RANCANGAN SISTEM INFORMASI JASA ALIH DAYA (OUTSOURCING) PADA PT. KRISTA AULIA CAKRAWALA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Islamsyah Akil 1) , Agus Umar Hamdani 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : islamsyah.akil@gmail.com 1) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Krista Aulia Cakrawala adalah perusahaan yang bergerak dalam jasa penyediaan tenaga alih daya  yang beralamat di Ruko Kebayoran Arcade 1 Blok KA / C3 no. 56 Jl. Boulevard Raya Bintaro Sektor 7, Pd. Jaya, Pd. Aren,   Kota   Tangerang   Selatan.   Proses   pengolahan   data   tenaga   alih   daya   yang   dilakukan   saat   ini   masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan beberapa permasalahan dan masih banyak transaksi yang belum terdokumentasi dengan baik, diantaranya :kesulitan mengetahui informasi pegawai yang keluar, kesulitan mengetahui informasi history pegawai, tidak diketahui jumlah tenaga alih daya di setiap area proyek, tidak diketahui jumlah pendapatan dan jumlah pengeluaran di setiap area proyek dan penyimpanan berkas/dokumen yang tidak beraturan. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dapat mengotomatisasi   pengelolaan   data   tenaga  alih   daya  serta   menyediakan   penyimpanan   data   dalam   bentuk database. Penelitian ini bertujuan untuk membuat model sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan yang ada di  PT. Krista Aulia Cakrawala. Metodologi yang digunakan untuk menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan Object-Oriented Analysis and Design (OOAD). Metodologi untuk mengumpulkan data menggunakan teknik wawancara, observasi, analisis dokumen dan studi literatur. Implementasi sistem usulan menggunakan bahasa pemrograman Visual .Net 2008 dengan database MySQL. Produk akhir dari penelitian ini adalah   aplikasi   jasa   alih   daya   (outsourcing)   berbasis   desktop   yang   diharapkan   dapat   membantu   pihak manajemen dalam mengelola layanan menjadi lebih baik.
Kata kunci: Sistem Informasi, Jasa Alih Daya, PT. Krista Aulia Cakrawala , Object-Oriented Analysis and Design .

## 1. PENDAHULUAN
Berkembang  pesatnya   ilmu   pengetahuan  dan teknologi  informasi   yang   semakin   cepat   saat   ini dirasakan   sangat   membantu   manusia   dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya. Dengan adanya teknologi   informasi,   maka   pekerjaan   manusia menjadi lebih cepat dan mudah untuk diselesaikan. Hal   tersebut   menyebabkan  kebutuhan   informasi menjadi   sesuatu   yang   penting.  Salah   satu pemanfaatan   ilmu   pengetahuan   dan   teknologi informasi   yaitu   pembuatan   aplikasi   bisnis   berupa sistem   informasi   pada   sebuah   perusahaan. Pemanfaatan   sistem  informasi   dapat   mendukung proses   bisnis   atau   kegiatan  bisnis  yang   ada   pada suatu   organisasi.   Sistem   informasi   berguna   untuk menghasilkan   informasi   yang   cepat,   tepat   dan membantu memudahkan sistem kerja yang ada.  PT. Krista   Aulia   Cakrawala   adalah   perusahaan   yang bergerak   dibidang   pelayanan   jasa   alih   daya ( outsourcing ).   Saat   ini   dalam   pengolahan   data transaksionalnya   masih   dilakukan   dengan   cara manual dan tulis tangan, seperti pencatatan absensi, perhitungan   gaji,   perhitungan achievement   report dan laporan masih menggunakan  Microsoft  Excel. Kendala yang dihadapi saat ini adalah pengolahan data yang lama dan transaksi yang belum terintegrasi
menyebabkan   terjadinya   komunikasi   antara   divisi tidak   berjalan   dengan   baik   dan   informasi   yang dihasilkan kurang akurat yang menyebabkan pihak manajemen   mengalami   kesulitan   dalam pengambilan   keputusan   yang   berkaitan   dengan proses   layanan   jasa   alih   daya   ( outsourcing ). Berdasarkan kondisi diatas, maka penulis melakukan penelitian   guna   membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh  PT.  Krista Aulia Cakrawala  berkaitan dengan layanan jasa alih daya ( outsourcing )   agar   dapat   berjalan   sesuai   dengan yang diharapkan.

## 2. METODE PENELITIAN
Penulis menggunakan jenis penelitian Reseach Applied (penelitian   terapan)   dengan   pendekatan studi kasus, dikarenakan setelah melakukan analisa dan   perancangan   system   dapat   langsung diimplementasikan.  Berikut adalah langkah-langkah penelitian   yang   dilakukan   oleh   penulis   dalam memberikan solusi permasalahan:
Penjelasan : a) Perumusan Masalah Rumusan   masalah   merupakan   hasil   dari kegiatan   observasi   dan   wawancara   langsung kepada beberapa staf dan admin yang ada pada PT. Krista Aulia Cakrawala.
b) Studi Literatur Studi   Literatur   ini  dilakukan  untuk mendapatkan teori tentang layanan jasa tenaga alih daya ( Outsourcing ), serta teori umum yang terkait  dengan rumusan permasalahan. Metode yang dilakukan peneliti yaitu dengan membaca berbagai   referensi   dari   artikel   maupun   skripsi yang telah dipublikasikan.
c) Menentukan Metodologi Penelitian Pada   tahap   ini,   peneliti  menentukan metodologi   yang   akan   digunakan   dalam menyelesaikan   masalah   penelitian.   Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan   pendekatan   Research   Applied (penelitian Terapan).
d) Analisa Sistem Berjalan Pada tahap ini, peneliti  melakukan  analisa proses bisnis system berjalan menggunakan tool Activity   Diagram,   mengidentifikasinya permasalahan   yang   terjadi   dan   memodelkan permasalahan   tersebut   dengan   tool   Fishbone Diagram.
e) Membuat Sistem Model Usulan Pada   tahap   ini,  peneliti  melakukan identifikasi   kebutuhan   system   usulan, memodelkan   system   usulan   dengan menggunakan tools Use Case Diagram , Entity Relationship   Diagram (ERD),   Transformasi ERD ke LRS, Logical Record Structure (LRS), Spesifikasi   Basis   Data   dan   memodelkan   data dengan Class Diagram.
f) Implementasi Sistem Usulan Peneliti   mengimplementasikan   model sistem   usulan   menggunakan   bahasa
pemrograman  VB.Net   2008   dengan   database MySQL.
g) Pengujian Sistem Usulan
Langkah   selanjutnya   adalah   melakukan pengujian (testing) terhadap sistem usulan yang telah dibuat.

## 2.1. Pengertian Administrasi
Menurut   Siagian   [1],   administrasi   adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang   telah   diambil   dan   pelaksanaan   itu   pada umumnya   dilakukan   ole   dua   orang   manusia   atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan   Menurut   Gie   [4],   administrasi   adalah segenap   rangkaian   kegiatan   penataan   terhadap pekerjaan   pokok   yang   dilaksanakan   oleh sekelompok   orang   dalam   bekerja   sama   untuk mencapai tujuan tertentu

## 2.2. Pengertian Outsourcing
Menurut   definisi   Greaver   [5],   alih   daya ( Outsourcing ) dipandang sebagai tindakan mengalih beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya   kepada   pihak   lain   ( outside   rider ), dimana   tindakan   ini   terikat   dalam   suatu   kontrak kerja sama.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan Adapun proses bisnis dijelaskan menggunakan activity diagram berikut ini :
a. Activity Diagram Pembuatan Quotation
Gambar 1. Langkah-langkah penelitian
Gambar 2. Activity Diagram Pembuatan Quotation
Gambar 3. Activity Diagram Pembuatan Surat Perjanjian Kerja Antar Waktu (PKWT)
Gambar 4. Activity Diagram Penginputan Absensi
Gambar 5. Activity Diagram Tabulasi Absensi
Gambar 6. Activity Diagram Achievement Report
Gambar 7. Activity Diagram Daftar Absensi dan Tabulasi Salary
Gambar 8. Activity Diagram Penggajian
3.2. Analisa Sistem Usulan
Berikut   ini   analisa   masalah   menggunakan pendekatan Fishbone Diagram :

## 3.3. Pemodelan Sistem Usulan
Adapun   model   sistem   usulan   dijelaskan menggunakan Use Case Diagram berikut ini:
a) Use Case Diagram Master
berikut ini daftar use case diagram master :
b) Use Case Diagram Transaksi berikut ini daftar use case diagram transaksi :
c) Use Case Diagram Laporan
Gambar 9. Fishbone Diagram Gambar 10. Use Diagram Master Gambar 11. Use Diagram Transaksi
Gambar 12. Use Diagram Laporan 1 Gambar 13. Use Diagram Laporan 2 Gambar 14. Use Diagram Laporan 3 Gambar 15. Use Diagram Laporan
Gambar 16. Use Diagram Laporan
3.4. Pemodelan Data
Untuk   memodelkan   data   konseptual,   penulis menggunakan alat bantu ERD (Entity Relationship Diagram) seperti berikut ini 3.5. Desain User Interface
1) Struktur Tampilan
2) Rancangan Layar Adapun Rancangan Layar Terdiri dari:
a) Rancangan Menu Utama
b) Rancangan Layar Form Master
Berikut ini rancangan layar form master :
c) Rancangan Layar Form Transaksi Berikut ini rancangan layar form master :
Area Toko Kd_Area Nm_Area Kd_Toko Nm_Toko Quotation No_Qout Tgl_Quot Tgl_Awal_Quot Tgl_Akhir_Quot Tgl_Perkiraan_Bayar Total_Bayar_Perbln Project Client Buat Beri1 Overhead I si3 Tagihan Bayar Perjanjian Dapat1 Slip_Gaji Cetak Punya Pegawai Isi4 Absensi Catat Pegawai Keluar Achievement Kd_Overhead Nm_Overhead No_Tagihan Tgl_Tagihan J ml_Tagihan J th_Tempo No_Slip Tgl_Slip Jmlhadir Pendapatan Potongan Pot_Pembelian Gajibersih No_PKWT Tgl_PKWT Tgl_Awal Tgl_Akhir Status_Pgw Kd_Pegawai Tgl_Absen J am_Masuk J am_Pulang Ketabsen No_Pegawai_Keluar Tgl_Pegawai_Keluar J nsAlasan Keterangan Kd_Proyek Nm_Proyek Kd_Client Nm_Client No_Achievement Tgl_Achievement Periode_awal Periode_akhir Total_Achievement Kd_Pegawai Nm_pegawai J enkel Tanggal_lahir Alamat No_hp Email Bank No_Rek_Bank M M M N 1 1 M N 1 1 M 1 M M 1 1 1 N M Kd_Overhead No_Quot Biaya Quantity No_Quot No_Tagihan I d_Detil_Quot No_Perjanjian No_Slip Kd_Pegawai Kd_Pegawai No_PKWT Kd_Pegawai Kd_Pegawai No_Pegawai_Keluar Kd_Proyek No_Quot Bayar Kwitansi No_Kwit Tgl_Kwit No_ref_transfer Tgl_ref_transfer Jml_Bayar 1 1 J abatan Kd_Jabatan Nm_J abatan No_Tagihan No_Kwit Punya1 Isi2 I d_Detil_Quot I d_Detil_Toko No_Quot Kd_J abatan J ml_Personil Workdays Gajipokok Meal BPJ S_TK BPJ S_Kesehatan Pulsa Pot_Pembelian Pot_jaminan_Pensiun Pot_BPJS_TK Pot_BPJS_Kesehatan Pajak Worksday I d_Detil_Toko Kd_Toko Kd Area Alamat 1 Kd_Client Kd_Toko 1 M QUOTATION Isi4 No_Achievement Kd_Pegawai Insentif M 1 1 dapat2 Id_Quot No_Achievement N 1 M Ada Kd_Client No_Quot Gambar 17. Entity Relationship Diagram a a File Master Transaksi Laporan Keluar Entry Data Project Entry Data Pegawai Entry Form Quotation Cetak Surat Perjanjian Kerja Entry Achievement Report Entry Pegawai Keluar Entry Absensi Pegawai Cetak Slip Gaji Keluar Cetak Laporan Quotation Cetak Laporan Perjanjian Kerja Cetak Laporan Rekapitulasi Absensi Cetak Laporan Penggajian Cetak Laporan Pegawai Keluar Cetak Laporan Achievement SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI JASA TENAGA ALIH DAYA (OUTSOURCING) PADA PT. KRISTA AULIA CAKRAWALA Cetak Laporan Tagihan Entry Data Biaya Overhead Entry Data Area Entry Data J abatan Entry Data Toko Entry Data Client Cetak Surat Tagihan Cetak Kwitansi Tagihan Cetak Laporan Pembayaran Tagihan Cetak Laporan Rekapitulasi J umlah Pegawai Per Area Cetak Laporan Rekapitulasi Pendapatan Per Project Ruko Kebayoran Arcade Jl. Boulevard Raya Blok KA/C3 No. 57 Sektor 7 Bintaro Jaya Tangerang Selatan Cetak Laporan Pembiayaan Overhead Cetak Laporan Rekapitulasi J umlah Pegawai Per Project Cetak Laporan Rekapitulasi Pendapatan Per Area Entry Detil Toko
Gambar 18. Struktur Tampilan Menu
Gambar 19. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 20. Rancangan Layar Entry Data Pegawai
Gambar 21. Rancangan Layar Entry Data Project
Gambar 22. Rancangan Layar Entry Data Client
Gambar 23. Rancangan Layar Entry Form Quotation
d) Rancangan Layar Form Laporan Berikut ini rancangan layar form laporan :
e) Rancangan Keluaran Program Berikut ini rancangan keluaran program :
Gambar 24. Rancangan Layar Entry Surat Perjanjian Kerja
Gambar 25. Rancangan Layar Entry Achievement Report
Gambar 26. Rancangan Layar Cetak Slip Gaji
Gambar 27. Rancangan Layar Cetak Surat Tagihan
Gambar 28. Rancangan Layar Cetak Laporan Quotation Gambar 29. Rancangan Layar Cetak Laporan Rekapitulasi
Absensi
Gambar 30. Rancangan Layar Cetak Laporan Pegawai Keluar
Gambar 31. Rancangan Layar Cetak Laporan Achievement
Gambar 32. Rancangan Keluaran Slip Gaji
Gambar 33. Rancangan Keluaran Laporan Quotation
Gambar 34. Rancangan Keluaran Laporan Penggajian
Gambar 35. Rancangan Keluaran Laporan Achievement

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa masalah, identifikasi kebutuhan   dan   perancangan   sistem   informasi administrasi   layanan   jasa   tenaga   alih   daya (outsourcing) yang dilakukan pada PT. Krista Aulia Cakrawala,     maka   penulis   dapat   mengambil kesimpulan sebagai berikut :
a) Masalah kesulitan mengetahui informasi history pegawai   dapat   teratasi   dengan   adanya   fitur untuk   melihat   history   pegawai   yang   ada   di modul cetak laporan history pegawai sehingga dapat diketahui status pegawai yang aktif saat ini.
b) Masalah   kesulitan   mengetahui   informasi pegawai   yang   keluar   dapat   teratasi   dengan adanya   fitur   untuk   menginput   pegawai   keluar pada modul entry form pegawai keluar dan fitur untuk   melihat   informasi   pegawai   keluar   yang ada di modul cetak laporan pegawai.
c) Masalah kesulitan mengetahui informasi jumlah pegawai per area project dapat teratasi dengan adanya   fitur   untuk   melihat   informasi   jumlah pegawai   per   area   pada   modul   cetak   laporan rekapitulasi jumlah pegawai per area dan fitur untuk melihat jumlah pegawai per project yang ada di modul cetak laporan rekapitulasi jumlah pegawai   per   project   sehingga   dapat   diketahui jumlah pegawai yang aktif bekerja.
d) Masalah   kesulitan   mengetahui   informasi pendapatan   per   area   project   dapat   teratasi dengan   adanya   fitur   untuk   melihat   informasi rekapitulasi   pendapatan   per   area   pada   modul cetak laporan rekapitulasi  pendapatan per area dan fitur untuk melihat pendapatan per project yang   ada   di   modul   cetak   laporan   rekapitulasi pendapatan per project sehingga dapat diketahui jumlah pendapatan yang diterima perusahaan.
e) Masalah   kesulitan   mengetahui   informasi pembiayaan   overhead   dapat   teratasi   dengan adanya   fitur   untuk   melihat   informasi pembiayaan overhead pada modul cetak laporan pembiayaan overhead sehingga dapat diketahui jumlah   pengeluaran   biaya   overhead   di   setiap area project.
f) Masalah kesulitan mengetahui informasi tagihan client dapat teratasi dengan adanya fitur untuk menginput surat tagihan client pada modul cetak surat tagihan dan fitur untuk melihat informasi tagihan client yang ada di modul cetak laporan tagihan client sehingga dapat diketahui jumlah tagihan yang harus dilunasi oleh client.
g) Masalah penyimpanan berkas tidak teratur dapat teratasi dengan adanya fitur penomoran otomatis dan   pembuatan   inisial   dokumen   untuk mengurutkan berkas pada setiap modul master dan   modul   transaksi   sehingga   pengarsipan dokumen menjadi lebih rapi dan memudahkan pada saat pencarian.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Siagian,   Sondang   P.,   1994,   Organisasi, Kepemimpinan, Perilaku Administrasi, Jakarta: CV. Haji Mas Agung
[2] Gie,   The   Liang,   2000, Administrasi   Perkantoran , Yogyakarta: Modern Liberty.
[3] Greaver, Maurice F, 1999, Strategic Outsourcing, A Structured Approach to Outsourcing: Decisions and Initiatives , Nashville: Amacom
Gambar 36. Rancangan Keluaran Laporan Rekapitulasi Pendapatan Per Project
Gambar 37. Rancangan Keluaran Laporan Pegawai Keluar