## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905

## SOSIALISASI MENGENAI FAKTOR ‐ FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN REKAM MEDIS DI LOKET PENDAFTARAN PUSKESMAS KOPO, KOTA BANDUNG
Adhita Arif Setyawan 1  , Sali Setiatin 2 , Yuyun Yunengsih 3 , Syifa Qolbiyah 4 , Vina Agustin 5 , Winania Kasturi 6 1,2,3,4,5,6 Program Studi Manajemen Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia, 40274
E ‐ mail : adhitammsi@gmail.com 
Info Artikel:
Diterima : Diperbaiki : Disetujui : Abstract: Medical records are very important for recording health service transactions and must be maintained so they are not damaged. Initial observations at the Kopo Community Health Center showed that 18 out of 30 files (60%) were damaged, which could disrupt health services. This service activity aims to identify and overcome the factors that cause damage to medical records, as well as increase officers' knowledge about maintaining medical records. The methods used are briefing, discussion and question and answer. The results of this activity show that damage to medical records is influenced by various factors, both intrinsic and extrinsic. Intrinsically, some medical records are made from fragile materials such as paper and pink cardboard without folder protection, so they are easily subject to physical damage such as tearing and dust. Meanwhile, extrinsic factors include non- optimal storage environmental conditions, such as exposure to direct sunlight, uncontrolled room humidity, and dust that accumulates around storage shelves. This activity succeeded in increasing the knowledge of community health center officers regarding the factors that can cause damage to medical records and providing practical solutions to prevent further damage. In this way, it is hoped that the quality of medical record management at the Kopo Community Health Center can be improved, thereby supporting the creation of better and more sustainable health services for the community.
Abstrak: Rekam medis sangat penting untuk mencatat transaksi layanan kesehatan dan harus dijaga agar tidak rusak. Observasi awal di
Keywords: Medical records, Damage to medical records, Intrinsic factors, Extrinsic factors, Storage of medical records, Management of medical records
Kata Kunci : Rekam medis, Kerusakan rekam medis, Faktor intrinsik, Faktor ekstrinsik, Penyimpanan rekam medis, Pengelolaan rekam medis

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Puskesmas Kopo menunjukkan 18 dari 30 berkas (60%) rusak, yang dapat mengganggu layanan kesehatan. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengatasi faktor-faktor penyebab kerusakan rekam medis, serta meningkatkan pengetahuan petugas tentang pemeliharaan rekam medis. Metode yang digunakan adalah pengarahan, diskusi, dan tanya jawab. Hasil dari kegiatan ini menunjukkan bahwa kerusakan rekam medis dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik intrinsik maupun ekstrinsik. Secara intrinsik, beberapa rekam medis dibuat dari bahan yang rentan seperti kertas dan karton merah muda tanpa perlindungan map, sehingga mudah mengalami kerusakan fisik seperti sobek dan berdebu. Sedangkan faktor ekstrinsik meliputi kondisi lingkungan penyimpanan yang tidak optimal, seperti paparan sinar matahari langsung, kelembaban ruangan yang tidak terkontrol, dan adanya debu yang menumpuk di sekitar rak penyimpanan. Kegiatan ini berhasil meningkatkan pengetahuan petugas puskesmas mengenai faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan rekam medis dan memberikan solusi praktis untuk mencegah kerusakan lebih lanjut. Dengan demikian, diharapkan kualitas pengelolaan rekam medis di Puskesmas Kopo dapat ditingkatkan, sehingga mendukung terciptanya layanan kesehatan yang lebih baik dan berkesinambungan bagi masyarakat.

## Pendahuluan
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya. Sebagai penyelenggara pembangunan kesehatan, Puskesmas bertugas melaksanakan upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat yang merupakan bagian dari Sistem Kesehatan Nasional. Dalam konteks ini, Puskesmas berperan sebagai pelayanan kesehatan tingkat pertama, yang berfungsi sebagai ujung tombak dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan masyarakat secara menyeluruh (Depkes RI, 2009).
Puskesmas memiliki fungsi yang sangat penting, tidak hanya sebagai pusat pelayanan kesehatan tetapi juga sebagai pusat pemberdayaan masyarakat dan pembangunan kesehatan. Untuk mendukung fungsi ini, berbagai unit di Puskesmas harus beroperasi secara efektif, termasuk unit rekam medis. Rekam medis merupakan

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, perawatan, tindakan, serta layanan lainnya yang diberikan kepada pasien. Catatan ini dibuat oleh dokter atau petugas kesehatan lainnya sebagai bukti pelayanan kesehatan yang telah diberikan dan memiliki nilai hukum serta medis yang sangat penting.
Rekam medis tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi pelayanan kesehatan, tetapi juga sebagai sumber informasi yang dapat digunakan untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan administrasi kesehatan. Oleh karena itu, pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis harus dilakukan dengan sangat cermat untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalamnya tetap utuh dan dapat diakses saat dibutuhkan. Namun, pengelolaan rekam medis di Puskesmas sering kali menghadapi berbagai tantangan, salah satunya adalah risiko kerusakan fisik. Berdasarkan observasi awal tim penulis di bagian penyimpanan Puskesmas Rawat Inap Kopo, ditemukan bahwa dari 30 berkas yang diperiksa, 18 (60%) berkas sudah mengalami kerusakan, sementara 12 (40%) masih dalam kondisi baik. Kerusakan ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, baik intrinsik maupun ekstrinsik. Faktor intrinsik meliputi kualitas bahan kertas, tinta, dan perekat yang digunakan, sedangkan faktor ekstrinsik meliputi kondisi lingkungan penyimpanan, seperti kelembaban, suhu, cahaya, serta ancaman biologis seperti jamur dan serangga. Kerusakan rekam medis dapat mengakibatkan hilangnya informasi penting tentang pasien, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan. Oleh karena itu, penting untuk mengidentifikasi dan memahami faktor ‐ faktor penyebab kerusakan rekam medis agar dapat diambil langkah ‐ langkah pencegahan yang efektif.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini bertujuan untuk mensosialisasikan faktor ‐ faktor penyebab kerusakan rekam medis dan memberikan penyuluhan kepada petugas Puskesmas mengenai cara ‐ cara pemeliharaan yang baik dan benar. Diharapkan dengan adanya kegiatan ini, pengetahuan dan kesadaran petugas mengenai pentingnya menjaga dan merawat rekam medis dapat meningkat, sehingga dapat meminimalkan risiko kerusakan dan memastikan bahwa rekam medis dapat berfungsi dengan optimal sebagai sumber informasi yang akurat dan dapat diandalkan.
Dengan demikian, kegiatan pengabdian ini tidak hanya berkontribusi pada peningkatan kualitas pengelolaan rekam medis di Puskesmas Rawat Inap Kopo, tetapi juga mendukung upaya peningkatan kualitas pelayanan kesehatan secara keseluruhan di wilayah tersebut.
Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah sebagai berikut:

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
a. Memahami dan mengidentifikasi faktor ‐ faktor yang menyebabkan kerusakan pada
rekam medis di Loket Pendaftaran Puskesmas Rawat Inap Kopo, baik dari faktor intrinsik maupun ekstrinsik.
b. Meningkatkan pengetahuan dan kesadaran petugas puskesmas mengenai pentingnya menjaga dan merawat rekam medis. Hal ini dilakukan melalui sosialisasi, ceramah, diskusi, dan sesi tanya jawab.
c. Memberikan arahan kepada petugas mengenai sistem penyimpanan rekam medis
yang baik dan benar untuk meminimalkan kerusakan berkas. Meliputi penggunaan map pelindung, tata cara penyimpanan yang tepat, dan langkah ‐ langkah pencegahan kerusakan.
d. Mengurangi tingkat kerusakan rekam medis dengan memberikan solusi konkret dan langkah ‐ langkah pencegahan yang dapat diterapkan oleh petugas puskesmas.
e. Dengan menjaga kualitas rekam medis, diharapkan kualitas pelayanan kesehatan di Puskesmas Rawat Inap Kopo dapat meningkat. Rekam medis yang terawat dengan baik akan memudahkan proses layanan kesehatan dan memastikan data pasien yang akurat dan lengkap.

## Metode
Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini meliputi beberapa langkah utama, yaitu:
a. Persiapan
Tim pengabdian menyiapkan bahan ‐ bahan materi untuk sosialisasi. Materi tersebut mencakup sistem penyimpanan yang baik, ketentuan pokok pada bagian penyimpanan rekam medis, dampak kerusakan berkas, dan cara penyelesaian masalah di loket pendaftaran. Tim juga menyiapkan alat bantu berupa presentasi yang akan digunakan untuk memberikan penjelasan kepada peserta.
b. Pelaksanaan Sosialisasi
Metode utama yang digunakan dalam kegiatan sosialisasi adalah ceramah. Ceramah dilakukan oleh tim pengabdian dengan menggunakan presentasi yang telah disiapkan. Tujuan ceramah adalah untuk memberikan informasi secara langsung dan komprehensif kepada peserta mengenai faktor ‐ faktor penyebab kerusakan rekam medis.
Setelah ceramah, sesi diskusi dilakukan untuk menggali lebih dalam pemahaman peserta dan untuk menjawab pertanyaan yang muncul. Diskusi ini juga berfungsi untuk berbagi pengalaman dan solusi praktis yang bisa diterapkan di lapangan.
Sesi tanya jawab memberikan kesempatan kepada peserta untuk mengajukan pertanyaan terkait materi yang telah disampaikan. Sesi ini juga

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
memastikan bahwa semua peserta memahami informasi yang diberikan dan dapat mengaplikasikannya dalam tugas sehari ‐ hari mereka.

## Hasil dan Pembahasan
Kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan di Puskesmas Rawat Inap Kopo dengan metode sosialisasi melalui ceramah, diskusi, dan tanya jawab. Sosialisasi bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan mengenai faktor ‐ faktor yang mempengaruhi kerusakan rekam medis. Hasil kegiatan ini diidentifikasi dari dua faktor utama, yaitu intrinsik dan ekstrinsik :

## Faktor Intrinsik
Kertas Awalnya, rekam medis dibuat dalam bentuk buku, namun beberapa berkas dibuat di atas kertas dan karton merah muda tanpa pelindung map. Hal ini menyebabkan berkas mudah terkena debu dan rentan sobek. Tinta Tinta yang digunakan umumnya berwarna hitam, namun tidak ada ketentuan jenis pena yang digunakan. Perekat Perekat yang digunakan meliputi hekter dan isolasi bening, dimana isolasi bening digunakan untuk menyatukan berkas yang sudah sobek. Faktor Ekstrinsik Kondisi Fisik Ruangan penyimpanan cukup luas dan memadai, namun jendela ruangan tidak dilengkapi gorden sehingga berkas terpapar sinar matahari langsung. Kelembapan ruangan cukup terkontrol sehingga tidak ada jamur. Faktor Biologis Tidak ada tanda-tanda jamur, rayap, atau kecoa di ruangan. Ruangan cukup bersih dan kondisi rak terbuka masih dalam keadaan baik. Faktor Kimiawi Banyak debu di sudut ruangan dan dalam rak yang menyebabkan berkas rekam medis menjadi kusam dan usang. Pencegahan Faktor Intrinsik Kertas Gunakan dokumen digital untuk mengurangi keterpaparan kertas fisik terhadap debu dan kerusakan. Konversi rekam medis ke format digital menggunakan aplikasi Word dan Excel sebagai penyimpanan/pengelolaan data. Simpan dokumen dalam folder terorganisir dengan backup secara teratur.
Tinta Tentukan standar penggunaan jenis pena dan tinta yang sesuai untuk dokumentasi medis. Buat daftar jenis pena yang disetujui dan buat template dokumen dalam Word yang memuat informasi ini. Perekat Minimalkan penggunaan perekat yang tidak stabil seperti isolasi bening untuk penyatuan berkas yang sobek.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Pencegahan Faktor Ekstrinsik Kondisi Fisik Lindungi berkas dari paparan langsung sinar matahari dengan penggunaan gorden di jendela. Faktor Biologis Lakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan ruangan bebas dari jamur, rayap, dan kecoa. Buat checklist pemeriksaan kebersihan ruangan dalam Excel. Catat hasil pemeriksaan dan jadwalkan tindakan perbaikan jika diperlukan. Faktor Kimiawi Rutin bersihkan debu dari sudut ruangan dan rak penyimpanan. Buat jadwal pembersihan rutin dalam Excel dan tetapkan prosedur pembersihan yang efektif. Tabel 1. Masalah dan Solusi
Dari hasil pengabdian masyarakat ini, dapat disimpulkan bahwa kerusakan rekam medis di Puskesmas Rawat Inap Kopo dipengaruhi oleh faktor intrinsik dan ekstrinsik. Faktor intrinsik meliputi kualitas bahan berkas rekam medis seperti kertas, tinta, dan perekat. Ketiadaan pelindung map menyebabkan berkas mudah terpapar debu dan mengalami kerusakan fisik seperti sobek. Penggunaan perekat seperti hekter dan isolasi bening juga mempengaruhi kondisi fisik berkas.
Sedangkan faktor ekstrinsik meliputi kondisi fisik ruangan penyimpanan, faktor biologis, dan faktor kimiawi. Paparan sinar matahari langsung akibat tidak adanya gorden pada jendela ruangan penyimpanan menjadi salah satu penyebab utama kerusakan berkas. Meskipun tidak terdapat masalah biologis seperti jamur atau serangga, faktor kimiawi berupa debu yang banyak di sudut ruangan dan dalam rak juga berkontribusi terhadap kondisi berkas yang menjadi kusam dan usang. Kegiatan sosialisasi yang dilakukan melalui ceramah, diskusi, dan tanya jawab berhasil meningkatkan pengetahuan petugas tentang pentingnya pemeliharaan rekam medis dan cara ‐ cara pencegahan kerusakan berkas. Dengan pemahaman yang lebih baik, diharapkan petugas dapat mengambil langkah ‐ langkah yang lebih efektif dalam menjaga dan merawat dokumen rekam medis untuk memastikan keandalannya sebagai sumber informasi yang penting dan resmi.

## Kesimpulan
Dokumen rekam medis penting untuk merekam transaksi layanan kesehatan dan harus dijaga dengan baik. Penyimpanan yang tepat bertujuan untuk mempermudah pengambilan dan melindungi berkas dari kerusakan. Sosialisasi melalui ceramah, diskusi, dan tanya jawab terbukti dapat meningkatkan pengetahuan petugas di Puskesmas Rawat Inap Kopo mengenai pentingnya pemeliharaan rekam medis.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Gambar 1. Dokumentasi Sosialisasi Gambar 2. Dokumentasi Proses Pelatihan
Ucapan Terima Kasih
Dengan kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah terlibat dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Dengan penuh rasa syukur kami menghaturkan terima kasih kepada :
1. Dr. H. K. Prihartono AH, Drs., S.Sos., S.Kom., MM., selaku Direktur dari Politeknik Piksi Ganesha Bandung.
2. Ucapan terimakasih kepada Dosen dan Mahasiswa yang telah membantu dalam kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini.
3. Kepada orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan, do’a, motivasi, dan semangat.
4. Kepada semua orang yang telah ikut membantu yang tidak dapat disebutkan satu
per satu, semoga kebaikan yang telah diberikan dapat balasan dari ALLAH SWT.

## Referensi
Alamsyah, D. (2011). Manajemen Pelayanan Kesehatan . Nuha Medika: Yogyakarta. Barthos, Basir. (2012). Manajemen Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara.
Budi, SC. (2011). Manajemen Unit Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 02 No. 02 (2022) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Departemen Kesehatan. (2006). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia . Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Endang Lestari Sri. (2012). Analisis Faktor ‐ faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Tahun 2011 . http://eprints.dinus.ac.id. Dikutip 20 Agustus 2021.
Menkes RI. (2013). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis .
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta: Gava Media.