## URGENSI AUTENTIKASI DAN LEGALISASI ARSIP PERTANAHAN HASIL DIGITALISASI
Farista Dewi Anindyati Abdul Haris Farid Dwi Wulan Titik Andari Sekolah Tinggi Pertanahan Nasional
Abstract : Land  archive  is  the  living  archive  of  that  must  be  fully  maintained.  As  things  goes, Sleman  Land  Office  does  digitalization  archives  to Gambar  Ukur,  Surat  Ukur,  Buku  Tanah and Warkah by using a web-based application system which is called the Laris application. The research is aimed at finding out the reason why the office is doing digitalization with Laris application and finding out wheter this digitalized archive has been able to replace the original file in the form of paper. This research was conducted with a qualitative method with a descriptive approach Based on research results, obtained information that the digitalization of land records carried out in the Sleman’s Land office which has been done since year 2014 not solely done to change the format of analog files to digital files, but is expected to able provide more comprehensive benefits related to the  acceleration  of  land  services  so  that  in  practice  it  uses  the  Laris  application.    However,  the existence of this digitalized archive still not able to replace the position of analog archive in manner so  that  the  analog  archive  is  still  maintained.  Therefore,  its  important  to  authentication  and legalization so the archive of digitalization result legally strong.
Keywords : land archive, digitalization, authentication, legalization
Intisari : Arsip  pertanahan  merupakan  arsip  hidup  yang  harus  dijaga  keutuhannya.  Seiring perkembangan  zaman,  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  melakukan  kegiatan  digitalisasi arsip  berupa  Gambar  Ukur,  Surat  Ukur,  Buku  Tanah  dan  Warkah  dengan  menggunakan  sebuah sistem  informasi  berbasis  web  yang  disebut  aplikasi Laris .  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk mengetahui  alasan  mengapa  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  melakukan  kegiatan digitalisasi  arsip  dengan  aplikasi Laris serta  untuk  mengetahui  apakah  arsip  hasil  digitalisasi  ini telah  mampu  menggantikan  kedudukan  arsip  asli  yang  masih  berupa  kertas.  Penelitian  ini dilakukan  dengan  metode  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  deskriptif  komparatif. Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh informasi bahwa kegiatan digitalisasi arsip pertanahan di Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  yang  telah  dilakukan  sejak  tahun  2014  tidak  semata-mata untuk mengubah format arsip analog menjadi arsip digital tetapi diharapkan mampu memberikan manfaat  yang  lebih  komprehensif  terkait  percepatan  pelayanan  pertanahan.  Namun  demikian, keberadaan arsip hasil digitalisasi ini masih belum mampu menggantikan kedudukan arsip analog secara utuh sehingga arsip analog masih dipertahankan keberadaannya. Oleh karena itu, penting dilakukan autentikasi dan legalisasi sehingga arsip hasil digitalisasi kuat secara hukum.
Kata Kunci : arsip pertanahan, digitalisasi, autentikasi, legalisasi.

## A. Pendahuluan
Arsip  menurut  undang-undang  kearsipan  merupakan  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah
41 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan bernegara. Dari definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa arsip merupakan history dalam berbagai bentuk yang mampu menjadi sebuah pengingat sekaligus bukti akan sesuatu hal atau  peristiwa.  Pada  Kementerian  Agraria  dan  Tata  Ruang  (ATR/BPN),  arsip  atau  arsip pertanahan  merupakan  arsip  khusus  mencakup  rekaman  kegiatan  maupun  dokumen yang  merupakan  alat  pembuktian  data  fisik  dan  data  yuridis  bidang  tanah  yang  telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah.
Arsip pertanahan yang dimaksud antara lain Gambar Ukur (GU) 1 , Surat Ukur (SU) 2 , Buku  Tanah  (BT) 3 dan  juga  Warkah.  GU  digunakan  dalam  kegiatan  pendaftaran  tanah untuk  menggambarkan  bidang  tanah,  menghitung  luas  bidang  tanah,  sebagai  acuan dalam  kegiatan  pemeliharaan  data  pendaftaran  tanah  serta  untuk  pengembalian  batas bidang tanah jika sewaktu-waktu diperlukan. GU yang merupakan data otentik mengenai objek  hak  mempunyai  kekuatan  bukti  di  muka  hakim,  karena  pada  GU  tercantum besaran  pengukuran  dan  pengikatan  serta  persetujuan  batas  bidang  tanah  dari  pihak yang  berkepentingan  dengan  bidang  tanah  tersebut.  Surat  Ukur  yang  dimaksud menyajikan  informasi  tekstual  tentang  lokasi  bidang  tanah  dan  informasi  geografis tentang  bidang  tanah  tersebut.  Pembuatan  Surat  Ukur  dilakukan  secara  digital  dengan menggunakan  sebuah  sistem  aplikasi  di  Kementerian  ATR/BPN  yakni  aplikasi Komputerisasi  Kantor  Pertanahan  (KKP)  dengan  wujud  lembaran  kertas.  Buku  Tanah termasuk  arsip  pertanahan  yang  keberadaannya  disimpan  di  kantor  pertanahan. Sertipikat tanah yang dikenal secara umum oleh masyarakat sebagai tanda bukti hak atas tanah  merupakan  salinan  dari  Buku  Tanah.  Dalam  penerbitan  sertipikat  hak  atas  tanah, dibutuhkan  dokumen-dokumen  yang  merupakan  alat  pembuktian  sebagai  dasar pendaftaran tanah. Dokumen-dokumen ini, dikenal dengan sebutan warkah pendaftaran atau Daftar Isian 208 (DI 208).
Terhadap  arsip-arsip  pertanahan  tersebut  harus  dipelihara  dengan  baik  karena setiap  pelayanan  pertanahan  tentu  tidak  dapat dipisahkan  dari  arsip.  Salah  satu  bentuk
1 Gambar Ukur adalah dokumen tempat mencantumkan gambar suatu bidang tanah atau lebih dan situasi sekitarnya serta data hasil pengukuran bidang tanah baik berupa jarak, sudut, azimut ataupun sudut jurusan (Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997).
2 Surat Ukur adalah dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian.
3 Buku Tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu objek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 42
pemeliharaan  arsip  pertanahan  adalah  keberadaan  gedung  arsip  sebagai  ruang penyimpanan dan penemuan kembali arsip pertanahan. Namun demikian, jumlah arsip yang  selalu  bertambah  menuntut  adanya  sebuah  sistem  yang  tepat  untuk  mengatasi permasalahan keterbatasan ruang tersebut. Selain itu, kemajuan teknologi memungkinkan dibangunnya sistem yang efektif untuk mengelola arsip pertanahan.
Salah satu upaya yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman untuk mengelola arsip pertanahan adalah dengan melakukan digitalisasi arsip sejak tahun 2014. Dengan  adanya  perkembangan  teknologi,  kegiatan  digitalisasi  arsip  dilakukan  dengan sebuah  sistem  yang  diberi  nama  aplikasi Laris sebagai  sebuah  sistem  aplikasi  yang dikembangkan berbasis teknologi web framework dan digitalisasi dokumen menggunakan teknologi imaging dan scanning .  Menurut  Putranto  (2017),  kehadiran  arsip  dalam format  digital  menawarkan  sejumlah  kemudahan  dan  berbagai  peluang  yang sebelumnya  tidak  dimiliki  arsip  dalam  format  fisik.  Sebagai  contoh,  arsip  digital memerlukan  usaha  yang  lebih  sederhana  untuk  digandakan  serta  lebih  mudah dan cepat dalam proses pengiriman dibanding arsip dalam format fisik. Meskipun demikian,  arsip  dalam  format  digital  memerlukan  pengelolaan  dengan kompleksitas yang berbeda dibanding pengelolaan terhadap arsip fisik. Salah satu tantangannya  adalah  bahwa  arsip  digital  yang  tidak  memiliki  wujud  fisik  dapat menimbulkan  perdebatan  terkait  aspek  legalitasnya.  Belum  semua  institusi sepakat  bahwa  arsip  digital  memiliki  kedudukan  yang  sama  dengan  arsip  asli. Institusi-institusi  lain  juga  masih  mempertimbangkan  parameter  otentisitas dengan  stempel  maupun  tanda  tangan  basah.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan digitalisasi arsip pertanahan di Kantor Pertanahan  Kabupaten  Sleman  serta  mengetahui  apakah  arsip  hasil  digitalisasi telah mampu menggantikan kedudukan arsip asli berupa kertas.
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  deskriptif  kualitatif  dengan  teknik pengumpulan data melalui wawancara dan pengamatan langsung ke lokasi serta pengumpulan  data  dengan  studi  dokumen  terkait  digitalisasi  arsip.  Penggunaan tiga teknik pengumpulan data ini dilakukan untuk mendapatkan data yang pasti dengan  metode  triangulasi  yakni  pengumpulan  data  dengan  menggunakan berbagai  sumber  dan  berbagai  teknik  pengumpulan  data  secara  simultan, sehingga  dapat  diperoleh  data  yang  pasti.  Informan  dalam  penelitian  ini  adalah orang-orang  yang  terlibat  langsung  dalam  pemanfaatan  aplikasi LARIS dalam
43 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
pelaksanaan  digitalisasi  arsip  pertanahan  di  Kantor  Pertanahan  Kabupaten Sleman meliputi pejabat pengambil kebijakan, petugas pelaksana, serta pengambil manfaat  hasil  digitalisasi.  Untuk  mendapatkan  jawaban  mengenai  kedudukan arsip  hasil  digitalisasi  terhadap  arsip  aslinya,  Peneliti  menelaah  berbagai  tulisan ilmiah  serta  peraturan  perundang-undangan  terkait  kearsipan  dan  arsip  hasil digitalisasi.

## B. Pelaksanaan Digitalisasi arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman

## 1. Latar Belakang Pelaksanaan Digitalisasi Arsip
Digitalisasi  arsip  adalah  tindakan  dan  prosedur  yang  dilalui  dalam  proses  alih media  dengan  mengubah  bentuk  dari  format  tercetak,  audio,  dan  video menjadi  format digital.  Ketersediaan  arsip  dalam  format  digital  diyakini  lebih  efisien  dalam  menunjang pelaksanaan  pekerjaan  yang  membutuhkan  arsip.  Sekurang-kurangnya  ada  7  (tujuh) manfaat dari ketersediaan arsip dalam format digital menurut Kandar (2019) yakni dapat diakses lebih dari satu orang secara bersamaan, dapat diakses pada lokasi yang berbeda tanpa  batasan  waktu,  lebih  mudah  diintegrasikan  dengan  sistem  informasi,  mampu terintegrasi  dengan  sistem disaster  recovery dan backup ,  berpotensi  mengurangi  tempat penyimpanan  arsip  fisik,  berpotensi  meningkatkan  produktifitas  organisasi  sera melindungi dan mengamankan arsip.
Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  telah  mulai  melakukan  digitalisasi  arsip pada tahun 2014. Pada saat itu, salah satu permasalahan yang dihadapi oleh petugas ukur maupun  petugas  pemetaan  di  Seksi  Infrastruktur  Pertanahan  (IP)  adalah  sulitnya menemukan  kembali  ( retrieving )  arsip  Gambar  Ukur  untuk  pelaksanaan  pengukuran maupun  pemetaan  bidang  tanah.  Sulitnya  menemukan  kembali  arsip  GU  disebabkan karena  belum  tertibnya  pengadministrasian  serta  penyimpanan  fisik  GU  serta keterbatasan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  sebagai  pengelola.  Petugas  pengelola  yang hanya  1  (satu)  orang,  harus  mampu  melayani  peminjaman  arsip  GU  yang  dibutuhkan dalam  menunjang  pekerjaan  pengukuran,  pemetaan,  termasuk  apabila  arsip  tersebut dibutuhkan  oleh  pihak  lain  di  luar  Seksi  Infrastruktur  Pertanahan  misalnya  diminta sebagai  barang  bukti  di  pengadilan.  Satu-satunya  petugas  pengelola  ini,  harus  mampu melayani  peminjaman  arsip  meliputi  pencarian,  pengadministrasian,  serta  melakukan copy  arsip  karena  arsip  asli  ini  harus  tetap  berada  di  kantor  kecuali  diminta  oleh pengadilan. Permasalahan lainnya adalah arsip belum tertib dan belum aman. Tata kelola arsip yang belum tertib, menimbulkan kerawanan terhadap arsip itu sendiri. Akibatnya,
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 44
banyak  ditemukan  kasus  bahwa  arsip  pertanahan  tidak  ditemukan  di  kantor  ketika dibutuhkan sebagai barang bukti untuk penyelesaian suatu kasus di pengadilan.
Adanya  permasalahan  terkait  arsip  tersebut  di  atas  dirasa  mampu  menimbulkan impact bagi pelayanan pertanahan, oleh karena itulah pada tahun 2014 Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman khususnya dari Seksi Infrastruktur Pertanahan (pada waktu itu masih bernama Seksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral) berinisiatif untuk membuat sebuah sistem  tata  kelola  arsip  pengukuran  supaya  tata  kelola  arsip  menjadi  lebih  efektif  dan efisien dalam menunjang pelaksanaan tugas pengukuran dan pemetaan.
Salah  satu  kegiatan  yang  dilakukan  untuk  mewujudkan  sistem  tata  kelola  arsip pengukuran menjadi lebih baik adalah dengan melakukan digitalisasi arsip. Keuntungan dari  adanya  arsip  hasil  digitalisasi  ini  adalah  Kantor  Pertanahan  kabupaten  Sleman memiliki  database  ( basis  data ).  Arsip  digital  dari  hasil  alih  media  ini  lebih  mudah diintegrasikan  dalam  sebuah  sistem  informasi  sehingga  dapat  meningkatkan produktifitas  kerja.  Dengan  adanya  arsip  digital  dalam  sebuah  sistem,  memungkinkan data-data  yang  dibutuhkan  lebih  mudah  didapat  tanpa  harus  mencari  di  ruang  arsip. Jadi,  ketika  ada  proses  seperti  pemecahan  atau  penggabungan  sertipikat,  tidak  harus mencari  ke  ruang  arsip  tetapi  dapat  langsung  di  print-kan  Gambar  Ukurnya.  Proses pencarian  yang  biasanya  memakan  waktu  lama  ini  dapat  dihindari  sehingga  lebih mampu  meningkatkan  produktifitas  kerja.  Selain  itu,  arsip  pertanahan  lebih  aman  dan terlindungi  dengan  adanya  hasil  digitalisasi  arsip  pertanahan  karena  arsip  digital  ini sekaligus  menjadi backup data.  Sebagaimana  diungkapkan  Kandar  (2019),  ketersediaan arsip  dalam  format  digital  lebih  mudah  diintegrasikan  dengan  sistem  informasi. Hal  ini dimanfaatkan  untuk  optimalisasi  pelayanan mobile di  luar  kantor  pertanahan  yakni Layanan Rakyat Istimewa Sertipikat Tanah ( LARIS ) yang merupakan inovasi dari Kantor Pertanahan  Kabupaten  Sleman,  yang  memungkinkan  pelayanan  sehari  jadi  untuk permohonan roya 4 , waris, jual beli, tanpa harus ke kantor pertanahan. Terhadap inovasi pelayanan  ini,  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  mendapatkan  apresiasi  dari Kementerian  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  (PAN-RB)  sebagai Top  99  Inovasi Pelayanan Publik 2015 .
Selain  itu,  Kegiatan  digitalisasi  arsip  pertanahan  di  Kantor  Pertanahan  Kabupaten Sleman juga diharapkan mampu mengurangi ruang penyimpanan secara fisik mengingat jumlah  arsip  yang  selalu  bertambah  sebanding  dengan  banyaknya  jumlah  permohonan pendaftaran  tanah.  Namun  demikian,  ketersediaan  arsip  digital  ini  belum  mampu mengurangi  tempat  penyimpanan  yang  berisi  arsip  fisik.  Tahun  ini  (februari  2020),
4 Penghapusan hak tanggungan

## 45 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  mengajukan  usulan  pembangunan  gedung  arsip untuk tahun anggaran 2021 sebagai upaya untuk menyediakan ruang penyimpanan arsip yang  belum  memadai.  Menurut  usulan  ini,  pembangunan  gedung  arsip  baru  akan dilakukan  pada  tanah  Hak  Pakai  Nomor  00273  di  Desa  Sinduadi  seluas  962  m 2 .  Hal  ini turut  menjadi  bukti  bahwa  arsip  fisik  masih  dipertahankan  keberadaannya  dan  tetap membutuhkan ruang arsip sebagai tempat penyimpanannya.

## 2. Sistem Tata Kelola Dokumen Pertanahan (e-Kantah)
Sistem  informasi  (Wahyudi  2013)  adalah  kerangka  kerja  yang  mengkoordinasikan sumber  daya  (manusia  dan  komputer)  untuk  mengubah  masukan  ( input )  menjadi keluaran  (informasi)  guna  mencapai  sasaran-sasaran  organisasi/perusahaan.  Untuk mengoptimalkan  nilai  guna  dari  arsip  digital,  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman membangun sebuah sistem tata kelola dokumen pertanahan (e-Kantah). Dengan adanya sistem ini, kegiatan digitalisasi tidak hanya dimaksudkan untuk mengubah arsip analog ke dalam format digital tetapi sekaligus menata dan mengelola dengan tertib dan aman sehingga memberikan kemudahan dalam pencarian serta keamanan dalam penyimpanan.
Sistem tata kelola dokumen pertanahan (e-kantah) merupakan bagian penting dari Layanan  Rakyat  Istimewa  Sertipikat  Tanah  ( LARIS )  yakni  sebuah  terobosan  layanan pertanahan  bergerak  di  luar  kantor  pertanahan  yang  melayani  secara  langsung  kepada masyarakat  ( Mobile  Land  Service ).  Sebagai  sebuah  inovasi  layanan  pertanahan  bergerak, LARIS memiliki  kemiripan  konsep  dengan Larasita (Layanan  Rakyat  untuk  Sertipikasi Tanah)  yang  lebih  dahulu  digagas  oleh  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Karanganyar. Larasita merupakan  replika  kantor  pelayanan  pertanahan  yang  bergerak.  Hanya  saja, mobil Larasita yang  merupakan  armada Mobile  Land  Service selama  ini  kurang  optimal dimanfaatkan  karena  hanya  sekedar  mengantar  dan  mengambil  berkas  permohonan. LARIS mewujudkan  Tata  Kelola  Dokumen  Pertanahan  yang  tertib  dan  aman  sekaligus mewujudkan layanan mobil Larasita sebagai kantor pertanahan bergerak bukan sekedar mengantar dan mengambil berkas permohonan.
Program LARIS dijalankan  dengan  sebuah  sistem  aplikasi  yang  disebut  aplikasi LARIS .  Aplikasi LARIS dibangun  dengan  memadukan  aplikasi  Sistem  Komputerisasi Kegiatan  Pertanahan  (KKP  Web/Larasita)  dan  Sistem  Tata  Kelola  Dokumen  Pertanahan (e-Kantah).  Aplikasi  KKP  Web/Larasita  adalah  aplikasi  kegiatan  Pelayanan  di  Kantor Pertanahan  berbasis  web  terpusat  di  Kementerian  Agraria  dan  Tata  Ruang/Badan Pertanahan  Nasional,  sedangkan  aplikasi  e-Kantah  adalah  aplikasi  sistem  penataan  dan pengelolaan  dokumen  pertanahan  terdigitalisasi  berbasis  web  di  Kantor  Pertanahan
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 46
Kabupaten  Sleman.    Sistem  aplikasi ini  dikembangkan berbasis  teknologi framework dan digitalisasi dokumen menggunakan teknologi imaging dan scanning . Karena berbasis web , kegiatan digitalisasi arsip lebih optimal yakni menghasilkan arsip digital sekaligus online . Sistem tata kelola dokumen pertanahan ini menghasilkan Buku Tanah online , Surat Ukur online , Gambar Ukur online dan Warkah online .
Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam Mobile Land Service adalah sulit dan riskan  membawa  Dokumen  Pertanahan  (Buku  Tanah)  dengan  segera  ke  lokasi  layanan pertanahan bergerak untuk proses verifikasi dan pencatatan dalam rangka penyelesaian layanan  pertanahan.  Dengan  adanya  sistem  tata  kelola  dokumen  pertanahan  elektronik berbasis  teknologi  informasi  dan  komunikasi  akan  memudahkan  proses  verifikasi  dan penyelesaian layanan pertanahan di lokasi Layanan Pertanahan ( Land Service Onsite ).
Pada  akhirnya  pembangunan  sistem  tata  kelola  dokumen  pertanahan  di  Kantor Pertanahan  Kabupaten  Sleman  yang  digagas  oleh  Seksi  Infrastruktur  Pertanahan  tidak hanya bermanfaat bagi Seksi Infrastruktur Pertanahan sebagai penanggung jawab khusus arsip  Gambar  Ukur  dan  Surat  Ukur  saja  tetapi  juga  dapat  dimanfaatkan  oleh  seksi  lain yakni Seksi Hubungan Hukum Pertanahan sebagai penanggung jawab khusus arsip Buku Tanah  dan  Warkah  sehingga  mampu  memberikan  peningkatan  kualitas  layanan pertanahan.
Dari  uraian  tentang  bagaimana  aplikasi LARIS mampu  menangani  kompleksitas tugas manajemen, maka pilihan kegiatan digitalisasi arsip dengan memanfaatkan sebuah sistem  ini  bukanlah  pilihan  yang  berlebihan.  Pemanfaatan  aplikasi LARIS dalam pelaksanaan  digitalisasi  arsip  pertanahan  tidak  hanya  mampu  memecahkan  masalah akan ketersediaan arsip digital, tetapi juga membuka kreativitas untuk pemanfaatan arsip secara  online  sehingga  memungkinkan  efektivitas  dan  efisiensi  dalam  mewujudkan pelayanan prima.
3. Penerapan Aplikasi LARIS dalam Pelaksanaan Digitalisasi Arsip Pertanahan
Kegiatan  digitalisasi  arsip  GU  dan  SU  dilaksanakan  di  Seksi  Infrastruktur Pertanahan sejak tahun 2014. Meskipun kegiatan digitalisasi arsip belum termasuk di dalam tugas pokok dan fungsi  Seksi Infrastruktur Pertanahan maupun kantor pertanahan  sebagaimana  diatur  dalam  Peraturan  Menteri  Agraria  dan  Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2016  tentang  Organisasi  dan  Tata  Kerja    Kantor  Wilayah  Badan  Pertanahan Nasional    dan  Kantor  Pertanahan,  kegiatan  ini  telah  dilaksanakan  dan  menjadi kegiatan yang rutin dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman.

## 47 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
Pelaksanaan digitalisasi arsip tersebut masing-masing dilakukan oleh Fatma Agustini sebagai operator digitalisasi arsip GU, Nita sebagai operator digitalisasi arsip GU, dan Ony sebagai operator digitalisasi arsip BT. Ketiga operator aktif ini adalah Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) di lingkungan Kantor Pertanahan  Kabupaten  Sleman.  Rata-rata  petugas  mampu  menghasilkan  arsip terdigitalisasi  sebanyak  50.  Namun  demikian,  petugas  atau  operator  digitalisasi arsip  juga  harus  melaksanakan  tugas-tugas  lain  sesuai  dengan  arahan  pimpinan ataupun  kegiatan-kegiatan  strategis  lain  yang  lebih  menjadi  prioritas  misalnya membantu  dalam  kegiatan  Pendaftaran  Tanah  Sistematis  Lengkap  (PTSL).  Di tengah  keterbatasan  sumber  daya  manusia  serta  belum  adanya  uraian  pekerjaan terkait  digitalisasi  arsip  pertanahan  dari  Kementerian  ATR/BPN,  kantor Pertanahan  Kabupaten  Sleman  telah  memiliki  arsip  digital  sebagai  basis  data pertanahan  sebanyak  73.974  Gambar  Ukur,  155.637  Surat  Ukur,  298.634  Buku Tanah,  serta  423  bundel  Warkah  pendaftaran  tanah  (per  maret  2020).  Berikut  ini adalah  rincian  jumlah  arsip  terdigitalisasi  di  Kantor  Pertanahan  Kabupaten Sleman pada masing-masing kecamatan.
Tabel 1. Jumlah Arsip Terdigitalisasi
No. Kecamatan Jenis Arsip Gambar Ukur Surat Ukur Buku Tanah 1. Berbah 3353 10027 8488 2 Cangkringan 2441 5460 5435 3. Depok 6874 11247 55343 4. Gamping 6397 10788 53600 5. Godean 3379 6411 10097 6. Kalasan 7204 13114 16457 7. Minggir 1331 2254 18885 8. Mlati 7051 9861 15525 9. Moyudan 1502 2713 4172 10. Ngaglik 8908 13470 44915 11. Ngemplak 5731 9915 13802 12. Pakem 3834 6356 8453 13. Prambanan 2589 8573 4636 14. Seyegan 2258 8032 6094 15. Sleman 6279 8317 10617 16. Tempel 2489 12938 6454 17. Turi 4036 18536 17810
Sumber: Analisis Peneliti berdasarkan dashboard Aplikasi Laris , Juli 2020
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 48
Petugas  pelaksana  digitalisasi  arsip  atau  operator  melakukan  digitalisasi  arsip dengan  memprioritaskan  arsip  yang  harus  didahulukan  menurut  sistem.  Prioritas  ini didasarkan  pada  kebutuhan  akan  ketersediaan  arsip  digital  untuk  menunjang pelaksanaan tugas pengukuran yang terdeteksi pada tahap cek plot. Meskipun demikian, kegiatan  digitalisasi  arsip  tidak  serta  merta  berhenti  dilakukan  ketika  notifikasi  atau pemberitahuan  tentang  prioritas  digitalisasi  arsip  tidak  muncul  lagi.  Hal  ini  mengingat masih banyak jumlah arsip pengukuran yang belum tersedia dalam format digital.
Untuk  melakukan  digitalisasi  arsip  pengukuran,  baik  operator  GU  maupun operator  SU  terlebih  dahulu  melakukan  peminjaman  arsip.  Di  Kantor  Pertanahan Kabupaten Sleman, fungsi scanner untuk pemindaian arsip digantikan dengan rangkaian webcam yang telah memiliki resolusi High Definition (HD) yang disusun menjadi sebuah alat  yang  berfungsi  sebagai scanner . Webcam adalah  sebuah peripheral berupa  kamera sebagai  pengambil  citra  atau  gambar  serta  mikrofon  (optional)  sebagai  pengambil suara/audio yang dikendalikan oleh sebuah komputer atau jaringan komputer. Webcam merupakan  sebutan  bagi  kamera  real  time  (bermakna  keadaan  pada  saat  ini  juga)  yang gambarnya  bisa  diakses  atau  dilihat  serta  diupload  apabila  komputer  yang mengendalikan  terkoneksi  internet.  Secara  umum  webcam  memang  digunakan  untuk kebutuhan layanan berbasis web sehingga cocok menjadi bagian dari aplikasi Laris yang juga berbasis web. Webcam yang digunakan dalam kegiatan digitalisasi arsip pertanahan di  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  memiliki  spesifikasi  teknis  resolusi  maksimal 1080p/30fps-720p/30fps  dan  jenis autofocus .  Web  camera  ini  kompatibel  dengan  tripod kemudian disambungkan dengan perangkat komputer.
Kegiatan  digitalisasi  arsip  dengan  menggunakan  aplikasi  Laris  relatif  mudah dilakukan.  Dalam  pelaksanaannya,  petugas  atau  operator  tidak  harus  membutuhkan keahlian  khusus  selain  harus  mampu  mengoperasikan  komputer.  Oleh  karena  itulah, Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman  juga  memberdayakan  tenaga  bantu  lain  untuk meningkatkan kuantitas arsip digital seperti siswa magang maupun mahasiswa magang serta petugas sekuriti pada saat tidak sedang bertugas jaga.
Untuk  memulai  kegiatan  digitalisasi,  petugas  harus  melakukan  login  sebagai operator  GU  pada  sistem  aplikasi.  Selain  operator  GU  dan  operator  SU,  aplikasi Laris dapat  diakses  oleh  petugas  sesuai  dengan  kewenangan  akses  masing-masing.  Beberapa kewenangan  akses  tersebut  antara  lain  admin  utama,  petugas  administrasi,  petugas  cek plot,  koordinator,  petugas  ukur,  serta  operator  Buku  Tanah.  Dalam  pelaksanaan  tugas sebagai operator GU, petugas berwenang melakukan kegiatan digitalisasi arsip GU.

## 49 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
Setelah  petugas  berhasil  login  sebagai  operator  GU,  pada  halaman  utama  akan muncul tampilan dashboard arsip berupa jumlah data serta perincian setiap bulan. Selain itu, pada halaman ini juga dapat dilihat notifikasi prioritas arsip yang harus dikerjakan. Untu k melakukan digitalisai arsip, operator harus masuk ke menu “dokumen”.

## Gambar 1. Tampilan menu dokumen
Sumber : aplikasi Laris , 2020
Pada menu dokumen, akan muncul informasi arsip yang telah terdigitalkan. Untuk melakukan  perubahan  terhadap  arsip  digital  yang  telah  ada,  operator  cukup  memilih arsip  yang  dimaksud  kemudian  melakukan  perubahan.  Dalam  satu  tampilan  halaman, maksimal hanya akan terlihat 9 (Sembilan) nomor arsip. Untuk memudahkan pencarian arsip, petugas dapat mengetikkan informasi mengenai arsip yang dimaksud pada kolom pencarian yang berada di bagian atas tampilan kemudian klik “cari”.
Untuk melakukan digitalisasi arsip baru, operator harus mengklik menu “tambah” sehingga  akan  muncul  tampilan  form  tambah  data  Gambar  Ukur.  Pada  tahap  ini, operator  harus  melakukan  indexing,  yakni  pengkodean  file.  Beberapa  item  yang  harus terisi  antara  lain  kode  desa,  tahun  Gambar  Ukur,  Nomor  Gambar  Ukur,  Nomor  Surat Ukur, Tahun Surat Ukur, Nomor Identifikasi Bidang (NIB), Nomor Lemari, Nomor Rak, Nomor Buku Album, serta informasi ketersediaan arsip fisiknya.
Setelah  semua  item  yang  diminta  terisi,  operator  dapat  menginput  arsip  Gambar Ukur dalam bentuk digital. Terdapat 3 (tiga) pilihan yang dapat dilakukan operator yakni pengambilan  gambar  secara  langsung  dengan  webcam  yang  telah  terpasang  atau mengambil  file  arsip  Gambar  Ukur  yang  telah  disiapkan  melalui  proses  imaging  dan scanning  sebelumnya.  Pengambilan  gambar  arsip  Gambar  Ukur  baik  dengan  teknologi
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 50 imaging  maupun  scanning  dilakukan  terhadap  seluruh  bagian  halaman  arsip  Gambar Ukur.  Secara  teoritis,  pengertian  Gambar  Ukur  dapat  diambil  dari  Peraturan  Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 yakni dokumen tempat mencantumkan gambar suatu bidang tanah atau lebih dan situasi sekitarnya serta data  hasil  pengukuran  bidang  tanah  baik  berupa  jarak,  sudut,  azimut  ataupun  sudut jurusan.  Wujud  fisik  Gambar  Ukur  adalah  berupa  satu  lembar  kertas  manila  berwarna biru ukuran A3 yang terdiri dari 4 (empat) halaman. Dengan membayangkan satu lembar Gambar  Ukur  hanya  terdiri  dari  empat  halaman  yang  harus  dipindai  atau  diambil gambarnya,  tentu  tidak  akan  memakan  waktu  yang  lama.  Namun,  kenyataannya  satu arsip  Gambar  Ukur  selalu  lebih  dari  empat halaman.  Bahkan sampai  puluhan halaman. Dalam  satu  kesatuan  Gambar  Ukur  yang  harus  didigitalkan  di  Kantor  Pertanahan sekurang-kurangnya  terdiri  atas  empat  halaman  Gambar  Ukur  utama,  peta  foto  dan koordinat, koordinat detail ukuran, salinan berbagai surat yakni surat tugas pengukuran, surat permohonan, surat kuasa, identitas pemohon dan kuasa, surat pemberitahuan pajak terhutang serta bukti pembayarannya, berbagai surat pernyataan dari pemohon termasuk salinan  bukti  alas  hak.  Dengan  demikian,  pelaksanaan  digitalisasi  arsip  Gambar  Ukur membutuhkan  ketekunan  dan  waktu  yang  lama.  Banyaknya  jumlah  halaman  yang didigitalkan  dalam  satu  kesatuan  arsip  Gambar  Ukur  beragam.  Untuk  masing-masing Gambar Ukur, informasi mengenai jumlah ini dapat dilihat pada sistem aplikasi Laris.
Setelah  semua  halaman  pada  arsip  Gambar  Ukur  masuk  ke  sistem,  langkah selanjutnya  adalah  dengan  mengklik  “submit”.  Setelah  arsip  tersimpan  pada  sistem, secara  otomatis  tampilan  form  tambah  data  gambar  ukur  akan  kembali  ke  tampilan dokumen  Gambar  Ukur.  Terhadap  arsip  yang  telah  tersimpan  dalam  sistem,  operator membubuhkan  catatan  validasi  terhadap  arsip  fisiknya.  Dengan  demikian,  dapat diketahui arsip fisik yang telah dilakukan proses digitalisasi dan yang belum.
Langkah-langkah  yang  harus  dilakukan  untuk  proses  digitalisasi  arsip  dengan aplikasi  Laris  relatif  mudah  dan  tidak  membutuhkan  keahlian  khusus.  Hanya  saja, sumber daya manusia yang bertugas sebagai operator hanya satu untuk masing-masing arsip  pengukuran.  Hal  ini  bukan  karena  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman kekurangan  pegawai  tetapi  karena  memang  masing-masing  pegawai  telah  memiliki tupoksi  lain  yang  berbeda-beda.  Terlebih  lagi,  Pendaftaran  Tanah  Sistematik  Lengkap (PTSL)  yang  masing  menjadi  program  prioritas  kementerian  membutuhkan  banyak sumber daya manusia.
Untuk  kegiatan  digitalisasi  arsip  Surat  Ukur  dan  Buku  Tanah,  langkah-langkah pelaksanaannya  serupa  dengan  langkah  kegiatan  digitalisasi  arsip  Gambar  Ukur.  Hal
51 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
yang  membedakan  hanya  terletak  pada  kewenangan  akses  operator,  pengisian  index arsip dan tentu saja arsip terkait yang harus direkam dalam formal digital. Secara umum, aplikasi Laris mudah dioperasikan untuk pelaksanaan digitalisasi arsip pertanahan.

## C. Digitalisasi Arsip Pertanahan Dalam Regulasi Dan Kebijakan

## 1. Arsip Pertanahan Sebagai Bagian Dari Arsip Nasional
Arsip berperan sebagai pusat ingatan, karena seseorang tidak mungkin mengingat semua dokumen penting serta catatan yang kompleks (Handayani, 2017). Senada dengan hal tersebut, The Liang Gie (2007) menyebutkan bahwa “ People Forget Records Remember ” (orang  selalu  lupa,  arsip  selalu  ingat).  Arsip  pertanahan  merupakan  bagian  dari  arsip nasional yang harus dikelola dan diselamatkan karena merupakan identitas dan jati diri bangsa,  serta  sebagai  memori,  acuan  dan  bahan  pertangungjawaban  dalam  kehidupan bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara.    Ketentuan  tentang  kearsipan  diatur  dalam Undang-Undang  No  43  Tahun  2009.  Penyelenggaraan  kearsipan  di  lingkungan kementerian ATR/BPN semestinya didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana  serta  sumber  daya  lainnya  agar  dapat  berjalan  dengan  baik.  Dalam  ketentuan undang-undang kearsipan, setiap lembaga negara termasuk kementerian ATR/BPN wajib membentuk  unit  kearsipan  yang  mempunyai  tugas  dan  tanggung  jawab  dalam penyelenggaraan  kearsipan.  Unit  kearsipan  harus  dipimpin  oleh  sumber  daya  manusia yang  profesional  dan  memiliki  kompetensi  yang  diperoleh  melalui  pendidikan  formal dan/atau  pendidikan  dan  pelatihan  kearsipan.  Namun,  kenyataannya  sangat  jarang kantor pertanahan yang memiliki arsiparis maupun sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
Penyelenggaraan  kearsipan  adalah  keseluruhan  kegiatan  meliputi  kebijakan, pembinaan  kearsipan,  dan  pengelolaan  arsip  dalam  suatu  sistem  kearsipan  nasional. Untuk mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien undang-undang kearsipan mengamanatkan  bahwa  pencipta  arsip  harus  membuat  tata  naskah  dinas,  klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Klasifikasi  arsip  adalah  pola  pengaturan  arsip  secara  berjenjang  dari  hasil pelaksanaan  fungsi  dan  tugas  instansi  menjadi  beberapa  kategori  unit  informasi  arsip untuk  penciptaan,  penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip  dengan  cepat  dan  tepat. Klasifikasi  arsip  di  lingkungan  Kementerian  ATR/BPN  diatur  dalam  Peraturan  Menteri ATR/BPN  Republik  Indonesia  Nomor  10  Tahun  2018.  Peraturan  ini  lebih  menekankan pada  pola  pengaturan  kode  klasifikasi  untuk  naskah-naskah  yang  berkaitan  dengan pelaksanaan kegiatan tetapi tidak sampai kepada pola pengaturan arsip berupa Gambar
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 52
Ukur,  Surat  Ukur  maupun  Buku  Tanah.  Jadwal  retensi  arsip  yang  pernah  dibuat  di Kementerian  ATR/BPN  tertuang  dalam  lampiran  5  Peraturan  Kepala  BPN  RI  Nomor  8 Tahun    2009  tentang      Tata  Naskah  Dinas  dan  Tata  Kearsipan  di  Lingkungan  Badan Pertanahan  Nasional    Republik  Indonesia.  Peraturan  ini  telah  dicabut  dan  dinyatakan tidak  berlaku  lagi  pada  saat  Peraturan  Menteri  ATR/BPN  Republik  Indonesia  Nomor  9 Tahun  2018  tentang  pedoman  tata  naskah  dinas  di  lingkungan  Kementerian  ATR/BPN. Pada  jadwal  retensi  yang  pernah  ada  terdahulu  hingga  saat  ini  tidak  pernah mencantumkan jadwal retensi terhadap arsip berupa Gambar Ukur maupun Buku Tanah. Kementerian ATR/BPN juga belum membuat sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagaimana diamanatkan dalam undang-undang kearsipan.

## 2. Ketentuan Standarisasi Digitalisasi Warkah
Dalam  rangka  transformasi  menuju  era  pelayanan  digital,  Kementerian  ATR/BPN merasa  perlu  melakukan  modernisasi  sistem  di  semua  lini layanan  administrasi  melalui transformasi  layanan  manual  ke  elektronik.  Pelayanan  pertanahan  diupayakan  menjadi paperless dan dokumen warkah pertanahan existing perlu dialih mediakan menjadi bentuk digital.  Untuk  memberikan  pedoman  pelaksanaan  kegiatan  digitalisasi  dokumen pertanahan  agar  terlaksana  secara  efektif  dan  efisien,  pada  tanggal  5  Agustus  2019 Kementerian  Agraria  dan  Tata  Ruang  menetapkan  Surat  Edaran  Nomor  5/SE- 100.TU.02.01/VIII/2019 tentang Standarisasi Digitalisasi Warkah.
Tahapan  pekerjaan  digitalisasi  dalam  ketentuan  ini  meliputi  persiapan,  scan warkah, indexing, quality control, penyimpanan ke dalam server serta pembuatan daftar arsip  alih  media.  Tahapan  persiapan  meliputi  kegiatan  persiapan  ruangan  kerja,  serah terima berkas, pemindaian dokumen atau arsip, inventarisasi arsip, serta pemilahan dan pemberkasan.
Menurut  ketentuan  tentang  standarisasi  digitalisasi  warkah  ini,  dokumen  warkah yang  discan  adalah  warkah  pertanahan  yang  terdiri  dari  Buku  Tanah,  Surat  Ukur, Gambar  Ukur,  Warkah  Pemberian  Hak  (SK)  serta  Warkah  pendaftaran  (DI  208).  Tidak ada  ketentuan  khusus  mengenai  alat  pemindai  arsip  yang  harus  digunakan,  tetapi resolusi  data  output  yang  dihasilkan  harus  150  dpi  ( dot  per  inch ).  Pemindaian  harus dilakukan  terhadap  semua  lembar  dokumen  termasuk  sampul  sesuai  warna  aslinya ( autocolor ) dengan output file.PDF text-searchable .
Indexing adalah kegiatan untuk melakukan pengkodean file, penamaan subjek arsip, penomoran,  dan  berbagai  bentuk  entri  lain  yang  dibutuhkan  untuk  menjelaskan  isi  file image hasil pemindaian. Selanjutnya file dimasukkan ke dalam folder dengan kode atau
penamaan  yang  sesuai  dengan  kelompok  file  yang  bersangkutan.  Berikut  ini  adalah ketentuan penamaan file arsip hasil pemindaian beserta contohnya.
Tabel 2. Nomenklatur file arsip digital menurut ketentuan Standarisasi
Digitalisasi Warkah No Tipe Arsip Penamaan Keterangan 1. Buku Tanah BT_(14 digit nomor lengkap) Contoh : BT_13040103106886 Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah ’, Contoh : Kecamatan Gamping Desa Banyuraden 2. Surat Ukur SU_8 digit kode wilayah_5 digit nomor_tahun Contoh: SU_13040105_01139_2020 Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah, Contoh : Kecamatan Gamping Desa Trihanggo 3. Gambar Ukur GU_8 digit kode wilayah_5 digit nomor_tahun Contoh : 13040105_01132_2020 Penyimpanan file disimpan ke dalam folder per wilayah, Contoh : Kecamatan  Gamping Desa Trihanggo 4 Warkah pemberian hak Dinamakan apa adanya sesuai dengan nomor di dokumen tetapi simbol “/”
(garis miring) diubah
menjadi “_” (garis bawah)
Contoh : 02_HGB_BPN-75_2012 5. Warkah pendaftaran (DI 208) W_5 digit nomor DI 208_tahun Contoh : W_00244_2014 Penyimpanan file disimpan dalam folder per tahun, Contoh : 2014
Sumber : SE No.5/SE-100.TU.02.01/VIII/2019 dan hasil olahan peneliti, 2020
Quality  control atau  pengendalian  mutu  hasil,  baik  dari  pemindaian  maupun indexing  merupakan  pekerjaan  validasi  dan  verifikasi  atas  kelayakan  data  dan  hasil pemindaian,  serta  merupakan  tahap  pekerjaan yang  akan  menentukan apakah file  yang dihasilkan  itu  dapat  dipakai  atau  tidak.  Pada  tahap quality  control ini,  dilakukan  juga langkah-langkah  validasi  dan  verifikasi  terhadap  autentikasi  pada  setiap  hasil pemindaian  sebagai  tanda  keaslian  atau  autentitas  dari  arsip  yang  bersangkutan. Terhadap arsip yang telah discan dan lolos kontrol kualitas, diberikan stempel pada area yang  tidak  mengganggu  informasi  arsip.  Berikut  ini  adalah  contoh  stempel  yang  dapat digunakan.
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 54
Gambar 2. Contoh stempel validasi Sumber : lampiran SE No.5/SE-100.TU.02.01/VIII/2019
Setelah  dilakukan quality  control ,  langkah  selanjutnya  adalah  proses  penyimpanan file  ke  dalam  memori  komputer  atau  dimasukkan  langsung  ke  dalam  server  sebagai database .  Namun,  sebelum  dilakukan  penyimpanan  terlebih  dahulu  harus  dilakukan pekerjaan  penggandaan  (copy)  atau  duplikasi  file  ke  dalam  media  penyimpanan  data external hardisk sebagai backup data.  Pekerjaan  ini  juga  masih  tetap  dalam  pengawasan pengendalian mutu.
Dalam  pelaksanaan  digitalisasi  arsip  ini,  pihak  pelaksana  digitalisasi  harus membuat  berita  acara  dalam  daftar  arsip  alih  media.  Dalam  surat  edaran  tentang standarisasi digitalisasi warkah ini, terdapat poin bahwa terhadap seluruh dokumen yang dialih  mediakan  dan  sudah  melalui quality  control ,  maka  seluruh  perubahan  data  harus dilakukan  secara  elektronik.  Dengan  ketentuan  ini,  semestinya  keberadaan  arsip  fisik sudah dapat terwakili dengan adanya arsip digital.

## 3. Kekuatan pembuktian arsip pertanahan hasil digitalisasi
Salah  satu  tujuan  pemanfaatan  teknologi  informasi  adalah  untuk memberikan  rasa  aman,  keadilan  dan  kepastian  hukum  bagi  pengguna  dan penyelenggara teknologi informasi. Namun, kemajuan teknologi informasi diikuti dengan peningkatan kejahatan dalam teknologi informasi sebagai sisi negatifnya. Sejak  ditetapkannya  Undang-Undang  No.  11  tahun  2008  tentang  Informasi  dan Transaksi  Elektronik  (UU  ITE),  maka  terdapat  penambahan  jenis  alat  bukti  di persidangan yakni informasi elektronik dan atau dokumen elektronik.
Menurut  pasal  1  angka  4  UU  ITE,  Informasi  elekronik  adalah  satu  atau sekumpulan  data  elektronik,  termasuk,  tetapi  tidak  terbatas  pada  tulisan,  suara, gambar,  peta,  rancangan,  foto,  elektronik  data interchange (EDI),  surat  elektronik ( elektronik  mail ),  telegram,  teleks,  telecopy  atau  sejenisnya,  huruf,  tanda,  angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami  oleh  orang  yang  mampu  memahaminya.  Sedangkan  yang  dimaksud

## 55 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
dengan  dokumen  elektronik  adalah  setiap  informasi  elektronik  yang  dibuat, diteruskan,  dikirimkan,  diterima,  atau  disimpan  dalam  bentuk  analog,  digital, elektromagnetik,  optikal,  atau  sejenisnya,  yang  dapat  dilihat,  ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda,  angka,  kode  akses,simbol  atau  perforasi  yang  memiliki  makna  atau  arti atau  dapat  dipahami  oleh  orang  yang  mampu  memahaminya.  Dari  pemahaman tersebut,  maka  arsip  pertanahan  hasil  digitalisasi  dapat  dikategorikan  sebagai dokumen elektronik yang dapat menjadi alat bukti di persidangan.

## a. Kriteria Arsip Digital Sebagai Alat Bukti Persidangan
Untuk  memenuhi  keabsahan  sebagai  bukti  di  pengadilan,  suatu  alat  bukti harus memenuhi 4 (empat) kriteria yakni :
1) Admissible yakni diperkenankan undang-undang untuk dipakai sebagai alat bukti.
Menurut  pasal  12  Undang-Undang  Nomor  8  Tahun  1997,  dokumen perusahaan  dapat  dialihkan  ke  dalam  mikrofilm  atau  media  lainnya.  Media  lain yang  dimaksud  adalah  alat  penyimpanan  informasi  yang  bukan  kertas  dan mempunyai  tingkat  pengamanan  yang  dapat  menjamin  keaslian  dokumen  yang dialihkan  atau  ditransformasikan,  misalnya compact disk-Read  Only  Memory (CD- ROM), dan write-once-Read-Many (WORM).
Pada  pasal  15,  dokumen  perusahaan  yang  telah  dimuat  dalam  mikro  film  atau media  lainnya  sebagaimana  dimaksud  dalam  Pasal  12  ayat  (1)  dan  atau  hasil cetakannya  merupakan  alat  bukti  yang  sah.  Merujuk  pada  ketentuan  ini,  maka kriteria admissible arsip digital terpenuhi.
2) Reliability yakni dapat dipercaya keabsahannya.
Pasal 13 (setiap pengalihan dokumen wajib dilegalisasi), Pasal 14 (Legalisasi dilakukan  oleh  pimpinan  perusahaan  dengan  dibuatkan  berita  acara).  Berita Acara  memuat tempus , locus ,  keterangan  autentikasi,  tanda  tangan  pejabat  yang bersangkutan.  Ketentuan  ini  diatur  dalam  Peraturan  Pemerintah  Republik Indonesia  Nomor  88  Tahun  1999  tentang  Tata  Cara  Pengalihan  Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media media lainnya dan Legalisasi.
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 56
3) Necessity yakni  alat  bukti  tersebut  memang  diperlukan  untuk  membuktikan  suatu fakta.
4. Relevance yakni  alat  bukti  tersebut  mempunyai  relevansi  dengan  fakta  yang dibuktikan.
Berdasarkan 4 (empat) kriteria tersebut di atas, maka terhadap arsip digital wajib di lakukan legalisasi sehingga dapat dipercaya keabsahannya.

## b. Autentikasi Arsip Digital
Menurut  Granstrom  (2000),  terdapat  tiga  alasan  terciptanya  suatu  arsip  yakni sebagai bukti hukum, alat administrasi serta warisan budaya. Terhadap arsip pertanahan yang  berguna  untuk  mendukung  kegiatan  administrasi  sekaligus  sebagai  bukti  hukum perlu  dilakukan  preservasi  dengan  tujuan  untuk  menyelamatkan  nilai  guna  serta menghindari  kerusakan  yang  parah  terhadap  arsip.  Digitalisasi  menjadi  salah  satu metode  untuk  preservasi  arsip.  Akan  tetapi,  arsip  dalam  bentuk  digital  juga  memiliki kelemahan  yakni  mudah  diedit  dan  digandakan.  Oleh  karena  itu,  terhadap  arsip  hasil digitalisasi dibutuhkan autentikasi.
Walne (dalam Sutrisno 2019) menyatakan bahwa “ authentication is the determination that  a  document  or  a  reproduction  of  a  document  is  what  it  purports to  be” yang  artinya autentikasi  adalah  suatu  penentuan  bahwa  dokumen  atau  hasil  reproduksinya  sesuai dengan  tujuan  pembuatannya.  Autentikasi  juga  menentukan  asli  tidaknya  arsip  sebagai sebuah  bukti  dalam  proses hukum,  hal ini  senada  dengan  pernyataan Granstrom (2002) yakni “a uthentication is a rule of evidence that determines an item introduced into evidence in a legal  proceeding  is  authentic” .  Menurut  peraturan  tentang  pedoman  autentikasi  arsip elektronik 5 , yang dimaksud dengan autentikasi adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan  tertulis  atau  tanda  lainnya  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya. Dari berbagai  definisi  tersebut,  autentikasi  dapat  diartikan  sebagai  pemberian  nilai kepercayaan  terhadap  informasi  maupun  kesesuaian  atau  keaslian  dengan  arsip  asli. Pertimbangan terhadap autentisitas arsip yang dipelihara dalam sistem elektronik harus didukung  oleh  bukti  bahwa  arsip  adalah  seperti  apa  adanya  dan  beberapa  elemen penting dari arsip tersebut tidak mengalami perubahan maupun kerusakan. Autentikasi atau pembuktian keaslian arsip digital dapat dilakukan dengan tanda tangan elektronik. Dengan  tanda  tangan  elektronik  ini,  penanda  tangan  mengambil  tanggung  jawab  atau
5 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik

## 57 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
memberikan  persetujuan  terhadap  konten  arsip  sekaligus  dapat  dilakukan  untuk melakukan  verifikasi  autentitasnya.  Tanda  tangan  elektronik  merupakan  tanda  tangan yang  terdiri  atas  informasi  elektronik  yang  dilekatkan,  terasosiasi  atau  terkait  dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Terdapat  dua  jenis  tanda  tangan  elektronik  yakni  tanda  tangan  elektronik tidak  tersertifikasi  dan  tanda  tangan  elektronik  tersertifikasi.  Tanda  tangan elektronik tidak tersertifikasi antara lain tanda tangan yang di scan, tanda tangan yang diinputkan ke alat elektronik, representasi digital dari biometric (retina, sidik jari),  serta  karakter  unik  seperti  pin  dan  password.  Tanda  tangan  elektronik tersertifikasi  adalah  tanda  tangan  digital  dengan  kriptografi.  Tanda  tangan elektronik tidak tersertifikasi (misalnya tanda tangan yang di scan) terlihat sama pada  dokumen  palsu,  sehingga  sulit  dibedakan  yang  asli  dan  yang  palsu.  Pada tanda  tangan  elektronik  yang  tersertifikasi  nilai  tanda  tangan  berubah  jika dokumen dipalsukan, sehingga nilai tanda tangan akan berbeda dengan dokumen asli.  Dengan  demikian  tanda  tangan  elektronik  tersertifikasi  mudah  diketahui yang asli dan palsu. Verifikasi terhadap dokumen dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. Selain itu, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.
c. Optimalisasi Arsip Hasil Digitalisasi sebagai Arsip Tunggal
Tujuan  pendaftaran  tanah  sebagaimana  diamanatkan  dalam  Undang- Undang  Pokok  Agraria  (UUPA)  adalah  untuk  memberikan  jaminan  kepastian hukum. Meskipun demikian, surat tanda bukti hak yang dihasilkan dari kegiatan pendaftaran  tanah  berlaku  sebagai  alat  pembuktian  yang  kuat,  bukan  sebagai pembuktian  yang  mutlak.  Artinya,  apabila  ada  pihak  lain  yang  dirugikan  atas terbitnya  sertipikat  dapat  mengajukan  keberatan  kepada  penyelenggara pendaftaran  tanah  untuk  membatalkan  sertipikat  atau  mengajukan  gugatan  ke pengadilan  agar  sertipikat  dinyatakan  tidak  sah.  Dalam  keadaan  ini,  arsip pertanahan  dibutuhkan  sebagai  alat  bukti  di  pengadilan.  Inilah  yang menyebabkan arsip pertanahan disebut-sebut sebagai arsip hidup atau nyawanya BPN,  karena  sewaktu-waktu  dapat  dibutuhkan  sebagai  alat  bukti  untuk mengungkap kebenaran.
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 58
Meskipun  kegiatan  digitalisasi  arsip  pertanahan  semakin  ditingkatkan  oleh Kementerian ATR/BPN sebagai upaya transformasi pelayanan pertanahan menuju pelayanan  digital,  tetapi  tersedianya  arsip  pertanahan  hasil  digitalisasi  baik berupa  GU,  SU,  BT  maupun  warkah  masih  belum  mampu  menghapuskan keberadaan arsip berupa kertas atau analog. Dengan demikian, kebutuhan ruang penyimpanan arsip analog ini akan selalu mengalami peningkatan karena jumlah arsip fisik terus bertambah dan tidak memiliki jadwal retensinya.
Kondisi  ini  tentunya  akan  berbeda  apabila  arsip  hasil  digitalisasi  memiliki kedudukan  atau  kekuatan  yang  sama  dengan  arsip  analog  atau  arsip  asli  yang didigitalkan.  Oleh  karena  itu,  terhadap  arsip  hasil  digitalisasi  penting  dilakukan autentikasi  yakni  pemberian  tanda  dan  atau  pernyataan  tertulis  atau  tanda lainnya  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  yang  menunjukkan  bahwa  arsip yang  diautentikasi  adalah  asli  atau  sesuai  dengan  aslinya.  Autentikasi  dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi lebih efektif dilakukan karena lebih mudah diketahui keasliannya dibanding tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi misalnya scan tanda tangan. Selain itu, meskipun telah disebutkan dalam undang- undang  bahwa  arsip  pertanahan  hasil  digitalisasi  dapat  dikategorikan  sebagai dokumen  elektronik  yang  dapat  menjadi  alat  bukti  di  persidangan  diperlukan adanya  peraturan  menteri  ATR/BPN  ataupun  petunjuk  teknis  dan  petunjuk pelaksanaan  yang  menegaskan  bahwa  arsip  hasil  digitalisasi  dapat  dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan.

## D. Kesimpulan
Kegiatan digitalisasi arsip pertanahan yang dilakukan di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman bukan semata-mata untuk mengubah bentuk arsip pertanahan dari  bentuk  analog  ke  dalam  bentuk  arsip  digital.  Kegiatan  digitalisasi  arsip pertanahan dilakukan sebagai upaya untuk melindungi dan mengamankan arsip karena  arsip  pertanahan  merupakan  arsip  hidup  yang  menjadi  dasar diterbitkannya  suatu  hak  atas  tanah.  Digitalisasi  arsip  pada  awalnya  dilakukan sebagai upaya untuk menunjang efisiensi pekerjaan pengukuran. Oleh karena itu, kegiatan  digitalisasi  arsip  yang  dilakukan  oleh  Kantor  Pertanahan  Kabupaten Sleman  dilakukan  dengan  sistem  yang  memungkinkan  pengelolaan  maupun
59 Farista Dewi Anindyati, Abdul Haris Farid, Dwi Wulan Titik Andari
pemanfaatannya lebih efektif. Pemanfaatan aplikasi LARIS sebagai sebuah sistem berbasis  web  yang  digunakan  untuk  kegiatan  digitalisasi  arsip  pertanahan  di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman secara nyata memberikan kemudahan bagi petugas  ukur  dalam  pelaksanaan  tugasnya.  Seiring  berjalannya  waktu, pengembangan  sistem  ini  semakin  ditingkatkan  sehingga  pemanfaatannya  tidak sebatas  lingkup  seksi  Infrastruktur  Pertanahan  saja  tetapi  mampu  memberikan manfaat  yang  lebih  komprehensif  di  Kantor  Pertanahan  Kabupaten  Sleman. Dengan  adanya  sistem  ini,  memungkinkan  lebih  dari  satu  orang  mampu mengakses arsip secara bersamaan. Selain itu, arsip juga dapat diakses kapanpun dan  dimanapun.  Arsip  digital  juga  diharapkan  mampu  mengurangi  ruang penyimpanan  arsip  fisik  apabila  regulasi  mengijinkan.  Pada  akhirnya, ketersediaan arsip digital mampu menunjang terwujudnya pelayanan modern di era  digital.  Meskipun  demikian,  ketersediaan  arsip  dalam  format  digital  masih belum mampu menggantikan kedudukan arsip fisik aslinya.

## DAFTAR PUSTAKA
Granstrom, C 2002, Authenticity of electronicrecords, ICA Study, 13-1, Paris, ICA.
Handayani,  T  dan  Fajrin,  V  D  2017,  Penelitian  siklus  hidup  arsip  di  Kantor  Badan Pertanahan  Nasional  Kota  Bekasi, Kolokium  doctor  dan  seminar  hasil  penelitian tahun 2017, Universitas Muhammadiyah Profesor Dr Hamka.
Kandar  2019,  Alihmedia  melalui  digitalisasi  arsip ’ ,  Makalah  disampaikan  pada  Rapat
Kajian Teknis Digitalisasi Dokumen Pertanahan, 27 November, Jakarta.
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional 2019, Penuhi  tuntutan perubahan zaman, Kementerian ATR/BPN Digitalisasi Arsip Pertanahan, dilihat pada  21  November  2019,  https://www.atrbpn.go.id/Berita/Siaran-Pers/penuhi- tuntutan-perubahan-zaman-kementerian-atrbpn-digitalisasi-arsip-pertanahan- 77334
Liang, T L 2007, Administrasi perkantoran modern, Yogyakarta, Liberty.
Putranto, W A 2017, ‘P engelolaan arsip di era digital: mempertimbangkan kembali sudut pandang pengguna’, Diplomatika , vol.1 no.1.
Urgensi Autentikasi dan Legali sasi Arsip Pertanahan Hasil Digitalisasi… 60
Sutrisno dan Christiani, L 2019, ‘Analisis autentikasi arsip digital hasil alih media di Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jaw a  Tengah’, Jurnal  Ilmu  Perpustakaan, vol.8.

## Peraturan Perundang-Undangan
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  5  Tahun  1960  tentang  Peraturan  Dasar Pokok-Pokok Agraria
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Undang-Undang No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Undang-Undang No.30 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Undang-Undang No.25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  88  Tahun  1999  tentang  Tata  Cara
Pengalihan  Dokumen  Perusahaan  ke  Dalam  Mikrofilm  atau  media  media lainnya dan Legalisasi
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang / Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia  No.10  Tahun  2018  tentang  Klasifikasi  Arsip  di  Lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No  20  Tahun  2011  tentang
Pedoman. Autentikasi Arsip Elektronik
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik Petunjuk Teknis Pengukuran dan Pemetaan Bidang Tanah Sistematik Lengkap ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation Records Management Process