## Journal of Scientech Research and Development Volume 3, Issue 2, December 2021
P-ISSN: 2715-6974           E-ISSN: 2715-5846 Open Access at: http://idm.or.id/JSCR

## DESIGN AND DEVELOPMENT OF APPLICATION OF DIGITAL ARCHIVING DOCUMENT ACCREDITATION WEB-BASED STUDY PROGRAM BASED ON
AIPT 3.0 CRITERIA AND PROCEDURES
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGARSIPAN DIGITAL DOKUMEN AKREDITASI PROGRAM STUDI BERBASIS WEB BERDASARKAN KRITERIA DAN PROSEDUR AIPT 3.0
Heldi Hastriyandi 1 , Sri Wahyuni 2 , Erifa Syahnaz 3 , Vanie Wijaya 1,2,34 1Politeknik Negeri Sambas E-mail: heldi.poltesa@gmail.com
INFO ARTIKEL

## ABSTRAK

## Correspondent
Heldi Hastriyandi heldi.poltesa@gmail.com
Keywords: Archiving, Accreditation, MySQL, PHP, Web, Sambas State Polytechnic
Website: http://idm.or.id/JSCR page: 196 - 202
With  a  good  filing  system,  reporting  and  accountability and control will  be  better.  One  of  the  activities  that  require  a  good  level  of archiving  is  at  the  time  of  college  accreditation,  especially  study program  accreditation.  Sambas  State  Polytechnic  on  several occasions  has  carried  out accreditation at the study program level. In its  implementation,  it  still  requires  a  well-planned  system  support, one  of  which  is  through  an  archiving  application. Document data is very  necessary  when  the  field  access  is  carried  out by assessors from BAN-PT.  So  far,  these  documents  are  still  presented  in  the  form  of hard  copies  in  large  quantities so that when searching for documents needed  by  assessors it takes a long time and becomes less effective. At first  the  accreditation  assessment  criteria  were  only  based  on  7 criteria,  but  in  2019, BAN-PT through regulation number 3 of 2019 has  issued  Higher  Education  Accreditation  Instrumentation  version 3.0,  where  the  assessment  criteria  are  carried  out based on 9 criteria. With  the  increasing  number  of  these  criteria,  it  is  necessary  to  have good  archiving  support  through  the  Accreditation  Document Archiving  application.  The  purpose  of  this  research  is  to  build  a Digital  Archiving  Application  for  Web-Based  Study  Program Accreditation  Based  on  AIPT  3.0  Criteria  and  Procedures  at  the Sambas  State  Polytechnic.  This  study  was  designed  using  the Waterfall  method,  the  stages  of  testing  (testing)  research  results (applications)  using  the  Black  Box  method.  This research resulted in the  application  of  Digital  Archiving  of  Web-Based  Study  Program Accreditation  Documents.  Later,  the  actual  system  is  complete  and meets  the  requirements  through  testing  and  demonstration  in  the actual operational/application environment  and meets TKT 8. .
Copyright ©JSRD 2022. All rights reserved .

## ARTICLE  INFO ABSTRACT
Koresponden:
Heldi Hastriyandi heldi.poltesa@gmail.com Kata kunci
Pengarsipan, Akreditasi,
MySQL, PHP, Web,
Politeknik Negeri Sambas
Website: http://idm.or.id/JSCR
hal: 196 - 202
Dengan sistem pengarsipan yang baik, maka pembuatan laporan dan pertanggungjawaban serta pengendalian menjadi semakin baik. Salah satu  kegiatan  yang  memerlukan  tingkat  pengarsipan  yang  baik adalah  pada  saat  akreditasi perguruan tinggi khususnya Akreditasi program  studi.  Politeknik  Negeri  Sambas  dalam  beberapa kesempatan  telah  melaksanakan  akreditasi  pada  tingkat  program studi.  Dalam  pelaksanaannya  masih memerlukan dukungan sistem yang  terencana  dengan  baik  salah  satunya  melalui  aplikasi pengarsipan.  Data  dokumen  sangat diperlukan pada saat aksesmen dilapangan  yang  dilakukan  oleh  asesor  dari  BAN-PT.  Selama  ini dokumen  tersebut  masih  tersaji  dalam  bentuk  hardcopy  dalam jumlah  yang  banyak  sehingga  pada  saat  pencarian  dokumen  yang diperlukan  oleh asesor memerlukan waktu yang lama dan menjadi kurang  efektif.  Pada  awalnya  kriteria  penilaian  akreditasi  hanya berdasarkan  pada  7  kriteria,  namun  pada  tahun  2019,  BAN-PT melalui  peraturan  nomor  3  tahun  2019  telah  mengeluarkan Instrumentasi Akreditasi Perguruan Tinggi versi 3.0, dimana kri teri a penilaian  dilakukan  berdasarkan  9  kriteria.  Dengan  semakin bertambahnya  kriteria  tersebut,  maka  diperlukan  dukungan pengarsipan  yang  baik  melalui  aplikasi  Pengarsipan  Dokumen Akreditasi.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah membangun Aplikasi Pengarsipan  Digital  Dokumen  Akreditasi  Program  Studi  Berbasis Web  Berdasarkan  Kriteria  dan  Prosedure  AIPT  3.0 pada Politeknik Negeri  Sambas.  Penelitian  ini  dirancang  menggunakan  metode Waterfall,  Tahapan  pengujian  (testing)  hasil  penelitian  (aplikasi) menggunakan metode Black Box. Penelitian ini menghasilkan aplikasi Pengarsipan  Digital  Dokumen  Akreditasi  Program  Studi  Berbasis Web.  Nantinya  sistem  secara  aktual  telah  lengkap  dan  memenuhi syarat  melalui  pengujian  dan  demonstrasi  dalam  lingkungan operasional/aplikasi sebenarnya dan memenuhi TKT 8.
Copyright ©JSRD 2022. All rights reserved .

## PENDAHULUAN
Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) kelayakan dan mutu perguruan  tinggi  atau  program  studi  yang  dilakukan  oleh  organisasi  atau badan mandiri di luar perguruan tinggi. Bentuk penilaian mutu eksternal yang lain adalah penilaian  yang  berkaitan  dengan  akuntabilitas,  pemberian  izin,  pemberian lisensi oleh badan tertentu (BAN-PT,2019). BAN-PT telah mengeluarkan peraturan nomor 3 tahun  2019  yang  mengatur  mengenai  system  penilaian  akreditasi  dan  prosedur penilaian  yang  dikenal  dengan  Instrument  Akreditasi  Perguruan  Tinggi  versi  3.0 (AIPT  3.0).  Politeknik  Negeri  Sambas  sebagai  lembaga  pendidikan  vokasi    negeri sudah  seharusnya  terus  meningkatkan  mutu  pendidikan    atas  penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi yang dilakukan untuk mencapai peningkatan mutu yang berkelanjutan. Salah satu penilaian peningkatan kinerja mutu pendidikan salah satunya melalui evaluasi mutu program studi berupa akreditasi program studi sebagai proses untuk penilaian secara komprehensif atas komitmen program studi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridharma perguruan tinggi,
guna  menentukan  kelayakan  program  studi  untuk  menyelenggarakan  program akademiknya.  Dengan  tingkat  akreditasi  yang  baik hal ini akan berdampak pada animo masyarakat yang akan masuk ke Politeknik Negeri Sambas itu sendiri. Untuk meraih akreditasi yang baik diperlukan system perarsipan dokumen yang baik pula. Pengarsipan data akreditasi itu sendiri adalah dokumen yang menjadi dasar  dalam menentukan standar mutu dan kelayakan   program studi pada sebuah perguruan tinggi dari waktu ke waktu.
Berdasarkan  fakta  dilapangan  pada  saat  ini,  pengarsipan  yang  dilakukan  di Politeknik  Negeri  Sambas  masih  dilakukan  secara  manual.  Sebagai  contoh  kasus pada saat diperlukan dokumen tertentu oleh asesor BAN-PT, maka pencarian berkas dokumen  hardcopy  dicari  secara  satu  persatu  kemudian  disortir  dan  kemudian diserahkan  sehingga  memerlukan  waktu  yang  lama  dan  tidak  efektif.  Peraturan BAN-PT  Nomor  3  tahun  2019  juga  menyebutkan  terdapat  penambahan  kriteria penilaian  yang  sebelumnya  terdapat  7  kriteria  sekarang  bertambah  menjadi  9 kriteria.  Dengan  penambahan  kriteria ini, tentu menambah data dokumen berkas yang harus dipersiapkan. Jika pengarsipan masih dilakukan secara manual maka hal ini  akan  menjadi  semakin  tidak  efektif.  Oleh  karena  itu  diperlukan  dukungan teknologi  salah  satunya  melalui pembuatan aplikasi pengarsipan digital dokumen akreditasi sehingga diharapkan dapat mempercepat akses file dokumen, pendataan dokumen menjadi lebih rapi dan teratur, seta tingkat koordinasi antar unit, prodi, lembaga mutu, lembaga penelitian dan PKM, bahkan sampai ke tingkat manajemen Perguruan Tinggi menjadi lebih cepat mudah dan valid.

## METODE PENELITIAN
Metode  pengembangan  perangkat  lunak  yang  digunakan  dalam    pelaksanaan penelitian  Rancang  Bangun  Aplikasi  Pengarsipan  Digital  Dokumen  Akreditasi Program  Studi  Berbasis  Web    Berdasarkan  Kriteria  dan  Prosedure  AIPT  3.0  ini, menggunakan metode waterfall. Waterfall adalah suatu metodologi Pengembangan perangkat lunak yang mengusulkan pendekatan pendekatan perangkat lunak secara sistematis dan sekuensial yang dimulai pada tingkat kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan.
Gambar 1. Metode Waterfall
Adapun tahapan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Requirement definition.
Langkah  ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa dilakukan dengan metode wawancara, observasi dan  studi literatur. Informasi tentang proses bisnis dan data yang terdapat pada data atau dokumen yang berkaitan dengan proses akreditasi sehingga akan  tercipta  sebuah  sistem  informasi  yang  sesuai  dengan  kebutuhan. Tahapan ini akan menghasilkan data yang berhubungan dengan keinginan user  dalam  pembuatan  sistem.  Dokumen  inilah  yang  akan menjadi acuan sistem analis untuk menerjemahkan ke dalam bahasa program.
b. System and Software desain
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski dalam (Jogiyanto H.M,1999:196) “ Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan  sketsa  atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Pada Tahapan ini dilakukan penuangan pikiran dan perancangan terhadap solusi dari permasalahan yang ada  dengan  menggunakan  perangkat  pemodelan  system  seperti  use  case diagram, serta struktur bahasan data.
c. Implementation and unit testing. Tahapan ini dilakukan Penulisan kode program atau coding yang merupakan implementasi  pada  tahap  design.  Dalam  tahapan  ini,  programmer  akan meterjemahkan  transaksi  yang  diminta  oleh  user.  Tahapan  pengujian dilakukan guna memastikan bahwa sistem yang dibangun dapat memenuhi karakteristik dan spesifikasi yang telah direncanakan sebelumnya.
d. Operational maintenance
Tahapan  ini  adalah  tahapan  operasional  Aplikasi  Pengarsipan  Digital Dokumen Akreditasi Prodi Berbasis Web.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Adapun  hasil  dari  penelitian  ini  berupa  aplikasi  pengarsipan  digital  dokumen akreditasi  program  studi berbasis web. Berikut ini adalah tampilan form /halaman aplikasi :
1. Halaman Login Halaman  ini  berfungsi  sebagai  halaman  akses  user  pengguna  yang  terdiri dari Admin, Tim Akreditasi dan Ketua Program Studi. Adapun Halaman ini dapat dilihat pada gambar 1
Gambar 1 Halaman Login Aplikasi Arsip Digital Dokumen Akreditasi Prodi

## 2. Halaman Dashboard Admin
Setelah menginputkan username dan password maka user akan di arahkan pada halaman dashboard. Dimana Halaman ini menampilkan menu pilihan berdasarkan  Kriteria  yang  akan  di  isi  oleh  tim  Akreditasi Prodgram studi. Adapun tampilan halaman dashboard Admin dapat dilihat pada gambar 2

## Gambar 2 Halaman Dashboard Admin
3. Halaman Manajemen User
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data user meliputi nama,jabatan , prodi dan level akses. Adapun Halaman manajemen user dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3 Halaman Manajemen User
4. Halaman Profil Akun
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data user secara detail data dan Status Akses. Adapun Halaman manajemen user dapat dilihat pada gambar 4.

## Gambar 4 Halaman Profil Akun
5. Halaman Kelola Dokumen Berdasarkan Kriteria
Halaman ini berfungsi untuk mengelola dokumen akreditasi pada masing-masing user tim akreditasi berdasarkan kriteria yang dikerjakan. Pada halaman ini terd apat menu upload data dokumen akreditasi. Adapun Halaman Kelola dokumen  akreditasi d ap at dilihat pada gambar 5.

## Gambar 5 Halaman Kelola Dokumen Berdasarkan Kriteria
6. Halaman Verifikasi Dokumen User Kaprodi
Halaman ini berfungsi  untuk melakukan verifikasi berkas  oleh kaprodi terhadap dokumen yang telah di upload oleh tim akreditasi prodi. Untuk dokumen y ang tid ak sesuai dengan kriteria yang  ditentukan maka pada halaman ini akan ditampilkan dengan status perbaikan.

## SIMPULAN
Dalam penulisan skripsi ini dapat diambil beberapa kesimpulan dalam penggunaan aplikasi penjualan gitar custom ini, adalah sebagai berikut :
1. Telah berhasil dibuat aplikasi pengarsipan digital dokumen akreditasi berbasis web
2. Aplikasi  pengarsipan  ini  telah  dilengkapi  dengan  f itur  validasi  dokumen  yang berfungsi untuk memastikan dokumen yang di input sudah sesuai kebutuhan  k riteria dokumen

## DAFTAR PUSTAKA
BasisData. Penerbit. Bandung : Bi-Obses. J.Rekayasa Pangan dan Pert., Vol.5 No. 3 Th. 2017
Sucipto. Perancangan Active Database System pada Sistem Informasi Pelayanan HargaPasar. Jurnal INTENSIF, Vol.1, No.1, Februari 2017 ISSN: 2549-6824
HM, Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI Konsep Dasar Sistem
Informasi,http://www.unsri.ac.id/upload/arsip/BAB%20I.pdf[27 Maret 2017] Nazruddin Safaat H. 2011. Pemrograman Aplikasi Mobile Smartphone dan Tablet PCberbasis Android. Informatika, Bandung Saifulrahman, 2010. Pengantar Sistem Informasi.http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/ files/2010/03/ Pengantar- SistemInformasi.pdf [27Maret 2017]