## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289

## Sistem Informasi Administrasi Surat Berbasis Web Pada Kantor Desa Menerapkan Metode Waterfall
Aris Setiawan * , Abdul Rahman Kadafi
Fakultas Teknologi Informasi, Sistem Informasi, Universitas Nusa Mandiri, Jakarta, Indonesia Email: 1,* 11220187@nusamandiri.ac.id, 2 Abdul.alk@bsi.ac.id Email Penulis Korespondensi: 11220187@nusamandiri.ac.id
Abstrak− Sistem informasi administrasi surat berbasis web digunakan untuk mengelola proses pelayanan administrasi pengajuan surat menyurat.  Proses  pengajuan  surat  menyurat  pada  Desa  Rojopolo  masih  dilakukan  secara  manual  dengan  menggunakan  aplikasi Microsoft Word. Kendala yang dihadapi petugas pelayanan adalah saat membutuhkan laporan data pengajuan surat dari warga, karena data  surat  hanya  berupa  kertas  arsip  yang  memiliki  resiko  kehilangan  data,  selain  itu  proses  pengajuan  surat  secara  manual membutuhkan  waktu  yang  lama  sehingga  pelayanan  administrasi  surat  kurang  efektif  dan  efisien.  Untuk  mengatasi  permasalahan tersebut  maka  akan  dibangun  Sistem  Informasi  Administrasi  Surat  Berbasis  Web  pada  Kantor  Desa  Rojopolo  sehingga  dapat meningkatkan kinerja bagian pelayanan desa dalam mengolah data agar pelayanan lebih efektif dan efisien. Metode pengembangan sistem  menggunakan  metode  waterfall  dan  perancangan  sistem  menggunakan  diagram  unifield  modeling  language  (UML). Berdasarkan hasil pengujian black box, fitur-fitur yang dibangun (seperti pengajuan surat, list surat, registrasi penduduk, master data, report) berjalan 100%. Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .Net dan database MSSQL Server.
Kata Kunci: Desa Rojopolo; Administrasi Surat; Sistem Informasi; UML; Waterfall; Visual Basic.Net; MSSQL Server
Abstract− A web-based mail administration information system is used to manage the administrative service process for submitting correspondence.  The  process  of  submitting  correspondence  to  Rojopolo  Village  is  still  done  manually  using  the  Microsoft  Word application. The obstacle faced by service officers is when they need data reports on letter submissions from residents, beca use letter data is only in the form of archival paper which carries the risk of losing data, besides that the manual letter submission process takes a  long  time  so  that  the  letter  administration  service  is  less  effective  and  efficient.  To  overcome  this  problem,  a  Web-based  Mail Administration Information System will be built at the Rojopolo Village Office so that it can improve the performance of the village service  department  in  processing  data  so  that  services  are  more  effective  and  efficient.  The  system  development  method  uses  the waterfall method and system design uses unifield modeling language (UML) diagrams. Based on the results of black box testing, the features built (such as letter submission,  letter list, population registration,  master data, reports)  work 100%. The system  was built using the Visual Basic .Net programming language and MSSQL Server database.
Keywords : Rojopolo Village; Mail Administration; Information Systems; UML; Waterfall; Visual Basic.Net; MSSQL Server

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi seperti saat ini sudah menjadi sebuah  kebutuhan baik bagi instansi swasta maupun instansi pemerintahan, sehingga  menuntut  semua  lapisan  masyarakat untuk mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi  informasi.  Kemajuan  teknologi  informasi  ini  juga  sangat  penting  bagi  instansi  pemerintahan  terutama  pada bagian pelayanan publik karena hal itu dapat memberikan suatu pelayanan yang efektif serta efisien.
Sistem  administrasi  surat  menyurat  di  Desa  Rojopolo  masih  menggunakan  proses  manual,  dimana  warga mendatangi  Ketua  RT  untuk  mendapatkan  pengantar  surat  keterangan,  kemudian  diserahkan  ke  kantor  desa  untuk diproses  permohonan  pengajuan  surat.  Jika  sudah  mendapatkan  konfirmasi  dan  ditandatangani  di  kantor  desa,  surat permohonan tersebut bisa diambil oleh warga di kantor desa. Pada saat proses pengajuan permohonan surat, warga harus datang kembali kepada ketua RT terlebih dahulu kemudian datang ke kantor desa yang mana pengajuan surat permohonan tersebut belum tentu bisa langsung jadi surat permohonan tersebut. Warga harus kembali ke rumah, kemudian menunggu proses pengajuan surat jadi sesuai hari yang ditentukan[1].
Pelayanan  yang  berkaitan  dengan  surat  menyurat  di  Kantor  Desa  Rojopolo  masih  dilakukan  secara  manual, sehingga prosesnya  membutuhkan waktu yang kurang efisien serta penyimpanan berkas  kurang terkelola dengan  baik [2]. Pada saat melakukan pencarian data pengajuan surat permohonan warga, petugas bagian pelayanan umum mengalami kesulitan,  hal  itu  disebabkan  tidak  adanya  pengarsipan  data  secara  terkomputerisasi  sehingga  petugas  kesulitan  saat memerlukan  laporan  administrasi  yang  cepat  dan  akurat  dalam  waktu  yang  singkat  [3].  Untuk  menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dapat dirancang sistem  informasi administrasi  surat untuk meningkatkan pelayanan desa sehingga memudahkan dalam pelayanan kepada warga desa Rojopolo.
Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Eva Oktaviani, Rodianto, Sari Noviana dan Nawassyarif dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat”. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa penggunaan sistem informasi surat menyurat dapat membantu berjalannya proses surat menyurat mulai dari pembuatan surat, mendata surat masuk, mendata surat keluar, dan mendata warga yang akan membuat surat keterangan tersebut dengan memberikan pelayanan yang lebih efisien.[4].
Lalu  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Geovanne  Farell,  Hadi  Kurnia  Saputra,  dan  Igor  Novid  berhasil  membuat prototype  sistem  informasi  pengarsipan  sekolah  menyimpulkan  bahwa  sistem  informasi  pengarsipan  surat  menyurat membantu  dan  mempermudah  staf  bagian  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  dengan  efisien,  tepat  dan aman.[5]

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  dengan  melakukan  observasi  ke  Kantor  Desa  Rojopolo kemudian melakukan wawancara dengan pihak terkait serta studi pustaka dengan mengumpulkan data-data studi kasus yang terkait dengan penelitian.

## 2.2 Metode Pengembangan
Sistemi  secarai  umum  merujuk  pada  kumpulan  elemeni  ataui  komponeniiyang  salingiberinteraksiidan  bekerja samaiuntuki mencapaii suatui tujuaniitertentu. Sistem terdiri dari orang, alat, konsep, dan prosedur yang disatukan untuk membantu kita mencapai tujuan bersama. [6]
Metode  waterfall  merupakan  suatu  pendekatan  dalam  pengembangan  perangkat  lunak  yang  bersifat  linear  dan sekuensial.  Proses  pengembangan  dilakukan  secara  bertahap  dan  setiap  tahap  harus  selesai  sebelum  masuk  ke  tahap selanjutnya. Kerangka penelitian dalam sistem informasi administrasi surat pada Kantor Desa Rojopolo adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Kerangka Penelitian

## 2.2.1 Tahap Identifikasi Kebutuhan
Tahap ini merupakan proses identifikasi masalah yang ada pada objek penelitian. Dalam  tahapan ini berisi perumusan masalah serta tujuan penelitian.

## 2.2.2 Tahap Analisa
Tahap kedua merupakan tahapan analisa sistem secara keseluruhan. Tahap ini mencakup pemahaman bagaimana sistem akan beroperasi, integrasi dengan sistem yang lain serta kebutuhan teknis lainnya.

## 2.2.3 Tahap Perancangan
Tahap ini merupakan proses perancangan sistem yang dibangun, mulai dari menentukan struktur database, tabel, relasi. Selain itu pada tahapan ini juga membuat desain interface yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289

## 2.2.4 Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahapan menerjemahkan desain sistem kedalam perangkat lunak yang dapat dijalankan oleh  komputer.  Tahap  implementasi  ini  penting  untuk  menghasilkan  perangkat  lunak  yang  berfungsi  dan  memenuhi kebutuhan pengguna.

## 2.2.5 Tahap Pengujian
Tahap pengujian sangat penting dilakukan dalam pengembangan perangkat lunak. Hal ini bertujuan memastikan bahwa perangkat lunak yang dibangun berfungsi dengan baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Use Case Diagram yang digunakan pada sistem informasi administrasi surat berbasis web pada kantor desa rojopolo adalah sebagai berikut:
Gambar 2. Use Case Diagram
Class Diagram yang digunakan dalam pemodelan sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
Gambar 3. Class Diagram

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem informasi ini berfungsi sebagai media pelayanan surat menyurat yang terintegrasi dengan database sehingga lebih efektif  dan  efisien.  Sistem  informasi  administrasi  surat  berbasis  web  ini  dapat  memudahkan  dalam  mengelola  dan memproses pengajuan surat serta melakukan cetak laporan data surat-menyurat.

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289

## 3.1 Tampilan Antarmuka
a. Halaman login
Halaman  login  merupakan  tampilan  awal  untuk masuk  ke  dalam  sistem,  warga  dapat  memasukkan  username  dan password yang telah terdaftar. Tombol login digunakan untuk masuk ke dalam sistem
Gambar 4. Halaman login
b. Halaman dashboard
Halaman dashboard menampilkan informasi jumlah surat yang statusnya open, pending, maupun sudah diarsip. Selain itu pada menu dashboard ini juga menampilkan grafik berdasarkan pengajuan surat.
Gambar 5. Halaman dashboard
c. Halaman Menu Pengajuan Surat
Apabila warga memilih menu pengajuan surat, tampilannya seperti gambar dibawah ini
Gambar 6. Menu pengajuan surat
d. Menu List Surat
Pada halaman ini ditampilkan semua list surat yang telah diajukan oleh warga

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289
Gambar 7. Menu List Surat
e. Hasil cetak surat pengajuan
Berikut ini tampilan hasil cetak surat pengajuan warga
Gambar 8. Hasil cetak surat pengajuan

## 3.2  Pengujian
Tahapan pengujian ini menggunakan metode black box yang difokuskan pada fungsional dari perangkat lunak yang diuji. Berikut ini adalah blck box testing dari sistem informasi administrasi surat berbasis web seperti pada tabel 1.
Tabel 1. Hasil pengujian black box No Skenario Pengujian Hasil yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan 1 Username: admin Password: admin Admin tercantum pada teks username, admin tercantum pada teks password Admin tercantum pada teks username, ….. tercantum pada teks password Berhasil masuk 2 Klik tombol login Data user dicari di table msuser, masuk ke halaman dashboard Tombol login dapat berfungsi. sesuai yang diharapkan Berhasil masuk 3 Username: test Password: test Test tercantum pada teks username, password tercantum pada teks password Test tercantum pada teks username, ….. tercantum pada teks password Gagal masuk 4 Klik tombol login Data username tidak ditemukan di tabel msuser, gagal login dan menampilkan kesalahan Username gagal dan menampilkan informasi kesalahan Gagal masuk

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289
No Skenario Pengujian Hasil yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan 5 Klik create an account Menampilkan menu pembuatan akun baru Tampil form pembuatan akun baru diterima 6 First name, last name, email, password, confirm password First name tercantum pada teks box, last name tercantum pada teks box, email tercantum pada teks box, password tercantum pada teks box, confirm password tercantum pada teks box Dapat mengisi first name, last name, email, password, confirm password diterima 7 Klik Submit Data tersimpan pada database dan akan kembali ke menu login Data tersimpan ke dalam database diterima 8 First name: kosong Last name: kosong Email: kosong Password kosong lalu klik submit Data tidak tersimpan dan menampilkan informasi kesalahan Data tidak tersimpan ke dalam database dan menampilkan kesalahan, sesuai yang diharapkan diterima 9 Masuk ke dalam sistem informasi administrasi surat Dapat masuk ke sistem informasi administrasi surat Proses login berhasil masuk ke sistem berhasil 10 Pilih menu master data lalu pilih data penduduk Memilih nama-nama yang akan diaktifkan Nama yang akan diaktifkan terpilih berhasil 11 Pilih status active atau inactive Data yang masuk dapat diaktifkan dan dapat mengajukan surat permohonan Verifikasi akun baru dapat diaktifkan berhasil 12 Pilih menu pengajuan surat Menampilkan form pengajuan surat Menampilkan form pengajuan surat berhasil 13 Nik: 4567891234123456 lalu klik search Detail data berdasarkan Nik akan muncul Detail data berdasarkan Nik akan muncul berhasil 14 Nik: 4567891234123456 Jenis surat: Surat keterangan ijin kerja lalu klik save Data berhasil disimpan dan akan tampil menu list surat pengajuan beserta detail informasi nya Data berhasil disimpan dan akan tampil menu list surat pengajuan beserta detail informasi nya berhasil 15 Pilih menu list surat Tampil menu list surat Tampil list surat berhasil 16 Pilih edit pada data surat (status open, pending, finish) Data surat berhasil terpilih dan tampil form edit surat Verifikasi surat pengajuan dan update status nya menjadi pending atau finish beserta keterangan nya dan data berhasil diupdate di database berhasil 17 Pilih menu master data lalu pilih data pegawai Menampilkan menu data pegawai Menampilkan menu data pegawai berhasil 18 Klik new lalu isi: Nama: Rudi Alamat: Jakarta NIK Karyawan: 12345 Jabatan: Kasi
Pelayanan Status Karyawan: Aktif Email: rudi@gmail.com
No HP: 0812345688 Keterangan: Staff Pelayanan Umum Data pegawai akan tersimpan ke dalam database Data pegawai berhasil tersimpan ke dalam database berhasil 19 Pilih report lalu klik report surat Menampilkan menu report surat Menampilkan menu report surat berhasil

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289
No Skenario Pengujian Hasil yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan 20 Jenis surat: Surat keterangan ijin kerja Start date: 2023-05-01 End date: 2023-07-09 lalu klik submit Data pengajuan surat keterangan ijin kerja akan tampil Data pengajuan surat keterangan ijin kerja berhasil tampil berhasil 21 Klik detail surat pengajuan Surat pengajuan berhasil muncul Surat pengajuan berhasil muncul berhasil 22 Klik cetak surat Cetak surat pengajuan ke dalam file pdf Surat pengajuan berhasil disimpan sebagai file pdf berhasil 23 Klik cetak surat Cetak surat pengajuan ke dalam print out Surat pengajuan berhasil dicetak berhasil

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  maka  dapat  diperoleh  kesimpulan  bahwa  dengan  menerapkan  sistem informasi  adminitrasi  berbasis  web  dapat  membantu  memudahkan  petugas  palayanan  desa  dalam  mengelola  surat menyurat,  serta  memberikan kemudahan kepada warga  yang akan  membuat pengajuan surat  menjadi  lebih efektif dan efisien.

## REFERENCES
[1]  A.  Syaebani,  D.  V.  Tyasmala,  R.  Maulani,  E.  D.  Utami,  and  S.  N.  Wahyuni,  “PENGEMBANGAN  SISTEM  INFORMASI PELAYANAN  SURAT  MENYURAT  (SIRA)  BERBASIS  WEBSITE  DENGAN  MENGGUNAKAN  FRAMEWORK CODEIGNITER,”  Journal  of  Information  System  Management  (JOISM),  vol.  3,  no.  2,  pp.  59–65,  Jul.  2021,  doi: 10.24076/joism.2021v3i2.446.
[2]  A.  Ridwan  Atmala  and  S.  Ramadhani,  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  SURAT  MENYURAT  DI KEMENTERIAN  AGAMA  KABUPATEN  KAMPAR,”  Jurnal  Intra  Tech  (2020)  4(1)  27-38,  Apr.  2020,    doi: 10.37030/JIT.V4I1.59
[3]  N.  Khaerunnisa,  E.  Maryanto,  and  N.  Chasanah,  “Sistem  Informasi  Pelayanan  Administrasi  Kependudukan  Berbasis  Web Menggunakan Metode Waterfall Di Desa Sidakangen Purbalingga,” Jurnal Ilmu Komputer dan Informatika, vol. 1, no. 2, pp. 99– 108, Nov. 2021, doi: 10.54082/jiki.12.
[4]  E. Oktaviani and S. Noviana, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN TATA KELOLA ADMINISTRASI SURAT MENYURAT,” 2020.
[5]  G. Farell, H. K. Saputra, and I. Novid, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MENYURAT (STUDI KASUS FAKULTAS TEKNIK UNP),” Jurnal Teknologi Informasi dan Pendidikan, vol. 11, no. 2, pp. 55–62, Sep. 2018, doi: 10.24036/TIP.V11I2.142.
[6]  S. Kom. ,MMSI Fithrie Soufitri, “Konsep Sistem Informasi - Google Books,” PT Inovasi Pratama International. Accessed: Apr.
17, 2023. [Online]. Available: https://www.google.co.id/books/edition/Konsep_Sistem_Informasi/tD6nEAAAQBAJ?hl=en&gbpv=1&dq=konsep+sistem+info rmasi&pg=PR5&printsec=frontcover [7]  A. Sobari, “Pemrogramman Visual Dasar - Google Books,” Ade Sobari, 2020. https://www.google.co.id/books/edition/Pemrogramman_Visual_Dasar/eCjoDwAAQBAJ?hl=en&gbpv=1  (accessed  May  05, 2023). [8]  A. Sobari, “Administrasi SQL Server 2019 - Google Books,” Ade Sobari, 2020. https://www.google.co.id/books/edition/Administrasi_Database_SQL_Server_2019/ZdXsDwAAQBAJ?hl=en&gbpv=1&dq=sej arah+sql+server&pg=PA15&printsec=frontcover (accessed May 05, 2023).
[9]  Dr. Henderi, Dr. Untung Rahardja, and M. T. I. · Efana Rahwanto,
“UML_POWERED_DESIGN_SYSTEM_USING_VISUAL_P,” CV Literasi Nusantara Abadi, 2021, Accessed: Apr. 19, 2023. [Online].
Available: https://www.google.co.id/books/edition/UML_POWERED_DESIGN_SYSTEM_USING_VISUAL_P/Dn9XEAAAQBAJ?hl=e n&gbpv=0&kptab=overview [10] M. Muslihudin and Oktafianto, “Analisis dan Perancangan Sistem  Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan...  - Google Books,” Penerbit Andi, 2016. https://www.google.co.id/books/edition/Analisis_dan_Perancangan_Sistem_Informas/2SU3DgAAQBAJ?hl=en&gbpv=1
(accessed May 06, 2023).
[11] E. Triandini and G. I. Suardika, “Step by Step Desain Proyek Menggunakan UML,” 2012.
[12] S. Kom. , M. K. Dasril Aldo, Ardi, Y. G. Ningsih, I. Syafrina, and N. Putra, “Pengantar Teknologi Informasi,” 2020.
[13] M.  H.  K.Saputra  and  fadila,  “Panduan  Pembuatan  Aplikasi  Monitoring  Dan  Penilaian  Kinerja  Pengembangan  Talent  Pada Perusahaan,” p. 301, 2020, Accessed: Apr. 19, 2023. [Online]. Available:
https://books.google.co.id/books?id=G2bsDwAAQBAJ&pg=PA31&source=gbs_selected_pages&cad=2#v=onepage&q&f=fals e
[14] Yurindra, “Software Engineering,” 2017.
[15] U. Suprapto, “Pemodelan Perangkat Lunak SMK/MAK Kelas XI,” Pemodelan Perangkat Lunak Kompetensi Keahlian Rekayasa perangkat Lunak, pp.
69–70, 2021, Accessed: Apr. 23, 2023. [Online]. Available:

## BULLETIN OF COMPUTER SCIENCE RESEARCH
ISSN 2774-3639 (Media Online) Vol 3, No 6, Oktober 2023 | Hal 400-407 https://hostjournals.com/bulletincsr DOI: 10.47065/bulletincsr.v3i6.289
https://www.google.co.id/books/edition/Pemodelan_Perangkat_Lunak_SMK_MAK_Kelas/kN8TEAAAQBAJ?hl=en&gbpv=1 &dq=Pemodelan+Perangkat+Lunak+Kompetensi+Keahlian+Rekayasa+perangkat+Lunak&pg=PA94&printsec=frontcover [16] J. Enterprie, “Trik Cepat Menguasai MSSQL Server 2014,” 2015.
[17] M.  L.  Hamzah,  M.  A.  Pabottingi,  E.  Saputra,  and  S.  Anofrizen,  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  SURAT MENYURAT BERBASIS WEB PADA PT. RADAR RIAU DESIGN OF WEB-BASED LETTER INFORMATION SYSTEM AT PT RADAR RIAU,” Journal of Information Technology and Computer Science (INTECOMS), vol. 4, no. 1, 2021.
[18] S. Kasus, K. Camat Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau, A. Darlianto, I. Permana, J. K. Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau Jl HRSoebrantas, and P. Pekanbaru-Riau, “SISTEM INFORMASI PENCATATAN SURAT MASUK,” Jurnal Rekayasa dan Manajemen Sistem Informasi, vol. 2, no. 1, 2016.