Volume 2 Halaman 34– 43
No. 1 September 2018

## STRATEGI ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT
MELALUI APLIKASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN ELEKTRONIK MY OFFICE DI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Herman Setyawan Mahasiswa MMPT SPS  Universitas Gadjah Mada herman.setyawan@ugm.ac.id

## Abstract
Every organization is very necessary to develop along with the times. Organizations must be  able  to  adapt  to  changes  in  various  aspects  of  life,  such  as  technological,  economic, political,  and  cultural  change.  In  facing  change,  a  concept  is  needed  to  assist  an organization in creating an effective response to this change. This paper is based on the development  of  My  Office  application  of  mailing  and  filing  at  Universitas  Negeri Yogyakarta (UNY), especially in the Sub - Section of Administration and Filing as the key holder  of  the  UNY  Rectorate  system,  and  then  analyzed  with  the  organizational development  model  developed  by  Kurt  Lewin.  With  a  qualitative - descriptive  approach, this study attempts to answer the question: "How is the organization's growth strategy in UNY  through  the  use  of  My  Office  mailing  and  filing  applications?".  In  general, organizational  changes  occur  with  the  use  of  this  application,  especially  in  terms  of information flow acceleration, mail flow monitoring, and paper savings. But the changes that  are attempted do  not necessarily change the organization instantly because there are several factors that hinder the change
Keywords : Organizational development, My Office, Universitas Negeri Yogyakarta

## Intisari
Setiap  organisasi  sangat  perlu  untuk  berkembang  seiring  dengan  perkembangan zaman. Organisasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan dalam berbagai aspek kehidupan, seperti perkembangan teknologi, ekonomi, politik, dan perubahan budaya. Dalam mengahadapi perubahan, diperlukan sebuah konsep untuk membantu sebuah organisasi dalam menciptakan respon yang efektif terhadap perubahan ini. Paper ini disusun  berdasarkan  pengembangan  aplikasi  persuratan  dan  kearsipan  My  Office  di Universitas  Negeri  Yogyakarta  (UNY),  terutama  pada  Sub-bagian  Tata  Usaha  dan Kearsipan  sebagai  pemegang  kunci  tata  persuratan  di  lingkungan  Rektorat  UNY, kemudian dianalisis dengan model perkembangan organisasi yang dikembangkan oleh Kurt Lewin. Dengan pendekatan kualitatif-deskriptif, penelitian ini mencoba menjawab pertanyaan: “ Bagaimana  startegi  perkembangan  organisasi  di  UNY  melalui penggunaan  aplikasi  persuratan  dan  kearsipan  My  Office? ”. Secara  umum,  terjadi perubahan operasional organisasi dengan penggunaan aplikasi ini, terutama dalam hal percepatan  arus  informasi,  monitoring  alur  surat,    dan  penghematan  kertas.  Namun perubahan  yang  diupayakan  tidak  serta  merta  mengubah  organisasi  secara  instan karena ada beberapa faktor yang menghambat perubahan tersebut.
Kata kunci: Perkembangan organisasi, My Office, Universitas Negeri Yogyakarta
Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...

## PENDAHULUAN
Perubahan  dibutuhkan  setiap organisasi  dalam  rangka  survive  and develop  (ketahanan  dan  tumbuh kembang) dalam menghadapi perkembangan zaman. Organisasi dituntut  untuk  membuat  diri  mereka lebih  efektif,  responsif    terhadap lingkungan,  dan  mampu  menjalankan bisnisnya secara berkelanjutan. Organisasi juga dituntut untuk mengambil  inisiatif  dalam  berinovasi dan  mengelola  perubahan,  bukan sekedar  menanggapi  apa  yang  telah terjadi.  Oleh  karena  itu,  pelaku organisasi  perlu  mempelajari  situasi organisaasi  saat  ini,  apakah  sudah waktunya untuk melakukan perubahan, dalam  bidang  apa  saja  perubahan  itu diperlukan,  serta  bagaimana  startegi perubahan  yang  akan  dilakukan. Dengan  demikian  organisasi  menjadi lebih siap dalam menghadapi tantangan zaman.
Organisasi  dapat  berubah  secara terencana  maupun  tidak  terencana.
Planned change (perubahan terencana) menurut Smithers (2006, 40-41) adalah perubahan yang dihasilkan dari sebuah keputusan sadar/disengaja untuk mengubah fungsi organisasi, sedangkan unplanned  change  (perubahan  tak terencana)  adalah  respon  terhadap faktor perubahan internal dan eksternal dalam  upaya  untuk  mencegah  adanya krisis.  Menurut  Bennins  (1966)  dalam Cummings & Worley (2005, 23), konsep perubahan yang direncanakan cenderung  berfokus  pada  bagaimana perubahan  dapat  dilaksanakan  dalam organisasi. Cummings  &  Worley  (2005,  4) menyatakan  bahwa  terdapat  tiga  tren utama  adalah  membentuk  perubahan organisasi,  yaitu:  (1)  globalisasi,  yang menuntut organisasi menjalankan fungsinya  sebaik  mungkin  dalam menghadapi perubahan lingkungan; (2) teknologi informasi, yang mendefinisikan  bagaimana  organisasi mengumpulkan,
menyimpan, memanipulasi, menggunakan, dan mentransmisikan  informasi  agar  dapat menurunkan  biaya  atau  meningkatkan nilai dan kualitas produk serta layanan, dan  (3)  inovasi  manajerial,  yang menuntut organisasi untuk menyesuaikan  diri  dalam  bentuk  baru, seperti  jaringan,  aliansi  strategis,  dan perusahaan  virtual.  Sementara  itu, Smithers    (2006,  38-43)  menyatakan bahwa perubahan organisasi dipengaruhi  oleh  dua  faktor  utama, yaitu  faktor  eksternal  dan  internal. Faktor eksternal terdiri atas perubahan ekonomi  dan  perkembangan  teknologi informasi. Persaingan ekonomi berpengaruh  pada  market  (konsumen) organisasi, dan perkembangan teknologi informasi berpengaruh kepada  kecepatan  arus  informasi. Sementara  itu,  faktor  internalnya adalah  perubahan  struktur  organisasi dan  pengubahan  demografi  pegawai. Pegawai  pada  umumnya  terlahir  dari dan  dibesarkan  dengan  budaya  yang berbeda  yang  berpengaruh  pada kebiasaan  dan  kinerjanya,  sehingga perlu perubahan mendasar dari kebiasaan  yang  kurang  baik  menjadi kebiasaan yang lebih baik. Perubahan  dan  pengembangan organisasi  merupakan  upaya  peralihan untuk  memajukan  organisasi  secara terencana  dan  mengarah  pada  suatu tujuan. Menurut Worley dan Feyerherm dalam Cummings dan Worley (2005,1), untuk  disebut  sebagai  proses  yang disebut pengembangan organisasi (organizational development), ada 3 hal yang  harus  diperhatikan,  yaitu  :  (1) harus fokus pada hasil dalam perubahan  di  berbagai  aspek  sistem organisasi; (2) harus ada pembelajaran atau  pertukaran  pengetahuan  atau keterampilan;  dan  (3)  harus  ada  bukti dari peningkatan berdasarkan niat yang dijalankan  dalam  mengembangkan
Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...
efektifitas dari sistem organisasi. Porras (1987) dalam Himam (2013, 59) menyatakan bahwa dalam perspektif organizational  change  and  development (OCD),  dapat  diidentifikasi  adanya  dua parameter pokok yang yang menjelaskan ke  arah  mana  organisasi  seharusnya berubah dan berkembang, yaitu: parameter  efectivity  (efektifitas)  dan parameter  quality  work  life  (QWL)/ kualitas hidup anggota organisasi. Kedua parameter ini secara esensi merepresentasikan  proses  adaptasi  yang dilakukan  secara  terus-menerus  oleh organisasi.
Salah  satu  model  awal  perubahan yang  direncanakan  dijelaskan  oleh  Kurt Lewin,  yang  dikenal  sebagai  Lewin ’ s Change Model .  Model perubahan Lewin melihat  perubahan  sebagai  modifikasi dari  kekuatan  yang  menjaga  perilaku sistem tetap stabil. Dalam Lewin ’ s Change Model  dijelaskan  bahwa  perubahan adalah suatu  upaya  memodifikasi.  Dalam pemahaman  ini  dijelaskan  bahwa  setiap kendala yang
menghambat pengembangan  harus  diubah  agar  dapat membuat  sistem  lebih  stabil.  Kendala yang  menghambat  perubahan  biasanya adalah keinginan mempertahankan status  quo  maupun  ketidakmampuan menerima  perubahan.  Adapun  langkah- langkah  menurut  model  ini  terdiri dari unfreezing, moving dan refreezing. Tahap  unfreezing  meliputi  upaya penjelasan  mengenai  perbedaan  antara perilaku yang diinginkan kedepan dengan perilaku  yang  terjadi  sekarang.  Pada tahap  ini  semua  bentuk  resistensi terhadap  perubahan  dikurangi  dan kebutuhan
akan
perubahan dikembangkan.  Langkah  ini  biasanya melibatkan  pengurangan  kekuatan  yang mempertahankan  perilaku  organisasi pada tingkat sekarang. Unfreezing kadang dilakukan  melalui  proses  psychological disconfirmation.  Dengan  mengenalkan informasi  yang  menunjukkan  perbedaan antara  perilaku  yang  diinginkan  oleh anggota organisasi dan perilaku yang saat
ini  ditunjukkan,  anggota  diharapkan dapat  termotivasi  untuk  terlibat  dalam mengubah aktivitas.
Tahap moving yaitu mengembangkan  perilaku  yang  baru serta melakukan perubahan struktur dan proses  dalam  organisasi.  Pada  tahap  ini terjadi  perubahan  dari  perilaku  lama  ke perilaku baru dengan melibatkan intervensi.
Sementara itu, tahap refreezing yaitu mengusahakan terjadinya kondisi seimbang dan mengembangkan kebaruan dalam budaya,  norma,  kebijakan  dan  struktur. Pada  tahap  ini,  semua  perubahan  yang telah  dibuat  dan  dikembangkan  perlu untuk  dipermanenkan,  serta  diperlukan penggunaan mekanisme pendukung yang menguatkan  budaya  organisasi  baru, seperti  budaya  organisasi,  penghargaan, dan struktur yang baru.
Menurut  Tanner  (2017),  keindahan model Lewin terlihat dari kesederhanaan konsepnya,  yaitu  hanya  terdiri  dari  tiga langkah.  Pertama,  meyakinkan  para pemangku kepentingan organisasi bahwa perubahan yang diajukan sangat diperlukan  (unfreezing).  Kedua,  lakukan perubahan (moving), dan ketiga, menjadikannya  sebagai  cara  tetap  dalam menjalankan organisasi/bisnis
(refreezing).  Tanner  berpendapat  bahwa hal tersebut kedengarannya bagus, tetapi jika  diterapkan  di  tempat  kerja  modern seperti  sekarang,  model  Lewin  terlihat terlalu sederhana. Di sinilah model Kotter dapat  digunakan  dalam  kombinasi dengan  model  Lewin  untuk  meyakinkan kepemimpinan
senior mengenai kebutuhan  akan  proses  yang  teratur untuk menerapkan perubahan organisasi. Model  Kotter    merupakan  perpanjangan dari  model  Lewin.  Seperti  ditunjukkan pada  tabel  berikut,  delapan  langkah Kotter untuk perubahan terdepan sejalan dengan model Lewin sebagai berikut:

## Sumber: Robert Tanner
Sejalan  dengan  arus  globalisasi, organisasi  mulai  meletakkan  pengertian dasar  adaptasi  dalam  kerangka  yang terintegrasi  dan  mengedepankan  unsur fluiditas  lingkungan  yang  harus  dihadapi organisasi.  Konsep  tersebut  dikenal dengan  boudaryless  organization  dan dikembangkan oleh Ashkenash, dkk pada 1994  (Himam,  2013,  59).  Integrasi    ini akan berdampak langsung pada efektivitas  maupun  kualitas  hidup anggota organisasi.
Integrasi nilai adaptasi bagi organisasi untuk mencapai efektifitas dan quality work life dapat diperoleh melalui berbagai  cara.  Salah  satu  diantaranya adalah  penggunaan  teknologi  informasi dalam  persuratan,  yaitu  penggunaan aplikasi  persuratan  dan  kearsipan elektronik.    Powsner,  dkk  (1998,  1617) menyatakan  bahwa  teknologi  informasi menawarkan banyak keuntungan potensial dibandingkan kertas. Kelebihan penggunaan teknologi informasi tersebut adalah  kecepatan  dan  ketepatan  dalam membaca    dan  mengakses    data.  Bahkan teknologi  elektronik  dengan  media komputer  mampu  memisahkan  data entry  dan  data  recall  dalam  urutan apapun meskipun tidak dimasukkan atau ditata secara kronologis.
Sellen  &  Harper  (2001,  25-32) mengungkapkan tiga masalah penggunaan  kertas  dalam  kegiatan administrasi,  yaitu:  (1)  kertas  adalah simbol  masa  lalu/kuno;  (2)  penggunaan
kertas  memakan  biaya  yang  besar;  dan (3)  masalah  interaksional  yang  terbatas pada batas ruang.
Keterbatasan penggunaan kertas meliputi: kertas harus digunakan  secara  lokal,  tidak  dapat diakses  dari  jarak  jauh,  membutuhkan ruang penyimpanan fisik, dan membutuhkan pengiriman fisik.
Dokumen  berbasis  kertas  juga  sulit direvisi  atau  diintegrasikan  ke  dokumen lain, dan statis dalam tampilan visual.
Dalam  rangka  mencapai  tujuan efektifitas,  organisasi  dituntut  untuk membangun  sistem  yang  terkendali dalam  kegiatan  penyampaian  informasi. Universitas  Negeri  Yogyakarta  (UNY), merupakan  institusi  perguruan  tinggi yang  mulai  menyadari  pentingnya perubahan  dalam  tata  persuratan  dan kearsipan  yang  selama  ini  masih mengandalkan kertas. Sebuah kesenjangan besar terlihat dalam pengolahan surat di UNY. Persuratan dan pengarsipan  secara  manual  membawa dampak  buruk  bagi  organisasi,  di antaranya adalah lambatnya arus informasi,  keberadaan  surat  yang  sulit ditelusuri,  serta  penggunaan  kertas  yang tak terkendali.
Melihat  kenyataan  tersebut,  sebuah external  developer  menagkap  peluang untuk mengembangkan persuratan elektronik  dan  kemudain  ditawarkan  ke UNY. Namun karena berbagai pertimbangan,
tawaran tersebut kemudian tidak berlanjut menjadi sebuah proyek.  Pada  awal  tahun  2016,  UNY Kurt Lewin John Kotter Unfreeze Establish a Sense of Urgency Create the Guiding Coalition Develop a Vision and Startegy Communicate teh Change Vision Move Empower Broad-Based Action Generate Short Term Wins Consolidate Gains & Make More Change Refreeze Anchor New Approach in the Culture Tabel 1. Perubahan Model Lewin dan Model Kotter
Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...
mengembangkan  aplikasi  My  Office dalam  rangka  pengurusan  surat  (mail handling) secara elektronik.
Persuratan (mail handling) merupakan bagian dalam penyelenggaraan kearsipan. Dalam kajian kearsipan,  pengurusan  surat  masuk termasuk  dalam  bagian  penciptaan (creation) arsip. Sementara itu, penciptaan  arsip  merupakan  bagian  dari pengelolaan  arsip  dinamis  (records management).  Dalam  berbagai  literatur disebutkan  bahwa  arsip  tercipta  melalui pembuatan dan penerimaan. Ricks & Gow
(1988, 4) mengatakan bahwa daur hidup arsip  menjadi  tiga  tahap,  yaitu:  (1) penciptaan atau penerimaan (tahap lahir arsip); (2) penggunaan dan pemeliharaan arsip  dinamis  (tahap  hidup  produktif); dan  (3)  tahap  penyusutan  arsip  dinamis (tahap  kematian)  atau  pemindahan  ke tempat arsip statis (reinkarnasi). Sementara  itu  Atherton  (1985:44) menyatakan  bahwa  pengelolaan  arsip dinamis  dilaksanakan  melalui  tahapan:
(1) pembuatan atau penerimaan informasi  berupa  arsip  dinamis,  (2) klasifikasi arsip dinamis
atau informasinya  dalam  beberapa  sistem logis,  (3)  pemeliharaan  dan  penggunaan arsip  dinamis,  dan  (4)  disposisi  arsip diamis  melalui  penghancuran  atau transfer  ke  lembaga  kearsipan.  Undang- undang nomor
43 tahun 2009
menyatakan  bahwa  pengelolaan  arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan  pemeliharaan,  dan  penyusutan.  Dari beberapa literatur tersebut dapat disimpulkan  bahwa  penerimaan  surat termasuk  dalam  tahap  awal  pengelolaan arsip dinamis.
My  Office  merupakan  sebuah aplikasi  yang  dikembangkan  UNY  untuk mengendalikan  surat  yang  berfungsi sebagai  arsip  dinamis  (arsip  yang digunakan  secara langsung  dalam kegiatan  administrasi)  di  lingkungannya. Dengan  aplikasi  tersebut,  terdapat  tiga kemungkinan  keuntungan  yang  akan diperoleh  oleh  UNY  dalam  menanggapi kesenjangan dalam persuratan, yaitu: (1) percepatan arus informasi, (2) alur surat dapat  dipantau  secara  jelas,  dan  (3) mengurangi
penggunaan kertas (paperless office).
Perubahan organisasi dalam rangka memperbaiki dan mengembangkan organisasi  bukannya  tanpa  tantangan. Tantangan tersebut bisa jadi berasal dari internal  organisasi,  yang  diantaranya adalah  penolakan  terhadap  perubahan. Menurut  Robbins  (2013,  582),  sumber penolakan  terhadap  perubahan  berasal dari:  (1)  individu,  berupa  kebiasaan bekerja  dengan  gaya  lama/kuno,  adanya perasaan terancam jika terjadi perubahan,
dan anggapan akan berkurangnya penghasilan/faktor ekonomi;  dan  (2)  organisasi,  yaitu kelembaman struktural, fokus perubahan yang  sangat  terbatas,  kelembaman kelompok,  ancaman  terhadap  keahlian, ancaman  terhadap  kekuasaan,  dan ancaman  terhadap  alokasi  sumber  daya yang mapan.
Penggunaan  teknologi  informasi  di UNY  merupakan  sebuah  tantangan  saat ini. Tantangan
tersebut
dapat dirumuskan  dalam  pertanyaan  berikut: “ Bagaimana strategi UNY dalam menggunakan  aplikasi  My  Office  untuk

## Gambar 1. Alur Penelitian
Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...
meraih  efektifitas  kinerja  organisasi? ” Berangkat  dari  pertanyaan  umum tersebut,  muncul  pertanyaan-pertanyaan khusus sebagai berikut:
1. Bagaimana proses inisiasi, adaptasi, dan  pemantapan  aplikasi  My  Office dilakukan di UNY?
2. Aspek  apa  sajakah  yang  dapat diperoleh  kemanfaataanya  dalam penggunaan  aplikasi  My  Office  di UNY?

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  dengan pendekatan  deskriptif  kualitatif.  Metode deskriptif  menurut  Whitney  (1960) dalam  Nazir  (2017)  adalah  pencarian fakta  dengan  interpretasi  yang  tepat. Penelitian  kualitatif  menurut  Pendit (2003,  264)  adalah  suatu  penelitian dengan  memberikan  perhatian  yang seksama  dan  terinci  terhadap  hal  yang berhubungan  dengan  suatu  fenomena dan memperlakukan fenomena itu secara alamiah sesuai kenyataan yang ada.
HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam rangka pengembangan organisasi dalam mengahadapi globalisasi  dan  perkembangan  teknologi informasi,  UNY  mulai  mengembangkan sistem elektronik dalam tata persuratannya.  Pada  tahun  2012,  UNY mendapatkan  tawaran  dari  developer eksternal untuk
mengembangkan electronic  mailing  system.  Sistem  yang dibangun  ini  dikenal  sebagai  e-Office. Setelah  diujicobakan  hingga  tahun  2014, sistem ini dianggap kurang sesuai dengan kebutuhan  yang  ada  di  UNY  sehingga tawaran  sistem  ini  dihentikan.  Oleh karena  itu,  pimpinan  UNY  kemudian meminta UPT Pusat Komputer UNY untuk mengembangkan sistem persuratan elektronik  yang  lebih  sesuai  dengan kebutuhan.  Setelah  itu,  dibangunlah sistem  tata  persuratan  dan  kearsipan elektronik  yang  kemudian  dikenal sebagai  aplikasi  My  Office.  Tahap penggunaan  aplikasi  My  Office  di  UNY
meliputi  tiga  tahapan  utama,  yaitu:  (1) tahap inisiasi, (2) tahap adaptasi, dan (3) tahap penstabilan/pemantapan.
1. Tahap  inisiasi  penggunaan  aplikasi My Office di UNY. Aplikasi  ini  mulai  dibangun  pada 2015.  Tahap  inisiasi,  yang  dalam model  Lewin  dikenal  sebagai unfreezing,  diperkenalkan  aplikasi My  Office.  Inisiasi  dilakukan  mulai awal tahun 2016 melalui workshop.
Workshop  tersebut  menghadirkan para  pimpinan  dan  pengelola  surat di lingkungan rektorat, fakultas, dan lembaga,  dan  UPT  sebanyak  142 orang. Pada tahap ini diperkenalkan fungsi dan cara penggunaan aplikasi, serta mulai mengupayakan adanya perubahan pandangan mengenai  tata  persuratan  dan kearsipan  manual  yang  perlu dirubah  ke  dalam sistem elektronik yang lebih efektif.
2. Tahap adaptasi aplikasi My Office di UNY Sebagai  pelaksanaan  tahap  moving, aplikasi tersebut mulai dipergunakan secara intensif sejak 1 November  2016.  Aplikasi  tersebut dikelola  oleh  UPT  Pusat  Komputer UNY  sebagai  administrator  utama. Hingga  saat  ini,  akses  terhadap aplikasi dilingkungan rektorat dibatasi  pada  level  pempinan universitas  seperti  rektor,  wakil- wakil  rektor,  kepala  biro,  kepala bagian,  hingga  kepala  sub-bagian. Sementara itu, untuk ranah fakultas, akses  terhadap  aplikasi  tersebut dibatasi pada level jabatan struktural  fakultas  seperti  dekan, wakil-wakil  dekan,  kepala  bagian, hingga  kepala  sub-bagian.  Batasan akses  pada  setiap  level  adalah membaca,
mencetak, dan melakukan  disposisi.  Aplikasi  My Office dikhususkan untuk pengurusan  surat  masuk  dan pengurusan  surat  keluar  internal
Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...
universitas,  serta  untuk  memantau posisi dan lokasi simpan arsip.
3. Tahap  stabilisasi  aplikasi  My  Office di UNY
Hingga  saat  ini  tahap  refreezing terhadap  penggunaan  aplikasi  My
Office  di  UNY  belum  dapat terlaksana. Penggunaan My Office di lingkungan  UNY  belum  dipayungi regulasi  formal,  seperti  peraturan rektor atau berupa surat keputusan. UNY merupakan sebuah universitas dengan struktur organisasi yang kompleks. Kompleksitas struktur organisasi tersebut
menyebabkan tingginya  kegiatan  korespondensi  baik internal  maupun  eksternal.  Dalam penelitian  ini,  aspek-aspek  yang  diteliti dalam  rangka  penggunaan  aplikasi  My Office  di  UNY  adalah:  (1)  aspek  ektifitas arus  informasi,  (2)  aspek  monitoring pengolahan  surat,  dan  (3)  aspek penghematan penggunaan kertas.
1. Aspek efektifitas arus informasi Dalam  beberapa  tahun  terakhir, tercatat  tidak  kurang  dari  9000 surat masuk ke Rektorat UNY setiap tahunnya. Pada tahun 2015, tercatat 9985  surat  masuk  melalui  Sub- bagian  TU  dan  Kearsipan  UNY. Sementara  itu,  pada  tahun  2016 tercatat  surat  masuk  sebanyak 9573,  dan  selama  tahun  2017 tercatat 9987 surat masuk. Dari  hasil  pengamatan,  diketahui adanya  kenaikan  efektifitas  arus informasi  di  UNY,  khususnya  di lingkungan rektorat, setelah penggunaan  aplikasi  My  office.    Hal ini  dapat  dilihat  dari  pengurusan surat di Sub-bagian Tata Usaha dan Kearsipan  UNY,  yang  merupakan pintu  masuk  bagi  setiap  surat masuk di lingkungan Rektorat UNY. Sistem  tradisional  yang  digunakan dalam  pengurusan  surat  masuk sebelum dikenalnya aplikasi e-Office dan  My  Office  adalah  dengan menggunakan  Microsoft  Excell. Aplikasi  ini  memiliki  kemampuan
data  recall  yang  baik,  namun  tidak dibekali kemampuan untuk monitoring serta mengirim informasi berbasis internet. Sebelum  menggunakan  aplikasi tersebut,  surat  masuk  melalui  Sub- bagian  Tata  Usaha  dan  Kearsipan diteruskan kepada Rektor UNY, lalu
Rektor memberikan disposisi. Surat tersebut kemudian dikembalikan ke Sub-bagian Tata Usaha dan Kearsipan  (Sub-bag  TU  &  K)  untuk dikirimkan  kepada  tujuan  sesuai disposisi. Pengiriman surat tersebut sangat  tergantung  pada  level pengolah  surat.  Semakin  rendah level  unit  pengolah,  semakin panjang  jalan  yang  harus  dilalui sehingga  arus  informasi  menjadi semakin  lambat.  Contoh,  apabila pengolah  surat  adalah  level  sub- bagian, maka surat tersebut mengikuti alur seperti berikut: Surat  Masuk → Sub-bag  TU  &  K → Rektor → Sub-bag TU & K → Wakil Rektor → Sub-bag TU & K → Kepala Biro → Sub-bag  TU  &  K → Kepala bagian → Sub-bag TU & K → Kepala
Sub-bagian. Pada pola tersebut, pengiriman  surat  antar  level tersebut  melibatkan  surat  asli,  dan ada  kemungkinan  beberapa  level yang  dilalui  melakukan  duplikasi apabila  diperlukan.  Sementara  itu, setelah  penggunaan  aplikasi,  arus informasi  menjadi  lebih  cepat, seperti pola berikut:

## Gambar 2. Arus surat masuk di Rektorat UNY
Penggunaan  aplikasi  My  Office terlihat  mampu  mengefektifkan arus  informasi  di  lingkungan  UNY dalam  pengurusan  surat  masuk. Selain    dimensi  waktu  (kecepatan), pengunaan  aplikasi  ini  juga  dapat mengatasi  dimensi  ruang,  karena setiap  user  level  dapat  mengakses informasi dari segala tempat dengan jaringan internet. 2. Aspek monitoring pengolahan surat Sub-bagian Tata Usaha dan Kearsipan UNY diberikan wewenang untuk memantau pengolahan  surat.  Melalui  aplikasi My  Office,  Sub-bagian  Tata  Usaha dan  Kearsipan  dapat  memantau disposisi  terakhir  sebagai  pengolah surat.  Bahkan  Sub-bagian  Tata Usaha  dan  Kearsipan  dapat  melihat level  mana  sajakah  yang  telah  atau belum  membuka  aplikasi  tersebut sebagai  tanda  level  tersebut  telah atau belum membaca surat. Dengan demikian  apabila  ada  pengirim surat menanyakan tindaklanjut dari suratnya,  maka  Sub-bagian  Tata Usaha dan Kearsipan dapat memberikan jawaban secara pasti.
3. Aspek penghematan kertas
Penghematan  kertas  dapat  dilihat dari  pengurusan  surat  keluar, terutama surat keluar internal UNY.
Surat  keluar  yang  dibuat  oleh  UNY
tercatat  sebanyak  2465  selama tahun 2016, dan meningkat menjadi 4415  surat  selama  tahun    2017. Jumlah  surat  keluar  tersebut mengindikasikan penggunaan kertas  dalam  pembuatan  surat cukup  tinggi.  Jumlah  tersebut menunjukkan jumlah minimal lembar  kertas  yang  digunakan, karena  setiap  surat  tidak  selalu dibuat  dalam  satu  lembar  kertas, namun bisa jadi beberapa lembar. Sebelum  menggunakan  aplikasi  My Office,  setiap  surat  keluar  dicetak menggunakan  kertas.  Namun  sejak penggunaan aplikasi, beberapa surat  dikirim  melalui  aplikasi tersebut,  terutama  untuk  surat internal.  Beberapa  kegiatan  yang menggunakan surat internal selama tahun  2017  antara  lain  undangan mengenai: ground breaking pembangungan  gendung  IDB  7in1, sosialisasi  statuta  2017,  upacara hardiknas, upacara harkitnas, upacara  harlahpan,  upacara  hari sumpah pemuda, lokakarya pancasila, peresmian BTN Zone, dan kuliah  umum.  Selain  itu,  undangan rutin internal berupa rapat pimpinan dilkasanakan setiap pekan.  Pada  awalnya,  undangan- undangan  tersebut  dicetak  pada media  kertas.  Namun  dengan berkembangnya teknologi informasi,  pengiriman  undangan rapat pimpinan tidak lagi menggunakan  kertas  tetapi  melalui aplikasi  My  Office.  Sementara  itu, kegiatan yang melibatkan SDM UNY (dosen  dan  pegawai)  menggunakan pengiriman melalui aplikasi whatsapp  dan  email.  Dengan mengingat  jumlah  SDM  UNY  yang cukup  besar  (tercatat  1270  dosen dan 1074 tenaga kependidikan aktif per  25  Oktober  2017),  maka penggunaan  teknologi  informasi dalam persuratan sangat diperlukan
Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...
untuk  penghematan  penggunaan kertas.
Hingga akhir  tahun 2017, meskipun manfaat  penggunaan  aplikasi  ini mulai dirasakan, pada kenyataannya  terdapat  berbagai tanggapan  terhadap  kemunculan aplikasi ini. Beberapa pihak tersebut  adalah:  (a)  pihak  yang mempunyai kemampuan menggunakan aplikasi secara intens, menggunakan aplikasi tersebut sambil mengamati kelebihan  dan  kekurangannya;  (b) pihak  yang  menggunakan  aplikasi dan  kertas  secara  bersamaan,  yaitu pihak-pihak yang mampu menggunakan  aplikasi  namun  tetap merasa nyaman dengan penggunaan  kertas,  pada  akhirnya tidak mampu mengurangi penggunaan  kertas,  namun  mampu mempercepat  arus  informasi;  dan (c)  pihak  yang  sama  sekali  belum bersedia  menggunakan  aplikasi  ini, yaitu  pihak-pihak  yang  kesulitan menggunakan aplikasi, masih terjebak  pada  paradigma  obsolete yang  boros  kertas  dan  arus informasi  menjadi  lambat.  Melihat kenyataan  ini,  dapat  disimpulkan bahwa  perubahan  organisasi  yang signifikan  harus  dilakukan  secara sederhana  dan  bertahap  mengingat berbagai  faktor  mempengaruhi penerimaan teknologi baru.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Secara  umum,  dengan  pemanfaatan aplikasi  ini  terjadi  perubahan  dalam organisasi,  yaitu  dalam  hal  percepatan arus  informasi,  monitoring  pengolahan surat,  dan  penghematan  kertas.  Namun perubahan  sikap  dan  perilaku  belum mencapai ke dalam semua level pengguna informasi.  Hal  ini  disebabkan  oleh berbagai  faktor,  diantaranya  adalah: pertama,  kebiasaan  membaca  naskah berbasis  kertas  masih  menjadi  pilihan beberapa  kalangan  di  Rektorat  UNY.
Untuk  merespon  hal  ini,  pimpinan  UNY perlu melakukan langkah-langkah strategis  guna  mengubah  kebiasaan tersebut  menjadi  kebiasaan  yang  lebih baik. Langkah yang dapat diambil adalah dengan intervensi struktural, karena saat ini aplikasi My Office masih terbatas pada level struktural. Peneliti juga menyarankan  agar  setiap  pegawai  dan dosen  diberikan  hak  akses  aplikasi  ini dengan  batasan  tertentu,  setidaknya sebagai penerima surat, sehingga pengiriman surat dapat dilakukan secara terintegrasi  melalui  satu  sistem  yang sama. Kedua, koneksi internet yang tidak stabil menjadi penghambat secara teknis. Rata-rata  setiap  bulan  terjadi  empat  kali akses  jaringan  limit/lambat.  Hal  ini mengakibatkan  penggunaan  aplikasi  My Office menjadi terhambat. Penggunaan  aplikasi  My  Office  terasa dampak positifnya dalam hal persuratan, namun  jika  dilihat  dari  tata  kearsipan masih  memiliki  kekurangan.  Aplikasi  My Office yang belum dapat mengakomodasi pengurusan  surat  keluar.  Dalam  ranah ilmu  kearsipan,  pengurusan  surat  masuk dan  surat  keluar  terintegrasi  ke  dalam fase  penciptaan  dan  diolah  dengan pemberkasan,  yaitu  terberkasnya  surat masuk  dan  keluar  menjadi  satu  bagian yang tidak terpisahkan. Saat ini pembuat aplikasi  sebaiknya  berdiskusi  dengan pakar  kearsipan  guna  menghasilkan aplikasi  yang  dapat  mengakomodasi keduanya.

## DAFTAR PUSTAKA
Atherton.  Jay.  (1985).  From  Life  Cycle  to Continuum.  Some  Thoughts  on the  Records  Management  - Archives Relationship. Archivaria. 21. 43-51.
Cummings,  T.G.  &  Worley,  C.G.  (2005). Organizational  Development  and Change  (8th Edition). Mason,  OH: Thomson South-Western.
Himam, Fathul. (2013). Talent Management  dalam  Perspektif Organizational Change
and Development.  Buletin  Psikologi. 21(2). 59-67.
Nazir,  Moh.  (2017).  Metode  Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.
Pendit,  P.L.,  2003,  Penelitian  Ilmu Perpustkaan dan Informasi: Suatu Pengantar  Diskusi  Epistemologi dan Metodologi. Jakarta: JIP-FSUI.
Powsner, S.M, dkk. (1998). Opportunities
for
and challenges of computerisation.  The  Lancet. 352.1617-1622.
Ricks,  M  &  Gow,  K.  (1988).  Information
Resources Management. A Records  System  Approach.  2nd edition. Cincinnati:
South- Western Publishing.
Robbins,  S.P.,  dan  Judge,  T.A.,  (2013). Organizational  Behavior.  New Jersey: Pearson Education, Inc.
Sellen, A.J. and Harper, R.H.R. (2001). The Myth  of  the  Paperless  Office. Bristol, UK: MIT Press.
Smither,  R.D.  Houston,  J.M.,  &  McIntire,
S.A. (2006).
Organization
Development:
Strategies
for Changing  Environments.  New York:  Harper  Collins  College Publishers.
Tanner, Robert.(2017). Unfreeze, Change, Refreeze:  Is  This  a  Child ’ s  Game? Taken from: https:// managementisajourney.com/ unfreeze-change-refreeze-is-this- a-childs-game/  at  October  26, 2017, 09.20 AM.
Undang-undang  Nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan.