## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTIK BERBASIS ANDROID UNTUK MAHASISWA DAN DOSEN
Viny Christanti M. 1 dan Bagus Mulyawan 2
1,2 Jurusan Teknik Informatika, Unviersitas Tarumanagara
1 Email: viny@untar.ac.id
2 Email: bagus@untar.ac.id

## ABSTRAK
Pada saat ini pengelolaan kerja praktik di FTI sudah dilakukan secara komputerisasi berbasis web. Mahasiswa sudah  dapat  melakukan  pendaftaran  dan  pengisian  data  KP  secara  online.  Dosen  dapat  mengisi  nilai  secara online  pada  saat  sidang.  Koordinator  KP  dapat  memantau  dan  mengawasi  proses  pelaksaaan  KP  secara langsung.  Namun  masih  terdapat  kendala  pada  saat  sidang  KP,  dimana  dosen  kesulitan  pada  saat  harus menginputkan  nilai  melalui  web.  Tidak  semua  dosen  membawa  laptop  ke  ruang  sidang,  sedangkan  pengisian nilai  melalui  browser  disamrtphone  masih  sulit  dilakukan  karena  tampilannya  yang  kecil.  Oleh  karena  itu, terdapat  beberapa  permintaan  untuk  membuat  sistem  berbasis  mobile  agar  tidak  perlu  membawa  laptop  ke ruang  sidang.  Dalam  pengabdian  ini,  tim  PKM  akan  memberikan  kontribusi  mengembangkan  aplikasi  sistem informasi kerja praktik berbasis android dan pelatihan penggunaan aplikasi SIKP FTI tersebut. Aplikasi dibuat dalam bentuk mobile dengan menggunakan android  agar dapat  digunakan oleh dosen dan mahasiswa.  Dosen dapat menginputkan secara langsung nilai sidang pada saat sidang dengan menggunakan smartphone masing- masing  dan langsung menandatanganinya. Dosen pun dapat menginputkan catatan atau komentar yang harus dilakukan  mahasiswa  untuk  perbaikan  hasil  sidang.  Mahasiswa  pun  dapat  melihat  catatan  sidang,  jadwal sidang dan data KP melalui smartphone masing-masing.
Kata kunci : Android; Sistem Informasi Kerja Praktik; SIKP.

## 1. PENDAHULUAN
FTI  Untar  adalah  fakultas  yang  memberikan  matakuliah  berhubungan  dengan  Teknologi Informasi.  Salah  satu  matakuliah  yang  wajib  ditempuh  oleh  mahasiswa  adalah  matakuliah kerja praktik. Pada pengabdian sebelumnya telah dibangun sebuah sistem pengelolaan kerja praktik  yang  dapat  digunakan  secara  online  (Viny  et.  al,  2017).  Sistem  tersebut  sudah berjalan  dan  digunakan  oleh  mahasiswa,  dosen,  koordinator  kerja  praktik  dan  staff  prodi. Pada  saat  menggunakan  aplikasi  ini user dapat  mengaksesnya  melalui  PC  atau  laptop. Penggunaan  sistem  ini  melalui  PC  dan  laptop  sudah  berjalan  dengan  baik  dengan  tampilan antar muka yang mudah digunakan.
Namun  pada  saat  sidang,  dosen  lebih  memilih  untuk  menggunakan smartphone dalam mengakses aplikasi ini. Dosen lebih banyak membawa smartphone dibandingakan membawa laptop yang besar. Aplikasi sistem pengelolaan KP sudah dapat diakses melalui smartphone menggunakan  browser  apa  saja.  Namun  tampilan  aplikasi  pada  browser  akan  terlihat  kecil dikarenakan memang sistem diperuntukan untuk layar pada PC atau laptop. Sehingga dosen sulit untuk melakukan pengisian nilai dan pengetikan catatan sidang.
Selain  para  dosen,  mahasiswa  pun  banyak  yang  meminta  untuk  dapat  mengakses  sistem menggunakan smartphone .  Selain  memudahkan  mereka  dalam  mengupload  berkas  yang dibutuhkan untuk kelengkapan KP, smartphone pun mempercepat mereka untuk mengisi dan melihat catatan atau pengumuman yang berkaitan dengan KP. Mereka tidak perlu membuka terlebih dahulu PC atau laptop yang pasti membutuhkan tempat dan waktu yang lebih lama. Pengelolaan  kerja  praktik  di  fakultas  dilakukan  oleh  koordinator  kerja  praktik  bekerja  sama dengan ketua program studi dan diawasi oleh dekan fakultas. Pelaksanaan kerja praktik sudah diatur berdasarkan peraturan dan pedoman yang sudah disiapkan oleh fakultas dan tercantum
dalam  standar  dan  manual  sistem  penjaminan  mutu  internal  fakultas  (SPMI,  2017). Mahasiswa dapat melaksanakan kerja praktik berdasarkan aturan yang telah dibuat. Penggunaan  sistem  berbasis  web  dirasa  semakin  meningkatkan quality  control terhadap pelaksanaan  KP.  Beberapa  kendala-kendala  yang  muncul  pada  penggunaan  sistem  berbasis web adalah:
1. Tampilan web yang sulit dilihat pada saat membuka melalui smartphone
2. Pada  saat  sidang  dosen  sulit  mengisi  nilai  pada  web  karena  tidak  membawa laptop  atau  PC,  sehingga  pengisian  manual  masih  ada  yang  menggunakan kertas
3. Dosen sulit menginput komentar mengenai hasil sidang KP.
4. Masih  ada  dosen  yang  menggunakan  kertas  atau  mencoretnya  saja  di  buku laporan  perbaikan  apa  yang  perlu  dilakukan.  Hal  ini  dapat  menyebabkan komentar/saran/perbaikan tersebut tidak terdokumentasi dengan baik
5. Mahasiswa ingin dapat melihat komentar dari dosen pada saat sidang dengan mudah tanpa harus membuka laptop terlebih dahulu.

## 2. SOLUSI PERMASALAHAN
Sistem informasi KP berbasis web ini sangat berguna dan perlu dikembangkan dalam bentuk mobile agar  setiap  pihak  yang  terkait  dapat  mengakses  dengan  lebih  mudah.  Berdasarkan beberapa  hasil  analisis  masalah  yang  ada  dalam  pengelolaan  kerja  praktik,  maka  tim  PKM mengusulkan untuk membangun sebuah sistem yang berbasis mobile . Sehingga sistem yang ada  saat  ini  dapat  disesuaikan  agar  dapat  dijalankan  melalui smartphone .  Tim  PKM  akan membuat aplikasi pengelolaan kerja praktik berbasis mobile menggunakan android.
Sistem  berbasis  android  dipilih  karena  akademisi  FTI  Untar  lebih  banyak  pengguna smartphone berbasis  android  dibandingkan  IoS.  Selain  itu  aplikasi  ini  juga  dibangun  sesuai dengan  prosedur  kerja  praktik  yang  terdapat  dalam  SPMI  dan  sesuai  flowchart  yang  sudah dibuat pada sistem informasi KP berbasis web. Aplikasi pengelolaan kerja praktik ini secara khusus  akan  dibuat  untuk  mahasiswa  dan  dosen  FTI  yang  sudah  memiliki  login  yang diperoleh sebelumnya.
Aplikasi  pengelolaan  kerja  praktik  ini  dibuat  dengan  tampilan  yang  sesuai  dengan  konsep kebutuhan  untuk  dosen  agar  dapat  menginput  komentar,  menginput  nilai  pada  saat  sidang, menandatangani  nilai  sidang.  Sedangkan  bagi  mahasiswa  memiliki  menu  untuk  melihat jadwal  sidang,  melihat  pengumuman  dan  melihat  komentar  hasil  sidang.  Pengelolaan  kerja praktik  dibuat  agar  memudahkan  pihak-pihak  yang  terkait  dalam  mengatur  dan  mengelola kegiatan  kerja  praktik.  Penggunaan  aplikasi  ini  juga  dapat  memudahkan  proses pendokumentasian  dan  proses  pencarian  data  kerja  praktik  yang  sudah  dilakukan  oleh mahasiswa.

## 3. METODE PELAKSANAAN
FTI  Untar  merupakan  fakultas  yang  bergerak  dalam  bidang  ilmu  teknologi  sehingga  sarana dan  prasarana  yang  menggunakan  teknologi  sangat  sesuai  dengan  kebutuhan  pembuatan aplikasi  ini.  Tim  PKM  ini  juga  merupakan  tim  yang  pakar  didalam  bidangnya.  Tim  PKM terdiri dari 2 orang yaitu:
1. Ketua  tim  adalah  salah  satu  dosen  yang  menjabat  sebagai  koordinator  kerja  praktik sehingga  mengetahui  proses  kerja  praktik.  Ketua  tim  memiliki  kepakaran  dalam bidang  Information  Retrieval  dan  pembuatan  aplikasi  web.  Ketua  tim  bertugas merancang, membuat dan memberikan pelatihan kepada mahasiswa dan dosen.
2. Anggota tim adalah pakar didalam bidang web, jaringan dan distributed application . Anggota  tim  bertugas  untuk  menyiapkan  dan  mengimplementasikan  program  ke
server.  Selain  itu  anggota  tim  juga  bertugas  membantu  pelatihan  aplikasi  kepada pengguna.
Pengabdian  ini  dilaksanakan  dari  bulan  Februari-Juli  2018.  Jadwal  kegiatan  dapat  dilihat pada  Tabel  1.  Pengabdian  dimulai  dengan  membuat  aplikasi  SIKP  FTI  Untar  berbasis mobile.  Proses  pebuatan  diawali  dengan  melakukan  persiapan  analisis  data  dan  kebutuhan, kemudian  dilanjutkan  dengan  perancangan  antarmuka,  alur,  dan  basis  data  yang  akan digunakan  oleh  dosen  dan  mahasiswa.  Selanjutnya  pembuatan  program  dilakukan  selama  2 bulan.
Tabel l. Rencana Jadwal Kegiatan No  Kegiatan Hari/Tanggal 1 Persiapan: Menyiapkan sarana dan prasana, analisis permasalahan mitra, pengumpulan data Februari 2018 2 Perancangan: Perancangan antar muka, basis data, flowchart, program Februari-Maret 2018 3 Pembuatan program Maret-April 2018 4 Uji coba oleh tim April 2018 5 Implementasi ke server Mei 2018 6 Pelatihan terhadap pengguna Mei-Juni 2018 7 Pembuatan Laporan Juli 2018

## 4. TARGET LUARAN DAN CAPAIAN
Pengabdian  ini  memiliki  target  utama  yaitu  hasil  aplikasi  dapat  berguna  dan  digunakan seterusnya  untuk  membantu  pengelolan  KP  FTI  Untar.  Adapun  target  luaran  lainnya  yang akan dihasilkan sesuai dengan rencana kegiatan adalah sebagai berikut:
1. Produk berupa aplikasi pengelolaan kerja praktik (SIKP FTI Untar) berbasis android
2. Modul yang berisi cara penggunaan aplikasi tersebut
3. Jasa  berupa  pelatihan  ( Training  of  Trainers )  Teknologi  Informasi  untuk  mahasiswa dan dosen pembimbing serta penguji kerja praktik
4. Jurnal yang dimasukan ke jurnal nasional berupa karya ilmiah mengenai tahapan dan hasil pembuatan aplikasi
5. Laporan kegiatan
6. Hak Kekayaan Intelektual (HKI) berupa hak cipta program aplikasi

## Produk
Hasil  aplikasi  pengabdian  ini  terdiri  dari  flowchart  yang  merupakan  alur  program  untuk dosen dan mahasiswa. Gambar 1 adalah alur program untuk dosen dan Gambar 2 adalah alur program  untuk  mahasiswa.  Dosen  memiliki  3  fungsi  utama  yaitu  melihat  jadwal  sidang, menginput  hasil  sidang  berupa  komentar  dan  nilai  dan  yang  terakhir  melihat  hasil  sidang yang  dapat  langsung  ditandatangani  pada smartphone .  Sedangkan  mahasiswa  memiliki  4 fungsi  utama  yaitu  menginput  data  KP,  melihat  hasil  catatan  sidang,  melihat  jadwal  dan memilih jadwal konsultasi.
Gambar 1. Flowchart program untuk dosen
Gambar 2. Flowchart program untuk mahasiswa
Antarmuka  hasil  program  untuk  dosen  dapat  dilihat  pada  gambar  3-6.  Gambar  3  adalah haaman  utama  aplikasi  SIKP  FTI  pada  android.  Dosen  harus  sudah  memiliki  akun  yang sudah  ditentukan  oleh  koordinator  KP.  Sedangkan  gambar  4  adalah  tampilan  antar  muka menu  input  catatan  sidang  yang  dilakukan  pada  saat  sidang  berlangsung.  Menu  input  nilai dan komentar hanya dapat diakses sesuai jadwal sidang masing-masing kelompok sesuai dan hanya dapat dilakukan oleh dosen yang sudah diatur jadwalnya oleh koordinator KP. Gambar 5  adalah  menu  untuk  melihat  nilai  keseluruhan  setelah  diinput  oleh  dosen.  Kemudian  pada gambar 6, dosen dapat menandatangani hasil sidang secara langsung pada aplikasi SIKP FTI Untar dan dapat langsung dicetak.
Gambar 3. Antarmuka menu utama dosen Gambar 4. Antarmuka menu input komentar oleh dosen
Gambar 5. Antarmuka lihat nilai oleh dosen
Gambar 6. Antarmuka menu tandangan nilai oleh dosen
Antarmuka  aplikasi  SIKP  FTI  Untar  dapat  dilihat  pada  gambar  7-10.  Menu  halaman  utama mahasiswa  dapat  dilihat  pada  gambar  7,  dimana  mahasiswa  dapat  melihat  pengumuman terkait  jadwal  sidang  dan  pengumuman  lainnya.  Sedangakan  Gambar  8  adalah  menu  untuk melihat data KP secara keseluruhan dan mahasiswa juga dapat mengedit atau menginput data melalui aplikasi ini. Pada gambar 9, mahasiswa dapat melihat catatan sidang yang berisi apa saja yang perlu diperbaiki dari hasil laporan KP yang sudah dikerjakan. Sedangakan sesudah sidang mahasiswa harus memilih jadwal konsultasi format untuk pemeriksaan terakhir hasil laporan KP yang sudah diperbaiki.
Gambar 7 Antarmuka menu utama mahasiswa Gambar 8 Antarmuka menu data KP mahasiswa Gambar 9. Antarmuka menu catatan sidang Gambar 10. Antarmuka menu memilih jadwal konsultasi

## Pelatihan
Proses pelatihan kepada mahasiswa dan dosen dilakukan bersamaan program diuji coba oleh tim dan diimplementasikan di server. Proses pelatihan kepada mahasiswa dilakukan pada saat
kegiatan  briefing  peserta  KP  yaitu  30  April  2018.  Sedangkan  pelatihan  kepada  dosen dilakukan dengan 2 cara, melalui pengiriman manual kepada dosen dan pada saat sidang KP dilaksanakan  yaitu  pada  tanggal  23-26  Mei  2018.  Proses  pelatihan  terus  dilakukan  sampai pada  saat  konsultasi  format  laporan  oleh  mahasiswa  dan  koordinator  KP  pada  tanggal  4-5 Juni 2018.
Pada saat pelatihan, dosen sudah harus memiliki akun yang dapat diperiksa pada web KPFTI dengan  link  http://103.75.25.78/kpfti/.  Apabila  sudah  dapat  login  maka  aplikasi  dapat diunduh dari halaman web KPFTI. Mengunduh aplikasi KPFTI juga dapat dilakukan dari link labira riset: http://103.75.25.78/labirariset/. Setelah mengunduh aplikasi tersebut dosen dapat menginstall aplikasi KPFTI dan membuka aplikasi KPFTI. Aplikasi dapat digunakan dengan melakukan login sesuai akun yang sudah dimiliki.
Dokumentasi  dosen  menggunakan  program  android  dapat  dilihat  pada  Gambar  11.  Pada Gambar 11 dapat dilihat 2 orang dosen sedang mengakses aplikasi. Dosen menginput catatan sidang dan menandatangani nilai yang sudah di input ke dalam aplikasi pada saat sidang.
Gambar 11. Dokumentasi dosen sedang menggunakan aplikasi android
Setelah melakukan pengujian, implementasi  ke server dan pelatihan kepada pengguna maka terdapat beberapa kendala yang muncul pada saat penggunaan aplikasi ini. Kendala tersebut sudah  dapat  diatasi  pada  saat  proses  testing  dan  implementasi.  Kendala  yang  sudah  dapat langsung diperbaiki adalah sebagai berikut:
1. Tampilan  berantakan  setelah  rotate  perangkat.  Sudah  diatasi  dengan  menambahkan code di android untuk mengatasi rotasi perangkat.
2. Menambahkan notifikasi pada perangkat android, jika ada penambahan pengumuman pada web kpfti. Selain itu, pada tampilan mahasiswa juga ditambahkan pengumuman.
3. Menambahkan  link/fungsi  untuk  download  file  pengumuman  dan  lowongan  pada tampilan mahasiswa.
4. Apabila terjadi masalah dengan koneksi internet, hanya muncul tampilan kosong. Hal tersebut  dikarenakan  aplikasi  menunggu  30  detik  untuk  terhubung  ke  server.  Solusi dari  permasalahan  ini  adalah  ditambahkan  penanda  loading  saat  sedang  mengambil data dari server.
5. Mahasiswa  membutuhkan  menu  untuk  menyimpan  hasil  catatan  sidang.  Solusinya adalah  menambahkan  fungsi  pada  mahasiswa  untuk  menyimpan  catatan  sidang  ke dalam sebuah file text.
Walaupun terdapat beberapa kendala yang sudah dapat diatasi, masih terdapat kendala yang belum  dapat  diatas  seperti  belum  ada  fungsi  untuk  upload  file  yang  terkait  dengan pengumpulan berkas KP mahasiswa, hal ini hanya dapat dilakukan melalui web KPFTI untuk menghindari  file  yang  terlalu  besar  ukurannya.  Selain  itu,  perbedaan  perangkat smartphone lainnya yang masih tidak mengalamai gangguan pada saat penggunaan aplikasi.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Pengabdian ini telah dilakukan oleh tim PKM selama 6 bulan. Proses pengabdian terdiri dari 2  tahap,  tahap  pertama  adalah  pembuatan  program  dan  tahap  kedua  adalah  pelatihan penggunaan program. Pengabdian ini telah menghasilkan produk aplikasi SIKP FTI berbasis android. Aplikasi ini telah digunakan pada saat sidang dan selanjutnya pada semester berjalan aplikasi ini akan digunakan secara berkelanjutan.
Saran  terhadap  pengabdian  ini  adalah  membuat aplikasi  pada  platform  lain  seperti  IoS  agar dapat digunakan oleh pengguna yang tidak memiliki smartphone berbasiswa android. Selain itu melakukan pengujian terhadap jenis smartphone yang lebih beragam. Para pengguna juga berharap diberikan pelatihan kembali agar dapat lebih memahami penggunaan aplikasi SIKP FTI Untar ini.
Ucapan Terima Kasih ( Acknowledgement )
Terima kasih kepada DPPM Untar yang telah membantu membiayai pengabdian ini. Terima kasih  juga  penulis  ucapkan  kepada  pihak  prodi,  dosen  dan  mahasiswa  yang  ikut  membantu dalam terwujudnya aplikasi sistem informasi KP FTI Untar ini.

## REFERENSI
Kenneth  E.  Kendall  and Julie  E.  Kendall, Systems  Analysis  and  Design ,  8th  Edition,  Upper Saddle River: Prentice Hall, 2006.
SPMI Kerja Praktik FTI Untar, 2017
Fakultas  Teknologi  Informasi  Universitas  Tarumanagara,  Pedoman  Pelaksanaan  Dan Pembuatan Laporan Kerja Praktik, (Jakarta: FTI Universitas Tarumanagara, 2011)
Mawardi,  Viny  C.,  M.,  Bagus.  dan  H.,  Lely.  Pembuatan  dan  Pelatihan  Sistem  Informasi Kerja Praktik Berbasis Web. Laporan PKM 2017. DPPM Untar.