## SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT DI UNIVERSITAS ISLAM KEBANGSAAN INDONESIA (UNIKI) BERBASIS WEB

## Abstract
[Web-Based  Web-Based  Information  System  Management  of  Letter  Management  In  University  Islam Kebangsaan  Indonesia  (UNIKI ) ] This  study  a ims  to  build  a   ma na gement  informa tion  system  a t  the Indonesia n  Na tiona l  Isla mic  University  (UNIKI).  This  resea rch  wa s conducted with a  qua lita tive a pproa ch. Da ta   collection  techniques  used  a re  observa tion,  a nd  interviews.  The  resea rch  begins  with  problem identifica tion, litera ture study, da ta  collection ca rried out through deta iled observa tion a ctivities a nd intervie ws with the pa rties involved a s well a s collecting va rious rela ted documents. The next step is to ca rry out a  needs a na lysis,  ca rried  out  by  ma king  documenta tion  of  the  system  requirements  to  be  built  a nd  designing  a nd implementing it using the PHP progra mming la ngua ge a nd MySQL da ta ba se, then testing, including the testing process  with  existing  rea l  da ta   in  order  to  find  interfa ce  errors,  write  progra m  code,  a nd  progra mming a lgorithm. This ma il ma na gement system ha s items such a s letter cla ssifica tion, interna l ma il, incoming ma il da ta ,  outgoing  ma il  da ta   a nd  letter  disposition,  this  system  ma kes  ma il  ma na gement  a nd  a rchiving  more effective.
Keywords: Informa tion Systems; Ma il ma na gement; PHP; MySql; Letter Disposition.

## Abstrak
Penelitia n ini bertujua n untuk memba ngun sistem informa si pengelola a n pa da  Universita s Isla m Keba ngsa a n Indonesia   (UNIKI).  Penelitia n  ini  dila kuka n   denga n pendeka ta n kua lita tif. Teknik  pengumpula n da ta  ya ng diguna ka n a da la h observa si, da n wa wa nca ra . Penelitia n dia wa li denga n identifika si ma sa la h, studi litera ture, pengumpula n da ta yang dila kuka n mela lui a ktifita s observa si seca ra  deta il da n wa wa nca ra dengan piha k  y a n g terliba t serta  mengumpulka n berba ga i dokumen terka it.  La ngka h beriku tnya  mela kuka n a na lisis kebutuha n, dila kuka n denga n membuat dokumentasi kebutuhan   sistem   ya ng   a ka n   diba ngun serta    me ra n c a n g   d a n mengimplementa sika nnya       mengguna ka n      ba ha sa   pemrogra ma n  PHP  da n  da ta ba se  MySQL, kemudia n dila kuka n pengujia n, meliputi proses pengujia n denga n da ta  riil ya ng suda h a da  guna  menemuka n kesa la ha n a nta rmuka ,  penulisa n  kode  progra m,  da n  a lgo ritma   progra m.  Sistem  pengelola a n  sura t  ini  memiliki  item seperti  kla sifika si  sura t,  sura t  interna l,  da ta   sura t  ma suk,  da ta   sura t  kelua r  da n  disposisi  sura t,  sistem  ini membua t pengelola a n sura t da n pengarsipa n lebih efektif.
KataKunci: Sistem informa si; Pengelola a n sura t; PHP; MySql; Disposisi  Sura t.

## 1. Pendahuluan
Universita s Isla m Keba ngsa a n Indonesia (UNIKI) merupa kan sa la h sa tu pergurua n tinggi swa sta  ya n g a d a di  ka bupa ten  Bireuen  untuk  mempersia pka n  peserta   didik  menja di  a nggota   ma sya ra ka t  ya ng  memiliki kema mpua n  a ka demik  da n  profesiona l  ya ng  da pa t menera pka n, mengemba ngka n da n mencipta ka n ilmu pengeta hua n, teknologi sistem informa si untuk kebutuhan loka l (da era h), regiona l, da n na siona l, ba hkan untu k
Zakial Vikki 1) , Chaeroen Niesa 2)
1,2) Jurusan Informatika, Fakultas Ilmu Komputer dan Multimedia, Universitas Islam Kebangsaan Indonesia Bireuen
e-mail: zakialviki.mkom@gmail.com
mengha da pi pa sa r globa l. Kebutuha n sistem informa si pa da  insta nsi pemerinta h da n lemba ga  la in n y a  a d a la h untuk  mengelompoka n  da ta   kemudia n   diproses  menja di  informa si,  da n  didistribusika n  kepa da   pema ka i (Susa nto et a l., 2021).
Universita s Isla m Keba ngsa a n Indonesia   (UNIKI) Bireuen da la m memberika n pela ya na n, dituntut untuk da pa t  bertinda k  cepa t  da n  a kura t.  Universita s  ha rus  da pa t  mengola h  da ta   seca ra   cepa t,  tepa t.  Da la m pela ksa na an  kegia ta n a dministra si, ka ntor dia ra hka n kepada pencapaia n efesiensi da n efektivita s kerj a . Sa la h sa tu pendukung keberha sila n penca pa ia n tujua n orga nisa si a ta u lemba ga  seca ra  efektif da n efesien a da la h kela nca ra n  da n  ketertiba n  da la m  bida ng a dministra si. Sa la h sa tu a dminidtra si ya ng penting di insta nsi da n lemba ga  a da la h sura t, sura t seba ga i sa ra na komunika si tertulis untuk menya mpaika n informasi da ri sa tu  p ih a k kepa da  piha k la in, pesa n kepa da piha k la in ya ng mempunyai keperlua n kegia ta n denga n bentuk tertentu  berupa pemberita hua n, pernya taan, perminta an, la pora n pemikira n, sa ngga ha n, pela ngga ra n (Homepage et a l., 2021).
Belum optima lnya  penera pan ya ng terkomputerisa si pa da  pela poran kegia ta n pengelola a n sura t masuk d a n sura t  kelua r  di  Universita s  Isla m  Keba ngsa a n  Indonesia  (UNIKI), terliha t pa da  sa a t pembua ta n a rsip sura t ma sih denga n penda taan ke da la m buku registra si dimna  buku registra si ra wa n hila ng da n rusa k .
Universita s Isla m Keba ngsa a n Indonesia  (UNIKI) kura ng memperha tika n kela nca ra n informa si di ba gia n a dministra si ya itu kebera da an sura t masuk da n sura t kelua r.  Kenda la  ya ng sering teja di ya itu a d a la h  b a n ya k pengguna a n kerta s da la m mengelola  sura t da n sura t  da la m bentuk fisik jika  tida k dikelola h denga n  b a ik  a k a n muda h  rusa k  a ta u  ba hka n  hila ng.  Sehingga   a ka n  berda mpa k  sa nga t  tida k  ba ik  untuk  kela nca ra n  proses a dministra si  di  lemba ga   tersebut.  ma ka   ha rus  a da   sebua h  sistem  ya ng  bia sa   mengelola   penga rsipa n  sura t tersebut,  sistem  informa si berba sis web menja di piliha n untuk menyelesa ika n ma sa la h  ini. Sistem informa si dibua t untuk memudahkan dala m pengelola an da n penyimpanan da ta sehingga  a ka n da pat menghasilka n sua t u informa si ya ng tepa t da n a kurat (Inventaris et a l., 2021).

## 2. Metode
Penelitia n ini memba ha s ma sa la h berupa  pera nca nga n serta  pengemba nga n sistem informa si pengelola a n sura t  di  Universita s  Isla m  Keba ngsa a n  Indonesia   (UNIKI)  berba sis  web,  Implementa si  model  denga n sequentia l wa terfa ll di Universita s Isla m Keba ngsa a n Indonesia  (UNIKI), ya itu:
1. Ba ga ima na mera ncang sistem informa si pengelola a n sura t di Universita s Isla m Keba ngsa a n I n d o n esia (UNIKI)
2. Sistem di bua t da ri a wa l mula i sa a t pera nca nga n, pemodela n, serta  pembuatan progra m.
3. Penelitia n  ha nya   pa da   pengelola a n  sura t  ma suk  da n  sura t  kelua r    ya ng  a da   Universita s  Isla m Keba ngsa a n Indonesia (UNIKI) Bireuen.
4. Pera ngka t  luna k  ya ng diguna ka n  ya itu:  Apa che seba ga i web server ya ng terda pa t di da la m Xa mpp dima na  tela h terma suk control panel da n penyimpanan basis da ta : MySQL versi 5.1.

## A. Metodelogi Pengembangan Sistem
Da la m  pengemba nga n  sistem  informa si  pengelola a n  sura t  di  Universita s  Isla m  Keba ngsa a n  Indonesia (UNIKI),  penulis mengguna ka n model pendekatan wa terfall. ya ng dikemuka ka n oleh (Tristia nto, 2018). Pa d a model ini terda pa t lima  ta ha pan a tau la ngkah pembuatan a plika si, di ma na  da pat diliha t pa da  ga mbar di ba wa h:
Berikut  penulis  mema pa rka n  renca na   ya ng  dila kuka n  pa da   tia p -tia p  ta ha pa n  menurut  metode pengemba nga n sistem ya ng tela h dipilih,  ya itu :
1. Ta ha p a nalisis ya itu identifika si ma sa la h,usula n pemecahan masala h da n analisa  kebutuhan sistem.
2. Ta ha p  design  ya itu pera nca nga n kebutuha n pera ngka t luna k, denga n mela kuka n perenca na a n ba ha n  pera ngka t  luna k,  pembua ta n  model  da ri a plika si, meliputi proses pem bua ta n Da ta  flow dia gra m, Contex Dia gra m, Enity Rela ntionship Dia gra m , User Interfa ce.
3. Ta ha p berikutnya  dila kukan a dala h pemogra man a tau coding. Pa da  ta hap ini merupa kan ha sil d a ri pera nca nga n keda la m ba ha sa  pemogra ma n ya ng tela h di tentuka n la lu di uji coba  jika  lulus uji coba  ma ka sistem la ya k di guna ka n.
4. Pa da   ta ha p  ini  dila kuka n  pengujia n  ma sing ma sing fitur da n fungsi untuk mengeta hui a pa ka h da pa t bekerja denga n semestinya.pengujian dila kukan denga n mela kukan testing a pa kah fitu -f it u r a plika si suda h berja la n denga n semestinya  a tau tida k.
5. Pa da  ta ha n ini merupa ka n ta ha p ya ng perlu dija la nka n da la m mela kuka n pemeliha ra a n denga n meng-upa da te a plika si da n mela kukan maintenance seca ra berkala  a ga r a plika si da pat terpe lih a ra denga n ba ik.

## B. Analisis Sistem
Berda sa rka n a nalisa  ya ng tela h dila kuka n dari ha sil observa si da n wa wa nca ra , penulis menemuka n masalah ya ng ma sih terja di Universita s Isla m Keba ngsa a n Indonesia (UNIKI) da la m mengelola  sura t ma suk d a n  su ra t kelua r sering  teja di kenda la , ba nyaknya pengguna an kertas da la m mengelola  sura t da n sura t da la m bentuk fisik jika  tida k dikelola  denga n ba ik a ka n mudah rusa k a tau bahkan hila ng. Sehingga   a ka n berda mpak sa nga t  t id a k ba ik  untuk kela nca ra n proses a dministra si di lemba ga  tersebut  kegia ta n penga rsipa n sura t m a suk da n sura t kelua r ya ng ma sih dila kuka n seca ra  ma nual denga n menda ta sura t da n mencatat nomor sura t, da ta  t e rse b u t  d i ma suka n  a ta u  di  tulis  da la m  buku  induk  penda ta a n  sura t  ma suk  da n  sura t  kelua r  di  Universita s  Isla m Keba ngsa a n Indonesia (UNIKI) sehingga  menyeba bkan data ya ng diekelola  sa nga t tida k efektif.

## C. Analisis Sistem Di usulkan
Perkemba nga n informa si dewa sa  ini terus berkemba ng sehingga  sa nga t berda mpa k terha da p dunia  kerja teruta ma  pa da  pengelola a n sura t menyura t ya ng ma na  pema nfa a ta n sistem informa si ini da pa t memberika n da mpa k ya ng efisiensi terha da p pekerja a n. Kuisioner ya ng diseba rka n kepa da  bebera pa  ka rya wa n, terda pa t bebera pa  usula n ya ng ma na  mereka  menginginka n a nta ra  la in sistem ya ng da pa t memberika n kemuda ha n da la m proses sura t menyura t, a ga r da pat membantu  penya jian ha sil la pora n.
Denga n perma sa la han di a ta s terda pa t beberapa ha sil diskusi serta  wa wa nca ra  denga n pengumpulan kuisio n e r, sehingga  da pa t di simpulka n dima na  da pat dia mbil seba ga i solusi memeca hkan permasala h terha da p  k e n d a la ya ng sela ma  ini di ha da pi. Untuk menera pkan solusi ya itu denga n mela hirka n sebua h sistem pengelola a n su ra t ya ng terintegra si  denga n semua  fa kultas di UNIKI.

## D. Pera nca nga n Sistem
Dia gra m kontek a da la h menunjukkan  semua  entita s lua r ya ng menerima  informa si da ri  a ta u   memberika n informa si   ke   sistem (Sirega r  et a l., 2021).
Ha sil pera nca nga n ya ng terliha t pa da  ga mbar 2, merupa kan Centex Dia gra m ya ng terda pa t 2 (dua ) En t it a s ya ng terliba t da la m sistem tersebut ya itu Admin  User da n Pimpina n. Seba ga i contoh Entita s Admin bertuga s input da ta  ya ng diperluka n dia nta ranya adala h data sura t interna l, Da ta  Sura t Ma suk, Da ta  Sura t Kelu a r,  Da t a Disposisi,  ya ng  na ntinya   a ka n  dija dika n  seba ga i  informa si  pengelola a n  sura t  pa da   Universita s  Isla m Keba ngsa a n Indonesia.

## E. Data Flow Diagram (DFD)
Da ta  flow dia gra m a da la h ra ncanga n dari dia gra m konteks ya ng tela h dibua t untuk di implementa sik a n  k e da la m ra nca nga n ba sisdata (Penga rsipa n et a l., n.d.). Da la m sistem Aplika si  Inventa ris Rua ng pa da  Universita s Almuslim  Seca ra  lengka p Da ta  Flow Dia gra mnya  (DFD)  da pa t diliha t pa da ga mbar 3.
1. DFD  Level 0
Ga mba r 3 Da ta  Flow  Dia gra m (DFD)

## 3. Hasil  dan Pembahasan
Sistem  pengelola a n  sura t  di  Universita s  Isla m  Keba ngsa a n  Indonesia   (UNIKI)  dikemba ngka n  mela lui ba ha sa   pemrogra ma n  uta ma   ya itu  PHP  serta   da ta ba senya   mengguna ka n MySQl seba ga i da ta ba se server. Aplika si  ini ma mpu berja la n pada berba gai pla tform OS denga n denga n ba ntuan browser .

## A. Implementasi Halaman Login
Berikut a da la h ta mpila n ha la man login di desa ind denga n editor sublime text da n komponen d id a la mn ya . Ta mpila n menu  uta ma  login user  merupa ka n ta mpila n a wa l sa a t membuka  progra m. Pa da  ha la ma n uta ma login  user   terda pa t sebua h form login, Ta mpila n tersebut da pa t diliha t seperti di ba wa h:

## Ga mba r 4 Ha la ma n Login
Pemba ha san : Ga mba r 4 ha la man login a da la h hala man ya ng ta mpak perta ma ka li ketika  sist e m  d ij a la n k a n , pengguna  da pa t menginput userna me da n password pa da  form  ini, a pa bila  da ta benar ma ka a kan dit a m pilk a n form induk

## B. Implementasi Halaman Dasboard
Berikut a da la h ta mpila n ha la man da shboard a tau index ha la man pa da browser a ka n menampilka n ha la ma n uta ma  a tau disebut juga  denga n ha la man bera nda :
Ga mba r 5 Ha la ma n Da shboard

## C. Implementasi Halaman Input  User
Berikut  a da la h  ta mpila n  ha la ma n  input  user  penulis  desa in  mengguna ka n  editor  notepa d  da n  ha sil implementa si ha la ma n input user da pa t pa da ga mbar diba wa h :

## Ga mba r 6 Ha la ma n User
Pemba ha sa n : Ga mba r. 6 ha la ma n input user a da la h form untuk interfa ce ta bel user, pa da  ta bel ini da pa t di input da ta  user, edit serta  ha pus da ta  user, untuk mena mbah data di wa jibka n untuk mengisi semu a  d a t a  p a da form da n klik tombol simpa n, untuk edit da ta  klik sa la h sa tu da ta  ya ng tela h disimpa n pa da  ta be l d a t a , u n t u k mengha pus da ta klik sa la h sa tu da ta  yang diinginka n pa da  ta bel da ta  kemudia n klik ha pus, sete la h  d ila k u k a n pengujia n terha pa d form input user ini tida k terda pa t debug proga m sehingga  da pa t dipa stika n form ini berja lan denga n ba ik.

## D. Implementasi Halaman Input  Klasifikasi
Berikut a da la h ta mpila n ha la man input kla sifika si ya ng penulis bua t mengguna ka n editor  notepa d dan ha sil implementa si ha la ma n input kla sifika si da pa t pada ga mbar diba wa h :

## Ga mba r 7  Ha la man Kla sifika si:
Pemba ha san : Ga mba r 7  ha la man input kla sifika si a da la h form untuk interfa ce ta bel kla sifika si, pa da  ta b e l in i da pa t di inputka n da ta  kla sifika si, edit serta  ha pus da ta  kla sifika si, untuk mena mba h da ta  di wa jibka n untuk mengisi  semua  da ta pada form da n klik tombol simpa n, untuk edit da ta  klik sa la h sa tu da ta  ya ng tela h disimpan pa da  ta bel kla sifika si, untuk mengha pus da ta klik sa la h sa tu da ta  yang di inginka n pa da  ta bel d a t a  k e m u dia n klik  ha pus,  setela h  dila kuka n  pengujia n  terha pa d  form  input  kla sifika si  ini  tida k  terda pa t  debug  proga m sehingga  da pa t dipa stikan form ini berja la n denga n ba ik

## E. Implementasi Halaman Input  Surat  Masuk
Berikut a da la h ta mpila n ha la ma n input  sura t kelua r penulis bua t mengguna ka n editor notepa d da n ha sil implementa si ha la ma n input sura t kelua r da pa t pada ga mbar diba wa h :

## Ga mba r 8 Ha la ma n Da ta Sura t Ma suk
Pemba ha san : Ga mba r 8 ha la man input sura t ma suk a dalah form untuk interfa ce ta bel sura t ma suk, pa da  t a b e l ini da pa t di input da ta  sura t ma suk edit serta  ha pus da ta  sura t ma suk, untuk menambah da ta di wa jibka n u n t u k mengisi  semua  da ta pada form da n klik tombol simpa n, untuk edit da ta  klik sa la h sa tu da ta  ya ng tela h disimpan pa da  ta bel da ta , untuk mengha pus da ta  klik sa la h sa tu da ta  ya ng diinginka n pa da  ta bel da ta  kemudia n klik ha pus, setela h dila kuka n pengujia n terha pad form input sura t ma suk ini tida k terda pa t debug proga m se h in gga da pa t dipa stikan form ini berja la n denga n ba ik.

## F. Implementasi Halaman Input  Disposisi
Berikut a da la h ta mpila n ha la ma n input  disposisi penulis bua t mengguna ka n editor sublime text da n ha sil implementa si ha la ma n input disposisi da pa t pada ga mbar diba wa h :

## Ga mba r 9 Disposisi
Pemba ha san : Ga mba r  9 ha la man input disposisi a da la h form untuk interfa ce ta bel disposisi sura t, pa d a  t a b e l ini  da pa t  di  input  da ta   disposisi,  edit  serta   ha pus  da ta   disposisi, untuk mena mba h da ta  di wa jibka n untuk mengisi  semua  da ta pada form da n klik tombol simpa n, untuk edit  da ta  klik sa la h sa tu da ta  ya ng tela h disimpan pa da  ta bel da ta , untuk mengha pus da ta  klik sa la h sa tu da ta  ya ng diinginka n pa da  ta bel da ta  kemudia n klik ha pus, setela h dila kuka n pengujia n terha pad form input sura t ma suk ini tida k terda pa t debug proga m se h in gga da pa t dipa stikan form ini berja la n denga n ba ik.

## 4. Kesimpulan
Ura ia n  di  a ta s  menya ngkut  penjela sa n  penelitia n  terha da p  pemba ha sa n  terka it,  ma ka   da pa t  di  petik kesimpula n  di  ma na  menurut a na lisis serta  pengemba nga n sistem sesua i denga n implementa si pa da  Sistem Informa si Pengelola a n Sura t Di  Universita s Isla m Keba ngsa a n Indon esia (UNIKI) seba ga i da pa t di simp u lk a n bebera pa  ura ia n seba gai berikut:
1. Sistem  informa si  pengelola a n  sura t  di  Universita s  Isla m  Keba ngsa a n  Indonesia   (UNIKI)  tela h  di kemba ngkan, ma mpu membantu menurunkan permasala han ya ng sela ma  ini terja di, da pa t mempermudah universita s da la m proses pengelola a n da ta  sura t, penca tatan sura t masuk, sura t kelua r da n disposisi sura t.
2. Denga n  sistem  informa si  pengeloa a n  sura t, a ka n memberika n kemuda ha n serta  da pa t meningka tka n la ngka h pembua tan output informasi da ta  di ba gia n umum.
3. Denga n  sistem  informa si  pengelola a n  da ta   sura t  ini  tela h  dikemba ngka n  tia p  fa kulta s  a ga r  da pa t mengelola  sura t kebutuha n di tia p fa kulta s.

## Daftar Pustaka
Homepa ge,  J.,  Ba khri,  S.,  &  Arif,  M.  F.  (2021). SATIN-Sains  dan  Teknologi  Informasi  Penerapan  Model Waterfall  Pada  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Keterangan  Usaha . https://doi.org/10.33372/stn.v7i2.760
Inventa ris,  P.,  Ka ntor,  A.,  &  Pt,  D.  I.  (2021). PERANCANGAN  SISTEM  INFORMASI BERBASIS WEB . 7 (3), 229–241.
Penga rsipa n, D. A. N., Ka ntor, P., Da ha , K., Iinforma tika , T., Informa si, T., Isla m, U., Muha mma d, K., Al, A., Ba nja rma sin,  B.,  Iinforma tika ,  T.,  Informa si,  T.,  Isla m,  U.,  Muha mma d,  K., Al, A., Ba nja rma sin, B., Iinforma tika ,  T.,  Informa si,  T.,  Isla m,  U.,  &  Muha mma d,  K.  (n.d.). Sistem  informasi  pengelolaan keuangan,  inventaris  dan  pengarsipan  pada  kantor  kecamatan daha selatan kabupaten hulu  sungai selatan .
Sirega r,  V.  M.  M.,  &  Sia gia n,  N.  F.  (2021).  Sistem  Informa si  Front  Office  Untuk  Peningka ta n  Pela ya na n Pela ngga n Da la m Reserva si Ka ma r Hotel. Jurnal Teknik Informasi Dan Komputer (Tekinkom) , 4 (1), 77– 82. https://doi.org/10.37600/tekinkom.v4i1.279
Susa nto, A., Septia ni, N. W. P., & Lesta ri, M. (2021). Pera nca nga n Sistem Informa si Pengelola a n Sura t Ma suk Sura t  Kelua r  da n  SPPD  Dikelura ha n  Ja tija ja r. Jurnal  Riset  Dan  Aplikasi  Mahasiswa  Informatika (JRAMI) , 2 (01), 8–14. https://doi.org/10.30998/jrami.v2i01.590
Tristia nto, C. (2018). Pengguna a n Metode Wa terfa ll Untuk Pengemba nga n Sistem Monitoring Da n Eva lua si Pemba nguna n Pedesa an. Jurnal Teknologi Informasi ESIT , XII (01),  7–21.