## MONITORING DAN EVALUASI SURAT MENYURAT DISEKRETARIAT DISEKRETARIATDINASPENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN BERBASIS WEB (STUDI KASUS:KANTOR CABANG DINAS DIKBUD SUMBAWA BARAT)
Diana Putri, Juniardi Akhir Putra Informatika, Universitas Teknologi Sumbawa dhianaputri025@gmail.com

## ABSTRAK
Dalam Pengolahan data administrasi surat menyurat Kesekretariatan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di Kantor  Cabang  Dinas  Dikbud  Sumbawa  Barat  yang  dilakukan  oleh  subbagian  umum  dan  tata  usaha  masih memiliki kekurangan yaitu berkas-berkas surat masuk dan keluar belum teroganisir dengan baik. Tidak efisiennya proses pencarian berkas surat masukdan keluar. Staf bagian umum dan kepegawaian harus mencari satu persatu surat yang disimpan dalam map, belum lagi jika ada berkas yang hilang atau tercecer maka akan membutuhkan waktu  yang  lama  untuk  mencari  berkas  tersebut.  Tujuan  daripenelitian  ini  dilakukan  untuk  membuat  aplikasi monitoring  dan  evaluasi  surat  menyurat  di  Kesekretariatan  Dinas  Pendidikandan  kebudayaan  berbasi  web  di Kantor Cabang Dinas Dikbud Sumbawa Barat sehingga dapat mengefisienkan waktu dalampencarian, pendataan surat menyurat dan pembuatan laporan surat masuk dan keluar. Dalam melakukan penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dan metode perancangan yang digunakan adalah metode RAD ( Rapild Applicatilon Devellopment ) . Sistem ini berbasis Web. Pemodelannya menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan diuji dengan metode pengujian blackbox . Dan hasil dari pengujian blackbox berdasarkan pengujian langsung pada sistem  dan telah sesuai seperti  yang diharapkan. Dengan aplikasi ini dapat  memudahkan dalam pengolahan data surat menyurat, proses pembuatan laporan, serta data dapat tersimpan dengan baik yang akan memudahkan dalam proses pencarian data.
Kata Kunci : Surat Menyurat, Laporan, RAD, UML, BerbasisWeb

## 1. PENDAHULUAN
Peran  dan  dukungan  teknologi  dalam  segala bentuk proses kegiatan atau aktifitas perlu dimaksimalkan guna mempermudah dan memperlancar  jalannya  rutinitas  sehari-hari  maupun dalam dunia kerja. Efektivitas darı sebuah pekerjaan sangat diperlukan karena mengingat padatnya jadwal maupun  pekerjaan  yang  lain  tidak  bisa  ditinggalkan [1][2].  Oleh  karena  hal  tersebut  dibutuhkan  sebuah alat  penunjang  yang  dapat  mendukung  tercapainya kinerja  yang  efektif.  Dengan  adanya  kemajuan  Ilmu Pengetahuan  dan  Teknologi  (IPTEK)  sekarang  ini membuat  banyak  dari  instansi  atau  lembaga  yang menggunakan  teknologi  berbasis  komputer  dan jaringan untuk membantu pekerjaanya dan memfaatkan  sistem  dalam  proses  penyimpanan  dan pengelolaan datanya [3][4] . Kantor  Cabang  Dinas  Dikbud  Sumbawa  Barat semua  proses  untuk  pengelolaan  administrasi penyuratan  masih  dilakukan  secara  manual  dalam catatan  buku  besar.  Sistem  tata  administrasi  dalam Perusahaan  atau  instansi  sangat  penting  dalam  suatu Lembaga  atau  instansi  terutama  di  Kantor  Cabang Dinas  Dikbud  Sumbawa  Barat  diharapkan  dapat dilakukan  dengan  lebih  baik,  cepat,  mudah.  Dalam kurun  waktu  satu  minggu  penulis  melakukan penelitian di Kantor Cabang Dinas Dikbud Sumbawa Barat jumlah surat masuk 80 dan surat keluar 67 yang masuk dalam pencatatan buku pada bulan Juli 2023.
Berdasarkan  permasalahan  tersebut  peneliti membuat  sebuah  perancangan  aplikasi  Monitoring
dan  Evaluasi  Surat  Menyurat  di  Sekretariat  Dinas Pendidikan. Dnegan aplikasi tersebut dapat membantu meningkatkan  tata  Kelola  administrasi  penyuratan. Selain  itu,  dapat  memperkecil  kemungkinan  saat pencatatan dan mempermudah pengelolaan administrasi penyuratan ketika suatu hari dibutuhkan tanpa  khawatir  data-datanya  akan  hilang  atau bahkanrobek.

## 2. TINJAUANPUSTAKA
Adapun  rujukan  penelitian  yang  dilakukan peneliti,  yakni  penelitian  yang  dilakukan  tentang Rancang  Bangun  Sistem  Pelayanan  Administrasi Surat  Web  Di  Kantor  Desa  Leseng.  Hasil  dari penelitian  ini  dalam  proses  pembuatan  sistem pelayanan administrasi surat menyurat yang difokuskan  dikantor  Desa  Leseng  untuk  membantu mengefisienkan waktu kinerja dari para pegawai [5]. Penelitian  selanjutnya  dilakukan  Sistem  Informasi Geografis  Monitoring  dan  Evaluasi  Proyek  Dinas Pekerjaan Uumu Kota Kotamomagu. Dinas Pekerjaan Umum  (PU)  sendiri  memiliki  kesulitan  dalam memonitoring dan mengevalusai proyek yang sedang berjalan  maupun  proyek  yang  sudah  direalisasikan, Selama ini proyek-proyek diawasi satu persatu secara manual  dikarenakan  Dinas  Pekerjaan  Umum  (PU) belum  memiliki  sistem  informasi  yang  bisa mengawasi  dan  mengevaluasi  semua  proyek  secara bersamaan  danjuga  memberikan  gambaran  geografis lokasi proyeksecarakeseluruhan [6].
Penelitian tentang Pembangunan Sistem
Informasi  Berbasis  Web  Untuk  Monitoring  Dan Evaluasi Sentra Industry Kecil Dan Menengah di Jawa Barat.  P emanfaatan  teknologi  dalam  bentuk  sistem informasi  berbasis  web  pada  semua  sektor  sudah banyak  diterapkan  di  berbagai  bidang  terutama  pada sektor IKM pengkajian awalnya ditemukan kebijakan yang  masih  belum  optimal  dalam  pencapaiannya melakukan  monitoring  dan  evaluas  i(monev)  [7]. Penelitian  tentang Aplikasi  Pengelolaan  surat  masuk dan surat keluar berbasis web di Dinas Perindustrian Kota  Palembang.  Pencatatan  surat-surat  yang  masuk dan  keluar  di  Dinas  Perindustrian  Kota  Palembang masih dilakukan dengan cara pencatatan menggunakan  buku  agenda.  Sehingga  sering  terjadi kesalahan  penomoran  dalam  pencatatan  surat  masuk dan surat keluar, sulitnya proses pencarian arsip yang membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  karena penyimpanan administrasi penyuratan belum dikelola dengan baik [8].
Penelitian  tentang  Aplikasi  Monitoring  Berkas Perkara Tindak Pidana Umum pada Kejaksaan Negeri Ketapang. Saat ini penanganan berkas perkara tindak pidana umum pada Kejaksaan Negeri Ketapang belum sepenuhnya  berjalan  dengan  baik  dan  tepat  waktu. Saat  ini  penanganan  berkas  perkara  tindak  pidana umum  pada  Kejaksaan  Negeri  Ketapang  dilakukan secara manual dan menggunakan aplikasi yang sudah ditetapkan dari Kejaksaan Agung yaitu aplikasi CMS ( Case Management System ) [9]. Penelitian tentang Pengembangan Sistem Informasi  Monitoring  Dan  Evaluasi  Hasil  Kegiatan Pengawas  Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Dinas Pendidikan  Kota  Malang).  Pada  Dinas  Pendidikan Kota  Malang  proses  monitoring  dan  evaluasi  hasil kegiatan pengawasdilakukan secara manual. Untuk itu dikembangkan  sebuah  Sistem  Informasi  Monitoring dan  Evaluasi  Hasil  Kegiatan  Pengawas  untuk membantu dan mempermudah proses monitoring dan evaluasi  agar  data  terorganisasi.  Sistem  dibangun dengan  metode  pengembangan  waterfall  yang diimplementasikan pada platform website.
Pengembangan  sistem  dilakukan  melalui  beberapa [10].
Penelitian  tentang  Perancangan  Aplikasi  E- Office  Berbasis  Web  Menggunakan  Framework CodeIgneter.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  membuat aplikasi perancangan E-Office berbasis web menggunakan  framework  codeigneter  dengan  studi kasus  Dinas  Pendidikan  Kota  Salatiga.  Aplikasi  E- Office  dibuat  dengan  menggunakan  metode  Scrum, dengan menggunakan metode ini akan menghasilkan prototype antara developer dan product owner dalam bentuk Sprint. Manfaat dari aplikasi E-Office adalah
untuk  memudahkan  admin  dalam  pengelolaan  data surat-menyurat,  proses  pengiriman  surat-menyurat antara  karyawan  kantor  dengan  kepala  kantor,  dan proses pengiriman surat ke organisasi lainnya [11].
Penelitian tentang
Implementasi Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Web
Menggunakan Codeigniter. Administrasi yang terdapat  di  dalam  sebuah  Universitas  salah  satunya adalah  proses  surat  menyurat.  Proses  pengelolaan surat  menyurat  di  Universitas  Nasional  Karangturi Semarang masih menggunakan proses manual. Dalam penelitian sebelumnya sudah melalui tahap wawancara, pengumpulan data, analisis dan perancangan  disposisi  surat.  Pembahasan  pada penelitian ini adalah implementasi dari surat menyurat berbasis  web  menggunakan  codeigniter.  Hasil  dari implementasi  sistem  informasi  ini  dapat  di  akses online  dan  realtime,  karena  sistem  informasi  ini berbasis web [12].

## 2.1. Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan adalah metode pengembangan RAD ( Rapid Application  Development )  adalah  metode  yang menggunakan  pendekatan  beorientasi  objek  untuk pengembangan  sistem  yang  melilputi  pengembangan perangkat  lunak.  Metode  ini  lebih  berfokus  pada pembuatan prototype secara cepat dan mengandalkan feedback dari  u ser .  Adapun  beberapa  tahap  dalam proses  metode  RAD  adalah  sebagai  berikut [13][14][15]:

## 2.2. Perencanaan Kebutuhan.
Tahapan ini merupakan tahap awal dalam suatu pengembangan  sisteml,  dimana  pada  tahap  ini dilakukan identifikasi masalah dan pengumpulan data yang  diperoleh  dari  pengguna  atau stakelholder pengguna  yang  bertujuan  untuk  mengidentifikasi maksud  akhir  atau  tujuan  dari  sistem  dan  kebutuhan informasi yang diingilkan [16].

## 2.3. Membuat prototype
Hal yang selanjutnya dilakukan adalah membuat prototype. Developer secepat mungkin akan membuat prototype  dari  aplikasi  yang  diinginkan  lengkap dengan    fitur  dan  fungsi  yang  berbeda-beda. Tujuannya  untuk  mengecek  apakah  prototype  yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan [17].

## 3. METODE PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan metode  penelitian  kualitatif  dengan  tahapan-tahapan sesuai alur dibawah ini adalah

## Gambar 1. Alur Metode Penelitian

## 3.1. Proses pengembangan
Pada  tahap  ini,  RAD  menggunakan  komponen program yang sudah ada atau menciptakan komponen baru  yang  dapat  digunakan  kembali.  Alat  bantu  dan kerangka kerja juga dapat digunakan untuk mempercepat konstruksi perangkat lunak.
3.2. lmplementasi Tahapan ini merupakan tahapan dimana programmer menerapkan desain dari suatu sistem yang telah    disetujui  pada  tahapan  sebelumnya  dan  telah dilakukan  proses  pengujian  terhadap  program  untuk mendeteksi  kesalahan  yang  ada  pada  sistem  yang dilkembangkan.

## 4. HASILDANPEMBAHASAN
4.1. Use Case Diagram
Berikut use  case  diagram Monitoring  Evaluasi Surat  Menyurat  Di  Sekretariat  Pendidikan  dan Kebudayaan  Di  Kantor  Cabang  Dinas  Dikbud Sumbawa Barat:
Gambar 2. Use Case Diagram
4.2. Activity Diagram
Berikut Activity  Diagram Monitoring  Evaluasi Surat  Menyurat  Di  Sekretariat  Pendidikan  dan Kebudayaan  Di  Kantor  Cabang  Dinas  Dikbud Sumbawa Barat yang menggambarkan aktivitas yang dilakukan pengguna dalam berinteraksi dengan sistem seperti gambar dibawah:
Gambar 3. Activity Diagram
4.3. Sequence Diagram
Berikut Sequence Diagram Monitoring Evaluasi Surat  Menyurat  Di  Sekretariat  Pendidikan  dan Kebudayaan  Di  Kantor  Cabang  Dinas  Dikbud SumbawaBarat.  Pada  dijelaskan  bahwa  alur  sistem yang berjalan pada aplikasi Monitoring dan Evaluasi Surat  Menyurat  di  Sekretariatan  Pendidikan  dan Kebudayaan  pada  surat  masuk  yang  dilakukan  oleh admin  dengan  mengklik  form  menu  surat  masuk kemudian sistem akan menampilkan form surat masuk untuk  penginputan  dan  di  simpan  seperti  gambar dibawah:
Gambar 4. Sequence Diagram

## 4.4. Halaman Login admin
Gambar 5. Halaman Login admin
Pada  gambar    5  diatas  adalah  halaman  Login khusus    admin  pada  saat  pertama  kali  program dijalankan    dimana    admin    harus  memasukkan username atau  email  dan password sebelum masuk ke  halaman  utama  untuk  dapat  mengakses  aplilkasi yang telah dilbuat.

## 4.5. HalamanUtama
Gambar 6. Halaman Utama
Pada  gambar  6  diatas  adalah  Halaman  Utama setelah  ahalaman  login  yang  berisi  informasi  yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi penyuratan serta terdapat menu-menu yaitu menu beranda, menu utama yang terdiri dari surat masuk dan surat keluar, laporan,  menu  lainnya  terdiri  dari  galeri,  surat, referensi  dan  kelola  pengguna.  Dalam  menu-menu tersebut terdapat submenu atau form-form dan output.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Aplikasi  Monitoring  dan  Evaluasi  Surat Menyurat  Di  Sekretariat  Dinas  Pendidikan  Berbasis Web di Kantor Cabang Dinas Dikbud Sumbawa Barat telah berhasil dibangun dengan menggunakan bahasa
pemrograman  PHP  dan  database  MYSQL  dengan menggunakan metode Rapid Aplication Development RAD).  Aplikasi  ini  dapat  diakses  oleh  tata usaha/admiln dan pemimpin. Admin dapat mengelola transaksi surat masuk dan surat keluar, laporan surat masuk  dan  surat  keluar,  galeri  surat,  referensi  yang terdiri dari klasifikasi surat dan status surat, dan dapat kelola  pengguna.  Sedangkan  pemimpin  dapat mengelola    surat  masuk    yang    akan    didisposisikan dan    dapat  mengelola  laporan  surat  masuk  dan  surat keluar.  Aplikasi  ini  dapat  membantu  para  pegawai untuk  meningkatkan  efektifitas  dan  mengefisienkan waktu  kinerja  dalam  mengelola  administrasi  surat menyurat. Hasil dari penelitian jauh dari kesempurnaan,  masukan  dan  saran  semua  pihak sangat  membantu  dalam  kesempurnaan  penelitian. Diharapkan  dalam  penelitian  berikutnya  dapat dikembangkan  lebih  lanjut  dan  diperluas  dengan penambahan fitur dan teknologi berbasis Android.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.  Mulyani,  D.Kurniadi,  and  I.L.  Hakim," Web
Scraping pada Web Media Digital untuk Membangun Aplikasi Android ", Jurnal Algoritlma STTGARUT, vol.18, 2021.
[2] A.R.  Desti  and  Y.A.  Nugroho,  “ Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Menggunakan Delphi 7 Pada Dinas Perumahan,  Pemukiman  Dan  Pemakaman Kabupaten  Tanggerang ”,  Insan  Pembangunan Sistem  Informasi  dan  Computer  (IPSIKOM), 7(2), 2019.
[3] A.C.  Djamen  and  S.  Pratasik,  “ Pembangunan Aplikasi  Arsip  Pegawai  PT.  PLN  Persero Wilayah  Suluttenggo ”.  CogITo  Smart  Journal, 6(1), 60-72, 2020.
[4] E.W.  Fridayanthie  and  A.  Fauzi,  “ Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat Masuk  dan  Surat  Keluar  Perusahaan”, 2022, Paradigma-Jurnal  Computer  Dan  Informatika, 21(1),43-48. Doi:10.31294/p.v2lil.4942
[5] G. F. S. Amahdi and T. Pahlevi,  “ Pengelolaan
Sistem Kerasilpan Elektronik Sebagai Determinan  Produktivitas  Kerja  Pegawai  di Kecamatan  Solokuro  Kabupaten  Lamongan’ , Jurnal  Pendidikan  Administrasi  Perkantoran (JPAP), vol. 8, no. 2, Art. no. 2, Jun. 2020.
[6] P. B. Ramadhanu and A. T. Priandika, " Rancang Bangun Web  Service  API  Aplikasi  Sentralisasi Produk  UKM  Pada  UPTD  KUMKM  Provinsi Lampung ,"  Jurnal  Teknologi  dan  Sistem Informasi (JTSIl), vol. 2, 2021.
[7] M.  Ardiansyah  and  E.  Tay,  “ Sistem  Informasi Kearsipan  Surat  dan  Proposal  Berbasis Website ”,  Jurnal  Computech  &  Bisnis  (e- Journal), 16(2), 162-171, 2020.
[8] Y.  Ratulangi,  M.M.  Mintjeungan,  and  M.T., “ Sistem  Informasi  Akademilk  Berbasis  Web  Di SMA  Negeri  3  Tondano ”,  Edutik:  Jurnal Pendidilkan Teknologi Informasi dan
Komunikasi, 1(1), 13-24, 2021.
[9] R. Kurnilawati, " Pengembangan Sistem Informasi Kependudukan Berbasis Mobile Dan Restful  Web  Service ,"  Seminar  Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi, 2019.
[10] F. A. Rahmawati, H. Tolle, and R. Rokhmawati, “Pengembangan  Sistem  Informasi  Monitoring Dan  Evaluasi  Hasil  Kegiatan  Pengawas Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Dinas  Pendidikan Kota Malang) Aulia,” J. Pengemb. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput. , vol. 3, no. 3, pp. 2452–2458,
2019, [Online]. Available: https://j- ptiik.ub.ac.id/index.php/j- ptiik/article/view/4746/2186
[11] J. O. Sembiring and Sorang Pakpahan, “Sistem Informasi  Pemesanan  Dan  Penjualan  Barang pada  Pintera  Kreativ  Berbasis  Web,” MEANS
(Media  Inf.  Anal.  dan  Sist. ,  2017,  [Online]. Available:
https://media.neliti.com/media/publications/282 450-sistem-informasi-pemesanan-dan- penjualan-6d838a2a.pdf
[12] D.  B.  S.  M.  Zakki  Abdillah,  Erba  Lutfina, Ahmad Nugroho, Muhammad Ramdan,
“Science,  Technology  and  Management Journal,”  vol.  2,  no.  2,  pp.  62–70,  2022, [Online].
Available:
https://unkartur.ac.id/journal/index.php/stmj/art icle/view/173/167
[13] A.  Sahal  and  F.N.  Aini,  “ Rancangan  Dan Implementasi  Sistem  Pengarsipan  Digital Berbasis Web Sebagai Data Pendukung Dalam Akreditasi  Program  Studi ”,  Jurnal  Teknologi Technoscientia,  Vol.  11  No.  2  Februari  2019, hal :158-166, 2019.
[14] M.  Sholeh  and  Hartono,  “ Pengelolaan  Arsip Berbasis  Digital  dengan  Menggunakan  Tanda Tangan  elektronik  dan  Implementasi  Aplikasi Arsip  menggunakan  Arteri ”,  Jurnal  Dharma Bakti-LPPM  IST  AKPRIlND  Yogyakarta, ISSN:  2614-2929  Vol.  1  No.  2  Edisi  Oktober 2018, hal :140-150, 2019.
[15] Y.B. Siregar, “ Digitalisasi Arsip untuk Efisiensi Penyimpanan dan Aksesibilitas. Jurnal Administrasi  dan  Kesekretarisan ”,  4(1),  1-19, 2019.
[16] D.  D.  Randa,  “Perancangan  dan  Penerapan Sistem  Inventory  Barang  Pada  Toko Big  Store Padang dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman  Java  dan  MySQL,” INTECOMS J.  Inf.  Technol.  Comput.  Sci. ,  vol.  1,  pp.  224–
230, 2018, [Online]. Available:
https://journal.ipm2kpe.or.id/index.php/INTEC OM/article/view/294/185
[17] R.  S.  Pressman, Software  Quality  Engineering: A  Practitioner’s  Approach  Fifth  Edition .  New York  San  Francisco  St.  Louis:  McGraw-Hill Higher  Education,  2015.  [Online].  Available: http://gen.lib.rus.ec/book/index.php?md5=E136 8B6CA046D3F456124359804C640F