## ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI KLINIK MUHAMMADIYAH MEDICAL CENTER (MMC)
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Analysis Of Health Information System in Muhammadiyah Clinical Medical Center (MMC) Muhammadiyah Uni892015 versity of Surakarta
Noor Alis Setiyadi 1 , Fahmi Hakam 2 1 2 Prodi Kesmas FIK, Universitas Muhammadiyah Surakarta Email: nuralis2009@ums.ac.id.

## Abstract
Health information system is one of the six building blocks or key components of the health system. MMC is a health care unit at the Muhammadiyah University of Surakarta. This study purposed to determine the application of Health information system in MMC.  This study was a qualitative research with System Development Life Cycle (SDLC) approach. Data collections were obtained by in-depth interviews and direct observation.  The results of the research that has been done, that the existing health information system is not running well, because in the process of recording and reporting is still done manually, the lack of security of data, lack of data integration, as well as the information generated is not in accordance with the need for decision-making.
Keywords : HIS, reporting, input,  SDLC

## Abstrak
Sistem informasi kesehatan (SIK) adalah salah satu dari 6 building block atau merupakan komponen utama dalam suatu sistem kesehatan. MMC adalah unit pelayanan kesehatan di Universitas  Muhammadiyah  Surakarta  (UMS).  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  melakukan analisis sistem informasi yang berjalan di MMC. Penelitian ini menggunakan pendekatan metode  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan System  Development  Life  Cycle (SDLC). Pengambilan  data  dilakukan  dengan  wawancara  mendalam  dan  observasi  secara langsung.  Hasil  penelitian  yang  telah dilakukan,  bahwa  sistem  informasi  kesehatan yang ada  belum  berjalan  secara  baik,  karena  dalam  proses  pencatatan  dan  pelaporan  masih dilakukan  secara  manual,  kurangnya  keamanan data,  belum  adanya  integrasi data,  serta informasi yang dihasilkan belum sesuai dengan kebutuhan untuk pengambilan keputusan.
Kata Kunci : SIK, pelaporan, input, SDLC
1. Noor Alis Setiyadi adalah Prodi Kesmas FIK, Universitas Muhammadiyah Surakarta
2. Fahmi Hakam adalah Prodi RMIK POLTEKKES Permata Indonesia, Yogyakarta

## PENDAHULUAN
Menurut World Health Organization (WHO),  sistem  informasi kesehatan (SIK) adalah salah satu dari 6 building block atau merupakan komponen  utama  dalam  suatu  sistem kesehatan (1) .  SIK  bukan  saja  berperan dalam  memastikan  data  tentang  kasus kesehatan  yang  akan  dilaporkan  saja, tetapi  juga  mempunyai  potensi  untuk membantu  efisiensi  dan  transparansi proses kerja (2) .
Saat  ini  pengolahan  sistem informasi  kesehatan  (SIK)  di  Indonesia dibagi  menjadi  3  tipe,  yaitu  pengolahan SIK  secara  manual,  pengolahan  SIK komputerisasi  ( offline) dan  pengolahan SIK dengan komputerisasi ( online) (3) . Tujuan  umum  pengembangan sitem informasi kesehatan, adalah  untuk mengurangi redundansi data, menyediakan  data  yang  berkualitas,
memelihara  integritas  data,  melindungi keamanan  data  dan  memudahkan  akses data (4) . Klinik  Muhammadiyah  medical center  (MMC)  adalah  unit  pelayanan kesehatan di Universitas Muhammadiyah Surakarta  (UMS),  yang  berfungsi  untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh civitas akademika di UMS dan    masyarakat  umum.  Sebagai  unit pelayanan kesehatan, keberadaan sistem informasi  kesehatan  di  klinik  MMC menjadi sangat penting, karena
pelaksanaan  SIK  yang  profesional  akan dapat  mempermudah  akses  data  dan informasi  ditingkat  internal  klinik, pasien,  maupun  pimpinan  universitas, sehingga  akan  adanya  kolerasi  antara sistem  yang  sedang  berjalan  di universitas  dengan  kegiatan  pelayanan kesehatan di klinik MMC.
Berdasarkan  wawancara  awal dengan  pimpinan  dan  petugas,  serta pengamatan  secara  langsung  di  klinik
MMC. Disimpulkan bahwa sistem informasi  kesehatan  yang  ada,  masih berjalan  kurang  maksimal  dan  masih banyak terdapat beberapa kendala dalam pelaksanaanya. Maka  penelitian  ini  bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan SIK dan mendapatkan alternatif solusi pemecahan masalah, yang dapat diterapkan di Klinik MMC UMS

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan penelitian diskriptif dengan menggunakan pendekatan metode kualitatif ,  dimana  proses  pengambilan data  dilakukan  dengan  wawancara  dan observasi (5) . Analisis  dalam  penelitian  ini, menggunakan metode System Development  Life  Cycle (SDLC).    Metode ini  digunakan  dengan  tujuan,  untuk dapat  melakukan  proses  identifikasi masalah  atau  kendala  pada  sistem,  di setiap tahapannya secara jelas (6) . Studi kasus penelitian ini dilakukan  di  Klinik  Muhammadiyah Medical  Center  (MMC),  UMS,  Sukoharjo, Jawa  Tengah.  Penelitian  ini  dilakukan selama  tiga  bulan,  berdasarka  jadwal yang sudah ditentukan.
Berdasarkan  sumber  datanya, penelitian ini menggunakan sumber data primer  dan  sekunder.  Dalam  penelitian ini, proses pengumpulan dan pengambilan  data  dilakukan  dengan menggunakan teknik purposive sampling,
yaitu  melakukan  wawancara  dengan orang-orang yang dianggap mengerti dan berkompeten tentang pelaksanaan sistem  informasi  kesehatan  di  klinik MMC UMS.
Adapun  untuk  informan  dalam penelitian  ini  berjumlah  6  orang,  yang terdiri  dari  1  direktur,  1  bendahara,  1
perawat,  1  dokter  gigi,  1  dokter  umum dan  1  apoteker.  Dalam  penelitian  ini, peneliti  juga  menggunakan  teknik
Triangulasi  Data ,  terhadap  data  dan informasi  yang  telah  diperoleh  dari informan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan

## 1. Prosedur Pendaftaran Pasien
Gambar 1. Workflow Proses Pendaftaran
Noor Alis Setiyadi : Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi  …..

## 2. Prosedur Tindakan Pelayanan Kesehatan
Gambar 2. Workflow Proses Pelayanan Kesehatan
3. Prosedur  Pencatatan  dan  Pelaporan Data di Bagian Register a. Pencatatan
Kegiatan  pencatatan  dilakukan oleh perawat yang sekaligus adalah petugas  di  bagian  registrasi, meliputi  pencatatan  pada  rekam medis pasien, mencatat data pasien di  buku  laporan  harian,  mencatat biaya pelayanan medis dan laporan harian pasien yang datang. b. Pelaporan
Laporan  dari  bagian  register langsung kepada direktur, meliputi laporan  kunjungan  pasien,  data pasien  dan  data  sebaran  penyakit. Untuk  periode  pelaporan  belum ada  aturan  yang  pasti.  Namun
biasanya  ada  data  rekap  bulanan,
tiga  bulan  dan  tahunan.  Namun biasanya petugas melaporkan kepada  direktur  setiap  satu  tahun sekali. No Jenis Penyakit Mahasiswa Dosen & Karyawan, serta Keluarga Umum 1 Penyakit Gigi 440 241 585 2 Penyakit mata 279 38 10 3 Penyakit telinga 46 7 19 4 Penyakit saluran pernafasan  2500 627 329 5 Penyakit saluran pencernaan  1191 200 169 6 Penyakit saluran urogenital 134 20 17 7 Penyakit kulit 960 122 39 8 Penyakit muskuloskeletal 174 125 19 9 Penyakit kandungan 472 22 11 10 Abses 317 55 34 11 Angina 39 26 16 12 Hemoroid 46 21 7 13 Hipertensi 13 76 11 14 Febris 1258 436 108 15 Infeksi virus 299 82 61 16 Cephalgia 417 98 83 17 Kecelakaan lalu lintas 610 62 69 18 Lain-lain 487 44 8 Jumlah 9682 2301 1595 Tabel 1. Laporan Sebaran penyakit oktober 2012 - September 2013 4. Prosedur  Pencatatan  dan  Pelaporan Data di Bagian Farmasi a. Pencatatan Dalam melakukan pencatatan,  ada  dua  macam,  yaitu dengan  mencatat  di software dan dilakukan  di  buku  catatan.  Untuk yang  dimasukkan  ke  software, adalah  merupakan  data  atau  stok obat.  Sedangkan  untuk  dibuku catatan, ada buku order obat, buku stok  obat,  buku  catatan  obat  yang keluar,  buku  keuangan  obat  dan buku  incasso  atau  buku  daftar utang  obat  dari  pedagang  besar farmasi (PBF).
b. Pelaporan
Di  bagian  farmasi,  untuk pembuatan  laporan,  meliputi  data
obat-obat  yang  keluar,  baik  dari obat-obatan yang digunakan untuk pelayanan  pasien  di  poli,  maupun konsumen yang membeli  langsung di  apotek.  Untuk  laporan  data pesanan  atau  order  obat,  yang berupa  laporan  keuangan,  setiap satu  bulan  sekali  apoteker  akan memberikan laporan ke bendahara MMC.
5. Prosedur  Penyimpanan  Data  Rekam Medis Pasien
Penyimpanan  rekam  medis
pasien  di  klinik  MMC,  menggunakan sistem  desentralisasi,  dimana  setiap jenis  pasien,  baik  yang  umum, mahasiswa,  maupun  dosen  dan karyawan,  sudah  dibedakan.  Untuk penyimpanan  pasien  mahasiswa,
Noor Alis Setiyadi : Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi  …..
dibedakan  tiap  jurusan  dan  abjad nama  depan,  untuk  pasien  umum dibedakan  menurut  abjad  nama depan,  sedangkan  untuk  pasien karyawan dan dosen, beserta keluarga, dipisahkan menurut tempat bertugas dan abjad nama depan. Untuk prosedur lama penyimpanan  rekam  medis  pasien, penentuan kategori rekam medis aktif
maupun inaktif, di  klinik  MMC  belum ada standart  operasional  procedure
(SOP) yang mengatur tentang itu.
6. Prosedur Pelaporan Kepada Pimpinan UMS
Untuk  pelaksanaan  pelaporan kepada  pimpinan  UMS,  dilakukan setiap tahun dan sudah menggunakan sistem online .  Jenis  laporan  yang dikirimkan,  hanya  sebatas  laporan keuangan di klinik MMC, untuk setiap tahunnya.

## Analisis Masalah dan Kebutuhan
1. Keamanan Data
Keamanan  data  masih  kurang terjamin  keamanannya.  Selain  itu, karena  catatan  berbentuk file ,  maka sangat  rawan  terserang virus ,  atau jika  terjadi error pada  computer, maka bisa jadi file menjadi hilang atau corrupted file .
Maka  dari  itu,  sangat  di butuhkan sistem keamanan data, yang memastikan  bahwa  data  di  klinik MMC  menjadi  aman.  Dalam  hal  ini, petugas  juga  mengungkapkan  bahwa jika  menggunakan software khusus untuk  pencatatan  dan  pengolahan data,  akan  bisa  sangat  menunjang dalam hal keamanan.
2. Integrasi Data Selama  ini  di  klinik  MMC,  data yang ada belum sepenuhnya terintegrasi satu-sama lain. Baik antar sub  sistem  di  klinik  MMC,  maupun dengan sistem di Universitas. Untuk kebutuhan akan integrasi
data  yang  ada,  haruslah  ada  sistem yang memungkinkan, antar komponen  subsistem  di  klinik  MMC bisa  terintegrasi,  serta  sistem  yang sedang  berjalan  di  MMC  juga  dapat terintegrasi  dengan  sistem  yang  ada di UMS, karena salah satu tujuan dari klinik  MMC  adalah  memberikan pelayanan  kesehatan  kepada  seluruh civitas akademika di UMS.
3. Pencatatan dan Pengolahan Data
Petugas juga menyadari, bahwa
perlu  dibuat  sistem  yang  membantu mereka  dalam  melakukan  pencatatan dan  pengolahan  data,  sehingga nantinya akan mempermudah mereka dalam menjalankan tugas dan membuat laporan kepada pimpinan. 4. Prosedur Pelaporan Data Selama  ini  belum  ada  prosedur baku  ataupun standart  operational procedure (SOP)  yang  mengatur tentang  itu.  Proses  alur  pelaporan, periode  pelaporan  dan  bentuk laporannya, selama ini dibuat berdasarkan pengetahuan setiap petugas dan permintaan dari pimpinan. 5. Pelayanan Kesehatan Secara  keseluruhan,  fasilitas dan  alat  penunjang  medisnya  cukup layak  dan  bagus  untuk  ukuran  klinik. Namun  untuk  layanan  kesehatan  di klinik  MMC  masih  kurang  ideal, karena hanya ada layanan poli umum dan gigi saja.
6. Akses Informasi Berkaitan  dengan  kebutuhan akses  informasi,  terutama  untuk pasien  yang  ingin  mendapatkan informasi  tentang  pelayanan  maupun jadwal  dokter  jaga  di  klinik  MMC, masih  harus  bertanya  dan  datang langsung  ke  petugas  atau  perawat yang  ada  di  klinik.  Karena  belum adanya media yang dapat
20
memungkinkan  informasi  di  klinik MMC dapat diakses secara mudah.
Berikut  merupakan  gambaran kebutuhan dan pengguna informasi di klinik MMC, yang ditampilkan melalui tabel. No Informasi Isi Pengguna 1 Rekam medis Data riwayat kesehatan pasien yang pernah berobat Administrasi, Dokter dan Perawat 2 Karyawan Data seluruh karyawan di klinik MMC Administrasi dan pimpinan 3 Obat dan Alat Medis Data obat dan alat medis yang tersedia Administrasi, farmasi, perawat dan dokter 4 Catatan Kunjungan Data kunjungan pasien Administrasi, perawat dan dokter 5 Resep Data resep obat Administrasi, farmasi, perawat dan dokter 6 Persediaan obat dan alat medis Data persediaan obat dan alat medis Administrasi, farmasi, perawat dan dokter 7 Pembelian obat dan alat medis Data transaksi pembelian obat dan alat medis Administrasi, bendahara, farmasi, perawat dan dokter 8 Buku order Data obat yang habis dan harus dipesan bendahara dan farmasi 9 Biaya pengobatan Data biaya biaya pasien yang berobat Administrasi, bendahara, farmasi, perawat dan dokter 10 Jadwal dokter jaga Data jadwal dokter yang praktek Administrasi, farmasi, perawat, dokter dan pasien 11 Absensi Karyawan Data absensi untuk karyawan Administrasi, farmasi, perawat, dokter dan pimpinan 12 Pelayanan Kesehatan Informasi tentang pelayanan yang dimiliki oleh klinik MMC Administrasi, farmasi, perawat, dokter, pimpinan dan pasien 13 Data sebaran penyakit Data berisi sebaran penyakit pasien Administrasi, perawat,  dokter dan pimpinan 14 Workflow Pendaftaran Pasien Diagram alir data proses pendaftaran pasien perawat,  dokter dan pasien 15 Workflow Tindakan Pelayanan kesehatan terhadap pasien Diagram alir data proses pemeriksaan dan tindakan pengobatan perawat,  dokter dan pasien 16 Informasi dan Pengumuman Informasi dan pengumuman untuk pasien Administrasi, farmasi, perawat, dokter dan pasien
Noor Alis Setiyadi : Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi  …..
No Informasi Isi Pengguna 17 Laporan Data seluruh laporan di klinik MMC Pimpinan Tabel 2. Gambaran kebutuhan dan pengguna informasi di klinik MMC Pembahasan Analisis Sistem Sistem yang ada belum memungkinkan para pengguna informasi,  untuk  dapat  mengakses informasi yang disediakan secara mudah dan  jelas.  Menurut  pengamatan  dan wawancara yang dilakukan, dapat ditarik kesimpulan,  bahwa  untuk  keamanan data  di  klinik  MMC,  termasuk  kategori yang  kurang  aman  dan  pencatatan  di klinik  MMC  juga  masih  menggunakan sistem  manual.  Maka  dari  itu,  sangat  di butuhkan  system  keamanan  data,  yang memastikan  bahwa  data  di  klinik  MMC menjadi aman.
Selama  ini  di  klinik  MMC,  data yang ada belum sepenuhnya terintegrasi satu-sama  lain.  Untuk  kebutuhan  akan integrasi  data  yang  ada,  haruslah  ada sistem  yang  memungkinkan,  antar komponen subsistem di klinik MMC bisa terintegrasi,  serta  sistem  yang  sedang berjalan  di  MMC  juga  dapat  terintegrasi dengan sistem yang ada di UMS.
Input Kegiatan pencatatan yang dilakukan  oleh  perawat  sekaligus petugas  di  bagian  registrasi,  meliputi pencatatan  pada  rekam  medis  pasien, mencatat  data  pasien  di  buku  laporan harian  dan  mencatat  biaya  pelayanan medis.
Data  masukan  yang  akan  dicatat meliputi data umum pasien, ketenagaan, data  tindakan  dan  jenis  obat (7) .  Input data  merupakan  kegiatan  memasukkan data  dalam  suatu  sistem,  untuk selanjutnya  diproses  dan  data  yang dimasukkan  juga  harus  lengkap  dan
sesuai  dengan  kebutuhan (3) .  Proses mencatat,  manganalisis  memungkinkan untuk membantu mempromosikan perubahan positif dalam sistem pelayanan kesehatan (11) .
Process
Pengolahan  data,  merupakan hasil  dari input atau  pencatatan  yang dilakukan oleh petugas dibagian registrasi. Karena proses masih dilakukan  secara  manual,  maka  dalam pengolahan  data,  petugas  harus  kembali memilih  data  tertentu  yang  akan dibutuhkan dalam pelaporan. Pengolahan  data  merupakan bagian sistem yang melakukan perubahan, pembentukan dan transformasi,  dari  masukan  menjadi keluaran (4) . Proses pengolahan data juga merupakan tahapan data menjadi sebuah informasi (8) .
Output
Laporan  kunjungan  pasien,  akan dipindahkan  lagi  ke Spreadsheet pada hari berikutnya. Kegiatan pencatatan dan pengolahan data dilakukan oleh perawat yang  juga  petugas  di  bagian  registrasi klinik  MMC,  serta  untuk  pengolahan datanya masih dilakukan secara manual, dengan menggunakan Spreadsheet .
Sehingga  kegiatan  pencatatan  data kurang efisien.
Keluaran atau output merupakan hasil  atau  produk  dari  sistem  informasi yang  berupa  informasi  dan  berbentuk dokumentasi  atau  laporan (9) .  Selain  itu informasi  yang  dihasilkan  oleh  sistem, harus  disesuaikan  dengan  kebutuhan, sehingga  dapat  dijadikan  sebagai  bahan pengambilan keputusan (10) .

## SIMPULAN DAN SARAN Simpulan
1. Belum  adanya  media  yang  dapat memungkinkan  informasi  di  klinik MMC  dapat  diakses  secara  mudah oleh pasien.
2. Data  yang  ada  di  klinik  MMC  belum sepenuhnya  terintegrasi  antar  sub sistem.
3. Selama ini, pencatatan dan pengolahan  data  yang  dilakukan  oleh petugas  di  MMC,  masih  dilakukan secara manual.
4. Belum  adanya standart  operational procedure (SOP)  yang  mengatur tentang bentuk dan proses pelaporan data kepada direktur klinik MMC.
5. Fasilitas  di  klinik,  belum  sepenuhnya lengkap dan memadai.

## Saran
1. Perlu sebuah sistem yang memungkinkan para pengguna informasi, dapat mengakses informasi dengan mudah. 2. Perlu adanya sistem yang memungkinkan,  antar  komponen subsistem  di  klinik  MMC  bisa terintegrasi, serta sistem yang sedang berjalan di MMC juga dapat terintegrasi  dengan  sistem  yang  ada di UMS.
3. Perlu  dibuat  dan  dirancang  sebuah software untuk  pencatatan  dan pengolahan  data,  sehingga  nantinya akan  mempermudah  petugas  dalam menjalankan  tugas  dan  membuat laporan kepada pimpinan.
4. Perlu  disusun standart  operational procedure (SOP)  proses  pelaporan data kepada manajemen atau pimpinan. Harus  ada  beberapa  penambahan layanan  penunjang  dan  infrastruktur, serta optimalisasi kinerja SDM.

## DAFTAR RUJUKAN
1.   Kusumadewi. Informatika Kesehatan.  Yogyakarta:  Graha  Ilmu; 2009. 2.   Kementrian  Kesehatan.  Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia,  Nomor  28  Tahun  2011, Tentang  Klinik.  Nomor  28  Tahun 2011 Indonesia; 2011 p. BAB I, Pasal 1. 3.   Sutarbi T. Sistem Informasi Manajemen.  Yogyakarta:  CV.  Andi Offset; 2005. 4.   Yakub.  Pengantar  Sistem  Informasi.
Yogyakarta: CV. Graha Ilmu; 2012.
5.   Soekidjo  N.  Metodologi  Penelitian
Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta; 2010. 6.   Marimin. Sistem Informasi Manajemen  Sumber  Daya  Manusia. Jakarta: PT. Grasindo; 2008. 7.   Dwi  N.  Rich  Internet  Applications Untuk  Aplikasi  Sistem  Informasi Klinik  Kesehatan.  J  Inform  UAD Yogyakarta. 2009;3(2):341–9.
8.   Riga M, Vozikis A, Pollalis Y, Souliotis K.  MERIS  (  Medical  Error  Reporting Information  System  )  as  an innovative patient safety intervention :  A  health  policy perspective.  Health  Policy  (New York)  [Internet].  Elsevier  Ireland
Ltd;  2015;119(4):539–48.  Available from: http://dx.doi.org/10.1016/j.healthp ol.2014.12.006
9.   Fatta  H.  Analisis  dan  Perancangan Sistem  Informasi.  Yogyakarta:  CV. Andi Offset; 2007.
10.   Shemeikka  T,  Bastholm-rahmner  P, Elinder  C,  Vég  A,  Törnqvist  E, Cornelius  B,  et  al.  A  health  record integrated  clinical  decision  support system  to  support  prescriptions  of pharmaceutical  drugs  in  patients with reduced renal function : Design
Noor Alis Setiyadi : Analisis Pelaksanaan Sistem Informasi  …..
, development and proof of concept. Int J Med Inform [Internet]. Elsevier Ireland  Ltd;  2015;84(6):387–95. Available from: http://dx.doi.org/10.1016/j.ijmedin f.2015.02.005 11.   Hongsranagon  Prathurng,  2016. Medical  errors.  Second  Edition. Charansanitwong  Printing.  Bangkok page  16-24.  ISBN:  978-616-413-
147-7