## PENENTUAN SAAT YANG TEPAT BAGI SEBUAH ORGANISASI BISNIS UNTUK BERALIH  DARI SPREADSHEET  KE
A P P LI CATI O N.SP ECI FI C SO FTWARE

## (STUDI KASUS ATAS BEBERAPA PERUSAHAAN DI JAWA BARAT)
Christian  C. Henry Fakultas Ekonomi  Universitas  Katolik  Parahyangan
Abstract Currently,  almost all business organizations use spreadsheet. ln some cases,  the using of spreadsheet is appropriate, but in other cases, it is not. When the using of spreadsheet is not appropriate anymore, an organization needs to alter from spreadsheet to application-specific software.  There are eight factors that should be considered by management in determining  whether or not to alter  from spreadsheet. These factors are software resources, people  resources, data resources, hardware  resources, buslness complexity, network  resources, cost of alteration,  and  company  readiness. Io determine  when the right time to alter is, the eight  factors are weighted  and  an alter  or not-to-alter decision is made  on each factor. The development of information  technology and business environment in general might increase  or decrease  the factors that are need to be considered  by management when  they make decision whether  or not to alter from  spreadsheet  to application-specific  software.
Keywords:  spreadsheet, application-specific  software,  Microsoft  Excel

## Pendahuluan
Saat ini software  spreadsheef  digunakan di hampir semua organisasi bisnis yang ada di Indonesia.  Kemudahannya  digunakan,  fitur-fiturnya yang sangat  membantu para pemakainya, dan kegunaannya yang cukup banyak  membuat  banyak orang menggunakan spreadsheet untuk membantu pekerjaan mereka.
Kemudahan dalam pemakaiannya dan banyaknya kegunaan spreadsheet telah menyebabkan orang menjadi terlena dan menggunakan spreadsheet untuk membantu hampir  semua jenis pekerjaan  mereka,  meskipun berarti bahwa  spreadsheef sudah tidak sesuai lagi dengan peruntukkannya.  Penggunaan  software  yang salah dapat mengakibatkan orang bekerja  dengan tidak efisien dan efektif. Orang dapat melakukan  kesalahan yang material dan lambat dalam bekerja oleh karena  menggunakan  software  yang  tidak tepat. Namun dalam beberapa situasi, memang spreadsheef  boleh  digunakan sedikit di luar peruntukkannya.
Jadi,  dalam situasi perusahaan  yang  bagaimana  spreadsheef memang harus  tetap digunakan,  dan dalam  situasi  yang bagaimana seharusnya spreadsheet sudah harus digantikan dengan application-specific software?  Kalau  memang  sebuah  perusahaan  sudah harus  beralih dari spreadsheet ke application-specific software,  kapan  saat peralihan yang tepat?  Hal-hal inilah yang akan dibahas dalam tulisan ini dengan disertai studi kasus dari lima perusahaan  yang  ada di Jawa Barat.

## Definisi
Agar pembahasan  dalam tulisan ini dapat dimengerti  dengan baik dan memiliki cakupan dan  alur  bahasan  yang jelas,  maka pertama-tama perlu dijelaskan  tentang pengertian  dasar  dari  organisasi  bisnis, spreadsheet, dan application-specific  programs. "Organisasi  bisnis" dapat dijelaskan dengan cara pertama-tama  memecahnya kembali menjadi dua kata asalnya,  yaitu  "organisasi"  dan  "bisnis". An organization is a structured grouping of people  working  together to achieve  common  goals (Boone and Kurtz, 2006: 283). Business are all profit-seeking  activities  and enterprises  that provide goods and services  necessary to an economic system (Boone and Kurtz, 2006: 5). Jadi  dalam konteks karya tulis ini organisasi bisnis  adalah sekumpulan  orang yang berkelompok secara terstruktur  yang bekerja  sama dengan  tujuan utama  untuk memperoleh keuntungan/prof it. Menurut James  O'Brien dan George M. Marakas (O'Brien and Marakas, 2006: 106), perangkat lunak  komputer  dapat  dibagi menjadi application software dan sysfem software. Application software dibagi lagi menjadi  general-purpose  application  programs dan application-specific programs.  Spreadsheef  termasuk di dalam general-purpose application programs. (Kata "program" memiliki arti yang sama dengan kata "software" dan akan digunakan secara bergantian dalam tulisan ini.) Secara lebih jelas, klasifikasi  tersebut dapat dilihat pada  Gambar 1 di bawah.
Spreadsheef (atau disebut  iuga electronic spreadsheet)  is a table of columns  and  rows used by people  responsible  for tracking revenLtes, expenses, profits, and losses  (Senn, 20O4: 629). Application-specific programs  adalah  software yang digunakan untuk mendukung aplikasi khusus dari para pengguna akhir software di dalam dunia bisnis ataupun bidang lainnya (O'Brien and  Marakas, 2006:107). Contoh dari application- specific  software adalah program yang digunakan khusus untuk akuntansi, khusus untuk customer  relationship  management, khusus untuk enterprise resource planning, dan khusus untuk pendidikan. Jadi di dalam tulisan ini akan dibahas  tentang kapan  sebuah  organisasi bisnis harus beralih dari spreadsheet  (yang  merupakan  bagian  dari  general- purpose apptication programs) ke application-specific software (yang terdiri dari berbagai  macam  program untuk mendukung aplikasi khusus/tertentu dari  para pengguna akhir software)'
Volume 12, Nomor  2, Agustus  2008
pcrlsrms  lnl0rm,tiicr trlor(!ssing  l;]sks 1$r {:d(l U$r}r-c l,,lana gos  i t-rd Su|rporl$ {)p0raiiOns  cf Cf)mp$tf r liysl0rns and  I'lelv{$tki -I
, G6r.|ral' I Purposo I : ADoliiation I i F:*eil:;.|
r Sloliwiile Slrilot: . W*b Bril$,sfrs) I liltctr0r'tir  f./ail I Vy'ord Processiltg I SprrlarJstrB0ts r Dalah:l$0 [.lfl na$srli I prr,istl)litlrt)r) Q f ijl)hics I l)ersofli)l Inlff f tilitlioli l,4a0agrifli r 6t0upwilrt)
Gambar 1: Klasifikasi computer  software. Sumber: O'Brien and  Marakas, 2006: 106.

## Spreadsheef  dan  Sejarah  Singkatnya
sebelum membahas lebih -teperinci tentang  kapan  sebuah organisasi bisnis harus beralih dari spreadsheet ke ippliiation-specific iftware, perlu diceritakan dahulu  sejarah singkat terciptanya electronic spreadsheet. "sebelum electronic spareadsheet teicipta, orang menggunakan  spreadsheef  tradisional yang belum berupa softwari. spreadsheet  tradisional  adalah secarik kertai yang  memuat kotak-kotak baris dan kolom yang digunakan untuk  menghlsilkan proyeksi dan laporan  keuangan. pioa saat itu orang yang  mengisi spreadsheet menghabiskan  waktu  berhari-hari di kantornya untuk menuliskan angka- angka yang  kecil di dalam kotak-kotak yang kecil, dengan menggunikan pinsil.  Ketika suatu  figur angka diubah  maka semua trgur anglii lainnya pada spreadsheet  itu harus dihitung ulang" (williams and sawye r, 2063: 107). "Di akhir tahun 1970an, Daniel  Bricklin adalah seorang mahasiswa di Harvard Business school. suatu hari, ketika ia sedang memandangi  berkolom-kolom  angka di papan tulis, ia mendapatkan ide untuk mengkomputerisasi spreadsheet. la menciptakan electronic spreadsheet yang pertama.  Spreadsheet ini memungkinkan para penggunanya untuk membuat tabel dan jadwal  keuangan dengan memasukkan  data dan rumus  ke dalam  baris dan kolom yang terdapat pada layar komputer.  Dalam waktu  yang tidak  lama, electronic spreadsheef menjadi  software  yang  paling  populer  untuk  bisnis  kecil.
r Ro$it1(xttl*A{r;o1.lfilin{. r ()f)of;ttir1!.1 $yst{:rli I irroiifiltritnfirh T,nnsA*i*ri proci?{i$in*.  r r'{iilvr'.fk F!4iinitcr,4r$rr1( Lanilrrago Trafrsratr)/$
Ci151ft1i(il ficlAlioJtShip  Pr,1r1;.1,,1-
, p,oCrarnmt,r;g
I'r'lanagemett,  f ntrrrlrise r 0ila:  asl rulrrra{c,nenr t ,Jriors a,it too s Reso{fc1: F}lannin$.
S),s!*rrr* -'
r Ccmpi;JletrAided neclronic  (lotnmcrco #li: r Ai:;:licaliort,$tr,;er:; {iotl$.nrF ijn(ir}B{rjiitt r Soienr,*  ilnrl  f nqiilcrjrinn | s;yijlcril t..Jiilili{,ts iCASti  l lrrr:k;rg$l;
f Fdtlcilti(lll f,n]*l1Al{tnt{rnl r lr[)floll.liiftr)rj  itr]d
clc. i]errr tV frlflflltrra SV$IED DeveloDrnen! erograms
Bina  Ekonomi  Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
4l
Namun sayang bagi Bricklin,  versi  spreadsheef  miliknya (yang disebut VisiOalc) cepat disaingi oleh orang lain. Pada saat ini spreadsheefs yang banyak  digunakan  adalah  Microsoft  Excel, Corel Quattro  Pro, dan Lotus 1-2-3" (Williams and Sawyer,2003: 107).
Faktor-faktor yang Menentukan  Perlu  Beralih  atau  Tidaknya dari Spreadsheet  ke Application-specific Software Ada perusahaan  pengguna  electronic spreadsheef yang  sedang  berpikir untuk beralih dari spreadsheet ke application-specific  software, namun ada pula perusahaan  pengguna  electronic  spreadsheet yang belum memikirkan untuk beralih sama sekali. Di bawah ini akan dijelaskan alasan dari masing-masing pemikiran  perusahaan  tersebut.
Alasan  umum bagi perusahaan-perusahaan yang sedang berpikir untuk beralih dari spreadsheet ke application-specific  software adalah karena mereka  menganggap  bahwa  spreadsheef  sudah  tidak memadai lagi untuk  membantu mereka di dalam  melakukan  pekerjaan mereka. Salah satu  contoh  kasusnya adalah PT. A, sebuah  perusahaan garment di daerah  Cimahi,  Jawa Barat, yang  tadinya  menggunakan  spreadsheet untuk melakukan penjurnalan akuntansi, dan seiring dengan perkembangan  perusahaannya kemudian berpikir untuk beralih ke application-specific  software yang lebih  efisien.
Alasan umum bagi perusahaan-perusahaan untuk tidak/belum memikirkan  peralihan  dari spreadsheet ke application-specific  software adalah karena perusahaan-perusahaan ini masih menganggap spreadsheef bisa memenuhi  kebutuhan  mereka di dalam melakukan tugas-tugas  pekerjaan  mereka.  Orang-orang di dalam perusahan ini menganggap  semua  tugas  mereka  yang selama ini dikerjakan dengan menggunakan  spreadsheet  masih bisa dikerjakan dengan  efisien dan efektif  dengan  menggunakan  spreadsheef. Namun ada pula perusahaan pengguna spreadsheef yang tidak/belum memikirkan peralihan dari spreadsheet ke application-specific software oleh karena tidak menyadari bahwa sebetulnya mereka sudah  harus  beralih  dari spreadsheet ke ap p I icati on - sp e cif i c softw a re. Jadi, faktor-faktor apa yang perlu diperhatikan oleh tiap perusahaan pengguna spreadsheet untuk mengetahui apakah sebetulnya  mereka harus beralih atau tidak? Ada delapan faktor yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Software  resources;
2. People  resources;
3. Data  resources:
4. Hardware resourcesi
5. Business comPlexitY,
6. Network resources,
7. Cost of alteration:

## B. Company  readiness.
/11
Volume 12, Nomor  2, Agustus  2008
Sottware Resources Faktor  pertama yang perlu  diperhatikan  adalah sumber  daya perangkat lunak. Dalam  hal ini perlu  diperhatikan dari sisi spreadsheet-nya sendiri maupun dari sisi application-specific  software-nya. seperti dibahas di alas, electronic  spreadsheef  sebenarnya  diciptakan  dengan tujuan utama untuk membantu orang di dalam  mengolah data pendapatan,  biaya,  laba, dan kerugian bisnis. spreadsheef  diciptakan agar ketika suatu figur angka diubah  maka semua figur angka lainnya yang terkait dapat berubah  secara  otomatis.  Ini kegunaan utama dari spreadsheef. Namun pada kenyataannya  spreadsheef dapat  digunakan untuk keperluan lainnya, dan  orang merasa nyaman menggunakan  spreadsheef untuk melakukan tugas-tugas  lainnya ini. Pada  berbagai organisasi bisnis yang dijumpai, spreadsheet digunakan untuk melakukan penjurnalan akuntansi  sampai menjadi  laporan  keuangan, untuk menjadwalkan produksi,  untuk membuat  database,  untuk  mengolah  kata yang banyak mengandung tabel, dan untuk  menggambar  pengarahan  jalan. Pada PT. A (sebuah  perusahaan  garment  di daerah  Cimahi,  Jawa Barat) dan  PT. B (sebuah  perusahaan tekstil di Bandung, Jawa Barat), spreadsheef digunakan untuk melakukan penjurnalan akuntansi. Lalu dengan menggunakan rumus dan berbagai  fasilitas yang ada di spreadsheef, seperti filtering, sorting,  dan  macro,  jurnal-jurnal ini bisa menghasilkan buku besar dan laporan keuangan. penggunaan spreadsheet seperti ini sebetulnya kurang tepat guna. Ada banyak software di pasaran  yang dibuat  oleh software  developer, yang disebut COTS  software (commercial offlhe-shelf  software), yang memang khusus  diciptakan  untuk  keperluan akunting. contoh dari software khusus untuk akunting ini adalah Peachtree dan DacEasy.  software khusus akuntansi semacam ini telah dilengkapi  dengan f asilitas pembuatan dan pengeditan chart of accoLtnts, dan tampilan untuk memasukkan jurnal pun telah dirancang demi kenyamanan dan efisiensi kerja si peng-input  jurnal.  Posting dari  jurnal ke buku besar pun dapat dilakukan  hanya  dengan  meng-click dua  atau tiga tombol yang telah tersedia.  Bandingkan  dengan para penjurnal yang menggunakan spreadsheef, di mana  mereka  harus  melakukan  beberapa  langkah dulu sebelum jurnalnya  menjadi  buku  besar  dan  laporan keuangan. Langkah yang dimaksud  misalnya menyorot (fo block) data,  lalu menyaringnya (to filter) atau mengurutkannya (to sort), lalu menyalinnya (to copy-and- paste) ke beberapa  sel (pertemuan kolom dengan baris)  atau beberapa lembar yang terpisah-pisah. Memang  ada  alternatif fasilitas macro untuk mempersingkat langkah-langkah tadi, namun tetap ada kemungkinan yang cukup besar  dalam hal terjadinya human error dalam proses pembuatan buku  besar dan laporan  keuangan  ini.  Jadi  dapat  disimpulkan bahwa dengan menggunakan application-specific  software, pekerjaan akuntansi dapat dikerjakan dengan lebih cepat,  akurat, dan efisien dibandingkan dengan menggunakan  spreadsheet.
Bina  Ekonomi  Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
42.
Hal yang sama  berlaku juga dengan  halnya spreadsheef yang digunakan  untuk penjadwalan produksi,  untuk membuat  database, untuk mengolah kata yang banyak mengandung tabel, dan untuk menggambar pengarahan  jalan. Ada COTS software yang  tersedia  demi lebih efisien dan efektifnya pekerjaan para anggota organisasi bisnis dibandingkan dengan  spreadsheef.  Bahkan  ada juga alternatif  custom  software,  yailu software yang  dikembangkan  di dalam suatu organisasi  untuk kemudian digunakan  di dalam  organisasi  itu sendiri.  Sebagai  contoh  adalah  PT. A dan PT. C (sebuah perusahaan garment di Bandung, Jawa  Barat), yang semula menggunakan  spreadsheet untuk melakukan penjadwalan produksi.  Setelah sekian  lama mereka menggunakan  spreadsheef untuk melakukan  penjadwalan  produksi,  mereka  merasakan  adanya beberapa kekurangan/ketidaktepatan  penggunaan  spreadsheef untuk pekerjaan penjadwalan ini. Selama menggunakan spreadsheet, mereka menemukan  bahwa seringkali  terjadi  kesalahan dalam  pemasukan data, seperti misalnya salah letak sel yang dimaksud. Sering terjadi pula kesalahan berupa inkonsistensi cara menutup jadwal  produksi dari bulan ke bulan.  Akhirnya  PT. C memutuskan  untuk  membuat  sendiri  software untuk keperluan penjadwalan produksi  mereka.  Sedangkan PT. A memutuskan  untuk membeli COTS software yang mendukung pekerjaan penjadwalan mereka.  Hasilnya cukup memuaskan, yaitu mereka bisa meminimalkan, bahkan bisa dibilang menghilangkan, kesalahan penjadwalan  yang  tadinya terjadi akibat penggunaan spreadsheet.
People  Resources  dan  Data Resources Pada bagian ini akan  dibahas  dua faktor berikutnya  sekaligus, karena kedua faktor ini berkaitan erat. Jadi bagian ini akan menjawab pertanyaan:  "Apakah  tidak tepat gunanya  spreadsheef  (jika ditinjau dari sisi soffwa re resources) merupakan harga mati bagi suatu organisasi bisnis untuk beralih dari spre adsh eet ke appl ication-specif ic software?' . Seperti disebutkan  sebelumnya,  banyak orang  merasa nyaman menggunakan  spreadsheet untuk melakukan  tugas-tugas selain mengolah data penghasilan,  biaya,  laba, dan kerugian bisnis.  Orang- orang ini pada umumnya tidak menggunakan application-specific software  karena  mereka  sudah  mempelajari  spreadsheef dengan cukup baik dan sudah terbiasa  menggunakan  spreadsheet  untuk mengerjakan berbagai macam pekerjaan mereka. Jika mereka harus menggunakan application-specific  software yang belum  mereka  kenal, maka mereka membutuhkan waktu dan tenaga  tambahan untuk mempelajari dan berlatih  menggunakan application-specific  software  tersebut. Padahal, mereka  seringkali  merasa tidak punya waktu untuk mempelajari dan berlatih menggunakan  application-specific  software baru,  karena waktu mereka sudah habis  tersita untuk mengerjakan  pekeriaan  rutin mereka sehari-hari.
Apakah sudah mahir dan terbiasanya orang menggunakan spreadsheef serta tidak adanya waktu untuk mempelaja ri apptication- specific  software baru boleh  dijadikan alasan  untuk tidak beialih dari spreadsheet ke application-specific software yang telah dirancang khusus untuk  melakukan  suatu pekerjaan? pada intinya, hal ini dapa-t dibenarkan selama data yang mereka input masih  relatif sedikit. sebagai contoh, pada suatu perusahaan  dagang di mana  transaksi penluaian yang terjadi rata-rata hanya dua transaksi per bulan,  dan' petugas administrasinya hanya satu orang untuk seluruh  administrasi perusahian tersebut, maka dapat dibenarkan jika si petugas  administrasi ini masih menggunakan spreadsheef  untuk membuat database  penjualan. petugas administrasi ini kemungkinan besar memang tidak mempunyai waktu tambahan untuk mempelajari  apptication-specific software  baru, karena ia juga harus mengerjakan  administrasi pembelian, kepegawaian, dan lain-lain. sedangkan application-specific  software yang te'nirr canggih  dari spreadsheef  memang  belum  diperlukan  untuk mengolih datayaig masih relatif sedikit  seperti ini. Jika terjadi pemaklaan peratitrin dari spreadsheet ke application-specific software  pada  contoh  kasus seperti ini, maka  malah akan terjadi inefisiensi  karena si petugas administrasi harus mengorbankan waktunya yang semula dipakai untut< mengerjakan seluruh administrasi  perusahaan menjadi dipakai untuk mempetaiari software baru. Pekerjaan administrasinya secara keseluruhan kemungkinan besar  akan tidak  tertangani  dengan  baik. Pertanyaan yang  mungkin  timbul adalah  seberapa  banyak data yang masih bisa dianggap sedikit. Memang  batasan sedikit dengan banyak dalam hal jumlah  data bersifat relatif. Bagi suatu organiJasi bisnis, mungkin  jumlah transaksi  sebanyak  lima ratus buah sebulan itu dianggap sedikit.  sedangkan  bagi organisasi bisnis lain, mungkin  jumlah transaksi  yang  sama ini dianggap  banyak. Anggapan banyak-  sedikitnya data tergantung dari berbagai har. Banyak sedikitnya data biia tergantung antara lain dari kompleksitas data untuk  tiap  transaksi,  jumlah peng-input  data, waktu yang tersedia untuk meng-inpuf dan mengolah data, dan hardware  yang tersedia.  Jadi, dibutuhkan  pertimbangan dari orang-orang yang terlibat di dalam  peng-input-an  dan pengolahan data untuk menentukan apakah data  yang mereka input dan olah sudah terbilang banyak atau masih  sedikit.
Hardware  resources selain ketiga faktor di atas, faktor  sumber  daya perangkat  keras  juga harus dipertimbangkan. seperti  yang baru saja dijelaskan,  bahwa  nanylt< sedikitnya  data bisa tergantung  antara  lain dari hardware yang tersedia pada suatu perusahaan.  Maksudnya,  pada  suatu  perusahaan dengan kemampuan  hardware  yang  memadai,  data sebanyak  seribu transJksi per bulan misalnya, bisa diolah dalam hitungan detik dengan meng gunakan sp re adsh eeL
Bina  Ekonomi  Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
Namun jika hardware yang dimiliki oleh suatu perusahaan belum memadai,  maka data sebanyak ini harus diolah  dalam hitungan menit'
sebagai contoh  nyata, pada PT. C terdapat dua komputer dengan pror.!o, dan memori linWnandom Access  Memory) yang berbeda.
Pada komputer yang lebih lambat atau kecil kapasitasnya, data transaksi sebanyak 'empai ribu baris pada spreadsheet  tidak  dapat di-filter sama sekali. sedangkan pada komputer yang lebih cepat atau besar kapasitasnya,  Jata  yang sama bisa di-/l/fer.  Jadi  jelaslah di sini bahwa
ukuran bahyak seOit itnya data bisa  tergantung salah satunya dari hardware-nYa.
Harlware  juga berpengaruh  terhadap bisa atau  tidaknya suatu software dijalankanTdioperasik-an. Bisa saja suatu application-specific software tidak bisa dioperasikan pada sebuah komputer karena ketidaksesuaian  antara  persyaratan minimum (minimum requirements) software tersebut  dengan  keadaan aktual hardware komputer yang bersangkutan. Hal seplrti ini tentunya perlu dipertimbangkan ketika suatu 5rganisasi bisnis ingin beralih dari spreadsheef ke application- specific software.
Eusiness comPlexitY Faktor berikutnya ying perlu diperhatikan dalam memutuskan untuk beralih dari spreadsheef ke application-specific software atau tidak adalah faktor kompleksitas bisnis. Dalam konteks ini, tingkat kompleksitas bisnis dipengaruhi oleh jenis bisnis, struktur organisasi, dan jumlah stakeholders. secara umum, jenis bisnis dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu bisnis  penyediaan jasa, perdagangan,  dan manufaktur'  Pada umumnya, bisnis 'penyediaan jasa lebih  sederhana  daripada bisnis  perdagangan' dan bisnis manufaktur lebih kompleks dari bisnis perdagangan.
Perusahaan jasa tidak memiliki persediaan,  sehingga cenderung lebih sederhana daripada perusahaan dagang yang memiliki barang persediaan. Sedangkan  perusahaan manufaktur memiliki proses produksi serta persediaan barang mentah  dan  barang  setengah jadi yang iiOut Oiritiki oleh perusahaan  dagang.  Kompleksitas  bisnis  seperti ini berpengaruh terhadap data yang diolah di dalam tiap perusahaan'
Semakin kompleks  suatu  bisnis ditinjau dari  sisi jenis bisnisnya, maka semakin banyak  dan  kompleks  pula data yang harus  diolah'  Jadi, bisa sqa spreads'heet tidak  memadai  untuk meng-inpuf dan mengolah data otetr kur"nu jenis bisnis perusahaan yang bersangkutan secara inherentlnalural memang menuntut tidak digunakannya spreadsheet'
Oleh karena itu, perusihaan manufaktur yang masih menggunakan spreadsheet mungkin memang sudah harus segera  beralih ke application-specific  software. Kompleksitas  bisnis bisa juga disebabkan oieh struktur  organisasinya.  Organisasi yang mempunyai  lebih banyak departemenibagian tentu  lebih kompleks  daripada  organisasi yang mempunyai  Iebih sedikit departemen/bagian'
46
Volume 12,  Nomor  2, Agustus  2008
Hal ini tentu berpengaruh juga terhadap jumlah dan cara mengolah datanya.  organisasi yang memiliki lebih banyak bagian cenderung memiliki  lebih banyak  data yang  harus  di-input  dan dioiah,  dan prosei pengolahan datanya pun cenderung lebih kompleks. Dengan memperhatikan kompleksitas bisnis ditinjau dari sisi struitur organisasinya  seperti ini, tentu pemilihan  spreadsheef  atau application- specific software bisa  membawa  dampak  yang  berbeda. Jumlah stakeholders juga menyebabkan perbedaan tingkat kompleksitas  bisnis yang satu dengan yang lainnya. semakin banyak stakeholders dari suatu perusahaan, maka semakin kompleks perusahaanibisnis  tersebut. sebagai contoh,  dengan lebih banyaknya stakeholders maka jenis laporan  yang  dituntut  dari suatu  perusahaan  pun lebih banyak  jumlahnya.  Dengan  demikian,  perusahaan yang masih menggunakan  spreadsheet mungkin  harus segera beralih ke apptication- specific  software agar peng-input-an dan pengolahan data dapat dikerjakan dengan lebih efisien dan hasilnya pun  dapat lebih sesuai dengan permintaan stakeholders.
Network  resources Jika kita membahas tentang network resoLtrces, maka kita membicarakan tentang  internet, intranet, dan extranet. The lnternet is a rapidly growing computer  network of mittions of business, educational, and governmental  networks  connecting  hundreds of mittions of computers  and their  users in over 200 countries (o'Brien  and Marakas, 2006: 560). lntranet is an lnternet-like network  within an organization (o'Brien and Marakas, 2006: 560). Extranet is a network that links selected resources of a company with its customers, suppliers, and other business partners, using the lnternet or private networks to tink the organizations'  intranets  (O'Brien  and  Marakas,  2006:  S57).
Jika hanya melihat  faktor  network  resources,  maka perusahaan yang setiap  komputernya  terhubung  dengan banyak komputer lainnya perlu beralih dari spreadsheet ke application-specific software yang mendukung pekerjaan dengan menggunakan jaringan komputer. sebaliknya,  perusahaan  yang  setiap komputernya  berdiri sendiri (tidak terhubung dengan komputer lainnya) tidak perlu beralih  dari spreadsheet. Ketika  banyak  peng-input data ingin memasukkan data ke fite yang sama  dalam waktu yang (hampir) bersamaan,  maka spreasheet akan mengalami  kesulitan dalam menangani hal ini. Meskipun ada fasilitas  file/workbook sharing pada spreadsheet, namun tetap  saja pada prakteknya penggunaan spreadsheet akan lebih  inefisien dan sulit dibandingkan dengan penggunaan  application-specific software yang mendukung pekerjaan dengan menggunakan jaringan komputer. spreadsheef tetap lebih  lambat dan rawan  terhadap kesalahan ketika menghadapi data  yang masuk dari beberapa komputer dalam waktu yang (hampir)  bersamaan.
Bina  Ekonomi  Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
4'7
Persoalan  lain sehubungan dengan  network resoLtrces yang perlu diperhatikan adalah masalah  keseragaman dan kesiapan semua komputer yang  terhubung dengan jaringan. Sebagai_contoh kasus, komputer laOi nf. D (sebuah  perusahaan dagang PMA (Penanam
Modal  Asing) di Bandung),  terhubung  dengan  komputer di kantor pusat yang berada di Australia. Berhubung  kantor pusat  menetapkan bahwa s"m-u" kantor  cabangnya harus menggunakan spreadsheet ketika menyerahkan  laporan  laba/rugi  secara  elektronik  ke kantor  pusat, maka terpiksa semua  kantor  cabang masih menggunakan spreadsheet, teriepas dari  kantor cabang merasa puas  atau tidak dengan kinerja spre,adsheef. Jadi, meskipun  salah satu atau  beberapa kantor cabang ingin beralih ke application-specific  software,  namun  hal ini tidak dapat dilakukan selama komputer di kantor pusat  masih belum beralih ke application-specific  software yang sama dengan yang diinginkan oleh kantor  cabang  tersebut.
Cost of Alteration
Terlepas dari  faktorJaktor  yang  disebutkan  sebelumnya,  masalah cosf (biaya)  pun perlu diperhatikan  ketika mempertimbangkan  peralihan dari spreadsheet ke apptication-specific  software. Yang dimaksud dengan cosf di sini bukan hanya masalah  biaya secara  nominal uang, namun juga meliputi segala  pengorbanan yang harus  diambil/ditempuh untuk beralih ke application-specific software. Jadi cost ada yang bisa dikuantifikasi  dan ada pula yang tidak  bisa dikuantifikasi, secara nominal uang.
Cost secara nominal uang lebih mudah  diidentifikasi dan dianalisis  ketika sedang  mempertimbangkan  peralihan  dari spreadsheet. Pertanyaan seperti  "apakah perusahaan kita mampu membeli application-specific  software  seharga sekian Rupiah atau US Dollar?"dan "berapa lama nantinya kita bisa mengamortisasi harga perolehan application-specific  software kita?" adalah contoh pertimbangan yang diambil  oleh  perusahaan  ketika memikirkan faktor cosl secara nominal uang. Berapa besar  cosf yang akan  atau sanggup  ditanggung oleh sebuah  perusahaan?  Hanya para  manajer  perusahaan tersebutlah yang bisa menentukan besarnya kesanggupan mereka.
Cosf secara bukan nominal  uang ada  beberapa  dalam konteks tulisan ini. Cosf ini bisa berupa  waktu yang  dihabiskan  selama proses peralihan dari spreadsheet  ke application-specific software, tenaga yang dikeluarkan oleh para pekerja, kesalahan yang harus ditanggung bersama karena orang belum terbiasa dengan software yang baru, distraksi terhadap para pekerja atas pekerjaan rutin mereka karena harus berlatih menggunakan software baru, dan penolakan penggunaan software  baru yang  harus dihadapi oleh  para manajer/karyawan. Hal-hal ini perlu dipertimbangkan sebelum  sebuah perusahaan mengambil keputusan  apakah  mereka  akan beralih dari  spreadsheet ke application' specific software atau tidak.
Volume 12, Nomor  2, Agustus  2008

## Company  Readiness
Faktor berikutnya yang perlu diperhatikan dalam memutuskan untuk beralih ke application-specific software adalah faktor kesiapan perusahaan (company readiness). Maksudnya adalah jika memang diputuskan untuk beralih  dari spreadsheet, apakah proses  perlaihan ini bisa dimulai  dari  sekarang  atau  akan dimulai  nanti di kemudian  hari. lni tergantung  dari kesiapan perusahaan untuk memulai dan melaksanakan proses peralihan tersebut. Kesiapan  ini bisa ditinjau  dari  beberapa  aspek. Kesiapan  perusahaan  bisa  dilihat dari aspek sumber  daya manusianya, perangkat kerasnya, jaringannya, dan aspek  biayanya.
Dalam hal kesiapan perusahaan ditinjau dari aspek sumber daya manusianya, perlu dianalisis  apakah  sumber daya manusia di suatu perusahaan yang ada saat ini sudah siap untuk men$gunakan application-specific software yang akan dipilih. Maksudnyi adalah apakah application-specific  software  yang akan dipilih  ini membutuhkan tingkat  pengetahuan, keahlian, dan pelatihan tertentu yang harus dimiliki dan ditempuh oleh para  penggunanya? Jika ya, apakah  sumber daya manusia di perusahaan tersebut  sudah memiliki pengetahuan dan keahlian di tingkat tersebut? Apakah  sumber daya manusia di perusahaan  ini juga  sudah  siap  dan bersedia  untuk menjalani pelatihan yang harus  ditempuh?
Hal lainnya dari aspek  kesiapan sumber daya  manusia yang perlu diperhatikan adalah masalah  kemauan dari pihak manajemen untuk beralih dari spreadsheet ke application-specific software.  Berikut adalah contoh kasus  yang dijumpai. Pada PT. E (sebuah perusahaan manufaktur kendaraan di Cirebon, Jawa  Barat)  jumlah  komputer yang tersedia bagi  karyawannya  relatif  terbatas. Dari setiap tiga orang yang harus melakukan pekerjaan administrasi, hanya tersedia satu unit komputer.  Beberapa orang dari karyawan PT. E yang diwawancarai mengeluh/merasa  kesulitan  untuk bisa segera menggunakan komputer ketika mereka sedang membutuhkannya. Setelah  dipelajari lebih mendalam,  ternyata  pihak direksi PT. E mempunyai  pandangan bahwa tidak  perlu tersedia  satu unit komputer  untuk  setiap  karyawannya yang harus melakukan pekerjaan administrasi.  Menurut direksi, para karyawan tersebut harus menghabiskan  waktunya jauh lebih banyak di lapangan daripada di depan komputer, sehingga rasio karyawan yang harus melakukan  pekerjaan administrasi  dibandingkan  dengan unit komputer cukup 3:1. Perhatian pihak direksi atas pentingnya sistem informasi secara  umum pun boleh dibilang kurang.  Hal ini tercermin dari beberapa aspek sistem informasi  yang  dijumpai  pada  perusahaan  tersebut.
Selama ini PT. E menggunakan Microsoft Excel untuk melakukan pencatatan  sales  order, manufacturing  process, sales  transaction, dan inventory. Seperti dibahas pada bagian sebelumnya, penggunaan spreadsheel untuk melakukan pencatatan  sales order, manufacturing process, dan  sebagainya  sebenarnya  kurang tepat guna.
Bina  Ekonomi  Maialah llmiah Fakultas  Ekonomi Unpar
49
Namun melihat pandangan  direksi yang  menganggap  sistem informasi bukanlah hal yang  penting, maka akan sulit  bagi perusahaan ini untuk beralih dari spreadsheet ke application-specific  software. Jadi, secara sumber  daya  manusianya, perusahaan  ini belum siap  untuk  beralih, dan hal ini terutama disebabkan  oleh  pandangan  pihak  manajemennya.
Dari  aspek perangkat keras dan jaringan,  perlu diperhatikan apakah spesifikasi perangkat keras  dan jaringan yang ada di perusahaan saat ini sudah sesuai  dengan persyaratan minimum (minumum requiremenfs) dari application-specific  software yang akan digunakan. Jika belum  belum  sesuai, maka artinya saat ini perusahaan  tersebut belum siap untuk beralih dari spreadsheet ke application-specific software yang diinginkannya.
Dari  aspek  biaya (cost),  perlu diperhatikan  apakah perusahaan sudah siap secara finansial untuk membiayai proses peralihan dari spreadsheet ke application-specific software. Apakah perusahaan memiliki dana yang  cukup untuk membeli/membuat  application-specific software yang diinginkannya, membeli perangkat keras yang dibutuhkannya, dan membiayai pelatihan yang harus ditempuh karyawannya?
Dari aspek  biaya  secara  nonfinansial,  perlu diperhatikan apakah saat ini perusahaan  sudah siap menanggung segala hal yang timbul akibat peralihan dari spreadsheet ke application-specific  software yang bersifat  nonfinansial.  Sebagai  contoh,  bukanlah  saat  yang tepat untuk melakukan  proses peralihan  pada saat  karyawan  departemen produksi sedang sangat sibuk mengejar deadline produksi dan karyawan departemen  akunting  sedang  mengejar  deadline pelaporan keuangan yang sudah sangat dekat.
Jadi, Kapan Saat yang Tepat untuk Beralih? Setelah  mengetahui kedelapan faktor yang menentukan perlu beralih atau  tidaknya suatu  organisasi bisnis dari spreadsheet ke application- specific  software,  sekarang  muncul  pertanyaan:  "Jadi, kapan  saat yang tepat untuk beralih?". Penentuan saat beralih  yang tepat  bukanlah hal yang sederhana. Pengambil keputusan harus mempertimbangkan semua iaktor ini sebelum  memutuskan waktu yang  tepat untuk  beralih dari spreadsheet. Keputusan tidak boleh diambil  hanya dengan memperhatikan salah satu atau beberapa dari kedelapan faktor yang disebutkan di atas. Ada berbagai  metode manajemen yang bisa dijalankan  untuk  mempertimbangkan  banyak faktor  yang mempengaruhi suatu keputusan akhir. Salah  satunya  adalah  dengan cara membuat daftar kedelapan faktor tersebut, memberi bobot ke masing-masing faktor itu sesuai dengan derajat  kepentingannya (degree  of importance),
dan memberi nilai  bobot  "perlu  beralih"  atau "tidak perlu beralih" ke setiap faktor tersebut. Yang dimaksud dengan bobot tingkat kepentingan adalah seberapa penting suatu  faktor di dalam pengambilan keputusan perlu/tidaknya neralltr dari spreadsheetke application-specific software'
Volume 12, Nomor  2, Agustus 2008
Dengan  kata lain, seberapa  perlunya faktor itu turut dipertimbangkan di dalam pengambilan keputusan beralih/tidak beralih dari spreadsheet. Dalam konteks tulisan  ini, suatu faktor  akan diberi bobot "1" jika "kurang penting",  "2" jika "cukup  penting",  dan "3" jika "sangat  penting',. Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap beberapa perusahaan, faktor-faktor  yang perlu diberi bobot kepentingan "3" adalah faktor  people resources,  business  complexity, dan cosf of alteration. sedangkan  faktor-faktor yang  yang  perlu  diberi  bobot "2" adalah software resoLJrces, data resources,  network  resources, dan company readiness. Hardware resources  perlu  diberi  bobot "1".
Yang  dimaksud dengan pembobotan  "perlu beralih', atau ,,tidak perlu beralih"  adalah  kuantifikasi  perlu beralih atau tidaknya jika ditinjau dari faktor  yang sedang  dibicarakan. Misarkan tim manajemen ruitu perusahaan menganggap bahwa jika ditinjau dari faktor business complexity saja perusahaan yang dikelolanya perlu  beralih dari spreadsheet  ke application-specific software, maka perusahaan itu akan memberi bobot "2" pada faktor business  complexity.  sedangkan  jika ditinjau dari faktor hardware resources  saja, misalkan perusahaan tersebut menganggap tidak perlu  beralih dulu ke application-specific software, maka perusahaan itu akan memberi bobot ,,1,' ke faktor hardware  resources.  Penentuan perlu beralih  atau  tidaknya jika ditinjau dari tiap faktor  ini hanya bisa dilakukan oleh tim manajemen perusahaan yang bersangkutan,  karena tim manajemen  inilah yang mengenal betul situasi dan  keadaan  yang  terjadi  di perusahaannya.
Untuk memperjelas metode pengambilan keputusan dengan pembobotan seperti ini, misalkan suatu perusahaan  memberi bobot seperti tercantum pada Tabel 1 di bawah ini:
No. (A) Faktor (B) Bobot Tk. Kepentingan (c) Bobot Perlu/Tidak (D) Nilai Akhir (E)-(c)*(D) 1 Software  resources 4 People resoLJrces 6 5. Data  resources 2 1 4. Hardware  resources
1
1 5. Business  complexitv Network resoalrces 2 1 2 7 Cost of alteration o d. Company  readiness Tote 18 29
Tabel '1 . Contoh Tabel Pengambilan  Keputusan dengan Cara Pembobotan
Untuk mengetahui apakah berarti saat ini suatu perusahaan sudah harus beralih dari spreadsheet,  maka harus dilihat total nilai akhirnya. Dengan bobot tingkat kepentingan yang berjumlah/bertotal 18, maka dapat diketahui bahwa total nilai  akhirnya akan berkisar antara 1B (yaitu dari '18 x 1) sampai dengan 36 (yaitu dari 1B x 2).
Bina  Ekonomi  Majalah  llmiah  Fakultas  Ekonomi  Unpar
5t
Jika range '18 - 36 ini ingin  dibagi  dua dengan  sama rata,  dan dengan sedikit pembulatan angka, maka diperoleh range 18 - 26 dan  range  27 - 36. Jadi, jika total nilai  akhirnya berada di range 18 - 26, maka perusahaan yang bersangkutan tidak  perlu beralih ke application-specific software saat ini. Namun jika  total nilai akhirnya berada di range2T - 36, maka perusahaan yang bersangkutan perlu beralih  dari spreadsheet sekarang. Pada contoh di Tabel 1 di atas, perusahaan yang bersangkutan saat ini perlu  beralih  dari spreadsheet ke application' specific software karena nilai akhirnya  adalah  29.
Analisis  dengan cara pembobotan  kedelapan faktor ini bisa dilakukan  secara  berkala oleh  setiap perusahaan,  misalnya setiap enam bulan atau setiap  satu tahun.  Jadi, bisa  saja saat ini suatu perusahaan memperoleh total nilai akhir 25 (yang artinya tidak  perlu beralih dari spreadsheet), namun seiring  dengan perkembangan yang terjadi di perusahaannya dan berjalannya waktu, maka 6 bulan kemudian perusahaan ini memperoleh nilai 30 (yang artinya  perlu beralih ke apptication-specific  software)  ketika sedang melakukan  analisis berkala berikutnya.
Kesimpulan Dari pembahasan di atas diketahui bahwa tim manajemen tiap perusahaan  perlu melakukan  analisis  berkala  untuk  mengetahui apakah spreadsheef yang perusahaan  mereka  gunakhn  selama  ini perlu diganti dengan application-specific software. Hal ini dilakukan agar para karyawan bisa melakukan  pekerjaan mereka seefisien dan seefektif mungkin dengan cara  dibantu oleh software  yang  tepat. Dalam tulisan ini dipaparkan  delapan faktor yang harus dipertimbangkan oleh tim manajemen setiap perusahaan dalam memutuskan waktu yang tepat untuk  beralih dari spreadsheef ke application-specific  software.  Namun  demikian,  dengan  berkembangnya teknologi  informasi dan juga dunia  bisnis, maka tidak menutup kemungkinan bertambah atau berkurangnya faktor yang perlu dipertimbangkan oleh tim manajemen di masa  mendatang
Daftar Pustaka:
1. Boone, Louis E., and Kurtz,  David L., Contemporary Busrness 2006, Thomson South-Western, 2006.
2. O'Brien, James A, and Marakas, George M., Management lnformation Sysfems,  Seventh  Edition,  New  York,  NY: McGraw-
Hill/lrwin,  2006.
3. Williams, Brian K., and Sawyer,  Stacey C., Using lnformation Technology, A Practical lntroduction to Computers & Communications,  Fifth  Edition,  New York, NY: McGraw-Hill/lrwin, 2003.
52 Volume 12, Nomor  2, Agustus  2008