## POLA STRUKTUR ORGANISASI MANAJEMEN KUALITAS PADA KONTRAKTOR BESAR DI INDONESIA
Oleh : Fajar Susilowati Jurusan Teknik Sipil, Politeknik Negeri Jakarta Jl. Prof. Dr. G.A. Siwabessy, Kampus UI Depok.

## Abstrak
Melalui studi mengenai  pola struktur organisasi manajemen kualitas ini  dimaksudkan untuk memberi gambaran  (deskriptif)  tentang  tipe  struktur  organisasi  manajemen  kualitas  yang ada pada  kontraktor besar  di  Indonesia.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  metode  survey  pada  5  (lima)  perusahaan kontraktor besar dan  wawancara  terhadap pimpinan  masing-masing perusahaan  pada  level  manager atau  bagian  wakil  manajemen  (management  representative).  Analisis  dilakukan  dengan  memetakan pola  dan  bentuk  struktur  organisasi  yang  ada  pada  masing-masing  perusahaan  berdasarkan  lingkup wewenang  dan  tanggung  jawab  bagian  struktur  organisasi  terkait  dengan  manajemen  kualitas.  Dari hasil  analisis  yang  telah  dilakukan  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  struktur  organisasi  manajemen kualitas pada kontraktor besar di Indonesia dapat dibedakan menjadi struktur  organisasi manajemen kualitas pada perusahaan dan proyek. disebut sebagai wakil manajemen (management representative) yang  bertanggung  jawab  terhadap  manajemen  kualitas  dari  semua  proyek  yang  ditangani  oleh perusahaan. Wakil manajemen (management representative) memberikan pertanggungjawaban kepada Direktur  Utama  atau  Direktorat  Khusus  dalam  suatu  perusahaan.  Sedangkan  bagian  manajemen kualitas pada struktur organisasi proyek sering disebut sebagai wakil proyek (project reperesentative) yang  memberikan  pertanggungjawaban  secara  langsung  kepada  Manajer  Proyek.Berdasarkan kesimpulan  yang  ada  tersebut  diharapkan  dapat  digunakan  dalam  membantu  para  kontraktor  untuk menentukan atau memperbaiki struktur organisasi yang mereka miliki, sehingga mampu meningkatkan kualitas dan daya saing perusahaan.
Kata Kunci : Struktur Organisasi, Management Representative, Project Reperesentative
1. Pendahuluan
Dengan
diberlakukannya sistem perdagangan bebas dan Masyarakat Ekonomi  Asia  (MEA)  di  beberapa  negara termasuk Indonesia, diperlukan suatu manajemen kualitas yang mencakup seluruh sistem  pendukung  yang  melibatkan  seluruh fungsi  dan  level  organisasi  khususnya  bagi kontraktor  besar  yang  bergerak  di  bidang konstruksi.
Studi  tentang  manajemen  kualitas  di Indonesia  juga  telah  banyak  dilakukan, dalam  hal  ini  akan  dijelaskan  secara  lebih khusus mengenai struktur organisasi terkait dengan manajemen kualitas dimana berdasarkan berbagai informasi dari penelitian sebelumnya bahwa dengan sistem  manajemen  kualitas  yang  baik terbukti  dapat  mengoptimalkan  keuntungan dan daya saing perusahaan (Asa dkk, 2008).
Dari hasil penelitian ini nantinya diharapkan dapat digunakan dalam
membantu para kontraktor untuk menentukan  atau  memperbaiki  struktur organisasi  yang  mereka  miliki,  sehingga mampu  meningkatkan  kualitas  dan  daya saing perusahaan tersebut.

## 2. Struktur Organisasi
Dalam membentuk  suatu  organisasi, perlu diketahui  terlebih  dahulu  gambaran  awal dari  suatu  organisasi  tersebut.  Mempelajari struktur organisasi dapat mengetahui kemungkinan  kegiatan-kegiatan  apa  yang ada dalam suatu organisasi, karena didalam suatu  organisasi  tergambar  bagian-bagian (departemen)  yang  ada,  nama  dan  posisi setiap  personil,  dimana    garis  penghubung didalamnya  juga  menunjukan  siapa  atau bagian  apa  akan  bertanggung  jawab terhadap apa dan kepada siapa (Gammahendra, F, dkk, 2014).
Struktur  organisasi  merupakan  cara  suatu organisasi  dalam  mengatur  sumber  daya yang terlibat didalamnya. Struktur
organisasi juga merupakan cara yangtepatdalam menempatkan sumber daya khususnya  manusia  sebagai  bagian  penting organisasi  dalam  suatu  hubungan  yang saling  terkait  dan  berinteraksi  dalam  upaya mewujudkan  tujuan  organisasi  yang  ingin dicapai.
Struktur  organisasi  pada  hakikatnya  adalah suatu cara untuk menata unsur-unsur dalam organisasi  dengan  sebaik-baiknya,  demi mencapai  berbagai  tujuan  yang  telah ditetapkan  (Kusdi  dalam  Gammahendra,  F, dkk., 2014).
Struktur    organisasi  juga  harus  terkait dengan  lingkungan  dimana  organisasi  itu berada/ beroperasi. Salah satu indikator dari struktur  organik  adalah  tingkat  sentralisasi dalam  pengambilan  keputusan.  Ketika kebebasan  dan  tanggung  jawab  diberikan untuk  pembuatan  keputusan  maka  ide-ide baru  akan  dilahirkan.  Struktur  organik  ini bila dipadukan dengan gaya kepemimpinan partisipatif,  strategi  dan    budaya  dipahami sebagai preskripsi dalam mendorong inovasi  organisasi.  Struktur  ini  dapat mempengaruhi  kinerja  karena adanya
desentralisasi
dalam pengambilan keputusan (Juniarti, A. T., 2009).
Oleh  sebab  itu,  sebuah  struktur  organisasi akan  sangat  penting  dalam  membantu manajer  dalam  melakukan  pengambilan keputusan dan mengelola sumber daya yang ada untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan  menyelaraskan  dengan  visi,  misi dan tujuan organisasi.
Keberhasilan organisasi cenderung mengikuti
pola pengembangan
sebagaimana  organisasi  itu  tumbuh  dan berkembang.
Perencanaan
struktur organisasi  harus  disusun  secara  tepat,  guna pencapaian tujuan organisasidalam mewujudkan  kinerja  perusahaan  (Hunger & Wheelen dalam Juniarti, A. T., 2009).

## 3. Sistem Manajemen Mutu
Sistem  manajemen  mutu  telah  dibangun sebagai  satu  kesatuan  dari  manajemen kualitas  dimana  kebanyakan  strukturnya menyesuaikan dengan standar yang terdapat dalam  seri  ISO  9000.  Dengan  pemilihan struktur  organisasi  yang  tepat  yang  selaras dengan  ISO9000  maka  dapat  dilakukan penghematan  biaya  melalui  pencegahan terjadinya  kegagalan  sehingga  kualitas dapat  terjaga  dengan  baik.  Penghematan biaya  yang  didapat  dari  penerapan  sistem manajemen  mutu  diperoleh  dari  tindakan pencegahan  supaya  pekerjaan  perbaikan karena  kegagalan  berkurang.  Gambar  1 berikut merupakan penggambaran penghematan biaya kualitas dengan Penerapan  Sistem  Mutu  (Wacono  dalam Budihardja, S. & Indryani, R., 2010).
Gambar 1. Penghematan Biaya Mutu dengan Penerapan Sistem Mutu
Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk  manajemen  sistem  yang  bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.  Kebutuhan  atau  persyaratan  itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. SMM mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan  praktek-praktek  manajemen kualitas  secara  konsisten  untuk  memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar (Semuel, H. & Joni, Z, 2011)
Biaya Kegagalan Eksternal 20 40 60 80 100 0 Biaya Kegagalan Internal Biaya Penilaian Biaya Pencegahan Biaya Kegagalan Eksternal Biaya Kegagalan Internal Biaya Penilaian Biaya Pencegahan PENGHEMATAN SEBELUM SESUDAH
Dari  penelitian  sebelumnya  juga  dapat diketahui  bahwa  salah  satu  faktor  utama yang  berpotensi  menjadi  hambatan  dalam penerapan  manajemen  kualitas  adalah masalah  komunikasi  (Soekiman  &  Natalia, 2009). Masalah komunikasi juga merupakan  salah  satu  hal  yang  sangat penting  dalam  mengukur  keberhasilan jalannya suatu organisasi.

## 4. Metode Penelitian
Penelitian  ini  dimaksudkan  untuk  memberi gambaran  (deskriptif)  tentang  tipe  struktur organisasi  manajemen  kualitas  yang  ada pada kontraktor besar di Indonesia.
Pengumpulan data dilakukan dengan metode  survey  pada  5  (lima)  perusahaan kontraktor  besar  dan  wawancara  terhadap pimpinan  masing-masing  perusahaan  pada level manager atau bagianwakil manajemen (management representative).
Analisis dilakukan dengan memetakan pola dan  bentuk  struktur  organisasi  yang  ada pada masing-masing perusahaan berdasarkan lingkup wewenang dan tanggung  jawab  bagian  struktur  organisasi terkait dengan manajemen kualitas.

## 5. Struktur  Organisasi  Manajemen
KualitasPada Kontraktor Besar di Indonesia Berdasarkan hasil survai dan interview terhadap beberapa perusahaan yang  menjadi  responden  dalam  penelitian ini dapat dijelaskan bahwa struktur
organisasi manajemen kualitas pada kontraktor  besar  di Indonesia dapat dibedakan  menjadi  struktur  organisasi manajemen  kualitas  pada  perusahaan  dan struktur  organisasi  manajemen  kualitas pada proyek.
Perbedaan  ini  didasarkan  pada  wewenang dan  tanggung  jawab  dari  masing-masing bagian  tersebut.  Bagian  yang  bertanggung jawab  terhadap  manajemen  kualitas  pada suatu perusahaan (struktur organisasi perusahaan) disebut sebagai wakil
manajemen (management  representative) yang bertanggung jawab terhadap manajemen  kualitas  dari  semua  proyek yang  ditangani  oleh  perusahaan,  dimana tanggung  jawab  ini  secara  langsung dilimpahkan  kepada  masing-masing  wakil proyek atau pada struktur organisasi proyek sering disebut sebagai project representative .Wakil manajemen (management representative) memberikan pertanggungjawaban kepada Direktur
Utama atau Direktorat  Khusus  dalam suatu perusahaan, sedangkan wakil proyek (project reperesentative)
memberikan pertanggungjawaban kepada Manajer
Proyek  pada  masing-masing  proyek  yang ditangani.  Berikut  diuraikan  lebih  rinci mengenai  struktur  organisasi  manajemen kualitas  pada  perusahaan  dan  struktur organisasi manajemen kualitas pada proyek untuk  memberikan  gambaran  lebih  jelas mengenai perbedaan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing struktur organisasi tersebut.

## 5.1. Struktur  Organisasi  Manajemen Kualitas Pada Perusahaan
Secara  umum  terdapat  tiga  tipe  struktur organisasi  perusahaan  yang  menggambar- kan wakil manajemen (management representative) pada kontraktor besar sesuai dengan berikut :
5.1.1. Posisi  Wakil  Manajemen  pada Perusahaan Konstruksi
a. Posisi Wakil Manajemen Tipe 1
DIREKTUR UTAMA Direktorat Direktur Operasi dan Pengembangan Satuan Pengawas Intern (SPI) Divisi / Biro Divisi/Biro Sistem Manajemen Mutu (nama sesuai dengan kebijakan perusahaan) Divisi / Biro Divisi / Biro
Posisi  Wakil  Manajemen  Tipe  1  ini  berada dibawah direktorat khusus yang membawahi  divisi/biro  sistem  manajemen kualitas. Dalam struktur  organisasi  tipe ini, wakil manajemen berada dibawah tanggungjawab Direktur  Operasi  dan Pengembangan .  Dalam  tipe  ini  Direktur
Utama  memiliki  asisten  dalam  melakukan pengawasan  intern  yang  dilakukan  oleh Satuan Pengawas Intern (SPI).

## b. Posisi Wakil Manajemen Tipe 2
DIREKTUR UTAMA Direktorat Direktur Pengembangan & SDM Divisi/Biro Sistem Manajemen Mutu (nama sesuai dengan kebijakan perusahaan) Divisi/Biro Satuan Pengawas Intern (SPI) Direktur Operasi
Posisi  wakil  manajemen  Tipe  2  ini  berada dibawah dua atau lebih direktorat perusahaan. Pada umumnya direktorat yang membawahi  divisi/biro  sistem  manajemen kualitas  dalam  struktur  organisasi  tipe  ini adalah pemisahan antara Direktur Operasi dan  Direktur  Pengembangan  &  SDM . Pada  struktur  organisasi  Tipe  2  ini  juga memiliki Satuan Pengawas Intern (SPI).
c. Posisi Wakil Manajemen Tipe 3
DIREKTUR UTAMA Direktorat Direktorat Divisi/Biro Sistem Manajemen Mutu (nama sesuai dengan kebijakan perusahaan) Satuan Pengawas Intern (SPI) Divisi/Biro Divisi/Biro Divisi/Biro Divisi/Biro
Posisi  wakil  manajemen  Tipe  3  ini  berada di  luar  struktur  inti  organisasi,  bersifat independen  dan  mandiri. Dalam  struktur organisasi  ini  pengawasan  intern  juga dilakukan  oleh Satuan  Pengawas  Intern (SPI).

## 5.2. Struktur  Organisasi  Manajemen Kualitas Pada Proyek
Struktur  organisasi  manajemen  kualitas pada  proyek  sangat  tergantung  pada  jenis proyek  yang  ditangani.  Pada  masing- masing proyek umumnya memiliki struktur organisasi  yang  berbeda-beda  mengingat sifat  bangunan  konstruksi  yang  unik sehingga  sering  kali  struktur  organisasi proyek perlu menyesuaikan dengan
kebutuhan  di  lapangan  supaya  struktur organisasi yang ada lebih tepat dan efektif.
Pada  umumnya  bagian  manajemen  yang menangani  manajemen  kualitas  di  proyek disebut  sebagai  wakil  proyek (project reperesentative). Dari  hasil  survai  dan interview mengenai  bentuk  umum  struktur organisasi  di  proyek  terkait  dengan project representative secara  umum  juga  dapat dibedakan  dalam  3  tipe  yang  dapat  dilihat pada Tabel 2 berikut.

## 5.2.1. Posisi  Wakil  Manajemen  Pada Proyek Konstruksi
a. Posisi Wakil Proyek Tipe 1
MANAJER PROYEK Deputi Manager Proyek Quality Pass Seksi/ Bidang Seksi/ Bidang Organ Pelaksana Keterangan Gambar : Garis Tanggung Jawab Garis Koordinasi
Posisi wakil proyek Tipe 1 ini menggambarkan  adanya  peranan  suatu bagian  yang  disebut  sebagai Quality  Pass yang  fungsinya  adalah  membantu  manajer proyek  dalam  melakukan  pengawasan terhadap keseluruhan bagian dalam organisasi  untuk  memastikan  bahwa  sistem manajemen  yang  ada  dilaksanakan  secara benar  dan  efektif. Quality  Pass dalam struktur organisasi ini memiliki kewenangan  untuk  melakukan  koordinasi dengan semua bidang atau organ pelaksana yang ada dalam struktur organisasi tersebut.

## b. Posisi Wakil Proyek Tipe 2
MANAJER PROYEK Quality Control (QC) / Quality Assurance (QA) SHE Representative Seksi/Bidang Seksi/Bidang Seksi/Biadang SITE MANAGER Pengawas Pekerjaan 2 Pengawas Pekerjaan 3 Pengawas
Pekerjaan 1 Posisi wakil proyek Tipe 2 ini menggambarkan  adanya  peranan  suatu bagian  manajemen  kualitas  dengan  istilah
Quality  Control  (QC)  /  Quality  Assurance (QA) yang  berada  pada  tingkat  seksi  / bidang  yang  bertanggungjawab  langsung kepada Manajer Proyek terhadap manajemen kualitas proyek secara keseluruhan

## c. Posisi Wakil Proyek Tipe 3
MANAJER PROYEK SHE Representatif Constraction Management (CM) Administration Management (AM) Quality Control (QC) / Quality Assurance (QA) Safety Supervisor House Keeping Sp
Posisi wakil proyek Tipe 3 ini hampir sama dengan  struktur  organisasi  proyek  tipe-2, namun  dalam  struktur  organisasi  proyek Tipe  3  ini  posisi Quality  Control  (QC)  / Quality  Assurance  (QA) berada  sejajar dengan posisi Safety, Health & Environment(SHE) Representatif dan merupakan  wakil  dari  Manajer  Proyek dalam    pelaksanaan  dan  pengawasan terhadap  sistem  manajemen  proyek  secara keseluruhan.

## 6. Kesimpulan
Dari  hasil  analisis  yang  telah  dilakukan dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  struktur organisasi manajemen kualitas pada kontraktor  besar  di Indonesia  dapat dibedakan  menjadi  struktur  organisasi manajemen  kualitas  pada  perusahaan  dan proyek.  Struktur  organisasi  manajemen kualitas  pada  perusahaan  maupun  proyek secara  umum  masing-masing  dibedakan menjadi  3  tipe  berdasarkan  wewenang  dan tanggung jawabnya.Bagian manajemen kualitas pada struktur organisasi perusahaan disebut sebagai wakil manajemen (management representative) yang bertanggung  jawab  terhadap  manajemen kualitas  dari  semua  proyek  yang  ditangani oleh perusahaan. Wakil manajemen (management  representative) memberikan pertanggungjawaban kepada
Direktur
Utama atau Direktorat  Khusus  dalam suatu perusahaan.  Sedangkan  bagian  manajemen kualitas  pada  struktur  organisasi  proyek sering  disebut  sebagai  wakil  proyek (project  reperesentative) yangmemberikan pertanggungjawaban secara langsung kepada Manajer Proyek..

## DAFTAR PUSTAKA
Asa,  M.  F.  dkk.  (2008).  “Faktor-Faktor Kritis dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM)  untuk  Optimasi  Profitabilitas dan  Daya  Saing  Perusahaan  Jasa Konstruksi  di  Indonesia”  Jurnal
Teknik  Sipil,  Vol.15 No.3 Desember, ISSN 0853-2982. Budihardja,  S.  &  Indryani,  R.  (2010). “Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Pada Proyek Konstruksi Gedung di Surabaya”. ITS
Surabaya. Gammahendra,  F,  dkk.  (2014).  “Pengaruh Struktur Organisasi terhadap Efektivitas  Organisasi  (Studi  Pada Persepsi Pegawai Tetap Kantor Perwakilan  Bank  Indonesia  Kediri)”. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol. 7 No. 2  Januari 2014.
Juniarti,  A.  T.  (2009).  “Pengaruh  Struktur Organisasi  dan  Kepemimpinan  pada
Kinerja Pegawai PT Bumitama Gunajaya Agro”.Trikonomika, Volume  8,  No.  2,  Desember  2009, Hal. 90–95.
Semuel,  H.  &  Joni,  Z.  (2011).  “Pengaruh
Sistem Manajemen Mutu Iso Terhadap  Kinerja  Karyawan  Melalui Budaya  Kualitas  Perusahaan  (Studi Kasus PT. Otsuka Indonesia Malang)”.  Jurnal  Manajemen  dan Kewirausahaan, Vol.13, No.2, September 2011: 162-176
Soekiman, A. dan Natalia. (2009). “Penerapan  Konsep Total  Quality Management (TQM) pada Perusahaan Konstruksi  di  Indonesia”.  Konferensi Nasional Teknik Sipil 3. Jakarta.