……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online)

## TINJAUAN BEBAN KERJA TENAGA FILLING REKAM MEDIS DI KLINIK BHAKTI JAYA DEPOK

## Oleh
Burhanudin 1) , Ria Khoirunnisa Apriyani 2)
1,2 Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK) Politeknik Piksi Ganesha
Jl.Jend Gatot Subroto No.301 Bandung, 40274 telepon (022) 87340030 /fax (022) 87340086
Email : 1 Burhanhanz17@gmail.com , 2 ria.khoirunnisa.19@gmail.com

## Abstrak
Keseimbangan  antara  petugas  dengan  beban  kerja  dalam  melaksanakan  pelayanan  kesehatan harus  dipertimbangkan.  Beban  kerja  adalah  besaran  pekerjaan  yang  harus  dipikul  oleh  suatu jabatan  atau  unit  organisasi  dan  meupakan  hasil  kali  antara  volume  kerja  dan  norma  waktu. Apabila  jumlah  petugas  tidak  seimbang  dengan  beban  kerja  di  unit  tersebut  maka  penyediaan dokumen  rekam  medis  terlambat  dan  pasien  harus  menunggu  lama  untuk  mendapatkan pelayanan.  Hal  ini  mempengaruhi  terhadap  mutu  pelayanan  fasilitas  Kesehatan.  Tujuan  dalam penelitian  ini  adalah  untuk  meninjau  beban  kerja  tenaga filling rekam  medis  agar  lebih  efesien dalam  hal filling berkas  rekam  medis  di  Klinik  Bhakti  Jaya  Depok.  Metode  penelitian  yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan obsevasional analitik. Sampel diambil dari rata- rata setiap hari sebanyak 32 berkas selama bulan September 2021. Berdasarkan hasil penelitian yang  telah  dilakukan  dapat  disimpulkan  bahwa  volume  beban  kerja  untuk  melayani  semua pasien  yang  datang  berobat  ke  Klinik  Bhakti  Jaya  Depok  sudah  sesuai  antara  volume  kerja dengan norma waktu. Jumlah kerja efektif di Klinik Bhakti Jaya Depok adalah 3,92 jam (14.104 detik) dan waktu menyelesaikan semua tugas dibagian filling telah sesuai hanya saja pada bagian filling tidak ada tenaga kerja tetap.
Kata Kunci: Beban Kerja, Rekam Medis, Staf Filling

## PENDAHULUAN
Kebutuhan  akan  data  dan  informasi  saat ini  berkembang  sangat  pesat,  dilihat  dari  segi kuantitas maupun kualitas. Dengan berlakunya UU no. 14 tahun 2008 tetang tersedianya data dan  informasi  mutlak  dibutuhkan  terutama oleh  badan  layan  umum  termasuk  pelayanan kesehatan (Yuliani & Habibah, 2016). Pelayanan  kesehatan  merupakan  salah  satu unsur  dalam  sistem  pelayanan  kesehatan  yang prima.  Pelayanan  kesehatan  terdiri  atas pelayanan medis dan non medis (Rahmatiqa & Arifatmi, 2018).
Pelayanan rekam medis dapat meningkatkan  mutu  pelayanan  kesehatan. Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan
catatan  dan  dokumen  tentang  identits  pasien, pemerikasaan,  pengobatan,  tindakan  dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien (Wirajaya & Nuraini, 2019).
Tenaga  yang  kompeten  sangat  mempengaruhi mutu  pelayanan  pada  unit  kerja  rekam  medis sehingga  jumlah  tenaga  rekam  medis  harus sesuai  dengan  beban  kerja  pada  pelayanan rekam  medis  (Siswanto dalam Nova  Ellyzar, 2017 : 38)
Berdasarkan  uraian  di  atas  beban  kerja tenaga filling di  Klinik  Bhakti  Jaya  Depok harus  memperhatikan  tenaga  kerja  dan perlunya struktur organisasi untuk memperjelas  tanggung  jawab,  uraian  tugas serta  kedudukan  seorang  pegawai,  sehingga
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online)
akan  terpenuhi  pegawai  tetap  dibagian filling rekam  medis  untuk  mempertahankan  beban kerja  dan  terbentuknya  manajemen  waktu yang  tepat  agar  jam  kerja  efektif  dapat dipertahankan.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka peneliti  tertarik  untuk  membuat  penelitian yaitu  “Tinjauan  Beban  Kerja  Tenaga Filling Rekam Medis Di Klinik Bhakti Jaya Depok”.
Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk meninjau  beban  kerja  tenaga filling rekam medis  agar  lebih  efesien  dalam  hal filling berkas  rekam  medis  di  Klinik  Bhakti  Jaya Depok.

## LANDASAN TEORI A. Rekam Medis
Rekam  Medis  adalah  berkas  yang berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan  dan  pelayanan  lain  kepada  pasien  di sarana pelayanan kesehatan (Gemala R. Hatta, 2017).
Rekam  medis  juga  harus  dibuat  secara objektif  tentang  apa  yang  dilakukan  dan dikatakan  pasien  yang  mengarahkan  dokter saat  menegakkan  diagnosis.  Selain  itu  harus juga disertakan dokumentasi tentang ketidakpatuhan,  kegagalan  pasien  mengikuti saran,  minum  obat,  konsultasi  yang  diminta, atau  tindakan  lain  yang  dapat  berkontribusi pada cedera atau keterlambatan dalam penanganan medis. apabila terdapat konsultasi via  telepon  mengenai  pasien,  harus  di dokumentasikan nama, tanggal, konten, termasuk tindakan yang diambil (Mathioudakis, 2016).
B. Filling Filling adalah  salah  satu  bagian  dalam unit  rekam  medis  yang  bertanggung  jawab terhadap penyimpanan, retensi dan pemusnahan  rekam  medis.  Selain  itu filling juga  menyediakan  rekam  medis  yang  telah lengkap  isinya  sehingga  dapat  memudahkan
dalam  mencari  informasi  jika  dibutuhkan sewaktu-waktu.
Tugas Pokok Bagian Filling adalah salah satu  bagian  dalam  unit  rekam  medis  yang mempunyai  tugas  pokok  (Sudra,  2017)  antara lain  :  1)  Menyimpan  rekam  medis  dengan metode  tertentu  sesuai  dengan  kebijakan penyimpanan  rekam  medis;  2)  Mengambil kembali  ( retriev )  rekam  medis  untuk  berbagai keperluan;  3) Menyusutkan (meretensi) rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan  sarana  pelayanan  kesehatan;  4) Memisahkan  penyimpanan  rekam  medis  in- aktif  dari  rekam  medis  aktif;  5)  Membantu dalam  penilaian  nilai  guna  rekam  medis;  6) Menyimpan  rekam  medis  yang  dilestarikan (diabadikan),  dan  7)  Membantu  dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis.
Peran  dan  Fungsi  Bagian Filling dalam pelayanan  rekam  medis  (Sudra,  Rano  Indradi 2017),  antara  lain  :  1)  Sebagai  penyimpan rekam  medis;  2)  Sebagai  penyedia  rekam medis untuk  berbagai  keperluan;  3) Pelindung arsip-arsip  rekam  medis  terhadap  kerahasiaan isi data rekam medis; dan 4) Melindungi arsip- arsip  rekam  medis  terhadap  bahaya  kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

## C. Beban Kerja
Beban  kerja  menurut  Mudayana dalam Ahmad  Hannani  (2016:4)  menyatakan  “beban kerja  merupakan  sesuatu  yang  muncul  dari interaksi antara tuntutan tugas-tugas, lingkungan  kerja  dimana  digunakan  sebagai teman  kerja,  keterampilan,  perilaku,  dan persepsi dari pekerja.”
Menurut  Siswanto dalam Nova  Ellyzar (2017:38)  menyatakan:  “Beban  kerja  adalah sejumlah  kegiatan  yang  harus  diselesaikan oleh  suatu  unit  organisasi  atau  pemegang jabatan secara sistematis dengan menggunakan teknis  analisis  jabatan,  teknik  analisis  beban kerja,  atau  teknik  manajemen  lainnya  dalam jangka  waktu  tertentu  untuk  mendapatkan informasi  tentang  efisiensi  dan  efektivitas kerja suatu unit organisasi.”
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online)
Berdasarkan  beberapa  definisi  tersebut dapat  disimpulkan  bahwa  beban  kerja  adalah sesuatu yang muncul yang dikarenakan jumlah kegiatan atau tugas-tugas yang harus diselesaikan  oleh  karyawan  secara  sistematis dengan menggunakan keterampilan yang harus diselesaikan berdasarkan waktu.
Dalam  Suci  R.Mar’ih  Koesomowidjojo (2017:20)  menjelaskan  bahwa  tujuan  analisis beban kerja yaitu:
1. Menentukan  Jumlah  Kebutuhan  Sumber Daya  Manusia  Beban  kerja  sebagai  dasar untuk menambah atau mengurangi jumlah SDM pada suatu jabatan atau unit kerja.
2. Menyempurnakan ( Redesign ) Tugas
Jabatan  Beban  kerja  sebagai  dasar  untuk menambah  atau  mengurangi  tugas  dari suatu  jabatan  sehingga  mencapai  rentang beban kerja standar ( optimum ).
3. Menyempurnakan  ( Redesign )  Struktur Organisasi  Menggabung  2  (dua)  jabatan atau  lebih  menjadi  1  (satu)  jabatan, memisahkan  1  jabatan  menjadi  2  atau lebih  jabatan,  atau  menciptakan  suatu jabatan baru.
4. Menyempurnakan ( Redesign ) Standar Operating Procedure (Sop) Menyempurnakan  SOP  karena  adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan penyempurnaan struktur organisasi.
5. Menentukan  Standar  Waktu  ( Standard Time )  Tugas  Dan  Aktivitas  Diperoleh standar  waktu  dari  setiap  tugas  dan aktivitas sesuai standar normal di organisasi atau perusahaan.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan obsevasional  analitik  pada  unit  kerja filling rekam  medis  Klinik  Bhakti  Jaya  Depok  pada bulan  september  2021.  Populasi  dalam penelitian  ini  adalah  banyaknya  rekam  medis yang  disiapkan  dengan accidental sampling dari  rata-rata  setiap  hari  sebanyak  32  berkas
rekam  medis.  Pengumpulan  data  dilakukan dengan  observasi  terhadap  tenaga  dalam menyedikan berkas rekam medis. Analisis data dengan  metode workload  analysis  staff  need yang  merupakan  proses  menghitung  beban kerja  suatu  posisi  atau  sub  posisi  dan kebutuhan jumlah orang untuk  posisi atau sub posisi tersebut sehingga dapat menyajikan data dan menarik kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil obseravasi didapatkan bahwa jenis pekerjaan di dilakukan di bagian filling rekam medis  Klinik  Bhakti  Jaya  Depok  adalah sebagai berikut :
1. Tenaga  penyimpanan  menerima  berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diolah untuk disimpan di rak penyimpanan
2. Tenaga  penyimpanan  mencatat  dibuku pencatatan  penyimpanan  berkas  rekam medis
3. Tenaga  penyimpanan  menyortir  rekam medis perkelompok angka awal dari 00- 99 di ruang penyimpanan
4. Tenaga  penyimpanan  menyususn  berkas rekam  medis  berdasarkan  sistem  angka langsung  atau Straight  Numerical  Filling System.
5. Bila  jam  kerja  berakhir  maka  petugas penyimpanan  mengunci  lemari  atau  rak laci penyimpaan
6. Berkas  rekam  medis  yang  telah  berusia  5 tahun  (inaktif)  disimpan  digudang  inaktif juga  berdasarkan  angka  langsung  atau Straight Numerical Filling System.
Hasil  observasi  berkas  rekam  medis bagian filling Klinik  Bhakti  Jaya  Depok diketahui  volume  beban  kerja  yang  diperoleh dari  buku  register  pendaftaran  pasien  rawat jalan adalah rata-rata 32 orang/hari. Perhitungan  kebutuhan  tenaga  kerja  yang diperoleh  dari  hasil  observasi  berkas  rekam medis  di  bagian filling yang  dilakukan  di Klinik  Bhakti  Jaya  Depok  adalah  sebagai berikut :
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online)
Tabel  1. Perhitungan  Volume  Beban  Kerja dan  Waktu  Tenaga  Filling  Rekam  Medis Klinik Bhakti Jaya Depok Sumber : Data diolah Penulis, 2021
Berdasarkan  Tabel  1  di  atas  dapat diketahui bahwa jam kerja tenaga rekam medis bagian filling di  Klinik  Bhakti  Jaya  Depok memiliki  jam  kerja  yang  sesuai  dengan ketentuan  dan  kebijakan  Klinik  Bhakti  Jaya Depok yaitu dengan total waktu melayani yang dibutuhkan  rata-rata  14080  detik  dengan rincian yaitu 6 jam/hari mulai pukul 08.00 s/d 14.00  wib.  Jam  istirahat  Klinik  Bhakti  Jaya Depok  adalah  1  jam  (3600  detik),  mulai  dari jam  12.00  s/d  13.00  wib,  sehingga  jam kerja/hari  yatu  5  jam/hari.  Hari  kerja    Klinik Bhakti  Jaya  Depok  adalah  6  hari  kerja  dari senin  s/d  sabtu.  Berdasarkan  permendagri  No. 12/2008  Bab  I  pasal  1  Jam  Kerja  Efektif adalah  jam  kerja  yang  harus  dipergunakan untuk  berproduksi/menjalankan  tugas.  Hari kerja  efektif  adalah  jumlah  hari  dalam kelender dikurangi hari libur dan cuti. Untuk 6 hari  kerja  dimulai  dari  hari  senin  s/d  sabtu, dengan jam kerja dari pukul 08.00 s/d 14 wib.
1. Jumlah hari/tahun = 365 hari
2. Jumlah hari libur senin s/d minggu/tahun = 52 hari
3. Jumlah hari libur resmi/tahun=15 hari
4. Jumlah cuti/tahun= 12 hari
Jumlah hari libur resmi dan cuti tahunan
ditentukan berdasarkan surat keputusan bersama Menteri Agama, Menteri
Ketenagakerjaan  dan  Menteri  Pendayagunaan Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi Republik  Indonesia  Nomor  :  617  tahun  2018,
Nomor  :  262  Tahun  2018,  Nomor  :  16  Tahun 2018,  tentang  hari  libur  nasional  dan  cuti bersama  tahun  2019  dan  Undang-Undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakejaan.
Dari  hasil  observasi  di  Klinik  Bhakti Jaya Depok jumlah jam kerja di  bagian filling rekam medis adalah :
Table  2.  Jam  Kerja  Efektif  Tenaga  Filling Rekam Medis Klinik Bhakti Jaya Depok
Sumber : Data diolah Penulis, 2021 Berdasarkan  data  pada  Tabel  1.  dan Tabel  2  dapat  diketahui  bahwa  total  waktu melayani  semua  pasien  atau  menyelesaikan pekerjaan di baian filling rekam medis dengan volume  kerja  32  berkas  adalah  3,91  jam/hari (14.080 detik/hari).
Hal  tersebut  hampir  sesuai  dengan jumlah jam kerja efektif  di bagian filling pada umumnya yaitu 3,92 jam/hari (14.104 detik/hari)  menurut  (KEPMENAKER  RI, 2016 ).

## Tabel  3.  Hitungan  Kebutuhan  Tenaga
Filling  Rekam  Medis  Klinik  Bhakti  Jaya Depok
Sumber : Data diolah Penulis, 2021
Berdasarkan  data  perhitungan  pada Tabel  3.  dapat  diketahui  bahwa  masih dibutuhkan  tenaga  kerja  sebanyak  1  orang    di
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online)
bagian filling berkas  rekam  medis  Klinik Bhakti  Jaya  Depok  untuk  mendukung  beban kerja  efektif  di  bagian filling rekam  medis Klinik Bhakti Jaya Depok.
Berdasarka  data  hasil  penelitian  di  atas dapat  diketahui  bahwa  volume  beban  kerja dengan waktu  yang dibutuhkan pertahun telah sesuai  dengan  peraturan  perundang-undangan. Menurut  Mudayana dalam Ahmad  Hannani (2016:4)  beban kerja adalah besaran pekerjaan yang  harus  dipikul  oleh  suatu  jabatan/unit organisasi  dan  merupakan  hasil  kali  antara volume kerja dan norma waktu. Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu 1 tahun (Rakhmawati  &  Rustiyanto,  2016).  Volume kerja  diperoleh  dari  target  pelaksanaan  tugas untuk mendapatkan hasil kerja. Hasil penelitian  volume  kerja  di  Klinik  Bhakti  Jaya Depok  sudah  sesuai  dengan  volume  kerja  dan norma waktu yang ada.

## PENUTUP Kesimpulan
Simpulan  pada  penelitian  ini  adalah Volume  beban  kerja  untuk  melayani  semua pasien  yang  datang  berobat  ke  Klinik  Bhakti Jaya  Depok  sudah  sesuai  antara  volume  kerja dengan  norma  waktu.  Jumlah  kerja  efektif  di Klinik  Bhakti  Jaya  Depok  adalah  3,92  jam (14.104  detik)  dan  waktu  menyelesaikan semua tugas dibagian filling telah sesuai hanya saja pada bagian filling tidak ada tenaga kerja tetap.  Pekerjaan  dibagian filling sementara waktu  dibantu  oleh  tenaga  administrasi  atau pendaftaran,  sehingga  dari  hasil  hitungan jumlah  kebutuhan  tenaga  kerja  rekam  medis dibagian filling Klinik  Bhakti  Jaya  Depok adalah 1 orang.
Saran
Saran  yang  diberikan  adalah  perlunya tenaga  tetap  di  bagian filling rekam  medis. Pihak klinik harus memperhatikan tenaga kerja dan  perlunya  struktur  organisasi  untuk memperjelas  tanggung  jawab,  uraian  tugas
serta  kedudukan  seorang  pegawai,  sehingga akan  terpenuhi  pegawai  tetap  dibagian filling rekam  medis  untuk  mempertahankan  beban kerja  dan  terbentuknya  manajemen  waktu yang  tepat  agar  jam  kerja  efektif  dapat dipertahankan.  Proses  pengambilan  bekas rekam  medis  dibagian filling harus  pegawai tetap  karena  berhubungan  dengan  informasi dan  kerahasiaan  yang  ada  pada  berkas  rekam medis.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ahmad  Hannani.  2016. Pengaruh  Beban Kerja,  Kepuasan,  Fasilitas  Terhadap Kinerja  Perawat  Di  Ruang  Perawatan Mawar  Lantai  II  Rumah  Sakit  Umum Wisata  UTT  Makasar.  Jurnal  Mirai Manajemen.  Vol.  01,  No.  02 .  http:/ https://journal.stieamkop.ac
[2] Hatta,  G.R.  2017. Pedoman  Manajemen Informasi Kesehatan  di Sarana Pelayanan Kesehatan  Edisi  Revisi  3.  Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).
[3] Indonesia,  KEPMENAKER  RI,  2016, Keputusan Menteri Ketenagakerjaan
Republik  Indonesia  Nomor  128  Tahun 2016  tentang  Pedoman  Analisis  Beban Kerja  di  Kementrian  Ketenagakerjaan , Jakarta.
[4] Mathioudakis,Alexander.,Rousalova, Ilona.,et.al.  2016. How  to  Keep  Good Clinical  Records. Journal  of  Breathe,  Vol 12, 371-375.
[5] Nova Ellyzar, Mukhlis Yunus, Amri. 2017. Pengaruh Mutasi Kerja, Beban Kerja, dan Konflik  Interpersonal  Terhadap  Stress Kerja  Serta  Dampaknya  Pada  Kinerja Pegawai BPKP Perwakilan Provinsi Aceh. Jurnal  Magister  Manajemen .  Fakultas Ekonomi  dan  Bisnis  Unsyiah.  Vol  1.  No. 1:Hal 35- 45.
[6] Rahmatiqa,  C.,  &  Arifatmi,  L.  (2018). Pengaruh Pemberian Terapi Musik terhadap Nyeri Post Operasi Pasien Sectio
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge ISSN 2798-3641 (Online)
Caesarea  di  Rumah  Sakit  Abdoel  Madjid Batoe Muara Bulian.
[7] Rakhmawati,  F.,  &  Rustiyanto,  E.  (2016). Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan  Beban  Kerja  di  Instalasi Rekam  Medis  RS  Aisyiah  Muntilan.
Jurnal Kesehatan Vokasional, 1(1), 1-8.
[8] Suci  R.Mar’ih  Koesomowidjojo.  (2017). Panduan Praktis Menyusun Analisis Beban Kerja (1st ed.). Jakarta: Penebar Suadaya.
[9] Sudra, Rano Indradi. (2017). Rekam Medis (Edisi 2), Tangerang Selatan : Universitas Terbuka .
[10] Wirajaya,  M.  K.,  &  Nuraini,  N.  (2019). Faktor Faktor yang Mempengaruhi Ketidaklengkapan  Rekam  Medis  Pasien pada  Rumah  Sakit  di  Indonesia. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 7(2), 165.
[11] Yuliani,  N.,  &  Habibah,  U.  (2016). Analisis  Kebutuhan  Tenaga  Kerja  Rekam Medis  Bagian  Pendaftaran  Pasien  Rawat
Jalan  Di  Upt  Puskesmas  Pucang  Sawit Surakarta. Jurnal  INFOKES  Universitas Duta Bangsa Surakarta, 3(2).