## Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan Surat Keluar Berbasis Website pada Setum Polda Bali
Ni Luh Putu Putri Vera Handayani 1 * , I Nyoman Tri Anindia Putra 2
12 Jurusan Teknik Informatika STMIK STIKOM Indonesia

## A B S T R A K
Setum  Polda  Bali  merupakan  salah  satu  bagian  dari  instansi pemerintah  yang melayani  proses pengelolaan surat  masuk dan keluar yang  ada  di  Polda  Bali.  Pada  Setum  Polda  Bali  pengelolaan  surat masuk  dan  keluar  masih  dilakukan  secara  konvensional  yang  masih memiliki  beberapa  kelemahan,  seperti  memerlukan  waktu  yang  lama dalam  pencarian  data  surat  serta  penyampaian  informasi  surat  yang lambat karena terbatasnya tenaga kerja pada Setum Polda Bali. Tujuan dilakukan  penelitian  ini  adalah  untuk  membangun  sebuah  sistem informasi  berbasis  komputer  yang  dapat  membantu  pegawai  dalam pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar  serta  dapat  memberikan kemudahan dalam pencarian dan penyampaian informasi surat. Metode pengumpulan  data  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  metode primer  serta  metode  sekunder.  Sistem  informasi  pengelolaan  surat masuk dan keluar yang telah dibangun, menunjukan hasil bahwa sistem ini  mampu  menyelesaikan  pelaksanaan  proses  pengelolaan  dan pelaporan  surat  dengan  efektif  serta  efisien  dalam  penyampaian informasi surat pada Setum Polda Bali.

## A B S T R A C T
Setum  Polda  Bali  is  one  part  of  government  agencies  that  serve  the  process  of  managing incoming  and  outgoing  mail  in  Polda  Bali.  General  Secretariat  incoming  and  outgoing  mail management still done conventionally which still has some weaknesses, such as requiring a long time in  the  search  for  letter  data  and  submission  of  letter  information  which  is  slow  due  to  the  limited workforce  at  the  Setum  Polda  Bali.  The  purpose  of  this  research  is  to  build  a  computer-based information  system  that  can  assist  employees  in  managing  incoming  and  outgoing  mails  and  can provide convenience in searching and delivering mail information. Data collection methods used in this study  are  primary  methods  and  secondary  methods.  The  incoming  and  outgoing  mail  management information  system  that  has  been  built  shows  the  results  that  this  system  is  able  to  complete  the process  of  managing  and  reporting  letters  effectively  and  efficiently  in  delivering  letter  information  to Setum Polda Bali.
Copyright © Universitas Pendidikan Ganesha. All rights reserved.
* Corresponding author.
E-mail addresses: niluhputrivera@gmail.com  (Ni Luh Putu Putri Vera Handayani)

## A R T I C L E I N F O
Article history: Received 19 April 2019 Received in revised form 10 May 2019 Accepted 12 June 2019 Available online 25 July 2019
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengelolaan Surat, Berbasis Web
Keywords: Information Systems, Mail Management, Web Based

## 1. Pendahuluan
Dalam  suatu  instansi  atau  perusahaan,  pengelolaan  surat  merupakan  salah  satu  kegiatan  atau pekerjaan  yang  rutin  dilakukan.  Pengelolaan  surat  merupakan  suatu  proses  untuk  mengatur  dan menyusun  surat-surat  yang  diterima  dan  dikeluarkan  oleh  instansi,  yang  berguna  untuk  penyampaian informasi  dengan  baik  kepada  pihak  yang  dituju.  Pengelolaan  surat  harus  dilakukan  dengan  tepat  agar surat-surat  yang  diterima  dan  dikeluarkan  dapat  tersusun  secara  rapi  serta  mudah  dalam  pencarian informasi surat. Bagi instansi pemerintah atau swasta, penerapan pengelolaan surat harus dilaksanakan karena  dapat  mempermudah  instansi  dalam  proses  penyampaian  informasi  dengan  baik  kepada  pihak yang dituju. Salah satu instansi pemerintah yang menerapkan proses pengelolaan surat, yaitu Sekretariat Umum (Setum) Polda Bali.
Setum Polda Bali merupakan instansi pemerintah yang tidak lepas dari kegiatan pengelolaan surat. Pengelolaan  surat  pada  intansi  ini  meliputi  kegiatan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Surat masuk  pada  instansi  ini  adalah  surat-surat  yang  diterima  dari  perorangan,  organisasi  atau  lembaga, perusahaan  dan  instansi,  sedangkan  surat  keluar  pada  instansi  ini  adalah  surat-surat  yang  dibuat  atau dikeluarkan  untuk  ditujukan  kepada  pihak  lain.  Surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  Setum  Polda  Bali memiliki sifat surat atau klasifikasi surat yang dapat digolongkan menjadi surat biasa, surat pribadi, surat rahasia, undangan, surat keputusan, surat telegram, surat telegram rahasia, surat edaran, surat ijin, surat perintah dan majalah atau buku. Proses pengelolaan surat pada Setum Polda Bali masih dilakukan secara konvensional, yakni surat masuk yang ditujukan untuk instansi diterima oleh Urkanpos (Urusan Kantor Pos)  kemudian  dipilah  sesuai  dengan  bagian-bagian  yang  dituju,  selanjutnya  surat  masuk  dicatat  pada sebuah  buku  ekspedisi  yang  akan  diletakan  pada  loker  sesuai  dengan  masing–masing  bagian.  Apabila surat  ditujukan  kepada  Kapolda  atau  Wakapolda,  surat  tersebut  kemudian  dicatat  pada  buku  agenda masuk serta membuat disposisi surat yang akan didistribusikan kepada pejabat yang diberi  wewenang. Pencatatan  surat  masuk  ke  buku  agenda  masuk  dan  mendisposisikan  surat  dilakukan  oleh  Binsettakah (Pembinaan  kesekretariatan  dan  tata  naskah).  Begitu  pula  dalam  penanganan  surat  keluar  pada  Setum Polda  Bali  yang  ditangani  oleh  Renmin  (Perencanaan  dan  Administrasi)  yang  diawali  dengan  membuat rancangan  surat  yang  akan  dikirim,  kemudian  memeriksa  kembali  rancangan  surat  tersebut  untuk mengecek  kebenarannya.  Apabila  surat  sudah  benar  dan  disetujui,  selanjutnya  surat  diberikan  nomor surat  keluar  kemudian  surat  dikirim  melalui  fax  atau  kantor  pos.  Berdasarkan  hasil  wawancara  yang didapatkan dari salah satu pegawai Setum, pada instansi ini dapat menerima surat masuk 100 sampai 150 surat dalam sehari, sedangkan pembuatan surat keluar pada instansi ini dapat membuat surat keluar 10 sampai 30 surat dalam sehari. Dalam melakukan proses pengelolan surat pada Setum, Setum memiliki 10 tenaga  kerja  yang  bertugas  untuk  melaksankan  tugas  pengelolaan  surat.  Jumlah  tenaga  kerja  yang terdapat  pada  Setum  saat  ini  kurang  memadai  dalam  menyelesaikan  tugas  pengelolaan  surat.  Hal  itu disebabkan  ketika  salah  satu  pegawai  Setum  harus  mengantarkan  surat  ke  bagian  atau  pejabat  yang dituju,  maka  pegawai  Setum  harus  meninggalkan  sementara  tugas  yang  dilaksanakan  sebelumnya sehingga pekerjaan sebelumnya yang harus diselesaikan menjadi tertunda. Proses pengelolaan surat yang masih dilakukan secara konvesional ini perlu diadakan perbaikan karena dalam proses yang berjalan saat ini memiliki beberapa kelemahan, seperti memerlukan waktu yang lama dalam pencarian informasi surat karena pencarian data dilakukan dengan cara memeriksa satu per satu surat dengan banyaknya jumlah surat yang tercatat pada buku  agenda serta pengelolaan dan penyampaian informasi surat yang lambat karena terbatasnya tenaga kerja pada Setum Polda Bali.
Untuk  mengatasi  masalah  tersebut  maka  diperlukan  sebuah  sistem  informasi  berbasis  komputer yang dapat meminimalisir permasalahan yang sedang terjadi. Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar akan dibangun berbasis web karena perkembangan teknologi saat ini berpengaruh pada setiap  kegiatan  instansi  sehingga  pegawai  dituntut  untuk  menyesuaikan  kemampuan  dengan  kemajuan yang  ada.  Selain  menyesuaikan  perkembangan  teknologi,  tersedianya  perangkat  keras  seperti  Personal Computer  (PC)  dan  printer  yang  disediakan  oleh  Setum  Polda  Bali  dapat  mendukung  pengoperasian sistem  informasi  pengelolaan  surat  dengan  mudah.  Sistem  informasi  pengelolaan  surat  yang  dibangun akan memiliki beberapa fungsi, seperti mengelola surat masuk dan surat keluar, mengelola laporan surat masuk  dan  surat  keluar  serta  laporan  disposisi  surat  masuk.  Dengan  adanya  sistem  informasi  berbasis komputer  ini,  diharapkan  dapat  membantu  Setum  Polda  Bali  dalam  melaksanakan  proses  pengelolaan surat serta dapat memberikan kemudahan dalam pencarian dan penyampaian informasi surat.
Berdasarkan  uraian  diatas,  maka  penulis  membuat  penelitian  yang  berjudul  “Rancang  Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website pada Setum Polda Bali”.

## 2. Metode
Pengumpulan data merupakan hal yang penting dilakukan sebelum melakukan penelitian. Dengan adanya  pengumpulan  data  dapat  memperoleh  informasi  yang  dibutuhkan  serta  mempermudah  dalam pengerjaan  laporan  penelitian  ini.  Pengumpulan  data  dapat  dilakukan  dengan  cara  mencari  dan mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menganalisis kebutuhan sistem yang digunakan dalam perancangan  sistem  yang  akan  dibangun.  Metode  yang  dipakai  dalam  pengumpulan  data  ini  adalah metode primer dan sekunder.

## 1. Metode Primer
Metode  yang  pertama  digunakan  adalah  metode  primer.  Metode  primer  dilakukan  dengan mengumpulkan  data  yang  diperoleh  secara  langsung  dari  Setum  Polda  Bali.  Proses  pengumpulan  data primer  dilakukan  dengan  dua  tahap  seperti  wawancara  dan  observasi.  Pelaksanaan  tahap  pertama metode  primer  adalah  wawancara.  Wawancara  dilakukan  langsung  dengan  Ibu  IGA.A  Sugiasih  selaku Kaurrenmin  di  Setum  Polda  Bali.  Wawancara  dilakukan  dengan  mengajukan  pertanyaan-pertanyaan, seperti menanyakan bagaimana alur proses pengelolaan surat serta kendala-kendala yang dihadapi dalam proses  pengelolaan  surat  di  Setum  Polda  Bali.  Adapun  hasil  yang  diperoleh  dalam  proses  wawancara, yaitu mendapatkan informasi mengenai alur proses pengelolaan surat di Setum Polda Bali serta kendala yang dihadapi, yaitu terbatasnya tenaga kerja pada Setum Polda Bali membuat pengelolaan surat menjadi terhambat dan tidak tepat waktu dalam menyelesaikan tugas.
Tahap metode primer selanjutnya adalah observasi. Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah observasi langsung ke lapangan dengan mengamati alur proses yang sedang berjalan pada proses pengelolaan  surat  pada  instansi  ini.  Dari  proses  pengamatan  tersebut  penulis  memperoleh  informasi bagaimana  proses  pengelolaan  surat  pada  instansi  ini  berlangsung,  yaitu  surat  masuk  yang  diterima kemudian disortir sesuai dengan bagian-bagian yang dituju kemudian dicatat pada sebuah buku ekspedisi yang  akan  diletakan  pada  loker  sesuai  dengan  masing–masing  bagian.  Apabila  surat  ditujukan  kepada Kapolda  atau  Wakapolda  surat  dicatat  pada  buku  agenda  surat  masuk  dan  membuat  disposisi  surat. Setelah  membuat  disposisi  surat,  kemudian  surat  tersebut  didistribusikan  kepada  pegawai  bagian  atau pejabat  yang  diberi  wewenang.  Dalam  penanganan  surat  keluar  pada  Setum  Polda  Bali,  diawali  dengan membuat  rancangan  surat,  kemudian  surat  diperiksa  kembali  untuk  memeriksa  kebenarannya.  Apabila surat sudah benar dan disetujui selanjutnya, surat diberikan nomor surat keluar dan surat dikirim melalui fax atau kantor pos.

## 2. Metode Sekunder
Setelah melakukan tahap metode primer, kemudian dilanjutkan dengan tahap metode sekunder. Pengumpulan data dengan metode sekunder merupakan teknik pengumpulan data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek yang diteliti. Pengumpulan data yang diperloleh secara tidak langsung seperti data-data  yang  bersumber  dari  buku,  jurnal,  gambar,  serta  dokumen-dokumen  milik  instansi  yang berhubungan dengan penelitian ini. Tahap metode sekunder diawali dengan tahap metode kepustakaan. Metode  kepustakaan  merupakan  salah  satu  teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan memperoleh  informasi  dan  teori-teori  dari  buku,  jurnal,  majalah  serta  dokumen-dokumen  pendukung yang  berkaitan  dengan  penelitian  ini.  Pada  Penelitian  ini,  penulis  mendapatkan  teori-teori  yang diperlukan dalam penyusunan laporan, seperti teori sistem, informasi, sistem informasi, website, analisis dan  perancangan  sistem,  data  flow  diagram,  ERD,  database,  HTML,  CSS,  PHP,  javascript,  MySQL,  surat, disposisi serta penelitian terdahulu yang dapat dijadikan evaluasi dari penelitian yang dilakukan penulis.
Tahap  setelah  melakukan  studi  pustaka,  kemudian  dilanjutkan  dengan  tahap  dokumentasi. Dokumentasi  merupakan  teknik  pengumpulan  data  dengan  cara  mencari  dan  mengumpulkan  berbagai macam dokumen antara lain buku, majalah dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pengelolaan surat dalam bentuk foto atau gambar. Hasil dari pengumpulan data yang diperoleh dengan metode dokumentasi pada instansi ini berupa data contoh pencatatan surat masuk dan surat keluar, pencatatan disposisi surat serta pencatatan agenda surat.
a) Hasil dan pembahasan
Analisis Dan Perancangan Sistem Analisis
Dalam  menganilisis  dan  merancang  sistem  informasi  pengelolaan  surat,  ada  beberapa  hal  yang perlu dilakukan seperti menganilisis sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diajukan, menganalisis kebutuhan sistem serta melakukan perancangan sistem.

## Analisis Sistem yang Berjalan
Tahap pertama yang dilakukan dalam merancang sistem ini adalah tahap menganalisis sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem yang sedang berjalan merupakan hal penting dilakukan oleh penulis untuk mengetahui  permasalahan  yang  terjadi  pada  sistem  tersebut,  baik  menganalisa  dari  cara  kerja  sistem ataupun  penerapannya.  Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  penulis,  dapat  digambarkan mekanisme kerja sistem pengelolaan surat pada Setum Polda Bali yang diawali dari proses pengelolaan surat masuk yang sedang berjalan dimulai dari Kaurkanpos menerima surat masuk kemudian melakukan penyortiran surat sesuai dengan bagian yang dituju setelah itu, surat dicatat pada sebuah buku ekspedisi. Setelah surat dicatat di buku ekspedisi, surat dapat diberikan ke bagian Binsettakah. Bagian Binsettakah membuka sampul surat serta mencatat surat masuk ke buku agenda surat masuk. Surat masuk yang sudah dicatat pada buku agenda selanjutnya, bagian Binsettakah membuat disposisi surat dan mendistribusikan surat  tersebut  kepada  pegawai  bagian  atau  pejabat  yang  berwenang.  Bagian  Binsettakah  kemudian merekap data surat masuk dan membuat laporan surat masuk yang akan diarsip serta diberikan kepada Kepala Setum.
Sedangkan  untuk  proses  pengelolaan  surat  keluar  dimulai  dari  bagian  Renmin  membuat  surat keluar kemudian surat tersebut  diberikan kepada Kepala Setum untuk memeriksa kebenaran dari surat tersebut. Apabila surat sudah benar, surat dapat ditandatangani oleh Kepala Setum dan surat yang sudah ditandatangani, selanjutnya diberikan nomor surat keluar dan dicatat pada sebuah  buku agenda keluar. Surat  keluar  yang  sudah  mendapatkan  nomor  surat  dan  sudah  dicatat  pada  buku  agenda  keluar, selanjutnya  surat  tersebut  digandakan.  Penggandaan  surat  dilakukan  karena  surat  asli  akan  dikirim kepada  kantor  pos  untuk  dikirim  dan  surat  duplikat  akan  disimpan  atau  diarsip.  Setelah  melakukan penggandaan surat keluar, surat keluar yang tercatat pada buku agenda keluar kemudian direkap untuk membuat  laporan  surat  keluar.  Laporan  surat  keluar  kemudian  diarsip  dan  diberikan  kepada  Kepala Setum.  Proses  pengelolaan  surat  masuk    dan  surat  keluar  yang  sedang  berjalan  pada  Setum  Polda  Bali dapat digambarkan dalam bentuk dokument flow diagram pada gambar berikut:
Kaurkanpos
Binsettakah Kepala Setum Mulai Surat masuk Pernyortiran surat Membuka sampul surat Pencatatan surat ke buku agenda Membuat laporan surat masuk Selesai Pencatatan surat ke buku ekspedisi Membuat disposisi surat Laporan Laporan Pegawai Bagian Surat & Disposisi
Gambar 1. Dokument Flow Diagram Pengelolaan Surat Masuk
Renmin
Kepala Setum
Kantor Pos
Mulai Membuat surat keluar Memeriksa kebenaran surat Menandatangani surat Surat Asli Membuat laporan surat keluar Selesai Pemberian nomor surat Laporan Penggandaan Surat Surat Asli Surat Duplikat Surat Surat benar? Ya Tidak Pencatan surat ke buku agenda Laporan
Gambar 2. Dokument Flow Diagram Pengelolaan Surat Keluar
Dari proses pengelolaan surat masuk dan keluar yang berjalan saat ini perlu diadakan perbaikan dikarenakan dalam proses saat ini memiliki beberapa kelemahan yaitu membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data karena pencarian data surat dilakukan dengan cara memeriksa satu per satu surat dengan  banyaknya  jumlah  surat  yang  tercatat  pada  buku  agenda  surat    serta  apabila  terjadi  kesalahan penulisan isi surat dan ketidakbenaran isi surat dalam pembuatan surat keluar maka pegawai mencetak ulang surat tersebut sehingga membutuhkan biaya yang banyak dalam proses pembuatan surat.

## Analisis Sistem Yang Berjalan
Setelah melakukan analisis sistem yang sedang berjalan, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah tahap  analisis  sistem  yang  diajukan.  Analisis  sistem  yang  diajukan  bertujuan  untuk  merancangan  suatu sistem yang dapat meminimalisir serta mengatasi permasalahan yang terjadi. Sistem yang dirancang ini menggunakan  komputer  serta  diaplikasikan  ke  dalam  suatu  sistem  informasi  pengelolaan  surat  masuk dan surat keluar yang berbasis  website. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah  menghasilkan suatu sistem informasi pengelolaan surat yang efektif dalam menyelesaikan proses pengelolaan surat Analisis Sistem Yang Diajukan
Berdasarkan  hasil  analisis  yang  sebelumnya  telah  dilakukan,  maka  penulis  mengajukan  suatu rancangan  sistem  yang  dapat  meminimalisir  serta  mengatasi  permasalahan  yang  terjadi.  Sistem  yang dirancang ini  menggunakan komputer serta diaplikasikan ke dalam suatu  sistem informasi pengelolaan surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  berbasis  website.  Tujuan  dari  perancangan  sistem  ini  adalah menghasilkan  suatu  sistem  informasi  pengelolaan  surat  yang  efektif  dalam  menyelesaikan  proses pengelolaan surat  serta  efisien dalam  pencarian dan  penyampaian  informasi surat  dengan tepat waktu.

## Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem  dibagi menjadi 2 yaitu analisis  kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. Analisis kebutuhan fungsional dari sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Setum Polda Bali mencakup beberapa hal seperti  Pengguna dapat melakukan  login  dengan data  user  yang  telah  didaftarkan  untuk  dapat  mengakses  sistem,  sistem  dapat  melakukan  pengelolaan data master, yakni data user, data bagian serta data sifat surat, sistem mampu mengelola surat masuk dan surat  keluar,  melihat  status  surat,  approve  surat,  mendisposisikan  surat,  serta  menampilkan  dan mencetak laporan surat dan disposisi surat. Adapun elemen-elemen yang terlibat dalam sistem antara lain Pegawai Setum, Pegawai bagian, Kepala Setum  serta Pengirim surat.
Selanjutnya  tahap  menganalisis  Kebutuhan  Non-Fungsional.  Analisis  kebutuhan  non-fungsional dari sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis website pada Setum Polda Bali mencakup beberapa hal  yang dilakukan dalam perancangan sistem ini, perangkat keras yang diperlukan adalah Processor Intel® Core™ i5 CPU @ 2.20 GHz, Memory RAM 4.00 GB serta VGA Intel® HD Graphics 5500. Perangkat Lunak (Software) yang diperlukan dalam perancangan sistem ini, perangkat lunak yang dibutuhkan  adalah  Sybase®  PowerDesigner  15.2,  Balsamiq  Mockups  3,  Visio  2013  dan  XAMPP  Control Panel v3.2.1.

## Perancangan Sistem
Perancangan sistem pada penelitian ini dijelaskan melalui event list serta data flow diagram (DFD) yang diterapkan pada sistem informasi pengelolaan surat. Event List Event list merupakan daftar kejadian yang terjadi dalam lingkungan suatu sistem dan mempunyai hubungan yang diberikan oleh  sistem. Berdasarkan hasil analisis  dari sistem yang akan dibangun maka dapat  dijabarkan event  list pada  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar berbasis website pada Setum Polda Bali sebagai berikut: 1 . Login
2. Mengelola Data user
2.1 Tambah data user
2.2 Ubah data user
2.3 Cari data user
3. Mengelola Data Bagian 3.1 Tambah data bagian
3.2 Ubah data bagian
3.3 Cari data bagian
4. Mengelola Data Sifat Surat 4.1 Tambah Data Sifat Surat
4.2 Ubah Data Sifat Surat
4.3 Cari Data Sifat Surat
5. Mengelola Data Surat 5.1 Mengelola Surat Masuk
5.1.1 Tambah Data Surat Masuk
5.1.2 Ubah Data Surat Masuk
5.1.3 Hapus Data Surat Masuk
5.1.4 Cari Data Surat Masuk
5.2 Mengelola Surat Keluar
5.2.1 Tambah Data Surat Keluar
5.2.2 Ubah Data Surat Keluar
5.2.3 Hapus Data Surat Keluar
5.2.4 Cari Data Surat Keluar
6. Mengelola Laporan 6.1 Laporan Surat Masuk
6.2 Laporan Surat Keluar

## 6.3 Laporan Disposisi Surat Masuk 6.4 Laporan Grafik Data Surat

## (DFD) Data flow diagram Level 0
Data  flow  diagram  ini  merupakan  rancangan  sistem  yang  digambarkan  dengan  aliran  arus  data yang  bergerak  pada  sebuah  sistem.  Dalam  rancangan  pembuatan  sistem  informasi  pengelolaan  surat masuk dan surat keluar berbasis website pada Setum Polda Bali, menjelaskan mengenai apa yang dapat dilakukan oleh Pegawai Setum, Pegawai bagian, Kepala Setum serta Pengirim surat pada sistem informasi ini. Data  flow  diagram  (DFD)  Level  0  menjelaskan  aliran  arus  data  yang  lebih  jelas  dari  diagram konteks. Pada gambar 3. menggambarkan Data flow diagram (DFD) Level 0 sistem informasi pengelolaan surat  ini  memiliki  beberapa  proses,  yaitu  login,  mengelola  data  user,  mengelola  data  bagian,  mengelola data sifat surat, mengelola data surat serta mengelola laporan.  Data flow diagram  (DFD) Level 0 sistem informasi pengelolaan surat dimulai dari proses login yang dapat dilakukan oleh Pegawai Setum, Kepala Setum serta Pegawai bagian. Proses selanjutnya yaitu mengelola data  user. Pada proses mengelola data user dapat dilakukan oleh Pegawai Setum, Pegawai bagian dan Kepala Setum. Semua data-data user yang ditambahkan  disimpan  dalam  data  store  data  user.  Setelah  itu  dilanjutkan  ke  proses  mengelola  data bagian.
Dalam proses mengelola data bagian hanya dapat dilakukan oleh Pegawai Setum. Semua data-data bagian  yang  ditambahkan  disimpan  dalam  data  store  data  bagian.  Proses  selanjutnya  adalah  mengelola data sifat surat. Proses mengelola data sifat surat hanya dapat dilakukan oleh Pegawai Setum. Data-data sifat  surat  yang  ditambahkan  kemudian  disimpan  dalam  data  store  data  sifat  surat.  Selanjutnya  proses mengelola  data  surat.  Pada  proses  data  surat  ini  dapat  dilakukan  oleh  Pegawai  Setum,  Pegawai  bagian, Kepala Setum serta Pengirim surat. Semua data surat masuk yang telah ditambahkan kemudian disimpan dalam data store data surat masuk dan data-data surat keluar disimpan dalam data store data surat keluar sedangkan data-data disposisi masuk disimpan dalam data store data disposisi.
Proses  akhir  dari  Data  flow  diagram  (DFD)  Level  0  sistem  informasi  pengelolaan  surat  yaitu mengelola laporan. Pada proses  mengelola laporan ini dapat dilakukan oleh  Pegawai Setum dan Kepala Setum.  Data-data  yang  dihasilkan  dari  laporan  ini  adalah  data-data  yang  diperoleh  dari  data  store  data surat masuk dan data store data surat keluar serta data store data disposisi.
Login Hak akses Data user Info data user Data bagian Info data bagian Data sifat surat Info data sifat surat Data surat masuk Info data surat masuk Data surat keluar Info data surat keluar Periode laporan Laporan DATA USER DATA USER DATA BAGIAN DATA SIFAT SURAT INFO DATA BAGIAN Data surat masuk Info surat masuk Login Hak akses Login Hak akses Periode laporan Info laporan Data surat keluar INFO DATA USER INFO DATA BAGIAN INFO DATA SIFAT SURAT INFO DATA JABATAN INFO DATA SIFAT SURAT INFO DATA USER Info data surat Data surat Info Approve Approve Data Surat Info data surat INFO DATA USER DATA SURAT MASUK INFO DATA SURAT MASUK DATA SURAT KELUAR INFO DATA SURAT KELUAR INFO SURAT Info Data User Data User Data User Info Data User INFO DATA BAGIAN Info data surat keluar INFO DATA DISPOSISI INFO DATA SURAT KELUAR INFO DATA SURAT MASUK Pegawai Setum Kepala Setum Pegawai Bagian 1 Login 2 Mengelola Data User 3 Mengelola Data Bagian 4 Mengelola data sifat surat 5 Mengelola data surat 6 Laporan 1 Data User 2 Data Jabatan 3 Data Bagian 4 Data Sifat Surat Pengirim Surat 5 Data Surat Masuk 6 Data Surat Keluar 7 Data Disposisi
Gambar 3. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengelolaan Surat Implementasi dan Pembahasan
Implementasi  merupakan  tahapan  yang  dilakukan  setelah  melakukan  analisis  dan perancangan antarmuka terhadap sistem yang dibangun, kemudian diterapkan dengan menggunakan perangkat keras dan  perangkat  lunak  sesuai  dengan  analisis  kebutuhan  sistem.  Implementasi  dilakukan  dengan  tujuan untuk menerapkan perancangan antarmuka yang telah dibangun dan menjelaskan komponen, fungsi serta proses  pada  sistem.    Dalam  implementasi  pada  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar  memiliki  4  hak  akses  yaitu  Kepala  Setum,  Pegawai  Setum,  Pegawai  Bagian  dan  Pengirim  Surat. Berikut  ini  adalah  implementasi  antarmuka  dan  beberapa  proses  pada  Sistem  Informasi  Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website Pada Setum Polda Bali.

## Halaman Login
Halaman login pada merupakan tampilan awal yang muncul sebelum menuju ke halaman utama. Halaman login pada umumnya terdapat pada sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk membatasi pengguna  yang  memiliki  hak  akses  untuk  menggunakan  sistem.  Pada  halaman  login  pengguna  sistem wajib  mengisi  username  dan  password  untuk  mengakses  halaman  utama.  Halaman  login  juga  terdapat sebuah link untuk mengecek status surat yang dapat diakses oleh pengirim surat.

## Gambar 4. Halaman Login
Halaman Hak Akses Kepala Setum
Halaman  hak  akses  Kepala  Setum  merupakan  halaman  yang  muncul  ketika  Kepala  Setum  telah melakukan  proses  login  terlebih  dahulu.  Halaman  ini,  menampilkan  beberapa  pilihan  menu,  seperti beranda, data  user,  riwayat surat, surat masuk, surat keluar serta laporan.  Tampilan awal yang muncul pada halaman hak akses Kepala Setum adalah beranda yang menampilkan grafik jumlah data surat serta notifikasi  jumlah  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Pada  menu  data  user,  Kepala  Setum  dapat  menambah, mengubah dan melihat data user. Selanjutnya menu surat masuk dan surat keluar, menu ini menampilkan data  surat  masuk  dan  keluar  yang  telah  ditambahkan  oleh  pegawai  yang  memerlukan  persetujuan  dari Kepala Setum. Untuk pengelohan laporan, Kepala Setum dapat mencari serta mencetak laporan surat dan disposisi sesuai dengan periode yang ditentukan.
Gambar 5. Halaman Hak Akses Kepala Setum
Halaman Hak Akses Pegawai Setum Halaman  beranda  Pegawai  Setum  merupakan  halaman  utama  yang  muncul  ketika  Pegawai  Setum  telah berhasil  melakukan  proses  login  yang  kemudian  akan  menampilkan  grafik  total  surat  masuk  dan  surat
keluar  serta  menampilkan  pemberitahuan  jumlah  surat  yang  masuk  dan  keluar.  Halaman  ini,  Pegawai Setum memiliki beberapa hak akses untuk mengolah data, seperti data master, riwayat surat, surat masuk, surat keluar serta laporan. Pada menu data master terdapat 2 sub menu yang terdiri dari data bagian dan sifat surat. Untuk menu laporan terdiri dari 4 sub menu, yaitu laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan  disposisi  surat  masuk  serta  laporan  grafik  data  surat.  Halaman  beranda  Pegawai  Setum  dapat dilihat pada gambar 4.3 sebagai berikut.

## Gambar 6. Halaman Beranda Pegawai Setum
Halaman Hak Akses Pegawai Bagian
Halaman hak akses pegawai bagian pada gambar 4.81 merupakan halaman utama ketika pegawai bagian telah  melalukan proses  login  terlebih  dahulu.  Pada halaman ini terdapat 4  menu,  yaitu beranda, riwayat  surat,  data  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Halaman  hak  akses  Pegawai  bagian,  Pegawai  bagian dapat  melihat  dan  menerima  data  surat  masuk  pada  menu  surat  masuk.  Untuk  membuat  surat  keluar, pegawai bagian dapat memilih menu surat keluar yang akan menampilkan sebuah form surat keluar.

## Gambar 7. Halaman Hak Akses Pegawai Bagian
Halaman Hak Akses Pengirim Surat
Halaman cek status surat merupakan tampilan yang muncul ketika pengirim surat menekan link cek surat pada halaman login.  Pada halaman ini, terdapat sebuah kolom yang mewajibkan pengirim surat untuk  mengisi  nomor  surat  agar  dapat  melihat  atau  mengecek  status  surat  berdasarkan  surat  yang dikirim.

## Gambar 8. Halaman Cek Status Surat Halaman Master Data
1. Halaman Data user Halaman  data  user  merupakan  halaman  yang  hanya  dapat  diakses  oleh  Kepala  Setum.  Halaman  ini menampilkan  seluruh  data  user  yang  ada  pada  instansi  Setum  Polda  Bali.  Halaman  data  user  dapat dikelola oleh Kepala Setum dengan menambahkan, mengubah dan mencari seluruh data  user yang akan ditampilkan dalam bentuk tabel.
Gambar 9. Halaman Data User
2. Halaman Data Bagian
Halaman  data  bagian  merupakan  halaman  yang  muncul  ketika  Pegawai  Setum  memilih  menu  data master  kemudian  memilih  data  bagian.  Halaman  ini,  menampilkan  seluruh  data  bagian  yang  ada  pada instansi Setum Polda Bali. Pada halaman ini, Pegawai Setum dapat menambahkan, mengubah dan mencari seluruh data bagian. Data bagian yang telah ditambahkan akan ditampilkan dalam bentuk tabel.

## Gambar 10. Halaman Data Bagian
3. Halaman Data Sifat Surat Halaman data sifat surat merupakan tampilan yang akan muncul ketika Pegawai Setum memilih data master kemudian memilih menu data sifat surat. Pada halaman ini, Pegawai Setum dapat mengolah data dengan menambahkan, mengubah dan mencari data sifat surat. Data sifat surat yang telah ditambahkan akan ditampilkan dalam bentuk tabel.
Gambar 11. Halaman Data Sifat Surat
Halaman Mengelola Surat Masuk 1. Halaman Surat Masuk
Halaman  surat  masuk  merupakan  halaman  yang  tampil  ketika  pegawai  memilih  menu  surat  masuk. Halaman  ini,  menampilkan  seluruh  data  surat  masuk  dalam  bentuk  tabel.  Halaman  data  surat  masuk dapat  diakses  oleh  Pegawai  bagian,  Pegawai  Setum  dan  Kepala  Setum.  Pada  halaman  data  surat  masuk
yang  diakses  oleh  Pegawai  Setum,  Pegawai  Setum  dapat  mengubah  dan  mengapus  data  surat  masuk, sedangkan Pegawai bagian dan Kepala Setum hanya dapat melihat dan menerima surat masuk.
Gambar 12. Halaman Surat Masuk
2. Halaman Terima Surat Masuk
Halaman terima surat masuk merupakan halaman yang dapat diakses oleh Kepala Setum dan Pegawai bagian. Pada halaman ini, Kepala Setum dan Pegawai bagian dapat mengunduh berkas surat serta dapat menerima surat  dengan  menekan tombol terima. Halaman ini bertujuan untuk mengetahui status surat masuk bahwa data surat yang dikirim telah dibaca atau diterima.
Gambar 13. Halaman Terima Surat Masuk
3. Halaman Cetak Disposisi
Halaman cetak disposisi merupakan halaman yang muncul ketika pengguna menekan link cetak disposisi. Saat pengguna menekan link tesebut, pengguna langsung diarahkan ke halaman baru yaitu halaman lembar disposisi. Pada halaman ini menampilkan beberapa pengaturan untuk mencetak lembar disposisi serta menampilkan hasil dari disposisi yang telah ditambahkan.

## Gambar 14. Halaman Cetak Disposisi
Halaman Mengelola Surat Keluar 1. Halaman Surat Keluar
Halaman data surat keluar merupakan tampilan yang akan muncul ketika pengguna memilih data master dan kemudian memilih menu surat keluar. Halaman ini, menampilkan seluruh data surat keluar dalam bentuk tabel. Halaman data surat keluar dapat diakses oleh Pegawai bagian, Pegawai Setum dan Kepala Setum. Pada halaman data surat keluar yang diakses oleh Pegawai Setum dan Pegawai Bagian, pegawai dapat mengubah dan menghapus data surat keluar, sedangkan Kepala Setum hanya dapat melihat dan menerima surat keluar. Halaman surat keluar dapat dilihat pada gambar 15 berikut.
Gambar 15. Halaman Surat Keluar
2. Halaman Terima Surat Keluar
Halaman  terima  surat  keluar  pada  gambar  4.52  merupakan  halaman  yang  dapat  dikelola  oleh Kepala Setum. Halaman ini menampilkan data surat keluar yang diajukan oleh pegawai yang memerlukan persetujuan  dari  Kepala  Setum.  Kepala  Setum  dapat  melihat  isi  dari  surat  dan  memeriksa  kebenaran surat. Apabila surat tersebut sudah benar maka Kepala Setum dapat menekan tombol terima surat yang menandakan bahwa surat tersebut sudah disetujui oleh Kepala Setum.

## Gambar 16. Halaman Terima Surat Keluar

## 3. Halaman Cetak Surat Keluar
Halaman cetak surat keluar merupakan halaman yang muncul ketika pengguna menekan tombol cetak surat. Saat pengguna menekan tombol cetak, pengguna langsung diarahkan ke halaman baru yaitu halaman cetak surat keluar. Pada halaman cetak surat keluar, halaman ini menampilkan beberapa pengaturan untuk mencetak surat serta menampilkan hasil dari data surat keluar yang telah ditambahkan.
Gambar 17. Halaman Cetak Surat Keluar
Halaman Mengelola Laporan
1. Halaman Laporan Surat Masuk
Halaman laporan surat masuk merupakan halaman untuk mengelola laporan data surat masuk sesuai dengan  periode  yang  ditentukan,  serta  dapat  diakses  oleh  Pegawai  Setum  dan  Kepala  Setum.  Untuk melihat  hasil  laporan  surat  masuk,  pengguna  dapat  memilih  bulan  dan  tahun  yang  ingin  ditampilkan, selanjutnya  pengguna  dapat  menekan  tombol  tampil  kemudian  akan  tampil  sebuah  tabel  data  surat masuk pada halaman.

## Gambar 18. Halaman Laporan Surat Masuk
2. Halaman Laporan Surat Keluar
Halaman laporan surat keluar merupakan halaman yang dapat diakses oleh Pegawai Setum dan Kepala Setum untuk mengelola laporan data surat keluar sesuai dengan periode yang ditentukan. Untuk melihat hasil laporan surat keluar, pengguna dapat memilih bulan dan tahun yang ingin ditampilkan, selanjutnya pengguna dapat menekan tombol pencarian kemudian akan tampil sebuah tabel data surat keluar.

## Gambar 19. Halaman Laporan Surat Keluar
3. Halaman Laporan Disposisi Halaman laporan disposisi merupakan halaman yang dapat diakses oleh Pegawai Setum dan Kepala Setum untuk mengelola laporan data disposisi masuk sesuai dengan periode yang ditentukan. Untuk melihat hasil laporan disposisi, pengguna dapat memilih bulan dan tahun yang ingin ditampilkan, selanjutnya pengguna dapat menekan tombol pencarian kemudian akan tampil sebuah table data disposisi masuk pada halaman.

## Gambar 20. Halaman Laporan Disposisi Masuk

## 4. Halaman Laporan Grafik Keseluruhan
Halaman laporan grafik data surat merupakan halaman yang menampilkan seluruh data surat masuk dan  surat  keluar  dalam  bentuk  grafik  berdasarkan  dengan  periode  yang  ditentukan.  Halaman  Laporan grafik data surat dapat diakses oleh Pegawai Setum dan Kepala Setum. Untuk melihat hasil laporan grafik data surat, pengguna dapat memilih bulan dan tahun yang ingin ditampilkan, selanjutnya pengguna dapat menekan tombol tampil kemudian akan tampil sebuah grafik jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar.
Gambar 21. Halaman Laporan Grafik Surat

## 4. Simpulan dan saran
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  pada  Setum  Polda  Bali  dengan  menganalisis,  merancang, membangun  dan  melakukan  pengujian  sistem,  maka  dapat  diperoleh  kesimpulan  yaitu,  pada  penelitian yang dilakukan pada Setum Polda Bali telah  berhasil dilakukan, hal tersebut  dibuktikan dengan adanya sistem  informasi  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  Setum  Polda  Bali  sudah  mampu menyelesaikan proses pengelolaan surat dengan efektif serta efisien dalam penyampaian dan pencarian informasi  surat  serta  dengan  dibangunnya  sistem  informasi  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar berbasis  website  ini,  Setum  Polda  Bali  menjadi  terbantu  dalam  pelaksanaan  proses  pengelolaan  dan pelaporan surat serta mempermudah pencarian data dan penyampaian informasi surat..

## Daftar Rujukan
Kristanto, A. 2018. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Edisi Revisi). Yogyakarta: PENERBIT GAVA MEDIA.
Marisa, F. 2017. Web Programming (Client Side and Server Side). Yogyakarta: Deepublish.
Suryani 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Raharjo, B. 2016. Pemerograman WEB (HTML, PHP & MySQL) Edisi 3,. Bandung: Modula.