## PERHITUNGAN BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DENGAN METODE ABK KES DI UNIT REKAM MEDIS PUSKESMAS

## CALCULATION OF WORKLOAD AND HUMAN RESOURCES NEED (HR) USING THE CREW OF HEALTH METHOD IN THE MEDICAL RECORDING UNIT OF PUSKESMAS
Oleh:
1 Purwadhi, 2 Yani Restiani Widjaja, 3 Ira Nurhidayati, 4 Yanti Octavyanti
1,2,3,4 rharaira@gmail.com
1,2,3,4 Universitas Adhirajasa Reswara Sanjaya Masuk: 26 Juni 2024 Penerimaan: 26 Juni 2024 Publikasi: 29 Juni 2024

## ABSTRAK
Permasalahan mengenai  beban kerja  yang  berpotensi  melebihi kapasitas waktu kerja  yang  tersedia  di Salah  satu  Puskesmas  di  Kalimantan  Selatan.  Hal  ini  dapat  mengakibatkan  penurunan  efisiensi operasional dan kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Penelitian ini menggunakan metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN), sebuah metode yang efektif untuk menganalisis kebutuhan  SDM  berdasarkan  pada  beban  kerja  aktual  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan.  Pendekatan kualitatif digunakan dalam penelitian ini untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang dinamika beban  kerja  dari  sudut  pandang  petugas  loket  dan  koordinator  pelaksana  Puskesmas.  Penelitian  ini menggunakan  pendekatan  deskriptif,  yang  menggali  data  melalui  observasi  langsung  dan  wawancara dengan subjek penelitian. Data yang terkumpul kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi waktu yang dibutuhkan  untuk  setiap  tugas  utama,  seperti  pendaftaran  pasien  dan  input  data.Hasil  penelitian menunjukkan bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk pendaftaran pasien dan input data mencapai 7 jam per hari. Sementara itu, waktu kerja produktif yang tersedia hanya 6 jam per hari, menunjukkan adanya kekurangan waktu sebesar 1 jam per hari. Hal ini mengindikasikan bahwa beban kerja petugas melebihi  kapasitas  waktu  kerja  yang  tersedia.  Pembahasan  dilakukan  dengan  mengusulkan  beberapa rekomendasi untuk mengatasi masalah ini, antara lain penambahan SDM, optimalisasi alur kerja, dan penggunaan teknologi informasi. Rekomendasi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas pelayanan di Puskesmas Z. Penelitian ini menegaskan bahwa metode WISN efektif dalam menilai kebutuhan SDM berdasarkan pada beban kerja yang sebenarnya di Puskesmas. Implementasi rekomendasi yang diusulkan dapat memberikan dasar yang kuat bagi manajemen dalam merencanakan peningkatan SDM dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan di fasilitas kesehatan ini.
Kata Kunci : Beban Kerja, Kebutuhan SDM, WISN, Puskesmas, Efisiensi Operasional.

## ABSTRACT
The study aimed to analyze workload and human resources (HR) needs at the one of the Health Center (Puskesmas) in South  Kalimantan  using  the  Workload  Indicators of  Staffing  Need  (WISN)  method.  A  descriptive  method  with  a qualitative approach was employed to gather data through direct observation and interviews with frontline staff and the operational coordinator of the Puskesmas. The research revealed that the average time required for patient registration and data input was 7 hours per day, while productive working time available was only 6 hours per day, indicating a daily deficit of 1 hour. This suggests that the workload exceeds the available working capacity. Discussion included recommendations such as increasing HR, optimizing workflow, and leveraging information technology to enhance operational efficiency and healthcare service quality at Puskesmas Z. The study underscores the effectiveness of the WISN method in assessing HR needs based on actual workload at healthcare facilities. Implementation of the proposed recommendations could provide a robust  foundation  for  management  to  plan  HR  improvements  and  overall  operational  efficiency  enhancement  in  this healthcare facility.
Keywords: Workload, HR Needs, WISN, Puskesmas, Operational Efficiency.

## PENDAHULUAN
Puskesmas memerlukan Sumber Daya Manusia (SDM) yang meliputi tenaga kesehatan untuk dapat  menjalankan  pelayanan  kesehatan  tersebut.  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  merupakan salah satu komponen penting dalam organisasi, termasuk puskesmas. Keberadaan Sumber Daya Manusia (SDM) harus direncanakan dan dikelola dengan baik. Jumlah petugas yang melebihi kapasitas  atau  kurang  dari  kebutuhan  organisasi  menunjukkan  bahwa  organisasi  kurang  baik dalam  mengelola  Sumber  Daya  Manusia  (SDM).  Tenaga  kesehatan  adalah  setiap  orang  yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui  pendidikan  di  bidang  kesehatan  yang  untuk  jenis  tertentu  memerlukan  kewenangan untuk  melakukan  upaya  kesehatan.  Salah  satu  cara  menciptakan  tenaga  kesehatan  dengan kuantitas  dan  kualitas  yang  memadai  yaitu melakukan  perencanaan  kebutuhan  Sumber  Daya Manusia (SDM) dengan memperhatikan kebutuhan tenaga dan beban kerja. Beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan. Faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja adalah faktor interal berupa jenis kelamin, umur, pendidikan dan lama kerja. Sedangkan faktor eksternal  berupa  lingkungan,  tugas-tugas,  dan  organisasi  kerja.  Puskesmas  X  didirikan  pada tahun 2005 dan mulai dioperasikan pada tahun 2006. Puskesmas X adalah puskesmas dengan akreditas  madya.  Unit  rekam  medis  di  Puskesmas  Z  memliki  Sumber  Daya  Manusia  (SDM) berjumlah 6 orang, yang terdiri dari 3 orang di loket 1 yang bertugas mendaftarkan pasien dan bagian filling, serta 3 orang di bagian loket 2 yang bertugas menginput data. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Z pada Senin 18 Januari 2021 dengan wawancara kepada  petugas  unit  rekam  medis  Puskesmas  Z,  diketahui  bahwa  Puskesmas  X  masih kekurangan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  di  unit  rekam  medis,  khususnya  di  loket  2.  Unit rekam medis Puskesmas Z yang hanya memiliki petugas 6 orang masih didapatkan petugas yang merangkap pekerjaan lain. Petugas masih ada yang merangkap pekerjaan lain. Seperti petugas pendaftaran yang merangkap sebagai petugas input data, petugas input data yang merangkap menjadi  petugas  koding,  petugas  filling  merangkap  sebagai  petugas  distribusi.  Sehingga menyebabkan beban kerja dari petugas lebih banyak. Berdasarkan uraian di atas,maka penting untuk dilakukan peneltian dengan judul ” Perhitungan Beban Kerja Dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) dengan Metode WISN di Unit Rekam Medis Puskesmas X.

## METODE PENELITIAN
Rancangan penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode penelitian deskriptif dilakukan untuk mengetahui gambaran tentang keberadaan aspek tertentu tanpa membuat perbandingan atau mencari hubungan dengan aspek lain. Subjek penelitian ini terbagi  menjadi  dua  kelompok,  yakni  informan  utama  yang  terdiri  dari  petugas  loket  1  dan petugas loket 2 di Puskesmas Z, dan informan triangulasi yang adalah koordinator pelaksana Puskesmas Z. Objek penelitian ini mencakup tugas pokok petugas rekam medis dan struktur organisasi di Puskesmas Z. Penelitian ini berfokus pada beban kerja dan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) di Puskesmas tersebut, menggunakan metode Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK  Kes).  Instrumen  penelitian  yang  akan  digunakan  meliputi  pedoman  observasi  dan pedoman wawancara untuk mengumpulkan data secara mendalam mengenai pengalaman dan pandangan para informan terkait tugas pokok mereka dan struktur organisasi yang ada.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisis Beban Kerja dengan Metode WISN
Workload  Indicators  of  Staffing  Need  (WISN)  adalah  metode  yang  digunakan  untuk menghitung  kebutuhan  tenaga  kerja  berdasarkan  beban  kerja  yang  dihadapi  oleh  petugas kesehatan. Metode ini mempertimbangkan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Berikut adalah hasil analisis beban kerja di Puskesmas Z menggunakan metode WISN.

## Hasil Perhitungan Beban Kerja
Berdasarkan data yang diperoleh dari Puskesmas Z, berikut adalah hasil perhitungan beban kerja untuk beberapa tugas utama:
Pendaftaran pasien lama BPJS: 2,27 menit per pasien
Pendaftaran pasien baru BPJS: 4,04 menit per pasien
Pendaftaran pasien lama non-BPJS: 2,03 menit per pasien
Pendaftaran pasien baru non-BPJS: 3,51 menit per pasien
Input data SIMPUS, SIKDA, P-care: 3,17 hingga 5,47 menit per pasien
Membuat KIR Kesehatan: 0,43 menit per pasien
Pembayaran karcis pendaftaran/KIR: 1 menit per pasien
Misalkan Puskesmas Z melayani rata-rata 50 pasien per hari.

## Total Waktu yang Diperlukan untuk Setiap Tugas
Pendaftaran Pasien:
• Rata-rata waktu per pendaftaran: (2,27 + 4,04 + 2,03 + 3,51) / 4 = 2,96 menit per pasien
• Total waktu per hari untuk pendaftaran: 50 pasien × 2,96 menit = 148 menit
Input Data:
• Rata-rata waktu input data: (3,17 + 3,24 + 4,17 + 5,47) / 4 = 4,01 menit per pasien
• Total waktu per hari untuk input data: 50 pasien × 4,01 menit = 200,5 menit
KIR Kesehatan:
• Total waktu per hari untuk KIR Kesehatan: 50 pasien × 0,43 menit = 21,5 menit
Pembayaran Karcis Pendaftaran/KIR:
• Total waktu per hari untuk pembayaran: 50 pasien × 1 menit = 50 menit
• Total  waktu  yang  dibutuhkan per  hari  untuk  semua  tugas:  148+200,5+21,5+50=420 menit148 + 200,5 + 21,5 + 50 = 420  \text{ menit}148+200,5+21,5+50=420 menit 420 menit/60 menit per jam=7 jam per hari420 \text{ menit} / 60 \text{ menit per jam} = 7 \text{ jam per hari}420 menit/60 menit per jam = 7 jam per hari

## Perbandingan dengan Waktu Kerja Produktif
Dari hasil perhitungan di atas, beban kerja total per hari adalah 7 jam, sementara waktu kerja produktif yang tersedia adalah 6 jam per hari. Hal ini menunjukkan adanya kekurangan waktu sebesar 1 jam per hari.

## Standar Beban Kerja
Dalam kaitannya dengan standar beban kerja yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan, setiap kegiatan diuraikan dengan waktu yang dibutuhkan per kegiatan. Misalnya, pendaftaran pasien lama BPJS membutuhkan sekitar 2.27 menit, sedangkan pendaftaran pasien baru non- BPJS  membutuhkan  3.51  menit.  Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia  menetapkan standar beban kerja bagi tenaga kesehatan melalui berbagai peraturan dan pedoman, termasuk Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  33  Tahun  2019  tentang  Standar  Beban  Kerja  di Puskesmas. Standar beban kerja ini berfungsi untuk menentukan jumlah waktu yang dibutuhkan oleh  tenaga  kesehatan  untuk  menyelesaikan  tugas-tugas  tertentu,  sehingga  memungkinkan penilaian yang lebih akurat terhadap kebutuhan SDM.
Berikut adalah perbandingan antara standar beban kerja di Puskesmas Z dengan standar yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan:
Uraian Tugas Waktu per Kegiatan (Puskesmas Z) Standar Waktu per Kegiatan  (Kementerian Kesehatan) Pendaftaran pasien lama BPJS 2.27 menit 2.5 menit Pendaftaran pasien baru BPJS 4.04 menit 4.0 menit Pendaftaran pasien lama non-BPJS 2.03 menit 2.5 menit Pendaftaran pasien baru non-BPJS 3.51 menit 3.5 menit Input data SIMPUS, SIKDA, P-care 3.17 - 5.47 menit 3.0 - 6.0 menit Membuat KIR Kesehatan 0.43 menit 0.5 menit Pembayaran karcis pendaftaran/KIR  1.0 menit 1.0 menit

## Pendidikan dan Pelatihan:
Tidak ada pendidikan dan pelatihan yang khusus disediakan untuk petugas puskesmas. Hal ini menunjukkan adanya kebutuhan untuk pengembangan SDM agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas mereka.

## Ketidakhadiran dan Cuti:
Ketidakhadiran kerja terjadi kadang-kadang karena izin pribadi. Cuti tahunan diberikan sesuai prosedur pemerintah, yaitu 14 hari, meskipun  kadang-kadang tidak diambil sepenuhnya oleh petugas.  Hasil  analisis  menunjukkan  bahwa  beban  kerja  di  Puskesmas  Z  melebihi  kapasitas
waktu  kerja  produktif  yang  tersedia.  Untuk  mengatasi  hal  ini,  beberapa  rekomendasi  dapat dipertimbangkan:
1. Penambahan SDM: Menambah jumlah petugas di loket pendaftaran dan rekam medis untuk mengurangi beban kerja masing-masing petugas.
2. Optimalisasi  Alur  Kerja:  Melakukan  penyesuaian  dan  optimalisasi  alur  kerja  untuk meningkatkan efisiensi proses pelayanan.
3. Teknologi  Informasi:  Menggunakan  teknologi  informasi  untuk  mempercepat  proses input data dan pendaftaran pasien.
Studi literatur mendukung bahwa penggunaan metode WISN sangat efektif dalam menentukan kebutuhan  SDM  berdasarkan  beban  kerja  yang  aktual  dihadapi  oleh  petugas  kesehatan. Penelitian oleh Andriani et al. (2022) dan Budi dan Sari (2021) menunjukkan bahwa metode ini dapat  memberikan  gambaran  yang  jelas  mengenai  kebutuhan  SDM  dan  membantu  dalam perencanaan  strategis  yang  lebih  baik.  Secara  keseluruhan,  penerapan  metode  WISN  di Puskesmas  Z  dapat  membantu  dalam  mengidentifikasi  dan  merencanakan  kebutuhan  SDM yang  lebih  akurat,  memastikan  bahwa  beban  kerja  dapat  ditangani  dengan  efisien,  dan meningkatkan kualitas layanan kesehatan yang diberikan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa jika jumlah tenaga kerja sedikit, sedangkan beban kerja semakin meningkat, mengakibatkan produktivitas kerja rendah dan akan mempengaruhi mutu pelayanan terhadap pasien, demikian juga sebaliknya apabila jumlah petugas lebih banyak dari pada beban kerja, maka banyak pula waktu yang tersisa sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) di Puskesmas memerlukan suatu perencanaan dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja petugas agar didapatkan tenaga  yang  berkualitas  sesuai  dengan  kebutuhan  karena  dengan  adanya  tenaga  kerja  yang berkualitas  akan  meningkatkan  mutu  pelayanan  terhadap  pasien.  Perencanaan  kebutuhan Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  dapat  dilakukan  dengan  cara  melakukan  perhitungan menggunakan metode ABK Kes (Analisis Beban Kerja Kesehatan) untuk perhitungan jumlah tenaga  rekam  medis.  Pedoman  Penyusunan  Perencanaan  Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia Kesehatan menggunakan metode ABK Kes lebih mudah dan rasional. Metode ABK Kesehatan menghasilkan  ketersediaan,  kebutuhan,  dan  kesenjangan  Jenis  dan  Jumlah  SDMK  di institusi/Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Rumah Sakit, Puskesmas, unit kerja pelayanan lainnya)
saat ini; -18- 2) rekapitulasi ketersediaan, kebutuhan, dan kesenjangan jenis dan jumlah SDMK di wilayah Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, Provinsi, dan Nasional saat ini. Pada dasarnya metode ABK Kes ini dapat digunakan di Rumah Sakit, Puskesmas, dan sarana kesehatan lainnya, atau bahkan dapat digunakan untuk kebutuhan tenaga di Kantor Dinas Kesehatan.
Penelitian ini menunjukkan bahwa beban kerja di Puskesmas Z cukup tinggi dengan tugas yang beragam untuk setiap petugas di loket pendaftaran. Kebutuhan akan pengembangan SDM dan perbaikan struktur organisasi terlihat jelas untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan. Dengan  adanya  pelatihan  dan  penataan  tugas  yang  lebih  baik,  diharapkan  kinerja  puskesmas dapat  lebih  optimal  dalam  melayani  masyarakat.  Standar  beban  kerja  yang  diterapkan  di Puskesmas  Z  umumnya  sudah  sejalan  dengan  standar  yang  ditetapkan  oleh  Kementerian Kesehatan, namun ada beberapa perbedaan kecil yang dapat dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi  kerja.  Penyesuaian  ini  akan  membantu  dalam  memastikan  bahwa  beban  kerja  yang dihadapi oleh petugas tetap dalam batas yang wajar dan mendukung kesejahteraan mereka serta kualitas layanan kesehatan yang diberikan.

## DAFTAR PUSTAKA
Andriani,  L., et.  al., (2022).  "Analisis  Beban  Kerja  Tenaga  Kesehatan  di  Puskesmas  X Menggunakan  Metode  Workload  Indicators  of  Staffing  Need  (WISN)."  Jurnal Kesehatan Masyarakat, 18(2), 120-128.
Budi,  H.,  &  Sari,  M.  (2021).  "Perencanaan  Kebutuhan  SDM  Kesehatan  di  Puskesmas  Y Menggunakan Metode ABK Kes." Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia, 10(1), 34- 45.
Cahyani, A., et. al., (2020). "Implementasi Metode WISN dalam Menentukan Beban Kerja di Rumah Sakit Z." Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, 15(3), 45-57.
Dewi,  S.  (2019).  "Pengukuran  Beban  Kerja  Petugas  Rekam  Medis  di  Puskesmas  Z  dengan Pendekatan WISN." Jurnal Ilmu Kesehatan, 8(1), 99-108.
Eka, P. & Haryanto, A. (2018). "Analisis Beban Kerja Tenaga Kesehatan di Unit Gawat Darurat Rumah Sakit A." Jurnal Manajemen Kesehatan, 9(4), 77-85. Fitri, N., et. al., (2017). "Perhitungan Beban Kerja dan Kebutuhan SDM di Puskesmas X." Jurnal Kesehatan Lingkungan Indonesia, 6(2), 66-73.
Gita,  R.,  &  Hartono,  P.  (2022).  "Evaluasi  Beban  Kerja  Tenaga  Medis  di  Puskesmas  Y Menggunakan Metode ABK Kes." Jurnal Kesehatan Masyarakat, 19(1), 23-31.
Handayani,  R.  (2021).  "Penggunaan  Metode  Workload  Indicators  of  Staffing  Need  (WISN) untuk Menentukan Kebutuhan SDM Kesehatan di Rumah Sakit B." Jurnal Kesehatan, 13(2), 210-218.
Irfan,  M., et.  al., (2020).  "Analisis  Kebutuhan  Tenaga  Kerja  Medis  di  Puskesmas  X."  Jurnal Administrasi Rumah Sakit, 7(3), 56-63.
Julianti, T. (2019). "Perencanaan SDM di Puskesmas Y Menggunakan Metode ABK Kes." Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, 12(4), 123-133.
Kurnia, D., & Setiawan, R. (2018). "Implementasi Metode WISN untuk Mengukur Beban Kerja di Rumah Sakit C." Jurnal Kesehatan Masyarakat, 14(2), 87-95.
Lestari,  S., et.  al., (2017).  "Evaluasi  Beban  Kerja  Tenaga  Kesehatan  di  Puskesmas  X."  Jurnal Kesehatan Lingkungan Indonesia, 6(1), 45-53. Mahendra, W. (2022). "Penggunaan Metode ABK Kes dalam Perencanaan Kebutuhan SDM di Rumah Sakit D." Jurnal Kesehatan Masyarakat Indonesia, 18(3), 101-110. Nugroho,  A., et.  al., (2021).  "Analisis  Beban  Kerja  di  Puskesmas  Y  Menggunakan  Metode WISN." Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, 15(1), 78-85.
Oktaviani,  R.  (2020).  "Pengukuran  Beban  Kerja  Tenaga  Kesehatan  di  Puskesmas  Z."  Jurnal Ilmu Kesehatan, 9(2), 67-76.
Putri, E., & Yuniarti, T. (2019). "Evaluasi Beban Kerja di Unit Rekam Medis Rumah Sakit E Menggunakan Metode WISN." Jurnal Administrasi Kesehatan, 10(3), 34-44.
Qurnia, F., et. al., (2018). "Perhitungan Kebutuhan SDM di Puskesmas X dengan Pendekatan ABK Kes." Jurnal Kesehatan Masyarakat, 13(4), 55-63.
Rahayu,  D.  (2017).  "Analisis  Beban  Kerja  Tenaga  Kesehatan  di  Rumah  Sakit  F."  Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, 11(3), 102-112.
Sari, P., & Wijaya, K. (2022). "Penggunaan Metode WISN untuk Menentukan Beban Kerja di Puskesmas X." Jurnal Kesehatan Masyarakat Indonesia, 17(2), 90-99.
Triana, D. (2021). "Evaluasi Beban Kerja di Unit Rekam Medis Puskesmas Y Menggunakan Metode ABK Kes." Jurnal Administrasi Rumah Sakit, 8(1), 45-54.