## ORGANISASI PROYEK
Oleh : Suwinardi Staf Pengajar Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Semarang Jl. Prof. Sudarto, SH, Tembalang, Semarang, 50275

## Abstrak
Organisasi merupakan bagian dari suatu manajemen proyek, yang akan membuat suatu organisasi dapat mencapai  tujuannya.  Proses  ini  akan  tercermin  pada  struktur  organisasi  yang  mencakup  aspek-aspek penting  organisasi  dan  proses  pengorganisasian,  yaitu  pembagian  kerja,  departementalisasi,  bagan organisasi  formal,  rantai  perintah  dan  kesatuan  perintah,  tingkat-tingkat  hirarki  manajemen,  saluran komunikasi,  penggunaan  komite,  dan  rentang  manajemen  dan  kelompok-kelompok  informal  yang  tidak dapat  dihindarkan.  Suatu  organisasi  proyek  dapat  berupa  organisasi  proyek  murni.  Organisasi  proyek murni terpisah dengan organisasi induk dan menjadi organisasi tersendiri dengan staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan secara periodik mengenai  proyek.  Namun  untuk  megatasi  kelemahan  organisasi  proyek  murni  dapat  menggunakan organisasi  matriks.  Organisasi  matrik  merupakan  gabungan  dari  organisasi  fungsional  dan  organisasi proyek  murni  untuk  menghidari  kekurangan-kekurangan  yang  ada  dan  merupakan  jalan  tengah  dari keduanya.
Kata kunci : Struktur organisasi, pembagian kerja, dan departementalisasi

## 1. Pendahuluan
Suatu  perusahaan  tidak  terlepas  dari  suatu kegiatan pengorganisasian dalam melaksanakan proyek. Proses
pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana  kegiatan  organisasi  dialokasikan dan  ditugaskan  di  antara  para  anggotanya agar  tujuan  organisasi  dapat  tercapai dengan efisien.
Pengorganisasian  ( organizing )  merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, menggerakkan sumber daya yang dimilikinya, serta lingkungan yang melingkupinya.
Dua  aspek  utama  proses  penyusunan struktur organisasi adalah:
a. Departementalisasi
Departementalisasi merupakan pengelompokan  kegiatan-kegiatan  kerja suatu  organisasi  agar  kegiatan-kegiatan yang  sejenis  dan  saling  berhubungan dapat  dikerjakan  bersama.  Hal  ini  akan tercermin  pada  struktur  formal  suatu organisasi,  dan  tampak  atau  ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi.
b. Pembagian kerja Pembagian kerja merupakan pemerincian  tugas  pekerjaan  agar  setiap
individu  dalam  organisasi  bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.
Kedua  aspek  ini  merupakan  dasar  proses pengorganisasian  suatu  organisasi  untuk mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan secara efisien dan efektif.
Pengorganisasian  merupakan  suatu  proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi  tugas-tugas  atau  pekerjaan  di antara  para  anggota  organisasi,  agar  tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses  pengorganisasian  dapat  ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:
a. Pemerincian  seluruh  pekerjaan  yang harus  dilaksanakan  untuk  mencapai tujuan organisasi
b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi  kegiatan-kegiatan  yang  secara logik  dapat  dilaksanakan  oleh  satu orang.  Pembagian  kerja  sebaiknya  tidak terlalu  berat  sehingga  tidak  dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
c. Pengadaan  dan  pengembangan  suatu mekanisme  untuk  mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi  satu  kesatuan  yang  terpadu  dan harmonis.  Mekanisme  pengkoordinasi
ini akan membuat para anggota organisasi  menjaga  perhatiannya.  Pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak  efisienan  dan  konflik-konflik yang merusak.
Pelaksanaan  proses  pengorganisasian  yang sukses,  akan  membuat  suatu  organisasi dapat  mencapai  tujuannya.  Proses  ini  akan tercermin  pada  struktur  organisasi  yang mencakup  aspek-aspek  penting  organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, bagan organisasi  formal,  rantai  perintah  dan kesatuan  perintah,  tingkat-tingkat  hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, dan rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.

## 2. Struktur Organisasi
Struktur  organisasi  dapat  didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan  mana  organisasi  dikelola.  Struktur organisasi  menunjukkan  kerangka  dan susunan  perwujudan  pola  tetap  hubungan- hubungan  di  antara  fungsi-fungsi,  bagian- bagian  atau  posisi-posisi,  maupun  orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang  dan  tanggung  jawab  yang berbeda  beda  dalam  suatu  organisasi. Struktur  ini  mengandung  unsur-unsur spesialisasi  kerja,  standarisasi,  koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
a. Strategi  organisasi  untuk  mencapai tujuannya
b. Strategi  akan  menjelaskan  bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi  dapat  disusun di  antara para manajer  dan  bawahan.  Aliran  kerja sangat dipengaruhi strategi sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.
c. Teknologi yang digunakan
d. Perbedaan  teknologi  yang  digunakan untuk  memproduksi  barang-barang  atau jasa  akan  membedakan  bentuk  struktur organisasi.  Sebagai  contoh,  perusahaan mobil  yang  mempergunakan  teknologi industri  masal  akan  memerlukan  tingkat standarisasi  dan  spesialisasi  yang  lebih tinggi  dibandingkan  perusahaan  industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.
e. Anggota  (karyawan)  dan  orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
f. Kemampuan  dan  cara  berfikir  para anggota  serta  kebutuhan  mereka  untuk bekerjasama  harus  diperhatikan  dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan  manajer  dalam  pembuatan keputusan  juga  akan  mempengaruhi saluran  komunikasi,  wewenang  dan hubungan  di  antara  satuan-satuan  kerja pada  rancangan  struktur  organisasi.  Di samping itu, orang-orang di luar organisasi,  seperti  pelanggan,  suplier, dan  sebagainya  perlu  dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.
g. Ukuran organisasi Biasanya  organisasi  secara  keseluruhan maupun  satuan-satuannya,  akan  sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks,  dan  harus  dipilih  bentuk struktur yang tepat.

## 3. Bagan Organisasi Formal
Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk  disajikan  secara  verbal.  Manajer perlu  menggambarkan  bagan  organisasi ( organization  chart )  untuk  menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen,  atau  posisi-posisi organisasi  dan  menunjukkan  bagaimana hubungan  di  antaranya.  Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan  dalam  kotak-kotak,  dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.
Bagan  organisasi  menggambarkan  lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara  ringkas  dapat  diuraikan  sebgai berikut:
a. Pembagian kerja.
Setiap kotak menunjukkan individu  atau satuan organisasi mana yang
bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi  yang  digunakan.  Tujuan suatu  organisasi  adalah  untuk  mencapai tujuan  di  mana  individu-individu  tidak dapat  mencapainya  sendiri.  Kelompok dua  atau  lebih  orang  yang  bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan  dapat  mencapai  hasil lebih  daripada  dilakukan  perseorangan.
Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan  sinergi  terjadi.  Gerakan- gerakan  dan  perpindahan  yang  percuma dari  komponen  pekerjaan  yang  besar diminimumkan. Lebih dari itu, pembagian kerja mengarahkan penanaman  pada  peralatan  dan  mesin- mesin  yang  efisien  untuk  meningkatkan produktivitas.
b. Manajer  dan  bawahan  atau  rantai perintah.
Rantai  perintah  menunjukkan  hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan  atasan  dan  bawahan dalam keseluruhan organisasi.  Aliran ini dimulai  dari  jenjang  organisasi  tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi,  seperti  terlihat  pada  gambar 3.1.  Oleh  karena  itu,  setiap  anggota organisasi  mempunyai  suatu  kaitan dengan  manajer  puncak  organisasi. Dalam  hal  ini  prinsip  kesatuan  perintah harus  jelas,  di  mana  setiap  karyawan menerima tugas dan pelimpahan wewenang  hanya  dari  seorang  manajer dan  melaporkan  pertanggung  jawaban juga hanya kepada seorang manajer.
c. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label  dan  diskripsi  pada  tiap  kotak menunjukkan  pekerjaan  organisasional atau  bidang      tanggung  jawab  yang berbeda.
d. Pengelompokan segmen - segmen pekerjaan.
Keseluruhan  bagan  menunjukkan  atas dasar  apa  kegiatan-kegiatan  organisasi dibagi  dasar  fungsional  atau  divisional, atau lainnya (departementalisasi)
e. Tingkatan manajemen. Suatu  bagan  tidak  hanya  menunjukkan manajer  dan  bawahan  tetapi  juga keseluruhan hirarki manajemen.
Seberapa  luas  tingkat  spesialisasi  kerja dalam organisasi dapat diperkirakan dengan membaca  label-label  yang  menunjukkan perkerjaan-pekerjaan  yang  berbeda  dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan. Garis  menunjukkan  rantai  perintah  yang merupakan  aspek  kunci  koordinasi  dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan  menimbulkan  gambaran  yang  tidak jelas.
Kekurangan  atau  kelemahan  utama  bagan adalah  masih  banyak  hal-hal  yang  tidak jelas  atau  tidak  ditunjukkan.  Bagan,  tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang  dan  tanggung  jawab  setiap tingkatan  manajerial.  Bagan  juga  tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, di mana organisasi tidak  dapat  berfungsi  secara  efisien  tanpa hal-hal itu.
Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan cukup  lama  di  antara  para  penulis manajemen.  Salah  satu  keuntungan  adalah bahwa  karyawan  dan  lain-lain  diberi gambaran  bagaimana  organisasi  disusun. Manajer,  bawahan  dan  tanggung  jawab digambarkan  dengan  jelas.  Bila  seseorang
dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat dimana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan  bagan  juga  memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan  organisasi,  seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang di  mana duplikasi  yang tidak diperlukan terjadi.

## 4. Departementalisasi
Efisiensi  aliran  pekerjaan  tergantung  pada keberhasilan  integrasi  satuan-satuan  yang bermacam-macam dalam organisasi.
Pembagian  kerja  dan  kombinasi  tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur  departemen  dan  satuan- satuan kerja.
Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan  pola  organisasi  yang  akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan  yang  bermacam-macam untuk  dilaksanakan.  Sekali  lagi,  proses penentuan cara bagaimana kegiatan- kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau  departementasi. Beberapa  bentuk  departementalisasi  yang akan  dibicarakan  berikut  ini,  adalah  atas dasar:
a. Fungsi:  pemasaran,  akuntansi,  produksi, atau keuangan.
b. Produk  atau  jasa:  divisi  mesin  cuci, lemari es, televisi, atau radio.
c. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa  Tengah,  atau  Indonesia  Timur  dan Operasi Internasional.
d. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer atau konsumen.
e. Proses atau peralatan: departemen
pemotongan,
kelompok perakitan, bagian  pembungkusan,  atau  bagian finishing.
f. Waktu:  kelompok  kerja  bisa  dibagi menjadi  shift  pertama,  shift  kedua,  dan shift ketiga.
g. Pelayanan:  bisa  mencerminkan  kelas bisnis,  kelas  ekonomi,  dan  kelas  turis dalam pelayanan di pesawat terbang.
h. Alpha-numerical:  bisa  digunakan  pada pelayanan telepon di mana, misal, nomer 00000  –  50000  ditempatkan  dalam  satu departemen  dan  nomer  50001  –  99999 dalam departemen lain.
i. Proyek  dan  Matriks:  digunakan  oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan  teknologi  tinggi,  perusahaan konsultan atau orientasi-energi.
Dalam  hal  ini  harus  dicatat  bahwa hampir  semua  organisasi  menggunakan lebih  dari  satu  pendekatan  dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan  dalam  organisasi  yang  besar mungkin  dijumpai  empat,  lima,  atau enam  pendekatan  digunakan  bersama sebagai dasar departementalisasi.
5. Organisasi Proyek
a. Organisasi Proyek Murni. Bentuk  lain  suatu  organisasi  proyek dapat  berupa  organisasi  proyek  murni. Organisasi  terpisah  secara  terpisah dengan  organisasi  induk  dan  menjadi organisasi  tersendiri  dengan  staf  teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan  dengan  organisasi  induk  berupa laporan kemajuan secara periodic mengenai  proyek.  Organisasi  induk memberikan petunjuk administrasi, keuangan,  personalia,  dan  prosedur control  secara  detail.  Manajer  proyek bisa  melakukan  kerjasama  sumber  daya dari  luar  berupa  sub  kontraktor  atau supplier  selama  sumber  daya  itu  tidak tersedia  atau  tidak  bisa  dikendalikan dalam organisasi.
Di  bawah  ini  salah  contoh  bentuk organisasi proyek murni
Gambar 1. Organisasi Proyek Murni
Kelebihan  dari  struktur  organisasi  proyek murni adalah :
1) Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang  penuh  untuk  mengelola proyek.Meskipun  MP  harus  melapor  ke eksekutif senior di  organisasi  induk,  ada perhatian khusus ke proyek.
2) Semua  anggota  tim  proyek  secara langsung  bertanggungjawab  terhadap manajer proyek
3) Rantai  komunikasi  menjadi  pendek, sehingga mengurangi salah informasi
4) Bila  ada  proyek  yang  sama  berturut- turut,  organisasi  ini  bisa  memanfaatkan para ahli yang sama
5) Kemampuan membuat keputusan menjadi cepat dilakukan
6) Adanya kesatuan komando
7) Bentuknya  simple  sehingga  mudah dilaksanakan
Organisasi proyek murni mempunyai keterbatasan, antara lain :
1) Bila organisasi induk mempunyai
banyak  proyek  yang  harus  dikerjakan, akan terjadi duplikasi usaha dan fasilitas sumber daya
2) Struktur  ini  akan  menambah  biaya, karena  biayanya  berdiri  sendiri  dengan staf penuh
3) Sering  kali  manajer  proyek  menumpuk sumber daya secara berlebihan
4) Bila proyek selesai akan terjadi masaalah tentang  nasib  para  pekerja.  Apakah mereka  harus  diberhentikan  atau  tetap digaji  selama  menunggu  pelaksanaan proyek yang lain. (Budi Santosa, 2009)
Gambar 2. Organisasi Matriks

## b. Organisasi Matriks
Organisasi matriks merupakan gabungan dari organisasi fungsional dan organisasi proyek murni untuk menghidari kekurangan-kekurangan  yang  ada  dan merupakan jalan tengah dari keduanya.
Organisasi  matriks  adalah  organisasi proyek  murni  yang  melekat  pada  divisi fungsional pada organisasi induk., seperti    gambar  2    menunjukkan  contoh bentuk organisasi matriks.
Dalam  contoh  gambar  2  di  atas perusahaan induk mempunyai dua proyek  yang  dikelola  di  bawah  divisi televisi,  yaitu  proyek  A  dan  B.  Kedua proyek  ini  bisa  menggunakan  sumber daya dari unit fungsional yang sama dari divisi televisi.
Dalam  hal  memilih  organisasi  proyek, perlu  memperhatikan  hal-hal  sebagai berikut :
Jika  lebih  dari  75  %  pekerjaan melibatkan  proyek,  maka  organisasinya perlu mempertimbangkan organisasi proyek penuh.
Jika  organisasi  mempunyai  produk  dan proyek  standar,  maka  organisasi  matriks tampak lebih sesuai.
Jika  organisasi  memiliki  sedikit  proyek, organisasi  yang  tidak  begitu  formal diperlukan.  Satuan  tugas  temporer  dapat dibentuk bila diperlukan atau
menggunakan outsourcing .

## 5. Kesimpulan
Suatu  organisasi  dalam  perusahaan  yang melaksanakan  proyek,  diperlukan    bagan organisasi  menggambarkan  lima  aspek utama  suatu  struktur  organisasi,  yaitu pembagian  kerja,  manajer  dan  bawahan atau  rantai  perintah,  tipe  pekerjaan  yang dilaksanakan, pengelompokan segmen- segmen pekerjaan, dan tingkatan
manajemen.
Departementalisasi juga
diperlukan  dalam  mengorganisir  suatu
perusahan  yang  melaksanakan  proyek. Disamping itu,  bila menginginkan organisa yang  lebih  efisien  dan  ramping,  dapat menggunakan  organisasi  proyek  murni. Namun  apabila  perusahaan  mempunyai beberapa proyek yang besar dapat menggunakan organisasi matrik yang merupakan gabungan dari organisasi fungsional  dan  organisasi  proyek  murni untuk  menghidari  kekurangan-kekurangan yang  ada  dan  merupakan  jalan  tengah  dari keduanya.

## DAFTAR PUSTAKA
Suwinardi  dan  Arif  Nursyahid,  2011.
Manajemen Industri . Semarang:
Polines
Budi Santosa, 2009. Manajemen Proyek Konsep & Implementasi . Yogyakarta
: Graha Ilmu
Clifford F.Gray, Erik W.Larson, 2007.
Manajemen Proyek Proses Manajerial . Yogyakarta : Andi Kerzner, Harold. 2003. Project Management: A System Approach to Planning Schedulling and Controlling . Van Nostrand Reinhold Company. Kusnendi,  2003. Studi  Kelayakan  Proyek
Bisnis .  Bandung:  JPE  Universitas Pendidikan Indonesia.
Nitisemito, Alex S. & Umar Burhan. 2004.
Wawasan Studi Kelayakan dan
Evaluasi Proyek .  Jakarta: Bumi Aksara.
Project manajemen Institute, 2000. A guide to the project management Body of knowledge (PMBOK Guide ). Pensylvania. Soeharto Iman, 1992. Manajemen Proyek Industri: Persiapan, Pelaksanaan,
Pengelolaan . Erlangga Suryana, 2004. Evaluasi dan pengembangan usaha. Jakarta :
Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan  Dirjen  Pendidikan  Dasar dan Menengah, Departemen
Pendidikan nasional.