Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957

## Optimalisasi E-Report Utilities Shift Supervisor untuk Meningkatkan Kinerja Operasional
Gellysa Urva 1 , Syahrul Ramadhani 2
1) Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Dumai Jl. Utama Karya Bukit Batrem II Email: gellysa.urva@gsmail.com

## ABSTRAK
Proses industri perlu memperhatikan kegiatan operasional berjalan dengan lancar. Untuk memastikan  kinerja  kegiatan  operasional  sudah  berjalan  baik  maka  diperlukan laporan operasional yang dibuat oleh pengawas lapangan. Laporan operasional saat ini  masih  menggunakan  buku  yang  nantinya  akan  di  berikan  setiap  bulannya. Permasalahan  yang  muncul  adalah  pimpinan  harus  menghubungi  pengawas lapangan atau datang langsung untuk mendapatkan informasi. Pencarian Informasi seperti  ini  menjadi  tidak  efektif  dan  efisien.  E-Report  atau  Laporan  Elektronik menjadi solusi atas permasalahan yang terjadi. Metodologi penelitian menggunakan metodologi  berorientasi  objek untuk  tahapan  analisa  dan  perancangannya  dan  alat bantu yang digunakan menggunakan Diagram Unifield Modeling Language (UML). Dengan adanaya  E-Report ini sangat mendukung peningkatan kinerja operasional, pengolahan  data  yang  tadinya  masih  menggunakan  sistem  manual  menjadi  lebih optimal  dengan  sistem  yang  terkomputerisasi  sehingga  informasi  yang  dihasilkan dapat diakses lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: Optimalisasi, E-Report, Kinerja

## ABSTRACT
Industrial processes need to pay attention to operational activities running smoothly. To ensure the performance of operational activities is running well, it is necessary to have  an  operational  report  prepared  by  the  field  supervisor.  Operational  reports  are currently  still  using  a  book  which  will  be  provided  every  month.  The  problem  that arises  is  that  the  leader  must  contact  the  field  supervisor  or  come  directly  to  get information. Information search like this becomes ineffective and inefficient. E-Report or Electronic Report is a solution to the problems that occur. The research methodology uses an object-oriented methodology for the analysis and design stages, and the tools used  use  the  Unifield  Modeling  Language  (UML)  Diagram.  With  this  E-Report,  it really  supports  improving  operational  performance,  data  processing  that  was previously  still  using  a  manual  system  becomes  more  optimal  with  a  computerized system  so  that  the  resulting  information  can  be  accessed  more  effectively  and efficiently.
Keywords : Optimization, E-Report, Performance
Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957

## Pendahuluan
Utilities  Unit  Production merupakan  salah  satu  bagian  dari Refinery  Unit  II Production Dumai  yang  berfungsi  menyediakan supply air, uap, udara,  dan  listrik untuk keperluan kegiatan produksi. Berdasarkan fungsi tersebut maka Utilities Unit Production harus  memastikan  kegiatan  operasional  berjalan  dengan  baik.  Untuk memastikan  kegiatan  operasional  sudah  berjalan  baik  maka  diperlukan  laporan operasional.  Laporan  operasional  yang  dibuat  oleh  pengawas  lapangan  berisikan informasi yang akan diberikan kepada pimpinan. Dengan laporan tersebut pimpinan mengetahui kondisi operasional dan kendala apa yang terjadi dilapangan, sehingga pimpinan  dapat  mengambil  kebijakan  dan  menghubungi  pihak  terkait  untuk dilakukannya maintenance . Laporan operasional saat ini masih menggunakan buku yang nantinya akan di berikan setiap bulannya. Permasalahan yang muncul adalah pimpinan  harus  menghubungi  pengawas  lapangan  atau  datang  langsung  untuk mendapatkan  informasi.  Informasi  seperti  ini  menjadi  tidak efektif dan efisien . Mengingat  kendala-kendala  tersebut  perlu  dilakukan  tindakan  supaya  kegiatan operasional  perusahaan  tidak  terganggu . Selain  itu,  permasalahan  yang  sering terjadi adalah informasi yang sifatnya tidak urgent membuat tindakan maintenance menjadi  terhambat  pengerjaannya  dikarenakan  pimpinan  tidak  mengetahui informasi  tersebut.  Akibatnya  peralatan  menjadi  terbengkalai  tanpa  dilakukan perbaikan.  Sehingga  ini  akan  membuat  operasional  perusahaan  tidak  optimal  jika sewaktu-waktu peralatan tersebut diperlukan.
Penelitian  yang  dilakukan  Rachmawati  dkk  tentang  Optimalisasi  sistem informasi perjalanan dinas menyatakan Optimalisasi suatu sistem dibutuhkan guna meningkatkan  kejelasan  informasi  yang  detail  dan  memenuhi  kebutuhan operasional  yang  transparansi  (Rachmawati,  Retnasari,  &  Rachmawati,  2018). Penelitian  terkait  dengan  system  informasi  juga  dilakukan  oleh  (Khairatunnisa, 2021) dengan judul system informasi donor darah pada unit transfuse darah palang merah  Indonesia  kota  Dumai  berbasis  web.  Sumber  informasi  untuk  pengambilan keputusan  manajemen  bisa  didapatkan  dari  informasi  eksternal  dan  informasi internal yang prosesnya membutuhkan waktu yang cepat.  (Rahardja, Aini, & Enay, 2017).  Suatu aplikasi business intelligence yang dapat melakukan analisis data dan memberikan laporan secara otomatis dalam bentuk dashboard reporting yang dapat memberikan informasi berupa pengetahuan untuk menanggulangi kurangnya report penjualan  dari  sistem  informasi  distibusi mendukung  kinerja  suatu perusahaan.(Hakim,  Fitriani,  Algoritma,  Tinggi,  &  Garut,  2013).  Melalui  Sistem informasi E-document proses penyimpanan menjadi lebih efektif, sehingga pencarian surat  masuk  dan  surat  keluar  lebih  cepat  dan  meminimalisir  kerusakan  atau kehilangan data (Gatam, 2015)
Mengingat  pentingnya  aset  tetap  bagi  suatu  organisasi,  maka  diperlukan pengelolaan  aset  tetap.  Manajemen  aset  adalah  proses  pengelolaan,  perencanaan, dan pengendalian perolehan, penggunaan, pemeliharaan, perbaikan, atau pelepasan aset  berwujud  (aset  tetap)  untuk  mengoptimalkan  potensi  penggunaannya  dan untuk  meminimalkan  risiko  dan  biaya  terkait  selama  masa  manfaatnya  dengan menggunakan  aset  tidak  berwujud  seperti  aplikasi  pendukung,  pengambilan keputusan  dan  proses  bisnis.  Sehingga  diperlukan  laporan  operasional  yang
Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
elektronik  guna    pendataan  aset  di  Dinas  Perkebunan  Aceh.  (Sadharma,  2021).  E- Government  merupakan  merupakan  upaya  untuk  upaya  untuk  mengembangkan penyelenggaraan  kepemerintahan  yang  berbasis  (menggunakan)  elektronik  dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Aplikasi ini dibuat  untuk  menjadi  sarana  informasi  yang  cepat  dan  efektif  antara  masyarakat dengan pemerintah. (Mambu, Informatika, Sam, & Manado, 2016)
Diharapkan  degan  adanya  E-Report  ini  dapat  memudahkan  dalam memberikan  laporan  secara  otomatis  dan  menyeluruh  serta  dengan  cepat mengetahui  kondisi  operasional  dimanapun  dan  kapanpun  tanpa  harus menghubungi  pengawas  lapangan  atau  datang  langsung  ke  lapangan.  Mengingat cakupan yang luas mengenai sistem laporan pada bagian Utilities Unit Production , penulis  hanya  akan  membahas  laporan  operasional Shift  Supervisor .  Tidak membahas tindakan apa yang dilakukan selanjutnya.

## Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan Metode Waterfall  yaitu  metode  pengembangan  suatu  sistem  informasi  yang  diterapkan secara  sistematik  dan  sekuensia.  (Caesar,  Hanif,  &  Pakereng,  2021).  Adapun langkah-langkah dari metode penelitian sebagai berikut :
1. Memahami Permasalahan Pada  tahapan  ini,  untuk  memahami  permasalahan  yang  dihadapi  dengan melakukan  wawancara  langsung  kepada  narasumber  yang  berkaitan  dalam pembuatan Laporan Operasional.
2. Mempelajari Proses Pembuatan Laporan Operasional Pada  tahapan  ini,  melalui  proses  wawancara  untuk  mengetahui  proses pembuatan  laporan  operasional  dari  sistem  penginputan  data  sampai output yang  dikeluarkan  yang  ada  pada  PT.  Pertamina  (Persero)  RU  II  Dumai, sehingga diketahui gambaran sistem secara keseluruhan.
3. Analisa Sistem Analisa  sistem  berjalan  menggunakan  Diagram Unified  Modelling  Language (UML)  dengan  menggunakan Usecase  Diagram , Activity  Diagram , Squence Diagram , dan Class Diagram . (Urva & Sellyana, 2018)
4. Perancangan Sistem
Pada  tahapan  ini,  akan  dirancang  sistem  usulan  berdasarkan  analisa  sistem yang  sudah  dilakukan  dengan  membuat  perancangan User  Interface yang sesuai  dengan  kebutuhan  sistem  dan  menggambarkan hubungan  antara  satu class dengan class yang  lainnya  (hubungan  antara  satu  objek  dengan  objek yang  lain)  dengan  menggunakan Class  Diagram ( Entity  Class ).(Urva  & Manalu, 2021)
5. Pengujian Sistem
Pada  tahapan  ini  dilakukan  pengujian  terhadap  sistem  usulan  untuk memastikan sistem sudah memenuhi kebutuhan yang sudah ditentukan.

## Hasil dan Pembahasan
1. Rancangan Sistem
Proses pembuatan Laporan Operasional Utilities Shift Supervisor di PT. Pertamina (Persero) RU II Dumai digambarkan dengan menggunakan UML yaitu Use Case Diagram,
Activity Diagram, Squence Diagram, dan Class Diagram . Adapaun Activity Diagram untuk masing-masing pembuatan laporan dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
a. Use Case Diagram
Usecase atau  diagram usecase merupakan  permodelan  untuk kelakuan  ( behavior )  sistem  informasi  yang  akan  dibuat.  Adapun usecase diagram untuk  Sistem  Informasi  Laporan  Operasional Utilities  Shift Supervisor sebagai berikut :
Gambar 1 . Squence Diagram Login Shift Supervisor
Gambar 2 . Squence Diagram Login Senior Supervisor
b. Activity Diagram
1. Menu Login
Aktifitas login menggambarkan  kejadian  pada  saat  pengguna melakukan  proses login untuk  memulai  menggunakan  sistem. Aktifitas login dimulai dengan memasukkan username dan password oleh user .  Nantinya username dan password tersebut  akan  di  cek validitas oleh  sistem.  Jika valid maka  proses  bisa  dilanjutkan sedangkan  jika  tidak valid maka  sistem  akan  meminta user untuk memasukkan  kembali username dan password seperti  yang  terlihat pada gambar berikut:
Gambar 3 . Activity Diagram Menu Login
2. Activity Diagram Buat Laporan
Aktifitas  ini  menggambarkan  proses  dalam  pembuatan  laporan operasional. Setelah user berhasil login maka user akan masuk ketampilan utama  ( home ).  Lalu user akan  memilih  halaman  buat  laporan.  Pada halaman tesebut akan menampilkan form laporan yang nantinya user akan menginput  data  yang  ingin  dimasukkan. Activity  Diagram buat  laporan meliputi Activity  Diagram buat  laporan Demineralizer , Activity  Diagram buat laporan Boiler Stork , Activity Diagram buat laporan Boiler Mitsubishi , Activity  Diagram buat  laporan Fuel ,  dan Activity  Diagram buat  laporan Maintenance .  Untuk  lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada  gambar  sebagai berikut :
Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Gambar 4. Activity Diagram Buat Laporan Demineralizer
Gambar 5 . Activity Diagram Buat Laporan Boiler Stork
Gambar 7 . Activity Diagram Buat Laporan Fuel
Gambar 8. Activity Diagram Buat Laporan Maintenance
c. Squence Diagram
Sequence  Diagram digunakan  untuk  menggambarkan  skenario  atau rangkaian  langkah  -  langkah  yang  dilakukan  sebagai  sebuah  respon  dari suatu  kejadian/even  untuk  menghasilkan output tertentu  seperti  gambar dibawah ini :
Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Gambar 9. Squence Diagram Input Laporan Demineralizer

## d. Class Diagram
Bagan  rancang  diagram  yang  sesuai  dengan  database  yang digunakan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 10. Class Diagram
2. Implementasi Sistem
Sistem ini dibuat agar lebih efesien dalam penyampaian laporan operasional yang  akan  disampaikan  kepada  pimpinan  yang  dulunya  masih  manual,  sehingga tidak  efisien.  Oleh  karena  itu  Sistem  ini  dibangun  untuk  mempermudah  dalam proses penyampaian kondisi operasional.
a. Halaman Login
Halaman login admin  atau  karyawan  sebagai  akses  masuk  kedalam Sistem  dengan  memasukkan username dan password yang  benar. Berikut contoh halaman Login :
Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Gambar 11. Halaman Login
b. Halaman Shift Supervisor
Bila sudah berhasil melakukan menu login , maka akan masuk ke menu utama Shift Supervisor .
Gambar 12. Halaman Utama Shift Supervisor
c. Halaman Senior Supervisor Bila sudah berhasil melakukan menu login , maka akan masuk ke menu utama Shift Supervisor .
Gambar 13 . Halaman Utama Shift Supervisor
Unitek : Jurnal Universal Teknologi Vol.14 No.2 Juli - Desember 2021 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957

## Simpulan
Dari  Analisa  yang  dilakukan  terhadap  E-Report Utilities  Shift  Supervisor , maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya E-Report ini maka akan lebih memudahkan Shift Supervisor dalam  membuat  Laporan  Operasional Utilities sehingga  mampu meningkatkan kinerja operasional di lingkungan Perusahaan.
2. E-Report Utilities Shift Supervisor ini dapat menyajikan laporan operasional dengan  lebih  efektif,  efisien  dan  tepat  waktu.  Sehingga  upaya  dalam mengetahui dan  menanggapi laporan operasional dapat lebih optimal.

## Daftar Pustaka
Caesar,  A.,  Hanif,  M.,  &  Pakereng,  M.  A. I.  (2021).  Pengembangan  Aplikasi Sistem Informasi  Operasional  Bus  Berbasis  Web  Menggunakan  Framework  Laravel,
8 (3), 1027–1039.
Gatam,  K.  (2015).  Sistem  Informasi  E-Document  Korespodensi  Pada  Korem  043  / Gatam, 1 (2), 15–18.
Hakim, I. L., Fitriani, L., Algoritma, J., Tinggi, S., & Garut, T. (2013).  Perancangan Sistem Informasi Laporan Surat Di Unit Pelayanan Teknis Dinas Pendidikan, 239–245.
Khairatunnisa,  K.,  &  Sari,  F.  (2021).  Sistem  Informasi  Donor  Darah  Pada  Unit Tranfusi  Darah  (UTD)  Palang  Merah  Indonesia  Kota  Dumai  Berbasis Website. JURNAL  UNITEK , 14 (1),  30-37.  https://doi.org/  10.52072/  unitek. v14i1.173
Mambu,  O.  E.,  Informatika,  T.,  Sam,  U.,  &  Manado,  R.  (2016).  Pengembangan engembangan Aplikasi E-Report Layanan ayanan Masyarakat asyarakat untuk Manado Smart City, 8 (1).
Rachmawati,  S.,  Retnasari,  T.,  &  Rachmawati,  S.  (2018).  Optimalisasi  Sistem Informasi Perjalanan Dinas Dalam Meningkatkan Efisiensi Biaya Perusahaan,
1 , 241–249.
Rahardja,  U.,  Aini,  Q.,  &  Enay,  N.  (2017).  Optimalisasi  Dashboard  pada  Sistem Penilaian  Ujian  Mahasiswa  Sebagai  Media  Informasi  Perguruan  Tinggi Optimizing  Dashboard  on  Assessment  System  As  An  Information  Media  in Higher Education, 7 (2), 167–176.
Sadharma,  D.  E.  (2021).  Design  of  Asset  Collection  Information  System  Based  on Website, 1 (April), 21–33.
Urva,  G.,  &  Manalu,  T.  W.  (2021).  Aplikasi  Pengarsipan  Shipper  Barang  pada Counter JNE Bukit Kapur, 14 (1), 2580–2582.
Urva,  G.,  &  Sellyana,  A.  (2018).  Aplikasi  Penentuan  Beban  Sks  Mengajar  Dosen Pengampu Mata Kuliah, 11 (2), 144–154.