Peran Alih Media dalam Melestarikan Koleksi Perpustakaan: Studi Kasus Alih Media di UPT Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

## Ulul Absor
Pustakawan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang - Indonesia E-mail: ululabsor91@gmail.com
Abstract: Media of transfer is one of the right steps undertaken by the library in maintaining the quality of the collection information it has. With pairs over this media will certainly be a positive meaning for the library. As done in library of Dian Nuswantoro University Semarang, by using media transfer activities for the collection  that can be exhaled, accessibility information retrieval, mengheat storage space collection both on display shelves and warehouses. This may be done by using the media as a form of activity in maintaining and using documents to improve over a long period of time and may be used by future generations without prejudice to the information contained in documents that may in the long run be physically damaged.
Keywords: Media Transfer; Preservation Collection Materials; Dian Nuswantoro Semarang University Library
Abstrak: Alih media merupakan salah satu langkah tepat yang dilakukan oleh perpustakaan dalam menja - ga kualitas informasi koleksi yang dimilikinya. Dengan dilakukannya alih media akan menjadi dampak yang positif bagi perpustakaan. Seperti yang dilakukan di Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, dengan dilakukannya kegiatan alih media menjadikan koleksi yang dimilikinya bisa terjaga, mempermudah akses temu kembali informasi, menghemat ruang penyimpanan koleksi baik di rak display maupun gudang. Hal  ini  dapat  dikatakan  bahwa  alih  media  sebagai  bentuk  kegiatan  dalam  menjaga  keberadaan  dan  nilai guna dokumen untuk dipertahankan dalam jangka waktu yang lama dan dapat dimanfaatkan oleh generasi dimasa  yang akan datang tanpa mengurangi nilai informasi  yang terkandung di dalam fisik dokumen yang mungkin dalam jangka waktu lama akan mengalami kerusakan fisik.
Kata Kunci : Alih Media; Pelestarian Bahan Koleksi; Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

## Pendahuluan
Dalam dunia perpustakaan di era saat ini, perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang sistem kerjanya di dominasi dengan te- knologi yang  membantu dalam  menyelesaikan masalah yang dihadapinya. Perpustakaan ser- ing  kita  maknai  dengan  istilah  ruangan  atau sebuah gedung bahkan gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbi- tan lainnya yang biasa  disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,
bukan untuk dijual. 1 Pada era sekarang ini te- knologi semakin marak di sekitar kita, bahkan dari hal tekecilpun menggunakan bantuan te- knologi, tenaga manusia pun lambat laun akan terbantu dengan teknologi yang ada 2 . Sepan- jang  sejarah  manusia,  perpustakaan  bertin- dak selaku  penyimpanan khazanah hasil pe- mikiran manusia. Hasil itu dituangkan dalam
1 Sulistyo  Basuki,  Pengantar  Ilmu  Perpusta- kaan,  (Jakarta:  Gramedia  Pustaka  Utama,  1993), hal. 3..
2 Wiji  Suwarno,  Pengetahuan  Dasar  Kepus- takawanan  Sisi  Penting  Perpustakaan  dan  Pus- takawan, (Bogor: Ghalia Indonesia), hal., 32.

## Ulul Absor
bentuk cetak non cetak ataupun dalam bentuk digital. Hasil pemikiran manusia yang di cetak dalam bentuk buku dalam arti luas  mencak- up bentuk cetak atau grafis, bentuk non cetak yang mencakup hasil  rekayasa teknologi da- lam bentuk elektronik atau digital 3 .
Peran  alih  media  dalam  melestarikan koleksi  perpustakaan  sangatlah  penting. Salah  satu  perpustakaan  yang  melakukan alih  media  tersebut  adalah  UPT  Universitas Dian  Nuswantoro  Semarang  (UDINUS).  UPT Perpustakaan  Universitas  Dian  Nuswantoro Semarang merupakan tempat yang digunakan untuk  menyimpan  hasil  pemikiran  maha- siswa dalam bentuk karya tulis ilmiah berupa Skripsi, Tesis maupun Disertasi. Sebagai Unit Pelaksanaan  Teknis,  perpustakaan  bertindak sebagai penyedia informasi yang dinamis seh- ingga hasil karya tulis ilmiah yang dihasilkan oleh mahasiswa tersebut harus terjaga dengan rapi dan aman. UPT Perpustakaan Universitas Dian  Nuswantoro  Semarang  men display ha- sil karya tulis ilmiah mahasiswa dalam jang- ka waktu 3 (tiga) tahun, sehingga karya tulis yang lama ditarik dari rak dan di simpan. Hal tersebut akan dilakukan terus menerus kecua- li kebijakan dirubah. Dengan demikian, untuk menjaga kualitas dan kuantitas informasi dari karya tulis ilmiah UPT Perpustakaan Univer- sitas Dian Nuswantoro Semarang melakukan kegiatan alih media koleksi dalam bentuk alih digital koleksi. Hal ini tentu akan berdampak baik karena bisa melestarikan koleksi hasil pe- mikiran mahasiswa tersebut.

## Konsep dan Definisi Perpustakaan

## Perpustakaan adalah sebuah lembaga
3 Ibid., 33
yang  memiliki  organisasi  kerja  baik  milik  pe- merintah  maupun  negeri  yang  beroprasi  di bidang  layanan  informasi  kepada  masyarakat. Yusuf  dan  Suhendar  menyatakan  bahwa,  per- pustakaan  adalah  suatu  tempat  yang  di  da- lamnya  terdapat  kegiatan  penghimpunan, pengelolaan,  dan  penyebarluasan  (pelayanan) segala  macam  informasi,  baik  yang  tercetak maupun  yang  terekam  dalam  berbagai  media seperti  buku,  majalah,  surat  kabar,  film,  kaset, tape  recorder ,  video,  komputer,  dan  lain-lain 4 . Menurut  Darmono,  pengertian  perpustakaan adalah  salah  satu  unit  kerja  yang  berupa  tem- pat  untuk  mengumpulkan,  menyimpan,  men- gelola dan mengatur koleksi bahan pustaka se- cara  sistematis  untuk  digunakan  oleh  pemakai sebagai  sumber  informasi  sekaligus  sebagai sarana belajar yang menyenangkan 5 .
IFLA  (International  Federation  of  Library Associations  and  Institutions) menyatakan  bahwa perpustakaan    adalah    kumpulan    bah-    an tercetak  dan  non  cetak  dan/  atau  sumber informasi  dalam  komputer  yang  disusun    se- cara  sistematis  untuk  kepentingan  pemakai 6 . Dapat  di  simpulkan  bahwa  perpustakaan  pada dasarnya  suatu  instansi/lembaga  yang  memi- liki  sistem  kerja  yang  sama  yaitu  memberikan pelayanan  informasi  kepada  masyarakat  peng- guna  informasi.  Dari  definisi  di  atas  dapat  di- simpulkan bahwa perpustakaan  merupakan
4 Yusuf, Pawit  M.  dan  Yaya Suhendar. 2007. Pe- doman  Penyelenggaraan  Perpustakaan  Sekolah .  (Ja-  karta: Media Prenada Media Group)., hal.1
5 Darmono.  2001. Manajemen  dan  Tata  Kerja Perpustakaan Sekolah, (Jakarta: Gramedia Widasa- rana Indonesia)., hal.2
6 Maya  Anjelina  Kasenda. Peran  Pustakawan Dalam  Pengolahan  Bahan  Pustaka  Buku  Di  Badan Perpustakaan,  Arsip  Dan  Dokumentasi  Propinsi  Su-  lawesi Utara. dalam https://ejournal.unsrat.ac.id ,. hal., 3
Peran Alih Media dalam Melestarikan Koleksi Perpustakaan: Studi Kasus Alih Media di UPT Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
layanan  yang  diajukan  kepada  masyarakat dengan  menyediakan  koleksi  bersifat  infor- matif baik untuk masyarakat umum maupun pelajar.

## Konsep dan Definisi Koleksi Perpustakaan
Koleksi  perpustakaan  merupakan  salah satu  faktor  utama  pada  suatu  perpustakaan. Dengan adanya paradigma baru dapat disim- pulkan bahwa, salah  satu kriteria dalam pe- nilaian  layanan  perpustakaan  yaitu  melalui kualitas koleksinya. Salah satu komponen per- pustakaan adalah koleksi, tanpa adanya kolek- si yang baik dan memadai maka perpustakaan tak akan memberikan layanan yang baik ke- pada masyarakat pemakainya. Dalam hal ini yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpul- kan, diolah, dan disimpan untuk disebarluas- kan kepada masyarakat guna memenuhi ke- butuhan informasi mereka (Yulia, 2009:1.3) 7 .
ALA Glossary of Library and Information Science (1983)  koleksi  perpustakaan  mer-  upakan sejumlah  kegiatan  yang  berkaitan  dengan penentuan  dan  koordinasi  kebijakan  seleksi, menilai  kebutuhan  pemakai,  studi  pe-  makaian koleksi,  evaluasi    koleksi,    identifika-    si kebutuhan  koleksi,  seleksi  bahan  pustaka, perencanaan  kerjasama  sumberdaya  koleksi, pemeliharaan  koleksi  dan  penyiangan  koleksi perpustakaan 8 .   Jadi   dapat   disimpulkan    bah-
7 Sri Wahyuni, Pengembangan Koleksi Perpus- takaan Di Perpustakaan Kopertis Wilayah X ,( Jurnal
wa koleksi  perpustakaan  merupakan  isi  dari suatu  layanan  perpustakaan  yang  disajikan dalam bentuk buku maupun yang lainnya baik dalam bentuk cetak maupun elektronik guna untuk memenuhi kebutuhan pengguna infor- masi.

## Konsep dan Definisi Alih media koleksi
Alih  Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digi- tal). Sehingga data atau dokumen dalam for- mat  digital  diharapkan  dapat  meningkatkan kinerja  di  lingkungan  instansi  yang  terlibat langsung  dalam  penggunaan  dokumen,  baik dalam  pencarian  data  maupun  untuk  update data. Pengertian alih media sebagaimana dia- tur  pada  PP. Nomor  88  Tahun 1999  Tentang Tata  Cara  Pengalihan  Dokumen  Perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah alih media ke microfilm dan media lain yang buka  kertas  dengan  keamanan  tinggi  seperti misalnya CD Rom dan Worm) 9 . Dapat disim- pulkan  bahwa  alih  media  merupakan  salah satu  upaya  dalam  rangka  penyelamatan  in- formasi yang terkandung dalam sebuah doku- men.

## Konsep dan Definisi Pelestarian koleksi perpustakaan
Pelestarian koleksi merupakan salah satu langkah yang dilakukan dalm menjaga suatu barang tertentu agar terjaga  keasliannya.
Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1, No. 1, September2012, Seri E)., hal., 351
8 Bobsusanto, Pengertian Koleksi Perpustakaan Menurut  Para  Ahli  Dan  Jenisnya, dalam http:// www.spengetahuan.com ,  diakses  pada  tanggal    5 april 2018
9 Peraturan Pemerintah  Republik  Indonesia  No-  mor  88 Tahun  1999  Tentang  Tata  Cara  Pengalihan  Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Me-  dia Lainnya Dan Legalisasi ,  dalam www.hukumon-  line.com diakses pada tanggal 5 april  2018

## Ulul Absor
Menurut Sudarsono 10 menyebutkan pelestar- ian  adalah  kegiatan  yang  mencakup  semua usaha  melestarikan  bahan  pustaka  dan  arsip termasuk  didalamnya  kebijakan  pengelo- laan, keuangan, ketenagakerjaan, metode dan teknik penyimpanannya.
Pelestarian  bertujuan  untuk  mengusa- hakan  agar  bahan  pustaka  tidak  cepat  men- galami kerusakan. Bahan pustaka yang mahal, diusahakan agar awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa  menjangkau lebih  banyak pembaca perpustakaan.Koleksi  yang  dirawat  dimak- sudkan bisa menimbulkan daya tarik, sehing- ga  orang  yang  tadinya  malas  membaca  atau enggan  memakai  buku  perpustakaan  menja- di  rajin  mempergunakan  jasa  perpustakaan. Martoadmodjo 11 pelestarian  adalah  mengu- sahakan agar bahan yang dikerjakan tidak ce- patmengalami kerusakan. Hal ini dapat disim- pulkan  bahwa  pelestarian  koleksi  bertujuan untuk melestarikan kandungan informasi ba- han pustaka dan arsip dengan alih media lain, dan  melestarikan  bentuk  aslinya  selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara opti- mal.

## Definisi Peranan
Peran  merupakan  kelengkapan  dari hubungan-hubunagan berdasarkan peran yang  dimiliki  oleh  orang  karena  menduduki status-status sosial khusus. Menurut Soekanto, peran adalah proses dinamis kedudukan (sta- tus). Apabila seseorang melakukan kewajiban
dan hak seseuai dengan kedudukan, dia men- jalakan sesuatu peran. Perbedaan kedudukan dengan peran adalah untuk kepentingan ilmu pengatahuan. Kedudukannya tidak bisa dipi- sah-pisahkan karena yang satu tergantung ke- pada yang lain begitu sebaliknya.
Levinson  dalam  Soekanto  mengatakan peran mencangkup tiga hal, pertama dalah per- an meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan  posisi  atau  tempat  seseorang  dalam masyarakat. Peran dalam arti ini  merupakan rangkaian  peraturan-peraturan  yang  mem- bimbing seseorang dalam kehidupan bermas- yarakat.kedua adalah peran merupakan suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi. Ketiga adalah, peran juga dapat dikatakan se- bagai perilaku individu yang penting sebagai sosial  masyarakat.  Dari  peran  di  atas  dapat disimpulkan bahwa peran itu akan terjadi apa- bila terdapat sumber yang mempengaruhi da- lam hidupnya.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan penelitian  kualitatif.  Bogdan  dan  Taylor  dalam Ambo  Upe  dan  Damsid  mendefinisikan  bahwa metode  kualitatif  sebagai  prosedur  penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ka- ta- kata  tertulis  /  lisan  dari  orang-orang  dan perilaku  yang  dapat  diamati 12 .    Jenis    peneli- tian  ini  adalah Case  study 13 atau  studi  kasus.
Studi Kasus merupakan jenis penelitian  den-
10 Sudarsono, Blasius.2006. Anatologi Kepus- takawanan Indonesia .(Jakarta: Sagung seto)., hal 14
11 Martoadmodjo, Karmidi. 1993. Pelestarian Bahan Pustaka . (Jakarta: Universitas Terbuka)., 10 12 Ambo  Upe  dan  Damsid, Asas-asas  Multiple Researches .  (Yogyakarta:  Tiara  Wacana,  2010), hlm. 107.
13 Ibid, hlm. 116.
Peran Alih Media dalam Melestarikan Koleksi Perpustakaan: Studi Kasus Alih Media di UPT Perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
gan  fokus  penelaahan  pada  suatu  kasus,  baik individu  maupun  kelompok,  yang  dilakukan secara  intensif,  mendalam  dan  komprehensif. Untuk  mendapatkan  data  mengenai  peran  alih media dalam melestarikan koleksi di UPT Per- pustakaan  UDINUS  Semarang  peneliti  meng- gunakan  metode  observasi,  dokumentasi  dan perkuat dengan wawancara.

## Pembahasan
Koleksi  Perpustakaan  Universitas  Dian Nuswantoro  di  antaranya  adalah  koleksi sirkulasi & referensi, koleksi tendon, jurnal, majalah dan karya tulis ilmiah. Karya tulis il- miah  yang  ada  di  Perpustakaan  Universitas Dian Nuswantoro terdiri dari (KTI, Skripsi dan Tesis), supaya menyita tempat dalam pendis- playan karia tulis di rak, Perpustakaan  UDI- NUS  membentuk  kebijakan/peraturan  yaitu pen display an  koleksi  karya  ilmiah  di  rak pal- ing lama 3 (tiga) tahun pendisplayan, kemudi- an koleksi yang sudah tidak dilayangkan terse- but disimpan didalam gudang perpustakaan. Untuk mengsiasati kerusakan kolesi kemudian perpustakaan udinus melakukan kegiatan alih media atau yang sering disebut dengan digital- isasi koleksi. Adapun proses dalam melakukan alih media yang pertama adalah:
a. Penarikan dari rak display
Proses  ini  dilakukan  untuk  memilih  rak koleksi mana yang sudah tidak layak untuk di display atau di layangkan kepada pengguna. Seperti yang sudah di jelaskan di atas bahwa pendisplayan koleksi karia tulis ilmiah di atas 3  tahun,  sehingga  dalam  proes  ini  memilih koleksi yang sudah melebihi 3 tahun pendis-
playan.
b. Pelepasan sampul koleksi
Untuk mempermudah pemotongan atau- pun  untuk  mempermudah  penscanan,  yang dilakukan  oleh  petugas  perpustakaan  atau pustakawan  melakukan  pelepasan  sampul buku karya tulis ilmiah. Apabila sampul buku tidak di lepas maka akan mempersulit proses selanjutnya.
c. Pemotongan punggung koleksi
Pemotongan  punggung  koleksi  bermak- sud untuk  membuang benda logam yang di- gunakan untuk menyatukan/menjilid koleksi dalam bentuk buku baik berupa paku maupun staples.
d. Scan kolesi
Setelsh melakukan proses di atas, selan- jutnya adalah melakukan penscanan koleksi. Dalam  penyecanan  ini  dibuat  dalam  format Portable Document Format.
e. Penyimpanan hasil scan
Setelah  melakukan  scan  koleksi  dalam bentuk pdf kemudian di simpan didalam com- puter dan hardisk.
Alih media koleksi memang sangat berper- an  penting  dilakukan  demi  menjaga  keutuhan kandungan  informasi  koleksi.Perpustakaan sebagai  layanan  masyarakat  perlu  menerap- kan  kegiatan  alih  media  demi  melestarikan hasil  karya  manusia.Berkembangnya  teknolo- gi  saat  ini  membuat  orang  berpikir  kreatif  da- lam  dunia  kerja.Bentuk  kegiatannya  kerja  pun beralih  menggunakan  teknologi.  Begitu  pula dengan  sistem  kerja  di  perpustakaan  khusus-

## Ulul Absor
nya dalam kegiatan alih media koleksi, yang dahulu mungkin hanya memperbanyak kolek- si dengan cara meng copy dan saat ini beralih menjadi digitalisasi. Biasanya koleksi yang di alih mediakan adalah koleksi langka, hal ini dikarenakan untuk melestarikan dan menye- lamatkan koleksi yang ada.
Mardyantiwi mengatakan bahwa perpus- takaan sebagai pusat informasi dan penyebar informasi perpustakaan juga mempunyai tu- gas  dan  kewajiban  untuk  menjaga  keutuhan dan  pelestarian  bahan  pustaka  yang  dimili- ki.  Terkait  dengan  tugas  dan  kewajibannya perpustakaan  harus  berusaha  agar  tindakan penyalahgunaan  koleksi  tidak  terjadi.  Salah satu tujuan UPT Perpustakaan UDINUS adalah melestarikan koleksi kariatulis ilmiah yang di tulis oleh mahasiswa sebagai syarat kelulusan, selain  itu  dengan  adanya  alih  media  koleksi ini mengatasi kendala kekurangan ruang, baik ruang rak display maupun ruang gudang yang khusus untuk menyimpan koleksi karya ilmi- ah.
Setiap  kegiatan  tentu  ada  kendala  yang dihadapinya,  begitu  pula  dengan  kegiatan alih  media  atau  digitalisasi  di  perpustakaan, kurang  pahamnya  mengorganisasikan  data yang sudah terkumpul menjadi salah satu ken- dalanya. Selain itu apa bila ada bencana yang menimpa,  baik  berupa  banjir  maupun  ben- cana kebakaran jika hal ini tidak di perhatikan maka  akan  men  jadi  hal  yang  sangat  meru- gikan bagi perpustakaan.
Temuan  penting  dalam  penelitian  men- genai  peran  alih  media  dalam  melestarikan koleksi (Studi Kasus Alih Media di UPT Per- pustakaan Universitas Dian  Nuswantoro
Semarang) ini adalah:
a. Menjaga kandungan informasi kolek- si.
b. Menghemat ruang penyimpanan.
c. Mempermudah akses temu kembali informasi
d. Menyelamatkan kerusakan fisik do- kumen
e. Menjaga keamanan dokumen dari tindakan kejahatan
f. Mengatur dokumen dengan siste- matis
g. Belum diterapkanya metode tanggap bencana.

## Kesimpulan
Alih media memiliki peran dalam mele- starikan koleksi perpustakaan, dengan adanya alih media yang dilakukan oleh perpustakaan maka  akan  membantu  perpustakaan  menga- tasi solusi-solusi dari keamanan koleksi lama yang dimilikinya. Seperti di perpustakaan Uni- versitas Dian Nuswantoro semarang ini, den- gan dilakukanya alih media ini dapat menjaga kandungan informasi koleksi yang dimilikinya, selain itu menghemat ruangan penyimpanan- nya.  Akses  informasi  akan  menjadi  mudah karena yang awalnya tercetak dengan sistem yang  tidak  beraturan  dikarenakan  ditmpat- kanya koleksi digudang maka dengan dilaku- kanya digitalisasi mempermudah dalam men- cari informasi yang diinginkan pengguna.

## Daftar Pustaka
Ambo Upe dan Damsid. 2010. Asas-asas Mul- tiple Researches . Yogyakarta: Tiara Wacana
Bobsusanto, Pengertian Koleksi Per- pustakaan  Menurut  Para  Ahli  Dan  Jenisn- ya, dalam
http://www.spenge- tahuan.com , diakses pada tanggal 5 april 2018
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, Jakarta: Grame- dia Widasarana Indonesia Martoadmodjo, Karmidi. 1993. Pelestarian  Bahan  Pustaka ,  Jakarta: Universitas Terbuka Maya Anjelina Kasenda. Peran Pustakawan Dalam Pengolahan Bahan  Pustaka  Buku  Di  Badan Perpustakaan, Ar- sip Dan Dokumentasi Propinsi Sulawe- si Utara. dalam https://ejournal.un- srat.ac.id diakses  pada    tanggal    5
april 2018
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  No- mor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara
Pengalihan  Dokumen  Perusahaan  Ke  Da- lam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan  Legalisasi ,  dalam www.hukumonline. com diakses  pada  tanggal  5  april 2018
Sri  Wahyuni, Pengembangan  Koleksi  Per- pustakaan  Di  Perpustakaan  Kopertis Wilayah  X ,  Jurnal  Ilmu  Informasi Perpus- takaan dan Kearsipan Vol. 1, No. 1, Sep- tember2012, Seri E
Sudarsono, Blasius.2006. Anatologi Kepus- takawanan Indonesia ,
Jakarta: Sagung Seto
Wiji  Suwarno. Pengetahuan  Dasar  Kepus- takawanan  Sisi  Penting  Perpustakaan  Dan Pustakawan . Bogor: Ghalia Indonesia
Yusuf,  Pawit  M.  dan  Yaya  Suhendar. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpus-  takaan  Sekolah .  Jakarta: Media Prena- da Media Group