Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN : 2548-1398 Vol. 4, No. 8 Agustus 2019

## SISTEM INFORMASI INVENTARIS DAN PERAWATAN SARANA
PRASARANA DI POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA.

## Muhamad Bakhar
Politeknik Harapan Bersama Tegal Email: muhammadbakhar@gmail.com

## Abstrak
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  sebagai  berikut:  1).  Mempermudah pengelolaan  inventaris  sarana  dan  prasarana.  2).  Mempermudah  dalam  monitoring perawatan sarana dan prasarana. 3). Mempermudah proses laporan pengajuan ketika ada  kerusakan.  Penelitian  ini  berupa  penelitian  eksperimen,  dengan  didahului  oleh perencanaan  yang  matang,  analisis  data  yang  tersusun,  serta  design  penelitian  yang terarah. Selain itu penelitian ini juga menggunakan metode pengumpulan data berupa observasi,  wawancara,  dan  studi  literatur.  maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa Sistem  Informasi  Inventaris  dan  Perawatan  Sarana  Prasarana  Politeknik  Harapan Bersama Tegal baik untuk staff maupun karyawan dapat mengetahui informasi tentang barang  dan  perawatan  sarana  prasarana  yang  ada  di  Politeknik  Harapan  Bersama Tegal  dengan  proses  yang  lebih  cepat,  efektif  dan  efisien  karena  sistem  yang terintegrasi secara terpusat sehingga dapat meminimalisir kesalahan.
Kata kunci: sistem informasi, inventais, sarana prasarana

## Pendahuluan
Media internet sudah menyebar luas ke segala lapisan masyarakat perkotaan sampai ke lapisan pedesaan. Juga layanan internet yang semakin mudah dengan sinyal wireless, yang bisa ditangkap  dengan  PC,  Laptop,  PDA  bahkan  Handphone,  tanpa  perlu  lagi  menggunakan  kabel inilah  yang  dinamakan  perkrmbangan  teknologi  informasi. Perkembangan  teknologi informasi saat ini sudah  sedemikian maju (Pramadita, 2017), siapapun  yang mengikuti perkembangan  dalam  dunia  informasi  akan  merasa  bahwa  perkembangan  ini  terlalu cepat  untuk  disesuaikan  dengan  pertumbuhan  organisasi  atau  suatu  instansi.  Searah dengan  perkembangan  teknologi  sistem  informasi,  banyak  hal  yang  membuat kemudahan dalam  mengerjakan suatu pekerjaan.
Pada organisasi baik itu bidang jasa, dagang atau lembaga pendidikan tidak akan lepas  dari  kegiatan  pengolahan  data,  baik  secara  manual  ataupun  dengan  cara elektronik. Pengolahan data, bukan sekedar kegiatan tulis menulis, menyimpan berkas.
Pengolahan  data  merupakan  suatu  hal    rutinitas  di  dalam  kegiatan  organisasi  sehingga perlu diatur dengan baik dan benar supaya menghasilkan suatu informasi yang akurat.
Kebutuhan  untuk  mendapatkan  informasi  dalam  waktu  yang  singkat  diera teknologi  seperti  sekarang  merupakan  sesuatu  yang  wajar.  Setiap  teknologi  yang  ada, terutama  teknologi  pengolahan  data  tentu  diharapkan  dapat  membantu  memudahkan proses  pengolahan  data  dan  menyediakan  informasi  yang  sesuai  dengan  kebutuhan. Tidak  terkecuali  untuk  staff  bagian  sarana  dan  prasarana  kampus,  yang  bertanggung jawab atas pengolahan data barang yang ada di perguruan tinggi, seperti pada Politeknik Harapan Bersama Tegal.
Proses pengolahan data barang  yang menjadi tanggung jawab perguruan tinggi, atau  biasa  disebut  dengan  barang  inventaris,  mulai  dari  pendataan  barang  masuk  dan barang  keluar,  pendataan  barang  habis  pakai  dan  tidak  habis  pakai,  pendataan  barang yang rusak atau barang yang harus dimusnahkan, hingga penyusunan laporan mengenai barang-barang  tersebut  tentu  memerlukan  sebuah  pencatatan  yang  detail  dan  rapi  agar memudahkan  pengawasan  dan  penyusunan  anggaran  kampus.  Namun,  karena banyaknya jumlah barang yang harus didata membuat beberapa barang terkadang luput dari perhatian petugas sarpras dan menyulitkan proses pengawasannya.
Kendala  atau  kesulitan  dalam  proses  pengolahan  data  barang  inventaris perguruan  tinggi  inilah  yang  menjadi  sebuah  peluang  untuk  mengembangkan  sebuah sistem informasi pengolahan data inventaris perguruan tinggi berbasis komputer. Sistem tesebut merupakan sebuah aplikasi yang mencakup proses pendataan barang masuk dan barang keluar ,data keadaan barang, serta laporan-laporan yang berkaitan dengan hal-hal tersebut  seperti  laporan  jumlah  barang,  laporan  keadaan  barang,laporan  posisi  barang, laporan  pemakaian  barang  hingga  laporan  pemusnahan.  Diharapkan  dengan  adanya sistem  ini,  proses  pengolahan  data  barang  inventaris  perguruan  tinggi  dapat  berjalan dengan  lancar,  cepat,  minim  kesalahan,  dan  kebutuhan  informasi  tentang  inventaris perguruan tinggi dapat diperoleh dengan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Unit  Pelayanan  Teknis  Logistik  merupakan  suatu  unit  yang  mengatur  pengelolaan sarana  dan  prasarana  yang  ada  di  Politeknik  Harapan  Bersama  Tegal,  unit  tersebut melakukan  pengelolaan  serta  menginventarisir  sarana  dan  prasarana  menggunakan sistem  konvensianal  yaitu  menggunakan  aplikasi  Ms.  Excel  untuk  mencetak  laporan inventaris atau data inventaris setiap ruangan. Dalam melaksanakan kegiatan monitoring
perawatan  juga  menggunakan  cara  konvensional  sehingga  memakan  waktu  ketika diperlukannya  laporan,  oleh  karena  itu  perlu  dirancang  sebuah  sistem  untuk  mengatur kegiatan  tersebut  yaitu  dengan  sistem  informasi  inventaris  dan  perawatan  sarana prasarana di Politeknik Harapan Bersama

## Metode Penelitian
Penggunaan  metode  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  eksperimen,  dimana metode  eksperimen  menurut  Sugiyono  metode  eksperimen  merupakan  metode  yang menjadi  bagian  dari  metode  kuantitatif  yang  mempunyai  ciri  khas  tersendiri,  yaitu dengan  adanya  kelompok  kontrolnya.  Desain  eksperimen  yang  digunakan  adalah Nonequivalent  Control  Group  Design  yang  merupakan  bentuk  metode  penelitian eksperimen  semu  (quasi  eksperimen)  (Sugiyono,  2013), dengan  didahului  oleh perencanaan  yang  matang,  analisis  data  yang  tersusun,  serta  design  penelitian  yang terarah.  Selain  itu  penelitian  ini  juga  menggunakan  metode  pengumpulan  data  berupa observasi, wawancara, dan studi literatur.

## Hasil Penelitian
A. Tampilan  Sistem  Informasi  Inventaris  dan  Perawatan  Sarana  Prasarana Politeknik Harapan Bersama
Dari pembuatan program Sistem Informasi Inventaris dan Perawatan Sarana Prasarana Politeknik Harapan Bersama diperoleh hasil sebagai berikut:
1. Halaman Login Admin
Halaman  untuk  masuk  menu  utama  atau  beranda.  Berisi textfield untuk memasukan username, password yang valid.

## Gambar 1. Halaman Login Utama
2. Halaman Utama Admin
Halaman ini menampilkan halaman beranda admin.

## Gambar 2. Halaman Beranda Admin
3. Menu Data Master
Berisi  sub  menu  manajemen  oleh  admin,  antara  lain  data  Kategori,  Barang,
Satuan, Tahun Akademik, Ruang dan Unit.
a. Menu Kategori
Halaman  untuk  menambah  kategori  yang  nantinya  digunakan  untuk pengelompokkan jenis barang.

## Gambar 3. Halaman Data Kategori
b. Menu Barang
Halaman  ini  untuk  menambah  data  barang  inventaris  yang  ada  di  masing- masing ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.
Gambar 4. Halaman Menu Barang
c. Menu Satuan
Berisi sub menu beberapa nama satuan seperti Buah, Set dan Unit.
Gambar 5. Halaman Menu Satuan Barang
d. Menu Tahun Akademik
Berisi status akademik yang aktif untuk pengolahan data inventaris.
Gambar 6. Halaman Menu Tahun Akademik
e. Menu Ruang
Berisi nama-nama ruangan yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.
Gambar 7. Halaman Menu Ruang
f. Menu Unit
Berisi keseluruhan nama unit beserta nama Ka.Unit  yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.

## Gambar 8. Halaman Menu Unit

## 4. Menu Data Inventaris
Menu ini berisi sub-sub menu yaitu Stok Barang dan Barang Tiap Ruang.
a. Menu Stok Barang
Pada menu ini menampilkan halaman daftar barang  yang ada di  Politeknik Harapan Bersama.
Gambar 9. Halaman Stok Barang
b. Menu Barang Tiap Ruang
Menu  ini  menampilkan  tabel  daftar  barang  tiap-tiap  ruang  yang  ada  di Politeknik Harapan Bersama

## Gambar 10. Halaman Daftar Tabel Tiap Ruang
5. Menu Data Transaksi
Menu  ini  berisi  sub-sub  menu  antara  lain  Daftar  Transaksi,  Barang  Masuk,
Barang Keluar dan Mutasi Barang.
a. Menu Daftar Transaksi
Menu ini berisi halaman yang menampilkan jumlah barang inventaris pada masing-masing ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal.
Gambar 11. Gambar Menu Daftar Transaksi Barang
b. Menu Barang Masuk
Menu ini menampilkan halaman yang berisi tabel daftar keseluruhan barang masuk yang ada di Politeknik Harapan Bersama.
Gambar 12. Menu Barang Masuk
c. Menu Barang Keluar
Menu  ini  menampilkan  daftar  barang  inventaris  yang  sudah  ditempatkan dimasing-masing ruang yang ada di Politeknik Harapan Bersama.
Gambar 13. Menu Barang Keluar
d. Menu Mutasi Barang
Menu ini menampilkan halaman daftar mutasi barang.
Gambar 14. Menu Daftar Mutasi Barang
6. Menu Laporan
Berisi sub menu antara lain Laporan Kerusakan dan Laporan Pengajuan.
a. Menu Kerusakan
Menu  ini  berisi  manajemen  laporan  kerusakan  serta  menampilkan    daftar laporan kerusakan barang yang diterima dari masing-maisng user.
Gambar 15. Halaman Manajemen Laporan Kerusakan Barang
b. Menu Pengajuan
Menu  ini  berisi  form  untuk  menambah  pengajuan  barang  inventaris  baru dan menampilkan daftar tabel pengajuan barang baru yang dibuat oleh user.

## Gambar 16. Halaman Pengajuan Barang Baru
7. Menu User
Berisi manajemen data user atau pengguna.

## Gambar 17. Halaman Manajemen Data User
8. Menu Login User
Halaman untuk masuk menu utama atau beranda.

## Gambar 18. Halaman Menu Login User
9. Halaman Utama User
Halaman untuk menampilkan menu beranda pada User.
Gambar 19. Halaman beranda pada User
10. Menu Daftar Barang
Halaman yang menampilkan daftar barang yang terdapat di ruangan user.

## Gambar 20. Halaman Menu Daftar Barang
11. Menu Laporan Kerusakan
Menampilkan  halaman  manajemen  kerusakan  barang  serta  tabel  yang  berisi laporan serta riwayat laporan saat user mengajukan laporan kerusakan barang.

## Gambar 21. anajemen Laporan Kerusakan Barang
12. Menu Laporan Pengajuan
Menampilkan  halaman  manajemen  pengajuan  barang  baru  serta  tabel  yang berisi  laporan  serta  riwayat  laporan  pada  saat  user  mengajukan  laporan pengajuan barang baru.

## Gambar 22. Halaman Manajemen Laporan Pengajuan Barang

## Kesimpulan
Berdasarkan  uraian-uraian  yang  telah  dipaparkan  pada  bab-bab  sebelumnya  , maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  Sistem  Informasi  Inventaris  dan  Perawatan Sarana Prasarana Politeknik Harapan Bersama Tegal baik untuk staff maupun karyawan dapat mengetahui informasi tentang barang dan perawatan sarana prasarana yang ada di Politeknik Harapan Bersama Tegal  dengan proses  yang lebih cepat,  efektif dan efisien karena sistem yang terintegrasi secara terpusat sehingga dapat meminimalisir kesalahan

## BIBLIOGRAFI
Pramadita,  I.  (2017).  EMBEDDED  GRAPHIC  ONLINE  SERVICE. Syntax  Literate; Jurnal Ilmiah Indonesia , 2 (1), 14–20.
Sugiyono, P. D. (2013). Metode Penelitian Manajemen. Bandung: Alfabeta, CV .