Available online at: https://journal.uny.ac.id/index.php/jurnaldiklus

## DIKLUS: Jurnal Pendidikan Luar Sekolah
Number: 2 (volume: 5), September 2021 - 191
Pendampingan Digitalisasi Arsip Melalui Metode In – On – In untuk Meningkatkan Kemampuan Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) dalam Pelestarian Arsip
Pandit Isbianti 1 *, Eka Bintang Nur Cahya 2 , Latifah Nur Arba’atun 3 , Dwi Nur cahyaning 4 , Nur Chanabillah 5
Universitas Negeri Yogyakarta 1,2,3,4,5 panditisbianti@uny.ac.id 1 *, ekabintang.2018@student.uny.ac.id 2 , latifah9849fip.2018@student.uny.ac.id 3 , dwi9662fip.2018@student.uny.ac.id 4 , nurchanabillah.2019@student.uny.ac.id 5
Received: 01 September 2021; Revised: 30 September 2021; Accepted: 30 September 2021
Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk menggali proses pendampingan digitalisasi arsip berikut dampaknya bagi Tenaga Administrasi Sekolah (TAS). Tenaga administrasi sekolah bertugas memberikan layanan administrasi sekolah dalam  hal  urusan  kepegawaian,  keuangan,  sarana  prasarana,  humas,  persuratan  dan  kearsipan,  kesiswaan, kurikulum, dan administrasi umum. Kegiatan administrasi tersebut akan bermuara pada terciptanya arsip sebagai asset  sekolah  yang  harus  dilestarikan.  Sayangnya,  kemampuan  TAS  dalam  melestarikan  arsip  masih  kurang dikarenakan ketidak sesuaian latar belakang pendidikan dengan bidang tugas dan minimnya kegiatan peningkatan kompetensi  pengelolaan  arsip.  Sehubungan  dengan  hal  tersebut,  dilakukanlah  pendampingan  digitalisasi  arsip melalui metode In-on_in untuk meningkatkan kemampuan TAS dalam pelestarian arsip. Penelitian ini merupakan penelitian  kualitatif  dengan  sumber  data  tenaga  administrasi  sekolah.  Hasil  penelitian  ini  mencakup  proses pendampingan yang meliputi in the job training 1, on the job training dan in the job training 2 serta dampak kegiatan pendampingan berupa meningkatnya kemampuan TAS dalam pelestarian arsip.
Kata Kunci: Pendampingan Digitalisasi Arsip, Tenaga Administrasi Sekolah, Pelestarian Arsip

## Assistance in Archive Digitization Through The In-On-In Method to Improve The Ability of School Administration Personnel (TAS) in Archive Preservation
Abstract: This  study  aims  to  explore  the  process  of  assisting  archive  digitization  and  its  impact  on  School Administration  Staff  (TAS).  School  administration  staff  are  tasked  with  providing  school  administrative  services  in terms  of  personnel  affairs,  finance,  infrastructure,  public  relations,  correspondence  and  archives,  student  affairs, curriculum, and general administration. These administrative activities will lead to the creation of archives as school assets that must be preserved. Unfortunately, TAS 'ability to preserve archives is still lacking due to the incompatibility of educational background with the field of work and the lack of activities to increase archive management competence. In connection with this, assistance was carried out on digitizing archives through the method In-on-in to improve TAS ability to preserve archives. This research is qualitative research with data sources of school administration staff. The results of this study include the mentoring process which includes in the job training 1, on the job training and in the job training 2 as well as the impact of mentoring activities in the form of increasing TAS ability to preserve archives.
Keywords: Assistance in Archive Digitization, School Administration Staff, Archive Preservation
How to Cite: Isbianti, P, et al (2021). Pendampingan Digitalisasi Arsip Melalui Metode In – On – In untuk Meningkatkan Kemampuan Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) dalam Pelestarian Arsip . Diklus: Jurnal
Pendidikan Luar Sekolah , 5(2), 191-201 . doi: https://doi.org/10.21831/diklus.v5i2.43597
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 192 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah

## PENDAHULUAN
Sekolah merupakan organisasi pendidikan  yang  bertugas  memberikan bekal kemampuan kepada peserta didik atas dasar  ketentuan-ketentuan  yang  bersifat legalistik  (makro,  meso  dan  mikro)  dan profesionalistik  terkait  dengan  kualifikasi sumber  daya  manusia  (Hermino,  2018). Sekolah  bersifat  kompleks  dan  unik. Kompleks  berarti  memiliki  dimensi  yang saling berkaitan dan menunjang satu sama lain. Sementara itu, sekolah dianggap unik karena memiliki karakter tersendiri, dimana di dalamnya terdapat proses belajar mengajar, tempat terselenggaranya pembudayaan yang ditujukan bagi
peningkatan  kualitas  dan  pengembangan potensi peserta didik (Priansa, 2014).     Dengan  keunikannya  tersebut, sekolah  menjadi  eksekutor  pendidikan formal  yang  terdiri  atas  jenjang  dasar  dan menengah sebagaimana hal ini diamanahkan dalam Undang-undang nomor  20  tahun  2003  tentang  Sistem Pendidikan Nasional.
Mengacu  pada  peraturan  tersebut, maka Sekolah Dasar (SD) merupakan salah satu bentuk satuan pendidikan formal yang menyelenggarakan pendidikan umum pada jenjang  pendidikan  dasar  (Zulfiati,  2014). Sekolah  Dasar  memiliki  tugas  mengelola pendidikan umum melalui enam tingkatan kelas  yang  terdiri  atas  kelas  satu  sampai dengan  kelas  enam.  Dalam  melaksanakan tugas  tersebut,  SD  menyelenggarakan fungsi pelaksanaan pendidikan, pelaksanaan  hubungan  kerjasama  dengan orang  tua  peserta  didik,  komite  sekolah, dan/atau  masyarakat  serta  pelaksanaan administrasi  (Permendikbud  No.  6  tahun 2019).  Pelaksanaan  administrasi  menjadi tanggungjawab  pelaksana  urusan  yang minimal
berkualifikasi SMK/MAK/SMA/MA  atau  yang  sederajat. Disamping itu, pelaksana urusan juga wajib memiliki tiga kompetensi yang meliputi: (1) kompetensi  kepribadian,  (2)  kompetensi sosial, dan (3) kompetensi teknis. Kompetensi  teknis  tersebut  menyangkut
urusan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat, persuratan dan pengarsipan,  kesiswaan,  kurikulum,  dan administrasi umum   (Ditjend GTK, 2017).
Uraian  di  atas  menunjukkan  bahwa urusan administrasi di SD mencakup semua komponen  pendidikan  di  sekolah,  mulai dari  administrasi  kepegawaian  sampai dengan  administrasi  umum.  Uniknya,  dari seluruh  urusan  administrasi  tersebut terdapat  satu  kegiatan  pengadministrasian yang berhubungan dengan seluruh kegiatan administrasi  yang  ada,  yakni  administrasi persuratan dan pengarsipan. Dalam hal ini, administrasi  persuratan  dan  pengarsipan memiliki  ruang  lingkup  yang  meliputi semua  bidang  mulai  dari  kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana, hubungan sekolah  dengan  masyarakat,  kesiswaan, kurikulum,  hingga  umum.  Hal  tersebut menandakan bahwa arsip berperan sebagai barometer  kegiatan  suatu  organisasi, mengingat  bahwa  setiap  kegiatan  pada umumnya menghasilkan arsip (Sedarmayanti, 2003).
Arsip  merupakan  kumpulan  catatan atau  rekaman  dari  setiap  kegiatan,  yang memiliki peranan yang sangat penting bagi kelancaran  administrasi  sekolah  baik sebagai  pusat  ingatan,  bahan  pengawasan, perencanaan, menganalisa, pengembangan, pembuatan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan LPJ, evaluasi, pengendalian, dan bahan informasi kegiatan  lainnya  (Barthos,  2007;  Setiawan, 2015; Sugiarto & Wahyono, 2015; Fathurrahman,  2018).   Mengacu  pada peran-peran  tersebut,  maka  arsip  dapat dikatakan  sebagai  aset  dari  suatu  lembaga yang harus dikelola dengan baik dan dijaga kelestariannya (Khodijah, 2018).
Pengelolaan  dan  pelestarian  arsip yang  baik  memerlukan  sumber  daya manusia  pengelola  arsip  yang  cermat  dan rajin. Idealnya, pengelolaan dan pelestarian arsip  tersebut  dilaksanakan  oleh  seorang arsiparis  (Indriani,  Armelia  &  Pratama, 2018).  Sayangnya,  kondisi  ideal  tersebut
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 193 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
masih  sangat  sulit  direalisasikan  di  dunia pendidikan  khususnya  di  SD  dikarenakan SD  tidak  memiliki  arsiparis  sementara administrasi  pengarsipan  dilakukan  oleh pelaksana  urusan  yang  disebut  dengan Tenaga  Administrasi  Sekolah  (TAS)  yang masih  kurang  terampil  karena  mayoritas hanya  berlatar  belakang  pendidikan  SMA. Akibatnya,  banyak  kegiatan  administrasi dan  pengelolaan  arsip  langsung  dilakukan oleh kepala sekolah sendiri (Lestari, 2015).
Tidak  adanya  arsiparis  tersebut  juga terjadi  di Unit  Pelaksana  Teknis  (UPT) Yandik  Kapanewon  Godean. Berdasarkan observasi  pendahuluan  yang  dilakukan dengan  Kepala  UPT  Yandik  Kapanewon Godean,  diperoleh  informasi  bahwa  SD  di bawah  UPT  Yandik  Kapanewon  Godean masih  mengalami  kendala  dalam  hal pengelolaan  dan  pelestarian  arsip.  Hal tersebut disebabkan oleh kurangnya Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  pengelola arsip baik secara kuantitas maupun kualitas.
Kurangnya  kuantitas  SDM  pengelola arsip  disebabkan  karena  pengelolaan  arsip dilakukan hanya oleh satu orang TAS yang juga harus merangkap pengurusan administrasi  lainnya.  Ditambah  lagi,  tugas TAS  di  beberapa  SD  di  lingkungan Kapanewon  Godean  dirangkap  oleh  guru kelas.  Sementara  itu,  kurangnya  kualitas SDM  disebabkan  karena  ketidaksesuaian latar  belakang  pendidikan  SDM  pengelola arsip dengan tugas yang dilakukan, dimana sebagian  SDM  hanya  berlatar  belakang pendidikan  SMA,  diploma  non  kearsipan, atau  sarjana  pendidikan.  Disamping  latar belakang pendidikan yang tidak mendukung tugas, kurangnya kualitas SDM pengelola  arsip  juga  disebabkan  oleh minimnya program peningkatan kompetensi  dalam  hal  pengelolaan  arsip. Akibatnya, keterampilan TAS dalam mengelola  arsip  menjadi  sangat  minim, yang  menyebabkan  arsip  tidak  terkelola dengan baik, hilang, bahkan rusak sehingga tidak  siap  saat  dibutuhkan.  Ketidaksiapan arsip  saat  dibutuhkan  tersebut  berdampak negatif pada banyak hal, salah satunya pada
proses  akreditasi  sekolah.  Munculnya kendala  pada  proses  akreditasi  sekolah tersebut  berdampak  pada  pencapaian akreditasi SD di
Kapanewon Godean  dimana Sembilan dari empat puluh lima  SD  di  bawah  naungan  UPT  Yandik Kapanewon Godean masih terakreditasi B.
Selain  itu,  kurangnya  kualitas  SDM pengelola arsip SD di bawah naungan UPT Yandik
Kapanewon Godean juga berdampak pada kurang sesuainya pengelolaan  arsip  dengan  perkembangan ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  yang senantiasa  menuntut  adanya  perubahan. Hal  tersebut  ditandai  dengan  pengelolaan arsip  yang  masih  konvensional  sehingga kurang mendukung upaya pelestarian arsip lembaga.
Kendala-kendala  dalam  pengelolaan arsip yang disebabkan oleh belum dimilikinya arsiparis dan kurangnya kualitas  SDM  pengelola  arsip  di  atas merupakan  masalah  umum  yang  dialami oleh  banyak  sekolah  di  berbagai  jenjang bahkan lembaga pemerintahan. Munculnya kendala-kendala tersebut dianggap sebagai persoalan  lama  yang  masih  belum  mampu terpecahkan  (Thahir,  2014;  Widodo,  2016; Kusumaningrum et al, 2017).
Berdasarkan kondisi yang digambarkan di atas, dilakukanlah kegiatan pendampingan  digitalisasi  arsip  melalui metode in-on-in yang  bertujuan  untuk meningkatkan  kemampuan  TAS  dalam pelestarian  arsip.  Kegiatan  pendampingan digitalisasi  arsip  tersebut  menarik  untuk digali  sehingga  dilakukanlah  penelitian guna mengeksplor kegiatan pendampingan digitalisasi arsip secara mendalam. Eksplorasi kegiatan pendampingan digitalisasi  arsip  tersebut  akan  difokuskan pada  proses  pelaksanaan  pendampingan berikut dampak yang dapat dirasakan oleh para peserta.

## METODE
Penelitian ini menggunakan
pendekatan  kualitatif.  Penelitian  kualitatif merupakan proses inquiry tentang
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 194 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
pemahaman  berdasar  pada  tradisi – tradisi metodologis  terpisah  serta  jelas  dalam memeriksa  atau  menjelajah  suatu  masalah sosial  atau  manusia  (Satori  &  Komariah, 2013).  Selain  itu,  penelitian  kualitatif bertujuan  untuk  memahami  fenomena tentang  apa  yang  dialami  oleh  subjek penelitian  misalnya,  perilaku,  persepsi, motivasi,  tindakan,  dan  lain – lain  secara holistik,  dengan  cara  deskripsi  dalam bentuk  kata – kata  dan  bahasa,  pada  suatu konteks  khusus  yang  alamiah  dan  dengan memanfaatkan  berbagai  metode  alamiah (Moleong, 2010).
Penelitian  ini  dilaksanakan  di  SD berakreditasi B di Lingkungan UPT Yandik Kapanewon Godean yang berjumlah Sembilan sekolah. Subyek dalam penelitian ini  meliputi  Tenaga  Administrasi  Sekolah (TAS)  serta  guru  yang  diberi  tugas tambahan  sebagai  pengelola  arsip  sekolah. Data  dalam  penelitian  ini  dikumpulkan dengan  menggunakan  beberapa  teknik, seperti; wawancara, observasi dan dokumentasi.  Teknik  wawancara  yang digunakan  adalah in depth  interview untuk menggali  informasi  secara  mendalam proses  pendampingan  digitalisasi  arsip dengan metode in-on-in berikut dampaknya bagi  peserta  pendampingan  (Mulyana, 2002; Sudjana & Ibrahim, 2001). Wawancara dalam  penelitian  ini  tergolong  semi terstruktur  dimana  peneliti  menggunakan alat  bantu  berupa  pedoman  wawancara namun tetap memiliki independensi untuk mengembangkan  pertanyaan  dan  isu  yang akan dimunculkan (Sugiyono, 2018; Arikunto, 2010).
Data  kualitatif  merupakan  sumber dari  deskripsi  yang  luas  dan  berlandaskan kukuh,  serta  memuat  penjelasan  tentang proses – proses  yang  terjadi  dalam  lingkup setempat.  Dengan  menggunakan  metode kualitatif  lebih  ditekankan  pada  situasi guna menemukan, memahami, menjelaskan,  dan  memperoleh  gambaran tentang  proses  pendampingan  digitalisasi arsip  yang  dilakukan  di  UPT  Yandik Kapanewon Godean khususnya di sembilan
(9) Sekolah Dasar yang masih terakreditasi “B”.  Aktivitas  dalam  analisis  data  kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus hingga mencapai data jenuh.  Ukuran  kejenuhan  data  ditandai dengan  tidak  diperolehnya  lagi  data  atau informasi  baru  (Miles,  Huberman  & Saldana, 2014).
Data dalam penelitian ini dikumpulkan  melalui  teknik-teknik  yang dilakukan  dalam  penelitian  kualitatif  yang meliputi:
1. Wawancara mendalam ( in depth interview ).  Dalam  hal  ini  wawancara dilakukan  dengan  Kepala  UPT,  Tenaga Administrasi  Sekolah  (TAS),  dan  guru yang  diberikan  tugas  tambahan  oleh kepala sekolah untuk mengelola arsip.
2. Observasi.  Observasi  dilakukan  oleh peneliti  untuk  menggali  proses  atau kegiatan pendampingan digitalisasi arsip yang dilakukan, serta untuk mencermati kinerja  TAS  atau  guru  yang  diberikan tugas  tambahan  oleh  kepala  sekolah untuk mengelola arsip dalam mengimplementasikan  hasil  kegiatan pendampingan.  Observasi  dilakukan dengan  mengunjungi  sekolah – sekolah sasaran.
3. Dokumentasi.  Dokumentasi  ditujukan untuk  memperoleh  data  langsung  dari tempat  penelitian,  meliputi  buku-buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan  kegiatan,  atau  dokumen  lain yang  relevan  dengan  penelitian.  Dalam hal ini, dokumen berupa arsip-arsip atau file-file  yang  menunjukkan  aktifitas digitalisasi arsip termasuk  yang di input oleh  peserta  ke  dalam  aplikasi  Arteri. (Sudjana  &  Ibarahim,  2001;  Mulyana, 2002; Sugiyono, 2018; Sudaryono, 2019).
Analisis  data  merupakan  proses mencari  dan  menyusun  secara  sistematis data  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara, catatan  lapangan,  dan  bahan – bahan  lain sehingga  dapat  dengan  mudah  dipahami, dan tentunya dapat diinformasikan kepada orang  lain  (Sugiyono,  2018).  Peneliti
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 195 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
melakukan  analisis  data  dengan  model interaktif  menurut  Miles,  Huberman,  & Saldana (2014), sebagai berikut: 1. kondensasi  data,  dilakukan  dengan memilih,
memfokuskan, dan menyederhanakan  data  yang  diperoleh melalui  catatan  lapangan,  wawancara, dokumen, dan bahan empiris lainnya, 2. penyajian  data,  merupakan  sebuah pengorganisasian dan penyatuan informasi yang digunakan untuk membantu memahami konteks penelitian  lebih  mendalam    sehingga akan  memudahkan  dalam  penarikan kesimpulan. Pengorganisasian dan penyatuan  informasi  tersebut  nantinya dapat diwujudkan dalam bentuk matriks, bagan, ataupun bentuk ringkasan lainnya.
3. penarikan  kesimpulan  dan  verifikasi, dilakukan  peneliti  dari  awal  peneliti mengumpulkan  data  seperti  mencari pemahaman  yang  tidak  memiliki  pola, mencatat,  keteraturan  penjelasan,  dan alur  sebab  akibat,  yang  pada  tahap akhirnya  disimpulkan  keseluruhan  data yang diperoleh peneliti.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Pendampingan Digitalisasi Arsip Pendampingan digitalisasi arsip
sebagai  upaya  pelestarian  arsip  di  UPT Yandik Kapanewon Godean dilaksanakan di sembilan  sekolah  sasaran  yang  masih terakreditasi  “B”,  dengan  sasaran  peserta yakni  Tenaga  Administrasi  Sekolah  (TAS) atau  guru  yang  diberikan  tugas  tambahan oleh kepala sekolah untuk mengelola arsip. Sekolah-sekolah  peserta  tersebut  disajikan pada tabel berikut.

## Tabel 1 Daftar Sekolah Peserta
Pendampingan Digitalisasi Arsip Metode In-On-In No Nama Sekolah 1 SD Negeri Godean 3 2 SD Negeri Pengkol 3 SD Negeri Sentul 4 SD Negeri Krajan 5 SD Negeri Sidoluhur 6 SD Negeri Kwagon 7 SD Muhammadiyah Kliwonan
8 SD Muhammadiyah Sidokarto
9 SD Bopkri Sidomulyo 2
Pelaksanaan kegiatan pendampingan digitalisasi  arsip  ini  terbagi  menjadi beberapa  tahap  meliputi  tahap In  Service Training 1 (In-1), tahap On The Job Training (On), dan tahap In Service Training 2 (In-2). Kegiatan  pendampingan  digitalisasi  arsip tersebut  terselenggara  selama  108  jam pelajaran  (JP)  melalui blended  learning (hybrid) ,  dengan  materi  yang  terinci  pada tabel berikut.
Tabel 2 Pelaksanaan Kegiatan

## Pendampingan Digitalisasi Arsip
Dengan Metode In-On-In
Kegiatan Waktu Isi Kegiatan Bentuk Kegiatan In  Service Training  1 (In-1) 29 Juli 2021 Penyampaian materi dan diskusi  tentang: (1) konsep dasar manajemen kearsipan, (2) manajemen arsip elektronik, (3)  manajemen file, dan (4) alih media arsip. Daring melalui zoom 30 Juli 2021 Penyampaian materi  tentang aplikasi kearsipan arteri , dengan fokus pada instalasi dan simulasi mengoperasika n aplikasi arteri , serta praktik instalasi dan menggunakan aplikasi arteri Daring melalui zoom
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 196 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun ,

## Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
On The Job Training (OJT) 2-6 Agustus 2021 Praktik menggunakan aplikasi arteri di Sekolah masing- masing serta pendampingan melalui pemberian konsultasi kepada peserta. Daring melalui zoom, whatsapp, dan google meet In  Service Training  2 (In-2) 31 Agustus- 1 Septemb er 2021 Visitasi langsung ke sekolah Luring dengan kunjunga n langsung
Tahap In-1 dilaksanakan  selama  dua hari  yang  berisi  penyampaian  materi, diskusi,  tanya  jawab,  simulasi  dan  praktik. Adapun  materi  yang  disampaikan  pada tahap in-1 hari  pertama  meliputi  materi tentang;  (1)  konsep  dasar  manajemen kearsipan, (2) manajemen arsip elektronik,
(3) manajemen file, dan (4) alih media arsip. Selanjutnya,  pada  hari  kedua  disampaikan materi  tentang  aplikasi arteri ,  mulai  dari informasi  umum  tentang  aplikasi arteri , instalasi, pemberian simulasi, serta praktik menginstal  dan  mengoperasikan  aplikasi arteri. Aplikasi arteri merupakan  aplikasi kearsipan  berbasis web dan  bersifat open source sehingga  dapat  dengan  mudah diakses  secara  gratis.  Aplikasi arteri bertujuan  untuk  mengintegrasikan  arsip- arsip secara elektronik  (Sholeh & Hartono, 2018)  sehingga  arsip-arsip  tersebut  akan terorganisir  disuatu  pusat  penyimpanan dan  dapat  diketemukan  kembali  secara mudah.  Kemudahan  temu  kembali  ini disebabkan  oleh  ketersediaan  menu-menu di  dalam arteri yang  akan  memberikan kemudahan bagi pengelola untuk mengolah dan mengelola arsip. Tahap in-1 dilaksanakan secara daring dengan menggunakan zoom.
Tahap On  The  Job  Training  (On) dilaksanakan selama lima hari, diisi dengan mempraktekkan  materi  pendampingan yang  terintegrasi  dengan  pelaksanaan pekerjaan pengelolaan arsip di sekolah.  Selama kegiatan on the job training berlangsung,
tim melakukan
pendampingan dan memberikan konsultasi kepada  peserta  pendampingan. Platform yang  digunakan  dalam  kegiatan On ini bersifat custom menyesuaikan  dengan keinginan  dan  kemudahan  akses  peserta. Hal ini disebabkan karena Tim Pendamping memiliki  fokus  kepada  tersampaikannya materi  atau  informasi  pendampingan sehingga  memperhatikan  kondisi  peserta menjadi  prioritas.  Berdasarkan  keinginan peserta  pendampingan  digitalisasi  arsip, platform yang  digunakan  selama  kegiatan O n meliputi: zoom,  whatsapp dan google meet . Tahap In  service  training  2 ( In-2 ) dilaksanakan  melalui  kegiatan  visitasi  ke sekolah  dengan  memperhatikan  protokol kesehatan. Visitasi bertujuan untuk mengetahui progress atau kemajuan pelaksanaan  pengelolaan  arsip  digital setelah melewati proses I n-1 dan O n. Selain itu, visitasi juga bertujuan untuk memberikan  bantuan  secara  langsung kepada  peserta  dalam  mengatasi  kendala yang  dihadapi.  Kegiatan In-2 berlangsung selama dua hari.
Rangkaian kegiatan pendampingan di atas  berlangsung  lancar,  dimana  tim pendamping  tidak  menghadapi  adanya kendala  yang  berarti  dalam  melaksanakan kegiatan  pendampingan.  Menurut  peserta pendampingan  dari  SD  Negeri  Sidoluhur, kegiatan pendampingan digitalisasi arsip ini merupakan hal baru. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika kegiatan pendampingan mulai dari awal hingga akhir berjalan sangat interaktif. Disamping itu, peserta pendampingan juga cukup antusias, karena disamping memperoleh materi baru, peserta  juga  merasa  nyaman  karena dibersamai  oleh  Tim  Pendamping  yang menyenangkan, sebagaimana hal ini disampaikan  oleh  peserta  pendampingan dari SD  Bopkri  Sidomulyo  2:  “ tim pendampingnya  ramah,  materinya  mudah dipahami, dan pembawaannya segar sehingga  saya  jadi  semangat  ikut  kegiatan ini .”
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 197 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
Pendampingan  digitalisasi  arsip  ini dirasa  sesuai  dengan  kebutuhan  sekolah baik  kebutuhan  untuk  meningkatkan kualitas  SDM,  maupun  kebutuhan  untuk meningkatkan  akreditasi  sekolah.  Hal  ini diungkapkan  oleh  peserta  pendampingan dari SD Muhammadiyah Kliwonan: “ selama pendampingan peserta tidak hanya memperoleh  wawasan  berupa  teori  saja, namun juga praktik, bahkan dibantu ketika menjumpai kendala di sekolah.” Kesesuaian kegiatan pendampingan
terhadap kebutuhan untuk meningkatkan kualitas ini ditegaskan juga oleh Sholeh & Yusuf (2020) yang menyatakan bahwa kegiatan pendampingan dianggap sangat bermanfaat karena  dapat  memberikan  bekal  teori, pengalaman  praktis,  serta  solusi  terhadap kendala-kendala  yang  terjadi  di  lapangan bagi peserta pendampingan.
Keseuaian  kegiatan  pendampingan tersebut  juga  semakin  terasa  manfaatnya ketika  dikemas  melalui  metode in-on-in . Dalam  metode In-On-In terdiri  dari in service  training dan on  the  job  training. Ngalim  Purwanto  (2012)  dalam  bukunya menyebutkan  bahwa in  service  training merupakan  suatu  usaha  pelatihan  atau pembinaan  yang  memberi  kesempatan kepada  seseorang  yang  mendapat  tugas jabatan  tertentu  dalam  hal  tersebut  guru, untuk mendapatkan pengembangan kinerja. In service training diberikan kepada guru-guru yang dipandang perlu meningkatkan pengetahuannya sesuai dengan  perkembangan  ilmu  pengetahuan, khususnya di bidang pendidikan. Sementara itu, on the job training diartikan sebagai upaya terencana untuk
memfasilitasi  pembelajaran  pengetahuan yang  berhubungan  dengan  pekerjaan, keterampilan,  dan  perilaku. On  the  job training merupakan  kegiatan  pelatihan yang  dilakukan  di  tempat  kerja,  dimana seseorang  mempelajari  pekerjaan  dengan melaksanakannya  secara  aktual  dalam pekerjaan (Swasto, 2011).
Berdasarkan  uraian  di  atas,  maka metode in-on-in merupakan  metode  yang
dilaksanakan dalam multi sesi bagi peserta, yakni  sesi  di  dalam  kelas  dan  sesi  di  luar kelas  (tempat  kerjanya  masing-masing) dengan  proyek  yang  harus  dilaksanakan dan  proyek  tersebut  harus  selesai  setelah kegiatan  pendampingan  selesai  (Fadli, 2017).  Dengan  melewati  berbagai  sesi selama  kegiatan  pendampingan,  peserta dapat  memperoleh  pengalaman  yang berbeda-beda, yang membantu memudahkan  peserta  dalam  memahami materi pendampingan.
Disamping  dikemas  menggunakan metode yang tepat, kegiatan pendampingan digitalisasi  arsip  juga  dilaksanakan  secara blended learning agar semakin memudahkan  peserta  dalam  mengakses seluruh pengalaman yang diberikan. Dipilihnya metode blended learning tersebut  dimaksudkan  untuk  memberikan nuansa  yang  lebih  bervariasi  dan  menarik sehingga  peserta  tidak  mudah  merasa bosan,  lebih  efisien  dan  efektif. Blended learning merupakan sebuah model pembelajaran yang menggabungkan antara pembelajaran  tatap  muka  ( face-to-face ) dengan e-learning . Blended  learning adalah konsep  baru  dalam  dunia  pendidikan, dimana  penyampaian  materi  dilakukan  di dalam  kelas  dan  secara online sehingga kelebihan e-learning , kelebihan face-to-face dan  praktiknya  dapat  diperoleh  semuanya (Husamah, 2014).
Adapun  kelebihan  dari  penggunaan
blended learning tersebut meliputi:
1. peserta  leluasa  untuk  mempelajari materi secara mandiri dengan memanfaatkan materi-materi yang tersedia secara online ,
2. peserta  dapat  berkomunikasi  atau berdiskusi dengan pengajar atau peserta lain yang tidak harus dilakukan di dalam kelas,
3. kegiatan  pembelajaran  peserta  yang dilakukan di luar jam tatap muka dapat dikelola dan dikontrol dengan baik oleh pengajar,
4. pengajar  dapat  menambahkan  materi pengayaan melalui fasilitas internet,
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 198 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
5. pengajar dapat meminta peserta membaca  materi  atau  mengerjakan  tes sebelum pembelajaran dimulai,
6. pengajar  dapat  menyelenggarakan  tes, memberikan respon, dan memanfaatkan hasil test dengan efektif, serta
7. peserta  dapat  saling  berbagi  file  materi dengan peserta lainnya (Kusairi, 2011).
Pengemasan kegiatan pendampingan digitalisasi  arsip  dengan  menggunakan metode  dan  cara  yang  tepat  di  atas menjadikan
peserta memperoleh
pengalaman yang beragam dan menyenangkan.
Akibatnya, peserta kegiatan  pendampingan  digitalisasi  arsip lebih mudah dalam memahami materi yang disampaikan, sebagaimana hal ini dinyatakan  oleh  peserta  dari  SD  Negeri Kwagon:  “ pendampingan  digitalisasi  arsip ini  rangkaian  kegiatannya  lengkap,  mulai dari penyampaian materi, pemberian contoh,  bahkan  peserta  disediakan  ruang untuk  berkonsultasi  sehingga  materi  jadi lebih mudah dipahami .” Kemudahan dalam memahami  materi  yang  disampaikan tersebut  akan  mendukung  peningkatan kemampuan  SDM  dalam  mengelola  arsip sekolah secara digital.
Meningkatnya kemampuan SDM pengelola  arsip  di  sekolah  mendorong aktualisasi  digitalisasi  arsip  di  sekolah menjadi  nyata.  Digitalisasi  arsip  tersebut akan  mampu  menjadi  alternatif  bagi sekolah  dalam  menyelamatkan  arsip  yang dimiliki, bahkan menjaganya secara jangka panjang  (Wirajaya,  2016).    Jika  arsip  dapat terjaga kelestariannya secara jangka panjang, maka aksesibilitas arsip juga dapat dipertahankan, baik untuk keperluan riset, dokumentasi, publikasi,
maupun kepentingan
administratif sekolah (Sugiharto, 2010). Disamping itu,
penanganan arsip secara digital merupakan tuntutan kebutuhan yang kini menjadi tren, dikarenakan:  (1)  perkembangan  kehidupan kini berada di era teknologi, (2) pertumbuhan volume arsip dalam organisasi semakin tinggi sehingga
membutuhkan banyak tempat, dan (3) jenis teknologi  informasi  semakin  berkembang dan  bervariasi  sehingga  menyediakan berbagai alternatif untuk digunakan (Muhidin & Hendri, 2016). Disamping  merupakan  kebutuhan, urgensi  penanganan  arsip  digital  juga disebabkan karena ragam manfaat dari arsip digital itu sendiri, yakni: (1) melindungi dan mewakili  sumber  asli,  (2)  lebih  hemat  dan mudah  dalam  penyimpanan,  (3)  lebih mudah pengelolaan dan cepat dalam proses temu kembali, (4) lebih mudah penyebaran atau  diseminasi  informasi,  (5)  lebih interaktif  (konten  multimedia),  serta  (6) lebih  mudah  penggandaan  dan backup (Atmoko, 2015).

## Dampak  Pendampingan  Digitalisasi Arsip
Kegiatan  pendampingan  digitalisasi arsip telah memberikan dampak positif bagi peserta  pendampingan.  Dampak  tersebut diperoleh  melalui  wawancara  terhadap seluruh  peserta  pendampingan.  Hasil wawancara  tersebut  kemudian  dilengkapi dengan  data  observasi  dan  dokumentasi yang  diperoleh  dengan  melihat  hasil  kerja peserta  pendampingan  pada  saat  visitasi. Dampak  tersebut  digambarkan  melalui tabel berikut.

## Tabel 3 Dampak pendampingan digitalisasi arsip bagi peserta
No  Dampak Dirasakan  oleh Sekolah 1 Memahami  dasar-dasar  digitalisasi arsip Seluruh peserta pendampingan 2 Memahami urgensi digitalisasi arsip Seluruh peserta pendampingan 3 Memahami langkah-langkah digitalisasi arsip Seluruh peserta pendampingan 4 Memahami pertimbangan pemilihan perangkat  keras  untuk  digitaliasasi arsip menggunakan arteri Seluruh peserta pendampingan kecuali  SD  Negeri Kwagon  dan  SD Muhammadiyah Sidokarto 5 Memahami  cara  menginstal  aplikasi arteri Seluruh peserta pendampingan 6 Memahami kegunaan fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi arteri Seluruh peserta pendampingan 7 Memahami  cara  mengoperasikan aplikasi arteri Seluruh peserta pendampingan
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 199 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
Berdasarkan  tabel  di  atas,  diketahui bahwa  mayoritas  peserta  pendampingan telah  berhasil  memperoleh  dampak  positif dari  kegiatan  pendampingan  digitalisasi arsip. Dari seluruh dampak yang diharapkan  dirasakan  oleh  seluruh  peserta pendampingan,  hanya  satu  dampak  saja yang  belum  dapat  dirasakan  oleh  seluruh peserta  pendampingan.  Dampak  tersebut adalah memahami pertimbangan pemilihan perangkat  keras  untuk  digitalisasi  arsip dengan  menggunakan  aplikasi arteri. Adapun dua sekolah yang belum merasakan dampak tersebut adalah SD Negeri Kwagon dan  SD  Muhammadiyah  Sidokarto.  Belum dirasakannya  dampak  tersebut  oleh  kedua sekolah disebabkan karena kurangnya prior knowledge peserta  dalam  hal  Teknologi Informasi  (TI).  Untuk  mengatasi  hal tersebut, tim pendamping membentuk grup whatsapp yang  beranggotakan  seluruh peserta  pendampingan.  Melalui  grup whatsapp tersebut,  tim  pendamping  dapat terus  terhubung  dan  membantu  sekolah untuk  mengatasi  kendala  yang  terjadi selama menggunakan aplikasi arteri , termasuk memberikan pendampingan kepada  SD  Negeri  Kwagon  dan  SD Muhammadiyah  Sidokarto  agar  dapat mempertimbangkan  perangkat  keras  yang digunakan untuk digitalisasi arsip menggunakan  aplikasi arteri, meskipun kegiatan  pendampingan  telah  selesai. Menurut  peserta,  program  pendampingan digitalisasi  arsip  ini  dinilai  menarik, memberikan  manfaat,  serta  kemudahan dalam  melakukan  pengelolaan  arsip  di sekolah  sehingga  arsip  sekolah  menjadi lebih  tertata,  dan  dapat  diketemukan kembali  dengan  mudah,  cepat,  serta  tepat ketika dibutuhkan. Hal tersebut disampaikan  oleh  peserta  pendampingan dari SD Negeri Godean 3 yang mengungkapkan: “pendampingan
digitalisasi arsip ini banyak sekali manfaatnya.  Saya  kini  bisa  menata  arsip sekaligus  menjaga  arsip  sekolah  dengan lebih  praktis  dan  tidak  perlu  kawatir  lagi
arsip akan  hilang.” Pernyataan  tersebut menandakan bahwa kegiatan pendampingan  digitalisasi  arsip  sangat diperlukan oleh sekolah.
Melalui pendampingan  digitalisasi  arsip  tersebut, SDM  pengelola  arsip  sekolah  dapat meningkat kemampuannya dalam mengelola arsip berbasis teknologi informasi  (Sholeh,  Suraya  &  Fatkhiyah, 2020).

## SIMPULAN
Pendampingan  digitalisasi  arsip  di UPT Yandik Kapanewon Godean dilaksanakan  di  sembilan  sekolah  sasaran yang  masih  terakreditasi  “B”,  dengan peserta yang meliputi Tenaga Administrasi Sekolah  (TAS)  atau  guru  yang  diberikan tugas tambahan oleh kepala sekolah untuk mengelola  arsip.  Kegiatan  pendampingan digitalisasi arsip ini dilaksanakan dalam tiga tahap  yang  meliputi:  tahap In  Service Training 1 ( In -1), tahap On The Job Training ( On ), dan tahap In Service Training 2 ( In -2). Agar dapat memberikan banyak pengalaman  yang  dapat  memudahkan peserta dalam memahami materi,  kegiatan pendampingan  ini  dilaksanakan  secara hybrid dengan menerapkan blended learning , yakni secara online melalui zoom, whatsapp dan google  meet ,  serta  secara offline melalui  visitasi  atau  kunjungan langsung.
Kegiatan  pendampingan  digitalisasi arsip  telah  menghasilkan  dampak  positif bagi  sekolah  sasaran,  dimana  setelah mengikuti kegiatan pendampingan digitalisasi arsip peserta dapat: (1) memahami dasar-dasar digitalisasi arsip, (2) memahami  urgensi  digitalisasi  arsip,  (3) memahami  langkah-langkah  digitalisasi arsip, (4) memahami pertimbangan pemilihan perangkat keras untuk digitaliasasi  arsip  menggunakan  arteri,  (5) memahami  cara  menginstal  aplikasi  arteri, (6)  memahami  kegunaan  fitur-fitur  yang terdapat  dalam  aplikasi  arteri,  dan  (7) memahami  cara  mengoperasikan  aplikasi arteri. Disamping merasakan adanya
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 200 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
dampak  positif  tersebut,  peserta  juga menilai  bahwa  kegiatan  pendampingan digitalisasi arsip menarik dan penting untuk diikuti.  Hal-hal  tersebut  menunjukkan bahwa  kegiatan  pendampingan  digitalisasi arsip  dengan  menggunakan  aplikasi arteri sesuai  dengan  kebutuhan  sekolah  dan kebutuhan SDM pengelola arsip sekolah.

## DAFTAR PUSTAKA
Arikunto,  S.  (2010). Prosedur  Penelitian Suatu  Pendekatan  Praktik .  Jakarta: Rineka Cipta
Atmoko, P. W. (2015). Digitalisasi dan Alih Media . Malang: Universitas Bramelati
Barthos,  B.  2007. Manajemen  Kearsipan .
Jakarta: PT Bumi Aksara
Ditjend  GTK.  2017. Panduan  Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah . Jakarta: Ditjend GTK.
Fadli,  E.  (2017).  Peningkatan  kompetensi penyusunan  penelitian  tindakan kelas  (ptk)  melalui  diklat  Model  In On  In. Jurnal  Penelitian  Pendidikan Agama  dan  Keagamaan ,  volume  13, nomor 3, halaman 371-386
Fathurrahman,  M.  2018.  Pentingnya  arsip sebagai  sumber  informasi. JIPI
(Jurnal  Ilmu  Perpustakaan  Dan Informasi) , volume 3 , nomor 2, hal. 215-225.
Hermino, A. (2018). Guru dalam Tantangan Globalisasi-Kajian Teoritis dan Praktis dalam Manajemen Pendidikan . Yogyakarta: Arruzz Media.
Husamah.  (2014). Pembelajaran  Bauran (Blended Learning)-Terampil Memadukan Keunggulan Pembelajaran Face-to-face, E- Learning  Offline-Online  dan  Mobile
Learning . Jakarta: Prestasi Pusaka
Indriani,  V.,  Armelia,  Y  &  Pratama,  G.
(2018). Pengelolaan Arsip di Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Sumpah
Pemuda  Palembang. Jurnal  Iqra’ , Volumen 12, Nomor 01, Hal. 42-56. Khodijah.  (2018).  Peran  Arsiparis  dalam
Mengelola  Arsip  sebagai  Sumber Informasi. Jurnal Manajemen, Kepemimpinan, dan Supervisi Pendidikan  (JMKSP) ,  Volume  3,
Nomor 2, Hal. 180-190.
Kusairi,  S.  (2011). Implementasi  Blended Learning .  Makalah  (Disajikan  pada Seminar Nasional Blended Learning tanggal  13  November  2011  di Universitas Negeri Malang) Kusumaningrum, et al. (2017). Mewujudkan Tata  Kelola  Arsip  untuk  Menunjang Peningkatan  Kapabilitas  Manajerial pada  SD  Kendangsari  1  Surabaya .
Makalah  disajikan  dalam  Seminar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat. Lestari, Y.T. (2015). Implementasi
Administrasi Sekolah Dasar Negeri. Manajer  Pendidikan ,  volume  3, nomor 2, hal. 282-293
Miles, M.B., Huberman, A.M., & Saldana, J. (2014). Qualitative Data Analysis, A Methods Sourcebook, Edition 3 . USA:
Sage Publications Moleong, L., J. (2010). Metodologi Penelitian Kualitatif .  Bandung:  PT  Remaja Rosdakarya Muhidin,  S.,  A.  &  Winata,  H.  (2016).
Manajemen Kearsipan Untuk Organisasi Bisnis, Sosial Politik dan
Kemasyarakatan . Bandung: Pustaka Setia Mulyana,  D.  (2002). Metodologi  Penelitian Kualitatif .  Bandung:  PT  Remaja Rosdakarya Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan  Nomor  6  tahun  2019 tentang Pedoman  Organisasi  dan Tata  Kerja  Satuan  Kerja  Pendidikan Dasar dan Menengah
Priansa,
D.J. (2014). Kinerja dan
Profesionalisme  Guru .  Bandung: Alfabeta
Diklus : Jurnal Pendidikan Luar Sekolah, 2 (5), September 2021 – 201 Pandit Isbianti, Eka Bintang Nur Cahya , Latifah Nur Arba’atun , Dwi Nur cahyaning, Nur Chanabillah
Purwanto,  M.N.  (2012). Administrasi  dan supervisi  pendidikan .  Bandung:  PT.
Remaja Rosdakarya
Satori, D. & Komariah, A. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung: Alfabeta
Sedarmayanti.  (2003).  T ata  Kearsipan dengan  Memanfaatkan  Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju Setiawan, A. (2015). Pengelolaan Arsip untuk Mendukung  Tertib  Administrasi  di SMK Negeri 3 Klaten . Laporan Hasil
Penelitian Skripsi. Sholeh,  M.  &  Hartono.  (2018).  Pengelolaan arsip berbasis digital dengan menggunakan tanda tangan elektronik dan implementasi aplikasi  arsip  menggunakan  arteri, Jurnal  Dharma  Bakti ,  volume  1, nomor 1, hal. 147-150.
Sholeh, M., Suraya, & Fatkhiyah, E. (2020).
Pendampingan  pengelolaan  arsip digital  dengan  aplikasi  arteri  di  SD Muhammadiyah  Pandes  Bantul, Jurnal Panrita Abdi, volume 4, issue
3, hal. 357-368. Sholeh,  M.  &  Yusuf,  M.  (2020).  Dampak Positif Kegiatan Program Pengembangan Kewirausahaan sebagai  Upaya  Meningkatkan  Daya Minat Kewirausahaan bagi Mahasiswa. Jurnal Pengabdian kepada  Masyarakat ,  Volume  11, Nomor 02, Hal. 132-138. Sudaryono.  (2019). Metode  Penelitian
Kuantitatif,  Kualitatif,  dan  Mix Method . Depok: Rajagrafindo Persada.
Sudjana,  N.  dan  Ibrahim,  R,.  (2001).
Teknologi  Pengajaran .  Bandung: Sinar Baru Algesindo. Sugiarto,  A.  &  Wahyono,  T.  (2015). Manajemen  Kearsipan  Modern  dari Monvensional  ke  Basis  Komputer . Yogyakarta: Gava Media.
Sugiharto, D. (2010). Penyelamatan
informasi  dokumen/arsip  di  era teknologi  digital, Jurnal  BACA,
volume 31, nomor 1, hal. 51-64
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian
Manajemen . Bandung : ALFABETA Swasto, B. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia . Malang: UB Press Thahir,  M.  (2014).  Pengelolaan  Kearsipan pada SD Islam Al-Azhar 34 Makassar. Jurnal  Eklektika ,  Volume 2, Nomor 1, Hal. 24-40.
Undang-undang  nomor  20  tahun  2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
Widodo,  B.P.  (2016).  Sinergitas  antara Fungsi,  Tugas,  dan  Kewenangan Arsiparis: Suatu Gagasan
konstruktif. Jurnal  Kearsipan  ANRI , Volume 11, Hal. 39-50.
Wirajaya,  A.,  Y.  (2016).  Preservasi  dan konservasi naskah-naskah
nusantara  di  Surakarta  sebagai upaya  penyelamatan  asset  bangsa,
Etnografi ,  volume  16,  nomor  2, halaman 59-70
Zulfiati, H.M. (2014). Peran dan fungsi guru sekolah  dasar  dalam  memajukan dunia pendidikan. Jurnal Pendidikan Ke-SD-an, volume 1, nomor 1, Hal. 1- 4.