## Piranti Perencanaan dan Pengawasan Mutu dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi

## Ratnaningsih AW
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl.Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260, Indonesia
E-mail : ratnaningsih@budiluhur.ac.id
Abstract  -- In  an  information  system development  contract,  hand  over  of  the system is usually followed by a maintenance  periode.  The  need  of  system maintenance  how  small  the  work  is  to  be done,  is  due  to  the  less  fulfillment  of  the system requirements. In the case of system scope and requirements are well defined, a proper  tool  for  achieving  the  required quality could be used during the planning and controlling phase. This paper presents a  tool  to  support  achieving  the  required quality  of  an    information  system  project product  for    non  financial  and  time aspects
Keyword:  information  system  project, quality management

## Latar Belakang
Kegiatan  setelah  sistem  informasi  diterima pemberi  pekerjaan  adalah  pemeliharaan terkait dengan produk yang belum
sepenuhnya memenuhi fitur yang dipersyaratkan. Bila tahap-tahap
pengembangan  sistem  dilalui  dengan  baik, maka pada masa pemeliharaan,
pengembang sistem hanya akan melakukan perubahan-perubahan  minor  menyesuaikan dengan keinginan dan kenyamanan pengguna.  Tidak  akan  terjadi  perubahan logika. Akan tetapi bila proses pengembangan tidak sepenuhnya dilakukan dengan  baik,  maka  perubahan  sistem  yang cukup besar bisa terjadi. Untuk menghindari hal ini, yang berarti mengupayakan  mutu  produk  yang  tinggi, perlu dibuat piranti yang bisa mendukung.

## Tujuan
Tulisan  ini  menyajikan  piranti  yang  akan memudahkan  tim  proyek  pembangunan sistem  informasi  dalam  merencanakan  dan
melakukan pengawasan untuk mendapatkan produk  proyek  yang  sesuai  mutu  yang ditetapkan.

## Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tulisan ini adalah studi pustaka, baik  yang  berupa  artikel  jurnal,  acuan praktis,    acuan  untuk  profesional,  maupun buku-buku teks.

## Pembahasan
Project Management Institute (PMI) menjelaskan  tentang  standar    pengelolaan proyek yang  terap  untuk  berbagai  industri selama  proyek  berlangsung,  yang  disebut PMBoK  (Project  Management  Body  of
Knowledge),  dalam  sebuah  PMBoK  Guide [5]. PMBoK adalah kumpulan pengetahuan  yang  perlu  dikuasai  oleh seorang  manajer  proyek.  “ An  inclusive term  that  describes  the  sum  of  knowledge within the profession of project management .“  [5] PMBoK  mencakup proses-proses  yang  dilaksanakan  dalam melakukan  pengelolaan  proyek.  Proses- proses  ini  dikelompokkan  berdasarkan bidang  pengetahuan,  menjadi  sembilan kelompok,  yaitu  manajemen  integrasi, manajemen  cakupan,  manajemen  waktu, manajemen biaya, manajemen mutu, manajemen  SDM, manajemen  komunikasi, manajemen resiko, dan manajemen pembelian.  Proses-proses  tersebut  juga dikelompokkan  kedalam  lima  kelompok proses, yaitu inisiasi (memulai),
merencanakan,  melaksanakan,  memonitor dan mengontrol, serta menutup
(mengakhiri)  proyek.  Proses  yang  dicakup dalam  manajemen  mutu  proyek  adalah merencanakan mutu,
melaksanakan penjaminan  mutu  dan  melakukan  kontrol
terhadap mutu. Rencana Manajemen Proyek  yang  disusun  pada  tahap  awal proyek, merupakan hasil proses manajemen integrasi proyek. Rencana ini memuat sub- sub rencana dari delapan bidang pengetahuan  lainnya.  Perencanaan  mutu proyek,  menurut  PMBoK  menggunakan masukan-masukan berupa: patokan cakupan,  register  pemangku  kepentingan, patokan  kinerja  biaya,  patokan  jadwal, register resiko, faktor lingkungan perusahaan  (organisasi),  dan  aset  proses organisasi.  Bila  aspek  finansial  dan  waktu dikontrol  dengan  piranti  lain,  maka  hal yang  perlu  diperhatikan  adalah  cakupan, permintaan  pemangku  kepentingan  yang tidak ditetapkan secara eksplisit sebelumnya,  serta  ketentuan-ketentuan  dari lingkungan  perusahaan.  Hal-hal  ini  yang perlu  diperhatikan dalam  menyusun  piranti untuk perencanaan dan pengawasan produk proyek.
Pengertian mutu menurut standar ISO 9000 adalah: The  degree  to  which  a  set  of inherent  characteristics  fulfills  a  set  of requirements [5].  Mutu  juga  mengandung arti seluruh karakteristik suatu entitas yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi  kebutuhan  pelanggan  yang dinyatakan  secara  langsung  maupun  tidak. Pada  proyek  sistem  informasi,  produk proyek  bisa  dikelompokkan  mengikuti komponen  sistem  informasi.  O’Brien  dan Marakas mengidenti-fikasi komponen sistem informasi adalah: manusia, perangkat  keras,  perangkat  lunak,  jaringan komunikasi, sumberdaya data serta kebijakan  dan  prosedur  [3].  Komponen manusia  sebagai  hasil  proyek  adalah kemampuan pengguna dan pengelola sistem  informasi.  Perangkat  lunak  terdiri dari  perangkat  lunak  sistem,  perangkat lunak yang mengelola basisdata, dan sistem aplikasi yang dibangun.
Haag  dkk  [1]  meneliti  penggunaan  SQFD (Software  Quality  Functions  Deployment). Hasil  riset  menunjukkan  nilai  yang  tinggi dalam  bidang-bidang  komunikasi  dengan pengguna  maupun  manajemen,  kesalahan sistem  lebih  kecil,  waktu  pemrograman lebih  singkat,  serta  dokumentasi  lebih
lengkap  dan  konsisten.    Model  SQFD disajikan pada gambar 1.
Gambar 1.  Model dasar SQFD (s/w quality function development [1]
Dalam  model  ini  diperlihatkan  urutan kegiatan  hal-hal  sebagai  berikut:  (1) Kebutuhan  pelanggan  dipilih  dan  dicatat; (2)  Kebutuhan  ini  diterjemahkan  ke  dalam pernyataan teknis  yang bisa diukur sebagai spesifikasi  produk;  (3)  Pelanggan  mengisi matriks korelasi dengan menentukan
kekuatan  hubungan  diantara  kebutuhan pelanggan dengan masing-masing spesifikasi  teksi  produk  proyek;  (5) Melakukan agregasi prioritas untuk mendapatkan prioritas butir-butir spesifikasi teknis produk. Dengan demikian,  tim  proyek  dapat  menangkap dengan tepat hal-hal yang perlu diutamakan, mengikuti keinginan pelanggan (pengguna). Dari hasil penelitian Haag  dkk,  persepsi  tentang  SQFD  sebagai pendekatan  dalam  pembangunan  perangkat lunak di masa depan sangat positif.
Kegiatan manajemen mutu yang dianjurkan dalam  The  New  York  State  Project Management Guidebook [4] adalah memelihara  validitas  rencana  mutu  dan melakukan kegiatan menjamin mutu seperti: Mengumpulkan dokumentasi produk, melaksanakan audit, memverifikasi kebutuhan bisnis, dan melaksanakan pengujian.  Rencana  mutu  proyek  terdiri dari  empat  bagian,  yaitu:  (1)  Perencanaan mutu,  memuat  identifikasi  standar  mutu yang  berlaku,  berupa  daftar  standar  mutu bagi  setiap  produk  proyek;  (2)  Kegiatan penjaminan  mutu,  memuat  proses-proses yang akan dilaksanakan untuk
mengevaluasi kinerja proyek, dilakukan secara reguler dan menggunakan standar mutu yang telah ditetapkan; (3) Kegiatan mengontrol mutu, menjelaskan proses yang akan dilakukan untuk mengukur hasil proyek, membandingkan dengan standar, dan melakukan perbaikan bila terjadi penyimpangan.
Larson dan Gray [2] tidak secara khusus membicarakan manajemen mutu, tetapi mengulasnya sebagai semua ketetapan tentang cakupan, waktu, biaya,  dan resiko. Selama cakupan, waktu, dan biaya, bisa terlaksana tanpa penyimpangan, dan resiko terkendali, proyek telah mencapai mutu hasilnya dengan baik. Hasil yang harus diserahkan oleh proyek didefinisikan dengan baik disertai persyaratan teknisnya, dan ini yang nantinya digunakan dalam mengecek apakah luaran proyek bisa diterima dan memenuhi persyaratan.
Pada semua acuan yang ditinjau, dalam rencana manajemen proyek, serahan proyek selalu diminta didefinisikan dengan baik, dan perlu dijelaskan dengan spesifikasi teknis. Mengacu pada pengertian mutu, untuk sebuah sistem informasi yang dibangun bisa diidentifikasikan penentu mutu produk proyek secara berjenjang. Hubungannya dengan mutu produk dapat dimodelkan menggunakan diagram tulang ikan (model Ishikawa). Model tersebut disajikan pada gambar 2.
Gambar 2.  Diagram tulang ikan untuk mutu hasil proyek
TABEL 1
PIRANTI PERENCANAAN DAN PENGAWASAN MUTU PROYEK

## DAFTAR CEK PERENCANAAN DAN PENGAWASAN MUTU
PENDUKUNG MUTU RENCANA   MANAJEMEN PENGAWASAN TGL DESKRIPSI TGL DESKRIPSI 1. Perangkat lunak aplikasi 1.1. Verifikasi kebutuhan Rumusan kebutuhan yang jelas, lengkap. Verifikasi hasil analisis dimuat di
WBS
Berita acara persetujuan kebutuhan 1.2. Spesifikasi data uji
Data uji sesuai rumusan kebutuhan hasil analisis. Berita acara persetujuan hasil uji 1.3. Verifikasi rancangan Disetujui dalam kondisi kesadaran tinggi Verifikasi rancangan dimuat di WBS
Berita acara persetujuan rancangan
2. Data 2.1. Validasi data Rumusan validasi berdasarkan hasil analisis Verifikasi rumusan validasi dimuat di WBS Berita acara persetujuan validasi data. 2.2. Migrasi data Migrasi menggunakan semua aturan validasi data. Uji coba modul migrasi dimuat di WBS. Berita acara persetujuan hasil uji coba migrasi. 2.3. Manual pengguna Daftar pengguna dimuat dalam rencana Berita  acara  persetujuan format  dokumen  sistem dan manual. 2.4. Manual administrator Garis besar petunjuk pengaturan dimuat dalam rencana Berita  acara  penyerahan dokumentasi  sistem  dan manual
PENDUKUNG MUTU RENCANA MANAJEMEN PENGAWASAN TGL DESKRIPSI TGL DESKRIPSI 2.5. Dokumentasi sistem Semua format dimuat dalam rencana. 2.5.1. Kebutuhan sistem Format kebutuhan sistem dimuat dalam rencana. Berita acara persetujuan dokumen kebutuhan sistem. 2.5.2. Hasil analisis Format hasil analisis dimuat dalam rencana. Berita  acara  persetujuan dokumen  hasil  analisis sistem. 2.5.3. Desain Format desain sistem dimuat dalam rencana. Berita  acara  persetujuan dokumen desain sistem . 2.5.4. Hasil uji coba Format hasil uji coba sistem dimuat dalam rencana. Berita  acara  persetujuan dokumen uji sistem. 2.5.5. Laporan pengalihan sistem
Format laporan pengalihan sistem dimuat dalam rencana.
Berita  acara  persetujuan dokumen pengalihan sistem.
3. Kompetensi SDM 3.1. Kualifikasi pengguna Harus jelas, dimuat di Rencana Materi pelatihan 3.2. Pelatihan calon pengguna
Rencana memuat: - Daftar peserta (posisi dan jumlah) - Sasaran pelatihan:
 Mampu menggunakan,
 Mampu mengatasi gangguan
kecil;
 Mengenal bantuan sistem/unit Daftar hadir pelatihan dan hasil pencapaian pelatihan 3.3. Uraian tugas terkait SI Dimuat dalam Rencana Implementasi
Materi pelatihan 4. Perangkat keras 4.1. Spesifikasi Harus jelas Dokumen pengadaan barang 4.2. Pemeriksaan penerimaan Kegiatan dimuat dalam WBS Berita acara penerimaan barang 4.3. Jaminan Harus ada jaminan vendor sehingga tidak mungkin terjadi gangguan pada operasi organisasi Kontrak jaminan 5. Perangkat lunak sistem Kegiatan pengadaan dan penerimaan dimuat di WBS 5.1. Spesifikasi Sesuai desain 5.2. Pemeriksaan penerimaan
Butir yang diperiksa dicantumkan dalam Rencana Berita acara penerimaan barang 5.3. Jaminan Jaminan vendor sesuai kebutuhan 6. Jaringan Kegiatan dimuat dalam WBS 6.1. Instalasi Isi dokumen desain dijelaskan dalam Rencana Kegiatan dimuat dalam WBS 6.2. Uji jaringan Butir yang diuji dimuat dalam Rencana Berita acara hasil uji

## Kesimpulan
1. Untuk  menghasilkan  luaran  proyek sistem  informasi  yang  bermutu  dalam  arti sesuai  dengan  persyaratan,  baik  yang didefinisikan  oleh  pemberi  kerja  maupun mengikuti standar yang ditentukan pemangku  kepentingan  yang  lain,  perlu dilakukan  perencanaan  dan  pengawasan mutu yang baik.
2. Unsur  luaran  proyek  sistem  informasi terdiri  dari:  perangkat  keras,  jaringan, perangkat  lunak  dengan  hak  penggunaan
ataupun  kepemilikannya,  sistem  basisdata, sumber  daya  manusia  dengan  kemampuan yang  dipersyaratkan,  serta  prosedur  dan kebijakan 3. Setiap luaran terkait dengan  pendukung mutu  luaran  yang  memberikan  jaminan kesesuaiannya dengan persyaratan
pelanggan dan pemangku kepentingan. 4. Daftar  pendukung  mutu  yang  disusun pada fase perencanaan menjadi acuan yang penting dalam pengawasan mutu proyek
5. Daftar pendukung mutu yang dilengkapi dengan tanggal-tanggal pentingnya merupakan piranti perencanaan dan pengawasan  mutu  yang  bisa  diandalkan dalam manajemen proyek  sistem  informasi diluar aspek waktu dan biaya.
Daftar pustaka
1. Haag,  Stephen.,  Raja,  M.K.,  dan Schkade, L.L. (1996). Quality Function Deployment Usage in Software Development. Communications of The ACM.,
January  1996,  Vol.  39.,  No.1.  pp.  41- 49
2. Larson, Eric W., dan Gray, Clifford F. (2011). Project  management:  The
Managerial  Process. McGraw-Hill.
Copyright 2011.
3. O’Brien,  James  A.,  dan  Marakas, George  M.,  (2008). Management Information  System. McGraw-Hill., Copyright 2008.
4. The  New  York  State  Office  for Technology.  (2009). The  New  York
State  Project  Management  Guidebook . The  New  York  State  Office  for Technology.  Release  2.  Copyright
2003.
5. Project  Management  Institute.  (2008).
A  Guide  to  The  Project  Management Body of Knowledge. Project Management Institute, Inc. USA