BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Vol. 4 No 2,  2023, pp. 1387-1396
DOI: https://doi.org/10.31949/jb.v4i2.4871

## Pendampingan  Digitalisasi  Arsip  sebagai  Penunjang Paperless Office di SMP Negeri 4 Satu Atap Rambah Samo
Annajmi 1* , Arcat 2 , Lusi Eka Afri 3 , Nurrahmawati 4
1 Universitas Pasir Pengaraian, Pasir Pengaraian, Indonesia
2 Universitas Pasir Pengaraian, Pasir Pengaraian, Indonesia
3 Universitas Pasir Pengaraian, Pasir Pengaraian, Indonesia 4 Universitas Pasir Pengaraian, Pasir Pengaraian, Indonesia *e-mail korespondensi: annajminajmi86@gmail.com

## Abstract
The development of information and communication technology provides convenience in the field of school administration. The number of school administrative archives is increasing from time to time, it is necessary to  make  adjustments  in  the  archive  management.  Digital  transformation  is  one  of  the  most  effective  and efficient  solutions  in  records  management.  This  must  also  be  supported  by  the  teacher's  knowledge  and skills regarding digitizing archives and digital archive management. The implementation of this community service aimed to help the school overcome its problems in the creation and management of digital archives as an effort to support paperless offices in schools. The method used in the implementation of this program was the method of training and mentoring through the transfer of science and technology, the concept of digitizing archives and managing digital archives using Google Drive. Teachers and administrators were given training  on  the  utilization  of  service  technology  services  in  the  form  of  digitizing  archives  to  support paperless  offices  and  management  of  digitizing  records.  Furthermore,  teachers  and  administrators  were given  assistance  in  archive  management  using  Google  Drive,  including  creating  archives  using  Google Documents, Google Sheets and Google Forms, as well as storing and sharing archives using Google Drive. The results of the activities that have been carried out provide insight into the knowledge of teachers and administration related to paperless offices, digitization of archives, Google Drive archive storage media and good digital archive management. In addition, it also improves the skills of teachers and administrators in digitally archiving both personal and school archives and managing archives digitally on  Google Drive as a form of getting started for paperless offices in schools.
Keywords: Digitization of Archives, Paperless Office, Google Drive

## Abstrak
Perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  memberikan  kemudahan  dalam  bidang  administrasi sekolah.  Jumlah  arsip  administrasi  sekolah  yang  semakin  meningkat  dari waktu  ke  waktu,  perlu  dilakukan penyesuaian  dalam  manajemen  kearsipan.  Transformasi  digital  merupakan  salah  satu  solusi  paling  yang efektif  dan  efisien  dalam  manajemen  arsip.  Hal  ini  juga  harus  didukung  dengan  pengetahuan  dan keterampilan  guru  tentang  digitalisasi  arsip  dan manajemen  arsip  digital.  Pelaksanaan  pengabdian  kepada masyarakat ini bertujuan untuk membantu pihak sekolah mengatasi permasalahannya dalam pembuatan dan pengelolaan  arsip  digital  sebagai  upaya  mendukung paperless  office  di  sekolah.  Metode  yang  digunakan dalam pelaksanaan program ini adalah metode pelatihan dan pendampingan melalui transfer IPTEKS konsep digitalisasi  arsip  dan  manajemen  arsip  digital  menggunakan google  drive.  Guru  dan  tata  usaha  diberikan pelatihan  pemanfaatan  pelayanan  teknologi  layanan  berupa  digitalisasi  arsip  untuk  mendukung paperless office  dan  manajemen  digitalisasi  arsip.  Selanjutnya,  guru  dan  tata  usaha  diberikan  pendampingan  dalam manajemen arsip menggunakan google drive, antara lain membuat arsip menggunakan google documents, google sheets dan google forms, serta menyimpan dan membagikan arsip menggunakan google drive. Hasil kegiatan  yang  sudah  dilakukan  memberikan  wawasan  pengetahuan  guru  dan  tata  usaha  terkait paperless office, digitalisasi arsip, media penyimpanan arsip google drive dan manajemen arsip digital yang baik. Selain itu,  juga  meningkatkan  keterampilan  guru  dan  tata  usaha  dalam  pengarsipan  digital  baik  arsip  pribadi maupun  arsip  sekolah  serta  mengelola  arsip  secara  digital  di google  drive  sebagai  bentuk  awal  untuk paperless office di sekolah.
Kata Kunci: Digitalisasi Arsip, Paperless Office, Google Drive
Accepted: 2023-03-22
Published: 2023-04-13

## PENDAHULUAN
Sekolah  sebagai  salah  satu  lembaga  pendidikan  formal  dilengkapi  dengan administrasi  yang  mencakup  kegiatan  kearsipan.  Informasi  yang  terekam  sebagai  arsip yang tersimpan merupakan bukti dan dokumentasi bagi sebuah instansi termasuk sekolah (Simangunsong,  2018).  Informasi  ini  menjadi  pendukung  sekolah  dalam  menghadapi perubahan  situasi  dan  kondisi  yang  berkembang  dengan  cepat.  Hal  ini  berakibat pengarsipan menjadi kewajiban bagi sekolah dan sesuai dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 (Indonesia, 2009) tentang kearsipan.
Perkembangan  teknologi  pada  bidang  teknologi  informasi  dan  komunikasi memberikan kemudahan pekerjaan bagi setiap orang. Termasuk pada bidang administrasi data  sekolah.  Adminstrasi  sekolah  perlu  melakukan  penyesuaian  dalam  manajemen kearsipan  melalui  transformasi  digital,  yaitu  mengubah  manajemen  kearsipan  manual menjadi  manajemen  kearsipan  digital.  Tentunya  hal  ini  juga  harus  didukung  dengan pengetahuan  dan  keterampilan  guru  dan  tenaga  kependidikan  dalam  memanfaatkan teknologi.  Teknologi  digital  yang  baik  oleh  organisasi/instansi  apabila,  sumber  daya manusia dari organisasi tersebut memiliki keahlian dalam memanfaatkan teknologi digital (Hardiono, 2020).
Arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran  kertas  menjadi  lembaran  elektronik  (Sholeh  &  Fatkhiyah,  2020),  yang  dikenal dengan alih media. Proses alih media dapat dilakukan dengan cara scanning, conversion, importing  menggunakan  perangkat  komputer/laptop/handphone  dengan  dibantu perangkat scanner atau aplikasi scanner.  Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file dilengkapi dengan database yang akan membentuk suatu sistem arsip digital yang meliputi  fasilitas  pengaturan,  pengelompokan,  penamaan  file-file  hasil  alih  media (Kurniadi & Rahmah, 2018). Selain berupa dokumen berupa tulisan, arsip yang disimpan dalam  bentuk  digital  dapat  berupa  gambar,  suara,  video,  dan  lainnya  yang  dapat dijadikan sebuah data. Sedangkan penyimpanan arsip digital bisa dilakukan secara online maupun offline (Rifauddin, 2016). Proses penyimpanan dan penelurusan arsip digital lebih banyak  keuntungan  dibandingkan  pengarsipan  dengan  kertas.  Menurut  (Nurrahmawati, 2023)  bahwa  kemudahan  dari  arsip  digital  meliputi  tampilan  yang  menarik,  fasilitas pencarian  dokumen,  pencatatan  lokasi  fisik  dokumen,  fasilitas  gambar  dan  suara,  dan keamanan  data.  Selain  itu,  arsip  digital  memberikan  kemudahan  bagi  pengguna  untuk dapat  mengakses  sumber  informasi  yang  sudah  diarsipkan  dimana  saja  dan  kapan  saja (Wibowo, 2018).
Aplikasi google  drive  adalah  layanan  penyimpanan  (storage)  daring  milik  Google yang diluncurkan pada 24 April 2012 dengan kapasitas penyimpanan gratis hingga 15GB. (Khikmawati,  2016) Google  Drive  memfasilitasi  penggunanya  untuk  berkolaborasi, membuat,  menyimpan,  dan  membagikan  dokumen  dengan  pengguna  yang  lainnya. Tentunya  ini  dapat  dimanfaatkan  oleh  guru  maupun  tata  usaha  sekolah  untuk mengamankan  arsip-arsip  yang  ada  dan  mengurangi  penggunaan  kertas  serta penghematan  waktu  (yang  dikenal  dengan paperless office). (Ningrum, 2015) Paperless office  merupakan  upaya  meminimalisir  penggunaan  kertas  dan  penghematan  waktu dengan tujuan untuk mengurangi menumpuknya kertas dan menghemat waktu, daya dan
tenaga.  Manfaat  dari  pengarsipan  secara  digital  antara  lain  kecepatan,  kemudahan  dan kehematan bahkan mendorong terwujudnya paperless office .
Sekolah  Menengah  Pertama  Negeri  (SMP  N)  4  Satu  Atap  Rambah  Samo merupakan  salah  satu  sekolah  menengah  negeri  yang  baru  berkembang  di  kecamatan Rambah Samo yang terletak di SKPB Tambahan Desa Marga Mulya Kecamatan Rambah Samo Kabupaten Rokan Hulu Provinsi Riau. Berdasarkan data sekolah,  saat ini SMP N 4 Satu Atap memiliki tenaga pendidik dan kependidikan berjumlah 10 orang dengan rincian 8 orang guru dan 2 orang tenaga kependidikan dengan jumlah siswa sebanyak 88 orang yang dibagi menjadi 3 rombel. Tentunya sekolah memiliki kewajiban untuk mengarsipkan berbagai  berkas  yang  berhubungan  dengan  semua  komponen.  Berdasarkan  hasil observasi dan wawancara dengan kepala sekolah di SMP N 4 Satu Atap Rambah Samo, pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  sekolah  saat  ini  masih  bersifat  manual.  Begitu  juga dengan  pengelolaan  arsip  pribadi  para  guru  masih  dilakukan  secara  manual.  Hal  ini menunjukkan bahwa kertas masih menjadi wadah untuk menyimpan dokumentasi. Hal ini tentunya  dirasa  masih  kurang  efektif  untuk  dilakukan,  karena  informasi  yang  disimpan pada  dokumen  dalam  bentuk  kertas  rentan  mengalami  kerusakan,  kehilangan  atau terselip.  Bahkan  juga  dirasa  kurang  efisien  karena  menghabiskan  banyak  kertas, membutuhkan  ruang  untuk  penyimpanan  dan  membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk mencari dokumen yang diperlukan.

## Gambar 1. Penyimpanan Arsip SMP N 4 Satu Atap Rambah Samo

## METODE
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan membantu pihak sekolah SMP Negeri  4  Satu  Atap  Rambah  Samo  mengatasi  permasalahannya  dalam  pembuatan  dan pengelolaan arsip digital sebagai upaya pendukung paperless office di sekolah. Kegiatan ini dilakukan di SMP Negeri 4 Satu Atap Rambah Samo yang diikuti oleh kepala sekolah, tata usaha, dan para guru.
Metode  yang  digunakan  dalam  pelaksanaan  program  adalah  metode  pelatihan  dan pendampingan agar solusi yang ditawarkan dapat disalurkan dengan baik kepada mitra. Tahapan-tahapan  dalam  pelaksanaan  program  terbagi  atas  persiapan,  pelaksanaan kegiatan, dan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan.
ke dalam tiga bentuk kegiatan, yaitu:
1390
a. Pelatihan pemanfataan teknologi layanan digital
b. Pendampingan pembuatan arsip digital dengan memanfaatkan google drive
c. Pendampingan manajemen arsip digital pada google drive

## Tahapan Kegiatan
1. Tahap persiapan
Tahapan persiapan yang dilakukan untuk melaksanakan program ini adalah:
a. Analisis Kebutuhan Tim  pengabdian  berkoordinasi  dengan  pihak  sekolah  yang  melibatkan  kepala sekolah,  tata  usaha  dan  para  guru  terkait  dukungan  sumber  daya  manusia, pengetahuan  dan  keterampilan  yang  dibutuhkan.  Selain  itu,  pertemuan  tersebut juga  dibicarakan  kesepakatan  untuk  waktu  dan  tempat  pelaksanaan  kegiatan. Metode yang digunakan dalam pengumpulan dengan wawancara dan observasi.
b. Penyusunan bahan/ materi workshop Tim  pengabdian  melakukan  persiapan  bahan/  materi  workshop  yang  dibutuhkan untuk  kegiatan  pengabdian.  Metode  yang  digunakan  dalam  tahap  ini  adalah metode  literatur  terkait  pemanfaatan  teknologi  layanan  digital  dalam  bentuk digitalisasi  arsip  untuk  mendukung paperless  office  menggunakan  google  drive. Pada tahap ini juga disiapkan formulir pretest dan posttest.

## 2. Tahap Perlaksanaan
Tahap pelaksanaan kegiatan pelatihan dan pendampingan digitalisasi arsip dibagi atas tiga bentuk kegiatan, yaitu
a. Pelatihan pemanfaatan teknologi layanan digital. Kegiatan pelatihan ini dilakukan di awal kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Sebelum  dilakukan  pelatihan,  kegiatan  diawali  dengan  pemberian pretest.  Pretest ini  bertujuan  melihat  gambaran  pengetahuan  dan  keterampilan  peserta  terhadap pemanfataan teknologi layanan digital yang mendukung pada kebijakan paperless office.
b. Pendampingan pembuatan arsip digital dengan memanfaatkan google drive. Tim  pengabdian  mendampingi  para  guru  dan  tata  usaha  dalam  membuat  arsip digital dan menatanya pada google drive.
c. Pendampingan manajemen arsip digital. Pelatihan manajemen arsip digital ini bermaksud para guru dan tata usaha mampu melakukan  pengelolaan  data  dalam google  drive  termasuk  memusnahkan  arsip yang tidak terpakai.

## 3. Monitoring dan Evaluasi
Tim  pengabdian  melakukan  monitoring  dan  evaluasi  terhadap  pelaksanaan  kegiatan. Adapun  tujuan  pelaksanaan  monitoring  dan  evaluasi  untuk  mengetahui  sejauh  mana pemahaman  pihak  sekolah  terhadap  digitalisasi  arsip  dalam  mendukung  paperless office  serta  pengelolaannya.  Kegiatan  monitoring  dan  evaluasi  dilakukan  selama berjalannya  program.  Metode  yang  digunakan  dalam  pengumpulan  data  dengan wawancara, angket, dan praktik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  pelatihan  dilakukan  oleh  tim  dosen  multidisplin  ilmu  yaitu  dosen  pendidikan matematika dan dosen sistem informasi yang diikuti oleh 10 guru termasuk kepala sekolah dan 2 tata usaha SMP Negeri 4 Satu Atap Rambah Samo.

## 1. Tahap Persiapan
Pada  tahap  ini,  dilakukan  koordinasi  dengan  pihak  sekolah  yang  melibatkan  kepala sekolah,  guru,  dan  tata  usaha  sekolah guna  mengindentifikasi terkait dukungan  sumber daya  manusia,  pengetahuan  dan  keterampilan  yang  dibutuhkan.  Wawancara  dilakukan dengan kepala sekolah dan tata usaha untuk mengidentifikasi sejauh mana penggunaan arsip  di  sekolah,  kendala-kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip.  Pertemuan dengan para guru, kepala sekolah dan tata usaha diperoleh bahwa ada beberapa materi yang  mereka  butuhkan,  yaitu  terkait paperless  office,  digitalisasi  arsip,  layanan  digital google drive, google document, google sheet, dan google form.
Selanjutnya tim pengabdian melakukan persiapan bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan pengabdian  yaitu  persiapan  materi,  persiapan  instrumen pretest  dan  posttest,  dan presensi peserta. Pretest, posttest, dan daftar hadir peserta dibuat menggunakan google form. Adapun materi yang disiapkan meliputi:
a. Pemanfaatan teknologi layanan digital untuk mendukung paperless office Tim pengabdian mempersiapkan materi tentang konsep paperless office, keuntungan paperless office.
b. Pemanfaatan teknologi layanan digital dalam bentuk digitalisasi arsip Tim  pengabdian  mempersiapkan  materi  digitalisasi  arsip  untuk  menambah pengetahuan  para  peserta  yang  meliputi,  konsep  arsip,  asas  penyimpanan  arsip, manajemen kearsipan pada data sekolah.
c. Pemanfaatan teknologi layanan digital dengan menggunakan google drive Tim  pengabdian  mempersiapkan  materi  tentang google  drive,  yaitu  manajemen kearsipan melalui penyimpanan google drive.
d. Pemanfataan  teknologi  layanan  digital  dengan google  document,  google  sheet  dan google form.
Tim  pengabdian  menyiapkan  materi  layanan google  workspace  dalam  pembuatan data arsip sekolah.

## 2. Pelaksanaan Program
Kegiatan pelatihan diawali dengan diskusi singkat dengan para peserta yang hadir terkait bagaimana dengan kebijakan paperless office di sekolah, seberapa ketergantungan guru maupun  tata  usaha  dengan smartphone  atau  laptop  untuk  keperluan  pekerjaan, bagaimana  cara  guru  dalam  mengelola  arsip  baik  arsip  manual  maupun  arsip  digital, apakah  pernah  mendengar  tentang google  drive.  Semua  peserta  menyadari  bahwa memasuki era 5.0, guru maupun tata usaha harus memiliki keterampilan yang baik dalam berbagai produk digital, sehingga tidak ada alasan untuk tidak belajar memanfaatkannya. Sebelum kegiatan pelatihan, para peserta diberikan pretest menggunakan layanan digital google form.
Gambar 2. Analisis Kebutuhan Awal Peserta
Pada  gambar  2,  diperoleh  informasi  bahwa  25%  dari  peserta  yang  belum  pernah mengenal  istilah paparless  office,  sementara  75%  belum  terlalu  memahami  terkait paperless  office  di  lingkungan  pendidikan.  Pada  umumnya  peserta  belum  pernah mendapatkan pelatihan arsip digital. 58,3% peserta belum pernah mendapatkan pelatihan arsip, 33,3% sudah pernah mendapatkan pelatihan arsip dan 8,4% pernah mendapatkan pelatihan  arsip  digital.  Berdasarkan  wawancara  para  peserta  menyatakan  bahwa  66,7% mereka sudah memiliki arsip digital tetap hanya disimpan di laptop dan hp/smartphone. Berikut  ini  akan  ditunjukkan  hasil  tahap  awal  pengetahuan  dan  keterampilan  peserta terhadap google drive.
Tabel 1. Hasil Analisis Awal Pengetahuan Peserta terhadap Google Drive No Item Pertanyaan Persentase Jawaban 1. Mendegar aplikasi google drive 100% 2. Menggunakan google drive 33,3% 3. Meng upload dokumen pada google drive 33,3% 4. Mendownload dokumen pada google drive 33,3% 5. Membagikan dokumen pada google drive 0% 6. Menyimpan data dari hp/email ke google drive 0% 7. Memindahkan folder atau file pada google drive 0% 8. Mengganti nama folder atau file pada google drive 25% 9. Menghapus folder atau file pada google drive 16,7% 10. Memahami cara bekerja kolaboratif melalui google document dan google sheets 16,7% 11. Membuat formulir dengan google form 16,7% 12. Mendownload jawaban dari formulir yang disebarkan dari google form. 16,7%
Tabel 2 menunjukkan bahwa semua peserta sudah pernah dengar aplikasi google drive. Bahkan  ada  peserta  yang  sudah  menggunakan google  drive  untuk  menyimpan  data secara  digital  selain  menyimpannya  di  laptop  yaitu  sebesar  33,3%.  Sebagian  besar lainnya  sudah  pernah  mendengar  bahwa  file-file  dapat  disimpan  dalam google  drive, namun mereka belum mengetahui bagaimana cara menggunakannya.  Lebih 70% peserta menyatakan bahwa mengenal google drive dapat digunakan untuk upload dan download dokumen  saja.  Bahkan  untuk  mencipatakan  dokumen  arsip  secara  kolabotif  dengan memanfaatkan google workspace yang ada pada google drive hanya 16,7% yang pernah melakukannya.
Setelah  memperoleh  kesimpulan  awal,  kemudian  dilakukan  pelatihan  pemanfaatan layanan digital, dimana Materi yang diberikan kepada pada peserta disimpan pada google drive dan membagikan tautannya kepada peserta melalui Whatshapp.

## a. Pelatihan pemanfaatan teknologi layanan digital
Kegiatan pelatihan dilakukan dengan penyampaian materi tentang:
1) Pemanfaatan  teknologi  layanan  digital  untuk  mendukung paperless  office,  para guru  dan  tata  usaha  diberikan  informasi  tentang  filosofi paperless  office, manfaat/keuntungan dari paperless office bagi individu maupun sekolah, dan tips menerapkan paperless office,
2) Pemanfaatan teknologi layanan digital dalam bentuk digitalisasi arsip, para guru dan tata usaha dijelaskan konsep arsip digital, metode penyimpanan arsip yang tepat,  dan  hal  pokok  dalam  pengelolaan  arsip  yang  meliputi  penciptaan, penyimpanan,  penemuan  Kembali,  penyelematan,  serta  penyusutan  atau pemusnahan  arsip.  Peserta  juga  diberikan  pengetahuan  terkait  alih  media  dari arsip berupa lembaran menjadi arsip elektonik/ digital, menggunakan perangkat yang  dekat  peserta  seperti  mesin  scanner,  mesin  scanner  pada  printer  serta aplikasi scanner pada smartphone.
3) Pemanfaatan teknologi digital dengan menggunakan google drivP, para guru dan tata usaha diperkenalkan dengan aplikasi google drive sebagai salah media yang digunakan  untuk  pengarsipan  secara  digital  dan  tidak  memerlukan  biaya, manfaat dengan menggunakan google drive, fitur apa yang dapat dimanfaatkan dalam  pengarsipan.  Selanjutnya,  memotivasi  para  guru  dan  tata  usaha  sebagai peserta  workshop  untuk  dapat  menggunakan  dan  memanfaatkan  aplikasi  ini untuk pengarsipan.
4) Pemanfaatan  teknologi  digital  dengan google  workspace,  para  guru  dan  tata usaha diberikan materi terkait google workspace yang dapat dimanfaatan untuk membuat  arsip  secata  digital,  seperti google  document,  google  sheet,  google form.
Gambar 3. Kegiatan Pengabdian dalam Memberikan Pelatihan
b. Pendampingan pembuatan arsip digital dengan memanfataan google drive Kegiatan  pendampingan  diawali  dengan  masing-masing  peserta  menyiapkan beberapa  file  yang  akan  disimpan.  Peserta  didampingi  dalam  mengkonversi  arsip manual  berupa  dokumen  kertas  menjadi  dokumen  digital  menggunakan  mesin scanner atau scanner printer atau aplikasi scanner pada smartphone.
Selanjutnya  peserta  didampingi  membuat  folder  pada google  drive  dengan  nama sesuai dengan dokumen yang sudah didigitalkan dan mengupload dokumen tersebut pada folder yang sudah disiapkan. Selanjutnya, peserta juga dilatih untuk mengubah nama  file  atau  folder  pada google  drive  dan  cara  memindahkan  file  ke  folder  lain dalam google drive. Bahkan peserta ada yang menanyakan bagaimana jika dokumen kita di dalam hp/smartphone, bagaimana cara memindahkannya ke google drive. Tim pengabdian  mencoba  mendampingi  peserta  untuk  merespon  pertanyaan  tersebut, memindahkan dokumen yang sudah tersimpan pada memori smartphone ke google drive menggunakan smarphone.
Tata  usaha  ada  yang  menanyakan  bagaimana  cara  kita  membagikan  dokumen  SK pembagian  tugas  kepada  guru-guru.  Disini,  tim  mendampingi  dalam  menggunakan fitur  berbagi  dokumen  pada google  drive,  yaitu  berbagi  dokumen  dengan  cara mengirimkan  ke  email  atau  dapat  membagikan  tautan  file.  Selain  itu,  peserta  juga diberikan  pengetahuan  dan  keterampilan  dalam  mempersingkat  link  file  dari google drive menggunakan bit.ly atau tinyurl.

## Gambar 4. Kegiatan Pendampingan Peserta
Selanjutnya  para  guru  juga  didampingi  dalam  membuat  suatu  pekerjaan  pada  file yang sama tetapi di tempat yang berbeda. Salah seorang guru diminta membuat satu file  pada google  drive  dengan  memanfaatan  google  document,  selanjutnya membagikan tautan file tersebut kepada peserta yang lain dimana file tersebut harus diatur bahwa yang mendapatkan  tautan file tersebut dapat mengomentari pada file tersebut. Semua peserta yang sudah mendapat link dapat memberikan komentar dan tanggapannya  dalam  file  tersebut  menggunakan  laptop  atau smartphone  masing- masing.  Selain  itu,  peserta  mencobakan  menggunakan google  sheets  dalam menggumpulkan  data  guru  yang  terdiri  dari  nama,  NIP.  Terakhir,  peserta  diajak untuk membuat formulir evaluasi belajar menggunakan google formulir.
Pada akhir pelatihan, para guru dan tata usaha dimotivasi untuk memiliki arsip digital dan  memanfaatan google  drive  sebagai  media  penyimpanan,  dan  tentunya penyimpanan  arsip  yang  tertata  rapi  pada google  drive  sangat  memudahkan  para
guru maupun tata usaha untuk mengakses dokumen yang telah di upload sehingga tidak perlu lagi media penyimpanan berupa flash disk/ hard disk eksternal.

## c. Pendampingan menejemen arsip digital pada google drive
Pelatihan manajemen atau pengelolaan arsip digital ini adalah pengelolaan arsip yang meliputi empat siklus yaitu penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan  serta  disposisi.  Para  peserta  dapat  mengupdate  data  yang  sudah pernah  diarsipkan.  Hal  ini  bermaksud  para  guru  dan  tata  usaha  dapat  memisahkan arsip yang masih tetap disimpan dan arsip yang harus dimusnahkan.

## 3. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring  dan  evaluasi  dilakukan  selama  berjalannya  program.  Pada  tahap  awal sebelum  dilaksanakannya  pelatihan  dan  pendampingan  digitaliasasi  arsip,  semua peserta  yang  terdiri  dari  guru  dan  tata  usaha  menyatakan  mereka  memiliki  banyak arsip  baik  manual  maupun  digital  yang  tersimpan  dibanyak  tempat.  Hasil  pengisian kuesioner pretest, diperoleh indormasi bahwa peserta pada umumnya belum pernah mendapatkan pelatihan terkait digitalisasi arsip.
Evaluasi  hasil  kegiatan  pendampingan  ini  berdasarkan  observasi  selama  proses pelatihan  dan  pendampingan,  saat  praktik  semua  peserta  dapat  melakukan pengarsipan  secara  digital  dengan  memanfaatkan google  drive,  menciptakan  arsip digital  dengan  memanfaatkan google  workspace  serta  melakukan  pengelolaan arsip pada google drive.
Pada  akhir  kegiatan,  monitoring  yang  dilakukan  dengan  membagikan kuesioner posttest dengan menggunakan google form, untuk mengetahui pemahaman peserta terkait  digitalisasi  arsip  dengan  memanfaatkan  google  drive  sebagai  media penyimpanan  sebagai  bentuk  untuk  dukungan  untuk paperless  office  di  sekolah. 100% peserta sudah memahami fitur-fitur yang dapat digunakan pada google drive dalam hal pengasipan secara digital baik arsip pribadi maupun arsip sekolah. Para  guru  dan  tata  usaha  merasa  termotivasi  untuk  melakukan  pengarsipan  secara digital  menggunakan google  drive  serta  membuka  pengetahuan  dan  pengalaman bagi mereka untuk mengembangkan profesionalisme di era digital.

## KESIMPULAN
Pelatihan dan pendampingan digitalisasi arsip dengan memanfaatkan google drive yang  sudah  dilakukan  memberikan  wawasan  pengetahuan  para  guru  dan  tata  usaha terkait paperless  office,  digitalisasi  arsip,  media  penyimpanan  arsip  google  drive  dan manajemen  arsip  yang  baik. Selain  pengetahuan,  juga  meningkatkan  keterampilan  para guru dan tata usaha dalam mengarsipkan secara digital baik arsip pribadi maupun arsip sekolah dan mengelola arsip secara digital sebagai bentuk memulai untuk paperless office di sekolah.
Berdasarkan pelaksanaan kegiatan pengabdian ini, sebaiknya kepala sekolah, guru da  tata  usaha  dapat  memotivasi  secara  kontinu  dan  membiasakan  untuk  selalu mengurangi penggunaan kertas dengan membagikan arsip dalam bentuk digital, bahkan
kegiatan  yang  sifat  kolaboratif  dalam  menggunakan  layanan  digital google  document, google sheet serta mengumpulkan data menggunakan google from.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat  Universitas  Pasir  Pengaraian  Tahun  2022  yang  telah  mendanai  kegiatan pengabdian masyarakat ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Fatonah, N. S., Jokonowo, B., & Dwiasnati, S. (2021). Pemanfaatan Google Drive sebagai Media  Pencatatan  Inventaris  di  Kelurahan  Pondok  Kacang  Timur. Jurnal Pengabdian Masyarakat Nasional, 1-7.
Hardiono, N. S. (2020). Menyongsong Transformasi Digital. Proceeding Sendiu, 978-979.
Indonesia, P. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta.
Khikmawati,  M.  (2016). Google  Drive  untuk  Pendidikan.  Yogyakarta:  Pusat Pengembangan  dan  Pemberdayaan  Pendidik  dan  Tenaga  Kependidikan  (P4TK) Matematika.
Kurniadi, G., &  Rahmah, E. (2018). Penerapan Aplikasi Arteri untuk Kegiatan alih Media Arsip Kota sungai Penuh. J Ilmu Inf Perpust dan Kearsipan, 7(2), 33-41.
Ningrum,  D.  P.  (2015).  Penggunaan  Aplikasi  Google  Drive  sebagai  Penunjang  Paperless Office Fakultas Ekonomi. Jurnal Administrasi Perkantoran (Jpap), 3(3).
Nurrahmawati, L. E. (2023). Pelatihan dan Pendampingan Digitalisasi Arsip di SMP Negeri 3. , 6(1), 7-10. Jurnal Karinov, 6(1), 7-10.
Rifauddin,  M.  (2016).  Pengelolaan  Arsip  Elektonik  Berbasis  Teknologi. Khizanah  Al- Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2), 168-178.
Sholeh,  M.,  &  Fatkhiyah,  S.  (2020).  Pendampingan  kegiatan  Pengelolaan  Arsip  Digital dengan  Aplikasi  Arteri  di  SD  Muhammadiyah  Pandes  Bantul. Jurnal  Panrita  Abdi, 4(3), 357-368.
Simangunsong,  A.  (2018).  Sistem  Informaso  Pengarsipan  Dokumen  Berbasis  . Jurnal Mantik Penusa, 2(1).
Wibowo, L. C. (2018). Peran arsip digital naskah kuno pada website yayasan sastra lestari dalam  diseminasi  informasi  kesusastraan  jawa. Jurnal  Ilmu  Perpustakaan,  7(3), 211-220.