## P ENGEMBANGAN S ISTEM P ENGELOLAAN A DMINISTRASI

## M ENGGUNAKAN I NDEPENDENT C LOUD S TORAGE S ECARA

## T ERDISTRIBUSI
Nur Iksan a, *, Erika Devi Udayanti b , Djuniadi a a Fakultas Teknik, Universitas Negeri Semarang
b Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro
a,b Semarang, Indonesia
Email Address * : nur.iksan@mail.unnes.ac.id

## Abstract
Berdasarkan  hasil  observasi  pada  SMK  Negeri  5  Semarang,  pengelolaan  administrasi  masih bersifat manual dan beberapa arsip digital disimpan dalam komputer yang tidak terkelola dengan baik  serta  sangat  terbatas  pada  aksesnya.  Beberapa  aplikasi  pengelolaan  administrasi  yang digunakan sudah dapat diakses melalui media internet, seperti Google Drive, Icloud, Dropbox dan SkyDrive.  Bagaimanapun,  layanan  pada  aplikasi  tersebut  masih  menggunakan  infrastruktur  yang sangat  bergantung  pada  provider  sehingga  pengguna  memiliki  beberapa  keterbatasan  seperti kendali  akses  penuh,  kebijakan  keamanan  data,  keberlanjutan  layanan  dan  pemulihan  data.  Jika pengelolaan administrasi dilakukan pada sekolah maka perlu dipertimbangkan penggunaan sistem yang tidak bergantung pada suatu provider. Pengembangan sistem pengelolaan administrasi yang mandiri sangat diperlukan sehingga dokumen/arsip yang sangat penting dan bersifat rahasia dapat terjaga  ketersediaan  dan  keamanannya.  Untuk  itu,  diperlukan  infrastruktur  yang  memadai  dalam membangun  independent  cloud  storage  atau  penyimpanan  mandiri  serta  aplikasi  pengelolanya. Pada proses bisnisnya, sistem ini dilakukan secara terdistribusi sehingga pengelolaan administrasi tidak lagi terpusat pada satu pengguna (staf tata usaha) melainkan semua entitas/pengguna (guru, kepala  sekolah,  staf  tata  usaha,  bagian  akademik,  bagian  kesiswaan,  dan  lain-lain).  Untuk  itu, kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  akan  dilaksanakan  meliputi  pengembangan  sistem pengelolaan  administrasi  menggunakan  independent  cloud  storage  secara  terdistribusi.  Dengan adanya  kegiatan  tersebut  diharapkan  dapat  memberikan  solusi  pada  permasalahan  pengelolaan administrasi  dan  selanjutnya  juga  dapat  meningkatkan  kualitas  pelayanan  di  SMK  Negeri  5 Semarang
Keywords: Cloud Computing, Independent CLoud Storage, Papperless .

## I. I NTRODUCTION
Sampai  saat  ini  media  pembelajaran  interaktif  belum  berkembang  dengan  optimal  di Indonesia.  Salah  satu  kendala  pengembangan  media  pembelajaran  interaktif  adalah kurang  dikuasainya  teknologi  pengembangan  media  interaktif  oleh  para  pengajar, sehingga pengembangan materi pembelajaran interaktif dengan komputer kurang optimal. Sekarang  ini,  perkembangan  teknologi  khususnya  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi (TIK)  begitu  cepat  seiring  dengan  berkembangnya  ilmu  pengetahuan.  Namun perkembangan  teknologi  tidak  semua  berdampak  positif,  khususnya  bagi  anak-anak. Anak-anak cenderung lebih tertarik dalam aktifitas-aktifitas digital, seperti bermain game dan  internet.  Disisi  lain  aktifitas  belajar  anak  cenderung  menurun  bahkan  kalah  dengan aktifitas digitalnya.
Kemajuan  teknologi  informasi  yang  pesat  serta  potensi  pemanfaatannya  secara  luas, membuka  peluang  bagi  pengaksesan,  pengelolaan,  dan  pendayagunaan  informasi  secara cepat  dan  akurat.  Pengembangan  sistem  manajemen  organisasi jaringan  bertujuan  untuk meningkatkan  kemampuan  mengolah,  mengelola,  menyalurkan,  dan  mendistribusikan informasi  dan  pelayanan  publik.  Sekolah  sebagai  lembaga  pendidikan  formal memerlukan  sebuah  sistem  manajeman  yang  dapat  membantu  mengelola  sumber  daya didalamnya,  sebagai  contoh  pengelolaan  akademik,  kepegawaian,  sarana  dan  prasarana,
dan lain-lain. Disamping itu, terdapat pengelolaan sumber daya  yang  masih mempunyai banyak kelemahan dan perlu untuk segera diperbaiki, yaitu pengelolaan administrasi yang biasanya  ditangani  oleh  bagian  tata  usaha.  Pengelolaan  administrasi  mencakup  kegiatan kearsipan yang berisi pelayanan data dan informasi yang dapat dilakukan dengan secara manual maupun secara elektronik.
Pengelolaan  administrasi  sekarang  ini  pada  umumnya  dilakukan  secara  elektronik yang dapat dibantu dengan adanya sistem salah satunya dalam kegiatan pengamanan dan penyimpanan  arsip.  Informasi  yang  yang  disimpan  pada  dokumen  dalam  bentuk  kertas rentan mengalami kehilangan atau terselip dan membutuhkan ruang untuk penyimpanan. Beberapa  aplikasi  pengelolaan  administrasi  menggunakan  teknologi  cloud  computing yang  dapat  diakses  melalui  media  internet,  seperti  Google  Drive,  Icloud,  Dropbox  dan SkyDrive  [1].  Bagaimanapun,  layanan  pada  aplikasi  tersebut  masih  menggunakan infrastruktur  yang  sangat  bergantung  pada  provider  sehingga  pengguna  memiliki beberapa  keterbatasan  seperti  kendali  akses  penuh,  kebijakan  keamanan  data, keberlanjutan layanan dan pemulihan data.
Jika  pengelolaan  administrasi  dilakukan  pada  sekolah  maka  perlu  dipertimbangkan penggunaan  sistem  yang  tidak  bergantung  pada  suatu  provider.  Pengembangan  sistem pengelolaan  administrasi  yang  mandiri  sangat  diperlukan  sehingga  dokumen/arsip  yang sangat  penting  dan  bersifat  rahasia  dapat  terjaga  ketersediaan  dan  keamanannya.  Untuk itu, diperlukan infrastruktur yang memadai dalam membangun independent cloud storage atau penyimpanan mandiri serta aplikasi pengelolanya. Pada proses bisnisnya, sistem ini dilakukan secara terdistribusi sehingga pengelolaan administrasi tidak lagi terpusat pada satu pengguna (staf tata usaha) melainkan semua entitas/pengguna (guru, kepala sekolah, staf  tata  usaha,  bagian  akademik,  bagian  kesiswaan,  dan  lain-lain).  Kegiatan  ini  telah membangun  sistem  pengelolaan  administrasi  menggunakan  independent  cloud  storage secara  terdistribusi  yang  diharapkan  dapat  memberikan  solusi  pada  permasalahan pengelolaan administrasi.

## II. I NDEPENDENT C LOUD S TORAGE
Permasalahan  terkait  pengelolaan  administrasi  merupakan  suatu  yang  mendasar  dan sangat  perlu  untuk  dikembangkan  sebuah  sistem  pengelolaan  administrasi.  Kondisi pengelolaan  administrasi  sekarang  ini  masih  bersifat  manual  dan  beberapa  arsip  digital disimpan  dalam  komputer  yang  tidak  terkelola  dengan  baik  serta  sangat  terbatas  pada aksesnya.  Gambar  1  menunjukkan  perbandingan  kondisi  eksisting  mitra  dalam pengelolaan administrasi dan sistem pengelolaan  yang akan dikembangkan.
Gambar 1. Kondisi mitra dan sistem pengelolaan administrasi yang akan dikembangkan
Pengembangan  sistem  pengelolaan  administrasi  menggunakan independent  cloud storage secara  terdistribusi  ini  diharapkan  dapat  memberikan  solusi  pada  permasalahan
pengelolaan administrasi yang terjadi sekarang ini. Selanjutnya dengan adanya sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Beberapa solusi yang ditawarkan adalah sebagai berikut:
1. Membangun infrastruktur server ( web server, database server , dan lain-lain) 2. Instalasi ownCloud Enterprised Edition
3. Konfigurasi dan manajeman user
4. Melatih staf dan guru dalam menggunakan sistem pengelolaan administrasi
5. Melatih  operator/staf  IT  ( Information  and  Technology )  dalam  melakukan maintenance and repair.
Pengembangan  infrastruktur  dan  penyediaan  aplikasi  pengelolaan  administrasi menggunakan pendekatan/metode cloud computing seperti yang digunakan pada provider Google  dan  Apple.  Teknologi  cloud  computing  memungkinkan  terintegrasinya  layanan, infrastruktur  dan  platform  (SaaS,  IaaS,  PaaS)  [2]  [3]  [4].  Untuk  menyediakan  sistem berbasis cloud computing, pada kegiatan pengabdian ini dikembangkan infrastruktur yang didalamnya  terdiri  dari  storage  dan  server.  Pengembangan  infrastrktur  ini  akan memungkinkan tersedianya media penyimpanan secara mandiri yang dikelola oleh server. Untuk  menyediakan  sistem  pengelolaan,  maka  dikembangkan  aplikasi  pada  server sehingga  administrasi  pada  staf  dan  guru  dapat  dikelola  dengan  baik.  Gambar  2 menunjukkan  infrastruktur  dan  aplikasi  pengelolaan  administrasi  berbasis  cloud computing.
Gambar 2. Infrastruktur Independent Cloud Storage dan Aplikasi Pengelolaan Administrasi
Sistem  pengelolaan  administrasi  memungkinkan  staf  dan  guru  dapat  melakukan pengelolaan  dokumen  administrasi  secara  terdistribusi.  Seperti  yang  ditunjukkan  pada Gambar 3, user A dan user B yang  merupakan staf/guru dapat melakukan penyimpanan dan  sharing  dokumen  secara  online.  Aktifitas  tersebut  dikelola  oleh  sebuah  server  yang didalamnya  terdapat  aplikasi  pengelolaan  administrasi.  Pada  sistem  ini  juga  dilengkapi sebuah storage yang memungkinkan penyimpanan dilakukan secara mandiri (independent storage) sehingga akses, ketersediaan dan keamanan dokumen yang bersifat rahasia dapat dijaga.
Gambar 3. Arsitektur Sistem Pengelolaan Administrasi

## III. P ELAKSANAAN DAN H ASIL
Membangun  infrastruktur  Independent  Cloud  Storage  yaitu:  instalasi  ubuntu  server, konfigurasi  apache  web  server,  instalasi  php  5.5,  instalasi  mysql  database,  instalasi owncloud enterprise edition.
Gambar 3. Sistem Pengelolaan Administrasi
Konfigurasi dan pengaturan pada sistem pengelolaan administrasi, yaitu: Konfigurasi pada  manajemen  user:  1)  membuat  user  baru,  membuat  group,  pengaturan  kuota penyimpanan, reset password user. 2) konfigurasi file sharing: transfer file ke user/group lain  membuat  public  share  membuat  password  pada  public  share  konfigurasi  database. Kegiatan  yang  dilaksanakan  pada  program  pengabdian  masyarakat  dapat  ditunjukkan pada Tabel 1 berikut.
Tabel 1. Rencana Kegiatan dan Langkah-Langkah Solusi
Parameter Unit 1 Membangun  infrastruktur Independent Cloud Storage Instalasi dan konfigurasi pada server: 1. Instalasi Ubuntu server 2. Konfigurasi Apache web server 3. Instalasi PHP 5.5 4. Instalasi MySQL Database 5. Instalasi OwnCLoud Enterprise Edition
2 Konfigurasi  dan  pengaturan  pada sistem pengelolaan administrasi Konfigurasi pada manajemen user:
1. Membuat user baru 2. Membuat group 3. Pengaturan kuota penyimpanan 4. Reset password user Konfigurasi File Sharing: 1. Transfer file ke user/group lain 2. Membuat public share 3. Membuat password pada public share 3 Pengelolaan administrasi secara terdistribusi 1. Pembuatan user untuk bagian tata usaha 2. Pembuatan  default  directory  pada  bagian  layanan (akademik,  kesiswaan,  dan  lain-lain)  dan  guru untuk keperluan file sharing dengan tata usaha 4 File  sharing  oleh  bagian  layanan (akademik,  kesiswaan)  dan  guru  serta tata usaha 1. Pangunggahan  file  pada  direktori  yang  sudah ditentukan 2. Mencari group/satf/guru tertentu untuk mendapatkan file yang dibutuhkan

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  kegiatan  pengabdian  yang  dilakukan,  maka  dapat  disimpulkan sebagai berikut:
1. Dokumen  yang  masih  masih  manual  tersimpan  secara  digital  dalam  server sehingga  lebih  efisien  dalam  pengelolaan  dan  mengurangi  terjadinya  dokumen selip dan bahkan hilang
2. Pengelolaan  dokumen  administrasi  dapat  dilakukan  secara  distribusi  baik  oleh operator/bagian tata usaha.
3. Pengelolaan administrasi yang digunakan berbasis cloud computing dan dikelola secara mandiri sehingga tidak terbatas pada akses, ketersediaan dan keamanan.
4. Sistem  administrasi  independent  Cloud  Storage  dapat  meningkatkan  kualitas pelayanan administrasi sehingga mempercepat dalam proses pelayanan sekolah

## R EFERENCES
[1] I.  Drago,  "Benchmarking  personal  cloud  storage,"  in conference  on  Internet measurement , Barcelona, 2013.
[2] H. Tianfield, "Cloud computing architectures," in IEEE International Conference on Systems, Man, and Cybernetics (SMC) , 2011.
[3] W.-T.  Tsai,  X.  Sun  and  J.  Balasooriya,  "Service-Oriented  Cloud  Computing Architecture,"  in International  Conference  on  Information  Technology:  New Generations (ITNG) , 2010.
[4] H.  Zhang  and  X.  Yang,  "Cloud  Computing  Architecture  Based-On  SOA,"  in International Symposium on Computational Intelligence and Design (ISCID) , 2012.
[5] LP2M,  "Data  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  2016,"  UNNES, Semarang, 2016.
[6] S.  Jun  and  Y.  Sha-sha,  "The  application  of  cloud  storage  technology  in  SMEs,"  in International Conference on E -Business and E -Government (ICEE) , 2011.