E E V V A A L L U U A A S S I I R R A A N N C C A A N N G G A A N N S S T T R R U U K K T T U U R R D D A A T T A A B B A A S S E E
( ( K K r r i i t t i i s s i i P P a a d d a a S S u u b b s s i i s s t t e e m m I I n n f f o o r r m m a a s s i i A A k k a a d d e e m m i i k k P P e e r r g g u u r r u u a a n n T T i i n n g g g g i i / / S S I I A A P P T T ) )
Oleh: Edhy Sutanta *) I I N N T T I I S S A A R R I I
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  melakukan  evaluasi  rancangan  struktur  database dalam  SIAPT  terhadap  hasil­hasil  penelitian  sebelumnya  dan  sampel  rancangan  strukutr database  yangg  sedang  digunakan  pada  saat  ini.  Evaluasi  didasarkan  pada  parameter yang  diturunkan  dari  definisi  database  yang  diberikan  oleh  James  Martin  pada  tahun 1975.
Penelitian  ini  berhasil  mengidentifikasi  dua permasalahan  utama pada rancangan struktur  database  dalam  SIAPT.  Pertama,  sebagian  besar  perancang  umumnya  tidak memperhatikan  aspek  fleksibitas  struktur  database.  Perubahan­perubahan  kebutuhan informasi (dan data) di masa mendatang cenderung tidak diantisipasi dengan baik. Kedua, adanya perbedaan pandangan tentang konsep sistem dan subsistem oleh para perancang, sehinga  rancangan  struktur  database  umumnya  terbatas  untuk  level  subsistem  dan  tidak dapat memenuhi kebutuhan baru yang berakibat pada munculnya kerangkapan data (data redundancy)  dalam  database.  Dua  hal  tersebut  telah  menjadi  penyebab  utama  terjadinya fenomena “tambal sulam” aplikasi SIM dan struktur database dalam SIAPT.
Kata­Kata Kunci : SIM, SIPT, SIAPT, database
P P E E N N D D A A H H U U L L U U A A N N
Perkembangan teknologi komputer saat ini telah menghasilkan produk dengan ukuran  yang  semakin  kecil,  kecepatan semakin  tinggi,  namun  harganya  semakin murah  dibandingkan  dengan  kemampuan kerjanya.  Kondisi  demikian  mendorong masyarakat  berlomba­lomba  memanfaat­
kan komputer sebagai alat bantu pengolahan  data  dengan  membangun sistem aplikasi pengolahan data terkomputerisasi untuk penyajian informasi,  baik  untuk  keperluan  pribadi maupun organisasinya. Bagi para pengambil  keputusan,  informasi  dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
1.  Menambah pengetahuan, sehingga dapat digunakan sebagai bahan
*) Dosen Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta
pertimbangan untuk pengambilan keputusan oleh penerimanya.
2.  Mengurangi ketidakpastian, karena apa yang  akan  terjadi  dapat  diprediksi sebelumnya, sehingga mengurangi keraguan pengambilan keputusan.
3.  Mengurangi  resiko  kegagalan,  karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan lebih baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan dapat diminimalisasi dengan  pengambilan  keputusan  yang tepat. 4.  Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.
5.  Informasi  akan  memberikan  standar, aturan,  ukuran,  dan  keputusan  yang lebih  terarah  untuk  mencapai  sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut McLeod dan Shell (2001) ,  pemakai  informasi  dalam  sebuah organisasi  meliputi  para  manajer,  para personal  non  manajer,  serta  personal­ personal  dan  organisasi­organisasi  dalam lingkungan  perusahaan.  Dalam  sebuah organisasi,  seorang  manajer  memiliki tugas  mengelola  seluruh  sumber  daya yang ada dengan cara  yang paling efektif.
McLeod dan
Shell (2001)
mengelompokkan  sumber  daya  yang tersedia  bagi  manajer  ke  dalam  dua  jenis, yaitu:
1.  Sumber  daya  fisik  yang  terdiri  atas personal,  material,  mesin  (termasuk fasilitas dan energi), dan  uang
2.  Sumber daya konseptual berupa informasi (dan data)
Para manajer membutuhkan informasi  (dan  data)  untuk  melaksanakan tugas­tugasnya. Informasi (dan data)  telah menjadi  bagian  sumber  daya  penting secara  strategis,  sehingga  perlu  dikelola dengan  baik  sebagaimana  sumber  daya fisik  lainnya.  Perhatian  khusus  pada pengelolaan  informasi  diperlukan  karena adanya  dua  pengaruh,  yaitu  ( McLeod  dan Shell, 2001) :
1.  Kompleksitas  kegiatan  bisnis  yang semakin meningkat
2.  Kemampuan  komputer  yang  semakin meningkat
Pengelolaan informasi tersebut sebenarnya  telah  ada  sejak  lama,  yang relatif baru adalah kemudahan memperoleh  informasi  mutakhir  yang akurat  dan  tepat  waktu.  Dan,  kehadiran teknologi  komputer  memungkinkan  untuk memenuhi kebutuhan para manajer tersebut.  Dalam  dunia  pengolahan  data menggunakan komputer, sistem pengolahan  data  terkomputerisasi  untuk penyajian informasi bagi keperluan manajemen dalam organisasi sering disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen/SIM ( Management Informations Systems/MIS),  walaupun tidak  semua  orang  menyetujui  istilah tersebut.  Sebagian  orang  menyebutnya dengan  istilah  Sistem  Informasi  saja, sebagian  yang  lain  menyebutnya  sebagai Pengolahan Data Elektronik/PDE ( Electronic Data
Processing /EDP).
Namun  pada  umumnya,  SIM  merupakan istilah  yang  paling  banyak  dipergunakan. Istilah  SIM  telah  dikenal  sejak  tahun
1960­an dan terus mengalami perkembangan. Perkembangan konsep SIM  tersebut  kemudian  lebih  dikenal sebagai  evolusi  sistem  informasi  berbasis komputer  ( Computer  Based  Information Systems /CBIS).
Berdasarkan komponen fisik penyusunnya,  sebuah  SIM  terdiri  atas komponen berikut:
1.  Perangkat  keras  ( hardware ),  meliputi piranti­piranti  yang  digunakan  oleh sistem  komputer  untuk  masukan  dan
keluaran (input/output device), memory, modem, pengolah
(processor), dan peripheral lain.
2.  Perangkat  lunak  ( software ),  adalah program­program komputer
yang
meliputi  sistem  operasi  ( Operating
System /OS), bahasa pemrograman ( Programming Language ), dan program­program aplikasi ( Application ).
3.  Berkas database ( file ),  merupakan sekumpulan  berkas database yang disimpan  dengan  cara­cara  tertentu dalam secondary  memory sehingga dapat  digunakan  kembali  dengan mudah dan cepat.
4.  Prosedur ( procedure ), meliputi
prosedur  pengoperasian  untuk  SIM, manual,  dan  dokumen­dokumen  yang memuat  aturan­aturan  terkait  dengan SIM dan lainnya.
5.  Manusia ( brainware ), meliputi
operator , programmer , system analyst , information  system  manager ,  manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat  manajerial,  manajer  pada tingkat  strategis,  teknisi,  administrator
database
( Database
Administrator /DBA),  serta  personal lain yang terlibat di dalamnya.
Selanjutnya, McLeod  dan  Shell (2001) merinci  sumber  daya  konseptual berupa  informasi  (dan  data)  dalam organisasi yang terdiri atas:
1.  Perangkat keras komputer
2.  Perangkat lunak komputer
3.  Para spesialis informasi
4.  Pemakai
5.  Fasilitas
6. Database
7.  Informasi
Berdasarkan rincian tersebut, jelaslah  bahwa database merupakan  salah satu  bagian  sumber  daya  informasi  yang penting  dalam  sebuah  SIM. Database dalam  SIM  dapat  mempunyai  peran sebagai berikut (Sutanta, 2004) :
1.  Sebagai komponen penyusun SIM
2.  Sebagai infrastruktur SIM
3.  Sebagai sumber informasi bagi SIM
4.  Sebagai sarana mencapai efisiensi SIM
5.  Sebagai  sarana  mencapai  efektifitas SIM
Rancangan  struktur database yang baik  adalah  yang  memenuhi  definisi database dan kriteria database processing. Hingga  saat  ini,  istilah database telah didefinisikan  dalam  cara­cara  berbeda. Salah  satu  definisi database yang  telah
lama  namun  cukup  lengkap  adalah diberikan oleh James Martin (1975) , yaitu:
“A  database  may  be  defined as a collection of interrelated data  stored  together  without harmful or unnecessary redundancy  to  serve  one  or more  applications    in  an optimal fashion; the data are stored  so  that  they  are independent  of    programs with  use    the    data;  a common and controlled
approach  its  used  in  adding new  data  and  in  modifying and  retrieving  existing  data within the  database”.
Dengan  memahami pengertian di  atas, maka database dapat  dipahami    sebagai sekumpulan  data  terhubung ( interrelated data ) yang disimpan secara  bersama­sama pada  suatu  media  tanpa  “mengatap”  satu sama  lain  atau    tidak  perlu    suatu kerangkapan  data,  kalaupun  ada  maka kerangkapan data tersebut harus seminimal mungkin dan terkontrol ( controlled  redundancy );  data  disimpan dengan cara­cara  tertentu sehingga  mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali;  data  dapat    digunakan  oleh  satu atau  lebih program  aplikasi  secara
optimal;  data  disimpan  tanpa  mengalami ketergantungan  dengan  program  yang akan  menggunakannya;  data  disimpan sedemikian rupa sehingga proses penambahan, pengambilan, dan modifikasi data  dapat  dilakukan  dengan  mudah  dan terkontrol.
Berdasarkan
pengertian tersebut, maka suatu database mempunyai
beberapa    kriteria  penting  yang  harus dipenuhi, yaitu :
1.  Berorientasi  pada  data  ( data  oriented ) dan  bukan  berorientasi  pada  program ( program oriented ) yang akan menggunakannya.
Untuk  memenuhi  kriteria  ini,  maka database harus disimpan secara terpisah  dengan  program  aplikasinya.
Umumnya, paket­paket aplikasi pengelolaan database ( Database Management  Systems /DBMS)  yang tersedia  telah  dirancang  sedemikian rupa sehingga database akan disimpan dalam  file­file  yang  terpisah  dengan program aplikasi yang mengaksesnya.
2.  Data  dapat  digunakan  oleh  pemakai yang  berbeda­beda  atau  beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah database .
Data­data yang tersimpan dalam database akan  digunakan  oleh  banyak pemakai  sesuai  dengan  posisinya dalam  tingkatan  manajemen  dan  area kerjanya masing­masing. Pemakai database juga  dapat  berupa  program­ program  aplikasi  sebagai  bagian  atau subsistem dalam sebuah organisasi.
3.  Data dalam database dapat berkembang    dengan    mudah    baik volume maupun strukturnya.
Jumlah record dalam database akan mengalami  perkembangan  dari  waktu ke waktu. Struktur database juga dapat mengalami perkembangan seiring dengan perubahan kebutuhan pemakai. Pertumbuhan  dan  perkembangan  ini harus  dapat  dilakukan  dengan  mudah, tanpa harus mengubah struktur database yang  telah  ada  dengan  tetap
menjaga  kerelasian  antar  datanya.  Hal ini  berarti  bahwa  rancangan  struktur database harus bersifat fleksibel.
4.  Data  yang  ada  dapat  memenuhi kebutuhan  sistem­sistem    baru    secara mudah.
Ketika  terjadi  penambahan/perubahan kebutuhan  yang  baru,  maka  data­data dalam database harus dapat memenuhinya.  Data­data  yang  telah tersimpan sebagai database harus tetap dapat  digunakan.  Hal  ini  dapat  terjadi jika database dirancang  sedemikian rupa sehingga ketika muncul kebutuhan  baru,  data  yang  telah tersimpan  tetap  dapat  digunakan,  dan data  baru  dapat  ditambahkan  dengan tetap  menjaga  kerelasian  dengan  data lama.
5.  Data  dapat  digunakan  dengan  cara yang berbeda­beda.
Akses terhadap data­data dalam
database dapat  dilakukan  dengan  cara yang  berbeda,  misal  diakses  dengan menggunakan program aplikasi, menggunakan instruksi­instruksi
interaktif, menggunakan instruksi
query , atau cara lainnya.
6.  Kerangkapan  data  ( data  redundancy ) minimal
Kerangkapan data merupakan permasalahan  kritis  dalam database .
Kerangkapan  data  dalam database harus dihindari, karena
akan mengakibatkan  permasalahan  yang menyulitkan saat pengolahan data.
Kriteria database  processing di atas  telah  membedakan  secara  jelas
dengan pengolahan berkas ( file processing )  pada  file  tradisional,  yang memiliki kriteria berikut (Martin, 1975) :
1.  Hanya  dapat  digunakan  oleh  satu program aplikasi
2.  Berhubungan dengan persoalan tertentu untuk sistem yang
direncanakan
3.  Perkembangan  data  hanya  mudah dilakukan pada volume data
4.  Hanya  dapat  digunakan  dengan  satu cara tertentu
5.  Sering terjadi kerangkapan data
Kenyataan  di  lapangan  menunjuk­ kan,  bahwa  tidak  semua  organisasi berhasil mengimplementasikan SIM
dengan  baik.  Menurut Richardus  Eko Indrajit (2000) , salah satu hasil audit SIM menunjukkan  bahwa  yang  paling  sering dijumpai  adalah  kenyataan  terjadinya fenomena  “tambal  sulam“  aplikasi  SIM akibat perubahan kebutuhan bisnis.
Berdasarkan  hasil  identifikasi  telah  dapat diketahui  penyebab  terjadinya  fenomena “tambal  sulam”  aplikasi  SIM  tersebut  , yaitu Indrajit (2000) :
1.  Perubahan struktur organisasi
2.  Perubahan proses, standar, atau prosedur dalam organisasi
3.  Perubahan kebijakan­kebijakan ataupun peraturan­peraturan eksternal
4.  Faktor­faktor  sumber  daya  manusia dan budaya organisasi
5.  Perkembangan  teknologi  informasi yang sangat cepat
Menurut Leavitt (Davis dan Olson, 1984) suatu  organisasi  terdiri  atas  empat komponen yang berinter­relasi, yaitu:
1.  Tujuan
2.  Teknologi 3.  Struktur 4.  Sumberdaya manusia Leavitt menyatakan bahwa perubahan  yang  terjadi  pada  salah  satu komponen  organisasi  akan  menyebabkan perubahan pada komponen­komponen yang  lain akibat adanya  saling keterkaitan antar komponen tersebut.
Eko Nugroho (1991) dalam penelitian thesisnya, telah meneliti pengaruh  perubahan  struktur  organisasi dan  sumber  saya  manusia  terhadap keberhasilan  implementasi  SIM  dalam organisasi. Hasil penelitian tersebut membuktikan, bahwa sumberdaya manusia  (para  teknisi  sistem  informasi, misal  operator,  analis  sistem  komputer, manajer  unit  pemrosesan  data  dan  lain lain, dan para pengguna  sistem  informasi) merupakan faktor penting yang mempengaruhi  keberhasilan  implementasi SIM.
Selanjutnya,
Eko Nugroho
menyarankan  adanya  penelitian  lanjutan mengenai  keberhasilan  implementasi  SIM dalam  organisasi  ditinjau  dari  aspek lainnya,  yaitu  aspek  organisasi,  aspek manajemen,  aspek  perilaku,  atau  aspek teknologi komputer  (baik aspek perangkat keras,  perangkat  lunak,  rekayasa  sistem, database , dan lain­lain).
Di  dalam  lingkungan  PT,  selain ada  yang  berhasil,  nampaknya  tidak sedikit  pula  yang  mengalami  kegagalan
implementasi SIM. Sebagai contoh, sebagian  besar  PT  di  Daerah  Istimewa Yogyakarta  (DIY)  telah  berupaya  keras membangun  Sistem  Informasi  Akademik PT  (=SIAPT)  secara  terkomputerisasi. Tetapi  hingga  saat  ini  belum  semuanya berhasil  mengimplementasikannya dengan memuaskan.  Padahal  usaha  ke  arah  itu telah  dirintis  lebih  dari  satu  dekade  yang lalu,  dan  implementasi  SIM  tersebut mungkin baru untuk keperluan manajemen level  bawah  ( operational  control ),  belum mencapai  level  manajemen  menengah ( managerial  control )  apalagi  tingkat  atas
( strategic planning ), serta belum terintegrasi  dengan  semua  subsistem dalam PT.
Berdasarkan  pemahaman  uraian masalah  di  atas,  maka  muncul  dugaan bahwa  kegagalan implementasi  SIM dalam  organisasi  dan  fenomena  “tambal sulam”  aplikasi  SIM  dapat  terjadi  akibat rancangan  struktur database yang  tidak fleksibel.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk melakukan  evaluasi  terhadap  fleksibilitas rancangan struktur database untuk mengantisipasi perubahan kebutuhan informasi (dan data) dalam SIAPT dengan maksud  untuk  mengetahui  dan  mencari jawaban atas hal­hal berikut:
1.  Mengapa  terjadi  fenomena  “tambal sulam”  aplikasi  SIM,  khususnya  pada SIAPT di DIY ?
2.  Apakah  rancangan  struktur database dalam  SIAPT  sudah  cukup  fleksibel untuk mengantisipasi perubahan
kebutuhan informasi (dan data) ? 3.  Bagaimana strategi merancang struktur database yang fleksibel untuk mengantisipasi  perubahan  kebutuhan informasi (dan data) pada SIAPT ?
Keterbatasan  waktu  dan  biaya merupakan  faktor  utama  yang  membatasi pelaksanaan penelitian ini, sehingga penelitian dibatasi pada:
1.  Evaluasi  rancangan  sruktur database hanya  dilakukan  pada  rancangan logikal,  bukan  implementasi  pada DBMS dan teknologi yang digunakan.
2.  Evaluasi hanya dilakukan pada rancangan  struktur database untuk fungsi­fungsi  dan business  rule yang bersifat umum dalam SIAPT.
M M E E T T O O D D E E
Materi  penelitian  ini  terdiri  atas  2 (dua)  kelompok,  yaitu  rancangan  struktur database hasil  penelitian  yang  pernah dilakukan sebelumnya dan sampel rancangan  struktur database yang  saat  ini sedang  digunakan  oleh  sebuah  PTS  di wilayah  DIY.  Dalam  4  (empat)  tahun terakhir  ini,  sedikitnya  terdapat  15  judul penelitian  terkait  dengan  topik  SIAPT yang  pernah  dilakukan  oleh    mahasiswa Program  Pasca  Sarjana  pada  Prodi  Ilmu Komputer,  FMIPA,  UGM  Yogyakarta. Rancangan struktur database hasil penelitian tersebut merupakan sumber data yang akan dievaluasi pada bagian pertama, yaitu:
1.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh Johar
T. Asahar (2000) berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Universitas Bengkulu dengan Pendekatan Berorientasi Obyek 2.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh Cuk Subiyantoro  (2003) berjudul  Rancang
Bangun  Sistem  Informasi  Akademik Berorientasi  Obyek  (Studi  kasus  di STMIK Akakom)
3.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh Edy Supriyanto  (2002) berjudul  Analisis Data Penmaru dan Pemodelannya Bagi DSS  di  Universitas  STIKUBANK Semarang
4.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh Helna Wardhana  (2003) berjudul  Penerapan Basisdata  Terdistribusi  pada  Sistem
Informasi  Perpustakaan  Menggunakan
Model Three Tier
5.  Penelitian yang dilakukan oleh Jatmika
(2003) berjudul Perbandingan Analisis dan Desain Database Sistem Informasi Akademik Menggunakan Model Relasi Entitas dengan Model Berorientas Obyek
6.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh Lanto Ningrayati  Amali  (2003) berjudul Sistem Informasi  Jadwal  Kuliah di PT dengan Pendekatan Berorientasi Obyek  (Studi  Kasus  di  IKIP  Negeri Gorontalo)
7.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh Medi
(2002) berjudul  Rancangan  WEB Akademik dengan Basisdata Terdistribusi 8.  Penelitian yang dilakukan oleh Muhamad  Rifai  K  (2003) berjudul Database Terpadu untuk Pengembangan Sistem Infomasi Akademik 9.  Penelitian yang dilakukan oleh
Novrido  Charibaldi  (2001) berjudul Model  Berorientasi  Obyek  Sistem Perkuliahan dan Evaluasi pada Virtual University
10. Penelitian  yang  dilakukan  oleh Rina
Candra  Noor  Santi  (2002) berjudul Analisis dan Perancangan  Berorientasi Obyek SI Akademisi FMIPA Universitas Negeri Semarang 11. Penelitian  yang  dilakukan  oleh Rosa Delima (2003) berjudul Sistem Penjadwalan Kuliah dengan Menggunakan  Rule  Based  Expert System  (Study  Kasus:  STMIK  Bina Darma Palembang) 12. Penelitian  yang  dilakukan  oleh Saiful
Bahri  (2001) berjudul  Analisis  dan Perancangan struktur Database Berorientasi  Obyek  Borang  Akreditasi PT Depdiknas RI 13. Penelitian yang dilakukan oleh Suhirman  (2004) berjudul  Sistem Informasi Penilaian Akreditasi Program Studi Strata­1 14. Penelitian  yang  dilakukan  oleh Susi Erlinda (2003) berjudul Sistem Informasi Penmaru Berbasis Web pada STMIK­AMIK Riau Pekanbaru 15. Penelitian yang dilakukan oleh
Yuniansyah  (2003) berjudul  Sistem Informasi  Akademik  Berbasis  Three­ tier pada STMIK SIGMA Palembang
Selain  daftar  di  atas,  masih  ada hasil­hasil  penelitian  sejenis  yang  telah dilakukan oleh para mahasiswa jenjang S­ I, D­III, dan para pakar database dan SIM. Namun  demikian,  keterbatasan  waktu  dan biaya  merupakan  hambatan  utama  untuk mendapatkan  sumber  informasi  yang lengkap dan valid, sehingga tidak dievaluasi  dalam  penelitian  ini.  Sumber data  kedua  adalah  sebuah  rancangan
struktur database yang  saat  ini  sedang digunakan  dalam  SIAPT  di  wilayah  DIY. Sampel  rancangan  struktur database dipilih  pada  PT  yang  menyelenggarakan Program Studi Teknik Informatika, dengan  alasan  keberadaan  Program  Studi tersebut  telah  memberikan  kontribusi terhadap rancangan struktur database yang digunakan.
Metode  studi  pustaka  dilakukan untuk  memperoleh  rancangan  struktur database hasil­hasil penelitian sebelumnya.  Sedangkan  metode  survei lapangan  dan  wawancara  dengan  personal yang bertanggungjawab
terhadap implementasi  SIAPT  dilakukan  untuk memperoleh  data  rancangan  struktur database dalam  SIAPT  yang  sedang digunakan saat ini.
Secara singkat,
penelitian dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
1.  Analisis  parameter  rancangan  struktur database
Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi  parameter­parameter  yang dapat    mewakili  ukuran  rancangan struktur database berdasarkan  definisi database .
2.  Evaluasi rancangan struktur database
Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi rancangan struktur database hasil­hasil penelitian  sebelumnya  dan  sampel rancangan  struktur database yang digunakan  dalam  SIAPT  berdasarkan parameter­parameter  yang  ditetapkan pada tahap sebelumnya.
H H A A S S I I L L Penelitian ini menggunakan terminologi dasar,  yaitu SIPT dan SIAPT. SIPT dimaksudkan sebagai sistem pengolahan  data  berbasis  komputer  yang digunakan  dalam  lingkup  PT  yang meliputi seluruh tingkatan manajemen dan seluruh  unit  fungsional  yang  terlibat. Sedangkan  SIAPT  dimaksudkan  sebagai subsistem/bagian  dari  SIPT  yaitu  sistem pengolahan  data  berbasis  komputer  yang digunakan dalam lingkup bidang akademik  PT  yang  meliputi  seluruh tingkatan  manajemen  dan  digunakan  oleh unit­unit  fungsional  yang  terlibat.  Di dalam  implementasinya,  SIPT  dan  SIAPT dapat  dirancang  agar  dapat  diakses  dalam lingkup jaringan lokal maupun global. Hal ini  memberikan  konsekuensi  terhadap pemilihan  DBMS  yang  handal  untuk menangani berbagai macam aspek pengelolaan database ,  arsitektur  dan teknologi  yang  digunakan,  personal  dan unit­unit  organisasi, baik  di  dalam lingkungan PT maupun di luar PT.
D D E E S S K K R R I I P P S S I I U U M M U U M M S S I I P P T T
Berdasarkan  hasil  penelitian  ini, diketahui, bahwa SIPT umumnya tersusun atas subsistem fungsional berikut:
1.  Akademik, terdiri atas penmaru, akademik, dan alumni
2.  Keuangan dan Adinsitrasi Umum, terdiri atas gaji, akuntansi, personalia, inventori, kendaraan, dll
3.  Kemahasiswaan, terdiri atas kemahasiswaan (ekstrakurikuler, prestasi, beasiswa, dll
4.  Kerjasama dan Kehumasan, terdiri atas kerjasama, kehumasan, dll
5.  Perpustakan, terdiri atas buku, anggota, transaksi, dll
6.  Penelitian, terdiri atas rekaman kegiatan penelitian, prestasi, dll
7.  Pengabdian pada Masyarakat, terdiri atas rekaman kegiatan pengabdian masyarakat, prestasi, dll
D D E E S S K K R R I I P P S S I I K K H H U U S S U U S S S S I I A A P P T T
Berdasarkan  terminologi  di  atas, maka  SIAPT  memiliki  tiga  subsistem utama sebagai berikut:
1. Penmaru ,  terkait  dengan  pengelolaan data  bank  soal  penmaru  ( check  point , essay ),  jadwal,  jalur,  jenis  program pendidikan,  program  studi,  jurusan, fakultas,  jenjang  pendidikan,  jenis pendidikan, agama, kecamatan, kabupaten,  propinsi,  kode  pos,  status program  studi,  SPP,  DPP,  angsuran SPP,  angsuran  DPP,  pekerjaan  wali pendaftar, SLTA asal, pendaftar mahasiswa baru, wali pendaftar, pilihan pendaftaran mahasiswa, jawaban  tes  penmaru  ( check  point , essay ),  kapasitas  program  studi,  batas nilai  minimal  pendaftar  diterima, pendaftar diterima, pendaftar pindahan,  pendaftar  alih  jalur,  serta konversi  nilai  pendaftar  pindahan  dan alih jalur.
2. Akademik , terkait dengan pengelolaan data  registerasi  mahasiswa  (baru, lama),  status  mahasiswa,  dosen  (tetap, tidak  tetap),  bidang  ilmu,  golongan ruang  dosen,  jenjang  pendidikan, jabatan akademik, kurikulum, konversi
kurikulum, mata kuliah, klompok mata kuliah,  status  mata  kuliah,  jenis  mata kuliah,  prasyarat  mata  kuliah,  nilai, ruang, waktu, jadwal, beban mengajar, materi  dosen  mengajar,  KRS,  presensi mahasiswa,  perolehan  nilai  kuliah teori,  batas  pengambilan  SKS  per semester,  dosen  wali,  kerja  praktek, nilai  kerja  praktek,  KKN,  peserta KKN,  nilai  peserta  KKN,  KKN magang,  nilai  peserta  KKN  magang, skripsi  (S1),  nilai  skripsi,  tugas  akhir (D3), nilai tugas akhir, jenis penelitian,
yudisium kelulusan
mahasiswa,
predikat kelulusan, wisuda
3. Alumni ,  terkait  dengan  pengelolaan data alumni, sejarah pekerjaan alumni, jenis  perusahaan  tempat  kerja  alumni, jabatan alumni di perusahaan
Umumnya, alur kegiatan yang menunjukkan  keterkaitan  antar  subsistem dalam  SIAPT  adalah  seperti  ditampilkan oleh Gambar 1.
Personal atau unit organisasi
pemakai dalam SIAPT dapat meliputi:
1.  Pemakai level Yayasan
2.  Pemakai  level  Universitas  (Rektor, Purek I, II, dan III)
3.  Pemakai level Fakultas (Dekan,
Pembantu Dekan I, II, dan III)
4.  Pemakai  level  Unit  (Jurusan/Prodi, Biro, Bagian, Sub Bagian, Unit, dll)
5.  Dosen
6.  Mahasiswa
7.  Orang Tua/Wali
8.  Masyarakat umum
Secara umum, output SIAPT dapat terdiri atas:
1.  Dokumen transaksi (berbagai macam tanda bukti transaksi)
2.  Laporan terjadwal/rutin (rincian, daftar, rekapitulasi, grafis, time series )
3.  Laporan adhoc (rincian, daftar,
rekapitulasi, grafis, time series , adhoc )
4.  Jawaban atas pertanyaan terjadwal/rutin
5.  Jawaban atas pertanyaan adhoc
6.  Dialog user ­ machine ( user interface )

## Penmaru
Penmaru (Pendaftaran, Seleksi, Yudisium Penmaru)
↓ Akademik Penawaran mata kuliah, Beban mengajar, Jadwal ↓ Pra KRS ↓ Herregisterasi ↓ KRS, Perubahan KRS ↓ Perkuliahan (teori, praktikum, KP, KKN, TA, Skripsi) ↓ Ujian (MID, UAS) ↓ Perolehan nilai ↓ Yudisium kelulusan ↓ Wisuda ↓ Alumni Alumni
Gambar 1. Alur kegiatan yang menunjukkan keterkaitan antar subsistem dalam SIAPT
P P E E M M B B A A H H A A S S A A N N
Kebutuhan  informasi  (dan  data) bagi keperluan manajemen, hampir dipastikan  akan  mengalami  perubahan. Implementasi  SIM  memang  bukanlah suatu  kegiatan,  melainkan  suatu  proses yang  berlangsung  terus  menerus.  Jadi penyesuaian­penyesuaian  perlu  dilakukan secara  terus  menerus  sesuai  dengan  tahap implementasi yang dicapai, agar diperoleh efektifitas dan efisiensi optimal. Penyesuaian­penyesuaian  tersebut  terjadi
utamanya  akibat  perubahan  kebutuhan bisnis.  Perubahan  kebutuhan  bisnis  akan berakibat  kepada  perubahan  kebutuhan informasi (dan data). Hal ini mengimplikasikan bahwa rancangan struktur database harus mempunyai fleksibilitas  tinggi  terhadap  perubahan kebutuhan bisnis atau pertumbuhan organisasi.
Salah  satu  peran database ,  yaitu sebagai  sumber  informasi  bagi  SIM, mengimplikasikan  bahwa database yang digunakan harus mampu memenuhi
kebutuhan  berbagai  informasi  (dan  data) bagi  para pemakainya,  baik untuk saat  ini maupun  mendatang.  Tanpa  mengabaikan sumber  daya  informasi  yang  lainnya, aspek rekayasa sistem, khususnya rancangan struktur database akan mempengaruhi  keberhasilan  implementasi SIM dalam organisasi. Rancangan struktur database yang  baik  akan  meningkatkan kualitas SIM, sebaliknya rancangan struktur database yang  kurang  baik  akan berpotensi menimbulkan
kegagalan implementasi SIM pada sebuah organisasi, termasuk PT.
Parameter untuk pengukuran rancangan basis data dapat diturunkan dari konsep­definisi database , yaitu:
1.  Harus dapat digunakan oleh semua sub sistem
2.  Harus dapat digunakan oleh semua level manajemen
3.  Harus dapat digunakan oleh banyak user
4.  Harus  dapat  digunakan  dalam banyak cara
5.  Harus dapat digunakan oleh sistem baru  (tanpa  mengubah  rancangan yang sudah ada) 6.  Harus dapat mengantisipasi terjadinya perubahan 7.  Harus memenuhi batasan/kekangan (d ata redundancy, data
inconsistency, data  terisolasi, data security,  data  Integrity ( domain dan key constraint )
Berdasarkan  parameter  di  atas, maka  perancangan  dan  pengelolaan  basis data  sangatlah  kompleks.  Perancangan
basis  data  untuk  SIAPT  tidak  bisa  hanya dibatasi untuk aplikasi SIAPT, tetapi harus didasarkan  pada  pandangan  sistem  SIPT secara  menyeluruh.  Pandangan  ini  akan memberikan  hasil  yang  berbeda  jika dibandingkan  dengan  perancangan  basis data  yang  hanya  digunakan  untuk  SIAPT. Perancang database harus  menempatkan pada posisi level konseptual (level sistem) bukan  pada  level  aplikasi  ( user  view ). Pandangan  sistem  ini  didasarkan  pada asumsi dasar berikut:
1.  Sistem berbasis komputer ( Computer Based Information Systems /CBIS) 2.  Sistem terintegrasi
3.  Sistem  digunakan  oleh  seluruh pemakai (personal, unit fungsional)
Rancangan  struktur database pada hasil­hasil penelitian sebelumnya umumnya  dikembangkan  secara  terbatas, belum  ada  upaya  eksplorasi  kebutuhan­ kebutuhan pemakai secara  mendalam. Hal ini  terjadi  karena  rancangan  struktur database tersebut sebenarnya bukan bertujuan  untuk  diaplikasikan  ke  dalam SIM  yang  sesungguhnya,  tetapi  hanya sebatas untuk
membuktikan,
menunjukkan, dan menggambarkan bahwa suatu  metode  atau  pendekatan  yang sedang  diteliti  dapat  diterapkan  dengan menggunakan rancangan struktur database yang  sangat  terbatas  dan  sederhana. Namun  demikian,  rancangan  struktur database hasil­hasil penelitian sebelumnya yang  dievaluasi  merupakan  bagian  dari karya  ilmiah,  sehingga  merupakan  hasil optimal yang menyerupai kondisi sesungguhnya  dan  cukup  valid  untuk dievaluasi.
Rancangan struktur database hasil­ hasil  penelitian  sebelumnya  umumnya hanya  difokuskan  pada  suatu  sub  sistem (bahkan  lebih  sempit  lagi),  belum  ada upaya  eksplorasi  yang  mendalam  dan pertimbangan  integrasi  dengan  subsistem lain yang terkait dalam lingkup sistem/organisasi.
Hasil  evaluasi  dalam  penelitian  ini juga  menunjukkan  bahwa  sesungguhnya setiap Perguruan Tinggi memiliki business rule yang  tidak  dapat  diseragamkan  bagi semua Perguruan Tinggi. Sekalipun demikian, dengan adanya Program Akreditasi Program Studi, Program Penjaminan  Kualitas  Pendidikan  Tinggi, dan berbagai Program Peningkatan Kualitas  Pendidikan  Tinggi,  baik  yang diselenggarakan  oleh  instansi  di  bawah naungan  Depdiknas  atau  lainnya,  maka terdapat kebutuhan dasar terhadap database yang  sama  bagi  setiap  PT. Kondisi ini menunjukkan bahwa rancangan  struktur database hasil­hasil penelitian sebelumnya dan sampel rancangan  struktur database pada  PT  di wilayah  DIY  dapat  mewakili  kondisi umum  rancangan database optimal  yang akan dievaluasi.
Selanjutnya, berdasarkan hasil evaluasi  dalam  penelitian  ini  juga  dapat diidentifikasi  kelemahan  utama  yang sering  dijumpai  dalam  rancangan  struktur database dalam SIAPT, yaitu:
1.  Permasalahan  yang  terkait  dengan antisipasi perubahan kebutuhan informasi  (dan  data)  dalam  rancangan struktur database
Sebagian besar perancang tidak memperhatikan aspek fleksibitas struktur database . Perubahan­
perubahan  kebutuhan  informasi  (dan data) yang bisa dipastikan akan terjadi di  masa  mendatang  cenderung  tidak diantisipasi  dalam  rancangan  struktur database .  Dalam  SIAPT,  beberapa contoh perubahan data yang umumnya belum  diantisipasi  dengan  baik  dalam rancangan  struktur database adalah terkait dengan hal­hal sebagai berikut:
a.  Penggunaan  berbagai  kode  data (tidak  terantisipasi,  tidak  standar, tidak fleksibel)
b.  Perubahan kurikulum (tidak terantisipasi)
c.  Perubahan  data  alamat  (tidak terantisipasi)
d.  Perubahan  data  akibat  perubahan kebijakan (tidak terantisipasi)
2.  Permasalahan  yang  terkait  dengan lingkup rancangan struktur database Kelemahan rancangan struktur database terkait dengan lingkup rancangan  struktur database muncul karena  adanya  perbedaan  pemahaman tentang  konsep  sistem  dan  subsistem para  perancang.  Perbedaan  ini  akan berpengaruh kepada rancangan struktur database yang dikembangkan. Umumnya rancangan struktur database masih  terbatas  pada  level subsistem, tidak dirancang untuk suatu lingkup  sistem  dalam  PT  secara menyeluruh.
Kondisi ini
mengakibatkan rancangan struktur database yang  dikembangkan  pada masing­masing  subsistem  tidak  dapat memenuhi  kebutuhan­kebutuhan  baru dalam organisasi dan sulit diintegrasikan dengan subsistem­ subsistem  lain  yang  sebenarnya  masih
berada  dalam  lingkup  sebuah  PT. Perbedaan pemahaman tentang konsep sistem dan subsistem ini juga berakibat pada  munculnya  kerangkapan  data ( data redundancy ) dalam database .
Dua  permasalahan  di  atas  akan mengakibatkan  perlunya  perubahan  besar dalam  rancangan  struktur database saat ada terjadi perubahan kebutuhan informasi (dan  data)  dalam  SIAPT.  Rancangan struktur database
yang telah
dikembangkan  sebelumnya  praktis  tidak dapat digunakan kembali secara optimal di masa  mendatang.  Hal  ini  berarti  bahwa perubahan kebutuhan informasi (dan data) akan  menimbulkan  fenomena  “tambal sulam” aplikasi SIM dan struktur database dalam SIAPT.
K K E E S S I I M M P P U U L L A A N N
Penelitian  ini  berhasil  mengidenti­ fikasi dua kelemahan/ permasalahan utama yang  sering  dijumpai  pada  rancangan struktur database dalam  SIAPT.  Pertama, sebagian  besar  perancang  umumnya  tidak memperhatikan  aspek  fleksibitas  struktur
database .  Perubahan­perubahan  kebutuh­ an  informasi  (dan  data)  yang  bisa dipastikan akan terjadi di masa mendatang cenderung tidak diantisipasi dalam rancangan struktur database , seperti penggunaan berbagai kode data, perubahan  kurikulum,  perubahan  data alamat, perubahan­perubahan akibat perubahan kebijakan, dan lain­lain. Kedua, adanya  perbedaan  pemahaman  tentang konsep sistem dan subsistem para perancang.  Umumnya  rancangan  struktur database masih  terbatas  pada  level subsistem,  sehingga  rancangan  struktur database tidak dapat memenuhi kebutuhan­kebutuhan  baru  dan  berakibat pada  munculnya  kerangkapan  data  ( data redundancy )  dalam database .  Dua  hal tersebut  telah  menjadi  penyebab  utama terjadinya  fenomena  “tambal  sulam” aplikasi SIM dan struktur database dalam SIAPT.  Dan  penyelesaian  secara  “tambal sulam” terhadap rancangan struktur database dalam  aplikasi  SIM  bukanlah merupakan  alternatif  penyelesaian  yang tepat, sehingga harus dihindari.

## DAFTAR PUSTAKA
Amali, L.N., 2003, Sistem Informasi Jadwal Kuliah di PT dengan Pendekatan Berorientasi Obyek (Studi Kasus di IKIP Negeri Gorontalo , Thesis, Program Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Asahar,  J.T.,  2000, Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik  Universitas Bengkulu  dengan  Pendekatan  Berorientasi  Obyek ,  Thesis,  Program  Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Bahri, S., 2001, Analisis dan Perancangan Struktur Database Berorientasi Obyek Borang Akreditasi  PT  Depdiknas  RI ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Charibaldi,  N.,  2001, Model  Berorientasi  Obyek  Sistem  Perkuliahan  dan  Evaluasi  pada Virtual  University ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu  Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Davis,  G.B.  and  Olson,  M.,  1984, Management  Information  Systems,  Conceptual Foundations, Structure and Development , McGraw­Hill, New York
Delima,  R.,  2003, Sistem  Penjadwalan  Kuliah  dengan  Menggunakan  Rule  Based  Expert System (Studi Kasus: STMIK Bina Darma Palembang) , Thesis, Program Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Erlinda,  S.,  2003, Sistem  Informasi  Penmaru  Berbasis  Web  pada  STMIK­AMIK  Riau Pekanbaru ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu  Komputer,  FMIPA, UGM, Yogyakarta
Indrajit,  R.E.,  2000, Manajemen  Sistem  Informasi  dan  Teknologi  Informasi ,  PT.  Elex Media Komputindo, Jakarta
Jatmika,  2003, Perbandingan  Analisis  dan  Desain  Database  Sistem  Informasi  Akademik Menggunakan Model Relasi  Entitas dengan Model Berorientasi Obyek , Thesis, Program Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Martin, J., 1975, Computer Database Organizations , parth I, Prentice­Hall Inc., New Jersey
McLeod  Jr.,  R.  and  Schell,  G.,  2001, Management  Information  Systems,  A  Study  of Computer Based Information Systems , MacMillan Publishing Co., New York
Medi, 2002, Rancangan WEB Akademik dengan Basisdata Terdistribusi, Thesis , Program Pasca Sarjana , Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Rifai  K.,  Muhamad,  2003, Database  Terpadu  untuk  Pengembangan  Sistem  Infomasi Akademik ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu  Komputer,  FMIPA, UGM, Yogyakarta
Santi,  R.C.N.,  2002, Analisis  dan  Perancangan  Berorientasi  Obyek  Sistem  Informasi Akademis FMIPA UNES , Thesis, Program Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Subiyantoro,  C.,  2003, Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Akademik  Berorientasi  Obyek (Studi  kasus  di  STMIK  Akakom) ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu Komputer,  FMIPA,  UGM,  Yogyakarta  Rancang  Bangun  SI  Akademik Berorientasi  Obyek  (Studi  kasus  di  STMIK  Akakom)  ,  telah  membuat rancangan logikal database sebagai berikut:……………………….
Suhirman,  2004, Sistem  Informasi  Penilaian  Akreditasi  Program  Studi  Strata­1 ,  Thesis, Program Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Supriyanto, E., 2002, Analisis Data Penmaru dan Pemodelannya Bagi DSS di UNISBANK Semarang ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu  Komputer,  FMIPA, UGM, Yogyakarta
Sutanta, E., 2004, Sistem Basis Data , Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta
Wardhana,  H.,  2003, Penerapan  Basisdata  Terdistribusi  pada  Sistem  Informasi Perpustakaan Menggunakan Model Three­Tier , Thesis, Program Pasca Sarjana, Prodi Ilmu Komputer, FMIPA, UGM, Yogyakarta
Yuniansyah,  2003, Sistem  Informasi  Akademik  Berbasis  Three­Tier  pada  STMIK  SIGMA Palembang ,  Thesis,  Program  Pasca  Sarjana,  Prodi  Ilmu  Komputer,  FMIPA, UGM, Yogyakarta

## B
B I I O O D D A A T T A A
Identitas: Nama
: Edhy Sutanta Tmp/Tgl Lahir  : Kulon Progo, 08 Maret 1972 Minat Khusus  : Database, Management Information Systems Pekerjaan : Dosen Tetap Yayasan Kantor : Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, IST AKPRIND Yogyakarta Jl. Kalisahak 28, Komplek Balapan, Yogyakarta 55222 Telp: 0274­563029­121, 08156564143, Fax: 0274­563847 email: edhy@akprind.ac.id Jab. Akademik  : Lektor / IIIC Telp : 081 5656 4143
Riwayat Pendidikan: 1.  1978­1984  : SD Negeri Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta 2.  1984­1987  : SMP Negeri I Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta 3.  1987­1990  : SMA Negeri I Sentolo, Kulon Progo, Yogykarta 4.  1990­1995  : Jur. Manaj. Informatika & Teknik Komputer, IST AKPRIND, Yogykarta 5.  2004­sekarang: Mahasiswa Pasca Sarjana, ProDI Ilmu Komputer, UGM, Yogyakarta
Riwayat Pekerjaan:
1.  1996­sekarang : Dosen Tetap Jurusan Teknik Informatika, IST AKPRIND Yogyakarta 2.  1998­2000  : Pelaksana Program Diploma III,
Prodi. Manaj. Informatika & Teknik Komputer, IST AKPRIND Yogyakarta
3.  1998­2001  : Sekretaris Jurusan Teknik Informatika, IST AKPRIND Yogyakarta 4.  2000­2004  : Dosen Tidak Tetap Jurusan Teknik Industri, UST, Yogyakarta 5.  2001­2003  : Ketua Jurusan Teknik Informatika IST AKPRIND Yogyakarta
6. 2001­2004  : Redaksi Pelaksana Jurnal Teknologi ACADEMIA ISTA,

## IST AKPRIND Yogyakarta
Jl. Kalisahak 28, Komplek Balapan, Yogyakarta 55222 Telp: 0274­563029­121, 08156564143, Fax: 0274­563847 email: edhy@akprind.ac.id