To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247.
Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Record and Library Journal
https://e-journal.unair.ac.id/index.php/RLJ
e-ISSN: 2442-5168

## The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in College

## Implementasi Penyelamatan Arsip Covid-19 di Perguruan Tinggi Negeri
Lolytasari 1 , Hikmah Irfaniah 2
1 Fakultas Kedokteran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2 Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

## Abstract
Background  of  the  study: Circular  Letter  No.  62  of  2020  concerning  the Preservation  of  Covid-19  handling  archives  is  a  public  policy  that  needs  to  be implemented by State Universities as part of government agencies.
Purpose: This study aims to explore efforts to implement policies to preserve the records of Covid-19 handling at university and understand the challenges it faces as university that doesn’t have its own Archive yet.
Method: This study uses a qualitative approach with a case study method. There are three informants selected through the purposive sampling method. Informants were selected based on the following criteria: 1) has mandatory duties in archival activities  and  2)  positioned  as  an  archivist.  Research  data  obtained  through interviews and documentation studies
Findings: The  university  efforts  in  preserving  Covid-19  handling  archives  are carrying  out  internal  communication  to  preserve  archives  within  the  General, increasing  archivists’  competencies  and  knowledge,  and  conducting  from preparation to Covid-19 archives assessment. Related efforts in the organizational structure  have  not  been  made  because  this  process  takes  a  long  time.  The challenges arise from the lack of human resources in every unit of PTN X and the absence  of  an  archival  institution  which  makes  it  difficult  to  implement implementation in all units of university
Conclusion : The university has made efforts to preserve the handling of Covid- 19  within  the  smaller  scope,  the  General  Bureau.  For  a  wider  scope,  the implementation has not been carried out due to lack of human resources and the absence of university Archive owned by university.
Keywords: archives preservation, Covid-19 archives, public policy, university archives
Paper Type:

## Penelitian/Research Paper
Submitted: 12 March 2022 Revised: 30 April 2022 Accepted: 15 July 2022 Online: 13 December 2022
* Correspondence: Lolytasari
E-mail: lolytasari@uinjkt.ac.id
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Abstrak
Latar  Belakang  Masalah: Surat  Edaran  Nomor  62  tahun  2020  tentang penyelamatan  arsip  penanganan  COVID-19  merupakan  kebijakan  yang  perlu diimplementasi  oleh  Perguruan  Tinggi  Negeri  sebagai  bagian  dari  instansi pemerintah.
Tujuan: Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengeksplorasi  upaya  implementasi kebijakan  penyelamatan  arsip  COVID-19  di  Perguruan  Tinggi  Negeri  dan memahami  tantangan-tantangan  yang  dihadapi  oleh  Perguruan  Tinggi  Negeri yang belum memiliki Lembaga Kearsipan.
Metode  Penelitian: Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan metode studi kasus. Terdapat dua informan yang dipilih melalui metode purposive sampling. Informan dipilih berdasarkan kriteria berikut: 1) memiliki tugas pokok dan  fungsi  di  bidang  kearsipan  tingkat  universitas  dan  2)  memiliki  jabatan fungsional  sebagai  arsiparis.  Data  penelitian  diperoleh  melalui  wawancara  dan studi dokumentasi.
Temuan: Upaya  Perguruan  Tinggi  Negeri  dalam  mengimpelementasikan kebijakan  penyelamatan  arsip  penanganan  Covid-19  adalah  melakukan komunikasi  internal  dalam  Biro  Umum  untuk  melakukan  penyelamatan  arsip dalam  lingkup  Biro,  meningkatkan  kompetensi  dan  pengetahuan  di  bidang kearsipan, dan melakukan kegiatan persiapan sampai penialaian arsip penanganan Covid-19 di lingkup Biro Umum. Terkait upaya dalam struktur organisasi belum dilakukan  karena  proses  ini  membutuhkan  waktu  yang  panjang.  Tantangan muncul dari SDM yang belum tersebar di setiap unit Perguruan Tinggi Negeri dan belum adanya lembaga kearsipan yang memberi dampak sulitnya impelementasi diterapkan diseluruh unit Perguruan Tinggi Negeri.
Kesimpulan : Perguruan Tinggi Negeri telah melakukan upaya penyelamatan arsip penanganan  Covid-19  walaupun  masih  dalam  lingkup  Biro  Umum.  Untuk cakupan yang lebih luas, implementasi penyelamatan arsip penanganan Covid-19 belum bisa dilaksanakan karena faktor sumber daya dan belum adanya Lembaga Kearsipan di Perguruan Tinggi Negeri . Kata  Kunci: Penyelamatan  arsip,  arsip  Covid-19,  kebijakan  publik,  arsip universitas.
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Pendahuluan
Sejak  diumumkannya  kasus  Covid-19  pertama  di  Indonesia  tanggal  2  Maret  2020 ( Ratna,  2020 )  Pemerintah  pusat  telah  menerbitkan  kebijakan-kebijakan  terkait  penanganan Covid-19  di  Indonesia,  diantaranya  Keputusan  Presiden  Republik  Indonesia  nomor  7  tahun 2020  tentang  gugus  tugas  percepatan  penanganan Corona  Virus  Disease 2019  (Covid-19) tanggal 13 Maret 2020, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 21 tahun 2020 tentang Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka percepatan penanganan  Covid-19 tanggal 31 Maret 2020, dan Perpanjangan Masa Berlaku Addendum Surat Edaran Nomor 13 Tahun 2021 tentang Peniadaan Mudik Hari Raya Idul Fitri Tahun 1442 Hijriah, dan Upaya Pengendalian Penyebaran Corona  Virus  Disease 2019 (Covid-19),  selama  bulan  suci  Ramadhan  1442 Hijriah tanggal 24 Mei 2021. Sejak 13 Maret 2020 sampai dengan 24 Mei 2021 terdapat 119 regulasi  yang  dapat  di  akses  masyarakat  terkait  penanganan  Covid-19  di  Indonesia  yang terhimpun  dalam  covid-19.go.id,  yaitu  situs  resmi  Komite  Penanganan  Covid-19  dan Pemulihan Ekonomi Nasional.
Regulasi  di  atas  merupakan  bukti  adanya  kegiatan  penanganan  Covid-19  sehingga regulasi-regulasi tersebut perlu diarsipkan dengan baik. Mengingat pentingnya arsip mengenai penanganan  Covid-19,  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi mengeluarkan  Surat  Edaran  Nomor  62  tahun  2020  tentang  penyelamatan  arsip  penanganan Corona  Virus  Disease 2019  (Covid-19). Dalam  Edaran  tersebut  arsip  penanganan  Covid-19 dianggap sebagai warisan dokumenter penting untuk memberikan perspektif historis mengenai bagaimana pemerintah maupun masyarakat menangani Pandemi Covid-19. Kategori arsip yang perlu  diselamatkan  yaitu  arsip-arsip  terkait  percepatan  penanganan  Covid-19,  terdapat  tujuh kriteria arsip, yaitu arsip yang tercipta dalam rangka: 1) penetapan dan pelaksanaan kebijakan; 2) pengkoordinasian dan pengendalian pelaksanaan kegiatan; 3) pengawasan pelaksanaan; 4) pengerahan sumber daya; 5) pelaporan; 6)  akibat atau  dampak penanganan secara langsung maupun  tidak  langsung;  dan  7)  upaya  penanggulangan  Covid-19  yang  tidak  terbatas  pada inovasi, sarana dan prasarana/infrastruktur, pengobatan vaksin, peawatan pasien, penggunaan teknologi, dan hasil riset. Dari kriteria-kriteria tersebut, terlihat bahwa arsip penanganan Covid- 19 merupakan bukti penting akuntabilitas kinerja lembaga-lembaga dalam menangani Covid- 19  di  wilayah  kerja  mereka.  Diperkuat  pendapat Banda  (2020) bahwa  krisis  kesehatan  yang melanda dunia, bukan hanya pandemik saat ini saja dapat dijadikan sebagai dokumentasi salah satu kunci pengetahuan masyarakat.
Terlepas bahwa arsip merupakan bukti akuntabilitas kinerja, arsip penanganan Covid- 19  perlu  dikelola  dengan  baik  karena  memiliki  nilai  informasi,  yaitu  atribut  yang  berkaitan dengan  isi  arsip  dalam  hal  keunikannya;  sejauh  mana  informasi  terkonsentrasi  (berkaitan dengan 'kualitasnya'); dan pentingnya informasi yang terkandung ( Williams, 2006 ). Arsip-arsip penanganan  Covid-19  dapat  memberikan  informasi  di  masa  mendatang  dan  dapat  menjadi sumber kajian dan pembelajaran dalam menghadapi pandemi. Beberapa negara menunjukkan perbaikan penanganan pandemi dari hasil kajian penanganan pandemi sebelumnya, seperti yang terjadi  di  negara-negara  Amerika  Utara  dan  Eropa,  peningkatan  kesiap-siagaan  secara signifikan dalam menghadapi pandemi H1N1 pada tahun 2009 merupakan hasil perbaikan dari penanganan wabah SARS tahun 2002-2003 ( Sauders-Hastings & Krewski, 2016 ).
Penyelamatan arsip pandemi Covid-19 sebagai memori koletif bangsa menjadi penting diketahui  agar  maasyarakat  memahami  bagaimana  respon  pemimpin  saat  ini  dan  menjadi rujukan bagi para pembuat keputusan di masa mendatang ( Azmi, 2020 ). Hasil studi mengenai wabah diataranya adalah studi mengenai malaria yang juga membahas penanganan malaria di Indonesia para era kolonial 1808-1937 ( Arsin, 2012 ) dan Pengendalian Wabah Flu Burung di
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
Provinsi  Jawa  Timur  Periode  2004-2012  ( Setiansyah,  2018 ),  dalam  kajiannya  menunjukkan bahwa  kebijakan-kebijakan  pemerintah  pusat  dan  diperkuat  dengan  kebijakan  pemerintah daerah mengenai flu burung berhasil mengurangi kasus penularan secara signifikan pada tahun 2012.  Kajian-kajian  di  atas  membuktikan  pernyataan  Campbell  bahwa  arsip  membentuk memori dari suatu organisasi, dan organisasi sering merujuk ke arsip lama ketika merumuskan kebijakan  atau  meninjau  kegiatan  saat  ini  ( Cox,  2001 )  dan  agar  generasi  mendatang  dapat memanfaatkan arsip tersebut untuk sumber penelitian sejarah, pengembangan pengetahuan, dan inovasi  berkelanjutan  ( Azmi,  2020 ).  Oleh  karena  itu  arsip  yang  tercipta  dalam  rangka penanganan Covid-19 harus dikelola sebagai arsip penting sebuah organisasi atau institusi.
Sebagai  institusi  pemerintah,  Perguruan  Tinggi  Negeri  harus  ikut  menindaklanjuti Surat Edaran Nomor 62 tahun 2020 tentang penyelamatan arsip penanganan Covid-19 dengan mulai melakukan upaya pengelolaan arsip dalam rangka penyelamatan arsip tersebut. Beberapa Perguruan Tinggi Negeri telah merespon surat edaran tersebut dengan menghimpun arsip-arsip yang  termasuk  dalam  kriteria  arsip  penanganan  percepatan  Covid-19.  Diantara  Perguruan Tinggi Negeri yang telah melakukannya yaitu Universitas Brawijaya dan Universitas Gadjah Mada  (UGM).  Ditinjau  dari  kelembagaan,  kedua  lembaga  tersebut  telah  memiliki  Lembaga Kearsipan  sehingga  kegiatan  penyelamatan  arsip  Covid-19  dapat  terkoordinir.  Akan  tetapi, implementasi Surat Edaran Nomor 62 tahun 2020 di PTN tanpa lembaga kearsipan belum dikaji lebih lanjut. Oleh karena itu, penelitian ini menyoroti bagaimana implementasi penyelamatan arsip Covid-19 di PTN yang belum memiliki lembaga kearsipan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengeksplorasi kegiatan kearsipan terkait penyelamatan arsip Covid-19 dan memahami tantangan-tantangan yang dihadapi oleh PTN yang belum memiliki Lembaga Kearsipan dalam menerapkan apa yang tertulis dalam Surat Edaran Nomor 62 tahun 2020. Penelitian ini perlu dilakukan  agar  hambatan  dalam  realisasi  penyelamatan  arsip  Covid-19,  khususnya  bagi Perguruan  Tinggi  yang  belum  memiliki lembaga  kearsipan,  dapat  diminimalisir  berdasarkan temuan yang didapat dari penelitian ini.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif,  yaitu  pendekatan  untuk mengeksplorasi;  untuk  menyelidiki  dan  mempelajari  fenomena  sosial  dengan  kuat;  untuk membongkar makna yang dianggap berasal dari aktivitas, situasi, peristiwa, atau artefak; atau untuk  membangun  pemahaman  yang  mendalam  tentang  beberapa  dimensi  kehidupan  sosial ( Leavy,  2017 )  Pendekatan  kualitatif  digunakan  karena  tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk mengeksplorasi  kegiatan  kearsipan  terkait  penyelamatan  arsip  Covid-19  dan  memahami tantangan-tantangan  yang  dihadapi  dalam  mengimplementasikan  Surat  Edaran  Nomor  62 tahun  2020.  Penelitian  ini  merupakan  studi  kasus  yang  mengekplorasi  kegiatan  di  PTN  X. Informan  dalam  penelitian  ini  berjumlah  dua  orang,  yang  dipilih  melalui  metode  purposive sampling. Informan dipilih berdasarkan kriteria berikut: 1) memiliki tugas pokok dan fungsi di bidang kearsipan tingkat universitas dan 2) memiliki jabatan fungsional sebagai arsiparis. Data penelitian diperoleh melalui wawancara para informan dan studi dokumentasi.

## Hasil dan Diskusi
Sejak Covid-19 dijadikan sebagai wabah nasional, berbagai kebijakan diterbitkan oleh pemerintah yang kemudian ditanggapi oleh Perguruan Tinggi dengan mengeluarkan beragam kebijakan  dan  melakukan  upaya-upaya  penanganan  Covid-19  yang  disesuaikan  dengan kegiatan  kampus.  Kebijakan  publik  bisa  dipahami  sebagai  upaya  pemerintah  dalam  bentuk aturan  dan  keputusan  untuk  melaksanakan  tugas-tugas  pemerintahannya  dan  mengikat  bagi
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
orang banyak pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang dibuat oleh pemegang otoritas publik.  Menurut  I  Gde  Pantja  Astawa,  surat  edaran  termasuk  ke  dalam  kelompok  peraturan kebijakan (Beleidsregels) ( Soebroto, 2012 ). Edwards III memperkenalkan empat faktor yang perlu dilihat dalam implementasi kebijakan, yaitu: komunikasi, sumber daya, sikap birokrasi atau  pelaksana,  dan  struktur  organisasi  termasuk  tata  aliran  kerja  birokrasi.  Empat  faktor tersebut  bisa  dilihat  sebagai  sumber  masalah  sekaligus  prakondisi  bagi  keberhasilan  proses implementasi  ( Akib,  2010 ).  Surat  Edaran  Nomor  62  tahun  2020  tentang  penyelamatan  arsip penanganan Covid-19 merupakan kebijakan yang bisa dianalisa implementasinya berdasarkan empat faktor di atas.

## Komunikasi
Sejak masa pandemik bulan Maret 2020 sampai saat ini (Juni 2021), tim kearsipan PTN X belum menilai, mengumpulkan, menghimpun arsip yang tercipta yang berkaitan dengan arsip Covid-19 dari unit-unit yang terdapat di PTN X. Akan tetapi, akuisisi arsip terkait penanganan Covid-19 sudah menjadi rencana. Hal ini didasari dari pernyataan informan:
“ sudah  terpikir  akan  melakukan  pengumpulan  arsip-arsip  terkait  Covid-19, yang tersebar di berbagai unit yang ada. Agar memudahkan para peneliti, jika membutuhkan arsip tersebut .”  (SD, 24 Juni 2021).
Pernyataan ini dapat dipahami bahwa informan akan melakukan progress pengelolaan arsip Covid-19 dan menyebutkan pula adanya regulasi dari pemerintah yang berkaitan dengan wajibnya  mengelola  arsip.  Informan  menyadari  bahwa  arsip  Covid-19  perlu  diselamatkan, dengan pernyataannya:
“ sisi  lain  memastikan  penyelamatan  terhadap  arsip  Covid-19  sebagai  bukti pertanggungjawaban nasional, lembaga belum mengeluarkan kebijakan tertulis secara khusus untuk mengumpulkan dan menyelamatkan arsip tersebut ” (SD, 24 Juni 2021).
Salah  satu  penyebabnya  informan  menyebutkan  adalah  belum  adanya  lembaga  kearsipan, sehingga  tidak  ada  kewajiban  bagi  pencipta  arsip  di  unit  menyerahkan  arsipnya  ke  Bagian Umum.
“ walau  belum  ada  LKPT  tapi  kami  tetap  melakukan  kegiatan  kearsipan  yang dimulai penciptaan arsip, penyimpanan arsip . Arsip yang dikelola bukan hanya arsip berkenaan covid-19 saja, tetapi arsip pada umumya kami kelola juga ” (SD, 24 Juni 2021).
Wahab  menyatakan  bahwa  komunikasi  berperan  penting  bagi  berlangsungnya koordinasi dan implementasi pada umumnya. Komunikasi memang memainkan peran penting bagi berlangsungnya koordinasi dan implementasi pada umumnya. Namun, komunikasi yang sempurna sulit untuk bisa diwujudkan ( Sidauruk, 2013 ). Hal ini juga dirasakan PTN X. Tidak adanya  kebijakan  PTN  X  mengenai  kewajiban  menyerahkan  arsip  dan  kebijakan  terkait penyelamatan  arsip  Covid-19  menyebabkan  tidak  adanya  komunikasi  dan  koordinasi  terkait dengan penyelamatan arsip Covid-19. Adapun penyelamatan arsip penanganan Covid-19 hanya dikomunikasikan di lingkup Biro Umum sehingga upaya yang dilakukan adalah penghimpunan dan penyimpanan arsip yang terbatas dalam lingkup Biro Umum saja.
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Sumberdaya
Arsiparis  merupakan  sumber  daya  manusia  penting  karena  garda  depan  dalam menghimpun  dan  menyelamatkan  arsip  yang  tercipta  pada  suatu  lembaga.  Sumber  daya manusia  adalah  upaya,  pengetahuan,  kapabilitas,  dan  perilaku  berkomitmen  yang disumbangkan  orang  pada  organisasi  kerja  untuk  menyelesaikan  tugas  dan  memungkinkan organisasi melanjutkan keberadaannya di masa depan ( Watson, 2006 ). PTN X mulai menyadari pentingnya  tata  kelola  arsip  yang  tercipta  di  tiap  unit.  Upaya  pengangkatan  arsiparis membuktikan  keseriusan  perguruan tinggi  dalam  tata  kelola arsip  dan  menyelamatkan  arsip. Terdapat  13  orang  arsiparis  yang  tersebar  di  biro-biro  dan  fakultas-fakultas  dengan  1 koordinator untuk mengkomunikasi dan mengatur pelaksanaan tugas kearsipan. Sebagaimana yang diutarakan oleh informan:
“Penyebaran 13 arsiparis di tiap Fakultas, untuk memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan  tugas  kearsipan,  selain  itu  akan  merancang  Lembaga  Kearsipan Perguruan Tinggi.” (SD, 24 Juni 2021).
Tabel 1. Penyebaran Arsiparis di setiap unit PTN X No Penyebaran Arsiparis Jumlah Arsiparis 1 Bagian Umum Biro AUK 4 2 Bagian OKP 4 3 LP2M 1 4 FEB 2 5 FSH 2 6 Fakultas Ushuluddin 1 7 Fakultas Psikologi 1
Sumber: Hasil Wawancara dengan SD
Penambahan  arsiparis  sebagai  penguatan  sumber  daya  manusia  di  kegiatan  kearsipan PTN X belum berdampak pada kegiatan penyelamatan arsip Covid-19 di seluruh PTN X karena sebaran  arsiparis  belum  merata  ke  setiap  Biro,  Fakultas,  dan  unit  lain.  Walaupun  demikian, dengan adanya penambahan arsiparis, inisiasi terkait penyelamatan arsip penanganan Covid-19 sudah mulai dilakukan di Biro Umum sendiri. Arsiparis Biro Umum juga melakukan penguatan kompetensi  SDM  di  bidang  kearsipan  dengan  mengikuti  workshop  dan  webinar  kearsipan.

## Sikap birokrasi/pelaksana
Sikap  pelaksana  merupakan  komitmen  pelaksana  terhadap  program  ( Akib,  2010 ). Berbagai  kebijakan  pimpinan  perguruan  tinggi  X  dalam  menanggulangi  Covid-19  telah dilakukan. Maka dapat dikatakan semakin mewabahnya Covid-19, maka semakin kebijakan- kebijakan pimpinan akan terbit. Implementasi dari kebijakan yang diterbitkan pimpinan adalah berupa tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan. Sehingga dapat dikatakan bahwa semakin pengelola arsip wajib menyelamatkan arsip-arsip Covid-19 tersebut sebagai bahan akuntabilitas kinerja  arsiparis  dalam  pengelolaan  arsip  dan  arsip  tersebut  menjadi  memori  kolektif  bagi perguruan  tinggi  dalam  mengatasi  suatu  kejadian  khusus  yang  perlu  kebijakan  khusus.  Jika merujuk  pada  kebijakan  kearsipan  pemerintah  sebagaimana  tertuang  dalam  Surat  Edaran Nomor 62 tahun 2020, maka perguruan tinggi dalam menyelamatkan arsip Covid-19nya wajib melakukan  5  tahap,  tergambar  pada  Gambar  1.  Kemudian  dalam  pengelolaannya  dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, arsip memiliki kekuatan dalam penetapan kebijakan percepatan pencegahan Covid-19 sehingga memiliki nilai sejarah
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
dan  terakhir  membuat  laporan  daftar  arsip  yang  akan  di  kirimkan  ke  ANRI  (Arsip  Nasional Republik Indonesia) setelah dua tahun masa Covid-19 berakhir. Pemberakhiran masa Covid-19 ditetapkan oleh pemerintah ( Indonesia., 2020 ).
Gambar 1. Tahapan penyelamatan arsip penanganan Covid-19 berdasarkan Surat Edaran Nomor 62 tahun 2020
Berdasarkan  gambar  di  atas,  kegiatan  penyerahan  arsip  penanganan  Covid-19  ke lembaga  kearsipan  merupakan  tujuan  yang  akan  dicapai  dan  merupakan  perwujudan  dari penyelamatan  arsip  penanganan  Covid-19  sebagai  warisan  dokumenter  di  masa  mendatang. Tahapan  tersebut  dilakukan  arsiparis  Biro  Umum  sebagai  pelaksana  kegiatan  kearsipan. Kegiatan  mulai  dari  persiapan  sampai  dengan  penilaian  arsip  dilakukan  dalam  lingkup  Biro Umum  sebagai  sikap  yang  diambil  para  arsiparis  melihat  pentingnya  program  ini  walaupun PTN  X  sendiri  tidak  memiliki  kebijakan  tentang  kegiatan  penyelamatan  arsip  penanganan Covid-19.

## Struktur organisasi
Secara struktur dalam mengelola arsip, Perguruan Tinggi X belum memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Informan mengemukakan bahwa pendirian Lembaga Kearsipan bukan  hal  yang  tidak  mudah  sebab  harus  merevisi  ortaker  (organisasi  tata  kerja)  yang  ada. Sehingga akan memakan waktu. Tidak adanya struktur organisasi Lembaga Kearsipan tentunya menjadi  faktor  penghambat  kegiatan  kearsipan  di  lingkup  PTN  X  karena  pengelolaan  arsip statis menjadi tidak dapat dilakukan secara maksimal karena masih tersebar di setiap unit dan pengawan sulit dilakukan. Dampak lain adalah lambannya menanggapi perkembangan kegiatan kearsipan  di  Indonesia.  Belum  dilakukannya  pendataan  dan  identifikasi,  penataan  dan pendaftaran,  dan  penilaian  arsip  penanganan  Covid-19  di  setiap  unit  disebabkan  tidak terfasilitasinya program ini dalam bentuk struktur organisasi dan tupoksi.  Jackson dan Morgan menyatakan  bahwa  Struktur  adalah  serangkaian  kewajiban  yang  perlu  dilakukan  dalam mencapai tujuan organisasi yang tergambarkan dalam tabel organisasi (Setiawan & Puspitasari, 2018 ). Penyelamatan arsip penanganan Covid-19 dapat tercapai jika PTN X memiliki struktur organisasi dimana serangkaian kewajiban terkait penyelamatan arsip dengan tegas tertulis.

## Simpulan
Dalam mengimplementasikan kebijakan kearsipan yang diterbitkan pemerintah, PTN X dalam  lingkup  Biro  Umum  telah  melakukan  identifikasi,  penataan  dan  pendaftaran,  dan
Persiapan Pendataan dan identifikasi Penataan dan pendaftar Verifikasi/ penilaian arsip Penyerahan arsip statis
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
penilaian  arsip  penanganan  Covid-19  baik  dalam  bentuk  fisik  maupun  digital.  Faktor komunikasi  internal  dan  sikap  pelaksanan  menjadi  faktor  pendorong  kegiatan  ini  dapat terlaksana.  Untuk  cakupan  yang  lebih  luas,  implementasi  penyelamatan  arsip  penanganan Covid-19 belum bisa dilaksanakan karena sumber daya yang belum tersebar di setiap unit dan struktur organisasi yang belum ada. Sehingga upaya implementasi bisa dilakukan terbatas pada lingkup Biro Umum saja.
Semakin banyak terciptanya arsip Covid-19, maka semakin diperlukan kebijakan dalam pengelolaan pengarsipan Covid-19 sebagai memori kolektif nasional. Temuan ini tidak hanya berlaku  bagi  PTN  X  tetapi  dapat  diterapkan  pada  perguruan tinggi  negeri  lainnya.  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi sangat diperlukan untuk merancang program penyelamatan arsip Covid-19 yang dapat memaksa pemindahan arsip dari setiap unit yang ada di lingkungan ke dalam  unitnya.  Adanya  Lembaga  Kearsipan  Perguruan  Tinggi  akan  memudahkan  arsiparis dalam  mengimplementasikan  kebijakan  kearsipan.  Penelitian  ini  merupakan  gambaran implementasi  kebijakan  yang  terbatas  pada  lingkup  Biro  Umum,  oleh  karena  itu  upaya penerapan kebijakan penyelamatan arsip Covid-19 unit kerja yang lain perlu dieksplorasi untuk mendapat gambaran yang lebih besar mengenai kegiatan kearsipan di Universitas X khususnya dalam menerapkan kebijakan penyelamatan arsip Covid-19.

## Referensi
Akib, H. (2010). Implementasi Kebijakan: Apa, Mengapa, dan Bagaimana. Jurnal Administrasi Publik , 1 (1), 1–11.
Arsin, A. A. (2012). Malaria di Indonesia: Tinjauan Aspek Epidemiologi. Masagena Press. Azmi. (2020). Strategi Penyelamatan Arsip Statis Pandemi Covid-19 sebagai Memori Kolektif Bangsa oleh Lembaga Kearsipan. Jurnal Kearsipan, 15(1), 1–24.
Banda, F. (2020). Documentary heritage is a unique knowledge asset for Covid-19 decision- making By Fackson Banda, Chief, Documentary Heritage Unit (Memory of the World) Pandemics have occurred at various points in time: the Plague of Athens in 430 BC; the 14.
Cox, R. J. (2001). Managing Records As Evidence and Information. Quorum Books.
Indonesia.  (2020).  Surat  Edaran  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi Birokrasi  Nomor  62  tahun  2020  tentang  Penyelamatan  Arsip  Penanganan  Corona Virus  Disease  2019  (Covid-19)  dalam  Mendukung  Akuntabilitas  Kinerja  Instansi Pemerintah.
Leavy, P. (2017). Research Design. The Guilford Press.
Ratna,  N.  (2020).  Kasus  Covid-19  Pertama,  Masyarakat  Jangan  Panik.  Indonesia.Go.Id. https://indonesia.go.id/narasi/indonesia-dalam-angka/ekonomi/kasus-covid-19- pertama-masyarakat-jangan-panik
Sauders-Hastings, P. R., & Krewski, D. (2016). Reviewing the History of Pandemic Influenza: Understanding  Patterns  of  Emergence  and  Transmission.  Pathogen,  5(66),  1–19. https://doi.org/doi:10.3390/pathogens5040066
Setiansyah, N. C. (2018). Pengendalian Wabah Flu Burung Di Provinsi Jawa Timur Periode 2004- 2012. Jurnal Sejarah Indonesia , 1 (1), 157–174.
Setiawan,  S.  A.,  &  Puspitasari,  N.  (2018).  Preferensi  Struktur  Organisasi  bagi  Generasi Millenial. Jurnal  Borneo  Administrator , 14 (2),  101–118.  https://doi.org/DOI : 10.24258/jba.v14i2.336
Sidauruk,  P.  L.  (2013).  Peranan  Komunikasi  dalam  Implementasi  Kebijakan  Pusat  Layanan Internet Kecamatan (Kasus di provinsi Kepulauan Bangka Belitung). Jurnal Penelitian
To cite this document: Lolytasari. Irfaniah, H.  (2022). The Implementation of Covid-19 Archives Preservation in Collage . Record and Library Journal, 8(2). 239-247. DOI: 10.20473/rlj.V8-I2.2022.239-247. Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
Pos Dan Informatika , 3 (1), 81–113.
https://jurnal- ppi.kominfo.go.id/index.php/jppi/article/viewFile/37/29 Soebroto,  A.  C.  (2012). Kedudukan  hukum  peraturan/kebijakan  dibawah  peraturan  menteri perencanaan pembangunan
nasional/kepala bappenas . BAPPENAS. https://jdih.bappenas.go.id/data/file/WORKSHOP_Peraturan_kebijakan_di_Kemente rian_PPN_bappenas.pdf.
Watson, J. T. (2006). Organising and Managing Work . Pearson.
Williams,  C.  (2006). Managing  Archives  Foundations,  Principles  and  Practice .  Chandos Publishing.