## RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS BERBASIS WEB STUDI KASUS: DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA DAN PERANGKAT POS DAN INFORMATIKA
Devita Diah Prasetyaningrum 1) , Safitri Juanita 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : devitaadiah @gmail.com 1) , safitri.juanita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Surat  Perjalanan Dinas (SPD) merupakan aktivitas yang pegawainya melakukan perjalanan dinas ke kota tertentu salah satunya pada Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen SDPPI) yang instansinya milik pemerintah Republik Indonesia yang telah berdiri sejak tahun 2010. Dalam penelitian ini, penulis melakukan analisa sistem perjalanan dinas yang memiliki masalah pada saat proses pembuatan Surat Perintah Pelaksanaan Tugas (SPPT) yang memerlukan waktu lama (kurang lebih 1 bulan) karena   distribusi   dan   verifikasi   persetujuan   atasan   yang   melewati   beberapa   atasan,   serta   bertambahnya dokumentasi perjalanan dinas yang kurang lebih terdapat 50 lembar setiap bulannya, sehingga membutuhkan lokasi   penyimpanan   sistem   yang   dapat   menunjang   paperless.   Penelitian   ini,   menggunakan   metode pengembangan   sistem   Waterfall   dengan   pembangunan   sistem   menggunakan   Bahasa   pemrograman   Visual Basic.Net dan database SQL Server. Kesimpulan dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi dengan menggunakan program berbasis web, akan memudahkan divitas pegawai dalam proses persetujuan verfikasi surat perjalanan dinas secara efektifitas dan tidak memakan waktu yang lama, Sistem Informasi   Perjalanan   Dinas   yang   dikembangkan   dapat   meningkatkan   efisiensi   waktu   dalam   penyerahan pelaporan rincian dan pengecekan laporan jauh lebih cepat, serta dengan menerapkan sistem terkomputerisasi ini penyimpanan sudah menggunakan database sehingga dapat menyimpan banyak data dan meminimalisir penggunaan kertas dalam segi penyimpanan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Rancangan Sistem Informasi Perjalanan Dinas, Ditjen SDPPI, Metodologi Berorientasi Obyek.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Direktorat  Jenderal   Sumber   Daya   dan Perangkat   Pos   dan   Informatika  (Ditjen   SDPPI) adalah   perusahaan   yang   telah   berdiri   sejak   tahun 2010.   Ditjen   SDDPI   berfokus   pada   pengaturan, pengelolaan   dan   pengendalian   sumber   daya   dan perangkat pos dan informatika yang terkait dengan penggunaan   oleh   internal   (pemerintahan)   maupun publik luas atau masyarakat. Ditjen SDPPI memiliki 7 (tujuh) unit salah satunya adalah bagian Direktorat Pengendalian SDPPI.
Pada umumnya bagian Direktorat Pengendalian SDPPI   melakukan   proses   perjalanan   dinas   dengan cara   pengajuan   Surat   Perintah   Pelaksanaan   Tugas (SPPT) yang dibuat  ketika pegawainya melakukan perjalanan dinas ke kota tertentu dengan waktu yang telah   ditentukan.   Yang   menjadi   kendala   dalam bagian   Direktorat   Pengendalian   SDPPI   yaitu   pada proses pembuatan Surat Perintah Pelaksanaan Tugas (SPPT) yang memerlukan waktu lama (kurang lebih 1 bulan) karena distribusi dan verifikasi persetujuan atasan yang melewati beberapa atasan yaitu Kepala Seksi,   Kepala   Sub   Tata   Usaha,   Kepala   Sub Direktorat,   dan   Direktur,   penyerahan   laporan terlambat   setelah   perjalanan   dinas,   serta
bertambahnya   dokumentasi   perjalanan   dinas   yang kurang   lebih   terdapat   50   lembar   setiap   bulannya, sehingga membutuhkan lokasi penyimpanan sistem yang dapat menunjang paperless.
Sebagai solusi dari permasalahan di atas, maka diperlukan suatu sistem yang dapat membantu dalam proses pembuatan Surat Perjalanan Dinas (SPD) di Direktorat Jenderal SDPPI, oleh karena itu penulis tertarik untuk membuat suatu sistem informasi yang diberi   judul   “Rancangan   Sistem   Informasi Perjalanan Dinas pada Direktorat  Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika Berbasis Web Dengan Metodologi Berorientasi Obyek”. Berikut   beberapa   diperlukan   adanya   suatu sistem dimana instansi tersebut ingin mempermudah melakukan   verifikasi   persetujuan   sebelum perjalanan   dinas   dan   mempercepat   dalam   akses sistem upload hasil perjalanan dinas. Dan kebutuhan pihak   perusahaan   yang   dapat   menunjang   efisensi tempat lokasi penyimpanan terhadap data–data dan laporan yang terkait.

## 1.2. Penelitian Sebelumnya
Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan
(SIPD-Kanwil DJPBN) oleh [1], JURNAL TEKNIK POMITS, ISSN : 2337-3539 Vol. 2 No. 2 / 2013. Dalam kegiatan perjalanan dinas yang sedang berjalan   di   SIPD-Kanwil   DJPBN   dinilai   masih sederhana   yaitu,   pencatatan   masih   menggunakan Microsoft Excel dan laporan perjalanan dinas yang belum   memberikan   informasi   terperinci.   Bahasa pemrograman   menggunakan database MySQL, metode   yang   digunakan   dalam   pembuatan   sistem yaitu ICONIX   Process .   Perbedaan   pada   penelitian tersebut   dengan   penelitan   ini   adalah   penulis menambahkan   sistem   persetujuan   yang   berguna untuk   memudahkan   proses   verifikasi   persetujuan saat pembuatan SPPT dan SPPD, serta akses sistem upload hasil   perjalanan   dinas.   Implementasi rancangan   sistem   yang   diusulkan   menggunakan ASP.NET dan menggunakan database SQL Server .

## 1.3. Teori-Teori Pendukung
a. Pengertian Surat Perjalanan Dinas Perjalanan   dinas   merupakan   salah   satu kegiatan   Anggota   DPRD   dalam   Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah   yaitu   Penguatan   Peran   dan Fungsi   DPRD dalam Pembangunan   dan   Pemerintah   dimana mewajibkan   setiap   Komisi   DPRD   melakukan kunjungan kerja perjalanan dinas ke berbagai daerah ataupun dalam rangka studi banding . [2]
b. Pengertian Pegawai
Pegawai   adalah   orang   pribadi   yang   bekerja pada   pemberi   kerja,   berdasarkan   perjanjian   atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan  atau  kegiatan  tertentu dengan  memperoleh imbalan   yang   dibayarkan   berdasarkan   periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang   ditetapkan   pemberi   kerja,   termasuk   orang pribadi   yang   melakukan   pekerjaan   dalam   jabatan negeri. [3]

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Kerangka Pemikiran
Berikut  ini adalah kerangka pemikiran dalam gambar 2:

## 2.2. Desain Penelitian
Berikut   ini   adalah   tahapan-tahapan   dalam melakukan   desain   penelitian   pada   Ditjen   SDPPI seperti gambar dibawah ini:

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Profil Organisasi pada   tanggal   28   Oktober   2010   ditetapkan struktur   baru   Kementerian   Komunikasi   dan Informatika   berdasarkan   Peraturan   Menteri Komunikasi   dan   Informatika   (Permenkominfo).
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
Gambar 2. Kerangka Pemikiran
Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan   Informatika  berfokus   pada   pengaturan, pengelolaan   dan   pengendalian   sumber   daya   dan perangkat pos dan informatika yang terkait dengan penggunaan   oleh   internal   (pemerintahan)   maupun publik luas atau masyarakat.

## 3.2. Analisa Sistem Berjalan
Analisa   sistem   berjalan   pada   Ditjen   SDPPI dalam bentuk Rich Picture Diagram seperti berikut : a. Proses   Pembuatan   Surat   Perintah   Pelaksanaan Tugas (SPPT)
b. Proses   Pembuatan   Surat   Perintah   Perjalanan Dinas (SPPD)
c. Proses   Membuat   Daftar   Pengeluaran   Riil   dan Pemberian Panjar Kerja
d. Proses Setelah Melaksanakan Perjalanan Dinas
e. Proses Laporan Norminatif 3.3. Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Login
Use Case Diagram Login terdiri dari : Login dan   Lupa Password, yang   akan   digunakan   oleh User.
b. Use Case Diagram Master
Use Case Diagram Master terdiri dari : Entry Data   Golongan,   Entry   Data   Jabatan,   Entry   Data Pegawai,   Entry   Data   Provinsi,   Entry   Data Kabupaten, Entry Biaya Uang Harian, Entry Biaya Transportasi, Entry Biaya Tiket Pesawat dan Entry Biaya   Hotel,   yang   akan   digunakan   oleh   Staff Pengelola Keuangan.
Gambar 3. Rich Picture Diagram Proses Pembuatan SPPT
Gambar 4. Rich Picture Diagram Proses Pembuatan SPPD
Gambar 5. Rich Picture Diagram Proses Daftar Pengeluaran Riil dan Pemberian Panjar Kerja
Gambar 6. Rich Picture Diagram Proses Setelah Melaksanakan Perjalanan Dinas
Gambar 7. Rich Picture Diagram Proses Laporan Norminatif
Gambar 8. Use Case Diagram Login
Gambar 9. Use Case Diagram Master
c. Use Case Diagram Transaksi
Use   Case   Diagram Transaksi   terdiri   dari   : Entry Pesan, Cetak SPPT, Cetak SPPD, Cetak Daftar Pengeluaran   Riil, Entry Panjar   Kerja, Entry Hasil Perjalanan   Dinas   dan   Cetak   Kwitansi,   yang   akan digunakan   oleh User, Divitas   Pegawai,   Staff Pengelola Keuangan, dan Bendahara.
d. Use Case Diagram Laporan.
Use   Case   Diagram Laporan   terdiri   dari   : Laporan SPPT, Laporan Daftar Norminatif, Laporan Rincian   Biaya   Perjalanan   Dinas,   Laporan History Kota   Tujuan,   dan   Laporan   Rekapitulasi   Biaya Perjalanan Dinas, yang akan digunakan oleh SPK.
3.4. Entity Relationship Diagram (ERD) Dalam   perancangan   ERD   ini   mempunyai   16 entity, yaitu pesan, pegawai, golongan, jabatan, sppt, sppd,   kabupaten,   provinsi,   b_harian,   b_hotel, b_transportasi, b_tiketpesawat, dp_riil, panjar_kerja, hasil_dinas, dan kwitansi. (gambar 12)

## 3.5. Struktur Tampilan Menu
Berikut   ini   adalah   struktur   menu   yang menjelaskan mengenai tampilan menu yang terdapat dalam sistem. (gambar 13)
Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 11. Use Case Diagram Laporan
Gambar 12. Entity Relationship Diagram

## 3.6. Rancangan Layar
1) Entry Data Pegawai
Pada gambar 14 dan 15 rancangan layar entry data pegawai, dipergunakan oleh SPK untuk proses penginputan data pegawai yang terdiri dari 10 kolom yang  harus   diisi  seperti   ID  Pegawai  yang  muncul secara  otomatis, NIP, Nama  Lengkap,  Alamat,  No
Telpon, Username, Password, Email, serta mencari kode Golongan, dan mencari kode Jabatan.

## 2) Cetak SPPD
Pada Gambar 16 rancangan layar cetak sppd, dipergunakan oleh SPK untuk mencetak SPPD. SPK mencari No SPPT kemudian menginput data SPPD yaitu   Tanggal   SPPD,   Tanggal   Berangkat,   Tanggal Kembali,   dan   Keterangan   maka   data   SPPD   yang dibuat   akan   muncul   dalam   tabel.   SPK   mengklik tombol cetak jika semua data sudah di input.
3) Cetak Laporan Daftar Norminatif
Pada   Gambar   17  Rancangan   layar   cetak laporan   daftar   norminatif   dipergunakan   oleh   SPK. SPK mencari No SPPT lalu akan muncul pada layar, kemudian mengklik tombol cetak.
.
Gambar 13. Struktur Tampilan Menu
Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Pegawai - a
Gambar 15. Rancangan Layar Entry Data Pegawai - b
Gambar 16. Rancangan Layar Cetak SPPD
Gambar 17. Rancangan Layar Cetak Laporan Daftar Norminatif

## 3.7. Hasil Cetakan Keluaran Sistem Transaksi dan Laporan
Pada   gambar   18   merupakan   hasil   cetak keluaran   sistem   transaksi   SPPD   yang   ada   pada program usulan.
Pada gambar 19 merupakan hasil cetak laporan daftar norminatf yang ada pada program usulan.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan   penelitian   yang   dilakukan terhadap   bagian   Direktorat   Pengendalian   SDPPI melalui   tahapan   analisa   dan   membuat   rancangan sistem, maka dapat dijadikan beberapa kesimpulan yaitu :
1. Dengan   adanya   sistem   yang   sudah terkomputerisasi   dengan   menggunakan program berbasis web, akan memudahkan divitas pegawai dalam proses persetujuan verifikasi surat perjalanan dinas sehingga proses persetujuan verifikasi dapat menjadi efisien dan cepat.
2. Sistem   informasi   perjalanan   dinas   yang dikembangkan   dapat   meningkatkan efisiensi waktu dalam penyerahan laporan rincian biaya dan juga pengecekan laporan jauh lebih cepat. 3. Dengan menerapkan sistem terkomputerisasi   ini   penyimpanan   sudah menggunakan database sehingga   dapat menyimpan   banyak   data   dan meminimalisir   penggunaan   kertas   dalam segi penyimpanan.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Genius,   A.,   &   Samopa,   F.,   (2013).   Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat   Jenderal   Perbendaharaan   (SIPD-Kanwil DJPBN). Jurnal Teknik POMITS , 2 (2), 366–370.
[2] Peti, S., & Siti, A.,I., (2017). Rancang bangun sistem perjalanan dinas sekretariat dprd provinsi jawa barat. Rancang   Bangun   Sistem   Perjalanan   Dinas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat , 2 (1), 55–66.
[3] Subekti,  W.,   2007. Manajemen  Kinerja,. Jakarta:
Rajagrafindo.
Gambar 18. Cetak Keluaran Sistem Transaksi SPPD
Gambar 19. Cetak Laporan Daftar Norminatif