## JURNAL HUKUM dan KENOTARIATAN

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN

## Hery Sunaryanto
Magister Kenotariatan Universitas Islam Malang Jalan Mayjend Haryono Nomor 193 Malang Email: herysunaryanto@gmail.com

## Abstrak
Tempat penyimpanan protokol Notaris yang berumur dua puluh lima tahun  jo.  Pasal  70  huruf  e  UUJN  selama  ini  tidak  berjalan  efektif dikarenakan  MPD  belummempunyai  lokasiuntuk  menyimpandengan kondisi  representatif.  Faktor-faktor  yang  mempengaruhi  efektifitas penyimpanan protokol Notaris: pertama , masalah aturan yang ada di UUJN dimana  belum  ditentukan  secara  tegas  mengenai  Jadwal  Retensi  Arsip, maka  perlu  dibuatkan  aturan  baru  mengenai  masa  kadaluarsa  di UUJN/UUJN-P  atau  memakai  aturan  kadaluarsa  yang  ada  di  pasal  1967 KUHPerdata  dan  Pasal  78  KUHP, kedua ,  masalah  tempat  penyimpanan, maka  perlu  membuat  aturan  baru  mengenai  penyimpanan  yang  lebih modern  dan  tidak  banyak  memerlukan  tempat  dengan  menggunakan penyimpanan elektronik/digital.
Kata Kunci: efektvitas, protokol notaris, penyimpanan, MPD

## Abstract
The  storage  area  of  the  twenty-five  year  old  Notary  protocol  jo. Article 70 letter e UUJN has not been effective so far because the MPD has no location to save it with representative conditions. Factors that influence the  effectiveness  of  storage  of  the  Notary  protocol:  first,  the  problem  of rules  in  UUJN  where  it  has  not  been  explicitly  stipulated  regarding  the Archive Retention Schedule, it is necessary to make new rules regarding the expiration  date  of  UUJN  /  UUJN-P  or  use  the  expiration  rules  in  article 1967 Civil Code and Article 78 of the Criminal Code, second, the problem of  storage,  it  is  necessary  to  make  new  rules  regarding  storage  that  are more  modern  and  do  not  require  much  space  using  electronic/  digital storage.
Keywords: effectiveness, notary protocol, storage, MPD

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN

## PENDAHULUAN
Awal  mulanya  lembaga  kenotariatan  ada  di  Indonesia  adalah  sejak jaman  penjajahan  kolonial,  yang  timbul  karena  dari  semakin  banyaknya orang-orang bangsa Eeropa dan bangsa timur asing lainnya yang menetap di Indonesia  dan  dengan  semakin  majunya  perkembangan  bisnis  di  antara mereka  makatentunya  memerlukan  suatu  kepastian  hukum  di  dalam melakukan perjanjian-perjanjian bisnis di antara mereka.
Notaris  itu  adalah  pejabat  publik,  yang  bisa  diartikan  bahwaorang yang  telah  ditetapkan  dengan  SK.  Menteri  Hukum  dan  HAM  sebagai pejabat  umum,  dan  diberikankewenangan  sekaligussuatu  kewajiban  dari negara untuk melayani kebutuhan masyarakat dalam yang berkaitan dengan pembuatan  akta  perjanjian  dan  lainnya  sesuai  peraturan  perundang- undangan.  Dalam  menjalankan  tugas  melayani  kebutuhan  warga  dalam bidang  hukum,  untuk  memberikan  suatu  bentuk  proteksi  dan  garansi  agar dapat  tercapaisuatu  ketegasan  hukum  tetapi  mereka  tidak  digaji  oleh pemerintah.  Disebutkan  juga  bahwa  Notaris  adalah  pejabat  umum  yang merupakan  kepanjangan  tangan  dari  pemerintah  yang  memiliki  wewenang dan  bertugas  memberikan  pelayanan  kepada  masyarakat  di  bidang keperdataan  dalam  pembuatan  akta-akta  otentik.  Di  dalam  Pasal  1  UUJN- Pdi  disebutkan  pula  bahwa  Notaris  adalah  pejabat  umum  yang  berwenang untuk  membuat  akta  otentik  dan  kewenangan  lainnya  sebagaimana dimaksud  dalam  Undang  Undang  ini  atau  berdasarkan  undang-undang lainnya.  Akta  notaris  adalah  akta  otentik  karena  bersifat  terkuat  dan terpenuh sehingga dapat menjamin kekuatan hukum atas akta tersebut.
Dalam menjalankan tugasnya melayaniwargamembuat akta autenticnotaris  juga  memiliki  kewajiban  untuk  menyimpan,  melakukan tugas  pelaporan  dan  pengarsipan  dokumen-dokumen  yang  berhubungan dengan pekerjaannya yang disebut protokol notaris, yaitu minuta akta, daftar akta  yang  telah  dikeluarkan,  daftar  legalisasi  surat-surat  dibawah  tangan, daftar  surat  dibawah  tangan  yang  dibukukan,  daftar  klapper,  daftar  surat wasiat,  dan  lain-lain  yang  berhubungan  dengan  pekerjaannya.  Protokol notaris tersebut merupakan dokumen-dokumen penting yang termasuk arsip negara  yang  harus  dijaga  keasliannya  dan  dipelihara  dari  kerusakan  atau kehilangan karena sewaktu-waktu jika diperlukan oleh penghadap atau ahli warisnyauntuk  hal-hal  yang  mungkin  terjadi  di  waktu  yang  akan  datang untuk  suatu  pembuktian. Pada  Pasal  1  angka  13  UUJN  definisi  dari protokol/arsip  penting  notaris  bisa  diartikan  sebagaisuatu  bundel  berkas pentingmilik  negara  yang  wajib  dilindungi,  disimpan,  dijaga  dan  dirawat oleh Notaris menurut aturan yang ada di undang-undang. Sebagai salah satu dari  arsip  atau  dokumen  penting  milik  negara  makasudah  menjadi

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS
YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN (Hery Sunaryanto)
kewajiban  bagi  notaris,  notaris  pengganti,  notaris  pemegang  protokoldan MPD menjaga, merawat dan menyimpan dokumen tersebut dalam keadaan atau  kondisi  bagaimanapunjuga  meski  notaris  si  pemilik  protokol  tengah cuti atau/bahkan telah meninggal dunia.
Dengan  adanyaperubahan  jaman  yang  semakin  maju  dan  canggih, meledaknya  jumlah  penduduk  dunia  dan  meningkatnya  perekonomian masyarakat pada akhir-akhir ini tentunya kebutuhan akan perlindungan dan kepastian  hukum  bagi  masyarakat  dalam  kegiatanbermasyarakat  dan berbisnis  sehari-hari  menyebabkan  kebutuhan  akan  jasa  notaris  semakin berkembang dan semakin kompleks demi melayani masyarakat tersebut. Hal ini  tentunyapada  suatu  saat  akan  membutuhkan  suatu  tempat  untuk penyimpanan  protokol  notaris  yang  memadai  aman,  efektif,  efisien  dan tidak banyak memerlukan tempat.
Perihal  dengan  penyerahan  protokol  notaris  diatur  dalam  Pasal  62, Pasal  63,  Pasal  64  dan  juga  di  Pasal  65  UUJN.  Menurut  Pasal  63  ayat  (2) UUJN  yang  isinya  antara  lain  menyebutkan  bahwa  penyerahan  dokumen penting  notaris  dilakukan  paling  lambat  30  hari  dengan  membuat  berita acara  penyerahan.  Pasal  63  ayat  (3)  menyebutkan  bahwa  penyerahan tersebut dilaksanakan notaris atau ahli warisnya kepada notaris lainnya yang ditunjuk  MPD.  Pasal  63  ayat  (5)  isinya  antara  lain  menyebutkan  bahwa dokumen  penting  notaris  yang  telah  berusia  minimal  dua  puluh lima tahun diserahterimakan  oleh  notaris  yang  menerima  protokoldari  notaris  lain kepada MPD. Sedangkan di dalam Pasal 70 huruf e UUJN mengatur tentang kewenangan MPD untuk menetapkan lokasimenyimpan kumpulan dokumen penting  notaris  yang  waktudiserahterimakansudah  berusia  minimal  dua puluh limatahun atau seperempat abad.
Penyimpanan  arsip  penting  negara  (kumpulan  dokumen  penting notaris),  tentunya  harus  selalu  memperhatikan  faktor  keamanan  protokol tersebut  dari  resiko  kerusakan,  dengan  cara  seksama  dan  penuh  kehati- hatian  perlu  dijaga  agartidak  rusak,  sobek,  tercecer,  rusak  karena  usia  atau dimakan  serangga,  atau  bahkan  hilang.  Menjadi  kewajibanbagi  pejabat umum  (notaris)  setelah  ituadalah  menyimpan  protokol  tersebutdan  setelah pensiun diserahkan ke Notaris penerima Protokol yang ditunjuk oleh MPD, dan  untuk  protokol  yang  minimal  sudah  berusia  dua  puluh  lima  tahun diserahkan  ke  MPD  untuk  disimpan.  Kewajibanlainnya  ialah  melaporkan setiap  bulan  sekali  daftarsemua  kegiatan  terkait  dengan  tugas  dan kewenangannya  kepadaMajelis  Pengawas  di  wilayah  kerjanya  masing- masing,  sedangkan  mengenai  tugasnya  terkaitdengan  pembuatan  wasiat melapor ke pusat wasiat Kementrian Hukum dan HAM.
Kegiatan  penulisan  yang  banyak  dan  terus  menerus  tentu mengakibatkan  masalah  tersendiri  bagi  Notaris  dalam  hal  perawatan  dan

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN
menyimpan  arsip  tersebut.  Jangka  waktu  menyimpan    yang  lama  dalam perjalanannya  tentu  akan  ditemukan  banyak  resiko,  diantaranya  adalah resiko  kerusakan  karena  usia  atau  dimakan  serangga,  sobek,  tercecer  atau bahkan hilang .
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut permasalahan yang akan dibahas,  yakni  bagaimanakah  efektifitas  tempat  penyimpanan  protokoll yang  minimal  sudah  berusia  dua  puluh  lima  tahun  jo.  pasal70  huruf  e UUJN?    faktor-faktor  penyebab  tidak  efektifnya  tempat  penyimpanan protokol  notaris  yang  sudah  berusia  dua  puluh  lima  tahun  atau  lebih  dan upaya penyelesaiannya?

## METODE PENELITIAN
Metodologi menurut artinya dalam Bahasa Indonesia ialahsuatu cara yang sistematis dipergunakan dalam melakukan suatu pekerjaan agar dapat dicapai  sesuai  dengan  target  yang  ditentukan;  cara  kerja  yang  sitematis untuk  mempermudah  pelaksanaan  kegiatan  agar  bisa  mencapai target  yang ditetapkan  di  awal. 1 Sedangkan  arti  dari  penelitian  adalah  suatu  bentuk kegiatan yang dilakukan sistematis menurut metodologi  yang ilmiah dalam usahanya  memecahkan  suatu  permasalahan  di  masyarakat. 2 Metode penelitian  hukum  ialah  suatu  ilmu  mengenaitata  cara  dalam  melaksanakan penelitian  hukum  dengan  sistematis. 3 Sedangkan  jenis  penelitian  yang dipergunakan  oleh  penulis  dalam  penelitian  ini  ialah  penelitian  deskriptif yaitu  penelitian  yang  bertujuan  untuk  melukiskan  sesuatu  hal  didaerah tertentu  dan  pada  saat-saat  tertentu. 4 Di  dalam  penelitian  hukum  deskriptif mempunyai  sifat  memaparkan  dan  mempunyai  tujuan  untuk  mendapatkan gambaran secara terinci tentang kondisi hukum  yang diberlakukan di suatu tempat  pada  saat  tertentu,  atau  mengenai  gejala  yuridis  yang  ada,  atau peristiwa hukum tertentu pula yang terjadi dalam masyarakat. 5
Penulis  dalam  hal  ini  mempergunakan  metode  penelitian  hukum yang bersifat empiris,  yaitu istilah lain dari penelitian hukum yang bersifat sosiologis yangbisa juga dikatakan penelitian langsung/lapangan yaitu suatu
1 Pranala  ( link ):https://kbbi.web.id/metode,  diakses  tanggal  12  November  2018 pukul 15.00 WIB
2 Sukandarrumidi, Metode  Penelitian:  Petunjuk  Praktis  untuk  Penelitian  Pemula , (Yogyakarta; Gajah Mada University Press, 2006),  hal. 111.
3 Abdulkadir Muhammad, Hukum dan  Penelitian  Hukum , (Bandung: Citra  Aditya Bakti, 2004), hal.57
4 Suratman  dan  Philips  Dillah, Metode  penelitian  Hukum ,  (Bandung:  Alfabeta, 2015), hal..47.
5 Abdulkadir Muhammad, Op.Cit . hal. 50.

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS
YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN (Hery Sunaryanto)
penelitian  yang  berasal  dari  data  yang  diperoleh  langsung  dari  sumbernya yaitu masyarakat dengan melakukan penelitian lapangan 6 .
Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan  tehnik  “ purposive sampling ”  yaitu  memilih  sebagian  dari  populasi  yang  sekiranya  dapat mewakili  dari  keseluruhan  obyek  penelitian  ini.  Adapaun  teknik  memilih sebagian kecil dari keseluruhan obyek penelitian yang biasa disebut dengan teknik sampling.
Adapun yang menjadi sumber datanya yaitu: a) Kelompok Notaris Anggota  MPD    (Siti  Noer  Endah,  Yudi  Ansyah,  Dyah  Ayu Wisnuwardhani);  b)  Kelompok  Notaris  Pemegang  Protokol  Notaris Lainyang  (Dyah  Widhiawati,    Faisal  Abdullah  Waber,  Ita  Kristiana, Sulasiyah Amini). Pengumpulan data primer dilakukan dengan menggunakan  beberapa  teknik  observasi  (pengamatan)  di  lokasi  penelitian atau  terhadap  peristiwa  hukum  yang  menjadi  objek  kajian  dan  awancara, yang  dilakukan  dengan  responden.  Penulis  menggunakan  teknik  observasi dan  wawancara  langsung  dengan  notaris  yang  juga  anggota  MPD  Kota Malang dan beberapa notaris penyimpan protokol notaris lain. Setelah data penelitian berhasil dikumpulkan baik itu data primer maupun data sekunder selanjutnya dipilah-pilah, diklasifikasi dan kemudian dianalisis.

## PEMBAHASAN

## Efektivitas  tempat  penyimpanan  protokol  notaris  yang  sudah  berusia
25 tahun jo. pasal 70 huruf  e UUJN
Protokol  notaris  berupa  arsip  atau  dokumen  penting  milikNegara yang fungsinya sebagai alat bukti kuat tentunyaharus tetap disimpan, dijaga dan  dirawat  oleh  Notaris.Sebagai  alat  bukti  yang  kuat  yang  bisa memberikan  kepastian  kepada  hakim  tentang  peristiwa  hukum  yang  telah terjadi  dan  dinotariilkan. Di  dalam  Pasal 1  angka  13  UUJN-P  menjelaskan tentang protokol notaris itu merupakan sekumpulan arsip/dokumen penting negara yang wajib untuk ditempatkan pada lokasi yang representatif sebagai tempat  penyimpanan  dan  dijaga  dari  resiko  terselip/tercecer,  rusak  atau bahkan  hilang  oleh  Notaris  sesuai  amanat  undang-undang  yang  berlaku. Karena  hal  tersebut maka  notaris,  notaris  pengganti,  dan  notaris  pemegang protokol  wajib  menyimpan,  menjaga  dan  merawat  sebaik-baiknya  protokol notaris  tersebut,  dimanahal  tersebut  akan  tetap  berlaku  selama  jabatan Notaris  masih  diperlukan.  Tetapi  untuk  penyimpanan  protokol  yang  telah berumuir 25 tahun atau lebih menjadi kewenangan MPD untuk menentukan tempat penyimpanannya.
6 Ibid . hal.53.

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN
Menurut pendapat dari Siti Noer Endah, protokol Notaris yang sudah berusia minimal seperempat abad menurut UU memang harus diserahkan ke MPD.  Hal  ini  sesuai  dengan  Pasal  63  ayat  (5)  UUJN/UUJN-P  yang berbunyi  bahwa  protokol  Notaris  dari  Notaris  lain  yang  pada  waktu penyerahannya  berumur  25  (dua  puluh  lima)  tahun  atau  lebih  diserahkan oleh  Notaris  penerima  protokol  Notaris  kepada  Majelis  Pengawas  Daerah. Namun  selama  ini  pada  kenyataannya  hal  tersebut  tidak  pernah dilaksanakan.  Karena  pasal  63  ayat  (5)  UUJN/UUJN-P  tidak  dilaksanakan maka Pasal 70 huruf e UUJN otomatis tidak juga bisa dilaksanakan. Hal ini menurut  beliau  terjadi  tidak  hanya  di  Malang  saja,  bahkan  di  seluruh Indonesia  tidak  dijalankan    karena  tidak  punya  tempat  atau  tidak  punya kantor. Tetapi meskipun punya kantor hal tersebut tidak bisa terlaksana jika kantornya  tidak  mampu  menampung  seluruh  protokol  notaris  yang seharusnya  disimpan  di  kantor  MPD.  Maka  dari  itu  semenjak  MPD terbentuk  di  kota  Malang  sampai  saat  ini  dokumen  yang  sudah  berusia seperempat abad tetap ada di kantor notaris pemegang protokol notaris lain. Walaupun    kadang  notaris  penyimpan/pemegang  protokol  notaris  lain  juga merasa  keberatan  karena  protokolnya  sendiripun  juga  semakin  tahun semakin banyak.
Senada  dengan  pendapat  Stiti  Noer  Endah,  Yudi  Ansyah mengatakan bahwa pelaksanaan pasal 63 ayat (5) UUJN/UUJN-P dan pasal 70  huruf  “e”  UUJN  tidak  bisa  dijalankan  karena  faktor  MPD  yang  tidak punya  kantor  dan  tempat  penyimpanan,  sehingga  tidak  mungkin  berkas- berkas penting notaris yang minimal sudah berusia seperempat abad tersebut ditempatkan  di  kantor  MPD  yang  pada  kenyataannya  selama  ini  kantor MPD  menempati  kantor  Ketua  MPD,  sedangkan  berkas-berkas  protokol notaris  dari  Ketua  MPD  yang  juga  menjabat    sebagai  Notaris  juga  sangat banyak.  Hal  ini  tentunya  sangat  merepotkan  bagi  MPD,  juga  merepotkan bagi notaris penyimpan protokol notaris lain bila tidak diserahkan ke MPD. Karena  ada  beberapa  notaris  yang  menyimpan  3  –  5  protokol  notaris  lain yang  jumlahnya  sangat  banyak  yang  tentunya  membutuhkan  tempat  yang luas  untuk  penyimpanannya  dan  membutuhkan  perawatan  ekstra  agar protokol  notaris  tersebut  tetap  awet  dan  bisa  dipergunakan  bila  sewaktu- waktu ada para pihak atau ahli waris dari penghadap membutuhkan protokol notaris  tersebut  untuk  suatu  keperluan  yang  mendesak.  Tentunya  hal  ini sangat  merepotkan  bagi  notaris-notaris  penyimpan  protokol  notaris lain,karena  untuk  arsip/dokumen  penting-notaris    yang  usianya  sudah seperempat  abad  tersebut  tentu  kondisinya  sudah  lapuk  atau  banyak  yang sudah berubah dibanding sebelumnya.
Sedangkan  pendapat  dari  Diah  Ayu  Wisnuwardhanibahwa  memang ada  kendala  tempat  atau  kantor  MPD  sebagai  tempat  untuk  menyimpan

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS
YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN (Hery Sunaryanto)
arsip/protokolnotaris  yang  sudah  berusia  seperempat  abadtersebut  yang menjadi sebab tidak terlaksananya aturan  pasal 63 ayat (5) UUJN/UUJN-P dan  pasal  70  huruf  “e”  UUJN  yang  saling  terkait  satu  dengan  yang  lain, karena  selama  ini  MPD  Kota  Malang  tidak  memiliki  kantor  sendiri. Sebenarnya  Notaris-notaris  di  Malang  sudah  berusaha  untuk  membeli kantor  dengan  urunan  tetapi  belum  selesai  prosesnya,  dan  meskipun  sudah punya kantor akan tetapi bila untuk menampung arsip/protokolnotaris yang sudah  berusia  seperempat  abad  tersebut  tentunya  juga  tak  akan  bisa menampungnya mengingat kondisi kantor yang tidak memungkinkan.
Notaris  Dyah  Widhiawati  sebagai  Notaris  pemegang  protokol  dari Darma  Sanjata  Sudagung  yang  telah  pensiun,  mengatakan  bahwa  tidak mengetahui mengenai protokol notaris yang sudah berusia seperempat abad tersebut  harus  diserahkan  ke  MPD.  Dan  pada  waktu  sebelum  serah  terima protokol  notaris  dari  Notaris  Darma  Sanjata  Sudagung  tidak  pernah  ada sosialisasi  dari  MPD  mengenai  hal  tersebut.  Beliau  berpendapat  bahwa  hal tersebut  karena  MPD  tidak  mempunyai  tempat  penyimpanan  yang representatif  yang  bisa  menampung  protokol-notaris  yang  sudah  berusia seperempat  abad  ataulebih  sehingga  penyimpanan  tetap  dipegang  oleh notaris pemegang protokol.
Notaris  Ita  Kristianajuga  mengatakan  hal  yang  sama,  beliau  tidak mengetahui  bahwa  arsip/protokol-notaris  yang  sudah  berusia  minimal  dua puluh  limatahun  atau  sepermpat  abadlebih  pada  saat  serah  terima  protokol notaris  dari  Notaris  Eko  Handoko  harus  diserahkan  ke  MPD.  Notaris  Eko Handoko  yang  merupakan  notaris  senior  di  Kota  Malang  mempunyai banyak protokol yang sudah berusia dua puluh limatahun atau bahkan lebih, apalagi  waktu  beliau  sewaktu  belum  pensiun  juga  pemegang  protokol notaris lain sehingga tentu sangat merepotkan bila MPD tidak punya tempat penyimpanan yang memadai.
Notaris  senior  di  Kota  Malang  yang  kebetulan  belum  pensiun  yaitu Notaris  Faisal  Abdullah  Waber  mengatakan  bahwa  beliau  selama  ini  juga kurang perhatian mengenai peraturan tentangmenyerahkan protokol berusia dua  puluh  limatahun  (seperempat  abad)  lebih  tersebut.  Beliauberpendapat bahwa  peraturan  tersebut  sangat  ribet  dan  merepotkan  notaris  pemegang protokol  notaris  lain,  akan  lebih  safety  bila  protokol  notaris  tersebut  tetap disimpan  oleh  notaris  pemegang  protokol.  Makanya  tindakan  MPD  yang tidak melaksanakan  pasal  63  ayat  (5)  UUJN/UUJN-P  dan  pasal  70  huruf  e UUJN tersebut sangat bisa dimaklumi. Seharusnya MPD yang dibentuk oleh KemenKumHam  diberikan  tempat  atau  gedung  yang  representatif  karena tugas  MPD  sangat  vital  terutama  untuk  menyimpan  protokol-protokol notaris yang merupaka arsip negara.Tentang hal ini sebenarnya sudah ada di PerMenKum  dan  HAM  No.  40/2015  tentang  Majelis  Pengawas  (susunan

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN
organisasi,  tata  cara  pengangkatan  dan  pemberhentian  anggota,  dan  tata kerjanya)pada  pasal  18  ayat  (5)  tetapi  masalahnya  adalah  tempat/ruangan yang tidak representatif.
Notaris  Sulasiyah  Amini  mengatakan  bahwa  sebetulnya  Notaris- Notaris penerima protokol dari  Notaris lain tersebut tahu bahwa ada aturan tentang  penyerahan  protokol  yang  sudah  berusia  seperempat  abadke  MPD pada waktu serah terima protokol notaris dari notaris lain lain. Tetapi karena MPD  tidak  memasalahkan  dikarenakan  tidak  adanya  tempat  penyimpanan maka hal tersebut tidak dilakukan. Ibu Notaris Sulasiyah Amini ini sebagai notaris  beliau  juga  menyimpan  3  protokol  notaris  dari  notaris  lain  yang sangat  senior  di  Kota  Malang  yang  sudah  pensiun  dimana  protokolnotaris berusia seperempat abad atau bahkan lebih sangat banyak, dan banyak yang sudah  lapuk  karena  dimakan  usia.  Dalam  suatu  kesempatan  beliau  pernah menyinggung  mengenai  hal  tersebut  tetapi  tidak  ada  respon  balik  dari pengurus  MPD  maupun  dari  notaris-notaris  lainnya.  Padahal  beliau  sangat mengaharapkan respon balik demi kebaikan bersama agar bisa menemukan solusi masalah penyimpanan protokol notaris di kantor MPD.
Senada  dengan  Notaris  Siti  Noer  Endah  yang  juga  sebagai  Ketua MPD Kota Malang periode 2015-2018 dan juga pemegang protokol Notaris lain,  Notaris  Yudi  Ansyah  sebagai  anggota  MPD  Kota  Malang  periode 2015-2018, Notaris Dyah Ayu, Notaris Diah Widhiawati yang juga sebagai pemegang protokol Notaris lain (Notaris Darma Sanjata Sudagung), Notaris Ita  Kristiana  yang  juga  sebagai  pemegang  protokol  Notaris  lain  (Notaris Eko Handoko), Notaris Sulasiyah Amini dan Notaris Faisal Abdullah Waber bahwa  pelaksanaan  Pasal  63  ayat  5  UUJN  tidak  dijalankan  alias  tidak efektif,  maka  demikian  juga  dengan  pelaksanaan  Pasal  70  huruf  e  UUJN otomatis  juga  tidak  dijalankan  karena  saling  terkait  antara  keduanya, sehingga  bisa  disimpulkan  bahwa  tempat  untuk  menyimpan  protokol Notaris  yang  sudah  berusia  seperempat  abad  atau  lebih  tidak  berjalan efektif.
Penelitian  terhadap  efektifitas  suatu  aturan  hukum  adalah  penting dalam  kaitannya  untuk  mengetahui  tentang  bagaimana  bekerjanya  aturan hukum  tersebut  dalam  praktek  serta  memastikan  bahwa  aturan  itu  adalah efektif  atau  tidak.  Dengan  demikian  dapat  dipastikan  pula  perlu  tidaknya diadakan  suatu  perbaikan  atau  penyempurnaan,  antara  lain    berupa pencabutan  atau  penambahan  dan  sebagainya. 7 Terkait  dengan  hasil penelitian mengenai efektifitas tempat penyimpanan prtotokol  notaris yang berumur  25  (dua  puluh  lima)  tahun  yang  tidak  berjalan  efektif  maka  perlu
7 M. Kafrawi, Efektifitas Pasal-pasal KUHP yang Berkenaan dengan Pelaksanaan Program  KB  Nasional  di  Jawa  Timur, Disertasi,  (Surabaya:  Universitas  Airlangga,  1989), hal. 55

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS
YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN (Hery Sunaryanto)
segera  dicari  faktor-faktor  penyebabnya  sekaligus  solusi  pemecahannya, agar bisa segera diambil tindakan mengenai langkah-langkah perbaikan atau penyempurnaan atau bahkan pencabutan pasal tersebut dari UUJN sehingga tidak  merugikan  bagi  notaris  penyimpan  protokol  dan  masyarakat  atau penghadap  dan  ahli  warisnya.  Dalam  hal  ini  aturan  tersebut  tidak  bisa berjalan efektif karena faktor sarana atau fasilitas yang kurang mendukung dalam  penegakan  hukum,  dalam  hal  ini  gedung  dan  fasilitas  lain  tidak menunjang atau kurang representatif.
Hal  ini  apabila  dihubungkan  dengan  teori  kewenangan  terkait dengan penelitian dalam tesis ini, mengenai efektifitas tempat penyimpanan protokol  notaris  yangsudah  berusia  seperempat  abad  jo.  Pasal  70  huruf  e UUJN  maka  penentuan  tempat  untuk  menyimpan  protokolNotaris merupakan salah satu kewenangan dari MPD yang harus dijalankan. Selama ini  tidak  dijalankan  harus  dicari  kendalanya  apa  dan  segera  dicari  solusi pemecahannya. Karena dalam hal ini MPD merupakan kepanjangan tangan dari  Menteri  Hukum  dan  HAM  maka  MPD  seharusnya  meminta  fasilitas gedung dan biaya operasional untuk pelayanan dan pengawasan Notaris dari Kementrian  Hukum  dan  HAM.  Sebenarnya  apabila  mengacu  pada PerMenKum  dan  HAM  No.  40/2015  tentang  Majelis  Pengawas  pada  Pasal 18  ayat  (5)  menjelaskan  bahwa  kantor  sekretariat  untuk  MPDadalah  di kantor  UPT  Kemenkum  dan  HAM  atau  di  ibu  kota  kabupaten/kotamadya yang akan ditetapkan bersama berdasarkan rapat anggota MPD. Akan tetapi menurut Yudi Ansyah kondisi ruangan yang telah disediakan di kantor UPT Kementrian  Hukum  dan  HAM  tersebut  terlalu  kecil  dan  kurang representatif.  Sedangkan  untuk  biaya  operasional  yang  didapatkan  dari Kementrian  Hukum  dan  HAM  ada  namun  tidak  mencukupi  untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional MPD di kota Malang.

## Faktor  penyebab  tidak  efektifnya  tempat  menyimpan  protokolnotaris sudah berusia dua puluh lima tahun dan upaya penyelesaiannya

## 1. Faktor Aturan UUJN/UUJN-P
Notaris  Siti  Noer  Endah  yang  juga  sebagai  Ketua  MPD  Kota Malang  periode  2015-2018    berpendapat  bahwa  pasal  57  UUJN menyebabkan  pelaksanaan  dalam  menyimpan  protokol  yang  sudah  berusia seperempat  abad  atau  bahkan  lebih  menjadi  ribet/merepotkan  bagi  notaris, karena  adanya  aturan  di  UUJN  pasal  57  yang  isinya  bisa  disimpulkan sebagai  berikut:bahwa  yang  dapat  mengeluarkan  Kutipan  Akta,  Salinan, Grosse  Akta,  atau  pengesahan  surat  dibawah  tangan  yang  dilekatkan  pada akta  yang  tersimpan  dalam  protokol  Notaris  hanyalah  Notaris  yang membuatnya,  Notaris  pengganti,  atau  pemegang  protokol  notaris  yang  sah.

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN
Hal  ini  tentu  akan  merepotkan  MPD  dan  Notarisnya  bila  protokol  yang sudah  berumur  25  (dua  puluh  lima)  tahun  atau  lebih  tersebut  disimpan  di kantor  MPD.  Maka  penyimpanan  di  kantor  notaris  atau  kantor  notaris pemegang protokol akan lebih memudahkan bagi penghadap atau ahli waris penghadap  yang  membutuhkan  protokol  notaris  yang  telah  lama  tersebut. Selain  itu  juga  belum  diaturnya  secara  tegas  batas  waktu  penyimpanan  di dalam  UUJN/UUJN-P  dan  masa  kadaluarsanya  atau  Jadwal  Retensi  Arsip (JRA)  yang  menyebabkan  penyimpanan  protokol  notaris  semakin  lama semakin  merepotkan  bagi  notaris,  notaris  penyimpan/pemegang  protokol notaris lain dan tentunya bagi MPD.
Senada  dengan  pendapat  Notaris  Siti  Noer  Endah,  Notaris  Yudi Ansyah  juga  mengatakan  bahwa faktor  penyebab  protokol  notaris  berumur 25  tahun  tidak  diserahkan  ke  MPD  adalah  karena  MPD  tidak  mempunyai kantor  sendiri  atau  menumpang  di  kantor  Ketua  MPD.  Maka  salah  satu solusinya adalah MPD membuat kantor yang bisa memuat seluruh protokol yang  minimal  sudah  berusia  seperempat  abad,  dan  sudah  waktunya  untuk membuat  aturan  baru  yang  jelas  mengenai  jangka  waktu  penyimpanan  dan masa kadaluarsa protokol notaris.
Sedangkan  Notaris  Dyah  Widhiawati,  berpendapat  sama  bahwa karena MPD tidak punya kantor, solusinya adalah bahwa MPD harus segera punya  kantor  sendiri  yang  bisa  menampung  protokol  yang  minimal  sudah berusia  seperempat  abad  agar  lebih  tertib  dalam  administrasi  penyimpan penyimpanannya.  Notaris  Ita  Kristiana,berpendapat  sama  bahwa  karena MPD tidak punya kantor maka solusinya harus punya kantor sendiri. Notaris senior di Kota Malang yaitu Faisal Abdullah Waberpun berpendapat bahwa karena MPD tidak punya kantor dan terlalu merepotkan Notaris yang harus selalu memonitor arsip-arsip yang sudah berusia dua puluh lima tahun atau lebih.  Solusinya  menurut  beliau  yaituMPD  harus  punya  kantor  yang  bisa menampung  protokol-protokol  notaris  yang  seharusnya  disimpan  di  kantor MPD yaitu protokolnotaris yang minimal sudah berusia minimal seperempat abad, solusinya MPD harus mendapatkan dana operasional dan gedung yang representatif  dari  Kementrian  Hukum  Dan  Hak  Asasi  Manusia.  Pendapat dari Notaris Sulasiyah  Amini intinya sama dengan pendapat notaris-notaris yang  telah  saya  sebutkan  di  atas  bahwa  faktor  penyebabnya  karena  MPD tidak  punya  kantor  yang  representatif,  sedangkan  solusinya  menurut  beliau adalah  bahwa  MPD  harus  punya  kantor  sendiri  yang  besar  yang  bisa menampung protokol notaris  yang minimal sudah berusia seperempat abad sesuai dengan amanat Pasal 70 huruf e UUJN.
Di  dalam  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang Kearsipan  ada  pasal-pasal  tentang  arsip  yang  telah  habis  masa  retensinya bisa  dimusnahkan  (pasal  49  huruf  b),  sedangkan  di  UUJN/UUJN-P

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS
YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN (Hery Sunaryanto)
mengenai  Jadwal  Retensi  Arsip  belum  diatur  secara  tegas,  sehingga waktunya  tidak  terbatas  dalam  arti  arsip  harus  disimpan  selamanya.  Akan tetapi  jika  menggunakan  dasar  KUH  Perdata  dan  KUH  Pidana  maka  bisa dipakai batasan kadaluarwarsa tersebut pada pasal 1967 yang isinya bahwa semua tuntutan hukum, baik yang bersifat kebendaan maupun yang bersifat perorangan,  hapus  karena  lewat  waktu  dengan  lewatnya  waktu  tiga  puluh tahun, sedangkan orang yang menunjukkan suatu atas hak, dan terhadapnya tak  dapat  diajukan  suatu  tangkisan  yang  didasarkan  pada  itikad  buruk.  Hal ini    bisa  dipakai  batas  waktu  30  tahun  untuk  menyatakan  batas kadaluawarsanya.  Sedangkan  untuk  masalah  yang  termasuk  unsur  pidana bisa dipakai batasan masa kadaluwarsa sampai 12 tahun yang terdapat pada pasal 78 KUH Pidana.
.Di  dalam  Pasal  65  UU  Republik  Indonesia  No.30  tahun  2004 tentang  Jabatan  Notaris  (UUJN)  yang  berbunyi  bahwa  Notaris,  Notaris Pengganti,  dan  Pejabat  Sementara  Notaris  bertanggungjawab  atas  setiap Akta  yang  dibuatnyameskipun  Protokol  Notaris  telah  diserahkan  atau dipindahkan kepada pihakpenyimpan Protokol Notaris. Dengan dasar pasal tersebut  di  atas  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  protokolnotaris  tersebut meskipun sudah dipindahtangankanpenyimpananya kepada pihak penyimpan  protokol  maka  harus  tetap  disimpan,  dijaga  dan  dirawat keasliannya.  Namundalam  hal  ini  mengingat  protokol  notaris  dipandang sebagai  sebuah  arsip  penting  negara  maka  haruslahmemiliki  dasar  hukum atau  aturan  baku  untuk  pengelolaan/perawatannya,  terutama  jika  terkait dengan  kurun waktumenyimpan yang dikenal dengan istilah retensi arsip.
Adanya  suatu  kepastian  hukum,  yaitu  agar  supaya  masyarakat mengerti akan adanya kepastian tentang apa  yang boleh dilakukan dan apa yang  tidak  boleh  dilakukan  oleh  anggota  masyarakat. 8 Dari  teori  kepastian hukumtersebut  dapat  ditarik  menjadi  dua  pengertian  sebagai  berikut:  a) Adasuatu aturan dimana individu bisa tahu dan paham bahwa ada perbuatan yang boleh dan yang tidak boleh dilakukan; b) Ada keamanan hukum, yaitu berupa  jaminan  kepastian  hukum  bagi  setiap  warga  dari  kesewenang- wenangan  pelaksana  negara  sehingga  warga  negara  mengetahui  apa  yang boleh  negara  lakukan  terhadap  warganya. 9 Tanpa  adanya  kepastian  hukum tentu  akan  menimbulkan  keresahan  dalam  masyarakat,  dan  akan menimbulkan ketidakpercayaan masyarakat pada pemerintah.
Berkaitan  dengan  penelitian  dalam  tesis ini  teori  kepastian  hukum untuk menjawab permasalahan tentang tidak efektifnya tempat
8 Wirjono  Prodjodikoro, Perbuatan  Melanggar  Hukum  Dipandang  Dari  Sudut Hukum Perdata,  ( Bandun g: Mandar Maju, 2000),  hal. 11.
9 Peter  Mahmud  Marzuki, PengantarIlmu  Hukum, (Jakarta : Kencana  Predana Media Group, 2008), hal. 158.

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN
menyimpanprotokol  Notaris  yang  sudah  berusia  minimal  seperempat  abad terkait  faktor  penyebabnya  yaitu  faktor  aturan  hukum,  dimana  di  dalam UUJN  tidak  diatur  dengan  jelas  mengenai  Jadwal  Retensi  Arsip  yang menyebabkan protokol Notaris tersimpan selamanya dan menumpuk begitu banyak, dan jika protokol yang telah berusia dua puluh lima tahun atau lebih tersebut  disimpan  di  kantor  Notari  maka akan  merepotkan  karena  semakin lama  tentunya  akan  semakin  banyak  dan  tentunya  akan  menimbulkan masalah dalam hal penyimpanan. Untuk menjamin protokol Notaris sebagai suatu  alat  bukti  otentik  dari  suatu  perbuatan  hukum  masyarakat  yang  bisa memberikan  suatu  kepastian  hukum,  maka  pejabat  notaris,    notaris pengganti,  pemegang  protokol  notaris  lain  dan  Majelis  Pengawas  Daerah Notaris harus menjaga dan merawat protokol Notaris tersebut.
.Menurut  I  Pasal  1  ayat  (22)  UU  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  dapat  disimpulkan  bahwa  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  adalah daftar  kurun  waktu  dalam  menyimpan  atauretensi,  jenis  dari  arsip,  dan keterangan  catatan/usulan  tentang  menetapkan  suatu  jenis  arsip  apa  akan dimusnahkan,  dinilai  kembali,  atau  akan  dipermanenkan  dipergunakan untuk pedoman dalam hal menetapkan nilai penyusutan dan menyelamatkandokumen/arsip.  Menurut  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28 tahun 2012 yang dikeluarkan sebagai pedoman aturan pelaksanaan Undang- Undang  Kearsipan  pada  Pasal  1  ayat  (37),  dijelaskan  tentang  apa  yang dimaksud  dengan  Retensi  Arsip,  yaitu  kurun  waktu atau  lamanya  di  dalam menyimpan  suatu  dokumen/arsip  yang  harus  dilaksanakan  pada  jenis dokumen/arsiptertentu.

## 2. Faktor Tempat Penyimpanan
Faktor  tempat  atau  gedung  sangatlah  urgent  untuk  dapat melaksanakan  Pasal  63  ayat  (5)  UUJN/UUJN-P  yang  sangat  berkaitan dengan  pelaksanaan  Pasal  70  huruf  e  UUJN,  dimana  pada  kenyataannya banyak  kantor-kantor  MPD  yang  belum  mempunyai    gedung  sendiri.  Jika dikaitkan  dengan  teori  kepastian  hukum  dan  teori  tanggungjawab  maka dalam  tesis  ini  maka  untuk  memberikan  kepastian  hukum  bagi  penghadap dengan  adanya  tempat/gedung  yang  representatif  yang  bisa  menampung protokol-protokol  Notaris  yang  sudah  waktunya  diserahkan  ke  MPD  akan menjamin  kepastian  hukum  karena  arsip-arsip  tersebut  tentunya  lebih terjamin  dari  resiko  hilang  dan  kerusakan.  Karena  seperti  kita  ketahui bersamabahwa  MPD  ini  dibentuk  oleh  Kemenkum  HAM  RI  maka  sudah sepantasnya bila memiliki gedung tersendiri yang memadai dan diberi dana operasional  yang  cukup  untuk  menunjang  tugas-tugas  MPD  yang  begitu penting  di  dalam  pengawasan  kinerja  Notaris  di  daerah  dan  melindungi arsip/protokol notaris yang juga merupakan arsip negara. Salah satu kendala

## EFEKTIVITAS TEMPAT PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS
YANG TELAH BERUMUR 25 TAHUN (Hery Sunaryanto)
tersebut disebabkan karena penyimpanan protokol-protokol notaris tersebut membutuhkan  tempat  yang  luas  dan  memadai  untuk  tempat  penyimpanan mengingat pentingnya menyimpan protokol-protokol notaris tersebut dalam jangka  waktu  yang  lama  dan  belum  ditentukan  batas  kadaluarsanya  di UUJN/UUJN-P.  Sehingga  membutuhkan  tempat  yang  memenuhi  standar yang layak sebagai tempat penyimpanan arsip, dan butuh pengawasan yang intensif  agar  tidak  cepat  rusak  dimakan  jaman/cuaca/kelembaban  atau serangga/rayap.
Jika  dikaitkan  dengan  teori  kewenangan  maka  MPD  harus melaksanakan  kewenangannya  yang  sudah  ditetapkan  Undang-Undang dengan  segera  memiliki  gedung  sendiri  agar  bisa  melaksanakan  ketetapan Undang-Undang  dengan  baik  yang  akhirnya  bisa  menjamin  kepastian hukum bagi penghadap atau ahli waris notaris yang suatu saat membutuhkan arsip-arsip tersebut.
Solusinya  MPD  harus  segera  mempunyai  gedung  sendiri  yang representatif  sehingga  bisa  menampung  seluruh  protokol  notaris  yang mimimal  sudah  berusia  seperempat  abad  seperti  pendapat  sebagian  besar responden,  juga  perlu  dibuatkan  aturan  baru  yang  lebih  jelas  mengenai aturan  kadaluarsa  akta  atau  protokol  notaris  di  dalam  UUJN/UUJN-P, sehingga  protokol-protokol  notaris  atau  akta  yang  sudah  lama  dan  nilai kemanfaatannya  sudah  berkurang  atau  sudah  tidak  bernilai  secara  hukum bisa  dimusnahkan.  Atau  perlu  dibuatkan  aturan  baru  tentang  cara penyimpanan yang lebih modern atau dalam bentuk media elektronik/digital sehingga tidak banyak memerlukan tempat,  yang tentunya perlu perubahan atau penambahan aturan di dalam UUJN/UUJN-P.

## KESIMPULAN
Penyimpanan protokol notaris yang telah berumur 25 tahun jo. Pasal 70  huruf  e  UUJN  untuk  saat  ini  tidak  dijalankan  atau  tidak  efektif  karena terbentur  masalah  tidak  adanya  tempat  penyimpanan  dikarenakan  MPD belum mempunyai gedung sendiri dan kurangnya dana operasional. Faktor- faktor yang mempengaruhi efektivitas penyimpanan protokol notaris adalah yang  pertama  masalah  aturan  yang  ada  di  UUJN  dimana  belum  ditentukan secara tegas mengenai Jadwal Retensi Arsip dan yang kedua adalah masalah tempat  penyimpanan,  dimana  MPD  belum  mempunyai  gedung  sendiri. Solusinya adalah MPD harus mempunyai gedung sendiri yang representatif untuk  menyimpan  dokumen-dokumen  penting  milik  notariss  yanng  sudah berusia  minimal  seperempat  abad,  dan  perlu  dibuatkan  aturan  baru  yang jelas  tentang  masa  kadaluarsa  dari  akta/protokol  notaris  yang  sudah  tidak bernilai  secara  hukum  atau  nilai  kemanfaatannya  sudah  berkurang  di UUJN/UUJN-P.  Sedangkan  untuk  tempat  penyimpanan  perlu  dibuatkan

## Jurnal HUKUM dan KENOTARIATAN
aturan  baru  mengenai  penyimpanan  yang  lebih  modern  dan  tidak  banyak memerlukan  tempat  dengan  menggunakan  penyimpanan  dalam  media elektronik/digital.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdulkadir  Muhammad,  2004, Hukum  dan  Penelitian  Hukum ,  Bandung: Citra Aditya Bakti. Agus  Salim  Andi  Gadjong,  2007, Pemerintahan  daerah  kajian  Politik Hukum , Bogor: Ghalia Indonesia. Koentjaraningrat, 1993, Metode-metode Penelitian Masyarakat , Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
M.  Kafrawi,  1989, Efektifitas  Pasal-pasal  KUHP  yang  Berkenaan  dengan Pelaksanaan  Program  KB  Nasional  di  Jawa  Timur, Disertasi, Surabaya: Universitas Airlangga.
Peter  Mahmud  Marzuki,  2008, PengantarIlmuHukum, Jakarta : Kencana Predana MediaGrouup.
Sukandarrumidi,  2006, Metode  Penelitian:  Petunjuk  Praktis  untuk Penelitian Pemula , Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
Suratman  dan  Philips  Dillah,  2015, Metode  penelitian  Hukum ,  Bandung:
Alfabeta.
Wirjono  Prodjodikoro,  2000, Perbuatan  Melanggar  Hukum  Dipandang
Dari Sudut Hukum Perdata, Bandun g: Mandar Maju.

## Undang-Undang
Undang  UndangRepublikIndonesia  No.30/2004  tentang  Jabatan  Notaris, Yogyakarta: Pustaka Mahardika.
Undang  UndangRepublik  Indonesia  No.2/2014  tentang  Perubahan  Atas Undang  Undang  Republik  Indonesia  No.30/2004  tentang  Jabatan Notaris, Yogyakarta: Pustaka Mahardika.