PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT BERBASIS WEB DAN PEMBENTUKAN KOMUNITAS PRAKTISI BIDANG PROJECT MANAGEMENT

## Umama
Program Studi Sistem Informasi, STMIK Atma Luhur Jl. Raya Sungailiat, Selindung Lama, PangkalanBaru – Bangka E-mail : umama.umi@gmail.com

## Abstrak
Penyelenggaraan project management di Indonesia berlandaskan pada dua metode, yaitu dengan menggunakan  pedoman  standarisasi  Internasional  dan  menggunakan  referensi  best  practise  yang didapat  dari  pengalaman  para  Praktisinya.  Untuk  memfasilitasi  kegiatan  tersebut,  diperlukan  sebuah media  penampungan,  penyajian  dan  berbagi  pengetahuan  berupa  Knowledge  Management  serta pembentukan  komunitas  yang  keanggotaannya  relatif  lebih  mudah  dan  murah.  Penelitian    ini  akan membuat sebuah Pemodelan Knowledge Management System berbasis web dan Pembentukan Komunitas Praktisi bidang Project Management, yang meliputi tiga tahapan utama siklus pengembangan knowledge management  yaitu  knowledge  capturing,  knowledge  sharing  and  dissemination  dan  knowledge acquisition and application.
KataKunci: knowledge management, project management, web, pemodelan
1. PENDAHULUAN
1.1   Latar Belakang Project  Management yang  baik, dikatakan berhasil apabila bisa mencapai sasaran penyelenggaraan  proyek  dengan  tepat  dan sesuai  dengan  waktu  yang  telah  ditentukan. Project  Management  Institute  (PMI) telah mengeluarkan  alat  bantu  bagi  seorang  Manajer Proyek  tentang  bagaimana  mengelola  proyek dengan baik untuk hasil yang maksimal melalui standarnya  yaitu Project  Management  Body  of Knowledge ( PMBOK ),  yang  memuat  secara detil  mengenai  proses,  alat  bantu  serta dokumentasinya.
Pada dasarnya, sebuah metode Project Management dari Project Management Institute (PMI) tersebut berlaku dan bisa diterapkan pada semua  jenis  industri.  Namun,  seiring  dengan meningkatnya kebutuhan organisasi atau perusahaan  yang  beragam  yang  seringkali bertolak belakang dengan sumber dayanya yang terbatas,  kebutuhan  proyek  pun  menjadi  sangat beragam,  maka  seringkali  teori  pengelolaan proyek yang tercantum dalam Project Management  Body  of  Knowledge ( PMBOK ) perlu  disesuaikan  dengan  kondisi  nyata  di lapangan. Sehingga, penggunaan Project Management  Body  of  Knowledge  (PMBOK) sesuai dengan kultur tiap jenis proyek serta gaya dari masing-masing Manajer Proyek. Dengan demikian, nantinya berkembanglah Project  Management  –  best practice , yaitu yang diperkaya dengan
knowledge yang  didapat  dari  pengalaman  para
Project Manager serta anggota tim proyek yang lain. Secara ringkas, hal –  hal  yang
melatarbelakangi penelitian ini yaitu:
1. Sebuah proyek bersifat temporer, biasanya tim proyek hanya bekerjasama dalam masa temporer  tersebut,  sehingga  jika  proyek selesai  maka  tim  proyek  pun  berakhir. Oleh  karena  itu,  sangat  disayangkan  jika knowledge tersebut  hanya  dimiliki  oleh masing-masing  tim  proyek  tanpa  bisa dibagi  dengan  praktisi  lain  yang  akan mengelola  proyek  kelanjutan  dari  yang sebelumnya atau proyek lain yang serupa.
2. Bagi sebuah Perusahaan, pembentukan tim proyek baru berarti kembali harus memulai segala  sesuatunya  dari  awal,  penyelarasan keahlian  tim  dari  awal  pula,  ini  berarti tambahan beban upaya bagi Perusahaan.
3. Sedikitnya  sarana  penyediaan knowledge untuk  project  management  yang  berbasis best  practise ,  menyebabkan  sebagian praktisi  hanya  bekerja  berdasarkan  teori saja,  sehingga  bersifat  kurang  flexible, kurang  bisa  menyesuaikan  keahliannya dengan  kondisi  proyek  yang  sedang dikelola.
4. Penanganan project management
padaIndustri  yang  berbeda  (perbankan, telekomunikasi,  konstruksi, oil  and  gas dan  sebagainya)  kadang  kala  berbeda, sehingga  praktisi project  management memerlukan  referensi  sebanyak  mungkin mengenai hal tersebut.
5. Belum  ada  komunitas  praktisi project management yang  lebih  umum  dan sederhana,  karena  komunitas  yang  sudah ada  biasanya  berbentuk  asosiasi  atau organisasi  yang  resmi  seperti  PMI  atau CCTA.

## 1.2   Identifikasi Masalah
Hal – hal yang akan diteliti pada penelitian ini yaitu:
1. Bagaimana merancang suatu model
knowledge management  system yang tepat guna,  yaitu  di  mana knowledge yang tersedia benar –  benar  memenuhi kebutuhan  penggunanya  (dengan  cara memaksimalkan proses knowledge capture dan knowledge update) ,serta proses knowledge sharing berjalan dengan baik.
2. Bagaimana menyeimbangkan content dalam  KMS  bidang project  management ini, antara yang berdasarkan teori
(literatur) dengan pengalaman best practise para praktisi 1.3   Tujuan Penelitian Sebuah Pemodelan Knowledge Management System Berbasis Web danPembentukan  Komunitas  Praktisi Project Management ini  bermaksud  untuk  memetakan dan  mendokumentasikan  serta  sebagai  sarana sharing semua knowledge yang  berkaitan dengan Project  Management ,  baik  secara  teori standar maupun pengalaman orang-orang proyek,  sehingga  pada  akhirnya  didapatlah sebuah Project  Management  –  best  practice , yang semakin mempermudah komunitas manajemen proyek (mulai dari Project Manager , Bussiness  Analyst , Project  Admin ,
Project Control , Project Owner , dan sebagainya) dalam mengelola proyeknya dengan benar dan berhasil.
Dengan memaksimalkan proses knowledge capture untuk  memperoleh knowledge dasar yang tepat, serta penyusunan prosedur penggunaan KMS  yang  mengikuti  falsafah  KM yang  benar  (di  mana  harus  ada  proses knowledge  sharing ),  diharapkan  implementasi KMS  ini  nantinya  bisa  berhasil  dan  tidak mengulang kegagalan – kegagalan implementasi KMS pada umumnya.
Selain itu,  dengan  adanya  pembentukan komunitas praktisi project management, diharapkan KMS  ini dapat membantu:
a. Mengembangkan keterampilan profesional anggota.
b. Memfasilitasi  jaringan  dan  kolaborasi yang efektif.
c. Mensosialisasikan standarisasi umum yang digunakan untuk bidang project management.

## 1.4   Ruang Lingkup
Pembahasan  yang  akan  dikaji  lebih  lanjut
dalam  penelitian  ini  hanya  mencakup  hal  –  hal berikut:
1. Knowledge  Management  System  (KMS) Roadmap , meliputi:
a. Proses  pembentukan knowledge dasar untuk  bidang Project  Management (proses capturing) hingga terbentuknya pemetaan knowledge tersebut.
b. Perencanaan knowledge  management tool  (KM  Tool), mulai  dari  pemilihan tool , pengaturan menu dan penggambaran mock up. c. Perancangan  strategi  implementasi KMS,  meliputi  penyusunan  beberapa standard  operating  procedure (SOP) seperti prosedur keanggotaan komunitas KMS, penyusunan prosedur knowledge  sharing antar  anggota komunitas  dan  penyusunan  prosedur pengelolaan  dan  pemeliharaan  KMS, serta  gambaran  evaluasi  performa KMS  melalui  metode  pengukuran knowledge management  maturity level berdasarkan knowledge  management maturity model (KMMM) .
2. Analisa  manfaat  ( benefit  analysis )  dari penerapan  KMS  untuk  komunitas  praktisi Project Management .

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1   Pengertian Knowledge Management
Knowledge  Management mencakup  tata cara pengelolaan proses penangkapan
knowledge ,  penyerapan  dan  pendistribusian knowledge , serta penerapan knowledge tersebut. Jika  ditinjau  dari  segi  bisnis,  maka  Amrit
Tiwana  (2001)  mendefinisikannya  sebagai berikut: Knowledge management merupakan
pengelolaan  knowledge  perusahaan  dalam menciptakan  nilai  bisnis  (business  value)  dan menghasilkan  keunggulan  kompetitif  yang berkesinambungan  (suistainable  competitive advantages)  dengan  mengoptimalkan  proses penciptaan,
pengkomunikasian dan pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan  dalam  rangka  pencapaian  tujuan bisnis [2] Sebelum munculnya Knowledge Management , pembedaan antara data, informasi, knowledge dan wisdom tidak  begitu menyita perhatian para praktisi bisnis, walaupun sebenarnya  proses  pengolahan  data  menjadi informasi  dan  informasi  menjadi  knowledge sudah menjadi bagian dari rutinitasnya. Namun,
pada Knowledge Management, maka
pembedaan  data,  informasi, knowledge dan
wisdom tersebut menjadi sangat penting, karena ketidakjelasan pembedaan potensial menimbulkan  inefisiensi  dan  kesalahan  dalam penerapan Knowledge  Management .  Akan  ada kemungkinan suatu organisasi menyatakan telah menerapkan knowledge  management ,  tetapi pada  kenyataannya  yang  terjadi  baru  sampai kepada tahapan Data Management atau Information Management . Berikut  adalah  gambaran  hubungan data- information-knowledge-wisdom menurut
Tiwana  (2000)  dalam  buku The  Knowledge Management Toolkit :
Gambar 1. Hirarki DIKW: dari Data ke Wisdom [2] 2.2  Knowledge Management untuk Komunitas Praktisi (CoP) Ada  tiga  tipe  pandangan  terhadap  KM
yang  membantu  menjelaskan  mengapa  KM sangat penting dewasa ini, yaitu KM
memberikan  manfaat  kepada  para  individu dalam organisasi, komunitas
praktisi (Communities  of  Practise/CoP),  dan  kepada organisasi itu sendiri [1]
Manfaat  KM  bagi  komunitas  praktisi  antara lain [1] : a. mengembangkan skill profesional.
b. menyediakan peer-to-peer mentoring .
c. memfasilitasi  kolaborasi  dan networking yang lebih efektif.
d. mengembangkan  kode  etik  profesional yang bisa diikuti oleh para anggota.
e. mengembangkan “common language” .
Pendefinisian  komunitas  praktisi  menurut Etienne Wenger adalah sebagai berikut: “ Communities  of  practice  are  groups  of  people who share a passion for something they do and who  interact  regularly  to  learn  how  to  do  it better” [6]
Pendefinisian tersebut kemudian diperkaya lagi oleh Serrat [6] yaitu:
“Communities  of  practice  are  groups  of  like- minded,  interacting  people  who  filter,  amplify, invest  and  provide,  convene,  build  and  learn and  facilitate  to  ensure  more  effective  creation and sharing of knowledge in their domain”.
Ada  beberapa role dalam  komunitas praktisi,  antara  lain  adalah  yang  didefinisikan oleh  Kim,  A  dalam  bukunya  “ Community building on the web” [1] yaitu sebagai berikut:
a. Visitors
Yaitu  pengguna  yang  hanya  sebagai pengunjung web sekali  atau  dua  kali, yangbisa  bergabung  ataupun  tidak  dengan komunitas.  Dalam  hal  ini,  pengguna tersebut  hanya  bermaksud  untuk  mencari tahu dan mengenali komunitas ini.
b. Novices Yaitu  anggota  komunitas  yang  baru,  yang biasanya masih belum  terlalu  aktif berkontribusi,  hingga  mereka  benar  – benar  telah  mempelajari  dan  memiliki pengetahuan yang cukup mengenai komunitas dan anggota yang lain. c. Regulars Yaitu  anggota  komunitas  yang  sudah memberikan  kontribusi  secara  reguler  dan berinteraksi  dengan  anggota  lain  secara berkelanjutan. d. Leaders Yaitu anggota komunitas yang meluangkan  waktu  dan  pikirannya  untuk memainkan  peran  yang  lebih  banyak, antara lain membantu dalam pengoperasian  aplikasi  bagi  komunitas. Dengan  kata  lain, leaders bisa  saja berfungsi sebagai admin komunitas tersebut.
e. Elders
Yaitu  anggota  komunitas  yang  memiliki pengetahuan  dan  kemampuan  lebih  dalam topik  yang  dikelola  komunitas,  serta bersedia untuk menjadi pengasuh
sekaligus  penasehat  bagi  semua  anggota komunitas dari waktu ke waktu.
informasi  yang  beredar  dari  para  anggota komunitas  agar  tidak  terjadi  pengulangan, duplikasi ataupun kurang berkualitas.
a. Members
Yaitu  yang  berbagi  tanggungjawab  dalam mempromosikan CoP, menciptakan ketertarikan atas komunitas, mempromosikan antusiasme di antara para anggota  serta  memberikan  dukungan penuh terhadap kelangsungan CoP.
2.3 Knowledge Management Tool dan Knowledge Management Strategy
2.3.1    Knowledge Management Tool
Menurut  Turban,  et  al  (2004),  teknologi KM  atau  sering  disebut  KM Tool biasanya terdiri  dari  tiga  komponen  utama,  yaitu komunikasi,  kolabirasi  serta storage dan retrieval. KM Tool ini  biasanya  berupa gabungan  platform  atau  sistem  operasi  dan aplikasi  piranti  lunak  yang  dibangun  untuk memfasilitasi proses – proses dalam KM [2] . Jika  mengacu pada siklus SECI Nonaka, maka  KM  Tool  dikembangkan  dan  dirancang untuk  dapat  memfasilitasi  dan  mengakselerasi
proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi [2].

## 2.3.2 Knowledge Management Strategy
Menurut  kamus  Longman  edisi  2003, strategi  merupakan  tindakan  –  tindakan  yang terencana dalam rangka mencapai sesuatu [2] Sedangkan  pendefinisian  KM Strategy adalah sebagai berikut:
“Strategi  KM  merupakan  formulasi  visi,  misi dan objektif strategis dari pengelolaan
knowledge yang  dijabarkan  dari  strategi Perusahaan” [2] .
Karena  itu,  menurut  Tobing [2] ,  KM  bukanlah untuk untuk KM itu sendiri, KM diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi Perusahaan. Sukses implementasi  KM  dapat  dilihat  dari  sejauh mana  kontribusi  KM  dalam  mendukung pencapaian  target  –  target  Perusahaan,  baik jangka pendek maupun jangka panjang.
KM Strategy bisa  berisi  beragam  visi  – misi,  tergantung  kebutuhan  dan  kondisi  tiap organisasi [1] . Sebagai contoh, KM Strategy yang dikembangkan  oleh  IFAD,  memiliki  empat komponen strategis [8] yaitu:
a. strenghtening  knowledge  sharing  and learning process.
b. equipping  IFAD  with  more  supportive knowledge sharing and learning infrastructure.
c. fostering  partnerships  for  broader knowledge sharing and learning.
d. promoting  a  supportive  knoledge sharing and learning culture.
Dalam  penelitian  ini,  maka  strategi  KM harus dapat memberikan konstribusi positif bagi profesi  para  anggota  komunitas  praktisi project management ini.

## 2.3.3  Faktor  –  Faktor  Penting  Dalam Implementasi KM
Tobing  (2007)  mengemukakan  bahwa faktor  -  faktor  penting  yang  harus  diperhatikan dalam  implementasi knowledge  management adalah:
a. Manusia
b. Leadership
c. Teknologi d. Organisasi
e. Learning
Pada  faktor  Teknologi  (KM Tool ) , Turban  et  al  (2004)  mengatakan  bahwa  KM Tool tersebut  biasanya  terdiri  dari  tiga komponen utama , yaitu komunikasi, kolaborasi serta storage dan retrieval .  Jika  mengacu  pada siklus  SECI  yang  dikembangkan  oleh  Nonaka, maka  KM Tool dikembangkan  dan  dirancang untuk  dapat  memfasilitasi  dan  mengakselerasi proses sosialisasi, esternalisasi, internalisasi dan kombinasi [2] . Sedangkan pada implementasi KM untuk project ,  faktor  –  faktor  pentingnya  antara  lain sebagaimana yang dikemukakan pada salah satu penelitian  yang  dilakukan  oleh  Frank  Lindner dan  Andreas  Wald,  yang  mereka  tuangkan dalam  artikel    berjudul “Success  Factors  of
Knowledge Management in Temporary Organization” pada Jurnal Internasional Project Management tahun 2010 ini. Menurut mereka, dengan mulai
berkembangnya  organisasi  –  organisasi  yang bersifat  temporer  seperti project dan program, di  mana  ada  peningkatan  kebutuhan  akan knowledge sebagai  salah  satu  sumber  daya kritikal,  sedangkan  terdapat  keterbatasan  waktu untuk mengimplementasikan knowledge
sharing ,  maka  mereka  melakukan  sebuah penelitian  untuk  mengidentifikasi  faktor  – faktor keberhasilan pengembangan dan pengimplementasian knowledge  management pada organisasi temporer tersebut.
Penelitian  yang  dilakukan  Lindner  dan Wald  dengan  cara  survei  melalui  pemberian pengisian  kuisionerkepada  8000  anggota  dan orang  –  orang  terkait  yang  tergabung  dalam GPM ( German Association for Project Management ) dan anggota IPMA ( International Project Management Association) itu menghasilkan rumusan faktor –  faktor keberhasilan pengembangan dan pengimplementasian KMS pada project
management seperti  yang  ditunjukkan  pada gambar 2.
Gambar 2. Faktor Keberhasilan Pengimplementasian KMS pada PM [4]
Dari  gambar  tersebut,  bisa  kita  pelajari bahwa  faktor  –  faktor  keberhasilan  pekerjaan knowledge  management pada  organisasi  yang bersifat  temporer  seperti project dan program antara  lain  adalah  yang  terdapat  pada  hasil survei  tersebut (yang diberi tanda “ support” ).
Mempelajari faktor – faktor penting yang dikemukakan  oleh  Tobing  serta  faktor  –faktor keberhasilan  PKM  pada  penelitian  Lindner  dan Wald di  atas,  maka pada penelitian  ini,  peneliti akan melakukan pemodelan knowledge management system berbasis webdengan menitikberatkan pada hal – hal berikut (tabel 1):
Tabel 1. Fokus Pemodelan KMSPM
Kunci Keberhasilan Kegiatan Learning Budaya  KM  memberikan  pengaruh positif pada efektifitas PKM Menyusun berbagai Standard Operating Procedures  (SOP) dengan  maksimal,  agar budaya  berbagi knowledge pada  KMS  ini  bisa berjalan lancar.
SOP  awal  akan  didesain  oleh  peneliti  (sebagai admin  awal),  selanjutnya  bisa  dikembangkan sesuai masukan dari anggotakomunitas Leadership Komitmen  Manajemen  memberikan pengaruh positif pada efektifitas PKM Komitmen  Manajemen  memberikan pengaruh positif pada budaya knowledge Toleransi kesalahan berpengaruh positif pada budaya knowledge Menyediakan  fasilitas  pada  KMS  agar  tiap anggota  bisa  saling  memberikan feedback terhadap  setiap knowledge yang  tersedia,
sehingga  dimungkinkan  adanya  proses  koreksi oleh  sesama  anggota  komunitas,  dalam  rangka penyelenggaraan  proses  evaluasi  dan  kontrol aktivitas  KM  serta  pengembangan  budaya sharing . Manusia Evaluasi dan kontrol aktivitas KM akan mempengaruhi efektifitas PKM Teknologi Dukungan  ICT  memberikan  pengaruh positif pada efektifitas PKM Mengembangkan KMS dengan maksimal, dengan  memperhatikan  faktor  kelengkapan  dan kemudahan (ketepatan dan kecepatan) penggunaan. Memilih tool yang  tepat  untuk  pengembangan KMS tersebut. Penggunaan  sistem  untuk  mendukung komunikasi memberikan pengaruh positif pada dukungan ICT Penggunaan  sistem  untuk  mendukung penyimpanan  memberikan  pengaruh positif pada dukungan ICT Selain memperhatikan faktor
keberhasilan  KM,  maka  sebaiknya  rencana implementasi  KM  juga  memperhatikan  faktor kegagalan  yang  biasa  terjadi  agar  bisa menghindari  hal  tersebut.  Eisaku  Oshima [7] dalam  papernya  menyebut  faktor  kegagalan tersebut  dengan  istilah “The  Three  Traps  in KM” [7] , yaitu:
a. Lack of interest in knowledge sharing
b. Knowledge is not used
c. KM does not continue
Menurut  Oshima,  bahkan  beberapa perusahaan  yang sudah  menerapkan  KM secara advanced seperti  Asahi  Breweries  dan  Fuji Xerox  juga  pernah  mengalami  ketiga  hal tersebut. Cara penanganan dan penyelesaian tiga
masalah  itu  bisa  berbeda  –  beda  disesuaikan dengan budaya dan tujuan suatu Perusahaan [ 7] .

## 3. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam penelitian  ini yaitu:
1. Studi Literatur
Merupakan  kegiatan  pemahaman  teori- teori Project  Management melalui  pedoman buku  PMBOK,  materi  training  dan  presentasi Project Management Professional (PMP), dalam rangka pengumpulan basic explicit knowledge . Selain  itu,  mencakup  juga  kegiatan  studi literatur melalui internet ( browsing ) dalam rangka  pengumpulan  informasi  tentang tools yang  bisa  digunakan  untuk  KMS system . 2. Wawancara Merupakan Kegiatandiskusi dengan beberapa  praktisi Project  Management dalam  rangka  pengumpulan basic  tacit knowledge .
3. Lain - lain
Yaitu  pengumpulan knowledge melalui ekstraksi  pengalaman  peneliti  bergerak  di bidang project  management selama  tiga tahun  (sebagai Project  Admin,  Knowledge Management  Administrator dan Project
Control ).
Sebagaimana  yang  telah  disebutkan  di awal,    ini  mengambil  bidang  keilmuan project management sebagai  objek  penelitian,  dengan metodologi  mengacu  pada  siklus knowledge management terintegrasi  yang  digambarkan oleh Kimiz Dalkir (Gambar 3), serta memfasilitasi proses konversi knowledge sesuai dengan  yang  dikembangkan  oleh  Nonaka  dan Takeuchi (Gambar 4).
Gambar 3. Siklus Knowledge Management yang
Terintegrasi [1]
Gambar 4. Model Konversi Knowledge Nonaka dan
Takeuchi [1] Karena itu, secara garis besar,
pelaksanaan roadmap pemodelan KMS berbasis web ini terbagi tiga tahapan, sebagai berikut:
1. Tahap Pembentukan Knowledge Dasar Tahap  ini  merupakan  tahap  awal  dan pondasi  dari  keseluruhan  KMS  roadmap.  Pada tahap  ini  akan  dilakukan  proses knowledge capturing untuk  bidang project  management, hingga  terbentuk  pemetaan knowledge dasar tersebut,  atau  dikenal  dengan  istilah knowledge taxonomy. selain  sebagai  pondasi  awal  KMS, knowledge dasar  (taxonomy)  ini  juga  nantinya akan  menjadi  pedoman  dalam  pengembangan fitur – fitur KMS.
Pembentukan knowledge dasar ini dilakukan melalui dua proses sebagai berikut:
a. Capturingknowledge Merupakan proses pencarian dan pengambilan knowledge ,  baik  yang explicit maupun tacit ,  menggunakan cara pemodelan Nonaka dan Takeuchi.
b. Clarifying knowledge Merupakan  proses  pendefinisian  dan penentuan klasifikasi knowledge, dalam rangka penyusunan taxonomy .
2.  Tahap Perencanaan KM Tool
Tahap  ini  dimulai  dengan  pemilihan  Tool
(untuk memilih antara Alfresco dan Knowledge ManagementTree ), dilanjutkan dengan perencanaan menu dan penggambaran mock up , berdasarkan  pada taxonomy yang  didapat  dari tahap pertama. 3. Tahap Perancangan KM Strategy Dua  Hal  –  hal  yang  akan  dikerjakan  pada tahap ini yaitu: a. Penyusunan  beberapa  Standard  Operating Procedure (SOP) Pada tahap ini akan disusun beberapa SOP dasar  untuk  memudahkan  penggunaan KMSnantinya. Pada penyusunan  ini, SOP umum  yang  akan  disusun  adalah  SOP penggunaan dasar saja, meliputi: (1) prosedur keanggotaan komunitas
(2) prosedur knowledge sharing antar Anggota komunitas (termasuk penentuan reward)
(3) prosedur  pengelolaan  dan  pemeliharaan
KMSPM oleh Admin. Pada perkembangannya nanti, diperbolehkan  untuk  menyusun  SOP tambahan atau perbaikan SOP  yang sudah ada,  melalui  diskusi  dan  kesepakatan semua Anggota komunitas. b. Penyusunan  strategi  evaluasi  performansi KMS. Tahap  ini  akan  menggambarkan  proses evaluasi  performansi  KMSPM  melalui  metode pengukuran Knowledge  Management  Maturity
Model (KMMM) . Berikut gambaran perencanaan pelaksanaan KMS roadmap ini: Gambar 5. Perencanaan KMS Roadmap 4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pemodelan Knowledge Management Berbasis Web (KMSPM) 1.   Pembentukan Knowledge Dasar
Berdasarkan  metodologi  penelitian    ini, maka knowledge dasar  yang  didapat  untuk Project  Management adalah  proses, knowledge area ,  dokumentasi,  t ools , stakeholder dan project  management  office, dengan taxonomy seperti yang ditunjukkan oleh gambar 6.
2.   Perencanaan KM Tool & KM Team
Setelah  membandingkan  dua  jenis tool , yaitu  Alfresco  dan  KnowledgeTree  (tabel  2), maka  dipilih  KnowledgeTree  sebagai  KM  tool untuk pemodelan KMS berbasis web ini, dengan fitur seperti yang ditunjukkan oleh gambar 7.
Sedangkan  untuk  pengkategorian  pengguna (yang  sekaligus  sebagai  KM team), maka  pada pemodelan KMS ini dengan mengacu pada teori community of practises role yang dikemukakan oleh  Kim,  pengguna  dibedakan  menjadi  empat kategori role, yaitu: (1) Novices ; (2) Regulars ;
(3) Leaders ;  (4) Elders (merupakan  praktisi yang  sudah  memperoleh  sertifikat Project Management  Professional /PMP  dari Project Management Institute ).
Tabel 2. Perbandingan Tool KnowledgeTree dengan Alfresco
Fasilitas KnowledgeTree Alfresco Jenis Aplikasi Berbasis web, digunakan langsung dengan domain pada internet Berbasis open source dengan menggunakan koneksi intranet (aplikasi berupa portal), sehingga harus diinstal pada server intranet Penggunaan Menyesuaikan dengan paket fitur yang sudah tersedia Mengkustomisasi sesuai dengan kebutuhan, melalui pengkodingan pada progam aplikasi Fitur untuk mendukung KMS File sharing, document workflow dan ada integrasi dengan microsoft office File sharing, integrasi dengan Windows Explorer Tampilan antar muka ( interface ) Sederhana, dengan menu yang terstruktur dan mudah digunakan serta menarik ( user-friendly ) Rumit dan kurang terstruktur, serta tampak sangat formal sehingga agak membosankan Sistem Sekuriti Ada Tidak ada
Free Trial 14 hari, bisa menggunakan fitur dan menu standar saja 30 hari, tapi tidak diketahui seberapa banyak menu yang bisa digunakan. Harga Relatif terjangkau, dengan berbagai variasi paket harga dan fitur Tidak diketahui (harus menghubungi bagian marketingnya langsung)
Gambar 6. Knowledge Taxonomy Dasar Untuk Project Management
Gambar 7. Pemetaan fitur dan menu KMSPM
3.   Perancangan KM Strategy
Melalui  penyelarasan  dengan  strategi komunitas praktisi, maka dikembangkan sebuah strategi KM yang terdiri dari tiga strategi utama dan  mendasar  untuk  menunjang  keberhasilan implementasinya, yaitu sebagai berikut:
a. Mengembangkan  ketentuan  mengenai  tata cara  memberi  atau  menerima knowledge, agar  tertib  dan  tidak  membingungkan anggota.
b. Mengembangkan kebijakan sistem
rewards-and-punishment bagi anggota yang  aktif  dan  tidak  aktif  berkontribusi dalam pengadaan dan penyebaran knowledge. Hal  ini  penting  dilakukan dalam upaya pengembangan budaya knowledge – sharing yang optimal.
c. Menyusun cara pengukuran kinerja
KMSPM,  agar  diketahui  sejauh  mana perkembangan  KMSPM,  untuk  membantu menentukan  tindak  lanjut  dalam  upaya peningkatan kualitasnya.
Strategi  –  strategi  yang  telah  ditentukan tersebut selanjutnya dituangkan dalam perincian Standard Operating Procedure (SOP)
penggunaan  KMSPM  dan  penyusunan  langkah –  langkah  yang  diperlukan  dalam  proses pengukuran  kinerja  KMSPM,  untuk  membantu anggota  memahami  tata  cara  penggunaan  dan berbagai ketentuan atau kebijakan yang ada dan mengetahui  sejauh  mana  perkembangan  kinerja KMSPM ini, yaitu sebagai berikut:

## a. Prosedur keanggotaan komunitas.
Keanggotaan  komunitas  terbuka  bagi praktisi project  management Indonesia  yang ingin  bergabung.  Namun,  karena  KMSPM  ini tidak  bisa  diakses  atau  dilihat  oleh  pengguna internet  yang  belum  menjadi  anggota,  maka prosedur keanggotaan komunitas adalah sebagai berikut:
(1) Tiap Leader menulis  informasi  mengenai komunitas dan tujuan dari adanya KMSPM  kepada  sesama  rekan  praktisi project  management, melalui  berbagai media  pribadi,  seperti blog,  email atau akun jejaring sosial.
(2) Tiap Leader mengirimkan email undangan dari  menu invite  user pada  KMSPM,  atau langsung  menuliskan  data  anggota  baru pada fitur Add User .
(3) Calon  Anggota  (Kandidat  Member)  yang ingin  bergabung,  bisa  mengkonfirmasi keanggotaan  dengan  cara  mengklik link
domain yang terdapat pada email undangan,  kemudian  melakukan  login sesuai dengan data email yang dimilikinya (ID dan password).
(4) Calon  Anggota  (Kandidat  Member)  yang tidak  ingin  bergabung,  bisa  mengabaikan saja  email  undangan  tersebut  (email undangan  hanya  akan  dikirim  satu  kali, sehingga  tidak  akan  mengganggu  para Kandidat  Member  yang  tidak  ingin bergabung).
Gambar 8. Prosedur Keanggotaan Komunitas
b. Prosedur Knowledge Sharing. Prosedur  ini  memiliki  beberapa  ketentuan mendasar bagi anggota komunitasnya, yaitu:
(1) Knowledge  yang akan  dimasukkan  ke KMSPM  haruslah  yang  valid  (terjamin
keabsahan dan kebenarannya) dan berkualitas.
(2) Knowledge yang  akan  dimasukkan  ke KMSPM,  yang  mengandung  pernyataan  – pernyataan  dari  pakar  atau  sumber  lain, maka harus disebutkan keterangan sumber tersebut.
(3) Anggota Regulars yang akan memasukkan knowledge baru ke KMSPM, bisa melakukannya  melalui  menu upload  file.
Selanjutnya, knowledge tersebut  bisa dilihat  atau  diunduh  ( download )  oleh anggota lain.
(4) Jika Anggota Leaders (yang beranggotakan juga salah satu dari Elders )
menilai knowledge baru  tersebut  kurang valid atau kurang berkualitas, maka berhak menghapusnya kemudian harus mengirimkan email konfirmasi penghapusan  kepada  Anggota  Regulars yang mengunggah ( upload ) – nya.
(5) Anggota  lain  (baik  Novices  maupun Regulars  lain)  boleh  mengunduh  semua knowledge yang  terdapat  pada  KMSPM, dan  harus  memberikan  respon  pada knowledge yang  ada,  baik  komentar ataupun  balasan  dengan  mengunggah knowledge yang berkaitan dengan knowledge tadi (yang lebih up-to-date atau sekedar  memperkaya  dengan  referensi yang lain).
Gambar 9. Prosedur Knowledge Sharing
c. Prosedur Pengelolaan Dan Pemeliharaan KMSPM Oleh Leaders
Prosedur  ini  menangani  dua  macam pengelolaan,  yaitu  pengelolaan users dan pengelolaan content pada KMSPM.
Untuk  pengelolaan users, terdiri  dari beberapa ketentuan mendasar, yaitu:
(1) Anggotayang tidak aktif melakukan
kegiatan  KM  pada  KMSPM  akan  dihapus dari  keanggotaan  komunitas  sehingga tidak bisa mengakses lagi domain KMSPM  ini,  setelah  terlebih  dahulu dikirimkan email pemberitahuan mengenai status aktivitasnya.
(2) Sebanyak 10% dari Anggota Regulars dan Leaders,  yang  dinilai  oleh  Anggota Leaders  paling  sering  berkontribusi  pada
perkembangan knowledge di  KMSPM  ini akan  mendapatkan rewards dinobatkan sebagai “ knowledge worker of the month”.
Evaluasi  ini  dilakukan  oleh  Anggota Leaders setiap bulan.
(3) Anggota  Leaders  akan  diganti  setiap periode  enam  bulan  sekali.  Anggota Leaders  berikutnya  dipilih  dari  anggota yang  aktif  berkontribusi  pada  KMSPM selama  periode  terakhir.  Khusus  untuk anggota  yang  mendapatkan  tiga  kali rewards “ knowledge worker of the month” tidak  dikenakan  tugas  sebagai  Leaders pada  periode  baru  ini,  tapi  pada  periode selanjutnya  hal  ini  tidak  berlaku  bagi orang yang sama.
Gambar 10. Prosedur Pengelolaan dan Pemeliharaan Pengguna
Untuk  pengelolaan content, beberapa ketentuan mendasar yaitu:
(1) Anggota  Leaders  (yang  beranggotakan juga  salah  satu  dari Elders )  mengevaluasi ( review)  knwoledge yang  terdapat  pada KMSPM.  Jika  dianggap  sudah  tidak relevan  lagi,  maka  akan  mengirimkan
email  pemberitahuan  kepada  pengunggah knowledge tersebut. (2) Pengunggah knowledge yang sudah mendapat  email  pemberitahuan  harus melakukan update pada knowledge  – nya tersebut. Jika tidak, maka Anggota Leaders akan menghapus knowledge itu.
Gambar 11. Prosedur Pengelolaan Content
2.   Pengukuran Performansi dengan Metode KMMM Jika KMSPM ini sudah diimplementasikan,  maka  setelah  satu  tahun pertama akan dilakukan pengukuran perfomansi kualititatif dengan menggunakan metode KMMM [3] dengan  tujuan  untuk  mendapatkan gambaran nyata mengenai perkembangan website  KMSPM  dalam  rangka  membantu perencanaan perkembangannya nanti.
Selanjutnya,  pengukuran  akan  dilakukan  secara berkala setiap tahun.
Proses  pendefinisian  KMMM  ini  nantinya akan  dilakukan  melalui  sistem  pembagian kuestioner  kepada  setiap  anggota  komunitas, dengan proses assessment sebagai berikut:
a. Pengumpulan  dan  konsolidasi  data,  yang dilakukan  melalui  pengisian  kuestioner oleh  setiap  anggota  komunitas,  yang dokumennya  bisa  diunduh  dari  KMSPM
web. Proses ini bertujuan untuk
mendapatkan  gambaran  jelas  mengenai kondisi  perkembangan  KMSPM,  apakah sedang berada pada  level initial, repeated, defined,  managed atau optimizing, sesuai pendefinisian piramida KMMM.
b. Konsensus  solusi  dan  perencanaan  tindak lanjut, yang bertujuan untuk mendiskusikan  dan  mencari  kesepakatan mengenai  solusi  dan  rencana  tindak  lanjut pengembangan KMSPM, apakah ada yang perlu  diperbaiki  agar  level  yang  sudah dicapai bisa dimaksimalkan, atau ditingkatkan  ke  level  selanjutnya  pada piramida KMMM.
c. Upload dokumen hasil assessment
KMMM, sebagai pertanggungjawaban dan agar  diketahui  oleh  semua  anggota komunitas.
d. Proses  terakhir, yaitu  realisasi  dari perencanaan  tindak  lanjut improvement KMMM.
Gambar 12. Proses Asessment pada Evaluasi
Perkembangan KMSPM (Diadaptasi dari Proses Assessment KMMM)

## 5. KESIMPULAN
Dengan  adanya  penelitian  ini,  maka peneliti mengharapkan bisa membantu memberikan gambaran pada praktisi knowledge management pada umumnya tentang bagaimana mengembangkan konsep
knowledge management yang baik dan berdaya guna tinggi.
Selain  itu,  dengan  adanya  konsep  pemodelan KMSPM  ini  diharapkan  dapat  membantu  para praktisi serta peminat project management hal – hal berikut:
1. Mengenal secara cepat mengenai keilmuan project  management melalui  pemetaan knowledge yang  berkaitan  dengan project management.
2. Memudahkan pertukaran informasi mengenai project  management di  antara sesama  praktis  dan  peminatnya,  melalui budaya knowledge sharing yang
dikembangkan dan difasilitasi oleh KMSPM ini. 3. Dengan adanya pengembangan pengetahuan  akan proejct  management best practise , diharapkan bisa memperkaya knowledge dan skill anggota  komunitas KMSPM ini. Demi  penyempurnaan  konsep  pemodelan ini, maka masih diperlukan dukungan pengetahuan  dari  praktisi  atau  pakar project management yang lain. kemudian agar implementasinya  nanti  bisa  terlaksana  sesuai dengan apa yang telah dimodelkan, maka sangat diperlukan  komitmen  yang  tinggi  dari  semua pelaksana  implementasi dan anggota komunitas yang nantinya terbentuk, untuk tetap mendukung dan berkontribusi dalam
pengelolaan dan pengembangan KMSPM ini.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Dalkir,  Kimiz.  Knowledge  Management  in
Theory and Practise. Elsevier Inc., Butterworth-Heinemann. USA. 2005 [2] Tobing,  Paul  L.  Knowledge  Management Konsep Arsitektur  dan  Implementasi. GrahaIlmu, Bandung. 2007 [3] Langen, Manfred DR. Holistic Development of KM with the KM Maturity Model. http://www.kmmm.org , diakses terakhir tanggal 20 November 2010. [4] Lindner, Frank and Wald, Andreas. Success Factors  of  Knowledge  Management  in Temporary  Organizations.  International Journal, http://www.sciencedirect.com , diakses terakhir tanggal14 Desember 2010. [5] Nonaka,  Ikujiro  and  Toyama,  Ryoko.  The Knowledge-Creating Theory Revisited: Knowledge  Creation  as  a  Synthesizing Process. International Journal, http://www.iwp.jku.at , diakses terakhir tanggal 3 Februari 2010. [6] Serrat,  Olivier.  Building  Communities  of Practice. Asian Development Bank. http://www.adb.org , diakses terakhirt anggal 3 Februari 2010. [7] Oshima,  Eisaku.  Knowledge  Management (KM). RCS Institute, Inc. http://webfsktm2.fsktm.um.edu.my ,  diakses terakhir tanggal 3 Februari 2010.
[8] IFAD.  Knowledge  Management  Strategy (2007). http://www.ifad.org/pub ,  diakses terakhir tanggal 7 Februari 2011.