Jurnal Teknik Informatika (JUTIF) DOI: https://doi.org/10.20884/1.jutif.2022.3.6.634 Vol. 3, No. 6, Desember 2022, hlm. 1783-1790 p-ISSN: 2723-3863 e-ISSN: 2723-3871

## INFORMATION SYSTEMS USING SOFT SYSTEM METHODOLOGY AT BPD EAST NUSA TENGGARA
Raymond Elias Mauboy *1 , KristokoDwi Hartomo 2 , Irwan Sembiring 3
1,2,3 Magister Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Indonesia Email: 1 mauboyraymond@gmail.com , 2 kristoko@uksw.edu , 3 irwan@uksw.edu
(Naskah masuk: 10 Oktober 2022, Revisi : 4 November 2022, diterbitkan: 26 Desember 2022)

## Abstract
The provision of targeted funds is important, especially for banking institutions. In order to be able to channel funds properly, banks need to select proposals for assistance requests addressed to the Bank. the criteria requested this is a problem that occurs in the East Nusa Tenggara Regional Development Bank (BPD NTT). The purpose of the Fund Assistance Proposal  is for Parties to  be able to  provide Assistance in  the form of  Funds or goods to Applicants for Proposals SSM It is a structured approach system to understand the problem, so that it can know the steps that will be taken to overcome the problem and carry out a process which is a more humane and highly efficient  system  modeling  taking  into  account  various  aspects  of  behavior,  both  organizational  behavior  and human behavior in complex conditions where there are different points of view on the definition of problems on soft  problems  or  problems  related  to  organizational  and  human  behavior  which  are  not  deterministic,  but probalistic. In addition, this method builds a conceptual model that is useful for identifying problems so that the right decision-making process can be carried out. In doing so there are 7 steps that will be carried out which are useful for the process of comparing the problem situation in order to identify the most feasible changes and using CATWOE  Analysis  to  understand  the  different  points  of  view  that  each  stakeholder  has  together  in  the organization, every problem has a solution. but whether the answer is appropriate for the organization or not this is an advantage of CATWOE. The results of these stages will be in the form of a support system for a better future system process.
Keywords : Catwoe, Developmen, Information System, Regional Development Bank, Soft System Methodology.

## SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY PADA BPD NUSA TENGGARA TIMUR

## Abstrak
Pemberian bantuan dana yang tepat sasaran merupakan hal yang penting, terutama bagi instansi perbankan. Agar dapat menyalurkan dana secara tepat,  perbankan perlu menyeleksi proposal permohonan bantuan yang ditujukan kepada pihak Bank. kriteria yang diminta hal ini merupakan masalah yang terjadi pada Bank Pembangunan Daerah Nusa  Tenggara  Timur  (BPD  NTT).  Tujuan  Proposal  Bantuan  Dana  adalah    untuk  Pihak  dapat  memberikan Bantuan dalam bentuk Dana maupun barang kepada Pemohon Proposal SSM Merupakan sistem pendekatan yang terstruktur untuk memahami masalah,  sehingga dapat mengetahui langkah yang akan dilakukan untuk mengatasi masalah  serta  melakukan  proses  yang  merupakan  pemodelan    sistem  yang  lebih  humanis  dan  sangat memperhitungkan berbagai aspek dalam perilaku,  baik perilaku organisasi maupun perilaku manusia pada kondisi yang rumit dimana terdapat perbedaan sudut pandang tentang  definisi masalah pada soft problem atau masalah- masalah  yang  berkaitan  dengan  perilaku  organisasi  dan  manusia  yang  sifatnya  tidak  deterministik,    melainkan probalistik. Selain itu, metode ini membangun model konseptual yang berguna untuk mengidentifikasi masalah agar dapat dilakukan proses pengambilan keputusan yang tepat. Dalam melakukan hal tersebut terdapat 7 tahap yang  akan  dilakukan  yang  berguna  untuk  proses  perbandingan  terhadap  situasi    masalah  dalam  rangka mengidentifikasi  perubahan  yang  sangat  layak  dan  menggunakan  Analisis  CATWOE  untuk  memahami  sudut pandang berbeda yang dimiliki setiap pemangku kepentingan bersama-sama di dalam organisasi, setiap masalah memiliki  solusi  tetapi  apakah  jawabanya  sesuai  untuk  organisasi  atau  tidak  hal  ini  merupakan  keunggulana CATWOE. Hasil dari Tahapan tersebut akan berupa sistem pendukung untuk proses sistem kedepan yang lebih baik.
Kata kunci : Bank Pembangunan Daerah, Catwoe, Pengembangan, Sistem Informasi, Soft System Methodology.

## 1. PENDAHULUAN
Proposal adalah tulisan yang dibuat oleh penulis dengan  maksud  untuk  menjelaskan  rencana  dan tujuan suatu kegiatan kepada para pembaca, sehingga bisa  mendapatkan  pemahaman  tentang  tujuan kegiatan  tersebut  secara  lebih  jelas  dan  detail.  Jadi dengan proposal maka diharapkan dapat memberikan informasi yang jelas kepada para pembaca, sehingga mereka  mengerti  maksud  dan  tujuan  proposal tersebut[1].Proses  pencairan  Dana  proposal  pada Bank  Pembangunan  Daerah  NTT  (BPD  NTT)  yang tidak  tepat  sasaran  serta  proses  yang  begitu  lama, Proposal Bantuan Dana Pada Bulan Maret-September 2019  berjumlah  160  proposal  yang  masuk  dari  220 cabang Kantor.
Sehingga proses diterima proposal yang sangat begitu  lama  membuat  peneliti  melakukan  penelitian berguna  untuk  menyelesaikan  masalah  tersebut dengan menggunakan Soft System Methodology (SSM). (SSM)  adalah  proses  penelitian  sistemik  yang menggunakan model sistem, SSM dapat menghasilkan  kerangka  kerja  yang  lebih  baik sehingga  dapat  mengetahui  masalah  serta  dapat memberikan solusi untuk sistem kedepanya [2].
Proses seleksi  proposal  pada BPD NTT  sangat begitu sulit banyak kriteria yang dilakukan sehingga proposal  dapat  diterima,  ada  beberapa  kriteria  yang dipertimbangkan  dari  pihak  BPD  NTT  sendiri  agar proposal  bantuan  dana  yang  masuk  kemudian  siap didanai yaitu:
A. Proposal dari Kepala Daerah Bentuk  proposal  dari  Kepala  Daerah  dapat diterima  dengan  cepat,  contohnya  Proposal  bantuan dana  yang  masuk  dari  Bupati  Sabu,  itu  sangat dipertimbangkan  bahwa  proposal  tersebut  dapat  di danai dengan cepat walaupun bantuan Dana tersebut belum  tentu  digunakan  dengan  seharusnya  oleh Kepala Daerah tersebut.
B. Kerja Sama dengan pihak Bank NTT Proposal yang masuk diseleksi kemudian dilihat apakah  pihak  yang  mengajukan  bantuan  proposal bantuan  Dana  sudah  bermitra  atau  bekerja  sama dengan  pihak  BPD  NTT  dalam  hal  ini  sebuah organisasi  pemerintahan  atau  pun  swasta  yang bekerja  sama  dengan  pihak  Bank  otomatis  akan didanai,  berupa  materil  atau  pun  berupa  dana  yang dibutuhkan.
C. Anggaran Setiap Divisi  dari  BPD NTT memiliki pos-pos biaya  yang  dapat  dipakai  oleh  divisi  apabila  ada proposal  bantuan  dana  yang  masuk  di  dalam  divisi tersebut,  terdapat  juga  masalah  apabila  proposal bantuan dana memiliki anggaran yang lebih besar dari pos-pos  biaya  yang  terdapat  pada  setiap  Divisi sehingga  tidak  dapat  diproses.  Sistem  informasi  ini buat  dengan  melakukan  Wawancaran  Kepada  Staff Pelaksana  Perencanaan  Startegic  yang  berguna mendapatkan Data mentah yang dapat digunakan dari
Bank berupa Data proposal bantuan Dana pada Bulan Maret–September 2019.
Data  yang  digunakan  sebagai  bahan  penelitian untuk mengetahui jumlah proposal yang masuk setiap harinya dari Bulan Maret – September 2019 sebanyak 160 proposal bantuan.
Metodologi SSM cocok untuk membantu suatu organisasi  dalam  menjelaskan  tujuan  mereka  dan kemudian merancang sistem aktivitas manusia untuk mencapai  tujuan  tersebut[3].  SSM  berkonsentrasi pada perspektif stakeholder atau pemangku kepentingan dengan demikian memfasilitasi keterlibatan pengguna, serta SSM sangat  diperlukan karena adanya pendekatan yang dapat menyelesaikan dan  menjelaskan  dari  akar  masalah  yang  muncul [4].Selain  itu  alat  yang  digunakan  (CATWOE dan Rich  Picture )  mudah  untuk  digunakan  dan dipahami, hal ini memungkinkan partisipasi lanjutan dari  kelompok  pengguna.  Hasilnya  akan  berupa sistem  informasi  yang  mencantumkan  semua keinginan  yang  diinginkan  oleh  Actor  sehingga Perkembangan  dari  model  sistem  dilakukan  dengan mengeksplorasi  isu-isu  yang  tidak  terstruktur, mendiskusikannya  secara  intensif  dengan  semua pemangku  kepentingan,  dan  memecahkan  masalah bersama-sama[5].  Ini  semua  merupakan  prosedur yang  digunakan  dalam  proses  seleksi  proposal bantuan  di  Bank.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk menyelesaikan kasus pada BPD (Divisi Perencanaan dan Corporate Secretary) akan menggunakan metode SSM  yang  bertujuan  membuat  sistem  yang terintergrasi  dengan  baik  ini  bertujuan  untuk pengembangan  sistem  agar  dapat  dilakukan  secara berurutan,  maka  untuk  memperbaiki  masalah  ini diperlukan  pendekatan  lain  dengan  Soft  System Methodology  (SSM)  [6].  pada  proses  pelayanan sistem  pada  divisi  tersebut  sehingga  bisa  menjadi acuan untuk pengembangan sistem kedepannya.
Penelitian  yang  dilakukan  membahas  proses pemberian  saran  pada  pihak  Universitas  dalam melakukan  proses  akreditasi  kampus  menggunakan SSM  sehingga    dapat  memperbaiki  kualitas Universitas  serta  dapat  membantu  percepatan pembangunan  fasilitas  serta  peningkatan  kualitas dosen,  dengan  menggunakan Decision  Support System (DSS)  berbasis  web  yang  dapat  diaskses secara  intranet  untuk  membantu  merekam  jejak perkembangan fakultas[7] .
Penelitian  lainnya  yaitu  SSM  digunakan  untuk memecahkan  persoalan  berkaitan  dengan  perilaku manusia yang irasional, kompleks dan tidak beraturan serta  mendesain  sistem-sistem  yang  baru  pada organisasi yang mengalami ketidakmampuan belajar, untuk  itu  perlu  perubahan  cara  berpikir  lama old mindset stakeholder  ke  cara  berpikir  baru  ( new mindset )  [8].
Penelitian  ini  membahas  tentang  bagaimana SSM  membantu  mengatasi  permasalahan  perilaku menyontek  dalam  proses  ujian  nasional  yang
merupakan  ujian  penentu  kelulusan  sehingga  dapat mengusulkan suatu model konseptual dan merencanakan perubahan dalam menghadapi masalah [9].
Penelitian  yang  terkait,  membantu  PBB  dalam membangun  Pembangunan  berkelanjutan  PBB  yang relevan  pada  pendidikan  berkualitas,  tidak  ada kemiskinan,  kesehatan  dan  kesejahteraan  yang  baik dan  tidak  ada  kelaparan  dengan  menggunakan  SSM sebagai proyek komunitas seperti penelitian Database Tanaman Obat Tradisional yang mendukung agenda tujuan Pembangunan berkelanjutan [10].
Penelitian yang terkait yaitu proses SSM dalam menanggani problem pemerintah dalam Program KJP (  Kartu  Jakarta  Pintar)  untuk  tunjangan  kebutuhan sandang dan pangan bagian ak sekolah tetapi banyak masalah  yang  terjadi  pada  proses  di  lapangan  yaitu proses antrian panjang dalam membeli sembako pada pemegang KJP serta bahan pangan murah yang tidak merata di Pasar yang ditentukan untuk KJP sehingga SSM  digunakan  untuk  proses  sistem  yang  dapat menyelesaikan problem yang ada [11].
Penelitian lain yang membahas tentang SSM bergunasebagaisistematau  model  konseptual  untuk evaluasi  komprehensif  dan  peningkatan  sistem penjamin mutu internal universitas dengan membandingkan  dua  sistem  penjamin  mutu  internal di dua universitas berbedadengan akreditasi A dan B bagaimana  SSM  dapat  digunakan  oleh  perguruan tinggi  untuk  evaluasi  komprehensif  sistem  tersebut [12] .
Penelelitian  Selanjutnya  Proses  Pelaksanaan asesmen  nasional  berbasis  komputer  membutuhkan seorang  proktor  untuk  mengontrol  jalanya  proses asesmen  serta  masalah  yang  terjadi  yaitu  masih dilakukan  secara  manual  dengan  penilaian  kriteria yang kurang jelas serta kurangnya trasparansi dalam penilaian  sehingga  kurang  optimal  maka  itu  dibuat sebuah sistme pendukung keputusan untuk membantu masing-masing satuan pendidikan [13].
Tujuan  Penelitian  Membantu  membangun sebuah sistem yang dapat  membantu  menyelesaikan masalah  pada  BPD  NTT  serta  dapat  menjadi  acuan dari Sistem Proses Bantuan Dana yang tepat Sasaran.

## 2. METODE PENELITIAN
Soft System Methodology (SSM) adalah sebuah pendekatan  yang  digunakan  untuk  mengatasi berbagai  masalah  baik  yang  bersifat soft  system (misalnya  yang  berkaitan  dengan  masalah  sosial, organisasi,  pendidikan)  maupun hard  system (misalnya  yang  berkaitan  dengan  sistem  komputer, sistem  informasi,  sistem  telekomunikasi)  yang berhubungan  dengan  aktivitas  manusia.  Terdapat tujuh     tahapan dalam SSM.Terdapat tujuh Tahapan dalam  SSM  dalam  setiap  tahap  berguna  untuk melakukan penyelesaian masalah dari sistem sampai ke dunia nyata seperti pada Gambar 1 [14]. berikut:
Gambar 1. Soft System Methodology
fungsi  setiap  tahap  dalam  SSM  penelitian  ini yaitu :

## 2.1. Studi Pengenalan Masalah
Ini merupakan contoh penggunaan sub-bab pada paper.  Sub-bab  diperbolehkan  untuk  dimasukkan pada semua bab, kecuali di kesimpulan.

## 2.2. Studi Pengenalan Masalah
Tahap  Kedua,  mengumpulkan  data  dan informasi yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk rich  picture berupa  gambar  sistem  yang  telah  di analisa.

## 2.3. Makna Nilai (Root Definition)
Tahap  ketiga,  yaitu  membuat Root  Definition (RD)  yaitu  menjelaskan  proses (transformasi)  untuk mencapai  tujuan.  RD  biasanya  dimulai  dengan kalimat  “Sistem  untuk…..  ‘,  Analisis  Terhadap  RD dilakukan dengan menggunakan identifikasi Catwoe.
Pada  Tabel  1  menjelaskan  Identifikasi  Catwoe digunakan untuk dapat  mengetahui makna nilai dari setiap  proses.  Metode  yang  digunakan  dalam membuat  model  konseptual  dalam  Pengembangan sistem  informasi  menggunakan  Analisis  SSM  pada BPD  NTT  menggunakan  SSMdengan  langkah- langkah yang ditambahkan sesuai dengan studi kasus, ada 3 teknik pengumupulan data dalam penelitian ini yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi
2.4. Pengembalian Model Konseptual
Pada Tahap keempat, dibangun model konseptual berdasarkan tahap ketiga. Model konseptual  adalah  RD.Langkah  pertama  dalam menggambarkan  model  adalah  mengidentifikasi semua  kata  kerja  dalam  RD,  kata  kerja  yang  dapat mewakili  beberapa  bentuk  kegiatan.  Untuk  setiap kata  kerja  ada  setidaknya  satu  kata  benda  atau  kata ganti yang terkait ( subjek atau objek kosakata ) yang menunjukan  siapa  yang  melakukan  suatu  kegiatan atau yang penerima kegiatan. Perlu juga diperhatikan rincian dari setiap kegiatan yang diidentifikasi untuk
memastikan  bagaimana,  kapan  dan  apa  saja  yang dilakukan.

## 2.5. Membandingkan Model dengan Realitas
Tahap kelima yang dilakukan adalah membandingkan  model  konseptual  dengan  situasi yang  digambarkan.Tahap  kelima  yang  dilakukan adalah  membandingkan  model  konseptual  dengan situasi  yang  digambarkan  pada  tahap  kedua  ini membandingkan  sistem  yang  ditungkan  pada Rich Picture dengan  dunia  nyata  guna  melakukan observasi  melihat  sistem  dapat  bekerja  dengan  baik dan bisa diterapkan pada dunia nyata.

## 2.6. Mengembangkan Intervensi
Tahap Keenam yaitu dilakukan perubahan yang diinginkan.

## 2.7. Tindakan dalam Memperbaiki Masalah
Pada tahap ini dilakukan pengambilan tindakan untuk memperbaiki masalah.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan    hasil  dari  proses  TahapanSSM, berikut  penjelasan  dan  hasil  dari  masing-masing proses.

## 3.1. Studi Pengenalan Masalah
Salah  satu  hal  yang  paling  sering  terjadi  dari pengelolaan  proposal  bantuan  dana  kurang  adanya pemberitahuan  proposal  yang  masuk  serta  proposal yang  tidak  sesuai  dengan  format  sehingga  membuat proses proposal  untuk  di  akuisisi  lebih lanjut sangat begitu lama.
Beberapa  masalah  dalam  proses  proposal bantuan  dana  yang  diperoleh  dari  penelitian  adalah sebagai berikut:
1. Kurang adanya pemberitahuan proposal masuk.
Proposal  bantuan  dana  yang  masuk  sangat begitu  banyak,  proposal  masih  berupa  format kertas  yang  membuat  proposal  kadang-kadang sering  sekali  terabaikan  karena  sangat  begitu banyak  sehingga  menumpuk  membuat  proses memilih proposal yang masuk sangat memakan waktu yang lama.
2. Distribusi  proposal  ke  Direksi  lain  yang memakan waktu lama.Distribusi proposal yang lama  membuatproposal  menumpuk  sehingga Direksi  menjadi  bingung  dalam  menangani proposal yang masuk.
3. Proses akuisi proposal yang  lambat. Proses Akuisisi  proposal  yang  lambat  sehingga proposal  tidak  dapat  diproses  ke  tahap selanjutya.
4. Surat  Masih  menggunakan  kertas.  Surat menggunakan kertas sangat begitu susah dalam penangganan  di  era  industri  4.0  yang  sudah serba online sehingga kurang efektif dalam hal
waktu  karena  proposal  yang  masuk  masih berupa kertas yang bisa saja hilang.
5. Media Informasi yang kurang update. Media informasi  yang  kurang update membuat informasi  mengenai  perkembangan  Bank kurang diketahui oleh Masyrakat..

## 3.2. Ekspresi Masalah
Berdasarkan  paparan  pada  Gambar  2  dapat dipahami  peta  masalah  terjadi  pada  Divisi  atau Direksi  yang  ada  pada  Bank  yang  dimulai  dari Proposal permintaan dana masuk sampai pada proses proses bantuan dana di disposisi.
Jika  beberapa  faktor  belum  bisa  ditangani dengan  baik,  maka  proses  penanganan  proposal bantuan dana yang masuk akan mengalami kesulitan yang  sama.  Ini  merupakan  perhatian  dari  berbagai Divisi atau Direksi terkait agar masalah tersebut dapat segera  diatasi  sehingga Soft  System  Methodology digunakan  karena  dapat  mengambarkan  masalah yang terjadi [15].

## 3.3. AkarDefinisi
Tabel  2  menggambarkan  akar  definisi  yang menjelaskan  mengenai  deskripsi  beserta  hasil definisinya.

## 3.4. Model Konseptual
Penjelasan  pada Gbr 3dapat  dijelaskan sebagai berikut :
1. Direktur  Utama  dianggap  sebagai  yang memiliki  wewenang  tebesar  dalam  melakukan proses bantuan dana yang tepat sasaran sehingga proposal bantuan dana yang masuk dapat efektif guna  menambah  mitra  bank  daerah  serta membangun  kerja  sama  dalam  proses  bisnis yang dimiliki oleh pihak bank, serta sistem yang dibuat  dapat  berjalan  baik  dari  proses  awal masuk  hingga  proses  pencairan  dana  serta memiliki  proposal  acuan  yang  dijadikan  tolak ukur dalam proposal bantuan dana yang masuk sehingga  apabila  proposal  yang  masuk  tidak perlu  lagi  dilakukan  pengecekan  berulang  kali oleh Direktur utama maupun Kepala Divisi serta sub divisi sehingga apabila sesuai dengan acuan yang  ada  langsung  bisa  di  danai  kalau  tidak proposal  bisa  dikembalikan  kepada  pemohon bantuan  dana  kemudian  di  revisi.  SSM  juga sangat  membantu  membuat  lebih  mudah struktur  situasi  masalah  organisasi  yang kompleks dan mewajibkan untuk bertindak adil [new].
2. Kepala  Divisi  juga  harus  dapat  cermat  dalam menangani  proposal  bantuan dana yang masuk sehingga  tepat  sasaran  serta  memiliki  tanda tangan online sehingga apabila proposalbantuan dana  masuk  dan  Kepala  Divisi  sedang  keluar Kota  untuk  melakukanproses  perjalanan  Dinas bisa  langsung  dilihat  kemudian  dapat  disetujui
Raymond Elias Mauboy, dkk, Analysis Of Android Based Palembang Bibik Sayur Application … 1787
tanpa harus menunggu Kepala Divisi berada di kantor,  asalkan  Kepala  Divisi  dapat  terhubung dengan internet.
3. Sub  Divisi  lebih  cekatan  dalam  menangani proposal  bantuan  dana  yang  masuk  guna memanfaatkan  waktu  yang  ada  sehingga proposal dapat didanai dengan cepat.
4. Divisi  Utama  dapat  memberikan  bantuan  dana dan materil sesuai  proposal  bantuan dana yang masuk  dengan  melihat  kebutuhan  apa  yang paling  mungkin  dibutuhkan  oleh  pemohon bantuan  dana  sehingga  dapat  menekan  dana yang  dikeluarkan,  SSM  sendiri  memiliki  nilai yang  tinggi  dalam  meneliti  dan  meningkatkan aktivitas  rekayasa  kebutuhan  yang  berpusat pada pengguna yaitu pada Divisi tersebut [16]..

## 3.5. Perencanaan Perubahan
Tujuan utama dari sistem adalah untuk membuat sistem informasi yang lebih efektif dalam prosesbantuan  dana  yang  tepat  sasaran,  sebab proposal bantuan dana sering sekali memakan waktu lama  dalam  proses  pendanaan  membuat  pemohon sering  sekali  memberikan  proposal  bantuan  dana lebih dari  satu  kali membuat  proposal  bantuan dana menjadi  menumpuk  dan  sulit  untuk  dilakukan pengecekan kemudian di danai.Perubahan dalamDokumen yang Dibuat Online.
• DSS ( Decision support system ) Adalah  bagian  dan  sistem  informasi  berbasis computer
(termasuk
sistem berbasis
pengetahuan/manajemen  pengetahuan)  yang  dipakai untuk  mendukung  pengambilan  keputusan  dalam suatu  organisasi  atau  perusahaan,  DSS  juga membantu SSM dalam melakukan proses pengambilan  keputusan  sehingga  proposal  bantuan dana  bisa  tepat  sasaran.  Hal  tersebut  dapat  dilihat pada Gambar 4. DSS level 1
Gambar 4. DSS Level 1.
DFD  level  1  pada  gbr  4  Pada  tahap  ini  Mitra melakukan pengajuan proposal Dana ketika diterima BPD NTT akan mengecek pada Database BPD NTT untuk melihat pengajuan dari Proposal Bantuan Dana merupakan Mitra atau bukan, Pada tahap selanjutnya Proposal  yang  masuk  harus  berupa  softfile  dan Proposal  Bantuan  Dana  harus  sesuai  dengan  Dana yang  ada  kemudian  kembali  BPD  NTT  melakukan
pengecekan pada Database pengajuan Bantuan Dana merupakan  Mitra  atau  bukan  kalau  bukan  berarti harus  menjadi  Mitra  BPD  NTT  agar  proses  dapat berjalan lancar.
DFD Level 2 berguna memberikan survei yang lebih komprehensif terhadap proses-proses yang ada dalam suatu sistem informasi terlihat pada Gambar 5.
Gambar 5. DFD Level 2.
Pada  Gbr  5  DFD  Level  2  semua  proses dilakukan  menggunakan  bantuan  DSS  sebagai Metode  untuk  proses  pengambilan  Keputusan  pada Saat  Proposal  Bantuan  Dana  masuk  lebih  cepat diproses,  DSS  disini  berguna  untuk  proses Pengambilan  keputusan  serta  membantu  metode SSM dalam membangun sistem yang lebih baik serta lebih efisien dalam setiap proses.
Dokumen yang dulu masih menggunakan kertas dibuat  serba  online  sehingga  tidak  memakan  waktu lama dalam penangganan, ini membuat  semua lebih cepat  dalam  proses  serta  dokumen  dapat  bertahan lebih  lama  dari  dokumen  kertas  serta  dapat menghemat produksi kertas.
Dokumen online sendiri sangat berguna karena mencegah dokumen penting terbakar,hilang ataupun dicuri  oleh  orang  yang  tidak  berwenang,  dokumen online  sendiri  dibuat  dengan  cara  menyimpan dokumen dalam sebuah e-book yang dapat dikirmkan via  email,  Tes  tertulis  menggunakan online tes.  Itu merupakan kelebihan menggunakan dokumen online , Dalam membuat hal tersebut terdapat beberapa aspek yang  harus  BPD  NTT  lakukan  diantaranya  yaitu Analisa pada perancangan dan implementasi meliputi sistem Basisdata, user interface , sistem jaringan dan sistem  keamananya,  analisa  dilakukan  untuk memastikan  tidak  adanya  hambatan  teknis  pada pemakaian sistem yaitu
• Simbolik
Kertas masih dianggap sebagai kertas berharga. Contoh seperti ijazah, surat tanah, atau surat berharga lainnya.
• Biaya
Permasalahan  Biaya  yang  harus  dikeluarkan untuk  proses upgrade untuk  implementasi paperless . Biaya yang harus dikeluarkan di awal untuk mencetak
kertas masih jauh lebih murah dibandingkan dengan biaya untuk membangun teknologi baru.
• Interaksional
Permasalahan  interaksi  kertas  yang  harus dilakukan dengan cara local  dan tidak dapat  diakses dari  jarak  jauh  kertas  membutuhkan  ruangan  yang cukup besar untuk penyimpanan, kertas memerlukan pengiriman secara fisik, satu kertas untuksatu orang, kertas  sangat  sulit  direvisi,  kertas  tidak  dapat diintegrasikan kertas sangat  sulit  untuk  direvisi  atau diintegrasikan dengan dokumen lain, dan kertas statis hanya dapat ditampilkan secara visual. Permasalahan tersebut  merupakan  alasan-alasan  yang  sering  kali melandasi mengurangi pengunaan kertas [17].
• Perbaikan dalam  Web Informasi
Perbaikan dalam Web informasi Bank agar lebih informatif  serta  web  yang  dapat  berjalan  baik  pada berbagai  platform,  dan  update  informasi  yang  lebih cepat  sehingga  masyarakat  dapat  melihat  informasi terbaru. Solusi yang dilakukan dengan cara membuat web  informasi  baru  yang  lebih  terintegrasi  dengan berbagai  platform  sehingga  proses  penyampaian informasi  yang  lebih  baik  kepada  masyarakat,  web yang dibuat dapat di akses kapan saja dan dimana saja serta memiliki Developer sendiri untuk mengembangkan dan memelihara web.
• Keamanan
Keamanan  pada  sistem  diterapkan  dengan menggunakan  protokol  dan  algoritma  kriptografi. Melalui  protokol  kriptografi  setiap  proses  data  akan dienkripsi  terlebih  dahulu  sebelum  dikirimkan  dan hanya pengguna yang telah terdaftar saja yang dapat menggunakan sistem. Berikut ini merupakan protokol yang digunakan untuk pengamanan sistem.
• Permohonan Sertifikat Elektronik [18].
Tanda  tangan  elektronik  pada  dokumen elektronik  dapat  dilakukan  jika  user  atau  pemangku kepentingan  memiliki  privilenge  key  dan  sertifikat elektronik.  Sehingga  pengguna  harus  melakukan permohonan  permintaan  sertfikat  elektronik  terlebih dahulu kepada sistem tanda tangan elektronik. sistem TTE  telah  menggunakan  database  otentikasi  pada sistem  elektronik  instansi  pemerintah  sehingga pengguna  yang  sudah  terdaftar  dapat  melakukan permohonan sertfikat elektronik.
• Tanda Tangan Online
Tanda  tangan  online  berguna  menambah efektifitas  serta  dapat  mengurangi  waktu  dalam proses  mendanai  proposal  yang  masuk  serta  tanda tangan  online  yang  dapat  dilakukan  dimana  saja asalkan  terhubung  dengan  internet.  Tanda  tangan Elektronik yang akan dibangun terdiri dari client dan server  dimana  server  berfungsi  untuk  memberikan layanan.
1. Perubahan Infrastruktur
a. Dokumen  yang  dibuat online pasti  harus dilakukan  workshop  agar  karyawan  dapat mengerti  proses  dokumen online digunakan sehingga proses dapat berjalan baik, dan proses peralihan  dari  dokumen  kertas  ke  dokumen
online memakan waktu lama serta sumber daya seperti  database  untuk  menyimpan  data online yang  digunakan  harus  dibuat  dari  awal memerlukan dana yang besar untuk proses
b. peralihan  tersebut.Tindakan  untuk  perbaikan. Upaya dalam meningkatakan infrastruktur pasti banyak  masalah  yang  terjadi  seperti  dari  dana yang  akan  digunakan  begitu  besar  dalam meningkatkan  infrastruktur  yang  lebih  baik  ini pasti akan menjadi pertimbangan tersendiri bagi Direktur  utama  dalam  melakukan  hal  tersebut serta karyawan yang mungkin akan sulit dalam menerapkan  sistem  seperti  sampai  akhirnya terbiasa dengan sistem seperti ini, sistem seperti ini  sudah  dicetuskan  oleh  presiden  Jokowi bahwa  di  era  industri  4.0  semua  harus  serba online itu  merupakan  tantangan  tersendiri  dari bagi Bank Pembangunan daerah.
Dari perencanaan di atas ada 2 hal penting untuk melakukan. Pertama pihak bank harus melakukan  akses  internet  yang  lebih  baik sehingga proses tersebut dapat berjalan lancar.
c. Kedua  hal  sarana  prasarana  dalam  membuat database serta server untuk mendukung industri
4.0 yang semua serba online yang menggunakan peyimpanan database secara online , melakukan pelatihan  bagi  karyawan  dalam  proses  yang semua  serba online agar  lebih  baik  dalam mengelola  sistem  yang  ada.  Perbaikan  dari sistem terdahulu Penelitian  ini  memberikan  pendekatan  yang lebih holistik dan komprehensif dalam menangani  proses  bantuan  dana  yang  tepat sasaran.  Fenomena  yang  terjadi  dalam  Bank daerah  NTT  sudah  terjadi  sangat  lama sebelumnya hanya mecoba menemukan masalah  yang  membuat  proses  bantuan  dana agar lebih tepat sasaran yang dilihat dari faktor internal  dan  faktor  eksternal  tetapi  berguna untuk  mengubah  sistem  yang  ada  dan  sistem yang  dibuat  ini  tergolong  baru  dan  belum  ada yang  meneliti  hal  tersebut.  Penelitian  ini  lebih dekat dengan penelitian tindakan yang diterapkan. Dalam Metode SSM dapat membantu  pemangku  kepentingan  dalam mengambil keputusan sehingga proses pemberian  bantuan  dana  lebih  tepat  sasaran, membuat  Direktur  Utama  sebagai  orang  kunci yang  dapat  melakukan  kemajuan  dalam organisasi  serta  dapat  mengambil  keputusan sesuai dengan masalah yang ada [19]. Tetapi  tindakan  ini  tidak  sampai  pelaksanaan tindakan.  Pengetahuan  yang  telah  di  ekstrak dalam Rich  picture ,  CATWOE,  model-model konseptual  dan  perencanaan  tindakan.  Namun dalam  penelitian  ini  tidak  bertujuan  untuk membuat sebuah inisiatif dari sistem manajemen  pengetahuan,  serta  pelaksanaan rencana yang dihasilkan. Ini hanya rekomendasi kepada pengambil keputusan.
Penggunaan  SSM  dalam  pengelolaan  data  dan informasi  merupakan  salah  satu  metode alternatif  yang  tepat  dalam  menyelesaikan tantangan  dan  permasalahan    yang  dihadapi [20].
d. Tanggapan Divisi Perencanaan dan Coorporate Secretary. Setelah  Proses  SSM  dibuat  ada beberapa  tanggapan  yang  diberikan  dari  pihak Divisi  setelah  melakukan  wawancara  dengan
Pihak Divisi disini peneliti melakukan wawancara  dengan  Staff  Divisi  Perencanaan dan Coorporate Secretary memberikan beberapa masukan yaitu :
• Sistem  yang  dibuat  sudah  bisa  menjawab permasalahan  yang  ada  dan  tepat  sasaran sehingga  bisa  menjadi  bahan  acuan  untuk pengembangan sistem selanjutnya.
• Sistem  juga  ada  beberapa  kekurangan  yaitu sistem  bisa  di  implementasikan  apabila infrastruktur  sudah  di upgrade seperti  jaringan internet yang lebih cepat serta dokumen yang di convert  menjadi  dokumen online untuk menunjang sistem yang telah dibuat.
• Hasil  dari  penelitian  ini  dapat  mengetahui perubahan  yang  terjadi  pada  sistem  sehingga dapat  mempersiapkan  solusi  yang  dapat membantu sistem kedepanya [21].

## 4. KESIMPULAN
Dari 5 masalah yang terjadi pada proses seleksi SSM  menggunakan  metode  CATWOE  dalam menyelesaikan  5  masalah  yang  terjadi  pada  proses seleksi  proposal  dengan  cara  melakukan  pemetaan setiap aksi yang terjadi pada setiap actor pada sistem sehingga dapat mengetahui keinginan yang ada pada actor berguna untuk membuat sistem yang lebih baik untuk  lebih  efektif  pada  sistem  yang  ada,  dari  SSM sendiri memberikan beberapa perubahan antara lain :
Perubahan  dalam  dokumen  yang  dibuat Online Dokumen  yang  dulu  masih  menggunakan kertas dibuat serba online, Perbaikan Web informasi Bank  agar  lebih  informatif  serta  web  yang  dapat berjalan  baik  di  platform  mana  saja.  serta update informasi  yang  lebih  cepat  sehingga  masyarakat dapat  melihat  informasi  lebih  cepat,  Tanda  tangan online berguna  menambah  efektifitas  serta  dapat mengurangi  waktu  dalam  proses  mendanai  proposal yang  masuk.  serta  tanda  tangan online yang  dapat dilakukan  dimana  saja  asalkan  terhubung  dengan internet dan yang terakhir Perubahan infrastrukturPerubahan yang terjadi pada sistem tidak bisa dilakukan langsung menyeluruh, perubahan yang terjadi  harus  dilakukan  proses  pengenalan  pada sistem yang baru. (SSM) mengambarkan sistem yang menjadi  bahan  rekomendasi  proses  sistem  sendiri yang  bisa  menjadi  bahan  acuan,  SSM  sendiri mengambil  elemen-elemen  penting  yang  digunakan pada sistem untuk memberikan saran yang dapat tepat sasaran pada sistem yang ada.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Gigih.,  Soft  System  Methodology  (SSM). http://gigih.if.unila.ac.id/tag/soft-system- methodology-SSM/ .  Tanggal  akses  05  -05- 2020., 2012
[2] P. Checkland and J. Poulter, ―Soft  System Methodology,‖  in Systems approaches tomanaging change: A practical guide , , pp. 191–242.2010.
[3] B. Hartomo, D. F. Silalahi, dan H. Rasminto, “Analisis  Kebutuhan  E-Learning  untuk Pengembangan  Mutu  KBM  Dengan  Soft System Methdology Pada SMK di Semarang “ Jurnal Ilmiah Ekonomi dan Bisnis , Volume 13, hal138-149, 2020.
[4] D.  Manongga,  I.  Ade,  “Model  Konseptual Bagi Pengembangan Knowledge
Management  di  SMA  Menggunakan  Soft System  Methodology  “  , Jurnal  Teknologi Informasi    dan  Ilmu  Komputer ,  Vol  6,  hal 169-178, 2018.
[6] D. K. Hartomo, A. Iriani, and N. Nikhlis, Soft System  Methodology  (SSM)  Analysis  to Increase the number of Prospective Students ” INTENSIF , Vol 4, hal 63-47, 2020.
[7] R.  Fajriah  and  B.  S.  Christian,  “Aplikasi Sistem  Informasi  Inventaris  Perusahaan untuk  Mendukung  Manajemen  Procurement ” JUST IT , Vol 11, hal62-71, 2020.
[8] B.J. Karay, "Penerapan Soft System Methodology  Dalam  Ekstraksi  Pengetahuan Tentang  Akreditasi  Universitas  XYZ  ,  ”. Jurnal  Sistem  Informasi  Bisnis,  Vol  02, hal180-187, 20 20. {9] R.M.A. Harimurti, ”Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft Systems Methodology pada Pemerintah Daerah DIY ,
” Jurnal  Penelitian  Pos  dan  Informatika 2016.
[10] A. Iriani, D. Manongga, “ Using Soft Systems Methodology  as  an  Approach  to  Evaluate Cheating  in  The  National  Examination  ,  ” J ournal of Theoretical and Applied Information  Technology Vol,  96  (11),  hal 3344-3355, 2018.
[11] M.I Amin, Isa, M.W.R.A.W. “A Bibliometric Study  of  Soft Systems Methodology, 2001- 2021  ”,  International  Journal  of  Academic Research in Bussines & Social Sciences Vol 12, Hal 2222-6990, 2022.
[12] G.K, Ayu, W.D. Sari, “ The Implementation of    Soft  System  Methdology  (SSM)  in Designing  KJP-Shop  Application    “, IJCTT Vol 69, Hal 14-20, 2021
[13] A.  Nugraha,  D.  Manongga,  S.  Sulartopo, “Internal  Quality  Assurance  of    Higher
Education Using a Soft System Methodology
”, IJSBAR Vol 58 Hal 206-223.
[14] Santoso,  P.A,  Lubis,  A.  Ramadani,  “
Analysis  Metode  Profile  Matching  untuk
SPK  Pemilihan  Proktor  Asesmen  Nasional
Berbasis  Komputer  (ANBK)  Pada  SDN 013863 Silo Bonto ”, JUTIF Vol 3, Hal 105- 112, 2022
[15] P.  Checkland,  J.  Scholes,  “  Soft  System Methodology  in  Action  ,  ”  England:  Jhon Wiley & Sons Ltd, 1990.
[16] R. G. Prima, Janizar, Syaprl dan Anisardi A, A  “The  Aproach  Soft  System  Methodology For  System  Online  Management  Consultant Constrution”, DIJDBM ,  Vol  1,  hal2715- 419X, 2020.
[17] I. Lewenusa, “Rekayasa Kebutuhan
Perangkat  Lunak  Pada  Perusahaan  Skala Kecil dan Menengah dengan Pendekatan Soft System  Methodology  (SSM)  –  Studi  Kasus PT XYZ”, Computatio: Journal of Computer Science  and  Information  Systems, Vol  1,
2017.
[18] H. C. Antunes, L. Dias, G. Dantas, J. Mathias, L. Zamboni, “An application of Soft Systems
Methodology  in  the  evaluation  of  policies and incentive actions to promote technological  innovations  in  the  electricity sector,” Energy  Procedia ,  Vol  106,  hal258-
278, 2016.
[19] H. C. Antunes, L. Dias, G, Dantas, J. Mathias, L. Zamboni, “An application of Soft Systems
Methodology  in  the  evaluation  of  policies and incentive actions to promote technological  innovations  in  the  electricity sector , ” Energy Procedia , Vol 106, hal258- 278, 2016.
[20] G.  Imam.,  E.  D.  Kusumaningrum,  B.  R. Sumarsono,  “Investigation  of  Pricipal Leadership Based on Pesantren : Descriptive
Study  about  Implementation  of  human
Resources Emporwerment Models Based on Soft  System  Methodology”  ,  A dvances  in Social  Science,  Education  and  Humanities
Research , Vol 381, hal 255-288, 2019.
[21] M. Raymond., D. T Septiana., “Pengembangan  Manajemen  Data  dan
Informasi Menggunakan Analisis Soft System  Methodology  di  Universitas  Advent Indonesia”, TeIKa , Vol 11, hal 1-13, 2021.
[22] A,  D.  Simorangkir,  A.Yudo  “Analysis  of Indonesia  Mineral  and  Coal  Mining  Safety Management  System  Policy  Using  Soft System  Methodology”, Jurnal  Manajemen Teknologi , Vol 18, hal 17-37, 2019.