PUTERI HIJAU: Jurnal Pendidikan Sejarah, 8 (2) (2023): 245-250 DOI: 10.24114/ph.v8i2.48895
PUTERI HIJAU: Jurnal Pendidikan Sejarah
Available online http://jurnal.unimed.ac.id/2012/index.php/ph

## ANALISIS PENATAAN ARSIP INAKTIF DI BIDANG ANGGARAN PADA BPKAD PROVINSI JAWA TENGAH
Winandia Dwi Rahmayani Putri 1 , Yayuk Endang Irawati 2 Program Studi Informasi Dan Hubungan Masyarakat, Fakultas Sekolah Vokasi, Universitar Diponegoro, Indonesia 1,2
aninditael9@gmail.com 1 , yayukendangirawati@lecturer.undip.ac.id 2
Accepted: 17 Juli 2023       Published: 18 Juli 2023

## Abstract
Inactive archive management is the process of organizing and managing archives that are no longer actively used in the operational or administrative activities of an organization. The purpose of structuring inactive archives is to ensure that they are maintained, easily accessible if needed, and avoid damage or loss. In this case, it examines the arrangement of inactive archives in the budget sector at BPKAD Central Java Province. This study uses a qualitative method, descriptive approach using interviews and observations. In this study it was found that there was an inaccuracy in the arrangement of inactive archives at BPKAD Central Java Province where the archives were not neatly arranged, the lack of physical storage space and the weakness of human resources to manage archives became obstacles and challenges. So it can be concluded that there are obstacles in structuring inactive archives. However, there are efforts to increase human resources and improve facilities and infrastructure..
Key words: Archives, BPKAD,  Inactive Archives, Central Java
How to Cite: Putri. W. D. R., Irawati. Y. E. (2023). Analisis Penataan Arsip Inaktif Di Bidang Anggaran Pada BPKAD Provinsi Jawa Tengah. Puteri Hijau: Jurnal Pendidikan Sejarah. (245-250)
* Corresponding author: aninditael9@gmail.com ISSN 2460-5786 (Print) ISSN 2684-9607 (Online)

## INTRODUCTION
Arsip  adalah  kumpulan  dokumen, catatan,  gambar,  suara,  atau  materi  lainnya yang  memiliki  nilai  administratif,  hukum, historis,  atau  budaya.  Arsip  mencakup berbagai  jenis  materi  yang  dihasilkan  atau diterima dalam konteks pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan negara, pemerintahan, pemerintahan daerah, dan kegiatan lain yang terkait  dengan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip dapat berupa dokumen  tertulis  seperti  surat,  laporan, keputusan,  kontrak,  dan  berbagai  bentuk rekaman elektronik seperti email, file digital, atau  basis  data.  Selain  itu,  arsip  juga  bisa berbentuk gambar, foto, rekaman suara, video, atau  benda  fisik  seperti  artefak  budaya  atau arsip dalam bentuk fisik.
Menurut  para  ahli,  arsip  adalah kumpulan  dokumen,  rekaman,  atau  materi lainnya  yang  memiliki  nilai  administratif, hukum,  historis,  atau  budaya.  Arsip  memiliki nilai penting maka dari itu arsip perlu dengan prosedur yang baik dabn benar. Karena arsip merupakan  sumber  informasi  penting  yang dapat  mendukung  kegiatan  administrasi  dan birokrasi. Sebagai tempat penyimpanan segala informasi  tentang  kegiatan  organisasi,  arsip berfungsi  sebagai  pusat  ingatan,  pengambil keputusan, tanda keberadaan organisasi, dan manfaat  lain  dari  organisasi.  Berdasarkan fungsi  pengarsipan  yang  sangat  penting  ini maka  pengelolaan  atau  pengendalian  mulai dari  pengarsipan  hingga  penghapusan  harus dilakukan dengan baik (Hidayat, n.d.)
Namun  pada  kenyataannya    tidak sedikit organisasi swasta maupun
pemerintahan  yang  belum  melaksanakan penataan arsip inaktif sesuai dengan prosedur yang  sudah  ada,  salah  satunya  yakni  pada Bidang  Anggaran  di  BPKAD  Provinsi  Jawa Tengah.  Sebagaimana  dimaksud  dalam Peraturan  Gubernur  Jawa  Tengah  Nomor  82 Tahun  2016  Tentang  Organisasi  dan  Tata Kerja  BPKAD  Provinsi  Jawa  Tengah,  Bidang Anggaran  mempunyai  tugas  melaksanakan penyiapan  penyusunan  kebijakan  teknis, pengoordinasian  dan  pelaksanaan  tugas, pembinaan teknis, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas dukungan teknis di  Bidang  Anggaran,  Bidang  Pemerintahan, Anggaran Bidang Ekonomi dan Pembangunan serta  Anggaran  Bidang  Pendidikan  dan Kesejahteraan Rakyat.
Kegiatan penataan
arsip yang dilakukan  pada  Bidang  Anggaran  di  BPKAD
Provinsi  Jawa  belum  berjalan    sesuai  dengan prosedur yang sudah ada, hal ini terjadi bukan karena ketidakmauan namun karena keterbatasan  sarana  prasana  penunjang kegiatan penataan arsip inaktif dan kurangnya pengetahuan  SDM  yang  bertanggung  jawab dalam kegiatan penataan arsip inaktif.
Dari  latar  belakang  yang  sudah dipaparkan  penulis  ingin  mengkaji    lebih dalam,  karena  menarik  dikaji  disini  adanya tidak  keharmonisan  antara  peraturan  dengan realitas dilapangan, maka dari itu penulis ingin mengkaji  mengenai  “ANALISIS  PENATAAN ARSIP INAKTIF DI BIDANG ANGGARAN PADA BPKAD PROVINSI JAWA TENGAH”

## METHODOLOGY
Penelitian  ini  menggunakan  metode penelitian  kualitatif  untuk  mengetahui  sistem penataan arsip inaktif. Metode kualitatif adalah pendekatan  penelitian  yang  digunakan  untuk memahami  fenomena  dan  konteks  secara mendalam dengan penekanan pada interpretasi  makna  dan  pengalaman  manusia (Sugiyono,  2013).  Metode  ini  berfokus  pada analisis data yang terdiri dari kata-kata, narasi, gambar, dan tindakan. Data yang dikumpulkan dalam penelitian kualitatif sering kali bersifat deskriptif dan tidak terstruktur, dengan fokus pada  pengembangan  teori,  pemahaman konteks sosial, dan eksplorasi fenomena yang kompleks.
Menurut (Novidiantiko, 2019), metode penelitian  kualitatif  adalah  metode  penelitian filosofis  yang  mempelajari  kondisi  ilmiah (eksperimen), dimana peneliti lebih menekankan  pada  alat,  teknik  pengumpulan data, dan analisis makna kualitatif. Menurut  Creswell,  metode  kualitatif adalah  pendekatan  penelitian  yang  berfokus pada pemahaman mendalam tentang fenomena  sosial  dalam  konteks  alamiahnya. Metode  ini  melibatkan  pengumpulan  dan analisis data yang terdiri dari kata-kata, narasi, gambar, dan Tindakan (Creswell, 2016).
Pada penelitian ini  dilakukan observasi guna  proses    pengumpulan  data  awal penelitian agar mengetahui bagaimana proses penataan  arsip  inaktif.  Selanjutnya  dilakukan proses  wawancara  terhadap  pihak  yang bertanggung  jawab  dalam  kegiatan  penataan arsip inaktif.

## RESULT AND DISCUSSION

## 1. ARSIP
Arsip  adalah  kumpulan  dokumen, catatan,  gambar,  suara,  atau  materi  lainnya yang  memiliki  nilai  administratif,  hukum, historis,  atau  budaya.  Arsip  dapat  berupa dokumen  tertulis  seperti  surat,  laporan, keputusan,  kontrak,  dan  berbagai  bentuk rekaman elektronik seperti email, file digital, atau  basis  data.  Selain  itu,  arsip  juga  bisa berbentuk gambar, foto, rekaman suara, video, atau  benda  fisik  seperti  artefak  budaya  atau arsip dalam bentuk fisik. Arsip memiliki nilai penting  karena  berfungsi  sebagai  bukti, referensi,  dan  sumber  informasi  yang  dapat digunakan  dalam  kepentingan  administrasi, pengambilan  keputusan,  penelitian,  dan pemenuhan  hak  akses  terhadap  informasi. Oleh  karena  itu,  pengelolaan  arsip  yang  baik meliputi penciptaan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan akses terhadap arsip yang sesuai dengan prinsip kearsipan.
Sedangkan,  menurut  Undang-Undang No.43  tahun  2009  pasal  1  ayat  3  tentang Kearsipan,  arsip  adalah  “rekaman  kegiatan atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan bernegara”.
Sedangkan menurut Muller dan Feith: "Arsip adalah setiap dokumen yang dihasilkan atau  diterima  oleh  individu  atau  organisasi dalam  menjalankan  kegiatan  mereka,  dan disimpan  secara  teratur  sebagai  bukti tindakan  atau  sebagai  sumber  informasi.  " (Sumartini, 2008)

## 2. JENIS ARSIP
Jenis arsip dilihat berdasarkan fungsinya : a.Arsip aktif atau arsip dinamis Kategori  arsip  yang  sedang  dalam penggunaan aktif dalam pelaksanaan tugas dan operasional  sehari-hari  suatu  organisasi.  Arsip aktif  ini  umumnya  terdiri  dari  dokumen- dokumen  dan  catatan  yang  sering  kali  dirujuk atau  diperlukan  untuk  keperluan  segera  atau keputusan  operasional.  Arsip  aktif  atau  arsip dinamis ini biasanya disimpan dalam area kerja yang  mudah  diakses  oleh  staf  terkait.  Setelah periode penggunaan aktif, arsip ini dapat diubah
statusnya  menjadi  arsip  semi-aktif  atau  arsip inaktif,  yang  masih  memerlukan  pemeliharaan tetapi jarang dirujuk. (Priansa, 2014)
b.Arsip statis Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak lagi aktif digunakan dalam kegiatan operasional atau administratif  suatu  organisasi.  Arsip  ini umumnya  terdiri  dari  dokumen-dokumen  yang telah  selesai  diproses  atau  digunakan  dalam aktivitas  sehari-hari  dan  tidak  lagi  memerlukan akses rutin.

## 3. KEARSIPAN
Kearsipan  adalah  bidang  atau  disiplin yang  terkait  dengan  manajemen,  pengelolaan, pelestarian,  dan  penggunaan  arsip.  Kearsipan melibatkan  praktik-praktik  dan  prosedur  untuk menciptakan, mengatur, menyimpan, memelihara,  mengamankan,  dan  memberikan akses terhadap arsip dengan cara yang efisien dan efektif.  Tujuan  dari  kearsipan  adalah  untuk menjaga  integritas  dan  keandalan  arsip, memastikan  kepatuhan  terhadap  persyaratan hukum  dan  administratif,  serta  memfasilitasi akses  dan  penggunaan  arsip  dengan  efektif  dan efisien.selain  itu,  sebagai  bahan  pertanggung jawaban untuk segala aktivitas kepemerintahan. (Barthos,  2016)  Bidang  kearsipan  mencakup berbagai  aspek,  termasuk  organisasi  dan klasifikasi arsip, pemeliharaan kondisi fisik arsip, implementasi teknologi informasi untuk pengelolaan  arsip  elektronik,  penentuan  masa simpan  arsip,  penyusunan  kebijakan  dan prosedur  pengarsipan,  serta  layanan  akses  dan penelitian terhadap arsip.

## 4. PENATAAN ARSIP INAKTIF
Penataan  Arsip  adalah  kegiatan  mengatur dan  menyusun  arsip  dalam  suatu  tatanan  yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip  untuk  digunakan  secara  aman  dan ekonomis.  Adapun  langkah-langkah  dalam kegiatan penataan arsip meliputi:
a.Pemilahan Menurut  Susilo,  pemilahan  arsip  dapat dilakukan  berdasarkan  jenis  media  atau  format dokumen.  Pemilahan  ini  mencakup  arsip  fisik (berupa dokumen kertas, foto, atau rekaman) dan arsip  digital  (berupa  file  elektronik  atau  data komputer).  Pemilahan  ini  membantu  dalam pengaturan  dan  pemeliharaan  arsip  sesuai dengan karakteristik media yang digunakan. Menurut  Amirudin,  pemilahan  arsip dapat  dilakukan  berdasarkan  fungsi  atau  jenis
arsipnya.  Pemilahan  ini  dapat  mencakup  arsip administrasi,  arsip  keuangan,  arsip  personal, arsip  proyek,  dan  sebagainya.  Pemilahan  ini membantu  dalam  pengelompokan  arsip  sesuai dengan  konteks  dan  kebutuhan  organisasi (Amirudin, 2016)
Kegiatan pemilahan arsip yang dilakukan  di  Bidang  Anggaran  Pada  BPKAD Provinsi Jawa Tengah hanya sebatas menggabungkan  berkas  menjadi  satu  tanpa memilah  dahulu  antara  arsip  dan  non  arsip, adapun non arsip seperti : map, amplop-amplop, dan duplikat yang berlebihan. b.Pengelompokan arsip Sutomo (2014): Sutomo menyebutkan beberapa metode pengelompokkan arsip, antara lain: 1)Pengelompokkan  berdasarkan  jenis  atau kategori  arsip:  Mengelompokkan  arsip berdasarkan  jenis  dokumen  atau  kategori tertentu,  seperti  surat-menyurat,  laporan, kontrak, dan sebagainya.
2)Pengelompokkan berdasarkan konten atau isi arsip: Mengelompokkan arsip berdasarkan isi atau materi yang terkandung dalam dokumen, seperti  arsip  berita,  arsip  ilmiah,  arsip  sosial,
dll.
3)Pengelompokkan  berdasarkan  jangka  waktu penyimpanan:
Mengelompokkan arsip berdasarkan  periode  penyimpanan  yang ditentukan,  misalnya  arsip  jangka  pendek, arsip  jangka  menengah,  dan  arsip  jangka panjang.
(Murniati,  2022):  Murniati  menyebutkan beberapa metode pengelompokkan arsip, antara lain:
1)Pengelompokkan berdasarkan kategori subjek:  Mengelompokkan  arsip  berdasarkan topik, subjek, atau bidang kegiatan yang terkait. 2)Pengelompokkan berdasarkan kategori fungsi: Mengelompokkan  arsip  berdasarkan  fungsi atau tugas yang dilakukan oleh organisasi atau departemen.
3)Pengelompokkan berdasarkan kategori waktu:  Mengelompokkan  arsip  berdasarkan periode  waktu,  seperti  tahun,  bulan,  atau dekade. Pengelompokan arsip yang dilakukan di Bidang Anggaran Pada BPKAD Provinsi Jawa Tengah  yakni  dengan  mengelompokan  arsip berdasarkan tahun arsip.
c.Pendeskripsian Soemantri
menjelaskan bahwa pendeskripsian  adalah  proses  menggambarkan dan  menjelaskan  secara  detail  tentang  isi,
karakteristik, dan atribut suatu arsip atau koleksi arsip. Pendeskripsian meliputi informasi tentang judul, tanggal, penulis, subjek, deskripsi fisik, dan informasi lain yang relevan untuk memahami dan mengidentifikasi  arsip  tersebut.  (Gamal  & Soemantri, 2017). Tidak ada kegiatan pencatatan atau pendiskripsian isi informasi arsip baik secara manual atau elektronik..
d.Pembungkusan arsip Dalam  hal  ini,  pembungkusan  arsip dimana berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder  dibungkus  menggunakan  kertas  kissing. (NASUTION,  2021).  Tidak  dilakukan  kegiatan pembungkusan  arsip,  arsip  hanya  ditumpuk, dimasukan  pada  bisnis  file  kemudian  disimpan dalam kardus dan karung.
e.Memaasukan folder kedalam boks dan plabelan boks
Pada bagian ini, menempatkan binder di dalam  kotak  dan  memberi  label  pada  kotak Binder arsip yang telah dikotakkan dimasukkan ke  dalam  kotak,  kemudian  binder  diberi  nomor sesuai  dengan  nomor  urutnya  dan  masing- masing petak diberi nomor dimulai dari angka 1 (satu).  Setiap  kotak  hanya  memiliki  satu  jenis (satu  kode  jenis)  dengan  tahun  yang  sama. Pengisian arsip di dalam kotak tidak boleh terlalu penuh,  jarak  minimal  2  cm  agar  memudahkan dalam memasukkan dan bila perlu mengeluarkan arsip  .  Langkah  selanjutnya  adalah  mengatur kotak-kotak  di  rak  secara  berurutan  dengan urutan angka kecil di sebelah kiri. Jumlah kotak dalam  satu  baris  harus  sama  agar  lebih  mudah ditemukan. (NASUTION, 2021) Tidak ada penyimpanan pada boks arsip. Arsip hanya disimpan dalam kardus dan karung.
f.Penataan boks arsip ke rak arsip Daftar  arsip  dibuat  sebagai  sarana penemuan  kembali  arsip.  Dalam  penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu  metode  penemuan  langsung  dan  metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem filing  alfabetis  dan  subyek  maka  menggunakan metode  penemuan  langsung.  Sedangkan  sistem filing  geografis  dan  numerik  penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan  metode  penemuan  tidak  langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan  sehingga  arsip  yang  disimpan  dalam boks  dapat  diketahui  melaui  nomor  boks  yang identifikasinya  dapat  dicari  dalam  daftar  arsip. Arsip hanya diletakan pada tempat kosong atau ruangan  kosong,  karena  tidak  ada  ruang
penyimpanan arsip serta rak arsip.

## 5. HAMBATAN  DALAM  PENATAAN  ARSIP INAKTIF  DI  BIDANG  ANGGARAN  PADA BPKAD PROVINSI JAWA TENGAH
Kegiatan  penataan  arsip  inaktif  di  Bidang Anggaran Pada BPKAD Provinsi Jawa Tengah hanya  dilakukan  oleh  1  orang  pegawai  saja, dimana  pegawai  tersebut  bukan  merupakan seorang yang berlatarbelakang dari kearsipan sehingga  kurang  memahami  bagaimana sistem penataan yang sesuai dengan prosedur. Kurangnya tenaga SDM dalam menangi arsip inaktif  ini  juga  menjadi  kendala  sehingga menjadikan penumpukan arsip karena banyak arsip yang tercipta namun tenaga SDM kurang.
2. Kurangnya sarana prasarana kearsipan Kurangnya  sarana  prasarana  kearsipan  ini seperti tidak adanya rak arsip, boks arsip, dan kertas  pembungkus  arsip.  Tidak  adanya sarana  prasarana  ini  menjadikan  beberapa kendala, seperti:
a.
Tidak  adanya  rak  arsip  menjadikan arsip  hanya  diletakan  di  lantai  pada  pojok ruangan dan terjadi penumpukan arsip. b. Tidak  adanya  boks  arsip  menjadikan arsip  hanya  disimpan  begitu  saja  di  kardus atau karung. c. Tidak  adanya  kertas  pembungkus arsip menjadikan arsip hanya disimpan pada bisnis file dan dimasukan kedalam kardus atau karung. 3.
Tidak  adanya  ruang  penyimpanan arsip
Tidak  adanya  ruang  penyimpanan  arsip  ini menjadikan  penumpukan  arsip  pada  sudut ruangan  karena  arsip  yang  ada  hanya disimpan  pada  kardus  dan  karung  dimana ardus  dan  karung  tersebut  diletakann  begitu saja di lantai pada pojok ruangan.

## CONCLUSION
Penataan  arsip  inaktif  adalah  proses pengorganisasian  dan  pengaturan  arsip  yang tidak  lagi  aktif  digunakan  dalam  kegiatan operasional atau administratif suatu
organisasi. Tujuan dari penataan arsip inaktif adalah  memastikan  arsip  tersebut  tetap terjaga,  mudah  diakses  jika  diperlukan,  dan terhindar dari kerusakan atau kehilangan.
Penataan  arsip  inaktif  di  BPKAD Provinsi  jawa  tengah  dari  hasil  wawancara didapatkan hasil bahwa, dalam penataan arsip inaktif  berkas  hanya  sekedar  diggabungkan
menjadi  satu  tanpa  dilakukan  kegiatan pememilahan  antara  arsip  dan  non  arsip, adapun  non  arsip  seperti  :  map,  amplop- amplop, dan duplikat yang berlebihan. Berkas dikelompokkan berdasarkan tahun, dalam hal ini  berkas  arsip  tidak  dibungkus  sehingga berkas tidak terawat dan dipenuhi debu. Lalu berkas  berkas  tersebut  hanya  dimasukkan kedalam  karung  ataupun  kardus,  kemudian berkas  berkas  tersebut  hanya  diletakan  pada pojok ruangan.
Dari  hasil  wawancara  dan  oservasi yang  dilakukan  selama  3  bulan  di  Bidang Anggaran  Pada  BPKAD  Provinsi  Jawa  Tengah terdapat  beerapa  hambatan,  yakni  kurangnya kualitas  SDM  dan  kurangnya  dari  segi  sarana dan prasarana penyimpanan arsip.

## REFERENCES
Amirudin,  S.  (2016). Penataan  Arsip  Dalam Meningkatkan Evektivitas Pekerjaan Administrasi  Pada  Bagian  Pasca  Panen Dan  Kesehatan  Masyarakatveterimen Dinas  Peternakan  Provinsi  Kalimantan
Timur .  Jurusan  Administrasi  Bisnis POLTEK.
Barthos, B. (2016). Manajemen kearsipan untuk lembaga  negara,  swasta  dan  perguruan tinggi .
Creswell,  J.  W.  (2016).  Research  design: pendekatan metode kualitatif, kuantitatif, dan  campuran. Yogyakarta:  Pustaka Pelajar , 5 . Gamal, A., & Soemantri, A. I. (2017). The effect of  balanced  scorecard  on  the  private college  performance  (Case  study  at  the University  of  WR  Supratman  Surabaya). Archives of Business Research–Vol. 5, No. 5 ,
5 (5). Hidayat, H. (n.d.). Hirarki pengaruh pemberitaan  Jokowi  pada  laporan  utama Majalah Tempo edisi April-Juni 2014 . Murniati. (2022). Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di Sekolah Menengah Atas Negeri  12  Pekanbaru .  Universitas  Islam Negeri  Sultan  Syarif  Kasim  Riau Pekanbaru.
NASUTION,  S.  H.  (2021). Peningkatan akuntabilitas  Laporan  Keuangan  melalui Sistem  Informasi  Dokumen  dan  Arsip Keuangan (SIDAK): Laporan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik . Novidiantiko, D. (2019). Manajemen kearsipan.
Sleman: Deepublish . Priansa,  D.  J.  (2014).  Perencanaan  &
pengembangan SDM. Bandung: Alfabeta . Sugiyono,  D.  (2013). Metode  penelitian pendidikan pendekatan kuantitatif,
kualitatif dan R&D . Sumartini,  D.  (2008). Pengatar  Kearsipan . Artike  Kearsipan.  Retrieved  from http://dpad.jogjaprov.go.id/Article/Arc hive/Vieww/Pengantar-Kearsipan- 80%5C