## Pendahuluan
Fasilitas  pelayanan  kesehatan  adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan,  baik  promotif,  preventif,  kuratif maupun  rehabilitatif  yang  dilakukan  oleh pemerintah,  pemerintah  daerah  dan/atau masyarakat.  Pusat  Kesehatan  Masyarakat (Puskesmas)  adalah  fasilitas  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di  wilayah  kerjanya.  Salah  satu  fungsi Puskesmas dalam menyelenggarakan upaya kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama  di
wilayah  kerjanya  adalah  melaksanakan penyelenggaraan rekam medis (1).
Setiap  dokter  atau  dokter  gigi  dalam menjalankan praktik kedokteran wajib memuat rekam medis. Rekam medis adalah berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain yang telah diberikan kepada pasien (2).
Pengisian  rekam  medis  dimulai  dari pendaftaran (penerimaan) pasien. Pendaftaran  pasien  menggunakan  berbagai sistem  atau  metode  rekam  medis  yang  ada meliputi sistem penomoran, sistem penamaan  dan  Kartu  Indeks  Utama  Pasien (KIUP)  atau Master  Patient  Index .  Sistem penomoran  dan  sistem  penamaan  rekam
Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penomoran Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Tambarangan Kabupaten Tapin
Review of the Implementation of Outpatient Medical Record Numbering System at Tambarangan Public Health Center in Tapin Regency
Nilna Hidayah 1 , Faizah Wardhina *1 , Purwanto 2
1 STIKes Husada Borneo, Program Studi D3 Perekam dan Informasi Kesehatan
2 Rumah Sakit Pelita Insani *Korespondensi: fwardhina@gmail.com

## Abstract
The numbering system in the medical record service is the procedure for writing given to the patients when they come for treatment as a part of their identity. This study aimed to describe the implementation of the outpatient medical record numbering system at the Tambarangan Public Health Center in Tapin Regency. This research used a descriptive method. The study results included the family numbering system consisting of five digits medical record number, i.e., the first two digits were based on the village area code while the last three digits were the medical record number. The advantages of the family numbering system were that it was faster in  finding  medical  record  files  of  the  family  members  and  the  convenience  to  save  medical record  storage  space  and  budget.  Meanwhile,  the  shortcomings  of  the  family  numbering system were that it took a long time if the patient did not come for treatment for a long time and slowed down and hindered service if the patient did not carry an identity card for treatment and forgot his medical record number. The constraints in implementing the numbering system based on the man element were no medical record officer with the qualification of Diploma Medical  Record  and  Health  Information,  and  the  officer  never  attended  training/technical guidance/socialization regarding the medical record numbering system. The constraints based on  the  machine  were  the availability  of  only  one computer  that was  only  used  for  checking social health insurance. The constraints regarding the methods were no standard operating procedures  found  regarding  the  medical  record  numbering  system,  and  the  public  health center management information system was no longer used because its implementation was constrained by non-existent technical personnel. The constraints regarding the materials were the patient's main index card  that was not used,  and the time to provide outpatient medical records was less than 10 minutes.
Keywords: Medical record, Numbering system, Outpatient, Public Health Center
medis  digunakan  untuk  dapat  membedakan rekam  medis  pasien  satu  dengan  pasien lainnya (3).
Sistem  penomoran  dalam  pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang  diberikan  kepada  pasien  yang  datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien  yang  bersangkutan.  Nomor  rekam medis  memiliki  berbagai  kegunaan  atau tujuan  yaitu  (a)  sebagai  petunjuk  pemilik berkas rekam medis pasien yang bersangkutan, (b) untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) berkas rekam medis  dan  (c)  sebagai  petunjuk  dalam pencarian  berkas  rekam  medis  yang  telah tersimpan di filing (4).
Ada  tiga  sistem  pemberian  nomor pasien masuk ( admission numbering system ) yaitu (1) pemberian nomor secara seri ( serial numbering system ), pada sistem ini petugas pendaftaran memberikan nomor baru (berkas baru)  pada  setiap  kali  pasien  datang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan, petugas  memberikan  nomor  baru  (berkas baru) tanpa membedakan antara pasien baru atau  pasien  lama  sehingga  seorang  pasien bisa  saja  memiliki  sejumlah  berkas  rekam medis  sesuai  jumlah  kunjungannya  ke fasilitas pelayanan kesehatan, (2) pemberian nomor  secara  unit  ( unit  numbering  system ), pada sistem ini  setiap pasien yang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan akan mendapatkan satu nomor rekam medis (berkas rekam medis), ketika pasien tersebut pertama  kali  datang  dan  tercatat  sebagai pasien  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan tersebut,  nomor  (berkas)  rekam  medis  ini dapat  digunakan  untuk  semua  pelayanan kesehatan  yang  ada  di  fasilitas  pelayanan kesehatan yang bersangkutan tanpa membedakan  pelayanan  rawat  jalan,  rawat darurat,  rawat  inap  atau  penunjang  medis dan  (3)  pemberian  nomor  secara  seri  unit ( serial  unit  numbering  system ),  pada  sistem ini merupakan perpaduan antara sistem seri dan  unit  yaitu  dengan  memberikan  nomor baru  (berkas  rekam  medis  baru)  kepada seluruh  pasien  yang  berkunjung  tetapi kemudian  untuk  pasien  lama  akan  dicarikan berkas  rekam  medisnya,  pada  sistem  ini berkas  rekam  medis  lama  akan  digabung dengan  berkas  rekam  medis  baru  dan selanjutnya digabung dengan menggunakan nomor (berkas) baru (4).
Berdasarkan  studi  pendahuluan  yang dilakukan  di  Puskesmas  Tambarangan Kabupaten Tapin pada hari Selasa tanggal 15 Desember    2020,  sistem  penomoran  yang digunakan  adalah  sistem  penomoran  unit dengan  sistem  penomoran  keluarga  ( family numbering  system ),  dimana  satu  keluarga mempunyai  satu  nomor  rekam  medis  yang sama,  dapat  dipakai  untuk  selamanya  dan untuk  kunjungan  berikutnya,  sehingga  satu kartu berobat dapat digunakan untuk seluruh keluarga. Akan tetapi di Puskesmas Tambarangan  masih  ditemukan  satu  nomor rekam  medis  yang  digunakan  oleh  dua bahkan lebih kepala keluarga yang seharusnya  satu  nomor  rekam  medis hanya digunakan oleh satu keluarga saja, sehingga berdampak pada pelayanan karena menyulitkan petugas dan memerlukan waktu yang  lebih  lama  dalam  proses  pencarian berkas rekam medis pasien di rak penyimpanan  pada  saat  berobat  kembali. Selain  itu  sistem  penomoran  di  Puskesmas Tambarangan  hanya  menggunakan  5  digit nomor, dimana  2 digit nomor pertama untuk kode wilayah dan 3 digit terakhir untuk nomor rekam medis namun tidak diberikan tambahan  digit  yang  menandakan  anggota keluarga yang seharusnya diberikan tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam  medis  ayah,  ibu  dan  anak,  sehingga berdampak pada pelayanan karena menyulitkan  petugas  dalam  membedakan pasien  yang  berobat  apakah  ayah,  ibu  atau anak.
Oleh  karena  itu,  peneliti  tertarik  untuk melakukan penelitian tentang tinjauan pelaksanaan sistem penomoran rekam medis rawat  jalan  di  Puskesmas  Tambarangan, Kabupaten Tapin.

## Metode Penelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian deskriptif. Subjek pada penelitian ini berjumlah  3  orang  yaitu  1  orang  petugas rekam  medis,  1  orang  Kepala  Puskesmas dan  1  orang  Kepala  Tata  Usaha.  Populasi pada  penelitian  ini  adalah  berkas  rekam medis rawat jalan bulan Januari di Puskesmas  Tambarangan  Kabupaten  Tapin tahun 2021 berjumlah 566. Teknik pengambilan
sampel menggunakan
accidental  sampling yang  berjumlah  170 rekam medis.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan  dalam  penelitian  ini  adalah wawancara  dan  observasi.  Teknik  analisa data  secara  umum  menggunakan  analisa univariat (analisis deskriptif).

## Hasil 1.  Sistem Penomoran Keluarga
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara  yang  dilakukan  oleh  peneliti  di Puskesmas  Tambarangan  Kabupaten  Tapin didapatkan  hasil  bahwa  sistem  penomoran rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas Tambarangan Kabupaten tapin menggunakan  sistem  penomoran  keluarga, dimana setiap kepala keluarga yang berobat memiliki  satu  nomor  rekam  medis  yang digunakan  oleh  seluruh  anggota  keluarga dengan  nomor  identifikasi  khusus  (indeks pasien)  berdasarkan  nomor  urut  kunjungan pasien  baru  pada  buku  induk  pendaftaran pasien pada setiap desa atau buku bantu per desa,  nomor  tersebut  digunakan  untuk selamanya dan untuk kunjungan berikutnya.
Akan tetapi, di Puskesmas Tambarangan  masih  banyak  ditemukan nomor rekam medis yang digunakan oleh dua bahkan  lebih  kepala  keluarga,  hal  ini disebabkan  karena  dulu  merupakan  satu kepala  keluarga,  kemudian  ada  pernikahan dan  memiliki  kartu  keluarga  sendiri.  Akan tetapi,  dalam  penyimpanan  berkas  rekam medisnya  tetap  digabung  dalam  satu  map dengan  kepala  keluarga  terdahulu.  Hal  ini dilakukan  untuk  menghemat  map  rekam medis  dan  ruang  penyimpanan  (hemat biaya).
Sistem penomoran rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan terdiri dari 5  angka  nomor  rekam  medis.  Nomor  rekam medis  tersebut  terdiri  dari  2  angka  pertama yang  berisikan  kode  wilayah  desa  sesuai dengan  alamat  pasien  pada  saat  berobat pertama  kali,  sedangkan  3  angka  terakhir adalah  nomor  rekam  medis  atau  nomor indeks  pasien  yang  diberikan  oleh  petugas rekam  medis.  Contoh:  nomor  rekam  medis 01-123, dimana 01 menyatakan kode wilayah kelurahan Tambarangan dan 123
menyatakan nomor rekam medisnya. Namun di Puskesmas
Tambarangan tidak menggunakan tambahan digit yang menandakan  anggota  keluarga  Ayah,  Ibu atau anak.
2.  Kelebihan Sistem Penomoran Keluarga
Menurut  informan,  kelebihan  sistem penomoran  keluarga  pada  rekam  medis rawat  jalan  di  Puskesmas  Tambarangan Kabupaten  Tapin  adalah  lebih  cepat  dalam mencari  berkas  rekam  medis  anggota keluarga  yang  bersangkutan  ketika  berobat kembali ke Puskesmas Tambarangan, menghemat  tempat  penyimpanan  berkas rekam  medis  rawat  jalan,  dan  menghemat anggaran Puskesmas Tambarangan. 3.  Kekurangan
Sistem

## Penomoran Keluarga
Menurut  informan,  kekurangan  sistem penomoran  keluarga  pada  rekam  medis rawat  jalan  di  Puskesmas  Tambarangan adalah memerlukan waktu yang cukup lama apabila pasien lama tidak datang berobat dan memperlambat serta menghambat pelayanan apabila pasien tidak membawa KIB dan lupa nomor rekam medisnya.
4.  Kendala Pelaksanaan Sistem Penomoran Kendala pelaksanaan sistem penomoran  rekam  medis  rawat  jalan  di Puskesmas  Tambarangan  Kabupaten  Tapin berdasarkan  unsur  5M  yaitu man , money , machine , methods dan material . Untuk unsur man yaitu di Puskesmas Tambarangan tidak ada petugas rekam medis yang berkualifikasi pendidikan  D3  Perekam  dan  Informasi Kesehatan  dan  belum  pernah  mengikuti pelatihan/bimtek/  sosialisasi  tentang  sistem penomoran rekam medis.
Untuk unsur money yaitu di Puskesmas Tambarangan  sudah  ada  anggaran  untuk penambahan  sarana  dan  prasarana  salah satunya untuk pengadaan map rekam medis dan  anggaran  untuk  peningkatan  SDM petugas  rekam  medis  yang  berkualifikasi pendidikan  D3  Perekam  dan  Informasi Kesehatan yang akan direkrut dengan sistem kontrak.
Untuk unsur machine yaitu berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan oleh  peneliti  di  Puskesmas  Tambarangan Kabupaten  Tapin  didapatkan  hasil  bahwa diruang  pendaftaran  terdapat  satu  buah komputer  yang  hanya  digunakan  untuk mengetahui aktif atau tidaknya BPJS pasien.
Untuk unsur methods yaitu berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan oleh  peneliti  di  Puskesmas  Tambarangan Kabupaten  Tapin  didapatkan  hasil  bahwa tidak ditemukan adanya SOP tentang sistem penomoran  rekam  medis  di  Puskesmas
Tambarangan,  tetapi  terdapat  SK  Kepala UPT  Puskesmas  Tambarangan  Nomor:
026/SK-VIII/8/2016 tentang Sistem Pengkodean, Penyimpanan dan
Dokumentasi  Rekam  Medis  tertanggal  01 Agustus 2016 terdapat pada bagian lampiran yang  isinya: “Setiap  kepala  keluarga  yang berobat  di  UPT  Puskesmas  Tambarangan memiliki  satu  nomor family  folder yang digunakan  oleh  seluruh  anggota  keluarga dengan  nomor  identifikasi  khusus  (indeks pasien)  berdasarkan  nomor  urut  kunjungan pasien  baru  pada  buku  induk  pendaftaran pasien  pada  setiap  desa”.  Hal  ini bertentangan  dengan  hasil  wawancara dengan  informan  yang  menyatakan  adanya SOP  tentang  sistem  penomoran  rekam medis.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang dilakukan  oleh  peneliti  di  Puskesmas Tambarangan  Kabupaten  Tapin,  didapatkan hasil  bahwa  Sistem  Informasi  Manajemen Puskesmas (SIMPUS) sudah pernah digunakan  di  Puskesmas  Tambarangan Kabupaten Tapin, akan tetapi sekarang tidak digunakan lagi karena terkendala oleh tenaga teknis  yang  melaksanakannya  merupakan tenaga dari keperawatan sehingga merangkap jabatan, yang seharusnya SIMPUS dilaksanakan oleh tenaga khusus.
Untuk unsur material yaitu berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di Puskesmas  Tambarangan  Kabupaten  Tapin didapatkan  hasil  bahwa  Kartu  Identitas Berobat (KIB) dan buku register pendaftaran pasien  sudah  digunakan  di  Puskesmas Tambarangan, sedangkan untuk Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) tidak digunakan di  Puskesmas  Tambarangan  tetapi  diganti dengan buku bantu per desa.
5.  Waktu Penyediaan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  observasi  yang dilakukan  oleh  peneliti  di  Puskesmas Tambarangan  Kabupaten  Tapin  didapatkan hasil bahwa waktu penyediaan rekam medis rawat  jalan  di  Puskesmas  Tambarangan Kabupaten  adalah  mulai  dari  saat  pasien mendaftar  sampai  dokumen  rekam  medis disediakan  atau  ditemukan  oleh  petugas dengan memerlukan  waktu  ≤  5  menit.  Akan tetapi  untuk  pasien  baru,  pasien  yang  lupa membawa KIB  atau  nomor  rekam  medisnya serta  pasien  yang  satu  nomor  rekam  medis digunakan  oleh  beberapa  keluarga  maka
waktu penyediaan rekam medisnya adalah 6 sampai 7 menit.

## Pembahasan 1.  Sistem Penomoran Keluarga
Sistem penomoran rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan Kabupaten Tapin  menggunakan  sistem  penomoran keluarga,  dimana  setiap  kepala  keluarga yang  berobat  memiliki  satu  nomor  rekam medis yang digunakan oleh seluruh anggota keluarga  dengan  nomor  identifikasi  khusus (indeks  pasien)  berdasarkan  nomor  urut kunjungan  pasien  baru  pada  buku  induk pendaftaran  pasien  pada  setiap  desa  atau buku  bantu  per  desa,  nomor  tersebut digunakan  untuk  selamanya  dan  untuk kunjungan berikutnya.
Sistem penomoran rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan Kabupaten Tapin  sudah  sesuai  dengan  teori  yang menyatakan  bahwa  sistem  penomoran keluarga biasanya diberikan satu nomor yang sama pada seluruh anggota keluarga, nomor tersebut  diberikan  pada  kunjungan  pertama kali berobat dan akan dipakai selamanya (3).
Akan tetapi, di Puskesmas Tambarangan  masih  banyak  ditemukan nomor rekam medis yang digunakan oleh dua bahkan  lebih  kepala  keluarga,  hal  ini disebabkan  karena  kurangnya  map  rekam medis  dan  rak  penyimpanan  rekam  medis, sehingga petugas rekam medis menggabungkan beberapa keluarga dengan nomor  yang  sama  berdasarkan  hubungan kekerabatan  keluarga,  seperti  anak  yang telah  menikah  dan  memiliki  kartu  keluarga baru  masih  digabungkan  dengan  orang tuanya.  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  hasil penelitian  Muldiana  (2016),  untuk  sistem penomoran rekam medis diharuskan seorang pasien  hanya  mendapatkan  satu  nomor rekam medis yang akan berlaku selamanya, baik  untuk  pelayanan  rawat  jalan  maupun rawat inap (5).
Nomor rekam medis terdiri dari 6 angka (digit)  yang  terbagi  menjadi  3  kelompok, masing-masing  kelompok  terdiri  dari  dua angka.  Dengan  demikian  maka  dijumpai kelompok  angka  awal,  tengah  dan  akhir. Enam angka tersebut mulai dari 00-00-01 s/d 99-99-99. Contoh untuk membedakan kelompok  angka  tersebut,  misalnya  pada nomor  rekam  medis  48-12-06,  berarti
kelompok  awal  angka  48,  kelompok  tengah angka 12 dan kelompok angkar akhir 06 (4).
Sistem  penomoran  rekam  medis  di Puskesmas  Tambarangan  belum  sesuai dengan  teori  yaitu  tidak  menggunakan  6 angka nomor rekam medis. Hal ini dikarenakan Puskesmas
Tambarangan menggunakan  5  angka  nomor  rekam  medis untuk  sistem  penomoran  rekam  medis. Nomor  rekam  medis  tersebut  terdiri  dari  2 angka pertama berisikan kode wilayah Desa sesuai  dengan  alamat  pasien  pada  saat berobat  pertama  kali,  sedangkan  3  angka terakhir  adalah  nomor  rekam  medis  atau nomor  indeks  pasien  yang  diberikan  oleh petugas rekam medis. Contoh: nomor rekam medis 01-123,  dimana 01 menyatakan  kode wilayah  kelurahan  Tambarangan  dan  123 menyatakan nomor rekam medisnya. Hal ini sesuai  dengan  hasil  penelitian  Nurbaya  dkk (2020), sistem penomoran rekam medis yang diberikan  kepada  pasien  berdasarkan  kode wilayah  tempat  tinggal  dan  nomor  registrasi atau  nomor  rekam  medis  yang  digunakan untuk selamanya dan untuk seluruh anggota keluarga  pasien  (6).  Namun,  di  Puskesmas Tambarangan tidak menggunakan tambahan digit  yang  menandakan  anggota  keluarga Ayah, Ibu atau Anak.  Hal ini serupa dengan hasil  pengabdian  kepada  masyarakat  yang dilakukan  Wardhina  dkk  (2020),  bahwa  di Puskesmas  Karang  Intan  2  penomoran rekam medis terdiri dari 4 angka (digit) tanpa adanya  tambahan  digit  yang  menandakan anggota keluarga (7).
2.  Kelebihan Sistem Penomoran Keluarga Kelebihan sistem  penomoran  keluarga pada rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan Kabupaten Tapin adalah lebih cepat  dalam  mencari  berkas  rekam  medis anggota  keluarga  yang  bersangkutan  ketika berobat kembali ke Puskesmas Tambarangan, menghemat tempat penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat jalan  dan menghemat  anggaran  Puskesmas Tambarangan.
Kelebihan sistem  penomoran  keluarga rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas Tambarangan Kabupaten Tapin sudah sesuai  dengan  hasil  penelitian  Harjanti  dan Wariyanti, menghemat tempat penyimpanan, hal  ini  dikarenakan  dalam  penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan family folder  yaitu  dimana  dokumen  dalam  satu keluarga  akan  disimpan  di  satu  map  yang
sama  dengan  diberikan  identitas  pada  map dengan  nomor  keluarga,  serta  memberikan kemudahan dalam pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis karena rak rekam medis dikelompokkan berdasarkan wilayah  sehingga  petugas  terfokus  hanya  di rak tersebut (8).
3.  Kekurangan Sistem Penomoran Keluarga Kekurangan sistem
penomoran keluarga  pada  rekam  medis  rawat  jalan  di Puskesmas  Tambarangan  Kabupaten  Tapin adalah memerlukan waktu yang cukup lama apabila pasien lama tidak datang berobat, hal ini  disebabkan  formulir  rekam  medisnya berada  dibawah,  karena  untuk  pasien  yang baru datang berobat formulir rekam medisnya diletakkan  di  paling  atas,  dan  akan memerlukan  waktu  yang  lebih  lama  lagi apabila  nomor  rekam  medisnya  digunakan oleh  beberapa  keluarga  dalam  satu  nomor rekam  medis.  Selain  itu,  kekuranganya adalah  memperlambat  dan  menghambat pelayanan  apabila  pasien  yang  datang berobat  kembali  tidak  membawa  kartu identitas  berobatnya  dan  lupa  nomor  rekam medisnya, maka petugas rekam medis harus mencarikan dibuku bantu per desa.
Kekurangan sistem penomoran keluarga tidak hanya seperti yang disampaikan  informan  saja.  Sering  terjadi perubahan  dari  angka  komposisi  keluarga. Misalnya  melalui  perceraian,  seorang  anak dapat menjadi pasangan atau kepala rumah tangga  melalui  pernikahan.  Dalam  keadaan ini,  sejumlah  rumah  tangga  baru  harus ditetapkan, sehingga akan dibuatkan catatan yang baru (3). Kekurangan sistem penomoran keluarga yang lain, yaitu membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk pelayanan jika terjadi pindah rumah ataupun pisah  KK  (Kepala  Keluarga)  dan  adanya salah letak dokumen rekam medis ( misfolder ) yaitu  dokumen  rekam  medis  yang  salah masuk pada folder keluarga yang lain (8).
4.  Kendala Pelaksanaan Sistem Penomoran Kendala pelaksanaan sistem
penomoran  rekam  medis  rawat  jalan  di Puskesmas  Tambarangan  Kabupaten  Tapin berdasarkan  unsur  5M  yaitu man , money , machine , methods dan material . Untuk unsur man yaitu  di  Puskesmas  Tambarangan petugas rekam medis berjumlah 2 orang dan keduanya memiliki latar belakang pendidikan
SLTA, belum ada petugas rekam medis yang berkualifikasi  pendidikan  D3  Perekam  dan Informasi  Kesehatan,  selain  itu  petugas rekam  medis  di  Puskesmas  Tambarangan belum  pernah  mengikuti  pelatihan/bimtek/ sosialisasi tentang sistem penomoran rekam medis. Hal ini belum sesuai dengan teori yang menyatakan bahwa pada fasilitas pelayanan kesehatan  tenaga  kerja  utamanya  di  unit kerja  rekam  medis  adalah  tentunya  dari petugas  rekam  medis  yang  berkompeten  di bidang  rekam  medis  yang  diperoleh  melalui latar  belakang  pendidikan  rekam  medis  dan telah tersertifikasi dan atau yang mempunyai pengalaman kerja di bidang rekam medis (9).
Untuk unsur money yaitu di Puskesmas Tambarangan anggaran khusus untuk menunjang ketersediaan sarana dan prasarana  sistem  penomoran  rekam  medis sudah  dianggarkan  untuk  tahun  2021  salah satunya untuk pengadaan map rekam medis dan anggaran untuk peningkatan SDM yang berkualifikasi  pendidikan  D3  Perekam  dan Informasi Kesehatan juga sudah dianggarkan untuk tahun 2021 yang akan direkrut dengan sistem kontrak. Hal ini sudah sesuai dengan teori yang menyatakan bahwa uang merupakan  unsur  yang  penting  untuk mencapai  tujuan  disamping  faktor  manusia yang menjadi unsur paling penting ( the most important  tool )  dan  faktor-faktor  lainnya  (9). Dalam dunia modern yang merupakan faktor penting sebagai alat tukar dan alat pengukur nilai  suatu  usaha.  Suatu  perusahaan  yang besar  diukur  pula  dari  jumlah  uang berputar pada perusahaan itu. Tetapi yang menggunakan uang tidak hanya perusahaan saja, rumah sakit dan klinik menggunakannya. Jadi uang diperlukan pada setiap  kegiatan  manusia  untuk  mencapai tujuannya.  Terlebih  dalam  pelaksanaan manajemen ilmiah, harus ada perhatian yang sungguh-sungguh  terhadap  faktor  uang karena segala sesuatu diperhitungkan secara rasional  yaitu  memperhitungkan  berapa jumlah  tenaga  yang  harus  dibayar,  berapa alat  kesehatan  dan  bahan  habis  pakai  yang dibutuhkan yang harus dibeli dan berapa pula hasil yang dapat dicapai. Hal ini berhubungan dengan  anggaran  yang  digunakan  dalam penomoran  berkas  rekam  medis  untuk meningkatkan  kualitas  pelayanan  pada pasien.
Untuk  unsur machine yaitu  di  ruang pendaftaran Puskesmas Tambarangan
terdapat  satu  buah  komputer  yang  hanya digunakan  untuk  mengetahui  aktif  atau tidaknya BPJS pasien.  Hal ini sesuai dengan teori,  dalam  setiap  organisasi,  peranan mesin-mesin  sebagai  alat  pembantu  kerja sangat diperlukan, mesin dapat meringankan dan  memudahkan  dalam  melaksanakan pekerjaan,  mesin  dibuat  adalah  untuk mempermudah  atau  membantu  tercapainya tujuan  hidup  manusia  (9).  Dan  juga  sesuai dengan  hasil  penelitian  Pujiestari  (10), machine atau  mesin  digunakan  untuk memberi  kemudahan  atau  menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja.
Untuk unsur methods yaitu di Puskesmas  Tambarangan  tidak  ditemukan adanya  SOP  tentang  sistem  penomoran rekam medis, tetapi terdapat SK Kepala UPT Puskesmas  Tambarangan  Nomor:  026/SK- VIII/8/2016  tentang  Sistem  Pengkodean, Penyimpanan  dan  Dokumentasi  Rekam Medis  tertanggal  01  Agustus  2016  terdapat pada  bagian  lampiran  yang  isinya:  “Setiap kepala  keluarga  yang  berobat  di  UPT Puskesmas  Tambarangan  memiliki  satu nomor family  folder yang  digunakan  oleh seluruh  anggota  keluarga  dengan  nomor identifikasi khusus (indeks pasien) berdasarkan  nomor  urut  kunjungan  pasien baru  pada  buku  induk  pendaftaran  pasien pada  setiap  desa”.  Untuk  Sistem  Informasi Manajemen  Puskesmas  (SIMPUS)  sudah pernah digunakan di Puskesmas Tambarangan  Kabupaten  Tapin, akan  tetapi sekarang  tidak  digunakan  lagi  karena terkendala oleh tenaga teknis yang melaksanakannya  merupakan  tenaga  dari keperawatan  sehingga  merangkap  jabatan, yang seharusnya SIMPUS dilaksanakan oleh tenaga khusus, sehingga semua pengolahan data  dan  pelaporan  pasien  yang  ada  di Puskesmas Tambarangan dilaksanakan secara  manual  saja.  Hal  ini  tidak  sesuai dengan  teori  (9),  metode  yang  digunakan dalam  memberikan  pelayanan  kesehatan  di unit  rekam  medis  adalah  petugas  rekam medis berpedoman pada petunjuk teknik dan standar  prosedur  operasional.  Dan  juga belum  sesuai  dengan  hasil  penelitian  (10), kebijakan  dan  prosedur  harus  tersedia  yang mencerminkan pengelolaan unit rekam medis dan  menjadi  acuan  bagi  staf  rekam  medis yang bertugas.
Untuk unsur material yaitu di Puskesmas Tambarangan untuk Kartu Identitas  Berobat  (KIB)  sudah  digunakan sebagai  bukti  bahwa  pasien  telah  terdaftar dan  tercatat  sebagai  pasien,  dan  dibawa setiap  kali  pasien  datang  berobat  ke Puskemas  Tambarangan.  Dan  untuk  buku register  pendaftaran  pasien  juga  sudah digunakan  di  Puskesmas  Tambarangan. Sedangkan  Kartu  Indeks  Utama  Pasien (KIUP)  tidak  ditemukan  di  Puskesmas Tambarangan  tetapi  diganti  dengan  buku bantu  per  desa.  Adapun  fungsi  KIUP  yaitu sebagai  catatan  dan  sumber  informasi  bagi petugas  untuk  mengetahui  nomor  rekam medis pasien saat berkunjung ulang tapi tidak membawa  KIB,  sebagai  catatan  riwayat tanggal  kunjungan  terakhir  pasien  yang nantinya  akan  digunakan  untuk  menghitung lama penyimpanan berkas rekam medisnya, dan sebagai sumber data untuk memetakan ( mapping ) lingkup cakupan pelayanan rumah sakit  (11).  Hal  ini  belum keseluruhan  sesuai dengan  teori  (4),  ketika  pasien  datang berobat,  petugas  rekam  medis  harus memberikan  nomor  rekam  medis  dan mencatatnya  ke  dalam  beberapa  formulir rekam  medis  yaitu  Kartu  Identitas  Berobat (KIB), Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan buku register pendaftaran pasien.
5.  Waktu Penyediaan Rekam Medis Waktu penyediaan rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan Kabupaten Tapin  adalah  mulai  dari  saat  pasien mendaftar  sampai  dokumen  rekam  medis disediakan  atau  ditemukan  oleh  petugas dengan memerlukan  waktu  ≤  5  menit.  Akan tetapi  untuk  pasien  baru,  pasien  yang  lupa membawa KIB  atau  nomor  rekam  medisnya serta  pasien  yang  satu  nomor  rekam  medis digunakan  oleh  beberapa  keluarga  maka waktu penyediaan rekam medisnya adalah 6 sampai  7  menit.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian  (12),  penyediaan  dokumen  rekam medis  adalah  mulai  dari  saat  pasien mendaftar  sampai  dokumen  rekam  medis disediakan  atau  ditemukan  oleh  petugas dengan  standar  pelayanan  minimalnya adalah  10  menit.  Dan  juga  sesuai  dengan Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  Nomor  129/Menkes/SK/II/2008 tentang  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah Sakit  disebutkan  bahwa  standar  pelayanan minimal  untuk  waktu  penyediaan  dokumen
rekam medis pelayana n rawat jalan adalah ≤ 10 menit (13).

## Kesimpulan
Sistem penomoran rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan Kabupaten tapin  menggunakan  sistem  penomoran keluarga,  dimana  setiap  kepala  keluarga yang  berobat  memiliki  satu  nomor  rekam medis yang digunakan oleh seluruh anggota keluarga  dengan  nomor  identifikasi  khusus (indeks  pasien)  berdasarkan  nomor  urut kunjungan  pasien  baru  pada  buku  induk pendaftaran  pasien  pada  setiap  desa  atau buku  bantu  per  desa,  nomor  tersebut digunakan  untuk  selamanya  dan  untuk kunjungan  berikutnya.  Sistem  penomoran rekam  medis  di  Puskesmas  Tambarangan terdiri dari 5 angka nomor rekam medis yaitu 2  angka  pertama  berisikan  kode  wilayah Desa sesuai dengan alamat pasien pada saat berobat  pertama  kali,  sedangkan  3  angka terakhir  adalah  nomor  rekam  medis  atau nomor  indeks  pasien  yang  diberikan  oleh petugas rekam medis.
Kelebihan sistem  penomoran  keluarga adalah  lebih  cepat  dalam  mencari  berkas rekam medis anggota keluarga yang bersangkutan  ketika  berobat  kembali  ke Puskesmas Tambarangan, menghemat tempat  penyimpanan  berkas  rekam  medis rawat  jalan  dan  menghemat  anggaran Puskesmas Tambarangan.
Kekurangan sistem penomoran keluarga  adalah  memerlukan  waktu  yang cukup lama apabila pasien lama tidak datang berobat dan memperlambat dan menghambat pelayanan apabila pasien tidak membawa  KIB  dan  lupa  nomor  rekam medisnya. Kendala pelaksanaan sistem penomoran
berdasarkan unsur-unsur manajemen  adalah man :  tidak  ada  petugas rekam  medis  yang  berkualifikasi  pendidikan D3  Perekam  dan  Informasi  Kesehatan  dan belum
pernah
mengikuti pelatihan/bimtek/sosialisasi  tentang  sistem penomoran rekam medis, machine : ketersedian komputer hanya satu dan hanya digunakan untuk pengecekan BPJS, methode :  tidak  ditemukan  adanya  SOP tentang sistem penomoran rekam medis dan SIMPUS  sudah  tidak  digunakan  lagi  karena pelaksanaannya  terkendala  oleh  tenaga
teknis  yang  tidak  ada  dan material :  KIUP belum digunakan.
Waktu penyediaan rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tambarangan Kabupaten Tapin  adalah  mulai  dari  saat  pasien mendaftar  sampai  dokumen  rekam  medis disediakan  atau  ditemukan  oleh  petugas dengan memerlukan waktu ≤ 10 menit.

## Daftar Pustaka
1.  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 tentang Pusat  Kesehatan  Masyarakat .  Jakarta: Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia; 2019.
2.  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik
Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis . Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia; 2008.
3.  Aina,  N. Tinjauan  Sistem  Penomoran Rekam  Medis  di  Puskesmas  Guntung
Payung  Banjarbaru  Tahun  2013 .  Tugas
Akhir. Banjarbaru: Stikes Husada
Borneo; 2013.
4.  Budi, S.C. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis .  Yogyakarta:  Quantum  Sinergis Media; 2011.
5.  Muldiana,  I.  Analisis Faktor-Faktor  yang Mempengaruhi  Duplikasi  Penomoran Rekam Medis di Rumah Sakit Atma Jaya 2016. Jurnal INOHIM . 4(2): 48-53; 2016. 6.  Nurbaya,  F.,  Okta,  Y.A.,  Kurnia,  B.
Gambaran Pengelolaan
Dokumen Rekam  Medis  di  Puskesmas  X. Jurnal Manajemen  Informasi  dan  Administrasi
Kesehatan (JMIAK) . 3(1): 11-17; 2020.
7.  Wardhina, F., Estiyana, E. Management of  Medical  Record  Unit  to  Preparing Accreditation at Primary Health
Care. Jurnal  Peduli  Masyarakat .  2(4),
227-236; 2020. Available from:
https://doi.org/10.37287/jpm.v2i4.309.
8.  Harjanti,  Wariyanti,  A.S.  Kelebihan  dan
Kekurangan Penerapan Family Numbering System di Puskesmas Dinas Kesehatan Kota Surakarta. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan . 3(1): 18-23; 2020.
9.  Faida,  E.W.,  Muhadi. Dasar  Organisasi dan  Manajemen  Unit  Kerja  Rekam Medis .  Sidoarjo:  Indomedia  Pustaka; 2019.
10.  Pujilestari,
A.
Pelaksanaan
Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis Berdasarkan  Unsur  Manajemen  5M  di
RSKIA  Permata  Bunda  Yogyakarta.
Skripsi. Surakarta: Fakultas Ilmu Kesehatan  Universitas  Muhammadiyah;
2016
11.  Sudra, R.I. Materi Pokok Rekam Medis . Tangerang Selatan: Unversitas Terbuka;
2017.
12.  Yovita,  A.,  Hasanah,  U.,  Chairunnisah, R. Gambaran Waktu Penyediaan
Dokumen  Rekam  Medis  di  Puskesmas Karang  Pule  Kota  Mataram. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan . 2(2): 53-59; 2019.
13.  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia. Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik
Indonesia Nomor 129/Menkes/SK/II/2008  tentang  Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit . Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia.
Jakarta; 2008.