## Intecoms: Journal of Information Technology and Computer Science
Volume 2 Nomor 1, Juni 2019 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249 DOI : https://doi.org/10.31539/intecoms.v2i1.753

## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DENGAN METODE IMAGING BERBASIS WEB

## DESIGNING A MEDICAL RECORD RETENTION INFORMATION SYSTEM WITH WEB-BASED IMAGING METHOD
Ahmad Junaidi 1 , Khairul Zaman 2 Universitas Putra Indonesia “YPTK” Padang 1,2 ahmad_junaidi@yptk.ac.id 1

## ABSTRACT
Medical  record  is  a  file  that  contains  notes  and  documents  about  the  patient's  identity,  examination, treatment,  actions  and  other  services  that  have  been  given  to  the  patient.  Based  on  Minister  of  Health Regulation No.269 / Menkes / Per / III / 2008 the medical record file can be destroyed (retention) after being stored for a period of 5 (five) years from the last date the patient was treated or returned to avoid the buildup of non-active medical record documents. As one of the private hospitals in the city of Padang that  has  been  operational  for  14  years,  Siti  Rahmah  Islamic  Hospital  has  carried  out  the  process  of destroying medical record documents with imaging methods and storing them to an external hard drive before  the  medical  record  file  is  destroyed  to  anticipate  various  needs.  relating  to  medical  records,  for example, a medical record that is still valuable to be needed can be searched and reprinted. However, the method  used  is  not  optimal  because  of  the  potential  for  data  loss  and  the  difficulty  of  the  data  search process  and  has  not  been  managed  using  an  information  system  in  the  form  of  a  truly  computerized program. Optimizing data processing is needed so that integrity, access rights and data availability can be maintained. The application system that will be proposed later uses PHP and Mariadb programming and web-based. The results of the image will be processed in an application and stored in the database. The diverse data will be managed well, easily and safely in a well-structured system.
Keywords: Information Systems, Retention, Imaging, Medical Records, Web

## ABSTRAK
Rekam  medis  merupakan  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain  yang telah diberikan kepada pasien. Berdasarkan Permenkes  No.269/Menkes/Per/III/2008  berkas  rekam  medis  boleh  dimusnahkan  (retensi)  setelah disimpan  untuk  jangka  waktu  5  (lima)  tahun  terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien  berobat  atau dipulangkan untuk menghindari penumpukan dokumen rekam medis non aktif. Sebagai salah satu Rumah Sakit  swasta  di  kota  Padang  yang  telah  operasional  selama  14  tahun,  Rumah  Sakit  Islam  Siti  Rahmah telah melaksanakan proses pemusnahan dokumen rekam medis dengan metode pencitraan (imaging) dan menyimpannya  ke  harddisk  eksternal  sebelum  berkas  rekam  medis  di  musnahkan  untuk  mengantisipasi berbagai kebutuhan yang berkaitan dengan rekam medis, misalnya rekam medis yang masih bernilai guna diperlukan  dapat  dicari  dan  dicetak  kembali.  Namun  metode  yang  dilakukan  belum  optimal  karena berpotensi kehilangan data dan sulitnya proses pencarian data serta belum dikelola menggunakan system informasi  berupa  program  yang  benar-benar  terkomputerisasi.  Optimalisasi  pengolahan  data  sangat diperlukan  agar  integritas,  hak  akses  serta  ketersediaan  data  dapat  terjaga  dengan  baik.  Sistem  Aplikasi yang  akan  diusulkan  nantinya  menggunakan  pemrograman  PHP  dan  Mariadb  serta  berbasis  web.  Hasil image tersebut akan diolah dalam sebuah aplikasi dan disimpan dalam database. Data beraneka ragam itu akan di kelola dengan baik, mudah dan aman dalam sebuah sistem yang tersusun dengan baik.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Retensi, Imaging, Rekam Medis, Web

## PENDAHULUAN
Rumah  sakit  islam  siti  rahmah telah  melakukan  proses  pemusnahan (retensi)  dokumen  rekam  medis  untuk pasien  yang  tidak  memiliki  kunjungan selama  5  tahun  terakhir.  berdasarkan peraturan  Mentri  Kesehatan  Nomor 269/Menkes/Per/III/2008  pasien  yang tidak  memiliki  kunjungan  selama  5 tahun  maka  dokumen  rekam  medisnya boleh  dimusnahkan  secuali  ringkasan pulang  dan  persetujuan  tindakan  medis dan  disimpan  untuk  jangka  waktu  10 tahun  terhitung  dari  tanggal  dibuatnya ringkasan  tersebut.  Untuk  dokumen yang  belum  bisa  dimusnahkan  secara total  tersebut  Rumah  Sakit  Islam  Siti Rahmah  melakukan  konversi  dokumen ke  dokumen  elektronik  dalam  bentuk image  dengan  cara  scan  dokumen. Dokumen  image  tersebut  disimpan dalam  sebuah  harddisk  eksternal  dan dikelola  oleh  bagian  rekam  medis (Instalasi Rekam Medis, 2010).
Metode  yang  dilakukan  tersebut tidak  menperoleh    hasil  yang  optimal karena: Sulit dalam menentukan dokumen pasien yang akan
dimusnahkan  karena  harus  melakukan pencarian  data  secara  manual.  Data yang disimpan dalam harddisk eksternal tidak  bisa  diakses  bersama.  Sehingga membutuhkan  waktu  yang  lama  ketika PPA  (professional  pemberi  asuhan) seperti  dokter,  perawat  ingin  mencari dokumen  tersebut.  Potensi  kehilangan data  sangat  besar  karena  harddisk eksternal  mudah  rusak  apalagi  media penyimpanannya  terinfeksi virus.
Maka  perlu  diciptakan  suatu system  yang  mengelola  data  image tersebut  oleh  suatu  system  informasi berbasis  web  sehingga  integritas,  hak akses  serta  ketersediaan  data  dapat terjaga  dengan  baik  (Jogiyanto  & Abdillah, 2011; Arman, 2016).
Pengolahan  data  pada  semua organisasi  sangat  penting  dilakukan dengan baik agar terhindar dari kerusakan  data  maupun  kehilangan data-data  yang  dianggap  penting.  Oleh sebab  itu  harus  difasilitasi  sebuah aplikasi  baik  berupa web,  mobile maupun desktop Hamzah, 2016, Iflahah, dkk,  2018).  Dari  penelitian  sebelumnya Susanto  dan  Sukadi  (2011)  merancang sistem  informasi  rekam  medis  pada RSUD  Pacitan  berbasis  web  dengan tujuan  memberikan  informasi  yang akurat.  Begitu  juga  dengan  Lestari,dkk (2011)  merancang  sistem  informasi rekam  medik  pada  Rumah  Sakit Bersalin  Graha  Rap  Untuk  pasien  yang akan melahirkan.
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini dilakukan adalah untuk meninjau sejauh mana  prosedur-prosedur  yang  ada  dan dapat  menyajikan  informasi  laporan laporan yang diperoleh. Dan mengembangkan suatu sistem informasi yang baru dengan cara lebih menyempurnakan  sistem  lama  untuk tercapainya efisiensi kerja.

## METODE PENELITIAN Data Penelitian
Data-data  penelitian  merupakan data-data  terkait  data  pasien  rumah sakit islam  siti  rahmah.  Data  penelitian diambil  dengan  melakukan  observasi pada  organisasi  tersebut  dan  dengan melakukan wawancara terkait pengolahan  data  retensi  rekam  medis. Kemudian  peneliti  melakukan  studi literatur  untuk  mendukung  literatur penelitian  agar  hasilnya  sesuai  dengan yang diharapkan(Miles, dkk., 1992).

## Tools yang Digunakan
Penelitian  ini  dalam  pembuatan sistemnya menggunakan software macromedia dreamweaver untuk bahasa pemograman PHP, dan database Mariadb  sebagai  tempat  penyimpanan
data yang akan digunakan.

## Metode Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi retensi rekam medis di rumah sakit islam siti rahmah
ini menggunakan  metode  waterfall  yang bekerja dengan sistematis dan terstuktur secara  bertahap  dalam  pembangunan sistem (Boehm, 1988).
Gambar. 1 Model Waterfall
Pada gambar diatas adalah tahapan  tahapan  dalam  mengembangan sistem  pengolahan  data  retensi  rekam medisi.  Adapun  langkah-langkah  nya adalah:
Analisis Kebutuhan: Langkah awal  yang  harus  dilakukan  yaitu menidentifikasi kebutuhan-kebutuhan apa  saja  yang  dibutuhkan  dalam membangun  suatu  sistem  informasi retensi  rekam  medis  dengan  cara melakukan observasi dan wawancara.
Perancangan:
Langkah
yang kedua  ini  terkait  perancangan  yang akan dibuat dalam pembangunan sistem yang sesuai kebutuhan.
Pengkodean  :  Langkah  ke  tiga yaitu  melakukan  pengkodean  sistem sesuai dengan perancangan yang dirancang  sebelumnya.  Pengkodean  ini menggunakan bahasa pemograman
PHP  dan  Mariadb  untuk  penyimpanan data.
Pengujian  :  Langkah  ke  empat yaitu  melakukan  test  atau  pengujian terhadap  sistem  yang  telah  dibangun agar sesuai dengan yang diharapkan.
Implementasi  :  Langkah  yang terakhir yaitu penerapan aplikasi system  informasi  retensi  rekam  medis pada  Rumah  Sakit  Islam  Siti  Rahmah Padang.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Kebutuhan Sistem
Untuk  dapat  akses  sistem  yang telah dibangun, standar minimal hardware  yang  dapat  digunakan  adalah processor  intel  core  i3  dan  memory  1 GB.

## Context Diagram
Context Diagram merupakan gambaran secara global atau umum dari sistem  yang  dirancang  secara  logika tanpa  mempertimbangkan  lingkungan fisik  tempat  data  itu  mengalir  atau tempat  data  itu  disimpan.  Keuntungan dari context diagram adalah memudahkan  pemakai  untuk  mengerti sistem yang akan dikembangkan.
Berikut  ini  adalah  gambar  context diagram pada Sistem Informasi Retensi Rekam Medis RSI Siti Rahmah Padang, dapat dilihat pada gambar  berikut :
Sistem Informasi Retensi Rekam Medis Instalasi Rekam Medis PPA (Professional Pemberi Asuhan) Dokter, Perawat Administrator Mencari data pasian yang akan di retensi Melakukan retensi Upload hasil scan dokumen rekam medis yang telah diretensi akses image dokumen rekam medis Yang telah di retensi akses image dokumen rekam medis Yang telah di retensi Memberika Hak Akses Pimpinan RS akses image dokumen rekam medis Yang telah di retensi akses image dokumen rekam medis Yang telah di retensi Gambar. 2 Context Diagram pada Sistem Informasi Retensi Rekam Medis
Analisa Kebutuhan Perancangan Pengkodean Pengujian Implementasi

## Data Flow Diagram (DFD)
Data  Flow  Diagram  digunakan untuk  menggambarkan  sistem  secara logika yang akan menunjukkan bagaimana  secara  logika  fungsi-fungsi sistem  informasi  akan  bekerja.  DFD merupakan  alat  yang  digunakan  pada metodologi pengembangan sistem  yang terstuktur  (structure  analysis  design). DFD  level  0  merupakan  penjabaran context  diagram.  Adapun  Data  Flow Diagram  (DFD)  dari  sisitem  informasi retensi  rekam  medis  di  RSI  Siti Rahmah  Padang  adalah  seperti  terlihat pada gambar berikut :
Administrator User Rumah Sakit 0 Entry Data User File user Data User Data User 1 Entry Data Kunjungan 2 Entry Data Pasien 3 Entry Data Retensi Data Kunjungan Pasien Data Pasien Data Retensi File Retensi File Kunjungan File Pasien Info Data Kunjungan Info Data Pasien Info Data Retensi Hak Akses Diberikan Data Pasien Data Kunjungan Data Retensi PPA (Profesional Pemberi Asuhan) Dokter, dan Pimpinan RS Data retensi Rekam Medis Pimpinan RS Data retensi Rekam Medis Gambar. 3 DFD Sistem Informasi Retensi

## Rekam Medis

## Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram
adalah  suatu  model  jaringan  kerja (network)  yang  menguraikan  susunan data  yang  distore  dari  sistem  secara abstrak.  Entity  Relationship  Diagram menunjukkan  hubungan  antar  entity didalam  sistem.  Bentuk  ERD  yang dirancang terlihat dalam gambar berikut :
Id_agama id jk pekerjaan status pendidikan lahir_tempat no_kartu_pasien nama alamat lahir_tanggal telepon tgl_registrasi email sim ktp p_tlp p_alamat p_nama tgl_registrasi petugas user_retensi retensi no_bpjs gol_darah tgl_meninggal p_hubungan id_program id_pembayar tgl_retensi id_program waktu_janji id_dokter waktu_keluar id_pembayan status_pembayaran id_klinik waktu_datang id_bed cara_masuk cara_keluar cara_bayar waktu_meninggal jenis_kunjungan id Id_pasien umur no_antrian petugas id_icu id_berkas tgl_masuk_icu Pasien kunjungan Memiliki retensi id id_pasien nama_dokumen file ket waktu petugas User userid pass username admin_retensi view_retensi rekam_medis
Gambar 4. ERD Pada Sistem Informasi

## Retensi Rekam Medis

## Struktur Program
Struktur  Program  merupakan gambaran  umum  dari  program  yang dirancang oleh penulis, dimana menggambarkan aliran-aliran dan bagian-bagian  program  yang  akan diterapkan  system  informasi  retensi rekam  medis  di  RSI  Siti  Rahmah Padang.  Disini  akan  diterapkan  suatu program  aplikasi  yaitu  PHP  Mariadb yang akan menampilkan berbagai layanan  yang  dapat  digunakan  pada sistem  informasi  dapat  dilihat  pada gambar di bawah :
Gambar. 5 Struktur Program Retensi Rekam Medis RSI Siti Rahmah
Menu Utama Plan Retensi History Kunjungan Lakukan Retensi Retensi Upload Dokumen Image Keluar Laporan Rekam Medis Yang Akan diretensi Laporan Rekam Medis Yang Telah diretensi Laporan

## Implementasi Sistem
Login user Dimana admin harus memasukkan Username  dan  Password  untuk  dapat masuk  ke  menu  utama  dari  program aplikasi.  Seperti  yang  terlihat  pada gambar berikut ini:
Gambar. 6 Tampilan Login
Menu Utama Menu utama menyajikan berbagai pilihan  layanan  yang  dapat  digunakan untuk  pemanggilan  data  pasien  yang tidak  memiliki  kunjungan  selama  5 tahun  terakhir.  Data  tersebut  kembali untuk dijadikan informasi melalui query yang  telah  dicodekan  dan  melalui proses seleksi. Berikut gambar tampilan menu  utama,dapat  dilihat  pada  gambar dibawah :
Gambar 7. Tampilan Menu Utama

## Sub Menu Retensi
Sub  Menu  Retensi  merupakan bagian dari Menu Utama. Tampilan dari Sub retensi dapat kita lihat pada gambar berikut :

## Gambar 8. Tampilan Menu Entry Data
Sub  Menu  upload  dokumen    image retensi
Gambar 9. Formulir Upload Dokumen
Sub Menu Laporan Dalam  Sub  Menu  ini  berisikan
tentang  laporan  dokumen  yang  telah  di scan  dan  dijadikan  image  dan  dapat digunakan kembali jika ketika dibutuhkan kembali. Seperti yang terlihat pada gambar berikut :

## Gambar. 10 Tampilan Menu Laporan
Preview Rekap Laporan Data retensi Berikut ini adalah preview laporan  data  pasien  yang  telah  di lakukan  retensi  status  rekam  medisnya. Seperti pada gambar berikut :

## Gambar. 11 Tampilan Rekapitulasi Laporan

## SIMPULAN
1. Bahasa  pemrograman  PHP  MYSQL merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk memecahkan  permasalahan  untuk
mempermudah pengolahan data retensi
2. Keamanan  data  dapat  lebih  terjamin dengan menggunakan sebuah database  dan  hak  akses  yang  diatur dengan  seksama,  sehingga  informasi yang  diinginkan  dapat  diketahui
dengan    lebih  cepat  dan  akurat  bagi pihak yang bersangkutan.
3. Informasi  tentang  data  pasien  yang akan  diretensi  dan  data  yang  telah diretensi  dapat  disajikan  dengan lebih cepat, akurat, dengan penggunaan  sistem  komputerisasi yang optimal. 4. Sistem yang baru ini dapat meminimalkan  waktu  dalam  proses pembuatan laporan dan laporan yang dihasilkan  menjadi  lebih  efektif  dan efisien

## DAFTAR PUSTAKA
Arman,  A.  (2016).  Sistem  Informasi Pengolahan Data Penduduk Nagari  Tanjung  Lolo,  Kecamatan Tanjung Gadang, Kabupaten Sijunjung  Berbasis  Web. Jurnal Edik Informatika, 2 (2), 163-170
Boehm,  B.  W.  (1988).  A  Spiral  Model of  Software  Development  and Enhancement. Journal  Computer,
21 (5), 61-72
Hamzah,  H.  (2016).  Sistem  Pengolahan Data  Kegiatan  Penelitian  dan Pengabdian  Kepada  Masyarakat di Universitas Respati Yogyakarta. Scientific  Journal  of Informatics, 3 (1), 1-10 Iflahah,  D.,  Aknuranda,  I.  &  Setiawan,
N.  Y.  (2018).  Analisis  dan Perancangan  Sistem  Informasi Rekam  Medis  Poli  Gigi  (Studi
Kasus:  Puskesmas  Sumbersari Kecamatan  Saradan  Kabupaten Madiun). Jurnal  Pengembangan Teknologi  Informasi  dan  Ilmu Komputer, 2 (6), 2121-2130 Instalasi  Rekam  Medis.  (2010). Buku  2 Pedoman Penyelenggaraan Rekam  Medis. Padang:  RSI  Siti Rahmah Padang
Jogiyanto,  H.  M.  &  Abdillah,  W.
(2011). Sistem Tata Kelola
Teknologi  Informasi .  Yogyakarta: ANDI
Lasmani, P. S., Haryanti, F., & Lazuardi L.(2014).  Evaluasi  Implementasi
Rekam  Medis  Terintegrasi  Di Instalasi  Rawat  Inap  RSUP  DR. Sarjito Yogyakarta. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, 17( 1), 3-8 Lestari,  E.,  Tania,  K.  D.,  &  Rahmi,  L. (2011).  Sistem  Informasi  Rekam Medik Pada Rumah Sakit Bersalin Graha Rap Tanjung Balai Karimun. Jurnal Sistem Informasi, 3 (2), 388-397 Miles,  M.  B.,  Huberman,  H.,  & Michael, A. (1992). Analisis Data
Kualitatif .  Jakarta:  Universitas Indonesia Press Sugiarto,  A.,  &  Wahyono,  T.  (2005).
Manajemen  Kearsipan  Modern dari Konvensional ke Basis Komputer .  Yogyakarta:  Penerbit Gava Media Susanto,  G.,  &  Sukadi,  S.  (2011). Sistem  Informasi  Rekam  Medis pada  Rumah  Sakit  Umum  Daerah (RSUD)  Pacitan  Berbasis  Web Base. Journal Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi, 3 (4), 18-24