## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DI RSIA X
*Ramti Kania Putri 1 , Yuda Syahidin 2 , Meira Hidayati 3
1,2) Program Studi Informatika Rekam Medis Politeknik Piksi Ganesha
3) Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha Jl. Jend. Gatot Subroto 301 Bandung Email: rkputri3@piksi.ac.id, yuda.syahidin@piksi.ac.id, meira.hidayati@piksi.ac.id

## ABSTRACT
This  study  aimed  to  design  and  create  an  outpatient  medical  record  retention information  system  at  The  X  Hospital.  The  results  of  research  conducted,    found  several problems faced by the health center. It’s hard to find active and inactive medical record data, so the medical record data that are retained or inactive is unknown. The research method used is  a  qualitative  approach  that  is  supported  by  data  collection  techniques,  using  observation, interviews, and library research. The development method used is the waterfall method assisted by  the  design  of  Data  Flow  Diagrams.  This  system  is  based  on  a  desktop  that  uses  Microsoft Visual  Studio  2010  as  a  programming  language  and  uses  the  Microsoft  Office  Access  2013 database. Based on the problems above, the writer tries to give some suggestions, including (1) the  Need  development  of  information  systems  technology  that  the  author  will  design.  (2) Integration of health information systems to obtain efficient and effective performance.

## Keywords: Medical record retention, Retention system, System design

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membuat sistem informasi Retensi Rekam Medis  di  Rumah  Sakit  Ibu  dan  Anak  X.  Hasil  penelitian  yang dilakukan,  ditemukan  beberapa masalah yang dihadapi oleh pihak Rumah sakit. Sulitnya menemukan data Rekam medis yang Aktif  dan  Inaktif,  sehingga  data  Rekam  medis  yang  di  Retensi  atau  di  Inaktif  sulit  diketahui. Metode penelitian yang digunakan merupakan pendekatan Kualitatif yang didukung oleh teknik pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan studi pustaka. Metode pengembangan yang  digunakan  adalah  metode  waterfall  yang  dibantu  oleh  perancangan  Data  Flow  Diagram. Sistem  ini  dibuat  dengan  berbasis  desktop  yang  menggunakan  Microsoft  Visual  Studio  2010 sebagai  bahasa  pemrograman  dan  menggunakan  Database  Microsoft  Office  Access  2007. Berdasarkan  permasalahan  di  atas,    maka  penulis  memberikan  beberapa  saran  diantaranya adalah: (1) Perlu adanya pengembangan teknologi sistem informasi yang akan penulis rancang, (2) Intergrasi sistem informasi kesehatan guna mendapatkan kinerja yang efesien dan efektif.
Kata kunci : Perancangan sistem , Retensi rekam medis, Sistem Retensi
ISSN 2088-1770 (Print) ISSN 2503-3247 (Online)

## Jurnal

## Sains, Teknologi, Komputer, dan Manajemen S A I N T E K O M

## 1. PENDAHULUAN
Salah satu hal yang terpenting di dunia  yaitu  Kesehatan,  Kesehatan  tidak bisa  dipisahkan  dengan  apa  yang disebut  Rumah  Sakit,  Rumah  sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan memberikan pelayanan medis,  selain  itu  Rumah  Sakit  juga dituntut  untuk  menyediakan  informasi kesehatan  yang  dibutuhkan,  dimana setiap  unsur  kesehatan  di  dalamnya. Dan  sebaliknya  rasa  sakit  adalah  suatu hal  yang  di  upayakan  berkurang  dalam waktu  singkat,  karena  menjadi  sehat adalah  tujuan  dari  semua  orang  yang datang ke Rumah sakit. Semua hal yang berkaitan  dengan  sehat  dan  sakit tertuang dalam kumpulan berkas-berkas atau  formulir-formulir  yang  disatukan dalam  suatu  dokumen  yang  dinamakan Rekam  Medis.  pengelolaan  rekam medis  berkaitan  dengan  pengelolaan rekam  medis  antara  lain  Assembling, Coding,  Indexing,  Filling,  serta  retensi dan  pemusnahan  (Erawantini,  2017)  Di Rumah  Sakit  tentunya  sudah  banyak yang  memiliki  “Sistem  informasi Rekam medis” yang sudah terpadu.
Sistem  informasi  rekam  medis filing  mempermudah  petugas  dalam mengontrol  dokumen  rekam  medis  di filing melalui peminjaman,
pengembalian  serta  retensi  (Farlinda,
2019) Upaya yang dilakukan pemerintah untuk perkembangan meningkatkan kualitas pelayanan Rumah sakit di antaranya Rekam medis. Rekam  medis  adalah  berkas  berisikan catatan  dan  dokumen  antara  lain identifikasi  pasien,  hasil  pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan kepada pasien.  Rekam  medis  harus  dibuat secara  tertulis,  lengkap,  dan  jelas  atau secara elektronik(PERMENKES, 2008).
Electronic medical record(EMR) sering  dipertukarkan  dengan  computer- based  patient  record  (CPR)  untuk menyatakan  suatu sistem berbasis komputer  yang  dimanfaatkan  untuk mengelola  informasi  pelayanan  pasien (Sudirahayu, 2016).
Semakin bertambah jumlah Rekam  medis  di  Rumah  sakit,  maka dari  itu  tidak  selamanya  Rekam  medis dalam  rak  penyimpanan  akan  disimpan selamanya dikarenakan ruang penyimpanan  akan  semakin  penuh  dan tidak  cukup  ruang  lagi  untuk  Rekam medis  baru.  Upaya  yang  ditempuh untuk menyelesaikan permasalahan tersebut  adalah  dengan  pemusnahan berkas  Rekam  medis.  Pelaksanaan pemusnahan  berkas  rekam  medis  harus
sesuai SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang pelaksanaan Retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam medis pasien untuk membantu kelancaran proses Retensi,
memudahkan  mengolah  penyimpanan file  aktif  dan  InAktif.  Hal  ini  sejalan dengan  penelitian  (Hariyanti,  2018) menyatakan  bahwa  pemusnahan  berkas rekam medis untuk membantu kelancaran kegiatan retensi.
Rekam medis juga harus disimpan  sesuai  dengan  peraturan  yang ada,  untuk  sarana  pelayanan  kesehatan di  Rumah  sakit,  Rekam  medis  rawat inap harus disimpan sekurang- kurangnya 5 Tahun sejak pasien berobat terakhir  di  Rumah  sakit.  Setelah  5 Tahun, Rekam
medis dapat
dimusnahkan  kecuali  Ringkasan  pasien dan lembar persetujuan tindakan medik. Retensi
yaitu kegiatan pengurangan  atau  pemisahan  arsip  dari rak  penyimpanan.  Retensi  atau  yang disebut penyusutan merupakan kegiatan memisahkan  Rekam  medis  Aktif  dan Rekam medis Inactive, serta pengurangan  jumlah  formulir  yang terdapat  di  dalam  berkas  Rekam  medis dengan  cara  memilah  nilai  guna  dari tiap-tiap formulir seperti berkas Resume,  Informed  Consent,  Lembar
operasi,  Lembar  kematian,  Lembar Identitas  bayi  lembar  yang  memiliki nilai guna akan disimpan dan di scanner sedangkan dokumen Rekam medis yang tidak  memiliki  nilai  guna  ditumpuk  di dokumen  Rekam  medis  Inactive  akan Dilakukan pemusnahan (Saraswati, 2015).
Berdasarkan penelitian yang dilakukan di Unit Rekam medis RSIA X melalui  Observasi  dan  Wawancara petugas  Rekam  medis  bahwa  RSIA  X sudah  melakukan  1  kali  Retensi  dan pada  saat  melakukan  Retensi  terdapat beberapa  kendala  seperti  kurangnya sumber daya manusia, waktu dan berkas dokumen  Rekam  medis  yang  belum  di Retensi. Lalu dalam tempat penyimpanan  berkas  InAktif  tidak  ada ruangan  tersendiri  masih  menyatu dengan  tempat  penyimpanan  berkas yang masih Aktif.
Proses  pendataan  berkas  Rekam medis yang telah di  Retensi  di  RSIA X masih  menggunakan  Microsoft  Excel, hal  ini  kurang  Efektif  karena  apabila dibutuhkan membutuhkan waktu, selain itu  juga  jika  dihubungkan  dengan kemajuan Teknologi maka dapat meningkatkan  mutu  pelayanan  yang baik.  Maka  dari  itu  tujuan  dari penelitian ini adalah Perancangan
sistem  informasi  Retensi  Rekam  medis menggunakan  Microsoft  Visual  Studio 2010 di RSIA X.

## 2. METODE
Metodologi Penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan  data  dengan  tujuan  dan kegunaan  tertentu  (Sugiyono,  2018). Metodologi  penelitian  yang  digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  metode
penelitian Kualitatif dengan menggunakan  pendekatan  Deskriptif yaitu mendeskripsikan
atau
menggambarkan fenomena-fenomena yang  belum  ada  di  lapangan,  baik  yang bersifat  alamiah  ataupun  yang  bersifat rekayasa  manusia.  Subjek  penelitian petugas  khusus  dan  petugas  bagian filing yang melakukan Retensi  di  RSIA X. Objek penelitian pelaksanaan
Retensi  berkas  Rekam  medis  Aktif  ke InAktif  dan  program  sistem  informasi Retensi.
Pengumpulan data pada
penelitian  ini  dengan  cara  Observasi,
Wawancara, catatan Laporan dan meminta data dokumen-dokumen lainnya di bagian Rekam medis khususnya  tentang  pemanfaatan  sistem informasi  Retensi  Rawat  inap  di  RSIA X.  Metode  pengembangan  perangkat lunak  yang  digunakan  peneliti  yaitu
Metode  Waterfall,  Model  waterfall adalah  model  klasik  yang  bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software.  Nama  model  ini  sebenarnya adalah    “Linear  Sequential  Model”. Model  ini  sering  disebut  juga    dengan “classic lifecycle” atau metode waterfall (Pressman,  2015)  di  tunjukan  Pada gambar 1 ini adalah Tahapan pengembangan Waterfall.
Gambar 1. Tahapan Metode pengembangan Waterfall ( Sumber : Pressman, 2015)
Pada Gambar 1 menggambarkan Tahapan Metode Waterfall mencerminkan kepraktisan model
proses perangkat lunak
dalam  pengembangan  sistem  perangkat lunak dan hardware yang luas.
Flowmap adalah  pengembangan secara  grafik  dari  langkah -langkah dan
urutan-urutan prosedur dari suatu program  seperti  pada  gambar  5 .

## Flowmap Sistem informasi Retensi
Petugas Retensi Petugas penyimpanan
Kepala Rekam medis
Ph as e REKAM MEDIS REKAM MEDIS INAKTIF Laporan Retensi Pengecekan data kunjungan Penilaia n Nilai Guna RM Data Kunjungan pasien Masih Berguna Db R M Pengolahan Data RM RM INAKTIF RM INAKTIF RM AKTIF Mengelola Laporan Retensi Laporan Retensi Db R M Db R M MULAI SELESAI
Gambar 5. Flowmap yang sedang dirancang
Pada  Gambar  5.  Merupakan Flowmap yang  dirancang  dari  mulai sampai  dengan  selesai  Berkas  RM diretensi
A. Rancangan sistem yang dikembangkan 1. Diagram Konteks Diagram  konteks  adalah  salah satu level  ada di data flow, pada gambar 6.
Penyimpanan Sistem informasi retensi Petugas Retensi D.pasien RM Laporan retensi Kepala Rekam Medis laporan Rm inaktif Rm aktif
Gambar 6. Diagram Konteks yang diusulkan
Gambar 6 menggambarkan rancangan  alur  sistem  retensi antara  petugas  rekam  medis, kepala  rekam  dan  di  sampaikan laporannya  ke  kepala  Rumah Sakit.
2. Data  Flow  Diagram  (DFD) yang diusulkan
DFD adalah suatu  diagram  yang menggambarkan  aliran  data  dari sebuah proses yang sering disebut dengan sistem informasi. Di dalam data flow diagram juga menyediakan informasi
mengenai  input  dan  output.
5.1 CETAK DATA RETENSI 5.2 CETAK DATA REKAM MEDIS AKTIF 5.3 CETAK DATA KESELURUHAN PASIEN 5.4 CETAK SURAT BERIT A ACARA KEPALA REKAM MEDIS KEPALA RUMAH SAKIT PETUGAS REKAM MEDIS KUNJUNGAN Laporan Data Retensi Laporan Data RM Aktif Informasi Data Retensi Informasi Data RM Aktif Laporan Data Keseluruhan Pasien Laporan Data Keseluruhan Pasien Laporan surat berita acara Laporan surat berita acara Laporan surat berita acara Laporan surat berita acara
Gambar 7. Data Flow Diagram
3. EntityRelationship Diagram
ERD  merupakan  model  untuk menyusun database agar  dapat menggambarkan data yang mempunyai relasi dengan database yang didesain.
PETUGAS Meretensi KUNJUNGAN Milik Id Petugas username Password Nama No_RM Tanggal Awal kunjungan Tanggal Akhir kunjungan status Lama penyimpanan PASIEN No_RM Nama Alamat Jenis kelamin Tanggal lahir Agama Tanggal Akhir Kunjungan Tanggal Awal Kunjungan Status 1 M M 1 1
Gambar 8. Rancangan ERD

## B. Skema Relasi Tabel
Skema  relasi  merupakan  sebuah cara untuk merepresentasikan hubungan  antara  satu  tabel  dengan tabel lainnya melalui sebuah kolom kunci.
Gambar 9. Rancangan Skema Relasi Tabel yang diusulkan

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan sistem informasi retensi berkas  rekam  medis  ini  dengan menggunakan  sistem  yang  sudah terkomputerisasi  sehingga  retensi bisa berjalan lebih efektif dan efesien . perancangan dari prosedur perancangan sistem informasi retensi di  RSIA  X  menggunakan Microsoft visual  studio  2010 akan  diusulkan dalam  bentuk Flowmap ,  Diagram
Konteks, DFD ( Data Flow Diagram ), dan ERD ( EntityRelationship Diagram ).

## 3.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil penelitian dan Analisa  di  RSIA  X  ada  beberapa  hal yang kurang dalam pelaksanaan Retensi di  RSIA  X  yaitu  belum  adanya  sistem informasi berupa Program atau Aplikasi Retensi berkas Rekam Medis.
Jadi  pelaksanaan  Retensi  di RSIA X masih menggunakan Microsoft Excel  dan  dengan  cara  memeriksa  satu persatu  Berkas  Rekam  Medis  berbasis kertas  lalu  menginput  data  secara manual ke Microsoft Excel, pengolahan data  dan  pembuatan  laporan  dilakukan secara  manual  serta  informasi  yang dihasilkan  tidak  lengkap  sehingga terjadi  kesulitan  bagi  petugas  untuk memberikan pelayanan yang efektif dan efisien  kepada  pasien  (Rohman,  2019) dan juga menyebutkan bahwa keterlambatan  retensi  juga  didasari karena  tidak  adanya  jadwal  retensi sehingga petugas tidak tahu kapan harus melakukan  retensi.  (Marsum,  Windari, Subinarto,  &  Candra,  2018)  Karena belum  adanya  sistem  Retensi  maka perekam  medis  membutuhkan  waktu yang  cukup  lama  untuk  pengerjaan Retensi, maka dari itu penulis memberikan  beberapa  masukan  dengan membuat Perancangan Sistem Informasi Retensi  Rekam  Medis  di  RSIA  X  dan
sistem  ini  dapat  membuat  pengerjaan menjadi lebih Efektif.
3.2 Rancangan yang diusulkan Implementasi Dialog Layar
1. Tampilan Layar Menu Utama Tampi  Tampilan  Menu  utama merupakan interface yang
menampilkan beberapa menu
diantaranya,  menu  Daftar  User, Login, Data pasien,
Data kunjungan,  Data  Retensi  dan  menu untuk  menampilkan  Laporan  Data Retensi.

## Gambar 10. Tampilan Layar Menu Utama
Pada Gambar 10 merupakan Tampilan Menu utama suatu sistem informasi  Retensi  yang  penulis rancang.
2. Tampilan Layar Menu Login

## Gambar 11. Tampilan Layar Menu Login
Gambar  11  Merupakan  Tampilan Menu  Login  untuk  petugas  yang mau mengakses masuk sistem ini.
3. Tampilkan Layar Form Daftar User

## Gambar 12. Tampilan Layar Daftar User
Gambar  12  Merupakan  Tampilan Daftar User yang berisikan data Id, Username  dan  password  petugas untuk akun sistem yang dirancang.
4. Tampilkan layar Form Data Pasien
Gambar 13. Tampilan Layar Data Pasien
Gambar  13  Merupakan  Tampilan Form  Data  Pasien  untuk  Melihat data  Rekam medis pasien.
5. Tampilan Layar Form Data
Kunjungan

## Gambar 14. Tampilan Layar Data Kunjungan
Gambar  14  Merupakan  Tampilan Data  kunjungan  Pasien  supaya mengetahui  tanggal  pasien  awal kunjungan  sampai  dengan  terakhir tanggal kunjungan pasien.

## 6. Tampilkan Layar Form Data Retens
Gambar 15. Tampilan Layar Data

## Retensi
Gambar  15  Merupakan  Tampilan Data  Retensi  jadi  memasukan tanggal  data  yang  akan  di  Retensi nanti muncul data itu apakah masih Aktif atau InAktif.
7. Tampilan  Layar  Form  Laporan

## Retensi Rekam medis
Gambar 16. Tampilan Layar Form

## Laporan Retensi Rekam Medis
Gambar 16 ini merupakan
Tampilan akhir atau laporan
Retensi Rekam medis berkas
Rekam  Medis  yang  sudah  tidak Aktif.
8. Tampilan  Layar  Form  Laporan
Retensi Rekam medis Gambar 16. Tampilan Layar Form

## Laporan Retensi Rekam Medis
Gambar 16 ini merupakan Tampilan akhir atau laporan Retensi Rekam medis berkas Rekam  Medis  yang  sudah  tidak Aktif.
9. Tampilan  Layar  Form  Laporan Rekam Medis Aktif
Gambar 17. Tampilan Layar Form

## Laporan Rekam Medis Aktif
Gambar  17  Merupakan  Tampilan Laporan  Retensi  Berkas  Rekam Medis yang masih Aktif.

## 10. Tampilan  Layar  Form  Laporan Rekam medis Keseluruhan

## Gambar 18. Tampilan Layar Form Laporan Rekam Medis Keseluruhan
Gambar  18  Merupakan  Tampilan
Form Laporan Rekam medis keseluruhan jadi  menampilkan data
keseluruhan pasien yg berkunjung.

## 4. SIMPULAN
Proses pelaksanaan Retensi Rekam medis di RSIA X masih manual menggunakan Microsoft Excel sehingga pengelolaan  data  Rekam  medis  yang Aktif dan InAktif susah untuk dilakukan,  proses  yang  masih  manual menyulitkan petugas untuk mencari data Rekam  Medis  yang  Masih  Aktif  dan InAktif. Berdasarkan permasalahan diatas  penulis  memberikan  saran  untuk memperbaiki  kinerja  Instansi  Rekam medis  agar  pelaksanaan  retensi  dapat berjalan  dengan  cepat,  tepat  dan  akurat sehingga  pelayanan  Rekam  medis  bisa berjalan  Optimal,  Maka  dari  itu  perlu
adanya  Teknologi  Sistem  Informasi. Dari masalah di atas penulis merancang
Sistem informasi Retensi Rekam  Medis di RSIA X berbasis Desktop
menggunakan  Microsoft  Visual  Studio 2010  dengan  Microsoft  Office  Acces 2007 sebagai Database.

## DAFTAR PUSTAKA
Erawantini.  (2017).  Pendidikan  dan Pelatihan  pada  petugas  rekam medis  sebagai  persiapan  menjadi
Clinical Instructure(CL) di puskesmas. Dalam Seminar Nasional Hasil Pengabdian Kepada  Masyarakat,  ISBN  :  978-
602-14917-4-4.
Farlinda.  (2019).  Pembuatan  Aplikasi Filling  Rekam  Medis  Rumah  sakit.
Jurnal Kesehatan , 8-13.
Hariyanti.  (2018). Analisis  Penyebaba tidak  terlaksananya  Retensi  dan Pemusnahan  Berkas  Rekam  medis di  Rumah  sakit  Daerah  Kalisat Jember. Jember:  Politeknik  Negeri Jember.
Marsum, M., Windari, A., Subinarto, S.,
&  Candra,  N.  (2018).  Tinjauan keterlambatan  Retensi  dokumen Rekam medis di RSUD DR.Soediran mangun sumarso kabupaten  wonogiri. Jurnal  Rekam
Medis Dan Informasi Kesehatan.
PERMENKES. (2008).
NO.269/Menkes/Per/III/2008
Pengertian Rekam Medis.
Pressman.  (2015). Rekayasa  perangkat lunak:  Pendekatan  Praktisi  Buku  I.
Yogyakarta: Andi Publisher.
Rohman.  (2019).  Sistem  informasi Manajemen  Rawat  jalan  di  Klinik
Pratama. Jurnal  Informatika  dan
Rekayasa  Perangkat  Lunak ,  115-
123.
Saraswati, D. (2015). Tinjauan pelaksanaan Retensi dokumen
Rekam  Medis  dibagian  Filling.
UDINus Repository .
Sudirahayu,  I.  a.  (2016).  Rekam  medis elektronik  menggunakan  DOQ-IT.
Journal  Of  Information  Systems For Publis Health, 1 . Sugiyono.  (2018). Metode  Penelitian
Pendidikan. Bandung: Alfabeta.