## Fleksibilitas Sistem Informasi dari Perspektif Pengguna Dan Pengembang Sistem Informasi

## Yasir Arafat
Magister Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura, Program Studi Teknik Informatika, Jurusan Teknik Elektro,
Politeknik Negeri Pontianak e-mail : Presiden_plo@yahoo.com
Abstract– Sistem  informasi  (SI)  ditujukan  untuk mendukung  pelaksanaan  proses  bisnis  suatu  unit organisasi.  Untuk  meningkatkan  kinerja  proses  bisnis dapat  didekati  dengan  meningkatkan  efisiensi  dan efektivitas  dari  sistem  informasi  pendukungnya.  Salah satu  faktor  penting  untuk  meningkatkan  kinerja  sistem informasi adalah dengan menggunakan asas fleksibilitas pada sistem informasi tersebut.
Yang  menjadi  pertanyaan  dalam  tulisan  ini  adalah bagaimana pandangan dari pengguna dan pengembang sistem  dan  apa  peran  dari  kedua  pihak  tersebut  dalam kesuksesan  penerapan  asas  fleksibilitas  pada  sistem informasi.
Tulisan  ini  juga  menyertakan  studi  kasus  sederhana untuk  melihat  hubungan  antara  pengguna  dan pengembang sistem informasi.
Sistem  informasi  (SI)  ditujukan  untuk  mendukung pelaksanaan  proses  bisnis  suatu  unit  organisasi.  Untuk meningkatkan  kinerja  proses  bisnis  dapat  didekati dengan  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  dari sistem  informasi  pendukungnya.  Salah  satu  faktor penting  untuk  meningkatkan  kinerja  sistem  informasi adalah  dengan  menggunakan  asas  fleksibilitas  pada sistem informasi tersebut.
Yang  menjadi  pertanyaan  dalam  tulisan  ini  adalah bagaimana pandangan dari pengguna dan pengembang sistem  dan  apa  peran  dari  kedua  pihak  tersebut  dalam kesuksesan  penerapan  asas  fleksibilitas  pada  sistem informasi.
Tulisan  ini  juga  menyertakan  studi  kasus  sederhana untuk  melihat  hubungan  antara  pengguna  dan pengembang sistem informasi.
Keywords– fleksibilitas, sistem informasi, proses bisnis, pengguna SI, pengembang SI.

## 1. Pendahuluan
Sistem Informasi dimanfaatkan oleh suatu organisasi atau  unit  di  suatu  organisasi  untuk  membantu  kegiatan operasionalnya  sehari-hari  dan  membantu  manajemen dalam  mengambil  suatu  keputusan.  Sistem  informasi yang dibangun harus selaras ( align ) dengan proses bisnis yang  berlaku.    Proses  pembangunan  sistem  informasi dari  analisis,  perancangan, hingga implementasi dilaksanakan  dengan  mengacu  kepada  tujuan alignment tersebut.
Proses bisnis yang diacu biasanya bersifat dinamis, yaitu memiliki  parameter-parameter  atau  variabel-variabel yang  menyebabkan  banyaknya  variasi  pelaksanaan proses  bisnis  tersebut.  Variasi  ini  harus  dapat  didukung pula oleh sistem informasi yang terkait.
Selain  itu,  proses  bisnis  harus  bersifat  adaptif terhadap  perubahan  yang  harus  diadopsi,  misalnya karena  perkembangan  teknologi,  perubahan  struktur organisasi,  dan  lainnya.  Perubahan  proses  bisnis  ini tentu tentu saja bukan perubahan yang fundamental yang mengubah  inti  dari  bisnis  organisasi.  Hal  ini  akan berhubungan  secara  langsung  dengan  sifat  adaptif  dari sistem informasi pendukungnya.
Pada  pelaksanaan  pembangunan  sistem  informasi, baik  yang  dilaksanakan  secara inhouse maupun outsource ke  pihak  ketiga,  2  (dua)  pihak  yang  terlibat adalah  pihak  pengguna  dan  pihak  pengembang  sistem. Yang  menjadi  pertanyaan  untuk  diteliti  adalah bagaimana  pandangan  dari  kedua  belah  pihak  tersebut dalam  melihat  fleksibilitas  sistem  informasi  terhadap dinamisasi dan perubahan proses bisnis organisasi. Tulisan  ini  bermaksud  menyampaikan  gambaran  umum dari  fleksibilitas  sistem  informasi  dari  perspektif pengguna dan pengembang sistem informasi, serta studi kasus  terhadap  tinjauan  tersebut  pada  sistem  informasi mahasiswa.
Bagian  pertama  dari  tulisan  ini  menjelaskan  secara singkat  tentang  dinamisasi  dan  perubahan  proses  bisnis dan  hubungannya  dengan  sistem  informasi,  sementara bagian kedua memaparkan tinjauan umum pembangunan sistem informasi.
Bagian  ketiga  yang  merupakan  inti  dari  tulisan  ini menjelaskan fleksibilitas sistem informasi dari perspektif pengguna dan pengembang  sistem  informasi, sementara  bagian  keempat  memanfaatkan  hasil  yang dipaparkan pada  bagian ketiga untuk studi kasus  sistem informasi  mahasiswa.  Sebagai  penutup,  bagian  kelima dari  tulisan  ini  memaparkan  beberapa  kesimpulan  dan saran untuk pelaksanaan penelitian selanjutnya.
2. TeoriDasar

## a.  Fleksibilitas Sistem Informasi
Kamus
Merriam-Webster mendefinisikan fleksibilitas  sebagai:  (1)  kemampuan  menjadi  fleksibel, (2)  patuh  terhadap  pengaruh,  dan  (3)  dicirikan  dengan kesiapan  atas  kemampuan  untuk  melakukan  adaptasi terhadap kebutuhan yang baru, berbeda, atau berubah [6, hal  4].  Dari  sini  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa
fleksibilitas  adalah  kemampuan  organisasi  dalam menyikapi atau merespon terhadap perubahan lingkungan, baik internal maupun eksternal.
Sedangkan  fleksibilitas  sistem  informasi  dapat diartikan  sebagai  kemampuan  dari  sebuah  sistem informasi  dalam  menyikapi  atau  merespon  kebutuhan pengguna  akan requirement yang  baru,  berbeda,  atau berubah.
Fleksibilitas  dapat  mempengaruhi  efisiensi  dan efektifitas  operasional  bagi  sistem  informasi  di perusahaan,  akan  tetapi  faktor  fleksibilitas  ini  jarang sekali  menjadi  faktor  yang  dipertimbangkan  secara eksplisit  dalam  perancangan  dan  implementasi  sistem informasi. [2, hal 1]
Dalam  konteks  sistem  informasi,  fleksibilitas  dapat dipandang  dari  berbagai  sisi  atau  aspek,  antara  lain: metode, produk, strategi, proses, dan sistem [4, hal 3-5]. Aspek metode dan produk fokus pada pemanfaatan atau penggunaan  sistem  informasi,  yang  tentunya  berkaitan arsitektur  sistem  dan  pemeliharaan  (maintenance) sistem. Aspek strategi, proses, dan sistem terkait dengan sumber daya manusia [4, hal 4].
Sedangkan  menurut  [1,  hal  8-11],  strategi  dari fleksibilitas sistem informasi dapat dibagi dalam 2 (dua) jenis, yaitu flexibility-to-use dan flexibility-to-change .

## b.  Karakteristik Proses Bisnis
Sistem  informasi  digunakan  untuk  mendukung proses  bisnis.  Karena  fokus  dari  tulisan  ini  adalah fleksibilitas  sistem  informasi,  yang  tentunya  ditujukan untuk  memperbaiki  kinerja  proses  bisnis,  maka  kita harus  memperhatikan  kinerja  dari  proses  bisnis  dan menjadikan karakteristik dari proses bisnis sebagai salah satu bagian dari analisis fleksibilitas sistem informasi.
Beberapa karakteristik proses bisnis yang digunakan adalah  [1,  hal  4-6]:  ketidakpastian  ( uncertainty ), keanekaragaman  ( variability ),  dan  keterbatasan  waktu ( time-criticality ).
Dengan asumsi bahwa proses bisnis yang ditetapkan adalah  yang  terbaik  bagi  suatu  organisasi,  maka  proses bisnis  tersebut  harus  dilaksanakan  dengan  sebaik- baiknya (kinerja yang tinggi), dengan selalu memperhatikan  karakteristik  proses bisnis,  serta memastikan  segala  dukungan  proses  bisnis  (termasuk sistem informasi) menuju ke arah yang sama.
Untuk  menjawab  hal  tersebut,  dapat  dilihat  adanya korelasi  antara  karakteristik  proses  bisnis  dengan strategi fleksibilitas sistem informasi, yaitu: 1.  Karakteristik uncertainty berkorelasi  dengan  strategi flexibility-to-change,
unsur  ketidakpastian  dari  proses  bisnis  menyebabkan adanya  kemungkinan  perubahan  proses  bisnis, sehingga  sistem  informasi  haruslah  relatif  mudah untuk berubah (bersifat adaptif).
2.  Karakteristik variability berkorelasi  dengan  strategi flexibility-to-use
Unsur  keberagaman  dari  proses  bisnis  menyebabkan sistem  informasi  yang  ada  haruslah  menyediakan berbagai  macam  “alur”  penggunaan  (bersifat  dinamis), misalnya pengguna dapat mengubah layout laporan.
Kedua  strategi  tersebut  ditujukan  untuk  mendukung pelaksanaan proses bisnis yang bersifat time-criticality. Pada  tulisan  ini,  penulis  mencoba  untuk  meninjau perspektif  dari  pihak-pihak  utama  yang  terlibat  dalam pemanfaatan strategi fleksibilitas sistem informasi untuk perbaikan kinerja proses bisnis. Penulis membagi pihak- pihak  yang  terlibat  ke  dalam  dua  golongan  besar,  yaitu pengguna  dan  pengembang  sistem  informasi.  Yang dimaksud  dengan  pengguna  di  sini  adalah  operator, manajer,  investor,  dan  lainnya  yang  merupakan  bagian dari  organisasi  yang  memanfaatkan  sistem  informasi tersebut, atau dapat disebut juga organisasi itu sendiri.
Dengan  adanya  tinjauan  ini  diharapkan  adanya saling  pengertian  dan  kerjasama  yang  baik  antara pengguna  dengan  pengembang  sistem  informasi  dalam rangka perbaikan kinerja proses bisnis.

## c.  Pembangunan SistemInformasi
Sebelum  pelaksanaan  pembangunan  sebuah  sistem informasi,  disepakati  metode  pembangunan  sistem informasi  yang  digunakan  terlebih  dahulu  di  antara pengguna  dan  pengembang  sistem  informasi.  Metode yang  dipilih  dapat  mempengaruhi  faktor  keterlibatan pengguna  dan  faktor  biaya,  waktu,  dan  sumber  daya yang harus dipersiapkan oleh pengguna.
Adapun  tahap-tahap  pengembangan  yang  umum digunakan pada beberapa metode pembangunan perangkat lunak adalah: analisis, perancangan, implementasi,  pengujian,  Instalasi,  pelatihan,  serta pemeliharaan.
Berikut  akan  dipaparkan  setiap  tahapan  pembangunan perangkat  lunak  tersebut  dan  hubungannya  dengan bahasan fleksibilitas sistem informasi.
1. Analisis
Pada tahap ini, akan ditentukan sampai sejauh mana tingkat  fleksibilitas  sistem  informasi  yang  akan diimplementasikan.  Hal  ini  berkaitan  erat  dengan anggaran  dana  dan  waktu  yang  tersedia  untuk mengembangkan  sistem  informasi,  serta  kesiapan sumber  daya  manusia  yang  akan  menggunakannya kelak.
2. Perancangan
Tahap  perancangan  merupakan  tahap  yang paling penting dalam mempersiapkan fleksibilitas sistem informasi  sesuai  dengan  tingkat  fleksibilitas  yang diinginkan  dari  tahap  analisis,  karena  pada  tahap  inilah suatu  sistem  informasi  dirancang  sedemikian  rupa sehingga  sistem  informasi  tersebut  dapat  menjawab kebutuhan  dinamisasi  dan  perubahan  proses  bisnis. Misalnya  pada  perancangan  basis  data,  bagaimana struktur  data  yang  baik  sehingga  mudah  dalam melakukan  skabilitas  data.  Atau  pada  perancangan antarmuka,  bagaimana  caranya  agar  desain  antarmuka yang  dikembangkan  dapat  memenuhi  aspek  dinamisasi proses bisnis.
3. Implementasi
Merupakan  tahap  pengkodean  sistem  informasi sesuai hasil perancangan.
4. Pengujian
Dari  sisi  fleksibilitasnya,  pada  tahap  ini  akan  diuji seluruh aspek dinamisasi proses bisnis yang diimplementasikan, serta akan diuji tingkat adaptasi atau tingkat  kemudahan  sistem  menerima  perubahan  proses bisnis.
5. Instalasi
Instalasi sistem  informasi  sehingga sistem  informasi tersebut siap untuk digunakan. 6. Pemeliharaan
Pada  tahap  ini,  pengguna  mulai  memanfaatkan sistem  informasi  yang  telah  dibangun.  Permasalahan fleksibilitas sistem informasi mungkin akan dialami oleh pengguna.  Kehandalan  produk  yang  dihasilkan  akan teruji pada tahap ini.

## d.  Perspektif Pengguna
Dari  perspektif  pengguna,  hal  yang  akan  menjadi perhatian adalah:
a. Sistem  informasi  yang  dihasilkan  harus  dapat mendukung  operasional  proses  bisnis  dan  dapat meningkatkan kinerja proses bisnis itu sendiri.
b. Sistem  informasi  yang  dihasilkan  sedapat  mungkin mudah untuk menerima perubahan.
c. Jika  dibutuhkan  perbaikan  atau  penambahan  fitur sistem  informasi,  maka proses  itu sedapat  mungkin menggunakan waktu yang sesingkat mungkin.

## e.  Perspektif Pengembang
Sedangkan  dari  perspektif  pengembang,  hal  yang akan menjadi perhatian antara lain:
a. Memilih  metode  perancangan  dan  aristektur  sistem informasi  yang  akan  digunakan  untuk  membuat sistem informasi yang fleksibel.
b. Membuat sistem informasi yang fleksibel membutuhkan  waktu dan  biaya  yang  besar. Hal  ini dapat  menjadi  ancaman,  akan  tetapi  dapat  juga menjadi peluang, baik peluang dalam pengembangan  sistem  yang  baru  maupun  peluang pekerjaan pemeliharaan sistem tersebut.
c. Semakin  fleksibel  suatu  sistem  informasi,  maka pengguna biasanya semakin sulit dalam penggunaan sistem  informasi  tersebut.  Oleh  karena  itu, antarmuka  yang  baik  merupakan  sesuatu  yang penting untuk diperhatikan oleh pengembang. Dengan  memahami  perspektif  dari  pihak  yang  lain (pengguna  paham  terhadap  perspektif  pengembang  dan sebaliknya), maka masing-masing pihak harus menyediakan hal-hal sebagai berikut:
1. Pihak Pengguna
- Biaya  dan  waktu  pengembangan  yang  relatif  lebih besar  jika  dibandingkan  dengan  sistem  informasi yang tidak/kurang memperhatikan konsep fleksibilitas.
- Menyediakan  operator  dengan  IT literacy yang cukup tinggi (merekrut operator baru atau memberikan pelatihan  bagi operator yang  lama,  jika kemampuan IT-nya dirasakan masih kurang memadai),  karena  sistem  informasi  yang  fleksibel akan lebih sulit dalam penggunaannya.
- Berkomitmen  tinggi  untuk  membantu  pengembang dalam  mengembangkan  sistem  informasi,  terutama pada tahap analisis dan pengujian sistem.
Hubungan  antara  tingkat  fleksibilitas  sistem  yang diinginkan dengan  biaya, waktu, dan kemampuan SDM yang harus disiapkan oleh pengguna sistem dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Tingkat Fleksibilitas Tinggi Rendah Rendah Waktu, Biaya, Kemampuan SDM Tinggi

## Gambar 1 Fleksibilitas Sistem Informasi dari Perspektif Pengguna
2. Pihak Pengembang
- Usaha yang lebih besar dalam melakukan perancangan  arsitektur  dan  modularitas  sistem informasi. Sistem informasi yang akan dikembangkan  harus  dirancang  sedemikian  rupa sehingga dapat memenuhi aspek strategi fleksibilitas sistem informasi, yaitu flexibility-to-use dan flexibility-to-change .
- Seperti yang disebutkan sebelumnya, aspek fleksibel pada  sistem  informasi  dapat  membuat    sistem informasi  tersebut  lebih  sulit  untuk  digunakan.  Tim pengembang,  khususnya user  interface  designer harus  memberikan  usaha  yang  lebih  dalam merancang antarmuka sistem informasi.
- Usaha yang lebih besar dalam melakukan implementasi  sistem  karena  harus  mengakomodasi hasil perancangan sistem yang lebih kompleks.
- Usaha  yang  lebih  besar  dalam  pengujian  sistem informasi.  Dalam  pengujian  fleksibilitas  sistem informasi,  harus  dirancang  suatu  studi  kasus  yang komprehensif  untuk  menjamin  bahwa  aspek fleksibel  dalam  sistem  informasi  tidak  menambah bug dalam sistem.
- Membuat dokumentasi teknis yang baik.
Untuk itu, tim pengembang harus melibatkan setiap profesi dalam pengembangan sistem informasi pada tempatnya, antara lain: team leader, system analyst, system  architect,  user  interface  designer,  senior  & junior  programmer,  system  test  engineer, dan documentator .
Hubungan antara tingkat fleksibilitas sistem dengan usaha  yang  diberikan  oleh  tim  pengembang  dalam mengembangkan  sistem  (termasuk  ketersediaan profesi-profesi pengembangan sistem), dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Tingkat Fleksibilitas Tinggi Rendah Rendah Usaha Pengembangan Sistem Tinggi
Gambar 2 Fleksibilitas Sistem Informasi dari Perspektif Pengembang

## 4. Analisa dan Hasil
Pada  bagian  ini,  penulis  akan  memaparkan  studi kasus yang melibatkan penulis dalam pengembangannya,  yaitu  Sistem  Informasi  Manajemen Pelatihan  (SIMP)  pada  salah  satu  unit  di  instansi pemerintahan.  Pelatihan  adalah  bisnis  utama  dari  unit itu. Akan dibahas perspektif pengguna dan pengembang yang terkait dengan aspek fleksibilitas dari SIMP.

## Perspektif Pengguna
Berikut  adalah  beberapa  hal  yang  menjadi concern pengguna dalam pengembangan SIMP.
a. SIMP  harus  dapat  meng- cover seluruh  aktivitas yang  dilakukan  pada  proses  bisnis  pelatihan  yang diselenggarakan, terutama pada bagian administrasi dan manajemen  pelatihan yang  sebelumnya dilakukan secara manual.
b. SIMP  harus  mengadopsi  strategi flexibility-to-use , terutama  yang  berhubungan  dengan  variabilitas (keragaman) dari course pada suatu paket pelatihan yang  ditawarkan,  tujuan  dari  penyelenggaraan pelatihan,  dan personal  request dari  peserta pelatihan.
c. SIMP  harus  mengadopsi  strategi flexibility-to- change ,  karena  adanya  keterbatasan  waktu  dalam proyek,  maka  sistem  yang  dibuat  harus  dapat dengan mudah diubah atau ditambah fiturnya.
Adapun  yang  disediakan  oleh  pengguna  dalam pengembangan  SIMP  untuk  mencapai  harapan  di  atas adalah:
a. Waktu dan biaya relatif cukup
b. Tim adhoc yang bertugas membantu tim pengembang dalam melakukan analisa dan pengujian  sistem.  Kelemahan  yang  terjadi,  tim adhoc kurang memiliki pengetahuan tentang proses bisnis.
c. Calon  operator  yang  disediakan  memiliki  IT literacy yang rendah.

## Perspektif Pengembang
Dari  sisi  pengembang,  hal-hal  yang  disediakan  antara lain:
a. Tidak  memiliki  kumpulan  profesi  yang  lengkap, hanya terdiri atas system analyst, programmer, dan system tester engineer. b. Memiliki framework pengembangan sistem
informasi sendiri.
Berikut  adalah  hasil  dari  pengembangan  SIMP  dan analisis  singkat  terkait  dengan  perspektif  pengguna  dan pengembang yang telah dipaparkan sebelumnya.
a. SIMP  mampu  meng- cover proses  bisnis  pelatihan dengan batasan-batasan tertentu.
Karena faktor ketersediaan SDM di pihak pengguna (IT literacy rendah)  dan  di  pihak  pengembang (profesi  kurang  lengkap),  maka  SIMP  yang dihasilkan  tidak  memenuhi  strategi flexibility-to- use .
b. SIMP  memenuhi strategi flexibility-to-change dengan batasan tertentu.
Salah  satu cara pandang pengembang (seperti  yang disebutkan  pada  bagian  perspektif  pengembang  di halaman 5) adalah menjadikan proyek pengembangan  sistem  informasi  sebagai  prospek untuk  mendapatkan  pekerjaan  pemeliharaan  sistem informasi tersebut.
Dengan  menggunakan framework sendiri  dalam mengembangkan SIMP, maka strategi flexibility-to- change dapat  dilaksanakan  dengan  syarat  tim  yang akan  melakukan  perubahan  harus  paham  tentang framework tersebut.
Dari  hasil  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  pekerjaan pembangunan  SIMP  kurang  memenuhi  harapan  yang ingin dicapai.

## 5. Kesimpulan
Pada  tulisan  ini,  penulis  menghubungkan  karakteristik proses  bisnis  dengan  strategi  penerapan  fleksibilitas sistem  informasi.  Penulis  mencoba  untuk  meninjau perspektif pengguna dan pengembang dalam pemanfaatan strategi fleksibilitas sistem informasi untuk perbaikan kinerja proses bisnis organisasi.
Sebagai kesimpulan sementara yang dapat disampaikan  adalah  dalam  pembangunan sistem informasi  yang  menggunakan  asas  fleksibilitas,  peran pengguna  tidak  dapat  dipisahkan  dari  kesuksesan. Persiapan  yang  tidak  matang  dari  kedua  belah  pihak, baik pengguna maupun pengembang dapat menyebabkan kurang maksimalnya hasil yang diraih

## Referensi
[1] Gebauer,  J.,  &  Schober,  F.  (2006).  Information  System Flexibility and the Cost Efficiency of Business Processes.
Journal of the Association for Information Systems, 7(8), 122-147.
[2] Gebauer,  J.,  &  Lee,  F.  (2007).  Enterprise  System Flexibility  and  Implementation  Strategies:  Aligning Theory  with  Evidence  from  a  Case  Study. Information Systems Management , 25, pp. 71-82.
[3] Gebauer,  J.,  &  Schober,  F.  (2008).  How  Much  to  Spend on  Flexibility?  Determining  the  Value  of  Information System Flexibility. Working Paper .
[4] Fitzgerald, G., Barad, M., Papazafeiropoulou, A., & Alaa, G.  Generic  Concept  of  Flexibility. 19th  International Conference on Production Research .
[5] Nelson,  K.  M.,&  Nelson  H.  J.(1997).  Technology Flexibility:
Conceptualization, Validation,and Measurement. Proceedings of the 30th Hawaii
International  Conference  on  SystemSciences  (HICSS) Volume  3:  Information  System  Track-Organizational Systems andTechnology .
[6] Gwanhoo,  L.  Information  Systems  Project  Flexibility:A
Conceptual Development and Empirical Examination. Doctoral  Thesis  Proposal,  University  of Minnesota.