JOISIE  Journal Of  Information  System And Informatics Engineering Vol.  1, No.2  Desember 2017,  Hlm  124-  130

## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DATA KEMAHASISWAAN  BERBASIS WEB PADA  UNIVERSITAS  LANCANG  KUNING
Susi Handayani 1)
1 Fakultas Ilmu  Komputer,  Universitas Lancang Kuning , Jl. Yos Sudarso  KM.8, Umban  Sari,  Rumbai Kota Pekanbaru 28662 email:  susi@unilak.ac.id

## Abstract
Dari penelitian yang telah dilakukan pada Universitas Lancang Kuning Pekanbaru, khususnya pada Sistem Informasi Administrasi Akademik dikemukakan beberapa hal pokok yang perlu dibahas dan jadi perhatian utama pihak pengolahan data. Hal yang terpenting bahwa pada dasarnya pengolahan  data  sudah  menggunakan  sistim  basis  data  secara  pinsip,  hanya  saja  belum dioperasikan secara totalitas dalam kinerja elektronis untuk menghasilkan layanan terhadap informasi. Melalui observasi langsung ke lapangan ditemui kelemah an-kelemahan sistem yang ada. Walaupun tidak secara keseluruhan dan lebih mengarah pada masalah yang spesifik, namun diharapkan  dapat  memberikan  kontribusi  yang  berarti  kepada  pengguna  sistem.  Dengan memanfaatkan literatur-literatur ilmu informatika komputer, dan situs-situs yang relevan dengan permasalahan.  Diakhiri  dengan  penelitian  laboratorium  dengan  menerapkan  siklus  hidup pengembangan perangkat lunak dibuatlah sebuah aplikasi yang diharapkan dapat memecahkan permasalahan yang ada. Dengan menggunakan sistem informasi yang telah teruji kehandalannya , dibantu  dengan  sistem  pelaporan  dengan  platform  yang  sudah  sangat  dikenal  dan  dengan menggunakan bahasa pemrograman yang berbasis Grafic User Interface serta pemanfaatan penggunaaan jaringan komputer berbasis web yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja bagian yang terkait, hingga pada akhirnya tujuan yang diharapkan dapat tercapai.Dan terutama sekali sasaran akhirnya adalah sebagai sumbangan nyata terhadap ilmu pengetahuan hingga pada gilirannya dapat disajikan informasi yang benar-benar berkualitas.
.
Keywords: Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Berbasis  Web, Graphical User Interface (GUI)

## 1. PENDAHULUAN
Perguruan  Tinggi  sebagai  pusat  intelektual, tempat  pengkajian,  pemanfaatan  penyebaran ilmu  pengetahuan  dan  teknologi,  merupakan salah satu komponen dalam upaya mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.  Kampus  adalah  sarana  yang  tepat untuk  meningkatkan  peran  serta  dalam penyebaran  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi. Universitas Lancang Kuning adalah salah satu Perguruan  Tinggi  Swasta  yang  berlokasi  di Provinsi  Riau.  Universitas  Lancang  Kuning memiliki  8  (delapan)  fakultas,  yaitu  Fakultas Ilmu  Administrasi,  Fakultas  Hukum,  Fakultas Ekonomi,  Fakultas  Teknik,  Fakultas  Ilmu Budaya, Fakultas Pertanian, Fakultas Kehutanan  dan  yang  baru  berdiri  adalah Fakultas Ilmu Komputer. Selain itu
Universitas  Lancang  Kuning  memiliki  2  Biro, yaitu  Biro  Umum  dan  Biro  Akademis  dan
Kemahasiswaan.  Biro  Umum  membawahi Bagian  Umum  &  Personalia  dan  Bagian Keuangan,  sementara  Biro  Akademis  dan Kemahasiswaan membawahi Bagian
Akademis dan Bagian Kemahasiswaan.
Dalam  pendataan  registrasi  mahasiswa, baik  itu  mahasiswa  baru  maupun  mahasiswa lama,  Universitas  Lancang  Kuning  masih didominasi oleh sistem manual yang dilanjutkan  dengan  penggunaan  aplikasi  MS- Office  (MS-Word  dan  MS-Excel)  apabila data-data  tersebut  harus  dilaporkan  ke  pihak manajemen.
Dengan  prosedur  registrasi  seperti  ini, akan terasa sulit karena perlu dilakukan  cross check untuk menjamin konsistensi data antara pihak  universitas  dengan  fakultas.  Setiap  kali salah  satu  pihak  baik  itu  pihak  universitas maupun  fakultas  memerlukan  data,  maka mereka harus melakukan permintaan (request) ke bagian yang  bersangkutan  sebagai
penyedia  data.  Hal  ini  cukup  menyita  waktu mengingat    jarak  antara  universitas  dengan fakultas-fakultas  yang  ada  cukup  jauh (minimal  100 meter).
Oleh  sebab  itu  dibutuhkan  penelitian  yang terfokus  terhadap  permasalahan  yang  ada pada  Sistem  Informasi  Administrasi  Data Kemahasiswaaan  di  Universitas  Lancang Kuning  Pekanbaru  agar  solusi yang diberikan dapat  menyelesaikan  permasalahan  secara tuntas.
Rekayasa Ulang Bisnis Proses merupakan sebuah  solusi  bagi  peningkatan  Sistem Informasi  Administrasi  Data Kemahasiswaan di Universitas Lancang Kuning  untuk mewujudkan sistem pengelolaan data mahasiswa yang efektif dan efisien.

## 2. METODE PENELITIAN
Kerangka kerja dalam melakukan penelitian  ini  adalah  sebagai  berkut:
Gambar  2.1  kerangka  Kerja Penelitian

## 2.1.  Aliran  Sistem  Informasi  Yang Sedang Berjalan
Selengkapnya  bentuk  aliran  data  yang dimaksud,  dapat  dilihat  pada  bagan  aliran sistem informasi pada Gambar 2.2 berikut:
Gambar  2.2  Aliran  Sistem Informasi  yang sedang Berjalan Pada  bagan  di  atas  terlihat  adanya  6 (enam)  entiti  yang  terlibat  langsung  dengan sistem ini yaitu Mahasiswa, Bagian Keuangan, Biro Akademis, Fakultas, Pembantu Rektor I dan Pembantu  Rektor II. Kuitansi  bukti  pembayaran  administrasi perkuliahan  dikoleksi  oleh  bagian  keuangan.
Bagian  keuangan  menyusun  data-data  sebut ke  dalam  tabel-tabel  dengan  menggunakan MS-Excel.  Data-data  tersebut  kemudian diprint  dan  menghasilkan  3  (tiga)  lembaran dokumen.  Salah  satu  lembaran  dijadikan sebagai  arsip  bagian  ini. Sementara lembaran yang  lainnya  diserahkan  kepada  fakultas sebagai  kelengkapan  mencetak  KHS,  jadwal perkuliahan,  kartu  rencana  studi  mahasiswa dan  transkrip  nilai.  Di  pihak  lain,  data-data yang  ada  pada  biro  akademis  berupa  kartu registrasi  ulang  juga  diserahkannya  ke fakultas  untuk  selanjutnya  diarsipkan  oleh bagian  ini.  Kembali  ke  fakultas,  berkas- berkas yang dimilikinya selanjutnya diserahkan kepada Pembantu Rektor I.
2.2 Aliran  Rancangan  Sistem  Informasi

## Administrasi  Data Kemahasiswaan
Adapun  bentuk  rancangan  aliran  data  Sistem Informasi  Administrasi  dapat  dilihat  pada bagan  aliran  sistem  informasi  pada  Gambar 2.3 berikut ini:
Gambar  2.3  Aliran  Perancangan Sistem Informasi

## 2.3  Desain  Entity  Relationship Diagram (ERD) Database
Diagram  hubungan  entitas hanya berfokus pada  data  dengan  menunjukkan  jaringan data yang  ada  untuk   suatu sistem yang diberikan. Untuk pemodelan data pada Sistem Informasi
Administrasi Data Kemahasiswaan Universitas  Lancang  Kuning  ini  penulis  juga menggunakan  diagram  hubungan  entitas  dan desain tabel.
Adapun  diagram  hubungan  entitas  pada sistem  ini  dapat  dilihat  pada    gambar  2.4 berikut ini  :
Gambar 2.4 Desain Entity Relationship Diagram (ERD) Database
2.4 Context Diagram ( Diagram Konteks) Adapun  Diagram  Konteks  Sistem Informasi Akademis berbasiskan WEB terdapat pada gambar 2.5 berikut ini:

## Gambar  2.5  Konteks Diagram  Sistem  Informasi Administrasi Data Kemahasiswaan

## 2.5 Rancangan  Modul
Rancangan  modul  merupakan  penjelasan dari setiap proses yang terjadi pada setiap bagian. 1.   Registrasi Ulang.
Pada saat  registrasi  ulang  mahasiswa melakukan  pembayaran  di  Bagian Keuangan, dan  mengisi  biodata  lengkap  mahasiswa. Bagian  Keuangan menginput data mahasiswa ke dalam database untuk kemudian mengirimkan  ke server.
2.  Pengecekan Status Mahasiswa. Untuk mahasiswa lama Bagian Keuangan melakukan  pengecekan  status  mahasiswa apakah  mahasiswa  yang  bersangkutan  masih aktif  kuliah  dan  untuk  konfirmasi  apakah pembayaran yang dilakukan  telah sesuai. 3.  Pengisian  Blangko  Kartu  Rencana  Studi (KRS) Mahasiswa mengisi blangko Kartu Rencana  Studi  (KRS)  untuk  kemudian diserahkan ke Biro Akademis. 4.  Penerbitan KRS. Biro  Akademis  menerbitkan  KRS  (Kartu Rencana  Studi)  yang  menjadi  pedoman  bagi mahasiswa dalam mengikuti kegiatan perkuliahan. 5.  Peng entry an KRS Biro  Akademis  meng entry data  KRS mahasiswa ke  dalam database untuk kemudian  di share kepada  fakultas  masing- masing.
6.  Pembuatan absensi Biro  Akademis  menerbitkan  absensi kuliah  yang  menjadi  pedoman  bagi  Fakultas dan Dosen dalam kegiatan perkuliahan.
7.  Peng entry an Kartu Hasil Studi (KHS) Data  nilai  mahasiswa  dimasukkan  dalam database dan  kemudian  Biro  Akademis menerbitkan  Kartu  Hasil  Studi  (KHS) mahasiswa.
8.  Laporan Informasi Data Kemahasiswaan Resume Data Kemahasiswaan ini kemudian dilaporkan kepada pimpina
tertinggi  yaitu  Rektor  Universitas  Lancang Kuning  Pekanbaru  untuk  menjadi  bahan evaluasi.

## 3. HASIL  DAN PEMBAHASAN
3.1 Antar  Muka ( User Interface Design)
Dalam perancangan Sistem Informasi Administrasi Data Kemahasiswaan ini digunakan  2  aplikasi,  yaitu  aplikasi  yang berbasis  Desktop  dan  aplikasi  berbasis Web. Aplikasi berbasis Desktop dikhususkan untuk pengolahan data
sementara  aplikasi  berbasis  Web  untuk penyedia  informasinya.
Gambar  3.1  Perancangan Antar Muka ( User Interface Design)

## 3.2 Desain Aplikasi Berbasis Desktop
Rancangan yang dikhususkan untuk pengolahan  data  ini  menggunakan  bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Setiap bagian
( client) diberi akses ke server database untuk pengisian  database  mahasiswa  dan  dosen. Dalam  hal  ini  yang  bertindak  sebagai  server adalah Biro Akademis sedangkan client disini yaitu Biro Keuangan dan 8 Fakultas yang ada di lingkungan  Universitas Lancang Kuning.

## 3.2.1 Format  Menu
Format menu ini adalah  tampilan menu-menu  yang  tersedia,  terdiri  dari format  menu  utama,  sub  menu  master
tabel akademik, akademik, laporan, laporan  ke Dikti,  dan Download  Excel.
1. Menu Utama:
Gambar  3.2.  Desain Menu Utama
2. Sub Menu Master Tabel Akademis
Gambar  3.3  Desain Sub Menu Master Akademik
3. Sub Menu Akademik
Gambar  3.4  Desain Sub Menu Akademik
4. Sub Menu Laporan
Gambar  3.5  Desain Sub Menu Laporan

## 5. Sub Menu Laporan ke Dikti
Gambar  3.6  Desain Sub Menu Laporan ke Dikti

## 6. Sub Menu Download Excel
Gambar  3.7  Desain Sub Menu Download Excel

## 3.2.2 Rancangan  Input
Rancangan  input ini adalah berupa form yang berisi  data entity yang  nantinya
akan disimpan  ke  dalam  file  database  mahasiswa, mata kuliah,  dosen, dan absensi.
1. Desain Form Isian Data Mahasiswa
Gambar  3.8  Desain Form  Isian Data Mahasiswa
2. Form Isian Data Mata Kuliah
Gambar  3.9  Desain Form  Isian Data Mata Kuliah

## 3. Desain Form Isian Data Dosen
Gambar  3.10  Desain Form  Isian Data Dosen
4. Desain Form  Isian Data Absensi Mahasiswa
Gambar  3.11  Desain Form  Isian Data Absensi Mahasiswa
5. Desain Form Kehadiran Dosen
Gambar  3.12  Desain Form  Kehadiran Dosen
6. Desain Form Masa Langkau
Gambar  3.13  Desain Form  Masa Langkau

## 3.3 Desain Aplikasi Berbasis Web
Berikut ada tampilan Home Page dari aplikasi web :
Gambar  3.14  Desain Home  Page
Apabila  memilih  menu  “form  registrasi” maka  tampilan  yang  akan  muncul  di  layar adalah sebagai berikut :
Gambar  3.15  Formulir  Registrasi
Formulir  registrasi  ini  digunakan  pada saat  mahasiswa  akan  mendaftar  secara  on- line  dari  jarak  jauh  dan  akan  diberikan formulir  lengkap  apabila  ia  mendatangi
kampus pusat Universitas Lancang
Kuning  Pekanbaru.
Selanjutnya  mahasiswa  dapat  melihat  data pembayaran  dengan  klik  “view  data pembayaran”.  Dan  tampilan  form  yang akan muncul  adalah  sebagai  berilkut  :

## Gambar  3.16  Halaman  Data Pembayaran Mahasiswa
Halaman  data  pembayaran  ini  merupakan privasi  mahasiswa,  dimana  untuk  masuk  ke dalamnya  dengan  menggunakan user  id dan password. Di sini mahasiswa dapat mengakses  data  pembayarannya  karena mahasiswa  kelas  jauh  seringkali  tidak  secara langsung  melunasi  pembayaran  melainkan melalui  pengelola (kolektif).
Selain  data  pembayaran,  mahasiswa  juga dapat  melihat  nilai  dengan  memilih  menu ‘”View  Nilai”.  Tampilan  yang  akan muncul  akan seperti  berikut  ini  :
Gambar  3.17  Halaman  Data Nilai  Mahasiswa
Halaman yang diperuntukkan bagi mahasiswa  untuk  dapat  mengakses  atau melihat  nilai  hasil  studi.  Sebelum  masuk ke  halaman  ini  mahasiswa  juga  harus memasukkan user id dan password.

## 4. SIMPULAN
Dari  pembahasan  penelitian  Sistem Informasi Administrasi  Akademis  Berbasis  Web  yang telah  dijelaskan  pada  bab-bab  sebelumnya,
maka  dapat  disimpulkan  hal-hal  sebagai berikut:
1. Dari  penelitian  yang  telah  dilakukan diperoleh  Sistem  Informasi  Akademik  di Universitas  Lancang  Kuning  Pekanbaru yang mempermudah Bagian Biro Akademik dan stafnya dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari sehingga  dapat  memberikan  pelayanan dan  informasi  yang  berhubungan  dengan akademik dengan cepat dan akurat.
2. Dengan  memanfaatkan  teknologi  wbb proses  perancangan  dan  pembuatan aplikasi  menjadi  lebih  mudah  dimana penggunanya  hanya memerlukan browser
internet,  tanpa  harus  tergantung  pada
sistem operasi tertentu.
3. Penggunaan SQL server pada perancangan  Sistem  Informasi  Akademik terlihat lebih  efektif dan efisien.
4. Untuk  penerapan  peralatan  teknologi sangat  perlu  mempertimbangkan  jumlah karyawan,  mahasiswa  dan  dosen  yang sudah  memanfaatkan  teknologi  Sistem Informasi  Administrasi  yang  dibangun.
Hal  ini  perlu  dilakukan  guna efisiensi dan efektifitas  biaya  dan  peralatan  yang tersedia.

## 5. UCAPAN  TERIMAKASIH
Terimakasih  diucapkan  kepada  Universitas Lancang  Kuning  yang  telah  mendukung secara moral atau materil demi terselesaikannya penelitian  ini .

## 6. DAFTAR  PUSTAKA
Sidik, Betha, Ir. MySQL .Informatika.
Bandung 2005.
I  Made  Gunadi,  Lirva32. Joomla!  Website Magic Dengan Joomla! Bikin Website semudah memasak mie Instan. Jasakom. Jakarta. 2007. Firdaus. 7  Jam  Belajar  Interaktif  PHP  &
MySQL dengan Dreamweaver. Maxikom.  Palembang. 2007.
Purwanto,  MT.Heru,  S.Kom. Membangun Website  Interaktif  Sekolah .  Andi
Offset. Yogyakarta. 2007 Hidayatullah,  A  Taufik. Belajar  Adobe Photoshop 7.0 . Surabaya:Indah Surabaya. 2003. H.A  Moduto,  Rahmat  Hidayat,  Yuhefizar.
2006    . Cara  Mudah  Membangun
Website Interaktif menggunakan Content management Sistem. Jakarta:Gramedia Yani, Ahmad. Panduan Membangun Jaringan Komputer. PT.Kawan Pustaka. Jakarta. 2007