## Perancangan Sistem Informasi Manajemen Ijazah dan Transkrip Nilai Baru di Institut Teknologi Garut
Fitri Nuraeni 1 , Dede Kurniadi 2 , Tryana Hadi Wijaya 3
Jurnal Algoritma Institut Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@itg.ac.id
1 fitri.nuraeni@itg.ac.id
2 dede.kurniadi@itg.ac.id
3 2106116@itg.ac.id
Abstrak  – Pengajuan  ijazah  dan  transkrip  nilai  merupakan  proses  penting  dalam  pengelolaan pendidikan  di  perguruan  tinggi.  Namun,  di  Institut  Teknologi  Garut  (ITG),  proses  pengajuan ijazah  dan  transkrip  nilai  masih  bersifat  konvensional,  mengakibatkan  kendala  seperti  antrian yang  menumpuk  dan  kesulitan  akses  bagi  mahasiswa  yang  berada  di  luar  kampus.  Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem  informasi  manajemen  pengajuan  ijazah  dan  transkrip  nilai  baru  yang  efisien  dan terintegrasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Extreme Programming (XP). Pengembangan perangkat lunak dilakukan dengan memanfaatkan teknologi web dan fitur- fitur seperti validasi, monitoring pengajuan, notifikasi email , dan log pengajuan. Mahasiswa dapat mengajukan  permohonan  ijazah  dan  transkrip  nilai  secara online melalui platform yang  telah disediakan,  mengisi  formulir  pengajuan  secara online ,  dan  mengunggah  dokumen  yang diperlukan.  Unit-unit  terkait,  seperti  BAAK,  Perpustakaan,  BAK,  CDC,  LP3B,  dan  Program Studi,  dapat  melakukan  proses  validasi  dan  verifikasi  secara online .  Mahasiswa  juga  dapat memantau perkembangan pengajuan mereka melalui fitur monitoring dan menerima notifikasi melalui email .
Kata Kunci – Extreme Programming (XP); Pengajuan Ijazah; Sistem Informasi; Transkrip Nilai

## I. PENDAHULUAN
Ijazah merupakan salah satu bukti dokumen seseorang yang didapatkan setelah menyelesaikan masa studi dan dinyatakan lulus atas pendidikan yang ditempuh sesuai dengan jenjang pendidikan tertentu [1], [2], [3]. Institut Teknologi  Garut  (ITG)  merupakan  salah  satu  Perguruan  Tinggi  Swasta  (PTS)  di  Kabupaten  Garut,  yang merupakan perubahan bentuk dari Sekolah Tinggi Teknologi Garut (STTG). Sebagai perguruan tinggi yang menjunjung tata kelola yang baik, maka sebelum melakukan penerbitan ijazah tersebut, ITG memiliki prosedur yang harus ditempuh oleh mahasiswa tersebut. Prosedur ini adalah mahasiswa melakukan pengajuan ijazah dan transkrip nilai dilanjutkan dengan proses validasi dari unit kerja terkait yaitu Biro Administrasi Akademik dan  Kemahasiswaan  (BAAK),  Perpustakaan,  Biro  Administrasi  Keuangan  (BAK), Career  Development Center (CDC), Lembaga Pengembangan Pendidikan, Pembelajaran, dan Bahasa (LP3B) dan Program Studi. Pengambilan  ijazah  yang  berjalan  di  ITG  masih  menggunakan  formulir  pengajuan  yang  disediakan  oleh BAAK.  Kemudian  mahasiswa  harus  mendatangi  masing-masing  dari  unit  kerja  terkait,  untuk  melakukan pengecekan dan meminta validasi kelengkapan persyaratan penerbitan ijazah dan transkrip nilai [4].
Di Institut Teknologi Garut (ITG), proses pengajuan ijazah dan transkrip nilai masih menggunakan metode konvensional.  Mahasiswa  harus  secara  fisik  datang  ke  kampus  untuk  mengambil  formulir  pengajuan  dan mendatangi  setiap  unit  kerja  terkait,  seperti  Biro  Administrasi  Akademik  dan  Kemahasiswaan  (BAAK), Perpustakaan,  Biro  Administrasi  Keuangan  (BAK), Career  Development  Center (CDC),  Lembaga Pengembangan  Pendidikan,  Pembelajaran,  dan  Bahasa  (LP3B),  serta  Program  Studi,  untuk  validasi  dan verifikasi  persyaratan.  Kendala  seperti  antrian  yang  menumpuk  dan  kesulitan  akses  bagi  mahasiswa  yang berada di luar kampus serta kehilangan formulir yang sudah divalidasi sering terjadi. Perkembangan teknologi sistem informasi yang semakin pesat dapat membantu dalam memudahkan setiap proses bisnis yang berjalan. Hal  tersebut  memungkinkan  untuk  pengembangan  sistem  yang  merubah  formulir  pengajuan  ijazah  dan transkrip di ITG menjadi online dan bisa diakses darimana saja.
Beberapa  penelitian  yang sudah  dilakukan  sebelumnya  dan menjadi  rujukan  bagi  peneliti,  yaitu  penelitian pertama  “Implementasi  Tanda  Tangan  Digital  Menggunakan  RSA  dan  SHA-512  Pada  Proses  Legalisasi Ijazah” [5], penelitian kedua “Rancang Bangun Sistem Informasi Distribusi Ijazah pada Universitas Dinamika Bangsa” [6], penelitian ketiga “Efektifitas Penerapan Sistem Informasi Antrian Pengambilan Ijazah (Siani) Sebagai Penunjang Layanan Akademik Di BAKPK UNESA Pada Masa Pandemi Covid-19 ” [3], penelitian keempat  “Pengembangan  Sistem  Informasi  Layanan  Dokumen  Alumni  Politeknik  Statistika  STIS”  [7], penelitian  kelima  “Perancangan  Direktori  Situs  Sekolah  Berbasis Web Menggunakan  Metode Extreme Programming ”  [8]  dan  penelitian  keenam  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Rekam  Medis  Pada  Klinik Menggunakan Metode Extreme Programing ” [9].

## II. METODOLOGI PENELITIAN

## A.   Extreme Programming (XP)
Penelitian yang dilakukan berstudi kasus di Kampus Institut Teknologi Garut (ITG) yang beralamatkan di Jl. Mayor  Syamsu  No.1,  Jayaraga,  Kec.  Tarogong  Kidul,  Kabupaten  Garut,  Jawa  Barat.  Metodologi  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan Extreme  Programming (XP)  [8],  [9], [10] dimana  dalam metodologi  tersebut  menggunakan  4  tahapan,  yaitu planning,  design,  coding dan testing [11],  [12],  [13]. metode  XP  menjadi  alternatif  dalam  pembuatan  sistem  informasi  karena  menggunakan  pendekatan beroriantasi  objek  sebagai  bentuk  pengembangannya  serta  mengefisiensikan  dengan  perubahan-perubahan kebutuhan pengguna.
Gambar 1: Fase Extreme Programming (XP)

## B.   Work Breakdown Structure (WBS)
Proses yang akan dilakukan dalam penelitian ini digambarkan dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dengan menjelaskan tujuan dari penelitian dan juga tahapan-tahapan penelitian yang akan disesuaikan dengan metodologi yang akan digunakan dalam penelitian serta setiap aktivitas dalam tahapannya. Gambar  2.2 di bawah ini adalah WBS dari penelitian yang akan dilakukan.
Gambar 2: Work Breakdown Structure (WBS)
Berdasarkan WBS di atas penjelesan dari setiap aktivitas yang dilakukan dari setiap tahapan yang ada pada metodologi adalah sebagai berikut:
1. Planning , dimana aktivitas yang dilakukan pada tahapan ini adalah proses pengidentifikasian proses bisnis dari setiap unit kerja terkait, menentukan spesifikasi sistem yang dibutuhkan dengan hasil yang diperoleh dari melakukan wawancara secara langsung ke unit kerja terkait dan studi literatur.
2. Design ,  dimana  pada  tahapan  ini  berfokus  di  arsitektur  sistem  dengan  pemodelan  menggunakan beberapa  diagram,  diantaranya use  case  diagram , simple CRC cards , class  diagram ,  perancangan struktur menu dan interface sistem.
3. Coding , dimana pada tahapan ini melakukan pengimplementasian dari kode program ke sistem.
4. Testing , pada tahapan ini berfokus pada penerapan dan pembangunan sistem dengan tujuan agar bisa digunakan oleh user dan juga pengujian sistem apakah sudah memenuhi kebutuhan dan harapan dari user .

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A.   Hasil Penelitian
Perancangan dan juga pembuatan aplikasi sistem informasi manajamen pengajuan ijazah dan transkrip nilai baru di Institut Teknologi Garut (ITG) dengan menggunakan metodologi Extreme Programming (XP) dengan mengikuti tahapan-tahapan dari metodologi tersebut.
Vol. 20; No. 2; 2023; Hal 284-293

## 1. Planning
Pada tahapan ini kegiatan yang dilakukan yaitu pengidentifikasian dari proses bisnis yang berjalan dan juga menentukan spesifikasi sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan.
a. Identifikasi proses bisnis yang sedang berjalan dan digunakan untuk proses pengajuan ijazah dan transkrip nilai baru di ITG. Gambar 3 di bawah ini adalah proses bisnis dari manajemen pengajuan ijazah dan transkrip nilai baru yang sedang berjalan di Institut Teknologi Garut.

## Gambar 3: Proses Bisnis ITG
Berdasarkan proses bisnis yang sedang berjalan di atas, adapun prosedur dan deskripsi pengajuan ijazah dan transkrip nilai di ITG dapat dijelaskan dengan Tabel 3.1 sebagai berikut:
Tabel 1: Deskripsi Proses Bisnis yang sedang berjalan di ITG
No. Aktivitas Deskripsi 1 Meminta formulir pengajuan Mahasiswa mendatangi bagian BAAK untuk meminta formulir pengajuan ijazah dan transkrip nilai 2 Memberikan formulir pengajuan BAAK memberikan formulir pengajuan ijazah dan transkrip nilai kepada mahasiswa 3 Mengisi formulir Mahasiswa mengisi biodata dalam formulir pengajuan 4 Meminta validasi Mahasiswa mendatangi masing-masing unit kerja BAAK, BAK, Prodi, Perpustakaan, CDC, dan LP3B untuk meminta validasi berupa cap dan tanda tangan 5 Memberikan validasi Semua unit kerja yang menerima pengajuan akan memeriksa kelengkapan mahasiswa yang mengajukan tersebut, validasi akan diberikan jika mahasiswa tersebut sudah memenuhi persyaratan 6 Melakukan pengajuan Mahasiswa mendatangi unit kerja BAAK beserta membawa formulir pengajuan yang sudah diisi dan sudah lengkap dengan validasi cap dan tanda tangan dari masing-masing unit kerja 7 Validasi kelengkapan Unit kerja BAAK memeriksa kelengkapan berkas dan juga formulir pengajuan ijazah dan transkrip nilai 8 Meminta tanda tangan pimpinan (Rektor & WK I) Unit kerja BAAK meminta tanda tangan dari Rektor dan juga WK I untuk ijazah dan transkrip nilai 9 Ijazah & Transkrip siap untuk didistribusikan Mahasiswa sudah bisa membawa ijazah dan transkrip nilai di bagian unit kerja BAAK
b. Menentukan spesifikasi sistem
Kegiatan  dalam  tahapan  ini  adalah  tentang  menjelaskan  kebutuhan  dalam  perancangan  sistem informasi yang akan dibuat.
2. Design
Pada  tahapan design ini  merupakan  tahapan  perancangan  sistem.  Dalam  tahapan  ini  meliputi merancang usecase diagram, pembuatan CRC card , merancang class diagram, merancang interface dan merancang struktur menu pada sistem.
a. Usecase diagram
Aktivitas ini dilakukan untuk mengetahui semua fungsi-fungsi serta aktor yang ada dalam sistem informasi yang akan dibuat. Gambar 4 di bawah ini adalah usecase dari sistem informasi yang akan dibangun.
Gambar 4: Usecase Diagram
b. Class Responsibillity Collaborator (CRC) Card
Pembuatan CRC card ini dimaksudkan untuk mendefiniskan tanggung jawab dari setiap kelas dan keterkaitan dengan kelas yang lain. Tabel 3.2 di bawah ini mendefinisikan dari CRC cards sistem informasi yang akan dibangun.
Tabel 2: Desain Class Responsibility Collaborator (CRC) cards No CRC Keterangan 1 User Responsibilities Collaborator username mahasiswa password staff login logout Untuk melakukan login sistem 2 form pengajuan ijazah Responsibilities Collaborator Untuk melakukan pengajuan dan upload berkas dan kelengkapan persyaratan
Vol. 20; No. 2; 2023; Hal 284-293
No CRC Keterangan melakukan pengajuan user upload berkas dan dokumen mahasiswa cek kelengkapan pengajuan staff log verifikasi ijazah pengajuan yang lainnya 3 log verifikasi ijazah Responsibilities Collaborator menampilkan log aktivitas form pengajuan ijazah user Menampilkan log dari aktivitas yang dilakukan oleh user mahasiswa dan staff
c. Class Diagram
Perancangan class diagram  ini  menjelaskan  semua  kelas  yang  saling  berinteraksi  antara  satu dengan  yang  lainnya  dalam  sistem  informasi  yang  akan  dibuat. Class diagram  pada  sistem informasi manajemen pengajuan ijazah dan transkrip nilai dapat dilihat pada Gambar 3.3 berikut.
Gambar 5: Class Diagram
d. Merancang interface
Merancang interface ini  bertujuan  untuk  visualisasi  dari  sistem  informasi  yang  akan  dibuat. Dengan  adanya  aktivitas  merancang interface ini  akan  lebih  mudah  bagi  pengguna  untuk membayangkan dan mengetahui gambaran bagaimana nanti aplikasi yang telah selesai dibuat, dan juga penyusunan tata letak. Gambar 6 dan 7 merupakan contoh interface dari halaman formulir pengajuan.
Gambar 6: Halaman Formulir Pengajuan
Gambar di atas merupakan mockup dari halaman formulir pengajuan ijazah dan transkrip nilai yang akan diterapkan pada sistem informasi yang akan dibangun.

## Gambar 7 Halaman Formulir Pengajuan
Gambar  di  atas  merupakan  hasil  penerapan  dari  pengkodean  untuk interface dari  formulir pengajuan ijazah dan transkrip nilai.
e. Merancang struktur menu
Aktivitas merancang struktur menu ini untuk memberikan gambaran alur akses dari menu yang dijalankan dan juga alur dari sistem informasi yang akan dibuat. Gambar 3.6 di bawah merupakan struktur menu yang akan diterapkan pada sistem informasi yang akan dibangun.

## Gambar 8: Struktur Menu
3. Coding
Tahapan ini merupakan implementasi perancangan sistem yang sudah dibuat ke dalam bentuk source code atau bahasa pemrograman untuk dijadikan sebuah aplikasi. Gambar 9 di bawah adalah contoh implementasi dari tahapan ini.
Gambar 9: Halaman Pengajuan
Gambar di atas merupakan tahapan awal dari proses pengajuan ijazah dan transkrip nilai, dimana pada tahapan ini pengajuan yang dilakukan oleh mahasiswa akan didistribusikan ke masing-masing unit kerja terkait.
4. Testing
Tahapan testing ini merupakan tahap yang dilakukan untuk melakukan pengujian sistem yang telah dirancang. Pengujian yang dilakukan meliputi fungsi dan fitur pada sistem yang dibuat dan metode blackbox testing. Pengujian ini melibatkan salah satu staf serta alumni. Tabel 3.3 ini merupakan tabel dari pengujian blackbox .
Tabel 3: Pengujian Blackbox
No Fungsi yang diuji Skenario uji Keterangan 1 Login user Melakukan login menggunakan username dan password Sukses 2 Logout user Klik tombol logout Sukses
No Fungsi yang diuji Skenario uji Keterangan 3 Melakukan pengajuan Mahasiswa melakukan pengajuan ke unit kerja terkait Sukses 4 Melakukan validasi Unit kerja melakukan validasi ke mahasiswa yang mengajukan Sukses 5 Upload berkas Mahasiswa mengupload berkas dan dokumen yang dibutuhkan oleh unit kerja terkait Sukses 6 Memberikan notes Unit  kerja  memberikan notes atau  catatan  ke  mahasiswa  yang mengajukan Sukses 7 Monitoring status  Mahasiswa dapat melihat log status pengajuannya Sukses 8 Email notifikasi Mahasiswa yang sudah melakukan pengajuan akan menerima email notifikasi  dari  unit  kerja  terkait  ketika  unit  kerja  tersebut memberikan validasi dan juga memberikan notes Sukses 9 Menolak pengajuan Unit  kerja  melakukan  penolakan  terhadap  pengajuan  yang dilakukan mahasiswa Sukses 10  Mengedit  profil dan biodata Mahasiswa mengedit profil dan biodata Sukses

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  dari  penelitian  yang  sudah  dilakukan,  maka  peneliti  dapat  menarik  kesimpulan  bahwa Mekanisme  pengajuan  ijazah  dan  transkrip  nilai  di  lingkungan  Institut  Teknologi  Garut  (ITG)  bersifat konvensional dimana teknis pengajuannya masih menggunakan kertas formulir, dan formulir tersebut harus diambil langsung oleh mahasiswa yang akan melakukan  pengajuan. Oleh karena itu dengan adanya sistem informasi  yang  dilengkapi  dengan  fasilitas  notifikasi  melalui email memiliki  manfaat  signifikan  dalam meningkatkan komunikasi dan pemrosesan informasi antara user kemudian dengan adanya fasilitas notifikasi melalui email memungkinkan  sistem  untuk  mengirimkan  pemberitahuan  otomatis  kepada user terkait perkembangan status pengajuan mereka, seperti konfirmasi penerimaan pengajuan, update status verifikasi, dan pemberitahuan keputusan akhir. Saran untuk penelitan dan pengembangan lebih lanjut dari penelitian yang sudah  dilakukan  ini  adalah  dilakukannya  pengembangan  versi mobile dari  sistem  informasi  ini  dapat mempermudah dan mempercepat akses melalui perangkat seluler sehingga akan memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada mahasiswa dan staf administrasi dalam mengakses dan mengelola dokumen akademik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ichsan,  Ramadhani, And A.  Mujahir,  “Rancang  Bangun  Sistem Validasi  Ijazah  Berbasis  Qr-Code,” Jurnal J-Innovation , Vol. 8, No. 1, Pp. 15–20, 2019.
[2] R.  Firliana,  R.  Indriati,  I.  N.  Farida,  And  R.  K.  Niswatin,  “Aplikasi  E-Katalog  Yudisium  Bukti Pengambilan  Ijazah  Dan  Transkrip  Nilai,” Jurnal  Inkofar ,  Vol.  1,  No.  2,  Jan.  2020,  Doi: 10.46846/jurnalinkofar.v1i2.126.
[3] R. A. P. Sujono, Anita Mislica, Eka Yudianto, Eky Widiyanti, “Efektifitas Efektifitas Penerapan Sistem Informasi Antrian Pengambilan Ijazah (Siani) Sebagai Penunjang Layanan Akademik Di Bakpk Unesa Pada  Masa  Pandemi  Covid-19  |  It-Edu :  Jurnal  Information  Technology  And  Education.” https://ejournal.unesa.ac.id/index.php/it-edu/article/view/43621 (Accessed May 20, 2022).
[4] Institut  Teknologi  Garut, Pedoman  Akademik  Institut  Teknologi  Garut .  Garut,  2021.  [Online]. Available: www.itg.ac.id
[5] F. Nuraeni, Y. H. Agustin, And I. M. Muharam, “Implementasi Tanda Tangan Digital Menggunakan Rsa Dan Sha-512 Pada Proses Legalisasi Ijazah,” Konferensi Nasional Sistem Informasi (Knsi) 2018 ,
Vol. 0, No. 0, Mar.
2018,  Accessed: Mar. 10, 2023. [Online].  Available: http://jurnal.atmaluhur.ac.id/index.php/knsi2018/article/view/462
[6] X.  Sika,  “Rancang   Bangun   Sistem   Informasi   Manajemen   Distribusi   Ijazah   Pada  Universitas
Vol. 20; No. 2; 2023; Hal 284-293
Dinamika  Bangsa,” Jurnal  Processor ,  Vol.  16,  No.  2,  Pp.  108–117,  2021,  [Online].  Available: http://ejournal.stikom-db.ac.id/index.php/processor/article/view/1089
[7] N. Ketut, A. K. Dewi, And N. Wilantika, “Pengembangan Sistem Informasi Layanan Dokumen Alumni Politeknik Statistika Stis,” Jurnal Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer , Vol. 9, No. 2, Pp. 255–362, Feb. 2022, doi: 10.25126/jtiik.2021864776.
[8] I.  Qusaeri,  D.  Kurniadi,  And  R.  Setiawan,  “Perancangan  Direktori  Situs  Sekolah  Berbasis  Web Menggunakan Metode Extreme Programming,” Jurnal Algoritma , Vol. 19, No. 1, Pp. 172–180, May 2022, doi: 10.33364/algoritma/v.19-1.1019.
[9] D. Kurniadi, A. Mulyani, D. Arynie, And N. Annisa, “Rancang Bangun Sistem Informasi Rekam Medis Pada Klinik Menggunakan Metode Extreme Programing,” Jurnal Algoritma , Vol. 17, No. 2, Pp. 440– 451, Feb. 2020, doi: 10.33364/algoritma/v.17-2.440.
[10]  K. Back And M. Fowler, Planning Extreme Programming , 1st Edition. Addison-Wesley Professional, 2000.
[11]  I. G. N. Suryantara, Merancang Aplikasi Dengan Metodologi Extreme Programmings . Jakarta: Pt Elex Media Komputindo, 2017.
[12]  U. B. Mulia, “Merancang Aplikasi Dengan Metodologi Extreme Programming,” No. May 2017, 2018.
[13]  N. Hikmah, R. Bagus Pratama, And Suryanto, “Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Menggunakan Metode Extreme Programming,” Seminar Nasional Inovasi Dan Tren (Snit) , Vol. 5, No. ISBN: 978-602-61268-5-6, 2018.