## ANALISIS LAMA WAKTU PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN UNTUK PASIEN LAMA POLI BEDAH ONKOLOGI DI RSAL DR.

## RAMELAN SURABAYA TAHUN 2020
Bastin Nur Aliefia 1 , Gamasiano Alfiansyah 2* , Indah Muflihatin 3
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: nuraliefia06@gmail.com 1 , gamasiano.alfiansyah@polije.ac.id 2 , indah_muflihatin@polije.ac.id 3

## Abstrak
Poliklinik  di    RSAL  dr.  Ramelan  Surabaya yang memiliki  kunjungan  pasien terbanyak  setiap harinya  adalah poli  bedah  onkologi  daripada  poli  bedah  lainnya  yaitu  ±  55 –  60  pasien,  disini  peneliti  melihat  dengan banyaknya  permintaan  berkas  rekam medis maka  penyediaan  berkas rekam medis  harus secepat mungkin dan harus tetap memenuhi standar yang ada. Namun dalam kenyataannya penyediaan berkas rekam medis masih melebihi standar. Hasil dari observasi yang saya lakukan untuk mencari 1 berkas membutuhkan waktu 5 menit sampai berkas itu di catat di buku register setiap poli yang bertujuan bahwa berkas dengan no. RM tersebut  sudah  terkirim  lalu  di  barcode  atau  dikirim  melalui  SIMRS,  seharusnya  dengan  begitu  bertanda bahwa berkas  rekam medis sudah  harus  ada  di poliklinik  namun  disini  berkas masih  diletakkan  diatas meja sangat  lama  yaitu  sekitar  15  menit  dan  juga  bisa  lebih  dari  yang  seharusnya  dikirim  ke  poliklinik.  Dengan begitu  berkas  tidak  sampai  ke  poliklinik  sesuai  SPM  (Standar  Pelayanan  Minimal)  Rumah  Sakit .  Tujuannya untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk penyediaan berkas rekam medis di rawat jalan untuk  pasien  poli  bedah  onkologi  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya.  Jenis  penelitian  yang  digunakan adalah  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  berupa  wawancara  dan  observasi.  Populasi  pada  penelitian  ini adalah  seluruh  berkas rekam medis  rawat  jalan  untuk  pasien  bedah onkologi  pada  bulan maret  2020.  Hasil yang  diperoleh  dari  penelitian  yaitu  lama  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  untuk  pasien lama poli bedah onkologi melebihi standart yang ditetapkan yaitu dibutuhkan waktu rata-rata 11 menit untuk setiap berkas sampai di poliklinik.
Keywords : keterlambatan, penyediaan, standar waktu, berkas rekam medis rawat jalan, analisis penyedian

## Abstract
Polyclinic  at  RSAL  dr.  Ramelan  Surabaya  which  has  the  most  number  of  patient  visits  every  day  is  poly surgical oncology than other poly surgery which is ± 55 - 60 patients, here researchers see that with the many requests for medical record files, the supply of medical record files must be as fast as possible and must still meet existing standards. But in reality the supply of medical record files still exceeds the standard. The results of the observations I made to search for 1 file took 5 minutes until the file was recorded in the register of each poly, aiming that the file with no. The RM has been sent and then barcoded or sent via SIMRS, it should be marked that the medical record file must already be in the clinic but here the file is still placed on the table very long which is about 15 minutes and can also be more than it should be sent to the polyclinic. That way the file does not get to the clinic according to the Hospital Minimum Service Standards (SPM). The aim is to find out how long it takes to provide medical records in outpatients for poly surgical oncology patients at RUMKITAL Dr.  Ramelan  Surabaya.  This  type  of  research  is  qualitative.  Data  collection  techniques  in  the  form  of interviews and observations. The population in this study were all outpatient medical record files for oncology surgery patients in March 2020. The results obtained from the study were the length of time the provision of outpatient medical record files for old poly surgical oncology patients exceeded the established standard that required an average time 11 minutes for each file arrived at the polyclinic.
Keywords: delays, provision, time standards, outpatient medical record file, supply analysis

## 1. Pendahuluan
RSAL Dr. Ramelan merupakan rumah sakit tipe A paripurna yang menyediakan pelayanan spesialis dan sub spesialis luas. Sebagai rumah sakit yang menyediakan pelayanan lengkap maka RSAL  Dr.  Ramelan menjadi  rumah  sakit  rujukan  tertinggi  di  Provinsi  Jawa  Timur  yang  ditetapkan oleh  pemerintah  atau  disebut  pula  sebagai  rumah  sakit  pusat.  Sebagian  besar  pasien  di  Jawa Timur  yang  tidak  dapat  ditangani  di  daerah-daerah  akan  dirujuk  ke  rumah  sakit  ini.
Penyelenggaraan  rekam  medis  di  suatu  rumah  sakit  dapat  menjadi  bukti  bahwa  rekam  medis sangat dibutuhkan dalam pelayanan pasien.
Menurut  Permenkes  RI  No  269/Menkes/Per/III/2008  tentang  Rekam  Medis  pada  pasal  1, rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien. Informasi  yang  terdapat  dalam  rekam  medis  sangat  berguna  karena  dapat  digunakan  sebagai salah  satu  saran  komunikasi  antar  tenaga  kesehatan  dalam  memberikan  pelayanan  kesehatan kepada  pasien.  Penyelenggaraan  rekam  medis  dilakukan  untuk  mewujudkan  tertib  administrasi dalam pengelolaan, termasuk dalam penyediaan dokumen rekam medis pada saat pelayanan.
Kecepatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  sampai  ke  poliklinik  menjadi  indicator  dalam mengukur  kepuasan  pasien.  Semakin  cepat  rekam  medis  tersedia  dan  sampai  di  poliklinik  maka semakin  cepat  pula  pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Waktu  penyediaan  berkas  rekam medis yang cepat juga menjadi tolak ukur dalam mutu pelayanan kesehatan (Abdullah 2013).
Berdasarkan observasi yang dilakukan di bagian file bawah atau tempat penyedia berkas rekam medis pasien, saya melihat masih banyak berkas yang masih tidak diantarkan ke poliklinik padahal  standart  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  menurut  Kepmenkes  No.  129  Tahun 2008  untuk  pasien  rawat  jalan adalah  ≤  10  menit  dan  disana  berkas  masih  banyak  yang  belum terkirim  bahkan  sudah  melebihi  standart  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  untuk  pasien rawat jalan.
Poliklinik  yang  memiliki  kunjungan  pasien  terbanyak  setiap  harinya  adalah  poli  bedah onkologi daripada poli bedah lainnya yaitu ± 50 – 60 pasien, disini saya melihat dengan banyaknya permintaan  berkas  rekam  medis  maka  penyediaan  berkas  rekam  medis  harus  secepat  mungkin dan  harus  tetap  memenuhi  standar  yang  ada.  Namun  dalam  kenyataannya  penyediaan  berkas rekam  medis  masih  melebihi  standar.  Hasil  dari  observasi  yang  saya  lakukan  untuk  mencari  1 berkas  membutuhkan  waktu  5  menit  sampai  berkas  itu  di  catat  di  buku  register  setiap  poli  yang bertujuan bahwa berkas dengan no. RM tersebut sudah terkirim lalu di barcode atau dikirim melalui SIMRS,  seharusnya  dengan  begitu  bertanda  bahwa  berkas  rekam  medis  sudah  harus  ada  di poliklinik namun disini berkas masih diletakkan diatas meja sangat lama yaitu sekitar 15 menit dan juga  bisa  lebih  dari  15  menit  yang  seharusnya  dikirim  ke  poliklinik.  Dengan  begitu  berkas  tidak sampai ke poliklinik sesuai SPM (Standar Pelayanan Minimal) Rumah Sakit.
Dengan  masalah  yang  ada  diatas  mengakibatkan  mutu  pelayanan  Rumah  Sakit  menjadi lambat dan melebihi dari SPM (Standar Pelayanan Minimal), yang seharusnya penyediaan berkas rawat jalan hanya ≤ 10 menit namun disini melebihi standart waktu yaitu 20 menit dari pencarian berkas hingga berkas sampai ke poliklinik yang dituju .

## 2. Metode Penelitian
Pada penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif untuk menggambarkan data yang diperoleh dari hasil observasi waktu penyediaan dokumen rekam medis untuk pasien bedah onkologi pada bulan maret tahun 2020.

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Rancangan  penelitian  ini  menggunakan  penghitungan  lama  waktu  penyediaan  berkas rekam medis untuk pasien rawat jalan poli bedah onkologi dan dimana pengambilan data dilakukan pada waktu tertentu yaitu pada bulan maret 2020.

## 2.2  Subjek Penelitian
Populasi  pada  penelitian  ini  adalah  seluruh  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  untuk  pasien bedah onkologi pada bulan maret 2020 sebanyak 1500 dokumen rekam medis. Besarnya sample
dalam  penelitian  ini  ditentukan  dengan  rumus slovin adalah  93  berkas  rekam  medis  rawat  jalan pasien  lama  poli  bedah  onkologi.  Disini  kita  menghitung  lama  waktu  penyediaan  berkas  rekam medis dari petugas mengambil seluruh berkas yang diperlukan sampai berkas sampai ke poliklinik itu membutuhkan waktu berapa lama.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  di  dalam  penelitian  ini  yaitu  wawancara  dan observasi.  Wawancara  dilakukan  dengan  cara  terstruktur  yang  mana  peneliti  melakukan wawancara kepada 3 petugas yang bertanggung jawab terhadap berkas rekam medis rawat jalan poli bedah onkologi tentang penyabab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis. Observasi dilakukan  untuk  mengamati  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  selama  bulan  maret  tahun  2020  di RSAL Dr. Ramelan Surabaya.

## 2.4 Metode Analisis Data
Data  pada  penelitian  ini  dianalisis  dengan  menggunakan  analisis  kualitatif  yaitu  dengan memaparkan  hasil  observasi  dan  penghitungan  lama  waktu  penyediaan  setiap  berkas  rekam medis mulai dari petugas mencari berkas hingga berkas  sampai ke poliklinik dan ditemukan rata- rata waktu penyediaan berkas rekam medis untuk pasien poli bedah onkologi di RSAL dr. Ramelan Suranaya.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Mengetahui alur pasien rawat jalan
Di Rumah Sakit RSAL Dr. Ramelan Memiliki alur pasien rawat jalan, yaitu perjalanan mulai dari pasien dating ke rumah sakit sampai pasien mendapat pelayanan kesehatan di rumah sakit. Berikut Alur Pasien Rawat Jalan tersebut :
Gambar 1. Alur Pasien Rawat Jalan

## 3.2 Mengetahui lokasi penyimpanan berkas rekam medis
Ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  RSAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  berada  di  2 lokasi yaitu di lantai 1 dan lantai 2. Untuk ruang penyimpanan rekam medis lantai 1 bersebelahan dengan  ruangan  pendaftaran  pasien  baru.  Untuk  ruang  penyimpanan  rekam  medis  lantai  2 bersebalahan dengan ruang kantor minmed.

## 3.3  Mengetahui  lama  waktu  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan  untuk  pasien  lama  poli bedah onkologi di RSAL Dr. Ramelan Surabaya
Standart  waktu  yang  ditetapkan  untuk  penyediaan  dokumen  rekam  medis  pada  pelayanan rawat jalan adalah kurang dari atau sama den gan 10 menit (≤10 menit). Sedangkan standar waktu penyediaan  dokumen  rekam  medis  pada  pelayanan  rawat  inap  adalah  kurang  dari  atau  sama dengan 15 menit (≤15 menit).
Tabel 1. Lama Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Standar waktu Jumlah berkas rekam medis Total lama waktu penyediaan (menit) Rata-rata lama waktu penyediaan (menit) Ʃ % ≤10 menit 14 40 70 5 ≥10 menit 21 60 344 16.4 Total 35 100 414 11.8
Berdasarkan  tabel  diatas,  dapat  diketahui  bahwa  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat jalan  pasien  lama  poli  bedah  onkologi  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  terhadap  35  berkas rekam medis, yaitu 40% berkas rekam medis telah memenuhi standar ≤10 menit. Sedangkan 60% berkas rekam medis lainnya belum memenuhi standar pelayanan minimum (≥10 menit).
Dari hasil pengamatan terhadap 35 berkas rekam medis pada saat melaksanakan penelitian di  RSAL  dr.  Ramelan  Surabaya,  diketahui  bahwa  penyediaan  berkas  rekam  medis  yang  telah memenuhi  standar  (≤10  menit)  ada  40%  dengan  rata-rata  waktu  penyediaan  yaitu  5  menit, sedangkan untuk penyediaan berkas rekam medis yang belum memenuhi standar (≥10 menit) ada 60%  dengan  rata-rata  waktu  penyediaan  yaitu  16  menit.  dan  didapat  penghitungan  lama  waktu penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan  untuk  pasien  lama  poli  bedah  onkologi  dari  TPP  sampai dengan  berkas  dikirim  ke  poli  bedah  onkologi,  dibutuhkan  waktu  rata-rata  11  menit  untuk  setiap berkas rekam medis.

## 3.4  Mengetahui  faktor penyebab  keterlambatan penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan untuk pasien lama poli bedah onkologi di RSAL Dr. Ramelan Surabaya
Menurut  Harington  Emerson  dalam  Phiffner  Jhon  F.  dan  Prethus  Robert  V.  (1960) manajemen  mempunyai  lima  unsur  (5M),  yaitu  Man,  Money,  Materials,  Mechines  dan  Methods. Dari  situ  peneliti  mengambil  dari  5  unsur  tersebut  untuk  menentukan  faktor  penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan untuk pasien lama poli bedah onkologi di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya, yang antara lain sebagai berikut :
a. Man
Tanpa  adanya  manusia  maka  tidak  aka  nada  perencanaan  dan  juga  proses  kerja  dalam manajemen.  Intinya  manusia  sebagai  faktor  utama  untuk  menjalankan  suatu  proses manajeman  dan  suatu  organisasi  tidak  dapat  berkembang  tanpa  adanya  sumber  daya
manusia. Untuk alasan ini, perusahaan bisnis progresif melatih dan memperlakukan karyawan mereka dengan baik.
Dan  dari  situ  faktor  penyebab  dari  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  yaitu faktor  Man.  Faktor  yang  merujuk  pada  petugas  sebagai  sumber  daya  manusia  yang  ada  di dalam Rumah Sakit. Berdasarkan hasil observasi pada bagian instalasi rekam medis petugas yang bertanggung jawab dalam penyediaan berkas rekam medis rawat jalan untuk pasien poli bedah  onkologi  ada  3  petugas  dan  mereka  memiliki  latar  belakang  pendidikan  yang  sama yaitu  lulusan  SMA.  Hal  ini  dibuktikan  dari  pegawai  minmed    di  Rumkital  Dr.  Ramelan Surabaya  dari  41  petugas  rekam medis  diantaranya memang masih  ada  yang memiliki latar belakang  pendidikan  SMA  yaitu  sebanyak  27  orang  dan  sisanya  memiliki  latar  belakang pendidikan  dari jenjang  D3  dan  D4  rekam medis.  Dan  dibuktikan  dari  pernyataan  salah  satu petugas  minmed  sendiri “Jumlah  pegawai  keseluruhan  di  bagian  Minmed  sekitar  40  orang. Ada yang lulusan SMA ada yang dari rekam medis. Kalau saya ya lulusan SMA. Saya sudah lama  kerja  disini  jadi  sudah  biasa  cari-cari  berkas  yang  masih  gak  ada,  kalau  masih  baru  ya bingung memang ”.
Namun  berdasarkan  wawancara  yang  saya  lakukan  kepada  3  petugas  tersebut  tentang pemahaman  atau  pengetahuan  mereka  perihal  standar  waktu  yang  dibutuhkan  untuk penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  ternyata  1  petugas  dari  3  mengerti  bahwa standar  waktu  untuk  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  adalah  kurang  lebih  atau sama dengan 10 menit (≤10 menit) namun 2 petugas lainnya belum mengerti.
Pernyataan  bisa  dibuktikan  dengan  hasil  wawancara “Iya saya tau batas waktu biasanya 5- 10 menit kan” (narasumber 1, 2020). Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diketahui faktor  penyebab  keterlambatan  penyediaan  berkas  rawat  jalan  untuk  pasien  lama  poli onkologi adalah faktor pengetahuan setiap masing-masing orang berbeda  walaupun memiliki latar  belakang  pendidikan  yang  sama.  Kualifikasi  petugas  yang  kurang  dapat  diimbangi dengan  adanya  pelatihan  untuk  meningkatkan  mutu  pelayanan  yang  khususnya  di  bagian filling sebagai penyedia berkas rekam medis.
Dengan  begini  dari  faktor  Man  (manusia)  yang  mempengaruhi  penyediaan  rawat  jalan yaitu  pengetahuan  dan  sikap  petugas  yang  masih  belum  mengerti  tentang  standar  waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan.
Disarankan  petugas  memiliki  tingkat  pendidikan  minimal  D3  karena  dengan  mereka memiliki  pendidikan  yang  lebih  tinggi  mereka  juga  sudah  mendapatkan  pengetahuan  lebih tentang  rekam  medis.  Petugas  dengan  tingkat  pendidikan  yang  sesuai  standar  dan  memiliki pengetahuan yang lebih dengan begitu mereka lebih sadar bahwa penyediaan berkas rekam medis  harus  sesuai  dengan  standard  an  tidak  ada  lagi  keterlambatan  dalam  penyediaan berkas rekam medis rawat jalan. Hal ini sesuai dengan penelitian Simanjuntak & Sirait (2018) bahwa  umumnya  semakin  tinggi  pendidikan  yang  dimiliki  akan  meningkatkan  produktivitas kerja karyawan.
b. Money
Dana di Rumah Sakit Angkatan Laut Dr. Ramelan Surabaya digunakan untuk penyediaan sarana dan prasarana penunjang kebutuhan rekam medis saja dan tidak untuk mengupresiasi atau  memberikan  reward  khusus  untuk  para  petugas  yang  bekerja  sesuai  standar.  Petugas akan menjadi semakin bersemangat untuk menjalankan tugasnya jika ada reward khusus dari atasan, namun nyatanya tidak ada.
Berdasarkan  hasil  wawancara,  petugas  yang  melaksanakan  penyediaan  berkas  rekam medis  jika  sudah  bekerja  sesuai  standar  yang  ditentukan  tidak  diberikan  penghargaan/ rewards. Hal ini dibuktikan dari pernyataan  hasil wawancara “Kalau kita tepat waktu gak ada penghargaan  kok  tetapi  itu  memang  tugas  kita” (narasumber  1,  2020).  Sebenarnya  para petugas  tidak  memasalahkan  hal  tersebut  karena  memang  itu  sudah  pekerjaan  mereka  dan mereka juga  digaji  untuk melakukan  pekerjaan tersebut dan gaji mereka pun sesuai. Namun
dengan  adanya  penghargaan  petugas  akan  lebih  bersemangat  untuk menjalankan  tugasnya dan  tidak  ada  lagi  yang  melalaikan  tugasnya,  sikap  mereka  menjadi  lebih  peduli  terhadap pekerjaannya seperti penyediaan berkas rekam medis yang tepat waktu.
Menurut  hasil  observasi  masih  banyak  berkas  yang  sudah  di  barcode  dan  siap  untuk  di kirim  oleh  kurir  namun  mereka  tidak  segera  mengirimkannya.  Dengan  begitu  faktor  Money (uang) yaitu belum adanya penghargaan/ rewards untuk petugas.
Dari  hal  tersebut  sebaiknya  bagian  Minmed  menganggarkan  dana  khusus  untuk  bagian filling ,  agar  bagian filling dapat  meningkatkan  kualitas  kerja  para  petugas  dalam  pencarian berkas rekam medis dan tidak ada lagi berkas rekam medis yang terlambat sampai di poli.
c. Materials
Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan dalam menunjang tujuan dalam pelaksanaan  sistem  pelayanan  kesehatan  yang  dibutuhkan  rumah  sakit.  Salah  satunya  dari hasil  pengamatan  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  bahan  yang  digunakan  dalam menunjang  pelayanan  kesehatan  khususnya  dalam  penyediaan  berkas  rekam  medis  untuk pasien  rawat  jalan  yaitu  berkas  rekam  medis  itu  sendiri.  Dimana  walaupun  Rumah  Sakit Angkatan  Laut  Dr.  Ramelan  ini  sudah  menggunakan  SIMRS  untuk  menunjang  pelayanan kesehatan  tetapi  masih  dibutuhkan  berkas  rekam  medis  manualnya.  Dibuktikan  dari  hasil wawancara  kepada  salah  satu  petugas  rekam  medis “ya  walaupun  kita  sudah  menjalankan medical  record  elektronik,  kita  masih  membutuhkan  berkas  rekam  medis  manual  sebagai arsip dan juga menyesuaikan dengan keadaan yang masih memerlukan rekam medis manual untuk  melengkapi  data  yang  ada  di  SIMRS  karena  SIMRS  yang  kita  miliki    sampai  saat  ini masih membutuhkan pengembangan” (narasumber 2, 2020).
Berdasarkan hasil observasi banyak berkas rekam medis yang ditumpuk diatas meja dan tampak tidak segera di kirim ke poliklinik oleh kurir  padahal berkas tersebut sudah di catat di buku register dan juga sudah di barcode untuk proses pengiriman ke dalam SIMRS.
Dengan  begini  faktor  Material  (bahan)  tidak  termasuk  dalam  penyebab  keterlambatan penyediaan  berkas  rekam  medis  namun  yang  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan berkas rekam medis adalah sikap kelalaian dari petugas (kurir) dalam pengiriman ke poli. Hal tersebut dikarenakan dari faktor dana yaitu, tidak adanya apresiasi khusus untuk para petugas melakukan tugasnya, jadi masih ada petugas yang lalai akan melakukan tugasnya.
d. Mechines
Mesin dan peralatan kerja lainnya sangat dibutuhkan untuk memudahkan pekerjaan yang sulit  menjadi  lebih  cepat  dan  efisien,  serta  berperan  dalam  meningkatkan  hasil  keuntungan. Dengan perkembangan teknologi, penggunaan mesin semakin canggih dan modern, sehingga bisa  meinimalisir  kesalahan  dalam  proses  produksi  dan  pekerjaan  menjadi  lebih  efisien  dan efektif dengan hasil lebih banyak.
Faktor  penyebab  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  yaitu  dari  aspek Mechines. Berdasarkan dari hasil observasi di RUMKITAL Dr. Ramelan faktor Mechines yang dapat  mempengaruhi  keterlambatannya  penyediaan  berkas  rekam  medis  yaitu  sering terjadinya  error  pada  SIMRS  yaitu  SIMRS  tiba-tiba  lemot  dan  juga  tidak  dapat  dioperasikan yang  membuat  pelayanan  menjadi  lambat,  padahal  SIMRS  sangat  dibutuhkan  untuk mengakses  permintaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  juga  sebagai  tanda  bukti pengiriman berkas rekam medis elektronik. Selain itu juga computer yang digunakan petugas filling  untuk  mencari  berkas  yang  dibutuhkan  atau  yang  harus  dicari    tiba-tiba  mati,  dengan begitu penyediaan berkas rekam medis menjadi terhambat.
Dari  kejadian  tersebut  dapat  disimpulkan  dari  faktor  Mechines  (mesin)  yang  menjadi penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis adalah SIMRS yang error dan juga tidak berfungsinya computer dengan baik.
e. Method
Dalam  manajemen  diperlukan  adanya  beberapa  metode  untuk  menentukan  bagaimana suatu  pekerjaan  dapat  dilakukan,  serangkaian  prosedur  dan  instruktur  ditetapkan  dengan mempertimbangkan  pada  tujuan  yang  hendak  dicapai,  fasilitas  yang  tersedia,  waktu,  uang dan kegiatan bisnis. Metode-metode tersebut ditetapkan sebagai Standar Operasional (SOP), yang  berperan  untuk  meningkatkan  penggunaan  semua  sumber  daya  yang  ada  sehingga semua pekerjaan berjalan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan  hasil  wawancara  bahwa  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  ini  sudah memiliki  SPO  yang  tepat  untuk  menjalankan  pelayanan  kesehatan  khususnya  dalam pelaksanaan  sistem  pendistribusian  yaitu  SPO  tentang  alur  pengiriman  dan  pengembalian berkas  rekam  medis,  namun  unuk  SPO  yang  mengatur  tentang  standar  waktu  penyediaan berkas  rawat  jalan  itu  sendiri  tidak  ada.  Hal  ini  dibuktikan  dari  pernyataan “Iya  SPO  yang mengatur tentang penyediaan berkas rekam medis rawat jalan hanya itu saja, tidak ada SPO yang  lain  lagi” (narasumber  1,  2020).  Darisini  dapat  disimpulkan  bahwa  faktor  Method  (cara kerja) yang mempengaruhi keterlambatan ialah kurangnya SPO yang mengatur tentang waktu penyediaan berkas rawat jalan.
Disarankan  untuk  memperbarui  dari  SOP  yang  sudah  ada  yaitu  SOP  tentang Alur Pengiriman  Dan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Jalan dengan menambahkan  standar  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medsi  agar  para  petugas  paham dalam  menjalankan  tugasnya  dengan  baik  dan  juga  tersedianya  berkas  rekam  medis  yang tepat waktu.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  penelitian  maka  didapatkan  kesimpulan  sebagai berikut :
1. AlurAlur  rekam  medis  rawat  jalan  dimulai  dari  pendaftaran  pasien  di  TPP  rawat  jalan kemudian  kartu  diserahkan  kepada  petugas  pendaftaran  untuk  diambil  berkas  rekam medisnya oleh petugas pencari berkas dan dicatat pada buku ekspedisi berkas rekam medis keluarkemudian  dikirim,  pasien  diperiksa  oleh  dokter.  Setelah  itu  berkas  rekam  medis dikembalikan untuk mengkoding diagnose kemudian disimpan di rak penyimpanan.
2. Lokasi penyimpanan berkas rekam medis berada di 2 lantai yaitu lantai 1 dan lantai 2 dengan menggunakan sistem terminal digit filling yang di simpan secara sentralisasi.
3. Lama waktu penyediaan rekam medis rawat jalan untuk pasien lama poli bedah onkologi dari TPP  sampai  dengan  berkas  dikirim  ke  poli  bedah  onkologi melebihi  standar  yang  ditetapkan (≤10  menit).  Dibutuhkan  waktu  rata-rata  11  menit  untuk  setiap  berkas  untuk  setiap  berkas rekam medis.
4. Faktor –  faktor  yang  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat jalan untuk pasien lama poli bedah onkologi, antara lain :
a.  Faktor  Man  (manusia)  yang  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  berkas  rawat  jalan untuk pasien lama poli bedah onkologi adalah pengetahuan dan sikap petugas.
b.  Faktor  Money  (uang)  yang  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  berkas  rawat  jalan untuk  pasien  lama  poli  bedah  onkologi  adalah  tidak  adanya  penghargaan  / reward untuk petugas.
c.  Faktor  Mechines  (mesin)  yang  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  berkas  rawat jalan  untuk  pasien  lama  poli  bedah  onkologi  adalah  SIMRS  yang  error  dan  tidak berfungsinya computer dengan baik.
d.  Faktor  Method  (cara  kerja)  yang  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  berkas  rawat jalan  untuk  pasien  lama  poli  bedah  onkologi  adalah  kurangnya  SPO  yang  mengatur
tentang  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis.  Oleh  karena  itu  dibutuhkan  SOP  yang lebih sesuai untuk standar penyediaan berkas rekam

## 4.2 Saran
1. Pemberian reward atau  mengaggarkan  dana  khusus  untuk  bagian filling terutama  kepada petugas  yang  melaksanakan  tugasnya  degan  baik  agar  kedepannya  para  petugas  lebih bersemangat dan tidak lalai lagi dalam melakukan pekerjaannya.
2. Rumah sakit hendaknya memperbaruhi SOP yang sudah ada dengan menambahkan standar waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  agar  seluruh  petugas  paham  dan  tidak  terjadi  lagi keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan.
3. Kepala  rekam  medis  melakukan  sosialisasi  terkait  penerapan  pembaruan    SOP Alur Pengiriman  Dan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Jalan melalui  rapat dengan kepala unit rawat jalan.
4. Pihak  atasan  mengadakan  evaluasi  terkait  keterlambatan  yang  terjadi  dalam  penyediaan berkas rekam medis pasien.
5. Pihak  rumah  sakit  selalu  mengecek  keadaan  computer  yang  ada  di  setiap  unit  sebelum digunakan  untuk  pelayanan  agar  computer  tersebut  berjalan  dengan  baik  dan  juga meningkatkan lagi kualitas SIMRS yang sudah ada.

## Daftar Pustaka
Hatta,  G.R.  2010. Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  Sarana    Pelayanan  Kesehatan . Edisi Revisi 3. Jakarta: Universitas Indonesia Press.
Depkes RI. 2007. Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit . Jakarta: 2007
Kemenkes RI. 2008. Nomor 129/Menkes/SK/II/2008. Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit . Jakarta
Depkes RI. 1991. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record Rumah Sakit . Jakarta
Ferlina  Mauren.  2011. Tinjauan  Lama  Waktu  Pendistribusian  Rekam  Medis  Dilihat  dari  Lokasi Penyimpanan  di  RSJ  Dr.  Soeharto  Heerdjan. Program  D-III  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan-FIKES, Universitas Esa Ungggul, Jakarta: 2011
Dwi  Desmarika,  Rijantono  Franciscus  Maria.  2018 Analisis  Waktu  Penyediaan  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Wates Bulan Agustus Tahun 2018 .
Maria  Yovita,  Uswatun  Hasanah,  Reni  Chairunnisah.  2019 Gambaran  Waktu  Penyediaan Dokumen  Rekam  Medis  di  Puskesmas  Karang  Pule  Kota  Mataram. Program  D-III  Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Medica Farma Husada Mataram, Kota Mataram- NTB : 2019
Fahmi Hakam. 2018. Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Puskesmas X Tahun 2018.
RS  TNI  AL  Dr.  Ramelan  Surabaya.  2019. Keputusan  Kepala  Rumkital  Dr.  Ramelan  Surabaya Nomor:  SPO/197/IX/2019  tentang  Alur  Pengiriman  dan  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis Pasien Rawat Jalan . Surabaya: RS TNI AL Dr. Ramelan Surabaya.
Notoatmojo, Soekidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka   Cipta.
Laela  Indawati.  2017 Identifikasi  Unsur  5M  dalam  Ketidaktepatan  Pemberian  Kode  Penyakit  dan Tindakan. Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan,  Universitas  Esa  Unggul,  Kota  Jakarta  : 2017
.  2009. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009.  Tentang  Rumah Sakit. Jakarta: Presiden RI.