e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019

## KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DENGAN SECI MODEL SEBAGAI MEDIA KNOWLEDGE SHARING PADA PROSES PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK

## DI PUSAT KOMPUTER UNIVERSITAS TARUMANAGARA
Rahmat Nurcahyo 1 , Dana Indra Sensuse 2
Program Studi Magister Ilmu Komputer, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Telp. (021) 5853753, Fax. (021) 5869225 Email: rahmatnc29@gmail.com

## ABSTRAK
Pengembangan perangkat lunak di Universitas Tarumanagara (UNTAR) dilaksanakan oleh bagian Pusat Komputer yang merupakan unit dibawah Direktorat Sistem Informasi dan Database. Proses pengembangan  perangkat  lunak  dilakukan  oleh  tim  pengembangan  yang  terdiri  atas  beberapa orang programmer senior dan junior . Di dalam tim tersebut masing-masing programmer memiliki kompetensi,  latar  belakang  programming,  coding  model,  serta  pengalaman  yang  berbeda. Perbedaan inilah yang kemudian menimbulkan kesenjangan dari sisi pengetahuan dan pemahaman terhadap  pekerjaan  yang  dilakukan,  hal  ini  tentu  dapat  menghambat  aktifitas  pekerjaan  terkait pengembangan  perangkat lunak. Di samping itu pengetahuan juga merupakan aset yang berharga bagi perusahaan atau organisasi  yang harus  di  kelola, di simpan  dan  di  sharing  kepada  orang- orang  di  dalam  perusahaan  atau  organisasi  tersebut.  Untuk  itu  tujuan  penelitian  ini  adalah membuat  sebuah  Knowledge  Management  Sytem  sebagai  media  knowledge  sharing  antar programmer  guna  mendukung  pengelolaan  pengetahuan  dan  berbagi  pengetahuan  diantara programmer-programmer  di  dalam  tim  pengembangan  perangkat  lunak.  Penelitian  ini menggunakan  pendekatan  SECI  Model.  Hasil  penelitian  menghasilkan  sebuah  rancangan Knowledge Management System dengan fitur-fitur berupa collaboration project, forum online, web portal KMS, blog, knowledge repository, document management system, dan study case. Pengujian menggunakan user  acceptance  test,  dimana  diperoleh  hasil  bahwa  sistem  yang  dirancang  dapat berfungsi dengan baik dan sesuai kebutuhan pengguna dengan persentase rata-rata sebesar 82,6%.
Kata Kunci: Knowledge Management System , Knowledge Sharing , SECI

## 1. PENDAHULUAN
Universitas
Tarumanagara atau UNTAR merupakan  salah  satu  universitas  swasta  terbesar  di Jakarta  yang  memiliki  visi  menjadi  universitas entrepreneurial  unggul  yang  memiliki  integritas  dan profesionalisme di Asia Tenggara. Dalam mewujudkan  visi  tersebut,  salah  satu  upaya  yang dilakukan  adalah  meningkatkan  berbagai  layanan teknologi  informasi  di  lingkungan  sivitas  akademika UNTAR  yang  diharapkan  mampu  mendorong kemajuan UNTAR ke depannya.
UNTAR  memiliki  unit  yang  bergerak  dalam bidang  pengembangan  perangkat  lunak  dan  layanan teknologi  informasi  yang  bernama  Pusat  Komputer. Unit  tersebut  dibawah  Direktorat  Sistem  Informasi dan Database yang  memiliki  tugas  dan  tanggung jawab terhadap semua operasional dan pengembangan perangkat  lunak  serta  layanan  berbasis  teknologi informasi di lingkungan sivitas akademika UNTAR.
Perlu  diketahui bahwa pengembangan  perangkat lunak di Pusat Komputer UNTAR dilakukan oleh tim
pengembangan  yang  terdiri  atas  beberapa  orang programmer . Programmer-programmer tersebut  ada yang  merupakan programmer  senior dan  ada  yang merupakan programmer  junior .  Masing-masing memiliki  latar  belakang, coding  model, serta pengalaman yang berbeda antara satu dengan lainnya. Perbedaan  ini  kemudian  menimbulkan  kesenjangan dari  sisi  pengetahuan  dan  pemahaman  terhadap pekerjaan-pekerjaan  yang  dilakukan.  Hal  ini  tentu dapat  menjadi  hambatan  dalam  aktifitas  pekerjaan terkait  pengembangan  perangkat  lunak  di  Pusat Komputer  Universitas  Tarumanagara.  Ditambah  lagi pengetahuan, pemahaman, serta pengalaman yang ada tidak  terdokumentasi  dan  terdistribusi  dengan  baik diantara programmer sehingga ketika terjadi masalah turn-over  programmer, pengetahuan,  pemahaman, serta pengalaman tersebut hilang begitu saja.
Di  sisi  lain,  pengetahuan  merupakan  aset  yang dapat  dikelola,  dikomunikasikan  serta  di  gunakan secara  bersama  [1].  Sehingga  pengetahuan  haruslah dapat  dimanfaatkan  seoptimal  mungkin.  Keuntungan
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019
utama  penerapan Knowledge  Management bagi organisasi  adalah  (1)  adanya  informasi  pengetahuan yang  lebih  transparan,  (2)  terdapatnya  proses penciptaan  nilai  tambah  berbasis  pengetahuan,  (3) meningkatkan  motivasi  staf,  (4)  meningkatkan  daya saing,  serta  (5)  keamanan  dan  ketahanan  organisasi untuk jangka panjang [2].
Dalam  penulisan  tesis  ini  pula,  penulis  telah melakukan studi literatur  terhadap model-model yang digunakan dalam Knowledge Management berdasarkan analisis yang dilakukan oleh Chaeruman [3]  memaparkan model konseptual Knowledge Management yaitu: (1) SECI , merupakan model yang diperkenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi yang terdiri atas Tacit  Knowledge dan Explicit  Knowledge yang memiliki  proses  sosialisasi,  eksternalisai,  kombinasi dan  internalisasi. SECI  Model diimplementasikan dalam  ruang  lingkup Face-to-Face,  Peer-to-Peer, Group-to-Group, dan On  the  Site. (2) Intelectual Capital ,  merupakan  model  yang  diperkenalkan  oleh Edvinsson  yang  terdiri  atas Human  Capital  (Human resources,  intellectual  asset,  intellectual  property), Bussines  Asset  (Complementary  Aset),  Structural Capital (organizational asset, intangible asset) . Untuk proses  dan  ruang  lingkup  implementasi  bersifat implisit. (3) OK  Net, model ini  diperkenalkan  oleh Carayannis  yang  terdiri dari State  of  Knowledge and state  of  Knowing ( knowledge dan meta knowledge ). Proses  dari model ini  meliputi Knowledge  creation, Knowledge securing, knowledge distribution, Kniowldge retrieval. (4) Ecology of KM , model yang diperkenalkan  oleh  Snowden  ini  terdiri  atas Explicit/Tacit  Knowledge,  Knowledge  Asset,  Trust, Decision . Proses yang ada di dalam model ini adalah Knowledge  mapping,  competency  creation,  tacit knowledge  management,  intellectual  capital  system. Ruang  lingkup  implementasi  model  ini  bersifat implisit . (5) Taxonomy of KM , model ini diperkenalkan oleh  Despres  &  Chauval  yang  terdiri  dari Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Proses di dalam model  ini  yaitu Scan-map,  capture-create,  package- store, share-apply, transforminnovate. Ruang lingkup implementasi dari model ini yaitu Implisit: on site dan virtual.
Berdasarkan  uraian  permasalahan  serta  studi literatur terhadap model-model Knowledge Management diatas,  maka  dapat  dipahami  bahwa pentingnya sebuah Knowledge Management System di dalam sebuah organisasi atau tim pengembangan guna mencapai suatu tujuan dalam mengelola pengetahuan dan  sebagai  media  berbagi  pengetahuan  ( Knowledge Sharing ) antara programer-programmer dalam proses pengembangan  perangkat  lunak  di  Pusat  Komputer UNTAR.
Alasan  penulis  menggunakan  pendekatan SECI model dalam  tesis  ini  adalah  karena SECI  model
dinilai sesuai sebagai model Knowledge Management yang  mendukung Knowledge  Sharing, dimana SECI model dapat  diterapkan  di  ruang  lingkup Face-to- Face, Peer-to-Peer, Group-to-Group, dan On the Site. Oleh karena itu penulis mengambil judul “ Knowledge Management  System dengan SECI  Model Sebagai Media Knowledge  Sharing di  Pusat  Komputer Universitas Tarumanagara”.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Knowledge
Davenport dan Prusak menyatakan bahwa “ Knowledge  is  a  fluid  mix  of  framed  experience, values, contextual information and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information ” [4]. Dalam  definisi  lainnya, Becerra-Fernandez  dan Sabherwal menyatakan  bahwa  “ Knowledge  is  quite distinct  from  data  and  information,  although  the  three terms are sometimes used interchangeably ” [5].
Dari  uraian  beberapa  definisi  terkait knowledge diatas,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa Knowledge merupakan  kumpulan  informasi,  pengalaman,  dan  nilai- nilai yang dapat digunakan secara eksplisit.

## 2.2. Jenis Knowledge
Menurut  Polanyi  [6]  ada  dua  jenis knowledge utama yaitu:
a. Tacit knowledge Sulit untuk dikatakan dengan jelas dan sulit untuk di  masukan  dalam  kata,  teks,  atau  gambar biasanya ini seperti idea tau gagasan.
b. Explicit Knowledge Isi  gambaran  yang  telah  di  tangkap  di  beberapa bentuk  nyata  seperti  kata,  rekaman  suara,  atau gambar.

## 2.3. Knowledge Management
Knowledge Management mengembangkan sistem dan  proses  untuk  mendapatkan  dan  berbagi  aset kepandaian.  Ini  meningkatkan  generasi  berdasarkan kegunaan, dapat dipertanggungjawabkan, dan informasi penuh arti, dan mencari agar meningkatkan kedua hal, individu serta kelompok belajar.
Selain itu dapat memaksimalkan nilai dari sebuah dasar kepandaian organisasi melewati fungsi berbeda dan lokasi berbeda. Knowledge Management mengatur  bahwa  keberhasilan  bisnis  berupa  koleksi bukan  produk  tapi  dasar  pengetahuan  khusus. Kepandaian adalah kunci yang akan memberikan daya saing perusahaan [6].
Menurut  Becerra-Fernandez  dan  Sabherwal  [5] menyatakan  bahwa Knowledge  Management secara sederhana  dapat  didefinisikan  sebagai  tindakan terhadap  apa  yang  dibutuhkan  untuk  mendapatkan hasil yang maksimal dari sumber pengetahuan.
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019
Sedangkan  definisi  lain,  dinyatakan  bahwa Knowledge  Management merupakan  isu  strategis dalam organisasi yang dipercaya dapat meningkatkan kinerja organisasi [7].

## 2.4. Strategi Penerapan Knowledge Management
Tiwana  [8]  menjelaskan  strategi  penerapan KM dengan  memberikan  dua  alternative  strategi  yang focus  pada  pemanfaatn  teknologi  informasi,  dua strategi tersebut yaitu:
a. Strategi kodifikasi (Codification Strategi)
Strategi penerapan Knowledge Management yang lebih  menekankan  pada  pemanfaatan  teknologi informasi sebagai alat pendukung karena premis yang  diusung  adalah  semua  pengetahuan terkodifikasi sebagai sumber pengetahuan.
b. Startegi personalisasi (Personalization strategi) Strategi  yang  lebih  menekankan  pada  peran manusia  sebagai  sumber  pengetahuan.  Proses akuisisi, berbagi, pemanfaatan dan penyimpanan pengetahuan disini sangat mengandalkan manusia.

## 2.5. Tahapan Penerapan Knowledge Management
Amrit  Tiwana  [8]  menjelaskan  empat  tahapan utama  dalam  penerapan knowledge  management , tahapan-tahapan  tersebut  dapat  dilihat  pada  gambar berikut
Gambar 1 The 10-Step of KM Road Map [8]

## 2.6. Knowledge Sharing
Knowledge  Sharing adalah  proses  yang  sistematis dalam mengirimkan, mendistribusikan dan mendiseminasikan pengetahuan dan konteks multidimensi  dari  seseorang  atau  organisasi  kepada orang  atau  organisasi  lain  yang  membutuhkan  melalui metode dan media yang variatif [9].
Menurut  Becerra-Fernandez  dan  Sabherwal  [5] menyatakan bahwa “ Knowledge  sharing  is  the  process
through  which  explicit  or  tacit  knowledge  is communicated to other individuals ”.
Berdasarkan  beberapa  pendapat  diatas  mengenai knowledge  sharing, dapat  disimpulkan  bahwa knowledge  sharing merupakan  proses  berbagi  ilmu, kemampuan,  pengetahuan,  maupun  pengalaman  dari individu  ke  individu,  dari  individu  ke  organisasi, ataupun  dari  organisasi  ke  individu  sehingga menciptakan pengetahuan baru.

## 2.7. SECI Model
Menurut  Nonaka  dan  Takeuchi  [10]  sebuah knowledge diciptakan  melalui  interaksi  antara pengetahuan  tacit  dan  eksplisit.  Interaksi  tersebut dikemukakan dalam empat fase konversi pengetahuan , yang diilustrasikan pada gambar 2 dibawah ini:
Gambar 2Error! No text of specified style in document.
SECI Model [10]
a. Sosialisasi ( Socialization )
Pada  proses  sosialisasi  terjadi  interaksi  sosial antar  individu  sehngga  terjadi  interaksi  antara pengetahuan  tacit,  umumnya  bentuk  proses sosialisasi adalah diskusi, cerita, ataupun sharing
(berbagi) pengalaman
b. Eksternalisasi ( externalization ) Merupakan proses pengubahan atau penerjemahan  pengetahuan  dalam  bentuk tacit menjadi  pengetahuan  yang explicit (nyata),
umumnya dalam bentuk tulisan ataupun gambar. Proses
c. Kombinasi ( combination ) Penyebarluasan  dan/atau  pengembangan  dari pengetahuan-pengetahuan  eksplisit  yang  telah ada.  Pengetahuan  yang  telah  terdokumentasikan dapat  disebarluaskan  melalui  suatu  pertemuan dalam  bentuk  dokumen  ataupun  melalui  suatu proses pendidikan atau pelatihan.
d. Internalisasi ( internalization )
Perubahan pengetahuan explicit menjadi pengetahuan tacit ,  umum  dilakukan  melalui proses belajar dan/atau penelitian yang dilakukan ataupun  pengalaman  yang  dilalui  oleh  setiap individu

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  penelitian kualitatif dengan pendekatan Action Research .
Dalam  penelitian  ini,  dilakukan  analisis-analisis untuk  mendukung  pembangunan  dan  penerapan Knowledge  Management  System ,  adapun  analisis tersebut antara lain:
Mulai Permasalahan Identifikasi Masalah Rumusan Masalah Pengumpulan Data Pengumpulan Data
Observasi Wawancara Studi Literatur Dokumen
Kuisioner
Analisis Infrastruktur dan budaya pengetahuan Aset Pengetahuan
Gap Analisis
Sosialization Externalization
Combination Internalization Use Case Diagram Activity  Diagram
Sequence Diagram
Perancangan
Class Diagram Desain Arsitektur Sistem
Desain  Basis Data User Interface
Pengujian User Acceptance Test (UAT) Evaluasi Infrastruktur KM Berjalan KM System, Analys dan Design Selesa i Knowledge Mapping Hub. Strategi KM dan Organisasi
Diagram Alir Knowledge Tim
Knowledge Blueprint

## Gambar 3 Tahapan Penelitian
Berikut ini adalah penjelasan mengenai langkah- langkah  diatas:

## a. Identifikasi Masalah
Pada  tahap  ini  dilakukan  identifikasi    masalah yang  ada    pada      unit    terkait. output dari langkah    ini    adalah research  question atau rumusan masalah.
b. Pengumpulan Data Research  question atau  rumusan  masalah kemudian menjadi  input pada tahap ini, proses yang dilakukan selanjutnya adalah pengumpulan data berupa observasi, wawancara, pengumpulan dokumen  terkait  dan  studi  literatur  yang berkaitan dengan rumusan masalah.

## c. Analisis
Hasil pengumpulan data pada tahap sebelumnya menjadi  input  pada  tahap  ini,  kemudian dilakukan  analisis  yang  meliputi  analisis infrastruktur  terkini,  analisis  hubungan  antara strategi  organisasi  dan  strategi KM ,  analisis knowledge gap , analisis infrastruktur KM usulan, analisis  asset  pengetahuan,  analisis knowledge management tim,  dan  analisis knowledge management blue print
d. Perancangan
Dari hasil analisis, kemudian dilakukan perancangan  sistem  yang  meliputi use  case diagram, activity diagram, class diagram , desain arsitektur sistem, desain basis data hingga desain user interface
e. Pengujian
Proses pengujian  kemudian dilakukan terhadap sistem    menggunakan  metode User  Acceptance Test sebagai uji validitas perangkat lunak.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini menjelaskan hasil analisis yang telah dilakukan  berdasarkan pengolahan data yang diperoleh  hingga  membuat  model  solusi knowledge management ,  rancangan knowledge  management system , serta pengujian hasil rancangan.
4.1. Infrastruktur Teknologi
Berdasarkan dokumen blue print sistem informasi yang di miliki oleh bagian Pusat Komputer serta hasil wawancara  terkait  infrstruktur  yang  berjalan  saat  ini dapat  diketahui bahwa infrastruktur netwok dan server yang  berjalan  saat  ini  di  Universitas  Tarumanagara dapat  dijelaskan  bahwa server dibagi  menjadi  3 bagian, yaitu yang pertama DMZ sebagai server yang menyediakan  layanan Web  Hosting dan Email ,  yang kedua Server Farm merupakan server yang menyediakan  layanan database utama  dari  aplikasi akademik  dan  aplikasi  keuangan,  yang  ketiga Server Development merupakan server yang  menyediakan layanan pengembangan aplikasi sebelum dijalankan di server utama.
Adapun  untuk  jaringan internet ,  Universitas Tarumanagara memiliki jaringan LAN dan Wifi yang tersebar  di  lingkungan  Universitas  Tarumanagara. Jaringan  tersebut  dimanfaatkan  untuk  keperluan kemudahan akses berbagai layanan yang tersedia baik bagi  mahasiswa,  dosen,  karyawan,  pimpinan  dan lingkungan civitas akademika Universitas Tarumanagara.

## 4.2. Budaya Pengetahuan
Pemetaan budaya pengetahuan di Pusat Komputer Universitas Tarumanagara didapat dari hasil instrumen kuisioner.
Adapun hasil kuisioner dari pentingnya pengetahuan dapat dilihat pada gambar grafik berikut

## Gambar 4 Grafik Kepentingan Pengetahuan
Terkait  dengan  sumber  pencarian  pengetahuan yang  sering  digunakan,  dapat  dilihat  pada  gambar grafik  berikut

## Gambar 5 Grafik Sumber Pengetahuan
Dari  gambar  grafik  diatas,  diketahui  bahwa sumber  pengetahuan  yang  sering  digunakan  yaitu rekan kerja sebesar 43%, sedangkan hasil diskusi atau meeting sebesar  24%, web sebesar  19%,  dokumen sebesar 10% dan buku sebesar 5%.Selanjutnya, terkait hasil  kuisioner  tentang  berbagi  pengetahuan  dapat  di lihat pada gambar grafik berikut

## Gambar 6 Grafik Berbagi Pengetahuan
Dari  gambar  diatas  dapat  diketahui  bahwa karyawan di Pusat Komputer Universitas Tarumanagara  yang  biasa  berbagi  pengetahuan  yaitu sebesar 78%, sedang yang tidak biasa berbagi sebesar 22%.

## 4.3. Business Process
Berdasarkan hasil wawancara telah di identifikasi proses  bisnis  yang  terjadi  di  Pusat  Komputer Universitas  Tarumanagara  khususnya  pada  bagian pengembangan  perangkat  lunak.  Bisnis  proses  yang terjadi  di  bagian  pengembangan  perangkat  lunak  di Pusat  Komputer  Universitas  Tarumanagara  yaitu pembuatan website ,  pembuatan  program  layanan akademik, pembuatan program layanan
kemahasiswaan, pembuatan program layanan kedosenan, pembuatan program layanan kepegawaian, pembuatan  program  uang  kuliah  dan  pembuatan email .
4.4. Knowledge Assets Pada analisis aset pengetahuan meliputi identifikasi  pengetahuan  dan  identifikasi  ahli  yang akan  menjadi  sumber  daya  bagi knowledge management system yang dibangun.
Adapun  pengetahuan-pengetahuan  yang  dapat dijadikan  sumber  dalam Knowledge  Management System ini diuraikan pada tabel 1 sebagai berikut
Tabel 1 Aset Pengetahuan N o Penget ahuan Pembu at For mat Lokasi Sumbe r Penget ahuan Pengg una Pengetahuan yang sudah terdapat di organisasi 1 Penget ahuan Proga mming PHP Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 2 Penget ahuan Progra mming ASP.N et VB Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 3 Penget ahuan Progra mming HTML Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 4 Penget ahuan Progra mming Javascr ipt Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 5 Penget ahuan Progra Bag. Penge Sour ce code Dir. SIDB / Bag.
Penge
100% 0% Kepentingan Pengetahuan Penting Tidak Penting 19% 5% 24% 43% 10% 0% Sumber Pengetahuan Web
Buku
Hasil Diskusi/Meeting Rekan Kerja Dokumen Lainnya 78% 22% Berbagi Pengetahuan Biasa Berbagi Tidak Biasa Berbagi
mming CSS mbanga n Pusko m mbang an 6 Penget ahuan Databa se SQL Server Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 7 Penget ahuan Databa se MySQ L Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 8 Penget ahuan Databa se Informi x Bag. Penge mbanga n Sour ce code Dir. SIDB / Pusko m Bag. Penge mbang an 9 Penget ahuan masala h akade mik Biro Adak Dok ume n Dir. Pembel ajaran Unit Terkait 1 0 Penget ahuan masala h kemah asiswa an Biro Kemah asiswaa n Dok ume n Dir. Kemah asiswaa n Unit Terkait 1 1 Penget ahuan masala h kedose nan Biro Persona lia Dok ume n Dir. Mutu Sumber daya Unit Terkait 1 2 Penget ahuan masala h kepega waian Biro Persona lia Dok ume n Dir. Mutu Sumber daya Unit Terkait 1 3 Inform asi SOP Biro Rektora t Dok ume n Rektora t Unit Terkait 1 4 Inform asi aturan- aturan Biro Rektora t Dok ume n Rektora t Unit Terkait 1 5 Manual Book Aplika si Bag. Penge mbanga n Dok ume n Dir. SIDB/P uskom Unit terkait 1 6 Bug Report Bag. Penge mbanga n Rep ort Dir. SIDB/P uskom Bag. Penge mbang an
Adapun  ahli-ahli  ( expert )  yang  dapat  dijadikan sumber  pengetahuan  dalam Knowledge  Management System ini ditampilkan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 2 Identifikasi Ahli N o Nama Ahli Bidang Pengetahuan Jabatan 1 Ahmad Hulaliyah, S.Kom., M.Kom Pengembanga n sistem, programming Kepala Pusat Komputer 2 Muhadi Hariyanto, S.Kom., M.Kom Programming and system analysis Programme r senior 3 Retno Wahyuningsi h, S.Kom Programming  Programme r Senior 4 Nurwahyudi Server dan network administrator Kepala urusan bagian server 4.5. Knowledge Gap
Identifikasi knowledge gap (kesenjangan pengetahuan)  digunakan  untuk  mengetahui  keadaan pengetahuan  saat  ini  dan  yang  dibutuhkan.  Dalam identifikasi  ini  akan  menghitung  selisih  antara  nilai tingkat kepentingan dengan nilai tingkat penguasaaan.

## Tabel 3 Perbandingan Tingkat Kepentingan dan Penguasaan Pengetahuan
N o Kno wled ge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan G 1  2  3  4  5  N  1  2  3  4  5  N 1 Peng etahu an Prog ammi ng PHP 0  0  3  0  6  4 , 3 3  0  0  3  3  3 , 3 1 2 Peng etahu an Prog ram ming ASP. Net VB 0  0  1  2  6  4 , 5 3  1  2  0  3  2 , 8 1, 7
3 Peng etahu an Prog ram ming
HTM L 0  0  3  0  6  4 , 3 3  0  0  3  3  3 , 3 1 4 Peng etahu an
Prog ram ming Javas cript 0  3  0  0  6  4 3  0  0  6  0  3 1 5 Peng etahu an Prog
ram ming CSS 3  0  0  3  3  3 , 3 3  0  0  6  0  3 0,
3 6 Peng etahu an Data base
SQL
Serve r 0  0  3  0  6  4 , 3 0  2  3  1  3  3 , 3 1 7 Peng etahu an Data base MyS QL 3  0  0  0  6  3 , 6 0  2  3  1  3  3 , 3 0, 3 8 Peng etahu an Data base Infor mix 0  0  3  0  6  4 , 3 0  2  3  1  3  3 , 3 1 9 Peng etahu an masa lah akad emik 0  0  2  3  4  4 , 2 3  0  0  3  3  3 , 3 0, 9 1 0 Peng etahu an 0  0  2  3  4  4 , 2 3  0  0  3  3  3 , 3 0, 9
masa lah kema hasis waan 1 1 Peng etahu an masa lah kedo senan 0  0  2  3  4  4 , 2 3  0  0  3  3  3 , 3 0, 9 1 2 Peng etahu an masa lah kepe gawa ian 0  0  2  3  4  4 , 2 3  0  0  3  3  3 , 3 0, 9 1 3 Infor masi SOP 0  2  3  2  2  3 , 4 0  2  3  3  1  3 , 3 0, 1 1 4 Infor masi Atura n- atura n 0  2  2  2  3  3 , 6 0  2  3  3  1  3 , 3 0, 3
Dari  uraian  diatas  dapat  diketahui  bahwa knowledge dengan K-Gap tertinggi yaitu pengetahuan seputar pemrograman ASP.Net sedangkan knowledge yang lain berada pada kisaran 0,1 hinga 1.

## 4.6. Analisis Strategi
Pada  tahap  ini  akan  menjelaskan  mengenai strategi  organisasi,  strategi knowledge  management serta  hubungan  antara  strategi  organisasi  dengan strategi knowledge management .
a. Strategi Organisasi Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa proses  bisnis  yang  terjadi  di  Pusat  Komputer Universitas  Tarumanagara  dominan  dalam  hal pengembangan perangkat lunak, karena itu dalam blue print sistem  informasi  Pusat  Komputer  Universitas Tarumanagara  tahun  2016-2022  juga  disebutkan tujuan  yang  ingin  dicapai  adalah  membangun  sistem informasi  yang  dapat  diakses  oleh  semua  civitas akademika  yang  mencakup  sistem  informasi  untuk dosen,  karyawan,  mahasiswa,  pimpinan,  dan  orang tua,  dan  penerapan  teknologi  informasi  yang  efektif untuk  mendukung dan  meningkatkan  mutu  kegiatan- kegiatan  Tridarma  di  Universitas  Tarumanagara. Berdasarkan  hal  tersebut,  maka  dapat  di  ketahui
bahwa strategi bisnis yang diterapkan adalah Strategi Low  Cost  (cost  leadership). Ini  dapat  terlihat  dari proses  bisnis  yang  dijalankan,  dimana  setiap  proses menekankan  pada  sumber  daya  yang  dimiliki  yaitu para programmer sebagai  pengembang  perangkat lunak  di  Pusat  Komputer  Universitas  Tarumanagara. Setiap  produk  yang  dihasilkan  merupakan  produk perangkat lunak yang dikembangkan sendiri, sehingga dapat menekan biaya pembuatan perangkat lunak.

## b. Strategi KM
Dalam  hal  strategi KM ,  dilakukan  identifikasi melalui pengisian kusioner dengan beberapa pertanyaan  strategis  terkait KM .  Adapun  hasil identifikasi tersebut dapat terlihat pada tabel 4 berikut
Tabel 4 Identifikasi Strategi KM
N o Pertany aan Kodifikasi Bo bot (% ) Personali sasi Bo bot (% ) 1 Berada dalam tipe bisnis seperti apa perusaha an Anda? Menyedia kan layanan dengan kualitas tinggi, bisa diandalkan , cepat dan efektif dalam biaya. 40 Menyedia kan produk dan layanan yang kreatif, ketat,  dan bisa di kostumisa si.
60 2 Berapa banyak material lama seperti data proyek dimasa lalu, dokume n yang ada sekarang dan proyek yang ter- arsip yang anda gunakan kembali sebagai bagian dari Anda mengguna kan kembali dokumen lama untuk membuat dokumen baru. Anda mengguna kan produk yang ada sekarang untuk membuat produk baru. Anda mengetahu i bahwa setiap kali harus men- deliver 60 Setiap masalah mempuny ai kesempata n untuk menjadi sebuah " one off " dan masalah yang unik. Solusi yang kreatif sering menjadi sesuatu yang sering digunakan . 40
N o Pertany aan Kodifikasi Bo bot (% ) Personali sasi Bo bot (% ) proyek baru? sesuatu kepada pelanggan, anda tidak harus membuatn ya dari awal. 3 Model pemberi an harga seperti apa untuk produk atau layanan yang disediak an perusaha an Anda? Kompetisi berbasis harga 50 Harga berdasarka n keahlian.
Penetapan harga tinggi tidak akan merugikan bisnis Anda. 50 4 Bagaima na tentang margin keuntun gan perusaha an Anda? Keuntunga n sedikit, keuntunga n besar didapat dari omset penjualan yang banyak. 50 Margin keuntunga n yang sangat tinggi 50 5 Bagaima na anda bisa menjelas kan tentang peranan
IT dalam memain kan peran dalam proses pekerjaa n di perusaha an Anda? IT adalah pendorong utama, tujuannya adalah untuk menghubu ngkan orang yang tersebar di perusahaa n dengan pengetahu an terkodifika si (misalnya laporan, dokumenta 70 Penyimpa nan dan pengakses an kembali data bukanlah aplikasi utama dari IT . IT dipertimba ngkan sebagai pendorong untuk komunika si, aplikasi seperti email dan video
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019
N o Pertany aan Kodifikasi Bo bot (% ) Personali sasi Bo bot (% ) si, kode dll) dalam sebuah form yang bisa digunakan ulang.
conferenci ng dipertimba ngkan sebagai aplikasi yang paling penting, percakapa n, sosialisasi dan pertukaran dari tacit knowledge dipertimba ngkan untuk menjadi penggunaa n utama dari IT . 6 Struktur penghar gaan seperti apa yang ada diperusa haan Anda? Karyawan dihargai atas penggunaa n dan kontribusi mereka terhadap database seperti database diskusi Notes . 55 Karyawan dihargai atas sharing knowledge yang mereka lakukan secara langsung kepada rekannya dan ketika membantu masalah rekannya di lokasi/ departeme nt lain
45
7 Bagaima na pengeta huan dipertuk arkan dan disampa ikan? Pegawai merujuk kepada dokumen atau best practices database yang menyimpa n, 60 Pengetahu an ditransfer orangpero rang, jejaring dalam perusahaa n didorong untuk 40
N o Pertany aan Kodifikasi Bo bot (% ) Personali sasi Bo bot (% ) mendistrib usikan dan mengkolek si pengetahu an terkodifika si. memungki nkan sharing tacit knowledge , diamdiam, dan dengan intuisi. 8 Dimana kah posisi skala ke ekonomi san perusaha an anda? Skala ke ekonomisa n terletak pada keefektifa n dari penggunaa n kembali pengetahu an dan pengalama n yang telah ada/dimili ki dan penerapan nya untuk menyelesa ikan masalah- masalah baru dan melengkap i proyekpro yek baru. 65 Ke ekonomisa n berada pada jumlah total keahlian yang tersedia di dalam perusahaa n, dimana beberapa ahli di berbagai area tertentu dianggap diperlukan . 35 9 Apa kekhasa n struktur demogra fik tim anda? Tim besar; sebagian besar anggota adalah pegawai tingkat junior ; beberapa manajer proyek memimpin mereka. 60 Karyawan junior bukan bagian mayoritas dari total anggota tim umumnya. 40 Total Bobot 510 390 Rata-rata (%) 56, 6 43, 3
Tabel 4 diatas menjelaskan bahwa strategi KM dalam organisasi Pusat Komputer Universitas Tarumanagara lebih  ke  arah  kodifikasi,  dimana  dokumentasi permasalahan-permasalahan  terdahulu  tersimpan  dan digunakan kembali untuk menyelesaikan permasalahan  baru.  Disamping  ada  pula  strategi personalisasi  berupa  kemampuan  SDM    yang menggambarkan  ketersediaan tacit knowledge di dalam organisasi.
Perbandingan  kodifikasi  dan personalisasi  diatas menunjukkan  bahwa baik kodifikasi maupun personalisasi  keduanya  sama-sama  digunakan  dan dijalankan,  ini  berarti  bahwa  kedua  strategi  tersebut saling mendukung satu sama lain di dalam organisasi.

## 4.7. Analisis Knowledge Management Usulan
a. Diagram Alir Knowledge
Diagram  alir knowledge menggambarkan  aliran knowledge dari  mana  saja  sumber  pengetahuan berasal, kemana pengetahuan tersebut di simpan, lalu kemana  pengetahuan  tersebut  di  distribusikan. Adapun gambaran dari diagram alir knowledge dapat terlihat pada gambar 7 berikut
Staff
Knowledge
Base Repository
Search Periksa
knowledge tersedia ada Diskusi Tim Solved Knowledge baru Knowledge lama Search sumber external Knowledge baru Y T Y T Gambar 7 Diagram Alir Knowledge
b. Knowlegde Management Team
Dalam penelitian ini di usulkan tim KM yang akan bertanggung  jawab  terhadap  kelangsungan KM di Pusat  Komputer  Universitas  Tarumanagara.  Adapun usulan tersebut di ilustrasikan dalam bagan 8 berikut
Gambar 8 Knowledge Management Team
Penjelasan  fungsi  dari  masing-masing  posisi tersebut sebagai berikut:
1) Manajer KM ,  sebagai  penanggung  jawab, serta  mengorganisasikan  berbagai  inisiatif untuk kelangsungan pengembangan KM
2) Administrator KM , sebagai pengelola konten dari  KM  untuk  dapat  dikelola,  disimpan, ditampilkan dan disebarluaskan. Serta mengatur hak akses pengguna KM . 3) Pengguna, sebagai pengguna yang memanfaatkan KM .
c. Knowledge Management Technology Usulan Teknologi KM yang  dapat  diterapkan  untuk bagian  pengembangan  perangkat  lunak  di  Pusat Komputer  Universitas  Tarumanagara,  diuraikan dalam tabel 5 berikut
Tabel 5 Teknologi KM Usulan Prose s KM Siste m KM KM Sub Proses Mekanis me KM Teknol ogi KM Knowl edge Disco very Knowl edge Disco very Sistem Combin ation Sosializa tion Dokume n pengemb angan, dokume n meeting , laporan, buku referensi , forum diskusi Percakap an, pelatihan , worksho p , pengama tan,
project collabor ation Docume nt manage ment system, reposito ry Collabo ration system, forum diskusi, chat, email, telepon Knowl edge Captu re Knowl edge Captu re Syste m External ization Internali zation Training, pengetah uan dari expert , learning by doing Meeting, face to face, Reposit ory , forum diskusi, blog, website Project collabo ration, case Manager KM Pengguna Administrator KM
collabor ation base reasoni ng Knowl edge Sharin g Knowl edge Sharin g Syste m Socializ ation Exchang e Face to face, meeting presenta si Forum diskusi, blog , chat , knowled ge reposito ry Downlo ad, knowled ge search Knowl edge Applic ation Knowl edge Applic ation Syste m Directio n Routines Help desk Kebijaka n, job desc Pemeca han masalah Sistem informa si manaje men
4.8. Analisis Knowledge Management Blue Print
a. Identifikasi Kebutuhan Identifikasi kebutuhan terhadap rancangan knowledge management  system berdasarkan  hasil knowledge  management usulan  yang  telah  diuraikan diatas. Adapun hasil identifikasi kebutuhan tersebut di uraikan dalam tabel 6 berikut:
Tabel 6 Identifikasi  Kebutuhan Kode Deskripsi R.001 Fitur  pencarian  pengetahuan    atau case tertentu R.002 Fitur  penyimpanan  dokumen-dokumen serta file-file R.003 Fitur  penyimpanan  pengetahuan  untuk digunakan  kembali  dimasa  mendatang dalam sebuah knowledge repository R.004 Fitur  penyimpanan experience dan sharing  experience ,  seperti blog , forum atau chat
R.005 Fitur collaboration untuk pengembangan perangkat lunak R.007 Autentikasi  login  untuk  menggunakan sistem internal
R.008 Tidak  perlu  login  untuk  menggunakan
sistem eksternal
b. Identifikasi Fitur
Infrastruktur  fitur KM dikategorikan  sebagai teknologi  informasi  pendukung KM yang  didasarkan atas  fungsi  dan  peran  teknologi  tersebut  terhadap proses-proses KM yang  dalam  hal  ini  menggunakan metode
SECI ( Socialization, Externalization, Combination dan Internalization ). Identifikasi fitur ini juga mengacu pada identifikasi kebutuhan dari sistem yang  telah  dilakukan  sebelumnya.  Adapun  fitur-fitur yang  diidentifikasi  berdasarkan  konsep SECI ,  telah diuraikan dalam tabel 7 sebagai berikut
Tabel 7 Identifikasi Fitur No  Fitur S E C I 1 Project collaboration   2 Forum diskusi   3 Web Blog / Portal KMS  4 Knowledge Repository  5 Document Management System  6 Study Case 
Kemudian  dari  hasil  tabel  diatas,  maka  dapat digambarkan  secara  lebih  detail  peran  dari  teknologi informasi berdasarkan konsep SECI , seperti digambarkan pada gambar 4.7 berikut
c. Knowledge Management Representation
Berdasarkan  hasil  identifikasi-identifikasi  serta usulan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dibuat sebuah knowledge management representation sebagai  gambaran knowledge  management  system beserta  hubungan  antara  komponen  sistem  dan knowledge di dalamnya. Adapun gambaran knowledge representation tersebut dapat terlihat pada gambar 10 berikut
• Knowledge Repository
• Document Management • Study Case • Portal Web
• Blog
• Collaboration • Forum Diskusi Socialization Externalization Combination Internalization
Knowledge Management System Collaboration Forum Online Tim Chat Diskusi Knowledge Repository Blog Source Code Document Management Dokumen Manual Book Report Narasi Artikel Video Audio PHP ASP VB.Net HTML CSS Javas cript SOP SQL Server Mysql Inform ix Akade mik Kemaha siswaan Kedos enan Kepega waian Keuang an Aturan Bug Study Case

## Gambar 10 Knowledge Management Representation

## 4.9. Perancangan Sistem
Pada  tahap  ini  akan  menjelaskan  mengenai rancangan sistem berupa desain sistem yang meliputi diagram-diagram uml dan  rancangan antar muka dari aplikasi knowledge management system.

## a. Use Case Diagram
Berdasarkan  hasil  identifikasi  kebutuhan  sistem pada  bagian  analisis  usulan  diatas,  dilakukan pemodelan  sistem  dengan use  case  diagram seperti ilustrasi gambar 11 berikut

## Gambar 11 Use Case Diagram KnowledgeManagement
System Dalam use case diagram diatas secara garis besar menampilkan  beberapa use  case utama  yang menunjukkan  interaksi  user  dengan  sistem  diantara Register , Login , Discussion Forum, Manage Repository, Collaboration , dan Chat .
Gambar 9 Fitur KM dengan Konsep SECI
b. Class Diagram
Adapun  gambaran  dari  class  diagram  dari knowledge  management  system dalam  penelitian  ini akan di ilustrasikan dalam gambar 12 berikut
Gambar 12 Class Diagram Knowledge Management Sytem
c. Desain Arsitektur Sistem
Knowledge Management System dalam penelitian ini  di  rancang  dan  di  implementasikan  dalam  model client-server , dimana data tersimpan di dalam sebuah database pada server internet dan diakses oleh banyak user . Adapun gambaran desain arsitektur sistem dapat terlihat pada gambar 13 berikut

## Gambar 13 Desain Arsitektur Sistem
d. Desain Basis Data
Basis data dalam knowledge management system pada penelitian ini digambarkan dalam domain model yang mengilustrasikan konsep hubungan antar entitas atau objek. Adapun ilustrasi tersebut dapat dilihat pada gambar 14 berikut
Gambar 14 Desain Basis Data System User Member Admin Staff Manajer Login Register Discussion Forum Manage Repository Collaboration project Chat extend knowledge +id_knowledge +judul +deskripsi +gambar +tgl_posting +id_user +id_tipe +Cread() +Read()
+Update() +Delete()
metadata_tipe +id_tipe +nm_tipe +Cread() +Update()
+Read() +Delete() metadata_dokumen +id_dokumen +nm_dokumen +file +id_knowledge +Cread() +Read() +Update() +Delete() metadata_referensi +id_referensi +deskripsi +url +id_knowledge +Cread() +Update() +Read() +Delete() * 1 * 1 * 1 metadata_subjek +id_subjek +nm_subjek +id_knowledge +Create() +Read() +Update() +Delete() * 1 user +id_user +nm_user +username +password +level +Cread() +Read() +Update() +Delete() project +id_project +nm_project +deskripsi +id_user +Cread() +Read() +Update() +Delete() team +id_user +id_project +Cread() +Read() +Update() +Delete() * 1 * 1 * 1 chat +id_chat +id_project +id_user +isi_chat +Cread() +Read() * 1 * 1 Forum +id_forum +topik +tgl_posting +deskripsi +id_user +Cread() +Update() +Read() +Delete() * 1 diskusi +id_diskusi +isi_diskusi +id_forum +id_user +Cread() +Read() * 1 1 * Server Web Server Database User User User
e. Hasil Rancangan Sistem
Adapun hasil rancangan dari knowledge management system adalah sebagai berikut:

## 1) Halaman Portal KMS
Halaman  ini  merupakan  halaman  utama  dari Portal Knowledge  Management System ,  dimana dapat diakses oleh semua pengguna.

## Gambar 15 Halaman Portal KMS

## 2) Halaman Forum Online
Halaman  ini  menampilkan  diskusi-diskusi  di dalam  forum  yang  dapat  di  ikuti  oleh  pengguna yang  telah  memiliki  autentikasi login  user . Pengguna yang sudah teregistrasi dan login dapat berpartisipasi  dalam  diskusi online untuk  saling berbagi pengetahuan atau mendiskusikan permasalahan-permasalahan.

## Gambar 16 Halaman Diskusi Forum
3) Halaman Repository
Halaman  ini  menampilkan  kumpulan knowledge yang  tersimpan  di  dalam database knowledge , baik  berupa  artikel, audio,  video ,  dokumen,  dan lain  sebagainya. Knowledge-knowledge tersebut dapat  diakses  hanya  oleh user internal  sistem, yaitu staff , admin dan manager
Gambar 17 Repository Detail

## f. Pengujian
Pengujian rancangan sistem dalam penelitian ini menggunakan pengujian User Acceptance Test untuk menguji fungsionalitas dari fitur-fitur yang dikembangkan  di  dalam knowledge  management system di Pusat Komputer Universitas Tarumanagara

## User Acceptance Test (UAT)
Dari  hasil  pengujian knowledge  management system diperoleh hasil rata-rata sebesar 86,2%. Hal ini dapat menunjukkan bahwa hasil knowlegde management  system yang  dirancang  adalah  baik. Knowledge  management  system secara  fungsional maupun non-fungsional dapat diterima oleh pengguna dan  menghasilkan  rancangan  yang  sesuai  kebutuhan pengguna.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Dari  penelitian  ini  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa  pengetahuan  merupakan  hal  yang  sangat penting  dan  perlu  dikelola  dengan  baik,  untuk mendukung  tersebarnya  informasi  dan  pengetahuan untuk  berbagai  keperluan.  Khususnya  menyimpan berbagai  pengalaman-pengalaman,  permasalahan- permasalahan  beserta  solusinya  dan  digunakan kembali  untuk  menyelesaikan case serta  membentuk pengetahuan baru.
Pada  aspek  rancangan,  berhasil  di  identifikasi Fitur-fitur KM yang  berhasil  berdasarkan  kebutuhan pengguna  yang  mengacu  pada  konsep SECI yaitu Collaboration project , forum online , web portal KMS , Blog , Knowledge Repository , Document Management System , dan Study case . Hasil  pengujian knowledge  management  system diperoleh  hasil  rata-rata  sebesar  86,2%  yang  berarti bahwa knowledge management system dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Adapun  saran  yang  dapat  diberikan  pernulis dalam penelitian ini diantaranya yaitu:
1. Kebijakan pimpinan Pusat Komputer Universitas Tarumanagara untuk mendorong kegiatan
pengelolaan pengetahuan
dan berbagi pengetahuan  agar  pengetahuan-pengetahuan  di dalam  knowledge  management  system  dapat dimanfaatkan secara maksimal.
2. Di  dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan pendekatan SECI model untuk menganalisis serta merancang berbagai fitur knowledge management system.  Untuk  itu  pada  penelitian  selanjutnya penulis menyarankan untuk menggunakan pendekatan  lain  atau  menggabungkan  antara pendekatan  satu  dengan  pendekatan  lain  untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] D.  B.  Priambada, Implementasi  Knowledge Management  System  di  Perusahaan .  Bogor:
IPB, 2010.
[2] M.  Bornemann, An  Illustrated  Guide  to Knowledge  Management .  Graz,  Austria: Wissenmanagement Forum, 2003.
[3] U.  Chaeruman,  “Analisis  Model  Konseptual Knowledge  Management,” Kaji.  Lit.  Karya Charles Despres Daniele Chauval , 2011.
[4] T.  H.  Davenport  and  L.  Prusak, Working Knowledge:  How  Organizations  Manage what  They  Know .  Harvard  Business  Press, 1998.
[5] I.  Becerra-Fernandez  and  R.  Sabherwal, Knowledge  Manamgement  Systems  and Processes . 2010.
[6] K. Dalkir, Knowledge Management in Theory and Practice . Burlington: Elsevier Butterworth-Heinemann USA, 2011.
[7] E.  Cahyaningsih,  D.  I.  Sensuse,  A.  M.
Arymurthy, and W. C. Wibowo, “NUSANTARA: A New Model of Knowledge  Management  in  Government Human  Capital  Management,” Procedia
Comput. Sci. , vol. 124, pp. 61–68, 2017.
[8] A.  Tiwana, The  Knowledge  Management Toolkit . New Jersey: Prentice Hall PTR, 1999.
[9] P.  L.  Tobing,  “Knowledge  Management: Manajemen  Knowledge  Sharing  berbasis komunitas,” Knowl.  Manag.  Soc.  Indones. , 2011.
[10] I. Nonaka and H. Takeuchi, The knowledge-creating company : how Japanese Companies create the dynmics of innovation . New York: Oxford University Press, 1995.