## ANALISIS PROSES BISNIS USAHA MIKRO KECIL MENENGAH (UMKM) KONVEKSI RYAN COLLECTION DI KABUPATAN KUDUS
Widayanto
Administrasi Bisnis, Universitas Diponegoro, Indonesia Email: widafisip.undip@gmail.com

## Abstract
Business process management is an abstraction that describes the way people or parties interact within  the  system,  to  handle  business  requests  which  are  described  in  a  particular  way.  In  the business process the company is able to manage each field in it so that the company is able to achieve the goals that have been planned previously. Business processes include the production and  manufacturing  process  in  producing  goods  or  services,  and  then  these  are  marketed  as means  to  market  the  products.  Furthermore,  management  in  terms  of  finance  as  a  source  of funds  for  financing  the  production  process  should  also  be  prepared  in  order  to  keep  the production of goods maintained properly. In addition, financial management is also intended to pay  human  resources  workers  who  work  on  the  existing  production  processes.  One  of  the purpose  of  business  process  analysis  is  to  analyze  business  processes  that  exist  in  business organizations  related  to  the  use  of  firm’s  resources.  Hence,  the  use  of  business  organization resources can be generated by to be more effective and efficient by business processes analysis. Riyan  Collection,  an  SME  in  convection  industry,  does  not  have  well-structured  business organization.  The  operation  and  production  are  controlled  by  the  sole  owner,  so  there  is  no standard procedure to utilize the existing business processes. The purpose of this research is to arrange  the  Riyan  Collection’s  organizational  structure  and  to  organize  the  business  process model. This research has developed Riyan Collection’s organization structure and the model of business process.  This  research also suggests the firm to design a computer-based information system to support the management in making decisions..
Manajemen  proses  bisnis  adalah  sebuah  abstraksi  yang  menggambarkan  cara  orang-orang  atau pihak-pihak  saling  berinteraksi  di  dalam  sistem,  untuk  menangani  permintaan  bisnis  yang dijelaskan dalam cara tertentu. Dalam proses bisnis perusahaan mampu mengelola setiap bidang di  dalamnya  agar  perusahaan  mampu  mencapai  tujuan  yang  telah  direncanakan  sebelumnya. Proses  bisnis  meliputi  proses  produksi  dan  pabrikasi  dalam  menghasilkan  barang  ataupun  jasa, kemudian  barang  atau  jasa  tersebut  dipasarkan  sebagai  sarana  untuk  memasarkan  produk  agar sampai  ke  tangan  konsumen  untuk  dapat  dikonsumsi.  Selanjutnya  pengelolaan  dalam  hal keuangan sebagai sumber dana untuk pembiayaan proses produksi tersebut hendaknya juga harus dipersiapkan secara matang agar kelancaran produksi barang tetap terjaga. Selain itu pengelolaan keuangan  juga  diperuntukkan  untuk  membayar  tenaga  kerja  sumber  daya  manusia  yang mengerjakan  proses  produksi  yang  ada.  Maksud  dari  analisis  proses  bisnis  ini  salah  satunya adalah  menganalisis  proses  bisnis  yang  ada  dalam  organisasi  bisnis  terkait  dengan  penggunaan sumber  daya  yang  dimiliki.  Sehingga  dengan  analisis  proses  bisnis  tersebut  dapat  dihasilkan penggunaan sumber daya organisasi bisnis yang lebih efektif dan efisien.
Riyan  Collection sebagai  salah  satu  usaha  kecil  menengah  yang  bergerak  dibidang  konveksi dalam  proses  bisnisnya  yang  sekarang  berlangsung,  belum  tersusun  struktur  organisasi  yang baik. Operasi dan produksi dikendalikan oleh pemilik tunggalnya, sehingga belum ada batasan- batasan  terhadap  proses  bisnis  yang  ada.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  tersusun  struktur organisasi pada Riyan Collection dan tersusun model proses bisnisnya.
Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah  dapat  tersusun  struktur  organisasi  serta  tersusun  model proses  bisnis  pada Riyan  Collection. Saran  yang  dapat  di  berikan  adalah  sebaiknya  dilanjutkan dengan  merancang  sistem  informasi  berbasis  komputer  untuk  mendukung  manajemen  dalam mengambil keputusan.

## Keywords
Business process, Production, System, Proses bisnis, Produksi, Sistem

## Pendahuluan
Proses  bisnis  adalah  kumpulan dari  proses    dan  berisi  kumpulan aktifitas ( tasks ) yang saling berelasi satu sama  lain  untuk  menghasilkan  suatu keluaran  yang  mendukung  pada  tujuan dan  sasaran  strategis  dari  organisasi. Suatu  proses  bisnis  yang  baik  harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan , mengefisienkan dan membuat  mudah  untuk  beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses  bisnis  tersebut  harus  merupakan
proses bisnis  yang  berorientasikan  pada jumlah  dan  kualitas  produk  output, minimal  dalam  menggunakan  sumber daya  dan  dapat  beradaptasi  sesuai dengan  kebutuhan  bisnis  dan  pasar. Idealnya  proses  bisnis  yang  ada  pada suatu organisasi bisnis umumnya melibatkan  bidang  manajemen  sumber daya  manusia,  bidang  produksi,  bidang pemasaran, bidang keuangan dan bidang  tekhnologi  informasi.  Bidang- bidang tersebut mestinya dapat tersusun dan  memiliki  keterkaitan  yang  saling mempengaruhi. Karena perubahan karena  adanya  kebijakan  pada  satu bidang  tertentu  akan  berimplikasi  pada bidang yang lain untuk dapat meyelaraskan  kegiatan  atau  pekerjaan untuk  dapat  mencapai  tujuan  yang dimaksud.  Sehingga  proses  bisnis  yang dimaksud perlu dikelola atau di manage secara  baik.  Manajemen  proses  bisnis adalah sebuah abstraksi yang menggambarkan  cara  orang-orang  atau pihak-pihak saling berinteraksi di dalam sistem,  untuk  menangani  permintaan bisnis  yang  dijelaskan  dalam  cara tertentu.  Dalam  skala  besar,  menengah ataupun  kecil  suatu  proses  bisnis  pasti akan  mengalami  perubahan  karena adanya  pengembangn  dibidang  sumber dayanya, produk-produk yang dihasilkan,  sistem  pemasaran  yang semakin  luas  ataupun  modal  yang semakin  besar.  Dalam  hal  ini  proses binis  akan  berperan  untuk  melakukan perencanaan  hingga  berjalannya  proses bisnis  tersebut.  Saat  ini  proses  bisnis bukan  hanya  dirancang  oleh  organisasi besar namun usaha kecil menengah pun mulai menerapkan analisis proses bisnis untuk usahanya.
Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) mempunyai peran yang strategis  dalam  pembangunan  ekonomi nasional,  oleh  karena  selain  berperan dalam pertumbuhan ekonomi dan penyerapan  tenaga  kerja  juga  berperan dalam pendistribusian hasil-hasil pembangunan.  Dalam  krisis  ekonomi yang terjadi dinegara kita sejak beberapa  tahun  yang  lalu,  dimana
banyak  usaha  berskala  besar  yang mengalami  stagnasi  bahkan  berhenti aktifitasnya,  sektor  Usaha  Mikro  Kecil dan  Menengah  (UMKM)  terbukti  lebih tangguh dalam menghadapi krisis tersebut. Usaha konveksi Riyan Collection merupakan jenis usaha dalam pembuatan  pakaian  atau  kebutuhan sandang.
Dalam pengerjaannya, konveksi  membutuhkan  pekerja  yang berhubungan dengan pengoperasian mesin-mesin  jahit.  Perbedaan  jenis usaha  konveksi  ini  dengan  usaha garment adalah dilihat dari jenis produk yang
dihasilkan.
Konveksi menghasilkan produk jahitan mulai dari bahan  mentah,  setengah  jadi,  hingga produk jadi. Sedangkan Garment memproduksi  bahan  mentah,  bahan baku yang dipergunakan untuk produksi usaha  konveksi.  Macam  pengerjaan konveksi Riyan Collection meliputi pengerjaan  pakaian  wanita  muslim, jubah, bordir dan lain sebagainya.
Berdasarkan survey yang dilakukan,  konveksi Riyan Collection belum tersusun struktur organisasi  yang baik. Operasi dan produksi dikendalikan oleh  pemilik  tunggalnya,  sehingga belum  ada  batasan-batasan  terhadap proses  bisnis  yang  ada.  Berdasarkan pada  pokok  pemikiran  yang  ada  dalam latar  belakang  diatas,  dapat  dirumuskan masalah dengan mengemukakan pertanyaan penelitian “struktur organisasi seperti apa yang sekarang ini sesuai dengan kondisi UMKM Konveksi Riyan Collection , serta bagaimana  deskripsi  proses  bisnis UMKM Konveksi Riyan Collection saat ini ?”
Berdasarkan  rumusan  masalah tersebut,  maka  tujuan  penelitian  ini adalah:
1.  Tersusun  struktur  organisasi  yang sesuai dengan kondisi UMKM Konveksi Riyan Collection.
2.  Tersusun  model  proses  bisnis  pada UMKM Konveksi Riyan Collection.

## Kajian Teori
Proses bisnis adalah suatu kumpulan  aktivitas  atau  pekerjaan terstruktur  yang  saling  terkait  untuk menyelesaikan  suatu  masalah  tertentu atau  yang  menghasilkan  produk  atau layanan  (demi  meraih  tujuan  tertentu). Suatu  proses  bisnis  dapat  dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing  memiliki  atribut  sendiri tapi  juga  berkontribusi  untuk  mencapai tujuan  dari  superprosesnya.  Analisis proses  bisnis  umumnya  melibatkan pemetaan  proses  dan  subproses  di dalamnya  hingga  tingkatan  aktivitas atau kegiatan.
Menurut Davenport (1993), proses  bisnis  adalah  aktivitas  yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi  output  tertentu  untuk kalangan  pelanggan  tertentu.  Terdapat di  dalamnya  penekanan  yang  kuat  pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu  dan  ruang,  dengan  suatu  awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.
Definisi dari Hammer dan Champy’s  (1993),  proses  bisnis  bisa dianggap merupakan turunan dari definisi Davenport. Mereka mendefinisikan proses sebagai kumpulan  aktivitas  yang  membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan  output  yang  bermanfaat atau bernilai bagi pelanggan.
Karakteristik  Proses  Bisnis  yang  baik, antara lain :
1. Adanya  proses  owner,  yaitu  orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk bertanggung jawab terhadap  performansi  proses  agar efektif dan efisien.
2. Batasan-batasan  yang  jelas  akan proses bisnis yang ada.
3. Kejelasan  hubungan  internal  dan pertanggung jawabannya.
4. Prosedur,  tugas  kerja,  kebutuhan training terdokumentasi dengan baik
5. Memiliki  ukuran-ukuran  dan  system feedback pada setiap aktivitas.
6. Memiliki  ukuran-ukuran  dan  target yang  berhubungan  dengan  kepuasan user.
7. Waktu  siklus  dari  setiap  aktivitas diketahui dengan jelas.
8. Mempunyai perumusan atau
perubahan prosedur. 9. Mengetahui tentang bagaimana langkah–langkah  selanjutnya  agar menjadi lebih   baik.
Suatu  proses  bisnis  dibangun untuk  mendefinisikan  secara  spesifik aktifitas-aktifitas  yang  ada  didalamnya. Setiap  proses  terkadang  melibatkan banyak tahapan yang memiliki satu atau lebih sasaran. Tahapan-tahapan tersebut merupakan gambaran dari aktifitas yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah
terdefinisikan.  Suatu  proses  bisnis  yang baik  harus  memiliki  tujuan-tujuan seperti  mengefektifkan,  mengefisienkan dan  membuat  mudah  untuk  beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses  bisnis  tersebut  harus  merupakan proses bisnis  yang berorientasikan pada jumlah  dan  kualitas  produk  output, minimal  dalam  menggunakan  sumber daya  dan  dapat  beradaptasi  sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Pengelolaan  proses  bisnis  yang  baik akan memberikan keuntungan- keuntungan pada organisasi perusahaan, yaitu :
a. Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
b. Organisasi  mampu  mengendalikan dan  memprediksi  setiap  perubahan yang  terjadi  di  lingkungan  dalam ataupun luar.
c. Organisasi mampu melakukan pengukuran  pada  setiap  perubahan pada kondisi perusahaan.
d. Organisasi mampu memperbaiki
tingkat  penggunaan  sumber  dayanya
sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
e. Organisasi  dapat  mengelola  dengan baik  integrasi  proses-proses  antar bagian yang ada.
f. Organisasi  dapat  memonitor  secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap  proses  operasional  dalam perusahaan.
g. Organisasi  dapat  dengan  mudah menemukan  kesalahan  dalam  proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
h. Organisasi  dapat  memahami  setiap proses  dan  metode  dari  proses  yang benar.
Proses  Bisnis  yang  efektif  dan efisien  dapat  menghasilkan  nilai-nilai kompetitif  bagi  perusahaan.  Proses bisnis  yang  dikelola  dengan  baik  akan mampu menumbuhkan peluang. Namun perusahaan terkadang kurang memahami dan tidak mampu mengontrol proses bisnis yang dimilikinya. Pihak manajemen mungkin telah  berhasil  membuat  prosedur  yang ideal untuk menjalankan proses bisnisnya,  tapi  pada  kenyataannya, implementasi  di  lapangan  dapat  sangat berbeda  dari  apa  yang  telah  dirancang sebelumnya.  Pada  pelaksanaan  suatu proses bisnis kadang terjadi redundansi, ketidakefisienan,  stagnasi,  dan  berbagi kesalahan-kesalahan  lainnya  yang  tidak dapat  diantisipasi  sebelumnya.  Bisnis yang  tidak  tangkas  dalam  mengontrol proses bisnis yang dimilikinya
cenderung  akan  menghalangi  usaha perusahaan  dalam  mencapai  sasaran yang diinginkan.
Tujuan  proses  bisnis  menurut Andrews  dan  Stalick,  (1994:8)  seperti disebutkan  oleh  Sitorus  M.  &  Nasution (2007), adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang  atau  jasa  yang  khusus  serta mempertahankan produksi massal. 2. Meningkatkan  kepuasan  atas  barang atau  jasa  sehingga  pelanggan  akan
memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing. 3. Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan. 4. Memutuskan  batasan  organisasional, membawa  pelanggan  kepada  saluran informasi melalui komunikasi,
jaringan dan teknologi komputer.
5. Mempercepat  waktu  respon  kepada pelanggan,  mengeleminasi  kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan  barang  atau  jasa dalam waktu siklus pabrik.
6. Memproses  permintaan  pelanggan yang  lebih  dan  peningkatan  volume dari setiap pelanggan serta menetapkan  harga  " value  driven " untuk  pelanggan  tanpa  mengurangi profitabilitas.
7. Memperbaiki  kualitas  kerja  dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan. 8. Memperbaiki pembagian dan kegunaan  pengetahuan  organisasi sehingga  organisasi  tidak  tergantung pada keahlian beberapa orang saja.
Menurut  fungsinya,  proses  bisnis perusahaan  yang  membuat  dan  menjual produk  memiliki  proses  bisnis  yang melibatkan para Pemasaran dan Penjualan,  Produksi  dan  Pabrikasi, Akuntansi  dan  Keuangan  serta  Sumber Daya Manusia melakukan fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Pemasaran  dan  penjualan  set  harga produk, mempromosikan produk melalui iklan dan pemasaran,
mengambil pesanan pelanggan,
mendukung pelanggan, dan menciptakan perkiraan penjualan.
2. Produksi  mengembangkan  rencana produksi,  order  bahan  baku  dari pemasok,  menerima  bahan  baku  ke fasilitas, memproduksi produk, utama-Peng-fasilitas, dan produk kapal untuk pelanggan. Fungsi dalam manajemen  rantai  pasokan  meliputi pembuatan  produk  dan  membeli bahan  baku  (pembelian).  Produksi
direncanakan  sehingga,  sebanyak mungkin, produk tersedia bila
diperlukan,  tanpa  adanya  kelebihan produksi. Perkiraan penjualan adalah analisis yang mencoba untuk memprediksi  masa  depan  penjualan produk.  Akurasi  perkiraan  akan membaik jika didasarkan pada angka penjualan  berdasarkan time  series .
Rencana  produksi  juga  digunakan untuk  mengembangkan  persyaratan untuk bahan baku.
3. Akuntansi  dan  Keuangan  melakukan kegiatan pencacatan serta pengelolaan keuangan untuk menyediakan  ringkasan  dari  data operasional dalam laporan manajerial,  dan  juga  bertanggung jawab  untuk  tugas-tugas  seperti mengendalikan rekening,
perencanaan  dan  penganggaran,  dan manajemen arus kas.
4. Merekrut  sumber  daya  manusia,  dan memberikan  kompensasi  karyawan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, dan mengawasi evaluasi karyawan. Metodologi Penelitian Tipe penelitian ini adalah deskriptif. Penelitian deskriptif digunakan untuk menggambarkan tentang  karakteristik  individu,  situasi atau  kondisi  kelompok  tertentu.  Sesuai dengan  tujuan  dari  penelitian  ini,  maka akan  dideskripsikan  proses  bisnis  yang terjadi pada konveksi Riyan Collection.
Penelitian  ini  menggunakan  data primer  dan  data  sekunder,  teknik pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini yakni wawancara dan studi pustaka.
Analisis  data  yang  digunakan
dalam penelitian ini adalah
menggunakan Root  Cause  Analysis (RCA), (Rooney&Heuvel, 2004). Adapaun Langkah-langkah yang dilakukan  dalam  melakukan  analisis RCA adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan data.
2. Pemetaan faktor kausal.
3. Identifikasi root cause .
4. Perumusan rekomendasi dan implementasi.

## Pembahasan
Dalam menghasilkan produk konveksi  berupa  pakaian  jadi,  ada beberapa  pihak  yang  terkait  baik  pihak eksternal  maupun  pihak  internal.  Untuk pihak  eksternal  yang  dimaksud  adalah suplier  kain.  Suplier  ini  berperan sebagai  penyedia  kain  yang  diproses menjadi  pakaian  jadi.  Suplier  tersebut merupakan pihak yang diajak kerjasama oleh Riyan  Collection setelah  melalui tahap seleksi yang dilakukan.
Sementara  untuk  pihak  internal  yang terkait  adalah  pemotongan,  jahit,  obras, serta finishing. Adapun bagian finishing terdiri dari proses setrika, lipat, pengkodean  berdasarkan  warna  dan pengepakan. Berdasarkan rumusan masalah,  maka  dalam  hal  ini  peneliti berupaya memberikan alternative solusi yakni, pertama peneliti  mengusulkan untuk  menyusun  struktur  organisasi yang  berimplikasi  pada  penyususnan model  proses  bisnis,  serta  yang kedua mengusulkan  model  proses  bisnis  pada Riyan Collection.
Struktur organisasi yang diusulkan  dapat  dipaparkan  sebagai berikut: Berdasarkan  proses  bisnis  yang saat  ini  terjadi,  kemudian  berpedoman pada  hasil  wawancara  yang  dilakukan dengan pemilik Riyan Collection , Direktur (Pemilik)
Pemasaran
dengan mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki, serta mempertimbangkan
hambatan dan kendala yang ada, maka
Diagram Model Proses bisnis Riyan Collection
Berdasarkan  model  proses  bisnis tersebut  dapat  kemukakan  tahapan- tahapan sebagai berikut: 1. Konsumen  melakukan  pemesanan produk melalui pengisian form pemesanan yang diperoleh dari bagian pemasaran.
2. Bagian pemasaran menerima pemesanan dari konsumen.
3. Bagian  pemasaran  melakukan  cek stok  barang  yang  dipesan  konsumen, mka terjadi kemungkinan:
4. Jika  stok  cukup/ada,  maka  bagian pemasaran membuat sales order serta berkoordinasi dengan bagian produksi dan distribusi untuk membuat  surat  jalan  pengiriman produk.
5. Selanjutnya  bagian  akuntansi  dan keuangan membuat dan mengirimkan invoice sesuai sales  order kepada konsumen .
6. Setelah  konsumen  menerima invoice , konsumen melakukan pembayaran.
7. Setelah konsumen melakukan pembayaran, produk kemudian dikirim kepada konsumen.
8. Konsumen menerima produk.

## Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Berdasarkan pemaparan pada bagian sebelaumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Konveksi Riyan Collection sudah disusun struktur organisasi.
2. Konveksi Riyan Collection sudah memiliki  dokumentasi  model  proses bisnis .

## Saran
Berdasarkan survey dan wawancara  pada  UMKM  Konveksi Riyan Collection , maka dapat dikemukakan saran sebagai berikut :
Berdasarkan  model  proses  bisnis  yang sudah  dimiliki,  sebaiknya  dilanjutkan dengan  merancang  sistem  informasi berbasis  komputer  untuk  mendukung manajemen dalam mengambil keputusan.

## Daftar Referensi
Bungin,  Burhan,  2001. Metodologi Penelitian  Sosial . Surabaya: Airlangga University Press.
Cooper,  R.  Donal,  Emory  C.  William,
1996. Business Research Methods ,  alih  bahasa:  Ellen Gunawan dan Imam Nurnawan, Erlangga, Jakarta. Davenport,  Thomas,  1993, Process Innovation: Reengineering work through information technology ,  Harvard  Business
School Press, Boston
Folan,  P  2007. Performance:  Its meaning  and  content  for today's business research .
Computers in Industry . Hammer,  Michael  and  Champy,  James 1993, Reengineering the
Corporation:  A  Manifesto  for
Business  Revolution ,  Harper Business
Harimurti  Subanar,  2011, Management Usaha Kecil , BPFE, Yogyakarta. Johansson,  Henry  J.  et.al.  1993, Business Process Reengineering: BreakPoint Strategies for Market Dominance ,  John  Wiley  & Sons.
Obeng  E,  Crainer  S  1993, Making  Re- engineering Happen , Financial
Times Prentice Hall.
Rooney  &  Heuvel.  (2004). Quality Basics:  Root  Cause  Analysis for Beginners. https://webspace.utexas.edu/ma e548/www/research/digital%20 forensics/qp0704rooney.pdf Smith,  Howard  and  Fingar,  Peter  2003, Business Process Management , The Third
Wave, MK Press
Sugiyono.  2006. Metode  Penelitian Bisnis. Bandung , Alfabeta.
Umar, Husein. 1991, Metodologi Penelitian:  Aplikasi  dalam Pemasaran . Jakarta:
Gramedia.