## Operational Audit Of Pharmaceutial Inventory Management Activities At Bhakti Askes Pharmacy Jambi
Audit  Operasional  Atas  Aktivitas  Pengelolaan  Persediaan  Farmasi  Di  Apotek  Bhakti Askes Jambi
Natasya Febrina 1 , Ratih Kusumastuti 2* , Salman Jumaili 3 Universitas Jambi 1,2,3 ratihkusumastuti@unja.ac.id 2
* Corresponding Author

## ABSTRACT
This study aims to find out how operational audits are carried out on the management of pharmaceutical supplies at the Bhakti Askes Pharmacy Jambi, and to find out the procedures for managing pharmaceutical supplies used by the Bhakti Askes Pharmacy Jambi. The research method used in this study is a qualitative descriptive method. The results showed that the function of pharmaceutical supply management at the Bhakti Askes Pharmacy had been running effectively as evidenced by the inventory management activities that were carried out in accordance with Standard Operating Procedure and Permenkes No. 73 of 2016 concerning Pharmaceutical Standards in Pharmacies. There are several deficiencies in the management of pharmaceutical supplies, but the Bhakti Askes Pharmacy can take corrective actions in the future.
Keywords : Operational Audit , Management Of Pharmaceutical Supplies , Effectivity

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  bagaimana  pelaksanaan  audit  operasional  terhadap pengelolaan  perbekalan  farmasi  di  Apotek  Bhakti  Askes  Jambi,  dan  untuk  mengetahui  prosedur pengelolaan perbekalan farmasi yang digunakan oleh Apotek Bhakti Askes Jambi. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi  manajemen  perbekalan  farmasi  di  Apotek  Bhakti  Askes  sudah  berjalan  efektif  yang  dibuktikan dengan kegiatan pengelolaan persediaan yang dilakukan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur dan Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Farmasi di Apotek. Terdapat beberapa kekurangan dalam pengelolaan  perbekalan  farmasi,  namun  Apotek  Bhakti  Askes  dapat  melakukan  tindakan  perbaikan  di masa yang akan datang.
Kata kunci: Audit Operasional, Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Efektivitas

## 1. Pendahuluan
Kesehatan  merupakan  hak  setiap  warga  negara  Indonesia  sebagaimana  tercantum dalam  Undang-Undang  Dasar  Negara  Republik  Indonesia  Tahun  1945.  Kesehatan  adalah keadaan  sehat,  baik  secara  fisik,  mental,  spiritual  maupun  sosial  yang  memungkinkan  setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis (UU No.36 Tahun 2009).
Salah  satu  unit  layanan  kesehatan  yang  terlibat  dalam  upaya  untuk  mencapai peningkatan  derajat  kesehatan  masyarakat  adalah  apotek,  termasuk  di  dalamnya  praktik kefarmasian  oleh  Apoteker  dan  Tenaga  Teknis  Kefarmasian  (TTK).  Tujuan  dari  pelayanan kefarmasian  oleh  apotek  untuk  memberikan  pelayanan  kepada  pasien  meliputi  penyediaan obat-obatan  dan  persediaan  farmasi.  Pengelolaan  persediaan  farmasi  di  apotek  melalui beberapa  proses,  yaitu:  perencanaan  kebutuhan  farmasi,  pengadaan  persediaan  farmasi, penerimaan  persediaan,  penyimpanan  persediaan  farmasi,  pemusnahan  dan  penarikan persediaan farmasi, pengendalian, serta pencatatan dan pelaporan (Permenkes No.73 Tahun 2016).
Sistem Kesehatan Nasional (SKN) menyatakan bahwa perbekalan kesehatan harus selalu tersedia dan terjaminnya mutu obat. Namun dalam praktiknya, seringkali terjadi kekosongan
persediaan  farmasi  tertentu  karena  persediaan  yang  hampir  habis  tidak  terdeteksi  sehingga menyebabkan tidak terpenuhinya permintaan pasien. Maka dari itu, pengelolaan penyimpanan persediaan farmasi yang baik dianggap merupakan suatu hal yang penting untuk menghindari terjadinya penumpukan obat yang mengakibatkan kedaluwarsa.
Fenomena yang kerap terjadi yaitu kehabisan stok obat atau stockout , yang biasanya diakibatkan  oleh  Pedagang  Besar  Farmasi  (PBF)  selaku  pemasok  obat,  dan  juga  pelayanan kefarmasian yang dianggap kurang memuaskan. Waktu tunggu obat yang sesuai dengan standar pelayanan adalah 15 hingga 30 menit berdasarkan jenis obat, berapa pun jumlahnya (Permenkes No.73  Tahun  2016).  Sedangkan  kenyataannya,  pelayanan  yang  diberikan  melampaui  batas waktu yang ditentukan.
Pelayanan  yang  diberikan  oleh  Apotek  tergolong  berisiko  tinggi  karena  berdampak langsung pada pasien. Apotek harus mengelola persediaan obatnya agar tidak terjadi stockout ataupun stagnant yang berujung pada kedaluwarsa. Dalam upaya meningkatkan penggunaan obat  guna  menjamin  keselamatan  pasien,  diperlukan  pengelolaan  dan  juga  pelayanan kefarmasian yang sesuai standar di fasilitas kesehatan.
Apotek  mempunyai  dua  fungsi  utama,  yaitu  sebagai  unit  pelayanan  kesehatan  dan sebagai  sarana  bisnis.  Apotek  sebagai  suatu  unit  layanan  kesehatan  yang  berperan  dalam peningkatan  derajat  kesehatan  masyarakat,  harus  bisa  melaksanakan  tugasnya  dengan  baik dalam  memberikan  layanan  kefarmasian  yang  berhadapan  langsung  dengan  pasien.  Untuk menjamin  mutu  pelayanan  kefarmasian  dan  kinerja  Apotek,  harus  dilakukan  evaluasi  mutu secara  rutin  dan  menyeluruh.  Audit  merupakan  suatu  upaya  untuk  meningkatkan  kualitas pelayanan dengan cara mengukur kinerja penyedia layanan jasa dengan menetapkan kinerja yang berkaitan dengan standar yang ditetapkan (Permenkes No.73 Tahun 2016).
Berdasarkan observasi pasif yang dilakukan oleh peneliti, masalah yang ada saat ini di Apotek  Bhakti  Askes  adalah  tidak  terdapat  staf  yang  dikhususkan  untuk  mengontrol  keluar masuknya persediaan dari gudang. Seluruh karyawan apotek bisa dengan bebas keluar masuk gudang.  Masalah  ini  dikhawatirkan  akan  menyebabkan  hilangnya  persediaan  bahkan penyalahgunaan  obat  oleh  pihak  yang  tidak  bertanggung  jawab.  Apabila  hal  tersebut  tidak segera  ditangani  oleh  PSA  (Pemilik  Sarana  Apotek)  nantinya  akan  berdampak  negatif  pada operasional  apotek.  Oleh  karena  itu,  Apotek  Bhakti  Askes  harus  mempunyai  pengendalian persediaan yang baik guna mengurangi risiko tersebut.

## Audit Operasional
Sebagai  pemahaman  dasar,  terlebih  dahulu  dijelaskan  pengertian  dari  audit operasional.  Audit  operasional  adalah  penilaian  kinerja  atau  evaluasi  terhadap  efisiensi  dan efektivitas operasi suatu organisasi atau perusahaan guna menilai apakah dana dan sumber daya dimanfaatkan  secara  efisien  serta  tidak  melanggar  kebijakan  suatu  entitas  (Indayati  2021). Tujuan  dari  audit  operasional  untuk  mengidentifikasi  kegiatan,  program,  dan  aktivitas  yang masih memerlukan perbaikan (Bayangkara, 2015; Arfamaini & Katan, 2022). Tahapan audit operasional secara garis besar menurut (Bayangkara, 2015), yaitu:
1. Audit pendahuluan
2. Review dan pengujian pengendalian manajemen
3. Audit lanjutan
4. Pelaporan
Kegiatan Pengelolaan Persediaan Farmasi
Apotek  adalah  unit  pelayanan  kesehatan  tempat  Apoteker  melakukan  praktik kefarmasian (Permenkes No.73 Tahun 2016). Kegiatan pengelolaan persediaan farmasi Apotek yaitu:
a. Perencanaan
b. Pengadaan
c. Penerimaan
d. Penyimpanan
e. Pemusnahan dan penarikan
f. Pengendalian
g. Pencatatan dan pelaporan
Penelitian  ini  merujuk  pada  penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Hikmah,  2021),  mengenai audit  operasional  terhadap  pengelolaan  persediaan  obat  dan  BMHP  di  Ruang  Farmasi  UPTD Puskesmas Kasomalang. Adapun yang membedakan penelitian ini dengan penelitian (Hikmah, 2021) yaitu objek yang akan diteliti. Penelitian ini menjadikan Apotek Bhakti Askes Jambi sebagai objek  penelitian,  sedangkan  objek  dari  penelitian  sebelumnya  adalah  ruang  farmasi  UPTD Puskesmas Kasomalang.

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  yang  menggunakan  metode  deskriptif  kualitatif dengan jenis penelitian studi kasus. Penelitian dilakukan dengan mengamati praktik pengelolaan persediaan  farmasi  yang  dilakukan  Apotek  Bhakti  Askes  Jambi  secara  mendalam.  Teknik pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan dengan prosedur triangulasi, yang merupakan kombinasi  dari  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi.  Wawancara  dilakukan  secara terstruktur dan tidak terstruktur.
Data  pada  penelitian  ini  adalah  data  primer  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara  dan observasi,  maupun  data  sekunder  diperoleh  dari  literatur  yang  ada  di  Apotek  Bhakti  Askes berupa standard operating prosedure dan juga Permenkes No. 73 Tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di Apotek.

## 3. Hasil Dan Pembahasan Audit Pendahuluan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara langsung dengan petugas gudang, peneliti memperoleh informasi:
1. Lokasi Apotek berada di daerah yang cukup strategis, yaitu beralamat di Jalan Prof. Dr. Hamka RT.02, Kel. Murni, Kec. Danau Sipin, Kota Jambi dan telah memiliki perizinan lengkap sebagai syarat untuk mendirikan usaha.
2. Struktur organisasi Apotek Bhakti Askes terorganisir dengan baik, tetapi ditemukan adanya rangkap tugas karyawan.
3. Fasilitas pendukung karyawan sudah terpenuhi, yaitu komputer, printer, telepon, wifi , dan kendaraan untuk pengiriman obat.
4. Persediaan dagang dan obat-obatan di Apotek Bhakti Askes tidak begitu banyak jumlahnya dibandingkan  Apotek  besar  lainnya,  sehingga  tidak  membutuhkan  gudang  atau  ruang penyimpanan yang terlalu besar.
5. Ruang penyimpanan atau gudang memiliki kualitas yang cukup memadai dan telah dilengkapi kamera pengawas atau cctv .
Sebagai  perusahaan  dagang  farmasi,  Apotek  Bhakti  Askes  mempunyai  pengendalian internal  yang  baik.  Hal  tersebut  dikarenakan  Apotek  memiliki standard  operating  procedure (SOP)  yang  ditetapkan  sebagai  acuan  pelaksanaan  aktivitas  pengelolaan  persediannya  yang terdiri dari SOP perencanaan kebutuhan farmasi, pengadaan persediaan farmasi, penerimaan persediaan farmasi, penyimpanan persediaan farmasi, pemusnahan dan penarikan persediaan
farmasi, pengendalian, serta pencatatan dan pelaporan. SOP Apotek Bhakti Askes disusun oleh Apoteker  Penanggungjawab  Apotek  (APA),  dan  telah  disetujui  oleh  ketua  koperasi  selaku Penyedia Sarana Apotek (PSA).

## Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Berdasarkan  segala  informasi  yang  diperoleh,  dapat  disimpulkan  sementara  bahwa pengendalian  pengelolaan  persediaan  farmasi  di  Apotek  Bhakti  Askes  telah  cukup  efektif. Kelemahan pengendalian pengelolaan persediaan terletak pada proses perencanaan, dimana Apotek  Bhakti  Askes  sering  mengalami  kekosongan  obat  tertentu,  pada  aktivitas  pengadaan diketahui bahwa Apotek tidak melakukan proses produksi. Selain temuan tersebut, ditemukan kelemahan lainnya pada aktivitas pengendalian, bahwa terjadi selisih antara stok persediaan yang  tercatat  dalam  sistem  komputer  dengan  stok  riil,  dan  pada  aktivitas  pemusnahan  dan penarikan, diketahui bahwa Apotek Bhakti Askes belum pernah melakukan pemusnahan obat.

## Audit Terinci
Tahapan  ini  memuat  daftar  temuan  dan  rekomendasi  dari  permasalahan  yang  ada dalam pelaksanaan tugas aktivitas pengelolaan persediaan farmasi pada Apotek Bhakti Askes Jambi.
Kondisi :
1. Apotek bhakti askes tidak melakukan proses produksi.
2. Stok persediaan yang tercatat dalam sistem informasi berbeda dengan stok riil.
3. Sering terjadinya kekosongan obat tertentu
Kriteria :
1. Tercantum dalam permenkes No.73 Tahun 2016, bahwa sebagian persediaan bisa diproduksi sendiri, seperti aquades , handrub , NaCl 0,45, betadine , dan lain sebagainya.
2. Hasil perhitungan persediaan harus sesuai dengan jumlah yang tercatat.
3. Tertulis dalam SOP Apotek tentang perencanaan persediaan farmasi yang bertujuan untuk menjamin ketersediaan dan mencegah kekurangan stok obat.

## Penyebab :
1. Apotek tidak pernah mencoba memproduksi sendiri.
2. Hal ini dikarenakan kelalaian petugas farmasi atau human error dan juga sistem komputer.
3. Kekosongan obat biasanya terjadi dikarenakan banyaknya penggunaan obat tertentu oleh pasien,  kelalaian  pegawai  yang  tidak  teliti  dalam  pencatatan  keluar  masuknya  obat  dari gudang dan kehabisan stok dari pemasok.
Akibat :
1. Bertambahnya  biaya  untuk  melakukan  pengadaan  persediaan  yang  seharusnya  dapat diproduksi sendiri.
2. Laporan persediaan yang tersaji tidak mencerminkan keadaan yang sesungguhnya.
3. Permintaan terhadap obat tersebut menjadi tidak terpenuhi sehingga menyebabkan pasien terpaksa harus membelinya diluar.

## Rekomendasi :
1. Kepala  Apotek  Bhakti  Askes  mengusulkan  Ketua  Koperasi  untuk  memproduksi  sendiri sebagian persediaan untuk menekan biaya pengadaan.
2. Pegawai dan petugas gudang harus lebih teliti dalam menginput data stok persediaan, baik secara manual maupun elektronik.
3. Petugas gudang harus lebih teliti dalam pencatatan pemasukan dan pengeluaran persediaan.
4. Penutup Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang dilakukan pada aktivitas pengelolaan persediaan  farmasi  di  Apotek  Bhakti  Askes  Jambi,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  aktivitas pengelolaan persediaan farmasi di Apotek Bhakti Askes sudah tergolong baik dan sesuai dengan standard operating procedure yang berlaku, yaitu perencanaan kebutuhan persediaan farmasi, pengadaan  persediaan  farmasi,  penerimaan  persediaan  farmasi,  penyimpanan  persediaan farmasi, pemusnahan dan penarikan persediaan farmasi, pengendalian, serta pencatatan dan pelaporan.  Pelaksanaan  audit  operasional  yang  dijalankan  oleh  Apotek  Bhakti  Askes  telah berjalan sangat efektif. Terlihat berdasarkan penerapan aktivitas pengelolaan persediaan yang telah  berjalan  sesuai  dengan  SOP  dan  Permenkes  No.73  Tahun  2016  tentang  standar kefarmasian  di  Apotek.  Auditor  telah  melaksanakan  tahap-tahap  dalam  penyusunan  laporan dengan jelas sesuai dengan ketentuan standar auditing. Pihak manajemen apotek juga selalu mengomunikasikan hasil dari pemeriksaan audit operasionalnya kepada ketua koperasi untuk dilakukan langkah perbaikan.

## Keterbatasan
Penelitian  ini  memiliki  keterbatasan  yaitu  terbatasnya  waktu  yang  disediakan  oleh Apotek Bhakti Askes, akibatnya ada kemungkinan informasi penting yang tidak dapat diteliti secara detail. Pada penelitian lebih lanjut, maka dapat melakukan penelitian serta observasi dan wawancara mendalam dengan dua orang atau lebih guna mendapatkan informasi yang lebih akurat.

## Daftar Pustaka
Arfamaini, R., & Katan, M. (2022). Audit Operasional Pengelolaan Persediaan Barang Dagang Pada UD Jaya Raya Untuk Meminimalisir Kerugian. Eco-Socio: Jurnal Ilmu Dan Pendidikan Ekonomi , 6 (1), 14-23. Bayangkara, I. (2015). Audit Manajemen; Prosedur dan Implementasi (2 ed.). Salemba Empat. Hikmah,  N.  A.  (2021).  Audit  Operasional  terhadap  Pengelolaan  Persediaan  Obat  dan  Bahan Medis Habis Pakai (Studi Kasus : Ruang Farmasi UPTD Puskesmas Kasomalang). Indonesian Accounting Literacy Journal , 01 (03), 647–658.
Indayati,  R.  (2021).  Audit  Operasional  Atas  Pengelolaan  Persediaan  Barang  Dagang  Pada  CV.
Artha Duta Motorindo Surabaya. Jurnal Sustainable , 1 (2).
Indonesia,  R.  (2009).  Undang-undang  Nomor  36  Tahun  2009  tentang  Kesehatan. American Journal of Research Communication , 5 (August), 12–42.
http://downloads.esri.com/archydro/archydro/Doc/Overview  of  Arc  Hydro  terrain preprocessing workflows.pdf%0Ahttps://doi.org/10.1016/j.jhydrol.2017.11.003%0Ahttp://sites.tufts.ed u/gis/files/2013/11/Watershed-and-Drainage-Delineation-by-Pour-Point.pdf%0Awww Indonesia, R. (2016). Permenkes Nomor 73 Tahun 2016 . 3–14.
Sistemkesehatan.net. (n.d.). Industri Farmasi Selama Pandemi Covid-19 di Dunia . 4 Juli 2022. Diambil  11  Juli  2022,  dari  http://sistemkesehatan.net/industri-farmasi-selama-pandemi- covid-19-di-dunia/