Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 1

## Manajemen Kearsipan Dokumen Calon Jamaah Haji
Oleh  Seksi  Penyelenggara  Haji  Dan  Umroh  Kantor Kementrian Agaman Kabupaten Bantul Tahun 2014-

## 2018
Nazala Nur Zukhrufiana Magister Manajemen Pendidikan Islam, Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Email: nazalazukhrufiana@gmail.com
Article Info ABSTRACT Article history: Received Feb 14, 2021 Accepted Feb 28, 2021 Pelaksanaan  manajemen  kearsipan  yang  baik, sangat diperlukan oleh sebuah lembaga pemerintahan  termasuk  kantor  kementrian  agama, karena kearsipan mencakup proses penyusunan dan penyimpanan  surat-surat  maupun  dokumen termasuk  dokumen  administrasi  calon  jamaah  haji yang  akan  digunakan  dalam  jangka  waktu  yang cukup lama karena melihat fenomena saat ini bahwa daftar  tunggu  jamaah  haji  sudah  mencapai  dua puluhan  tahun.  Kementerian  Agama  sebagai penyelenggara  ibadah  haji  bertanggung  jawab penuh  terhadap  pelaksanaan  ibadah  haji,  termasuk dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  telah berinovasi dengan adanya E-Arsip untuk mengatasi dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  yang semakin banyak. Namun dari empat kabupaten yang ada  di  Yogyakarta,  Kantor  Kementerian  Agama Kabupaten  Bantul  salah  satu  yang  belum mengaplikasikan  sistem  E-Arsip.  Penelitian  ini bertujuan untuk mengetahui, mendeskripsikan dan menggambarkan  proses  manajemen  kearsipan dokumen calon jamaah haji oleh seksi Penyelenggara Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama Kabupaten  Bantul  Tahun  2014-2018.  Hasil penelitian  yang  didapat  menunjukan  bahwa manajemen  kearsipan  yang  dilakukan  oleh  seksi
Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor
Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  masih dilakukan  secara  manual  yang  dilakukan  dengan serangkaian  kegiatan  mulai  dari  pencatatan, pendistribusian,  penyimpanan,  penjagaan  dan pemeliharaan.  Beberapa  rangkaian  manajemen kearsipan  tersebut  belum  berjalan  sesuai  dengan pedoman kearsipan yang baik sesuai dengan KMA

## Keywords:
Manajemen Kearsipan Dokumen  Calon  Jamaah Haji
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 2
Nomor 44 Tahun 2010 tentang pedoman penataan kearsipan  di  lingkungan  kementerian  agama. Dokumen calon jamaah haji  menggunakan sistem penyimpanan  kombinasi  antara  sistem  nomor (numerical  system)  yaitu  menggunakan  nomor porsi  dan  sistem  tanggal  (chronological  system) sesuai tanggal pendaftaran jamaah sehingga kurang efektif  dan  sering  terjadi  kesulitan  dalam  proses pencarian arsip ketika akan digunakan.

## 1. PENDAHULUAN
Indonesia  merupakan  salah  satu  negara  yang  memiliki  jumlah penduduk muslim terbanyak di dunia. Maka dengan banyaknya penduduk muslim yang ada di Indonesia, secara tidak langsung berpengaruh terhadap meningkatnya  minat  dan  antusias  masyarakat  untuk  melaksanakan  rukun islam yang kelima yaitu ibadah haji.
Kementerian Agama sebagai penyelenggara ibadah haji bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan ibadah haji, termasuk dalam pengelolaan arsip  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji.  Meningkatnya  minat masyarakat Indonesia untuk melaksanakan ibadah haji berdampak terhadap daftar  tunggu  calon  jamaah  haji  Indonesia  yang  mencapai  puluhan  tahun. Untuk  mengantisipasi  rusaknya  arsip  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah haji,  Mulyo  Widodo  selaku  Kepala  Bagian  Umum  Sekretariat  Direktorat Jenderal  Penyelenggaraan  Umrah  Kementerian  Agama  menyampaikan bahwa  Kementerian  Agama  telah  berinovasi  dengan  adanya  E-Arsip, sehingga arsip bisa lebih rapi, lebih tertib, lebih aman dan lebih mudah dicari saat dibutuhkan. 1
Yogyakarta  merupakan  salah  satu  provinsi  dengan  penyumbang calon jamaah haji yang cukup banyak, terbukti dengan meningkatnya jumlah
1 https://haji.kemenag.go.id/v3/content/sistem-arsip-elektronik-tertibkan- dokumen-jemaah . Diakses Pada Tanggal 7 Desember 2018 pukul 16.22

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 3
pendaftar  haji  setiap  tahunnya  sehingga  membuat  daftar  tunggu  yang mencapai puluhan tahun. Hal ini menyebabkan penumpukan arsip dokumen pendaftaran  calon  jamaah  haji.  Namun  dari  empat  kabupaten  yang  ada  di Yogyakarta,  Kabupaten  Bantul  adalah  salah  satu  yang  belum mengaplikasikan sistem E-Arsip. Hal ini ditegaskan oleh Bapak Arif Harjanto selaku Kasi Penyelenggara Haji dan Umrah:
“dokumen pendaftaran haji maunya begitu pake E -Arsip. Sudah punya alat scannya  tapi  belum  ada  SDMnya.  E-Arsip  sementara  belum  ada,  jadi semuanya masih manual.” 2
Grafik 1.1Data Calon Jamaah Haji Tahun 2014-2018

## Sumber: Dokumen Pendaftaran
Dari  data  tersebut  dapat  dilihat  bahwa  dalam  waktu  lima  tahun terakhir jumlah pendaftar haji di Kabupaten Bantul mengalami peningkatan setiap  tahunnya.  Peningkatan  jumlah  pendaftar  mengakibatkatkan
2 Wawancara  dengan  Bapak  Arif  Harjanto,  Kasi  Penyelenggara  Haji  dan Umrah Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Pada Tanggal 28 Januari 2019.
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 1 2 3 4
5 JUMLAH TAHUN 2021 2389 2521 2985 3350 2014 2015 2016 2017 2018
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 4
banyaknya dokumen calon jamaah haji yang masuk.
Banyaknya  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji,    kurangnya sumber  daya  manusia  tenaga  arsiparis,  serta  tempat  penyimpanan  arsip, membuat  petugas dibidang  arsip dokumen pendaftaran calon jamaah haji kewalahan dalam menata arsip. Sehingga berdampak tehadap penumpukan arsip, kurang rapinya arsip, kesulitan dalam mencari dan terdapat beberapa arsip yang rusak. Padahal arsip dokumen pendaftaran calon jamaah haji pada Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul  akan  digunakan  dalam  jangka  waktu  yang  panjang,  yaitu  23  tahun kedepan. 3
Kegiatan  organisasi  baik  lembaga  pemerintahan,  maupun  lembaga non  pemerintahan  memerlukan  adanya  pengelolaan  kearsipan  yang  baik, agar  tujuan  suatu  organisasi  dapat  tercapai.  Dengan  adanya  pengelolaan kearsipan  yang  baik  berarti  dapat  mengatur,  menyusun,  serta mengumpulkan arsip secara terprogram dan dapat  menjamin keaslian dan keselamatan arsip. Dengan demikian arsip akan dengan mudah ditemukan ketika diperlukan.
Sesuai  dengan  Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang kearsipan  menjelaskan  bahwa  arsip  sebagai  identitas  dan  jati  diri  bangsa, serta  sebagai  memori,  acuan,  dan  bahan  pertanggungjawaban  dalam kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara  harus  dikelola  dan diselamatkan  oleh  Negara  dan  menjamin  ketersediaan  arsip  yang  autentik dan  terpercaya,  menjamin  perlindungan  kepentingan  Negara  dan  hak-hak keperdataan  rakyat,  serta  mendinamiskan  sistem  kearsipan  yang  sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu  sistem  penyelenggaraan  kearsipan  yang  andal  dalam  mengahadapi
3 Observasi di Kantor Penyelenggara Haji dan Umrah Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Pada Tanggal 25 Januari 2019.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 5
tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih. 4
Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik sangat diperlukan oleh sebuah  lembaga  pemerintahan  termasuk  Kantor  Kementerian  Agama Kabupaten  Bantul,  karena  kearsipan  mencakup  proses  penyusunan  dan penyimpanan surat-surat maupun dokumen termasuk dokumen pendaftaran calon  jamaah  haji  yang  akan  digunakan  dalam  jangka  waktu  yang  cukup lama.  Penyelenggaraan  kearsipan  yang  baik  dan  benar  merupakan  asset suatu  organisasi,  karena  dengan  sistem  kearsipan  yang    benar  dan  teratur, pengambilan  keputusan  dapat  dilakukan  dengan  cepat  dan  tepat  untuk mengurangi kesalahan terhadap tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh internal  organisasi.  Latar  belakang  masalah  tersebut  menarik  untuk  diteliti lebih lanjut mengenai “Manajemen Kearsipan Dokumen Calon Jamaah Haji oleh  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama Kabupaten Bantul Tahun 2014- 2018”.

## 2. METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  ini  merupakan  penelitian  lapangan  ( field research ),  merujuk  kepada  metode-metode  penelitian  yang  kadang-kadang disebut  pengamatan  berperan-serta  ( participant  observation ),  pengamatan langsung  ( direct  observation ),  dan  studi  kasus  ( case  studies ). 5 Ditinjau  dari sifatnya,  penelitian  ini  bersifat  deskriptif,  yaitu  penelitian  yang  bertujuan menggambarkan  secara  sistematis  dan  akurat  fakta  serta  karakteristik mengenai  bidang  tertentu. 6 Dalam  hal  ini  berkaitan  mengenai  manajemen kearsipan dokumen calon jamaah haji pada penyelenggaraan haji dan umrah.
4 Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
5 Deddy Mulyana, Metodologi Penelitian Kualitatif: Paradigma Baru Ilmu Komunikasi dan Ilmu Sosial Lainnya , (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2004), hlm. 160.
6 Nana Syaodih Sukmadinata, Metode Penelitian Pendidikan (Bandung: UPI & UPT Remaja Rosdakarya, 2005), hlm. 96.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 6
Subjek dari penelitian ini ialah yang dianggap paling mampu terkait manajemen  kearsipan  pada  seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul yaitu Kasi Haji PHU Bantul, bagian kearsipan serta  sumber lainnya  ialah staf lain  yang  berada di PHU Bantul. Objek penelitian ini adalah pelaksanaan manajemen kearsipan calon jamaah haji pada seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul.
Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini berupa  wawancara,  observasi  dan  dokumentasi.  Teknik  analisis  data  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  analisis  data flow model  Miles  dan Hubberman  dalam  bukunya  menyebutkan  bahwa  analisis  terdiri  dari beberapa  alur  kegiatan  yang  terjadi  secara  bersamaan, 7 yaitu  terdapat beberapa langkah, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Dalam  penelitian  ini,  menguji  kreadibilitas  data  menggunakan  cara triangulasi  sumber  dan  teknik,  yaitu: 8 Triangulasi  sumber  ialah  menguji kreadibilitas data dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa  sumber  yaitu  Kasi  PHU,  Bagian  Kearsipan  dan  Staf  PHU. Triangulasi  teknik  ialah  menguji  kreadibilitas  data  dilakukan  dengan  cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda yaitu dengan wawancara, dokumentasi dan observasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dokumen Calon Jemaah Haji
Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah merupakan salah satu seksi dibawah  naungan  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  yang
7 Matthew  B.  Miles  dan  A.  Michael  Huberman, Analisis  Data  Kualitatif: Buku  Sumber  Tentang  Metode-Metode  Baru ,  (Jakarta:  UI-Press,  1992),  hlm.16-21.
8 Sugiyono,  Memahami  Penelitian  Kualitatif,  (Bandung:Alfabeta,  2009). Hlm. 126-127.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 7
memiliki tugas melakukan pelayanan dan bimbingan teknis, pembinaan serta pengelolaan data dan informasi di bidang penyelenggaraan haji dan umrah. Terkait  dengan  tugas  melakukan  pelayanan  kepada  calon  jamaah  haji diantaranya  ialah  melayani  calon  jamaah  yang  akan  mendaftar.  Salah  satu rangkaian  dalam  melayani  pendaftaran  adalah  menerima  dokumen  calon jamaah  haji  yang  sudah  diperiksa  kelengkapannya.  Dokumen  yang  sudah diterima  selanjutnya  akan  disimpan  sesuai  dengan  rangkaian  sistem kearsipan yang digunakan oleh Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul.
Dokumen  calon  jamaah  haji  merupakan  arsip  penting  yang  akan digunakan kembali pada waktu yang telah ditentukan sesuai dengan daftar tunggu  calon  jamaah  haji.  Sebaiknya  arsip  dokumen  calon  jamaah  haji mendapatkan pengelolaan khusus untuk menjaga keamanan arsip tersebut. Hal ini dikarenakan  pengelolaan arsip yang baik dan tepat akan mempunyai pengaruh  besar  terhadap  kemudahan  dalam  penelusuran  dan  pencarian informasi. Dalam bab ini akan membahas, menggambarkan dan menganalisis terkait  manajemen  kearsipan  dokumen  calon  jamaah  haji  oleh  seksi penyelenggara haji dan umrah kantor kementerian agama kabupaten bantul untuk  mengetahui apakah  manajemen  kearsipan  yang  dilaksanakan  sudah sesuai  dengan  manajemen  kearsipan  yang  baik,  atau  perlu  dilakukan perbaikan.
Manajemen  kearsipan  merupakan  suatu  kegiatan  atau  pekerjaan yang berhubungan dengan pengurusan arsip. Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah  Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  sebagai  lembaga  yang melayani  dan  mengelola  data  dalam  bidang  Haji  dan  Umrah  termasuk melayani  dan  mengelola  data  pendaftaran  calon  jamaah  haji  tidak  lepas dengan kegiatan kearsipan.
Namun  seperti  yang  sudah  dijelaskan  sebelumnya  bahwa  arsip
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 8
dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  berbeda  dengan  arsip  pada umumnya yang semakin lama semakin usang. Arsip dokumen pendaftaran calon  jamaah  haji  merupakan  dokumen  yang  sangat  penting  yang  akan digunakan pada beberapa tahun yang akan datang sesuai daftar tunggu calon jamaah ketika mendaftar.
Dalam  pelaksanaannya,  agar  dapat  melaksanakan  kearsipan dengan  baik,  sebuah  lembaga  harus  memiliki  pedoman  penataan  arsip. Pedoman  kearsipan  yang  digunakan  oleh  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan Umrah  ialah  merujuk  berdasarkan  Keputusan  Menteri  Agama  Republik Indonesia  (KMA)  Nomor  44  Tahun  2010  tentang  Pedoman  Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama. Hal tersebut ditegaskan oleh Bapak  Arif  Harjanto  selaku  Kasi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul:
“Ada, ada, pedoman arsip to, di fungsional arsiparis kan dia belajar tentang itu  ada, pedoman dari kemenag pusat kemudian turun di kanwil kemudian turun kesini, dulu kan  disini  ada  arsiparis  cuma  satu  tapi  kemudian  diambil  ke  kanwil,  kantor  yang besarnya segini itu cuma ada satu.” 9
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut,  Seksi  Penyelenggara  Haji dan Umrah sudah memiliki pedoman penataan kearsipan dari kementerian agama pusat, namun hanya beberapa saja yang dilaksanakan sesuai pedoman dikarenakan kurangnya sumber daya manusia bagian arsiparis. Kurangnya sumber  daya  manusia  dibidang  arsiparis  juga  menyebabkan  tidak  ada pelaksanaan  khusus  kearsipan  untuk  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah haji.
Meskipun  seksi  penyelenggara  haji  dan  umrah  sudah  memiliki
9 Wawancara dengan Bapak Arif Harjanto, Kasi Penyelenggara Haji dan Umrah Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Pada Tanggal 28 Januari 2019.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 9
pedoman  penataan  arsip  di  lingkungan  Kementerian  Agama  Kabupaten Bantul,  namun  pelaksanaan  kearsipan  di  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan Umrah  Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  masih  belum  bisa mengandalkan  bagian  kearsipan  yang  merangkap  menjadi  bagian administrasi untuk melaksanakan tugasnya sendiri, hal ini dikarenakan arsip dokumen pendaftaran yang semakin meningkat volumenya, sehingga semua staf karyawan yang ada pada Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  harus  saling  membantu  untuk melakukan kearsipan dokumen pendaftaran calon jamaah haji.
Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kabupaten  Bantul  belum  memiliki  tenaga  arsiparis,  terutama  arsiparis khusus untuk arsip dokumen pendaftaran calon jamaah haji. Sehingga selama ini  bagian  kearsipan  untuk  arsip  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji masih  merangkap  dengan  bagian  administrasi.  Hal  ini  menjadi  salah  satu faktor  kearsipan  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  belum  berjalan dengan  maksimal.  Adapun    manajemen  kearsipan  dokumen  calon  jamaah haji  di  seksi  penyelenggara  Haji  dan  Umrah  meliputi  beberapa  rangkaian yaitu  pencatatan  dan  pendistribusian,  sistem  dan  prosedur  penyimpanan, penjagaan, dan pemeliharaan.

## Rangkaian Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Oleh Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah
Terdapat  beberapa  rangkaian  dalam  pelaksanaan  manajemen kearsipan  oleh  seksi  penyelenggara  haji  dan  umrah  Kantor  Kementerian Agama  Kabupaten  Bantul. Pertama, Pencatatan  merupakan  langkah  awal dalam rangkaian manajemen kearsipan dokumen calon jamaah haji. Prosedur pencatatan  bertujuan  untuk  mengawasi  lalu  lintas  surat  masuk  dan  surat keluar.  Salah  satu  fungsi  pencatatan  yaitu  untuk  memudahkan  proses penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat agar tidak menyita waktu,
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 10
tenaga, dan biaya untuk mencari arsip yang diperlukan. Dalam hal ini, terkait prosedur  pencatatan  arsip  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji,  Bapak Arif  Harjanto  selaku  Kasi  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul menyampaikan bahwa:
“Prosedur pencatatan itu kan masih manual dulu ya lewat mas hartono itu bagian administrasi haji tapi ada soft copy itu di siskohat, tapi cuma spph, kalo dulu kan ada empat kali jalan, kalo sekarang kan langsung ke bank kemudian kesini spph dicetak langsung disini. Jadi ketika ada jamaah mendaftar datang kemudian  ada validasi dan dicatat manual sama mas hartono bukan softcopy. Lah kita kan awalnya pengennya pake soft copy jadi discan dulu tapi belum jalan, padahal sudah alatnya dua, sementara orangnya belum ada jadi sementara hanya untuk spj- spj dulu.” 10
prosedur  pencatatan  arsip  dokumen  calon  jamaah  haji  oleh  Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kemeterian Agama Kabupaten Bantul sudah  melakukan  pencatatan  yang  baik.  Namun  terkadang  masih  terjadi penumpukan  dokumen  yang  masuk  belum  tercatatat  karena  terkendala dengan  banyaknya  dokumen  pendaftaran  yang  masuk  dan  kurangnya sumber daya manusia bagian arsiparis.
Kedua, prosedur pendistribusian arsip yaitu merupakan salah satu prosedur untuk mengawasi lalu lintas surat atau dokumen masuk dan keluar. Dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  akan  didistribusikan  oleh  Seksi Penyelenggaraan  Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten Bantul  pada  saat  calon  jamaah  mendaftar  dan  ketika  akan  ada pemberangkatan calon jamaah haji sesuai dengan daftar tunggu atau waiting list .
Dokumen pendaftaran calon jamaah haji yang akan didistribusikan
10 Wawancara  dengan  Bapak  Arif  Harjanto,  Kasi  Penyelenggara  Haji  dan Umrah Kementerian Agama Kabupaten Bantul, Pada Tanggal 28 Januari 2019.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 11
ialah  persyaratan  untuk  pembuatan  paspor  baru  bagi  calon  jamaah  yang belum memiliki paspor yaitu berupa fotokopi kartu tanda penduduk (KTP), kartu keluarga, dokumen tetap yang dapat berupa akta atau surat kelahiran, surat  nikah  atau  ijazah  dan  disertai  surat  rekomendasi  kepala  kantor kementerian  agama  ketika  akan  didistribusikan.  Kemudian  dokumen  lain yang akan didistribusikan selain persyaratan paspor ialah surat bukti setoran awal dan surat pendaftaran pergi  haji (SPPH)  yang  berjumlah lima lembar dengan  warna  yang  berbeda  akan  dibagikan  ke  pendaftar  yang bersangkutan, bank, kanwil, kemenag dan penerbangan.Dalam pelaksanaan pendistribusian arsip dokumen calon jamaah haji, Seksi Penyelenggara Haji dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  memiliki  buku ekspedisi untuk mencatat pendistribusian dan disertakan surat pengantar.
Pendistribusian dokumen pendaftaran calon jamaah haji dilakukan dua  kali,  yang  pertama  ialah  didistribusikan  langsung  kepada  yang bersangkutan  ketika  proses  pendaftaran  telah  selesai  dilaksanakan, kemudian  printout  porsi  yang  berada  di  surat  pendaftaran  pergi  haji diserahkan langsung kepada yang bersangkutan beserta bukti setoran awal untuk  yang  bersangkutan,  bukti  setoran  awal  yang  diberikan  kembali biasanya untuk jamaah yang membawa lengkap lima lembar bukti setoran awal  ketika  mendaftar  ke  kantor  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah Kementerian Agama Kabupaten Bantul.
Kemudian  pendistribusian  arsip  dokumen  pendaftaran  haji  yang kedua ialah dilaksanakan pada tahun pemberangkatan sesuai daftar tunggu dokumen calon jamaah haji. Pendistribusiannya ialah berupa berkas-berkas pembuatan  paspor  untuk  calon  jamaah  yang  belum  memiliki  paspor  ke kantor  imigrasi.  Selanjutnya  pendistribusian  arsip  dokumen  pendaftaran berupa  surat  pendaftaran  pergi  haji  (SPPH)  dan  bukti  setoran  awal  yang berjumlah  lima  lembar,  satu  lembar  telah  didistribusikan  secara  langsung
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 12
kepada  calon  jamaah  yang  bersangkutan  di  tahun  pendaftaran,  kemudian tersisa empat lembar yang akan didistribusikan pada tahun pemberangkatan. Empat lembar tersebut akan disitribusikan ke Bank, Kantor Wilayah, Kantor pusat dan embarkasi.
Ketiga, Sistem  dan  Prosedur  Penyimpanan  Arsip.  Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar terjaga keamanannya dan dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu  akan  dipergunakan.  Sistem  penyimpanan  arsip  yang digunakan  untuk  arsip  dokumen  calon  jamaah  haji  oleh  Seksi Penyelenggaraan  Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten Bantul  ialah  sesuai  dengan    Keputusan  Menteri  Agama  (KMA)  Nomor  44 Tahun 2010 tentang pedoman penataan kearsipan di lingkungan kementerian agama  yaitu  menggunakan  sistem  nomor  ( numerical  system). Sistem Penyimpanan  yang  digunakan  dalam  penyimpanan  arsip  ialah  sistem penataan  arsip  berdasarkan  nomor-nomor  kode  tertentu  yang  ditetapkan untuk setiap arsip. Dalam praktiknya sistem nomor yang digunakan dalam penyimpanan arsip dokumen calon jamaah haji ialah sesuai dengan urutan nomor porsi yaitu lima digit terakhir nomor porsi.
Seksi  Penyelengara  Haji  dan  Umrah  menggunakan  sistem  nomor meskipun dalam praktiknya masih terdapat kendala dalam memantau arsip dan  mengurutkan  sesuai  nomor  karena  terkendala  dengan  sumber  daya tenaga arsiparis. Namun dikarenakan jumlah volume dokumen pendaftaran calon jamaah haji yang semakin meningkat setiap tahunnya dari tahun 2014- 2018  dan  dikarenakan  adanya  SK  Dirjen  terkait  pengeluaran  nomor  porsi maka sistem nomor menggunakan nomor porsi yang digunakan untuk sistem penyimpanan  arsip  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  hanya  dapat digunakan  hingga  tanggal  18  April  2016.  Setelah  tanggal  itu  sistem penyimpanan  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji  pada  Seksi

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 13
Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten Bantul diganti menggunakan sistem tanggal (chronological system).
Sistem  tanggal (chronological  system) ialah  sistem  penyimpanan surat ataupun arsip yang didasarkan  kepada tanggal surat diterima (untuk surat  masuk)  dan  tanggal  surat  dikirim  (untuk  surat  keluar).  Dalam praktiknya  penggunaan  sistem  tanggal  pada  arsip  dokumen  pendaftaran calon  jamaah  haji  ialah  dengan  cara  menuliskan  tanggal,  bulan  dan  tahun pada bagian note yang terletak dibagian tengah ordner. Selain menggunakan sistem  penyimpanan  menggunakan  sistem  nomor  dan  tanggal,  seksi Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten Bantul  ketika  akan  melakukan  pemberkasan  pada  tahun  pemberangkatan juga  menggunakan  sistem  penyimpanan  menggunakan  sistem  wilayah/ daerah  ( geographical  system) hal  ini  untuk  memudahkan  pemeriksaan dokumen  jamaah  yang  sudah  lengkap  pada  saat  tahun  pemberangkatan .
Sistem wilayah ialah sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah. Dalam pelaksanaannya  seksi  penyelenggara  haji  dan  umrah  mengelompokkan daftar  jamaah  yang  akan  berangkat  sesuai  tahun  pemberangkatan berdasarkan kecamatan.
Selanjutnya  yaitu  prosedur  penyimpanan  arsip,  Prosedur penyimpanan  arsip  merupakan  langkah-langkah  yang  dilaksanakan  ketika akan menyimpan arsip. Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh Seksi Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  dalam  menyimpan  arsip  dokumen  calon jamaah haji ialah, Pemeriksaan,  Dalam tahap ini pegawai bagian administrasi calon  jamaah  haji  yang  merangkap  sebagai  bagian  kearsipan  melakukan pemeriksaan  terlebih  dahulu  terhadap  dokumen  calon  jamaah  haji  yang masuk  untuk  memastikan  bahwa  dokumen  yang  dikumpulkan  sudah lengkap dan siap untuk disimpan kemudian akan digunakan kembali sesuai tahun  daftar  tunggu  calon  jamaah.    Dalam  pelaksanaan  pemeriksaan

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 14
dokumen pendaftaran calon jamaah haji dilaksanakan dua kali pemeriksaan. Pertama  ialah  ketika  jamaah  baru  datang  untuk  mendaftar  maka  semua dokumen diperiksa oleh staf karyawan yang menerima kedatangan pertama kali, ini boleh dilaksanakan oleh semua staf atau karyawan.
Prosedur  penyimpanan  selanjutnya  ialah  mengindeks,  yaitu merupakan pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata- tangkap  lainnya,  surat  atau  dokumen  akan  disimpan.  Hal  tersebut  untuk memudahkan  pencarian  kembali  arsip.  Dalam  tahap  ini  pegawai  bagian kearsipan  pada  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  memberikan  label dibagian  folder  kemudian  ditulis  menggunakan  sistem  nomor  yaitu  sesuai digit nomor porsi. Setelah mengindeks prosedur selanjutnya ialah memberi tanda, Memberi tanda biasanya juga disebut langkah pengkodean, dilakukan secara sederhana  yaitu memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. 11
Setelah  memberikan  tanda  maka  prosedur  penyimpanan selanjutnya  ialah  menyortir,  menyortir  adalah  pekerjaan  untuk mengelompokkan  arsip-arsip  untuk  persiapan  ke  langkah  penyimpanan. Penyortiran  dilakukan  karena  jumlah  volume  dokumen  calon  jamaah  haji yang  cukup  banyak  dan  selalu  mengalami  peningkatan.  Sehingga  untuk memudahkan  penyimpanan  perlu  dikelompokkan  terlebih  dahulu,  yaitu dikelompokkan  sesuai  bulan  pendaftran  calon  jamaah  haji,  kemudian ditempatkan berurutan. Setelah melalukan beberapa prosedur tersebut maka langkah selanjutnya ialah penyimpanan arsip tersebut.
Keempat ,  Prosedur  penjagaan  arsip.  Ialah  langkah-langkah  yang dilakukan untuk menjaga arsip agar terjaga keamanan arsip tersebut. Namun
11 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 65.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 15
dalam  pelaksanannya  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul hanya melakukan beberapa saja dari sebelas langkah untuk menjaga arsip seperti yang dikemukakan Basir Barthos dalam  bukunya  mengenai  manajemen  kearsipan.  Pelaksanaan  penjagaan arsip oleh Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah masih kurang diperhatikan. Karena Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah sendiri belum memiliki ruangan arsip  khusus.  dikarenakan  terkendala  tidak  ada  bagian  arsip  khusus  dan tidak memiliki ruang arsip jadi arsip disimpan tidak  disatu tempat namun tersebar dan banyak pula yang tertumpuk-tumpuk diatas lemari, ada yang di filing cabinet besi, ada yang di lemari, ada yang di ruang data.
Meskipun  sebaiknya  arsip  dokumen  penting  disimpan  pada  rak yang  terbuat  dari  logam  untuk  memudahkan  sirkulasi  udara  dan membersihkannya. Namun hal ini terkendala dikarenakan rak yang terbuat dari logam atau besi ( filing cabinet besi ) yang dimiliki oleh Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul hanya cukup untuk menyimpan arsip dokumen pendaftaran calon jamaah haji  beberapa tahun saja. Jadi tidak ada pembersihan ruang arsip secara khusus dan secara berkala,  arsip  hanya  dibersihkan  satu  tahun  sekali  ketika  akan  ada pemberangkatan  sehingga  banyak  arsip  yang  dikeluarkan  dan  sekalian dibersihkan.
Kelima ,  prosedur  pemeliharaan  arsip.  Sesuai  dengan  Keputusan Menteri  Agama  (KMA)  Nomor  44  Tahun  2010  tentang  pedoman  penataan kearsipan  di  lingkungan  kementerian  agama  bahwa  tujuan  dari pemeliharaan  arsip  ialah  menjaga  dan  mencegah  kerusakan  fisik  dan informasi arsip yang disebabkan oleh faktor kimiawi, biologi, dan manusiawi serta  menjaga  keamanan  informasi  arsip  akibat  kelalaian  dan  kesengajaan manusia. Dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip dokumen calon jamaah haji oleh  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  untuk  menghindari  kerusakan

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 16
arsip  dilakukan dengan cara pemberian AC disetiap ruangan untuk menjaga kelembapan udara dan menjaga dari gangguan serangga.

## SUMBER DAYA MANUSIA ARSIP
Pada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak, sumber daya manusia adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan  kinerja  dan  pencapaian  organisasi  dimana  mereka  berada. Ketergantungan  pada  sumber  daya  manusia  telah  menjadikan  banyak organisasi  menyisihkan  sebagian  besar  anggarannya  untuk  meningkatkan kemampuan  mereka.  Pelatihan,  seminar  dan  pendidikan  lanjutan  telah dijadikan agenda utama bagi peningkatan keterampilan staf. 12
Sumber daya manusia telah menjadi asset yang paling bernilai pada setiap  organisasi.  Maka  adanya  sumber  daya  manusia  yang  berkualitas dibidang  arsip  akan  sangat  mendukung  keberhasilan  manajemen  dalam menjalankan  misi  dan  fungsinya  dalam  memberikan  pelayanan  maksimal kepada induk organisasinya. 13 Termasuk pada Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul. Kementerian Agama Kabupaten  Bantul    mengadakan  pembinaan  pelatihan  mengenai  kearsipan yang  dilakukan  satu  tahun  sekali  di  Kantor  Pusat  Kementerian  Agama Kabupaten  Bantul  salah  satu  pesertanya  ialah  bagian  kearsipan  Seksi Penyelengara Haji dan Umrah
Dalam pelaksanaannya, sumber daya manusia bagian kearsipan di Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  belum  dapat  bekerja  dengan  maksimal, meskipun  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  telah  melakukan pembinaan  dan  pelatihan  mengenai  kearsipan.  Hal  ini  dikarenakan  belum
12 Laksmi dkk, Manajemen Perkantoran Modern, ( Jakarta: Penaku, 2008,) hlm.232.
13 Ibid,. hlm. 233.

## Jurnal Manajemen Dakwah
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 17
ada  tenaga  arsiparis  khusus  dokumen  pendaftaran  calon  jamaah  haji,  jadi semua  staf  pengelola  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul  masih  saling  membantu  dalam mengerjakan tugas kearsipan.

## 4. KESIMPULAN
Manajemen  kearsipan  dokumen  calon  jamaah  haji  oleh  Seksi Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor  Kementerian  Agama  Kabupaten Bantul  tahun  2014-2018  masih  dilakukan  secara  manual  yang  dilakukan dengan  serangkaian  kegiatan  mulai  dari  pencatatan,  pendistribusian, penyimpanan, penjagaan dan pemeliharaan. Beberapa rangkaian manajemen kearsipan  tersebut  belum  berjalan  sesuai  dengan  pedoman  kearsipan  yang baik sesuai dengan KMA Nomor 44 Tahun 2010 tentang pedoman penataan kearsipan  di  lingkungan  kementerian  agama.  Dokumen  calon  jamaah  haji menggunakan  sistem  penyimpanan  kombinasi  antara  sistem  nomor (numerical  system) yaitu  menggunakan  nomor  porsi  dan  sistem  tanggal (chronological  system) sesuai  tanggal  pendaftaran  jamaah  sehingga  kurang efektif dan sering terjadi kesulitan dalam proses pencarian arsip ketika akan digunakan.
Berdasarkan hasil penelitian ditemukan beberapa kekurangan dalam pengelolaan    arsip  pada  Seksi  Penyelenggara  Haji  dan  Umrah  Kantor Kementerian  Agama  Kabupaten  Bantul,  maka  kami  memberikan  saran sebagai  berikut:  mengadakan  pelatihan  manajemen  kearsipan  yang  lebih intensif  baik  menggunakan  sistem  manual  maupun  sistem  e-arsip, meningkatkan  kualitas  pelaksanaan  manajemen  kearsipan  dokumen  calon jamaah haji sesuai dengan pedoman kearsipan berdasarkan KMA Nomor 44 tahun 2010, mengajukan pengadaan ruang arsip khusus calon jamaah haji dan sarana prasarana yang lebih memadai untuk meningkatkan keamanan arsip, mengadakan pengajuan rekrutmen tenaga arsiparis khusus dokumen calon
Qulubana: Jurnal Manajemen Dakwah | 18
jamaah  haji  hal  ini  dikarenakan  masih  kurangnya  tenaga  arsiparis  khusus dokumen calon jamaah haji dan semakin meningkatnya volume arsip.

## Daftar Pustaka
Amsyah,  Zulkifli,  Manajemen  Kearsipan,  Jakarta:  PT  Gramedia  Pustaka
Utama, 2003.
Laksmi dkk, Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: Penaku, 2008.
Mulyana,  Deddy Metodologi  Penelitian  Kualitatif:  Paradigma  Baru  Ilmu
Komunikasi dan Ilmu Sosial Lainnya , Bandung: PT Remaja Rosdakarya,
2004.
Miles, Matthew B. dan A. Michael Huberman, Analisis Data Kualitatif: Buku
Sumber Tentang Metode-Metode Baru , Jakarta: UI-Press, 1992.
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung:Alfabeta, 2009.
Sukmadinata, Nana Syaodih, Metode Penelitian Pendidikan , Bandung: UPI  &
UPT Remaja Rosdakarya, 2005.
Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
https://haji.kemenag.go.id/v3/content/sistem-arsip-elektronik-tertibkan- dokumen-jemaah . Diakses Pada Tanggal 7 Desember 2018 pukul 16.22.