## Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web dan SMS Gateway
I Gusti Made Ngurah Desnanjaya*, A A Gede Bagus Ariana**, I Made Aditya Nugraha***, I Gede Adnyana****
*, **, **** Sistem Komputer, Institut Bisnis dan Teknologi Indonesia *** Mekanisasi Perikanan, Politeknik Kelautan dan Perikanan Kupang *ngurah.desnanjaya@stiki-indonesia.ac.id, ** gungariana@stiki-indonesia.ac.id, ***made.nugraha@kkp.go.id, ****adnyana@stiki-indonesia.ac.id

## ABSTRACT
The process of managing incoming and outgoing letters in government agencies is still using a manual system,  recording  is  still  using  an  agenda  book  which  has  several  problems,  such  as  the  difficulty  of administrative  staff  in  finding  old  data  due  to  the  accumulation  of  letter  data  and  the  letter  archiving process. In this study, a web-based mail archive system & SMS gateway mail archival system was created. This  system  can  assist  the  process  of  filing  letters.  Testing  this  system  using  BlackBox  testing.  The research method uses the waterfall system development technique, consisting of several stages, namely the  stages  of  needs  analysis,  system  design,  writing  program  code,  conducting  testing,  and  program implementation  and  maintenance.  The  data  collection  technique  used  is  through  the  interview, observation, and literature study. The test results of the correspondence information system with features to manage officer data, manage incoming mail data, manage outgoing mail data, manage letter type data, manage travel letter data outside the region, and reports. This shows that the system created can function as expected.
Keyword: Letter archive management system, web and SMS gateway mail archival system

## 1. PENDAHULUAN
Kepengurusan ketatausahaan organisasi seperti instansi pemerintah dan/atau swasta, dituntut untuk mampu menjaga kelancaran administrasi guna menunjang keefektifan kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang diinginkan. Tata usaha adalah segenap aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan  yang  diperlukan  dalam  setiap  organisasi  [1].  Salah  satu  tugas  tata  usaha  menangani kegiatan  surat  menyurat,  meliputi  pembuatan,  penerimaan,  pengiriman,  pencatatan,  dan  pengarsipan  surat [2][3][4].
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.  Maka  perlu  dilakukan  pengarsipan  dokumen  atau pengarsipan  surat  dikarenakan  dalam  mencari data  surat  membutuhkan  waktu  yang  lama,  sehingga  menyebabkan  terjadinya  penumpukan  data  surat  dan proses pengarsip surat.
Sekretariat  Daerah  Kabupatan  Gianyar  merupakan  instansi  pemerintahan  yang  bergerak  dalam pengelolaan administrasi perkantoran, salah satunya dalam bidang tata usaha. Kegiatan ini meliputi dalam hal surat menyurat, yang terdiri dari pembuatan, penerimaan, pengiriman, pencatatan, dan pengarsipan surat . Berdasarkan observasi yang dilakukan pada Kantor Bupati Gianyar di seluruh kegiatan surat menyurat yang meliputi surat masuk dan surat keluar hanya ditangani oleh satu orang pegawai, selain itu cara penanganan surat  masih  cukup  sederhana,  yaitu  pencatatan  surat  masih  bergantung  pada  buku  agenda  saja.  Hal  ini berdampak  pada  munculnya  kendala-kendala  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar.  Surat  yang seharusnya diarsipkan oleh petugas pengelola, tetapi surat tersebut masih berada di masing-masing bidang yang berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut, sehingga surat yang harusnya dicatat dan diarsipkan pada buku agenda  tidak  tercatat  sesuai  surat  yang  masuk  dan  keluar[5][6][7].  Permasalahan  lain  yang  muncul  adalah ketika  salah  satu  pegawai  meminjam  surat  untuk  keperluan  tertentu  dan  pada  waktu  pengembalian  surat tersebut  tidak  memberi  tahu  petugas  pengelola  surat.  Kejadian  ini  menyebabkan  kesalahan  tempat  dalam mengembalikan surat dan pada waktu surat tersebut diperlukan surat susah untuk ditemukan[8][9][10][11][12].
Berdasarkan  uraian  di atas  dan  melihat  pentingnya  pengembangan  sistem  pengelolaan  surat,  maka dibuat sistem informasi persuratan berbasis web dan SMS Gateway untuk dapat membantu dalam melakukan pencatatan data surat masuk, surat keluar dan pembuatan laporan data surat masuk dan surat keluar. Penelitian ini  menggunakan  metode  teknik  pengembangan  sistem  waterfall,  yang  terdiri  atas  beberapa  tahapan,  yaitu tahap  analisa  kebutuhan,  desain  sistem,  menuliskan  kode  program,  melakukan  pengujian,  dan  penerapan program dan pemeliharaan.

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  waterfall.  Terdiri  atas  beberapa  tahapan,  yaitu  tahap  analisa kebutuhan,  desain sistem,  implementasi,  melakukan  pengujian,  serta  penerapan  program  dan  pemeliharaan. Metode waterfall yang digunakan dapat dilihat secara jelas pada Gambar 1.

## Gambar 1. Metode Waterfall
Analisa kebutuhan dengan cara melakukan wawancara, observasi, dan studi pustaka terlebih dahulu, dari  hasil  tersebut  dianalisa  agar  sistem  bisa  sesuai  dengan  keinginan  pengguna.    Penelitian  dalam  bidang sistem informasi arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web telah banyak dilakukan. Pertama, penelitian dilakukan  oleh  Widyantoko  berjudul  Prosedur  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  keluar  pada  Kantor Kecamatan  Gunungpati  Kota  Semarang  [13].  Permasalahan  yang  dibahas  adalah  mengenai  bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati, Kota Semarang, dan juga kendala-kendala  apa  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  surat masuk  dan surat  keluar.  Metode  pengumpulan data  yang  digunakan  adalah  dengan  metode  observasi,  interview  atau  wawancara  dan  dokumentasi.  Hasil penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  Kantor  Kecamatan Gunungpati bisa dikatakan berjalan dengan baik dan lancar. Hal ini dapat dilihat dari kemampuan mengelola surat masuk, membuat dan mengirim surat keluar dengan cepat dan tepat tujuan dan mampu melaksanakan pengadaan  dokumen  yang  dibutuhkan  masyarakat  dengan  cepat.  Meskipun  masih  terdapat  kekurangan diantaranya kadang masih ada surat yang kelewatan diarsipkan akibat masih ada surat yang lupa diserahkan ke pengelola  surat  dari  bidang  yang  menjadi  tujuan  surat.  Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  yang  telah dilaksanakan  dapat  disimpulkan  bahwa  pengelolaan  surat  masuk  pada  Kantor  Kecamatan  Gunungpati, meliputi: menerima surat, membuka surat, menilai surat, mencatat surat, penandatanganan surat, mengarahkan surat dan penyimpanan surat. Sedangkan untuk pengelolaan surat keluar, meliputi: pembuatan konsep surat, persetujuan  konsep  surat,  pengetikan  surat,  penandatanganan  surat,  pencatatan  surat,  pemberian  cap  dinas, penyampulan surat, pengiriman surat dan penyimpanan. Kendala yang ada, yaitu kurangnya kontrol terhadap beredarnya  surat  di  dalam  kantor  [14][15].  Kedua,  penelitian  dilakukan  oleh  Gunawan  berjudul “Pengembangan  Model  Pengelolaan  Arsip  (Surat)  dan  Dokumen  Pemerintah  Berbasis  Web  pada  Kantor Pemerintah  Kabupaten  Sidrap  Provinsi  Sulawesi  Selatan”[16].  Permasalahan  yang  dihadapi  oleh  kantor Pemerintah  Kabupaten  Sidrap  Provinsi  Sulawesi  Selatan  adalah  fasilitas  penyimpanan  arsip  (surat)  dan dokumen  tidak  sebanding  dengan  jumlah  arsip  dan  dokumen  yang  selalu  bertambah,  penataan  dan penyimpanan  arsip  belum  dikelola  dengan  profesional,  belum  ada  sistem  khusus  yang  diberlakukan  dalam mengelola arsip dan dokumen tersebut. Penelitian ini menggunakan metode waterfall. Aktivitas yang dilakukan dengan analisis kebutuhan. Pemrograman dengan pemanfaatan Wamp Server, dan pengujian sistem black box test. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip (surat) atau dokumen pemerintah Kabupaten Sidrap,  Propinsi  Sulawesi  Selatan  adalah  memudahkan  penemuan  fisik  arsip  dengan  cara  cepat  dan  tepat. Pencarian arsip dapat dilakukan berdasarkan asal surat, tanggal surat, tanggal terima/kirim, perihal surat, isi ringkas  surat  dan  lain-lain.    Fisik  arsip  dapat  ditemukan  atau  diakses  oleh  semua  pegawai  secara  online. Program ini menyiapkan menu print untuk mencetak arsip tersebut [17].
Analisa Kebutuhan Desain Sistem Implementasi Pengujian Pemeliharaan
Kedua penelitian di atas digunakan sebagai acuan dalam pembuatan sistem yang akan penulis rancang dan  bangun  dalam  sistem  ini.  Penelitian  pertama  berfokus  pada  pengarsipan  surat  dan  penelitian  kedua berfokus pada sistem pengarsipan surat berbasis web dan disposisi. Pengembangan dari dua penelitian tersebut adalah penambahan sistem arsip surat berbasis web yang responsive dan menambahkan SMS Gateway untuk mempermudah dalam memberikan informasi ke seluruh staf  mengenai informasi tentang  pengarsipan surat, yang digunakan untuk mempermudah mendapatkan fisik arsip dengan cara cepat, tepat, dan memprermudah proses penginputan surat[18][19][20].

## 2.1  Diagram Konteks
Keseluruhan proses yang ada pada sistem informasi yang akan di bangun dapat dilihat pada Gambar 2. Terdapat 3 entitas yang terlibat pada sistem ini yaitu bagian admin, pimpinan, dan staff.
Gambar 2. Diagram Konteks

## 2.2 Conseptual Data Model (CDM)
Relasi  antar entity yang  ada  di  dalam  sistem  arsip  surat  pada  Bagian  Administrasi  Pimpinan Sekretariat Daerah X, akan digambarkan dengan Conceptual Data Model , dimana terdapat tujuh tabel yaitu yang dapat dilihat pada Gambar 3.
[data l ogi n] [l aporan SM] [i nfo l ogi n] [data SM] [i nfo SM] [Laporan SK] [Laporan SJ] [data SK] [i nfo data SK] [data SJ] [Info Data SJ] [data l ogi n] [i nfo data l ogi n] [i nfo data SM] [i nfo data SK] [Info data SJ] [l aporan SM] [l aporan SK] [l aporan SJ] [data l ogi n] [i nfo l ogi n] [l aporan SM] [Laporan SK] [Laporan SJ] [i nfo SM] [i nfo SK] [i nfo SJ] 1 Arsi p Surat Pada Sekretari at daerah Kabupaten Gi anyar Admi n Pi mpi nan Staff T u memiliki mempunyai mengirim menerima menyetor menerima tugas tugas keluar tb_surat_masuk id_sm id_petugas id_jenis_surat no_sm prihal_sm tanggal_sm ditunjukan_sm deskripsi_sm foto_sm sifat_sm aktif_sm
Integer Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50)
Date
Variable characters (50)
T ext Variable characters (200) Variable characters (50) Characters (1)
tb_surat_keluar id_sk id_petugas id_jenis_surat no_sk prihal_sk tanggal_sk ditunjukan_sk deskripsi_sk foto_sk sifat_sk aktif_sk
Integer Variable characters (10)
Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Date Variable characters (50) T ext
Variable characters (200) Variable characters (20) Characters (1) tb_surat_jalan id_spld id_petugas no_spt no_sppd dari_tanggal sampai_tanggal kwitansi_sj bording_sj tiket_pesawat_sj bill_hotel_sj deskripsi_sj approved_sj aktif_sj
Integer
Variable characters (10) Variable characters (50)
Variable characters (50) Date
Date Variable characters (200)
Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) T ext Characters (1) Characters (1) tb_surat_masuk_bertugas id_sm_tugas id_sm id_petugas tanggal_tugas Attribute_34 Integer Integer Variable characters (10) Date <Undefined> tb_surat_keluar_bertugas id_sk_bertugas id_sk id_petugas tanggal_petugas Integer Integer
Variable characters (10) Date tb_jenis_surat id_jenis_surat nama_jenis_surat aktif_jenis_surat Variable characters (10) Variable characters (50) Characters (1) tb_petugas id_petugas nama_petugas no_telp_petugas username_petugas password_petugas hak_akses_petugas aktif_petugas Attribute_8 Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (20) Characters (1)
<Undefined>

## 2.3 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model adalah generate dari conceptual data model dimana hasilnya relasi dari semua tabel yang dipergunakan. Gambar 4 adalah Physical Data Model yang dipergunakan dalam penelitian ini.
Gambar 4. Physical Data Model

## 3 HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Implementasi Sistem
Tahap implementasi antarmuka sebagai admin menampil implemantasi halaman yang dapat diakses oleh admin pada sistem. Berikut adalah halaman antar muka dapat di akses oleh admin pada sistem.

## 3.1.1 Halaman Login
Halaman login digunakan agar admin, pimpinan dan staff bisa masuk ke menu utama dan mengakses semua fitur yang terdapat di sistem ini. Username dan password terdaftar maka sistem akan menuju halaman utama,  jika  tidak  terdaftar  sistem  akan  tetap  pada  halaman  login  dennga  memunculkan  pesan  login  gagal. Gambar 5 menunjukan halaman login berhasil bagi admin.
Gambar 5.  Admin Halaman Login

## 3.1.2.   Halaman Data Jenis Surat
Halaman  data  jenis  surat  digunakan  agar  bisa  melihat  data  jenis  surat  pada  Bagian  Administrasi Pimpinan dan mengakses semua fitur yang terdapat di form data jenis surat ini. Dimana pada halaman ini admin dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data petugas. Gambar 6 menunjukan halaman data jenis surat.
tb_surat_masuk2 id_sm id_petugas id_jenis_surat no_sm prihal_sm tanggal_sm ditunjukan_sm deskripsi_sm foto_sm sifat_sm aktif_sm
Attribute_48
Integer Variable characters (10)
Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50)
Date
Variable characters (50) Text Variable characters (200) Variable characters (50) Characters (1) <Undefined> tb_surat_keluar2 id_sk id_petugas id_jenis_surat no_sk prihal_sk tanggal_sk ditunjukan_sk deskripsi_sk foto_sk sifat_sk aktif_sk
Integer Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Date Variable characters (50)
Text Variable characters (200) Variable characters (20) Characters (1) tb_surat_jalan2 id_spld id_petugas no_spt no_sppd dari_tanggal sampai_tanggal kwitansi_sj bording_sj tiket_pesawat_sj bill_hotel_sj deskripsi_sj approved_sj aktif_sj Integer Variable characters (10)
Variable characters (50) Variable characters (50) Date Date
Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (200) Text Characters (1) Characters (1) <M> tb_surat_masuk_bertugas2 id_sm_tugas id_sm id_petugas tanggal_tugas
Attribute_34 Integer Integer Variable characters (10)
Date <Undefined> <M> tb_surat_keluar_bertugas2 id_sk_bertugas id_sk id_petugas tanggal_petugas Attribute_47 Integer Integer Variable characters (10) Date <Undefined>
<M>
tb_jenis_surat2 id_jenis_surat nama_jenis_surat aktif_jenis_surat Variable characters (10) Variable characters (50) Characters (1) <M> tb_petugas2 id_petugas nama_petugas no_telp_petugas username_petugas password_petugas hak_akses_petugas aktif_petugas Attribute_8 Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (20) Characters (1)
<Undefined>
<M>

## Gambar 6 Admin Data Jenis Surat

## 3.1.3. Halaman Tambah Data Jenis Surat
Halaman tambah data jenis surat digunakan agar bisa melihat tambah data jenis surat pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat menambahkan data jenis surat. Gambar  7 menunjukan halaman tambh data jenis surat.
Gambar 7.  Admin Tambah Data Jenis Surat

## 3.1.4. Halaman Ubah Data Jenis Surat
Halaman ubah data jenis surat digunakan agar bisa melihat mengubah data jenis surat pada Bagian Administrasi  Pimpinan  ini.  Dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  mengubah  data  jenis  surat.  Gambar  8 menunjukan halaman ubah data jenis surat.
Gambar 8. Admin Ubah Data Jenis Surat

## 3.1.5. Halaman Surat Masuk
Halaman  surat  masuk  digunakan  agar  bisa  melihat  data  surat  masuk  pada  Bagian  Administrasi Pimpinan dan mengakses semua fitur yang  terdapat di form data surat masuk ini. Dimana pada halaman ini admin dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data surat masuk. Gambar 9 menunjukan halaman data surat masuk.

## Gambar 9.  Admin Surat Masuk

## 3.1.6. Halaman Tambah Data Surat Masuk
Halaman  tambah  data  surat  masuk  digunakan  agar  bisa  metambah  data  surat  masuk  pada  Bagian Administrasi Pimpinan ini. Setelah data di tambah dan di simpan secara langsung surat tersebut mengirimkan notifikasi  SMS  ke  pimpinan  atau  staf  yang  dituju  menggunakan  SMS  Gateway.  Dimana  pada  halaman  ini admin dapat menambahkan data surat masuk. Gambar 10 menunjukan halaman tambah data surat masuk.
Gambar 10.  Admin Tambah Surat Masuk

## 3.1.7. Halaman Ubah Surat Masuk
Halaman ubah data surat masuk digunakan agar bisa melihat mengubah data surat masuk pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Setelah data di ubah dan di simpan secara langsung surat tersebut mengirimkan notifikasi SMS ke pimpinan atau staf yang dituju menggunakan SMS Gateway.Dimana pada halaman ini admin dapat mengubah data surat masuk. Gambar 11 menunjukan halaman ubah data surat masuk.
Gambar 11.  Admin Ubah Surat Masuk

## 3.1.8. Halaman Detail Surat Masuk
Halaman  detail  data  surat  masuk  digunakan  agar  bisa  secara  detail  data  surat  masuk  pada  Bagian Administrasi  Pimpinan  ini.  Dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  melihat  secara  detail  data  surat  masuk. Gambar 12 menunjukan halaman detail surat masuk.

## Gambar 12. Admin Detail Surat Masuk

## 3.1.9. Halaman Surat Keluar
Halaman  surat  keluar  digunakan  agar  bisa  melihat  data  surat  keluar  pada  Bagian  Administrasi Pimpinan dan mengakses semua fitur yang terdapat di form data surat keluar ini. Dimana pada halaman ini admin  dapat  menambahkan,  mengubah  dan  menghapus  data  surat  keluar.  Gambar  13  menunjukan  halaman data surat keluar.
Gambar 13.  Admin Data Surat Keluar

## 3.1.10. Halaman Tambah Surat Keluar
Halaman  tambah  data  surat  keluar  digunakan  agar  bisa  menambah  data  surat  keluar  pada  Bagian Administrasi Pimpinan ini. Setelah data di tambah dan di simpan secara langsung surat tersebut mengirimkan notifikasi ke pimpinan atau staf yang dituju menggunakan SMS Gateway. Dimana pada halaman ini admin dapat menambahkan data surat keluar. Gambar 14 menunjukan halaman tambah data surat keluar.
Gambar 14. Admin Tambah Surat Keluar

## 3.1.11. Halaman Ubah Surat Keluar
Halaman  ubah  data  surat  keluar  digunakan  agar  bisa  mengubah  data  surat  keluar  pada  Bagian Administrasi Pimpinan ini. Setelah data di ubah dan di simpan secara langsung surat tersebut mengirimkan notifikasi ke pimpinan atau staf yang dituju menggunakan SMS Gateway. Dimana pada halaman ini admin dapat mengubah data surat keluar. Gambar 15 menunjukan halaman ubah data surat keluar.

## Gambar 15.  Admin Ubah Surat Keluar

## 3.1.12. Halaman Detail Surat Keluar
Halaman  detail  data  surat  keluar  digunakan  agar  bisa  melihat  secara  detail  data  surat  keluar  pada Bagian  Administrasi  Pimpinan  ini.  Dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  melihat  secara  detail  data  surat keluar. Gambar 16 menunjukan halaman detail surat keluar.
Gambar 16. Admin Detail Surat Keluar

## 3.1.13. Halaman Surat Perjalanan
Halaman surat perjalanan digunakan agar bisa melihat data surat perjalanan pada Bagian Administrasi Pimpinan dan mengakses semua fitur yang terdapat di form data surat perjalanan ini. Dimana pada halaman ini  admin  dapat  menambahkan,  mengubah  dan  menghapus  data  surat  perjalanan.  Gambar  17  menunjukan halaman data surat perjalanan.
Gambar 17.  Admin Surat Perjalanan

## 3.1.14. Halaman Tambah Surat Perjalanan
Halaman  tambah  data  surat  perjalanan  digunakan  agar  bisa  menambah  data  surat  perjalanan  pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat menambahkan data surat perjalanan. Gambar 18 menunjukan halaman tambah data surat perjalanan.

## Gambar 18.  Admin Tambah Surat Perjalanan

## 3.1.15. Halaman Ubah Surat Perjalanan
Halaman ubah data surat perjalanan digunakan agar bisa mengubah data surat perjalanan pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat mengubah data surat perjalanan. Gambar 19 menunjukan halaman ubah data surat perjalanan.
Gambar 19.  Admin Ubah Surat Perjalanan

## 3.1.16. Halaman Detail Surat Perjalanan
Halaman detail data surat perjalanan digunakan agar bisa melihat secara detail data surat perjalanan pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat melihat secara detail data surat perjalanan. Gambar 20 menunjukan halaman detail surat perjalanan.
Gambar 20. Admin Detail Surat Perjalanan

## 3.1.17. Halaman Periode Laporan Surat Masuk
Halaman  periode  laporan  surat  masuk  digunakan  agar  admin  bisa  memilih  periode  laporan  surat masuk yang sudah di inputkan pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat memilih secara periode laporan surat masuk. Gambar 21 menunjukan halaman periode laporan surat masuk.

## Gambar 21.  Admin Periode Laporan Surat Masuk

## 3.1.18. Halaman Laporan Surat Masuk
Halaman laporan surat masuk digunakan agar admin bisa memilih laporan surat masuk yang sudah di inputkan  pada  Bagian  Administrasi  Pimpinan  ini.  Dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  memilih  secara laporan surat masuk. Gambar 22 menunjukan halaman laporan surat masuk.
Gambar 22. Admin Laporan Surat Masuk

## 3.1.19. Halaman Periode Laporan Surat Keluar
Halaman periode laporan surat keluar digunakan agar admin bisa memilih periode laporan surat keluar yang sudah di inputkan pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat memilih secara periode laporan surat masuk. Gambar 23 menunjukan halaman periode laporan surat keluar.
Gambar 23. Admin Periode Laporan Surat Keluar

## 3.1.20. Halaman Laporan Surat Keluar
Halaman laporan surat keluar digunakan agar admin bisa memilih laporan surat keluar yang sudah di inputkan  pada  Bagian  Administrasi  Pimpinan  ini.  Dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  memilih  secara laporan surat keluar. Gambar 24 menunjukan halaman laporan surat keluar.

## Gambar 24. Admin Laporan Surat Keluar

## 3.1.21. Halaman Periode Laporan Surat Perjalanan
Halaman  periode  laporan  surat  masuk  digunakan  agar  admin  bisa  memilih  periode  laporan  surat masuk yang sudah di inputkan pada Bagian Administrasi Pimpinan ini. Dimana pada halaman ini admin dapat memilih secara periode laporan surat masuk. Gambar 25 menunjukan halaman periode laporan surat masuk.
Gambar 25.  Admin Periode Laporan Surat Perjalanan

## 3.1.22. Halaman Laporan Surat Perjalanan
Halaman laporan surat perjalanan digunakan agar admin bisa memilih laporan surat perjalanan yang sudah  di  inputkan  pada  Bagian  Administrasi  Pimpinan  ini.  Dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  memilih secara laporan surat perjalanan. Gambar 26 menunjukan halaman laporan surat perjalanan.
Gambar 26. Admin Laporan Surat Perjalanan 3.2. Hasil Pengujian

## 3.2.1. Pengujian Antar Muka Sistem Admin
Dalam pengujian antar muka sistem admin terdiri dari beberapa skenario pengujian, yaitu memasukan username dan password. Jika tindakan yang dilakukan benar maka akan bisa memasuki sistem. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Hasil Pengujian Login Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Memasukan username dan password dengan benar, klik login Sistem akan mengenali username dan password yang benar dan memuncukan halaman utama Sukses username dan password dengan salah, klik login Sistem menampilkan pesan login gagal Sukses 3.2.2. Pengujian Halaman Tambah Data Jenis Surat
Pengujian  halaman  tambahdata  jenis  surat  terdiri  dari  beberapa  scenario  dan  seluruhnya  berjalan dengan baik. Pada pengujian jika data yang belum diinputkan dan  langsung dilakukan proses penyimpanan, maka data tersebut tidak dapat tersimpan dan memunculkan notifikasi. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Hasil Pengujian Halaman Tambah Data Jenis Surat Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Melihat data petugas yang sudah di inputkan. System akan menyimpan data yang diinput dan akan muncul pada halaman data surat petugas Sukses Kilik tombol tambah pada kolom aksi Sytem menambah data yang di imputkan akan muncul pada halaman data surat petugas. Sukses Klik tombol ubah pada kolom aksi System akan menampilkan data yang dipilih pada form ubah Sukses Mengubah data dan tekan tombol simpan Sistem akan menyimpan data yang dirubah dan akan muncul pada halaman data data surat petugas Sukses Menekan tombol kembali Sistem akan mengembalikan ke halaman data data surat petugas Sukses

## 3.2.3. Pengujian Halaman Surat Masuk Admin
Pengujian halaman surat masuk admin secara garis besar berjalan dengan sukses sesuai dengan hasil yang diharapkan. Data yang belum terinputkan dan langsung dilakukan proses penyimpanan data, maka data tersebut tidak tersimpan dan akan memberikan notifikasi ke sistem. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Hasil Pengujian Halaman Surat Masuk Admin Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Melihat data surat yang sudah di inputkan. System akan menyimpan data yang diinput dan akan muncul pada halaman data surat masuk Sukses Kilik tombol tambah pada kolom aksi Sytem menambah data yang di imputkan akan muncul pada halaman data surat masuk. Sukses Klik tombol ubah pada kolom aksi System akan menampilkan data yang dipilih pada form ubah Sukses Mengubah dan tekan tombol simpan Sistem akan menyimpan data yang dirubah dan akan muncul pada halaman data data surat masuk Sukses Klik tombol detail pada kolom aksi menampilkan data yang dipilih pada form detail Sukses Menekan tombol kembali Sistem akan mengembalikan ke halaman data data surat masuk Sukses

## 3.2.4. Pengujian Halaman Surat Keluar Admin
Pengujian halaman surat keluar admin teridir dari 6 skenario dan seluruhnya berjalan sesuai dengan harapan  dan sukses.  Jika  pada  pelaksanaan  terdapat  data  yang  belum  tersimpan  maka  akan secara  otomatis memberikan notifikasi “terdapat data yang kosong”. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Hasil Pengujian Halaman Surat Keluar Admin Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Melihat data surat yang sudah di inputkan. System akan menyimpan data yang diinput dan akan muncul pada halaman data surat keluar Sukses Kilik tombol tambah pada kolom aksi Sytem menambah data yang di imputkan akan muncul pada halaman data surat keluar. Sukses Klik tombol ubah pada kolom aksi System akan menampilkan data yang dipilih pada form ubah Sukses Mengubah data dan tekan tombol simpan Sistem akan menyimpan data yang dirubah dan akan muncul pada halaman data data surat keluar Sukses Klik tombol detail pada kolom aksi menampilkan data yang dipilih pada form detail Sukses
Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Menekan tombol kembali Sistem akan mengembalikan ke halaman data data surat keluar Sukses

## 3.2.5. Pengujian Halaman Surat Perjalanan Admin
Hasil pengujian halaman surat perjalanan admin berjalan dengan sukses untuk seluruh skenario. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 5 dengan seluruh hasil pengujian berjalan dengan baik.
Tabel 5. Hasil Pengujian Halaman Surat Perjalanan Admin Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Melihat data surat yang sudah di inputkan. System akan menyimpan data yang diinput dan akan muncul pada halaman data surat perjalanan Sukses Kilik tombol tambah pada kolom aksi Sytem menambah data yang di imputkan akan muncul pada halaman data surat perjalanan. Sukses Klik tombol ubah pada kolom aksi System akan menampilkan data yang dipilih pada form ubah Sukses Mengubah data dan tekan tombol simpan Sistem akan menyimpan data yang dirubah dan akan muncul pada halaman data data surat perjalanan Sukses Klik tombol detail pada kolom aksi menampilkan data yang dipilih pada form detail Sukses Menekan tombol kembali Sistem akan mengembalikan ke halaman data data surat perjalanan Sukses

## 3.2.6. Pengujian Halaman Laporan Surat Masuk
Tabel  6  adalah  hasil  pengujian  halaman  laporan  surat  masuk.  Pada  sistem  jika  tanggal  yang  tidak sesuai diinputkan dengan tanggal surat masuk, maka laporan data surat masuk tidak bisa menampilkan data surat masuk.
Tabel 6. Hasil Pengujian Halaman Laporan Surat Masuk Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Memilih periode Laporan Surat Sistem akan menampilkan periode surat Sukses Menampilkan Laporan Menampilkan Laporan Sukses

## 3.2.7. Pengujian Halaman Laporan Surat Keluar
Tabel  7  adalah  hasil  pengujian  halaman  laporan  surat  keluar.  Pada  sistem  jika  tanggal  yang  tidak sesuai diinputkan dengan tanggal surat keluar, maka laporan  data surat keluar tidak bisa menampilkan data surat keluar.
Tabel 7. Hasil Pengujian Halaman Laporan Surat Keluar Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Memilih periode Laporan Surat Sistem akan menampilkan periode surat Sukses Menampilkan Laporan Menampilkan Laporan Sukses

## 3.2.8. Pengujian Halaman Laporan Surat Perjalanan
Tabel 8 adalah hasil pengujian halaman laporan surat perjalanan. Pada sistem jika tanggal yang tidak sesuai diinputkan dengan tanggal surat keluar, maka laporan  data surat keluar tidak bisa menampilkan data surat keluar.
Tabel 8. Hasil Pengujian Halaman Laporan Surat Perjalanan Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Memilih periode Laporan Surat Sistem akan menampilkan periode surat Sukses Menampilkan Laporan Menampilkan Laporan Sukses

## 3.2.9. Pengujian Halaman Disposisi Surat Masuk Pimpinan
Tabel 9 adala hasil pengujian disposisi surat masuk pimpinan. Jika pada proses pelaksanaan pimpinan tidak menginput petugas yang bertugas, maka akan memberikan notifikasi ke sistem.
Tabel 9. Hasil Pengujian Halaman Disposisi Surat masuk Pimpinan Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Halaman Disposisi Surat Masuk Sistem menampilakan petugas pendisposisi dan sukses mengirim disposisi ke petugas yang bertugas Sukses

## 3.2.10. Pengujian Halaman Disposisi Surat Keluar Pimpinan
Tabel  10  adala  hasil  pengujian  disposisi  surat  masuk  pimpinan.  Jika  pada  proses  pelaksanaan pimpinan tidak menginput petugas yang bertugas, maka akan memberikan notifikasi ke sistem.
Tabel 10. Hasil Pengujian Halaman Disposisi Surat Keluar Pimpinan Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil uji Halaman Disposisi Surat Keluar Sistem menampilakan petugas pendisposisi dan sukses mengirim disposisi ke petugas yang bertugas Sukses

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian  dapat diambil kesimpulan aplikasi yang dibuat yaitu Sistem Informasi Persuratan  Berbasis  Web  dan  SMS  Gateway.  Dengan  fitur  mengelola  data  petugas,  mengelola  data  surat masuk, mengelola data surat keluar, mengelola data jenis surat, mengelola data surat perjalanan luar daerah, dan laporan. Pada sistem ini dapat memberikan SMS kepada pimpinan atau staff sebagai sarana pemberitahuan bahwa  ada  data  surat  masuk.  Serta  mempermudah  dalam  penyampaian  surat  dan  pendisposisian  apabila pimpinan sedang tidak berada di kantor, dan menjaga kearsipan data surat masuk dan keluar.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  seluruh  pihak  yang  membantu  dalam  menyelesaikan penelitian  ini  Institut  Bisnis  dan  Teknologi  Indonesia,  Politeknik  Kelautan  dan  Perikanan  Kupang  dan Sekretariat Daerah Kabupaten Gianyar.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] E. Suprianto and D. Setiawan, “MANAJEMEN LABA DI INDONESIA: STUDI SEBUAH BIBLIOGRAPI,” J. Keuang. dan Perbank. , 2017.
[2] G. Farell, H. K. Saputra, and I. Novid, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik Unp),” J. Teknol. Inf. dan Pendidik. , 2018.
[3] Y. B. Anggara, Sulistiowati, and Julianto Lemantara, “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Pengadilan Tinggi Surabaya,” J. Sist. Inf. dan Komput. Akunt. , 2016.
[4] W. Fadilah, “PROTOTYPE OF E-OFFICE ADMINISTRATION LETTER SYSTEM IN GENERAL PART OF GOVERNMENT OF TANGERANG REGENCY,” ADI J. Recent Innov. , 2020.
[5] G. Purnama Sari, J. Marzal, and  dan Mauladi, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSURATAN DAN DISPOSISI ELEKTRONIK UNIVERSITAS JAMBI,” 2018.
[6] N. Laela Juniarti, A. Susan Pardiansyah, and S. Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Lombok, “Sistem Informasi Surat Pada Kantor Pengolahan Data Elektronik (PDE), Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Lombok Tengah,” J. Speed-Sentra Penelit. Eng. dan Edukasi , 2017.
[7] I. G. M. N. Desnanjaya and I. M. A. Nugraha, “Portable waste capacity detection system based on microcontroller and website,” in Journal of Physics: Conference Series , 2021, vol. 1810, no. 1.
[8] I. G. M. N. Desnanjaya, I. G. I. Sudipa, and I. W. D. Pranata, “Performance Analysis Of Balinese Kulkul Beats Information  System  Based  on  Website  and  Android  Using  ISO  9126,” Proceeding  Electr.  Eng.  Comput.  Sci. Informatics , 2020.
[9] A. Yomi Permata and E. Rahmah, “PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PROVINSI SUMATERA BARAT,” J. Ilmu Inf. Perpust. dan Kearsipan , 2015.
[10] R. Saputra, “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN,” J. Ecogen , 2018.
[11] I. B. G. Sarasvananda,  I. G. M. N. Desnanjaya,  and  Y. Dewi,  “Klasterisasi  Sebaran  Kasus Covid-19 Di Kota Denpasar Menggunakan Algoritme K-Means,” J-SAKTI (Jurnal Sains Komput. dan Inform. , vol. 5, no. 2, pp. 565– 574, Sep. 2021.
[12] S. K. S. A. Mutalib, “Email Record Keeping in the Government Sector: A Case Study of Malaysia,” 2018.
[13] U.  Memperoleh,  G.  Ahli,  P.  Universitas,  N.  Semarang,  and  I.  Widyantoko, PENGELOLAAN  SURAT  MASUK DAN SURAT KELUAR SEMARANG . 2013.
[14] H.  N.  Rosalia  and  A.  Alamsyah,  “ANALISIS  PENERAPAN  SISTEM  PENGELOLAAN  PERSURATAN DALAM  KEGIATAN  TEMU  KEMBALI  ARSIP  SURAT  DI  PT  PELINDO  III  (PERSERO)  CABANG TANJUNG EMAS SEMARANG,” J. Ilmu Perpust. , 2017.
[15] W.  Pamulasari  and  N.  Suryana,  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN  SURAT BERBASIS WEB PADA KANTOR BPJS KETENAGAKERJAAN CABANG SUKABUMI,” ENSAINS J. , 2020.
[16] A. Gunawan, “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip ( Surat ) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor  Pemerintah  Kabupaten  Sidrap  Provinsi  Sulawesi  Selatan  Development  of  Web  Based  Archive  and Document Administration Model in Government Office of Sidrap Regency ,” vol. IV, no. 2, 2015.
[17] izky Maulana Syaban and H. Bunyamin, “Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework PHP,” J. Algoritm. , 2016.
[18] I. G. M. N. Desnanjaya and I. G. I. Sudipa, “SISTEM INFORMASI PENGENDALI KULKUL BALI BERBASIS WEB,” J. Teknol. Inf. dan Komput. , vol. 6, no. 1, Jan. 2020.
[19] D. F. Hebrasianto Permadi, “DEVELOPING INFORMATION SYSTEM OF MANAGEMENT ARCHIEVING CORRESPONDING MAIL BASED ON WEBSITE,” JOSAR (Journal Students Acad. Res. , 2019.
[20] I. G. M. N. Desnanjaya  and  I. M. A. Nugraha,  “Design  and  Control System of Sluice Gate  With Web-Based Information,” pp. 52–57, Dec. 2021.