## UPAYA MENCAPAI AKREDITASI GOOD PHARMACY PRACTICE (GPP) PT. KIMIA FARMA APOTEK (STUDI KASUS DI UNIT BISNIS JAYA 2)
Astrid Dwiastuti, Dana Santoso Saroso Program Pascasarjana, Magister Manajemen, Universitas Mercu Buana Jl. Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta 11650 E-mail : astrid.guntono@yahoo.co.id, dana.s@mercubuana.ac.id
Abstrak –  Tulisan  ini  bertujuan  untuk  mengindentifikasi,  mengukur  serta  menganalisa  kesenjangan yuang  terjadi  saat  implementasi  Good  Pharmacy  Practice  (GPP)  di  PT.  Kimia  Farma  Apotek,  Unit Bisnis  Jaya  2  Business  Unit.  Selain  itu,  proses  perencanaan  aksi  dalam  rangka  pencapaian  nilai tertinggi.Metode  penelitian  yang  dilakukan  adalah  analisa  deskripsi  kualitatif,  pencarian  data  melalui audit,  observasi  dan  interview.  Teknik  analisa  yang  digunakan  adalah  analisa  tulang  ikan  untuk mendapatkan  akar  penyebab  dan  sesi  pencerahan  dalam  rangka  perancangan  peningkatan  aksi perencanaan.  Hasil  penelitian  menunjukkan  kesenjangan  terjadi  disebabkan  oleh  keterlambatan aktifitas  manajemen  mutu,  siklus  PDSA,  seperti  perancangan  tata  letak  dan  infrastruktur  farmasi, sosialisasi  tentang  GPP,  pembahasan  deskripsi  kerja,  audit  hasil  evaluasi  dan  peningkatan  kerja secara  komprehensif.  Rekomendasi  rencana  aksi  untuk  sebagai  sebuah  upaya  improvisasi  juga disampaikan pada bagian akhir dari tulisan ini.
Kata kunci : GPP, fishbone analysis, improvement action plan.
Abstract -- This paper’s aim is to identify, to measure and to analyze the gap occur in implementation of Good  Pharmacy  Practice  at PT.  Kimia  Farma  Apotek,  Jaya  2  Business  Unit,  also  to  design  some improvement  action  plans  in  order  to  achieve  the  highest  score.  Research  method  that  used  is qualitative  descriptive  analysis,  data  search  through  audit,  observation  and  interview.  Analysis techniques used in this research are fishbone analysis for finding the root causes, and brainstorming session  for  designing  the  improvement  action  plans.  The  result  mentions  that  the  gap  occur  rather caused by the lack of quality management activity, PDSA cycle, such as the lack of plan to design the pharmacy  lay  out  and  infrastructure,  the  lack  of  socialization  about  GPP  itself,  the  lack  of  job description, the lack of audit result evaluation, and the lack of comprehensive improvement effort. This paper is also give the improvement action plans recommended.
Keywords : GPP, fishbone analysis, improvement action plan.

## 1. LATAR BELAKANG MASALAH
PT. Kimia Farma Apotek,
untuk selanjutnya disingkat KFA, adalah anak perusahaan  PT.  Kimia  Farma  (persero)  Tbk, yang khusus bergerak di bidang ritel farmasi dan jasa layanan kesehatan lainnya. Dalam menjalankan roda bisnisnya, KFA selalu membuat improvement untuk menjaga eksistensi dan  pertumbuhan  kinerja  dari  tahun  ke  tahun. Salah  satu  program  yang  dirintis  mulai  tahun 2009  adalah  program  pencapaian  akreditasi Good  Pharmacy  Practice  (GPP) yang  berarti Cara Pelayanan Farmasi yang Baik.
Setelah melaksanakan beberapa kali audit internal  sejak  tahun  2010,  hasil  audit  GPP  di  16 apotek  di  Unit  Bisnis  Jaya  2  PT.  KFA,  belum menunjukkan hasil  yang menggembirakan. Pada 4  kali  audit  terakhir  di  tahun  2013,  dari  poin maksimal  yang  harus  dicapai  8  atau rating tertinggi  bintang  5  (*****),  rata-rata  apotek  baru mencapai  poin  berkisar  6,65  hingga  6,88  atau
rating bintang  3  (***).  Hal  ini  membuat manajemen  PT.  KFA  telah  beberapa  kali menunda untuk mengundang tim auditor eksternal, yaitu Lembaga-lembaga yang dianggap  kompeten  dalam  menilai  kualitas pelayanan  farmasi,  seperti  Ikatan  Apoteker Indonesia  (IAI),  Komite  Farmasi  Nasional  (KFN) ataupun  dari  Direktorat  Jenderal  Pelayanan Kefarmasian (Ditjen Yanfar) Kementerian Kesehatan  Republik  Indonesia  (Kemenkes  RI), apalagi  dari The  International  Pharmaceutical Federation (FIP).
Terjadi  penyimpangan-penyimpangan  di lapangan sehingga standar GPP ini menjadi sulit terpenuhi, dan perlu dilakukan upaya-upaya yang dapat  memperkecil  kesenjangan (gap) dari standar sehingga setiap apotek dapat memenuhi rating *****  atau  skor  8.  Di  antara  5  aspek  yang menjadi  standar  GPP,  terdapat  aspek  yang dominan terjadi penyimpangan dan perlu
perbaikan  mendasar  yang  dilakukan  untuk memenuhi standar tersebut.

## 2. KAJIAN PUSTAKA DAN HIPOTESIS
Menurut penelitian dari Irfan dan Ijaz tahun 2011,  kualitas  menjadi  sebuah  jaminan  bagi pelanggan  ketika  mendapatkan  sebuah  layanan atau  membeli  produk,  dan  itu  juga  merupakan sebuah  keunggulan  strategis  organisasi  untuk memperoleh sukses dan memenangkan persaingan di pasar melalui kualitas layanan dan produk  yang  superior  berdasar  pada  kebutuhan pelanggan.
Manajemen Kualitas Terpadu (Total Quality  Management  =  TQM) merupakan  suatu pendekatan manajemen menyeluruh untuk meningkatkan  kinerja  perusahaan  secara  terus menerus. Tujuannya adalah melakukan perubahan  dan  peningkatan  terus  menerus (continuous improvement) secara tetap sehingga organisasi  dapat  memberikan  kepuasan  total kepada para stakeholders (meets the customer’s needs) . (Gaspersz, 2011).
Penelitian  dari  Johnston  dan  Daniel  tahun 1992  tentang  penerapan  TQM    didukung  oleh penelitian  dari  Singh  tahun  2014,  menyatakan bahwa  14  perusahaan  kelas  dunia  terseleksi yang  berlokasi  di  AS,  Jerman,  Inggris  dan Jepang,  yang  telah  menerapkan  TQM,  diperoleh keuntungan peningkatan kinerja berkali lipat. Hal ini  menunjukkan  bahwa  TQM  bisa  sukses diimplementasikan di perusahaan jika perusahaan menyempurnakan sistem manajemen  dan  prosedur  kerja,  untuk  menjamin kepuasan pelanggan.
Menurut  Sokovic, et.al .,  tahun  2009, organisasi  yang  ingin  mencapai  perbaikan kualitas  yang  berkelanjutan  harus  menggunakan teknik  dan  alat-alat  kualitas  yang  terpilih. Penelitian  mengulas  penggunaan 7  QC  tools, termasuk analisis tulang ikan.
Paradigma  pelayanan  kefarmasian  telah bergeser  dari  pelayanan  yang  berorientasi kepada  produk/obat (drug  oriented) menjadi pelayanan  yang  berorientasi  kepada  pasien (patient  oriented) .  Kegiatan  pelayanan  yang semula lebih fokus pada dispensing obat sebagai komoditi,  bergeser  menjadi  pelayanan  yang komprehensif dengan tujuan utama meningkatkan kualitas hidup pasien.
Berkenaan  dengan  hal  tersebut, The International  Pharmaceutical  Federation  (FIP) dalam pertemuannya di Tokyo pada 5 September 1993, telah mengadopsi suatu panduan internasional mengenai praktik kefarmasian yang disebut Good  Pharmacy  Practice  (GPP) .  Dalam perkembangannya,  FIP  berkolaborasi  dengan World Health Organization (WHO) untuk
memperbaiki dan menerbitkan dokumen bersama  FIP/WHO  tentang  GPP  pada  tahun 1999. Update terakhir  guidelines  on  GPP dipublikasikan tahun 2011. (FIP/WHO, 2011).
WHO  dan  FIP  mendefinisikan  GPP sebagai  praktek  kefarmasian  yang  bertanggung jawab  dari  apoteker  untuk  memberikan  asuhan yang  optimal.  Untuk  mendukung  praktek  ini penting  adanya  kerangka  kerja  dan  acuan standar kualitas nasional.
Penelitian  dari  van  Mil  dan  Schulz  tahun 2006,  diperkuat  oleh  penelitian  dari  Mohanta, et.al .,  tahun  2001,  menyatakan  bahwa  Asosiasi Farmasis  (apoteker)  pada  masa  sekarang  harus meyakini  bahwa  asuhan  kefarmasian  tidak semata-mata  berarti  bersikap  baik  kepada pasien. Farmasis pada rantai pelayanan kesehatan harus mendeteksi, mencegah ataupun menyelesaikan drug-related  problem. Asuhan kefarmasian  untuk  itu  harus  menjadi  bagian terintegrasi dari profesi farmasi dan GPP.
PT.  KFA  telah  membuat  Buku  Standar GPP.  GPP  akan  berjalan  dengan  baik  apabila didukung oleh:
1)  Regulasi  berupa  pengawasan,  pembinaan dan  penegakan  hukum,  yang  menjamin bahwa  Pelayanan  Kefarmasian  di  apotek dilaksanakan  secara  konsisten  oleh  Apoteker yang  memiliki  Surat  Ijin  Praktik  Apoteker (SIPA),  dan  Surat  Tanda  Registrasi  Apoteker (STRA) yang masih berlaku.
2)  Pendidikan Profesional  Berkelanjutan (CPD  = Continuing  Professional  Development) untuk menghasilkan  Apoteker  yang  mempunyai kompetensi  sejalan  dengan  perkembangan penyakit dan pengobatan.
3)  Terpenuhinya  5  standar  GPP  yaitu  (1). Fasilitas,  Peralatan  dan  Layanan  Penunjang, (2). Manajemen Mutu (SDM, proses,  produk),
(3).  Mutu  Pelayanan,  (4).  Hukum,  Regulasi dan  Kode  Etik,  serta  (5).  Partisipasi  Sosial dan Kemasyarakatan, yang merupakan indikator kualitas pelaksanaan GPP.
Klasifikasi pemenuhan standar GPP dibagi menjadi  6 rating. Rating yang  paling  rendah adalah  belum  mendapat  bintang,  yaitu  untuk apotek  yang  belum  melaksanakan  GPP  dan belum  diaudit.  Selanjutnya rating bintang  1  (*) hingga  yang  tertinggi  adalah rating bintang  5 (*****)  yaitu  klasifikasi  untuk  apotek  yang  telah memenuhi  semua  standar,  terdokumentasi  dan terlaksana  secara  konsisten,  serta  sudah  diaudit oleh  auditor  internal  dan  auditor  eksternal.  Yang menjadi target PT. KFA adalah pencapaian rating tertinggi ***** untuk apotek-apotek pelayanannya. (PT.KFA, 2009)

## 3. METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  yang  dilakukan  adalah deskriptif  analistis  kualitatif.  Didisain  sebagai evaluasi  pada  sebuah  studi  kasus,  dengan pendekatan problem solution.
Materi yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah data audit GPP dari 16 apotek pelayanan yang dilakukan bulan November tahun 2013. Dari data  tersebut  dilakukan  evaluasi  terhadap kesenjangan (gap) yang  terjadi  antara  realitas dengan standar. Kemudian dilakukan wawancara untuk mengeksplorasi pencarian penyebab timbulnya gap tersebut, dan dilakukan eksplorasi untuk  mencari  solusi  dalam  upaya  meniadakan gap .  Analisis  dilakukan  terhadap gap yang ditemukan  pada  hasil  audit.  Pelaksanaannya secara grounded  research ,  atau  penelitian langsung di lapangan.
Variabel yang diteliti:
1.  Standar  1:  Fasilitas  peralatan  dan  layanan penunjang.  GPP  dapat  dilaksanakan  dengan baik apabila tersedia bangunan yang memadai dan fasilitas peralatan yang lengkap,
2.  Standar  2:  Manajemen  mutu;  meliputi  mutu tenaga  kerja  (SDM),  adanya  pembelajaran yang  berkelanjutan  dan  mutu  proses,  skor maksimum
3.  Standar  3:  Mutu  pelayanan  farmasi;  meliputi standar praktek asuhan kefarmasian
4.  Standar  4:  Hukum,  regulasi  dan  kode  etik; yang  menjamin  kompetensi  tenaga  farmasi yang  berpraktek  di  apotek  dan  menjamin tersedianya  produk  yang  legal  dan  bermutu baik,
5.  Standar  5:  Partisipasi  dalam  kegiatan  sosial dan  kesehatan  masyarakat;  yang  merupakan bentuk  pengabdian  profesi  apoteker  secara langsung kepada masyarakat.
Variabel-variabel  yang  berupa  standar pengukuran tersebut diuraikan dalam parameter, kriteria  dan  standar  pemeriksaan  yang  mengacu kepada Buku Panduan GPP PT. KFA.
Dalam penelitian ini digunakan data primer berupa  hasil  audit  yang  dikumpulkan  dari keenam  belas  apotek.  Sumber  data  juga  berupa narasi  verbal  dari Pharmacy  Manager di  apotek pelayanan.  Narasi  ini  diperoleh  dari  hasil wawancara.
Beberapa teknik pengumpulan data dilakukan, sebagai berikut:
1.  Audit  atau  observasi,  data  dibuat  dalam bentuk check sheet
2.  Wawancara,  dilakukan  kepada  16  orang Pharmacy  Manager, untuk  mencari  akar permasalahan,  lokasi  dilakukan  di  semua apotek pelayanan.
Populasi
Penelitian adalah Apotek Pelayanan di lingkungan Unit Bisnis Jaya 2 yang telah dibuka lebih dari 1 tahun, jumlahnya ada 16 Apotek.  Apotek  yang  telah  berdiri  lebih  dari  satu tahun umumnya telah memiliki data pola penyakit pasien,  dan  telah  memiliki  data  rekam  medik pasien (Patient  Medication  Records  /  PMR). Alasan  dipilihnya  Unit  Bisnis  Jaya  2  adalah, mengingat pilot  project GPP  adalah  apotek- apotek  pelayanan  yang  ada  di  Jakarta,  dan  Unit Bisnis  Jaya  2  adalah  Unit  Bisnis  yang membawahi  apotek-apotek  pelayanan  yang berada  di  wilayah  Jakarta  Utara,  Jakarta  Pusat dan  Jakarta  Timur.  Wilayah-wilayah  tersebut merupakan  wilayah  dengan  jumlah  kunjungan pelanggan yang tertinggi di Jakarta.
Sampel  yang  diambil  adalah  100%  dari populasi. Yaitu 16 Apotek Pelayanan yang terdiri dari  Apotek  KF  1,  KF  2,  KF  4,  KF  5,  KF  48,  KF 49, KF 147, KF 193, KF 198, KF 295, KF 345, KF 346, KF 350, KF 359, KF 399, KF Menteng Huis (MH).
Tahap-tahap  analisis  dilakukan  setelah pengumpulan data, sebagai berikut :
1. Analisis tulang ikan (fishbone analysis) 2.  Brainstorming untuk memberikan
rekomendasi action plan.
Analisis  tulang  ikan  dilakukan  setelah  ada  hasil wawancara  dengan Pharmacy  Manager. Dari hasil analisis tulang ikan dilakukan brainstorming untuk  merumuskan  rencana  tindakan  perbaikan. Brainstorming dilakukan  dengan  3  (tiga)  orang anggota Tim Penyusun Buku Pedoman GPP PT. Kimia  Farma  Apotek  dengan  maksud  untuk saling mendapat masukan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  audit  GPP  yang  dianalisis  di  sini adalah  audit  bulan  November  2013  karena merupakan  audit  terakhir  di  tahun  2013.  Dari hasil audit tersebut dilakukan identifikasi terhadap  temuan  kesenjangan (gap), yakni kondisi  pada  apotek  yang  tidak  memenuhi standar.  Hasil  identifikasi  tersebut  disajikan dalam rangkuman berikut.
Dari  Standar  1,  standar  mengenai  fasilitas peralatan dan layanan penunjang, pada umumnya  terjadi  kesamaan  penyebab  mengapa gap yang ditemukan di apotek pertama ditemukan  juga  di  apotek  kedua.  Misalnya  pada parameter  1.2.4.  Sistem  ventilasi,  penerangan, pengaturan  suhu  dan  sarana  pemadam  api, kriteria no.3.  Tersedia exhaust fan , gap ditemukan  di  sejumlah  9  apotek,  yaitu  KF  4,  KF 5,  KF  48,  KF  295,  KF  345,  KF  346,  KF  350,  KF 359,  KF  399.  Setelah  dilakukan  wawancara ternyata  terdapat  kesamaan  penyebab  yaitu
sejak  awal  APP  dibuat  memang  tidak  dipasang exhaust fan .
Faktor  lain  yang  terjadi  di  banyak  apotek adalah  tidak  adanya  majalah  dinding  yang merupakan  nilai  tambah  dari  fasilitas  layanan Apotek  KF.  Tidak  adanya  majalah  dinding  ini utamanya  adalah  karena  tidak  adanya space yang  cukup  di  ruang  tunggu  untuk  membuat majalah  dinding  karena  seluruh  dinding  sudah tertutup oleh rak obat dinding (wall gondola). Dari temuan gap pada standar 2 mengenai Manajemen  Mutu,  terdapat  beberapa  temuan yang  sama  ditemukan  di  sejumlah  banyak apotek.  Misalnya  perencanaan  pengadaan  obat berdasarkan  pola  penyakit  belum  dilakukan. Perencanaan selama ini masih dilakukan berdasarkan  histori  penjualan  dan  pareto  saja. Ketika  wawancara  dilakukan,  terungkap  bahwa petugas  apotek  kesulitan  untuk  mengambil  data penjualan  obat  per  kategori  penyakit  karena belum  dapat  tersaji  oleh  sistem.  Sehingga  data harus dibuat secara manual. Inilah  yang menjadi hambatan sehingga tidak terlaksana.
Pelatihan product knowledge telah dilakukan secara rutin sebulan sekali, hanya saja belum  dibuat  sertifikat  dari  Manager  Unit  Bisnis ataupun dari principal produk yang bersangkutan. Di  masa  yang  akan  dating,  perlu  selalu  dibuat sertifikat  pelatihan  sehingga  pelatihan  selalu terdokumentasi  di  setiap  petugas  apotek.  Hal  ini juga  menjadi  bekal  bagi  para frontliners yang mengikuti  pelatihan product  knowledge agar selalu  meng- update pengetahuannya  untuk meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan.
Monitoring  Efek  Samping  Obat  (MESO) juga  belum  dilakukan  di  banyak  apotek  karena belum  adanya  laporan  terjadinya  efek  samping obat.  Setelah  hasil  wawancara  diusulkan  bahwa MESO bisa saja dilakukan tanpa harus menunggu  laporan  dari  pelanggan.  Misalnya dengan fasilitas telefarma.
Dari temuan gap pada  Standar 3 mengenai  Mutu  Pelayanan  Farmasi,  ditemukan bahwa  masih  ada  6  apotek  yang  belum  rutin melakukan skrining resep.  Skrining  resep merupakan  tahap  awal  yang  harus  dilakukan oleh  apoteker  pada  saat  menerima  resep,  untuk memastikan  keabsahan  resep,  terutama  apabila resep  mengandung  obat  keras,  psikotropika  dan narkotika. Ketika wawancara dilakukan, beberapa  penyebab  tidak  dilakukannya  skrining terungkap,  antara  lain  form  skrining  habis  dan apoteker di tempat tidak membuatnya lagi. Selain itu,  pengetahuan  tentang  skrining  resep  juga belum merata di semua Apoteker dan AA. Selain apoteker,  yang  dapat  menerima  resep  di  apotek adalah  AA,  namun  belum  semua  AA  memahami
pentingnya dan cara-cara melaksanakan skrining resep.
Selain  itu  juga  terdapat  10  apotek  belum melaksanakan  pelayanan  residensial (home care). Kebanyakan  dari  para  apoteker  belum melakukannya  karena  keterbatasan  waktu  dan juga  karena  belum  ada  permintaan  dari  pasien untuk dikunjungi ke rumahnya.
Untuk  form pharmaceutical  care masih banyak  yang  belum  terisi. Pharmaceutical  care kebanyakan dilakukan sebatas pemberian informasi  obat  saja.  Sedangkan  pentingnya adanya pengisian form adalah untuk dokumentasi  kegiatan  pelayanan  kefarmasian bagi apoteker dan untuk pencatatan rekam medik pasien.
Pada  hasil  audit  Standar  4  mengenai Hukum, Regulasi dan Kode Etik, pada parameter perijinan,  terdapat  4  apotek  yang  belum memenuhi  persyaratan.  Temuan  pada  masalah perijinan  adalah  masih  terdapat  nama  Apoteker Penanggung  Jawab  (APA)  yang  bukan  apoteker yang sehari-hari melaksanakan tugas kefarmasian  di  apotek  tersebut.  Hal  ini  terjadi karena  pada  saat  terjadi  pergantian  APA,  ijin APA baru belum diurus, dan ijin APA lama belum dicabut.
Selain  Surat  Ijin  Apotek  (SIA),  temuan yang  lain  adalah  masih  adanya  apoteker  yang belum  memiliki  Sertifikat  Kompetensi  Profesi Apoteker  (SKPA).  SKPA  ini  diperoleh  melalui ujian  dan  berlaku  untuk  5  tahun.  Beberapa apoteker  mempunyai  SKPA  yang  sudah  tidak berlaku dan belum diperpanjang.
Dari  temuan  audit  pada  Standar  5 mengenai  Partisipasi  dalam  Kegiatan  Sosial  dan Kesehatan Masyarakat, di 5 apotek, apotekernya belum berperan aktif dalam memberikan informasi tentang penggunaan obat yang rasional pada masyarakat. Apoteker juga belum berperan pada  sosialisasi  cara  penggunaan  obat  yang rasional, ataupun kegiatan sosial lainnya.
Hasil  wawancara  menyimpulkan  bahwa kebanyakan dari apoteker-apoteker ini memperhitungkan beban biaya untuk menyelenggarakan  kegiatan  yang  bersifat  sosial tersebut.  Namun  beberapa  apoteker  yang  sudah menjalankannya,  melakukan  koordinasi  dengan beberapa  apotek  lain  dalam  Unit  Bisnis  Jaya  2 untuk  menyelenggarakan  bersama-sama,  dan meminta  dukungan  dana  dari  Divisi  Marketing Produk KF.
Dari adanya temuan gap yang diuraikan di atas,  telah  dilakukan  wawancara  terhadap Pharmacy  Manager  (PhM) dari  setiap  apotek pelayanan    untuk  mencari  tahu  penyebab gap tersebut terjadi. Hasil wawancara telah dikelompokkan menurut 5 faktor penyebab utama
(major  causes), yaitu man,  material,  machine, method dan mother  nature  (environment), lalu dibuatlah  analisis  menggunakan  diagram  tulang ikan (fishbone  analysis). Penyebab  dari major causes itu dituliskan dengan tinta hitam pada duri pertama. Setelah itu masih dilakukan pertanyaan why? untuk  mencari  akar  penyebab  mengapa penyebab  pertama  tersebut  dapat  terjadi,  yang dituliskan  dengan  tinta  merah  pada  duri  kedua. Kemudian  dilakukan  lagi  pertanyaan why? kepada  penyebab  kedua,  yang  apabila  masih dapat  dijawab,  jawabannya  ada  pada  duri  ketiga yang dituliskan dengan tinta ungu.
Berikut  ini  adalah  lima  buah  diagram tulang  ikan.  Gambar  1  merupakan  diagram tulang  ikan  untuk  mencari  akar  penyebab masalah  yang  berkaitan  dengan  Standar  1. Fasilitas  peralatan  dan  layanan  penunjang. Gambar  3  untuk  Standar  2.  Manajemen  mutu, gambar  4  untuk  Standar  3.  Mutu  pelayanan farmasi,  gambar  5  untuk  Standar  4.  Hukum, regulasi  dan  kode  etik,  dan  gambar  6  untuk Standar  5.  Partisipasi  dalam  kegiatan  sosial  dan kesehatan masyarakat.
Material Method Man Machine Belum merencanakan pengecatan dinding Sejak awal APP dibuat belum ada exhaust fan Pemasangan kabel sejak awal tidak ditutup Tidak ada petugas yang bisa merapikan kabel Belum ada petugas khusus kebersihan sehingga banyak APP belum terjaga kebersihannya Petugas belum disiplin untuk tidak meletakkan makanan/ minuman dalam kulkas AC rusak di banyak APP Pengukuran suhu kulkas tidak rutin dilakukan Penyimpanan form pencatatan suhu tidak ditempel di dinding kulkas
bagian luar Service AC tidak terjadwal Belum semua petugas menjaga kebersihan Banyak merangkap tugas Alat penghitung tablet belum dipisahkan AB dan non AB Buku referensi terbaru belum semua ada Belum ada majalah dinding Lahan kurang Belum ada materi Standar 1: Fasilitas peralatan dan layanan penunjang Belum ada brosur dan leaflet kesehatan Belum ada yang membuat materi Mother Nature Beberapa APP bising Lokasi APP di seberang terminal bis dan Angkot, atau banyak dilalui Angkot Kehabisan sticker atau form Tim di Unit Bisnis tidak siap stock Alat racik belum dipisahkan antara antibiotika dan non antibiotika, obat dalam dan obat luar Jumlah wadah pada powder machine maupun jumlah mortir stamfer kurang Tempat sampah belum dipisahkan basah dan kering Hanya ada 1 Belum ada foto dan identitas Apoteker Belum membuat Petugas kebersihan masih dirangkap oleh Juru Resep sekaligus Pengantar Barang Pertimbangan efisiensi biaya pegawai Biaya belum dianggarkan FI ed.V tidak ada Minuman dan snack dekat tempat bekerja Khawatir merusak sistem Tidak ada SOP pemasangan kabel
Gambar 1. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 1: Fasilitas Peralatan dan Layanan Penunjang
Dari  Gambar  1  didapat  bahwa  pada persyaratan  Standar  1  telah  dilakukan  analisis terhadap  5 major  causes, didapat  18  penyebab masalah.  Dari  18  penyebab  masalah  tersebut, 50%  di  antaranya  disebabkan  karena  penyebab utama material, mengingat standar 1 merupakan persyaratan untuk fasilitas peralatan dan layanan penunjang. Kemudian 22% di antaranya disebabkan oleh faktor manusia.
Beberapa  penyebab  masalah  dari  aspek material mempunyai  akar  penyebab  masalah yang  terjawab  melalui pertanyaan ‘why?’ . Misalnya, Pharmacy  Manager  (PhM) di  apotek tidak  melakukan  pengecatan  dinding  karena belum  membuat  anggaran  untuk  pengecatan dinding,  sehingga  akar  penyebab  terjadinya masalah  dinding  bernoda,  terdapat  bekas  bocor adalah  belum  dianggarkannya  biaya  pengecatan dinding  apotek.  Saran-saran  atau  rekomendasi problem  solving dan improvement akan  muncul pada hasil brainstorming. Penyebab  aspek man yang  terjadi  di banyak  apotek  adalah  fakta  bahwa  tidak  ada
petugas apotek yang bisa menata rapi pemasangan  instalasi  kabel.  Alasan  utama petugas  apotek  karena  mereka  tidak  kompeten dalam  pekerjaan  tersebut,  bahkan  dikhawatirkan sistem yang terganggu apabila penataan instalasi kabel dilakukan oleh pegawai apotek, mengingat instalasi  kabel  terdiri  dari  kabel  untuk  jaringan sistem teknologi  informasi apotek, kabel jaringan internet  dan  kabel  saluran  telepon. Improvement akan muncul dari hasil brainstorming.
Pada  Standar  2,  faktor man dan method sama  berkontribusi  44,4%.  Standar  mengenai manajemen  mutu  ini  telah  digali  penyebab  dari masalah  mengapa  Apoteker  Pengelola  Apotek (APA) tidak memenuhi persyaratan yang tercantum  di  dalam  PP  No.  51  tahun  2009. Terungkap  bahwa  APA  lama  yang  merupakan pemilik sarana Apotek KF 345 belum memahami PP  No.  51  beserta  isinya.  Permasalahan  ini merupakan  kendala  serius  yang  segera  harus diatasi.
Terdapat  masih  cukup  banyak  Asisten Apoteker  (AA)  yang  belum  memiliki  Surat  Ijin
Kerja Tenaga Teknis Kefarmasian (SIKTTK). Hal ini  disebabkan  belum  adanya  cukup  informasi yang  sampai  kepada  AA  bahwa  untuk  bekerja mereka  harus  memperpanjang  Surat  Ijin  Kerja (SIK) yang mereka miliki yang sudah habis masa berlakunya  dan  diubah  menjadi  SIKTTK  sesuai PP No. 51 tahun 2009..  Selain itu belum adanya sanksi  yang  tegas  bagi  AA  yang  bekerja  tanpa SIKTTK.
Perencanaan  pengadaan  barang  belum dilakukan  berdasarkan  pola  penyakit.  Hali  ini setelah  digali,  mempunyai  2  penyebab.  Yang pertama  karena  belum  dilakukannya  pemetaan pola  penyakit  yang  terjadi  selama  kurun  waktu satu  tahun  yang  di- break  down setiap  bulan.
Yang  kedua,  pemetaan  belum  dapat  dilakukan melalui  sistem  informasi  yang  ada  sekarang, dikarenakan database atau master barang belum semuanya  mencantumkan  kategori  penyakitnya, sehingga  data  mengenai  pola  penyakit  yang tersaji  belum  dapat  dipastikan  validitasnya.  Para apoteker  harus  melakukan  pemetaan  pola penyakit  tersebut  dari  resep  lembar  per  lembar, sehingga  membutuhkan  waktu  dan  tenaga  yang cukup besar.
Material Method Man Machine Standar 2 : Manajemen Mutu Mother Nature Perencanaan pengadaan berdasarkan pola penyakit belum dilakukan Pemetaan pola penyakit belum dilakukan Belum memanfaatkan sistem informasi Beberapa APP belum menggunakan sistem pareto untuk perencanaan pengadaan Data pareto tidak dicetak Menggunakan kebiasaan histori MESO belum dilakukan Belum ada laporan ESO Apoteker penanggung jawab tidak memiliki persyaratan sesuai PP 51 th. 2009 Nama Apoteker penanggungjawab masih Apoteker yang lama AA belum memiliki SIKTTK Tidak menggunakan seragam dan name tag Pegawai belum memiliki sertifikat pelatihan product knowledge Belum dibuatkan oleh pelaksana diklat di Unit Bisnis Harus dilakukan secara manual Apoteker lama tidak mau diganti, krn Pemilik Sarana Apotek Tidak ada jadwal praktek apoteker Belum dibuat Apoteker belum memahami Peraturan Terbaru belum cukup info mengenai perlu adanya SIKTTK
Belum ada sanksi administratif bagi yang melanggar, dari instansi terkait
Pegawai baru belum mempunyai seragam dan name tag Pegawai tidak disiplin Administrasi PMRs belum berjalan sebagaimana mestinya Belum paham cara filing
Gambar 2. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 2: Manajemen Mutu
Material Method Man Machine Standar 3 : Mutu Pelayanan Farmasi Mother Nature Belum melakukan skrining resep Form skrining belum ada Belum ada kesadaran pegawai melakukan skrining Belum ada DOWA Belum download Monitoring penggunaan obat melalui telefarma belum dilakukan Belum ada kesadaran melakukan telefarma Apoteker belum melakukan home care Belum ada keinginan melakukan home care Belum ada pasien yang bersedia Belum ada brosur, leaflet dan poster kesehatan Belum sempat membuat materi brosur Terkendala biaya besar apabila mencetak brosur per APP Waktu terbatas Pegawai belum tahu cara skrining UPDS tidak dicatat dalam form UPDS UPDS langsung pada struk penjualan Pharmaceutical Care tidak terdokumentasi Hanya diberikan secara lisan
Gambar 3. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 3: Mutu Pelayanan  Farmasi
Temuan gap lainnya  pada  aspek method adalah  monitoring  penggunaan  obat  melalui telefarma  belum  dilakukan.  Hal  ini  lebih  banyak disebabkan  belum  adanya  kesadaran  para apoteker  untuk  melakukan  telefarma  atau layanan  konsultasi  melalui  telepon.  Adanya keengganan
dan
kekhawatiran akan mengganggu pasien juga menjadi penyebabnya.
Aspek  penyebab  terbesar  setelah method adalah material, antara  lain  terdapat  temuan bahwa  di  beberapa  apotek  belum  tersedia brosur, leaflet dan poster kesehatan. Penyebabnya  ada  dua,  yang  pertama,  apoteker belum  mempunyai  waktu  untuk  membuat  disain brosur.  Yang  kedua,  kebanyakan Pharmacy Manager merasa  akan  mengeluarkan  biaya besar untuk mencetak brosur.
Material Method Man Machine Standar 4 : Hukum, Regulasi dan Kode Etik Mother Nature Apoteker Penanggungjawab belum mempunyai STRA, SKPA dan SIPA Apoteker lama yang merupakan keluarga Pemilik Sarana Apotek tidak mau digantikan
Terlambat mengurus pergantian APA Beberapa APP belum ada buku kumpulan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku Belum membeli Apoteker lama tidak mengetahui Peraturan Perundangan yang baru
Gambar 4. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 4: Hukum, Regulasi dan Kode Etik
Material Method Man Machine Standar 5 :Partisipasi Dalam Kegiatan Sosial dan Kesehatan Masyarakat Mother Nature Apoteker belum memberikan informasi obat dan edukasi kesehatan masyarakat Belum ada moment yang tepat Belum ada ide bentuk kegiatan
Belum ada keinginan Apoteker untuk melakukan kegiatan
Terkait biaya besar jika dilakukan di masing_masing APP Apoteker Pendamping juga belum melakukan Belum ada job description yang jelas bagi APA dan Aping untuk melakukan standar 5
Gambar 5. Diagram Tulang Ikan Untuk Standar 5: Partisipasi dalam Kegiatan Sosial dan Kesehatan Masyarakat
Pada  Standar  4,  faktor man dan material sama-sama  berkontribusi  50%  terhadap  tidak
tercapainya  skor  maksimum.  Dari  sisi  Hukum, Regulasi  dan  Kode  Etik,  terdapat  beberapa  APA
yang  belum  memiliki  Surat  Tanda  Registrasi Apoteker  (STRA),  Sertifikat  Kompetensi  Profesi Apoteker (SKPA) dan Surat Ijin Praktek Apoteker (SIPA) dengan beberapa penyebab yang berbeda.
Terungkap  bahwa  di  Apotek  KF  345,  APA yang merupakan keluarga  pemilik sarana apotek tidak mau posisinya sebagai APA digantikan oleh apoteker  lain,  padahal  APA  tersebut  tidak  aktif mengelola  apotek.  APA  tersebut  juga  tidak memahami adanya peraturan perundang- undangan baru yaitu PP No. 51 tahun 2009 yang mengatur  beberapa  persyaratan  baru  mengenai peran apoteker di apotek.
Penyebab lain adalah adanya apotek yang terlambat  melakukan  pergantian  nama  Apoteker Pengelola  Apotek  (APA).  Sehingga  APA  yang sehari-hari  bertugas  mengelola  apotek  belum mempunyai  Surat  Ijin  Praktek  Apoteker  (SIPA) untuk berpraktek kefarmasian di apotek tempatnya bekerja sehari-hari.
Pada Standar 5, 100% penyebab dikarenakan faktor man . Apoteker belum melakukan  kegiatan  memberikan  informasi  obat dan  edukasi  kesehatan  kepada  masyarakat dikarenakan  4  hal.  Pertama  belum  ada moment yang  tepat,  karena  biasanya  untuk  melakukan kegiatan  ke  masyarakat  dikaitkan  dengan  suatu event tertentu  misalnya  bakti  sosial.  Kemudian belum  ada  ide  bentuk  kegiatan  apa  yang  akan dilakukan,  terkait  juga  dengan  besaran  biaya untuk mengadakan event tersebut. Namun salah satu  penyebab  yang  paling  mendasar  adalah belum adanya keinginan apoteker untuk mengadakan kegiatan sosial, meskipun gap pada standar  5  ini  hanya  terjadi  di  5  apotek  saja, karena  9  apotek  lainnya  sudah  melaksanakan kegiatan  ini  minimal  2  kali  dalam  setahun  dalam bentuk  bakti  sosial  pengobatan  gratis  kepada masyarakat.  Selain  itu,  Apoteker  Pendamping (Aping)  juga  belum  melaksanakan  kegiatan sosial serupa. Hal ini dikarenakan belum adanya job description yang jelas untuk Aping. Pembagian  tugas  dan  tanggung  jawab  antara APA dengan Aping juga belum jelas.
Setelah  semua  temuan gap pada  semua standar  dianalisis  dengan fishbone  analysis , telah  dapat  diketahui  akar  penyebab  dari masalah mengapa terjadi gap pada setiap kriteria dalam masing-masing standar. Tindak lanjut dari ditemukannya akar masalah ini adalah bagaimana  membuat  rekomendasi  rencana tindakan  perbaikan (action  plan). Untuk  itu dilakukan brainstorming dengan  3  (tiga)  orang anggota  Tim  GPP  Kantor  Pusat,  yaitu  anggota tim  penyusun  Buku  Pedoman  Pelaksanaan  GPP PT.  KFA,  dan  Tim  GPP  di  Unit  Bisnis  Jaya  2 untuk  mencari  solusi  dan action  plan terhadap
akar masalah tersebut. Tabel 1 sampai Tabel 5 di bawah  ini  mencantumkan  adanya  solusi  dan action  plan untuk  perbaikan  ke  arah  pencapaian skor audit yang lebih tinggi dari Standar 1 sampai dengan Standar 5.
Ada banyak saran perbaikan yang dihasilkan dari sesi brainstorming untuk membahas  Standar  1,  yang  dicantumkan  pada Tabel  1.  Dari major  cause  material misalnya dalam  mengatasi  penyebab  tidak  dilakukannya pengecatan  dinding  apotek, Pharmacy  Manager (PhM) harus membuat anggaran untuk melakukan  pengecatan  dinding  yang  diajukan pada  awal  tahun  saat  mengajukan    Rencana Kerja  dan  Anggaran  Perusahaan  (RKAP)  untuk pengecatan minimal dua kali setahun. Pengecatan dilakukan dengan menggunakan cat yang  apabila  kotor  mudah  menghilangkan kotorannya  dengan  hanya  mengelapnya  saja. Terdapat  mekanisme  monitoring  yang  dilakukan yaitu  supervisor  setiap  hari  memastikan  dinding bersih  tidak  ada  noda.  Setiap  ada  noda  harus segera dihapus.
Masih  dari  penyebab material, tidak adanya exhaust  fan adalah  karena  sejak  awal disain  apotek  tidak  mencantumkan  adanya exhaust  fan. Maka  rencana  tindakan  perbaikan yang akan dilakukan adalah membuat rekomendasi kepada Tim GPP Kantor Pusat agar berkoordinasi  dengan  Departemen Business Development (Busdev) untuk memasukkan persyaratan  GPP  seperti  adanya exhaust  fan di ruang  peracikan,  pada  saat  awal  disain  apotek dibuat.
Dari major  cause  method, akar  masalah instalasi kabel tidak tertata dengan rapi, di mana sejak  awal  pemasangan  kabel  memang  tidak ditutup, karena  tidak  ada  SOP  pemasangan kabel. Saran tindakan perbaikan adalah rekomendasi  kepada  tim  GPP  kantor  pusat  agar bekerja sama dengan tim busdev untuk membuat rancangan  instalasi  kabel  tertutup  sejak  awal disain  apotek  dibuat.  Kabel  bisa  ditutup  atau ditanam di dinding.
Dari aspek man, untuk mengatasi masalah di  mana  masih  ada  banyak  APP  yang  belum terjaga kebersihannya, karena penyebab petugas kebersihan  masih  dirangkap  dengan  juru  resep sekaligus  pengantar  barang,  maka  diberi  saran perbaikan  agar  merekrut  atau outsourcing petugas  khusus  yang  mempunyai skill mengenai kebersihan. Karena adanya pertimbangan efisiensi  biaya,  maka  untuk  apotek  yang  kecil dapat saling berbagi petugas kebersihannya.
Tabel  2  mencantumkan  rekomendasi action  plan untuk  perbaikan  implementasi standar  2.  Pada  sesi brainstorming untuk perbaikan  standar  2,  dihasilkan  beberapa  saran
rekomendasi  tindakan  perbaikan.  Dari  aspek man, untuk  mengatasi  masalah  APA  yang  tidak memiliki  persyaratan  sesuai  PP  No.  51  tahun 2009,  rekomendasinya  adalah  mengganti  APA dengan  pegawai  PT.  KFA  yang  aktif  dengan maksud  untuk  memenuhi  persyaratan  pada  PP tersebut,  selain  persyaratan  administratif  juga persyaratan keaktifan praktek di apotek.
Pada major cause method, untuk mengatasi  masalah  perencanaan  pengadaan berdasarkan  pola  penyakit  belum  dilakukan, karena  kendala  belum  dilakukannya  pemetaan pola  penyakit  secara  manual,  diberikan  saran untuk  meminta  kepada  Departemen  Teknologi Informasi  (TI)  untuk  membuat  sistem  yang mengkaitkan nama obat dengan kategori penyakit,  sehingga  pemetaan  penyakit  bisa dilakukan  secara  otomatis  melalui  sistem.  Pola penyakit dapat dibuat bulan per bulan dalam satu tahun, sehingga dapat digunakan untuk merencakan  pengadaan  barang.  Mekanisme monitoring yang harus dilakukan adalah dibuatnya print  out laporan  data pareto  dan  data penyakit.
Tabel  3  mencantumkan  rekomendasi action  plan untuk  implementasi  standar  3.  Pada sesi brainstorming untuk  standar  3,  beberapa saran  tindakan  perbaikan  juga  diajukan.  Dari aspek man, untuk  mengatasi  masalah  tidak berjalannya home  care, rekomendasi  tindakan perbaikan  untuk  akar  masalah  di  mana  belum adanya  kesadaran  apoteker  untuk  melakukan home  care adalah  adalah  sosialisasi  berulang kepada
PhM
dan
Aping
mengenai Pharmaceutical  Care dan  melakukan home  care sebagai  bagian  dari pharmaceutical  care .  Untuk akar  masalah  belum  adanya  pasien  yang bersedia dikunjungi, langkah rencana perbaikannya  adalah  mendata  pasien  dengan kondisi  khusus  seperti geriatric, kemudian dilakukan  lebih  dulu  konseling  di  apotek  untuk kemudian  ditawari  jasa  antar  obat  sekaligus home  care. Mekanisme monitoring yang  harus dilakukan adalah laporan home care harus dibuat oleh PhM dan dilaporkan ke tim GPP Unit Bisnis.
Dari  aspek method ,  di  mana  terdapat masalah  belum  dilakukannya  telefarma,  akar penyebab masalah adalah belum ada kesadaran melakukan  telefarma.  Saran  rekomendasi  sama seperti  di  atas  yaitu  sosialisasi  berulang mengenai pharmaceutical care. Langkah-langkah melakukan telefarma juga diuraikan dalam saran tersebut, yaitu mendata pasien dengan polifarmasi,  obat  dengan  penggunaan  khusus maupun pasien dengan kondisi khusus. Telefarma  dilakukan  untuk  monitoring  dan evaluasi  penggunaan  obat.  Kegiatan  telefarma wajib dilaporkan kepada tim GPP.
Tabel  4  mencantumkan  rekomendasi action plan untuk implementasi standar 4. Saran- saran tindakan perbaikan untuk standar 4 antara lain  adalah  lebih  banyak  ke  arah man atau manusia. Untuk akar masalah di mana APA lama yang merupakan keluarga  pemilik sarana apotek dan  tidak  mau  digantikan,  serta  tidak  mengikuti perkembangan  peraturan  kefarmasian,  harus diberikan  kepastian  APA  tersebut  ikut  terlibat dalam  implemantasi  GPP,  dan  juga  harus dipastikan ia dapat mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku apabila masih ingin menduduki jabatan APA. Diberi batas waktu  3  bulan  kepada  APA  tersebut  untuk memenuhinya.  Monitoring  dilakukan  setelah  3 bulan.
Untuk masalah  keterlambatan  pengurusan ijin  apabila  terjadi  pergantian  APA,  harus diberikan  SOP  agar  pengurusan  ijin  dilakukan segera setelah terjadi pergantian APA. Mekanisme  monitoringnya,  selambat-lambatnya 3  bulan  setelah  terjadi  pergantian  APA,  harus sudah terbit Surat Ijin Apotek yang baru.
Untuk  standar  5  yang  dicantumkan  dalam tabel pada Tabel 5, penyebab gap utama adalah dari  aspek man. Acara-acara  terkait  partisipasi apoteker  dalam  kegiatan  sosial  dan  kesehatan masyarakat  disarankan  untuk  dirancang  periodik 3  bulan  sekali.    Materi  acara  dapat  diusulkan seperti penyuluhan perawatan gigi anak, penyuluhan  gerakan  cuci  tangan,  penyuluhan cara penggunaan obat yang benar, dan lain-lain. Mekanisme  monitoring  adalah  dengan  adanya laporan kegiatan.
Untuk  mengatasi  masalah  biaya  yang cukup  besar,  saran  kegiatan  adalah  bekerja sama  dengan  Divisi  Promosi  PT  Kimia  Farma Tbk.  dan  melakukan  kegiatan  tersebut  bersama- sama  untuk  3  APP  sekaligus  atau  lebih. Mekanisme  monitoring  juga  dilakukan  dengan peliputan dan pembuatan laporan kegiatan.
Rekomendasi action  plan yang  dihasilkan dan  diuraikan  pada  tabel  di  atas  mencantumkan pula frekuensi dan waktu pelaksanaan. Selain itu untuk memastikan action plan berjalan berkelanjutan,  maka  dilakukanlah  mekanisme monitoring dan siapa yang melaksanakannya. Penelitian  Hanafi, et.al., tahun  2013 mengenai  penerapan  GPP,  ditemukan  fakta bahwa  penerapan  GPP  yang  buruk  tidak  hanya terjadi  di  negara-negara  Asia,  tetapi  bahkan  di Amerika  Serikat  dan  Eropa.  Khususnya  di Negara  Iran,  ditemukan  bahwa  pengetahuan para  apoteker  yang  rendah  tentang  GPP  dan tingkat  praktek  GPP  yang  juga  rendah  menjadi penyebabnya, meskipun keinginan mereka untuk penerapan  GPP  cukup  tinggi.  Penelitian  ini dilakukan  melalui  kuesioner  yang  disebarkan
kepada  para  sebanyak  742  orang  apoteker komunitas  di  Iran.  Dari  penelitian  diperoleh  hasil bahwa  dalam  hal  skrining  resep,  beberapa alasan  mengapa  apoteker  tidak  mengecek legalitas resep dan mengidentifikasi kemungkinan  terjadinya  interaksi  obat  adalah kurangnya  pengetahuan,  kurangnya  program pengembangan profesi, dan lebih mengutamakan  berjualan  daripada  tanggung jawab profesinya.
Kesimpulan dari penelitian ini disampaikan bahwa praktek terkini apoteker komunitas di Iran membutuhkan  perbaikan  lebih  lanjut.  Organisasi apoteker  komunitas  di  Iran  harus  mengorganisir program-program  pendidikan  untuk  apoteker agar  mereka  siap  berperan  dalam  praktek langsung  menghadapi  masyarakat,  terutama dalam  menyampaikan  penggunaan  obat  secara rasional. (Hanafi, et.al ., 2013).
Kesamaan dengan penerapan GPP di Unit Bisnis Jaya 2 adalah bahwa pada dasarnya para apoteker  menginginkan  terlaksananya  GPP dengan baik, namun sosialisasi filosofi GPP yang kurang  diresapi  dan  pengetahuan  yang  tidak merata mengenai GPP ini menyebabkan ketidaksamaan  persepsi  dan  tidak  semua apoteker melaksanakannya. Terdapat  kesamaan juga  sebagai  contoh  dalam  hal  pelaksanaan skrining  resep  yang  seharusnya  menjadi  salah satu tahap awal yang penting dalam penerimaan resep  tidak  dilakukan.  Yaitu  adalah  karena kurangnya  pengetahuan  mengenai  pentingnya melakukan  skrining  resep  dan  para  apoteker lebih  mengutamakan  menjual  produk  daripada menjamin keabsahan suatu resep.
Para  apoteker  di  Unit  Bisnis  Jaya  2  masih membutuhkan  pendidikan  berkelanjutan  untuk meningkatkan  pengetahuannya  tentang  praktek kefarmasian. Kemampuan apoteker untuk berkomunikasi dengan pasien juga harus ditingkatkan  melalui  program-program  pelatihan, mengingat  kemampuan  untuk  berkomunikasi merupakan  hal  yang  sangat  penting  untuk mendukung  terlaksananya  program  pemberian informasi  dan  edukasi  kepada  pasien  dan masyarakat.
Penelitian  yang  dilakukan oleh  Awaj, et.al. tahun  2012  di  sebuah  pabrik  botol  kaca menggunakan Statistical  Process  Control  (SPC) tools dalam lini proses produksi dan pada produk akhir dengan maksud untuk mengurangi kerusakan,  melalui  identifikasi  di  bagian  mana pemborosan  tertinggi  terjadi  dan  memberikan rekomendasi perbaikan. Penelitian ini dipublikasikan  tahun  2013,  yang  bertujuan  untuk membangkitkan  keterlibatan  tim  kualitas  dalam menggunakan SPC  tools untuk  menganalisis masalah,  khususnya  pada  sesi brainstorming,
dan mengeksploitasi data menggunakan konstruksi  diagram  sebab  akibat  (diagram Ishikawa).  Dari  sesi  ini  diperoleh  penyebab utama  ketidaksesuaian  pada  proses,  dan  akar permasalahan  dari  masalah  kualitas.  Kemudian disarankanlah  langkah  perbaikan  yang  dapat diambil. (Awaj, et.al., 2013). Analisis fishbone dapat digunakan sebagai alat perencanaan, pengganti alat problem-solving tradisional. Sebuah aplikasi matriks responsibility and action plan, dihasilkan dari sebuah penelitian mengenai  penerapan  analisis fishbone pada sistem keamanan bandara dan jaringan. Analisis dibuat
terhadap masalah
‘bagaimana penumpang dapat naik pesawat tanpa membawa senjata’,  mengacu  kepada  enam  kategori penyebab potensial yang mungkin, yaitu method, people,  equipment,  material,  environment, dan measurement .  Dari  hasil  analisis  dibuatlah matriks  responsibility,  untuk  mengidentifikasi siapakah  yang  bertanggung  jawab  terhadap penyebab  dan  apa  tindakan  yang  harus  diambil untuk mengatasinya. (Parayitam, et.al., 2009).
Penelitian  tentang  implementasi  GPP  di Unit  Bisnis  Jaya  2  ini  mengambil  alur  yang mempunyai  kesamaan  dengan  kedua  penelitian di  atas.  Yaitu  dari  masalah  atau  fenomena  yang muncul,  dilakukan  identifikasi  di  bagian  mana saja  terdapat  gap  antara  standar  dengan kenyataannya.  Didukung  dari  hasil  wawancara dengan Pharmacy  Manager tempat  di  mana lokasi gap ditemukan,  dilakukanlah  analisis diagram  tulang  ikan  untuk  mencari  akar permasalahan dari setiap terjadinya gap tersebut. Dasar  klasifikasi  penyebab  potensial  yang mungkin,  dibuat  kesamaan  dengan  penelitian  di atas  yaitu man  (people),  material,  method, machine (measurement), Mother Nature
(environment).
Kemudian  dari  akar  masalah  dilakukanlah sesi brainstorming dengan  3  anggota  Tim
Penyusun Buku
Panduan GPP untuk mengeksplor  upaya  tindak  lanjut  apa  yang  bisa dilakukan  untuk  mengatasi  akar  penyebab masalah ini. Menurut penelitian Awaj dan kawan- kawan  pada  tahun  2013  dikatakan  bahwa  sesi brainstorming sangat  penting  dan  sebaiknya dilakukan oleh 5-6 orang yang sangat menguasai bidang  yang  dianalisis  tersebut,  karena  tim  ini akan mengeluarkan ide-ide yang punya kekuatan saling melengkapi. Sesi brainstorming menghasilkan rekomendasi yang dapat dituliskan pada tabel  yang berisi matriks upaya action plan dan  siapa  yang  bertanggung  jawab  pada tindakan tersebut.
Suatu  penelitian  dari  Aslam  dan  kawan- kawan pada tahun 2012 menguraikan permasalahan  yang  terjadi  pada  sebuah  pabrik
pemrosesan kacang, berdasarkan lini produksinya.  Pencarian  akar  permasalahan dilakukan  melalui  analisis  diagram  tulang  ikan pada  masing-masing  lini  proses  yang  telah terdeteksi  besar  resikonya  mengalami  masalah, melalui  sebuah  asesmen  resiko.  Dari  setiap  lini proses  produksi  tersebut,  analisis  dilakukan dengan  menguraikan  penyebab  menjadi  5 penyebab  utama  yaitu man,  material,  methods, machine dan environment . (Aslam, et.al., 2012). Penelitian mengenai GPP ini juga memisahkan  tahap  analisis  ke  dalam  5  bagian yaitu pada setiap aspek Standar GPP. Pemisahan ini dilakukan agar analisis dapat lebih terinci  dan  rekomendasi  yang  dihasilkan  akan lebih  terarah  untuk  meningkatkan  skor  pada standar yang dituju.

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  dan  analisis  yang telah  dilakukan  terhadap  tidak  tercapainya  skor tertinggi  dalam  implementasi  Standar  GPP menggunakan pendekatan TQM disimpulkan hal- hal sebagai berikut:
a.  Standar  1,  2  dan  3  tidak  mengalami peningkatan skor
yang signifikan, disebabkan karena kurang berjalannya kegiatan  manajemen  kualitas,  siklus  PDSA, seperti:
1)  Perencanaan yang kurang matang dalam mendisain suatu lay out apotek sehingga persyaratan  yang  semestinya  sudah dibangun sejak awal tidak disiapkan.
2)  Sosialisasi filosofi dan implementasi GPP tidak  dilakukan  kepada  semua  pegawai, hanya  kepada  Apoteker  PhM  dan Apoteker  Pendamping  (Aping)  saja, sehingga  belum  semua  pegawai  sampai ke tingkat Pelaksana memahami standar GPP
3)  Pembagian  tugas  dalam  membangun standar  GPP  antara  PhM  dan  Aping  di apotek belum berjalan
4)  Tidak dilakukan evaluasi bersama terhadap  hasil  audit  sehingga gap yang
ditemukan  di  audit  saat  ini  berpotensi ditemukan kembali pada audit
berikutnya.
5)  Tidak  dilakukan  upaya  perbaikan  yang menyeluruh  terhadap  temuan gap pada hasil audit
6)  Minimnya evaluasi terhadap kemampuan apoteker  dalam  berkomunikasi  dengan pasien  untuk  memberikan  konseling  dan evaluasi terhadap kompetensi para apoteker.
b.  Upaya-upaya  yang  dapat  dilakukan  untuk memperkecil gap sehingga tercapainya
rating maksimum  bintang  5  adalah  dengan melaksanakan tahap-tahap
dalam manajemen  kualitas,  yaitu  fungsi plan,  do, study dan act untuk  tercapainya continuous improvement, yaitu:
1)  Dilakukan  perencanaan  yang  matang pada  saat  pendirian  sebuah  apotek.  Tim GPP  bersinergi  dengan  divisi business development (busdev) sehingga persyaratan  GPP  yang  terkait  dengan bangunan, fasilitas peralatan dan layanan penunjang harus dapat dipenuhi pada  saat  mendisain  sebuah  apotek baru.
2)  Sosialisasi filosofi dan implemantasi GPP dilakukan  oleh  Tim  GPP  kepada  semua pegawai  dari  tingkat  pimpinan  apotek sampai  ke  tingkat  pelaksana,  dan dilakukan secara berulang, untuk memastikan  semua  pegawai  mengerti dan  memahami  GPP  sehingga  proses akreditasi  akan  berjalan  lebih  baik  dan lebih cepat tercapai.
3)  Membuat job  description secara  jelas baik  PhM,  Aping,  Supervisor  Layanan Farmasi dan setiap pelaksana di bawahnya,  untuk  pelaksanaan  semua aspek GPP secara detil.
4)  Diadakan  evaluasi  bersama  dipimpin oleh  Tim  GPP  Unit  Bisnis  untuk membahas  hasil  audit  terakhir  dan membuat  rencana  perbaikan  terhadap secara bersama.
5)  Efisiensi  biaya  dapat  dilakukan  apabila perbaikan  dilakukan  secara  terkoordinir di  Unit  Bisnis,  dipimpin  oleh  Tim  GPP Unit Bisnis dan dilaksanakan oleh semua PhM.
6)  Dilakukan  program-program  pelatihan berkelanjutan  untuk  mengevaluasi  dan meningkatkan kemampuan apoteker dalam  berkomunikasi  dengan  pasien, terkait dengan materi yang harus disampaikan pada saat melakukan konseling kepada pasien.
Untuk  perbaikan  implementasi  GPP  di masa  yang  akan  datang  perlu  komitmen  penuh dari pimpinan  perusahaan.  Hal  ini perlu dirangsang dengan adanya laporan rutin dari Unit Bisnis  ke  kantor  pusat  yang  melaporkan  hasil audit  triwulanan  secara  rutin, progress yang dicapai  dan  langkah  apa  yang  telah  dilakukan oleh  Unit  Bisnis  dalam  rangka  menuju  akreditasi GPP oleh lembaga terkait.
Selain  itu  Tim  GPP  baik  di  Unit  Bisnis maupun  di  kantor  pusat  harus  mempunyai tanggung  jawab  dan  wewenang  penuh  agar mencapai  target  akreditasi  pada  target  waktu
yang  ditentukan,  dan  pencapaian  ini  harus menjadi  salah  satu Key  Performance  Indicator (KPI) dari anggota tim. Pencapaian GPP di setiap apotek  pelayanan  harus  menjadi  salah  satu  KPI dari  setiap  PhM  nya,  dan  dilaksanakan  secara ketat berdasar skor yang dicapai.
Banyak  temuan  atas  tidak  terpenuhinya standar  GPP  disebabkan  karena  infrastruktur yang kurang dipersiapkan. Untuk mempersiapkan infrastruktur tersebut dibutuhkan biaya  yang  tidak  sedikit.  Untuk  memastikan apakah  saran-saran  perbaikan  di  atas  dapat diimplementasikan, perlu adanya kajian mengenai  biaya,  terutama  yang  menyangkut perbaikan infrastruktur tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
Aslam,  F.,  Ur-Rehman,  H.,  Ijaz,  A.,  dan  Irfan,  S. M., Implementation of total quality management  tools  and  techniques:  a  case study  of  fried  peanut  processing  plant, Science  International  (Lahore), 2012:  Vol. 24(4): pp. 475-486.
Awaj,  Y.  M.,  Singh,  A.  P.,  &  Amedie,  W.  Y., Quality    improvement    using  statistical process  control  tools  in  glass  bottles manufacturing company, International Journal for Quality Research, 2013: Vol. 7(1): pp. 107- 126.
Gaspersz,  V., Total  quality  management,  untuk praktisi bisnis dan industri, Penerbit Vinchristo Publication, Bogor. 2011.
Hanafi,  S.,  Poormalek,  F.,  Torkamandi,  H., Hajimiri,  M.,  Esmaeili,  M.,  Khooie,  S.H., Javadi, M., Evaluation of community p harmacist’  knowledge,  attitude  and  practice towards  good  pharmacy  practice  in  Iran, Journal  of  Pharmaceutical  Care, 2013:  Vol.  1 (1): pp. 19-24.
International  Pharmaceutical  Federation,  World Health Organization, Joint FIP/WHO
Guidelines  on  GPP:  Standards  for  quality  of pharmacy  services,  45 th report  of  t he  WHO Expert  Committee  on  specifications  for pharmaceutical preparations, 2011: pp. 961. Irfan,  S.  M.,  &  Ijaz,  A.,  Comparison  of  service quality  between  private  and  public  hospitals: empirical  evidence  from  Pakistan, Journal  of Quality  and  Technology  Management, 2011: Vol.8 (1): pp. 1-22 Johnston,  C. G.,  & Daniel, M. G.,   Total quality management:
customer satisfaction guaranteed? ,  CMA ,  1992;  Vol.  6(3):  pp.  15- 19.
Mohanta,  G.P.,  Manna,  P.K.,  Valliapan,  K.  & Manavalan,  R.,  Achieving  good  pharmacy practice  in  community  pharmacies  in  India,
American Journal of Health System Pharmacy, 2001; Vol. 58: pp. 809-810.
Parayitam,      S.,      Desai,      K.,      Desai,  M.  S.,
Eason.  M .  K.,      Teaching      the  Ishikawa’s “fishbone”  as  a  planning  tool:  responsibility and action planning matrices applied to airport security  and  network  security, Academy  of Educational Leadership Journal, 2009: Vol.13, No.1, pp: 19-35. PT. Kimia Farma Apotek, Pedoman Pelaksanaan Good Pharmacy Practice, (Cara Pelayanan  Farmasi  yang  Baik)  PT.  Kimia Farma Apotek. 2009.
Sokovic,  M.,  Jovanovic,  J.,  Krivokapic,  Z.,  &
Vujovic,  A.,  Basic  quality  tools  in  continuous improvement  process, Journal  of  Mechanical Engineering, 2009: Vol.55 (5): pp. 1-10.
Van  Mil,  J. W. F.,  &  Schulz,  M.,     A  review of    pharmaceutical    care    in  community pharmacy  in  Europe, Harvard  Health  Policy Review, 2006: Vol.7(1): pp. 155-168.
Tabel 1. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 1: Fasilitas Peralatan dan Layanan Penunjang NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG TERLIBAT 1 MATERIAL 1.1 Belum merencanakan pengecatan dinding apotek tidak membuat anggaran untuk mengecat apotek PhM Membuat anggaran mengecat apotek PhM Pada saat membuat RKAP PhM Melakukan pengecatan ulang dinding luar dan dalam Spv. 1 semester 1 kali Supervisor Layanan Farmasi Mengecat dinding dengan cat yang apabila kotor mudah dihapus dengan lap Spv. 1 semester 1 kali Supervisor Layanan Farmasi
Monitoring : Spv. Setiap hari memastikan dinding bersih tidak ada noda. Setiap noda harus segera dihapus Spv. setiap jam 9 pagi. Spv. Layanan Farmasi 1.2 Alat penghitung tablet belum dipisahkan AB dan Non AB Hanya ada 1 PhM Membeli alat penghitung tablet sesuai kebutuhan Aping segera Semua Pelaksana Layanan Farmasi 1.3 Belum semua ada buku referensi terbaru Farmakope Indonesia (FI) Edisi V belum terbit, edisi IV sudah tidak tersedia PhM Memesan FI ed.V pada kesempatan pertama Aping segera setelah terbit Semua Pimpinan dan Pelaksana Layanan Farmasi
Melengkapi buku referensi lain yang terbaru seperti MIMS dan ISO, BNF dan Buku Panduan GPP Aping update 1 tahun 1 kali Aping dan Supervisor Layanan Farmasi 1.4 Sejak awal APP dibuat belum ada exhaust fan Pembuat disain apotek tidak mengetahui persyaratan GPP PhM Membuat rekomendasi kepada tim GPP Kantor Pusat agar berkoordinasi dengan
Departemen Business Development (Busdev) untuk
memasukkan persyaratan GPP seperti adanya exhaust fan di ruang peracikan, pada saat awal disain apotek dibuat Tim GPP Unit Bisnis 1 kali Tim GPP Unit Bisnis Untuk memasang exhaust fan saat ini di banyak APP tidak memungkinkan karena tidak ada tempat buangan Memasang exhaust fan untuk apotek yang masih dapat memasangnya PhM 1 kali PhM 1.5 Belum ada majalah dinding Lahan kurang PhM Me re-lay out apotek PhM+ tim busdev 1 kali PhM dan Aping Belum ada materi Membuat materi majalah dinding secara bersama-sama dengan PhM lain PhM+ tim GPP Unit Bisnis setiap tanggal 20 PhM dan Aping 1.6 Belum ada foto dan identitas apoteker Belum membuat PhM Segera membuat foto dan identitas apoteker PhM dan Aping
PhM dan Aping
1.7 Kehabisan sticker atau form Pharmaceutical Care Tim di Unit Bisnis tidak siap stock PhM Tim GPP bekerjasama dengan koperasi di Unit Bisnis untuk menyediakan stock sticker instruksi penggunaan obat dan form-form GPP lainnya, agar
APP yang membutuhkan dapat langsung membeli sejumlah unit yang dibutuhkan, ke koperasi tersebut. Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis dan semua PhM Tidak meminta PhM Segera meminta jika habis PhM dan Aping 1 bulan 1 kali Aping, Supervisor Layanan Farmasi Pertimbangan biaya tinggi kalau membuat sendiri PhM Dibuatkan oleh Koperasi di Unit Bisnis Ketua Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis
1.8 Belum ada brosur dan leaflet kesehatan Belum ada yang membuat materi PhM Membuat materi brosur dan leaflet secara bergiliran di antara PhM Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali PhM dan Aping Terkendala biaya apabila APP membuat brosur sendiri PhM Dibuatkan secara bersama- sama di Unit Bisnis, untuk kebutuhan semua APP Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis Memberi tugas khusus kepada mahasiswa PKPA yang ada di APP untuk membuat materi dan disain brosur PhM 1 bulan 1 kali PhM 1.9 Tempat sampah belum dipisahkan antara basah dan kering Belum memahami PhM Mendata kebutuhan tempat sampah di semua APP, masing-masing ada 4 buah tempat sampah, lalu memenuhi kebutuhannya dengan membelikannya Tim GPP Unit Bisnis
1 kali
Aping
2 MAN 2.1 Pegawai belum disiplin untuk tidak meletakkan makanan / minuman di dalam kulkas Menyimpan minuman di kulkas penyimpanan obat karena letaknya dekat dengan tempat bekerja PhM memanfaatkan pantry untuk tempat menyimpan makanan dan minuman. Supervis or Layanan Farmasi 2 kali sehari Semua pegawai memberi sanksi kepada pegawai yang menyimpan makanan/ minuman di dalam kulkas penyimpanan obat Supervis or Layanan Farmasi 2 kali sehari Supervisor Layanan Farmasi Monitoring : pengecekan terhadap area peracikan dan pelayanan Supervis or Layanan Farmasi 2 kali sehari Supervisor Layanan Farmasi 2.2 Belum semua pegawai menjaga kebersihan Banyak merangkap tugas PhM Semua pegawai diharuskan menjaga kebersihan tempat tugasnya masing-masing Supervis or Layanan Farmasi
2 kali sehari Supervisor Layanan Farmasi Monitoring : cek kebersihan area kerja Supervis or Layanan Farmasi 2 kali sehari Supervisor Layanan Farmasi 2.3 Tidak ada petugas yang bisa merapikan kabel Khawatir mengganggu sistem PhM
memanggil teknisi untuk memperbaiki letak kabel dan membungkusnya sehingga rapi PhM 1 kali PhM
PhM Mengerjakannya di hari
Minggu atau libur
berkoordinasi dengan petugas IT yang dapat mengatasi masalah jika komputer mengalami gangguan PhM 1 kali PhM dan teknisi
Mengusulkan kepada Tim GPP kantor pusat untuk Berkoordinasi dengan departemen business development (busdev) untuk menyelaraskan persyaratan
GPP dengan disain apotek sejak awal dirancang sehingga susunan kabel-kabel sudah dipersiapkan Tim GPP Unit Bisnis
1 kali
Tim GPP Unit Bisis Monitoring : memastikan Tim GPP sudah membuat usulan yang disampaikan kepada tim busdev Tim GPP Unit Bisnis 1 kali PhM, Tim GPP Unit Bisnis 2.4 Belum ada petugas khusus kebersihan sehingga banyak APP belum terjaga kebersihannya Petugas kebersihan masih dirangkap oleh Juru Resep sekaligus Pengantar Barang PhM Merekrut atau outsourcing petugas khusus yang mempunyai skill mengenai kebersihan PhM 1 kali PhM dan
Manager Bisnis
* Pertimbangan efisiensi biaya pegawai PhM Apotek yang kecil (kelas 3 atau 4) dapat saling berbagi petugas kebersihan (outsource) untuk efisiensi biaya PhM 1 kali
Antar PhM
Monitoring : *Memastikan semua APP sudah mempunyai petugas layanan kebersihan *Tim GPP Unit Bisnis 1 kali sehari Spv. Layanan Farmasi dan petugas kebersihan *Pengawasan terhadap kerja dan hasil kerja petugas kebersihan Supervis or Layanan Farmasi 2 kali sehari Spv. Layanan Farmasi dan petugas kebersihan 3 METHOD 3.1 Pemasangan kabel sejak awal tidak ditutup Tidak ada acuan SOP pemasangan kabel PhM Untuk apotek baru, dari awal harus didisain letak alur kabel masing-masing dan langsung ditutup atau ditanam di dinding sehingga tidak semrawut PhM dan busdev setiap kali pendirian apotek baru
PhM dan tim busdev Kerjasama Tim GPP Kantor Pusat atau Tim GPP Unit Bisnis dengan tim busdev agar merancang penempatan kabel pada saat awal disain apotek dibuat Tim GPP Unit Bisnis dan busdev setiap kali pendirian apotek baru Tim GPP Unit
Bisnis Monitoring : cek disain apotek baru sebelum dibangun atau renovasi Tim GPP Unit Bisnis dan busdev setiap kali pendirian apotek baru Tim GPP Unit Bisnis 3.2 Pengukuran suhu kulkas tidak rutin dilakukan Penyimpanan form pencatatan suhu tidak ditempel di dinding kulkas bagian luar PhM Membuat form pencatatan suhu kulkas penyimpan obat secara seragam dan meletakkannya di dinding luar kulkas. Aping
1 kali 1 bulan Aping, Spv. Layanan Farmasi
Menyeragamkan jenis termometer yaitu termometer digital khusus untuk kulkas, di mana display suhu ditempel di dinding kulkas sedangkan kabel sensor dimasukkan ke dalam kulkas, sehingga display suhu mudah terlihat dan teramati Tim GPP Unit Bisnis 1 kali Tim GPP Unit
Bisnis, dan Aping Monitoring : kontrol terhadap pencatatan suhu kulkas PhM 2 kali sehari PhM, Aping 4 MACHINE 4.1 Alat racik belum dipisahkan antara AB dan Non AB, obat dalam dan obat luar Jumlah mangkok powder machine maupun jumlah mortir dan stamfer kurang PhM Untuk apotek yang menggunakan mesin puyer, jumlah mangkok diharuskan ada 2, masing-masing untuk penggerusan antibiotika dan non antibiotika. Aping 1 kali 1 tahun Aping dan Spv. Layanan Farmasi Melarang penggunaan mesin puyer untuk menggerus Rifampicin dan ahan obat luar Aping setiap hari Aping dan Spv. Layanan Farmasi
Mengadakan mortir dan stamfer masing-masing 4 set di setiap APP, masing-masing diberi tanda : Antibiotika, Non Antibiotika, Obat luar, dan Rifampicin, Aping setiap hari Aping dan Spv.
Layanan Farmasi
Monitoring : *Membuat penandaan pada alat racik *Mengharuskan PhM dan
Aping mengontrol pembuatan obat racikan, dan memastikan pengerjaan dibuat di dalam alat yang sesuai. PhM dan Aping setiap hari PhM, Aping dan Spv. Layanan Farmasi 4.2 AC rusak di banyak APP Service AC tidak terjadwal PhM Menjadwalkan service AC rutin setiap triwulan sekali. Spv. Layanan Farmasi 1 kali 1 triwulan Spv. Layanan Farmasi Menganggarkan biaya service AC setiap triwulan PhM 1 tahun 1 kali PhM 5 MOTHER NATURE 5.1 Beberapa APP bising Lokasi APP di seberang terminal bis dan Angkot, atau banyak dilalui Angkot PhM Membuat ambience yang teduh di dalam apotek dan diwarnai dengan musik-musik slow PhM setiap hari PhM dan Spv.
Layanan Farmasi
Tabel 2. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 2: Manajemen Mutu
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG TERLIBAT
1 MATERIAL
1.1. Tidak ada jadwal praktek apoteker belum dibuat PhM Membuat papan informasi jadwal praktek apoteker Aping 1 kali Aping 2 MAN 2.1. Apoteker penanggung jawab tidak memiliki persyaraan sesuai PP No. 51 Th. 2009 Nama Apoteker Penanggung jawab masih Apoteker yang lama PhM Mengganti Apoteker penanggung jawab dengan Apoteker pegawai PT. KFA yang aktif dengan maksud untuk memenuhi persyaratan pada PP No. 51 tahun 2009 PhM 1 kali
PhM
* Apoteker lama tidak mau diganti, karena Pemilik Sarana Apotek * Apoteker belum
memahami peraturan terbaru 2.2. AA belum memiliki SIKTTK belum cukup info mengenai perlu adanya SIKTTK PhM Mengurus pembuatan SIKTTK secara kolektif per wilayah administratif Spv. 1 kali setiap ada AA masuk bekerja Spv.
belum ada sanksi administratif bagi yang
melanggar, baik dari sudinkes ataupun organisasi profesi AA Update info dari Sudinkes Spv. Spv. 2.3. Pegawai belum memiliki sertifikat pelatihan Product knowledge Belum dibuatkan oleh pelaksana pelatihan di Unit Bisnis PhM Pokja Diklat di Unit Bisnis agar membuat template sertifikat pelatihan Pokja Diklat 1 kali Apt dan AA
Membuat sertifikat tepat pada hari adanya pelatihan sehingga principal yang memberi materi bisa langsung mengesahkannya 1 bulan sekali
2.4. Pegawai tidak memakai seragam dan name tag Seragam belum dibagikan kepada pegawai yang masih baru PhM Membuat ketentuan bagi pegawai baru yang belum mempunyai seragam, agar tetap memakai baju atasan putih dan bawahan biru gelap. PhM 1 kali setiap ada pegawai baru dan sekali setahun ketika ada pembuatan seragam baru perusahaan Semua pegawai Membuat name tag bagi pegawai yang belum mempunyai name tag, secara kolektif oleh Tim GPP Unit Bisnis
Aping Semua pegawai Pegawai tidak disiplin PhM Membuat ketentuan sanksi bagi pegawai yang tidak memakai seragam dan atau tidak memakai name tag PhM setiap hari Semua pegawai Monitoring : Inspeksi mendadak terhadap kedisiplinan pegawai secara Tim GPP Unit 1 bulan 1 kali
Tim GPP Unit Bisnis
random Bisnis 3 METHOD 3.1. Perencanaan pengadaan berdasarkan pola penyakit belum dilakukan Pemetaan pola penyakit belum dilakukan PhM Meminta kepada departemen IT untuk membuat sistem yang
mengkaitkan nama obat dengan kategori penyakit, sehingga pemetaan penyakit bisa dibuat secara otomatis melalui sistem PhM 1 kali PhM, Aping * harus dilakukan secara manual
Belum memanfaatkan sistem informasi PhM Membuat pola pemetaan penyakit bulan per bulan dalam satu tahun, sehingga dapat digunakan untuk perencanaan pengadaan barang Aping sebulan sekali setiap tanggal 1 Aping
Monitoring : Laporan print out data pareto dan data pola penyakit PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping 3.2. MESO belum dilakukan Belum ada laporan ESO PhM Melakukan monitoring lewat telefarma Aping 1 minggu 1 kali (selasa) Aping dan Spv 3.3. Administrasi Patient
Medication Records
(PMRs) belum berjalan sebagaimana mestinya Belum paham cara filing PhM Melakukan filing terhadap PMRs berdasarkan kategori penyakit, kemudian alfabetis Aping 1 minggu 1 kali (senin) Aping Monitoring : kontrol PMRs PhM 1 minggu 1 kali (selasa) PhM dan Aping 3.4. Beberapa APP belum menggunakan sistem pareto untuk perencanaan pengadaan Menggunakan kebiasaan histori PhM Menugaskan AA penanggung jawab per lemari untuk mencetak pareto penjualan barang-barang yang menjadi tanggung jawabnya setiap bulan PhM 1 bulan sekali setiap tanggal 1 Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi Data pareto tidak dicetak PhM Menghitung rata-rata pemakaian obat pareto dalam 10 hari PhM 1 bulan sekali Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi
Memastikan stock minimum barang sejumlah rata-rata pemakaian 10 hari ditambah lead time 2 hari PhM setiap 10 hari Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi
Monitoring : Laporan print out data pareto PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping Sumber: Hasil brainstorming dengan tim GPP
Tabel 3. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 3: Mutu Pelayanan Farmasi
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG
TERLIBAT I MATERIAL
1.1. Belum ada DOWA Belum download PhM Download di APP masing- masing Aping 1 kali 1.2. Belum ada brosur, leaflet dan poster kesehatan Belum membuat materi brosur PhM Tim GPP BM membuatkan brosur untuk bersama Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis Terkendala biaya besar apabila mencetak brosur per APP PhM Tugaskan beberapa apoteker untuk membuat disain brosur tentang penyakit Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis Buat 5000 lembar brosur untuk satu disain, untuk dibagikan ke APP Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis Monitoring : *cek ketersediaan brosur di setiap APP PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping *Segera meminta apabila habis PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping II MAN
2.1. Apoteker belum melakukan home care Belum ada kesadaran melakukan home care PhM Sosialisasi berulang kepada PhM dan Aping mengenai Pharmaceutical Care Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali
PhM dan Aping Melakukan home care sebagai bentuk layanan pharmaceutical care PhM 1 bulan 1 kali Belum ada pasien yang bersedia PhM Mendata pasien dengan kondisi khusus seperti geriatri PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping Melakukan konseling terlebih dahulu di apotek untuk kemudian ditawari jasa antar obat sekaligus home care PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping Waktu terbatas PhM Membagi tugas dengan Aping PhM 1 bulan 1 kali PhM dan Aping
Monitoring : PhM membuat report kegiatan home care kepada Tim GPP Unit Bisnis PhM 1 bulan 1 kali PhM
III METHOD
3.1. Monitoring penggunaan obat melalui telefarma belum dilakukan Belum ada kesadaran melakukan telefarma PhM Sosialisasi berulang kepada PhM dan Aping mengenai Pharmaceutical Care
Tim GPP Unit Bisnis
1 triwulan
1 kali PhM dan Aping
Mendata pasien dengan polifarmasi, obat dengan penggunaan khusus maupun pasien dengan kondisi khusus Aping 1 minggu 1 kali, hari Rabu Aping
Melakukan telefarma untuk monitoring dan evaluasi
Aping 1 kali 1 hari Aping

## penggunaan obat
Monitoring : Aping membuat report kegiatan telefarma sesuai form, kepada Tim GPP Unit Bisnis Aping 1 bulan 1 kali Aping 3.2. Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) tidak dicatat dalam form UPDS UPDS langsung pada struk penjualan PhM Sosialisasi dari PhM kepada Aping, Spv. Layanan Farmasi dan AA untuk mencatat penjualan UPDS di form khusus karena harus diberikan konseling oleh PhM atau Aping PhM Setiap morning briefing PhM, Aping, Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi
Monitoring : PhM dan Aping mengarsipkan form UPDS terpisah daripada resep untuk kepentingan penelusuran dan laporan Aping Setiap hari Aping dan Spv. Layanan Farmasi 3.3. Belum melakukan skrining resep Form skrining resep belum ada PhM Membuat bersama form skrining resep dan membagi ke APP Tim GPP Unit Bisnis 1 bulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis Meminta form skrining kepada Tim GPP Unit Bisnis jika di APP habis Aping 1 bulan 1 kali Aping
Belum ada kesadaran pegawai melakukan skrining resep PhM Sosialisasi berulang kepada PhM dan Aping mengenai Pharmaceutical Care Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan
1 kali
Pegawai belum tahu cara skrining resep PhM Sosialisasi Pharmaceutical Care kepada seluruh Apoteker dan Asisten Apoteker PhM 1 triwulan 1 kali PhM, Aping, Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi Melatih Supervisor dan pelaksana layanan farmasi (Asisten Apoteker/ AA) melakukan skrining resep PhM dan Aping 1 bulan 1 kali PhM, Aping, Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi Membiasakan seluruh pegawai yang menerima resep melaksanakan skrining resep PhM dan Aping setiap hari PhM, Aping, Spv. Layanan Farmasi dan Pelaksana Layanan Farmasi 3.4. Pharmaceutical Care tidak terdokumentasi Hanya Pelayanan Informasi Obat secara lisan PhM Memastikan form Pharmaceutical Care tersedia cukup Aping 1 minggu 1 kali, hari
Senin Aping Membuat jadwal praktek pharmaceutical care PhM dan Aping 1 kali PhM dan Aping Melakukan praktek pharmaceutical care sesuai jadwal PhM dan Aping
Setiap hari PhM dan Aping Mendokumentasikan setiap layanan pharmaceutical care terisah untuk layanan pasien resep dokter dengan layanan swamedikasi PhM dan Aping Setiap hari PhM dan Aping
Monitoring : memastikan formulir 1a dan 1b terisi dan diarsipkan dengan baik Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali PhM dan Aping
Sumber: Hasil brainstorming dengan tim GPP
Tabel 4. Rekomendasi Action Plan untuk Perbaikan Standar 4: Hukum, Regulasi dan Kode
Etik NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG
TERLIBAT I MATERIAL
1.1. Beberapa APP belum ada buku kumpulan Peraturan Perundang- undangan yang Berlaku Belum membeli PhM Melengkapi kebutuhan buku Peraturan Perundang- undangan yang berlaku untuk semua APP Tim GPP Unit Bisnis 1 tahun 1 kali Tim GPP Unit Bisnis, PhM
II MAN
2.1. Apoteker Penanggung jawab belum mempunyai STRA, SKPA dan SIPA Apoteker lama yang merupakan keluarga Pemilik Sarana Apotek (PSA) tidak mau digantikan PhM Memastikan Apoteker Penanggung Jawab terlibat dalam implementasi GPP meskipun ada Apoteker lain sebagai Pharmacy Manager (PhM) Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis 1 bulan Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis Apoteker lama tidak mengetahui Peraturan
Perundangan yang baru Memastikan Apoteker Penanggung Jawab mengetahui peraturan
Perundangan yang baru tentang praktek kefarmasian (PP No. 51 th.2009) Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis 1 bulan Manager Unit
Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis
Memastikan Apoteker Penanggung Jawab mengikuti aturan praktek kefarmasian sesuai PP No. 51 th. 2009 Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis 1 bulan Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis Memberi batas waktu 3
(tiga) bulan bagi Apoteker Penanggung Jawab agar memenuhi persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) sesuai PP No. 51 th. 2009 Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis 3 bulan
Manager Unit
Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis
Monitoring : Dalam waktu 3 bulan memastikan APA sudah memenuhi semua persyaratan yang berlaku. Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis 3 bulan
Manager Unit Bisnis dan Tim GPP Unit Bisnis
Terlambat mengurus pergantian APA PhM Mengurus perijinan apotek yang baru ketika terjadi pergantian APA PhM 1 kali PhM Monitoring : Memastikan bahwa maksimal dalam waktu 3 (tiga) bulan setelah terjadi pergantian PhM, ijin apotek dengan APA baru sudah harus terbit Tim GPP Unit Bisnis setiap kali terjadi pergantian PhM Tim GPP Unit Bisnis, PhM
Sumber: hasil brainstorming dengan tim GPP

## Tabel 5. Rekomendasi untuk Perbaikan Standar 5: Partisipasi dalam Kegiatan Sosial dan Kesehatan Masyarakat
NO PENYEBAB URAIAN PIC ACTION PLAN PIC FREKUENSI PEGAWAI YANG TERLIBAT I MAN
1.1. Apoteker belum memberikan informasi obat dan edukasi kesehatan masyarakat Belum ada moment yang tepat PhM Merancang acara kegiatan sosial kepada masyarakat untuk periode 3 bulan sekali Tim GPP Unit Bisnis, PhM 1 tahun 1 kali Tim GPP Unit Bisnis, PhM, Aping Belum ada ide bentuk kegiatan PhM Membuat materi acara seperti : Tim GPP Unit Bisnis, PhM 1 triwulan 1 kali Tim GPP Unit Bisnis, PhM, Aping * Penyuluhan perawatan gigi anak PhM dan Aping PhM, Aping * Penyuluhan gerakan cuci tangan PhM dan Aping PhM, Aping * Penyuluhan cara penggunaan obat yang benar
PhM dan Aping PhM, Aping * dan lain-lain
Monitoring : Meminta PhM untuk membuat laporan dan dokumentasi foto setiap dilakukan kegiatan
Belum ada keinginan Apoteker untuk melakukan kegiatan PhM Bekerja sama dengan dokter in house atau dokter gigi in house PhM dan Aping 1 triwulan 1 kali PhM, Aping Terkait biaya besar jika dilakukan di masing-masing APP PhM Bekerja sama dengan Divisi Promosi PT. Kimia Farma Tbk. Tim GPP Unit Bisnis, PhM 1 triwulan 1 kali PhM, Aping Melakukan kegiatan bersama untuk 3 APP PhM dan Aping 1 triwulan 1 kali PhM, Aping Monitoring : Meminta PhM untuk membuat laporan dan dokumentasi foto setiap dilakukan kegiatan Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali PhM, Aping 1.2. Apoteker Pendamping belum melakukan Standar 5 Belum ada job description yang jelas bagi APA dan Aping untuk melakukan standar 5 PhM Membuat job description untuk kegiatan sosial bagi masyarakat, terhadap PhM dan Aping PhM dan Aping 1 triwulan 1 kali PhM, Aping Monitoring : Meminta PhM
untuk membuat laporan dan dokumentasi foto setiap dilakukan kegiatan Tim GPP Unit Bisnis 1 triwulan 1 kali PhM, Aping
Sumber: Hasil brainstorming dengan tim GPP