RECORD CENTER ARSIP SURAT KEPUTUSAN (SK) UNTUK UNIVERSITAS

## Ni Wayan Wisswani, I Gusti Ngurah Bagus Catur Bawa, I Wayan Candra Winetra
Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Bali, Kampus Bukit Jimbaran, Kuta Selatan, Badung, Kode Pos 80364 Tuban E-mail : wisswani@pnb.ac.id

## Abstrak
Pengelolaan arsip bagi organisasi adalah  sebuah kebutuhan. ANRI  merekomendasikan pengelolaan arsip bukti otentik  secara  digital.  Universitas  sebagai  salah  satu  organisasi  juga  memerlukan  digitalisasi  manajemen pengelolaan  arsip.  Khususnya  arsip  dokumen  pengelolaan  surat  keputusan  (SK)  merupakan  dokumen  penting yang  menyangkut riwayat kegiatan universitas. Digitalisasi pengelolaan arsip  membantu  mengatasi kelemahan pengelolaan arsip  manual  yang rentan rusak dan  hilang serta biaya pengelolaan  yang besar. Upaya digitalisasi dilakukan  dengan  mengembangkan  aplikasi  manajemen  arsip  berbasis  komputer  menggunakan  PHP  dan MYSQL.  Aplikasi  ini  mengelola  transaksi  pengarsipan  berkas  SK  universitas  secara  terpusat  agar  dapat menyimpan histori kegiatan untuk pengambilan keputusan dan sebagai media penyimpanan bersama.
Kata Kunci: Arsip, Arsip elektronik, distribusi file, aplikasi Web.

## Abstract
Archive management for organizations is a necessity. ANRI recommends digital records archive management of evidence.  University  as  one  of  the  organizations  also  requires  digitalization  of  archive  management.  In particular, management archives of decision letter documents (SK) are important documents that relate to the history of university activities. Digitalization of archive management helps address the weaknesses of managing damaged, lost and vulnerable manual archives and large management costs. Digitalization efforts are done by developing  a  computer  based  archive  management  application  using  PHP  and  MYSQL.  This  application manages university file archiving transactions centrally in order to keep activity history for decision making and as a shared storage media.
Keywords: Archive, Electronic archives, file distribution, Web applications.

## I. PENDAHULUAN
Arsip merupakan  dokumentasi  resmi  catatan berbagai  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  yang telah  dilakukan  oleh  sebuah  organisasi  (Wisswani, 2018).  Arsip  merupakan  sumber  informasi  bagi organisasi  itu  sendiri  dan  para  stakeholdernya, karena  merupakan  bahan  bukti  yang  dapat  di pertanggungjawabkan  kebenarannya  atas  seluruh aktivitas  yang  terjadi  dalam  organisasi  (Rifauddin, 2016). Arsip dapat berupa naskah perjanjian/kontrak,  akta  pendirian  perusahaan,  dan surat keputusan  yang  kebanyakan  dikelola  secara manual  dan  membutuhkan  resource  yang  besar agar  tetap  memberi  nilai  guna  (Mulyono,  2011). Badan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (Arsip Nasional  Republik  Indonesia  ,2012  )  menyatakan pengelolaaan  arsip  berbasis  teknologi  dapat digunakan  sebagai  bukti  otentik  digital.  Arsip
digital  lebih  sesuai  dengan  kebutuhan  zaman  yang menuntut kecepatan berbagi, kemudahan akses dan fleksibilitas  dalam  berjejaring  (Triono,2015),  serta meningkatnya
performa organisasi (Widiatmoko,2017).
Menurut  (Machsun  dan  ANRI)  arsip  digital merupakan  alih  media  bentuk  arsip  fisik  menjadi file  digital  sehingga  arsip  dapat  dikelola  secara elektronik  serta  didistribusikan  melalui  jaringan komputer  dengan  teknologi  sistem  informasi.  (Sun min)  telah  membuat  sistem  arsip  untuk  mengelola data  arsip  terkait  geologi  sebuah  kabupaten  dan propinsi. (Dessy) juga membuat sistem pengarsipan yang  mengelola  absensi  dosen  baik  dalam keseharian  mupun  dalam  proses  perkuliahan, pengelolaan surat masuk dan keluar  pada Fakultas Teknik Universitas Negeri Yogyakarta.
Aspek  pendistribusian  file  kepada  semua  pihak pemakai adalah aspek penting dalam
Vol. 11 No. 1, April 2019, 1-8 e -ISSN: 2548-9828
pengembangan  sistem  arsip  digital.  Berbagai metode  sharing  file  dalam  mengelola  arsip  juga telah  dilakukan  diantaranya,  (Jian)  melakukan penelitian  untuk  sharing  file  arsip  bersama  dengan metode cloud  computing yang  memungkinkan pelacakan  file  bersama  yang  tidak  diketahui pemiliknya.  (Thomas)  memperkenalkan  teknik Percival  yang  mengelola  arsip  dalam  jangka panjang  dengan  penyimpanan  terdistribusi.  (Neal) menghasilkan  software  pengarsip  file  digital koleksi  otoritas  publik  untuk  mengidentifikasi, mengekstrak  dan  menyiapkan  arsip  digital  untuk dimasukkan  ke  dalam  media  penyimpanan. (Gudakesa,  dkk)  melakukan sharing  file dengan model host  to  host yang  memungkinkan  proses sinkronisasi  data  antara  pihak  yang  berelasi. (chandraprabath) membuat teknik untuk mekanisme  berbagi  data  yang  aman  yang  disebut LockBox  yang  melakukan    pengolahan  data menggunakan data hiding dan key sharing diantara pengguna  yang  disediakan  oleh  sistem  secara otomatis.
Teknologi  lain  selain  file  sharing  adalah pengembangan  layanan  arsip  online  dengan  akses melalui  teknologi  web.  Penelitian  pengembangan sistem dengan teknologi web juga masih dilakukan
diantaranya,  (Cenk)  menggunakan  teknologi  web untuk  komunikasi  antara  pelayanan  medis  untuk memberitahukan  layanan  darurat  kepada  dokter. (Angry)  menggunakan  web  untuk  aplikasi  cepat mengkonfirmasi  penculikan,  (Ratna)  mengunakan teknologi  web  untuk  memberikan  informasi  bahan alat upacara dalam agama hindu.
Pada  penelitian  ini  dikembangkan  digitalisasi manajemen  arsip  untuk  surat  keputusan  pada universitas berteknologi web yang mengedepankan efisiensi  entry  data,  penditribusian  file  secara otomatis.  Pengembangan  sistem  dilakukan  dengan menggunakan metodologi waterfall dan diimplementasikan  dengan  bahasa  pemrograman PHP  dan  MySQL.  Sistem  ini  akan  berfungsi sebagai  media  penyimpan  dan  sharing  file  arsip digital  terkait  surat  keputusan  bagi  seluruh  civitas akademik universitas.

## II. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dikembangkan  dengan  metode waterfall (sommerville, 2011) yaitu sebuah metode pengembangan sistem yang klasik. Dengan tahapan seperti
gambar 1 berikut ini: Gambar 1. Metode Waterfall
Sumber: Sommerville, 2011
a. Requirements analysis and definition Tahapan  ini  dilakukan  untuk  menentukan kebutuhan  dan  fungsi  dari  sistem  arsip digital yang dibuat.
b. System and software design Dari  proses  ini  akan  dihasilkan  gambaran sistem serta kebutuhan baik perangkat keras maupun perangkat lunak
c. Implementation and unit testing Hasil  design  sistem  yang  diperoleh  pada tahapan  sebelumnya  diwujudkan  dalam program  aplikasi  yang  terdiri  dari  modul modul  sistem.  Modul  tersebut  kemudian diuji  untuk  memastikan  bahwa  subsistem memenuhi  spesifikasi  kebutuhan  yang  telah didefinisikan.
d. Integration and system testing
Tahapan  ini  memastikan  keseluruhan  sub modul  yang  telah  terintegrasi  merupakan sistem  yang  sesuai  dengan  kebutuhan perangkat  lunak  yang  dibutuhkan  end  user dalam  pengelolaan  arsip  surat  keputusan universitas.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3. 1 Requirement Analisis
Untuk  mengetahui  bisnis  proses  eksisting pengarsipan  file  surat  keputusan  pada  universitas, dilakukan  penelitian  pada  sebuah  universitas  di Bali.  Proses  pengajuan  dan  pengarsipan  dokumen ini  dilakukan  secara  personal  oleh  pegawai  atau dosen  sebagai  koordinator  kegiatan.  Prosesnya dimulai  dengan  membuat  draft  SK  dan  kemudian
meminta  nomer  surat  pada  unit  Humas.  SK  yang sudah  memiliki  nomer  selanjutnya  ditandatangani direktur  sebagai  pejabat  utama.  SK  yang  telah ditandatangani dibagikan kepada staff yang terlibat dalam  kegiatan  tersebut  untuk  diarsip  secara personal.
Proses  pengajuan  surat  keputusan  dengan tahapan  yang  terjadi  pada  sistem  eksisting membutuhkan waktu yang khusus. Proses pengarsipan  manual  yang  dilakukanpun  membuat arsip  rentan  hilang  dan  rusak  serta  perolehan informasi  terkait  histori  SK  menjadi  sulit,  karena histori  kegiatan  tidak  tercatat  dengan  baik.  Tentu saja hal ini dapat menyebabkan proses pengambilan  keputusan  terkait  SK  kegiatan seringkali menjadi tidak tepat.
Kelemahan  sistem  eksisting  ini  diatasi  dengan melakukan  reenginering  proses  bisnis  pengarsipan SK. Model pengarsipan baru yang dirancang adalah Record  Center pengarsipan  SK  digital  yang  dapat disharing  sehingga  menjadi  sumber  informasi bersama. Semua SK yang diproduksi dan disimpan dalam media yang sama secara digital. Pengelolaan yang  tidak  lagi berbasis  kertas  dan  model pengarsipan terpusat dapat memudahkan otomatisasi  distribusi  file  arsip  ke  seluruh  civitas yang berhak atas SK terkait.
Perubahan proses  dilakukan dengan  melakukan pengajuan  SK  melalui  sistem  terkomputerisasi berbasis  web.  Pengajuan  SK  melalui  sistem  ini dilakukan koordinator kegiatan dengan mengirimkan  draft  SK  yang  siap  diberi  nomer  SK dan  menentukan  anggota  yang  berhak  atas  arsip SK.  Selanjutnya  SK  dicetak  unit  Humas  untuk dimintakan tanda tangan direktur sebagai pimpinan utama.  SK  yang  telah  selesai  diupload  kembali  ke sistem  oleh  Humas  untuk  disimpan  sebagai  arsip bersama.

## 3.2 System and Software design
Sistem  Record  Center  yang  dibutuhkan  oleh universitas  dalam  pengelolaan  surat  keputusan, diakses  oleh  3  jenis  user.  Ketiga  jenis  user  yaitu koordinator  kegiatan  pengusul  SK,  Humas  dan Anggota.  Koordinator  pengusul  mengajukan  draft SK melalui sistem. Draft SK tersebut dikelola oleh unit humas sampai selesai ditandatangani pimpinan utama.  Setelah  selesai  maka  SK  yang  sudah  jadi diupload dan simpan di sistem sebagai arsip. Arsip dapat  dicari  oleh  anggota  yang  terkait  dengan  SK yang  disimpan.  Sistem  record  center  yang  dibuat didesain dengan arsitektur  umum  seperti  gambar  2 berikut:
DBMS Aplikasi SERVER Koordinator kegiatan pengusul SK Humas Anggota internet Gambar 2. Arsitektur Sistem
Sumber: Hasil desain, 2018
Sistem  ini  diimplementasikan  menggunakan bahasa  pemrograman  PHP  , Web  Server  Apache dan MySQL. Software ini dipilih karena 3 Software ini  bersifat  open  source  sehingga  lebih  mudah dalam pengembangannya.
Hubungan  semua  entitas  objek  yang  terlibat dalam  sistem  digambarkan  relasinya  dalam  Entity Relationship  Diagram  pada  gambar  3  sebagai berikut
ini:
Koordinator SK Has
SK NIP Nama pegawai Unit No_SK Nama pegawai Kategori_SK Masa_Akhir Masa_awal Perihal_SK Has Anggota NIP 1 M M M
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
Sumber: Hasil desain, 2018
Hasil  design  hubungan  relasi  entitas  pada gambar  diatas  menggambarkan  hubungan  aliran dokumen  terjadi  antara  koordinator  SK,  dokumen SK  dan  anggota  yang  terlibat  dalam  SK.  Seorang koordinator  SK  dapat  mengajukan  surat  keputusan beberapa kali ke dalam sistem. Dokumen SK yang diajukan melalui sistem hanya dapat dikoordinatori oleh  seorang  koordinator.  Dokumen  SK  dapat berelasi  dengan  obyek  anggota  dimana  relasi  yang terjadi  yaitu  sebuah  dokumen  SK  dapat  dimiliki oleh banyak anggota dan 1 anggota dapat memiliki banyak arsip surat keputusan.
Hubungan relasi  yang terjadi antar entitas pada ERD  diatas  menjadi  dasar  penentuan  struktur database  sistem  Record  Center  File  SK.  Mapping dan  normalisasi  dilakukan  agar  database  yang disiapkan  tidak  mengalami  anomali  dan  redudansi data,  sehingga  struktur  database  dapat  mengelola data  dengan  efektif  dan  menyimpan  data  dalam ruang  memori  secara  efisien.  Relasi  antar  entitas menghasilkan  11  tabel  ternormalisasi.  Tabel  yang telah ternormalisasi tersebut terhubung satu dengan yang  lainnya  seperti  relasi  yang  tampak  pada gambar
4 berikut ini:
Gambar 4: Relasi Tabel
Perubahan  proses  eksisting  nantinya  akan dimplementasi  ke  sistem  baru  dengan  aliran
hubungan  seperti  yang  tergambar  dalam  diagram konteks pada gambar 5 berikut ini:
Koordinator Kegiatan Pengusul SK Humas Anggota Record Center File SK Login Informasi  arsip SK Login, data SK Info SK, info arsip SK Login, data SK Info arsip SK
Gambar 5. Diagram konteks
Sumber: Hasil desain, 2018
Sistem  Record  Center  dapat  diakses  dengan user priveledge berbeda bagi setiap user. Koordinator  kegiatan  pengusul  SK  memberikan data  terkait  SK  berupa  detil  data  pengusul  dan melakukan upload file SK yang ingin ditandatangani.  Koordinator  kegiatan  pengusul  SK juga  berkewajiban  untuk  menentukan  struktur anggota penerima SK. Bagian Humas
bertanggungjawab  mendownload  draft  file  SK kemudian  menguploadkan  kembali  file  SK  yang sudah  selesai  agar  dapat  diakses  oleh  semua anggota  yang tercantum dalam  struktur sebuah SK yang  berhak  atas  SK  terkait  dengannya.  Detail desain  proses  digambarkan  seperti  gambar  6 berikut ini:
Koordinator Kegiatan Pengusul SK Humas Anggota Login Informasi  arsip SK Login, data SK Info SK, info arsip SK Login, data SK Info arsip SK 2. Kelola data SK Data master 3. Upload arsip SK SK ditandatangani 4. Cari Arsip SK Data pencarian arsip SK D1 Username D5 Kelompok SK D2 Jabatan_sk D3 Jenis Pegawai D6 Pejabat D4 Kelompok_SK D11 Unit D10 status D7 StatusPengajuan_ SK D5 Pegawai D8 SK D9 SKanggota 1. Proses Data Master File SK Data pejabat Data jenis pegawai Data username Data kelompok SK datajabatansk Data kelompok sk Data unit Data status pengajuan SK Data pegawai Data master status Data SK Data SK Draft Sk, SK Final Data SK
Gambar 6. Diagram Arus Data

## 3.3 Implementation and unit testing
Alur bisnis sistem yang dirancang pada tahapan
sebelumnya. Sistem Record Center
diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman  PHP,  Web  server  Apache  dan MySQL.  Ketiga  software  ini  bersifat  open  source sehingga mudah dalam pengembangannya.
Sistem  record  center  arsip  yang  terdiri  dari  4 proses  utama  diimplementasikan  dalam  15  form yang  terintegrasi  dengan  11  tabel  yang  telah didesain.  Implementasi  setiap  subproses  berjalan dengan  baik.  Hal  ini  tampak  saat  setiap  sub  menu pada  aplikasi  sistem  arsip  diujikan  tidak  terjadi error program dan telah memenuhi spesifikasi yang telah didesainkan.

## 3.4 Integration dan system testing
Pada tahapan ini sistem aplikasi yang dihasilkan diujikan  secara  utuh  sebagai  keseluruhan  proses
pengarsipan  surat  keputusan  universitas  secara digital. teknik pendekatan pengujian yang dilakukan menggunkana teknik black-box.
Pendekatan ini ditujukan  untuk  memastikan semua fungsi  yang  disediakan  dalam  sistem  berjalan sesuai  fungsi  yang  didefinisikan  pada  fase  analisa dan  desain  sistem,  Pengujian  terhadap  fungsional sistem  pengarsipan  SK  menghasilkan  factor correctness,  reliability,  efisiency,  integrity  dan usability  dari  product  yang  dihasilkan  secara keseluruhan dalam penelitian ini berhasil baik. Hal ini  diperoleh  dari  strategi  debugging  yang dilakukan  pada  sistem  pengarsipan  SK,  dimana sistem bekerja tanpa error.
Pengarsipan SK dimulai user dengan melakukan  login  sesuai  dengan  hak  aksesnya. Login  yang  berhasil  akan  menampilkan  menu utama seperti gambar 7 berikut ini:
Gambar 7. Form utama
Sumber: Hasil pengujian, 2018
Proses  pada  sistem  arsip  ini  dimulai  oleh  unit Humas.  Humas  memulai  dengan  menginputkan data  master  terlebih  dahulu  dengan  mengakses menu  Master  data.  Setiap  form  master  data  akan memiliki  fasilitas  untuk  menambahkan  data  baru, mengedit  dan  menghapus  data  yang  sudah
ditambahkan ke database dan melakukan pencarian ke data master yang formnya sedang aktif.
Setelah  data  master  terinput,  maka  proses pengelolaan SK baru dapat dilakukan. User sebagai koordinator  kegiatan  pengajuan  SK,  melakukan input data melalui form seperti dibawah ini setelah
memilih
menu
pengajuan SK.
Gambar 8. Form master SK
Sumber: Hasil pengujian, 2018
Data  yang  diinput  disimpan  ke  database  dan kemudian menunggu pengurusan tanda tangan oleh unit  Humas.    Data  SK  yang  telah  ditandatangani diubah  dan  diarsip  oleh  humas  melalui  menu persetujuan SK dan arsip SK siap didistribusikan.
Anggota  yang  berkepentingan  pada  arsip  SK dapat  melakukan  pencarian  pada  menu  download SK.  SK  yang  siap  didownload  ditampilkan  seperti gambar 9 berikut ini
Gambar 9. Form download sistem
Sumber : Hasil pengujian, 2018

## IV. SIMPULAN
Simpulan  yang dapat diambil berdasarkan hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Record  Center  File  SK  dapat  digunakan sebagai  media  arsip  bersama  sekaligus personal  sehingga  pengarsipan  SK  tidak secara personal dan manual.
2. Implementasi  sistem,  pengelolaan  arsip SK  secara  digital membuat  proses
pengarsipan  SK  menjadi  lebih  efisien  dan
efektif.  Hal  ini  dikarenakan  semua  proses
dilakukan  berbasis  elektronik  sehingga tidak  menggunakan  resource  yang  besar baik  dari  sumber  daya  manusia,  media penyimpan dan waktu distribusi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Angry  Ronald,  Violitta  Yesmaya,  Muhammad Danaparamita  ,Personal  Security  Tracking based  on  Android  and  Web  Application,
Telkomnika Vol 16, No 2
[2]   Arsip  Nasional  Republik  Indonesia,  Peraturan
Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor  14  Tahun  2012  Tentang  Pedoman Penyusunan  Kebijakan  Umum  Pengelolaan Arsip Elektronik
[3]  Cenk  Toremis;  Enis  Karaarslan,  A  web technology  based  smart  emergency  room system  recommendation:  SmartER,  Computer
Science  and  Engineering  (UBMK),  2017,
International Conference on IEEE
[4]   Chandraprabhat Sahu, Ayonija Pathre, A cloud data  access  control  and  lockbox  approach  for data  sharing,  Information,  Communication,
Instrumentation  and  Control  (ICICIC),  2017
International Conference on , IEEE
[5]   Dessy  Irmawati,  Yuniar  Indrihapsari  ,Sistem
Informasi  Kearsipan  Untuk  Meningkatkan
Kualitas Pelayanan, Jurnal Pendidikan
Teknologi  dan  Kejuruan,    Volume  22,  Nomor
2, Oktober 2014
[6]   Gudakesa,R,  M.Sukarsa,  dan  GM.A  Sasmita, Two-Ways Database Synchronization In
Homogeneous  DBMS  Using  Audit  Log Approach, Journal Of Theoretical and Applied Information Technology  vol. 65 no.3 ,  2014
[7]   Jian  Shen  ,Tianqi  Zhou  ,  Xiaofeng  Chen  ,  Jin
Li  ,  Willy  Susilo  ,  Anonymous  and  Traceable Group  Data  Sharing  in  Cloud  Computing,
IEEE  Transactions  on  Information  Forensics and  Security  ,  Volume:  13,  Issue:  4,  April
2018
[8]  Sularso  Mulyono,  Drs,  dkk,  Manajemen Kearsipan. Cetakan: I, 2011 Penerbit: UNNES
Press Semarang ISBN: 978-602-8467-5
[9]   Triono  Dul  Hakim,  Pengelolaan  Arsip  di  Era Teknologi  Informasi,  Jurnal  Ilmu  Budaya  Vol
11 no 22, Februari 2015
[10]  Machsun  Rifauddin  ,  Pengelolaan  Arsip
Elektronik  Berbasis  Teknologi,  Khizanah
AlHikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan,
Informasi,  dan  Kearsipan,  4(2),168-178,
(2016)
[11]  Neal Fitzgerald, Using data archiving tools to preserve archival records in business systems,
Glamatek  Brisbane,  Queensland,  Australia neal.fitzgerald@gmail.com  access  februari
2018
[12]  Ratna  Gangga  Dewi  ,  Oka  Sudana  ,  Made Sukarsa  ,”    Implementasi  Diagram  Tree  pada Rancang Bangun Sistem
Informasi
Bebayuhan  Oton  Berbasis  Web  “,  Lontar komputer vol 8 3 desember 2017, Dec 5, 2017
[13]  Sommerville,  I.  (2011)  Software  Engineering 9th Edition. Addison-Wesley.
[14]  Sun  Min,  Design  and  Implementation  of  A Monitoring  System  for  Geological  Archives,
Telkomnika, Vol. 13, No. 4, December 2015
[15]  Thomas M. Kroeger , Joel C. Frank , Ethan L. Miller , The case for distributed data archival using  secret  splitting  with  Percival,  Resilient Control Systems (ISRCS), 2013 6th
International  Symposium  on    IEEE  ,
10.1109/ISRCS.2013.6623777
[16]  Widiatmoko  Adi  Putranto,  Pengelolaan  Arsip Di  Era  Digital,  Diplomatika,  Vol.  1,  No.  1 September 2017
[17]  Wisswani  NW  IGNB  Catur  Bawa,  Web- Based  Honorarium  Confirmation  System Prototype,  Journal  of  Physics:  Conference
Series, IOP Publishing, 2018