## Review Of Delay Retention Of Medical Record Documents In DR. Soediran Mangun Sumarso District Wonogiri

## Tinjauan Keterlambatan Retensi Dokumen Rekam Medis
Di RSUD DR. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
Marsum Adhani Windari
Subinarto Nurtian Fetia Chandra Dewi
Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Semarang Jl. Tirto Agung, Pedalangan, Banyumanik, Semarang E-mail : marsum.rmik@gmail.com

## Abstract
Permenkes No.269 of 2008 Article 8 Paragraph 1 states that the patient's medical record is kept for at least 5 years from the date of the last patient's treatment or repatriation. The purpose of  this  study  is  to  describe  the  factors  causing  retention  delay.  The  type  of  this  research  is descriptive survey with cross sectional approach. Data collection in this study used interview with filing officer, questionnaire, and observation. Data analysis techniques used in this study using descriptive analysis techniques. Based on the results of research in hospitals dr. Soediran Mangun  Sumarso  Wonogiri  Regency  there  are  3  people  filing  officer  and  only  1  person  who educational  background  DIII  RMIK.  Insufficient  retention  infrastructure  facilities  such  as Archive Retention Schedule that have not been made and no shelf storage of in-active medical record. We recommend that the hospital conduct training for non-medical record-keeping fileds and  health  information  to  better  understand  the  implementation  of  retention.  Hospitals  also need  to  quickly  create  an  archive  retention  schedule  in  order  to  have  a  regular  schedule  for retention.
Keywords: Medical Record, Retention, Hospital

## Abstrak
Pada  Permenkes  No.269  Tahun  2008  Pasal  8  Ayat  1  menyebutkan  bahwa  rekam  medis pasien  disimpan  sekurang-kurangnya  selama  5  tahun  terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien berobat  atau  dipulangkan.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  menggambarkan  faktor- faktor  penyebab  keterlambatan  retensi. Jenis  penelitian  ini  adalah  survey  deskriptif  dengan pendekatan cross sectional. Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  menggunakan  cara wawancara  dengan  petugas  filing,  kuesioner,  dan  observasi.  Teknik  analisis  data  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  deskriptif.  Berdasarkan  hasil penelitian  di  RSUD  dr.  Soediran  Mangun  Sumarso  Kabupaten  Wonogiri  terdapat  3  orang petugas  filing  dan  hanya  1  orang  yang  berlatar  belakang  pendidikan  DIII  RMIK.  Sarana prasarana  retensi  belum  lengkap  seperti  Jadwal  Retensi  Arsip  yang  belum  dibuat  dan  tidak adanya rak penyimpanan rekam medis in-aktif. Sebaiknya rumah sakit mengadakan pelatihan bagi  petugas  filing  non  pendidikan  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan  agar  lebih memahami pelaksanaan retensi. Rumah sakit juga perlu segera membuat jadwal retensi arsip agar ada jadwal yang teratur untuk melakukan retensi.
Kata Kunci : Rekam Medis, Retensi, Rumah Sakit

## 1. Pendahuluan
Pada  Permenkes  No.269  Tahun  2008 Pasal 8 Ayat 1 menyebutkan bahwa rekam medis pasien disimpan sekurang-
kurangnya  selama  5  tahun  terhitung  dari tanggal  terakhir  pasien  berobat  atau dipulangkan. Selain itu dalam pasal 8 ayat 2 menyebutkan bahwa setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksut pada ayat 1 dilampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan,  kecuali  ringkasan  pulang dan  persetujuan  tindakan  medik.  Sebelum pemusnahan dokumen rekam medis, maka harus  dilakukan  retensi  atau  penyusutan dokumen  rekam  medis.  Pelaksanaan retensi  dipengaruhi  oleh  beberapa  faktor, yaitu  faktor  sumber  daya  manusia  yang meliputi jumlah petugas, tingkat pendidikan  dan  pengetahuan  petugas, faktor  sarana  prasarana  yang  meliputi tersedianya tempat dan juga jadwal retensi, dan  faktor  kebijakan  yang  ada  di  rumah sakit  meliputi  Undang-Undang  Kesehatan yang  mengatur  retensi,  dan  Standar Prosedur  Operasional.  Apabila  faktor tersebut tidak tersedia maka dapat memicu terjadinya keterlambatan pelaksanaan retensi  dokumen  rekam  medis.  Apabila retensi  mengalami  keterlambatan,  maka akan terjadi penumpukan dokumen rekam medis  yang  memenuhi  rak  penyimpanan dokumen  rekam  medis.  Penumpukan dokumen  rekam  medis  membuat  rak penyimpanan  tidak  rapi  dan  rentan terjadinya kesalahan letah dokumen rekam medis (missfile). Berdasarkan studi pendahuluan  yang  dilakukan  peneliti melalui  wawancara  dengan  petugas  filling RSUD  dr.  Soediran  Mangun  Sumarso Kabupaten Wonogiri, terjadi keterlambatan retensi  karena  rumah  sakit  belum melakukan retensi. Pada tahun 2016, untuk pertama  kalinya  RSUD  dr.  Soediran Mangun  Sumarso  Kabupaten  Wonogiri melakukan retensi. Dokumen yang
diretensi  yaitu  seluruh  dokumen  rekam medis yang ada hingga maksimal dokumen rekam  medis  dengan  kunjungan  terakhir tahun  2007  dan  2008.  Seharusnya  pada tahun 2016 dokumen yang diretensi adalah dokumen tahun 2011. Namun rumah sakit
belum  melakukannya.  Sehingga  masih dijumpai  dokumen-dokumen  tahun  2009 hingga  2011  yang  belum  diretensi.  Pada tahun  2016  total  kunjungan  mencapai 162.981  pasien.  Dokumen  rekam  medis yang diretensi disimpan dalam ruangan in- aktif.  Dengan  adanya  hal  tersebut,  maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Tinjauan
Keterlambatan  Retensi  Dokumen  Rekam Medis  di  RSUD  dr.  Soediran  Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri”.

## 2. Metode
Jenis  penelitian  ini  adalah  survey deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Penelitian  survey  deskriptif adalah  penelitian  yang  diarahkan  untuk mendeskripsikan  atau  menguraikan  suatu keadaan  di  dalam  suatu  komunitas  atau masyarakat.  Sedangkan  pendekatan  cross sectional  adalah  variabel  sebab  dan  akibat diukur secara bersamaan. Peneliti menggambarkan  faktor-faktor  penyebab keterlambatan  retensi.  Pengumpulan  data dalam  penelitian  ini  menggunakan  cara wawancara dengan petugas filing, kuesioner,  dan  observasi.  Teknik  analisis data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini menggunakan  teknik  analisis  deskriptif dimana  peneliti  akan  membuat  tabel distribusi  frekuensi  dan  mendeskripsikan hasil  data  yang  terkumpul  pada  setiap instrument penelitian.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan pengamatan dan data jumlah petugas  di  RSUD  dr.  Soediran  Mangun Sumarso  Kabupaten  Wonogiri,  jumlah petugas  filing  sebanyak  3  orang.  Tiga orang  tersebut  bertugas  sebagai  petugas distributor  rekam  medis,  mencari  dan menyimpan  kembali  rekam  medis  dan sekaligus sebagai pelaksana retensi.
Tabel 1 Persentase Tingkat Pendidikan Petugas Filing di RSUD dr.Soediran Mangun Sumarso Kab.Wonogiri
No Tingkat Pendidikan Jumlah % 1 S 1 Ekonomi (Non RMIK) 1 33,3 2  D III RMIK 1 33,3 3  SMU 1 33,3 Jumlah 3 100,0
Berdasarkan  Tabel  1  dapat  dilihat bahwa  karakteristik  tingkat  pendidikan petugas  filing  di  RSUD  dr.Soediran Mangun  Sumarso  Kab.Wonogiri  hanya ada  1  orang  dengan  latar  belakang  D  III RMIK, 1 orang lulusan S 1 Ekonomi (Non RMIK),  dan  1  orang  berlatar  belakang pendidikan SMU.
Tingkat  pengetahuan  retensi  petugas filing  di  RSUD  dr.Soediran  Mangun Sumarso  Kabupaten  Wonogiri  diukur berdasarkan  kuesioner  yang  dibagikan kepada petugas filing. Kuesioner tersebut berisi 14 butir pernyataan dengan kriteria jawaban  benar  dan  salah.  Petugas dikatakan  memiliki  pengetahuan  retensi yang  baik  apabila  presentase  hasil jawaban  mencapai  76%-100%.  Petugas dikatakan  memiliki  pengetahuan  retensi cukup  apabila  presentase  hasil  jawaban mencapai  56%-75%.  Petugas  dikatakan memiliki  pengetahuan  retensi  yang kurang  apabila  presentase  hasil  jawaban kurang dari 56%.

## Tabel 2 Presentase Tingkat Pengetahuan Retensi Petugas Filing
No Tingkat Pengetahuan F % 1 Baik 1 33,3 2 Cukup 0 0 3 Kurang 2 66,7 Jumlah 3 100 Dari  Tabel  2  menunjukan  bahwa  1 orang (33,3%) memiliki tingkat pengetahuan  retensi  yang  baik,  dan sebanyak  2  orang  (66,7%)  memiliki pengetahuan retensi yang kurang.
Berdasarkan  hasil  penelitian  diketahui bahwa  pelaksanaan  retensi  di  RSUD  dr.
Soediran Mangun Sumarso Kab. Wonogiri tidak berpedoman pada Jadwal
Retensi  Arsip  (JRA)  dikarenakan  rumah sakit  belum  memiliki  Jadwal  Retensi Arsip  (JRA).  Petugas  merasa  tidak  perlu adanya  jadwal  retensi.  Berdasarkan  hasil pengamatan  yang  telah  dilakukan,  di RSUD  dr.  Soediran  Mangun  Sumarso Kab.  Wonogiri  sudah  memiliki  ruang penyimpanan  dokumen  rekam  medis  in- aktif yang terpisah dari ruang penyimpanan  dokumen  rekam  medis aktif.  Ruang  penyimpanan  dokumen rekam  medis  in-aktif  lebih  kecil  dari ruang  penyimpanan  dokumen  rekam medis  aktif  sehingga  tidak  muat  apabila dimasukkan  rak  penyimpanan.  Jika terjadi  penumpukan  dokumen  maka ruangan  akan  penuh  sehingga  memicu terjadinya
keterlambatan retensi. Berdasarkan  hasil  pengamatan  di  RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kab.Wonogiri tidak memiliki rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis  in- aktif.
Ini dikarenakan ruangan penyimpanan yang sangat sempit sehingga  tidak  memungkinkan  untuk dimasukkan  rak  penyimpanan  dokumen rekam medis in-aktif. Pelaksanaan retensi pada  tahun  2016  di  RSUD  dr.Soediran Mangun  Sumarso  Kab.Wonogiri  adalah sebagai berikut :
a. Petugas  mencari  dokumen  yang  perlu disusutkan  melalui  SIMRS  atau  secra manual.
b. Petugas  mengambil  dokumen  rekam medis  yang  terakhir  periksa  tahun 2007  dan  formulir-formulir  yang terakhir  periksa  tahun  2007  meskipun dokumen rekam medis pasien tersebut masih aktif.
c. Dokumen  tersebut  lalu  ditumpuk berdasarkan tahun terakhir dokumen.
d. Petugas memindahkan dokumen rekam  medis  in-aktif  ke  ruang
penyimpanan  dokumen  rekam  medis in-aktif
e. Petugas  menyusunnya  berdasarkan tahun  dan  disusun  menggunung karena tidak ada rak penyimpanan

## Pembahasan
RSUD  dr.Soediran  Mangun  Sumarso Kab.Wonogiri  hanya  memiliki  3  orang petugas  filing.  Berdasarkan  pengamatan yang dilakukan, petugas merasa kesulitan membagi  tugas  antara  mendistribusikan dokumen dengan retensi karena kesibukan dalam mendistribusikan dokumen.  Berdasarkan  pada  tabel  1 dapat  diketahui  bahwa  pendidikan petugas  filing  di  RSUD  dr.Soediran Mangun  Sumarso  Kab.Wonogiri  terdiri dari 1 orang sarjana manajemen ekonomi (sarjana Non RMIK), 1 orang SMU, dan 1 orang  DIII  RMIK.  Berdasarkan  tabel  2 diketahui bahwa 1 orang petugas filing di RSUD  dr.Soediran  Mangun  Sumarso Kab.Wonogiri  memiliki  pengetahuan retensi  yang  baik,  dan  2  orang  memiliki pengetahuan  retensi  yang  kurang  . Menurut  A.  Wawan  dan  Dewi  M  (2010) pengetahuan  adalah  hasil  “tahu”  dan  ini terjadi setelah orang mengadakan penginderaan  terhadap  suatu  obyek tertentu.  Dengan  frekuensi  petugas  yang berpengetahuan kurang lebih banyak dari yang  sudah  tahu  maka  akan  sulit  untuk memperbaikinya, inilah pemicu terjadinya  keterlambatan  pelaksanaan retensi.  Hal  ini  terlihat  dari  hasil kuesioner dan wawancara bahwa petugas tidak  mengetahui  pelaksanaan  retensi. Petugas  menceritakan  bahwa  ketika melakukan  retensi  yang  diambil  bukan hanya dokumen yang berkunjung 5 tahun terakhir  melainkan  formulir-formulir pasien  yang  masih  aktif  juga  diambil. Seperti  pada  saat  melakukan  retensi dokumen rekam medis 2007, petugas juga mengambil  formulir  tahun  2007  dari dokumen  rekam  medis  pasien  yang masih aktif berkunjung. RSUD dr.Soediran Mangun Sumarso Kab.Wonogiri  tidak  memiliki  Jadwal Retensi Arsip (JRA) dikarenakan petugas
merasa  tidak  perlu  dibuatkan  Jadwal Retensi  Arsip.  Pelaksanaan  retensi dilakukan  berdasarkan  kebijakan  yang ada.  Dari  pernyataan  yang  disebutkan oleh  petugas  filing  dapat  diketahui bahwa  petugas  belum  memahami  antara apa  itu  jadwal  retensi  dengan  masa simpan  dokumen.  Karena  jadwal  retensi diatur  oleh  kebijakan  masing-masing institusi  pemerintahan  kapan  tepatnya dilaksanakan retensi.
Berdasarkan  hasil  pengamatan  di RSUD  dr.Soediran  Mangun  Sumarso Kab.Wonogiri  sudah  tersedia  ruang penyimpanan  dokumen  rekam  medis  in- aktif.  Ruang  penyimpanan  dokumen rekam medis  in  aktif  memiliki  panjang 3 m  dan  lebar  5  m  sehingga  luas  ruangan penyimpanan  dokumen  rekam  medis  in- aktif  adalah  15  m2 . Ruangan  ini  lebih kecil dibandingakn dengan luas dokumen rekam medis aktif, sehingga ketika terjadi penumpukan  dokumen  rekam  medis  in- aktif  petugas  kesulitan  dalam  berlalu- lalang.  Menurut  Sularso  Mulyono,  dkk (2011)  luas  ruang  untuk  arsip  minimal berukuran  4mx4m  =16m2.  Jika  ruang penyimpanan  dokumen  rekam  medis lebih  luas  maka  akan  memudahkan petugas  dalam  berlalu-lalang  sehingga tidak  menghambat  pelaksanaan  retensi. Berdasarkan  hasil  pengamatan  di  RSUD dr.Soediran  Mangun  Sumarso  tidak mempunyai  rak  penyimpanan  dokumen rekam  medis  in-aktif.  Dokumen  rekam medis  in-aktif  hanya  diletakkan  begitu saja  di  atas  lantai  dengan  mengurutkan berdasarkan tahun terakhir berobat tanpa memperhatikan  urutan  nomor  rekam medisnya.  Hal  ini  terjadi  karena  luas ruangan  yang  tidak  mencukupi  untuk dimasukkan  rak.  Penyusutan  dokumen rekam  medis  di  RSUD  dr.Soediran Mangun Sumarso Kab.Wonogiri dilakukan  oleh  petugas  filing  yang berlatar  belakang  pendidikan  1  orang Sarjana  Non  DIII  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan,  1  orang  lulusan SMU,  dan  1  orang  D  III  RMIK.  Petugas tidak  hanya  memilah  dokumen  rekam
medis  yang  aktif  hingga  tahun  2007 melainkan  juga  memilah  formulir  yang masih  aktif  sekarang  dan  meretensi  pula formulir yang periksa di tahun 2007. Hal ini  terjadi  karena  petugas  kurang memahami bagaimana pelaksanaan retensi.  Apabila  ini  terus  berlanjut  maka bisa mengakibatkan ketidaksinambungan informasi  dalam  dokumen  rekam  medis pasien  aktif.  Setelah  memilah  dokumen rekam  medis  in-aktif,  petugas  tidak menyusunnya  sesuai  urutan  nomor rekam medis, melainkan hanya menyusunnya  berdasarkan  urutan  tahun terakhir  kunjungan.  Hal  ini  tidak dibenarkan  karena  dapat  mempersulit pencarian  dokumen  rekam  medis  yang masih diperlukan.
Keterlambatan  retensi  juga  didasari karena  tidak  adanya  jadwal  retensi sehingga petugas tidak tahu kapan harus melakukan retensi. Ditambah lagi karena petugas  yang  bukan  berlatar  belakang pendidikan  rekam  medis  dan  informasi kesehatan  lebih  banyak  yaitu  sebanyak 2 dari  3  orang,  maka  petugas  tidak  cukup pengetahuan  tentang  pentingnya  jadwal retensi  dan  merasa  tidak  perlu  membuat jadwal retensi arsip.
Apabila  faktor-faktor  keterlambatan tersebut  tidak  segera  ditindaklanjuti maka akan terjadi penumpukan dokumen rekam  medis  dan  ketidaksinambungan informasi  yang  ada  di  dalam  dokumen rekam medis.

## 4. Simpulan dan Saran
Jumlah  petugas  filing  di  RSUD dr.Soediran  Mangun  Sumarso  sebanyak 3 orang yang bertugas
sebagai pendistributor  dokumen  rekam  medis sekaligus pelaksana retensi.
Sebanyak  1  orang  petugas  sudah berpendidikan  D  III  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan,  2  orang  masing- masing  berlatar  belakang  pendidikan  S1 Manajemen Ekonomi (S1 Non RMIK) dan
Sekolah Menengah Umum (SMU). Sebanyak  2  orang  petugas  memiliki pengetahuan retensi kurang yang
merupakan  lulusan  S1  Non  RMIK  dan SMU.
Di  RSUD  dr.Soediran  Mangun Sumarso  Kab.  Wonogiri  belum  memiliki Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA),  dan  belum memiliki  rak  penyimpanan  dokumen rekam  medis  in-aktif.  Namun  sudah memiliki  ruang  penyimpanan  dokumen rekam medis in-aktif.
Sebaiknya pihak rumah sakit mengadakan  pelatihan  untuk  petugas filing  Non  DIII  Rekam  Medis  dan Informasi
Kesehatan. Sebaiknya
pelaksanaan  retensi  dilakukan  oleh petugas  filing  dengan  latar  belakang pendidikan  D  III  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  atau  petugas  yang sudah  mendapatkan  pelatihan  yang memahami  pelaksanaan  retensi  dengan benar.
Sebaiknya rumah sakit menyediakan  sarana  dan  prasarana retensi  yang  lengkap,  seperti  pembuatan Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  dan  rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis  in- akif.

## 5. DaftarPustaka
Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja  Rekam  Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Dirjen  Pelayanan  Medik.  (1995).  Surat Edaran  Dirjen  Pelayanan  Medik Nomor  HK.00.06.1.5.01160  Tahun 1995  tentang  Petunjuk  Teknis Pengadaan  Formulir  Rekam  Medis Dasar  dan  Pemusnahan  Arsip Rekam  Medis  di  Rumah  sakit, Jakarta : Indonesia.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  Nomor  269  Tahun 2008 Tentang Rekam Medis. 2008. Jakarta.
Putri,  Elisa  Widyawati.  (2016).  Faktor- Faktor  Penyebab  Keterlambatan Retensi Pasien Rawat Inap di RSUD Kota  Semarang  Semarang  :  Prodi DIII  Rekam  Medis  dan  Informasi
Kesehatan, Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang.
Rahayu Dewi. (2012). Tinjauan Pelaksanaan  Penyusutan  Berkas Rekam  Medis  Inaktif  di  Siloam Hospital  Kebon  Jeruk.  Jakarta  : Program  Studi  Rekam  Medis  dan Informasi Kesehatan, Fakultas Ilmu- Ilmu  Kesehatan  Universitas      Esa
Unggul Jakarta. Sectio,  Deta  Prihatina.  (2015).  Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen
Rekam  Medis  Non  Aktif  Di  Filing Rumah  Sakit  Permata  Bunda
Purwodadi  Tahun  2015.  Semarang  :
Program  Studi  DIII  Rekam  Medis Dan  Informasi  Kesehatan,  Fakultas Kesehatan Udinus Semarang. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor  44  Tahun  2009  Tentang Rumah Sakit.