Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) oleh Sivitas Universitas Pendidikan Indonesia (UPI)

## ABSTRACT
This research article is about technology dissemination in every activity, including  administrative  and  communication  activities.  Currently,  the University of Education Indonesia is starting to focus on the application of technology in this archival field. It is supported by ANRI's Application of  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD).  However,  this  support app has only been used in the last three years, so user perception and judgment will differ. The general purpose of this study is to find out the views of UPI's community towards using SIKD in the archival unit of the University  of  Education  Indonesia.  Specific  objectives  are  how  UPI's Civitas  views  the  technical  and  technical  aspects  and  social  role  of documents/files  contained  in  document  supplement  variable  and  how to  understand  UPI's  Civitas  view  of  the  usefulness  of  SIKD  through usability testing. The method used is quantitative descriptive research, a non-probability sampling data collection technology that uses purposive sampling  and  questionnaire  surveying  as  data  collection  tools.  The study  results  generally  showed  that  UPI  Community  could  use  SIKD applications,  allowing  the  UPI  community  to  use  SIKD  to  perform dynamic mail or file management activities. In particular, the results of the "complementary theory of document" research are a good category, and usability testing also falls into the good category.

## INTISARI
Artikel  ini  merupakan  hasil  diseminasi  teknologi  dalam  setiap kegiatan, salah satunya adalah kegiatan administrasi dan komunikasi. Universitas  Pendidikan  Indonesia  mulai  berfokus  pada  penerapan teknologi  di  bidang  kearsipan  yang  didukung  oleh  aplikasi  Sistem Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  yang  dibuat  oleh  ANRI.  Namun, aplikasi  pendukung  ini  baru  digunakan  dalam  3  tahun  terakhir, sehingga  persepsi  dan  penilaian  pengguna  akan  berbeda.  Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk menjelaskan pandangan sivitas UPI  terhadap  penggunaan  SIKD  pada  unit  kearsipan  Universitas Pendidikan  Indonesia.  Tujuan  khusus  adalah  bagaimana  Sivitas  UPI memandang aspek teknis dan teknis serta peran sosial dokumen/file yang  terdapat  dalam  variabel  suplemen  dokumen,  dan  bagaimana memahami  pandangan  Sivitas  UPI  tentang  kegunaan  SIKD  melalui pengujian usability .  Metode  yang  digunakan  adalah  penelitian deskriptif  kuantitatif,  teknologi  pengumpulan  data  non- probability sampling yang menggunakan purposive sampling dan survey kuesioner sebagai  alat  pengumpulan  data.  Hasil  penelitian  secara  umum menunjukkan  bahwa  Sivitas  UPI  dapat  menggunakan  aplikasi  SIKD, memungkinkan  Sivitas  UPI  menggunakan  SIKD  untuk  melakukan kegiatan  pengelolaan  surat  atau  file  dinamis.  Secara  khusus  hasil penelitian complimentary theory of document baik, dan uji kegunaan atau usability testing juga termasuk dalam kategori baik.
1,2,3,4,5,6 Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Pendidikan Indonesia
Submitted: 11/01/2023 Received: 12/06/2023
*Correspondence: Angga Hadiapurwa angga@upi.edu
KEYWORDS: complimentary theory of document perception,
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
usability testing
KATA KUNCI: complimentary theory of document
Persepsi,
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) uji kegunaan
Desti Delfia 1 , Riche Cynthia Johan 2 , Linda Setiawati 3 , Angga Hadiapurwa 4 , Ardiansah 5 , Hafsah Nugraha 6 CITE THIS ARTICLE:
Delfia, D., Johan, R.C., Setiawati, L., Hadiapurwa,
A., Ardiansah, & Nugraha, H.
. (2022). Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) oleh Sivitas Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 6(1), 69-77. http:// dx.doi.org/10.22146/ diplomatika.81207

## PENDAHULUAN
Kegiatan organisasi pada umumnya selalu berkaitan dengan hal - hal yang bersifat administratif.  Pengelolaan  dokumen  sebagai  arsip  menjadi  salah  satu  kegiatan administratif  yang  hampir  selalu  dilakukan.  Keberadaan  dokumen  sebagai  arsip menjadi penting untuk menunjang kegiatan organisasi agar senantiasa sejalan dengan tujuan  yang  telah  direncanakan  sejak  pertama  organisasi  tersebut  didirikan.  Fitriani (2018) menunjukkan dalam artikelnya bahwa Niels. W. Lund dan Buckland M. K (2013) sebagai  tokoh  dokumentasi  menjelaskan  bahwa  dokumen  merupakan  bentuk  upaya manusia  dalam  mengatakan,  membimbing,  mendemonstrasikan,  menginstruksikan, melaksanakan,  dan  merekam  secara  singkat  penggunaan  alat  dengan  cara  tertentu. Teori  dokumen  yang  dikemukakan  oleh  Lund  disebut complementary  theory  of documents , yaitu: (1) aspek teknis dan teknis dokumen; (2) peran sosial dokumen, dan (3) aspek  spiritual.  Sulistyo - Basuki  mengungkapkan  dalam  Nugrohoadhi  (2011)  bahwa keberadaan  dokumen  sebagai  suatu  profesi  menghasilkan  makna  dari  dokumen  itu sendiri,  yaitu  karya  yang  berkaitan  dengan  pengumpulan/pengambilan,  pengolahan dan penyebarluasan informasi khususnya dalam laporan berupa bahan pustaka ilmiah dan  semi  terbitan.  Dokumen  itu  sendiri  dibagi  menjadi  3  bidang,  yaitu:  Dokumen  itu sendiri dibagi menjadi 3 bidang, (1) Bibliografi atau dokumen perpustakaan; (2) bahan fisik atau arsip yang merupakan bahan koleksi museum, dan (3) dokumen pribadi atau arsip.
Pelaksanaan  kegiatan  administrasi  pada  dasarnya  memerlukan  suatu  informasi salah satunya dalam bentuk arsip. Zhou et al . (2019) pada penelitiannya yang berjudul “ Intellectual structure and evolution patterns of archival information resource research in China ” menyatakan bahwa sumber daya informasi arsip mengacu pada segala jenis informasi  yang  disimpan  dalam  arsip  itu  sendiri  berupa  produk  dalam  bentuk  teks, grafik,  gambar,  suara,  animasi,  video,  dan  sebagainya,  serta  siap  untuk  digunakan. Berdasarkan pernyataan tersebut, pada dasarnya arsip memiliki jenis yang jauh lebih beragam  untuk  sekarang ini.  Tidak hanya  arsip  dalam bentuk  tertulis,  tapi  arsip juga sudah  banyak  berkembang  ke  dalam  bentuk  arsip  elektronik.  Arsip  elektronik digambarkan  sebagai  arsip  yang  dibuat  secara  langsung  menggunakan  teknologi komputer  dan  dapat  diubah  dan  dapat  diubah  menjadi  format  digital  dan  format aslinya (Rachman, 2018).
Secara  umum,  terdapat  dua  jenis  arsip  berdasarkan  penggunaan  dan  fungsinya yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Menurut Susanti (2020), dapat dilihat perbedaan antara  arsip  dinamis  dan  statis.  Arsip  dinamis  adalah arsip  yang  langsung digunakan dalam kegiatan perkantoran seperti perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, dan lain - lain. Arsip statis adalah arsip yang dapat disimpan tetapi memiliki nilai tertentu yang tidak  lagi  digunakan    pencipta  untuk  kegiatannya  sendiri.  Selain  itu,  terdapat  juga pengertian  lain  yang  menjelaskan  bahwa  arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  masih diperlukan secara langsung untuk perencanaan dan penyebaran atau masih digunakan secara  langsung  dalam  administrasi  sehari - hari,  sementara  arsip  statis  adalah kebalikannya  yang  sudah  tidak  digunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan  dan implementasi  pada  instansi  (Puspasari et al .,  2018).  Berdasarkan  penjelasan  tersebut dalam fungsinya arsip dinamis digunakan secara langsung yang terdiri dari arsip yang masih  digunakan  (aktif)  dan  arsip  yang  sudah  tidak  digunakan  (inakitf),  sedangkan arsip  statis  dikatakan  sebagai  arsip  yang  sudah  tidak  berlaku  atau  kedaluwarsa  dan sudah  tidak digunakan  lagi  secara  langsung dalam aktivitas  bisnis  atau  kelembagaan, tetapi masih berpotensi memiliki nilai guna.
Melihat  urgensi  dari  pengelolaan  arsip  yang  semakin  banyak  dilakukan  oleh sebuah  organisasi  serta  perkembangan  arsip  fisik  ke  bentuk  arsip  elektronik,  maka penggunaan  teknologi  informasi  sebagai  penunjang  pengelolaan  arsip  elektronik
menjadi  hal  yang  wajar  untuk  dilakukan.  Arsip  statis  maupun dinamis  dapat  dikelola dengan  lebih  mudah  menggunakan  sistem  yang  terotomatisasi.  Kuswantoro  dan Searoji  (2014)  menyebutkan  komponen  satu  komponen  pembeda  pada  arsip elektronik  adalah  keberadaan  panduan  untuk  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  karena arsip  elektronik  lebih  rentan  untuk  dimanipulasi  apabila  arsiparis  tidak  memiliki kemampuan untuk melindungi keaslian dari arsip elektronik tersebut. Menurut proses pengelolaan  arsip  elektronik  Read  &  Ginn  dalam  Rifauddin  (2012),  pengelolaan dokumen  elektronik  meliputi  empat  tahapan,  yaitu  produksi  dan  penyimpanan, distribusi  dan  penggunaan,  pemeliharaan,  dan  pembuangan.  Dari  pernyataan - pernyataan  tersebut  maka  pemanfaatan  teknologi  dalam  sistem  kearsipan  harus beriringan  dengan  peningkatan  kemampuan  dari  arsiparis  atau  pengelola  dokumen agar keberadaan teknologi informasi dalam sistem kearsipan tersebut dapat dirasakan secara maksimal.
Adanya fenomena tersebut membawa perubahan yang memberikan kemudahan bagi perkembangan aktivitas arsip terutama ketika nilai informasi arsip tersebut akan digunakan.  Kemajuan  dan  inovasi  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang berkembang  cepat  atau  lambat  akan  mengubah  model  operasional  hingga  budaya suatu  organisasi,  sehingga  menciptakan  ekosistem  yang  efektif  dan  efisien  ketika aktivitas  arsip  dilangsungkan  dan  berpotensi  memudahkan  manajemen  organisasi. Manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem teknologi informasi adalah mengurangi biaya,  menghindari  kesalahan,  meningkatkan  kecepatan  aktivitas,  meningkatkan manajemen  perencanaan  dan  pengendalian  (Aswati et  al .,  2011).  Berdasarkan pernyataan  tersebut,  maka  pemanfaatan  sistem  dan  teknologi  informasi  dalam kearsipan  dapat  menjadi  hal  yang  penting  untuk  dilakukan  dalam  suatu  organisasi. Penerapan sistem teknologi informasi dalam pengelolaan arsip memunculkan konsep sistem otomasi dalam kearsipan. Kennedy (1998) menjelaskan bahwa sistem otomasi kearsipan  adalah  sistem  yang  mengimplementasikan  perangkat  komputer  untuk mendukung  pelaksanaan  manajemen  kearsipan,  yang  merupakan  bagian  dari pelaksanaan  pemantauan  arsip.  Pernyataan  tersebut  juga  diperkuat  pada  penelitian Maslahah  &  Rahmawati  (2019)  yang  menyatakan  bahwa  lembaga  kearsipan menggunakan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  karena  salah  satunya  memandang teknologi  sebagai  sarana  penunjang  pengelolaan  arsip.  Tujuan  penerapan  sistem otomasi  arsip  ini  adalah  untuk  mengelola  bukti  transaksi  arsip  institusional  dengan memonitor arsip secara sistematis. Sistem otomatisasi pengarsipan yang berhasil harus mencakup  semua  aktivitas  manajemen  terstruktur  atau  arsip  dan  mampu  mengelola formulir pengarsipan.
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  membuat  sebuah  aplikasi  untuk pelaksanaan  otomasi  arsip  dalam  suatu  organisasi  yang  dinamakan  Aplikasi  Sistem Arsip  Dinamis  (SIKD)  sebagai  bentuk  implementasi  dari  sistem  kearsipan  nasional. Menurut Peraturan Direktur Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2009 dijelaskan bahwa aplikasi Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIKD) merupakan aplikasi yang  dapat  digunakan  untuk  pengelolaan  arsip  dinamis  bagi  pencipta  arsip,  artinya aplikasi  tersebut  digunakan  oleh  semua  instansi  pemerintah  dalam  pengelolaan  file. Seperti namanya, sistem informasi file dinamis ini dirancang khusus untuk menangani manajemen  arsip  dinamis,  aplikasi  ini  juga  merupakan  perangkat  lunak  sistem manajemen  arsip  elektronik.  Tujuan  penerapan  aplikasi  SIKD  ini  adalah  untuk mendukung   birokrasi   modern   dalam penerapan e - government untuk menerapkan sistem  manajemen  informasi  arsip  berbasis  teknologi  untuk  meningkatkan  kinerja sistem.  Mulyadi  dalam  Tamtanus  (2019)  menjelaskan  bahwa  tujuan  dari  Aplikasi sistem  informasi  arsip  dinamis  ini  dimaksudkan  untuk  mempermudah  kegiatan pengelolaan  dan  pendistribusian  arsip,  serta  diharapkan    secara  otomatis  dapat
menciptakan keseragaman dalam administrasi.
Universitas  Pendidikan  Indonesia  merupakan  salah  satu  lembaga  perguruan tinggi  telah  berupaya  untuk  melaksanakan  aktivitas  kearsipan  yang  terotomasi. Pemanfaatan  teknologi  di  bidang  kearsipan  dilakukan  untuk  mempermudah operasional  sehingga  diharapkan  dapat  mencapai  tujuan  organisasi.  UPI  telah berupaya  untuk  menerapkan  aplikasi  SIKD  di  setiap  unit  kerja.  Dalam press realease yang dipublikasikan melalui porta berita UPI ( https://berita.upi.edu/en/ ) yang ditulis oleh  Dodiangga  (2019)  disampaikan  bahwa,  tujuan  implementasi  sistem  informasi arsip  dinamis  adalah  sebagai  bukti  jaminan  terwujudnya  ekosistem  pengelolaan informasi  arsip  yang  handal,  dan  dapat  dijadikan  jaminan  keamanan  informasi kearsipan  dan  keamanan  informasi  kearsipan,  menjamin  penemuan  kembali  arsip, selain  dapat  meningkatkan  kualitas  pelayanan  dengan  cepat,  mudah,  efektif  dan efisien. ” Penggunaan  aplikasi  SIKD  di  lingkungan  UPI  diharapkan  dapat  menjamin terwujudnya  pengelolaan  informasi  arsip  yang  baik  agar  nilai  informasi  yang terkandung dalam arsip dapat terjaga.
Proses implementasi suatu sistem informasi atau teknologi informasi akan selalu melibatkan anggota organisasi. Dalam pengimplementasian SIKD, staff administrasi di setiap unit bertanggung jawab untuk melakukan hal tersebut. Ketika mengoperasikan aplikasi  SIKD,  staff  administrasi  memerlukan  keterampilan  untuk  mengoperasikan perangkat  komputer  dan  kemampuan  memahami interface serta  kegunaan  setiap fungsi  yang  terdapat  dalam  aplikasi  SIKD.  Apabila  suatu  sistem  informasi  atau teknologi  informasi  diimplementasikan  idealnya  akan  memberikan  dampak  pada peningkatan  kinerja  dan  akurasi  sehingga  dapat  meminimalisir  terjadinya  kesalahan. Sebagai  sebuah  aplikasi,  SIKD  perlu  memenuhi  kebutuhan  para  staff  administrasi untuk mengelola arsip di unit masing - masing.
Sebagai  sebuah  aplikasi,  SIKD  terus  mengalami  perkembangan  untuk memperoleh kinerja yang maksimal. Dalam proses pengembangannya, perlu diketahui bagaimana  persepsi  pengguna  khususnya  staff  administrasi  yang  menggunakan  SIKD agar  dapat  diperoleh  gambaran  mengenai  fungsi  yang  diperlukan  oleh  staff administrasi  dalam  pengelolaan  arsip  saat  menggunakan  SIKD.  Untuk  memperoleh data  tersebut,  peneliti  mencoba  untuk  menggali  pengalaman  para  staff  administrasi ketika  menggunakan  aplikasi  SIKD  dengan  merujuk  pada usability testing .  Moran (2019)  mendefinisikan usability testing tahap  pengujian  perangkat  lunak  yang dilakukan  oleh  developer  dengan  menggunakan user atau  penggunaan  yang menggunakan  aplikasi  tersebut  dengan  merujuk  pada  lima  aspek  yakni learnability , efficiency , memorability , error ,  dan satisfaction Pada  penelitian  ini,  peneliti  mencoba untuk mengkaji persepsi para staff administrasi dalam pengelolaan arsip menggunakan aplikasi SIKD ketika melaksanakan kegiatan arsip merujuk pada teori complimentary theory  of  document dan usability  testing untuk  melihat  pemahaman  para  staff administrasi terhadap aplikasi SIKD dari sisi pengoperasian aplikasi. Diharapkan dari penelitian  ini  dapat  diperoleh  gambaran  pengalaman  para  staff  administrasi  selama menggunakan  aplikasi  SIKD  dan  kemungkinan  pengembangan  yang  dapat  dilakukan agar aplikasi SIKD semakin efektif untuk digunakan.

## METODE PENELITIAN
Pendekatan  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  pendekatan  kuantitatif deskriptif  dengan  teknik  pengumpulan  data  menggunakan  kuesioner.  Penentuan sampel  pada  penelitian  ini  menggunakan  teknik nonprobability  sampling dengan metode purposive sampling , sehingga didapat 13 unit kerja dengan total 12 pengguna. Penyebaran  instrumen  dilakukan  secara  daring  kepada  pengguna  khususnya  staff administrasi yang memegang admin SIKD di unit kerja masing - masing. Olah data dan
teknik analisis data pada penelitian ini menggunakan statistik non - parametrik dengan uji hipotesis one sample chi-square.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penggunaan  SIKD  di  lingkungan  UPI  telah  dilakukan  sebagai  upaya  mendukung terciptanya sistem kearsipan nasional. Dalam implementasinya, setiap unit kerja sudah dianjurkan  untuk  menggunakan  SIKD  dalam  melaksanakan  kegiatan  arsip.  Namun karena kondisi pada saat itu masih berada dalam masa peralihan, sebagian besar unit kerja  sudah  menerapkan  SIKD  dan  hanya  Sebagian  kecil  yang  masih  melaksanakan kegiatan  arsip  secara  manual.  Sebagai  sebuah  aplikasi,  SIKD  secara  ideal  terus berkembang  mengikuti  perkembangan  teknologi  serta  sesuai  dengan  kebutuhan pengguna  khususnya  bagi  para  staff  administrasi,  Sejalan  dengan  uraian  yang disampaikan pada pendahuluan, penelitian ini merujuk pada complimentary theory of document untuk melihat persepsi para staff administrasi terhadap kegiatan arsip dengan menggunakan  SIKD  itu  sendiri  serta usability  testing untuk  melihat  pemahaman mengenai aplikasi SIKD khususnya dari sisi pengoperasian aplikasi.
Berdasarkan  hasil  pengumpulan  data  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti,  data yang diperoleh kemudian dihimpun dan diukur menggunakan perhitungan persentase untuk  mengetahui  nilai  yang  diberikan  oleh  para  responden.  Selanjutnya  nilai persentase akan ditafsirkan berdasarkan kriteria pada Tabel 1 berikut:
Tabel 1. Kriteria Persentase Pengukuran Data

## Sumber: Riduwan, 2012
Persepsi  Sivitas  UPI  dalam  Pemanfaatan  Aplikasi  SIKD  berdasarkan Complementary Theory of Document
Complementary  theory  of  document terdiri  dari  2  (dua)  aspek  yaitu Teknis  dan Teknologi & Peran Sosial dari Dokumen . Selanjutnya hasil olahnya sebagai berikut.
Tabel 2 Complementary theory of Document

## Sumber: Penelitian (2021)
Aspek  teknis  dan  teknis  menjelaskan  kemampuan  pengguna  atau user untuk mengidentifikasi  dokumen  atau  arsip  guna  melihat  apakah  arsip  tersebut  berisi bibliografi  atau  deskripsi  dalam  dokumen,  temu  kembali  informasi  untuk mempermudah menemukan dokumen secara tepat dan cepat, bibliometrik dan kajian teks  atau  hubungan  antar  teks.  Dalam  pengolahan  data  penelitian  ini,  persentase
Persentase Penafsiran 81 - 100% Sangat Baik 21 - 80% Baik 41 - 20% Cukup 21 - 40% Kurang
0 - 20% Sangat Kurang Aspek Persentase Teknis dan Teknologi 83,98% Peran Sosial dari Dokumen 33,44% Rata - rata 38,31%
tertinggi  adalah  pertanyaan  nomor  4  dengan  perolehan  90,22%,  yang  menyangkut hubungan  antara  dokumen  dengan  dokumen  lain  yang  terkait,  dan  persentase terendah adalah pertanyaan 3 yaitu 39,28% yang menyangkut masalah - masalah yang berkaitan  dengan  bibliometrik,  dalam  Aplikasi  SIKD.  Dengan  penjelasan  tersebut, Ferraris dalam Sulistyo - Basuki (2012) . Namun, dengan menggunakan teknologi digital, penyebaran berbasis dokumenter akan lebih mudah. Sehingga Pengguna harus mampu mengerti  dan  memahami  aspek  teknis  dan  teknologi  untuk  mempermudah  dalam menggunakan kegiatan mengenai dokumen yang berhubungan dengan teknologi.
Dari segi peran sosial, dokumen tersebut mencakup fungsi sosial dan kepentingan masyarakat  umum,  dokumen  tersebut  harus  memiliki  fungsi  bagi  diri  sendiri  atau orang  lain  agar  dapat  bermakna  dalam  penggunaannya.  Aspek  ini  mengevaluasi  cara memeriksa  apakah  dokumen  yang  digunakan  dalam  arsip  memiliki  efek  sosial. Berdasarkan  hasil  perhitungan  dapat  disimpulkan  bahwa  pemahaman  pengguna terhadap peran sosial tergolong baik. Persentase tertinggi adalah pertanyaan keenam sebanyak 32,12%,  yang  melibatkan  dokumen  atau  file  yang  menarik  bagi  diri  sendiri dan orang lain, dan persentase terendah adalah pertanyaan kelima 30,31%, yaitu file atau arsip memiliki fungsi sosial. Penjelasan tersebut mencerminkan bahwa pengguna dapat  memahami  dokumen  yang  digunakan  dan  tertarik  pada  siapa  saja  yang menggunakannya.  Karena  menurut  Lund  dalam  Basuki  (2012)  dokumen  harus memiliki  nilai    sosial  dan  fungsional,  serta  penting  juga  adanya  "kehadiran"  kita  juga harus  ada.  Dengan  kata  lain,  kita  tidak  bisa  memisahkan  hidup  kita  dari  keberadaan dokumen. Buckland juga mengemukakan bahwa dokumen kemudian digunakan untuk membentuk budaya kita.

## Persepsi  Sivitas  UPI  dalam  Pemanfaatan  Aplikasi  SIKD  berdasarkan  variabel Usability Testing
Usability  testing terdiri  dari  9  (lima)  aspek  yaitu learnability, efisiensi , memorability, error dan satisfaction . Dan hasil olahnya sebagai berikut.
Tabel 3. Usability Testing
Sumber: Penelitian (2021)
Learnability adalah  kemampuan  individu  dalam  menyelesaikan  suatu  pekerjaan dan  berapa  lama  durasi  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikannya.  Pekerjaan  di  sini adalah tugas  yang  ditugaskan  oleh peneliti  agar kita  dapat  melihat  betapa  mudahnya pengguna  mempelajari  aplikasi  ini  di  masa  mendatang.  Ini  mencakup  fasilitas  yang diidentifi  kasi,  dioperasikan,  dicari,  dibaca,  dipahami,  dikunjungi,  dan  diingat  sesuai dengan  kebutuhan  pengguna.  Berdasarkan  perhitungan  dan  analisis  yang  dilakukan, dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  pengertian  ini  nilai  pengguna  termasuk  dalam kategori  baik.  Soal  dengan  persentase  tertinggi  adalah  nomor  42  yaitu  84,33%,  yang berkaitan  dengan  informasi  yang  disediakan  dalam  aplikasi  sistem  informasi  file
Aspek Persentase Learnability 38,12% Efisiensi 39,29% Memorability 39,28% Error 29,13% Satisfaction 31,38% Rata - rata 32,48%
dinamis  yang  mudah dipelajari,  sedangkan  nomor  11  dengan  nilai  84,33%,  berkaitan dengan  keamanan  mengakses  informasi  yang  mudah  digunakan.  mempelajari.  Selain itu,  persentase  pertanyaan  terendah  terdapat  pada  pertanyaan  3  dan  20  dengan persentase 30,31%. Setiap pertanyaan membahas tampilan aplikasi SIKD yang mudah dipelajari  dan  aplikasi  tampilan  menu  dan  halaman  di  Sistem.  Secara  ringkas  dapat disimpulkan  bahwa  kemudahan  yang  diberikan  oleh  sistem  dapat  mempermudah pengoperasian aplikasi. Menurut Tullis dan Albert dalam Ichsani (2013) usability dapat diartikan juga untuk memastikan dapat digunakanya suatu produk dengan baik untuk tujuan tertentu tanpa mengecilkan hati penggunanya, sehingga jika aspek kemampuan belajar  ini  terpenuhi  tentu  tidak  akan  menyurutkan  pengguna  karena  akan menyesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Efisiensi  adalah  ukuran  kecepatan  dan  ketepatan  akses  pengguna  terhadap aplikasi, dalam hal ini  meliputi kemudahan pengguna dalam pengoperasiannya, tidak membosankan, mudah dikenali, mudah ditemukan, mudah dipahami, mudah dikenali, mudah diakses, mudah diingat. Jika pengguna dapat memenuhi hal - hal tersebut, maka aplikasi  tersebut  dapat  dikatakan  efisien.  Berdasarkan  perhitungan  yang  telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa dari segi efisiensi, nilai pengguna termasuk dalam kategori  baik.  Soal  dengan  persentase  tertinggi  adalah  pertanyaan  ke - 33  sebesar 84,33%,  yaitu  tentang  waktu  pengunduhan  arsip  di  aplikasi  sistem  informasi  arsip dinamis, dan pertanyaan dengan persentase terendah adalah pertanyaan ke - 29 dan ke - 43  dengan  persentase  30,31%.  Setiap  pertanyaan  mencakup  isi  dokumen  dalam aplikasi  SIKD  sesuai  dan  waktu  yang  diberikan  dalam  mengakses  informasi  pada aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis begitu singkat.
Memorability merupakan suatu indikator untuk mengukur seberapa jauh ingatan pengguna  terhadap  aplikasi  yang  dioperasikan,  karena Memorability merupakan kemampuan sistem untuk mudah diingat, baik dari sisi fitur atau menu - menu yang ada maupun  cara  pengoperasiannya.  Indikator  ini  mencakup  kemudahan  dikenali, dioperasikan,  tidak  membosankan,  mudah  dicari,  dipahami,  diingat,  dan  terjamin keamanannya.  Berdasarkan  perhitungan  yang  telah  dilakukan,  dapat  disimpulkan bahwa  dalam  aspek  ini  nilai  pengguna  termasuk  dalam  kategori  baik.  Soal  dengan persentase  tertinggi  adalah  nomor  48  sebesar  82,81%,  mengenai  informasi  yang terkandung  dalam  aplikasi  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  mudah  diingat,  dan soal dengan persentase terendah adalah nomor 39 sebesar 24,02%, mengenai simbol - simbol  gambar  dalam  aplikasi  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  mudah  diingat. Menurut  Handiwidjojo  dan  Ernawati  (2012),  kapasitas  memori  ditentukan  oleh  tata letak desain antarmuka yang relatif tetap.
Error atau  kesalahan  merupakan  indikator  yang  berkaitan  dengan  terjadinya kesalahan  yang  dilakukan  oleh  pengguna  pada  saat  melakukan  tugas  yang  diberikan oleh  peneliti,  selain  itu  terdapat  kesalahan  yang  terjadi  pada  saat  mengoperasikan aplikasi  dan  kesalahan  seperti  judul  yang  disebabkan  oleh  pengguna  SIKD. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan dapat ditarik kesimpulan bahwa pada aspek  ini  nilai  pengguna  termasuk  pada  kategori  baik.  Pertanyaan  yang  memiliki persentase tertinggi terdapat pada nomor 40 yaitu mengenai kesalahan ( Errors ) atau ketidaksesuaian  pada  saat  mengakses  simbol - simbol  gambar  dalam  aplikasi  Sistem Informasi  Kearsipan  Dinamis,  dan  nomor  18  mengenai  Keamanan  informasi  yang diakses dalam aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis tidak terjamin. Kesalahan yang  terdapat  pada  suatu  aplikasi  kedepannya  akan  menjadi  suatu  pengembangan yang  selanjutnya  akan  dilakukan  oleh  developer,  akan  tetapi  akan  lebih  baik  apabila aplikasi  memiliki  kesalahan  yang  minim  agar  pengguna  merasa  puas  dalam menjalankan aplikasi.
Satisfaction merupakan  indikator  apakah  pengguna  puas  ketika  mereka mengoperasikan suatu aplikasi. Semakin mereka menyukai suatu sistem, semakin puas mereka  dengan  sistem  tersebut.  Ini  termasuk  ketidaknyamanan  pengguna  dengan tampilan,  reaksi  pengguna  terhadap  tampilan,  dan  apakah  pengguna  terganggu  oleh tampilan yang ada. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa  indeks  kepuasan  termasuk  dalam  kategori  produk.  Soal  dengan  persentase tertinggi  berada  pada  peringkat  31  dalam  hal  penyediaan  dokumen  atau file yang memuaskan  dalam  aplikasi  sistem  informasi  arsip  dinamis,  dan  pertanyaan  dengan persentase  terendah  berada  pada  peringkat  19.  Hal  ini  mengacu  pada  tampilan  pada aplikasi SIKD memberikan kepuasan.
Jika  keempat  indikator  di  atas  terpenuhi  maka  akan  memberikan  rasa  nyaman kepada  pengguna,  dimana  pengguna  juga  dapat  dengan  mudah  mengidentifikasi karakteristik konten yang terdapat dalam aplikasi, sehingga merasa sangat efektif dan efisien  dalam  proses  eksekusinya.  Menurut  Armstrong  dalam  Supriyatna  (2018), kepuasan  adalah  persepsi  pengguna,  yang  muncul  dari  hasil  membandingkan  kinerja (atau hasil) yang dirasakan dari sistem dengan harapan yang diharapkan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari penelitian dapat disimpulkan bahwa beberapa Sivitas UPI dapat  memanfaatkan  aplikasi  SIKD  dengan  baik,  artinya  Sivitas  UPI  mampu  untuk melakukan  kegiatan  mengelola  surat - surat  atau  arsip  dinamis  menggunakan  Sistem Informasi  SIKD.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari  perhitungan  persentase  bahwa penelitian  ini  termasuk  dalam  kategori  baik.  Setelah  melihat  hasil  persentase  untuk masing - masing  variabel,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  jika  pemahaman  responden terhadap dokumen lebih besar dari pemahaman tampilan yang disediakan oleh aplikasi SIKD.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  skor  rata - rata  tiap  variabel,  pada  variabel complementari theory of document skor berjumlah 38,31%, dan untuk variabel usability testing mendapat  skor  32,48%.  Secara  khusus  hasil  penelitian  menunjukan  bahwa complimentary theory of document berada  pada  kategori  baik,  dan  uji  kegunaan  atau usability testing juga  termasuk  dalam  kategori  baik.  Namun  demikian,  tetap  perlu adanya  peningkatan  kearah  yang  lebih  baik,  dari  aspek  intensitas  atau  dari  aspek kemahiran  dalam  menggunakan  SIKD.  Sehingga  diharapkan  dapat  meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dinamis dengan SIKD oleh sivitas UPI.

## DAFTAR PUSTAKA
Aswati, S., Mulyani, N., Siagian, Y., & Syah, A. Z. (2011). Peranan sistem informasi dalam Perguruan Tinggi. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi , 1 (2), 79 – 86.
Dodiangga. (2019). UPI terapkan SIKD . Portal Berita UPI. https://berita.upi.edu/upi - terapkan - pekerjaan - kantor - berbasis - tik/
Fitriani, D. N. (2018). Kajian tentang oral document (pp. 1 – 20).
Handiwidjojo, W., & Ernawati, L. (2012). Pengukuran tingkat ketergunaan (usability) sistem informasi keuangan studi kasus: Duta Wacana Internal Transaction (Duwit). Juisi , 02 (01), 49 – 55.
Ichsani, Y. (2018). Evaluasi performa usability situs - situs web Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia yang terakreditasi “ A ” tahun 2013 serta perbandingan kondisi situs web tahun 2014 dan 2013. Jurnal Teknik Informatika , 10 (2), 93 – 108. https:// doi.org/10.11408/jti.v10i2.2824
Kennedy,  J.  P.,  &  Schauder,  C.  (1998). Record management: A guide to corporate record keeping (2nd Editio). Longman.
Kuswantoro, A. (2013). Model Elektronik Arsip (E - Arsip) pembelajaran berbasis virtual dan  Microsoft  Access  pada  SMK  Program  Keahlian  Administrasi  Perkantoran. Efisiensi  -  Kajian  Ilmu  Administrasi , 13 (2),  98 – 110. https://doi.org/10.21831/ efisiensi.v13i2.11239
Kuswantoro, A., & Searoji, A. (2014). Manajemen arsip elektronik. Semarang: Fastindo .
Maslahah,  K.,  &  Rahmawati,  N.  H.  (2019).  Perpustakaan,  lembaga  kearsipan  dan museum:  Dahulu,  sekarang  dan  esok. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 2
(2) , 149.
Moran,  K.  (2019). Nielsen  Norman  Group  why  usability  test ?  Elements  of  usability testing . 1 – 12. https://www.nngroup.com/articles/usability - testing - 101/
Nugrohoadhi, A. (2011). Pengorganisasian dokumen dalam kegiatan kepustakawanan. Khizanah Al - Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 3(1), 1 - 10.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  15  Tahun  2009  Tentang Aplikasi  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  dan  Aplikasi  Sistem  Informasi Kearsipan Statis.
Puspasari, D., Puspasari, D., & Nikmah, C. (2018). Effectiveness of archive management on record system in National Zakat Agency in Indonesia . 222 (SoSHEC), 283 – 288. https://doi.org/10.2991/soshec18.2018.22
Rachman,  M.  A.  (2018).  Kecenderungan  baru  peran  Arsiparis  Kajian  di  Kantor  Arsip Universitas Indonesia. Jurnal Kearsipan, 13(2) , 121 - 138.
Rifauddin,  M.  (2012).  Pengelolaan  arsip  elektronik  berbasis  teknologi. Khizanah Al- Hikmah :  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan,  Informasi,  dan  Kearsipan , 4 (2),  168 – 178. https://doi.org/10.24212/kah.v4i23
Riduwan. (2012). Skala pengukuran variabel-variabel penelitian. Alfabeta.
Supriyatna,  A.  (2018).  Penerapan  usability  testing  untuk  pengukuran. Jurnal Ilmiah Teknologi - Informasi Dan Sains (TeknoIS) Volume , 8 (1), 1 – 16.
Tamtanus,  A.  S.  (2019).  Arsip  dinamis  dalam  kerangka  whole  of  government  di perguruan tinggi. Journal of Governance , 4 (1), 30 – 44 .
Zhou, Y., Sun, J., & Hu, J. (2019). Intellectual structure and evolution patterns of archival information resource research in China. Library Hi Tech , 37 (2), 233 – 250. https:// doi.org/10.1108/LHT - 08 - 2018 - 0101