PEMODELAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM RI BERBASIS OBJECT ORIENTED
Wisnu Cahyadi 1 ) , Gandung Triyono 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : wisnuarini@gmail.com 1) , Gandung.Triyono@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pengadaan  Barang  adalah  kegiatan  untuk  mendapatkan  barang  atau  jasa  secara  transparan,  efektif,  efesien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna. Yang di maksud disini meliputi peralatan dan juga bangunan baik  untuk  kepentingan  public  maupun  pribadi.  Kementerian  Hukum dan  Ham  R.I.  adalah  kementerian  dalam Pemerintah  Indonesia  yang  membidangi  urusan  hukum  dan  hak  asasi  manusia.  Kementerian  Hukum  dan  Hak Asasi  Manusia  berada  di  bawah  dan  bertanggung  jawab  kepada  Presiden.  Untuk  menunjang  kinerja pegawainya  maka  difasilitasi  dengan  adanya  pengadaan  barang  yang  masih  dilakukan  secara  manual  dan hasilnya masih kurang maksimal, sehingga hal tersebut menimbulkan permasalahan yaitu menumpuknya berkas, lamanya  pencarian  data,  kesalahan  percatatan  dan  perhitungan,  serta  lamanya  proses  pembuatan  laporan pengadaan  barang.  Agar  menghindari  terjadinya  kesalahan  data  dan  memproses  laporan    yang  dilaporkan dengan  baik  dan  benar  diperlukan  suatu  sistem  komputerisasi  pengadaan  barang.  Tujuanya  dibuat  secara terkomputerisasi  merupakan    sebagai  usaha  untuk  memudahkan  perusahaan  dalam  memonitor  sistem pengadaan barang yang sedang berjalan saat ini
Kata kunci: pengadaan barang, sistem komputerisasi pengadaan barang, object oriented

## 1. PENDAHULUAN
Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan  Teknologi  Informasi/Sistem  Informasi (TI/SI) dalam perusahaan ataupun institusi merupakan  hal  yang  semakin  wajar  dan  umum ditemukan. Penggunaan teknologi informasi cenderung  menjadi sebuah  kebutuhan bagi institusi dalam  membantu  serta  mendukung  berjalannya sebuah  proses  manajemen,  selain  itu  juga  untuk memberikan    nilai  tambah  ( added  value )  dan sekaligus  sebagai  keunggulan  dalam  menghadapi persaingan  ( competitive  advantage )  bagi  sebuah perusahaan maupun institusi diantara para pesaingnya  di  dalam  menjalankan  operasional  dan bisnisnya.  Salah  satu  investasi  di  bidang  SI  yang cukup  penting  dalam  perkembangan  sebuah perusahaan atau lembaga dalam  menunjang sebuah proses  yang  transparan  dan  terbuka  adalah pengadaan barang.
Pengadaan atau procurement adalah kegiatan  untuk  mendapatkan  barang  atau  jasa secara  transparent,  efektif  dan  efesien  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya [5].
Permasalahan  yang  sering  dihadapi  pada Sekretariat  Jenderal  Kementrian  Hukum  dan  HAM RI yaitu; (a) Adanya kesulitan dalam pencarian data pada  form  pemesanan  barang  serta  terjadi kerangkapan  data  karena  data  yang  diolah jumlahnya  semakin  meningkat  serta  disimpan secara  manual,  (b)  Sering  terjadi  kesalahan  pada pencatatan,dan  perhitungan  pada Purchase  Order sehingga  laporan  yang  dihasilkan  tidak  tepat  dan kurang  akurat.,  (c)  Laporan  yang  disajikan  ke pimpinan  sering  terlambat  karena  harus  merekap
kembali  dokumen  yang  ada  kedalam  format laporan,  (c)Terbatasnya  ruang  penyimpanan  data sehingga  dokumen  mudah  rusak  dan  tidak  tertata dengan baik, (d)Tidak tersedianya informasi berapa besar  biaya  pembelian  barang  yang  dikeluarkan untuk  setiap  biro/bagian  sehingga  pimpinan  tidak dapat  mengontrol  besaran  biaya  yang  dikeluarkan. (e)Tidak  adanya  informasi  terkait  penerimaan barang yang dikirimkan dari supplier sehingga pada saat  dibutuhkan  informasi  terkait  penerimaan barang  harus  mencari-cari  dokumen  penerimaan barang,  (f)Tidak  tersedia  informasi  dalam  bentuk laporan  terkait  dengan  data  barang  yang  diretur  ke supplier ,  sehingga  pimpinan  tidak  memiliki informasi  yang  benar  terkait  retur  sebagai  bahan pertimbangan untuk menilai pihak supplier . Tujuan penelitian ini adalah untuk memperbaiki  sistem  yang  telah  ada  yaitu  mencari solusi terbaik, serta memberikan kemudahan dalam proses  Pengadaan  Barang  tersebut,  dengan  cara sistem Pengadaan Barang ini diharapkan memberikan  hasil  informasi  yang  bermutu,  tepat dan  akurat,  dengan  adanya  sistem  ini  dapat membantu menyelesaikan
masalahdan meningkatkan  efektifitas  kerja  yang  sering  terjadi pada sistem sebelumnya.
Konsep  dasar  sistem  yaitu  sekelompok komponen  yang  saling  berhubungan,  bekerja  sama untuk  mencapai  tujuan  bersama  dengan  menerima intup  dan  menghasilkan  output  dalam  proses transformasi yang teratur [1].
Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  di dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian,
mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  I,  dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan  laporan- laporan yang dibutuhkan [2]. Adapun komponen-komponen sistem informasi, yaitu: a. Komponen Input (Komponen Masukan)
b. Komponen Model
c. Komponen Output (Komponen Keluaran)
d. KomponenTeknologi
e. Komponen Basis Data
f. Komponen Kontrol
Konsep  dasar  berorientasi  obyek  adalah Suatu  strategi  pembangunan  perangkat  lunak  yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan obyek  yang berisi  data dan operasi yang diberlakukan kepadanya [3]. Metodologi
pengembangan
sistem berorientasi  obyek  mempunyai  3  karakteristik utama, yaitu:
a. Encapsulation Encapsulation (pengkapsulan)  merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program terhadap data yang diproses.
b. Inhereritance Inhereritance (pewarisan)  adalah  teknik yang  menyatakan  bahwa  anak  dari  obyek  akan mewarisi data/atribut dan metode dari induknya langsung.  Sifat  yang  dimiliki  oleh  kelas induknya  tidak  perlu  diulang  dalam  setiap  sub- bab nya.
c. Polymorphism Polymorphism (polimorfisme) yaitu konsep  yang  menyatakan  bahwa  sesuatu  yang sama  dapat  mempunyai  bentuk  dan  perilaku berbeda.
Analisa sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahannya,  kesempatan,  hambatan  yang terjadi  dan  kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga dapat di usulkan perbaikannya [4].
Dalam penelitian ini sistem yang dihasilkan di desain mengunakan Visual Basic .NET 2008 adalah salah  satu  bahasa  pemrograman  yang  ada  didalam Visual Studio .Net 2008 .Beberapa perubahan drastis ditambahkan  pada Visual  Basic  .NET  2008 mulai dari  tampilan  kontrol,  mendukung  penuh OOP (Object  Oriented  Programming) .  Tersedianya fasilitas GUI(Graphic  Universal  Interface) sampai dengan  cara  melakukan  koneksi database yang lebih sempurna dari pendahuluannya [6].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam  proses  penulisan  penelitian  ini penulis  melakukan  beberapa  tahapan-tahapan  dari mulai  pengumpulan  data,  tahapan  pengembangan
sistem  sampai  dengan  kesimpulan  penelitian. Tahapan  tersebut  akan  dipaparkan  melalui  gambar alur diagram pada gambar 1:
Pengumpulan informasi Kebutuhan data
Metode Pengumpulan data 1. Wawancara
2. Observasi
3. Analisa Dokumen
4. Studi Literatur
Metode pengembangan Sistem sistem( Waterfall Model)

## Tahapan Analisis
Menggunakan  Beberapa  Tehnik  Analisa  data,    Analisa proses  bisnis  ( Activity  Diagram) ,  Analisa  Masalah ( Fishbone  Diagram ),  analisa  kebutuhan  fungsional  dan nonfungsional ( Use Case Diagram ), analisa model data.
Desain Merancang Struktur Data, Struktur perangkat lunak, tampilan antar muka perangkat lunak. Implementasi Penerjemahan desain kedalam Bahasa pemrograman dan dilakukan testing pada program.

## Gambar 1. Tahapan Penelitian
3.1. Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan,  maka  pengumpulan  data  dilakukan dengan beberapa metode sebagai berikut:
a. Wawancara Pada  kegiatan  ini  dilakukan  pertanyaan  dengan tipe  terbuka  dan  terstruktur  untuk  melengkapi data  yang  diperoleh,  wawancara  dilakukan  ke pihak yang terkait dalam proses pengadaan.
b. Observasi Penulis  melakukan  pengamatan  langsung  ke bagian-bagian  yang  terkait  dalam  proses pengadaan  selanjutnya  dicatatat  sebagai  bahan untuk penelitian.
c. Studi Literatur Dalam  penelitian  ini  penulis  melakukan
Literature  riview dari  buku-buku  yang  ada diperpustakaan, web, e-book serta dari penelitian  sejenis  terdahulu  sebagai  acuan landasan kegiatan penelitian.
d. Analisa Dokumen Mengumpulkan  dokumen-dokumen  yang  ada diintansi tersebut kemudian menganalisa dokumen  tersebut  dan  mengklasifikasikan dokumen tersebut  untuk dokumen keluaran dan dokumen masukan.
3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode waterfall sering digunakan oleh analis sistem  pada  umumnya,  inti  dari  metode waterfall adalah  pengerjaan  dari  suatu  sistem  dilakukan secara berurutan,  dimana jika tahap Desain belum dikerjakan,  maka  tahap  berikutnya  tidak  dapat dikerjakan. Yang secara otomotis tahap implementation bisa  dilakukan  jika  tahap-tahap sebelumnya sudah dilakukan. Tahap-tahapan
tersebut  digambarkan  pada  gambar  2  sebagai berikut:
Planning
Analysis Design Implementation Sistem
Gambar 2. Metode Pengembangan Sistem

## 3.3. Penyelesaian Masalah
Untuk  meyelesaikan  permasalahan  terkait dengan  proses  pengadaan  yang  kurang  efektif, maka  dapat  disimpulkan  metode  penyelesaian permasalahan tersebut dengan menggunakan metode  perancangan  menggunakan  UML  ( Unified Modeling Language ) dengan dibuatkannya Perancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan    barang yang dapat membantu
menyelesaikan
permasalahan  serta  meningkatkan  kepuasaan  dan juga pelayanan, serta mengintegrasikan keseluruhan sistem yang terkait [3].
4.1. Analisa Proses Bisnis
a) Activity Diagram Permintaan Barang
Permintaan  barang  didasarkan  dari  kebutuhan barang  dari  setiap  Bagian  pada  Form  Permintaan Barang  (FPB),  form  ini  wajib  dibuat  oleh  Bagian yang  membutuhkan  barang.  Form  permintaan diserahkan  ke  bagian Purchasing ,  jika  disetujui maka selanjutnya Bagian
Purchasing akan membuatkan Purchase Order(PO) lalu
mengirimkan  PO  tersebut  kepada Supplier yang terlihat pada gambar 3:
Bagian Purchasing
Supplier
Terima Form Permintaan Barang Terima Purchase Order Biro/Bagian Mengisi Form Permintaan Barang Verifikasi Kebutuhan Barang Terima Informasi Buat Purchase Order Kirim Purchase Order (Barang Belum Dibutuhkan) (Barang Dibutuhkan)
Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Barang
b) Activity Diagram Penerimaan Barang Supplier mengirimkan  barang  disertai  dengan dokumen Surat  Jalan (SJ),  lalu  dokumen  tersebut
ditujukan ke Bagian Purchasing , Bagian Purchasing melakukan pengecekan terhadap barang  yang  telah  sampai  tersebut  dan  disesuaikan antara  barang  dengan  dokumen  SJ,  selain  barang dan  (SJ) Supplier biasanya    menyertakan  juga Faktur . Bila ada barang yang rusak, kurang lengkap atau  tidak  sesuai  dengan  pesanan  maka  Bagian Purchasing biasanya  tidak  akan  menerima  barang, biasanya  barang  akan  di  kembalikan  kepada Supplier . Bila barang yang diterima sesuai pesanan dan  kondisi  nya  baik,  maka  Bagian Purchasing akan menandatangani SJ dan akan dibuatkan Tanda terima  barang  sebagai  bukti  bahwa  barang  telah diterima yang terlihat pada gambar 4:
Bagian Purchasing Supplier Siapkan Barang sesuai PO,Surat Jalan,Faktur (Barang Kondisi Baik) Kirim Barang, SuratJalan, Faktur Terima Barang, Surat Jalan,Faktur Periksa Kondisi Barang Kembalikan Barang Tanda Tangan Surat Jalan, Buat Tanda Terima Barang Serahkan Tanda Terima Barang Terima Barang yang diretur Terima Tanda Terima Barang (Barang Kondisi Tidak Baik)
Gambar 4. Activity Diagram Penerimaan Barang
c) Activity Diagram Pembayaran
Setelah  barang  diterima, Supplier akan mengirimkan Faktur sebagai  rincian  jumlah pembayaran yang harus dibayarkan perusahaan atas pembelian barang yang dikirimkan oleh Supplier ke Bagian Purchasing. Bagian Purchasing akan melakukan  pembayaran  dengan  cara  transfer langsung  ke  pihak Supplier  yang terlihat  pada gambar 5:
Supplier Bagian Purchasing Lakukan Pembayaran sesuai Faktur Berikan Informasi sudah Dibayar Terima Informasi Pembayaran
Gambar 5. Activity Diagram Pembayaran
d) Activity Diagram Serah Terima Barang
Setelah barang diterima oleh Bagian Purchasing ,  lalu  barang  tersebut  diserahkan  ke Bagian  yang  meminta,  proses  penyerahan  barang ini  disertai  dengan  dokumen  berita  acara  serah terima barang (BSTB) yang terlihat pada gambar 6:
Bagian Bagian Purchasing Buat Bukti Serah Terima Barang Serahkan Barang Tanda tangan BuktiSerah Terima Barang dan terima Barang
Gambar 6. Activity Diagram Serah terima Barang
e) Activity Diagram Pembuatan Laporan
Bagian Purchasing akan  memasukan  detail data barang ke laporan pengadaan barang. Laporan tersebut  diberikan  kepada  Pimpinan  yang  terlihat pada gambar 7:
Pimpinan Bagian Purchasing Buat Laporan Pengadaan Barang Serahkan Laporan Terima Laporan Pengadaan Barang Gambar 7 . Activity Diagram Pembuatan Laporan

## 4.2. Analisa Masalah
Permasalahan-permasalahan  yang  terjadi  yang tergambarkan  pada  gambar  8  dapat  terlihat  lebih detail korelasi permasalahan dan solusi penyelesaian yang terlihat pada Tabel 1:
Tabel 1. Korelasi masalah dan Solusi
4.3. Perancangan Sistem
a) Use Case Diagram File Master Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Bagian Purchasing Staff Entry Data Pegawai
Gambar 9. Use Case Diagram File Master
Pada gambar 9 Aktor ini berelasi untuk mengentri data barang, data supplier, data  Pegawai dan data bagian.
b) Use Case Diagram File Transaksi
Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Berita Acara Serah Terima Barang Cetak Surat Retur Barang Purchasing Staff

## Gambar 10. Use Case Diagram File Transaksi
Pada  gambar  10  Aktor  ini  berelasi  untuk mengentri  data  permintaan  barang,  mencetak purchase order, tanda terima barang, mengentri pembayaran,  mencetak  berita  serah  terima barang, surat retur barang.
c) Use Case Diagram File Laporan
Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Serah Terima Barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Laporan Pembayaran PerBagian Purchasing Staff Pimpinan
Gambar 11. Use Case Diagram File Laporan
Pada gambar 11 Aktor ini  berelasi untuk  mencetak laporan  penerimaan  barang,  mencetak  laporan
pengadaan  barang,  cetak  laporan  retur  barang, mencetak serah terima barang, mencetak rekapitulasi  pembelian  barang  perbagian  dan laporan akan diserahkan ke pimpinan.

## 4.4. Rancangan Layar
1) Rancangan Layar Menu Utama
Pada gambar 12 menggambarkan Menu utama terdiri dari menu Master , Transaksi, Laporan dan Keluar
Gambar 12. Rancangan Layar Menu Utama
2) Rancangan Layar Menu Master
Pada gambar 13 Menu Master terdiri dari tiga sub  menu. Entry Data  Barang, Entry Data
Supplier dan Entry Data Bagian pada Kementerian Hulum dan Ham R.I.

## Gambar13. Rancangan Layar Menu Master
3) Rancangan Layar Menu Transaksi
Menu  Transaksi  terdiri  dari  enam  sub  menu.
Entry Permintaan Barang,  Cetak Purchase  Order (PO),  Cetak  Tanda  Terima  Barang  (TTB),  Entry Pembayaran  Barang,  Cetak  Berita  Acara  Serah Terima  Barang  (BSTB)  dan  Cetak  Surat  Retur Barang
4) Rancangan Layar Menu Laporan Pada  gambar  15  Menu  Laporan  terdiri  dari enam  sub  menu.  Cetak  Laporan  Permintaan Barang,  Cetak  Laporan  Penerimaan  Barang, Cetak Laporan Pengadaan Barang, Cetak Laporan Retur  Barang,  Cetak  Laporan  Serah  Terima Barang  dan  Rekapitulasi  Pengadaan  Barang  Per Bagian,  Semua  laporan  akan  diserahkan  kepada pimpinan
Gambar 15. Rancangan Layar Menu Laporan

## 4.5. Class Diagram
*Kd_Bagian Nm_Bagian Tlp_Bagian
EMail_Bagian +Autonumber() +GetBagian() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier
Almt_supplier Tlp_supplier
Email_supplier +Autonumber()
+GetSupplier() +Simpan()
+Batal()
bstb *No_bstb
Tgl_bstb NmPenerima NmMenyerahkan +Autonumber()
+Getbstb() +Simpan() +Batal() fpb *No_fpb Tgl_fpb Pemohon Tgl_Diperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Note PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jlm_Serah +GetSerah() +Simpan() Minta *No_fpb Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() SJ *No_SJ NorefSJ Tgl_SJ +Autonumber() +GetSJ() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret No_SJ +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret No_ret +GetKembalikan() +Simpan() Faktur +Autonumber() +GetFaktur() +Simpan() +Batal() *No_Fak NorefFak Tgl_Fak JmlFak TglBayar KetFak 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..* Bagian Pegawai *Kd_Pegawai Nm_Pegawai Bagian
Almt_Pegawai Tlp_Pegawai Email_Pegawai +Autonumber() +GetPegawai() +Simpan() +Batal() 1 1..* 1
Gambar 16. Entity Class Diagram
Pada  gambar  16  menunjukkan  desain database yang  digunakan  dalam  pembangunan  sistem informasi  pengadaan  barang  pada  Kementerian Hukum  dan  Ham  R.I. Class  Diagram merupakan penggambaran  struktur  dan  deskripsi class serta hubungan  antar class tersebut.  Unsur  dalam Class Diagram terdiri dari nama class, attribute, dan juga operasi/ method

## 5. KESIMPULAN
Dari  uraian  diatas  maka  penelitian  ini  dapat disimpulkan:
a. Dengan penggunaan sistem
yang terkomputerisasi, maka mempermudah pengguna  dalam  melakukan  pencarian  data pemesanan barang  karena data sudah tersimpan dalam  basis  data  sehingga  data  akan  tersimpan dengan baik dan tidak ada penumpukan berkas. b. Dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi, maka dapat mengurangi kesalahan  pencatatan  dan  perhitungan  PO  yang sering dilakukan oleh pengguna.
c. Keterlambatan dalam pembuatan laporan kepada  pimpinan  dapat  diselesaikan  dengan sistem  yang  dibuat  ini,  sehingga  laporan  yang disajikan  kepimpinanbisa  diserahkan  tepat waktu. d. Penyimpanan data dalam Basis data memudahkan dalam penyimpanan dan pemeliharaan  data,  sehingga  kita  tidak  perlu menyimpan  data  dalam  media  kertas  yang mudah hilang dan rusak seperti pada saat sistem masih manual.
e. Mempermudah  pimpinan  dalam  mengetahui berapa  besar  biaya  pembelian  barang  setiap bagian  karena  dapat  dengan  mudah  dihitung dengan sistem yang dibuat ini,sehingga mempermudah  pimpinan  dalam  mengontrol besaran biaya yang dikeluarkan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajani. Perencanaan Basis Data Dalam All in 1, Jakarta: Elex Media Komputindo. 2012.
[2] Hutahaean, J. Konsep Sistem Informasi,
Yogyakarta: Deepublish. 2014.
[3] A.S, Rosa dan Shalahuddin, M. Modul Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung: Modula. 2013.
[4] Taufik. Sistem  Informasi  Manajemen ,  Yogyakarta: Graha Ilmu. 2013
[5] Aswam,  Asman,  2013, Pengadaan  Barang  dan Jasa  Pemerintah. Yogyakarta:  Rona  Pancaran Ilmu. 2013.
[6] Darmayuda, Ketut. Pemrograman Aplikasi Database  Dengan  Microsoft  Visual  Basic  .Net
2008 . Bandung: Informatika Bandung, 33. 2009.