## SISTEM DOKUMENTASI DENGAN METODE TAG DAN LINK

## Agus Suheri

## Program Studi Teknik Informatika Universitas Suryakancana
agussuheri@unsur.ac.id
Abstrak -  Kegiatan  administrasi  selalu  menghasilkan  berkas  atau  dokumen,  yang  biasanya  dikelola  dengan melakukan pencatatan data dokumen, yang selanjutnya dokumen yang dihasilkan dalam proses kegiatan yang bersifat fisik tersimpan begitu saja tanpa pengelolaan berkelanjutan. Akibat tidak terdapatnya pengelolaan berkelanjutan dari proses tersebut maka mengakibatkan dokumen secara fisik menumpuk menghabiskan tempat berakibat kebutuhan tempat menjadi lebih besar secara fisik, mudah rusak akibat tempat penyimpanan atau gangguan akibat penyimpanan, serta  ketika  dibutuhkan  di  suatu  pada  suatu  saat  dalam  proses  pencarian  membutuhkan  waktu  yang  relatif  lama. Pengelolaan  Dokumen  berkelanjutan  diperlukan  dengan  dibuatkan  perangkat  bantu  dalam  pengelolaan  dokumen dengan  menggunakan  sistem  dimana  setiap  dokumen  akan  didigitasi  kemudian  diberikan  TAG (Penandaan/Pelabelan)  dan  akan  dihubungkan  dengan  metode  “Link”.  TAG  digunakan  sebagai  penandaan  atau pelabelan pada dokumen yang telah digitasi untuk mengelompokkan, pengategorian,  dan mencantumkan keterangan singkat  dari  dokumen  tersebut,  sedangkan  Link  akan  berguna  untuk  merelasikan  kepemilikan  atau  keterlibatan seseorang dengan dokumen tersebut, sehingga bisa diketahui dan ditemukan dengan mudah serta cepat dalam temu kembali berkas yang diperlukan.  Sistem ini dibangun berbasis desktop, dipilih dikarenakan akan lebih mudah dalam proses digitasi dokumen yang menghubungkan antara perangkat keras dan perangkat lunak, dengan menggunakan tools RAD Studio Delphi Xe8, dan  Database Manajemen Sistem yang akan mengelola data dokumen hasil digitasi digunakan MySQL.
Kata kunci : Sistem, Dokumentasi, Link, TAG, RAD Studio Delphi Xe8
Abstract - Administrative activities always produce files or documents, which are usually managed by recording document data, which then documents that are  generated in the  process of physical activities are  stored without sustainable management. As a result of the absence of sustainable management of the process, it results in documents physically piling up the space resulting in larger physical needs, easily damaged due to storage or disruption due to storage, and when needed at some point in the search process requires a relatively long time . Continuous Document Management is needed by making assistive devices in document management using a system where each document will be digitized then given TAG (Labelling / Labelling) and will be linked to the "Link" method. TAG is used as marking or labelling of documents that have been digitized to group, categorize, and include a brief description of the document, while Link will be useful to clarify the ownership or involvement of someone with the document, so that it can be known and found easily and quickly in the retrieval file needed. This system is built on a desktop basis, chosen because it will be easier in the process of digitizing documents that connect hardware and software, using the RAD Studio Delphi Xe8 tools, and Database Management System that will manage the digitized document data used by MySQL.
Keywords: System, Documentation, Link, TAG, Delphi Xe8 RAD Studio

## 1. PENDAHULUAN
Sistem  merupakan  suatu  kumpulan  berbagai  elemen dalam  suatu  organisasi  yang  satu  sama  lain  saling berintegrasi  dan  berhubungan  yang  memiliki  tujuan yang  sama.  Sistem  mengelola  untuk  mempermudah suatu kegiatan dalam organisasi menjadi lebih efektif dan efisien. Pengelolaan atau istilah lain Manajemen. “Sistem  informasi    adalah  kumpulan  dari    sub -sub sistem  baik  pisik  maupun  non  pisik  yang    saling berhubungan  satu sama  lain dan bekerja  sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna (Susanto, 2017 )”.
Menurut  UU  RI  No.43  Tahun  2009  Tentang  Arsip pasal  1  ayat  2  dan  Peraturan  Pemerintah  Republik Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012    Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang  Kearsipan dikatakan  “ Arsip  adalah  rekaman
kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Dalam  suatu  organisasi  yang  modern  pengelolaan dokumen  diorganisasi  dengan  menggunakan  sistem digital,  dimana  pada  sistem  ini  perangkat  komputer baik hardware ataupun software digunakan  dalam mengelola  dokumen.  Dokumen  yang  dikelola disimpan atau diarsipkan dalam bentuk fisik memiliki permasalahan  baru  yaitu  bertumpuknya  berkas  fisik yang memenuhi lemari arsip atau ruang penyimpanan, sedangkan  arsip  tersebut  terkadang  akan  dibutuhkan kembali pada saat yang akan datang.
Dalam  pengelolaan  dokumen  biasanya  dokumen dikelompokkan dalam kelompok besar yaitu dokumen keluar,  dokumen  masuk,  dan  dokumen  referensi. Dokumen keluar atau masuk biasanya berupa surat dan atau  dokumen  pendukungnya  atau  lampiran  berupa laporan-laporan.  Sedangkan  dokumen  referensi  bisa berupa  dokumen  peraturan,  pedoman,  petunjuk,  atau dokumen  yang  dijadikan  bahan  referensi  dalam kegiatan. Terbentuknya dokumen dari waktu ke waktu mengakibatkan dokumen menjadi bertumpuk sehingga memakan tempat yang besar, dan dalam proses temu kembali  dokumen  mengalami  kendala  dimana dokumen  yang  dicari  sulit  dan  lama  dalam  proses pencarian. Dalam proses pencarian kembali biasanya pencarian  dokumen  dilakukan  berdasarkan  beberapa kriteria,  sepeti  waktu,  perihal,  orang  yang  terlibat, kegiatan,  dan  organisasi  yang  terlibat.  Untuk menyimpan  dokumen  berdasarkan  kriteria  tersebut maka  sulit  dalam  menyimpan  dokumen  tersebut, sehingga  akhirnya  pengelolaan  hanya  memisahkan dokumen berdasarkan jenis dokumen keluar, dokumen masuk,  dan  dokumen  referensi  yang  terkadang tersimpan  dalam  satu  tempat.  Hal  lain  yang  terjadi kadang  dokumen  tidak  ditemukan  karena  terbuang atau dimusnahkan tanpa sengaja oleh pihak lain yang menemukan dokumen tercecer.
Berdasarkan masalah tersebut maka  diperlukan suatu sistem  yang  dapat  menyelesaikan  masalah  tersebut dengan  menggunakan  teknologi  komputer  dalam mengelola  dokumen-dokumen  tersebut.  Dalam pengelolaan dengan sistem berbasis komputer ini maka diperlukan  sebuah  perangkat  lunak  yang  akan mengelola  yang  dibuat  dengan  menggunakan perangkat  lunak  pemrograman  RAD  Studio  Delphi Xe8  dan Database Manajemen  Sistem  (DBMS) menggunakan MySQL, serta menggunakan perangkat keras pemindai dokumen atau scanner desktop sebagai alat bantu, dalam proses digitasi dokumen.
Penelitian  ini  mengambil  judul  yaitu  Sistem Dokumentasi dengan Metode TAG dan Link. Dengan adanya  penelitian  ini  diharapkan  sistem  pengelolaan dokumen  menjadi  terkomputerisasi  sehingga  dalam proses temu kembali dokumen dapat mudah ditemukan dan diakses secara cepat, tepat, dan akurat.

## Rumusan Masalah
Dalam penelitian ini ditentukan rumusan masalahnya yaitu  Bagaimana  membuat  Sistem  Manajemen Dokumen  dengan  Metode  Link  dan  Tag  yang  dapat mengelola  dokumen  sehingga  dalam  proses  temu kembali dokumen dapat mudah ditemukan dan diakses secara cepat, tepat, dan akurat.

## Maksud dan Tujuan
Maksud  dari  penelitian  ini  adalah  membuat  Sistem Manajemen  Dokumen  dengan  Metode  Link  dan  Tag yang dapat mengelola dokumen sehingga dalam proses temu  kembali  dokumen  dapat  mudah  ditemukan  dan diakses secara cepat, tepat, dan akurat.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : a. Terkomputerisasinya
sistem manajemen dokumen
b. Dokumen  dapat  tersimpan  dengan  rapi  dan mudah diakses secara cepat, tepat, dan akurat
c. Dokumen  tersimpan  secara  digital  dan  dapat meminimalkan  kerusakan  akibat  fisik  dokumen yang  rusak  dan  meminimalkan  penggunaan tempat secara fisik.
d. Terbentuknya  tata  kelola  dokumen  sehingga proses  temu  kembali  dokumen  menjadi  cepat, tepat, dan akurat

## 2. KAJIAN  PUSTAKA  DAN  PERUMUSAN HIPOTESIS
Dalam  landasan  teori  ini  akan  membahas  beberapa teori yang digunakan dalam penelitian ini. Teori yang digunakan  seperti  Pengertian  Dokumen,  Data, Informasi, Sistem, Metode TAG dan Link.

## Pengertian Arsip Elektronik
Dalam  papernya  Budiman,  Ellen  (2009),  dengan “Penerapan Digital  Library Dengan  Menggunakan Teknologi  Informasi,  Binus University ,  Jakarta” dinyatakan  bahwa “Menurut  Nation al Archives  and Record  Administration (NASA)  USA,  rekod elektronik merupakan rekod-rekod yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang  dapat  memprosesnya.  Oleh  karenanya  rekod elektronik  seringkali  dikatakan  sebagai Machine- readable  record. Rekod  elektronik  merupakan informasi  yang  terkandung  dalam file dan  media elektronik,  yang  dibuat,  diterima,  atau  dikelola  oleh organisasi  maupun  perorangan  dan  menyimpannya sebagai bukti kegiatan”.
Dokumen  elektronik  dapat  dihasilkan  dari  berbagai kegiatan  dimana  sumbernya  bisa  berasal  dalam berbagai bentuk seperti semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm , magnetic tape ,  atau  bahan  lain  tanpa menghiraukan  bentuk  fisik  atau  karakteristik,  dibuat atau  diterima  menurut  undang-undang.  Menurut international  Standart  Organization (ISO),  rekod adalah  informasi  yang  disimpan  dalam  berbagai bentuk,  termasuk  data  dalam computer ,  dibuat  atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam  transaksi  bisnis,  dan  menyimpannya  sebagai bukti aktivitas.
Dibandingkan  dengan  perekaman  konvensional (kertas),  perekaman  elektronik  memiliki  beberapa keuntungan, diantaranya adalah :
a. Proses  penemuan  dan  penyajian  informasi  yang cepat dan lengkap.
b. Akses  dan  penggunaan  informasi  oleh  lebih  dari satu  pengguna  ( multi  user )  dalam  waktu  yang bersamaan.
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat
d. Memiliki  keakuratan  dalam  penyimpanan  yang tinggi.
Bentuk  media  perekaman  elektronik  bermacam- macam dengan ketahanan penyimpanan yang berbeda- beda  antara  lain:  Media  magnetik ( Magnetic  Media ), Disk  magnetik  ( Magnetic  Disk ),  Pita  Magnetik ( Magnetic  Tape ),  Kaset  ( Cassette ),  Media  Optik ( Optical Disk) . Jenis dan bentuk rekod elektronik juga bisa  bermacam-macam  seperti  File  Teks,  File  Data, Database.

## Pengelolaan Dokumen Elektronik
Dalam  pengelolaan  dokumen  elektronik  diperlukan teknik  khusus  yang  memiliki  perbedaan  dengan pengelolaan  dokumen  tercetak.  Proses  pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan yaitu, proses  digitalisasi,  penyimpanan  dan  pengaksesan dokumen.
Proses-proses tersebut bisa dijabarkan sebagai berikut :
Proses Digitalisasi Dokumen Proses  perubahan  dari  dokumen  tercetak  ( printed document ) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan  proses  digitalisasi  dokumen.  Seperti  pada Gambar  1,  dokumen  mentah  (surat  tugas,  surat keterangan,  surat  keputusan,  dan  lain  sebagainya) diproses  dengan  sebuah  alat  ( scanner )  untuk menghasilkan  dokumen  elektronik.  Ini  tidak diperlukan  lagi  apabila  dokumen  elektronik  sudah menjadi  standar  dalam  proses  dokumentasi  sebuah organisasi,  maksudnya  ketika  dalam  sebuah  lembaga mengedarkan  atau  mengeluarkan  dokumen  tercetak mereka juga telah mengarsipkannya  ke dalam format digital seperti .pdf atau format data lainnya.
Gambar 1. Proses Digitalisasi dokumen (Budiman, Ellen (2009))

## Proses Penyimpanan
Dalam  proses  penyimpanan,  dilakukan  beberapa langkah, yaitu :
a) pemasukan data,
b) penyuntingan data,
c) pembuatan indeks,
d) klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen.
Klasifikasi  dokumen  dapat  menggunakan  metode UDC  ( Universal  Decimal  Classification )  atau  DDC ( Dewey Decimal Classfication ).
Tabel 1. Perbandingan File Base dan Database Approach
File Base Approach Database Approach Data duplication Data dependence Incompatible file format Simple Data  sharing  and  no duplication Data independence Compatible file format
Complex
Pada  proses  penyimpanan  data  terdapat  2  (Dua) metode yang bisa digunakan yaitu pendekatan berbasis file ( file  base  approach )  dan  pendekatan  basis  data ( database approach ). Dimana masing-masing mempunyai  kelebihan  dan  kelemahan,  yang  dapat dilihat  pada  Tabel  1.  Pada  tabel  tersebut,  proses penyimpanan  yang  menggunakan  metode file  base approach menyebabkan  terjadinya  duplikasi  data, keterikatan data, adanya format file yang tidak sesuai, dan simple.
Sedangkan penyimpanan yang menggunakan database approach , memiliki data yang dapat dibagi dan tidak ada duplikasi data, data dapat diakses dan dimanipulasi dengan  mudah,  memiliki  format  yang  sesuai  serta bersifat kompleks.

## Proses Pengaksesan Dokumen
‘Pengaksesan’ adalah proses terhadap dokumen yang telah disimpan untuk bisa didapatkan atau ditemukan yang  kemudian  dilakukan  proses  pembacaan, penulisan,  atau  penyuntingan  dokumen.  Dalam  skala besar metode pendekatan database akan lebih fleksibel dan  efektif,  dimana    sifat  pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data ( data independence ), dengan  data  yang  sama  bisa  membuat interface ke berbagai aplikasi lain baik yang berbasis stand-alone ( clientbase) maupun web-base .

## 3. ANALISIS MASALAH
Pengelolaan administrasi dokumen dalam bentuk fisik disimpan  dalam  lemari  berangkas  dimana  didalam- Nya dikelompokkan dan tersimpan dalam map binder. Pada lemari berangkas berkas dokumen
dikelompokkan dalam kelompok besar yaitu dokumen keluar, dokumen masuk, dan dokumen referensi, yang tersimpan pada tiap tingkat loker/laci 1,2,3, dan 4. Pada setiap laci dikelompokkan lagi berdasarkan tahun/waktu.  Terbentuknya  dokumen  dari  waktu  ke waktu  mengakibatkan  bertumpuk  dan  dalam  proses temu  kembali  dokumen  mengalami  kendala  karena biasanya  pencarian  dokumen  dilakukan  berdasarkan beberapa  kriteria,  sepeti  waktu,  perihal,  orang  yang terlibat, kegiatan, dan organisasi yang terlibat. Untuk menyimpan  dokumen  berdasarkan  kriteria  tersebut maka  sulit  dalam  menyimpan  dokumen  tersebut, sehingga  akhirnya  pengelolaan  hanya  memisahkan dokumen berdasarkan jenis dokumen keluar, dokumen masuk,  dan  dokumen  referensi  yang  terkadang tersimpan dalam satu tempat.
Dokumen keluar atau masuk biasanya berupa surat dan atau  dokumen  pendukungnya  atau  lampiran  berupa laporan-laporan.  Sedangkan  dokumen  referensi  bisa berupa  dokumen  peraturan,  pedoman,  petunjuk,  atau dokumen  yang  dijadikan  bahan  referensi  dalam kegiatan rutin.
Akibat  hal  tersebut  diatas  maka  dalam  proses pencarian dokumen mengalami kendala, diantara-Nya :
1) Dokumen lama dalam pencarian
2) Kesesuaian  dokumen  yang  dicari  terkadang tidak  sesuai  yang  diinginkan  sehingga ketepatan  dan  keakurasian  dokumen  yang dibutuhkan mengalami kendala
3) Penggunaan  tempat  yang  besar  secara  fisik yang berakibat ruangan terpakai hanya untuk menyimpan dokumen

## 4. PERANCANGAN SISTEM
Perancangan  Sistem  Dokumentasi  dengan  Metode TAG  dan  Link,  menggunakan  pemodelan  terstruktur dengan  menggunakan  diagram  konteks,  diagram  alir data, dan Entity Relation Diagram (ERD)  Gambar 2 adalah  perancangan  Diagram  Konteks  Sistem Dokumentasi dengan Metode TAG dan Links.
Gambar  2.  Diagram  Konteks  Sistem  Dokumentasi  dengan  Metode TAG dan Link
Arsiparis memasukkan dan mengelola data Arsip, Link Arsip, dan Tags Arsip kedalam sistem, dimana dalam pengelolaannya Arsiparis akan memberikan Link dan Tags  pada  Data  Dokumen  sehingga  terdapat  relasi. Pengguna  Arsip  dapat  melakukan  pencarian  dengan memasukkan Tags-nya dan hasilnya bisa dilihat dalam bentuk  Informasi  Arsip.  Informasi  Arsip  yang diperoleh oleh pengguna Arsip berupa Dokumen Fisik yang  telah  digitasi  yang  tersimpan dalam bentuk  file dengan  format  PDF  ( Portable  Document  File )  atau Jpeg ( Joint Photographic Experts Group ).
Arsiparis 2.0 Digitasi Dan Pengelolaan Arsip Data Arsip Data Link & TAGs DSLink DSTAGs DSArsipDigital 3.0 Menampilkan Informasi Arsip Info. Arsip Pengguna Arsip Data TAGS Info. Arsip 1.0 Pengelolaan Link & Tags
Gambar 3. DFD Level 1 Sistem Dokumentasi Dengan Metode TAG dan Link
Pada Level 1 ini Arsiparis melakukan pengelolaan data TAG dan Link yang akan menjadi penanda/pelabelan pada  Arsip  nanti,  Selanjutnya  Arsiparis  melakukan Digitasisi dan Pengelolaan Arsip dengan Merelasikan dengan  Link  dan  TAG  yang  telah  dikelola  sebelum,
yang  kemudian  datanya  akan  tersimpan  dalam  Data Store  DSArsipDigital.  Arsiparis  dan  Pengguna  Arsip bisa  menggunakan  Arsip  yang  sudah  didigitasi  dan tersimpan pada data store DSArsipDigital dengan kata kunci berupa data TAG.
Gambar 4.  ERD Sistem Dokumentasi dengan Metode TAG dan Link
Sebuah Dokumen direlasikan “memiliki” banyak Link dan  banyak  Tag.  Tabel  yang  dibentuk  secara  fisik terdiri  dari  4  tabel  dimana  struktur  tabelnya  adalah sebagai berikut :
Nama Tabel : User Jenis Tabel : Master No  Nama Field Size  Type Deskripsi 1. UserName  50 VarChar  UserName Pengguna 2. Password 50 Varchar  Password Pengguna Nama Tabel : Link Jenis Tabel : Master No  Nama Field Size  Type Deskripsi 1. IdL 10 Char Kode Identitas Link/Berkas Kegiatan 2. Deskripsi  50 Varchar  Penjelasan Link Nama Tabel : TAG Jenis Tabel : Master No  Nama Field Size  Type Deskripsi 1. IdT 10 Char Kode Identitas TAG 2. Deskripsi  50 Varchar  Penjelasan TAG Nama Tabel : Dokumen Jenis Tabel : Transaksi No  Nama Field Size  Type Deskripsi
Sistem Dokumen tas i dengan Met o de TAG dan Link
1. Id 10 Char Kode Identitas Dokumen 2. Deskripsi  100 Varchar  Penjelasan Dokumen 3. File 50 Varchar  Alamat File Nama Tabel : DokumenTags Jenis Tabel : Transaksi No  Nama Field Size  Type Deskripsi 1. Id 10 Char Kode Identitas Dokumen 2. IdT 10 Char Kode Tags Nama Tabel : DokumenLink Jenis Tabel : Transaksi No  Nama Field Size  Type Deskripsi 1. Id 10 Char Kode Identitas Dokumen 2. IdL 10 Char Kode Link

## Struktur Menu
Adapun struktur menu yang dirancang sebagai berikut:
Gambar 5. Struktur Menu Sistem Dokumentasi dengan Metode TAG dan Link

## 5. IMPLEMENTASI
Dalam  implementasi  Sistem  Dokumentasi  dengan Metode  TAG  dan  Link  dilakukan  persiapan  dan penggunaan perangkat komputer baik perangkat lunak dan juga perangkat keras, sedangkan implementasi ke dalam  pemrograman  maka  dilakukan  implementasi antar muka program.

## Implementasi Perangkat Komputer
Untuk  mengimplementasikan  perancangan  sistem  ke dalam  pemrograman  diperlukan  beberapa  perangkat komputer, yaitu :
a. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam proses implementasi perancangan menjadi program, adalah sebagai : 1. Sistem Operasi Ms Windows 8.1
2. RAD Studio Delphi Xe8.0
3. Xampp
b. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam proses implementasi  perancangan  menjadi  program adalah Scanner Canon seri P230 dan Netbook Acer dengan Spesifikasi :
1. Processor i7
2. Memory 8 Gb
3. HDD 500 Gb
4. Layar 12”

## Implementasi Antar Muka Program
Dalam  implementasi  antar  muka  program  dibuat tampilan, diantara-Nya :
1. Login
2. Antar Muka Utama
3. Pengolahan Data Link

## Struktur Menu
Adapun struktur menu yang dirancang sebagai berikut :
Gambar 6. Struktur Menu Sistem Dokumentasi dengan Metode TAG dan Link

## Implementasi Sistem Dokumentasi dengan Metode TAG dan Link
Dalam implementasi Sistem Dokumentasi dengan Metode  TAG  dan  Link  dilakukan  persiapan  dan penggunaan perangkat komputer baik perangkat lunak dan juga perangkat keras, sedangkan implementasi ke dalam  pemrograman  maka  dilakukan  implementasi antar muka program.

## Implementasi Perangkat Komputer
Untuk  mengimplementasikan  perancangan  sistem  ke dalam  pemrograman  diperlukan  beberapa  perangkat komputer, yaitu :
a. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam proses implementasi perancangan menjadi program,
adalah sebagai :
1. Sistem Operasi Ms Windows 8.1
2. RAD Studio Delphi Xe8.0
3. Xampp
b. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam proses implementasi  perancangan  menjadi  program adalah  Scanner  Canon  seri  P230  dan Netobook Acer dengan Spesifikasi :
1. Processor i7
2. Memory 8 Gb
3. HDD 500 Gb
4. Layar 12 ”

## Implementasi Antar Muka Program
Dalam  implementasi  antar  muka  program  dibuat tampilan, diantara-Nya :
1. Login
2. Antar Muka Utama
3. Pengolahan Data Link
4. Pengolahan Data TAG
5. Pengolahan Data User
6. Digitasi Dokumen
7. Pengelolaan Link dan TAG
8. Daftar Link
9. Daftar TAG
10. Pelaporan Dokumen
11. Tentang Program

## Gambar 7. Login
Pengguna  sebelum  mengelola  dokumen  diharuskan untuk  melakukan Login dengan  memasukkan Username dan Password dalam  menjaga  keamanan data.
Gambar 8. Antar Muka Utama
Antar Muka Utama  merupakan Form program utama dalam mengatur Sistem Manajemen Dokumen Dengan Link dan TAG, dimana user bisa melakukan pemilihan menu-menu yang disediakan oleh sistem.

## Gambar 9. Pengolahan Data Link
Implementasi  Pengolahan  Data  Link  merupakan pengolahan  data  Link  untuk  Entri,  Edit, Delete ,  dan menampilkan data Link.

## Gambar  10. Pengolahan Data TAG
Implementasi  Pengolahan  Data  TAG  merupakan pengolahan  data  TAG  untuk  Entri,  Edit,  Delete,  dan menampilkan data TAG.

## Gambar  11. Pengolahan Data User
Implementasi  Pengolahan  Data  User  merupakan pengolahan  data  User  untuk  Entri,  Edit,  Delete,  dan menampilkan  data  User  yang  dilakukan  oleh  user Admin,  sedangkan  untuk  Non  Admin  hanya  bisa merubah password sendiri.
Pada  Digitasi  Dokumen  pengguna  dapat  melakukan proses  digitasi  dengan  menggunakan  menu  Digitasi dimana  akan  menampilkan  modul  program  bawaan dari  perangkat  keras  Scanner  Canon  Seri  MP230, dimana user dapat menentukan hasil keluaran digitasi dalam bentuk PDF atau Jpeg.

## Gambar  13. Pengelolaan Link dan TAK
Pengelolaan  Link  dan  TAG  digunakan  untuk  proses relasi dan penandaan Dokumen dengan  Link dan TAG, dimana setiap dokumen ditentukan Link dan TAG.

## Gambar 14. Daftar Link
Untuk menampilkan daftar Link yang telah tersimpan pada daftar Link atau tabel Link
Untuk menampilkan daftar TAG yang telah tersimpan pada daftar Link atau tabel TAG
Gambar 16. Tentang Program
Menampilkan  identitas  tentang  Program  dan Programmer Program.

## PENGUJIAN
Pengujian  Sistem  dilakukan  dengan  menggunakan metode  Black-Box,  adalah  metode  pengujian perangkat  lunak yang menguji fungsionalitas aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja. Hasil Pengujian Black Box program pada setiap modul ditentukan  Target  dan  kemudian  ketercapaian  dari modul yang dbuat dengan menggunakan Tabel berikut ini.
Tabel 2. Pengujian Sistem Dengan Black-Box No Modul Target Kesesuaian 1. Login Ketika User memasukkan Username dan Password Cocok maka akan  muncul
Form Utama
Jika Salah Satu antar
Username atau password salam maka akan  muncul pesan salah
Sesuai Sesuai
2. Pengolahan
Data Link Menampilkan Data Dalam bentuk tabel yang dikendalikan oleh  Navigator untuk entry , edit , delete , dan pindah data Link Sesuai 3 Pengolahan Data TAG Menampilkan Data Dalam bentuk tabel Sesuai
yang dikendalikan oleh  Navigator untuk entry , edit , delete ,
dan pindah data TAG 4 Pengolahan Data User Menampilkan Data Dalam bentuk tabel yang dikendalikan oleh  Navigator untuk entry, edit, delete,
dan pindah data User Sesuai 5 Digitasi Memanggil Modul/Driver Scanner jika scanner Aktif maka tombol digitasi Scanner,  PDF, Photo akan aktif jika scanner Tidak Aktif maka  tombol digitasi Scanner,  PDF, Photo akan Tidak Aktif
Sesuai Sesuai Sesuai 6 Pengolah Dokumen dengan Link dan TAG Mengolah Dokumen dengan memberi identitas dokumen Mengambil dokumen  yang telah didigitasi Memberikan Link yang berhubungan dengan Dokumen Memberikan TAG yang berhubungan dengan Dokumen
Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai 7 Pelaporan Dokumen Menampilkan Seluruh Dokumen beserta Link dan TAG Menampilkan Dokumen Berdasarkan Pencarian Sesuai Sesuai
Menampilkan Dokumen Berdasarkan
Link Menampilkan
Dokumen Berdasarkan TAG
Menampilkan Dokumen Berdasarkan Periode Sesuai Sesuai Sesuai

## 6. KESIUMPULAN
Berdasarkan paparan sebelumnya maka dapat diambil simpulan dari penelitian ini, adalah sebagai berikut :
1. Sistem  Dokumentasi  dengan  Metode  TAG  dan Link  berhasil  diimplementasikan  dalam  sebuah program  desktop  dengan  menggunakan  RAD Studio  Delphi  Xe8  dan Database  Management Sistem MySQL
2. Dengan  Program  yang  dihasilkan  proses pencarian kembali dokumen menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat
3. Dengan  penggunaan  Digitasi  dan  pengarsipan dengan menggunakan metode
Database Approach maka kendala penggunaan tempat yang besar berhasil diatasi
4. Dokumen berhasil digitasi.

## 7. DAFTAR PUSTAKA
Budiman,  Ellen,  (2009),  Penerapan  Digital  Library
Dengan Menggunakan Teknologi Informasi, Binus University, Jakarta
Hendrawan,  Muhammad  Rosyihan;Ulum,  Mochamad Chazienul,  (2017),  Pengantar  Kearsipan: Dari  Isu  Kebijakan  ke  Manajemen,  UB Press, Malang
Musliichah,  (2017),  Bunga  Rampai  Kearsipan,  UGM Press, Yogyakarta Susanto,  A.,  (2017), Sistem  Informasi  Manajemen Konsep  dan  Pengembangannya. Bandung: Lingga Jati.
Rosalin, Sovia, (2017), Manajemen Arsip Dinamis, UB
Press, Malang Tyoso, Jaluanto Sunu Punjul, (2016), Sistem Informasi Manajemen, deepublish publisher, Yogyakarta ----, ISO 15489-1:2016, Information and documentation  --  Records  management  -- Part  1:  Concepts  and  principles,  12  Juni 2018, https://www.iso.org/standard/62542.html
----,UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ----,Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor 28  Tahun  2012    Tentang  Pelaksanaan Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009 Tentang Kearsipan