## PEMODELAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG DENGAN METODE BERBASIS OBYEK ( OBJECT ORIENTED ) STUDI KASUS: CV. BYRON BRAND ACTIVATION
Muhammad Miftakhul Ulum, Lis Suryadi
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : ulumarema@gmail.com, lis.suryadi@budiluhur.ac.id
Abstrak
Pembelian barang adalah aktifitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan / kantor dalam menyelesaikan masalah atau  mempermudah  pekerjaan.  Dalam  konteks  ini  adalah  peralatan  operasional  /  merchandise  yang  biasa digunakan sehari - hari. CV BYRON BRAND ACTIVATION merupakan salah satu startup yang menjanjikan  di Indonesia. Dan salah satu masalahanya ada pada sistem pembelian barang yang masih belum terstruktur dan terkomputerisasi,  sehingga  masalah  tersebut  banyak  memberikan  kendala,  yaitu  dokumen  fisik  yang  tercecer, pembuatan  laporan  lama,  rentan  human  error  pada  pembukuan  data.  Untuk  meminimalisir  human  error, diperlukan  sistem  yang  dapat  menangani  pembelian  barang    secara  digital  hingga  detail  dan  lengkap. Berdasarkan  masalah  yang  diuraikan  tersebut,  memberikan  ide  untuk  membangun  suatu  pemodelan  sistem informasi dalam mengerjakan  proses pembelian barang. Metodologi untuk pembangunan software ini dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual basic .net 2008 dan database MySQL. Dengan adanya software ini proses pembelian barang akan lebih mudah dan efisien sehingga hasil output datanya dapat langsung diketahui dan ditelusuri secara cepat dan akurat untuk mempermudah direktur mengenai pengambilan keputusan.
Kata  kunci: Sistem  Informasi,  pengadaan  barang,  CV.  BYRON  BRAND  ACTIVATION, unified  modeling language , Microsoft Visual Studio 2008, MySQL.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Sistem  informasi  sebagai  referensi  untuk mengatur  dalam  pengambilan  suatu  keputusan dan menjalankan roda bisnis yang terkait dalam suatu organisasi. Perkembangan teknologi yang pesat  mendorong  suatu  proses  bisnis  untuk menggunakan beberapa sistem informasi dalam melakukan kegiatannya.
Hal  ini  coba  di  implementasikan  oleh bagian pembelian CV. Byron Brand Activation yang berdiri pada tahun 2009, sebagai peruhaan event organizer. Sistem pembelian yang terjadi kerap mengalami kendala dalam mengolah data dan  informasi,  maka  penulis  tergerah  untuk mengembangkan aplikasi bisnis berbasis teknologi  informasi  yang  bertajuk  “ ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG PADA CV. BYRON BRAND ACTIVATION BERBASIS OBJECT ORINTED ”

## 1.2 Masalah
Permasalahan  dalam  Sistem  Pembelian Barang  yang  ditemui  diantaranya  sebagai berikut:
1) Tidak  adanya  rekap  pembelian  barang yang mengakibatkan penghitungan anggaran pembelian barang kurang tepat.
2) Tidak  adanya  laporan  retur  barang, sehingga sering terjadi repeat order untuk barang  yang  sama  dalam  jangka  waktu pendek.
3) Estimasi  penerimaan  barang  sering  tidak sesuai  karena  tidak  adanya  laporan penerimaan barang.
4) Tidak  adanya  laporan  permintaan  barang, sehingga kebutuhan barang tidak termonitor dengan baik.
5) Adanua dependency pada  sesorang  yang mengurus semua proses pembelian, sehingga  akan  merepotkan  bila  tidak  ada orang tersebut.

## 1.3 Batasan Masalah
Supaya  pembahasan  dalam  penulisan laporan  ini  tidak  menyimpang  dari  pokok permasalahan maka dibutuhkan batasan masalah penelitian  mengenai  sistem pembelian barang.  Hal  tersebut  untuk  menghindari timbulnya salah pengertian terhadap pembahasan,  sehingga  tidak  dibahas  dalam sistem  yang  dirancang.  Ruang  lingkup  yang akan dibahas dalam laporan ini antara lain:
1) Pemesanan barang semua divisi/unit kerja
2) Melakukan  perhitungan  akumulasi  biaya pembelian barang dalam tiap periode.
3) Menganalisa sistem pembelian barang dari supplier  dan  hanya  terbatas  pada  data barang yang telah tersedia.
4) Merancang  dan  membangun  program untuk  membuat  sistem  pembelian  ini hingga pembuatan laporan.

## 1.4 Tujuan Penulisan
Melihat  permasalahn  diatas  maka  tujuan penulisan penelitian ini sebagai berikut:
1) Meningkatkan efektifitas dalam pengelolaan  data  agar  menghasilkan informasi  yang  sesuai  dan  lengkap  serta dapat dimonitor setiap saat jika diperlukan.
2) Menciptakan sebuah sistem yang fleksibel, efisien, dan efektif.
3) Mempermudah  pembuatan  laporan  yang cepat, tepat, dan akurat.
4) Menekankan seminimal mungkin terjadinya kesalahan-kesalahan dalam proses pencatatan maupun perhitungan.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem  informasi  berdasarkan  Irwan  Isa
(2012:3),  yaitu  “Sistem  informasi  adalah keseluruhan  semua  komponen  yang  mencakup dan mempunyai ikatan dengan sistem termasuk hardware, software, organisasi dan data” [1].
Tujuan sistem informasi yaitu menghasilkan informasi  untuk  penetapan keputusan pada development , pengorganisasian, monitoring aktifitas  operasi  subsistem  suatu kantor. Tujuan umum dibangunnya suatu sistem informasi adalah bisa dipakai untuk pembukuan berbagai  transaksi  yang  ada  pada  perusahaan dan  bisa  dipakai  guna  mempresentasikan bermacam-macam  informasi  yang  dibutuhkan oleh kantor.

## 2.2. Konsep Dasar Analisa Sistem
Analisa  sistem  merupakan  penjabaran suatu sistem informasi yang lengkap ke berbagai bagian unsurnya dengan tujuan yang mengorientasikan dan menimbang
permasalahan, opportunity , obstacle yang kerap terjadi  dan  kebutuhan  yang  diinginkan  maka dapat diusulkan perbaikannya (Jogiyanto, 2009 : 129) [2].
2.3. Fishbone
Diagram  tulang  ikan  (fishbone  diagram) merupakan  metode  guna  memvisualisasikan dan  uji  coba  berbagai  pengaruh  yang  dapat mempengaruhi kondisi tertentu dengan menganalisa  seluruh  penyebab  yang  bisa  saja membawa dampak[3].
Fishbone  Diagram  kerap  juga  familiar dengan  istilah  Diagram  Ishikawa.  Penamaan diagram ini sebagai Diagram Ishikawa alasannya yang memodelkan diagram ini adalah Dr.  Kaoru  Ishikawa  pada  sekitar  Tahun  1960- an.  Penamaan  diagram  ini  sebagai  diagram fishbone  sebabnya  diagram  ini  berbentuk menyerupai kerangka tulang ikan yang komponennya meliputi kepala, sirip, dan duri.
2.4. Konsep  Dasar  Berorientasi  Obyek ( Object Oriented ) Berorientasi obyek menurut Rosa A.S dan M.  Shalahudin  (2011  :  82)  merupakan:  “Suatu perencanaan  pembangunan  software  yang mencakup  software  sebagai  kumpulan  obyek yang memuat data dan operasi yang diturunkan kepadanya” [4].
Pengkategorian mengenai analisa berorientasi  obyek  disertai  dengan  instriment dan metode yang diperlukan dalam pembangunan sistem, sehingga hasil dari sistem yang dibangun akan  menghasilkan sistem yang renponsif  yang  detail dan akurat. Maka analisa berorientasi  obyek  akan  dibekali  dengan instrument  metodologi  didalam  pembangunan sistem.
2.5. Teknologi  Yang  Digunakan  Untuk Penelitian
a. MySQL
MySQL  adalah  sistem database yang memakai arsitektur client-server yang juga berpusat  disekitar server , mysqld . Server adalah program client yang benar – benar merekayasa database [5].
b. Visual Studio 2008
Pemrograman  visual  studio.net  2008 adalah  suatu  platform  guna  merancang, memulai  dan  meningkatkan  generasi selanjutnya dari aplikasi Bahasa pemrograman .NET framework merupakan platform teranyar guna pemrograman  aplikasi  windows  dari Microsoft  dengan  tujuan  meningkatkan produktifitas  perancangan  suatu  program aplikasi  dan  memberi  potensi  terbukanya peluang untuk menjalankan program pada berbagai sistem operasi serta bisa meningkatkan  pengembangan  aplikasi client-server [6].
3. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisa Masalah
Gambar 2. Fishbone

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Berikut  ini  adalah  proses  pembelian barang pada CV. Byron Brand Activation :
a. Proses permintaan pembelian dan pemesanan barang
Pemesanan  barang  dibuat  berdasarkan  dari kebutuhan  barang  dari  bagian  unit  kerja  yang
tercantum  pada form permintaan  pembelian barang. Form Permintaan  pembelian  barang diserahkan  Ke  bagian  pembelian,  selanjutnya bagian pembelian akan menverifikasi kebutuhan  barang  tersebut.  Kemudian  bagian pembelian  akan  segera  membuatkan  PO  lalu menyerahkan PO kepada supplier.
Gambar 3. Activity diagram permintaan pembelian dan pemesanan barang
b. Proses penerimaan barang Setelah  Supplier  menerima  PO,  Supplier akan  segera  mengirimkan  barang  dengan menyertakan Delivery  Order (DO)  dan Nota/faktur,  Barang  dan  DO  ditujukan  pada Bagian Pembelian, lalu bagian pembelian akan melakukan  pengecekan  terhadap  barang  yang telah sampai tersebut, Bila ternyata barang yang dikirimkan  rusak,  kurang  lengkap  atau  tidak sesuai dengan pesanan maka Bagian Pembelian akan  menyerahkan  kembali  barang  tersebut  ke supplier. Bila  barang  yang  diterima  sudah sesuai, maka Bagian Pembelian akan menandatangani  DO  lalu  bagian  pembelian akan  membuatkan tanda terima barang sebagai bukti  barang  telah  diterima  lalu  tanda  terima barang diserahkan ke supplier .
Gambar 4. Activiy diagram penerimaan barang
c. Proses pembayaran Setelah  barang,  DO  dan  Nota  diterima, bagian  pembelian  menyerahkan  fotocopy  DO dan  Nota  ke  bagian  keuangan  untuk  meminta dana.  Pembayaran  biasanya  dilakukan  dengan cara transfer langsung ke rekening supplier, lalu bagian  pembelian  akan  menginformasikan
kepada supplier jika sudah melakukan pembayaran.
Gambar 5. Activity diagram pembayaran
d. Proses retur barang Informasi retur didapat dari unit kerja yang
memakai barang, selanjutnya bagian pembelian menindaklanjuti  dengan  membuatkan  surat retur  yang  berisikan  barang  yang  diretur  dan keterangan  retur  untuk  diserahkan  kepada supplier.
Gambar 6. Activity diagram retur barang
e. Proses pembuatan laporan
Setiap akhir bulan, Bagian Pembelian akan membuat  laporan  pembelian,  lalu  laporan diserahkan kepada pimpinan.
Gambar 6. Activity diagram pembuatan laporan 3.3. Use case diagram a. Master Bagian Pembelian Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Unit Kerja Gambar 7. Usecase diagram master
Pada uscase
diagram diatas menggambarkan  sistem  usulan master. Bagian pembelian  melakukan  entry  barang,  entry  data supplier,  dan  entry  data  unit  kerja  ke  dalam sistem.
b. Transaksi Bagian Pembelian Supplier Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order (PO) Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Surat Retur Gambar 8. Usecase diagram transaksi Pada uscase diagram diatas
menggambarkan sistem usulan transaksi. Bagian  pembelian  akan  melakukan  entry  data permintaan barang berdasarkan form permintaan  barang.  Kemudian  bisa  mencetak PO  yang  kemudian  dikirimkan  ke  supplier. Setelah  barang  diterima,  bagian  pembelian mengecek  kemudian  mencetak  tanda  terima barang.  Setelah  itu  entry  pembayaran  barang. Bila  barang  ada  yang  cacat  bagian  pembelian akan mencetak surat retur.
c. Cetak laporan Bagian Pembelian Pimpinan Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan barang Cetak Laporan Pembelian barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Rekap Pembelian Gambar 9. Uscase diagram cetak laporan
Pada uscase diagram diatas menggambarkan  sistem  usulan  cetak  laporan.
Bagian pembelian mencetak laporan permintaan barang,  penerimaan  barang,  pembelian  barang, retur  barang  dan  rekap  pembelian  untuk diserahkan ke pimpinan.

## 3.4. Rancangan class diagram
Gambar 10. Class diagram
Gambar  di  atas  menggambarkan  desain database yang dipakai dalam pembuatan Sistem Informasi  Pembelian  Barang  pada  CV.  Byron Brand  activation. Class  Diagram merupakan visualisasi  struktur  dan  deskripsi class serta relasi  antar class tersebut.  Komponen  dalam Class Diagram terdiri dari nama class, attribute , dan juga operasi /method .
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Form Master
a. Form entry data barang
Gambar 11. Form entry data barang
Form entry barang  adalah  form  untuk memasukkan  data  barang  kedalam  sistem pembelian  barang  CV  BYRON  BRAND ACTIVATION. Form ini terdiri dari form isian, hapus dan pencarian data barang.
b. Form entry data supplier
Gambar 12. Form entry data supplier
Form entry supplier adalah  form  untuk memasukkan  data supplier kedalam  sistem pembelian  barang  CV  BYRON  BRAND ACTIVATION. Form ini terdiri dari form isian, hapus dan pencarian data barang.
c. Form entry data unit kerja
Gambar 13. Form entry data unit kerja
Form entry unit  kerja  adalah  form  untuk memasukkan  data  unit  kerja  kedalam  sistem pembelian  barang  CV  BYRON  BRAND ACTIVATION. Form ini terdiri dari form isian, hapus dan pencarian data barang.
4.2. Form transaksi
a. Form entry data permintaan barang
Gambar 14. Form entry data permintaan barang
Form  permintaan  barang  adalah  form untuk  memasukkan  data  permintaan  barang  ke sistem pembelian barang CV BYRON BRAND ACTIVATION.  Pada  form  ini  terdapat  pilihan
unit  kerja,  kemudian  nomor  form  yang  terisi otomatis.  Tedapat  detail  barang  yang  diminta dari data master barang, tinggal  menambahkan jumlah barang.
b. Form cetak purchase order
Gambar 15. Form cetak purchase order
Form  Purchase  Order  adalah  form  untuk mencetak  Purchase  Order  (PO)  ke  sistem pembelian  barang  CV  BYRON  BRAND ACTIVATION.  Pada  form  ini  ada  pilihan nomor  permintaan  barang  beserta  tanggalnya, kode unit kerja beserta nama unit kerjanya, kode supplier beserta nama dan alamatnya. Kemudian  terdapat  data  detail  barang,  tinggal mengisi jumlah dan harganya untuk cetak PO.
c. Form entry data penerimaan barang
Gambar 16. Form entry data penerimaan barang
Form  Penerimaan  Barang  adalah  form untuk memasukkan data penerimaan barang ke sistem pembelian barang CV BYRON BRAND ACTIVATION.  Ada  pilihan  nomor  PO  dan detail barang beserta isian untuk jumlah terima barang.

## d. Form entry pembayaran
Form Pembayaran Nota adalah form untuk memasukkan data pembayaran barang ke sistem pembelian  barang  CV  BYRON  BRAND ACTIVATION.  Terdapat  pilihan  nomor  PO untuk melihat detail supplier. dan juga ada detail barang.
e. Form entry data retur
Gambar 18. Form entry data retur
Form  Retur  Barang  adalah  form  untuk mencetak  surat  retur  barang  ke  supplier.  Ada pilihan data barang yang akan di retur, PO, dan DO. Beserta jumlah retur dan keterangan alasan retur.
4.3. Hasil cetakan sistem
a. Form cetak laporan permintaan barang
Gambar 19. Form cetak laporan pemintaan barang
Form  cetak  laporan  permintaan  barang adalah form untuk mencetak laporan permintaan barang  dengan  parameter  tanggal  yang  telah ditentukan.
b. Form cetak laporan pembelian barang
Gambar 20. Form cetak laporan pembelian barang
Form  cetak  laporan  pembelian  barang adalah form untuk mencetak laporan pembelian barang  dengan  parameter  tanggal  yang  telah ditentukan.
c. Form cetak laporan penerimaan barang
Gambar 21. Form cetak laporan penerimaan barang
Form  cetak  laporan  penerimaan  barang adalah form untuk mencetak laporan penerimaan  barang  dengan  parameter  tanggal yang telah ditentukan.
d. Form cetak laporan retur barang
Gambar 22. Form cetak laporan retur barang
Form  cetak  laporan  Retur  barang  adalah form  untuk  mencetak  laporan    retur  barang dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.

## e. Form cetak rekap pembelian
Gambar 23. Form cetak rekap pembelian
Form cetak rekap pembelian barang adalah form  untuk  mencetak  rekap  pembelian  barang dengan parameter tanggal yang telah ditentukan.

## 5. KESIMPULAN
Setelah  mempelajari  dan  menganalisa  terhadap sitem  yang  sedang  berjalan  dan  dari  pembahasan yang telah dijabarkan pada bagian sebelumnya serta mencoba  mencarai  solusi  dari  permasalahan  yang dihadapi, maka penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan  adanya  rekap  pembelian  barang  per bulan,  anggaran  pembelian  barang  dapat ditetapkan sesuai kebutuhan.
b. Repeat  order barang  yang  sama  dapat diminimalisir karena adanya penilaian  supplier dengan laporan retur sebagai bahan pertimbangannya.
c. Perhitungan   estimasi penerimaan barang  lebih akurat  dengan  adanya  laporan  penerimaan barang,  karena  bisa  membandingkan  antara supplier 1 dan lainnya.
d. Kebutuhan barang dapat dimonitor dengan baik dengan  memperhatikan  pola  kebutuhan  barang dari laporan permintaan barang.
e. Dengan  adanya  pemusatan  data,  informasi pembelian barang mudah diakses dan menghindari ketergantungan pada seseorang.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Isa, irwan. 2012. reengineering sistem
informasi ,Yogyakarta:Graha Ilmu
[2] Mustakini,  jogiyanto  Hartono.  2009. Sistem
Informasi Teknologi , Yogyakarta:Andi Offset
[3]  Michalko,  Michael,  2010, Cracking  Creativity The  Secret  of  Creativity  Genius ,  Yogyakarta, Andi., 26
[4]  A.S,Rosa  dan  Shalahuddin,  M,  2011,Modul Pembelajaran:  Rekayasa  Perangkat  Lunak, Modula, Bandung
[5]  Anhar,  2010, Panduan  menguasai  PHP  & Mysql , Jakarta, Media Kita, 45
[6]  Darmayuda,  Ketut,  2010, Pemrograman Aplikasi  Database  Dengan  Microsoft  Visual Basic .NET 2008 , Bandung,  Informatika., 3