## PEMODELAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN JASA SERVICE PADA CV. JAYA UTAMA BARU
Muhamad Kahfi 1) , Lauw Li Hin 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : muhamadkahfi700@gmail.com 1) , Lihinwap@gmail.com 2)

## Abstrak
Pada era teknologi informasi pada saat ini komputerisasi memiliki peran yang sangat besar dalam menerapkan sebuah  sistem  informasi,  sebagai  salah  satu  media  atau  sarana  pendukung  dalam  suatu  perusahaan  untuk menghasilkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat. CV.  Jaya Utama Baru  merupakan suatu usaha bengkel yang bergerak dibidang body repair – cat oven, perbaikan dan pemeliharaan kendaraan bermotor pada kategori kerusakan resiko rendah hingga tinggi. Sistem yang sedang berjalan pada CV. Jaya Utama Baru saat ini masih dilakukan secara manual mulai dari proses pembelian dan jasa service, sehingga menimbulkan beberapa masalah yang  menyebabkan  pelayanan  tidak  optimal.  Untuk  dapat  menyelesaikan  permasalahan  tersebut,  untuk  itu memerlukan  sebuah  sistem  informasi  yang  terkomputerisasi.  Dan  dalam  menyusun  tugas  akhir  ini  penulis mengambil judul “Analisa dan Desain Sistem Informasi Pembelian dan Jasa Service Pada CV. Jaya Utama Baru Berbasis Object Oriented” dan diimplementasikan dengan mengunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net 2008 dan menggunakan database MySQL. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi sangat diharapkan dapat membantu  dalam  seluruh  kegiatan  pengontrolan  dan  pengolahan  data  transaksi.Sistem  komputerisasi  dapat menghasilkan  data  yang  lebih  akurat,  relevan  dan  tepat  waktu  ketika  dibutuhkan  dalam  pengambilan keputusan.Sehingga dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat membantu mempermudah dan mempercepat pekerjaan didalam CV. Jaya Utama Baru.
Kata kunci: Sistem Informasi Pembelian dan Jasa Service

## 1. PENDAHULUAN
CV. Jaya Utama Baru merupakan suatu usaha bengkel  yang  bergerak  dibidang body  repair –  cat oven, perbaikan  dan  pemeliharaan  kendaraan bermotor  pada  kategori  kerusakan  resiko  rendah hingga  tinggi.  CV.  Jaya  Utama  Baru  berusaha memberikan pelayanan yang terbaik dan memberikan  kemudahan  kepada  pelanggan  yang membutuhkan jasa dan layanan perbaikan.
Sistem  yang  sedang  berjalan  di  CV.  Jaya  Utama Baru  pada  saat  ini  setiap  kegiatan  yang  dilakukan masih  dengan  cara  manual,  sehingga  ada  beberapa hal yang dapat menimbulkan terjadinya permasalahan  padasebuah  sistem  yang  dijalankan secara manual diantaranya adalah data harus dicatat secara  manual  dan  banyaknya  jumlah  data  yang harus diolah menjadi kurang tepat, baik dalam segi perhitungan maupun waktu sehingga kurang efisien dalam membuat dokumen bukti serta laporan.
Oleh  karena  itu  dengan  adanya  sistem  yang  sudah terkomputerisasi  diharapkan  dapat  mengurangi tingkat  kesalahan,  mengurangi  waktu  dalam memperbaiki kesalahan, mempercepat waktu dalam penyediaan  laporan,  dan  meningkatkan  keamanan sistem.
Berdasarkan  hal  diatas  akhirnya  penulis  menyusun laporan  Tugas  Akhir  ini  dengan  membahas permasalahan  secara  rinci  mengenai  “Analisa  Dan Desain  Sistem  Informasi  Pembelian  Dan  Jasa Service Pada CV. Jaya Utama Baru Berbasis Object Oriented ”.
Sistem  yang  sedang  berjalan  pada  CV.  Jaya Utama Baru masih mempunyai beberapa kekurangan  dan  kelemahan.  Sehingga  dalam menjalankan setiap kegiatannya sering kali menghadapi beberapa permasalahan, diantaranya:
a. Tidak adanya informasi yang baik terhadap stok barang yang tersedia ketika dibutuhkan sehingga proses service terhambat.
b. Tidak  adanya  pencatatan  mengenai  jumlah pelanggan  yang  melakukan  komplain service, sehingga  pimpinan  sulit  mengetahui  jumlah pelanggan yang melakukan komplain service.
c. Keterbatasan  sumber  daya  manusia  dan  kurang teliti  ketika  melakukan  pencatatan  dalam dokumen,  sehingga  besar  kemungkinan  terjadi salah catat dan salah hitung.
d. Tempat  penyimpanan  dokumen  yang  begitu terbatas, sehingga dokumen beresiko rusak atau hilang.
Tujuan Penulisan dari penelitian ini sebagai berikut: Sasaran  yang  ingin  dicapai  dalam  penulisan penelitian  ini  adalah  membuat  rancangan  sistem komputerisasi  untuk  pengolahan  data  di  bengkel CV.  Jaya  Utama  Baru,  dan  supaya  nantinya mekanisme pekerjaan dapat berjalan secaraefisien dan  efektif.  Adapun  tujuan  penulisan  ini  adalah, sebagai berikut:
a) Merancang  sistem  informasi  yang  membuat seluruh proses administrasi menjadi terkomputerisasi  sehingga  proses  transaksin pun menjadi lebih mudah dan efisien.
b) Membuat  pelayanan  di  CV.  Jaya  Utama  Baru menjadi maksimal .
c) Dengan  adanya  sistem  informasi  yang terkomputerisasi  diharapkan  admin  dapat membuat  seluruh  laporan-laporan  menjadi lebih mudah, akurat dan efisien.
d) Diharapkan  dapat  membantu  pimpinan  untuk mengambil  keputusan  karena  adanya  laporan- laporan yang bisa dicetak per periode.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  sistem  yang didalamnya  terdapat  komponen-komponen  yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi [1].
Ada  banyak  beberapa  perbedaan  pendapat  tentang komponen ini tetapi secara umum sistem informasi terdiri  dari  blok  masukan,  blok  teknologi,  blok keluaran,  blok  model,  blok  basis  data,  dan  blok kendali.
Untuk  dapat  memahami  pengertian  tentang sistem informasi, harus dilihatdari keterkaitan antara informasi  dan  data  sebagai  entitas  penting  dalam membentuk  sistem  informasi.  Data  adalah  nilai keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri terlepas dari berbagai  konteks  [4],  Sedangkan  “Informasi  ialah data  yang  telah  diproses  atau  data  yang  memiliki arti” [4].

## 2.2 Konsep Dasar Analisa Sistem
Analisa  sistem  adalah  sebuah  penguraian  dari suatu sistem informasi kedalam setiap bagian-bagian komponen  yang  bertujuan  untuk  mengidentifikasi dan  mengevaluasi  setiappermasalahan  yang  terjadi serta  kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga  dapat diusulkan perbaikan [1].

## 2.3 Konsep Dasar Perancangan Sistem
Perancangan sistem yaitu menentukan bagaimana  sebuah  sistem  dapat  menyelesaikan  apa yang harus diselesaikan [6]. Tujuan dan maksud dari suatu  perancangan  sistem  yaitu  untuk  memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
2.4 Konsep Dasar Berorientasi Objek UML didefinisikan sebagai “Unifield
Modelling Language” merupakan metode yang luas digunakan untuk mendokumentasikan dan memvisualisasikan desain pada sebuahsistem perangkat lunak [2]. Hal ini disebabkan oleh UML yang  menyediakan  bahasa  pemodelan  visual  yang memungkinkan  untuk pengembangan  sistem dalam membuat blueprint sebagai bentuk baku, dan mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif.

## a. Pengertian Pembelian
Suatu tindakan atau peristiwa yang dilakukan oleh kedua belah pihak dengan tujuan dan maksud menukarkan jasa atau barang dengan menggunakan  alat  transaksi  yang  sah  dan  sama- sama  mempunyai  kesepakatan  dalam  melakukan transaksinya, dalam kegiatan pembelian terkadang terjadi  tawar  menawar  yang  dilakukan  antara penjual  dan  pembeli  sampai  mendapatkan kesepakatan  harga  dan  kemudian  melakukan transaksi  penukaran  jasa  atau  barang  dengan  alat tukar  yang  sah  dan  di  sepakati  oleh  kedua  belah pihak.
Dalam buku  “Dasar-dasar  Pembelian” menyatakan  bahwa,  pembelian  adalah  sistem aplikasi siklus pengeluaran yang umum [1].
b. Pengertian Jasa Jasa adalah setiap kinerja atau tindakan yang ditawarkan  kepada  satu  pihak  ke  pihak  lain  yang secara  prinsip  tidak  meyebabkan  perpindahan kepemilikan dan tidak berwujud [5].
c. Pengertian Service
“ Service merupakan  suatu  aktivitas  yang dilakukan perusahaan dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan meliputi penanganan  dan  keluhan  pelanggan”  [5].  S ervice sering disebut juga dengan istilah perbaikan (jasa), pengertian perbaikan itu sendiri yaitu usaha untuk mengembalikan fungsi dan kondisi dari suatu alat atau benda yang rusak akibat dari pemakaian atau penggunaan alat tersebut pada kondisi atau bentuk yang  semula.  Dalam  proses  perbaikan  yang dilakukan tidak menuntut penyamaan bentuk dari suatu  benda  atau  alat  sesuai  pada  kondisi  awal, yang  paling  diutamakan  adalah  alat  tersebut  bisa berfungsi kembali.
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan Data
Agar  dapat  menyelesaikan  masalah  yang terjadi  di  CV.  Jaya  Utama  Baru  penulis menggunakan  beberapa  metode  pengumpulan  data untuk  memperoleh  keterangan  dari  sistem  yang berjalan pada saat ini, yaitu:
a. Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap  setiap  proses  bisnis  yang  sedang berjalan pada CV. Jaya Utama Baru.
b. Wawancara Proses  pengumpulan  data  dengan  cara  bertatap muka  langsung  dan  mengajukan  pertanyaan- pertanyaan  mengenai  setiap  proses  bisnis  yang sedang  berjalan  kepada  staf  administrasi    yang ada pada CV. Jaya Utama Baru.
c. Analisa Dokumen
Sebuah  teknik  pengumpulan  data  dalam penelitian dengan mencari informasi
berdasarkan  dokumen-dokumen  berjalan  yang terkait dengan tujuan agar dapatmemperoleh data
dan  informasi  yang  sesuai  dengan  kebutuhan sistem yang akan dibuat.
d. Studi Kepustakaan Dalam  penelitian  ini  penulis  melakukan  studi kepustakaan dari berbagai sumber buku maupun referensi lain yang sesuai dengan permasalahan - permasalahan  yang  diteliti.  dan  selain  itu  juga mencari  informasi-informasi  tambahan  yang lainnya melalui media internet.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan
a. Activity  Diagram (Proses  Pembelian barang)
Gambar 1: Activity Diagram Pembelian Barang
b. Activity Diagram (Proses Service Masuk)
Gambar 2. Activity Diagram Service Masuk
c. Activity  Diagram (Proses  Komplain Service )

## 4.2 Analisa Sistem Usulan
a. Fishbone Diagram
Untuk  dapat  menganalisa  permasalahan yang  ada  pada  sistem  pembelian  dan  jasa service yang  sedang  berjalan  pada  CV.  Jaya Utama  Baru  dengan  menggunakan Fishbone
Diagram :
Omset service menurun Proses Prosedur Metode Pimpinan sulit mengetahui jumlah pelanggan yang melakukan komplain service Proses service terhambat Tidak ada informasi mengenai stok barang yang tersedia ketika dibutuhkan Dokumen beresiko rusak dan hilang Tempat penyimpanan dokumen yang terbatas Tidak adanya pencatatan mengenai jumlah pelanggan yang melakukan komplain service Sering terjadi salah catat dan salah perhitungan Keterbatasan sumber daya manusia dan Kurang teliti ketika melakukan pencatatan dalam dokumen
Gambar 4: Fishbone Diagram
b. Use Case Diagram
Sebuah use  case yang  mempresentasikan bagaimana  interaksi  yang  terjadi  antara  actor dengan  sistem.  Adapun Use  Case  Diagram terdiri dari:
1) Use Case Diagram Master
Gambar 5. Use Case Diagram Master
2) Use Case Diagram Transaksi Pembelian
3) Use Case Diagram Transaksi Service
Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi Service 4) Use Case Diagram Laporan
Gambar 8. Use Case Diagram Laporan

## 4.3 Pemodelan Data
Adapun  tahapan  untuk  memodelkan  data, penulis  menggunakan Entity  Relationship Diagram (ERD) seperti berikut ini:
Supplier PO ada *kodesupplier namasupplier alamatsupplier picsupplier teleponsupplier Punya TTB Pesan Barang Terima Ganti SPK Kerja Mekanik TTK Kendaraan Isi Buat Bayar Invoice Dapat Komplain 1 M 1 1 M N M N M N M 1 1 1 1 1 1 1 1 M *kodesupplier *nopo *nopolisi namapelanggan alamatpelanggan telepon pelanggan jeniskendaraan
merkkendaraan tipekendaraan *kodemekanik namamekanik teleponmekanik alamatmekanik *kodebarang namabarang satuanbarang qtybarang hargabarang stokminimal *nopo tglpo *nottb tglttb nofaktur *nopo *nottb
*nopo *kodebarang qty harga *nottb *kodebarang jumlahterima *nospk *kodebarang qty *nopolisi *nottk
*nottk tglttk
*nottk *nospk *nospk tglspk km uraian *nospk *kodemekanik *kodemekanik *noinvoice *noinvoice tglinvoice uraianinvoice totalbayar *noinvoice *nokomplain
*nokomplain tgllkomplain uraiankomplain Pilih Service *kodeservice *nospk harga *kodeservice namaservice harga kategori M N
4.4 Desain Graphical User Interface
1) Struktur Tampilan ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI
PEMBELIAN DAN JASA SERVICE PADA CV. JAYA UTAMA BARU BERBASIS OBJECT ORIENTED MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR Cetak Surat Perintah Kerja Cetak PO Cetak Tanda Terima Barang Entri Tanda Terima Kendaraan Cetak Invoice Entri Data Kendaraan Entri Data Barang Entri Data Supplier Cetak Laporan Pembelian Barang Cetak Laporan Service Masuk Cetak Laporan Komplain Service Cetak Laporan Pendapatan Cetak Laporan Rekapitulasi Pembelian Barang Entri Data Mekanik Pembelian Service Entri Komplain Service Entri Data Service Gambar 10. Struktur Tampilan

## 2) Rancangan Layar
Berikut  ini  rancangan  layar  yang  terdiri dari:
a) Struktur Tampilan Menu Utama
Gambar 11. Struktur Tampilan Menu Utama
b) Rancangan Layar Form Master
Gambar 12. Entry Data Kendaraan
Gambar 13. Entry Data Barang
Gambar 14. Entry Data Supplier
Gambar 15. Entry Data Mekanik
Gambar 16.  Entry Data Service
c) Rancangan  Layar Form Transaksi
Pembelian
Gambar 17. Cetak Purchase Order
d) Rancangan  Layar Form Transaksi Service

## Gambar 19. Cetak Tanda Terima Kendaraan
Gambar 20. Cetak Surat Perintah Kerja Gambar 21. Cetak Invoice
Gambar 22. Entry Komplain Service
e) Rancangan Layar Form Laporan
Gambar 23. Cetak Laporan Pembelian Barang
Gambar 24. Cetak Laporan Service Masuk Gambar 25. Cetak Laporan Komplain Service Gambar 26. Cetak Laporan Pendapatan
Gambar 27. Cetak Laporan Rekapitulasi Pembelian Barang Terbanyak

## f) Rancangan Dokumen Keluaran

## JAYA UTAMA BARU
BODY REPAIR – CAT OVEN / SERVICE STATION & WORKSHOP
Jln. Panjang / Gg. Jamhuri No. 1 Kebon Jeruk Jakarta barat Telp. : (021) 53662958/59 Fax : (021) 53663117
No PO : Tanggal PO : Kode Supplier : Nama Supplier : Purchase Order No Kode Barang Nama Barang Jumlah Beli Satuan Harga
99 99 <<x-6-x>> <<x-6-x>> <<x-25-x>> <<x-25-x>> 999 999 <<x-10-x>> 99.999.999
99.999.999 Staff Administrasi Grand Total 99.999.999 (Jaya Utama Baru) <<x-6-x>> <<dd/mm/yyyy>> <<x-6-x>> <<x-25-x>> Total <<x-10-x>>
99.999.999 99.999.999

## Gambar 28: Rancangan Keluaran Purchase Order

## JAYA UTAMA BARU
BODY REPAIR – CAT OVEN / SERVICE STATION & WORKSHOP
Jln. Panjang / Gg. Jamhuri No. 1 Kebon Jeruk Jakarta barat Telp. : (021) 53662958/59 Fax : (021) 53663117 No Polisi : Nama Pelanggan : No TTK : Tanggal Terima : Tanda Terima Kendaraan Merk : Jenis Kendaraan :
Tipe Kendaraan :
KM  : <<x-10-x>> <<x-10-x>> <<x-20-x>> <<x-9>> Staff Administrasi (Jaya Utama Baru) <<x-10-x>> <<dd/mm/yyyy>> <<x-6-x>> <<x-25-x>> Alamat : Telepon : <<x-50-x>> <<x-13-x>>
Dengan ini Kami menerima kendaraan dengan keterangan kondisi :

## Gambar 29: Rancangan Keluaran Tanda Terima Kendaraan
JAYA UTAMA BARU BODY REPAIR – CAT OVEN / SERVICE STATION & WORKSHOP Jln. Panjang / Gg. Jamhuri No. 1 Kebon Jeruk Jakarta barat Telp. : (021) 53662958/59 Fax : (021) 53663117 Periode : Laporan Pendapatan
No No Invoice Tanggal Invoice Biaya Service Biaya Barang Total 99 99 <<x-6-x>> <<x-6-x>> Staff Administrasi (Jaya Utama Baru) <<dd/mm/yyyy>> s/d <<dd/mm/yyyy>> <<dd/mm/yyyy>> <<dd/mm/yyyy>> Pimpinan (Jaya Utama Baru) 99.999.999 99.999.999 Grand Total 99.999.999
Dicetak Pada : <<dd/mm/yyyy>> 99.999.999 99.999.999 99.999.999 99.999.999
Gambar 30: Rancangan Keluaran Laporan Pendapatan

## JAYA UTAMA BARU
BODY REPAIR – CAT OVEN / SERVICE STATION & WORKSHOP Jln. Panjang / Gg. Jamhuri No. 1 Kebon Jeruk Jakarta barat Telp. : (021) 53662958/59 Fax : (021) 53663117 Periode : LAPORAN REKAPITULASI PEMBELIAN BARANG TERBANYAK Staff Administrasi Pimpinan (Jaya Utama Baru) (Jaya Utama Baru) dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy s/d Nama Barang Total <<dd/mm/yyyy>> 0 5 10 15 20 25 30 35 nama barang nama barang nama barang nama barang nama barang <<x-25-x>> 999 999 999 999 Nama Barang Grafik Pembelian Barang Terbanyak Ju m la h Be li Dicetak Pada : <<dd/mm/yyyy>> <<dd/mm/yyyy>> 999 999 Total 999 999 999
Gambar 31: Rancangan Keluaran Laporan Pembelian Barang
Terbanyak

## 5. KESIMPULAN
Setelah memahami permasalahan yang ada dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat diberikan  kesimpulan  yang  dapat  dirinci  sebagai berikut :
a. Dengan  adanya  sistem  informasi  yang  tealah terkomputerisasi  ini  kesalahan  pencatatan  pada saat  transaksi  dapat  diminimalisir  karena  faktor kelalaian manusia.
b. Dengan adanya kontrol ketersediaan barangyang ditampilkan  melalui  fitur pop  up barang pencarian mengenai jumlah barang yang tersedia dapat lebih akurat.
c. Proses pembuatan laporan dan cetakan transaksi dapat dilakukan lebih mudah, akurat dan efisien dengan  adanya  data  yang  tersimpan  dalam
database . d. Informasi yang disajikan akan sangat membantu dalam  setiap pengambilan keputusan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Bambang,  Riyanto, Dasar-Dasar  Pembelian, Edisi  Keempat,  Cetakan  Ketujuh,  BPFE Yogyakarta, Yogyakarta, 2012.
[2] Herlawati & Widodo. Menggunakan UML. Informatika . Bandung, 2012.
[3] Jogianto, Analisis  dan  Desain  Informasi: Pendekatan  terstruktur  teori  dan  praktek aplikasi bisnis, Andi Yogyakarta, 2010.
[4] Leod,  R.  M, Sistem  Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat, 2012.
[5] Manurung,  Laurensius, Strategi  dan  Inovasi Model Bisnis Meningkatkan
Kinerja
Usaha. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2010.
[6] Scoot, G. M, Prinsip-Prinsip Sistem Informasi
Manajemen.  Jakarta:  Raja  Grafindo  Persada, 2012.