## Rancang Bangun Aplikasi Purchase Order Pada Unit Purchasing PT. XYZ
Dina Tauhida 1 , Arinal Muna 2
1,2) Fakultas Teknik, Program Studi Teknik Industri Universitas Muria Kudus Email: dina.tauhida@umk.ac.id, arinalmuna2344@gmail.com

## Abstrak
PT. XYZ memiliki unit purchasing yang bertugas untuk melakukan pembelian spare part . Pada proses  pembelian spare  part ke  pemasok,  terdapat Purchase  Order (PO)  yang  digunakan sebagai alat atau bukti pemesanan. Admin purchasing merupakan karyawan PT. XYZ yang bertugas membuat PO tersebut. Dalam pelaksanaan tugasnya, admin purchasing melakukan kesalahan pencatatan PO yang dapat membuat kekurangan atau kelebihan stok spare part . Hal tersebut akan menimbulkan kerugian pada perusahaan apabila lolos pengecekan oleh atasan. Selain adanya kesalahan pencatatan, pembuatan PO  masih menggunakan bantuan Microsoft excel dimana data – data terkait belum terintegrasi dan harus membuka beberapa file . Adanya kesalahan  pencatatan  PO  serta  data  yang  belum  terintegrasi  akan  menurunkan  kinerja  unit purchasing sehingga perlu membuat aplikasi pembuatan PO yang dapat memudahkan pengguna dan  mempercepat  pekerjaan.  Perancangan  aplikasi  pembuatan  PO  menggunakan  bantuan aplikasi  Microsoft  Access  yang  digunakan  sebagai  database  juga.  Aplikasi  pembuatan  PO diharapkan dapat meminimalisir kesalahan admin dan meningkatkan kinerja admin karena pembuatan PO yang lebih cepat dan akurat.
Kata kunci:  purchasing , PO, aplikasi, access , database

## Abstract
PT.  XYZ  has  a  purchasing  unit  whose  job  is  to  buy  spare  part  s.  In  the  process  of purchasing spare part s to suppliers, that is Purchase Order (PO) is used as a tool or proof of ordering. Admin  purchasing is an employee of PT. XYZ in charge of making the PO. In carrying out their duties, the purchasing admin  made a mistake in recording POs that could create a shortage or an excess of spare part  stock. This will cause a loss to the  company  if  it  passes  the  checking  by  superiors.  In  addition  to  recording  errors, making POs still uses the help of Microsoft excel where related data not integrated and must open several files. The error of recording PO and data that has not been integrated will reduce the performance of the purchasing unit so it needs to make an application for making  PO  that  can  facilitate  the  user  and  speed  up  the  work.  The  design  of  the application making PO using Microsoft Access applications that became as a database as  well.  The  application  of  making  PO  aim  is  to  minimize  admin   errors  and  improve admin  performance because of making PO more quickly and accurately.

## Keywords: purchasing, PO, aplication, access, database

## PENDAHULUAN
Pada  suatu  perusahaan,  terdapat  beberapa  pihak  yang  berperan  penting  untuk membentuk konsep Supply Chain Management. Pihak – pihak tersebut antara lain adalah supplier , manufacturer , distributor , retailer , dan customer (Shidqi, 2018). PT. XYZ merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi salah satu part dari  mobil  rakitan  Jepang.  Pada  proses  bisnis  perusahaan  tersebut  terdapat  unit purchasing yang  bertugas  untuk  membeli  kebutuhan spare  part mesin  produksi  serta
mengelola persediaan spare part tersebut. Purchasing di dalam perusahaan manufaktur memiliki  tugas  dalam  pengadaan  material  dan  kontrol  biaya. Purchasing bertanggung jawab dalam perencanaan dan pengadaan material dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu harga, supplier , dan kondisi (kualitas) material (Shidqi, 2018). Salah satu proses pada purchasing dalam pengadaan material adalah pemesanan material  ke supplier . Purchasing harus  memberikan Purchase  Order (PO)  kepada supplier sebagai  bentuk  komunikasi  yang  terekam  dan  dapat  dijadikan  sebagai  acuan pemesanan  serta  bukti  apabila  terdapat  kesalahan  pemesanan  maupun  kesalahan pemenuhan order (Fadila  Oktivasari, 2015). Pada Purchase Order (PO) terdapat detail nama  barang,  jumlah,  harga,  kontak customer ,  kontak supplier ,  dan  info  tambahan lainnya seperti kebjakan perusahaan atau informasi lainnya.
PT. XYZ masih  menggunakan pencatatan manual  dalam melakukan pencatatan transaksi pembelian spare part ke supplier . Pencatatan transaksi tersebut masih diinput pada aplikasi Microsoft excel dan berada di file – file terpisah. File – file yang diinput pada Microsoft excel antara lain: data supplier , data barang dan data transaksi yang terdiri dari data Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO). Proses pencatatan yang manual tersebut akan memakan waktu yang lebih lama jika dibandingkan dengan proses pencatatan  yang  telah  tersistem.  Hal  tersebut  dikarenakan  adanya  beberapa  data  yang masih  belum  dapat  terintegrasi  apabila  hanya  menggunakan  Microsoft  excel. Kelemahannya adalah adanya kemungkinan kesalahan pencatatan data yang tidak sesuai, staff  yang  masih  baru  telah  beberapa  kali  melakukan  kesalahan  dalam  pembuatan  PO karena data yang belum terintegrasi. Hal tersebut mengharuskan leader dan supervisor melakukan  pengecekan  ulang  serta  staff  yang  melakukan  kesalahan  harus  mengulangi pekerjaannya.
Dalam  menunjang  kelancaran  proses  pembelian  dan  meminimalisir  kesalahan input  data,  maka  perlu  dibuat  aplikasi  yang  dapat  menunjang  efekftivitas  pekerjaan purchasing pada  PT.  XYZ.  Sehingga,  pengolahan  data  menjadi  lebih  akurat  serta informasi yang didapat menjadi lebih mudah dan cepat diakses.

## TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi
Sistem informasi adalah organisasi dari cara – cara untuk mengumpulkan, memasukkan, dan  mengolah  serta  menyimpan  data  untuk  mengelola,  mengendalikan,  dan  melaporkan informasi pada sebuah organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Krismaji, 2015).
Sedangkan menurut Laudon (2014), sistem informasi adalah suatu rangkaian komponen yang  saling  terkait  dan  memiliki  proses  simpan  dan  distribusi  informasi  untuk  mengambil keputusan dan mengelola perusahaan.

## Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah bukti tertulis yang menyatakan kesungguhan pembeli dan penjual dalam melakukan jual beli. Isi purchase order (PO) informasinya ditulis secara lengkap mengenai  pesanan  pembeli  berupa  barang,  jumlah,  harga  satuan  hingga  harga  total,  waktu pengiriman barang , tujuan pengiriman  barang, cara pembayaran, syarat penyerahan barang, volume dan catatan lainnya (Febriana, 2009).

## Diagram Proses
Diagram proses yang digunakan secara umum adalah Data Flow Diagram (DFD). DFD adalah  gambaran  grafis  dari  suaru  sistem  yang  menggunakan  simbol  –  simbol  untuk menggambarkan aliran data melalui proses yang berkaitan (McLeod, 2007). Simbol – simbol DFD dapat dilihat pada Gambar 1. berikut ini.
Gambar 1. Simbol – simbol DFD (McLeod, 2007)

## Basis Data
Basis data merupakan sekumpulan data yang tersimpan dimana data tersebut nantinya dapat ditambahkan, diubah, maupun dihapus. Dalam pembuatan basis data beserta hubungan antar basis data tersebut dapat menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). ERD adalah adalah grafik yang  merepresentasikan  data  di  dalam  entitas  –  entitas  dan  hubungan  –  hubngan  antar  entitas (McLeod, 2007). Simbol – simbol pada diagram ERD dapat dilihat pada Gambar 2. berikut.
Gambar 2. Simbol – simbol ERD (McLeod, 2007)

## METE PENELITIAN
Langkah – langkah rancang bangun aplikasi Purchase  Order (PO)  pada penelitian ini berdasarkan      pengembangan waterfall dengan  strategi  dalam  analisis  dan  perancangan  sistem (Imron,dkk., 2018) yang terdiri dari analisis sistem, desain (elemen sistem dan database ), dan user interface .

## Analisis Sistem
Proses  analisis  sistem  merupakan  analisis  kebutuhan  terhadap  unit purchasing sebagai dasar pembuatan aplikasi agar unit purchasing dapat memahami dan menggunakan aplikasi dengan baik. Pada dasarnya, aplikasi dibuat untuk memudahkan unit purchasing saat melakukan input data hingga membuat Purchase Order (PO), maka  aplikasi  yang dibuat harus sesuai  kebutuhan dan kenyamanan user pada unit purchasing (Hermanto  Riyanto, 2019).

## Desain
Tahapan desain dibagi menjadi dua aktivitas, yaitu pembuatan:
a) Elemen sistem
Pembuatan elemen sistem terdiri dari pembuatan diagram konteks yang menggambarkan seluruh elemen – elemen yang terkait beserta arus informasi yang masuk maupun keluar dari  sistem  (Syafarina,  2016).  Selain  diagram  konteks,  terdapat  pembuatan  data  flow diagram yang merupakan turunan dari diagram konteks dan merupakan gambaran detail dari tiap elemen.
b) Database
Database adalah sekumpulan data yang saling memiliki hubungan tertentu dan data tersebut dapat  diambil,  diubah,  dihapus,  maupun  dicari  dengan  mudah.  Desain  database  yang digunakan pada penelitian ini adalah Entity Relationship Diagram (ERD).

## Pembuatan User Interface
Pembuatan user interface disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang telah dianalisis sebelumnya,  sehingga  tampilan  aplikasi  dapat  mengakomodir  kebutuhan  pengguna  dan  dapat digunakan dengan nyaman. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2010 sekaligus untuk pembuatan database juga.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem

## a)
Proses pembuatan PO Purchasing menerima PR dari consumer Consumer tanda tangan bukti penerimaan PR Admin memeriksa supplier untuk tiap item barang Admin memeriksa harga  untuk tiap item barang Proses pembuatan PO Gambar 3. Proses pembuatan PO di unit purchasing PT. XYZ
b) Analisis kebutuhan
Proses  analisis  kebutuhan  dalam  perancangan  aplikasi  bertujuan  untuk mengidentifikasi apa saja aktivitas dari unit purchasing dan terkait dengan bagian mana  saja.  Pada  dasarnya  tujuan  pembuatan  dari  aplikasi  ini  adalah  memudahkan unit purchasing untuk  membuat  PO,  sehingga  pengguna  dapat  mengenali  dan mengoperasikan  aplikasi  dengan  mudah.  Berikut  ini  adalah  detail  kebutuhan  dari aplikasi purchase order.
Hak akses Admin purchasing :
a.1 Admin melakukan Login
a.2 Admin mengelola data pengguna
a.3 Admin mengelola data barang
a.4 Admin mengelola data kelompok (barang)
a.5 Admin mengelola data satuan (barang)
a.6 Admin mengelola data pemasok (atau supplier )
a.7 Admin melakukan transaksi pembelian (PR  PO)
a.8 Admin melakukan transaksi return pembelian
a.9 Admin mencetak laporan barang a.10 Admin mencetak laporan pemasok
a.11 Admin mencetak laporan pembelian (PO)
a.12 Admin mencetak laporan return
a.13 Admin mengelola hak akses Hak akses User : b.1   User melakukan Login
b.2 User melihat data pengguna
b.3 User mengelola transaksi pembelian (acc/pending/revisi PR  PO)
b.4 User mengelola transaksi return pembelian (acc/pending/revis)
b.5 User mencetak laporan barang
b.6 User mencetak laporan pemasok
b.7 User mencetak laporan pembelian (PO)
b.8 User mencetak laporan return

## Desain
a) Elemen Sistem  Context Diagram
Aplikasi Pembuatan Purchase Order (PO)
Admin Purchasing
User Purchasing (SPV/As.Man) Data Barang Data Pengguna Data Pemasok Data Pembelian Purchase Order (PO) Laporan Purchase Order (PO) Approval Purchase Order (PO)
Gambar 4. Context diagram aplikasi pembuatan PO PT. XYZ
 Data Flow Diagram
2 Proses Pembuatan PO 1 Proses Entry Data 3 Proses Pembuatan Laporan Admin Purchasing User Purchasing (SPV/As.Man) Data Barang Data Pemasok Data Pengguna Pemasok Barang Pengguna Laporan PO Informasi Pemasok Terpilih Kode Pemasok Nama Pemasok Alamat Kontak NPWP Kode Barang Nama Barang Seri Barang Kelompok Satuan Harga Beli Kode Pemasok Stock Nama Pengguna Nama Login Password Level Kode Pemasok Arsip PO PO Approve Approval PO Pembelian Data Pembelian PO Approve
Gambar 5. Data flow diagram aplikasi pembuatan PO PT. XYZ b) Basis Data
Gambar 6. Entity Relationship Diagram (ERD) aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## User Interface
a) Halaman Login
Gambar 7. Halaman login aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## b) Halaman Menu
Gambar 8. Halaman menu aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## c) Halaman Pengguna
Gambar 9. Halaman pengguna aplikasi pembuatan PO PT. XYZ
Gambar 10. Halaman tambah pengguna aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## d) Halaman Ubah Password
Gambar 11. Halaman ubah password aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## e) Halaman Hak Akses
Gambar 12. Halaman hak akses aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## f) Halaman Data Barang
Gambar 13. Halaman data barang aplikasi pembuatan PO PT. XYZ
Gambar 14. Halaman tambah data barang aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## g) Halaman Data Kelompok
Gambar 15. Halaman data kelompok aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## h) Halaman Data Satuan
Gambar 16. Halaman data satuan aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## i) Halaman Data Pemasok
Gambar 17. Halaman data tambah pemasok aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## j) Halaman Data Transaksi
Gambar 18. Halaman data transaksi aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## k) Hasil Cetak Laporan Transaksi
Gambar 19. Cetak laporan transaksi aplikasi pembuatan PO PT. XYZ

## PENUTUP Simpulan
Berdasarkan  Rancang  Bangun  Aplikasi  Pembuatan Purchase  Order (PO)  di  PT.XYZ, maka dapat diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat dapat meminimalisir kesalahan admin purchasing dalam input data karena  menggunakan  alat  bantu  yang  datanya  telah  terintegrasi,  tidak  perlu  membuka beberapa file .
2. Pengolahan dan pencarian data menjadi lebih cepat dan akurat, serta penyimpanan data menjadi lebih aman dan terorganisir.
3. Aplikasi  memudahkan admin dalam  membuat  PO, admin tidak  perlu  mencari  dan membuka template PO sesuai dengan pemasok yang dituju.
Saran
Penelitian ini dapat dikembangkan lagi dengan melibatkan de part emen lain seperti De part emen  Keuangan  terkait  Voucher  Paying  dan  melibatkan  pemasok  ke  dalam  aplikasi  secara langsung dengan aplikasi berbasis web.

## DAFTAR PUSTAKA
Fadila, A. I.  Oktivasari, P. (2015). Analisis dan Perancangan Proses Purchase Order pada PT. Cybertrend Intrabuana. Multinetics , Vol. 1(1), 57-62.
Hermanto,  N.  N.    Riyanto,  N.  R.  D.  R.  (2019).  Aplikasi  Sistem  Presensi  Mahasiswa Berbasis  Android. Simetris:  Jurnal  Teknik  Mesin,  Elektro  Dan  Ilmu  Komputer ,  Vol. 10(1), 107–116.
Imron,  I.,  Nurhayati,  M.  S.    Setiani,  R.  (2018). Perancangan  Aplikasi  Purchase  Order Berbasis Web Pada PT Intradita Prosimpex Jakarta . Vol. 7(3), 1–8.
Ineke, F. H. (2009). Analisis Proses PO (Purchase Order) Pada Pt. Kusumahadi Santosa Di Karanganyar (Skripsi S1). Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Krismaji. (2015). Sistem Informasi Akuntansi , Edisi Keempat. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Laudon, K. C.  Laudon, J. P. (2014). Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital (Edisi 13). Jakarta: Penerbit Salemba Empat
McLeod, R.  Schell, G. P. (2011). Management Information Systems (10/e). Prentice Hall. Shidqi,  M.  (2018). Penerapan  Purchasing  Planning  Dalam  Pengadaan  Bahan  Baku  Di Perusahaan Industri . Vol. 57(1), 2356-9408.
Syafarina,  G.  A.  (2016).  Perancangan  Aplikasi  Inventory  Barang  Materials  Dan  Product. Technologia : Jurnal Ilmiah , Vol. 7(1), 25–33.