Perancangan Key Performance Indicators (KPI)
Menggunakan Metode Performance Prism
(Studi Kasus di Batik Putra Bengawan)
Murman Budijanto 1) , Yusuf Priyandari, Santi Embun Sari 2)
Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta Alumni Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Surakarta Jl. Ir. Sutami 36A, Surakarta 57126, Telp/Fax. (0271) 632110

## Abstract
The research is aim to design the Key Performance Indicators (KPI) using Performance Prism Method with a case study of a batiks production house namely Batik Putra Bengawan.  The research might assist the Batik house to translate the stakeholders’ satisfactions and contributions into organization objectives, strategies,  business  processes  and  capabilities.    The  level  of  achievement  in  each  factor  could  be indicated  through  several  performance  indicators  (PI).    Then  the  importances  of  the  stakeholders’ concern,  organization  objectives  and  the  PI  are  measured  using  a  concept  that  could  accommodate  a linkage among them namely the Analytical Hierarchy Process (AHP).  By doing so, the KPI might be set based on the ten most importance PI such that the performance improvement could be done effectively. This  PI  design  indicates  the  25  PI  spread  over  12  objectives,  23  strategies,  19  business  processes,  19 capabilities  and  includes  six  stakeholders.    The  importances  wighted  using  AHP  shows  that  the stakeholder employee has the highest importance and the community gets lowest importance level.  The ten most importance PI are choosen as the KPI of the Batik Putra Bengawan.  These are the employee productivity, the  order fulfillment,  the  net  profit  margin,  the  absentism,  number  of loyal  customers,  the bonus  receivers  among  employees,  the  ratio  of  new  customers,  the  feedback  periods,  the  consumers’ satisfaction index and the ratio of defect products.
Key  words : Performance  Measurement,  Performance  Prism,  Analytical  Hierarchy  Process  (AHP), Performance Indicators (PI), Key Performance Indicators (KPI).

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  penelitian-penelitian  sistem  pengukuran  kinerja  relatif  berkembang  dengan cakupan  aplikasi  yang  luas  baik  organisasi  profit  maupun  non-profit.  Para  akademisi  dan praktisi  meyakini  bahwa  aspek  finansial  tidak  cukup  representatif  menggambarkan  kinerja perusahaan secara keseluruhan atau terintegrasi   (Neely  dan  Adams, 2000). Adanya perubahan lingkungan bisnis yang dinamis dengan kondisi persaingan yang semakin ketat diperlukan tidak hanya  aspek  finansial  tetapi  juga  aspek  non-finansial.  Oleh  karena  itu,  sistem  pengukuran kinerja yang terintegrasi (aspek finansial dan non-finansial) menjadi suatu keharusan bagi suatu perusahaan.
Sistem  pengukuran  kinerja  yang  banyak  diimplementasikan  adalah Balanced  Scorecard (BSC) , Integrated  Performance  Measurement  System (IPMS),  dan Performance  Prism. BSC adalah  metode  pengukuran  kinerja  yang  cukup  populer  dewasa  ini.  Metode  ini  menggunakan empat perspektif (finansial, customer, proses bisnis  internal, dan learning and growth) sebagai awal dalam perancangannya (Neely et al., 1995). IPMS merupakan metode pengukuran kinerja yang menggunakan stakeholder satisfaction sebagai dasar dalam perancangannya. Performance Prism berupaya  menyempurnakan  metode-metode  sebelumnya,  yaitu  BSC  dan  IPMS.  Metode
Correspondance : murman.budijanto@gmail.com
ini  tidak  hanya  didasari  oleh  strategi  tetapi  juga  memperhatikan  kepuasan  dan  kontribusi stakeholder , proses dan kapabilitas perusahaan. Metode ini mengukur kinerja perusahaan secara keseluruhan,  seperti  faktor-faktor  kepuasan stakeholder, termasuk  didalamnya customer, employee, supplier, investor, regulator dan community (Neely dan Adams, 2000).
Industri batik merupakan salah satu industri yang cukup berkembang pesat di kota Surakarta seiring  dengan  perkembangan  pariwisatanya.  Perkembangan  jumlah  industri  ini  menyebabkan ketatnya persaingan usaha, sehingga setiap pihak manajemen industri batik dituntut untuk selalu melakukan  perbaikan  terhadap  kinerja  perusahaannya.  agar  meningkatkan  daya  saing  untuk berkompetisi.  Selama  ini,  evaluasi  kinerja  Batik  Putra  Bengawan  hanya  mengukur  kinerja finansial, yaitu berdasarkan laba ( net profit margin) .
Batik Putra Bengawan perlu mempertimbangkan kebutuhan dan kontribusi para stakeholder, strategi,  proses  dan  kemampuan  apa  yang  harus  dimiliki  perusahaan  dalam  mengukur kinerjanya  secara  menyeluruh.  Tingkat  keberhasilan  setiap  strategi,  proses  dan  kapabilitas perusahaan  kemudian  diukur  dengan  indikator  kinerja  (Performance Indicators atau  PI). Pembobotan  untuk  masing-masing  PI  dalam  penelitian  ini  menggunakan  sebuah  konsep  yang dapat mengakomodasikan keterkaitan tersebut yaitu konsep Analytic Hierarchy Process (AHP). Konsep  ini  dikembangkan  oleh  Saaty  (1993)  dan  dapat  mengakomodasikan  hubungan keterkaitan  dan feedback antar  indikator.  Penentuan Key  Performance  Indicators (KPI) ditentukan berdasarkan hasil pembobotan indikator kinerja dan  melalui  diskusi dengan pemilik Batik Putra Bengawan. Penentuan KPI dilakukan untuk mengetahui indikator kinerja yang dapat dijadikan indikator kunci sehingga dapat dilakukan perbaikan kinerja yang lebih cepat.

## 2. Metode Penelitian
Tahapan  penelitian dalam perancangan KPI Batik Putra Bengawan dipaparkan pada Gambar 1 dan Gambar 2.
Studi Literatur dan Observasi Pendahuluan Perumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Proses Identifikasi : Tujuan : Sumber Data : 1. Identifikasi Stakeholder Contribution 1. Manajemen 2. Identifikasi Tujuan ( Objective ) 2. Manajemen
3. Identifikasi Strategi, Proses, dan              3. Manajemen Kapabilitas Mulai Identifikasi Stakeholder Satisfaction : 1. Penentuan atribut melalui studi pustaka (kuesioner tertutup)
2. Penentuan metode sampling dan jumlah sampel 3. Penyebaran kuesioner 4. Pengujian hasil kuesioner Identifikasi Stakeholder Perancangan Indikator Kinerja (Performance Indicator atau PI) Pembobotan dengan metode AHP Analisis dan evaluasi Kesimpulan dan Saran Selesai Penentuan KPI (Key Performance Indicator) A A
Gambar 1. Metodologi penelitian
Gambar 2. Model performance prism

## 3. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan  hasil  identifikasi stakeholder dengan  pihak  manajemen,  terdapat  enam stakeholder yang  berpengaruh  terhadap  kinerja  perusahaan. Stakeholder tersebut  adalah customer, employee, owner, supplier, regulator, dan community. Penting bagi perusahaan untuk memenuhi  keinginan  dan  kebutuhan  para stakeholder ,  sehingga  dapat  meningkatkan  kepuasan stakeholder jika  bertransaksi  dengan  perusahaan.  Menurut  Neely et  al. (2002),  apabila perusahaan  gagal  memberikan value kepada stakeholder -nya,  maka  dapat  mengakibatkan pengurangan reputasi perusahaan tersebut, tetapi bila apabila stakeholder satisfaction terpenuhi, berarti  kinerja  perusahaan  telah  baik. Performance  Prism tidak  hanya  berbicara  mengenai  apa yang  dibutuhkan  dan  diinginkan  oleh stakeholder, tetapi  juga  timbal  balik  atas  apa  yang dibutuhkan  dan diinginkan  oleh perusahaan dari stakeholder. Oleh  karena itu, perusahaan juga perlu  mengidentifikasi  kontribusi  dari  setiap stakeholder untuk  mengembangkan  kemampuan yang  dimiliki  perusahaan.  Hasil  identifikasi  menunjukkan  adanya  32 stakeholder  satisfaction yang  harus  dipenuhi  oleh  perusahaan,  dan  16 stakeholder  contribution yang  diharapkan  oleh perusahaan.
Proses  identifikasi objective dilakukan  dengan  mengelompokkan stakeholder  satisfaction dan contribution berdasarkan  kesamaan  tujuan  atau  fungsinya,  ke  dalam  suatu  tujuan  strategis ( objective) yang  hendak  dicapai  oleh  perusahaan.  Hasil  identifikasi  menunjukkan  adanya  13 objective yang teridentifikasi untuk memenuhi semua keinginan stakeholder. Selanjutnya adalah proses identifikasi strategi yang  dibutuhkan untuk  melaksanakan objective. Perumusan strategi sangat  diperlukan  untuk  mengukur  kinerja  organisasi  sebab  dapat  dijadikan  monitor,  sejauh mana tujuan organisasi telah tercapai, sehingga pihak manajemen bisa mengambil langkah cepat dan tepat dalam membuat keputusan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.  Hasil identifikasi strategi menunjukkan ada 25 strategi yang harus dijalankan oleh perusahaan.
Selanjutnya  adalah  identifikasi  proses  dan  kapabilitas  perusahaan.  Menurut  Neely  (2002), proses  adalah  bagaimana  caranya  agar  perusahaan  mampu  menjalankan  strategi.  Proses  yang baik  harus  mendukung  pencapaian  strategi,  sehingga  memungkinkan  perusahaan  memiliki performansi  yang  tinggi.  Hasil  identifikasi  proses  menunjukkan  adanya  20  proses  yang mendukung  pelaksanaan  strategi.  Setiap  proses  yang  ada  bisa  mendukung  lebih  dari  satu strategi.  Kapabilitas  merupakan  kemampuan  yang  dimiliki  oleh  perusahaan,  baik  sumber  daya manusia, proses bisnis, infrastruktur fisik, alat atau mesin serta fasilitas-fasilitas pendukungnya. Kapabilitas  sangat  penting  dalam  organisasi  karena  dapat  menggambarkan  kemampuan organisasi  dalam  memenuhi  keinginan  para stakeholder. Kapabilitas  yang  dimiliki  oleh  Batik Putra Bengawan yaitu berjumlah 19 kapabilitas.
156 Performa Vol. 11, No. 2
Tahap  berikutnya  adalah  tahap  perancangan  indikator  kinerja  ( Performance  Indicators atau PI). PI diperlukan untuk mengukur keberhasilan dari setiap objective yang dimiliki perusahaan. Setiap PI harus bersifat kuantitatif atau bisa diukur. Tahap identifikasi PI Batik Putra Bengawan dilakukan  dengan  mempertimbangkan PI  yang ada di  penelitian sejenis  dan  literatur yang ada. Hasil  identifikasi  PI  menunjukkan  adanya  25  PI  yang  tersebar  dalam  13 objectives dan  25 strategi. Proses pembentukan PI dicontohkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Model performance prism Batik Putra Bengawan
Setiap  PI  kemudian  diukur  tingkat  kepentingannya  melalui  kuesioner  perbandingan berpasangan dengan menggunakan metode AHP. Responden untuk kuesioner adalah pihak yang expert atau  mengerti  mengenai  proses  di  Batik  Putra  Bengawan,  meliputi owner, bagian marketing, bagian  keuangan  dan  bagian  produksi,  sehingga  jawaban  yang  dihasilkan  bersifat objektif.  Pembobotan  menghasilkan  bobot  global  dan  bobot  konversi.  Bobot  yang  digunakan adalah  bobot  global,  karena  menunjukkan  bobot  tiap  PI  secara  keseluruhan  (global).  Semakin besar  bobot  global  yang  dihasilkan,  maka  semakin  besar  juga  pengaruh  PI  tersebut  kepada perusahaan. Hasil pembobotan setiap PI ditunjukkan pada Gambar 4.
Hierarki Sistem Pengukuran Kinerja Batik Putra Bengawan Customer (C) Employee (E) Owner (O) Supplier (S) Regulator (R) Community (M)
C1 C2 E1 E2 E3 O1 O2 O3 S1 R1 M1 M2 C1.1 C1.2 C1.3 C1.4 C2.1 E1.1 E1.2 E2.1 E2.2 E3.1 O1.1 O1.2 O2.1 O2.3 O3.1 S1.1 S1.2 R1.1 R1.2 R1.3 M1.1 M2.1 E4 E4.1 C1.5 Stakeholder Objective PI 0.0434 0.0333 0.0453 0.0319 0.0638 0.0568 0.0328 0.0671 0.0058 0.0729 0.0684 0.0076 0.0530 0.0102 0.0173 0.0705 0.0407 0.0237 0.0138 0.0409 0.0426 0.0426
0.0260 0.0377 Bobot
Gambar 4. Hierarki sistem pengukuran kinerja Batik Putra Bengawan
Keseluruhan hasil pembobotan PI ditunjukkan pada Gambar 4. PI yang paling berpengaruh dalam  perusahaan  adalah  indikator  yang  memiliki  bobot  tertinggi  yaitu  tingkat  produktivitas karyawan (E3.1) dengan bobot 0,0729. Indikator ini dianggap penting karena jika produktivitas yang  dihasilkan  dari  karyawan  rendah,  maka  akan  sangat  berpengaruh  terhadap  kelancaran proses  di  perusahaan.  Misalnya,  jika  produktivitas  karyawan  produksi  rendah,  maka  target produksi  tidak  akan  tercapai.  PI  yang  memiliki  bobot  terendah  adalah  persentase  pelanggaran peraturan  (E2.2)  dengan  bobot  0,0058.  Indikator  ini  memiliki  nilai  yang  paling  rendah  karena dianggap tidak terlalu berpengaruh langsung terhadap  kelancaran proses di perusahaan, namun indikator ini tetap digunakan karena mengindikasikan tingkat kedisiplinan karyawan.
Tabel 1. Hasil pembobotan dengan metode AHP
Key  Performance  Indicators atau  KPI  ditentukan  melalui  studi  pustaka    dan  diskusi dengan pemilik ( owner) Batik Putra Bengawan  dan berdasarkan pada bobot setiap kriteria  dan subkriteria.  Menurut  Parmenter  (2010),  penentuan  KPI  dilakukan  untuk  mengetahui  indikator kinerja  yang  dapat  dijadikan  indikator  kunci  sehingga  dapat  dilakukan  perbaikan  kinerja  yang lebih  cepat.  Hope  dan  Fraser  (2003)  dalam  Parmenter  (2010)  menyarankan  penggunaan parameter kurang dari 10. Aturan 10/80/10 (10 KRI, hingga 80 PI, dan 10 KPI) adalah panduan yang  baik  bagi  organisasi.  Berdasarkan  urutan  pembobotan  indikator  kinerja  (PI)  di  Tabel  2, maka dipilih 10 PI dengan bobot tertinggi sebagai KPI.
Stakeholder Objective PI Bobot Global Bobot Konversi C1.1 Rasio jumlah produk cacat 0,0434 0,1698 C1.2 Rasio jumlah desain 0,0333 0,1304 C1.3 Indeks kepuasan customer 0,0453 0,1774 C1.4 Frekuensi pemberian potongan harga 0,0319 0,1248 C1.5 Utilitas mesin 0,0377 0,1475 C2 Mempertahankan loyalitas customer C2.1 Jumlah customer tetap 0,0638 0,2500 E1.1 Prosentase karyawan penerima bonus 0,0568 0,2172 E1.2 Indeks kepuasan karyawan 0,0328 0,1254 E2.1 Prosentase ketidakhadiran 0,0671 0,2568 E2.2 Prosentase pelanggaran peraturan 0,0058 0,0221 E3 Meningkatkan produktivitas karyawan E3.1 Tingkat produktivitas karyawan 0,0729 0,2789 E4 Meningkatkan kompetensi SDM E4.1 Jumlah pelatihan per karyawan 0,0260 0,2789 O1.1 Net profit margin 0,0684 0,3278 O1.2 Rasio biaya operasional 0,0076 0,0364 O2.1 Rasio jumlah customer baru 0,0530 0,2544 O2.2 Prosentase keberhasilan program promosi 0,0102 0,0490 O3.1 Ketepatan waktu pelaporan 0,0173 0,0831 O3.2 Rata-rata waktu feedback 0,0520 0,2493 S1.1 Tingkat pemenuhan barang pesanan (on- time, on-specs, on-quality ) 0,0705 0,6340 S1.2 Ketepatan pembayaran terhadap supplier 0,0407 0,3660 R1.1 Ketepatan pembayaran pajak 0,0237 0,3026 R1.2 Rasio jumlah karyawan baru 0,0138 0,1755 R1.3 Prosentase keikutsertaan dalam kegiatan sosial 0,0409 0,5219 M1 Mengelola limbah dengan baik M1.1 Jumlah komplain yang diterima 0,0426 0,5000 M2 Membantu mengembangkan sektor usaha di sekitar pabrik M2.1 Jumlah sektor usaha di sekitar pabrik 0,0426 0,5000 1,0000
C1 Meningkatkan kepuasan customer E1 Meningkatkan kepuasan karyawan E2 Meningkatkan kedisiplinan karyawan Customer O3 Mengawasi kegiatan perusahaan O2 Meningkatkan pangsa pasar O1 Meningkatkan profit Owner Employee Supplier S1 Mempertahankan kerjasama Regulator R1 Berkontribusi dan menciptakan citra positif
Community
Jumlah

## Tabel 2. KPI
4. Kesimpulan
Hasil  perancangan  indikator  kinerja  (PI)  Batik  Putra  Bengawan  dengan  metode Performance Prism menghasilkan  25  PI  yang  tersebar  dalam  13 objectives, 25  strategi,  19  proses,  dan  19 kapabilitas  dan  terkait  dengan  6 stakeholder .  Hasil  pembobotan  dengan  metode Analytic Hierarchy  Process (AHP)  menunjukkan  bahwa stakeholder karyawan  memiliki  bobot  paling tinggi  (0,261),  selanjutnya customer (0,255), owner (0,209), supplier (0,111),  masyarakat (0,078), dan regulator (0,085). Hasil pembobotan  indikator kinerja  dengan  AHP  menunjukkan bahwa  tingkat  produktivitas  karyawan  memiliki  bobot  paling  tinggi  (0,0729)  dan  prosentase pelanggaran  peraturan  memiliki  bobot  terendah  (0,0058).  Berdasarkan  hasil  pembobotan indikator  kinerja,  10  indikator  kinerja  yang  memiliki  bobot  paling  tinggi  dipilih  menjadi indikator kinerja kunci ( Key Performance Indicators atau KPI). KPI yang terpilih adalah tingkat produktivitas karyawan (0,0729), tingkat pemenuhan barang pesanan dengan supplier (0,0705), net profit margin (0,0684), persentase ketidakhadiran karyawan (0,0671), jumlah customer tetap (0,0638), persentase  karyawan penerima bonus  (0,0568), rasio  jumlah customer baru (0,0530), rata-rata  waktu feedback (0,0520),    indeks  kepuasan customer (0,0453),  dan.  rasio  jumlah produk cacat (0,0434).

## Daftar Pustaka
Neely, A., Gregory M., Platts K. 1995. Performance Measurement System Design: A Literature. Cambridge: Cambridge Research Group, University of Cambridge. Neely,  A.,  Adams,  C.,  Kennerly,  M.  2002. The  Performance  Prism:  The  Scorecard  for Measuring  and  Managing  Business  Success. United  Kingdom:  Pearson  Education, Cranfield School of Management.
Neely,  A.,  Adams,  C.  2000.  The  Performance  Prism  to  Boot  M&A  Succcess. Measuring Business Excellence , Vol. 4.3, pp.19-23.
Parmenter,  D.  2010. Key  Performance  Indicators .  Edisi  kedua.  Jakarta:  PT.Elex  Media Komputindo.
Saaty, T.L. 1993. Decision Making for Leader: The Analytical Hierarchy Process for Decision in Complex World . Pittsburgh: Prentice Hall Coy. Ltd.
No. PI Bobot 1 E3.1 Tingkat produktivitas karyawan 0,0729 2 S1.1 Tingkat pemenuhan barang pesanan (on-time, on-specs, on-quality) 0,0705 3 O1.1 Net profit margin 0,0684 4 E2.1 Prosentase ketidakhadiran 0,0671 5 C2.1 Jumlah customer tetap 0,0638 6 E1.1 Prosentase karyawan penerima bonus 0,0568 7 O2.1 Rasio jumlah customer baru 0,0530 8 O3.2 Rata-rata waktu feedback 0,0520 9 C1.3 Indeks kepuasan customer 0,0453 10 C1.1 Rasio jumlah produk cacat 0,0434