## ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN AGAM
Randi Saputra
Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang Email:randisaputraa91@gmail.com
Abstract: This study aims to reveal how the Analysis of Archive  Management in the Secretariat of the Regency of Agam regency. The type of this research is descriptive and qualitative research, sampling technique  used  is  Snowball  Sampling  technique  with  the  number  of  informants  7  people.  Data collection  techniques  used  are  observation,  interviews  and  documentation  with  research  instruments using interview guidelines. Data analysis techniques used are Miles and Huberman models. To test the validity of data used triangulation technique.
The  results  of  this  study  indicate  that  the  archive  management  procedures  in  the  secretariat  of  the Regency  of  Agam  regency  has  not  been  implemented  properly.  It  can  be  seen  from  4  (four)  cycles, namely: 1) Management of filing system, 2) Management of equipment and infrastructure, 3) problem management, 4) Management of Human Resource Management, from the four management there are problems in each - management. Those problems are. Management of filing systems where in archival system procedures use the time system, sometimes in the invention of the letter takes a long time in his invention. Management of equipment where facilities and infrastructure are inadequate or incomplete. Problem  management  is  the  number  of  damaged  archives  and  even  the  archive  is  not  found  and  the management of Human Resource Management is less in charge of qualification in the field of archives. Based  on  the  above  research  the  authors  provide  some  suggestions  in  revamping  the  archive management  procedures  in  the  Secretariat  of  the  Regency  of  Agam  regency  is  the  need  for improvements made on the management of the archive. In addition, there should also be socialization or training for employees in the field of archives, and complete the facilities and infrastructure in the Secretariat of the Regency of Agam Keywords: Analysis, Archive

## PENDAHULUAN
Pada  era  informasi  modern  sekarang  ini  kebutuhan  untuk  pemenuhan  kepuasan  kerja  sudah  semakin meningkat dengan adanya persaingan yang ketat dalam ruang lingkup perusahaan maupun instansi. Oleh karena itu muncul banyak tuntunan-tuntunan, salah satunya adalah totalitas dalam menjalankan pemenuhan tujuan dari instansi tersebut.  Faktor-faktor  yang  mempengaruhi  totalitas  tersebut  adalah  pimpinan  dan  pegawai-pegawai  yang menjalankan tujuan instansi serta kemampuan dan pengetahuan yang tinggi dapat mendukung jalannya aktivitas dari instansi.Salah  satu  hal  yang  seringkali  kurang  diperhatikan  oleh  mayoritas  instansi  adalah  tentang  kegiatan pengelolaan  kearsipan.  Masih  banyak  instansi  yang  kurang  memperhatikan  keadaan  arsip  yang  sebenarnya mempunyai arti penting bagi instansi tersebut.
Setiap  pekerjaan  dan  kegiatan  kantor,  baik  pemerintah  maupun  swasta  memerlukan  penyimpanan, pencatatan  serta  pengolahan  surat,  baik  kedalam  maupun  keluar  dengan  sistem  tertentu  dan  dapat dipertanggungjawabkan.  Kegiatan  ini  disebut  dengan  istilah  Administrasi  Kearsipan.  Arsip  yang  dimiliki  oleh organisasi  harus  dikelola  dengan  baik  sebab  keunggulan  pada  bidang  kearsipan  akan  sangat  membantu  tugas pimpinan  serta  membantu  mekanisme  kerja  dari  seluruh  karyawan  instansi  yang  bersangkutan  dalam  pencapaian tujuan  secara  lebih  efisiensi  dan  efektif.  Informasi  yang  diperlukan  melalui  arsip  dapat  menghindari  salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.Arsip ialah bahan kerja dalam  bentuk  tulisan  yang  disimpan  dan  dirawatse  baik-baiknya  untuk  memberikan  informasi  bila  diperlukan (Wiyasa2005:44).
Arsip  mempunyai  nilai  dan  peran  penting  karena  arsip  merupakan  bahan  bukti  resmi  mengenai penyelenggaraan  administrasi  pemerintah  dan  kehidupan  kebangsaan  bangsa  Indonesia,  sehingga  dalam  rangka usaha untuk  meningkatkan daya guna dan tepat guna. Telah ditetapkan Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok-pokok  kearsipan. Tujuan kegiatan  kearsipan  yang diselenggarakan oleh  pemerintah dimaksudkan untuk  menjamin  keselamatan  bahan  pertanggung  jawaban  nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan  dan penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaaan  serta  untuk  menyediakan  bahan  pertanggung  jawaban  tersebut  bagi kegiatan  pemerintahan  (Pasal  2  UU  No.7  tahun  1971).  Arsip  sebagai  pusat  ingatan  dan  sebagai  sumber  informasi tertulis  harus  tersedia  apabila  diperlukan  agar  dapat  memberikan  pelayanan  yang  efektif.  Oleh  karena  itu  sebuah Organisasi dalam  mengelola  arsip harus  memperhatikan sistem  kearsipan dalam  mencapai tujuannya.  Ada banyak
instansi  pemerintah  yang  melayani  langsung  berbagai  keperluan  dan  kepentingan  masyarakat,seperti  masalah kependudukan, transportasi, komunikasi, air, listrik, dan lain-lain.
Berdasarkan  Observasi  penulis  pada  23  September  2016  diSekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  yang  melayani kepentingan  umum.  Lembaga  ini  juga  secara  langsung  menghubungkan  lembaga  lainnya  atau  instansi lainnya,sehingga  sangat  jelas  diperlukan  suatu  sistem  pengelolaan  arsip  yang  baik  demi  menunjang  kinerja  yang baik  pula.  Permasalahantersebutberkaitan  dengan  pengelolaan  arsipdimana  masih  banyak  dokumen-dokumen ditumpuk  didalam  gudang.  Sehingga  arsip  cepat  rusak  dan  sulit  ditemukan  kembali  apabila  sewaktu-waktu diperlukan.Untuk lebih jelasnya dilihat pada tabel 1 :
Tabel 1. Data Arsip yang Tidak Ditemukan dan Arsip Rusak diSekretariat  DPRD Kabupaten Agam
Tahun 2013-2016. No Tahun Arsip tidak ditemukan Arsip Rusak Jumlah 1 2013 52 45 97 2 2014 43 41 84 3 2015 30 28 58 4 2016 27 23 50 Jumlah total 289
Sumber : Staf Administrasi Sekretariat DPRD Kabupaten Agam(2016).
Dari  tabel  1  dapat  dilihat  bahwa  setiap  tahunnya  ada  arsip  yang  tidak  ditemukan  dan  rusak.  Jumlah  arsip yang  tidak  ditemukan  ini  disebabkan  karena  pengelolaan  arsip  belum  maksimal  dan  arsip  yang  rusak  di  sebabkan oleh gangguan  binatang dan perawatan arsip yang kurang baik.mengakibatkan arsip itu rusak di Sekretariat DPRD Kabupaten  Agam  .Jumlah  arsip  yang  tidak  ditemukan  dan  rusak  setiap  tahunnya  memang  mengalami  penurunan, namun penurunan jumlah arsip hilang dan rusak  itu tidak signifikan. Setiap tahun  nya  masih ada arsip  yang tidak ditemukan  dan  rusak.  Hal  ini  menunjukan  bahwa  kurang  ada  perubahan  yang  dilakukan  dalam  pengelolaan  dan penyimpanan  arsip  di  Sekretariat    DPRD  Kabupaten  Agam.  Hal  ini  juga  belum  dikatakan  maksimal  dalam menunjang efisiensi kerja pegawai, sebagai contoh jika ada pimpinan atau karyawan yang membutuhkan arsip yang sudah diarsipkan hal itu sangat sulit ditemukan dan memakan waktu yang lama.
Masalah  lainnya  yang  penulis  temui  dilapangan  adalah  adanya  dokumen-dokumen  yang  tidak  disimpan sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan. Sebuah dokumen dalam penyimpanan arsip haruslah diproses dengan  baik  memakai  buku  agenda  dan  lembaran  yang  berfungsi  sebagai  kontrol  atau  alat  untuk  memudahkan dalam penemuan kembali dokumen. Namun, kondisi arsip yang penulis temui saat observasi lapangan adanya arsip yang  tertumpuk  dan  berserakan  Dokumen-dokumen  tidak  disusun  berdasarkan  sistem  kearsipan  yang  telah ditentukan. Dokumen-dokumen tersebut hanya ditumpuk dan disimpan pada lemari arsip. Saat dibutuhkan kembali dicari  begitu  saja  tanpa  bantuan  kata  tangkap  pada  sistem  penyimpanan.  Dengan  demikian  dokumen  yang  dicari sulit  ditemukan  dan  kadang  tidak  ditemukan.  Tumpukan  arsip  dan  pengelolaan  yang  kurang  baik  ini  disebabkan oleh peran pegawai yang mengelola arsip dalam mendelegasikan tugas.
Berdasarkan  wawancara  dengan  salah  satu  staf  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  menyatakan  bahwa dalam  menangani  arsip  belum  dikelola  oleh  orang  yang  mempunyai    kualifikasi  dibidang  kearsipan.  Selain  itu pegawai yang bekerja dibagian arsip juga sangat minim mengikuti pelatihan dan pendidikan perjenjangan. Menurut Kabag  Umum  Bapak  Boy  Vetris  ,  SH  ,Msi  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  juga  kekurangan  tenaga  staf khususnya di bidang  kearsipan. Meskipun sudah ditemui  masalah-masalah dibagian arsip pihak Sekretariat DPRD Kabupaten Agam hanya melakukan penanggulangan seadanya, tanpa ada pembenahan secara keseluruhan. Misalnya dengan  menambahkan ruangan kosong untuk tempat penyimpanan arsip  yang hanya ditumpuk diruangan tersebut. Berdasarkan  masalah  yang telah dijabarkan diatas,  penulis tertarik untuk  meneliti  mengenai“Analisis Pengelolaan Arsip di Sekretariat DPRD  Kabupaten Agam”.  Berdasarkan pembatasan  masalah di atas, maka  dapat  dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana pengelolaan arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan  menggali  fakta  kemudian  diuraikan  sesuai  dengan  kenyataan  yanga  ada.  Fakta  yang  ada  kemudian dideskripsikan  dengan  berpedoman  pada  butir-butir  pertayaan  dalam  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  di lapangan. Setelah data terkumpul,  disajikan dalam bentuk kalimat kemudian ditarik suatu kesimpulan.
Penelitian  ini    akan  dilakukan  di  sekretaris  DPRD  Kabupaten  Agam.  Sifat  data  yang  diperoleh  oleh penelitian , sedangkan jenis data yang digunakan dalam penelitian ini  adalah data primer dan data sekunder. Sifat data yang diperoleh oleh penelitian , sedangkan jenis data yang digunakan dalam penelitian ini  adalah data primer dan data sekunder
Teknik yang digunakan untuk menentukan informan dalam penelitian ini yaitu snowball sampling . Snowball sampling dengan jumlah 7 orang. Teknik pengumpulan data yang di gunakan adalah observasi, wawancara. Teknik
analisis  data  yang  yang  digunakan  adalah  model  miles  dan  huberman.  Untuk  menguji  keabsahan  data  yang digunakan triangulasi teknik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil

## Temuan Khusus

## Analisis Pengelolaan Sistem Kearsipan Di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam
Analisis Pengelolaan Prosedur Arsip Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Ibu Sumarni, SE selaku Kasubag TU dan Kepegawaian yang penulis  wawancarai  pada  hari  Senin,  28Agustus  2017  yang  mengatakan  bahwa:  “  Dalam  Prosedur Penyimpanan  arsip  yang  kita  lakukan  di  Sekretariat  DPRD  kabupaten  Agam  masih  manual.”  Dari  penelitian yang  penulis  lakukan  Prosedur  Penyimpanan  Arsip  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  dimana  dalam Prosedur Penyimpanan Arsip masih bersifat manual. Hal tersebut diatas sesuai dengan yang diungkapkan oleh Bapak  Hafizudin  selaku  Arsiparis  yang  penulis  wawancarai  pada  hari  Senin  28  Agustus  2017  yang mengatakan bahwa : “dalam prosedur penyimpanan arsip yang kami lakukan di Sekretariat DPRD kabupaten Agam masih manual” Hal tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh ibuYuni Kumala Sari SE salah satu staf di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam yang penulis wawancarai pada hari Senin, 28 Agustus 2017 yang mengatakan  bahwa  :  “Dalam  Prosedur  Penyimpanan  arsip,  diarsipkan  dengan  menggunakan  boxfile  dan disimpan dilemari penyimpanan arsip dan arsip dilakukan secara manual”.
Berdasarkan  temuan  penelitian  dan  hasil  wawancara  yang  penulis  lakukan,  dapat  ditarik  kesimpulan bahwasanya  prosedur  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  adalah Prosedur Penyimpanan arsip masih dilakukan secara manual dan disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan yang  telah  ditentukan. Dari  pengamatan  peneliti  selama  masa  penelitian  ditemui  beberapa  masalah  yang berkaitan  dengan  penyimpanan  arsip  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  antara  lain  yaitu  banyak  arsip yang  tidak  ditemukan  dan  arsip  yang  rusak  bahkan  arsip  yang  dibutuhkan  dalam  penemuan  kembali  arsip tersebut memakan waktu yang lama dalam penemuan kembali arsip tersebut. Setiap tahunnya masih ada arsip yang tidak ditemukan dan rusak. Hal ini menunjukan kurang ada perubahan yang dilakukan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam. Hal ini juga belum dikatakan maksimal dalam menunjang efisiensi kerja pegawai khususnya dalam penyimpanan arsip.
Azas Penyimpanan Arsip di Sekretaris DPRD Kbupaten Agam Dalam  penyimpanan  arsip  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  digunakan  azaz  penyimpanan Desentralisasi.  Dimana  arsip  ditempatkan  dimasing-masing  unit  dalam  suatu  organisasi.  Penggunaan  azaz Desentralisasi  ini  dimaksudkan  agar  arsip  yang  dibutuhkan  dapat  diperoleh  langsung  dibagian  yang bersangkutan.Dengan  menggunakan  azaz  desentralisasi  ini  juga  akan  menghemat  waktu  dalam  penemuan kembali  arsip.  Hal  itu  sesuai  dengan  pernyataan  Ibu  Sumarni,  SE  selaku  Kasubag  TU  dan  Kepegawaian  di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam yang diwawancarai tanggal 28Agustus 2017, dimana beliau mengatakan: “Penyimpanan arsip di Kantor  ini menggunakan azaz Dentralisasi.Dimana setiap arsip yang dibutuhkan dapat diperoleh  dengan  cepat  dengan  langsung  dibagian  unit  yang  bersangkutan”  Selain  itu  Ibu  Marni,  SE  yang penulis  wawancarai  tanggal  28  Agustus  2017juga  menyatakan  hal  yang  senada.  Dimana  beliau  mengatakan: “Kalau di sini azaz penyimpanan itu Desentralisasi”. Pernyataan tersebut juga didukung oleh pendapat Bapak Hafizudin  selaku  arsiparis  yang  diwawancarai  tanggal  28Agustus  2017,  beliau  mengatakan:  “Arsip  di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam ini menggunakan azaz Desentralisasi”
Sistem Peminjaman dan Temu Balik Layanan Arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam Berdasarkan  wawancara  penulis  dengan  Bapak  Jonaidi  S.  Sos  Selaku  Kasubag  Pemeliharaan  pada  hari Senin, 28Agustus 2017 mengatakan bahwa: “Dalam hal peminjaman arsip dilakukan pengecekan kepada staf pengagendaan  surat  masuk/keluar  kemudian  dilakukan  konfirmasi  kepada  penerima  surat  lanjutan  seperti  ke ajudan  pimpinan”  Hal  tersebut  juga  di  sampaikan  oleh  Ibu  Marni,  SE  pada  hari  Senin,  28Agustus  2017 mengatakan bahwa: “seharusnya dalam hal peminjaman arsip itu harus ada lembar peminjaman arsipnya, jika terjadi ada arsip yang tidak ditemukan atau hilang, mengganti dengan arsip yang lain yang telah dikopikan”. Namun dari wawancara dengan arsiparis di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam yaitu dalam peminjaman arsip tersebut tidak ada langkah-langkah khusus atau prosedur tertentu dalam peminjaman arsipnya karna yang meninjam arsip kebanyakan pihak interen. Pada umumnya arsip yang dipinjam untuk difotokopi dan langsung dikembalikan  atau  hanya  dipinjam  sebentar  kemudian  dikembalikan  lagi.  Sebelum  arsip  tersebut  dipinjam maka dicatat pada secarik kertas nama orang dan arsip yang dipinjam tersebut dan menaruhnya pada file yang disimpan tersebut.
Pada  saat  arsip  tersebut  dikembalikan  maka  petugas  arsip  memeriksa  kelengkapan  arsip  tersebut  dan meletakkannya ditempat semula dan kertas yang digunakan sebagai bukti peminjaman tadi langsung dibuang. Agar peminjaman arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam menjadi lebih mudah terkendali dan arsip tidak hilang  peneliti  menyarankan  untuk  menggunakan  lembar  peminjaman  arsip  untuk  meminjam  arsip  dan memberikan sanksi yang tegas apabila arsip yang dipinjam hilang atau rusak oleh sipeminjam.
Pengelolaan Sistem Penyimpanan di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam Berdasarkan  hasil  wawancara  penulis  dengan  Salah  satu  Staf  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  Ibu Yuni  Kumala  Sari,  SE  pada  hari  Senin,  28  Agustus  2017  beliau  mengatakan  bahwa  :  “Untuk  sistem penyimpanan  arsipnya  kami  menggunakan  sistem  waktu  dimana  kami  mengurutkan  dari  tanggal,  bulan  dan tahun”.  Pada  umumnya  sistim  penyimpanan  arsip  yang  dapat  dipakai  sebagai  sistem  penyimpanan  yang standar adalah sistem waktu, namun tidak tertutup kemungkinan suatu organisasi dapat melakukan variasi baru maupun  kombinasi  dari  beberapa  sistem  penyimpanan  tersebut.  Dari  penelitian  yang  penulis  lakukan, penyimpanan  arsip  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  adalah  dengan  menggunakan  sistem  waktu.  Hal tersebut diatas sesuai dengan yang diungkapkan olehIbu Puput selaku Arsiparis yang penulis wawancarai pada hari  Senin,  28Agustus2017  yang  mengatakan  bahwa:    “Sistem  arsip  yang  di  gunakan  di  Sekretariat  DPRD Kabupaten Agam ini adalah sistim waktu.Setiap arsip yang dihasilkan di sesuaikan dengan tanggal, bulan dan tahun”. Hal tersebut diatas senada dengan yang diungkapkan oleh Bapak Hafizudin selaku salah satu Arsiparis di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  yang  penulis  wawancarai  pada  hari  Senin,  28Agustus  2017,  yang mengatakan bahwa : “Untuk sistim penyimpanan arsip kami menggunakan sistem waktu dan berdasarkan itu lah kami mengelola arsip yang masuk atau yang keluar”. Berdasarkan temuan penelitian dan hasil wawancara yang  penulis  lakukan,  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwasanya  prosedur  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  di Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  adalah  dengan  menggunakan  sistem  Waktu,  pertama  penataan  berkas berdasarkanurutan  tanggal,  bulan  dan  tahun  yang  mana  pada  umumnya  tanggal  yang  dijadikan  pedoman termaksud  diperhatikan  dari  datangnya  surat,  (akan  lebih  baik  bila  berpedoman  pada  cap  datangnya  surat). Dalam penggunaan sistem  waktu ini  surat atau dokumen-dokumen  yang datangnya paling akhir ditempatkan dibagian  paling  akhir  pula,  tanpa  memperhatikan  masalah  surat  atau  dokumen  yang  disimpan  itu dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Analisis Pengelolaan Perlengkapan atau Sarana Prasarana Arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam Berdasarkan  observasi  dan  temuan  peneliti  kurangnya  sarana  prasarana  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten Agam.  Hal  ini  menyebabkan  pengelolaan  penyimpanan  arsip  tidak  efektif  dan  efisien.  Sarana  dan  Prasarana pada  Sekretariat  DPRD  terdiri  dari  :1)  Lemari  Penyimpanan,  2)  Lemari  Kayu,  3)  Rak  kayu  Sarana  dan Prasarana di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam terdiri dari Lemari Penyimpanan, Lemari kayu, dan rak kayu. Dari  jumlah  sarana  dan  prasarana  dapat  dilihat  bahwa  sarana  dan  prasarana  di  Sekretariat  DPRD  kurang lengkap.  Hal  ini  menyebabkan  arsip  berserakan  atau  bahkan  arsip  bertumpuk,  sehingga  dalam  penemuan kembali arsip terkadang memakan waktu yang lama.
Analisis Pengelolaan Permasalahan dan Kerusakan Arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  penulis  lakukan  diatas  maka  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  dalam permasalahan dan persoalan kearsipan dimana arsip mengalami kerusakan dan hilang.
Faktor Penyebabnya adalah  Gangguan Rayap / Dimakan Rayap, Basah, Kelembaban Suhu Ruangan
Dalam  hal  ini  penulis  memberikan  solusi  dalam  permasalahan  yang  berkaitan  dengan  arsip  yang  rusak  dan hilang. Pada sekretariat DPRD Kabupaten  Agam adalah hendaknya  melakukan Pemeliharaan dan Perawatan arsip dimana  Pemeliharaan  merupakan  usaha  pengamanan  arsip  agar  terawat  dengan  baik,  sehingga  mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Serta Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara. Pemeliharaan  Petugas  arsip  harus  jujur  dan  dapat  menyimpan  rahasia,  Disiplin,  Terampil  dan  cekatan,  Rapi  dan bersih,  ruang  penyimpanan  arsip  harus  cukup  luas,  bersih  dan  terang,  menggunakan  bahan  bangunan  yang  tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding/lantai tidak lembab, lokasi bangunan berada didaerah yang aman, jauh  dari  pengaruh  banjir  dan  bencana  alam  lainnya,  temperatur  suhu  dan  kelembaban  disesuaikan  dengan kebutuhan penyimpanan. Dengan adanya pemeliharaan dan perawatan kearsipan seperti yang telah penulis jabarkan diatas dapat mencegah atau mengurangi kerusakan-kerusakan/permasalahan yang berkaitan dengan kearsipan.
Analisis Pengelolaan Sumber Daya Arsiparis di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam Dari  hasil  wawancara  penulis  diatas  maka  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  ini  mengenai  sumber  daya manusia  masih  belum  optimal.Dari  penelitian  yang  peneliti  lakukan  memang  terlihat  beberapa  karyawan  yang masih  belum  produktif  dalam  bekerja.Seperti  pemanfaatan  depo  penyimpanan  arsipnya  belum  di  manfaatkan semaksimal mungkin karna kekurangan sumber daya manusia.

## Pembahasan

## Pengelolaan Sistem Kearsipan
Berdasarkan temuan penelitian dan hasil wawancara yang penulis lakukan, dapat ditarik kesimpulan bahwasanya prosedur  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  adalah  dengan  menggunakan sistem  Waktu,  pertama  penataan  berkas  berdasarkan  urutan  tanggal,  bulan  dan  tahun  yang  mana  pada  umumnya tanggal  yang  dijadikan  pedoman  termaksud  diperhatikan  dari  datangnya  surat,  (akan  lebih  baik  bila  berpedoman pada  cap  datangnya  surat).  Dalam  penggunaan  sistem  waktu  ini  surat  atau  dokumen-dokumen  yang  datangnya paling  akhir  ditempatkan  dibagian  paling  akhir  pula,  tanpa  memperhatikan  masalah  surat  atau  dokumen  yang disimpan itu dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya. Namun masih saja terlihat adanya arsip yang sulit ditemukan bahkan memakan waktu yang lama.
Berdasarkan  wawancara  dan  hasil  penelitian  dalam  hal  penyusutan  arsip  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam kurang berjalan optimal dalam pengelolaan penyusutan arsip. Berdasarkan temuan peneliti diatas dapat disimpulkan Pengelolan  penyusutan  arsip  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  belum  terlaksana  sebagaimana  mestinya. Terlihat bahwa arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam masih belum optimal dala pengelolaan kearsipan.

## Pengelolaan Perlengkapan atau Sarana Prasarana
Berdasarkan observasi dan temuan peneliti kurangnya sarana prasarana di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam. Hal  ini  menyebabkan  pengelolaan  penyimpanan  arsip  tidak  efektif  dan  efisien.  Sarana  dan  Prasarana  pada Sekretariat DPRD terdiri dari :Lemari Penyimpanan
- Lemari Kayu
- Rak kayu
Sarana  dan  Prasarana  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  terdiri  dari  Lemari  Penyimpanan,  Lemari  kayu,  dan rak kayu. Dari jumlah sarana dan prasarana dapat dilihat bahwa sarana dan prasarana di Sekretariat DPRD kurang lengkap.  Hal  ini  menyebabkan  arsip  berserakan  atau  bahkan  arsip  bertumpuk,  sehingga  dalam  penemuan  kembali arsip terkadang memakan waktu yang lama.
Pengelolaan Permasalahan dan Kerusakan Arsip ` Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  temuan  peneliti  yang  penulis  lakukan  diatas  maka  dapat  ditarik kesimpulan  bahwa  dalam  permasalahan  dan  persoalan  kearsipan  dimana  arsip  mengalami  kerusakan  dan hilang.Faktor Penyebabnya adalah : Gangguan Rayap / Dimakan Rayap, Basah, Kelembaban Suhu Ruangan
Dalam  hal  ini  penulis  memberikan  solusi  dalam  permasalahan  yang  berkaitan  dengan  arsip  yang  rusak  dan hilang. Pada sekretariat DPRD Kabupaten  Agam adalah hendaknya  melakukan Pemeliharaan dan Perawatan arsip dimana  Pemeliharaan  merupakan  usaha  pengamanan  arsip  agar  terawat  dengan  baik,  sehingga  mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Serta Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

## Pengelolaan Manajemen Sumber Daya (Arsiparis)
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  temuan  peneliti  yang  penulis  lakukan  diatas  maka  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa  dalam  Pengelolaan  Manajemen  Sumber  Daya  belum  dikelola  oleh  orang  yang  mempunyai  kualifikasi dibidang kearsipan.

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya tentang  Analisis Pengelolaan arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
Pengelolaan  kearsipan  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  dapat  dilihat  dalam  empat  siklus  pengelolaan kearsipan,  yaitu  pengelolaan    sistem  kearsipan,  pengelolaan  perlengkapan  sarana  dan  prasarana,  pengelolaan Permasalahan  dan  pengelolaan  manajemen  sumber  daya.  Pada  tahap  sistem  kearsipan  dimana  dengan menggunakan sistem waktu (kronologi) tanpa memperhatikan masalah, tahap perlengkapan sarana dan prasarana dalam  proses  penyimpanan  arsip  belum  dikatakan  baik  atau  belum  memadai  hal  ini  menyebabkan  arsip berserakan  atau  bahkan  arsip  menumpuk,  tahap  pengelolaan  permasalahan  pada  tahap  ini  permasalahan  yang terjadi  adalah  adanya  arsip  yang  rusak  atau  bahkan  arsip  yang  dibutuhkan  tidak  ditemukan  dan  pada  tahap pengelolaan  sumber  daya  manusia  adalah  dalam  pengelolaan  kearsipan  belum  dikelola  oleh  orang  yang mempunyai  kualifikasi  dibidang  kearsipan  dan  kendala  umum  yang  ditemui  dalam  pengelolaan  kearsipan  di Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  adalah  keterbatasan  Sumber  Daya  Manusia  yang  membidangi  kualifikasi dibidang Kearsipan.
Adapun  saran  yang  dapat  diberikan  terkait  dengan  Pengelolaan  Kearsipan  di  Sekretariat  DPRD Kabupaten Agam sebagai berikut:
Sekretariat DPRD Kabupaten Agam sebaiknya memberikan pelatihan dan pendidikan mengenai kearsipan kepada  para  pegawai  serta  arsiparis  agar  dapat  melaksanakan  pengelolaan  arsip  secara  efektif  dan  efisien., Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam  perlu  menambah  jumlah  peralatan  dan  perlengkapan  penyimpanan  arsip dalam menunjang terciptanya penyimpanan arsip yang efektif dan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam sebaiknya sistim penyimpanan arsip yang dilakukan sesuai dengan kondisi  dan  peraturan  bupati  setempat  agar  pengelolaan  arsip  agar  memiliki  keseragaman dan mempermudah kerja dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di Sekretariat DPRD Kabupaten Agam.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT. Gramedia. Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern . Yokyakarta: Liberty Moekijat.  2002. Tata  Laksana  Kantor  Manajemen  Perkantoran .  Bandung:  Penerbit  Mandar Maju.
Moleong, Lexy J. 2013. Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung: Remaja Rosdakarya.
Sedarmayanti.  2001. Tata  kearsipan  dengan  memanfaatkan  Teknologi  Modern .  Bandung  : Mandar maju
____________2003. Dasar-dasar  Pengetahuan  tentang  Manajemen  Perkantoran .  Bandung  : Mandar maju
____________2005. Tugas dan Pengembangan Sekretaris . Bandung : Penerbit Mandar Maju.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern . Jakarta: Erlangga. Suharsimi. 2007. Prosedur Penelitian suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D . Bandung: Penerbit Alfabeta. Wiyasa,  Thomas.  2005. Tugas  Sekretaris  dalam  Mengelola  Surat  dan  Arsip  Dinamis. Jakarta: PT Pradiya  Paramita.