## PELAKSANAAN PENYIMPANAN ARSIP OLEH PEGAWAI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS KOPERASI, USAHA KECIL MENENGAH DAN PERDAGANGAN KABUPATEN CIAMIS
Oleh : Kristi Winasari Kristiwinasari@gmail.com
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Galuh Jln. R.E. Martadinata No.150 Ciamis
Abstrak
Penelitian  ini  dilatarbelakangi  oleh  tidak  baiknya  pelaksanaan  penyimpanan  arsip  oleh pegawai  Sub  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  dan Perdagangan  Kabupaten  Ciamis.  Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu  untuk  mengetahui pelaksanaan  penyimpanan  arsip,  faktor-faktor  yang  menjadi  pendukung  dan  penghambat pelaksanaan  penyimpanan  arsip,  dan  upaya  untuk  mengatasi  hambatan  dalam  pelaksanaan penyimpanan arsip. Desain penelitian yang digunakan yaitu deskriptif analisis dengan pendekatan kualitatif.
Berdasarkan penelitian dapat diketahui bahwa pelaksanaan penyimpanan arsip oleh pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis masuk dalam kategori tidak baik, hal ini dapat dilihat dari hanya 2 (dua) dari 25 (dua  puluh  lima)  indikator  yang  telah  dilaksanakan  dengan  baik.  Kemudian  semua  indikator terdapat  faktor  penghambat.  Upaya  yang  dilakukan  oleh  pegawai  Sub  Bagian  Umum  dan Kepegawaian  di  Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  dan  Perdagangan  Kabupaten  Ciamis untuk  mengatasi  hambatan-hambatan  berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  yang  masuk dalam kategori tidak baik, karena masih terdapat 4 (empat) hambatan yang selama ini pegawai Sub Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  tidak  melaksanakannya  upaya  untuk  mengatasi  hambatan tersebut.
Kata kunci: Pelaksanaan Penyimpanan Arsip

## I. PENDAHULUAN
Jika  mendengar perkataan arsip, seringkali pegawai  membayangkan  tumpukan  kertas  atau berbagai  dokumen  lainnya  yang  penuh  dengan debu  dan  kotor.  Dimana  arsip  tersebut  disimpan dalam  ruangan  yang  penuh  sesak,  berantakan, dan  pegawai yang  tidak  terdidik dalam kemampuan penyimpanan kearsipan ini.
Penempatan  pegawai  yang  baik  untuk  pekerjaan kearsipan adalah penting. Sering sikap yang lebih banyak adalah bahwa pegawai  kantor  yang tidak cakap  dan  tidak  sesuai  di  mana-mana,  karena tidak  memiliki  kecakapan  kantor  harus  diberi pekerjaan kearsipan.
Arsip  sangat  penting  untuk  sebuah  kantor, dimana  dalam  pengelolaan  arsip  tentunya  oleh pegawai  yang  berkompeten  dalam  bidang kearsipan.  Pegawai  yang  diberikan  tanggung jawab dalam menangani arsip tidak sembarangan karena pegawai yang mengelola arsip mempunyai  keahlian  khusus  dalam  bidang  arsip. Akan tetapi yang terjadi dikebanyakan organisasi pemerintahan,  pegawai  kurang  memahami  akan pentingnya  arsip  dan  tugas-tugas  di  bidang
kearsipan dipandang rendah. Sehingga arsip tidak dikelola dengan baik.
Arsip  perlu  disimpan  karena  arsip  sebagai pusat  ingatan,  sumber  informasi  atau  alat pengawasan  bagi  pimpinan  organisasi.  Arsip dapat  dijadikan  alat  pengambilan  keputusan pimpinan  untuk  menentukan  perkembangan organisasi  supaya  lebih  baik.  Tidak  hanya  itu, dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju  dan  berkembang,  maka  semakin  banyak pula  data-data  yang  terkumpul  dan  disimpan karena  masih  mempunyai  nilai  guna.  Sehingga perlu  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  secara benar  dan  apabila  dibutuhkan  diketemukan dengan  mudah  dan  cepat.  Oleh  karena  itu,  perlu dilakukan  dengan  prosedur  penyimpanan  yang baik  dan  benar  dalam  pelaksanaan  penyimpanan arsip  yang  dimulai  dari  tahap  pencatatan  dan pendistribusian hingga ke tahap penyimpanan.
Arsip  bagi  suatu  organisasi  pemerintah bertujuan  untuk  bahan  pertanggung  jawaban nasional,  dimana pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip. Salah satu tugas pemerintah dalam mengamankan arsip yaitu dengan
melaksanakan penyimpanan arsip secara baik dan benar.
Berdasarkan  pengamatan  oleh  peneliti  di Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  Dan
Perdagangan  Kabupaten  Ciamis ditemukan permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan  pelaksanaan  penyimpanan  arsip.  Hal tersebut  dapat  dilihat  dari  indikator-indikator sebagai berikut:
1. Adanya  dokumen  atau  surat  yang  disimpan secara  tidak  beraturan,  hal  ini  dapat  dilihat pada  penyimpanan  arsip  mengenai  surat masuk  perihal  undangan  yang  dibutuhkan pegawai yang bersangkutan sebagai bukti ke Kepala  Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil Menengah  Dan  Perdagangan  Kabupaten Ciamis tidak ditemukan secara cepat bahkan sampai ada beberapa arsip yang hilang.
2. Pencatatan  dan  pendistribusian  dokumen atau  surat  tidak disusun  berdasarkan kategorisasi  sifat  atau  perihal  dokumen  atau surat,  seperti  surat  yang  sifatnya  penting, rahasia  dan biasa. Hal ini  dapat  dilihat pada surat yang  bersifat  rahasia  mengenai kepegawaian  yang  dikendalikan  dengan kartu  kendali  tanpa  lembar  pengantar  surat rahasia.
3. Pegawai sub bagian umum dan kepegawaian apabila  melakukan  pekerjaan  yang  belum selesai  atau  dokumen  yang  sedang  diproses dalam jangka waktu beberapa bulan pengerjaannya tidak dilakukannya penyimpanan sementara ( file pending ) untuk dokumen tersebut.  Sehingga dokumen
berceceran  di  meja  pegawai  sub  bagian kepegawaian  dan  umum  lainnya.  Hal  ini dapat dilihat dari dokumen atau surat masuk perihal  undangan  yang seharusnya  disimpan pada  file  atau  map  untuk  penyimpanan sementara (file  pending) karena  undangan tersebut  untuk  bulan  depan  akan  tetapi dokumen  atau  surat  tersebut  berada  di  meja pegawai  subbagian  kepegawaian  dan  umum lainnya.
4. Penyimpanan  tetap  ( permanent  file )  oleh pegawai sub bagian umum dan kepegawaian menggunakan  sistem  nomor  yang  tidak sesuai  penjajarannya.  Hal  ini  dapat  dilihat dari adanya surat  yang seharusnya  di lemari arsip,  dengan  laci  nomor  800  untuk  arsip kepegawaian  akan  tetapi  ditemukan  arsip mengenai keuangan yang seharusnya berada di laci nomor 900.
Beberapa  fenomena permasalahan tersebut diatas  diduga  hal  tersebut  tentunya  apabila  tidak segera  dilakukan  penanganan  lebih  lanjut  maka akan berdampak pada lemahnya sistem
pengarsipan  baik  surat  maupun  dokumen  di kantor  Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah Dan Perdagangan Kabupaten Ciamis.

## II. LANDASAN TEORITIS
Manajemen perkantoran dikemukakan oleh George Terry (Gie, 2009 : 4) beliau mengemukakan bahwa: Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan  perkantoran,  serta  penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan  lebih  dahulu.  Ini  bersangkut paut  dengan  peredaran  hidup  data  dan keterangan perusahaan dari sejak penciptanya melalui pemeliharaan, penyebaran,  dan  penyimpanannya  kalau memiliki  nilai  tetap  atau  pemusnahannya kalau usang.
Sedangkan pekerjaan kantor yang dikemukakan oleh Priansa dan Damayanti (2015: 14) sebagai berikut:
Kegiatan  yang  ada  dilingkungan  perkantoran disebut  dengan  pekerjaan  kantor  atau  kegiatan tata usaha kantor. Adapun tata usaha kantor yang terdiri dari sejumlah aktivitas, yaitu:
1. Tata usaha umum Tata usaha umum yaitu tempat pengumpulan, penerimaan,  pengolahan  dan  penyampaian data  atau  informasi  secara  teratur,  sistematis dan  terus  menerus  dengan  tujuan  untuk memperlancar  jalannya  tugas  pimpinan  dan jalannya tugas organisasi.
2. Tata usaha teknis operasional Tata  usaha  yang  menangani  segala  data  atau informasi,tentang  jalannya  operasi-operasi yang  dilancarkan  oleh  organisasi  secara teknis  mendetail.  Tata  usaha  ini  dijalankan oleh  setiap  unit  organisasi  teknis  fungsional dan  dilaporkan  secara  langsung  atau  tidak langsung  oleh  para  manajer  operasi  kepada administrator.
3. Tata usaha sumber daya ( resource).
Pada  umumnya  dapat  digolongkan  menjadi tata  usaha  pegawai,  tata  usaha  finansial  dan tata usaha logistik.
4. Tata usaha khusus
Tata  usaha  khusus  dilaksanakan  untuk memperlancar pengambilan keputusan pimpinan.
Pengertian arsip dikemukakan oleh Barthos (2013: 1) adalah sebagai berikut:
Arsip  ( record )  yang  dalam  istilah  bahasa Indonesia  ada  yang  menyebutkan  sebagai “warkat”,  pada  pokoknya  dapat  diberikan pengertian  sebagai  setiap  catatan  tertulis baik  dalam  bentuk  gambar  ataupun  bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat orang  untuk  membantu  daya  ingat  orang (itu) pula. Sugiarto dan Wahyono (2015:13) mengemukakan jenis-jenis arsip, yaitu:
1. Arsip menurut subyek atau isinya menurut  subyek  atau  isinya,  ada bermacam-macam arsip, yaitu a. Arsip  keuangan,  Contoh;  laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan sebagainya.
b. Arsip  kepegawaian,  contoh;  data riwayat hidup pegawai, surat lamaran  dan  surat  pengangkatan pegawai,  rekaman  presensi,  dan sebagainya.
c. Arsip  pemasaran,  contoh;  surat penawaran,  surat  pesanan,  surat perjanjian  penjualan,  daftar  harga,
dan sebagainya. d. Arsip pendidikan, contoh; kurikulum,  satuan  pelajaran,  daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
Pengelolaan  arsip  yang  dikemukakan  oleh Widiyanti (Muhidin dan Winata, 2016: 116) yang mengemukakan bahwa:
Agar  kegiatan  pengurusan  arsip    berjalan  efektif dan  efisien,  pada  suatu  organisasi  perlu  adanya unit  kerja  yang  bertanggung  jawab  dalam kegiatan  pengurusan  surat  masuk  dan  surat keluar, yaitu:
1. Unit  kerja  atau  pengolah,  yaitu  satuan unit  yang  melaksanakan  tugas  sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Unit kearsipan yaitu unit yang bertanggungjawab  terhadap  pengelolaan surat  masuk  dan  surat  keluar  (dalam  hal pengurusan  surat)  serta  bertanggung jawab  terhadap  pengelolaan  arsip  inaktif yang berasal dari unit kerja.
Adapun macam-macam sistem penyimpanan  arsip  oleh  Priansa  dan  Damayanti (2015:  41)  yang  mengemukakan  terdapat  lima macam  sistem  penyimpanan  arsip  yaitu  sebagai berikut:
1. Sistem abjad ( alphabetical system )
Sistem
penyimpanan arsip dengan menggunakan  metode  penyusunan  secara abjad  atau  alfabetis  (menyusun  nama  dalam urutan  nama-nama  mulai  dari  A  sampai dengan Z).
2. Sistem perihal/masalah/subyek/ ( subject system )
Disebut  juga  sistem  masalah  merupakan sistem  penyimpanan  arsip  yang  didasarkan pada pokok permasalahan surat.
3. Sistem nomor (numerical system) Sistem penempatan arsip berdasarkan nomor- nomor  kode  tertentu  yang  ditetapkan  untuk setiap  arsip.  Dalam  sistem  nomor  terdapat beberapa  variasi,  antara  lain  sistem  nomor menurut Dewey ,  sistem  nomor  menurut Terminal  Digit,  Middle  Digit,  Soundex System,  Duplex-Numeric  Dan  Straight- Numeric.
4. Sistem tanggal ( chronological system) Sistem  penyimpanan  surat  yang  didasarkan kepada  tanggal  surat  diterima  (untuk  surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat ke luar).
5. Sistem wilayah/daerah ( geographical system )
Suatu sistem penyimpanan  arsip berdasarkan wilayah atau daerah.
Salah  satu  perlengkapan  arsip  yang dikemukakan  oleh  Muhidin  dan  Winata  (2016: 159)  bahwa  perlengkapan  penyimpanan  arsip salah satunya yaitu:
Guide/sekat/divider adalah lembaran penyekat  untuk  mengelompok-kan  berkas arsip  dalam  rangka  penataan  berkas berdasarkan  alfabetis,  nomor,  subjek  dan kronologis,  yang  terdiri  atas  pokok masalah  (primer),  submasalah  (sekunder), dan  sub-submasalah  (tersier)  sebagai petunjuk letak penyimpanan berkas sehingga memudahkan penemuan berkas.
Sebagaimana  dikemukakan  oleh  Sugiarto dan  Wahyono  (2015:23)  bahwa  prosedur kearsipan adalah sebagai berikut:
a. Prosedur pencatatan dan pendistribusian 1. Prosedur buku agenda Ada  tiga  jenis  format  buku  agenda yang dapat digunakan yaitu:
(1) Buku agenda tunggal
(2) Buku agenda berpasangan
(3) Buku agenda kembar
2. Prosedur kartu kendali Surat  yang  dicatat  dengan  kartu kendali  adalah  surat  yang  memiliki kategori  penting,  sedangkan  surat kategori  rahasia  dan  biasa  cukup
dengan menggunakan lembar pengantar. Adapun  fungsi  ketiga  lembar  tersebut adalah:
(1) Lembar:  disimpan  bersama  kartu kendala  yan  lain  secara  berurutan sehingga  berfungsi  sebagai  buku agenda.
(2) Lembar 2: disimpan dalam lemari arsip  sehingga  berfungsi  sebagai pengganti arsip.
(3) Lembar  3:  disimpan  selama  surat diproses  oleh  unit  lain,  setelah surat  selesai diproses, maka lembar  ke  3  itu  bersama  suratnya kemudian  disimpan  pada  lemari arsip.
3. Prosedur Tata Naskah (Takah) Tata  Naskah  adalah  suatu  kegiatan administrasi  didalam  memelihara  dan menyusun  data-data  dari  semua  tulisan mengenai  segi-segi  tertentu  dari  suatu persoalan  pokok  secara  kronologis dalam sebuah berkas.
b. Prosedur penyimpanan
1. Penyimpanan sementara ( file pending )
File  pending  atau  file  tindak  lanjut adalah  file  yang  dipergunakan  untuk penyimpanan sementara sebelum suatu dokumen selesai diproses.
2. Penyimpanan tetap ( permanent file )
(1) Pemeriksaan
(2) Mengindeks
(3) Memberi tanda
(4) Menyortir
(5) Menyimpan/meletakan

## III. METODE PENELITIAN
Desain  penelitian  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  menggunakan  desain deskriptif  analisis  dengan  pendekatan  kualitatif karena  penelitian  ini  bertujuan  memperoleh pemaparan  yang  objektif  dan  mengungkapkan gambaran  masalah  yang  terjadi  pada  saat penelitian ini berlangsung khususnya pelaksanaan  penyimpanan  arsip  oleh  pegawai Sub  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis. Informan dalam penelitian  ini  adalah  sebanyak  9  orang.  Adapun teknik  pengumpulan  datanya  adalah  studi kepustakaan  dan  studi  lapangan  (observasi  dan wawancara).  Teknik  pengolahan/analisis  data dalam  penelitian  ini  adalah data  reduction (reduksi  data), data  display (penyajian  data)  dan conclusion drawing/verification (verifikasi data).
IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
1. Pelaksanaan  Penyimpanan  Arsip  Oleh
Pegawai Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian  Di  Dinas  Koperasi,  Usaha Kecil Menengah Dan Perdagangan Kabupaten Ciamis Berdasarkan hasil penelitian tentang pelaksanaan  penyimpanan  arsip  oleh  pegawai Sub  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis,  sebagai berikut:
TABEL 1.1 PEMBAHASANHASIL PENELITIAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN ARSIP OLEH PEGAWAI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS KOPERASI, USAHA KECIL MENENGAH DAN
PERDAGANGAN KABUPATEN CIAMIS Dimensi Indikator Hasil Penelitian 1. Prosedur pencatatan dan pendistribusian buku agenda. a. Halaman-halaman buku agenda surat berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. b. Buku  agenda  surat  dipakai  sebagai alat  bantu  untuk  mencari  surat  yang disimpan di file. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. c. Buku agenda surat sebagai alat untuk membantu  menyusun  statistik jumlah surat masuk dan keluar. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. d. Kartu agenda mempermudah pencarian suatu dokumen yang dicatat dengan buku agenda surat. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. e. Buku  agenda  surat  sebagai  alat pencatatan dengan memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Dilaksanakan dengan baik
1. Prosedur  pencatatan dan  pendistribusian kartu-kendali. a. Surat  masuk-keluar  digolongkan  ke dalam  surat  penting,  surat  biasa,  dan surat rahasia. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. b. Surat penting dicatat dan  dikendalikan dengan  kartu-kendali,  surat  biasa dengan  lembar  pengantar  surat  biasa, dan  surat  rahasia  dengan  lembar pengantar surat rahasia. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. c. Lembar  1  kartu-kendali  disimpan bersama  kartu-kartu  kendali  yang  lain secara  berurutan  sehingga  berfungsi sebagai buku agenda surat. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. d. Lembar 2 disimpan dalam lemari arsip sehingga  berfungsi  sebagai  pengganti arsip. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. e. Lembar  3  disimpan  selama  surat diproses  oleh  unit  lain,  setelah  surat selesai  diproses,  maka  lembar  ke  3 bersama  suratnya  kemudian  disimpan pada lemari arsip. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. 2. Prosedur  pencatatan dan  pendistribusian tata naskah (takah). a. Kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. b. Surat  diedarkan  kepada  pengolah- pengolah  yang  berwenang  terhadap pengolahan surat bersangkutan. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. c. Keseragaman teknis dan prosedural. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. d. Kelancaran komunikasi kedinasan. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. e. Peredaran takah dimonitor terus menerus oleh tata usaha takah. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. 3.  Prosedur penyimpanan sementara ( file
pending ) a. Map-map  diberi  label  tanggal  yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. b. Pergantian  bulan  ditunjukan  dengan pergantian  penunjuk (guide )  bulan yang jumlahnya 12. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. c. Dalam penyimpanan dilakukan dengan  menyediakan  beberapa  kotak file. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. d. Setiap  kotak file memuat  30  map harian,  yang  diberi  label  tanggal  1 sampai 31 Tidak  dilaksanakan  dengan baik. e. Setiap hari petugas ataupun sekretaris membuka map harian. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. 4.  Prosedur penyimpanan tetap
( permanent file ). a. Pemeriksaan  setiap  dokumen  untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen  memang  sudah  siap  untuk disimpan  dengan  memberikan  tanda atau simbol. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. b. Membuat  indeks  dari  surat  atau dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. c. Memberi  tanda  garis  atau  lingkaran  Tidak  dilaksanakan  dengan
dengan  warna  mencolok  pada  kata tangkap. baik. d. Menyortir (mengelompokan) dokumen-dokumen. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. e. Menyimpan/meletakan dokumen sesuai  dengan  sistem  penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Tidak  dilaksanakan  dengan baik. Berdasarkan  hasil  pembahasan  mengenai pelaksanaan  penyimpanan  arsip  oleh  pegawai Sub  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis, dapat dijelaskan bahwa  dari  25  (dua  puluh  lima)  indikator, sebanyak  23  (dua  puluh  tiga)  indikator  dengan pelaksanaan  yang  tidak  baik.  Kemudian  hanya  2 (dua)  indikator  yang sudah dilaksanakan dengan baik  yaitu  mengenai  buku  agenda  surat  sebagai alat  pencatatan  dengan  memerlukan  lembar disposisi  sebagai  alat  pengendalian  dalam distribusi  penyelesaian  suatu  dokumen  dan  surat diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat bersangkutan. 2. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Dalam  Pelaksanaan  Penyimpanan  Arsip Oleh Pegawai Sub Bagian Umum
DanKepegawaian  Di  Dinas  Koperasi, Usaha Kecil Menengah Dan Perdagangan Kabupaten Ciamis
Berdasarkan  hasil  penelitian,  hambatan- hambatan  yang  dihadapi  dalam  pelaksanaan penyimpanan  arsip  oleh  pegawai  Sub  Bagian Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas  Koperasi, Usaha  Kecil  Menengah  dan  Perdagangan Kabupaten  Ciamis,  dengan  mengacu  kepada dimensi atau sub variabel sebagai berikut:
1. Prosedur  Pencatatan  dan  Pendistribusian Buku  Agenda,  dengan  faktor  penghambat sebagai berikut:
a. Tidak  ditemukannya  surat  atau  arsip yang  dicari  dengan  menggunakan  buku agenda surat dan terdapat surat atau arsip yang  tidak  tercatat  dalam  buku  agenda surat.
b. Dokumen  masuk  dan  keluar  tidak langsung  dicatat  pada  buku  agenda  surat sehingga  pegawai  mengalami  kesulitan saat  mencari  surat  dengan  buku  agenda surat tersebut.
c. Ketidak sesuaian  nomor  urut surat    yang ada  dalam  buku  agenda  surat  dengan jumlah  surat  dan  juga  dengan  nomor pada kartu-kendali, tulisan yang ada pada buku  agenda  surat  susah  dipahami  atau tulisannya susah dibaca, pergantian bulan
dalam  pencatatan  buku  agenda  surat tidak ditunjukan dengan lembar baru.
d. Kurangnya  pengetahuan  pegawai  Sub Bagian  Umum  dan  Kepegwaian  pada prosedur  kartu  agenda,  tidak  tersedianya kartu  agenda  di  Sub  Bagian  Umum  dan Kepegawaian, dan tidak ada perintah dari Kepala  Dinas  atau  Kepala  Sub  Bagian Umum dan Kepegawaian untuk menggunakan  kartu agenda.
e. Kepala  Dinas  atau  Sekretaris  Dinas melaksanakan kegiatan lain di luar Dinas Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  dan
Perdagangan Kabupaten Ciamis, kemudian  lembar  disposisi  mengenai sifat surat dan indeks tidak diisi.
2. Prosedur  Pencatatan  dan  Pendistribusian Kartu-Kendali,  dengan  faktor  penghambat sebagai berikut:
a. Kurangnya SDM (Sumber Daya Manusia)  dan  tidak  ada  tempat  untuk menyimpan  dokumen  atau  surat  dengan berdasarkan sifat surat.
b. Pegawai  yang  menangani  surat  masuk dan  keluar  tidak  memahami  pencatatan dan pendistribusian kartu-kendali mengenai  surat  penting  dicatat  dan dikendalikan  dengan  kartu-kendali,  surat biasa  dengan  lembar  pengantar  surat biasa,  dan  surat  rahasia  dengan  lembar pengantar  surat  rahasia  selain  itu  tidak tersedianya lembar pengantar surat rahasia dan biasa.
c. Kartu  kendali  berwarna  putih  lembar  1 (satu)  itu  tetap  pada  kartu  kendali bersama  dengan  yang  lainnya  (tidak diurai)  sampai  penyimpanannya  tidak diurai.
d. Kesalahan  dalam  pendistribusian  kartu- kendali.
e. Tidak adanya perbaikan atau koreksi oleh pegawai  yang  mengetahui  jika  terjadi prosedur yang salah.
3. Prosedur  Pencatatan  dan  Pendistribusian Tata  Naskah (Takah), dengan faktor penghambat sebagai berikut:
a.  Data-data  yang  tidak  disusun  dengan rapi atau dipelihara dengan baik karena data-data  selain  bertumpuk-tumpuk  di
setiap  meja  pegawai  juga  bertumpuk dilantai  dekat  dengan  kursi  pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
b. Pengolah  yang  berwenang  yang  tidak langsung  memproses  surat  sehingga pelaksanaan  penyimpanan  surat  untuk di arsipkan tersebut lamban, penyerahan  surat  pada  pegawai  Sub Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  pada waktu  yang  tidak  tepat  sehingga pegawai  tidak  langsung  menyimpan atau melaksanakan penyimpanan terhadap surat tersebut.
c. Pembagian  petunjuk  tata  naskah  yang tidak merata.
d. Lamanya  proses  surat  balasan  dari dinas atau instansi lain.
e. Ketidaksesuaian  antara  kartu-kendali yang diisi pada kolom perihal.
4. Prosedur  Penyimpanan  Sementara  ( file pending ), dengan faktor penghambat sebagai berikut:
a. Tidak  adanya  map  yang  telah  diberi label tanggal.
b. pengetahuan  pegawai  yang  kurang dalam prosedur penyimpanan sementara ( file pending). c. Tidak  ada  pengadaan  barang  mengenai kotak file yang dapat digunakan sebagai penyimpanan  sementara (file  pending ), anggaran  untuk menyediakan  alat penyimpanan sementara (file pending).
d. Pegawai  yang  menangani  arsip  tidak mengajukan  untuk  pengadaan  barang yang  digunakan  sebagai  penyimpanan sementara ( file pending).
e. Petugas  yang  sering  tidak  berada  di ruangan  Sub  Bagian  Umum  dan Kepegawaian dan kurang disiplin dalam melaksanakan prosedur kearsipan.
5. Prosedur  Penyimpanan  Tetap  ( permanent file ),  dengan  faktor  penghambat  sebagai
berikut:
a. Ketidak tahuan pegawai dalam memberi  tanda  atau  simbol  pada  arsip yang akan disimpan setelah pemeriksaan. b. Kurangnya pengetahuan pegawai dalam membuat  indeks  sehingga  pegawai mengalami  kesulitan  dalam  pembuatan indeks.
c. Tidak  ada  indeks  sehingga  pemberian tanda  atau  warna  pada  kata  tangkap tidak dilaksanakan.
d. Ketidak  sesuaian  kartu  kendali  yang diisi oleh pegawai dengan isi surat pada
kolom  isi  ringkas  sehingga  dalam mengelompokannya juga membutuhkan proses yang lama.
e. Dalam  pelaksanaan  penyimpanan  arsip dilakukan penumpukan dokumen- dokumen (arsip) karena tidak teraturnya pegawai dalam melaksanakan penyimpanan arsip, kurangnya pengetahuan  pegawai  terhadap  kode nomor  yang  digunakan  dalam  sistem nomor sehingga sering terjadi penyatuan penyimpanan dengan perihal yang berbeda serta peralatan arsip yang kurang memadai.
3. Upaya  Yang  Dilakukan  Oleh  Pegawai Sub  Bagian  Umum  Dan  Kepegawaian  Di Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah Dan  Perdagangan  Kabupaten  Ciamis Dalam Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Penyimpanan Arsip
Berdasarkan  hasil  penelitian  mengenai upaya  yang  dilakukan  oleh  pegawai  Sub  Bagian Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas  Koperasi Usaha  Kecil  Menengah  dan  Perdagangan Kabupaten  Ciamis  dalam  mengatasi  hambatan pelaksanaan penyimpanan arsip dengan mengacu kepada dimensi atau sub variabel sebagai berikut:
1. Prosedur  Pencatatan  dan  Pendistribusian Buku  Agenda,  dengan  upaya  sebagai berikut:
a. Tidak  ada  upaya  yang  dilakukan  untuk mengatasi  hambatan  mengenai  tidak ditemukannya surat atau arsip yang dicari dengan  menggunakan  buku  agenda  surat dan  terdapat  surat  atau  arsip  yang  tidak tercatat dalam buku agenda surat.
b. Mengadakan  piket  harian  di  Dinas Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  dan Perdagangan  Kabupaten  Ciamis  yang dilakukan  oleh  pegawai  Sub  Bagian Umum  dan  Kepegawaian  untuk  menjaga buku agenda di lobby.
c. Pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian  akan  diarahkan  kembali agar teliti dalam penomoran dan memeriksa  setiap  dokumen  atau  surat dalam setiap harinya, kemudian disesuaikan kembali dengan kartu kendali  mengenai  data-data  dari  surat yang  dibutuhkan  dalam  penyimpanan arsip.
d. Melaksanakan  pembinaan  kembali  bagi pegawai  yang  menangani  kearsipan supaya  dapat  melaksanakan  prosedur kearsipan  dengan  benar,  kemudian  akan meminta  persetujuan  Sekretaris  Dinas supaya  memakai  kartu  agenda  untuk
mempermudah  pencarian  arsip  karena jumlah arsip yang banyak.
e. Pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menghubungi Kepala Dinas  atau  Sekretaris  Dinas  dengan memberitahu  bahwa  ada  dokumen  yang harus di instruksikan.
2. Prosedur  Pencatatan  dan  Pendistribusian Kartu-Kendali, dengan upaya sebagai berikut:
a. Pengajuan  pengadaan  pegawai  ke  BKD
(Badan  Kepegawaian  Daerah)  serta pengajuan  anggaran  untuk  sarana  dan prasarana.
b. Pembinaan kembali untuk pegawai dalam menangani penyimpanan arsip dan membuat  lembar  pengantar  untuk  surat rahasia dan lembar pengantar untuk surat biasa.
c. Tidak  terdapat  upaya  mengenai  kartu kendali  berwarna  putih  lembar  1  (satu) itu  tetap  pada  kartu  kendali  bersama dengan  yang  lainnya  (tidak  diurai) sampai penyimpanannya tidak diurai.
d. Pembinaan terhadap pegawai yang
menangani arsip, dan mengundang
arsiparis  supaya  dapat  membimbing pegawai  dalam  melaksanakan  prosedur kearsipan dengan baik.
e. Mengundang  arsiparis  dari  kearsipan Kabupaten  Ciamis  untuk  membantu mengatasi  hambatan  dalam  prosedur kearsipan.
3. Prosedur  Pencatatan  dan  Pendistribusian Tata Naskah (Takah), dengan  upaya sebagai berikut:
a. Pengajuan  pengadaan  barang  berupa sarana  dan  prasarana  untuk  tempat memelihara data, terutama untuk penyimpanan arsip.
b. Memonitor  setiap  pengelolaan  dokumen yang dikelola oleh pegawai bidang lain.
c. Menggandakan buku petunjuk pembuatan tata naskah.
d. Menghubungi  Dinas  atau  instansi  terkait guna  menanyakan  konfirmasi  dari  surat yang  telah  dikirim  dari  Dinas  Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis.
e. Pembinaan  kembali  bagi  pegawai  yang menangani  kearsipan  di  Dinas  Koperasi Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis.
4. Prosedur  Penyimpanan  Sementara  ( file pending ), dengan upaya sebagai berikut:
a. Mengajukan pengadaan sarana dan prasarana untuk penyimpanan arsip.
b. Mengundang  arsiparis  supaya  dapat membimbing atau membenarkan
langkah-langkah penyimpanan arsip.
c. Pegawai  melakukan  pengajuan  anggaran untuk  pengadaan  barang  seperti  kotak file.
d. Tidak  ada  upaya  untuk  mengatasi hambatan mengenai pegawai yang menangani  arsip tidak mengajukan untuk pengadaan barang yang digunakan sebagai  penyimpanan  sementara  ( file pending). e. Mengajukan  penambahan  pegawai  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian khususnya pegawai arsiparis dan pembinaan  pegawai  Sub  Bagian  Umum dan Kepegawaian yang bertugas menangani kearsipan.
5. Prosedur  Penyimpanan  Tetap  ( permanent file ), dengan upaya sebagai berikut:
a. Pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang bertugas dalam menangani arsip melaksanakan pembinaan. b. Mengajukan pengadaan pegawai khususnya  untuk  melaksanakan  tugas kearsipan.
c. Tidak  ada  upaya  untuk  mengatasi hambatan  mengenai  tidak  ada  indeks sehingga  pemberian  tanda  atau  warna pada kata tangkap tidak dilaksanakan.
d. Mengisi  kembali  kartu  kendali  sesuai dengan  isi  surat  atau  dokumen  yang  ada dan untuk pengelompokan apabila permintaan  pegawai  lain  yang  meminta surat  dipisahkan  karena  bersifat  rahasia maka  saat  pengelompokan  setiap  surat diperiksa dan dibaca kembali.
e. Mengajukan  pengadaan  barang  untuk sarana dan prasarana kearsipan khususnya  dalam penyimpanan arsip dan pengajuan  pengadaan  pegawai  sebagai penambahan pegawai khususnya pegawai arsiparis.  Selain  itu  juga  upaya  untuk mengatasi hambatan dalam sistem penyimpanan yaitu dengan menggabungkan  sistem  penyimpanan nomor    dengan  sistem  penyimpanan warna pada arsip.

## V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan  pembahasan  hasil  penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan penyimpanan arsip oleh pegawai Sub  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  dan
Perdagangan Kabupaten Ciamis, dapat dilihat dari  hasil  wawancara  dan  observasi  bahwa selama  ini  pelaksanaan  penyimpanan  arsip tidak dilaksanakan dengan baik.
2. Faktor penghambat dari pelaksanaan penyimpanan arsip oleh pegawai Sub Bagian Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas  Koperasi, Usaha  Kecil  Menengah  dan  Perdagangan Kabupaten Ciamis yang menyebabkan pelaksanaan  penyimpanan  arsip  selama  ini tidak  baik.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari hasil  wawancara  dan  observasi  sebanyak  25 (dua  puluh  lima)  indikator  yaitu  semua indikator terdapat faktor penghambat.
3. Upaya  yang  dilakukan  oleh  pegawai  Sub Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas
Koperasi,  Usaha  Kecil  Menengah  dan Perdagangan Kabupaten Ciamis untuk mengatasi  hambatan-hambatan  berdasarkan hasil  wawancara  dan  observasi  yang  masuk dalam  kategori  tidak  baik,  karena  masih terdapat 4 (empat) hambatan  yang selama ini pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian  tidak  melaksanakannya  upaya untuk  mengatasi  hambatan  tersebut,  yaitu mengenai  tidak  ditemukannya  surat  atau arsip  yang  dicari  dengan  menggunakan buku agenda  surat  dan  terdapat  surat  atau  arsip yang tidak tercatat  dalam buku agenda surat, kartu  kendali berwarna putih lembar  1 (satu) itu  tetap  pada  kartu  kendali  bersama  dengan yang lainnya (tidak diurai) sampai
penyimpanannya  tidak  diurai,  pegawai  yang menangani  arsip  tidak  mengajukan  untuk pengadaan  barang  yang  digunakan  sebagai penyimpanan  sementara  ( file  pending), dan tidak  ada  indeks  sehingga  pemberian  tanda atau  warna  pada  kata  tangkap  tidak dilaksanakan.
2. Saran
Berdasarkan  kesimpulan  di  atas,  maka saran  yang  diajukan  dalam  penelitian  ini  adalah sebagai berikut:
1. Mengenai  pelaksanaan  penyimpanan  arsip oleh  pegawai  Sub  Bagian  Umum  dan Kepegawaian di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah  dan  Perdagangan  Kabupaten
Ciamis,  Kepala  Dinas  seharusnya  lebih memperhatikan  dan  memberi  tindakan  pada pelaksanaan  penyimpanan  arsip  yang  selama ini tidak baik. 2. Faktor penghambat pelaksanaan penyimpanan arsip oleh pegawai Sub Bagian Umum  dan  Kepegawaian  di  Dinas  Koperasi,
Usaha  Kecil  Menengah  dan  Perdagangan Kabupaten  Ciamis,  dimana  Kepala  Sub Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  seharusnya
menyampaikan  kepada  Sekretaris  Dinas selama ini terdapat hambatan-hambatan  yang harus diatasi dengan upaya-upayanya. 3. Pegawai Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian  seharusnya  lebih  aktif  untuk membuat pengajuan pengadaan yang menjadi kekurangan dan hambatan dalam pelaksanaan penyimpanan arsip di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Perdagangan Kabupaten Ciamis.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos,  Basir.  2013. Manajemen  Kearsipan . Jakarta : Bumi Aksara. Gie,  The  Liang.  2009. Administrasi  Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Yogyakarta. Muhidin, Winata,  dan Sambas  Ali  Hendri. 2016.
Manajemen  Kearsipan. Bandung  :  CV
Pustaka Setia. Priansa, Damayanti, dan Donni Juni Fenny. 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran . Bandung : Alfabeta. Sugiarto,  Wahyono,  dan  Agus  Teguh.  2015. Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta : Gava Media.