Volume 5, Nomor 1, Juli 2019 Faktor yang Mempengaruhi Penyelenggaraan KIB ...

## FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENYELENGGARAAN KARTU IDENTITAS BEROBAT (KIB) PADA SISTEM PENOMORAN UNIT DI TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN RSU DARMAYU PONOROGO
Brenda Hapsari Eka Saputri  , Ani Rosita, Rumpiati Program Studi D3 Perekam Medik dan Informatika Kesehatan STIKES Buana Husada Ponorogo
ARTICLE INFO

## ABSTRACT
Article history Submitted : 2018-08-13
Revised : 2019-04-19
Accepted : 2019-04-29 Keywords: Identity Card Medical Treatment (KIB) TPPRJ Organizing  identity  card  medical  treatment  (KIB)  on  unit  numbering system has not been suitable Standard Procedure Operational (SPO) old outpatient patient registration.  The purpose  of this research  is to know the  factors  that  affect  the  organization  of  the  identity  card  for  the medical  treatment  (KIB)  on  unit  numbering  system  in  place  of  the outpatient  registration  RSU  Darmayu  Ponorogo.  The  design  of  this research is a descriptive qualitative approach.  The sampling techniques used in saturated and incidental sampling.  The population of this entire research officer at the place of registration of the outpatients numbered 7 people  and  outpatients  who  visit  in  April  2018.  Method  of  collecting data  using  interviews,  questionnaires  and  observation.    Data  analysis using descriptive analysis. Based on the results of research conducted at RSU  Darmayu  Ponorogo  is  a  factors  that  affects  the  educational qualifications  of  the  officers  outpatient  registration  there  has  not beengraduates of the medical record, there has  not been written to build Standard  Procedure  Operational  KIB  for  new  patient,  facilities  and infrastructure are inadequate. RSU Darmayu Ponorogo parties expected to  evaluate  activities  of  the  outpatient  registration  officers,  evaluate Standard  Procedure  Operational  patient  registration,  and  add  to  the completeness of facilities and infrastructure.
 Corresponding Author:
Brenda Hapsari Eka Saputri Program Studi D3 Perekam Medik dan Informatika Kesehatan STIKES Buana Husada Ponorogo Telp. 085755752954 Email: brendarmik@gmail.com

## PENDAHULUAN
Penomoran pasien merupakan pemberian    nomor    rekam    medis  (No.  RM) kepada    pasien  yang    datang    berobat    sebagai bagian    dari    identitas    pribadi    pasien    yang bersangkutan.  No.  RM  tersebut    pada    saat pendaftaran    dicatat    ke  dalam    beberapa formulir    rekam    medis.  Selain    pada    formulir rekam    medis    pasien,    No.  RM    pasien    juga tercantum  pada  Kartu  Identitas  Berobat  atau KIB (Budi, 2011).
Kegiatan    meminta    KIB      pasien ketikat  pasien berkunjung  kembali ke  fasilitas pelayanan    kesehatan      tercantum    pada prosedur    pendaftaran    pasien    pada    sistem penomoran    unit.  Berdasarkan    Standar Prosedur    Operasional    (SPO)    pendaftaran pasien    lama    rawat    jalan    RSU    Darmayu Ponorogo  pada  poin  c  tertulis  apabila  pasien sudah    pernah    berobat,    petugas    meminta
kartu    berobat      pasien    dan    di  daftar    pada buku  register  rawat  jalan  dan billing  system. Kegiatan    meminta    KIB  pasien  harus diselenggarakan   dengan  baik,   sesuai  dengan Standar    Prosedur    Operasional    yang    telah ditetapkan.  Hal  tersebut    dimaksudkan    untuk meminimalisir  duplikasi   nomor  rekam medis pasien    dan      mempermudah    pencarian Dokumen    Rekam    Medis    (DRM)  pasien    di tempat    penyimpanan    DRM (filling) oleh petugas filling sehingga    pelayanan    DRM pasien  ketika  pasien  berkunjung  kembali  ke fasilitas    pelayanan    kesehatan    dapat    berjalan dengan  lancar.
Studi  pendahuluan    tanggal    15 Desember  2017  di  RSU  Darmayu  Ponorogo Provinsi    Jawa    Timur,    hasil    wawancara langsung    dengan    salah    satu    petugas pendaftaran    di    admisi    rawat    jalan menyatakan    bahwa    kegiatan    meminta    KIB

## Jurnal Kesehatan Manarang
Volume 5, Nomor 1, Juli 2019, pp. 38 – 42 ISSN 2528-5602 (Online), ISSN 2443-3861 (Print) Journal homepage: http://jurnal.poltekkesmamuju.ac.id/index.php/m
pasien    ketika    pasien  berkunjung    kembali  ke fasilitas    pelayanan    kesehatan    belum terlaksana  dengan  baik  dan   hasil  wawancara langsung    dengan    kepala    rekam    medis    pada tanggal  19  Januari  2018  menujukkan  bahwa terdapat    kendala    dalam    pencarian    DRM pasien    di filling yaitu,    DRM    pasien    yang akan  digunakan  tidak  bisa  ditemukan  ketika pasien  berkunjung  kembali  ke  rumah  sakit.

## METODE PENELITIAN Jenis Penelitian
Adapun    jenis  penelitian    adalah deskriptif  yang  bertujuan  untuk  menjelaskan atau    menggambarkan    faktor-faktor    apakah yang    dapat    mempengaruhi    penyelenggaraan KIB  pada  sistem  penomoran  unit.

## Waktu  dan Tempat  Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  pada  bulan  Maret – bulan    April    2018. Penelitian  ini  dilaksanakan di RSU Darmayu Ponorogo.

## Populasi  dan  Sampel
Populasi  penelitian  ini  adalah  seluruh    petugas tempat  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  pada tahun    2018    sejumlah    7  orang    dan    pasien rawat    jalan    yang    berkunjung    pada    bulan April    2018    di    RSU    Darmayu    Ponorogo. Penelitian ini dilakukan pada seluruh populasi.

## Pengumpulan Data
Teknik  yang  digunakan  untuk mengumpulkan data    dalam    penelitian    ini    yaitu    dengan wawancara,    observasi    dan    pengisian kuesioner.  Dalam  penelitian  ini  dilaksanakan wawancara    kepada    narasumber    yang    telah ditentukan,    pengamatan    langsung    pada bagian    unit    kerja    rekam    medis    dengan menggunakan    lembar    observasi    serta membagikan  kuesioner  kepada  responden.

## Analisa  Data
Data  Reduction (Reduksi  Data)
Data    yang    diperoleh    dari    lapangan jumlahnya    cukup    banyak,    untuk    itu    maka perlu    dicatat    secara    teliti    dan    rinci. Mereduksi  data  berarti  merangkum,  memilih hal-hal  yang  pokok,  memfokuskan  pada  hal- hal    yang    penting,    dicari    tema    dan    polanya dan  membuang  yang  tidak  perlu.
Data  Display (Penyajian  Data)
Setelah  data    direduksi,    maka    langkah selanjutnya  adalah  menyajikan   data.  Dalam penelitian    kualitatif    penyajian    data    dapat dilakukan  dalam  bentuk  uraian  singkat,  teks yang  bersifat  naratif,  bagan,  hubungan  antar kategori, flowchart dan    sejenisnya.  Melalui penyajian    data    tersebut,    maka    data      akan terorganisasikan,    tersusun    dalam    pola hubungan,    sehingga    apa    yang    terjadi    akan mudah    difahami  untuk    merencanakan    kerja selanjutnya  berdasarkan    apa    yang    telah difahami  tersebut.

## Conclusion  Drawing/Verification
Setelah    data    disajikan    maka    langkah selanjutnya  adalah  penarikan  kesimpulan  dan verifikasi.    Kesimpulan    dalam    penelitian kualitatif  yang  diharapkan  adalah  merupakan temuan  baru  yang  sebelumnya  belum  pernah ada.    Temuan    dapat    berupa    deskripsi    atau gambaran    suatu    obyek    yang    sebelumnya masih    remang-remang    atau    gelap    sehingga setelah    diteliti    menjadi    jelas,    dapat    berupa hubungan    kausal    atau    interaktif,    hipotesis atau  teori.

## HASIL PENELITIAN
Penyelenggaraan  Kartu    Identitas    Berobat (KIB)    pada    Sistem    Penomoran    Unit    di Tempat    Pendaftaran    Pasien  Rawat    Jalan RSU  Darmayu  Ponorogo
Berdasarkan  hasil    wawancara    kepada kepala    rekam    medis,    sistem    penomoran pasien di RSU Darmayu Ponorogo menggunakan  sistem  penomoran  unit  dimana setiap    pasien    yang    berkunjung    di    rumah sakit  diberikan  satu  No. RM  yang  digunakan untuk    selamanya    pada    saat    pasien berkunjung  kembali  ke  rumah  sakit.
Faktor-Faktor yang
Mempengaruhi
Penyelenggaraan  Kartu    Identitas      Berobat (KIB)    pada    Sistem    Penomoran    Unit    di Tempat   Pendaftaran   Pasien    Rawat    Jalan RSU  Darmayu Ponorogo
1. Faktor Man ((Manusia,    Orang-Orang, Tenaga  Kerja)
Berdasarkan  hasil    wawancara kepada  petugas  pendaftaran    pasien    rawat jalan  di  RSU Darmayu  Ponorogo diketahui bahwa    kualifikasi    pendidikan    petugas rekam    medis    di    tempat    pendaftaran pasien  rawat  jalan  belum  ada   yang  dari lulusan    rekam    medis.  Hal    ini
menyebabkan
pemahaman tentang
pentingnya    menjalankan    SPO    Pasien Lama    Rawat    Jalan    yang    telah  ditetapkan menjadi  kurang.
2. Faktor Methode (Cara    yang    Digunakan dalam  Usaha  Mencapai  Tujuan).
Berdasarka  hasil      observasi  SPO pendaftaran  pasien  baru  rawat  jalan  RSU Darmayu    yang    belum    mencantumkan instruksi    untuk    membuatkan    KIB    bagi pasien    baru    rawat    jalan    dapat    membuat petugas        berpersepsi  bahwa    kegiatan membuatkan    KIB  merupakan  suatu keharusan  tapi  bukan  suatu kewajiban.
3. Faktor Machines (Teknologi    atau    Alat- Alat    yang    Dibutuhkan    untuk    Mencapai Tujuan).
Berdasarkan hasil wawancara kepada  petugas  pendaftaran    pasien    rawat jalan    di    RSU  Darmayu    Ponorogo    dan observasi, sarana prasarana  yang diperlukan untuk  membuatkan  KIB  pasien  di  tempat pendaftaran    pasien    rawat    jalan    belum cukup    memadai    yaitu    hanya    ada    satu mesin    pencetak    KIB.    Mesin    pencetak KIB      tersebut    terdapat    di    tempat pendaftaran    pasien    gawat    darurat      dan rawat  inap  yang  berjarak  kurang  lebih  7 meter    dari    tempat    pendaftaran    pasien rawat  jalan.
Jadi  di  tempat  pendaftaran  pasien rawat    jalan    belum    ada    mesin    pencetak KIB.    Selain    itu,    Sistem    Informasi Manajemen    Rumah    Sakit    (SIMRS)    yang berkaitan    dengan    pembuatan    KIB    yang belum    terintegrasi    yaitu    aplikasi    yang digunakan    untuk    data    indentitas  pasien belum    terintegrasi    dengan    aplikasi pencetak  KIB.

## PEMBAHASAN
Penyelenggaraan  Kartu    Identitas    Berobat (KIB)    pada    Sistem    Penomoran    Unit    di Tempat    Pendaftaran    Pasien  Rawat    Jalan RSU  Darmayu  Ponorogo
Berdasarkan  hasil    wawancara    kepada kepala    rekam    medis,    sistem    penomoran pasien    di    tenpat    pendaftaran    pasien    rawat jalan  RSU  Darmayu  Ponorogo  menggunakan sistem  penomoran  unit  dimana  setiap  pasien yang    berkunjung    di    rumah    sakit    diberikan satu    No.  RM    yang    digunakan    untuk selamanya    pada    saat    pasien    berkunjung kembali  ke  rumah  sakit.
Penyelenggaraan  KIB    pada    sistem penomoran    unit    di    tempat    pendaftaran pasien  rawat    jalan    sebagai    KIB    yang diberikan    kepada    pasien    akan  sangat diperlukan  (Savitri, 2011).
Penyelenggaraan    KIB  pada    sistem penomoran    unit  harus    diselenggarakan dengan    baik.  Hal    tersebut    dimaksudkan untuk  meminimalisir  duplikasi  nomor  rekam medis  pasien    pada    sistem    penomoran    unit dan      mempermudah    pencarian    DRM    pasien di filling oleh    petugas filling sehingga pelayanan    DRM  pasien    saat    pasien berkunjung    kembali    ke    fasilitas    pelayanan kesehatan  dapat  berjalan  dengan  lancar.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penyelenggaraan  Kartu    Identitas      Berobat (KIB)    pada    Sistem    Penomoran    Unit    di Tempat   Pendaftaran   Pasien    Rawat    Jalan RSU  Darmayu Ponorogo
1. Faktor Man (Manusia,    Orang-Orang, Tenaga  Kerja)
Berdasarkan hasil wawancara kepada  petugas  pendaftaran    pasien    rawat jalan  di  RSU Darmayu  Ponorogo diketahui bahwa    kualifikasi    pendidikan    petugas rekam    medis    di    tempat    pendaftaran pasien  rawat  jalan  belum  ada   yang  dari lulusan rekam medis. Hal  ini  menyebabkan pemahaman tentang pentingnya menjalankan    SPO    Pasien    Lama    Rawat Jalan yang telah ditetapkan menjadi  kurang. Menurut    Peraturan    Menteri
Kesehatan    RI    Nomor    55    Tahun    2013 tentang    penyelenggaraan    Pekerjaan Perekam    Medik    pada    Bab    II    Pasal    3 dikatakan  standar    kelulusan    D3    sebagai Ahli Madya  Rekam  Medik  dan  Informasi Kesehatan,   standar   kelulusan    D4  sebagai Sarjana  Terapan    Rekam    Medik    dan Informasi    Kesehatan,  standar    kelulusan Sarjana    sebagai    Sarjana    Rekam    Medik dan    Informasi    Kesehatan    dan  standar kelulusan    Magister    sebagai    Magister Rekam  Medik  dan  Informasi  Kesehatan. Latar belakang   pendidikan  petugas sangat  penting  di  dalam  suatu  pekerjaan, tempat    pendaftaran    pasien    rawat    jalan seharusnya    memiliki    petugas    yang berpendidikan    rekam    medis,    dengan adanya  petugas  yang  berpendidikan rekam medis    maka    pemahaman    tentang pentingnya      menjalankan    SPO    Pasien
Lama    Rawat    Jalan  akan    jauh    lebih    baik dan    sistem    penyelenggaraan    KIB    pada sistem    penomoran    unit    akan    menjadi lebih  baik lagi.
2. Faktor Methode (Cara    yang    Digunakan dalam  Usaha  Mencapai  Tujuan)
Berdasarkan  hasil    observasi  SPO pendaftaran  pasien  baru  rawat  jalan  RSU Darmayu    yang    belum    mencantumkan instruksi    untuk    membuatkan    KIB    bagi pasien    baru    rawat    jalan    dapat    membuat petugas  berpersepsi  bahwa    kegiatan membuatkan    KIB  merupakan    suatu keharusan  tapi  bukan  suatu kewajiban.
SPO    merupakan    salah    satu    cara yang    dapat    digunakan    untuk    mengelola sumber  daya  yang  digunakan,  serta  untuk menyelesaikan    berbagai    persoalan    yang dihadapi.    Tanpa    menggunakan    SPO, sumber    daya    tidak    dapat    diselesaikan secara    efisien    sehingga    organisasi    akan kesulitan    untuk      mencapai    tujunannya Karyoto    (2016).  Hubungannya  dengan Penyelenggaraan KIB pada Sistem
Penomoran    Unit    di    RSU    Darmayu Ponorogo    yaitu    agar    petugas    memahami tentang    SPO    pendaftaran    pasien    lama maupun  baru  rawat  jalan  dan  mengetahui job    description nya  dengan    jelas.  Karena Penyelenggaraan    KIB    pada    Sistem Penomoran  Unit  sangat  penting.
3. Faktor Machines (Teknologi    atau    Alat-
Alat    yang    Dibutuhkan    untuk    Mencapai Tujuan)
Berdasarkan hasil wawancara kepada  petugas  pendaftaran    pasien    rawat jalan    di    RSU  Darmayu    Ponorogo    dan observasi, sarana prasarana  yang diperlukan untuk  membuatkan  KIB  pasien  di  tempat pendaftaran pasien rawat jalan belum  cukup memadai    yaitu    hanya  ada    satu    mesin pencetak    KIB.  Mesin    pencetak    KIB tersebut  terdapat  di  tempat    pendaftaran pasien    gawat    darurat      dan    rawat    inap yang  berjarak  kurang  lebih  7  meter  dari tempat    pendaftaran    pasien    rawat    jalan. Jadi    di    tempat    pendaftaran    pasien    rawat jalan    belum    ada    mesin    pencetak    KIB. Selain    itu,    Sistem    Informasi    Manajemen Rumah    Sakit    (SIMRS)    yang  berkaitan dengan    pembuatan    KIB    yang    belum terintegrasi  yaitu  aplikasi  yang  digunakan
untuk    data    indentitas  pasien    belum terintegrasi  dengan  aplikasi  pencetak  KIB.
Tanpa    adanya    sarana        prasarana, bahan    baku    yang    tersedia    tidak    dapat diproses,    dan    pekerjaan    tidak    bisa dilakukan    secara    efektif    dan    efisien. Sarana    prasarana    berperan    penting    untuk mewujudkan    tujuan    organisasi    sehingga ketika    menentukan  sarana  prasarana    yang akan    digunakan,    manajer    perlu memperhatikan    kemampuan    teknologi terhadap    sejumlah    output  yang    dihasilkan (Karyoto,  2016).
Sarana  prasarana  berperan  penting untuk mewujudkan tujuan organisasi, tempat pendaftaran  pasien  rawat  jalan  seharusnya memiliki sarana prasarana  yang  diperlukan untuk  penyelenggaraan    KIB,    dengan adanya    sarana    prasarana    yang    memadai penyelengaraan  KIB    pada    sistem penomoran    unit  akan    menjadi    lebih    baik lagi.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Penyelenggaraan    KIB    di    tempat pendaftaran    pasien    rawat    jalan    RSU Darmayu    Ponorogo    menggunakan    sistem penomoran unit. Faktor-faktor yang mempengaruhi    penyelenggaraan    KIB    pada sistem    penomoran    unit    di    tempat pendaftaran    pasien    rawat    jalan    RSU Darmayu    Ponorogo    adalah  kualifikasi pendidikan  petugas  pendaftaran  pasien  rawat jalan    RSU    Darnayu    Ponorogo    belum    ada yang    dari    lulusan    rekam    medis,  SPO pendaftaran    pasien    baru  rawat  jalan  RSU Darmayu  Ponorogo  belum    mencantumkan instruksi    untuk    membuatkan    KIB    bagi pasien    baru    rawat    jalan    serta    sarana    dan prasarana    di    tempat    pendaftaran    pasien rawat  jalan  RSU  Darmayu  Ponorogo  masih kurang  memadai.
Bagi    peneliti    agar    dapat    menambah wawasan  dan    pengalaman    tentang    faktor- faktor    yang    mempengaruhi    penyelenggaraan KIB  pada  sistem  penomoran  unit  di  tempat pendaftaran  pasien  rawat  jalan.  Bagi  peneliti lain    dengan    tema    sejenis    disarankan    untuk mencoba  meneliti  berdasarkan  dari  beberapa faktor    misalnya    faktor man,    method, machines. Bagi  rumah  sakit  perlu  adanya motivasi    kinerja    dan    penyuluhan    terhadap petugas    pendaftaran    pasien    rawat    jalan, evaluasi  SPO  pendaftaran  pasien  baru  rawat
jalan  dan  menyediakan  mesin  pencetak  KIB di tempat pendaftaran pasien  rawat  jalan  serta integrasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah Sakit  (SIMRS).
Bagi  petugas  rekam medis  diharapkan lebih    memperhatikan    lagi    SPO    pendaftaran pasien    lama    rawat    jalan.  Bagi    institusi pendidikan    diharapkan    Karya    Tulis    Ilmiah ini dapat dijadikan sebagai tambahan pengetahuan    atau    referenssi      bagi    penelitian sejenis  selanjutnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Aditama,  C    Yoga.  2007. Manajemen
Administrasi Rumah Sakit. Jakarta Universitas Indonesia (UI-Press).
Azwar,  Azrul.  2010. Pengantar  Administrasi Kesehatan. Tangerang : Binarupa Aksara Publisher.
Indradi,  S  Rano.  2017. Rekam  Medis. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Karyoto. 2016. Dasar-Dasar Manajemen-Teori Definisi  dan  Konsep .  Yogyakarta  :  CV
Andi Offset.
Kepmenkes RI No. 560/MENKES/SK/IV/2003.
Kepmenkes RI No. 340/MENKES/ PER/III/2010. Permenkes   RI  No.  55  Tahun   2013  tentang penyelenggaraan    Pekerjaan    Perekam
Medik  pada  Bab  II  Pasal  3.
Saryono. 2011. Metodologi Penelitian
Kesehatan .  Yogjakarta:  Mitra  Cendikia
Press. Budi,  Savitri  Citra.  2011. Manajemen  Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Siti  Rokaiyah.  2015. Tinjauan  Pelaksanaan Sistem  Penomoran    di    Tempat Pendaftaran Pasien Rumah Sakit Permata  Bunda  Purwodadi .  Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro. Semarang. Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D) . Bandung: Alfabeta, CV. Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D. Bandung:
Alfabeta, CV.
Sugiyono. 2016. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D. Bandung: Alfabeta, CV.
Swarjana, I Ketut. 2015. Metodologi Penelitian Kesehatan. Yogyakarta  :  Andi  Offset, CV.
UU  RI  Nomor  44  Tahun  2009  tentang  Rumah Sakit.