Analysis of the 7s Framework of McKinsey in the UKM X Yogyakarta
Didik Widiantoro 1 ; Yulia Herawaty 1 ; Irfani Rizal 1 ,
Nur Fitriyana 2
Universitas Islam Riau 1 ,
Universitas Muhammadiyah Riau 2
Marpoyan Damai Pekanbaru Riau
email : didikwidiantoro@psy.uir.ac.id
Journal PSIKODIMENSIA
Volume 19, No. 2,
Juli - Desember 2020 ISSN cetak : 1411-6073 ISSN online : 2579-6321
DOI:10.24167/psidim.v19i2.2690

## Abstract
UKM  is  a  place  for  a  group  of  citizens  to  develop  skills  in  the  business  sector. The  problem  that  often  occurs  is  the  lack  of  a  working  system.  There  is  a  weak  system that regulates  work  patterns,  both  in  individuals  and  groups.  Another  thing  that was  discovered  was  the  lack  of  the  ultimate  goal  of  the  UKM  group.  So  that  at work  the  human  resources  are  only  reasonable  to  fill  spare  time.  In  this  study, researchers used a qualitative  approach  by  using  interviews  and  observations  as  data collection  methods. The subjects of this study were members of UKM X Yogyakarta. The assessment  approach  applied  by  researchers  using  McKinsey  7s  at  three  levels  of approach namely, organizations,  groups  and  individuals.  From  the  results  of  the  study it  was  found  that UKM X Yogyakarta still does not have clear objectives in running the business and there are also some members who lack good job communication skills. This makes  UKM  X  less  productive  and  unable  to  compete  with  other  SMEs.  Researchers provide  goal  setting  training  recommendations  to  all  members  of  UKM  X  to  be  able  to resolve the above problems.
Keywords : Analysis, 7s McKinsey, UKM

## PENDAHULUAN
Kelompok merupakan bagian penting dalam peningkatan produktivitas sebuah  perusahaan.  Hampir  semua perusahaan menggunakan kelompok untuk    melakukan    tugas-tugas    dan menjadi    landasan    dasar    atas terbangunnya  organisasi  (Jex,  2002). Katzenbach  dan  Smith  mengemukakan bahwa  kelompok  adalah  sekelompok orang  yang  saling  berbagi  tujuan  yang sama, memiliki kesamaan metode bekerja,  dan  bertanggung  jawab  satu sama lain (McLean, 2006). Suatu kelompok haruslah memiliki  efektivitas, terutama dalam  hal kinerja  dan  kualitas  kerja.  Efektivitas kelompok  ini  nantinya  akan  berdampak
pada performance organisasi. Efektivitas yang  tinggi  pada  kelompok  merupakan harapan dari organisasi. Dengan tercapainya efektivitas maka akan membantu  organisasi  untuk  mencapai tujuannya.  Dalam  rangka  meningkatkan efektivitas kelompok maka perlu dilakukan  pengembangan  kelompok,  hal ini    dikarenakan    tuntutan    dunia    kerja yang  dinamis  sehingga  harus  mampu mengikuti  perkembangan.  Pengukuran atau  asesmen  dibutuhkan  untuk  melihat sejauhmana  efektivitas  kelompok  terkait kinerja  dan  kualitas  kerja  pada  divisi tersebut, serta menentukan pengembangan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas kelompok agar bisa meningkatkan
kualitas dari kelompok tersebut. Cumming  (2005),  menyatakan  bahwa suatu  kelompok  itu  dikatakan  efektif harus  memiliki  pencapaian  tujuan  yang jelas,  struktur  pembagian  tugas  yang jelas  dan  alur  kerja  sistematis,  individu dalam  kelompok  yang      memiliki kompetensi  yang  sesuai  dengan  standar, memiliki aturan, nilai dan budaya dalam kinerja  kelompok  dan  memiliki  fungsi dan  peran  yang  jelas  dalam  kelompok. Dalam menjalankan visi atau tujuan dari organisasi  diperlukan  kerjasama  tim yang baik antar anggota dalam organisasi.  Suatu  tim  dalam  suatu kelompok atau organisasi adalah kesatuan  kelompok  orang  yang  saling bersemangat  menuju  suatu  tujuan  yang disepakati bersama. Pengembangan kapasitas  organisasi  sebagai  rangkaian upaya  untuk  meningkatkan  kemampuan organisasi  dan  bagian-bagian  yang  ada di  dalamnya  agar  lebih  efektif  dan efisien secara berkelanjutan. Rencana ini akan tercapai optimal dengan melakukan asesmen  atau  evaluasi  secara  berkala untuk melihat sejauhmana perkembangan  yang  telah  dialami  oleh organisasi itu sendiri (Ivancevich,
dkk.2007).
Usaha    X    dapat    dikatakan sebagai    suatu    organisasi    dan    juga sebagai  kelompok,  dianggap  sebagai sebuah  organisasi  dan  kelompok  karena individu  di  dalamnya  memiliki  visi  dan misi  yang  sama  untuk  mencapai  suatu tujuan  tertentu.  Usaha  X  merupakan usaha  kecil  menegah  (UKM)  yang didirikan untuk mengembangkan potensi dan keterampilan ibu-ibu yang berada di Hunian  Tetap  (Huntap)  merapi  melalui modal  yang  diberikan  oleh  pemerintah setempat.    Berdasarkan    salah  satu inisiatif  warga,  pada  akhirnya  UKM  ini berhasil  didirikan  pada  tahun  2012. Usaha  ini  merupakan  usaha  yang didasarkan untuk mengembangkan keterampilan  yang dimiliki  warga bukan dianggap  sebagai  usaha  berorientasi pada  profit.  Seperti  permasalahan  yang terjadi  Usaha  X,  peneliti  memperoleh
informasi mengenai bagaimana sistematis  kerja  anggota  kelompok dalam  Usaha  X  ini,  dalam  kelompok Usaha  X  ini  belum  adanya  tujuan  yang jelas  dalam  menjalankan  Usaha  X. Karyawan  mengakui  bekerja  hanya mengisi  waktu  luang  dan  tidak  adanya target  yang  jelas  dalam      menjalankan segala      aktivitas  dalam  Usaha  X. Cumming  (2007)  menyatakan  bahwa tidak  ada  kelompok  yang  dapat  bekerja dengan  efektif  apabila  tanpa  adanya Goal  Clarity atau  tujuan  yang  jelas dalam  menjalankan  usaha.  Maka  perlu dilakukan upaya lanjut untuk mengetahui  informasi-  informasi  terkait permasalahan  yang  sedang  dihadapi sehingga  ditemukan  kesimpulan  tentang perubahan  atau  pengembangan  yang dapat dilakukan. Dalam rangka meningkatkan efektivitas kelompok maka  perlu  dilakukan  pengembangan kelompok.  Hal  ini  dikarenakan  tuntutan tugas  yang  diberikan  kepada  kelompok, meningkatnya kepercayaan atasan terhadap  kelompok,  serta  tuntutan  dunia kerja  yang  dinamis  sehingga  harus mampu mengikuti perkembangan. Untuk itu    maka  perlu  dilakukan  pengukuran atau  asesmen  sejauh    mana    efektivitas kelompok  terkait  kinerja  dan  kualitas kerja pada divisi tersebut, serta menentukan  pengembangan    apa    yang dapat  dilakukan  untuk  meningkatkan efektivitas kelompok agar bisa meningkatkan  kualitas  dari  kelompok tersebut. Asesmen yang akan dilakukan  di  Usaha  X  menggunakan
Analisis 7S  Framework  of  McKinsey , Diagnosis  organisasi  dilakukan  dengan 7S  Framework    of  McKinsey digunakan untuk  mengetahui  efektivitas  organisasi berikut faktor-faktor yang memengaruhinya. Konsep 7-S McKinsey,  terdiri  dari :  The  Hard  S’s ,
yaitu  faktor-faktor  yang feasible dan mudah  diidentifikasikan,  meliputi  : Stucture,  Strategi  &  Systems, dan The Soft  S’s ,  yaitu  faktor-faktor  yang  sulit didefinisikan,  meliputi: Shared  Values, Skills,  Staf  &  Style . Organizational
analysis menggunakan metode wawancara  dan observasi.  Dengan melakukan  asesmen  pada  aspek-aspek tertentu nantinya dapat diketahui efektivitas dan kebutuhan pada kelompok  tersebut.  Oleh  karena  itu, asesmen  pada  usaha  X  yang  ada  di Hunian  Tetap  Dusun  X  perlu  dilakukan untuk mengukur efektivitas serta memberikan  saran  pengembangan  yang terarah.

## METODE
Pada   asesmen   ini,   wawancara dilakukan   terhadap   beberapa   anggota dari  UKM  X.  Wawancara  dilaksanakan untuk  mengetahui  gambaran  mengenai analisa  kelompok,  tugas/pekerjaan,  dan individu. Pendekatan yang digunakan peneliti  yaitu  dengan  Analisis 7S Framework  of  McKinsey ,  Diagnosis organisasi dilakukan dengan 7S Framework  of  McKinsey digunakan untuk  mengetahui  efektivitas  organisasi berikut faktor-faktor yang mempengaruhinya. Konsep 7S McKinsey,  terdiri  dari :  The  Hard  S’s ,
yaitu  factor-faktor  yang feasible dan mudah diidentifikasikan, meliputi: Stucture,  Strategi  &  Systems, dan The Soft  S’s ,  yaitu  factor-faktor  yang  sulit didefinisikan, meliputi : Shared Values, Skills,  Staf,  &  Style .  Uraian  masing- masing factor sebagai berikut :
1. Shared  Values ;  Adalah  nilai  budaya kerja  yang  hidup  ditengah  organisasi tersebut.  Merupakan  suatu guideline bagi  para  anggota  organisasi  untuk tumbuh dan berkembang.
2. Structure ; struktur organisasi
( organizational structure ) merupakan cerminan    dari shared    values organisasi  dalam  upaya  pencapaian sasaran  dan  tujuan  organisasi  secara optimal.  Struktur  yang  sanggup mencerminkan shared  values dengan baik akan memberdayakan  organisasi untuk  mencapai  sasaran  dan  tujuan tersebut.
3. System ;  system  yang    dikembangkan organisasi  juga        bersumber  pada
shared  values yang  ada.  Sistem  ini termasuk berbagai hal yang menyangkut perencanaan implementasi,  control  dan  evaluasi anggaran dan penghargaan.
4. Staff ; berdasarkan shared values yang ada organisasi membentuk personil di dalamnya  (pengelola). Organisasi akan  menentukan  prasyarat  orang orang  seperti  apa  yang  dianggap sesuai  dengan  keberadaan  dan  tujuan organisasi sebagaimana diketahui jika tujuan  organisasi  dan  tujuan  individu di  dalamnya  tidak  searah,  maka  akan sangat  sulit  bagi  organisasi  tersebut untuk  dapat tumbuh  dan berkembang dengan baik.
5. Skills ;  ketrampilan  setiap  individu di dalam  organisasi merupakan unsur yang sangat penting bagi keberhasilan  organisasi mencapai sasaran  dan  tujuannya  dengan  efektif dan  efisien.  Jika  ketrampilan  para pelaksana  organisasi  kurang  sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebutuntuk  mewujudkan  visinya, maka organisasi tersebut akan cenderung kontraproduktif. Oleh karenanya, skills merupakan cerminan dari core competence organisasi,  karena  strategi  yang disusun  juga  merupakan  refleksi  atas skills yang ada 6. Style ; gaya manajemen (kepemimpinan) organisasi merupakan  hasil  perpaduan  antara kelima  elemen  sebelumnya.  Kelima elemen  tersebut  menentukan  gaya kepemimpinan  seperti  apakah  yang paling  tepat  agar  organisasi  dapat mencapai    sasaran    dan    tujuannya secara  efektif  dan  efisien.  Gaya kepemimpinan  yang  kurang  tepat dengan  kelima  elemen  tersebut  akan menyebabkan organisasi mnejadi gagal atau bahkan menuju
kehancuran.
7. Strategy ;   Strategi   suatu   organisasi dimaksudkan  agar  organisasi  dapat memiliki arahan  yang  jelas dan tegas tentang  cara-cara  yang  dipakainya
untuk  mencapai  sasaran  dan  tujuan organisasi.
Asesmen dilakukan dengan menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu wawancara dan observasi. Berikut ini merupakan penjelasan  masing-masing    metode analisa tersebut.
1. Wawancara
Menurut Moleong (2000), wawancara adalah  percakapan  dengan  maksud tertentu,  yang  dilakukan      oleh      dua belah    pihak  yaitu  pewawancara ( interviewer ) yang mengajukan pertanyaan  dan  yang  diwawancarai ( interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Wawancara dilakukan kepada anggota    kelompok    usaha    yang terdiri    dari    empat    orang. Wawancara yang dilakukan berdasarkan aspek 7S McKinsey. 2. Observasi
Hadi  (Novianti,  2010)  menjelaskan bahwa  observasi  merupakan  metode penelitian sistematis, sengaja, dengan indera  dapat  menangkap  kejadian yang sedang berlangsung. Sedangkan Cartwright  dan  Cartwright  (Pratiwi, 2010) mendefinisikan observasi sebagai  proses  pengamatan dan pencatatan informasi tentang perilaku secara sistematis untuk tujuan membuat  keputusan.  Observasi  yang dilakukan oleh peneliti dengan melihat proses kerja di UKM

## HASIL
Setelah    dilakukan    proses asesmen  menggunakan  pendekatan  7s Mckinsey dan kemudian peneliti merumuskan  dalam  tiga  level  yaitu levelorganisasi,  pekerjaan  dan  individu, ditemukan hasil analisa kebutuhan sebagai berikut:
1. Analisis Organisasi Berdasarkan  hasil  asesmen  yang diperoleh    menunjukkan  kurang  adanya sistem  perencanaan  dalam  usaha  X terkait bahan baku dan anggaran.  Begitu juga  dengan shared  values terkait  visi dan  misi  usaha  X,  hal  ini  dikarenakan
terkait  latar  belakang  pembentukkan kelompok  usaha  X,  dimana  usaha  X  ini terbentuk  hanya  untuk  mengisi  waktu luang  dan  hasil  dari  penjualannya dibagikan    setiap  tahun  sekali  saat menjelang  Idul  Fitri.  Hal  ini  dijelaskan oleh subjek H:
“Ya,,,bener  kami  bekerja  hanya berdasarkan    untuk    mengisi  waktu luang  saja  mas,  kalau  ngak  ada kerjaan baru kekantor” (WH1, 50-53) “Kami  ini  yoo…ngikut  aja  mas. Karena  sudah  tidak  ada  lagi  yang bisa  dikerjakan…”( WP1, 44-46).
Terkait skill anggota  sudah  cukup mahir dalam proses produksinya, dimana anggota harus mengetahui seluruh proses pembuatan  dari  awal  hingga  akhir.  Hal ini  dikarenakan  semua  anggota  tidak memiliki tugas spesifik dan mengerjakan keseluruhan  proses  produksi  yang  ada. Selain itu, dikarenakan usaha  X berskala  kecil  dan  hanya  untuk  mengisi waktu  luang  para  anggotanya,  sehingga tidak  terdapat  struktur  organisasi,  hanya ada  kordinator  dan  semua  anggota memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab  yang  sama.  Subjek  A menjelaskan:
“Kami    semua    dilatih  sebelumnya mas,  ada  dari  dinas  yang  datang  dan kemudian  mandiri  dalam  melakukan pekerjaan” (WA1, 60-63).
Style usaha  X  terkait  manajemen pemasaran  cenderung  pasif,  dimana pihak-pihak  yang  datang untuk  membeli hasil produksi usaha X seperti pedagang sayur  keliling,  tetangga  yang  memesan langsung,  dan  sesekali  juga  ditawarkan ke  pasar.    Hal    tersebut    terkendala terkait  transportasi  sehingga  usaha  X ini  cenderung  pasif  dalam  pemasaran hasil    produksinya.  Seperti    yang    telah dijelaskan  di atas,   tidak   ada   strategi khusus  dalam  usaha  X  ini  dikarenakan tujuan  awal  pembentukannya  hanya untuk mengisi waktu luang.
“dalam  menjual  ya  kami  hanya menunggu  mas, kalau tidak ada  yang
datang  ya  tidak  terjual” (WCA,  34- 36).
Analisis Pekerjaan/tugas Dari  hasil  wawancara  diperoleh bahwa pekerjaan yang dilakukan terkadang  mendapat  kendala  berupa bahan  baku  dan  pemasaran.  Dari  sisi bahan  baku,  seperti  kayu  bakar  untuk proses perebusan awal sebelum direndam  dan    daun    pisang    untuk membungkus menjadi salah satu kendala yang dihadapi oleh usaha X dikarenakan lokasi  untuk  mencari  dan  membeli  yang begitu  jauh,  sehingga    terkadang anggota    usaha  X  mengambil  daun pisang  dari  pohon    miliknya.    Kendala selanjutnya    adalah    di    sisi  pemasaran, baik dari cara memasarkan serta transportasi.  Terkait  keterampilan  serta pengetahuan    anggota    usaha    X  masih tergolong  minim  dan  usaha  X  tidak memiliki  tujuan  yang  jelas  ke  depannya terkait  usaha  yang  dijalankan  saat  ini. Gambaran  itu  hanya  sebatas  keinginan tanpa  adanya  tujuan/langkah  yang  jelas ke  depannya,  serta  cara  komunikasi dalam hal pemasaran produknya 2. Analisis Individu
Hasil  wawancara  mengungkap kendala  yang  dihadapi  oleh  anggota usaha  X  lebih  kepada  keterampilan, dimana  salah  seorang  anggota  sempat bercerita  terkait  dengan  keterampilan lain  dalam  membuat  susu  kedelai, anggota tersebut sempat mencoba berjualan  susu  kedelai  di  sekolah  hanya saja terkendala   dimana   susu   kedelai yang    dibuatnya    pecah    (seperti  santan yang pecah). Dahulunya pembuatan susu kedelai  dilakukan  untuk  menambah penghasilan.

## DISKUSI
Berdasarkan  hasil  asesmen  yang telah  dilakukan  peneliti  menggunakan metode  wawancara  dan  observasi  pada tiga  level  yakni,  organisasi,  tugas  dan individu  dapat  disimpulkan  permasalah yang terjadi dalam Usaha X adalah pada level organisasi yang mana
organisasi/Usaha  X  belum  memiliki
tujuan  yang  jelas  dalam  menjalankan Usaha X. Hal ini menyebabkan permasalahan  pada  level  tugas  dan individu  menjadi  muncul  seperti  pada bagian individu yakni kurangnya kemauan dalam meningkatkan skill yang mana  sangat  mempengaruhi  dalam menjalankan Usaha X. Analisa organisasi  yang  dilakukan  menunjukkan bahwa permasalahan terletak pada shared  value terkait  tidak  adanya  visi dan  misi  dari  usaha  X  sehingga berdampak  pada  strategi    yang  kurang kuat  dan  struktur atau  bagan  organiasi. Dimana    hal  tersebut  mempengaruhi sistem  terkait  perencanaan  dan style manajeman,  serta  berdampak    pada pada staff dan skill .
Dalam   Cumming   (2005),   salah satu yang mempengaruhi keefektivitasan kelompok dalam  organisasi  adalah memiliki  tujuan  dan  sasaran  yang  jelas. Sedangkan analisis tugas yang dilakukan menemukan    bahwa    kendala    yang dialami   terletak   pada   tidak   adanya tujuan  yang  jelas  dari  kelompok  usaha tersebut, serta keterampilan dan kemampuan    yang    dimiliki    anggota masih  tergolong  minim,  baik  dari komunikasi  maupun  produk.  Selain  itu, analisis  individu  tidak  terlalu  terungkap terkait  kendala  yang  dihadapi,  hanya kendala      keterampilan      yang      dimiliki salah seorang anggota di luar keterampilan produksi usaha X.
Berdasarkan  hasil  analisa  maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang terjadi disebabkan oleh:
1.  Kurang  adanya  tujuan  anggota  usaha X terkait pengembangan usaha.
2.  Keterampilan  serta  kemampuan  yang perlu  ditingkatkan.  Oleh  sebab  itu, perlu  adanya goal  setting bagi  usaha
X tersebut.
Berdasarkan  analisis  organisasi, analisis tugas, dan analisis individu  yang telah dilakukan, maka diperoleh kesimpulan bahwa usaha X membutuhkan sosialisasi dan psikoedukasi  terkait  dengan goal  setting untuk  memberi  gambaran  atau  saran
dalam memajukan serta mengatasi kendala yang dialami.
Saran  dari  peneliti  adalah  dengan pemberian  intervensi Goal  setting agar
dapat  membantu  para  anggota  memiliki gambaran ke depan tentang pengembangan usaha yang ingin dicapai. Hal  ini  mendorong  para  anggota  untuk dapat menentukan langkah- langkah yang harus  dilakukan  dalam  mencapai  tujuan yang  ditentukan  sebelumnya.  Tujuan yang  dimaksud  berdasarkan  kepentingan bersama antar anggota yang ada di dalam usaha  tersebut,  sehingga  bersama-sama memiliki  tanggungjawab  serta  komitmen untuk  mewujudkan  tujuan  tersebut  demi kemajuan usaha itu sendiri.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  asesmen  yang diperoleh menunjukkan bahwa penetapan  tujuan/sasaran  yang  belum jelas dalam usaha X. Pihak pengembangan organisasi menambahkan bahwa anggota mengalami permasalahan pada komunikasi  persuasif  dalam  proses pemasaran atau penjualan produk. Oleh karena  itu,  usaha  X  membutuhkan pelatihan  berupa Goal  Setting  Training agar  anggota  dapat  lebih  meningkatkan kinerja   dalam   mencapai  tujuan   yang jelas dan tepat.

## DAFTAR PUSTAKA
Brown,  D.R  &  Harvey,  D.  2006. An Experiential Approach to Organization Development , Seventh Edition . Canada:
Prentice Hall.
Cumming,  T.G  &  Worley,  C.G.
Organization  development  and Change. South- western:Thomas Ivancevich,  dkk.  2007 Organiational Behavior and Management . Jakarta: Erlangga. Gammahendra,  F.  (2014).  Pengaruh struktur organisasi terhadap efektivitas  organisasi  (studi  pada
persepsi  pegawai  tetap  Kantor perwakilan Bank Indonesia Kediri). Jurnal Administrasi Bisnis , 7 (2).
Kirkpatrick,          D.          1994. Evaluating  Training  Programs - The  Four  Level .  Berret  Koehler Publisher.Inc.
Kreitner,  R  &  Kinicki,  A.    2001.
Organization  Behavior,  5  th Edition . New York: Irwin McGraw-Hill. McLean, G.N. Organization Development . San Francisco: Berrett  Koehler  Publishers, Inc. Moleong, L.J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi .  Bandung:  PT.  Remaja Rosdakarya. Novianti,      N.P.      2010.      Modul Kuliah Observasi dan Wawancara  (Tidak  Diterbitkan). Yogyakarta:  Fakultas  Psikologi dan        Ilmu  Sosial  Budaya Universitas Islam Indonesia.
Riggio,  R.E.  2003. Introduction  to Industrial/Organizational psychology . New Jersey: Prentice Hall. Sarwono,  J.  2010. Pintar  Menulis Karya  Ilmiah:  Kunci  Sukses dalam Menulis Ilmiah . Yogyakarta: Penerbit Andi. Siagian,  S.P.  2002. Kiat  Meningkatkan Produktivitas Kerja . Jakarta: Rineka Cipta. Simmamora,  H.  2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: STIE YKPN. Triner,  D.,  Greenberry,  A  &  Watkins, R. 1996. Training Needs
Assessment:   A   Contradiction in Terms. New          Jersey:
Educational Technology.
Umar,    H.    2006. Metode    Riset Bisnis . Jakarta: Gramedia.