## PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI
(Studi kasus : LEMIGAS)

## Puji Catur Siswipraptini
Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknik PLN Jl.. Lingkar Luar Duri Kosambi Jakarta barat e-mail: bunda.solehah@gmail.com

## Abstrak
Perencanaaan  Strategis  Sistem  Informasi  menjadi  begitu  penting  ketika  isu  competitive  advantage dan  pencapaian  target  LEMIGAS  menjadi  fokus  bagi  manajemen  organisasi.  LEMIGAS  sebagai institusi  pemerintah  yang  bergerak  di  bidang  penelitian  dan  pengembangan  (litbang)  kemigasan merasa  perlu  mengimplementasikan  sistem  informasi  yang  baik  dengan  tujuan  untuk  meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi.  Selain itu, kurangnya integrasi data di organisasi, prioritas pengadaan Teknologi Informasi (TI) yang tidak berdasarkan kebutuhan bisnis, serta strategi teknologi  yang  tidak  selaras  menjadi  isu  yang  mendasari  kebutuhan  LEMIGAS  akan  perencanaan strategis  Sistem  Informasi/Teknologi  Informasi  (SI/TI).  Tulisan  ini  dibuat  agar  dapat  menghasilkan suatu  usulan  Perencanaan  Strategis  Sistem  Informasi  bagi  LEMIGAS  yang  mendukung  rencana strategis  (strategic  plan)  dan  rencana  bisnis  (business  plan)  mereka.  Deliverables  dari  proses  ini adalah  strategi  manajemen  SI/TI  (IS/IT  management    Strategy),  strategi  SI  bisnis  (business  IS strategy),  dan  strategi  TI  (IT  strategy).  Manajemen  Strategi  SI/TI  mencakup  usulan  struktur organisasi  unit  TI  yang  baru  dan  beberapa  prinsip  penerapan  TI.  Sedangkan  strategi  SI  bisnis (business IS strategy) berisi usulan aplikasi-aplikasi yang sebaiknya diimplementasikan. Selanjutnya, strategi TI menjelaskan rencana inftrastruktur TI dan strategi implementasi IS/IT  di  LEMIGAS.
Kata kunci : Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, SI/TI

## 1. PENDAHULUAN
Kelahiran  LEMIGAS  merupakan  perwujudan  dari  keinginan  Pemerintah  untuk  memiliki  sebuah instansi/lembaga  pemerintah  yang  menghimpun  pengetahuan  teknik  tentang  perminyakan  yang  dapat menyediakan  data  dan  informasi  yang  diperlukan  untuk  menjadi  bahan  pertimbangan  bagi  para  pengambil keputusan.  Penyediaan  data  dan  informasi  tersebut  dilakukan  melalui  penelitian,  perekayasaan  dan pengembangan minyak dan gas bumi (migas) dari hulu sampai hilir. LEMIGAS berlokasi di Jalan Ciledug Raya Kav. 59 Kebayoran Lama Jakarta Selatan. Luas area perkantoran lebih kurang 12.5 Hektar.
Dalam  menjalankan  operasi  bisnisnya,  LEMIGAS  didukung  oleh  struktur  organisasi  yang  miskin struktur tetapi kaya fungsi. Fungsi ini diakomodasi dalam suatu Kelompok Jabatan Fungsional yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Pusat. Jumlah pegawai yang dimiliki secara keseluruhan sekitar 657  orang.  Klasifikasi  berdasarkan  tugas  dan  fungsinya,  403  orang  berada  di  Kelompok  Fungsional,  yang melaksanakan  kegiatan  litbang  (riset)  dan  pelayanan  jasa  teknologi  (jatek)  dan  254  orang  yang  merupakan pendukung. Adapun rasio antara tenaga pelaksana riset dan jatek dengan pendukung sebesar 61: 39.

## 2.  METODE PERENCANAAN
Pada Perencanaan Strategis Sistem Informasi LEMIGAS, digunakan metode perencanaan yang mengacu kepada  John  Ward  and  Joe  Peppard  (Ward  and  Peppard,  2003)  yang  akan  dilakukan  empat  macam  analisis untuk  mengetahui  kondisi  organisasi  dan  kondisi  IS/IT  yang  ada,  yaitu External  Business  Analysis,  Internal Business Analysis, External IS/IT Analysis, dan Internal IS/IT Analysis seperti pada gambar 1.

## Gambar 1. Tahapan perencanaan strategis menggunakan metode Ward and Peppard

## 3. BATASAN MASALAH

## 3.1 Identifikasi Permasalahan Bisnis
Penerapan IS/IT strategies selama ini sangat membantu dalam menjalankan strategi bisnis yang sudah ditetapkan,  terutama  kegiatan  operasional  sehari-hari.  Tetapi,  penerapan IS/IT  strategies hanya  mempercepat proses  yang sudah ada dan tidak bisa mendukung sepenuhnya strategi bisnis. IS/IT strategies yang selama ini dijalankan  LEMIGAS  tidak  ditulis  dalam  bentuk  dokumen    ( Master  Plan ).  SI/TI  membantu  dalam  kegiatan promosi melalui laman ( website ), tetapi hanya sebatas menampilkan berita dan kejadian ( event ) terbaru. Website yang ada belum dimaksimalkan penggunaannya, misalnya untuk kegiatan transaksi terhubung langsung ( online) . SI/TI mempercepat  sebuah  proses  transaksi  yang  dilakukan  nasabah  ( customer). SI/TI membantu  dalam pencarian hasil kelitbangan yang didapat customer , tetapi SI/TI tidak bisa membantu menentukan berapa harga kelitbangan  yang  harus  diberikan,  hasil  kelitbangan  apa  yang  perlu  diberikan  harga  khusus.  Hal  ini  dapat menyebabkan hilangnya kesempatan bisnis.

## INTERNAL BUSINESS ENVIRONMENT
Input Visi,Misi, Tujuan,Strategi Bisnis Analisis Value Chain Anaisis, Balanced Scorecard Deliverable - Identifikasi  kekuatan  dan  kelemahan  internal bisnis organisasi
- Arahan  dalammembuat  strategi  system  informasi untuk layanan baru

## EXTERNAL BUSINESS ENVIRONMENT

## Input
Kondisi  persaingan  berdasarkan  wawancara  dan serta informasi dari media Analisis Five Forces Model, SWOT (OT) Deliverable
- Identifikasi persaingan bisnis
- CSF SWOT

## INTERNAL IS/IT

## Input
Kondisi IS/IT pada perusahaan berdasarkan hasil wawancara. Analisis Penentuan  prioritas  IS/IT    untuk  dipetakan ke dalam strategic grid. Deliverable Current Application Portfolio

## EXTERNAL IS/IT
Input Pengamatan  terhadap  tren-tren yang  ada berhubungan dengan IS/IT Analisis Menganalisa  tren-tren  yang  sesuai  dengan kebutuhan bisnis organisasi Deliverable Sebagai  masukan  dan  pertimbangan  untuk memberikan solusi IS/IT
Proses penentuan strategi IS/IT
Deliverable : Kebutuhan informasi dan solusi IS/IT BUSINESS IS STRATEG Y IS/IT MANAGEMENT STRATEGY IT STRATEGY FUTURE APLICATION PORTFOLIO GAP ANALYSYS

## 3.2 Kebutuhan Informasi Bisnis
Strategi  dan  aktivitas  bisnis  pihak  manajemen  atau  pihak  terkait  membutuhkan  informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dan keperluan bisnis.  Berikut ini diberikan informasi-informasi yang dibutuhkan:
 Data mengenai posisi keuangan perusahaan;
 Progres pekerjaan proyek yang sedang dilakukan;
 Data mengenai kinerja pegawai;
 Basis data sumur minyak;
 Data kepuasan pelanggan; dan
 Informasi mengenai kinerja organisasi.
Kalau  dilihat  dari  kebutuhan  informasi  yang  berada  pada  level  transaksi,  hal  itu  bisa  mengurangi kemampuan  LEMIGAS  dalam  melakukan  analisis  bisnis.    Kurangnya  informasi  untuk  analisis  bisa menyebabkan perusahaan kehilangan peluang bisnis.  Sebagai contoh tidak  adanya informasi yang dibutuhkan untuk analisis pangsa pasar bisa menyebabkan perusahaan kehilangan peluang mengembangkan pasar.

## 3.3  Peranan SI/TI
LEMIGAS  mengimplentasikan  SI/TI  untuk  kegiatan  sehari-hari.  Kegiatan  tersebut  meliputi  aktivitas keuangan, penggajian, kepegawaian, perpustakaan dan komunikasi. Semua aktivitas itu ditangani menggunakan perangkat  lunak  yang  belum  terintegrasi.  Pengembangan  perangkat  lunak  diserahkan  ke  masing-masing  unit bisnis. Akibatnya banyak silo-silo aplikasi. Demikian pula dengan perangkat kerasnya.
Infrastruktur  jaringan  komputer  yang  ada  di  LEMIGAS  kurang  mendukung  kegiatan  bisnis.  Hal  ini karena  belum  diterapkannya  kaidah-kaidah  seperti  keamanan, service  level ,  serta  aturan  penggunaan  jaringan komputer.
Peranan teknologi informasi  saat ini hanya sebagai pedukung. IS/IT hanya menangani kebutuhan yang bersifat ad-hoc. Hal ini disebabkan belum adanya perencanaan strategis SI/TI.

## 6. ANALISIS INTERNAL DAN EKSTERNAL LINGKUNGAN BISNIS

## 4.1 Analisis Internal Lingkungan Bisnis
Berdasarkan  dokumen  yang  dimiliki  LEMIGAS  dan  hasil  wawancara,  dapat  dilakukan  analisis terhadap  lingkungan  bisnis  internal  LEMIGAS.    Dalam  analisis  ini  digunakan  metode  analisis  untuk  analisis internal, yaitu:
Value chain analysis. Analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan aktifitas yang terjadi di  dalam  perusahaan  ke  dalam  dua  bagian  besar  yaitu  aktifitas  utama  dan  aktifitas  pendukung.  Setelah  itu aktivitas  tersebut  akan  dipetakan  dan  digunakan  sebagai  dasar  untuk  menentukan  solusi  SI/TI  guna mendapatkan keuntungan bagi perusahaan seperti pada Gambar2

## 4.2  Analisis Eksternal Lingkungan Bisnis

## 4.2.1  Five Forces Model
Teknik  analisis  ini  bertujuan  untuk  menggambarkan  peta  persaingan  bisnis  LEMIGAS  saat  ini. Model five forces ini  menganalisis  intensitas  persaingan  yang  terjadi  dan  industri-industri  penyaing  yang  ada dengan  mempertimbangkan  faktor-faktor  seperti  pendatang  baru,  produk  atau  layanan  pengganti,  daya  tawar pemasok ( supplier) serta daya tawar pembeli/pelanggan. Hasil dari  analisis ini dapat digunakan dalam analisis SWOT untuk menentukan peluang dan ancaman yang dapat timbul terhadap bisnis LEMIGAS.
INBOUND LOGISTIC OPERATION OUTBOND LOGISTIC SERVICES MARKETING & SALES -Penerimaan percontoh (sample) -Penerimaan data logging -Penerimaan data geofisika - Penyimpanan percontoh - Penyimpanan data logging dan geofisika -Analisa laboratorium terhadap percontoh -Analisa  studi data logging -Analisa  studi data geofisika -Laporan hasil laboratorium -Laporan hasil  analisis studi - Penyimpanan laporan - Memberikan masukan pada pemerintah di bidang migas -Membantu pemda untuk melakukan kajian terhadap potensi migas -Perbantuan tenaga  ahli untuk institusi swasta maupun pemerintah di bidang migas -Publikasi kemampuan yang  dimiliki LEMIGAS -Publikasi fasilitas yang dimiliki LEMIGAS -Publikasi peranan LEMIGAS Corporate Infrastructure Kebijakan anggaran dan pelaksanaannya, legalitas data Human Resource Management Penempatan staf sesuai kompetensi kerja Training dan studi lanjut karyawan Sistem rekrutmen yang terstandarisasi Pelatihan sales assistant dan kasir dalam hal pelayanan Pelatihan dan mobilisasi staf Teknology Department Penerapan TI untuk menciptakan efisiensi proses bisnis Penerapan  TI melalui knowledge management dan business intelligence Penyediaan layanan layanan berbasis TI Prosedur pelayanan dan pemecahan masalah Pengembangan produk   baru Riset pasar Promosi via Internet Procurement Manajemen sumberdaya untuk pengadaan infrastruktur Prosedur komunikasi internal dalam pengadaan infrastruktur Kerjasama dengan vendor Pedoman- pedoman pengadaan infrastruktur Lelang aset- aset yang sudah tidak digunakan
Gambar 2. Value Chain Analysis LEMIGAS

## 5. ANALISIS INTERNAL DAN EKSTERNAL SI/TI

## 5.1  Analisis Internal SI/TI
Pemetaan kondisi SI/TI secara detail di LEMIGAS dengan menggunakan model McFarlan Strategic Grid dapat dilihat pada tabel 1  berikut ini:
Tabel  1.  IS/IT Current Appplication Portofolio
LEMIGAS Web System
Strategic High Potential Aplikasi Data Peralatan Laboratorium
Sistem Terpadu Pemantauan Kualitas Gas Bumi Sistem Informasi Data Kelitbangan Migas Sistem Informasi Data Core Sistem Informasi Dokumen Mutu Web Server Aplikasi Petrel Aplikasi Eclipse SI Management Mutu Aplikasi Roxar Aplikasi Stratabug

## Microsoft Office
E-mail System (Microsoft Exchange) Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Perencanaan
Sistem  Informasi Keuangan SI Helpdesk SI Laboratorium SI Perpustakaan SI ISO 9000 SI Peraturan Perundang-undangan
SI e-Core Key Operational
Support

## 5.2  Analisis Eksternal SI/TI
Analisis lingkungan eksternal SI/TI dilakukan untuk memperoleh gambaran tentang perkembangan SI/TI saat  ini,  mengacu  tren  jaringan  komputer,  aplikasi  SI  dan  implementasinya.  Penggunaan  tren  yang  ada  akan sangat  membantu  LEMIGAS  dalam mencapai  target  strategi  bisnis,  sebagai  contoh  penggunaan  tren  jaringan komputer LEMIGAS dapat meningkatkan kecepatan proses pengolahan data dan efisensi, penggunan tren open source dapat  mengurangi  pengeluaran.    Tren  paket  aplikasi  yang  memberikan  solusi  sistem  yang  terintegrasi seperti  ERP  ( Enterprise  Resource  Planning ),  SCM  ( Supply  Chain  Management )  dan  CRM  ( Customer Relationship  Management )  menjadi  tren  paket  aplikasi  yang  layak  untuk  diadopsi.  Misalnya,  akses  untuk memperoleh solusi ERP seperti Compiere ( Open source solution ), SAP ( Licenced solution ) semakin mudah dan ada manfaat penerapan solusi ERP yang sangat besar bagi perusahaan.

## 6. DELIVERABLE
Setelah dilakukan analisis internal dan eksternal yang dilakukan pada lingkungan bisnis maupun SI/TI, maka  tahap  berikutnya  adalah  proses  perumusan  strategi  SI/TI  perusahaan.  Tujuannya  adalah  agar  strategi- strategi yang dibuat selaras dengan strategi bisnis perusahaan.
Strategi SI/TI tersebut akan dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk strategi bisnis SI, strategi pengelolaan SI dan strategi implementasi portfolio aplikasi SI/TI yang akan diterapkan di lingkungan LEMIGAS.

## 6.1 Identifikasi Strategi SI/TI Berdasarkan Critical Success Factor
Hasil  yang  didapatkan  pada  subbab  analisis  internal  yang  menggunakan  metode  C ritical  Success Factor akan digunakan sebagai landasan bagi proses identifikasi kebutuhan  SI/TI. Identifikasi kebutuhan SI/TI berdasarkan CSF dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel  2. Analisis Kebutuhan IS/IT LEMIGAS melalui tujuan bisnis organisasi
CSF Unit Terkait Kebutuhan Informasi IS Needs Membangun perencanaan dan sistem pengembangan karir TU Data tentang riwayat dan kompetensi pegawai SIMPEG Pengelolaan Operasional peralatan laboratorium SARPRAS Data tentang pemanfaatan peralatan laboratorium SISTEM INVENTORY Melakukan Kajian dan analisis industri, pemasaran dan persoalan teknologi industri migas KPU Data tentang pelanggan dan industri migas CRM Pemasaran produk/jasa KPU Infomasi tentang produk/jasa LEMIGAS Website Membangun pusat informasi & pelayanan pelanggan yang terintegrasi AFILIASI Data tentang kebutuhan dan tingkat kepuasan pelanggan CRM Mengembangkan dan mengefektifkan sistim manajemen kinerja (performance management) terpadu MANAJEMEN MUTU Data tentang proyek - proyek yang telah dan akan dilakukan SIMP Membangun, menerapkan dan mengembangkan manajemen pengetahuan & inovasi (termasuk HW & SW)‏ AFILIASI Data tentang pengetahuan yang akan di-sharing Knowledge Management Membangun, menerapkan dan meningkatkan manajemen pengembangan sumberdaya manusia dan organisasi TU Data tentang riwayat dan kompetensi pegawai SIMPEG Pengelolaan manajemen strategis PROGRAM SIMP Mengembangkan sistim dan manajemen keuangan BLU (Implementasi activity-based management )‏ TU Data tentang keuangan SIMKEU

## 6.2. Identifikasi Future Application Portfolio
Dengan  mempertimbangkan  hasil  identifikasi  strategi  SI/TI  di  atas  serta  mengacu  pada  kebutuhan bisnis perusahaan, dapat dikembangkan portfolio strategi SI/TI Lemigas dalam bentuk McFarlan Strategic Grid , dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
1. Pola pengembangan sistem informasi dilakukan secara modular dan terintegrasi;
2. Menggunakan teknologi open source untuk perangkat lunak yang dibeli dari luar;
3. Menggunakan sharing database untuk aplikasi-aplikasi yang mempunyai fungsi yang sama;
4. Menggunakan arsitektur n-tier dalam implementasi infrastruktur sistem informasi; dan 5. Menggunakan skala prioritas dalam pengembangan SI/TI karena faktor keterbatasan sumber daya yang ada,
dengan memprioritaskan pengembangan sistem-sistem yang mendukung inovasi proses bisnis.
Pemetaan strategi SI/TI Lemigas secara garis besar dapat dilihat pada tabel  3. Secara garis besar, ada beberapa sistem baru yang dapat menjadi competitive advantage bagi Lemigas. Beberapa  sistem  baru  tersebut  antara  lain: Customer  Relationship  Management,  Knowledge Management, dan Data Warehouse .  Sedangkan sistem informasi sumur minyak menjadi high potensial system yang dapat membantu mengontrol aset-aset minyak yang dimiliki LEMIGAS pada masa datang.
Tabel 3. SI/TI Future application portfolio
Lemigas Web System CRM Sistem Data Warehaouse Knowledge Management Sistem informasi sumur minyak
Strategic
High Potential Aplikasi Data Peralatan Laboratorium Sistem Terpadu Pemantauan Kualitas Gas Bumi
Sistem Informasi Data Kelitbangan Migas Sistem Informasi Data Core Sistem Informasi Dokumen Mutu Aplikasi Petrel Aplikasi Eclipse SI Management Mutu Aplikasi Roxar
Aplikasi Stratabug Microsoft Office E-mail System (Microsoft Exchange) Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Perencanaan
Sistem Informasi Keuangan SI Helpdesk SI Laboratorium SI Perpustakaan
SI ISO 9000 SI Peraturan Perundang-undangan SI e-Core Key Operational Support
6.3. Gap Analysis SI/TI LEMIGAS Untuk membandingkan antara kondisi SI/TI yang ingin dicapai ( future IS/IT condition) dengan kondisi saat ini ( current IS/IT condition ). Analisis kesenjangan ( Gap analysis) dilakukan terhadap aplikasi-aplikasi yang ada saat ini dan aplikasi-aplikasi baru untuk menentukan tindakan pengembangan apa saja yang perlu dilakukan untuk masing-masing aplikasi.
Hasil analisis yang dilakukan dapat dilihat pada matriks di tabel 4 yang berisi gap analysis dari sistem informasi, sedangkan matriks di tabel 5 berisi gap analysis dari infrastruktur TI
Tabel 4  Matriks Gap Analysis Sistem Informasi
Tabel 5.  Matriks Gap Analysis Sistem Infrastruktur TI

## 6.4.3. Rencana Implementasi
Implementasi pengembangan future application disesuaikan dengan skala prioritas yang sudah dibuat pada tabel 3.
Pengembangan aplikasi dapat dimulai pada semester I tahun 2010 dengan perbaikan integration system yang sudah ada dan pembuatan sistem Data Warehouse dan Knowledge Management .  Dilanjutkan pada tahun 2011  dengan  pembuatan  Sistem  Informasi  Sumur  Minyak.  Pada  tahun  2012  dibuat Customer Relationship Management .

## 7. KESIMPULAN DAN SARAN

## 7.1. Kesimpulan
Dari  analisis  dan  perancangan  strategis  sistem  informasi  yang  telah  dilakukan  pada  Lemigas  dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Perusahaan perlu melakukan inovasi bisnis secara berkelanjutan, dalam rangka meningkatkan market share dan memenangkan persaingan di bidang retail yang semakin ketat;
2. Pembuatan  rencana  strategis  SI/TI  merupakan  sebuah  strategi  vital  dalam  mewujudkan  inovasi  bisnis
tersebut, yang memberikan kontribusi besar dalam membantu pencapaian visi perusahaan;
3. Perlu  dibentuk  bagian  TI  yang  bertugas  melakukan  penelitian/riset,  perencanaan,  implementasi  dan perawatan sistem-sistem SI/TI yang ada pada perusahaan;
4. Untuk membantu pencapaian visi perusahaan perlu dilakukan pengembangan pada sejumlah aplikasi baru dan existing dengan prioritas sesuai dengan urgensi kebutuhan bisnis yang ada; dan
5. Dukungan, monitoring ,  dan  kontrol  yang  baik  dari  pihak  manajemen  dalam  penerapan  rencana  strategis SI/TI  sangat  menentukan  keberhasilan  implementasi  rencana  strategis  SI/TI  yang  telah  dibuat  untuk Lemigas.

## 7.2. Saran
Dikarenakan  keterbatasan  waktu  dan  sumberdaya  yang  ada,  perencanaan  strategis  sistem  informasi Lemigas  yang dilakukan ini masih jauh dari sempurna.  Oleh karena itu perencanaan strategis  yang ada perlu dikembangkan lebih lanjut, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Disebabkan  oleh  perkembangan  trend  teknologi  TI  yang  terus  berkembang  dengan  cepat,  diperlukan analisis lebih mendalam untuk implementasinya.
2. Diperlukan  analisa  secara  lebih mendalam  pada  semua  aspek  (seperti  finansial,  politik, hukum  dan aspek teknis infrastruktur) untuk mendapatkan hasil yang optimal.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Tim Penyusun, 40 Tahun LEMIGAS Mengabdi, Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”, Jakarta, 2005.
[2] LEMIGAS, Rencana Strategis Bisnis LEMIGAS, Jakarta, 2008.
[3] Ward, J, Peppard, J., Strategic Planning For Information System, Third Edition , John Willey & Sons, LTD, England, 2003.
[4] Kaplan, R.S. dan Norton, D.P., The Strategy-Focused Organization: How Balance Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment. Harvard Business School Press, Boston, 2001.