Cyberspace : Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi Volume 4, Nomor 1, Maret 2020, 14-20
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA KANTOR LURAH DESA DAYAH TUHA
Liza Rozana 1 , Rahmat Musfikar 2
1,2 Pendidikan Teknologi Informasi, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, UIN Ar-Raniry Banda Aceh, 23111 E-mail: lizarozana99@mail.com, rahmat.musfikar@ar-raniry.ac.id

## Abstract
An archive is an important document that is saved with a purpose when it is needed again it is easy to find it. The archive plays an important role in Dayah Tuha Village's Lurah office, so it is highly hoped that the process of managing the archives is good, fast, and easy. If the files that are owned are not well managed it will impact the difficulty of finding the information and it can impede the next stage of work. Therefore, the archive must be managed with a good and correct management system. In this research, discusses the analysis and design of a web-based document, which is suitable for the needs of the office of Tuha Village. The design of this information system based on the design of systems that have been compiled include use case diagram, activity and sequence Diagram. Dayah Tuha Village's office is still using the manual way of managing the archives. So that by the existence of this system is expected to help the work in the head office of Dayah Tuha in terms of the management of archives .

## Keywords: Information system, Document, archives

## Abstrak
Arsip  merupakan  dokumen  penting  yang  disimpan  dengan tujuan apabila  dibutuhkan  kembali akan mudah untuk menemukannya. Arsip mempunyai peranan yang penting pada Kantor Lurah desa Dayah Tuha, sehingga sangat  diharapakan proses pengelolaan  arsip dengan baik, cepat, dan mudah. Apabila  arsip  yang  dimiliki  tidak  dikelola  dengan  baik  maka  akan  berdampak  pada sulitnya  menemukan  informasi  dan  hal  tersebut  dapat  menghambat  tahapan  pekerjaan selanjutnya.  Oleh  karena  itu  arsip  rharus  dikelola  dengan  sistem  pengelolaan  ayang  baik  dan benar. Pada penelitian ini membahas tentang analisis dan perancangan sebuah system informasi pengarsian dokumen berbasis web yang sesuai dengan kebutuhan pada kantor lurah Desa dayah Tuha.  Perancangan  system  informasi  ini  berdasarkan  perancangan  sistem  yang  telah  disusun meliputi use case diagram, activity dan sequence diaram. Kantor lurah Desa Dayah Tuha masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan arsip. Sehingga dengan adanya system ini sangat diharapkan dapat membantu pekerjaan pada kantor lurah Dayah tuha dalam hal pengelolaan arsip.

## Kata Kunci : Sistem informasi, Dokumen, Arsip

## 1. Pendahuluan
Sistem informasi termasuk salah satu kebutuhan akan  teknologi di era modern ini, Teknologi  informasi  dan  sistem  informasi  yang    berkembang  dengan  sangat  cepat membuat segala aspek dalam kehidupan selalu berhubungan dengan perangkat komputer. Dalam  suatu  organisasi,  arsip  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  yang  paling
berpengaruh keberadaannya.
Arsip merupakan simpanan surat-surat penting. Dengan demikian, penyimpanannya harus mempunyai sistem penyinpanan yang baik dan aman. Kantor lurah di salah satu desa di Kabupaten Pidie Jaya yaitu kantor lurah Desa Dayah tuha, sampai saat ini masih menggunakan metode manual dalam kegiatan pengarsipan. Pengarsipan dokumen secara maual dilakukan dengan menggunakan buku arsip, dan dokumen arsip disimpan didalam lemari  atau  tempat  pengarsipan.  Pengarsipan  dokumen  secara  manual  mungkin  masih dapat digunakan bila data yang dimiliki jumlahnya masih sedikit, akan tetapi dokumen arsip  akan  terus  bertambah  banyak  dengan  seiring  bertambahnya  waktu.  Pengarsipan dokumen seperti tersebut tidak efisien dan dapat menimbulkan banyak masalah. Selain membutuhkan  banyak  waktu,  tenga  dan  upaya  dalam  proses  pengarsipannya,  juga membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan. Selain itu, dokumen-dokumen yang hanya  disimpan  didalam  lemari  tanpa  adanya  data  data  cadangannya  memungkinkan untuk tercecer, rawan rusak bahkan hilang  jika terjadi suatu bencana seperti kebakaran atau  banjir. Agar  kegiatan  operasional  dapat  berjalan  dengan  efektif  maka  dibutuhkan system pengelolaan dan manajemen yang baik dalam kegiatan pengarsipan [1].
Berdasarkan  permasalahan  diatas,  maka  peneliti  ingin  merancang  sebuah  system informasi pengarsipan dokumen berbasis web yang sesuai dengen kebutuhan di kantor lurah desa Dayah Tuha, dengan adanya sistem informasi pengarsipan dokumen berbasis web ini diharapkan dapat membantu kinerja, mempercepat dalam proses pengarsipan dan arsip yang dimiliki  dapat tersimpan dengan baik dan aman.

## 2. Kajian Pustaka
Kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Archium” yang mempunyai arti tempat untuk menyimpan ataupun “ Archeon” yang berarti Balai Kota yang mempunyai makna tempat untuk menyimpan dokumen tentang pemerintahan [2].  UU No. 43 tahun 2009 tentang  kearsipan,  menjelaskan  bahwa  arsip  merupakan  dokumentasi  kegiatan  atau peristiwa yang dikemas dalam berbagai bentuk yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
System  informasi  secara  umum  dapat  diartikan  sebagai  beberapa  komponen  yang terdiri dari mengumpulakan, memproses, menyimpan, dan menyalurkan informasi untuk membandu  dalam  pengambilan  keputusan  dan  mengatur  suatu  instutusi.  Komponen- komponen  tersebut  saling  berhubungan  satu  sama  lain  [3].    Dengan  kata  lain  sistem informasi    mencakup  beberapa  komponen  utama  yaitu  manusia,  computer,  teknologi informasi  dan  prosedur  kerja.  Maka,  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  informasi merupakan  suatu  sistem  yang  dapat  memberikan  informasi  bagi  tiap  pengguna  dalam suatu  organisasi.  Sistem  ini  mampu  menambah,  menyimpan,  memperbarui,  mengolah dan menyalurkan informasi yang diterima antara satu sistem ke sistem lainnya [4].

## 3. Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode Research  and  Development (R&D),  yang merupakan metode penelitian dengan maksud untuk menghasilkan suatu  produk,  dan seberapa  efektif  produk  tersebut  [4].  Produk  yang  dimaksud  dalam  konteks  ini  tidak hanya berupa benda atau hardware seperti buku, modul, dan lainnya, tetapi juga berupa software  seperti  program  untuk  mengolah  data  atau  suatu  sistem  informasi.  Untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan yang diharapkan maka dalam pemgembangan
perangkat lunak peneliti menggunakan model pengembangan waterfall .

## Tempat dan Populasi Penelitian
Pengambilan  data  terkait  variabel  penelitian  ini  dilakukan  di  kantor  lurah  desa Dayah. Populasi adalah keseluruahan dari subjek dan objek penelitian yang digunakan untuk  dipelajari  dan  kemudian  ditarik  kesimpulannya.    Dalam  penelitian  ini,  populasi adalah seluruh pegawai  yang ada pada kantor lurah desa Dayah Tuha yang berjumlah kurang lebih 30 orang.

## Sampel
Sampel  adalah  bagian  dari  subyek  popupasi  yang  diteliti.  Jika  dilihat  dari populasinya maka penulis menjadikan sampel dari keseluruhan populasi menggunakan sample  jenuh  atau  dengan  metode  sensus.  Sampel  jenuh  adalah  teknik  pengambilan sample yang melibatkan semua anggota populasinya sebagai sampel penelitian. Hal ini dilakukan karena jumlah populasi yang sedikit.
Tabel 1. Jumlah Responden No. Jenis Kelamin Jumlah 1. Laki-laki 18 2. Prempuan 12 Jumlah Total 30

## 4. Pembahasan
Setelah melakukan komunikasi dan beberapa tahap lainnya serta analisis data maka penelitian dan pengembangan ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi pengarsipan  dokumen  yang  dapat  membantu  dalam  pengelolaan  dokumen  arsip  pada kantor  lurah  desa  dayah  tuha.  Sistem  ini  dirancang  untuk  menggantikan  sistem pengarsipan  dokumen  yang  awalnya  masih  menggunakan  metode  manual  atau konvensional.

## Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan sistem informasi pengarsipan berbasis web  untuk  kantor lurah desa dayah tuha. Perancangan sistem ini meliputi use case diagram , activity diagram dan sequence diagram untuk menjelaskan aktivitas yang terjadi pada sistem.

## Use Case Diagram
Use  case  merupakan  diagram  untuk  menggambarkan  seluruh  aktifitas  yang dilakukan  oleh  sistem  dari  sudut  pandang  penggunanya.  Diagram  ini  menunjukkan tentang  apa    yang  dilakukan  oleh  sistem  bukan  bagaimana  sistem  melakukannya  [5]. Diagram  ini  digunakan  untuk  mengetahui  fungsi  apa  saja  yang  terdapat  dalam  suatu sistem dan siapa yang bisa menggunakan fungsi tersebut. Use case dari sistem yang akan dikembangkan adalah sebagai beikut :

## Gambar 1. Use Case Diagram
Adapun definisi dari akror yang terdapat pada use case tersebut pada tabel 2.
Tabel 2. Definisi Aktor Nama aktor Definisi Admin Admin  mempunyai  akses  untuk  mengelola  surat  masuk,  surat keluar, laporan dan statistik, serta melakukan disposisi. Pegawai/staff Memiliki akses untuk melihat dan menambah surat keluar, melihat surat masuk  serta melakukan disposisi.
Adapun definisi use case yang terdapat pada use case diagram diatas terdapat pada tabel 3.
Tabel 3. Definisi Use Case Nama use case Definisi kelola surat masuk Mengelola surat masuk mencakup  melihat, menambah, mengubah, menghapus  dan  mencetak  data  surat  masuk.      Namun  pengguna selain admin hanya bisa melihat data surat masuk. Kelola surat keluar Mengelola surat keluar mencakup, melihat, menambah, mengubah, menghapus serta mencetak data surat keluar. Bagi pengguna selain admin hanya dapat melihat dan menambah data surat keluar. Kelola laporan Meliputi melihat dan mencetak laporan surat masuk maupun surat keluar. hanya berlaku bagi admin. Tambah surat keluar Merupakan proses menambah data surat keluar yang baru kedalam basis data. Disposisi Yaitu proses pemberian perintah ataupun catatan singkat sebelum surat masuk diserahkan kepada penerimanya

## Antar Muka (Interface)
• Form  log,  untuk  mengjindari  penyalahgunaan  hak  akses  maka  setiap  penggunanya diharuskan login dengan memaksukkan username dan password agar bisa masuk dan mengakses sistem ini.
Gambar 2.  Halaman Log In
• Form Beranda, yaitu halaman yang pertama kali muncul jika  berhasil login.
Gambar 3. Halaman Utama
• Form untuk menambah data
Gambar 4.  Halaman Tambah Data
Untuk tahap evaluasi agar mendapatkan hasil yang lebih baik dalam pengembangan sistem maka dalam hal ini digunakan kuesioner untuk mendapatkan hasil efektivitas dari sistem yang dibuat. Berikut  hasil persentase dari kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden yaitu staff/pegawai kantor lurah desa dayah tuha.

## Tabel 4. Data Kuesioner Setelah Diolah
Nomor soal Persentase jawaban Keterangan 1. 100% Sangat tinggi 2. 97 % Sangat tinggi 3. 97 % Sangat tinggi 4. 100% Sangat tinggi 5. 100% Sangat tinggi 6. 57% Rendah 7. 100% Sangat tinggi 8. 83% Tinggi 9. 93% Sangat tinggi 10. 90% Sangat tinggi Total 917 % Rata-rata 91,7 % Sangat tinggi
Berdasarkan tabel data kuesioner yang sudah diolah tersebut menunjukkan bahwa responden memberikan respon yang poditif terhadap sistem yang dibuat. Persentase yang diperoleh  91,7%  menunjukkan  bahwa  responden  merasa  puas  dengan  adanya  sistem informasi pengarsipan dokumen ini.

## 5. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  meliputi  tahap  analisis  dan  perancangan  sistem serta  pembahasan  yang  telah  dibahs  sebelumnya  maka  peneliti  dapat  menyimpulkan bahwa :
- Dengan  adanya    sistem  informasi  pengarsipan  berbasis  web  ini  maka  lebih memudahkan  dalam  kegiatan  pengarsipan  pada  kantor  lurah  desa  dayah  tuha sebagai solusi pemecahan permasalahan  yang telah diuraikan sebelumnya.
- Dengan adanya sistem informasi ini dokumen arsip dapat disimpan dan dikelola dengan baik serta lebih mudah dalam proses pencariannya

## Daftar Pustaka
[1] R.  A.  Pascapraharastyan,  A.  Supriyanto,  and  P.  Sudarmaningtyas,  “Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  Rumah  Sakit  Bedah  Surabaya Berbasis Web,” Sist. Inf. , vol. 3, no. 1, pp. 72–77, 2014.
[2] Mulyono, s. (1985). Dasar-dasar Kearsipan/Sularso Mulyonp, Muhsi, Marimin. Yogyakarta: Liberti.
[3] Laudon,  Kenneth  C.,  and  Jane  P.  Laudon,  (2014), Management  Information
System:Managing  The  Digital  Firm, 13 th Ed,  Person  Education  Limited, KendallVille – United States of America.
[4] Kadir, A. (2008). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP-Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi.
[5] S.Sugiyono.  (2007). Metode  Penelitian  Kualitatif,  Kuantitatif  dan  R&D. Bandung: Alf.
[6] A.S Rosa dan Salahuddin M. (2001). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak  (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula