## ANALISIS SISTEM INFORMASI STRATEGIS PADA POLITEKNIK NEGERI MANADO
Alfrets Septy Wauran 1) , Henry Ronald Karnia Tampangela 2) , Yohakim Benedictus Samponu 3)
1 Magister Teknik Informatika, Universitas Amikom Yogyakarta email: cheptywauran01@gmail.com
2 Magister Teknik Informatika, Universitas Amikom Yogyakarta email: henry.tampangela@gmail.com
3 Magister Teknik Informatika, Universitas Amikom Yogyakarta email: mikahoy045@gmail.com

## Abstrak
Sistem Informasi Strategis yang ada pada Politeknik Negeri Manado saat ini belum optimal karena itu penulis  melakukan  analisa  untuk  institusi  ini.  Seperti  yang  diketahui  dengan  menggunakan  Strategi Sistem Informasi (IS) / Teknologi Informasi (IT) maka proses bisnis dari suatu perusahaan / instansi / institusi dapat dioptimalkan menjadi lebih baik. Konsep yang digunakan untuk membahas analisa Sistem Informasi  Strategis  yang  ada  pada  Politeknik  Negeri  Manado  pada  penelitian  ini  adalah  strategic framework,  dimana  strategi  IS/IT  dapat  ditentukan  dengan  menganalisis  faktor  external  (PEST), Kekuatan dan Kelemahan sebelum menentukan future strategies. Setelah itu dilakukan analisa Peluang dan  Ancaman (SWOT) hingga tahap implementasi strategi, sehingga diharapkan Strategi IS/IT yang di implementasikan dapat mengoptimalkan proses bisnis dari institusi ini.
Kata Kunci: PEST, SWOT, strategi.

## Abstract
Strategic Information System in Politeknik Negeri Manado is not currently optimal and caused author to do the analysis for this institution. As we know by using Information System (IS) / Information Technology (IT) strategy, the business process of a company / institution can be better optimized. The concept used to analyse the Strategic Information System at the Politeknik Negeri Manado in this research is Strategic Framework, where IS / IT strategy can be determined by analysing external factors (PEST), Strength and Weakness before determining the future strategies. After that the opportunities and threats (SWOT) are analysed  until  strategy  implementation  phase,  it  is  expected  that  IS  /  IT  strategies  implemented  can optimized the business process of this institution.
Keywords: PEST, SWOT, strategy.

## 1.  PENDAHULUAN
Persaingan  antar  perusahaan/  organisasi  saat  ini bukan  hanya  dari  segi  manajemen  saja.  Hal  ini harus  ditunjang  dengan  adanya  teknologi  yang baik  dan  terbaru  sehingga  dapat  menghasilkan informasi  yang  cepat  dan  optimal  untuk menunjang kegiatan manajerial. Semua perusahaan/ organisasi yang sukses pasti memiliki sistem  informasi  yang  baik  pula.    Jika  sistem informasi  suatu  perusahaan  jelek  makanya tentunya  hal  ini  akan  berakibat  buruk  pada jalannya  operasional  perusahaan.  Hal  ini  akan memperlambat  akses  terhadap  informasi,  proses kerja  maupun  pengambilan  keputusan.  Bukan hanya dari segi kecepatan informasi saja, tapi juga dari segi keamanan data dan informasi. Pembagian user akses  yang  tepat  dapat  menghasilkan keamanan  data  yang  baik,  juga  pembagian  kerja
per unit akan mampu membuat proses kerja yang efisien.  Dengan  adanya  suatu  sistem  informasi yang  dapat  memenuhi  kebutuhan  perusahaan/ organisasi,  tentunya  akan  sangat  membantu mencapai  tujuan-  tujuan  dan  hasil  yang diinginkan.
Kebutuhan  akan  sistem  informasi  yang  baik diperlukan adanya strategi yang baik pula. Hal ini mencakup analisa tentang kebutuhan sistem yang ada  dan  sistem  yang  telah  berjalan  selama  ini. Dengan penerapan teori tentang sistem informasi strategis,  tentunya  akan  dapat  menghasilkan sistem  informasi  yang  baik  pula  .  Oleh sebab itu dalam  penelitian  ini  kami  ingin  menganalisis tentang  sistem  informasi  yang  ada  di  Politeknik Negeri Manado, dan melalui teori sistem informasi strategis kami ingin mengusulkan suatu perancangan sistem informasi.
Sistem  informasi  di  Politeknik  Negeri  Manado yang  berjalan  sekarang  ini  sudah  baik,  hanya beberapa  kendala  yang  dihadapi  oleh user / pengguna  sistem  informasi  tersebut.  Dalam  hal pengolahan data akademik sering kali mengalami masalah  karena  tidak  adanya  ketersediaan  data yang  tepat.    Hal  ini  sangat  mengganggu  proses administrasi.  Juga  dalam  hal  pembuatan  laporan akademik  sangat  lambat  dan  sering  ada  masalah, hal  ini  karena  sistem  informasi  yang  belum terintegrasi  sepenuhnya.  Untuk  pemeriksaan  dari instansi pusat ( DIKTI ) sering ada masalah karena data yang diinginkan sangat sulit untuk dicari dan kalaupun  ada  datanya  tidak  lengkap.  Hal-  hal seperti ini menjadi persoalan yang serius, sehingga diperlukan dibuat suatu sistem informasi strategis yang baik di Politeknik Negeri Manado.

## 2. KONSEP SISTEM INFORMASI STRATEGIS
Konsep  SIS  yang  digunakan  adalah Strategic Framework ,  dimana strategic framework yang digunakan  ini  membahas  faktor External , Pressure Groups , dan SWOT untuk mengidentifikasikan strategi untuk diterapkan.

## Gambar 1. Strategic Framework
Faktor External terdiri  dari  faktor  politik,  faktor ekonomi, faktor sosial, faktor teknologi dan faktor legal.

## 3.  METODE  ANALISIS  KONSEP  SISTEM INFORMASI STRATEGIS
Metode Studi Literature Penulis melakukan metode ini untuk mendapatkan informasi tentang sistem informasi yang sudah berjalan saat ini. Hal ini menyangkut analisa  sistem  melalui  buku  manual,  uji  coba sistem yang telah ada sehingga mengetahui sejauh mana sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan- kebutuhan organisasi serta mempelajari hubungan  antar  data  di  dalam  sistem  informasi
tersebut.  Dengan  mengetahui  kebutuhan  sistem, alur informasi, cara kerja aplikasi yang sudah ada dan  membandingkannya  dengan  teori  sistem informasi strategis yang sudah ada tentunya akan memberikan  hasil  yang  maksimal  dalam penelitian ini.

## Metode Wawancara
Metode  ini  merupakan  salah  satu  cara  untuk melakukan  pengumpulan  data  yang  dilakukan untuk  mengetahui  hasil-  hasil  maupun  kendala- kendala  yang  dihadapi  dalam  penerapan  sistem tersebut  dalam  penerapan  sehari-  hari.  Hal  ini dilakukan  melalui  wawancara  dengan  server administrator,  database  administrator  dan  user yang berupa pegawai yang melakukan penginputan  data,  pembuatan  laporan  termasuk pengguna  jaringan  internet  dan  pengaksesan informasi  di  dalam  website  institusi.  Selain  itu juga  dilakukan  wawancara  pegawai  yang bertugas  untuk  mengakses  data  akademik  dan mencetak  laporan  baik  yang  akan  digunakan secara internal maupun data yang diminta instansi atasan ( DIKTI ).

## Tahapan Kerja
Untuk  melakukan  analisis  dan  perumusan strategi  kita  menggunakan  analisis  PEST,  dan Pressure Groups and Stakeholders . Analisis PEST Analisis  PEST  ini  merupakan  analisis  faktor external dari  lokasi  organisasi  /  instansi  yang dibahas.
a) Political
Masalah  politik  seperti  penetapan  besaran anggaran  pendidikan  oleh  MPR/DPR  akan  ikut mempengaruhi  besaran  dana  tahunan  (  DIPA  ) yang akan diterima institusi kami.
Kebutuhan SI : Kebijakan pemerintah untuk melakukan besaran penetapan  anggaran  yang  sesuai  dengan kebutuhan institusi kami.
Solusi SI : Melakukan pembenahan di sektor lain menggunakan SI sehingga performa dan efisiensi kinerja  institusi  dapat  lebih  terlihat  agar penetapan  besaran  anggaran  untuk  pendidikan bisa teralokasi dengan baik
b) Economical
Pergerakan  ekonomi  seperti  nilai  mata  uang, inflasi dan pajak  tidaklah terlalu mempengaruhi strategic framework di  institusi  kami  karena sebagian  besar  biaya  operasional  di  tanggung pemerintah.  Pergerakan  nilai  mata  uang  akan sedikit  mempengaruhi  pengadaan  alat-alat  di
laboratorium, tapi hal ini tidak akan berpengaruh banyak pada proses belajar mengajar.
Kebutuhan SI : Penggunaan software dan hardware untuk menunjang SI lebih baik.
Solusi SI : Diperlukan  perencanaan  anggaran  yang  di  atur dengan SI sehingga pengalokasian dana software dan hardware untuk  menunjang  SI  yang  lebih baik dapat terpenuhi.
c) Social Masalah sosial seperti mahasiswa yang mempunyai  latar  belakang  kelakuan  yang  tidak baik seperti suka berkelahi, mabuk-mabukan dan obat  terlarang,  akan  mempengaruhi  kegiatan belajar  mengajar  di  kampus.  Karena  masalah sosial  ini  akan  membuat  keadaan  di  kampus menjadi tidak nyaman.
Kebutuhan SI : Sistem  yang  dapat  memonitoring  keamanan sehingga  kegiatan  belajar  mengajar  di  kampus dapat menjadi lebih nyaman.
Solusi SI : Membangun  SI  yang  dapat  memonitoring keamanan  kampus,  lebih  baik  lagi  jika  bisa dilakukan  kerja  sama  dengan  aparat  keamanan sehingga  melalui  SI  daerah  kampus  dapat dimonitoring dan ditingkatkan keamanannya.

## d) Technological
Peningkatan  kualitas  internet  di  institusi  kami akan  sangat  mempengaruhi  kegiatan  belajar mengajar dan administrasi.
Kebutuhan SI :
Teknologi  yang  baik  dan  terintegrasi  dapat meningkatkan  kualitas  belajar  mengajar  dan administrasi.
Solusi SI :
Perbaikan  dapat  dimulai  dengan  menggunakan dedicated internet service provider dan pengaturan  besaran bandwidth jaringan  untuk masing-masing  pengguna  baik  untuk  kegiatan belajar  mengajar  maupun  administrasi  yang mendukung integrasi sistem.
e) Legal
Penerapan  hukum  tentang  pembajakan software akan  sangat  mempengaruhi  kegiatan  belajar mengajar  di  kampus  kami.  Karena  hal  ini  akan membatasi kami baik mahasiswa maupun dosen untuk menggunakan software yang bagus, karena kita  harus  membayar  mahal  untuk  memperoleh software yang orisinal.
Kebutuhan SI : Software original dalam  menunjang  kegiatan belajar mengajar di institusi kami. Solusi SI :
Software original dapat  diperoleh  dengan  biaya yang  lebih  murah  dengan  cara  melakukan  kerja sama  dengan  vendor software dengan  tujuan pendidikan. Solusi lainnya menggunakan software open source yang  fungsinya  mirip dengan software original .

## f) Ecological
Untuk  saat  ini  masalah  ekologi  tidaklah  terlalu mempengaruhi kegiatan di kampus kami. Karena laboratorium  yang  ada  di  kampus  kami  tidak mengeluarkan limbah- limbah yang menyebabkan pencemaran lingkungan. Untuk ke depan  dalam  rencana  pengadaan  jurusan  dan program  studi  baru  yang  berhubungan  dengan limbah,  tentunya  harus  mempertimbangkan masalah ini.

## Pressure Groups and Stakeholders

## a) Pressure Groups
Media
Iklan  di  surat  kabar,  televisi  dan  internet  sangat mempengaruhi opini masyarakat tentang kampus kami. Government
Interferensi pemerintah adalah sangat mempengaruhi kampus kami, mengingat kampus kami adalah milik pemerintah.
Unions Tuntutan  dari  rekanan  kami  seperti  PLN,  Dinas PU,  Dinas  Pariwisata,  untuk  menghasilkan  hasil yang memuaskan dari kerja sama yang ada.
Costumers Tuntutan dari perusahaan tempat lulusan kampus kami untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas.
Public Masyarakat  mendambakan  adanya  program Pengabdian yang benar- benar real dan bermanfaat dari kampus kami secara berkelanjutan.
Financial Institution
Secara  finansial  institusi  kami  dibiayai  oleh pemerintah.
Employees Dosen  dan  Pegawai  Administrasi  membutuhkan tingkat  kesejahteraan  yang  lebih  baik  untuk  gaji dan tunjangan.

## b) Stakeholders
Shareholders Perusahaan swasta dan instansi pemerintah adalah Shareholders kami.
Costumers Mahasiswa adalah Konsumen kami. Public
Pengabdian  Masyarakat  adalah  bagian  dari pelayanan kami.
Suppliers
Perusahaan Supplier adalah  rekanan  kami  dalam pengadaan
barang, maintenance
dan pembangunan fasilitas.
Unions Beberapa  instansi  pemerintah  seperti  Dinas Pariwisata,  Dinas  PU  dan  PLN  adalah  beberapa Unions kami.
Employees Dosen dan Pegawai Administrasi adalah Employe kami.
Government Pemerintah  adalah  rekan  kerja  kami  dalam menghasilkan  sumber  daya  manusia  yang berkualitas  dan  berguna  bagi  Negara  dan masyarakat.

## 4. USULAN PENERAPAN KONSEP SISTEM INFORMASI STRATEGIS
Business  Strategy  Formulation  and  Planning Processes
Formulasi strategi bisnis dan perencanaan proses bisnis :
a) Objectives Objectives dari  institusi  kami  (Politeknik  Negeri Manado) adalah menghasilkan lulusan berkualitas dan  siap  pakai  dengan  bantuan  IS  dan implementasi  IT  untuk  meningkatkan  kualitas lulusan.
b) Situation Analysis
Institusi  kami  adalah  satu-satunya  perguruan tinggi applied science yang menghasilkan lulusan siap pakai di Sulawesi Utara. Jadi sampai saat ini lulusan kami sangat diperlukan oleh dunia usaha dan  instansi  pemerintah.  Untuk  perguruan  tinggi kompetitor,  lebih  banyak  untuk  lulusan  yang bersaing  dalam  instansi  pemerintah.  Untuk mewujudkan hal ini, maka dibutuhkan IS strategi yang optimal dan efisien.
Analisis Kekuatan dan Kelemahan Kekuatan :
•  Sumber dana terbesar berasal dari pemerintah sehingga tidak ada masalah dalam hal jumlah dana  yang  dibutuhkan  untuk  membangun sebuah Sistem Informasi yang baik.
•  Banyak kerja sama dengan instansi pemerintah seperti PU, PLN, DIKNAS dan lain- lain.
•  Satu-satunya institusi pendidikan vokasi/ ilmu terapan di Sulawesi Utara
•  Memiliki  tenaga  kependidikan  yang  dapat menunjang  pembuatan  dan  pengembangan sistem informasi yang baik
•  Memiliki  beberapa  tenaga  pranata  komputer (jaringan dan sistem informasi )
•  Memiliki  Server  dengan  kapasitas  besar  dan kecepatan tinggi
•  Memiliki banyak peralatan komputer
•  Sudah  adanya  SI  untuk  menunjang  proses pembelajaran  dan  administrasi  dari  institusi ini.
Kelemahan :
•  Kurangnya tenaga kepegawaian yang mampu mengoperasikan Sistem Informasi dengan baik
•  Banyak peralatan / hardware yang sudah tua.
•  Jaringan  antar  jurusan  dan  bagian  belum terhubung.
•  Aplikasi  administrasi  belum  terpusat  dan terhubung.
•  Banyak data yang tidak lengkap.
•  Banyak data yang tidak ada.
•  Proses administrasi sangat lambat.
•  Belum terintegrasinya SI.
c) Future Strategies
Berdasarkan  Analisa  Kekuatan  dan  Kelemahan maka strategi ke depan untuk mengembangkan •  Pengadaan laboratorium penelitian baru.
•  Pengadaan hardware dan software baru.
•  Pengintegrasian  SI  yang  ada  agar  seluruh sistem  dapat  berhubungan  satu  dengan  yang lain  sehingga  pengaksesan  data  lebih  mudah dan terkontrol.
d) Analisis Peluang dan Ancaman
Dengan  adanya future strategies berdasarkan analisa kekuatan dan kelemahan pada lingkungan external ,  maka  bisa  ditentukan  peluang  dan ancaman pada perencanaan SI sebagai berikut. Peluang :
•  Dapat mengadakan kerja sama dengan instansi pemerintah dan swasta.
•  Dapat  mengadakan  dan  menggunakan teknologi terbaru dengan spesifikasi yang baik.
•  Dapat  mengadakan  dan  menggunakan software berlisensi terbaru.
•  Dapat  mengadakan  dan  menggunakan hardware terbaru.
•  Dapat  mengusulkan  penambahan  tenaga operasional baru (pranata komputer).
•  Dapat  menggunakan  pihak  ketiga  dalam membangun dan maintenance sistem informasi.
•  Pengintegrasian  sistem  untuk  administrasi studi,  keuangan,  dan  kepegawaian  akan  antar jurusan  akan  mempermudah  pertukaran  data antar  jurusan  sehingga  data  lebih  terkontrol dan konsistensi data dapat lebih terjaga.
Ancaman :
•  Persaingan  dengan  perguruan  tinggi  negeri lain.
•  Persaingan dengan perguruan tinggi swasta.
•  Tuntutan yang tinggi dari instansi untuk kerja sama program pendidikan.
•  Tuntutan  yang  tinggi  dari  perusahaan  untuk lulusan yang berkualitas.
•  Tuntutan  instansi  pusat  /  DIKTI  untuk  data yang lengkap, terbaru dan mudah di akses.
•  Penilaian  yang  kurang  baik  dari  DIKTI  jika sistem  yang  di  implementasikan  tidak berfungsi  maksimal.  Karena  sistem  informasi yang  tidak  baik  maka  program  studi  akan terakreditasi kurang baik.

## Implementasi
Implementasi  SI  yang  dibutuhkan  antara  lain adalah :
-  SIAKAD (Sistem Informasi Akademik)
-  SIMPEG  (Sistem  Informasi  Manajemen Pegawai) -  SIPMB (Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru)
-  SMS Gateway Informasi Studi Dimana  implementasi  SI  ini  saling  terintegrasi antara satu jurusan dengan jurusan yang lainnya. Sedangkan  Implementasi  TI  yang  dibutuhkan adalah  teknologi  yang  berbasis Client - Server , dimana terdapat 1 Server yang berfungsi sebagai pusat  data  sentral  (dengan backup data  berkala) dengan  klien  di  setiap  jurusan.  Dengan  begini SI/TI yang di implementasikan dapat mengintegrasikan seluruh sistem yang ada di tiap jurusan.

## 5.  KESIMPULAN
Berdasarkan  data  yang  dikumpulkan  dan  di analisa  di  atas  maka  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut :
-  Pada  dasarnya  sistem  yang  berjalan  sudah baik,  namun  terdapat  beberapa  kekurangan yang  tentunya  merupakan  kelemahan  besar dari  institusi  ini  seperti  sistem  yang  belum terintegrasi
-  Implementasi  IS/IT  dengan  menggunakan metode klien – server merupakan metode yang sudah  umum  untuk  melakukan  integrasi sistem,  karena  tidak  membutuhkan  sistem yang  berdiri  sendiri-sendiri  sehingga  lebih terfokus.
-  Pengadaan  IS  /  IT  harus  didukung  dengan besarnya pemberian dana tahunan DIPA untuk institusi / hibah / bantuan dari pihak luar.
6.  REFERENSI
Heriadi,  A.,  Suyanto,  M.,  &  Sudarmawan. (November  2013  -  Januari  2014). Perencanaan  Strategis  Sistem  Informasi STMIK  Cahaya  Surya  Kediri. Citec Journal, Vol. 1, No. 1 , 15-24.
Mufti,  A.  (2011).  Perencanaan  Strategik  Sistem
Informasi  dan  Teknologi  Informasi Perguruan Tinggi Studi Kasus :
Universitas  Indraprasta  PGRI.  Jurnal Ilmiah  Faktor  Exacta  Vol.  4  No.  2,  93- 106.
Pelawi,  D.,  Franky,  Willy,  C.,  &  Irwanza,  B.  (1 Juni  2011).  Perencanaan  Strategi  Sistem dan Teknologi Informasi Pada PT. Tripuri
Mitra Nobelindo. Comtech Vol. 2 No. 1, 341-355.
Wedhasmara, A. (2009). Langkah-langkah Perencanaan  Strategis  Sistem  Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard.  Jurnal  Sistem  Informasi  (JSI), 14-22.