## ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI  PELAYANAN ADMINISTRASI DESA BERBASIS CLIENT SERVER
DI DESA KALIURANG
( Analyses and Design Of  Village Administration in Information System Services Based on  Client Server at Kaliurang Village.)
Oleh: Muhammad Yunus Dosen STMIK Amikom Purwokerto

## Abstrak
Sistem  Informasi  Pelayanan  Administrasi  Desa  berbasis  client  server merupakan sistem yang dapat digunakan untuk melayani administrasi masyarakat Desa  secara  cepat,  akurat  dan  terintegrasi.  Sistem  dapat  melayani  administrasi masyarakat Desa secara cepat dengan bantuan komputer sebagai pengolah data. Sistem  dapat  menghasilkan  ouput  yang  benar  sesuai  data  kependudukan  yang ada.Sistem  terdiri  dari  beberapa  pelayanan  administrasi  Desa  yang  saling berkaitan  antara  laporan  yang  satu  dengan  yang  lainnya.Jenis  pelayanan administrasi  Desa  antara  lain  :1)  Sistem  Pelayanan  Administrasi    Pembuatan Surat Pengantar 2)Sistem Pelayanan Administrasi  Pembuatan Surat Keterangan. 3)  Sistem  Pelayanan  Administrasi    Pembuatan  Surat  Profil  Desa.  Selain  dapat memberikan  kemudahan  dalam  pelayanan  administrasi  Desa,  sistem  ini  juga bertujuan    menghasilkan  ouput  yang  berupa  laporan  untuk  dijadikan  acuan dalam penyusunan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) akhir tahun pemerintahan Desa Kaliurang, Kecamatan Srumbung, Kabupaten Magelang.

## PENDAHULUAN
Sebelum  ditemukannya  komputer  orang  menyimpan  data  tertulis  dalam bentuk  kertas  yang  dimasukkan  dalam  suatu  tempat  dan  kemudian  diatur sedemikian rupa. Pengaturan tersebut  sering disebut  sebagai  metode pengarsipan atau  metode  penyimpanan file. Penyimpanan  data  tersebut  tentu  saja  rumit  dan melelahkan
Setelah  ditemukan  komputer  pengarsipan  data  tertulis  mulai  dipindahkan kedalam  media  penyimpanan  komputer,  sehingga  data  tertulis  yang  jumlahnya berlemari-lemari  dapat  disimpan  dalam  media  yang    jauh  lebih  kecil  misalnya compact  disk. Sistem  penyimpanan  dan  pengolahan  data  tersebut  sering  disebut sebagai sistem database.
Sejalan dengan perkembangan software pengolahan data, Pemerintahan Desa Kaliurang  sangat  ingin  mengembangkan  potensi  para  pegawai  administrasinya didalam  bidang  pengolahan  data  dengan  menggunakan  komputer  untuk menghasilkan pelayanan administrasi secara cepat, akurat dan terintegrasi.

## LANDASAN TEORI
a. Konsep Dasar Informasi
Informasi  merupakan  data  yang  diolah  menjadi  bentuk  yang  lebih berguna  dan  lebih  bermanfaat  dalam  pengambilan  keputusan  pada  saat  ini maupun  masa  yang  akan  datang  untuk  mencapai  tujuan  ( Robert  N.  Anthony dan Dearden ).
Siklus  informasi  merupakan  gambaran  secara  umum  mengenai  proses data  yang  dihasilkan  dari  pengolahan  data-data  sebelumnya  yang  akan digunakan  kembali  sebagai  data  untuk  menghasilkan  informasi  berikutnya dan  begitu  juga  seterusnya  dalam  perjalanan  siklus  informasi  berikutnya ( Jogiyanto,1999 ).
Gambar .1 Siklus Informasi
b. Konsep Dasar  Pelayanan Administrasi
Peyanan  administrasi  adalah  proses  diarahkan  untuk  mencapai  suatu tujuan  yang  telah  ditetapkan  dan  untuk  mencapai  tujuan  itu  harus diselenggarakan  serangkaian  kegiatan  kependidikan  secara  berencana, sengaja, terarah, dan sistematis.
Proses (Model) Data (ditangkap) Output (Informasi) Penerima Hasil Tindakan Keputusan Tindakan Dasar Data Input (Data)
Unsur-unsur  dalam  pelayanan administrasi adalah:
1. Kesederhanaan, dalam arti prosedur tata-cara pelayanan di selenggarakan  secara  mudah,  lancar,  cepat,  tidak  berbelit-belit,  mudah dipahami dan mudah dilaksanakan.
2. Kejelasan dan kepastian, yang meliputi:
a. Prosedur  atau  tata  cara  pelayanan,  persyaratan  pelayanan  umum  baik teknis maupun administratif.
b. Unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan.
c. Rincian biaya atau tarif pelayanan dan tata cara pembayaran.
d. Jadwal waktu  pelayanan.
3. Keamanan  yaitu  hasil  pelayanan  dapat  memberikan  keamanan  dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum
4. Ekonomis,  dalam  arti  pengenaan  biaya  pelayanan  harus  ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan: nilai barang dan jasa pelayanan dan tidak  menuntut  biaya  yang  tinggi  di  luar  kewajaran.  Kondisi  dan kemampuan masyarakat untuk membayar secara umum.
5. Keadilan  yang  merata  dalam  arti  cakupan  atau  jangkauan  pelayanan harus  diusahakan  seluas  mungkin  dengan  distribusi  yang  merata  dan diperlakukan secara adil.
6. Ketepatan  waktu,  dalam  arti  pelayanan  dapat  diselesaikan  dalam  kurun waktu yang telah ditentukan.
c. Konsep Dasar Client Server
Pada  dasarnya,    perpindahan  data  di  jaringan  komputer  tidak  terlepas dari  konsep client - server .  Perpindahan  data  ini  berlangsung  karena  adanya permintaan  ( request )  dari  salah  satu  komputer  ke  komputer  lain  yang menyimpan  data.  Sebagai  tanggapan  permintaan  data  ini,  maka  komputer penyimpan  data  akan  memberikan  tanggapan  ( response ).  Tanggapan  ini berupa  pengiriman  data  yang  ingin  diakses  oleh  komputer  yang  melakukan permintaan  data.  Dalam  konsep client - server ,  komputer  peminta  data
dinamakan  sebagai client dan  komputer  pemilik  data  dinamakan  sebagai server .

## Gambar 2 Aplikasi Client Server

## PEMBAHASAN
a. Analisis PIECES
Untuk  mengidentifikasi  masalah,  haruslah  dilakukan  analisis  terhadap kinerja,  informasi,  ekonomi,  keamanan  aplikasi,  effisiensi  dan  pelayanan kepada  penduduk.  Analisis  yang  digunakan  dalam  perancangan  sistem informasi  pelayanan  administrasi  Desa  ini  menggunakan  metode  PIECES  ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Security ).
1. Analisis Kinerja ( Performance )
Sangat berkaitan dengan peningkatan  terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari banyaknya  volume  pekerjaan  yang  dilakukan  dalam  satuan  waktu,  dan waktu  yang  digunakan  untuk  menyelesaikan  perubahan  pekerjaan  yang terjadi,  dalam  hal  ini  adalah  jumlah  pelayanan  administrasi  Desa  yang diberikan kepada masyarakat dalam satuan waktu yang telah ditentukan.
2. Analisis Informasi ( Information )
Dalam  penyajian  informasi  sering  terjadi  keterlambatan,  bahkan kesalahan-kesalahan  informasi  yang  dihasilkan  sering  tidak  dapat langsung digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan.

## 3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Persoalan  ekonomi  berkaitan  dengan  masalah  biaya  dan  manfaat. Dengan  adanya  kelemahan-kelemahan  yang  ada  pada  sistem  yang  lama maka  akan  mungkin  terjadi  biaya  yang  tidak  dapat  diramal  atau  dikenal. Pengembangan sistem diharapkan dapat memberikan banyak manfaat dan ketidakeffisienan  biaya  yang  terjadi  bisa  diminimalisasi  sekecil  mungkin. Dalam  pembuatan  laporan,  sistem  yang  manual  menyebabkan  tingkat kesalahan tinggi sehingga membutuhkan banyak biaya.
4. Analisis Pengendalian ( Control )
Kontrol  atau  pengendalian  dalam  sebuah  sistem  sangat  diperlukan yaitu  untuk  menghindari  dan  mendeteksi  secara  dini  terhadap  kesalahan- kesalahan  yang  terjadi  serta  untuk  menjamin  keamanan  data  atau informasi.  Dengan  adanya  pengendalian  maka  tugas-tugas  atau  kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi.
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Dengan adanya analisis ini ada upaya untuk  meningkatkan efisiensi dalam  operasional  dengan  menggunakan  sumber  daya  yang  tersedia. Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data yang  ada  dapat  digunakan  seminimal  mungkin  sehingga  tidak  terjadi pemborosan.  Tidak  dapat  dipungkiri  lagi  kalau  tingkat  ketelitian  dan kemampuan  manusia  cukup  terbatas  sedangkan  pengolahan  data  dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan manusia.
6. Analisis Pelayanan ( Service )
Peningkatan  terhadap  pelayanan  yang  diberikan  oleh  sistem berhubungan  dengan      kepuasan  dari  user,  dan  juga  kepuasan  dari masyarakat  yang  mendapat  pelayanan.  Pelayanan  dari  segi  informasi mempunyai  sasaran  baik  bagi  pihak  pemerintah,  pegawai  maupun masyarakat  yang membutuhkan. Koordinasi yang belum teratur mengenai pengolahan  data,  penyimpanan  laporan  serta  dokumentasi  akan menurunkan  kualitas  pelayanan  yang  pada  akhirnya  akan  mengakibatkan
kerja  dari  bagian  tersebut  menjadi  terganggu  sehingga  pelayanan  perlu ditingkatkan.
b. Perancangan Sistem
1. Physical System
Bagan  alir  sistem  merupakan  alat  yang  tepat  digunakan  untuk menggambarkan physical  system .  Simbol-simbol  bagan  alur  sistem  ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol harddisk, proses dan laporan-laporan.  Sistem  flowchart  merupakan  alat berbentuk  grafik  yang dapat  digunakan  untuk  menunjukkan  urut-urutan  kegiatan  dari  sistem informasi  berbasis  komputer.  Adapun    sistem    flowchart  yang  diusulkan adalah sebagai berikut:
2. B B Pembuatan Laporan Profil Desa Pembuatan Laporan Kematian Pembuatan Laporan Pindahan Pembuatan Laporan Penduduk Pembuatan Laporan Pengguna Laporan Pengguna Laporan Pendudu
k Laporan Pindahan Laporan Kematian Laporan Profil Desa A A A C A A C
Pengguna Profil Desa Penduduk Pindahan Kematian Input Data Pengguna Input Data Penduduk Input Data Pindahan Input Data Kematian Input Data Profil Desa Olah Data Pengguna Olah Data Penduduk Olah Data Pindahan Olah Data
Kematian
Olah Data
Profil Desa
Pengguna Penduduk Pindahan Kematian Profil Desa C B
Gambar 3. Flowchart System

## 3. Logical Model
Logical  model dari  sistem  informasi  lebih  menjelaskan  kepada User bagaimana  nantinya  fungsi-fungsi  di  sistem    secara  logika  akan  bekerja. Logika model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (DFD).
Gambar 4. DFD       Level 0 4. Perancangan Basis Data
Surat Pengantar Data Pegawai Pegawai SistemInformasi Pelayanan Administrasi Desa Data Kelahiran Data Pendatang Data Pindahan Data Kematian Profil Desa Kepala Desa Laporan Kelahiran Laporan Pendatang Laporan Pindahan Laporan Kematian Laporan Profil Desa 0 Penduduk Surat Keterangan KTP SIM SKCK NIKAH ASKES BRI Penduduk Kelahiran Pendatang Pindahan Kematian
Gambar 5 Normalisasi
5. Perancangan Interface
1) Menu Utama
2) Input Data Penduduk
3) Laporan Penduduk
Gambar 6 Form Utama
Gambar 7  Form Input Data Penduduk

## KESIMPULAN
Setelah  diterapkan  sistem  informasi  pelayanan  administrasi  Desa  pada Desa  Kaliurang,  maka  penulis  dapat  mengambil  beberapa  kesimpulan perbandingan  dengan  adanya  sistem  yang  baru  ini.  Sistem  yang  diusulkan  dapat memberikan layanan sebagai berikut:
1. Mampu  memberikan  pelayanan  informasi  yang  berkualitas  kepada masyarakat.
2. Mampu  menyediakan  berbagai  data  penduduk  serta  pelayanan  administrasi yang diinginkan penduduk Desa.
3. Dapat  diterapkan  pada  masyarakat  yang  belum  mengenal  komputer  atau sistem  ini  dirancang  oleh  penulis  agar  mudah  digunakan  oleh  orang  yang belum mengenal komputer ( user friendly ).

## Gambar 8  Laporan Penduduk

## DAFTAR PUSTAKA
Andi  Sunyoto.2007. Pemrograman  Database  dengan  Visual  Basic  dan  Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset
Ema  Utami.2008. RDBMS  menggunakan  MS  SQL  Server  2000 ,Yogyakarta:Andi Offset
H.M  Jogiyanto.2005. Analisis  &  Disain  Sistem  Informasi, Yogyakarta  :  Andi Offset
Ketut Darmayuda.2007. Program Aplikasi Client Server, Bandung : Informatika
M.Rudyanto  Arief.2006. Pemrograman  Basis  Data  Menggunakan  Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Andi Offset
Yuniar  Supardi.2006. Microsoft  Visual  Basic  6.0  Untuk  Segala  Tingkat, Jakarta  : Elexmedia Komputindo