Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM)

## Analisis Kesiapan Pengembangan Rekam Medis Elektronik Menggunakan DOQ-IT di RS “X” Yogyakarta
Kori Puspita Ningsih, Suryo Nugroho Markus, Ngatoiatu Rahmani, Ida Nursanti Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, Yogyakarta, Indonesia Jl. Brawijaya, Ring Road Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta, Indonsesia Korespondensi E-mail: puspitakori@gmail.com
Submitted: 2 Mei 2023, Revised: 22 Juni 2023, Accepted: 26 Juni 2023

## Abstract
Medical records are a vital part of the evidence for recording patient examinations. Several middle and high-income countries have implemented Electronic Medical Records (RME) to support patient health documentation. The development of RME in Indonesia has been regulated in the Minister of Health Regulation 24 of 2022. Hospital "X" Yogyakarta is starting to develop RME but has not yet developed a strategic plan for developing RME. Without a clear plan, developing RME at Hospital "X" Yogyakarta seems patchy. Therefore, in developing RME, it is necessary to analyze the hospital's readiness first. This research uses analytical observational research with a mixed-method data collection approach. This study uses an adequate instrument to analyze healthcare facilities' readiness to  implement  EHR  using  the  DOQ-IT  approach.  The  analysis  of  RME  development  readiness  results  from  human  resources, leadership, organizational culture, and infrastructure components at the "X" Hospital Yogyakarta. Analysis of the scores of the four components of 76.48 with an average value of 2.64. The assessment results show that RS "X" Yogyakarta is ready to develop RME. The readiness to develop RME is strong at RS "X" Yogyakarta, supported by strengths in organizational work culture, leadership and infrastructure, but also weaknesses in human resources. Therefore, RS "X" Yogyakarta needs to provide training and increase motivation so that human resources are far ready for RME development.
Keywords: readiness, DOQ-IT, EMR

## Abstrak
Rekam medis merupakan bagian vital dalam bukti pencatatan pemeriksaan pasien. Beberapa negara berpenghasilan menengah  dan  tinggi,  telah  menerapkan  Rekam  Medis  Elektronik  (RME)  untuk  mendukung  dokumentasi kesehatan  pasien.  Pengembangan  RME  di  Indonesia  telah  diatur  pada  Permenkes  24  Tahun  2022. RS  “X” Yoyakarta muai mengembangkan RME, namun belum menyusun rencana srategi pengembangan RME. Dalam pengembangan RME diperlukan perencanaan yang matang, sehingga rumah sakit bisa menilai sejauh mana kesiapan untuk  memulai  tahap  pengembangan  RME. RS  “X”  Yogyakarta sudah  mengembangkan  RME,  namun  masih terkesan tambal sulam. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kesiapan pengembangan RME menggunakan pendekatan DOQ-IT. Penelitian ini menggunakan observational analitik. dengan pendekatan pengumpulan data mixed  methode.  Pada  penelitian  ini  menggunakan  instrumen  yang  efektif  untuk  menganalisis  kesiapan  fasilitas pelayanan  kesehatan  dalam  melaksanakan  EHR  menggunakan  pendekatan  DOQ-IT.  Hasil  analisis  kesiapan pengembangan RME dari komponen sumberdaya manusia, kepemimpinan, budaya organisasi, dan infrastruktur di RS “X” Yogyakarta. Analisis skor dari keempat komponen sebesar 76,48 dengan rata-rata nilai sebesar 2,64. Dari hasil  penilaian  tersebut  menunjukkan  RS  “X”  Yogyakarta  cukup  siap  dalam  mengembangkan  RME.  Kesiapan pengembangan RME kuat di RS “X” Yogyakarta   didukung dengan adanya kekuatan di budaya ker ja orgnanisasi, kepemimpinan dan infrastruktur, akan tetapi juga memiliki kelemahan di SDM . Oleh karena itu RS “ X” Yogyakarta perlu  memberikan  pelatihan  dan  meningkatkan  motivasi  supaya  SDM  menjadi  jauh  siap  dalam  pengembangan RME.
Kata Kunci: kesiapan, DOQ-IT, rekam medis elektronik

## Pendahuluan
Rekam  medis  merupakan  bagian  vital  dalam  bukti  pencatatan  pemeriksaan  pasien.  Beberapa negara berpenghasilan menengah dan tinggi, telah menerapkan Rekam Medis Elektronik (RME) untuk mendukung  dokumentasi  kesehatan  pasien  (1).  Adopsi  RME  juga  merambah  di  negara-negara berkembang, salah satunya Indonesia. Hal ini didukung oleh tujuan prioriotas RPJMN yang tertuang pada Renstra Kementrian Kesehatan RI tahun 2020-2024 dimana salah satu adalah pemanfaatan inovasi
teknologi dan penguatan teknologi informasi dalam pelayanan kesehatan (2). Pengembangan RME di Indonesia telah diatur pada Permenkes 24 Tahun 2022 (3).
RME  digunakan  sebagai  sistem  pendukung  keputusan  ( Decission  Support  Systems /DSS)  baik manajemen  maupun  klinis  (4,5).  DSS  pada  manajemen  berkaitan  dengan  peran  manajer  sebagai interpersonal,  informasional,  dan decisiona l  (5).  DSS  manajemen  berbasis  RME  dapat  digunakan  oleh pimpinan rumah sakit untuk mencari peluang dalam upaya cost effectiveness , mengevaluasi sumberdaya yang diberikan dan menganalisis tindakan korektif sehingga dapat menjamin proses quality control dalam upaya menjaga mutu. Hasil systematic review menunjukkan bahwa pemanfaatan RME dalam sistem pendukung keputusan  klinis  ( Clinical  Decission  Support  Systems /CDSS)  berdampak  pada  kinerja  dokter  (66%)  baik dalam penentuan dosis obat, sistem pencegahan perawatan dan perawatan medis lain akan tetapi tidak meyakinkan untuk penegakan diagnosis. (6). Adanya CDSS juga berdampak pada kelengkapan pengisian rekam medis, lama pasien dirawat, berkontribusi positif pada perawatan medis pasien dan pengambilan keputusan berbasis bukti (7).
RS “X” Yogyakarta  merupakan  swasta  tipe  B  telah  memiliki  Sistem  Informasi  Manajemen Rumah  Sakit  (SIMRS)  dan  mulai  mengembangkan  RME  sejak  tahun  2011.  Dalam  satu  dekade  ini, pengembangan RME di RS “X” Yogyakarta telah dimanfaatkan untuk pelayanan rawat jalan dan rawat inap. RME tersebut juga telah digunakan dalam mendukung keputusan klinis dan manajemen meskipun masih  melalui  proses  pengolahan  secara  manual,  bahkan  RS “X”  Yogyakarta terus  mengembangkan RME dengan harapan dapat mendukung keputusan klinis berbasis komputer guna meningkatkan mutu dan  keselamatan  pasien.  Akan  tetapi  saat  ini,  dalam  pelaksanannya  implementasi  RME di  RS  “X” Yogyakarta belum berjalan maksimal. Oleh karena itu RS “X” Yogyakarta memerlukan perencanaan yang matang melalui proses analisis kesiapan, sehingga tidak terkesan tambal sulam.
Guna menganalisis tingkat kesiapan pelaksanaan Electronic Health Record (EHR) maka salah satu pendekatan  yang  digunakan  adalah Assessment  and  Readiness  Starter  Assessment  oleh  Doctor’s  Office Quality ‑ Information  Technology (DOQ ‑ IT).  EHR Assessment  and  Readiness  Starter  Assessment dengan pendekatan  DOQ ‑ IT  merupakan  instrumen  untuk  menilai  penerapan  teknologi  informasi  di  fasilitas pelayanan  kesehatan  yang  dibuat  atas  inisiatif  nasional  dengan  tujuan  mempromosikan  adopsi  EHR dengan pendekatan DOQ ‑ IT dari Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS). DOQ-IT adalah satu diantara metode analisis untuk menilai kesiapan penerapan sistem informasi berbasis rekam medis elektronik (8 – 10). Dengan adanya analisis kesiapan RME tersebut diharapkan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan mengembangan “road map” pengembangan RME secara berkelanjutan(10) .

## Metode Penelitian
Jenis penelitian ini adalah observational analitik, dengan pendekatan pengumpulan data mixed methode . Lokasi penelitian ini dilaksanakan di RS “X” Yogyakarta, yang merupakan RS Swasta tipe B, terakreditasi  Paripurna,  dan  sudah  mengembangkan  rekam  medis  elektronik  tetapi  belum  berjalan optimal.  Kegiatan  penelitian  dilaksanakan  mulai  Januari  hingga  Desember  2022.  Informan  pada penelitian ini berjumlah 9 orang, yang meliputi koordinator pelaporan rekam medis, 2 dokter (klinik dan bangsal), 1 petugas farmasi, 2 perawat (klinik dan bangsal), 1 petugas lab, 1 petugas radiologi, Ka. bidang Rekam Medis, dan Ka bidang IT.
Dalam  melakukan  analisis  kesiapan  pengembangan  RME  dengan  pendekatan  DOQ-IT diperoleh dari data primer melalui wawancara, observasi dan kuesioner.  Data sekunder diperoleh dari studi dokumentasi  Kuesioner DOQ-IT dibagikan pada saat FGD Untuk meminimalkan bias maka tim peneliti mendampingi dan menjelaskan maksud dari pertanyaan dan makna dari skor instrument DOQ- IT pada saat pengisian kuesioner. Diskusi FGD dilakukan untuk menggali kesiapan pengembangan RME dari aspek sumberdaya manusia, budaya, tata kelola kepemimpinan serta infrastruktur untuk mendukung analisis DOQ-IT. Apabila pada saat diskusi terdapat jawaban yang bertentangan dari informan, maka kesepatan  dilakukan  pada  saat  FGD  tersebut.  Hasil  analisis  dideskripsikan  dalam  bentuk  narasi, selanjutnya dilakukan diskoring mengunakan EHR Assessment and Readiness Star ter Assessment oleh Doctor’s Office Quality - Information Technology (DOQ-IT) , skor penilaian kesiapan pada setiap komponen variabel menunjukkan makna berikut: 4 – 5 = Sangat Siap, 2 – 3 = Cukup Siap dan 0 – 1 = Belum Siap. Apanila skor semakin tinggi, maka memberikan makna bahwa tingkat kesiapan semakin tinggi pada komponen tersebut

## Hasil dan Pembahasan
Pada penelitian bertujuan untuk menganalisis kesiapan pengembangan RME dengan pendekatan DOQ-IT dari komponen sumberdaya manusia, kepemimpinan, budaya organisasi, dan infrastruktur di RS “X” Yogyakarta (tabel 1). Pada penelitian ini menggunakan instrumen yang dinilai cukup efektif  guna melakukan  analisis  kesiapan  fasilitas  pelayanan  kesehatan  dalam  melaksanakan  HER  menggunakan pendekatan DOQ-IT (8,11,12).
Tabel 1.

## Hasil Penilaian Responden
Komponen Penilaian Nilai Jumlah Pertanyaan Rata-ata Nilai SDM 15,60 6 2,60 Budaya kerja organisasi 29,20 11 2,65 Kepemimpinan 21,18 8 2,65 Infrastruktur 10,50 4 2,63 Total 76,48 29 2,64
Berdasarkan tabel 1 dapat disampaikan bahwa skor dari keempat komponen sebesar 76,48. Hal ini menunjukkan bahwa rumah sakit cukup siap untuk implementasi RME, diamana ada kemampuan yang baik di beberapa komponen kesiapan, namun ada pula beberapa kelemahan di beberapa komponen. Diperlukan identifikasi dan antisipasi lebih lanjut pada komponen yang lemah, agar implementasi bisa tetap berjalan baik.

## Tabel 2. Interpretasi Penilaian Kesiapan Implementasi RME
Kisaran Skor Interpretasi Keterangan I (98 – 145) Skor dalam kisaran ini menunjukkan bahwa sumberdaya manusia, budaya kerja organisasi, tata kelola dan kepemimpinan dan infrastruktur rumah sakit siap akan pemanfaatan RME serta dapat mengatasi kemungkinan tantangan untuk keberhasilan adopsi RME Rumah Sakit Sangat Siap untuk implementasi RME II (50 – 97 ) Skor dalam kisaran ini menunjukkan bahwa, ada kemampuan yang baik di beberapa komponen kesiapan, namun ada pula beberapa kelemahan di beberapa komponen. Diperlukan identifikasi dan antisipasi lebih lanjut pada komponen yang lemah, agar implementasi bisa tetap berjalan baik
Rumah Sakit Cukup Siap untuk implementasi
RME III (0 – 49 ) Skor dalam kisaran ini menunjukkan adanya kelemahan di beberapa komponen yang penting bagi keberhasilan implementasi RME. Diperlukan identifikasi dan perencanaan secara komprehensif sebelum bergerak maju dalam adopsi dan implementasi Rumah Sakit Belum Siap untuk implementasi RME
Sumber: Doctor's Office Quality - Information Technology (DOQ-IT, 2009)
Hasil penilaian diperoleh rata-rata nilai sebesar 2,64. Dari hasil penilaian tersebut menunjukkan RS “X” Yogyakarta cukup siap dalam mengembangkan RME. Skor 2-3 menunjukkan makna kesiapan cukup, semakin renadah skor maka semakin rendah kesiapan pada komponen, begitu juga sebaliknya jika skor  semakin  tinggi,  maka  kesiapan  pada  setiap  komponen  semakin  tinggi  pula  (9).  Komponen kepemimpinan  dan  budaya  organisasi  (skor:  2,65)  menempati  skor  tertinggi.  Hal  tersebut  diartikan sebagai  pentingnya  peran  Pimpinan  RS “X”  Yogyakarta untuk  mendukung  pengembangan  RME. Adanya dukungan dari pimpinan akan mendukung keberhasilan proses pelaksanaan RME. Tentunyaa hal tersebut juga dengan adanya keaktifan dari pengguna RME, baik dokter mapun Profesional pemberi Asuhan (PPA) pada tahap awal identifikasi kebutuhan, desain sistem serta implementasi RME.  Dengan demikian perlu adanya perencanaan baik dari segi penjadwalan maupun sumber daya keuangan untuk mendukung pengembangan RME. Guna mendukung keberhasilan implementasi RME juga diperlukan training  atau    pelatihan  staff  maupun  dokter  dan  PPA  (10).  Keberhasilan  implementasi  RME  juga dipengaruhi oleh adanya regulasi atau kebijakan pimpinan. Hal tersebut disebabkan karena regulasi yang telah  ditetapkan  oleh  pimpinan  akan  menjadi  faktor  penguat  bagi  seorang  staff  dalam  melaksanakan tugas,  dalam  hal  ini  untuk  meningkatkan  kepatuhan  staff  dalam  menggunakan  RME.  Dukungan pimpinan untuk meningkatkan motivasi staff tersebut juga dapat diberikan melalui suatu penghargaan atau reward (9).
Dukungan pimpinan di RS “X” Yogyakarta tersebut selaras dengan pencapaian skor yang sama (skor: 2,65) antara pencapaian skor kepemimpinan dan budaya kerja organisasi. Dengan adanya skor yang cukup tinggi tersebut menunjukkan bahwa pimpinan RS “X” Yogyakarta telah berhasil memotivasi dan mengorganisasikan  staff  guna  mencapai  visi  yang  sama  untuk  mengembangkan  RME.  Budaya  kerja organisasi  yang  baik  juga  menjadi  komponen  penting  dalam  menilai  kesiapan,  karena  budaya  kerja menggambarkan keberhasilan pimpinan dalam menetapkan regulasi seperti kebijakan, Standar Prosedur Operasional  maupun proses bisnis yang terkait dengan aktivtas user dalam menggunakan  RME (13). Secara  umum,  pada  tahap  awal  implementasi  RME  perlu  adaptasi  perubahan  budaya  yang  akan berdampak secara fisiologis maupun fisik (14).
Komponen  infrastruktur  mendapatkan  skor  2,63.  Dari  hasil  analisis  tersebut  menunjukkan infrastruktur RS “X” Yogyakarta telah tersedia sebagai bentuk komitmen dari pimpinan.  Pada tahap pembangunan infrastruktur RME perlu memperhatikan persyaratan pengembangan infrastruktut guna menjamin  keamanan  data,  privasi  serta  interoperabilitas  data.  Oleh  karena  itu  dalam  pengembangan RME,  RS  perlu  mengidentifikasi  kemungkinan  potensi  resiko  yang  timbul  setelah  dilakukan pengembangan, tim pengembang yang bertanggungjawab terhadap keamanan data RME, aturan kontrol, kebijakan  maupun  Standar  Prosdur  Operasional  yang  mengatur  implementasi  RME  bagi  semua pengguna, serta pelatihan pendukung bagi pengguna untuk mensimulasikan pemanfaatan fitur RME, dan monitoring proses keberhasilan impelementasi RME (15).
Komponen terendah terdapat pada komponen Sumber Daya Manusia (SDM/pengguna) (skor 2,60).  Hal  ini  menunjukkan  pengguna  RME  perlu  menjadi  perhatian  dalam  mendukung  peningkatan kesiapan pengemmbangan RME. SDM selaku pengguna sistem RME dan sebagai bagian dari penyusun kebijakan  berperan  dalam  menentukan  keberhasilan  pengembangan  RME  (12).  Komponen  SDM tersebut  meliputi  tenaga  medis,  staff  administrasi,  serta  manajerial.  Hasil  penelitian  sebelumnya menunjukan bahwa kualitas pelayanan dapat ditingkatkan dengan adanya dukungan sistem kerja yang baik dan SDM yang handal di bidang teknologi informasi (10).

## Gambar 1. Analisis kesiapan DOQ-IT
Hasil analisis  kesiapan  pengembangan  RME  di  RS  “X”  Yogyakarta (Gambar  1)  dapat disampaikan bahwa RS “X” Yogyakarta kuat di beberapa area kekuatan di budaya kerja orgnanisasi (skor 2,65), kepemimpinan (skor 2,65) dan infrastruktur (skor 2,63), akan tetapi juga memiliki kelemahan di SDM (skor 2,60). Hasil penelitian serupa di RS Condong Catur Yogyakarta menunjukkan skor 69,38 denga kekuatan pada kepemimpinan (skor 2,51), budaya kerja organisasi (skor 2,34), SDM (skor 2,36) dan infrastruktur (skor 2,36). Hal ini menunjukkan RS “X” Yogyakarta memiliki infrastruktur yang lebih siap dala pengembangan RME. RS “X” Yogyakarta masih perlu mengantisipasi komponen yang lemah, agar implementasi pengembangan RME dapat berjalan lebih optimal. Proses pengembangan RME yang terencana dan terarah perlu disusun oleh rumah sakit (16). Pengembangan EHR juga diperlukan di era personalized medicine untuk memberikan pelayanan dari dokter dan PPA kepada pasien (17).

## Kesimpulan
Kesiapan pengembangan RME kuat di RS “X” Yogyakarta didukung dengan adanya kekuatan di budaya kerja orgnanisasi, kepemimpinan dan infrastruktur, akan tetapi masih memiliki kelemahan di SDM .  Oleh  karena  itu  RS  “ X”  Yogyakarta  perlu  memberikan  pelatihan  dan  meningkatkan  motivasi supaay SDM menjadi jauh siap dalam pengembangan RME.

## Ucapan Terimakasih
Ucapan terimakasih kepada Kemendikbudristekdikti dan LPPM Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung penelitian ini.

## Daftar Pustaka
1.   Olagundoye O, Van Boven K, Daramola O, Njoku K, Omosun A. Improving the accuracy of ICD-10 coding of morbidity/mortality data through the introduction of an electronic diagnostic terminology tool at the general hospitals in Lagos, Nigeria . BMJ Open Qual. 2021;10(1).
2.   Kemenkes. Pokok-Pokok Renstra Kemenkes 2020-2024 . Pokja Renstra Kemenkes 2020-2024. 2020;1 – 40.
3.   Peraturan Menteri Kesehatan RI No 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.
4.   Clayton PD, Hripcsak G. Decision Support in Healthcare . Int J Biomed Comput. 1995;39(1):59 – 66.
5.   Efrain  Turban,  Jay  E.Aronson  TPL. Decision  Support  Systems  and  Intelligent  Systems .  Jilid  7.  Andi Yogyakarta; 2005. 1 – 697 p.
6.   Dereck L, Hunt, MD., Brian Haynes.MD., Seteven Hanna KS. Effects of Computerized Decision Support Systems  on  Nursing  Performance  and  Patient  Outcomes:  A  Systematic  Review .  J  Am  Med  Assoc.
2,57 2,58 2,59 2,60 2,61 2,62 2,63 2,64 2,65 2,66 SDM Budaya kerja organisasi Kepemimpinan Infrastruktur Kesiapan Implementasi Rekam Medis ELektronik
Menggunakan Metode DOQ-IT di RS "X" Yogyakarta
1998;280(15):1339 – 46.
7.   Oluoch T, Santas X, Kwaro D, Were M, Biondich P, Bailey C, et al. The effect of electronic medical record- based clinical decision support on HIV care in resource-constrained settings: A systematic review . Int J Med Inform [Internet]. 2012;81(10):e83 – 92. Available from: http://dx.doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2012.07.010
8.   Erawatini.F. Development  of  The  Doctor's  Office  Quality-Information  Technology  (DOQ-IT)  In  Effort  To Increase Patient Security . Second Int Conferance Food Agric. 2020;(269):161 – 6.
9.   Sudirahayu I, Harjoko A. Analisis Kesiapan Penerapan Rekam Medis Elektronik Menggunakan DOQ-IT . J Inf Syst Public Heal. 2016;1(2):35 – 43.
10.   Pratama MH, Darnoto S. Analisis Strategi Pengembangan Rekam Medis Elektronik di Instalasi Rawat Jalan RSUD Kota Yogyakarta . J Manaj Inf Kesehat Indones. 2017;5(1):34.
11.   Ajami S, Ketabi S, Isfahani S, Heidari A. Readiness Assessment of Electronic Health Records Implementation . Acta Inform Medica. 2011;19(4):224.
12.   Praptana et all. P endampingan Penilaian Kesiapan Penerapan Rekam Medis Elektronik Menggunakan Metode DOQ-IT di RS Condong Catur Sleman . J Innov Community Empower. 2021;3(2):98 – 104.
13.   Eka Wilda Faida AA. Analisis Kesiapan Implementasi Rekam Medis Elektronik dengan Pendekatan DOQ- IT ( Doctor ’ s Office Quality -Information Technology) . J Manaj Inf Kesehat Indones. 2021;9.
14.   Shoolin  JS. Change  Management – Recommendations  for  Successful  Electronic  Medical  Records .  Appl  Clin Inform. 2010;286-292.
15.   Hartley CP JE. EHR Implementation A Step by Step Guide for the Medical Practice . 2nd ed. United States: American Medical Association; 2012.
16.   Franklin  B. Doctor  Office  Quality  Information  Technology .  Retrieved  from  Doctor  Office  Quality Information Technology: 2021.
17.   Budiyanti RT, Herlambang PM, Nandini N. T antangan Etika dan Hukum Penggunaan Rekam Medis Elektronik dalam Era Personalized Medicine . J Kesehat Vokasional. 2019;4(1):49.