Perancangan Blueprint Knowledge Management System pada Unit Laboratorium Fakultas Ilmu Terapan

## Universitas Telkom
Putri Dewintari 1 , Estiko Rijanto 2
Magister Sistem Informasi UNIKOM Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung, Jawa Barat, Indonesia putride24@gmail.com
Abstrak — Pengetahuan merupakan salah satu aset berharga yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan. Namun sayangnya, belum semua organisasi memiliki kesadaran ini. Unit Laboratorium Fakultas Ilmu Terapan (FIT) merupakan unit yang didirikan dengan tujuan untuk mengelolah laboratorium dan seluruh kegiatan praktikum di lingkungan Fakultas Ilmu Terapan Universitas Telkom. Sejak didirikan hingga saat ini, Unit Laboratorium FIT telah beberapa kali mengalami pergantian staf. Hal ini dikarenakan adanya rotasi atau perpindahan dari Unit Laboratorium FIT ke unit lainnya ataupun karena masa kontrak yang habis. Selain itu, karena yang dipilih menjadi asisten laboratorium merupakan mahasiswa tingkat akhir Fakultas Ilmu Terapan, maka asisten laboratorium juga mengalami pergantian setiap tahunnya. Karena pengetahuan yang didapatkan oleh staf selama bekerja di Unit Laboratorium akan ikut hilang ketika staf tersebut berpindah.Untuk mengatasi masalah ini diusulkan perancangan sistem manajemen pengetahuan yang dapat  membantu  organisasi  dalam  mengelola  dan  menyimpan  pengetahuan  yang  dimiliki  baik  dalam  bentuk  pengetahuan tacit ataupun explicit . Serta dapat mempermudah staf dalam melakukan sharing dan transfer knowledge . Dalam proses perancangan ini digunakan  metode 10  Step  Knowledge  Management  Roadmap oleh  Amrit  Tiwana.  Namun  dari  sepuluh  tahap,  pada  penelitian  ini dibatasi sampai langkah ke enam, yaitu perancangan cetak biru knowledge management system . Dari hasil analisa pendekatan strategis KM  didapatkan  nilai  pendekatan  kodifikasi  memilki  hasil  yang  lebih  besar  dari  pendekatan  personalisasi.  Sehingga,  pada penerapannya pendekatan kodifikasi memiliki kuota yang lebih besar. Selanjutnya proses perancangan didasarkan dari tujuh layer KMS.  Hingga  menghasilkan  cetak  biru knowledge  management yang  dapat  diterapkan  dalam  pembangunan  KMS  di  Unit Laboratorium FIT.
Kata kunci — knowledge , KMS, kodifikasi, blueprint , 10 Step Knowledge Roadmap
Abstract — Knowledge is one of the valuable assets owned by an organization or an enterprise. But unfortunately, not all organizations have  this  awareness.  The  Laboratory  Unit  of  the  Faculty  of  Applied  Sciences  (FIT)  is  a  unit  that  was  established  with  the  aim  of managing laboratories and all practicum activities within the Faculty of Applied Sciences, Telkom University. Since its establishment until now, the FIT Laboratory Unit has undergone several staff changes. This happened due to the rotation or shift from the FIT Laboratory  Unit  to  other  units  or  due  to  the  expiration  of  the  contract  period.  In  addition,  because  those  chosen  to  be  laboratory assistants are final year students of the Faculty of Applied Sciences, laboratory assistants also experience changes every year. Without good knowledge management, it will cause a loss for the organization. Because the knowledge gained by the staff, while working in the Laboratory Unit will also be lost when the staff moves. To overcome this problem, the researcher proposed a knowledge management system design that can assist organizations in managing and storing their knowledge be it tacit or explicit knowledge. It Also can make it easier for staff to share and transfer knowledge. In this research process, 10 Step Knowledge Management Roadmap by Amrit Tiwana is used as guidance. However, of the ten steps, this research is limited to the sixth step, which is the designing of a knowledge management system blueprint. From the analysis of the strategic approach of KM, it is found that the codification approach has a larger portion of application  than  the  personalization  approach.  Furthermore,  the  design  process  is  based  on  seven  layers  of  KMS.  To  produce  a knowledge management blueprint that can be applied in the development of KMS in the FIT Laboratory Unit.
Keywords — knowledge, KMS, codification, blueprint, 10 Step Knowledge Roadmap

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  yang semakin  cepat  di  era  ini  menjadi  faktor  penting  yang  dapat mempengaruhi  perkembangan  suatu  perusahaan  ataupun organisasi. Karena jika diolah dengan baik, pengetahuan bisa menjadi pendorong untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Pengelolaan  pengetahuan  ( knowledge  management )  juga
diperlukan dalam proses pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi.
Namun,  dalam  praktiknya  setiap  pegawai  atau  karyawan telah  sibuk  dengan  pekerjaannya  masing-masing  sehingga proses  pendokumentasian  knowledge  ini  sulit  dilakukan.  Hal ini  bisa  menjadi  suatu  kerugian  tersendiri  bagi  perusahaan. Karena  jika  ada  karyawan  yang  pindah  atau  berhenti  maka pengetahuan  yang  dimiliki  selama  bekerja  di  suatu  unit perusahaan tersebut akan ikut berpindah. Sehingga jika di satu
waktu ada karyawan baru yang menghadapi kesulitan tertentu yang sebelumnya telah diselesaikan oleh karyawan yang lama, karyawan yang baru tetap harus melakukan analisa dari awal lagi  mengenai  penyelesaian  masalah  tersebut. Knowledge merupakan salah satu aset berharga yang dimiliki organisasi. Sayangnya, masih banyak perusahaan maupun organisasi yang belum  menyadari  pentingnya  pengelolaan  pengetahuan  yang baik. Padahal, dengan knowledge management yang baik akan sangat  membantu  baik  dalam  kegiatan  organisasi  sehari-hari dan pengembangan organisasi.
Unit Laboratorium Fakultas Ilmu Terapan (FIT) Universitas Telkom  merupakan  unit  yang  dibangun  oleh  Fakutas  Ilmu Terapan  guna  mengelola  seluruh  laboratorium  dan  kegiatan didalamnya. Unit ini dibangun pada tahun 2014 sesuai dengan ketentuan  universitas,  dengan  beberapa  pergantian  Kepala Urusan (Ka. Ur.) serta personil hingga saat ini. Dengan adanya Unit Laboratorium, dapat membantu fakultas dalam mengelola dan mencukupi kebutuhan praktikum 8 (delapan) program studi yang  ada  di  FIT.  Unit  Laboratorium  berlingkup  pada pengelolaan  aset  laboratorium,  pengelolaan  praktikum, pengelolaan  Barang  Habis  Pakai  (BHP),  pengelolaan Laboratorium,  dan  pengawasan  setiap  aktivitas  yang dilaksanakan di Laboratorium dengan fokus utamanya adalah pendukung kegiatan praktikum.
Selama ini pengelolaan pengetahuan di Unit Laboratorium ini  masih  bersifat  lisan  dari  invidu  ke  individu.  Baik  itu pengetahuan dalam bentuk tacit ataupun explicit masih belum terdokumentasi  dengan  baik.  Padahal  sejak  terbentuk  hingga sekarang  Unit  laboratorium  telah  mengalami  beberapa  kali pergantian  staf  laboran  maupun  asisten  laboratorium.  Hal  ini menyebakan pengetahuan yang dimiliki staf laboran yang lama akan ikut hilang ketika staf laboran tersebut pindah.
Pergantian atau perpindahan staf di lingkungan Universitas Telkom ini memiliki dibagi menjadi dua istilah yaitu, rotasi dan mutasi. Istilah rotasi digunakan jika seorang staf berpindah dari satu  unit  ke  unit  lainnya  yang  memiliiki  posisi  kosong  yang perlu  untuk  diisi.  Sedangkan  istilah  mutasi  digunakan  untuk menggambarkan  ketika  seorang  staf  berpindah  dari  instansi Universitas  Telkom  ke  instansi  lainnya  yang  masih  berada dibawah  Yayasan.  Dari  dua  jenis  perpindahan  ini  yang umumnya terjadi adalah rotasi atau perpindahan antar unit.
Selain  itu,  Unit  Laboratorium  juga  belum  memiliki  sistem untuk  menyimpan  berbagai  dokumentasi  seperti  Standar Laboratorium Komputer, Pedoman Kegiatan Aslab, Pedoman Etika Aslab dan beberapa dokumen lainnya. Sehingga ketika laboran  atau  asisten  laboratorium  memerlukan  dokumen- dokumen tersebut, mereka harus menghubungi staf lain yang memiliki dokumen tersebut.
Berdasarkan hal tersebut diusulkan perancangan knowledge manangement  system dengan  menggunakan SECI  Model . Dalam  melakukan  analisis  dan  perancangan  knowledge management  system  akan  menggunakan  metode  “ 10  Step Knowledge Management Roadmap ” oleh Amrit Tiwana. Tujuan  yang  diharapkan  bisa  dicapai  dari  penelitian  ini adalah :
1) Merancang cetak biru knowledge management system yang  dapat  memfasilitasi  laboran  dan  asisten
laboratorium  dalam  melakukan sharing dan transfer knowledge .
2) Merancang cetak biru knowledge management system yang  dapat  membantu  dalam  pengelolaan  dan dokumentasi pengetahuan di Unit Laboratorium FIT Dengan beberapa batasan, yaitu :
1) Ruang  lingkup  penelitian  terbatas  hanya  pada  Unit Laboratorium FIT Universitas Telkom.
2) Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuan explicit dan tacit .
3) Pengumpulan  data  dilakukan  melalui  wawancara narasumber dan studi literatur.
4) Tools  yang  digunakan  adalah  “ The  10-Step Knowledge Management Roadmap ” yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana
5) Dari  sepuluh  langkah  dalam  “ 10  Step  Knowledge Management  Roadmap ”,  namun  penelitian  kali  ini dilakukan  hanya  hingga  langkah  ke  enam,  yakni pembutan cetak biru knowledge management system .
A. Knowledge Knowledge merupakan kombinasi dari informasi, wawasan serta pengalaman [1]. Knowledge tersusun dari informasi yang telan  tersusun  dan  diolah  sehingga  dapat  digunakan  untuk menyelesaikan  suatu  masalah  tertentu  ataupun  untuk membantu  dalam  pengambilan  keputusan  [2]. Pengetahuan umumnya dibagi ke dalam dua kategori yaitu, tacit knowledge dan explicit  knowledge [3] .  Tacit  knowledge merupakan pengetahuan  yang  didapatkan  dari  pengalaman  bersifat subyektif,  kognitif  dan  pembelajaran  [4]. Tacit  Knowledge , juga  dapat  didefinisikan  sebagai  pengetahuan  yang  masih tersimpan  dalam  kepala  pemiliknya.  Berbanding  terbalik dengan Tacit  Knowledge,  Explicit  Knowledge ialah  jenis pengetahuan  yang  dapat  dituliskan  ke  dalam  standar  bahasa baku ilmiah dalam bentuk dokumen, buku, laporan ilmiah dan lainnya [5]. Proses penciptaan knowledge pada organisasi pada dasarnya dimulai dari masing-masing knowledge worker yang berada di dalam suatu organisasi. Penciptaan knowledge sendiri melibatkan  adanya  interaksi  secara  terus  –  menerus  antara pengetahuan tacit dan  pengetahuan  eksplisit  [6].    Interaksi antara  dua  jenis knowledge ini  disebut  dengan knowledge conversion [7].  Melalui  proses  konversi  ini  kualitas  dan kuantitas tacit dan explicit  knowledge kemudian  akan bertambah.  Terdapat  empat  cara  dalam  proses  konversi knowledge ini yaitu, socialization, externalization, combination  dan  internalization, atau  yang  lebih  dikenal dengan nama SECI Model [2].
Gambar 1 SECI Model [7]
B. Knowledge Management Knowledge  management pada  umumnya  didefinisikan sebagai cara ataupun langkah yang dilakukan oleh organisasi untuk  menciptakan,  mempertahankan  dan  membagikan pengetahuan  [8]. Knowledge  management merupakan  salah satu  langkah  yang  dapat  dilakukan  oleh  organisasi  agar anggotanya bisa berkomunikasi dan berbagi pengetahuan yang dimiliki sehingga setiap anggota organisasi dapat mendapatkan kesempatan belajar yang sama [9], yang pada akhirnya dapat meningkatkaan  peguasaan knowledge setiap  anggota  [10]. Dalam [11] Knowledge management diartikan sebagai metode yang  digunakan  untuk  mempermudah  proses  manajemen pengetahuan. Knowledge  management merupakan  rangkaian strategi, metode atau langkah yang dilakukan oleh organisasi untuk mengolah knowledge yang dimiliki organisasi, sehingga menciptakan best practices [12] yang dapat membantu dalam proses bisnis organisasi.
Knowledge management terdiri tiga komponen utama, yaitu People, Process dan Technology . Ketiga elemen ini memiliki peranan  yang  penting  dalam  keberhasilan  implementasi knowledge  management [13].  Keberadaan  individu  yang memiliki  kompetensi  memegang  peranan  penting  dalam keberhasilan knowledge management . Karena hal inilah maka peningkatan  kompetensi  setiap  individu  menjadi  hal  utama yang harus dikembangkan oleh pihak organisasi. Selanjutnya masing-masing  individu  harus  memahami  dan  secara  jelas peran  dan  tanggung  jawab  dalam  mengolah knowledge dan menjalankan  proses knowledge  management yang  ada  dalam organisasi  [14].  Proses  yang  dimaksudkan  disini  adalah sinkronisasi dari prinsip, strategi serta praktik yang memastikan knowledge  management dapat  berjalan  dengan  baik  ketika diimplementasikan. Knowledge  management yang  memiliki alur  atau  proses  yang  jelas  tentu  akan  memudahkan  proses transfer pengetahuan.  Teknologi  memiliki  peranan  yang penting  dalam  mengalirkan  data  dan  informasi  dalam  proses knowledge  management .  Terlebih  lagi  dalam  proses komunikasi serta capture, sharing, discovery dan application knowledge . teknologi berperan sebagai support bagi organisasi dalam mengimplemetasikan knowledge management [14].
Gambar 2 Komponen knowledge management [14]

## C. Knowledge Management System
Knowledge management system merupakan sistem yang digunakan untuk mencapai tujuan knowledge management yang telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan [13]. Knowledge  management  system umumnya  berbentuk
aplikasi web yang  dapat  menyimpan  dan  menangkap pengetahuan,  menyimpan  sumber  pengetahuan,    sebagai media penyimpanan knowledge yang tersembunyi, hingga pengetahuan  dapat  digunakan  kembali  [4]. Knowledge management  system juga  merupakan  sistem  yang digunakan  untuk  memudahkan  proses knowledge management sehingga knowledge  management  system dapat  dibagi  ke  dalam  tiap-tiap  proses  knowledge management,  yaitu Knowledge  Discovery  System, Knowledge  Capture  System,  Knowledge  Sharing  System, Dan Knowledge Application System [11].
Gambar 3 Knowledge management system [11]

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Dalam poin ini akan dijelaskan mengenai objek penelitian dan metode yang digunakan dalam penelitian ini.
A. Objek Penelitian
Laboratorium  Fakultas  Ilmu  Terapan  adalah  unit  yang dibentuk oleh Fakultas Ilmu Terapan (FIT) untuk pengelolaan laboratorium  beserta  isi  dan  aktivitas  yang  ada  di  dalamnya, sesuai  dengan  ketentuan  Universitas  Telkom.  Unit Laboratorium ini di dirikan pada tahun 2014, dan sampai saat ini telah mengalami beberapa pergantian Kepala Urusan (Ka. Ur.)  serta  staf.  Dengan  didirikannya  Unit  Laboratorium, diharapkan  dapat  membantu  fakultas  dalam  mengelola  dan mencukupi  kebutuhan  praktikum  8  (delapan)  program  studi yang ada di FIT.  Laboratorium adalah fasilitas yang dimiliki sepenuhnya  oleh  fakultas,  bukan  milik  Kelompok  Keahlian, program  studi  atau  bahkan  perseorangan.  Sehingga  dalam penggunaannya, menerapkan sistem resources sharing .  Secara umum  Laboratorium  berada  di  bawah  pembagian  Kelompok Keahlian,  yang  mendukung  kegiatan  praktikum  di  semua program  studi.  Di  Unit  Laboratorium  sendiri  pembagian laboratorium dilakukan berdasarkan rumpun keahlian yang ada di  FIT,  yaitu  rumpun  Komputer,  rumpun Engineering ,  dan rumpun Hospitality .
Di  dalam  Unit  Laboratorium  FIT,  terdapat  struktur organisasi  yang  dibuat  untuk  memperjelas  alur  koordinasi. Struktur dapat dilihat pada gambar di bawah, beserta dengan deskripsi singkat di tiap posisi yang ada di struktur.

## Gambar 4 Struktur Organisasi di Laboratorium FIT [15]

## B. 10 Steps Knowledge Roadmap
Proses  perancangan  knowledge  management  system, merupakan proses yang cukup komplek, dan dapat membawa dampak  yang  kurang  baik  bagi  organisasi  jika  tidak direncanakan  dengan  matang  [9]. 10  Steps  Knowledge Management Roadmap yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana akan dipakai untuk membantu agar penelitian dapat dilakukan secara  terstruktur.  Metode  ini  dipilih  karena  setiap  tahapan yang  ada  dalam  metode  memilki  gambaran  jelas  mengenai kegiatan yang dilakukan dimulai dengan analisis infrastruktur yang  ada  hingga  tahap  evaluasi  sistem  yang  telah  diterapkan [16].
Gambar 5 10 Steps Knowledge Management Roadmap [17]

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
A. Analissis Infrastruktur yang Ada Tahapan  ini  dilakukan  untuk  lebih  memahami  mengenai komponen utama KM dari objek penelitian.

## 1) People
Dalam  proses  operasionalnya  sehari-hari  Unit Laboratorium  Fakultas  Ilmu  Terapan  Universitas Telkom diketuai oleh seorang Kepala Urusan Unit dan dibantu  oleh  dua  orang  staff  yang  berperan  sebagai Laboratory  Asset  Management  dan  Administration and  General  Affairs .  Selain  itu,  terdapat  lima  orang laboran  yang  bertanggung  jawab  atas  proses praktikum  sesuai  bidangnya  masing-masing.  Untuk membantu  pekerjaan  laboran  dibantu  oleh  beberapa asisten  laboratorium,  yang  dipilih  dari  mahasiswa Fakultas  Ilmu  Terapan  Telkom.  Mahasiswa  yang berperan  sebagai  asisten  laboratorium  dipilih  dari mahasiswa  tingkat  akhir  Fakultas  Ilmu  Terapan. Jumlah  asisten  laboratorium  yang  diterima  setiap tahunnya  berbeda-beda.  Bergantung  pada  jumlah pendaftar yang dapat melalui rangkaian tes yang telah ditetapkan  oleh  Unit  Laboratorium  FIT.  Selain  pada asisten  laboratorium,  pergantian  juga  sering  terjadi pada  laboran.  Selain  karena  dipengaruhi  oleh  waktu kontrak  kerja,  pergantian  pada  posisi  laboran  juga dipengaruhi  karena  adanya  rotasi  internal  di Universitas Telkom. Rotasi ini bisa terjadi ketika ada salah  satu  posisi  di  unit  lain  yang  mengalami kekosongan  dan  harus  segara  diisi.  Sehingga  waktu rotasi  ini  sulit  untuk  diperkirakan.  Dalam  rotasi  ini, staf  baru  yang  ditempatkan  pada  posisi  laboran  bisa saja  tidak  memiliki  latar  belakang  ataupun pengalaman  kerja  yang  sesuai.  Dengan  tingginya tingkat  rotasi  baik  untuk  laboran  maupun  asisten laboratorium ini diperlukan adanya suatu sistem yang dapat menyimpan berbagai pengetahuan yang dimiliki oleh laboran dan asisten laboratorium.

## 2) Process
Di  Unit  Laboratorium  FIT,  proses  pertukaran pengetahuan  biasanya  akan  terjadi  jika  di  dalam kegiatan praktikum menghadapi suatu kendala. Dalam proses  penyelesaian  kendala  atau  gangguan  ini biasanya dilakukan dengan komunikasi langsung antar asisten  laboratorium  dengan  laboran.  Jika  kendala yang  dihadapi,  menyangkut  rumpun  laboratorium yang  lain  maka  biasanya  akan  diadakan  rapat koordinasi  untuk  membahas  penyelesaian  kendala tersebut.  Di  luar  dari  komunikasi  secara  langsung, penggunaan  aplikasi  pesan  instan  seperti  WhatsApp dipilih  sebagai  media  komunikasi.  Selain  itu  pada beberapa  kasus  misalnya  untuk  mengirimkan beberapa dokumen dilakukan melalui email. Namun, pengetahuan  yang  dibagikan  melalui  teknologi  ini tidak tersimpan dalam suatu wadah yang bisa diakses kemudian  hari.  Sehingga  pengetahuan  mengenai penyelesaian kendala atau gangguan di masa lalu tidak
Kepala Urusan Unit Administration and General Affairs Asset Management Laboran
General Computer Laboran Multimedia Computer Laboran ENS Laboran IOMT Laboran
Hospitality
Asisten
Laboratorium Asisten Laboratorium Asisten Laboratorium Asisten Laboratorium Asisten Laboratorium
dapat  digunakan  sebagai  pertimbangan  untuk penyelesaian kendala yang serupa di masa yang akan datang.  Penggunaan knowledge  management  system diharapakan dapat mengatasi masalah ini.

## 3) Technology
Saat  ini  teknologi  jaringan  yang  dimiliki  oleh  Unit Laboratorium FIT sudah memadai untuk mendukung proses pengaksesan dan pengiriman informasi kapan saja diperlukan. Mengingat ukuran Gedung FIT yang cukup luas, adanya teknologi ini mampu mendukung penerapan knowledge management system yang lebih baik, karena akan mempermudah pengaksesan sistem. Unit Laboratorium FIT memiliki jaringan LAN ( Local Access  Network )  yang  menghubungkan  komputer- komputer  yang  ada  di  berbagai  ruangan  dengan management switch . Selain itu untuk akses internet di tiap  masing-masing  lantai  sudah  diatur  berdasarkan kebutuhan  akses  tiap  user,  yang  diakomodir  dengan switch dan access point ( wireless point ).
B. Penyelarasan KM dengan Strategi Bisnis
Sebelum  dilakukan  analisis  untuk  menyeleraskan  KM dengan strategi bisnis, terlebih dahulu dilakukan analisis untuk mengetahui  strategi  pendekatan  KM  seperti  apa  yang  sesuai untuk  Unit  Laboratorium  FIT.  Dari  hasil  analisis  melalui wawancara  yang  dilakukan  didapatkan  nilai  pendekatan strategi knowledge  management di  Unit  Laboratorium  FIT. Pendekatan strategis kodifikasi sebesar 53% dan personalisasi sebesar 47%. Dari hasil ini kemudian bisa disimpulkan bahwa pada  sistem  yang  akan  dibangun  pendekatan  kodifikasi  akan memiliki  porsi  penerapan  yang  lebih  besar  dari  pendekatan personalisasi.  Selanjutnya  dalam  proses  penyelarasan knowledge  management dengan  startegi  bisinis  ada  beberapa langkah atau analisa yang akan dilakukan dalam tahapan ini, dimulai  dengan  identifikasi  tujuan  Unit  Laboratorium  FIT, yang kemudian dilanjutkan dengan knowledge gap analysis dan yang terakhir SWOT analysis .
1) Identifikasi Tujuan Unit Laboratorium FIT
Unit  Laboratorium  FIT  memiliki  tujuan  untuk  menjadi Unit  Laboratorium  berstandar  internasional  dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia Laboratorium  FIT. Knowledge  management  system adalah  suatu  sistem  digunakan  untuk  menangkap  dan menyimpan pengetahuan. Sehingga pengetahuan ini bisa digunakan  kembali  di  masa  yang  akan  datang.  Hal  ini dinilai  sejalan  dengan  tujuan  Unit  laboratorium  FIT. Karena  dengan  pemanfaatan  pengetahuan  yang  tepat dapat membantu organisasi dalam meningkatkan kualitas knowledge worker yang dimiliki.
2) Analisis Knowledge Gap Untuk mengetahui knowledge gap di Unit Laboratorium FIT,  akan  dilakukan  analisa  menggunankan Zack Framework dengan  empat  pertanyaan  yaitu  apa  yang harus diketahui oleh organisasi, apa yang diketahui oleh organisasi, apa yang harus dilakukan oleh organisasi apa
yang  dapat  dilakukan  oleh  organisasi.  Adapun  hasil analisis yang dilakukan seperti terlihat pada
Gambar 6 Hasil Analisis Knowledge Gap

## 3) Analisis SWOT
Setelah  melakukan  analisis knowledge  gap untuk menyelarasakan  KM  dengan  proses  bisnis  Unit Laboratorium FIT, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis  SWOT.  Analisa  ini  dilakukan  perancangan knowledge management yan dibuat bisa sesuai pada poin kekuatan  dan  kesempatan  Unit  Laboratorium  dan  dapat meminimalkan  kelemahan  dan  tantangan  yang  berasal dari  luar  organisasi.  Adapun  hasil  analisis  SWOT  yang telah dilakukan dijelaskan dalam gambar dibawah ini.

## Gambar 7 Matrix hasil analisis SWOT
C. Merancang Platform KM Kemudahan  untuk  untuk  mengakses  informasi merupakan  salah  satu  hal  penting  yang  menjadi pertimbangkan  dalam  proses  perancangan  sistem.  Sehingga pada  saat  membutuhkan  informasi  tertentu, knowledge
worker dapat  mengaksesnya  kapan  saja  dan  dimana  saja mereka  berada.  Untuk  itu  teknologi  web  kemudian  dipilih karena dinilai sesuai dengan kebutuhan tersebut. Penggunaan teknologi web juga sudah tidak asing bagi knowledge worker , sehingga  akan  mempermudah knowledge  worker untuk beradaptasi  dengan  sistem  baru  ini.  Selain  itu,  untuk pengaksesan  sistem  berbasis  teknologi  web,  dapat  dengan mudah  dilakukan knowledge  worker dari  perangkat  mereka masing-masing,  seperti  komputer,  laptop,  ataupun smartphone . Untuk mendukung penerapan teknologi web ini, maka  pihak  Unit  Laboratorium  membutuhkan web  server yang berperan sebagai penghubung antar knowledge worker yang  mengakses  informasi  dari web  browser dengan knowledge  management  system itu  sendiri.  Perancangan didasarkan pada perangkat server yang ada di laboratorium FIT.
D. Identifikasi Knowledge Tahapan  identifikasi knowledge dilakukan  guna mengetahui,  pengetahuan  apa  yang  sudah  dimiliki  serta pengetahuan  apa  saja  yang  dibutuhkan  oleh  Unit Laboratorium  FIT,  sehingga  perlu  untuk  ditambakan  ke dalam  sistem  yang  akan  dibangun.  Dengan  dilakukannya tahapan  identifikasi knowledge ini, knowledge yang dibagikan  ke  dalam  sistem  bisa  sesuai  dengan  tujuan  awal yaitu  untuk  membantu knowledge  worker dalam pekerjaannya sehari-hari. Pada Tabel 1 dijelaskan mengenai knowledge apa  saja  yang  telah  dimiliki  oleh  Unit Laboratorium  FIT.  Pada  kolom  pengguna, member menggambarkan knowledge  worker yang  ada  di  Unit Laboratorium  FIT  yaitu  Staf,  Laboran  dan  Asisten Laboratorium  yang  terdaftar  sebagai  pengguna knowledge management system.

## Tabel 1 Daftar Aset Knowledge yang dimiliki
Nama Knowledge Pembuat Lokasi Sumber Knowledge User Profil Organisasi Adm. & General Affairs Web Ka. Ur. Unit Member Pedoman Etika Aslab Adm. & General Affairs Catatan organisasi Adm. & General Affairs Member Pedoman Kegiatan Aslab Adm. & General Affairs Catatan organisasi Adm. & General Affairs Member Standar Laboratorium Komputer Laboran General Computer Catatan organisasi Adm. & General Affairs Member Dokumen  K3 Laboratorium Adm. & General Affairs Catatan organisasi Adm. & General Affairs Member
Setelah dilakukan identifikasi aset pengetahuan apa saja yang  dimiliki  organisasi  saat  ini,  kemudian  dilakukan identifikasi  mengenai  pengetahuan  apa  saja  yang  perlu ditambahkan  ke  dalam  sistem.  Pada  Tabel  2  menjelaskan
beberapa  usulan knowledge yang  sebaiknya  ditambakan  ke dalam knowledge management system .
Tabel 2 Usulan Knowledge Nama Knowledge Pembuat Lokasi Sumber Knowledge User Pedoman Penggunaan Alat Laboratorium Komputer Adm. & General Affairs KMS Laboratory Asset Management Member Pedoman Penggunaan Alat Laboratorium Engineering Adm. & General Affairs KMS Laboratory Asset Management Member Pedoman Penggunaan Alat Laboratorium Hospitality Adm. & General Affairs KMS Laboratory Asset Management Member Pedoman Maintenance Alat Laboratorium Komputer Adm. & General Affairs KMS Laboratory Asset Management Member Pedoman Maintenance Alat Laboratorium Engineering Adm. & General Affairs KMS Laboratory Asset Management Member Pedoman Maintenance Alat Laboratorium Hospitality Adm. & General Affairs KMS Laboratory Asset Management Member Pedoman Kegiatan Laboran Adm. & General Affairs KMS Adm. & General Affairs Member Dokumen Service Excellent Adm. & General Affairs KMS Adm. & General Affairs Member FAQ Penyelesaian masalah yang sering terjadi di Laboratorium TIM KM KMS TIM KM Member Pengetahuan teknis dan non teknis TIM KM KMS Adm. & General Affairs Member

## E. Merancang Tim KM
Dalam tahapan perancangan tim KM, struktur tim yang diusulkan adalah seperti yang diperlihatkan pada Gambar 8 berikut.

## Gambar 8 Usulan Struktur Tim Knowledge Management [12]
Adapun uraian tugas dari masing-masing peran yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1) KM  Manager adalah  orang  yang  memiliki  tanggung jawab atas kontinuitas knowledge management system yang  akan  dibangun.  Seorang KM  Manager juga bertanggung jawab mengenai rencana pengembangan sistem  di  masa  yang  akan  datang.  Selain  itu KM Manager juga diharapkan dapat memimpin knowledge worker yang terlibat dalam tim KM, sehingga proses penerapan knowledge  management  system bisa berjalan dengan lancar. Dari uraian tugas diatas, posisi KM Manager dinilai  cocok  untuk  diisi  oleh  Kepala Urusan Unit Laboratorium FIT.
2) KM Analyst disini  memiliki  tugas  sebagai adminstrator  sistem.  Yaitu  bertanggung  jawab  untuk mengatur informasi seperti apa saja yang boleh masuk dan  tidak  boleh  masuk  ke  dalam  sistem, menambahkan user ke  dalam  sistem  serta  berbagai tugas lainnya untuk memastikan sistem berjalan lancar. Untuk  posisi  KM Analyst ini  diusulkan  untuk  diisi oleh staf bagian Administration and General Affairs . 3) KM Developer memiliki  tanggung  jawab  dalam proses  perancangan  dan  pembangunan  sistem, sehingga  sistem  yang  dibangun  bisa  sesuai  dengan kebutuhan  pengguna.  Tugas  lain  dari  seorang  KM Developer adalah  melakukan maintenance dan melakukan  penanganan  terhadap  masalah  yang mungkin  timbul  baik  dari  sistem  itu  sendiri  ataupun hardware yang  dapat  menghambat  pengguna  pada saat  mengunakan  sistem.  Untuk  itu  posisi  ini  dinilai sesuai  untuk  Laboran Embedded  &  Network  System (ENS)  atau  Laboran Installation,  Operation,  and Maintenance of Telecommunication (IOMT).
4) KM Operational memiliki  tanggung  jawab  dalam mengelolah  informasi  atau  pengetahuan  yang  ada didalam  sistem.  Mulai  dari  proses  penambahan, berbagi,  dan  penyimpanan knowledge .  dengan  kata lain yang berperan sebagai KM O perational ini adalah seluruh knowledge  worker yang  ada  di  Unit Laboratorium  FIT.  Mulai  staf,  laboran  dan  asisten laboratorium.

## F. Merancang Cetak Biru KM
proses  perancangan  cetak  biru knowledge  management system pada  penelitian  ini  mengacu  kepada  tujuh  layer arsitektur knowledge management [19]. Hasil perancangan untuk masing-masing layer seperti yang diperlihatkan pada Gambar 9 . Dari tahapan inilah kemudian dihasilkan cetak biru knowledge management system yang diusulkan seperti pada Gambar 10 berikut.

## Gambar 10 Rancangan Cetak Biru KMS

## IV. KESIMPULAN
Dari  penelitian  yang  telah  dilakukan  terkait  perancangan cetak  biru knowledge  management  system pada  Unit Laboratorium  Fakultas  Ilmu  Terapan  Universitas  Telkom, terdapat beberapa poin yang bisa disimpulkan, yaitu :
1) Dari  analisis  pendekatan knowledge  management yang dilakukan,  didapatkan  bahwa  pada  Unit  Laboratorium FIT,  pendekatan knowledge  management secara kodifikasi  senilai  53%  dan  personalisasi  sebesar  47%. Dari hasil ini kemudian diusulkan rancangan knowledge management  system yang  sesuai  dengan  kondisi  Unit Laboratorium FIT. Sehingga, dapat membantu knowledge worker yang  ada  didalam  Unit  Laboran  dalam  proses sharing dan transfer knowledge .
2) Struktur  Tim  KM  yang  diusulkan  pada  penelitian  ini adalah sebagai berikut :
- KM Manager , yang memiliki tanggung jawab untuk memastikan  kontinuitas  sistem  serta  bertugas memimpin tim KM, posisi ini dinilai sesuai diisi oleh Kepala Urusan Unit Laboratorium FIT.
- KM Analyst ,  atau  yang  akan  berperan  sebagai administrator  diusulkan  untuk  diisi  oleh  staf Administration and General Affairs .
- KM Developer , bertanggung jawab dalam pembangunan  dan maintenance  sistem ,  maka diusulkan untuk diisi oleh Laboran ENS dan Laboran IOMT.
- KM Operational ,  merupakan  seluruh knowledge worker yang  terlibat  dalam  KMS.  Dalam  hal  ini adalah seluruh staf Unit Laboratorium FIT.
3) Perancangan cetak biru yang dibuat didasarkan pada tujuh layer  knowledge  management  system .  Yaitu Interface Layer,  Access  and  Authentication  Layer,  Collaborative Filtering  and  Intelligence  Layer,  Application  Layer, Transport  Layer,  Middleware  Layer dan  yang  terakhir Repository Layer . Adapun penjelasan dari masing-masing layer adalah sebagai berikut :
- Interface  Layer ,  pada layer ini  menggambarkan interaksi antar pengguna dan sistem, dalam penelitian ini  media  yang  digunakan  adalah  aplikasi web browser.
- Access  and  Authentication  Layer ,  pada  lapisan  ini diusulkan pembatasan akses, penggunaan firewall dan backup secara berkala untuk tetap menjaga keamanan keutuhan pengetahuan yang ada didalam sistem.
- Collaborative Filtering and Intelligence Layer , dalam layer ini  membahas  mengenai  penandaan  pada pengetahuan yang ada didalam sistem. Sehingga dapat mempermudah  proses filtering pada  saat  dilakukan pencarian pengetahuan.
- Application  Layer ,  beberapa  fitur  yang  diusulkan untuk knowledge  management  system yang  akan dibangun  yaitu, Training  Library ,  Manajemen Dokumen,  Forum,  FAQ,  Manajemen  Pengetahuan, dan Video Tutorial.
- Transport  Layer ,  dalam  layer  ini  untuk  mendukung fitur atau modul yang diusulkan di layer sebelumnya maka  akan  digunakan  beberapa  protokol  seperti HTTP/HTTPS, POP3/SMTP dan UDP.
- Middleware  Layer ,  untuk  menghubungkan  sistem yang  akan  dibangun  dengan  yang  sudah  ada sebelumnya kemudian digunakan ODBC.  Selain itu penggunaan Cron Job dan Batch juga diusulkan untuk mempermudah  administrator  dalam  mengelolah sistem.
- Repository  Layer ,  untuk  mengakomodir  sistem kemudian  disusulkan  untuk  menyiapkan file  server , mail server dan database server .

## REFERENSI
[1] E. R. Wulandari and R. Nurisani, “Model Knowledge Management di Perpustakaan Universitas Padjadjaran,” Lentera Pustaka J. Kaji. Ilmu Perpustakaan, Inf. dan Kearsipan ,  vol.  6,  no.  1,  pp.  23–36,  2020,  doi: 10.14710/lenpust.v6i1.27152.
[2] O.  D.  Sopandi  and  U.  S.  Saud,  “Implementasi Knowledge  Management  Pada  Perguruan  Tinggi,” J. Adm.  Pendidik. ,  vol.  23,  no.  2,  pp.  1–13,  2016,  doi: 10.17509/jap.v23i2.5629.
[3] N.  Safriadi,  U.  Salam,  and  R.  Hazriani,  “Wikipeat Sebagai  Implementasi  Knowledge  Management System (KMS) Untuk Pengelolaan Hasil Penelitian di Universitas  Tanjungpura,” J.  Edukasi  dan  Penelit. Inform. ,  vol.  1,  no.  1,  pp.  37–40,  2015,  doi: 10.26418/jp.v1i1.10009.
[4] A.  C.  Wardhana,  Y.  Nurhadryani,  and  S.  Wahjuni, “Knowledge  Management  System  Berbasis  Web tentang Budidaya Hidroponik untuk Mendukung Smart Society,” J. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput. , vol. 7, no. 3, pp. 619–627, 2020, doi: 10.25126/jtiik.2020732200.
[5] R.  T.  Ganefi  and  A.  H.  Imelda,  “Perancangan Knowledge Management System Pengelolaan Proyek di CV. Metric Design,” J. Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknol. Inf. , vol. 2, no. 112, pp. 13–24, 2016.
[6] I.  Nonaka,  G.  Von  Krogh,  and  S.  Voelpel, “Organizational knowledge creation theory: Evolutionary paths and future advances,” Organ. Stud. , vol.  27,  no.  8,  pp.  1179–1208,  2006,  doi: 10.1177/0170840606066312.
[7] I. Nonaka, R. Toyama, and N. Konno, “SECI, Ba and Leadership: A Unified Model of Dynamic Knowledge Creation,” Long Range Plann. , vol. 33, no. 1, pp. 5–34, 2000, doi: 10.1016/S0024-6301(99)00115-6.
[8] M. B. C. Zouari and S. B. D. Dakhli, “A multi-faceted analysis  of  knowledge  management  systems,” CENTERIS/ProjMAN/HCist 2018 , vol. 138, pp. 646– 654, 2018, doi: 10.1016/j.procs.2018.10.086.
[9] S.  Anardani,  S.  Riyanto,  and  D.  Setiawan, “Perancangan  Knowledge  Management  System
Berbasis  Web  pada  Tenaga  Kependidikan  Fakultas Teknik Universitas PGRI Madiun,” J. Teknol. Inf. dan Ilmu  Komput. ,  vol.  8,  no.  1,  pp.  77–83,  2021,  doi: 10.25126/jtiik.0813252.
[10] I.  Mutia,  -  Herlinda,  and  -  Atikah,  “Perancangan Knowledge  Management  System  (KMS)  Kurikulum 2013  Menggunakan  Model  Tiwana  dan  Zack,” J. Edukasi dan Penelit. Inform. , vol. 3, no. 2, pp. 152–162, 2017, doi: 10.26418/jp.v3i2.22686.
[11] O.  Octaria,  E.  Ermatita,  and  S.  Sukemi,  “Penerapan Knowledge  Management  System  Menggunankan Algoritma Levenshtein,” J. RESTI (Rekayasa Sist. dan Teknol.  Informasi) ,  vol.  3,  no.  2,  pp.  233–242,  2019, d o i :   1 0 . 2 9 2 0 7 / r e s t i . v 3 i 2 . 1 0 4 5 .
[12] G. C. Pamuji, A. Hadiana, and R. Lubis, “Knowledge Management  System  Architecture  Design,”  in IOP Conference Series: Materials Science and Engineering , 2019,  vol.  662,  no.  4,  doi:  10.1088/1757- 899X/662/4/042015.
[13] Y. Sonatha, I. Rahmayuni, A. Alanda, and I. Saputra, “Rancang  Bangun  Aplikasi  Knowledge  Management Berbasis  Web,” INVOTEK  J.  Inov.  Vokasional  dan Teknol. ,  vol.  18,  no.  2,  pp.  133–140,  2018,  doi: 10.24036/invotek.v18i2.423.
[14] S.  Darudiato  and  K.  Setiawan,  “Knowledge Management:  Konsep  dan  Metodologi,” J.  Ultim. InfoSys ,  vol.  4,  no.  1,  pp.  11–17,  2013,  doi: 10.31937/si.v4i1.237.
[15] “Struktur  Organisasi  Unit  Laboratorium  FIT.” https://fit.labs.telkomuniversity.ac.id/struktur- organisasi/.
[16] Y.  Kurnia  and  E.  Rijanto,  “PERANCANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KEAHLIAN  PEGAWAI  PADA  DIREKTORAT UMUM  DAN  OPERASIONAL  DI  RSUP  DR. HASAN SADIKIN BANDUNG,” J. Tata Kelola dan Kerangka Kerja Teknol. Inf. , vol. 2, no. 2, pp. 91–104, 2016, doi: https://doi.org/10.34010/jtk3ti.v2i2.309.
[17] A.  Tiwana,  “The  Knowledge  Management  Toolkit : Orchestrating IT, Strategy and Knowledge Platforms,” in The Knowledge Management Toolkit : Orchestrating IT,  Strategy  and  Knowledge  Platforms ,  2nd  Editio., Pennsylvania: Prentice Hall PTR, 2002, p. 323.