Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd.
Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi : Joko Kumoro, M.Si.
Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Yogyakarta
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281 Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi  menerima  tulisan  masalah  ilmu  administrasi.  Redaksi  berhak  menyingkat  dan mengedit tulisan yang akan dimuat tanpa mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
OPTIMALISASI PERAN SEKRETARIS DI ERA GLOBAL MELALUI UPAYA PENGEMBANGAN DIRI

## Daimatun Nafiah
Email:

## ABSTRAK
Tugas  dan  tanggung  jawab  seorang  sekretaris  tidak  hanya  terbatas pada  kelancaran pekerjaan administrasi  perusahaan. Salah  besar, jika seorang sekretaris  hanya  dianggap sebagai seseorang  yang hanya bisa mengangkat  telepon  dan men jadi  ‘bemper’  bos. Kalimat di atas  dapat dijadikan  suatu acuan  agar  profesi  sekretaris  tidak  dianggap  enteng  oleh banyak  pihak. Oleh  karena itu, upaya  peningkatan  kompetensi sekretaris memang  sangat  dibutuhkan  untuk  meningkatkan  kualitas  dan  kinerja serta profesionalitas  khusunya sekretaris  sebagai  cover  perusahaan. Kurangnya kemampuan  seorang  sekretaris  dalam  mencari,  menginterpretasikan  dan memanfaatkan  informasi  dalam  pengembangan  dirinya  akan  menjadikannya karyawan  yang  terbelakang  dan  tidak  mampu  menghadapi  perkembangan teknologi, sehingga  dapat  dipastikan  pribadi  tersebut  tidak  akan  mampu bertahan  dalam  kerasnya  dunia  kerja di  era  global  seperti saat  ini. Seorang sekretaris    dituntut  untuk dapat  bekerja  secara profesional agar  dapat memberikan  pelayanan  yang  unggul  pada  setiap  pelanggannya sehingga dapat membangun  citra  perusahaan dengan baik. Seorang  pemimpin membutuhkan  seorang  sekretaris  yang  mempunyai  karakteristik  kepribadian yang  mantap,  yang  digambarkan  dengan  adanya  rasa  percaya  diri  yang tinggi,  dapat  memproyeksikan diri  mereka secara positif  di  mata  orang  lain, dapat  mencapai  prestasi  unggul  dan  sekaligus  keberhasilan  dalam  setiap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Sejalan dengan arus globalisasi, tuntutan terhadap kemampuan seorang sekretaris profesional terus meningkat. Untuk  itu,  sekretaris  harus mampu mengoptimalisasikan  perannya  dengan cara mengembangkan  diri  dan meningkatkan kemampuannya  dalam  setiap aspek, baik pengetahuan, keterampilan maupun sikap.

## Kata kunci : Peran Sekretaris, Pengembangan Diri
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83

## Pendahuluan
Di  era  globalisasi  sekarang ini,  di  mana  terjadi  persaingan antar organisasi yang begitu ketat mengakibatkan  setiap  organisasi harus dapat bersaing secara sehat untuk  menjadi  yang  terbaik  dan terdepan  di  segala  aspek.  Oleh karena itu, suatu organisasi membutuhkan  seorang  pemimpin yang  memiliki  tanggung  jawab dan  dedikasi  tinggi  untuk  dapat membawa  organisasi  yang  di- pimpinnya  ke  arah  yang  lebih baik.
Sukses tidaknya per- kembangan  suatu  organisasi  di era  global  ini  sangat  dipengaruhi oleh  kinerja dan  usaha  seorang pemimpin dalam mengelola sum- ber  daya  yang  ada  di  organisasi- nya. Hal  tersebut  menyebabkan beban  tugas seorang  pimpinan bertambah  berat  dan  semakin kompleks. Dengan  demikian  se- orang  pimpinan  akan  sangat membutuhkan  bantuan  seseorang untuk  melancarkan  tugas-tugas tersebut.  Tenaga  bantuan  yang dimaksud  adalah  tenaga  bantuan seorang  sekretaris  yang  mampu membantu  pimpinan  dalam  men- jalankan  semua  tugas-tugasnya
agar  dapat  dilaksanakan  dengan baik dan lancar.
Agar seorang pimpinan dapat menyelesaikan  tugas-tugas manajerialnya dengan baik, maka dibutuhkan  seorang  sekretaris yang  handal,  cekatan,  terampil, efektif  dan  profesional. Istilah profesional  mengisyaratkan  suatu kebanggaan  pada  pekerjaan,  ko- mitmen  pada  kualitas,  dedikasi pada  kepentingan  klien dan  ke- inginan  tulus  untuk  membantu. Oleh  karena  itu,  profil  sekretaris profesional  tidak  hanya  ditandai dengan  kompetisi  teknis  yang tinggi,  tetapi  harus  menjiwai  dan mencitai profesinya (Sumarto dan Lukas  Dwiantara  (2006:  2). Keistimewaan sekretaris pro- fesional  adalah  “mereka    mampu berperan  sebagai  asisten  bagian administrasi,  sekretaris  eksekutif ataupun  manajer  kantor”  karena adanya ke-terampilan yang prima,  dan  juga    ber-orientasi global  dari  pada  sekedar  fokus pada  tugas  kerja  yang  telah ditetapkan  (job  description)  (  La Rose 2003: 2).
Dengan  demikian,  seorang sekretaris  memiliki  peranan  pen- ting  dalam  membantu  menye- lenggarakan kegiatan kantor
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
untuk pimpinan,  yang direalisasi- kan melalui tugas-tugasnya.
Untuk dapat melaksanakan tugas- nya,  maka  seorang  sekretaris harus  mempunyai  berbagai  ke- terampilan  termasuk  keterampil- an  berkomunikasi,  memiliki  ke- pribadian  yang  baik  serta  dapat mengetahui  dengan  cepat  dan tepat  setiap  situasi  dan  kondisi organisasi  di  mana  sekretaris bekerja. Tidak hanya itu, seorang sekretaris  juga  harus  memiliki wawasan  pengetahuan  yang  luas dalam  berbagai  bidang,  mandiri, aktif,  disiplin  dalam  bekerja, mempunyai kreativitas yang tinggi,  dan  kepribadian  yang menarik serta mampu memotivasi diri untuk lebih maju.
Tidak berlebihan bila banyak  pihak  mengatakan  bahwa keberadaan  dan  peran  sekretaris menjadi  tumpuan  bagi  keber- hasilan  pimpinan  dalam  men- jalankan  fungsi  manajerialnya. Bahkan  peran  sekretaris  menjadi salah  satu  faktor  penentu  bagi produktivitas perusahaan. Dengan demikian pengembangan diri sekretaris  menjadi  tuntutan  dan kebutuhan  yang  terus  menerus dan  berkesinambungan  menuju sekretaris yang profesional.

## Peran Sekretaris
Dengan  semakin  besar  dan kompleksnya  tugas  pimpinan, serta adanya tuntutan untuk dapat mengetahui  dengan  cepat  dan tepat  setiap  situasi  dan  kondisi dalam  suatu  organisasi,  maka pimpinan harus dapat me- manfaatkan  waktunya  dengan efektif  dan  efisien,  serta  me- mahami  seluruh  masalah  yang menyangkut  pelaksanaan  tugas pokok  organisasinya.  Guna  men- jamin kecermatan dan ke-
lancaran  tugas  pimpinan  tersebut di-perlukan  seorang  sekretaris. Istilah sekre-taris menurut Atmosudirjo (Sedarmayanti 2005:  11)  berasal  dari  bahasa Belanda “ Secretary ” yang  ber- asal dari perkataan Latin
“Secretum” yang  artinya  rahasia atau  sering  disebut  seorang  yang di-percaya dapat menyimpan rahasia. Seiring dengan per-
kembangan  ilmu  pengetahuan dan  teknologi,  seorang  sekretaris tidak  hanya  dituntut  mampu memegang  rahasia  saja,  tetapi juga  harus  memiliki  kemampuan yang  di  bidang public  relations, karena sekretaris juga harus dapat membina  dan  menjalin  suatu
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
hubungan  yang  harmonis,  baik antar  pribadi  dengan  pimpinan, relasi  maupun  para  pelanggan dan kemampuan di bidang lainnya.
Menurut  Hendarto  dan Tulus haryono (2008:6) sekretaris memiliki peranan sebagai berikut: 1) Penjaga/ beranda  perusahaan; 2) Filter dan pengelola informasi; 3) Asisten  pribadi/ tangan  kanan pimpinan; 4) Secret keeper/ pem- egang rahasia; 5) Peng- hubung/humas; 6) Perawat/ pelindung. Sekretaris  dalam  perannya sebagai
penjaga/beranda pe- rusahaan berhak menyeleksi siapa saja  yang  bisa  dan  tidak  bisa  be- rtemu  dengan  pimpinan.  Pen- yeleksian  ini  berguna  agar  tamu yang  bertemu  dengan  pimpinan dapat  terkontrol.  Sebagai  pen- jaga/beranda  perusahaan,  sekre- taris  juga  harus  dapat  mengatur waktu pertemuan pimpinan dengan  tamu/relasinya,  sehingga tidak  bertumbukan  satu  sama lain.
Sebagai filter dan pengelola informasi, peran sentral sekretaris dalam  perusahaan  adalah  men- jaga  kelancaran  arus  informasi dari dalam dan ke luar organisasi.
Salah  satu  peran  sekretaris  yang sangat penting adalah pen- yampaian  pesan  baik  kepada atasan, rekan sejawat dan pimpinan. Dalam konteks hirarki, pesan  dapat  diartikan  sebagai segala bentuk keputusan,
perintah,  informasi,  saran  untuk di-laksanakan, dipahami, dan dioperasionalkan  serta  diketahui oleh anggota organisasi. (Susanto 2001).  Oleh  karena  itu,  ke- cepatan,  relevansi,  validasi  dan keandalan sebuah informasi men- jadi  ukuran  penting  keberhasilan sekretaris dalam menyajikan informasi kepada pimpinan maupun  pihak  lain  yang  ber- kepentingan. Sekretaris dalam suatu waktu tertentu atau dalam banyak kesempatan dapat mewakili pimpinan  untuk  keperluan  pe- rusahaan. Sebagai asisten pribadi/ tangan kanan pimpinan sekretaris banyak  mem-bantu  tugas-tugas pimpinan  baik  dalam  pekerjaan administratif  maupun  pekerjaan- pekerjaan kesekretariatan lainnya.
Seorang  sekretaris  harus bisa menjaga rahasia baik rahasia pimpinan  maupun  rahasia  per- usahaan.  Sekretaris  mengetahui detail organisasi/ perusahaan
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
karena
secara operasional sekretarislah  yang  mengerjakan dan  sekretaris  selalu  berada dilingkup  pemegang  kekuasaan dan pengambil keputusan (pimpinan),  sehingga  rahasia  se- buah organisasi hampir semuanya sekretaris  dapat  mengetahuinya. Sekretaris  harus  dapat  berhati- hati  dalam  hal  berkomunikasi terutama  dalam  hal  yang  me- nyangkut  rahasia  pribadi  maupun rahasia organisasi.
Seorang  sekretaris  dalam kedudukannya sebagai  orang  ter- dekat pimpinan haruslah berperan sebagai humas/Public  Relation Officer baik secara internal maupun  eksternal.  Hal  ini  terkait dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan. Sering- nya  kontak  sekretaris  dengan pihak luar membuat peran Public Relations  Officer menjadi  se- makin  dekat  dengan  peran  yang dijalankan oleh  sekretaris.  Selain itu, sebagian perusahaan-per- usahaan  yang  belum  memiliki devisi public relations, cenderung untuk  me-limpahkan  fungsi  dan tugas public  relations pada  diri seorang sekretaris. Beberapa tugas sekretaris terkait dengan PR terlihat  jelas  dalam  hal  membina
relasi  dan  membangun  citra positif  seperti  pemberian  ucapan selamat  baik  bernuansa  suka  cita maupun duka cita kepada karyawan  maupun  relasi,  men- jamu  relasi  dalam  suatu  acara jamuan makan malam dan
sebagai-nya.  Pembentukan  citra positif dapat  pula  dilakukan dengan  membangun  hubungan baik  antara  sekretaris  dan  insan pers misalnya dalam men- yampaikan segala informasi terkait dengan kegiatan pe- rusahaan  melalui press  release kepada  pers  untuk  di-sampaikan kepada  publik. Sekretaris  dapat pula  masuk  dan    membentuk jaringan  kerja  dengan  rekan sekretaris maupun bergabung dalam mailing  list yang  dapat menguntungkan  perusahaan.  Pe- nanganan  komplain  baik  lisan maupun  tertulis  me-lalui  media juga  sangat  mungkin  dilakukan oleh  seorang  sekretaris  terkait dengan  kegiatan Public  Relation.
Oleh karena itu, bekal pengetahuan public relations perlu dimiliki oleh seorang sekretaris.
Sebagai  perawat/pelindung diharap-kan sekretaris dapat men- ciptakan  suasana  kerja  yang
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
menyenangkan  bagi  pimpinan, bisa mengingatkan pimpinan untuk sejenak
beristirahat maupun makan siang.
Dengan  demikian  tidaklah berlebihan  bahwa  peranan  sekre- taris  dalam  suatu  organisasi sangatlah  penting,  karena  peran sekretaris  merupakan  pendukung bagi pimpinan dalam men- jalankan semua tugas – tugasnya, sehingga  dapat  dikatakan  bahwa sekretaris  merupakan  salah  satu kunci  bagi  keberhasilan  suatu organisasi.

## Optimalisasi  Peran  Sekretaris
Melalui  Upaya  Pengembangan Diri Pengembangan diri  me- rupakan motivasi yang  timbul dari  dalam  diri  untuk  me- nyakinkan  dirinya  dapat  bersaing untuk  menunjukkan  kualitas  diri- nya  yang  mampu  menghasilkan kerja kompeten. Sekretaris dalam menjalankan  peranannya    harus selalu  mau  belajar  hal  baru  yang dapat  menjadikan  dirinya  se- makin  unggul  dan  cepat  tanggap dalam membantu menangani per- masalahan - permasalahan  dalam perusahaannya.
Pengembangan  diri  adalah pengembangan  keseluruhan  po- tensi    diri  yang  mencakup  aspek kognitif,  afektif,  psiko-motorik dan  interaktif  (Surna  1994:  22). Sedangkan  menurut  Bratawidjaja (1996)  pengembangan  diri  me- rupakan  usaha  individu  agar mampu  memahami  diri  sendiri mengenai  minat,  bakat,  potensi, untuk  menghadapi  tantangan  di masa depan. Dalam proses pengembangan kepribadiannya meliputi  proses  penemuan  diri,
mengembangkan  perilaku  agar mampu  berperan  serta  secara aktif dalam masyarakat.
Selama ini  profesi  sekre- taris  memang cenderung identik dengan  pekerja  yang  sekedar mengandalkan  kecantikan  fisik. Citra  buruk  ini  muncul  karena adanya  beberapa  oknum  yang merusak  citra  sekre-taris  yang sesungguhnya.  Untuk  memper- baiki  pencitraan  yang  buruk  ten- tang  sekretaris    diperlukan  pem- bentukan kepribadian  sekretaris yang  matang  didukung  dengan perilaku  etis  serta  moralitas tinggi.
Adanya pendapat  bahwa profesi sekretaris hanya  meng- andalkan  kecantikan  dan  ke-
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
indahan  tubuh  semata  tidaklah tepat.  Ringkasnya  profesi  ini tidak  boleh  di-pandang sebelah mata  mengingat  berbagai  kom- petensi  yang  harus  dipenuhi. Namun  demikian,  penampilan fisik  merupakan  hal  yang  tidak dapat  diabaikan  begitu  saja. Bagaimanapun  juga  sekretaris sosok  yang  paling  sering  me- wakili  citra  perusahaan.  Men- dampingi  atau    mewakili  pim- pinan  adalah  hal  yang  biasa dilakukan  oleh  sekretaris,  maka sudah  sewajarnya  jika  seorang sekretaris  dituntut  menunjukkan penampilan  dalam  citra  pro- fesional.  Tidak  perlu  bersifat glamour namun  juga  jangan  ber- kesan  tidak  berkelas.  Mengingat posisi  sekretaris  adalah  wanita karir maka  penampilan  haruslah menunjukkan  diri  sebagai  se- orang  profesional.  Busana,  tata rias,  tata  rambut,  dan  aksesoris merupakan  paket  lengkap  bagai- mana  seorang  sekretaris  dinilai dari sisi penampilan. Sadar terhadap  pemilihan  baju  kerja disesuaikan  dengan  bentuk  tubuh dan karakter, situasi, iklim, tempat  dan  tujuan  aktivitas  yang dijalankan  sehingga  menunjang performa individu maupun
perusahaan. Selain  itu  dunia sekretaris  syarat  dengan  berbagai etiket  kerja  yang  harus  dikuasai dengan  baik.  Pemahaman  dan penerapan  etiket  kerja  yang  baik jelas akan mendukung pe- laksanaan  peran  sekretaris  ter- utama  dalam  berelasi  dengan pimpinan,  karyawan  dan  relasi eksternal.
Dalam  rangka  mewujudkan sekretaris yang profesional, maka seorang sekretaris tidak  hanya dituntut untuk dapat ber- penampilan  menarik, akan  tetapi juga mempunyai wawasan penge- tahuan  yang  luas, keterampilan, dan  berkepribadian  yang  baik sehingga  dapat  mencerminkan citra  positif  bagi  perusahaan. Oleh  karena  itu  sekretaris harus dapat  mengembangkan  diri  di mana  saja  dia  berada  dalam rangka selalu meningkatkan
kinerjanya. Adapun  upaya  pengem- bangan diri dalam rangka meningkatkan kompetensinya, maka  dapat dilakukan  dengan cara: 1) Mempunyai  sikap  dan kepribadian  yang  sesuai  dengan posisinya  sebagai  sekretaris;  2) Mempunyai  wawasan  yang  luas me-ngenai  berbagai  pengetahuan
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
yang menunjang pekerjaannya; 3) Terampil  dalam  memakai  alat kantor  sesuai  dengan  perkem- bangan  teknologi;  4) Terampil dalam  mengelola  kantor;  5) Mempunyai kemampuan ber- hubungan/berkomunikasi  dengan pimpinan  dan  orang  lain;  6) Menguasai bahasa asing terutama Bahasa  Inggris  sebagai  bahasa internasional.
Di  era  globalisasi  dan informasi ini, menuntut sekretaris untuk selalu menyesuaikan  diri, serta memperluas wawasan.
Untuk  menambah  wawasan  dan pengetahuan, sekretaris dapat me- lakukan  hal-hal  sebagai  berikut: 1) Banyak  membaca  dan  meng- ikuti  perkembangan  berita-berita melalui surat kabar, media
elektronik dan internet; 2) Banyak mengikuti
forum,
workshop, seminar,  pelatihan, kursus  dan  diskusi;  3) Belajar membuat  suatu  tulisan  sebagai penuangan  ide;  4) Mengikuti perkembangan dan mampu menerapkan teknologi.
Selain pengembangan  diri digunakan  untuk  meningkatkan pengetahuan  dan keterampilan, seorang sekretaris  juga  harus mengembangkan  kepribadiannya,
yang dapat tercermin dari tingkah laku,  tutur  kata,  maupun  sikap dalam pergaulan sehari-hari, baik di  kantor  maupun  di  lingkungan tempat  tinggal.  Oleh  karena  itu, kepribadian  haruslah  dibina  dan dikembangkan agar diri sekretaris menjadi  lebih  menarik,  sehingga memunculkan  citra  yang  lebih baik  pula  dalam  dirinya  sendiri, yang tentunya sangat ber-
pengaruh bagi perusahaan. Kepribadian atau
personality dapat    diartikan se- bagai kondisi  seseorang  yang dapat diamati dari sikap, perilaku,
tutur  kata  dan  perbuatan  baik dalam pelaksanaan profesi maupun  hubungan  interpersonal di  lingkup  kerja  dan  masyarakat luas.  Kepribadian  ini  sangat dipengaruhi  oleh  sifat  fisik  dan psikologis orang yang ber- sangkutan (Sulistiyani 2004).
Kepribadian sering di- identikkan  dengan  identitas  se- seorang,  baik  yang  menyangkut watak,  sifat,  perbuatan  atau tindakan  yang  merupakan  usaha seseorang  dalam  mengaktual- isasikan  jati  dirinya.  Kepribadian sekretaris  penting  dibangun  dan dikembangkan terus menerus guna membangun
pro-
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
fesionalisme agar sekre-taris mampu  membawakan  dirinya dengan baik di hadapan
pimpinan,  rekan  kerja  maupun pihak luar.
Adapun sifat-sifat yang
perlu dikembangkan oleh seorang sekretaris dalam upaya pe- ningkatan kepribadiannya (Rosidah dan Ambar, 2005 : 62), antara lain: 1) Congeniality, sikap ini  ditunjukkan  dengan  men- jalankan jabatannya sebagai suatu tantangan. Tantangan dan
masalah  dalam  kerja  merupakan bagian  integral  dalam  kehidupan;
2) Compability, kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain.  Artinya  bahwa  seorang sekretaris  harus  berusaha  men- dapatkan  kesenangan  dalam  ber- hubungan  dengan  orang lain dalam  bidang  pekerjaannya;  3) Loyality,  kesadaran  bahwa  sekre- taris  adalah  orang  kepercayaan pimpinan  dan  bangga  terhadap kepercayaan  yang  diberikan  se- hingga  tidak  ada  niat  untuk mengkhianati  kepercayaan  yang diberikan,  serta  juga  menjaga hubung-an  kerja,  bisnis  dengan pimpinannya;  4) Salesmanship, artinya  seorang  sekre-taris  harus berusaha seolah-olah sebagai
orang yang menjual, dalam artian sekretaris  mewakili  perusahaan dalam  hubungan  dengan  orang lain.  Dengan  kata lain  mewakili publik  relations;  5) Poise, ke- mampuan  untuk  menguasai  diri bagi  sekretaris  sangatlah  penting. Seorang sekretaris harus bisa me- ngontrol  pikirannya,  misalnya tidak  mudah  bingung,  emosi, menjaga perkataannya, tem- peramen;  6)
Dependability,
seorang  sekretaris  harus  bisa memberikan  pertimbangan  yang bijak.  Dimana  sikap  selalu  siap menerima pekerjaan ketika pimpinannya membutuhkan  jasa, meskipun  hal  tersebut meng- habiskan  waktu  istirahatnya;  7) Cooperativeness. Sekretaris harus menyadari  bahwa  keberhasilan ter-gantung pada kelompok kerja. Maka  harus  mampu  bekerjasama dengan  semua  pegawai  untuk kelancaran perusahaan.
Selanjutnya,  ada  rumusan yang  sederhana  untuk  mem- udahkan dalam membentuk kepribadian  seorang  sekr-taris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character,
Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut: 1) Good  Appearance; bukan  berarti
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
cantik  dalam  wajah,  tetapi  me- rangkum  segala  keluwesan  dan kesopanan
dalam tindakan.
Penampilan  sekretris  harus  dapat diterima  di  lingkungan  kantor tempat  bekerja.  Cara  berpakaian dan  dandanan  juga  mencer- minkan  kepripadiannya.  Betapa penting/berpengaruh  pakaian  ter- hadap  orang  yang  melihatnya. Orang  yang  memakai  pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakainya.
Appearance beratti  perwujudan penampilan  lahiriah  seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman  muka.  Ada  kalanya  bisa dilihat bahwa appearance merupakan  manifestasi  dari  isi pikiran seseorang; 2) Good
Behaviour; berarti  tingkah  laku yang  baik.  Setiap  sikap  atau gerak-gerik mempunyai nilai yang  beraneka  ragam.  Sebagai pedoman  bagi  sekre-taris  untuk menuju good  behaviour adalah berupaya  mengajar  diri  sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi  oleh  siapa  saja,  kapan saja,  di  mana  saja  dalam  suasana apa pun juga; 3) Good Character; tuntutan masyarakat meng- hendaki  seseorang  mempunyai
karakter  (sifat) yang  baik  dalam pergaulan,  lebih-lebih  sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja.  Sifat-sifat  yang  baik  yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris  antara  lain  kejujuran, pikiran  positif,  taat  beribadah, menghargai  orang  lain,  serta bekerja  keras,  penuh  semangat dan  tulus;  4) Good  Capability; kecakapna atau kemampuan sangat  dibutuhkan  dalam  me- lakukan  segala  pekerjaan  bahkan kehidupan  manusia.  Oleh  karena itu  sekretaris  harus  berusaha meningkat-kan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan  atau  pengem-bangan organisasinya.  Seorang  sekretaris harus  mempunyai  kemampuan inteltual,  skill,  serta  kemampuan teknis.
Selain  itu,  untuk  dapat
menjadi sekretaris dengan kepribadian yang menarik, berikut ini merupakan cara pengembangan yang dapat dilakukan: 1) Menggunakan gaya bahasa  yang  positif, Sebagai sekretaris yang sering ber- komunikasi dengan orang banyak, jika berkomunikasi dengan  meng-gunakan  bahasa
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
yang positif, tentunya akan
membuat  orang  lain  merasa dihargai. Sedangkan apabila dengan  bahasa  yang  negatif, misalnya  meng-gunakan  kata- kata  yang  kasar  seperti  “tolol, bodoh, kampungan” akan membuat orang lain merasa tidak di-hargai,  dan  artinya  sekretaris me-rendahkan  dirinya  sendiri;  2) Berani  bertanggung  jawab, Hal- hal  yang  terjadi  pada  diri  sendiri tidak lain adalah karena perbuatan  diri  sendiri.  Sehingga dalam  melaksanakan  tugas  dan pekerjaan-pekerjaan  yang  ber- hubungan  dengan  orang  banyak, sekretaris  hendaknya  menunjuk- kan  tanggung  jawab  penuh, apalagi ber-hubungan dengan relasi  eksternal/rekan  kerja  dari luar  perusahaan,  yang  tentunya akan  men-ciptakan  suatu  citra bagi  perusahaan  dimana  dia bekerja.
Sedangkan  prinsip  yang hendak-nya  dimiliki  sekretaris dalam  me-nyelesaikan  tanggung jawabnya, diantaranya: 1) Prinsip Attitude, yaitu  perilaku  yang tercermin  pada  diri  seseorang ketika menghadapi situasi tertentu  atau  ketika  berhadapan dengan  orang  lain.  Misalnya
dalam melayani pelanggan
hendaknya  dengan  penampilan yang  serasi,  berpikir  positif  dan sikap  menghargai;  2) Prinsip Attention, Attention merupakan sikap  me-nunjukkan  kepedulian dan  per-hatian  terhadap  sesuatu. Misalnya  memperhatikan  akan kebutuhan  pelanggan  atau  relasi dengan  memahami  perilaku  dan kritik/ sarannya 3) Prinsip Action, Prinsip  action  merupakan  prinsip untuk  melakukan  tindakan  yang berupa  perbuatan  nyata  dengan tujuan  untuk  memberikan  pe- layanan  yang  terbaik. Selain  itu, prinsip  terpenting  bagi  sekretaris dalam  bekerja  adalah  “ tutup mulut  rapat-rapat,  pasang  mata awas-awas,  dan  buka  telinga lebar- lebar”. Artinya seorang sekretaris  harus  dapat  menjaga rahasia  perusahaan  dan  rahasia pimpinan  dengan  baik,  teliti dalam  bekerja  dan  membuka telinga  lebar-lebar  untuk  men- dapatkan  pengetahuan  dan  ke- terampilan-keterampilan untuk mengembangkan  diri;  4) Me- ngembangkan dinamika  pribadi, Untuk dapat  mengembangkan
dinamika pribadi,  keterampilan diri  yang  perlu  dilatih/dikem- bangkan diantaranya ke-
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
terampilan  mengungkapkan  ide- ide  yang  dimiliki,  keterampilan menunjukkan perilaku yang tegas, anggun, serasi, dan berwibawa,  serta  kemampuan me-laksanakan  nilai  tata  karma dan  etika  yang  berlaku  di lingkungan kerja.
Dengan  demikian  banyak hal  yang  dapat dilakukan oleh seorang    sekretaris  dalam  upaya meningkatkan kompetensinya yang  mencakup  beberapa  aspek, baik  pengetahuan,  keterampilan, maupun  sikap  dan  kepribadian- nya. Upaya  pengembangan  diri sekretaris  tersebut  tidak  hanya menyangkut peningkatan dan pengembangan kompetensi sekretaris berkaitan dengan penguasaan pengetahuan dan keterampilan  saja,  akan  tetapi juga harus menyangkut ke- pribadian  dan  sikap  mental. Dengan  upaya  pengembangan diri sekretaris yang terus menerus dan  berkesinambungan  tersebut, maka  akan  diperoleh  sekretaris yang semakin mampu memahami profesinya,  semakin  menjiwai perannya,  semakin  bertanggung jawab  terhadap  fungsinya,  ingin selalu  maju  dan  berkembang, semakin  memiliki  kepribadian
yang matang dan memiliki kinerja yang prima.

## Penutup
Sejalan dengan arus global- isasi, tuntutan terhadap ke- mampuan seorang sekretaris profesional terus meningkat. Optimalisasi peran sekretaris melalui upaya pengembangan diri sangatlah  penting  bagi  profesi sekretaris, oleh karena itu seorang sekretaris harus mampu mengem- bangkan  kemampuannya  dalam setiap  aspek,  baik  pengetahuan, keterampilan maupun sikap. Adanya  peningkatan  kemampuan yang  dimiliki  sekretaris  dalam berbagai aspek, akan memberikan manfaat,  baik  secara  langsung maupun  tidak  langsung  kepada pimpinan  sekaligus  perusahaan serta membantu perusahaan untuk mendapatkan  pencitraan  yang baik.
Seorang sekretaris juga harus  mengembangkan  kepri- badiannya,  yang  dapat  tercermin dari  tingkah  laku,  tutur  kata, maupun  sikap  dalam  pergaulan sehari-hari, baik di kantor
maupun  di  lingkungan  tempat tinggal. Oleh
karena itu, kepribadian  haruslah  dibina  dan
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)
Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal.70-83
dikembangkan agar diri sekretaris menjadi  lebih  menarik,  sehingga memunculkan  citra  yang  lebih baik  pula  dalam  dirinya  sendiri, yang tentunya sangat ber- pengaruh bagi perusahaan.
Pengembangan mengenai sifat-sifat  serta pengembangan diri  dalam  jabatan  juga  perlu dikembangkan  dan  dibina  oleh seorang  sekretaris.  Jika  seluruh aspek  tersebut  terus  dikem- bangkan, maka seorang sekretaris akan memiliki kinerja serta kepribadian  yang  baik  pula, dimana  hal-hal  tersebut  akan membantunya  dalam  menyum- bangkan kontribusi kepada
perusahaan  yang  secara  tidak langsung ikut menciptakan
pencitraan yang baik bagi perusahaan.

## Daftar Pustaka
Bratawidjaja,  Thomas  Wiyasa,
Sekretaris  Profesional, PT Pustaka  Binaman  Pressindo, Jakarta, 1996 Hendarto,  M.G.  Hartiti  &  F.X. Tulusharyono, Menjadi Sekretaris Profesional, PPM, Jakarta, 2008 http://arditaditha.blogspot.com/20 12/10/pentingnya-
pengembangan-diri-bagi sekretaris http://isi-malang.com/ikatan-
sekretaris-indonesia/ Tips Menjadi  Sekretaris  Baik  dan Handal La Rose, Top Secretary Membangun Kepribadian dan  Keterampilan  Menjadi Sekretaris Profesional, Erlangga, Jakarta, 2003 Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, Menjadi Sekretaris  yang  Profesional dan  Kantor  yang  Efektif, Gava  Media,  Yogyakarta, 2005 Sedarmayanti, Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Ilham Jaya, Bandung, 2005 Sulistiyani, Ambar Teguh, Sistem Administrasi Negara, Jurusan FISIPOL, UGM, Yogyakarta, 2004 Sumarto,  Rumsari  Hadi    dan Lukas  Dwiantara, Sekretaris
Profesional,
Kanisius,
Yogyakarta, 2006
Surna, I Nyoman, Pengembangan Diri, ASMI, Jakarta 1994 Susanto,  AB. Secretary  and Beyond, The Jakarta Consulting  Group,  Cetakan  I
, 2001.
Optimalisasi  Peran  Sekretaris di Era Global Melalui Upaya Pengembangan Diri (Daimatun Nafiah)

## Biodata
Daimatun  Nafiah,  S.Pd,  M.Pd, lahir  di Sleman,  28  Februari
1973.  Riwayat  pendidikan S1 di Pendidikan Administrasi Perkantoran IKIP Negeri Yogyakarta,  dan S2  Manajemen Pendidikan di
Universitas
Muhammadiyah  Surakarta.  Saat ini  merupakan  tenaga  pengajar tetap  di Staff  Pengajar  Tetap ASMI DESANTA Yogyakarta.

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

## FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI

## 1. Tulisan  merupakan  suatu kajian  ilmiah  tentang  masalah  administrasi  dan  belum  pernah
dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur-unsur  :  (a)  judul,  (b)  abstrak  (c) pendahuluan  tentang  masalah  yang  dibahas,  (d)  tinjauan  secara  teoritis dan  pembahasan,  (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March,  J.G.  dan  J.P.Olsen  (ed).  1990. Ambiguity  and  Choice  in  Organization.  Oslo Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang  tulisan 10  sampai 15 halaman  kuarto  ketik  spasi  ganda  (MS  Word,  Arial  10),  diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.