## EVALUASI PENGADAAN DAN KETERSEDIAAN OBAT DI RSUD HADJI BOEJASIN PELAIHARI TAHUN 2006 ‐ 2008

## EVALUATION OF DRUG PROCUREMENT AND AVAILABILITY AT HADJI BOEJASIN HOSPITAL, PELAIHARI 2006 – 2008
Anna Apriyanti 1) , Ibnu Gholib Gandjar 2) , Satibi 2)
1) Program Studi Ilmu Farmasi Minat Magister Manajemen Farmasi Rumah Sakit
2) Program Pascasarjana Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada

## ABSTRAK
Sistem pengadaan obat di RSUD Hadji Boejasin tahun 2006 ‐ 2008, menunjukkan adanya penumpukan sejumlah obat, obat tidak diresepkan tinggi dan stock out tinggi. Hal ini dapat diduga bahwa ketersediaan obat di RSUD H. Boejasin kurang baik. Tujuan penelitian adalah untuk melakukan evaluasi sistem pengadaan obat terhadap ketersediaan obat di RSUD H Boejasin. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, kualitatif didukung analisis data sekunder dan observasi gudang penyimpanan obat dan IFRS. Subjek penelitian terdiri dari kelompok pengadaan dan kelompok pengguna. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengadaan obat menggunakan dana APBD Pemerintah Kabu ‐ paten Tanah Laut di RSUD H Boejasin kurun waktu tahun 2006 ‐ 2008 sudah berdasarkan Keppres No. 80 th. 2003
dengan metode pelelangan umum, pemilihan langsung dan penunjukan langsung. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa waktu pengadaan obat cukup lama (1 ‐ 3 bulan), frekuensi pengadaan obat kecil (1 ‐ 2) kali setahun, prosedur pengadaan melalui beberapa tahapan yang baku. Hal tersebut mengakibatkan, tingkat ketersediaan obat yang lebih dari 21 bulan tinggi (tahun 2006; 2007; 2008 nilainya 84%;84%;66%), obat rusak/kadaluwarsa tinggi (tahun 2006;2007; 2008 nilainya 0,48%; 0,80%; 1,90%), stok mati tinggi (tahun 2006; 2007; 2008 nilainya 5,98%; 11.11%; 9.40%),
stock out obat lama (1 ‐ 10 bulan) dan nilai TOR setiap tahun rendah (tahun 2006; 2007; 2008 nilainya 1,28; 0,40; 0,36). Berdasarkan hasil penelitan ini dapat simpulkan ketersediaan obat di RSUD H Boejasin dan sistem pengadaan obat
menggunakan dana APBD Pemerintah Kabupaten Tanah Laut pada tahun 2006 ‐ 2008 di RSUD H Boejasin kurang baik. Kata kunci : sistem pengadaan obat, ketersediaan obat

## ABSTRACT
Drug procurement system in H Boejasin Hospital, Tanah Laut regency showed over stock that have been ex ‐ isted since 2006. This problem may cause poor availability and inefficiency of drug procurement. The aim of this research is to evaluate drug procurement system concerning drug availability and efficiency at Hadji Boejasin Hospi ‐ tal.
This was a qualitative descriptive study, which support used secondary data and observation of drug storage warehouse as well as depot of hospital pharmacy. Subject of the study consisted of two groups: procurement group
and user group.
Result of the study showed that the process of drug procurement using local expenditure and revenue fund of Tanah Laut regency at Hadji Boejasin Hospital from 2006 ‐ 2008 had been based on the President De ‐ cree No. 80/2003 through selective tender and negotiated purchase. Result of the evaluation showed that: 1) period of drug procurement was 1 ‐ 3 month; 2) frequency of drug procurement was 1 ‐ 2 time/year; 3) procurement procedure
was based on some standardized phases. The procurement system caused highly damaged/expired drugs (0,48 ‐ 1,90%), highly non prescribed drugs (5,98% ‐ 11.11%), drugs were out of stock (1 ‐ 10 month), and low annual turn over ratio (TOR). TOR value in 2006 was 1.28; in 2007 was 0.40, in 2008 was 0.36, which meant that drug circulation in
warehouse was relatively low. Based on these study, it can be concluded that level of drug availability and efficiency
at Hadji Boejasin Hospital using procurement system of local expenditure and revenue fund of Tanah laut regency in 2006–2008 was not good enough.
Keywords : drug procurement system, drug availability.

## PENDAHULUAN
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Hadji
Boejasin Pelaihari adalah rumah sakit milik pe ‐ merintah Kabupaten Tanah Laut. RSU Pelaihari
diresmikan tanggal 28 Januari 1984 dengan Surat Izin Penetapan Nomor 01/Kanwil ‐ TU ‐ 3/1984 dan diberi nama RSUD Hadji Boejasin sejak tanggal 28 Januari 1986. Hadji Boejasin adalah tokoh pahlawan dari Kecamatan Bati ‐ Bati, Pelaihari. RSUD Pelaihari merupakan RSU Tipe ‘D’ yang susunan struktur organisasinya sesuai dengan
SK Menteri Kesehatan RI Nomor 134/Men.Kes/ SK/IV/78 (Anonim, 2008).
Pengadaan obat di RSUD H Boejasin dilak ‐ sanakan oleh Panitia Pengadaan dan Penerima Obat yang dibentuk dengan Surat Keputusan Direktur. Pembiayaan bersumber dari dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Pemerintah Kabupaten Tanah Laut.
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
(APBD) adalah suatu rencana keuangan tahunan daerah yang ditetapkan berdasarkan Peraturan
Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi Vol. 1 No. 1, Maret 2011
Daerah (Perda) tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (Undang–Undang No.25/1999). Proses pengadaan obat dengan dana APBD Pemerintah Kabupaten Tanah Laut
tahun 2006 ‐ 2008 dilakukan dengan pelelangan dan penunjukan langsung (Anonim, 2008).
Mengingat pentingnya pengelolaan obat dalam rangka mencapai pelayanan yang ber ‐ mutu, maka perlu ditelusuri dan diungkap terle ‐ bih dahulu gambaran keseluruhan tahap ‐ tahap pengelolaan obat untuk mengetahui adanya permasalahan atau kelemahan dalam pelak ‐ sanaannya. Dalam penelitian ini, peneliti memilih tahap pengadaan yang digunakan sebagai bahan penelitian. Hal tersebut didasar ‐ kan oleh karena tahap pengadaan merupakan tahap awal dalam pengelolaan obat setelah
perencanaan yang sangat menentukan keberha ‐ silan tahap pengelolaan obat selanjutnya yaitu penyimpanan, distribusi dan penggunaan obat. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui proses pengadaan dan ketersediaan obat dana APBD di RSUD H Boejasin dari tahun 2006 ‐ 2008.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan penelitian dengan rancangan deskriptif, yang bersifat investigasi dengan menggunakan data retrospektif. Data
yang dikumpulkan berupa data primer kualitatif dan kuantitatif melalui observasi dokumen ta ‐ hun sebelumnya atau tahun yang lalu. Bahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer didapat dari hasil wawancara mendalam terhadap kelompok pengadaan yang terlibat dalam proses APBD dan proses pengadaan obat APBD, dan kelompok pengguna ( user ) di RSUD H Boejasin. Data sekunder didapat dari data restrospektif di RSUD H Boejasin berupa : PERDA APBD dan DIKDA (Daftar Isian Kegiatan Daerah), do ‐ kumen kontrak obat, berita acara serah terima barang, resep, kartu stok obat, buku bon gu ‐ dang, faktur pengiriman obat, daftar harga obat dari tahun 2006 ‐ 2008. Pengamatan digu ‐ dang berupa kartu stok dan kondisi tempat penyimpanan obat. Penelitian dilaksanakan dalam beberapa tahap. Tahap pertama menentu ‐ kan asisten peneliti di Instalasi Farmasi. Asisten ini akan membantu peneliti dalam mengumpul ‐ kan data tentang dokumen proses pengadaan obat, faktur pengiriman barang, berita acara serah terima barang, rekapan bulanan peng ‐ gunaan obat, kartu stok, buku bon gudang.
Dari dokumen tersebut dilakukan pemeriksaan dan perhitungan untuk mengetahui proses pen ‐ gadaan obat dan status ketersediaan obat. Tahap kedua melakukan wawancara mendalam den ‐ gan tim anggaran yang diwakili Direktur RSUD H. Boejasin,sub bagian penyusunan program Rumah Sakit, sub bagian keuangan rumah sakit, Pelaksana Teknis Kegiatan, panitia pengadaan Rumah Sakit, tentang proses terbitnya PERDA APBD Kabupaten Tanah Laut, wawancara dengan ketua panitia pengadaan obat tentang proses pengadaan obat, ketua PFT tentang penyusunan daftar kebutuhan obat dan ketersediaan obat.
Wawancara dengan Kepala IFRS tentang perencanaan anggaran dan ketersediaan obat di RSUD H Boejasin, dokter dan kepala ruangan tentang ketersediaan obat dan usulan untuk perbaikan ketersediaan obat. Wawancara ini dilakukan oleh peneliti sendiri. Hasil wawancara di transkrip. Tahap ketiga setelah data dikum ‐ pul, diverifikasi dan dihitung kembali, hasil wawancara ditranskip, kemudian diklasifikasi ‐ kan menjadi data kuantitatif dan data kualitatif. Tahap keempat adalah tahap evaluasi, peneliti melakukan evaluasi terhadap hasil penelitian tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Proses Pengadaan Kesesuaian dengan Prosedur Pengadaan Obat Mekanisme proses pengadaan obat di RSUD H Boejasin tahun 2006 – 2008 sesuai dengan Keppres
No.80 tahun 2003 (Anonim, 2003) yaitu
untuk dana diatas Rp.100.000.000,00 dilaksana ‐
kan secara lelang, Rp.50.000.000,00– Rp.100.000.000,00 dilaksanakan dengan pemili ‐ han langsung, dan dibawah Rp.50.000.000,00 dilakukan dengan cara penunjukkan langsung. Metode pengadaan obat di RSUD H Boejasin adalah pelelangan umum, pemilihan langsung dan penunjukkan langsung. Pengadaan obat ‐ obatan di RSUD H Boejasin 2006–2008 meng ‐ gunakan metode pelelangan umum dengan pasca kualifikasi, yang berarti penilaian kompe ‐ tensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa setelah memasukkan penawaran. Penyampaian dokumen penawaran pengadaan obat ‐ obatan di RSUD H Boejasin dilakukan den ‐ gan metode satu sampul, karena pengadaan obat dianggap bersifat sederhana dan spesifikasi tek ‐ nisnya jelas atau pengadaan dengan standar
Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi Vol. 1 No. 1, Maret 2011
harga yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang/jasa yang spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen pengadaan. Evaluasi penawaran yang terjadi di RSUD H Boejasin tahun 2006 – 2008, dinilai menggunakan system gugur yang mengacu pada penawaran harga paling rendah.
Waktu Pengadaan Obat
Waktu yang diperlukan untuk pengusulan ang ‐ garan dari rumah sakit sampai menjadi angga ‐ ran yang bisa digunakan untuk dana pembelian obat antara 7 sampai dengan 8 bulan. Pengajuan anggaran dilakukan pada akhir tahun sebelum ‐ nya (November ‐ Desember), sedangkan proses pengadaan baru berlangsung pada pertengahan tahun (April – Mei). Waktu yang dibutuhkan untuk proses pengadaan sangat dipengaruhi oleh prosedur dari metode pengadaan yang digunakan. Proses pengadaan obat melalui proses lelang memerlukan waktu ±1 bulan sampai dengan penandatanganan kontrak oleh pemenang lelang. Sedangkan untuk pelaksanaan pengerjaan kontrak pengadaan lelang memerlu ‐ kan waktu 60 ‐ 90 hari kerja. Sedangkan untuk pengadaan yang dilakukan dengan system pemilihan langsung dan penunjukkan langsung ‐ waktu pengadaannya antara 14 – 30 hari kerja.
Alokasi Dana Pengadaan Obat
Alokasi dana pengadaan obat tahun 2006 – 2008
jika dibandingkan dengan dana anggaran rumah sakit hanya mencapai angka 11%, 6% dan 22,38%, tentunya masih cukup rendah jika di ‐ bandingkan dengan standar yang ada yaitu 40 –
60%. Hal ini disebabkan RSUD H Boejasin pada tahun 2006–2008 masih berkonsentrasi pada pembangunan fisik rumah sakit dan pembelian alat kesehatan, sehingga penyerapan dana men ‐ jadi lebih besar pada dua hal tersebut.
2. Ketersediaan Obat
Tingkat ketersediaan obat
Ketersediaan obat dan BAKHP di RSUD H. Boejasin lebih dari 21 bulan, yang berarti ke tersediaan obat di RSUD H Boejasin. Tingginya ketersediaan obat dan BAKHP di RSUD H Boe ‐ jasin di sebabkan banyaknya persediaan yang tidak bergerak. Ketersediaan obat tahun 2006 – 2008 yang lebih dari 21 bulan tinggi secara
berurutan adalah 84%; 84%; 66%.
Persentase obat kadaluwarsa
Berdasarkan hasil pengolahan data,ditemukan obat yang kadaluwarsa secara berurutan dari tahun 2006 – 2008 adalah 0,48%; 0,80%; 1,90%. Besarnya jumlah obat kadaluwarsa maka berarti kerugian bagi rumah sakit maupun pemerintah daerah. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan yang lebih baik dengan memperhatikan kondisi internal dan ekternal rumah sakit. Persentase obat mati Hasil penelitian menunjukkan bahwa persen ‐ tase obat mati tahun 2006 – 2008 adalah 30,77%; 38,98% dan 35,16% jika di bandingkan dengan jumlah stok obat yang ada di instalasi farmasi RSUD H Boejasin. Namun jika dilihat dari nilai rupiah jumlah obat yang mati hanya mencapai angka 5,98%; 11,11% dan 9,40% dari nilai persediaan yang ada di instalasi farmasi. Begitu pula dengan BAKHP dimana jumlah stok yang mati adalah 10,74%; 19,57% dan 38,05% tapi jika dibandingkan dengan nilai rupiahnya 18,47%; 13,66%; 18,97% dari total nilai persediaan BAKHP di Instalasi farmasi. Stok out
Hasil penelitian menunjukkan bahwa persentase terhadap jumlah stok keseluruhan maka tingkat kekosongan obat secara berurutan 6,99%; 7,91% dan 15,38%,terjadi peningkatan setiap tahunnya. Persentase kekosongan BAKHP terhadap jumlah stok BAKHP yang ada secara berurutan 7,02%; 4,63% dan 3,70%, terjadi penurunan ting ‐ kat kekosongan BAKHP tiap tahunnya.

## Nilai TOR
Hasil penelitian menunjukkan bahwa nilai TOR RSUD H Boejasin tahun 2006 – 2008 sangat kecil sekali, yaitu secara berurutan 1,28; 0,40; 0,36. Nilai ini sangat rendah jika di band ‐ ingkan dengan standar yang ada yaitu 6 ‐ 7 kali. Jika dibadingkan dengan penelitian sebelumnya di Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Bantul adalah 6,4 ‐ 8,8 kali dan RSUD Wirosaban Yogyakarta TOR ‐ nya adalah 7 kali (Winarni, 2006), bila dibandingkan dengan beberapa RS tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan di RSUD H Boejasin tidak efisien.
Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi Vol. 1 No. 1, Maret 2011

## KESIMPULAN
1. Proses pengadaan obat di RSUD H Boejasin tahun 2006 ‐ 2008 sudah sesuai dengan Keppres No. 80 tahun 2003, yang dilaksanakan dengan metode penunjukan langsung, pemilihan lang ‐ sung dan lelang. Hanya saja ada beberapa hal yang harus lebih dicermati yaitu seperti peng ‐ gunaan amandemen dan memperpanjang waktu pengadaan.
2. Ketersediaan obat di RSUD H Boejasin tahun 2006 ‐ 2008 masih belum baik yang ditunjukkan ‐ dari tingkat ketersediaan obat yang lebih dari 21 bulan tinggi (tahun 2006; 2007; 2008 nilainya 84%; 84%; 66%), obat rusak/kadaluwarsa tinggi (tahun 2006; 2007; 2008 nilainya 0,48%; 0,80%; 1,90%),stok mati tinggi (tahun 2006; 2007; 2008
nilainya
5,98%; 11,11%; 9,40%), stock out obat lama (1 ‐ 10 bulan), dan nilai TOR setiap tahun rendah (tahun 2006; 2007; 2008 nilainya 1,28;
0,40; 0,36).

## DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 2003, Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Instansi Pemerinta , Penerbit Fokus ‐ medi, Bandung.
Anonim, 2008, Laporan Tahunan RSUD H Boejasin, Pelaihari , Tidak Di Publikasikan. Winarni, 2006, Perbandingan Efisiensi dan Efek ‐ tifitas Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan ‐ Dengan Lelang, Penunjukkan Langsung d a n Kemitraan di Kabupaten Sleman, Tesis , Magister Manajemen Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada, Yogya ‐ karta .