A SIA -P ACIFIC J OURNAL OF P UBLIC P OLICY - V OL . 08 N O . 01 (2022) 16-24
Contents Lists Available at: https://journal.stianasional.ac.id/index.php/humanis

## ASIA-PACIFIC JOURNAL OF PUBLIC POLICY
ISSN (Online) 2775-9911

## Manajemen  Kearsipan  Digital  dalam  Upaya  Meningkatkan  Mutu  Sistem Penyimpanan Dokumen Kepegawaian di Kota Banda Aceh: Hambatan dan Tantangan

## (Digital Archives Management to Improve the Quality of the Civil Service Document Storage
System in Banda Aceh City: Challenges and Opportunities)

## Adinda Aulia & Rudi Kurniawan
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Nasional, Kota Lhokseumawe, Aceh, 24351, Indonesia

## A RTICLE I NFORMATION

## ABSTRACT
Received: 12 May 2022 Revised: 6 June 2022 Accepted: 14 June 2022 Available online: 14 June 2022
The quality of staffing documentation stored electronically at the Aceh Public Works and Spatial Planning Office of Banda Aceh City is unsatisfactory. This study aims to find out how the process of managing archives management improves the quality  of  the  employee  document  storage  system  by  using electronics  as  a  storage  medium.  The  data  techniques employed  were  observation,  interviews  and  documentation. The type of this research is qualitative. The results of this study can be reported that the obstacles that occur in the Aceh Public Works and Spatial Planning Office of Banda Aceh City are: (1) Lack  of  understanding  of  the  importance  of  archives  by members of the organization; (2) It has not been carried out or cultivated regarding the guidelines for borrowing archives so that  every  employee  borrows  files  without  clear  regulations; (3) There is no planning regarding the shrinkage of archives so that  the  libraries  are  piling  up  and  are  no  longer accommodated. It is hoped that government agencies will be able to improve the quality of documentation storage systems using electronic media and utilize employees who are reliable and capable of operating computers properly.

## K EYWORDS
Manajemen kearsipan; Sistem, Penyimpanan digital, Kepegawaian, Media Elektronik, Kearsipan digital
T O CITE THIS ARTICLE (APA S TYLE ):
Aulia.  A.,  &  Kurniawan,  R.  (2022). Manajemen  Kearsipan  Digital  dalam Upaya  Meningkatkan  Mutu  Sistem Penyimpanan Dokumen Kepegawaian di Kota  Banda  Aceh:  Hambatan  dan Tantangan, Asia-pacific  Journal  of  Public Policy , 8 (1), 16-24

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  yang  semakin  canggih  telah  mempengaruhi  seluruh aspek  kehidupan,  tidak terkecuali  juga  pada  pelaksanaan  kegiatan  manajemen  disuatu  organisasi  kelembagaan.  Pesatnya perkembangan  teknologi  menyebabkan  peningkatan  pada  kebutuhan  informasi.  Dalam  organisasi kelembagaan, informasi merupakan kebutuhan mendasar penunjang pelaksanaan kegiatan manajemen karena dalam  setiap  kegiatannya  selalu  membutuhkan  informasi  yang  berkaitan  dengan  kegiatan  manajemen,  baik secara langsung maupun tidak langsung.
Berdasarkan  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  9  Tahun  2012  tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/ Daerah, “arsip aset didefinisikan sebagai informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi atau sosial dimasa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat,  serta  dapat  diukur  dalam  satuan  uang,  termasuk  sumber  daya  non-keuangan  yang  diperlukan penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya. Dalam konteks ini,  arsip  aset  merupakan  arsip  milik  negara  sebagaimana  yang  tercantum  dalam  Pasal  30  Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa “arsip yang  tercipta  dari  kegiatan  lembaga  negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara”. Itu artinya, arsip itu sendiri merupakan aset bagi negara.
Penjelasan  dalam  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  9  Tahun  2012  dan Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  mampu  dikaitkan  dengan  teori Read  and  Ginn sebagaimana yang dimaksud bahwa arsip merupakan asset bagi negara, maka dari itu arsip harus dilindungi dalam setiap instansi, dalam teori Read and Gin pengelolaan arsip dapat dikelola dengan media elektronik yang terdiri dari 4 fase yaitu penciptaan dan penyimpanan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan dan disposisi. Tahap penciptaan dan penyimpanan secara umum dilakukan dengan menggunakan word, exel, acces dan lain sebagainya,  tahap  penggunaan  dan  distribusi  yaitu  memberikan informasi  pada  setiap file  folder dalam penyimpanan  sehingga  mempermudah dalam  mencari  arsip  penting,  tahap  pemeliharaan  yaitu  melindungi arsip  dengan  menggunakan hardware atau software dan  tahap  disposisi  dilakukan  dengan  melakukan  tahap penyusutan,  dimana  arsip  yang  sudah  tidak  penting  akan  dimusnahkan agar tidak dapat didaur ulang dan dimanipulasi (Muhidin & Winata,  2016).
Berdasarkan  penjelasan  diatas  dapat  peneliti  simpulkan  bawah  arsip merupakan  catatan  informasi perkantoran yang disimpan dengan berbagai macam bentuk file , dengan tujuan agar mempermudah pegawai dalam  menyelesaikan  tugasnya  didalam  organisasi.  Banyaknya  pekerjaan  yang  berkaitan  dengan  arsip  dan dokumen dihadapkan pada pengelolaan arsip secara konvensional menjadi awal munculnya titik terang ke arah pembuatan  sebuah  sistem  yang  mampu  mengurangi  beban  kerja  petugas  kearsipan  atau  arsiparis  dalam pengelolaan  kearsipan.Sistem  tersebut  merupakan  sistem  kearsipan  konvensional  yang  diaplikasikan  dalam bentuk software dengan  menggunakan  media  elektronik  yang  berbasiskan  pada  penggunaan  komputer  atau dapat dikatakan sebagai sistem kearsipan elektronik.
Sistem  kearsipan  elektronik  pada  dasarnya  memiliki  konsep  yang  sama dengan  teknik  kearsipan konvensional.  Jika  pada  kearsipan  konvensional  memiliki kabinet  yang  secara  fisik  berfungsi  untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan berbasis komputer ini  memiliki kabinet  virtual  yang  didalamnya  berisi  map  virtual.Selanjutnya  didalam  map  virtual berisi lembaran-lembaran  arsip  yang  telah  dikonversi  ke  dalam  bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll) (Sugiarto & Wahyono, 2015).
Penjelasan  diatas  disimpulkan  bawah  sistem  ekarsipan  elektronik  adalah  sistem  atau  tata  cara pengumpulan  informasi  berupa  dokumen  yang  direkam  dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk  dokumen  elektronik  dengan tujuan  agar  dokumen  mudah  dilihat,  dikelola,  ditemukan  dan dipergunakan  kembali. Sistem  akan  diimplementasikan  pada  perangkat  keras  yang  berbasis Microsoft  Office Acces untuk  merancang  arsip  konvensional  menjadi  Arsip  Elektronik yang diharapkan dapat memudahkan kegiatan kearsipan. Sistem ini juga membatasi otoritas user yang berhak menjalankan sistem.
Fenomena  yang  sering  terjadi  hingga  saat  ini  diketahui  bahwa  permasalahan kearsipan  kurang  dapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi.Hal ini dapat  kita  jumpai  dalam  kehidupan  sehari-sehari banyak  kertas  atau  berkas  arsip  yang  dipergunakan  oleh  para  pedagang  dipasar-pasar,  warung-warung sebagai pembukus.Padahal  dilihat  dari  segi  waktu  dan  tanggal  pengeluarannya,  berkas  tersebut  tergolong berkas  yang  masih  baru.Kurangnya  perhatian  terhadap  kearsipan tidak  hanya  dari  segi  pemeliharaan  dan pengamanan arsip-arsip, tetapi juga dari sistem filingnya, sehingga mengakibatkan arsip-arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti, arsip akan terus bertambah seirama dengan perkembangan  organisasi  yang  bersangkutan.  Bertambahnya terus menerus arsip-arsip tanpa diikuti dengan tata kerja dan perlatan kearsipan  serta  tenaga  ahli  dalam  bidang  kearsipan  menimbulkan  masalah  tersendiri. Berdasarkan pengamatan awal yang telah dilakukan peneliti di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh diketahui bahwa pegawai sering mengeluh dengan penyimpanan arsip yang tersedia di  kantor, dimana  pegawai  sering  keseulitan  mendapatkan  arsip  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan tugasnya.  Apalagi  disaat  pegawai  harus  mencari  arsip  atau  berkas  lama  untuk  dilakukan  pengecekan  data ulang,  data  yang  dibutuhkan  sering  hilang  dan  ditemukan,  padahal  penyimpanan  data  di  Kantor  Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh sudah melakukan penyimpanan arsip dengan menggunakan elektronik, yaitu perangkat lunak seperti komputer.
Kendala yang terjadi biasanya akibat sering terjadinya kerusakan komputer yang mengakibatkan semua data yang tersimpan hilang dan tidak bisa ditemukan lagi, hal ini menjadi permasalahan tesendiri bagi pegawai yang bekerja, dimana data yang sudah disimpan rapi didalam komputer terpaksa harus diketik ulang untuk diperbaharui  kembali  akibat  hilangnya  data  yang  sudah  tersimpan  didalam  komputer, hal ini terjadi akibat mereka tidak menggunakan hardware dan software khusus  dalam  media  penyimpanan  dokumentasi.  Apalagi data yang sudah di print out juga tidak dengan mudah bisa ditemukan akibat file atau arsip yang disimpan tidak memberikan petunjuk data yang dibutuhkan dan harus dibongkar satu per satu.

## PENELITIAN TERKAIT
Beberapa studi terkait telah dipublikasi sebelumnya antara lain adalah sebagai berikut:  Nur dan Sutarni (2017) melakukan penelitian dengan judul “Penerapan sistem kearsipan elektronik sebagaideterminan terhadap produktivitas  kerja pegawai”.Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  pengaruh  penerapan  sistem kearsipanelektronik terhadap produktivitas kerja pegawai.Metode penelitian menggunakanmetode deskriptif dan  verifikatif.Teknik  pengumpulan  data menggunakan angketmodel rating scale dengan skor yang terentang antara1  sampai  dengan  5  Responden  adalah  pegawai  Dinas  Pendidikan  Kota  Cimahi  sebanyak  50 responden.Teknik  analisis  data  menggunakan  regresi  sederhana.Hasil  penelitianmenunjukkan  penerapan sistem kearsipan elektronik memiliki pengaruh yangsignifikan terhadap produktivitas kerja pegawai.Dengan demikian produktivitaskerja pegawai dapat ditingkatkan melalui peningkatan sistem kearsipanelektronik.
Perbedaannya yaitu penelitian sebelumnya menganalisa penerapan sistem kearsipan elektronik sebagai determinan  terhadap  produktivitas  pegawai,  sedangkan  penelitian  ini  menganalisa  upaya  pegawai  dalam melakukan  penyimpanan  arsip  pegawai  dengan  menggunakan  elektronik.  Persamaan  dalam  penelitian  ini bersama-sama  membahas  mengenai  penyimpanan  arsip  dengan  menggunakan  elektronik.  Jannah  (2018) dengan  judul “Manajemen Kearsipan  dalam  Meningkatkan Mutu  Layanan  Administrasi  di  Madrasah Ibtidaiyah  Negeri  Sungai Tarab”.Penelitian ini  bertujuan  untuk  mendeskripsikan  tentang  bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan administrasi di MIN Sungai Tarab.Penelitian  ini  merupakan  penelitian  lapangan  yang  menggunakan  pendekatan  kualitatif,  dengan mengambil  latar  belakang  MIN  Sungai  Tarab.Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  melalui  wawancara  dan dokumentasi. Teknik analisis data dengan cara reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa Implementasi manajemen kearsipan di MIN Sungai Tarab dalam kegiatan mengelola dokumen-dokumen atau arsip madrasah berjalan dengan cukup baik, walaupun masih ada kekurangan. Pelaksanaan manajemen kearsipan tersebut meliputiperencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Dalam upaya untuk meningkatkan Mutu pelayanan administrasi ada beberapa upaya yaitu: a) Adanya pembinaan dan pelatihan terhadap kinerja pegawai tata usaha. b) Adanya syarat dan prosedur dalam merekrut  pegawai tata usaha.  c) Adanya motivasi terhadap pegawai tata  usaha  dan  seluruh  stakeholder.  d) Adanya kerjasama antara kepala madrasah dengan  stakeholder  mengenai  tugas  dan  operasional  madrasah, Adanya sistem 5S yaitu, Senyum, Salam, Sapa, Sopan, dan Santun dalam memberikan pelayanan administrasi di lingkungan MIN Sungai Tarab. Perbedaan dalam penelitian ini adalah penelitian sebelumnya melaksanakan manajemen kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di Madrasah Ibtidaiyah Negeri Sungai Tarab.Sedangkan  penelitian  ini melaksanakan  manajemen  kearsipan  untuk  meningkatkan  mutu  sistem penyimpanan  dokumen  kepegawaian  dengan  memanfaatkan  elektronik  sebagai  media  penyimpanan. Persamaan  penelitian  ini  dengan  sebelumnya  yaitu  Bersama- sama  menganalisa  mengenai  manajemen kearsipan.
Solikah dan Oktarina (2018) melakukan penelitian dengan judul “Pelaksanaan Pengelolaan Kearsipan untuk Menunjang Akuntabilitas Sekolah”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengeolaan arsip untuk menunjang akuntabilitas sekolah, hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip untuk menunjang akuntabilitas sekolah, dan upaya dalam mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip untuk menunjang akuntabilitas sekolah di SMK Negeri 1 Kudus. Sumber data penelitian diperoleh dari 11 informan terdiri dari Kepala Sekolah, Wakasek, K3, Kepala Tata Usaha, Petugas Arsip, Guru, dan Pegawai Tata Usaha. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu kualitatif. Teknik penentuan informan menggunakan snowball sampling.
Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Prosedur penelitian ini meliputi tahap pra-lapangan, pelaksanaan lapangan, dan analisis data. Analisis data dilakukan dengan cara pengumpulan  data, reduksi  data,  penyajian  data,  dan  penarikan  kesimpulan.  Hasil  penelitian  ini  yaitu mengetahui bahwa pengelolaan arsip meliputi kegiatan penciptaan, penyimpanan,

## METODE PENELITIAN
Adapun  metode  penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  pendekatan  kualitatif  yang  bersifat deskriptif.  Menurut  Moleong  (2005)  penelitian  kualitatif  merupakan  suatu  pendekatan  yang  berusaha menafsirkan makna suatu peristiwa sebagai interaksi tingkah laku manusia dalam situasi tertentu. Penelitian ini bersifat deskriptif  dapat  diartikan  sebagai  proses  pemecahan  masalah  yang  diselidiki  dengan  menuliskan
keadaan subjek dan obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak sebagaimana adanya.
Alasannya  pemilihan  pendekatan  penelitian  kualitatif  bersifat  deskriptif  karena  melalui  pendekatan kualitatif  tersebut  dapat  melakukan  pemecahan  masalah yang  diselidiki  secara  mendalam  ( participant observation ) dengan melukiskan keadaan subyek dan obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta- fakta yang tampak sebagaimana adanya.Pelaksanaan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif tidak hanya terbatas sampai pada pengumpulan dan penyusunan data, tetapi sangat komplek dan luas yang meliputi analisis  dan  interpretasi  tentang data  tersebut.  Selain  itu  semua  data  dan  informasi  yang  dikumpulkan memungkinkan menjadi kunci terhadap apa yang diteliti. Adapun maksud penggunaan pendekatan kualitatif adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih lengkap dan mendalam tentang obyek penelitian.

## HASIL DAN DISKUSI

## Proses Pengelolaan Manajemen Kearsipan
Berdasarkn  dari  hasil  penelitian  diketahui  bahwa  proses  pengelolaan  manajemen  kearsiapan  dalam  upaya meningkatkan  mutu  sistem  penyimpanan dokumen  kepegawaian  dengan  memanfaatkan  elektronik  sebagai media penyimpanan di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh dilakukan dengan menggunakan  teori Read  and  Ginn dalam  Muhidin  dan  Winata  (2016),  dimana  pengeloaan  arsip  elektronik memiliki 4 fase yaitu:

## 1. Penciptaan dan Penyimpanan (creation and storage )
Penciptaan  arsip  elektronik  pada  umumnya  dibuat  dan  penyimpanannya  dalam  aplikasi  perangkat  lunak tertentu,  seperti Word,  Excel,  Acces ,  dan  sebagainya.  Penciptaan  dan  penyimpanan  arsip  elektronik  dapat dilakukan melalui satu tahap.
2. Penggunaan dan Distribusi ( Distribution and Use )
Tahap berikutnya adalah mendistribusikan dan menggunakan informasi yang terkandung dalam folder dan file elektronik. Distribusi dapat melalui saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa, dengan faksimili, atau  dengan  kurir.  Pemilihan  peralatan  dalam  pendistribusian  dan  penggunaan  arsip elektronik  sangat  bergantung  pada  kebutuhan,  kemampuan,  dan  tujuan organisasi, oleh karena itu pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepatakan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut.
3. Pemeliharaan ( Maintenance )
Arsip  elektronik  tergolong  jenis  arsip  baru  dan  banyak  digunakan  oleh  beberapa instansi  untuk  proses administrasi.  pemeliharaan  arsip  elektronik  dapat  berupa  pengamanan  arsip  elektronik  itu  sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut.
4. Disposisi ( Disposition )
Tahap ini berkaitan dengan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan. Disposisi ini dapat di artikan sebagai proses penyusutan. penyusutan dalam sistem arsip elektronik dalambeberapa literature disebut sebagai tahap penilaian dan seleksi arsip.
Berdasarkan dari penelitian yng telah dilakukan peneliti, Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Aceh Kota  Banda  Aceh  telah  melakukan  dengan  baik dalam  proses  pengelolaan  manajemen  kearsipan,  dimana perangkat elektronik yang digunakan  didalam  instansi  adalah  komputer.  Komputer  dijadikan  sebagai  media penyimpanan dokumen kepegawaian dan dijadikan sebagai media aktivitas pegawai dibagian kearsipan dalam menyelesaikan kinerjanya. Dokumen dibagian kearsipan pada Dinas Pekerjaan  Umum dan Penataan Ruang
Aceh Kota Banda Aceh merupakan hal yang harus dilindungi, sehingga dibutuhkan proses yang baik dalam pengelolaan manajemen kearsipan. Proses pengelolaan dokumen kearsipan dibagian kearsipan telah dilakukan sesuai dengan teori Read and Ginn yaitu:
1. Melakukan tahap penciptaan dan penyimpanan dokumen kepegawaian dengan memanfaatkan elektronik sebagai media penyimpanan. Pada tahap ini pegawai telah melakukan penciptaan penyimpanan dokumen dengan menggunakan komputer, dan program penyimpanan dokumen digunakan dengan menggunakan aplikasi exel,  word dan powerpoint. Program  tersebut  mampu  menyimpan  dokumen  penting  didalam instansi  dan  menyimpannya  kedalam  media  komputer,  sehingga  pihak  instansi  atau  pegawai  dibagian kearsipan tidak merasa keslitan dalam melakukan penyimpanan dokumen kepegawaian selama bekerja.
2. Melakukan  tahap  penggunaan  dan  distribusi  dalam  pengelolaan  dokumentasi  kepegawaian  dengan memanfaatkan elektronik sebagai media penyimpanan. Tahap ini juga sudah dilakukan dengan baik oleh pegawai, dimana pegawai dibagian kearsipan diharuskan mampu menggunakan komputer dan mampu mendistribusikan dokumen penting didalam instansi. Hal ini harus di seleksi ulang oleh pimpinan instansi dalam  memilih  pegawai  yang  mampu  menggunakan  komputer,  karena  dokumen  penting  yang  harus diselesaikan  oleh pegawai  tidak  dibolehkan  terjadi  kesalahan,  karena  banyak  dokumen  yang  harus diselesaikan berhubungan dokumen anggaran.
3. Melakukan pemeliharaan dalam pengelolaan dokumentasi kepegawaian dengan memanfaatkan elektronik sebagai media penyimpanan. Dimana dalam tahap ini pegawai harus memperhatikan pemeliharaan media elektronik  komputer  yang  digunakan  oleh  pegawai,  pegawai  harus  mampu  menjamin  komputer  tidak mudah rusak, maka dari itu pegawai harus rutin melakukan pemeliharaan komputer agar dokumen yang tersimpan didalamnya terlindungi dan tidak rusak. Karena  apabila  komputer  sering  rusak  akibat  tidak dilakukan  pemeliharaan,  maka  akan  merugikan  pihak  instansi  karena  harus  mengeluarkan  biaya operasional tambahan.
4. Melakukan  disposisi.  Dinas  Pekerjaan  Umum  dan  Penataan  Ruang  Aceh  Kota  Banda  Aceh  telah melakukan disposisi dengan baik setiap tahunnya, dokumen yang tidak diperlukan lagi harus dilakukan penyusutan  agar  data  lama  tidak  digunakan  pihak  lain  dan  diperbaharui  ulang  yang  membuat  pihak instansi  dan  pemerintah  rugi.  Namun  dari  beberapa  proses  pengelolaan  manajemen  kearsipan  yang dilakukan  oleh  pihak  instansi,  masih  terdapat  beberapa  kendala  yang  dihadapi  oleh Dinas  Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh, dan kendala tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

## Hambatan Proses Pengelolaan Manajemen Kearsipan
Hambatan  dalam  proses  pengelolaan  manajemen  kearsipan  yang  dilakukan oleh  pegawai  dalam meningkatkan mutu sistem penyimpanan dokumen kepegawaian dengan memanfaatkan media elektronik di Dinas PekerjaanUmum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh terjadi pada tahap pegawai menjalankan proses pengelolaan manajemen itu sendiri. Hambatan yang dianalisa dalam penelitian dilakukan berdasarkan teori Sedarmayanti (2015), dimana dalam hambatan dalam pengelolaan manajemen arsip diantaranya:
1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip oleh anggota organisasi.
2. Kualifikasi persyaratan pegawai yang menangani pekerjaan kearsipan tidak terpenuhi.
3. Bertambahnya volume arsip secara terus - menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
4. Belum adanya pedoman tata kearsipan yang diberlakukan secara baku sehingga tiap  -  tiap  petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
5. Belum dilakukannya atau dibudidayakan tentang pedoman tata cara peminjaman  arsip  sehingga
setiap pegawai  meminjam  arsip  tanpa  adanya peraturan yang jelas.
6. Penggunaan  arsip  oleh  pengguna  atau  oleh  pihak  yang  membutuhkan  dilakukan  dengan  jangka waktu yang lama dan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip yang dimaksud.
7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat jika diperlukan.
8. Belum adanya perencanaan mengenai penyusutan arsip sehingga arsip semakin bertumpuk dan tidak dapat ditampung lagi.
9. Adanya  arsip  yang  diterima  dan  dikirim  lepas  dari  pengawasan.  Hal  ini  dimungkinkan  karena pimpinan organisasi kurang memerhatikan fungsi pengawasan terhadap arsip.
Namun  tidak  semua  permasalahan  yang  disebutkan  oleh  Sedarmayanti (2015)  terjadi  di  Dinas PekerjaanUmum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh, Adapun hambatan yang terjadi dalam proses pengelolaan  manajemen  kearsipan  kepegawaian  di  Dinas  PekerjaanUmum  dan  Penataan  Ruang  Aceh  Kota Banda Aceh adalah:
1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip oleh anggota organisasi Permasalahan  pertama  yang sering  terjadi  di  Dinas  PekerjaanUmum  dan  Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh adalah masih terdapat  pegawai  yang  belum  memahami  tentang  pentingnya  sebuah  arsip,  sehingga  dalam pelaksanaannya arsip dianggap sebagai sesuatu hal yang kurang memiliki nilai, sehingga konsentrasi dan fokus pada pemanfaatan arsip belum begitu efektif, dengan begitu tujuan organisasi dalam  pengelolaan kearsipan  akan  tidak  berjalan  dengan  optimal.  Kurangnya  pengertian  tentang  pentingnya  arsip  oleh pegawai di Dinas PekerjaanUmum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh biasanya terjadi pada pegawai  baru  yang  baru  bergabung  didalam  instansi,  maka  dari  itu  seharusnya  pegawai  dibagian kearsipan diberikan kepada pegawai yang sudah memiliki pengalaman yang luas mengenai pengelolaan komputer,  karena  apabila  pegawai  sudah  memahami  pengoperasian  komputer,  dipastikan  juga  akan memahami akan pentingnya penyimpanan arsip penting dengan baik.
2. Belum dilakukannya atau dibudidayakan tentang pedoman tata cara peminjaman  arsip  sehingga  setiap pegawai  meminjam  arsip  tanpa  adanya peraturan yang jelas.
3. Hambatan selanjutnya yang terjadi di Dinas PekerjaanUmum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh adalah belum adanya pedoman tata cara peminjaman arsip didalam organisasi, pada pedomana tata cara peminjaman  arsip  didalam  organsasi harus diterapkan agar arsip juga terawat dengan baik. Pedoman tata kerja kearsipan berfungsi sebagai standar baku dalam pengelolaan kearsipan sehingga setiap petugas ataupun pengguna dalam sistem kearsipan itu sendiri mempunyai keseragaman dalam melaksanakan pekerjaannya.  Perlu  diterapkan  kembali mengenai  pedoman  tata  cara  peminjaman  arsip  didalam organisasi, karena dengan diterapkan pedoman tata cara peminjaman arsip ini, pimpinan atau pegawai lainnya juga bisa dengan mudah menemukan arsip yang sedang dibutuhkan.
4. Belum adanya perencanaan mengenai penyusutan arsip sehingga arsip semakin bertumpuk  dan  tidak ditampung lagi
5. Permasalahan  terakhir  yang  terjadi  di  Dinas  Pekerjaan  Umum  dan  Penataan Ruang  Aceh  Kota  Banda Aceh belum terlaksana dengan baik. Penyusutan arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan
A SIA -P ACIFIC J OURNAL OF P UBLIC P OLICY - V OL . 08 N O . 01 (2022) 16-24
Dengan  berjalannya  proses  penyusutan  arsip  secara  berkala  maka  akan  memberikan manfaat  bagi pengelolaan arsip secara umum baik dalam segi ruang maupun pencarian kembali informasi. Penyusutan ini pada  dasarnya  merupakan  proses  penghilangan  arsip  yang  sudah  tidak  terpakai  atau  sudah  habis  masa pakainya dalam sebuah manajemen pengelolaan arsip, dengan menghilangkan arsip yang sudah tidak terpakai maka  secara  otomatis  akan  menambah  ruang  dan  mempermudah  pencarian  kembali  informasi  karena informasi yang tidak berguna atau sudah habis masa pakainya akan di hilangkan.
Berdasarpkan dari hasil penelitian yang telah dianalisa dapat disimpulkan bahwa dari beberapa paparan diatas dapat di asumsikan bahwa pengelolaan dalam manajemen kearsipan kepegawaian khususnya di Dinas PekerjaanUmum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Acehbukanlah sebuah tugas yang mudah, dibutuhkan rencana,  pengembangan,  antisipasi  yang  mendalam  dalam  mengelolan sebuah  unit  kearsipan,  karena  unit kearsipan sendiri merupakan jembatan organisasi dalam  mengelola  arsipnya  sehingga  bisa  digunakan  sesuai dengan  tujuan  organisasi.  untuk  itu  faktor-faktor  yang  disebutkan  diatas  hendaklah  dapat  di antisipasi  agar sistem pengelolaan kearsipan kita dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  tentang  “Manajemen  Kearsipan  dalam Upaya  Meningkatkan  Mutu Sistem  Penyimpanan  Dokumen  Kepegawaian  dengan  Memanfaatkan  Elektronik  sebagai  Media  Penyimpanan adalah:
1. Proses  pengelolaan  manajemen  kearsipan  yang  dilakukan  oleh  pegawai  dalam meningkatkan  mutu  sistem penyimpanan dokumen kepegawaian dengan memanfaatkan media elektronik di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang  Aceh  Kota  Banda  Aceh  yang  dilakukan  adalah;  1)  Melakukan  tahap  Penciptaan  dan Penyimpanan Dokumentasi Kepegawaian dengan Memanfaatkan Elektronik sebagai Media Penyimpanan; 2) Melakukan  tahap  Penggunaan  dan  Distribusi  dalam  Pengelolaan  Dokumentasi  Kepegawaian  dengan Memanfaatkan Elektronik sebagai Media Penyimpanan; 3) Melakukan tahap Pemeliharaan dalam Pengelolaan Dokumentasi  Kepegawaian  dengan  Memanfaatkan  Elektronik  sebagai  Media  Penyimpanan;  4)  dan melakukan tahap disposisi.
2. Hambatan  proses  pengelolaan  manajemen  kearsipan  yang  dilakukan  oleh  pegawai  dalam  meningkatkan mutu sistem penyimpanan dokumen kepegawaian dengan memanfaatkan media elektronik  di  Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Aceh Kota Banda Aceh adalah; 1)
Kurangnya pengertian tentang  pentingnya  arsip  oleh  anggota  organisasi;  2)  Belum   dilakukannya  atau  dibudidayakan  tentang pedoman tata cara peminjaman arsip. sehingga setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya peraturan yang jelas; 3) Belum adanya perencanaan mengenai penyusutan arsip sehingga arsip semakin bertumpuk dan tidak ditampung lagi .

## REFERENSI
Adiputro,  Imam.   (2017). Manajemen   Arsip   Inaktif. Deepublish   Publisher. Yogyakarta.
Almahdi,  Galuh  Faruk  Sophi&  Pahlevi,  Triesninda.  (2020). Pengelolaan  Sistem  Kearsipan  Elektronik  Sebagai Determinan  Produktivitas  Kerja  Pegawai  di  Kecamatan  Solokuro  Kabupaten  Lamongan. Jurnal  Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP). Volume 8,  Nomor 2, 2020. E-ISSN: 23389621.
Andini, Novita Nur. (2020). Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi di Seksi Pendidikan Madrasah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bondowoso. Skripsi.Institut Agama Islam Negeri Jember. Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI). (2009). Modul  Manajemen  Jadwal Retensi Arsip. Pusdiklat ANRI.
Bogor.
Barthos, Basir.  (2014). Manajemen Kearsipan  Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan  Tinggi. Bumi  Aksara. Jakarta.
Haryadi,  hendi. (2009). Administrasi  Perkantoran  untuk  Manajemen  &  Staf. Selatan:Transmedia Pustaka. Jakarta.
Moleong,  Lexy. (2005). Metodologi  Penelitian  Kuantitatif  dan  Kualitatif. PT. Remaja Rosdakarya. Jakarta.
Muhidin, Sambas Ali dan Winata, Hendri. (2016). Manajemen Kearsipan. CV.  Pusaka Setia. Bandung.
Mulyadi. (2016). Sistem Informasi Akuntansi . Salemba Empat. Jakarta. Rustam, Muhammad. (2009). Pengelolaan Arsip Elektronik . Universitas Terbuka. Banten.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh  (2015). Manajemen  Kearsipan  Modern dan distribusinya . Gava Media. Yogyakarta.
Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, kualitatif, dan R&D. Alfabeta. Bandung.
Sukoco,  B.  M.  (2017). Manajemen  Administrasi  Perkantoran  Modern . Erlangga. Surabaya.