## SISTEM INFORMASI KENAIKAN GAJI POKOK BERKALA (STUDI KASUS: STIKOM UYELINDO KUPANG)
Kornelia Ara Koli 1 dan Donna Setiawati 2

## Abstrak :
Penggajian merupakan salah satu  proses dalam organisasi yang  rentan terhadap  masalah. Pengolahan data gaji yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya dalam pembayaran gaji, sehingga akan  mempengaruhi  kinerja  karyawan. STIKOM  Uyelindo membutuhkan  sistem penggajian yang mencakup sekaligus sistem yang dapat memberikan informasi secara otomatis mengenai kenaikan gaji pokok berkala. Gaji pokok berkala akan otomatis berubah berdasarkan masa kerja dan pendidikan terakhir. Hasil implementasi sistem baru ini dapat menghasilkan sistem informasi kenaikan gaji pokok berkala secara otomatis, sehingga mempermudah bagian keuangan untuk mengetahui dengan cepat karyawan yang mengalami perubahan gaji.
Kata Kunci : Sistem, Informasi, Gaji Pokok, Penggajian

## 1. PENDAHULUAN
STIKOM  Uyelindo  Kupang  merupakan salah satu  Perguruan Tinggi yang ada di Kota Kupang  Provinsi  Nusa Tenggara Timur  dan dalam  kegiatan  administrasinya  telah menggunakan teknologi  informasi. Salah  satu kegiatan administrasi yang telah menggunakan teknologi informasi  adalah penggajian, hanya saja  sistem  yang  lama  ini  masih  memiliki kelemahan  seperti  belum  adanya  sistem kenaikan  gaji  pokok berkala secara  otomatis. Kelemahan pada sistem lama itu mengakibatkan informasi  kenaikan  gaji  pokok  berkala  yang diterima  oleh karyawan  seringkali mengalami keterlambatan.  Sehingga  misalnya  seorang karyawan pada bulan Januari 2014 seharusnya mengalami kenaikan gaji pokok berkala, namun karena tidak adanya sistem informasi  tentang masa  kerja  dan  kenaikan  gaji  pokok berkala maka proses kenaikan  gaji pokok berkalapun mengalami  keterlambatan  hingga  beberapa bulan. Gaji  dan  upah  merupakan  bagian  dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai  hak  dari  prestasi  mereka,  juga  sebagai motivator dalam bekerja. Mulyadi (2001:373) mengemukakan  bahwa  gaji  umumnya merupakan  pembayaran  atas  penyerahan  jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang  jabatan  manajer,  sedangkan  upah umumnya  merupakan  pembayaran  atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana  (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara  tetap  perbulan,  sedangkan  upah dibayarkan  berdasarkan  hari kerja,  jam  kerja atau  jumlah  satuan  produk  yang  dihasilkan. Sehingga dapat dikatakan bahwa masalah  gaji atau upah ini sangat rentan jika tidak ditangani secara serius. Pembayaran gaji yang terlambat maupun kenaikan  gaji berkala terlambat akan dapat berdampak pada kinerja karyawan.
Ara Koli 1 , Adalah Alumnus Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Uyelindo Kupang Setiawati 2 , Adalah Dosen Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Uyelindo Kupang  50
Keadaan seperti diatas seharusnya tidak terjadi  jika  lembaga  mempunyai  sistem informasi  penggajian  yang  baik.  Menurut Rahmat dan Ibrahim (2005) Sistem Informasi
Manajemen  (SIM)  sebagai  sistem  yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung  operasi,  manajemen,  serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem  Informasi”.  Sistem  informasi penggajian dapat dirancang dan dibuat  sesuai dengan kebutuhan lembaga. STIKOM Uyelindo Kupang  membutuhkan  sistem  informasi penggajian yang tidak hanya mendata karyawan dan  memproses  penggajian saja namun lebih dari itu yaitu sistem yang memiliki alarm atau peringatan dini  kenaikan  gaji  pokok berkala. Tentunya  dengan  adanya  sistem  otomatis  ini akan membantu manajemen dalam hal ini pihak yayasan untuk  mengambil  keputusan  dengan cepat dalam memberikan kenaikan gaji pokok pada karyawannya. Kebutuhan  akan  sistem  informasi penggajian  ini  didukung  oleh  penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh  Pramawanti (2003)  yang  melakukan  penelitian  membuat sistem penggajian dan  pengupahan  karyawan pada  PT.  Supersonic  Chemical  Industry  di
Gunungkidul.  Peneliti  lainnya  yaitu  Giyarti (2006)  juga  melakukan  penelitian  dengan membuat  sistem  penggajian  pegawai  pada Puslibang SDA Balai Sobo Yogyakarta. Berdasarkan  penjelasan  diatas  maka, permasalahan  yang ditemukan adalah adanya kebutuhan  mempunyai  sistem  informasi penggajian  khususnya  kenaikan  gaji  pokok berkala. Oleh karena itu tujuan dari penelitian
ini adalah  menghasilkan aplikasi  pengolahan data-data penggajian khususnya data kenaikan gaji  pokok  berkala  pada  STIKOM  Uyelindo Kupang.

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan.  Pertama  yaitu  menyiapkan  bahan- bahan yang digunakan dalam merancang Sistem Informasi  Kenaikan  Gaji  Pokok  Berkala  ini yaitu:
a. Dokumen-dokumen arsip (Data  mengenai kepegawaian  di  ruang  lingkup  STIKOM Uyelindo Kupang). b. Contoh-contoh  formulir  (berupa formulir ijin  kerja  karyawan,  formulir  absensi karyawan, dan slip gaji karyawan). c. Laporan-laporan (laporan-laporan mengenai data Penggajian serta surat-surat penggajian lainnya) d. Berbagai  data  yang  didapat  dari  hasil observasi peneliti.
Bahan-bahan  diatas  diperoleh  melalui cara pengumpulan bahan dan informasi dengan turun  langsung  ke  lapangan  atau  ke  objek penelitian  dalam  hal  ini  STIKOM  Uyelindo Kupang serta melalui wawancara dengan pihak yang  berkepentingan  yaitu  yayasan,  bagian personalia dan bagian  keuangan.  Selanjutnya tahap kedua setelah menyiapkan bahan-bahan yaitu menganalisa sistem yang sedang berjalan. Hasil analisa merupakan usulan perbaikan atas sistem yang lama. Gambaran usulan sistem yang baru  secara  garis  besar  ditampilkan  dalam bentuk  bagan  dokumen  seperti  terlihat  pada gambar 1.
 51 Ara Koli 1 , Setiawati 2 dan Belalawe 3 , Sistem Informasi Kenaikan Gaji Pokok Berkala (Studi Kasus : STIKOM Uyelindo Kupang)
Pada  Gambar 1 dapat dijelaskan bahwa karyawan  memberikan  dokumen  karyawan berupa  biodata  lengkap  ke  bagian  keuangan untuk selanjutnya dimasukkan dan di proses ke dalam  database.  Permohonan  kenaikan  gaji berkala diberikan ke pimpinan yang selanjutnya data  tersebut  diberikan  ke  bagian  keuangan untuk diproses. Data-data yang sudah diproses kedalam database akan menghasilkan beberapa laporan  seperti  laporan  slip  gaji,  laporan kenaikan  gaji pokok  berkala dan rekapitulasi
Gambar 1. Flowchart Dokumen
data  secara  keseluruhan.  Laporan-laporan tersebut diberikan ke pimpinan dan yayasan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil implementasi dari sistem informasi penggajian ini adalah tampilan awal antarmuka berupa  form  login.  Pada  form  login  dibagi kedalam 2 (dua) kategori hak akses yaitu hak akses sebagai Kepala BAU dan hak akses Ketua Yayasan/Pimpinan (Ka. Yayasan). Form login seperti pada Gambar 2.
 52
Jurnal Ilmiah

## FLASH Volume 1
Nomor 1    Desember  2015
Jika  pada form  login  terisi dengan data yang benar maka selanjutnya akan masuk pada form menu utama. Pada menu utama terdiri dari beberapa  menu  seperti  ditunjukkan  pada Gambar 3 sebagai berikut: a. Menu Master Data merupakan menu yang berisi  data  jabatan  struktural,  jabatan fungsional dan data karyawan. b. Menu Kenaikan Gaji Pokok Berkala untuk memasukkan  data  gaji  berkala  karyawan berdasarkan masa kerja dan tanggal masuk kerja pertama serta berdasarkan pendidikan terakhir. c. Menu Data Tunjangan untuk memasukkan data tunjangan yang diterima oleh karyawan yang  terdiri  dari  tunjangan  struktural, fungsional,  transportasi,  pengabdian, kesehatan dan hari tua. d. Menu Data Potongan dan Angsuran untuk memasukkan data pinjaman karyawan baik yang pinjam ke bank atau lembaga serta data jumlah potongan setiap bulan. Selain itu ada potongan  indisipliner  yang  merupakan potongan  bagi  karyawan  yang  terlambat masuk kerja.
a. Menu  Detail  Gaji  Karyawan  untuk memasukkan  data-data  gaji  karyawan. Didalam  data  gaji  karyawan  terdapat informasi tentang Gaji karyawan, tunjangan karyawan,  potongan  indisiliner, potongan yayasan, potongan bank serta informasi gaji bersih karyawan.
b. Menu Laporan berisi laporan slip gaji per karyawan dan laporan kenaikan gaji berkala.
c. Menu  Rekapitulasi  Penggajian  berisi laporan gaji secara keseluruhan.
d. Menu  Bantuan  Program  berisi  panduan petunjuk menggunakan program.
e. Menu Contact Yayasan berisi data alamat dan telpon kantor yayasan. Gambar 2. Form Login  53
Ara Koli 1 , Setiawati 2 dan Belalawe 3 , Sistem Informasi Kenaikan Gaji Pokok Berkala (Studi Kasus : STIKOM Uyelindo Kupang)
Informasi data gaji pokok berkala dimasukkan dalam  form seperti  pada gambar  4.  Form ini berfungsi untuk mengelola data kenaikan gaji pokok berkala.  Informasi dari Data Kenaikan
Gambar 3. Menu Utama
Gambar 4. Form Gaji Pokok Berkala
Gaji Pokok berkala dapat diketahui apabila lama kerja karyawan telah mencapai 2 Tahun dan 1 Bulan.

54
Jurnal Ilmiah

## FLASH Volume 1
Nomor 1    Desember  2015
Form detail penggajian seperti pada gambar 5 berfungsi  untuk  memasukkan  data-data  gaji karyawan. Didalam data gaji karyawan terdapat informasi  tentang  Gaji  karyawan,  tunjangan karyawan,  potongan  indisiliner,  potongan yayasan,  potongan  bank  serta  informasi  gaji bersih karyawan. Dari data detail gaji karyawan inilah dapat diketahui laporan penggajian.
Gambar 5. Form Detail Gaji Karyawan

## 4. SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  ini  dapat disimpulkan bahwa sistem informasi kenaikan gaji  pokok  berkala  pada  STIKOM  Uyelindo Kupang sudah sesuai dengan kebutuhan sistem yang  ada pada lembaga ini. Setelah dilakukan pengujian pada  sistem yang baru  ini hasilnya adalah bahwa sistem mampu memberikan solusi atas  permasalahan  yang  ada  yaitu  mampu memberikan  informasi  yang  tepat  tentang kenaikan gaji pokok berkala secara otomatis. Saran yang dapat diberikan bagi peneliti lainnya untuk pengembangan sistem ini adalah: a.Membuat  sebuah  trigger  untuk  memicu kenaikan gaji pokok berkala sehingga pada saat aplikasi  ini dijalankan maka, perubahan pada gaji berkala dapat terupdate secara otomatis b.Membuat  sistem  secara client  server yaitu menghubungan  sistem penggajian ini  dengan aplikasi  lain  yang  masih  berada  dibawah naungan YAYASAN UYELEWUN KUPANG.

## DAFTAR PUSTAKA
Giyarti, Arif.  2006. Pengembangan  Sistem Informasi  Penggajian  Pegawai  Pada Puslibang Sda Balai Sobo Yogyakarta. Skripsi . STMIK AMIKOM. Yogyakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga,
Cetakan  Ketiga,  Penerbit  Salemba Empat, Jakarta Pramawanti,  Rani.  2003. Analisis  Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan  Karyawan  Pada  PT. Supersonic  Chemical  Industry Gunungkidul .  Skripsi.  STMIK AMIKOM. Yogyakarta. Rahmat M,  Samik Ibrahim. 2005. Penelitian Bidang Sistem Informasi Managemen Di  Indonesia  (SIMDI):  Quo  Vadis?. Jurnal Sistem Informasi MTIUI, Vol 1(2), Oktober 2005.  55
Ara Koli 1 , Setiawati 2 dan Belalawe 3 , Sistem Informasi Kenaikan Gaji Pokok Berkala (Studi Kasus : STIKOM Uyelindo Kupang)