## Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Pada Kantor Kementerian Agama Kota Palembang Menggunakan Metode Prototype
Bahriyanto 1 , Dian Hafidh Zulfikar 2
1 Sistem Informasi, Sains dan Teknologi, UIN Raden Fatah
2 Sistem Informasi, Sains dan Teknologi, UIN Raden Fatah 1830803054@radenfatah.ac.id*, 2 dianhafidhzulfikar_uin@radenfatah.ac.id

## Abstract
Archives are records of sources of information in the form of letters or proposals that are useful for agencies. However, there are agencies that have not applied the speed of technology, especially in archive management. Many agencies carry out archive management manually which is likely to arise various problems related to storage containers, time, facilities, energy and other factors that can cause damage to the archive field. This observation aims to design an electronic filing information system at the Office of the Ministry of Religion of Palembang City. This observation was carried out using two methods, namely the use of methods for data collection and the Prototype method. Based on the results of this study, a prototype design of an e-archive information system was obtained which includes the design of the login page, the dashboard page design, the incoming mail display page design, the incoming mail added page design, and the outgoing mail page design.
Keywords: design, management, archiving, electronics, ministry of religion palembang city.

## Abstrak
Arsip  merupakan  rekaman  sumber  informasi  berupa  surat  ataupun  proposal  yang  berguna  untuk  instansi.  Namun  adanya instansi-instansi yang belum menerapkan kelajuan teknologi khususnya pada pengelolaan arsip. Banyak instansi melakukan pengelolaan arsip secara manual yang berkemungkinan dapat muncul bebagai permasalahan yang berkaitan dengan wadah penyimpanan,  waktu,  fasilitas,  tenaga  maupun  faktor  lain  yang  dapat  mengakibatkan  adanya  kerusakan  pada  bidang  arsip tersebut. Pada pengamatan ini bertujuan merancang sistem informasi pengarsipan secara elektronik di Kantor Kementerian Agama Kota Palembang. Pengamatan ini dilakukan dengan menggunakan dua buah metode yaitu dengan penggunaan metode untuk  pengumpulan  data  dan  metode  Prototype.  Berdasarkan  hasil  dari  penelitian  maka  didapatkanlah  desain  prototype perancangan sistem informasi e-arsip yang meliputi rancangan dalam pembuatan halaman login, rancangan halaman dashboard, rancangan halaman tampilan surat masuk, rancangan halaman tambah surat masuk, dan rancangan halaman surat keluar.
Kata kunci: rancangan, pengelolaan, pengarsipan, elektronik, kementerian agama kota palembang.
©This work is licensed under a Creative Commons Attribution - ShareAlike 4.0 International License

## 1. Pendahuluan
Hampir  disemua  ruang  lingkup  kerja  menggunakan teknologi  modern  yang  dapat  bergerak  pada  bidang pendidikan,  dunia  hiburan,  perindustrian  dan  dunia pemerintahan  hingga  sampai  dengan  bidang  usaha pun  ikut  meramaikan  kemajuan  teknologi.  Apalagi dengan  semakin  pesatnya  laju  teknologi  pada  era sekarang  ini  khususnya  teknologi  informasi. Teknologi informasi dapat menjadi salah satu faktor penting dalam  penunjang kehidupan manusia [1].
Dampak  yang  saat  ini  dirasakan  untuk  kehidupan sehari-hari  salah  satunya  akses  informasi  yang didapatkan  sangatlah  mudah  dan  cepat  dengan  cara melalui  web  yang  dapat  diakses  bersama,  dimana, serta kapan saja. Hal tersebut merupakan keuntungan dalam penggunaan sistem informasi. Kegiatan yang bisa  dilakukan  untuk  memudahkan  sebuah  kegiatan dengan  menggunakan  sistem  informasi  ini  ialah pengarsipan [2].
Arsip  adalah  catatan  dokumen  yang  mengandung informasi dapat berupa surat maupun proposal yang memiliki  fungsi  untuk  kegiatan  maupun  aktivitas
pada sebuah instansi. Apabila arsip dikelola dengan baik maka akan sangat berguna bagi instansi  namun apabila  dikelola  dengan  tidak  baik  maka  akan menjadi  permasalahan  besar  bagi  sebuah  instansi tersebut [3].
Adapula  instansi  atau  perusahaan  yang  belum menggunakan  kelajuan  teknologi  ini  khususnya  pada pengelolaan  arsip.  Masih  banyak  instansi  atau perusahaan  yang  melakukan  pengelolaan  arsip  secara manual  atau  konvensional.  Salah  satunya  Kantor Kementerian  Agama  Kota  Palembang  yang  memiliki kemungkinan  muncul  bebagai  permasalahan  yang berkaitan dengan wadah penyimpanan, waktu, fasilitas, tenaga  maupun  faktor  lain  yang  dapat  mengakibatkan adanya kerusakan pada bidang arsip tersebut [3].
Kementerian Agama Kota Palembang merupakan salah satu dari berbagai instansi yang ada di kota Palembang yang  bergerak  pada  bidang  keagamaan  yang memberikan  bantuan  dalam  sistem  pemerintahan  yang ada  di  negara  yang  memiliki  tujuan  sebagai  pemenuh tuntutan  sebagaian  besar  umat  beragama.  Sebab  itulah pada instansi ini harus sangat mengikuti adanya kelajuan dalam  bidang  elektronik  dan  teknologi  sehingga  dapat
membantu dalam mengelola sistem pemerintahan yang ada di kota ini.
Sebagaimana Surat Edaran Nomor 0002/KW.06.1/2/KP.01.2/01/2022 yang
telah dikeluarkan  oleh  Kantor  Kementerian  Agama  Kota Palembang.  Dimana  pada  surat  edaran  tersebut dijelaskan  bahwa  diperlukan  adanya  perancangan program digitalisasi arsip agar terwujudnya sebuah tata kelola pengarsipan yang efisien dan juga efektif .
Oleh  daripada  itu  maka  sudah  jelas  bahwa  Kantor Kementerian  Agama  Kota  Palembang  membutuhkan sebuah perancangan program arsip digital yang tentunya akan dapat mempermudah kegiatan para pengguna atau pengelolanya.
Dan  hal  ini  menjadi  salah  satu  poin  penting  dalam penelitian  ini  yaitu  untuk  melakukan  sebuah perancangan sistem informasi secara elektronik sebagai sebuah  bantuan  dalam  pengarsipan  serta  pengelolaan laporan di Kantor Kementerian Agama Kota Palembang.

## 2. Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  pengamatan  ini antaralain metode dalam pengumpulan data dan metode Prototype  yaitu  :  a)  Pengumpulan  data,  dilakukan melalui  kegiatan  wawancara  guna  mencari  informasi yang  terkait  pada  pihak  Kantor  Kementerian  Agama Kota Palembang untuk mencari tau kebutuhan pengguna sehingga  dapat  disesuaikan  dengan  kebutuhan  di lapangan,  mengamati  langsung  sistem  kerja  manual maupun  konvensional  dalam  pengarsipan  di  Kantor Kementerian  Agama  Kota  Palembang  sehingga membantu  dalam  hal  pembuatan  sistem,  selanjutnya mengumpulkan  data  melalui  sumber  literature  berupa jurnal  dan  skripsi  yang  ada  sebelumnya.  b)  Metode prototype  yang  dilakukan  untuk  pengelola  dan pelanggan  sehingga  memudahkan  komunikasi  selama proses  pembuatan  sistem  [4].  Seperti  yang  seringkali terjadi  seorang  pelanggan  hanya  dapat  memberikan gambaran secara umum tentang yang mereka inginkan tanpa  memberikan  informasi  secara  mendalam  output yang  diperlukan,  serta  pemrosesan  maupun  data  yang diinginkan.

## Gambar 1. Metode Prototype
Adapun beberapa tahapan dalam menggunakan metode prototype  ini  adalah  [5]:  a)  Mengumpulkan  dan memperbaiki semua kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan  sebuah  perangkat  lunak.  b)  Mendesain secara  cepat,  pada  tahapan  ini  data  telah  dilakukan
analisa  dan  diubah  dalam  bentuk  yang  mudah dimengerti  pengguna.  c)  Membentuk  prototype  yang telah  di  rancang  dengan  menggunakan  bahasa  dalam pemograman.  d)  Pengujian  akhir  pada  prototype  dan akan  ditambahkan  apabila  adanya  kekurangan.  e) Memperbaiki prototype sesuai keinginan konsumen. f) Produk Rekayasa, program yang sudah jadi serta seluruh kebutuhan user sudah terpenuhi. 2.1 Analisa Kebutuhan Sistem Kebutuhan menganalisa sebuah sistem dapat terdiri dari berbagai  bagian  yaitu:  [6]  a)  perangkat  keras  yang diperlukan  untuk  membuat  program  kemudian diimplementasikan, antaralain sebagai berikut:

## Tabel 1. Spesifikasi Perangkat Keras
Perangkat Spesifikasi Notebook Asus Vivobook S14 A411U Processor Intel Core i5-8250U Memory 4 GB HDD
1 TB
Mesin Scan Epson ES580W
b)  kebutuhan  perangkat  lunak  yaitu  Figma,  Google Chrome guna untuk membuat prototype dan mengakses browser. c) kebutuhan informasiyang berbentuk sebuah arsip yang telah disetujui oleh manajer dan telah diubah menjadi  pdf.  d)  kebutuhan  pengguna  (user),  meliputi manajer  dan  admin  yang  telah  memberikan  hak  akses sistem  yang  sudah  dilengkapi  oleh  sistem  keamanan (login)  yang  bisa  mengupload  serta  pengunduhan  data dand) perancangan sistem [7].
2.2 Flowchart Sistem
Gambar 2 menunjukkan bahwa admin dapat masuk dan kemudian  dapat  melihat  halaman  awal  dan  melalukan penginputan serta pelacakan data dan pengunduhan data.
2.3 Perancangan Sistem
Data Flow Diagram (DFD) dapat memberikan gambar mengenai  kaitan  antara  sistem  dengan  lingkungannya. Cara  kerja  pada  suatu  sistem  serta  penginputanyang dipindahkan menjadi output dan telah di kemas dalam sebuah DFD [8].
Tabel 2. Identifikasi Kesatuan Luar
Kesatuan Input Output
Manajer
Search Dokumen Laporan Pdf Admin
Search Dokumen
Laporan Pdf
Upload
Laporan Pdf
Gambar 3. Diagram Konteks

## 3. Hasil dan Pembahasan
Hasil  yang  sudah  didapatkan  dari  pengamatan sertapenganalisaanpada sistem yang berjalan mengenai pengelolaan arsip di Kantor Kementerian Agama Kota Palembang,  maka  dilakukanlah  perancangan  sistem arsip  yang  bersifat  elektronik  untuk  mempermudah proses pengarsipan.
3.1 Analisa kebutuhan Perancangan
Usecase  pada  perancangan  sistem  sebagai  digitalisasi arsip  di  Kantor  Kementerian  Agama  Kota  Palembang sebagai berikut:

## Gambar 4. Usecase Diagram
3.2 Class Diagram
Class  Diagram  pada  perancangan  sistem  untuk digitaliasi  arsip  di  Kantor  Kementerian  Agama  Kota Palembang sebagai berikut:

## Gambar 5. Class Diagram
3.3 Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan fungsional pada system disesuaikan melalui perencanaan serta prosedur yang telah dilakukan. Yang bertujuan  untuk  perancangan  dalam  sistem  tersebut secara  mudah  oleh  penggunanya  [9].  Berikut  ini kebutuhan  fungsional  harus  memiliki  penyamarataan hak dalam mengakses , perancangan sistem harus sesuai dengan kebutuhan pengguna, arsip yang dimasukan ke sistem tesebut harus sesuai dengan nomor arsip [7].
3.4 Kebutuhan Non Fungsional
Untuk  perancangan  sistem  yang  mudah  dipahami  atau user  friendly  harus  memiliki  keamanan  sebagai pelindung data yang telah tersimpan di system serta data yang dimasukkanbisa diganti setiap saat [10].
3.5 Desain Prototype Sistem Informasi E-Arsip
1. Perancangan Halaman Masuk
Halaman masuk atau tampilan yang terdapat di awal ini berguna sebagai jalan masuk menuju ke dalam sistem E- Arsip dengan cara memasukkan username dan juga kata sandi  yang  telah  ditentukan  sehingga  nantinya  akan
dilanjutkan ke halaman berikutnya, adapun tampilannya sebagai berikut.

## Gambar 6. Halaman Login
2. Perancangan Halaman Awal Tampilan halaman awal atau menu utama dari system E- Arsip  ini  memiliki  berbagai  informasi  mengenai  surat masuk,  keluar  hingga  keseluruhan  laporan  arsip  yang telah tersimpan seperti yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 7. Halaman Dashboard
Pada  halaman  masuk  ini  merupakan  halaman  yang berguna untuk melakukan input data surat yang masuk. Selain daripada itu pada halaman ini dapat menampilkan data-data surat masuk yang telah diinput .

## Gambar 8. Halaman Surat Masuk
4. Perancangan Halaman Tambah Surat
Selanjutnya halaman tambah surat dimana pada halaman ini  berisikan  data  yang  sudah  diinput  yang  dapat memudahkan penggunanya untuk melakukan pencarian surat dengan melakukan pencocokan data.

## Gambar 9. Halaman Tambah Surat
5. Perancangan Halaman Surat Keluar
Halaman  surat  keluar  ialah  halaman  yang  berfungsi untuk menginput data surat yang keluar. Pada halaman ini  menampilkan  data  surat  yang  keluar  yang  telah diinput.

## Gambar 10. Halaman Surat Keluar

## 3.6. Pengujian Sistem
Pengujian  sistem  ialah  sebuah  proses  tahapan  akhir dalam  perancangan  sistem  terhadap  kualitas  serta kelayakan  system  yang  telah  dibuat.  Pada  proses pengujian meliputi dua jenis pengujian yaitu black box dan  white  box.  Pengujian  black  box  adalah  pengujian sistem secara fungsional yang dapat memastikan system yang  telah  dibuat  sesuai  dengan  keinginan  dan kebutuhan penggunanya tanpa adanya sebuah kesalahan [11]. Berikut ini merupakan hasil dari pengujian black box dari sistem informasi E-Arsip.

## Tabel 3. Pengujian Black Box pada Halaman Login
Tabel 4. Pengujian Black Box pada Halaman Tambah Surat
Berdasarkan pengujian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pengarsipan secara digital yang dibangun ini  memiliki  fungsional  yang  baik  dan  bebas  dari kesalahan serta memberikan hasil yang sesuai harapan.

## 4.   Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  implementasi  dan  analisa  pengujian sistem  yang  telah  dibuat  dan  dilaksanakan,  maka didapatkanlah  kesimpulan  sebagai  berikut:  a)  Sistem Informasi  E-Arsip  ini  dirancang  dengan  metode pengembangan protoype, yang mana secara fungsional sesuai  dengan  yang  diharapkan.  b)  Dengan dirancangnya  Sistem  Informasi  E-Arsip  ini  dapat memberikan kemudahan pengelolaan arsip, pengelolaan surat serta memudahkan dalam melakukan penelusuran data  arsip  pada  Kantor  Kementerian  Agama  Kota Palembang. Perancangan sistem ini dapat dipergunakan pihak  tersebut  sebagai  landasan  pembuatan  sistem informasi  e-arsip  di  Kantor  Kementerian  Agama  Kota Palembang dan menjadi solusi terhadap sebuah masalah yang dihadapi oleh  Kantor Kementerian Agama Kota Palembang.

## Daftar Rujukan
[1] H.  I.  T.  Simamora,  “Perancangan  Sistem  Informasi Penjualan Cv Mitra Tani Menggunakan Metode Prototype,” JURTEKSI (Jurnal Teknol. dan Sist. Informasi) , vol. 6, no. 2, pp. 173–178, 2020, doi: 10.33330/jurteksi.v6i2.552.
[2] Y. Syafitri, R. Astika, and L. S. E. E. Rahayu, “Peningkatan Pengelolaan  Arsip  Surat  Menyurat  Melalui  Aplikasi Berbasis  Web  Dengan  Metode  First  in  First  Out,” J.  Inf. Komput. , vol. 10, no. 1, pp. 1–7, 2022.
[3] T.  Ninia  Lina,  “Sistem  Informasi  E-Arsip  Berbasis  Web (Studi Kasus: Pt Haleyora Powerindo Cabang Sorong),” J. Jendela  Ilmu ,  vol.  1,  no.  1,  pp.  1–5,  2020,  doi: 10.34124/ji.v1i1.48.
[4] E.  W.  Fridayanthie,  H.  Haryanto,  and  T.  Tsabitah, “Penerapan  Metode  Prototype  Pada  Perancangan  Sistem Informasi  Penggajian  Karyawan  (Persis  Gawan)  Berbasis Web,” Paradig. - J. Komput. dan Inform. , vol. 23, no. 2, pp.
151–157, 2021, doi: 10.31294/p.v23i2.10998.
[5] A.  Syarifudin,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Pengajuan dan Pelaporan Pembayaran Tunjangan Kinerja Kementerian Keuangan  Menggunakan  Metode  Prototype,” J.  Sisfokom (Sistem Inf. dan Komputer) , vol. 8, no. 2, pp. 149–158, 2019, doi: 10.32736/sisfokom.v8i2.641.
[6] S. Munawaroh, “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang,” J. Teknol. Inf. Din. , vol. XI, no. 2, pp. 124–133,
2006, [Online].
Available:
https://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti1/article/view/ 42.
[7] M.  W.  Oktiyawan  and  M.  Kadafi,  “Perancangan  Sistem Inventaris Barang di Bank Sumsel Babel Cabang Pembantu Lemabang,” vol. 12, no. 1, pp. 42–47, 2022.
[8] F. Latif and A. W. Pratama, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access  Pada  PT.  Hi-Test,” J.  Akuntansi,Ekonomi  dan Manaj.  Bisnis ,  vol.  3,  no.  1,  pp.  21–31,  2015,  [Online]. Available: https://jurnal.polibatam.ac.id/index.php/JAEMB/article/do wnload/180/168.
[9] J.  Fasilkom,  “Sistem  infomasi  pengelolaan  gaji  karyawan bank sumsel babel kantor cabang pembantu lemabang,” vol. 12, no. 1, pp. 1–7, 2022.
[10] F. Susanto, “Sistem informasi pengolahan data pasien pada puskesmas abung pekurun menggunakan metode prototype,” J.  Mikrotik ,  vol.  8,  no.  1,  pp.  65–73,  2018, [Online]. Available: https://ojs.ummetro.ac.id/index.php/mikrotik/article/view/7 51/552.
[11] Rizky Soetam, Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak .
Jakarta: PT. Prestasi Pustakarya, 2011. Deskripsi Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian Kesimpulan Admin input username dan password  yang benar. Sistem  akan menampilkan halaman utama. Berhasil login dan sistem menampilan halaman utama Berhasil Mengisi username dan password  yang salah. Sistem  akan menolak untuk melanjutkan ke  tampilan halaman utama dan menampilkan pesan  "Gagal Login" Sistem  dapat menolak akses login dan menampilkan pesan  "Gagal Login" Berhasil Mengosongkan password dan langsung menekan  button login. Sistem  akan menolak akses login dan menampilkan pesan "Password harus di isi"
Sistem  dapat menolak akses login dan menampilkan pesan "Password harus di isi" Berhasil Deskripsi Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian Kesimpulan Admin memasuk an data surat dengan mengisi semua data  dan menekan tombol Save Menginput  data surat dengan mengisi  semua field, maka sistem dapat menyimpan data dan menampilkan pesan “Data berhasil disimpan” kemudian  pada data  surat  akan bertambah. Sistem  dapat menyimpan data  aset,  dan sistem  dapat menampilkan pesan  “Data berhasil disimpan” kemudian pada data surat bertambah Berhasil Admin mengoso ngkan data  surat kemudian menekan tombol simpan Sistem akan menolak dengan memberikan informasi pesan “Data surat harus diisi” Sistem  dapat menolak dengan memberikan informasi pesan  “Data aset harus diisi” Berhasil