ANUVA Volume 5 (1): 101–112, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Pengelolaan Dokumen Digital Pendaftaran Pangan Olahan di Direktorat Registrasi Pangan Olahan Badan Pengawas Obat dan Makanan Jakarta
Renaldi Setiawan Nugroho 1*) , Mecca Arfa 2
1,2 Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
* ) Korespondensi: renaldisetiawannugroho97@gmail.com

## Abstract
[Title: Digital Record Management of Registration of Processed Food in the Processed Food Directorate of the National  Agency  of  Drug  and  Food  Control] The  objective  of  this  research  is  to  understand  the  digital  records management of registration of processed food in the Processed Food Directorate of the National Agency of Drug and Food Control. This research uses a qualitative method with a descriptive approach. The data collection methods that have  been  used  for  this  research  are  observation  and  semi-structured  interviews  with  purposive  sampling  as  the method for informant selection. The collected data are being analyzed using Miles and Huberman’s method of data analysis.  The  result  of  the  analysis  shows    the  management  of  digital  records  covers  receiving  process  of  digital records from the registration of food product license through website, recording information of digital records related to name and the receipt date of the records, documentation and storage of digital records based on company’s name and  submission  number,  distribution  of  digital  records  to  the  users  who  have  access  rights,  maintenance  and protection towards the hardware and software support system of digital records, permanent disposition of documents, and the settings of document information package. The management of digital records activity from the registration of  processed food  is  mostly  fitted  with  ISO  14589-1:2016  about  records  management  and  ISO  14721  OAIS  about digital records management. Several things which still not in accordance with both ISO mentioned earlier are records metadata writing phase, destruction of digital, and lack of authenticity validation process of digital document.
Keywords: digital records; digital record management; National Agency of Drug and Food Control; ISO

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  bagaimana  pengelolaan  dokumen  digital  pendaftaran  pangan  olahan  di Direktorat Registrasi Pangan Olahan Badan Pengawas Obat dan Makanan. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan jenis pendekatan deksriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini menggunakan  teknik  observasi  dan  wawancara  semi  terstruktur  dengan  menentukan  informan  atau  narasumber menggunakan metode purposive sampling . Data yang terkumpul kemudian dianalisis menggunakan metode analisis data menurut Miles dan Huberman. Temuan yang didapat di lapangan adalah pengelolaan dokumen digital meliputi proses  penerimaan  dokumen  digital    dari  pendaftaran  izin  produk  pangan  melalui website ,  pencatatan  informasi dokumen  digital  terkait  nama  dan  tanggal  penerimaan  dokumen,  pemberkasan  dan  penyimpanan  dokumen berdasarkan nama  perusahaan  dan nomor  pengajuan, pendistribusian  dokumen  digital  ke  pengguna  yang memiliki hak  akses,  pemeliharaan  dan  pengamanan  terhadap hardware dan software penunjang  dokumen  digital,  disposisi permanen arsip, dan pengaturan paket informasi arsip.  Kegiatan pengelolaan dokumen digital pendaftaran pangan olahan sebagian besar sudah sesuai dengan ISO 14589-1:2016 tentang pengelolaan dokumen dan ISO 14721 OAIS tentang  pengelolaan  arsip  digital.  Beberapa  hal  yang  belum  sesuai  dengan  kedua  ISO  tersebut  adalah  pada  tahap penulisan metadata arsip, pemusnahan dokumen digital, dan minimnya kegiatan validasi keaslian dokumen digital.
Kata kunci: arsip digital; pengelolaan arsip digital; Badan Pengawas Obat dan Makanan; ISO

## 1. Pendahuluan
Kemajuan teknologi dan internet mendorong perubahan pendaftaran izin minuman dan makanan di Badan Pengawas Obat dan Makanan secara manual menjadi proses  pendaftaran melalui aplikasi berbasis
website yang disebut dengan e-Registrasi Pangan dan Olahan. Sejak Maret 2012, aplikasi berbasis website tersebut  sebagai  pintu  masuk  untuk  mendaftarkan  produk  minuman  dan  makanan  olahan  secara  online. Hasil  observasi  awal  penulis  menemukan  bahwa  Direktorat  Registrasi  Pangan  Olahan  menjadi  divisi pertama atau pionir dalam menyelenggarakan pendaftaran perizinan secara online di Badan Pengawas Obat dan Makanan. Pendaftaran pangan olahan dapat diakses melalui https://e-reg.pom.go.id/. Website tersebut mempermudah  proses  pendaftaran  karena  bisa  melakukan  pendaftaran  melalui  aplikasi website tersebut tanpa  harus  datang  langsung  ke  kantor  BPOM  sehingga  proses  pendaftaran  lebih  mudah  dan  fleksibel. Kemudahan  juga  dirasakan  oleh  para  evaluator  karena  proses  penilaian  dan  proses  konsultasi  untuk perbaikan berkas dapat dilakukan secara online tanpa harus terikat menilai berkas berbentuk fisik dan para pendaftar tidak perlu datang ke kantor Badan Pengawas Obat dan Makanan untuk konsultasi.
Pendaftaraan izin produk pangan olahan melalui wesbite tersebut menghasilkan data yang memiliki nilai  guna  administrasi  dan  nilai  guna  hukum  bagi  Badan  Pengawas  Obat  dan  Makanan  sehingga  perlu dilakukan kegiatan pengarsipan. Kegiatan pengarsipan meliputi proses pencatatan dan perekaman kegiatan atau  aktivitas  dan  peristiwa  yang  dilakukan  individu  atau  lembaga,  kemudian  hasil  dari  pencatatan  dan perekaman tersebut  disimpan dengan sistem klasifikasi tertentu  agar arsip tersebut memudahkan proses temu  kembali  arsip.  Proses  pendaftaran  produk  pangan  olahan  yang  mendaftar  melalui website menghasilkan  arsip  digital.  Arsip  atau  dokumen  digital  tercipta  dari  beberapa  proses  yaitu  penciptaan melalui aplikasi office ( word , excell , dan powerpoint ), tercipta melalui jaringan internet contohnya transaksi digital  melalui  e- commerce ,  tercipta  dari    database,  dan  melalui  sistem  komunikasi  digital  ( e-mail ). Pengguna dalaam  menggunakan arsip digital  membutuhkan bantuan alat elektronik contohnya komputer dan s martphone (Eko, 2013).
Arsip digital atau bisa disebut arsip elektronik adalah data yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk kode biner yang dibuat, diakses, dan dihapus dengan alat komputasi (komputer) yang dapat membaca  dan  mengolah  data  biner  tersebut  sehingga  data  atau  arsip  tersebut  dapat  digunakan  atau dimanfaatkan (Muhidin, et al . 2018). Pengertian lain tentang arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, dibuat, dan diterima, dan disimpan dalam format elektronik (ANRI, 2011). Dalam UU No. 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik mengatakan bahwa arsip elektronik adalah data elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, dan optikal.  Data  tersebut  dapat  dilihat,  ditampilkan,  dan  didengar  melalui  komputer  atau  sistem  elektronik (Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, 2008).
Meskipun  arsip  digital  tidak  memiliki  bentuk  fisik,  tetapi  arsip  digital  juga  memiliki  faktor  risiko hilang  dan  rusak  seperti  arsip  tercetak.  Faktor  penyebab  hilangnya  arsip  digital  seperti  data  dicuri  oleh hackers ,  pengelolaan  dan  penyimpanan  arsip  yang  kacau.  Kemudian  faktor  kerusakan  pada  arsip  digital seperti terjadi kegagalan sistem pada tempat penyimpanan ( system failure ), arsip digital rusak ( file corrupt ) akibat  terinfeksi  virus malware dan  kegagalan read and write pada hardisk .    Guna  menghindari  dan meminimalisasi faktor kerusakan pada arsip digital, maka perlu dilakukan pengelolaan arsip digital.
Pengelolaan arsip digital tidak hanya melakukan penyimpanan dan melakukan penggandaan jumlah. Namun, pengelolaan arsip yang baik dimulai dari awal arsip diciptakan atau direkam kemudian disimpan dan  diberikan  pepenamaan  menggunakan  sistem  klasifikasi,  melakukan  konversi  ke  format  digital  lain, menerapkan  sistem  keamanan  guna  melindungi  arsip  digital  dan  melakukan  kegiatan  preservasi  arsip digital. Dalam pengelolaan  arsip digital wajib menjamin akses layanan arsip secara berkelanjutan sehingga arsip  digital  dapat  terus  digunakan  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  dan  mudah  untuk  dilakukan temu-balik arsip tanpa berkurangnya keaslian isi informasi pada arsip.
Keaslian isi informasi pada arsip digital dapat dilihat dari metadata pada arsip digital. Metadata pada arsip  harus  memiliki  informasi  tentang  siapa  pencipta dokumen  tersebut,  kapan  diciptakan,  dimana,  dan terdapat  tanda  tangan  digital  atau watermark khusus  pada arsip  digital  karena  metadata  memiliki  fungsi seperti  membantu  mengidentifikasi data, mempermudah temu balik infromasi ( information retrival ), dan membantu dalam pengelolaan koleksi (Bountouri, 2017)
Hasil observasi awal penulis  menemukan bahwa pengelolaan dokumen  digital pendaftaran pangan olahan di Direktorat Registrasi Pangan Olahan masih terdapat kekurangan atau celah. Kekurangan tersebut dapat  menimbulkan  risiko  kehilangan,  kerusakan,  dan menghambat  penggunaan  dokumen  digital.  Celah atau  kekurangan  yang  ditemukan  oleh  peneliti  adalah  dokumen  digital  yang  disimpan  tidak  diberikan deskripsi  metadata  secara  terpisah,  pengelolaan  dokumen  digital  tidak  didukung  dengan    kegiatan pemilahan dan penilaian dokumen digital. Tidak menyusun jadwal retensi arsip guna memetakan periode dokumen digital yang telah disimpan, dan tidak ada kegiatan pemusnahan dokumen digital. Lebih lanjut, dokumen  yang  dikirim  oleh  pendaftar  tidak  wajib  untuk  mencantumkan  tanda watermark ,  tanda  tangan digital,  dan QR-Code sehingga  sulit  untuk  melakukan  pengecekan  keaslian  ( fixity  and  authentication ) dokumen  yang  diunggah  para  pendaftar.  Hal  tersebut  berpotensi  merugikan  Badan  Pengawas  Obat  dan Makanan karena pemalsuan dokumen. Beberapa kekurangan atau permasalahan tersebut harus dilakukan pengembangan atau inovasi untuk mengatasi kekurangan atau permasalahan tersebut. Penelitian ini dapat menjadi bahan untuk mengembangkan kegiatan pengelolaan dokumen digital pendaftaran pangan olahan.

## 2. Landasan Teori
Sebuah penelitian yang ditulis oleh Sambas dan Hendri (2018) yang berjudul “Pengelolaan Arsip Digital”  tersebut  membahas  tentang  konsep  arsip  digital,  tahapan  pengelolaan  arsip  digital,  dan permasalahan tentang pengelolaan arsip digital. Penelitian tersebut bertujuan untuk memberikan pandangan menyeluruh  tentang  arsip  digital  dan  manfaat  menggunakan  arsip  digital.  Hasil  penelitian  tersebut menjelaskan  bahwa  pengelolaan  arsip  digital  perlu  dilakukan  sebagai  alternatif  dalam  menyimpan  arsip berbentuk fisik sehingga faktor kerusakan dan kehilangan arsip dan isi informasi dapat dicegah (Muhidin, Winata dan Santoso, 2018).
Penelitian  sejenis  selanjutnya  karya  Nyfantoro  &  Salim  (2019)  membahas  tentang  perkembangan pengelolaan  arsip  digital  di  Indonesia.  Penelitian  dengan  judul  “Perkembangan  Pengelolaan  Arsip Elektronik di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis”. Hasil dari penelitian ini memberikan fakta penting
bahwa lembaga atau institusi di Indonesia sudah melakukan pengelolaan arsip elektronik di lembaga atau insitusi di Indonesia. Hasil penelitian tersebut menyatakan bahwa lembaga atau instiusi di pelbagai sektor sudah menerapkan pengelolaan arsip berbasis teknologi elektronik seperti menggunakan perangkat lunak atau  aplikasi  berbasis  komputer, smartphone ,  dan  aplikasi website yang  membutuhkan  jaringan  internet untuk mendukung proses kegiatan pengelolaan arsip elektronik meliputi kegiatan pengelolaan surat masuk dan keluar, pengelolaan arsip statis, pengelolaan dokumen foto, data keuangan, pengelolaan arsip vital, dan arsip inaktif (Nyfantoro dan Salim, 2019).
Arsip digital merupakan salah bentuk dokumen digital. Arsip digital atau arsip elektronik memang tidak  memiliki  bentuk  secara  fisik,  tetapi  arsip  digital  wajib  untuk  dilakukan  pengelolaan.  Eko  (2013) mengatakaan manfaat pengelolaan arsip digital atau elektronik dapat meningkatkan pelayanan umum atau public  service ,  penaganan  arsip  dinamis  dan  arsip  statis  dapat  dikelola  dari  awal  penciptaan  dokumen, menjamin  akuntabilitas  terhadap  dokumen  yang  diarsipkan  sehingga  dapat  mendukung  program good governance (Eko, 2013).
Read dan Ginn (2015) mengatakan bahwa arsip elektronik adalah rekaman informasi yang diakses atau  diubah  dengan  bantuan  media  elektronik  sehingga  untuk  dapat  membaca  dan  mendengarkan  arsip elektronik membutuhkan media elektronik atau digital (Read & Ginn, 2015). Gambar 1 merupakan contoh siklus  pengelolaan  arsip  digital  menurut  Read  dan  Ginn.  Siklus  pengelolaan  arsip  digital  juga  memiliki perbedaan  dengan  siklus  pengelolaan  arsip  manual.  Pada  siklus  pengelolaan  arsip  digital  kegiatan pengelolaan  terdiri  dari creation  and  storage , distribution  and  use , maintanance dan disposition . Proses kegiatan penciptaan dan penyimpanan berlangsung pada satu tahap kegiatan secara bersamaan. Kemudian kegiatan  distribusi  dan  penggunaan  arsip  digital  juga  berjalan  dalam  satu  proses.  Kegiatan  pengelolaan arsip digital berjalan atau dilakukan dalam satu tahap secara bersamaan. Adapun perbedaan dengan siklus pengelolaan arsip manual adalah masing-masing kegiatan pengelolaan arsip berdiri sendiri atau dilakukan mandiri sebagai suatu proses kegiatan.. Hal tersebut menunjukan pengelolaan arsip digital lebih efisien dan menghemat waktu dalam melakukan kegiatan pengelolaan arsip (Read dan Ginn, 2015).
Gambar 1 . Siklus pengelolaan arsip digital (Read dan Ginn, 2015)
Pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  dokumen  bisa  menggunakan  teori,  konsep  atau standar  sebagai pedoman dan referensi dalam melakukan pengelolaan dokumen khususnya pengelolaan dokumen digital. Standar  yang  dapat  digunakan  dalam  kegiatan  pengelolaan  dokumen  digital  adalah  ISO  14589-1:2016 “ Records Management ”. Menurut ISO 14589-1:2016 mengelola arsip meliputi kegiatan menciptakan dan menangkap arsip yang memenuhi syarat sebagai bukti kegiatan pekerjaan. Kemudian mengambil tindakan yang sesuai untuk melindungi keotentikan, keandalan, keutuhan dan ketergunaan arsip sebagai informasi pekerjaan dan syarat untuk menghadapi perubahan dalam pengelolaan arsip sepanjang waktu (International Organization  for  Standardization,  2016).  Adapun  kegiatan  pengelolaan  dokumen  menurut  ISO  14589- 1:2016 sebagai berikut:
1. Penerimaan dan Pencatatan
2. Pencatatan arsip
3. Klasifikasi dan pengindeksan
4. Pengaturan dan pengendalian hak akses
5. Penyimpanan arsip
6. Pemanfaatan arsip
7. Migrasi dan konversi
8. Penyusutan

## 3. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan jenis pendekatan deskriptif. Metode penelitian kualitatif  bertujuan  untuk  menangkap  arti  terdalam  dari  peristiwa,  gejala,  fakta,  kejadian,  realita,  atau
Creation & Storage Distribution & Use Maintenance Dispotiotion
masalah  tertentu  dan  bukan  untuk  meneliti  atau  membuktikan  hubungan  sebab  akibat  atau  korelasi  dari suatu  masalah  atau  peristiwa  (Semiawan,  2010).  Metode  ini  dapat  digunakan  untuk  mengeksplorasi, melihat  lebih  dalam  interaksi  antar  individu  atau  kelompok,  dan  membantu  memahami  kejadian  faktual yang  terjadi  dalam  pengelolaan  dokumen  digital  pendaftaran  pangan  olahan.  Adapun  jenis  pendekatan deskriptif mampu mendeskripsikan dan menggambarkan  objek penelitian dari data yang telah dikumpulkan sebagaimana  adanya  tanpa  melakukan  proses  analisis  dan  membuat  kesimpulan  yang  berperilaku  umum (Sudaryono,  2018).  Peneliti  menggunakan  fokus  penelitian  deskriptif  bertujuan  untuk  mengetahui, memahami, menggambarkan dan mendeskripsikan bagaimana pengelolaan  dokumen digital di Direktorat Registrasi  Pangan  Olahan  Badan  Pengawas  Obat  Makanan  Jakarta  secara  faktual  dan  langsung  melalui proses pengamatan, observasi, dan wawancara tanpa memberikan perlakuan khusus pada objek penelitian. Dengan  demikian,  metode  kualitatif  dengan  pendekatan  deskriptif  merupakan  metode  yang  tepat  untuk menggambarkan pola interaksi dalam pengelolaan arsip digital dilakukan di Direktorat Registrasi Pangan Olahan Badan Pengawas Obat Makanan.
Penelitian  ini  dalam  menentukan  informan  menggunakan  teknik Purposive  sampling.  Purposive sampling adalah teknik menentukan sumber informasi berdasarkan atau dilandaskan dengan tujuan, kriteria dan  pertimbangan  khusus  yang  dibuat  sebelum  memilih  sumber  informasi.  Kriteria  pemilihan  subjek purposive  sampling harus  memiliki  keterkaitan  yang  erat  atau  bersangkutan  dengan  tujuan  dan  objek penelitian (Yusuf, 2014). Sampel yang dipilih adalah orang-orang yang memiliki peran dalam mengelola dan  menggunakan  arsip  digital  yang  berasal  dari  aplikasi  e-Registrasi  Pangan  Olahan  sehingga  penulis membagi  informan  atau  narasumber  ke  dalam  dua  kategori  yaitu  informan  pengelola  dokumen  digital, informan pengguna internal, dan pengguna eksternal dokumen digital pendaftaran pangan olahan.
Peneliti  membutuhkan  partisipan  yang  kompeten  dan  dapat  dipercaya  terkait  kegiatan  pengelolaan dokumen digital pendaftaran pangan olahan, sehinga peneliti menentukan kriteria khusus untuk informan yang  memiliki  peran  dalam  mengelola  dokumen  digital  pendaftaran  pangan  olahan  pada  penelitian  ini sebagai berikut:
1. Pegawai Badan Pengawas Obat dan Makanan.
2. Mengelola aplikasi e-Registrasi Pangan Olahan.
3. Mengelola dokumen digital pendaftaran pangan olahan.
4. Mengelola database tempat penyimpanan dokumen digital pendaftaran pangan olahan.
Peneliti menentukan kriteria khusus dalam memilih narasumber atau partisipan sebagai pengguna internal dokumen digital pendaftaran pangan olahan adalah sebagai berikut:
1. Pegawai BPOM yang memanfaatkan aplikasi e-Registasi Pangan Olahan.
2. Pegawai BPOM yang memanfaatkan dokumen digital pendaftaran pangan olahan.
3. Pegawai  BPOM  yang  memiliki  tugas  dalam  melakukan  kegiatan  penilaian  dokumen pendaftaran produk pangan olahan.
Adapun kriteria khusus yang ditentukan peneliti dalam memilih narasumber atau partisipan sebagai pengguna eksternal dokumen digital pendaftaran pangan olahan adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan  pendaftar  yang  mendaftarkan  izin  produk  pangan  olahan  melalui  aplikasi  e- Registrasi Pangan Olahan.
2. Perusahaan  pendaftar  yang  menggunakan  dokumen  digital  pendaftaran  produk  pangan olahan.
Metode  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  wawancara  semi  terstruktur  kepada  empat  informan yaitu dua informan sebagai pengelola dokumen digital pendaftaran pangan olahan, satu informan sebagai pengguna internal, dan satu pengguna eksternal dokumen digital pendaftaran pangan olahan. Peneliti juga melakukan observasi non-partisipan dan semi terstruktur terhadap kegiatan pengelolaan dokumen  digital pendaftaran pangan  olahan  di Direktorat Registrasi Pangan Olahan  Badan Pengawas Obat dan Makanan Jakarta. Setelah data terkumpul, dilakukan tahap analisis data menggunakan teknik analisis data milik Miles dan  Huberman  yakni  melakukan  kegiatan  reduksi  data  untuk  menentukan  fokus  data,  memilah  dan penyederhanan  data  sesuai  dengan  permasalah  penelitian.  Kemudian  data  direduksi  sesuai  dengan  fokus penelitian, data disajikan ke dalam bentuk teks. Terakhir, peneliti membuat atau menarik kesimpulan dari hasil  data  yang  telah  direduksi  dan  disajikan  dan  melakukan  verifikasi  ulang  terhadap  kesimpulan  yang telah dibuat.

## 4. Hasil dan Pembahasan

## 4.1 Pengelolaan Dokumen Digital Pendaftaran Pangan Olahan
Direktorar Registrasi Pangan Olahan  atau DITRPO bertugas melayani pendaftaran izin  edar produk pangan  olahan.  Pelayanan  pendaftaran  terdiri  dari  pendaftaran  izin  edar  produk  baru,  pendaftaran  ulang untuk  mmperpanjang  izin  masa  edar  produk  dan  pendaftaran  variasi  bagi  perusahaan  yang  melakukan perubahan pada desain produk, rasa, dan komposisi. Dalam proses pendaftaran tersebut, perusahaan atau pendaftar  harus  menyertakan  beberapa  data  atau  dokumen  pendukung  pendaftaran.  Dalam  proses pendaftaran  tersebut,  perusahaan  atau  pendaftar  harus  menyertakan  beberapa  data  atau  dokumen pendukung  pendaftaran.  Beberapa  dokumen  atau  data  yang  harus  disertakan  yaitu  sertifikasi  ISO  2200, Letter  of  Acceptance (LoA),  bukti  bayar  pendaftaran,  rancangan  desain  produk,  foto  produk,  surat keterangan hasil laboratorium, surat sertifikat halal, komposisi, surat izin pengambilan air  (SIPA), health certificate/Free  Sale ,  spesifikasi  bahan  baku  pembuatan  produk,  informasi  kode  kedaluwarsa,  dan  kode produksi.  Dokumen-dokumen  persyaratan  tersebut  yang  perlu  dilakukan  tindakan  pengelolaan  dokumen digital.
Gambar 2 . Kegiatan pengelolaan dokumen digital pendaftaran pangan olahan
Gambar  2  adalah  kegiatan  pengelolaan  dokumen  pendaftaran  izin  produk  pangan  olahan  yang dilakukan  oleh  DITRPO.  Pengelolaan  dokumen  digital  meliputi  kegiatan  penerimaan    dokumen  digital, pemberkasan dan penyimpanan dokumen  digital pada server , pendistribusian  dan penggunaan dokumen, pemeliharaan dan pengamanan dokumen digital dan disposisi dokumen digital. DITRPO juga melakukan pengaturan paket informasi atau dokumen digital pada tahap penerimaan, penyimpanan, dan penggunaan dokumen.  Kegiatan  pengelolaan  dokumen  digital  tersebut  memiliki  kesamaan  dengan  teori  siklus  daur hidup  arsip  digital  atau electronic  record  life  cycle milik  Read  dan  Ginn  yaitu  beberapa  kegiatan pengelolaan dokumen digital dilakukan pada waktu yang bersamaan tanpa dilakukan secara terpisah.
Kegiatan penerimaan dokumen digital pada penelitian ini saat proses unggahan dokumen sebagai syarat  pendaftaran  produk  pangan  olahan  oleh  perusahaan  melalui  aplikasi  berbasis website yang dinamakan  e-Registrasi  Pangan  Olahan  atau  dapat  diakses  melalui  laman  https://e-reg.pom.go.id/. Berdasarkan data wawancara dengan Ibu Leni, pendaftar saat mengunggah dokumen digital atau data file pendukung  untuk  persyaratan  pendaftaran  harus  menyesuaikan  dokumen  dengan  jenis  dokumen  pada kolom unggahan. Hal tersebut memiliki korelasi atau hubungan dengan proses penamaan dokumen digital saat dokumen disimpan sehingga  penamaan dokumen digital sesuai dengan jenis dokumen yang diunggah. Setelah dokumen diterima, pencatatan dokumen digital yang dilakukan oleh DITRPO adalah memberikan nama  dokumen  digital  dengan  formulasi  khusus  yaitu  jenis  dokumen  persyaratan,  ditambah  tanggal dokumen diterima, dan nama file asli dokumen tersebut.
Kegiatan proses pengelolaan dokumen  digital berlanjut ke tahap pemberkasan dan penyimpanan dokumen digital. Pemberkasan dokumen digital adalah kegiatan mengelompokan beberapa dokumen yang memiliki kesamaan kategori atau tema ke dalam satu tempat penyimpanan. Penyimpanan dokumen digital dapat  disimpan  ke  dalam  satu  folder  atau  susunan  beberapa  sub-folder  yang  telah  dilabeli  berdasarkan nama, tema atau kategori khusus yang telah disepakati sebagai tanda pengenal dari kumpulan folder atau dokumen. Pemberkasan folder penyimpanan dokumen digital berawal dari folder utama yang di dalamnya berisi kumpulan sub-folder. Sub-folder tersebut diberikan nama sesuai nomor pengajuan produk.
Gambar 3 . Kegiatan pengelolaan dokumen digital pendaftaran pangan olahan
Gambar  3  merupakan  ilustrasi  hierarki  atau  urutan  pemberkasan  dokumen  digital  pada  server. Pemberkasan dokumen digital pendaftar pangan olahan dilakukan dengan cara mengelompokan dokumen digital ke dalam sub-folder sesuai dengan nomor pengajuan atau nomor aju dari produk tersebut. Kemudian sub-folder tersebut dikelompokan sesuai dengan perusahaan pendaftar produk pangan olahan tersebut dan dokumen dan folder tersebut disimpan ke dalam cloud storage .
Kegiatan  distribusi  dan  hak  akses  pengguna  dokumen  digital  pada  penelitian  ini  adalah  proses menyebarkan  dokumen  kepada  pengguna  yang  memiliki  hak    akses  agar  pengguna  dapat  menggunakan dokumen digital yang telah disimpan pada server dan dokumen digital bisa dimanfaatkan sesuai kebutuhan atau membantu menyelesaikan pekerjaan pengguna atau unit kerja. Pengaturan hak akses bertujuan untuk membatasi  skala  atau  tingkatan  dalam  mengakses  dan  menggunakan  dokumen  digital.  Menentukan  hak akses kepada pengguna dapat berdasarkan kegiatan atau aktivas unit kerja atau pengguna yang berhubungan dengan dokumen digital tersebut.
Pemberian hak akses pada dokumen digital pendaftaran pangan olahan dibagi ke dua kategori yaitu pengguna  internal  dan  pengguna  eksternal.  Pengguna  internal  adalah  pegawai  DITRPO  khususnya  tim penilai  pendaftaran  produk  pangan  olahan  yang  dapat  mengakses  dokumen  digital  dengan  cara menggunakan  fitur  kolom  pencarian  pada website e-Registrasi  pangan  olahan    atau  dapat  mengakses dokumen  digital pada kolom daftar penilaian produk. Pengguna eksternal  dalam hal ini adalah pendaftar
atau perusahaan yang mendaftarkan produknya. Pengguna eksternal hanya dapat mengakses dokumen yang memiliki  keterkaitan atau hubungan dengan perusahaan pemilik produk dan produk pangan olahan yang sedang dalam proses pendaftaran. Adapun hak akses lain yang memiliki akses luas yaitu admin atau pihak pengelola aplikasi website e-Registrasi dan dokumen pendaftar pangan olahan.
Demi  upaya  mewujudkan long-term  use atau  penggunaan  jangka  panjang  pada  dokumen  digital, maka  diperlukan  kegiatan  memperpanjang  masa  usia  dokumen  digital.  Kegiatan  pemeliharaan  dan pengamanan yang dilakukan adalah melakukan kegiatan pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan dan website e-Registrasi  pangan  olahan.  Kegiatan  pemeliharaan  dilakukan  pada  jaringan,  database,  dan software yang dilakukan secara rutin sesuai jadwal yang telah dibuat. Kemudian kegiatan pengamanan yang dilakukan adalah menerapkan pengamanan berlapis atau firewall secara internal dan eksternal Pengamanan secara  internal  yakni  memasang  antivirus  pada  sistem.  Kemudian,  pengamanan  secara  eksternal  yaitu menerapkan  kegiatan  pembatasan  akses  masuk  di  gedung  tempat  dimana  server  atau  database  berada. Untuk kegiatan keamanan atau dari bencana, DITRPO memiliki tindakan disaster planning atau kegiatan tanggap  bencana  yaitu  menyediakan  tabung  alat  pemadam  kebakaran  atau fire  extinguisher di  dalam gedung, memiliki hydrant sebagai titik sumber air apabila terjadi kebakaran, dan mengatur suhu ruangan pada  20-23  C  guna  mencegah  kondisi  suhu  perangkat  server  kepanasan.  Adapun  kegiatan  pengamanan dokumen digital setelah terjadi bencana pada gedung tempat server berada adalah memindahkan dokumen digital ke DRC atau disaster recovery center yang ada di Batam.
DITRPO dalam melakukan kegiatan pengelolaan dokumen digital pendaftaran produk pangan olahan tidak  melakukan  kegiatan  pemusnahaan  dokumen  digital  karena  DITRPO  menetapkan  semua  dokumen digital  pendaftaran  pangan  olahan  memiliki  kegunaan  sebagai  fungsi  kilas  balik  atau  catatan  sejarah terhadap proses pendaftaran produk pangan olahan sehingga apabila terjadi temuan kasus atau pelanggaran terhadap  produk  pangan  olahan  atau  perusahaan  pemilik  produk,  DITRPO  dapat  melakukan  pencarian terkait  dokumen  digital  pendaftaran  pangan  olahan  dan  menggunakan  dokumen  tersebut  sebagai  bahan pertimbangan penyelesaian kasus tersebut. Lebih lanjut dokumen digital  pendaftaran pangan olahan sudah dalam bentuk atau format digital atau dalam bentuk akhir dari suatu dokumen sehingga secara fisik tidak membutuhkan tempat penyimpanan fisik di ruangan atau lemari.
DITRPO  juga  dalam  mengelola  dokumen  digital  pendaftaran  produk  pangan  olahan  melakukan pengaturan paket informasi  dokumen  digital yang terdapat pada tiga tahap yaitu tahap tahap penerimaan ( submission  information  package) ,  penyimpanan  ( archival  information  package ),  dan  penyebaran dokumen  digital  ( dissemination  information  package ).  Tujuan  DITRPO  melakukan  pengaturan  paket informasi  di  tiga  tahap  tersebut  adalah  memastikan  adanya  keselarasan  atau  kesesuaian  terhadap  format atau bentuk dokumen yang diterima dan pendeskripsian isi informasi dokumen digital sehingga dokumen dapat  dicari  melalui  mesin  pencari  dan  format  dokumen  digital  yang  telah  diatur  dapat  dibuka  atau digunakan oleh pengguna.
Pengaturan  paket  informasi  dokumen  pada  tahap  penerimaan  ( submission  information  package ) dokumen  digital  pendaftaran  produk  pangan  olahan  yaitu  DITRPO  mengatur  format  dokumen  digital
pendaftaran pangan olahan yang bisa dikirim oleh pendaftar adalah pdf, jpeg, dan png dan dengan ukuran dokumen  tidak  lebih  dari  5Mb.  Untuk  dokumen  berjenis  gambar  seperti  rancangan  label  produk  dapat menggunakan format jpeg atau png dan untuk dokumen pendaftaran berbentuk surat dapat menggunakan format  pdf.  Dokumen  digital  pendaftaran  pangan  olahan  yang  diunggah  harus  disesuaikan  dengan  jenis dokumen pada website.
Pengaturan  paket  dokumen  yang  dilakukan  DITRPO  pada  tahap  penyimpanan  atau archival information  package adalah  melakukan  penamaan  folder  utama  dan  sub-folder  berdasarkan  data perusahaan yaitu nomor NPWP perusahaan dan nomor pengajuan produk yang didaftarkan dan melakukan pengelompokan dokumen ke dalam sub-folder dan folder utama sesuai dengan nomor NPWP dan nomor pengajuan produk.
Tahap pengaturan terkahir yaitu tahap pengaturan penyebaran dan penggunaan dokumen atau bisa disebut dissemination  information  package .  Pada  tahap  ini  DITRPO  memastikan  dokumen  yang  sudah diatur sejak dokumen diterima dan disimpan dapat diakses atau digunakan oleh pengguna. Dalam hal ini, akses atau penggunaan dokumen digital pendaftan pangan olahan hanya dapat diakses melalui aplikasi e- Registrasi pangan olahan. Aplikasi e-Registrasi Pangan Olahan adalah aplikasi berbasis website yang hanya dapat membuka media dengan format pdf, jpeg, dan png sehingga diperlukan pengaturan sejak awal format dokumen diterima dan disimpan.

## 5. Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  tentang  pengelolaan  dokumen  digital  pendaftaran  pangan  olahan  di Direktorat Registrasi  Pangan  Olahan  Badan  Pengawas  Obat  dan  Makanan  Jakarta  yang  telah  dibahas  di atas,  maka  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  Direktorat  Registrasi  Pangan  Olahan  melakukan  kegiatan pengelolaan  dokumen  pendaftaran  produk  pangan  olahan.  Kegiatan  pengelolaan  dokumen  digital  yang dilakukan oleh DITRPO meliputi kegiatan penerimaan dan pencatatan dokumen digital yang diterima dari perusahaan  pendaftar  produk  pangan  olahan,  pemberkasan  dokumen  berdasarkan  nama  perusahaan  dan nomor  pengajuan  produk  dan  penyimpanan  dokumen  digital  ke  server,  pendistribusian  dan  penggunaan dokumen digital sesuai hak akses, pemeliharaan dan pengamanan dokumen digital, dan disposisi dokumen digital.
Berdasarkan  ISO  14721  OAIS  tentang  pengelolaan  arsip  digital  dan  ISO  15489-1:2016  tentang pengelolaan  dokumen,  Sebagian  tahapan  atau  proses  kegiatan  pengelolaan  dokumen  digital  pendaftaran pangan  olahan  oleh  DITRPO  sudah  sesuai  dengan  konsep  pengelolaan  dokumen  pada  ISO  14721  OAIS dan  ISO  14589-1:2016.  Namun,  peneliti  menemukan  beberapa  perbedaan  kegiatan  pengelolaan  yang ditemukan  di  lapangan  yaitu  pertama  DITRPO  tidak  melakukan  validasi  keaslian  dokumen  digital. Perbedaan kedua adalah pembuatan dan penulisan deskripsi metadata arsip atau dokumen digital DITRPO tidak memisahkan deskripsi metadata arsip dengan dokumen. Perbedaan terakhir adalah Ketiga, DITRPO dalam  melakukan pengelolaan  dokumen  digital tidak memiliki  jadwal retensi arsip dan tidak  melakukan pemusnahaan dokumen digital bagi dokumen digital yang telah DITRPO simpan pada server .

## Daftar Pustaka
ANRI. 2011, “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011”, Diambil dari https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka 20_2011 fix.pdf.
Bountouri, L. 2017, Archives in the Digital Age , 1st ed, Cambridge, Chandos Publishing.
Eko, I. 2013, Bahan Pelatihan Manajemen Arsip Elektronik , Bandung.
International Organization for Standardization. 2016, “ISO 15489-1 Records Management”, Switzerland. Muhidin,  S.  A.,  Winata,  H.  dan  Santoso,  B.  2018,  “Pengelolaan  Arsip  Digital”, Jurnal  Pendidikan Bisnis & Manajemen , 2(3), hal. 425–426.
Nyfantoro, F. dan Salim, T. A. 2019, “Perkembangan Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia :  Tinjauan Pustaka Sistematis”,
Diplomatika , 3(1), hal. 1–13,
Diambil dari: https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/48495.
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia.  2008, Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik .
Read, J. dan Ginn, M. L. 2015, Records Management , 10th ed, USA, Cengage Learning.
Semiawan, C. R.. 2010, Metode Penelitian Kualitatif ,  Jakarta, Grasindo.
Sudaryono. 2018, Metodologi Penelitian , Depok, PT Raja Grafindo Persada.
Yusuf,  M.  2014, Metode  Penelitian  Kuantitatif,  Kualitatif,  dan  Penelitian  Gabungan ,  1  ed,  Jakarta, KENCANA.