Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Dan Kartu Gudang Berbasis Komputer Pada Konveksi Tas
Endrawati Firman Surya Widio Putra Perta R. Jurusan Akuntansi, Politeknik  Negeri Padang

## Abstract
Bag is one of commodities produced by local industries in Indonesia in general, and in particular western Sumatra. However, the company, has several weaknesses related to the management and recording of inventory such as the lack of segregation of duties and responsibilities by each section,  management  procedures  and  record-keeping  supplies  inadequate  and  the  lack  of documents and records that support the transactions related to inventory , This research aims to design a card inventory accounting system and computer-based warehouse that will be applied to  the  sales  system,  purchasing  system  and  system  of  material  usage  to  fit  the  elements contained  in  the  internal  control  system.  Based  on  research  that  has  been  done,  then  the inventory accounting system designed in accordance with the elements contained in the internal control  systems  and  computer-based  warehouse  cards  are  useful  for  recording  the  transfer  of inventory  stored  in  warehouse.  Besides  being  able  to  produce  information  that  is  far  more accurate  than  manual  recording,  computer-based  warehouse  card  is  also  used  in  the  savings and effectiveness of the use of the document processing time.
Keywords : system, procedures, flowchart, stock card, microsoft access.

## 1. PENDAHULUAN
.Sebuah  badan  usaha  didirikan tentunya  karena  si  pendiri  memiliki  tujuan. Salah  satu  dari tujuan  tersebut adalah  untuk memperoleh laba  agar usaha tersebut dapat bertahan  dan  memiliki  sumber  daya  yang cukup untuk mencapai ragam tujuan lainnya. Untuk  mendapatkan  laba,  perusahaan  akan terlibat  dalam  banyak  kegiatan  bisnis. Misalnya,  seorang  pemilik  akan  mendirikan usaha  konveksi  tas,  maka  pengelola  usaha akan  terlibat  dalam  kegiatan  menyewa tempat,  membeli  mesin  dan  peralatan  jahit, menggaji  penjahit  dan  tukang  pola,  membeli bahan  baku  pembuatan  tas,  membayar telepon  dan  listrik,  menerima  pesanan pelanggan  serta  menerima  pembayaran  dari pelanggan.
Kegiatan-kegiatan  tersebut  antara  lain yang  disebut  sebagai  proses  bisnis.  Proses bisnis  merupakan  sekumpulan  kegiatan bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan dalam  usahanya  untuk  mendapatkan  laba. Dalam  suatu  proses  bisnis,  tentunya  harus memiliki  sistem  informasi  akuntansi  yang baik.  Sistem  informasi  akuntansi  memiliki peranan  yang  penting  dalam  proses  bisnis
karena sistem informasi akuntansi mengidentifikasi,  mengukur,  dan  mencatat proses  bisnis  tersebut  dalam  suatu  model yang  sedemikian  rupa  sehingga  informasi yang  dihasilkan  dapat  dimanfaatkan  oleh pihak-pihak  yang  berkepentingan  (Anastasia Diana, 2011).
Pada  era  globalisasi  dan  informasi saat  ini,  perusahaan  mengusahakan  agar dapat  menerapkan  sistem  yang  baik  untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan kedepannya. Masih banyak Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang menggunakan sistem  informasi  akuntansi    atas  dokumen dan pencatatan secara manual. Perbandingan antara sistem informasi akuntansi    manual  dan  terotomatisasi (berbasis  komputer)  terletak  pada  teknologi yang  digunakan  dan  bagaimana  keakuratan data output yang akan dihasilkan.
Salah  satu  sumber  daya  di  dalam perusahaan  yang  harus  menganut  sistem informasi  akuntansi yang  baik  adalah persediaan.  Persediaan  atau  inventori  yaitu barang-barang yang disimpan untuk digunakan  atau  dijual  pada  masa  atau periode  yang  akan  datang.  Pengelolaan
persediaan  harus  dilakukan  dengan  sistem dan  prosedur  yang  memadai  dan  dikelola secara tepat agar tidak timbulnya kecurangan atau ketidakcocokan pada persediaan  tersebut  serta  dengan  adanya pengelolaan persediaan yang baik dan benar sehingga  perusahaan  tidak  terbatasnya persediaan  yang  ada  digudang  atau  tempat penyimpanan  barang.  Persediaan  biasanya merupakan  jumlah  yang  relatif  besar  dari aktiva lancar atau bahkan dari seluruh aktiva perusahaan.
Dalam perusahan dagang, persediaan hanya  terdiri  dari  satu  golongan,  yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan  barang  yang  dibeli  untuk  tujuan dijual  kembali.  Sedangkan  dalam  perusahan manufaktur  dimana  perusahaan  mengolah bahan  baku  menjadi  barang  jadi,  maka persediaan  dikelompokkan  pada  persediaan barang  jadi,  persediaan  barang  dalam proses,  persediaan  bahan  baku,  persediaan bahan  penolong,  persediaan  bahan  habis pakai  pabrik,  persediaan  suku  cadang  dan persediaan  perlengkapan.  Transaksi  yang mengubah persediaan barang jadi, persediaan  bahan  baku,  persediaan  bahan penolong,  persediaan  bahan  habis  pakai pabrik, persediaan suku  cadang, dan persediaan perlengkapan, bersangkutan dengan  transaksi  internal  perusahaan  dan transaksi  yang  menyangkut  pihak  luar perusahaan  (penjualan  dan  pembelian), sedangkan transaksi yang mengubah persediaan  barang dalam proses seluruhnya berupa transaksi internal perusahaan (Mulyadi, 2001).
Usaha Konveksi tas, rata-rata menghasilkan  berbagai  jenis  tas,  seperti  tas seminar,  tas  lokakarya,  tas  pelatihan,  tas kongres,  tas  muktamar,  tas  ransel  dan  tas salempang.  Omzet  perusahaan  mulai  dari Rp.50.000.000 sampai dengan Rp 80.000.000,-  perbulan.  Persediaan  yang terdapat di gudang cukup banyak yang terdiri dari  persediaan  bahan  baku,  persediaan bahan penolong, dan persediaan barang jadi yang  beragam  jenis.  Sistem  akuntansi persediaan  yang  ada  pada  saat  ini  belum memiliki  pengendalian  yang  baik  dan  benar. Hal  ini  dapat  dilihat  pada  pengelolaan  dan pencatatan persediaannya. Contohnya perusahaan  menumpuk  persediaan  begitu saja  di  gudang  sehingga  menyebabkan kesulitan  pada  saat  mencari  barang  yang
diinginkan,  permintaan  barang  jadi  dari fungsi penjualan ke  fungsi  gudang  dilakukan tanpa  adanya bukti yang  mendukung kegiatan  tersebut  sehingga  tidak  adanya pencatatan  saat  barang  jadi  keluar  dari gudang,  dan  pengelolaan  persediaan  pada saat  adanya  transaksi  pemakaian  bahan atas  prosedur  permintaan  dan  pengeluaran bahan gudang dari fungsi  produksi ke fungsi gudang  tidak  melibatkan  fungsi  gudang sehingga  tidak  terlihat  adanya  mutasi  bahan keluar dari gudang.
Oleh karena itu,
perusahaan membutuhkan kartu gudang berbasis komputer  dengan tujuan untuk memperkecil kemungkinan  salah  catat  dan  adanya transaksi  harian  yang  terlewatkan  untuk dicatat  jika  menggunakan  kartu  gudang berbasis komputer. Kondisi perusahaan yang sudah  menggunakan  sistem  komputer  untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan juga menjadi dasar pertimbangan penulis untuk merekomendasikan adanya penggunaan kartu  gudang  berbasis  komputer  ini.  Untuk merancang kartu gudang berbasis komputer, penulis akan menggunakan Microsoft Access 2007  karena  aplikasi  ini  mudah  dimengerti dan dipahami serta laporan persediaan yang tersedia  akan  lebih  informatif  sebagai  bukti untuk  melihat  adanya  mutasi  barang  masuk dan barang keluar di bagian gudang.

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  analisis kualitatif deskriptif berbasis case study , yaitu menggambarkan kondisi sesungguhnya yang  terjadi  di  lapangan  (perusahaan)  untuk menjadi  dasar  dalam  perancangan  system. Tahap  penelitian  dilakukan  mulai  dari analisis  pendahuluan,  pengumpulan  data, perancangan  system,  dan  uji  coba  serta evaluasi hasil.

## 3. PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN DAN KARTU GUDANG
BERBASIS KOMPUTER PADA KONVEKSI TAS
Dokumen  yang  digunakan  untuk  menyusun laporan keuangan Home-Industry Sala Lauak sebagai berikut;

## 3.1. Survey Pendahuluan
Dari  suvey  penduluan  diperoleh  beberapa informasi  terkait  kekurangan  perusahaan, antara lain perusahaan belum memiliki;
a.  Catatan  atas  stok  persediaan  yang  ada digudang  baik  persediaan  bahan  baku, bahan  penolong  maupun  barang  jadi. Maka  dari  itu  diperlukan  adanya  kartu gudang berbasis komputer yang berguna  untuk  lebih  mempermudah mengetahui  adanya  transaksi  barang masuk,  keluar  dan  tersisa  di  gudang yang nantinya akan dicatat oleh  Bagian Gudang.
b.  Dokumen pendukung atas semua
transaksi yang terkait
dengan
persediaan  baik  penjualan,  pembelian maupun  pemakaian  bahan  seperti
Memo Permintaan Barang, Form Pesanan  Produk,    Perintah  Produksi, Form Pengambilan Bahan, Surat
Permintaan  Pembelian  dan  Laporan Produk Selesai.
c.  Pencatatan jurnal akuntansi atas semua transaksi yang
terkait dengan persediaan  baik  penjualan,  pembelian maupun pemakaian bahan dan pencatatan  pada  transaksi  penjualan hanya  dicatat  dalam  buku  manual penerimaan  kas  perusahaan yang dilakukan oleh Manager.
d.  Nomor  urut  tercetak  dalam  dokumen yang  saat  ini  dimiliki  perusahaan  yaitu Faktur Penjualan dan Nota Pesanan.
3.2. Perancangan system Akuntansi persediaan
3.2.1.  Prosedur Penjualan Langsung
Pada  gambar  1,  dapat  diliha  prosedur penjualan  langsung.  Prosedur  ini  melibatkan bagian penjualan, gudang, dan manager.
Mulai BAGIAN PENJUALAN Melayani pelanggan
Memperlihatkan contoh barang yang ada di outlet Pelanggan Meingisi memo permintaan barang 2 1 Memo Permintaan Barang Barang 2 1 Faktur Penjualan Menerima pembayaran Pelanggan Barang T Setiap harinya Menyerahkan faktur penjualan beserta uang ke Manager 2 Faktur Penjualan Uang 1 2 3 2 Memo Permintaan Barang T Penawaran harga dan deal harga dengan pelanggan Mengisi faktur penjualan

## Gambar 1. Siklus penjualan langsung
(tanpa pesanan)

## 3.2.2.  Prosedur Penjualan Pesanan
Pada  gambar  2,  dapat  diliha  prosedur penjualan pesanan yang dilakukan perusahaan.  Prosedur  ini  melibatkan  bagian penjualan, produksi, gudang, dan akuntansi.
Gambar 2, Prosedur penjualan pesanan
3.2.3.  Posedur Pembelian Bahan Baku
Pada  gambar  3,  dapat  dilihat  prosedur pembelian bahan baku. Prosedur ini melibatkan  bagian  gudang,  pembelian  dan transportasi dan bagian
akuntansi.
BAGIAN AKUNTANSI
Mencatat ke dalam jurnal pembelian Jurnal Pembelian Selesai Faktur Pembelian Faktur Pembelian T 4

## 3.2.4.  Prosedur Pemakaian Bahan
Pada  gambar  4,  dapat  dilihat  prosedur pemakaian  bahan  baku  yang  dilakukan perusahaan.  Prosedur  ini  melibatkan  bagian produksi, Gudang dan bagian akuntansi.
BAGIAN AKUNTANSI Mencatat ke dalam jurnal pemakaian bahan Jurnal Pemakaian Bahan 1 Form Pengambilan Bahan 1 Form Pengambilan Bahan T 2 3.3. Perancangan  Kartu  Gudang  Berbasis Komputer
3.3.1.  Perancangan Relationship
Pada gambar 5, dapat dilihat perancangan  relationship  tabel  kartu persediaan.

## 3.3.2.  Perancangan Field Query
Pada gambar 6, dapat dilihat perancangan query tabel kartu persediaan.
3.3.3.  Perancangan Form
a)  Form Daftar Barang
b)  Form Transaksi
3.3.4.  Report / Laporan
a. Report Barang Masuk
b.  Report Barang Keluar
c.  Report Transaksi
d.  Report  Stok Bahan Baku
e.  Report  Stok Bahan Penolong

## f.  Report  Stok Barang Jadi
g. Report Rekapan Barang

## 4.  KESIMPULAN DAN SARAN

## 4.1.  KESIMPULAN
Dari  uraian  pada  bab-bab  sebelumnya, penulis dapat menyimpulkan bahwa:
a.  Konveksi  Tas  merupakan  perusahaan manufaktur dengan memproduksi berbagai macam jenis tas dan perusahaan dagang denganmenjual berbagai  macam  perlengkapan  seni rupa  dan  grafika.  Persediaan  yang dimiliki  oleh  Konveksi  Tasyang  terletak di  gudang  sangat  banyak  yang  terdiri dari  persediaan  bahan  baku,  bahan penolong dan barang jadi.
b.  Konveksi Tas belum menerapkan
Sistem  Akuntansi  Persediaan  yang sesuai dengan unsur-unsur yang terdapat  pada  sistem  pengendalian internal pada saat melaksanakanprosedur kegiatannya
seperti  belum  ada  pemisahan  fungsi dan  tanggung  jawab  antara  masing- masing bagian.
c.  Konveksi Tas belum menerapkan
pengelolaan persediaan digudang dengan  baik  dan  benar  terbukti  dengan tidak  adanya  kartu  gudang  untuk merekam  adanya  mutasi  barang  masuk dan barang keluar yang ada digudang.
d.  Konveksi  Tastidak  memiliki  catatan untuk  mendukungseluruhkegiatan  yang terkait  dengan  sistem  penjualan,  sistem pembelian dan sistem pemakaian
bahan.Perusahaan hanya
menggunakan buku manual penerimaan kas untuk melakukan pencatatan penjualan baik secara langsung maupun pesanan.
e.  Konveksi Tas belum memakai
dokumen-dokumen  pendukung  yang berguna  untuk  merekam  pelaksanaan
pengelolaan dan pencatatan persediaan.  Dokumen  yang  digunakan hanya  Nota  Pesanan  dan  Faktur Penjualan  pada  saat  adanya  transaksi penjualan baik langsung maupun pesanan.

## 4.2.  SARAN
Adapun  saran  yang  dapat  penulis  berikan untuk Konveksi Tas yaitu :
a.  Sebaiknya  perusahaan  memakai  kartu gudang berbasis komputer yang penulis rancang dengan menggunakan Microsoft Access 2007 untuk memudahkan dalam menginput transaksi yang mempengaruhi persediaan  dan  waktu  yang  digunakan relatif cepat dari pekerjaan manual.
b.  Sebaiknya  perusahaan  memisahkan fungsi  tanggungjawab  dan  wewenang untuk setiap bagian
dengan menambahkan  Bagian  Gudang,  Bagian Pembelian dan Transportasi serta Bagian  Akuntansi  agar  tidak  terjadinya rangkap  fungsi  jabatan  oleh  masing- masing bagian.
c.  Sebaiknya  perusahaan  melaksanakan Sistem  Akuntansi  Persediaan  yang sesuai dengan unsur-unsur yang terdapat  pada  sistem  pengendalian internal  sebagaimana  yang  penulis rekomendasikan dalam pemecahan masalah.

## 5.  DAFTAR REFERENSI
Arfan,  Ikhsan  (2009). Pengantar  Praktis Akuntansi . Yogyakarta: GRAHA ILMU.
Baridwan,  Zaki.  2002. Sistem  Akuntansi Penyusunan  Prosedur  dan  Metode. Yogyakarta: BPFE
Diana,  Anatasia  dan  Lilis  (2011). Sistem
Informasi
Akuntansi . Yogyakarta:
ANDI.
Endrawati dkk (2011). Database  Manajemen dan  Akuntansi .  Edisi  2.  Padang. Politeknik Negeri Padang.
Horngren,  Charles  T.  1996. Akuntansi  di Indonesia. Jakarta : Salemba Empat
Imam  Heryanto  (2012). Membuat  Database dengan Microsoft Access . Edisi Revisi. Bandung: Informatika Bandung.
Muhlis,  Ahmad  dan  Anggraini  (2015).
Aplikasi Toko, Akuntansi, dan
Penggajian  dengan  Access  2010 . Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Mulyadi. 2001.
Sistem
Akuntansi. Yogyakarta. Salemba Empat
Psychologymania  (2013). Metode  Penilaian Persediaan. Ditelusuri  20  Agustus 2015.http://www.psychologymania.co m/2013/01/metode-penilaian- persediaan.html
Soemarso,  SR  2004. Akuntansi  Suatu Pengantar. Buku Satu, Edisi 5 (revisi). Jakarta : Salemba Empat
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi . Jakarta: Erlangga