## APLIKASI SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT ITHACA RESOURCES
Novianto Yosua Tampi 1 , Inge Handriani 2
2 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Jalan Meruya Selatan No. 1, Meruya Selatan, Kembangan, Kota Jakarta Barat, DKI Jakarta 11650 e-mail : 1 yosuatampi@gmail.com, 2 inge.handriani@mercubuana.ac.id

## ABSTRAK
Pengeluaran kas merupakan aktivitas yang penting dalam operasional perusahan  meliputi pembelian barang, biaya operasional perusahaan dan lain-lain yang bisa dilakukan dengan dua cara yaitu secara langsung (tunai) atau melalui transfer bank. Permasalahan yang terjadi berkaitan dengan pengeluaran kas  sehubungan  dengan  pengajuan  uang  muka  seperti  ketidaksesuaian  pengajuan  dengan  anggaran yang telah ditentukan. Kegiatan pengajuan uang muka pun masih dilakukan secara manual, oleh sebab itu  perlu  adanya  suatu  aplikasi  sistem  yang  dapat  meminimalisir  masalah-masalah  pengeluaran  kas supaya dapat menunjang keberhasilan dan kelancaran proses pekerjaan. Dari permasalahan tersebut memunculkan  suatu  gagasan  untuk  membuat  suatu  aplikasi  berbasis  web  yang  dapat  mengontrol pengeluaran  kas  berdasarkan  anggaran  yang  telah  ditentukan.  Metode  pengembangan  sistem  yang digunakan dalam pembuatan aplikasi adalah metode waterfall. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah  .NET  dan  HTML  serta  dengan  SQL  Server  2008  sebagai  basis  datanya.  Didukung  dengan tersedianya  jaringan  internet  local  (intranet)  di  dalam  perusahaan,  aplikasi  ini  nantinya  akan digunakan  sebagai  media  untuk  mengontrol  pengeluaran  kas  dan  meminimalisir  ketidaksesuaian pengajuan uang muka agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Kata kunci: Pengeluaran Kas, Keuangan, Uang Muka

## 1. PENDAHULUAN
Dalam dunia usaha, keuangan merupakan hal yang sangat penting karena keuangan merupakan salah satu faktor yang  menunjang  proses  berjalannya  suatu  perusahaan.  Semakin  besar  suatu  perusahaan,  maka  semakin  besar  pula kebutuhan yang diperlukan. Dalam pemenuhan kebutuhannya, perusahaan banyak melakukan berbagai proses, baik itu  pembelian  barang  untuk  kebutuhan  kerja,  pembelian  ataupun  sewa  kendaraan  untuk  transportasi  operasional, sewa gedung untuk tempat operasional kerja, pembayaran jasa konsultan dan masih banyak yang lainnya. Pengajuan uang muka juga merupakan salah satu kegiatan operasional perusahaan yang biasa dilakukan oleh karyawan untuk memenuhi tugas, kepentingan ataupun keperluan perusahaan. Dari semua hal tersebut sudah dapat dipastikan adanya proses pengeluaran kas dalam memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut. Dalam proses pengeluaran kas ini, bagian keuanganlah yang memiliki otorisasi untuk melakukan proses tersebut.
Dalam  perjalanannya  ada  saja  faktor  yang  dapat  menjadi  masalah  dalam  proses  pengeluaran  kas,  misalnya terhambatnya  proses  pembayaran.  Banyak  faktor  yang  dapat  menyebabkan  hal  ini  terjadi  diantaranya  adalah ketidaklengkapan  dokumen  yang  ditagihkan  atau  yang  akan  dibayarkan,  kesalahan  penulisan  atau  kesalahan penjumlahan atau mungkin kekurangtelitian dalam pembuatan dokumen. Pada perusahaan yang besar banyak faktor yang  harus  diperhatikan  atau  ada  tata  cara,  prosedur,  maupun  sistem  dalam  proses  pengeluaran  kas  seperti kelengkapan  dokumen,  kebenaran  isi  baik  tulisan  maupun  angka  yang  tertera  dalam  dokumen,  penujuan pembayaran, jadwal pembayaran dan  masih banyak hal lain  yang harus diperhatikan. Hal-hal seperti itu terkadang bagi sebagian pihak menganggapnya sesuatu yang kurang penting bahkan ada sebagian pihak yang berpikir seolah- olah semua itu dibuat atau diminta untuk mempersulit proses pengeluaran kas, padahal itu semua merupakan suatu sistem, aturan, prosedur atau ketentuan yang diterapkan sesuai standar yang berlaku sebagai proses ketertiban agar dapat  diraih  hasil  yang  efektif  dan  efisien  bagi  semua  pihak.  Banyak  pihak  yang  berkepentingan  dengan  proses- proses tersebut sehingga harus ada pengelolaan sistem yang baik agar bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan yang mungkin bisa terjadi termasuk didalamnya kesalahan dalam pembayaran itu sendiri.
Pada  PT  Ithaca  Resources,  sering  terjadi  masalah-masalah  dalam  hal  pengeluaran  kas  khususnya  pada pengeluaran  kas  sehubungan  untuk  pengajuan  uang  muka  (cash  advance).  Ketidaksesuaian  pengajuan  dengan anggaran  dan  prosedur  pengajuan  cash  advance  yang  ada  menjadi  faktor  penyebab  masalah  ini  terjadi.  Rumusan masalah yang diperoleh dan dibahas pada pengerjaan ini adalah:
1. Bagaimana mengontrol pengeluaran kas berdasarkan anggaran yang telah ditentukan?
2. Bagaimana  prosedur  pembuatan  anggaran  sebagai  pendukung  sistem  pengeluaran  kas  pada  PT  Ithaca Resources?
Batasan masalah agar dalam perancangan dan pembuatan prosedur serta aplikasi sistem pengeluaran kas yang dibuat tidak meluas maka pembahasan penelitian ini dibatasi pada prosedur pembuatan anggaran untuk mendukung aplikasi dan pengeluaran cash advance khusus operasional kantor.
Tujuan dari pengerjaan ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengontrol pengeluaran biaya.
2. Untuk meminimalisir ketidaksesuaian pengajuan cash advance dan kesalahan dalam pembuatan dokumen.
3. Untuk mengatur tentang pengajuan cash advance agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

## 2. LANDASAN TEORI

## 2.1 Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah Systems  Development  Life  Cycle (SDLC)  atau  biasa disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem. Metode SDLC yang digunakan adalah metode waterfall menurut Roger  S.  Pressman  (2012:  46),  dimana  mempunyai  tahapan-tahapan  seperti  analisa  kebutuhan  (komunikasi  & perencanaan), perancangan / desain (pemodelan) serta pengkodean dan pengujian (konstruksi). [5]

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Analisa Sistem Berjalan
Beberapa  masalah  yang  ada  dalam  sistem  berjalan  diantaranya  berkaitan  dengan  ketidaksesuaian  pengajuan uang  muka  (cash  advance)  dengan  ketentuan  dan  prosedur.  Hal-hal  seperti  pemberi  persetujuan  (approver)  yang tidak sesuai dengan besarnya nominal pengajuan cash advance yang diajukan pemohon (applicant), proses verifikasi pengajuan  cash  advance  oleh  divisi  keuangan  yang  kurang  maksimal  dan  sering  tidak  adanya  dana  pada  saat pembayaran biaya operasional lainnya yang sudah jatuh tempo.

## Gambar 1 Process Flowchart Pengeluaran Kas Pengajuan Uang Muka
Beberapa  prosedur  berjalan  yang  dilakukan  oleh  pihak-pihak  yang  terlibat  dalam  pengajuan  cash  advance adalah sebagai berikut:
1. Pemohon menyerahkan form Pengajuan Cash Advance (PCA) ke staf keuangan.
2. Staf keuangan mendata form PCA yang diserahkan pemohon.
3. Kadiv. keuangan memberikan persetujuan.
4. Staf keuangan melakukan scan untuk form PCA yang disetujui.
5. Staf keuangan melakukan serah terima form PCA dengan manajer keuangan untuk dilakukan pembayaran.
6. Manajer keuangan mempersiapkan pembayaran.

## 3.2 Analisa Identifikasi Masalah
Hasil analisa yang didapat dari masalah yang ada diantaranya sebagai berikut:
1) Struktur pemberi persetujuan (approver) pemohon cash advance yang tidak jelas dan tidak teratur karena belum adanya SOP yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
2) Staf  keuangan  kesulitan  memverifikasi  pengajuan  cash  advance  karena  kurang  detilnya  informasi  yang diberikan pemohon pada form PCA.
3) Sering tidak adanya dana pada saat pembayaran biaya operasional lainnya yang sudah jatuh tempo karena kurangnya kontrol pengeluaran biaya oleh divisi keuangan. Kadiv. keuangan tidak melakukan pengecekan anggaran.

## 3.3 Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil analisa identifikasi masalah tersebut maka diusulkan untuk dibuat rancangan usulan struktur organisasi, penyusunan anggaran tahunan dan aplikasi sistem berbasis web yang dapat mengontrol pengeluaran kas berdasarkan  anggaran  yang  telah  ditentukan.  Selain  itu,  aplikasi  juga  dapat  memaksimalkan  proses  verifikasi pengajuan cash advance oleh staf keuangan.

## 3.4 Rancangan Usulan Sistem Pengeluaran Kas
Gambar 2 Rancangan Usulan Struktur Organisasi PT Ithaca Resources
Prosedur usulan penyusunan anggaran tahunan diantaranya sebagai berikut:
1. Divisi menyusun anggaran tahunan berdasarkan ketentuan perusahaan
2. Tiap  kepala  divisi  (kadiv.)  dan  direksi  mengikuti  rapat  direksi  untuk  menetapkan  rancangan  anggaran tahunan
3. Direktur keuangan mencatat dan mendistribusikan anggaran tahunan yang telah disetujui

## 3.5 Use Case Diagram
Gambar 4 Use Case Diagram Aplikasi Sistem Pengeluaran Kas

## 3.6 Activity Diagram

## 3.7 Sequence Diagram
Gambar 6 Sequence Diagram Otorisasi Pengajuan

## 3.8 Class Diagram

## Gambar 7 Class Diagram
3.9 Spesifikasi Basis Data
Tabel 1 Spesifikasi Basis Data Tabel Pengajuan No. Nama Kolom Tipe Data Ket. 1 id int PK 2 id_user int FK 3 id_anggaran int FK 4 tipe_cash_advance varchar (50) 5 ket_perbaikan varchar (200) 6 no_pol_kendaraan varchar (50) 7 lokasi_gedung varchar (50) 8 total_pemeliharaan Int 9 ket_lain-lain varchar
No. Nama Kolom Tipe Data Ket. (100) 10 total_lainlain Int 11 tanggal_dibutuhkan Date 12 ket_perjalanan_dinas varchar (100) 13 tanggal_berangkat date 14 tanggal_pulang date 15 jam_keberangkatan time (7) 16 jam_pulang time (7) 17 tujuan_keberangkatan varchar (50) 18 transportasi_udara decimal (18,0) 19 transportasi_darat decimal (18,0) 20 penginapan decimal (18,0) 21 laundry decimal (18,0) 22 konsumsi decimal (18,0) 23 total_perjalanan_dinas  Int 24 status varchar (50) 25 sisa_anggaran decimal (18,0) 26 gedung varchar (50) 27 CreateDate datetime 28 UpdateDate datetime

## 3.10 Rancangan Layar
Gambar 8 Rancangan Layar Halaman Utama

## 3. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Tahap implementasi adalah tahap dimana aplikasi sistem telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar-benar bisa  digunakan  dengan  baik  oleh  pengguna,  aplikasi  sistem  harus  melalui  tahap  pengujian  terlebih  dahulu  untuk menjamin tidak adanya masalah yang fatal pada saat pengguna menggunakan aplikasi sistem tersebut. Pada tahapan
pengujian tedapat dua cakupan spesifikasi kebutuhan dan sistem yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi pada aplikasi ini meliputi proses pengkodean basis data dan tampilan antar muka.
4.1 Implementasi Aplikasi Sistem
 Implementasi Halaman Menu Pengajuan
Gambar 9 Tampilan Halaman Menu Pengajuan
 Implementasi Halaman Menu Otorisasi Pengajuan
Gambar 10 Tampilan Halaman Menu Otorisasi Pengajuan

## 4.2 Pengujian Sistem
Pengujian  sistem  ini  menggunakan  metode black  box  testing ,  dimana  berfokus  pada  persyaratan  fungsional perangkat  lunak  tanpa  memperdulikan source  code program.  Pengujian  dilakukan  dengan  menjalankan  aplikasi sistem  pengeluaran  kas.  Setelah  aplikasi  dijalankan  selanjutnya  adalah  menguji  menu-menu  dan  tombol-tombol yang terdapat dalam antar muka aplikasi tersebut apakah sesuai dengan tahap perancangan awal.

## 4.3 Hasil Pengujian
Dari pengujian yang dilakukan dapat diperoleh hasil pengujian yang sesuai dengan rancangan sistem yang telah dibuat. Berikut adalah  rangkuman hasil pengujian:
1. Pengujian  telah  menunjukkan  masukan (input) ,  proses  dan  hasil  keluaran (output) yang  sesuai  dengan rancangan pembuatan aplikasi.
2. Aplikasi  ini  sudah  berjalan  dengan  baik  dan  benar,  hal  ini  telah  dibuktikan  dari  hasil  skenario  yang  telah dilakukan.
3. User yang  bertindak  sebagai  pemohon  dapat  melakukan  input  pengajuan  sesuai  dengan  keperluan pengajuan user .
4. User yang  bertindak  sebagai  atasan  pemohon  dapat  melakukan  persetujuan  atas  pengajuan  yang  dibuat pemohon.
5. User yang bertindak sebagai staf keuangan dapat melakukan verifikasi atas pengajuan yang telah disetujui oleh atasan pemohon.
6. User yang bertindak sebagai kadiv. keuangan dapat melakukan input anggaran per divisi.
7. User yang bertindak sebagai kadiv. keuangan dapat melakukan proses otorisasi dengan baik karena adanya informasi sisa anggaran.
8. User yang bertindak sebagai  manajer keuangan  dapat  melakukan  update data pembayaran atas pengajuan yang telah diotorisasi kadiv. keuangan.
9. User yang bertindak sebagai direktur keuangan dapat melihat laporan pengeluaran dan sisa anggaran.
10. Admin dapat mengatur profil dari user yang akan menggunakan aplikasi.

## 4. KESIMPULAN
Dengan diimplementasikannya Aplikasi Sistem Pengeluaran Kas ini, dapat disimpulkan bahwa:
1) Aplikasi  ini  dapat  mengontrol  pengeluaran  kas  berdasarkan  anggaran  yang  telah  ditentukan  sehingga pengeluaran kas lebih tertib.
2) Aplikasi  ini  dapat  membantu  proses  verifikasi  pengajuan cash  advance menjadi  lebih  baik,  memberikan kemudahan  informasi  tentang  tata  cara,  prosedur,  ketentuan  dan  etika  pengeluaran  kas  kepada  karyawan dalam mengajukan cash advance .
Hal  yang  dapat  dijadikan  bahan  pertimbangan  bagi  pengembangan  aplikasi  ke  depannya  adalah  penambahan fitur  untuk input besaran  anggaran  yang  lebih  rinci  untuk  setiap  divisi  dan  fitur  lain  seperti  menu  laporan pertanggungjawaban (realisasi) atas pengeluaran biaya sehubungan dengan pengajuan cash advance .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Dennis, Alan et. al. 2012. System Analysis & Design ( 5 th edition ) [2] Laudon,  Kenneth,  Laudon,  Jane  P.  2014. Management Information  Systems:  Managing  the  Digital  Firm ( 13 th edition ). Prentice Hall, New Jersey.
[3] O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. Management Information Systems ( 10th Edition ). McGraw- Hill/ Irwin, New York.
[4] Pratama, I Putu Agus Eka. 2014. Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung: Informatika.
[5] Pressman, Roger S. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak (Edisi 7 - Bahasa Indonesia) . Yogyakarta: Andi.
[6] Satzinger, et al (2011: 46) System Analysis And Design. Course Technology. New York.