Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## Sistem Informasi Pengarsipan Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi
Bayu Febriadi 1 , Fana Wiza 2 , Pandu Pratama Putra 3 1,2 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Lancang Kuning
3 STMIK AMIK Riau
e-mail: bayufebriadi9@gmail.com, fanawiza@unilak.ac.id,
pandupratamaputra91@gmail.com
Abstract
At Lancang Kuning University, there were no facilities that could be used in the preparation of university accreditation instruments, while the need for accreditation data was greatly needed by the academics of the yellowish university in the preparation of accreditation instruments for universities and study programs so that they were still having difficulty filing and presenting form data information, plans strategic and operational and self-evaluation plan along with the documents needed during the visitation activity by the assessor of  the National Accreditation Board of Higher Education (BAN-PT). With the use of information technology in the application of  computerized  based  applications  for  filing  and  presenting  accreditation  data  needs,  it  is expected  to  help  the  academic  community  more  quickly  and  precisely  in  the  data  processing instrument for accreditation. It is expected that with the development of archiving applications and  the  presentation  of  accreditation  instruments  with  the  completion  of  the  System Development Lyfe Cycle (SDLC) method in the problem analysis phase, the applications built can improve the quality of accreditation instruments in data processing that are well integrated and can be utilized at any time by the community the Lancang Kuning university.
Keywords : Information System, Accreditation, Lancang Kuning University.

## Abstrak
Pada  Universitas  Lancang  Kuning  belum  adanya  sarana  yang  bisa  digunakan  dalam penyusunan  instrumen  akreditasi  perguruan  tinggi  sementara  kebutuhan  data  akreditasi sangat  dibutuhkan  oleh  civitas  akademika  universitas  lancang  kuning  dalam  penyusunan instrumen  akreditasi  perguruan  tinggi maupun  program  studi  sehingga  masih  mengalami kesulitan  dalam  pengarsipan  dan  penyajian  informasi  data  borang,  rencana  strategis  dan rencana  operasional  dan  evaluasi  diri  beserta  dokumen-dokumen  yang  diperlukan  saat kegiatan  visitasi  oleh  assessor  Badan  Akreditasi  Nasional  Perguruan  Tinggi  (BAN-PT). Dengan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan aplikasi berbasis komputerisasi untuk pengarsipan dan penyajian kebutuhan data akreditasi diharapkan dapat membantu civitas  akademika  lebih  cepat  dan  tepat  dalam  pengolahan  data  instrumen  akreditasi. Diharapkan dengan adanya pengembangan aplikasi pengarsipan dan penyajian instrument akreditasi dengan penyelesaian metode System Development Lyfe Cycle (SDLC) dalam tahap analisa  masalah  ,  aplikasi  yang  dibangun  dapat  meningkatkan  kualitas  dalam  pengisian instrumen  akreditasi  dalam  pengolahan  data  yang  terintegrasi  dengan  baik  dan  dapat  di manfaatkan setiap saat oleh civitas akademika universitas lancang kuning.
Kata kunci : Sistem Informasi, Akreditasi, Universitas Lancang Kuning.

## 1. PENDAHULUAN
Sebagian besar dari informasi bisnis saat ini masih dalam format kertas. Bagian ini merupakan bagian perkantoran modern yang tidak berubah[1][2]. Kertas  dokumen  masih  memenuhi  laci-laci  penyimpan  dokumen.  Mencari kembali  dokumen-dokumen  dari  tempat  penyimpanan  ini  dapat  menjadi
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
pengalaman yang melelahkan. Dokumen dapat salah letak atau bahkan hilang. Sangat  jarang  ada  cadangan  ( back-up )  untuk  dokumen  seperti  ini.  Pada Universitas Lancang Kuning belum adanya sarana yang bisa digunakan dalam penyusunan  instrumen  akreditasi  perguruan  tinggi  sementara  kebutuhan data akreditasi sangat dibutuhkan oleh civitas akademika universitas lancang kuning  dalam  penyusunan  instrument  akreditasi  perguruan  tinggi  maupun program studi sehingga masih mengalami kesulitan dalam pengarsipan dan penyajian informasi data borang, rencana strategis dan rencana operasional dan Evaluasi Diri beserta dokumen-dokumen yang diperlukan saat kegiatan visitasi oleh assessor Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Dengan  pemanfaatan  teknologi  informasi  dalam  penerapan  aplikasi berbasis  komputerisasi  untuk  pengarsipan  dan  penyajian  kebutuhan  data akreditasi  diharapkan  dapat  membantu  civitas  akademika  lebih  cepat  dan tepat dalam pengolahan data instrumen akreditasi [3-6]. Diharapkan dengan adanya  pengembangan  aplikasi  pengarsipan  dan  penyajian  instrument akreditasi  dengan  penyelesaian  metode  System  Development  Lyfe  Cycle (SDLC)  dalam  tahap  analisa  masalah,  aplikasi  yang  dibangun  dapat meningkatkan  kualitas  dalam  pengisian  instrument  akreditasi  dalam pengolahan data yang terintegrasi dengan baik dan dapat di manfaatkan setiap saat oleh civitas akademika universitas lancang kuning.
Berdasarkan  uraian  diatas  penulis  mencoba  untuk  membahas  dan menuangkannya  dalam  sebuah  penelitian  yang  berjudul  Sistem  Informasi Pengarsipan Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi dimana perumusan dari permasalahan  adalah  bagaimana  merancang  dan  memanfaatkan  sistem informasi pengarsipan sebagai media yang dapat digunakan dalam kebutuhan data  instrumen  akreditasi  pada  Universitas  Lancang  Kuning  dalam  bentuk informasi yang lebih efektif dan efisien.

## 2. METODE PENELITIAN
Metodologi  penelitian  dan  kerangka  kerja  penelitian  yang  digunakan dalam  penyelesaian  penelitian  ini.  Kerangka  kerja  ini  merupakan  langkah- langkah yang akan dilakukan dalam rangka  penyelesaian masalah yang aka dibahas  [7].  Adapun  tahapan  dalam  pemodelan  yang  digunakan  adalah pemodelan Waterfall , dan dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Perancangan Sistem
Requirements Analysis Analisis Sistem Desain dan Coding Testing Implementasi
Gambar 1. Tahapan Model Waterfal
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
Berdasarkan  gambar  1  ada  beberapa  tahapan  dalam  membangun  sebuah sistem  informasi  pengarsipan  instrumen  akreditasi  perguruan  tinggi  yakni: perancangan  sistem, requirements  analysis ,  analisis  sistem, design  systems coding , testing dan implementasi
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Rancangan  sistem  informasi  pengarsipan  instrument  akreditasi perguruan tinggi Rancangan metode pengembangan sistem development lyfe cycle (SDLC) dengan  alat  bantu  sistem  pendekatan  unified  modelling  language  (UML)[8- 11].
a. Usecase Diagram
Beikut  ini  Usecase  Diagram sistem  informasi  pengarsipan  instrumen akreditasi Perguruan Tinggi di universitas lancang kuning:
BPM Mengelola Data User Login Tim Akreditasi Program Studi «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Sistem Informasi Pengarsipan Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi Evaluasi Diri Renstra dan Renop Prodi Renstra dan RIP dan RENOP «uses» Instrumen Borang IIIA Update Informasi Simulasi Akreditasi Nilai Borang PRODI «uses» LKPT LED Dekan Instrument Borang III B «uses» «uses» Gambar 2. Usecase Diagram
Penjelasan:
1. Dalam pengembangan sistem ada 4 aktor yaitu : Badan Penjaminan Mutu, Tim Akreditasi, Dekan dan Program Studi.
2. Badan  Penjaminan  Mutu  bertugas  mengontrol  sistem,  mengisi content  ,  mengelola  akun  pengguna  sistem,  maintenance  aplikasi sistem informasi pengarsipan instrument akreditasi perguruan tinggi.
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
3. Tim Akreditasi bertugas sebagai upload Laporan Kinerja Perguruan Tinggi  (LKPT),  upload  Laporan  Evaluasi  Diri  (LED)  dan  Upload Rencana Strategis (Renstra), RIP dan Rencana Operasional (Renop)
4. Program  Studi  bertugas  sebagai  upload  instrument  borang  IIIa, evaluasi diri, Rencana Strategis dan Renop Prodi masing-masing.
5. Dekan bertugas sebagai upload instrument borang IIIb Fakultas.
Semua aktor harus login terlebih dahulu sebelum melakukan  kegiatan didalam sistem.
b. Activity Diagram
Activity  Diagram menjelaskan  bagaimana  alur  dari  sistem  yang dikembangkan dalam register peserta international onference berbasis online, dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
BPM Dekan Tim Akreditasi Program Studi Buka Sistem Pengarsipan Upload Evaluasi Diri Validasi Upload Borang IIIa Upload Borang IIIb Simulasi Akreditasi Monev AMI Nilai Borang Upload Renstra dan Renop Valiadasi Borang IIIb Upload LKPT Uploaad LED Upload Renstra n Renop
Gambar 3. Activity Diagram
Penjelasan:
1. Pada activity diagram menjelaskan masing- masing actor dalam sistem informasi pengarsipan akreditasi  perguruan tinggi universitas lancang kuning sistem yang berbasis online.
2. BPM  juga  membaca  dan  melihat  panduan  dalam  melihat  instrument akreditasi yang telah diupload oleh program studi dan dekan maupun tim  akreditasi  lalu  melakukan  simulasi  dalam  akreditasi  untuk melakukan pemberian nilai akreditasi program studi.
3. Tim Akreditasi menupload data standar laporan kinerja perguruan tinggi dan laporan evaluasi diri maupun renstra dan renop perguruan tinggi.
4. Program Studi mengupload borang dan renstra program studi ke sistem informasi pengarsipan akreditasi perguruan tinggi.
5. Dekan upload boring IIIb Fakultas masing-masing.
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## c. Class Diagram
Class Diagram menjelaskan entitas dan atribut didalam sistem Informasi Sistem  pengarsipan  instrument  akreditasi,  dapat  dilihat  pada  gambar  di bawah ini:
Id_admin Username Password NamaLengkap Level Alamat Notelp Tgl_Entry Foto T_User Id_Upload Prodi Judul Borang Tgl_Masuk Status File Fakultas Status ----------------------- Add() Upload() Update() Simpan()

## SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
Renstra ID_LED Judul Tgl_Masuk File Status -------------------- Pinjam() Update() Simpan() Evaluasi Diri ID_User Nama Alamat Jk Tgl_Masuk Telp Fakultas User_Entry -------------------- Add() Update() Simpan() Kode_Angsur Kode_Pinjm Angsuran_ke Besar Denda Sisa_Pinjam Kode_Anggota U_Entry Tgl_Entry -------------------- Pinjam() Update() Simpan() LKPT Dekan ID_User Nama Alamat No_Telp Jk Jabatan User_Entry Tgl_Entry -------------------- Add() Update() Simpan() ID_User Prodi Nama Alamat Jk Tgl_Masuk Telp Standar User_Entry -------------------- Add() Update() Simpan() Tim AKreditasi ID_User Prodi Nama Alamat Jk Tgl_Masuk Telp Fakultas User_Entry -------------------- Add() Update() Simpan() Prodi Login Login() Cancel() Menu BPM Kode Prodi Tgl_Simulasi Nilai Rubrik Keterangan -------------------- Add() Update() Simpan() Simulasi Akreditasi ID_upload Prodi Judul Borang Tgl_Masuk Status File Fakultas -------------------- Add() Upload() Update() Simpan() Borang ID_LED Judul Tgl_Masuk File Status -------------------- Nilai() Update() Simpan() Monev ID_Renop Judul Tgl_Masuk File Status ------------------- Update() Upload() Simpan() Renop
Gambar 4. Class Diagram
Penjelasan:
Pada  class  diagram  ada  4  entitas  dalam  sistem  Informasi  Sistem pengarsipan  instrument  akreditasi:  Login,  upload  Borang,  Upload  Evaluasi Diri,  Upload  Renstra,  Upload  Renop,  Upload  LKPT,  Tim  Akreditasi,  BPM, Program Studi dan Dekan.
1. Masing-masing entitas memiliki atribut yang merupakan penjelasan dari entitas tersebut.
2. Pada class diagram juga menjelaskan integritas aliran data dalam sistem yang dikembangkan.
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## 3.2. Interface sistem yang baru
Pada  tampilan  sitem  yang  baru  yang  telah  dibangun  berdasarkan perancangan  sebelumnya  dari  usecase  diagram,  activity  diagram,  dan  class diagram. Dari penjelasan Unified Modelling Language.

## a. Menu Utama
Pada  rancangam  sistem  yang  dibangun  menu  utama  sistem  Informasi Sistem pengarsipan instrument akreditasi pada Universitas Lancang Kuning pada gambar dibawah ini.
Gambar 5. Tampilan Menu Utama
b. Input Data Borang
Pada  rancangam  sistem  yang  dibangun  menu  utama  sistem  Informasi Sistem  pengarsipan  untuk  upload  borang  instrument  akreditasi  pada Universitas Lancang Kuning pada gambar dibawah ini.
Gambar 6. Tampilan Upload Borang
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti

## c. Daftar Periode Akreditasi
Pada  rancangam  sistem  yang  dibangun  menu  utama  sistem  Informasi Sistem pengarsipan untuk upload periode akreditasi pada Universitas Lancang Kuning pada gambar dibawah ini.
Gambar 7. Tampilan Periode Akreditasi

## 4. SIMPULAN
Setelah dilakukan kegiatan penelitian pada universitas lancang kuning , maka penulis menyimpulkan bahwa:
a. Aplikasi Sistem Informasi pengarsipan instrument akreditasi yang telah dibangun  sebagai  media  dalam  kegiatan  akreditasi  sehingga  data instrument  akreditasi  lebih  terintegrasi  dengan  baik  pada  Universitas Lancang Kuning.
b. Dengan  memanfaatkan  aplikasi  berbasis  data  sehingga  penogolahan data kegiatan dan pengolahan data boring, renstra, renop, evaluasi diri, LKPT  dapat dilakukan dengan cepat dan tepat oleh civitas akademika Universitas Lancang Kuning.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Fathansyah, “ Sistem Basis Data. Bandung: Informatika”, (2004).
[2]  Febriadi,  Bayu.  2017.  “Efisiensi  Sistem  Informasi  berbasis  Online  Dalam pengumpulan RPKPS mata Kuliah Untuk Pengembangan Kompeteensi Program Studi” Vol 8, No. 1, Digital Zone, “Jurnal teknologi Informasio dan Komunikasi”.
[3]  Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta, Yogyakarta: Andi [4]  Mohammad  Yazdi,  2012,  e-learning  sebagai  media  pembelajaran  interaktif berbasis  teknologi  informasi, urnal  Ilmiah  Foristek  Vol.  2,  No.  1,  Maret  2012, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Tadulako.
[5]  Herawati,  Y.,  “ Rekayasa  Perangkat  Lunak  Untuk  Penjualan  Perlengkapan Pengantin  Adat  Minangkabau  Berbasis  Web”, Padang:  Institut  Teknologi Padang, (2013).
[6]  Nyimas  Sriwihajriyah,  2012,    Perancangan  aplikasi E-Profile  berbasis  online sebagai  sarana  informasi  dosen  pada  stmik  pusri  Palembang, Jurnal  Sistem Informasi (JSI), VOL. 4, NO. 1, April 2012.
Volume 3 Nomor 1 Maret 2019, pp. 152-159 ISSN:2548-9771/EISSN:2549-7200 http://tunasbangsa.ac.id/ejurnal/index.php/jsakti
[7] Nugroho,  A.,  “ Rekayasa  Perangkat  Lunak  Berorientasi  Objek  dengan Metode USDP”, Andi, (2010).
[8] Oneto,  Erima. 2008. Cascadading Management Style Sebagai media Program Berbasis Web. Bandung: Informatika
[9] Saraswati,  E.,  “Sistem  Informasi  Akademik  Berbasis  Web  Pada  Sekolah Menengah Pertama Negeri 3 Pringkuku”, Indonesian Journal On Networking and Security  – IJNS, (Volume 2 No 4 – Oktober 2013,  ISSN: 2302-5700) .
[10]   Simarmata, J, “ Rekayasa Perangkat Lunak”, Andi, (2010).
[11]  Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Jakarta: Andi Jogjya