Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## Pengelolaan Arsip Sejarah Di Perpustakaan Daerah Lampung
Veronica Carolline 1 , Novita Sari , Sherly Armelia Putri, Rahmad Dwi Sagita *
1 Program Studi Pendidikan Sejarah FKIP Universitas Lampung *Corresponding author, e-mail: veronicacarolline2802@gmail.com

## Abstrak
Pengelolahan arsip di Perpustakaan Daerah Lampung memiliki peranan yang penting bagi seluruh kegiatan  di  instansi  terutama  mengenai  dokumen  yang  berhubungan  dengan  sejarah  daerah maupun perjalanan sebuah organisasi yang tidak hanya disim=[pan begitu saja tetapi juga perlu memiliki tata aturan dalam pengelolaannya. Secara tidak langsung manajemen pengelolaan arsip diperlukan  sebagai  suatu  sistem  pengelolaan  arsip  yang  menjadi  usaha  dalam  penyediaan informasi  pada  saat  dibutuhkan.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  bagaimana  sistem manajemen  pengelolaan  arsip  di  Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Lampung.  Jenis  penelitian  yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan  pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data melalui  wawancara,  observasi,  dan  studi  kepustakaan.  Mengingat  pentingnya  arsip,  maka diperlukan sebuah sistem pengelolaan arsip sebagai salah satu usaha dalam penyediaan informasi di masa mendatang.
Kata Kunci : Pengelolaan, arsip sejarah, Perpustakaan Daerah Lampung
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Pendahuluan
Kearsipan  (arsip)  berasal  dari  kata  dasar  ‘Arche’  berarti  permulaan,  yang  berkembang  menjadi beberapa kata seperti Archaios, Archeion dan Archivum. Istilah ‘archief’ (bahasa Belanda), mempunyai arti dokumen  yang  diciptakan/dipelihara,  tempat/gedung  untuk  menyimpan/memelihara,  lembaga  yang bertanggungjawab terhadap proses pemeliharaan arsip. Menurut UU No 7 Th 1971, pasal 1: Yang dimaksud dalam undang-undang ini arsip ialah: a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  pemerintahan;  b)  naskah-naskah  yang  dibuat  dan diterima  oleh  badan-badan  swasta  dan/perorangan  dalam  bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut Iso 15489 Tentang Records Management, arsip adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, sesuai kewajiban hukum atau dalam transaksi dari suatu bisnis/urusan.  Menurut  International  Council  Of  Archives  (ICA),  arsip  adalah  informasi  terekam  yang dibuat  atau  diterima  dalam  rangka  perencanaan, pengendalian  pelaksanaan  atau  penyelesaian  kegiatan kelembagaan  atau  perseorangan  dan  terdiri  atas  isi,  konteks,  dan  struktur  yang  memadai  untuk  bisa menjadi bukti dari suatu kegiatan ( Damalita, 2009:3).
Mengingat  pentingnya  sebuah  arsip,  diperlukan  suatu  peraturan  perundangundangan.  Menurut Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisai politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggung jawaban dalam pelakasanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara,  sehingga  arsip  perlu  dikelola  dan  dimanfaatkan dengan baik agar keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin. Dan untuk arsip dinamis yang menurut Undang – Undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu  ( Sudirman, 2015:14).
Arsip memiliki jadwal retensi yang telah ditentukan sehingga  tidak terjadi  penumpukan  dokumen. Retensi  arsip  merupakan  jangka  waktu  penyimpanan  dari  suatu  dokumen.  Jadwal  tersebut  ditentukan berdasar pada nilai kegunaan  masing-masing   arsip.   Jadwal   Retensi   Arsip   (JRA)   dapat membantu organisasi  baik  sektor  publik  maupun private dalam  penyusutan arsip  yang  diciptakan. Apabila  arsip
berada    pada    retensi    aktif,    maka    arsip  tersebut  masih  digunakan  dalam  kelangsungan  kerja  instansi, namun apabila masa retensi aktif telah menurun, maka arsip tersebut menjadi inaktif. Arsip aktif tercipta dari  aktivitas  yang  berlangsung  di  sebuah  instansi  dan  diperlukan  dalam    penyelenggaraan    pekerjaan. Sebagai  contoh,  surat  masuk  dan  surat keluar  yang  mana  dapat  dipastikan  bahwa  setiap  instansi menerima  dan membuat dokumen tersebut ( Rosalin, 2017:214).
Dilihat dari fungsi arsip secara umum dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari atau kegiatan yang masih berjalan. Kegiatan  tersebut  seperti  perencanaan,  pelaksanaan,  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada umumnya atau dipergunakan secara langsung. Yang kedua arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan  dan  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada umumnya  maupun  penyelenggaraan  administrasi  sehari-hari  (UU  No.  43,  2009:  4).  Sebagai  arsip  yang memiliki nilai historis, arsip statis juga dapat dikatakan sebagai arsip yang dihasilkan oleh pencipta, yang memiliki  nilai  guna  kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  berketerangan  dipermanenkan,  dan  telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ( Murti, Rukiyah, 2019:146).
Arsip    sangat    penting    bagi    keberlangsungan    hidup    suatu    lembaga/  organisasi. Setiap  kegiatan lembaga  akan  menghasilkan  sebuah  dokumentasi  sehingga  tercipta      berbagai  arsip  untuk  disimpan. Dokumen yang telah diciptakan tersebut, tidak dapat dimusnahkan secara langsung, karena berhubungan dengan sejarah perjalanan organisasi. Selain itu, dalam pemusnahan dokumen, harus memperhatikan nilai guna    dari  dokumen  tersebut. Arsip  tidak  hanya  sekedar  untuk  disimpan  begitu  saja,  tetapi  juga    perlu diatur  bagaimana  cara  penyimpanan,  prosedur penyimpanan, dan langkah- langkah apa saja yang perlu dilakukan.  Penerapan  sistem  pengelolaan  arsip    yang    dipilih    merupakan    usaha    dalam    penyediaan informasi  pada  saat dibutuhkan.   Ketepatan   penemuan   kembali   arsip   yang   disimpan   dapat ( Jannana, Fadhilah, 2018: 337).
Berdasarkan  penjelasan  diatas  dapat  dikatakan  bahwa  arsip  memiliki  peranan  yang  penting  bagi seluruh kegiatan di instansi, arsip ini tidak hanya disimpan begitu saja tetapi juga perlu tata aturan dalam pengelolaannya. Penerapan suatu sistem pengelolaan arsip merupakan salah satu usaha dalam penyediaan informasi  pada  saat  dibutuhkan,  oleh  karena  itu  peneliti  tertarik  untuk  mengkaji  bagaimana  sistem manajemen  pengelolaan  arsip  dengan  penelitian  yang  berjudul  Manajemen  Pengelolaan  Arsip  Di Perpustakaan Daerah Provinsi Lampung.

## Metode
Penelitian  ini  akan  dilaksanakan  di  Dinas  Perpustakaan  Daerah  Lampung.  Adapun  metode  yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan jenis metode penelitiannya  deskriptif.  Sutopo  (dalam  Susilo  dan  Sarkowi,  2018:45)  menjelaskan  bahwa  kualitatif deskriptif yaitu penelitian yang menyajikan temuan dalam bentuk deskriptif kalimat yang rinci, lengkap, dan mendalam yang menggambarkan situasi sebenarnya untuk mendukung penyajian data.
Untuk  mendapatkan  data  yang  akurat  dalam  penelitian,  teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan antara lain wawancara, observasi dan studi kepustakaan. Wawancara secara mendalam dilakukan kepada Ibu Dwi Aprilia Lestari selaku Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Perpustakaan Daerah Lampung dan Ibu Meri Santana selaku
Kepala  Seksi  Akusisi  dan  Layanan  Kearsipan.  Selian  itu  juga,  melaksanakan  observasi  partisipatif terhadap  objek  penelitian  dengan  mengamati  langsung  bagimana  pengelolaan  arsip  dinamis.  Data  juga diperloleh  melalu  studi  pustaka  dengan  memanfaatkan  buku  maupun  jurnal  yang  membahas  tentang pengelolaan arsip dinamis.
Sesuai  dengan  metode  penelitian  yang  digunakan,  pada  penlitian  ini  peneliti  menggunakan  teknik analisis data kualitatif. Menurut Miles, Huberman, dan Saldana (2014:13) analisis data dilakukanmelalui beberapa tahapan yang meliputi:
1. Koleksi Data
Koleksi data adalah proses pengumpulan informasi dari objek penelitian melalui teknik pengumpulan data.

## 2. Kondensasi Data
Dalam  kondensasi  data  merujuk  kepada  proses  penyeleksi,  memfokuskan,  menyederhanakan, mengabstraksi dan mentransformasi data yang didapat.
3. Penyajian Data
Penyajian sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
4. Kesimpulan (Verifikasi)
Penarikan  kesimpulan  merupakan  bagian  dari  satu  kegiatan  dari  konfigurasi  yang  utuh.Kesimpulan- kesimpulan  juga  diverifikasi  selama  penelitian  berlangsung.  Tahap  ini  dilakukan  dengan  seksama  dan menghabiskan  tenaga  dengan  peninjauan  kembali  serta  tukar  pikiran  di  antara  teman  sejawat  untuk mengembangkan kesempatan intersubjektif dan juga upaya-upaya yang luas untuk menempatkan salinan suatu temuan dalam seperangkat data yang lain.enelitian ini menggunakan metode kajian literatur (library research) yang di dapat dari berbagai sumber terpercaya, seperti melalui buku, jurnal dan sumber tertulis lainnya yang mendukung pembahasan isi artikel penelitian ini. Zed (2014) mengemukakan bahwa library research  adalah  penelusuran  pustaka  yang  tidak  hanya  untuk  langkah  awal  menyiapkan  kerangka penelitian  (research  design)  akan  tetapi  sekaligus  memanfaatkan  sumber-sumber  perpustakaan  untuk memperoleh data penelitian. Dengan demikian, kajian literatur merupakan sebuah metode pengumpulan data untuk penelitian.

## Hasil dan Pembahasan
Perpustakaan Daerah Lampung merupakan perpustakaan milik pemerintah sesuai terbitnya Keppres RI No.11  Tahun  1989  tentang  Perpustakaan,  Perpustakaan  wilayah  berubah  nomenklatur  menjadi Perpustakaan Daerah Lampung. Untuk mengoptimalkan tugas dan fungsinya dalam rangka mencerdaskam kehidupan bangsa, maka ternit Keppres RI No.50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional sebagai dasar prningkatan  status  Perpustakaan  Nasional  dasar  peningkatan  status  Perpustakaan  Daerah  Provinsi Lampung  menjadi  perpustakaa  Nasionala  Provinsi  Lampung.  Tugas  pokok  Kantor  Arsip  Daerah  adalah menyelanggarakan sebagian kewenagna Rumah Tangga Provinsi (Desentralisasi) dalam bidang kearsipan yang menjadi kewenangannya serta melaksanakan kegiatan yang ditetapkan oleh Gubernur berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku, tugas dekomsentarasi dan tugas pembantu yang diberikan oleh pemerintahan kepada gubernur.
Jumlah Koleksi  yang  ada  di  Kantor  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Lampung  berdasarkan  golongan, jumlah buku dan jumlah eksemplar terlihat dalam tabel berikut  ini :
No.  Golongan Jumlah Judul Jumlah Eksemplar 1 000 – Karya Umum 5.449 13.432 2 100 – Filsafat 3.943 11.304 3 200 – Agama 5.111 13.855 4 300 – Ilmu Sosial 12.416 27.818 5 400 – Bahasa 3.863 8.509 6 500 – Ilmu Murni 4.096 10.022 7 600 – Ilmu Terapan 9.951 39.210 8 700 – Kesenian / Olahraga 2.461 7.213 9 800 – Kesusasteraan 2.605 9.629 10 900 – Sejarah / Geografi 4.292 12.245 11 F – Fisika 5.943 13.628 12 Monograf - - 13 Lain-lain 1.653 1.653 14 Berkala 21 548 Jumlah 61.854 169.085
Pustakawan  di  Kantor  Perpustaan  dan  Arsip  Provinsi  Lampung  berjumlah    13.  Latar  Belakang pendidikan  pustakawan  ada  yang  lulusan  SMA,D3,S1,S2,S3.  Saat  ini  Dinas  Perpustakaan  dan  Kersipan Provinsi  Lampung  memiliki  pegawai  sebanyak  117  orang.  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Provinsi Lampung  mempuayai  tugas  pokok  membantu  Gubernus  dalam  meyelanggarakan  pengembangan, pembinaan  semua  jenis  perpustakaan  sesuai  dengan  kewenangannya  dalam  rangka  pelastarian  hasil budaya, pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknolohi dan kebudyaan, meyelenggarakan perpustakaan umum  daerah  yang  kolejsinya  mendukung  pelestarian  hasil  budaya  daerah  masing-masing  dan memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat, serta melaksanakan urusan kearsipan di lingkuanagan Provinsi Lampung.
Jenis  pelayanan  Perpustakaan  yang  diberikan  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Provinsi  Lampung adalah antara lain :
1. Lyanan anggota atau informasi.
2. Layanan pembaca (Ruangan Anak atau  Story Telling).
3. Layanan sirkulasi (Ruangan Umum).
4. Penelusuran Informasi atau Referensi.
5. Layanan Audio Visual
6. Layana Perpustakaan Keliling.
7. Layanan Terpusat Perpustakaan Sekolah.
8. Layanan Pusat IPTEK
Pengelolahan  arsip  di  Perpustakaan  Daerah  Lampung  melakukan  berberapa  pengelolahan  seperti  : (1)Melakukan  shelving  pada  buku  yang  sesuai  dengan  judul  buku  maupun  konten  lokal  dan  lainya sebagainya  agar  tidak  yerjadi  peyelipan  buu-buku  yang  tidak  sesiao  dengan  daerah  asalanya.  (2) Melakuakan Akuisisi seleksi buku pengadaan anggaran yang berfungsi untuk memilih kataloh mana saja yang telah di seleksi yang akan dibeli dengan melihat terlebih dahulu judul buku, penerbit, nama pengarang, harga.  Setelah  seleksi  maka  bidang  akuisisi  meyerahkan  semua  data  seleksi  buku  pengadaan  anggatan untuk  diserahkan  kepada  bidang  pengelolahan  bahan  pustaka.  (3)  Pengelolahan  bahan  pustaka  dengan input katalog buku untuk memberitahu bahwa ada buku baru yang masuk untuk di input. Kemudian setelah selesai di input sata katalog buku maka akan muncul nomor barcode, tanggal pengadaan, nomer induk, data bibliografis.
Kantor  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Lampung  merupakan  intasni  pemerintah  yang  salah  satu tugasnua adalaha mengurusi tentang arsip daerah. Sebagai instansi yang meyimpan arsip-arsip yang berasa di  wilayah  Lampung  hendaknya  mengelolah  serta  meyimpan  arsip  yang  baik  guna  mempermudah pelaksanaan  tugas.  Faktor  penghambat  dalam  pengelolahan  arsip  di  Kantorp  Perpustakaan  Dan  Arsip Daerah Lampung sebagi berikut :

## 1) Bagian Deposit
Pada saat shelving buku pemustaka salah menempatkan buku karena tidak paham dengan judul buku dan  tidak  hapal  nomor  panggil  buku  sesuai  dengan  kelompoknya.  Hal  ini  mengakibatkan  ketika  ada pemustaka mencari buku dan buku tersebut terselip di kelompok buku yang lain harus mencari terlebih dahulu dan memerlukan waktu lama.

## 2) Bagian Akuisisi
Pada saat mengisi buku induk koleksi perpustakaan harus di isi secara manual dengan menggunakan buku besar foliodan membuat garis tabel manual menggunakan pena dan penggaris. Jika kegiatan ini terus di lakukan secara manual di khawatirkan buku induk koleksi perpustakaan bisa saja hilang tanpa di sengaja dan data buku instansi akan hilang.
3) Bagian pengelolahan Bahan Pustaka
Pada  saat  mengisi  kolom  inventarisasi  harus  di  isi secara  manual,  sedangkan  buku  yang  harus  di  isi sangat banyak jadi penulis membutuhkan waktu banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Upaya  yang  dilakukan  untuk  mengatasi  faktor  penghambat  dalam  pengelolahan  di  Perpustakan  dan Arsip Daerah Lmapung yaitu : mengikuti setiap diklay atau Bimbingan Teknik Kearsipan yang ada, serta
memaksimalkan fasilitas dan peralatam kersipan yang ada. Upaya tersebut telah dilaksanakan tetapi belum dapat mengatasi hambatan yang ada secara efektif. Hambatan yang muncul harus segera diatasi agar tidak berdampak besar dalam pengelolahan arsip. Karean itu untuk menghadau kendala dengan berbagai cara salah  satunya  saat  shelving    buku  sebaiknya  diberi  nomer  panggilan  di  bagian  rak  koleksi  buku,pihak instansi  membuat  kartu  secar  khusus  dari  instansi  agar  kartu  terlihat  baik  dan  layak  untuk  di  jadikan formulir  peminjaman,  pihak  instasnsi  merubah  cara  kerja  dengan  merubah  kegiatan  terprogram  agar pekerjaan  menjadi  mudah  san  mengurangi  resiko  data  buku  akan  hilang.  Demikian  upaya  yang  telah dilakuakan  Kantor  Perpustakan  dan  Arsip  Daerah  Lampung untuk  mengatasi  faktor  penghambat  dalam pengelolahan arsip perlu dilksanakan secara berkelanjutan serta perlu diadakanya sosialisasi yang merata agar  pengelolahan  arsip  dapat  berjalan  secara  optimal,  efektif,  serta  efesian  sehingga  tujuan  kearsipan dapat tercapai.

## Kesimpulan
Perpustakaan Daerah Lampung merupakan perpustakaan milik pemerintah sesuai terbitnya Keppres RI No.  11  Tahun 1989  tentang  Perpustakaan  wilayah  berubah  nomenklatur  menjadi  Perpustakaan  Daerah Lampung.  Untuk  mengoptimalkan  tugas  dan  fungsinya dalam  rangka mencerdaskam  kehidupan  bangsa, maka ternit Keppres RI No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional sebagai dasar prningkatan status Perpustakaan  Nasional  dasar  peningkatan  status  Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Lampung  menjadi perpustakaa Nasional Provinsi Lampung. Di mana pengelolahan arsip di Perpustakaan Daerah Lampung melakukan berberapa pengelolahan seperti: (1)Melakukan shelving pada buku yang sesuai dengan judul buku maupun konten lokal dan lainya sebagainya agar tidak yerjadi peyelipan buu-buku yang tidak sesiao dengan daerah asalanya. (2) Melakuakan Akuisisi seleksi buku pengadaan anggaran yang berfungsi untuk memilih kataloh mana saja yang telah di seleksi yang akan dibeli dengan melihat terlebih dahulu judul buku, penerbit,  nama  pengarang,  harga.  Setelah  seleksi  maka  bidang  akuisisi  meyerahkan  semua  data  seleksi buku pengadaan anggatan untuk diserahkan kepada bidang pengelolahan bahan pustaka. (3) Pengelolahan bahan pustaka dengan input katalog buku untuk memberitahu bahwa ada buku baru yang masuk untuk di input.  Kemudian  setelah  selesai  di  input  sata  katalog  buku  maka  akan  muncul  nomor  barcode,  tanggal pengadaan, nomer induk, data bibliografis.

## Referensi
Damalita, Susiasih. 2009. Pentingnya Manajemen Arsip Di Lingkungan Perguruan Tinggi. Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Bisnis. 3 (1).
Jannana, NS. Fadhilah, RSN. 2018. Manajemen Arsip Sebagai Bagian Hidup Organisasi: Studi Kasus Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Magelang. Jurnal Manajemen Pendidikan Islam. 3 (2).
Miles,  Huberman,  dan  Saldana.  2014.  Qualitative  Data  Analysis:  A  Methods  Sourcebook.  Sage Publication.Arizona State University.
Murti,  BK.  Rukiyah.  2019.  Analisis Kegiatan  Pengelolaan  Arsip  Statis  Di  Kantor  Arsip  Dan  Perpustakaan Daerah Kabupaten Pati. Jurnal Ilmu Perpustakaan. 8 (1).
Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Sudirman,  Akhmad.  2015.  Sistem  Manajemen  Arsip  Dinamis  Di  Badan  Perpustakaan  Dan  Arsip  Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Skripsi. Universitas Islam Negeri Alaudin Makassar.
Susilo, A. dan Sarkowi, 2018. Peran Guru Sejarah Abad 21 dalam Menghadapi Tantangan Arus Globalisasi. Historia: Jurnal Pendidik dan Peneliti Sejarah. 2 (1).