## ANALISIS DAN REKAYASA PROSES BISNIS PADA BAGIAN LAYANAN AKADEMIK DI SEKRETARIAT FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS MA CHUNG
Andy Lieman Chandra *) , Yuswono Hadi
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Ma Chung Jl. Villa Puncak Tidar N-01, Malang, 65151
(Received: May 29,  2017/ Accepted: September 22, 2017)

## Abstrak
Sekretariat  Fakultas  Sains  dan  Teknologi  Universitas  Ma  Chung  merupakan  fakultas  dimana  Penulis melakukan penelitian. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis proses bisnis yang ada di Sekretariat  Fakultas  Sains  dan  Teknologi  Universitas  Ma  Chung  berdasarkan  dari  hasil  wawancara dengan beberapa stakeholder yang memiliki kebutuhan ataupun keluhan terhadap setiap proses bisnis yang  berjalan,  mengidentifikasi  permasalahan  dari  proses  bisnis  yang  kurang  efisien  dan  membuat usulan  perbaikan  untuk  setiap  proses  bisnis  dengan  menggunakan  pendekatan  ilmu  Business  Process Reengineering  (BPR).  Penulis  juga  menggunakan  metode  analisis  nilai  tambah  pada  penelitian  ini. Tujuan dari penggunaan metode analisis nilai tambah adalah untuk mengkategorikan langkah maupun elemen kerja ke dalam tiga kategori, yakni value adding, business value adding dan non value adding. Pengaktegorisasian  tersebut  bertujuan  untuk  menghilangkan  langkah  maupun  elemen  kerja  yang termasuk kedalam non value adding  dan meminimalkan langkah maupun elemen kerja  yang termasuk kedalam  business  value  adding.  Penulis  mengidentikasi  permasalahan  setiap  proses  bisnis  dengan menggunakan  diagram  sebab  akibat.  Diagram  sebab  akibat  dapat  menggambarkan  dengan  jelas mengenai  permasalahan  dengan  faktor-faktor  penyebab  yang  memengaruhi  permasalahan  di  setiap proses  bisnis.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  pendesainan  ulang  setiap  proses  bisnis  menurut kebutuhan  dan  keluhan  dari  stakeholder  dan  setiap  proses  bisnis  di  Sekretariat  Fakultas  Sains  dan Teknologi didokumentasikan dalam bentuk standard operating procedure (SOP).
Kata  kunci : Business  Process  Reengineering,  Rekayasa  Proses  Bisnis,  Analisis  Nilai  Tambah, Standard Operating Procedure dan Diagram Sebab Akibat.

## Abstract
Secretariat  of  Faculty  of  Science  and  Technology  Ma  Chung  University  is  a  place  where  the  author conducts  research.  The  purposes  of  this  research  are  to  analyze  business  processes  in  Secretariat  of Faculty  of  Science  and  Technology  Ma  Chung  University  based  on  interview  results  with  some stakeholders who have needs or complaints with ongoing business processes, identify problems of less efficient  business  processes  and  make  proposed  improvements  for  each  business  process  using  the Business  Process  Reengineering  approach.  Author  also  uses  value  added  analysis  method  on  this research.  The  purpose  of  using  value  added  analysis  method  is  to  categorize  steps  or  tasks  in  every business process into three categories: value adding, business value adding and non value adding. The categorizations  aim  to  eliminate  steps  or  tasks  included  into  non  value  adding  and  minimize  steps  or tasks included into business value adding. Author identifies problems of each business process by using cause  and  effect  diagram.  Cause  and  effect  diagram  can  clearly  illustrate  the  problems  with  the underlying  factors  that  affect  the  problem  in  each  business  process.  The  results  of  this  research  are redesigning  every  business  processes  according  to  the  interview  results  with  stakeholders  about  their needs  and  complaints  and  also  every  business  process  in  Secretariat  of  Faculty  of  Science  and Technology are documented in the form of standard operating procedure.
Keywords: Business  Process  Reengineering,  Value  Added  Analysis,  Standard  Operating  Procedure and Cause and Effect Diagram.
-------------------------------------------------------------
*) Penulis Korespondensi. email: 411310005@student.machung.ac.id

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  teknologi  di  bidang  komunikasi mengakibatkan  pertukaran  informasi  dituntut  untuk menjadi lebih efisien. Menurut Losee (1997) informasi adalah  satu  atau  lebih  pernyataan  bersifat  fakta  yang disampaikan  oleh  pengirim  kepada  penerima  dengan tujuan  untuk  memberi  manfaat  yang  berarti  bagi penerimanya,  sehingga  informasi  menjadi  lebih berkualitas.  Menurut  Wang  dan  Strong    (1996)  suatu informasi dapat dikatakan berkualitas apabila memiliki  empat  kriteria  utama,  yakni  informasi  yang disampaikan harus akurat atau tidak menimbulkan bias bagi  penerimanya,  informasi  yang  disampaikan  harus tepat waktu atau tidak boleh terlambat, informasi yang disampaikan  harus  memiliki  keterkaitan  dengan permasalahan yang ada dan informasi yang disampaikan  harus  lengkap  dalam  kuantitas  yang sesuai dengan kebutuhan.
Penyampaian  informasi  secara  berkualitas  harus mutlak dimiliki oleh sebuah perusahaan  atau  instansi. Penyampaian  informasi  secara  berkualitas  dapat meminimalisir  biaya  atau  tenaga  yang  dikeluarkan, sehingga kualitas pelayanan perusahaan dapat meningkat.  Informasi  yang  berkualitas  dapat  dicapai apabila  seluruh  struktur  organisasi  perusahaan  atau instansi  telah  memiliki  koordinasi  yang  baik. Koordinasi  yang  baik  antara  departemen-departemen di dalam struktur organisasi sangat mutlak dibutuhkan. Hal  tersebut  dikarenakan  dalam  suatu  departemen tentu  memiliki  beberapa  bisnis  proses  yang  saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya.
Bisnis  proses  merupakan  beberapa  aktivitas  yang memerlukan  masukan  dan  terdapat  pada  setiap departemen  dalam  struktur  organisasi  yang  bertujuan untuk  menghasilkan  luaran  yang  diinginkan  oleh perusahaan tersebut (Magal dan Word, 2012). Banyak perusahaan atau instansi menyadari mengenai pentingnya  pengoptimalan  proses  bisnis  pada  seluruh departemen  di  perusahaan  atau  unstansi  tersebut. Proses bisnis yang telah berjalan secara optimal dapat mengakibatkan penurunan biaya yang harus dikeluarkan serta peningkatan kualitas informasi yang disampaikan oleh seluruh departemen yang terdapat di perusahaan.
Universitas  Ma  Chung merupakan instansi pendidikan milik swasta yang terletak di kota Malang. Universitas Ma Chung memiliki beberapa departemen yang  bertugas  untuk  melayani  kebutuhan  mahasiswa dan  dosen.  Salah  satu  departemen  yang  sering berhubungan  dengan  kegiatan  mahasiswa  dan  dosen adalah  Sekretariat  Fakultas.  Terdapat  tiga  macam Sekretariat  Fakultas  yang  ada  di  Universitas  Ma Chung,  yakni  Sekretariat  Fakultas  Sains  dan Teknologi,  Sekretariat  Fakultas  Bahasa  dan  Seni,  dan Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis.  Sekretariat  Fakultas harus  dituntut  untuk  dapat  menyediakan  informasi yang berkualitas bagi mahasiswa serta dosen.
Menurut Bapak Rudy Setiawan., S.Si., M.T. selaku Dekan  Fakultas  Sains  dan  Teknologi  Universitas  Ma Chung,  terkadang  Sekretariat  Fakultas  khususnya
Sekretariat Fakultas Sains dan Teknologi
menyampaikan informasi  secara  kurang akurat. Beberapa contoh ketidakuratan informasi yang terdapat pada  Sekretariat  Fakultas  Sains  dan  Teknologi  adalah pengaturan  jadwal  mengajar  yang  kurang  terstruktur dengan  baik,  sering  terjadinya  salah  paham  mengenai prosedur  penyerahan  maupun  pengembalian  soal  ujian akhir semester, dan lain  sebagainya. Hal tersebut dapat mengakibatkan seluruh aktivitas kegiatan yang berhubungan  dengan  akademik  menjadi  terhambat. Oleh  sebab  itu  pendekatan  ilmu  rekayasa  bisnis  proses perlu dilakukan pada penelitian ini untuk meningkatkan kualitas  informasi  yang  disampaikan  oleh  Sekretariat Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Ma Chung.

## 2. Metodologi Penelitian

## Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2005) terdapat beberapa persyaratan  yang  harus  dipenuhi  agar  informasi  dapat dikatakan berkualitas. Berikut ini merupakan penjelasan dari persyaratan-persyaratan tersebut.
1. Relevan (Relevance)
Informasi  yang  disampaikan  harus  memiliki hubungan  terkait  dengan  permasalahan  yang  ada dan  dapat  memberikan  manfaat  bagi  penerima informasi,  sehingga  visi,  misi,  dan  tujuan  dari perusahaan  atau  instansi  dapat  tercapai  dengan baik.
2. Tepat Waktu Informasi yang disampaikan oleh seluruh departemen  dalam  perusahaan  atau  instansi  harus tepat waktu, sehingga saat perusahaan membutuhkannya  informasi  juga  telah  tersedia dengan baik.
3. Akurat (Accuracy)
Informasi  yang  disampaikan  haruslah  bersih  dari kesalahan  maupun  kekeliruan,  sehingga  informasi harus tepat  dan jelas dalam  mencerminkan  makna yang terkandung pada data.
4. Luas dan lengkap Informasi  yang  disampaikan  harus  memiliki  sifat kelengkapan  yang  tinggi,  sehingga  hal  tersebut tidak menimbulkan bias bagi penerimanya.

## Rekayasa Proses Bisnis
Rekayasa  proses  bisnis  merupakan  pendekatan ilmu  yang  sangat  penting  bagi  suatu  perusahaan  dalam meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  kerjanya. Menurut  Mohapatra  (2013)  terdapat  enam  kerangka ataupun langkah dasar yang mendasari dari pendekatan ilmu rekayasa proses bisnis, yakni :
1. Mengembangkan  visi,  misi  dan  tujuan  dari perusahaan.
2. Mengidentifikasi proses yang akan didesain ulang.
3. Memahami  dan  mengukur  proses  bisnis  yang  ada sekarang.
4. Mengidentifikasi pengaruh dari teknologi informasi.
5. Mendesain  ulang  ataupun  membuat  prototipe  dari proses bisnis yang baru.
6. Melakukan implementasi perbaikan.

## Analisis Proses Kualitatif
Analisis  proses  kualitatif  merupakan  suatu  seni dalam  melakukan analisis proses. Teknik dasar dalam melakukan  analisis  proses  kualitatif  adalah  dengan mengidentifikasi  maupun  menganalisis  bagian  yang menjadi  titik  lemah  dari  suatu  proses  (Dumas,  dkk. 2013).  Metode  analisis  nilai  tambah  merupakan  salah satu metode yang terdapat pada analisis proses secara kualitatif.  Secara  umum,  analisis  nilai  tambah  adalah suatu  teknik  dimana  seorang  analis  mengupas  lebih lanjut mengenai model dari suatu proses, mengekstraksi  setiap  langkah  dari  suatu  proses  dan mengelompokkan  elemen  kerja  dari  setiap  langkah menjadi  salah  satu  dari  tiga  kategori,  yakni value adding (VA), business  value  adding (BVA)  dan non value adding (NVA). Value  adding merupakan  aktivitas  yang  sangat penting untuk dilakukan dalam suatu proses dan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, sehingga pelanggan  akan  rela  membayar  demi  aktivitas tersebut. Business  value  adding merupakan  langkah yang  memang  perlu  dilakukan  oleh  perusahaan  atau instansi,  tetapi  tidak  memberikan  kepuasaan  atau manfaat bagi pelanggan. Non value adding merupakan langkah  yang  memang  tidak  perlu  untuk  dilakukan oleh  perusahaan  atau  instansi  dan  juga  tidak memberikan  manfaat  atau  meningkatkan  kepuasan kepada pelanggan (Dumas, dkk. 2013).

## 3. Metode Penelitian Identifikasi Masalah
Pada  Sekretariat  Fakultas  Sains  dan  Teknologi seringkali  terjadi  kesalahan  dalam  penyampaian informasi.  Kesalahan  penyampaian  informasi  tersebut mengakibatkan  informasi  yang  diberikan  menjadi tidak  akurat,  tidak  relevan,  tidak  lengkap  dan  tidak bisa  tepat  waktu.  Oleh  karena  itu  diperlukan  adanya perbaikan  secara  fundamental  dan  menyeluruh  pada Sekretariat  Fakultas  Sains  dan  Teknologi  Universitas Ma  Chung,  sehingga  dapat  meningkatkan  kualitas informasi yang disampaikan.

## Tahap Pengolahan Data
Data  yang  diambil  merupakan  data  mengenai kebutuhan  dan  keluhan yang  dirasakan oleh stakeholder terhadap  proses  bisnis  yang  berjalan  di Sekretariat Fakultas Sains dan Teknologi saat ini serta melalui  pengamatan  langsung.  Data  kebutuhan  dan keluhan  data  melalui  pengamatan  langsung  tersebut akan  digunakan  sebagai  alat  analisis  dan  dasar pengkategorian  setiap  elemen  kerja  maupun  langkah kerja  dengan  menggunakan  metode  analisis  nilai tambah.  Hasil  analisis  dan  pengaktegorian  tersebut digunakan sebagai dasar dalam melakukan pendesainan ulang setiap proses bisnis.
Gambar 1. Diagram Alir Prosedur Penelitian

## 4. Hasil dan Pembahasan
Pada  Sekretariat  Fakultas  Sains  dan  Teknologi terdapat standard operating procedure yang dulu sudah dibuat,  namun  tidak  didokumentasikan  dengan  baik. Hal  tersebut  mengakibatkan  pekerjaan  yang  dijalankan tidak efektif dan efisien.
Pengambilan  data  dilakukan  dengan  metode wawancara  kepada  beberapa stakeholder terkait mengenai  proses  bisnis  yang  ada  pada  bagian  layanan akademik.  Hasil  wawancara  mengenai  kebutuhan  dan keluhan  dari  beberapa stakeholder terhadap  setiap proses  bisnis  yang  ada  di  Sekretariat  Fakultas  pada bagian layanan akademik akan dikelompokkan kedalam empat dimensi kualitas informasi, yakni akurat, lengkap
dan memadai, tepat waktu dan relevansi. Pada  jurnal  ini  akan  dibahas  mengenai  salah  satu contoh  proses  bisnis  pada  bagian  layanan  akademik, yakni  proses  pembuatan  SK  Mengajar  mulai  dari analisis  kebutuhan  dan  keluhan  dari stakeholder , analisis  proses  bisnis  terdahulu,  analisis  elemen  kerja dan  usulan  perbaikan  yang  akan  didokumentasikan dalam bentuk standard operating procedure . SK Mengajar merupakan surat keterangan mengajar  yang  harus  ada  di  awal  perkuliahan.  Surat tersebut  digunakan  oleh  beberapa  dosen  sebagai
pedoman  dalam  melakukan  proses  belajar  mengajar. Tabel 1. menunjukkan hasil wawancara akan kebutuhan maupun  keluhan  dari  beberapa stakeholder mengenai proses pembuatan SK Mengajar.
Setelah  dilakukan  analisis  kebutuhan  dan  keluhan dari  beberapa stakeholder mengenai  proses  bisnis pembuatan  SK  Mengajar,  maka  selanjutnya  dilakukan analisis  proses  bisnis  dengan  membuat  bagan  alir terdahulu dari proses bisnis pembuatan SK Mengajar.
Langkah-langkah  dari  pembuatan  SK  Mengajar dapat dilihat pada Gambar 2.
Tabel 1. Kebutuhan dan Keluhan Stakeholder Mengenai Pembuatan SK Mengajar
Dimensi Kualitas Informasi Kebutuhan dan Keluhan Akurat Menurut  wawancara  yang  telah  dilakukan  terhadap  beberapa stakeholder diketahui bahwa  form-form  yang  berkaitan  dengan  pembuatan  SK  Mengajar  yang  diberikan  oleh beberapa Kaprodi belum memiliki standar yang jelas. Selain itu dari Sekretariat Fakultas sendiri  tidak  memberikan  format  yang  jelas  kepada  beberapa  Kaprodi,  sehingga menyebabkan SK Mengajar sering mengalami revisi. Lengkap dan memadai
Menurut wawancara yang telah dilakukan terhadap beberapa stakeholder diketahui bahwa form-form  yang  diberikan  kepada  Sekretariat  Fakultas  belum  lengkap  dan  memadai, sehingga pembuatan SK Mengajar sering salah. Relevansi Menurut  wawancara  yang  telah  dilakukan  terhadap  beberapa stakeholder SK  Mengajar yang telah dibuat belum dapat memberikan  manfaat secara  maksimal terhadap penerima informasi, karena sering mengalami revisi. Tepat waktu (Timeliness)
Menurut  wawancara  yang  telah  dilakukan  terhadap  beberapa stakeholder, SK  Mengajar yang dibuat sering terlambat karena belum ada saat awal perkuliahan dimulai.
Pembuatan SK Mengajar

## Pembuatan SK Mengajar
Kaprodi Kaprodi Sekretariat Fakultas Sekretariat Fakultas Dosen Dosen Dekan Dekan Start Membuat form rapat plotting Membuat SK Mengajar berdasarkan hasil plotting SK Mengajar Fix SK Mengajar yang sudah ditetapkan Dekan SK Mengajar yang sudah ditetapkan Dekan Membuat arsip SK Mengajar Ada koreksi? SK Mengajar Fix Tidak Form rapat plotting Form rapat plotting SK Mengajar SK Mengajar Hasil scan SK Mengajar End Melakukan koreksi Menetapkan SK Mengajar Dokumen SK Mengajar Ya
Langkah-langkah maupun elemen kerja pada proses bisnis  pembuatan  SK  Mengajar  selanjutnya  dianalisis menggunakan  metode  analisis  nilai  tambah  ke  dalam tiga  kategori,  yakni value  adding , business  value adding dan non  value adding . Pengkategorian tersebut bertujuan  untuk  memudahkan  penghilangan  elemen kerja yang dianggap tidak perlu dan harus diminimalkan. Tabel  2.  merupakan pembagian  elemen kerja pada proses pembuatan SK Mengajar.
Berdasarkan  dari  tabel  analisis  penggolongan elemen kerja pembuatan SK Mengajar, dapat diketahui bahwa  terdapat  beberapa  elemen  kerja  yang  harus diganti  atau  dihilangkan  dengan  tujuan  untuk meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  dari  proses pembuatan SK  Mengajar. Berikut  ini  merupakan  tabel permasalahan  dan  perbaikan  dari  pembuatan  SK Mengajar.
Tabel 2. Penggolongan Elemen Kerja Proses Pembuatan SK Mengajar Langkah  Elemen Kerja Keterangan Kategori Pertama Pertama Kaprodi  membuat  form  untuk plotting mata  kuliah  semester berikutnya Non value adding Kedua Kaprodi mengirim hasil form rapat plotting Non value adding Kedua Pertama Sekretariat  Fakultas  menerima  dan  mengunduh  form  hasil  rapat plotting Non value adding Kedua Sekretariat Fakultas membuat dokumen SK Mengajar Value adding Ketiga Sekretariat  Fakultas  melakukan  verifikasi  terhadap  dosen  yang bersangkutan Non value adding Keempat Sekretariat  Fakultas  mengirim  atau  menyerahkan  dokumen  SK Mengajar Non value adding Ketiga Pertama Dosen menerima dokumen SK Mengajar Non value adding Kedua Dosen melakukan koreksi terhadap SK Mengajar yang dibuat Business value adding Ketiga Sekretariat Fakultas melakukan revisi terhadap SK Mengajar Business value adding Keempat Pertama Sekretariat Fakultas mencetak dokumen SK Mengajar Value adding Kedua Dekan menyetujui SK Mengajar Value adding Kelima Pertama Sekretariat Fakultas membuat hasil scan SK Mengajar Value adding Kedua Sekretariat  Fakultas  membuat  arsip  dokumen  SK  Mengajar  di odner Business value adding
Gambar 4. Form Rapat Plotting Prodi Desain Komunikasi Visual
Hasil  dari  analisis  nilai  tambah  setiap  langkah maupun  elemen  kerja  dan  diagram  sebab  akibat  akan digunakan dasar untuk dilakukannya perbaikan.
Tabel  3.  merupakan  tabel  permasalahan  dan perbaikan dari pembuatan SK Mengajar.
Tabel 3. Permasalahan dan Usulan Perbaikan dari Pembuatan SK Mengajar No Permasalahan Solusi 1 Kaprodi membuat form sendiri waktu rapat plotting dilakukan, sehingga hal tersebut sering mengakibatkan Sekretariat Fakultas harus melakukan verifikasi lagi kepada dosen yang bersangkutan apabila form yang diberikan tidak lengkap. Pihak Sekretariat Fakultas membuat form standar yang sesuai dengan kebutuhan SK Mengajar. 2 Proses peralihan dokumen masih dilakukan dengan menggunakan e-mail , sehingga hal tersebut membutuhkan waktu dan langkah yang sedikit agak lama dan panjang.
Seharusnya proses peralihan dokumen dapat diminimalkan kembali menggunakan sistem sharing folder online yang terintegrasi antara pihak Kaprodi dengan Sekretariat Fakultas, sehingga data yang dibutuhkan selalu ada dan meminimalkan alasan kesulitan menemukan file tidak ditemukan karena pesan di kotak masuk yang banyak. 3 Proses koreksi SK Mengajar dan proses revisi SK Mengajar yang dilakukan oleh Sekretariat Fakultas sering mengakibatkan proses pengeluaran SK Mengajar sering terlambat. Proses koreksi dan proses revisi dapat diminimalkan dengan menggunakan form yang sudah terstandarisasi dari pihak Sekretariat Fakultas yang diberikan kepada Kaprodi. Adanya form yang terstandarisasi diharapkan dapat memudahkan proses pembuatan SK Mengajar.
4 Adanya koreksi dari beberapa dosen mengakibatkan pembuatan SK Mengajar menjadi terhambat. Proses koreksi hanya ditujukan kepada Kaprodi, karena Kaprodi dianggap sudah mengetahui semua, sehingga proses koreksi hanya melibatkan satu pihak saja. 5 Pengarsipan dokumen SK Mengajar untuk setiap prodi dijadikan dalam satu odner, sehingga akan kesulitan saat hendak mencari dokumen SK Mengajar yang diperlukan.
Pengarsipan dokumen-dokumen khususnya untuk dokumen SK, seperti dokumen SK Mengajar menggunakan odner yang berbeda.
Pembuatan SK Mengajar Pembuatan SK Mengajar Sekretariat Fakultas Sekretariat Fakultas Kaprodi Kaprodi Dekan Dekan Dosen Dosen Start Membuat form rapat plotting Form template usulan plotting Form template usulan plotting Mengisi form rapat plotting Form template usulan plotting Form template usulan plotting Membuat SK Mengajar SK Mengajar SK Mengajar Melakukan koreksi terhadap SK Mengajar Ada koreksi? Ya Mencetak SK Mengajar SK Mengajar fix SK Mengajar Fix SK Mengajar yang sudah ditandatangani Dekan SK Mengajar yang sudah ditandatangani Dekan Membuat arsip dokumen SK Mengajar SK Mengajar End
Daftar sementara mahasiswa yang mengambil mata kuliah pilihan Melakukan sosialisasi pengambilan mata kuliah pilihan Menandatangani SK Mengajar
Arsip dokumen SK Mengajar Tidak
Gambar 5. Bagan Alir Usulan Proses Pembuatan SK Mengajar
Berikut ini merupakan langkah-langkah dari usulan proses pembuatan SK Mengajar.
1. Sekretariat  Fakultas  mengkoordinir  kegiatan  rapat plotting dengan  membuat  form  yang  standar untuk kegiatan rapat plotting dan mengumumkan kegiatan rapat plotting . 2. Kaprodi melakukan kegiatan rapat plotting .
3. Dosen  melakukan  sosialisasi  pengambilan  mata kuliah pilihan kepada mahasiswa.
4. Sekretariat  Fakultas  membuat  dokumen  SK Mengajar.
5. Kaprodi  melakukan koreksi terhadap SK  Mengajar dan  bersama  dosen  melakukan  diskusi  mengenai mata kuliah pilihan.
6. Sekretariat  Fakultas  mencetak  dokumen  SK Mengajar.
7. Dekan menandatangani dokumen SK Mengajar.
8. Sekretariat  Fakultas  membuat  arsip  dokumen SK Mengajar  di  komputer  dan  odner  untuk  setiap prodi.
Gambar  5.  merupakan  gambar  proses  pembuatan  SK Mengajar yang lama dengan usulan yang telah dibuat.

## 5. Kesimpulan
Pada  penelitian  ini  dilakukan  perbaikan  terhadap beberapa  proses  bisnis  yang  terdapat  di  Sekretariat Fakultas  Sains  dan  Teknologi  Universitas  Ma  Chung
bagian  layanan  akademik.  Perbaikan  proses  bisnis bertujuan  untuk  meminimalkan  langkah  kerja  maupun elemen  kerja  yang  termasuk  kedalam business  value adding dan  menghilangkan  langkah  maupun  elemen kerja  yang  termasuk  kedalam non  value  adding . Perbaikan  pada  setiap  proses  bisnis  juga  bertujuan sebagai dasar pembuatan standard operating procedure ,  karena standard  operating  procedure yang terdapat di Sekretariat Fakultas tidak didokumentasikan dengan baik . Perbaikan pada bagian layanan akademik dilakukan pada proses bisnis pembuatan SK  mengajar, pembuatan  jadwal  perkuliahan,  pembuatan  jadwal UAS,  persiapan  UAS  dan  pasca  UAS,  pembuatan  SK dosen  PA,  persiapan  perkuliahan,  pengajuan  asisten dosen,  pengajuan  dosen  LB  dan  pembuatan  undangan rapat dan notulensi.
Perbaikan dilakukan dengan menggunakan pendekatan  ilmu  rekayasa  proses  bisnis.  Tujuan  dari penelitian  ini  adalah  untuk  menghilangkan  atau mengganti setiap elemen kerja yang termasuk ke dalam non  value  adding dan  meminimalkan  elemen  kerja yang termasuk ke dalam business value adding dengan menggunakan pendekatan ilmu rekayasa proses bisnis. Tabel  4.  merupakan  tabel  hasil  dari  penelitian  dengan menggunakan pendekatan ilmu rekayasa proses bisnis.

## Tabel 4. Perbandingan Proses Pembuatan SK Mengajar Lama dan Usulan
Aktivitas Pembuatan SK Mengajar yang Lama Aktivitas Pembuatan SK Mengajar Usulan Langkah Elemen kerja Keterangan Langkah Elemen kerja Keterangan Kategori Elemen Kerja Baru Pertama Pertama
Kaprodi membuat form untuk plotting mata kuliah semester berikutnya Pertama Pertama Sekretariat Fakultas membuat form template usulan berdasarkan kurikulum setiap prodi Value adding Kedua Kaprodi menyerahkan hasil form rapat plotting kepada Sekretariat Fakultas Kedua Sekretariat mengunggah form template usulan rapat plotting di sharing folder Value adding Kedua Pertama Sekretariat Fakultas menerima dan mengunduh form hasil rapat plotting Ketiga Sekretariat Fakultas mengumumkan pelaksanaan rapat plotting Value adding Kedua Sekretariat Fakultas membuat dokumen SK Mengajar Kedua
Pertama
Kaprodi membuka sharing folder
Value adding Ketiga Sekretariat Fakultas melakukan verifikasi terhadap dosen yang bersangkutan Kedua Kaprodi mengisi form usulan template rapat plotting Value adding Keempat Sekretariat mengirim dokumen SK Mengajar Ketiga Kaprodi menyimpan form usulan template di sharing folder Value adding
Aktivitas Pembuatan SK Mengajar yang Lama Aktivitas Pembuatan SK Mengajar Usulan Langkah Elemen Kerja Keterangan Langkah Elemen Kerja Keterangan Kategori Elemen Kerja Baru Ketiga Pertama Dosen menerima dokumen SK Mengajar Ketiga Dosen melakukan sosialisasi kepada mahasiswa mengenai mata kuliah pilihan yang dibuka Value adding Kedua Dosen melakukan koreksi terhadap SK Mengajar yang dibuat Keempat Pertama Sekretariat Fakultas membuka sharing folder Value adding Ketiga Sekretariat Fakultas melakukan revisi terhadap SK Mengajar Kedua Sekretariat Fakultas membuat SK Mengajar berdasarkan form usulan yang telah standar Value adding Keempat Pertama Sekretariat Fakultas mencetak dokumen SK Mengajar Ketiga Sekretariat Fakultas mengunggah dokumen SK Mengajar di sharing folder Value adding
Kedua Dekan menyetujui SK Mengajar
Kelima Pertama Kaprodi bersama dosen melakukan diskusi mengenai mata kuliah pilihan berdasarkan daftar sementara mahasiswa yang mengambil mata kuliah pilihan Value adding Kedua Kaprodi melakukan koreksi terhadap dokumen SK Mengajar di sharing folder Business value adding Kelima Pertama Sekretariat Fakultas membuat hasil scan SK Mengajar Ketiga Sekretariat Fakultas melakukan revisi secara online (bila diperlukan) Business value adding Kedua Sekretariat Fakultas membuat arsip dokumen SK Mengajar di odner Keenam Sekretariat Fakultas mencetak dokumen SK Mengajar Value adding Ketujuh Dekan menandatangani dokumen SK Mengajar Value adding Kedelapan Pertama Sekretariat Fakultas membuat hasil rekapan scan SK Mengajar Value adding Kedua Sekretariat Fakultas membuat arsip dokumen SK Mengajar di odner yang berbeda untuk setiap prodi Value adding

## 6. Daftar Pustaka
Dumas, M., Rosa, M. L., Mendling, J. dan Reijers, H.
A. (2013) Fundamentals of Business Proces
Management. New York: Springer.
Losee,  R.  M.  (1997)  'A  discipline  Independent Definition  of  Information.' Journal  of  The American  Society  for  Information, 48(3),  pp.  254- 269.
Magal, S. R., dan Word, J. (2012) Integrated Business Process  with  ERP  Systems. New  Jersey:  John
Wiley & Sons.
Singal,  GL.,  dan  Saluja,  GP.  (2014) Standard Operating  Procedures  and  Regulatory  Blood Banking. New Delhi: Jaypee Brothers Medical.
Sutabri,  T.  (2005) Sistem  Informasi  Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset.
Wang,  R.  Y.,  dan  Strong,  D.  M.  (1996)  'Beyond Accuracy:  What  Data  Quality  Means  to  Data Consumers.' Journal  of  management  information system, 12(4), pp. 5-33.