L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB DI SMK N 1 MUARO JAMBI (STUDI KASUS PENGOLAHAN DATA ARSIP)
Fattachul Huda Aminuddin 1 , Arnol Arjansyah 2
1&2) Sistem Informasi, Universitas Nurdin Hamzah Jambi Email: 1) fattachulhuda@unh.ac.id , 2) arnodl01arjansyah@gmail.com
Abstract – Letters  are  one  of  the  most  important communication  media  in  an  agency,  school  or  other  form of organization, both to communicate with parties externally and internally. The purpose of this study is to find the right solution so that archiving incoming and outgoing mail at SMK Negeri 1 Muaro Jambi is more effective and efficient  by  creating  an  application  for  archiving  incoming  and  outgoing  letters.  Making  and  developing applications using a static programming language, namely PHP  (Hypertext Pre-processor) and MySQL as the application database. The results of the research on making incoming and outgoing mail filing applications are very  helpful  and  make  it  easier  for  SMK  Negeri  1  Muaro  Jambi  in  archiving  incoming  and  outgoing  letters, especially the Administration section because the filing of letters is already stored in the database.
Keywords : Filing Application;Incoming Mail;Outgoing Mail;Web;MySQL;PHP

## I. PENDAHULUAN

## 1.1. Latar Belakang
Pada  era  globalisasi  teknologi  komputer memegang  peranan  yang  sangat  penting  untuk membantu  proses  aktivitas  kerja  di  Tata  Usaha Sekolah.  Dalam  Tata  Usaha  keberadaan  teknologi komputer  juga  sangat  berguna  bagi  pihak  instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari- hari  terutama  dalam  pengolahan  data  surat  masuk dan surat keluar.
Pada saat ini, prosedur yang diterapkan dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri  1  Muaro  Jambi  masih  dilakukan  secara manual. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa  di  buku  besar  dan  penyimpanan  dokumen masih  bersifat softcopy sehingga  membutuhkan waktu  yang  cukup  lama  dalam  proses  pencarian dokumen membutuhkan waktu yang cukup lama.
Begitu  pentingnya  peran  pengarsipan  dalam menangani  surat  masuk  dan  surat  keluar  tersebut, maka  penulis  mencoba  untuk  menerapkan  sistem pengarsipan  yang  lama  dengan  sistem  pengarsipan yang  baru  yaitu  dengan  menggunakan  sistem komputerisasi, yang diharapkan dapat lebih mempermudah  dan  mempercepat  dalam  proses pengolahan data dan mendapatkan informasi dengan cepat dan efisien.
Berdasarkan  hasil  analisis  tersebut,  maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan  pada  Sekolah  SMK  N  1  Muaro  Jambi. Sehingga  penulis  memilih  judul “Perancangan Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  Berbasis Web  Di  SMK  Negeri  1  Muaro  Jambi  (Studi Kasus Pengolahan Data Arsip)”.

## 1.2.   Rumusan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah diuraikan,  maka rumusan  masalah  dalam  penelitian ini yaitu :
1. Bagaimana konsep pengolahan sistem kearsipan  yang  diterapkan  SMK  Negeri  1 Muaro Jambi ?
2. Permasalahan  yang  dihadapi  instansi  dalam pengelolahan surat ?
3. Bagaimana merancang dan mengimplementasikan aplikasi berbasis komputerisasi yang dapat menangani kearsipan  surat  dengan  baik,  efektif  dan efisien ?

## 1.3.   Tujuan Penelitian
Berdasarkan  latar  belakang  dan  rumusan masalah  yang  telah  diuraikan,  maka  adapun  tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengetahui  permasalahan  yang  dihadapi instansi dalam mengelola kearsipan surat.
2. Menghasilkan  aplikasi  pengarsipan  surat masuk  dan  surat  keluar  pada  Sekolah  SMK Negeri 1 Muaro Jambi.
3. Mempermudah  mengolah  surat  arsip  di Sekolah SMK Negeri 1 Muaro Jambi.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1. Sistem
Menurut  Panut  Mulyono  (2018:1)  Kata sistem berasal dari bahasa latin (systema) dan bahasa yunani  (sustema)  yang  berarti  satu  kesatuan  yang terdiri  atas  komponen  atau  elemen  yang  terhubung
satu  dengan  yang  lainnya  sehingga  memudahkan aliran informasi, materi, atau energy untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut  Anggraeni  dan  Irviani  (2017:1) mengemukakan  bahwa  sistem  adalah  kumpulan orang  yang  saling  bekerja  sama  dengan  ketentuan- ketentuan  aturan  aturan  yang  sistematis  dan terstruktur  untuk  membentuk  satu  kesatuan  yang melaksakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan.
Menurut  Punjul  Tsoyo  (2016:1)  Sistem Merupakan  kumpulan  dari  komponen-komponen yang  membentuk  satu  kesatuan,  sebuah  organisasi dan  sistem  informasi  adalah  sistem  fisik  dan  sosial yang  ditata  semedikian  rupa  untuk  mencapai  tujuan tertentu.

## 2.2. Informasi
Menurut  Punjul  Tsoyo  (2016:21)  Informasi adalah  suatu  pertambahan  dalam  ilmu  pengetahuan yang  menyumbangkan  kepada  konsep  kerangka kerja  yang  umum  dan  fakta-fakta  yang  diketahui. Informasi  bertumpu  pada  konsep  dan  pengetahuan umum si penerima untuk kepentingannya.
Menurut    Dhasril  Aldo  (2020:8)  Informasi adalah  data  yang  diolah  menjadi  sesuatu  yang menjadi  nilai  nyata  dan  penting    bagi  si  penerima dan  dapat  dirasakan  dalam  keputusan-keputusan yang  akan  datang  atau  keputusan-keputusan mendesak.
Menurut  Putu  Agus  Swastika  (2016:1) Informasi  merupakan  salah  satu  sumber  daya strategis suatu organisasi.

## 2.3. Arsip
Menurut  Sovia  Rosalin  (2017:1)  Dalam bahasa  yunani  arsip  berasal  dari  kata  “Archeon” yang  memiliki  arti  milik  sebuah  kantor.  Asal  kata arsip  bermula  dari  banyaknya  dokumen  yang diciptakan  oleh  pemerintah.  Secara  sederhana arsipmemiliki  arti  record,  rekam,  rekaman  catatan yang  diciptakan  oleh  organisasi  baik  organisasi puklik maupun privat.
Menurut Sutirman (2019:12) Arsip
merupakan  informasi  yang  dibuat,  diterima  dan disimpan  berbagai  bentuk  media,  baik  oleh perorangan  maupun  organisasi.  Suatu  arsip  harus dikelola  dengan  baik  karena  nilai  dan  tingkat kepentingannya berbeda-beda baik untuk kepentingan yuridis, bukti  historis, maupun kepentingan transaksi bisnis.
Choiriyah  Dalam  Priansa  (2014:2)  Dalam istilah  bahasa  indonesia  istilah  arsip  biasanya disebut  dengan  Warkat.  Warkat  merupakan  suatu catatan  tertulis  yang  tercipta  dalam  bentuk  gambar maupun bagan yang memuat keterangan-ketarangan suatu  subjek  (pokok  persoalan)  maupun  pristiwa yang dibuat sebagai bahan ingatan bagi penggunanya.

## 2.4. Surat Masuk
Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi  yang  bertujuan  untuk  menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang  yang  bersangkutan  dengan  cara  diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
Menurut  C,  Diah  Sulistiyaningrum  Indrawati (2020:2) Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis  yang  diterima  dari  instansi  lain  atau  dari perorangan.  Dapat  pula  diberi  pengertian,  surat masuk  adalah  semua  jenis  surat  yang  diterima  dari instansi lain maupun perorangan.

## 2.5. Surat Keluar
Menurut  Agus  Supriyono  (2019:117)  Surat Keluar  Adalah  Surat  Dinas  yang  dikirim  kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas.
Surat  keluar  adalah  segala  komunikasi tertulis  yang  diterima  oleh  suatu  badan  usaha  dari instansi  lain  atau  perorangan.  Dari  pendapat  para ahli  tersebut  penulis  mengambil  kesimpulan  bahwa prosedur  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar adalah  pekerjaan  surat  menyurat  yang  harus dilakukan  secara  tertata  dan  berurutan  dengan kegiatan  yang  utama  yaitu  mengelola,  mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.
2.6. Hypertext Markup Language (HTML) Menurut  Anhar  (2010:40),  HTML  ( Hyper Text Markup Language ) merupakan bahasa pemrograman  web  yang  memiliki  sintak  atau  aturan tertentu  dalam  menuliskan  script  atau  kode-kode, sehingga  browser  dapat  menampilkan  informasi dengan  membaca  kode-kode  HTML.  HTML ( HyperText  Markup  Language )  adalah  sekumpulan simbol-simbol  atau  tag-tag  yang  dituliskan  dalam sebuah  file  yang  digunakan  untuk  menampilkan halaman pada web browser.
Menurut  Didik  Setiawan  (2017:16)  HTML Merupakan  bahasa  pemograman  yang  terstruktur yang dikempbangkan membuat halama website yang dapat diakses atau ditampilkan Web browser.
Menurut  M.  Yusril  Helmi  (2019:5)  HTML
Merupakan suatu metode untuk
mengimplementasikan konsep hypertext dalam suatu naskah  dan  dokumen.  Namun  HTML  bukanlah sebuah  standar  yang  digunakan  secara  luas  untuk menampilkan halaman web.
2.7. Hypertext Preprocessor (PHP)
Menurut Anhar (2010:3), PHP singkatan dari PHP: Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman  web  server-side  yang  bersifat  open source.  PHP  merupakan  script  yang  terintegrasi
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
dengan  HTML  dan  berada  pada  server  ( server  side HTML embedded scripting ). PHP adalah script yang digunakan  untuk  membuat  halaman  website  yang dinamis.  Dinamis  berarti  halaman  yang  akan ditampilkan  dibuat  saat  halaman  itu  diminta  oleh client.
Menurut  Oetomo  dan  Mahargiono  (2020:1), PHP  adalah  singkatan  dari  Hypertext  Prepocessor, yaitu  bahasa  pemrograman  yang  digunakan  secara luas untuk penanganan, pembuatan, dan pengembangan  sebuah  situs  web  dan  biasanya digunakan bersamaan dengan HTML.
Menurut  Arief  (2011:1)  PHP  adalah  Bahasa server-side–scripting yang  menyatu  dengan  HTML untuk membuat halaman web  yang dinamis. Karena PHP  merupakan server-side-scripting maka  sintaks dan perintah-perintah PHP akan diesksekusi diserver kemudian  hasilnya  akan  dikirimkan  ke  browser dengan  format  HTML  Dengan  demikian  kode program  yang  ditulis  dalam  PHP  tidak akan terlihat oleh  user  sehingga  keamanan  halaman  web  lebih terjamin.  PHP  dirancang  untuk  membuat  halaman web  yang  dinamis,  yaitu  halaman  web  yang  dapat membentuk  suatu  tampilan  berdasarkan  permintaan terkini,  seperti  menampilkan  isi  basis  data  ke halaman web.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
3. 1.   Perancangan Sistem
3.1.1.  Diagram Konteks
Diagram  konteks  atau  disebut  juga  dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah proses tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah  yang  masuk  dan  keluar  secara  berurutan. Berikut ini merupakan diagram konteks dari aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar :
Gambar 1. Diagram Konteks

## 3.1.2.  Diagram Level Nol
Level  ini  terdapat  proses  utama  yaitu  proses login,  proses  organisasi,  proses  pengirim  surat, proses  Data  pengirim,  proses  surat  masuk,  proses surat keluar dan proses laporan.
Gambar 2. Diagram Level Nol

## 3.2. Antarmuka
Perancangan  antarmuka  ini  dimaksudkan agar  dalam  Sistem  Informasi  Pengolahan  Data pengarsipan  pada  SMK  N  Muaro  Jambi  ini  dapat dengan  tepat guna tidak  menyimpang  dari apa  yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga hasil rancangan  yang  sudah  dirancang  dapat  berhasil dengan memuaskan. Adapun perancangan antarmuka  merupakan  kelanjutan  dari  perancangan basis data.

## 1. Tampilan Login
Halaman login digunakan  untuk  proses pengisian  nama  pengguna (user) dan  kata sandi (password) yang  digunakan  untuk melindungi  keamanan  sistem  informasi  dari hal-hal yang tidak diinginkan. Username dan Password harus  sesuai  karena  jika  salah memasukkan username dan password maka program tidak bisa dijalankan. Halaman login ini  hanya  bisa  masuk  jika username dan password benar  dan  yang  mengetahuinya hanya administrator.
Gambar 2. Tampilan Login

## 2. Tampilan Data Organisasi
Halaman  data  organisasi  digunakan  untuk menampilkan  informasi  data  organisasi  pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 3. Tampilan Data Organisasi

## 3. Tampilan Data Pengirim
Halaman  data  siswa  digunakan  untuk menampilkan  informasi  data  pengirim  pada pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 4. Tampilan Data Pengirim

## 4. Tampilan Data Penerima Surat
Halaman  data  penerima  surat  digunakan untuk  menampilkan  informasi  data  penerima surat pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 5. Tampilan Data Penerima Surat

## 5. Tampilan Data Surat Masuk
Halaman  data  surat  masuk  digunakan  untuk menampilkan  informasi  data  surat  masuk pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 6. Tampilan Surat Masuk

## 6. Tampilan Data Surat Keluar
Halaman  data  surat  keluar  digunakan  untuk menampilkan  informasi  data  surat  keluar pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 7. Tampilan Data Surat Keluar

## 7. Tampilan Data Laporan Surat Masuk
Halaman data laporan surat masuk digunakan untuk menampilkan laporan data surat masuk pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 8. Tampilan Data Laporan Surat Masuk

## 8. Tampilan Data Laporan Surat Keluar
Halaman data laporan surat keluar digunakan untuk  menampilkan  informasi  data  laporan surat keluar pada smk n 1 muaro jambi.
Gambar 9. Tampilan Data Laporan Surat Keluar

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan Setelah  dilakukan  pengembangan  terhadap sistem  pengarsipan  surat  berbasis  multiuser  ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Aplikasi ini dikembangkan untuk memudahkan  penanganan  surat  di  Bagian Administrasi SMK Negri 1 Muaro Jambi.
2. Aplikasi  ini  dilengkapi  dengan  penomoran sesuai  tanggal  diterima  untuk  surat  masuk
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
dan  keluar  serta  status  disposisi  terhadap surat masuk.
3. Bisa mencetak data Microsoft Excel
4. Mendapatkan  informasi mengenai  surat  yang sudah mendapat disposisi.

## 4.2. Saran
Dari  hasil  pengujian  yang  telah  dilakukan pada  aplikasi  arsip  dokumen  berbasis  web  terdapat beberapa  saran  yang  dapat  digunakan  untuk  fitur  – fitur  tambahan  pada  pengembangan  aplikasi selanjutnya.
1. Sistem  perlu  dikembangkan  lagi  ke  media lain seperti ponsel atau smartphone agar lebih mudah bagi pemakai atau admin.
2. Desain  interface  web  dapat  dikembangkan lebih  lanjut  lagi  untuk  menghasilkan  web yang lebih menarik.
3. Tahap  Selanjutnya  bisa  scan  langsung menggunakan Aplikasinya
4. Diharapkan  aplikasi  ini  dapat  dikembangkan untuk  bisa  digunakan  oleh  seluruh  bagian atau  unit  yang  ada  di  SMK  Negri  1  Muaro Jambi.

## DAFTAR REFERENSI
Aldo,  D.,  Kom,  M.,  Ardi.  2020. “Pengantar
Teknologi Informasi” . Insan Cendekia Mandiri. Anggraeni  dan  Irviani.  2017. “Pengantar  Sistem Informasi” . Yogyakarta: Andi.
Anhar,  ST.  2010. “Panduan  Menguasai  Php  Dan Mysql  Secara  Otodidak” .  Jakarta  Selatan: Mediakita Arief,  M.  Rudyanto.  2011. “Pemrograman  Web Dinamis  Menggunakan  PHP  dan  MYSQL”. Yogyakarta : Andi.
Choiriyah  Dalam  Priansa.  2014)  “Rosalin  Sovia. Manajemen arsip dinamis”. Malang,
Universitas Brawijaya Press.
Dharmayanti,  Kadek  Putri  Dwi,  I.  Putu  Agus Swastika, and I. Gusti Lanang Agung Raditya Putra.  2018. "Tata  Kelola  Sistem  Informasi Sanken Menggunakan Framework COBIT 5."
MATRIK: Jurnal Manajemen, Teknik
Informatika dan Rekayasa Komputer: 29-38.
Indrawati,  C.  Dyah  Sulistyaningrum,  Chairul  Huda
Atma  Patni  Ninghardjanti,  And  Dirgatama Arif  Wahyu  Wirawan.  2020. “Kearsipan Berbasis Riset. Cv Pena Persada Panut”. Mulyono.  2018. “Analisis  Sistem  Teknik  Kimia” . Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. M.  Yusril  Helmi.  2019. "Perancangan  Sistem Informasi  Persediaan  Sebagai  Alat  Bantu Pengendalian  Barang  Mondelez”. Prosiding Seminar  Nasional  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi (SENATIK).
Oetomo  dan  Mahargiono.  2020. “E-Commerce
Aplikasi  PHP  &  MySQL  Pada  Bidang Manajemen” . Yogyakarta: ANDI. Panjul Tsoyo. 2016. “Sistem Informasi Managemen” . Yogyakarta Rosalin  Sovia. 2017. “Manajemen Arsip Dinamis” . Universitas Brawijaya Press. Malang. Setiawan,  Didik.  2017. “Buku  Sakti  Pemograman Web”. Yogyakarta: Andi.
Sutirman.  2019. "Adminitrasi  Kearsipan  di  Era Teknologi Informasi." Kampus UNY Karangmalang Yogyakarta. Supriyono,  Agus.  2019. “Modul  Tata  Naskah Dinas”. Jakarta;  Sekretariat  Jenderal  dan Badan Keahlian DPR RI.

## IDENTITAS PENULIS
Nama : Fattachul Huda Aminuddin, S.Kom, M.Pd.T NIDN : 1016039301 TTL : 16-03-1993 Gol/Pangkat : III B Jab. Fungsional  : Asisten Ahli Email : fattachulhuda@unh.ac.id Nama : Arnol Arjansyah NIM : 1802023 Jurusan : Teknik Informatika Email : arnold01arjansyah@gmail.com