## Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis di Puskesmas Manggari Kuningan
Gifari Ahya Irawan*, Otong Rukmana
Prodi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Islam Bandung, Indonesia.

## A R T I C L E   I N F O
Article history : Received  : 9/5/2024 Revised : 6/6/2024 Published  : 9/7/2024
Creative Commons Attribution- NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
Volume : 4
No. : 1
Halaman  : 69 - 76 Terbitan  : 2024
Terakreditasi Sinta Peringkat 5 berdasarkan Ristekdikti No. 72/E/KPT/2024

## A B S T R A K
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  (Puskesmas)  merupakan  salah  satu  sarana pelayanan  kesehatan  yang  sangat  penting  di  Indonesia.  Berdasarkan Kemenkes  RI  (2004),  Puskesmas  merupakan  Unit  Pelaksanaan  Teknis Daerah  (UPTD)  Kabupaten  /  Kota  yang  bertanggung  jawab menyelenggarakan pembangunan Kesehatan di suatu wilayah kerja.Puskesmas  Manggari  yang  menjadi  salah  satu  pusat  pelayanan kesehatan  di  Kabupaten  Kuningan  merupakan  salah  satu  instansi kesehatan yang sedang dikembangkan. Pendataan pasien dan pengarsipan catatan  medis  merupakan  suatu  hal  penting  yang  perlu  diperhatikan. Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  diakukan  dengan pegawai  Puskesmas,  menyebutkan  bahwa  pelayanan  berobat  di Puskesmas  dalam  hal  pendataan  pasien  dari  mulai  pendaftaran  pasien sampai pengarsipan catatan medis pasien masih dilakukan secara manual. Artinya semuanya masih ditulis pada tumpukan-tumpukan kertas dan di simpan  pada  rak-rak  penyimpanan,  sehingga  ketika  pihak  puskesmas membutuhkan data-data pasien, dan juga laporan kunjungan, perlu waktu yang cukup lama untuk mencari dimana data tersebut disimpan.
Kata Kunci : Sistem Informasi; Metode Prototype; Rekam medis.

## A B S T R A C T
The Community Health Center (Puskesmas) is one of the most important health service facilities in Indonesia. According to the Ministry of Health of the Republic of  Indonesia  (2004),  the  Puskesmas  is  a  Regency/City  Regional  Technical Implementation  Unit  (UPTD)  which  is  responsible  for  implementing  Health development in a work area. The Manggari Health Center which is one of the health service centers in Kuningan Regency is one of the health agencies that is being  developed  Patient  data  collection  and  medical  record  archiving  is  an important  thing  that  needs  attention.  Based  on  the  results  of  observations  and interviews  conducted  with  Puskesmas  employees,  it  was  stated  that  treatment services  at  the  Puskesmas  in  terms  of  patient  data  collection  from  patient registration to archiving patient medical records were still done manually. This means that everything is still written down on piles of paper and stored on storage shelves, so that when the puskesmas needs patient data, as well as visit reports, it takes quite a long time to find where the data is stored.
Keywords : Information system; Prototype method; Medical records.
Copyright© 2024 The Author(s).

## A. Pendahuluan
Sistem informasi telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan terbukti berperan dalam berbagai kegiatan. Menurut [1]sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan saling bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Keberadaan sistem informasi mendukung kinerja peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas bagi berbagai instansi, baik instansi  pemerintahan  negeri,  swasta  maupun  perorangan  atau  individual,  serta  mendorong  perwujudan masyarakat  maju  dan  sejahtera.  Sektor  kesehatan  yang  merupakan  salah  satu  sektor  penting  yang  sedang mendapat perhatian besar dari pemerintah merupakan salah satu sektor pembangunan yang sangat potensial untuk dapat diintegrasikan dengan kehadiran teknologi informasi [2].
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang sangat penting  di  Indonesia.  Berdasarkan  [3]  Puskesmas  merupakan  Unit  Pelaksanaan  Teknis  Daerah  (UPTD) Kabupaten / Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan Kesehatan di suatu wilayah kerja. Puskesmas Manggari terletak di Kabupaten Kuningan dan masuk dalam wilayah kerja Manggari, Kecamatan Lebakwangi. Pelayanan yang ada pada Puskesmas Manggari yaitu konseling dan rawat jalan umum. Terdepat beberapa poli yang ada di Puskesmas Manggari yaitu poli umum, gigi, Kesehatan ibu dan anak (KIA) dan lansia.
Puskesmas  Manggari  yang  menjadi  salah  satu  pusat  pelayanan  kesehatan  di  Kabupaten  Kuningan merupakan  salah  satu  instansi  kesehatan  yang  sedang  dikembangkan.  Pendataan  pasien  dan  pengarsipan catatan  medis  merupakan  suatu  hal  penting  yang  perlu  diperhatikan.  Berdasarkan  hasil  observasi  dan wawancara yang diakukan dengan pegawai Puskesmas, menyebutkan bahwa pelayanan berobat di Puskesmas dalam  hal  pendataan  pasien  dari  mulai  pendaftaran  pasien  sampai  pengarsipan  catatan  medis  pasien  masih dilakukan secara manual [4].
Sistem informasi rekam medis pasien merupakan sistem yang dibangun untuk mempermudah pelayanan berobat  di  Puskesmas [5]. Dengan  adanya  sistem  informasi  tersebut  diharapkan  dapat  meningkatkan  kualitas pelayanan petugas Puskesmas terhadap pasien dan membantu dokter dalam mengelola data rekam medis pasien.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut:  “Bagaimana  proses  pelayanan  berobat  yang  berlangsung  pada  Puskesmas  Manggari  saat  ini  dan bagaimana merancang sistem informasi yang dibutuhkan oleh Puskesmas Manggari saat ini?”. Selanjutnya, tujuan  dalam penelitian  ini  diuraikan  dalam  pokok-pokok  sbb.  (1)  Menggambarkan  proses  pelayanan Puskesmas  dengan  menggunakan  BPMN  serta  menganalisis  sistem  pelayanan  puskesmas  saat  ini menggunakan    analisis  PIECES.  (2)  Membangun  sistem  informasi  rekam  medis  Puskesmas  menggunakan DBMS berbasis cloud .

## B. Metode Penelitian
Peneliti  menggunakan  metode  teknik  prototyping.  Model  pengembangan  prototyping  ini  akan menghasilkan purwa-rupa sistem sebagai perantara pengembang dan pengguna agar dapat berkomunikasi dan interaksi  dalam  proses  pengembangan  dan  perancangan  sistem  informasi.  Menurut  [6],  [7]  prototyping mempunyai empat tahap yaitu tahap analisis kebutuhan, analisis desain, membangun prototype sistem, serta testing  dan  evaluasi  sistem.  Pada  tahap  analisis  kebutuhan  peneliti  menganalisis  system  request,  analisis kebutuhan  fungsional  dan  non-  fungsional.  Tahap  analisis  desain  dilakukan  dengan  menggunakan  Usecase Diagram sebagai gambaran interaksi sistem, Business Process Model and Notation sebagai gambaran proses bisnis,  dan  Entity  Relationship  Diagram  sebagai  gambaran  pemodelan  data  sistem  [8].  Pada  tahap pembangunan  penelitin  menggunakan  aplikasi  Caspio  sebagai  basis  data  sistem  dan  Google  Site  sebagai antarmuka pengguna.

## C. Hasil dan Pembahasan

## Hasil Pembangunan Sistem Informasi
Proses dimulai dengan pasien datang berkunjung ke Puskesmas lalu mengambil nomor antrean. Pasien akan dipanggil  sesuai  urutan  nomor antrean  dan  menuju  loket  pendaftaran.  Admin akan  melakukan login sesuai
kebutuhan  pengguna.  Admin  akan  menanyakan  kepada  pasien  apakah  pasien  merupakan  pasien  baru  atau sebelumnya  pernah  melakukan  kunjungan  berobat  di  Puskesmas  Manggari  [9].  Apabila  pasien  merupakan pasien  baru  admin  akan  mendaftarkan  atau  membuatkan  rekam  medis  untuk  pasien.  Admin  akan  meminta kartu identitas pasien untuk menginput data diri pasien kedalam rekam medis. Admin akan bertanya kembali apakah Kartu Keluarga (KK) pasien sudah terdaftar atau belum, bila KK belum terdaftar admin akan mengisi data KK pada form KK dan bila mana KK sudah terdaftar maka admin langsung mengisi data pasien pada form pasien.  Kemudian admin akan mencetak kartu kunjungan untuk pasien. Pasien dapat langsung menunggu untuk panggilan pemeriksaan dari dokter. Setelah itu pasien akan masuk ke ruangan dokter dan melakukan pemeriksaan.  Dokter  melakukan login sesuai  kebutuhan  pengguna  [10].  Dokter  dapat  mencari  data  rekam medis  pasien  pada sistem ini.  Kemudian dokter akan menginput  hasil  pemeriksaan  pasien  ke dalam  rekam medis seperti keluhan pasien, diagnosa, tindakan medis apa yang harus dilakukan dan resep obat. Dokter dapat menyimpan  dan  melihat  historis  rekam  medis  pasien.  Terakhir  pasien  akan  mendapatkan  resep  obat  dari dokter.  Kepala  Puskesmas  melakukan login sesuai  kebutuhan  pengguna.  Kepala  Puskesmas  disini  dapat melihat laporan kunjungan harian puskesmas. Berikut adalah hasil perancangan interaksi sistem pada gambar 1 kemudian pemodelan data sistem pada gambar  2 kemudian proses bisnis sistem pada gambar 3.
Form Pendaftaran KK Mencetak Kartu Kunjungan Pasien Pencarian Family Folder Dokter Petugas SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PUSKESMAS MANGGARI Form Pendaftaran Pasien Form Rekam Medis Pasien Form Resep Obat Melihat Laporan Kunjungan Pusksesmas Kepala Puskesmas Pasien
Gambar 1. Pemodelan Interaksi Sistem
Gambar 2. Pemodelan Data Sistem
Gambar 3. Pemodelan Proses Bisnis Sistem
Pembangunan basis data dalam perancangan sistem informasi tugas akhir dilakukan dengan menggunakan Caspio. Pembangunan basis data berdasar pada perancangan data secara logis yang sebelumnya telah dilakukan dan dimodelkan dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Berikut merupakan hasil rancangan basis data sistem dengan menggunakan aplikasi Caspio dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Hasil Rancangan Pemodelan Data Sistem
Aplikasi yang telah dirancang sebelumnya, akan diimplementasikan dalam sebuah antarmuka aplikasi pada Google  Site .  Antarmuka  aplikasi  bertujuan  untuk  menggambarkan  rancangan  aplikasi  sehingga  dapat mudah  digunakan  oleh  pengguna.  Berikut  merupakan  hasil  rancangan  antarmuka  pengguna  dengan
menggunakan platform Google Site dapat dilihat pada gambar 5, kemudian antarmuka pengguna admin pada gambar 6, kemudian antarmuka pengguna dokter pada gambar 7, dan antarmuka pengguna kepala Puskesmas pada gambar 8.
Gambar 5. Hasil Rancangan Antarmuka
Gambar 6. Antarmuka Pengguna Admin
Gambar 7. Antarmuka Pengguna Dokter
Gambar 8. Antarmuka Pengguna Kepala Puskesmas
Pembangunan sistem informasi Rekam Medis Puskesmas ini dilakukan menggunakan aplikasi Caspio untuk  membangun  basis  data  sistem  yang  kemudian  pembangunan  antarmuka  menggunakan Google  Site . Fitur-fitur yang dibangun pada sistem didasarkan pada analisis kebutuhan fungsional. Berikut merupakan tabel status dari sistem berdasarkan analisis kebutuhan fungsional dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Status analisis kebutuhan fungsional sistem User Kebutuhan Fungsional Sistem Status Admin Sistem dapat melakukan login admin Terpenuhi Sistem dapat mencetak kartu kunjungan pasien Terpenuhi Sistem dapat menyediakan form pendaftaran KK Terpenuhi Sistem dapat menyediakan form pendaftaran pasien Terpenuhi Sistem dapat melakukan logout Terpenuhi Dokter Sistem dapat melakukan login dokter Terpenuhi Sistem dapat menampilkan folder family rekam medis Terpenuhi Sistem dapat menampilkan rekam medis pasien Terpenuhi Sistem dapat menyediakan form rekam medis pasien Terpenuhi Sistem dapat menyediakan form resep obat Terpenuhi Sistem dapat melakukan logout Terpenuhi Kepala Puskesmas Sistem dapat melakukan login kepala puskesmas Terpenuhi Sistem dapat menampilkan laporan kunjungan pasien Terpenuhi Sistem dapat melakukan logout Terpenuhi
Status kebutuhan sistem tersebut dapat memenuhi segala kebutuhan fungsional dan tersedia pada sistem yang telah dikembangkan. Proses yang terjadi sebelumnya pada setiap bagian telah diidentifikasi dan pada saat melakukan  proses  pengembangan  sistem  informasi,  sistem  baru  dapat  mengalami  penambahan  proses, pengurangan proses dan perpindahan proses. Adapun perubahan proses yang terjadi adalah sebagai berikut:

## Admin
(1)  Admin  dapat  membuat  atau  menambahkan  rekam  medis  pasien  baru  hanya  dengan  mengisi form yang tersedia. (2) Informasi data pasien yang telah mendaftar rekam medis dapat ditampilkan pada beranda admin. (3) Admin dapat mencetak kartu kunjungan pasien yang telah mendaftar.

## Dokter
(1) Informasi data folder family rekam medis dapat ditampilkan pada beranda dokter. (2) Informasi data rekam medis dapat ditampilkan pada tabel rekam medis pasien. (3) Dokter dapat menambahkan hasil pemeriksaan pasien hanya dengan mengisi form yang tersedia. (3) Dokter dapat menambahkan resep obat hanya dengan mengisi form yang tersedia.

## Kepala Puskesmas
(1) Informasi data kunjungan pasien Puskesmas dapat ditampilkan pada beranda Kepala Puskesmas. (2) Kepala Puskesmas dapat melihat laporan kunjungan pasien Puskesmas pada tabel yang tersedia.
Pada  tahapan  perencanaan sistem,  terdapat system  request yang  menampilkan  hasil  identifikasi  pada sistem saat ini dan sistem yang diharapkan oleh pengguna. Tabel 2 menampilkan status dari system request setelah  dilakukan  pengembangan  sistem  informasi  dimana  dari  Tabel  tersebut  dapat  dilihat  bahwa  semua indikator  yang  diharapkan  pada system  request dapat  terpenuhi.  Pengembangan  sistem  dilakukan  dengan tahapan pada metode prototyping dimana prototype yang dihasilkan pada penelitian ini tidak akan digunakan namun  menjadikannya  seabagi  acuan  agar  sistem  sesungguhnya  lebih  baik  lagi.  Sistem  yang  baru  akan dibangun dengan melakukan perancangan ulang pada basis data (perancangan data fisik), perancangan proses fisik  dan  perancangan  antarmuka  yang  lebih  baik  dari  sebelumnya  ( prototype ).  Selain  itu,  perancangan arsitektur sistem juga mulai digambarkan secara lebih mendetail. Setelahnya, basis data dan antarmuka sistem mulai dibangun kembali dan akan diimplementasikan pada sistem yang sebenarnya.
Tabel 2. System request setelah dilakukan pengembangan sistem
Main Reason Current System System Request Status Stronger Control Data hanya diakses oleh petugas rekam medis dan dokter. Data dapat diakses oleh admin, dokter dan kepala Puskesmas. Terpenuhi, data dapat diakses oleh pengguna sistem. More Information Model penyimpanan data dengan pengarsipan folder pada lemari. Informasi terkait data dapat ditampilkan oleh siapa saja berdasarkan kebutuhannya. Terpenuhi, informasi dapat dilihat oleh penggunanya sendiri. Better Performance Perekapan data membutuhkan waktu yang cukup lama. Tampilan informasi menggunakan dashboard agar mudah dimengerti Terpenuhi, perekapan data tidak lagi diperlukan serta informasi jumlah kunjungan pasien Puskesmas ditampilkan data bentuk dashboard . Improved Servces Layanan rekam medis kurang mudah untuk diakses. Layanan rekam medis pasien mudah untuk diakses. Terpenuhi, layanan rekam medis pasien telah dirancang dalam sistem informasi rekam medis Puskesmas.

## D. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dalam penelitian ini, peneliti menyimpulkan beberapa hasil penelitian sebagai berikut.  (1)  Perancangan  sistem  informasi  rekam  medis  Puskesmas  mempunyai  perubahan  pada  proses manajemen  rekam  medis.  Terdapat  pemangkasan  proses  dan  pegawai  pada  layanan  rekam  medis  sehingga dapat  berjalan  sesuai  perancangan  sistem  informasi  rekam  medis  Puskesmas.  (2)  Status  analisis  kebutuhan sistem  yang  terpenuhi dapat menunjukkan  bahwa  kebutuhan  fungsional  dari sistem  terpenuhi.  Hal tersebut dapat mempermudah proses pelayanan rekam medis pasien serta mempermudah tugas admin dan dokter dalam mencari rekam medis pasien dan menambahkan catata medis pasien.

## Acknowledge
Saya ucapkan terima kasih kepada Bapak Otong Rukmana, S.T., M.T., IPM. yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam membimbing penelitian ini. Tak lupa ucapan terima kasih juga saya berikan kepada Ibu Pipih Latifahcdan tenaga kerja Puskesmas Manggari Kuningan yang bersedia menjadi narasumber dalam penelitian ini.

## Daftar Pustaka
[1] A.  ,  &  M.  A.  Nugroho, Sistem Informasi  Data  Kependudukan  Berbasis Web  Di Kantor  Kecamatan Cikarang Timur , 2nd ed., vol. 9. SIGMA - Jurnal Teknologi Pelita Bangsa, 2018.
[2] Tarwaka, Keselamatan dan kesehatan kerja, Manajemen dan implementasi K3 di tempat kerja , 2nd ed. Surakarta: Harapan Press, 2017.
[3] Kemenkes RI, Keputusan Menteri Kesehatan Tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat. 2004.
[4] K. P. Ningsih and S. N. Adhi, “Analisis Kelayakan Pengembangan Sistem Informasi Pelaporan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Berbasis Web,” Jurnal Kesehatan Vokasional , vol. 5, no. 4, p. 196, 2021, doi: 10.22146/jkesvo.60572.
[5] Muhammad Zaki An Naufal and Rakhmat Ceha, “Usulan Perbaikan Kualitas Pelayanan Jasa Kesehatan dengan  Menggunakan  Metode  Servqual  –  Fuzzy  (Studi  Kasus:  Instalasi  Rawat  Jalan  RSUD Arjawinangun),” Jurnal Riset Teknik Industri , pp. 67–76, Jul. 2023, doi: 10.29313/jrti.v3i1.1975.
[6] D. Purnomo, “Model Prototyping Pada Pengembangan Sistem Informasi,” J I M P - Jurnal Informatika Merdeka Pasuruan , vol. 2, no. 2, Aug. 2017, doi: 10.37438/jimp.v2i2.67.
[7] I.  Susanti,  “EVALUASI  KUALITAS  LAYANAN  JASA  SERTIFIKASI  TINGKAT  KOMPONEN DALAM  NEGERI  (TKDN)  DI  PT.  SUCOFINDO  (PERSERO),” Jurnal  PASTI  (Penelitian  dan Aplikasi Sistem dan Teknik Industri) , vol. 10, no. 1, pp. 89–97, 2016.
[8] S.  , &  K.  D. M.  Adi, Strukturisasi  Entity  Relationship  Diagram  Dan  Data  Flow  Diagram  Berbasis Business Event-Driven , 4th ed., vol. 5 No.1. Information Systems Department, School Of Information Systems, Binus University, 2014.
[9] A. Herwinanti, Z. Z. A, and D. F. Azizah, “ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PERSEDIAAN BAHAN HABIS PAKAI DALAM UPAYA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN (Studi Kasus Pada PT. Wiranas Laundry and Dry Clean Malang),” Jurnal Administrasi Bisnis , vol. 12, no. 2, pp. 1–7, 2014.
[10] I.  Rahmayuni,  H.  Humaira,  and  D.  Defni,  “Pemanfaatan  Metode  Kano  Untuk  Menilai  Tingkat Kepuasan Pengguna Terhadap Fungsionalitas Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus : AKNP Pelalawan),” INOVTEK  Polbeng  -  Seri  Informatika ,  vol.  1,  no.  2,  p.  133,  Nov.  2016,  doi: 10.35314/isi.v1i2.132.