## PERANCANGAN PENELITIAN ENTRI DATABASE ARSIP IMB DAN IPPT DI DINAS PENATAAN RUANG KOTA B
Rita Komalasari,S.Si.,M.Kom Dosen Prodi Manajemen Informatika
Politeknik LP3I Bandung
Email: ritakomalasari123456@gmail.com
Abstrak: Dinas Penataan Ruang   melalui   Seksi   Dokumentasi   dan   Evaluasi   Tata Ruang   dan Bangunan pada Bidang pengawasan dan pengendalian Pemanfaatan Ruang melaksanakan Pekerjaan Pengadaan Jasa Konsultansi Penelitian Entri Database  berupa kegiatan  konversi  arsip  fisik  menjadi  arsip  digital  yang  dilanjutkan  dengan  entri  data, IPPT dan IMB beserta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya sebanyak ± 15.000 arsip/dokumen untuk tahun 2007, 2008, dan arsip IPPT/IMB yang pada saat ini disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan   yang kondisi fisiknya mulai mengalami kerusakan dan perlu diselamatkan, ke dalam sistem aplikasi database Berbasis Web yang sudah dimiliki oleh Dinas penataan Ruang
Kata Kunci: Arsip, Database, IMB, IPPT

## 1. Pendahuluan

## 1.1 Latar Belakang Masalah
Arsip   merupakan   salah   satu   sumber   informasi   yang memiliki peranan potensial dan  tidak  mungkin  dapat  dihapus  dalam  menunjang  kelancaran  kegiatan  administrasi sehari-hari di segala bidang kegiatan. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sumber  informasi  dan  sebagai  alat  pengawas    yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi  dalam  melakukan  perencanaan,  penganalisaan,  pengembangan,  perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, penelitian dan pengendalian secara tepat. Mengingat  pentingnya  arsip  tersebut  di  atas  maka  perlu  adanya  manajemen  kearsipan atau sistem pengelolaan yang sistematis, efektif dan efisien. Hal ini untuk memudahkan dalam  mencari,  mengatur,  memanfaatkan  dan  menginventarisir  masing-  masing  jenis kearsipannya.  Adapun  tujuannya  guna  menjamin  keselamatan  arsip  agar  suatu  waktu diperlukan masih dapat disediakan dengan cepat, tepat dan akurat.
Pertumbuhan  dokumen  yang  dihasilkan  dari  proses  administrasi  akan  menyebabkan terjadinya  penumpukan  dan  menimbulkan  permasalahan,  seperti  meningkatnya kebutuhan akan ruang penyimpanan dokumen, peralatan, sumber daya manusia (SDM) serta kesulitan untuk menemukan kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan. Oleh karena itu,  usaha-usaha  untuk  mengantisipasi  permasalahan  tersebut  sudah  waktunya  untuk dipersiapkan,  antara  lain  penataan  fisik  dokumen  secara  baik  dan  benar  serta  sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan.
Dengan  memperhatikan  amanat  Undang  Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang kearsipan  dan  semakin  meningkatnya  permintaan  informasi  secara  cepat,  tepat,  dan akurat  serta  dalam  rangka  menjalankan  tugas  pokok  dan  fungsi  maka  diperlukan pengelolaan  informasi  secara  efektif  dan  efisien.  Untuk  memenuhi  maksud  tersebut  di atas, Dinas Penataan Ruang    melalui   Seksi   Dokumentasi   dan   Evaluasi   Tata   Ruang
dan  Bangunan  pada  Bidang  pengawasan  dan  pengendalian  Pemanfaatan  Ruang melaksanakan Pekerjaan Pengadaan Jasa Konsultansi Penelitian Entri Database  berupa kegiatan  konversi  arsip  fisik  menjadi  arsip  digital  yang  dilanjutkan  dengan  entri  data, IPPT dan IMB beserta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya sebanyak ± 15.000 arsip/dokumen untuk tahun 2007, 2008, dan arsip IPPT/IMB yang pada saat ini disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan   yang kondisi fisiknya mulai mengalami kerusakan dan perlu diselamatkan, ke dalam sistem aplikasi database Berbasis Web yang sudah dimiliki oleh Dinas penataan Ruang Kota Bandung.
Sistem aplikasi dan database dokumentasi arsip ini dibuat untuk memudahkan pencarian, pencatatan, serta pelaporan data arsip secara akurat, cepat dan tepat waktu.
Tujuan dilaksanakannya kegiatan ini yaitu Tujuan    dari    kegiatan    ini    adalah    mengkonversi  arsip/dokumen  fisik  menjadi arsip/dokumen digital dan melakukan input data IPPT dan IMB, serta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya ke dalam sistem aplikasi database berbasis Web yang sudah dimiliki oleh Dinas Penataan Ruang
Sasaran Pekerjaan :
1. Terbentuknya   dokumentasi   data   IPPT  dan   IMB   beserta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya secara digital yang berguna dan bermanfaat secara nyata terutama bagi     penyelenggaraan tugas pada Seksi Dokumentasi dan Evaluasi Tata Ruang dan Bangunan di Dinas Penataan
2. Terbentuknya    sarana  penyimpanan  arsip/dokumen  IPPT  dan  IMB  beserta kelengkapan  teknis  dan  administrasi  perijinan  lainnya  secara  digital  yang  memiliki kelebihan    antara  lain  menghemat  ruang,  sebagai back  up /cadangan  data, meminimalkan resiko  kerusakan dan kehilangan  fisik  arsip, serta pengamanan arsip dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Terbentuknya    data    dokumentasi    digital    arsip/dokumen  IPPT  dan  IMB  beserta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya yang terstruktur dalam bentuk databas e dalam  rangka  penatakelolaan    data   arsip   yang     lebih baik.

## 2. Tinjauan Pustaka

## 2.1. Pengertian Arsip
Dalam  setiap  kegiatan      instansi,      untuk  mencapai  suatu  tujuan  yang  telah  ditetapkan dalam perencanaan dibutuhkan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Menurut  Undang-Undang  No.  7  tahun  1971  tentang  ketentuan-ketentuan  pokok kearsipan, Bab I pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksudkan dengan arsip adalah :
1. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan- badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2. naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Badan-badan  swasta  dan/atau perorangan,  dalam  bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Mengingat  pentingnya  arsip  tersebut  di  atas  maka  perlu  adanya  manajemen  kearsipan atau sistem pengelolaan yang sistematis, efektif dan efisien. Hal ini untuk memudahkan dalam  mencari,  mengatur,  memanfaatkan  dan  menginventarisir  masing-  masing  jenis
kearsipannya.  Adapun  tujuannya  guna  menjamin  keselamatan  arsip  agar  suatu  waktu diperlukan masih dapat disediakan dengan cepat, tepat dan akurat.
Pertumbuhan  dokumen  yang  dihasilkan  dari  proses  administrasi  akan  menyebabkan terjadinya  penumpukan  dan  menimbulkan  permasalahan,  seperti  meningkatnya kebutuhan akan ruang penyimpanan dokumen, peralatan, sumber daya manusia (SDM) serta kesulitan untuk menemukan kembali arsip/dokumen yang dibutuhkan. Oleh karena itu,  usaha-usaha  untuk  mengantisipasi  permasalahan  tersebut  sudah  waktunya  untuk dipersiapkan,  antara  lain  penataan  fisik  dokumen  secara  baik  dan  benar  serta  sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan.
Pada  era  teknologi  informasi  saat  ini,  penyajian  data  dituntut  agar  dapat  lebih mempermudah dalam penggunaannya. Data digital merupakan solusi  yang tepat dalam mengatasi permasalahan data yang belum terorganisasi.

## 2..2 Ruang lingkup Entri Database Arsip IMB dan IPPT
Entri Database Arsip IMB dan IPPT ini meliputi seluruh pekerjaan mulai dari persiapan hingga  penyusunan  buku  laporan    akhir    yang  menjadi  landasan    dalam  pengambilan kebijakan  dibidang tertib  administrasi  kearsipan. Secara umum ruang lingkup pekerjaan sesuai dengan   Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi secara cepat, tepat,  dan akurat  serta dalam rangka menjalankan  tugas  pokok  dan  fungsi  maka  diperlukan  pengelolaan  informasi  secara efektif dan efisien.
Ruang  lingkup  dan  batasan  Pekerjaan  Jasa  Konsultansi  Entry  Data  Base  Arsip  adalah sebagai berikut:
1. Konversi  arsip/dokumen  fisik  menjadi  digital,  input  data  IPPT/IMB  beserta kelengkapan  teknis  dan  administrasi  perijinan  lainnya  ke  dalam      sistem      aplikasi database   Berbasis Web yang sudah dimiliki oleh  Dinas  Penataan  Ruang
a. Ijin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT)
Ijin  peruntukan  Penggunaan  Tanah  (IPPT)  adalah  Ijin  Perencanaan  dan/atau rekomendasi perencanaan bagi penggunaan tanah yang didasarkan pada Rencana Tata  Ruang  Wilayah  (RTRW),  Rencana  Detail  Tata  Ruang  Kota  (RDTRK) dan/atau Rencana Teknik Ruang Kota (RTRK).
Ijin Peruntukan Penggunaan Tanah terdiri dari Ijin Perencanaan dan rekomendasi Perencanaan.      Ijin  Perencanaan  merupakan  salah  satu  persyaratan  administratif untuk memperoleh Ijin Mendirikan Bangunan.
Ijin    Peruntukan    Penggunaan    Tanah    (IPPT)    sebagaimana    yang    dimaksud berlaku    untuk    jangka    waktu    1    (satu)    tahun  terhitung    sejak    tanggal ditetapkannya    sepanjang    pemegang    ijin    tidak  memproses    permohonan    ijin selanjutnya,  serta  dapat  diperpanjang 1(satu) kali berdasarkan permohonan yang bersangkutan.
b. Izin  Mendirikan  Bangunan  yang  selanjutnya  disingkat  IMB  adalah  Keputusan Tata  Usaha  Negara  yang  diberikan  kepada  setiap  orang  yang  telah  memenuhi persyaratan  yang    ditentukan  untuk  membangun,  memperluas,  mengurangi, merawat,dan mengubah bangunan gedung dan bangun bangunan.
2. Memanfaatkan  konfigurasi  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak  serta  infrastruktur sistem aplikasi database Arsip Berbasis Web yang sudah dimiliki oleh Dinas Penataan Ruang    kepada   pengguna   di   Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang    khususnya    Seksi Dokumentasi dan  Evaluasi  Tata  Ruang  dan  Bangunan untuk kebutuhan penyediaan dan penatakelolaan data.
3. Pendataan  IPPT  dan  IMB  beserta  kelengkapan  teknis  dan  administrasi  perijinan lainnya untuk tahun 2007, 2008, dan arsip IPPT/IMB yang pada saat ini disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan   yang kondisi fisiknya mulai       mengalami kerusakan     dan     perlu diselamatkan, dengan total jumlah arsip sebanyak ±15.000 dokumen.

## 2.2 Kajian Kebijakan Penelitian Entri Database Arsip IMB dan IPPT
Peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Penelitian Entri Database Arsip IMB dan IPPT sebagai berikut:
1. Undang-undang Republik Indonesia No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok  kearsipan  sebagai  pengganti  Peraturan    Presiden    Nomor    19    tahun    1961 tentang  pokok- pokok kearsipan nasional.
2. Undang    -    undang    Republik    Indonesia    No.    8    Tahun    1999  tentang  Dokumen Perusahaan.
3. Undang  -  undang  Republik  Indonesia  No.  14  tahun  2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
4. Undang - undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
5. Undang  -  undang  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2009  tentang  Bangunan Gedung.
6. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.
7. Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 2005 tentang pelaksanaan Undang- Undang No. 28   Tahun 2009 Tentang Bangunan Gedung.
8. Peraturan      Presiden              Nomor      70      Tahun      2012      tentang  pelaksanaan Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
9. Untuk   mendukung   bagi   pelaksanaannya   Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, maka  dikeluarkan  Keputusan  Presiden  Nomor  26  Tahun      1974  tentang  Arsip Nasional Republik Indonesia.
10. Keputusan   Presiden   Nomor   105   Tahun   2005   Tentang Pengelolaan Arsip Statis.
11. Keputusan    Menteri    Dalam    Negeri    RI    No.    100    tahun    1991  Tentang  Jadwal Retensi Arsip.
12. Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  RI  Nomor  2005  Tentang  Tata  Kearsipan  Di Lingkungan Depdagri.
13. Peraturan  Daerah  Kota  Bandung  Nomor    5    Tahun  2010 Tentang  Bangunan Gedung.
14. Peraturan    Daerah    Kota    Bandung    Nomor    12    Tahun    2011  Tentang Penyelenggaraan  Retribusi  Ijin  Mendirikan  Bangunan  dan  Retribusi  Biaya Penggantian Cetak Peta.
15. Peraturan  Daerah  Kota  Bandung  Nomor  7  Tahun  2013  Tentang  Penyediaan Penyerahan    dan    Pengelolaan    Prasarana,    sarana  dan  Utilitas  Perumahan  dan kawasan Pemukiman.
16. Peraturan  Daerah  Kota  Bandung  Nomor  18  Tahun  2011 Tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kota Bandung Tahun 2011 – 2031.
17. Peraturan Walikota Bandung Nomor 01 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.;

## 2.2 Metodologi Penelitian Entri Database Arsip IMB dan IPPT
SIG  adalah  sistem  yang  berbasiskan  komputer      yang  digunakan  untuk  menyimpan Metodologi  yang  digunakan  dalam  pekerjaan  Jasa  Konsultansi  Entry  Data  Base  Arsip menggunakan  tahapan  –  tahapan  analisa  kebutuhan  dan  pengembangan  sistem  sebagai berikut :
1. Persiapan dan analisis kebutuhan
Melakukan  studi  terhadap  perundangan  dan  literatur  yang  berhubungan  dengan pekerjaan Jasa Konsultansi Entry Data Base Arsip :
a. Peraturan perundangan (UU, PP, Permen, Perda)
b. Teori pendukung
c. Hasil studi terkait
d. Survei wawancara

## Identifikasi Kebutuhan Terhadap Data IMB dan data terkait.
Sebelum  proses  pencarian  data  IMB  dilakukan,  maka  diperlukan  identifikasi kebutuhan mengapa  data tersebut diperlukan dan data apa saja  yang terkait dengan proses penerbitan IMB. Kebutuhan terhadap data IMB  dari tujuan yang ingin dicapai yaitu :
a. Untuk  mempermudah  dan  mempercepat  mendapatkan  data  dan  informasi  Arsip IMB,  IPPT    yang  ada  untuk  kurun  waktu  tahun  2007  dan  2008  sehingga  dapat dilakukan penghematan waktu.
b. Mempermudah inventarisasi jenis dan kelompok Arsip IMB, IPPT. Pembagian Wilayah :
- Bojonegara
- Karees
- Cibeunying
- Ujungberung
- Tegallega
- Gedebage
Tersusunnya data  Arsip IMB, IPPT  yang sistematis melalui database.
Gambar 1. Dokumen terkait pekerjaan entri database arsip

## Gambar 2. Metodologi Pekerjaan Secara Keseluruhan

## Asumsi Perhitungan Waktu Kegiatan
Memperhitungkan perkiraan jumlah data dokumen arsip IMB dan IPPT.  Jumlah data Arsip IMB, IPPT yaitu mencapai +15.000 dokumen untuk tahun 2007, 2008  dengan asumsi) sebagai berikut :
a. Jumlah Pemohon 1 hari = 31 dokumen perizinan/hari
b. Perbulan  terdapat  22  hari  kerja  :    31  dokumen  perizinan/hari    x  22  hari  =  682 dokumen perizinan/bulan
c. Pertahun  terdapat  11  bulan  efektif  bekerja  :    682  dokumen  perizinan/bulan  x  11 bulan = 7.500 dokumen perizinan/tahun
Kerangka Acuan Kerja Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan Evaluasi Studi Literatur  Referensi UU/Perda ttng  IPPT/REKPER, IMB  Sistem Pengarsipan dan kodefikasi  Database Dan GIS (berbasis CAD) Identifikasi dan Analisa Aplikasi Database GIS (Eksisting Database) Evaluasi Evaluasi metodologi kegiatan proses entri data Pengumpulan Data  Kebijakan Program dan materi Sistem Database Arsip
 Scan Arsip  Peta Dasar Kota Bandung Evaluasi Evaluasi Laporan Akhir Laporan Pendahuluan Laporan Antara Start Ya End Tidak Entri data pada database sementara Ya Ya Tidak Tidak
2015 Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung melalui Seksi Dokumentasi pada Bidang Dokumentasi dan Pelaporan Pengadaan Jasa Konsultansi Penelitian Entri Database Konversi arsip fisik menjadi arsip digital  kemudian dilakukan entri data dan identifikasi lokasi persil IMB, IPPT, REKPER beserta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya 18.869 arsip/dokumen mulai dari tahun 2000, 2001 dan
2002
d. Jumlah data IMB, IPPT tahun 2007, 2008   :  7.500 dokumen perizinan/tahun x 2 tahun = 15.000 dokumen
e. Jumlah Dokumen IMB, IPPT  akan maksimal diasumsikan 15.000 Dokumen
2. Survey pada sistem
a. Konsep Sistem Informasi User friendly Entri   data      dokumentasi   IMB,   IPPT beserta kelengkapan teknis dan administrasi perijinan lainnya
b. Metoda dan formulir survey
3. Analisa Sistem Data Base Arsip Eksisting
Pada  tahun  anggaran  2014  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota  Bandung  telah melaksanakan Pekerjaan Pengadaan Jasa Konsultansi Penelitian Pembuatan Database Arsip  di  dalam  Kegiatan  Monitoring  Evaluasi  dan  Pelaporan  yang  menghasilkan keluaran/output  berupa  Aplikasi  Database  Berbasis  Web  dan Aplikasi GIS  Peta Rencana  Kota    Bandung  Berbasis  CAD    serta  Database  Dokumentasi  Arsip  IMB, IPPT, REKPER beserta kelengkapan teknis dan  administrasi perijinan lainnya
Field yang   ada dalam database adalah sebagai berikut : Stuktur Tabel IMB
Struktur Tabel IPPT
4. Analisa sistem perangkat keras dan perangkat lunak Analisis Perangkat keras, Sistem Operasi dan jaringan infrastruktur.
5. Entri  Data  IPPT  dan  IMB  beserta  kelengkapan  teknis  dan  administrasi  perijinan lainnya ke sistem
Setelah  metode  prioritas  entri  data  IMB,  REKPER  ditentukan,  langkah  berikutnya ialah  melakukan  penyaringan  dan  pengumpulan  data.  Penyaringan  dilakukan diperoleh data IMB, IPPT  yang sesuai saja, sedang yang tidak sesuai dapat abaikan (untuk dientri kemudian).
Gambar B 3. Metodologi Proses Kegiatan Entri Data

## Asumsi  Perhitungan  Waktu  Pengolahan  Data  dan  Entry  Data  oleh  Operator Komputer :
Asumsi perhitungan waktu kerja Pengolaha dan Operator Entry data adalah sebagai berikut :
a. Jumlah dokumen perizinan tahun 2007, 2008 = 15.000  dokumen perizinan
b. Jumlah tenaga pengolah/operator komputer = 20 Orang
c. Jumlah waktu yang disediakan dalam pengolahan data =  120 hari kerja
d. Jumlah dokumen/hari yang dapat dikerjakan selama 120 hari : 15.000  dokumen  perizinan  dibagi  120  hari  =  15.000:120  =  125  Dokumen perijinan/hari
e. Setiap  tenaga  pengolah/operator  komputer  data    dapat  menyaring  dan mengumpulkan data:
125  dokumen  perijinan/hari  :  20  tenaga  /operator  komputer  =  ±  7  dokumen perijinan/hari
f. Jenis  kegiatan  yang  akan  dilaksanakan  terdiri  dari  3  kegiatan  setiap  tenaga pengolah/operator computer terdiri dari 1). Entri data 2). Scan dokumen, 3). Rekam gambar
g. Kesimpulan sementara setiap tenaga pengolah /operator entry data  menyelesaikan 3  tahap  (Entry  +  Scan  Dok  +  Rekam  Gambar)  x  7  dokumen  =  21  dokumen arsip/orang/hari.
Setelah  proses  pengumpulan  dan  penyaringan  selesai,  maka  proses  entry  data  data dapat dilaksanakan dengan jumlah tenaga operator yang sama.
Pengumpulan data Entri data pada database sementara Transfer Data pada Aplikasi Database
Data  IPPT,  IMB  yang  telah  terkumpul  perlu  dievaluasi  terlebih  dahulu,  khususnya berkaitan  dengan kualitas, kesesuaian dan kecukupan data. Proses evaluasi data dapat dilakukan  dengan  melakukan  konsultasi  dengan  pihak  yang  terkait  yaitu  terutama mengenai jumlah data dan jumlah Dokumen yang terhimpun dari hasil Entri.
6. Finalisasi Pekerjaan
Dilakukan proses Stock opname untuk menghitung hasil pekerjaan Jasa Konsultansi Entri Data Base Arsip sebagai pertanggungjawaban jumlah dokumen Arsip.

## Analisis Metode Pekerjaan
Seluruh dasar dari pekerjaan kegiatan entri data ini senantiasa mengacu pada KAK yang sudah ditetapkan. Metodologi  pekerjaan kegiatan entry data dapat  dilihat pada  gambar berikut :
Proses entri data kedalam database sementara secara offline, agar proses entri data dapat selesai pada waktunya.
Gambar 4. Proses entry data perwilayah

## PERSIAPAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN

## SURVEY PADA SISTEM
ANALISA SISTEM DATABASE ARSIP
ANALISA SISTEM
PERANGKAT LUNAK DAN

## PERANGKAT KERAS

## PENGUMPULAN DAN
PERAPIHAN DOKUMEN IPPT, IMB 2007, 2008
ENTRI DATA IMB
TABEL WILAYAH/TAHUN
1. CIBEUNYING 2. UJUNGBERUNG 3. KAREES 4. GEDEBAGE 5. TEGALLEGA
6. BOJONEGARA
ENTRI DATA IPPT BERDASARKAN TABEL IMB

## SCAN DOKUMEN

## TABEL WILAYAH/TAHUN
1. CIBEUNYING 2. UJUNGBERUNG 3. KAREES 4. GEDEBAGE 5. TEGALLEGA
6. BOJONEGARA

## REKAM DOKUMEN

## TABEL WILAYAH/TAHUN
1. CIBEUNYING
2. UJUNGBERUNG 3. KAREES 4. GEDEBAGE 5. TEGALLEGA 6. BOJONEGARA C R O S S C H E C K D A T A E N T R I T E R H A D A P H A S IL S C A N D A N R E K A M PENYIMPANAN HASIL SCAN DAN REKAM GAMBAR BERDASARKAN WILAYAH PEMILAHAN DOKUMEN KE RAK ARSIP ENTRI DATA IPPT DAN IMB BESERTA KELENGKAPAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI PERIJINAN LAINNYA

## STOCK OPNAME
Gambar 5. Metode pekerjaan

## Entri data pada aplikasi Data Base Master
Pada tahap ini dilakukan proses penggabungan data atau disebut juga dengan eksport data kedalam database master yang dimiliki oleh aplikasi database yang ada.

## 1. Tampilan Data IMB
Gambar 6. Tampilan Data IMB
2. Data IMB Detail
Gambar 7. Tampilan Data IMB detail
3. Tampilan input Data
Gambar 8. Form tampilan input data
Gambar 9. Tampilan hasil input data

## 4. Pencarian berdasarkan wilayah
Gambar 10. Pencarian berdasarkan wilayah
5. Pencarian berdasarkan interval waktu
Gambar 11. Pencarian berdasarkan interval waktu
6. Tampilan view data untuk user Admin
Untuk melihat file arsip, dapat meng-klik icon pdf pada tampilan berikut ini
Gambar 12. Tampilan view data untuk user Admin
7. Tampilan view detail data untuk user Staf
Gambar 13. Tampilan view data untuk user Staf
8. Hasil Scan dan Rekam dokumen IMB, IPPT dan dokumen kelengkapan lainnya. Dokumen IMB, IPPT dan dokumen lainnya di scan dan di rekam kedalam bentuk file  PDF,  untuk  hasil  dari  digitalisasi  dokumen-dokumen  tersebut  dapat  dilihat pada gambar berikut ini :

## Dokumen IMB
Gambar 14. Tampilan digitalisasi dokumen IMB

## Dokumen IPPT

## Gambar 15. Tampilan digitalisasi dokumen IPPT Dokumen kelengkapan lainnya (buku tanah)

## Gambar 16. Tampilan digitalisasi dokumen buku tanah
Dokumen kelengkapan (izin dari lingkungan/tetangga)
Gambar 17. Tampilan digitalisasi dokumen ijin lingkungan/tetangga

## Dokumen kelengkapan lainnya (rencana kontruksi)

## Gambar 18. Tampilan digitalisasi dokumen rencana konstruksi

## 2.3   Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan pada Entri Database Arsip IMB dan IPPT
Berikut adalah jadwal pelaksanaan pekerjaan pada Entri Database Arsip IMB dan IPPT

## Gambar 19. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Daftar Pustaka :
[1] Undang-undang Republik Indonesia No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok  kearsipan  sebagai  pengganti  Peraturan    Presiden    Nomor    19    tahun    1961 tentang    pokok-  pokok  kearsipan  nasional.Undang-undang  No.23  Tahun  1997 tenetang Pengelolaan Lingkungan Hidup.
[2] Undang    -    undang    Republik    Indonesia    No.    8    Tahun    1999  tentang  Dokumen Perusahaan.
[3] Undang  -  undang  Republik  Indonesia  No.  14  tahun  2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
[4] Undang - undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
[5] Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.
[6] Keputusan   Presiden   Nomor   105   Tahun   2005   Tentang Pengelolaan Arsip Statis.