PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEREKRUTAN KARYAWAN BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL DI PT. RIA INDAH MANDIRI
Ardelia Astriany Rizky 1 , Irfan Ramdhani 2
Teknik Infomatika Politeknik Piksi Ganesha 1 ,
Manajemen Informatika Politeknik Piksi Ganesha 2 e-mail: ardelia.astriany@gmail.com 1 , irfanramdhanirb@gmail.com 2

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis Sistem Informasi perekrutan Karyawan baru di PT  Ria  Indah  Mandiri  yang  saat  ini  masih  manual  dan  belum  terkomputerisasi,  dimana sistem perekrutan karyawan yang berjalan saat ini  menyebabkan kurang efektifnya dalam proses  penseleksian  dan  terjadinya  penumpukan  arsip  lamaran  kerja.        Untuk  mengatasi permasalahan tersebut dibangunlah Sistem Informasi Rekrutmen Karyawan Berbasis Web. Sistem Informasi yang dibangun ini menggunakan pemograman PHP dan MySQL database server . Metode pengembangan Perangkat Lunak yang digunakan adalah Waterfall , dengan Teknik  pengumpulan  data  berupa  Observasi,  Kajian  Pustaka  dan  Wawancara.  Dengan Sistem  Informasi  baru  ini  diharapkan  dapat  membuat  Proses  Perekrutan  Karyawan  baru lebih  Efektif  dan  Efisien  baik  dalam  proses  Penseleksian  maupun  Sistem  Pengambilan keputusannya.
Kata Kunci: Sistem Informasi berbasis Web, Perekrutan Karyawan, PHP dan MySQL

## I. PENDAHULUAN
Salah  satu  kegiatan  paling  penting  dalam  suatu  perusahaan  atau  organisasi  adalah masalah  sumber  daya  manusia.  Karena,  fokus  utama  manajemen  sumber  daya  manusia adalah memberikan kontribusi sukses atau tidaknya suatu perusahaan. Manajemen sumber daya  manusia  sendiri  tidak  hanya  mengatur  karyawan  yang  ada  dalam  perusahaan,  tetapi dimulai  dari  pemilihan  calon  karyawan,  penilaian  suatu  kinerja  karyawan,  pemilihan  dan penempatan  karyawan  serta  pengisian  jabatan  manajerial  sesuai  dengan  kepatutan  dan kelayakan.
Proses perekrutan karyawan merupakan tahap yang strategis untuk mengidentifikasi calon  yang  tepat.  Hal  yang  sama  juga  diungkap  oleh  seorang  peneliti  bahwa  proses perekrutan karyawan baru ikut andil dalam mengambil kebijakan organisasi. Tujuan utama dalam proses perekrutan karyawan baru adalah untuk mendapatkan orang yang tepat pada penempatan yang tepat pula sehingga sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi atau perusahaan  (Suhendra,  2006).  Perusahaan  yang  baik  akan  senantiasa  mencari  individu- individu yang mempunyai etos kerja yang baik. Sehingga, ketika hal tersebut telah dimiliki oleh sebuah organisasi atau perusahaan maka ia akan mampu bertahan ditengah persaingan dengan penuh kompetisi dan perubahan yang begitu cepat.
Untuk mampu bertahan ditengah persaingan perusahaan dalah hal pengelolaan Sumber Daya. Salah satu  hal  yang dapat  dilakukan adalah menerapkan Sistem  Informasi berbasis Web,  Sistem  informasi  berbasis  web  yang  dibangun  ini  adalah  untuk  menggantikan pengelolaan Sumber Daya secara manual. Salah satunya sistem perekrutan karyawan manual ini menyebabkan kurang efektifnya dalam proses publikasi lowongan, proses penseleksian dan  terjadinya  penumpukan  arsip  lamaran  kerja.  Untuk  mengatasi  permasalahan  tersebut dibangunlah Sistem Informasi Rekrutmen Karyawan Berbasis Web.

## II . LANDASAN TEORI

## 2.1  Rekrutmen
Pengertian  rekrutmen  adalah  putusan  sumber  daya  manusia  (SDM)  berupa  banyak dibutuhkan, kapan dibutuhkan, serta pengetahuan, keterampilan, kemampuan khusus yang dimiliki. Perekrutan karyawan merupakan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh organisasi  untuk  mendapatkan  tambahan  karyawan  melalui  beberapa  tahapan  mencakup identifikasi  dan  evaluasi  sumber-sumber  perekrutan  tenaga  kerja,  menentukan  kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi, penempatan, dan orientasi tenaga kerja. Perekrutan karyawan bertujuan  menyediakan  karyawan  yang  cukup  agar  manajemen  dapat  memilih  karyawan yang memenuhi kualifikasi yang mereka perlukan (Maltis,2001).
Rekrutmen  merupakan  proses  komunikasi  dua  arah.  Para  pelamar  menghendaki informasi  yang  akurat  mengenai  seperti  apakah  rasanya  bekerja  di  dalam  organisasi bersangkutan.  Organisasi-organisasi  sangat  menginginkan  informasi  yang  akurat  tentang seperti apakah pelamar-pelamar tersebut jika kelak mereka diangkat sebagai karyawan.
Agar kualitas tenaga kerja yang diperoleh sesuai dengan keinginan perusahaan, maka terlebih  dahulu  perusahaan  harus  memilih  sumber-sumber  tenaga  kerja  yang  tersedia. Pemilihan sumber-sumber tenaga kerja sangat penting mengingat jika salah dalam pemilihan sumber tenaga kerja akan berakibat fatal yaitu memperoleh tenaga kerja yang tidak sesuai dengan  harapan.  (Kasmir,  2002)  “Perekrutan  (recruitment)  karyawan  merupakan  suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan tambahan karyawan melalui tahapan empat yaitu:

## 2.2 Identifikasi dan Evaluasi
Tahap identifikasi merupakan tahap awal dari proses yang terdiri atas penentuan dari unsur-unsur yang diamati. Kegiatan ini diawali dengan melakukan analisis pekerjaan agar dapat mengenali unsur-unsur yang dapat dinilai dan dapat mengembangkan skala penilaian. Dalam  kaitannya  dengan  pihak  penilai,  identifikasi  berarti  bahwa  bagaimanapun  pihak penilai harus dapat menentukan unsur-unsur yang dinilai dari yang dinilai. Tentu saja, apa yang  akan  dinilai  adalah  yang  berkaitan  dengan  pekerjaan,  bukan  yang  tidak  berkaitan dengan pekerjaan.Selanjutnya, diadakan evaluasi. Dengan diadakannya evaluasi, berarti ada pengamatan secara seksama dan periodik. Semua unsur  yang dinilai harus diamati secara seksama agar dapat dibuat penilaian yang wajar dan tepat.

## 2.3 Proses Seleksi
Seleksi  merupakan  proses  pemilihan  orang-orang  yang  memiliki  kualifikasi- kualifikasi  yang  dibutuhkan  untuk  mengisis  lowongan  pekerjaan  di  sebuah  organisasi (Malthis,  2006).  Seleksi  lebih  dari  sekedar  pemilihan  orang  yang  tersedia.  Menyeleksi sekumpulan  pengetahuan,  keahlian,  dan  kemampuan  yang  sesuai  merupakan  suatu  paket yang terdapat pada manusia untuk memperoleh ”kecocokan” antara apa yang sesungguhnya dapat dilakukan dan apa yang ingin dilakukan pelamar. Adapun proses seleksi yang lazim dipergunakan oleh perusahaan, prosedurnya meliputi:
1. Wawancara awal
2. Pengisian formulir
3. Pemeriksaan referensi
4. Test psikologi
5. Wawancara/ interview
6. Persetujuan atasan langsung
7. Pemeriksaan kesehatan
8. Indeks atau orientasi
2.4  Website
Secara umum, website (web) dipahami sebagai sekumpulan halaman yang terdiri dari beberapa laman yang berisi informasi dalam bentuk digital baik itu teks, gambar, animasi yang  disediakan  melalui  jalur  internet  sehingga  dapat  diakses  dari  seluruh  dunia  yang memiliki koneksi internet. Website awalnya merupakan suatu layanan sajian informasi yang menggunakan  konsep  hyperlink,  yang  memudahkan  surfer  atau  pengguna  internet melakukan  penelusuran  informasi  di  internet.  Informasi  yang  disajikan  dengan  web menggunakan konsep multimedia, informasi dapat disajikan dengan menggunakan banyak media, seperti teks, gambar, animasi, suara, atau film.
Website adalah kumpulan halaman web yang saling terhubung dan file-filenya saling terkait.  Web  terdiri  dari  page  atau  halaman,  dan  kumpulan  halaman  yang  dinamakan homepage. Homepage berada pada posisi teratas, dengan halaman-halaman terkait berada di bawahnya.  Biasanya  setiap  halaman  di  bawah homepage disebut child  page ,  yang  berisi hyperlink ke halaman lain dalam web (Gregorius, 2000:30).
Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup lokal maupun jarak jauh. Dokumen pada website disebut dengan web page dan link dalam website memungkinkan pengguna bisa berpindah dari satu page ke page lain (hyper text), baik diantara page yang disimpan dalam server yang sama maupun server diseluruh dunia. Pages diakses dan dibaca melalui browser seperti Netscape Navigator, Internet Explorer, Mozila Firefox, Google Chrome dan aplikasi.

## III. METODE PENELITIAN

## 3.1 Waterfall
Model  ini pertama kali yang diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar  tahun 1970 sehingga  sering  dianggap  kuno,  tetapi  merupakan  model  yang  paling  banyak  dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Waterfall atau  air  terjun  adalah  model  yang  dikembangkan  untuk  pengembangan perangkat lunak, membuat perangkat lunak. model berkembang secara sistematis dari satu tahap ke tahap lain dalam mode seperti air terjun.
Model  ini  mengusulkan  sebuah  pendekatan  kepada  pengembangan  software  yang sistematikdan  sekuensial  yang  mulai  dari  tingkat  kemajuan  sistem  pada  seluruh  analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan. Model ini melingkupi aktivitas-aktivitas sebgai berikut  :  rekayasa  dan  pemodelan  sistem  informasi,  analisis  kebutuhan,  desain,  koding, mengujian dan pemeliharaan.
Model pengembangan ini bersifat linear dari tahap awal pengembangan system yaitu tahap  perencanaan  sampai  tahap  akhir  pengembangan  system  yaitu  tahap  pemeliharaan. Tahapan  berikutnya  tidak  akan  dilaksanakan  sebelum  tahapan  sebelumnya  selesai dilaksanakan dan tidak bisa kembali atau mengulang ke tahap sebelumnya.
J A M I K A Jurnal Manajemen Informatika Volume 9 Nomor 1 Edisi April 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## Gambar 3.1 Model Waterfall

## IV. ANALISIS SISTEM
Analis  sistem  adalah  penguraian  dari  suatu  sistem  informasi  yang  utuh  kedalam bagian-bagian  komponennya  dengan  maksud  mengidentifikasikan  dan  mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga  dapat  diusulkan  perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005). Berikut merupakan hasil analis sistem perekrutan karyawan pada PT. Ria Indah Mandiri. Dari hasil analisa ini dapat diketahui permasalahan-permasalahan yang ada sistem  yang  berjalan,  sehingga  dapat  ditemukan  solusi  untuk  menangani  permasalahan perekrutan karyawan.

## 4.1 Uraian Prosedur Sistem Perekrutan Karyawan yang Sedang Berjalan
Sistem perekrutan yang sedang berjalan pada PT. Ria Indah Mandiri memiliki tahapan- tahapan dalam melakukan proses kegiatannya.
Tahapan-tahapan tersebut adalah segabai berikut:
1 Divisi Supervisor mengisi formulir permintaan karyawan dengan lengkap.
2 Setelah  mengisi  dengan  lengkap,  divisi  terkait  mengirimkan  formulir  permintaan  ke Store Manager.
3 Apabila disetujui Store Manager , Supervisor langsung memproses permintaan tersebut.
4 Setelah disetujui, Supervisor memproses formulir tersebut dan memeriksa data pelamar yang  sudah  masuk  sebelumnya.  Apabila  tidak  ditemukan  data  pelamar  yang  sesuai dengan kriteria, supervisor melakukan proses pencarian karyawan dengan memuat iklan atau brosur yang ditempatkan di daerah oprasional perusahaan/ toko cabang.
5 Pelamar  mengirim  surat  lamaran  kerja  dan  daftar  riwayat  hidup  ( curriculum  vitae ) kepada Supervisor.
6 Dari  data  pelamar  yang  masuk,  Supervisor  melakukan  proses  seleksi  berdasarkan spesipikasi  yang  dibutuhkan  seperti  riwayat  pendidikan,  pengalaman  bekerja, pengalaman organisasi, keahlian, surat keterangan dokter, dan lain-lain.
7 Setelah menyeleksi, Supervisor mengirim surat panggilan wawancara ( interview ) kepada pelamar yang lulus seleksi.
8 Pelamar  datang  ke  perusahaan  untuk  wawancara  dengan  bagian  perekrutan  karyawan Supervisor.
9 Selain  melakukan  wawancara  dengan  pelamar,  Supervisor  juga  menginformasikan beberapa hal terkait dengan penempatan kerja, gajih serta fasilitas yang didapat, selama
bekerja di perusahaan. Apabila pelamar yang diwawancarai sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, supervisor langsung melakukan kesepakatan kerja dengan pihak pelamar.

## V. PERANCANGAN SISTEM

## 5.1 Use Case Diagram

## Gambar 5.1 Use Case Diagram System
Pada  diagram  use  case  sistem  ini  menggambarkan  actor  dan  hubungannya  dengan fungsi-fungsinya masing-masing. Dalam sistem informasi ini yang dikembangkan terdapat 2 aktor yaitu, Pelamar dan Admin/Spv/Hrd.
Pelamar  memiliki  fungsi  diantaranya  dapat  melihat  lowongan  kerja,  melihat  cara melamar  kerja,  melihat  informasi,  dan  menginputkan  data  pelamar  kerja.  Sedangkan Admin/Spv/Hrd  memiliki  fungsi  diantaranya  melihat  data  pelamar,  menginput  lowongan kerja, dan menginput informasi. Fungsi yang ada pada actor Pelamar dan Admin/Spv/Hrd harus melalui use case login terlebih dahulu.
1. Use Case Diagram Pelamar
Gambar 5.2 Use Case Diagram Pelamar
Pada diagram use case ini pelamar memiliki hak akses terbatas terhadap pengelolaan sistem  informasi.  Fungsi  pelamar  diantaranya,  melihat  lowongan  kerja,  melihat  cara melamar kerja, melihat informasi dan menginput data pelamar kerja.
Syarat untuk mengakses fungsi tersebut pelamar harus melalui fungsi regristasi dan di lanjutkan  ke  funsi  login  sebagi  user.  Kemudian  pada  fungsi  input  data  pelamar  terdapat beberapa fungsi tambahan sesuai dengan kebutuhannya masing masing.

## 2. Use Case Diagram Admin
Gambar 5.3 Use Case Diagram Admin
Pada diagram use case ini fungsi admin diantaranya adalah melihat data pelamar yang sebelumnya  sudah  di  upload  oleh  pelamar,  mengupload  lowongan  kerja  terupdate,  dan mengupload informasi hasil seleksi. Syarat untuk mengakses fungsi tersebut adalah harus melalui fungsi login sebagai admin terlebih dahulu.

## 5.2 Rancangan Layar
1. Tampilan Register
Gambar 5.4 Rancangan Layar Tampilan Register
2. Tampilan Login Gambar 5.5 Rancangan Layar Tampilan Login

## 3. Tampilan Menu Utama Pelamar
Gambar 5.6 Rancangan Layar Tampilan Menu Utama Pelamar
4. Tampilan Menu Input Data Pelamar

## Gambar 5.7 Rancangan Layar Tampilan Menu Input Data Pelamar
5. Tampilan Menu Data Pelamar

## Gambar 5.8 Rancangan Layar Tampilan Menu Data Pelamar

## VI. KESIMPULAN
a. Sistem  informasi  perekrutan  karyawan  berbasis web dapat  mengurangi  besarnya biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan setiap kali akan merekrut karyawan.
b. Sistem  informasi  perekrutan  karyawan  menyajikan  informasi  yang  dapat mempermudah bagian HRD / Spv PT. Ria Indah Mandiri dalam menangani proses perekrutan karyawan. Sehingga data pelamar tidak menumpuk di lemari arsip.
c. Sistem informasi perekrutan karyawan menyajikan informasi perekrutan karyawan yang dapat di akses oleh calon karyawan secara mudah dan cepat tanpa harus datang langsung ke perusahaan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Fathansyah, Ir, 2002, “Basis Data”, Informatika, Bandung.
[2] Indrajit,  2001,  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Berorientasi  Object.  Bandung, Informatika.
[3] Jogianto HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta.
[4] Robert  G  Murdick,  dkk,  Sistem  Informasi  Untuk  Manajemen  Modern,  Jakarta: Erlangga, 1991.
[5] Jogiyanto  HM.  2005.  Analisis  &  Desain  Sistem  Informasi  :  Pendekatan  Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.
[6] Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta: 1991.
[7] Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo, Pengantar Sistem Komputer, Erlangga, Bandung: 1984.
[8] Lani  Sidharta,  Pengantar  Sistem  Informasi  Bisnis,  P.T.  ELEX  Media  Komputindo, Jakarta: 1995
[9] Cerdas berbahasa Indonesia, Hal : 130-131, Penerbit : Erlangga.2006.Jakarta, Penulis : Engkos Kosasih).
[10] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, 2005, Yogyakarta, Andi.
[11] Mcleod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, PT. Prenhallindo.
[12] Arbie,  E.,  2000,  Pengantar  Sistem  Informasi  Manajemen,  Edisi  Ke-7,  Jilid  1,  Bina Alumni Indonesia, Jakarta.
[13] Muhyuzir T.D., 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
[14] Jogianto2 HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta.
[15] Jogiyanto  HM.,  Analisis  dan  Disain  Informasi:  Pendekatan  Terstruktur  Teori  dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta: 1999.
[16] Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta: 1991.
[17] https://desihidayani.wordpress.com/2015/09/20/basis-data-database/
[18] https://id.wikipedia.org/wiki/Internet#Sejarah_Internet
[19] http://rina12tkj1.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-sejarah-dan-fungsi-dari.html
[20] http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-karyawan-menurut-para- ahli.html#
[21] http://kapanpunbisa.blogspot.co.id/2013/05/pengertian-diagram-alir-data-data- flow.html
[22] https://id.wikipedia.org/wiki/Flock
[23] http://evafinufa25.blogspot.com/2013/04/rpl-tentang-model-waterfall.html
[24] http://definisiahli.blogspot.co.id/2014/11/definisi-perancangan-sistem-menurut- ahli.html
[25] http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-sistem-informasi-menurut.html