## PENERAPAII SISTEM INFORMASI TERPADU  BERBASIS KOMPUTER DI PERGURUAI\ TINGGI
Rizky Dermawan ')

## ABSTRAI{
Inlarmasi adalah  sumber  daya yang vital bagi sebuah organisasi bisnis, perusahaan. Kelalaian perusahaan  dalam  mengatur arus informasi  internal dan eksternal dari dan ke luar organisasi secara akurat, elfekti[  dan ellisien akan menghambat  kegiatan  operasional  sehari-hari.  Selain  itu,  pemuasan nilai  pelanggan akan terhambat yang pada akhirn-t a mengimbas  pada  peningkatan kinerja, kualitas,  dan  reputasi  dari  perusahaan  -yang bersangkutan,
Sistem informasi berbasis komputer alat yang dapat digunakan perusahaan dalam memuaskan Kegiatan yang dapat  menambah nilai baik bagi perusahaan terutama sekali pelanggan dapat diraih dengan ellektif dan elfrsien serta optimal melalui sebuah Wnerapan sistem informasi yang terpadu berbasis komputer.
Perguruan tinggi tidak terkecuali juga memerlukan  Wnerapan  sistem informasi berbasis komputer. Keadaan lingkungan internal  dan eksternal  organisasi krsebut merupakan faktor pendorong pentingya  penerapan sebuah sistem  informasi yang dapat mengakomodasi kepentingan, kebijaksanaan, dan  strategi lembaga  dengan kepentingan, kebutuhan,  dan keinginan para siswa. Bagaimanapun juga, keun- tungan  kompetitif sebuah intitusi pendidikan terletak  pada  keterpaduan harmonis seluruh  sistem  di lembaga  tersebut.

## Pendahuluan
Kebutuhan akan  teknologi informasi adalah  merupakan hal yang mutlak bagi sebuah  organisasi. Apapun bentuk dari organisasi tersebut dan bergerak di bidang kemasyarakatan tertentu, maka penerapan teknologi  informasi  merupakan hal 1,ang tidak dapat ditawar-tawar lagi. Pertum- buhan  dan kemajuan dari sebuah organisasi akan lebih terbantu dengan penggunaan teknologi informasi dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan  pencapaian tujuan dari organisasi.  Terdapatnya keterbatasan atas  sumber daya dan kendala-kendala pengalokasian  sumber daSza tersebut ke arah peningkatan kinerja dan nilai organisasi
menambah kerumitan  masalah yang dihadapi  organisasi.
Perguruan tinggi sebagai bagian dari organisasi pun rentan terhadap masalah- masalah yang  demikian.  Sejalan  dengan era otonomi kampus dan persaingan  antar perguruan tinggi yang semakin ketat,  maka sebuah lembaga  sudah harus pula memikir- kan pendayamanfaatan seluruh sumber daya yang  dimilikinya  ke arah peningkatan kinerja  dan nilai tambah bagi para stake- holdersnya. Jika lembaga ingin turut serta sebagai pemain ),ang  baik  dalam  persaingan dunia pendidikan,  maka tidak ada jalan  lain selain menerapkan sejumlah tertentu pende- katan manajemen modern dalam pembu-
t't Rizky Dermawan  adalah  Dosen Program'Administrasi Perkantoran ]urusan Pendidikan  Ekonomi FPIPS UPI
28 MANAIERIAL,  VOL. 1, NO. 1, JUU 2OO2 :28 - 34
atan hebijahsanaan dan kegiatan opera- sional sehari-harinya.
Salah satu dari bentuk pendekatan manajemen modern  adalah penerapan sis- tem informasi berbasis komputer. Sebuah sistem informasi  berbasis komputer merupa- kan sistem informasi yang menggabungkan beberapa kemampuan  teknologi informasi dalam manajemen  seperti;  Sistem  Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Manaje- men (SIM), Sistem Informasi Sumber  Daya Manusia (SISDM),  Decision Support System (DSS), dan sistem informasi  yang terinteg- rasi dengan Internet, untuk menghasilkan iuformasi  yang  dibutuhkan  dalam pengam- bilan keputusan jangha pendek, menengah, atau panjang. Sistem informasi  yang  terin- tegrasi  secara penuh  dapat meningkatkan elfisiensi  operasiona.l organisasi  tersebut.
Agar sistem  tersebut dapat dikelola se- cara optimal,  maka diperlukan keterpaduan kesamaan visi dan cara pandang terhadap pentingya  penerapan dan pemanfaatan sistem informasi berbasis komputer. Sistem terintegrasi penuh yang diterapkan dan digunakan dengan ellektif dan  effisien  dapat membantu  perguruan  tinggi meningkatkan daya saingnya dan terutama sekali mem- bantu peningkatan nilai tambah  bagi para dosen dan  lulusannya.
Artikel ini membahas mengenai  bebera- pa keuntungan  dari penerapan sistem infor- masi berbasis komputer yang terpadu di sebuah perguruan tinggi sebagai alat  untuk meraih daya saing organisasi. walaupun de- mikian,  terdapat pula kendala-kendala  da- lam penerapan  sistem semacam ini. Kenda- la-hendala tersebut bagaimanapun  juga berada di luar batasan bahasan artikel ini.
Konsep Sistem informasi berbasis Komputer Perkembangan  Sistem Informasi Berbasis Komputer
Perkembangan sistem  informasi berbasis komputer  merupakan bentukan dari per- kembangan kebutuhan individu  dan orga-
uisasi bisnis. Perusahaan-perusahaan di negara maju membutuhkan sebuah  sistem terpadu yang  dapat  memberihan  kepada  me- reka  segala  informasi penting bagi pengam- bilan  keputusan dan  pembuatan  strategi.
Pada awal perkembangannya, sis-tem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System-CBIS) menfo- kushan kajian pada data  saja. Nama yang diberikan pada sistem tersebut adalah pengolahan  data elektronik (Electronic  Data Processing-EDP) atau disingkat  sebagai Data Processing  (DP). Pada saat  tersebut,  Sistem Informasi Akuntansi (SIA) telah dikembang- kan sebagai bagian dari perhitungan  tran- saksi-transaksi bisnis perusahaan. Sistem tersebut merupakan produk sampingan dari akuntansi  perusahaan.  Kemudian,  ketika kebutuhan  akan manajemen informasi  men- jadi bagian dari strategi perusahaan maka perusahaan mulai mengembangkan  apliaksi Sistem Informasi Manajemen (SIM). Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah pendekatan terorganisir untuk mengumpulkan  sejumlah data dari dalam dan luar organisasi dan memproses  data tersebut untuk menghasilkan laporan informasi  yang akurat  dan terbaru bagi para pengambil keputusan.
Sistem ini mempunyai dua fungsi uta- ma. Pertama, sistem ini secara sistematis mengumpulkan data internal dari dalam perusahaan,  seperti persediaan bahan men- tah, kebutuhan bahan baku, kegiatan produksi,  biaya-biaya,  harga, jumlah peker- ja, dan mengumpulkan  data eksternal seper- ti, posisi  pasar para  pesaing, lingkungan, trend pasar, hukum  dan peraturan yang berkenaan  dengan  bisnis, perubahan  factor- faktor demogralis, dan  perubahan pemasok barang.  Kedua,  SIM  memproses  keseluruhan data internal dan eksternal, mengelom- pokkan data sesuai dengan fakta, menga- nalisis data tersebut dan merangkumnya dalam sebuah format  yang  standar. Hasil dari  kedua fungsi tersebut  ditransformasikan ke dalam  informasi. Pada  organisasi  bisnis kecil dan menengah kebutuhan akan SIM
Penerapan  Sistem  Informasi Terpadu  Berbasis Komputer di ....  (Rizky  Dermawan) 29
ini tidak begitu rumit dan  penting.  Namun untuk perusahaan-perusahaan  besar  deng- an skala operasi yang luas melampaui batasan  negara, maka sistem iniormasi yang lebih canggih merupakan konsep yang penting  dan sangat dibutuhkan.
Kebutuhan akan sebuah  sistem yang lebih canggih  mendorong pengembangan SIM sebagai alat pendukung pengambilan keputusan @ecision  Support Sysem-DSS). DSS dibentuk untuk memberikan informasi yang akurat  dan  relevan  guna membantu penentuan keputusan  pada seluruh ting- katan manapun di dalam organisasi.  Tidak seperti SIM yang memfokuskan pada penyediaan informasi  bagi para pengambil keputusan, maka DSS ini memfokuskan penyediaan informasi bagi seluruh lini di organisasi  sehingga  penyebaran informasi yang  penting  bagi kegiatan bisnis  merata.
Pada saat pengembangan  DSS dilaku- kan, pengembangan dari aplikasi komputer dilakukan pula pada otomatisasi kantor
Informasi
Gambar 1. Model Sistem Informasi  Berbasis Komputer
(Office Automation-Ao).  Aplikasi otoma- tisasi kantor ini dapat dilihat saat in dalam bentuk  konferensi jarak jauh (Tele-conferen- cing), surat elektronik (Electronic Mail) dan perhitungan waktu elektronik (Electronic
Calllendering).  Saat ini AO  terus dikembang- kan untuk mempermudah  kegiatan  bisnis.
Kemudian  sistem  informasi berbasis komputer terus  dimaksimalkan kemampu- annya sebagai alat konsultasi dalam pengambilan  keputusan  berupa sistem  pakar (Expert System-ES) dengan menerapkan kecerdasan buatan (Artificial Intellegence-
AI) bagi masalah-masalah bisnis. Keccer- dasan  buatan yang mendukun  sistem  pakar ini berbentuk seperangkat alat keras dan lunak. Dimana factor manusia tetap meru- pakan kunci utama dalam seluruh sistem informasi  terkomputerisasi ini.
Model Sistem Informasi Berbasis komputer
Integrasi dari seluruh  sistem di atas merupakan  perkembangan yang terbaru dalam bidang ini. Dengan penyatuan seluruh kemampuan dari semua sistem informasi  dan teknik-teknik pengaturan  dan penyajian  informasi  tersebut,  maka  diharap- kan hal tersebut akan  dapat memberikan dukungan yang paling  optimal dalam pengambilan keputusan baik dalam pe- ngambilan  keputusan operasional  maupun keputusan strategis.  Gambar berikut mem- perlihatkan bagaimana sistem informasi berbasis komputer  dibentuk:
Sistem  Informasi Berbasis Komputer (CBIS)
Sistem Inforrnasi Akuntansi
Sistem Informasi  Manajemen
Sistem  Pendukung Keputusan Sistem Otomatisasi Kantor Sistem Pakar
Dari gambar tersebut  tampak bahwa SIA, SIM, DSS, OA,  dan ES bersama-sama menbentuk suatu sistem, dimana sistem tersebut  dapat menjamin keamanan data, menekankan  kerjasama antar bagian  dalam organisasi, dan menjamin  penyajian  infor- masi secra  cepat dan  akurat sesuai  kebu- tuhan.
Sebuah sistem informasi yang terinteg- rasi secara penuh (Fully  Integrated  Infor- mation S],stem-FIIS) merupakan  bentuk  lan- jutan  dari sistem  informasi  berbasis kompu- ter yang dalam perkembangannya  sistem
30
MANAIERIAL,  VOL. 1, NO. 1, JULI 2OO2 :28 - 31
tersebut menyatukan  seluruh  fungsi di da- lam organisasi  secara multi level dan  antar fungsional,  Gambar di bawah menunjukkan bagaimana FIIS dibentuk dalam perusa- haau
pesat Internet. Dengan  adanya  Internet, maka akses dan penyebaran informasi terjadi dengan  lebih  mudah. Sistem infor- masi yang telah diterapkan di perusahaan tersambung dengan jaringan  sistem  infor-
Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi Sistem  Informasi
- Input - Model
- Output
- Teknologi
- Database - Kontrol
Modul Proses Informasi
Akuntansi
Modul
Proses
Produksi
Model Proses Pemasaran Fungsi Pemasaran
Gambar 2. Sistem  Informasi  Terintegrasi  Penuh
Pada gambar dapat terlihat bagaimana fungsi pemasaran, akuntansi,  dan produksi disatukan dalam  sebuah sistem informasi. Integrasi tiga  fungsi pada tingkatan mana- jemen yang berbeda  memberikan kontribusi yang  tinggi terhadap kinerja organisasi  dan setiap karyawan di organisasi. Sistem  in- formasi  terpadu yang lebih  canggih  diharap- kan dapat membantu penyelesaian  tugas melalui penyediaan informasi yang akurat sehingga penyebaran informasi dalam  orga- nisasi terjadi secara merata dan cepat. Dampak dari penyebaran informasi tersebut berguna bagi seluruh personil organisasi untuk membantu  kegiatan operasional  dan pengambilan  keputusan.
Sistem ini kemudian diperbaharui terus menerus terlebih lagi dengan hemajuan
masi dunia tersebut  sehingga konsep akses, penyebaran, dan pembagian informasi mengalir  dengan  mulus.
Aplikasi Sistem Informasi Berbasis Komputer di Perguruan tinggi
Pentingnya manajemen informasi yang baik dan unggul merupakan salah satu faktor pendukung  kemajuan  sebuah orga- nisasi. Perguruan tinggi sebagai sebuah organisasi yang bergerak di bidang  penyam- paian keilmuan dan garda terdepan bagi kemajuan suatu bangsa sangat membu- tuhkan penerapan dari sistem informasi yang berbasis  komputer dan terintegrasi penuh.  Kompleksitas  masalah yang  dihadapi baik masalah dari Iuar maupun dalam perusahaan  dapat dihadapi dengan baik jika
Penerapan  Sistem Informasi Terpadu  Berbasis Komputer  dt .... (Rizlr-1, Dermaa,an) 31
informasi yang tersedia diatur  dan disajikan dengan baik, effektif  dan effisien.
Banyak  universitas  terkemuka di negara maju  yang  telah menerapkan  sistem infor- masi berbasis komputer yang terintegrasi penuh  dalam  kelembagaannya. Sistem  yang terpakai tersebut  merdpakan bentuk adopsi dari sistem  sama yang dikembangkan  oleh organisasi-organisasi bisnis di negara- negiua maju. Penyesuaian sangat diperlu- kan  karena  subjek  serta objek  yang  dihadapi oleh perguruan  tinggi adalah manusia dan pendidikan,  dimana keduanya mempunyai karakteristik yang berbeda dibandingkan yang dihadapi oleh organisasi bisnis. Penerapan dari sistem informasi tersebut semata-mata berangkat dari pentingya lembaga  memperhatikan student's value dan menyamakan  persepsi antara  studentb value tercebut  dengan institutional value. Dalam manajemen modern keduanya dikenal sebagai konsep customer value, stake holder's  value,  dan  corporate value. Agar pencapaian  keharmonisan antara kedua nilai tersebut dapat diraih, maka penggunaan dari sistem informasi berbasis komputer yang terpadu  secara menyeluruh adalah sebuah strategi dan kebijaksanaan yang  tepat.
Berangkat dari  pentingnya pemenuhan student's  value,  maka sistem  informasi  yang diterapkan  membantu lembaga. dalam me- nyediakan layanan kemudahan bagi maha- siswanya untuk mengakses sejumlah data tertentu seperti, daftar  perkuliahan, perwa- lian melalui  Internet, bimbingan skripsi, thesis, dan disertasi via Internet dan bera- gam layanan lainnya. Keseluruhan layanan tersebut  dipadukan melalui sistem yang disebutkan.  Selain itu, rekaman data  dari para staf pengajar, dan alumni yang tersebar di banyak negara yang disimpan  di data  base dapat diambil sewaktu-waktu jika dibutuhkan. Sistem  yang  terpasang tersebut juga  membantu  para karyawan di seluruh lini manajemen untuk  saling bertukar informasi jika terdapat suatu masalah di
bagiannya. Seluruh kegiatan operasional pada  lembaga  direkam  dalam data base. Laporan-laporan arus kas, akuntansi,  tran- saksi-transaksi antar lembaga dan pihak luar, antar lembaga dan mahasiswa direkam  dengan akurat  melalui sistem ini. Untuk menyelesaikan  tugas-tugas ini, maka Sistem  Informasi  Akuntansi  (SIA) meme- gang  peranan yang penting. SIA menyedia- kan informasi  tentang  pengendalian kualitas organisasi.  Dengan  merekam seluruh  infor- masi arus  keuangan  dan penyajiannya  yang cepat dan tepat, SIA mengurangi kemung- kinan alokasi dana ke arah yang tidak menambah nilai tambah.
Untuk mempermudah  koordinasi  antara fungsi dan tingkat  yang berbeda, sistem informasi  yang  diterapkan telah  dihubung- kan  melalui jaringan  intrakampus  dan de- partemen.  Sistem yang dipakai  pada bagian ini adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM),  Sistem Pendukung Keputusan (DSS), dan sistem otomatisasi kantor (OA). SIM bertanggung jawab menyediakan  informasi bagi pimpinan  di seluruh lini dalam bentuk laporan periodik,  laporan  matematis atau- pun berbentuk laporan  khusus tentang beragam informasi  berkenaan  dengan proses belajar dan  mengajar di perguruan  tinggi. DSS menyediakan informasi sesuai dengan kebutuhan  manajer dalam organisasi  bisnis untuk digunakan sebagai informasi dalam pengambilan  keputusan. Bagi perguruan tinggi, penggunaan  sistem otomatisasi  kan- tor memungkinkan karyawan berkomuni- kasi secara efflsien baik terhadap sesama karyawan di lembaga ataupun orang-orang di luar lembaga. Sistem ini juga dapat dipakai sebagai  panduan dalam menen- tukan promosi jabatan bagi seorang karyawan  atau rotasi pekerjaan di tempat yang sesuai dengan bakat  dan  kemampuan. Melalui sistem yang  terinkgrasi penuh, sekat-sekat antara badan  fungsional dan structural  menjadi hilang.  Sistem tersebut juga memudahkan setiap staf pengajar untuk saling  berhubungan  dengan rekan sejawatnya dimanapun mereka  berada di
32
MANAIERIAL,  VOL. 1, NO. 1, ruLI 2OO2 :28 - 34
linghungan  kampus atau  rekan sejawat di luar lembaga mereha untuk  saling bertukar informasi terbaru  tentang keilmuan. Pada sistem ini, laporan  periodik penelitian maupun laporan  penelitian lainnya yang berkenaan  dengan  perkembangan keilmuan yang  dipakai sebagai bahan  acuan  untuk proses belajar mengajar dipertukarkan dengan elffektif dan  elftsien.
Selain itu, terintegrasinya  sistem infor- masi dengan komputer  membantu  pihak lembaga memantau  setiap  saat perkembang- an akademik dari para siswanya.  Rekaman terbaru dari data-data mahasiswa direkam di data base yang kemudian jiha diperlukan dapat  diambil dan dikirim kepada para dosen wali untuk ditindahlanjuti.  Tidak saja informasi hasil akademik dikirim ke para dosen wali, namun juga para orang tua siswa akan menerima informasi  yang seru- pa. Dengan demihian  terdapat  kerja sgma yang harmonis  antara Iembaga dan orang tua siswa. Dalam sistem ini, mahasiswa dengan  potensi  akademik yang memperli- hatkau  penurunatr lebih mudah untuk dibantu,  karena data yang didapat tentang diri mereka sangat akurat sehingga  dalam proses konseling,  lembaga  dapat  membantu mereka.  Kecurangan untuk mengambil kuliah di luar batas Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)  dapat juga dihindari. Kare- na dengan  sistem tersebut, para mahasiswa yang dapat mengakses komputer  melalui Internet untuk melakukan pendaftaran ulang  dan  pengambilan mata kuliah bagi semester selanjutnya, akan ditolak untuk mengambil mata kuliah  lebih dari yang disyaratkan  berdasarkan atas nilai IPKnya.
Lebih lanjut, aplikasi  sistem informasi yang berbasis komputer  merupakan  wahana peningkatan mutu lembaga. Dalam bentuk yang lebih  luas lagi, maka mutu dunia pendidikan itu sendiri  akan terbantu melalui aplikasi sistem informasi ini. Hubungan dengan lembagaJembaga terkait, para praktisi, dan orang-orang ]iang menaruh perhatian terhadap dunia  pendidikan dapat terjalin dengan mudah. Para pimpinan
perguruan tinggi dapat saling  berhubungan dengan para bawahannya tanpa melalui batasan-batasan struktural.  Sekat antara atasan dan bawahan  menghilang dengan adanya  penerapan sistem yang demikian. Sekat  secara struktural  Iahiriah  tetap ada, namun sekat dalam  bentuk komunikasi yang  ketat menghilang.  Dengan menghi- langnya batasan-batasan tersebut, maka komunikasi  yang harmonis  dan erat akan terjadi.  Selain itu pula,  para pimpinan dapat selalu memantau jalannya kegiatan opera- sional kelembagaan. Dengan  adanya  sistem inlormation  retrieval, maka informasi terse- trut  akan saugat  membantu  lembaga,  maha- siswa, dan stakeholders dalam mening- katkan  kualitas  dunia  pendidikan itu sendiri. Bagaimanapun juga, kerjasama dan persa- maan persepsi antara ketiga variabel terse- butlah yaug akan menentukan  keberhasilan dari beragam  penerapan  konsep  manajemen modern di perguruan tinggi,  yang salah satunya adalah  penerapan sistem informasi berbasis komputer _r'ang terintegrasi secara penuh.

## Kesimpulan
Informasi merupakan sumber daya yang penting dalam dunia pendidikan. Sebuah sistem informasi terpadu berbasis komputer  merupakan  bentuk terapan dari pendekatan  manajemen modern dalam perguruan  tinggi.  Terdapat  begitu banyak nilai tambah dari penerapan sistem informasi berbasis komputer yang telah terintegrasi  secara penuh di perguruan tinggi. Suatu kelebihan yang  dapat dipakai sebagai alat untuk menyeimbangkan dan menyamakan c€ua pandang antara kepen- tingan dan uilai lembaga  dengan keuntung- an dan  nilai mahasiswa  serta  stakeholders. Pada akhirnya, seluruh pihak akan  diun- tungkan dengan  penerapan  sistem ini. Kare- na bagaimanapun juga nilai dan kualitas dunia pendidikan  terletak  pada tanggung jawab  semua pihak.
33
Penerapan  Sistem Informasi  Terpadu  Berbasis Komputer di .... (Rizl;-r, Dermawan)

## Daftar  Pustaka
Bruch, f. G., and  G. Grunitsky.  1989. Infor- mation  System:  Theory  and Practices. 56 Edition.  John willey and  Son.
Grilfin, R. W., and Ronald. I. E. 1996. Business.4th  Edition. Preietice Hall, Inc.
Raymond Mc. Ieod, !r. 1995. Management Inlormation Systzms: A Study  of hmputer Based Information S-ustcms. 66 Edition.  Prentice  Hall,  Inc.
Strassmann, G. 1985. Information  Payoll New York: Free  Press.
Straub, l. T., and Ral,rnond. F. A. 1994. Intoduction to Businas. 5e Editon. lnternational Thomson Publishing.
Weill, P. 1992.  Managiag  the fT Invesbnent Pyranid for bmpetitive Advantage. Aushalia: Graduate Scholl of Mana- gement-Universi[,  of Melbourne.
Willcocks, L. 1996.  Investing in Information Systems. [ondon: Chapman and Hall.
34 MANAIERIAL. vOL. 1. NO. 1. JULI 2OO2 :28 - 34