Volume 3 No. 2 November 2022 E-ISSN: 2722-547X

## Sistem Informasi Pelayanan Pembuatan Surat Pada Masyarakat Desa Kalisalak Margasari Tegal
Ahmad Faqih 1 , Amrin 2
1,2, Universitas Bina Sarana Informatika e-mail: 1 ahmadfaqih93@gmail.com, 2 amrin.ain@bsi.ac.id
Abstrak -  Pelayanan  umum merupakan  fokus  disiplin  administrasi  publik  yang  masih  menjadi  persoalan  dan perlu  penyelesaian  yang  komprehensif.  Berbagai  tuntutan  masyarakat  sebagai  tanda  ketidakpuasan  mereka terhadap pelayanan. Pada dasarnya  pelayanan yang diberikan pemerintah kepada masyarakat terus mengalami pembaharuan, baik dari segi paradigma maupun format pelayanan. Namun pada tingkat desa pembaharuan dari kedua sisi tersebut belum memuaskan, bahkan masyarakat masih diposisikan sebagai pihak yang dinomor duakan. Saat  ini  kebutuhan  administrasi  menjadi  faktor  terpenting  dalam  kehidupan  bermasyarakat.  Sedangkan penggunaan  sistem  yang  dilakukan  secara  konvensional  dinilai  belum  mampu  berkerja  secara  tuntas  dalam melayani  masyarakat.  Dimasa  modern  sekarang  ini  masyarakat  membutuhkan  suatu  sistem  informasi  yang menunjang  dan  memberikan  pelayanan  terbaik.  Perancangan  sistem  informasi  dengan  menggunakan  metode waterfall ini menjadi salah satu solusi terbaik karena memanfaatkan teknologi informasi sebagai perantara untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan manusia. Pengajuan dan pembuatan surat di Kantor Desa Kalisalak Margasari Tegal hingga saat ini masih terkendala dengan keterbatasan staff pelayanan, pencatatan data-data yang masih bersifat manual, sampai keterbatasan ruang penyimpanan tumpukan buku yang dijadikan sebagai laporan. Permasalahan  tersebut  dapat  menimbulkan  antrian,  kesalahan  pencatatan,  dan  hilangnya  data.  Selain menanggulangi  permasalahan  tersebut,  masih  ada  keuntungan  ketika  pelayanan  umum  berbasis online , diantaranya melatih masyarakat untuk sadar teknologi serta turut meminimalisir penggunaan kertas dan alat tulis lainnya  dalam proses  pengajuan  surat.  Dengan  adanya  sistem  informasi  berbasis  online   diharapkan  pelayanan terhadap warga Desa Kalisalak Margasari Tegal dapat berjalan kondusif dan efisien.

## Kata Kunci: sistem informasi, pelayanan surat, metode waterfall.
Abstract - Public service is the focus of public administration discipline which is still a problem and needs a comprehensive solution. Various demands of the community as a sign of their dissatisfaction with the service. Basically  the  services  provided  by  the  government  to the  community  continue  to  experience renewal, both in terms of paradigms and service formats. However, at the village level, the renewal from both  sides  has  not  been  satisfactory,  even  the  community  is  still  positioned  as  the  second  party. Currently  the  need  for  administration  is  the  most  important  factor  in  social  life.  While  the  use  of conventional systems is considered not able to work completely in serving the community. In today's modern era people need an information system that supports and provides the best service. The design of  information  systems  using  the  waterfall  method  is  one  of  the  best  solutions  because  it  utilizes information  technology  as  an  intermediary  to  simplify  and  speed  up  human  work.  Submission  and making of letters at the Kalisalak Village Office, Margasari Tegal, is still constrained by limited service staff,  manual  data  recording,  and  limited  storage  space  for  stacks  of  books  used  as  reports.  These problems  can  cause  queues,  recording  errors,  and  data  loss.  In  addition  to  tackling  these  problems, there are still advantages when public services are online-based, including training people to be aware of technology and also minimizing the use of paper and other stationery in the process of submitting letters.  With  the  existence  of  an  online-based  information  system,  it  is  hoped  that  services  to  the residents of Kalisalak Margasari Tegal Village can run conducive and efficient.
Keywords: information system, mail service, waterfall method

## PENDAHULUAN
Suatu sistem informasi  harus mampu mendukung  kebutuhan  pengelolaan  data  yang  ada didalam suatu instansi terutama instansi pemerintahan,  guna  menciptakan  efektifitas  kerja. Selain  itu  dengan  adanya  sistem  informasi  juga diharapkan  mampu  meningkatkan  kualitas  suatu
instansi  pemerintah  dalam  melaksanakan  pelayanan kepada masyarakat.
Setiap  masyarakat  pasti  ingin  mendapatkan pelayanan  terbaik yang diberikan oleh suatu instansi pemerintah.  Karena  dengan  pelayanan  yang  baik kepada  masyarakat  maka  akan  menimbulkan kepercayaan  yang  besar  dari  masyarakat  kepada instansi  pemerintahan  tersebut.  Usaha-usaha  yang
dilakukan seperti memberikan fasilitas yang menunjang  untuk  mempermudah  petugas  dalam melakukan  pekerjaannya  dengan  cara  menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi.
Desa  Kalisalak  Margasari  Tegal  salah  satu desa  yang  merupakan  berada  di  Kecamatan Margasari,  Kabupaten  Tegal.  Pelayanan  yang diberikan  kepada  masyarakat  Desa  Kalisalak Margasari  Tegal  meliputi  pembuatan  Surat  Kartu Tanda  Penduduk,  Surat  Pengantar  Kartu  Keluarga, Surat  Pengantar  SKCK,  Surat  Keterangan  Tidak Mampu, Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan  Kematian,  Surat  Keterangan  Belum Nikah,  Surat  Keterangan  Pindah,  Surat  Keterangan Domisili,  Surat  Izin  Keramaian,  dan  masih  banyak lagi  surat  pengajuan  lainnya.  Untuk  sebagian  besar kantor  instansi  berlingkup  desa  untuk  pembuatan surat  masih  memiliki  kendala  seperti  masih dibuatkannya  surat  menyurat  menggunakan  mesin ketik  atau  membuat  surat  manual  dengan  perangkat lunak microsoft office dengan mengetikan data sesuai permohonan surat.
Surat  menyurat  merupakan  salah  satu  jenis pelayanan  yang  terpenting  yang  ada  di  setiap  desa. Terkait  dengan  aspek  pelayanan  kepada  masyarakat desa, Pusat Kajian Otonomi Daerah telah melakukan sebuah  kajian  bahwa  perlu  secara  terus  menerus dilakukan pengingkatan kualitas pelayanan pemerintah  desa,  baik  pelayanan  bersifat  internal maupun eksternal, baik fisik maupun administrasi.
Salah satu pelayanan yang menjadi kebutuhan mendasar  dalam  kehidupan  bermasyarakat  adalah surat menyurat pada tingkat desa. Hal tersebut tentu menyangkut  kepentingan  yang  mendesak  dan  tidak bisa ditunda-tunda lagi. Oleh karenanya membangun sebuah  sistem  yang  sesuai  dengan  kondisi  tersebut mutlak  diperlukan,  sehingga  diharapkan  dapat dijadikan sebagai alat bantu untuk kemudahan dalam pembuatan surat dan laporannya.
Sebagai  bahan  acuan  dan  perbandingan, peneliti  melakukan    studi  literature    pada  beberapa penelitian  sebelumnya  terkait  dengan  metode  dan sistem yang digunakan. Diantaranya penelitian yang dilakukan  oleh  (Syaebani  et  al.,  2021)  tentang Pengembangan  Sistem  Informasi  Pelayanan  Surat Menyurat  (  Sira  )  Berbasis  Website  Dengan Menggunakan  Framework  Codeigniter.  Penelitian yang  dilakukan  oleh  (Widiastuti,  2022)  tentang Sistem  Informasi  Pelayanan  Desa  Berbasis  Web  di Desa  Wanajaya  Jawa  Barat.  Selanjutnya  penelitian yang  dilakukan  oleh  (Priyadi  &  Lestari,  2018) mengenai  Perancangan  Sistem  Informasi  Pelayanan Surat  Menyurat  Pada  Kantor  Desa  Tanjungsari Kutowinangun Kebumen Berbasis Desktop. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Huda  &  Susanti, 2021)  tentang  Sistem  Informasi  Pelayanan  Surat Keterangan Pada Kantor Desa Honggosoco ( Si Suket ). Berikutnya penelitian yang dilakukan oleh (Raya & Nurhidayat, 2013) mengenai Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Pembuatan Surat Desa
Sanggrahan  Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Desa Sanggrahan).  Penelitian  yang  dilakukan  oleh (Mariana & Amrin, 2019) yang berjudul Implementasi Model Waterfall Untuk Pengembangan Sistem  Informasi  Surat  Berjalan  PKK  DKI  Jakarta. Terakhir Penelitian yang dilakukan oleh  (Priyono & Amrin, 2019) tentang  Sistem Informasi Pengelolaan Sertifikat  Tanah  Pada  Badan  Pertanahan  Nasional Jakarta.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  adalah  suatu  cara  atau  prosedur yang  dipergunakan  untuk  melakukan  penelitian sehingga  mampu  menjawab  rumusan  masalah  dan tujuan  penelitian.  Dalam  metode  penelitian  ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data dan metode  pengembangan  perangkat  lunak.  Adapun penjelasannya sebagai berikut:
A. Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang penulis gunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pengamatan Langsung (Observation) Dalam tahap ini dilakukan survei lapangan secara langsung  terhadap  Pengelolaan  Data  Arsip  pada bagian  Gudang  Arsip    untuk  memperoleh  data yang diperlukan dan data yang akurat terpercaya dari narasumber langsung.
2. Wawancara (Interview) Melakukan  tanya  jawab  dengan  pengelola  data arsip gudang  untuk mendapatkan informasi yang tepat dan terpercaya. Wawancara bertujuan untuk pengumpulan data apabila peneliti ingin menemukan  masalah  demi  pemenuhan  studi pendahuluan, juga peneliti ingin menemukan hal- hal yang lebih mendalam dari respondennya.
3. Studi Pustaka Mencari, membaca, dan memahami bahan-bahan kuliah,jurnal-jurnal,  buku-buku  dan  penelitian- penelitian  sebelumnya  yang  berkaitan  dengan perancangan sistem yang akan dijadikan sebagai landasan teori penelitian.

## B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Pada penelitian ini, model pengembangan sistem informasi yang digunakan adalah  waterfall. Waterfall adalah  model  pengembangan  perangkat  lunak  yang paling  banyak  digunakan.  Menurut  (Sukamto  & Salahuddin,  2014)  mengemukakan  bahwa  Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial  linier  (Sequential  linier)  atau  alur  hidup klasik  (classic  life  cycle).”  Model  air  terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara  sekuensial  atau  terurut  dimulai  dari  analisis, desain,  pengodean,  pengujian  dan  tahap  pendukung (support). Berikut adalah gambar air terjun:
Gambar 1. Model Pengembangan Waterfall
Aktivitas-aktivitas  dalam waterfall model  adalah sebagi berikut :
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif  untuk  menspesifikasikan  kebutuhan perangkat  lunak  agar  dapat  dipahami  perangkat lunak  seperti  apa  yang  dibutuhkan  oleh  user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu di dokumentasikan.
2. Desain Desain  perangkat  lunak  adalah  proses  multi langkah  yang  fokus  pada  desain  pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka,  dan  prosedur  pengodean.  Tahap  ini mentranslasi  kebutuhan  perangkat  lunak  dari tahap  analisis  kebutuhan  ke  representasi  desain agar  dapat  diimplementasikan  menjadi  program pada  tahap  selanjutnya.  Desain  perangkat  lunak yang  dihasilkan  pada  tahap  ini  juga  perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan Kode Program Desain  harus  ditranslasikan  ke  dalam  program perangkat  lunak.  Hasil  dari  tahap  ini  adalah program  komputer  sesuai  dengan  desain  yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan ( error ) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai yang diinginkan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Kebutuhan
1. Kebutuhan Pengguna
Terciptanya  sistem  usulan  diawali  dengan perancangan  sistem  dengan  langkah  utama  yaitu menganalisa  kebutuhan  fungsional  program  terhadap pelayanan umum yang diperlukan penduduk.

## A. Kebutuhan Pengguna
Keberadaan  sistem  usulan  ini  di  kelola  secara keseluruhan  oleh  Sekretaris  Desa  yang  bertindak sebagai  administrator  utama.  Berikut  ini  merupakan rincian skenario kebutuhan yang ada.
A1. Skenario Kebutuhan Penduduk.
a) Melihat informasi pada menu utama website, yang terdiri atas menu beranda, menu profil desa,  menu  galeri,  menu  peta  desa,  menu kontak, dan menu login. b) Melihat berita c) Melihat data diri d) Mengirim pesan
e) Mengajukan pembuatan surat
f) Mencetak surat
A2. Skenario Kebutuhan Kaur Umum.
a) Mengedit data penduduk
b) Menambahkan data penduduk
c) Meneruskan pengajuan surat A3. Skenario Kebutuhan Kepala Desa.
a) Menyetujui atau mengesahkan surat
b) Nelihat laporan surat
A4. Skenario Kebutuhan Administrator
a) Mengelola galeri
b) Mengelola berita
c) Mengelola staff pengguna website.
d) Membalas pesan penduduk.
e) Menghapus data penduduk
2. Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah masyarakat, mempermudah pekerjaan staff desa, dan mempercepat pelayanan, maka sistem membutuhkan beberapa hal berikut ini:
1) Melakukan  login  untuk  mengakses  website bagi masing-masing pengguna.
2) Penggunaan username dan password untuk menjaga keamanan data.
3) Fungsi upload berkas  sebagai  persyaratan pengajuan.
4) Pengelompokkan  laporan  berdasarkan  jenis surat yang diajukan penduduk.
5) Pengajuan  surat  dan  verifikasinya  dapat dilakukan tanpa ada batas ruang dan waktu.
6) Pencetakan  surat  yang  dilakukan  secara mandiri oleh penduduk.
7) Pengesahan surat dengan security key .

## B. Perancangan Sistem (Desain)
1. Rancangan Diagram Use Case
Use  case  diagram  menjelaskan  hubungan  atau interaksi  antara      use  case    dan    actor.  Use  case diagram  sistem informasi yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Use Case Diagram Pengelolaan Arsip Gudang
2. Class Diagram
Class  Diagram  menggambarkan  struktur  statis class di dalam sistem. Gambar 3 menunjukkan Class Diagram dari sistem yang akan dibangun.
Gambar 3. Rancangan Class Diagram
3. ERD (Entity Relatioship Diagram) Perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel  yang  digambarkan  dengan  Entity
Relationship  Diagram  (ERD).  Berikut  ERD untuk perancangan sistem yang dibangun:
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

## C. Implementasi Rancangan Antar Muka
Rancangan  ini  merupakan  bagian  yang  berisi mengenai  penggambaran  interface  dari  bahasa pemprograman  yang  dibuat  sesuai  dengan  sistem usulan yang dibuat.
1. Interface Halaman Login
Gambar 5. Tampilan Interface Login
Pada  halaman  ini  pengguna  diharuskan  untuk mengisi  username  dan  password  dengan  benar  agar dapat mengakses aplikasi pelayanan surat.
2. Interface Halaman Utama Admin
Gambar 6. Tampilan Interface Halaman Utama Admin

## 3. Interface Data Penduduk
Gambar 7. Tampilan Interface Data Penduduk
4. Interface Halaman Pengajuan Surat
Gambar 8. Interface Halaman Pengajuan Surat

## 5. Interface Form Laporan

## Gambar 9. Interface Form Laporan

## KESIMPULAN
Berdasarkan  uraian  di  atas,  maka  penulis mengambil  kesimpulan  terhadap  penelitian  ini sebagai berikut:
1. Penggunaan teknologi dalam pelayanan umum pada  desa  Kalisalak  Margasari  Tegal  yang hanya  memanfaatkan Microsoft  Office dinilai dapat  mengganggu  format  dokumen  yang dihasilkan. 2. Kurangnya informasi yang diketahui masyarakat  berkaitan  dengan  persyaratan pengajuan  surat  terkadang  mengakibatkan seorang  penduduk  harus  kembali  ke  rumah untuk melengkapi persyaratan tersebut.
3. Pencarian  buku  laporan  dan  pencatatan  surat yang  dikeluarkan  membutuhkan  waktu  lama. Maka  dengan  sistem  yang  diusulkan  alat  tulis untuk  membuat  surat  dan  penumpukan dokumen dapat diminimalisir guna menghemat biaya dan ruang penyimpanan.
4. Perancangan sistem yang dilengkapi dengan e- formulir, maka proses pembuatan dan pengesahan surat  dapat dilakukan dimana saja dan  kapan  saja  untuk  menghindari  antrian pelayanan di Kantor Desa.
5. Pembuatan  laporan  lebih  mudah  dan  cepat, tanpa  harus  melakukan    pencetakan  laporan untuk dapat melihat hasilnya.

## REFERENSI
Astuti,  Y.  P.,  &  Subhiyakto,  E.  R.  (2017). Pengembangan  Sistem  Informasi  Dengan Metode  Waterfall  Untuk  Pengarsipan  Data Wajib  Pajak. Jurnal  Teknologi  Informasi UDINUS , 16 (2), 106–113.
Diana, I. N., Anwar, M. M., N, R. S., & D, I. G. S. M. (2019). Analisis Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan  Dan  Disposisi  Surat  Berbasis Chronological  Filling. SEMINAR  SANTIKA ,
September , 2–7.
Harsono,  G.  (2020).  Analisa  Dan  Perancangan SistemManajemen  Gudang  Pada  Perusahaan Jasa  Maklon/E-Contract  Manufacturing  (Studi Kasus:  CV.Sakura  Satrya  Jaya). JUSIBI- (JURNAL  SISTEM  INFORMASI  DAN  E- BISNIS) , 2 (2), 375–390.
Huda,  M.  S.,  &  Susanti,  N.  (2021).  SISTEM
INFORMASI PELAYANAN
SURAT
KETERANGAN  PADA  KANTOR  DESA
HONGGOSOCO  (  SI  SUKET  ). Jurnal  Ijtis
(Indonesian Journal of Technology ,
Informatics and Science , 2 (2), 75–80. https://doi.org/10.24176/ijtis.v2i2.6275
Mariana,  A.  N.,  &  Amrin,  A.  (2019).  Implementasi Model Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi  Surat  Berjalan  PKK  DKI  Jakarta. Jurnal  Riset  Komputer  (Jurikom) , 6 (5),  453–
459. https://www.ejurnal.stmik- budidarma.ac.id/index.php/jurikom/article/vie
w/1392
Priyadi, D. A., & Lestari, E. W. (2018). Perancangan Sistem  Informasi  Pelayanan  Surat  Menyurat
Pada  Kantor  Desa  Tanjungsari  Kutowinangun Kebumen  Berbasis  Desktop. Jurnal  Teknik Komputer AMIK BSI , 4 (2), 84–91.
https://doi.org/10.31294/jtk.v4i2.3444
Priyono, A. H., & Amrin, A. (2019). Sistem Informasi Pengelolaan  Sertifikat  Tanah  Pada  Badan Pertanahan  Nasional  Jakarta. Jurnal  Mantik
Penusa , 3 (2), 30–37. http://e- jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/mantik/a rticle/view/622/382 Raya,  M.  N.,  &  Nurhidayat,  A.  I.  (2013).  Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan
Pembuatan  Surat  Desa  Sanggrahan  Berbasis Web  (Studi  Kasus:  Desa  Sanggrahan). Jurnal JMI (Jurnal Manajemen Informasi) , 2 (2), 1–14.
Sukamto, R. A., & Salahuddin, M. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak . Informatika.
Syaebani, A., Tyasmala, D. V., Maulani, R., Utami, E. D., & Wahyuni, S. N. (2021).
PENGEMBANGAN  SISTEM  INFORMASI PELAYANAN SURAT MENYURAT ( SIRA ) BERBASIS WEBSITE DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER. Jurnal  Joism:  Jurnal  of Information System Management , 3 (1), 32–38.
Widiastuti,  I.  (2022).  Sistem  Informasi  Pelayanan Desa  Berbasis  Web  di  Desa  Wanajaya  Jawa Barat. Jurnal Dikmas , 2 (3), 877–886.