## EVALUASI PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT SALURAN CERNA DAN SALURAN NAFAS BERDASARKAN ANALISIS ABC-VEN SELAMA PERIODE JANUARI-APRIL 2016
Gayatri Citraningtyas 1) , Vionita M. Mumek 1)
1) Program Studi Farmasi FMIPA UNSRAT Manado, 95115

## ABSTRACT
Planning and procurement are important things in drug management cycle to realize the needs that  have  been  approved.  Ineffective  planning  and  procurement  will  effect  to  waste  over  in  budgeting, cost  over  to  procurement  and  undistributed  drug  which  can  be  damaged  or  expired,  so  it  must  be controlling  by  using  ABC-VEN  analysis.  The  aims  of  this  research  were  to  evaluate    planning  and procurement  of  drug  at  hospital  pharmacy  department  of  Prof.  Dr.  R.D.  Kandou  Manado.  It  is  a descriptive  research,  and  the  datas  were  collected  from  report  and  interview.  The  result  shows  that planning and drug procurement at hospital pharmacy department of Prof. Dr. R.D. Kandou Manado did not effect for some drugs that can be seen from the difference of quantity determination and procurement, price determination at the time of planning and procurement, out of stock drug, delayed of drug shipping, delayed of payment, distributor was not to supply the drug because unavailable materials. The affect of ABC-VEN analysis of gastrointestinal and respiratory drug can be seen from the priority drug kept being held such as vital drug category with maximal cost and the prime priority drug that should be reduced at procurement.
Keywords : Planning, Procurement, ABC – VEN analysis

## ABSTRAK
Perencanaan  dan  pengadaan  merupakan  hal  penting  dalam  siklus  manajemen  obat  untuk merealisasikan  kebutuhan  yang  telah  disetujui.  Perencanaan  dan  pengadan  yang  tidak  efektif  akan mengakibatkan  pemborosan  anggaran,  pembengkakan  biaya  pengadaan,  obat  tidak  terdistribusi  dengan baik  sehingga  obat  menjadi  rusak  atau  kadaluarsa,  karena  itu  diperlukan evaluasi  dalam  mengendalikan kebutuhan obat menggunakan analisis ABC-VEN. Tujuan penelitian ini yaitu mengevaluasi perencanaan dan  pengadaan  obat  di  Instalasi  Farmasi  RSUP  Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  Manado  terhadap  obat  saluran cerna  dan  obat  saluran  nafas.  Jenis  penelitian  bersifat  deskriptif  dan  data  diperoleh  dari  laporan  dan wawancara.  Hasil  penelitian  menunjukkan  perencanaan  dan  pengadaan  obat  di  Instalasi  Farmasi  RSUP Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  Manado  tidak  efektif  untuk  beberapa  obat  dilihat  dari  penentuan  jumlah  dan pengadaan  yang  berbeda, penentuan  harga  pada  saat  perencanaan  dan  pengadaan  yang  berbeda,  adanya kekosongan  obat,  terjadi  keterlambatan  pengiriman  obat,  keterlambatan  pembayaran,  distributor  tidak menyanggupi  penyediaan  obat  karena  tidak  tersedianya  bahan  baku.  Pengaruh  Analisis  ABC-VEN terhadap obat saluran cerna dan saluran nafas dapat dilihat obat-obat yang menjadi prioritas utama untuk tetap diadakan yakni obat yang masuk kelompok vital dengan serapan biaya yang maksimal dan obat-obat yang menjadi prioritas utama untuk dikurangi pada saat pengadaan.
Kata Kunci : Perencanaan, Pengadaan, Analisis ABC-VEN

## PENDAHULUAN
Peraturan Menteri Kesehatan
Republik  Indonesia  Nomor  58  tahun  2014 tentang  Standar  Pelayanan  kefarmasian  di Rumah  Sakit  menyatakan  bahwa  pelayanan kefarmasian  merupakan  suatu  pelayanan langsung  yang  bertanggung  jawab  kepada pasien  berkaitan  dengan  maksud  mencapai hasil  yang  pasti  untuk  meningkatkan kualitas  hidup  pasien.  Standar  pelayanan kefarmasian  di  Rumah  Sakit  meliputi pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan,  penyimpanan,  pendistribusian, dan  pemusnahan  obat,  sediaan  farmasi,  alat kesehatan  dan  bahan  medis  habis  pakai (Anonim, 2014).
Perencanaan dilakukan untuk menetapkan  jenis  dan  jumlah  obat  sesuai dengan  pola  penyakit,  dan  kebutuhan pelayanan  kesehatan  dasar  (Anonim,  2002), sedangkan  pengadaan  dilakukan  untuk memperoleh  pasokan  perbekalan  kesehatan dari  pemasok  eksternal  melalui  pembelian dari distributor, atau pedagang besar farmasi (Siregar, 2004).
Berdasarkan  survei  di  Rumah  Sakit Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  Manado  periode Januari-April,  terdapat  kekosongan  pada beberapa  jenis  obat  karena  perencanaan tidak sesuai dengan  pengadaan yaitu jumlah obat  kurang  dari  yang  direncanakan, sehingga  mempengaruhi  persediaan  obat yang  menyebabkan  pasien  menebus  obat  di luar  Rumah  Sakit  serta  perencanaan  yang kurang  efektif  dan  penetapan  harga  obat oleh  distributor  yang  tidak  sesuai  dengan perencanaan.  Hal  inilah  yang  menyebabkan pemasukan  anggaran  di  Rumah  Sakit berkurang, sehingga perlu dilakukan evaluasi  menggunakan  analisis  ABC-VEN
untuk menetapkan prioritas dalam pengadaan  obat  agar  dana  yang  digunakan efisien.

## METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  merupakan  penelitian deskriptif  dengan  pengambilan  data  secara retrospektif dan prospektif yang  didasarkan pada  dokumen  penggunaan  obat  dan wawancara di Instalasi Farmasi RSUP. Prof. Dr. R.D. Kandou Manado.
Data  yang  dikumpulkan  berupa  data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data  yang  diperoleh  melalui  wawancara dengan 5 responden yang terdiri dari Kepala Instalasi  Farmasi,  Kepala  Gudang,  Kepala Pejabat  Pembuat  Komitmen  (PPK),  Kepala Unit  Layanan Pengadaan (ULP) dan Panitia Pemeriksa  Penerima  Hasil  Pekerjaan.  Data sekunder  yaitu  data  yang  diperoleh  dari laporan  atau  catatan  yang  ada  di  Instalasi Farmasi  RSUP  Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou, berupa  laporan stock  opname ,  laporan  jenis obat  yang  digunakan,  laporan  jumlah pemakaian obat dan laporan harga obat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan obat di RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou dilakukan oleh kepala instalasi di Instalasi  Farmasi.  Untuk  bagian  obat perencanaannya disusun oleh kepala gudang tetapi  untuk  kebutuhan  persediaan  di  depo- depo  direncanakan  di  depo  masing-masing oleh  setiap user dan  dibawa  ke  gudang  dan direncanakan sekaligus. Semua perencanaan obat  dilakukan  melalui  sistem  satu  pintu. Setelah  semua  data  perencanaan  lengkap, bagian administrasi instalasi farmasi meninjau kembali  perencanaan  yang dibuat, apabila telah sesuai maka diserahkan kepada
direktur  medik  keperawatan  melalui  bidang penunjang, untuk ditinjau kembali perencanaan  yang  telah  disusun  sesuai dengan alokasi dana yang tersedia. Perencanaan  dilakukan dengan 2 cara  yaitu secara regular atau terjadwal (setiap 2 bulan, 6 bulan dan 1 tahun) dan permintaan secara insidental.
Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  Prof. Dr.  R. D. Kandou melakukan stock opname setiap bulan, sehingga dapat diketahui posisi barang  pada  awal  bulan  berikutnya  dan berapa  banyak  sisa  stok.  Hal  tersebut dijadikan patokan untuk memprediksi berapa  banyak  obat  yang  akan  dipesan selanjutnya. Apabila  perencanaan obat  telah disetujui  maka  akan  dibuat  laporan  F1  di gudang  dilanjutkan  dengan  laporan  F2  di bagian penunjang medik, selanjutnya dilakukan  pengadaan.  Laporan  dimasukkan ke  bagian  akuntansi  sebagai  arsip  untuk mengetahui  berapa  banyak  dana  yang diperlukan.  Proses  pengelolaan  dilakukan oleh  bagian administrasi di Instalasi Farmasi.  Proses  perencanaan  obat  di Instalasi  Farmasi  RSUP  Prof.  Dr.  R.  D Kandou  Manado  belum  berjalan  dengan baik  karena  pada  beberapa  obat    penentuan jumlah  perencanaan  dan  pengadaannya berbeda, penentuan harga pada saat perencanaan  dan  pengadaan  yang  berbeda, adanya kekosongan obat, terjadi
keterlambatan pengiriman
obat, keterlambatan  pembayaran,  distributor  yang tidak  menyanggupi  penyediaan  obat  karena tidak  tersedianya  bahan  baku.  Obat  yang direncanakan tidak sesuai dengan pengadaan misalnya  Esomeprazol  dan  Ambroxol,  serta penetapan  harga  pada  saat  perencanaan berbeda  dengan  harga  pada  saat  pengadaan
misalnya  ondansetron  injeksi  2  mg/mL  dan aminofilin  injeksi  24  mg/mL,  dan  masih dilakukan pemesanan secara urgen . Pengadaan  langsung  digunakan  pada  saat sistem mengalami gangguan, baik gangguan sistem  internet  atau  terjadi  penolakan  oleh distributor. Adanya gangguan sistem internet mempengaruhi obat yang seharusnya dilelang secara On-line akhirnya dilelang  secara Off-line ,  kemudian  adanya distributor yang tidak menyanggupi sehingga harus mencari distributor lain yang sanggup  dan  memiliki  barang.    Apabila  hal ini  tidak  dapat  dihindari  juga  dapat mempengaruhi  proses  pengadaan  obat karena  tidak  adanya  penyedia/distributor, maka  diadakan  lelang  kembali  untuk mendapatkan  penyedia  yang    menyanggupi pesanan obat.
Menurut  Anshari  (2009),  menjelaskan bahwa  hal-hal  yang  harus  diperhatikan dalam  perencanaan  yaitu  alokasi  dana  yang tersedia,  harga  per  item  obat  dan  penentuan berapa  besar  serta  kapan  pemesanan  harus dilakukan. Apabila hal ini tidak sesuai, maka pengendaliaan  perencanaan  belum  bisa dikatakan  efektif.  Efektif  yang  dimaksud yaitu  perencanaan  jenis  dan  jumlah  obat yang  tepat  dan  sesuai  kebutuhan  serta menghindari adanya kekosongan obat.
Pengadaan dilakukan oleh Unit Layanan  Pengadaan  (ULP),  ULP  dibentuk berdasarkan  Keputusan  Dirtjen  Pelayanan Kesehatan.  Jenis  pengadaan  ada  dua meliputi  pengadaan  E-Katalog  dan  Non- Katalog. Pengadaan E-Katalog yaitu pengadaan  melalui E-Purchasing sesuai harga  pemerintah,  sedangkan  Non-Katalog yaitu  pengadaan  melalui  proses  lelang. Proses E-Purchasing dilakukan oleh pejabat
pengadaan dan PPK sedangkan untuk proses lelang  dilaksanakan  oleh  ULP.  Setelah perencanaan dan anggarannya sudah diketahui,  serta  terdapat  spesifikasi  obatnya (jumlah,  harga,  jenis  dan  Harga  Perkiraan Sementara/HPS).  ULP  bertugas  melelang obat  yang  ada  dan  mengawasi  proses kontrak,  selanjutnya  diserahkan  ke  bagian PPK  untuk  melakukan  persetujuan  kepada distributor,  lalu  diserahkan  ke  panitia
pemeriksa  dan  penerima  barang  yang dibentuk  oleh  direktur  utama.Panitia  ini diambil  dari  setiap  instalasi  yang  memiliki kompetensi di bidang-bidang tertentu.
Sumber anggaran dana di Rumah Sakit Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou    yakni  APBN  dan BLU.  APBN  merupakan  anggaran  yang diperoleh  dari  pusat,  sedangkan  BLU diperoleh dari pendapatan Rumah Sakit.
Tabel 1. Data Gabungan Obat Golongan Saluran Cerna dan Saluran Nafas dengan Analisis ABC berdasarkan jumlah item obat dan besarnya jumlah biaya
Tabel  1  memperlihatkan  bahwa  semakin tinggi  nilai  investasi  maka  semakin  kecil jumlah  item  obat.  Berdasarkan  analisis ABC,  perencanaan  dan  pengadaan  obat  di RSUP  Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  belum berjalan  dengan  efektif,  dilihat  dari  obat golongan  saluran  cerna  dan  golongan saluran  nafas  melalui  data stock  opname pemilihan jenis, jumlah dan penetapan harga perbekalan  farmasi  belum  sesuai  dengan anggaran  dan  dana  yang  dimiliki  rumah sakit  sehingga  kebutuhan  obat  belum  dapat terjamin  dan  kekosongan  obat  juga  masih terjadi.  Hal  ini  terjadi  karena  belum  efektif diterapkannya  metode  ABC  sehingga  obat
yang  menyerap  anggaran  yang  besar  belum dapat dikendalikan dengan baik.
No Kelompok Jumlah Item Biaya (Rp) Item (%) Biaya (%) 1 A 3 Rp1,239,597,60 0 10 70 2 B 5 Rp363,980,097 20 10 3 C 12 Rp401,045,976 70 20 Jumlah 20 Rp2,004,623,6 74 100 100

## Tabel 2. Data Analisis VEN Obat Saluran Cerna dan Saluran Nafas
NO NAMA OBAT VEN KETERANGAN 1 Lansoprazol kaps 30 mg E Ulkus Duodenum 2 Sukralfat susp 500 mg/5 mL E Tukak lambung dan usus 12 jari 3 Omeprazol inj 40 mg/10 mL E Pengobatan jangka pendek ulkus duodenum 4 Ranitidin inj 25 mg/mL E Pengobatan ulkus duodenum, ulkus lambung 5 Ondansetron inj 2 mg/mL E Pencegah mual dan muntah paska bedah 6 Metoklopramid inj 5 mg/mL E Gangguan GI 7 Antasida susp E Mengurangi gejala-gejala yang berhubungan dengan kelebihan asam lambung 8 Ranitidin tab 150 mg E Tukak Peptikum 9 Domperidon tab 10 mg E Mual & muntah 10 Domperidon susp 5 mg/5 mL E Mual & muntah 11 Atapulgit tab E Pengobatan simpatomimetik pada diare yang tidak diketahui penyebabnya 12 Esomeprazol inj 40 mg E Tukak duodenum 13 Hiosina butilbromida inj 20 mg/mL E Abdominal kolik dan spasme pada saluran cerna 14 Laktulosa / Pralax sir Reg E Konstipasi 15 pulmicort respules ; budesonide 0,25 mg/ml E Asma bronkus 16 combivent udv ; kombinasi ipratropium bromida 0,5 mg dan salbutamol 2,5 mg cairan inhalasi E Bronkuspasme yang di ikuti dengan obstruktif pulmonary distase
17 Budesonid 0.25mg/mL E Asma bronkus 18 Aminofilin inj 24 mg/mL V Meringankan dan Mengatasi asma bronkial 19 N-asetil sistein kaps 200 mg E Mukolitik pada bronkial akut & kronik dan paru dengan mukus
yang tebal 20 Obat batuk hitam sir 100 ml Reg E Sebagai ekspektoran pada gangguan batuk
Berdasarkan hasil analisis  VEN  pada Tabel  2, terdapat  1 item  obat  yang  masuk kategori  Vital yaitu Aminofilin injeksi, obat ini harus tetap tersedia di Rumah Sakit karena obat ini merupakan obat live saving berdasarkan daftar obat emergency yang apabila tidak tersedia di Rumah Sakit maka  akan  meningkatkan  resiko  kematian  terhadap  pasien.  Akan  tetapi  persediaan  obat  yang termasuk vital juga tetap harus dikontrol agar tidak mengalami kelebihan karena dikhawatirkan tidak akan terpakai. Sebanyak 19 item obat yang termasuk kategori Esensial, salah satu obatnya ialah ranitidine injeksi, harus tetap tersedia di Rumah Sakit karena obat ini merupakan obat yang di  gunakan  oleh  pasien  dalam  proses  penyembuhan  serta  digunakan  oleh  pasien  rawat  jalan maupun  rawat  inap.  Pada  tabel  2  tidak  ada  jenis  obat  yang  masuk  kategori  N  hal  ini  tidak berbahaya jika persediaannya tidak ada di Rumah Sakit karena obat yang masuk kategori N ialah obat  yang  digunakan  untuk  penyakit  yang  dapat  sembuh  sendiri  atau  obat  yang  diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis.
Tabel 3. Kriteria
Pengelompokkan Analisis Kombinasi ABC – VEN KATEGORI JUMLAH OBAT PERSENTASE (%) NAMA OBAT VA - - - VB - - - VC 1 5 Aminofilin inj 24 mg/mL EA 2 10 pulmicort respules ; budesonide 0,25 mg/ml, Lansoprazol kaps 30 mg EB 3 15 Budesonid respules 0.25mg/mL, combivent udv ; kombinasi ipratropium bromida 0,5 mg dan salbutamol 2,5 mg cairan inhalasi, Sukralfat susp 500 mg/5 mL EC 14 70 Obat batuk hitam sir 100 ml Reg, N-asetil sistein kaps 200 mg, Laktulosa / Pralax sir Reg,  Hiosina butilbromida inj 20 mg/mL, Esomeprazol inj 40 mg,
Atapulgit tab,  Domperidon susp 5 mg/5 mL, Domperidon tab 10 mg, Ranitidin tab 150 mg,  Antasida susp, Metoklopramid inj 5 mg/mL, Ondansetron inj 2 mg/mL, Ranitidin inj
Dari  Tabel  3,  dilihat  bahwa  tidak  ada  jenis obat  yang  termasuk  kategori  VA  dan  VB walaupun  kategori  A  dan  B  memiliki serapan  dana  yang  tinggi  dan  sedang  akan tetapi  termasuk  kelompok  Vital,  yang  harus menjadi  perhatian  karena  akan  berdampak pada  pasien  dan  kerugian  terhadap  Rumah Sakit.  Untuk  kategori  VC  yaitu  aminofilin injeksi,  jumlah  obat  yang  direncanakan berbeda dengan yang diadakan. Jumlah obat yang  diterima  lebih  sedikit  dari  yang direncanakan,  padahal  termasuk  obat  yang vital,  serta  obat  tersebut  masih  masuk kelompok  obat  C  yang  menyerap  anggaran sedikit.
Menurut  Quick  (1997),  klasifikasi pengendalian  obat  ditentukan  terutama berdasarkan  efek  obat  bagi  kesehatan masyarakat,  serta  harga  harus  menjadi pertimbangan.  Terdapat  14  item  obat  yang masuk kategori EC karena masih diperlukan pasien dalam proses perawatan dan penyembuhan,    serta  serapan  anggarannya sedikit,  namun  ketersediaan  obatnya  juga
harus  tetap  stabil  artinya  tidak  akan mengalami kelebihan maupun kekurangan.

## KESIMPULAN
Perencanaan  dan  pengadaan  obat  di Instalasi  Farmasi  RSUP  Prof.  Dr.  R.  D. Kandou  Manado  masih  belum  efektif  pada beberapa obat dilihat dari penentuan jumlah dan  pengadaan  yang  berbeda,  penentuan harga pada saat perencanaan dan pengadaan yang  berbeda,  adanya  kekosongan  obat, terjadi  keterlambatan  pengiriman  obat, keterlambatan  pembayaran,  distributor  yang tidak  menyanggupi  penyediaan  obat  karena tidak  tersedianya  bahan  baku.  Pengaruh Analisis  ABC-VEN  terhadap  obat  saluran cerna  dan  saluran  nafas  ialah  dapat  terlihat obat-obat  yang  menjadi  prioritas  utama untuk tetap diadakan yakni obat yang masuk kelompok  vital    dengan  serapan  biaya  yang maksimal  dan  obat-obat  yang  menjadi prioritas  utama  untuk  dikurangi  pada  saat pengadaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Anonim,  2002. Pedoman  Perencanaan  dan Pengelolaan Obat . Departemen Kesehatan RI, Jakarta. 25 mg/mL, Omeprazol inj 40 mg/10 mL NA - - - NB - - - NC - - - JUMLAH 20 100 -
. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 tahun 2014 tentang  Standar  Pelayanan  Kefarmasian di Rumah Sakit , Jakarta.
Anshari,  M.  2009. Aplikasi  Manajemen Pengelolaan  Obat  dan  Makanan .  Nuha Medika, Yogyakarta.
Quick  D.J.  1997. Managing  Drug  Supply (2 nd ed). Management  Sciences  for Health. Kumarian Press,USA.
Siregar, C. 2004. Farmasi Rumah Sakit : Teori dan Penerapan. Penerbit Buku Kedokteran EGC, Jakarta