Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## ANALISIS PENGELOAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
Hendra Junawan 1 1 UIN Sunan Kaljiga Yogyakarta e-mail: hendrajunawan@gmail.com

## Abstrct
Artikel  ini  mebahas  tentang  Kearsipan  yang  memiliki  peran  penting  bagi  kelancaran  jalannya administrasi perpustakaan. Dalam aktifitas pengelolaan arsip meliputi pencatatan arsip, penataan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Aktifitas pengelolaan arsip selalu  mengalami  perkembangan  seiring  dengan  perkembangan  zaman.  Tujuan  penulisan  ini untuk mengetahui pengelolaan arsip dan kendala dalam pengelolaan arsip yang dilaksanakan di Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta.  Arsip  merupakan  hasil rekaman  aktifitas  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  yang  sesuai  dengan perkembangan zaman atau teknologi informasi dan komunikasi dan dapat diterima oleh lembaga pendidikan pada konteks pelaksanaan  di lingkungan pendidikan. Penilitian ini merupakan jenis penelitian  kualitatif  yang  menggunakan  analisis  deskriptif.  Penataan  arsip,  penyimpanan  arsip, pemeliharaan, temu kembali arsip, pemusnahan arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  merupakan  tolak  ukur  yang  utama  untuk  keberhasilan  pengelolaan asrip.
Keywords : Kearsipan, Arsip, dan Pengelolaan Arsip.
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Pendahuluan
Kearsipan  mempunyai  peran  yang  sangat  penting  bagi  kelancaran  jalannya  administrasi perpustakaan  misalnya  pada  saat  pemustaka  membutuhkan  suatu  informasi,  kearsipan  dapat memberikan  sumber  informasi  pemustaka  dan  sumber  informasi  rekaman  bagi  pemustaka.  Aktifitas utama  dari  kearsipan  adalah  melakukan  penyimpanan  informasi  secara  sistematis  sehingga  dapat dipelihara dengan baik dan mudah diperoleh informasi ketika pemustaka membutuhkan informasi. Arsip merupakan sekumpulan warkat yang mempunyai nilai kegunaan bagi kearsipan.
Dalam pengelolaan arsip dapat kita katakan baik apabila dalam penelusuran informasi arsip dapat dilakukan  dengan  efektif  dan  efesien.  Pada  keyataannya  tidak  semua  kantor  yang  mengelola  arsip melakukan pengelolaan arsip dengan baik dan efektif. Dalam pengelolaan arsip mempunyai tujuan yaitu untuk memberikan kemudahan bila suatu saat arsip tersebut digunakan.
Dalam  aktifitas  pengelolaan  arsip  meliputi  pencatatan  arsip,  penataan  arsip,  penyimpanan  arsip, pemeliharaan  arsip,  dan  penyusutan  arsip.  (A.  Edy  utama,  2017)  Aktifitas  pengelolaan  arsip  selalu mengalami  perkembangan  seiring  dengan  perkembangan  zaman.  Salah  satu  yang  membuat  aktifitas pengelolaan arsip selalu berkembang yaitu jumlah arsip yang selalu bertambah dari waktu ke waktu, akan tetapi tanpa adanya pemeliharaan yang baik, dapat menyebabkan arsiparis sangat kesulitan ketika akan menelusur kembali arsip.
Pengelolaan  arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  mengalami kendala dalam pengelolaan rasip, ada beberapa permasalahan yang muncul, sehingga dalam pengelolaan arsip menjadi kurang efektif. Permasalahan dalam pengelolaan arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta terus bertambah, sehingga arsiparis perlu melakukan pengelolaan rasip dengan baik.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  oleh  peneliti  pada  tanggal  04  maret  2020  di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, menujukkan bahwa dalam pengelolaan arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  sudah  mulai  efektif/optimal. Efektiftanya pengelolaan arsip Di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat dilihat  dari  efektifnya  penemuan  kembali  arsip  yang  ingin  dibutuhkan  oleh  pemustaka.  Perlu membutuhkan  waktu  selama  satu  sampai  lima  menit  dalam  menemukan  kembali  arsip  yang  ingin dibutuhkan oleh pegawai di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Berdasarkan  hasil  pemaparan  yang  dihadapi  di  atas  dan  menyadari  pentingnya  peranan  arsiparis dalam pengelolaan arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, maka dari itu tujuan dari penulisan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan sisitem kearsipan UIN sunan Kalijaga dan faktor apa saja yang menjadi kendala dalam proses pengelolaan arsip.

## Metode
Pada metode penelitian ini yang digunakan peneliti dalam memecahkan masalah.
1. Jenis Penelitian
Penilitian yang digunakan oleh penulis dalam penilitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif yang menggunakan  analisis  deskriptif.  Metode  penelitian  kualitatif  adalah  jenis  metode  penelitian  yang digunakan  untuk  penelitian  pada  objek  yang  berada  pada  posisi  yang  alamiah  dalam  penelitian  untuk instrumen pada pengumpulan data.
Dalam penelitian kualitatif ini, objek yang dapat dipandang sebegai sesuatu hal yang dinamis dan utuh. Antara hubungan variabel yang objek diteliti yang mempunyai sifat saling mempengaruhi. Data yang telah dikumpulkan  pada  penelitian  kualitatif  ini  berasal  dari  hasil  catatan  lapangan,  hasil  wawancara,  hasil catatan memo, hasil dari dokumen resmi dan hasil gambar dan foto.
(Sugiono,  2015)  Penelitian  ini  menggunakan  jenis  pendekatan  penelitian  kualitatf  deskriptif, dikarenakan penelitian ini mempunyai tujuan untuk menyajikan hasil data penelitian yang faktual, akurat dan  sistematis  mengenai  pengelolaan  arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga Yogyakarta.
2. Teknik Pengumpulan Data
Penelitian ini mempunyai sifat terbuka dengan menggunakan teknik pengumpulan data melalui hasil observasi,  hasil  wawancara  dan  hasil  dokumentasi.  Penulis  menggunakan  teknik  triangulasi  dalam penelitian  untuk  mengumpulkan  hasil  informasi  dari  bermacam-macam  sumber  yang  sangat  berbeda untuk menguatkan hasil fenomena atau fakta yang terjadi yang diterima oleh penulis dari hasil penelitian dilapangan.
a. Observasi
Observasi  merupakan  dasar  ilmu  pengetahuan  yang  harus  dimiliki  oleh  peneliti.  Melalui  observasi, data  dapat  diperoleh  dari  berbagai  fakta  yang  telah  dikumpulkan  dengan  menggunakan  berbagai  alat penelitian.  Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan  dua  tahap  observasi,  pertama  adalah  observasi lapangan untuk mengetahui lokasi penelitian yang dituju yaitu di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan  Kalijaga  Yogyakarta.  Kedua  adalah  observasi  untuk  mendapatkan  data-data  dilapangan  yang diperlukan oleh penulis terkait fokus penelitian penulis.
b. Wawancara
Wawancara adalah  percakapan yang dilakukan dengan tujuan  tertentu dari kedua belah  pihak yaitu interview  dan  pewancara  yang  memberikan  acuan  pertanyaan  dari  narasumber  atau  interviewer  yang akan  memberikan  jawaban  dari  pertanyaan  dilakukan  oleh  penulis.  Dalam  penelitian  ini,  peneliti menerapkan wawancara semi terstruktur, sehingga dapat menemukan hasil dari permasalahan yang lebih terbuka. Dalam wawancara ini, peneliti menyiapkan daftar pertanyaan untuk para informan, akan tetapi peneliti tidak hanya menoton dengan urutan pertanyaan.
c. Dokumentasi
Dokumentasi  merupakan  pelengkap  dari  penggunaan  konsep  observasi  dan  wawancara  dalam penelitian kulitatif deskriptif. Penelitian ini, hasil penelitian akan dapat lebih dipercaya jika didukung dari berbagai sumber dokumen yang mempunyai tingkat kredibilitas tinggi. Dokumen bisa berupa hasil sketsa, hasil foto, hasil gambar dilapangan, lukisan, patung, dan video dokumenter.
3. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian  dilakukan  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  yang berlokasi Jl. Leksda Adisucipto, Papringan, Caturtinggal, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta.
Waktu penelitian dimulai pada tanggal 4 maret 2020. Dalam kurung waktu penelitian tersebut di ambil berdasarkan hasil dilapangan dari berbagai  narasumber yang di wawancarai untuk memberikan jawaban dari  pertanyaan  yang  diajukan  oleh  penulis  untuk  memberikan  informasi  terhadap  penelitian  penulis lakukan.

## Hasil dan Pembahasan
Peraturan  yang  dikeluarkan  oleh  Kepala    Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No.  40  Tahun  2011 mengenai  klafikasi  keamanan  dan  untuk  mengakses  arsip  dinamis  pada  lingkungan  Arsip  Nasional Republik Indonesia, ada beberapa hal harus diperhatikan dalam mencegah kerusakan pada arsip, seperti faktor alam, suhu, dan kelembapan udara yang dimiliki ruangan penyimpanan arsip.
A. Pengelolaan arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
1. Penataan Arsip Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Penataan arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta merupakan tolak ukur yang utama untuk keberhasilan pengelolaan asrip. Hasil penelitian yang dilakukan di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta tentang penataan arsip, hasil wawancara dilakukan oleh Staff Perpustakaan yang bersama Ibu Ismi, mengatakan bahwa:
Kegiatan penataan arsip kami telah lakukan dengan menempatkan masing-masing dokumen ke tempat yang  berbeda  yang  mempunyai  tempat  khusus,  seperti  surat-surat  dinas,  surat-surat  unit  pengelolaan perpustakaan,  data-data  gedung,  dokumen  pertauran  kepegawaian  dan  honorer,  dokumen  aturan keuangan, dan dokumen renstra perpustakaan, sehingga disaat kami ingin membutuhkannya mudah kami memperlolehnya.
Dari hasil penelitian dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti tentang pelaksanaan penataan arsip bahwa  arsip  yang  ada  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  sudah  di proses dalam penataannya dan di simpan di masing-masing map sesuai dengan jenis surat atau dokumen masing-masing.
2. Penyimpanan Arsip Di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Penyimpanan  arsip  merupakan  faktor  utama  dalam  keberhasil  pengelolaan  arsip  di  Perpustakaan Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta,  Hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  peneliti  di Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  tentang  penyimpanan  arsip,  hasil wawancara dilakukan oleh staff bagian tata usaha bersama (Ismi, 2020) mengatakan bahwa:
Mengenai  penyimpanan  arsip  kami  telah  proses  dengan  baik,  kami  letakkan  di  masing-masing  map khusus  dir  rak  almari  yang  telah  kami  sediakan,  begitu  juga  dengan  surat-surat  dinas,  surat-surat  unit pengelolaan  perpustakaan,  data-data  gedung,  dokumen  pertauran  kepegawaian  dan  honorer,  dokumen aturan keuangan, dan dokumen renstra perpustakaan, kami susun berdasarkan pedoman dari ANRI yang kami  dapat,    kami  menyimpan  arsip  sesuai  dengan  jenis  arsipnya  masing-masing  atau  berdasarkan klasifikasi jenis arsipnya masing-masing.
Dari hasil wawancara dilakukan oleh peneliti, pada kegiatan penyimpanan di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta  bahwa arsip telah  atau  sudah  di proses dan telah  di simpan  di tempat yang telah disediakan oleh pihak pengelola arsip, semua arsip telah di tempatkan masing-masing map pada almari sesuai dengan jenis dokumennya masing-masing.
3. Temu Kembali Arsip Di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Dokumen  arsip  perlu  dalam  temu  kembali  arsip  untuk  keperluan  informasi  bagi  para  pegawai  dan honorer.  Temu  kembali  arsip  harus  dilakukan  dengan  waktu  yang  efektif  untuk  informasi  yang  di perlukan.  (Ismi,  2020)  Dari  hasil  wawancara  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga Yogyakarta  tentang  temu  kembali  arsip,  menurut  Ibu  Ismi  oleh  staff  bagian  tata  usaha,  mengatakan bahwa:
Temu kembali arsip kita lakukan ketika dokumen-dokumen tersebut di saat diperlukan/dipinjam oleh pegawai/honorer, kita menelusur arsip berdasarkan map-map pada dokumen-dokumen tersediri, dalam temu  kembali  arsip  kami  tidak  membutuhkan  waktu  lama,  hanya  butuh  waktu  satu  sampai  lima  menit dalam penemuan arsip, karena kami sudah menyimpan arsip sesuai dengan kelompoknya masing-masing.
Berdasarkan  dari  hasil  wawancara  yang  dilakukan  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan Kalijaga Yogyakarta bahwa temu kembali arsip dilakukan ketika arsip/dokumen  saat dibutuhkan kembali untuk kepetingan perpustakaan dan instansi, temu kembali arsip kami tidak membutuhkan waktu lama, hanya butuh waktu satu sampai lima menit dalam penemuannya kembali.
4. Pemeliharaan Arsip Di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan sangat penting dalam organisasi pengelolaan arsip, dari hasil observasi  di  lakukan  oleh  peneliti  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta tentang  pemeliharaan  arsip,  belum  adanya  waktu  yang  ditentukan  oleh  pihak  pengelola  arsip  untuk membersihkan  arsip,  tetapi  suatu  waktu  arsip  dibersihkan  di  saat  pengelola  arsip  mempunyai  waktu untuk  membersihkan  arsip.  Arsip  di  simpan  pada  map-map  yang  disediakan  berdasarkan  jenis dokumennya dan litekkan pada almari sehingga arsip tersebut terpelihara dan terjaga dengan baik.  Dari hasil wawancara tentang pemeliharaan arsip, menurut ibu Ismi oleh staff bagian tata usaha, mengatakan bahwa:
Dalam  pemeliharaan  arsip,  kami  melakukan  pemeliharaan  arsip  dengan  waktu  yang  kami  tidak tentukan,  kami  melakukan  pemeliharaan  arsip  dengan  menggunakan  alat  seperti  kemoceng  untuk pembersihan  arsip,  dan  arsip  disimpan  pada  pada  map-map  berdasarkan  jenis  dokumennya  masing- masing dan diletakkan di almari.
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  dilakukan  oleh  peneliti  tentang  pemeliharaan  arsip  di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, pemeliharaan arsip tidak mempunyai waktu  khusus  dalam  pemeliharaan,  pada  pemeliharaan  arsip  dilakukan  dengan  cara  menggunakan  alat pembersih seperti kemoceng dan disimpan di almari yang telah disediakan.
5. Pemusnahan/Penyusutan  Arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga Yogyakarta
Pemusnahan/penyusutan  arsip  merupakan  bagian  penting  dalam  kegiatan  pengelolaan  arsip, pemusnahan arsip mempunyai tujuan untuk mengendalikan besarnya volume arsip dari waktu ke waktu sehingga  arsip  tersebut  dapat  di  selamatkan,  pemusnahan  arsip  memberikan  keuntungan  pada pemeliharaan  arsip,  menghemat  tenaga,  menghemat  biaya  pengelolaan  arsip  dan  menghemat  tenaga. Akan  tetapi  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  belum  melakukan pemusnahan/penyusutan  arsip,  dikarenakan  belum  adanya  program  yang  dicanangkan  oleh  pihak pengelola arsip.(Ismi, 2020) Dari hasil wawancara tentang pemusnahan/penyusutan arsip, menurut Ibu Ismi oleh staff bagian tata usaha, mengatakan bahwa:
Dokumen  atau  arsip  yang  ada  disini  kami  belum  melakukan  pemusnahan,  karena  kami  belum membuat  perancanaan  dalan  pemusnahan  arsip,  tetapi  kami  sudah  mulai  mencanangkan  hal  itu, pemusnahan arsip sangat perlu kami lakukan sehingga kami bisa menghemat ruangan, menghemat biaya pengelolaan arsip dan menghemat tenaga pegawai kami.
Dari hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti yang telah dilaksanakan di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat kita ketahui mengenai kegiatan pemusnahan/penyusutan arsip  belum  dilaksanakan  atau  belum  dilakukan,  sehingga  akibatnya  volume  arsip  tidak  dapat dikendalikan dari waktu ke waktu.
6. Pendigitalan Arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Pendigitalan  arsip  merupakan  bagian  yang  penting  dalam  kegiatan  pengelolaan  arsip,  pendigitalan arsip mempunyai tujuan untuk mengendalikan besarnya volume arsip sehingga arsip bisa terselamatkan, pendigitalan  arsip  memberikan  keuntungan  pada  pemeliharaan  arsip,  menghemat  tenaga,  menghemat biaya perawatan dalam pengelolaan arsip dan menghemat tenaga pengelola arsip. Dari hasil wawancara tentang pendigitalan arsip, menurut Ibu Ismi oleh staff bagian tata usaha, mengatakan bahwa:
Kami  sudah  melalukan  pendigitalan  arsip,  tujuannya  untuk  menyelamatkan  arsip  dari  besarnya volume  arsip  dari  tahun  ke  tahu  atau  dari  waktu  ke  waktu,  dan  pendigitalan  arsip  membuat  kami menghemat  tenaga,  menghemat  biaya  perwatan  dalam  pengelolaan  arsip  dan  menghemat  tenaga pengelola arsip.
B.  Kendala dalam pengelolaan arsip di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
1.  Upaya  Untuk  Mengatasi  Kendala  Dalam  Penataan  Arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Usaha yang dilakukan oleh  Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga  Yogyakarta dalam mengatasi  kendala  dalam  penataan  arsip,  hasil  wawancara  dilakukan  oleh  Staff  Perpustakaan  yang bernama Ibu Ismi, mengatakan bahwa:
Usaha yang kami lakukan adalah mengoptimalkan semua pegawai perpustakaan yang bergerak pada pengelolaan  arsip  untuk  menata  arsip  dengan  sistematis  yang  sesuai  dengan  panduan  dari  ANRI,  kami melakukan penataan surat-surat dan dokumen-dokumen, kami memberikan jangka waktu selama 1 bulan dalam  penataan  arsip  untuk  mengatasi  banyaknya  volume  arsip  yang  semakin  banyak  dari  waktu  ke waktu di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Pernyataan ini sangat diperkuat dari hasil wawancara bersama Ibu Ismi staff bagian tata usaha, usaha untuk mengatasi arsip yang menumpuk dari waktu  ke waktu,  kami harus melakukan pengelolaan arsip dengan baik untuk menghindari terjadinya volume arsip yang setiap saat melonjat tinggi.
2.  Kendala Temu Kembali Arsip di Perpustakaan Universitas Sunan Kalijaga Yogyakarta
Kendala  yang  dihadapi  dalam  temu  kembali  arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan Kalijaga Yogyakarta, sesuai dengan hasil penelitian adalah untuk temu kembali arsip membutuhkan waktu satu  menit  sampai  dengan  lima  menit  untuk  mendapatkan  arsip  yang  ingin  dibutuhkan,  di  karenakan belum  terlalu  optimalnya  penerapan  standar  dari  ANRI  yang  di  terapkan  di  Perpustakaan  Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis bersama Ibu Ismi Staff bagian tata usaha adalah:
Untuk  hambatan  kami  dalam  temu  kembali  arsip,  kami  harus  mempunyai  ruangan  khusus  dalam penyimpanan  arsip  sehingga  kami  bisa  menyimpan  arsip  tersebut  dengan  baik  dan  sesuai  dengan pedoman  dari  ANRI,  sehingga  pada  saat  temu  kembali  arsip  mudah  untuk  didapatkan  dan  tidak membutuhkan waktu sampai satu atau lima menit dalam penemuan arsip.
3.  Kendala  Pada  Pemiliharaan  Arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga Yogyakarta
Kendala  yang  dialami  dalam  pemeliharaan  arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan Kalijaga  Yogyakarta,  hasil  penelitian  belum  adanya  waktu  yang  tepat  dalam  pemeliharaan  arsip,  akan tetapi arsip yang ada di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta sudah mulai di susun  dengan  baik  dengan  menggunakan  pedoman  dari  ANRI,  akan  tetapi  para  pengelola  arsip  selalu melakukan  evaluasi  kinerja  dalam  pemeliharaan  arsip,  hasil  wawancara  bersama  Ibu  Ismi  yang menyatakan bahwa:
Kendala  yang    kami  hadapi  dalam  pemeliharaan  arsip  adalah  kurang  staf  kami  dalam  pemeliharaan arsip  sehingga  belum  adanya  waktu  yang  tepat  dalam  pemeliharaan  arsip  yang  baik,  sehingga  dalam merapihkan dan membersihkan arsip setiap saat dilakukan di saat kami mempunyai waktu luang.
4.  Tidak  Ada  Kegiatan  Pemusnahan  Arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga Yogyakarta
Tidak adanya aktifitas pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  dan  tidak  pernah  pihak  perpustakaan  mempunyai  jadwal  dalam  kegiatan retensi  arsip  di  perpustakaan.  Berdasarkan  hasil  wawancara  bersama  ibu  Ismi  tenaga  penegelola  arsip Perpustakaan  Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, sebagai berikut:
Misalnya  untuk  surat-surat  dinas,  surat  peraturan  kepegawaian  dan  honorer,  dokumen  renstra perpustakaan,  dokumen  keuangan,  data-data  gedung  dan  arsip  mengenai  unit-unit  perpustakaan,    kita susun dengan pedomana ANRI yang kita dapat dari pelatihan yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) jadi kita sama sekali tidak melakukan kegiatan penyusutan atau pemusnahan arsip, jadi kami tetap menyimpan surat-surat dan dokumen-dokumen tersebut tetap kami simpan sebagai dokumen arsip yang penting untuk di simpan.
Dari  hasi  wawancara  diatas  maka  perlu  adanya  manajemen  arsip  untuk  kegiatan  penyusutan  dan pemusnahan  arsip  di  Perpustakaan  Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta,  sehingga  arsip tersebut tidak menumpuk dan selalu menjadi bahan evaluasi arsip dari waktu ke waktu.

## Kesimpulan
Dalam  pengelolaan  arsip  dapat  kita  katakan  baik  apabila  dalam  penelusuran  informasi  arsip  dapat dilakukan  dengan  efektif  dan  efesien.  Pada  keyataannya  tidak  semua  kantor  yang  mengelola  arsip melakukan pengelolaan arsip dengan baik dan efektif. Dalam pengelolaan arsip mempunyai tujuan yaitu untuk memberikan kemudahan bila suatu saat arsip tersebut digunakan. Arsip merupakan hasil rekaman aktifitas atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan zaman atau teknologi informasi dan komunikasi dan dapat diterima oleh lembaga pendidikan dalam pelaksanaan  di lingkungan pendidikan.
Penataan  arsip,  penyimpanan  arsip,  pemeliharaan,  temu  kembali  arsip,  pemusnahan  arsip  di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta merupakan tolak ukur yang utama dan sangat penting untuk keberhasilan dalam pengelolaan asrip.
Kendala  dalam  penataan  arsip,  temu  kembali  arsip,  pemeliharaan  menjadi  bagian  yang  serius  dalam mengelola  arsip,  dikarenakan  penataan  arsip,  temu  kembali  arsip,  pemeliharaan  bagian  yang  sangat penting  dalam  pengelolaan  arsip  dan  tidak  adanya  kegaiatan  pemusnahan  arsip  yang  dilakukan  oleh Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta sehingga mengakibatkan volume arsip tidak dapat dikendalikan dari waktu ke waktu.

## Referensi
Adita Edy Utama. Pengelolaan Arsip Di Kantor Pusat PT VIFICA LLOYD Indonesia Yogyakarta , Yogyakarta, Universitas Negeri Yogyakarta, 2017.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Medern . Yogyakarta: Gava Media, 2005.
Arikunto, Suharsimi. Manajemen Penelitian , Jakarta: Rineka Cipta, 2013. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan , Jakarta; PT Bumi Aksara, 2013.
Nabawi, Handari. Metode Penelitian Bidang Sosial , Yogyakarta: Gajah Mada Pres, 2015.
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, R&D , Bandung: Alfabeta, 2015.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis , jakarta: Gramedia, 2003.
Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis , Jakarta: PT Pradnya Paramita, 2003.