Kajian Pengelolaan Personnel Files Berbasis Elektronik: Studi Kasus Kantor Regional II Badan Kepegawaian Nasional (BKN) Surabaya

## ABSTRACT
This  paper  examines  the  procedures  for  managing  electronic  files based  personnel.  The  research  locus  is  in  Regional  Office  II  of  the National  Personnel  Agency  (BKN)  Surabaya.  Human  resource management  organizations  create  personnel  files  or  personnel  files that are managed in a certain way in accordance with the vision and mission.  Basically,  personnel  files  created  by  the  State  Personnel Agency are a vital type of archive. The data used consists of primary data and secondary data. Data collection methods used in this study are  observation,  interviews,  and  literature  study.  Observations  or observations made at the Regional Office II of the National Personnel Agency  (BKN)  Surabaya.  The  interview  aims  to  add  information through the staffing administration. Literature study is used to collect data in order to strengthen the exposure that has been described by the author. Management of personnel files at Regional Office II of the
Surabaya  National  Personnel  Agency  (BKN)  based  on  the  storage media  is  done  physically  and  electronically.  Electronically,  the management  of  personnel  files  is  carried  out  starting  from  scanning or scanning, storing and maintaining.

## INTISARI
Makalah  ini  mengkaji  tentang  prosedur  pengelolaan  personnel  files berbasis  elektronik.  Lokus  penelitian  berada  di  Kantor  Regional  II Badan  Kepegawaian  Nasional  (BKN)  Surabaya.  Organisasi  pengelola sumber daya manusia menciptakan arsip kepegawaian atau personnel files yang dikelola dengan  cara  tertentu sesuai dengan visi dan  misi. Pada  dasarnya,  personnel  files  yang  diciptakan  oleh  Badan Kepegawaian Negara merupakan salah satu jenis arsip vital. Data yang digunakan  terdiri  dari  data  primer  dan  data  sekunder.  Metode pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi atau pengamatan dilakukan  di  Kantor  Regional  II  Badan  Kepegawaian  Negara  (BKN)
Surabaya.  Wawancara  bertujuan  untuk  menambah  informasi  melalui pengelola  tata  naskah  kepegawaian.  Studi  pustaka  digunakan  untuk mengumpulkan data demi memperkuat paparan yang telah dijelaskan penulis.  Pengelolaan  personnel  files  di  Kantor  Regional  II  Badan Kepegawaian  Negara  (BKN)  Surabaya  berdasarkan  media penyimpanannya  dilakukan  metode  konvensional  fisik  dan  berbasis elektronik. Pengelolaan personnel files berbasis elektronik terdiri  dari tahapan pemindaian atau scanning, penyimpanan, dan pemeliharaan.
PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Pamekasan

## Submitted: 22/11/2019
Received: 22/01/2020
*Correspondence: Failina Zuhrotun Napsi failinanapsi@ymail.com
KEYWORDS: managing,  personnel, files,  electronic
KATA KUNCI: pengelolaan, personnel, files, elektronik

## Failina Zuhrotun Napsi
CITE THIS ARTICLE: Napsi, F. Zuhrotun. (2019). Kajian Pengelolaan Personnel Files Berbasis Elektronik: Studi Kasus Kantor Regional II Badan
Kepegawaian Nasional (BKN) Surabaya. Jurnal Diplomatika , 3( 1), 63-73.

## PENDAHULUAN
Di  abad  informasi,  kebutuhan  masyarakat  atas  informasi  semakin  meningkat tajam. Informasi telah menjadi bagian hidup vital bagi manusia. Ragam tuntutan hidup, seperti  pekerjaan  maupun  pendidikan  menjadikan  seorang  individu  terus  berupaya untuk terus terhubung dengan informasi. Kegiatan menelusuri informasi yang disertai dengan proses berpikir individu dapat menciptakan informasi baru.
Dalam  dinamika  operasional  organisasi,  khususnya  organisasi  publik,  kegiatan menciptakan  dan  memberikan  informasi  harus  dapat  dikomunikasikan.  Komunikasi yang  bersifat  legal  dibuktikan  oleh  suatu  rekaman  tertulis  yaitu  arsip.  Arsip  adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Arsip Nasional RI, 2009, 2).
Arsip  memiliki  fungsi  sebagai  sumber  informasi  dan  pusat  ingatan  bagi organisasi.  Arsip  menurut  fungsinya  dalam  operasional  organisasi  diklasifikasikan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih berada  di  berbagai  kantor,  baik  kantor  pemerintah,  swasta,  atau  organisasi kemasyarakatan,  karena  masih  dipergunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya (Amsyah, 1991, 2). Wujud nyata arsip dinamis  yang  paling  mudah  dijumpai  adalah  korespondensi;  baik  surat  masuk,  surat keluar,  surat  perjanjian,  maupun  surat  lainnya  serta  notulensi.  Menurut  perundang- undangan, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (Arsip Nasional RI, 2009, 3). Periode  simpan  arsip  dinamis  bergantung  pada  dua  hal,  yaitu  nilai  guna  dan  Jadwal Retensi  Arsip  (selanjutnya  disebut  JRA).  JRA  merupakan  salah  satu  dari  empat  pilar kearsipan. JRA menjadi penentu lama waktu simpan arsip, jenis arsip, dan menentukan apakah suatu arsip harus dinilai kembali, dapat dimusnahkan, atau simpan permanen. Arsip  dinamis,  berdasarkan  frekuensi  penggunaannya  dalam  operasional  organisasi, diklasifikasikan  kembali  menjadi  dua  yaitu  dinamis  aktif  dan  dinamis  in-aktif.  Arsip dinamis  aktif  adalah  arsip  yang  frekuensi  penggunaannya  tinggi  dan/atau  terus menerus (Arsip  Nasional  RI,  2009,  3).  Wujud  nyata  arsip  dinamis  aktif  salah  satunya adalah  rencana  anggaran  tahunan  yang  masih  berjalan.  Arsip  tersebut  akan  terus digunakan  sebagai  pedoman  pengeluaran  dana  suatu  organisasi  selama  satu  tahun penuh. Adapun arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya mulai menurun  (Arsip  Nasional  RI,  2009,  3).  Arsip  dinamis  inaktif,  meski  jarang digunakan atau  diakses,  tetap  disimpan  sebab  diprediksi  akan  dimanfaatkan  untuk  keperluan tertentu.  Misalnya,  rencana  anggaran  tahunan  yang  telah  habis  masanya  akan  tetap disimpan  dalam  beberapa  tahun  kemudian  untuk  bahan  evaluasi  organisasi  secara berkala dan untuk memenuhi persyaratan audit.
Arsip  dinamis  aktif  merupakan  bagian  yang  sangat  penting  bagi  operasional organisasi.  Hal  ini  karena  arsip  tersebut  masih  terus  digunakan  dalam  kegiatan operasional  organisasi  dan  terkait  dengan  hajat  hidup  orang  banyak.  Arsip  dinamis aktif  juga  berfungsi  sebagai  dasar  pelaksanaan  tugas  dan  pengambilan  keputusan dalam suatu organisasi. lokasi penyimpanan arsip dinamis aktif disebut sebagai Pusat Arsip  atau  Central  File.  Sedangkan  arsip  dinamis  in-aktif    disebut  dengan  istilah  non current records. Sebagaimana arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif juga menjadi bahan  referensi  dalam  pembuatan  kebijakan  yang  ada  disuatu  organisasi  meski intensitasnya tidak setinggi arsip dinamis aktif. Pada umumnya, arsip dinamis inaktif
yang dikelola oleh organisasi merupakan dokumen yang memiliki beberapa komponen, seperti laporan pertanggung jawaban. Arsip dinamis in-aktif disimpan di suatu Record Center.
Urgensi  keberadaan  suatu  arsip  berbeda-beda  untuk  setiap  organisasi.  Hal tersebut  berdampak  pada  bentuk  pengamanan  yang  dilakukan  yang  juga  berbeda bergantung  pada  tata  kelola  organisasi  pencipta  arsip.  Sayangnya,  belum  semua organisasi publik di Indonesia telah difasilitasi dengan tempat penyimpanan arsip yang terintegrasi. Fenomena tersebut disebabkan oleh tingkat kesadaran dibidang kearsipan pun  berbeda-beda  dan  cenderung  rendah.  Beberapa  organisasi  publik  memang terbukti telah memiliki tempat penyimpanan arsip, namun yang perlu diperhatikan lagi apakah  pengelolaan  dokumen  sesuai  dengan  standar  kearsipan  serta  memenuhi kualifikasi  dari  aspek  keamanan,  penataan  dan  penemuan  kembali  yang  juga  sesuai dengan  standar,  lokasi  yang  aman  dari  bencana  alam  maupun  manusia,  dan  kondisi tempat penyimpanan  arsip  yang  sesuai  standar dan  mendukung  kelestarian  fisik  dan informasi arsip, dan lain sebagainya.
Lembaga  publik  pasti  menciptakan  arsip  yang  berkaitan  dengan  visi  dan  misi organisasi.  Setiap  organisasi  memiliki  karakter  arsip  yang  khusus  bergantung  pada bidang  yang  dikelola.  Organisasi  yang  bergerak  pada  persoalan  pengelolaan  sumber daya  manusia  pasti  menciptakan  arsip  kepegawaian  atau  personnel  files.  Kantor Regional  II  Badan  Kepegawaian  Negara  (BKN)  Surabaya  adalah  lembaga  publik  non pemerintahan,  bertanggungjawab  di  bidang  manajemen  kepegawaian  negara. Berdasarkan  survei  awal  yang  penulis  lakukan  di  Kantor  Regional  II  Badan Kepegawaian  Negara  (BKN)  Surabaya  pada  Kamis,  03  Agustus  2017,  arsip  yang terdapat pada institusi tersebut berupa arsip kepegawaian atau personnel files PNS se- Provinsi Jawa Timur yang dikategorikan sebagai vital records. Arsip tersebut disimpan di pusat simpan arsip dengan penataan khusus. Personnel files dikategorikan sebagai arsip vital sebab menyangkut hajat hidup Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan mengandung nilai administrasi, hukum, keuangan, riset, dan dokumentasi. Hilangnya personnel files dapat  berdampak  signifikan,  salah  satunya  pada  pengelolaan  keuangan  karena berkaitan dengan masalah gaji, tunjangan, asuransi, hutang, dan sebagainya.
Pengelolaan  personnel  files  di  Kantor  Regional  II  Badan  Kepegawaian  Negara (BKN) Surabaya  telah  dibekali  pedoman  khusus.  Pedoman  tersebut adalah Peraturan Kepala  Badan  Kepegawaian  Negara  Nomor  18  Tahun  2011  tentang  Pedoman Pengelolaan  Tata  Naskah  Kepegawaian  Pegawai  Negeri  Sipil.  Pedoman  tersebut menjadi panduan dalam pengelolaan personnel files, baik dengan metode konvensional maupun  berbasis  elektronik.  Prosedur  pengelolaan  personnel  files  dengan  metode konvensional  meliputi  pemilahan  jenis  arsip  yang  akan  disimpan,  pencatatan, penyimpanan,  pemeliharaan,  pelayanan  informasi,  dan  sarana  prasarana.  Prosedur pengelolaan  personnel  files  berbasis  elektronik,  pada  prinsipnya  tidak  jauh  berbeda dengan  pengelolaan  secara  fisik.  Perbedaan  paling  signifikan  hanya  pada  tahapan pencatatan  yang  diubah  menjadi  tahapan  pemindaian  atau  scanning.  Namun  dalam praktiknya,  terdapat  beberapa  kesenjangan  yang  disebabkan  oleh  kurangnya pemahaman  mengenai  prosedur  pengelolaan  personnel  files  dan  persoalan  sarana prasarana yang berbeda dengan organisasi lain. Makalah ini berfokus pada pengelolaan personnel files berbasis elektronik.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  maka  penulis  merumuskan  masalah  yaitu adalah bagaimana pengelolaan personnel files berbasis elektronik di Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya?

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus, yaitu mendeskripsikan prosedur pengelolaan personnel file yang berbasis elektronik.  Adapun  lokus  penelitian  difokuskan  di  Kantor  Regional  II  Badan Kepegawaian  Negara  (BKN)  Surabaya,  tempat  penulis  melaksanakan  praktik  kerja lapangan. Data dikumpulkan melalui tiga metode, yaitu:
1. Observasi-partisipatif,  yaitu  penulis  mengamati  pengelolaan  personnel  files. Selain  itu,  penulis  juga  ikut  serta  terlibat  dalam  proses  pengelolaan    tersebut, kemudian menganalisis apakah sudah sesuai dengan teori dan standar dibidang kearsipan. Observasi ini lebih mengarah kepada partisipasi dan analisis sehingga penulis  dapat  mengetahui  secara  jelas  dan  tepat  proses  pengelolaan  personnel files berbasis elektronik;
2. Wawancara,  yaitu  melakukan  wawancara  kepada  staff  di  Kantor  Regional  II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya;
3. Studi Pustaka, yaitu mengkaji bahan-bahan pustaka yang berkaitan dengan topik pengelolaan personnel file dan pengelolaan arsip elektronik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  pemanfaatan  dan  pengendalian  atas  sumber  daya  yang  diperlukan untuk  mencapai  ataupun  menyelesaikan  tujuan  tertentu  diistilahkan  sebagai pengelolaan  (Atmosudirjo,  1982,  10).  Pengelolaan  arsip  dibagi  menjadi  dua,  yaitu pengelolaan  arsip  dinamis  dan  pengelolaan  arsip  statis.  Berdasarkan  konsep  daur hidup  arsip,  pengelolaan  arsip  dinamis  terdiri  dari create , use and maintenance ,  dan disposal . Tahapan penciptaan atau creation dilaksanakan sesuai dengan pedoman tata naskah  di  masing-masing  organisasi.  Setelah tahap  penciptaan,  arsip disimpan  sesuai dengan  sistem  penyimpanan  yang  dipilih  organisasi.  Tahap  akhir  dari  pengelolaan arsip  dinamis  adalah disposal atau  penyusutan.  Penyusutan  dilakukan  berdasarkan Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  di  masing-masing  organisasi.  Arsip  dinamis  yang  sudah dinyatakan ‘ jatuh  tempo ’, dinilai  kembali  untuk  menentukan  apakah  arsip  tersebut harus musnah atau dipindah.
Arsip  kepegawaian  memiliki  nama  lain  yaitu  personnel  files.  File  dan  record memiliki  makna  yang  berbeda  (Kadir,  2002,  8).  File  merupakan  kumpulan  data perorangan sedangkan record  merupakan data satu orang. Adapun contoh file adalah Sukarti-Guru-Semarang,  Ucok-Dokter-Nias,  dan  Pace-Insinyur-Papua.  Sedangkan contoh record adalah Sukarti-Guru Surabaya. Selain itu, Minnesota ’ s Government Data Practices  Act  (MGDPA)  mendefinisikan  data  kepegawaian  sebagai  berikut:  Personnel Data are information about an individual collected and maintained because the person has  or  had  an  employment  relationship  with  the  city  (League  of  Minnesota  Cities Information Memo, 2017, 1). Personnel Data didefinisikan sebagai informasi mengenai seseorang, yang dikumpulkan dan diolah karena seseorang tersebut berprofesi sebagai
pekerja. Personnel Data mengacu pada informasi sedangkan personnel files dan/atau personnel records lebih kepada objek atau bentuk fisik.
Berdasarkan hasil survei awal di Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya pada Kamis, 03 Agustus 2017, salah satu arsip substantif yang dikelola oleh  BKN  Kantor  Regional  II  adalah  berupa  arsip  kepegawaian.  Arsip  tersebut  dapat diklasifikasikan  sebagai  arsip  vital.  Adapun  wujud  nyata  arsip  tersebut  berupa personnel files PNS se-Provinsi Jawa Timur yang disimpan di pusat arsip dan memiliki pola  penataan  tersendiri.  Personnel  files  diklasifikasikan  sebagai  arsip  vital  sebab memiliki  konten  berupa  data  pribadi  Pegawai  Negeri  Sipil  (PNS)  yang  mengandung nilai administrasi, hukum, keuangan, riset, dan dokumentasi. Apabila suatu personnel file hilang, dampak yang paling berpengaruh adalah nilai fiskal atau keuangan. Hal ini karena  bersangkut  paut  dengan  masalah  gaji,  tunjangan,  asuransi,  hutang,  dan sebagainya.
Pengelolaan personnel files dilakukan secara fisik dan elektronik. Personnel files yang  masih  berstatus  dinamis  aktif  akan  dikelola  oleh  Seksi  Pengelolaan  Arsip Kepegawaian Instansi Vertikal dan Propinsi dan Seksi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Instansi Kabupaten dan Kota. Berdasarkan tempat penyimpanannya, Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya menganut asas kombinasi dan tergolong on-site.  Semua  tata  naskah/personnel  records  disimpan  secara  terpusat  di  Lantai  3 Gedung Induk yang terhubung dengan Gedung Arsip. Cara penyimpanan ini tergolong on-site karena ruang penyimpanan menjadi satu dengan gedung induk tempat aktivitas organisasi.
Jumlah  sumber  daya  manusia  pengolah  personnel  files  di  Kantor  Regional  II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya berjumlah 42 orang dengan jumlah beban kerja  sebanyak  435.930  personnel  records.  Data  tersebut  diperoleh  dari  Rincian Jumlah  Beban  Kerja  PNS  Pusat  dan  Daerah  Tahun  2017  di  Seksi  Pengelolaan  Arsip Kepegawaian Instansi Vertikal dan Propinsi dan Seksi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Instansi Kabupaten dan Kota.
Personnel files yang dikelola oleh Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN)  Surabaya  termasuk  dalam  arsip  dinamis.  Pengelolaan  arsip  dinamis  idealnya dilakukan  berdasarkan  daur  hidup;  yaitu  create,  use  and  maintenance,  dan  disposal. Kanreg  BKN  menciptakan  arsip  kepegawaian  berupa  Nota  Persetujuan  Kenaikan Pangkat, Surat Keputusan Pindah Instansi, Surat Keputusan Pindah Wilayah Kerja, dan beberapa arsip lain.
Pengelolaan personnel files berbasis elektronik dimulai dari tahapan alih media. Proses alih media dari bentuk fisik kedalam bentuk elektronik disebut juga digitalisasi atau  document  imaging.  Kegiatan  digitalisasi  baru  dimulai  pada  15  Januari  2018 menggunakan  aplikasi  dengan  server  lokal,  TakTronik.  Berbeda    dengan  Document Managing  System  (DMS)  yang  digunakan  oleh  BKN  Pusat  dan  kanreg  lainnya, TakTronik  dibuat  oleh  pranata  di  Seksi  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi.  Namun demikian,  beberapa  fitur  dalam  aplikasi  ini  masih  belum  siap  digunakan.  Selain  itu, aplikasi  ini  masih  perlu  dilakukan  peninjauan  ulang;  baik  dari  segi  efisiensi  atau
kemudahan  pengguna,  efektifitas  waktu  pengerjaan,  tampilan  aplikasi,  penambahan fitur,  integrasi  online,  serta  beberapa  evaluasi  lain  yang  perlu  dilakukan  agar  dapat diperbaiki.
Proses  pemindaian  atau scanning  ini  dilakukan  oleh pengelola  tata  naskah  atau personnel  files.  Dokumen  yang  dipindai  menurut  Peraturan  Kepala  Badan Kepegawaian  Negara  Nomor  18  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Pengelolaan  Tata Naskah  Kepegawaian  Pegawai  Negeri  Sipil  terdiri  10  jenis.  Namun  berbeda  dengan implementasinya, dalam formulir pengendalian, dokumen yang di-scanning di Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya sejumlah 18 jenis.

## Tahapan Pengelolaan Personnel Files Berbasis Elektronik
Tahapan  pertama  adalah  alih  media.  Prosedur  alih  media  terdiri  atas  3  tahap, yaitu pra-scanning, scanning, dan pasca scanning.
1. Tahap  pertama  yaitu  pra-scanning,  meliputi  pengambilan  dokumen  personnel files dari roll o ’ pact, kemudian dilakukan pemilahan dokumen apa saja yang harus discan, dan memastikan jika dokumen terbebas dari klip maupun staples.
2. Kedua, tahap scanning dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Membuka aplikasi TakTronik yang ada di dekstop PC
b. Masukkan  NIP  pada  kolom  nama  user  dan  kata  kunci  lalu  klik  tombol masuk. Apabila berhasil masuk pada akun, nama dan NIP akan muncul pada pojok kanan bawah aplikasi.
c. Penambahan dokumen, dilakukan dengan meindai dan mengunggah berkas. Namun  karena  fitur  unggah  berkas  belum  dapat  digunakan,  maka penambahan  dokumen  dilakukan  dengan  klik  pada  menu  scan  berkas seperti pada gambar berikut:
Gambar 1. Dialog Box Untuk Masuk Aplikasi
Gambar 2. Fitur Untuk Penambahan Dokumen
d. Pilih  dokumen  yang  akan  dipindai,  klik  ikon  segitiga  kecil  pada  kolom instansi  untuk  memilih  asal  instansi,    isi  NIP  sesuai  dengan  personnel records yang akan dipindai, lalu klik OK.
e. Posisikan  dokumen  yang  akan  dipindai  pada  alat  pemindai  sesuai  dengan ukuran kertas.
f. Setelah muncul dialog box seperti gambar di bawah, klik tombol scan.
g. Pilih ukuran kertas yang akan dipindai lalu klik tombol scan
Gambar 3. Dialog Box Proses Pemindaian Dokumen
Gambar 4. Dialog Box Proses Pemindaian
Gambar 5. Dialog Box Penyesuaian Ukuran Kertas
h. Setelah dokumen yang dipindai muncul, pilih kriteria berkas, isi keterangan berkas. Untuk kolom “ Keterangan berkas ” biasanya berisi tanggal, tahun, dan bulan. Kemudian, klik simpan setelah kolom terisi
i. Jika  dokumen  telah  tersimpan,  muncul  dialog  box,  klik  OK,  kemudian  klik next untuk beralih pada dokumen selanjutnya.
3. Tahap ketiga yaitu paska pemindaian. Pengelola personnel files dapat memeriksa kembali hasil kerja pada fitur ‘ cari berkas ’:
Setelah  muncul  dialog  box  pencarian,  pengelola  mengisi  NIP  sesuai  personnel files yang telah disimpan.
Gambar 6. Dokumen Siap Dipindai
Gambar 7. Fitur Penelusuran Berkas Hasil Pemindaian
Gambar 8. Hasil Penelusuran Dokumen Hasil Pindai Yang Disimpa n
Proses alih media dapat dilakukan pada seluruh komputer di Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya terhubungan dengan jaringan internal.
Tahap  berikutnya  setelah  dokumen  dipindai  adalah  proses  penyimpanan. Penyimpanan dilakukan otomatis saat penambahan dokumen dan tersimpan pada satu server yang dapat diakses
pada
direktori: \\192.168.202.13 \Users\Administrator\Documents\FILE_TAKAH\ diikuti  nama  kabupaten  atau kota.
Tahapan pengelolaan berikutnya terkait dengan pelestarian dokumen elektronik personnel  files.  Prosedur  pelestarian  personnel  files  elektronik  dengan  aplikasi TakTronik  berdasarkan  Peraturan  Kepala  Badan  Kepegawaian  Negara  Nomor  18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil terdiri dari: penambahan dokumen, hapus dokumen, dan pencarian berkas. Maka apabila  pengelola  personnel  files  akan  mengubah  data  maka  harus  menghapus  data yang lama dan menambah data yang baru. Selain itu, jejak aktivitas pada aplikasi tidak dapat  terlacak.  Maka  diperlukan  penambahan  fitur  check  data,  edit,  dan  riwayat aktivitas  untuk  mempermudah  dan  memaksimalkan  pelayanan  aplikasi  serta keamanan informasi.
Kebijakan otomasi pengarsipan, selain mempermudah pekerjaan, tentunya tidak akan sepi dari tantangan. Pembaruan aplikasi, penambahan kualitas dan jumlah sarana alih  media  diharapkan  dapat  mempermudah  pemeliharaan  personnel  files  dalam bentuk elektronik. Selain pembaruan aplikasi, penambahan kualitas dan jumlah sarana alih  media  juga  masih  perlu  dilakukan.  Penambahan  jumlah  sarana  alih  media  dapat diikuti  dengan  peningkatan  spesifikasi  alat  agar  proses  alih  media  dapat  dilakukan secara maksimal.
Hasil  alih  media  personnel  files  disimpan  dalam  format  .pdf.  Format  tersebut dipilih  karena  perkiraan  usia  format  yang  lebih  tahan  lama.  Format  .pdf  juga  dapat dialihkan ke format lain, seperti .jpg, .tiff, .doc, dan sebagainya. Selain itu, format .pdf dapat diakses pada perangkat elektronik apapun.
Berkaitan dengan pelayanan dokumen, pelayanan informasi dalam bentuk digital

## Gambar 9. Direktori Penyimpanan Dokumen Elektronik Personnel Files
belum  dapat  dilakukan  secara  online  sehingga  pengakses  harus  datang  langsung  ke Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya.
Pengguna  maupun  pengelola  personnel  files  dapat  memperoleh  informasi mengenai  kinerja  mereka  dengan  klik  pada  menu ‘ Laporan ’ lalu  klik  pada  fitur ‘ kegiatan user ’. Sebelum alih media resmi dilaksanakan, perlu dilakukan briefing untuk menyamakan.  Persamaan  persepsi  tersebut  dilakukan  untuk  pemahaman  pengelola tata naskah/personnel files mengenai dokumen apa saja yang harus discan, keterangan berkas, dan penamaan kolom keterangan.
Aplikasi  yang  digunakan  untuk  proses  alih  media  adalah  TakTronik.  Aplikasi dibuat  oleh  pranata  di  Seksi  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi.  Beberapa  fitur  dalam aplikasi  ini  pada  dasarnya  masih  belum  siap  digunakan.  Tampilan  dan  fitur  aplikasi pun  masih  tergolong  rumit  sehingga  berpengaruh  pada  proses  penggunaan.  Adapun pengguna  aplikasi  adalah  para  pengelola  personnel  files  yang  mayoritas  berusia  50 tahun  keatas.    Saat  melakukan  alih  media,  pengelola  personnel  files  kesulitan  dalam mencari fitur yang akan digunakan karena menu fitur berukuran kecil. Sebelum proses digitalisasi,  pengelola  personnel  files  hanya  diberikan  pengarahan  sekali  dan  tanya jawab  dengan  pegawai  dari  Seksi  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi.  Pengelola personnel  files  pun  masih  kesulitan  karena  alur  alih media  yang  dinilai  terlalu cepat, penggolongan  kategori  dan  keterangan  yang  berbeda-beda.  Permasalahan  tidak konsistennya  pengkategorian  dan  pemberian  keterangan  dapat  mempersulit  proses temu kembali.
Permasalahan  tersebut  pada  dasarnya  dapat  dipecahkan  dengan  memperbarui versi aplikasi. Beberapa pembaruan yang harus dilakukan berupa pemilihan tampilan menu fitur yang lebih besar, design warna tampilan, penambahan fitur aktivitas akses, integrasi  online,  serta  beberapa  evaluasi  lain  yang  kiranya  perlu  dilakukan  agar terwujud  aplikasi  yang  lebih  baik,  baik  dari  segi  efisiensi  atau  kemudahan  pengguna maupun efektifitas waktu pengerjaan.
Selain itu, pelatihan singkat dan jelas wajib dilakukan sebelum proses alih media dilakukan.  Hal  tersebut  dilakukan  demi  keseragaman  atau  konsistensi  input  data. Persepsi atau pemahaman pengelola personnel files pun harus seragam karena apabila hal ini tidak terlaksana maka proses penemuan kembali akan sulit dilakukan.

## KESIMPULAN
Pengelolaan personnel files secara elektronik oleh Kantor Regional II BKN Surabaya memanfaatkan  aplikasi  TakTronik.  Aplikasi  tersebut  diciptakan  pranata  Seksi Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  menggunakan  server  lokal.  Pengelolaan  personnel files  elektronik  dilakukan  dengan  tahapan  pemindaian  atau  scanning,  penyimpanan, dan  pemeliharaan.  Jenis  dokumen  yang  harus  dipindai  tersurat  pada  standar pengelolaan  tata  naskah  kepegawaian.  Namun  demikian,  Kantor  Regional  II  Badan Kepegawaian Negara (BKN) Surabaya memiliki daftar jenis dokumen tersendiri sesuai dengan  kebutuhan  institusi.  Hasil  alih  media  personnel  files  disimpan  pada  satu komputer yang berfungsi sebagai server.
Oleh  karena  meningkatnya  kebutuhan  terhadap  dokumen  elektronik,  maka  perlu dilakukan  upaya  perbaikan.  Pembaruan  aplikasi  harus  dilakukan,  diantaranya:
pemilihan  tampilan;  baik  dari  segi  efisiensi  atau  kemudahan  pengguna,  efektifitas waktu pengerjaan, tampilan aplikasi, penambahan fitur, dan integrasi online. Selain itu, pelatihan  dan  penyeragaman  persepsi  yang  dilakukan  oleh  pengelola  personnel  files sebelum  proses  digitalisasi  diharapkan  akan  mempermudah  proses  alih  media sehingga  diperoleh  keseragaman  data  input  yang  serta  merta  akan  mempermudah proses penemuan kembali.
Untuk  kebutuhan  terhadap  personnel  data  PNS  di  seluruh  Indonesia  sebaiknya disediakan  aplikasi  yang  dapat  diakses  secara  online.  Pusat  personnel  data  secara terintegrasi  dapat  menjamin  keseragaman  data  dan  pembaruan  informasi.  Lingkup instansi yang dapat mengakses yaitu BKD, Kanreg BKN, dan BKN Pusat. Namun, tingkat keamanan  aplikasi  tersebut  pun  harus  menggunakan  teknologi  tingkat  tinggi  untuk mengantisipasi terjadinya kebocoran informasi oleh pihak tidak berwenang.

## DAFTAR PUSTAKA
Kadir,  Abdul.  (2002). Konsep  &  Tuntunan  Praktis  Basis  Data .  Yogyakarta:  Penerbit ANDI.
Hariyanto, “ Pengolahan  Personal  File  di  Records  Center  Fakultas  Peternakan Universitas Gadjah Mada ”, Laporan Akhir D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, 2015. https://kanreg2bkn.id/index.php diakses pada 16 Januari 2018 pukul 11.06 WIB.
International  Records  Management  Trust.  (1999). Managing  Personnel  Records . London: International Records Management Trust,.
International  Records  Management  Trust.  (2009). Managing Personnel Records in an Electronic Environment . London: International Records Management Trust
League of Minnesota Cities Information Memo: Management of Personnel Files, 2017.
Listyaning Mustikawati , “ Otomasi Arsip Personalia Kepegawaian di Bagian Organisasi dan  Kepegawaian  Sekretariat  Daerah  Wonosobo ”, Laporan  Akhir    D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, 2016.
Ritzenthaler,  Mary  Lynn.  (1993). Archives  &  Manuscript:  Preserving  Archives  and Manuscripts . Chicago: Society of American Archivist (SAA)
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil.
Atmosudirjo,  Prajudi.  (1982). Dasar-Dasar  Administrasi  Niaga .  Jakarta:  Ghalia Indonesia
Puspita Dwi, “ Pengelolaan Arsip Kepegawaian di Kantor Regional I Badan Kepegawaian Negara (BKN) Yogyakarta ”, Laporan Akhir D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, 2014.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Amsyah, Zulkifli. (1991). Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.