Desain Arsitektur Enterprise Naskah Dinas Elektronik menggunakan Togaf 9.1 ADM di Perguruan Tinggi
Puji Subakti, Yeffry Handoko Putra
12 Program Studi Magister Sistem Informasi UNIKOM Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung, Jawa Barat, Indonesia pujisubakti@gmail.com, yeffryhandoko@email.unikom.ac.id
Abstrak — Naskah dinas merupakan alat komunikasi tertulis kedinasan dalam sebuah organisasi yang sangat penting karena menjadi urat nadi organisasi  dalam  menjalankan  strategi  organisasi  sampai  ke  level  operasional  agar  dapat  berjalan  secara  efektif,  komunikatif  dan  dapat dipertanggungjawabkan. Sebagai kontrol terhadap peraturan yang telah terbit, diperlukan sebuah sistem yang dapat membantu secara otomatis menjamin  kepatuhan  terhadap  peraturan  tersebut.  Sebagai  upaya  menjawab  permasalahan  tersebut  maka  dibuat  sebuah  desain  Arsitektur Enterprise yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan menggunakan kerangka kerja TOGAF 9.1 ADM.  Keluaran dari penelitian ini adalah desain arsitektur enterprise untuk pembangunan Naskah Dinas Elektronik yang dapat digunakan pada sebuah perguruan tinggi. Perancangan pada  penelitian  ini  mencakup  Organizational  Model  for  Enterprise  Architecture    yang  dituangkan  pada  preliminary,  penyusunan  prinsip arsitektur  yang  akan  dipatuhi,  visi  arsitektur  yang  dituju,  hingga  rancangan  yang  mencakup  lapisan  bisnis,  data,  aplikasi  dan  teknologi. Penelitian  ini  juga  dilakukan  mengikuti  setiap  tahapan  yang  ada  pada  Togaf  ADM  sampai  fase  H  yaitu  change  management  untuk mendapatkan assesement impacted. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, semua fase pada Togaf telah dilakukan dan telah digunakan oleh  semua  unit  kerja  yang  ada  dengan  mengasilkan  sistem  yang  terintegrasi,  bisnis  proses  lebih  sederhana,  penggunaan  single  database, memiliki jaminan keamanan yang tinggi, kemudahan pelacakan naskah dinas, peningkatan respontime, memiliki performance yang tinggi dan mengurangi kebutuhan sumberdaya yang dikeluarkan.
Kata kunci — Naskah Dinas, TOGAF, Enterprise Architecture, Performansi Tinggi

## I. P ENDAHULUAN
Naskah dinas merupakan alat komunikasi tertulis kedinasan dalam  sebuah  organisasi  yang  sangat  penting  [1]  karena menjadi  urat  nadi  organisasi  dalam  menjalankan  strategi organisasi  sampai  ke  level  operasional  agar  dapat  berjalan secara efektif, komunikatif dan dapat dipertanggungjawabkan. Peraturan Rektor Institut Teknologi
Bandung no 054A/PER/I1.A/TU/2020  tentang  Pedoman  Tata  Naskah Dinas menjadi rujukan utama dalam menjalankan komunikasi tertulis  kedinasan  secara  formal  organisasi  yang  berlaku  di ITB  [2].  Pada  peraturan  tersebut  mencakup  20  jenis  tata naskah  dinas  yang  perlu  dikontrol  secara  otomatis  untuk memastikan  kepatuhan  pelaksanaan  pada  setiap  unit  kerja  di ITB.
Permasalahan  lain  dalam  pengelolaan  naskah  dinas  juga ditemui  dalam  kegiatan  operasional  sebagaimana  gambar  1 dan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Naskah Dinas di ITB belum terintegrasi antar unit kerja sehingga  resiko  keterlambatan  penyampaian  naskah dinas lebih tinggi dan pada kondisi yang buruk naskah dinas  tidak  sampai  pada  tujuan,  terlebih  lagi  sejak Maret  2020  pandemi  Covid-19  telah  mewabah  di Indoneseia  sehingga  berlaku  kebijakan work  from home (WFH);
2) Pengelolaan arsip dinamis masih belum optimal karena pengelolaan  dilakukan  secara  manual  dengan melakukan  scan  dokumen  yang  ada  di  sub  bagian kearsipan  –  Biro  Administrasi  Umum  dan  Informasi sehingga belum dilakukan secara menyeluruh pada unit kerja yang ada di ITB;
3) Jaringan Data dan Informasi Hukum (JDIH) ITB masih belum  ada  sehingga  pencarian  menyulitkan  civitas akademika dan tenaga kependidikan ITB mendapatkan informasi  publik  naskah  dinas  yang  memiliki konsekwensi hukum yang telah diterbitkan ITB, seperti peraturan, keputusam surat edaran dan instruksi;
4) Unit kerja yang ada di ITB mengalami kesulitan dalam mengimplementasikan  Peraturan  Rektor  ITB  tentang Pedoman  Tata  Naskah  Dinas  (TND)  sehingga  resiko ketidakpatuhan cukup tinggi;
5) Strategi untuk mengontrol secara otomatis pelaksanaan TND belum ada;
6) Payung  hukum  sebagai  bentuk  kebijakan  penggunaan TNDE belum ada.
Berdasarkan  permasalahan  yang  telah  diuraikan  tersebut, maka  pada  penelitian  ini  akan  dibuat  Desain  strategi  kontrol otomatis  dan  penyelesaian  permasalahan  lainnya  melalui sebuah  sistem  dengan  nama  e-office  (electronic  office)  ITB untuk menghubungkan 48 unit kerja dan lebih dari 3000 user
(Dosen  dan  Tenaga  Kependidikan)  serta  memiliki  fitur pengelolaan kearsipan Dinamis [3,12,15,16] dan pembentukan sistem  informasi  JDIH  ITB  dengan  judul  penelitian “Desain
Arsitektur Enterprise Naskah Dinas Elektronik menggunakan Togaf 9.1 ADM  di Perguruan Tinggi”.

## Gambar 1: Latar belakang masalah
Strategi sistem informasi ini selaras dengan visi ITB yang diterjemahkan  melalui  arah  pengembangan  ITB  yaitu mengembangkan  sistem  tata  kelola  pendidikan  tinggi  PTN- BH  yang  baik (good  university  governance) dalam  bentuk sistem multi kampus yang terintegrasi dan berbasis teknologi mutakhir  secara  produktif  serta  selaras  dengan  visi  dari  Biro Administrasi  Umum  dan  Informasi  sebagai  unit  kerja pendukung  (UKP)  di  bawah  Sekretaris  Institut  (SI)  yaitu modernisasi  Biro  Administrasi  Umum  dan  Informasi  Institut Teknologi  Bandung  sebagai  model  Sistem  Administrasi  dan Informasi yang modern bagi Perguruan Tinggi Nasional.
Metode  perencanaan  dalam  mendesain  sistem  E-Office menggunakan  Togaf  9.1  ADM  (The  Open  Group  Arsitektur Framework 9.1 Arsitektur Development Method) terdiri dari 8 fase  [4,6]  dengan  mengedepankan  pada  alignment  arsitektur vision  dan  data  terintegrasi.  Selain  desain  arsitektur  sistem informasi yang terbentuk, juga akan dibuat sebuah kebijakan dalam  bentuk  Peraturan  Rektor  ITB  tentang  TNDE  (Tata Naskah Dinas Elektronik) sebagai dasar untuk penggunaan e- office [5] di lingkungan ITB.
Tinjauan  terhadap  penelitian  terdahulu  yang  telah dilakukan  untuk  mendapatkan novelty diantaranya  berkaitan dengan:
1. Penerapan Teknologi Digital: era baru teknologi digital memungkinkan  keterlibatan    yang  lebih  besar  antara stakeholders  dan  organisasi  daripada  sebelumnya  [7] (Babar,  Z.,  &  Yu,  E.  IEEE  2019). novelty : Penggunaan EA untuk memandu Tranformasi Digital.
2. Togaf  9.1  ADM:  Desain  Enterprise  Arsitektur menggunakan Togaf 9.1 ADM dalam Smart City yang
memiliki  keamanan  yang  tinggi  untuk  domain Pariwisata dikembangkan sampai dengan fase s.d D [8] (Puji  Subakti,  Yeffry  Handoko  Putra  –  INCITEST- IOP-2019). novelty :  diterapkan  pada  institusi Pendidikan untuk semua fase.
3. DRM:  secara  spesifik,  DRM  menyediakan  sebuah kerangka kerja yang dapat digunakan untuk mendesain penelitian  dan  membantu  mengidentifikasi  area penelitian  agar  penelitian  lebih  efektif  dan  efisien  [9] (Blessing-SPRINGER-2009). novelty : penelitian menggabungkan dengan framework Togaf.
4. Penerapan  E-Office:  pemanfaatan  e-office  di lingkungan  Fakultas  Vokasi  belum  berjalan  secara maksimal,  walaupun  sistem  tersebut  memberikan banyak  manfaat  dalam  pengelolaan  dokumen  dalam organisasi. [1] (Endang et al. Int J. of Eng Tech – Univ Airlangga  2018). novelty :  tidak  hanya  perancangan aplikasi  namun  ditinjau  keselarasan  aspek  bisnis  dan kesiapan organisasi.
5. Dampak  Penerapan  Transformasi  Digital:  tata  kelola dan  administrasi  dapat  dioptimalkan,  menciptakan transparan  dan  pemerintahan  tanpa  kertas  dan  dapat diproses  di  mana  saja  tanpa  harus  datang  ke  kantor pemerintah.  Pada  akhirnya  akan  dapat  mewujudkan tujuan  memberikan  layanan  publik  multi-channel kepada individu dan perusahaan [10] (Sang-Chul IEEE - ICACT - Uzbekistan 2020). novelty :  penerapan EA Togaf di institusi pendidikan.
6. EA Best Practice: banyak organisasi besar menerapkan EABP  sebagai  praktik  bisnis  seperti  biasa  tanpa kerangka  kerja  dan  metodologi  EA.  Menggunakan kerangka  kerja  arsitektur  grup  terbuka  dan  sangat bergantung pada perencanaan sumber daya perusahaan dalam penerapan EABP [11] (Ibrahim Abunadi-Prince Sultan  University-Saudi  Arabia-2019). novelty : penggunaan  togaf  di  institusi  pendidikan  berdasarkan kerangka  kerja  yang  disusun  sesuai  kebutuhan manajemen.
Manfaat penelitian ini dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu manfaat  bagi  masyarakat  dan  manfaat  bagi  perkembangan ilmu pengetahuan.
Berikut  manfaat  bagi  masyarakat  dalam  hal  ini  adalah Institut Teknologi Bandung:
a) Memiliki  Desain  Arsitektur  Enterprise  untuk pengembangan E-Office
b) Memiliki Draf Kebijakan TNDE
c) Setelah E-Office berhasil diimplmentasikan maka :
1) mengurangi  jumlah  SDM  untuk  mendistribusikan Naskah Dinas;
2) menghemat  sumber  daya  ATK  seperti:  kertas, printer dan fotocopy;
3) naskah dinas yang terbit mudah dilacak dan dapat dipertanggungjawabkan;
4) mengurangi  resiko  ketidakpatuhan  pengelolaan TND dan pengelolaan Arsip Dinamis berdasarkan peraturan rektor;
5) memenuhi  kewajiban  untuk  memiliki  JDIH  yang sah;
6) komunikasi dan informasi antar unit kerja menjadi lebih cepat
Sedangkan berikut merupakan manfaat bagi perkembangan ilmu  pengetahuan:  Togaf  9.1  ADM  sebagai  kerangka  kerja Enterprise  Arsitektur  [14,17]  dapat  digunakan  untuk mendesain  Arsitektur  E-office  berdasarkan  tahapan  yang  ada secara holistik

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  menggunakan  Design Research Methodology (DRM)  dengan memasukan Togaf 9.1 ADM  sebagai  framework  yang  digunakan  untuk  menyusun desain arsitektur yang dimulai dari Preliminary Phase  sampai dengan  Phase  H:  Architecture  Change  Management. Penerapan ketiga metode tersebut dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini:

## Gambar 2: Metode Penelitian
Berikut merupakan penjelasan dari metode penelitian

## 1. Research Clarification
Pada  tahap  ini  bertujuan  untuk  memastikan  bahwa masalah  yang  akan  diselesaikan  sudah  benar  sehingga perlu  dilakukan  klarifikasi  beberapa  bukti  atau setidaknya  indikasi  yang  mendukung  asumsi  dalam merumuskan  tujuan  penelitian  yang  realistis  dan bermanfaat.  Menentukan  kriteria-kriteria  yang  menjadi ukuran  kesuksesan  Desain  Arsitektur  yang  dihasilkan diantaranya:  respon  time  dalam  distribusi  naskah  dinas, penomoran  ganda,  pelacakan  naskah  dinas,  pengarsipan digital,  pencarian  naskah  sampai  dengan  keamanan proses  dan  kesesuaian  dengan  peraturan  terkait  dengan Tata  Naskah  yang  berlaku.  Pengukuran  tidak  dilakukan sampai dengan jumlah pengurangan sumber daya seperti sumber  daya  manusia  (gaji),  transportasi,  waktu,  kertas maupun penggandaan.
2. Descriptive Study:
Pada tahap ini bertujuan untuk membuat deskripsi cukup rinci  dalam  menentukan  faktor  mana  yang  harus ditangani  untuk  meningkatkan  klarifikasi  kebutuhan
lebih  efektif  dan  lebih  efisien,  termasuk  integrasi  antar sistem  informasi  yaitu:  sidawai,  sso,  jdih,  arsip,  myitb pada desain arsitektur yang akan dibuat melalui togaf 9.1 ADM.
Requirement management pada Research Clarification dan Descriptive  Study  1 diperoleh  dari  observasi langsung  dalam  FGD  (fokus  diskusi  grup), semi- structure  interview dan participan  observation kepada perwakilan  staf  unit  kerja,  pada  sesi  lain  dengan pimpinan  menengah  unit  kerja  dan  sesi  yang  berbeda dengan pimpinan tertinggi unit kerja.

## 3. Prescriptive study
Tahap  ini  bertujuan  untuk  menghasilkan  desain  yang lebih  baik  dan  tepat  sasaran  berdasarkan  dari  RC  dan DS-1. Pada tahap Studi Preskriptif (PS), dibuat deskripsi awal  tentang  situasi  yang  diinginkan.  Deskripsi  ini mengembangkan  berbagai  skenario  yang  mungkin dengan  memvariasikan  faktor  yang  ditargetkan  dan menggunakan  pemahaman  tentang  berbagai  faktor  yang saling berhubungan yang diperoleh dalam tahap DS-I. Berdasarkan  RC  dan  DS-I,  dipilih  pendekatan framework  (kerangka  kerja)  dalam  membuat  desain Arsitektur  yaitu  Togaf  9.1  ADM  sebagai  arsitektur enterprise  yang  menyediakan  sebuah  pendekatan komprehensif untuk mendesain, merencanakan, menerapkan  dan  mengelola  arsitektur  informasi enterprise.
4. Descriptive Study 2
Tahap Descriptive Study 2 bertujuan untuk memperoleh perbaikan dukungan desain yang tersedia atas desain saat ini  yang  belum  efektif.  Pada  tahap  Studi  Deskriptif  II (DS-II)  dilakukan  untuk  menyelidiki  dampak  dari dukungan  dan  kemampuannya  dalam  merealisasikan situasi yang diinginkan.
Pendekatan  dan  metode  yang  digunakan  dalam  DS-II serupa  dengan  yang  ada  di  DS-I,  tetapi  tujuannya berbeda:  DS-I  bertujuan  untuk  memahami  desain, sedangkan  DS-II  bertujuan  untuk  memahami  dampak dari suatu dukungan.

## Gambar 3: Togaf 9.1 ADM
Tahapan pada Togaf 9.1 ADM terdiri dari 8 fase yang diawali oleh  fase prelimenary dan Requirment  Management, secara lengkap setiap fase dapat dilihat pada gambar 3.
Pendekatan  untuk  memudahkan  memahami  Togaf  dibagi dalam  4  bagian  yaitu Business,  Information  Technology, Planning, Change.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Pada  bagian  ini  diuraikan  hasil  penelitian  setiap  tahapan yang  dimulai  dari  requirements  management  dengan melakukan kajian pustaka dan melakukan fokus diskusi serta interview  dalam  kaitan  dengan  pengelolaan  Naskah  Dinas secara  elektronik  sebagai  fase  persiapan  ‘Preliminary  Phase’ dalam Togaf 9.1 ADM.
Setiap  fase  yang  dihasilkan    akan  di deliver ke  fase  yang lain  untuk  dijadikan  sebagai  inputan  pada  fase  berikutnya (deliverable). Adapun  deliverable  framework  pada  penelitian ini dapat dilihat pada gambar 4, berikut ini:

## Gambar 4: Deliverable Framework
3.1. Preliminary Phase
Pada  fase  pendahuluan  ini  mendeskripsikan  aktivitas persiapan dan inisiasi yang diperlukan untuk mempersiapkan
memenuhi arahan bisnis pada enterprise architecture . Fase ini mencakup  aktivitas  persiapan  untuk  menyusun  kapabilitas arsitektur  termasuk  kustomisasi  TOGAF  dan  mendefinisikan prinsip-prinsip  arsitektur.  Tujuan  fase  ini    adalah  untuk menyakinkan  setiap  orang  atau  unit  kerja  yang  terlibat  di dalamnya dapat mensukseskan proses arsitektur. Pada fase ini menspesifikasikan  who,  what,    why,  when,  dan  where Enterprise  Architecture yang  akan  dijelaskan  berdasarkan gambar 5 berikut ini:
Gambar 5:Aktivitas pada Preliminary Phase
Enterprise Architecture dapat berjalan apabila aktivitas pada gambar 5 terpenuhi, berikut merupkan hasil penelitian pada fase ini

## Organizational Model for Enterprise Architecture
Pada  bagian  ini  akan  mendeskripsikan  model  organisasi, pembagian  peran  dan  tanggung  jawab  unit  kerja  dalam enterprise  dan  batas  yang  jelas.  Adapun  konten  yang  ada  di dalamnya  meliputi: Scope  of  organizations  impacted  dan Governance structure.
Pada  bagian Scope  of  organizations  impacted terdapat  area pada Institut Teknologi Bandung dan stakeholders yang akan terkena  dampak  dengan  pengembangan  dan  implementasi arsitektur  enterprise  ini,  sebagaimana  dapat  dilihat  pada gambar 6
Gambar 6: Scope of organizations impacted
1. Core  impacted  units:  Unit  paling  terpengaruh  dan mendapat manfaat paling banyak dari pekerjaan.
2. Soft impacted units: Perubahan dapat mempengaruhi kemampuan  bekerja  dengan  unit  inti  namun  tidak terpengaruh secara langsung.
3. Extended  impacted  units:  Di  luar  perusahaan  yang dicakup  dan  akan  terpengaruh  dalam  arsitektur perusahaan mereka sendiri.
4. Impacted communities: Akan terpengaruh dan berada dalam kelompok masyarakat.

## Governanace Structure
Organisasi arsitektur yang di ilustrasikan pada gambar 7 di bawah ini menyoroti elemen struktural utama yang diperlukan untuk inisiatif tata kelola arsitektur.
Rektor,  Para  Wakil  Rektor,  Sekretaris  Institut  dan  Para Pimpinan unit kerja memberikan arahan kepada tim develop, implement dan change. Untuk pengawasan berjalannya EA ini dilakukan  oleh  Sekretaris  Institut  sebagai  penanggungjawab Tata Naskah Dinas.

## Gambar 7: Governanace Structure

## Architecture Principles
Prinsip  Arsitektur  adalah  aturan  dan  pedoman  umum, dimaksudkan  untuk  bertahan  lama  dan  jarang  diubah,  yang menginformasikan dan mendukung cara organisasi menetapkan  untuk  memenuhi  misinya.  Pada  tabel  1 menjelaskan    katalog  dari  prinsip  bisnis  yang  digunakan dalam mengambangkan enterprise arschitecture.
Tabel 1: Business Principles Catalog Reff Business Principles Statement AP01 Primacy of Principles Prinsip-prinsip manajemen informasi  ini  berlaku  untuk semua unit kerja AP02 Maximize Benefit to the Enterprise Keputusan pimpinan ITB dibuat untuk  memberikan  manfaat maksimal bagi semua unit kerja AP03 Information Management is compliance Semua  unit  kerja  di  ITB berpartisipasi  dalam  keputusan manajemen informasi AP04 Business Continuity operasional dipertahankan meskipun ada gangguan sistem. AP05 Common  Use Applications Pengembangan  aplikasi  yang digunakan di seluruh unit kerja AP06 Service Orientation Arsitektur didasarkan pada desain layanan AP07 Compliance with Law Proses  manajemen  informasi Institusi mematuhi semua
peraturan yang relevan
AP08 IT
Responsibility
DSTI  ITB  bertanggung  jawab untuk mendevelope, menerapkan proses dan infrastruktur TI AP09 Protection  of Intellectual Property Kekayaan Intelektual perusahaan harus dilindungi
Pada  tabel  2  menjelaskan    katalog  dari  prinsip  data  yang digunakan dalam mengambangkan enterprise arschitecture.
Tabel 2: Data Principles Catalog
Reff Data Principles Statement AP10 Data  is  an Asset Data  adalah  aset  yang  memiliki nilai  bagi  Institusi  dan  dikelola dengan baik AP11 Data is Shared Data dapat dibagikan ke seluruh bagian dan unit kerja di ITB. AP12 Data is Accessible Data  dapat  diakses  untuk menjalankan fungsinya AP13 Data Trustee
data memiliki wali yang bertanggung jawab atas kualitas
AP14 Common Vocabulary and Data Definitions Data didefinisikan secara
konsisten  di  seluruh  unit  kerja, definisinya  dapat  dimengerti dan tersedia
AP15 Data Security Data dilindungi dari penggunaan  dan  pengungkapan yang tidak sah. AP16 Single  System of Record Setiap  elemen  data  harus disimpan pada satu sumber data.
Pada  tabel  3  menjelaskan    katalog  dari  prinsip  aplikasi  yang digunakan dalam mengambangkan enterprise arschitecture.
Tabel 3: Application Principles Catalog
Reff Application Principles Statement AP17 Technology Independence Aplikasi  dapat  beroperasi  pada berbagai platform teknologi AP18 Ease-of-Use Aplikasi mudah digunakan Teknologi  yang  mendasarinya transparan bagi pengguna.
Pada  tabel  4  menjelaskan    katalog  dari  prinsip  data  yang digunakan dalam mengambangkan enterprise arschitecture.
Tabel 4: Technology Principles Catalog Reff Technology Principles Statement AP19 Requirements- Based Change perubahan aplikasi dan teknologi  yang  dibuat  untuk menanggapi kebutuhan bisnis AP20 Responsive Change Management Perubahan informasi diimplementasikan  pada  waktu yang tepat. AP21 Interoperability Perangkat  lunak  dan  perangkat keras  harus  sesuai  dengan standar  yang  ditetapkan  agar dapat  interoperabilitas  untuk data, aplikasi, dan teknologi.

## 3.2. Phase A: Architecture Vision
Pada  fase  arsitektur  visi  ini  akan  menjelaskan  tujuan,  solusi arsitektur yang akan menyelesaikan masalah yang dihadapi.

## List Of Issues
Pada pengelolaan naskah dinas ditemui banyak masalah dalam pelaksanaanya.  Berdasarkan  fokus  diskusi  grup  (FGD) sebagai  cara  yang  digunakan  untuk  mendapatkan  data, diperoleh  daftar  permasalahan  yang  dihadapi  seperti  terlihat pada tabel 5 berikut ini:

## Tabel 5: List of Issues
Pilar Masalah Deskripsi Pengem bangan Naskah Dinas Kepatuhan pada peraturan Peraturan Rektor Institut Teknologi Bandung no 054A/PER/I1.A/TU/2020  tentang Pedoman  Tata  Naskah  Dinas banyak yang tidak dipatuhi Kontrol naskah dinas Naskah Dinas yang sudah dikirim antar  unit  kerja  tidak  dapat  di tracking Tidak terintegrasi Masing-masing  unit  kerja  (48 unit)  memiliki  prosedur  sendiri dalam pengelolaan Naskah Dinas Sumberdaya tidak optimal Perlu penggandaan manual
melalui  fotocopy  surat  yang diterima,  distribusi  oleh  pegawai ke  meja/personal  box  setiap disposisi,  pengiriman  melalui email pribadi, Mailinglist, Whatsapp, MS Teams Performance rendah Proses  lama,  harus  menunggu pejabat  hadir  untuk  tanda  tangan, melakukan disposisi, review naskah  dinas,  template  tidak standar
Pemalsuan tanda tangan Pemalsuan  naskah  dinas  sulit  di tracking keaslian karena tidak ada system  yang  dapat  membuktikan secara langsung Pengem  Kepatuhan Belum dijalankan dengan baik:
bangan Arsip Digital kepada peraturan Peraturan Rektor No. 661/IT1.A/PER/2020 tentang Pedoman  Pengelolaan  Kearsipan ITB.  Peraturan  Rektor  No. 662/IT1.A/PER/2020 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses Arsip Dinamis ITB Resiko kehilangan arsip besar Naskah  dinas  masuk  dan  keluar tidak  diarsipkan  dengan  baik sehingga  data  sulit  ditemukan apalagi  apabila  ada  pergantian pegawai, transfer knowledge banyak tidak berjalan Sulit mencari arsip Arsip  dinamis  in-aktif  dan  arsip statis  sering  sulit  ditemukan kembali,  jika  berhasil  ditemukan memerlukan waku mencari secara manual Keamanan belum terjaga Belum  ada  pembagian  hak  akses yang berhak menggunakan sehingga informasi mudah disebar Tidak terintegrasi
Sistem  pengelolaan  arsip  digital banyak  disimpan  dilemari  secara hardcopy,  di  personal  komputer untuk  softcopy,  google  drive  dan hanya personal tersebut yang bisa akses Pengem bangan JDIH Kepatuhan pada peraturan Belum dijalankan UU no 14 tahun 2008  Pasal  1  angka  3  tentang keterbukaan  informasi  publik maka Badan publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau  menerbitkan  informasi publik bersifat informasi hukum Sulit mencari rujukan Informasi hukum berupa Peraturan atau SK sering diunggah  terbuka  unit  kerja  dan tidak semua lengkap Informasi hukum yang habis masa berlaku Masa  berlaku  sebuah  SK  atau Peraturan  yang  dicabut  karena peraturan  yang  baru  sering  di jadikan rujukan karena ketidaktahuan  ada  peraturan  baru yang sudah berlaku

## Change Drivers and Opportunities
Pimpinan  ITB  dapat  mengambil  kesempatan  ini  dalam mengembangkan  strategi  transformasi  digital  sesuai  dengan visi misi ITB, menjawab tren industry 4.0 dan meminimalisir resiko ketidakpatuhan terhadap tata kelola administrasi dalam kaitan dengan Tata Naskah Dinas.
Hal tersebut sejalan dengan arah pengembangan ITB point ke empat  yang  tertuang  dalam  Renstra  2020-2025  yaitu “Mengembangkan  sistem  tata  kelola  pendidikan  tinggi  PTN- BH  yang  baik (good  university  governance) dalam  bentuk
sistem multi kampus yang terintegrasi dan berbasis teknologi mutakhir secara produktif.

## Solution Concept Diagram
Berdasarkan  permasalah  yang  di  jelaskan  pada  bagian list  of issues dan  berbagai  unit  kerja  yang  diambil  datanya  melalui forum diskusi grup (FGD) yang dihadiri oleh para perwakilan unit  kerja  mulai  dari  level  pimpinan  tinggi,  pimpinan menengah dan staf dan dikaitkan dengan arah pengembangan ITB  maka  diperoleh  diagram  konsep  solusi  pada  gambar  8 sebagai berikut:

## Gambar 8: Solution Concept Diagram

## 3.3. Phase B: Business Architecture
Pada  bagian  ini  bertujuan  untuk  mendefinisikan  arsitektur bisnis yang diterapkan pada tata kelola administrasi melalui e- office.  Pembuatan  arsitektur  bisnis  ini  berdasarkan  pada kondisi  baseline,  prisip  bisnis, requirement  managemant dan arsitektur  visi  pada  fase  A  di  atas.  Arsitektur  Bisnis  target dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 9: Target Arsitektur Bisnis
Dengan  ditetapkannya  target  dari  arsitektur  bisnis,  maka diperoleh gap analysis pada fase ini adalah
1. Setiap  orang  punya  peran  dan  fitur  sesuai  dengan  hak aksesnya
2. Kontrol  terhadap  kepatuhan  dilakukan  melalui  aplikasi e-office
3. Peran kurir tidak ada
4. Keamanan    pengguna  lebih  terjamin  dengan  SSO  dan sidawai
5. Pembagian  tanggung  jawab  berdasarkan  RACI  menjadi antar unit kerja sesuai governance struktur
6. Arsip dan Naskah Dinas dapat dipertanggungjawabkan
7. Pelacakan dan Kontrol Naskah Dinas dapat dilakukan
8. Paperless, fast respon dan agile
9. Terdapat knowledge management
10. Dokumen hukum terpusat
Hal  yang  paling  terlihat  adalah  kesamaan  proses  bisnis  pada semua  unit  kerja  sehingga  memiliki  standar  pengelolaan naskah  dinas  yang  lebih  baik  dibandingkan  dengan pengelolaan secara mandiri.

## 3.4. Phase C: Information Systems Architecture
Pada bagian ini bertujuan untuk mendefinisikan arsitektur data dan  aplikasi  yang  diterapkan  pada  tata  kelola  administrasi melalui e-office.
Pembuatan arsitektur data berdasarkan pada kondisi baseline, prisip data, requirement managemant dan arsitektur visi pada fase  A  di  atas.  Pada  kondisi  baseline  arsitektur  data, penggunanan berbagai database seperti mySQL, postgreeSQL, SQL  server  yang  terinstall  pada  masing-masing  server. Sedangkan unit kerja yang belum memiliki sistem informasi, surat  masuk  disimpan  pada  box  file,  komputer  atau  google drive. Setelah dibuat target arsitektur data maka diperoleh gap analysis sebagai berikut:
1. Single database
2. Integrasi dengan data dari SSO dan Sidawai
3. Data ter-verifikasi
4. SK/Peraturan ada di Web ITB
5. Arsip ter-pelihara
Gambar 10: Target Arsitektur Aplikasi
Pembuatan  arsitektur  aplikasi  ini  berdasarkan  pada  kondisi baseline,  prisip  aplikasi, requirement  managemant dan arsitektur visi pada fase A di atas. Pada bagian arsitektur aplikasi dilakukan penggabungan fitur seperti  terlihat  pada  gambar  10  dengan  gap  analysis  yang diperoleh adalah:
1. Satu aplikasi banyak fitur
2. Dapat diakses via web, desktop dan mobile apps
3. Terintegrasi dengan My ITB, Sidawai, SSO, Email
4. Tidak perlu banyak aplikasi yang digunakan
5. Tidak menggunakan aplikasi pihak ketiga
Penggunaan single database dan single aplikasi memudahkan maintenance dan kontrol secara terpusat.

## 3.5. Phase D: Technology Architecture
Pada  bagian  ini  bertujuan  untuk  mendefinisikan  arsitektur teknologi  dan  aplikasi  yang  diterapkan  pada  tata  kelola administrasi melalui pada masing-masing unit kerja.
Gambar 11: Target Arsitektur Teknologi
Pembuatan  arsitektur  teknologi  berdasarkan  pada  kondisi baseline,  prisip  teknologi, requirement  managemant dan arsitektur  visi  pada  fase  A  di  atas.  Setelah  dibuat  arsitektur target  seperti  telihat  pada  gambar  11,  maka  diperoleh  gap analysis sebagai berikut:
1. Pada bagian I/O tidak perlu printer, mesin FC
2. Keamanan lebih tinggi untuk hardware menggunakaada  cctv,  data  center,  UPS,  Genset sebagai  alternatif  alih  daya.  Software  firewall, antivirus, ddos, user priveledge
3. Perangkat  server  load  balancer,  database  mirror  di jatinangor
Penggabungan  arsitektur  bisnis,  arsitektur  sistem  informasi dan  arsitektur  teknologi,  secara  konseptual  Arsitektur keseluruhan digambarkan dalam diagram building block pada gambar 12 berikut ini:
Gambar 12: Arsitektur Keseluruhan
Diperoleh  Solusi  berdasarkan  Gap  Analysis  secara  ringkas dapat disampaikan sebagai berikut:
1. Arsitektur Bisnis: Proses bisnis pada masing-masing unit  menjadi  satu  alur  yang  sama  dengan  mengikuti peraturan  Rektor  nomor  054a,  661  dan  662  dan mempunyai  fitur  Pengelolaan  TNDE,  Arsip  dan JDIH.
2. Arsitektur  Sistem  Informasi:    Arsitektur  data menggunakan  single  database  dan  ter-replicate  di Kampus Jatinangor serta terintegrasi dengan aplikasi lain.  Arsitektur  aplikasi  semua  aplikasi  yang  ada  di unit  kerja  di  off-kan  dan  menggunakan  e-office terintegrasi untuk pengelolaannya.
3. Arsitektur Teknologi: Menggunakan data center dan semua  server  mailtracking  dimatikan  karena  sudah tidak digunakan.

## 3.6. Phase E: Opportunities & Solutions
Pada  fase  E  dilakukan  evaluasi  model  arsitektur  yang  telah dibangun, mendapatkan feedback dan peluang pengembangan arsitektur  enterprise  lanjutan  sebagai  solusi  atas  arsitektur yang telah diimplementasikan.

## Gambar 13: Digital Solution
Pada  gambar  13  dijelaskan  bahwa  solusi  digital  dibagi menjadi  2  yaitu  traditional  digital  solution  yang menitikberatkan  pada  pengembangan  aplikasi  berbasis website  dan  aplikasi  embeded  yang  di  install  pada  prangkat baik  desktop  maupun  mobile  apps.  Pada  traditional  digital solution  ini  yang  di  implementasikan  pada  enterprise arsitektur  ini.  Adapun  opportunity  yang  dapat  dikembangkan
sebagai kelanjutan EA ini adalah frontier digital solution yang dijelaskan pada tabel 6 berikut ini:
Tabel 6: Opportunity Opportunity Key Smart Template 1. Memanggil ulang draft or template 2. Nama pada SK/Surat Tugas otomatis Aktivitas Kalender otomatis 1. Sinkronisasi  dengan  google  calendar atau platform penjadwalan lainnya. 2. Alarm otomatis untuk agenda tertentu Media meeting  1. Terhubung  media  video  meeting online  Edunex,  Zoom  Meeting, Google  Meet,  Lifesize,  Microsoft Teams dll.
2. Daftar  hadir  otomatis  ketika  pertama kali joint dan men suggest nama, face Recog, speech (machine learning) Notulensi  dan persiapan otomatis 1. Setting  recording  opsi  to  cloud (video, audio, text)
2. Auto generate notulensi sesuai format naskah  dinas:  Judul,  tanggal,  hari, waktu, agenda kegiatan, peserta yang hadir, ringkasan meeting
3. Suggest kesimpulan meeting
4. Dokumen  yang  pernah  dimiliki  bisa mensuggest sebagai dasar meeting Notifikasi Otomatis 1. Notifikasi  dilakukan  melalui  email atau  media  lain  seperti  whatsapp untuk  jenis  naskah  dinas  yang penting/private.
2. Notifikasi  berupa  informasi  atau berupa aksi
Widzard User  yang  baru    pertama  kali menggunakan akan diberikan memberikan  saran  langkah-langkah  yang harus dilakukan Chatbot User  yang  mengalami  kendala  akan bertanya pada chatbot, sehingga pertanyaan dapat langsung dijawab secara otomatis. Machine learning Pembelajaran mesin untuk beberapa yang diterapkan  otomatis  dan  suggest  tersebut di approve maka aplikasi akan lebih pintar memberikan suggestnya Sugget Distribusi  dan disposisi Aplikasi secara otomatis akan
memberikan  suggest  kepada  siapa  saja naskah dinas perlu disampaikan atau siapa saja yang perlu merespon
Lampiran berbagai media Lampiran  dalam  bentuk  berbagai  media dan  play  media  dapat  dilakukan  secara otomatis tanpa harus mendownload untuk tipe-tipe  file  video,  audio,  teks  dalam folder
Big Data Penyimpanan  big  data  secara  terpusat dapat  dimanfaatkan  dalam  mengambil kebijakan
(data>informasi>knowledge>decission) misal  berdasarkan  isu  yang  sering dibahas,  video,  audio,  uplod  file  dalam folder
Datawarehouse  Banyaknya data naskah dinas yang dibuat akan  menjadi  datawarehouse  terutama untuk arsip statis, arsip dinamis
Acuan pembuatan aturan 1. Memberikan  suggest  Peraturan  atau SK yang dapat dijadikan rujukan. 2. Mengetahui  SK  yang  sudah  habis masa  berlakunya  dan  ada  notif  (satu bulan sebelum) apakah akan diperbaharui.
3. Pada  JDIH  dapat  membuat  peta Peraturan  /  SK  dari  yang  mulai  lama sampai dengan yang terbaru.
Pencarian advance Pencarian  dengan  keyword  tertentu,  baik judul,  tanggal,  pengirim,  jenis  naskah dinas,  file  teks,  video,  audio,  dokumen, template atau image sehingga memudahkan proses temu kembali Error helping Menggunakan  machine  learning  akan diperoleh  kebiasaan  kesalahan  yang sering dilakukan sehingga dapat membantu meminimalisir kesalahan yang sering terjadi

## Architecture Roadmap
Architecture  roadmap  akan  menjelaskan  gambaran  umum terkait  proyek  implementasi  arsitektur.  Bagian  ini  akan mengidentifikasi  proyek-proyek  yang  dibutuhkan  untuk mengimplementasi  arsitektur,  dan  menjadi  panduan  awal rencana  implementasi  dan  migrasi  menuju  arsitektur  target. Architecture  Roadmap  memberikan  daftar  paket  kerja  yang akan  merealisasikan  target  arsitektur  secara  terstruktur  dari setiap komponen dari tahapan fase B hingga D.

## Project List
Bagian ini akan menjelaskan secara singkat proyek yang akan diimplementasi dan dieksekusi dalam arsitektur target. Setiap proyek  memiliki  tujuan  dan  keuntungan  masing-masing. Tabel  7  akan  menjelaskan  proyek  beserta  deskripsi  dalam pengerjaan rancangan arsitektur enterprise ini.

## Tabel 7: Project List
Project ID Project Name Description PRJ-01 Pembentukan Tim  Adhock Pengembangan E-Office  tahap 1 Melakukan identifikasi siapa saja  dan  untuk  mana  saja yang  terlibat  melakukan pengembangan sesuai tupoksinya PRJ-02 Pembentukan Tim  Adhock Pengembangan Digital Signature Mengidentifikasi standarisasi  digital  signature yang dibutuhkan untuk legalisasi naskah dinas
PRJ-03 Pengembangan Aplikasi E- Office  tahap  1 berbasis website Aplikasi E-Office yang dikembangkan  tahap  1  ini, memiliki fitur standar manajemen administrasi surat PRJ-04 Pengembangan E-Office  tahap 2 berbasis desktop dan mobile aplikasi Aplikasi  e-office  dapat  di install  di  komputer  dan handphone untuk memudahkan akses PRJ-05 Template Otomatis e-office  menyediakan  fitur pembuatan  naskah  dilas langsung di aplikasi PRJ-06 Task manager Fitur  untuk  memfollow  up secara langsung secara berulang PRJ-07 Arsip Pengklasifikasi  arsip  dan penerapan JRE dapat dilakukan  secara  otomatis oleh semua unit kerja PRJ-08 JDIH memuat  informasi  naskah dinas yang berkaitan dengan produk hukum
Daftar  proyek  di  atas  harus  diurutkan  berdasarkan  prioritas pengembangan  Aplikasi  E-Office  yang  disesuaikan  dengan kebutuhan  utama  yang  mendesak  dan  lebih  cepat  waktu pengembangannya.  Pada  PRJ-01  sampai  PRJ-03  menjadi prioritas yang dikerjakan lebih awal.

## 3.7. Phase F: Migration Planning
Pada  fase  F  membahas  skenario  rencana  pelaksanaan  dan rencana  migrasi  yang  dilakukan.  Pelaksaan  migrasi  planning berdasarkan governance  structure dengan  pengembangan dilakukan  oleh  Direktorat  Sistem  dan  Teknologi  Informasi ITB.  Skenario migration  planning dibagi  menjadi  2  tahap yaitu  tahap  1  dilakukan  mulai  bulan  Juni  -  Desember  2020, sedangkan tahap 2 mulai Januari – Desesember 2021.

## 3.8. Phase G: Implementation Governance
Pada  fase  G  ini  menjelaskan  pengawasan  dan  memastikan kecocokan  terhadap  implementasi  arsitektur  sesuai  dengan yang  telah  ditetapkan.  Tabel  8  menjelaskan  posisi penyelesaian  dan  kesesuaian  projek  berdasarkan  fase migration planning diatas.

## Tabel 8: Implementation Governance
Task Name Status Pembentukan Tim Pengembang Tahap 1 Pertemuan Pemangku Kepentingan Complete Pembuatan Deskripsi Pekerjaan Complete Pengajuan SK Tim Complete Pembentukan Tim Pengembang Digital Signature Pertemuan Pemangku Kepentingan Complete
Pembuatan Deskripsi Pekerjaan Complete Pengajuan SK Tim Complete Pengembangan Aplikasi E-Office Tahap 1 Analisis dan Penentuan Kebutuhan Sistem Complete Pengembangan Aplikasi Complete Integrasi Data dari Layanan Lain Complete Fungsional Testing Complete Final Testing Complete Pelatihan Penggunaan Complete Task Name Status Pengembangan E-Office Tahap 2 Analisis dan Penentuan Kebutuhan Sistem Ready Pengembangan Aplikasi Desktop In Progress Pengembangan Aplikasi Mobile Apps In Progress Fungsional Testing To Do Final Testing To Do Integrasi Antar Modul To Do Pelatihan Penggunaan To Do Modul Template Otomatis, Modul Task manager, Modul Arsip, Modul JDIH
Analisis dan Penentuan Kebutuhan Sistem
In Progress Pengembangan Fitur Template otomatis To Do Fungsional Testing To Do Integrasi Modul
To Do
Gambar 14: Dashboard E-Office
Pada  gambar  14  dan  15  merupakan  potret  aplikasi  e-office yang  telah  di  implementasikan  sesuai  dengan  rancangan enterprise  arsitektur  dimana  pada  gambar  14  merupakan dashboard  yang  diakses  pada  alamat https://e-office.itb.ac.id dan gambar 15 memperlihatkan tracking distribusi surat dinas.

## Gambar 15: Tracking Distribusi
3.9. Phase H: Architecture Change Management
Pada  fase  H  ini  mencakup  penyusunan  prosedur-prosedur untuk  mengelola  perubahan  ke  arsitektur  yang  yang  telah diimplementasikan  termasuk  kelanjutan  pengembangan arsitektur.  Sebelum  melakukan  change  management, dilakukan  dahulu  manajemen  risiko  yang  mungkin  akan terjadi seperti ditampilkan pada tabel 9 berikut ini:

## Tabel 9: Manajemen Resiko
Reference ID Title Description RSK-01 Unit kerja tidak menggunkan e- office Perubahan budaya kerja dirasa berat sehingga unit kerja tetap menggunkan sistem yang lama RSK-02 Dosen dan Tenaga Kependidikan gagap teknologi Banyaknya fitur yang ada di e-office membingungkan pengguna RSK-03 Unit kerja double menggunakan sistem naskah dinas Sistem yang digunakan e- office dan sistem yang biasa digunakan sebelumnya RSK-04   User tidak bisa login Beberapa user yang bukan pegawai tetap belum masuk ke e-office RSK-05 Nomor surat tidak bisa mundur Nomor surat yang terlewat tidak bisa ditambahkan RSK-06   Data tidak sinkron Antara data di e-office dan aplikasi lain tidak sinkron RSK-07 Naskah Dinas tidak sampai Unit kerja yang dituju tidak dipilih sehingga ND tidak sampai RSK-08 File tidak bisa diakses File tidak bisa diakses karena tidak ada player RSK-09 Notif ke email tidak masuk Tidak ada notif ke email yang masuk RSK-10  Aplikasi sulit di akses Data terlalu besar dan yang mengakases banyak RSK-11 Aplikasi dapat di hack Aplikasi diserang oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab RSK-12  Aplikasi ditemukan  Ditemukan bugs sehingga
bugs muncul error RSK-13 Listrik mati Server tidak dapat diakses Terjadi pemadaman listrik tiba-tiba server mati dan server gak bisa di akses RSK-14 Internet down Server tidak dapat diakses Internet salah satu operator utama mati dan server gak bisa di akses RSK-15 Data di Server hilang Hardisk mengalami kegagalan sehingga data tidak tersimpan Setelah  tahap  implementasi  dilakukan impacted  assesment sebagai berikut:
STATE OF EVENT / ACTION / STRATEGY

## CURREN
T STATE
1. Aplikasi  E-Office  tahap  1  sudah  di implementasikan dan melaksanakan pelatihan/sosialisasi  sebanyak  23  kali mulai  dari  level  staf,  menengah  maupun pimpinan.
2. Seluruh  unit  kerja  (100%)  telah menggunakan  aplikasi  e-Office  untuk manajemen  Administrasi  Naskah  Dinas sehingga  aplikasi  sudah  terintegrasi, sampai  dengan  saat  ini  aplikasi  telah diakses  lebih  dari  160  ribu  kali  dalam waktu kurang dari 7 bulan.
3. Jumlah  user  yang  terdaftar  dan menggunakan  e-Office  lebih  dari  3.480 user,  dengan  surat  keluar  yang  dibuat telah melebihi 67.500 naskah dinas dan terdistribusi  antar  unit  kerja  lebih  dari 60.700 naskah dinas.
4. Sumberdaya yang dibutuhkah menurun: SDM,  kertas  dan  tinta,  energi  listrik, jasa  sewa  mesin  foto  copy  dan  server. Terdapat  peningkatan  respon  time, kemudahan  pelacakan  dan  kemudahan penemuan kembali naskah dinas.

## RESULTI
NG STATE POST-
CHANGE
1. Status  pasca  perubahan    sistem  dibagi dalam 2 tahap yaitu:
2. Complete:  Tahap  1  lebih  berfokus  pada perubahan  budaya  kerja  dan  pengelolaan naskah  dinas  secara  elektronik  yang dimulai sejak akhir Juni-Des 2020 sampai dengan Implementasi bulan Januari tahun 2021  ditandai  dengan  surat  perintah  dari Sekretaris Institut nomor
1249/IT1/B03/SI/2020.
3. In Progress: Tahap 2 lebih meningkatkan fungsionalitas  dari  sistem  yang  telah dibangun  pada  tahap  sebelumnya  yaitu pengelolaan  arsip,  JDIH.  Pengembangan tahap  2  ini  dimulai  sejak  Januari- Desember 2021.

## GAP
BETWEEN CURRENT
STATE AND CHANGE COMPLETI ON Gap yang ada: Pembangunan  tahap  2  masih  dalam  proses dan masih sesuai dengan jadwal pada fase F (Migration Planning). Target  projek  PRJ-04  sampai  PRJ-08  dapat memenuhi requirement management terutama untuk bagian Arsip dan JDIH KEY RISKS Resiko yang dapat terjadi 1. Peningkatan  fitur  yang  lebih  advance membingungkan  user  apabila  tidak diimbangi dengan wizard
2. Data  yang  disimpan  semakin  besar, maka  dibutuhkan  tata  kelola  data  yang baik
3. Kecepatan  akses  bisa  munurun,  maka diperlukan load balancer yang baik
4. Naskah  dinas  yang  berkaitan  dengan waktu  kegiatan  seperti  undangan  rapat akan  semakin  banyak,  maka  perlu terintegrasi dengan schedulling

## SUMMARY OF IMPACT
Semua  Unit  Kerja  dan  stakeholders  telah  menggunakan aplikasi E-Office, yang merupakan sistem yang terintegrasi, bisnis  proses  sederhana,  menggunakan  single  database, memiliki  jaminan  keamanan  yang  tinggi,  kemudahan pelacakan,  peningkatan  respontime,  memiliki  performance yang tinggi dan mengurangi sumberdaya yang dikeluarkan.

## 3.10. Requirement Management
Fase Requirement  management mengacu  kepada principle architecture dan list  of  Issues pada  tabel  1  sampai  dengan tabel 5

## IV. K ESIMPULAN
Kesimpulan  penelitian  ini  adalah  semua  fase  pada  Togaf telah  dilakukan  dan  aplikasi  E-Office  telah  digunakan  oleh semua  unit  kerja  yang  ada  dengan  mengasilkan  sistem  yang terintegrasi, bisnis proses lebih sederhana, penggunaan single database,  memiliki  jaminan  keamanan  yang  tinggi, kemudahan pelacakan naskah dinas, peningkatan respontime, memiliki performance yang tinggi dan mengurangi kebutuhan sumberdaya yang dikeluarkan..

## R EFERENSI
[1] Endang  Fitriyah  Mannan,  Dyah  Puspitasari  Srirahayu, Nove  Eka  Variant  Anna,  Dessy  Harisanty  2018  E- office  Users  Experience,  Drivers  and  Obstacles International  Journal  of  Engineering  &  Technology,  7 (3.7) (2018) 283-286
[2] Peraturan Rektor No.054A/PER/I1.A/OT/2020 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan ITB
[3] Asogwa,  Brendan  E.  "The  challenge  of  managing electronic records in developing countries:
Implications  for  records  managers  in  sub  Saharan Africa". Records Management Journal, Vol. 22 Issue: 3, pp.198-211
[4] The  Open  Group  Architecture  Framework  (TOGAF) TOGAF  Version  9  ISBN:  978-90-8753-230-7
Document Number: G091
[5] Fauzia Herdiana, Marsofiyati Penerapan dan Pemanfaatan E – Office Sebagai Perwujudan Paperless Office. JIKAP UNS: Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi  Perkantoran  Volume  3,  No  1,  Februari 2019
[6] Rizaldy  A  K  U  2018  Perancangan  Arsitektur Enterprise  Kota  Cerdas  Menggunakan  Togaf  9.1  Pada Domain Pariwisata (Bandung: Tugas Akhir)
[7] Babar,  Z.,  &  Yu,  E.  (2019,  October).  Digital Transformation–Implications  for  Enterprise  Modeling and  Analysis.  In  2019  IEEE  23rd  International Enterprise  Distributed  Object  Computing  Workshop (EDOCW) (pp. 1-8). IEEE.
[8] P Subakti, Y H Putra 2020 Integration of TOGAF 9.1
ADM in Enterprise Architecture Smart City Design in the  Tourism  Domain  with  ISO  27001  INCITEST  IOP Conf.  Series:  Materials  Science  and  Engineering  879 (2020)  012029  doi:10.1088/1757-899X/879/1/012029 Indonesia
[9] Blessing  L,  Chakrabarti  A  DRM  2009  a  Design Research Methodology (Berlin: Springer)
[10]  Sang-Chul SHIN, Jin-Won Ho, Vyacheslav Yuryevich
Pak.  2020  Digital  Transformation  through  e- Government Innovation in Uzbekistan IEEE ICACT2020  February  16  ~  19,  2020  ISBN  979-11-
88428-04-5 Republic of Uzbekistan
[11]  Ibrahim  Abunadi  2019  Enterprise  Architecture  Best
Practices in Large
Corporations mdpi.com/journal/information  Information  2019,  10, 293;  doi:10.3390/info10100293  College  of  Computer and  Information  Sciences,  Prince  Sultan  University, Rafha Street, Riyadh 11586, Saudi Arabia
[12]  W.  B.  Green.  Introduction  to  Electronic  Document Management  Systems.  Toronto:  Harcourt  Brace Jovanovich. 1993.
[13]  Daniel  F.  Rozo  2020  An  Enterprise  Architecture Framework  for  Digital  Transformation.  Master  Thesis University of Twente Netherlands
[14]  Lankhorst  M  2009  Enterprise  Architecture  at  Work Modelling  Communication  and  Analysis  (Berlin: Springer)
[15]  Peraturan  Rektor  No.  661/IT1.A/PER/2020  tentang Pedoman  Pengelolaan  Kearsipan  Institut  Teknologi Bandung
[16]  Peraturan  Rektor  No.  662/IT1.A/PER/2020  tentang Pedoman Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip Dinamis Institut Teknologi Bandung
[17]  Iping Supriana 2011 Analisis Perbandingan Komponen
Dan  Karakteristik  Enterprise  Architecture  Framework Konferensi Nasional Sistem dan Informatika Indonesi