## PELATIHAN  DAN  PENDAMPINGAN  PEMANFAATAN  TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNTUK
MENDUKUNG

## KOORDINASI  KERJA  APARATUR  DESA  DI  ERA  PANDEMI  COVID- 19
Wisnu Kurniadi 1 ; Syafriadi 2 , Sri Damayanti 3 , Wulan Marsani 4 1,2,3,4 Universitas Cokroaminoto Palopo

## INFO NASKAH
Diserahkan 12 Desember 2021 Diterima 15 Januari 2022 Diterima dan Disetujui 22 Desember 2022

## Kata Kunci:
Aparatur Desa, Kinerja, Google Apps, Covid-19

## Keywords:
Village Apparatus, Performance, Google Apps, Covid-19

## ABSTRAK
Meningkatnya  jumlah  kasus  penularan  Virus  Corona  dari  hari  ke  hari menimbulkan banyak perubahan dalam berbagai aspek kehidupan salah  satunya dalam pelayanan publik. Untuk itu melalui kegiatan ini tentunya sangat penting untuk memberikan pelatihan bagi mereka yang berada dalam lingkup pelayanan publik  tersebut  tentang  Pelatihan  dan  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi  untuk  mendukung  koordinasi  kerja  para  aparatur  desa  di  era pandemi Covid-19 tersebut. Kegiatan ini dilaksanaan selama dua hari di Kantor Desa  Jenne  Maeja  Kecamatan  Ponrang  Selatan  Kabupaten  Luwu.  Dalam pelaksanaanya  ada  tiga  materi  yang  disampaikan  yaitu  peltihan  penggunaan Google  Dokumen,  Google  Form  dan  Aplikasi  Zoom  Meeting.  Pelatihan  ini bertujuan  untuk  membekali  para  aparatur  desa  agar  dapat  tetap  berkoordinasi secara maksimal meskipun ditengah suasana seperti ini. Melalui pengabdiaan ini ditemukan bahwa kegiatan seperti ini sangatlah bermanfaat guna mengembangkan kemampuan aparatur desa dalam mengunakan aplikasi terbaru. Banyaknya  proses  administrasi  yang  dilakukan  dalam  proses  pelayanan  ke masyarakat  menuntut  mereka  agar  memiliki  keterampilan  dalam  penggunaan teknologi  informasi  sehingga  dapat  meningkatkan  kinerja  dalam  memberikan pelayanan prima ke masyarakat.
Abstract.  The  increasing  number  of  cases  of  Corona  Virus  transmission  from day to day has caused many changes in various aspects of life, one of which is in public  services.  For  this  reason,  through  this  activity,  it  is  of  course  very important  to  provide  training  for  those  within  the  scope  of  public  services regarding  Training  and  Utilization  of  Information  and  Communication Technology to support  the coordination of the work of village apparatus in the era of the Covid-19 pandemic. This activity was carried out for two days at the Jenne  Maeja  Village  Office,  South  Ponrang  District,  Luwu  Regency.  In  its implementation,  three  materials  were  presented,  namely  training  on  the  use  of Google  Documents,  Google  Forms  and  the  Zoom  Meeting  Application.  This training aims to equip village officials to be able to coordinate optimally even in the  midst  of  an  atmosphere  like  this.  Through  this  service  it  was  found  that activities like this were very useful in developing the ability of village apparatus to  use  the  latest  applications.  The  large  number  of  administrative  processes carried out in the service process to the community requires them to have skills in  the  use  of  information  technology  so  that  they  can  improve  performance  in providing excellent service to the community.

## 1. PENDAHULUAN
Kasus  terkait  lonjakan  virus  corona  (Covid-19)  semakin  meningkat  dari  hari  ke  hari. Berdasarkan pantauan data diportal Satgas Covid per 09 Juli 2021 jumlah positif di Indonesia telah mencapai angka 2.455.912 dengan korban meninggal 64.631 jiwa (Satgas Covid, 2021). Tidak hanya itu, muncul beberapa jenis baru dari wabah ini sebagaimana  yang diungkapkan oleh  juru  bicara  vaksinasi  kementrian  kesehatan  bahwa  ditemukan  varian  baru  yaitu  B.117 asal Inggris, kemudian B.1351 asal Afrika Selatan dan varian mutasi ganda dari India B. 1617 yang  dikarenakan  beberapa  faktor  seperti  mobilitas  pergerakan  masyarakat  (SatgasCovid, 2021). Hal tersebut tentunya membuat warga semakin resah dikarenakan proses penularannya yang  semakin  mudah.  Setelah  ditetapkan  oleh  WHO  sebagai  wabah  penyakit  yang memerlukan  penanggulangan  wajib  sebagai  bentuk  upaya  pencegahan,  wabah  ini  terus menerus mengalami  peningkatan kasus  tanpa adanya penurunan. Karena  hal  tersebut,  sangat penting  akan  adanya  panduan  bagi  masyarakat  terkait  dengan  hal  pencegahan  penularan Covid-19 tersebut.
Pemberlakuan  Pembatasan  Kegiatan  Masyarakat  (PPKM)  adalah  kebijakan  Pemerintah Indonesia sejak awal tahun 2021 untuk menangani pandemi Covid-19 di Indonesia. Sebelum pelaksanaan  PPKM,  pemerintah  telah  melaksanakan  pembatasan  sosial  berskala  besar  yang berlangsung  di  sejumlah  wilayah  di  Indonesia  (Satgas  Covid,  2021).  Berbicara  mengenai panduan  pencegahan  Covid-19  bagi  masyarakat,  ada  baiknya  jika  hal  tersebut  dimulai  dari lingkungan  pemerintahan  daerah.  Dalam  hal  ini  tentunya  sangat  penting  untuk  melibatkan aparat  desa  dalam  proses  pencegahannya  misalkan  saja  dengan  membekali  mereka kemampuan menghadapi virus corona.
Sebelumnya  telah  ditetapkan  peran  bagi  perangkat  desa  untuk  mengambil  peran  khusus dalam  penanggulangan  wabah  Covid  -19  yang  disebabkan  virus  corona  oleh  Pembangunan Daerah  Tertinggal,  dan  Transmigrasi  (Kemendes  PDTT).  Dalam  penetapan  peran  tersebut diuraikan bahwa ada lima peran khusus perangkat desa dalam mempercepat penanggulangan Covid -19 di tingkat desa diantaranya : Pertama, perangkat desa harus mengolah arus data dan informasi  seluruh  warganya.  Kedua,  perangkat  desa  harus  mampu  mengelola  kendali informasi  terkait  Covid  -19.  Ketiga,  perangkat  desa  menangambil  inisiatif  mitigasi  dampak sosial dan ekonomi warga. Keempat, perangkat desa dapat membuat pranata sosial baru yamg sesuai  dengan  kebutuhan  di  desa.  Kelima,  bagaimana  agar  perangkat  desa  bisa  memberikan informasi terkait Covid -19 setiap hari, yaitu dengan memanfaatkan peran teknologi informasi dan Komunikasi (TIK) (Khusna, 2019).
Sebagaimana disebutkan di atas, bagi aparatur desa penggunaan TIK sangat diutamakan dalam  hal  untuk  berkoordinasi  dan  berbagi  informasi  seperti  pelaksanaan  rapat  koordinasi yang  tidak  bisa  dilakukan  secara  langsung  dapat  memanfaatkan  teknologi  secara  daring dengan  memanfaatkan  berbagai  aplikasi  seperti  google  meet,  zoom,  dan  lain-lain  (Purba, Sukmawati,  Adini,  &  Sari,  2018).  Selanjutnya  terkait  dengan  hal  berbagi  informasi  dan koordinasi langsung dengan masyarakat, RT dan RW dapat dilakukan dengan memanfaatkan berbagai  media  sosial  seperti  WhatsApp,  Telegram  dan  lain  sebagainya.  Disaat  protokol kesehatan  diberlakukan  sedemikian  rupa  oleh  warga  dan  aparatur  desa,  maka  tentunya merupakan suatu kewajiban bagi mereka untuk menguasai penggunaan TIK(Cahyana, 2021).
Melihat situasi yang ada pada Desa Jenne Maeja, Kecamatan Ponrang Selatan Kabupaten Luwu tersebut, dalam proses koordinasi dan berbagi informasi antara aparat desa, RT dan RW belum  sepenuhnya  dilakukan  secara  daring.  Sebagai  contoh,  dalam  pelaksanaan  rapat koordinasi yang mereka lakukan masih dilakukan secara luring atau tatap muka padahal untuk fasilitas  koneksi  jaringan  sudah  mendukung  untuk  memanfaatkan  berbagai  macam  aplikasi yang bisa digunakan untuk pelaksanaan rapat secara daring.
Dosen  sebagai  pelaksana  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi  dipastikan  harus  mampu mengambil  peran  terkait  dengan  kasus  tersebut.  salah  satu  hal  yang  dapat  dilakukan  yaitu melalui  pengabdian  kepada  masyarakat.  Salah  Satu  hal  yang  dapat  dilakukan  yaitu  dosen harus  berkontribusi  dalam  membantu  masyarakat,  aparat  desa  dalam  memperkenalkan  dan memanfaatkan teknologi infomrasi dan komunikasi pada Era Covid-19 ini.
Berdasarkan  permasalahan  di  atas  penulis  tertarik  untuk  melakukan  suatu  program pengabdian kepada masyarakat dengan judul pelatihan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung koordinasi kerja aparatur desa jenne maeja, kecamatan ponrang selatan kabupaten luwu di era pandemi Covid -19. Pelaksanaan pengabdian tersebut tentunya sesuai  dengan  Tri  Darma  Perguruan  Tinggi  yang  mewajibkan  bagi  seluruh  dosen  untuk melaksanakan  pengajaran,  penelitian  dan  pengabdian.  tidak  hanya  itu,  hal  tersebut  tentunya juga  sesuai  visi  Fakultas  Teknik  Informatika  yang  ada  di  Universitas  Cokroaminoto  Palopo yaitu  menyelenggarakan  pendidikan  dan  pengajaran,  penelitian  dan  pengabdian  masyarakat dalam bidang teknik komputer yang berdaya saing dan sesuai dengan kebutuhan stakeholder .
Berdasarkan latarbelakang dapat disimpulkan permasalahan yang dihadapi oleh mitra yaitu sebagai berikut:
a. Para aparatur desa jenne maeja masih kurang paham  memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung koordinasi kerja.
b. Belum  pernah  dilakukan  pelatihan  pemanfaatan  teknologi  informasi  sebelumnya  pada aparatur desa jenne maeja.
c. Sebahagian  aparatur  desa  jenne  maeja  belum  familiar  dalam  penggunaan  teknologi informasi.
Selama pandemi covid-19 masih dilakukan pelayanan luring atau tidak ada pelayanan jika kebijakan pemerintah daerah mengharuskan menutup pelayanan.

## 2. METODE
Kegiatan  pengabdian  mencakup  beberapa  tahapan  dalam  pelaksanaanya  yang  diuraikan sebagai berikut:
a. Tahapan Persiapan
Tahapan  ini  tentunya  dilaksanakan  untuk  memperoleh  informasi  atau  bahkan  data  awal sebagai dasar untuk menyusun sebuah Pengabdian Kepada Masyarakat. Tahapan tersebut dilakukan dengan beberapa teknik pengumpulan informasi atau data diantaranya.
1) Observasi  Lokasi  Mitra  yaitu  Desa  Jenne  Maeja  Kecamatan  Ponrang  Selatan Kabupaten  Luwu.  Observasi  yang  dilakukan  bertujuan  untuk  melihat  kondisi sistem  yang  ada  pada  lokasi  mitra  meliputi  tentang  layanan  informasi  saat sebelum melakukan pengabdian.
2) Wawancara  dengan  Kepala  Desa  Mitra  yang  dilakukan  secara  virtual  online terhadap untuk mengetahui dan mendapatkan data dan informasi Mitra.
3) Pengumpulan data/informasi didapatkan melalui hasil dari observasi dan hasil dari wawancara
4) Analisi  permasalah  mitra  Pada  setiap  tahap  dilakukan  evaluasi  sehingga  timbul keyakianan  bahwa    segala  sesuatu  yang  telah  diputuskan  adalah  benar  dan  dapat melangkah ke tahap berikutnya dengan aman. Apabila hasil evaluasi menunjukan kekurangan atau kelemahan maka dilakukan penyempurnaan atau penyesuaian.
5) Pada  akhir  kegiatan  dilakukan  analisa  terhadap  ketercapaian  tujuan  dan  dampak dari  keseluruhan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  terhadap  khalayak  sasaran. Evaluasi  juga  dilakukan  terhadap  seluruh  pelaksanaan  kegiatan.  Selanjutnya dilakukan  penyusunan  Laporan.  Sebagai  bentuk  pertanggung  jawaban pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat yang telah dilakukan
b. Tahapan Pelaksanaan
Berdasarkan informasi atau data yang telah diidentifikasi pada tahapan sebelumnya maka metode pelaksanaan yang digunakan dalam pengabdian ini yaitu berupa metode pelatihan dan pendampingan. Selanjutnya dalam proses pelaksanaan pelatihan digunakan beberapa teknik  diantaranya  a.  Teknik  presentasi  informasi  yang  meliputi  ceramah  dan  diskusi  b. Metode  simulasi  yang  meliputi  studi  kasus,  sementara  itu  untuk  proses  pelaksanaan pendampingan dilakukan dengan pendekatan individual dan klasikal. Pendekatan klasikal yang  dilakukan  yaitu  pendampingan  penggunaan  google  aplikasi  dan  media  social. Adapun  langkah-langkah  kegiatan  yang  dilakukan  adalah  sebagai  berikut:  1.  Ceramah mengenai  teknologi  informasi  dan  komunikasi.  2.  Pengenalan  Aplikasi  Google.  3. Pelatihan  penggunaan  aplikasi Google  meet,  Zoom  Meeting dan  lainnya.  4.  Pelatihan tentang  pemanfaatan  media  sosial.  5.  Evaluasi  Pemantauan  pelaksanaan  Pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan dalam 2 hari.

## Gambar 1 Proses Pelaksanaan Pelatihan dan Pendampingan
Sumber: Dokmentasi pelaksanaan kegiatan

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan ini dilaksanakan dalam bentuk pelatihan dan pendampingan oleh pemateri yang expert dibidang teknologi informasi dan komunikasi. Pelatihan dan pendampingan dilakukan dengan memberikan 3 materi yang dilakukan dalam 3 sesi dengan rincian sebagai berikut: a. Materi 1: Penggunaan Google Dokumen
Google  dokumen  adalah  pemroses  kata  online  yang  memungkinkan  pengguna  membuat dan  memformat  dokumen  serta  berkolaborasi  dengan  orang  lain  (Support  Google,  2021). Penggunaan  google  dokumen  disaat  pandemi  covid-19  merupakan  solusi  smart  meskipun pemerintah  memberlakukan  PPKM  aparatur  desa  masih  dapat  melakukan  pelayanan  dari rumah  atau work  from  home (WFH)  terlebih  lagi  dengan  adanya  fitur  berbagi  dokumen sehingga memungkinkan mengerjakan draf dokumen secara bersama-sama
1) Membuat dokumen baru
Untuk membuat dokumen baru versi komputer:
a) Di komputer, buka layar utama Dokumen di docs.google.com.
b) Di kiri atas, klik pada bagian "Mulai dokumen baru". dokumen baru juga dapat dibuat dari URL docs.google.com/create.
2) Edit dan format dokumen
Untuk mengedit dokumen:
a) Di komputer, buka dokumen di Google Dokumen.
b) Untuk memilih kata, klik dua kali atau gunakan kursor untuk memilih teks yang ingin diubah.
c) Mulai mengedit. Sesuai dengan kebutuhan dokumen berdasarkan masing-masing fungsi tools berikut.

## Gambar 2 Tools format dokumen google dokumen
3) Berbagi dan berkolaborasi dengan orang lain
Google dokumen dapat membagikan file dan folder kepada orang lain dan memilih apakah  kolabolator  dapat  melihat,  mengedit,  atau  hanya  memberikan  komentar. Fitur kolabolator  dapat dilihat pada Gambar 3 berikut.

## Gambar 3 Fitur kolabolator google dokumen
b. Materi 2: Penggunaan Google Form
Google  formulir  merupakan  salah  satu  software  google  aps  yang  berfungsi  untuk membuat survei dan kuis online gratis dari google. Aparatur desa dapat menggunakan google  form  ini  untuk  mengumpulkan  data  survei  tertentu  bagi  warganya.  Formulir pendaftaran  vasinasi  covid-19  merupakan  salah  satu  survei  yang  saat  ini  dibutuhkan oleh aparatur desa. Adapun tahapan membuat formulir survei adalah sebagai berikkut:
Langkah 1: Menyiapkan formulir atau survei baru
1) Pastikan telah memiliki akun gmail
2) Buka forms.google.com
3) Klik tombol
4) Formulir survei baru akan terbuka
Langkah 2: Edit dan format formulir survei
Formulir  survei  dapat  diedit  dengan  menambahkan  pertanyaan,  deskripsi,  gambar maupun video. Tampilan google form dapat dilihat pada Gambar 4 berikut.

## Gambar 4 Haaman kerja  google formulir
a) Menambah pertanyaan
Buka formulir di Google Formulir.
1) Klik Tambahkan
2) Di sebelah kanan judul pertanyaan, pilih jenis pertanyaan yang diinginkan.
3) Ketik  respons  yang  diinginkan  untuk  pertanyaan.  Untuk  menghindari pertanyaan tidak dijawab, aktifkan Wajib.
b) Menambahkan gambar atau video Pengguna dapat menambahkan gambar ke pertanyaan atau jawaban untuk pertanyaan pilihan ganda atau kotak centang. Tahapannya sebagai berikut:
1) Di Google Formulir, buka formulir.
2) Klik pertanyaan atau jawaban.
3) Di sebelah kanan, klik Tambahkan gambar (Sisipkan gambar).
4) Upload atau pilih gambar.
5) Klik Pilih.
c) Menambahkan bagian Bagian dapat membuat formulir survei lebih mudah dibaca dan diselesaikan.
1) Di Google Formulir, buka formulir.
2) Klik Tambahkan (Bagian Section).
3) Beri nama bagian baru.
d) Menggandakan pertanyaan atau gambar
1) Klik pertanyaan atau gambar.
2) Klik Gandakan
Langkah 3: Kirim formulir agar dapat diisi oleh orang lain
Setelah formulir survei selesai disusun, maka formulir dapat dikirm ke orang lain agar dapat  diisi.  Ada  berbagai  macam  pilihan  yang  dapat  digunakan  yaitu  kirim  elalui email,  memperoleh  url  formulir  kemudian  dapat  langsung  membagikan  formulir tersebut,  membuat  url  yang  dapat  disematkan  pada  halaman  website  atau  engirim formulir melalui media sosial facebook aau twitter. Jendela kirim formulir seperti yang terlihat pada Gambar 5

## Gambar 5 Jendela kirim formulir
c. Materi 3: Penggunaan Zoom
Zoom adalah aplikasi buatan Eric Yuan, yang dirilis sejak Januari 2013 namun popular saat  pandemi  covid—19  merebak.  Selain  aplikasi,  Zoom  juga  dapat  diakses  melalui website,  baik  untuk  OS  Mac,  Windows,  Linux,  iOS,  dan  Android  (Zoom.us,  2021). Selama diberlakukannya pembatasan kegiatan masyarakat dengan menerapkan sistem work  from  home  (wfh)  menyebabkan  banyak  agenda  penting  aparatur  desa  yang tertunda,  seperti  agenda  rapat  musyawarah  desa  dengan  tokoh  adat,  petani  atau pemuda desa. Dengan memanfatkan kemajuan teknologi  saat  ini, kegiatan koordinasi aparatur  desa  dengan  masyarakat  masih  tetap  dapat  dilakukan  secara  daring mengguakan aplikasi meeting online zoom. Adapun tata cara penggunaan zoom adalah sebagai berikut:
1) Registrasi akun
a) Kunjungi zoom.us, lalu klik tombol Sign Up, atau
b) Unduh  aplikasi  Zoom  dari  Play  Store  atau  App  Store,  lalu  buka  aplikasinya dan ketuk Sign Up
c) Isi kolom email dengan email aktif, lalu cek email dari Zoom di kotak masuk.
d) Klik  ”Activate  Account”  hingga  kembali  diarahkan  ke  browser  untuk membuat password baru. Selamat, akun sudah aktif.
e) Jika  sudah  mempunyai  akun,  bisa  memilih  Sign  In,  lalu  memasukkan  email dan password yang digunakan untuk mendaftar Zoom Meeting.
2) Memulai rapat sebagai host
a) Buka aplikasi Zoom
b) Login ke akun Zoom (jika belum)
c) Klik menu ‘New Meeting’ untuk memulai meeting saat itu juga, atau
d) Klik menu ‘Schedule’ untuk menjadwalkan meeting untuk lain waktu
e) Undang  peserta  meeting  dengan  menyalin  Personal  Meeting  ID  yang  ada  di tab ‘Meeting’, atau Klik ikon yang ada di pojok kiri atas jendela meeting dan salin invite link
3) Mengikuti rapat sebagai partisipan
a) Buka aplikasi atau website Zoom
b) Pilih menu ‘Join a Meeting’ atau tap ‘Join’
c) Masukkan Link atau Meeting ID
d) Isi Nama Peserta
e) Klik Join

## Gambar 6 Tampilan Aplikasi Zoom

## 4.   SIMPULAN
Simpulan  dari  kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  ini  adalah  pelatihan  dan pendampingan penggunaan teknologi informasi kepada aparatur desa sangat bermanfaat harus sering  dilakukan  guna  mengembangkan  kemampuan  aparatur  desa  dalam  mengunakan aplikasi  terbaru  seperti  google  dokumen,  google  form  dan  zoom.  Banyaknya  proses administrasi  yang  dilakukan  oleh  aparatur  desa  dalam  proses  pelayanan  ke  masyarakat menuntut  aparatur  desa  agar  memiliki  keterampilan  dalam  penggunaan  teknologi  informasi yang  terbaru.  Sehingga  diharapkan  akan  meningkatkan  kinerja  aparatur  desa  dalam memberikan pelayanan prima ke masyarakat.
Peserta pelatihan sangat antusias dalam mengikuti kegiatan pelatihan dan pendampingan
ini. Hal ini mengkonfirmasi betapa perlunya dilakukan kegiatan seperti ini untuk menambah pengetahuan  baru  aparatur  desa  dan  meningkatkan  kualitas  layanan  desa  ke  masyarakat. Maka  kami  sarankan  agar  kegiatan  pelatihan  dan  pendampingan  penggunaan  teknologi informasi dan komunikasi dapat dilakukan secara berkala.

## DAFTAR PUSTAKA
Cahyana, Y. (2021). Pembekalan Penggunaan Software dan Pemahaman Teknologi Untuk Perangkat Desa Di Desa Pasirukem. Jurnal Ilmiah Pangabdhi , 7 (2), 72–75. https://doi.org/10.21107/pangabdhi.v7i2.11211
Khusna, I. H. (2019). Village Development Strategy by Utilization of ICT in Pemalang. Jurnal Penelitian Komunikasi Dan Opini Publik , 23 (2). https://doi.org/10.33299/jpkop.23.2.1309
Purba, H., Sukmawati, A., Adini, M. H., & Sari, D. P. (2018). Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi pada Lingkungan Pemerintahan Desa di Kecamatan Sungai Pandan. Jurnal Bisnis Dan Pembangunan , 7 (1), 17–24. Retrieved from https://ppjp.ulm.ac.id/journal/index.php/bisnispembangunan/article/view/4743
Satgas Covid. (2021). Tanya Jawab Seputar Covid. Retrieved from
https://covid19.go.id/tanya-jawab
Support Google. (2021). Cara menggunakan Google Dokumen. Retrieved from https://support.google.com/docs/answer/7068618?hl=id&co=GENIE.Platform%3DD esktop&oco=0 Zoom.us. (2021). Zoom. Retrieved from https://zoom.us/