## Perancangan Sistem Informasi Penyelenggaraan Event Lokakarya dan Seminar (Studi Kasus: UNIKOM Bandung)
K Aryansyah 1 , R Sidik 2
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Komputer Indonesia 12
Jl. Dipatiukur No. 112-116, Bandung, 40132, Indonesia 12 khamil@email.unikom.ac.id 1 ,rangga.sidik@email.unikom.ac.id* 2
diterima: 14 April 2020 direvisi: 27 April 2020 dipublikasi: 1 September 2020

## Abstrak
Lokakarya  dan  seminar  merupakan  salah  satu  bentuk  penyelenggaraan event ilmiah  di perguruan  tinggi.  Lokakarya  dan  seminar  menjadi  sebuah  aktifitas  berbagi  pengetahuan dari  praktisi/ahli  di  bidang  tertentu.  Untuk  mendapatkan  kesuksesan  penyelenggaraan event ,  maka  diperlukan  pengelolaan event yang  baik.  Program  studi  sistem  informasi UNIKOM  Bandung  menyeleggarakan event lokakarya  dan  seminar  yang  dikhususkan untuk mahasiswa. Dalam pelaksanaannya, permasalahan sering muncul dan berakibat pada pelaksanaannya secara langsung.  Penelitian ini bertujuan untuk  merancang sebuah sistem informasi  manajemen event lokakarya dan seminar yang dapat  menjadi  solusi  pemecahan masalah  yang  ada  pada    penyelenggaraan event di  program  studi  sistem  informasi UNIKOM.  Penelitian  dilakukan  dengan  pendekatan  kualitatif  dan  metode  deskriptif. Pengembangan  sistem  mengadopsi  model prototype dengan  pendekatan  sistem  yang berorientasi  objek.  Prosedur  yang  dirancang  meliputi  prosedur  publikasi,  pendaftaran, pembayaran, presensi. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi manajemen event lokakarya dan seminar berbasis web. Sistem yang dirancang ini diharapkan mampu untuk  menyediakan  penyelesaian  masalah  dengan  prosedur  yang  lebih  baik  bagi  peserta ataupun panitia penyelenggara.
Kata kunci: Lokakarya dan seminar; Manajemen Event ; Prototype ; Sistem Informasi

## Abstract
Workshops  and  seminars  are  a  form  of  organizing  scientific  events  in  universities. Workshops and seminars become a knowledge sharing activity from practitioners / experts in  certain  fields.  Organizing  events  to  get  success,  it  would  require  a  good  event management.  UNIKOM  Bandung's  information  system  department  organizes  workshop and  seminars  events  specifically  for  students.  In  practice,  problems  frequently  arise  and result in  the direct  implementation.  This  study aims to  design  a management  information system  for  event  workshops  and  seminars  that  can  be  solutions  to  problem  solving  that exist  in  organizing  events  in  UNIKOM's  information  systems  department.  The  study  was conducted with a qualitative approach and descriptive method. System development adopts a  prototype  model  with  an  object  oriented  system  approach.  The  procedure  designed includes the procedure of publication, registration, payment, presence. The results of this study are a web-based event management workshop and seminar information system. The system  designed  is  expected  to  be  able  to  provide  better  solution  to  the  problem  for  the participants or the organizing committee.
Keywords: Workshops and seminars; Event Management; Prototype; Information Systems

## 1. Pendahuluan
Peguruan tinggi merupakan garda terdepan dalam menciptakan inovasi-inovasi berbasis pengetahuan  di  Indonesia.  Perguruan  tinggi  harus  mampu  untuk  dapat  melakukan penjaminan mutu. Salah satu langkah perguruan tinggi dalam melakukan penjaminan mutu adalah  dengan  penyelenggaraan event ilmiah  salah  satunya  lokakarya  dan  semiar[1]. Penyelenggaraan even tersebut menjadi tolak ukur keaktifan perguruan tinggi dalam proses menyebarkan  pengetahuan-pengetahuan  berbasis  kajian  ilmiah.  Perguruan  tinggi  dapat melaksanakan even ilmiah baik itu lokakarya ataupun seminar dengan target peserta mulai dari mahasiswa, dosen, praktisi, maupun masyarakat umum.
Lokakarya dan seminar menjadi salah satu upaya perguruan tinggi  dalam mendongkrak tingkat  pemahaman  terhadap  suatu  pengetahuan  berbasis  kajian  ilmiah.  UNIKOM Bandung,  salah  satu  peguruan  tinggi  selalu  mendorong  setiap  program  studi  dibawahnya untuk  selalu  mengadakan  penyelenggaraan  lokakarya  dan  seminar  secara  berkala.  Even lokakarya dan seminar di  level  program  studi diharapkan bisa memfokuskan bidang ilmu yang  sesuai  dengan  target  peserta.  Secara  umum event lokakarya  dan  seminar  di  level program  studi  mengkhususkan  mahasiswa  dari  lingkungan  internal  sebagai  peserta. Dengan  lokakarya  dan  seminar,  mahasiswa  diharapkan  mampu  untuk  menangkap pengetahuan dari pakar/ahli pembicara yang tidak bisa didapatkan dari perkuliahan.
Setiap  penyelenggaraan  even  lokakarya  dan  seminar,  program  studi  harus  mampu melaksanakan  perencanaan,  mengorganisasi  kepanitiaan,  koordinasi,  dan  evaluasi.  Pada praktiknya  program  studi  masih  mengalami  kendala  dalam  melaksanakan  even  tersebut. Dari  alur  pada  sistem  manajemen  even  yang  berjalan,  masalah  sering  kali  muncul  di prosedur  pendaftaran,  pembayaran,  presensi,  dan  pelaporan.  Pada  prosedur  pendaftaran dan  pembayaran,  permasalahan  yang  muncul  adalah  tidak  adanya  fleksibilitas  jarak  dan waktu, sehingga calon peserta kesulitan untuk mendaftar karena tidak adanya pendaftaran online ,  dan  pembayaran  via transfer .  Selain  itu  pada  prosedur  presensi,  panitia  harus mencetak  daftar  presensi  untuk  ditandatangani  oleh  peserta  sebagai  bentuk  kehadiran. Permasalahannya  waktu  yang  diperlukan  peserta  ketika  pencarian  data  diri  sebelum menandatangani  daftar  presensi  menjadi  sulit  dikarenakan  jumlah  peserta  yang  selalu diatas  200  peserta.  Data  dari  setiap  prosedur  belum  terintegrasi  yang  berakibat  pada koordinasi  antar  panitia  yang  sulit  dan  berpotensi  menghambat  penyajian  data  dalam rekapitulasi hasil kegiatan. Oleh karena itu perlu dibuatkan sebuah sistem informasi yang mampu untuk menyelesaiakan berbagai masalah tersebut.
Sistem informasi penyelenggaraan even bukanlah sebuah hal baru dalam menyelesaikan permasalahan  berkaitan  dengan  penyelenggaraan event .  Beberapa  peneliti  telah mengembangkan  sistem  informasi  manajemen event yang  disesuaikan  dengan permasalahan  pada  objek  penelitiannya.  Seperti  sistem  informasi  kegiatan  seminar  dan workshop yang dikembangkan oleh Wida yang mengambil  studi kasus  di  STIKI Malang. Pada  penelitian  tersebut  permasalahan  diselelsaikan  dengan  cara  mengimplementasi teknologi  berbasis  web.  Teknologi  tersebut  dterapkan  pada  proses  pengelolaan penyelenggaraan  kegiatan[2].  Namun  pada  penelitian  tersebut  hanya  membahas pengelolaan  kegiatan  seminar  dan workshop dari  sisi  panitia  saja.  Sistem  yang  sama dibangun  oleh  Ryan  dewantoro  dengan  fokus  penelitian  pada  rancangan  sistem  yang berbasis framework [3].  Peneltian  lain  dengan  topik  penyelenggaraan event juga dilaksanakan  di  sebuah  sanggar  di  Bandung[4].  Penelitian  ini  juga  berfokus  pada pengelolaan event namun dengan prosedur yang berbeda dan fokus pada penyelenggaraan kegiatan seni.
Dari  permasalahan  yang  ada  pada  sistem  yang  berjalan  dan  dengan  didukung  oleh penelitian-penelitian  yang  sudah  dilakukan,  maka  solusi  perancangan  sistem  informasi
manajemen event lokakarya  dan  seminar  sangatlah  tepat.  Peneltian  ini  bertujuan  untuk merancang  sebuah  sistem  informasi  manajemen  even  lokakarya  dan  seminar  di  program studi  sistem  informasi  UNIKOM  Bandung.  Sistem  informasi  yang  dirancang  ini  meliputi prosedur pengelolaan event , publikasi, pendaftaran, pembayaran, presensi, dan pembuatan laporan akhir kegiatan. Sistem ini diharapkan untuk mampu menyelesaiakan permasalahan yang ada pada sistem penyelenggaraan event di program studi sistem informasi UNIKOM Bandung.

## 2. Kajian Pustaka
Dalam  mendukung  kegiatan  analisis  dan  perancangan  sistem  informasi  manajemen event  lokakarya  dan  seminar  ini,  maka  diperlukan  beberapa  kajian  terhadap  teori-teori terkait.  Teori,  definisi,  maupun  fakta  berasal  dari  literatur-literatur  nasional  dan internasional.

## 2.1 Manajemen event, Lokakarya dan Seminar
Manajemen event adalah  komponen  utama  dari  penelitian  ini  dimana  lokakarya  dan seminar  merupakan  sub  komponen  yang  akan  di  buat.  Oleh  karena  itu  penting  untuk mendefinisikan  manajemen event terlebih  dahulu .  Manajemen  event  adalah  suatu  aktivitas kegiatan yang bersifat professional yang mengumpulkan dan mempertemukan orang-orang dengan minat yang sama dan tujuan tertentu, misalkan pendidikan[5]. Sedangkan menurut Noor  adalah  suatu  aktifitas  pengorganisasian  suatu  kegiatan  yang  diselenggarakan  oleh komunitas  atau  lembaga  secara  professional,  efisien,  dan  efektif[6].  Manajemen  event merupakan bagian penting untuk menentukan kesuksesan sebuah acara[7].
Event  terdiri  dari  empat  jenis,  yaitu; leisure  event,  personal  event,  cultural  event,  dan organizational  event [6].  Untuk  mendapatkan  kesuksesan  penyelenggaran  event,  maka menurut  Goldblatt  terdapat  lima  tahapan  penting  pelaksanaan  yang  harus  diperhatikan, yaitu; Research , design , planning , coordination ,  dan evaluation [5].  Sedangkan  fungsi pembentuk dari manajemen evet terbagi menjadi 5 fungsi yaitu; fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengkoordinasian, fungsi pengarahan, dan fungsi pengawasan[7].
Lokakarya  adalah  sekumpulan  orang  bertemu  dalam  waktu  yang  singkat  untuk berkonsentrasi terhadap suatu bidang. Dalam pendidikan, lokakarya adalah kursus intensif yang  singkat,  seminar,  atau  pertemuan  yang  menekankan  interaksi  di  antara  peserta[8]. Seminar  adalah  bentuk  instruksi  dalam  akademik  yang  ditawarkan  universitas  ataupun organisasi  profesional  berbasis  profit.  Fungsi  dari  seminar  adalah  untuk  mengadakan pertemuan yang berfokus pada suatu subjek[9].

## 2.2 Terminologi Sistem Informasi
Sistem adalah suatu set komponen konsisten dan terkoordinasi yang saling bekerja sama sebagai  satu  kesatuan  terhadap  fungsi  umum  atau  tujuan  konstituen  sistem.  Komponen sistem  harus  bekerja  sama.  Sistem  yang  tidak  konsisten  bekerja  melawan  dirinya  sendiri. Sedangkan  informasi  adalah  data  mentah  berupa  kejadian-kejadian  nyata  yang  diolah  ke dalam  bentuk  yang  lebih  berarti  bagi  penerimanya  untuk  mengambil  keputusan  yang tepat[10].  Apabila  melihat  pada  dua  definisi  mengenai  sistem  dan  informasi,  maka  yang dimaksud  dengan  sistem  informasi  adalah  set  komponen  yang  konsisten,  terkoordinasi dengan  baik,  dan  saling  bekerja  dalam  mentransformasi  data  menjadi  informasi  yang berguna bagi penerimanya.

## 2.3 Sistem Informasi Lokakarya dan Seminar
Merujuk  dari  definisi  sistem  informasi  manajemen,  lokakarya,  dan  seminar  yang  telah dipaparkan  sebelumnya,  maka,  definisi  dari  sistem  informasi  pengelolaan  lokakarya  dan
seminar  menurut  penulis  adalah  suatu  sistem  informasi  yang  membantu  tahapan pelaksanaan event dalam  hal  perencanaan,  mengatur,  koordinasi,  dan  evaluasi  sebuah penyelenggaraan  acara  lokakarya  dan  seminar  dengan  data  yang  saling  terintegrasi  guna untuk  menciptakan  informasi  yang  bermanfaat  bagi  penerimanya  yaitu  panitia  acara, maupun peserta.

## 3. Metode Penelitian
Untuk mendapatkan hasil yang diharapkan terhadap analisis dan perancangan sistem ini, maka  diperlukan  sebuah  metode  agar  setiap  dapat  menjadi  acuan  pelaksanaan  penelitian. Penelitian  yang  dilakukan  ini  menggunakan  pendekatan  penelitian  kualitatif,  dan  metode deskriptif.  Penelitian  ini  didasarkan  pada  fakta/masalah  yang  terjadi  secara  langsung  di objek  penelitian.  Terlihat  pada  gambar  1,  metode  penelitian  yangdigunakan  oleh  penulis melibatkan empat tahapan utama.  Penelitian dimulai dengan identifikasi kebutuhan, yaitu mendefinisikan  seluruh  kebutuhan  penelitian  mulai  dari  kebutuhan  data  primer  dan kebutuhan data sekunder. Observasi dan wawancara merupakan metode pengumpuan data yang digunakan untuk mendapatkan data primer penelitian. Sedangkan untuk mendapatkan data  sekunder  dilakukan  dengan  studi  literatur  terhadap  dokumen-dokumen  objek penelitian  termasuk  didalamnya  berisi  mengenai  TUPOKSI,  laporan  pertanggungjawaban kegiatan, contoh publikasi acara, dsb. Selain itu digunakan juga teori-teori dari para pakar yang diterjemahkan ke dalam sebuah buku untuk dilakukan studi literatur.
Identifikasi Kebutuhan Perancangan Sistem Pembangunan Sistem Data Primer Data Primer Pengembangan Prototype, Pendekatan Berorientasi Objek Pengujian Sistem Black Box Wawancara, Observasi Lapangan Dokumen Acara, LPJ, Tupoksi, Studi Literature
Gambar 1. Metode Penelitian
Perancangan  sistem  dilakukan  setelah  kebutuhan  terhadap  data  primer  dan  data sekunder  terpenuhi.  Terlihat  pada  gambar  1,  untuk  merancang  sistem  yang  sesuai  maka diperlukan model pengembangan sistem dan pendekatan sistem yang digunakan. Prototype digunakan  sebagai  model  pengembangan  sistem  agar  setiap  tahapan  yang  tidak  sesuai dapat  diperbaiki  kembali  ke  tahapan  sebelumnya.  Pendekatan  sistem  beorientasi  objek digunakan  untuk  memodelkan  bisnis  dan  aktivitas  yang  terjadi  pada  objek  penelitian. Langkah  selanjutnya  adalah  pembangunan  sistem,  mentransformasi  rancangan  menjadi produk sistem yang siap uji. Pengujian dilakukan dengan metode black box untuk menguji fungsi-fungsi yang berkaitan dengan user secara langsung.

## 4. Hasil dan Pembahasan
Langkah-langkah  pada  bahasan  ini  meliputi  empat  langkah  utama,  yaitu  memodelkan sistem yang sekarang sedang berjalan pada objek penelitian, evaluasi sistem yang berjalan
dan  menentukan  solusi  pemecahan  masalah,  perancangan  sistem  dan  implementasi teknologi,  dan  yang  terakhir  adalah  pengujian.  Keempat  langkah  dilaksanakan  secara berurutan sesuai dengan metodologi penelitian yang dirancang sebelumnya.

## 4.1. Model Sistem Berjalan
Memahami  sistem  yang  berjalan  dilakukan  dengan  cara  mengenal  prosedur-prosedur terkait  pelaksanaan  manajemen  event  untuk  lokakarya  dan  seminar  di  objek  penelitian. Untuk menghindari aktifitas  analisis yang terlalu luas maka penulis membatasi penelitian yang  dilakukan.  Pembatasan  dilakukan  dengan  mengambil  prosedur  yang  hanya mempunyai  permasalahan  yang  bisa  diselesaikan  dengan  implementasi  teknologi informasi. Adapun prosedur sistem yang sedang berjalan sesuai dengan hasil analsis adalah terbagi menjadi empat prosedur utama, yaitu:
Publikasi acara
1. Panitia membuat media publikasi acara
2. Panitia mempublikasikan media publikasi acara
3. Mengakses media publikasi acara Pendaftaran acara:
1. Panitia membuat dan mencetak formulir pendaftaran
2. Peserta menanyakan ketersediaan slot kursi
3. Panitia memeriksa ketersediaan slot kursi. Jika slot kursi yang tersedia, maka panitia menyerahkan  kertas  formulir  pendaftaran.  Jika  tidak,  maka  peserta  tidak  dapat mendaftar
4. Peserta mengisi kertas formulir pendaftaran
Pembayaran
1. Peserta membayar
2. Panitia membuat bukti pembayaran di lembar bukti pembayaran
3. Panitia menyerahkan lembar bukti pembayaran pada peserta
Presensi
1. Panitia membuat dan mencetak formulir presensi.
2. Peserta mengisi formulir presensi
3. Panitia mendistribusikan fasilitas kepada peserta.
4. Peserta memasuki ruangan
Dari  prosedur  sistem  berjalan  dibuat  sebuah  pemodelan  sistem  menggunakan usecase diagram seperti terlihat pada gambar 2, berikut ini:
User yang  terlibat  pada  sistem  yang  berjalan  meliputi  panitia  dan  peserta,  selanjutnya kita  sebut  dengan  aktor  (lihat  gambar  1).  Sesuai  dengan  prosedur,  aktor  panitia  menjadi kunci  awal  sistem  ini  berjalan.  Sesuai  dengan  batasan  sistem,  maka  panitia  akan mempublikasikan acara yang akan diselenggarakan kepada masyarakat luar. Aktor peserta merespon  acara  terkait  melalui  prosedur  pendaftaran,  dilanjutkan  dengan  pembayaran. Pada  saat  pelaksanaan  lokakarya  dan  seminar  peserta  dapat  melakukan  konfirmasi kehadiran apabila telah melakukan pembayaran.

## 4.2. Evaluasi Sistem Berjalan
Pada  tahapan  ini,  hasil  dari  pengamatan,  wawancara,  dan  analisis  dapat  berupa  daftar permasalahan yang muncul. Sistem yang sedang berjalan tidak mampu untuk dilaksanakan secara  optimal  karena  adanya  masalah  tersebut.  Untuk  menyelesaikan  masalah  tersebut maka terlihat pada tabel 1 adalah hasil dari evaluasi terhadap sistem yang berjalan dengan solusi  yang  ditawarkan  untuk  penyelesaian  masalahnya.  Permasalahan  muncul  pada prosedur publikasi, pendaftaran, pembayaran serta presensi.
Tabel 1. Evaluasi sistem yang berjalan dan solusi No. Permasalahan Usulan 1. Proses pendaftaran kurang begitu efektif dan efisien, karena masih menggunakan dokumen  cetak  yang  mudah  untuk hilang dan rusak. Dokumen pendaftaran harus  diambil  di  tempat  pendaftaran acara  hingga  menyulitkan  pendaftaran bagi peserta luar kota. Merancang  dan  membangun  usulan prosedur  pendaftaran  baru  yang  dapat diakses secara daring. Sehingga memudahkan  peserta  dari  luar  kota untuk mendaftar acara.
2. Prosedur  pembayaran  yang  sedang berjalan  menimbulkan  kesulitan  bagi peserta,  karena  pembayaran  hanya dilakukan di tempat, sehingga menyulitkan  peserta  yang  berasal  dari luar kota. Merancang  dan  membangun  usulan prosedur  pembayaran  baru.  Prosedur pembayaran  harus  dapat  diakses  secara daring.  Prosedur  pendaftaran  dengan pembayaran  dapat  dilakukan  di  dimana saja dan kapan saja.
3. Penyimpanan  data  yang  tidak  teratur dan  prosedur  yang  tidak  terintegrasi satu  sama  lain  menyebabkan  panitia kesulitan  dalam  membuat laporan pertanggung jawaban. Merancang  dan  membangun  sistem informasi  di  mana  seluruh  data  antar prosedurnya saling terintegrasi. 4. Terjadi Inkonsistensi informasi publikasi  acara  dan  publikasi  yang kurang optimal. Merancang  dan  membangun  usulan prosedur  publikasi  acara  baru  yang dapat  menghasilkan  informasi  yang konsisten  dan  dapat  diakses  secara daring  agar  memudahkan  baik  dari  sisi peserta maupun panitia. 5 Presensi  membutuhkan  waktu  lama karena  pencarian  data  yang  sulit. Sehingga sering menimbulkan terjadinya  penumpukan  peserta  untuk konfirmasi  kehadiran  di  pintu  masuk lokasi lokakarya dan seminar. Membuat  sebuah  sistem  yang  mampu untuk memberikan akses pencarian data konfirmasi kehadiran yang cepat.

## 4.3. Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem yang penulis lakukan adalah untuk mengusulkan usulan prosedur guna memperbaiki kekurangan atau permasalahan yang masih ada pada prosedur yang  berjalan.  Sehingga  lokakarya  dan  seminar  yang  diselenggarakan  dapat  berjalan dengan lebih baik dan memudahkan peserta dan panitia.

## 4.3.1. Gambaran umum Sistem
Sesuai  dengan  tujuan  perancangan  sistem  yang  telah  dipaparkan  sebelumnya,  sistem yang  diusulkan  adalah  sistem  berbasis  web,  sehingga  dapat  diakses  secara  daring.Sistem akan terdiri dari 2 sisi, yaitu front-end dan back-end . Sisi front-end yang meliputi prosedur pendaftaran,  pembayaran,  dan  presensi.  Sisi back-end yang  meliputi  prosedur  publikasi acara,  pendaftaran.  Begitu  pula  dengan  hak  akses  yang  ada  di  dalam  sistem,  terdiri  dari peserta  (sebagai user biasa) dan panitia (sebagai user admin ).  Pada gambar 3 berikut ini, merupakan  model  sistem  yang  diusulkan.  Tidak  terdapat  perbedaan  yang  siginifikan terhadap prosedur-prsoedur yang ada. Sistem usulan dijalankan secara komputerisasi, dan dilakukan penambahan case baru yaitu pendaftaran akun.

## Gambar 3. Model Sistem Berjalan
Terlihat  pada  gambar  3  prosedur  publikasi  acara,  panitia  ( admin )  dapat mempublikasikan  sebuah  halaman web sebagai  media  publikasi  yang  berisikan  informasi seputar  acara  secara  dinamis,  berdasarkan  data  yang  di-input-kan  oleh  panitia  ( admin ). Ketika acara dipublikasikan, maka peserta ( user ) dapat mengakses halaman tersebut.
Prosedur pendaftaran terdiri menjadi 2 bagian, yaitu pendaftaran akun dan pendaftaran sebagai  peserta  acara.  Pendaftaran  sebagai  peserta  acara  dapat  dilakukan  apabila  telah memiliki  akun.  Prosedur  pembayaran  dapat  dilakukan  secara  daring  ataupun  datang langsung  ke  tempat  pembayaran.  Dengan  catatan,  peserta  perlu  mengunggah  lampiran bukti  ( transfer )  pembayaran  apabila  melakukan  pembayaran  secara  daring.  Presensi dilakukan dengan melakukan proses pencarian dan konfirmasi secara cepat di pintu masuk lokasi lokakarya dan seminar.

## 4.3.2. Model Aplikasi
Sistem  informasi  manajemen  event  lokakarya  dan  seminar  berupa  aplikasi web yang dirancang,  terdiri  dari  berbagai  komponen.  Gambar  5  memperlihatkan  gambaran  model
aplikasi  yang  dirancang.  Sistem  usulan  diakses  oleh client melalui browser pada  pc desktop,  laptop,  ataupun  smartphone.  Pada application  server ( web  server )  terdapat komponen-komponen  utama  pembentuk  sistem  secara  keseluruhan  dan  terapan  teknologi yang digunakan. Aplikasi web memanfaatkan API dan library javascript.
Gambar 4. Deployment Diagram Sistem Usulan

## 4.3.3. Model Arsitektur Jaringan
Rancangan arsitektur jaringan yang digunakan untuk sistem informasi manajemen event lokakarya  dan  seminar  dapat  dilihat  pada  gambar  5.    Sistem  yang  diusulkan  dirancang untuk  berjalan  secara client-server .  Sesuai  dengan  spesifikasi  pengguna  terlihat  bahwa client merupakan peserta ( user ) dan panitia  ( admin ). Dari sisi server terdapat application server ( web server ) dan database server .
Gambar 5. Model Rancangan Arsitektur Jaringan

## 4.3.4. Implementasi User Interface
Hasil dari pemodelan, dituangkan kedalam pembangunan sistem berbasis web .  Sistem informasi ini dibangung menggunakan framework javascript . Prosedur publikasi acara dan pengelolaannya dimplementasikan dalam antarmuka pengguna seperti terlihat pada gambar 6 dashboard acara.   Pada  halaman dashboard ini panitia penyelenggara dapat  melakukan aktifitas  perencanaan  acara,  sebelum  di  publikasi.    Publikasi  berarti  panitia  mengaktifkan
acara  yang  telah  dibuat  dan  juga  secara  otomatis  mulai  menyebarkan  informasi  event kepada mahasiswa. Mahasiswa sebagai calon peserta bisa melakukan pendaftaran. Melalui sistem sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan sebelumnya.

## Gambar 6. Dashboard Acara
Berikut  ini  adalah  tampilan  halaman  pengelolaan  pembayaran  (lihat  gambr  7), pembayaran  dilakukan  setelah  calon  peserta  melakukan  pendaftaran.  Mahasiswa diwajibkan  untuk  melakukan  konfirmasi  pembayaran  dengan  mengunggah  bukti  transfer. Informasi pembayaran dan konfirmasi terlihat pada gambar 8.

## Gambar 7. Halaman Pembayaran
Gambar 8. Halaman InformasiPembayaran
Setelah  pembayaran  di  konfirmasi  berhasil,  maka  peserta  akan  diberikan  informasi pelaksanaan yang berisi data pribadi dan qr-code acara.

## Gambar 9. Halaman Presensi Peserta
Pada saat pelaksanaan, presensi dilaksanakan dengan cara menunjukan bukti informasi pelaksanaan  dan qr-code yang  didapat.  Terlihat  pada  gambar  9  halaman  presensi  peserta lokakarya  dan  seminar.  Presensi  bisa  dilakukan  dengan  dua  prosedur.  Yang  pertama dengan memindai qr-code dan melakukan pencarian menggunakan sistem.

## 4.4. Pengujian
Sistem  yang  telah  dirancang  selanjutkan  dilakukan  pengujian.  Sebelum  dilakukan pengujian  perlu  perencanaan  pengujian.  Perencanaan  pengujian  dilakukan  agar  pengujian dapat  sesuai  dengan  yang  diinginkan.  Pada  tabel  3,  terlihat  contoh  kasus  dan  hasil pengujian yang telah dilakukan pada penelitian ini.
Tabel 2. Contoh Kasus dan Hasil Pengujiannya Data masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan ID: 10514104 Password : test Data  valid  dan  masuk  ke halaman dasbor Data  valid  dan  masuk ke halaman dasbor [√] diterima [  ] ditolak Input data peserta Data  valid  dan  muncul pesan  “Berhasil  daftar akun. Login sekarang” Muncul pesan “Berhasil  daftar  akun. Login sekarang” [√] diterima [  ] ditolak Input data acara Data  valid  dan  muncul pesan “Berhasil buat acara” Muncul pesan “Berhasil buat acara” [√] diterima [  ] ditolak Input data (sunting) acara Data  valid  dan  muncul pesan  “Berhasil  sunting acara” Muncul pesan “Berhasil sunting acara” [√] diterima [  ] ditolak Input data biaya Data  valid  dan  muncul pesan  “Berhasil  tambah biaya” Muncul pesan “Berhasil tambah biaya” [√] diterima [  ] ditolak Input data (sunting) biaya Data  valid  dan  muncul pesan  “Berhasil  sunting biaya” Muncul pesan “Berhasil sunting biaya” [√] diterima [  ] ditolak
Input data narasumber Data  valid  dan  muncul pesan  “Berhasil  tambah narasumber” Muncul pesan “Berhasil tambah narasumber” [√] diterima [  ] ditolak Input data (sunting) narasumber Data  valid  dan  muncul pesan  “Berhasil  sunting narasumber” Muncul pesan “Berhasil sunting narasumber” [√] diterima [  ] ditolak
Hasil dari pengujian tersebut dapat diambil kesimpulan, data uji yang direncanakan dan hasil uji yang diharapkan telah sesuai dan tidak terdapat kesalahan syntak ataupun prosedur. Sehingga sistem informasi manajemen event yang dirancang dapat diimplementasikan dan mampu menyelesaikan masalah yang telah didefinisikan sebelumnya.

## 5. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  maka  kesimpulan  yang  dapat  diambil,  yaitu  sistem  yang diusulkan  dan  dirancang  telah  memenuhi  kriteria  pengujian  yang  diharapkan.    Masalah- masalah  yang  muncul  pada  prosedur  pendaftaran,  pembayaran,  dan  presensi  secara  teruji telah  mampu  untuk  ditangani.  Efektifitas  presensi  dapat  dijalankan  secara  lebih  baik. Hanya  saja  sistem  yang  dirancang  belum  mampu  terintegrasi  dengan  data  universitas sebagai  induk  program  studi.  Integrasi  tersebut  sangat  bermanfaat  agar  tidak  terjadi redudansi  data  mahasiswa  sebagai  calon  peserta event lokakarya  dan  seminar.  Walaupun sistem telah berjalan sesuai dengan harapan, perlu pengujian lebih lanjut mengenai kinerja sistem dari sisi durability dan security .

## Daftar Pustaka
[1] D. Cahyono and I. Wekke Suardi, Langkah Demi Langkah Membangun Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi . Deepublish, 2019.
[2] W.  A.  El  Khoiro,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Kegiatan  Seminar  dan Workshop pada Bidang Akademik (Studi Kasus: STIKI Malang),” J. Inf. , vol. 3, no. 1, pp. 07–12, 2015.
[3] R.  Dewantoro,  “Sistem  Informasi  Manajemen  Event  Studi  Kasus  Universitas Muhammadiyah  Sidoarjo,” http://www.academia.edu ,  2016.  [Online].  Available: https://www.academia.edu/28281103/Sistem_Informasi_Manajemen_Event_Studi_ Kasus_Universitas_Muhammadiyah_Sidoarjo. [Accessed: 24-Sep-2018].
[4] H.  Rachmawaty,  “Sistem  Informasi  Event  Organizer  Meila  Gondo  Art  Production Bandung,” Nov. 2013.
[5] J. Goldblatt, Special Events: Creating and Sustaining a New World for Celebration . John Wiley & Sons, Inc, 2014.
[6] A. Noor, Manajemen Event . Bandung: Alfabeta, 2013.
[7] M.  Kholis  Ali,  “Materi  Manajemen  Event  /  Acara,”  2016.  [Online].  Available: http://muttaqinkholis.blogspot.com/2016/11/materi-manajemen-event-acara.html. [Accessed: 08-Apr-2020].
[8] Syed  Amin  Tabish,  “What  is  the  difference  between  Conference,  Seminar, Symposium  &  Workshop,” https://www.researchgate.net ,  2014.  [Online]. Available:
https://www.researchgate.net/post/What_is_the_difference_between_Conference_Se minar_Symposium_Workshop. [Accessed: 24-Sep-2018].
[9] “Difference  Between  a  Workshop,  Conference,  Seminar,  Symposium  and Colloquium – QuickNET.” [Online]. Available:
https://cbseugcnetforum.in/difference-workshop-conference-seminar-symposium- colloquium/. [Accessed: 08-Apr-2020].
[10]  A. Kristanto, “Pengertian sistem informasi,” Pengertian Sist. Inf. , 2013.