Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi Vol. 9 No. 2, Desember 2021, Hal. 85-94 https://dx.doi.org/10.18592/pk.v9i2.3398 ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
Analisis metode evaluasi koleksi sebagai acuan kegiatan pengembangan koleksi
1 Muhammad Rahmani Yusuf
1 Perpustakaan SMP IT Ukhuwah Banjarmasin
1 Komp. Bumi Handayani 12A KM. 4.5, Jl. Bumi Mas Raya, Pemurus Baru, Kec. Banjarmasin Sel., Kota Banjarmasin, Kalimantan Selatan 70249 e-mail: 1 rahmaniyusuf96@gmail.com
Naskah diterima: 20 Desember 2019, direvisi: 01 Desember 2021, diterima: 04 Desember 2021

## ABSTRACT
This study aims to examine the evaluation of collections that can be applied in the process of developing collections in libraries. The collection method proposed in this discussion is collection-centered which is applied by the Library of IAIN Syekh Nurjati Cirebon with a focus on three types of work, namely collection on list (list checking), expert opinion and based on collection standards. Then the UPT BIT- LIP Library goes through a process on collections based on type, year of publication, subject, and language. The method used in this research is literature study. There are 3 stages in the data collection process, namely editing, arranger, and finding. Data analysis uses Edwards theory or opinion. G. Evans on the development and evaluation of library collections. The IAIN Syekh Nurjati Cirebon library uses an evaluation based on collection analysis which there are three types, namely the list made by the previous library, asking for expert opinion from local lecturers or people who have expertise in certain fields and based on collection standards. The UPT Library of the Information Technology Center of LIPI develops collections by applying a mapping method to the collections commonly used by the UPT BIT-LIPI library, which implies two features, namely collection and user-based. There is still no sufficient evaluation of the collection, the combination of approaches or combinations of various methods that are most effective to date.

## Keywords: collection management; development; evaluation method

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan untuk  mengkaji metode evaluasi koleksi yang bisa diterapkan dalam proses pengembangan koleksi di perpustakaan. Metode evaluasi koleksi yang dikemukakan dalam pembahasan ini, yaitu  collection-centered yang diterapkan oleh Perpustakaan IAIN Syekh Nurjati Cirebon dengan focus pada  tiga jenis  pekerjaan,  yaitu  pencocokan pada daftar (list checking), pendapat pakar serta berdasarkan standar koleksi. Kemudian Perpustakaan UPT BIT-LIP melewati proses pada koleksi yang berdasarkan pada jenis, tahun terbit, subyek, dan bahasa.  Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi literatur. Terdapat 3 tahapan dalam proses pengumpulan data yaitu editing, organizing, dan finding.  Analisis data menggunakan  teori atau pendapat Edwards. G. Evans mengenai  pengembangan dan evaluasi koleksi perpustakaan.  Perpustakaan IAIN Syekh Nurjati Cirebon menggunakan evaluasi berdasarkan metode collection-contered  yang terdapat tiga jenis yaitu pencocokan pada daftar yang sudah dibuat oleh pustakawan sebelumnya,  meminta pendapat pakar baik kepada dosen setempat ataupun orang yang memiliki keahlian di  bidang tertentu dan berdasarkan standar koleksi. Sedangkan perpustakaan UPT Balai Informasi Teknologi LIPI mengevaluasi koleksi dengan menerapkan cara pemetaan pada koleksi yang biasa digunakan perpustakaan UPT BIT-LIPI mengimplikasikan dua fitur yaitu berbasis dengan koleksi dan berbasis kepada pengguna. Masih belum ada metode evaluasi koleksi yang cukup, lalu pendekatan gabungan atau kombinasi dari berbagai macam metode adalah yang paling efektif sampai saat ini.

## Kata Kunci: manajemen koleksi; metode evaluasi; pengembangan

## I. PENDAHULUAN
Sejarah yang panjang menjelaskan, perpustakaan bagi peradaban manusia disemua kalangan berfungsi untuk tempat penyimpanan berbagai jenis kekayaan intelektual yang diproduksi oleh manusia yang kehadirannya sudah ada sejak dahulu kala. Pada perkembangannya, praktek kepustakawanan yang merupakan kebiasaan penulisan dan pelestarian informasi dalam media tertentu telah berkembang sejak kelahiran Islam, yaitu berupa penulisan wahyu Al-Qur’an, dan pelestariannya dalam media penyimpanan informasi seperti kulit binatang, batu, daun, dan lain- lain. Muhammad SAW., baik sebagai rasul maupun pemimpin masyarakat, sangat memerhatikan terhadap perlunya menyimpan dan melestarikan dokumen. Selain untuk keperluan pencatatan wahyu, nabi juga menaruh perhatian terhadap perlunya membuat catatan-catatan tertulis sebagai bagian dari kegiatan administrasi (Rifa’i, 2013).
Perpustakaan yang berfungsi sebagai pusat sumber informasi, merupakan tempat yang mudah dijangkau oleh masyarakat dalam mencari sebuah informasi. Webster’s thirtd edition International dictionary menyatakan bahwa perpustakaan merupakan kumpulan buku, manuskrip, dan bahan pustaka lainya yang digunakan untuk pembelajaran atau bacaan, kenyamanan atau kesenangan. Definisi tersebut masih melihat perpustakaan dari segi koleksi buku dikaitkan dengan tujuan perpustakaan (Sulistyo Basuki, 1993).
Perpustakan yang saat ini bekembang berfungsi sebagai pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, rekreasi, penelitian, pelestarian budaya bangsa, utamanya di bidang pendidikan dan jasa lainnya. Perpustakaan telah menjadi media serta pusat informasi dan juga telah menjadi acuan sumber sebuah ilmu pengetahuan yang mana dalam perkembanganya selalu berinovasi. Perpustakaan memiliki arti sebagai tempat yang memiliki kegiatan pengolahan, dan pelayanan segala macam informasi, baik cetak atau non cetak maupun yang terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, tape recorder, video, komputer, dan lain sebagainya.
Terdapat 3 (tiga) hubungan di perpustakaan perguruan tinggi antara mahasiswa, pengajar, dan pustakawan. Dalam Tiga hubungan ini memberikan petunjuk bahwa pengajar serta mahasiswa yang berhubungan langsung dengan pustakawan untuk mencari suatu. Maka dalam hal itu, pustakawan yang dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi harus mempunyai keahlian kepustakawanan yang memang sesuai dengan standar profesi seorang pustakawan. Dengan berbekal ilmu pendidikan atau pengetahuan tersebut, maka diharapakan mampu membawa pengaruh supaya mahasiswa dapat mempernggunakan bahan pustaka yang berada di perpustakaan untuk kepentingan tugas mahasiswa itu sendiri dalam menunjang hasil pembelajaran. Oleh karenanya, ketersediaan koleksi menjadi sesuatu hal yang begitu penting untuk memberikan layanan yang baik bagi pemustaka (Winoto & Kusumawati, 2019).
Dalam pengembangan perpustakaan yang berada pada perguruan tinggi ada beberapa hasil penelitian yang mengkaji tentang evaluasi koleksi. Beberapa dari hasil penelitian tersebut memberikan hasil gambarkan bahwa pengembangan koleksi adalah salah satu dari beberapa faktor penyebab yang menentukan suksessan atau keberhasilan dalam penyelenggaraan di perpustakaan. Dalam melakukan pengembangan koleksi yang baik juga akan menimbulkan koleksi yang berkualitas, kuat, yang sesuai kebutuhan, selera, dan tuntutan dari penggunanya. Salah satunya pada tahapan dalam pengebangan koleksi merupakan melakukan evaluasi koleksi.
Jika melihat dari tujuan pengembangan koleksi itu sendiri, menurut pedoman perpustakaan perguruan tinggi terdapat enam tujuan evaluasi koleksi yakni mengetahui lingkup, mutu, dan kedalaman koleksi, menyesuaikan koleksi dengan tujuan perpustakaan serta lembaga induknya,
mengikuti perkembangan, perubahan, ilmu, teknologi, dan sosial budaya, meningkat nilai informasi, mengetahui kelemahan dan kekuatan koleksi, serta menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi ( Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman , 1994).
Supaya koleksi perpustakaan terus tersedia guna memberikan bahan yang sesuai dengan kebutuhannya, maka koleksi perpustakaan harus terus dikembangkan. Untuk melaksanakan pengembangkan koleksi pada perpustakaan, perpustakaan biasanya mempunyai pedoman tertulis yang biasa disebut dengan kebijakan pengembangan koleksi. Begitu juga dengan ketersediaannya beberapa koleksi yang ada di perpustakaan itu sendiri juga harus ditinjau kembali apakah koleksi yang ada diperpustakaan telah memenuhi kebutuhan suatu informasi untuk pemustaka. Maka kegiatan seperti evaluasi koleksi harus selalu dilakukan.
Berdasarkan pemaparan di  atas untuk mengetahui bagaimanakah proses dari pada evaluasi koleksi yang menjadi acuan pengembangan koleksi maka tulisan ini akan membahas prosesi evaluasi koleksi dibeberapa perguruan tinggi seperti: Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon yang menggunakan metode collection-centered dalam kegiatan koleksi, lalu Perpustakaan UPT Balai Informasi Teknologi LIPI yang menggunakan teknik pemetaan koleksi, dan sitiran sebagai alat evaluasi koleksi perpustakaan.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Berbicara tentang pengembangan koleksi ( collection development ) adanya beberapa pendapat yang menjelaskan mengenai pengertian pengembangan koleksi yang diartikan sebagai sebuah proses yang terstruktur dan  sistematis  dalam  membangun koleksi perpustakaan untuk melayani kegiatan penelitian, pengajaran, rekreasi, serta untuk kebutuhan lain dari pengguna perpustakaan (Gabriel, 1995). Adapun proses ini meliputi pemilihan dan penyiangan pustaka, pengadaan serta evaluasi koleksi untuk memastikan seberapa baik mereka  dapat melayani kebutuhan pengguna.
Edwards. G. Evans menyatakan pengembangan koleksi adalah suatu proses  untuk mengidentifikasi  kekuatan dan kelemahan koleksi sebuah perpustakaan dengan menghubungan pada  kebutuhan  penggunanya serta berupaya untuk  memperbaiki kelemahan tersebut  (G. Edward, 1987). Jadi,  pengembangan koleksi itu dilakukan untuk memperbaiki kelemahan- kelemahan koleksi perpustakaan disamping sebagai upaya peningkatan mutu koleksi yang ada dalam rangka memenuhi tuntutan akan informasi-informasi terbaru yang dibutuhkan para pengguna.
Lalu untuk koleksi perpustakaan itu sendiri memiliki artian yang secara sederhana dapat diartikan semua informasi baik itu dalam bentuk tercetak ( printed materials ), dalam bentuk non- cetak ( non book material ) maupun dalam bentuk elektronik ( electronic ) atau digital yang dikumpulkan dan diolah lalu disimpan untuk memenuhi kebutuhan pengguna terhadap informasi. Berkaitan dengan koleksi tersebut untuk setiap lembaga perpustakaan maupun pusat informasi akan berbeda dalam hal ketersediaan bentuk koleksinya (tercetak, terekam maupun elektronik). Hal ini tergantung pada jenis perpustakaan, visi misi lembaga penaungannya, prioritas dalam hal pengadaan koleksi, ketersediaan anggaran, dan lain-lain (Winato et al., 2018).

## A. KEGIATAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
Pengembangan koleksi merupakan suatu kegiatan pada perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus oleh pustakawan. Oleh karena demikian  dalam pengembangan koleksi terlebih dahulu harus  disusun rencana pelaksanaannya agar  koleksi yang disediakan dapat merefleksikan kebutuhan  para penggunanya. Untuk menyusun rencana pengembangan koleksi diperlukannya beberapa faktor yang tentu  harus diperhatikan antara lain: 1) visi dan misi dari lembaga atau
institusi dimana lembaga perpustakaan atau pusat informasi tersebut berada; 2) proyeksi mengenai lingkup atau cakupan dari koleksi  yang akan dikembangkan; 3) karakteristisk dari setiap koleksi atau bahan bacaan; 4) aspek anggaran atau budget yang terkait dengan pengembangan koleksi; 5) aspek koleksi yang akan diganti atau ditarik jika akan  dilakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka; 6) tim yang terlibat dalam kegiatan pengembangan koleksi baik secara kuantitas dan kualitas; 7) prioritas koleksi yang akan dikembangkan; 8) masyarakat atau pengguna yang akan dilayani.
Selanjutnya sebagaimana  yang telah disebutkan di atas, pengembangan koleksi adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang di mana dalam prosesnya harus dilakukan secara rutin dan terus menerus dalam skalanya. Adapun jika dilihat dari prosesnya dalam pengembangan koleksi menurut Evans terdapat enam tahapan yakni  (Winato et al., 2018)  : 1) analisis masyarakat ( Community analysis ).  Memahami kebutuhan pemustaka adalah kunci dalam membangun koleksi yang relevan. Pengembangan koleksi yang sesuai kebutuhan akan meningkatkan pemanfaatan penggunaan koleksi perpustakaan. Perpustakaan biasanya melakukan analisis kebutuhan pemustaka dengan berbagai cara tergantung kebijakan yang telah ditetapkan diantaranya membuat kuisioner, ada juga melalui statistik peminjaman.  2)  Kebijakan pengembangan koleksi ( Collection development policy ). Dalam membuat kebijakan seleksi harus mengetahui kebutuhan pemustaka pada sekarang ini dan berupaya memikirkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, artinya mengumpulkan alat bantu seleksi dan meminta pendapat pustakawan, pakar, serta pemustaka.
Dalam kriterianya terdapat empat yang berada di dalamnya yaitu subjek, permintaan dan potensi penggunaan, koleksi perpustakaan yang berkualitas, dan pertimbangan lain, yaitu: pengarang, penerbit, format koleksi perpustakaan, biaya, pemustaka dan tangga penerbitan.  3)  Seleksi ( Selection ).  Seleksi koleksi adalah proses menentukan koleksi apa saja yang dibutuhkan oleh perpustakaan. Proses ini termasuk menentukan diantara koleksi perpustakaan yang tersedia manakah yang menyediakan informasi tentang subyek yanag sama; memustukan apakah informasi yang dimuat dalam koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan; atau memustukan apakah koleksi perpustakaan yang digunakan tersebut dapat diterima oleh pemustaka.  4) Pengadaan ( Acquittion ).  Pengadaan merupakan kegiatan inti dalam pengembangan koleksi. Kegiatan pengadaan merupakan proses mendapatkan koleksi perpustakaan setelah melalui proses seleksi, dengan cara pembelian, hadiah maupun sumbangan.
5)  Penyiangan ( Weeding ).  Koleksi pada perpustakaan secara bertahap perlu diberikan tindakan penyiangan agar koleksi perpustakaan yang sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan dapat digantikan dengan koleksi perpustakaan yang baru. Proses ini harus dilakukan secara hati-hati, konsisten dengan kebijakan dan tujuan kelembagaan, serta  mengerti terhadap kebutuhan pemustaka.  6) Evaluasi ( Evaluation ).  Berbicara tentang evaluasi koleksi yang pada hakekatnya merupakan suatu kegitan yang sifatnya memberikan suatu penilaian deskriptif sampai dengan investigasi statistik yang kompleks. Evaluasi koleksi adalah kegiatan yang berkaitan dengan meninjau suatu lembaga perpustakaan atau pusat informasi ditinjai dari sisi ketersediaan koleksinya serta pemanfaatan koleksi oleh para penggunanya. Evaluasi tidak hanya sekedar menganilisis setiap koleksi yang ada di suatu lembaga perpustakaan namun memiliki cakupan yang luas yakni menganalisis koleksi perpustakaan, penggunaan, serta dampaknya bagi pengguna perpustakaan.
Dalam etimologi, evaluasi itu berarti sebuah proses dalam penentuan nilai. Yang mana dalam tindakannya evaluasi merupakan sebuah upaya memberikan nilai kualitas tertentu. Lalu dalam pengertian lain, evaluasi koleksi merupakan sebuah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari sisi ketersediaan koleksi untuk pengguna ataupun pemanfaatan koleksi tersebut oleh
pengguna  (Noerhayati, 1987). Sedangkan pendapat lain mengemukakan bahwasanya evaluasi koleksi merupakan sebuah pendekatan secara logis serta sistematis untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan koleksi yang ada dalam perpustakaan. Evaluasi koleksi merupakan rangkaian salah satu kegiatan pembinaan  sebuah koleksi yang tujuannya adalah untuk mengetahui lebih jelas siapa saja yang dilayani oleh perpustakaan dan koleksi  apa yang dapat dimanfaatkan untuk pencariaan bahan literatur serta menilai koleksi agar relevansinya mampu dipertahankan (Wisnu Hardi, 2005).
Dari dua definisi diatas dapat memberikan deminsi yang berbeda. Definisi pertama memberikan dua sisi penilaian dalam mengevaluasi koleksi yaitu segi ketersedian koleksi dan pemnafaatan koleksi oleh pengguna. Lalu definisi kedua yang menekankan pada upaya mengetahui kekuatan dan kelemahan suatu koleksi dam suatu perpustakaan. Maka dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa evaluasi koleksi merupakan suatu kegiatan memberikan penilaian pada koleksi perpustakaan dari segi ketersediaan koleksi ataupun dari segi kesesuaian koleksi terhadap kebutuhan pengguna disamping untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan sebuah koleksi dalam suatu perpustakaan.
Dalam melakukan evaluasi koleksi pada lembaga perpustakaan ataupun pusat informasi lainnya, menurut Evans didasari oleh dua alasan yaitu internal dan eksternal. Adapun mengenai alasan internal dilakukannya evaluasi  koleksi yaitu :  1) untuk mengetahui kebutuhan dalam pengembangan koleksi yang ditinjau dari aspek cakupan subjek, keragaman dan kedalaman koleksi, kelemahan dan kekuatan koleksi serta program pengembangan koleksi yang dimaksudkan disini antara lain mengenai rencana program kerjasama antar perpustakaan ( library cooperation ); 2) untuk mengetahui kebutuhan anggaran dalam melakukan pengembangan koleksi perpustakaan.
Selain dari alasan yang bersifat internal, evaluasi koleksi juga didasari oleh alasan-alasan yang bersifat eksternal atau berasal dari luar lembaga perpustakaan. Adapun mengenai hal ini antara lain : 1) penilaian terhadap lembaga perpustakaan. beberapa faktor yang berkaitan hal ini yakni apakah penilaian dari lembaga induk atau lembaga penaungnya atau institusi lain mengenai kinerja lembaga perpustakaan kita sudah baik, apakah penggunaan anggaran yang diajukan selama ini sudah sesuai antara pengguna anggaran dengan tingkat pemanfaatan; 2) adanya tuntutan dari luar lembaga. Ada beberapa alasan berkaitan dengan hal ini seperti alasan untuk peningkatan akreditasi lembaga, perluasan jaringan kerjasama, pembentukan konsorsium, dan lain-lain (Winato et al., 2018).
Pada dasarnya tujuan evaluasi koleksi merupakan suatu upaya untuk mengetahui sebuah kualitas suatu koleksi, sehingga dapat menambah nilai-nilai informasi dalam menghadapi segala macam perubahan sosial. Disisi lain, pustakawan tentunya akan mendapatkan sebuah informasi tentang kelemahan dan kekuatan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan untuk menjaga kualitas dalam pelayanan diperpustakaan. Lalu untuk kebermanfaatannya evaluasi koleksi dapat memberikan manfaat sebagai bahan pertimbangan dalam upaya mengembangkan sebuah koleksi untuk memenuhi suatu kebutuhan pemustaka disamping selain guna memberikan kebutuhan institusi juga untuk mendukung visi dan misi perpustakaan tersebut.

## B. METODE EVALUASI KOLEKSI SEBAGAI ACUAN KEGIATAN PENGEMBANGAN KOLEKSI
Kemudian mengenai metode dalam evaluasi koleksi terdapat dua metode evaluasi koleksi yakni metode yang mengarah kepada koleksi ( collection-based ) serta metode yang mengarah kepada penggunaan ( use-and use-based ). Adapun mengenai metode yang berorientasi pada koleksi
dilakukan dengan 5 cara yakni menggunakan daftar pencocokan ( checklist ), standar koleksi, penilaian dari pakar, perbandingan dengan perpustakaan lain, serta melakukan analisis sitasi (Winato et al., 2018).
Apabila di atas, dijelaskan tentang metode evaluasi koleksi yang berorientasi pada koleksi ( colection-based ), maka metode kedua adalah metode evaluasi yang berorientasi pada pengguna ( use-and use-based ). Untuk melakukan hal tersebut perlu memperhatikan beberapa hal untuk evaluasi yang berorientasi pada penggunaan seperti melakukan kajian sirkulasi, meminta pendapat pengguna, menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan, melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca), dan memeriksa ketersediaan koleksi di rak  (Winato et al., 2018).

## III. METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah studi literatur yang mana data diperoleh dari buku, jurnal,  artikel, majalah, serta referensi  karya ilmiah lainnya  yang berkaitan dengan pengembangan dan evaluasi koleksi menurut Edwards. G. Evans sehingga analisis bisa diperoleh dengan seksama.  Metode ini digunakan dengan cara mempelajari serta membaca berbagai sumber informasi yang berkaitan dengan pembahasan yang akan dimuat.
Terdapat 3 tahapan dalam proses pengumpulan data yaitu Editing untuk memeriksa kembali data yang sudah didapatkan. Lalu Organizing berupaya mengelola data yang sudah didapatkan. Dan terakhir yaitu Finding dilakukan agar analisis terhadap hasil pengelolaan data mampu berjalan sampai kepada tahap penarikan simpulan.  Analisis data yang digunakan pada tulisan ini menggunakan teori atau pendapat Edwards. G. Evans dalam pengembangan dan evaluasi koleksi perpustakaan, sehingga dalam proses analisa untuk mencari kebenaran melalui pendapat ahli bisa dijadikan sebagai acuan.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SYEKH NURJATI CIREBON
Perpustakaan IAIN Syekh Nurjati Cirebon adalah perpustakaan yang berada di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Dalam melakukan rutinitas kegiatannya untuk melayani para pemustaka yang biasa berkunjugn seperti para mahasiswa, bahkan juga beberapa dosen, karyawan, alumni dan tamu dari luar lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon  (Winoto & Kusumawati, 2019). Berkaitan dengan proses pengembangan koleksi yang dilakukan IAIN Syekh Nurjati Cirebon yang sejalan serta searah dengan visi dan misi lembaga kampusnya.
Pengadaan koleksi di  perpustakaan IAIN ini berasal dari berbagai sumber.  Perpustakaan ini menggunakan evaluasi berdasarkan metode collection-contered. Yang terdapat tiga jenis didalamnya yaitu pencocokan pada daftar yang sudah dibuat oleh pustakawan sebelumnya, lalu meminta pendapat pakar baik kepada dosen setempat ataupun orang yang memiliki keahlian dibidang tertentu dan berdasarkan standar koleksi. Dari hasilnya maka dapat dikemukakan sebagai berikut:

## 1. Pencocokan pada daftar (list checking)
Untuk melakukan pelaksanaan evaluasi koleksi yang dalam penerapannya menggunakan metode collection-centered. Langkah pertama-tama yang harus dilakukan pustakawan adalah menyusun isian form ceklist yang sudah diberi isi daftar katalog yang sudah disusun dari berbagai macam penerbit sesuai dengan subjek bidang keilmunya. Lalu langkah selanjutnya form ceklist itu dibagikan kepada pengguna baik itu mahasiswa, karyawan ataupun staf pengajar yang ada di
seluruh lingkungan kampus, namun pada saat ini pembagian form ceklist lebih diutamakan pada dosen. Dengan alasan karena dosen memiliki wawasan lebih dan dapat dinilai lebih mengetahui tentang sistem pembelajaran sehingga mampu memahami kira-kira koleksi mana saja yang dibutuhkan atau diperlukan untuk menunjang keberhasilan proses pembelajaran. Maka dengan seperti itu pustakawan serta dosen harus mampu memiliki kerjasama dan hubungan yang baik dalam mencapai tujuan perpustakaan dan pembelajaran.
Setelah itu hasil penyebaran form cheklist ini maka akan memberikan hasil jumlah permintaan atau usulan koleksi yang lumayan banyak karena beberapakali terkadang dosen pun menambahkan masukkan daftar pilihan diluar apa yang yang telah dicantumkan pada list . Setelah adanya permintaan yang tinggi, maka pustakawan harus melakukan  pengecekan ulang terhadap koleksi yang dibutuhkan dari list tersebut dengan ketersediaan yang sudah ada di database . Apabila koleksi yang dibutuhkan atau yang usulkan tadi ternyata sudah ada koleksinya di database , maka koleksi yang diusulkan tadi tidak dibutuhkan lagi dalam pengajuan guna pengadaan supaya kesenjangan koleksi yang ada diperpustakaan dapat dihindari.

## 2. Pendapat pakar (expert opinion)
Pada cara selanjutnya yang dilakukan adalah melakukan minta pendapat para pakar, khususnya dosen senior mengenai jenis-jenis koleksi apa yang belum ada pada koleksi diperpustakaan dan harus dimiliki oleh perpustakaan. Dilakukannya upaya ini agar memperoleh informasi koleksi yang diperlukan, sehingga koleksi yang ada diperpustakaan adalah koleksi yang sesuai dengan keperluan , permintaan serta kepentingan para penggunanya tetapi dengan tetap menjaga kualitas koleksi yang tersedia. Sebagai contoh gambaran dalam pengadaan koleksi bisa dilihat pada tabel dibawah ini :
No. Sumber Judul Eksemplar Bukti Fisik 1 Anggaran dari kampus
2 Hibah instansi
3 Hibah Perpustakaan Nasional RI
4 Hibah alumni
5 Hibah mahasiswa
6 Koleksi serial

## Jumlah
Sumber: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, Vol. 1 No. 1 Juni 2019

## 3. Standar koleksi (collection standard)
Untuk melaksanakan evaluasi dengan menggunakan standar koleksi diperpustakaan kampus terdapat 6 (enam) indikator dalam melakukan standar koleksi pada perguruan tinggi yaitu : Pertama, perpustakaan dapat menyediakan atau memberikan akses terhadap koleksi yang sesuai bidang  inti kurikulum, penelitian, atau keunggulan dari  instituisinya. Kedua, perpustakaan mampu  menyediakan  atau memberikan  koleksi dalam berbagai  macam  bentuk yang dapat diakses secara virtual ataupun fisik.
Ketiga, perpustakaan  dapat  memastikan akses kepada  koleksi  yang langka atau unik, termasuk juga koleksi seperti digital. Keempat, perpustakaan  dapat  memiliki infarstuktur yang berfungsi sebagai  mengumpulkan,  menyediakan akses, mengorganisasikan,  dan memelihara koleksi yang dirasa perlu  oleh  para pengunjung. Kelima, Perpustakaan  mampu memberikan pemahaman kepada pemustaka mengenai model ekonomis dan komunikatif. Keenam, perpustakaan  dapat memastikan akses atau jalur jangka panjang terhadap sistem temu balik sebuah koleksi.

## B. PERPUSTAKAAN UPT BALAI INFORMASI TEKNOLOGI LIPI
Evaluasi koleksi dengan menerapkan cara pemetaan pada koleksi yang biasa digunakan perpustakaan Unit Pelayanan Teknis Balai Informasi Tekologi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (UPT BIT-LIPI) mengimplikasikan dua fitur yaitu berbasis dengan koleksi dan berbasis kepada pengguna. Cara ini berfokus berdasarkan 1) jenis koleksi, 2) tahun terbit, 3) bidang/subjek, dan 4) bahasa. Metode Pemetaan koleksi merupakan suatu teknik untuk dapat memeriksa keadaan dari sumber daya informasi, baik itu secara kuantitatif ataupun secara kualitatif. Hal Ini juga merupakan sebuah cara untuk dapat mengidentifikasi kekuatan serta kelemahan koleksi dalam bidang tertentu yang tentu saja dengan maksud dan tujuan untuk pengembangan koleksi selanjutnya (Kamaludin, 2019).

## 1. Pemetaan berbasis jenis koleksi
Pemetaan koleksi  yang terdapat pada  perpustakaan  ini  dilakukan  dengan cara melalui analisis data yang berasal  dari  beberapa  jenis koleksi yang telah  dimiliki oleh perpustakaan dan penggunaan koleksi  yang berasal  dari kunjungan pemustaka ke perpustakaan UPT BIT-LIPI. Untuk contoh gambaran pemetaan yang dilakukan pada perpustakaan bisa dilihat dibawah ini :
No. Jenis Koleksi Jumlah Koleksi Pengguna Koleksi (Tahun) (Tahun) (Tahun) % (Tahun) % 1 Buku
2 Majalah
3 Standard
4 Kliping
5 Paten
6 Dokumen elektronik
7 dan lain-lain
Jumlah
Sumber: Jurnal Visi Pustaka Vol.16 No.2 Agustus 2014

## 2. Pemetaan koleksi berdasarkan tahun terbit
Berdasarkan  hasil  tabel  tersebut nantinya maka akan bisa  dilihat  beberapa  perbandingan penggunaan koleksi yang ada di perpustakaan berdasarkan dengan tahun koleksi.. Berikut contoh yang digunakan dalam pemetaan koleksi berdasarkan tahun terbit :
No. Tahun Terbit Jumlah Koleksi Pengguna Koleksi (Tahun) (Tahun) (Tahun) % (Tahun) % 1
2 3
Jumlah
Sumber: Jurnal Visi Pustaka Vol.16 No.2 Agustus 2014

## 3. Pemetaan koleksi berdasarkan subyek
Hasil dari pada pemetaan koleksi yang berdasarkan subyek akan bisa kita amati bahwa hasil dari keseluruhan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan nantinya berupa perbandingan jumlah peminat pemakai dari tahun ketahun selanjutnya.  Berikut contoh tabel pemetaan koleksi berdasarkan subyek dibawah ini :
No. Subyek Jumlah Koleksi Pengguna Koleksi (Tahun) (Tahun) (Tahun) % (Tahun) % 1 Antropology
2 Biology
3 Computer
4 Electronic
5 Geology
6 Mathematic
Jumlah
Sumber: Jurnal Visi Pustaka Vol.16 No.2 Agustus 2014

## 4. Pemetaan koleksi berdasarkan bahasa
Dengan pemetaan koleksi yang berdasarkan bahasa akan mengetahui koleksi seperti apa yang sering digunakan/diperlukan oleh pemustaka. Di bawah ini adalah contoh tabel pemetaan koleksi yang berdasarkan Bahasa. Baik itu menggunakan bahasa nasional maupun internasional. Berikut contoh tabel pemetaan koleksi berdasarkan bahasa dibawah ini :
No. Jenis Koleksi Jumlah Koleksi Pengguna Koleksi (Tahun) (Tahun) (Tahun) % (Tahun) % 1 Indonesia
2 Inggris
3 Belanda
4 Jerman
5 Lain-lain
Jumlah
Sumber: Jurnal Visi Pustaka Vol.16 No.2 Agustus 2014
Setelah selesai melakukan Pemetaan Koleksi  dari pada pemetaan yang telah dilakukan,  maka akan diketahuilah koleksi yang sering digunakan dan tidak digunakan oleh pengguna, sehingga nantinya dapat diambil sebuah tindakan dan kesimpulan apakah koleksi tersebut akan ditambah atau malah dilakukan tindakan penyiangan. Dari metode pemetaan seperti ini hanya dapat diterapkan untuk koleksi tercetak atau buku yang terdapat pada perpustakaan dan tidak dapat dijadikan acuan dalam melakukan evaluasi untuk koleksi yang sumber daya perpustakaan berupa e-resources (e-book atau e-journal).
Manajemen pada perpustakaan perlu untuk membuat sebuah kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis yang menjadi landasan dasar mengapa evaluasi itu perlu dilaksanakan agar kegiatan pengolahan koleksi nantinya dapat berjalan lebih terarah. Evaluasi koleksi buku harus dilakukan dengan secara sistematis, berkala, dan melibatkan pihak yang berasal dari berbagai keahlian dibidangnya seperti pustakawan, pimpinan lembaga, dan para pakar. Dalam melakukan suatu evaluasi khususnya terhadap koleksi buku maka harus ada keseimbangan antara evaluasi koleksi dan evaluasi lembaga atau organisasi secara keseluruhan, karena koleksi buku tidak akan membaik bila unsur-unsur lain dalam perpustakaan tidak pula dibenahi. Ketika penentuan kerja dan program sudah ditetapkan barulah kemudian beranjak kepada usaha-usaha untuk memperkaya koleksi buku yang ada.

## E. KESIMPULAN
Evaluasi koleksi adalah salah satu tahapan penting dari bagian komponen pengembangan koleksi ( collection development ) . Evaluasi koleksi merupakan tugas yang memang tidak mudah untuk dikerjakan, namun hasilnya sangat subyektif. Maka dari itu, evaluator harus mampu untuk
bertahan dengan hasil yang bisa berubah-ubah atau belum pasti. Karena masih belum ada metode evaluasi  koleksi yang cukup dengan sendirinya, lalu pendekatan gabungan atau kombinasi dari berbagai macam metode adalah yang paling efektif sampai saat ini. Sehingga dengan melakukan gabungan dari beberapa metode tadi sangat diharapkan nantinya dapat mengasilkan masukan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengunjung perpustakaan. Ketika pustakawan telah mengetahui beberapa metode evaluasi, maka evaluator sudah dapat memberikan usulan dan masukan lebih untuk melakukan pengembangan koleksi, dan perencanaan, serta dapat memperbaiki kelemahan dan memelihara kekuatannya.

## DAFTAR PUSTAKA
G Edward. (1987). Developing library and information center collection . Library Unlimited.
Gabriel, M. R. (1995). Collection Development and Evaluation: A Sourcebook . Md Scarecrow.
Kamaludin. (2019). Metode Evaluasi Koleksi Perpustakaan :Studi Kasus Pemetaan Koleksi UPT Balai Informasi Teknologi LIPI. Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan , 1 (1).
Noerhayati. (1987). Pengolahan Perpustakaan . Alumni.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (Kedua). (1994). Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI.
Rifa’i, A. (2013). Perpustakaan Islam . Rajawali Press.
Sulistyo Basuki. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan . Gramedia Pustaka Utama.
Winato, Y., Sinaga, D., & Rohanda. (2018). Dasar-dasar Pengembangan Koleksi . CV. Intishar Publishing.
Winoto, Y., & Kusumawati, D. (2019). Penggunaan metode collection-centered dalam kegiatan evaluasi koleksi di Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon. Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan , 1 (1).
Wisnu Hardi. (2005). Kajian Koleksi Bidang Linguistik Dengan Metode Conspectus di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia . Universitas Indonesia.