## I NFORMATICS AND D IGITAL E XPERT (INDEX) - V OL . 01 N O . 01 (2019) 21-24
Terbit online pada laman web jurnal : http://index.unper.ac.id
Perancangan Aplikasi Audit Mutu Internal Pada Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Stmik Tasikmalaya Berbasis Web
Sarmidi 1
1 Komputer Akuntansi STMIK Tasikmalaya, Jl RE Martadinata No. 272A Kota tasikmalaya 46151, Indonesia sarmidi@stmik-tasikmalaya.ac.id 1

## I NFORMASI A RTIKEL A B S T R A K
Sejarah Artikel: Diterima Redaksi : -
Revisi Akhir : -
Diterbitkan Online : -
Sistem  Penjaminan  Mutu  Internal  (SPMI)  dipandang  sebagai  salah  satu  solusi  untuk menjawab  berbagai  permasalahan  pendidikan  tinggi  di  Indonesia.  SPMI  di    perguruan tinggi dimulai dengan penetapan beberapa dokumen meliputi kebijakan, standar, manual, serta  dokumen  formulir.  STMIK  Tasikmalaya  sudah  berupaya  melaksanakan  sesuai aturan SPMI yang berlaku. Hanya saja dalam pelaksanaanya tidak didukung oleh sistem informasi,  sehingga  proses  sosialisasi  dokumen  tersebut  belum  efektif  dan  dapat mengakibatkan adanya keterbatasan akses bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Aplikasi dalam  bentuk  website  memungkinkan  akses  yang  mudah  bagi  siapa  saja  yang berkepentingan  dengan  dokumen  SPMI.  Penelitian  ini  damksudkan  untuk  membuat aplikasi  audit  mutu  internal  SPMI  yang  sanag  dibutuhkan  oleh  pihak  STMIK Tasikmalaya. Dengan adanya prototipe sistem informasi penjaminan mutu ini diharapkan dapat  membantu  pelaksanaan  proses  audit  dalam  rangka  penerapan  sistem  penjaminan mutu bagi pihak sekolah tinggi dalam rangka peningkatan kualitas sekolah tinggi.
Kata Kunci : Sistem Penjaminan Mutu, Berbasis Web, UML
Korespondensi :
Telepon / Hp : +62 (0265) 556677 E-mail : sarmidi@stmik-tasikmalaya.ac.id

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang Masalah
Perguruan  tinggi  sebagai  salah  satu lembaga pendidikan  tinggi  diharapkan  untuk  dapat  selalu menjaga  dan  meningkatkan  mutu  pendidikan  yang diselenggarakan.  Peningkatan  mutu  perguruan  tinggi dapat dilakukan dengan membangun sistem penjaminan mutu  perguruan  tinggi  yang  bertujuan  untuk memastikan  bahwa  perguruan  tinggi  dapat  memenuhi standar nasional pendidikan tinggi (SN Dikti), sekaligus sebagai  usaha  memenuhi  ekspektasi stakeholder terhadap proses pendidikan yang dilaksanakan.
Salah  satunya  yang  menjadi  objek  penelitian penulis  adalah  di  STMIK  Tasikmalaya,  yang  telah melaksanakan  sistem  penjaminan  mutunya  melalui sebuah  lembaga  yang  dikenal  dengan  nama  Badan Penjaminan Mutu (BPM).
Pelaksanaan  audit  mutu  internal  saat  ini menggunakan  instrumen  audit  yang  disusun  oleh  BPM berdasarkan  standar  dan  kriteria  penilaian  yang digunakan  BAN-PT  untuk  menilai  perguruan  tinggi. Hasil  pelaksanaan  audit  mutu  internal  ini  digunakan sebagai  pertimbangan  dalam  menentukan  langkah perbaikan  yang  diperlukan  untuk  meningkatkan  mutu Sekolah tinggi.
STMIK  Tasikmalaya  dalam  pelaksanaan  audit mutu internal sendiri sejauh ini masih dilakukan secara manual  dengan  bantuan  MS.  Excel.  Penggunaan  MS. Excel adalah sebagai sarana penyimpanan data dan hasil penilaian oleh masing-masing auditor, sementara untuk pengolahan  data  yang  terkait  dengan  penentuan  skor untuk  kriteria  kuantitatif  masih  dihitung  secara  manual oleh  auditee  ataupun  auditor.  Selain  itu,  file  Ms.  Excel dari  masing-masing  auditor  yang  tersimpan  pada beberapa  folder  dokumen  yang  berbeda  mengharuskan staff BPM untuk merekap kembali semua data tersebut agar bisa diproses dan dianalisa untuk membuat laporan
hasil  audit  secara  keseluruhan.  Pengolahan  data  yang masih  dilakukan  secara  manual  dan  data  yang  belum terintegrasi  ini  menjadikan  proses  audit  mutu  internal yang  dilaksanakan  BPM  menjadi  kurang  efisien mengingat  jumlah  data  dan  dokumen  serta  aktor  yang terlibat  dalam  proses  audit  yang  sangat  banyak  dan membutuhkan  waktu  yang  relatif  lama  untuk menyelesaikan laporan hasil audit mutu internal. Selain itu, proses pengolahan data sebagaimana yang dilakukan saat  ini  juga  memperbesar  adanya  resiko  kesalahan pengolahan  data.  Selain  itu,  laporan  audit  yang  masih berbentuk  kertas  dalam  jumlah  yang  banyak menyebabkan  kesulitan  dalam  hal  penyajian  dan pencarian data laporan saat dibutuhkan.

## 1.2 Tujuan Dan rencana Kegiatan
Pelaksanaan  audit  mutu  internal  merupakan  salah satu kegiatan yang signifikan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal di perguruan tinggi khususnya Sekolah Tinggi, maka BPM STMIK Tasikmalaya dirasa perlu untuk memperbaiki proses pelaksanaan audit mutu internal, salah satu caranya adalah dengan menggunakan sistem informasi berbasis web yang dapat membantu  untuk  mengintegrasikan  data  yang  berasal dari  banyak  sumber,  mempermudah  pengolahan  dan penyimpanan data dalam jumlah yang besar serta yang paling  penting  memudahkan  ketersediaan  informasi bagi semua pihak yang terlibat dalam proses audit mutu internal.
Audit  mutu  internal  berbasis  sistem  informasi berbasis web dibutuhkan oleh BPM, tidak hanya untuk mempermudah  pengolahan  dan  penyajian  data  audit, tetapi juga dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan dari  pelakasanaan  audit  mutu  internal  secara  manual. Sistem  informasi  audit  mutu  internal  yang  dirancang adalah  sistem  informasi  berbasis  web,  mengingat kegiatan  audit  mutu  internal  yang  memiliki  banyak
22 Informatics And Digital Expert (INDEX) , Vol. 01, No. 01, November 2019, hlm. 21-24
orang  yang  terlibat  dan  sumber  data  yang  beragam sehingga  sistem  informasi  berbasis  web  dapat mempermudah  pengaksesan  data  dan  informasi kapanpun dan dimanapun diperlukan.
Pelaksanaan  Audit  Mutu  Internal  Berbasis  Web yang  dirancang  adalah  sistem  informasi  yang  selain membantu  dalam  pengolahan,  penyimpanan  dan penyajian  data,  juga  diharapkan  untuk  mampu menyediakan  informasi  terkait  mutu  dan  capaian  prodi yang  tidak  tersedia  ataupun  sulit  untuk  diakses  pada sistem  yang  saat  ini  diterapkan.  Salah  satu  informasi yang  diharapkan  pengguna  untuk  dapat  disajikan  pada sistem  usulan  adalah  data  capaian  prodi  yang  pada sistem saat ini diinputkan ke dalam excel dalam bentuk skor,  sehingga  BPM  sendiri  tidak  memiliki  data perkembangan capaian setiap unit yang jelas. Pengambil keputusan  juga  masih  kesulitan  untuk  mendapatkan informasi terkait data capaian setiap unit.

## 1.3 Tinjauan Pustaka
Alur  pelaksanaan  audit  pada  sistem  usulan  secara garis besar tidak terlalu berbeda dengan sistem manual. Pada  sistem  Audit  Mutu  Internal  usulan  yang merupakan  web  based  sistem,  masing-masing  aktor diharuskan  untuk  log  in  dan  hanya  dapat  mengakses halaman  tertentu  sesuai  dengan  hak  akses  masing- masing  aktor.  Selain  itu,  terdapat  beberapa  aktivitas pada  sistem  aktual  yang  tidak  perlu  dilakukan  pada sistem usulan, karena aktivitas tersebut telah digantikan oleh fungsi sistem.
1. Admin  Mengelola  sistem  Mengelola  instrument audit mutu internal
2. BPM  menginputkan  data  unit  yang  berhubungan dengan pelaksanaan audit mutu internal
3. Auditor  melakukan  penilaian  dan  membuat  laporan audit mutu internal per unit
4. Ketua  Badan  Penjaminan  Mutu  (BPM)  mengelola instrument  audit  mutu  internal,  dan    membuat laporan audit mutu internal keseluruhan.
5. Ketua unit melihat hasil audit mutu internal unit
6. Melihat  hasil  audit  mutu  internal  unit  Ketua  BPM Melihat hasil audit mutu internal keseluruhan
2. Metode Penelitian
2.1. Konsep Mutu
Mutu  merupakan  sesuatu  yang tidak mutlak tetapi lebih  kepada  apa  yang  dapat  diterima  dari  sisi pelanggan,  hanya  saja  mutu  tidak  hanya  berdasarkan atas apa yang dibutuhkan   oleh   pelanggan   tetapi juga berdasarkan  atas  apa  yang  pelanggan  harapkan.  Hal inilah  yang  membuat    pemenuhan    atas    mutu  sangat sulit karena hanya sedikit dari kita yang mengetahui apa yang  sebenarnya  kita  inginkan.  (Jay  Schlickman, 2003:19).
Menurut  ISO  9000:2000  dalam  buku  Hoyle (2007:10)  Mutu  adalah  kemampuan      serangkaian karakteristik  yang  dimiliki  produk  untuk  memenuhi persyaratan / kebutuhan.

## 2.2. Dimensi Mutu
Menurut    Garvin    dalam    buku  Mishra  (2007:24) terdapat 8 dimensi mutu yaitu :
1. Performance :  kinerja karakteristik utama produk 2. Feature :  ciri khas 3. Reliability :  keterandalan, konsistensi kinerja  pada periode waktu tertentu 4. Conformance :  kesesuaian dengan spesifikasi 5. Durability :  umur produk 6. Serviceability :  kemudahan untuk diperbaiki 7. Aesthetic :  estetika 8. Preceived  quality :  reputasi (ukuran tidak langsung karena informasi  produk  tidak lengkap)

## 2.3. Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek
Tujuan dari analisa berorientasi objek adalah untuk mengembangkan  sebuah  model  yang  menggambarkan suatu   perangkat   lunak   komputer yang dapat bekerja untuk  memenuhi  seperangkat  persyaratan  yang ditentukan  oleh  pengguna.  Dalam  membangun  sebuah model  analisis  sama  halnya  seperti  metode  analisis konvensional, yakni membangun sebuah model analisis yang  menggambarkan  informasi,  fungsi,  dan  perilaku objek.  (Pressman,  2001; 572).
2.4. UML ( Unified     Modelling Language ) UML    dinotasikan          sebagai  diagram  untuk menggambarkan  atau  memvisualisalikan,  menentukan, membangun      dan  mendokumentasikan  aplikasi perangkat lunak. [Barclay & Savage,2004;3]. Use  case adalah  teknik    untuk  merekam  persyaratan  fungsional sebuah        sistem. Use case mendeskripsikan interaksi tipikal  antara  pada  pengguna  sistem  dengan  sistem. Setiap use   case memiliki aktor utama yang meminta sistem  untuk    memberi    sebuah    layanan.  Aktor  utama adalah aktor dengan tujuan yang akan dipenuhi oleh use case dan  biasanya  adalah  inisiator use case . Selain itu terdapat  banyak  aktor    lain    yang    berkomunikasi dengan  sistem  pada  saat  menjalankan use  case (aktor sekunder).
2.5. Prototipe ( protoype )
Prototipe   adalah   suatu   proses dalam membangun sebuah model yang menunjukkan fitur dari produk yang diusulkan,  layanan  atau  sistem.  Dalam    membangun sebuah    model  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  dasar bisnis,  maka  prototipe memungkinkan pengguna untuk melihat,  bekerja  dengan,  dan  mengevaluasi  model dengan  menyarankan  perubahan  pada  model  yang meningkatkan  kemungkinan  sebuah  keberhasilan  dari sistem yang diusulkan (Haag & Cummings,2008;211).
Kerangka  kerja  penelitian  menggambarkan tahapan  proses  yang  dilakukan  dalam  penelitian  agar penelitian dapat berjalan dengan baik dan   tujuan   yang
telah      ditetapkan  dapat  tercapai.  Pada  penelitian  ini penulis menggunakan tahapan kerangka kerja penelitian sebagai berikut :
Gambar  1.  Kerangka Kerja Penelitian
2.6. Diagram Use Case Use  case diagram  digunakan  untuk  memodelkan fungsional sistem yang digunakan serta menggambarkan kebutuhan system dari sudut pandang user.
Berdasarkan  asumsi  yang  digunakan  dapat digambarkan  diagram use  case Sistem  Penjaminan Mutu sebagai berikut :
Gambar 2. Diagram Use Case Sistem Informasi Penjaminan Mutu
Berdasarkan use  case diagram  sistem  informasi penjaminan mutu, maka use case melakukan monitoring dan  evaluasi  dapat  diuraikan  lebih  terperinci  sebagai berikut :
Gambar 3. Diagram Use Case Melakukan Monitoring dan Evaluasi Berdasarkan  gambar  diatas,  maka  dapat diuraikan  lebih  rinci  lagi  mengenai  use  case  diagram evauasi sebagai berikut :

## Gambar 4. Diagram Use Case Evaluasi

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Rancangan Sistem
Prototipe  adalah  suatu  versi  sistem  potensial yang  disediakan  bagi    pengembang    dan  calon pengguna  yang  dapat  memberikan  gambaran bagaimana kira-kira sistem tersebut akan berfungsi bila  telah  disusun  dalam  bentuk  yang  lengkap. Prototipe    bertujuan    untuk  memperoleh  umpan balik  dari  pengguna  yang  akan  memungkinkan prototipe      di      ulang      beberapa      kali  sehingga menghasilkan        prototipe  yang  dianggap sempurna. Adapun prototipe dari sistem informasi penjaminan    mutu  STMIK  Tasikmalaya  adalah sebagai berikut :

## Gambar 5. Tampilan Utama Aplikasi SPMI
Berikut  ditampilkan  salah  satu  kegiatan  Audit Mutu  Internal  berbasis  web  terhadap  kepuasan mahasiswa  terhadap  pelayanan  lembaga  STMIK Tasikmalaya :
Studi Literatur
Pengumpulan Data
Perancangan Sistem Pembuatan Laporan
24 Informatics And Digital Expert (INDEX) , Vol. 01, No. 01, November 2019, hlm. 21-24

## 4. Kesimpulan
Dari  perancangan  sistem  informasi  pada  BPM STMIK  Tasikmalaya  untuk  kegiatan  Audit  Mutu Internal dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem  penjaminan  mutu  terutama  pada  kegiatan audit  mutu  di  STMIK  Tasikmalaya  saat  ini disandingkan  dengan  audit  ISO  terutama  pada standar  pada  bidang  pendidikan  dan  pengajaran dalam  hal  pelayanan  kepada  mahasiswa,  proses sosialisasi hanya melalui rapat saja sehingga adanya keterbatasan  akses  bagi  pihak-  pihak  yang membutuhkan,  karena  itu  dibutuhkan  sebuah rancangan  sistem  informasi  berbasis  web  yang dapat  membantu  STMIK  Tasikmalaya  dalam menjalankan sistem penjaminan mutu tersebut.
2. Penelitian ini menghasilkan sebuah prototipe sistem informasi audit mutu pada sistem penjaminan mutu STMIK  Tasikmalaya  berbasis  web  yang  dapat diimplementasikan  lebih  lanjut  sehingga  dapat membantu  pelaksanaan  sistem  penjaminan  mutu  di STMIK Tasikmalaya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Buku  Panduan  Sistem  Penjaminan  Mutu
Perguruan Tinggi (SPM-PT). Dirjen Dikti. 2010
[2]   Buku  Panduan  Pelaksanaan  Sistem  Penjaminan Mutu  Perguruan  Tinggi  (SPM-PT)  Bidang Akademik. Dirjen Dikti. 2006
[3]   Barclay,  K  &  Savage,  J.  2004. Object-Oriented Design  with  UML  and  Java .  United  States  of America : Elseiver.
[4]   C.  Laudon,  Kenneth;  &  P.  Laudon,  Jane.  2010. Management  Information  Systems  :Managing The  Digital  Firm .  Eleventh  Edition.New  Jersey, United States of America : Pearson Prentice Hall.
[5]   Dennis, Alan; Wixom, Haley Barbara: &Tegarden, David.  2005. Systems  Analysis  and  Design  with UML  Version  2.0  :  An  Object-Oriented Approach. Second  Edition.  United  States  of America : John Wiley & Sons, Inc.
[6]  Dokumen SPMI STMIK Tasikmalaya 2019 .