## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA

## Pelatihan Mail Merge Pada Madrasah Aliyah Swasta (Mas) Amaliyah
Rian Syahputra 1* , Efori Buulolo 2 , Hukendik Hutabarat 3
1 Manajemen Informatika, Universitas Budi Darma, Medan, Indonesia 2, 3 Teknik Informatika, Universitas Budi Darma, Medan, Indonesia Email: 1* ryansyah93@gmail.com, 2 buuloloefori21@gmail.com, 3 hukendikhutabarat@gmail.com (*: coressponding author)

## Abstrak
Persaingan dunia kerja saat ini memaksa para pencari kerja untuk lebih memiliki modal dalam keahlian yang dimiliki. Hal ini tentu saja menjadi perhatian setiap sekolah untuk memberi bekal bagi setiap siswa yang akan lulus. Salah satu keahlian  yang  dibutuhkan  adalah  mampu  mengolah  data  seperti  surat  menyurat  menggunakan  komputer,  dan menggunakan Mail Merge. Madrasah Aliyah Swasta (MAS) Amaliyah menaruh perhatian terhadap keahlian apa yang harus dimiliki oleh siswa yang akan lulus. Pelatihan penggunaan Mail Merge dibutuhkan sehingga siswa yang akan lulus memiliki bekal keahlian yang dapat membantu mereka bersaing di dunia kerja nantinya.
Kata Kunci: pelatihan, keahlian, mail merge, surat, microsoft word

## Abstract
Today's competition in the workforce forces job seekers to have more capital in their expertise. This is of course the concern of every school to provide provisions for every student who will graduate. One of the skills needed is being able to  process  data  such  as  correspondence  using  computers,  and  using  Mail  Merge.  Madrasah  Aliyah  Swasta  (MAS) Amaliyah pays attention to what skills students must possess that will graduate. Training on the use of Mail Merge is needed so that students who will graduate have the provision of expertise that can help them compete in the world of work later.
Keywords: training, skills, mail merge, mail, microsoft word

## 1. PENDAHULUAN
Madrasah  Aliyah  Swasta  (MAS)  Amaliyah  merupakan  sekolah  madrasah  yang  mengedepankan pendidikan  Agama  Islam,  namun  juga  tidak  lupa  untuk  memberikan  pendidikan  dari  mata  pelajaran lainnya. Pendidikan merupakan salah satu bidang yang dipengaruhi oleh teknologi informasi. baik dalam proses pembelajaran formal di sekolah maupun nonformal berupa pelatihan di luar sekolah [1]. Lembaga pendidikan memegang peran utama untuk menanamkan karakter dan akhlak siswa. Kegiatannya seperti diajarkan tata krama, sopan-santun, kejujuran, rasa tanggung jawab, kerja keras, integritas, disiplin, dan sekaligus solidaritas [2]. Yang menjadi perhatian bagi pihak sekolah adalah keahlian yang mereka dapat selama belajar di sekolah apakah sudah cukup untuk membantu mereka dalam bersaing di dunia kerja atau tidak.  Persaingan  untuk mendapatkan  pekerjaan  bagi  lulusan sekolah sangat  ketat  terlebih  tidak  semua siswa  memiliki  keahlian  yang  berbeda.  Untuk  itu,  pihak  sekolah  ingin  memberi  para  siswa  keahlian tambahan sebagai bekal bagi para siswa untuk menghadapi persaingan di dunia kerja.
Salah satu keahlian yang dapat membantu para siswa-sisiwi adalah mengetahui cara mengolah data dengan  komputer,  yaitu  menggunakan  salah  satu  aplikasi Microsoft  Office yaitu Microsoft  Word dan Microsoft Excel . Aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word dan Excel sudah dipastikan digunakan dalam mendukung  semua  pekerjaan  administratif.  [3].  Aplikasi  Microsoft  Excel  merupakan  sarana  untuk menyampaikan  informasi  yang  sangat  digunakan  oleh  berbagai  kalangan.  Bagi  para  penggunanya, Microsoft  Excel  telah  dikenal  sebagai  sebuah  program  aplikasi  lembar  kerja  spreadsheet  yang  sangat membantu dalam aktivitas pengolahan data dan pelaporan karena dilengkapi fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang berupa pengolah angka dengan berbagai formulasinya untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, manajemen data dan pembuatan data [4].
Microsoft Word merupakan salah satu software yang sering digunakan dalam dunia pendidikan dan perkantoran,  untuk  mengolah  kata  seperti  membuat  surat,  makalah,  laporan,  dan  sebagainya.  Sehingga setiap  pekerja  di  dunia  pendidikan  dan  perkantoran  dituntut  untuk  mampu  menguasai  keterampilan menggunakan perangkat lunak Microsoft Word [5].
Untuk pelatihan yang dibutuhkan dengang menggunakan word dan excel adalah pembuatan surat massal. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia online, surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis. Surat juga dapat berarti secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan (kartu), seperti: Surat Izin Mengemudi (SIM). Surat massal adalah surat yang melibatkan banyak orang. Contohnya adalah surat undangan, dimana satu surat yang isinya sama dikirimkan untuk beberapa orang penerima [6].
Pembuatan surat massal adalah hal yang umum dilakukan, baik dalam lingkungan desa, akademik, organisasi, atau instansi. Sebagai keahlian tambahan, membuat surat adalah kegiatan yang sering dilakukan

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA
di instansi manapun, baik surat pengantar, surat keterangan, mau pun surat undangan. Dalam surat-surat itu,  ada  bagian-bagian  yang  sama.  Yang  perlu  dilakukan  hanyalah  mengganti  bagian  penerima  dan substansi/isi surat. Untuk membuat surat seperti ini, Microsoft Office Word telah menyediakan fungsi Mail Merge [6].
Mail  merge  adalah  fitur  yang  berfungsi  sebagai  pengolah  katadengan  memasukkan  nilai  suatu variabel  dari  basis  data  ke  dalam  sebuah  template.  Mail  merge  merupakan  salah  satu  fasilitas  yang yangdigunakan membuat dokumen dengan template yang sama. Artinya, bahwa fitur ini dapat digunakan sebagai secara terus-menerus tanpa harus membuat dokumen lanjatan hanya dengan memasukan variabel data [5].
Dengan diadakannya pengabdian kepada masyarakat untuk Pelatihan Mail Merge pada Madrasah Aliyah Swasta (MAS) Amaliyah diharapkan dapat menambah bekal bagi para siswa yang akan lulus untuk bersaing di dunia kerja.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Mail  merge  adalah  fitur  yang  berfungsi  sebagai  pengolah  katadengan  memasukkan  nilai  suatu variabel  dari  basis  data  ke  dalam  sebuah  template.  Mail  merge  merupakan  salah  satu  fasilitas  yang yangdigunakan membuat dokumen dengan template yang sama [5].
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia online, surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis. Surat juga dapat berarti secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan (kartu), seperti: Surat Izin Mengemudi (SIM). Surat massal adalah surat yang melibatkan banyak orang. Contohnya adalah surat undangan, dimana satu surat yang isinya sama dikirimkan untuk beberapa orang penerima [6].

## 3. METODE PELAKSANAAN
Pada  program  pengabdian  masyarakat  yang  dilakukan  ini  digunakan  metode  pelatihan  secara langsung.  Pada  saat  pelatihan  dilaksanakan,  terdapat  tutor  yang  akan  membimbing  para  peserta  untuk melakukan  praktikum  sesuai  dengan  materi  yang  telah  dibagikan,  sehingga  para  peserta  mampu memahami  lebih  cepat  materi  pelatihan  yang  diberikan.  Pelatihan  secara  langsung  dipilih  karena diharapkan para peserta tidak  bosan dan memiliki antusias yang tinggi untuk mengikuti pelatihan yang dilakukan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelatihan yang dilaksanakan berlangsung dari pukul 10:00 WIB sampai dengan 12:00 WIB, dengan jumlah peserta sebanyak 30 siswa. Pelatihan dilaksanakan saat para peserta tidak dalam kondisi belajar formal sehingga pelatihan tidak mengganggu proses belajar mengajar.
Pihak  sekolah  menyediakan  laboratorium  komputer  yang  dapat  digunakan  saat  pelatihan dilaksanakan,  sehingga  para  siswa  dapat  mudah  menerima  materi  yang  diberikan.  Para  siswa  sangat antusias dalam mengikuti pelatihan karena tidak hanya diberikan materi yang telah dicetak, namun tutor juga secara langsung ikut memberikan arahan kepada mereka.
Proses pelatihan dilakukan dengan cara menerangkan apa saja aplikasi yang digunakan, dan apa saja yang diperlukan untuk membuat fungsi Mail Merge. Para peserta yang merupakan siswa kelas XII sudah mendapatkan pelajaran mengenai MS. Word dan MS. Excel pada jam belajar formal, oleh karena nya para peserta tidak asing untuk menggunakan aplikasi tersebut.
Pada akhir pelatihan, para peserta diberikan waktu untuk melakukan latihan dari materi yang telah diberikan  dan  hasilnya  mereka  dengan  cepat  dapat  menyelesaikan  latihan  tersebut.  Dapat  disimpulkan bahwa para peserta memiliki antusias yang tinggi dalam menerima pelatihan yang diberikan.

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA
Gambar 2. Pelatihan Kepada Siswa-Siswi

## 5. KESIMPULAN
Peserta yang mengikuti pelatihan adalah siswa terbaik pilihan dari pihak sekolah sehingga pelatihan yang diberikan kepada para peserta dapat berjalan dengan lancar. Para peserta mampu memahami dengan cepat materi yang diberikan dan mereka mampu. Para siswa pilihan yang mengikuti kegiatan ini diharapkan mampu  membagi  ilmu  yang  didapat  selama  pelatihan  kepada  siswa-siswi  yang  lain.  Perlu  diberikan pelatihan yang lain agar dapat menambah ilmu bagi para siswa yang nantinya akan bersaing dalam dunia kerja setelah lulus.

## Daftar Pustaka
[1] N. W. S. Putri, N. K. Suryati, K. S. Kartini, and ..., “Peningkatan Softskill Ict Guru Melalui Pelatihan Penggunaan Microsoft Office Dan Sosial Media,” JMM (Jurnal Masy. Mandiri) , vol. 4, no. 4, pp. 6–9, 2020, [Online]. Available: http://journal.ummat.ac.id/index.php/jmm/article/view/2081.
[2] I. Mawardi, N. D. Shalikhak, and A. Baihaqi, “Strengthening Character Education Based on Islamic Culture School in MI Muhammadiyah Sidorejo Bandongan,” JPPM (Jurnal Pengabdi. dan Pemberdaya. Masyarakat) LPIP UMP , vol. 4, no. 1, pp. 81–87, 2020.
[3] W. Warjiyono et al. , “Pelatihan Aplikasi Perkantoran Untuk Meningkatan Kualitas SDM Perangkat Desa Karangmangu,” J. Abdimas BSI J. Pengabdi. Kpd. Masy. , vol. 4, no. 1, pp. 156–163, 2021, doi: 10.31294/jabdimas.v4i1.9102.
[4] R. Yusri, S. Edriati, and R. Yuhendri, “Pelatihan Microsoft Office Excel Sebagai Upaya Peningkatan Kemampuan Mahasiswa Dalam Mengolah Data,” RANGKIANG J. Pengabdi. Pada Masy. , vol. 2, no. 1, pp. 32–37, 2020, doi: 10.22202/rangkiang.2020.v2i1.4214.
[5] J. Susilo, T. Pujiatna, and S. Firmasari, “Pembinaan Tata Bahasa dan Bentuk Surat-Menyurat Indonesia Berbasis Microsoft di Desa Mandala, Dukupuntang Kabupaten Cirebon,” JPPM (Jurnal Pengabdi. dan Pemberdaya. Masyarakat) LPIP UMP , vol. 4, no. 1, p. 173, 2020, doi: 10.30595/jppm.v0i0.5498.
[6] T. Khotimah, T. Informatika, U. Muria, S. Massa, M. Office, and K. Dusun, “PELATIHAN PEMBUATAN SURAT MASSAL BAGI PERANGKAT DESA BANTENGMATI KECAMATAN MIJEN KABUPATEN DEMAK,” IKRAITH-ABDIMAS , vol. 2, no. 1, pp. 16–18, 2019.