## Pengembangan Model Knowledge Management Menggunakan Pendekatan PIECES Pada Dinas Kominfo Kota Tangerang
Henderi 1
Nur Azizah 2
Arie Afriyoga 3
1 Program Studi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja 2&3 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja E-mail: 1 henderi@raharja.info, 2 nur.azizah@raharja.info, 3 arieafriyoga@raharja.info

## Abstrak
Proses  manajemen  di  dalam  Dinas  Kominfo  Kota  Tangerang  berperan  penting  dalam upayanya menjalankan tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan teknologi informasi dan  komunikasi.  Untuk  menunjang  proses  manajemen  di  dalamnya,  diperlukan  sumber  daya manusia (SDM) yang memiliki manajemen pengetahuan dengan tanggung jawab atau tugas yang dijalankan  oleh  pegawai  berdasarkan Standard  Operation  Procedure (SOP).  Manajemen pengetahuan atau knowledge management merupakan hal penting yang diperlukan dalam sebuah organisasi atau instansi yang terdiri dari kumpulan-kumpulan informasi dalam mengidentifikasi, menciptakan,  dan  pengalaman-pengalaman  wawasan  serta  pengetahuan-pengetahuan  yang  ada. Di dalam Dinas Kominfo Kota Tangerang masih terdapat kendala dalam penerapan manajemen pengetahuan  ( knowledge  management )  dimana  banyak  terjadi  kesalahan  teknis  ataupun komunikasi  yang  kurang  baik.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mengembangkan  model knowledge  management  yang  mendukung  dalam  melakukan  manajemen  dokumen,  mengikuti forum  diskusi,  melakukan  dokumentasi  pengetahuan  dan  melakukan  pencarian.  Menggunakan metode analisa PIECES. Hasil dari penelitian ini adalah menghasilkan sebuah sistem yang dapat memberikan solusi agar setiap orang dapat bertukar informasi pengetahuan dalam bentuk sistem pada Dinas Kominfo Kota Tangerang.
Kata Kunci : Manajemen Pengetahuan, SOP, Dokumen

## Abstract
The  management  process  within  the  Tangerang  City  Communication  and  Information Agency  plays  an  important  role in  its  efforts  to  carry out  duties  and  responsibilities  related  to information  and  communication  technology.  To  support  the  management  process,  it  requires human  resources  (HR)  who  have  knowledge  management  with  responsibilities or  tasks  carried out  by  employees  based  on  Standard  Operation  Procedure  (SOP).  Knowledge  management  or knowledge management is an important thing needed in an organization or agency which consists of  collections  of  information  in  identifying,  creating,  and  experiencing  existing  insights  and knowledge. In the Department of Communication and Information of Tangerang City there are still obstacles in the application of knowledge management where there are many technical errors or  poor  communication.  The  purpose  of  this  research  is  to  develop  a  knowledge  management model  that  supports  document  management,  participating  in  discussion  forums,  documenting knowledge  and  conducting  searches.  Using  the  PIECES  analysis  method.  The  result  of  this
research  is  to  produce  a  system  that  can  provide  a  solution  so  that  everyone  can  exchange knowledge  information  in  the  form  of  a  system  at  the  Tangerang  City  Communication  and Information Agency.
Keywords : Knowledge Management, SOP, Documentation

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  yang  demikian  pesatnya  telah  membawa  manfaat  luar  biasa bagi  kemajuan di  era globalisasi sekarang. Salah satunya di Pemerintahan Daerah yang saat ini diharapkan  dapat  mewujudkan  organisasi  yang  efektif  dan  efisien.  Dalam  mewujudkannya  di setiap instansi pemerintah harus memanfaatkan pengetahuan yang ada. Manajemen pengetahuan atau knowledge  management merupakan  upaya  untuk  meningkatkan  kualitas  organisasi  dalam mengelola aset yang berupa pengetahuan dan pengalaman yang ada. Salah satu langkah yang dapat dilakukan  untuk  membangun  dukungan knowledge  management adalah  dengan sharing knowledg e  antar  anggota,  yaitu  anggota  yang  mempunyai  pengetahuan,  gagasan,  keterampilan atau pun pengalaman. Di dalam Dinas Kominfo Kota Tangerang  masih terdapat kendala dalam manajemen  pengetahuan  ( knowledge  management )  dimana  banyak  terjadi  kesalahan  teknis ataupun komunikasi yang kurang baik. Dari hal ini sangat mempengaruhi kegiatan atau organisasi yang ada di pemerintahan, karena tidak ada catatan atau dokumentasi yang tertinggal di lingkup organisasi tersebut. Sehingga penulis menemukan permasalahan yang ada di Dinas Kominfo Kota Tangerang, yaitu tidak adanya informasi yang dapat memberikan pengetahuan melalui sharing di dalam sebuah sistem.

## 2. METODE PENELITIAN

## Metode Pengumpulan Data

## 1. Observasi
Mendatangi  langsung  Dinas  Kominfo  Kota  Tangerang  untuk  melakukan  pengamatan langsung dan mengetahui secara detail serta menyeluruh kendala atau masalah apa saja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan .
2. Wawancara
Penulis  melakukan  penelitian  dengan  mewawancarai stakeholder dan  pegawai  lain  yang terkait  di Dinas  Kominfo  Kota  Tangerang untuk  memperoleh  data  yang  dibutuhkan  secara akurat.
3. Studi Pustaka
Melakukan studi pustaka dengan cara mengumpulkan, membaca, serta memahami informasi dari  segala  media  yang  berhubungan  dengan  permasalahan  yang  sedang  dibahas  dalam penelitian ini.

## Metode Analisa
Metode  analisis  yang  dilakukan  penulis  yaitu  menggunakan  analisis  PIECES  ( Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service ). Metode PIECES ini berguna sebagai acuan dalam  menganalisa  dari  sistem  yang  berjalan  untuk  Sistem  Manajemen  Pengetahuan  Dinas Kominfo Kota Tangerang.
Journal Sensi

## Metode Perancangan
Requirement Analysis Management System Pada Dinas Kominfo Kota Tangerang menggunakan metode Unified Modelling Language (UML) yang akan dituangkan dalam tahap : pembuatan Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram. Menurut Law (2015) di dalam bukunya menjelaskan, “ Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa yang dirancang sebagai  standar  untuk  visualisasi  sistem  perangkat  lunak.  UML  merupakan  karya  dari  Grady Booch, Ivar Jacobson, dan James Rumbaugh. Pada tahun 1997 UML diadopsi sebagai standar oleh Object  Management  Group (OMG),  lalu  diajukan  ke  lembaga  standarisasi  internasional  (ISO) pada tahun 2000.”

## Literature Review
Menurut  Azizah,  Rahayu  dan  Nova  dalam  Jurnal  SENSI  Vol.  3  No.  2  (2017:  185) “ literature adalah  kesusastraan  atau  kepustakaan,  sedangkan  review  adalah  suatu  tindakan meninjau,  memeriksa  kembali  suatu  hal  yang  telah  dikerjakan  sebelumnya  sehingga  dalam literature  review  dapat  disimpulkan  sebagai  suatu  tindakan  memeriksa  dan  meninjau  kembali suatu kepustakaan.”
1. Penelitian yang dilakukan oleh Tri Pujadi dan Tumar dalam Jurnal Penelitian dan Pengamdian Kepada  Masyarakat  Vol.  4  No.  1.  Dengan  judul  “ KNOWLEDGE  MANAGEMENT DI INSTANSI  PEMERINTAH”  (2016).  Tujuan  yang  ingin  dicapai  dari  penelitian  ini  adalah menyusun  model  manajemen  pengetahuan  di  instansi  pemerintahan.  Kegiatan  ini menggunakan  metode  deskriptif  dengan  menggunakan  metode soft  system  methodology . Faktor  yang  mendukung  keberhasilan  kegiatan  ini  adalah  tersedianya  data  dan  informasi diberbagai instansi pemerintah dan swasta, sekaligus penguasaan metodologi dalam analisis.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Omar Dani Sopandi dan Udin Syaefuddin Sa'ud dalam Jurnal Administrasi  Pendidikan  Vol.  23  No.  2.  Dengan  judul  “IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERGURUAN TINGGI”  (2016).  Fokus  dari  penelitian  ini  adalah untuk menganalisis penerapan manajemen pengetahuan di perguruan tinggi yang terdiri dari implementasi  kebijakan  teknis  pengelolaan  pengetahuan,  proses  implementasi  manajemen pengetahuan  dan  berbagi  pengetahuan  dalam  pelaksanaan  manajemen  pengetahuan  di perguruan  tinggi.  Pentingnya  penerapan  manajemen  pengetahuan  di  lembaga-lembaga pendidikan  tinggi  karena  menjalankan  kelangsungan  hidup  dan  daya  saing  organisasi  ini sebagian  besar  ditentukan  oleh  sumber  daya  manusia  sebagai  aset  tidak  berwujud  yang mewarisi sumber daya manusia.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Qitvirul Azij Ishari, Achmad Teguh Wibowo, dan Mohammad Khusnu Milad dalam Jurnal MATICS Vol. 12 No. 1. Dengan judul “Sistem Informasi Aset Intelektual  Berbasis Knowledge  Management  System ”  (2020).  Penelitian  ini  menjelaskan tentang pembuatan dan pengelolaan pengetahuan pengembangan aset intelektual mahasiswa yang efektif dan produktif. Dimana sistem ini berupa aplikasi KMS dengan fitur forum grup diskusi, arsip prestasi mahasiswa, arsip produk mahasiswa, dan edukasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam  perancangan  sebuah  program  aplikasi  informasi  biaya  produksi  berbasis  web,  dapat digambarkan  keseluruhan  prosedur  yang  diperlukan  dalam  beberapa  tahapan  analisa  sebagai bentuk  pengumpulan  informasi  dalam membangun  suatu model  yang  sesuai  dengan kebutuhan dan  mampu  memberikan  solusi  yang efektif  dan  efisien. Beberapa tahapan Perancangan sistem ini  menggunakan  Visual  Paradigm  for  UML  13.0,  salah  satu  nya  menggambarkan  use  case diagram, activity diagram.

## Use Case Diagram Sistem Berjalan

## Gambar 1 Use Case Diagram Sistem Berjalan
Berdasarkan use case diagram diatas, dapat dijelaskan bahwa use case diagram system knowledge management system terdapat 1 sistem yang mencakup seluruh proses pendistribusian, terdapat 2 aktor yaitu Admin dan User serta mempunyai 6 use case . Admin dapat mengakses semua proses yang ada di dalam system, sedangkan User hanya tidak dapat mengakses artikel dan dokumen.
Use  Case yang  diatas  menjelaskan  karena  adanya  permasalahan  yang  terjadi  yaitu  lemahnya frekuensi dalam berinteraksi yang mengakibatkan kinerja para karyawan kurang dan manajemen waktu yang sulit untuk berdiskusi dalam sebuah forum.
Activity Diagram User Pada Sistem yang Berjalan

## Gambar 2 Activity Diagram User Pada Sistem yang Berjalan
Berdasarkan  Activity  Diagram  User  pada  sistem  yang  berjalan,  menjelaskan  bahwa system knowledge  management  system terdapat  1  sistem  yang  mencakup  seluruh  kegiatan  contohnya User , User masuk ke  dalam halaman KMS kemudian  masuk untuk registrasi dahulu, kemudian nunggu  verifikasi  email  dari  admin  nunggu  pendataan  di  acc,  setelah  itu User dapat  login  dan dapat mengakses artikel dan bergabung dalam forum diskusi tersebut, jika kegiatan itu sudah dapat logout kembali dari halaman KMS tersebut.

## Activity Diagram Admin Pada Sistem yang Berjalan
Gambar 3 Activity Diagram Admin Pada Sistem yang Berjalan
Journal Sensi
Berdasarkan  Activity  Diagram  Admin  yang  Diusulkan,  menjelaskan  bahwa system knowledge management  system terdapat  1  sistem  yang  mencakup  seluruh  kegiatan  contohnya User , User masuk  ke  dalam  halaman  web  kemudian  masuk  untuk  login,  kemudian User dapat  mengakses semua  menu  yang  ada  di  dalam  web knowledge  management  system kecuali  untuk  mengakses artikel dan dokumen.

## Sequence Diagram Pada Sistem yang Berjalan

## Gambar 4 Sequence Diagram Pada Sistem yang Berjalan
Berdasarkan Sequence Diagram yang Diusulkan, menjelaskan bahwa menggambarkan alur kerja dari fungsi-fungsi dalam sistem dengan case-case dimana didalamnya terdapat 2 actor , diagram ini menjelaskan bagaimana masing-masing kegiatan actor dapat mengakses setiap menu yang ada di dalam web knowledge management system tersebut
Class Diagram
Gambar 5. Class Diagram Knowledge Management
Berdasarkan Class Diagram yang Diusulkan, menjelaskan bahwa database Admin dan User dapat meyimpan setiap data yang dilakukan saat mengakses sistem Knowledge Management System.

## Metode Analisis PIECES
Tabel  1. Analisis PIECES N o Kete rang an Sistem Sebelumnya Sistem yang Diusulkan 1 . Perf orm ance Kinerja  yang  saat  ini kurang memadai dalam  proses sharing data    karena  proses nya lama dan membutuhkan perkiraan waktu untuk membuat forum. Dengan menggunakan sistem berbasis online maka akan  mempermudah manajemen  pengetahuan dalam memproses komunikasi dan pertukaran  data,  proses menjadi cepat. 2 . Infor mati on Kurangnya komunikasi  data  yang tidak sesuai yang mengakibatkan kesalahan  data  yang terjadi Dengan menggunakan sistem berbasis online maka  proses  pertukaran dan  pencarian  informasi menjadi  lebih  efektif  dan evisien. 3 . Eco mom y Membutuhkan  biaya yang  banyak  saat  ada kegiatan  dalam  biaya kertas,  konsumsi  dan termasuk  jika  butuh orang untuk pembicara dalam ahlinya. Dengan menggunakan sistem berbasis online maka manajemen pengetahuan hanya mengupload laporan tersebut dan dapat diperiksa oleh admin. 4 . Cont rol Sulitnya memantau kegiatan yang ada dan dalam  pelaporan  agak terhambat. Dengan menggunakan sistem berbasis online maka admin  cukup  memeriksa laporan  pekerjaan  melalui sistem. 5 . Efisi en Hasil  laporan  dalam kegiatan kurang maksimal dalam mengembangkan tugas setiap perorangan. Dengan menggunakan sistem berbasis online maka seluruh laporan  pekerjaan  akan mudah diperiksa secara detail. 6 . Serv ice Pelayanan untuk proses sistem pengetahuan perorangan masih Dengan  adanya  sistem berbasis online maka dapat meningkatkan kualitas
membutuhkan  proses yang lama. pelayanan  Admin  dalam memeriksa dengan cepat.

## Implementasi
1. Tampilan Dashboard KM
Gambar 6. Tampilan Dashboard KM
Berdasarkan  gambar  di  atas,  Model  KM  dapat  memberikan  informasi  terbaru  berupa  hasil kegiatan yang berjalan dan event yang akan datang. Dari hal ini Model KM yang digunakan dapat  mendukung  segala  kegiatan  aktifitas  untuk  dinas  kominfo  sendiri  dalam  bentuk informasi dan data.

## 2. Tampilan List dan Input Dokumen
Gambar 7. Tampilan List dan Input Dokumen
Berdasarkan  gambar  di  atas,  tampilan  dokumen  ini  berfungsi  untuk  mengumpulkan  suatu informasi berupa data yang akan di simpan untuk bertukar pengetahuan ( sharing knowledge) kepada  setiap  pegawai  sebagai  edukasi.  Dari  hal  ini  dapat  mendukung  proses  pertukaran pengetahuan setiap pegawai lebih mudah dan efektif.

## 3. Tampilan Forum Diskusi
Gambar 8. Tampilan Forum Diskusi
Berdasarkan  gambar  di  atas,  tampilan  forum  ini  berfungsi  untuk  bertukar  pengetahuan  ( sharing knowledge ) dimana pertukaran pemikiran untuk memperoleh pemahaman mengenai penyebab  suatu  masalah  dan  solusi  penyelesaiannya.  Dari  hal  tersebut  dapat  membantu instansi dapat menyelesaikan suatu pekerjaan ataupun kegiatan  secara bersama.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilaksanakan  dan  telah  diuraikan  pada  bab-bab sebelumnya, tentang Requirment Analysis Knowledge Management System Pada Kominfo Pusat Pemerintahan Tangerang, dapat disimpulkan bahwa :
1. Sistem  kendali sharing pengetahuan  yang  berjalan  saat  ini  pada  Dinas  Kominfo  Kota Tangerang  masih  menggunakan  sistem  semi  komputerisasi,  yaitu  dengan  menggunakan software  Microsoft  Excel dan software  Microsoft  Word dalam  pengolahan  datanya.  Admin membuat  tabel  terlebih  dahulu  dan  melakukan  penginputan  semua  data  yang  berhubungan dengan kegiatan karyawan, dari mulai data perencanaan, hingga data nyata. Admin menerima hasil  pekerjaan,  kemudian  Admin  mengumpulkan  untuk  di  proses  perkembangannya.  Jika laporan  yang  dihasilkan  sudah  akurat,  Admin  memeriksa  laporan  tersebut  untuk  dilakukan pengecekkan.  Kemudian  Admini  melakukan  pengecekkan  hasil  pendataan  tersebut  dan menyetujuinya  jika  laporan  tersebut  sudah  akurat,  namun  bisa  mengembalikan  laporan perkembangan tersebut jika tidak sesuai dengan yang diminta jika menemukan kesalahan pada laporan,  dan  Admin  akan  melakukan  revisi.  Setelah  laporan  selesai,  laporan  tersebut  akan dijadikan arsip.
2. Sistem manajemen pengetahuan yang saat ini ada, tugas Admin karena masih terdapat banyak kendala-kendala  yang  terjadi  dan  akan  menghambat  dalam  berjalannya  proses sharing pengetahuan,  diantaranya;  masih  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  dalam  melakukan pendataan  perkembangan  karyawan  yang  telah  berjalan  untuk  kegiatan  keseharian,  dan ada kemungkinan sistem menghasilkan laporan yang kurang akurat karena perkembangan masih
Journal Sensi
dilakukan dengan cara manual. Pada saat pengecekkan laporan perkembangan kegiatan jika terdapat  kesalahan  data,  Admin  harus  membuat  laporan  yang  baru  dan  membutuhkan  lebih banyak kertas lagi yang akan mengakibatkan pemborosan. Pengarsipan pun masih berbentuk kertas-kertas  yang  mempunyai  kemungkinan  bisa  kapan  saja  hilang  atau  mengalami kerusakan.  Arsip  yang  berbentuk  kertas  juga  akan  mempersulit  pada  saat  pencarian  atau pengecekkan data kembali karena akan memakan waktu yang lebih lama.
3. Merancang sebuah sistem yang dapat memberikan informasi  berdatabase atau berbasis web yang  dapat  mencakup  seluruh  proses  kegiatan  dari  mulai  pencatatan  perencanaan  hingga menghasilkan  sebuah  laporan  perkembangan  kegiatan  karyawan  yang  akurat  dan  dapat menyediakan  analisa  perbandingan  perkembangan  karyawan  yang  telah  ditetapkan  pada setiap kegiatan per tahunnya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Law, Risal. (2015). Mari Belajar Pemrograman Berorientasi Objek menggunakan Visual C# 6.0 .
[2] Azizah, N., Rahayu, S., & Adhista, N. (2017). Perancangan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan  Spg  Berstatus  Kontrak  pada  PT.  Softex  Indonesia  Menggunakan  Metode  Simple Additive Weighting (Saw). Journal Sensi , 3 (2), 182-189.
[3] Pujadi,  T.,  &  Tumar,  T.  (2016).  Knowledge  management  di  instansi  pemerintah. ETHOS: Jurnal Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat , 57-64.
[4] Sopandi, O. D., & Sa'ud, U. S. (2016). Implementasi knowledge management pada perguruan tinggi. Jurnal Administrasi Pendidikan , 23 (2).
[5] Ishari, Q. A., Wibowo, A. T., & Milad, M. K. (2020). Jurnal Sistem Informasi Aset Intelektual Berbasis Knowledge Management System. MATICS , 12 (1), 15-21.