## Penerapan Alur Prosedur Pelayanan Rekam Medis dan Desain Formulir Kesehatan Tahanan di Rumah Sakit X
Himatul Zakiyah 1 , Ida Sugiarti 2 1,2 Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya *Coresponding author: zakiyahhimatul@gmail.com
Info Artikel

## Abstrak
Disubmit 7 Oktober 2023 Direvisi 29 Mei 2024 Diterbitkan 31 Mei 2024
Kata Kunci: Rekam  medis,  Alur  Prosedur,
Desain Formulir, Tahanan
P-ISSN : 2086-3292 E-ISSN : 2655-9900
Latar  Belakang:  Kriteria  yang  memuat  penilaian  tentang  sistem penyimpanan  rekam  medis  dalam  Standard  Procedure  Operational  (SPO) adalah  adanya  sistem  yang  memandu  penyimpanan  dan  pemrosesan rekam  medis.  Penyelenggaraan  pelayanan  sangat  berhubungan  dengan formulir. Formulir Kesehatan Tahanan adalah formulir pemeriksaan secara menyeluruh.  Tujuan:  Mengetahui  Gambaran  Penerapan  Alur  Prosedur Pelayanan  Rekam  Medis  dan  Merancang  Formulir  Kesehatan  Tahanan sesuai  dengan  teori  desain  formulir  rekam  medis.  Metode  Penelitian: Penelitian  yang  dilaksanakan  menggunakan  triangulasi  tematik,  dengan subjek  5  (lima)  informan,  menggunakan  metode  kualitatif  dengan wawancara  mendalam  didukung  pedoman  observasi.  Hasil  Penelitian: Sistem  alur  pelayanan  kesehatan  dari  TPPRJ,  TPPGD,  dan  TPPRI.  Sistem pengelolaan data rekam medis di Rumah Sakit X yang meliputi assembling, coding and indexing, analizing and reporting, filling. Sistem rekam medis di Rumah Sakit X  meliputi: Sistem Penamaannya menggunakan nama pasien sendiri  sesuai  dengan  tanda  pengenal  yang  sah  seperti  KTP,  KK,  SIM,  dll. Sistem penomoranya menggunakan Unit Numbering System (UNS). Desain formulir  rekam  medis  kesehatan  tahanan  ditinjau  dari  aspek  anatomi, aspek  fisik,  dan  aspek  isi.  Komponen  heading,  pendahuluan,  intruksi,  isi, dan  penutup.  Kesimpulan:  Perlu  adanya  SPO  pelayanan  bagi  pasien tahanan  dan  perlu  adanya  desain  ulang  tentang  formulir  kesehatan tahanan. Abstract Keywords: Medical  record,  Procedure Flow, Form Design, Prisoner. Background: The criteria that include an assessment of the medical record storage  system  in  the  SOP  is  the  existence  of  a  system  that  guides  the storage  and  processing  of  medical  records.  Service  delivery  is  closely related to the form. The Prisoner's Health Form is a thorough examination form.  Objectives:  To  describe  the  application  of  medical  record  service procedures and to design a prisoner's health form in accordance with the theory of medical record form design. Research Methods: The research was carried  out  using  thematic  triangulation,  with  5  (five)  informants  as  the subject, using  qualitative  methods with in-depth interviews supported  by observation  guidelines.  Research  Result:  Health  service  flow  system  from Outpatient  Registration  Place,  Emergency  Patient  Registration  Place,  and Inpatient Registration Place. Medical record data management system at X Hospital  which  includes  assembling,  coding  and  indexing,  analyzing  and reporting, and filing. The medical record system at X Hospital includes: The naming  system  uses  the  patient's  name  by  valid  identification  such  as  ID cards,  family  cards,  driving  licenses,  etc.  The  numbering  system  uses  the Unit Numbering System (UNS). The design of the prisoner's medical record form  is  reviewed  from  the  anatomical,  physical,  and  content  aspects. Heading,  introduction,  instructions,  body,  and  closing  components. Conclusion: There needs to be a service SOP for detainees and a redesign of

## MEDIA INFORMASI

## Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Tasikmalaya
https://ejurnal2.poltekkestasikmalaya.ac.id/index.php/bmi
the prisoner's health form.

## PENDAHULUAN
Rumah sakit mempunyai berbagai sifat khusus seperti suatu cara yang memanifestasikan dalam bentuk pelayanan jasa kepada pasien. Manajemen rumah sakit termasuk pelayanan jasa, yakni wadah yang  meneruskan  derma  reparasi  medis.  Definisi  Rekam  Medis  menurut  Permenkes  No.  269  tahun 2008  tentang  Rekam  Medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien (Handiwidjojo, 2009).
Sistem rekam medis di rumah sakit merupakan satu metode tata kelola lisensi semua negosiasi jasa kedokteran untuk dibagikan bagi tenaga kesehatan. Rekam medis dilaksanakan menurut wujud global, melalui  keyakinan  bentuk  perwujudan  dinilai  akan  mewujudkan  laporan  serta    mewujudkan kerahasiaan yang global wajib dilindungi (Nisaa et al., 2018).
Pengelolaan jasa perawatan serta penyembuhan pasien berbanding umum menurut pelayanan rumah  sakit,  pendayagunaan  serta  pengembangan  penyembuhan  pasien  lewat  jasa  penyembuhan tertinggi,  pengelolaan  ulasan  serta  peningkatan  peralatan  ilmu  kesehatan  pada  rencana pengembangan jasa kesahatan dalam mengamati kebijakan bidang kedokteran. Pengelolaan pelayanan sangat berhubungan dengan formulir (Irlaili & Rohmadi, 2018).
Formulir  Kesehatan  Tahanan  adalah  formulir  pemeriksaan  secara  menyeluruh.  Hal  ini memanifestasikan  hingga  satu  formulir  sangat  memegang  kewajiban  vital, karena  dapat  disebabkan apabila  sarana  akumulasi  informarsi  untuk  disebabkan  apabila  sumber  laporan  baik  dan  diperoleh apabila penuntun pada menetapkan memutuskan petunjuk theraphy (Purwaningsih, 2017).
Pentingnya prosedur alur pelayanan rekam medis di Rumah Sakit yang terdapat banyak pasien tahanan  serta  formulir  kesehatan  tahanan  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara Sartika  Asih  Bandung.  Oleh sebab  itu,  dilaksanakan  analisis  akan  menangkap  penerapan  alur  prosedur  pelayanan  rekam  medis serta  isi  dari  formulir  kesehatan  tahanan  itu  harus  disesuaikan  dengan  kebutuhan  dari  pihak kepolisian, yang nantinya menjadi salah satu kelengkapan pada data kepolisian untuk pasien tahanan.

## METODE
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif. Subjek pada penelitian ini terdiri dari 5 (lima) informan yaitu, 2 (dua) Informan Utama  dan 3 (tiga) Infoman Pendukung. Instrumen penelitian dipakai  pada  penelitan  ini  ialah  pedoman  wawancara  dan  pedoman  observasi.  Cara  akumulasi  data dapat  digunakan  dengan  berbagai  cara  bagai  penelaahan  data  primer  akan  objek  penelitian  apabila model  pertama  yang  segera  divalidasi  menggunakan  data  sekunder  untuk  diambil  dari  hasil wawancara dan observasi di lapangan. Analisa data dikerjakan secara deskriptif dalam bentuk narasi. Gambaran Penerapan Alur Prosedur Pelayanan Rekam Medis dan Desain Formulir Kesehatan Tahanan di Rumah Sakit X.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Alur dan Pelayanan Rekam Medis Alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap.

## Sumber: Data Sekunder (2022).
Gambar 1 Modifikasi flowchart alur prosedur pendaftaran rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap.

## Sistem dan Subsistem Rekam Medis Sistem Penamaan Paien
Sistem penamaan menetapkan sistem penamaan asli, ialah selaras dengan tanda pengenal yang sah seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya. Memudahkan petugas rekam medis untuk mengidentifikasiian pasien. Contoh penerapan:
Kartu Tanda Penduduk (KTP) Kartu Indeks Berobat (KIB) Ena Supratman Ena Supratman

## Sistem Penomoran
Sistem Sistem penomoran dipakai adalah Unit Numbering System (UNS), yaittu satu pasien yang belum  pernah  berkunjung  mempunyai  nomor  rekam  medis  yang  dapat  diapakai  kedepannya, seumpama pasien kembali ke Rumah Sakit X. Pegawai rekam medis akan mudah dalam mencari rekam medis pasien.
Sistem Penyimpanan Rumah  Sakit  X  memakai  sistem  sentralisasi.  Supaya  mempermudah  pegawai  saat  mencari dokumen  serta  informasi  pasien  yang  berkepanjangan.  Rekam  medis  pasien  tahanan  sebelum  di simpan di filling , di simpan terlebih dahulu di pelaporan khusus untuk mendata pasien tahanan.

## Sistem Pengolahan Rekam Medis
1. Alur dan Prosedur Assembling
a. Petugas assembling menerima pemulangan BRMRJ setelah selesai pelayanan rawat jalan serta  BRMRI  dari  ruang  rawat  inap  tahanan  serta  mengecek  BRMRI  yang  kembali tersebut pada ekspedisi umum dan ekspedisi pasien tahanan;
b. Mengecek  kelengkapan  BRMRJ  dan  BRMRI  (kuantitatif)  sesuai  dengan  yang  tercantum pada analisa cek kelengkapan serah terima dokumen;
c. Bagian assembling merakit  kembali  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap    supaya sesuai daftar isi formulir rekam medis;
d. Menyerahkan  BRMRJ  dan  BRMRI  yang  sudah  di assembling ke  bagian  analisa  rekam medis untuk di proses lebih lanjut;
e. Membuat  laporan  harian  dan  bulanan  interval  pengembalian  BRMRJ  dan  BRMRI  yang dihitung mulai waktu pasien pulang sampai BRMRJ dan BRMRI kembali ke bagian rekam medis ( Quality Objective );
f. Membuat laporan  BRMRJ dan BRMRI yang tidak lengkap lembar catatan medisnya dan mengembalikan BRMRJ ke poliklinik dan BRMRI  ke ruang rawat inap untuk dilengkapi dengan persetujuan kepala bagian rekam medis.
2. Alur dan Prosedur Coding dan Indexing
a. Coding
1) Petugas koding menerima BRMRJ dan BRMRI yang telah lengkap dan dianalisa dari bagian analisa rekam medis;
2) Petugas  koding  rawat  jalan  menerima  laporan/sunsus  harian  dari  masing- masing klinik;
3) Menentukan  kode  penyakit  (diagnosa  utama  maupun  diagnosa  tambahan) yang ditulis oleh dokter RM 01 (untuk rawat inap) dan oleh perawat disensus harian klinik (untuk rawat jalan) sesuai standar kodefikasi ICD-10;
4) Menentukan  kode  tindakan/operasi  (bila  ada/dilakukan)  yang  ditulis  oleh dokter di resume medis (untuk rawat inap) dan oleh perawat disensus harian klinik (untuk rawat jalan) sesuai standar;
5) Mengumpulkan  data  morbilitas  (rawat  inap  dan  rawat  jalan)  sebagai  data acuan membuat laporan yang diserahkan kebagian pelaporan;
6) Sebelum  petugas  koding  rawat  inap  menyerahkan  Rekam  Medis  yang  telah dikoding ke bagian filling maka rekam medis pasien tahanan akan di laporkan dan didata terlebih dahulu untuk kepentingan hukum, atas persetujuan kepala bagian rekam medis.
b. Indexing
1) Petugas  indeks  menyediakan  catatan  tentang  pasien  tahanan  yang  ada  di Rumah Sakit X;
2) Petugas melakukan indeks sesuai dengan kebutuhan;
3) Setelah data terkumpul lengkap, petugas indeks menyerahkan data kebagian pelaporan
3. Alur dan Prosedur Analizing dan Reporting a.

## Analizing
1) Petugas Analisa menerima BRMRJ dan BRMRI yang selesai di assembling dari bagian analisa;
2) Mengecek  kelengkapan  isi  BRMRJ  dan  BRMRI  (kualitatif)  pada  tiap  lembar catatan  lembaran  Rekam  Medis  (RM)  menggunakan  formulir  cek  analisa kelengkapan;
3) Mengecek  kebenaran  isi  Rekam  Medis  dilihat  dari  kesesuaian  diagnosa, anamnesa, theraphy , pemeriksaan fisik, pemeriksaan penunjang, dll;
4) Memilah  BRMRJ  dan  BRMRI  yang  lengkap  dan  yang  tidak  lengkap berdasarkan  dokter  pemeriksa/penanggung  jawab  perawatan  pasien tersebut;
5) Membuat  laporan  harian  jumlah  BRMRJ  dan  BRMRI  yang  dianalisa  dan dilaporkan tiap bulan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis Rawat Inap;
6)
Membuat  laporan  BRMRJ  dan  BRMRI  harian  yang  tidak  lengkap  isi/data Rekam Medisnya;
7) Mengembalikan BRMRJ dan BRMRI untuk melengkapi data Rekam Medis yang ditujukan  kepada  dokter  penanggung  jawab  pasien  dengan  sepengetahuan Kepala Rekam Medis;
8) Melakukan penagihan RM yang telah lengkap setiap 3 hari sekali;
9) Menyerahkan BRMRJ dan BRMRI yang telah lengkap dan dianalisa ke bagian Koding/Indeksing.
b. Reporting
1) Menerima laporan harian dan sensus harian dari bagian assembling ; 2) Merekap sensus harian; 3) Menyusun laporan berdasarkan indeks.
a) Laporan internal; b) Laporan eksternal. 4. Alur dan Prosedur Filling
a. Rawat Jalan
1) Petugas filling rawat  jalan  mencari  BRMRJ  di  rak penyimpanan  berdasarkan tanda bukti daftar yang tercetak;
2) Apabila  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  belum  ditemukan  (membutuhkan waktu  yang  lama),  petugas filling memberitahukan  kepada  perawat  klinik bahwa  BRMRJ  untuk  sementara  dibuatkan  yang  baru  dengan  tetap  mencari berkas rekam medis rawat jalan yang lama;
3) Petugas filling rawat  jalan  mencari  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  rak penyimpanan berdasarkan tanda bukti daftar yang tercetak;
4) Apabila BRMRJ belum ditemukan (membutuhkan waktu yang lama), petugas filling memberitahukan  kepada  perawat  klinik  bahwa  berkas  rekam  medis rawat  jalan  untuk  sementara  dibuatkan  yang  baru  dengan  tetap  memakai nomor  rekam  medis  lama  sambil  tetap  mencari  berkas  rekam  medis  rawat jalan yang lama;
5) Bila  berkas  rekam  medis  yang  lama  akhirnya  ditemukan,  maka  petugas menyatukan  kedua  BRMRJ  dengan  tetap  memperhatikan  urutan  tanggal transaksi  pelayanan  (riwayat  perjalanan  penyakit)  pasien  tanggal  transaksi terakhir berada pada urutan terakhir;
6) Bila BRMRJ yang lama akhirnya ditemukan, maka petugas menyatakan kedua BRMRJ  dengan  tetap  memperhatikan  urutan  tanggal  transaksi  pelayanan (riwayat perjalanan penyakit) pasien tanggal  transaksi terakhir berada  pada urutan terakhir;
7) Bila BRMRJ tetap tidak ditemukan, maka BRMRJ yang sudah dibuat baru dapat dipakai untuk transaksi pelayanan selanjutnya;
8) Pelaksana filling menerima  pengembalian  Kartu  Rekam  Medis  Rawat  Jalan, dari masing-masing klinik/IGD melalui pendaftaran rawat jalan;
9) BRMRJ  dibersihkan,  dirapikan  dan  diurutkan  sesuai  dengan  riwayat kunjungan pasien ( assembling );
10) Sebelum dibagikan ke rak penyimpanan, BRMRJ;
11) Diurutkan berdasarkan Nomor Rekam Medis terkecil;
12) BRMRJ dibagikan ke rak penyimpanan berdasarkan tempatnya;
13) BRMRJ  disimpan  kedalam  rak  penyimpanan  dengan  menggunakan  sistem penjajaran sentralisasi.
b. Rawat Inap
1) Petugas filling menerima berkas rekam medis rawat inap (BRMRI) rawat inap dari petugas assembling ;
2) Memisahkan  berkas  rekam  medis  dari  yang  terkecil  sampai  dengan  yang tersebar sebagai patokan penjajaran;
3) Menyimpanan  berkas  rekam  medis  ke  dalam  rak  penyimpanan/Roll  o  pack sesuai dengan sistem sentralisasi penjajaran yang digunakan;
4)
Untuk  pasien  yang  rawat  ulang,  tidak  disediakan  Map/Amplop  BRMRI  yang baru, melainkan BRMRI yang baru disatukan dengan BRMRI yang lama dalam satu Map.

## Sistem Retensi dan Pemusnahan
Berbanding  dengan  Standar  Prosedur  Operasional  Rumah  Sakit  dan  Surat  Edaran  DIRJEN Yanmed, sudah pernah dilakukan  penyusutan dan pemusnahan. Membentuk team pemusnah sebelum dilakuakn pemusnahan rekam medis. Beberapa formulir rekam medis tidak akan dimusnahkan.
Formulir Kesehatan Tahanan dilihat dari aspek anatomi, aspek fisik dan aspek isi
1. Aspek anatomi Tabel 1 Evaluasi Formulir Pemeriksaan Kesehatan Tahanan NO PRINSIP DESAIN FORMULIR YA TIDAK KOMENTAR 1 Apakah pada formulir pada heading terdapat  judul  dan tujuan secara jelas?  - Terdapat judul pada formulir tersebut. 2 Apakah  nama  dan  alamat sarana pelayanan kesehatan  (Rumah  sakit) tercantum  pada    halaman formulir? -  Nama, logo, tercantum pada formulir  tersebut namun  untuk  dan alamat sarana pelayanan kesehatan tidak ada. 3 Apakah  nama,  nomor  RM dan  informasi  lain  tentang pasien  tercantum  pada halaman  formulir  (manual atau  menggunakan  bar coding)?  - Tercantum 4 Apakah  nomor  dan  tanggal revisi formulir dicantumkan  agar  dapat dipastikan penggunaan formulir terkini?  - Ada  nomer  dan tanggal revisi. 5 Apakah tercantum instruksi pengisian  dan  penggunaan pada  semua    formulir tersebut? -  Tidak  ada  instuksi dibagian bawah. 6 Apakah  shading  digunakan untuk  memisahkan  dan penekanan  area-area  pada formulir. -  Tidak  ada  karena tidak  ada  yang harus menggunakan penekanan  dalam tulisannya. 7 Apakah check boxes digunakan  pada  formulir untuk  menyediakan  ruang data? -  Ada 8 Apakah  layout  formulir secara fisik tersusun secara logis?  - Sudah  urut  dan logis
9 Apakah  data  pribadi  dan alamat  serta  informasi  lain yang  terkait  satu  dengan yang lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan?  - Sudah dikelompokan menjadi satu kesatuan namun tidak ada alamat 10  Apakah formulir menggunakan  jenis  huruf yang terstandar?  - Sudah, menggunakan  type huruf calibri ukuran menyesuaikan 11  Apakah margin (batas tepi) disediakan  yang  cukup untuk  kepentingan  hole punches?  - Margin  Kiri  sudah cukup untuk keperluan hole punches NO PRINSIP DESAIN FORMULIR YA TIDAK KOMENTAR 12  Apakah diformulir terdapat clouse atau penutup -  Belum  ada  clouse berbentuk tanda tangan  dan  nama dokter beserta tanda tangan pasien/keluarga Sumber: Data Primer (2022) 2. Aspek Fisik Tabel 2 Prinsip Desain Formulir Aspek Fisik NO PRINSIP DESAIN FORMULIR YA TIDAK KOMENTAR 1 Apakah  formulir  tersebut sudah  menggunakan  tinta hitam yang terstandar ?  - Formulir  tersebut menggunakan kertas  putih  dan tinta hitam. 2 Apakah  formulir  tersebut menggunakan karbonisasi ? -  Tidak ada 3 Apakah formulir menggunakan kertas berwarna ? -  Formulir  tersebut masih menggunakan kertas berwarna putih 4 Apakah bentuk dan ukuran dari  formulir  itu  sudah sesuai ketentuan ?  - Ukuran yang digunakan F4 disesuaikan  dengan ukuran  DRM  dan rak  filing,  format formulir tersebut sudah  sesuai  yaitu berbentuk portrait Sumber: Data Primer (2022)
3. Aspek Isi
Tabel 3 Prinsip Desain Formulir Aspek Isi NO PRINSIP DESAIN FORMULIR YA TIDAK KOMENTAR 1 Apakah  terdapat  singkatan dalam formulir tersebut ?  - Dalam formulir tersebut menggunakan singkaan seperti Reg, dll 2 Apakah  formulir  tersebut mudah diisi dan dilengkapi -  Tidak mudah karena pada formulir tersebut belum terdapat perintah-perintah yang harus diisi. Sumber: Data Primer (2022) Merancang Ulang Desain Formulir Kesehatan Tahanan 1. Kepala formulir ( Heading ) Komponen heading formulir  rekam  medis  kesehatan  tahanan  dipakai  supaya menangkap memegang rumah  sakit. Bagian kepala formulir terdapat informasi identitas ialah  nama  institusi  pemilik.  Formulir  rekam  medis  kesehatan  tahanan  berisi  logo  dan nama rumah sakit, serta judul “FORMULIR KESEHATAN TAHANAN”.
2. Pendahuluan ( Introduction )
Komponen pendahuluan pada Formulir kesehatan tahanan tidak terdapat didalam formulir Formulir rekam medis kesehatan tahanan.
3. Intruksi ( Instruction )
Komponen  instruksi  formulir  kesehatan  tahanan  bahwa  Intruksi  berada  di  bawah formulir  serta  ini  tidak  sesuai  dengan  teori  yang  ada.  Untuk  teori  bahwa  intruksi  harus berada di atas fields yang diintruksikan agar petugas yang mengisi formulir sudah paham pengisiannya harus dilakukan seperti apa.
4. Isi ( Body )
Komponen  isi  pada  formulir  kesehatan  tahanan  berbentuk  pengisisan  informasi pada identitas pasien tahanan, pemeriksaan, Margin pada sebelah  kiri cukup untuk hole punche, Spasi sudah sesuai tidak terlalu rapat dan tidak terlalu berjauhan antar huruf atau antar kata. Hurufnya pas dan sesuai dengan standar. Cara mengisi ditulis manual.
5. Penutup ( Close )
Komponen  penutup  pada    formulir  kesehatan  tahanan  bersi  item  yaitu  tempat, tanggal, waktu, tanda tangan, dan catatan tambahan bila diperlukan.

## Pembahasan
A. Alur dan Pelayanan Rekam Medis
1. Alur prosedur pendaftaran pasien rawat jalan. Pendaftaran  Pasien  Rawat  Jalan  menetapkan  Kartu  Identitas  Berobat  (KIB)  dalam penginputan  pasien,  menggunakan  Kartu  Indeks  Utama  Pasien  (KIUP)  pada  wujud elektronik dengan maksud bisa menyimpan, supaya tidak menguras banyak tempat. Alur dari pendaftaran pasin rawat jalan berbanding dengan Standar Prosedur Operasional yang berlaku No. SPO/RM/.../IV/2021 (Nisaa et al., 2018)..
2. Alur prosedur pendaftaran pasien gawat darurat
Pendafatran  Pasien  Gawat  Darurat  pasa  penyelenggaraannya  mendahulukan keselamatan  pasien  untuk  dilaksanakan  tindakan  dulu.  Selanjutnya,  keluarga  atau  yang mengantar  mewakili  pasien  supaya  registrasi.  Pegawai  di  Pendaftaran  Gawat  Darurat bertanya apakah pasien sudah datang ke Rumah Sakit atau belum dan meminta identitas pasien,  kemudian  pasien  dibuatkan  berkas  rekam  medis  dan  Kartu  Identitas  Berobat (KIB). Setelah itu, rekam medis pasien dibawakan ke Instalasi Gawat Darurat  (IGD). Telah
sesuai  dengan  SPO  yang  berlaku  yaitu  tempat  pendaftaran  gawat  darurat  akan mendahulukan tindakan kepada pasien sebelum mengurus registrasi (Nisaa et al., 2018).
3.

## Alur prosedur pendaftaran pasien rawat inap
Pasien  rawat  inap  di  biasanya  berasal  dari  Instalasi  Gawat  Darurat  (IGD)  dan poliklinik. Pasien tahanan bisa juga dari klinik lapas yang di rujuk. Keluarga pasien atau pengantar datang kebagian pendaftaran menyerahkan admission note dari dokter Instalasi Gawat Darurat (IGD), selanjutnya pegawai akan memebri formulir persetujuan rawat inap dan general consent agar dapat diisi oleh pengantar untuk pertanggung jawaban terhadap pasien. Hal ini sudah sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang berlaku. Formulir persetujuan  rawat  inap  telah  diisi  lalu  menguraikan  hak  dan  kewajiban  pasien  seperti tentang tata tertib pasien. Pasien tahanan, akan langsung diberi ruang rawat inap khusus tahanan  oleh  petugas  dengan  menjelaskan  beberapa  fasilitas  didalamnya.  Setelah pendaftaran rawat inap selesai kemudian berkas rawat diantar ke Instalasi Gawat Darurat (IGD) (Nisaa et al., 2018).
B. Sistem dan Subsistem Rekam Medis
1. Sistem penamaan pasien Sistem penamaan pasien tahanan menggunakan sistem penamaan secara langsung.
Manifestasinya sudah disesuaikan dengan kebijakan yang menyebutkan sistem penamaan langsung  merupakan  sistem  penamaan  yang  menetapkan  identitas  pasien  tanpa  diganti yang dapat disesuaikan dengan nama yang tercantum pada Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat  Izin  Mengemudi  dll.  Tambahan  Ny,  Nn,  Bp,  Tn,  An,  dan  Sdr  dicantumkan  di  akhir nama pasien, sementara itu untuk gelar akan mengikuti di belakangnya (Gumarti, 2019).
2. Sistem penomoran pasien
Sistem  penomoran  dipakai  untuk  pasien  adalah Unit  Numbering  System (UNS). Manifestasinya  sama  dengan  ilmu  yang  dipakai  yang  mengatakan  ialah  penomoran Unit Numbering  System (UNS)  yaiutu  cara  penomoran  untuk  meneruskan  suatu  unit  rekam medis kepada pasien yang dipakai untuk selamanya oleh pasien (Gumarti, 2019).
3. Sistem penyimpanan
Sistem  penyimpanan  yang  dipakai  adalah  sentralisasi.  Pelaksanaannya  sesuai dengan  teori  yang  mengatakan  yaitu  cara  penyimpanan  yang  terjadi  kombinasi  antara BRMRJ dan BRMRI disimpan dalam satu tempat (Paramitha, 2017).
C. Sistem pengolahan rekam medis
1. Assembling
Pengelolaan assembling meneliti dan menganalisa kelengkapan berkas rekam medis (BRM)  yang  telah  dikembalikan  dari  Unit  Rawat  Jalan  (URJ)  maupun  Unit  Rawat  Inap (URI)  bersama  sensus  harian,  serta  menuntun  nomor  rekam  medis  bertujuan  supaya pasien  tidak  memperoleh  nomor  lebih  dari  satu.  Dokumen  Rekam  Medis  (DRM)  yang dikembalikan dari unit pelayanan masih belum 100% lengkap hal ini sudah sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang berlaku  (Paramitha, 2017).
2. Coding and Indexing
Sistem coding dan indexing sudah  sesuai  dengan  standar  yang  berlaku  dengan menggnakan  ICD-10  untuk  kodefikasi  diagnosis  dan  ICD-9  CM  untuk  kode  tindakan. Kegiatan  indeksing  sudah  sesuai  Standar  Prosedur  Operasional  yang  berlaku  ialah banyaknya  indeks  yang  distandarisasi.  Kode  penyakit,  kode  operasi,  kode  kematian  dan dokter akan diindeks apabila sudah pemberian kodefikasi (Paramitha, 2017).
3. Analising and reporting
Berperan  untuk analizing serta reporting sebagai  sistem  pelayanan  rekam  medis yang dibuat laporan untuk dipersembahkan berupa laporan Internal dan Eksternal untuk dapat  diambil  sebuah  keputusan.  Kenyataannya  pada  saat  pelaksanaanya  suka menghadapi  dokumen  yang  tidak  lengkap  karena  ketidaklengkapannya.  Pada pengelolaannya  sudah  sesuai  dengan  Depkes  RI,  (2006).  Pasien  tahanan  akan  dibuat pendataan yang dikirimkan untuk laporan kepada pengadilan (Paramitha, 2017).

## 4. Filling
Menggunakan sistem sentralisasi dan disimpan dirak terbuka serta Roll O’ Pack yang sudah tersedia. Hal ini sudah sesuai dengan kebijakan dan SPO yang berlaku (Paramitha, 2017).
D. Sistem Retensi dan Pemusnahan
Sudah  pernah  melakukan  retensi  dan  pemusnahan.  Terdapat  surat  edaran  untuk  dapat melakukan  pemisahan  rekam  medis  inaktif  dan  dilakukan  oleh  tim  pemusnahan.  Pmilihan rekam  medis  yang  rusak  dan  tidak  terbaca  akan  dimusnahkan  dan  mengabadikan  beberapa formulir yaitu formulir ringkasan masuk keluar, lembar opersi, resume keluar, informed consent identifikasi bayi baru lahir dan  lembar kematian (Paramitha, 2017).
E. Formulir kesehatan tahanan dilihat dari aspek anatomi, aspek fisik dan aspek isi. Heading terdapat    informasi  serta  judul  terdapat  posisi  standar  tertentu  untuk judul.Terdapat  subjudu  apabila  diperlukan  untuk  penambahan  informasi  dari  judul.  Pada Formulir Kesehatan Tahanan terletak dibawah logo Rumah Sakit X, tidak tertera alamat Rumah Sakit X. Oleh karena itu, tata letak komponen masih belum sesuai.
Introduction (pendahuluan) sangat penting pada bagian formulir karena mendeskripsikan sebuah  tujuan  dari  formulir  tersebut.  Berdasarkan  hasil  observasi  untuk  Introduction  pada Formulir rekam medis kesehatan tahanan tidak ada pendahuluan. Hal ini belum sesuai dengan tuujuan dari aspek desain formulir (Ramadani, 2018).
Intruksi sangat digunakan untuk keperluan petunjuk pengisian formulir tersebut, supaya tidak  terjadi  kesalahan  dalam  pengisian  formulir.  Intruksi  harus  singkat,  jelas  di  simpan  di tempat  yang  terlihat,  diperlukan  untuk  petunjuk  lebih  rinci  dalam  pengisian  formulir (Ramadani, 2018).
Body (isi)  ialah  hal  yang  sangat  penting  dari  formulir  karena  pengisisannya  yang menetukan  tujuan  formulir  tersebut.  Pengguna  harus  teliti  dalam  pengisian  formulir  tersebut. Terdapat  margin,  spasi,  aturan,  gaya  tulisan,  dan  metode  perekaman  yang  harus dipertimbangkan dalam pebuatan formulir (Ramadani, 2018).
Komponen  penutup  ialah  komponen  utama  serta  terskhir.  Berisikan  nama  dan  tanda tangan  dokter  yang  bertanggung  jawab  dalam  menandatangani  seorang  pasien  (Ramadani, 2018).
F. Merancang Ulang Desain Formulir Kesehatan Tahanan
Formulir  mempunyai  format  tersendiri  pada  nama  pasien,  nomor  rekam  medis,  nomor rumah sakit, alamat rumah sakit, DPJP. Pada formulir kesehatan tahanan terdapat alamat rumah sakit.  Penggunaan  boxes  belum  digunakan,  tujuan  boxes  untuk  menghemat  waktu  pengisian formulir (Ramadani, 2018)

## KESIMPULAN DAN SARAN

## A. Simpulan
1. Alur dan Pelayanan Rekam Medis
a. Alur dan prosedur di pendaftaran pasien rawat jalan sudah sesuai dengan SPO yang ada. Namun tidak ada SPO khusus untuk pasien tahanan;
b. Alur  dan  prosedur  di  pendaftaran  pasien  gawat  darurat  sudah  sesuai  dengan  SPO yang ada. Namun tidak ada SPO khusus untuk pasien tahanan;
c. Alur dan prosedur di pendaftaran pasien rawat inap sudah sesuai dengan SPO yang ada. Namun tidak ada SPO khusus untuk pasien tahanan.
2. Sistem dan Subsistem Rekam Medis.
a. Sistem penamaan pasien menguntukkan tanda pengenal yang sah seperti KTP, KK, SIM, dll;
b. Sistem penomoran pasien menggunakan Unit Numbering System (UNS);
c. Sistem penyimpanan menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi. Berkas rekam  medis  pasien  tahanan  tidak  langsung  disimpan,  karena  akan  diambil sementara untuk kebutuhan persidangan.
3. Sistem pengolahan rekam medis
a. Sistem pengelolaan assembling memenuhi penataan formulir rekam medis menurut nomor rekam medis yang telah disediakan sesuai kebijakan;
b. Sistem  pengelolaan coding dan indexing menetapkan  ICD-10  untuk  kode  penyakit dan ICD-9 CM untuk kode tindakan;
c. Sistem pengelolaan analizing dan reporting menganalisis rekam medis dalam sistem mutu  analisis  dan  melaporkan  laporan  internal  serta  eksterna  kepada  yang bersangkutan;
d. Sistem  pengelolaan  filling  sudah  menggunakan  sistem  sentralisasi  dan penyimpanannya menggunakan rak terbuka serta Roll O’ Pack ;
4. Sistem retensi dan pemusnahan sudah melakukan pemusnahan berkas rekam medis;
5. Formulir Kesehatan Tahanan dilihat dari aspek anatomi, aspek fisik dan aspek isi. Komponen heading pada formulir kesehatan tahanan belum sesuai dengan standar karena belum terdapat alamat rumah sakit. Komponen pendahuluan belum sesuai dengan standar karena  tidak  ada  pendahuluan  pada  formulir.  Komponen  intruksi  pada  formulir  belum sesuai karena terdapat pengisian yang belum ada intruksi. Komponen body pada formulir belum sesuai dengan teori yang harus menyampaikan informasi dari formulir. Komponen penutup pada formulir sudah sesuai.
6. Merancang  Ulang  Desain  Formulir  Kesehatan  Tahanan  Formulir  ditambahkan  intruksi yang  wajar  supaya  pengumpulan  datanya  seragam.  Biasanya  terletak  “nama  lengkap pasien,  nama  keluarga  terakhir,”  pemakaian  “Boxes”  dapat  mengefektifkan  pengisian formulir.

## Saran
A. Bagi Rumah Sakit
Alur pelayanan dan penyelenggaraan rekam medis untuk pasien tahanan sebaiknya mempunyai SPO  tersendiri,  supaya  dibedakan  dengan  pasien  umum  yang  lain.  Harus  dilengkapinya komponen format desain formulir dan prinsip perancangan formulir yang tersedia untuk setiap Formulir Rekam Medis.

## B. Bagi Jurusan Rekam Medis da Informasi Kesehatan
Hasil  penelitian  ini  diharapkan  bisa  menjadi  bahan  atau  materi  pembelajaran  baik  kalangan mahasiswa  supaya  dapat  menambah  referensi  bagi  mata  kuliah  Alur  Pelayanan  dan Penyelenggaraan Rekam Medis serta Desain Formulir.
C. Bagi Peneliti
Peneliti  selanjutnya,  dapat  melakukan  penelitian  lebih  lanjut  dengan  mengambil  judul “Gambaran Penerapan Alur Prosedur Pelayanan Rekam Medis dan Desain Formulir Kesehatan Tahanan

## DAFTAR PUSTAKA
Gumarti, R. (2019). Manajemen Rekam Medis di Layanan Kesehatan. Yogyakarta. Handiwidjojo,  W.  (2009).  Rekam  medis  elektronik.  Yogyakarta:  Universitas  Kristen  Duta  Wacana Yogyakarta.
Hatta, G.R. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta. Irlaili, L. D., & Rohmadi, R. M. D. (2018). Tinjauan Keamanan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Berdasarkan Aspek Privacy, Integrity dan Authentication di RSUD Dr "X'. Rekam Medis. Jakarta. Nisaa,  A  dan  Mardeni,  F.  S.,  (2018).  Gambaran  Penerapan  alur  Prosedur  Pelayanan  dan Penyelenggaraan  Rekam  Medis  di  RS  PKU  Muhammadiyah  Selogiri.  Journal  of  Information Systems for Public Health.
Paramitha, I. A. (2017). Tinjauan Pustaka Tinjauan Pustaka. Tegal: Convention Center.
Sanggamele,  dkk. (2018). Analisis Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah  Sakit Umum Pancaran Kasih Manado. Manado:Kesmas.
Peraturan  Kepala  Kepolisian  Negara  Republik  Indonesia Nomor    11  Tahun  2011 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Bhayangkara Kepolisian Negara Republik Indonesia. Pujaastawa, I. B. G. (2016). Teknik Wawancara dan Observasi Untuk Pengumpulan Bahan Informasi. Bali: Universitas Udayana.
Purwaningsih, D. (2017). Analisis Desain Formulir Rekam Medis Di Rs Pku Muhammadiyah Wonosari Tahun 2017. Wonosari.
Putra, I. B. (2015). Teori Metode Peneitian. Jurnal Keperawatan.
Ramadani, N., Heltiani, N., & Annur, S. (2018). Analisis Desain Formulir Instalasi Gawat Darurat RSUD Kota  Bengkulu.  Bengkulu:  Program Studi  Perekam  Medis Dan  Informasi  Kesehatan  Sapta  Bakti Bengkulu.
Ratna Winahyu. (2013). Aspek Hukum Rekam Medis.
Republik  Indonesia.  (2004).  Undang  -  undang  Nomor  29  Tahun  2004  tentang  Praktik  Kedokteran.
Jakarta.
Republik Indonesia. (2006). Departemen Kesehatan Republik Indonesia Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta.
Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 tentang Rekam Medis. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta.
Republik  Indonesia.  (2009).  Undang-undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009  tentang Rumah Sakit. Jakarta.
Setyowati,  L.  U.  (2017).  Analisis  Desain  Formulir  Resume  Medis  Di  Rsud  Kota  Salatiga.  Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia. Jakarta
Wibowo, A. (2017). Optimalisasi Pelayanan Rekam Medis Berdasarkan Abstrak. Jakarta.