PENGEMBANGAN MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS SIKA-ERP

## Faisal  Ikhram
Fakultas Ekonomi Universitas Nurtanio Bandung bangikhram@gmail.com
Abstrak –  Salah  satu  sistem  informasi  di  perguruan  tinggi  adalah  sistem  informasi akademik  berbasis  ERP  yaitu  sistem  informasi  terkomputerisasi  yang  tidak  saja mencakup  bisnis  proses  akademik  tetapi  juga  terintegrasi  dengan  bisnis  proses lainnya  dalam  pengelolaan  institusi  perguruan  tinggi.  Namun  dalam  praktiknya tidak sedikit institusi termasuk perguruan tinggi yang gagal mengimplementasikannya.  Mengganti  perangkat  lunak  dengan  yang  baru memungkinkan  munculnya  resistensi  dari  pengguna  karena  kekhawatiran berimplikasi  mutasi,  kehilangan  pekerjaan,  perampingan  bahkan  sampai pemutusan  hubungan  kerja.  Oleh  karena  itu,  diperlukan  manajemen perubahan sebagai upaya mengubah sikap pengguna agar mau menggunakan  sistem  SIKA-ERP.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk mengetahui  kekuatan  pendorong  dan  menghambat  efektivitas  implementasi SIKA-ERP dari aspek sikap pengguna. Hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan  bagi policy  maker dalam  program  perubahan  di  perguruan  tinggi. Penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  dan  menggunakan  model manajemen  perubahan  ADKAR  dari  Jeffrey  M.  Hiatt  (Hiatt,  2006)  dan menggunakan  Kerangka  McKinsey  7S  untuk  menanamkan  nilai-nilai perubahan yang lebih baik dan menjadi budaya dalam organisasi. Dari diskusi kelompok forum dan wawancara mendalam disimpulkan bahwa implementasi SIKA-ERP di Perguruan Tinggi ini kurang efektif karena kurangnya kesadaran tenaga  kependidikan  sebagai  pengguna  bahwa  perubahan  telah  menjadi prioritas bagi institusi.
Kata  Kunci :  SIKA-ERP  Implementation,  Change  Management,  ADKAR  Change Management Model, 7S Mckinsey Framework.
Abstract -  One  of  the  information  systems  in  higher  education  is  an  ERP- based academic information system that is a computerized information system that  not  only  covers  the  academic  process  business  but  also  integrates  with other  process  businesses  in  managing  higher  education  institutions.  But  in practice  not  a  few  institutions  including  universities  fail  to  implement  it. Replacing new software allows resistance from users because concerns have implications  for  move  job,  job  losses,  downsizing  and  even  termination  of employment.  Therefore,  change  management  is  needed  as  an  effort  to change  the  attitude  of  users  to  want  to  use  the  SIKA-ERP  system.  The purpose  of  this  study  was  to  determine  the  driving  forces  and  inhibit  the effectiveness  of  SIKA-ERP  implementation  from  the  human  aspect.  The
results  of  this  study  are  expected  to  be  input  for  policy  makers  in  change programs  in  higher  education.  This  study  uses  qualitative  methods  and  uses the  ADKAR  change  management  model  from  Jeffrey  M.  Hiatt  (Hiatt,  2006) and  uses  the  McKinsey  7S  Framework  to  instill  better  values  of  change  and become  a  culture  in  the  organization.  From  the  forum  group  discussions  and in-depth  interviews  it  was  concluded  that  the  implementation  of  SIKA-ERP  in Higher  Education  was  less  effective  because  of  the  lack  of  awareness  of various  educational  staff  members  that  change  had  become  a  priority  for universities.
Keywords :  SIKA-ERP  Implementation,  Change  Management,  ADKAR  Change Management Model, 7S Mckinsey Framework.

## PENDAHULUAN

## Latar Belakang
Persaingan  bisnis  yang  semakin ketat  di  era  globalisasi  ini  menuntut institusi  perguruan  tinggi  untuk  meninjau kembali  strategi  dan  praktik  bisnisnya agar  mampu  bersaing  mempertahankan keberlangsungan  usahanya.  Saat  ini implementasi  teknologi  informasi  yang terintegrasi  sangat  diperlukan  sebagai alat bantu dalam upaya institusi perguruan
tinggi memenangkan persaingan. SIKA-ERP Resources
Planning (SIKA-ERP) merupakan teknologi  sistem  informasi  terintegrasi yang  banyak  digunakan  oleh  institusi perguruan  tinggi  kelas  dunia  dalam meningkatkan  kinerjanya. SIKA-ERP telah  berkembang  sebagai  alat  yang mampu mengintegrasikan semua proses  bisnis  institusi  perguruan  tinggi yang meliputi proses akademik, keuangan,  SDM,  Akuntansi,  penjaminan mutu,  logistik  ke  pusat  penyimpanan data      (server)  ,  kemudian  dapat dengan   mudah   diakses   oleh   semua unit  yang membutuhkan.
Namun  pada  praktiknya,  proses implementasi  SIKA-ERP        tidaklah semudah    sepe rti  yang    diperkirakan. P r o y e k implementasi SIKA-ERP merupakan    pekerjaan    besar    dan kompleks   yang  membutuhkan   banyak sumber  daya  seperti  waktu,  SDM  dan
dana. Proyek implementasi sistem informasi  berbasis  ERP merupakan proyek  bisnis,  bukan  sebuah  proyek teknologi  (Donagher,  2014).  Organisasi harus secara kontinu mengomunikasikan nilai  dan  kepentingan  dari  proyek  ini untuk kemajuan institusi perguruan tinggi, demikian juga mendorong pengelolaan  berbagai  perubahan  yang diperlukan  terutama  pada  aspek  sumber data manusia. Keefektifan implementasi SIKA-ERP tergantung pada keberhasilan menyeimbangkan konflik antara teknologi,  organisasi  dan  kepentingan kebutuhan  karyawan (Hawking & Foster, 2007).
Salah  satu  perguruan tinggi swasta di Bandung sedang menjalankan program    transformasi  termasuk bidang teknologi sistem informasi dengan  mengganti  perangkat  lunak sistem  informasi  yang  ada  dengan perangkat    lunak    yang    baru    yaitu SIKA-ERP      Resource  Planning    (SIKA- ERP).
Seperti  disampaikan  diatas,  pada praktiknya  proses  implementasi  SIKA- ERP     tidaklah      semudah  seperti  yang diperkirakan. CHAOS Manifesto Standish  Group,  (2014),  lembaga  riset kelas  dunia  melaporkan  hampir  61% proyek  implementasi  sistem  informasi enterprise  gagal.  Ketika  merencanakan dan  melaksanakan  implementasi  sistem SIKA-ERP,  pimpinan  universitas  sering
menghadapi sikap yang tidak diharapkan  baik  dari  tim  pelaksana  IT maupun    dari  pengguna.    Sebagian mereka  menunjukkan  sikap  penolakan terhadap implementasi SIKA-ERP karena  satu  dan  lain  alasan.  Maka disinilah    diperlukan manajemen perubahan  untuk  menganalisa  akar permasalahan  dan  mengusulkan  solusi mengatasi  sikap  resistensi  pengguna terhadap implementasi teknologi baru ini.

## Rumusan Masalah
Pada praktiknya
proses
implementasi  SIKA-ERP        tidaklah semudah  seperti  yang    diperkirakan.
Ketika
merencanakan dan melaksanakan implementasi sistem SIKA-ERP,  pimpinan  universitas  sering menghadapi sikap yang tidak diharapkan  baik  dari  tim  pelaksana  IT maupun    dari  pengguna.    Sebagian mereka  menunjukkan  sikap  penolakan terhadap implementasi SIKA-ERP karena satu dan lain alasan.

## KAJIAN LITERATUR
Implementasi  dan  pemanfaatan sistem  SIKA-ERP  akan  berdampak pada perubahan proses, cara bekerja,
perubahan struktur organisasi  bahkan  mutasi  hingga rasionalisasi SDM. Sebagian pengguna  sebagai    human    secara natural memiliki perasaan seperti ketakutan,  tidak  nyaman,  kaget  yang bisa saja muncul ke permukaan menjadi menolak adanya
perkembangan  teknologi  baru  diinstitusi perguruan  tinggi  ini.  Setiap  perubahan akan mengganggu zona nyaman
( comfort
zone ), yaitu kebiasaan- kebiasaan kerja yang selama ini dirasakan nyaman (Raymond, 2017).
Perubahan bukanlah suatu pilihan, melainkan
sebuah kebutuhan.
Perubahan  dalam  konteks  implementasi SIKA-ERP  hanya  dapat  berhasil,  bila dikelola  dengan  manajemen  perubahan
yang efektif. Mengelola perubahan harus dimulai  dengan  mendorong  faktor-faktor kekuatan    yang  pendukung    untuk perubahan, dengan melakukan pemetaan  dan  melibatkan    area    yang paling  terkena    dampak    perubahan untuk mendapatkan kondisi penerimaan    akan  perubahan    dan sebaliknya    mengurangi    resistensi  dari karyawan  dan  pemangku  kepentingan yang  terlibat  dalam  perubahan  (Hayes, 2014).
Penelitian  ini  mengkaji  bagaimana Perguruan  Tinggi  ini  mengelola  dampak keengganan dari pengguna  sehubungan implementasi  SIKA-ERP  dan  mencoba menawarkan    pendekatan  manajemen perubahan  agar  lebih  efektif  dalam implementasinya.  Untuk  mempermudah penelitian  maka  dibuat  skema  kerja sebagai susunan langkah yang sistematis    melalui  tahapan    yang terstruktur,    permasalahan    yang  ada dapat   di  analisa serta  solusi  yang akan diambil.
Agar  memberikan  gambaran  yang lebih  jelas  dibawah  ini  disampaikan Kerangka    Pemikiran    pada    tingkatan aplikasi  atau  implementasi  manajemen perubahan sesuai dengan fokus penelitian.
Gambar 1. Diagram Kerangka Pemikiran
Langkah pertama adalah
melakukan    analisa    situasi    sosial dilingkungan    kerja    perguruan  tinggi  ini pada  saat  implementasi SIKA-ERP yang  terdiri  dari;  analisa  kesadaran bahwa  kebutuhan  untuk  berubah  dari kondisi  sosial  kerja  saat  ini      kearah kondisi      sosial  kerja    yang      diinginkan dimasa      datang  sudah  menjadi urgent dan  analisa  proses  perubahan  yang sedang berjalan.
Dalam proses
perubahan selalu membutuhkan dukungan dari seluruh pemangku kepentingan  di  dalam  perguruan  tinggi terutama  dari  top  manajer.  Selain  itu program perubahan membutuhkan adanya    agen    perubahan      yaitu beberapa      Tenaga  Kependidikan  yang terpilih  dan  terlibat  langsung  dalam merancang proses perubahan dan menerapkannya.  P ara  agen  perubahan ini  berperan  sebagai role  model .  Untuk itu manajemen
rektorat telah
membentuk   tim  yang  terdiri  dari  para Tenaga  Kependidikan    yang    punya kemampuan    dan  dedikasi  tinggi  dan mengalokasikan  tugas  untuk  langkah- langkah  perubahan.  Langkah kedua adalah menganalisa solusi untuk perubahan  yang  terdiri  dari  meninjau model    perubahan    dengan    cara memahami keadaan sekarang, mengidentifikasi kondisi  yang  diinginkan di  masa  depan  dan  mempertahankan perubahan  melalui  strategi  program perubahan.  Langkah terakhir adalah implementasi    rencana  langkah-langkah perubahan  dengan berdasarkan strategi perubahan  dari  hasil  analisa  solusi perubahan  dan  bagaimana  nilai-nilai perubahan  baru  bisa  tertanam  sebagai budaya  kerja.  Semua  tahapan  analisis tersebut  didukung  oleh  teori,  asumsi dan pengalaman.
Di  bawah  ini  ditampilkan  langkah- langkah  kerangka  pemikiran,  alat  yang digunakan dan tujuan analisa data.

## Tabel 1. Langkah Aktivitas Kerangka
Pemikiran Penelitian No  Langkah Aktivitas Alat Tujuan 1 Diskusi Kelompo k Terfokus (FGD) dan Wawanc ara Mendala m  untuk mengeta hui tingkat kesadara n akan kebutuha n untuk perubah an Analisis medan kekuatan Mengidentifikasi kekuatan yang mendukung dan menolak  program perubahan  · Mengidentifikasi kesenjangan antara situasi yang ada dan situasi yang diinginkan Mengidentifikasi faktor-  faktor  yang menyebabkan tidak efektifnya implementasi SIKA-ERP Menemukan  akar penyebab  kurang efektifnya implementasi SIKA-ERP Proses Perubah an Model Manajemen Perubahan ADKAR Mengidentifikasi model  perubahan existing. Mengidentifikasi langkah-  langkah yang  tidak  sesuai dengan model Manajemen Perubahan ADKAR untuk proyeksi efektivitas  langkah perubahan
2 Review Perubah an Model Manajemen Perubahan ADKAR, Menyusun langkah-langkah perubahan Mengidentifikasi kebutuhan perbaikan yang diperlukan  dalam program perubahan yang berdampak pada efektivitas Implementasi SIKA-ERP Mempert ahankan Kelangsu ngan Perubah an Model Manajemen Perubahan ADKAR (langkah Reinforcemen t)   Langkah-langkah perubahan dan mengusulkan program perubahan yang mengurangi pengaruh penolakan 3 Menana mkan Menjadi Budaya Kerja Model Manajemen Perubahan ADKAR (langkah Reinforcemen t) 7S  Mckinsey Framework Untuk menanamkan perubahan yang sudah dicapai menjadi budaya kerja

## METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan   metode kualitatif.    Metode kualitatif      sebagai      metode  penelitian yang  berlandaskan  pada  filsafat post positivisme,  digunakan  untuk  meneliti pada    kondisi    obyek    yang    alamiah (sebagai lawannya adalah eksperimen)    dimana  peneliti  adalah sebagai  instrumen    kunci,  pengambilan sampel  sumber  data  dilakukan  secara purposive dan snowball , teknik
pengumpulan dengan triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif  dan  hasil  penelitian kualitatif lebih  menekankan  makna daripada  generalisasi (Sugiyono    ,2015 ,p.14)

## Objek Penelitian
Penelitian    ini  merupakan    studi kasus  di  salah  satu  perguruan  tinggi  di Bandung  pada  awal  tahun  2018  dengan fokus penelitian meliputi:
Sikap Pengguna, Manajemen Perubahan,  dan Implementasi Sistem Informasi Akademik (SIKA-ERP).

## PEMBAHASAN
Analisis  Situasi  Sosial  -  Identifikasi Medan Kekuatan
Pada bab Pendahuluan telah dijelaskan  bahwa  perguruan  tinggi  ini sedang menjalankan program
transformasi  dimana  salah  satu key strategy pada phase ini adalah meningkatkan kehandalan sistem informasi. Berdasarkan dokumen pengajuan  rencana  transformasi  institusi disebutkan tiga kondisi tenaga kependidikan  sebagai  pengguna  yang perlu mendapat perhatian dan perbaikan segera  yaitu  perilaku  kerja  birokrasi, lemahnya  pemahaman  tujuan  institusi dan  kurangnya  komunikasi.  Tenaga Kependidikan cenderung kurang memiliki inisiatif dalam bekerja sehingga dikategorikan  memiliki  perilaku  kerja birokrat.  Kondisi  seperti  ini  disebabkan juga  karena  tidak  berjalanya  sistem reward , punishment dan evaluasi kinerja. Budaya  yang  berlaku  selama  ini  telah membentuk
Tenaga Kependidikan menjadi  pasif  dan  tidak  memiliki  rasa sensitivitas dalam menghadapi perubahan  yang  terjadi  di  lingkungan eksternal. Karena
kurangnya keterampilan kewirausahaan, kondisi mengarah ke kurangnya kreativitas, rasa
kepemilikan  dan  tidak  ada  pola  pikir orientasi  pelayanan.  Dari  pengamatan peneliti  beberapa  Tenaga  Kependidikan enggan  untuk  berubah.  Sekarang,  suka atau  tidak,  kondisi  mengejutkan  telah menjadi sangat menantang bagi perguruan  tinggi  ini  melalui  program transformasi  terutama  penerapan  sistem baru  yaitu  SIKA-ERP  yang  menuntut institusi  untuk  berubah  menjadi  sebuah perguruan  tinggi  kelas  dunia  sesuai visinya.
Analisis  medan  kekuatan (force field  analysis) sebagai  teknik  yang ampuh  untuk  memperoleh  gambaran yang menyeluruh berbagai kekuatan baik yang mendorong maupun yang melemahkan  atau  menahan  yang  ada
dalam  isu  utama  suatu  kebijakan  dan juga  memperkirakan  sumber  dan  tingkat kekuatan  tersebut  (Palmer,  Dunford  & Akin, 2006).
Semua  kekuatan  yang  setuju  dan mendorong perubahan ditulis pada kolom di sebelah kanan ( Driving Forces , mendorong perubahan), sementara semua  kekuatan  penahan  perubahan ditulis  dalam  kolom  di  sebelah  kiri ( Restraining
Forces , penghambat perubahan).  Kekuatan  pendorong  dan kekuatan  penahan  ini  kemudian  diberi skor  sesuai  dengan  skala  kekuatan masing-masing,  mulai  dari  skor  satu (lemah)  dan  seterusnya  dengan  skor semakin  kuat.  Hasilnya  tampak  pada gambar berikut ini:
Gambar 2. Analisis Medan Kekuatan
Langkah
berikutnya adalah mendefinisikan apakah yang dapat dilakukan  menghadapi  medan  kekuatan tersebut.  Hasil  yang  signifikan  akan diperoleh  dengan      cara  meningkatkan
kekuatan  pendorong  dan  bersamaan dengan itu mengurangi kekuatan- kekuatan  yang  menahan  perubahan. Hasilnya  (lihat  gambar  3)  menunjukkan bahwa  kekuatan  pendorong  lebih  tinggi
dari kekuatan yang menahan perubahan. Ini  mengindikasikan  adanya  penerimaan dari Tenaga
Kependidikan untuk program  perubahan  dalam  konteks implementasi SIKA-ERP . Namun demikian ada beberapa hal yang menjadi penahan perubahan
dan dari pengamatan  di  lapangan  ada  rasa khawatir  bahkan  curiga  dari  sebagian pengguna  akibat  trauma  kegagalan sistem pada masa lalu.
Peserta forum  group  discussion sepakat bahwa kekuatan penahan perubahan  tetap  sebagai  kekhawatiran terutama yang terkena implikasi langsung  dari  implementasi  SIKA-ERP yaitu pengguna.

## Proses Perubahan
Model Perubahan existing.
Gambar  3 di  bawah  ini  disajikan  model perubahan Universitas
Sumber: internal
Gambar 3. Model Perubahan Existing
Pendekatan  tradisional  manajemen perubahan  terkait  implementasi  SIKA- ERP biasanya ditekankan pada masalah pelatihan dan komunikasi bagi pemangku proses bisnis atau pengguna. Mengacu pada karakter bisnis perguruan tinggi ini, pendekatan tersebut belumlah memadai untuk mengatasi potensi dampak risiko, tingginya tantangan pada institusi sejenis, kebutuhan SDM dengan tingkat  kompetensi  yang  tinggi.    Oleh karena itu peneliti mengusulkan pengembangan model manajemen perubahan  ADKAR  menjadi  hipotesa untuk  perubahan  yang  lebih  sesuai dalam  upaya  efektivitas  implementasi SIKA-ERP di perguruan tinggi ini.

## Model Perubahan ADKAR

## Gambar 4. Model Perubahan ADKAR
Dari  dimensi  perubahan  aspek manusia model perubahan ADKAR menawarkan  5  (lima)  elemen  yang mendorong suksesnya perubahan yaitu:
1.  Menciptakan awareness yaitu sensitivitas bahwa perubahan sudah  menjadi  kebutuhan  yang mendesak.
2. A wareness  sudah  menjadi  tujuan atau target awal hasil dari komunikasi terkait dengan perubahan individu / organisasi. 3. Desire ,  keinginan  untuk  terlibat dan partisipasi dalam perubahan. Perlu mendapat dukungan atau sponsor dari pimpinan universitas sebagai kekuatan  pendorong  perubahan dan  mengeliminir  penolakan serta  untuk  percepatan  program perubahan.
4. Knowledge , yaitu tahapan dimana pengguna  tak  hanya  memahami tujuan  perubahan  dan  pentingnya hal  itu  untuk  perguruan  tinggi  tapi juga mengetahui bagaimana menjalankannya.  Perlu  diadakan pelatihan dan pembinaan.
5. Ability , yaitu tahap dimana pengguna diharapkan telah memiliki
kemampuan untuk menjalankan  perubahan  dengan baik.
6. Reinforcement , yaitu tahap dimana  perubahan  yang  sudah dijalankan untuk tetap dipertahankan,
disempurnakan dan  menjadi  budaya  kerja  di perguruan tinggi ini.
Model Adkar dapat digunakan untuk:
a.  mendiagnosis  resistensi  tenaga kependidikan  sebagai  pengguna terhadap perubahan
b.  membantu transisi pengguna melalui proses perubahan
c.  membuat  rencana  aksi  sukses untuk kemajuan pribadi dan profesional selama perubahan
d.  mengembangkan rencana
manajemen perubahan untuk tenaga kependidikan Anda
e.  Model Adkar mampu mengidentifikasi  pada  fase  mana perubahan  tidak  bekerja  dan membantu Anda mengambil langkah  yang  diperlukan  untuk membuat perubahan sukses.
Metodologi  solusi  untuk  perubahan yang  efektif  seperti  disajikan  pada Gambar
4 memperlihatkan pembahasan  tentang  perubahan  dan usaha  mempertahankan  keberlanjutan perubahan.    Langkah    pertama  yang sudah disampaikan diatas, adalah memetakan    dan    menjelaskan  model perubahan existing lalu dikaitkan dengan  model  manajemen  perubahan ADKAR  sebagai  alternatif  manajemen perubahan
untuk
meningkatkan efektivitas implementasi SIKA-ERP. Langkah kedua adalah menyiapkan langkah-langkah manajemen perubahan untuk
perbaikan  berdasarkan    kerangka    7S McKinsey    untuk    mendapatkan  solusi dalam rangka mempertahankan kelanjutan perubahan.

## Gambar 4. Metode  Meningkatkan  Efektivitas Perubahan
Dari  hasil  wawancara  mendalam diketahui  bahwa  yang  menjadi  akar penyebab  kurang  efektifnya    upaya implementasi    SIKA-ERP  di  perguruan tinggi  ini  adalah  karena  pengguna  dan sebagian pelaksana belum memiliki rasa urgensi yang mendesak akan kebutuhan perubahan.  Hal  ini  dijelaskan  karena adanya masalah-masalah  komunikasi , kurang  optimalnya  pengelolaan  sumber daya manusia yang berdampak menjadi lemahnya motivasi dan masalah berbedaan pemahaman
tentang manfaat
SIKA-ERP bagi institusi perguruan tinggi.

## Mempertahankan Perubahan
Manajemen perubahan membutuhkan  orang-orang  yang  dipilih sebagai  agen  perubahan  yang  menjadi penggerak  perubahan  dalam  hal-hal seperti komunikasi, kepemimpinan, kebijakan dan motivasi. Diperlukan adanya  mekanisme  umpan  balik  dan sistem  penghargaan  untuk  mendukung memperkuat  perubahan  perilaku  yang telah  dicapai  sesuai    yang  diinginkan. Efektivitas pelaksanaan manajemen perubahan  dapat  dilihat  dari  hasil  yang dicapai.  Perbedaan  pencapaian  kinerja masing-masing  karyawan  dari  hasil penilaian kerja diperlukan untuk menentukan
langkah penanganan
perubahan  baik  kepada  para  pelaku maupun  non-pelaku  perubahan.  Sistem imbalan  perlu  dikembangkan  secara kreatif dan efektif, dalam rangka mendorong  perilaku  yang  sesuai  dan membangun
budaya organisasi
berbasis-kinerja.
Langkah  terakhir  model  ADKAR yaitu reinforcement digunakan  untuk melanjutkan  prestasi  perubahan  yang telah  dicapai  seperti  melanjutkan  upaya perubahan  perilaku  dan  melaksanakan pelatihan  berkelanjutan  termasuk  fokus pada
menanamkan dan mempertahankan  perubahan-perubahan yang  baik  yang  sudah  dicapai  ke  dalam budaya kerja melalui pemanfaatan secara  optimal  saluran  komunikasi  yang ada di perguruan tinggi.
Strategi  menerapkan  manajemen perubahan biasanya disesuaikan dengan    proses    bisnis    yang    ada. Namun    penyusunan    langkah-  langkah untuk  perubahan    lebih  dipengaruhi oleh  perilaku    dan  kebiasaan    tertentu baik individu maupun kelompok karyawan  dibanding  dengan  proses bisnis  dalam  perguruan  tinggi.  Faktor manusia sangat menentukan
keberhasilan  atau  kegagalan  program perubahan,  oleh  karena itu,  untuk memastikan    efektivitas    manajemen perubahan,    tim  pelaksana    harus memahami  pola  perilaku  karyawan  di tempat  kerja.  Model  perubahan  ADKAR mengajak  kesediaan  karyawan    untuk menyesuaikan  diri  dengan  nilai  inti organisasi demi keberhasilan perubahan,  jadi  fokus  pada  karyawan (Prosci,2008).
Seperti  yang  dinyatakan  dalam medan  kekuatan  bahwa  komunikasi adalah penting untuk menciptakan iklim      dan      suasana      kondusif selama      implementasi        SIKA-ERP. Strategi  komunikasi    yang    diusulkan adalah    melalui    pendidikan,    partisipasi dan  keterlibatan (Tabel  2 )

## Tabel  2 .  Strategi Komunikasi dalam
Perubahan Strategi Kekuatan Kelemahan Pendidikan dan komunikasi Setelah  dilakukan pendekatan, karyawan biasanya akan mendukung pelaksanaan program perubahan. Jika  terlalu banyak karyawan yang dilibatkan dalam program perubahan bisa memakan waktu  yang panjang. Partisipasi dan keterlibatan Para karyawan yang berpartisipasi akan  berkomitmen untuk  menerapkan perubahan, dan informasi yang relevan yang mereka dapat akan diintegrasikan ke dalam rencana perubahan. Program perubahan bisa sangat memakan waktu jika tim tidak tepat merancang langkah- langkah perubahan.
Sumber : Kotter dan  Schlesinger, 1979
Strategi  komunikasi  dan  tersebut akan diterapkan dengan kerangka model  manajemen  perubahan  ADKAR untuk mengembangkan strategi perubahan  di    perguruan  tinggi  ini. Berdasarkan hasil dari   analisis   medan kekuatan.      Namun,      keberhasilan pelaksanaan    strategi perubahan dalam praktiknya  bergantung  pada  bagaimana kerja sama karyawan di semua organisasi.    Dalam   hal   ini   termasuk serikat   pekerja   dan   manajerial.    T im pelaksana implementasi harus menerapkan  strategi  perubahan  untuk
membuat    tujuan  bisnis  dapat  dicapai melalui  aktivitas    orang  (karyawan). Inisiatif  perubahan  harus  mengubah persepsi,  sikap,  dan  perilaku pengguna. Dari  Forum Group D iscussion dan  hasil pengamatan, peneliti mendapat masukan  berbagai  isu    dan    motivasi yang    berbeda    dari    dari    para pemangku    kepentingan    untuk    bahan analisa.  Ada  tiga  usulan  strategi  utama yang  ditargetkan  untuk  dilaksanakan oleh  tim  pelaksana    sebagai    agen perubahan yaitu; keterlibatan pengguna    sistem    SIKA-ERP    dalam proses  perubahan,    mengomunikasikan progres    perkembangannya    (umpan balik)  dan  memanfaatkan    saluran komunikasi    yang  ada.  Dua  usulan yang  pertama  dapat  dilihat pada Tabel 2   diatas.
Komunikasi  merupakan  medium terpenting  dalam  manajemen perubahan karena  disinilah  titik  untuk  membuat manusia  berubah.  Komunikasi  memiliki the rule of 7 (7 Aturan), yaitu pesan yang sama  harus  diulang  sebanyak  7  kali dengan 7 medium berbeda.
Pengulangan  adalah  untuk  membuat orang  ingat  dan  memiliki  kesadaran bahwa  hal  itu  penting  (sesuatu  yang diulang2
membuat otak
kita memprioritaskannya,  contohnya  iklan). Medium yang berbeda untuk memastikan  setiap  orang  pada  setiap saat  dan  dimana  saja  mendapatkan pesan yang sama (email, buletin organisasi,  memo  kepala,  pembukaan rapat, kata pengantar, diskusi dsb).
Berdasarkan pengamatan di lapangan, perguruan tinggi ini menghadapi  masalah yang  cukup  rumit selama proses perubahan dalam konteks implementasi SIKA-ERP, seperti  kebijakan,    kesiapan    SDM maupun    sistem.    Oleh    karena    itu program    perubahan    disini  pekerjaan yang  sangat  menantang.  Agar  proses perubahan berjalan efektif, peneliti
berpendapat model manajemen perubahan ADKAR lebih baik diterapkan sebagai siklus berkesinambungan dengan  pendekatan  persuasif  seperti pendidikan,  komunikasi,  partisipasi  dan keterlibatan daripada pendekatan secara  linier  (Gambar  4).  Sebagai catatan  bahwa  selama  implementasi SIKA-ERP iterasi (looping) dapat dilakukan  mulai  dari  langkah  nomor  4 yaitu ability lalu  kembali  ke desire yaitu melakukan perubahan melalui pemberdayaan. Iterasi dapat
dilakukan      dengan      fleksibel,      tidak terlalu    kaku,    namun    pimpinan  tetap harus  menekankan  pentingnya  setiap tahapan proses untuk memastikan keberhasilan  proses  perubahan  dan berkelanjutan  dalam  skala  perubahan yang luas.

## Gambar 6. Prioritas Langkah Perubahan ADKAR.
Gambar  6     menyajikan    usulan langkah-langkah    perubahan    d alam proyek implementasi
SIKA-ERP menggunakan model perubahan
ADKAR. Prioritas aktivitas untuk perubahan  ke  arah  perbaikan  dari prioritas  rendah  ke  prioritas  tinggi  yaitu secara
berurutan; Awareness , Knowledge , Desire dan Reinforcement . Dari wawancara mendalam dengan pimpinan PUSKOM menilai hanya langkah Reinforcement yang  belum diterapkan.  Karena  itu  mereka  lebih memilih  untuk  menuju  ke  langkah Reinforcement . Reinforcement sangat penting  untuk  mempertahankan  proses
perubahan  agar  terus  berlangsung, diantaranya:
1.  Merayakan kesuksesan dan menerapkan program recognition 2.  Memberikan reward 3.  Mengumpulkan feedback dari karyawan 4.  Melakukan  audit  dan  pengukuran performa Dalam proses membangun
reinforcement ,  perlu  diketahui  terlebih dahulu tingkat reinforcement stakeholder terhadap perubahan dalam suatu perguruan tinggi.
Menanamkan
nilai-nilai baru
perubahan menjadi  budaya kerja
Dari forum group discussion diketahui  bahwa  salah  satu  masalah pada  aspek  manusia    dalam  konteks perubahan di perguruan tinggi ini adalah kurangnya  rasa  urgensi  untuk  berubah. Maka  untuk  mengatasinya  diusulkan menggunakan  kerangka  7S  McKinsey terutama komponen soft . Kerangka kerja ini  menekankan  tujuh  aspek  internal yang mendasar. Organisasi harus menyesuaikan  dan  mempertahankan aspek-aspek  internal  itu  jika  ingin kinerjanya meningkat dan mampu mengantisipasi  tantangan  masa  depan. Kerangka  7S  McKinsey  dibagi  lagi menjadi  dua  aspek  yaitu    elemen  keras dan  elemen  lunak.  Elemen  keras  terdiri dari struktur,  strategi dan sistem , sedangkan elemen lunak terdiri dari staf , keahlian, gaya dan nilai-nilai bersama . Berdasarkan  pengamatan,  wawancara mendalam  dan forum  group  discussion , prioritas pertama dalam upaya menanamkan perubahan menjadi budaya  kerja  adalah  perbaikan  pada elemen lunak yaitu sistem,  keterampilan dan komposisi staf. Dengan perbaikan ini diharapkan akan dapat mendukung nilai-
nilai  bersama  yang  dimiliki  yaitu  inovasi, kredibel,  akuntabel,  transparan  dan berkualitas.
Untuk  Menanamkan  nilai-nilai  baru tersebut menjadi budaya kerja digunakan langkah reinforcement model perubahan  ADKAR  dan  Kerangka  7S McKinsey elemen lunak:

## Sistem
Dari forum  group  discussion ,  fakta bahwa  sistem  SIKA-ERP  sudah  cukup memadai untuk mendukung pelaksanaan bisnis proses baik pada proses akademik maupun  pada  proses  yang  lain  seperti keuangan. Masalah muncul ketika SIKA- ERP  belum  berhasil  mengintegrasikan data  akademik  dengan  sistem  informasi yang  dimiliki  LLDIKTI  sebagai  tujuan pelaporan  setiap  aktivitas  akademik universitas.  Pengguna  menjadi  kurang kepercayaannya  terhadap  SIKA-ERP. Dalam  hal  ini  pimpinan  perlu  meninjau kembali kerja sama dengan vendor agar melakukan pendampingan untuk mengatasi permasalahan tersebut.

## Keahlian
Salah  satu  tantangan  utama  yang dihadapi  agar  implementasi  SIKA-ERP bisa lebih efektif adalah agar mempersiapkan orang-orang yang memiliki  kemampuan  mengelola  sistem dalam jumlah yang memadai.

## Staff
Penerapan  SIKA-ERP  dilakukan bersamaan  dengan  kondisi  peminatan calon mahasiswa untuk kuliah di perguruan tinggi ini yang sedang menuju ke  kondisi  yang  membaik.  Namun ternyata  karyawan  dengan  kualifikasi yang  diperlukan  untuk  memasang  dan mengelola  SIKA-ERP  sangat  terbatas. Karyawan  yang  ada  harus  mengerjakan pekerjaan rutin yang menjadi tanggungjawab  tupoksinya.  Pimpinan harus merekrut karyawan baru walaupun
tetap memerlukan pengembangan
karena  karyawan  baru  umumnya  masih usia muda dan belum punya pengalaman.  Para  staf  harus  dilatih berdasarkan persyaratan kebutuhan. Faktor  yang critical adalah  bagaimana karyawan mampu mengintegrasikan SIKA-ERP dalam proses bisnis universitas.
Shared Values Dari wawancara mendalam, peneliti mencatat tidak ada peserta yang mengetahui  nilai-nilai  inti  dari  institusi yaitu  kredibel,  akuntabel,  transparan, bertanggung  jawab,  dan  adil    padahal nilai-nilai  itu  akan  menjadi  jiwa  dan menjadi  identitas  institusi.  Nilai-nilai bersama  institusi  jika  diterapkan  dalam langkah-langkah perubahan diyakini bisa mempercepat  keberhasilan  perubahan dan  dapat  berperan  penting  untuk pengembangan  program  institusi  yang penting lainnya. Nilai-nilai institusi universitas perlu dikomunikasikan secara teratur  kepada  sivitas  akademika  dan karyawan agar mereka bisa mengaplikasikannya  dalam  menjalankan tugas-tugas . Pimpinan
harus memastikan bahwa
karyawan berkomitmen  untuk  institusi  perguruan tinggi  dan  perbaikan  perubahan.  Upaya untuk  membangun  komitmen  dalam implementasi SIKA-ERP dilakukan melalui tiga tahap. Pertama, mengorganisir dan mempromosikan proyek  implementasi  SIKA-ERP.  Kedua, bersamaan
dengan itu, mengkomunikasikan informasi
implementasi
dan
membangun kesadaran  akan  perubahan.  Ketiga dikembangkan  nilai-nilai  dimana  ada perasaan  diakui  atas  prestasi  kerja karyawan  dengan  pemberian  hadiah atau penghargaan.

## PENUTUP

## Kesimpulan
Manajemen  perubahan  sangat dibutuhkan dan dapat mendorong keberhasilan upaya implementasi sistem SIKA-ERP.  Meskipun  perkembangan teknologi  informasi  demikian  cepat  dan semakin  canggih  untuk  mendukung kebutuhan  bisnis  institusi,  namun  yang paling penting adalah mengubah mindset (pola  pikir)  karyawan  sehingga mau      menerima      dan      memanfaatkan teknologi      informasi      tersebut. Karyawan  akan  menolak  perubahan, kecuali  mereka  benar-benar  memahami tentang  program  perubahan  seperti apa  keperluannya,  tujuannya,  langkah- langkah strategi dan hasil yang diinginkan  dan  percaya  akan  berhasil dan menguntungkan baik bagi organisasi dan diri mereka sendiri.
Untuk    mengembangkan    langkah- langkah    perubahan    yang    efektif, Un i ve rs ita s perlu menganalisa tentang
kekuatan-kekuatan
pendorong      dan      kekuatan-kekuatan yang  menahan perubahan    pada karyawan terkait dengan upaya implementasi SIKA-ERP. Adalah penting
bagi manajemen untuk memahami persepsi pengguna terhadap perubahan.    Sebagai  contoh,  beberapa pengguna masih trauma pada peristiwa    gagalnya integrasi SIKA-ERP dengan  aplikasi  LLDIKTI  dimasa      lalu. Sebagian  pengguna  karena  mengingat masa lalu itu bisa jadi memiliki pandangan yang berbeda tentang kebutuhan untuk perubahan.
Implementasi    SIKA-ERP    dapat dikategorikan  sebagai  perubahan  yang radikal,  oleh  karena  itu  dibutuhkan alokasi  waktu  dan  upaya  yang  sangat intensif    untuk  melakukan  langkah- langkah      manajemen perubahan.
Diantara langkah manajemen
perubahan  yang  dibutuhkan      adalah
komunikasi   yang   tak   kenal lelah   dan edukasi    kepada    semua  pemangku kepentingan untuk    memahami program    perubahan.

## Rekomendasi
Pimpinan universitas harus memaksimalkan    fungsi  unit  organisasi Pusat  Komputer  (PUSKOM)  sebagai pusat  kegiatan  manajemen  perubahan dalam  rangka  implementasi  SIKA-ERP dan Pusat Jaminan Mutu (PJM). PUSK O M bertugas memantau,
mengevaluasi dan menyarankan langkah-langkah program  perubahan dalam sekala  luas  dan  strategis.  Orang- orang  yang  duduk  di  unit  ini  harus memiliki  kompetensi  dalam  manajemen strategi  dan  pengetahuan  yang  luas tentang  proses  bisnis  institusi.  PJM terus mengomunikasikan tentang pentingnya    sistem  SIKA-ERP  yang selaras dengan visi dan misi Universitas  dan  standard  mutu  yang telah ditetapkan.

## Saluran Komunikasi
Saluran  komunikasi  yang  ada belum  dimanfaatkan  secara  optimal. Contohnya  dalam  rangka  implementasi SIKA-ERP banyak hal  yang  bisa disampaikan  yang  bisa  memengaruhi cara  pandang  atau  pola  pikir  sivitas akademika  dan  tenaga  kependidikan, misalnya    komitmen    apa    saja    yang dibutuhkan untuk perubahan berkelanjutan    atau  mengapa  harus berpartisipasi.
Sebagai percontohan implementasi
SIKA-ERP,  sebaiknya  terlebih  dahulu dilakukan strategi manajemen
perubahan
pada skala
terbatas.
Misalnya  diterapkan  pada  salah  satu Program Studi (Prodi). Tujuannya adalah untuk mendapatkan pembelajaran yang representatif  tentang perubahan
dan
pengelolaannya sehingga  lebih  mudah  dikembangkan
lebih  lanjut  pada  skala  yang  lebih  besar di  institusi.  Inisiatif    atau    program perubahan    membutuhkan    energi, terutama   energi   yang diperlukan untuk menahan  reaksi  negatif.  PJM  dan PUSKOM  bersama-sama   dengan  para agen perubahan  internal  membuat rencana dan mengkoordinir  pelaksanaan proyek percontohan implementasi sehingga  dengan  pengalaman    itu dapat  memudahkan    implementasi  dan pengembangan
pengelolaan perubahan  pada  skala  yang  lebih  luas di  institusi  dalam  rangka  implementasi SIKA-ERP. Semua rekomendasi strategi manajemen  perubahan  diatas  dapat juga diterapkan pada institusi perguruan tinggi lain  yang  akan  atau sedang  melakukan  program perubahan terutama  pada  upaya implementasi teknologi sistem informasi.

## DAFTAR  PUSTAKA.
Hiatt, Jeffrey M. (2006). Learning Center Publications. Colorado: PROSCI.
Palmer ,  Ian,  et  all.  (2009).  Managing Organizational Change, “A
Multiple  Perspectives  Approach”.
Second  Edition.  New  York:  The McGraw-Hill Companies.
McKinsey and Company (2006), Organizing  for  successful  change management:  a  McKinsey  global survey”, McKinsey Quarterly, July, www.mckinseyquarterly.com/Orga nizing_for_successful_change_ma nagement_A_McKinsey_Global_S urvey_1809
Hayes.  (2014).  The Theory  and  Practice of  Change  Management.  4th  ed. 2014 edition: Palgrave Publisher
Donagher.(2014). The Impact of Business Growth on ERP Strategy: The Patchwork Quilt.
https://lumeniaconsulting.com/en/i nsights/blogs/erp-its-not-it-project- its-business-project.
The Human Side of ERP Implementations: Can Change Management Really Make a Difference? (2007). https://www.researchgate.net/publi cation/221296772_The_Human_S ide_of_- ERP_Implementations_Can_Chan ge_Management_Really_Make_a _Difference
The  Standish  Group  Report  Chaos. (2014).
Raymond, Kelah  N,  Strategic  Allignment and Planning. 2017. The Two Silent Killers of Change Management.
Dokumen Internal Institusi. (2012)
Sugiyono.  (2015).  Metode  Penelitian Pendidikan Pendekatan
Kuantitatif,  Kualitatif,  dan  R&D.
Bandung: Alfabeta.