Jurnal Generic , Vol. 9, No. 2, September 2014, pp. 342~347 ISSN: 1907-4093 (print), 2087-9814 (online)
Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
Abdi Darmawan 1 , dan Muhammad Said Hasibuan 2
1,2 Sistem Komputer, Institut Bisnis dan Informatika Darmajaya, Bandar Lampung E-mail: abdi@darmajaya.ac.id , dan msaid@darmajaya.ac.id

## Abstrak
Perkembangan  teknologi  yang  sangat  pesat  memberikan  nilai  lebih  bagi perguruan  tinggi  untuk  meningkatkan  keamanan  dan  kemudahan  dalam  menyimpan informasi.  Teknologi  tidak  hanya  menggunakan  data  sistem  informasi  secara  umum, tetapi  juga  membantu  dalam  proses  audit  internal.  Perguruan  tinggi  dan  pendidikan saat  ini  memerlukan  penjamin  mutu  guna  memastikan  mutu  pendidikan.  Penerapan sistem  penjaminan  mutu  yang  sudah  berjalan  memerlukan  proses  audit  internal  guna memastikan  proses  mutu  tetap  berjalan.  Internal  audit  memiliki  peran  penting  dalam suatu  manajemen,  dimana  pelaksanaan  audit  internal  dilakukan  dengan  form-form audit  dalam  bentuk  kertas  maupun  secara  elektronik.  Sehingga  permasalahan  di  atas membutuhkan  alat  bantu  dengan  sedikit  melakukan  isian  dan  secara  otomatis  sistem akan menyalin semua kode yang sama berbasis paper list, mengolah dalam bentuk file presentasi  (grafik),  analisis  data  dan  lainnya.  Auditor  dapat  menambahkan  atau mengurangi data dengan pengisian langsung pada menu klausa pertanyaan. Selain itu, auditor dapat langsung memberikan catatan temuan serta kapan departemen atau unit kerja  dapat  memberikan  tanggapan  terhadap  temuan  itu  untuk  diselesaikan  dari  segi manajemen  historikal  hasil  audit  yang  akurat  dan  tersaji  secara  cepat,  serta  dapat dibandingkan antara hasil audit setiap departemen, setiap klausul maupun atas waktu. Hasil  audit  juga  menyajikan  performance  setiap  departemen  dalam  bentuk  angka (ukuran  kuantitatif).  Selain  itu,  perangkat  lunak  dapat  menyajikan  record  audit  per auditor untuk membantu evaluasi, dan meningkatkan kompetensi auditor.
Kata kunci : auditor internal, penjamin mutu, paper list, manajemen historikal, record audit .

## Abstract
The  increasing  of  technology  is  very  rapidly  to  give  value  added  for  college  to improve  the  security  and  make  easy  in  saving  all  information.  Technology  is  not  only used  for  the  information  system  in  general,  but  also  assists  in  the  process  of  internal audit. Nowadays, colleges and education require the quality of insurance to ensure the quality of education in the implementation of insurance quality or guarantee of quality which  have  run  need  a  process  of  quality  kept  running.  Internal  audit  has  important roles  in  implementation  of  management  which  is  implemented  by  using  form  of  paper audit  or  by  using  electronic  audit.  According  to  the  problem  above  is  needed  tools  to fulfill the form and automatically system will copy the same codes based on paper list, to provide in file presentation (graphic), data analysis etc. Auditors can directly fulfill the questions and giving comment. Besides, auditor  can directly give their findings as well as when a department or work units can provide feedback when this finding could be  finished  in  term  of  management  historical  as  the  result  of  audit  accurately  and
Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
(Abdi Darmawan)
343
quickly and can be compared between the audit department each clause and every time. The audit result of each department can also present the performance of any size in the form of numbers (quantitative). In addition, software can be presenting an audit record per auditor to assist the evaluation and to increase the competence of auditor.
Keywords : internal auditor, quality assurance, paper list, historical management, audit record .

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  Teknologi  Informasi  (TI)  yang  cepat  memunculkan  perangkat keras  dan  perangkat  lunak  dengan  biaya  murah.  Perkembangan  ini  memunculkan berbagai  macam  aplikasi  dan  model  pengelolaan  terhadap  TI. Berbagai perkembangan TI  ini  membuat  banyak  perusahaan  mengalami  pergeseran  dari  sistem  manual  ke komputerisasi  sehingga  penyimpanan  data  menjadi  efesien,  informasi  yang up  to  date , dan  cepat  dalam  penyajian  informasi.  Standar  pengukuran  internasional  pada  suatu organisasi  yang  dinamakan  dengan International  Standard  Organization (ISO)  tidak hanya pada perusahaan manufaktur saja tetapi dapat dilakukan di perguruan tinggi (PT). Suatu  lembaga  pendidikan  memiliki  faktor  kontrol,  informasi  dan  dokumentasi merupakan  hal  penting  dan  mempengaruhi  terhadap  kualitas  suatu  lembaga pendidikan tersebut. Salah satunya adalah aktivitas penjaminan mutu akademik di PT yang  dilakukan  suatu  internal  audit  di  setiap  unit  dan  jurusan.  Pelaksanaan  audit dilakukan  dengan  standar  guna  mencapai  tujuan  audit  yang  telah  ditetapkan sebelumnya.
Dalam  lembaga  pendidikan  informasi tidak  kalah  pentingnya  dengan  informasi di  dalam  perusahaan.  Informasi  yang  ada  haruslah  dilindungi.  Salah  satu  informasi yang  berpengaruh  pada  suatu  kualitas  pendidikan  adalah  informasi  yang  terdapat dalam  internal  audit,  dimana  internal  audit  pada  PT  lebih  mengarah  pada  audit kendali  mutu  jurusan  maupun  setiap  unit.  Pengumpulan  semua  informasi  yang berguna  untuk  melakukan  penilaian terhadap  mutu  jurusan dan  unit  harus  dilakukan melalui  beberapa  tahapan  proses  audit  memerlukan  waktu  yang  lama  apabila dilakukan  secara  manual,  seperti  pembuatan  pertanyaan  audit,  penentuan  klausal, temuan yang menyebabkan tidak tercapai standar proses atau target, kapan  perbaikan dari  hasil  temuan,  pendokumentasian  hasil  temuan  dan  perbaikan  temuan  serta pendokumentasian  dan  pencarian  informasi  audit  sebelumnya  memerlukan  waktu yang lama.
Untuk  menjaga  mutu  jurusan  dan  unit  tersebut,  serta  makin  kompleksnya penjaminan  mutu  ke  depan  perlu  dirancang  sistem  informasi  yang  dapat  memberikan kemudahan  dalam  mengaudit  dan  memberikan  informasi  dengan  dokumentasi  yang lengkap terkait dengan proses yang ada dan dapat sebagai media sosialisasi terkait dengan proses mutu di PT tersebut.

## 2. Metode Penelitian
Case  tools merupakan  suatu  produk  berbasis  komputer  bertujuan  mendukung satu  atau  lebih  aktivitas  perekayasaan  perangkat  lunak  ( software )  atau  proses
344
pengembangan software dengan melibatkan manusia [1]. Tujuan case tools yaitu: a. meningkatkan kecepatan analisis oleh pimpinan PT; b. memberikan Informasi terkait dengan proses bisnis yang berlaku; c. meningkatkan akurasi dalam melakukan audit; d. dokumentasi lebih baik; dan e. penggunaan oleh user yang masih awam.
Tahapan perancangan sistem informasi mutu audit menggunakan metode spiral diperlihatkan pada Gambar 1 berikut ini.
Analisis Kebutuhan • Interview Kebiasaan User • Pengamatan proses yang ada • Analisa Resiko • Analisa Kebutuhan Auditor • Analisa Kebutuhan Teraudit Pembuatan dan Validasi • Pembuatan rancangan • Pembuatan Interface • Pembuatan ketentuan validasi Evaluasi • Evaluasi user terhadap interface • Evaluasi resiko yang ada • Evaluasi kesesuaian kebutuhan • Evaluasi Perbaikan proses yang masih diperlukan Perencanaan •Perencanaan perbaikan dari evaluasi tahap 1 Analisis • Analisa kebutuhan user dari hasil evaluasi tahap 1 • Analisa ketepatan penggunaan dari yang diusulkan pada evaluasi tahap 1 • Analisa resiko • Analisa kelayakan dari tahap 1 Pembuatan dan Validasi • Perbaikan dari hasil evaluasi tahap 1 • Penambahan dari hasil evaluasi tahap 1 dan fase analisis Evaluasi • Evaluasi user terhadap pengembangan case tools tahap 2 • Evaluasi user terhadap perbaikan yang diharapkan dari tahap 1 Perencanaan • Perencanaan perbaikan dari evaluasi tahap 2 Analisis • Analisa kebutuhan user dari hasil evaluasi tahap 2 • Analisa ketepatan penggunaan dari yang diusulkan pada evaluasi tahap 2 • Analisa resiko • Analisa kelayakan dari tahap 2 Pembuatan dan Validasi • Perbaikan dari hasil evaluasi tahap 2 • Penambahan dari hasil evaluasi tahap 2 dan fase analisis Evaluasi • Evaluasi user terhadap pengembangan case tools tahap 3 • Evaluasi user terhadap perbaikan yang diharapkan dari tahap 2 Perencanaan Hasil Akhir • Perencanaan perbaikan dari evaluasi tahap 3 Analisis • Analisa kebutuhan user dari hasil evaluasi tahap 3 • Analisa ketepatan penggunaan dari yang diusulkan pada evaluasi tahap 3 • Analisa resiko • Analisa kelayakan dari tahap 3 Pembuatan dan Validasi • Perbaikan dari hasil evaluasi tahap 3 • Penambahan dari hasil evaluasi tahap 3 dan fase analisis Evaluasi • Evaluasi user terhadap pengembangan case tools secara keseluruhan. • Evaluasi user terhadap perbaikan yang diharapkan dari tahap Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4
Gambar 1: Tahapan Perancangan

## 3. Hasil dan Pembahasan
Pada  bagian  ini  menjelaskan  analisis  proses  bisnis  yang  dihasilkan,  analisis perancangan  DFD,  rancangan  kebutuhan  program,  disain  dan  relasi  tabel,  dan implementasi sistem informasi audit.

## 3.1 Analisis Proses Bisnis yang Dihasilkan
Hasil  analisis  proses  audit  di  penjaminan  mutu  IBI  Darmajaya  dapat menyimpulkan  dan  merancang  proses  yang  dijalankan  sebagai  acuan  auditor  dalam melakukan audit. Gambar 2 memperlihatkan proses bisnis yang terjadi pada bagian tim auditor , auditee dan top management [2].

## 3.2 Analisis Perancangan DFD
Analisis  perancangan  DFD  berdasarkan  masukan,  proses  dan  keluaran  yang diinginkan  menurut  proses  audit  serta  kebutuhan  dari  internal  audit  dapat  dilihat  pada Gambar 3. Perancangan  DFD  ini  digunakan sebagai  landasan pembuatan program dan database sistem informasi audit dan dokumentasi yang dilakukan.
Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
(Abdi Darmawan)
Gambar 2: Proses Bisnis yang berjalan
SISTEM INFORMASI MUTU INTERNAL (SIMIL) SISTEM AUDIT MUTU INTERNAL AUDITOR JURUSAN DAN DEPARTEMEN (AUDITEE) PIMPINAN PERGURUAN TINGGI Hasil Jawabn (CAR /CPAR) Jadwal Audit Klausal / checklit pertanyaan Data Jurusan / departemen Data user Master Proses Laporan Hasil Sementara Tanggapan (CPAR) Laporan Hasil Akhir / Historycal Pengingat jadwal Pengingat Jadwal L a p o ra n A k h ir S e m e n ta ra B or an g da n K el en gk ap an ny a L a p o ra n ta n g a l p e la k s a n a a n L a p o ra n H a sil A u d it Sistem Audit Form CPAR/CAR
Gambar 3: Rancangan DFD Sistem Informasi Audit

## 3.3 Rancangan Kebutuhan Program
Menurut  [3]  proses  berjalan  yang  telah  dirancang,  seperti  perancangan  DFD  dan tabel checklist pertanyaan berdasarkan kebutuhan program berbasis web antara lain:
A. Level Otorisasi (Akses)
a. Administrator system;
b. Auditor;
c. Departemen termasuk Management Representative; dan
d. Publik  terkait  SOP  bertujuan  agar  mahasiswa  dapat  melihat  proses  akademik yang ada di perguruan tinggi.
346
B.  Check  List  Audit (berisikan  daftar  pertanyaan  memuat  klausul  standar  ISO 90001:2008)  dan  pertanyaan  beberapa  butir  isian  borang  sebagai  penunjang  proses akreditasi, yang berisi antara lain:
a. Dokumen Mutu/Klausul/Butir;
b. Daftar Pertanyaan;
c. Referensi (SOP Unit);
d. Kesesuaian (Y/T) / ada atau tidak adanya temuan;
e. Indikator  Sasaran Mutu;
f. Referensi Sasaran Mutu (sarmut);
g. Pengukuran ( target dan realisasi);
h. Akar Penyebab/Akar Penunjang (form CAR) (4.FM-C 2.1.01 Form CAR);
i. Rencana Perbaikan dan Tindak Lanjut (form CPAR) (4.FM-A 1.1.01 Form Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan).

## C.  Dokumentasi
Dokumentasi ini berisikan bukan hanya dokumen hasil audit saja tetapi dokumen yang terkait dengan sistem proses bisnis di perguruan tinggi antara lain:
a. Quality Manual;
b. SOP;
c. Intruksi Kerja (IK);
d. FM (form); dan
e. Ketentuan (KT).

## 3.4 Disain dan Relasi Tabel
Disain  dan  relasi  tabel  yang  dikembangkan  untuk  sistem  informasi  audit disajikan pada Gambar 4.
Gambar 4: Disain dan Tabel

## 3.5 Implementasi Sistem Informasi Audit
Penelitian  ini  menghasilkan  sistem  informasi  audit  berbasis  web  yang  sesuai dengan  latar  belakang  dan  tujuan  yang  ingin  dicapai.  Sistem  informasi  audit  berguna untuk memudahkan pemantau atau evaluasi terhadap pelaksanaan ISO. Selain itu, menu dokumentasi  pada  sistem  audit  dapat  diakses  secara  online  sehingga  mempermudah pihak yang memerlukan dokumen tersebut.
Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
(Abdi Darmawan)
347

## 4. Kesimpulan dan Saran

## 4.1 Kesimpulan
1. Sistem  informasi  berbasis  Web  menghasilkan  daftar checklist berdasarkan  klausal ISO  9001:2008  dan  Standar  SNP  bertujuan  menghasilkan  data  serta  informasi sistem  penjaminan  mutu  perguruan  tinggi,  panduan,  kriteria  penilaian,  jawaban, laporan, tanggapan dan monitoroting dari temuan berbentuk informasi bagi institusi sebagai faktor atmosfir akademik yang lebih baik;
2. Sistem  informasi  audit  ini  menghasilkan  histori  dari  hasil  audit  dan  pengisian checklist pertanyaan  yang  dapat  di-edit  berdasarkan  kebutuhan  pertanyaan berdasarkan target Key Performance Indicator (KPI).

## 4.2 Saran
1. Perlu  ditambahkan  kuisioner  bagi  auditor  oleh auditee (teraudit)  berguna  untuk analisis dan performance dari auditor yang ada;
2. Pada dokumentasi perlu dibuatkan disain  seluruh  dokumen  terkait dengan SOP  di perguruan  tinggi  menggunakan  sistem  terbuka  di  web  tersebut,  contoh menggunakan  aplikasi dreamwever untuk  memudahkan auditor melihat  SOP maupun dokumen lain.

## Referensi
[1] A. N. Purbowo, “Analisa dan Pengembangan Tools Internal Audit pada Institut Teknologi  Sepuluh  Nopember”,  Jurnal  Ilmiah  Institut  Teknologi  Sepuluh November, 2010.
[2] G. Booch, I. Jacobson, & J. Rumbaugh, “Object Oriented Analysis and Design with Aplications”, Third Edition, Pearson Education, 2007.
[3]  R.  Weber,”Information  System  Control  and  Audit”,  the  University  of  Queenisland, Prentice Hall, 1999.