## SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI KELURAHAN BERBASIS WEB DENGAN FASILITAS E-COMPLAINT MENGGUNAKAN TELEGRAM BOT
Panca Rahardiyanto 1) , Zuhri Prihandono 2) Jurusan Teknik Informatika, STMIK Yadika 1),2) email: panca.rahardiyanto@stmik-yadika.ac.id 1) , zuhriprihandono@mhs.stmik-yadika.ac.id 2)
Abstract :  public service is the provision  of  services carried out  by the government  as the realization of  state administration to meet the need of the community accordance with applicable regulatons / laws. Pogar village’s one of the government agencies located in Bangil district, Pasuruan regency. The method used in this research is rapid  application  development.  Collecting  data  through  interviews  with  officers  from  the  Pogar  village  office, observing  daily  services  to  the  community  at  the  Pogar  village  office.  With  this  system,it  is  hoped  that  it  will facilitate the public in requesting services and reporting through the telegram application and making it easier for officers to administer documents at the village office.
Keywords : Information Systems, Public Services, Telegram Bot, RAD (Rapid Application Development)

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  rangka  tercapainya  pelayanan publik  yang  baik  di  Kelurahan  Pogar  sebagai sebuah instansi / organisasi pemerintahan yang dibawah  naungan  Kecamatan  Bangil  yang berhubungan  langsung  dengan  masyarakat merupakan  ujung  tombak  keberhasilan  dalam pemerintahan  kelurahan  dalam  peningkatan pelayanan publik, dimana pemerintahan kelurahan terlibat langsung dalam memberikan pelayanan  tersebut.  Kelurahan  dipimpin  oleh lurah yaitu perangkat daerah (PNS) dan dibantu oleh  beberapa  kepala  seksi  mulai  dari  Kasi Pemerintahan
, Kasi Pemberdayaan
Masyarakat,  dan  Kasi  Sosial  serta  beberapa Staff pegawai. Penerimaan  pelayanan  atau  permintaan data  di  Kelurahan  Pogar  yang  semakin meningkat,  sedangkan  dengan  kecepatan pelayanan adalah faktor utama, maka pendaftaran  pembuatan  surat  keterangan  atau pelaporan  tentang  adanya  kejadian  secara manual  tentu  kurang  cepat,dan  rentan  terjadi human error atau kesalahan dari manusia.
Sebagai instansi pemerintah yang berhadapan  langsung  dengan  masyarakat  dan melayani  masyarakat  yang  penuh    dengan permasalahan, antara lain seperti yang berkaitan erat  dengan  pemenuhan  hak  –  hak  sipil  / identitas  diri  dan  kebutuhan  dasar  (seperti pelayanan  pengantar  KK,  pengantar  E-KTP, Pengantar  Akta  Kelahiran  /  Surat  Keterangan Kelahiran, Akta Kematian / Surat Kematian,
Surat  Keterangan  Tidak  Mampu,  Surat Keterangan usaha, dan Sebagainya).
Berdasarkan  uraian  di  atas,  maka  penulis ingin  merancang  sistem  dengan  judul  “Sistem Informasi  Pelayanan  Administrasi  Kelurahan Berbasis  Web  Dengan  Fasilitas  E-Complaint Menggunakan  Telegram  Bot”,  yang  nantinya dapat  mempermudah  dalam  pelayanan  di Kelurahan Pogar Kecamatan Bangil Kabupaten Pasuruan.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian  dilakukan  di  Kantor  Kelurahan Pogar Kecamatan Bangil Kabupaten Pasuruan

## 2.2 Metode Pengembangan Sistem
Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode Rapid Application Development (RAD)  adalah  sebuah  proses  pengembangan perangkat  lunak  yang  menekankan  siklus pengembangan  dengan  waktu  yang  singkat. Definisi  lain  menyatakan  bahwa  metode pengembangan  perangkat  lunak  RAD  adalah metode yang menggunakan pendekatan berorientasi objek untuk pengembangan sistem yang  meliputi  pengembangan  perangkat  dan perangkat lunak.
Proses atau Tahapan yang berada di dalam metode  RAD  dibagi  menjadi  4  tahapan  yaitu Perencanaan  Kebutuhan,  Mendesain  Sistem, Proses pengembangan & pengumpulan feedback  dan  Implementasi  atau  penyelesaian
produk.   Proses-proses  tersebut  dapat  dilihat pada gambar 1.

## Gambar 1 Metode RAD
a. Perencanaan Kebutuhan
Tahap  Analisa  merupakan  tahapan  dasar
penguraian  dari  suatu  sistem  informasi  yang utuh  ke  dalam  bagian  komponennya  dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi  permasalahan,  kesempatan  dan hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan  – kebutuhan yang diharapkan. Cara pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu:
• Observasi, yaitu memperoleh data dengan melakukan pengamatan langsung pada  pelayanan  dan  pelaporan  pada kantor kelurahan pogar.
• Wawancara,  yaitu  pengumpulan  data dengan  melakukan  wawacara  langsung kepada petugas pelayanan dan pelaporan kelurahan pogar
• Studi Pustaka, yaitu membaca,
mempelajari  buku-buku  literatur  yang berhubungan dengan metode penelitian.
• Berdasarkan Analisa yang telah
dilaksanakan  peneliti  terhadap  sistem yang berjalan sebelum adanya komputerisasi sistem ditemukan kekurangan  baik  dari  segi  proses pelayanan  maupun  pemberkasan.  proses pelayanan  dan  pelaporan  yang  masih manual sehingga sering terjadi kesalahan dan
menyebabkan keterlambatan pelayanan  dan  pelaporan  dapat  dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 2 Flowchart Diagram Sebelum Adanya
Aplikasi . b. Desain Sistem Desain Sistem di dalam tahap ini, keaktifan pengguna yang terlibat sangatlah penting untuk mencapai  tujuan  karena  pada  tahapan  ini dilakukan  proses  desain  dan  proses  perbaikan desain  secara  berulang-ulang  apabila  masih terdapat ketidaksesuaian desain terhadap kebutuhan  pengguna  yang  telah  diidentifikasi pada  tahapan  sebelumnya.  Tahap  Desain dimulai  dari  proses  pemodelan  yang  akan digunakan dalam perancangan, yaitu : Usecase dan  Activity  Diagram.  Berikut  perencanaan Usecase  sistem  menggunakan  aplikasi  web draw.io :
Pada  gambar  3  merupakan  usecase diagram sistem aplikasi dengan alur. , Pemohon mengisi  data  sesuai  dengan  persyaratan  pada telegram  bot  yang  sudah  ada  kemudian  data telah  masuk  ke  rekap  data  online.  ,  Pemohon mengisi  data  sesuai  dengan  persyaratan  pada telegram  bot  yang  sudah  ada  kemudian  data telah  masuk  ke  rekap  data  online.Setelah  itu mengisi  data  pada  telegram  bot  maka  akan mendapatkan pesan otomatis untuk pengambilan  dokumen  /  tindak  lanjut  laporan. Kemudian data tersebut diproses oleh operator dan  dokumen  tersebut  akan  di  tanda  tangani oleh  Lurah  /  Sekretaris  Kelurahan  /  Kepala Seksi sesuai dengan jabatan dan setelah selesai maka  dokumen  tersebut  akan  diberikan  lagi kepada pemohon.

## Gambar 3 Activity Diagram Bot Telegram
Pada  gambar  4  menunjukkan  Activity Diagram  yang  diusulkan  untuk  telegram  bot pelayanan  dan  pelaporan,  pemohon  harus mempunyai id telegram kemudian mengisi data pada  telegram  bot  yang  sudah  ada  dan  akan mendapatkan balasan pesan secara otomatis.

## Gambar 4 Activity Diagram Login
Pada  gambar  5  menunjukkan  Activity Diagram  yang  diusulkan  untuk  rekap  data pelayanan dan pelaporan sistem, operator telah masuk kedalam sistem kemudian memilih menu rekap  data  pelayanan  dan  pelaporan  kemudian menginput data dari rekap online dari telegram kemudian disimpan.
Pada  gambar  6  menunjukkan  alur  rekap memasukkan
data kependudukan dan mengelola data.

## Gambar 6 Activity Diagram Kependudukan
Pada  gambar  7  menunjukkan  alur  pembuatan pemilihan surat keterangan , menginputkan data dan mencetak
c. Proses  Pengembangan  dan  Pengumpulan Feedback
Setelah  mendesain  sistem  sesuai  dengan keinginan  pengguna  secara  rinci,  maka  tiba saatnya pembuatan sistem yang telah dibuat dan disepakati,  diubah  ke  dalam  bentuk  aplikasi versi  beta  sampai  dengan  versi  final.  Pada tahapan  ini  juga  programmer  harus  terus- menerus  melakukan  kegiatan  pengembangan dan integrasi dengan pengguna dan didapatkan menjadi beberapa modul dan secara detail akan dijelaskan berikut ini.
1. Modul Telegram Bot
Di  dalam  modul  ini  telah  didesain  dan mendapatkan
feed back berupa
penambahan pembagian
uraian
pelayanan  dan  pelaporan  dan  dapat dilihat pada gambar 8.

## Gambar 7 Mock Up Telegram Bot
2. Modul Tampilan Awal
Di  dalam  modul  ini  telah  didesain  dan tidak  mendapatkan  feedback  ataupun tidak  ada  perubahan  dalam  desain  dan dapat dilihat pada gambar 9 dan gambar
10
Gambar 8 Mock Up Login

## Gambar 9 Mock Up Dasboard
3. Modul Data Di  dalam  modul  ini  telah  didesain  dan mendapatkan feed back berupa pengurangan inputan pada pengisian data pada  surat  keterangan  dan  dapat  dilihat pada gambar 11 dan gambar 12.
Gambar 10 Mock Up Surat Keterangan
Gambar 11 Mock Up Inputan Surat Keterangan
d. Tahap Implementasi
tahapan  dimana  programmer  menerapkan desain  dari  suatu  sistem  yang  telah  disetujui pada  tahapan  sebelumnya  yang  telah  dibagi mejadi  beberapa  modul.  dari  tahapan  ini dihasilkan sistem yang telah selesai dibangun
3. IMPLEMENTASI
3.1 Tampilan Telegram Bot
Pada menu ini telegram bot membalas perintah yang  telah  kita  minta,  dan  memunculkan balasan  berupa  format  pesan  pelaporan  yang kita harus isi sesuai dengan format tersebut dan setelah  di  isi  format  pesan  tersebut  kita  kirim kembali  bot  telegram  dan  akan  mendapatkan balasan  bahwa  pelaporan  yang  diminta  akan diproses.

## Gambar 13 Tampilan Telegram Bot

## 3.2 Tampilan Login
Tampilan login aplikasi, dimana jika ingin login harus  memasukkan  username  dan  password untuk dapat memulai menggunakan aplikasi ini.
Dari username dan password yang dimasukkan nanti  akan  di  cek  di  database  apakah  sudah sesuai

## Gambar 14 Tampilan Login

## 3.3 Tampilan Dashboard
Ketika pengguna berhasil login, pengguna akan masuk ke halaman utama aplikasi atau halaman Dashboard.

## Gambar 15 Tampilan Dashboard

## 3.4 Menu Kependudukan
Gambar  16  adalah  tampilan  menu  data kependudukan dimana dapat melihat informasi data  penduduk  seperti  id,  nik,  nama,  jenis kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir,  status, kewarganegaraan, agama, pekerjaan, alamat, rt, rw, nama ayah, dan nama ibuAnggi Zauhrotun Nafisah

## Gambar 16 Tampilan Data Kependudukan

## 3.5 Menu Petugas
Gambar 17 adalah tampilan menu data petugas dimana  dapat  melihat  informasi  data  petugas seperti id, nip, nama dan jabatan.

## Gambar 17 Tampilan Data Petugas

## 3.6 Menu Layanan dan Laporan
Gambar  18  adalah  tampilan  menu  data pelayanan dan pelaporan dimana dapat melihat informasi data pelayanan dan pelaporan seperti id,  NIK,  nama,  jenis  kelamin,  no  HP, pelayanan/pelaporan dan uraian
Gambar 18 Tampilan Menu Layanan dan Laporan
Gambar  19  adalah  tampilan  menu  surat keterangan yang terdapat beberapa macam surat keterangan yang berada dalam aplikasi.
Gambar 19 Tampilan Menu Surat Keterangan

## 3.8 Menu Inputan Surat
Pada  gambar  20  terdapat  beberapa  textbox parameter  surat  keterangan  seperti  id,  nik, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, hari,  anak  ke,  pekerjaan,  alamat,  rt,  rw,  nama ayah,  nama  ibu,  dipergunakan  untuk  dan petugas. Pengisian data harus sesuai berdasarkan  label  agar  tidak  salah  dalam pengurutan pengisian data.

## Gambar 20 Tampilan Menu Surat Keterangan

## 3.9 Menu Info Kelurahan
Gambar  21  adalah  tampilan  menu  info kelurahanyang  berisi  tentang  uraian  kelurahan pogar  mulai  dari  batas  –  batas  wilayah  dan gambar peta kelurahan pogar.
Gambar 21 Tampilan Menu Info Kelurahan

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  rancang  bangun aplikasi sistem informasi pelayanan administrasi  kelurahan  berbasis  web  dengan fasilitas  E-Complaint  menggunakan  telegram bot, dapat disimpulkan bahwa :
a. Dalam  pembuatan  aplikasi  ini  semua fungsi menu dan fitur yang terdapat dalam aplikasi telah dicoba dan berhasil diimplementasikan
dengan tingkat keberhasilan 100%. b. Aplikasi  sistem  informasi  pelayanan administrasi  kelurahan  berbasis  web dengan fasilitas E-Complaint menggunakan telegram bot mampu membantu  pelayanan  di  kantor  kelurahan pogar secara cepat dan efisien. c. Aplikasi  sistem  informasi  pelayanan administrasi  kelurahan  berbasis  web dengan fasilitas E-Complaint menggunakan telegram bot mampu membantu  penduduk  dalam  melaporkan kegiatan mencurigakan dalam
lingkungannya atau masyarakat.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1]  Wikipedia,  (2020,  16  Juni),  Undang  –
Undang  Pelayanan  Publik.  Diakses  pada 18 Desember 2020,dari https://id.wikipedia.org/wiki/Undang Undang_Pelayanan_Publik#Pengertian [2]    Agus  Hermanto,  (2021,  23  April), METODE PENGEMBANGAN RAD (RAPID APPLICATION DEVELOPMENT),  Diakses  pada  25  Juni 2021, dari https://agus- hermanto.com/blog/detail/metode-
pengembangan-rad-rapid-application- development [3] Asmania Dewi Indria Winata, 2017, Sistem Informasi Administrasi Data Kependudukan  Pada  Kantor  Kelurahan kolursari, Jurnal SPIRIT Vol. 9 No. 1 Mei 2017, hal 1-8
[4]  Ariskisaputra,  (2019,  18  Mei),  Pengertian,
Fungsi  dan  cara  menggunakan  bot telegram,  diakses  pada  22  februari  2021, dari https://www.bukugue.com/apa-itu-
bot-telegram/
[5}  Samkinah.  (n.d.).  APLIKASI  SISTEM INFORMASI  GEOGRAFIS  BERBASIS WEB PEMETAAN LOKASI KECAMATAN  DAN  KELURAHAN  DI KOTA  PANGKALPINANG.  Jurnal  TI‐
Atma STMIK Atma Luhur Pangkalpinang, 1-9