## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI DAN PENGGAJIAN PEGAWAI
(Studi Kasus : BPRS SHADIQ AMANAH)
Dani Hamdani
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Widyatama Jl. Cikutra 204 A, Bandung 40125 E-mail : dani.hamdani@widyatama.ac.id

## ABSTRAK
Bagi  perusahaan  pegawai  adalah  aset  yang  paling  bernilai.  Peningkatan  produktivitas akan  tercapai  apabila  terdapat  peningkatan  pada  kondisi  karyawan  baik  secara  moril maupun  materil.  Pentingnya  kesejahteraan  karyawan  adalah  untuk  mempertahankan karyawan  agar  tidak  pindah  ke  perusahaan  lain,  meningkatkan  motivasi  dan    semangat kerja,  dan  meningkatkan  sikap  loyalitas  karyawan  terhadap  perusahaan.  Mengingat pentingnya  pengelolaan  karyawan  dan  kesejahteraannya,  maka  pemanfaatan  sistem informasi  untuk  mengelola  data  pegawai  dan  penghitungan  gaji  sangatlah  tepat  untuk diterapkan  di  setiap  perusahaan.  Sehingga  kesalahan  data,  perhitungan  gaji,  maupun lamanya  proses  pembuatan  laporan  yang  biasanya  terjadi  bisa  diminimalisir.  Dalam pembangunan  sistem  informasi  ini,  dipilih  metode  prototyping  agar  pihak  user  dan pengembang  bisa  lebih  kompak  dalam  merancang  sistem  ini.  Sistem  Informasi  yang dirancang  menggunakan  arsitektur  HMVC  (Hierarchical  Model  View  Control)  pada framework  Codeigniter  dengan  MySQL  sebagai  DBMS-nya  diharapkan  dapat  menjadi solusi atas permasalahan-permasalahan yang sering terjadi.
Kata Kunci: Sistem Informasi Pegawai, Penggajian, BPRS

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Keberhasilan  sebuah  perusahaan  bukan  hanya  tergantung  dari  permodalan  secara  riil yang berbentuk uang, namun ada hal penting lain yang juga tak kalah penting yaitu sumber daya manusia / pegawai yang ada dalam perusahaan tersebut.
Pengelolaan  pegawai  yang  baik  dalam  lingkup  kecil  akan  meningkatkan  kinerja pegawai  sedangkan  dalam  lingkup  yang  lebih  besar  akan  membawa  perbaikan  kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Membicarakan  masalah  pegawai  tentunya  tidak  bisa  terlepas  dengan  yang  namanya gaji.  Gaji  merupakan  salah  satu  unsur  yang  penting  bagi  pegawai  dalam  sebuah perusahaan,  terutama  karena  para  pegawai  sangat  sensitif  terhadap  kesalahan  dan ketidakwajaran dalam perhitungan gaji.
Mengingat  pentingnya  pengelolaan  data  pegawai  dan  perhitungan  gaji  tersebut,  maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian dan perhitungan gaji melalui implementasi Sistem Informasi merupakan salah satu prioritas yang sangat penting.
Pemanfaatan  sistem  informasi  dapat  menghasilkan  efisiensi  dalam  berbagai  aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan.
Bank  Perkreditan  Rakyat  Syariah  Shadiq  Amanah  (Shadiq  Sharia)  merupakan perusahaan  yang  bergerak  dibidang  perbankan  dan  melayani  penyimpanan  uang,
peminjaman  atau  hutang,  layaknya  sebuah  bank  pada  umumnya.  Saat  ini  semua  proses pengelolaan data pegawai di BPRS Shadiq Amanah masih dicatat dalam file excell yang di input  manual  setiap  bulannya.  Sehingga  terkadang  ada  data  pegawai  yang  sudah  resign tetapi  masih tercatat  sebagai  pegawai di  file  excell tersebut.  Ada  pula  data  pegawai  yang sudah  dimutasi  tetapi  masih  tercatat  di  cabang  yang  lama  sehingga  hal  ini  berpengaruh pada  perhitungan  beban  per  cabang.  Begitu  juga  dengan  proses  perhitungan  gaji  yang dimulai  dengan  perekapan  data  dari  sistem  absensi  finger  print,  kemudian  baru  di masukkan  ke  file  excel  untuk  perhitungan  gaji.  Hal  tersebut  mengakibatkan  sering terjadinya kesalahan dalam data pegawai, dan data absensi yang mengakibatkan kesalahan perhitungan  gaji.  Akibat  kesalahan-kesalahan  tersebut  proses  pembuatan  laporan  data pegawai, dan laporan penggajian menjadi lebih lama dari yang diharapkan oleh pimpinan.
Oleh  karena  itu  dibutuhkan  sebuah  sistem  pengelolaan  data  pegawai  dan  penggajian pegawai  yang  bisa  menjadi  solusi  untuk  permasalahan  yang  terjadi  di  BPRS  Shadiq Amanah.

## 1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah  dibahas  sebelumnya,  rumusan  masalah  dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana  merancang  sistem  pengelolaan  data  pegawai  di  BPRS  Shadiq  Amanah yang bisa menangani proses CRUD data pegawai secara lebih tepat dan efektif?
2. Bagaimana  merancang  sistem  perhitungan  gaji  pegawai  di  BPRS  Shadiq  Amanah yang bisa menangani proses rekap data dari finger print dan terintegrasi dengan data kepegawaian terbaru?
3. Bagaimana  mengimplementasikan  rancangan  kedua  sistem  diatas  ke  dalam  konsep pengembangan menggunakan arsitektur HMVC ( Hierarchical Model View Control ) pada framework Codeigniter

## 1.3 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
1. Merancang sistem pengelolaan data pegawai di BPRS Shadiq Amanah yang bisa menangani proses CRUD data pegawai secara lebih tepat dan efektif
2. Merancang sistem perhitungan gaji pegawai di BPRS Shadiq Amanah yang bisa menangani proses rekap data dari finger print dan terintegrasi dengan data kepegawaian terbaru
3. Mengimplementasikan rancangan kedua sistem diatas ke dalam konsep pengembangan menggunakan arsitektur HMVC (Hierarchical Model View Control) pada framework Codeigniter

## 1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Penelitian meliputi perancangan sistem CRUD data pegawai
2. Penelitian  meliputi  perancangan  sistem  penggajian  pegawai  yang  mencakup perhitungan  gaji  pokok  berdasarkan  jabatan  dan  masa  kerja  (proporsional), tunjangan  berdasarkan  jabatan,  potongan  pinjaman,  potongan  BPJS  dan  tunjangan lainnya sesuai dengan kebijakan BPRS Shadiq Amanah.
3. Sistem  yang  dibuat  adalah  sistem  berbasis  web  dengan  bahasa  pemrograman  PHP dengan  codeigniter  sebagai  framework-nya  dan  menggunakan  MySQL  sebagai DBMS-nya.

## 2. KAJIAN PUSTAKA

## 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem  adalah  sekelompok  elemen-elemen  yang  terintegrasi  atau  menjadi  satu  dalam konsep yang sama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan (Jogiyanto .HM, 1999).  Pendekatan  sistem  yang  menekankan  pada  komponen  atau  elemen  akan  lebih mudah menganalisis dan merencanakan suatu sistem sebab untuk merancang suatu sistem dibutuhkan  pengertian  dan  pemahaman  mengenai  elemen-elemen  atau  subsistem  dari sistem tersebut.
Informasi  yang  sistematis  sangat  diperlukan  untuk  mengelola  perusahaan.  Informasi yang benar diperlukan oleh setiap manajer. Informasi tersebut dapat diperoleh dari adanya suatu sistem Informasi terpadu dan terkoordinasi. (Gordon B.Davis, 1991), dalam bukunya sistem informasi manjemen menguraikan sistem informasi sebagai suatu sistem yang jelas dan singkat sebagai berikut :
“  Sistem  Informasi  menerima  masukan  data  dan  instruksi,  mengolah  data  tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya”.
Sedangkan  menurut  (Jogiyanto  .HM,  2005),  Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  di dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian, mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Ada beberapa masalah yang dapat diatasi dengan pemakaian sistem informasi yang baik yaitu:
1) Penyajian informasi yang cermat dan dapat dipercaya tingkat keandalannya.
2) Pengkomunikasian  dan  pengolahan  data  dengan  metode  dan  teknik  yang  lebih efisien.
3) Penyajian informasi pada waktu yang telah diotentukan, agar lebih bermanfaat bagi manajemen
4) Pengolahan  data  dan  penyajian  informasi  dengan  alokasi  data  yang  lebih  rendah daripada dampak yang ditimbulkannya.
5) Koordinasi antara manusia dengan mesin selama dalam pengolahan data

## 2.2 Sistem Basis Data
Basis  data  atau  data  base  merupakan  pengelompokan  terpadu  dari  sejumlah  file  data  yang  saling berkaitan.  Sistem  basis  data  merupakan  sistem  yang  terdiri  atas  kumpulan  file  (tabel)  yang  saling berhubungan  dan  sekumpulan  program  (DBMS)  yang  memungkinkan  beberapa  pemakai  dan/atau program  lain  untuk  mengakses  dan  memanipulasi  file  (table)  tersebut.  DBMS  (Data  Base Management  System)  adalah  perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk  menangani  basis  data  (data base)

## 2.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan penerapan bermacam-macam teknik dan prinsip dengan tujuan  mendefinisikan  peralatan,  proses  atau  sistem  secara  rinci  sehingga  mudah  dalam penerapannya. Secara jelas dapat didefinisikan sebagai berikut:
1) Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional;
2) Persiapan untuk rancang bangun implementasi;
3) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk;
4) Perancangan sistem dapat berupa penggambaran,perencanaan dan pembuatan sketsa atau  pengaturan  dari  beberapa  elemen  yang  terpisah  ke  dalam  satu  kesatuan  yang utuh dan berfungsi;
5) Mengkonfigurasi  dari  komponen-komponen  perangkat  lunak  dan  perangkat  keras dari suatu sistem.

## 2.4 Sistem Informasi SDM
Dimanapun  dan  kapanpun  para  manajer  serta  departemen  SDM  sangat  membutuhkan informasi yang terperinci tentang SDM yang ada didalam organisasi tersebut. Kualitas dari keputusan  –  keputusan  yang  diambil  oleh  departemen  SDM  sendiri  sangat  tergantung pada kualitas dari informasi  yang diperoleh.
Informasi  SDM  yang  berkualitas  sudah  seharusnya  disediakan  bagi  para  manajer didalam suatu organisasi agar bisa memfasilitasi dalam pengambilan keputusan yang baik. Dengan  adanya  informasi  SDM  yang  berkualitas,  maka  manajer  SDM  bisa  membuat keputusan  terbaik  terkait  perekrutan,  promosi,  penggajian  ataupun  pengembangan karyawan.

## 2.5 Penggajian
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahaan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai  jabatan  manager  sedangkan  upah  hanya  merupakan  pembayaran  atas penyerahaan  jasa  yang  dilalukan  oleh  karyawan  pelaksana.  Menurut  menurut  Susanto (2004)  mendefinisikan  bahwa  “Gaji  adalah  pendapatan/penghasilan  yang  dimasukkan kedalam daftar gaji karyawan yang setiap bulannya dibayarkan dimuka”.
Pada  umumnya  penggajian  karyawan  atau  pegawai  dapat  digolongkan  menjadi  tiga sistem, yaitu :
1) Sistem Skala Tunggal
Sistem  skala  tunggal  adalah  suatu  sistem  penggajian  yang  memberikan  gaji  yang sama  kepada  pegawai  yang  berpangkat  sama,  dengan  tidak  memperhatikan  sifat pekerjaan  yang  dilakukan  dan  beratnya  tanggung  jawab  yang  dipikul  dalam melaksanakan pekerjaan itu.
2) Sistem Skala Ganda
Sistem Skala Ganda adalah sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji bukan saja  didasarkan  pada  pangkat  tetapi  didasarkan  pula  pada  sifat  pekerjaan  yang dilakukan,  prestasi  kerja  yang  dicapai  dan  beratnya  tanggung  jawab  yang  dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu.
3) Sistem Skala Gabungan
Sistem Skala Gabungan adalah kombinasi dari sistem skala tunggal dan sistem skala ganda.

## 3. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  dipilih  adalah  Metode Action  Research .  Penelitian  tindakan ( action  research )  merupakan  penelitian  pada  upaya  pemecahan  masalah  atau  perbaikan yang  dirancang  menggunakan  metode  penelitian  tindakan  yang  bersifat  reflektif  dan kolaboratif.
Sedangkan  untuk  metode pengembangan  sistem,  penulis  memilih  metode  prototyping. Prototyping  merupakan  salah  satu  metode  pengembangan  perangat  lunak  yang  banyak digunakan.  Dengan  metode  prototyping  ini  pengembang  dan  pelanggan  dapat  saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem.
Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut:
a. Pengumpulan kebutuhan
Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak,  mengidentifikasikan  semua  kebutuhan,  dan  garis  besar  sistem  yang  akan dibuat.
b. Membangun prototyping
Membangun  prototyping  dengan  membuat  perancangan  sementara  yang  berfokus pada  penyajian  kepada  pelanggan  (misalnya  dengan  membuat  input  dan  format output)
c. Evaluasi protoptyping
Evaluasi  ini  dilakukan  oleh  pelanggan  apakah  prototyping  yang  sudah  dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah  d akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah a, b , dan c.
d. Mengkodekan sistem
Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
e. Menguji sistem
Setelah  sistem  sudah  menjadi  suatu  perangkat  lunak  yang  siap  pakai,  harus  dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain.
f. Evaluasi Sistem
Pelanggan  mengevaluasi  apakah  sistem  yang  sudah  jadi  sudah  sesuai  dengan  yang diharapkan . Jika ya, langkah g dilakukan; jika tidak, ulangi langkah d dan e.
g. Menggunakan sistem
Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan Penelitian ini dilakukan selama 3 bulan pada awal tahun 2015 di BPRS Shadiq Amanah yang beralamat di Jl Diponegoro No 21, Bandung .

## 4. HASIL PENELITIAN

## 4.1 Rancangan Fungsional
Rancangan  ini  bertujuan  untuk  menggambarkan  rancangan  sistem  dengan menggunakan Use Case Diagram dan Class Diagram . Use  Case  Diagram yang  dibuat  menggambarkan  proses  dari  sistem  informasi  yang dirancang  dari  mulai  pengelolaan  data  pegawai,  import  data  absensi,  penggajian,  dan pelaporan.
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai dan
Penggajian Pegawai System Administrator Pegawai Login Pengelolaan Data Pegawai Import Rekap Absensi Pelaporan <<include>> <<include>> <<include>> Laporan Data Pegawai Laporan Penggajian View Slip Gaji <<include>> Penggajian <<include>>
Class  diagram untuk  sistem  informasi  ini  terdiri  dari    4  buah  class,  yaitu  :  class pegawai, class absensi, class gaji, dan class user.
Gambar 1. Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Data Pegawai dan

## Penggajian Pegawai

## 4.2 Rancangan Prototype
Berikut  ini  merupakan  prototype  dari  sistem  informasi  pengelolaan  data  pegawai  dan penggajian pegawai di BPRS Shadiq Amanah.
a. Halaman Utama
Halaman  ini  adalah  halaman  pertama  yang  akan  dilihat  ketika  user  sukses/berhasil login.
Gambar 3. Halaman Utama
Pegawai +kode_karyawan +nik +nama_karyawan +tgl_lahir +jenis_kelamin +agama +alamat +no_telp +pendidikan_terakhir +tmt_kerja +npwp +jabatan +divisi +unit +cabang +status_pernikahan +status_karyawan +gapok +tjabatan +tkomunikasi +tkendaraan +get_data() +get_data_karyawan() +get_mtpegawai() +get_usia_pegawai() +get_divisipegawai() +get_pendidikanpegawai() +get_jabatanpegawai() +get_by_id() +save() +update() +delete() Gaji +nik +bulan_gaji +tahun_gaji +gaji_lembur +gaji_kotor +potongan_pinjaman +bpjs_tk +jht_tk +jkm +jkk +gaji_bersih +get_data() +get_vgaji() +get_slipgaji() +get_by_id() +save() +update() +delete() Absensi +nik +bulan_absensi +tahun_absensi +jumlah_hari +jumlah_lembur +jumlah_sakit +jumlah_izin +jumlah_alpa +jumlah_cuti +get_data() +get_rekap() +get_by_id() +get_lembur() +save() +update() +delete() user +username +password +hak_akses +nik +get_data() +get_by_id() +save() +update() +delete()
b. Halaman Pengelolaan Data Pegawai
Halaman ini menampilkan data pegawai. Administrator bisa menambah, merubah, dan menghapus data pegawai di halaman ini.

## Gambar 4. Halaman Data Pegawai
c. Halaman Import Absensi
Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk memproses import data absensi yang berasal dari mesin finger print.

## Gambar 5. Halaman Import Absensi
d. Halaman Penggajian
Halaman ini adalah halaman yang menampilkan proses penggajian pegawai.

## Gambar 6. Halaman Penggajian
e. Halaman Laporan Penggajian
Halaman ini menampilkan laporan penggajian pegawai yang bisa di filter berdasarkan bulan dan tahun.
Gambar 7. Halaman Laporan Penggajian
f. Halaman Laporan Data Pegawai Halaman ini menampilkan laporan data pegawai.
Gambar 8. Halaman Laporan Data Pegawai
g. Halaman Dashboard Pegawai
Halaman ini menampilkan informasi tentang jumlah dan sebaran pegawai per cabang/ per divisi, sebaran pendidikan pegawai serta sebaran usia pegawai.

## Gambar 9 Halaman Dashboard Pegawai

## 4.3 Rancangan Hardware/Software
Untuk  mengimplementasikan  sistem  informasi  yang  sudah  dirancang,  maka direkomendasikan spesifikasi hardware/ software sebagai berikut:
a. Hardware
Spesifikasi  Hardware  minimum  yang  digunakan  adalah  Processor  Intel  Core-i3, Memory  4  GB,  Harddisk  500  GB,  Monitor  1024  x  768  px,  Printer,  Wifi  dan Ethernet Card.
b. Software
Spesifikasi Perangkat lunak minimum yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini adalah : Sistem Operasi Windows XP, Microsoft Excell, Adobe PDF Reader, XAMPP, browser Google Chrome.

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa :
1) Sistem informasi yang dirancang dapat menangani proses CRUD data pegawai lebih efektif.
2) Sistem informasi yang dirancang dapat menangani proses rekap data  dari file excel yang diambil dari mesin finger print dan terintegrasi dengan data kepegawaian yang terbaru untuk dilakukan proses perhitungan gaji pegawai perbulan
3) Sistem  informasi  pengelolaan  data  pegawai  dan  penggajian  pegawai  di  BPRS Shadiq Amanah dibuat mengguanakan arsitektur HMVC (Hierarchical Model View Control) pada framework Codeigniter dengan MySQL sebagai DBMS-nya.

## DAFTAR PUSTAKA
Azhar Susanto dan La Midjan, 2007. Sistem Informasi Akuntansi I , Lingga Jaya, Jakarta. Fatansyah, Sistem Basis Data , Informatika, Bandung, 1999 Gordon  B.  Davis,  Kerangka  Dasar  Sistem  Informasi  Manajemen  Bagian  1,  PT  Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta: 1991 Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis & Desain . Andi. Yogyakarta Pohan, H.I. dan K.S. Bahri, Pengantar Perancangan Sistem, Erlangga, Jakarta, 1997 Riadi, M. (2012, 20 Oktober). Gaji dan Upah . Tersedia pada http://www.kajianpustaka.com/2012/10/gaji-dan-upah.html (diakses pada 14 februari 2015)
Wismakarma, K. (2010) 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter. Yogyakarta; Lokomedia