https://jamsi.jurnal-id.com

## Pelatihan Autocrat untuk Otomatisasi Pengiriman Sertifikat Peserta Seminar Persatuan Pemuda Buddhayana Sriwijaya, Palembang, Sumatera Selatan
Jelvin Krisna Putra* 1 , Adrian Chen 2 , Neilsen Nicholas Komah 3 , Vanness Bee 4 , Muhammad Alfa Rizi 5 , Muhammad Rizky Pribadi 6
1,2,3,4,5,6 Program Studi Informatika, Fakultas Ilmu Komputer & Rekayasa, Universitas Multi Data
Palembang, Indonesia
*e-mail: krisnaputra31@mhs.mdp.ac.id 1 , adrian.chen132@mhs.mdp.ac.id 2 , neilsennn@mhs.mdp.ac.id 3 , vannes.204@mhs.mdp.ac.id 4 , fariz04@mhs.mdp.ac.id 5 , rizky@mdp.ac.id 6

## Abstrak
Pengabdian  masyarakat  merupakan  salah  satu  dari  kegiatan  yang  dilakukan  untuk  memberikan informasi  maupun  membagikan  ilmu  ke  masyarakat  umum.  Pada  semester  Genap  2023-2024  kali  ini, pengabdian  masyarakat  akan  dilakukan  oleh  mahasiswa  jurusan  informatika  dan  didampingi  oleh  dosen jurusan  Informatika  dari  Universitas  MDP.  Pelatihan  Autocrat  Untuk  Otomatisasi  Pengiriman  Sertifikat Peserta Seminar Kepada Persatuan Pemuda Buddhayana Sriwijaya. Pengabdian masyarakat ini bertujuan mengimplementasikan  pelatihan  Autocrat  untuk  otomatisasi  pengiriman  sertifikat  peserta  seminar Persatuan Pemuda Buddhayana Sriwijaya. Metode Autocrat menggabungkan Google Forms, Google Sheets, dan  Google  Docs  untuk  mengotomatisasi  proses  pengiriman  sertifikat.  Tim  yang  bertanggung  jawab  atas pengiriman sertifikat diberikan pelatihan mengenai penggunaan Autocrat, pembuatan template sertifikat, pengolahan  data  menggunakan  Google  Sheets,  dan  pengiriman  melalui  Google  Docs.  Hasil  Pengabdian menunjukkan bahwa pelatihan Autocrat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengiriman sertifikat. Waktu pengiriman  berkurang,  sementara  kesalahan  manusia  dapat  dihindari.  Autocrat  juga  memberikan fleksibilitas  dalam  penggunaan  template  sertifikat  yang  dapat  disesuaikan  dengan  kebutuhan  seminar. Kesimpulannya,  pelatihan  Autocrat  efektif  dalam  otomatisasi  pengiriman  sertifikat  peserta  seminar Persatuan Pemuda Buddhayana Sriwijaya. Proses pengiriman sertifikat menjadi cepat, akurat, dan efisien, meningkatkan kualitas dan efektivitas kegiatan seminar.
Kata kunci : Efektivitas, Efisiensi, Otomatisasi, Pelatihan Autocrat, Pengabdian

## Abstract
Community service is one of the activities carried out to provide information and share knowledge to the general public. In the upcoming semester of the  odd semester of 2023-2024, community service will be conducted by students majoring in Informatics, accompanied by lecturers from the Department of Informatics at MDP University. Autocrat Training for Automating the Delivery of Seminar Participant Certificates to the Buddhayana Sriwijaya Youth Association. This Community service aims to implement Autocrat training for automating the delivery of certificates to seminar participants of the Buddhayana Sriwijaya Youth Association. The Autocrat method combines Google Forms, Google  Sheets, and Google Docs to automate the certificate delivery process. The team responsible for certificate delivery received training on using Autocrat, creating certificate templates, processing data using Google Sheets, and delivery through Google Docs. The research findings indicate that Autocrat training improves the efficiency and effectiveness of certificate delivery. The delivery  time  is  reduced,  while  human  errors  can  be  avoided.  Autocrat  also  provides  flexibility  in  using customizable certificate templates to meet the specific needs of each seminar. In conclusion, Autocrat training is effective in automating the delivery  of  certificates to seminar  participants of the Buddhayana  Sriwijaya Youth  Association.  The  certificate  delivery  process  becomes  quick,  accurate,  and  efficient,  enhancing  the quality and effectiveness of the seminar activities.
Keywords : Autocrat Training, Automation, Community Service, Effectiveness, Efficiency

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  di  era  globalisasi  ini  sangat  berkembang  pesat  yang  mana diakselerasi  dengan  adanya  pandemi covid yang  mengharuskan  masyarakat  untuk  karantina mandiri  hingga  sama  sekali  tidak  keluar  rumah.  Pandemi  pun  dinilai  malah  mempercepat
https://jamsi.jurnal-id.com
penerapan  teknologi  digital  dalam  berbagai  aktivitas  yang  selama  ini  belum  memanfaatkan produk  tersebut.  Platform  digital  yang  banyak  digunakan  berikutnya  adalah  Fasilitas  Google. Terdapat tiga fasilitas google yang dapat dimanfaatkan saat pembelajaran daring yaitu Google Classroom, Google Form, dan Google meet (Assidiqi & Sumarni, 2021). Hal ini juga mempengaruhi cara kita berinteraksi sehari-hari mulai dari kerja, sekolah, hingga mengadakan acara seminar. Adapun pada 26 Maret 2020, Aplikasi Zoom mencatatkan sebanyak 257,853 pengguna, di mana pada minggu sebelumnya 19 Maret 2020, aplikasi ini berada pada angka 91.030 orang. (Akbar Evandio & Yustinus Andri DP, 2020) .
Meskipun  pandemi  sudah  berangsur  mereda  namun  kegiatan  seminar  masih  sering diadakan,  yang  di  mana  biasanya  dibarengi  dengan  pemberian  sertifikat  dalam  bentuk  digital kepada semua peserta yang mengikuti seminar. Terkadang kita menemui kesalahan kecil yang ada  dalam  sertifikat,  itu  karena  pembuatan  dan  pengiriman  sertifikat  masih  dilakukan  secara manual atau biasa kita sebut dengan human error . Oleh karena itu kita butuh solusi yang dimana bisa  mengurangi  dampak  dari human  error tadi,  salah  satunya  adalah autocrat .  Dikutip  dari Syaefudin & Suseno (Dalam (Filianti dkk., 2022)) dikatakan bahwa Autocrat adalah adalah alat penggabungan  dokumen  multiguna  yang  memungkinkan  pengguna  mengambil  data  dari spreadsheet dan menggabungkannya ke dalam dokumen melalui template .
Dengan  bantuan  komputer  kita  bisa  memangkas  waktu  serta  biaya  yang  seharusnya dikeluarkan untuk menyelesaikan suatu tugas yang sifatnya repetitif. Untuk membuat sertifikat elektronik  jika  jumlahnya  peserta  banyak  dan  proses  pembuatannya  manual,  pastinya  akan memerlukan waktu yang lama dan akan menyulitkan pihak panitia. Sebagai solusi cepat membuat sertifikat  elektronik,  kita  bisa  menggunakan  aplikasi autocrat pada google  speedsheet (Ati Rosidah, 2021) . Google spreadsheet merupakan tools pengolah data yang serupa dengan aplikasi Microsoft Excel namun google sheets ini tools yang bisa digunakan secara online dari web browser , yang  kita  padukan  dengan google  drive. Google  Drive adalah  penyimpanan file dan  layanan sinkronisasi  yang  dibuat  oleh Google yang dikutip  dari  Ardianto,  dkk.  (Dalam  (Ariyanto  dkk., 2022)). Data aktivitas surat keterangan akan dengan mudah dan aman tersimpan di dalam google drive.  Kelebihan  dari  google  drive  adalah  dapat  [ sic! ]menunjung  [ sic! ] ssstem  paper  less untuk administrasi  perkantoran  atau  surat menyurat  dikutip  dari  Setya,  dkk.  (Dalam  (Ariyanto  dkk., 2022)). sehingga tidak perlu install aplikasi tambahan ataupun yang sejenisnya, yang diperlukan hanya web browser bisa seperti chrom, firefox, opera , dan lain sebagainya (Ariyanto dkk., 2022) . Sheets  is  thoughtfully  connected  to  other  Google  apps  you  love,  saving  you  time.  Easily analyze Google Forms data in Sheets, or embed Sheets charts in Google Slides and Docs. You can also reply to comments directly from Gmail and easily present your spreadsheets to Google Meet . (Google, 2014) . Dengan google sheets kita bisa melakukan perubahan data dengan file ekstensi .xlsx atau .xls yang dimana ini merupakan file khusus dari aplikasi Microsoft Excel. Easily edit Microsoft Excel spreadsheets  online  without  converting  them,  and  layer  on  Sheets’  enhanced  collaborative  and assistive features like comments, action items, and Smart Fill. (Google, 2014) . iini secara umum memiliki fungsi untuk mengisi sebuah text , gambar, link ke dalam sebuah file baik itu file gambar maupun  dokumen  secara  otomatis.  Melalui  satu  perintah, Autocrat mampu  menghasilkan dokumen yang dipersonalisasi secara massal dan memungkinkan untuk dikirim ke ratusan hingga ribuan  email  sekaligus  (Filianti  dkk.,  2022).  Kami  bukanlah  yang  pertama  dalam  hal memanfaatkan plugin autocrat ini sebagai contoh dikutip dari Syaefudin & Suseno (dalam (Filianti dkk.,  2022))  dikatakan  bahwa Autocrat juga  digunakan  untuk  mengelola  administrasi  divisi sumber daya manusia, yakni berkaitan dengan aplikasi izin cuti.
Pengabdian  ini  bertujuan  untuk  mengimplementasikan  pelatihan Autocrat kepada  tim yang  bertanggung  jawab  atas  pengiriman  sertifikat  peserta  seminar  Persatuan  Pemuda Buddhayana  Sriwijaya.  Pelatihan  akan  mencakup  pengenalan  fitur-fitur Autocrat ,  pembuatan template sertifikat, penggunaan fungsi-fungsi dalam Google Sheets untuk pemrosesan data, serta proses  pengiriman  sertifikat  melalui Google  Docs. Tujuan  yang  ingin  dicapai  adalah  peserta pengabdian bisa mengimplementasikan penggunaan autocrat sebagai media untuk otomatisasi pengiriman  sertifikat.  alasan  kami  memilih  persaudaraan  pemuda  buddhayana  sriwijaya  yang selanjutnya  akan  disebut  PPBS,  adalah  dikarenakan  PPBS  merupakan  organisasi  muda  mudi buddhis  yang  cukup  aktif  mengadakan  acara  dan  membutuhkan  pengiriman  dan  pembuatan
https://jamsi.jurnal-id.com
sertifikat digital dalam jumlah banyak dan cepat untuk peserta maka dari itu kami memilih PPBS sebagai sasaran pengabdian kami.
Diharapkan melalui pelatihan ini, proses pengiriman sertifikat dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan efisien, sehingga meningkatkan kualitas dan efektivitas kegiatan seminar yang diselenggarakan oleh Persatuan Pemuda Buddhayana Sriwijaya. Selain itu, pengabdian ini juga diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam pengembangan dan penerapan teknologi dalam konteks pengabdian masyarakat.

## 2. METODE
Metode yang digunakan dalam pengabdian kepada masyarakat ini terdiri dari 3 tahapan yang keseluruhan tahapan dilakukan di tempat pengabdian yaitu Pusdiklat Buddhayana Sriwijaya yang berlokasi di Jalan Karya Baru, Kec. Alang-Alang Lebar, Kota Palembang, Sumatera Selatan 30138, pukul 19.00 WIB, dengan tahapan yang dilakukan antara lain: Tahap pertama pemberian materi mengenai autocrat secara teori, mulai dari sejarah singkat autocrat , cara kerja autocrat , hingga tampilannya dalam google sheets , Tahap kedua dilakukan dengan memberikan praktek dalam  membuat,  menggunakan template ,  hingga  pada  berhasil  mengirimkan  sertifikat digital kepada  peserta  seminar  berdasarkan data yang  ada  di  dalam google  sheets, Tahap  ketiga merupakan tahap praktik bagi peserta,  dimana beberapa peserta yang berani  untuk maju  dan menyelesaikan tugas dari panitia akan diberikan hadiah sebagai bentuk apresiasi kepada peserta karena berani maju dan mengerjakan tugas dengan baik dan benar.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan ini beranggotakan 5 orang mahasiswa dan 1 dosen di Fakultas Ilmu Komputer dan  Rekayasa  Universitas  Multi  Data  Palembang.  Tim  yang  terlibat  dalam  pengabdian  kali  ini antara lain: Jelvin Krisna Putra (Ketua Pelaksana) adalah mahasiswa jurusan informatika yang bertugas  membuka  acara,  memastikan  acara  berjalan  dengan  baik,  hingga  yang  menjelaskan bagian praktek penggunaan autocrat bersama Neilsen Nicholas Komah. Neilsen Nicholas Komah anggota tim yang bertugas menjelaskan secara praktek penggunaan plugin autocrat. Adrian Chen yang bertugas melakukan dokumentasi atas pengabdian yang dilakukan. Vanness Bee bertugas presentasi bagian teori. Muhammad Alfa Rizi sebagai moderator dan MC pada pengabdian kali ini.
Gambar 1. Pembukaan acara oleh ketua pelaksana
Pengabdian  dilakukan  secara offline di  Jalan  Karya  Baru,  Kec.  Alang-Alang  Lebar,  Kota Palembang, Sumatera Selatan 30138 pada sabtu, 1 April 2023 jam 19.00 WIB hingga 20.30 WIB yang dimulai dengan pembukaan oleh moderator kami yaitu Muhammad Alfa Rizi yang dibuka secara  formal  selanjutnya  kata  sambutan  yang  dibawakan  oleh  Jelvin  Krisna  Putra  sekaligus membuka pengabdian secara resmi.
https://jamsi.jurnal-id.com

## Gambar 2. Sesi teori oleh panitia
Selanjutnya  materi  mulai  disampaikan  oleh  Vanness  Bee  dengan  menyampaikan  isi Powerpoint sekaligus memperkenalkan apa itu autocrat dan juga bagaimana cara kerja autocrat secara  sederhana.  Setelah  selesai  dilakukan  pemaparan  teori  maka  pengabdian  dilanjutkan dengan  melakukan  praktikum  oleh  tim  prakteker  yaitu  Neilsen  Nicholas  Komah.  Kami menjelaskan secara detail cara penggunaan autocrat mulai dari instalasi hingga bagaimana cara kerja nya secara lengkap.
Gambar 3. Praktek oleh panitia
Pada  saat  melakukan  pengabdian  kami  mempraktekkan  penggunaan autocrat dengan menggunakan template sertifikat acara one day with ppbs yang merupakan acara dari PPBS. dari praktik yang dilakukan penggunaan autocrat berhasil dilakukan.
Gambar 4. Praktek dari peserta pengabdian
Agar  para  peserta  memahami  materi  maka  kami  melakukan  praktek  kepada  peserta sebanyak 2 orang. Peserta yang maju untuk mengerjakan bernama Rio dan juga Ervina. Mereka berhasil menggunakan autocrat untuk sertifikat kegiatan one day with ppbs .Dan karena kedua peserta  yang  berani  maju  dan  berhasil membuat jobs dan menjalankannya  kurang lebih  sama seperti saat panitia menjelaskan autocrat di sesi praktek maka kami memberikan cinderamata berupa hadiah sebagai apresiasi dari keberanian dan pemahaman peserta.
https://jamsi.jurnal-id.com
Gambar 5. Apresiasi bagi peserta yang berani maju
Peserta yang sudah berani maju, dan bisa mengerjakan tugasnya dengan baik dan benar kami beri hadiah sebagai bentuk apresiasi kami kepada peserta. Dan yang terakhir sebagai bentuk dokumentasi  dari  pengabdian,  panitia  dan  peserta  melakukan  sesi  foto  bersama  sekaligus menutup pengabdian dan pelatihan pada hari minggu, 1 April 2023.
Gambar 6. Foto bersama seluruh peserta dan panitia.
Setelah diberikan pelatihan dan pengetahuan mengenai autocrat hingga ke penggunaan autocrat  oleh  tim  pengabdian  dari  Universitas  Multi  Data  Palembang,  peserta  pelatihan  dapat memahami dengan jelas mulai dari penjelasan autocrat hingga ke penggunaanya. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil evaluasi 2 peserta yang mencoba melakukan otomatisasi pada sertifikat dan kedua peserta tersebut berhasil menggunakan autocrat dengan baik.

## 4. KESIMPULAN
Pengabdian masyarakat dengan judul pelatihan autocrat untuk otomatisasi pengiriman sertifikat peserta seminar kepada persatuan pemuda buddhayana sriwijaya dapat disimpulkan bahawa  kebanyakan  peserta  masih  cenderung  awam  dengan  apa  itu autocrat .  Dan  tingkat pemahaman  peserta  pelatihan  cukup  beragam  dari  keseluruhan  peserta  pengabdian  dalam penguasaan  aplikasi google serta  belum  tahu  cara  menggunakan  aplikasi google  sheets  dan autocrat termasuk ke cara meng- install plugin autocrat . Setalah dilakukan pelatihan kemampuan peserta menunjukkan peningkatan. Namun peseta masih perlu melakukan banyak Latihan lagi dalam hal penggunaan aplikasi autocrat .

## UCAPAN TERIMA KASIH
Kami mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada dosen pembimbing sekaligus  dosen  pendamping  kami,  Pak  Muhammad  Rizky  Pribadi  dalam  proses  pengabdian hingga pembuatan jurnal kali ini.
https://jamsi.jurnal-id.com

## DAFTAR PUSTAKA
Akbar Evandio, & Yustinus Andri DP. (2020, April 1). penggunaan-aplikasi-video-conference-di- indonesia-zoom-pemenangnya .
https://teknologi.bisnis.com/read/20200401/84/1221258/penggunaan-aplikasi-video- conference-di-indonesia-zoom-pemenangnya
Ariyanto, E., Ardianto, F., Taufik, B., Roni, A. K., & Riduan, R. (2022). Penerapan Aplikasi Google Form,  Autocrat  Dan  Qr  Code  Untuk  Pembuatan  Surat  Keterangan  Berbasis  Online. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 28 (2).
Assidiqi, M. H., & Sumarni, W. (2021). Pemanfaatan Platform Digital di Masa Pandemi Covid-19 | Prosiding  Seminar  Nasional  Pascasarjana  (PROSNAMPAS). Prosiding  Seminar  Nasional Pascasarjana (Prosnampas) . Ati  Rosidah,  M.  P.  (2021,  Oktober  26). Mudahnya  Membuat  Sertifikat  Elektronik  dengan Menggunakan  Add-Ons  Autocrat  Di  Googgle  Speedsheet .  PTP  LPMP  Provinsi  DKI  Jakarta. https://lpmpdki.kemdikbud.go.id/mudahnya-membuat-sertifikat-elektronik-dengan- menggunakan-add-ons-autocrat-di-googgle-speedsheet/
Filianti,  F.,  Yuniarsih,  T.,  &  Meilani,  R.  I.  (2022).  OTOMATISASI  PEKERJAAN  GURU  BERBASIS AUTOCRAT:  MODEL  PENDIDIKAN  DAN  PELATIHAN  BERDASARKAN  PENDEKATAN KONEKTIVISME. Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran , 7 (1). https://doi.org/10.17509/jpm.v7i1.42604 Google. (2014, Mei 1). Make data-driven decisions, in Google Sheets . https://www.google.com/intl/en-GB/sheets/about/