## Manajemen Konflik Komunikasi di Lingkungan Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

## Nadia Amelia Elyana Poluan
Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Medan E-mail: nadiaameliapoluan@unimed.ac.id
Article History:
Received: 10 Maret 2024
Revised: 20 Maret 2024
Accepted: 22 Maret 2024
Abstract: Penelitian ini dilaksanakan dikantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah berdasarkan hasil observasi dan dokumentasi kami terhadap lingkungan kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan. Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, kami menemukan 3 hal yang menjadi hambatan dalam manajemen komunikasi di kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan yaitu : hambatan struktural, perbedaan latar belakang, dan komunikasi lintas budaya. Berdasarkan hal tersebut dapat di simpulkan bahwa dalam sebuah kantor tidak akan benar-benar terlepas dari sebuah konflik atau hambatan dalam komunikasi, baik secara individu ataupun antar kelompok. Perlu adanya manajemen organisasi yang baik dalam sebuah perkantoran.
Keywords: Manajemen, Konflik, Komunikasi.
PENDAHULUAN Komunikasi (serapan dari bahasa Belanda: communicatie ) adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan,dan menggunakan informasi agar terhubungdengan lingkungan dan oranglain". Komunikasi dapat berbentuk verbal dan nonverbal. Komunikasi perkantoran adalah prosesberbagi pengetahuan dan gagasan antara satu orang atau kelompok dengan orang atau kelompok lain dalam suatu organisasi baik secara verbal maupun nonverbal. (Chegg India, 2021). Komunikasi perkantoran terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut. Dengan berkomunikasi maka akan mengantarkan terbentuknya kesatuan sistem dari bagian-bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja.
Konflik bisa terjadi karena perbedaan dalam pemaknaan yang disebabkan karena perbedaan pengalaman. Perbedaan pengalaman dapat dilihat dari perbedaan latar belakang kebudayaan yang membentukpribadi-pribadi yang berbeda. Seseorang akan terpengaruh dengan pola-pola pemikiran dan pendirian kelompoknya. Pemikiran dan pendirian yang berbeda itu pada akhirnya akan menghasilkan perbedaan karakter individu yang dapat memicu konflik. Dalam setiap organisasi atau perusahaan, perbedaan pendapat sering kali disengaja atau dibuat sebagai salah satu strategi para pemimpin untuk melakukan perubahan. Perubahan tersebut dapat dilakukan dengan menciptakan sebuah konflik. Akan tetapi, konflik juga dapat terjadi secara alami karena adanya kondisi obyektif yang dapat menimbulkan terjadinya konflik.

## EKOMA : Jurnal Ekonomi, Manajemen, Akuntansi Vol.3, No.3, Maret 2024
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5298 (online)

## 1206
Konflik merupakan masalah hubungan dalamkomunikasi antarpribadi.
Jika hubungan dalam komunikasi antarpribadi sudah tidak berjalan dengan baik, maka kemungkinan besar hubungan komunikasi dalam skala yang lebih besar tidak akan berjalan baik pula. Dalam komunikasi antarpribadi komunikan dan 2 komunikator harus dapat memahami maksud atau pesan yang disampaikan supaya pesan yang diterima sama dengan pesan yang disampaikan. Perbedaan pesan yang diterima dengan pesan yang disampaikan inilah yang menjadi penyebab utama timbulnya konflik.
LANDASAN TEORI Komunikasi merupakan proses penyampaian suatu pesan dalam bentuk lambang bermakna sebagai pikiran dan perasaan berupa ide, informasi, kepercayaan, harapan, himbauan, dan sebagai panduan yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain, baik langsung secara tatap muka maupun tidak langsung melalui media, dengan tujuan mengubah sikap, pandangan atau perilaku. Menurut Afandi, (2018:49) komunikasi berfungsi untuk menyampaikan informasi (to inform), mendidik (to educate), menghibur (to entertain), dan mempengaruhi (to influence). Agar komunikasi berlangsung efektif, komunikator harus tau khalayak mana yang akan dijadikan sasaran dan tujuan yang diinginkannya.
Dalam perkantoran terdapat komunikasi perkantoran yang berarti proses berbagi pengetahuan dan gagasan antara satu orang atau kelompok dengan orang atau kelompok lain dalam suatu organisasi baik secara verbal maupun nonverbal. (Chegg India, 2021). Komunikasi perkantoran terjadi dalam suatu kantor dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja kantor tersebut. Dengan berkomunikasi maka akan mengantarkan terbentuknya kesatuan sistem dari bagian- bagian yang saling bergantung serta terciptanya pola hubungan tata kerja. Adapun ruang lingkup komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu (Gie, 2015):
1. Komunikasi kedalam (Internal Communication), yaitu komunikasi yang dilakukan di lingkungan kantor, misalnya pimpinan dengan bawahannya atau karyawan yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi ini mencakup komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
2. Komunikasi keluar (External Communication), yaitu komunikasi yang dilakukan oleh pihak kantor dengan pihak luar kantor.
Kapur (2020) menyebutkan beberapamanfaat dari keterampilan komunikasi di kantor: 1. Meningkatkan Kepercayaan PegawaiKepada Manajemen
Ketika antar pegawai berkomunikasi satu sama lain, mereka perlu menunjukkan keramahan, memberikan informasi faktual dan benar, dan menunjukkan rasa hormat dan sopan santun. Ketika supervisor, manajer, dan atasan menerapkan sifat-sifat ini, saat berkomunikasi dengan bawahan, mereka dapat mengembangkan kepercayaan yang meningkat dalam manajemen.
2. Kerja Sama Tim yang Lebih Kuat
Ketika para pegawai mengerjakan proyek, tugas, atau melakukan tugas pekerjaan lainnya, mereka bekerja dalam tim maupun secara individu. Tim terdiri dari dua orang atau lebih. Ketika individu bekerja dalamtim, sangat penting bagi mereka untukberkomunikasi satu sama lain dengan cara yang efisien. Melalui komunikasi yang efektif, kerja tim yang lebih kuat dapat terbangun.
3. Peningkatan Pengetahuan
Untuk melaksanakan tugas pekerjaan seseorang dengan cara yang tepat, sangat penting bagi setiap pegawai untuk menambah pengetahuan mereka. Peningkatan
pengetahuan diperlukan dalam beberapa hal, misalnya penggunaan teknologi, bahan, alat dan perlengkapan,
serta mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal kantor. Melalui komunikasi yang efektif dengan semua pegawai di tempat kerja, mereka dapat menambah pengetahuan mereka dalamberbagai hal.
4. Penguatan Partisipasi Pegawai Setiap pegawai perlu berpartisipasi aktif dalam berbagai tugas dan kegiatan di kantor.Terlepas dari pelaksanaan tugas pekerjaan, mereka juga perlu diberi kesempatan untuk mengekspresikan ide dan perspektif mereka.Ketika pegawai mengembangkanketerampilan komunikasi mereka dan diberikan kesempatan untuk berkomunikasi secara bebas, mereka akan dapat berkontribusi secara efektif dalam penguatanpartisipasi pegawai.
5. Pengembangan Budaya Organisasiyang Lebih Kuat
Budaya organisasi mengacu pada sistem asumsi, nilai, dan keyakinan bersama. Budaya organisasi didasarkan pada sikap, simbol, norma, nilai, keyakinan, prinsip, dan standar bersama yang memandu perilaku pegawai. Ketika pegawai dapat berkomunikasi satu sama lain secara efektif, mereka akan mampu mengembangkan budaya organisasi yang lebih kuat.
6. Pembentukan Lingkungan Kerjayang Ramah Ketika para pegawai membangkitkan kesadaran tentang fakta bahwa mereka perlu berkomunikasi dengan baik dan membentuk istilah dan hubungan yang ramah dengan pegawai lain, mereka dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam pembentukan lingkungan kerja yang ramah. Keterampilan komunikasi yang efektif sangat berkontribusi signifikan dalam pembentukan lingkungan kerja yang ramah.
Oleh karena itu, komunikasi perkantoran sebaiknya dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Menghargai semua individu dan memperlakukan mereka dengan hormat, sopan, dan sensitif.
2. Mengenali perbedaan budaya.
3. Berkomunikasi dengancaramengembangkan dan memeliharahubungan positif.
4. Menggunakan strategi efektif untuk mengatasi hambatan komunikasi.
Manajemen konflik Dalam sebuah organisasi juga terdapat manajemen konflik yang dapat mengurangi terjadinya konflik dalam organisasi atau Perusahaan. Menurut Siswanto (2011;92) Manajemen adalah suatu sikap atau proses untuk mengatur atau mengawasi kerja seseorang dalam organisasi. Karena manajemen merupakan proses penting yang menggerakan organisasi. Tanpa adanya manajemen yang efektif tidak ada usaha yang berhasil cukup lama. Konflik merupakan proses interaksi antara dua orang atau lebih, atau dua kelompok atau lebih yang bertentangan dalam berpendapat dan tujuannya. Menurut para ahli konflik adalah proses pertentangan yang diekspresikan diantara dua pihak atau lebih yang saling tergantung mengenai objek konflik, menggunakan pola pikir dan interaksi yang menghasilkan keluaran konflik.

## Profesionalitas Kerja
Profesionalisme bukanlah pekerjaan atau tugas yang dilakukan oleh profesional, tetapi merupakan cara setiap orang melakukan pekerjaan atau tugas tersebut. Untuk mewujudkan profesionalitas kerja di bidang perkantoran, peran dari keterampilan komunikasi sangat penting. Semua karyawan kantor membutuhkan apa yang disebut dengan komunikasi profesional. Dalam hal ini, komunikasi profesional dapat meliputi berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi

## EKOMA : Jurnal Ekonomi, Manajemen, Akuntansi Vol.3, No.3, Maret 2024
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5298 (online)
1208
tertulis, lisan, visual mupun digital. Keterampilan komunikasi profesional sangat penting karena semua jenis bisnis berisi aktivitas seperti: menulis, membaca, mengedit, berbicara, mendengarkan, aplikasi perangkat lunak, grafik komputer, riset Internet dan sejenisnya.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa memiliki keterampilan komunikasi profesional sangat penting bagi setiap eksekutif (Harmon, 2017):
1. Keterampilan komunikasi dapat membantu kita memilih metode komunikasi yang tepat untuk audiens kita.
Dengan keterampilan komunikasiprofesional yang baik, kita dapat memastikan bahwa kita memilih saluran komunikasi yang tepat untuk audiens tertentu. Misalnya, dalam beberapa kasus,mungkin tepat untuk berkomunikasi melalui email, namun untuk kasus lain mungkin lebih tepat untuk bertemu tatap muka.
 Keterampilan komunikasi profesional biasanya disyaratkan oleh semua pemberi kerja Mampu berkomunikasi secara efektif adalah keterampilan yang sangat diinginkan oleh semua perusahaan. Keterampilan ini bisa bermanfaat misalnya saat mencari pekerjaan atau saat dipertimbangkan untuk mendapatkan promosi.
 Dapat membantu menghindari kesalahpahaman
 Dengan komunikasi yang buruk, pesan mudah disalahpahami. Dengan menguasai komunikasi profesional, potensi kesalah pahaman yang terjadi dapat diminimalisir. Membantu kita bekerja secara efektif dalam kelompok
Ketika kita bekerja dalam tim, kita harus dapat berkomunikasi secara teratur dengan orang lain. Kita mungkin perlu mendengarkan ide orang lain, sambil mengomunikasikan ide kita dengan jelas dan efektif. Komunikasi yang baik juga dapat membantu membangun hubungan kerja yang positif, sehingga tim kita bekerja lebih efektif dan produktif bersama.
 Dapat menginspirasi orang lain
Bagi seorang eksekutif, keterampilan berbicara di depan umum merupakan keterampilan yang penting untuk dikuasai. Dengan keterampilan komunikasi yang buruk, audiens kita mungkin menjadi bosan dan kurang respek. Dengan memiliki keterampilan public speaking yang baik, kita memiliki kesempatan untuk menginspirasi orang-orang di sekitar kita.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilaksanakan di kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan yang beralamatkan di Jalan Oskandar MudaNo.270, Petisah Tengan Kec. Medan Petisah, Kota Medan, Sumatera Utara. Adapun yang menjadi objek pada penelitian ini adalah pegawai- pegawai kantor dinas kependudukan dan catatan sipil. Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti adalah observasi dan dokumentasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah kami lakukan selama di kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kami mengamati serta mengobservasi karyawan kantor dan juga melakukan interaksi. Kami mendapati beberapa konflik terkiat komunikasi yang terjadi dikantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan, yaitu :

## 1. Hambatan Struktural
Yang kami maksudkan disini adalah dimana konflik ini disebabkan karena adanya rasa enggan yang lebih tinggi sehingga adanya gap atau batasan antar pegawai, dimana pegawai- pegawai yang tergolong masih berumur muda pada saatjam istirahat lebih memilih berkumpul dan berkomunikasi dengan rekan kerja yang rentan umurnya tidak jauh dari mereka, dan pegawai – pegawai yang rentan umurnya lebih tua atau sudah termasuk senior di kantor itu cenderung berkumpul dengan rekan-rekan kerja yang memiliki status yang sama dan stara.

## 2. Perbedaan Latar Belakang
Terdapat beberapa pegawai, yang saat jam kerja mereka duduk bersampingan, bahkan berada dalam satu ruangan yang sama, namun saat memasuki jam istirahat, beberapa pegawai memilih memisahkan diri, ada yang makan bersama ( pegawai non-muslim) , ada yang memilih berdiam sendiri di meja kerja nya, ada yang keluar dari kantor dan lainnya, dan ada yang berkumpul hanya dengan pegawai-pegawai yang mungkin memiliki latar belakang yang sama dengan mereka, baik dari segi umur, latar belakang pendidikan, suku, atau agama.

## 3. Komunikasi Litas Budaya
Terdapat perbedaan budaya antara pegawai- pegawai di kantor dinaskependudukan dan catatan sipil, dimana salah satu contoh yang kami dapati adalah, salah satu pegawai yang berkomunikasi dengan beberapa pegawai lainnya menggunakan bahasa daerah nya yang pada saat itu menggunakan bahasa batak, namun terdapat salah satu pegawai yang berada disekitaran mereka yang dari umur terlihat lebih muda, yang hanya diam dan mendengarkan pegawai- pegawai yang dari segi umur terlihat lebih tua darinya, berbicara mengenai beberapa hal, dimana hal tersebut mungkin membuat pegawai muda itu merasa terasingkan atau terabaikan,sebab ketidak tahuannya tentang bahasa yang digunakan rekan kerjanya dan hal yang dibahas.
KESIMPULAN Komunikasi adalah salah satu elemen penting dalam sebuah kantor, dimana komunikasi kantor bukan hanya sekedar untuk menyampaikan pesan tapi juga menjadi salah satu bentuk dalam menjalin hubungan,baik individual ataupun kelompok. Manajemen organisasi di perlukan dalam perkantoran untuk mengantisipasi konflik yang akan timbul. Dalam sebuah kantor tidak akan benar-benar lepas dari sebuah konflik dalam komunikasi, baik konflik komunikasi antar individu atau antar kelompok, hanya saja jika kita sudah mampu mengatur manajemen konflik yang terdapat di dalam kantor, kita dapat meminimalisir penyebab- penyebab timbulnya konflik dan menemukan solusi atas permasalahan yang sudah terjadi.

## DAFTAR REFERENSI
Afandi. 2018. Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori, Konsep dan Indikator). Nusa Media. Yogyakarta.
Chegg India. (2021). Komunikasi Kantor dan Keterampilan Lunak yang perlu Anda ingat di tempat kerja - Pelajari cara menggunakannya!. Diambil dari https://www.cheggindia.com/career guidance/office-communicationsoft-skills-you- need-to-remember/
Gie, The Liang. 2015. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Libert Kapoor S, Arafah Y, Nayak L, 2020, TheHypercoagulable State in COVID-19:Incidence,

## EKOMA : Jurnal Ekonomi, Manajemen, Akuntansi Vol.3, No.3, Maret 2024
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5298 (online)
pathophysiology, andmanagement. Thrombosis Research 194 (2020) 101–115 https://doi.org/10.1016/j.thromres.2020.06.029 Siswanto. (2011). Manajemen Konflik. Jakarta: Bumi Aksara Lestaryl, Lyta dan Harmon. (2017). Pengaruh Lingkungan Kerja Terhadapa Kinerja Karyawan Pada Divisi Detail Part Manufacturing Direktorat Produksi PT. Dirgantara Indonesia (Persero). Jurnal Riset Bisnis & Investasi, Vol. 3, No. 2.