Membangun Aplikasi Pengelolaan Surat Berbasis WEB pada SMK

## Negeri 1 Boyolali
Indri Ikasari a,1,* , Donna Setiawati a,2 , Dwi Kristiani a,3
a Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Boyolali, Jl. Pandanaran No.405, Boyolali, 57315, Indonesia
1 d2k_indri@yahoo.co.id*; 2 donna.setiawati@gmail.com; 3 dwikristiani45@gmail.com * Koresponsendi penulis

## 1. Pendahuluan
Surat  adalah  secarik  kertas  atau  lebih  yang  berisi  percakapan  (bahan  komunikasi)  yang disampaikan  oleh  seseorang  kepada  orang  lain,  baik  atas  nama  pribadi  maupun  organisasi  / lembaga / instansi [1]. Dalam sebuah instansi surat merupakan alat komunikasi yang penting. Suatu instansi yang menerima surat masuk dan membuat surat keluar tidak hanya sebagai alat komunikasi, melainkan sebagai bukti otentik atas kegiatan yang telah dilakukan. Surat masuk adalah  semua  jenis  surat  yang  diterima  dari  instansi  lain  maupun  perorangan,  baik  yang diterima  melalui  pos,  maupun  yang  diterima  dari  kurir  dengan  mempergunakan  buku pengiriman.
Pengelolaan  surat  masuk  merupakan  salah  satu  tugas  korespondensi  dalam  bidang kesekretariatan.  Hal  ini  berarti  pengelolaan  surat  masuk  adalah  prosedur  pengelolaan  surat- surat yang diterima oleh instansi dari pihak lain. Prosedur pengurusan surat masuk menurut [2] meliputi  1)  Menyortir/memisahkan  yaitu  membuka  surat-surat  yang  boleh  dibuka  oleh sekretaris hanya surat dinas kecuali dalam keadaan tertentu di mana atasan meminta membuka
A R T I C L E I N F O
A B S T R A C T ( 1 0 P T )

## Article history
Menerima 3 Januari 2020 Revisi  11 Januari 2020 Diterima 30 Januari 2020 The  study  entitled  Building  a  web-based  mail  management  application at  SMK  Negeri  1  Boyolali  has  the  aim  to  develop  a  mail  management information system in  accordance with the administrative requirements of the archives section, simplifying the process of finding incoming and outgoing  documents,  structuring  better  mail  archives.  The  research method used to solve various problems that occur is first to collect data. Data collected through observation, interviews and literature study. The next  stage is the development  of  systems that use the  waterfall method. This  method  consists  of  the  stages  of  system  planning  (system engineering),  needs  analysis,  design,  program  writing,  testing  and system maintenance. The result of his research is that the application is able  to  shorten  the  time  in  the  process  of  managing  incoming  and outgoing  mail,  making  it  easier  for  users  to  manage  agenda  papers, making  dispositions,  and  searching  the  archive  of  letters  easier  and faster.
This is an open access article under the CC–BY-SA 4.0 license.
Kata Kunci Aplikasi Web
Surat
Vol. 4, No. 1, Januari 2020, pp. 10-16
surat  pribadinya;  2)  Mengeluarkan  dan  memeriksa  isi  surat  setelah  dibuka,  diperiksa  alamat, nama pengirim, tanggal dan lampiran setiap surat; 3) Pencatatan surat setelah surat diberi cap tanggal,  surat  dicatat  ke  dalam  buku  agenda  surat;  4)  Membaca  dan  memberi  catatan;    5) Menyampaikan surat kepada pimpinan;  6) Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain;   7) Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada ditempat. Sedangkan Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh sebuah instansi untuk dikirim kepada instansi lain.  Dalam pengelolaan surat keluar  ada  beberapa  langkah  penting  yang  harus  dilakukan  antara  lain:  pembuatan  konsep surat, pengetikan surat, penandatanganan surat, pengiriman surat dan penyimpanan surat.
Oleh  karena itu pengelolaan surat harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga  selalu dapat diikuti  proses  perkembangannya.  Pendataan  informasi  surat  membantu  ketika  arsip  dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat dikarenakan informasi yang lengkap terdapat pada dokumentasi  yang  dibuat  Tujuan  kearsipan  adalah  menyediakan  data  dan  informasi  dengan cepat  dan  tepat  ketika  diperlukan.  Kearsipan  merupakan  dasar  dari  pemeliharaan  surat, kearsipan  mengandung  proses  penyusunan  dan  penyimpanan  surat-surat  sedemikian  rupa, sehingga surat atau berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  di  SMK  Negeri  1  Boyolali,  masih  banyak kinerja  tata  usaha  bagian  pengarsipan  kurang  efisien  karena  masih  menerapkan  sistem pengarsipan  konvensional  yakni  dengan  cara  ditulis  dalam  buku  agenda.  Hal  tersebut merupakan  permasalahan  yang  ada  ketika  ingin  mencari  kembali  surat  yang  telah  diarsipkan tersebut  sulit  didapat  kembali  karena  tidak  adanya  pencatatan  mengenai  di  mana  surat  itu disimpan  dan  diarsipkan.  Oleh  karena  itu  berdasarkan  permasalahan  diatas,  diperlukan  suatu sistem  informasi  yang  mampu  melakukan  manajemen  surat  yaitu  dalam  pengelolaan  surat masuk  dan  surat  keluar  meliputi  agenda  surat,  penanganan  disposisi  surat  dan  pengarsipan surat  serta  sistem  ini  akan  dibangun  berbasis  web.  Sesuai  perkembangan  teknologi  saat  ini aplikasi  manajemen  surat  berbasis  website  sangat  dibutuhkan  karena  dapat  meningkatkan produktifitas  kerja  suatu  instansi.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengembangkan  sistem informasi  manajemen  surat  sesuai  dengan  kebutuhan  tata  usaha  bagian  kearsiapan, mempermudah  proses  pencarian  dokumen  surat  masuk  dan  surat  keluar  serta  penataan  arsip surat  yang  lebih  baik.  Dengan  adanya  sistem  manajemen  surat  ini  diharapkan  mampu membantu  untuk  mempercepat  dalam  memperoleh  kebutuhan  informasi  serta  mewujudkan sistem manajemen surat secara sistematis.

## 2. Tinjauan Pustaka
Dalam  penelitian  ini,  ada  beberapa  hasil  dari  penelitian  terdahulu  yang  dapat  dijadikan  referensi yaitu sebagai berikut:
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  [3]  berjudul  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  Berbasis Web  Studi  Kasus:  Kantor  Badan  Pengelola  Keuangan  dan  Aset  Daerah  Provinsi  Jawa  Timur. Tujuan  penelitiannya  untuk  merancang  dan  membangun  sistem  informasi  tata  naskah  dinas berbasis  web  pada  Badan  Pengelola  Keuangan  dan  Aset  Daerah  Provinsi  Jawa  Timur.  metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi meliputi studi pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program, pengujian program, implementsi program. Penelitian menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat  masuk  dan  keluar  sesuai  alur  yang  ditetapkan,  sehingga  pengelolaan  surat  menjadi  lebih efektif
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Oleh  [4]  berjudul  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat (SMART)  Pada  Badan  Kependudukan  Dan  Keluarga  Berencana  Nasional  Provinsi  Lampung, mempunyai tujuan untuk membantu kantor BKKBN Provinsi Lampung dalam memudahkan proses
Vol. 4, No. 1, Januari 2020, pp.10-16
pengarsipan  surat-surat  menggunakan  sistem  yang  terkomputerisasi,  Sistem  yang    dibangun merupakan aplikasi berbasis web yang menggunakan PHP, CSS sebagai bahasa pemrograman dan MYSQL sebagai basis data, serta metodelogi dari Software Development Life Cycle (SDLC). Hasil pengujian menunjukkan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai  dengan  kebutuhan  dan  rancangan  serta  sistem  dapat  berjalan  dengan  baik  untuk meningkatkan kinerja yang di bagian Tata Usaha BKKBN Provinsi Lampung.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  [5]  dengan  judul  Rancang  Bangun  Aplikasi  Surat  Masuk Dan  Surat  Keluar  Berbasis  Web  Pada  Kantor  Asuransi  Jiwa  Kantor  Layanan  Administrasi Bandung,  mempunyai  tujuan  yaitu  1)  Membuat  aplikasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  dapat menyimpan berkas surat masuk secara aman serta berkas surat masuk yang disimpan dapat dilihat dan dicari sesuai dengan kebutuhan. 2). Membuat aplikasi laporan surat sesuai dengan tanggal atau waktu  yang  dibutuhkan  serta  menampilkan  data-data  surat  yang  sesuai  dengan  pengarsipan  surat yang  telah  dimasukkan.  3).  Membuat  aplikasi  untuk  mengatasi  masalah  yang  selama  ini  terjadi. Metode perancangannya menggunakan metode prototype, analisa dan desain sistem dengan Unified Modelling Language . Hasil penelitian berupa aplikasi untuk mempermudah user dalam pencatatan dan pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

## 3. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  dilakukan  untuk  menyelesaikan  berbagai  masalah  yang  terjadi  adalah pertama melakukan pengumpulan data. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara dan studi kepustakaan. Tahap selanjutnya adalah pengembangan sistem yang menggunakan metode waterfall . Metode  ini  terdiri  dari  tahapan  perencanaan  sistem  (rekayasa  sistem),  analisa  kebutuhan,  desain, penulisan program, pengujian dan perawatan sistem.
a. Tahap perencanaan yang dilakukan adalah menentukan lokasi penelitian dan waktu yang tepat untuk melakukan wawancara dengan pihak sekolah. Observasi dilakukan pada Sub Bagian Tata Usaha SMK Negeri 1 Boyolali yang beralamat di Jalan Perintis Kemerdekaan Boyolali. Waktu penelitian dimulai dari 1 Januari sampai dengan 30 Juni 2019.
b. Tahap  Analisa  Kebutuhan  dilakukan  dengan  menganalisis  sistem  yang  sedang  berjalan. Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara,  bahwa  penanganan  surat  di  sekolah  ini  masih menggunakan  sistem  manual  sehingga  sering  terjadi  keterlambatan  dalam  penanganan  surat yang masuk maupun keluar dan sering kali arsip surat yang hilang. Oleh karena itu sistem yang diusulkan adalah pembuatan aplikasi manajemen surat berbasis web.
c. Tahap  desain  untuk  mengambarkan  interaksi  admin  dengan  sistem  dibuat  menggunakan use case diagram seperti pada Gambar 1. Pada Gambar 1 dapat dijelaskan bahwa terdapat 3 (tiga) aktor yang terlibat dalam sistem yaitu Admin, Kepala Sekolah dan Guru. Fungsi yang ada pada sistem  ini  adalah  pengolahan  data  pegawai,  surat  masuk,  surat  keluar,  Agenda  dan  disposisi. Fungsi  tersebut  sesuai  dengan  kebutuhan  yang  diperlukan  oleh  sekolah  tersebut  dalam menangani manajemen surat. Sedangkan pada Gambar 2 yaitu relasi tabel yang terdiri dari tabel pegawai  yang  diberi  disposisi,  sifat  surat,  status  surat,  surat  masuk,  surat  keluar,  keterangan disposisi user, jabatan user dan tabel pegawai.

## Gambar 1. Use Case Diagram
Gambar 2. Relasi Tabel
d. Tahap  penulisan  program dan  implementasi  dilakukan  setelah  tahap  desain  selesai.  Dalam hal ini ditulis program sesuai dengan desain yang dibuat seperti form login, form disposisi, form  penanganan  surat  masuk  maupun  surat  keluar  serta ouput atau  laporan  yang dibutuhkan.
e. Tahap  pengujian  dilakukan  untuk  menguji  database  maupun  tombol-tombol  yang disediakan  telah  berfungsi  sesuai  yang  diharapkan.  Serta  menguji  apakah  sistem  telah mampu memproses masukan dan keluar sebagai laporan seperti yang diinginkan.
f. Tahap  Perawatan  sistem  adalah  tahap  terakhir  yang  harus  tetap  dilakukan  jika  pada  saat dijalankan masih ada kesalahan atau error.

## 4. Hasil dan Pembahasan
Aplikasi  manajemen  surat  pada  SMK  Negeri  1  Boyolali  ini  dibangun  menggunakan  Adobe Dreamweaver  dan dijalankan  menggunakan  web  server  XAMMP. Hasil  implementasi programnya menghasilkan halaman Login dan halaman menu utama.
Gambar 3. Halaman Login
Gambar 4. Halaman Menu Utama
Gambar 5.. Halaman pengelolaan surat masuk dan keluar
Gambar 6. Halaman Laporan
Gambar 7. Pengaturan User
Pada  saat  aplikasi  dijalankan  pertama  kali  maka  yang  akan  muncul  halaman  login  seperti  pada Gambar  3.  Pengguna  harus  memasukkan username dan password. Jika  akun  yang  dimasukkan sudah  benar  maka  akan  masuk  pada  halaman  menu  utama  seperti pada Gambar 4.  Halaman  menu
Vol. 4, No. 1, Januari 2020, pp. 10-16
utama  berisi  submenu  Jabatan,  Data  pegawai,  surat  masuk,  surat  keluar,  laporan  surat  masuk, laporan surat keluar dan pengaturan user.
a. Halaman data pegawai berfungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus data guru atau data tenaga kependidikan.
b. Halaman surat masuk dan surat keluar seperti pada Gambar 5, digunakan untuk memasukan data agenda  surat  masuk,  setelah  data  agenda  surat  di  masukan  admin  dapat  mengirim  notifikasi  ke kepala sekolah untuk dilakukan disposisi. Pada halaman surat masuk ini disertakan juga menu filter yang  bisa  digunakan  untuk  mencari  data  atau  agenda  surat  yang  telah  dimasukkan  ke  sistem sebelumnya. Sedangkan halaman surat keluar, digunakan untuk memasukkan atau mengagendakan data  surat  keluar.  Setelah  surat  dikirim  maka  admin  akan  mengirim  notifikasi  kepada  Kepala Sekolah sebagai pemberitahuan bahwa surat telah diproses pengirimannya.
c.  Halaman  laporan  surat  masuk  dan  surat  keluar  seperti  pada  Gambar  6,  digunakan  untuk pencetakan laporan surat masuk  dan surat keluar yang dapat di sesuaikan dengan kubutuhan, yaitu dapat menentukan laporan surat berdasarkan tanggal, nomer agenda dan sifat surat.
d.  Halaman Pengaturan user seperti  pada  Gambar 7, untuk  menambah, mengubah  dan  menghapus user
Dengan  adanya  aplikasi  manajemen  surat  ini  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  sudah lebih baik karena proses penanganan surat sudah diintegrasikan dalam sistem sehingga pemrosesan lebih  cepat  terdistribusikan  kepada  sasaran,  serta  tidak  ada  lagi  surat  yang  tidak  ditindaklanjuti karena  semua  surat  masuk  maupun  keluar  telah  dimasukkan  kedalam  sistem  yang  akan  terdeteksi oleh sistem. Dalam hal pencarian surat sudah lebih cepat dan tepat karena dalam aplikasi ini sudah dilengkapi  fasilitas  pencarian.  Pengguna  dapat  mencari  surat  yang  diinginkan  dengan  menuliskan kata kunci pencarian berdasarkan tanggal, alamat surat maupun isi surat kemudian menekan tombol search .
Pengarsipan surat dengan metode konvensional membutuhkan peralatan yang cukup besar karena penyimpanan  arsip  minimal  5  tahun  terakhir,  sehingga  untuk  menyimpan  arsip  surat  dalam  kurun waktu  tersebut  membutuhkan filing  cabinet atau  almari  arsip  serta  ruangan  yang  luas.  Dengan adanya  aplikasi  yang  dibuat  ini,  surat  sudah  disimpan  dalam  bentuk  file  dan  tersimpan  dalam database yang aman sehingga tidak perlu membutuhkan peralatan seperti lemari arsip lagi.
Hasil  penelitian  ini  mendukung  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  [3],  [4]  dan  [5]  yaitu aplikasi  yang  dibuat  untuk  mengelola  surat  masuk  dan  keluar  sesuai  alur  yang  ditetapkan  dan pengelolaan surat menjadi lebih efektif.

## 5. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang  telah  diuraikan  sebelumnya  maka dapat  disimpulkan  bahwa  aplikasi  manajemen  surat  ini  mampu  membantu  Staf  Tata  Usaha khususnya  dibidang  agendaris  dalam  pengelolaan  surat  dan  mampu  memberikan  informasi tentang  surat  serta  disposisi  tindaklanjutnya.  Selain  itu  aplikasi  manajemen  surat  ini  mampu memfasilitasi  dan  memudahkan  dalam  penemuan  kembali  arsip  surat  di  SMK  Negeri  1 Boyolali.  Pengembangan  selanjutnya  diperlukan  agar  aplikasi  berjalan  lebih  baik.  Beberapa saran  untuk  pengembangan  lebih  lanjut  antara  lain:  menunjuk  pegawai  khusus  untuk menangani  kegiatan  persuratan  yang  mampu  menguasai  IT,  perlu  ditambahkan  fasilitas backup  data  pada  aplikasi  manajemen  surat  ini  untuk  mencegah  terjadinya  kerusakan perangkat  lunak,  perangkat  keras,  maupun  kesalahan  pengguna,  agar  keamanan  data  aplikasi tetap terjaga.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terimakasih  diberikan  kepada  Kepala  Sekolah  dan  bagian  tata  usaha  SMK  Negeri  1 Boyolali  yang  telah  memberikan  kesempatan  dan  dukungan  untuk  melakukan  kegiatan  penelitian ini.

## Daftar Pustaka
[1] Suryani,  Nanik,  Agung  Kuswantoro,  dan  Sularso  Mulyono.  2015.  Korespondensi  Bahasa Indonesia. Yogyakarta : Graha Ilmu.
[2] Sedianingsih,  Nieke  P.  Suetanto,  Farida  Mustikawati.  2010.  Teori  dan  Praktik  Administrasi Kesekretariatan. Jakarta : Kencana.
[3] Harliawan  Hertanto.  2016.  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  Berbasis  Web,  Skripsi  Program Studi  Sistem  Informasi,  Fakultas  Ilmu  Komputer  Universitas  Narotama  Surabaya. http://karyailmiah.narotama.ac.id/files/Sistem%20Informasi%20Manajemen%20Surat%20Berba sis%20Web%20Studi%20Kasus%20Kantor%20Badan%20Pengelola%20Keuangan%20dan%20 Aset%20Daerah%20Provinsi%20Jawa%20Timur.pdf, diakses tanggal 30 Agustus 2019.
[4] Dila  Nurila,  2017.  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  (SMART)  Pada  Badan  Kependudukan Dan  Keluarga  Berencana  Nasional  Provinsi  Lampung,  Skripsi  Fakultas  Matematika  Dan  Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Lampung, Lampung
[5] Irwin  S,  Rina  I,  Verra  T.M.  2018.  Rancang  Bangun  Aplikasi  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar Berbasis  Web  Pada  Kantor  Asuransi  Jiwa  Kantor  Layanan  Administrasi  Bandung.  Skripsi STMIK Atma Luhur, Pangkal Pinang