## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING BERBASIS OPEN SOURCE PADA USAHA SETIA MOTOR TARUTUNG
Wesly Mailander Siagian 1* , Yeremi Febrian Sihite 2
1,2 Manajemen Rekayasa, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del, Laguboti, Indonesia Email: 1* wesly.siagian@del.ac.id, 2 yeremisihite@gmail.com (* : corresponding author)
Abstrak- Pemanfaatan teknologi adalah salah satu langkah yang dapat dilakukan oleh UMKM untuk bersaing dengan UMKM lainnya. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah salah satu teknologi informasi yang dapat digunakan oleh UMKM. Usaha Setia Motor Tarutung merupakan salah satu UMKM yang membutuhkan sistem ERP untuk membantu pengintegrasian data dan mengoptimalkan proses bisnis saat ini. Penelitian ini bertujuan untuk memodelkan proses bisnis Setia Motor Tarutung, mengkonfigurasi sistem ERP dengan aplikasi Dolibarr yang dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis UMKM Setia Motor Tarutung serta melakukan pengujian pada sistem ERP yang sudah dikonfigurasi di UMKM Setia Motor Tarutung. Pemodelan proses bisnis akan memberikan informasi terkait kebutuhan UMKM Setia Motor Tarutung saat ini. Sehingga, dapat dilakukan modifikasi sistem ERP berbasis open source menggunakan aplikasi Dolibarr dan menghasilkan Sistem ERP yang mampu memenuhi kebutuhan UMKM Setia Motor saat ini. Metode Business Process Modelling Notation (BPMN) digunakan untuk memodelkan proses bisnis UMKM Setia Motor Tarutung. Pengujian Sistem ERP yang sudah dikonfigurasi dilakukan menggunakan metode Black-Box Testing . Dari penelitian yang dilakukan didapatkan hasil bahwa pemodelan proses bisnis dengan metode BPMN memiliki pengaruh besar terhadap keberhasilan implementasi ERP. Dari hasil analisis, desain dan implementasi didapatkan hasil bahwa modul dan fitur dasar Dolibarr sudah dapat memenuhi kebutuhan   proses   bisnis   UMKM.   Hasil   uji   coba   sistem   menunjukkan   bahwa   seluruh   fungsi   sistem   ERP   yang   sudah dikonfigurasi dapat digunakan oleh pengelola UMKM dengan baik serta sistem ERP juga dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis UMKM Setia Motor Tarutung.
Kata Kunci: UMKM, ERP, Open Source, Dolibarr, Proses Bisnis
Abstract- An  Utilization of technology is one of the steps that can be taken by MSMEs to compete with other MSMEs. Enterprise Resource Planning (ERP) is one of the information technologies that can be used by MSMEs. Setia Motor Tarutung is one of the MSMEs in needed implementation of the ERP to help integrate data and optimize currently business processes. This study aims to configure and conduct testing the ERP system with the Dolibarr application that can meet the business process needs of MSME Setia Motor Tarutung. The business process modeling will provide information regarding the current needs of MSME Setia Motor Tarutung. Thus, it is possible to modify an open source-based ERP system using the Dolibarr application and produce an ERP system that is able to meet the needed for current. The Business Process Modeling Notation  (BPMN)  method  is  used  to  identify  the  business  processes  of  MSME  Setia  Motor  Tarutung.  Testing  of  the configured ERP system is carried out using the Black-Box Testing method. From the research conducted, it is found that business process modeling with the BPMN method has a major influence on the success of ERP implementation. From the results of the analysis, design and implementation, it was found that the basic Dolibarr modules and features were able to meet the needs of MSME business processes. The system test results show that all functions of the ERP system that have been configured can be used by owners properly and also meet the need of MSME Setia Motor Tarutung.
Keywords : MSME, ERP, Open Source, Dolibarr, Business Process

## 1. PENDAHULUAN
Efektivitas pengelolaan SDM serta Pemanfaatan teknologi adalah salah satu langkah yang dapat dilakukan oleh UMKM agar dapat meningkatkan daya saing. Kemajuan teknologi memungkinkan terjadinya otomasi hampir di semua bidang. Kemajuan teknologi saat ini juga harus dibarengi dengan peningkatan Sumber Daya Manusianya agar teknologi tersebut dapat digunakan dengan optimal. Otomasi yang gencar diterapkan oleh berbagai perusahaan saat ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi peran manusia. Inilah alasan yang memaksa para pekerja untuk mau belajar dan berkembang demi menyelesaikan permasalahan- permasalahan yang ada saat ini. Peningkatan SDM dan Pemanfaatan Teknologi yang tepat akan menghasilkan proses bisnis yang efisien dan membuat UMKM menjadi lebih unggul dalam persaingan dengan UMKM sejenis [1], [2].  UMKM memerlukan sebuah sistem yang dapat mengotomatiskan berbagai aspek operasional seperti manajemen   inventaris,   keuangan,   produksi,   dan   rantai   pasokan.   Sistem   perangkat   lunak   terintegrasi   dan komprehensif yang dapat digunakan adalah sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Penggunaan ERP oleh UMKM memiliki potensi untuk meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing.

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Sistem ERP merupakan sebuah framework transaksi yang terintegrasi antara proses pemesanan barang, manajemen inventaris, perencanaan distribusi dan keuangan [3]–[6]. ERP merupakan salah satu teknologi yang dapat dimanfaatkan oleh UMKM untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mengotomasi proses bisnis UMKM. Dengan   adanya   ERP,   maka   pengelola   UMKM   akan   terbantu   dalam   mengelola   data   penjualan   sehingga penyimpanan data lebih terstruktur dan menghindari terjadinya duplikasi data penjualan. ERP memiliki berbagai fungsi dan modul yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja UMKM seperti Finance, Sales and Marketing, Supply Chain Management, Manufacture dan Human Resources. Dimana setiap modul pada ERP terintegrasi  satu sama lain karena  terhubung ke dalam suatu database  [7]–[9]. Adapun modul-modul ERP tersebut dapat digunakan dalam manajemen pembelian, penjualan, keuangan, akuntansi, gudang serta SDM [10]–[14].
UMKM Setia Motor Tarutung merupakan UMKM yang menjual suku cadang dan aksesoris mobil. UMKM Setia Motor Tarutung berlokasi di Jl. D.I Panjaitan No.267 Tarutung, Tapanuli Utara, Sumatera Utara 22416. UMKM Setia Motor Tarutung melakukan transaksi penjualan suku cadang mobil mulai dari skala kecil hingga besar. Agar dapat bertahan dan bersaing dengan UMKM sejenis lainnya, pemilik UMKM Setia Motor Tarutung merasa  perlu menerapkan  sistem ERP  pada proses  bisnisnya. Pemilik UMKM  Setia Motor Tarutung juga berharap agar implementasi ERP dapat menyelesaikan permasalahan yang dialami oleh UMKM saat ini.
Dalam proses bisnisnya saat ini UMKM Setia Motor Tarutung mengalami berbagai permasalahan yang berpengaruh terhadap proses bisnis UMKM, seperti hilangnya nota pembayaran dan hilangnya nota penjualan yang akan menyulitkan pengelola untuk melakukan pemeriksaan ketika akan mengembalikan barang yang tidak sesuai   pesanan   kepada   supplier   atau   ketika   pelanggan   ingin   mengembalikan   barang   yang   sudah   dibeli. Kemudian, catatan pemesanan yang tidak tersusun rapi juga membuat pengelola UMKM terkadang memesan barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan baik dari segi jenis maupun jumlahnya. Disisi lain, pengelola UMKM malah tidak memesan barang yang sedang dibutuhkan saat ini. Akibatnya terdapat barang dengan jumlah   stok   yang   sedikit   atau   bahkan   habis   dan   ada   barang   dengan   jumlah   stok   berlebih.   Selain   itu, penghitungan biaya pesanan barang serta penghapusan catatan pemesanan barang yang sudah diterima juga harus dilakukan secara manual oleh pengelola UMKM. Kegiatan ini membuat pekerjaan dari pengelola UMKM menjadi kurang efisien dan memunculkan resiko human error. Berbagai permasalahan ini timbul karena seluruh proses administrasi masih dilakukan secara manual dengan kertas oleh pengelola UMKM.Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan diimplementasikannya sebuah sistem terintegrasi yaitu OS ERP. Dolibarr adalah salah satu aplikasi OS ERP yang dapat memenuhi kebutuhan UMKM Setia Motor Tarutung saat ini. Dolibarr dipilih dengan mempertimbangkan beberapa hal, seperti Instalasi aplikasi yang cukup mudah, tampilan aplikasi dapat dibatasi hanya pada fitur-fitur yang diperlukan saja dan fitur yang digunakan juga dapat mendukung proses bisnis UMKM saat ini [15].
Sebelum mengimplementasi  ERP pada UMKM  perlu dilakukan penyusunan strategi  yang baik untuk meningkatkan   efisiensi   penggunaannya.   Sistem   ERP   yang   digunakan   akan   disesuaikan   dengan   kebutuhan UMKM Setia Motor Tarutung. Proses bisnis yang terdapat di ERP akan dibandingkan dengan proses bisnis di UMKM sehingga akan terlihat proses bisnis ERP yang perlu diterapkan dan proses bisnis yang tidak perlu diterapkan. Pengimplementasian Dolibarr diharapkan dapat meningkatkan keefektifan dan keefisienan kinerja UMKM Setia Motor Tarutung.

## 2. METODE PENELITIAN
Tahap   implementasi   dalam   penelitian   ini   merupakan   proses   penting   yang   memerlukan   metode   yang terstruktur dan tepat. Berikut tahapan penelitian yang diterapkan dalam tahap implementasi Dolibarr:

## 2.1. Menentukan Rumusan Masalah
Rumusan masalah berisi tentang pernyataan-pernyataan yang menguraikan secara umum permasalahan yang   akan   menjadi   fokus   penelitian.   Hasil   dari   wawancara   dengan   pemilik   UMKM   Setia   Motor mengindikasikan bahwa salah satu masalah yang dihadapi adalah proses pencatatan yang masih bersifat manual menggunakan kertas, yang menyebabkan kurangnya efektivitas dalam kegiatan bisnis yang dijalankan.

## 2.2. Menentukan Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian merupakan  tujuan yang ingin dicapai  dari  penelitian, disesuaikan dengan rumusan masalah yang sudah dibuat sebelumnya. Hal ini sekaligus menjadi batasan dan mengarahkan penulis dalam mengerjakan penelitiannya. Tujuan dari penelitian ini adalah menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi UMKM Setia Motor Tarutung, yaitu dengan mengimplementasikan sebuah sistem terintegrasi yaitu sistem ERP.
Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 72

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## 2.3.  Pengumpulan Studi Literatur
Mengumpulkan informasi mengenai penelitian-penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian yang akan dilakukan, dapat berupa buku, jurnal, dll. Dijadikan sebagai acuan dalam pembuatan dasar teori dan metodologi penelitian.

## 2.4. Pengambilan Data
Data   yang  akan   digunakan  dalam   mengkonfigurasi  sistem   ERP  akan  dikumpulkan   pada   tahapan   ini. Pengambilan data dilakukan dengan 2 cara yaitu wawancara dengan pemilik UMKM Setia Motor Tarutung dan kajian dokumen berupa data rekapitulasi data perusahaan. Data wawancara ini nantinya akan digunakan untuk merumuskan proses bisnis dari UMKM Setia Motor Tarutung. Sedangkan pengambilan data melalui kajian dokumen bertujuan untuk mengetahui data perusahaan terkait data barang serta data supplier .
2.5. Menentukan Scope dan Commitment
Tahapan Scope dan Commitment merupakan tahapan dimana peneliti memastikan komitmen dari pemilik UMKM Setia Motor Tarutung terkait  implementasi  sistem  ERP. Penentuan sumber daya dan waktu yang diperlukan dalam pengimplementasian sistem ERP pada UMKM akan dilakukan setelah pemilik UMKM Setia Motor Tarutung sudah memastikan komitmen dan batasan penelitiannya. Pada tahapan ini, peneliti sudah selesai memvalidasi analisis kebutuhan dan proses bisnis yang akan didesain pada sistem kepada pihak UMKM Setia Motor Tarutung. Dengan dilakukannya tahapan ini diharapkan adanya luaran berupa perencanaan implementasi yang tervalidasi.

## 2.6. Analisis dan Design
Tahapan Analisis dan Design merupakan tahapan dimana perusahaan telah yakin dengan sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Dilakukan untuk menganalisis modul-modul yang akan digunakan pada saat konfigurasi Dolibarr. Pemodelan peta proses bisnis dilakukan untuk membandingkan keadaan sebelum dan sesudah penerapan sistem ERP yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan UMKM. Kemudian dibuat design rencana manajemen perubahan untuk melihat hasil penerapan sistem ERP. Luaran yang diharapkan dari tahapan ini adalah perencanaan proses pengembangan berdasarkan hasil pemetaan antara proses bisnis.

## 2.7. Tahap Implementasi
Tahapan   implementasi   merupakan   tahapan   eksekusi   dari   analisis   gap   yang   didapat   pada   tahapan sebelumnya. Pada tahapan ini data dari sistem sebelumnya dipindahkan ke sistem ERP. Kemudian, dilakukan juga konfigurasi terhadap modul pada sistem ERP, data yang ada pada database , input terhadap sistem ERP serta pembuatan laporan. Selanjutnya dilakukan uji coba terhadap sistem ERP terkonfigurasi di UMKM Setia Motor Tarutung untuk melihat apakah fungsi-fungsi sistem telah berjalan dengan benar. Tahapan uji coba terhadap fitur-fitur yang telah dikonfigurasi akan dilakukan lewat wawancara dengan pemilik UMKM.

## 2.8. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan dan saran merupakan tahap akhir pada langkah penelitian. Pada tahapan ini kesimpulan didapat dari   hasil   perancangan   dan   implementasi Enterprise   Resources   Planning (ERP)   Berbasis Open   Source menggunakan Aplikasi Dolibarr. Sementara saran dapat dijadikan sebagai acuan bagi pengelola usaha untuk dapat menerapkan sistem ERP di UMKM sesuai dengan penelitian yang telah dilakukan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Pemodelan Proses Bisnis UMKM Setia Motor Tarutung Sebelum Menggunakan Sistem ERP
Proses bisnis UMKM terdiri atas tiga bagian yaitu proses pengadaan barang, proses pembayaran pesanan barang dan proses penjualan barang. Ketiga proses bisnis tersebut dapat dilihat secara lengkap pada Gambar 1, Gambar 2 dan Tabel 1. Berikut tahapan proses bisnis pada UMKM Setia Motor Tarutung:
a. Proses pengadaan barang, pengelola UMKM akan me- request pesanan barang kepada supplier . Setelah itu, Supplier akan mengkonfirmasi ketersediaan stok pesanan yang telah di request pengelola UMKM. Jika stok jenis barang yang dipesan UMKM tidak tersedia maka pengelola UMKM akan me- request pesanan kembali kepada supplier lain.
Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 73

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
b. Proses pembayaran barang yang dipesan dilakukan kurang lebih dalam waktu satu bulan setelah barang diterima oleh pengelola UMKM.
c. Proses penjualan barang dilakukan melalui permintaan barang permintaan oleh pelanggan, selanjutnya pengelola UMKM akan memeriksa ketersediaan barang. Jika stok barang yang dipesan pelanggan tidak tersedia maka pelanggan akan pergi ke UMKM sejenis lainnya. Sedangkan jika stok barang yang dipesan pelanggan tersedia, pengelola UMKM akan mengambil barang dan  menghitung total biaya pesanan pelanggan. Selanjutnya, pengelola UMKM akan menginformasikan total biaya pesanan yang harus dibayar oleh pelanggan.
Gambar 1. Proses Bisnis Pengadaan Barang UMKM Setia Motor Tarutung

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Gambar 2. Pembayaran Pesanan dan Penjualan Barang UMKM Setia Motor Tarutung

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Tabel 1. Penyesuaian Proses Bisnis dengan Mengimplementasikan Sistem ERP
No Sebelum Implementasi ERP Sesudah Implementasi ERP 1 Memeriksa   stok   barang   di   rak penyimpanan Jumlah stok diperbarui secara otomatis 2 Mendata barang yang akan dipesan Barang   dengan   jumlah   stok   minimum   akan ditambahkan secara otomatis kedalam list pesanan 3 Menandai   barang   yang   sudah dipesan pada buku pesanan Memperbarui status barang pada list pesanan 4 Konfirmasi kelengkapan penerimaan barang Memperbarui status penerimaan barang 5 Membuat label harga barang Memperbarui stok dan harga barang 6 Menghitung   total   biaya   pesanan secara manual Total biaya pesanan dihitung secara otomatis oleh sistem 7 Faktur   pesanan   barang   disimpan dalam bentuk berkas Faktur pesanan barang tersimpan dalam sistem 8 Membuat list pembayaran pesanan barang Status pembayaran tersimpan secara otomatis dalam sistem 9 Menyimpan   bukti   pembayaran dalam bentuk berkas Bukti pembayaran tersimpan dalam sistem 10 Memeriksa ketersediaan barang di rak penyimpanan Memeriksa ketersediaan barang lewat sistem 11 Menghitung   total   biaya   pesanan secara manual Total biaya pesanan dihitung secara otomatis 12 Jumlah   penjualan   barang   setiap harinya tidak disimpan Faktur   penjualan   tersimpan   secara   otomatis   setiap harinya 13 Jumlah pendapatan dihitung secara manual Jumlah pendapatan dihitung secara otomatis

## 3.2. Analisis Modul ERP Dolibarr
Fungsi bisnis ERP Dolibarr perlu diketahui untuk mempermudah penyesuaian antara sistem ERP Dolibarr dengan kebutuhan proses bisnis UMKM Setia Motor Tarutung. Melalui hasil eksplorasi dari dokumentasi ERP Dolibarr diperoleh beberapa fungsi bisnis modul Dolibarr yang dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Proses Bisnis ERP Dolibarr No Fungsi Bisnis Modul Proses Bisnis 1. CRM & Sales Prospects/Customers Membuat   data   prospek   (Cabang   usaha)   atau pelanggan Membuat kontak/alamat alternatif Membuat status dan potensi dari prospek usaha Membuat dokumen dari setiap modul yang telah diaktifkan sebelumnya Menindaklanjuti ( follow up ) status prospek dan pelanggan Opportunities Menciptakan peluang atau prospek baru Menggambarkan   peluang   dalam   tampilan diagram lingkaran Membuat dan menampilkan daftar peluang usaha terbuka Menganalisis kinerja prospek lewat statistik usaha Quotes and Membuat   proposal   penawaran   dari   produk Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 76

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Proposals komersial Mengirim   proposal   penawaran   lewat   Email langsung dari aplikasi Memperbarui status proposal penawaran Menganalisis kinerja proposal penawaran Sale Orders Membuat pesanan dari pelanggan Mengkonfirmasi   pesanan   pelanggan   melalui Email langsung dari aplikasi Menampilkan status dari seluruh pesanan Analisis kinerja penjualan/ pengiriman Contract and Subscriptions Buat kontrak dengan layanan berlangganan Mengatur   kontrak   pelanggan   antara   faktur   satu kali atau faktur berulang Memperbarui status kontrak dan layanan 2. Human Relationship Management (HR) Employees and Users Membuat   akun   karyawan/pengguna   untuk mempermudah akses data Menentukan klasifikasi hierarki tiap karyawan Menentukan gaji per jam untuk setiap karyawan Menetapkan   email   pengguna   dan   tanda   tangan email perusahaan Membatasi akses pengguna Personalisasi   tampilan   bagi   masing-masing pengguna Membuat permintaan cuti dan laporan keuangan Expense Reports Mengizinkan   karyawan   membuat   laporan pengeluaran Validasi dan mengirim Email persetujuan Menyetujui laporan pengeluaran Membayar laporan pengeluaran Mengekspor data laporan pengeluaran Leave Requests Menentukan berbagai jenis permintaan cuti Permintaan cuti dapat dibuat oleh karyawan Menyetujui/menolak permintaan cuti karyawan Memperbarui biaya untuk setiap jenis cuti Menampilkan daftar permintaan cuti Menampilkan permintaan cuti dan sisa cuti yang dimiliki karyawan Timesheets Mengisi jadwal absen karyawan Menampilkan   keuntungan   proyek   sesuai   waktu yang dihabiskan Recruitment Menentukan posisi kerja karyawan Publikasi lowongan pekerjaan terbuka Mengelola proses rekrutmen Menyimpan data pelamar secara otomatis lewat kolektor Email 3. CMS, Website, E-Commerce, POS CMS-Website Membuat situs web usaha Mengatur struktur konten dalam situs web Menguji   situs   Web   tanpa   menggunakan   server web eksternal Menghubungkan data sistem ERP dengan konten secara dinamis Membuat situs Web dengan server sendiri E-Commerce Menghubungkan Platform toko   online   dengan Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 77

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Dolibarr ERP Point of Sale Menyediakan antarmuka dengan fitur layar sentuh Mengelola Pesanan dan Faktur lewat antarmuka aplikasi di Bar dan Restoran Menampilkan Kode QR di Bar atau restoran Pembaruan stok otomatis saat pesanan diproses 4. Product & Stock Products and Services Mengelola katalog produk dan Layanan Mengelola harga jual dan beli Menampilkan kinerja produk atau layanan Menentukan margin setiap produk atau layanan apabila mengaktifkan fitur pembelian Menampilkan data varian produk Stocks Mengelola gudang sebagai tempat penyimpanan produk Menambah atau mengurangi stok secara otomatis Menampilkan stok dalam proses Manajemen Lot/nomor seri Produk Purchase and Supply Membuat order pembelian Menerima produk di gudang/lokasi usaha Menentukan   jumlah   stok   optimal   untuk mengaktifkan pesanan pembelian secara otomatis Shipments Melacak   proses   pengiriman,   memperbarui   stok, serta kuantitas produk yang dikirim dan terkirim Manufacturing Menentukan cara mengolah material mentah Membandingkan stok dengan pesanan saat ini Manajemen lot/nomor seri produk 5. Finance & Billing Billing and Payments Membuat   faktur   dari   berbagai   modul   yang diaktifkan   sebelumnya   (proposal,   pesanan, kontrak serta intervensi) Mengirim   faktur   melalui   Email   dan   mengelola pembayaran Bank secara otomatis Menampilkan semua status faktur terbuka Analisis kinerja pembayaran Ekspor faktur ke modul akuntansi untuk analisis lebih lanjut Banking and Reconciliation Menyimpan Riwayat penerimaan Bank di dalam aplikasi Double Entry Accounting Membuat bagan akun dan nomor akuntansi Memindahkan data akuntansi ke Buku besar Analisis catatan akuntansi yang telah dimasukkan kedalam buku besar Ekspor data buku besar 6. Marketing Mass E-mailing Personalisasi   templat   email   yang   akan   dikirim untuk setiap penerima Memilih penerima dari data yang ada pada sistem Validasi pengaturan ke email percobaan Mengirim   kampanye   email   dan   lacak   status pengiriman email Surveys and Polls Membuat jajak pendapat atau survei Mempublikasikan   tautan   ke   Web   atau mengirimkan   langsung   ke   Email   orang   yang dituju Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 78

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Menampilkan hasil jajak pendapat 7. Productivity Opportunities, Projects and Tasks Membuat proyek, prospek atau peluang Memberikan   izin   kepada   orang   yang   dapat melihat atau mengedit proyek Memberikan   catatan   berisi   tugas   khusus   dalam proyek Menentukan target waktu pengerjaan proyek Melacak kemajuan proyek Menampilkan data ulasan proyek Interventions Membuat   catatan   intervensi   untuk   melacak intervensi yang sudah atau akan dilakukan Agenda Membuat   daftar   kegiatan   yang   telah   dilakukan atau yang akan dilakukan Menentukan kegiatan yang perlu direkam secara otomatis oleh sistem Mencari kegiatan dengan kriteria tertentu 8. Integration, Development API, Triggers and Hooks Mengekstrak,   menyisipkan,   memperbarui   atau menghapus catatan menggunakan REST APIs Menambahkan kode baru dengan bahasa PHP jika membutuhkan penyesuaian lebih lanjut Connectivity and Interfaces Menggunakan   server   LDAP   ( Lightweight Directory   Access   protocol )   untuk   memberikan akses data Menyediakan layanan pembayaran online Mengintegrasikan   Dolibarr   dengan   Google, platform e-Commerce maupun   platform   Email tertentu Menambahkan   fitur   password   untuk meningkatkan keamanan data Import and Export Menggunakan wizard untuk mengekspor data Membuat pemetaan antara struktur sumber data dan struktur di Dolibarr agar dapat  mengimpor data dengan format apapun Module Builder for Developers Memungkinkan   pengembang   dan   pengguna tingkat lanjut untuk membuat modul baru dengan fitur-fitur  yang diinginkan Menentukan objek baru yang ingin dikelola Mengaktifkan dan menguji aplikasi yang sudah diubah kodenya

## 3.3. Analisis GAP
Analisis GAP pada penelitian ini dilakukan dengan membandingkan proses bisnis pada objek penelitian terhadap proses bisnis sistem ERP (Tabel 3). Proses bisnis yang digunakan adalah proses bisnis UMKM saat ini. Hasil analisis GAP akan menunjukkan daftar fit dan gap antara proses bisnis UMKM dengan proses bisnis sistem ERP. Daftar fit ditentukan dari fungsionalitas sistem ERP yang sesuai atau dibutuhkan UMKM dan dapat mendukung kebutuhan UMKM. Daftar Gap merupakan fungsionalitas sistem ERP yang tidak dapat memenuhi kebutuhan UMKM. Jika proses bisnis UMKM dapat terpenuhi oleh modul atau fitur pada sistem ERP Dolibarr maka akan dimasukkan kedalam daftar fit namun jika proses bisnis UMKM tidak dapat terpenuhi oleh modul atau fitur pada sistem ERP Dolibarr maka akan dimasukkan kedalam daftar gap.
Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 79

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Tabel 3. Daftar Fit & Gap Proses Bisnis UMKM dengan Sistem ERP Dolibarr No Kegiatan Proses Bisnis UMKM Sistem ERP Dolibarr Fit Gap 1 Pengadaan Barang Memeriksa stok barang Stocks O - Memindahkan   barang   dari tempat   penyimpanan   ke   rak penjualan Stocks - O Mendata   barang   yang   akan dipesan Purchase and Supply O - Me- request pemesanan barang Purchase and Supply O - Menandai   barang   yang   sudah dipesan pada buku pesanan Purchase and Supply O - Konfirmasi kelengkapan penerimaan barang Purchase and Supply O - Membayar biaya pengiriman Billing and Payments - O Membongkar pesanan barang Purchase and Supply - O Membuat label harga barang Products and Services O - Menyusun   barang   ke   rak penjualan Stocks - O Menandai   barang   yang   sudah diterima   dan   sesuai   dengan pesanan di buku pesanan Purchase and Supply O - 2 Pembayaran pesanan barang Menghitung total biaya pesanan Billing and Payments O - Mengkonfirmasi   total   biaya pesanan Billing and Payments O - Menginformasikan ketidaksesuaian   total   biaya pesanan Billing and Payments O - Merequest metode pembayaran Billing and Payments O - Membayar pesanan Banking and Reconciliation - O Mengirimkan bukti pembayaran Banking and Reconciliation O - 3 Penjualan barang Konfirmasi ketersediaan barang Stocks O - Membawa produk yang dipesan pelanggan Products and Services/Stocks - O Menghitung total biaya pesanan pelanggan Sale Orders O - Menginformasikan   total   biaya pesanan  pelanggan Sale Orders O - Mengkonfirmasi/   menerima pembayaran Banking and Reconciliation - O Mengemas Barang Products and Services - O

## 3.4. Desain Implementasi ERP Dolibarr pada Proses Bisnis UMKM Setia Motor Tarutung
Desain implementasi ERP Dolibarr pada proses bisnis UMKM Setia Motor Tarutung dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4.

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Gambar 3. Desain Implementasi Dolibarr Pengadaan Barang di UMKM Setia Motor Tarutung

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## 3.5. Implementasi dan Uji Coba ERP Dolibarr pada UMKM Setia Motor Tarutung
Pada   tahap   ini   hasil   penerapan   sistem   ERP   Dolibarr   akan   diuji   dengan   menggunakan   metode user acceptance testing (UAT) yaitu Black Box Testing. Tujuan dilakukannya uji coba adalah untuk mengetahui apakah fungsi sistem sudah sesuai dengan tujuan pembuatannya. Pengujian dilakukan dengan memberikan form UAT langsung kepada pengelola UMKM yang akan menggunakan sistem ERP Dolibarr (Tabel 4).
Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 82
Gambar 4. Desain Implementasi Dolibarr Pembayaran Pesanan dan Penjualan Barang di UMKM Setia Motor Tarutung

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index
Tabel 4. Uji Coba ERP Dolibarr pada UMKM Setia Motor Tarutung No Fungsi yang diuji Tahapan Hasil yang diharapkan Hasil pengujian 1 Login Buka browser > pilih localhost tempat penginstalan aplikasi Dolibarr > masukan username dan password > Klik gabung Menampilkan Dashboard sistem ERP Dolibarr Berhasil 2 Modul   pihak ketiga Klik modul “pihak ketiga” Menampilkan dashboard modul pihak ketiga Berhasil 3 Sub Modul daftar pihak ketiga Klik modul “pihak ketiga” > pilih daftar > pilih nama pihak ketigas > cek deskripsi > klik Kembali ke daftar Menampilkan daftar pihak ketiga yang telah disimpan Berhasil 4 Sub Modul daftar pelanggan baru Klik modul “pihak ketiga” > klik pelanggan   baru   >   masukkan identitas   pelanggan   yang dibutuhkan   >   klik   buat   pihak ketiga > validasi > Ya Menampilkan   form   pengisian identitas   pelanggan   baru   yang dibutuhkan Menyimpan data pelanggan baru Berhasil 5 Sub Modul daftar vendor baru Klik modul “pihak ketiga” > klik vendor baru > masukkan identitas vendor   yang   dibutuhkan   >   klik buat pihak ketiga > validasi > Ya Menampilkan   form   pengisian identitas   vendor   baru   yang dibutuhkan Menyimpan data vendor baru Berhasil 6 Modul Produk Klik modul “a” Menampilkan   dashboard   modul produk Berhasil 7 Sub modul produk baru Klik   modul   “produk”   >   klik produk baru > masukkan identitas produk   yang   dibutuhkan   >   klik buat produk > klik harga  beli  > tambahkan   harga   beli   produk   > klik menyimpan > klik persediaan >   masukkan   data   stok   barang   > klik menyimpan Menampilkan   form   pengisian identitas   produk   baru   yang dibutuhkan Menyimpan data produk baru Memasukkan   harga   jual,   harga beli dan persediaan produk Berhasil 8 Sub modul daftar produk Klik modul “produk” > klik daftar >   pilih   Ref.   produk   >   klik memodifikasi   >   menyimpan   > Kembali ke daftar Menampilkan   daftar   produk yang telah disimpan Memodifikasi data produk Berhasil 9 Sub modul Tag/kategori produk Klik   modul   “produk”   >   klik Tag/Kategori   >   klik   ikon label/kategori   baru   >   masukkan data yang dibutuhkan > klik buat label/kategori   ini   >   pilih tag/kategori   yang   telah   dibuat   > Kembali ke daftar Menampilkan daftar tag/kategori yang telah disimpan Memodifikasi data tag/kategori Menambahkan data tag/kategori produk yang baru Berhasil 10 Sub modul gudang baru Klik   modul   “produk”   >   klik gudang baru > masukkan identitas gudang   yang   dibutuhkan   >   klik buat Menampilkan   form   pengisian identitas gudang yang baru Menyimpan data gudang baru Berhasil Wesly Mailander Siagian | http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index | Page 83

## Idealis: Indonesia Journal Information System
Volume 7, Nomor 1, Januari 2024 ISSN 2684-7280 ( online ) Halaman 71-84 available online at http://jom.fti.budiluhur.ac.id/index.php/IDEALIS/index

## 4. KESIMPULAN
Penelitian ini mengimplementasikan ERP Dolibarr pada UMKM Setia Motor Tarutung. Modul serta fitur ERP Dolibarr yang dapat diimplementasikan adalah Modul Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), Modul Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), Modul Vendor Relationship Management (VRM), Modul Keuangan (Akuntansi/Perbendaharaan), Modul Manajemen Produk (PM), Modul Manajemen Konten Elektronik (ECM), Alat multi-modul serta Fitur situs web, dan aplikasi frontal lainnya. Modul serta Fitur dasar dapat dikonfigurasi dan digunakan secara gratis untuk mempermudah serangkaian proses bisnis dan memenuhi kebutuhan proses bisnis UMKM Setia Motor Tarutung.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] E. L. C. Putri and S. Suhendi, Analisis dan Implementasi ERP pada Modul Point of Sale Studi Kasus Toko Tas Apidah, J. Inform. Terpadu , vol. 7, no. 1, pp. 01–07, 2021.
[2] S. Rumapea and I. Zai, Penerapan Enterprise Resource Planning pada UMKM Rose Florist Kota Batam, Journal of Innovation Research and Knowledge , vol. 1, no. 8, 2022.
[3] N. L. A. Indrayani, Penerapan Sistem Enterprise Resource Planning (Erp) Pada Perusahaan Jasa Konstruksi, CRANE Civ. Eng. Res. J. , vol. 3, no. 2, pp. 11–16, 2022.
[4] G. T. Pontoh, S. Syamsuddin, R. U. Irwan, and F. Astari, Analisis Enterprise Resource Planning (ERP) Terhadap Business Model Inovation (BMI), J. Bisnis Strateg. , vol. 30, no. 1, pp. 54–65, 2021.
[5] R. Andika and D. Diana, Analisis Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) Pada PT Sinar Sosro Palembang, J. Pengemb. Sist. Inf. dan Inform. , vol. 1, no. 4, pp. 244–252, 2021.
[6] A. A. G. Mahendra yana, G. M. Arya Sasmita, and A. A. N. Hary Susila, Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) Menggunakan Odoo 14 (Studi Kasus: Usaha Garmen Pada Club Ink Bali, JITTER  J. Ilm. Teknol. dan Komput. , vol. 3, no. 3, p. 1290, 2022.
[7] K. S. Widyawati, I. A. Sahputri, N. P. Kamiliya, and N. A. Wulandari, Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Menggunakan Odoo pada Warung Gudeg P.L.O, J. Pendidik. dan Konseling , vol. 4, pp. 1558–1568, 2022.
[8] U. Amrina, M. I. Lufti, R. A. Oktora, and B. P. Kusuma, Implementasi Erp Pada Proses Bisnis Di Ikm Kosmetik Menggunakan Odoo 14.0, J. Ind. Kreat. dan Kewirausahaan , vol. 4, no. 1, pp. 10–20, 2021.
[9] A. Teresia and B. L. Y. Nugraheni, Analysis of Enterprise Resource Planning (ERP) Implementation: Institutional Work and Institutional Logics Perspectives, J. Akunt. Bisnis , vol. 20, no. 1, pp. 29–50, 2022.
[10] D. Fairly, D. Desy, J. Joycelin, and W. Caroline, Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Go-Jek, J. Indones. Sos. Sains , vol. 3, no. 1, pp. 10–17, 2022.
[11] D. P. Hapsari, Pengaruh Enterprise Resource Planning terhadap Kinerja Keuangan Perusahaan, Owner , vol. 3, no. 2, pp. 108-116, 2019.
[12] R. D. Novitasari and I. D. Rahmawati, Implementation of Enterprise Resource Planning (ERP) System Planning in Small and Medium Industries in Improving the Quality of Financial Reports, Indones. J. Innov. Stud. , vol. 20, pp. 1– 11, 2022.
[13] A. M. Firmansyah, M. D. Febrian, H. Haryono, and Y. Amrozi, Analisis Pemanfaatan Software ERP Berbasis Open Source untuk Inovasi Pembelajaran, JASIEK (Jurnal Apl. Sains, Informasi, Elektron. dan Komputer) , vol. 2, no. 1, pp. 1–5, 2020.
[14] A. S. Marsudi and R. Pambudi, The Effect of Enterprise Resource Planning (ERP) on Performance with Information Technology Capability as Moderating Variable, J. Econ. Business, Account. Ventur. , vol. 24, no. 1, pp. 1-11, 2021.
[15] K. R. Sungkono, R. Sarno, A. J. Ulhaq, M. Taufiqulsa’di, I. N. KurniaSari, and Z. Z. Dinanto, Pembentukan dan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada UMKM (Usaha Kecil Menengah) Toko Budi dan M-Bisy Mart, Sewagati , vol. 3, no. 3, pp. 57-64, 2019.