JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v5i1.53

## SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG BERBASIS KOMPUTER PADA BAGIAN GUDANG DI SEKOLAH CINTA KASIH JAKARTA

## Saut Aleksius Siregar
Program Studi Sistem Informasi, STMIK Widuri Jakarta E-mail: alekzuchi@yahoo.com
Submission date: 2020-02-26 Accepted date : 2020-03-25

## ABSTRACT
Technology  development  has  a  very  important  role in  information  management.  Processing  information  related  to large and fast inventory flows in a company certainly requires accuracy, efficiency, and effectiveness of information systems. This problem is experienced by the Sekolah Cinta Kasih  in the activities of those who still use the manual recording system. The type of research used is descriptive research with a case study approach. By doing a series of system analysis, the author intends to design a computerized inventory information system. The system uses Microsoft Access 2010 which is capable of being operated in a Microsoft Windows XP operating system or a higher version of Windows.The  computerized  information  system  is  expected  to  provide  various  facilities  for  the  warehouse  in processing database information and reports that are accurate, fast, and efficient. And minimize errors in inventory control. The new system design aims to prevent errors in the Accounting Information System Inventory by the Sekolah Cinta Kasih. The results obtained indicate that the use of accounting information systems at school shows the results that can be expected to be used. In addition to all the use of accounting information systems can be applied properly and produce significant results.
Keywords : Designing, Information Systems, Inventory, Schools

## ABSTRAK
Perkembangan teknologi memiliki peranan yang sangat  penting dalam manajemen informasi. Pengolahan informasi terkait  dengan  arus  persediaan  yang  besar  dan  cepat  dalam  sebuah  perusahaan  tentunya  membutuhkan    akurasi, efisiensi, dan efektifitas sistem informasi. Permasalahan inilah yang dialami oleh Sekolah Cinta Kasih dalam aktivitas mereka  yang  masih  menggunakan  sistem  pencatatan  manual.  Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian deskriptif  dengan  pendekatan  studi  kasus.  Dengan  dilakukannya  serangkaian  analisa  sistem,  penulis  bermaksud merancang suatu sistem informasi persediaan yang terkomputerisasi. Sistem tersebut menggunakan Microsoft Access 2010  yang mampu dioperasikan dalam sistem operasi Microsoft Windows XP atau versi Windows yang lebih tinggi. Sistem informasi terkomputerisasi tersebut diharapkan mampu memberikan berbagai kemudahan bagi pihak gudang dalam mengolah informasi database dan laporan yang akurat, cepat, dan efisien. Serta meminimalkan kesalahan dalam pengendalian persediaan di Sekolah Cinta Kasih. Hasil diperoleh menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi akuntansi  disekolah  menujukkan  hasil  yang  bisa  diharapkan  penggunaannya.  Selain  itu  untuk  semua  penggunaan sistem informasi akuntasi dapat diterapkan dengan baik dan menghasilkan hasil yang signifikan.
Kata Kunci: Perancangan, Sistem Informasi, Persediaan, Access

## PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi  yang sangat pesat  mempunyai dampak dalam peningkatan efektifitas dan  keefisienan  dalam  melakukan  setiap  pekerjaan. Pengelolaan  yang  baik    dan  dengan  dukungan  pihak manajemen  yang  handal  tentunya  sangat  diperlukan untuk menghadapi perkembangan dunia usaha yang terus berjalan.  Dalam  mengambil  kebijakan,  pimpinan  harus memperhatikan  informasi-informasi  mengenai  kondisi dan  permasalahan  yang  dihadapi  organisasi  atau perusahaan  sehingga  dapat  dilaksanakan  oleh  para karyawan  dengan  hasil  yang  memuaskan.  Informasi-
informasi tersebut dapat diperoleh dari sistem yang telah diterapkan  perusahaan  (Davis  &  Yen,  1998;  Hussain  & Raghavan, 2017).
Sekolah  Cinta  Kasih  dengan  jumlah  siswa sebesar  2038  siswa  Tahun  pelajaran  2018/2019  yang terdiri dari jenjang pendidikan KB, TK, SD, SMP, SMK dan  SMA.  Agar terselenggaranya  pendidikan  yang  baik maka manajemen mengadakan persediaan untuk barang- barang    yang  digunakan  rutin  setiap  hari  untuk menunjang pembelajaran seperti, seragam dan perlengkapan  siswa  lainnya.  Untuk  itu  diperlukan Aplikasi Akuntnasi Persediaan Barang Berbasis Komputer.
JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v5i1.53
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang  erat  berhubungan  satu  dengan  lainnya,  yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Agrianto,  2014).  Pengertian  lainnya  sistem  adalah rangkaian  dari  dua  atau  lebih  komponen  yang  saling berhubungan  yang  berinteraksi  untuk  mencapai  suatu tujuan.  Sistem  hampir  selalu  terdiri  dari  beberapa subsistem  kecil  yang  masing-masing  melakukan  fungsi khusus yang penting untuk  dan mendukung bagi sistem yang  lebih  besar  tempat  mereka  berada  (McLeod  & Schell, 2004; Wisna, 2013).
Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem yang  menghasilkan  output  berupa  informasi  yang berguna bagi tingkatan manajemen. Menurut (Jogiyanto, 2005) dalam bukunya yang berjudul analisis dan desain mengemukakan  definisi  sistem  informasi  adalah  suatu sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung operasi,  bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi  suatu organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan laporan - laporan yang diperlukan
Sistem  Informasi  Akuntansi  adalah  sebuah sistem  yang  memproses  data  dan  transaksi  guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,  mengendalikan  dan  mengoperasikan bisnis  (Bodnar  &  Hopwood,  2006;  Kurniawan  & Khairani, 2014)
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem  Akuntansi  metode  pencatatan  persediaan dibedakan  menjadi  dua  yaitu  :  (1)  Metode  Mutasi Persediaan (Perpectual inventory Method) :Setiap mutasi persediaan dicatat  dalam  kartu  persediaan.  (2)  Metode Persediaan  Fisik (Physical  Inventory  Method) :Hanya tambahan  persediaan  dari pembelian  saja  yang  dicatat (Agrianto, 2014; Kurniawan & Khairani, 2014)

## METODE PENELITIAN
Mengadakan  penelitian  secara  langsung  terhadap  objek yang  akan  diteliti,  dan  dari  sumber-sumber  primer  dan sekunder yang mendukung penelitian ini seperti, artikel- artikel dari internet, mengambil referensi dari buku-buku yang  berhubungan  dengan  materi  (Sani,  Subiyakto,  & Rahman, 2018).

## Metode Pengembangan Sistem
a. Desain sistem bertujuan untuk memberikan gambaran umum  kepada  user  tentang  sistem  yang  baru  yang akan dikembangkan yaitu sistem informasi akuntansi persediaan.
b. Desain  Interface  merupakan  perancangan  bentuk interface program yang dibuat, dengan tujuan supaya pemakai mudah mengerti.
c. Desain  database  merupakan  suatu  komponen  yang terpenting  dalam  penyusunan  aplikasi  komputer. Tabel pada database yang diperlukan antara lain: tabel Persediaan  sergam,  tabel  supplier,  dan  tabel pengeluaran.
d. Desain  Teknologi  dirancang  guna  menentukan kebutuhan  hardware  dan  software  yang  akan digunakan dan melaksanakan sistem yang mempunyai  fungsi  sebagai  penerima  masukan, menjalankan program, menyimpan data dan menghasilkan  keluaran  (Weaver,  Jansen,  Van Grootveld, Van Spiegel, & Vergragt, 2017). e. Implementasi sistem yang sudah siap akan dilakukan pada  tahap  ini,  dengan  kriteria  program  dan penggunaan  yang  mudah  dipahami  oleh  bagian gudang.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Uraian  Prosedur  Pengeluaran  Barang  Sistem
Persediaan
a. Bagian Gudang menerima  Nota   sebanyak 1 lembar dari  bagian  Penjualan  yang  berisi  daftar  seragam yang diminta oleh pelanggan.
b. Selanjutnya  bagian    Gudang  akan  memeriksa ketersediaan  seragam    yang  diminta  pelanggan mengenai  stok  seragam    lalu  mengecek  jumlah seragam yang diminta secara fisik.
c. Jika  seragam    yang  diminta  masih  tersedia,  bagian Gudang  akan  menyiapkan  seragam  –  seragam tersebut untuk dikirim dan memberikan kembali Nota yang  telah  dicek  ketersediaannya    kepada  bagian penjualan untuk dibuatkan Nota Penjualan.
d. Selanjutnya  bagian  Admin Gudang menerima copy Nota  Penjualan  rangkap  ke-3  dari  Bagian  Penjualan sebanyak  1  lembar  sebagai  dokumen  yang  akan digunakan untuk memperbaharui jumlah persediaan.
e. Kemudian Admin Gudang mencatat ke komputer data yang  ada  pada  Nota  Penjualan  untuk  memperbarui jumlah persediaan.
f. Admin  Gudang  kemudian  mengarsipkan  Nota Penjualan  tersebut  berdasarkan  No  urut  Nota Penjualan.
g. Tetapi apabila seragam – seragam  yang diminta tidak tersedia  di  gudang,  Nota  akan  dikembalikan  ke Bagian Penjualan untuk ditindaklanjuti.

## JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v5i1.53
Sumber: (Alexius, 2019)

## Gambar 1. Flow  Chart Sistem Persediaan Berjalan Prosedur Pengeluaran Barang
Perancangan Sistem dan Implementasi Sistem 1. Bagian  Gudang  menerima  Nota    (N)  sebanyak  1 lembar  dari  bagian  Penjualan  yang  berisi  daftar seragam siswa  yang diminta oleh pelanggan.
2. Bagian    Gudang  memeriksa  ketersediaan  seragam kepada  admin  gudang  mengenai  stok  seragam menurut database barang.
3. Apabila seragam siswa  yang diminta tersedia, bagian Gudang  akan  menyiapkan  seragam  –  seragam tersebut  untuk  dikirim  dan  mencatatnya  kedalam kartu gudang, dan memberikan Nota  yang telah dicek ketersediaan  seragam    tersebut  (N)  kepada  Admin Gudang  untuk  dibuatkan  Bukti  Pengeluaran  Barang Gudang.
4. Bagian Admin Gudang mengelola data pengeluaran, seperti  menginput  data  Nota  (beserta  jumlah  barang yang telah dikeluarkan oleh bagian Gudang) ke dalam form  input  Bukti  Pengeluaran  Barang  Gudang (BPBG) dan menyimpannya ke database BPBG untuk mengupdate jumlah persediaan barang pada database Barang.
5. Dari  display  BPBG  yang  telah  diisi  tadi,  Admin Gudang mencetak Bukti Pengeluaran Barang Gudang (BPBG) sebanyak 1 lembar dan menyerahkannya ke Gudang  bersama  dengan  Nota  yang  telah  disetujui (Nota ACC).
6. Bagian  Gudang  memeriksa  BPGB  yang  dibuat  oleh Admin Gudang dengan
Nota, dan menandatanganinya sebagai tanda bahwa BPBG telah sesuai  dan  disetujui  (BPBG).  Bagian  Gudang menyerahkan kedua BPBG yang telah ditandatangani ke Bagian Penjualan untuk dibuatkan Nota Penjualan sedangkan  Nota  dikembalikan  ke  Admin  Gudang untuk diarsip.
7. Bagian  Admin  Gudang  menerima  copy  Nota Penjualan dari Bagian Penjualan kemudian mencocokannya dengan Nota serta mengarsipkannya.
8. Apabila    seragam-sergam  siswa    yang  diminta  tidak tersedia di gudang, Nota akan dikembalikan ke bagian penjualan untuk ditindaklanjuti.

## JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION
Sumber: (Alexius, 2019) Gambar 2. Flow Chart Sistem Persediaan Usulam Prosedur Pengeluaran Barang

## Usulan Rancangan Dialog Screen
Nama dialog  : Input  Master  Persediaan Seragam
Dialog  Screen : Bukti Pengeluaran Barang
Fungsi   : untuk menginput data Persediaan  Seragam
Fungsi Mencatat Barang yang telah dikeluarkan oleh bagian gudang
Sumber: (Alexius, 2019) Sumber: (Alexius, 2019)
Gambar 3. Input Data Persediaan seragam                          Gambar 4. Bukti Pengeluaran Barang
Dialog Screen : Cari BPBG Fungsi : Untuk mencari data BPBGDialog Screen : Laporan Inventory Gudang Fungsi : Untuk menampilkan  data akhir  gudang setiap akhir bulan

## JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v5i1.53
Sumber: (Alexius, 2019)
Gambar 5. Screen laporan inventory persediaan seragam

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh penulis  maka  penulis      memberikan    kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem  informasi  Akuntansi  Persediaan  seragam telah layak digunakan untuk menggantikan proses pelayanan  manual  yang  berjalan  pada  Sekolah Cinta Kasih Jakarta.
2. Perancangan Sistem informasi Akuntansi Persediaan    akan  membantu  manajemen  untuk memperoleh informasi dengan efektif serta efisien
3. Perancangan Sistem informasi Akuntansi Persediaan    akan  membantu  manajemen  untuk memperoleh  informasi  dengan  efektif  serta efisien.
4. Sistem  informasi  Akuntansi  Persediaan    yang telah  dirancang menghasilkan data akurat  karena diolah secara komputerisasi,

## DAFTAR PUSTAKA
Agrianto,  R.  S.  (2014).  Analisis  Sistem  Akuntansi Penggajian  Dan  Pengupahan  Dalam  Upaya Meningkatkan Efektivitas Pengendalian
Internal  Perusahaan  (Studikasuspada  PT. Duta  Paper  Prigen  Pasuruan). Jurnal Administrasi Bisnis, 7 (1). Bodnar,  G.  H.,  &  Hopwood,  W.  S.  (2006).  Sistem informasi  akuntansi. Jakarta:  Salemba Empat .
Davis,  W.  S.,  &  Yen,  D.  C.  (1998). The  Information System  Consultant's  Handbook:  Systems Analysis and Design : CRC press.
Hussain,  M.  F.  B.  M.,  &  Raghavan,  S.  (2017). Interrelationships among Information System Quality, Intention to Use, Perceived Usefulness, Technology  Readiness  and  their Effect  on  E-Commerce  Adoption  among SMEs. ANVESHAK-International Journal of Management, 6 (1), 122-137.
Jogiyanto,  H.  (2005).  Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi Yogyakarta: Andi Offset.
Kurniawan,  I.  N.,  &  Khairani,  S.  (2014).  Analisis Sistem  Informasi  Akuntansi  Atas  Pembelian dan Pengeluaran Kas Pada PT XYZ.
McLeod,  R.,  &  Schell,  G.  (2004). Sistem  informasi manajemen : Indeks.
Sani, A., Subiyakto, A., &  Rahman, T. K. A. (2018). Integration of the Technology Readiness and Adoption Models for Assessing IT Use among SMEs in Indonesia .
Weaver,  P.,  Jansen,  L.,  Van  Grootveld,  G.,  Van
Spiegel,  E.,  &  Vergragt,  P.  (2017).
Sustainable technology development :
Routledge.
Wisna,  N.  (2013).  The  Effect  of  Information Technology  on  the  Quality  of  Accounting Information  system  and  its  impact  on  the Quality of Accounting Information. Research Journal  of  Finance  and  Accounting,  4 (15), 2222-2847.
JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v5i1.53