Volume XIII Nomor 2 Halaman 1 - 139 EDISI Agustus 2015 ISSN 1412-1131 JURNAL PRODI P. ADP

## EFISIENSI
Peran Typer Shark Deluxe sebagai Media Pembelajaran Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris ( Daimatun Naﬁah) . Halaman 1-13.
Sekretaris sebagai Praktisi Public Relations dalam Organisasi ( Rumsari Hadi Sumarto ). Halaman 14-30.
Unjuk Kerja Sistem Kearsipan Elektronik PSPAP ( Purwanto, Arwan Nur Ramadhan ). Halaman 31-65.
Pentingnya  Guru  dalam  Pengembangan  Minat  Belajar  Bahasa  Inggris ( Chusnu Syarifa Diah Kusuma ). Halaman 66-84.
Manajemen  Kearsipan  dalam  Meningkatkan  Kualitas  Pelayanan  (Iin Kristiyanti). Halaman 85-97.
Model  Elektronik  Arsip  (E  Arsip)  Pembelajaran  Berbasis  Virtual  dan Microsoft Access Pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro). Halaman 98-110.
Penguasaan  Keterampilan  Mengajar  Mahasiswa  Prodi  Pendidikan Administrasi Perkantoran Pada Mata Kuliah Pembelajaran Mikro Tahun 2015. (Siti Umi Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan). Halaman 111-139.

## Kajian Ilmu Administrasi

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## REDAKSI
Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd. Sekretaris Redaksi
: Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi
: Joko Kumoro, M.Si. Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,  Jurusan  Pendidikan  Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta.
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281.
Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website :
http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi  menerima  tulisan  masalah  ilmu  administrasi.  Redaksi  berhak menyingkat  dan  mengedit  tulisan  yang  akan  dimuat  tanpa  mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.

## KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt, Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan kekuatan sehingga Jurnal Efisiensi volume XIII Nomor 2 Edisi Bulan Agustus 2015  ini dapat diterbitkan. Jurnal ini berisi tujuh artikel yang relevan dengan bidang studi administrasi perkantoran.
Pada jurnal edisi ini membahas teknologi yang diterapkan dalam perkantoran  yaitu  peran  Typer  Shark  Deluxe  sebagai  media pembelajaran  yang  ditulis  oleh  Daimatun  Nafiah.  Kajian  pada teknologi  yang  lain  disampaikan  oleh  Purwanto  dan  Arwan  Nur Ramadhan  terkait  dengan  unjuk  kerja  sistem  kearsipan  elektornik yang  dikembangkan  untuk  mendukung  dalam  perkuliahan.  Agung Kuswantoro  juga  menyampaikan  hal  yang  tidak  jauh  berbeda  yaitu model elektornik arsip guna mengembangkan pembelajaran berbasis vitual.  Dari  sisi  pendidikan,  Siti  Umi  Khayatun  Mardiyah,  dkk melakukan  kajian  tentang  penguasaan  ketermapilan  mengajar mahasiswa. Tema yang sama disampaikan oleh Chusnu Syarifa Diah Kusuma tentang pentingnya guru dalam pengembangan minat belajar bahasa  Inggris.  Dari  sudut  pandang  lain,  Rumsari  Hadi  S menyampaikan  tentang  peran  sekretaris  sebagai  praktisi public relations dalam organisasi.
Demikian  sekapur  siri  pengantar  penerbitan  edisi  Agustus  2016 ini. Bagi pembaca, Selamat membaca.
Pimpinan Redaksi
Djihad Hisyam.

## DAFTAR ISI
Halaman Judul ...............................................................................  i Redaksi ..........................................................................................  ii Kata Pengantar ............................................................................... iii Daftar Isi ........................................................................................ iv
1. Peran  Typer  Shark  Deluxe  sebagai  Media  Pembelajaran
Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris (Daimatun Nafiah) 1 2. Sekretaris  sebagai  Praktisi  Public  Relations  dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto). 14 3. Unjuk  Kerja  Sistem  Kearsipan  Elektronik  PSPAP (Purwanto, Arwan Nur Ramadhan) 31 4. Pentingnya  Guru  dalam  Pengembangan  Minat  Belajar Bahasa Inggris (Chusnu Syarifa Diah Kusuma) 66 5. Manajemen  Kearsipan  dalam  Meningkatkan  Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti) 85
6. Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual  dan  Microsoft  Access  Pada  SMK  Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro) 98
7. Penguasaan  Keterampilan  Mengajar  Mahasiswa  Prodi Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  Pada  Mata  Kuliah Pembelajaran  Mikro  Tahun  2015  (Siti  Umi  Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan) 111 8. Rambu-rambu Teknis Penulisan untuk Efisiensi 140
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)

## MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN

## Iin Kristiyanti
kristiyan_in@yahoo.com

## ABSTRAK
Arsip  adalah  sekumpulan warkat dalam  corak apapun  baik dalam  bentuk tunggal maupun kelompok yang disimpan secara sistematis dan apabila diperlukan dapat  diketemukan  kembali  dengan  mudah,  cepat  dan  tepat.  Arsip  terkadang dipandang sebelah mata sehingga apabila kita mendengar kata arsip bayangan kita ke sesuatu yang kotor, berdebu, tumpukan kertas yang tidak tertata, sebuah gudang yang  penuh  dengan  kertas.  Anggapan  tersebut  tidaklah  selalu  benar  apabila  kita mengelolanya  dengan  baik.Sebenarnya    arsip  merupakan    sesuatu  yang  berharga, karena  di  dalamnya  memuat  informasi-informasi  yang  penting  yang  mempunyai nilai  guna  bagi  organisasi,  sebagai  pusat  ingatan  sehingga  keberadaan    arsip tersebut perlu disimpan dan dilindungi.
Akan  tetapi  pada  kenyataannya  kita  masih  sering  menemukan  beberapa organisasi yang di dalam mencari sebuah arsip masih memerlukan waktu beberapa jam  bahkan  beberapa  hari    atau  minggu.  Apabila  hal  ini  terjadi  maka  akan menyebabkan  terhambatnya  sebuah  pelayanan,  baik  itu  pelayanan  secara  internal yang  berhubungan  dengan  kepentingan-kepentingan  internal  organisasi  maupun kepentingan-kepentingan  yang  berhubungan  dengan  pihak  eksternal  yang membutuhkan  arsip  tersebut.  Masalah  ini  biasanya  disebabkan  karena  kurang kesadaran  dari  organisasi  akan  pentingnya  sebuah  arsip,  kebiasaan      menumpuk arsip disembarang tempat dan tidak segera  menatanya, tidak tertibnya peminjaman arsip  sehingga  arsip  sering  banyak  yang  hilang,  penyimpanan  arsip  yang serampangan  tidak  menggunakan  metode  penyimpanan  tertentu  dan  juga  karena disebabkan kurang terampilnya  pegawai dalam mengelola arsip.
Untuk  itu,  maka  diperlukan  manajemen  kearsipan  yang  betul-betul dilaksanakan  dengan  sungguh-sungguh  sehingga  akan  memudahkan  mengelola arsip.  Pengelolaan  arsip  yang  baik  akan  memudahkan  dalam  penemuan  kembali arsip,  sehingga  akan  meningkatkan  pelayanan  dan  dapat  menunjukkan  tertib tidaknya organisasi tersebut.
Kata kunci : Arsip, Pengelolaan Arsip
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)

## Pendahuluan
Apa  yang  tersirat  dipikir- an kita apabila kita mendengar kata  arsip?.  Kertas  yang  ber- tumpuk  dan  kotor,  gudang yang penuh kertas, kumuh dan berdebu?.
Sayang sekali apabila kita masih menemukan keberadaan arsip
dalam kondisi yang seperti itu.
Keberadaan  sebuah  arsip bagi  suatu  organisasi  me- rupakan  hal  yang  penting, karena  di  dalam  arsip  tersebut terkandung informasi- informasi  yang  penting  dan memiliki  nilai  guna  bagi organisasi.  Selain  itu  karena manusia mempunyai daya ingat yang terbatas, maka arsip merupakan pusat ingatan yang tidak  akan  lupa  dengan  segala informasi  yang  terkandung  di dalamnya.
Banyak
yang tidak menyadari arti pentingnya sebuah  arsip,  sehingga  penge- lolaan  arsip  inipun  sering disepelekan.  Hal  ini  terbukti masih  ada  organisasi  baik  itu organisasi    pemerintah  atau swasta memerlukan waktu lama untuk penemuan kembali
arsip.  Keadaan  seperti  ini sangat  disayangkan,  karena dapat  menghambat  pelayanan baik  bagi  internal  organisasi maupun untuk eksternal organisasi. Untuk itulah, maka manajemen  kearsipan  perlu diperhatikan oleh setiap organisasi.  Pengelolaan  arsip yang  baik  akan  dapat  mening- katkan  pelayanan,  baik  untuk internal maupun eksternal organisasi.  Manajemen  ke- arsipan  dimulai    dari  me- lakukan  perencanaan,  peng- organisasian, pengarahan, pengawasan  baik  itu  men-
cakup fasilitas kearsipan, tenaga kearsipan, tempat penyimpanan  arsip,  metode penyimpanan  arsip,  prosedur peminjaman arsip, pemelihara- an,  penyusutan,  pemusnahan, maka arsip akan dengan mudah,  cepat  dan  tepat    di- ketemukan  kembali  apabila diperlukan.
Pengertian Arsip dan Kearsipan Kita  sudah  tidak  asing lagi dengan kata arsip, bahkan
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
setiap  individu  pastilah  akan mempunyai sebuah arsip.
Contoh sederhana adalah arsip mengenai akte kelahiran, ijasah,  sertifikat  tanah  dan sebagainya.  Demikian  juga suatu organisasi baik itu pemerintah  maupun  swasta tidak  terlepas  dengan  yang namanya  arsip.  Arsip  sangat penting  bagi  berlangsungnya sebuah  organisasi,  karena  di dalam  arsip  tersebut  memuat informasi-informasi penting yang  mempunyai  nilai  ke- gunaan  dan  dibutuhkan  oleh organisasi  dalam  melaksana- kan kegiatan sehari-hari.
Banyak  ahli  yang  me- nyampaikan  pengertian  arsip. Sebagaimana disampaikan oleh  The  Liang  Gie  (1994: 118) bahwa arsip adalah suatu kumpulan  warkat  yang  di- simpan secara sistematis karena  mempunyai  suatu  ke- gunaan agar setiap kali diperlukan  dapat  secara  cepat ditemukan  kembali.    Amsyah
(1998: 3) mengemukakan
bahwa  yang  dimaksud  dengan arsip  adalah  setiap  catatan ( record /warkat)  yang  tertulis, tercetak,  atau  ketikan,  dalam
bentuk  huruf,  angka,  atau gambar,  yang  mempunyai  arti dan  tujuan  tertentu  sebagai bahan komunikasi dan informasi,  yang  terekam  pada kertas  (kartu,  formulir),  kertas film  (slide,  film-strip,  mikro- film),  media  komputer  (pita tape, piringan, rekaman, disket)  kertas  photocopy,  dan lain-lain.  Hal  ini  tidak  jauh berbeda  dengan  yang  ter- cantum dalam Undang-undang No.  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan.  Dalam  Undang- undang  tersebut  dijelaskan yang  dimaksud  dengan  arsip adalah  rekaman  atau  kegiatan atau  peristiwan  dalam  ber- bagai bentuk dan media sesuai dengan  perkembangan  tekno- logi informasi dan komunikasi yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik, organisasi kemasyarakatan, dan  perseorangan  dalam  pe- laksanaan kehidupan ber- masyarakat,  berbangsa,  dan bernegara. (http://www.bpn.go.id/Publika si/ Peraturan- Perundangan/Undang-
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
Undang/undang-undang- nomor-43-tahun-2009-887) Dengan  demikian,  arsip adalah  sekumpulan  war-kat dalam  bentuk  atau  corak apapun  yang  mempunyai  nilai guna  baik  dalam  bentuk  tung- gal maupun berkelompok yang disimpan secara sistematis sehingga  apabila  diperlukan dapat  diketemukan  kembali dengan  mudah,  cepat  dan tepat.
Karena  keberadaan  arsip mempunyai  nilai  guna  bagi organisai,  maka  untuk  itu organisasi  memandang  perlu untuk  melakukan  pengelolaan arsip  dengan  baik  dan  benar. Hal ini bertujuan agar organisasi  tidak  kehilangan informasi  yang  penting  dan bermanfaat  bagi  organisasi  itu sendiri.  Kegiatan  mengelola arsip  ini  biasa  disebut  dengan istilah kearsipan atau filing . Wiyasa  (2005:  48)  ber- pendapat  bahwa  yang  di- maksud  dengan filing adalah segala  tindakan  atau  kegiatan yang  dengan  tepat  dilakukan dalam  rangka  suatu  proses manajemen yang berhubungan dengan  perihal  pengumpulan,
klasifikasi,  penyimpanan,  pe- nempatan,  pemeliharaan  dan pendistribusian atas surat- surat, catatan-catatan, per- hitungan-perhitungan,  grafik- grafik,  data  ataupun  informasi tertulis  lainnya  (yang  ke- semuanya  itu  dengan  singkat dapat  disebut  sebagai  warkat atau papers ) serta menemukan kembali  dari papers tersebut bila  sewaktu-waktu  diperlu- kan.  Dalam    Undang-undang No.  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  dijelaskan  yang dimaksud  dengan  kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. (http://www.bpn.go.id/Publika si/ Peraturan-Perundangan/ Undang-Undang/undang- undang-nomor-43-tahun- 2009-887) Dengan adanya ke- arsipan,  arsip  dapat  dikelola dengan baik dan benar sehingga organisasi akan mudah  dalam  pengendalian arsip  yang  ada.  Dengan  di- lakukan  kearsipan  yang  baik maka  organisasi  akan  men- dapatkan  beberapa  keuntung- an.  Keuntungan  yang  di- maksudkan meliputi: (1).
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
Kecepatan, ketepatan, ke- lengkapan  dalam  penemuan kembali  arsip;  (2).Mengurangi kesalahan  dalam  penyimpan- an,  penataan  dan  penemuan kembali arsip; (3). Menghemat tempat  penyimpanan  karena terdapat  program  penyusutan arsip;  (4).  Mengurangi  biaya untuk  penyediaan  peralatan pemberkasan;  (5).  Dapat  me- lindungi  arsip  terutama  arsip vital  milik  organisasi  dari berbagai  bahaya,  dan;  (6). Meminimalkan hilangnya sebuah  arsip  (Martono  1994:
21). Tujuan umum dari pengelolaan arsip adalah peng- endalian terhadap
arsip tersebut.  Pengelolaan  arsip  itu sendiri meliputi kegiatan- kegiatan penerimaan, pen- catatan, pengklasifikasian, pengindeksan,  penyimpanan, peminjaman, pemeliharaan dan  pengamanan,  penyusutan sampai  kepada  pemusnahan arsip.  Pengelolaan  arsip  yang baik  dan  tepat  akan  mem- punyai  pengaruh  besar  ter- hadap  kemudahan  dalam  pe- nelusuran dan pencarian infor- masi,  sehingga  akan  memberi
kemudahan  pula  organisasi dalam  proses  pengambilan keputusan.  Apabila  arsip-arsip tersebut diperlukan oleh pihak-pihak  lain  yang  terkait, maka  arsip  tersebut  telah tersedia  setiap  saat  dan  dapat dengan mudah, cepat dan tepat untuk diketemukan.

## Sistem Penyimpanan Arsip
Organisasi yang baik dapat  berkembang  dan  maju salah satunya dapat di- pengaruhi  oleh  sistem  pen- yimpanan  arsip  yang  baik  dan teratur.  Sistem  penyimpanan arsip  merupakan  sistem    yang digunakan  dalam  penyimpan- an  warkat  agar  dapat  dicipta- kan  kemudahan  kerja  dalam penyimpanan dan warkat yang sudah  disimpan  dapat  di- ketemukan  kembali  dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pada  umumnya  sistem penyimpanan arsip yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan  yang  standar adalah sebagaimana dikemukanan  oleh  Nuraida (2008: 94) yaitu sistim alfabetis  atau  sistem  abjad,
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
sistem  numeric  atau  sistem nomor,  sistem  geografis  atau sistem  wilayah,  sistem  subjek atau  sistem  pokok  soal,  dan sistem  kronologis  atau  sistem tanggal.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan alfabetis atau
abjad adalah sistem pe- nyimpanan  yang  didasarkan atas  abjad  atau  alphabet  ke dalam  map-map  yang  sama. Untuk  penentuan  abjad  atau alphabet  dapat  berdasarkan nama orang, perusahaan, organisasi, instansi yang
dipergunakan  sebagai  judul. Untuk penyimpanan arsip berdasarkan alfabetis ini sebelumnya  harus  dilakukan pengindeksan  terlebih  dahulu. Misalnya,  surat  berasal  dari Yayan  Setiawan,  maka  surat tersebut akan dilakukan pengindeksan  terlebih  dahulu menjadi Setiawan Yayan. Arsip akan disimpan pada laci yang  berkode S (diambilkan dari huruf depan S etiawan).
Sistem penyimpanan arsip berdasaran numeric atau nomor  adalah  sistem  pe- nyimpanan  arsip  berdasarkan urutan  kode  numeric.  Urutan
ini  dapat  berdasarkan  nomor urut, terminal digit atau sistem persepuluhan ( Dewey Decimal Clasification /  DDC).  Sistem DDC  ini  hampir  sama  dengan sistem  penyimpanan  pokok soal  bernomor.  Sistem  Dewey menggunakan angka yang dimulai dari angka 0 sampai 9. Angka yang digunakan  adalah ratusan.  Contoh  penyimpanan dengan Sistem Dewey (
Wiyasa 2005: 108-109):

## Pembagian Kelompok Besar
0.0.0 Hubungan Masyarakat 1.0.0 Kepegawaian 1.0.0 Keuangan 3.0.0  Pelaporan 4.0.0  Perpajakan 5.0.0  Pendidikan dan pelatihan 6.0.0  Perlengkapan 7.0.0  Transportasi 8.0.0  Susunan Pemegang Saham 9.0.0  Kerjasama Pembagian Kelompok Pembantu Kode 500 Pendidikan 5.0.0  Pendidikan  Dalam Negeri
5.1.0 In House Training
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
5.2.0 Program Pendidikan  Luar Negeri , dan seterusnya  sampai 5.9.0 Pembagian Kelompok Pembantu Lebih Kecil Kode 520 Program Pendidikan Luar negeri 5.2.0. Asia 5.2.1. Australia 5.2.2 Eropa Barat , dan seterusnya  sampai 5.2.9 Pembagian Kelompok Pembantu Lebih Kecil Lagi Kode 522 Eropa Barat 5.2.2.Pendidika n di Eropa Barat 5.2.2.0 Belanda 5.2.2.1 Belgia 5.2.2.2Jerman , dan  seterusnya sampai 5.2.2.9
Apabila terdapat surat dengan  subjek  atau  perihal pendidikan  ke  Jerman  maka surat akan diberi kode 5.2.2.2 .
Sistem penyimpanan geografis  atau  wilayah  adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas geografis atau  wilayah.  Dapat  ber- dasarkan  nama  kota,  provinsi, nama  negara  dan  sebagainya. Contoh    system  penyimpanan penggolongan  wilayah  ber- dasarkan  Provinsi.  Misalnya dibagi  dalam  Provinsi  Jawa Tengah,  Jawa  Timur,  Jawa Barat  dan  Provinsi  DIY. Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta  akan  dibagi  lagi ke  dalam  Kabupaten  (Kota Yogyakarta,  Bantul,  Gunung Kidul,  Kulon  Progo,  Sleman). Sebagai  contoh,  terdapat  surat yang  berasal  dari  Sleman, maka  surat  tersebut  akan disimpan di dalam laci Provinsi Daerah istimewa Yogyakarta pada guide Sleman. Sistem  penyimpanan  ber- dasarkan  subjek  atau  pokok soal adalah sistem pe- nyimpanan  arsip  yang  di- dasarkan  pada    subjek  atau pokok soal. Sistem pe- nyimpanan  ini  perlu  dibuat terlebih dahulu kode klasifikasi.  Kode  klasifikasi
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
dapat dibuat berdasarkan subjek  secara  murni  maupun kode  klasifikasi  berdasarkan subjek  bernomor.  Contoh  dari kode klasifikasi murni sebagai berikut:

## KEPEGAWAIAN
PENGADAAN PEGAWAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN CUTI PEGAWAI Dst.

## KEUANGAN PAJAK
GAJI PEGAWAI ANGGARAN TAHUNAN
Dst.
Apabila terdapat arsip yang subjeknya
tentang pengadaan pegawai, maka
arsip  tersebut  akan  disimpan pada  laci  kepegawaian  dan guide pengadaan pegawai.
Kode  klasifikasi  dapat  dibuat sampai  beberapa  sub  (subjek, sub  subjek,  sub-sub  subjek, dst). Untuk contoh kode klasifikasi  subjek  bernomor seperti pada sistem penyimpanan DDC. Sistem peyimpanan kronologis atau tanggal adalah
sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas kronologis  atau  berdasarkan tanggal,  bulan  dan  tahun. Misalkan terdapat
surat tertanggal    25  Januari  2015, maka  surat  tersebut  akan disimpan di laci tahun 2015, di guide  bulan  Januari  dan  di folder tanggal 25.
Dalam  pemilihan  sistem penyimpanan  arsip  ini  sebaik- nya  disesuaikan  dengan  besar kecilnya organisasi dan bidang kerja  dari  organisasi  tersebut. Organisasi  dapat  mengguna- kan  sistem  penyimpanan  arsip secara kombinasi atau gabung- an.  Misalkan  gabungan  antara sistem pokok soal/subjek dengan sistem
tanggal/
kronologis,  sistem  wilayah dengan  sistem  tanggal  atau abjad, dan sebagainya.
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pengelolaan  arsip  me- megang  peranan  yang  sangat penting  pada  setiap  jalannya suatu organisasi.
Arsip merupakan  sumber  informasi dan  sebagai  pusat  ingatan
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
organisasi  yang  bermanfaat sebagai bahan penilain, pengambilan  keputusan,  bukti outentik  dan  dapat  dipakai sebagai  penyusunan  program pengembangan dari organisasi.
Dalam kegiatan organisasi pada kenyataannya masih terdapat  beberapa  organisasi baik  itu  organisasi  pemerintah maupun  swasta  masih  kurang memperhatikan,  kurang  ber- minat  atau  bahkan  kurang memperhatikan pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup organisasi.  Hal  ini  menyebab- kan organisasi tersebut kurang memperhatikan perencanaan dan  pengendalian  arsip  yang baik.
Keberadaan  sebuah  arsip tidak  hanya  dibutuhkan  bagi kepentingan  intern  organisasi itu  sendiri,  akan  tetapi  pihak- pihak eksternal organisasi sering kali akan membutuhkan informasi atau keberadaan dari suatu  arsip.  Untuk  itu  dalam membantu atau melayani kebutuhan atau keperluan akan arsip baik itu untuk kepenting- an  internal  organisasi  maupun kepentingan  eksternal  organi-
sasi  maka  diperlukan  mana- jemen kearsipan.
Manajemen  dalam  arti luas adalah perencanaan, pelaksanaan,  dan  pengawasan (P3)  sumber  daya  organisasi untuk pencapaian tujuan secara  efektif  dan  efisien. (Usman  2013:6),  sedangkan kearsipan  di  dalam  Undang- undang  No.  43  tahun  2009 adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Dengan demikian manajemen ke- arsipan  adalah  suatu  tindakan yang berhubungan dengan perencanaan,  pelaksanaan  dan pengawasan terhadap pe- ngelolaan  arsip  atau  warkat organisasi sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat diketemukan  kembali  apa  bila suatu saat diperlukan.
Dalam  pengelolaan  arsip perlu  dilakukan  perencanaan terlebih  dahulu  dan  perlu mempertimbangkan  beberapa hal sebagaimana yang disampaikan  oleh  Wursanto (1991: 34-35)  yaitu: 1. Perlu memperhatikan
sistem  kearsipan  apa  yang akan  digunakan.  Pemilihan sistem  kearsipan  yang  akan
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
digunakan disesuaikan dengan  tujuan,  jenis  dan luas lingkup dari organisasi. 2. Memperhatikan metode klasifikasi    yang  dianggap paling  tepat  untuk  di- pergunakan.
3. Memperhatikan tempat,
ruangan, peralatan dan
perlengkapan  kantor  untuk bagian  kearsipan  dan  untuk penyimpanan arsip.
4. Memperhatikan  arsip  yang disimpan.  Apakah  bersifat aktif,  inaktif  atau  arsip vital/permanen. Apakah
arsip-arsip  tersebut  dapat dipindah-pindahkan,
di- musnahkan  atau  dimicro-
filmkan.
5. Memperhatikan  keperluan biaya    untuk  penyelengara- an  dari  sistem  kearsipan yang akan dilaksankan.
6. Memperhatikan  azas  pe- nyimpanan  arsip.  Apakah menggunakan  azas  sentral- isasi,  desentralisasi  atau gabungan antara azas sentralisasi dengan desentralisasi.
Dengan  segala  sesuatu- nya  yang  telah  direncanakan
terlebih  dahulu,  maka  akan mempermudah dalam pe-
laksanaan  dan  pengawasan dalam pengelolaan arsip. Agar suatu perencanaan dapat mengasilkan  hasil  yang  baik, maka sebuah perencanaan
harus dapat memberikan jawaban  dari  beberapa  per- tanyaan  yang  biasanya  di- rumuskan atau dinyatakan dalam 6 pertanyaan  yaitu 5 W
+  1  H.  Demikian  pula  dalam merencanakan pengelolaan
arsip, sebagaimana yang disampaikan  oleh  Wursanto
(1991:  35-36)  bahwa  dalam perencanaan  kearsipan    harus bisa memberikan jawaban terhadap pertanyaan 5 W+ 1 H yaitu:
1. What (apa)
Pertanyaan what atau  apa menanyakan  mengenai  be- berapa hal diantaranya adalah berhubungan dengan sistem apa yang akan
dipergunakan,  jenis  arsip apa  yang  akan  dikelola (arsip  dinamis,  aktif,  semi aktif, inaktif
atau permanen),  peralatan  apa saja  yang  akan  digunakan agar  sesuai  dengan  sistem
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
kearsipan yang dipilih, keuntungan atau kelemahan
apa  yang  akan  diperoleh dengan memilih sistem
kearsipan  dan  peralatan serta perlengkapan tersebut.
2. Why (mengapa)
Pertanyaan why (mengapa) berhubungan  dengan  me- nanyakan  sebab-sebab  atau alasan-alasan  mengapa  pe- rencanaan  kearsipan  itu dibuat. Pertanyaan-per- tanyaan  tersebut  antara  lain adalah mengapa sistem kearsipan  tersebut yang
dipilih  bukan  yang  lainnya, mengapa memilih jenis peralatan  dan  perlengkapan tersebut.
3. Where (di mana)
Pertanyaan where (di mana) berhubungan  dengan  per- tanyaan  tempat  atau  lokasi kearsipan  dilakukan,  misal- nya mengenai gedung, ruangan,  bangunan,  rak, almari,  filing  cabinet  dan sebagainya.  Pertanyaan  ini untuk  menentukan  dimana arsip-arsip  tersebut  akan disimpan,  selain  itu  untuk menentukan  tempat  kerja
bagi pegawai kearsipan
melaksanakan kegiatannya. 4. When (kapan)
Pertanyaan when (kapan)
berhubungan  dengan  mem- pertanyakan  waktu,  kapan pengelolaan  arsip  itu  akan dilaksanakan. Pertanyaan when antara lain ber-
hubungan dengan pertanya-
an  kapan  peralatan  dan perlengkapan diadakan, kapan  tempat  penyimpanan dapat mulai digunakan atau dipakai, kapan pegawai
kearsipan  dapat  memulai melaksanakan tugasnya.
5. Who (siapa) Pertanyaan  siapa  atau who biasanya berhubungan dengan  menanyakan  orang. Beberapa  pertanyaan  yang berhubungan  dengan  per- tanyaan who antara  lain adalah  siapa  yang  ber-
tanggung jawab dalam pengelolaan  arsip,  siapa yang  diberi  tugas  dalam pengelolaan  arsip,  siapa yang  mendapatkan  tugas dalam menyiapkan  ruangan dan  mengadakan  peralatan serta perlengkapannya.
6. How (bagaimana)
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
Pertanyaan how atau bagaimana menanyakan antara lain mengenai bagaimana
cara me- laksanakan pengadaan perlatan  dan  perlengkapan, bagaimana mengerjakan pengelolaan arsip. Per- tanyaan how ini  untuk mengetahui  atau  mendapat- kan  informasi  mengenai cara-cara, metode pe- laksanaan  dengan  mem- perhatikan  masalah  pem- biayaan,  kemampuan,  ke- cakapan pegawai kearsipan, situasi dan kondisi lingkungan. Dengan demikian pe- rencanaan  dalam  pe-ngelolaan arsip ini sangat penting
sehingga  akan  di-dapatkan segala sesuatunya dengan tepat  sesuai  dengan  yang diharapkan.
Setelah  organisai  mem- buat perencanaan dalam pengelolaan  arsip,  selanjutnya berdasarkan  dari  perencanaan tersebut, maka organisasi akan melakukan  atau  melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Pengelolaan kearsipan di-
laksanakan  atau  dikerjakan sesuai  dengan  prosedur  yang telah
ditetapkan, sesuai dengan  tugas  dan  wewenang dari  para  pegawai  yang  telah ditetapkan.  Agar  pelaksanaan pengelolaan  arsip  ini  dapat dilaksanakan  dengan  lancar, maka  perlu  dilakukan  pe- ngawasan.  Pengawasan  di- lakukan untuk mengetahui atau  mengukur  keberhasilan antara  rencana  dengan  pe- laksanaan, apakah pelaksanaan sudah dilakukan sesuai dengan rencana,  apakah  tujuan  dari rencana sudah tercapai, adakah kendala-kendala  yang  meng- hambat pelaksanaan dari rencana tersebut. Hal ini untuk mengetahui  sampai  dimana tingkat  pencapaian  tujuan  dan untuk  menghindari  terjadinya penyelewengan.
Dengan diadakannya manajemen kearsipan tersebut, maka  akan  menghindari  be- berapa permasalahan-per- masalahan yang sering muncul dalam pengelolaan arsip.
Dengan pengelolaan arsip yang  tepat  maka  arsip  akan dengan mudah, cepat dan tepat apabila  suatu  waktu  dibutuh-
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
kan  kembali.  Mempermudah dalam  pengawasan  peminjam- an  arsip.  Tata  kerja  dan peralatan  serta  perlengkapan kearsipan  dapat  disesuaikan dengan  perkembangan  jaman, menggunakan pegawai- pegawai yang benar-benar kompeten dibidang kearsipan.
Salah  satu  dampak  dari manajemen  kearsipan  yang dilakukan oleh organisasi
dengan  baik  yaitu  akan  dapat meningkatkan kualitas pelayanan,  baik  itu  pelayanan terhadap  kepentingan  internal organisasi  dan  kepentingan eksternal  organisasi.  Salah satu  sifat  dari  pemberian pelayanan  adalah  pelayanan yang  mudah,  cepat  dan  tepat. Demikian  juga  dalam  hal pelayanan  terhadap  kebutuhan akan  arsip.  Pengelolaan  arsip yang  tepat  berpengaruh  besar terhadap  kemudahan  dalam penelusuran  dan  penemuan kembali  informasi,  sehingga apabila  sewaktu-waktu  data atau  informasi  yang  berada dalam  arsip  dibutuhkan,  maka arsip  tersebut  dapat  mudah, cepat  dan  tepat  serta  tersedia setiap  saat  untuk  diberikan
kepada pihak-pihak yang terkait.  Dengan  kemudahan, kecepatan dan ketepatan
dalam pelayanan terutama yang berhubungan dengan kebutuhan  akan  sebuah  arsip, maka akan memberikan kepuasan  kepada  pihak-pihak yang memerlukannya,
sehingga  tidak  perlu  lagi menunggu  berjam-jam,  ber- hari-hari  atau  bahkan  ber- minggu-minggu  untuk  men- dapatkan  arsip  tersebut.  Hal ini  akan  memberikan  dampak efisiensi  pula  terhadap  waktu, biaya dan tenaga bagi pegawai kearsipan dan bagi pihak yang membutuhkan arsip.

## Penutup
Arsip  penting  bagi  suatu organisasi,  karena  terdapat nilai  guna  di  dalam  arsip tersebut. Arsip memuat informasi-informasi yang penting  dalam  roda  kerja organisasi,  merupakan  alat pengingat, sebagai dasar
proses  pengambilan  keputus- an,  sebagai  bukti  outentik  dan dapat  juga  sebagai  proyek untuk perkembangan organisasi.
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
Karena  pentingnya  arsip tersebut,  maka  pe-ngelolaan arsip perlu di-rencanakan, dilaksanakan dan diawasi dengan  baik.  Organisasi  perlu melakukan  pengelolaan  arsip mulai  dari  penerimaan,  pen- catatan, pengklasifikasian, pengindeksan,  penyimpanan, peminjaman, pemeliharaan dan  pengamanan,  penyusutan sampai  kepada  pemusnahan arsip,  yang  sering  disebut dengan  manajemen kearsipan. Dengan manajemen kearsipan, maka  keberadaan  arsip  akan mudah  untuk  dikendalikan. Arsip  akan  mudah,  cepat  dan tepat  diketemukan  kembali apabila  diperlukan.  Kualitas pelayanan  akan  dapat  lebih baik  atau  meningkat,  karena dengan  manajemen  kearsipan yang  baik  pengguna  arsip tidak  perlu  menunggu  berjam- jam,  berhari-hari  dan  bahkan berminggu-minggu untuk mendapatkan  arsip  tersebut. Hal  ini  akan  memberikan dampak efisiensi pula terhadap waktu,  biaya  dan  tenaga  bagi pegawai kearsipan dan pengguna arsip.

## Daftar Pustaka
Amsyah.  Z. 1998. Manajemen Kearsipan . Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama.
http://www.bpn.go.id/Publikas i/Peraturan- Perundangan/Undang- Undang/undang-undang- nomor-  43-  tahun-2009- 887.  Undang-undang  No. 43  Tahun  2009  tentang Kearsipan.  diunduh  tanggal 18 Februari 2016 Martono. B. 1994. Penyusutan dan  Pengamanan  Arsip Vital  dalam  Manajemen Kearsipan .  Jakarta.Pustaka Sinar Harapan. Nuraida  .  I.  2008. Manajemen
Administrasi  Perkantoran . Yogyakarta.Kanisius. The Liang Gie.1994. Administrasi  Perkantoran Modern . Yogyakarta. Liberty. Undang-undang No. 43 Tahun
2009. Tentang Kearsipan . Usman.H.    2013. Manajemen (Teori,  Praktik,  dan  Riset Pendidikan) . Edisi  4 .Jakarta Timur.PT Bumi Aksara. Wiyasa.T. 2005. Tugas Sekretaris dalam Mengelola  Surat  dan  Arsip
Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti)
Dinamis .  Jakarta.  PT  Pradnya Paramita. Wursanto.  1991. Kearsipan  1 . Yogyakarta.Kanisius. Wursanto.1991. Kearsipan  2 .
Yogyakarta.Kanisius.

## Biodata Penulis
Dra.  Iin  Kristiyanti,  M.Pd.
adalah salah satu staf pengajar Program  Studi  Sekretari  di ASMI DESANTA Yogyakarta. Lahir di Wonogiri  pada  tanggal  14 Desember  1968.  Pendidikan terakhir S2 Manajemen Pendidikan UNY.

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

## FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI
1. Tulisan  merupakan  suatu  kajian  ilmiah  tentang  masalah  administrasi  dan  belum  pernah dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur-unsur  :  (a)  judul,  (b)  abstrak  (c) pendahuluan  tentang  masalah  yang  dibahas,  (d)  tinjauan  secara  teoritis  dan  pembahasan,  (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi . Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March,  J.G.  dan  J.P.Olsen  (ed).  1990. Ambiguity  and  Choice  in  Organization .  Oslo
Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang  tulisan  10 sampai  15  halaman  kuarto  ketik  spasi  ganda  (MS  Word,  Arial  10),  diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.

## Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website Prodi : http://journal.uny.ac.id/index.php/eﬁsiensi  | E-mail Prodi: eﬁsiensi@uny.ac.id

## Volume XIII, Nomor 2, Agustus 2015
ISSN: 1412-1131

## EFISIENSI Kajian Ilmu Administrasi