Indonesian of Health Information Management Journal

## Manajemen Resiko Redesign Sistem Penjajaran Rekam Medis dengan Metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
Kori Puspita Ningsih¹, Ulfa Tunnisa², Nyndita Erviana 3 ¹ -3 Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Univrersitas Jenderal Ahmad Yani, Yogyakarta, Indonesia
Jl. Brawijaya, Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta, Indonesia
Korespondensi E-mail: puspitakori@gmail.com
Submitted: 15 Mei 2020, Revised: 18 Juni 2020, Accepted: 20 Juni 2020

## Abstract
The medical record alignment system at Yogyakarta Condong Catur Hospital uses the Straight Numerical Filing (SNF) storage system. Yogyakarta Condong Catur Hospital uses the SNF system which often causes misfiles. Therefore, it is necessary to redesign the medical record alignment system. In redesign activities, proactive risk management is needed to prevent failures and minimize risks when redesigning the medical record alignment system using the Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) method. This study aims to analyze the risk management redesign of medical record alignment from Straight Numerical Filing (SNF) to Terminal Digit Filing (TDF) with the FMEA method. Design research using action research. An instrument to measure the risk management of the medical record alignment system from SNF to TDF by applying the 8 steps of FMEA. After redesigning, the decline in RPN occurred. The highest decrease in RPN in the storage process of failure mode medical record "officers align the medical records not in the TDF order" with the RPN value decreasing from 336 to 72. Thus, it can be concluded after evaluating and monitoring the implementation of the medical record alignment system redesign from SNF to TDF using the method FMEA is able to significantly reduce the risk in the process of receiving medical record requests, taking and storing medical records.
Keyword: Risk management , Redesign, Medical record alignment, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

## Abstrak
Sistem penjajaran rekam medis di RS Condong Catur Yogyakarta menggunakan sistem penyimpanan Straight Numerical Filing (SNF) . RS Condong Catur Yogyakarta menggunakan sistem SNF yang sering menyebabkan misfile .  Oleh  karena  itu  perlu  dilakukan  desain  ulang  ( redesign )  sistem  penjajaran  rekam medis.  Dalam  kegiatan redesign diperlukan  suatu  manajemen  resiko  yang  bersifat  proaktif  untuk mencegah  terjadinya  kegagalan  dan  meminimalkan  resiko  pada  saat redesign sistem  penjajaran  rekam medis  dengan  metode Failure  Mode  and  Effect  Analysis  ( FMEA).  Penelitian  ini  bertujuan  menganalisis manajemen resiko redesign penjajaran rekam medis dari Straight Numerical Filing (SNF) menjadi Terminal Digit  Filing  (TDF) dengan  metode  FMEA.  Design  penelitian  menggunakan action  research .  Instrumen untuk  mengukur  manajemen  resiko  redesain sistem  penjajaran rekam  medis  dari  SNF  menjadi  TDF dengan menerapkan ke-8 langkah FMEA. Setelah dilakukan redesign terjadi penurunan RPN. Penurunan RPN  tertinggi  pada  proses  penyimpanan  rekam  medis  mode  ke gagalan “petugas  menjajarkan  rekam medis tidak sesuai urutan TDF” dengan nilai RPN turun dari 336 menjadi 72. Dengan demikian dapat disimpulkan setelah dilakukan evaluasi dan monitoring implementasi redesign sistem penjajaran rekam medis dari SNF menjadi TDF dengan metode FMEA mampu secara signifikan menurunkan resiko pada proses menerima permintaan rekam medis, pengambilan dan penyimpanan rekam medis.
Kata  Kunci: Manjemen  resiko, Redesign ,  Penjajaran  rekam  medis, Failure  Mode  and  Effect  Analysis (FMEA)

## Pendahuluan
Pelayanan rekam medis merupakan salah satu kegiatan vital di rumah sakit. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satu Unit Rekam Medis yang menunjang pelayanan rekam medis yaitu ruang filing (penyimpanan) (1).  Ruang filing adalah  tempat  pengaturan  dan  penyimpanan  dokumen  atas  dasar  sistem  penataan tertentu  melalui prosedur yang sistematis sehingga sewaktu – waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara tepat dan cepat (2).
Sistem  penjajaran  merupakan  sistem  yang  digunakan  untuk  melakukan  penyimpanan  rekam medis di dalam rak dengan cara dijajar. Terdapat tiga cara sistem penjajaran menurut nomor rekam medis yaitu sistem nomor langsung (Straiht Numerical Filing) , sistem angka tengah (Middle Numerical Filing) , dan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing) (3). Sistem penjajaran dengan menggunakan model T erminal Digit Filing (TDF) sangat disarankan karena bertujuan memudahkan dalam pengambilan dan penyimpanan kembali dokumen rekam medis (1) dan menjaga kerahasiaan berkas rekam medis pasien (4).
Sistem  penjajaran  rekam  medis  di  RS  Condong  Catur  Yogyakarta  menggunakan  sistem penyimpanan Straight Numerical Filing . RS Condong Catur Yogyakarta telah menggunakan sistem Straight Numerical Filing sejak awal berdiri dan sering menyebabkan misfile . Salah satu upaya untuk meminimalkan missfile adalah dengan menerapkan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) (5),(6). Oleh karena itu RS Condong Catur Yogyakarta melaksanakan program perancangan ulang (redesign) sistem penjajaran rekam medis dari sistem nomor langsung (Straight Numerical Filing) menjadi sistem angka akhir (Terminal Digit Filing) .
Dalam  kegiatan redesign tersebut diperlukan manajemen  resiko yang  bersifat  proaktif  untuk mencegah  terjadinya  kegagalan  dan  meminimalkan  resiko  pada  saat  perubahan  redesign  penjajaran rekam  medis  berlangsung.  Satu  alat/metode  yang  dapat  menyediakan  analisis  proaktif  semacam  itu terhadap  proses  kritis  dan  berisiko  tinggi  adalah failure  mode  and  effect  analysis (analisis  efek  modus kegagalan)  (7).  FMEA  menghasilkan  suatu  daftar  prioritas  risiko  yang  membantu  memfokuskan perbaikan pada masalah yang paling mendesak (8).
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis manajemen resiko redesign penjajaran rekam medis dari dari Straight Numerical Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF) dengan metode FMEA di RS Condong Catur Yogyakarta.
Metode Penelitian Pada penelitian redesign penjajaran rekam medis dengan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)  di  RS  Condong  Catur  Yogyakarta menggunakan  penelitian action  research .  Metode  penelitian action research tersebut digunakan karena memenuhi persyaratan sebagai penelitian action research yaitu unsur penelitian ( research ), unsur partisipasi ( participation ) dan unsur tindakan (a ction ) (9)(10).
Subjek penelitian ini adalah 5 Staf Pelaksana Rekam Medis, 4 Distributor Rekam Medis sebagai informan  umum  dan kepala  unit rekam  medis sebagai  informan triangulasi  serta  seluruh  risiko  yang muncul  pada  proses  perubahan  sistem  penjajaran  rekam  medis di  RS  Condong  Catur  Yogyakarta . Adapun tahap pengukuran subjek yang diteliti adalah semua risiko yang mungkin timbul pada proses input  data  pasien,  permintaan  rekam  medis  pasien  lama  ke  bagian  filing,  petugas  filing  menerima permintaan rekam medis, pengambilan rekam medis dan penyimpanan rekam medis.
Jenis data yang dikumpulkan adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil Focus  Group  Discussion (FGD)  dengan  informan.  Data  sekunder  diperoleh  dari  observasi  pada kegiatan menjajarkan rekam medis dan studi dokumentasi pada Kebijakan, Pedoman maupun Standar Prosedur Operasional (SPO) yang terkait dengan sistem penjajaran berkas rekam medis.
Instrumen  yang  dipergunakan  untuk  mengukur  manajemen  resiko  pada  penelitian  ini menggunakan metode FMEA dengan menerapkan ke-8 langkah FMEA yang meliputi: 1. Menentukan masalah  yang  mempunyai  resiko  tinggi  dan  membentuk  tim;  2.  Menyusun  diagram  proses;  3. Brainstorming  potential  failure  mode ;  4.  Menentukan  prioritas failure  mode ;  5.  Identifikasi  akar  penyebab masalah  dari failure  mode ;  6.  Analisa  dan  pengumpulan  data;  7.  Membuat  rancangan  ulang  proses;  8. Implementasi dan monitoring rancangan ulang proses (10), (11), dan mengkaji data sekunder dengan membuat formulir ceklist observasi dan ceklist studi dokumentasi (12).
Pengumpulan data pengukuran manajemen resiko redesain sistem penjajaran rekam medis pada penelitian ini  menggunakan  Kelompok  Diskusi  Terarah ( Focus Group  Discussion /FGD)  dengan 5  Staf
Pelaksana Rekam Medis, 4 Distributor Rekam Medis , serta melakukan observasi kegiatan permintaan rekam medis, pengambilan, distribusi dan pengyipanan rekam medis. Studi dokumentasi pada Kebijakan, Pedoman maupun Standar Prosedur Operasional (SPO) yang terkait dengan sistem penjajaran berkas rekam medis . Berikut peta jalan penelitian ini (Gambar 1).

## Gambar 1. Peta jalan penelitian menggunakan metode FMEA
Selanjutnya dilakukan analisis hasil pengumpulan data penelitian menggunakan metode Risk Priority Number (RPN)  berdasarkan:  tingkat  keparahan  (S= Severity ),  kejadian  (O= Occurance )  dan  tingkat keterpantauan  (D= Detectable )  masing-masing  dengan  rentang  nilai  (1-10).  Dari  hasil  perhitungan  nilai akan RPN ditentukan skor tertinggi I sampai V dan rekomendasi untuk dilakukan perubahan dengan membuat rancangan ulang atau redesign proses serta evaluasi resiko sebelum dan setelah redesign sistem penjajaran rekam medis dilakukan.
Setelah seluruh data terkumpul, peneliti melakukan analisis data menggunakan analisis isi (content analysis),  yaitu  untuk  menganalisis  data  kualitatif  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara  mendalam, observasi dan studi dokumentasi. Analisis isi adalah suatu metode yang digunakan untuk menganalisis komunikasi secara sistematik, obyektif terhadap pesan yang terlihat. Data dipilih menurut relevansinya, selanjutnya data disajikan dalam bentuk narasi.

## Hasil dan Pembahasan
Pada penelitian redesign sistem penjajaran rekam medis di RS Condong Catur Yogyakarta diawali dengan melakukan  tahap diagnosis (langkah  FMEA  1-5),  dilanjutkan  tahap planning  action (langkah  FMEA  6), selanjutnya tahap taking action (langkah FMEA 7) dan diakhiri dengan tahap evaluating . (langkah FMEA 8).    Tahapan  ini  sejalan  dengan  penelitian  (Supriyanti  et  all,  2011) yang  mengelompokkan  8  langkah FMEA dalam 4 tahap (10).
1. Tahap Diagnosis
Tahap  diagnosis  dilakukan  peneliti  untuk  mengetahui  potensi  kegagalan  yang  timbul  pada redesign sistem penjajaran rekam medis. Pada tahap ini dilakukan langkah FMEA 1 sampai 5 yang dimulai  dengan  mengindentifikasi mode kegagalan  / failure  mode yang  menyebabkan  cacat  pada perubahan  sistem  penjajaran  dari Straight  Numerical  Filing (SNF)  ke Terminal  Digit  Filing (TDF), selanjutnya  mengidentifikasi  akibat  / potential  effect yang  ditimbulkan  dari failure  mode, dan mengidentifikasi  penyebab  dari mode kegagalan  yang  terjadi  setelah  proses  yang  berlangsung  dari sistem Straight Numerical Filing (SNF) ke Terminal Digit Filing (TDF) di Rumah Sakit Condong Catur . Terdapat 6 proses yang beresiko pada kegiatan redesign sistem penjaajran rekam medis. Dari 6 proses tersebut tterdapat 15 mode kegagalan, yaitu 7 failure mode dengan potential cause Sumber Daya Manusia (SDM), 4 failure mode dengan potential cause sarana prasarana dan 4 failure mode dengan potential cause Sistem.  Sedangkan pada  penelitian  (Sithi, 2018)  terdapat 10  mode  kegalan yang  timbul  pada
redesign  ketepatan  identifikasi  pasien  dengan metode  FMEA  di  RSUD  Pacitan  Jawa  Timur  (11). Proses yang berpotensi menimbulkan kegagalan pada redesain rekam meliputi meliputi: input data pasien,  permintaan rekam medis pasien lama ke bagian filing, petugas filing menerima permintaan rekam  medis,  pengambilan  rekam  medis,  distribusi  rekam  medis  dan  penyimpanan  rekam  medis. Proses  tersebut  menguatkan  teori  yang  dikembangkan  (Widjaja  et  all,  2017)  bahwa  posedur  yang dilakukan  pada  pada  saat pengambilan dan penyimpanan rekam  medis meliputi  entry data  pasien, mengambil rekam medis dan menyimpan rekam medis  (3). Berikut  5 proses pada tahap redesign sistem penjajaran rekam medis (Tabel 1-5):

## Tabel 1.
Mode kegagalan dan penyebab kegagalan pada proses Input Data Pasien
Proses Mode kegagalan / Failure Mode Potensi akibat dari kegagalan / Potential Effect Penyebab kegagalan / Potential Cause Aspek Input data pasien Salah  input  atau salah identifikasi Pencarian rekam medis lama Petugas kurang teliti  SDM
Berdasarkan  Tabel  1  dapat  disampaikan  bahwa  mode  kegagalan  pertama  yang ditimbulkan dari redesain sistem penjajaran terdapat pada proses input data pasien. Input data pasien merupakan proses vital dalam identifikasi pasien. Adanya kesalahan input sata pasien  disebabkan  oleh  petugas  yang  kurang  teliti.  Hal  ini  senada  dengan  penelitian sebelumnya  yang  menyampaikan  bahwa  kesalahan  identifikasi  pasien  dapat  terjadi  pada semua aspek pelayanan. Oleh karena itu diperlukan ketelitian dalam melakukan identifikasi diperlukan di semua lini pelayanan (11).
Tabel 2.
Mode kegagalan dan penyebab kegagalan pada proses Permintaan Rekam Medis Lama Ke Filing
Proses Mode kegagalan / Failure Mode Potensi akibat dari kegagalan / Potential Effect Penyebab kegagalan / Potential Cause Aspek Permintaan rekam medis pasien lama ke filing Salah mengentry nama dokter dan klinik tujuan Rekam  medis  tidak ditemukan dan waktu pencarian lama Petugas kurang  teliti dan  cermat  dalam penulisan karena permintaan t racer masih manual SDM Tidak tepat pendistribusian berkas rekam medis  Human error karena beban kerja tinggi SDM Mendapatkan komplain dari pasien dan unit lain
Berdasarkan Tabel 2 dapat disampaikan bahwa proses permintaan rekam medis pasien lama ke bagian filing juga dapat menyebabkan mode kegagalan kesalahan mengentry nama dokter dan  klinik  tujuan  pada  redesain  sistem  penjajaran  rekam  medis.  Penyebab  mode  kegagalan tersebut  disebabkan  oleh  petugas  yang  kurang  teliti  dan  cermat  dalam  penulisan  karena permuntaan tracer masih manual dan adanya beban kerja yang tinggi
Tabel 3. Mode kegagalan dan Penyebab Kegagalan pada Proses Petugas Filing Menerima Permintaan Rekam Medis Proses Mode kegagalan / Failure Mode Potensi akibat dari kegagalan / Potential Effect Penyebab kegagalan / Potential Cause Aspek Petugas filing menerima permintaan rekam medis Notifikasi permintaan rekam medis tidak  berbunyi  di SIM RS rekam medis tidak terambil Sistem kurang update dan  pasien  gagal kunjung Sarana prasarana Petugas tidak tahu jika ada permintaan waktu  lebih lama menuju ruang penyimpanan rekam medis yang  terbagi  4 ruangan ruang  penyimpanan tidak ergonomis berpotensi  mobilitas petugas  lebih  tinggi dan  membutuhkan konsentrasi lebih untuk menghafal pembagian rak rekam medis RS memiliki 4 ruang penyimpanan  rekam medis Sarana prasarana kegagalan menemukan letak rak Penyediaan  berkas rekam medis lama Sudah ada penomoran pada rak penyimpanan  tetapi belum semuanya Sistem kesalahan menemukan  sub rak Petugas salah mengambil  rekam medis Petugas belum memahami  proses penyimpanan TDF SDM
Berdasarkan Tabel 3 dapat disampaikan bahwa proses petugas filing menerima permintaan rekam medis dapat menyebabkan kegagalan: notifikasi permintaan rekam medis tidak berbunyi di SIM RS; waktu lebih lama menuju ruang penyimpanan rekam medis yang terbagi 4 ruangan; kegagalan menemukan letak rak; dan kesalahan menemukan sub rak.
Kegagalan pada notifikasi permintaan rekam medis tidak berbunyi di SIM RS berpotensi mengakibatkan rekam medis tidak terambil dan petugas tidak mengeathui adanya permintaan. Notifikasi pada SIM RS diperlukan, karena notifikasi/alert memberikan informasi pada ada pesan  masuk  (13).  Selanjutnya  kegagalan  juga  dapat  terjadi  pada  sub  proses  petugas membutuhkan  waktu  lebih lama  menuju  ruang  filing  karena  ruang  filing  terbagi  menjadi  4 ruangan. Hal ini tidak ergonomis berpotensi mobilitas petugas lebih tinggi dan membutuhkan konsentrasi lebih untuk menghafal pembagian rak rekam medis pada ke-4 ruang filing tersebut. Penyelenggaraan rekam medis yang bermutu dan efektif diperlukan adanya sarana penunjang yang memadai, diantaranya adalah kondisi tata letak unit rekam medis dan ruang penyimpanan berkas rekam medis. Apabila tata letak ruang tidak memenuhi standar tentu akan mengganggu kenyamanan perekam medis (14).
Pada kegagalan menemukan letak rak berpotensi mengakibatkan penyediaan berkas rekam medis  lama.  Begitu  pula  pada  kesalahan  menemukan  sub  rak  berpotensi  mengakibatkan
kesalah pengambilan rekam medis. Hal tersebut disebabkan karena petugas belum memahami proses penyimpanan TDF.
Tabel 4.
Mode Kegagalan dan Penyebab Kegagalan pada Proses Pengambilan Rekam Medis
Proses Mode kegagalan / Failure Mode Potensi akibat dari kegagalan / Potential Effect Penyebab kegagalan / Potential Cause Aspek Pengambilan rekam medis Tracer habis Resiko salah mengambil  nomor rekam  medis  dan proses pencarian rekam medis lama Perencanaan pengadaan tracer kurang baik Sistem Belum  terdapat kode warna dalam map rekam medis Petugas kesulitan dalam proses mencari berkas rekam medis Map  rekam  medis belum di design ulang Sistem Rekam medis tidak  ditemukan di rak penyimpanan Rekam medis disediakan tidak tepat  waktu  /lebih lama Dokter  atau  PPA belum  melengkapi rekam medis sehingga rekam medis masih   belum kembali di UKRM SDM Petugas salah mengambil berkas Waktu tunggu pasien semakin lama Petugas kebingungan  karena tidak ada kode warna pada  map  rekam medis SDM rekam medis diambil oleh petugas yang tidak berwewenang kebocoran rekam medis ruang  penyimpanan rekam  medis  tidak terkunci,  dan  sering dalam keadaan terbuka Sarana prasara na
Berdasarkan  Tabel  4  dapat  disampaikan  bahwa  proses  pengambilan  rekam  medis  dapat menyebabkan 5 (lima) kegagalan. Kegagalan pertama tracer habis yang beresiko salah mengambil nomor rekam medis dan proses pencarian rekam medis lama. Hal ini disebabkan perencanaan pengadaan tracer kurang  baik.  Kegagalan  kedua  adalah  belum  terdapat  kode  warna  dalam  map  rekam  medis  yang mengakibatkan petugas kesulitan dalam proses mencari berkas rekam medis. hal ini disebabkan oleh map rekam medis belum di design ulang.
Kegagalan ketiga yaitu rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan sehingga berpotensi mengakibatkan penyediaaan rekam medis tidak tepat waktu /lebih lama. Hal ini disebabkan oleh dokter atau  PPA  belum  melengkapi  rekam  medis  sehingga  rekam  medis  masih  belum  kembali  di  UKRM. Kegagalan  yang  keempat  adalah  petugas  salah  mengambil  berkas  yang  mengakibatkan  waktu  tunggu pasien semakin lama. Hal ini disebabkan karena tidak ada kode warna pada map rekam medis sehingga menyebabkan kebinggungan petugas.
Kegagalan  kelima  yaitu  rekam  medis  diambil  oleh  petugas  yang  tidak  berwewenang,  yang mengakibatkan  kebocoran  rekam  medis.  Untuk  memudahkan  dalam  penyimpanan  dan  penjajaran
dokumen rekam medis perlu menggunakan tracer dan kode warna, sehingga dalam pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat (1).
Tabel 5. Mode kegagalan dan penyebab kegagalan Distribusi Rekam Medis Proses Mode kegagalan / Failure Mode Potensi akibat dari kegagalan / Potential Effect Penyebab kegagalan / Potential Cause Aspek Distribusi rekam medis Salah menempel label unit tujuan Salah mendistribusikan rekam medis Petugas kurang teliti karena tidak mengecheck ulang saat penempelan SDM Mendapatkan komplain dari pasien,  petugas  dan unit lain
Berdasarkan Tabel 5 dapat disampaikan bahwa proses distribusi rekam medis dapat menyebabkan  kegagalan  salah  menempel  label  unit  tujuan.  Hal  ini  mengakibatkan  salah distribusi  rekam  medis  dan  adanya  complain  dari  pasien,  petugas  maupun  unit  lain. Kegagalan tersebut disebabkan karena petugas kurang teliti karena tidak mengecheck ulang saat penempelan
Tabel 6. Mode kegagalan dan penyebab kegagalan pada proses Penyimpanan Rekam Medis Proses Mode kegagalan / Failure Mode Potensi akibat dari kegagalan / Potential Effect Penyebab kegagalan / Potential Cause Aspek Penyimpanan rekam medis Ketidakepatan sortir rekam medis rekam medis misfile Tidak  adanya  rak sortir dan kurangnya pengetahuan dari petugas terhadap sistem  penomoran TDF Sarana prasara na rekam  medis  sulit ditemukan Petugas salah membaca 2 nomor akhir Salah pengelompokan rekam medis sehingga meperlama proses filing Kurangnya pengetahuan dari petugas terhadap sistem penomoran TDF SDM Petugas salah mengambil dan menyimpan Petugas menjajarkan rekam medis tidak sesuai urutan TDF Berkas  rekam  medis tidak ditemukan kembali belum  ada  Standar Prosedur Operasional Sistem Kesulitan dalam proses pencarian kembali rekam medis  ketika  akan digunakan kembali
Berdasarkan  Tabel  6  dapat  disampaikan  bahwa  proses  penyimpanan  rekam  medis  dapat menyebabkan  3  (tiga)  kegagalan.  Kegagalan  yang  pertama  yaitu  ketidakepatan  sortir  rekam  medis sehingga mengakibatkan missfile dan rekam medis sulit ditemukan. Hal ini disebabkan karena tidak adanya  rak  sortir  dan  kurangnya  pengetahuan  dari  petugas  terhadap  sistem  penomoran  TDF. Kegagalan  yang  kedua  adalah  petugas  salah  membaca  2  nomor  akhir.  Hal  ini  disebabkan  oleh kurangnya pengetahuan dari petugas terhadap sistem penomoran TDF. Kegagalan yang ketiga adalah petugas menjajarkan  rekam  medis  tidak  sesuai urutan TDF. Hal  ini disebabkan karena  belum  ada Standar Prosedur Operasional penjajaran rekam medis dengan sistem TDF.
Dari 6 proses yang beresiko tersebut (Tabel 1-6), peneliti berupaya mencari penyebab kegagalan hingga  dapat  dikelompokkan  menjadi  3  aspek  penyebab  meliputi  sistem,  Sumber  Daya  Manusia (SDM) dan sarana  prasarana.  Sedangkan pada  penelitian   (Sithi, 2018)  aspek  yag ditinjau  meliputi SDM, sistem, lingkungan dan metode (11).
Aspek sistem penyimpanan dan pengambilan merupakan aspek yang penting dalam perubahan sistem penjajaran dari Straight Numerial Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF). Sistem yaitu sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (15). Sedangkan aspek SDM merupakan elemen penting yang dibutuhkan dalam  suatu  kegiatan,  karena  SDM  sebagai  pelaku  utama  dalam  menjalankan  perubahan  sistem penjajaran rekam medis.  Hal ini memperkuat penelitian  (Ningsih, 2013) yang menjelaskan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) dapat menunjukkan kinerja yang optimal setidaknya dengan memenuhi tiga  pilar  utama, yaitu teknologi  yang  mendukung  pelaksanaan kerja, budaya  kerja  yang  mengarah pada budaya professional dan sistem kerja yang dapat mendorong terciptanya semangat kerja (16).
Sarana prasarana  adalah alat pendukung pelayanan supaya pelayanan penjajaran rekam medis dapat berjalan dengan efektif dan efisien di RS Condong Catur. Namun setlah dilakukan observasi sarana prasarana yang ada di RS Condong Catur kurang memadai sehingga pelayanan belum berjalan secara maksimal. Contohnya ruang filing terbagi menjadi 4 ruang yang mengakibatkan beban kerja petugas  menjadi  bertambah.  Sarana  prasarana  adalah  segala  sesuatu  benda  fisik  yang  dapat tervisualisasi  oleh  mata  maupun  teraba  oleh  panca  indera  dengan mudah dan dapat dikenali  oleh pasien dan merupakan bagian dari suatu bangunan gedung ataupun bangunan gedung itu sendiri serta benda maupun jaringan/instansi yang membuat suatu sarana yang ada bisa berfungi sesuai dengan tujuan yang diharapkan (17).
Selanjutnya  peneliti  melakukan  penilaian Risk  Priority  Number (RPN)  dengan  telebih  dahulu menentukan nilai tingkat keparahan (S = Severity ), kejadian (O = Occurance ) dan tingkat keterpantauan (D= Detectable )  masing-masing  dengan  rentang  nilai  (1-10) Severity adalah  langkah  pertama  untuk menganalisis  risiko  yaitu  menghitung  seberapa  besar  dampak/intensitas  kejadian  mempengaruhi proses output. Occurance adalah kemungkinan bahwa penyebab tersebut akan terjadi dan menghasilkan bentuk  kegagalan  selama  masa  penggunaan  produk. Detection adalah  pengukuran  terhadap kemampuan mengendalikan / mengontrol kegagalan yang dapat terjadi (18).
Setelah  nilai Severity,  Occurance  dan  Detection diperoleh  maka  langkah  selanjutnya  adalah menentukan nilai Risk Priority Number (RPN). RPN merupakan hasil kali rating keparahan (severity), kejadian  (occurance)  dan  deteksi  (detection).  Nilai Risk  Priority  Numbe r  (RPN)  digunakan  untuk merangking Failure Mode  (10), (19). Nilai Risk Priority Number (RPN) dari redesign sistem penjajaran rekam medis ditampilkan pada Tabel 7.
RPN = S x O x D
Tabel 7. Menghitung Nilai Risk Priority Number (RPN) No  Proses Mode kegagalan / Failure Mode Severity Occurance Detection RPN  Rangking 1 Input data pasien lama Salah input atau salah identifikasi 3 6 2 36 XIV 2 permintaa n rekam medis lama ke filing Salah mengentry nama dokter dan klinik tujuan 6 3 3 54 X 3 Petugas menerima permintaa n rekam medis Notifikasi permintaan rekam  medis  tidak berbunyi di SIM RS 3 5 4 60 VII Waktu  lebih  lama menuju ruang penyimpanan  rekam medis  yang  terbagi  4 ruangan 4 6 5 120 IV kegagalan menemukan letak rak 4 5 3 60 IX kesalahan menemukan sub  rak 4 5 2 40 XII 4 pengambi lan rekam medis Tracer habis 4 4 2 32 XV Belum terdapat kode warna dalam map rekam medis 5 6 4 120 V Rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan 4 6 2 48 XI Petugas salah mengambil berkas 9 5 5 225 III Rekam medis diambil oleh petugas yang tidak berwewenang 6 6 7 252 II 5 Distribusi rekam medis Salah menempel label unit tujuan 4 3 3 36 XIII 6 Penyimpa nan rekam medis Ketidakepatan sortir rekam medis 5 4 3 60 VIII Petugas salah membaca 2 nomor akhir 5 5 4 100 VI Petugas    menjajarkan rekam  medis  tidak sesuai urutan TDF 8 6 7 336 I
Berdasarkan hasil perhitungan RPN (Tabel 7) didapatkan 5 rangking prioritas terbesar yaitu:
a. Proses penyimpanan: dengan mode kegagalan petugas menjajarkan rekam medis tidak sesuai urutan Terminal Digit Filin g (TDF) system dengan nilai RPN 336 ( Rangking I).
b. Proses pengambilan rekam medis: dengan mode kegagalan rekam medis diambil oleh petugas yang tidak berwewenan  dengan nilai RPN 252 (Rangking II).
c. Proses pengambilan rekam medis: dengan mode kegagalan petugas salah mengambil berkas. dengan nilai RPN 225 (Rangking III)
d. Petugas menerima permintaan rekam medis: dengan mode kegagalan belum terdapat kode warna dalam map rekam medis dengan nilai RPN 120 (Rangking IV).
e. Poses  pengambilan  rekam  medis:  dengan  mode  kegagalan  waktu  lebih  lama  menuju  ruang penyimpanan rekam medis yang terbagi 4 ruangan dengan nilai RPN 120 (Rangking V).
Pada  penelitian  ini  ketika  diperoleh  nilai  RPN  yang  sama,  maka  untuk  rangking  prioritas  dengan memperhatikan nilai yang lebih tinggi pada Severity dan kesepakatan penentuan rangking pada saat Focus Group Discussion (FGD).

## 2. Tahap Planning Action
Pada  tahap  p lanning  action dilakukan  perancangan  ulang  sistem  penjajaran  rekam  medis  dari Straight Numerial Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF), berdasarkan prioritas rangking RPN pada  tahap  diagnsois.  Pada  langkah  ke-7  FMEA  dilakukan  rancangan  ulang  pada  proses (10),  (11). Adapun kegiatan rancangan ulang (redesain) yang direkomendasikan meliputi:
a. Prioritas rekomendasi  I: Membuat  Standar  Prosedur  Operasional  penjajaran  rekam  medis dengan sistem Terminal Digit Filing (TDF).
b. Prioritas  rekomendasi  II:  Mengevaluasi  Standar  Prosedur  Operasional  menjaga  keamanan  rekam medis di ruang filing yang disertai dengan upaya perbaikan sarana prasarana misalnya adanya finger print untuk menjaga hak akses masuk rekam medis, atau mengunci ruang filing.
c. Prioritas rekomendasi III: Mengoptimalkan penggunaan tracer dan melakukan pengadaan stiker kode warna untuk map rekam medis pasien lama.
d. Prioritas  rekomendasi  IV:  Redesign  map  rekam  medis  untuk  tempat  kode  warna  yang  dicetak langsung dari Percetakan supaya lebih efektif dan efisien.
e. Prioritas rekomendasi V:  Mengevaluasi kebutuhan rak dan luas penyimpanan rekam medis untuk meredesign ruang penyimpanan yang lebih ergonomis.

## 3. Tahap Taking Action
Pada tahap taking action menjelaskan implementasi dari rancangan ulang yang direkomendasikan di tahap planning action . Standar Prosedur Operasional (SPO) penjajaran rekam medis dengan sistem Terminal Digit  Filing (TDF)  sudah  dibuat,  dan  disosialisasikan  kepada  seluruh  staf.  Adanya  latar  belakang pendidikan yang heterogen di unit rekam medis perlu menjadi perhatian dalam keberhasilan pelaksanaan SPO sistem penjajaran, karena menurut penelitian sebelumnya dijelaskan bahwa faktor yang menentukan keberhasilan SPO meliputi faktor tidak adanya sosialisasi, faktor sumber daya manusia dan faktor latar belakang pendidikan (20).
Evaluasi  SPO  menjaga  keamanan  rekam  medis  juga  telah  dilakukan.  Akan  tetapi  implementasi belum optimal, karena masih ditemukan kondisi pintu yang terkadang masih terbuka (tidak terkunci). Kepala  unit  rekam  medis  RS  Condong  Catur  akan  mengusulkan  program  pengaadaan  finger  untuk membatasi  hak  akses  masuk  ruang filing pada  program  kerja  tahun  berikutnya.  Upaya  ini  perlu dioptimalkan mengingat adanya kewajiban rumah sakit untuk menjaga keamanan rekam medis (21), (7).
Selanjutnya  dalam  untuk  meminimalkan  kegagalan  petugas  salah  mengambil  rekam  medis  maka perlu mengoptimalkan penggunaan tracer dan melakukan pengadaan stiker kode warna untuk map rekam medis pasien lama. Tracer atau petunjuk keluar digunakan untuk menunjukkan bahwa dokumen rekam medis  telah  keluar  dari  rak  penyimpanan.  Tracer  mempermudah  untuk  menelusuri  dokumen  rekam medis bila tidak ada di rak penyimpanan (22), (23). Kode warna berguna untuk memudahkan petugas dalam melihat lokasi penyimpanan dan mempercepat pengambilan kembali sesuai dengan warna yang tercantum(24).
Belum adanya kode warna pada map rekam medis di RS Condong Catur disebabkan karena belum dilakukan redesign rekam medis. Redesign map rekam medis dengan menggunakan kode warna perlu  dilakukan  untuk  memudahkan  petugas  dalam  memantau  (menyisir)  keseragaman  pada  masing- masing  s ection ,  sehingga  petugas  mudah  mengenali  rekam  medis  yang  misfile  (24).  Oleh  karena  RS Conodng Catur belum menggunakan kode warna, maka masih ditemukan kejadian missfile. Dalam upaya memonitoring misfile tersebut maka dilakukan pencatatan misfile pada buku monitoring misfile yang
diaporkan  setiap  bulannya  kepada  Kepala  Bagian  Penunjang  Medis.  Kondisi  lahan  rumah  sakit  yang cukup terbatas dan kebutuhan ruang penyimpanan rekam medis yang cukup tinggi menyebabkan ruang penyimpanan rekam  medis ( filing) menjadi tidak ergonomis karena terbagi men jadi 4 ruang. Evaluasi perencanaan  kebutuhan  rak  dan  luas  ruang  penyimpanan  rekam  medis  menjadi  salah  satu  upaya perbaikan untuk perencangan pengembangan fasilitas unit kerja rekam medis RS Condong Catur pada tahun berikutnya. Perencanaan merupakan kegiatan menyusun rencana cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait terpadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah (25).

## 4. Tahap Evaluating Action
Setelah proses implementasi  redesign dilaksanakan, selanjutnya dilakukan monitoring  yang  diawali dengan menghitung ulang nilai RPN sebagai berikut:
Tabel 8.
Menghitung Ulang Risk Priority Number (RPN) setelah Redesign No  Proses Mode kegagalan / Failure Mode Severity  Occur ance Detec tion RPN 1 Input data pasien lama Salah input atau salah identifikasi 3 6 2 36 2 Permintaan rekam medis lama ke filing Salah mengentry nama dokter dan klinik tujuan 6 3 2 36 3 Menerima permintaan rekam medis Notifikasi permintaan rekam medis tidak berbunyi di SIM RS 3 5 4 60 Waktu  lebih  lama  menuju  ruang penyimpanan rekam medis yang terbagi 4 ruangan 4 6 4 96 kegagalan menemukan letak rak 4 4 3 48 kesalahan menemukan sub  rak 4 4 2 32 4 Pengambilan rekam medis Tracer habis 2 4 2 16 Belum terdapat kode warna dalam map rekam medis 5 5 4 100 Rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan 4 6 2 48 Petugas salah mengambil berkas 8 4 2 64 Rekam medis diambil oleh petugas yang tidak berwewenang 6 6 5 180 5 Distribusi rekam medis Salah menempel label unit tujuan 4 3 3 36 6 Penyimpana n rekam medis Ketidakepatan sortir rekam medis 5 3 2 30 Petugas salah membaca 2 nomor akhir 5 3 3 45 Petugas  menjajarkan  rekam  medis  tidak sesuai urutan TDF 6 4 3 72
Berdasarkan Tabel 8 dapat disampaikan bahwa setelah redesain sistem penjajaran rekam medis dilakukan, terjadi penurunan nilai RPN:
a. Proses  penyimpanan:  dengan  mode  kegagalan  petugas  menjajarkan  rekam  medis  tidak  sesuai urutan Terminal Digit Filin g (TDF) system dengan nilai RPN turun dari 336 menjadi 72
b. Proses pengambilan rekam medis: dengan mode  kegagalan rekam medis diambil oleh petugas yang tidak berwewenang  dengan nilai RPN turun dari 252 menjadi 180.
c. Proses pengambilan rekam medis: dengan mode kegagalan petugas salah mengambil berkas. dengan nilai RPN turun dari 225 menjadi 64.
d. Petugas menerima permintaan rekam medis: dengan mode kegagalan belum terdapat kode warna dalam map rekam medis dengan nilai RPN turun dari 120 menjadi 100.
e. Proses  pengambilan  rekam  medis:  dengan  mode  kegagalan  waktu  lebih  lama  menuju  ruang penyimpanan rekam medis yang terbagi 4 ruangan dengan nilai RPN turun dari 120 menjadi 96. Dengan demikian dapat disampaikan bahwa  setelah dilakukan evaluasi  dan monitoring  implementasi redesign sistem penjajaran rekam medis dari Straight Numerial Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF) mampu secara signifikan menurunkan resiko pada proses menerima permintaan rekam medis, pengambilan dan penyimpanan rekam medis. Evaluasi adalah suatu proses identifikasi untuk mengukur/ menilai apakah suatu kegiatan atau program yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan atau tujuan yang ingin dicapai (26).

## Kesimpulan
Untuk  mengukur  manajemen  resiko  redesain  sistem  penjajaran  rekam  medis  dari Straight Numerial Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF) menerapkan 8 langkah FMEA. Analisis tahapan redesign sistem penjajaran rekam medis meliputi proses: (1) input data pasien, (2) permintaan rekam medis, (3) petugas filing menerima permintaan rekam medis, (4) pengambilan rekam medis, (5) distribusi rekam medis dan (6) penyimpanan rekam medis. Dari 6 proses yang beresiko tersebut terdapat 15 mode kegagalan, yaitu 7 failure mode dengan potential cause Sumber Daya Manusia (SDM), 4 failure mode dengan potential cause sarana prasarana dan 4 failure mode dengan potential cause Sistem. Setelah dilakukan redesain terjadi  penurunan  nilai  RPN  tertinggi  pada  proses  penyimpanan  di  mode  kegagalan  “petugas menjajarkan rekam medis tidak sesuai urutan Terminal Digit Filin g (TDF) system ” dengan nilai RPN turun dari 336 menjadi 72. Dengan demikian dapat disimpulkan setelah dilakukan evaluasi dan monitoring implementasi redesign sistem penjajaran rekam medis dari Straight Numerial Filing (SNF) menjadi Terminal Digit  Filing (TDF)  dengan  metode  FMEA  mampu  secara  signifikan  menurunkan  resiko  pada  proses menerima permintaan rekam medis, pengambilan dan penyimpanan rekam medis.

## Daftar Pustaka
1. Wati OM , Pujihastuti A, Riyoko. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling RSUD Dr Moewardi. J Kesehat. 2011;V(2):20–8.
2. Farlinda  S,  Nurul  R,  Rahmadani  SA.  Pembuatan  Aplikasi  Filling  Rekam  Medis  Rumah  Sakit.  J Kesehat. 2017;5(1):8–13.
3. Lily Widjaja dan Deasy Rosmala Dewi. Manajemen Informasi Kesehatan II: Sistem dan Sub Sistem Pelayanan RM. In: Bahan Ajar RMIK. Jakarta: PPSDM Kemenkes; 2017.
4. Hutama H, Santosa E. Evaluasi Mutu Rekam Medis Di Rs Pku 1 Muhammadiyah Yogyakarta: Studi Kasus Pada Pasien Sectio Caesaria. J Medicoeticolegal dan Manaj Rumah Sakit. 2016;5(1):25–34.
5. Kornelia Aso, Sudalhar TWYP. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen Rekam meids Pada Bagian Filing UPTD Puskesmas Bojonegoro. J Hpospita Sci. 2019;3(1):103–8.
6. Anwar AC, Anggryani F, Juwita R. Analisa mutu sistem penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit umum pindad turen. Pros Call Pap SMIKNAS. 2019;116–24.
7. KARS. Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1. In: 1st ed. Jakarta: KARS; 2018. p. 1–421.
8. Yulianingtyas R, Wigati PA, Suparwati A. Analisis Pelaksanaan Manajemen Risiko Di Rumah Sakit Islam Sultan Agung Semarang. J Kesehat Masy. 2016;4(4):121–8.
9. Hilary Bradbury, Kent Glenzer, Marina Apgar D, C Embury, Victor Friedman, Sofia Kjellström, Miren Larrea,  Che  rese  Childers-McKee  H-,  Chuan  Hsia,  Alfredo  Ortiz,  Paul  Gray  H,  Bun  Ku,  Melissa Parenti, James Traeger RW, Devecha  and S. Action Research Journal’s Seven Quality Choicepoints For Action Oriented Research Ror Transformations. SAGE J. 2020;18(1):3–6.
10. Supriyanti  E,  Kristin  E,  Djasri  H.  Redesign  Pelayanan  Farmasi  dengan  Metode  Failure  Mode  and
Effect Analysis. J Manaj Pelayanan Kesehat. 2011;14(02):68–77.
11. Sithi DN, Widiastuti A. Redesign Ketepatan Identitasi Pasien. 2018;(September):368–75.
12. Prof.Dr.Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. cetakan ke. Bandung: Alfabeta; 2014. 1–333 p.
13. Studi  P,  Kesehatan  M,  Masyarakat  FK,  Diponegoro  U,  Ningsih  KP,  Agushybana  F,  et  al. Pengembangan  Pelaporan  Standar  Pelayanan  Minimal  Gawat  Darurat  Berbasis  Web.  J  Kesehat Vokasional. 2020;4(4):201.
14. Dinia MR. Perancangan Ulang Tata Letak Ruang Unit Rekam Medis Dalam Peningkatan Produktivitas Kerja Di Rumah Sakit Paru Surabaya. J Manaj Kesehat Yayasan RSDr Soetomo. 2017;3(2):169.
15. Mulyadi. Sistem Akuntasi. Jakarta: Salemba Empat; 2016.
16. Ningsih.etall KP. Hubungan Beban Kerja Dan Kepusan Kerja Dengan Kinerja Karyawan Di Instalasi Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Mata  “Dr.Yap”  Yogyakarta  [Internet].  Universitas  Muhammadiyah Surakarta; 2013. Available from: http://eprints.ums.ac.id/24132/
17. Kemenkes. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. 2014 p. 1–40.
18. Firdaus, H., & Widianti T. Failure Mode And Effect Analysis (FMEA) Sebagai Tindakan Pencegahan Pada Kegagalan Pengujian. 10th Annu Meet Test Qual. 2015;131–47.
19. Kharismawati A, Herliansyah MK, Industri ST, Teknik F, Mada UG, No JG, et al. Implementasi Lean Health Care Pasien BPJS Rawat Jalan Di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta. 2016;10–9.
20. Rara  Sabrina  Dukma  dan  Siswati.  Tinjauan  Pelaksanaan  Standar  Prosedur  Operasional  Distribusi Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Kota  Bekasi.  Jurnal INOHIM. 2017;5(2):125–9.
21. Kemenkumham, HAM KH dan. Peraturan Pemerintah Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 tahun 2018 Tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien. Jakarta, Jakarta; 2018 p. 1–35.
22. WHO.  Medical  Records  Manual :  A  Guide  for  Developing  Countries.  Geneva:  WHO  Library Cataloguing in Publication Data; 2017.
23. Budi SC. Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Pelacak. Indones J Community Engagem. 2015;01:121– 32.
24. Nissaa  K,  Lestar  T,  Mulyono  S.  Pengembangan  Desain  Map  Rekam  Medis  (Folder)  dengan  Kode Warna Di RSUD Pandan Arang Boyolali. 2014;(2):158.
25. Azrul Azwar. Pengantar administrasi kesehatan. Jakarta: binarupa angkasa; 2011.
26. Arikunto S. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek Edisi Revisi VI. Jakarta: Rineka Apta; 2013. 134 p.