## PERANCANGAN SISTEM PELAYANAN KELURAHAN DIGITAL TERPADU (SIPERDIT) BERBASIS PROGRESSIVE WEB APP (PWA)
Ahmad Faisol 1 , Sidik Noertjahjono 2
1,2) Teknik Informatika S1 Fakultas Teknologi Industri – ITN Malang mzfais@lecturer.itn.ac.id

## ABSTRAK
Pelayanan administrasi kependudukan yang berhubungan dengan proses surat – menyurat adalah salah satu layanan yang diberikan oleh pemerintahan di tingkat Desa atau Kelurahan. Pada kenyataannya, proses pengurusan surat – menyurat ini masih dilakukan dengan cara yang semi manual, dimana warga masih harus datang ke lokasi pelayanan yang terkadang sampai berkali – kali karena ketidaktahuan persyaratan yang harus dipenuhi, petugas yang tidak ada di tempat, atau karena alasan lain. Sejauh ini sudah ada yang mengembangkan aplikasi pelayanan semacam ini akan tetapi masih kurang efektif karena warga harus mengisi formulir data diri setiap mengajukan permohonan. Oleh karena itu, peneliti merancang sebuah sistem pelayanan yang dapat memudahkan warga untuk mengurus administrasi kependudukan. Metode yang digunakan pada perancangan sistem ini adalah Prototype Methodology, dimana akan dikembangkan prototip terlebih dahulu sebelum menjadi aplikasi yang benar – benar siap pakai. Arsitektur sistem mini terdiri dari 2 jenis modul, yaitu modul berbasis PWA ( Progressive Web App ) yang akan digunakan oleh warga dan petugas di tingkat RT/RW, dan aplikasi berbasis web yang akan digunakan oleh petugas di tingkat Desa atau Kelurahan. Hasil perancangan menunjukkan bahwa sistem lebih efektif dan efisien dalam memberikan pelayanan karena aplikasi ini dapat digunakan di segala macam perangkat telepon pintar ( smartphone ) baik berbasis Android maupun IOS. Warga tidak perlu lagi harus bolak - balik untuk mengurus permohonan surat karena pengajuan langsung dilakukan secara online dan tinggal menunggu validasi dari RT/RW dan setelah dicetak oleh petugas Desa atau Kelurahan, warga akan mendapatkan notifikasi untuk mengambil surat yang sudah disahkan oleh Kepala Desa atau Lurah.
Keyword : sistem pelayanan kelurahan, administrasi kependudukan, progressive web app.

## 1. PENDAHULUAN
Sistem  administrasi  kependudukan  digital  tidak hanya berkisar pada administrasi Kartu Tanda Penduduk secara elektronik (e-KTP) saja, melainkan dapat berupa administrasi  surat  menyurat  bagi  seluruh  warga  yang berkepentingan dengan organisasi kepemerintahan pada tingkat  yang  paling  rendah  hingga  tingkat  –  tingkat  di atasnya. Pada prosesnya, setiap warga yang membutuhkan pelayanan administrasi di tingkat RT/RW maupun  kelurahan,  harus  mengajukan  permohonan dengan  mendatangi  lokasi  pelayanan  mulai  dari rumah Ketua RT, Ketua RW, hingga kantor Kelurahan / Desa. Permasalahan muncul ketika petugas yang dituju sedang tidak di tempat, atau persyaratan administrasi yang belum diketahui yang menyebabkan warga harus bolak – balik ke tempat pelayanan.
Salah  satu  perkembangan  di  bidang  teknologi informasi  saat  ini,  yaitu  teknologi web progresif  atau lebih  dikenal  dengan Progressive  Web  App (PWA). PWA adalah sebuah  website yang  dibangun menggunakan  teknologi  web  modern,  namun  dapat berlaku  seperti  sebuah Mobile  App (Santoso,  2019). Dengan memanfaatkan teknologi PWA, aplikasi berbasis web dapat dikembangkan  hanya dengan  menggunakan teknologi  HTML,  CSS,  dan  Javascript,  serta  dapat dijalankan  layaknya  aplikasi native pada  perangkat dengan sistem operasi Android dan IOS .
Pada penelitian ini, penulis melakukan analisis dan perancangan  sistem  pelayanan  dengan  menyesuaikan kebutuhan di tingkat kelurahan menggunakan teknologi PWA.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Administrasi Kependudukan Adminsitrasi kependudukan yang dimaksud disini adalah  prosedur  dan  proses  surat  menyurat  sehari-hari dalam  lingkup  organisasi  pemerintahan  pada  tingkat kelurahan  hingga  jenjang  Rukun  Tetangga  (RT)  di wilayahnya.
Surat menyurat yang dimaksud disini adalah proses pengajuan  dari  warga  untuk  mendapatkan  Surat Pengantar  dan  pengesahan  dari  pejabat  tertinggi  di wilayah  dimana  warga  tersebut  berdomisili,  misalnya sesorang  akan  melaksanakan  pernikahan,  yang bersangkutan  harus  mendapatkan  Surat  Keterangan Penduduk  dan  disahkan  oleh  pejabat  yang  berwenang, dalam  hal  ini  adalah  Lurah  atau  Kepala  desa diwilayahnya.
Untuk  maksud  pengurusan  administrasi  surat menyurat  ini,  warga  terkait  harus  melaksanakan pengurusan  dan  proses  surat  menyurat  dari  tingkat  RT hingga  jenjang  di  tingkat  Kelurahan.  Dalam  proses konvensional,  yang  bersangkutan  akan  membutuhkan waktu  dan  tenaga  yang  banyak,  namun  dengan  sistem administrasi  kependudukan  digital  terpadu  ini,  setiap warga  yang  melakukan  proses  surat  menyurat  dapat menghemat  tenaga  dan  waktunya,  terutama  yang memang  setiap  harinya  mempunyai  tugas  pokok pekerjaan yang tidak dapat ditinggalkan se-waktu-waktu.

## 2.2. Surat
Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis dari  satu  pihak  yang  ditujukan  kepada  pihak  lain
Copyright (c) 2019 Jurnal Mnemonic
untuk  menyampaikan  warta  (Barthos,  2003). Sedangkan menurut Gie (2000), surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan  mengenai  sesuatu  hal  atau  peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Akan  tetapi  dibandingkan  alat  komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan  surat  merupakan  sarana  yang  dapat merekam  informasi  jauh  lebih  panjang,  lebih  rinci namun  tetap  praktis  dan  ekonomis.  Dalam  hal  ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah. Dari beberapa penjelasan  diatas  maka  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa  surat  adalah  alat  komunikasi  yang  berisi informasi  baik  tertulis  maupun  bergambar  yang hendak  disampaikan  kepada  pihak  lain  yang bersangkutan  dan  memiliki  kelebihan  tersendiri dalam  hal  kerahasiaan,  keefektifan  dan  ekonomis. Jadi  dari  beberapa  pengertian  di  atas  dapat disimpulkan  bahwa  surat  adalah  alat  komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.

## 2.2.1. Surat Masuk
Surat  masuk  adalah  surat  yang  diterima  dari perusahaan  atau  instansi  lain  kepada  pihak  yang bersangkutan.  Surat  masuk  merupakan  saran komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan.  Dapat  pula  diartikan,  surat  masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos  maupun  yang  diterima  dari  kurir  dengan mempergunakan  buku  pengiriman  (Wursanto, 1991).
Pengendalian  dan  pengurusan  surat  masuk dalam instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991): 1. Surat penting Semua surat yang
mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang memepengaruhi langsung ataupun tidak  langsung,  berhasil  tidaknya  pencapaian tujuan organisasi.
2. Surat  rutin  atau  biasa  Surat  yang  tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung  di  tindak  lanjuti,  relatif  singkat  dan tidak disimpan terlalu lama.
3. Surat  rahasia  Surat  yang  harus  disampaikan sesegera  mingkin  kepada  pimpinan  (orang yang bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup,  sehingga  surat  tersebut  tidak  boleh dibuka oleh penerima surat.
4. Surat  pribadi  Surat  yang  disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,  walaupun  disertai jabatan formalnya.
2.2.2. Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik  itu perintah, pemberitahuan  maupun  informasi  lainnya.  Surat
keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat  yang  berwenang  yang  dibuat  oleh  suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto, 1991).
2.3. Progressive Web App (PWA) Pada  dasarnya, Progressive  Web  App (PWA) adalah sebuah website yang dibangun menggunakan teknologi web modern, namun dapat berlaku seperti sebuah Mobile  App (Santoso,  2019) . Pada  tahun 2015, Google  Engineer Alex  Russel  dan  Frances Berriman  memberikan  istilah  PWA  pada  konsep web  apps yang  dapat  memberikan  pengalaman pengguna  dalam  keandalan  ( reliability ),  kecepatan ( speed ), dan keterlibatan pengguna ( user engagement ). Google berusaha  memastikan  bahwa  aplikasi web progresif ini dapat memberikan pengalaman ke pengguna  seperti  aplikasi native. PWA  memiliki beberapa  kelebihan,  yaitu  memiliki  respon  seperti mobile  app, responsive  layout, tersedia  di  mode offline, memiliki  ikon  yang  dapat  ditambahkan  ke layar home  screen perangkat,  dapat  mengirim  dan menerima  notifikasi.  Akan  tetapi  teknologi  PWA juga memiliki beberapa kelemahan, seperti notifikasi  yang  hanya  bisa  dijalanan  pada  protokol jaringan  HTTPS,  berjalan  dengan  baik  hanya  pada perambah  ( browser )  modern  dan  untuk  saaat  ini belum  semua browser mendukung  teknologi  PWA secara penuh.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  untuk merancang  sistem  pelayanan  kelurahan  ini  adalah Prototype Methodology (Shelly & Rosenblatt, 2012) seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1. Metode ini lebih  fokus  kepada  pengembangan  prototip  dari setiap  solusi  yang  ditawarkan  dan  membuat modifikasi yang dibutuhkan sebelum dikembangkan pada aplikasi yang sesungguhnya.
Gambar 1.  Alur Metode Prototip
Tahap  pertama  yang  dilakukan  adalah melakukan  analisis  kebutuhan  sistem,  yaitu
INITIAL REQUIREMENTS DESIGN PROTOTYPING CUSTOMER EVALUATION REVIW & UPDATION DEVELOPMENT TEST MAINTAIN
kebutuhan  fungsional  dan  non  fungsional.  Setelah kedua  kebutuhan  tersebut  divalidasi,  maka  proses pengembangan  masuk  ke  tahap  desain.  Pada  tahap ini,  peneliti  menterjemahkan  hasil  analisis  menjadi sebuah  desain  prototip  maupun  desain  aplikasi, seperti Flowchart alur  sistem, Use  Case  Diagram , desain  basis  data,  dan  desain  antar  muka.  Tahap berikutnya  adalaha  mengimplementasikan  hasil desain  menjadi  sebuah  aplikasi  berbasis  web  dan PWA.  Perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk implementasi  antara  lain Codeigniter  Framework, DBMS MySQL, JQuery,  CSS,  dan Visual  Studio Code sebagai  editor.  Sedangkan  untuk  kebutuhan pengiriman notifikasi, menggunakan OneSignal dan

## Firebase Cloud Messaging.
Setelah  prototip  selesai  dikembangkan,  baru kemudian  didemonstrasikan  kepada  klien  untuk mengetahui  kekurangan  atau  fungsi  –  fungsi  yang dibutuhkan  oleh  klien.  Setelah  dilakukan  penilaian oleh  klien,  proses  akan  berlanjut  kepada  tahap perbaikan  –  perbaikan  (jika  ada)  berdasarkan  hasil penilaian  klien.  Jika  prototip  sudah  benar  –  benar sesuai kebutuhan pengguna, maka aplikasi dikembangkan  lagi  dengan  menambah  beberapa fitur tambahan agar siap digunakan oleh pengguna.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Arsitektur Sistem Kebutuhan perancangan sistem pelayanan terpadu di  kelurahan  ini  dimulai  dengan  menggambarkan arsitektur  dan  alur  kerja  dari  sistem  yang  akan dikembangkan.
Gambar 2.  Arsitektur dan Alur Sistem
Gambar  2  menjelaskan  tentang  arsitektur  dan alur dari sistem yang akan dikembangkan. Terdapat 5 bagian penting yang terdiri dari Database Server,
Web  Front-end,  RESTful  API,  Firebase  Content Messaging (FCM), dan PWA. Web  Front-end berfungsi  sebagai  antarmuka yang  akan  diakses  oleh  pegawai  kelurahan  untuk melakukan pendataan dan mencetak pengajuan surat dari  warga.  Sedangkan PWA berfungsi  sebagai antarmuka  yang  akan  diakses  oleh  warga  dan petugas  RT/RW  melalui  perangkat  bergerak ( Smartphone )  dan  memiliki  fungsi  utama  sebagai aplikasi  untuk  mengirim  pengajuan  pelayanan  ke Kelurahan,  seperti  surat  keterangan  tidak  mampu, surat keterangan domisili, surat kelahiran, dan lain – lain serta proses validasi oleh petugas RT/RW.
RESTful  API berfungsi  sebagai  penyedia layanan  bagi PWA untuk  mengirim  atau  meminta data.  Sedangkan FCM berfungsi  untuk  mengirim notifikasi dari aplikasi ke perangkat pengguna, baik dari PWA ke Web Front-end maupun sebaliknya. Berdasarkan  Gambar  4,  dapat  dilihat  bahwa alur dari sistem dimulai dari warga yang mengakses aplikasi PWA dari  perangkat  mereka  untuk mengajukan  permohonan  surat  kepada  Kelurahan. PWA akan meminta dan mengirim data ke Database Server melalui  layanan RESTful  API. Permohonan layanan  kelurahan  dapat  diakses  jika  warga  sudah melakukan  otentikasi  pada  aplikasi,  dimana  data yang  digunakan  untuk  otentikasi  adalah NIK dan Token ,  yang  dapat  diminta  ke  petugas  kelurahan. Jika  otentikasi  berhasil,  warga  dapat  mengakses layanan dan mengisi formulir pengajuan surat yang dibutuhkan, dan apabila berhasil aplikasi PWA akan mengirimkan  notifikasi  melalui FCM kepada perangkat petugas di tingkat RT.
Petugas RT harus melakukan validasi terhadap permohonan  yang  dikirimkan  oleh  warga,  jika validasi  berhasil  maka  petugas  di  tingkat  RW  juga akan  menerima  notifikasi  dan  harus  melakukan validasi  agar  bisa  dicetak  oleh  petugas  di  tingkat Desa atau Kelurahan.
Setelah  melalui  tahap  validasi  oleh  RT/RW, notifikasi akan diterima oleh petugas di kantor Desa / Kelurahan, kemudian surat permohonan dari warga dapat diunduh  melalui aplikasi Web Front-end dan dicetak  agar  kemudian  bisa  ditanda  tangani  oleh Petugas berwenang (Kepala Kelurahan atau Kepala Desa). Setelah proses tersebut selesai, petugas harus mengirimkan  notifikasi  kepada  warga  yang mengajukan  permohonan  untuk  memberitahukan bahwa  surat  permohonan  sudah  selesai  dan  dapat diambil di Kantor Kelurahan atau Kantor Desa.
4.2 Use Case Diagram Desain Use  Case  Diagram memberikan gambaran tentang layanan atau fitur yang ada pada sistem  serta  siapa  saja  pengguna  yang  berhak mengakses  fitur  tersebut.  Desain  fitur  dan  layanan tersebut dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 3.  Desain Use Case Diagram
Berdasarkan  Gambar  3,  dapat  dijelaskan bahwa  terdapat  3  jenis  pengguna  pada  sistem  ini, yaitu Petugas (Pegawai Desa / Kelurahan), Petugas di  tingkat  RT/RW,  dan  Warga.  Petugas  di  tingkat Desa /  Kelurahan  berhak  mengelola sistem dengan memiliki akses terhadap beberapa Use Case, antara lain Info Desa, Kependudukan, Layanan Surat, dan Kelola Artikel.
Layanan Info Desa terdiri dari kelola Identitas Desa,  Wilayah  Administratif,  dan  Pemerintahan Desa.  Layanan  Kependudukan  terdiri  dari  kelola data  Penduduk,  Keluarga,  dan  Rumah  Tangga. Layanan  Surat  merupakan  layanan  utama  pada sistem ini. Pada layanan ini, petugas memiliki akses untuk  membuatkan  surat  permohonan  bagi  warga yang  masih  dating  langsung  ke  kantor  desa  atau kelurahan,  melihat  daftar  surat  permohonan,  dan mencetak  surat  permohonan  yang  dikirim  oleh warga secara online maupun yang datang langsung ke kantor desa atau kelurahan. Jadi, kelebihan dari sistem  ini  adalah  petugas  bisa  mencetak  langsung setiap  surat  permohonan  yang  dikirim  oleh  warga melalui  aplikasi SIPERDIT secara online. Layanan yang terakhir adalah kelola Artikel yang berisi berita atau pengumuman tentang Desa / Kelurahan.
Sedangkan  warga  memiliki  akses  terhadap  2 layanan  utama,  yaitu  akses  berita  terbaru  dan mengirim surat permohonan. Pada layanan Permohonan ini, warga sebelumnya harus melakukan otentikasi dengan menggunakan Nomor Induk  Kependudukan  (NIK)  dan  kode token yang dapat  diperoleh  melalui  petugas.  Jika  otentikasi warga  benar,  maka  warga  dapat  memilih  layanan surat  yang  dibutuhkan  dan  mengirim  surat permohonan. Setelah permohonan dikirim, petugas akan mendapatkan notifikasi untuk segera mencetak surat  tersebut.  Setelah  ditandatangani  oleh  pejabat berwenang dan dinyatakan status permohonan telah selesai,  warga  dapat  mendatangi  kantor  desa  atau
kelurahan  untuk  mengambil  surat  yang  telah diajukan.
Petugas di tingkat RT/RW memiliki hak akses yang  hampir  sama  seperti  warga,  perbedaannya adalah  pengguna  ini  memiliki  hak  akses  untuk melakukan validasi setiap permohonan yang dikirim oleh  warga.  Sehingga,  setiap  permohonan  yang masuk,  harus  divalidasi  terlebih  dahulu  oleh  RT yang  dilanjutkan  proses  validasi  oleh  RW,  baru kemudian  permohonan  tersebut  dapat  dicetak  oleh petugas Desa / Kelurahan.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
1. Arsitektur Sistem Pelayanan Kelurahan Digital Terpadu menunjukkan bahwa pelayanan surat bagi  warga  desa  atau  kelurahan  dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2. Dengan menerapkan sistem berbasis PWA, warga tidak  perlu  kesulitan  untuk  melakukan  instalasi aplikasi, cukup dengan mengunjungi situs layanan desa dan akan mendapatkan pemberitahuan untuk menambahkan aplikasi di perangkat.
3. Dengan  menerapkan Firebase  Cloud  Messaging (FCM) untuk mengirim notifikasi secara realtime, pelayanan  surat  permohonan  bagi  warga  dapat segera diketahui dan ditindak lanjuti.

## 5.2 Saran
1. Diharapkan  bagi  pengembang  aplikasi  berbasis PWA  agar  menggunakan  protokol  HTTPS  agar sistem berjalan lebih maksimal.
2. Sistem Pelayanan ini dapat dikembangkan dengan mengadopsi seluruh fitur pada PWA, seperti dapat menyimpan data secara offline.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Barthos,  Basir.  2003. Manajemen  Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara
[2]. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran . Yokyakarta: Modern Liberty [3]. Masykur,  Fauzan.  2015. Sistem  Administrasi Pengelolaan  Arsip  Surat  Masuk  Dan  Surat
Keluar Berbasis Web . Universitas
Muhammadiyah Ponorogo, Ponorogo
[4]. Santoso,  Hendra.  2019. Membangun  Aplikasi Mobile  dengan  PWA  (Progressive  Web  App) . Yogyakarta: CV. Lokomedia.
[5]. Shelly,  G.,  &  Rosenblatt,  H.  (2012). System Analysis  and  Design.  Ninth  Edition .  Course Technology. Cengage Learning.
[6]. Wursanto.    1991. Kearsipan 1 .  Yogyakarta: Kanisius Yogyakarta.