Metris ISSN: 1411 - 3287
Pemanfaatan Instrumen IWA 2 untuk MenentukanArea For Improvement dalam Rangka Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Studi Kasus Fakultas Teknik Unika Atma Jaya)
MM. Wahyuni Inderawati 1 , C. Natalia 2 , Feliks Prasepta S.Surbakti 3
1,2,3 Program Studi Teknik Industri – Fakultas Teknik Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya - Jakarta Email: 1 wahyuni.inderawati@atmajaya.ac.id; 2 chrisnatalia@atmajaya.ac.id;
3 feliks.prasepta@atmajaya.ac.id
Received 9July 2013; Accepted 26 July 2013

## Abstract.
The  philosophy  of  quality  management  system  ISO  9001:2008 is  continuous  improvement.  To  achieve the qualilty  objective,  an  organization  must  develop  a systematic  and  consistent continuous  improvement program. The  Faculty  of  Engineering, Atma  Jaya  Catholic  University  (FT  UAJ)  has  adopted  the  ISO 9001:2008  quality  management  system  since  2010,  however, they  still  have  discrepancy  in  the implementation. IWA 2 guide can be a reference for developing a continuous improvement of this system. The results of this study showed that the FT UAJ still need to do some aspects of continuous improvement that is a weakness in providing motivation to students, the lack of monitoring of process improvement competency, integrated  data  management  including  data  derived  from  outside the  institution,  customer  satisfaction measurement,    actions  to  meet  the  needs  of  community  members  (  faculty,  staff  education,  student),  and  a clear  organizational  goal.  The  results  confirmed  the  findings  of  the  internal  audit  report,  there  is concordance between the results of the survey with the findings of the internal audit report. This study is a part  of multi – year research,  and  this  paper  is  the  result  of  the  first  year  of  research  that  aims  to  provide recommendations on  Areas for Improvement / AFI in FT UAJ .
Kata kunci - Continuous Improvement, IWA 2, ISO 9001:2008.

## 1. PENDAHULUAN
Fakultas  Teknik  Unika  Atma  Jaya  (FT  UAJ) berdiri  pada  1  Juli  1961, pada  awalnya  hanya memiliki  satu  program  studi  yaitu  Teknik  Mesin, kemudian  berkembang  pada  1979  membuka Teknik  Elektro  dan  disusul  1999  Teknik  Industri. Saat  ini  jumlah  mahasiswa  ketiga  prodi  tersebut adalah  1101  dengan  jumlah  dosen  tetap  sebanyak 46 orang.
FT  UAJ  senantiasa  berusaha  untuk  dapat memenuhi  kepuasan stakeholders.  Stakeholders yang  dimaksud  antara  lain  mahasiswa,  orang  tua, masyarakat  umum  dan  pemerintah. Kepuasan stakeholder akan  dapat  dipenuhi  apabila  FT  UAJ menyelenggarakan  proses  belajar  mengajar  yang bermutu. Pemerintah telah  mengeluarkan  Undang- undang  nomor  20  Tahun  2003  tentang  Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas) yang mengharuskan  setiap  satuan  pendidikan  untuk melakukan  evaluasi  pendidikan  melalui  kegiatan pengendalian,  penjaminan,  dan  penetapan  mutu pendidikan  (Pasal  1  ayat  21).  Demikian  pula Peraturan  Pemerintah  nomor  19  Tahun  2005
tentang  Standar  Nasional  Pendidikan mewajibkan setiap satuan pendidikan untuk melakukan penjaminan mutu pendidikan (Pasal  9  ayat  1). Untuk  memenuhi  amanat  pemerintah  tersebut,  FT UAJ  telah  menerapkan  sistem  penjaminan  mutu internal  (SPMI),  di  bawah  koordinasi  Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) tingkat universitas.
Untuk  mengukur  kinerja  program  tudi  dan universitas,  Pemerintah  melalui  Badan  Akreditasi Perguuruan  Tinggi (BAN  PT) telah  menerbitkan standar penilaian  beserta  indikator  capaiannya. Selainjutnya  BAN  PT  mengukur  program  studi berdasarkan  standar  tersebut  dan  memberikan penilaian berupa peringkat akreditasiA (Unggul), B (Baik), C (cukup) atau tidak terakreditasi. Program studi  Teknik  Mesin  telah  berhasil  memperoleh akreditasi A, sedangkan dua program studi lainnya mendapatkan  B. Untuk  mendukung  pelaksanaan SPMI  dan  perolehan  peringkat  akreditasi  yang unggul  FT  UAJ  telah  menerapkan  sistem manajemen  mutu  ISO  9001:2008  dan  telah menerima sertifikasinya pada 2010 dan resertifikasi pada 2013.
Perolehan  akreditasi  tersebut  menunjukkan bahwa UAJ masih perlu berbenah untuk meningkatkan kualitasnya  agar  semua  program studi memperoleh akreditasi A. Proses peningkatan kualitas  terkait  implementasi  sistem  penjaminan mutu  dan SPMI  telah  dilaksanakan  sesuai  siklus Deming,  yaitu  Plan – Do – Check – Action (PDCA).  Perencanaan  (Plan)  telah  dilaksanakan melalui  penyusunan  rencana  strategis  jangka panjang  (Rentra),  Rencana  Operasional  jangka pendek  (Renop)  dan  anggaran.  Pelaksanaan  (Do) dijalankan  oleh  unit  kerja  sesuai  renop  masing- masing. Check dilaksanakan melalui kegiatan audit internal  dan  eksternal  setiap  semester.  Action merupakan tindak lanjut perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan pada proses audit. Penelitian  ini  secara  khusus  mengamati  kegiatan
pada Check dan Action yang  perlu  mendapat perhatian khusus dalam upaya untuk meningkatkan kualitas secara  berkelanjutan.   Pengumpulan data dilakukan  melalui  survei  dengan  menggunakan panduan International Workshop Agreement (IWA) 2, kemudian dilakukan pengamatan terhadap butir-butir pertanyaan yang perlu mendapat perhatian  untuk diperbaiki/menjadi Area for  Improvement (AFI).Selanjutnya  dari  butir-butir AFI  yang  telah  terkumpul,  akan  disusun  suatu program  peningkatan  berkelanjutan. Penelitian  ini merupakan penelitian multi tahun, dan makalah ini merupakan  hasil  penelitian  tahap  pertama  yang bertujuan  untuk  memberikan  rekomendasi  atas butir-butir  pernyataan  yang  perlu  mendapat perhatian untuk dikembangkan (Area For Improvement / AFI) di FT UAJ.
Gambar 1 Kerangka Berpikir

## 2. METODOLOGI
Persyaratan  dan  konsep-konsep  yang  mendasari sistem  manajemen  mutu  ISO  9001:2008  harus diterjemahkan agar sesuai dengan bidang pendidikan.  IWA  2  menjadi  pedoman untuk penerapan  ISO  9001:2000  di  bidang  pendidikan. IWA  2 membuat  standar ISO  9001:2008 lebih mudah  untuk dipahami  dan diterapkan  (Carama  et al, 2008).
IWA  2  adalah  panduan  penerapan  sistem manajemen  mutu  (SMM)  ISO  9001:2008  bagi lembaga  pendidikan.  IWA  2  bukanlah  suatu persyaratan sebagaimana ISO 9001:2008. ( International Project Task  Group,  2006 ). Petunjuk penerapan  IWA  2 dalam  lembaga  pendidikan memiliki klausul-klausul yang hampir sama dengan klausul  pada  ISO  9001:2008,  namun  demikian beberapa  klausul  disesuaikan  dengan  kondisi  yang ada pada lembaga pendidikan (IWA 2, 2007).
IWA  2  mendefinisikan  produk  sebagai “ educational  service ”  dan  pelanggan  adalah “l earner ”.  Pelanggan  adalah  pihak -pihak  yang memanfaatkan  atau  yang  berkepentingan  terhadap produk.  Dalam  sebuah  institusi  pendidikan,pihak- pihak tersebut adalah siswa/mahasiswa sebagai peserta didik, masyarakat, jenjang pendidikan yang lebih tinggi, dunia industri, dan tentunya pemerintah. Persepsi merekalah sebetulnya yang
lebih menentukan apakah institusi  pendidikan sudah berhasi lmencapai tujuannya atau tidak.
Dalam sektor pendidikan, peserta didik sebetulnya bukan hanya sebagai pelanggan yang memanfaatkan pengetahuan,  keterampilan,  dan nilai-nilai yang ditanamkan lembaga pendidikan dalam diri peserta didik.  Proses belajar dan mengajar sebagai proses utama dalam menghasilkan produk “educational  service” tidak akan tercipta tanpa adanya kerjasama antara peserta didik  (siswa/mahasiswa)  dengan tenaga pengajar (guru/dosen).  Atau dalam arti lain,  peserta didik bukan sekedar pelanggan dan pelanggan bukan hanya peserta didik.  Definisi yang lebih tepat dan lebih luas tentang produk dalam lembaga pendidikan adalah pengetahuan,  kemampuan  dan nilai-nilai yang tertanam dalam diri peserta didik sebagai hasil akhir  dari  seluruh  mata  rantai proses pendidikan.
Pedoman IWA 2 ini juga menyediakan instrumen pengukuran sendiri (self evaluation) bagi perguruan tinggi yang mengimplementasikan IWA 2  (pada  annex  A).  Dengan demikian perguruan tinggi dapat mengetahui sampai sejauh  mana kualitas manajemen yang telah dijalankannya dibandingkan dengan standar-standar yang ada pada IWA2. Adapun klausul-klasusul yang dibahas dalam  instrumen  pengukuran  tersebut  adalah sebagai berikut:
Klausul 4 - Sistem Manajemen Mutu
4.1. Proses yang dilakukan telah dapat mengidentifikasi, mengevaluasi dan meningkatkan keahlian/ kepandaian mahasiswa.
4.2. Kegiatan-kegiatan yang tersedia saat ini memampukan setiap mahasiswa untuk mencapai kinerja yang handal.
4.3. Kegiatan yang memverifikasi setiap pengetahuan dan keahlian yang diperlukan mahasiswa
4.4. Selarasnya antara kurikulum, rencana perkuliahan, berita acara perkuliahan, dan soal ujian UTS maupun UAS
4.5. Adanya pengukuran motivasi setiap mahasiswa selama masa perkuliahan
4.6. Sarana pendukung proses belajar terbukti efektif untuk setiap mahasiswa
4.7. Monitoring dilakukan secara sistematis terhadap semua proses yang berhubungan dengan peningkatan keahlian/kepandaian setiap mahasiswa
4.8. Efektivitas dari fasilitas dan sumber daya ruang perkuliahan.
4.9. Validasi kurikulum untuk memenuhi persayaratan baik kebutuhan dunia pekerjaan maupun kebutuhan pendidikan
Klausul 5 – Kebijakan mutu dalam organisasi
pendidikan 5.1. Seleksi dan penggunaan informasi dimanfaatkan untuk mendukung sistem manajemen
5.2. Data diterbitkan sesuai waktu yang tepat dalam peningkatan proses belajar mengajar
5.3.
Terdapat kriteria dan metode untuk membandingkan data guna proses peningkatan
5.4. Anda menganalisa data dari luar organisasi pendidikan anda
5.5. Terdapat Integrasi informasi dari setiap bagian organisasi pendidikan anda
5.6. Anda mengimplementasikan evaluasi atas temuan untuk menjadikan sistem mutu yang lebih efektif
5.7. Terdapat catatan tentang perubahan efektif yang dibuat untuk sistem mutu anda
5.8. Bukti dari perubahan sistem memiliki hasil yang bermanfaat
Klausul 6 – Manajemen Sumber Daya Pendidikan
6.1. Proses adiministrasi yang efektif pada proses belajar mengajar
6.2. Perancangan kurikulum yang kritikal untuk setiap mahasiswa 6.3. Layanan pendukung untuk memampukan mahasiswa memenuhi  kebutuhan dalam pembelajaran
6.4. Proses dimonitor setiap hari
6.5. Proses dievaluasi dan perubahan diimplementasikan
6.6. Proses-proses saat ini yang meningkatkan kepandaian/keahlian mahasiswa
6.7. Mengurangi aktivitas-aktivitas yang tidak berguna
Klausul 7 – Realisasi dari layanan pendidikan
7.1. Terdapat bukti dari peningkatan kinerja yang substansial/inti secara berkelanjutan.
Pemanfaatan instrument IWA 2 untuk menentukan area for improvement … 103
7.2. Terdapat Proyek yang sukses untuk meningkatkan proses yang ada maupun merancang prosesyang baru.
7.3. Adanya peningkatan kecil yang telah dilaksanakan di dalam suatu proses yang sudah berjalan selama ini.
7.4. Adanya suatu terobosan perbaikan yang efektif yang sudah dilaksanakan/dikerjakan dalam sistem anda .
7.5. Adanya Peningkatan suatu proses dimana aktivitas ini menjawab kebutuhan dari sistem pembelajaran.
7.6. Kurikulum yang dirancangsesuaidenganpeningkatan aktivitaspembelajaran.
7.7. Perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang sejalan dengan peningkatan pencapaian pada si pembelajar .
7.8. Target kinerja yang dapat diukur untuk proses pembelajaran.
7.9. Pembagian tugas/pekerjaan karyawan mendukung penerapan system manajemen mutu.
7.10. Adanya bukti yang valid terhadap kemampuan, keahlian, dan pengalaman seseorang terhadap keahlian dan kinerja yang disyaratkan pada (posisi) karyawan.
7.11. Proses pekerjaan karyawan yang berhubungan dengan peningkatan pencapaian pada si pembelajar .
7.12. Verifikasi terhadap Pengertian karyawan mengenai kewajiban dan tanggung-jawab yang telah ditentukan untuk pekerjaannya.
7.13. Verifikasi terhadap Pengertian orang tua akan
ekspektasimerekaterhadap pendidikan anak- anaknya.
7.14.
Adanya tujuan akhir(Goal)yang ditentukan untuk membuka (mengantisipasi) kesempatan- kesempatan di masa mendatang yang dapat menjaga (memelihara) situasi lingkungan belajar.
7.15. Orang-orang yang terdekat terhadap suatu masalah menjadifokus dalam penyelesaian masalah tersebut.
7.16. Terdapat Catatan dari hasil kinerja yang mendokumentasikan  efektivitas kepemimpinan
7.17. Pengembangan kemampuan kepemimpinan di antara pengajar anda
Klausul 8 - Pengukuran, AnalisisdanPeningkatan
8.1. Pengukuran persepsi komunitas mengenai kepuasan terhadap organisasi.
8.2. Peningkatan kepuasan komunitas dengan efektivitas pendidikan.
8.3. Tindak lanjut proses untuk menyediakan informasi bagi anggota komunitas.
8.4. Adanya tindakan perbaikan yang efektif sebagai respon dari komplain komunitas.
8.5. Merencanakan tindakan berdasarkan kebutuhan komunitas.
8.6. Transisi yang efektif dari pembelajar (mahasiswa) menuju ke tingkat selanjutnya.
8.7. Verifikasi terhadap respon akan kebutuhan komunitas.
8.8. Adanya tujuan(Goal) sistem yang ditetapkan sehubungan dengan prioritas kebutuhan dari komunitas anda.
Pelaksanaan penelitian ini  mengunakan  pola kerja partisipatif bersama yang melibatkan pihak pimpinan  FT  UAJ.  Pendapat  pimpinan  FT  UAJ mengenai penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di  FT  UAJ  dikumpulkan melalui asesmen.  Instrumen  asemen  disusun  berdasarkan panduan dari  IWA  2 karena panduan  ini memberikan  petunjuk  sistem  manajemen  mutu yang  mengarah  khusus  pada  pendidikan. Untuk setiap  butir  pertanyaan  yang  diajukan,  responden diminta  untuk  memberikan  tanggapan  apakah aspek  yang  ditanyakan  itu  sudah  baik,  cukup, atau  masih  membutuhkan  perbaikan  (Area  For Improvement/AFI). Butir-butir  pertanyaan  yang mendapat  jawaban  AFI  didata  dan  dirangking berdasarkan perolehan AFI terbanyak. Hasil yang diperoleh  dari  asesmen ini  dibandingkan  dengan hasil  audit  internal  FT  UAJ. Selanjutkan penelitian  ini  memberikan  rekomendasi  bagi pimpinan FT UAJ mengenai aspek-aspek manajemen  mutu  yang  perlu  diperbaiki dan ditingkatkan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Data  yang  telah  dihimpun  dari kuesioner  yang disebar,  dihitung  perolehan  jumlah  AFI  untuk setiap  butir  pertanyaan,  kemudian  dicari  butir
pertanyaan yang paling banyak mendapatkan AFI. Data yang diperoleh sebagai berikut:
1. Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu Terdapat  AFI  pada  butir  4.1  Adanya pengukuran motivasi setiap mahasiswa selama masa perkuliahan, dan 4.7 Monitoring dilakukan  secara  sistematis  terhadap  semua proses yang berhubungan dengan peningkatan  keahlian/  kepandaian  setiap mahasiswa.
2. Klausul  5  Kebijakan  mutu  dalam  organisasi pendidikan.
Terdapat  AFI  pada  butir  5.3  Analisis  data dari  luar  organisasi  pendidikan,  dan  5.4 Terdapat  Integrasi  informasi  dari  setiap bagian organisasi pendidikan.
3. Klausul 6 Manajemen Sumber Daya Pendidikan Terdapat  AFI  pada  butir  6.2  Perancangan kurikulum yang kritikal untuk setiap mahasiswa.
4. Klausul 8 Pengukuran, Analisis dan
Peningkatan Terdapat  AFI  pada  butir  8.1 Pengukuran persepsi  komunitas  mengenai kepuasan terhadap organisasi, 8.5 Merencanakan tindakan  berdasarkan  kebutuhan  komunitas dan  8.8 Adanya tujuan (Goal) sistem yang
ditetapkan sehubungan  dengan  prioritas kebutuhan dari komunitas.
Dari  data  di  atas,  untuk  Klausul  4 yaitu sistem manajemen mutu, masih ditemukan  adanya  kelemahan dalam pemberian motivasi  kepada  mahasiswa  selama  proses perkuliahan. Dalam klausul yang sama, monitoring terhadap semua proses yang berhubungan  dengan  peningkatan  keahilian / kepandaian juga  perlu  mendapat  perhatian. Audit internal  semester  ganjil  2013 terdapat  temuan yaitu salah  satu  prodi  FT  UAJ  belum  memiliki evaluasi  kompetensi  lulusan,  hal  ini  sejalan dengan  hasil  asesmen  kedua  di  atas.  Munculnya AFI  pada  Klausul  6 mengenai  perancangan kurikulum  juga  memperkuat  adanya  kelemahan dalam bidang ini.
Dalam  hal  kebijakan  mutu dalam organisasi  pendidikan, terdapat  kelemahan  pada pengelolaan data yang terintegrasi, termasuk juga data  yang  berasal  dari  luar  institusi. Kelemahan akan pengelolaan data  juga dilaporkan  dalam temuan  audit  internal  salah  satu  prodi  pada semester ganjil 2012.
Dalam  hal  pengukuran  dan  analisis, masih  dirasakan  adanya  kelemahan  dalam pengukuran  kepuasan  pelanggan, dan tindakan nyata  untuk  memenuhi  kebutuhan  anggota komunitas (dosen, karyawan kependidikan, mahasiswa).  Tujuan tujuan  organisasi  yang  jelas juga  menjadi  kelemahan  yang  perlu  mendapat perhatian.

## 5. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
Berdasarkan  temuan  AFI dari  hasil  asesmen, maka dapat disimpulkan beberapa temuan sebagai berikut :
1. Kurangnya  kegiatan  untuk  meningkatkan motivasi kepada mahasiswa.
2. Proses yang berhubungan dengan peningkatan  keahilian  /  kepandaian  juga perlu mendapat perhatian.
3. Kurangnya pengelolaan data yang terintegrasi,  termasuk data  yang  berasal  dari luar institusi.
4. Kelemahan  dalam pengukuran  kepuasan pelanggan
5. Kurangnya tindakan  nyata  untuk  memenuhi kebutuhan anggota komunitas.
6. Kelemahan kejelasan tujuan organisasi.
Berdasarkan  temuan  tersebut FT  UAJ perlu menentukan  strategi  untuk  melakukan  perbaikan berkelanjutan. Strategi  tersebut  perlu  dilengkapi dengan  tindakan nyata  yang dapat  terukur. Rekomendasi  dari  hasil  penelitian  ini  dapat manjadi  masukan bagi FT UAJ  untuk  melakukan perbaikan berkelanjutan.
Rekomendasi tersebut adalah:
1. Memikirkan  langkah / kegiatan untuk meningkatkan motivasi para mahasiswa.
2. Melakukan evaluasi kurikulum agar sesuai dengan  peningkatan  keahlian  yang  ingin dicapai.
3. Melakukan pengelolaan data yang terintegrasi,  termasuk  data  dari  luar institusi.
4. Menentukan tujuan organisasi secara jelas.
5. Melakukan tindakan nyata untuk memenuhi kebutuhan anggota komunitas.
6. Menyempurnakan kegiatan yang berhubungan dengan pengukuran kepuasan stakeholders internal  (dosen,  karyawan, mahasiswa).
Penelitian tahap berikutnya akan merealisasikan  rekomendasi  tersebut  dengan kegiatan  yang  terukur.  Demikian  akan  dapat diperoleh  strategi  yang  tepat  dalam  rangka peningkatan mutu berkelanjutan di FT UAJ.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat – Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi – Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan  Indonesia,  atas dukungan finansial untuk penelitian ini, yakni berupa Hibah Bersaing tahun 2013.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Carama, Lazar, Bucuroiu, Lungu, Stamate, “ How Iwa 2  Helps  To  Implement  A  Quality, Management  System  In  Bacau  University ” ,
International  Journal  for  Quality  research, UDK- 005.63  :  37  (498), Short  Scientific  Paper  (1.03), Vol. I
[2] Gaspersz,  Vincent Manajemen Kualitas Dalam Industri Jasa,  Penerbit  PT  Gramedia Pustaka Utama, 1997.
[3] Novack, Janet L., The ISO 9000 Documentation Toolkit,  Penerbit  Prentice  Hall,  New  Jersey, 1994
[4] S,N., The  Procedure  and  Guidelines  for Application  of  ISO  9000/Indonesian  National Standards  19-9000,  Penerbit  Kantor  Menteri Negara Koordinator Bidang Produksi, 1996
[5] Suardi,  Rudi,  Sistem Manajemen Mutu  ISO 9000:2000  :Penerapannya Untuk Mencapai TQM, Jakarta: Penerbit PPM, 2001.
[6] John  R.  Schermehorn  et  al,  2005, Managing Organizational  Behavior (Canada:  John  Wiley dan Sons. Inc) PP 135-136.
[7] John Whitmore, 2006, Seni Mengarahkan untuk

## Mendongkrak Prestasi Kerja,  terjemahan oleh
Dwi Helly Purnomo  (Jakarta  :  PT  Gramedia Pustaka Utama), p. 104
[8] Inderawati,  W.,  Natalia,  C.,  Surbakti,  F., Penentuan Area For Improvement Implementasi ISO  9001:  2008  Menggunakan Instrumen  IWA 2,  Sebagai Langkah Awal Peningkatan Mutu Berkelanjutan  (Studi Kasus Unika Atma  Jaya), Seminar Ritektra UAJ, 2013.
[9] International Project Task Group, Education and Quality : Why Use IWA 2 Guide?, Ireland, June 2006.
[10] International  Workshop  Agreement  2, Quality management  systems — Guidelines  for  the application  of ISO  9001:2000  in  education, 2007
[11] Peter M. Druker,, 2001, Peole and Performance, (Butterworth-Heneimann:Woburn,), pp. 237-242
[12] S. Karapetrovic, D. Rajamani And W. Willborn, Int.  J.  Engng  Ed.  Vol.  14,  No.  2,  p.  105±118, 1998