## MENINGKATKAN EFISIENSI LAYANAN PELANGGAN MELALUI SISTEM AUTO ATTENDANT
Solihul Hadi, Desi Ramayanti Teknik Informatika, Universitas Dian Nusantara JI Tanjung Duren Barat II No 1 Grogol Jakarta Barat desi.ramayanti@undira.ac.id

## ABSTRAK
Efesiensi dan kualitas layanan telepon pada PT Compnet memliki peran krusial dalam pelayanan klien, baik dalam Office Hours maupun Non-Office Hours. Masalah yang timbul pada penelitian ini terlatak pada pelayanan diluar jam kerja yang sering kali diabaikan karena absennya intervensi manusia, dimana akan berdampak negatif terhadap citra perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengakomodir panggilan yang dilakukan client ke arah system  Auto  Attendant,  agar  system  menjawab  panggilan  secara  otomatis.  Metode  pengembangan  sistem  ini melibatkan  analisis  Call  Detail  Record  (CDR)  dan  hasil  survei  Surat  Kepuasan  Pelanggan  (SKP)  untuk mengidentifikasi kebutuhan klien dan tantangan yang dihadapi Compnet, desain antarmuka pengguna yang intuitif berdasarkan  hasil  analisa,  dan  implementasi  algoritma  pengenalan  suara  dengan  tujuan  mempermudah komunikasi  pengguna  dengan  sistem.  Hasil  dari  pengujian  1-4  pada  sistem  Auto  Attendant  ini  mengonfirmasi bahwa  installasi  telah  dilakukan  dengan  baik.  Serta  uji  coba  dengan dummy  IP  Phone pada  pengujian  5 membuktikan  bahwa  sistem  telah  berfungsi  sesuai  dengan  pengaturan  yang  dilakukan.  Hal  ini  menunjukan peningkatan  yang signifikan  dalam efisiensi penanganan panggilan dan pengurangan beban pekerjaan  manual. Selain  itu,  penggunaan  teknologi  suara  membantu  menciptakan  pengalaman  pelanggan  yang  lebih  positif  dan meningkatkan citra perusahaan.
Kata kunci :  auto attendant; automatic answer system; cisco system; unified communication

## 1. PENDAHULUAN
Auto  Attendant  (AA)  merupakan  salah  satu inovasi tersebut, yang dirancang untuk mengotomatisasi  pengelolaan  panggilan  masuk. Sistem ini memungkinkan pemanggil untuk berinteraksi  dengan  menu  yang  dipandu  oleh  suara atau  keypad  telepon,  memilih  opsi  navigasi  seperti terhubung  ke  departemen  tertentu  atau  mendapatkan informasi  spesifik,  tanpa  memerlukan  bantuan langsung dari operator manusia [7] [4] [9]. Keberadaan AA  tidak  hanya  meningkatkan  efisiensi  dalam menangani  volume  panggilan  yang  besar  tetapi  juga memberikan  kesan  profesional  dan  meningkatkan kualitas layanan pelanggan.
Menghadapi  kompetisi  bisnis  yang  semakin ketat,  mempertahankan  komunikasi  yang  efektif dengan klien menjadi sangat penting. Kesalahan dalam pengelolaan komunikasi dapat mengakibatkan kerugian  citra  perusahaan  dan  penurunan  kepuasan pelanggan,  yang  pada  akhirnya  dapat  mengurangi loyalitas  mereka  [2]  [1].  Oleh  karena  itu,  sistem  AA menawarkan  solusi  strategis  dengan  memastikan bahwa setiap panggilan diarahkan ke tujuan yang tepat secara  otomatis,  mengurangi  waktu  tunggu,  dan meningkatkan efisiensi dalam penanganan permintaan [8].
PT Compnet, sebagai perusahaan yang bergerak di  bidang  IT,  mengimplementasikan  AA  untuk mengoptimalkan layanan pelanggan,  membagi  waktu layanan menjadi Office Hours dan Non-Office Hours untuk  memaksimalkan  ketersediaan  bagi  pelanggan, sambil meminimalkan ketergantungan pada intervensi manusia di luar jam kerja. Penelitian dari Universitas Indonesia  dan  Universitas  Padjadjaran  menunjukkan bahwa  penerapan  AA  dapat  meningkatkan  kepuasan pelanggan dan efisiensi layanan pelanggan [6] [3]
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menggambarkan bagaimana penerapan sistem AA di PT Compnet dapat meningkatkan  efisiensi,  kecepatan,  dan  kualitas layanan  komunikasi  dengan  klien.  Disamping  itu, analisis  ini  juga  menilai  dampak  sistem  terhadap kinerja  karyawan  dan  pengurangan  beban  kerja administratif,  terutama  dalam  mengelola  panggilan masuk  di  luar  jam  operasional  reguler.  Diharapkan, penelitian ini akan mengungkap manfaat ekonomi dari penerapan AA, sejalan dengan temuan dari Prosiding SNATIKOM  2022  dan  penelitian  Universitas Brawijaya yang mengindikasikan potensi keuntungan finansial bagi perusahaan [10] [5].

## 2. Tinjauan Pustaka
Tabel 1. Penelitian Terdahulu No Penulis Judul Jurnal Tinjauan Pustaka 1 Nurul Asyifah, Desi Ramayanti Optimasi Kinerja Jaringan Di Smk Al Fudhola Bekasi: Mikrotik RB 951Ui-2HnD adalah perangkat router yang memiliki berbagai fitur untuk mengelola dan mengoptimalkan kinerja jaringan. Dengan desain kompak dan kemampuan yang handal,
No Penulis Judul Jurnal Tinjauan Pustaka Pengaturan Bandwidth Dengan Mikrotik Rb 951ui-2hnd Dan Penerapan Algoritma Simple Queue
perangkat ini telah menjadi pilihan populer, terutama di lingkungan pendidikan seperti SMK Al Fudhola Bekasi.
Pengaturan bandwidth menjadi elemen kritis dalam memastikan penggunaan jaringan yang efisien dan adil. Dalam konteks pendidikan, di SMK Al Fudhola Bekasi, pengaturan bandwidth menjadi kunci untuk mendukung kegiatan belajar mengajar, serta memastikan akses internet yang seimbang dan stabil bagi semua pengguna. 2 S. Black The Importance of Customer Service in the Digital Age Dalam era digital, transformasi teknologi telah mengubah cara pelanggan berinteraksi dengan merek dan perusahaan. Pelanggan tidak hanya menjadi konsumen, tetapi juga kontributor dalam proses bisnis melalui interaksi digital seperti media sosial, ulasan online, dan komunikasi langsung.
Media sosial menjadi saluran utama bagi pelanggan untuk menyampaikan pengalaman mereka. Perusahaan yang efektif menggunakan platform ini dapat meningkatkan citra merek dan memperoleh umpan balik yang berharga. Sebaliknya, ketidakpuasan pelanggan juga dapat tersebar dengan cepat.
Ketersediaan informasi instan dan berbagai opsi belanja online telah meningkatkan harapan pelanggan terhadap layanan. Mereka menginginkan respons cepat, solusi yang efisien, dan pengalaman yang disesuaikan dengan preferensi mereka. 3 T. Green How to Improve Customer Service with Auto Attendants Pelayanan pelanggan memiliki peran krusial dalam konteks bisnis modern, terutama dalam era digital saat ini. Seiring dengan perkembangan teknologi, harapan pelanggan terhadap layanan juga meningkat, menekankan kebutuhan akan solusi inovatif untuk memperbaiki dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Transformasi digital telah merubah cara pelanggan berinteraksi dengan perusahaan. Konsumen kini lebih terhubung, informasi lebih mudah diakses, dan mereka memiliki harapan yang lebih tinggi terhadap respon cepat dan pelayanan yang efisien. Oleh karena itu, perusahaan harus terus beradaptasi untuk memenuhi tuntutan pelanggan yang semakin kompleks ini. 4 D. Herlina & A. Kurniawan Pengaruh Auto Attendant terhadap Efisiensi Layanan Pelanggan di PT ABC. Layanan pelanggan yang efektif dan efisien merupakan elemen kunci dalam menjaga kepuasan pelanggan. Dalam era digital ini, di mana interaksi bisnis-pelanggan semakin meningkat secara online, penting untuk mengidentifikasi solusi otomatis yang dapat meningkatkan efisiensi dalam memberikan layanan yang responsif dan relevan.
Auto Attendant merupakan teknologi otomatis dalam sistem telepon yang menyediakan menu interaktif untuk pengguna. Seiring dengan kemajuan teknologi, Auto Attendant telah menjadi bagian integral dari strategi layanan pelanggan, memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi sejumlah fungsi dalam pengelolaan panggilan. 5 M. Jones 5 Benefits of Using an Auto Attendant for Your Business. Dalam era bisnis yang terus berkembang, teknologi komunikasi memainkan peran penting dalam menyediakan layanan pelanggan yang efisien dan efektif. Salah satu inovasi yang muncul adalah penggunaan Auto Attendant, sebuah sistem otomatis yang memberikan pesan dan menu interaktif kepada pelanggan saat mereka menghubungi perusahaan.
Auto Attendant membantu perusahaan meningkatkan efisiensi panggilan dengan mengarahkan panggilan ke tujuan yang tepat. Dengan menyediakan opsi menu yang jelas, pelanggan dapat memilih departemen atau ekstensi yang sesuai dengan kebutuhan mereka, mengurangi waktu tunggu dan mempercepat resolusi. Sistem Auto Attendant memastikan bahwa informasi yang disampaikan kepada pelanggan konsisten dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pesan yang diprogram dapat mencakup informasi kontak, jam kerja, atau bahkan promosi terkini,
memberikan kesan profesional dan teratur. 6 P. Mulyono & B. Raharjo Analisis Biaya- Manfaat Penerapan Auto Attendant di PT DEF
Analisis biaya-manfaat (CBA) adalah pendekatan sistematis untuk mengevaluasi proyek atau kebijakan dengan membandingkan biaya yang terkait dengan manfaat yang dihasilkan. Dalam konteks penerapan Auto Attendant, CBA dapat memberikan wawasan mendalam tentang efisiensi operasional dan keuntungan yang dapat diperoleh oleh bisnis.
No Penulis Judul Jurnal

## Tinjauan Pustaka
Auto Attendant, sebagai sistem interaktif yang mengelola panggilan secara otomatis, memiliki peran krusial dalam meningkatkan efisiensi dan pengalaman pelanggan. Penerapan Auto Attendant dapat mempengaruhi berbagai aspek bisnis, termasuk produktivitas karyawan, kenyamanan pelanggan, dan efisiensi operasional. 7 D. Putrianti & I. Rahmawati Analisis Kepuasan Pelanggan Terhadap Penerapan Auto Attendant Kepuasan pelanggan merupakan elemen kritis dalam kesuksesan bisnis. Penerapan teknologi seperti Auto Attendant dapat mempengaruhi persepsi dan pengalaman pelanggan, oleh karena itu, penting untuk menganalisis bagaimana penerimaan pelanggan terhadap implementasi Auto Attendant dalam interaksi bisnis. 8 Desi Ramayanti Analisis Dan Peningkatan Kualitas Layanan Pada Jaringan Komputer
Nirkabel Badan
Penghubung Lampung Dalam Mendukung Tugas Pemerintahan: Bahasa Indonesia
Jaringan komputer nirkabel telah menjadi tulang punggung dalam memfasilitasi komunikasi dan pertukaran informasi di berbagai sektor, termasuk sektor pemerintahan.
Peran jaringan komputer nirkabel dalam mendukung tugas pemerintahan, seperti pertukaran data, komunikasi internal, dan pelayanan publik.
Bagaimana jaringan komputer nirkabel dapat meningkatkan efisiensi operasional pemerintahan, termasuk pengelolaan data dan pertukaran informasi antarlembaga. 9 J. Smith Auto Attendant: Revolutionizing Call Management in Telecommunications Auto Attendant, sebagai komponen penting dalam sistem telekomunikasi, menyediakan menu interaktif yang memandu pengguna melalui opsi panggilan dengan otomatis. Sejarah dan evolusi dari sistem panggilan manusia ke penggunaan teknologi Auto Attendant.
Faktor-faktor yang mendorong pergeseran dari metode tradisional ke otomatisasi dengan Auto Attendant 10 E. White Auto Attendants and the Future of Customer Service Seiring perkembangan teknologi, perubahan dalam perilaku konsumen, dan tuntutan pasar global, layanan pelanggan telah mengalami evolusi yang signifikan.
Bagaimana Auto Attendants menjadi bagian integral dalam transformasi ini dengan menyediakan solusi otomatis untuk pengelolaan panggilan.Pengenalan kepada Auto Attendants sebagai sistem otomatisasi panggilan yang memberikan panduan interaktif kepada pengguna.Bagaimana Auto Attendants memainkan peran kunci dalam memberikan layanan pelanggan yang efisien dan responsif 11 A. Wibowo & H. Susanto Peran Auto Attendant dalam Meningkatkan Kualitas Layanan di Era Digital Auto Attendant adalah sistem otomatis dalam telekomunikasi yang memberikan panduan interaktif kepada pengguna, mengarahkan panggilan tanpa memerlukan intervensi manusia.Sejarah perkembangan Auto Attendant dan relevansinya dalam mendukung kualitas layanan di era digital.Bagaimana teknologi telah mengubah cara organisasi memberikan layanan pelanggan.Peningkatan ekspektasi konsumen terhadap responsivitas dan kemudahan dalam berinteraksi. 12 R. Williams Enhancing Customer Experience with Auto Attendant Technology Pengenalan konsep pengalaman pelanggan sebagai elemen kunci dalam kesuksesan bisnis modern. Bagaimana transformasi digital telah memfokuskan perhatian pada meningkatkan pengalaman pelanggan sebagai tujuan strategis.Penjelasan tentang bagaimana Auto Attendant, sebagai sistem otomatisasi panggilan, memainkan peran penting dalam merancang dan menyempurnakan pengalaman pelanggan.Bagaimana Auto Attendant dapat meningkatkan efisiensi operasional dan responsivitas dalam interaksi dengan pelanggan.
13 Cisco Systems, Inc. Cisco Unified Contact Center Enterprise Documentation Guide Pengenalan terhadap Cisco UCCE sebagai platform kontak pusat yang dirancang untuk memberikan pengalaman pelanggan yang unggul.Pentingnya UCCE dalam menyediakan berbagai layanan pelanggan, termasuk dukungan telepon, email, obrolan daring, dan lainnya.Penjelasan tentang komponen utama UCCE, termasuk Cisco Unified Communications Manager (CUCM), Cisco Unified Contact Center Enterprise (UCCE), Cisco Unified Customer Voice Portal (CVP), dan lainnya.Bagaimana komponen UCCE saling berinteraksi untuk menyediakan layanan yang terintegrasi dan responsif.Menyajikan informasi tentang tujuan utama dari panduan dokumentasi UCCE dan ruang lingkup informasi yang dicakup
3. METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metodologi PPDIOO,  yang  merupakan  kerangka  kerja  yang dikembangkan oleh Cisco Systems untuk merancang, mengimplementasikan, mengoperasikan, dan mengoptimalkan  jaringan  komunikasi  secara  efektif. Seperti  yang  dipaparkan  pada  Gambar  1,  metodologi ini  terdiri  dari  tahapan  Prepare  (Persiapan),  Plan (Perencanaan),  Design  (Perancangan),  Implement (Implementasi), Operate (Operasional), dan Optimize (Optimasi) [13].
Gambar 1. Metodologi PPDIOO
Dalam  konteks  penelitian  ini,  metodologi PPDIOO diterapkan untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerja jaringan di PT Compnet dengan memanfaatkan sistem Auto Attendant. Pendekatan ini dipilih berdasarkan keberhasilannya dalam memperbaiki dan mengoptimalkan kinerja jaringan di berbagai  studi  terkait,  seperti  yang  diilustrasikan dalam  optimasi  jaringan  di  SMK  Al  Fudhola  Bekasi dengan pengaturan bandwidth menggunakan Mikrotik [11]  dan  peningkatan  kualitas  layanan  pada  jaringan komputer nirkabel Badan Penghubung Lampung [12].

## 3.1. Prepare (Persiapan)
Tahap awal ini melibatkan identifikasi kebutuhan dan  tantangan  spesifik  yang  dihadapi  oleh  PT Compnet  dalam  konteks  layanan  pelanggan  dan manajemen panggilan. Selama jam operasional, proses penerimaan  panggilan  di  PT  Compnet  berlangsung dengan  cara  yang  terstruktur:  klien  yang  menelepon nomor  tertentu  akan  langsung  tersambung  ke resepsionis  yang  menanggapi  melalui  telepon,  suatu mekanisme  yang  dijelaskan  dalam  Gambar  2  yang menggambarkan diagram alir untuk proses penerimaan panggilan selama jam kerja.
Tahapan  proses  ini  meliputi  langkah  awal  di mana  klien  menghubungi  nomor  021  25676600, kemudian  panggilan  tersebut  dialihkan  kepada resepsionis,  dan  pada  akhirnya  panggilan  tersebut ditangani  hingga  selesai.  Di  luar  waktu  operasional, tidak adanya resepsionis berarti panggilan tidak akan direspon,  situasi  yang  berpotensi  merugikan  standar layanan  yang  diberikan  oleh  Compnet.  Selain  itu,
terdapat  situasi  dimana  tercatatnya  panggilan  yang tidak  berhasil  terhubung  dengan  resepsionis  atau bahkan  diabaikan.  Kejadian  ini  tercatat  dalam  Call Detail  Record  (CDR)  yang  tersimpan  di  sistem CUCM,  mengindikasikan  adanya  panggilan  yang tidak mendapatkan tanggapan atau tidak dijawab oleh resepsionis, dikenal sebagai panggilan yang terabaikan.
Gambar 2. Flowchart panggilan masuk saat Office Hours
Parameter yang tercatat dalam CDR seperti pada Tabel 1 mencakup: ID Node, ID Sesi, dan Nomor Urut, yang  memberikan  urutan  kejadian  panggilan;  Waktu Mulai  Panggilan,  yang  menandai  saat  panggilan dimulai; Waktu Akhir Panggilan, yang menandai saat panggilan  berakhir;  DN  Penghubung  (Nomor  yang Menelepon), yang mencatat informasi nomor penghubung; DN Tujuan, yang menunjukkan ekstensi yang  dihubungi;  Durasi  Antrian,  yang  mencatat lamanya  waktu  antrian  oleh  pemanggil;  dan  Nama Agen,  yang  menunjukkan  ekstensi  tujuan  yang dihubungi. Pengumpulan data dari umpan balik klien juga sangat krusial sebagai bagian dari evaluasi kinerja perusahaan.  Umpan  balik  ini  diperoleh  melalui  Surat Kepuasan  Pelanggan  (SKP)  yang  disampaikan  oleh klien  kepada  Compnet,  dengan  harapan  bahwa Compnet  akan  meningkatkan  kualitas  layanannya. Sebuah ilustrasi menampilkan SKP dari seorang klien yang  menyoroti  kekurangan  dalam  kualitas  layanan yang disediakan.
Umpan  balik  ini  memperkuat  kebutuhan  bagi Compnet  untuk  mengimplementasikan  sistem  Auto Attendant. Dalam konfigurasi sistem yang ada saat ini, telah tersedia infrastruktur yang mendukung pemasangan  sistem  Auto  Attendant,  termasuk keberadaan  server  fisik  BE6H-M5  di  Server  Farm yang  dilengkapi  dengan  mesin  virtual  Cisco  Unified Call  Manager  (CUCM)  yang  bertindak  sebagai  Call Agent,  memungkinkan  IP  Phone  untuk  melakukan panggilan  baik  dari  dalam  maupun  luar  jaringan. Secara  teoritis,  melalui  teknologi  Voice  Over  IP (VOIP), klien  yang  menelepon nomor 021 25676600 akan  disambut  oleh  Voice  Gateway,  yang  kemudian akan menerjemahkan nomor tersebut dan meneruskan panggilan  ke  IP  Phone  yang  digunakan  oleh resepsionis, sebagaimana digambarkan dalam Gambar 3 yang menunjukkan topologi sistem yang berlaku.
Tabel 1. Call Detail Record
Gambar 3. Existing Topology
Dalam  fase  persiapan  untuk  pengumpulan  data, penelitian  ini  akan  memanfaatkan  berbagai  metode untuk memahami secara mendalam tentang bagaimana panggilan masuk di handle selama waktu kerja dan di luar  jam  kerja  di PT  Compnet.  Analisis  ini  termasuk evaluasi  terhadap  Call  Detail  Record  (CDR)  dari sistem  Cisco  Unified  Call  Manager  (CUCM)  serta pengumpulan umpan balik langsung dari klien melalui Surat  Kepuasan  Pelanggan  (SKP)  sebagaimana  pada Gambar 4, dengan tujuan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan dan memastikan sistem mendukung  implementasi  Auto  Attendant  secara efektif.  Data  yang  dikumpulkan  akan  menjadi landasan penting untuk tahap perencanaan, memastikan bahwa strategi yang akan dikembangkan mampu mengatasi tantangan yang ada dan memenuhi ekspektasi  layanan  pelanggan  PT  Compnet  secara optimal.
3.2. Plan (Perencanaan) Perencanaan strategis dilakukan dengan mempertimbangkan  sumber  daya  yang  tersedia  dan target  waktu  implementasi.  Dalam  fase  perencanaan, PT Compnet mengadopsi pendekatan strategis dengan memfokuskan  pada  evaluasi  sumber  daya  yang  ada dan  menetapkan  jangka  waktu  realistis  untuk implementasi.  Tahap  ini  melibatkan  penilaian komprehensif  terhadap  semua  aset  yang  tersedia, mencakup  tim  yang  akan  bertanggung  jawab, teknologi yang dibutuhkan, dan dana yang dialokasikan  untuk  inisiatif  ini.  Tahap  ini  dilakuka perencanaan  yang  efektif  dengan  timeline  yang terstruktur  untuk  mengatur  setiap  fase  proyek,  mulai dari  tahap  awal  pengembangan  hingga  ke  pengujian dan  peluncuran  sistem.  Selain  itu,  identifikasi  risiko dan  pengembangan  strategi  mitigasi  menjadi  penting untuk  menjamin  kelancaran  implementasi  tanpa hambatan yang signifikan.
Rencana  komunikasi  yang  efektif  antara  tim proyek  dan  semua  pihak  yang  terlibat  juga  sangat penting.  Ini  memastikan  bahwa  informasi  mengalir dengan lancar dan setiap masukan atau kekhawatiran dapat  ditangani  dengan  cepat.  Selanjutnya,  persiapan rencana pelatihan bagi pengguna dan tim IT yang akan mengoperasikan sistem baru dianggap sebagai langkah penting untuk memastikan penerimaan dan penggunaan sistem yang efisien. Akhirnya, peninjauan dan penyesuaian rencana berdasarkan evaluasi berkala terhadap  kemajuan  proyek  memungkinkan  PT Compnet untuk secara dinamis menyesuaikan dengan tantangan  yang  muncul,  memastikan  bahwa  tujuan implementasi dapat dicapai dengan sukses. Keseluruhan tahapan ini dirancang untuk memastikan bahwa implementasi Auto Attendant dapat dilaksanakan  secara  efektif,  mendukung  peningkatan layanan  kepada  pelanggan  dan  optimisasi  operasi perusahaan.

## 3.3. Design (Perancangan)
Desain  sistem  Auto  Attendant  dirancang  untuk memenuhi spesifikasi teknis dan kebutuhan operasional  PT  Compnet.    Dalam  tahap  perancangan implementasi  Auto  Attendant  di  PT  Compnet, beberapa  langkah  penting  dan  komponen  kritis diperlukan  untuk  memastikan  sistem  beroperasi dengan efektif dan efisien. Perancangan ini mencakup kebutuhan software, alokasi IP Address, pengembangan topologi jaringan, dan konfigurasi alur panggilan  masuk.  Berikut  ini  adalah  penjabaran tahapan perancangan tersebut:

## 3.4. Kebutuhan Software dan IP Address
Untuk  keperluan  software,  PT  Compnet  akan menggunakan Cisco Unified Communications Manager  (CUCM)  yang  dapat  diakses  melalui  link yang disediakan oleh Cisco. Software ini akan menjadi inti dari sistem komunikasi dan manajemen panggilan di  PT  Compnet,  memungkinkan  integrasi  dengan berbagai komponen sistem lainnya. IP Address untuk setiap  komponen  dalam  sistem  telah  ditetapkan  dan dijabarkan  dalam  Tabel  2,  yang  memastikan komunikasi  yang  lancar  dan  terstruktur  antara perangkat dalam jaringan.
Tabel 2. IP Address

## 3.5. Proposed Design Topology
Topologi  jaringan  yang  diusulkan  melibatkan penambahan  sebuah  Virtual  Machine  (VM)  yang bernama  Cisco  Unity  Connection  (CUC).  CUC  ini akan  berperan  penting  dalam  mengoptimalkan komunikasi melalui layanan Auto Attendant, memungkinkan  PT  Compnet  untuk  menyediakan respon  otomatis  kepada  panggilan  masuk.  Gambar  5 menampilkan topologi yang diusulkan, menggambarkan bagaimana komponen-komponen ini akan diintegrasikan dalam infrastruktur PT Compnet.
3.6. Komponen  Server  untuk  Implementasi  Auto Attendant
Tabel 3. Komponen Server
Tabel  3 memberikan penjelasan tentang komponen  yang  terdapat  di  dalam  server.  Alur panggilan  masuk  yang  direncanakan  melibatkan beberapa  langkah  utama,  mulai  dari  penerimaan panggilan di nomor 021 25676600, diikuti oleh salam pembukaan otomatis dari mesin penjawab. Berdasarkan  waktu panggilan, sistem  kemudian akan menentukan  apakah  panggilan  tersebut  diterima selama jam kerja dan menawarkan opsi bahasa kepada penelpon.  Gambar  6  menggambarkan  alur  panggilan masuk  ini,  menunjukkan  bagaimana  Auto  Attendant akan  memproses  dan  mengarahkan  panggilan  masuk berdasarkan parameter yang ditetapkan.
Gambar 6. Propose Design Incoming Call Flow

## 3.7. Implement (Implementasi)
Dalam  tahap  Implementasi,  PT  Compnet melaksanakan  pemasangan  dan  konfigurasi  teknis sistem Auto Attendant sesuai dengan rancangan yang telah  dibuat.  Proses  ini  meliputi  beberapa  langkah kritis  yang  memastikan  sistem  beroperasi  dengan optimal  dan  sesuai  dengan  kebutuhan  komunikasi perusahaan.  Berikut  adalah  langkah-langkah  utama dalam tahap implementasi:

## 3.8. Instalasi  Cisco  Unified  Communications Manager (CUCM)
Langkah  pertama  adalah  menginstal  CUCM, yang  merupakan  inti  dari  sistem  komunikasi  PT Compnet.  Instalasi  dilakukan  dengan  mengunggah template  OVF  yang  telah  diunduh  dari  situs  Cisco,
memastikan  template  sesuai  dengan  kebutuhan,  dan kemudian  memasukkan  file  ISO  ke  dalam  Virtual Machine  (VM).  Proses  instalasi  memerlukan  waktu sekitar  2-3  jam  dan  melibatkan  konfigurasi  awal seperti  pemilihan  zona  waktu,  pengaturan  hostname, alamat IP, subnet mask, gateway, serta username dan password untuk akses.

## Gambar 7. CUCM Dashboard

## 3.9. Instalasi Cisco Unity Connection (CUC)
Setelah  CUCM  terpasang,  langkah  selanjutnya adalah instalasi Cisco Unity Connection yang bertugas menyediakan  layanan  voicemail  dan  messaging. Proses  ini  serupa  dengan  instalasi  CUCM,  termasuk pengunggahan  template  OVF,  konfigurasi  awal,  dan pengaturan  parameter  jaringan.  Instalasi  CUC memerlukan waktu sekitar 3-4 jam.

## Gambar 8. CUC Dashboard
3.10. Konfigurasi  Cisco  Unified  Call  Manager (CUCM)
Setelah  instalasi  selesai,  langkah  pertama adalah  mengaktifkan  layanan  yang  diperlukan  di CUCM. Ini dilakukan melalui antarmuka web CUCM, memasukkan alamat IP server ke dalam browser, dan login menggunakan kredensial yang telah ditetapkan. Penting  untuk  memastikan  semua  layanan  yang relevan diaktifkan dan berstatus aktif.
Gambar 9. CUCM Services

## 3.11. Membuat Voice Mail Port
Langkah  selanjutnya  adalah  pembuatan  voice mail  port  di  CUCM,  yang  berfungsi  sebagai  sarana komunikasi  antara  CUCM  dan  CUC.  Proses  ini melibatkan  navigasi  menuju  fitur  voice  mail  dan memasukkan  konfigurasi  sesuai  dengan  desain  yang telah dirancang.

## Gambar 10. Voicemail Port Configuration

## 3.12. Konfigurasi Cisco Unity Connection
Gambar 11. System Call Handler
Setelah CUC terinstal, integrasi dengan CUCM dilakukan untuk memungkinkan fungsi Auto
Attendant.  Ini  termasuk  setup  System  Call  Handler yang  bertugas  menangani  panggilan  masuk  dan menyediakan respons berdasarkan input dari pemanggil. Langkah ini juga melibatkan pengunggahan  greeting  dan  konfigurasi  Caller  Input untuk mengarahkan pemanggil ke menu atau informasi yang diinginkan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebelum  memasuki  fase  pengujian  sistem  Auto Attendant,  terdapat  langkah-langkah  krusial  yang harus  dilakukan  untuk  memastikan  sistem  beroperasi dengan  baik.  Ini  termasuk  memverifikasi  integrasi antara  Cisco  Unified  Communications  Manager (CUCM)  dan  Cisco  Unity  Connection  (CUC), konfigurasi  CTI  Route  Point,  dan  pengaturan  Call Handler di CUC, serta pengecekan rekaman yang telah diunggah.  Tabel  4  memperlihatkan  skenario  yang digunakan  untuk  menguji  integrasi  antara  kedua komponen tersebut.

## 4.1. Skenario Pengujian
Tabel 4. Skenario Pengujian
4.2. Pengujian 1
Integrasi  antara  Cisco  Unified  Communications Manager (CUCM) dan Cisco Unity Connection (CUC) telah  berhasil  terlaksana  dengan  lancar.  Gambar  12 menunjukan keberhasilan  integrasi  ini  dengan dibuktikan  melalui  status registrasi dari voice port di CUCM,  yang  menandakan  bahwa  koneksi  antara kedua sistem telah terestabilisasi dengan baik.

## Gambar 12. Voicemail Port Status

## 4.3. Pengujian 2
Pengaturan  CTI  Route  Point  telah  disesuaikan agar  cocok  dengan  nomor  Call  Handler,  memastikan Cisco  Unified  Communications  Manager  (CUCM) mampu meneruskan panggilan ke sistem Cisco Unity Connection (CUC). Tujuan dari konfigurasi ini adalah untuk  memfasilitasi  pemindahan  panggilan  masuk secara  efisien  ke  sistem  CUC,  memungkinkan pengelolaan  panggilan  otomatis  melalui  Auto Attendant.

## Gambar 13. CTI Route Point

## 4.4. Pengujian 3
Call  Handler  dalam  Cisco  Unity  Connection (CUC) telah berhasil dikonfigurasi , dan rekaman yang diperlukan  sudah  diunggah.  Langkah  ini  memastikan bahwa  sistem  siap  untuk  menyediakan  respons otomatis  kepada  pemanggil,  sesuai  dengan  skenario panggilan yang telah ditentukan.

## Gambar 14. System Call Handler Verify

## 4.5. Pengujian 4
Dalam  proses  pengujian,  ketika  sistem  Auto Attendant  melakukan  verifikasi  terhadap  waktu
panggilan dan  menentukan bahwa panggilan tersebut berlangsung selama jam kerja, sistem akan memberikan opsi bahasa kepada pemanggil. Pemanggil diberikan  pilihan  antara  layanan  dalam Bahasa  Indonesia  dengan  instruksi,  "Silahkan  tekan extension yang Anda tuju, atau tekan 0 untuk bantuan Operator," atau layanan dalam Bahasa Inggris dengan instruksi, "Please press the extension you want to reach or  press  0  for  Operator  Assistance."  Hal  ini memberikan  fleksibilitas  kepada  pemanggil  untuk memilih  bahasa  yang  mereka  pahami,  meningkatkan aksesibilitas  dan  memudahkan  interaksi  dengan layanan  pelanggan,  sekaligus  menunjukkan  adaptasi sistem terhadap kebutuhan pengguna yang beragam.

## Gambar 15. Billing System

## 4.6. Pengujian 5
Pengujian sistem
dilaksanakan dengan memanfaatkan Dummy  IP  Phone  untuk  menghindari gangguan  pada  sistem  produksi.  Gambar  16 menjelaskan  Cisco  IP  Communicator  diaktifkan  dan softphone  didaftarkan  pada  CUCM,  menampilkan bahwa  softphone  terdaftar  dengan  ekstensi  5000. Waktu  yang  ditampilkan  di  sudut  kiri  atas  softphone telah  disinkronkan  sesuai  dengan  Network  Time Protocol (NTP).
Gambar 16. IP Phone Dummy
Selanjutnya, dilakukan panggilan  ke  ekstensi 7000  yang  merupakan  system  call  handler.  Sebagai respons, sistem akan memainkan rekaman sesuai yang telah diatur pada System  Call Handler, menunjukkan bahwa  sistem  telah  berfungsi  sesuai  dengan pengaturan yang telah dilakukan.

## Gambar 17. Call to AA
4.7. Pengujian sistem Auto Attendant menunjukkan  bahwa  sistem  dapat  mengelola panggilan  masuk  dengan  efektif,  memberikan  Salam Pembukaan  dan  arahan  yang  jelas  kepada  penelpon. Pilihan bahasa dan instruksi selanjutnya memfasilitasi interaksi yang mudah bagi penelpon, baik selama jam kerja  maupun  di  luar  jam  kerja.  Implementasi  dan pengujian sistem Auto Attendant di PT Compnet telah menunjukkan peningkatan dalam pengelolaan panggilan  masuk.  Ini  tidak  hanya  meningkatkan efisiensi  dalam  penanganan  panggilan  tapi  juga memberikan  pengalaman  yang  lebih  baik  bagi penelpon, memperkuat citra profesional PT Compnet. Keberhasilan implementasi ini menjadi bukti pentingnya  integrasi  sistem  komunikasi  yang  efektif dan  kebutuhan  untuk  pengujian  menyeluruh  sebelum penerapan penuh dalam lingkungan produksi.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Melalui  perjalanan  penelitian  ini,  kami  telah berhasil  menjawab  pertanyaan  penelitian  yang dirumuskan  awalnya.  Kesimpulan  ini  tidak  hanya mencerminkan  pencapaian  tujuan  penelitian,  tetapi juga  memberikan  gambaran  tentang  kontribusi penelitian  ini  terhadap  bidang  yang  lebih  luas.  Oleh karena  itu,  mari  kita  telaah  bersama  temuan-temuan kunci yang muncul dari penelitian ini.
Sejalan  dengan  visi  untuk  menyelaraskan pengembangan  teknologi  dengan  kebutuhan  praktis, penelitian  ini  menggali  secara  mendalam  bagaimana auto  attendant  dapat  meningkatkan  efisiensi  dalam sistem komunikasi. Dari analisis data dan pengamatan, kita  dapat  mengevaluasi  sejauh  mana  teknologi  ini memenuhi ekspektasi dan bagaimana penggunaannya dapat  dioptimalkan.Berikut  ini  point  positif  yang didapat  dari  implementasi  system  auto  attendant  : Panggilan masuk tidak akan terabai kan, karena system akan memberikan layanan pada panggilan masuk. Jika waktu  panggilan  dilakukan  diluar  jam  kerja  maka prompt  yang  diberikan  untuk  kembali  menghubungi pada  jam  kerja  dan  alternatif  akan  disambungkan  ke extension  security,  Adopsi  system  komunikasi  yang
sesuai  dengan  berkembangnya  teknologi,  dengan adopsi  system  ini  terjadinya  efiensi  sumber  daya manusia  yang  digunakan  untuk  melayani  panggilan, Menjaga  kepuasan  pelanggan,  pelanggan  akan  selalu mendapatkan  layanan  dengan  atau  tidak  adanya resepsionis, System dapat dikembangkan ke arah yang lebih baik

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S. Black, “The Importance of Customer Service in the Digital Age,” Forbes, Oct. 2018.
[2] T.  Green,  “How  to  Improve  Customer  Service with  Auto  Attendants,”  Business.com,  Nov. 2019.
[3] D.  Herlina  and  A.  Kurniawan,  “Pengaruh  Auto Attendant terhadap Efisiensi Layanan Pelanggan di  PT  ABC,”  Jurnal  Manajemen  dan  Akuntansi Universitas  Padjadjaran,  vol.  18,  no.  1,  pp.  56– 67, 2021.
[4] M. Jones, “5 Benefits of Using an Auto Attendant for Your Business,” RingCentral., Mar. 2022.
[5] P.  Mulyono  and  B.  Raharjo,  “Analisis  Biaya- Manfaat Penerapan Auto Attendant di PT DEF,” Jurnal Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya, vol. 25, no. 2, pp. 234–245, 2023.
[6] D.  Putrianti  and  I.  Rahmawati,  “Analisis Kepuasan  Pelanggan  Terhadap  Penerapan  Auto Attendant,” Skripsi. Universitas Indonesia, 2020.
[7] J. Smith, “Auto Attendant: Revolutionizing Call Management  in  Telecommunications,”  Journal of  Telecommunications  Innovation,  vol.  12,  no. 4, pp. 102–118, 2023.
[8] E.  White,  “Auto  Attendants  and  the  Future  of Customer Service,” TechCrunch, Dec. 2017.
[9] R. Williams,  “Enhancing Customer Experience with  Auto  Attendant  Technology,”  Customer Service Insights, Jun. 2021.
[10] A.  Wibowo  and  H.  Susanto,  “Peran  Auto Attendant dalam Meningkatkan Kualitas Layanan di Era Digital,” Prosiding SNATIKOM 2022, 2022.
[11] N.  Asyifah  and  D.  Ramayanti,  “Optimasi Kinerja  Jaringan  Di  Smk  Al  Fudhola  Bekasi: Pengaturan  Bandwidth  Dengan  Mikrotik  Rb 951ui-2hnd  Dan  Penerapan  Algoritma  Simple Queue,”  Jurnal  Ilmiah  ILKOMINFO-Ilmu Komputer  & Informatika, vol. 7, no. 1, pp. 33– 46, 2024.
[12] D. Ramayanti,
“ANALISIS
DAN

## PENINGKATAN
KUALITAS LAYANAN PADA  JARINGAN  KOMPUTER  NIRKABEL BADAN PENGHUBUNG LAMPUNG DALAM
MENDUKUNG
TUGAS
PEMERINTAHAN:  Bahasa  Indonesia,”  JSAI (Journal Scientific and Applied Informatics), vol. 7, no. 1, 2024.
[13] “Cisco  Unified  Contact  Center  Enterprise Documentation  Guide,”  Cisco  Systems,  Inc, 2023.