## SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR STUDI KASUS PADA PT BANK MUAMALAT INDONESIA CABANG PEKANBARU
Doni Winarso, Aryanto Fakultas Ilmu Komputer Universitas Muhammadiyah Riau
Abstrak –  PT.Bank  Muamalat  Indonesia Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di  bidang  perbankan.  seperti  halnya perusahaan-perusahaan  lainnya  PT.Bank Muamalat  juga  mempunyai  persediaan alat  tulis  kantor  untuk  mendukung kelancaran  aktivitas  bisnisnya.  ketika penelitian  ini  dilakukan  pencatatan  dan pembuatan  laporan  masih  dilakukan menggunakan sistem manual atau setidaknya menggunakan
software Microsoft Office Excel sebagai alat hitung. atas permasalahan tersebut maka dilakukanlah penelitian yang di beri judul Sistem  Informasi  Persediaan  Alat  Tulis Kantor studi kasus pada  PT.Bank Muamalat Indonesia cabang Pekanbaru. Penelitian  ini  menggunakan  metode penelitian  perangkat  lunak,  dimana  yang pertama  sekali  dilakukan  adalah  dengan cara  mengidentifikasi  masalah  yang dilanjutkan  dengan  studi  kepustakaan, pengumpulan data, menganalisa,
perancangan kemudian dilanjutkan dengan mengimplementasikan system kedalam  bentuk  terkomputerisasi,  dan terakhir  adalah  melakukan  pengujian terhadap sistem.
Berdasarkan  hasil  pengujian  maka disimpulkan  bahwa  sistem  informasi  ini dapat memberikan informasi kepada pihak management  yang  lebih  tepat  dan  akurat ketika pelaporannya. sistem ini juga sangat membantu  bagian  sarana  logistik  dalam mengelola  persediaan  alat  tulis  kantor pada PT.Bank Muamalat Indonesia cabang Pekanbaru.
kata kunci : Persediaan Alat Tulis Kantor
, ATK, laporan, sistem informasi

## 1. PENDAHULUAN
PT.  Bank  Muamalat  Indonesia cabang  Pekanbaru  saat  ini  berkembang dengan  sangat  pesat,  hal  ini  dapat  dilihat dari  pertumbuhan  kantor  kas  dan  kantor cabang pembantu, sampai akhir tahun 2011 sudah  ada  7  kantor  kas  dan  3  cabang pembantu  yang  berdiri  di  provinsi  Riau. Tentunya  perkembangan  ini  memberikan dampak positif kepada nasabah dikarenakan  layanan  yang  diberikan  oleh perusahaan  bisa  lebih  mudah  dijangkau. Namun permasalahan  baru timbul seiring dengan  bertambahnya  kantor  layanan  ini, karena pihak bank harus segera mempersiapkan  diri  dalam  hal  pelayanan baik  pelayanan  secara  internal  maupun eksternalnya.
Tidak berbeda dengan perusahaan perusahaan  lainnya  PT  Bank  Muamalat Indonesia  juga  memiliki  stok  persediaan alat-alat  untuk  keperluan  kantor,  bahkan dengan  bertambahnya  jumlah  kantor  kas dan cabang pembantu pengelolaan persediaan  barang  dan  alat  tulis  kantor dirasa semakin komplek dan membutuhkan perhatian  khusus  oleh  pihak  manajemen PT.  Bank  Muamalat  Indonesia  cabang pekanbaru.
Kontrol yang baik sangat dibutuhkan untuk menangani permasalahan  persediaan  ini,  karena  jika dilihat arus masuk dan keluar barang pada PT.  Bank  Muamalat  Indonesia  cabang
Pekanbaru  sudah  termasuk  besar  untuk skala  perusahaan.  Jika  dalam  pengelolaan persediaan  barang  ini  ada  kesalahan pencatatan tentunya akan memberikan efek yang  tidak  baik  untuk  perusahaan  bahkan bisa  sampai  menimbulkan  kerugian  yang sangat  besar.  Sebagaimana  diketahui bahwa  persediaan  merupakan  investasi yang  membutuhkan  modal  besar  dan tentunya juga mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.  Kebutuhan  akan  alat  tulis kantor  oleh  setiap  staff  menjadikan  pihak manajemen  berupaya  untuk  memberikan layanan  yang  terbaik  secara  internal sehingga,  diharapkan  dengan  ketepatan waktu,  keakuratan  barang  yang  diminta dan  pelaporan  persediaan  barang  pada akhir  bulan  bisa    diberikan  sebaik  dan secepat  mungkin  sehingga  berimbas kepada  layanan  terhadap  nasabah,  dan tentunya  akan  mendatangkan  keuntungan yang besar bagi pihak PT. Bank Muamalat Indonesia.
Dalam Pengelolaannya persediaan alat  tulis  kantor  ini  dikelola  oleh  bagian Sarana  logistik  yang  bertanggung  jawab langsung  kepada  operation  manager.
Selama ini pengelolaan persediaan pada PT
Bank Muamalat Indonesia cabang Pekanbaru masih dilakukan secara manual, sehingga  sering  kali  keluar  masuk  barang tidak  tercatat  sebagai  mana  mestinya  dan menimbulkan  selisih  antara  data  bagian persediaan secara fisik dengan data bagian yang ada pada sistem pembukuan perusahaan.

## 2. LANDASAN TEORI
a. Definisi Sistem Informasi
Sistem  pada  dasarnya  adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara  satu  dengan  yang  lainnya,  yang berfungsi  bersama-sama  untuk  mencapai tujuan  tertentu  (Tata  Sutabri,  2004).
Sedangkan  menurut  Mc  Leod  (2005) sistem  informasi  merupakan  sistem  yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan  informasi  dari  semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi  dari  orang-orang,  fasilitas, teknologi,  media,  prosedur-prosedur  dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan  jalur  komunikasi  penting, memproses transaksi rutin tertentu, memberi  sinyal  kepada  manajemen  dan yang  lainnya  terhadap  kejadian-kejadian internal  dan  eksternal  yang  penting  dan menyediakan  suatu  dasar  informasi  untuk mengambil suatu keputusan.

## b. Persediaan
Persediaan  merupakan  simpanan material  berupa  bahan  mentah,  barang dalam  proses  dan  barang  jadi.  Persediaan diperlukan  untuk  menjaga  kelancaran operasi  dalam  sebuah  perusahaan,  selain itu  persediaan  juga  merupakan  elemen utama  dari  modal  kerja  yang  termasuk kedalam aktiva paling produktif dan secara terus menerus mengalami perubahan.
Dalam manajemen persediaan untuk  memenuhi  kriteria  persediaan  yang harus  diperhatikan  adalah  yang  pertama berupa  unit  barang  yang  harus  dipesan, limit persediaan yaitu pada jumlah berapa persediaan sudah harus dilakukan pemesan kembali  dan  jenis  persediaan  mana  yang harus diperhatikan secara khusus.
Persediaan harus dikelola dengan baik  oleh  suatu  perusahaan  karena persediaan  merupakan  investasi  yang membutuhkan  modal  besar,  selain  itu persediaan  berhubungan  langsung  oleh pelayanan  yang  akan  diberikan  kepada nasabah  atau  pelanggan  sehingga  dengan begitu secara tidak langsung pastinya akan
berpengaruh kepada fungsi operasi,
pemasaran  dan  keuangan.  Pada  akhirnya dapat  disimpulkan  bahwa  persediaan merupakan
1. Persediaan  merupakan  investasi  yang sangat mahal 2.   Diperlukan proses yang spesifik untuk mengelola persediaan sehingga membantu  dalam  hal  pengendalian biaya 3.  Penghematan biaya persediaan berdampak signifikan terhadap efisiensi  biaya  perusahaan  secara keseluruhan. Pengertian  persediaan  berbeda- beda  tergantung  dari  jenis  perusahaan penggunanya. Jika persediaan yang dikelolanya  merupakan  persediaan  barang jadi,  barang  dalam  proses,  persediaan produk jadi maka persediaan ini merupakan  persediaan  untuk  perusahaan manufaktur.  Jika  perusahaan  pemakai persediaan  merupakan  perusahaan  dagang maka  persediaan  yang  dipakainya  disebut persediaan barang dagangan yang merupakan  barang  yang  dibeli  dan kemudian dijual kembali. Sedangkan untuk perusahaan yang menggunakan persediaan yang digunakan sendiri, dimana prosesnya adalah  membeli  persediaan  kemudian digunakan  untuk  mendukung  kelancaran aktivitas    perusahaan  maka  persediaan  ini bisa disebut dengan persediaan alat kantor.

## 3. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode pengembangan  perangkat  lunak  dengan model waterfall yang terdiri dari beberapa tahapan, adapun tahapan-tahapannya dapat dilihat dari gambar berikut:

## Gambar 1 Tahapan Penelitian

## a. Identifikasi Masalah
Permasalahan  yang  ada  pada pengelolaan  alat  tulis  kantor  pada  bank Muamalat  Indonesia  cabang  Pekanbaru adalah belum tersedianya sistem informasi yang  mencatat  dan  mengelola  persediaan secara terkomputerisasi.

## b.  Studi kepustakaan
Yaitu dengan membaca dan memahami  materi  yang  berhubungan dengan manajemen persediaan barang atau alat tulis kantor.

## c.  Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  pada penelitian ini dilakukan dengan cara : 1. Melakukan wawancara langsung dengan Bapak Taufik Ginanjar selaku Operation  Manager  pada  PT.  Bank Muamalat Indonesia cabang Pekanbaru  dan  juga  dengan  Bapak M.Fatir  Al-Fattah  selaku  staff  bagian umum yang memegang kendali
Identifikasimasalah StudiPustaka Pengumpulan Data Analisa Perancangan Implementasi Pengujian
langsung  terhadap  persedian  pada perusahaan ini.
2. Observasi. Tahap ini merupakan tahap pengumpulan data yang akan dijadikan pengetahuan  dari  sistem  yang  akan dibuat.

## d. Analisa
Tahap ini  merupakan  tahap  untuk menganalisa  bagaimana  cara  pengelolaan persediaan  yang  masih  manual  dialihkan kepada sistem yang telah terkomputerisasi.

## e. Perancangan
Pada  tahap  ini  dirancang  sebuah sistem  informasi  dimana  langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. Mendesain database
2. Mendesain  interface  sistem  informasi persediaan
3. Tool yang digunakan dalam perancangan ini adalah diagram konteks  (contex  diagram),  Data  Flow Diagram  (DFD),  Entity  Relationship Diagram (ERD)  dan kamus data
f. Implementasi
Pada  tahapan  implementasi  ini merupakan  tahapan  untuk  menerapkan rancangan sistem menjadi perangkat lunak.
Pada tahapan ini implementasi menggunakan Database Management System (DBMS) MySQL, bahasa
pemrograman VB.net.
g. Pengujian
Pada tahapan ini dilakukan pengujian  terhadap  perangkat  lunak  yang diimplementasikan. Tahapan ini dilakukan pada  proses  proses  yang  difasilitasi  oleh sistem  serta  pengujian  hasil  akhir  atau laporan yang dikeluarkan oleh sistem.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## a. Analisis Sistem
Tahapan  analisis  sistem  pada perancangan sebuah sistem informasi baru yang  berbasis  komputer  mempunyai peranan    yang  sangat  penting.  Hal  ini dilakukan untuk mengetahui dan memahami  alur  sistem  yang  akan  dibuat, permasalahan  yang  terjadi  pada  sistem sebelumnya  dan  untuk  dijadikan  dasar dalam pemecahan permasalahan yang akan dituangkan  kedalam  sistem  baru.  Dalam sistem informasi persediaan alat tulis pada PT.  Bank  Muamalat  Indonesia  ini  analisa yang  dilakukan  adalah    memahami  dan mencari  permasalahan  yang  terjadi  pada proses order barang, pembukuan persediaan  dan  arus  keluar  masuknya barang. Ada beberapa persediaan yang digunakan  pada  PT  Bank  Muamalat Indonesia diantaranya adalah :
1. Persediaan Alat Tulis
Persediaan  ini  merupakan  persediaan yang  mencakup seluruh alat-alat yang dibutuhkan oleh kantor dimana jenisnya  di  luar  barang  cetakan.
Contohnya  kertas,  pena  tulis,  tinta printer dan lainnya.
2. Persediaan Barang Cetakan Persedian  barang  cetakan  merupakan persediaan  dimana  jenis  barangnya merupakan  barang-barang  cetakan seperti  tiket-tiket  transaksi,  stempel, slip  setoran,  slip  penarikan,  aplikasi transfer dan lainnya.
3. Persediaan Souvenir
Jenis  barang  yang  terdapat  pada persediaan  souvenir  ini  adalah  barang yang  di  sediakan  oleh  PT  Bank Muamalat Indonesia untuk para nasabah.  Jenis  barang  ini  akan diberikan  kepada  para  nasabah  yang membuka tabungan atau deposito atau nasabah utama.
4. Persediaan ATM
Persediaan  ATM  digunakan  untuk mengelola  stok  kartu  ATM  pada  PT
Bank  Muamalat  Indonesia  cabang pekanbaru.
5. Persediaan Buku Cek dan Bilyet Giro Buku  cek  dan  Bilyet  Giro  pada  PT. Bank  Muamalat  Indonesia  termasuk kedalam kategori persediaan. Persediaan ini akan dibebankan ketika nasabah meminta buku cek atau bilyet giro melalui customer service. 6. Persediaan Materai Materai juga termasuk kedalam persediaan.  Sama  seperti  persediaan lainnya  materai  akan  menjadi  beban ketika  ada  permintaan  materai  dari departemen  yang  ada  pada  PT.  Bank Muamalat Indonesia cabang Pekanbaru. b. Deskripsi Umum Sistem Yang dikembangkan Sistem  baru  yang  akan  dibangun dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman  visual  basic  dan  Database Management  System  (DBMS)  MySQL. Sistem  ini  mempunyai  fungsi  untuk pencatatan  order  barang  yang  nantinya akan  di  setujui  oleh  Operation  Manager. Pada  sistem  yang  baru  ini  juga  terdapat pencatatan  barang  masuk,  pemakaian ATK,  serta  pelaporan  bulanan.  Sistem  ini juga  bisa  melihat  pemakaian  ATK  pada setiap  divisi  yang  ada  pada  PT.Bank Muamalat Indonesia cabang Pekanbaru. Adapun  fungsi  dari  sistem  informasi persediaan  alat  tulis  kantor  yang  akan dibuat adalah untuk :
1. Mempermudah staff sarana dan logistik  untuk  mengetahui  stok  akhir barang di gudang persediaan. 2. Mempermudah dalam proses
pembukuan persediaan alat tulis kantor kedalam sistem akutansi perusahaan.

## c. Uraian Prosedur
Langkah  dalam  pembuatan  uraian prosedur  mengacu  kepada  prosedur  yang ada  pada  sistem  persediaan  ATK  sebagai berikut:
1. Departemen  yang  membutuhkan  alat tulis kantor membuat surat permintaan yang diajukan kepada sarlog.
2. Bagian sarlog meng-input data permintaan  kedalam  sistem  informasi persediaan  alat  tulis  kantor  untuk disetujui oleh Operation Manager.
3. Operation  Manager  akan  mengecek permintaan.  Jika  permintaan  disetujui maka data persetujuan akan tersimpan kedalam  database.  Jika  permintaan tidak  disetujui  maka  form  permintaan dikembalikan  kepada  bagian  sarlog untuk dekembalikan kepada departemen yang meminta. 4. Sarlog akan mencetak data permintaan yang  telah  disetujui  dan  melakukan pengecekan  terhadap  stok  persediaan ATK.  Jika  stok  masih  tersedia  maka barang ATK akan langsung didistribusikan.
5. Jika persediaan tidak ada maka sarlog akan  melakukan  input  data  PO  yang nantinya  disetujui  oleh  Operation Manager .
6. PO yang telah disetujui oleh Operation Manager  diserahkan  kepada  supplier, dan  supplier  mengirimkan  barang ATK sesuai dengan PO.
7. Ketika  barang  ATK  masuk  bagian sarlog  akan  meng-input  data  barang masuk dan disimpan kedalam database.
8. Setiap  akhir  bulan  laporan  persediaan alat  tulis  kantor  akan  dicetak  dan dilaporkan kepada Operation Manager. Arus sistem informasi dapat dilihat pada  aliran  sistem  berikut  ini  sebagai berikut:

## Gambar 2. Aliran Sistem Inventori
d. Rancangan Data Flow Diagram

## 1. Diagram Konteks
Diagram Konteks digunakan untuk menggambarkan  sistem  pengolahan  data secara  garis  besar  atau  menyeluruh, diagram  konteks  ini  dirancang  untuk memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh  sistem  dan  keluaran  yang  dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

## Gambar 3. Diagram Konteks SI Alat Tulis Kantor

## 2. DFD level 1
DFD  level  1  ini  berfungsi  untuk merinci  masing  masing  proses  yang  ada pada  diagram  konteks.  DFD  level  1  ini
terdiri  dari  4  proses  yaitu,  proses  login, proses  input  master  barang,  proses transaksi  barang  masuk,  dan  transaksi barang keluar.
DFD level 1 dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut.
Gambar 4. Data Flow Diagram level 1

## e. Perancangan Sub Sistem Manajemen Data
Data  yang  digunakan  dalam pendukung keputusan ini ditampung dalam basis  data  yang  terintegrasi  dengan komputer.  Basis  data  dirancang  agar  data yang  berkaitan  dapat  teroganisir  dan tersimpan dengan baik sehingga memudahkan dalam pencarian dan manipulasi data.

## 1. Entity Relationship Diagram
Entitas  yang  terlibat  didalam  sistem pendukung  keputusan  ini  adalah  entitas barang,  pengguna,  supplier.  Hubungan antar  entitas  tersebut  dapat  digambarkan dalam entity relation diagram pada gambar berikut.

## Gambar 5. Rancangan ER-D
2. Relasi Antar Tabel
Gambar 6. Relasi Antar Tabel

## F. Implementasi
1. Tampilan Halaman Utama Halaman utama merupakan
halaman yang akan muncul ketika aplikasi pertama sekali dijalankan.
Gambar 7. Halaman Utama Sistem
2. Halaman Login
Halaman  login  merupakan  halaman yang digunakan agar bisa mengakses menu menu didalam sistem.
Gambar 8. Halaman Login
3. Halaman Transaksi Barang Masuk
Halaman  transaksi  barang  masuk ini  digunakan  untuk  melakukan  transaksi ketika  barang  ATK  masuk  ke  dalam persediaan  gudang.  adapun  tampilan  dari halaman  transaksi  masuk  ini  bisa  dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 9. Halaman Transaksi Barang Masuk
4. Halaman Transaksi Barang Keluar Halaman  ini  digunakan  untuk
melakukan data transaksi ATK yang keluar ketika ada permintaan ATK. Tampilan dari halaman  ini  dapat  dilihat  pada  gambar berikut.
Gambar 10. Transaksi Barang Keluar 5. Halaman Laporan Stok
Halaman  laporan  stok  digunakan untuk  mencatak  laporan  stok  persediaan ATK  untuk  dijadikan  lampiran  dalam pelaporan  persediaan  setiap  tutup  buku akhir bulan.
Gambar 11. Halaman Laporan Stok
5. PENUTUP a. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, analisis dan pembangunan sistem informasi  persediaan  alat  tulis  kantor  di atas  maka  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut:
1. Telah  dibuatkan  sistem  informasi persediaan  alat  tulis  kantor  pada  PT.
Bank  Muamalat  Indonesia  cabang pekanbaru
2. Sistem  informasi  persediaan  alat  tulis kantor  ini  sangat  membantu  dalam mengelola persediaan ATK yang ada. b. Saran Setelah meneliti dan menuangkannya  kedalam  penelitian  ini maka dapat diberikan saran untuk persediaan  alat tulis  kantor  pada  PT.Bank Muamalat  Indonesia  cabang  Pekanbaru sebagai berikut: 1. Sistem yang dikembangkan kedepannya  harus  bisa  diakses  oleh semua  kru  pengguna  alat  tulis  kantor sehingga  bagian  sarlog  hanya  tinggal melihat data permintaan saja.
2. Sistem  yang  ada  belum  terkoneksi kedalam  jaringan  komputer  di  kantor sehingga kedepannya bisa
dikembangkan  menjadi  sistem  yang berbasis client server.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
Al  Bahra  Bin  Ladjamuddin  B,  2004. Konsep  sistem  basis  data  dan implementasinya.
Yogyakarta : Graha Ilmu. Bunafit Nugroho, 2009. Panduan Lengkap
Menguasai Perintah SQL. Jakarta :MediaKita.
Dodit  Suprianto  2010.  Membuat  Aplikasi Desktop Menggunakan MySQL & VB.NET  Secara  Profesional.Jakarta :MediaKita.
Jogiyanto,  HM.  2005.Analisis  dan  Desain
Sistem Informasi.Yogyakarta :Andi
Offset.
Kristanto,  Andri,  2003.  Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.Jakarta : Gava Media.
Leod,  RaymonMc,  2005.  Management information  System.  Jilid  II.  New Jersey  Prentice Hall.
Leman,1998. Metode Pengembangan Sistem  Informasi.  Jakarta  :  Elex Media Komputindo Nugroho, Adi 2005.Analisis Dan Pernacangan System Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung :Informatika. Sutabri,  Tata.  2004.  Analisa  Sistem Informasi.Yogyakarta :Andi Offset
Silberschatz,  A.  2002.  Database  System Consepts Fourth Edition. New York :
McGraw-Hill Companies
Suryanto  Suharli,  2005.  Membangun
Aplikasi  Berbasis  Windows  Dengan Visual
Basic.Net.  Jakarta  :  Elex  Media Komputindo.
http://id.wikipedia.org/wiki/sistem_inform asi
http://digilib.ittelkom.ac.id/article/definisi- persediaan