## PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL PADA KANTOR ATR/BPN KAB. MUSI RAWAS BERBASIS WEB RESPONSIF
Cindi Wulandari 1 , Indra Gunawan 2 , Elmayati 3 , Rusdiyanto 4 , Fido Rizki 5 1,3 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Insan, LubukLinggau, Indonesia 2,4.5 Program Studi Informatika, Universitas Bina Insan, LubukLinggau, Indonesia Email: 1 cindi_wulandari@univbinainsan.ac.id, 2 indra_gunawan@univbinainsan.ac.id,
3 elmayati@univbinainsan.ac.id, 4 rusdiyanto@univbinainsan.ac.id,
5 fido_rizki@univbinainsan.ac.id

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  membantu  Kantor  ATR/BPN  Kabupaten  Musi  Rawas dalam menangani pengarsipan dokumen penting dalam bentuk digital. Penggunaan metode pada penelitian  ini  untuk  pembangaunan  sistem  pengarsipan  digital  ini  menggunakan  metode waterfall  yang  meliputi  identifikasi  kebutuhan,  analisa  kebutuhan,  perancangan  sistem, perancangan  perangkat  lunak.  Perancangan  sistem  pengarsipan  digital  ini  menggunakan  tool UML  dan  pemrograman  sistem  menggunakan  php  serta  perancangan  database  menggunakan MySQL.  Hasil  penelitian  ini  adalah  system  arsip  digital  sehingga  dapat  mempermudah  kantor ATR/BPN  Kabupaten  Musi  Rawas  dalam  menyiapkan  dan  mengarsipkan  dokumen  secara digitalisasi dan arsip dokumen penting dapat meminimalisir  kehilangan maupun kerusakan dari dokumen tersebut.
Kata kunci — Digital; Pengarsipan; Web Mobile

## Abstract
This  research  aims  to  help  the  ATR  /  BPN  Office  of  Musi  Rawas  Regency  in  handling  the archiving of important documents in digital form. The method used in building this digital filing system uses the waterfall method which includes identification of needs, needs analysis, system design, software design. The design of this digital archiving system uses UML tools and system programming  using  php  and  database  design  using  MySQL.  The  result  of  this  research  is  a digital archive system that can make it easier for the Musi Rawas Regency ATR/BPN office to prepare and archive documents digitally and archiving important documents can minimize loss or damage to these documents.

## Keywords — Digital; Archiving; Mobile Web

## I. PENDAHULUAN
Zaman teknologi pada saat ini sangat membutuhkan  informasi-informasi  yang bersifat  penting,  bahkan  sebagian  besar organisasi  dan  instansi  mempunyai  sistem informasi.  Sistem  informasi  yang  baik dapat  memuat  suatu  teknologi  yang  dapat diterima  sebagai  inputan,  dan  memproses model  yang  dijalankan,  pengaksesan  data, memperoleh  output  yang  dihasilakan  dan membantu  dalam  segala  proses  yang berjalan.[1].
Arsip merupakan wadah dari
informansi-in formasi    yang  menjadi
tunjangan  proses  admin.  Arsip  memiliki fungsi  juga  sebagai  tempat  penyimpanan data atau informasi, pusat memori, pendukung  segala  Keputusan  yang  ada, bahkan  dapat  berfungsi  sebagai  bukti keberadaan  suatu  organisasi  yang  ada. Zaman  perteknologi  seperti  sekarang  ini, keperluan  akan  informasi menjadi  hal yang sangat  mementingkan,  bahkan  hampir semua  organisasi  dan  instansi  mempunyai sistem  informasi.sistem  informasi  memuat berberapa  teknologi  untuk  terima  input yang ada, proses model berjalan,
pengaksesa data, mendapatkan dan
mengirim  output,  dan  juga  mengendalikan keseluruhan sistem.[1].
ATR/BPN  (Badan  Pertanahan  dan
Pertanahan/Land  Authority)  Musi  Rawas merupakan  lembaga  pemerintah  kabupaten nonkementerian yang bertugas melaksanakan  fungsi  pemerintahan  di bidang  pertanahan  di  Kabupaten  Musi Rawas  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan perundang-undangan.
. undangan yang belaku, Kantor ATR/BPN Musi Rawas berada di Komplek Perkantoran Kabupaten Musi Rawas tepatnya  di  Jl.  lintas  Sumatera  Km  12., Muara Beliti, Desa Muara Beliti Baru, Musi
Rawas,  Kabupaten  Musi  Rawas,  Sumatera Selatan.
Permasalahan  yang  terjadi  pada instansi  ATR/BPN  Kabupaten  Musi  Rawas saat  ini  adalah  belum  adanya  sistem didalam  mendata  dokumen  arsip,  untuk pengolahan data arsip dokumen instansi  ini masih  menggunakan  cara  manual,  yaitu menyimpan  dokumen  arsip  didalam  lemari penyimpanan,  hal  ini  dipandang  tidak efisien  karena  petugas  atau  pegawai  untuk mencari  sebuah  dokumen  masih  harus manual membongkar seluruh berkas dokumen  tersebut,  ditambah  lagi  dengan rentan  akan  kerusakan  serta  bencana  alam atau  kebakaran  yang  tidak  diinginkan sebagai langka antisipasi.
Beberapa permasalahn tersebut harus memiliki  Solusi  yang  ada  yaitu  untuk menghasilakn  sistem  informasi  yang  dapat berguna sebagai pengarsipan data-data arsip pada  ATR/BPN  Kabupaten  Musi  Rawas secara online berbasis web Responsif, yang diharapkan  sistem  ini  dapat  membantu pengasipan dokumen arsip tersebut menjadi bentuk  digital  yang  tidak  rentan  akan kerusakan fisik dan bencana.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian relevan merupakan
teori-teori  atau  temuan-temuan  melalui hasil  berbagai  penelitian  sebelumya yang  nantinya  menjadi  acuan  dan  data pendukung  dalam  sebuah  penelitian. Penelitian  relavan  dalam  penelitian  ini dapat dilihat pada tabel 1.
Penelitian  yang  berjudul  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Pengarsipan Data  Pasien  Klinik  Cemara  (2017), yang ditulis oleh Egia Rosi Subhiyakto, dkk[1]. Mempunyai permasalahan pengarsipan data pasien yang dilakukan di  klinik  cemara  masih  menggunakan metode konvensional dengan menggunakan  media  kertas  sebagai bahan penyimpanan. Hal tersebut menjadi  kendala  dalam  pencarian  data pasien yang memerlukan waktu, bahkan arsip  seringkali  hilang  atau  tidak ditemukan, menghasilkan Dalam penelitian tersebut menggunakan
metode  DICOM  (Digital  Imaging  and Communication  in  Medicine)  yang mana  DICOM  adalah  sebuah  prinsip berorientasi  objek  yang  sangat  penting dalam  standarisasi  data  dan  layanan dalam  bidang  medis.  Hasil  penelitian menunjukkan  bahwa  sistem  dapat terintegrasi dengan baik dan
menghasilkan solusi yang lebih baik. Penelitian  yang  ditulis  oleh  Garry Rendra  Ivan  Pontoh,  dkk  [15]  yang berjudul Arsip Digital Dokumen Kontrak  Berbasis  Web  Pada  PT.  Abdi Pratama Perkasa (2016), Pada perusahaan  ini  pengarsipan  dokumen masih sangat primitif dan manual, yaitu dokumen  yang  telah  diprint  dan ditanda-tangani lalu diphotocopy
kemudian disimpan pada lemari penyimpanan.  Hal  ini  memungkinkan dokumen  yang  sangat  penting  tersebut dapat  rusak  dan  hilang  dikarenakan kecelakaan,  kelalaian  manusia,  dan dimakan  usia,  serta  juga  membutuhkan
waktu dalam pencarian kembali
dokumen  pada  saat  dibutuhkan  dengan cepat  misalnya  sebagai  bukti  kepada pihak  pemeriksa  (BPKRI  atau  ITJEN), Penggunaan metodologi waterfall dalam perancangan  Sistem  Aplikasi  Arsip Digital Berbasis  Web sangat membantu karena  mempunyai  proses  berurutan sehingga  mencegah  tumpang  tindih proses  serta  setiap  proses  memiliki spesifiksasinya  sendiri  sehingga  sistem dapat  dikembangkan  sesuai  dengan  apa yang dikehendaki. Aplikasi arsip digital dokumen kontrak berbasis web yang dibuat  sangat  User  Friendly  akan  dapat mempermudah  karyawan/  User  dalam penggunaan aplikasi.
Perusahaan  akan  dapat  terbantu  dengan penggunaan aplikasi arsip digital dokumen kontrak ini untuk mempercepat penyimpanan serta pencarian  kembali  arsip  dokumen kontrak.
Penelitian  yang  berjudul  Rekayasa Perangkat  Lunak  Pengarsipan  Digital Dokumen Accounting Financial Dengan Pendekatan  Metode  MVC (2019)  yang ditulis  oleh  Edy  Nasri.  dkk  [16] Accounting  Finance  memiliki  tiga gudang  penyimpanan  dokumen  yaitu gudang  I,  gudang  II,  dan  Gudang  III. Banyaknya  dokumen  yang  disimpan dalam  gudang  tersebut  mengakibatkan penumpukan  dan  letak  dokumen  yang tidak  di  ketahui  sehingga  dalam pencarian  dokumen  sulit  untuk  di temukan. Karena buku laporan arsip dan buku laporan peminjaman tidak
terkontrol  sehingga  banyak  dokumen asli  yang  tidak  kembali  dan  tidak  tahu siapa saja yang pinjam. Tidak tersedianya arsip digital untuk mengontrol pengarsipan dokumen sehingga  ketika  dokumen  dibutuhkan untuk  keperluan  audit  lokal,  audit  bea cukai,  dan  audit,  dokumen  arsip  sulit tertemukan karena tidak ada Controller. Hal  ini  mengakibatkan  perusahaan
terkena  sanksi  jika  dokumen  tersebut tidak  tertemukan.  Sistem  Pengarsipan Digital  Dokumen  acconting  finance  di rancang sebagai kontrol antara doukmen asli  dan  dokumen  arsip  digital  agar terkontrol dengan baik, di dalam sistem terdapat informasi tentang dokumen asli yang tersimpan di tempat penyimpanan, baik  nama  gedung  penyimpan,  no  box, dan  di  rak  berapa  dokumen  tersebut  di simpan  sehingga  mencari  dokumen  asli bisa  tepat,  cepat  dan  efesien.  Dengan menggunakan  sistem  digitalisasi  maka pembuatan laporan-laporan dapat dilakukan  dengan  mudah  dan  cepat serta menghasilkan informasi yang lebih akurat. Penelitian yang berjudul Rancangan dan Implementasi Sisem Pengarsipan Digital  Berbasis  Web  Sebagai  Data Pendukung  Dalam  Akreditasi  Program Studi  (Studi  Kasus:  Fakultas  Sains  & Teknologi Universitas Respati
Yogyakarta)  (2020)  yang  diteliti  oleh
Ahmad  Sahal.  dkk[17].  Penelitian  ini membuat  rancangan  dan  implementasi sistem pengarsipan digital berbasis web sebagai  data  pen-  dukung  dalam akreditasi program studi dengan memanfaatkan  aplikasi  open  source berbasis  web  yang  dapat  digunakan untuk  sistem  arsip  digital  untuk mendukung  akreditasi  program  studi. Penelitian ini menghasilkan suatu rancangan  untuk  membuat  arsip  secara digital,  dan  masih  dilanjutkan  ke  tahap implementasi  sistem  pengelolaan  Arsip yang  ada  pada  Program  Studi  di lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Respati Yogyakarta. Skema pengembangan suatu  aplikasi  yang  digunakan  untuk rancangan  sistem  kearsipan  digital, menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Pembuatan  prototipe  yang  dibangun dengan  Computer  Aided  Software
Engineering  (CASE)  yang  berfungsi
memasukkan  persyaratan,  mengonversi mereka ke model data, mengubah model data ke database, koding.

## III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Waterfall Model Dalam  hal  pengembangan  sistem, peneliti  menggunakan  Waterfall  Model
yang  sering  digunakan  oleh  pengembang dalam menganalisa sistem secara umum [6]. Gambar  1  menyajikan  tahapan-tahapan yang ada di Waterfall Model.
Sumber: A.S. Rosa, 2018
Gambar 1. Waterfall Model Metode  ini  memiliki  5  (lima)  tahapan utama,  antara  lain:  (1)  Requirement Analysis, tahapan  ini menganalisis apa saja kebutuhan yang dibutuhkan dalam membangun sistem, (2) Design, memberikan  gambaran  secara  garis  besar terhadap  desain  yang  dirancang,  (3) Coding,  tahapan  pengkodean  dari  sistem yang  dirancang,  (4)  Testing,  melakukan pengujian terhadap sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan klien, dan (5) Maintenance, memberikan aspek perawatan,  jaminan  terhadap  sistem  yang
telah dibangun.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil rancangan terhadap sistem pengarsipan digital pada ATR/BPN Kabupaten Musi Rawas, maka  hasil  yang diperoleh adalah  suatu  sistem yang dapat mengarsipkan secara digital dokumen penting pada ATR/BPN Kabupaten Musi Rawas.
1) Tampilan Admin Login
Halaman  login  admin  adalah  halaman  yang  digunakan  user  sebagai  autentikasi untuk masuk kedalam sistem.

## Gambar 2. Tampilan admin login
2) Interface Tampilan Home Admin
Halaman  home  admin  adalah  halaman  yang  ditampilkan  jika  proses  login  berhasil dilakukan.

## Gambar 3. Interface Tampilan Home Calon Pengantin

## 3) Tampilan Olahan Arsip
Halaman  pengolahan  arsip  adalah  halaman  yang  digunakan  oleh  user  untuk melakukan  pengolahan  data  arsip.  Pada  halaman  ini  admin  dapat  mengedit, menghapus, dan menambah arsip yang akan digitalisasikan.

## Gambar 4. Tampilan Olahan Arsip

## 4) Tampilan Laporan
Halaman laporan adalah halaman yang digunakan oleh user untuk melihat laporan, pada halaman ini ditampilkan seluruh arsip dokumen serta jenis arsip dari dokumen tersebut.

## Gambar 5. Tampilan Laporan
5) Tampilan Pimpinan Login
Halaman  login  pimpinan adalah  halaman  yang  digunakan  user  sebagai  autentikasi untuk masuk kedalam sistem.

## Gambar 6. Tampilan Pimpinan Login
6) Tampilan Home Pimpinan
Halaman  home  pimpinan  adalah  halaman  yang  ditampilkan  jika  proses  login berhasil dilakukan.

## Gambar 7. Tampilan Home Pimpinan

## 7) Tampilan Laporan Pimpinan
Halaman laporan pimpinan adalah halaman yang digunakan oleh user untuk melihat laporan, pada halaman ini ditampilkan seluruh data arsip dokumen serta jenis arsip dari dokumen tersebut.

## Gambar 8. Tampilan Laporan Pimpinan

## 8) Tampilan Mencetak Laporan
Halaman cetak laporan pimpinan adalah halaman yang digunakan oleh user untuk mencetak laporan, pada halaman ini ditampilkan seluruh data arsip dokumen serta jenis arsip dari dokumen tersebut.
Gambar 9. Tampilan Mencetak Laporan

## V. KESIMPULAN
Dari  hasil  analisis  perancangan  hasil dari  pengamatan,  melakuakan  rancangan, dan perbaikan terhadap Sistem Pengarsipan Digital  Pada  ATR/BPN  Kabupaten  Musi Rawas  Berbasis  Web  Responsif  maka penulis mengambil hipotesis dari penelitian ini yaitu: (i) sistem ini dapat mempermudah pihak  ATR/BPN  Kabupaten  Musi  Rawas mengarsipkan  dokumen  penting  dalam
bentuk  digital,  (ii)  Sistem  yang  dihasilkan adalah sebuah sistem informasi pengarsipan digital  dokumen  penting  pada  ATR/BPN Kabupaten  Musi  Rawas  yang  dapat memudahkan pengarsipan dokumen penting dalam  bentuk  digital  serta  dapat  mencegah data tersebut dari kerusakan fisik.
VI. SARAN Dengan adanya penelitian ini,
diharapkan  adanya  perbaikan  maupun pengembangan  pada  sistem  pengarsipan digital  pada  ATR/BPN  Kabupaten  Musi Rawas  berbasis  web  Responsif  dan  saran dari  penelitian  yang  telah  dilakukan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Perlu  dikembangkan  lagi  fiturnya  agar dapat dikembangkan lagi untuk kemudahan pihak ATR/BPN Kabupaten Musi Rawas. 2. Perlu  ditambahkan  menjadi  berbasis Android atau IOS

## VII. DAFTAR PUSTAKA
[1] E.  R.  Subhiyakto,  Y.  P.  Astuti,  L.
Umaroh,  D.  W.  Utomo,  E.  H.
Rachmawanto,  and  C.  A.  Sari,
―Rancang  Bangun  Sistem  Informasi
Pengarsipan  Data  Pasien  Klinik
Cemara,‖ Techno.Com ,  vol.  16,  no.
1, pp. 25–34, 2017, doi: 10.33633/tc.v16i1.1290. [2] Bupati  Musi  Rawas,  ―Peraturan
Bupati  Musi  Rawas  Nomor  13 Tahun 2019 Tentang Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah  Kabupaten  Musi  Rawas,‖ 2019. [3] T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi
Publisher, 12AD.
[4] Yakub, Pengantar Sistem informasi .
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[5] J.  P.  L.  Kenneth  C  Laudon, Management  Information  Systems  -
Managing  The  Digital  Firm.12th Edition . Pearson Prentice Hall.
[6] R. Tantra, Manajemen Proyek Sistem Informasi, bagaimana mengolah  proyek  sistem  informasi secara efektif & efisien . Yogyakarta: Andi Publisher, 2012.
[7] T.  Salmin,  ―Sistem  Pengarsipan
Arsip  Elektronik,‖ J.  Pustaka  Ilm. ,
vol.  4,  no.  2,  p.  706,  2019,  doi:
10.20961/jpi.v4i2.33730. [8] 2014  Peraturan  Pemerintah  no  27 tahun  2014,  ―Peraturan  Pemerintah Republik Indonesia  Nomor  27 Tahun  2014  Tentang  Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah,‖ Peratur. Pemerintah Republik Indones. , pp. 1–113, 2014. [9] Kementrian Keuangan Republik Indonesia, ―Peraturan Menteri Keuangan  Republik  Indonesia  No 218  Tahun  2015  Tentang  Tata  Cara Penyimpanan Dokumen Kepemilikan Barang Milik Negara,‖ 2012. [10] L. Hakim, Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP . Yogyakarta: Lokomedia, 2013. [11] A.  Firman,  H.  Wowor,  and  X. Najoan, ―Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Application,‖ J. Sist. Inf. Bisnis , vol.
1,  no.  2,  pp.  66–77,  2016,  doi: 10.21456/vol1iss2pp69-72.
[12] A.  Josi,  ―Desa  (  Studi  Kasus  Desa
Sugihan  Kecamatan  Rambang  ) Stmik-Musirawas Lubuklinggau,‖ Jurnnal  Teknol.  Inf. ,  vol.  9,  no.  1,
pp. 50–57, 2017.
[13] A.  Saputra, Pemrograman  CSS Untuk Pemula . Jakarta: PT.
Gramedia, 2011.
[14] R.  A.  S.  &  S.  M, Rekayasa
Perangkat  Lunak.  (Tersruktur  dan
Berorientasi  Objek),  2nd  Edition .
Bandung: Informatika, 2015.
[15] G.  R.  I.  Pontoh  and  Arie  S.M. Lumenta,  ―Arsip  Digital  Dokumen
Kontrak  Berbasis  Web  Pada  Pt. Abdi  Pratama  Perkasa,‖ E-Journal Tek.  Elektro  Dan  Komput. ,  vol.  5, no. 4, pp. 24–33, 2016.
[16] U.  B.  Jaya et  al. ,  ―Rekayasa
Perangkat Lunak Pengarsipan
Digital Dokumen Accounting Financial Dengan Pendekatan Metode  MVC,‖ J.  Sains  Teknol. , vol. 5, no. 1, pp. 1–13, 2021.
[17] F. N. A.  Ahmad Sahal, ―Rancangan dan Implementasi Sisem Pengarsipan  Digital  Berbasis  Web Sebagai  Data  Pendukung  Dalam Akreditasi  Program  Studi  (Studi
Kasus:  Fakultas  Sains  &  Teknologi
Universitas Respati Yogyakarta),‖ J.
Teknol.  TECHNOSCIENTIA ,  vol.
11, no. 2, pp. 173–185, 2019.
[18] G.  Kab et  al. ,  ―Sistem  Informasi Pengarsipan  Pada  MTs  Negeri Gembong Kab. Pati Berbasis Multiuser,‖ J.  Speed ,  vol.  9,  no.  2,
2012.