## SISTEM INFORMASI SIRKULASI BUKU PERPUSTAKAAN PADA STMIK AMIKOM PURWOKERTO
Oleh : Mahrus Rohaedi
Teknik Informatika, STMIK AMIKOM Purwokerto

## ABSTRAKS
Tujuan penelitian iniadalah  untukmembangun system informasi perpustakaan di STMIK  AMIKOM  Purwokerto.  Sistem  yang  dibangun  berbasis  desktop.  Metode pengembangan system yang digunakan adalah waterfall. Hasil penelitian telah berhasil dibangun system informasi perpustkaan berbasis desktop sesuai dengan perencanaan.
Kata kunci : Sistem, Informasi, Perpustakaan

## PENDAHULUAN

## 1. Latar Belakang
Pada era globalisasi ini keberadaan informasi semakin dibutuhkan, hal ini disebabkan semakin kompleknya permasalahan. Dengan informasi yang  baik  dan  benar  persoalan  yang  terasa  rumit  akan  berkurang  tingkat kesulitannya. Sehingga akan diperoleh pengambilan keputusan yang baik, yang akan menentukan langkah selanjutnya dalam pencapaian suatu tujuan organisasi. Tersedianya buku-buku pelajaran dan kemauan membaca buku akan  menjadikan  seorang  pelajar  atau  mahasiswa  memiliki  tambahan pengetahuan  yang  berharga  sebagai  bekal  untuk  meraih  keberhasilan dalam  studi.  Salah  satu  cara  memperoleh  pengetahuan  dari  buku  secara hemat adalah menjadi anggota perpustakaan.
Perpustakaan  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  merupakan  suatu sarana  untuk  meningkatkan  kegiatan  mahasiswa  dengan  menyediakan sumber-sumber  ilmu  pengetahuan  dan  ketrampilan  dalam  bentuk  bahan pustaka.  Sesuai  dengan  tujuan  perpustakaan  tersebut,  maka  perpustakaan STMIK AMIKOM Purwokerto berusaha mengembangkan dirinya dengan meningkatkan  kuantitas  koleksi  bahan  pustaka  dan  mengembangkan
kualitas  petugas  agar  dapat  mengelola  perpustakaan  dengan  baik.  Tujuan dari  penelitian  ini  adalah  untuk  membangun  sistem  informasi  yang  lebih akurat dan efisien.

## 2. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Moekijat (1991) dalam bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Informasi Manajemen, bahwa sistem informasi manajemen adalah jaringan  prosedur  pengolahan  data  yang  diperkembangkan  dalam  suatu organisasi  dan  disatukan  apabila  dipandang  perlu,  dengan  maksud memberikan  data  kepada  manajemen  setiap  waktu  diperlukan,  baik  data yang  bersifat  intern  maupun  yang  bersifat  ekstern,  untuk  dasar pengambilan  keputusan  dalam  rangka  mencapai  tujuan  orgaisasi.  Dengan sendirinya  data  tersebut  oleh  manajemen  diolah  lebih  dulu  menjadi informasi. (5

## 3. Perpustakaan
Dalam  bahasa  Indonesia,  perpustakaan  berasal  dari  kata  pustaka yang  artinya  kitab  atau  buku.  Dalam  bahasa  inggris,  kata  perpustakaan (library) berasal dari kata latin yaitu liber atau libri yang artinya buku.
Perpustakaan selalu dikaitkan dengan buku atau kitab. Jadi dengan demikian  batasan  perpustakaan  adalah  sebuah  ruangan  atau  gedung  yang digunakan  untuk  menyimpan  buku  dan  terbitan  lainnya  yang  biasanya disimpan  menurut  tata  susunan  tertentu  yang  digunakan  pembaca  bukan untuk  dijual. (6 Definisi  ini  menunjukan  perbedaan  antara  perpustakaan dengan  took  buku.  ( Layanan,  promosi,  dan  kerjasama  perpustakaan : www.aripudjiastono.blogspot.com )

## 4. Sistem Komputerisasi
Menurut  John  J  Longkutoy,  (1992)  dalam  bukunya  yang  berjudul Pengenalan  Komputer.  Sistem  Komputerisasi  adalah  suatu  kesatuan pengolahan  data  atau  pengolahan  informasi  yang  terdiri  dari  komputer, prosedur-prosedur,  data,  program  dan  tenaga  pelaksana  dalam  suatu
organisasi  guna  membantu  pengolahan  informasi  bagi  kepentingan manajemen dalam mengambil keputusan. (17

## METODE PENELITIAN
Dalam pengembangan sistem ini, tahap-tahap yang harus dilakukan adalah :
1. Perencanaan
Pada  tahap  perancanaan  ini  akan  dilakukan  upaya  untuk  mengetahui kebutuhan  fisik  dan  non  fisik  dari  Perpustakaan  STMIK  AMIKOM Purwokerto.  Untuk  mengetahui  hal  tersebut  maka  diperlukan  data-data (dokumen-dokumen)  yang  menunjang  /  dibutuhkan.  Pengambilan  data dilakukan dengan cara antara lain dengan interview, observasi, studi pustaka.
2. Analisa Sistem
Setelah  kebutuhan  perencanaan  fisikdan  non  fisik,  maka  dilakukan analisis  sistem  terhadap  sistem  yang  diusulkan.  Fase-fase  /tahap-tahap  yang dilakukan adalah :
a. Menggambarkan Flow Of Document (FOD) sirkulasi buku perpustakaan
b. Membuat Diagram Arus Data (DAD)
c. Membuat Bagan Alir Sistem (BAS)
3. Desain Sistem
Pada tahap desain sistem, fase-fase yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Mendesain Database (Database relationship)
b. Mendesain Input/masukan
c. Mendesain Output/keluaran
d. Mendesain Dialog layar
4. Implementasi
Akan  dilakukan  implementasi  terhadap  desain    yang  sudah  dibuat dengan  menggunakan  software  visual  Basic  6.0  dan  MySQL  Program  ini dibuat  berdasarkan  database  dan  desain  sistem  yang  dibuat  sesuai rancangannya.
5. Pengujian
Dari  software  yang  telah  dibuat  akan  diuji  dalam  penerapan  sampai benar-benar software tersebut valid dan teruji.
6. Maintenance
Setelah  semua  dokumentasi  software  (semua  lengkap),  maka selanjutnya  adalah  pemeliharaan  sebaik-baiknya  (maintenance)  setelah software tersebut valid.

## HASILDAN PEMBAHASAN
1. Analisis Sistem
Berdasarkan perencanaan dan pengamatan dilapangan, maka pada fase ini akan diuraikan analisis terhadap sistem yang ada.
a. Kebutuhan Fungsional sistem baru
Kebutuhan  fungsional  sistem  informasi  sirkulasi  buku  perpustakaan pada  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  baru  yang  dibangun  adalah  kebutuhan yang  pokok  dari  sistem  tersebut  yang  mempunyai  kemampuan/kelebihan sebagai berikut :
1) Kemampuan  sistem  baru  mengolah  data  sisrkulasi  peminjaman  dan pengembalian buku yang lebih baik dari sistem manual
2) Kemampuan  mencatat  denda  pengembalian  buku  dengan  cepat  dan mudah
3) Kemampuan  mengarsip  data  dalam  jumlah  besar  dan  pencarian  serta koreksi datanya dengan cepat karena menggunakan media harddisk
4) Kemampuan dalam membuat laporan-laporan secara cepat dan mudah
b. Kemampuan Non Fungsional
Kebutuhan  non  fungsional  merupakan  kebutuhan  pendukung  dari sistem  baru  yang  akan  dibangun.  Adapun  kebutuhan  yang  dimaksud  adalah kebutuhan yang memudahkan user dalam menjalankan, diantaranya :
1) Fasilitas user friendly (user interface)
2) Fasilitas dialog layer yang memudahkan user dalam menjalankan
3) Utility dan sebagainya
c. Dokumen Yang Digunakan
1) Kartu Perpustakaan (KP)
2) Kartu Buku (KB)
3) Laporan Sirkulasi Buku Harian (LPSH)
4) Laporan Sirkulasi Buku Bulanan (LPSB)
5) Laporan Denda Tahunan (LPDT)
d. Bagian – Bagian Yang Terlibat
1. Bagian yang terlibat dalam sistem
 Bagian pelayanan
 Bagian sirkulasi
 Kepala perpustakaan
2. Bagian yang terlibat diluar sistem
 Pembantu Ketua 1
 Mahasiswa
3. Bagian yang terlibat diluar organisasi
 Toko Buku
 Produsen
e. Arus Informasi
1. Bagian pelayanan
a. Menerima identitas / KTM dari Mahasiswa
b. Mencatat  dalam  formulir,  kemudian  menyerahkan  kembali Identitas  /  KTM  kepada  mahasiswa  dan  menyerahkan  formulir rangkap 2 kepada Kepala Perpustakaan
c. Menerima  formulir  lembar  ke  2  dari  Kepala  Perpustakaan, kemudian di arsip.
d. Berdasarkan frormulir lembar ke 2 Input kartu anggota dan buat KP, kemudian menyerahkan KP kepada Kepala Perpustakaan
e. Menerima KP dari Kepala Perpustakaan kemudian diarsip
f. Menerima KP dari Mahasiswa
g. Mengambil buku yang dipinjam
h. Mencatat KP dan KB
i. Memberikan buku pada mahasiswa
j. Menerima pengembalian buku dari mahasiswa
k. Memberikan KP pada mahasiswa
l. KB  dimasukan  ke  buku  kemudian  menyerahkan  KB  kepada bagian sirkulasi
m. Menerima KB  dari bagian  sirkulasi kemudian diarsip
2. Bagian sirkulasi
a. Menerima KB dari bagian pelyanan
b. Cek KB
c. Menyerahkan KB kepada bagian pelayanan
d. cetak LPSH, LPSB, LPST, LPDT
e. Menyerahkan  LPSH,  LPSB,  LPST,  LPDT  pada  kepala  perpus untuk dicek dan ditanda tangani
f. Menerima LPSH, LPSB, LPST, LPDT lembar ke 2 tanda tangan dari kepala perpustakaan kemudian diarsip
3. Kepala perpustakaan
a. Menerima  formulir  rangkap  2  dari  bagian  pelayanan,  cek  dan ditanda  tangani  kemudian  formulir  rangkap  ke  1  diarsip  dan menyerahkan formulir lembar ke 2 pada bagian pelayanan
b. Menerima KP dari bagian pelayanan
c. Cek dan tanda tangan KP
d. Menyerahkan KP pada bagian pelayanan
e. Menerima  LPSH,  LPSB,  LPST,  LPDT  rangkap  2  dari  bagian sirkulasi  untuk  dicek  dan  ditanda  tangani    kemudian  LPSH,
LPSB,  LPST,  LPDT  lembar  ke  1  diberikan  kepada  Pembantu Ketua I (PK I) sedangkan LPSH, LPSB, LPST, LPDT lembar ke 2 tanda tangan pada bagian sirkulas.

## 2. Desain Sistem
Berdasarkan hasil analisis diatas, maka untuk melengkapi kebutuhan sistem perlu dirancang desain sebagai berikut :

## a. Desain Database
Desain database yang dibuat dalam sistem informasi sirkulasi buku perpustakaan pada STMIK AMIKOM Purwokerto menggunakan pendekatan teknik Diagram Entity Relationship. Diagram tersebut kemudian diterjemahkan kedalam skema relasi. Hasil dari skema relasi diterjemahkan kedalam cara pandang secara fisik sebagai kamus data (data dictionary).
1) Anggota  adalah  entity  yang  digunakan  untuk  menyimpan  data  anggota pada perpustakaan STMIK AMIKOM Purwokerto.
2) Judul  buku  adalah  entity  yang  digunakan  untuk  menyimpan  data  judul buku.
3) Buku adalah entity yang digunakan untuk menyimpan data buku.
4) Group buku adalah entity yang digunakan untuk menyimpan data kategori buku.
5) Transaksi  adalah  entity  yang  digunakan  untuk  menyimpan  data  transaksi peminjaman dan pengembalian.
Pada  Skema  Relasi  dalam  sistem  tersebut  tampak  bahwa,  anggota,  judul buku,  buku,  group  buku  dan  transaksi  adalah  nama  entity,  yang  berada  didalam tanda kurung berupa field-field/atribut-atribut dari setiap entity. Atribut/field yang digaris bawahi merupakan filed kinci dan field tamu.
b. Desain Input
Desain  input  yang  dibuat  dalam  sistem  informasi  sirkulasi  buku perpustakaan  pada  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  merupakan  gambaran  proses pemasukan  data  kedalam  computer.  Desain  input  tersebut  dirancang  sesuai kebutuhan input berdasarkan desain database yang telah dibut.

## KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  telah  dibuat  system  informasi  perpustakaan dengan  baik  dan  sesuai  dengan  perencanaan.  System  ini  harapannya  dapat membantu proses pelayanan di perpustakaan.
2. Saran
Penelitian  ini  masih  menggunakan  program  desktop  sehingga  disarankan untuk  pengembangan  menggunakan  program  berbasis  web  sehingga  mudah  di akses.

## DAFTAR  PUSTAKA
Arikunto, S. 1990. Prosedur Penelitian. Jakarta ; Rineka Cipta.
Arismunandar, Wiranto. 1994. Penggerak Mula Motor Bakar Torak. Bandung.
Arismunandar, Wiranto.  2004.  Motor Diesel Putaran Tinggi.  Edisi 10.  Pradnya Paramita, Jakarta. Basic Mechanic Training 1.  Astra International.
Dahlan, Sakuri.  2005.  Metodologi Penelitian.  STT Wiworotomo, Purwokerto.
Petunjuk  Praktikum  Motor  Bakar.  2009.  Laboratorium  Konversi  Energi.  Jurusan Teknik Mesin. Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta. Pudjanarsa, Astu.  2006.  Mesin Konvesi Energi.  Andi Offset, Yogyakarta. Ikatan  Teknisi  Indonesia.    2004.    Materi  Pelatihan  Nasional  Otomotif Perbaikan Kendaraan Ringan.
Sumadi.    1979.    Sistem  Kelistrikan  dan  Bahan  Bakar  Otomotip.    Edisi  1. Departemen  Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta.
Step 2.  Materi Pelajaran Engine Group.  PT Toyota Astra Motor.
Soenarta, Nakoela. 2007. Motor Berguna. Musashi Intitute of Technology.