Abstrak  - Pengelolaan  surat  dalam  suatu  organisasi memegang  peranan  penting  dalam  proses  administrasi.  Dalam hal  ini  sistem  tata  persuratan  menjadi  salah  satu  faktor  yang berpengaruh  dalam  pengelolaan  surat  pada  PT.  PLN  (Persero) Wilayah  Suluttenggo.  Sehingga  sangat  diharapkan  proses pengelolaan  surat  baik  surat  yang  masuk  maupun  surat  keluar dapat  dilakukan  dengan  lebih,  baik,  cepat,  dan  mudah.  Dengan adanya aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat mengurangi penggunaan  waktu  yang  cukup  lama  dalam  pengarsipan  surat dan  disposisi,  mengurangi  penggunaan  kertas,  memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan,
mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan.
Perancangan  aplikasi  ini  juga  memudahkan  proses komunikasi  data  antar  bagian  serta  pembuatan  laporan  yang selalu  di up  date dan  bisa  dilihat  berdasarkan  laporan  bulanan maupun  tahunan.  Perancangan  aplikasi  surat  masuk  dan  surat keluar ini dibuat dengan menggunakan tools seperti PHPMyAdmin,  MySQL  sebagai database dan  Wamp  sebagai server offline nya.
Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  Perancangan  Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo,  dan  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  perancangan aplikasi  ini  memberikan  banyak  kemudahan  dalam  proses pengelolaan surat.
Kata Kunci
:  Sistem  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar,
PHPMyAdmin, MySQL,  Wamp Sever
I.   PENDAHULUAN
Dengan perkembangan zaman sekarang, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat, banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan  yang  canggih,  seperti;  telepon,  seluler,  televisi, radio,  telegram,  faksimile  dan  lain  sebagainya.  Namun  masih ada  komunikasi  tertulis  yang  tidak  dapat  dilupakan keberadaannya,  bahkan  sampai  sekarang  masih  tetap  kokoh terpakai  seolah  tak  bisa  tergantikan  oleh  berbagai  peralatan komunikasi  yang  canggih  itu,  komunikasi  tertulis  tersebut adalah  surat.  Namun  masih  banyak  ditemukan  dalam  suatu instansi  /  perusahaan  yang  melakukan  berbagai  kesalahan dalam  proses  pengelolaan  surat  atau  data-data  penting  yang ada.  Seperti  ditemukannya  ada  data  atau  surat  yang  tercecer ataupun  rusak,  sehingga  dapat  menyebabkan  kerugian  bagi perusahaan tersebut.
Kegiatan  pengurusan  surat  ini  termasuk  suatu  kegiatan penting  yang  harus  dilakukan  oleh  suatu  organisasi  dan kegiatan  pengurusan  surat  itu  dapat  berbeda  bagi  setiap instansi.    Kegiatan  surat  menyurat  harus  mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan
atau  instansi  akan  menjadi  sarana  pencapaian  tujuan  dari organisasi atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya  pengelolaan  surat.  Dalam  suatu  organisasi  / perusahaan  surat  menurut  prosedur  pengurusannya  dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar.
Seperti halnya pada PT. PLN Persero Wilayah SULUTTENGGO  masih  memerlukan  penanganan  prosedur tata  persuratan  yang  baik.  Prosedur  pengelolaan  surat  keluar yang  baik  meliputi;  pengelompokkan  surat,  membuka  surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan  untuk  surat  keluar  meliputi;  pembuatan  konsep, persetujuan  konsep,  pengetikan  surat,  pemberian  nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).
Berdasarkan  pengamatan  yang  dilakukan  pada  PT.  PLN Persero Wilayah SULUTTENGGO, perlu adanya suatu sistem aplikasi yang dapat membantu dalam proses penanganan surat, dalam  hal  ini  penulis  melakukan  penelitian  dengan  judul  : “Perancangan  Aplikasi  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  pada PT.  PLN  Persero  Wilayah  Suluttenggo”.  Dengan  adanya sistem yang baik penanganan dan pengolahan data akan lebih mudah.

## II.   LANDASAN TEORI

## A. Pemrograman
Pemrograman  adalah  proses  menulis,  menguji  dan memperbaiki ( debug ), dan memelihara kode yang membangun sebuah  program  komputer.  Kode  ini  ditulis  dalam  berbagai bahasa pemrograman. Tujuan dari pemrograman adalah untuk memuat  suatu  program  yang  dapat  melakukan  suatu perhitungan  atau  'pekerjaan'  sesuai  dengan  keinginan  si pemrogram.  Bahasa  pemrograman  yang  berbeda  mendukung gaya pemrograman yang berbeda pula. Gaya pemrograman ini biasa  disebut  paradigma  pemrograman.  Apakah  memprogram perangkat lunak lebih merupakan seni, ilmu, atau teknik telah lama  diperdebatkan.  Pemrogram  yang  baik  biasanya mengkombinasikan  tiga  hal  tersebut,  agar  dapat  menciptakan program  yang  efisien,  baik  dari  sisi  waktu  berjalan  ( running time ),  atau  memori.  (Jeni,  2012:  Bab  I.  Pengantar Pemrograman).  Instruksi  ( statement )  adalah syntax (cara penulisan)  sesuai  dengan  bahasa  pemrograman  yang digunakan  yang  mempunyai  komponen-komponen  :  Input, Output,  Proses,  Percabangan  dan  Perulangan.  Bahasa Pemrograman adalah alat untuk membuat program. Contoh: C, C++,  C#,  Pascal,  Basic,  Perl,  PHP,  ASP,  JHP,  Java,  dll. Perbedaan:  cara  memberikan  instruksi.  Persamaan:  bertujuan menghasilkan output yang sama.

## Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo
Sandy Ferdinandus,    Ir. Hans Wowor, M.Kom.       Arie S.M Lumenta, ST, MT.    Arthur Rumagit, ST, MT Jurusan Teknik Elektro-FT, UNSRAT,  Manado-95115, Email: lidya.tumaliang@ymail.com

## B. Sistem Informasi
Sistem  Informasi  (SI)  adalah  kombinasi  dari  teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk  mendukung  operasi  dan  manajemen.  Dalam  arti  yang sangat  luas,  istilah  sistem  informasi  yang  sering  digunakan merujuk  kepada  interaksi  antara  orang,  proses  algoritmik, data,  dan  teknologi.  Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan pengolahan  transaksi  harian  yang  mendukung  fungsi  operasi organisasi  yang  bersifat  manajerial  dengan  kegiatan  strategi dari  suatu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada  pihak luar  tertentu  dengan  informasi  yang  diperlukan  untuk pengambilan  keputusan.  Sistem  informasi  dalam  suatu organisasi  dapat  dikatakan  sebagai  suatu  sistem  yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut  kapan  saja  diperlukan.  Sistem  ini  menyimpan, mengambil,  mengubah,  mengolah  dan  mengkomunikasikan informasi  yang  diterima  dengan  menggunakan  sistem informasi  atau  peralatan  sistem  lainnya.  (Ferdinand,  2012: Sistem Informasi).

## C. Pengertian Surat
Surat  (Wursanto,1991)  adalah  sarana  komunikasi untuk  menyampaikan  informasi  tertulis  oleh  suatu  pihak kepada  pihak  lain.  Fungsinya  mencakup  lima  hal:  sarana pemberitahuan,  permintaan,  buah  pikiran,  dan  gagasan;  alat bukti  tertulis;  alat  pengingat;  bukti  historis;  dan  pedoman kerja.
Surat  masuk  (Wursanto,1991)  adalah  semua  jenis  surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari  kurir  (pengiriman  surat)  dengan  mempergunakan  buku pengiriman.  Menurut  Hidajat  dalam  bukunya  “Pembimbing Administrasi  dan  Surat-menyurat”  surat  ialah  sehelai  kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu  yang  hendak  orang  nyatakan,  beritakan  atau dinyatakan kepada orang lain.
Surat  keluar  ialah  surat  yang  lengkap  (bertanggal, bernomor,  berstempel  dan  telah  ditandatangani  oleh  pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain.

## D. Pengertian Arsip
Menurut  (Amsyah,  2005)  menyatakan  “Arsip  adalah  setiap catatan/record/warkat  yang  tertulis,  tercetak  atau  ketikan dalam bentuk huruf,  angka atau gambar, yang mempunyai arti dan  tujuan  tertentu  sebagai  bahan  komunikasi  dan  informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip  adalah  naskah-naskah  atau  dokumen-dokumen  sebagai pusat  ingatan  dari  berbagai  kegiatan  atau  organisasi  dimana naskah-naskah  tersebut  disimpan  sebaik  mungkin  secara sistematis  ditempat  yang  telah  disediakan  agar  lebih  mudah dicari apabila diperlukan kembali.

## E. Website
Situs  web  (bahasa  Inggris: web  site )  atau  yang  sering  kita kenal dengan istilah  situs adalah sejumlah  halaman  web  yang memiliki  topik  saling  terkait,  terkadang  disertai  pula  dengan
berkas-berkas  gambar,  video,  atau  jenis-jenis  berkas  lainnya. Sebuah  situs  web  biasanya  ditempatkan  setidaknya  pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal ( LAN ) melalui alamat internet  yang  dikenali  sebagai URL .  Gabungan  atas  semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW . Sebuah  halaman  web  merupakan  berkas  yang  ditulis sebagai  berkas  teks  biasa  ( plain  text )  yang  diatur  dan dikombinasikan  sedemikian  rupa  dengan  instruksi-instruksi berbasis  HTML,  atau  XHTML,  kadang-kadang  pula  disisipi dengan  sekelumit  bahasa  skrip.  Berkas  tersebut  kemudian diterjemahkan  oleh  peramban  web  dan  ditampilkan  seperti layaknya sebuah halaman pada monitor komputer.
Halaman-halaman  web  tersebut  diakses  oleh  pengguna melalui  protokol  komunikasi  jaringan  yang  disebut  sebagai HTTP,  sebagai  tambahan  untuk  meningkatkan  aspek keamanan  dan  aspek  privasi  yang  lebih  baik,  situs  web  dapat pula  mengimplementasikan  mekanisme  pengaksesan  melalui protokol HTTPS.

## F. PHP (Personal Home Page / Hypertext Preprocessing)
PHP  merupakan  singkatan  berulang  dari PHP  Hypertext Preprocessor ,  yang  sebelumnya  merupakan  Personal  Home Page,  pertama  kali  dibuat  oleh  Rasmus  Lerdof  pada  tahun 1995  CMIIW. PHP:  Hypertext  Preprocessor adalah  bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP  banyak  dipakai  untuk  memrogram  situs  web  dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah  CMS. Untuk menjalankan  PHP  diperlukan  Web  Server  seperti  Apache, PHP Interpreter, MySQL sebagai database.  Dan data operator aritmatika dan pembandingny dapat dilihat pada tabel 1 dan 2 berikut ini:

## TABEL 1 OPERATOR ARITMATIKA PHP
TABEL 2 OPERATOR PEMBANDING PHP
Saat  ini  ada  banyak  paket  PHP+Apache+MySQL  yang memudahkan  anda  untuk  instal  PHP  dengan  mudah.  Kode PHP  di  jalankan  di  browser,  terlebih  dahulu  harus  dijalankan Apache  Web  Server,  kemudian  di  browser  dijalankan  di localhost.  Misalnya dengan membuat file php, yaitu : tes.php, yang  disimpan  di  document  root   atau  folder  www  maka  di browser  kemudian  ketikan  url  di  alamatnya  adalah  : http://localhost/tes.php.

## G. MySQL
Pengertian  MySQL  adalah sebuah  perangkat  lunak  sistem manajemen  basis  data  SQL  (bahasa  Inggris: Database Management  System )  atau  DBMS  yang  multithread,  multi- user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB  membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak  gratis dibawah lisensi General Public License (GPL), tetapi  mereka juga  menjual  dibawah  lisensi  komersial  untuk  kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL . (Wikipedia, 2012)

## H. WAMP Server
Wamp  adalah  sebuah  aplikasi  yang  dapat  menjadikan komputer kita menjadi sebuah server. Kegunaan wamp server ini  untuk  membuat  jaringan  local  sendiri  dalam  artian  kita dapat  membuat  website  secara offline untuk  masa  coba-coba di  computer  sendiri.  Jadi  fungsi  dari  wamp  server  itu  sendiri merupakan  server  website  kita  untuk  cara  memakainya. Karena  dalam  hal  ini  komputer  yang  akan  kita  pakai  harus memberikan  pelayanan  untuk  pengaksesan  web,  untuk  itu komputer kita harus menjadi server . Biasanya para perancang web  atau  web  master  jika  akan  merencanakan  ( planing ), kemudian membangun ( building ) dilakukan di komputer local atau  bisa  juga  di  jaringan  local,  tidak  langsung  di  host  --> internet.

## III.   METODOLOGI PENELITIAN

## A. Prosedur Penelitian
Apakah Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar berhasil Mulai Penentuan Tempat Penelitian Pengumpulan Data Pengolahan Data Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Selesai Y Analisa Sistem T Gambar 1. Flowchart Prosedur Penelitian
Pada gambar 1 dapat dilihat flowchart prosedur penelitian dari sistem, berikut penjelasan singkatnya:
1. Menentukan  tempat  penelitian  yang  akan  dilakukan penulis.
2. Mencari  dan  mengumpulkan  data  –  data  yang diperlukan dalam proses perancangan dan pembuatan aplikasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  seperti  cara membuat  aplikasi  berbasis  web,  dan  data-data  yang lainnya  yang  berhubungan  dengan  pembuatan aplikasi.
3. Melakukan  analisa  sistem  aplikasi,  yaitu  dengan menganalisa  aplikasi  dan  juga  situs  yang  telah dikembangkan  saat  ini  dan  mencari  kelemahan- kelemahan yang ada.
4. Merancang dan membuat sistem aplikasi surat masuk dan  surat  keluar.  Berdasarkan  kelemahan-kelemahan yang  ditemukan  tadi  maka  penulis  merancangan salah  satu  aplikasi  surat  masuk  dan  surat  keluar menggunakan  PHPmyadmin,  MySQL  dan  WAMP server.
5. Melakukan  penulisan  terhadap  penelitian  yang dilakukan.

## B. Perancangan Sistem
Perancangan
sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan  model  baru  atau  dikembangkan  yang  akan penulis  buat.  Untuk  perancangan  sistem  kali  ini  dengan penggambaran  pemodelan  sistem  yaitu  menggunakan  metode terstruktur berupa Diagram Konteks ( Context Diagram) , DFD ( Data  Flow  Diagram ),  ERD  ( Entity  Realationship  Diagram ), dan Normalisasi

## C. Diagram Konteks
Diagram  konteks  atau  disebut  juga  dengan  model  sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal  dengan  data  input  output  yang ditunjukkan  oleh  anak  panah  yang  masuk  dan  keluar  secara berurutan.  Dibawah  ini  merupakan  diagram  konteks  dari sistem  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  PT.  PLN  Persero Wilayah  Suluttenggo.  Diagram  konteksnya  dapat  dilihat  pada gambar 2 dibawah ini:
Sistem Persuratan (surat masuk dan surat keluar) User (bagian umum) Administrator
(general manager dan manager-manager bidang) Cari_surat Report SM Report SK Kotak_surat keluar Surat_masuk Surat_keluar Cari_surat Halaman_utama user Halaman_utama admin Super Admin (Operator) Registrasi user Laporan Surat masuk Laporan Surat keluar Hal Super admin Backup Database Kotak Surat Masuk Gambar 2 Diagram Konteks Surat Masuk dan Surat Keluar

## D. DFD (Data Flow Diagram)
2.0 Registrasi User 3.0 Laporan 4.0 Backup Database 5.0 Cari Surat Super Admin (Operator) Admin (GM & Manager- Manager Bidang) User (Bagian Umum) Data_User Surat_Masuk Surat_Keluar 1.0 Login Username password Halaman_Utama Hal_Reg user Hal_Laporan Hal_Backup database Data_user Data_user Data_Surat Data_SM Data_SK Data_SM Data_SK Tanggal_SM, tanggal_SK Data_SM, data_SK Data_Surat Data_User Data_User Data_SM Data_SK Data_SM Data_SK 1.0 Login 2.0 Kotak_SM 1.0 Login 3.0 Laporan 4.0 Cari Surat 2.0 Kotak_SK 3.0 Laporan 4.0 Cari_surat Surat_Masuk Surat_Keluar Surat_masuk Surat_Keluar Data_Surat Username, password Hal_Utama Data_surat Hal_Laporan Hal_Kotak surat Hal_cari surat Data_surat Data_surat Data_surat Data_surat Hal_cari surat Data_SM Data_SM Data_SM Data_SM Data_SM Data_SM Data_SM Data_Sk Username, password Hala_utama Hal_laporan Data_surat Hal_cari surat Data_SK Data_SK Data_SM Data_SK Data_SK Data_SM Data_SK

## Gambar 3 DFD Level 0 Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada  gambar  3  diatas,  dapat  dilihat  DFD  Level  0  dari Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. PLN (Persero) Wilayah  Suluttenggo,  dengan  3  entity  utama  yakni  User, Admin dan Super Admin.

## E. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah pemodelan basis data  yang  digunakan  untuk  memetakan  entitas-entitas  yang ada  pada  proses  bisnis  yang  ada.  Sedangkan  Logical  Record Stucture  (LRS)  adalah  pemodelan  basis  data  yang  digunakan untuk  mengimplementasikan  rancangan  ERD  ke  dalam  basis data yang sesungguhnya.
Berikut  ini  penulis  menggambarkan  ERD  pada  sistem  surat masuk  dan  surat  keluar  dengan  beberapa  entity  utama  yaitu entity  administrator,  entity  user,  entity  data  user,  entity  surat masuk, entity surat keluar, entity kotak surat, entity cari surat. Entity  Relationship  Diagramnya  dapat  dilihat  pada  gambar  4 berikut  :
Data User Nama_lengkap Cari surat Surat masuk E-mail Tanggal_SM Surat keluar Kotak surat Kode_user level No_SM password pengirim perihal arsip status No_Sk Tanggal_SK perihal tujuan arsip No_urut No_surat pengirim Tanggal_masuk Jam_masuk arsip baca Tanggal_Surat masuk Tanggal_surat keluar user administrator Kode_user password membuat mengolah menerima membuat mengirim memiliki memiliki memiliki memiliki Kode_user password

## Gambar 4 ERD Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan  sistem  dan  pembahasan  pada  bab  ini  penulis membahas  mengenai  bagaimana  perancangan  aplikasi  surat masuk  dan  surat  keluar  pada  PT.  PLN  Persero  Wilayah SULUTTENGGO.  Surat  masuk  dan  Surat  keluar  merupakan sarana komunikasi internal dalam suatu organisasi. Menanggapi  permasalahan  diatas  maka  penulis  mencoba memberikan solusi  yaitu dengan  membuat rancangan aplikasi Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar.  Selanjutnya  dalam  proses pembuatannya  ada  beberapa  tahapan    implementasi,  uji  coba dan  hasil  pembahasan  dari  sistem  surat  masuk  dan  surat keluar.
Berikut  ini  penjelasan  mengenai  implementasi,  uji  coba sistem dan hasil pembahasan  sistem aplikasi surat  masuk dan surat keluar.

## A. Implementasi Basis Data
Pembahasan  pembuatan  basis  data  akan  dibuat  dengan menggunakan  bahasa  SQL,  dimana  aplikasi  pemrograman yang  dipakai  adalah  wamp,  implementasi  database  dalam MySQL  dapat  dilihat  pada  tabel  3,  4,  dan  5  seperti  dibawah ini:
TABEL 3 MODUL PROGRAM TABEL 4
SURAT MASUK SISTEM
No
Field Type Null Default Comments 1 NO_SURAT Varchar(30) No 2 PENGIRIM Text Yes NULL 3 HAL Varchar(30) Yes NULL 4 TANGGAL Date Yes NULL 5 JAM Time Yes NULL
TABEL 5 SURAT KELUAR SISTEM No Field Type Null Default Comments 1 NO_SURAT Varchar(30) No 2 HAL Varchar(30) Yes NULL 3 TUJUAN Varchar(50) Yes NULL 4 TANGGAL Date Yes NULL 5 JAM Time Yes NULL 6 ARSIP Varchar(30) Yes NULL

## B. Implementasi Antar Muka
1. Login
Nama Screen Dialog : User Login Fungsi      : Identifikasi Pengguna Aplikasi ( user ) Pada form ini merupakan gerbang untuk akses masuk ke dalam  aplikasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  PT.  PLN Persero  Wilayah  Suluttenggo.  Dimana  bagi  admin maupun  pengguna  ( user )  yang  telah  memiliki  hak  akses dapat  menggunakan  aplikasi  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar ini. Masukkan username dan masukkan password pada kolom Password yang telah terdaftar di admin, lalu tekan  tombol Login .  Jika username dan Password yang dimasukkan  benar,  maka user dapat  mengakses  dan menggunakan aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar.
Gambar 5 Tampilan Login Sistem

## 2. Halaman Administrator
Gambar 6 Halaman Utama Administrator

## 3. Halaman User

## Gambar 7 Halaman Utama User

## 4. Halaman Super Admin
No Field Type Null Default Comnts 1 ID_MODUL Int(5) No 2 NAMA_MODUL Varchar(50) Yes NULL 3 LINK Varchar(100) Yes NULL 4 Status Varcha(50) Yes NULL 5 URUTAN Int(5) Yes NULL

## 5. Halaman Surat Masuk

## Gambar 9 Halaman Surat Masuk

## 6. Halaman Surat Keluar
Gambar 10 Halaman Surat Keluar

## 7. Halaman Registrasi User
Gambar 11 Halaman Registrasi User

## 8. Halaman Tambah User
Gambar 12 Halaman Tambah User

## 9. Halaman Tambah Surat Masuk

## Gambar 13 Tambah Surat Masuk

## 10. Halaman Kotak Surat Masuk

## 11. Halaman Kotak Surat Keluar

## Gambar 15 Halaman Kotak Surat Keluar

## 12. Halaman Cari surat

## Gambar 16 Halaman Cari Surat

## C. Pengujian Sistem
Pengujian sistem ini bertujuan untuk melihat apakah sistem yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan awal pembuatan dan  layak  untuk  dipergunakan.  Pengujian  pada  sistem  ini menggunakan metode Black Box , tujuannya untuk mengetahui bahwa  bagian-bagian  dalam  sistem  aplikasi  telah  benar menampilkan  pesan-pesan  kesalahan  jika  terjadi  kesalahan dalam  penginputan  data.  Berikut  pengujian  yang  dilakukan menggunakan  data  uji  berupa  data  masukan  dari  data  user, data surat masuk, dan data surat keluar.

## V.  KESIMPULAN

## A. KESIMPULAN
Berikut  ini kesimpulan yang  dapat  diambil  dari Perancangan Aplikasi Sistem:
1. Pengelolaan  dan  proses  komunikasi  dalam  organisasi menjadi  lebih  efektif,  karena  dapat  mempersingkat waktu mulai dari proses pembuatan hingga penerimaan surat.
2. Proses pengarsipan dokumen lebih mudah.
3. Dokumen dapat dipertanggungjawabkan dengan
adanya  penggunaan  kode  user  dan  password  untuk masing-masing bidang sesuai dengan jabatannya.

## B. SARAN
Perancangan  dan  pembuatan  aplikasi  sistem  surat  masuk dan  surat  keluar  ini  baru  merupakan  satu  bagian  dari  proses surat-menyurat  yang  terjadi  pada  setiap  organisasi.  Untuk  itu dengan melihat manfaat yang ada, saran yang diajukan adalah dapat  lebih  memperluas  cakupan  dan  lebih  spesifik  aplikasi, pencarian  data  surat  bisa  diperluas  tidak  hanya  berdasarkan tanggal,  pemberian  tanda  pada  setiap  pesan  yang  masuk,  dan yang  lainnya  yang  masih  kurang  pada  program  atau  aplikasi ini  kiranya  dapat  dikembangkan  lagi  sehingga  menghasilkan program yang dapat lebih bagus lagi dari yang sebelumnya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S,  Irna.  “ Sistem  administrasi  di  Bagian  Umum  Pada  Kantor  PT.  PLN (PERSERO)  Proyek  Induk  Pembangkit Jaringan Sumatra  Utara,  Aceh dan Riau ”. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Medan, 2009
[2] A,  Setiyani.  “ Penanganan  Arsip  Dinamis  Aktif  Pada  PT.  PLN (PERSERO)  Distribusi  Jawa  Tengah  dan  D.I  Yogyakarta ”.  Tugas Akhir  Jurusan  Ekonomi  Fakulastas  Ilmu  Sosial  Universitas  Negeri Semarang. Semarang, 2005
[3] Y,  Utami.    ” Prosedur  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Keluar  pada Bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah ”. Tugas Akhir  Jurusan  Manajemen  Fakultas  Ekonomi  Universitas  Negeri Semarang. Semarang, 2006
[4] W,  Aniqul.  “ Prosedur  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah ”. Tugas Akhir  Fakultas  Ekonomi  Universitas  Negeri  Semarang.  Semarang, 2007
[5] M,  Harahap.  “ Prosedur  Penanganan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar pada  PT.  PLN  (PERSERO)  Wilayah  Sumatera  Utara ”.  Skripsi  Minor Fakultas  Ekonomi  Program  Diploma  III  Universitas  Sumatera  Utara. Medan, 2006
[6] Zohrahayaty.  “ Perancangan  Sistem  Informasi  Pelayanan  Jaringan pada  PT.  PLN  (PERSERO)  Wilayah  Suluttenggo  Cabang  Gorontalo Kantor  Jaga  Tapa ”. Staf Pengajar Fakultas Teknik  Universitas Ichsan Gorontalo. Gorontalo, 2007
[7] A,  Susandi.  “ Sistem  Informasi  Pengarsipan  Kantor  Camat  Simulele Barat ”. Tugas Akhir Departemen Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara. Medan, 2009 [8] A,  Nurzakyah,  Sari  Budiwati  dan  Taufik  Adi.  “ Sistem  Informasi Persuratan” .  Tugas  Akhir  Program  Studi  Manajemen  Informatika Universitas Politeknik Telkom. Bandung, 2010
[9] S,  Ferdinandus  dan  Lidya  Tumaliang.  ” Aplikasi  Database  Tata  Surat Menggunakan  VB  6.0 ”.  Laporan  Kerja  Praktek  Program  Studi  S1 Teknik Elektro Universitas Sam Ratulangi. Manado, 2010
[10] N,  Kurniasih.  “ Membangun  Sistem  Informasi  Kearsipan ”.  Sripsi  S1 Jurusan  Ilmu  Informasi  dan  Perpustakaan  Fakultas  Ilmu  Komunikasi Universitas Padjadjaran. Semarang, 2007
[11] A,  Gusti  Agung.    “ Rancang  Bangun Sistem  Informasi  Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana Menggunakan
Paradigma
Pemrograman  Berorientasi  Objek ”.  Skripsi  S1  Program  Studi  Teknik Elektro Universitas Udayana. Bali, 2005
[12] H,  Wursanto.  “Pembimbing  Administrasi  dan  Surat-menyurat”. Jogyakarta, 1991