## Jurnal Akuntansi dan Manajemen
Vol.15, No.1, 2020, Hal. 33-41
Desain Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi untuk Usaha Bengkel Studi Kasus pada AA Cempaka Auto Service
Firman Surya 1 , Elfitri Santi 2 , Armel Yentifa 3 , Rini Frima 4 , Dedy Djefris 5
1 Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Padang Email: firm4n2003@gmail.com
2 Jurusan Akuntasi, Politeknik Negeri Padang
Email: elfitrisanti@ymail.com
3 Jurusan Akuntasi, Politeknik Negeri Padang
Email: armel_yentifa@gmail.com
4 Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Padang Email: rinifrima@gmail.com
5 Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Padang Email: dedydjefris@gmail.com

## ABSTRACT
This  study  aims  to  design  an  accounting  information  system  application  in  AA  Cempaka  Auto  Service workshop. Case study used as research approach. The application design process begins with studying the forms  and  reports  that  are  required  by  the  workshop  business  i.e  purchasing form,  sales form,  general journal  form,  vehicle  service  record,  debt  payment  and  receivables.  Required  reports  consist  of transaction  journal  records,  general  ledger,  balance  sheet,  income  statement,  balance  sheet,  inventory position, and vehicle service record. Application development stage using Microsoft Access 2007 software and  VBA  facilities  for  automation  of  journal  posting  and  inventory  cost  calculation  based  on  moving average  method.  The  next  step  is  to  test  the  application  to  get  sufficient  confidence  in  transaction processing  by  comparing  the  results  of  the  processing  with  the  manual  calculations  performed.  The implementation process is carried out by converting the initial data on the conversion date and inputting the  transaction  up  to  the  company's  operating  date.  After  carrying  out  the  implementation  and conversion, the final stage is to carry out training to users and carry out the process of improvement and adjustments  to  the  application  based  on  feedback  received  from  the  user.  The  system  design  and implementation process have been deemed successful after the user has stated that the application has met all user needs and is operating properly.
Keywords: System, Prototyping, Information, Accounting, Database, Auto Service

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mendesain aplikasi sistem informasi akuntansi pada usaha bengkel AA Cempaka.  Pendekatan  yang  dilakukan  pada  penelitian  adalah  studi  kasus.  Proses  desain  aplikasi dimulai  dengan  mempelajari  formulir  dan  laporan  yang  dibutuhakan  oleh  usahan  bengkel  berupa formulir  transaksi  pembelian,  penjualan,  jurnal  umum,  servis  kendaraan,  pembayaran  hutang  dan penerimaan  piutang.  Laporan  yang  dibutuhkan  berupa  keseluruhan  catatan  jurnal  transaksi,  buku besar,  neraca  saldo,  laba  rugi,  neraca,  posisi  persediaan  dan service  record kendaraan.  Setelah mempelajari  kebutuhan  sistem  tersebut  kemuadia  dilanjutkan  pada  tahap  pengembangan  aplikasi menggunakan  software  Microsoft  Access  2007  dan  fasilitas  VBA  untuk  otomasi  posting  jurnal  dan penghitungan  harga  pokok  persediaan  dengan  metode  rata-rata  bergerak.  Tahap  berikutnya  adalah melakukan  pengujian  aplikasi  untuk  mendapatkan  keyakinan  yang  memadai  atas  pemrosesan transaksi  dengan  membandingkan  hasil  pemrosesan  dengan  perhitungan  manual  yang  dilakukan. Proses  implementasi  dilakukan  dengan  melakukan  konversi  data  awal  pada  tanggal  konversi  dan
melakukan input transaksi sampai pada tanggal operasi perusahaan. Setelah melakukan implementasi dan konversi, tahap akhir adalah melaksanakan pelatihan kepada pengguna dan melaksanakan proses perbaikan dan penyesuaian terhadap aplikasi berdasarkan umpan balik yang diterima dari pengguna. Proses desain dan implementasi sistem telah dianggap berhasil setelah pengguna menyatakan bahwa aplikasi telah memenuhi seluruh kebutuhan pengguna dan beroprasi dengan baik.
Kata Kunci: Sistem, Prototyping , Informasi, Akuntansi, Database, Bengkel

## Pendahuluan
Perkembangan jumlah kendaraan bermotor terutama mobil penumpang di Indonesia menurut data statistik BPS pada tahun 2017 mencapai angka 15.493.068 unit. Sejak tahun 2003 sampai 2017 pertambahan jumlah mobil penumpang rata-rata 1 juta unit kendaraan  per  tahunnya.  Kondisi  ini  merupakan  sebuah  peluang  yang  sangat  baik untuk  usaha  bengkel  kendaraan.  Dengan  semakin  meningkatnya  jumlah  kendaraan yang  beredar  di  masyarakat  maka  kebutuhan  akan  jasa  servis  dan  perbaikan kendaraan juga akan ikut meningkat. AA Cempaka Auto Service merupakan salah satu usaha bengkel yang  terletak di  daerah  simpang taruko  kota Padang. Usaha ini telah berdiri sejak tahun 2012 dan sudah dua kali berpindah tempat usaha. Pemilik usaha ini  merupakan  seorang  mekanik  yang  telah  berpengalaman  bekerja  pada  bengkel servis  resmi  kendaraan  bermotor  dengan  merk  toyota.  Keahlian  yang  dimiliki  oleh pemilik usaha yaitu bapak Asrul sudah tidak dapat diragukan lagi. Pengalaman yang didapatkan selama kurang lebih 20 tahun bekerja pada bengkel resmi kiranya sudah lebih dari cukup untuk mulai membuka usaha jasa servis kendaraan sendiri.

## Rumusan Masalah
Berdasarkan  observasi  dan  diskusi  yang  dilaksanakan  pada  bengkel  AA  Cempaka Auto  Service  dapat  didefinisikan  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  pemilik  yaitu kurangnya  kemampuan  untuk  mengolah  transaksi  keuangan  dan  catatan  servis kendaaraan menjadi berbagai informasi yang bermanfaat untuk proses pengambilan keputusan.

## Metode
Metode  yang  digunakan  untuk  memberikan  solusi  atas  rumusan  permasalahan adalah Software Prototyping (Prototyping). Metode ini  dipilih karena penulis  sebagai pengembang  aplikasi  sudah  memiliki  informasi  yang  cukup  jelas  dan  memadai terhadap  kebutuhan  penggunan,  rancangan  aplikasi  yang  akan  dikembangkan  dan waktu  yang  ditargetkan  untuk  menyelesaikan  aplikasi  juga  cukup  singkat.  Menurut definisi  dari  Wikipedia,  “ Software prototyping is the activity of creating prototypes of software applications, i.e., incomplete versions of the software program being developed. It  is  an  activity  that  can  occur  in  software  development  and  is  comparable  to prototyping  as  known  from  other  fields,  such  as  mechanical  engineering  or manufacturing” .  Metode  ini  menggunakan  4  langkah  untuk  mengembangkan  sistem yaitu:  1.  Identifikasi  kebutuhan  dasar  sistem,  2.  Membangun  prototipe  awal,  3. Review prototipe dan 4. Revisi dan penyempurnaan prototipe menjadi software yang berfungsi sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem.

## Identifikasi Kebutuhan Dasar Sistem
Kebutuhan  sistem  yang  akan  dikembangkan  untuk  usaha  bengkel  dapat  dirinci sebagai  berikut:  1.  Pengolahan  transaksi  pembelian,  2.  Pengolahan  transaksi penjualan  dan  perhitungan  harga  pokok,  3.  Pengolahan  transaksi  jurnal  umum,  4. Pengolahan transaksi hutang, 5. Pengolahan transaksi piutang, 6. Pengelolaan catatan servis  ( service record )  dan  7.  Penyajian  laporan  keuangan  dan  pendukung.  Seluruh pengolahan  dan  penyajian  laporan  dilaksanakan  berbasis  komputer  dengan dukungan DBMS . Aplikasi yang didesain harus mampu berjalan pada platform sistem operasi  Microsoft  Windows  7  32/64  bit  dan  dapat  dioperasikan  secara multi user . Penomoran bukti transaksi dilakukan secara otomatis dengan memanfaatkan fasilitas autonumber.

## Membangun Prototipe
Prototipe  aplikasi  dikembangkan  dengan  Microsoft  Access  2007.  Tahap  awal pengembangan  dimulai  dengan  merancang  tabel  dan relationships antar  tabel, kemudian  dilanjutkan  dengan  desain forms dan query yang  dibutuhkan  untuk  input data dan penyajian informasi. Pemrograman aplikasi sebagian besar dilakukan pada tahap pengembangan forms karena forms berkaitan dengan kegiatan input data dan pemrosesan  data.  Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  adalah Visual  Basic  for Application (VBA) yang merupakan bahasa pemrograman yang sudah terpasang pada aplikasi  microsoft  access  2007.  Kode  program  ditulis  untuk  berbagai event yang terjadi pada objek forms seperti command button dan event current .Langkah terakhir adalah membuat berbagai laporan yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan user.
Gambar 2. Menu Utama / Dashboard
Gambar 3. Pengolahan Transaksi Pembelian
Gambar 5. Pengolahan Transaksi Hutang
Gambar 6. Pengolahan Transaksi Piutang
Gambar 7. Pengolahan Transaksi Jurnal Umum
Gambar 8. Inkuiri Data Service Record
Gambar 9. Laporan Service Record
Gambar 10. Laporan Pendukung – Buku Besar
Gambar 11. Laporan Pendukung – All Journal
Gambar 12. Informasi Neraca Saldo
Gambar 13. Laporan Laba/Rugi ( Profit/Loss )
Gambar 14. Laporan Neraca ( Balance Sheet )
Gambar 15. Kode Program pada Visual Basic for Application (VBA)

## Reviu Prototipe
Setelah prototipe diselesaikan kemudian dilakukan reviu dan uji coba menggunakan data real .  Langkah  ini  ditempuh  agar  proses  migrasi  dan  koversi  data  dapat  segera dilaksanakan dan mampu memberikan gambaran yang lebih nyata atas kemampuan aplikasi  yang  dikembangkan  saat  diberikan  data  transaksi.  Hasil  reviu  yang dilaksanakan telah memberikan tingkat keyakinan yang memadai untuk menjalankan aplikasi pada basis pengolahan data yang sebenarnya.

## Revisi dan Penyempurnaan
Berdasarkan hasil reviu yang telah dilaksanakan sebelumnya dan proses penggunaan aplikasi yang telah berjalan sekitar 2 bulan didapatkan keluhan dari pengguna untuk
memperbaiki  beberapa  fungsi  yang  tidak  berjalan  sesuai  dengan  harapan diantaranya  adalah  kebutuhan  pengguna  agar  data  transaksi  pada forms dapat ditampilkan  secara  urut  sesuai  dengan  penomoran  pada autonumber bukan  sesuai dengan tampilan saat ini yang urut berdasarkan nomor bukti transaksi. Selain itu juga diatasi beberapa kendala teknis yang tidak begitu berarti.

## Kesimpulan
Kebutuhan  aplikasi  pengolahan  transaksi  keuangan  dan  pencatatan  servis  ( service record )  telah  berhasil  dikembangkan  menggunakan  microsoft  access  2007  dengan metode prototyping dan berjalan dengan baik. Alasan pemilihan metode prototyping karena  kebutuhan  dasar  aplikasi  sudah  diidentifikasi  dengan  baik  dan  proses pengembangan aplikasi dapat dilaksanakan dalam waktu yang singkat.

## Referensi
[1] bps.go.id, Perkembangan Jumlah Kendaraan Bermotor Menurut Jenis 1949-2017,
diakses pada 19 November 2019, dari
https://www.bps.go.id/linkTableDinamis/view/id/1133
[2]  Wikipedia.org, Software  Prototyping ,  diakses  pada  19  November  2019,  dari https://en.wikipedia.org/wiki/Software_prototyping