## PENENTUAN KEBIJAKAN PEMENUHAN PESANAN DENGAN MODEL VENDOR-MANAGED INVENTORY

## SRI HARTINI, DAN ANDRIE MUSTAFA KAMAL
Program Studi Teknik Industri Universitas Diponegoro Semarang
E-mail: ninikhidayat@yahoo.com

## ABSTRAK
Perkembangan yang cepat dalam manufaktur dan informasi lebih canggih sekarang. Hal ini akan membantu manufaktur untuk mengembangkan manajemen rantai pasok dan pembangunan korporasi yang lebih baik antara beberapa pihak, seperti distributor, supplier, dan konsumen. Terdapat kebijakan yang digunakan menggunakan teknologi ini yaitu Vendor Managed Inventory (VMI). Dengan ini kebijakan manufaktur dapat memberikan tanggung jawab kepada supplier untuk mengatur dan menentukan kapan dan berapa banyak produk yang akan dikirim berdasarkan persediaan dan permintaan pada waktu tersebut. PT. Sampharindo adalah perusahaan farmasi. Saat ini perusahaan memproduksi 88 obat-obatan terdiri dari kapsul, pil, sirup, dan tablet. Masalah yang dihadapi perusahaan ini adalah perubahan permintaan dari distributor. Sehingga, sering terjadi keterlambatan dan pembatalan permintaan. Berdasarkan masalah tersebut, kita dapat menggunakan kebijakan VMI dengan logika LRP sebagai alat untuk menentukan kapan dan berapa banyak pengiriman yang akan dibawa menuju distributor. Dari kebijakan ini kita akan mendapatkan kebijakan untuk menentukan kapan dan berapa banyak pengiriman yang akan dibawa menuju distributor. Kebijakan ini dapat mengurangi persediaan rata-rata sebesar 8% dan meningkatkan service level mencapai 4%.
Kata kunci: kebijakan pengisian, vendor managed inventory, service level, line requirement planning

## ABSTRACT
Rapid development in Manufacturing field and in information is more sophisticated now. Here to this can help the manufacturer in developing supply chain management and building better cooperation between parties such as distributor, supplier, and consumer. There is a policy which is using this technology known Vendor Managed Inventory (VMI). With this policy manufacturer can give responsibility to the supplier for managing and determining when and how much the product will be delivered according to inventory and demand in that time. PT. Sampharindo is a company in pharmaceutical. Today this company manufactures 88 medicine consist of capsule, pill, syrup, and drops. The problem faced by this Company is order changing from distributor. So that, if it is happen very often it can make lateness and cancel the orders. Avoiding from that problem, we can use VMI policy with LRP logics as a tools of determining when and how much delivery will be carried on to the distributor. From this policy we will get a policy to determine when and how much delivery will be carried on to the distributor. This policy can minimize average inventory to 8% and enhance service level up to 4%.
Key words: full filment policy, vendor manage inventory, service level, line requirement planning

## PENDAHULUAN
Dengan perkembangan teknologi yang semakin berkembang dapat membantu perusahaan manufaktur dalam meningkatkan manajemen rantai pasok dan membantu dalam membangun kerjasama yang baik dengan pihak-pihak lain seperti distributor, supplier dan konsumen. Dewasa ini banyak perusahaan yang menggunakan sistem VMI atau Vendor Managed Inventory  untuk  meningkatkan  performansi manajemen rantai pasok, di mana dalam sistem VMI tersebut perusahaan memberikan tanggung jawab kepada supplier untuk mengatur dan menentukan kapan dan berapa jumlah bahan baku atau produk
akan diantar sesuai dengan persediaan dan demand pada saat itu.
PT.  Sampharindo  adalah  perusahaan  yang bergerak dalam bidang farmasi atau produksi obat. Dalam penelitian kali ini produk yang dijadikan objek adalah obat-obat tablet dan kaplet yang dikirim PT. Sampharindo ke tiga pusat distribusi untuk beberapa daerah di Indonesia. Distributor tersebut antara lain PT Total Mandiri Farma untuk wilayah Semarang dan  sekitarnya,  PT  Intan  Surya  untuk  daerah Denpasar Bali, dan PT Rosa Nugraha untuk daerah Bandar Lampung. Gambar 1 di bawah ini menjelaskan peran PT Sampharindo dengan distributor-distributor dalam model VMI penelitian ini.
Gambar 1. Rantai Supplai PT Sampharindo
Kebijakan pemenuhan pesanan PT. Sampharindo saat ini mengakibatkan inefisiensi karena beberapa alasan. Pertama, PT Sampharindo tidak mendapatkan cukup ‘early signal’ dari distributor akan jumlah dan waktu pesanan. Ini tentu mengakibatkan PT Sampharindo harus menyimpan persediaan lebih banyak untuk mengantisipasi ketidakpastian pesanan dari distributor. Kedua, PT Sampharindo sering harus mengubah jadwal produksi secara tiba-tiba karena apa yang diminta distributor tiba-tiba berubah dari apa yang diperkirakan oleh PT Sampharindo atau karena  distributor  yang  lebih  penting  tiba-tiba melakukan pesanan mendadak sehingga produksi untuk memenuhi pesanan dari distributor kelas dua terpaksa dijadwal ulang. Perubahan pada jadwal produksi  selanjutnya  mengakibatkan  perubahan pada kebutuhan bahan baku, komponen, maupun jam kerja. Disamping inefisiensi, fenomena di atas juga mengakibatkan service level yang rendah karena banyak permintaan yang tidak dapat dipenuhi tepat waktu.
Vendor Managed Inventory (VMI) (Gambar 2) atau sering disebut sebagai Vendor Managed Inventory Replenishment biasa diterapkan dalam bisnis retailer dan distribution center. VMI merupakan kategori push distribution yaitu distribusi di mana pesanan- pesanan diterima dari pelanggan tetapi dikendalikan dan  dievaluasi  oleh  pemasok.  VMI  merupakan suatu situasi di mana pengiriman atau pengisian persediaan produk kepada sejumlah lokasi dikontrol oleh pengambil keputusan pusat (vendor). Jadi di sini vendor akan memonitor persediaan pelanggannya dan memutuskan kapan dan berapa banyak produk sebaiknya dikirim dan rute mana yang digunakan. VMI ini akan memberikan nilai lebih baik untuk vendor juga konsumennya.

## METODE
Studi pendahuluan untuk menganalisis sistem saat ini. Setelah ditetapkan bahwa ada permasalahan di bagian persediaan dan akan dilakukan perbaikan sistem dengan menggunakan konsep VMI, maka selanjutnya  dilakukan  pengumpulan  data.  Data- data  yang  dibutuhkan  meliputi:  1)  Data  historis pemesanan produk dari distributor, 2) Data historis penjualan  produk  ke  konsumen  dari  distributor, 3) Biaya Pengiriman dari perusahaan ke distributor, 4) Biaya Order kedua belah pihak, 5) Biaya Penyimpanan kedua belah pihak, 6) Kapasitas kendaraan dan jumlah sarana pengangkut, 7) Kapasitas produksi pabrik, 8)  Lokasi  para  pelanggan  (distributor  center),  9) Kondisi stok gudang distributor.
Pengolahan data dilakukan dengan melakukan beberapa tahap di antaranya:

## Perhitungan LRP-VMI Tiap Distributor
Salah  satu  konsep  dan  Supply  chain  yang banyak dipakai adalah Vendor Managed Inventory, sebenarnya VMI ini merupakan model inventori di mana tanggung jawab inventori sepenuhnya dipegang oleh supplier, mulai dari volume pengiriman, rentang pengiriman dan manajemen penyimpanan di gudang. Supplier memonitor gudang persediaan dari buyer dan bertanggung jawab untuk menetapkan kapan akan mengirim barang yang dibutuhkan oleh buyer dan juga menetapkan berapa kuantitas/jumlah dari barang  yang  akan  dikirimkan  berdasarkan  data inisial mengenai kebutuhan produksi (dari buyer) atau permintaan konsumen yang disediakan oleh buyer. Saat ini mulai banyak perusahaan-perusahaan yang menerapkan konsep VMI ini, hal ini dipandang karena secara jangka panjang model ini akan menguntungkan kedua  belah  pihak.  Di  satu  sisi  supplier  secara finansial keuntungannya akan bertambah dan dengan
Sumber: Kumar, Phani, and Muthu Kumar, (2003) Tata Consulatancy Service, Vendor Managed Inventory in Retail Industry, February.
Gambar 2. Vendor Managed Inventory (VMI)
cepat  mengetahui  kebutuhan  akan  bahan  baku, dapat menentukan sendiri kapan akan mengirim, sedangkan di sisi lain pihak perusahaan sebagai buyer tidak akan mengalami keterlambatan dan selalu memiliki barang di gudang, perusahaan tidak pusing lagi memikirkan bahan baku yang dibutuhkannya. Banyak sekali kondisi yang mempengaruhi model VMI ini nantinya, untuk itu diperlukan suatu tool untuk dalam memunculkan beberapa altematif keputusan dengan mempertimbangkan beberapa kondisi yang ada dan membantu para decision maker mengambil suatu keputusan.
Pada tahap ini akan dilakukan suatu perhitungan dalam  TPOP  Grid  Display  atau  LRP  Display  di bawah kondisi penggunaan kebijakan VMI. Setelah data  demand  harian  didapatkan  perhitungan selanjutnya  adalah  perhitungan  availability inventory dalam TPOP Grid Display untuk masing- masing kebijakan pengisian atau pengiriman dari perusahaan ke distributor. TPOP Grid Display yang digunakan adalah dalam bentuk harian. Karena dalam pengontrolan VMI sangat memungkinkan untuk dilakukan setiap hari, selain penggunaan web yang memungkinkan komunikasi antar partai ini lebih cepat, penggunaan grid dalam bentuk harian dilakukan agar lebih responsif terhadap permintaan dan kondisi persediaan.
Untuk  penentuan  kebijakan  berapa  lot pengiriman  yang  dilakukan  setiap  pengiriman ke tiap distributor, formulasi untuk menentukan ukuran lot yang harus dikirimkan oleh Produsen ke DC adalah sbb.:
q* = ((A 1 + nA 2 ) D n h 1 ( D + (P–D)n + h 2 –h 1 P 2P 2
Perhitungan LRP-VMI untuk Supplier
Berbeda dengan LRP VMI untuk distributor, penggunaan  LRP-VMI  untuk  supplier  untuk menentukan waktu dan jumlah persediaan harus berada  di  gudang.  Pada  LRP-VMI,  perhitungan pengisian persediaan di gudang supplier, lead time yang dipertimbangkan adalah lead time produksi dan lead time pengiriman maksimum distributor. Sedangkan LRP-VMI untuk pengiriman produk ke distributor mempertimbangkan lead time pengiriman masing- masing distributor. Untuk input gross requirement LRP-VMI memakai penjumlahan gross requirement tiap-tiap distributor. Untuk ukuran lot pengisianpun menggunakan jumlah lot-lot pengiriman tiap-tiap distributor.

## Perhitungan  Parameter  Sistem  dalam Spreadsheet Template
Setelah perhitungan ketersediaan persediaan maka dilakukan perhitungan parameter. Berikut ini  merupakan  template  yang  digunakan  untuk kesimpulan sistem untuk mengetahui garis besar kondisi sistem. Template ini adalah ukuran parameter sistem yang dilakukan oleh Kaplan dan Norton dalam Balanced Scorecard [Gand03]. Tiap sistem parameter dihitung  dengan  menggabungkan  baik  variabel independen maupun variabel dependen.
Parameter sistem yang diperhitungkan adalah Total Jumlah Pengiriman (Shipment), Total kuantitas pengiriman (Total unit Shipped), Laju pengisian (Total unit shipped/total annual demand), rata-rata jumlah unit/pengiriman, Inventory turns, Inventory days of supply dan service efficiency level.
Perhitungan parameter di atas dengan manual yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel. Dalam kasus ini yang menjadi performance measurement yang digunakan adalah Service Efficiency Level dan Service Level per Unit Demand. Parameter tersebut merupakan kemampuan DC memenuhi permintaan dari konsumen dengan menggunakan VMI. Namun service level juga dapat ditentukan oleh buyer sehingga akan berdampak pada berapa safety stock yang harus disediakan untuk mencapai service level tersebut. Pada penelitian ini, service level baru pada tahap identifikasi untuk mengetahui seberapa besar service level dapat dicapai pada kondisi VMI. Sedangkan untuk mencapai service level yang diinginkan oleh buyer pada kondisi VMI tidak diulas pada penelitian ini.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Frekuensi Pengiriman
Total Mandiri Farma
Gambar 3. Frekuensi Pengiriman PT TMF
Dari gambar 3, dengan VMI diketahui bahwa dari 20 produk, maka 8 produk memiliki frekuensi pengiriman lebih sedikit, 5 produk lebih banyak dan sisanya sama.
Rosa Nugraha Abadi
Gambar 4. Frekuensi Pengiriman PT RNA
Dari gambar 4, dengan VMI diketahui bahwa dari 20 produk, maka 13 produk memiliki frekuensi pengiriman lebih sedikit, 2 produk lebih banyak dan sisanya sama.
Intan Surya
Gambar 5. Frekuensi Pengiriman PT IS
Dari gambar 5, dengan VMI diketahui bahwa dari 20 produk, maka 4 produk memiliki frekuensi pengiriman  lebih  sedikit,  2  produk  lebih  banyak dan  sisanya  sama.  Terlihat  sangat  berbeda  jika dibandingkan  dengan  distributor  lainnya.  Pada distributor ini terlihat hanya sebanyak 4 produk dari 20 produk yang diteliti untuk kondisi aktual frekuensi pengirimannya lebih sering jika dibandingkan dengan penggunaaan kebijakan VMI. Sedangkan 9 produk dari 20 produk yang diteliti untuk kondisi aktual frekuensi pengirimannya lebih kecil jika dibandingkan dengan penggunaan kebijakan VMI. Untuk produk lainnya antara kebijakan VMI dan Aktual memiliki frekuensi pengiriman yang sama.

## Average Daily Inventory
Average  Daily  Inventory  atau  rata-rata penyimpanan  tiap  hari  adalah  parameter  yang menggambarkan banyaknya persediaan yang harus disimpan untuk memenuhi permintaan konsumen di distributor. Semakin besar rata-rata penyimpanan maka  semakin  besar  biaya  simpan  yang  harus dikeluarkan oleh distributor dan PT Sampharindo.

## Total Mandiri Farma
Pada gambar 6 dijelaskan average inventory pada periode Januari antara kebijakan VMI dan kondisi aktual.
Gambar 6. Average inventory PT TMF

## Rosa Indah
Pada gambar 7 dijelaskan average inventory pada periode Januari antara kebijakan VMI dan kondisi aktual.
Gambar 7. Average inventory ke PT RNA

## Intan Surya
Pada gambar 8 selanjutnya dijelaskan average inventory pada periode Januari untuk kebijakan VMI dan kondisi aktual.
Gambar 8. Average inventory ke Intan Surya

## Service Level
Indikator  performansi  yang  menunjukkan hubungannya dengan konsumen adalah service level .
Service level adalah ukuran kinerja yang menunjukkan kemampuan untuk memenuhi permintaan konsumen dari produk yang terdapat di gudang. Perhitungan yang dilakukan oleh peneliti untuk service level yang dihitung adalah service efficiency level dan service level per unit demand. Pada service efficiency level yang dipertimbangkan adalah berapa banyaknya hari stock out dalam satu horizon perencanaan. Sedangkan service level per unit demand yang dipertimbangkan adalah jumlah unit stock out pada distributor dalam horizon perencanaan.
Service efficiency Level dijelaskan pada gambar 9, 10, 11.
Gambar 9. Service efficiency level PT TMF
Gambar 10. Service efficiency level PT RNA
Gambar 11 . Service efficiency level PT IS

## Service level per Unit Demand
Service level per Unit Demand digambarkan pada gambar 12, 13, 14:
Gambar 12. Service level per Unit Demand PT TMF
Gambar 13. Service level per Unit Demand PT RNA
Gambar 14. Service level per Unit Demand PT IS

## Perbandingan Usulan dengan Kondisi PT Sampharindo
Dari hasil perbandingan antara kebijakan usulan dengan kebijakan lama untuk PT Sampharindo dalam pengisian produk ke gudang ternyata kekosongan dan keterlambatan pengiriman ke distributor dapat diminimasi. Kekosongan ini dapat mempengaruhi service level. Sehingga minimasi kekosongan dan keterlambatan dapat diperlihatkan dengan semakin tingginya nilai service levelnya. Rata-rata service level yang dapat dicapai PT Sampharindo dalam memenuhi permintaan di distributor PT Total Mandiri Farma adalah sebesar 95% pada kondisi aktual dan 100% dengan kebijakan VMI. Sedangkan untuk PT Rosa Nugraha Abadi adalah sebesar 99% pada kondisi aktual dan 100% dengan kebijakan VMI. Dan untuk PT Intan Surya sebesar 95% pada kondisi aktual dan 100% dengan kebijakan VMI.
Selain perbandingan parameter sistem dilakukan pula perbandingan biaya sistem VMI dengan biaya kondisi aktual. Diperoleh untuk ketiga distributor yang diteliti, PT Sampharindo dapat menghemat biaya hingga Rp 22.310.231,- pada periode Januari-Februari 2008 dengan menggunakan kebijaka VMI usulan.

## SIMPULAN
Kelebihan kebijakan pengisian pesanan usulan dibandingkan dengan kebijakan lama, yaitu: dengan informasi yang jelas mengenai permintaan konsumen akhir, kebijakan VMI ini dapat membantu vendor dalam melakukan perencanaan pengisian produk ke gudang dengan lebih efektif dan efisien. Meminimasi stockout sehingga service level pada kebijakan VMI ini lebih baik jika dibandingkan dengan kebijakan lama. Di mana untuk kebijakan VMI dapat mencapai 100% service level dalam memenuhi permintaan konsumen di tiga distributor. Sedangkan kondisi aktual mencapai service level sebesar 96% untuk memenuhi permintaan konsumen di ketiga distrbutor. Meminimasi overstock karena kebijkan VMI ini memiliki tingkat rata-rata penyimpanan yang lebih kecil dan lebih stabil. Di mana dengan kebijakan VMI untuk PT Total Mandiri Farma memiliki stok 3% lebih kecil dari kondisi aktual, PT Rosa Nugraha memiliki stok 10% lebih kecil dari kondisi aktual, dan PT Inta Surya 11% lebih kecil dari kondisi aktual.

## DAFTAR PUSTAKA
Donselaar,  K.  Van,  1998.  The  Impact  of  Material Coordination  Concepts  on  Planning  Stability  in Supply Chain, Int. journal Production Economics: 169–176, Netherlands.
Elsayed, Elsayed A., 1994. Analysis Control of Production Sistems, Second Edition, New Jersey: Prentice Hall International.
Gandhi,  Ujval,  2003.  Vendor  Managed  Inventory:  A New  Approach  To  Supply  Chain  Management, Virginia Polytechnic Institute and State University, Blackxburg, VA.
Ghiani,  Gianpaolo,  Gilbert  Laporte,  and  Roberto Musmanno, 2004. Introduction to Logistics Sistem Planning  and  Control,  John  Wiley  &  Sons  Ltd., Inggris.
Hall, C, 1998. “What is VMI?”, Vendor-Managed Inventory Web Resource, www.vendormanagedinventory.com Kleywegt,  Anton  J.,  Vijay  S.  Nori,  and  Martin  WP.
Salvesbergh,  November  2000.  The  Stochastic Inventory Routing Problem with Direct Deliveries. Atlanta: School of Industrial and Sistems Engineering Georgia Institute of Technology.
Kumar, Phani, and Muthu Kumar, 2003. Tata Consulatancy Service,  Vendor  Managed  Inventory  in  Retail Industry, February.
Martin,  Andre  J,  1995.  DRP:  Distribution  Resource Planning, John Wiley & Sons Ltd., Singapore.
Pujawan, I Nyoman, 2005. Supply Chaun Management, Penerbit Guna Widya, Surabaya.
Tersine, Richard J, 1994. “Principles of Inventory and Materials Management”, Prentice Hall International, Inc.: New Jersey.
Yao, Yuliang, 2005. Supply Chain Integration in Vendor- Managed Inventory, Science Direct: USA.
Zanoni, Simone dan Zavanella, Lucio, 2003. A Strategy for Vendor Managed Inventory: Analytical Approach and Performance Evaluation, Universita Degli Studi di Brescia – Facolta di Ingegneria, Brescia Italy.
Zimmerman,  K.A.,  1998.  Schnucks,  Nabisco  Plan Forecasting Pilot, Supermarket News, Vol. 48, No. 40, October, pp. 71–78.