## Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Permohonan  Surat Keterangan dan Surat Pernyataan (SIM-PPSKP)
Sinta Rukiastiandari 1 , Hamdun Sulaiman 2 , Teo Filus Simanjuntak 3
1,2,3 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika e-mail: 1 sinta.sru@bsi.ac.id, 2 hamdun.hsl@bsi.ac.id, 3 teofilussimanjuntak007@gmail.com
Abstrak -  Pemerintah  sebagai  pelaku  penyelenggara  pelayanan  publik  yang  dibutuhkan  oleh  masyarakat bertanggung  jawab  untuk  memberikan  pelayanan  yang  terbaik  dan  terus  berupaya  meningkatkan  kualitas pelayanan  publik.  Keberhasilan  pelayanan  dapat  diukur  dari  kepuasan  masyarakat  dalam  hal  pelayanan  yang diberikan  oleh  penyelenggara  pelayanan  publik.  Maka  dari  itu  penyelenggara  pelayanan  publik  harus  terus berupaya  dan  berinovasi  agar  kualitas  pelayanan publik  menjadi  lebih  baik  lagi.  Untuk  itu,  dalam membangun perancangan sistem yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan publik, saya menggunakan metode prototype. Penerapan sistem merupakan hal yang sangat penting bagi pihak pengembang sistem informasi untuk menunjang keberhasilan  sistem  informasi  tersebut  apakah  berjalan  sesuai  dengan  perencanaan  dan  telah  sesuai  dengan keinginan  dari  pengguna.  Prototype  dibuat  dengan  tujuan  memberikan  penyamaan  persepsi  dan  pemahaman awal  dalam  proses  dasar  dari  sistem  yang  akan  dirancang,  sehingga  akan terjalin  komunikasi  yang  baik  antara pihak perancang dan pengguna sistem. Dengan adanya sistem informasi manajemen pelayanan publik sehingga dapat meringankan tugas dan kewajiban penyelenggara pelayanan publik. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan masyarakat dalam pelayanan publik dan dapat menunjang kualitas pelayanan publik menjadi yang terbaik. Kata Kunci: Pelayanan Publik, Prototype, Kualitas Pelayanan Publik.
Abstract - The government as an actor in providing public services needed by the community is responsible for providing  the  best  service  and  continuously  striving  to  improve  the  quality  of  public  services.  Service  success can be measured by community satisfaction in terms of services provided by public service providers. Therefore the public service provider must  continue to  strive and innovate so that the quality of  public services becomes even better. For that reason, in building a system design that aims to improve public services, i use the prototype method.  The  application  of  the  system  is  very  important  for  the  information  system  developer  to  support  the success of the information system whether it is going according to plan and in accordance with the wishes of the user.  The  prototype  was  created  with  the  aim  of  providing  equal  perception  and  initial  understanding  in  the basic process of the system to be designed, so that good communication will be established between the designer and the user of the system. With the existence of a public service management information system so that it can ease  the  duties  and  obligations  of  public  service  providers.  This  can  increase  public  satisfaction  in  public services and can support the quality of public services to be the best Keywords: Public Services, Prototype, Quality of Public Services
PENDAHULUAN
Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif  di  Indonesia  dibawah  kecamatan. Kelurahan  merupakan  wilayah  kerja  lurah  sebagai perangkat  daerah  kabupaten  atau  kota.  Kelurahan dipimpin  oleh  seorang  lurah  yang  dipilih  oleh masyarakat  kelurahan tersebut dan berstatus sebagai pegawai  negeri  sipil.  Kelurahan  merupakan  unit pemerintahan terkecil setingkat desa. Kelurahan juga mempunyai  peran  sebagai  penyelenggara  pelayanan publik,  baik  itu  dalam  bidang  pemerintahan,  bidang pembangunan,  bidang  kemasyarakatan  dan  lain sebagainya.
Sebagaimana  yang  tertulis  dalam  Undang- undang  Nomor  25  Tahun  2009  Tentang  Pelayanan Publik pada Pasal 15 tersebut menyimpulkan bahwa penyelenggara pelayanan publik berkewajiban untuk
memberikan  pelayanan    yang  berkualitas  dan melaksanakan  layanan  sesuai  dengan  standar pelayanan yang telah disusun. Pada era sekarang ini banyak  masyarakat  yang  datang  ke  kelurahan  untuk membuat surat keterangan sesuai dengan kepentingan  masyarakat  tersebut,  seperti  membuat surat  keterangan  dan  surat  pernyataan.  Banyaknya masyarakat  yang  datang  ke  kelurahan  membuat petugas  kewalahan  dalam  melayani  permintaan masyarakat tersebut.
Era  Revolusi  4.0  menjadi  momen  yang  paling tepat  bagi  setiap  kelurahan  untuk  meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat, yaitu dalam hal pembuatan  permohonan  surat  keterangan  dan pernyataan  dengan  berbasis  komputerisasi  atau elektronik melalui aplikasi SIM-PPSKP. Aplikasi ini dalam  manajemen  data  di  dukung  oleh  basis  data
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
yang  mampu  mempermudah  penyimpanan  data masyarakat, dapat melayani masyarakat secara cepat dan  meringankan  beban  petugas  kelurahan.  SIM- PPSKP  ini  merupakan  aplikasi  berbasis  web  dan hanya dapat diakses oleh petugas (admin).

## METODE PENELITIAN
Metode  pengembangan  perangkat  lunak  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode prototype . Prototyping merupakan teknik pengembangan sistem yang menggunakan prototype untuk  menggambarkan  sistem,  sehingga  pengguna atau pemilik sistem mempunyai gambaran pengembangan  sistem  yang  akan  dilakukan  (S. Mulyani et al., 2018:30)
Sumber: (S. Mulyani, 2018)
Gambar 1. Langkah-langkah Prototype
Tahapan  yang  terdapat  dalam  metode prototype menurut  (Mulyani,  2016)  terbagi  menjadi  empat yaitu:
1. Analisis Kebutuhan User
Pengembang  dan  pengguna  atau  pemilik  sistem melakukan  diskusi  dimana  pengguna  atau  pemilik sistem  menjelaskan  kepada  pengembang  tentang kebutuhan  sistem  yang  mereka  inginkan,  data  yang akan  diolah  dan  output.  sistem  yang  mereka inginkan.  Dalam  tahapan  ini  dibahas  berbagi  jenis data yang diklasifikasikan sebagai master data.
2. Membuat Prototype
Pengembang  membuat  prototype  dari  sistem yang  telah  dijelaskan  oleh  pengguna  atau  pemilik sistem.  Dimana  sistem  tersebut  dibuat  berdasarkan dari  hasil  diskusi  tentang  sistem  layanan  lost  and found.
3. Menyesuaikan prototype dengan keinginan user
Pengembang menanyakan kepada pengguna atau
pemilik sistem tentang prototype yang sudah dibuat, apakah sesuai atau tidak dengan kebutuhan sistem.
4. Menggunakan Prototype
Sistem  mulai  dikembangkan  dengan prototype yang sudah dibuat. “Menurut (Dwi Purnomo, 2017) ada 4 metodologi prototype yang paling utama yaitu:
a. Illustrative ,  menghasilkan  contoh  laporan  dan tampilan layar.
b. Simulated ,  mensimulasikan  beberapa  alur  kerja sistem tetapi tidak menggunakan data real.
c. Functional , mensimulasikan beberapa alur sistem yang sebenarnya dan menggunakan data real.
d. Evolutionary , menghasilkan model yang menjadi bagian dari operasional sistem.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan  menggunakan  metode prototype ,  maka berdasarkan   permasalahan   yang   diangkat   dalam penelitian ini di rancanglah sebuah system terkomputerisasi sebagai berikut :
1. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan  analisis    kebutuhan    dari    sistem yang ada  dibagi  menjadi  kebutuhan dari sistem dari petugas  dan  pemohon.  Kebutuhan    sistem  tersebut dapat di detailkan menjadi sebagai berikut :
A. Kebutuhan Petugas
A.1. Formulir Data Pemohon SKCK
A.2. Formulir Data Pemohon SP-BPMTMAK
B. Kebutuhan Pemohon B.1. Surat Keterangan
B.2. Surat Pernyataan
2. Desain
Tahap  desain  merupakan  implementasi  dari analisa  kebutuhan  petugas  dan  pemohon.  Terbagi menjadi 2 bentuk desain, yaitu :
A. Struktur Data Secara konseptual tahap struktur data digambarkan  menggunakan  Entity  Relationship Diagram  (ERD),  yang  dapat  digunakan  untuk merancang  database  yang  sesuai  dengan  kebutuhan web yang akan dibuat antara lain, sebagai berikut:
1. Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Petugas
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 2. Use Case Diagram Petugas
b. Use Case Diagram Proses Pelayanan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 3. Use Case Diagram Proses Pelayanan

## c. Use Case Diagram Laporan Surat Keterangan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 4. Use Case Diagram Laporan Surat Keterangan
d. Use Case Diagram Laporan Surat Pernyataan

## Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 5. Use Case Diagram Laporan Surat Pernyataan
2. Activity Diagram a. Activity Diagram Surat Keterangan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 6. Activity Diagram Surat Keterangan
b. Activity Diagram Surat Pernyataan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 7. Activity Diagram Surat Pernyataan c. Activity Diagram Laporan Surat Keterangan
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 8. Activity Diagram Laporan Surat Keterangan
d. Activity Diagram Laporan Surat Pernyataan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 9. Activity Diagram Laporan Surat Pernyataan
3. ERD ( Entity Relationship Diagram )

## Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 10. Entity Relationship Diagram (ERD)
4. LRS ( Logical Record Structure )
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 11. Logical Record Structure (LRS)

## 5. Class Diagram
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 12. Class Diagram
7. Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Surat Keterangan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 13. Sequence Diagram Surat Keterangan
b. Sequence Diagram Surat Pernyataan
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 14. Sequence Diagram Surat Pernyataan
B. Representasi Antarmuka Tahap  desain  dibutuhkan  untuk  perancangan antarmuka  ( web  base )  dalam  menentukan  proses elemen-elemen  yang  diperlukan  di  dalam website. Dalam  tahap  desain  ini  memiliki  beberapa  langkah, yaitu:
a. Merumuskan dan menentukan tema website Tema website SIM-PPSKP  ditentukan  atau dirumuskan  untuk  mempermudah  warga  dalam membuat  surat  keterangan  dan  surat  pernyataan dengan layanan berbasis online.
b. Tipe website
Dengan  perkembangan  akses  informasi  yang sangat  pesat,  aplikasi  ini  dirancang  untuk  dapat diakses  dimana  saja  dan  kapan  saja.  Dengan menggunakan PC, laptop maupun smartphone . Maka tipe website yang  akan  diimplementasikan  bersifat responsif.
c. Mendesain atau membuat layout Proses membuat layout dengan tujuan memberikan  kemudahan  kepada  warga  dalam  proses pembuatan  surat  keterangan  dan  surat  pernyataan. Tools yang  digunakan  untuk  mendesain layout website menggunakan aplikasi balsamiq.
d. Menentukan kombinasi warna dan jenis huruf
Suatu website dikatakan menarik apabila kombinasi warna  dan jenis  huruf  saling  berpadu  satu sama lain. pemilihan warna dan jenis font mempunyai tujuan  untuk  mempermudah user melihat  dan membaca semua informasi yang ditampilkan di setiap halaman web.
3. Rancangan Prototype
a. Tampilan Halaman Login
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 15. Tampilan Halaman Login
b. Tampilan Halaman Dashboard
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 16. Tampilan Halaman Dashboard
c. Tampilan Halaman Admin Memilih Layanan
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 17. Tampilan Halaman Admin Memilih Layanan
d. Tampilan Halaman Profil Pengguna Admin
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 18. Tampilan Halaman Profil Pengguna Admin

## e. Tampilan Halaman Admin Untuk Melihat Data
Warga Pada Layanan SKCK
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 19. Tampilan Halaman Admin Untuk Melihat Data Warga Pada Layanan SKCK
f. Tampilan Halaman Untuk Melengkapi Data Perorangan Layanan SKCK Pada Admin
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 20. Tampilan Halaman Untuk Melengkapi Data Perorangan Layanan SKCK Pada Admin g. Tampilan Halaman Untuk Melihat Rincian Data Perorangan Layanan SKCK Pada Admin

## Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 21. Tampilan Halaman Untuk Melihat Rincian Data Perorangan Layanan SKCK Pada Admin
h.  Tampilan  Halaman  Admin  Untuk  Melihat  Data Warga Pada Layanan SP- BPMTMAK

## Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 22. Tampilan Halaman Admin Untuk Melihat Data Warga Pada Layanan SP- BPMTMAK
i.  Tampilan  Halaman  Untuk  Melengkapi  Data Perorangan Layanan SP-BPMTMAK Pada Admin

## Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 23. Tampilan Halaman Untuk Melengkapi Data Perorangan Layanan SP-BPMTMAK Pada Admin j.  Tampilan  Halaman  Untuk  Melihat  Rincian  Data Perorangan Layanan SP- BPMTMAK Pada Admin
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 24. Tampilan Halaman Untuk Melihat Rincian Data Perorangan Layanan SP- BPMTMAK Pada Admin
k. Tampilan Halaman Jenis Layanan Pada Admin
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar 25. Tampilan Halaman Jenis Layanan Pada Admin

## KESIMPULAN
Berdasarkan        hasil      pembahasan       mengenai perancangan sistem informasi manajemen pelayanan publik, maka dapat disimpulkan bahwa:
a. Dengan  adanya  sistem  informasi  manajemen pelayanan  publik  maka  dapat  membantu pekerjaan petugas
kelurahan dalam
permohonan  pembuatan  surat  keterangan  dan surat  pernyataan  menjadi  lebih  cepat,  efisien dan efektif.
b. Memberikan  kepuasan  terhadap  masyarakat dalam  hal  pelayanan  yang  dilakukan  oleh pihak  penyelenggara  pelayanan  khususnya dalam  proses  pembuatan  permohonan  surat keterangan dan surat pernyataan.

## REFERENSI
Ahmad,  L.,  &  Munawir.  (2018).  Sistem  Informasi
Manajemen :  Buku  Referensi  (Syarifuddin (ed.)). Lembaga Komunitas Informasi Teknologi Aceh (KITA). Dedy  Rahman  Prehanto,  S.Kom.,  M.Kom.  (2020). BUKU AJAR KONSEP SISTEM INFORMASI  (I  Kadek  Dwi  Nuryana,  S.T., M.Kom  (ed.);  1st  ed.).  Scopindo  Media Pustaka.
Djahir, Y., &  Pratita, D. (2015). Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen (1st ed.). Deepublish.
Elisabet  Yunaeti  Aggraeni  Rita  Irviani.  (2017). Pengantar  Sistem  Informasi  (E.  Risanto  (ed.);
1st ed.). CV ANDI OFFSET. Ibrahim,  W.  H.,  &  Maita,  I.  (2017).  Sistem Informasi Pelayanan Publikberbasis Web Pada Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Kampar. Jurnal  Ilmiah  Rekayasa  Dan  Manajemen Sistem Informasi, ~ ``3(2), 17–22. Mulyani, P. D. S. (2016). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah:  Notasi  Pemodelan  Unified  Modeling Language  (UML)  (A.  Zulvani  (ed.);  2nd  ed.). Abdi Sistematika. Mulyani,  S.,  Suzan,  L.,  Sagar,  Y.,  Yuniarti  K,  E., Dwi Karya S, C., Nur Azizah K, Z.,  &  Alam M,    M.    (2018).    Sistem    Informasi
Akuntansi :    Aplikasi    Di    Sektor  Publik (Alimin  &  A.  Muktiyanto  (eds.);  1st  ed.).
Unpad Press.
Muslihudin,  M.,  &  Oktafianto. (2016).  Analisis  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Menggunakan Model  Terstruktur  dan  UML  (A.  Pramesta (ed.); 1st ed.). CV. ANDI OFFSET.
Musllichah.  (2019).  Bunga  Rampai  Kearsipan  (1st ed.).  Gadjah  Mada  University  Press.Nafiudin. (2019).  Sistem  Informasi  Manajemen.  Qiara Media.
Nugroho,  M.,  &  Halik,  A.  (2016).  Penerapan Standar  Pelayanan  Publik  Pada  Kelurahan  di Wilayah  Kota  Kediri.  JHP17  Jurnal  Hasil Penelitian  LPPM  U\Untag  Surabaya,  1(2), 251–266.
Purnomo,  D.  (2017).  Model  Prototyping  Pada
IMTechno: Journal of Industrial Management and Technology Volume 2 No. 1 Januari 2021 E-ISSN: 2774-342X
Pengembangan  Sistem  Informasi.  J  I  M  P  - Jurnal  Informatika  Merdeka  Pasuruan,  2(2), 54– 61. https://doi.org/10.37438/jimp.v2i2.67
Rosalin,  S.  (2017).  Manajemen  Arsip  Dinamis  (1st ed.). UB Press.
Rukun,  K.,  &  Hayadi,  B.  H.  (2018).  Sistem
Informasi Berbasis Expert (1st ed.).
Deepublish. Silvia  Asriel,  A.,  Armiati.,  &  Frista,  L.  (2016). Manajemen Kantor (1st ed.). Kencana.
Sundari,  J.  (2016).  Sistem  Informasi  Pelayanan Puskesmas  Berbasis  Web.  IJSE  –  Indonesian Journal on Software Engineering, 2(1), 44–49. http://ejournal.bsi.ac.id/jurnal/index.php/ijse/ar ticle/view/665/556