## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.8 No.2, Agustus 2023, pp. 224-230 ISSN: 2597-7156 (Online), 2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 224
Desain Formulir Rekam Medis Di Bagian Pendaftaran Pada Kegiatan Khitanan Masal Al-Khitan Madinah Banjarmasin
Ermas Estiyana 1 , Nirma Yunita 2
1,2 STIKes Husada Borneo Article Info ABSTRACT Article history: Received Feb 21, 2023 Revised Aug 24, 2023 Accepted Aug 30, 2023 In  all  health  services  it  is  mandatory  to  provide  recording  services medical records, as for the benefits of medical records, one of which is useful as written evidence of acts of service to a patient, too able to protect  the  legal    interests  of  the  patient  concerned,  hospitals  and doctors  and  other  health  workers.  Medical  record  is  a  file  that contains  notes  and documents  regarding  patient  identity, examination, treatment, actions, and services that have been given to patients.  Al-Khitan  Banjarmasin,  which  has  been  established  since 2016, in every implementation of mass circumcision does not have a medical  record  form.  The  purpose  of  this  study  was  to  make  a medical  record  form  in  the  registration  section  of  the  Al-Khitan Medina  Banjarmasin  mass  circumcision.  This  research  method  is  a qualitative  descriptive  research.  The  subjects  in  this  study  consisted of  the  main  informants  who  were  registration  officers  of  Al-Khitan Medina Banjarmasin, triangulation informants who were in charge of Al-Khitan  Medina  Banjarmasin,  using  observation  and  interview guide  instruments.  The  data  analysis  technique  is  descriptive qualitative. The results of this study are the design of medical record forms  that  are  made  by  taking  into  account  the  anatomical  aspects, physical  aspects and  content aspects. The anatomical aspects  of  this design  include  the  title  of  the  form,  the  name  of  the  circumcision house,  Al-Khitan,  Medina,  Banjarmasin,  the  address  of  the circumcision  house,  no.  medical  record,  introduction,  basic information  explaining  the  purpose  of  using  the  form  in  question, instructions  containing  clear  instructions  for  fillers  to  write  down patient data later. Physical aspects are made according to using black ink,  white  paper  color,  HVS  paper  material,  A4  paper  size,  Aspects of the contents of the form are designed consisting of number, date of visit, history of illness, action, therapy/medicine, name and initials of the officer.

## Keywords:
Medical Record Registration Form
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Ermas Estiyana, Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan, STIKes Husada Borneo,
Jl.A.Yani KM.30,5 No.4, Guntungmanggis, Kec.Landasan Ulin, Kota Banjar Baru, Kalimantan Selatan 70712 Email: ermas.abay06@gmail.com
225

## 1. PENDAHULUAN
Peraturan  Menteri  Kesehatan  No.  269  tahun  2008,  tentang  Rekam  Medis  adalah berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan dan  pelayanan  lain  kepada  pasien  pada  sarana  pelayanan  kesehatan.  Rekam  medis merupakan catatan tentang siapa, apa, mengapa, kapan dan bagaimana pelayanan diberikan kepada  pasien  selama  dirawat,  berisi  pengetahuan  tentang  pasien  dan  pelayanan  yang diterima,  serta  berisi  informasi  yang  cukup  untuk  mengidentifikasi  pasien,  mendiagnosa dan merawat pasien dengan baik, dan mendokumentasikan hasil kasus pasien [1].
Menurut  [2]  tentang  Rekam  Medis  adalah  dokumen  yang  berisi  catatan  dan dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain yang  diberikan  kepada  pasien.  Sedangkan  rekam  medis  menurut  [3]  Rekam  Medis  di rumah  sakit  adalah  dokumen  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas, anamnesis, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan  lain  yang diberikan kepada seorang  pasien  selama  dirawat  di  rumah  sakit  yang  dilakukan  di  unit-unit  rawat  jalan termasuk unit gawat darurat dan unit rawat nginap.
Sedangkan  tertib  administrasi  merupakan  salah  satu  faktor  yang  menentukan  cara kerja  di  rumah  sakit,  dengan  majunya  teknologi  informasi  [4].  Menurut  [5]  menyatakan Rekam  Medis  mempunyai  6  kegunaan  yaitu:  aspek  administrasi,  aspek  hukum,  aspek keuangan, aspek penelitian, aspek pendidikan dan aspek dokumentasi.
Berdasarkan    [6],  formulir  rekam  medis,  terdiri  dari  :  rawat  jalan,  rawat  inap,  dan gawat darurat. Di semua pelayanan kesehatan wajib mengadakan pelayanan rekam medis, adapun  manfaat  rekam  medis  yaitu  salah  satunya  berguna  sebagai  bukti  tertulis  atas tindakan-tindakan  pelayanan  terhadap  seorang  pasien,  juga mampu  melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan  lainnya.  Hal    ini  bertujuan  apabila  suatu  hari  terjadi  hal  yang  tidak  diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri [7].
Hasil  penelitian  [8]  menyatakan  bahwa  formulir  merupakan  alat  yang  digunakan untuk  melakukan  proses  pencatatan  dan  pengolahan  data  rekam  medis  pasien.  Untuk mendapatkan data rekam medis yang berkualitas tersebut, perlu diterapkan desain formulir yang baik pada formulir rekam medis.
Berdasarkan  hasil  survey  awal  melalui  wawancara  kepada  petugas  khitanan  masal Al-  Madinah  bahwa  sejak  berdiri  pada  tahun  2016  mereka  belum  memiliki  formulir pendaftaran  untuk  peserta  khitan  selama  ini,  sehingga  sebagai  catatan  mereka  hanya memiliki sebuah buku pendaftaran sebagai dokumentasi data.
Dari uraian di atas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul desain  formulir  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran  pada  kegiatan  khitanan  masal  Al- Khitan  Madinah  Banjarmasin.  Adapun  tujuan  penelitian  ini  adalah  membuat  formulir rekam medis di bagian pendaftaran khitanan massal Al-Khitan Medina Banjarmasin.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  menggunakan  deskriptif  kualitatif.  Subjek  penelitian  terdiri dari  informan  utama  yaitu  1  orang  petugas  pendaftaran  khitanan  massal  Al-Khitan Madinah Banjarmasin, sedangkan  informan triangulasi adalah  1 orang penanggung  jawab khitanan  massal  Al-Khitan  Madinah  Banjarmasin.  Instrumen  penelitian  menggunakan pedoman  observasi  dan  pedoman  wawancara.  Pengumpulan  data  pada  penelitian  ini  data primer  dan  data  sekunder.  Teknik  analisis  data  penelitian  ini  yaitu  analisis  data  secara kualitatif.
226

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Hasil
1. Identifikasi Formulir Rekam Medis
a. Hasil observasi formulir rekam medis di bagian pendaftaran:
Tabel 1. Hasil Observasi Formulir Rekam Medis di Bagian Pendaftaran No Pernyataan Ada Tidak ada 1 Ringkasan Riwayat Klinik Heading √ Introduction √ Instruction √ Body √ Close √ 2 Riwayat Penyakit Dan Pemeriksaan Fisik Heading √ Instruction √ Introduction Body √ Close √ 3 Format Implementasi Dan Evaluasi Tindakan Keperawatan Heading √ Introduction √ Instruction √ Body √ Close √ 4 Form Penempelan Salinan Resep Heading √ Introduction √ Instruction √ Body √ Close √ 5 Form Penempelan Laboratorium Heading √ Introduction √ Instruction √ Body √ Close √
b. Hasil Wawancara formulir rekam medis di bagian pendaftaran:
1) Apakah  ada  SOP  tentang  desain  formulir  rekam  medis  pendaftaran  di  Al- Khitan Madinah Banjarmasin?
“Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula dari jawaban informan 2, triangulasi)
“Belum ada”
227
2) Bagaimana  alur  rekam  medis  pendaftaran  di  Al-  Khitan  Madinah Banjarmasin?
“Pasien  datang  langsung  menuju  tempat  pendaftaran  untuk  mengisi  nama, alamat  dan  no  hp  orang  tua  pasien  pada  buku  dan  menunggu  di  panggil” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi)
“Bila Pasien datang langsung saja menuju ke tempat pendaftaran untuk mengisi biodata pasien dll pada buku dan menunggu di panggil “Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi) “Belum ada”
3) Formulir  rekam  medis  apa  saja  yang  di  gunakan  di  Al-  Khitan  Madinah Banjarmasin?
“Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi)
“Belum ada”
4) Apakah ada perbaikan atau perubahan formulir dalam 5 tahun terakhir? “Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi) “Belum ada”
5) Siapa  saja  yang  terlibat  dalam  pembuatan  atau  perbaikan  formulir  rekam medis pendaftaran di Al- Khitan Madinah Banjarmasin? “Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi) “Belum ada”
6) Bagaimana penggunaan formulir rekam medis pendaftaran selama ini?
“Tidak  menggunakan  formulir  hanya  ditulis  nama  pasien,  alamat  dan  no  hp pada buku” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi)
“Tidak  menggunakan  formulir  hanya  ditulis  nama  pasien,  alamat  dan  no  hp pada buku”
7) Apakah  selama  ini  ada  kendala  dalam  pengisian  formulir  rekam  medis pendaftaran Al- Khitan Madinah Banjarmasin?
“Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi)
“Belum ada”
8) Apakah ada masukan untuk formulir yang baru?
“Tidak ada” (Informan 1, Utama)
Hal ini didukung pula jawaban dari informan 2, triangulasi) “Tidak ada”
2. Desain Formulir Rekam Medis di Bagian Pendaftaran Al-Khitan Banjarmasin Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  kepada  informan  utama  1,  informan utama 2 terkait identifikasi formulir rekam medis di bagian pendaftaran Al-Khitan Madinah  Banjarmasin  maka  di  desain  Formulir  Rekam  Medis  yang  yang  dibuat dengan  memperhatikan  berbagai  aspek  yaitu:  aspek  anatomi,  aspek  fisik  dan aspek isi.
228

## 3.2 Pembahasan
1. Identifikasi  Formulir  Rekam  Medis  di  Bagian  Pendaftaran  pada  Kegiatan Khitanan Massal Al-Khitan Madinah Banjarmasin.
Berdasarkan  hasil  penelitian  dengan  observasi  dan  wawancara  kepada informan  utama  1,  informan  utama  2  diketahui  bahwa  Al-Khitan  Madinah Banjarmasin  selama  ini  belum  memiliki  formulir  rekam  medis.  Dalam  setiap kegiatan  pencatatan  pasien  hanya  dilakukan  atau  didokumentasikan  pada  sebuah buku  pendaftaran.  Hasil  penelitian  ini  tidak  sejalan  dengan  teori  [9]  yang menjelaskan  bahwa  formulir  rekam  medis  yaitu  alat  untuk  pengumpulan  data pasien dan merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang telah diberikan oleh  dokter  dan  tenaga  kesehatan  lainnya  kepada  pasien,  merupakan  wujud  dari lebih dari satu tenaga kesehatan yang bekerja sama untuk menyembuhkan seorang pasien.  Informasi  dalam  rekam  medis  berkesinambungan  memudahkan  petugas dalam  memberikan  pelayanan  medis  kepada  pasien  dan  dapat  dijadikan  sebagai dasar untuk pertimbangan dalam perawatan lanjutan kepada pasien.
2. Desain formulir rekam medis di Bagian Pendaftaran pada Kegiatan Khitanan Massal Al-Khitan Madinah Banjarmasin.
Desain  formulir  rekam  medis  Al-Khitan  Madinah  Banjarmasin  didesain berdasarkan  aspek  anatomi,  aspek  fisik  dan  aspek  isi  sehingga  memudahkan pengguna dalam mengisi.
a. Aspek Anatomi Formulir Rekam Medis.
Aspek  anatomi  formulir  rekam  medis  dibagian  pendaftaran  didesain dengan menggunakan kepala formulir ( Heading), Judul formulir Nama  rumah khitan Al-khitan Madinah Banjarmasin, Alamat Rumah sakit/ rumah khitan Al- khitan Madinah Banjarmasin, Nomor rekam medis, pendahuluan (introduction), keterangan  pokok  yang  menjelaskan  tujuan  dari  penggunaan formulir  yang  bersangkutan,  perintah (instruction) dan  berisi  instruksi  yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data pasien nantinya.
b. Aspek Fisik Formulir Rekam Medis Aspek  fisik  formulir  rekam  medis  dibagian  pendaftaran  didesain  dengan menggunakan tinta warna hitam, kertas putih, bahan kertas HVS, ukuran kertas A4.  Hal  ini  sesuai  dengan  teori  bahwa  warna  harus  diberikan  pertimbangan kepada  pengguna  disediakan  tinta  warna  dan  jenis  sesuai  dengan  kebutuhan dan  keinginan  mereka  saat  mendesain  formulir.  Warna  yang  bagus  adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama saat menggunakan karbon. Warna yang  baik  adalah  warna  yang  cerah.  Bahan  yang  harus  diperhatikan  dalam penelitian  bahan  adalah  berat  kertas  dan  kualitas  kertas  dalam  kaitannya dengan  keawetan  atau  penyimpanan.  Ukuran  yang  digunakan  adalah  ukuran praktis yang disediakan sesuai dengan isi formulir. Bentuk (vertikal, horizontal, dan persegi panjang) [1].
c. Aspek Isi Formulir Rekam Medis Aspek  isi  formulir  rekam  medis  dibagian  pendaftaran  didesain  dengan menggunakan  No,  Tanggal  kunjungan,  riwayat  penyakit,  tindakan, therapy/obat,  Nama  dan  paraf  petugas.  Hasil  desain  formulir  tersebut  sejalan [10],  pembuatan  formulir  memerlukan  perhatian  terhadap  prinsip-prinsip perancangan formulir, antara lain : formulir harus mudah diisi atau dilengkapi, petunjuk pengisian  formulir dan petunjuk penggunaan, formulir harus memuat judul termasuk judul dan tujuan yang  jelas, dan setiap halaman formulir harus mencantumkan  nama  dan  alamat  rumah  sakit,  nama  pasien,  nomor  RM  dan
229 informasi  lainnya  harus  dicantumkan  pada  setiap  formulir  atau  disebut bar coding , bar  coding juga  mencakup  indeks  formulir,  nomor  dan  tanggal  revisi formulir  dicantumkan  sehingga  penggunaan  formulir  terkini,  mengurangi penggunaan  formulir  yang  tidak  terpakai  lagi  atau  disebut outdated , layout formulir secara fisik harus logis, data pribadi dan alamat serta informasi lainnya  yang  berkaitan  satu  sama  lain  dikelompokkan  menjadi  satu  kesatuan, seleksi jenis huruf yang terstandar.
Beberapa  pakar  menyarankan  semua  dengan  huruf  capital, margin disediakan yang cukup untuk kepentingan hole punches, g aris digunakan untuk memudahkan entry data  dan  memisahkan  area  pada  formulir,  s hading digunakan  untuk  memisahkan  dan  penekanan  area-area  formulir  dan  c heck boxes digunakan  untuk  menyediakan  ruang  pengumpulan  data.  Menurut Huffman  1994  dalam  [1],  komponen  formulir  rekam  medis  terdiri  dari  : heading (kepala)  memuat  judul dan  informasi tentang formulir,  judul  formulir mungkin  muncul  dalam  salah  satu  tempat,  posisi  standarnya  adalah  kiri  atas, tengah,  kanan  atas,  kiri  atau  kanan  bawah.  Dalam  file  kartu  vertikal, introduction (kata  pengantar)  menjelaskan  tujuan  formulir,  terkadang  maksud tersebut  di  identifikasikan  dalam  judul.  Ketika  penjelasan  lebih  lanjut  di perlukan,  pernyataan  lebih  jelas  mungkin  di  sertakan  pada  formulir  untuk menjelaskan  tujuannya. Instruction (petunjuk)  umumnya  harus  singkat  dan  di tempatkan di bagian atas formulir, intruksi dapat di tempatkan di bagian depan formulir  juka  ada  ruang  yang  cukup. Body (tubuh)  dikhususkan  untuk pengerjaan  sebenarnya  dari  formulir.  Pertimbangan  hati-hati  yang  harus  di berikan  kepada  pengaturan  data  yang  diminta  atau  informasi  yang  di  berikan yang mencakup pengelompokan yang tepat, terurut, dan selaras. Pertimbangan harus  juga  diberikan  untuk  margin,  spasi,  aturan  dan  gaya  tulisan. Close (penutup)  merupakan  komponen  utama  terakhir  dari  formulir  kertas  adalah penutup.
3. Uji  Coba Formulir  Rekam  Medis  di  Bagian  Pendaftaran  pada  Kegiatan Khitanan Massal Al-Khitan Madinah Banjarmasin
Formulir  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran  pendaftaran  Al-Khitan  Madinah Banjarmasin  telah  disesuaikan  dengan  isi  dari  komponen  formulir  rekam  medis dimana wajib terdapat instruction dan mudah isi oleh petugas rekam medis, dokter dan  perawat . Perancangan  formulir  rekam  medis  dapat  memudahkan  petugas dalam  mengisi  formulir.  Pengisian  data  yang  dicatat  secara  lengkap  akan memudahkan  petugas  mengembalikan  formulir  kedalam  berkas  rekam  medis  jika forrmulir  tersebut  tercecer  dari  berkas  rekam  medis.  Hal  ini  juga  sejalan  dengan hasil penelitian [8], menyatakan bahwa formulir yaitu alat untuk melakukan proses pencatatan dan pengolahan data rekam medis pasien.
Untuk mendapatkan data rekam  medis  yang berkualitas tersebut, perlu diterapkan desain  formulir  yang  baik  pada  formulir  rekam  medis.  Desain  formulir  rekam medis  di  bagian  pendaftaran  dapat  memudahkan  petugas  dalam  melihat  riwayat penyakit pasien sebelumnya [4].
4. KESIMPULAN
a. Al-Khitan  Madinah  Banjarmasin  belum  memiliki  formulir  rekam  medis  di  bagian pendaftaran.
b. Perancangan  desain  formulir  rekam  medis  dibagian  pendaftaran  pada  kegiatan khitanan  massal  di  Al-Khitan  Madinah  Banjarmasin  berdasarkan  kebutuhan informasi pengguna sesuai dengan aspek fisik, aspek anatomi dan aspek isi.
230
c. Formulir  rekam  medis  di  bagian pendaftaran  pendaftaran  Al-Khitan  Madinah Banjarmasin  telah  disesuaikan  dengan  isi  dari  komponen  formulir  rekam  medis dimana wajib terdapat instruction dan mudah isi oleh petugas.

## REFERENCES
[1] R. Hayati, Perancangan formulir sertifikat kematian perinatal di BLUD rumah sakit ratu zalecha martapura tahun 2015 . KTI STIKes Husada Borneo Banjarbaru, 2015.
[2] Permenkes, Peraturan Meteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis . Jakarta: Depkes, 2008.
[3] K.  D.  P.  M.  No,  “78  /  Yanmed/RS  Umdik/YMU/I/91  Tentang  Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.” 1991.
[4] G.  R.  Hatta,  “Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  sarana  pelayanan kesehatan,” Ed. Revisi , 2014.
[5] G.  JR, Medical  Record  Principle  of  Hospital  Administration .  GP  Putnam’s  Sons New York, 1991.
[6] H.  00.  06.  1.  5.  0116.  Surat  Edaran  Dirjen  Yanmed  Depkes  1995,  “PETUNJUK TEKNIS PENGADAAN FORMULIR REKAM MEDIS DASAR DANPEMUSNAHAN ARSIP REKAM MEDISDI RUMAH SAKIT,” 1995.
[7] E.  K.  Huffman,  “Health  Information  Management.  Phisician  Record  Company Berwin Lilianis.” USA, 1999.
[8] Subinarto,  “Analisis  Desain  Formulir  Ringkasan  Masuk  dan  Keluar  Rawat  Inap Poltekkes Kemenkes Semarang  RS Palang  Biru  Kutoarjo, Jurnal  Rekam Medis dan Inf,” Kesehatan , vol. 1, no. 2, pp. 76–81, 2018.
[9] N.  Arianto,  “Perancangan  Ulang  Formulir  Rekam  Medis  Ringkasan  Masuk  Dan Keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru Tahun 2014,” J. Kesehat. , vol. 5, no. 3, 2014.
[10]  Ahima, “Health Information Management,” 2002.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Ermas  Estiyana ,  Gelar  Sarjana  diperoleh  dari  STIKes  Husada  Borneo,  Jurusan  Bidan Pendidik  pada  tahuun  2013.  Magister  Manajemen  Kesehatan  diperoleh  dari  STIE Banjarmasin  pada  tahun  2017.  Saat  ini  aktif  sebagai  dosen  tetap  pada  Program  Studi  D3 Perekam dan Informasi Kesehatan STIKes Husada Borneo Banjarbaru.