Emitor: Jurnal Teknik Elektro

## Pengembangan Website E-Arsip Di Kantor Kelurahan Pabelan

## Ari Gunanto, Endah Sudarmilah
Program Studi Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta Surakarta, Indonesia arie.g2424@gmail.com, endah.sudarmilah@ums.ac.id
Abstraksi —Kantor  kelurahan  Pabelan  adalah  kantor penyedia  layanan  Masyarakat  di  kelurahan  Pabelan  yang menyediakan  berbagai  surat untuk  membantu  masyarakat  di kelurahan Pabelan. Selama  ini  kantor  kelurahan  masih menggunakan pengarsipan secara manual yang berbentuk surat yang mana dalam  penyediaan  surat  harus  dilakukan  secara manual  yang  akan  memperlambat  dalam  kinerja  kantor. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengembangkan  sebuah  sistem pengarsipan  yang  mudah,  cepat  dan  tepat  dalam  menyimpan surat-surat  yang  masuk  ataupun  keluar. Pembuatan e-arsip membutuhkan  beberapa  perangkat  untuk  membantu  dalam pembuatan e-arsip tersebut, seperti sublime text, laptop, XAMPP, google chrome, scanner, printer, operating system. Waterfall model merupakan  meode  yang  dipilih  penulis  untuk  mengembangkan aplikasi ini  dengan setiap tahapannya. Hasil dari  pembuatan e- arsip ini yaitu adanya sistem pengarsipan yang terkomputerisasi sehingga  dapat  mempermudah  pegawai  kantor  untuk menyimpan dan menyediakan surat yang masuk maupun keluar di  kantor  tersebut.  Tampilan  dari e-arsip di  kantor  kelurahan Pabelan  disesuaikan  dengan  permintaan  dari  pegawai  kantor tersebut. Berdasarkan  uji blackbox yang  dilakukan  terhadap kinerja  aplikasi  yang  dirancang  bangun  menunjukkan  kedua belas poin pengujian sistem valid.
Kata Kunci : Arsip Elektronik, Website

## I. P ENDAHULUAN
Kearsipan  merupakan  bagian  krusial  menurut  pekerjaan kantor.  Setiap  pekerjaan  pada  perkantoran  mempunyai  data dan  fakta  yang  salah  satunya berupa arsip,  karena  arsip merupakan  bukti  suatu  pekerjaan  atau  kegiatan.  Arsip umumnya diolah secara manual maupun elektronik [1].
Kantor  kelurahan  Pabelan  adalah  salah  satu  kantor pelayanan  kependudukan  bagi  masyarakat. Pejabat  desa  atau kelurahan  adalah  pejabat  layanan  publik  yang  bertanggung jawab  untuk  memberikan  layanan  kepada  masyarakat  dan membantu  para  pemimpin  desa  untuk  melakukan  tugas mereka [2].  Selama  ini  kantor  kelurahan  Pabelan  telah melayani masyarakat di wilayah pabelan dalam menyediakan surat-surat  untuk  membantu  masyarakat  mendapatkan kebutuhan-kebutuhan  seperti Surat Keterangan Catatan
Kepolisian  (SKCK), Surat  Pengantar  Kartu Tanda  Penduduk (KTP),  dan  lebih  banyak  surat  untuk  membantu  masyarakat. Surat  memiliki  fungsi  yang  sangat  penting  dan  dapat digunakan  sebagai  dokumen  karena  mereka  memiliki  bukti tanda  tangan [3]. Komunikasi surat-menyurat di  kantor pemerintah  dan  swasta  adalah  kegiatan  yang  biasanya dilakukan dalam kehidupan sehari-hari kantor [4].
Suatu kantor baik itu kantor pelayanan masyarakat maupun kantor yang berkaitan dengan data-data kemasyarakatan selalu berusaha  untuk  menyediakan  data  secara  mudah,  cepat  dan tepat.  Walaupun  kantor  yang  berurusan  dengan  pelayanan masyarakat  sangat  banyak  data-data  yang  masuk  dan  keluar, tetapi kantor harus memberikan pelayanan yang mudah, cepat, dan tepat.
Penulis  mencoba  untuk  mencari  solusinya  agar  kantor kelurahan dapat menyediakan surat-surat dengan mudah, cepat dan  tepat.  Dengan  ini  penulis  membuat  sistem  pengarsipan berbasis  elektronik  yang biasa  disebut  elektronik  arsip [5]. Rifauddin mengungkapkan bahwa di Indonesia, masih banyak lembaga  yang  tidak  mementingkan  pengelolaan  catatan elektronik, sehingga surat-surat yang dihasilkan muncul dalam bentuk dokumen kertas.
Adanya  pengarsipan  yang  terkomputerisasi  diharapkan kantor kelurahan dapat memberikan pelayanan dengan mudah, cepat  dan  tepat  dan  juga  dapat  mempermudah  staff  kantor untuk menyimpan surat-surat yang diperoleh dari masyarakat. Selain  itu  juga dapat  mempermudah  staff  kantor  untuk mendapatkan  surat  yang  bersangkutan  dengan  perkantoran seperti  surat  undangan  kecamatan,  undangan  kabupaten, undangan-undangan dinas lain, undangan lain-lain, undangan sekertariat daerah, pengantar KTP, pengantar Kartu Keluarga (KK), sertifikat bisnis, SKCK, akta kelahiran, akta kematian.

## II. M ETODE
Penelitian  ini  dilakukan  di  Kantor  Kelurahan  Pabelan dengan  metode  pengembangan sistem yang  digunakan  pada penelitian  ini  menggunakan  sistem System  Development  Life
Cycle (SDLC) dengan menggunakan metode waterfall, dengan penjelasan pada Gambar 1.
Gambar 1. Metode waterfall
System  Development  Life  Cycle (SDLC)  adalah proses logis  yang  digunakan  oleh  analis  sistem  untuk mengembangkan  sistem  informasi  yang  melibatkan persyaratan, verifikasi, dan pemilik sistem. Pemodelan dalam pengembangan  perangkat  lunak  adalah  sesuatu  yang  harus dilakukan  pada  tahap  awal  rekayasa. Keuntungan menggunakan  metode water  fall adalah  dapat  melakukan analisis  dan  kontrol setiap  tahapan,  sehingga  meminimalkan kemungkinan kesalahan.

## 2.1 Analisis Kebutuhan
Tahap awal analisis kebutuhan adalah penulis melakukan wawancara  dan  observasi  untuk  mengumpulkan  data  dan karakteristik yang diperlukan.  Observasi ini  dilakukan  di Kantor desa Pabelan  dengan  mengumpulkan data-data pendukung untuk analisis kebutuhan rancang bangun e-arsip. Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan, data-data yang diperlukan  dalam  pembuatan e-arsip yaitu sebagai  berikut: surat  undangan  kecamatan,  surat  undangan  kabupaten,  surat undangan  sekertaris  daerah, pengantar  KTP,  pengantar KK, sertifikat  bisnis,  SKCK,  akta kelahiran,  akta  kematian,  surat perjalanan  dinas. Data  dikumpulkan  secara  langsung  melalui cara  pengamatan (observasi)  langsung  ke  kantor kelurahan Pabelan.
Analisis berikutnya  adalah  analisis kebutuhan  untuk membuat e-arsip yang  mana  kebutuhan  ini  sangat penting untuk mendukung pembuatan e-arsip yang berupa kebutuhan hardware, software, brainware . Tabel 1 adalah tabel analisis kebutuhan.
TABEL 1. A NALISIS K EBUTUHAN Kebutuhan Pengertian Alat Hardware Kumpulan-kumpulan komponen fisik  yang menyusun  perangkat komputer serta komponen komputer/elektronik yang mempunyai bentuk fisik.  komputer/laptop  scanner
 printer
Software
Kumpulkan line  code yang dijalankan
komputer
untuk melakukan tugas tertentu.  OS Microsoft Windows 7,8,10  XAMPP  Sublime text editor
 Notepad ++  Google chrome Brainware Orang  yang  menggunakan  atau memanfaatkan komputer.  Operator  User/Pengguna  Programer

## 2.2 Perancangan
Tahapan perancangan atau desain merupakan tahapan dari desain use case, activity diagram dan perancangan database. Tujuan  dari  fase  desain  adalah  untuk  menguraikan  pekerjaan yang  harus  dilakukan  dan  cara  membuat  sistem [6].  Berikut adalah  rancangan  dari  sistem  e -arsip di  kantor  kelurahan Pabelan.

## 2.2.1 Use Case Diagram (UCD)
Use  Case  Diagram digunakan  untuk  menggambarkan interaksi antara sistem  dan aktor.  Angka  ini  hanya  untuk deskripsi  global dari beberapa  elemen  digunakan [7].  Aktor merupakan admin yang dapat memanajemen user, memasukan surat, mengubah surat, menghapus surat, dan mencetak surat. Aktor kedua  yang  merupakan user  yang hanya dapat  melihat surat saja. UCD pada e-arsip ini dijelaskan pada Gambar 2.
Gambar 2. UCD untuk Admin dan User
2.2.2 Activity Diagram (AD)
Activity  Diagram
merupakan diagram  alur kegiatan (aktivitas) penggunaan  (proses,  logika,  proses  bisnis,  dan hubungan)
antara  aktor  dan  alur  kerja) use  case [7].
Penjelasan  global  AD dalam alur  kerja  sistem e-arsip ini diagram aktivitas menjelaskan aktivitas dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya, seperti proses login admin , hingga mencetak berkas melalui sistem. Diagram aktivitas e-arsip diperlihatkan pada Gambar 3.
Emitor: Jurnal Teknik Elektro
Gambar 3. Activity Diagram

## 2.2.3 Rancangan Database
Database atau basis data adalah kumpulan file yang saling terkait  dan  interaktif,  hubungannya  ditunjukkan  oleh  kunci dari setiap file yang ada [8].
Rancangan database e-arsip ini  menggunakan  basis  data MySql  PhpMyAdmin  (Strucctured  Query  Language) dengan satu  buah  basis  data dengan tabel  untuk  menyimpan  data. MySql ialah implementasi  sistem  manajemen  basis data relasional  (RDBMS) [9].  Database dalam e-arsip ini  terdiri dari  14  tabel,  yaitu  tbl_fa,  tbl_jenlur,  tbl_jenma,  tbl_nav, tbl_online,  tbl_permission,  tbl_privilages,  tbl_scan_sulur, tbl_scan_suma,  tbl_suma,  tbl_sulur,  tbl_user,  tbl_user_desc, tbl_user_log. Rancangan database dijelaskan pada Gambar 4.
Gambar 4. Perancangan Database

## 2.2.4 Rancangan Tampilan
Rancangan tampilan ini digunakan sebagai pedoman hasil akhir  dari e-arsip di  kantor  kelurahan  Pabelan.  Rancangan tampilan  ini  terdiri  dari  rancangan  halaman  utama  dimana terdapat  data dashboard,  user, surat  masuk, surat  keluar, privilages,  jenis  surat  masuk,  jenis  surat  keluar.  Penampilan rancangan e-arsip ini ditunjukkan pada Gambar 5.

## 2.3 Pengembangan
Tahap coding merupakan  suatu  aktifitas  yang  bertujuan membuat sebuah program  atau  menerapkan  hasil  rancangan website .  Tahap  ini  adalah implementasi line  code menggunakan  bahasa php, database  MySql, dan sublime  text editor untuk  membangun  sistem. PHP  adalah  pemrograman interpreter,  proses  mengubah  satu  baris  kode  menjadi  kode mesin.  Ketika  garis  kode  dieksekusi,  komputer  dapat memahami kode tersebut [10].

## 2.4 Pengujian Sistem
Fase  pengujian  sistem  adalah  aktivitas  yang  menguji prosedur  yang  diselesaikan,  terlepas  dari  apakah  prosedur memenuhi  harapan.  Metode  yang  digunakan  adalah  metode black box untuk menemukan sistem yang memenuhi harapan.

## 2.5 Implementasi Sistem
Implementasi  sistem  adalah  tahap  akhir  dari penerapan sistem di kantor kelurahan Pabelan.

## 2.6 Perawatan
Perawatan e-arsip dilakukan oleh kantor kelurahan setelah sistem sudah digunakan langsung oleh kantor kelurahan.

## III. H ASIL D AN P EMBAHASAN

## 3.1 Hasil
Sitem  pengarsipan  yang  dihasilkan  pada  penelitian  ini berupa penyediaan surat-surat yang telah diterima oleh kantor kelurahan  Pabelan  yang  berbentuk  surat  elektronik,  sehingga dapat mempercepat penyediaan surat-surat.

## 3.1.1 Halaman Login
Fungsi  dari  halaman login digunakan untuk  masuk  ke dalam halaman  sistem  dengan  mengisi username dan password. Halaman login ditunjukkan pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan halaman login

## 3.1.2 Halaman Tampilan Utama
Halaman  tampilan  utama  memiliki beberapa macam pilihan sub menu  dan main menu  yang  fungsinya  untuk mengarahkan  kepada  fitur  yang  akan  dipilih  seperti  master surat,  dan  setting.  Halaman  tampilan  utama  dari  website e- arsip dapat dilihat pada gambar 7.

## Gambar 7. Tampilan halaman utama

## 3.1.3 Halaman Surat Masuk
Halaman  surat  masuk  digunakan  untuk  melihat  informasi surat  masuk  yang  telah  diinput  oleh admin ,  yang  mana  data dari  setiap  surat  yang  diinput  dapat  dilihat  kembali  dan  di download sesuai  dengan  kebutuhan.  Tampilan  dari  halaman surat masuk dapat dilihat pada Gambar 8.

## Gambar 8. Tampilan surat masuk

## 3.1.4 Halaman Surat Keluar
Halaman  surat  keluar  digunakan  untuk  melihat  informasi surat  keluar  yang  telah  diinput  oleh  admin,  yang  mana  data dari  setiap  surat  yang  diinput  dapat  dilihat kembali  dan  di download sesuai  dengan  kebutuhan.  Tampilan  dari  halaman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 9.
Emitor: Jurnal Teknik Elektro

## Gambar 9. Tampilan surat keluar

## 3.1.5 Halaman input Surat Masuk
Penginputan  data  surat  masuk  ini  diisi  oleh  admin  yang telah  berhasil login dengan memasukkan  beberapa  data  ke dalam e-arsip . Tampilan dari halaman input surat masuk dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Tampilan input surat masuk

## 3.1.6 Halaman input Surat Keluar
Penginputan  data  surat  keluar  ini  diisi  oleh  admin  yang telah  berhasil login dengan  memasukkan  beberapa  data kedalam e-arsip .  Tampilan  dari  halaman input surat keluar dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Tampilan input surat keluar

## 3.1.7 Halaman upload data surat
Upload data  surat  berguna  untuk  menambahkan  data  ke dalam surat tertentu yang bersangkutan dengan surat tersebut, dan data yang bisa di upload berupa data yang bertipe pdf, jpg dan  png.  Tampilan  dari  halaman upload dapat  dilihat  pada Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan upload data

## 3.1.8 Halaman Setting User
Halaman  ini digunakan  untuk  mengontrol user seperti menambahkan  id,  menghapus  id,  mengganti password . Tampilan dari halaman setting user dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Tampilan setting user

## 3.1.9 Halaman Setting Privilege
Halaman ini digunakan untuk membedakan hak akses user yang  telah login ke dalam e-arsip dan  digunakan  untuk mengganti  hak  akses  sesuai  kebutuhan.  Tampilan  dari halaman setting privilege dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14. Tampilan setting privilege

## 3.1.10 Halaman Jenis Surat Masuk dan Keluar
Halaman  ini  digunakan  untuk  menambahkan  jenis  surat masuk  ke dalam e-arsip untuk  memisahkan  surat  yang
berbeda. Tampilan dari halaman jenis surat masuk dan keluar dapat dilihat pada Gambar 15 dan 16.
Gambar 15. Tampilan jenis suarat masuk

## Gambar 16. Tampilan jenis surat keluar

## 3.1.11 Halaman awal dari website
Halaman  ini  digunakan  untuk  memberikan  informasi kepada  selain  admin  dan  operator  untuk  mencari  surat-surat yang  dibutuhkan.  Tampilan  halaman  awal  dapat  dilihat  pada Gambar 17.

## Gambar 17. Tampilan halaman awal

## 3.2 Pengujian dan Pembahasan
Pengujian black-box adalah  pengujian  terhadap  fungsi operasional e-arsip . Pendekatan  ini  biasanya  dilakukan  oleh penguji yang tidak ikut serta dalam pengkodean, namun juga sering kali dilakukan oleh orang yang melakukan pengkodean, untuk menuliskan laporan kepada pengguna. Black-box testing juga  memberikan  informasi-informasi  tentang  pengujian sistematis seperti pengujian username, password , upload , dll. Tabel 2 adalah tabel hasil pengujian black-box.
TABEL 2. H ASIL P ENGUJIAN B LACK - BOX No Skenario Pengujian Test Case Hasil Yang Diharapkan Hasil Pengujian Status 1 Username dan password di kosongkan, lalu langsung mengklik tombol sign in. Username :- Password: - Sistem akan menolak dan memberitahu untuk mengisi username dan password. Sesuai harapan Valid 2 Diisi dengan username saja dan mengosongkan password, lalu langsung mengklik tombol sign in. Username : admin Password: - Sistem akan menolak login dan memberitahu untuk mengisi password. Sesuai harapan Valid 3 Disi dengan password saja dan mengosongkan username, lalu langsung mengklik tombol sign in. Username : - Password : admin Sistem akan menolak login dan memberitahu untuk mengisi username. Sesuai harapan Valid 4 Mengisi username dengan benar namun password salah, lalu langsung mengklik tombol sign in. Username : admin (benar). Password: 1234 (salah). Sistem akan menolak login dan memberitahu bahwa Password salah. Sesuai harapan Valid 5 Mengisi password dengan benar namun username salah, lalu langsung mengklik tombol sign in. Username : Corona (salah). Password: admin (Benar). Sisitem akan menolak login dan memberitahu bahwa username atau password salah.
Sesuai harapan Valid 6 Mengisi username dengan benar dan password dengan benar, lalu langsung mengklik tombol sign in. Username : admin (Benar).
Password: admin (Benar). Maka akan langsung masuk kedalam web e- arsip.
Sesuai harapan Valid 7 Mengetik surat yang akan dicari di dalam surat masuk. Search: Undangan Kecamata n Otomatis memunculkan surat yang dicari. Ada beberapa surat yang akan muncul sesuai dengan yang dicari secara otomatis. Valid 8 Mengetik surat yang akan dicari di dalam surat keluar. Search: Pengantar KTP Otomatis memunculkan surat yang dicari. Ada beberapa surat yang akan muncul sesuai dengan yang dicari secara otomatis. Valid 9 Mengunggah berkas sesuai Mengung gah Maka akan ter upload dan Sesuai harapan Valid
Emitor: Jurnal Teknik Elektro
dengan format, lalu mengklik tombol save. berkas dengan format png. tersimpan. Dan akan memberitahuka n bahwa file sukses diungguh. 10 Mengunggah berkas sesuai dengan format yang salah, lalu mengklik tombol save. Mengung gah berkas dengan format mp3. Maka akan tertolak. Dan memberitahuka n eror,
dikarenakan file yang diunggah tidak sesuai syarat yang ditentukan. Sesuai harapan Valid 11 Menghapus salah satu surat secara penuh. Delete File Maka akan muncul pemberitahuan untuk memastikan apakah benar operator ingin menghapus data tersebut Sesuai harapan Valid 12 Mengganti atau mengedit username dan password. Menggant i username: admin1 Password: admin1 Maka data akan terganti. Sesuai harapan Valid
Berdasarkan hasil pengujian black box pada Tabel 2, dapat disimpulkan bahwa dari 12 poin yang diujikan hasilnya semua baik  dan  sesuai  dengan  apa  yang  diharapkan  dan  berjalan sesuai  fungsinya.  Sistem e-arsip kelurahan  pabelan  ini berjalan  dengan  baik  secara  fungsional  setelah  beberapa kesalahan  dan  penambahan coding. Namun  tidak  menutup kemungkinan kesalahan terjadi dan diperlukan perbaikan.

## IV. P ENUTUP
Penelitian  tentang e-arsip kantor  kelurahan  Pabelan berbasis  web  ini  dikembangkan  untuk  mempermudah  admin dalam  mengontrol  surat  di  kelurahan. Pembuatan e-arsip di
kantor  kelurahan  Pabelan  ini  tentunya  memiliki  beberapa kendala teknis ataupun non-teknis seperti beberapa permintaan yang  belum  sesuai  dengan  keinginan  dari  beberapa  pegawai kantor  tersebut  dan  kendala  pada  kesiapan  perangkat  keras yang kurang memadai. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari pengujian black  box dengan 12  poin  yang  diujikan  semua valid.  Hasil  dari  pengujian  dapat  disimpulkan  bahwa e-arsip kelurahan  Pabelan  menciptakan  efisiensi  dalam melakukan penyimpanan berbagai surat di kantor kelurahan Pabelan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Amalia,  An  Nisa  Nur.  dkk.  2019.  Implementasi  E-Document  Dalam Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Keluar  (Studi  Kebijakan  UU  No.  11 Tentang  Informasi  dan  Transaksi  Elektronik  di  Bagian  Umum  Balai Kota Malang, Jawa Timur). Malang: Universitas Islam Malang.
[2] Ismah,  Ariqotul.  2019.  Penilaian  Kinerja  Perangkat  Desa  Pebelan Kecamatan  Kartasura  Kabupaten  Sukoharjo  Tahun  2019.  Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta.
[3] Kartini.  2017.  Sistem  Informasi  Administrasi  Pengelolaan  Surat  di Organisasi  Berbasis  WEB.  Surakarta:  Universitas  Muhammadiyah Surakarta.
[4] Faisah,  Nur.  2018.  Analisis  Kesalahan  Berbahasa  Indonesia  Dalam Surat-Menyurat  Di  Kantor  Kelurahan  Layana  Indah.  Palu:  FKIP Universitas Tadulako.
[5] Rifauddin,  Machsun.  2016.  Pengelolaan  Arsip  Elektronik  Berbasis Teknologi. Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.
[6] Salsabila,  Hanif.,  dan  Endah  Sudarmilah.  Sistem  Informasi  Simpan Pinjam  di  Koprasi  Pendidikan  Wonogiri.  Surakarta:  Universitas Muhammadiyah Surakarta.
[7] Mulyani,  Sri.  2016.  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi Manajemen Keuangan Daerah. Bandung: Abdi Sistematika.
[8] Sovia,  Rini.,  dan  Jimmy  Febio.  2011.  Membangun  E-Library Menggunakan  HTML,  PHP  Script,  dan  MySql  Database.  Jambi: STIKOM Dinamika Bangsa.
[9] Aziz, Berkah Akbar Nuryumil. dkk. 2019. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Jurusan Elektro Politeknik Negri Malang Berbasis  Web  Melalui  Jaringan  Internet  Polinema.  Malang:  Politeknik Negri Malang.
[10] Ghozi,  Muhammad.,  dan  Dedy  Irfan.  2018.  Pengembangan  Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Disposisi Surat Berbasis Web di BPN Kota Padang. Padang: Universitas Negeri Padang.