## Management  Of  Archives  At  The  Pekanbaru  City  Personnel  And  Human  Resources Development Agency Service

## Pengelolaan Surat Arsip Pada Dinas Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru
Sitti Rahmah 1* , Virna Museliza 2 , Nanda Suryadi 3 , Sri Wike Rahayu 4
Jurusan Ilmu Administrasi Negara, Universitas Islam Negeri Sultan syarif Kasim Riau 1,2,3,4 sitti.rahmah@uin-suska.ac.id 1 , virna.museliza@uin-suska.ac.id 2 , nanda.suryadi@uin- suska.ac.id 3 , 11970523562@students.uin-suska.ac.id 4
* Corresponding Author

## ABSTRACT
In managing archives at the staffing agency and human resource development agency, Pekanbaru City has its own advantages and disadvantages, such as storing inactive archives, which already has a large and  neat  place,  but  active  mail  storage  still  lacks  a  filing  cabinet  and  other  infrastructure.  In  its management, it uses a manual system and the Srikandi application. At the staffing agency and human resource development agency in Pekanbaru City, there is still no reliable archivist for managing archival documents at the Personnel Agency Service and Human Resources Development Agency in Pekanbaru City, which results in delays in archiving activities. But even though there are obstacles for this agency, it already has standard operating procedures in every management of archival letters. This study aims to find  out  how  to  manage  archive  letters  at  the  Personnl  Agency  and  Human  Resource  Development Agency  in  Pekanbaru  City  and  what  are  the  obstacles  that  exist  in  the  Personnel  Agency  and  Human Resource  Development  Agency  in  Pekanbaru  City.  In  this  study  the  approach  used  was  descriptive qualitative  where  data  was  collected  through  observation,  interviews,  documentation  with  research informants taken from several employees of the agency.
Keywords : Record Management, Files, Mangement

## ABSTRAK
Dalam pengelolaan arsip pada dinas badan kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia Kota pekanbaru  memiliki  kekurangan  dan  kelebihan  masing-masing  seperti  pada  penyimpanan  surat  arsip inaktif sudah memiliki tempat yang luas dan rapi tetapi pada penyimpanan surat aktif masih kekurangan filin  cabinet  dan  sarana  prasarana  lainnya.  Dalam  pengelolaannya  menggunakan  sistem  manual  dan aplikasi  Srikandi.  Pada  dinas  badan  kepegawaian  dan  pengembangan  sumber  daya  manusia  kota pekanbaru masih belum adanya arsiparis yang handal untuk pengelolaan surat arsip pada dinas badan kepegawaian  dan  pengembangan  sumber  daya  manusia  kota  pekanbaru  yang  mengakibatkan terhambatnya suatu kegiatan pengarsipan. Tetapi meskipun adanya hambatan untuk instansi ini sudah memiliki  standar  operasional  prosedur  dalam  setiap  pengelolaan  surat  arsip.  Penelitian  ini  bertujuan untuk  mengetahui  bagaimana  pengelolaan  surat  arsip  pada  dinas  Badan  kepegawaian  dan pengembangan  sumber  daya  manusia  kota  pekanbaru  dan  apasaja  hambatan  yang  ada  pada  dinas badan  kepegawaian  dan  pengembangan  sumber  daya  manusia  kota  pekan  baru.  Dalam  penelitian  ini metode  pendekatan  yang  digunakan  yaitu  deskriptif  kualitatif  yang  pengumpulan  datanya  melalui obserpasi, wawancara, dokumentasi yang memiliki informen penelitian diambil dari beberapa pegawai yang ada pada instansi BKPSDM Kota Pekanbaru Kata Kunci: Kearsipan, Arsip, Pengelolaan

## 1. Pendahuluan
Arsip  berfungsi  sebagai  “pemberi  memori”  merupakan  “sumber  daya”  dan  “alat pemantauan”  perlu  dibutuhkan  pada  tiap  instansi  lembaga  perencanaan,  analisis, pengembangan,  formulasi  kebijakan,  pengambilan  keputusan,  laporan  pertanggungjawaban, penilaian serta pengendalian kegiatan secara akurat.
Berdasarkan  apa  yang  dikatakan  oleh  (Wardah,  2016)  Pengarsipan  adalah  aktivitas yang sungguh penting selagi instansi masih aktif pada kegiatan teratur ataupun dalam keadaan mengembangankan aktivitas yang dilakukan. Situasi ini dimaksud sebagai arsip dinamis amat dipertimbangkan  pada  suatu  institusi,  dari  segala  pihak  karena  merupakan  kesinambungan pada kegiatan lembaga publik. Kegiatan ini berdampak pada kuantitas arsip yang mengalami perubahan.
Surat sampai saat ini masih digunakan sebagai alat komunikasi yang memiliki kelebihan dari  pada  alat  komunikasi  yang  lainnya.  Salah  satu  kelebihannya  adalah  dapat  menyimpan rahasia serta menyimpan data yang akan lama. Dalam pemerintahan surat dibuat sebagai alat komunikasi yang digunakan pemimpin suatu instansi untuk membuat kebijakan dan keputusan yang efektif dalam menghadapi permasalahn pada suatu instansi (Dhian Suryatama, 2017).
Menurut  virna  museliza  dalam  jurnal  (Museliza,  2019)  mengatakan  bahwa  tujuan kearsipan  ialah  sebagai  Memberikan  pelayanan  di  bidang  kearsipan  dan  sebagai  sarana komunikasi  dalam  penyelenggaraan  dan  kelangsungan  bangsa.  Pengelolaan  surat  arsip  yang kurang  tepat,  menyebabkan  ruangan  tidak  teratur,  ruangan  yang  tidak  bersih  serta  kurang nyamannya suatu ruangan yang bisa menimbulkan penurunan produktivitas para pekerja dan juga kinerja institusi.
Dalam  penyimpanan  terdapat  pada  dinas  BKPSDM  Kota  Pekanbaru  sudah  terdapat penempatan cukup besar dan tertata rapih. Memiliki brangkas anti api dan juga tersusun rapi beserta perlengkapan lainnya seperti temperature, alaram system dan smoce detector.

## Gambar 1. Arsip kantor BKPSDM
Sebelum arsip yang sudah diolah masuk kedalam ruang penyimpanan, terlebih dahulu kantor  BKPSDM  menyimpam  arsip  tersebut  dalam  lemari  yang  dinamakan  dengan  filing cabinet menurut kode.
Dalam  suatu  instansi  memiliki  surat  masuk  seperti  undangan,  peminjaman  ruangan, permohonan  penelitian,  surat  pengiriman  kepegawaian,  kenaikan  gaji  pegawai  dan  lainnya. Surat keluar juga seperti surat umum, kesejahteraan pegawai,
pengawasan,  anggaran  dan  juga  adanya  surat  cuti  pegawai  dengan  alasan  tertentu, surat perjalanan dinas/surat penugasan juga Sk mutasi.
Untuk  melihat  bagaimana  gambaran  pengarsipan  dokumen  pada  dinas  Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia kota Pekanbaru table dibawah:
Table 1. Data Surat Pertahun BKPSDM Kota Pekanbaru No  Data Jumlah surat tahunan 2020 2021 2022 1 Surat Masuk 90 108 92 2 Surat Keluar 8 15 6 3 Kepegawaian 9 22 20 3 Surat Cuti 19 122 103 4 Surat Perintah Tugas 45 35 20 5 Sk Mutasi 4 7 1 Jumlah surat 175 303 242 Sumber: bagian Umum BKPSDM kota pekanbaru 2022
Dari  pengelolaan  arsip  di  atas,  adanya  fenomena  terdapat  pada  Dinas  BKPSDM  Kota Pekanbaru  yaitu  dikaitkan  dengan  pelestarian  dokumen-dokumen  seperti: format penyimpanan yang berantakan Akibatnya, butuh waktu lama untuk mengembalikan arsip. Fenomena  yang  ada  pada  dinas  BKPSDM  dalam  penanganan  surat  arsip,  seringkali terdapat  permasalahan  yang  timbul  dari  proses  penanganannya,  dimana  masalah  tersebut terjadi secara langsung atau tidak langsung. Masalah tersebut terkait dengan sejumlah faktor, seperti faktor internal dan eksternal yaitu pertama pemahaman yang kurang oleh pengelola atas  pentingnya  arsip,  kedua  sumber  daya  manusia  yang  kurang  memadai,  ketiga  kurang bertanggung  jawabnya  dalam  peminjaman  arsip,  keempat  kurangnya  tata  kerja  pengelolaan arsip  yang  kurang  mengikuti  perkembangan  zaman  sehingga  dalam  pengelolaannya  menjadi kurang sistematis.

## 2.  Metode Penelitian
Penelitian  yang  digunakan  pada  pengelolaan  surat  arsip  pada  Dinas  Badan Kepegawaian  dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  Kota  Pekanbaru  menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Menurut Sugiyono penelitian kualitatif adalah metode yang berlandasan dengan filsafat post-positivisme, yang berguna dalam melihat objek penelitian  secara  alamiah  untuk  menganalisis  hubungan  variable  objek  penelitan  bersifat sebab akibat sehingga penelitian bersifat independen dan dependen. (Sugiyono, 2012)
Lokasi  penelitian  ini  terdapat  pada  Dinas Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan Sumber  Daya  Manusia  Kota  Pekanbaru  pada  saat  ini  berlokasi  pada  Komplek  Perkantoran Walikota  Pekanbaru  lantai  1  Jalan  Abdul  Rahman  Hamid  Kelurahan  Tuah  Negeri  Kecamatan Tenayan Raya.
Adapun  dalam  penelitian  ini  menggunakkan  Teknik  purposive  sampling  dan  Teknik snowball agar mendapat kan informasi dari orang yang mengetahui informasi tentang objek permasalahannya.  Pedoman  pada  penelitian  ini  menggunakan  observasi,  wawancara  dan dokumentasi secara langsung dan Analisa data menguunakan reduksi data, penyajian data dan membuat  kesimpulan  pada  bulan  oktober  2022  di  dinas  Badan  kepegawaian  dan pengembangan sumber daya manusia kota Pekanbaru.

## 3. Hasil Dan Pembahasan
Dalam suatu pengelolaan surat pada suatu instansi pasti memiliki keteraturan dalam pengelolaannya.  Suatu  intstansi  pasti  ingin  memberikan  pelayanan  yang  terbaik  untuk meningkatkan suatu kinerja pada suatu intansi tersebut.
Yang  dikatakan  Virna  Museliza  pada  bukunya  yang  berjudul  “Manajemen  Logistik Sektor  Public”  beliau  mengatakan  fungsi  pengelolaan  ini  ada  empat  yaitu  perencanaan, pengorganisasian, pengarahan juga pengawasan (Virna museliza, S.E., 2019) . jika semua fungsi ini  berjalan  dengan  baik,  maka  suatu  pengelolaan  pasti  akan  mendapatkan  hasil  yang  baik.
Begitu juga dengan Dinas Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru, memaksimalkan pengelolaan surat arsip ini dengan berbagai cara.
Pada pengelolan surat arsip, pemerintah sudah membuat peraturan tentang kearsipan yaitu  peraturan  pemerintah  nomor  28  tahun  2012  tentang  pelaksanaan  undang-undamg nomor  43  tahun  2009  tentang  kearsipan  yang  menjadi  pedoman  suatu  intansi  dalam pengelolaan arsip yang baik.

## Sistem kearsipan surat
Dari hasil penelitian pada Dinas Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru sebut mendapatkan yaitu: system yang digunakan pada dinas Badan Kepegawaian  Dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusai  Kota  Pekanbaru  ini  yaitu menggunakan  sistem  penomoran,  kronologis  (tanggal)  dan  juga  menggunakan  aplikasi  dari pemerintah Srikandi arsip. Tujuan dari penggunaan sistem penomoran dan kronologis tersebut dapat memudahkan dalam pencarian di filing cabinet.
Untuk  penggunaan  sistem  aplikasi  srikandi  arsip  ini  masih  baru  diterapkan  oleh instansi  pada  tahun  2022.  Dengan  adanya  sistem  aplikasi  srikandi  dapat  memudahlan  suatu penyimpanan  surat  arsip  pada  BKPSDM  kota  Pekanbaru  meskipun  karena  aplikasi  ini  masih baru masih adanya kekurangan-kekurangan dalam penggunaannya.

## Penciptaan surat arsip
Proses  dalam  suatu  penciptaan  surat  arsip  merupakan  kegiatan  awal  dari  setiap organisasi. Apabila suatu organisasi tidak menjelaskan dari mana alur penciptaan suatu arsip tersebut, maka akan sulit untuk melakukan kegiatan pengarsipan secara baik dan juga benar dengan ketentuan prosedur yang sudah dibuat oleh instansi tersebut.
Setiap  adanya  surat  masuk  ataupun  surat  keluar  dalam  proses  pengurusannya dilakukan  dengan  cara  berkoordinasi  dengan  pimpinan  dan  didisposisi  oleh  sekretaris  lalu untuk masalah kearsipan dilakukan oleh masing-masing bidang, tetapi untuk penomoran tetapi dilakukan  dibagian  umum  begitupun  pada  surat  masuk,  penyimpanan  surat  masuk  diterima pada  bagian  umum  yang  kemudian  diteruskan  untuk  bagian  lain  sesuai  dengan  maksud  dan tujuan dari surat tersebut. Salah satu contoh SOP surat masuk, surat keluar dan surat cuti pada BKPSDM Kota pekanbaru.
SOP Surat Masuk BKPSDM Kota Pekanbaru
Gambar 2. SOP Surat Masuk

## SOP Surat Keluar BKPSDM Kota Pekanbaru
Gambar 3. SOP Surat Keluar SOP Surat Cuti BKPSDM Kota Pekanbaru

## Gambar 4. SOP Surat Cuti
Penggunaan surat arsip
Pada  dinas  Badan  Kepegawaian  Dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  Kota Pekanbaru  menggunakan  cara  yang  cukup  cepat  dalam  peminjaman  surat  atau  arsip  itu sendiri, tetapi dalam Standar Oprasional Prosedur dari dinas BKPSDM itu sendiri masih belum mencantumkan batas waktu bagi si peminjam dalam pengembalian surat arsip itu sendiri, ini menyebabkan  adanya  kelalaian  pada  suatu  kegiatan  pengarsipan  karena  bisa  jadi  arsip  itu belum tentu dikembalikan dan juga tidak ada sangsi bagi sipeminjam jika terlambat ataupun tidak mengembalikan surat arsip itu sendiri.

## Pemeliharaan surat arsip
Pada  pemeliharaan  surat  arsip  di  BKPSDM  Kota  Pekanbaru  sudah  memiliki  ruangan yang luas dan rapi untuk surat inaktif yang memiliki fasilitas brangkas anti api, temperature, cctv, alaram system, smoce detector dan dehumidifier yang dapat menjaga sistem keamanan pada ruangan tersebut, tetapi dalam penyimpanan surat aktif masih belum baik karena masih banyaknya kekurangan filing cabinet pada dinas badan BKPSDM kota Pekanbaru.
Kegiatan membersihkan untuk menjaga usia arsip juga mengurangi kerusakan, petugas rutin  penyedot  debu  untuk  membersihkannya.  Setelah  menggunakan  arsip,  pengelola  arsip akan memeriksa dan menata rak-rak arsip dengan menggunakan kode pengenal arsip sesuai dengan letak aslinya, sehingga pengguna arsip dapat dengan mudah menemukan arsip yang dibutuhkannya. (Basya & Puspasari, 2021)
Dan untuk adanya aplikasi Srikandi pada saat ini dapat memudahkan keamanan suatu surat  arsip  yang  secara  tidak  langsung  sudah  tersimpan  didalam  aplikasi  tersebut  walaupun masih ada hambatan ataupun kekurangn yang terdapat dalam penggunaan aplikasi tersebut seperti kendala jaringan dan juga aplikasi ini tergolong baru, jadi masih dalam tahap percobaan untuk  penggunaannya  oleh  pegawain  pada  Dinas  Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru.

## Layar Depan Aplikasi Srikandi
Gambar 5. Layar depan aplikasi Srikandi

## Sumber: bagian umum BKPSDM Kota Pekanbaru

## Penyusutan surat arsip
Penyusutan  arsip  yang  telah  lewat  masa  aktif  nya  atau  yang  sering  disebut  dengan surat  Inaktif  merupakan  bagian  dari  pengelolaan  surat  arsip  arsip  aktif.  Untuk  penyusutan surat arsip inaktif akan ditempatkan diruangan khusus surat arsip inaktif dan jika sudah berusia 5  (lima)  tahun  akan  dipilih  lagi  maka  yang  sekiranya  masih  dibutuhkan  dan  setelah  dipilih tersebut sisanya akan dimusnakan cara dihancurkan dengan mesin penghancur paper shredder dan setelah itu dibakar dengan persetujuan Arsip Nasinoal Republik Indonesia (ANRI).

## Factor  hambatan  dalam  pengelolaan  surat  arsip  pada  dinas  badan  kepegawaian  dan pengembangan sumber daya manusia.

## Sumber daya manusia
Dalam suatu instansi pasti memiliki suatu kekurangan yang harus diperbaiki pelayanan agar  menjadi  lebih  baik  lagi.  Dan  salah  satu  hambatan  yang  dihadapi  oleh  Dinas  Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Pekanbaru, untuk saat ini belum mempunyai  arsiparis  yang  handal  untuk  menangani  permasalahan  arsip  tersebut.  Kegiatan pengarsipan  hanya  dilakukan  oleh  pegawai  yang  seharusnya  bukan  bidang  atau  tidak  dalam ruang  lingkup  pekerjaannya  dan  berdampak  kepada  pengelolaan  arsip,  yang  membuat  pada pengelolaan  arsip  di  dinas  BKPSDM  Kota  Pekanbaru  dapat  dikatakan  cukup  sederhana.  Dan karena arsiparis yang belum ada, mengakibatkan juga dalam pendistribusian arsip juga kurang teratur, dan kemungkinan buruk terjadi dapat membuat arsip hilang/ tercecer.

## Sarana prasarana
Dalam  suatu  instansi  pasti  memerlukan  suatu  sarana  prasarana  yang  baik  untuk melakukan  kegiatan  sehari-hari  dalam  memberikan  pelayanan,  tidak  kalah  dengan  instansi badan  kepegawaian  dan  pengembangan  sumber  daya  manusia  kota  pekanbaru  ini,  pastinya memerlukan sarana prasarana yang baik juga.
Pada  sarana  prasarana  dinas  Badan  Kepegawaian  Dan  Pengembangan  Sumber  Daya Manusia ini hanya kekurangan pada alat alat saja seperti mesin potokopi yang rusak dan juga kurangnya filing cabinet yang membuat terkadang tercecer atau bisa jadi surat arsip itu hilang. Tetapi untuk arsip yang inaktif sudah memiliki ruangn penyimpanan yang bagus yang memiliki fasilitas yang lengkap dan juga terjaga. Dan untuk masalah jaringan masih sering hilang timbul karena  banyak  kegiatan  yang  mengakibatkan  jaringan  tersebut  sangat  lambat  dan  juga menghambat  pengelolaan  arsip  pada  dinas  badan  kepegawaian  dan  pengembangan  sumber daya manusia kota pekanbaru.

## 4. Penutup Kesimpulan
Pada pengelolaan surat arsip di dinas Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya  Manusia  Kota  Pekanbaru  memiliki  sistem  manual  dan  menggunakan  aplikasi  Srikandi arsip. Penciptaannya sudah menggunakan SOP tetapi masih adanya kekurangan seperti tidak ada sangsi terhadap seorang peminjam yang tidak mengembalikan surat tepat waktu atau pun hilang.  Dalam  pemeliharaan  surat  untuk  surat  aktif  masih  kekurangan  filing  cabinet  tetapi untuk  surat  inaktif  sudah  memiliki  fasilitas  yang  menunjang  keamanan  pada  dinas  BKPSDM kota  Pekanbaru.  Untuk  pemusnahannya  menggunakan  metode  penggilingan  kertas  lalu dibakar.  Hambatan  yang  dihadapi  yaitu  belum  adanya  arsiparis  yang  handal  dan  juga  masih kurangnya  sarana  prasarana  dalam  pengelolaan  surat  arsip  pada  dinas  Badan  Kepegawaian dan pegembangan sumber daya manusia kota pekanbaru.

## Daftar Pustaka
Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Bungah Kabupaten
Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 9 (2), 439–453.
https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p439-453 Dhian  Suryatama,  M.  D.  (2017). PENGELOLAAN  SURAT  MASUK  DAN  SURAT  KELUAR  PADA  KANTOR KECAMATAN KALASAN YOGYAKARTA . 6 , 06 , 580–589.
Museliza, V. (2019). Analisis Pengelolaan Sistim Kearsipan Statis Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Jurnal EL-RIYASAH , 9 (2), 15. https://doi.org/10.24014/jel.v9i2.6789 Sugiyono. (2012). Metode penelitian kuantitatif, kualitatif dan R&D . Alfabeta.
Virna museliza, S.E., M. S. (2019). Manajemen logistic sector public . PT Raja Grafindo perseda. Wardah,  M.  (2016).  Pengelolaan  arsip  dinamis. Libria , 8 (1),  51–68.  https://jurnal.ar- raniry.ac.id/index.php/libria/article/view/1223
Perundang-undangan Peraturan pemerintah tahun 2012 tentang tentang pelaksanaan undang-undamg nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.