Volume 4 Nomor 2, Desember 2021 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## APLIKASI DOKUMENTASI ELEKTRONIK MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU) DAN NOTA KESEPAHAMAN BERSAMA DI JURUSAN KEMARITIMAN POLBENG

## APPLICATION OF ELECTRONIC DOCUMENTATION MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU) AND MOU OF JOINT MOUMENT IN THE

## DEPARTMENT OF MARITIME POLYCTECHNIC BENGKALIS
Bobi Satria 1 , Romadhoni 2
Politeknik Negeri Bengkalis bobisatria@polbeng.ac.id

## ABSTRACT
Cooperation  with  various  parties  is  needed  by  the  Bengkalis  State  Polytechnic  to  be  able  to  improve  the institutional  capabilities  of  higher  education  institutions  in  realizing  a  link  and  match  between  vocational education and the industrial world. The agreement set forth in the cooperation agreement document which forms the basis for the implementation of the cooperation must be archived and managed properly. The management of cooperation in the field of Public Relations cannot be separated from the creation, submission and archiving of proof of cooperation (MoU). Currently, data and information related to the cooperation of external parties in the Department of Maritime Affairs of the Bengkalis State Polytechnic is still being processed and stored by manual archiving, where all MoUs and other evidence of cooperation are stored in folders and filing cabinets. Meanwhile, partner data collection is only recorded in the Cooperation Report which is produced every period. This causes difficulties in managing the cooperation felt by Public Relations. Especially in filing MoUs, looking for MoUs, or registering and finding out about collaborations that are still running or those that have expired. Therefore, this research  is  intended  to  build  a  computerized  information  system  that  can  assist  recording,  archiving,  and providing  information  related  to  cooperation  for  Public  Relations  of  the  Bengkalis  State  Polytechnic.  The research  was  conducted  in  stages:  data  collection,  literature  study,  system  analysis  and  design,  program development, and implementation/testing stages. Data Flow Diagram (DFD) is used as a system flow design tool and Entity Relationship Diagram (ERD) for designing the data concept. The result of this research is a Public Relations Cooperation Management Information System that can help record all partner data, collaboration data that has been carried out, information on the validity period of cooperation, and filing of MoUs in a computerized electronic system. With the system created, it is hoped that it can help facilitate the work of the Bengkalis State Polytechnic Public Relations field, especially the Bengkalis State Polytechnic Department of Death and improve the quality of cooperation with industry, universities and the government .
Keywords : Cooperation, MoU, Electronic System.

## ABSTRAK
Kerjasama dengan berbagai pihak sangat diperlukan oleh Politeknik Negeri Bengkalis untuk dapat meningkatkan kapabilitas kelembagaan perguruan tinggi dalam mewujudkan link and match antara pendidikan vokasi dan dunia industri. Kesepakatan yang dituangkan dalam dokumen perjanjian kerjasama yang menjadi dasar implementasi kerjasama harus diarsipkan dan dikelola dengan baik.  Pengelolaan kerjasama pada bidang Humas tidak terlepas dari  pembuatan,  pengajuan  dan  pengarsipan  bukti  kerjasama  (MoU).  Saat  ini,  data  dan  informasi  yang berhubungan  dengan  kerjasama  pihak  eksternal  di  Jurusan  Kemaritiman  Polteknik  Negeri  Bengkalis  masih diproses dan disimpan dengan pengarsipan manual, dimana semua MoU dan bukti kerjasama lainnya disimpan di folder dan lemari arsip. Sementara pendataan partner juga hanya tercatat pada Laporan Kerjasama yang dihasilkan setiap periodenya saja. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pengelolaan kerjasama yang dirasakan oleh Humas. Terutama dalam mengarsip MoU, mencari MoU, ataupun mendata dan mengetahui kerjasama-kerjasama yang masih  berjalan  maupun  yang  telah  habis  masa  berlakunya.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini  ditujukan  untuk membangun  sebuah  sistem  informasi  terkomputerisasi  yang  dapat  membantu  pencatatan,  pengarsipan,  dan penyediaan informasi yang berhubungan dengan kerjasama bagi Humas Polteknik Negeri Bengkalis. Penelitian dilakukan dengan tahapan-tahapan: pengumpulan data, studi literatur, analisa dan perancangan sistem, pembuatan
program, dan tahapan implementasi/pengujian. Data Flow Diagram (DFD) digunakan sebagai tools perancangan alur sistem dan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk perancangan konsep datanya. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Kerjasama Bidang Humas yang dapat membantu mencatat seluruh data  partner,  data  kerjasama  yang  telah  dilakukan,  informasi  masa  berlaku  kerjasama,  dan  pengarsipan  MoU secara terkomputerisasi sistem elektrnik. Dengan sistem yang dibuat diharapkan dapat membantu mempermudah pekerjaan  bidang  Humas  Politeknik  Negeri  Bengkalis  khususnya  Jurusan  Kematitiman  Politeknik  Negeri Bengkalis dan meningkatkan kualitas kerjasama dengan pihak industri, perguruan tinggi dan pemerintah..
Kata Kunci : Kerjasama, MoU, Sistem Elektronik

## PENDAHULUAN
Kerjasama  dengan  berbagai  pihak sangat diperlukan oleh Jurusan
Kemaritman  untuk  Link  and  Match  antara peeguruan tinggi vokasi khususnya Jurusan kemaritiman  dengan  industry  industri,  hal ini dapat meningkatkan kapabilitas kelembagaan  dalam  mewujudkan  visi  dan misinya.  Kesepakatan  yang  dituangkan dalam dokumen perjanjian kerjasama yang menjadi  dasar  implementasi  kerjasama harus diarsipkan dan dikelola dengan baik. Pengelolaan  arsip  dikumen  kerjasama  di Jurusan  Kemaritiman  masih  dilakukan secara  manual,  sehingga  menyulitkan dalam  pencarian  untuk  memperoleh  data yang  lengkap  terkait  perjanjian  kerjasama yang telah dilakukan Jurusan Kemaritiman. Perjanjian kerjasama yang telah ditandatangani  semua  pihak,  disimpan sebagai  arsip  dan  dikelola  oleh  masing- masing institusi yang melakukan kerjasama (Sidik, 2014, Purwati, dkk., 2020).
Arsip dapat diartikan sebagai catatan yang  tertulis,  tercetak,  atau  ketikan  dalam bentuk  huruf,  angka  atau  gambar  yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi.
Dokumen-Dokumen  perjanjian  kerjasama sudah  seharusnya  diarsipkan  sehingga dapat  kembali jika diperlukan. Oleh sebab itu  tentunya  sangat  diperlukan  sebuah sistem pengelolaan dan pengarsipan dokumen kerja sama jurusan di Politeknik Negeri  Bengkalis  yang  baik.  Dengan perkembangan  era  dilgitalisasi  sast  ini, pengarsipan  dokumen  bisa  dilakukan dengan mengkombinasikan antara pengarsipan  secara  fisik  dan  digital  atau berbasis  komputer.  Saat  ini,  telah  banyak institusi yang menerapkan sistem pengarsipan secara digital dalam mengelola
arsip dokumen yang dimilikinya (Wahyono & Sugiarto, 2005, Hartati, dkk., 2021)
Pemanfaatan  teknologi  informasi menjadi  sangat  penting  untuk  mengelola pengarsipan dokumen perjanjian kerjasama.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengembangkan  sebuah  sistem  informasi kerjasama  yang  mampu  merekam  proses pengusulan  suatu  perjanjian  kerjasama hingga  pada  proses  pengarsipan  dokumen perjanjian kerjasama.
Metode pengembangan sistem menggunakan Aplikasi
dokumentasi elektronik memorandum of understanding (Mou)/nota kesepahaman bersama Pada Jurusan Maritim  polbeng  dengan  tujuan  untuk mempercepat proses pengembangan, memberikan  kualitas  sistem  yang  baik, serta  menekan  biaya  pengembangan  dan pemeliharaan.  Hasil  yang  diperoleh  dari penelitian  ini  berupa  sebuah  sistem informasi kerjasama yang telah diterapkan di  Jurusan  Kemaritiman  Politeknik  Negeri Bengkalis(Sudiar & Idayanti, 2020).
Permasalahan yang di hadapi Jurusan kemaritiman  dalam  pengarsipan  data kerjasama  karena  segala  sesuatu  yang berhubungan  dengan  kerjasama  pada umumnya  di  Politeknik  Negeri  Bengkalis dikelola oleh bidang Hubungan Masyarakat (Humas),  yang  telah  menjalin  banyak kerjasama  dengan  pihak  eksternal  yang secara  langsung  maupun  tidak  langsung ikut memberikan masukan dan peran serta dalam  memajukan  Politeknik  Negeri Bengkalis.  Namun  pengelolaan  data  dan informasi  yang  berhubungan  dengan kerjasama  pada  bidang  Humas  Politeknik Negeri  Bengkalis,  seringkali  mengalami permasalahan, diantaranya Jurusan Kemaritiman  sering  mengalami  kesulitan dalam mengetahui, mengelola dan mendata
kerjasama-kerjasama  yang  akan,  sedang atau  telah  terjalin.  Hal  ini  disebabkan karena setiap bidang/unit dan lembaga yang ada  di  Politeknik  Negeri  Bengkalis  dapat melakukan kerjasama dengan pihak eksternal sesuai dengan kebutuhan masing- masing  bidang/unit  dan  lembaga.  Hal  ini menyebabkan  Bidang  Humas  terkadang tidak  mengetahui  bahwa  telah  terjadi kerjasama yang dilakukan
oleh
bidang/unit/lembaga  lainnya  apabila  tidak ada  komunikasi  antara  masing-masing bidang/unit/lembaga
dengan
Humas(Rismayeti, dkk., 2020).
Selain
itu, pencatatan
dan pengarsipan  data-data  kerjasama  dan partner  juga  dilakukan  secara  tidak terstruktur, dimana setiap terjalin kerjasama  maka  Humas  hanya  akan  fokus pada  pembuatan  MoU  dan  dalam  waktu yang  tidak  ditentukan  Humas  akan mencatat  kerjasama-kerjasama  yang  telah atau  akan  terjalin  hanya  pada  file  Ms. Excel.  Sistem  pencatatan  data  kerjasama seperti  ini  membuat  Bidang  Humas kesulitan  pada  saat  akan  merekap  laporan kerjasama  per  periode.  Di  samping  itu Humas  juga  kesulitan  untuk  mengetahui apabila terdapat kerjasama yang telah habis masa kontraknya(Situmorang, dkk., 2021).

## METODE
Dalam  melakukan  penelitian  ini, menggunakan tahapan- tahapan pengembangan  sistem  yang  ditunjukkan pada Gambar 1 Alur Analisis Penelitian :

## Gambar 1. Alur Analisis Penelitian
Teknik Pengumpulan Data 1) Studi Literatur
Studi  literatur  berupa  pengumpulan  data- data  dan  informasi  dari  sumber-sumber sekunder, seperti buku-buku, jurnal, artikel, yang  sesuai  dengan  penelitian  yang dilakukan. Pengumpulan data dengan studi literatur  diharapkan  dapat  membantu memberikan  informasi  dan  telaah  yang dibutuhkan dalam menganalisis dan merancang  aplikasi  web  sistem  informasi kerja sama yang akan dilakukan(Hamzah & Purwati, 2017).
2) Observasi
Pengumpulan  data  dengan  Observasi dilakukan  dengan  cara  pengamatan  secara langsung atas objek penelitian yang diteliti. Dalam  hal  ini  observasi  dilakukan  dengan mengamati  langsung  cara  kerja  bidang Humas dalam melakukan kerjasama dengan  pihak  eksternal  dan  mencatat  atau mendokumentasikan  kerjasama  yang  telah dilakukan.
3) Wawancara
Pengumpulan  data  dengan  wawancara dilakukan terhadap bidang Humas dan juga Wakil Direktur Politeknik Negeri
Bengkalis.  Aplikasi  Informasi  yang  digali
dalam wawancara adalah informasi mengenai  cara  kerja  bidang  humas,  cara pencatatan  dan  pengelolaan  data  dan informasi  kerjasama,  serta  kebutuhan- kebutuhan informasi di bidang Humas. 4) Metode Dokumentasi Pengumpulan mengumpulkan file-file data dari  Politeknik  Negeri  Bengkalis  yang berupa dokumen-dokumen pendukung yang  terdapat  dalam  kegiatan  Humas  dan Jurusan  Kemaritiman  di  Politeknik  Negeri Bengkalis,  seperti  dokumentasi  MOU, laporan  kerjasama  Humas,  dan  dokumen- dokumen lainnya

## HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan  Fungsional  dari  Sistem Informasi  Pengelolaan  Kerjasama  ini adalah  sistem  harus  dapat  melakukan pengolahan  data  Partner,  Humas  dapat mencatat,  menyimpan  dan  mengarsip MoU  secara  terkomputerisasi,  sistem mampu  mengelola  data-data  setiap kerjasama yang telah dilakukan dan dapat memberikan  informasi  mengenai  masa berlaku masing-masing kerjasama. Lebih detailnya,  sistem  harus  dapat  mengelola pekerjaan-pekerjaan berikut:
• Kata Kuci untuk mencari dokumen kerjasama
• Kerjasama  dapat  melihat  kerjsama dalam dan luar negeri
• Instansi  yang  berisikan    pilihan dokumen  kerjasama  perusahan, Perguruan tinggi dan pemerintah
Kebutuhan Non Fungsional Operasional
• Sistem  dapat  digunakan  pada semua  sistem  operasi  Microsoft Windows  di  atas  versi/spesifikasi Windows 7, 8 dan 10.
• Menggunakan
Spesifikasi komputer minimum adalah Prosesor setara Pentium IV ke atas.
• Memory RAM minimal 4Gigabyte.
• Dapat dijalankan dengan menggunakan media Web Browser.
• Memiliki  software  PDF  (atau sejenisnya)  untuk  upload  dan download file MoU.
• Dapat mencetak Laporan Perjanjian Kerjasama  menggunakan  printer. Keamanan Menggunakan hak akses yang jelas tingkatannya dengan hak akses  yang  berbeda  untuk  admin maupun  user  dalam  mengakses sistem Konteks Diagram
Konteks  diagram  adalah  diagram yang  terdiri  dari  suatu  proses  yang menggambarkan keseluruhan dari sistem. Pada  Konteks  Diagram  digambarkan semua  input  dan  output  dari  sebuah sistem.  Pada  diagram  ini  hanya  terdapat satu  proses  dan  tidak  digambarkan datastore (penyimpanan data). Gambar 1 berikut  adalah  diagram  konteks  dari apliasi Web Kerjasama Jurusan Kemaritiman Politeknik Negeri
Bengkalis.

## Tampilan Sistem Rancangan Tampilan Antarmuka
Beberapa  tampilan  dalam  perancangan sistem  informasi  kerjasama  dalam  bidang hubungan masyarakat berbasis web Kerjasama  ini  yaitu  dimulai  dengan tampilan pencairan, tampilan home, perihal,  Dokumen  Kerjasa  matampilan PKS (Perjanjian Kerjasama dan statistik.
Gambar 3. Tampilan Muka Aplikasi Web

## Tampilan Statisitik
Tampilan  statistik  ini  di  web kerjasama Jurusan Kemaritiaman di gunakan  untuk  melihat  data  statistik jumlah  kerjasama  Jurusan  kemaritiman dengan  perusahaan,  perguruan  tinggi,  dan pemerintah setiap tahunnya.

## Gambar 4. Tampilan statistik Web
Kerjasama

## Tampilan Perjanjian Kerjasama
Tampilan Perjanjian Kerjasama
(PKS)  adalah  halaman  yang  memiliki fungsi  untuk  melihat  data  kerjasama, mendowload dukumen kerjasama, sekilas, bidang  yang  dikerjasamakan  dan  masa berlaku  kerjasama.  Gambar  4  merupakan gambar  tampilan  halaman  perjanjian Kerjasama (PKS).

## Gambar 5. Tampilan Muka Aplikasi Web Dokumen Kerjasama
Aplikasi  MoU  kerjasama  sama  ini
bisa diakses pada web http://moumaritim.polbeng.ac.id yang
terdiri  dari  beberapa  menu  yaitu  beranda, prihal, dokumen kerjasama, dan statisitik.
Gambar 6. Tampilan  Halaman depan Aplikasi Kerjasama Jurusan Kemaritiman

## SIMPULAN
Kesimpulan Berdasarkan hasil dari pembahasan dan implementasi sistem yang telah  di  paparkan  sebelumnya,  dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:  Sistem  Pengelolaan  Kerjasama Jurusan  Kemaritiman  dibangun  dengan tahapan-tahapan pengumpulan data, analisis sistem yang berjalan dan kebutuhan sistem, perancangan sistem dan implementasi  sistem.  Sistem  Pengelolaan Kerjasama  Humas  ini  dapat  dimanfaatkan untuk membantu pencatatan dan penyimpanan data-data partner dan kerjasama  yang  dilakukan  oleh  Jurusan kemaritiman  Politeknik  Negeri  Bengkalis Sistem  Pengelolaan  Kerjasama  Jurusan Kemaritiman  ini  memiliki  fitur  pencatatan dan penyimpanan data Partner, Pencatatan dan  penyimpanan  data  Kerjasama  (PKS) serta  akan  di  kembangkan  pembuatan laporan data partner dan data kerjasama.

## DAFTAR PUSTAKA
Hamzah,  M.  L.,  &  Purwati,  A.  A.  (2017). Sistem Manajemen Inventori Komputer  Menggunakan  Near  Field Communication  Berbasis  Android Studi Kasus di STIE Pelita Indonesia Pekanbaru.  COSTING:  Journal  of
Economic,  Business  and  Accounting, 1(1), 95-104.
Hartati,  M.  S.,  Rosidin,  R.,  &  Saputra,  R.
(2021,  August).  Pelatihan  Dasar Pengarsipan  Digital  Pada  Fasilitator
Sekolah  Alam  Langit  Biru  Kota Bengkulu. In Seminar Nasional ADPI
Mengabdi Untuk Negeri (Vol. 3, No. 1, pp. 114-118).
Rismayeti, R., Hakim, T. D., & Amelia, V. (2020).  Pengenalan  Kearsipan  dan Pelatihan Arsip Digital untuk
Pustakawan  dan  Tata  Usaha  Sekolah Se  Kota  Madya  Pekanbaru.  BIDIK: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 1(1), 32-37.
Sidik,  R.  (2014).  Model  Sistem  Informasi
Kolaborasi  Pada  Kerjasama  Antar Universitas (University To
University). Jurnal  Teknologi  dan Informasi, 4 (2), 61-70.
Situmorang,  C.,  Sembiring,  A.  S.,  & Limbong,  R.  (2021).  Perancangan Aplikasi Arsip Digital Pencarian Surat Masuk  dan  Surat  Keluar  dengan Metode Aho-Corasick pada Poltekkes Kemenkes
Ri Medan. Pelita
Informatika: Informasi dan Informatika, 6(4), 389-393.
Sudiar,  N.,  &  Idayanti,  I.  (2020). Perancangan  Repositori  Arsip  Digital Istana  Siak.  Jurnal  Pustaka  Budaya, 7(1), 26-32.
Purwati, A. A., Suryani, F., & Hamzah, M. L.  (2020).  Pengaplikasian  Sistem Informasi  Pencatatan  Keuangan  pada
Koperasi Serba Usaha Karya Mentulik. Community Engagement and Emergence  Journal  (CEEJ),  1(1),  22-
26.
Wahyono,  T.,  &  Sugiarto,  A.  (2005). Manajemen  Kearsipan  Modern  Dari Konvensional Ke Basis Komputer.