IbM Pemanfaatan Microsoft Word dalam Tata Kelola Pelaporan bagi Pengajar PAUD Korwilcam Jambu
Use of Microsoft Word in Reporting Management for Teachers in Early Childhood Education Programs
Farrikh Al Zami* 1 , Aries Setiawan 2 1,2 Universitas Dian Nuswantoro, Fakultas Ilmu Komputer; Jl. Imam Bonjol No 207, Semarang e-mail: * 1 alzami@dsn.dinus.ac.id , 2 ristyawan2005@gmail.com

## Abstrak
Dalam rangka peningkatan kualitas dan efisiensi pada pelaporan yang dilakukan oleh tenaga  pengajar  PAUD  korwilcam  Jambu,  maka  diperlukan  pelatihan  penggunaan  Microsoft Word. Temuan yang ditemukan di lapangan mengindikasikan, bahwa pelaporan dan pengetikan dokumen diserahkan ke rental komputer terdekat sehingga berimbas pada lamanya pelaporan dan  tidak  terpakainya  fasilitas  komputer  yang  telah  disediakan  di  PAUD  masing-masing. Meskipun  beberapa  tenaga  pengajar  bisa  menggunakan  Microsoft  Word,  mereka  hanya menggunakan sebagai pengganti mesin ketik saja tanpa tahu fitur lebih lanjut dari Microsoft Word  tersebut.  Dari  hasil  pelatihan,  ditemukan  bahwa  Tenaga  Pengajar  PAUD  dapat menggunakan  dan  terbantu  pada  banyak  fitur  yang  ada  pada  Ms.  Word  seperti  pembuatan surat  menggunakan  format  dan  mail  merge,  pembuatan  dokumentasi  laporan  serta  lintas platform dari Ms Word dan Excel dalam hal tabulasi grafis.
Kata kunci — pembuatan surat , pelaporan , tabulasi grafis, Microsoft word

## Abstract
In order to improve the quality and efficiency of reporting carried out by the PAUD korwilcam teachers, training in the use of Ms. Word is needed. The findings found in the field indicate  that  the  reporting  and  typing  of  documents  were  submitted  to  the  nearest  computer rental resulted in more time to be finished, also the computer that provides for teacher is not optimally used. Although some teaching staff can use Ms. Word, they only use for simple usage without knowing the further features of Microsoft Word. From the results of the training, it was found that PAUD Teachers could use and be helped on many of the features which available in Ms.  Word  such  as  mailing  using  format  and  mail  merge,  creating  report  documentation  and cross platform from Ms Word and Excel in terms of graphical tabulation.
Keywords — make letter, reporting, graphical tabulation, Microsoft Word

## 1. PENDAHULUAN
Dari  hasil  interview  dan  studi  lapangan  yang  penulis  lakukan  sesuai  dengan  tahapan yang dijabarkan [1], para tenaga pengajar PAUD di Korwilcam Jambu, Kabupaten Ambarawa Semarang  mempunyai beberapa permasalahan utama,  antara lain:  1) banyak  guru yang bukan lulusan dari S1 PG-PAUD; 2) tidak mampunya guru untuk melanjutkan studi lebih lanjut karena gaji yang diterima kecil; 3) Tingkat ekonomi Guru PAUD rata-rata masih kurang layak; 4) tidak adanya pekerjaan lain sehingga guru PAUD menjadi sebuah pilihan; 5) Rata-rata Guru PAUD adalah  perempuan  yang  mempunyai  kewajiban  di  rumah  sehingga  pekerjaan  sebagai  Guru
PAUD  tidak  maksimal.  Melihat  kondisi  lapangan,  Pemerintah  selalu  berusaha  meningkatkan kualitas dan moral dari guru  PAUD, antara lain menyediakan workshop dan pelatihan baik di tingkat  daerah  maupun  nasional,  dimana  kegiatan  tersebut  diselenggarakan  oleh  Dinas Pendidikan  atau  Kementrian  Agama  serta  Perguruan  Tinggi  yang  terlibat  [2]  [3].  Meskipun demikian, usaha dari Pemerintah dan pihak terkait dirasa kurang maksimal dikarenakan jumlah guru PAUD yang terlalu banyak.
Temuan  masalah  yang  ditindaklanjuti  oleh  stakeholder Korwilcam  Jambu  dan penulis adalah minimnya pengetahuan tentang pengoperasian Microsoft word dan kurangnya guru yang menguasai Microsoft  word,  maka  pengetikan  dokumen  dan  pelaporan  biasanya diserahkan  ke rental  terdekat,  sehingga  berimbas  pada  lamanya  pelaporan  dan  tidak  terpakainya  fasilitas komputer  yang  telah  disediakan  di  PAUD  masing-masing.  Perlu  diketahui,  disamping  tugas Guru PAUD dalam melakukan pengajaran, juga melaporkan kegiatan yang dilakukan baik dari guru itu sendiri maupun dari PAUD yang menaungi. Pelaporan bisa berupa pelaporan kegiatan bulanan atau semesteran, pelaporan penggunaan dana, pelaporan perkembangan  dan keaktifan peserta  didik.  Guru  juga  mempunyai  tugas  dalam  proses  surat  menyurat  dari  pihak  PAUD kepada  pihak  orang  tua  peserta  didik  maupun  dari  pihak  PAUD  ke  instansi  terkait,  dan  lain sebagainya.  Harapan  dari  stakeholder  Korwilcam  Jambu  adalah  dengan  adanya  pelatihan  ini, maka  tenaga  pengajar  PAUD  Korwilcam  Jambu  dapat  menggunakan  fasilitas  komputer  dan menggunakan  Ms  Word  secara  benar  dan  efisien,  sehingga  proses  pelaporan  dapat  berjalan dengan baik dan cepat. Manfaat tidak langsung yang ingin dirasakan adalah para pengajar dapat menggunakan  Ms.  Word  sebagai  bekal  dalam  Pendidikan  lebih  lanjut,  sehingga  pembuatan laporan akhir bisa menjadi lebih cepat dan tertata dengan baik. Manfaat tidak langsung tersebut merupakan  tujuan  yang  ingin  dicapai  Korwilcam  Jambu  dalam  rangka  pemenuhan  kuota kompetensi tenaga pengajar PAUD setingkat S1 sesuai dengan Permendikbud Nomor 18 Tahun 2018  tentang  Penyediaan  Layanan  Pendidikan  Anak  Usia  Dini  [4].  Hal  yang  menarik  disini adalah,  guru  disamping  melakukan  tugas  mengajar  juga  diberikan  tugas  administrasi,  hal  ini mungkin  terlihat  memberatkan  karena  seharusnya  ada  bagian  administrasi  sendiri,  namun dengan keterbatasan sumber daya, maka untuk sementara, beberapa guru juga merangkap dalam kegiatan administrasi.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam pengabdian masyarakat program Ipteks bagi Masyarakat  (IbM)  adalah  dengan  interview  dan  melihat  langsung  kelokasi.  Temuan  yang didapatkan adalah sebagai berikut:
1. Tenaga  pengajar  PAUD  sebagian  besar  adalah  ibu-ibu  rumah  tangga,  dan  banyak yang bukan merupakan lulusan S1 PG-PAUD, namun minat belajar mereka tinggi sehingga  beberapa  tenaga  pengajar  (guru)  sedang  menempuh  Pendidikan  S1  PG- PAUD
2. Ms. Word digunakan sebagai pengganti mesin ketik, serta tidak digunakannya fitur- fitur penting seperti mail-merge sehingga proses pembuatan surat menjadi lama dan memakan kapasitas penyimpanan yang begitu besar. Ketika terdapat ralat dalam isi surat, waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki menjadi sangat lama.
3. Stakeholder  Korwilcam  beserta  Kepala  Sekolah  merasa  pelaporan  kegiatan  dan rencana kerja dari PAUD yang dinaungi dirasa kurang optimal dan maksimal, baik dari segi penyampaian dan isi materi.
Dari temuan tersebut, maka korwilcam Kecamatan Jambu Kabupaten Semarang beserta penulis  merealisasikan  proses  pembelajaran  Ms.  Word  dengan  model  praktikum.  Rencana kegiatan tersebut telah dilaksanakan selama tiga hari dengan perincian sebagai berikut:
1. Persiapan,  berupa  menyiapkan  materi  pelatihan  Ms.  Word  sesuai  temuan dilapangan.  Penulis  membawa  laptop  pribadi  dan  softcopy  materi  dikarenakan semua  alat  lainnya  seperti  LCD,  laptop  untuk  peserta  telah  disediakan  oleh Korwilcam Jambu. Disamping softcopy, peserta pelatihan juga difasilitasi hardcopy dari materi yang diajarkan selama pelatihan untuk digunakan sebagai pembelajaran mandiri setelah kegiatan pelatihan ini selesai.
2. Pelaksanaan,  yang  dibagi  menjadi  tiga  tahap,  yaitu  tingkat  dasar,  menengah  dan mahir, dengan rincian sebagai berikut:
a. Tingkat dasar: pengenalan tombol pada Ms. Word, pengetikan naskah dasar beserta pengenalan pembuatan tabel. Tingkat dasar digunakan sebagai batu pijakan dan menyamakan persepsi pengetahuan terhadap peserta pelatihan.
b. Tingkat  menengah:  pembuatan naskah  dokumen  tingkat  menengah  seperti menulis  laporan  pertanggungjawaban  dan  laporan  penelitian.  Tingkat menengah  digunakan  sebagai  bekal  peserta  pelatihan  yang  akan  dan  telah menempuh  Pendidikan  lanjut,  serta  menunjukkan  cara  yang  benar  dan efisien dalam menggunakan Ms. Word sebagai media pembuatan laporan.
c. Tingkat  lanjut:  pembuatan  undangan  rapat  dan  pertemuan.  Tingkat  lanjut ini  digunakan  untuk  mempermudah  tenaga  pengajar  membuat  undangan rapat  menggunakan  mail-merge.  Kemudian  diajarkan  pula  cara  membuat table  di  MS.  Excel  dan  membuat  grafik  serta  meletakkan  grafik  tersebut kedalam Ms. Word.
3. Pelaporan pertanggungjawaban kegiatan kepada Korwilcam dan LPPM Udinus.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  dari  pelatihan  ini  berupa  softcopy  modul  dan  hardcopy  modul  kepada  peserta PAUD  Korwilcam  Jambu  yang  hadir  saat  pelatihan.  Materi  pelatihan  yang  kami  gunakan, mengacu  pada  buku-buku  penggunaan  Microsoft  word  antara  lain:  untuk  pembuatan  laporan dan fitur-fitur penting kami menggunakan rujukan dari [5] [6], untuk penulisan tugas akhir kami menggunakan rujukan dari [7] [8] . Kemudian, capaian yang telah diraih adalah sebagai berikut:
1. Para peserta pelatihan dapat memahami dan menggunakan tool dasar dari Ms. Word. Jika  sebelumnya  para  peserta  pelatihan  hanya  menggunakan  Microsoft  word  untuk melakukan  kegiatan  menulis  sebagai  pengganti  dari  mesin  ketik,  disini  para  pelatih mengajari  cara  menggunakan  Microsoft  word  dengan  benar,  diantaranya  mengenalkan tombol dan tool dasar yang biasa dipakai dalam kegiatan mengetik, seperti: tombol simpan, memasukkan gambar, mengaplikasikan shapes agar bisa dipakai untuk mempercantik dan memperjelas  rencana  kerja  dari  PAUD,  pencetakan  dokumen  untuk  dicetak  di  printer dengan memperhatikan margin, jenis kertas.
2. Para  peserta  dan  memahami  dan  mempraktikkan  cara  pembuatan  pelaporan pertanggungjawaban dan pelaporan tugas akhir.
Setelah  para  peserta  pelatihan  mendapat  materi  tool  dasar  penggunaan  Microsoft  word, peserta  pelatihan  belajar  cara  pembuatan  pelaporan.  Disini  pelatihan  dibagi  menjadi pelaporan  pertanggungjawaban  dan  pelaporan  tugas  akhir.  Untuk  pelaporan pertanggungjawaban  biasanya  digunakan  untuk  pelaporan  guru  PAUD  kepada  kepala sekolah  PAUD  maupun  pelaporan  kegiatan  PAUD  kepada  instansi  terkait.  Kemudian pelaporan tugas akhir digunakan untuk peserta didik yang sedang menempuh tugas belajar
di universitas atau sekolah tinggi lain yang setara dengan Pendidikan sarjana. Materi yang diberikan  adalah  penggunaan  layout  kertas  dan  ukuran  kertas,  penggunaan  section, penggunaan styles seperti heading untuk mempercepat waktu pengerjaan pelaporan tugas akhir,  penulisan  header  untuk  gambar  dan  tabel,  memasukan  referensi  yang  dijadikan rujukan.  Hasil  akhirnya  adalah  pembuatan  secara  otomatis  tentang  daftar  isi,  daftar  tabel dan daftar gambar.
3. Para  peserta  dapat  memahami  dan  mempraktikkan  cara  pembuatan  surat  undangan menggunakan  mail  merge  serta  membuat  rencana  kerja  yang  didalamnya  termuat  grafik dan tabel.
Pelatih  juga  mengajarkan  menggunakan  mail  merge  yang  berguna  untuk  mempercepat proses  pembuatan  surat-menyurat,  seperti  undangan  kepada  wali  murid  untuk  datang mengambil  raport  atau  datang  menghadiri  rapat,  dengan  memanfaatkan  fitur  mail  merge, peserta pelatihan merasa terbantu dalam pembuatan surat menyurat. Kemudian pelatih juga mengajarkan  cara  pembuatan  tabulasi  grafis  dan  tabel  yang  berasal  dari  sumber  lain, misalnya dari Microsoft Excel, dengan adanya tabulasi grafis dan tabel tersebut, pelaporan menjadi lebih bermakna dan lebih jelas dalam pemahaman, misalnya: pembuatan  tabulasi grafis untuk menunjukkan jumlah peserta didik dalam hal lokasi maupun pekerjaan orang tua. Dengan adanya grafis dan tabel ini, diharapkan dapat mempermudah stakeholder dari PAUD  dalam  mengambil  keputusan  dalam  hal  pencarian  peserta  didik  baru  ataupun perubahan biaya Pendidikan di tahun berikutnya. Untuk materi excel diadakan dari tingkat dasar hingga tingkat lanjut oleh penulis pada ranah kerja yang berbeda.
(a) (b) (c) (d)
Figure 1: proses pelatihan GURU PAUD: (a dan b) pelatih menerangkan fitur Ms. Word (c dan d)

## pelatih beserta tim asisten melakukan pendampingan
Dari  figure  1,  dapat  kita  lihat  bahwa  para  peserta  pelatihan  sangat  antusias  dalam  mengikuti pelatihan dimana sebagian besar peserta adalah ibu-ibu yang sudah tidak muda lagi dan masing- masing membawa komputer pribadi yang dibawa saat pelatihan.
Kendala yang dihadapi selama pelatihan adalah: 1) operating system dari laptop yang dibawa guru peserta pelatihan berbeda-beda, ada yang menggunakan windows xp, windows 7, windows 8  dan  windows  10.  Dari  operating  system  yang  berbeda-beda  ini  cukup  menyulitkan  dalam pengesetan  format  nominal,  koma  dan  mata  uang,  sehingga  waktu  pelatihan  terbuang  cukup banyak. 2) seri Microsoft word yang berbeda-beda, seperti office 2003, office 2007, office 2010, office  2013,  dan  offce  2016  yang  kadang  peletakan  tiap  fitur  berbeda-beda,  sehingga  cukup menyulitkan  peserta  pelatihan  dalam  menggunakan  fitur  yang  diajarkan  selama  pelatihan.  3) untuk  Microsoft  word  2010,  terdapat  bug  atau  kesalahan  yang  cukup  serius,  seperti  jika melakukan  copy  paste  dari  sumber  lain,  maka  spasi  nya  menjadi  hilang,  sehingga  proses pelatihan pembuatan pelaporan tugas akhir cukup menyita waktu. 4) waktu pelaksanaan ada di bulan  puasa,  sehingga  fokus  dan  atensi  dari  peserta  pelatihan  kurang  optimal.  5)  tempat pelaksanaan dilakukan di Gedung serbaguna dengan menggunakan kursi yang mempunyai alas untuk meletakkan laptop, kami melihat beberapa para peserta pelatihan kurang nyaman dalam mengetik.  Namun,  kendala-kendala  tersebut  tidak  menyurutkan  semangat  belajar  dari  pihak peserta  pelatihan,  contohnya  adalah  sebagai  berikut:  setelah  para  peserta  pelatihan  mengeset nominal,  koma  dan  mata  uang  yang  hanya  sekali  dilakukan,  pelatihan  berjalan  cukup  lancar. Kemudian para peserta pelatihan juga sudah mulai terbiasa dalam menggunakan versi Microsoft word yang ada pada laptop pribadi, sehingga peserta pelatihan menjadi cukup cekatan.

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang didapat dari pengabdian masyarakat program Ipteks bagi Masyarakat (IbM)  adalah  meningkatnya  kemampuan  dan  pengetahuan  tenaga  pengajar  PAUD  Korwilcam Jambu  dalam  menggunakan  Ms.  Word  secara  benar  dan  efisien,  sehingga  proses  pelaporan dapat berjalan dengan baik dan cepat.

## 5. SARAN
Saran  dan  tindak  lanjut  untuk  kegiatan  IbM  di  Korwilcam  Jambu  pada  khususnya adalah: 1) memberikan pelatihan penggunaan komputer yang benar sebelum memulai pelatihan Ms.  Word,  dikarenakan  banyak  peserta  yang  tidak  memahami  penggunaan  Sistem  operasi Windows;  2)  membagi  peserta  pelatihan  berdasar  umur  dan  keahlian  dasar  Ms.  Word, dikarenakan  peserta  yang  berusia  lebih  tua  sering  tertinggal  dan  butuh  pendampingan  lebih intens  dan  lanjut;  3)  penyesuaian  format  mata  uang  sebelum  materi  pelatihan  dilaksanakan, karena  terdapat  perbedaan  nominal  angka  yang  menyebabkan  peserta  kebingungan  dalam membaca satuan angka atau nominal finansial.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] M. F. Amir and S. B. Sartika, Metodologi Penelitian Dasar Bidang Pendidikan, Sidoarjo: UMSIDA PRESS, 2017.
[2]  p. w. kemdikbud, "PAUD dan Dikmas, Layanan Wajib yang Harus Disediakan Pemerintah," 02 March 2018. [Online]. Available: https://www.kemdikbud.go.id/main/blog/2018/03/paud-dan- dikmas-layanan-wajib-yang-harus-disediakan-pemerintah. [Accessed 10 07 2019].
[3]  V. S. Pranyoto, "Pemerintah beri pelatihan guru PAUD se Indonesia," 09 05 2016. [Online].
Available: https://jogja.antaranews.com/berita/339439/pemerintah-beri-pelatihan-guru-paud-se- indonesia. [Accessed 10 07 2019].
[4]  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, "Permendikbud Nomor 18 Tahun 2018 tentang Penyediaan Layanan Pendidikan Anak Usia Dini," Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta, 2018.
[5]  J. Lambert, Microsoft Word 2016 Step By Step, Washington: Microsoft Press, 2016.
[6]  F. Morgado, Microsoft Word Secrets: The Why and How of Getting Word to Do What You Want, Rio de Janeiro: Apress, 2017.
[7]  K. Holloway, The Writer’s Guide to Microsoft Word: From submission to publication and all things between, Independently published, 2018.
[8]  A. Mamishev and M. Sargent, Creating Research and Scientific Documents Using Microsoft Word, Washington: Microsoft Press, 2013.