## PERANCANGAN APLIKASI PENGISIAN KRS KHS BERBASIS ONLINE

## Mufria J Purba

## Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Methodist Indonesia
jonatan.purba@gmail.com

## Abstract
Development of Science and Technology in this era of globalization affect people's lives in all fields. Everything is expected to be done quickly and accurately (appropriate technology) to all areas  of  life. To be able to survive and  compete in the business  world requires the  development  of strategies  and  expected to take advantage  of technological  developments.The world of education is also a field that must continue to innovate with technology. One way that can be used in the use of technology  in  education  is  the  filling  of  KRS  and  KHS  online,  so  as  to  optimize  the  performance  of  students  and employees.KRS  application  design  and  KHS  is  intended  to  improve  the  performance  of  a  campus  to  be  more  effective. Therefore students should not come to campus to take the form and fill in KRS. Students are also able to see KHS anywhere. In addition to the management side can also optimize the data storage of any student who is active and alumni of the college.
Keywords: KRS, KHS, Online

## 1. PENDAHULUAN
Pengembangan  Ilmu  Pengetahuan  dan  Teknologi pada era globalisasi  ini sangat  mempengaruhi  kehidupan masyarakat  dalam segala bidang. Segala sesuatu  dituntut untuk dapat dilakukan dengan  cepat dan tepat (teknologi tepat  guna)  terhadap  semua  bidang  kehidupan.  Dunia pendidikan  juga  merupakan  salah  satu  bidang  yang sangat  dipengaruhi  oleh  pengembangan  teknologi  yang dimaksud.
Penggunaan  teknologi  dalam  melakukan  aktivitas akademik  sangat  membantu,  contohnya  pengisian  KRS dan  KHS  dapat  dilakukan  dimana  saja  dengan menggunakan  fasilitas  internet  tanpa  harus  datang  ke kampus  yang  bersangkutan  (cara  manual).  Masalah  dari penelitian  ini  adalah,  Bagaimana  merancang  suatu  web yang  menyediakan  fasilitas  pengisian  KRS  dan  KHS secara On-line. Sesuai dengan permasalahan di atas maka tujuan    pembuatan  perangkat  lunak  ini  adalah: Merancang  suatu  web  yang  menyediakan  fasilitas pengisian  KRS.  Membuat  suatu  peningkatan  cara  kerja dengan memanfaatkan teknologi yang sedang berkembang  dan  meningkatkan  keefisienan  waktu  dan tenaga  kerja..  Adapun  manfaat  yang  diharapkan  dari penyusunan  jurnal  ini  adalah  sebagai  berikut:  Untuk mempermudah  dan  mempercepat  mahasiswa/i  untuk pengisian  KRS  dan  KHS  serta  Membantu  pihak akademik dalam pengelolahan dan pemeriksaan KRS dan KHS. Karena masih luasnya ruang lingkup permasalahan tersebut diatas maka pembahasan dilakukan pada masalah yang  dibahas  terbatas  pada  pengolahan  data  mahasiswa yaitu  Biodata,  KRS  dan  KHS.  Dan  Informasi  yang disediakan adalah Informasi KRS dan KHS.

## 2. MERANCANG PERANGKAT LUNAK
Merancang  perangkat  lunak  merupakan  deskripsi struktur dari perangkat lunak yang akan di implementasikan, antara lain berisi data yang merupakan bagian  sistem, interface antara  komponen-komponen sistem  dan  terkadang  algoritma  yang  digunakan.  Para perancang  tidak  langsung  menghasilkan  rancangan  akhir tetapi  mengembangkan  rancangan  secara  iteratif  melalui versi  demi  versi  yang  berbeda,  sehingga  menghasilkan suatu perangkat lunak yang siap untuk digunakan. Secara umum  pengertian  dari  perangkat  lunak  adalah  perintah (program  komputer  )  yang  bila  dieksekusi  memberikan fungsi  dan  unjuk  kerja  seperti  yang  di  inginkan,  atau pengertian  lainnya  tentang  perangkat  lunak  adalah “program komputer dan dokumentasi yang berhubungan,
produk  perangkat  lunak  dapat  dikembangkan  untuk pelanggan tertentu atau akademik tertentu”
Terdapat beberapa karakteristik dari perangkat lunak, yaitu antara lain seperti berikut:
1. Perangkat  lunak  dibangun  dan  dikembangkan  tidak dibuat dalam bentuk yang klasik.
2. Perangkat lunak tidak pernah usang.
3. Sebagian  besar  perangkat  lunak  dibuat  secara custom built serta tidak dapat dirakit dari komponen yang sudah ada. Selain  dari  beberapa  karakteristik,  perangkat  lunak juga mempunyai beberapa bagian
dalam pengaplikasiannya, antara lain seperti berikut:
1. Perangkat lunak sistem.
2. Perangkat lunak real-time .
3. Perangkat lunak bisnis.
4. Perangkat lunak teknik dan ilmu pengetahuan.
5. Embedded Software .
6. Perangkat lunak Computer personal.
7.   Perangkat lunak kecerdasan buatan.

## 2.1. Model Proses Perangkat Lunak
Model  proses  yang  digunakan  dalam  perancangan perangkat  lunak  untuk  penelitian  ini  adalah Waterfall atau  disebut  model  klasik.  Model  ini  menyarankan pendekatan  pengembangan  secara  sekuen  dan  sistematik untuk  pengembangan  perangkat    lunak  dimulai  di  level sistem, berlanjut ke analisis, lalu perancangan, pemrograman,  pengujian  dan  pemeliharaan.  Model  ini merupakan model yang tertua.
Tahapan  dalam  model waterfall atau  klasik  terdiri dari:
1.  System Enginering
Tahapan  ini  untuk  mendefinisikan  sistem,  batasan- batasan,  maksud  dan  tujuan  dari  kebutuhan pembangunan sistem.
2.   Analysis Menentukan  kebutuhan  yang  difokuskan  pada perangkat  lunak,  pemahaman    tentang      domain informasi,  fungsi,  kelakuan,  performasi,  interaksi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pemakai.

## 3.  Design
Merupakan proses multitahap yang difokuskan pada atribut-atribut  program  yaitu        struktur  data, arsitektur  perangkat  lunak,  representasi  antar  muka, procedural  algoritma  detail,  proses  perancangan menterjemahkan  kebutuhan-kebutuhan  hasil analisis kedalam  representasi  perangkat  lunak  sebelum pembuatan kode pemrograman.
4.  Coding atau Implementation
Tahap  penterjemahan  hasil  perancangan  kedalam program-program yang         mengguanakan bahasa pemrograman yang sesuai.
5. Testing
Program  yang  telah  dibuat  harus  diisi,  proses pengujian  harus  difokuskan  pada              kebenaran logika interal perangkat lunak dan fungsional sistem serta interaksi antara sistem dengan pemakai.
6. Mainentance Merupakan  tahap  akhir  dimana  perangkat  lunak yang  telah  selesai  dibuat,  dapat        mengalami perubahan sesuai permintaan dari pengguna.

## 2.2. Sistem Manajemen Database Aktifitas Sistem Manajemen Database
Aktifitas utama yang berkenaan dengan manajemen data base adalah:
1. Meng-Update  dan  memelihara  database  umum yang  menggambarkan  transaksi    perubahan  dalam organisasi.
2. Penyediaan  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  setiap pengguna  aplikasi  yang  menggunakan  data  secara bersama-sama dalam database umum.
3. Penyediaan  suatu  penyidik/respon  dan  mencatat kapabilitas melalui DBMS sehingga  para pengguna dapat  dengan  mudah  menggunakan  database, membuat  laporan  dan  menerima  pesan  sesuai dengan yang mereka butuhkan.

## Komponen Sistem Manajemen Database
Komponen-komponen  sistem  manajemen  database adalah:
1. Prangkat Keras ( Hardware ) Perangkat-perangkat  komputer  dan  yang  ada didalamnya  seperti  pemrosesan  dan      penyimpanan data.
2. Perangkat Lunak ( Software ) Merupakan  program  aplikasi  atau  fasilitas query yang digunakan untuk mengelola   basis data.
3. Data  ( Data ) Data  pada  basis  data  harus  terintegrasi  agar  dapat diakses  dengan  baik,  dan  basis  data  harus  di independen  terhadap  program  atau  DBMS  yang digunakan
4. Pengguna ( User ) User dapat dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
a. Programming
Orang yang membuat aplikasi dengan memanfaatkan basis data
b. End User Pengguna  yang  dapat  mengakses  data  dan menampilkan  informasi  dari  basis  data  rampa menggunakan  program  aplikasi,  tapi  cukup dengan Aplication memanfaatkan  fasilitas query yang terdapat pada DBMS tersebut.
c. Database Administrator
Merupakan  orang  yang  paling  bertanggung jawab  dalam  hal  penggunaan,  keamanan  data, perawatan dan pengembangan sistem basis data.

## Internet
Internet berasal dari kata Interconection Networking yang mempunyai  arti  hubungan  berbagai  komputer  dengan berbagai  tipe  yang  membentuk  sistem  jaringan  yang mencakup  seluruh  dunia  (jaringan  komputer  global) dengan  melalui  jalur  telekomunikasi.(  Andrie  Pitriko Mulia)
Dalam mengatur integrasi dan komunikasi jaringan komputer  ini  adalah  protocol-protocol.  Protocol  yang umum  digunakan  untuk  internet  adalah  (TCP/IP).  TCP
( Transmission  Control  Protocol )  yang  memastikan bahwa semua hubungan bekerja dengan benar, sedangkan IP  ( Internet  Protocol )  yang  mentransmisikan  data  dari satu  komputer  ke  komputer  lain,  TCP/IP  secara  umum berfungsi  utuk  memilih  jalur  teraik  transmisi  data, memilih  jalur  alternatif  jika  suatu  jalur  tidak  dapat digunakan,  mengatur  dan  mengirimkan  paket-paket pengiriman data dan lain-lain.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN Sistem Kredit Semester
Sistem  Kredit  Semester  atau  yang  biasa  disebut dengan  (SKS)  merupakan  sistem  penyelenggaraan  yang menyatakan  beban  studi  mahasiswa,  beban  kerja  dosen dan beban penyelenggaraan program lembaga pendidikan.  Satu  semester  setara  dengan  16-22  minggu kerja proses belajar mengajar, termasuk di dalamnya 2-3 minggu  kegiatan  evaluasi  yang  terdiri  dari  ujian kuis,ujian  tengah  semester  dan  ujian  akhir  semester. Kegiatan dalam satu semester terdiri dari kegiatan kuliah teori,  kuliah  praktikum,  praktek  kerja  lapangan,  dan kegiatan  lain  yang  disertakan  dengan  nilai  keberhasilan setiap  mahasiswa.  Batasan  system  kredit  mahasiswa ditentukan  oleh  keberhasilan  kumulatif  mahasiswa  yang bersangkutan.

## Beban Studi Mahasiswa
Setiap  satu  semester  beban  studi  yang  dapat ditempuh  oleh  seorang  mahasiswa  dapat  ditentukan. Untuk  jenjang  pendidikan  S-1,  besar  beban  studi  yang harus   ditempuh adalah berkisar 150-160 SKS dan untuk jenjang  D-3  besar  beban  studi  yang  harus  ditempuh adalah  berkisar  110-120  SKS.  Tiap  Tahun  Akademik terdiri  dari  semester  ganjil  dan  semester  genap.    Diawal perkuliahan  seorang  mahasiswa  memulai  studinya dengan  jumlah  yang  ditetapkan  oleh  piha  kampus  yaitu berkisar  18-20  SKS.  Seandainya  beban  studi  mahasiswa satu  semester  adalah  16-20  SKS,  maka  rata-rata persemester  adalah  18  SKS.  Dengan  demikian  untuk program  S-1  dapat  menyelesaikan  kuliah  dengan  8 (delapan)  semester  dan  untuk  program  D-3  selama 6(enam)  semester.  Banyaknya  beban  SKS  yang  dapat diambil  oleh  setiap  mahasiswa  ditentukan  juga  oleh besarnya  indeks  prestasi  mahasiswa  setiap  akhir semesternya.

## Indeks Prestasi
Indeks  Prestasi  merupakan  nilai  rata-rata  untuk  mata kuliah  yang  diambil  oleh  mahasiswa.  Penilaian keberhasilan  mahasiswa  dinyatakan  dengan  besarnya Indeks  Prestasi  (IP)  yaitu,  Indeks  Prestasi  keberhasilan selama  mengikuti  program  pendidikan  selama  satu semester  dan  Indeks  Prestasi  Kumulatif  (IPK)  yaitu Indeks  Prestasi  Keberhasilan  yang  dicapai  pada  seluruh semester  yang  telah  diikuti  oleh  mahasiswa  yang bersangkutan.

## Mata Kuliah
Setiap  mahasiswa  diwajibkan  untuk  mengikuti  seluruh mata  kuliah  yang  dicantumkan  pada  kurikulum. Matakuliah dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu:
1. Mata Kuliah Umum (MKU)
2. Mata Kuliah Dasar Keahlian (MKDK)
3. Mata Kuliah Keahlian (MKD)

## Kartu Rencana Studi dan Kartu Hasil Studi
Setiap  mahasiswa  diwajibkan  untuk  mengisi  KRS  dan KHS setiap semesternya. KRS merupakan Kartu Rencana Studi yang berisikan mata kuliah yang akan diikuti setiap semesternya.  Sedangkan  KHS  merupakan  kartu  yang berisikan hasil yang didapat setiap semesternya.
Pengisian KRS dan KHS yang sedang berjalan pada PTS  masih  menggunakan  cara  manual,  yaitu  setiap mahasiswa  yang  akan  mengisi  KRS  dan  KHS  harus menunjukkan  kwitansi  bukti  pembayaran  uang  kuliah kepada  pegawai  atau  administrator  untuk  pengambilan blanko  KRS  dan  KHS.  Mahasiswa  akan  mengetik  KRS dan  KHS  dan  menyerahkan  KRS  kepada  dosen  wali untuk meminta persetujuan dan tanda tangan. Selanjutnya diserahkan kepada program studi masing-masing untuk di tanda tangani oleh Ketua program studi Sistem pengisian KRS  dan  KHS  yang  akan  dirancang  diharapkan  dapat memudahkan mahasiswa dalam pengisian KRS dan KHS, dimana hal tersebut dapat dilakukan melalui internet (on- line)  Untuk  menjaga  data  masing-masing  semua mahasiswa  akan  memiliki  password  dalam  pengisian KRS dan KHS .

## 3.DATA FLOW DIAGRAM
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagan yang  menggambarkan  urutan  cara  kerja  suatu  system yang  telah  ada  atau  sistem  baru  yang  akan dikembangkan,  dimana  data  tersebut  mengalir  atau  data tersebut akan  disimpan.  Keuntungan  menggunakan DFD adalah  memudahkan  pemakai  (user)  yang  kurang menguasai  computer  untuk  mengerti  sistem  yang  akan dikerjakan  atau system yang baru di kembangkan.
Selain  itu  keuntungan  DFD  ini  memungkinkan  untuk menggambarkan  system  dari  level  yang  paling  tinggi kemudian  menguraikannya  menjadi  level  yang  lebih rendah (dekomposisi).

## Diagram Konteks
Diagram  ini  dibuat  untuk  menggambarkan  sumber  serta tujuan yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut  digunakan  untuk  menggambarkan  sistem  secara umum  (global)  dari  keseluruhan  sistem  yang  ada.  Data Flow Diagram pada Perancangan Akademik dapat dilihat pada gambar 3.1.

## 4. PERANCANGAN
Dalam  perancangan  suatu  system  dibutuhkan  data-data yang  mendukung  di  dalam  perancangan  system  yang disebut  dengan  spesifikasi  data.  Dalam  Perancangan sistem  informasi  akademis,  suatu  database  dapat dirancang  yang  digunakan  dalam  pengolahan  data. Perancangan  database  yang  dimaksud  dapat  dilihat  pada tabel berikut.
1.  Nama file : Mahasiswa Isi : Biodata mahasiswa Tabel 1 Tabel biodata mahasiswa Field Name Type Size Keterangan Nim* Varchar 10 Nomor  induk mahasiswa Nm Varchar 30 Nama Jk Varchar 9 Jenis Kelamin Ttl Varchar 15 Tempat tanggal lahir Alamat Varchar 30 Alamat Telp Varchar 30 Nomor telepon Field Name Type Size Keterangan Dw Varchar 10 Dosen wali User Varchar 10 Username Password Varchar 10 Password gambar Varchar 10 Gambar 2. Nama File : Mata_kuliah Isi : Mata kuliah Tabel 2  Tabel matakuliah Field Name Type Size Keterangan Kode_ matkul * varchar 5 Kode Matakuliah Matakuliah varchar 30 Nama  Mata Kuliah SKS varchar 1 Sistem Kredit Semester Semester varchar 2 - 3.  Nama File : KRS Isi : Kartu Rencana Studi Tabel 3 Tabel  KRS  Mahasiswa Field Name Type Size Keterangan Id Int 6 Auto_increm ent Ajaran Varchar 10 Tahun Ajaran Semester Varchar 2 Semester Nim Varchar 8 Nim Kode Varchar 5 Kode MK Hari Varchar 10 Hari Waktu Varchar 10 Waktu Ruang Varchar 2 Ruangan Daftar mahasiswa aktif
Administrasi
Mana jemen Dose n Program Studi Sistem Informa si Akadem is Mahasiswa Peserta ujian Jadwal kuliah Peserta ujian Laporan KRS yang disahkan Daftar Nilai yang disahkan Pengesahan KRS Daftar Nilai Nilai Mata Kuliah KRS disetujui Kertas Jawaban Ujian Persetujuan KRS Isi Biodata Uang Kuliah IsiKRS,KHS Blanko KRS, KHS,Bukti Pembayaran uang Kuliah
4.  Nama File : KHS Isi : Kartu Hasil Studi Tabel 4  KHS  Mahasiswa Field Name Type Size Keterangan Id* Int 10 Auto_increment Ajaran Varchar  10 Tahun ajaran Semester Varchar  2 Semester Nim Varchar  8 Nim Kode Varchar  10 Kode Nilai Varchar  10 nilai 5. Nama File : Jadwal Isi : jadwal mata kuliah Tabel 5 Jadwal matakuliah Field Name Type Size  Keterangan Id* Int 6 Auto_increment Ajaran Varchar 30 Tahun ajaran Semester Varchar 10 Semester berjalan Jadwal Varchar 30 Jadwal kuliah Keterangan Varchar 30 - Nama File : tamp_khs Isi : Tampilan KHS Tabel 6 Tampilan KHS Field Name Type Size  Keterangan Id* Int 6 Auto_increment Ajaran Varchar  30 Tahun ajaran Semester Varchar  10 Semester berjalan Nim Varchar  10 Nomor induk mahasiswa Kode Varchar  10 Kode mata kuliah Nilai Varchar  1 Nilai mata kuliah 6. Nama File : tamp_krs Isi : Tampilan KRS Tabel 7 Tampilan KRS Field Name Type Size Keterangan Id* Int 6 Auto_increment Ajaran Varchar 30 Tahun ajaran Semes ter Varchar 10 Semester berjalan Nim Varchar 10 Nomor induk mahasiswa Kode Varchar 10 Kode mata kuliah Hari Varchar 10 Hari perkuliahan Waktu Varchar 10 Waktu perkuliahan Ruang Varchar 10 Ruang perkuliahan 7. Nama File : Login Isi : Login mahasiswa Struktur : Tabel 8 Login Field Name Type Size Keterangan Un Varchar   20 User name password Varchar 15 password
5. Hasil Dan Pembahasan
Algoritma Pengisian KRS
Adapun  Algoritma  dalam  pengisian  KRS  pada  program yang dirancang adalah sebagai berikut:
Langkah 1 : Tampilkan Halaman Login mahasiswa Langkah  2  :  Isi  nomor  induk  mahasiswa,  user  name  dan password
Langkah  3  :  Klik  tombol  KRS  Maka  akan  Tampil halaman  KRS,  kemudian  pilih  semester mahasiswa,  Kemudian  klik  Kirim,  maka akan muncul tampilan pengisian KRS.
Langkah  4  :  Pilih  mata  kuliah  yang  ingin  diambil, kemudian  isi  hari,waktu  dan  ruang,  Klik kirim  untuk  melihat  KRS  yang  sudah disusun.
Langkah 5  :  Klik  cetak  KRS untuk  mencetak  KRS  yang sudah disusun.

## Algoritma Pengisian KHS
Adapun  Algoritma  dalam  pengisian  KRS  pada program yang dirancang adalah sebagai berikut: Langkah 1  : Tampilkan Halaman Login mahasiswa Langkah  2   : Isi nomor induk mahasiswa, user name dan password
Langkah  3  :  Klik  tombol  KHS  maka  akan  Tampil halaman KHS.
Langkah 4  :  Ketik cetak KHS untuk mencetak KHS. Langkah 5: Klik logout untuk kembali ke menu utama.

## 5.IMPLEMENTASI
Implementasi sistem merupakan prosedur yang dilakukan untuk  menyelesaikan  desain  sistem  yang  ada  dalam dokumen  desain  sistem  yang  disetujui  dan  menguji menginstal,  memulai  serta  menggunakan  sistem  yang baru atau yang diperbaiki. Langkah-langkah implementasi  yang  dilakukan  oleh  penulis  untuk menyelesaikan  menyelesaikan  web  akademik  ini  adalah sebagai berikut:
1. Menyelesaikan desain sistem Dalam  tahap  ini  penulis  menyediakan  data  flow diagram, rancangan masukan dan rancangan  keluaran  dari  program  yang  akan  di bangun.
2. Menyediakan  perangkat  keras (hardware )  dan perangkat lunak (software)
3. Menguji  sistem,  tahap  ini  merupakan  tahap  untuk melakukan  pengujian  pada  sistem  yang  dibangun, apakah  sudah  sesuai  dengan  prosedur  atau  masih ada yang harus diperbaiki lagi.

## Hasil Tampilan Program
Adapun  hasil  rancangan  sistem  akademik  yang telah  dibangun  oleh  penulis  dapat  dilihat  pada  tampilan dibawah ini:
1. Form Login
3. Tabel daftar mata kuliah semester berjalan
6. Form pengisian KRS
7. Hasil pengisian KRS
7. Form pemilihan KHS semester berjalan
8. Hasil pengisian KHS
9. Form pengisian daftar matakuliah oleh administrator
10. Tampilan  daftar  mahasiswa  pada  halaman administrator
11. Form pengisian data mahasiswa oleh administrator

## 5. KESIMPULAN
Dari  pembahasan  pada  bab-bab  sebelumnya  maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan  dirancangnya  suatu  sistem  akademik,  maka akan  dapat  mempermudah  pelaksanaan  pengisian KRS dan KHS pada kampus yang bersangkutan.
2. Dengan  adanya  sistem    akademik  ini  sangat membantu  mengaplikasikan  sistem  pengisian  KRS dan  KHS  berbasis  komputer,  sehingga  dapat mempercepat  proses  penyampaian  informasi,  baik dari  mahasiswa  kepihak  administrasi  akademik maupun  dari  administrasi  kepada  mahasiswa  dan masyarakat umum.

## DAFTAR PUSTAKA
Andi  (2004). Membuat  Aplikasi  Database  Karyawan Online berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arbie  (2004).  Manajemen Database  dengan  MySQL . Yogyakarta: Penerbit Andi. Jusmadi  (2004). Berbagi  Teknik  Mengupload  Web,  seri Desain Web. Jakarta: Penerbit Andi. Mulyana  Y.B  (2004). Trik  Membangun  Situs menggunakan  PHP  dan  MySQL. Jakarta:  Elex Komputindo. Nugroho., Bonafit (2004). PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Satabri.,  Tata  (2002). Sistem  Informasi  Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Andi. Syafii  M  (2005). Aplikasi  Database  dengan  PHP,  Edisi ke 5. Yogyakarta: Penerbit Andi.`