…………………………………………………………………………………………………….......................................... ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)

## TINJAUAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS DI RSUD KOTA BOGOR
Oleh Dwi Nurul Fadila 1 , Noor Yulia 2 , Puteri Fannya 3 , Nanda Aula Rumana 4 1,2,3,4 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Esa Unggul E-mail: 1 dilarsss123@student.esaunggul.ac.id
Article History: Received: 29-12-2022 Revised: 19-01-2023 Accepted: 09-02-2023
Abstract: Rekam  medis  inaktif  merupakan  rekam medis  pasien yang telah tidak aktif selama minimal  5 tahun  atau  setelah  meninggal  dunia,  yang  berarti pasien  sudah  tidak  menggunakan  fasilitas  pelayanan kesehatan  rumah  sakit  lagi.  Rekam  medis  perlu dilakukan  penyusutan,  yaitu  proses  mengurangi dokumen  rekam  medis  dengan  memindahan  rekam medis inaktif ke ruang inaktif, serta mengevaluasi dan memusnahkan  rekam  medis  yang  tidak  dipakai  lagi. Tujuan  penelitian  untuk  mengetahui  pelaksanaan penyusutan  dan  pemusnahan  rekam  medis  di  RSUD Kota  Bogor.  Metode  penelitian  deskriptif  dengan pendekatan  kualitatif  yang  memaparkan    hasil  dari observasi  di  ruang  filing  dan  wawancara.  Hasil penelitian rumah sakit sudah memiliki SPO penyusutan rekam  medis  inaktif,  serta  SPO  pemusnahan.  Dalam pelaksanaan, petugas melakukan tindakan penyusutan dan pemusnahan saat jadwal sudah keluar atau setiap ada  perintah.  Kendala  dalam  pelaksanaannya  yaitu belum  ada  petugas  khusus  yang  menangani penyusutan  dan  melaksanakan  alih  media,  jarak  dan lokasi penyimpanan rekam medis berbeda gedung, dan belum  memiliki  sarana  untuk  alih  media.  Saran melakukan  penyusutan  setiap  minggu  agar  rekam medis  tidak  bertumpuk,    ruang  rekam  medis  inaktif terpisah, dan disediakan sarana proses alih media.
Keywords: Rekam Medis Inaktif, Penyusutan, Pemusnahan

## PENDAHULUAN
Berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, dijelaskan pada pasal 1 bahwa rumah sakit adalah lembaga pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan  pelayanan  medis  pribadi  secara  lengkap  yang  menyediakan  pelayanan gawat  darurat,  rawat  inap,  dan  rawat  jalan  (Republik  Indonesia,  2009).  Di  rumah  sakit terdapat  unit  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan,  merupakan  unit  yang  memegang peranan penting dalam setiap fasilitas  kesehatan. Keberhasilan dan kualitas pelayanan yang

## Vol.2, No.9, Februari 2023
…………………………………………………………………………………………………………………………………… .. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
diberikan  dapat dilihat dari pengelolaan rekam medis dan pusat informasi kesehatan oleh tenaga profesional (Siswati, 2018).
Rekam  medis  merupakan  dokumen  atau  catatan  yang  berisi  identitas  pasien,  hasil pengobatan, hasil pemeriksaan, tindakan medis, dan pelayanan lain yang diberikan sarana pelayanan  kesehatan  kepada  pasien  (Kemenkes  RI,  2008).  Rekam  medis  ada  yang  masih aktif  dan  inaktif  atau  tidak  aktif.  Rekam  medis  aktif  merupakan  rekam  medis  yang  masih digunakan  pasien  untuk  pelayanan  kesehatan  sedangkan  rekam  medis  inaktif  merupakan rekam  medis  pasien  yang  telah  tidak  aktif  selama  minimal  5  tahun  atau  setelah  5  tahun meninggal  dunia,  yang  berarti  pasien  sudah  tidak  menggunakan  fasilitas  pelayanan kesehatan atau rumah sakit tersebut. (Hatta, 2017).
Rekam  medis  pasien  di  rumah  sakit  memerlukan  adanya  penyusutan  yaitu  proses mengurangi jumlah rekam medis  di rak aktif dengan cara menyortir rekam medis inaktif ke ruang  penyimpanan  rekam  medis  inaktif,  serta  mengevaluasi  dan  memusnahkan  rekam medis  yang  tidak  dipakai  lagi  sesuai  peraturan  yang  berlaku.  Tujuan  diadakannya penyusutan  yaitu  untuk  mengurangi  jumlah  rekam  medis  yang  semakin  bertambah, menyiapkan  rak untuk rekam  medis baru,  menjaga  mutu pelayanan dengan  mempercepat penyiapan  rekam  medis,  serta  menyelamatkan  rekam  medis  yang  bernilai  guna  (Widjaja, 2020).  Tahapan  dalam  pelaksanaan  penyusutan  rekam  medis  antara  lain  pemilahan, pemindahan, penilaian, alih media, dan pemusnahan (Kemenkes RI, 2006).
Berdasarkan  hasil  observasi  awal  yang  dilakukan  penelti,  RSUD  Kota  Bogor menyimpan rekam medis secara sentralisasi, pada penyimpanannya rekam medis dibagi ke dalam  2  ruangan  yang  terpisah  karna  keterbatasan  ruangan.  RSUD  juga  belum  memiliki ruangan  khusus  untuk  rekam  medis  inaktif.  Sehingga  rekam  medis  yang  sudah  inaktif disimpan di dalam gudang bersama berkas-berkas lainnya yang sudah tidak terpakai.
Berdasarkan  wawancara,  RSUD  Kota  Bogor  sudah  pernah  melakukan  penyusutan dan  pemusnahan  rekam medis  inaktif, terakhir melakukan penyusutan di  tahun  2021 dan terakhir  pemusnahan  tahun  2020.  Dalam  proses  penyusutan  rekam  medis,  mereka  belum memiliki petugas khusus sehingga saat proses penyusutan berlangsung sekitar 2-5 petugas rekam  medis  yang  sukarela  melakukan  penyusutan  diluar  jam  kerjanya.  Selain  itu terbatasnya  ruang  penyimpanan  dan  rak  penyimpanan  dapat  berpengaruh  pada  ruang penyimpanan  rekam  medis  dimana  rekam  medis  akan  semakin  menumpuk,  yang  dapat berakibat  pada  sulitnya  pengambilan  rekam  medis  oleh  petugas  dan  rawan  terjadinya missfile .
Tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu  untuk  mengetahui  pelaksanaan  penyusutan  dan pemusnahan  rekam  medis  di  RSUD  Kota  Bogor  dengan  mengidentifikasi  SPO  penyusutan dan  SPO  pemusnahan,  mengidentifikasi  pelaksanaan  penyusutan  dan  pemusnahan,  serta mengidentifikasi  faktor  masalah  dalam  pelaksanaan  penyusutan  dan  pemusnahan menggunakan unsur 5M ( man, money, material, machine, method ) di RSUD Kota Bogor.

## LANDASAN TEORI
Rekam medis adalah berkas  yang  berisikan dokumen dan  catatan tentang  identitas pasien,  pengobatan,  hasil  pemeriksaan,  pelayanan,  dan  tindakan  lain  kepada  pasien  di sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2017) . Rekam medis harus memuat informasi lengkap
…………………………………………………………………………………………………….......................................... ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
tentang masa lalu, sekarang, dan masa depan pelaksanaan proses pelayanan medis (Kholili, 2011).
Rekam  medis  ada  yang  masih  aktif  dan  yang tidak aktif/inaktif.  Rekam  medis  aktif adalah  rekam  medis  yang masih digunakan  oleh  pasien  yang  berkunjung    ke  rumah  sakit. Sedangkan rekam medis inaktif adalah rekam medis yang  tidak akan pernah digunakan lagi karena pasien tidak pernah berkunjung lagi selama 5 tahun ke rumah sakit (Istikomah et al., 2020).  Dalam  Permenkes  No.  269  tahun  2008,  rekam  medis  pasien  wajib  disimpan sekurang-kurangnya  untuk  jangka  waktu  5  tahun  terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas 5 tahun, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (Kemenkes RI, 2008).

## Penyusutan Rekam Medis
Penyusutan  dilakukan  terhadap  rekam  medis  inaktif  untuk  mengurangi  jumlah rekam medis yang  bertambah akibat kegiatan manajemen rumah sakit. Penyusutan rekam medis    dimulai  dengan  pemilahan,  pemindahan,  evaluasi  atau  penilaian,  dan  pemusnahan rekam  medis  (Kemenkes  RI,  2006).  Penyusutan  rekam  medis  dilakukan  agar  tidak  terjadi penumpukan  berkas  yang  sangat  berpegaruh  terhadap  berkas  yang  memiliki  nilai  guna (Nuraini & Rohmiyati, 2016).
Tahapan Pelaksanaan Penyusutan
1. Pemilahan rekam medis
Tahapan  pelaksanaan  pemilahan  rekam  medis  inaktif  dalam  modul  pembelajaran (Widjaja, 2020):
1) Dimulai oleh petugas rekam medis melakukan pemilahan rekam medis
2) Petugas melakukan pemilahan terhadap rekam medis yang sudah inaktif selama 5 tahun
3) Selanjutnya rekam medis inaktif di pindahkan dari tempat rekam medis aktif ke tempat rekam medis inaktif
2. Pemindahan rekam medis
Dalam surat edaran (Dirjen Yanmed, 1995), tata cara pemindahan rekam medis aktif menjadi inaktif:
1) Dilihat dari tanggal kunjungan yang terakhir
2) Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir, rekam medis di pisahkan ke ruangan lain/terpisah dari rekam medis yang masih aktif
3) Rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.
3. Penilaian rekam medis
Dalam  modul  pembelajaran  (Widjaja,  2020),  terdapat  tata  cara  penilaian  rekam medis inaktif, yaitu:
1) Penilaian dilakukan oleh tim penilai rekam medis inaktif yang dibentuk berdasarkan keputusan direktur rumah sakit.
2) Tim penilai berdasarkan surat keputusan direktur, diantaranya:
a) Sub Komite Rekam Medis/ Komite Medis
b) Petugas Rekam Medis Senior

## Vol.2, No.9, Februari 2023
…………………………………………………………………………………………………………………………………… .. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
c) Tenaga lain yang terkait
3) Hal-hal yang dinilai:
a) Rekam medis tersebut sering digunakan untuk DIK /LIT
b) Berkas rekam medis yang mempunyai nilai guna disimpan untuk jangka waktu yang  ditentukan  oleh  Komite  Rekam  Medis,  tergantung  kepentingan  intern rumah sakit.
• Primer : Administrasi, hukum, keuangan, dan IPTEK
• Sekunder : Pembuktian dan sejarah
• Kasus lain yang dianggap perlu oleh rumah sakit seperti, perkosaan, kasus adopsi,  ganti  kelamin,  bayi  tabung,  cangkok  organ,  bedah  plastik,  dan sebagianya dapat diretensi lebih lama dari ketentuan umum
Menurut (Lestari et al., 2019), rekam medis yang dinilai berdasarkan pengelompokan rekam  medis  yang  sudah  habis  masa  simpannya  dalam  jangka  waktu  5  tahun  inaktif, untuk berkas yang dinilai meliputi:

## 1. Lembar ringkas masuk dan keluar
2. Surat Persetujuan Tindakan atau Informed Consent
3. Laporan operasi dan anastesi
4. Resume medis
5. Identifikasi bayi baru lahir
6. Lembar kematian

## Alih Media Rekam Medis
Alih  media  rekam  medis  merupakan  proses  pemindahan  rekam  medis  inaktif berbasis  kertas  ke  dalam  bentuk  file  ( micro  film ,  file  dalam hard  disk, file  dalam compact disc ) dengan tujuan agar lebih efisien. Tujuan alih media rekam medis inaktif yaitu (Widjaja, 2020a):
1. Menghemat  biaya  ruang  penyimpanan  rekam medis inaktif,  karna  1 DVD bisa  memuat lebih banyak banyak rekam medis
2. Meningkatkan pelayanan, karna memudahkan dalam pencarian rekam medis inaktif jika diperlukan
3. Meningkatkan keamanan rekam medis, karna akses dokumen dapat dibatasi
4. Bahan  pertimbangan  dalam  akreditasi  rumah  sakit,  dimana  unsur  penataan  dan pengelolaan dokumen Rekam Medis adalah salah satu yang disertakan dalam penilaian akreditasi rumah sakit
5. Tahap awal untuk pembiasaan digitalisasi rekam medis.

## Pemusnahan Rekam Medis
Pemusnahan  rekam  medis  adalah  proses  penghancuran  secara  fisik  arsip  rekam medis  yang telah berakhir  fungsi dan  nilai  gunanya.  Penghancuran dilakukan dengan  cara dibakar  habis,  dicacah  atau  di  daur  ulang  sehingga  tidak  dapat  lagi  dikenal  isi  maupun bentuknya,  sebagai  media  peyimpanannya  dapat  menggunakan  scanner  dan  mikrofilm sesuai  dengan  ketentuan  yang  telah  ditetapkan  (Kemenkes  RI,  2006).  Berkas  yang  sudah tidak mempunyai nilai kegunaannya dan telah melampaui batas waktu penyimpanan harus dilakukan  pemusnahan.  Pemusnahan  berkas  harus  dilakukan  secara  total  sehingga  tidak
…………………………………………………………………………………………………….......................................... ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
dapat  lagi  dikenali  bentuk  maupun  isinya  dan  disaksikan  oleh  badan  atau  lembaga pemerintah yang bersangkutan (Republik Indonesia, 1979).

## Tahapan Pelaksanaan Pemusnahan
Dalam surat edaran (Dirjen Yanmed, 1995), tata cara pemusnahan yaitu sebagai berikut: 1. Membentuk tim pemusnahan dari unit rekam medis dan tata usaha dengan SK Direktur Rumah Sakit
2. Tim pembuat pertelaan
3. Pelaksanaan pemusnahan terbagi menjadi 3 bagian:
a. Dibakar : menggunakan incinerator atau dibakar biasa
b. Dicacah (dibuat menjadi bubur)
c. Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah
d. Tim pemusnah membuat Berita Acara
Pemusnahan  yang  ditandatangani  Ketua  dan  Sekertaris,  serta  diketahui  Direktur Rumah Sakit
4. Tim  pemusnah  membuat  berita  acara  yang  ditandatangani  oleh  ketua  dan  sekertaris, serta diketahui oleh Direktur Rumah Sakit
5. Berita Acara Pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (RS, Vertikal kepala Dirjen. Pelayanan Medik)
6. Khusus  untuk  rekam  medis  yang  sudah  rusak  atau  tidak  terbaca,  dapat  langsung dimusnahkan  dengan  terlebih  dahulu  membuat  pernyataan  diatas  kertas  segel  oleh Direktur Rumah Sakit.

## Sumber Daya di Unit Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Sebagai unit kerja yang mengelola data dan informasi kesehatan pasien, unit rekam medis dan informasi kesehatan perlu didukung  sumber daya lainnya selain sumber daya manusia. Sumber  daya  yang  dibutuhkan  terdiri  dari  sumber  daya  manusia (man), dana (money) , peralatan (material) ,  prosedur  dan  kebijakan (method) ,  dan  fasilitas (machine) (Siswati,
2018) .
1. Manusia (man)
Manusia  berperan  penting  dalam  menggerakan  sistem  organisasi,  karna  manusia memiliki akal, perasaan, keinginan, keterampilan, pengetahuan, dan juga dorongan.
2. Dana (money)
Pendanaan  diperlukan  untuk  mendukung  terselenggaranya  seluruh  kegiatan  di bagian  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan.  Berbagai  sumber  daya  membutuhkan dana (money) sesuai kebutuhan.
3. Peralatan (material)
Peralatan  digunakan  untuk  mendukung  segala  kegiatan  yang  dilakukan  agar  dapat terlaksana sesuai yang diharapkan.
4. Prosedur dan kebijakan (method)
Prosedur  dan  kebijakan  sangat  diperlukan  agar  tenaga  kesehatan  dapat  bekerja sesuai langkah-langkah yang telah ditetapkan.
5. Fasilitas (machine)

## Vol.2, No.9, Februari 2023
…………………………………………………………………………………………………………………………………… .. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
Fasilitas merupakan segala sesuatu penunjang utama yang diperlukan agar pekerjaan di unit rekam medis dan informasi kesehatan terlaksana dengan baik.
Berdasarkan penelitian sebelumnya yang berjudul “Tinjauan Pelaksanaan Pemisahan dan Pemusnahan Berkas Reka m Medis Aktif dan Inaktif di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu”, disimpulkan  bahwa  dalam  proses  penilaian  dan  pelaksanaan  pemilahan  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Rafflesia  Bengkulu  belum  dilakukan  sesuai  dengan  SPO  pemusnahan  rekam medis,  lalu  masih  belum  adanya  alat  pencacah  dan  ruangan  khusus  untuk  pemilahan  dan penyimpanan rekam medis inaktif, sehingga rekam medis aktif masih ada yang tercampur dengan yang inaktif (Heltiani & Oktavia, 2017).
Berdasarkan  penelitian  sebelumnya  yang  berjudul  “Tinjauan  Pelaksanaan Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Umum  Imelda  Pekerja  Indonesia (IPI)  Medan  Tahun  2016”,  disimpulkan  bahwa  RSU  Imelda  sudah  mempunyai  kebijakan penyusutan,  namun  belum  lengkap,  pelaksanaan  pemilahan  rekam  medis  aktif  menjadi inaktif  dilakukan  oleh  staf  atau  petugas  rekam  medis  dengan  melihat  tahun  kunjungan terakhir  pasen  berobat  yaitu  5  tahun  terakhir  lalu  pelaksanaan  penilaian  rekam  medis inaktif masih belum sesuai dengan SPO, dan pelaksanaan pemusnahan rekam medis inaktif belum  sesuai  dengan  surat  Edaran  Dirjen,  karena  semua  lembarannya  dimusnahkan termasuk ringkasan klinis (Hasibuan, 2016).

## METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini, tempat pelaksanaan di unit rekam medis bagian penyimpanan atau  ruang  filing  RSUD  Kota  Bogor  yang  beralamatkan  di  Jl.  DR.  Sumeru  No.120, RT.03/RW.20, Menteng, Kec. Bogor Barat, Kota Bogor, Jawa Barat 16112, dilaksanakan dari November 2021 - Juni 2022.
Menggunakan  metode  penelitian  deskriptif  dan  dengan  pendekatan  kualitatif  yang bertujuan  untuk  mengetahui  proses  penyusutan  dan  pemusnahan  rekam  medis  di  RSUD Kota Bogor. Informan pada penelitian ini berjumlah 3 orang informan. Informan kunci yaitu kepala rekam medis, dan informan  lainnya yaitu 2 petugas rekam medis yang melakukan penyusutan rekam medis.
Teknik pengumpulan data meggunakan observasi dengan melihat situasi dan kondisi di  ruang  filing,  dan  wawancara  mendalam  ke  informan  kunci  dan  informan  lainnya  untuk memperoleh  informasi  mengenai  pelaksanaan  penyusutan  dan  pemusnahan  rekam  medis dengan menggunakan pedoman wawancara yang berisi rincian pertanyaan.
Pengumpulan  data  pada  penelitian  ini  melalui  pendekatan  kualitatif dengan memaparkan  hasil  dari  observasi  dan  wawancara  yang  dilakukan  kepada  petugas  rekam medis  yang  melaksanakan  penyusutan,  menggunakan  unsur  5M  ( man,  money,  material, machine,  method ).  Selain  itu  data  yang  diambil  melalui  data  primer  yaitu  dengan mewawancarai petugas rekam medis yang melakukan penyusutan di RSUD Kota Bogor.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Profil RSUD Kota Bogor
RSUD  Kota  Bogor  yang  berdiri  8  tahun  silam  beralamat  di  Jl.  DR.  Sumeru  No.120, RT.03/RW.20, Menteng, Kecamatan Bogor Barat, Kota Bogor, Jawa Barat 16112. RSUD Kota Bogor  diresmikan  pada  tanggal  7  Agustus  2014  oleh  Walikota  Bogor,  yang  sebelumnya
…………………………………………………………………………………………………….......................................... ISSN 2798-3471 (Cetak)
bernama RS Karya Bakti milik Yayasan Karya Bakti berakhir perjanjiannya di tahun 2013. Pada  tahun  2020,  RSUD  Kota  Bogor  menyatakan  diri  ikut  berpartisipasi  dalam  pelayanan Covid-19,  dengan  ditetapkan  sebagai    rumah  sakit  rujukan  Covid-19  melalui  SK  Gubernur Jawa  Barat  Nomor  445/Kep.224-Dinkes/2020  dengan  menyediakan  saranan  perawatan seperti  pemeriksaan  Polimerase  Chain  Reaction  (PCR)  hingga  ventilator  dan  Hight  Flow Nasal Canul (HFNC, aliran oksigen bertekanan tinggi).

## SPO Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis RSUD Kota Bogor
Berdasarkan  hasil  dari  wawancara,  RSUD  Kota  Bogor  sudah  memiliki  SPO  terkait pelaksanaan  penyusutan,  serta  SPO  pelaksanaan  pemusnahan  yang  terpisah.  Pada  SPO penyusutan berisi pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan juga unit yang terkait dalam pelaksanaan  penyusutan,  sedangkan  pada  SPO  terkait  pemusnahan  terdapat  pengertian, tujuan,  kebijakan,  prosedur,  dan  unit  yang  terkait  dalam  pelaksanaan  pemusnahan. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada saat penelitian, RSUD Kota Bogor sudah memiliki SPO terkait pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan. Tetapi saat peneliti turun lapangan  pelaksanaan  penyusutan  tidak  terlihat  ,  karena  petugas  melaksanakan penyusutan ketika jadwal retensi sudah ditetntukan atau sesuai perintah.
Pada  SPO  penyusutan  rekam  medis  di  RSUD  Kota  Bogor  ditetapkan  bahwa pemilahan  dan  pemindahan  dilakukan  terhadap  rekam  medis  pasien  yang  sudah  tidak berkunjung selama 5 tahun terakhir sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan peneliti di  RSUD  Kota  Bogor,  dimana  ketetapannya  sesuai  dengan  Surat  Edaran  Dirjen  Yanmed No.HK.00.6.1.5.0.1160 (Dirjen Yanmed, 1995) yang menetapkan bahwa rekam medis dapat disusutkan  apabila  pasien  sudah  tidak  berkunjung  untuk  berobat  ke  fasilitas  pelayanan tersebut selama 5 tahun terakhir.

## Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis RSUD Kota Bogor Pemilahan
Berdasarkan hasil wawancara, pelaksanaan pemilahan yang dilakukan di RSUD kota Bogor yaitu petugas rekam medis sekitar 2-5 orang  mengambil rekam medis dari rak aktif berdasarkan  daftar  pasien  yang  sudah  tidak berkunjung  selama  5  tahun  terakhir.  Setelah itu rekam medis yang sudah  dipilah berdasarkan data kunjungan 5 tahun terakhir diikat lalu disimpan di gudang sementara.
Berdasarkan hasil penelitian sebelumnya (Hasibuan, 2016) dengan judul “ Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Umim ImeldaPekerja Indonesia  (IPI)  Medan  Tahun  2016”  bahwa  pelaksanaan  pemilahan  rekam  medis  akti f menjadi  inaktif  dilakukan  oleh  staf  atau  petugas  rekam  medis  dengan  melihat  tahun kunjungan terakhir pasen berobat yaitu 5 tahun terakhir.
Menurut  Surat  Edaran  Dirjen  Yanmed,  penyusutan  dilakukan  berdasarkan  jadwal retensi  arsip  yaitu  setelah  5  tahun  untuk  rekam  medis  kasus  umum,  rekam  medis  rawat jalan  kasus  mata  dan  paru,  rekam  medis  rawat  inap  kasus  jiwa,  10  tahun  untuk  rekam medis  kasus  orthopedi,  jantung,  rekam  medis  rawat  inap  kasus  mata  dan  paru,  rekam medis  rawat  jalan  kasus  jiwa,  dan  15  tahun  untuk  rekam  medis  kasus  kusta  dan ketergantungan obat. Berdasarkan lama waktu tersebut rekam medis bisa dikatakan inaktif dan bisa dilakukan pemilahan (Dirjen Yanmed, 1995). Dalam pelaksanaan pemilahan, unit rekam  medis  RSUD  Kota  Bogor  belum  menetapkan  adanya  jadwal  retensi  arsip

## Vol.2, No.9, Februari 2023
…………………………………………………………………………………………………………………………………… .. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
berdasarkan jenis penyakit tertentu, sehingga rekam medis dengan penyakit tertentu tidak disimpan lebih lama dan ikut disusutkan.

## Penilaian
Berdasarkan  hasil  wawancara,  pelaksanaan  penilaian  dilakukan  oleh  petugas pelaksana  penyusutan  dengan  cara  membuka  kembali  hasil  ikatan  rekam  medis  inaktif yang sudah disimpan ke gudang sementara untuk dipilah lembaran penting yang bernilai guna  seperti resume  medis ,  laporan  operasi,  lembar  persetujuan,  surat  keterangan meninggal, ringkas masuk dan keluar, dan identifikasi bayi lahir.
Hal  ini sejalan  dengan hasil  penelitian  sebelumnya  yang  dilakukan  oleh  (Lestari  et al., 2019) tentang “Evaluasi Pelaksanaan Penyusu tan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Bhayangkara Wahyu Tutuko Bojonegor” bahwa pelaksanaan penilaian itu dilakukan dengan cara memisahkan antara lembar rekam medis inaktif yang memiliki nilai guna dan yang sudah tidak memiliki nilai guna. Untuk lembar yang dinilai antara lain lembar ringkas masuk  dan  keluar,  surat  persetujuan  tindakan /inform  consent ,  laporan  operasi, resume medis , identifikasi bayi baru lahir, dan lembar kematian. Dalam  pelaksanaan  penilaian  rekam  medis  inktif,  RSUD  Kota  Bogor  belum membentuk tim penilai berdasarkan surat keputusan direktur. Menurut teori dari (Widjaja, 2020), dijelaskan bahwa tim penilai dibentuk berdasarkan surat keputusan direktur yang terdiri  dari  sub  komite  rekam  medis/komite  medis,  petugas  rekam  medis  senior,  dan tenaga lain yang terkait.

## Pemindahan
Berdasarkan hasil wawancara, pelaksanaan pemindahan dilakukan terhadap rekam medis yang sudah sebelumnya dilakukan pemilahan dan penilaian. Pemindahan dilakukan dengan  menggunakan  troli  ke  gudang  utama,  lembaran  penting  dari  rekam  medis  inaktif disimpan di dalam rak, sedangkan lembaran rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan akan disatukan lalu diikat kembali setelah itu disusun di lantai.
Tata  cara  pemindahan  ini  sudah  sesuai  dengan  teori  dari  Surat  Edaran  Dirjen Yanmed (Dirjen Yanmed, 1995) yaitu setelah melihat kunjungan terakhir pasien selama 5 tahun  tidak  berobat,  rekam  medis  inaktif  dipisahkan  ke  ruangan  lain  atau  terpisah  dari rekam medis aktif. Karena RSUD belum memiliki gudang rekam medis inaktif khusus, maka rekam medis  inaktif  disimpan  di  gudang  bersama  berkas-berkas  lain  yang  tidak terpakai. Hal  tersebut  kemungkinan  besar  dapat  mengakibatkan  rekam medis  inaktif  yang  bernilai guna akan rusak atau hilang.

## Pemusnahan
Berdasarkan hasil wawancara, pelaksanaan pemusnahan secara simbolis dilakukan dengan  membakar  beberapa  rekam  medis  inaktif  yang  disaksikan  oleh  seluruh  tim pemusnah. Pelaksanaan pemusnahan secara keseluruhan dilakukan dengan bantuan pihak ke-3  yaitu  PT.  Fajar  Paper  yang  berlokasi  di  Jl.  Kampung  Gardu  sawah  No.  1  Rt01/01 Kalijaya Cikarang Bekasi. Pelaksanaan pemusnahan dengan pihak ke-3 selalu dipantau oleh tim pemusnah, hingga rekam medis benar-benar menjadi bubur dan tidak diketahui bentuk maupun  isinya.  Lalu  tim  pemusnah  membuat  berita  acara  dengan  melampirkan  daftar pertelaan  yang  berisi  tanggal  rekam  medis  inaktif  dimusnahkan,  jumlah  rekam  medis inaktif yang dimusnahkan, dan saksi-saksi dari proses pemusnahan.
…………………………………………………………………………………………………….......................................... ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
Hasil  penelitian  ini  juga  diperkuat  oleh  penelitian  sebelumnya  dengan  judul  “Tinjauan Pelaksanaan  Penyusutan  Rekam  Medis  di  RSUD  Pasar  Rebo”  ba hwa  pelaksanaan pemusnahan rekam medis inaktif dilakukan dengan bekerja sama dengan pihak ke-3 yaitu PT.  Fajar  Paper  dengan  cara  rekam  medis  inaktif  dicacah  sehingga  tidak  diketaui  lagi bentuk maupun isinya (A.S & Widjaja, 2017).
Hal ini sudah sejalan dengan teori dari (Dirjen Yanmed, 1995), dimana dikatakan bahwa pelaksanaan  pemusnahan  dapat  dibagi  menjadi  3  bagian  yaitu  dibakar  biasa  atau menggunakan  incinerator,  dicacah  atau  dijadikan  bubur,  dan  bekerja  sama  dengan  pihak ke-3. Setelah itu tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan.

## Alih Media
Pelaksanaan  alih  media,  RSUD  Kota  Bogor  belum  melaksanaan  alih  media  karena belum memiliki alat alih media seperti scanner yang dilakukan hanya menceklis formulir rekam  medis  inaktif  yang  masih  bernilai  guna  dalam  file  daftar  formulir  inaktif  bernilai guna.  Jadi  petugas  akan  mengecek  formulir-formulir  yang  bernilai  guna  seperti  formulir lembar  ringkas  masuk  dan  keluar ,  resume  medis ,  lembaran  operasi,  lembar  persetujuan, surat  keterangan  lahir/meninggal,  dan  identifikasi  bayi  lahir,  lalu  petugas  menceklis formulir yang ada ke file daftar formulir tersebut.
Pelaksanaan  alih  media  menurut  Lily  Widjaja  (Widjaja,  2020)  yaitu  proses pemindahan  rekam  medis  inaktif  dari  yang  berbasis  kertas  ke  dalam  bentuk  file,  bentuk filenya bisa berupa micro film, file dalam hard disk, maupun file dalam compact disc. Proses alih media ini selain bertujuan untuk menghemat biaya ruang dan rak penyimpanan, yaitu untuk  meningkatkan  keamanan  rekam  medis  inaktif  yang  bernilai  guna  karna  dengan berbentuk file akses dokumen dapat dibatasi.
Faktor Masalah dalam Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis RSUD Kota Bogor
Berdasarkan  hasil  penelitian,  terdapat  masalah  dalam  pelaksanaan  penyusutan menggunakan unsur 5M, yaitu:
1. Faktor manusia (man), penyusutan dilakukan oleh petugas rekam medis yang sukarela sekitar  2-5  orang  petugas  dari  proses  pemilahan  hingga  pemindahannya.  Belum  ada petugas  khusus  untuk  pelaksanaan  penyusutan  sehingga  mengalami  penambahan  jam kerja  untuk  petugas  pelaksana  yang  sukarela.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian sebelumnya dengan judu l “Gambaran Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Umum Daerah Rokan Hulu Tahun 2020” juga belum memiliki petugas pelaksana penyusutan khusu, sehingga waktu pelayanan petugas filing tergabung dengan pelaksanaan penyusutan (Wasiyah et al., 2020).
2. Faktor dana (money), unit rekam medis membutuhkan adanya penambahan dana untuk penambahan  rak  penyimpanan  baru  dan  juga  pembangunan  ruang  penyimpanan  aktif dan  inaktif.  Sehingga  ruang  penyimpanan  aktif  tidak  terpisah,  dan  untuk  ruang penyimpanan inaktif dapat terpisah dengan berkas-berkas yang tidak terpakai lainnya.
3. Faktor peralatan (material), RSUD Kota Bogor perlu menerapkan alih media dan juga alat scanner untuk melakukan alih media, sehingga rekam medis inaktif yang berbasis kertas dapat berubah bentuk menjadi file.
4. Faktor  fasilitas (machine), ruang  penyimpanan  rekam  medis  masih  kurang  memadai dimana  ruang  penyimpanan  rekam  medis  aktif  masih  terbagi  menjadi  dua  ruangan.

## Vol.2, No.9, Februari 2023
…………………………………………………………………………………………………………………………………… .. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
Selain  itu  belum  memiliki  ruang  penyimpanan  rekam  medis  inaktif  khusus,  sehingga rekam medis inaktif disimpan di gudang bersama berkas-berkas yang tidak terpakai lain. Dalam  penelitian  terdahulu  oleh  (Wasiyah  et  al.,  2020) ,  dengan  judul  “Gambaran Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Umum Daerah Rokan Hulu Tahun 2020”, dimana RSUD Rokan Hulu juga belum memiliki tempat penyimpanan rekam medis inaktif.

## KESIMPULAN
RSUD  Kota  Bogor  secara  khusus  sudah  memiliki  SPO  terkait  penyusutan  dan pemusnahan  rekam  medis.  Pelaksanaan  penyusutan  yang  dilakukan  RSUD  Kota  Bogor meliputi  proses  pemilahan,  penilain,  pemindahan,  serta  pelaksanaan  pemusnahan  oleh pihak ke-3, tetapi pada pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan saat ini belum dilakukan karena  masih  menunggu  perintah.  Sebaiknya  penyusutan  dilakukan  setiap  minggu,  agar rekam medis tidak bertumpuk di ruang rak rekam medis aktif. Faktor utama masalah dalam pelaksanaan penyusutan yang terjadi di RSUD Kota Bogor yaitu dari faktor fasilitas karena belum memiliki tempat penyimpanan rekam medis inaktif yang memadai hanya ada gudang dan bergabung dengan peralatan rusak lainnya, dan belum memiliki alat untuk alih media sehingga  alih  media  rekam  medis  inaktif  belum  diterapkan.  Sebaiknya  RSUD  Kota  Bogor menyediakan  ruang  rekam  medis  inaktif  dan  menyediakan  sarana  untuk  pelaksanaan  alih media  dengan  menambah  petugas  baru  khusus  alih  media  dan  peralatan  seperti scanner agar proses penyusutan bisa berjalan dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.S, G. P., & Widjaja, L. (2017). Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di RSUD Pasar Rebo. 13.
[2] Dirjen  Yanmed.  (1995).  Surat  Edaran  No:  HK.00.06.1.5.01160  tentang  Petunjuk  Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam  Medis di Rumah Sakit.
[3] Hasibuan,  A.  S.  (2016).  Tinjauan  Pelaksanaan  Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif Dirumah  Sakit  Umum  Imelda  Pekerja  Indonesia  (IPI)  Medan  Tahun  2016.  Jurnal  Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, 2(1), 192–199.
[4] Hatta,  G.  R.  (2017).  Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  Sarana  Pelayanan Kesehatan (Gemala R. Hatta (ed.); 3rd ed.).
[5] Heltiani, N., &  Oktavia, C. D. (2017). Tinjauan Pelaksanaan Pemisahan  Dan Pemusnahan Berkas  Rekam  Medis  Aktif  Dan  Inaktif  Di  Rumah  Sakit  Rafflesia  Bengkulu.  Jurnal Manajemen  Informasi  Kesehatan  (Health  Information  Management),  2(2),  19–26. https://doi.org/10.51851/jmis.v2i2.33
[6] Istikomah,  F.  A.,  Nuraini,  N.,  Erawantini,  F.,  &  Ardianto,  E.  T.  (2020).  Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di RS Mitra Medika Bondowoso tahun 2019. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(4), 381–392.
[7] Kemenkes RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. In Jakarta: Dirjen Bina Pelayanan Medik.
[8] Kemenkes  RI.  (2008).  permenkes  ri  269/MENKES/PER/III/2008.  In  Permenkes  RI  No 269/Menkes/Per/III/2008 (Vol. 2008, p. 7).
[9] Kholili,  U.  (2011).  Pengenalan  Ilmu  Rekam  Medis  Pada  Masyarakat  Serta  Kewajiban
…………………………………………………………………………………………………….......................................... ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
Tenaga  Kesehatan  di  Rumah  Sakit.  Jurnal  Kesehatan  Komunitas,  1(2),  60–72. https://doi.org/10.25311/keskom.vol1.iss2.12
[10] Lestari, N., Bahrudin, M. I., Sudalhar, & Pratama, T. W. Y. (2019). Evaluasi Pelaksanaan Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Wahyu  Tutuko Bojonegoro. Hospital Science, 3(2)(14), 6–12.
[11] Nuraini,  Y.  A.,  &  Rohmiyati,  Y.  (2016).  Analisis  Penyusutan  Arsip  Rekam  Medis  dalam Rangka  Penyelamatan  Arsip  di  Rumah  Sakit  Islam  Sultan  Agung  Semarang.  Semarang: Universitas Diponegoro, 1–10.
[12] Republik Indonesia. (1979). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 34 Tahun 1979. Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  34  Tahun  1979  Tentang  Penyusutan Arsip, 1, 1–5.
[13] Republik Indonesia. (2009). Undang - Undang RI No. 44 Tahun 2009. In Undang - Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 (Vol. 2009, Issue 10, pp. 2–4).
[14] Siswati. (2018). Manajemen Unit Kerja II Perencanaan SDM Unit Kerja RMIK.
[15] Wasiyah,  Sari,  T.  P.,  &  Kusuma,  I.  B.  (2020).  Gambaran  Pelaksanaan  Penyusutan  Dan Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif  Di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Rokan  Hulu Tahun 2020. Jurnal Rekam Medis ( Medical Record Journal ), 01, 183–199.
[16] Widjaja, L. (2020). Pemilahan dan Penilaian Rekam Medis Inaktif (Vol. 2).

## Vol.2, No.9, Februari 2023
…………………………………………………………………………………………………………………………………… .. Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)

## HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN