Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Informatika (SI-ADIF)
Harianto Antonio 1) , Novi Safriadi 2)
1,2) Program Studi Teknik Informatika Jurusan Teknik Elektro
Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura
1) e-mail: antonio09041@gmail.com
2) e-mail: safriadi@untan.web.id
Abstract– Manajemen proses administrasi kerja praktek dan  tugas  akhir  I  pada  Program  Studi  Teknik Informatika  Fakultas  Teknik  Universitas  Tanjungpura memiliki beberapa tahapan dan seringkali membutuhkan  waktu  yang  lama  bagi  petugas  dalam mengelolanya . Peranan  teknologi  informasi  dalam setiap  proses  informasi  sangat  penting  dalam pengolahan  data  menjadi  sebuah  informasi  yang  tepat sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna.  Seiring  dengan meningkatnya kebutuhan akan teknologi informasi, telah menimbulkan  dampak  besar  bagi  proses  administrasi institusi.
Kata  kunci-    sistem  informasi  administrasi,  kerja praktek, tugas akhir I

## 1. Pendahuluan
Saat  ini  kebutuhan  akan  teknologi  sangat  besar, sebagaimana  teknologi  dibutuhkan  dalam  segala  aspek kehidupan.  Salah  satunya  pengelolaan  administrasi seperti pembuatan surat-menyurat dan hal-hal lainnya di lingkungan  Program  Studi  (Prodi)  Teknik  Informatika Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura.
Sistem Administrasi yang terkomputerisasi merupakan bagian penting di suatu Lembaga Pendidikan.  Dengan  adanya  sistem  informasi  yang terkomputerisasi  akan  memudahkan  petugas  dalam menjalankan pekerjaannya.
Berdasarkan  pemahaman  tersebut,  maka  diperlukan suatu  aplikasi  untuk  mengatur  dan  mengolah  kegiatan administrasi  di  Prodi  Teknik  Informatika  sehingga dalam  pelaksanaan  kegiatan  dapat  terlaksana  dengan baik, dengan demikian akan mendukung kinerja petugas yang berinteraksi langsung dengan sistem tersebut.

## 2. Sistem Informasi dan Administrasi

## 2.1 Definisi Sistem
Terdapat  berbagai  pendapat  yang  mendefinisikan definisi sistem, yaitu:
“Sistem  adalah  suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama  untuk  melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”[1].
Penjelasan di atas menjelaskan bahwa sistem bekerja dalam  suatu  jaringan  kerja  dari  suatu  prosedur  nyang saling berhubungan satu sama lain untuk menyelesaikan
tujuan dan sasaran yang dimaksud. Definisi sistem juga dapat dijelaskan oleh Jogiyanto dalam bukunya Analisia dan  Desain  sistem  informasi ,  menerangkan:  “sistem adalah  kumpulan  dari  elemen-elemen  yang  berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”[2].
Sistem  juga  diartikan  sebagai  sekumpulan  elemen yang  bekerja  sama  dalam  suatu  kesatuan  untuk melaksankan  suatu  fungsi  yang  berguna.  Dalam bukunya  Jogiyanto  sistem  dapat  didefinisikan  dengan pendekatan  prosedur  dan  pendekatan  komponen. Definisi sistem menurut Abdul Kadir adalah ”sekelompok  elemen-elemen  yang  saling  terintegrasi dengan  maksud  dan  tujuan  yang  sama  untuk melaksanakan sasaran yang telah ditentukan”[3].

## 2.2 Pengertian Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  dalam  suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi  harian  yang  mendukung  fungsi  operasi organisasi  yang  bersifat  manajerial  dengan  kegiatan strategi  dari  suatu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan kepada  pihak  luar  tertentu  dengan  informasi  yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Definisi  sistem  informasi  menurut  Abdul  Kadir adalah  “sistem  informasi  adalah  kerangka  kerja  yang mengkoordinasikan  sumber  daya  (manusia,  komputer) untuk  mengubah  masukan  ( input )  menjadi  keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan”[3].
2.3 Pengertian Administrasi
“Administrasi  adalah  usaha  dan  kegiatan  yang berkaitan  dengan  penyelenggaraan  kebijakan  untuk mencapai tujuan”[4]. Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau  lebih  yang  didasarkan  atas  rasionalitas  tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang mendukung administrasi adalah:
1.   Dilakukan oleh dua orang atau lebih.
2.   Memiliki tujuan.
3.   Memiliki tugas yang hendak dilaksanakan.
4.   Memiliki peralatan dan perlengkapan.

## 3. Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  membangun  sistem  ini adalah:

## 3.1.   Analisis Sistem Berjalan
Sistem  yang  sedang  berjalan  di  Prodi  Teknik Informatika  bagian  administrasia  akan  mencatat  semua data  mahasiswa  yang  mengajukan  proposal  kerja praktek  yang  telah  disetujui  oleh  dosen  Pembimbing akademik  (PA)  dan  data  mahasiswa  yang  mengajukan proposal  judul  outline  untuk  mata  kuliah  tugas  akhir  I. Data-data  ini  dimasukkan  dan  diolah  dengan Microsoft Office  Excel .  Setelah  itu,  bagian  administrasi  akan mencetak Surat-surat yang diperlukan dalam pelaksanaan  kerja  praktek maupun tugas  akhir I.  Setiap akhir  semester,  bagian  administasi  akan  merekap  dan mencetak  DPNA  dari  mata  kuliah  kerja  praktek  dan tugas akhir I.

## 3.2. Analisis Sistem Usulan
Berdasarkan  sistem  yang  sedang  berjalan, diperlukan  sebuah  sistem  informasi  administrasi  yang berfungsi  untuk  mengolah  data  mahasiswa  yang  ada serta  dapat  membantu  proses  pencetakan  surat-surat, DPNA  serta  rekap  data  dari  mata  kuliah  kerja  praktek dan  tugas  akhir  I.  Sistem  informasi  ini  hanya  dapat diakses oleh petugas yang berkepentingan seperti bagian adminiistrasi  maupun  Kaprodi  yang  bertindak  sebagai pimpinan.  Sistem  informasi  menyediakan  fasilitas- fasilitas  yang  membantu  bagian  administrasi  dalam memanajemen  data-data  mahasiswa  dan  memasukkan nilai  dari  hasil  kerja  praktek  dan  tugas  akhir  I, sedangkan  bagi  Kaprodi,  fasilitas  yang  disediakan adalah tampilan  grafik  kelulusan  dari kerja  praktek  dan tugas akhir I.
Gambar 1. Flowchart SI-ADIF

## 3.3. Desain Sistem
Desain  sistem  pada  sistem  administrasi    ini  meliputi diagram  konteks ,  diagram  overview, dan entity
relationship  diagram .  Gambaran  mengenai  desain sistem yang dibuat dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2. Diagram Konteks SI-ADIF
Gambar 3. Diagram Overview SI-ADIF
Gambar 4. ERD SI-ADIF

## 4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Langkah Pengujian
Pengujian sistem informasi administrasi ini dilakukan dengan menggunakan metode pengujian black box .  Pengujian  ini  dilakukan  dengan  menjalankan program  dengan  maksud  menemukan  kesalahan  serta
memeriksa  apakah  sistem  dapat  berjalan  dengan  baik sesuai dengan yang direncanakan.

## 4.2 Hasil Pengujian
Berikut  ini  didapatkan  hasil  pengujian  yang dilakukan dengan menggunakan dataset ADI dan CISI.

## Tabel 1 – Hasil Pengujian Login
Tabel 2 – Hasil Pengujian Input Data Kerja Praktek No Input Contoh Data
Hasil 1 Semua data tidak bernilai Nim Null Tidak Berhasil Jumlah SKS Null
IPK Null
Tempat Null Waktu Null Semester Null
2 Bebera pa data tidak bernilai Nim D03109041 Tidak
Berhasil Jumlah SKS 120
IPK 3.82
Tempat Null Waktu Null
Semester Null 3 Semua data tidak bernilai Nim D03109041
Berhasil
Jumlah SKS 120 IPK 3.82
Tempat DISPENDA Waktu Oktober- November Semester Genap

## Tabel 3 – Hasil Pengujian Input Data Tugas Akhir I
No Input
Contoh Data Hasil 1 Semua data tidak bernilai Nim Null Tidak Berhasil Jumlah SKS Null
IPK Null
Judul Outline Null Semester Null
2
Beberapa data tidak bernilai Nim D03109041 Tidak Berhasil Jumlah SKS
120 IPK 3.82 Judul Outline Null Semester Null
3
Semua data tidak bernilai Nim D03109041 Berhasil Jumlah SKS
120 IPK 3.82 Judul Outline Judul Outline Semester Genap

## 5. Kesimpulan
a. Sistem  Informasi  Administrasi  ini  memberikan kemudahan  kepada  petugas  administrasi  akademik dalam mengolah data-data mahasiswa agar terintegrasi dengan baik.
b. Sistem Informasi Administrasi memberikan informasi data mahasiswa secara cepat dan valid .
c. Sistem  Informasi  Administrasi  menghasilkan  data berupa surat-surat, DPNA dan grafik kelulusan kerja praktek dan tugas akhir I.

## Referensi
[1]  Hartono,  Jogiyanto.  (2005). Sistem  Teknologi  Informasi . Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
[2]  Hartono,  Jogiyanto.  (2005). Analisia  dan  Desain  Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
[3]  Abdul  Kadir.  (2003).  Pengenalan  Sistem  Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
[4]    Siagian,  Sondang,  P.  (1998 ).  Organisasi,  dan  Perilaku Administrasi . Jakarta: Haji Masagung.

## Biography
1) Harianto  Antonio ,  lahir  di  Pontianak,  Indonesia,    20 November 1991. Lulusan Sekolah Menengah Atas Santo Paulus Pontianak, 2009, Pada Saat ini melanjutkan studi di  Universitas  Tanjungpura  Pontianak  Fakultas  Teknik Jurusan Teknik Elektro Prodi Teknik Informatika. Sejak tahun  2011  menjadi  asisten  lab  di  laboratorium  Teknik Informatika.
2) Novi  Safriadi ,  lahir  di  Pontianak,  Indonesia,
3  November  1984.  Memperoleh  gelar  Sarjana  Teknik Informatika  dari  Universitas  Tanjungpura,  Pontianak, Indonesia, 2007, dan gelar Magister Teknik dari Institut Teknologi Bandung, Indonesia, 2011. Sejak tahun 2008 menjadi  dosen  di  Program  Studi  Teknik  Informatika Fakultas  Teknik  Universitas  Tanjungpura  Pontianak. Bidang  penelitian  saat  ini  adalah  Natural  Language Processing.
No Input
Contoh Data Hasil 1 Semua data tidak bernilai Username Null Tidak berhasil Password Null 2 Beberapa data tidak bernilai Username Admin Tidak berhasil Password Null 3 Data tidak sesuai Username B Tidak berhasil
Password Admin 4 Data benar dan sesuai Username Admin Berhasil Password Admin