## PEMBUATAN INDEKS BERANOTASI JURNAL TEKNIK SIPIL KOLEKSI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI PAPADANG
Dilla Syafitri 1, Marlini 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang email: dilasyafitri362@gmail.com

## Abstract
Making  An  Annotated  Index  of  Civil  Engineering  Library  Collection Journal  Padang  State  Polytechnic.  Journal  Library  and  Archival Information Study Program. Indonesian and Regional Languages and Literature  Department.  Faculty  of  Social  and  Arts.  Padang  State University. In this paper discussed about making an annotated index of civil engineering journals from the Padang Polytechnic library. The purpose  of  this  study  was  to  describe  the  indexing  process  with annotations  in  management  thesis  at  the  Padang  State  Polytechnic library. The method used is descriptive method which is explained as it  is.  Data  was  collected  by  direct  observation  and  filing  interviews with librarians at the Padang State Polytechnic Library. The process of  making  an  annotated  index  is  (1)  initial  observations  of  Civil Engineering  Journals  conducted  directly  at  the  Padang  State Polytechnic Library, after observations the journal collection consists of  7  journals,  and  160  articles;  2)  Selection  of  Civil  Engineering Journals  at  the  Padang  Polytechnic  Library,  after  collection  and selection,  the  journal collection  consists of 7  journals,  copies  and  60 articles;  (3)  making  a  journal  description  is  done  by  recording annotated  index  data.  The  information  recorded  is  the  name  of  the journal, volume, month and year of publication of the journal, article title, author's name, and article page number; (4) article annotation, aims  to  provide  a  description  of  the  contents  to  the  user.  Making annotations is done by first reading the entire article, understanding the  purpose  of  the  article;  (5)  determining  keywords  that  aim  to simplify  and  accelerate  information  retrieval.  Keywords  are  taken from the article title, article abstract, and article content; (6) indexing of  journal  articles  with  several  provisions  such  as  index  of  author names, index of titles and index of keywords arranged in alphabetical order; (7) Typing an annotated index.
Keywords : annotated index; civil engineering journal
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda Maret 2019.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang

## A. Pendahuluan
Perpustakaan  Merupakan    contoh  lembaga  yang  paling  baik  untuk menggambarkan  masalah  keterbukaan  informasi,  tujuan  didirikan  Perpustakaan  untuk memenuhi  kebutuhan  masyarakat  akan  informasi.  Selain  penyedia  informasi perpustakaan    juga  berfungsi  melayani  setiap  pemustaka  yang  dilayani  membutuhkan informasi  yang  berbeda-beda  untuk  itu  sebagai  penyedia  informasi  perpustakaan  harus memiliki  informasi  yang  beragam.  Beragam  informasi  yang  dimiliki  perpustakaan membuat  pustakawan  harus  lebih  baik  lagi  dalam  melakukan  pengolahan  terhadap koleksi  yang  ada.  Sehingga  ketika  membutuhhkan  informasi,  pemustaka  dapat  mencari sendiri koleksi ke rak dan temu kembali informasi tersebut lebih cepat.
Perpustakaan  merupakan  salah  satu  pusat  informasi,  sumber  ilmu  pengetahuan, tempat  penelitian  dan  rekreasi  bagi  pengguna  perpustakaan  serta  memberikan  layanan lainnya. di sebuah perpustakaan terdapat aktifitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan dan  penyajian  serta  penyebaran  informasi.    Perpustakaan  pada  prinsipnya  mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu pertama, mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang  kegiatan  dan  misi  organisasi  serta  pengguna  yang  akan  dilayani.  Kedua, melestarikan,  memelihara,  dan  merawat  seluruh  koleksi  perpustakaan,  agar  tetap  dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak cepat rusak baik karena pemakaianya maupun karena  usia  koleksi  tersebut.  Ketiga,menyediakan  dan  menyajikan  informasi  untuk  siap dipergunakan.
Sebagian  besar  masyarakat  beranggapan  bahwa  perpustakaan  hanya  merupakan tempat  tumpukan  buku  tanpa  mengetahui  pasti  ciri  dan  fungsi  perpustakaan  yang sebenarnya. Ada beberapa ciri yang perlu diketahui oleh masyarakat diantaranya adalah tersedianya  koleksi,  sarana  prasarana,  pustakawan  dan  mengunjung  serta  adanya  suatu unit  kerja.  Oleh  karena  itu  faktor-faktor  tersebut  dapat  memengaruhi  tingkat perkembangan perpustakaan.
Perpustakaan  Politeknik  Negeri  Padang  Merupakan  Perpustakaan  Perguruan Tinggi  yang  mempunyai  tungas  untuk  memperlancar  pelaksanaan  tugas  instansi  serta sebagai tempat sumber informasi bagi pemustaka-pemustaka di perpustakaan Politeknik Negeri  Padang  adalah  mahasiswa,  dosen  dan  civitas  akademika.  Mahasiswa  merupakan pemustaka  yang  paling  aktif  dalam  memanfaatkan  sumber  informasi  yang  ada  di perpustakaan.
Sejauh ini sudah diketahui bahwa kebutuhan setiap pemustaka pasti berbeda akan informasi. Dalam hal ini perpustakaan Politeknik Negeri Padang menghimpun semua jenis informasi  yang  berasal  dari  berbagai  sumber  misalnya  pembelian,  sumbangan,  maupun hadiah dari seseorang dan berbagai bentuk misalnya dalam bentuk monograf dan terbitan berseri.  Penghimpunan  semua  jenis  koleksi  ini  ditunjukan  agar  pemustaka  bisa memperoleh  informasi  yang  dibutuhkan  tidak  hanya  dari  satu  jenis  sumber  saja melainkan dari berbagai jenis.
Koleksi terbitan berseri yang di himpun di perpustakaan Politeknik Negeri Padang adalah  jurnal,  majalah,  bulletin  warta,  prosiding  dan  news  letter.  Dalam  observasi  dan pengamatan langsung di Perpustakaan Politeknik Negeri Padang.

## 1. Pengertian Indeks
Prastowo    (2012:128)  menyatakan  indeks  yaitu  daftar  istilah  yang  disusun berdasarkan  urutan  abjad  atau  dengan  susunan  tertentu  dan  disertai  keterangan  yang menunjukan tempat istilah tersebut.
Kata indeks berasal dari bahasa inggris indeks yang berasal dari kata indicare yang berani menunjukkan.  Sinaga(2011:51) menyatakan indeks merupakan daftar kata, istilah yang  disusun  secara  sistematis  serta  biasanya  memberikan  informasi  tentang  suatu  hal dan  menunjukkan  dimana  atau  pada  halaman  berapa  saja  kata-kata  atau  istilah-istilah tersebut dapat ditemukan.
Suwarno (2010:97) meyatakan indeks adalah daftar berisi petunjuk, lebih tepatnya indeks  merupakan  daftar  sistematis,  mengandung  istilah  frasa  (menyatakan  nama pengarang,  judul,  konsep,  dan  sebagainya)  yang  dilengkapi  dengan  penunjuk  ke  isi  satu atau serangkaian dokumen, koleksi dimana istilah atau frasa tersebut ditemukan.
Syahyuman  (2012:3)  menyatakan  indeks  adalah    buku  yang  memuat  informasi mengenai halaman dimana terdapat masing-masing kata atau istilah di dalam karya yang berjilid banyak. Indeks disusun secara alfabetis.
Berdasarkan pengertian dari beberapa para ahli tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa  indeks  adalah  salah  satu  alah  telusur  informasi.  Indeks  berisi  nama,  subjek,  kata kunci  atau  topic  lain  yang  disusun  berdasarkan  urutan  abjad  atau  susunan  terentu. Biasanya  terletak  pada  bagian  akhir  buku,  yang  dapat  mempermudah  proses  temu kembali.

## 2. Tujuan pembuatan Indeks
Silvana (dalan marianti, 2015:6) tujuan pembuatan indeks adalah:
(a) memudahkan  pengguna  merujuk  pada  informasi  yang  dibutuhkan;  (b) membuat daftar yang lain susunannya dengan daftar isi; (c) agar pengguna tidak  perlu  membaca  semua  isi  buku;  (d)  supaya  pengguna  dapat menemukan  dimana  informasi  yang  dicari  itu  berada;  (e)bagar  karangan atau  artikel  yang  data  digunakan  untuk  keperluan  penelitian  atau penulisan  dapat  disimpan  datanya  tanpa  ada  kekhawatiran  akan kehilangan sumbernya; (f) untuk dapat menemukan kembali rekaman atau dokumen yang tidak dikelola dan disimpan melalui proses indexing.
Sulistyo-basuki  (1992:96)  mengemukakan  tujuan  pengindeksan  ialah  menjawab pertanyaan pemakai mengenai tujuan sebuah dokumen serta apa manfaat baginya. Untuk menjawab  pertanyaan  tersebut  biasanya  pengindeks  mengingat  tajuk  umum  berupa subjek ancangan, cara, waktu, dan ruang.
Jadi  dapat  disimpulkan  bahwa  indeks  bertujuan  untuk  memberikan  kemudahan kepada pengguna dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.

## 3. Fungsi Indeks
Sinaga  (2011:51)  indeks  merupakan  daftar  kata,  istilah  yang  disusun  secara sitematis.
Menurut silvana(dalam marianti, 2015:5) fungsi indeks adalah
(a) memberikan  layanan  kepada  pengguna  untuk  memudahkan  penemuan artikel-artikel  yang  diperlukan;  (b)  menjadi  jembatan  antara  penerbit  dan konsumen dengan memperoleh keinginan atas istilah-istilah tersebut.
Menurut Lasa (2009:110) indeks memiliki fungsi sebagai:
(a) pencapaian  efesiensi;  (b)  memberikan  informasi  lebih  lengkap  dan tepat; (c) merinci subjek menjadi unit-unit pengertian yang lebih kecil. Jadi dapat  disimpulkan  fungsi  indeks  adalah  memberikan  petunjuk  kepada pemustaka dalam mencari informasi dengan menggunakan indeks. Menurut Rahayu (2014:332) menjelaskan fungsi indeks umumnya adalah (a) memberikan  pengarahan  kepada  pembaca  bahwa  informasi  yang lengkap  dapat  ditemukan  pada  sumber  yang  ditunjuk  itu;  (b) mengungkapkan  suatu  masalah  secara  lengkap  dan  detail,  karena  indeks disusun untuk mengungkapkan suatu objek topik yang mungkin terdapat di berbagai sumber.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Berdasarkan  pendapat  di  atas  disimpulkan  bahwa  fungsi  indeks  adalah  sebagai petunjuk  dalam  memberikan  pengarahan  kepada pengguna  bahwa  informasi  yang  dicari dapat  ditemukan  pada  sumber  yang  ditunjuk  itu,  dan  memberikan  informasi  secara lengkap dan detail dengan petunjuk yang telah disusun.

## 4. Bahasa Indeks
Silvana  (dalam  marianti,  2015:8)  menjelskan  bahasa  yang  digunakan  dalam pembuatan indeks meliputi:
(a) controlled  indexing language (bahasa  Indeks    bebas),  merupakan  kata atau  istilah  yang  terdapat  pada  daftar  tajuk  subjek;  (b) free  indexing languange (bahasa  indeks  bebas),  marupakan  kata  atau  istilah  sesuai dengan  subjek  dipergunakan  dalam  istilah  indeks. Free indexing language merupakan  bahasan  yanag  dikenal  dalam  indeks  komputer;  (c) natural indexing languange (bahasa indeks alami), merupakan pemakain kata atau istilah  sesuai  dengan  bahasa  yang  dipergunakan  oleh  pengarang  atau dokumen tersebut.
Sulistyo Basuki (2004: 238), menjelaskan bahasa indeks sebagai berikut: (a) Indeks  menggunakan  kosakata  ysng  dspst  dipahami  pemakai.  Bila memakai  adalah  umum  bahasa  indeks  harus  mendekati  bahasa  indeks harus mendekati bahasa sehari-hari dan mudah dipelajari; (b) pada system mekanisasi,  format,  sintakis  dan  kosakata  bahasa  indeks  harus  setara dengan  computer,  bahasa  indek  memerlukan  ketentuan  yang  lebih  baik dibandingkan  dengan  system  non  mekanis;  (c)  bahasa  indeks  hendaknya cukup  deskriptip  sehingga  menghasilkan  temu  balik  yang  tepat,  namun bahasa  indeks  tidak  perlu  terperinci  sehingga  menghambat  penelusuran;
(d)  bahasa  indeks  yang  dirancang  secara  baik  harus  berisi  ketentuan modifikasi karena bahasa dan penggunaan dokumen berubah.
Menurut  lasa  (2009:35)  bahasa  yang  digunakan  untuk  pembutan  indeks  adalah bahasa  sehari-hari  yang  digunakan  oleh  unit  informasi  untuk  mengungkapkan  isi dokumen,  pustaka,  maupun  karya  lain  untuk  memudahkan  penyimpanandan  penemuan kembali.
Dapat  disimpulkan  beberapa  jenis  bahasa  indeks  yaitu  bahasa  terkendali,  bebas, bahasa  alami  dan  tidak  menimpulkan  multitafsir  agar  pemustaka  dapat  menafsirkan indeks  tersebut  dengan  baik  sehingga  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  pemustaka  dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

## 5. Jenis Indeks
Menurut sulistyo basuki (2004:243) beberapa jenis indeks yang terbagi menjadi dua kelompok besar menurut sebagai berikut:
(a)  indeks  prakoordinasi  adalah  pengindeksan  yang  dilakukan  pada  saat mengolah  dokumen,  jadi  sebelum  pemakai  melakukan  penulusuran;  (b) indeks  pascakoordinasi  istilah  indeks  dimanipulasi,  dikombinasikan  atau dikoordinasikan pada waktu menelusur.
Lasa  (2009:111)  mengatakan  ada  beberapa  macam  indeks,  yaitu  indeks  analitik, indeks  beranotasi,  indeks  berantai,  indeks  belakang  buku,  indeks  pengarang,  dan  indeks kata kunci (KWIC).
(a) Indeks analitik adalah indeks yang disusun secara alfabetis diletakkan dibawah  topic  tertentu  yang  menunjukkan  informasi  yang  terdapat  pada
artikel  yang  disusun  dibawah  subjek  umum,  (b)  Indeks  beranotasi  adalah indeks  yang  memuat  uraian  data  bibliografis  dan  menyajikan  uraian singkat  tentang  isi,  (c)  Indeks  berantai  adalah  indeks  yang  disusun  untuk mengimpun  beberapa  entro  pada catalog berkalas,  (d)  Indeks  kata  kunci (KWIC) adalah indeks KWIC (key word in content) adalah jenis indeks yang kata kuncinya terdapat pada judul dengan susunan asalnya.

## Gambar 1. Contoh Indeks yang sudah ada
Dapat  disimpulkan  dari  beberapa  bahwa  jenis-jenis  indeks  terdiri  dari  indeks beranotasi, indeks berantai, indeks nama pengarang, indeks kata kunci, dan indeks subjek. Semua jenis indeks tersebut dapat membantu pemustaka dalam menelusur informasi.

## 6. Syarat dan Peraturan Pembuatan Indeks
Sulistyo-Basuki (2004: 165) mengatakan dalam melakukan pengindeksan perlu  menentukan  terlebih  dahulu  hal-hal  berikut:  (a)  cakupan  terbitan  berseri/surat kabar;  (b)  susunan  indeks;  (c)  peraturan-peraturan  nama  pengarang;  (d)  peraturan penulisan dan penentuan judul artikel surat kabar; (e) ketentuan tentang singkatan judul singkatan judul artikel surat kabar; dan (f) unsur yang akan dicangkup.
Menurut lasa (1994:67) peraturan mengindeks adalah sebagai berikut :
(a) Memilih tajuk yang spesifik dan popular; (b) entri disusun alfabetis; (c) sesuatu  yang  di  indeks  adalah  sesuatu  yang  akan  dimanfaatkan  oleh peminat  informasi;  (d)  penggunaan  ejaan,  bentuk  tunggal  maupun jamak  harus  konsisten/taat  azas;  (e)  apabila  diperlukan  dapat menggunakan tajuk gabungan seperti Bank and Banking; (f) penulisan nama  orang  hendaknya  selengkap  mungkin;  (g)  membuat rujukan/reference  dari  subjek  utama  ke  subjek  atau  bagian-bagian yang  berkaitan;  (h)  pembuatan  indeks  di  bidang  sejarah  dan  biografi sebaiknya dengan sistem kronologis.
Sulistyo Basuki (2004:165) juga mengatakan dalam melakukan pengindeksan perlu menentukan terlebih dahulu hal-hal berikut:
(a)  cakupan  terbitan  berseri/surat  kabar,  (b)  susunan  indeks,  (c) peraturan-peraturan  nama  pengarang,  (d)  peraturan  penulisan  dan penentuan judul artikel surat kabar, (e) ketentuan tentang singkatan judul singkatan judul artikel surat kabar, dan (f) unsur yang akan dicakup.
Jadi  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  pembuatan  indeks  harus  berdasarkan peraturan  pengindeksan.  Dan  membuat  rujukan  dari  subjek  utama  ke  subjek  yang berkaitan.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

## 7. Langkah-Langkah Membuat Indeks
Sulistyo-Basuki  (1992:95)  menyatakan  penyusunan  indeks  yang  baik  adalah mengikuti  langkah-langkah  yang  sistematis.  Langkah-langkah  tersebut  adalah  sebagai berikut :
(a) pengamatan  awal  terhadap  dokumen;  (b)  mengidentifikasi  subjek utama; (c) mengidentifikasi elemen yang dideskripsikan dan ekstraksi istilah  yang  berkaitan;  (d)  verifikasi  relevansi  istilah-istilah  tersebut; (e)  konversi  istilah  dari  bahasa  sehari-hari  ke  bahasa  dokumenter (bilamana  diperlukan);  (f)  verifikasi  deskripsi;  dan  (g)  pengaturan deskripsi  sesuai  dengan  ketentuan  formal  yang  dianut  oleh  sistem informasi yang bersangkutan.
Kusbandarrumsamsi (1998; 18) menjelaskan bahwa langkah-langkah dalam mengindeks majalah ilmiah yaitu:
(a) Seleksi  majalah  yang  di  indeks;  (b)  pemilihan  karangan  ilmiah  atau dinggap  ilmiah;  (c)  terjemahan  judul  karangan;  (d)  uraian  data bibliografi  seperti,  pengarang,  judul,  singkatan  publikasi,  volume (nomor)  tahun,  halaman;  (e)  klasifikasi  UDC (Universal  Decimal Classification );  (f)  pengetikan  kartu-kartu  (berukuran  12,5x7,5  cm. Sekarang  Komputer;  (g)  penggolongan  kartu-kartu  untuk  indeks utama, indeks pengarang, indeks subjek (sekarang indeks kata kunci), termasuk  pula  menyusun  penggolongan  majalah  ilmiah  Indonesia  (h) filling; (i) pengetikan naskah.
Sulistyo-Basuki  (2004:165)  juga  menambahkan  untuk  membuat  indeks  maka terlebih dahulu pengindeks perlu menentukan: (a) cakupan terbitan berseri; (b) susunan indeks; (c) peraturan penentuan nama pengarang; (d) peraturan penulisan dan penentuan judul artikel; (e) ketentuan tentang singkatan judul terbitan berseri; (f) unsur yang akan dicakup.
Berdasarkan  pendapat  para  ahli  dapat  disimpulkan  langkah-langkah  dalam membuat  indeks  yaitu  pengamatan  awal  terhadap  dokumen,  mengidentifikasi  subjek utama,  susunan  indeks,  peraturan  pentuan  nama  pengarang,  peraturan  penulisan  dan penentuan judul artikel, dan unsur yang akan dicakup.

## 8. Anotasi
Anotasi  menurut  Soedibyo  (1987:  10)  adalah  catatan-catatan  yang  dibuat  tentang suatu  publikasi.  Catatan-catatan  tersebut  berupa  deskriptif  dan  evaluatif.  Bentuk deskriptif  artinya  secara  singkat  menjelaskan  isi  buku  atau  artikel-artikel  majalah  dan bentuk evaluatif artinya secara singkat menjelaskan dan menilai publikasi tersebut.
Lasa  (2009:25)  menguraikan  pengertian  anotasi  menjadi  tiga  macam  sebagai berikut:
(a) Bagian dalam deskripsi katalogisasi atau kartu utama yang merupakan keterangan  tambahan  misalnya  mengenai  isi  buku,  hubungan  buku-buku itu  dengan  buku-buku  yang  lain.  Juga  misalnya  bentuk  karya  itu  berupa tesis,  disertasi,  seminar  dan  lain-lain;  (b)  cacatan,  komentar,  penjelsasan, atau  kritik  tertulis  terhadap  suatu  buku  yang  ditulis  oleh  pengarangnya sendiri atau orang lain. (c) penjelasan singkat isi bahan pustaka, umumnya buku  (antara  25-100  kata)  yang  biasanya  ditambahkan  sebagai  suatu catatan setelah deskripsi bibliografi.
Menurut kamus besar bahasa indonesia (2005:55) anotasi merupakan catatan yang dibuat  oleh  pengarang  atau  orang  lain  untuk  menerangkan,  mengomentari,  atau mengkritik teks karya sastra atau bahan tertulis lain.
Dapat disimpulkan anotasi adalah cacatan yang dibuat oleh pengarang. Catatan yang digunakan untuk menjelaskan isi buku, artikel-artikel majalah/jurnal, mengomentari, atau mengkritik teks karya sastra atau bahan tertulis lainnya.

## 9. Jurnal
Lasa  (2009:128)  Jurnal  adalah  Publikasi  ilmiah  yang  memuat  informasi  tentang hasil  kegiatan  dalam  bidang  pengetahuan  dan  teknologi  minimal  harus  mencakup kumpulan  pengetahuan  baru,  pengamatan  empiris,  dan  pengembangan  gagasan.  Dalam kamus  besar  bahasa  indonesia  (2005:482)  mengungkapkan  jurnal  adalah  buku  catatan harian;  surat  kabar  harian.  Jurnal  merupakan  kumpulan  artikel  yang  dipublikasikan secara periodic dalam suatu bidang tertentu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa jurnal adalah artikel mengenai tulisan ilmiah tentang suatu subjek, atau suatu bidang tertentu, seperti jurnal ekonomi. Jurnal merupakan hasil dari penelitian. Jurnal terbit secara berkala, yaitu sekali sebulan, sekali tiga bulan, empat bulan, dan enam bulan.

## B. Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif  dengan teknik  pengumpulan  data  melalui  pengamatan  langsung  dan  wawancara.  Pembuatan indeks  beranotasi  jurnal  teknik  sipil  di  koleksi  perpustakaan  Politeknik  Negeri  Padang dilakukan dengan Pengumpulan data langsung dari sumber aslinya, yaitu jurnal teknil sipil di perpustakaan Politeknik Negeri Padang.
Proses  pembuatan  indeks  beranotasi  jurnal  ini  dimulai  dengan  mengumpulkan jurnal yang akan di indeks, membuat deskripsi jurnal, membuat anotasi artikel, penentuan kata  kunci,  penyusunan  indeks  artikel  jurnal,  dan  pengetikkan  indeks  beranotasi. Pembuatan indeks jurnal disusun berdasarkan abjad judul, subjek, indeks pengarang, dan dilengkapi dengan indeks kata kunci.

## C. Pembahasan

## 1. Pembuatan  Indeks  Beranotasi  Jurnal  Teknik  Sipil  di  Perpustakaan  Politeknik Negeri Padang
Perpustakaan Politeknik Negeri Padang merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang  memiliki  jumlah  koleksi  cukup  banyak  sehingga  membutuhkan  sarana  alat  telusur yang tepat. Salah satu koleksi yang cukup sering digunakan oleh pemustaka yaitu jurnal. Sarana yang penting dijadikan alat bantu dalam melakukan penelusuran informasi untuk koleksi jurnal adalah indeks beranotasi.
Indeks  merupakan  suatu  daftar  berisi  informasi  mengenai  petunjuk  letak  kata, konsep,  serta  istilah-istilah  lain  yang  terdapat  dalam  suatu  terbitan.  Media  yang  dapat digunakan sebagai alat telusur informasi koleksi jurnal di Perpustakaan Politeknik Negeri Padang yaitu indeks beranotasi. Tujuan dari pembuatan indeks beranotasi ini yaitu untuk mempermudah pemustaka dalam menemukan informasi yang diinginkan secara cepat dan akurat.  Pembuatan  indeks  beranotasi  ini  diharapkan  dapat  membantu  pemustaka  dan pustakawan dalam menelusuri informasi jurnal di Perpustakaan Politeknik Negeri Padang. Serta sebagai alat promosi koleksi jurnal kepada pemustaka.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

## A. Langkah-Langkah Membuat Indeks
Langkah-langkah dalam membuat indeks adalah :
1. Pengamatan  Awal  terhadap  Jurnal  Teknik  Sipil  di  Perpustakaan  Politeknik  Negeri Padang.
Tujuan dilakukannya pengamatan adalah untuk memastikan mengenai keberadaan jurnal  teknik  sipil  di  Perpustakaan  Politeknik  Negeri  Padang.  Langkah-langkah pengamatan  dilakukan  dengan  cara  menelusuri  semua  jurnal  Teknik  Sipil  di perpustakaan  Politeknik  Negeri  Padang  yang  akan  dijadikan  sebagai  bahan  dasar pembuatan  indeks  beranotasi.  Berikut  contoh  jurnal  Tenik  sipil  di  perpustakaan politeknik padang.

## Gambar 2. Koleksi Jurnal Teknik Sipil di Perpustakaan Politeknik Padang
2. Penyeleksian terhadap Jurnal  Teknik Sipil di Perpustakaan Politeknik Padang.
Setelah  dipastikan  jurnal  Teknik  Sipil  di  Perpustakaan  Politeknik  Padang  tersebut ada dan disimpan oleh Perpustakaan Politeknik Padang, maka langkah selanjutnya adalah menyeleksi jurnal tersebut untuk dibuat notasinya. Langkah-langkah penyeleksian Jurnal Teknik  Sipil  di  Perpustakaan  Politeknik  Padang  yaitu  :  (a)  mengumpulkan  Jurnal  Teknik Sipil di Perpustakaan Politeknik Padang yang telah dikelompokkan berdasarkan tahun, (b) penyeleksian  jurnal,  setelah  melakukan  penyeleksian  terdapat  7  Jurnal  Teknik  Sipil  dari 60 Artikel di Perpustakaan Politeknik Padang.

## Tabel 1.
Koleksi Jurnal Teknik Sipil No Nama Jurnal Volume Artikel 1 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 22 Issue 2,2015 8 2 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 22 Issue 3,2015 7 3 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 23 Issue 1,2016 9
4 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 23 Issue 2,2016 6 5 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 23 Issue 3,2016 9 6 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 24 Issue 1,2017 10 7 Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil Vol 24 Issue 2,2017 10

## 3. Membuat deskripsi jurnal
Setelah  pengumpulan  dan  penyeleksian  jurnal,  selanjutnya  adalah  membuat deskripsi dari masing-masing jurnal. Dalam pembuatan deskripsi jurnal ada beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu: menentukan nama pengarang, judul artikel, judul jurnal yang memuat  artikel  tersebut,  volume,  bulan  dan  tahun  terbit  jurnal,  dan  nomor  halaman artikel. Hal ini dilakukan agar pemustaka tidak kesulitan ketika menggunakan indeks.
Pembuatan  deskripsi  jurnal  dilakukan  dengan  cara  pencatatan  data  indeks beranotasi.  Keterangan  yang  dicatat  taitu  nama  jurna,  volume,  bulan  dan  tahun  terbit jurnal,  judul  artikel,  nama  pengarang,  dan  nomor  halaman  artikel.  Pencatatan  dilakukan dengan judul jurnal. Untuk lebih jelas dapat diliat pada contoh berikut.
Judul  Jurnal:  Jurnal  Teoretis  dan  Terapan Bidang Rekayasa Sipil Volime: Vol 22 Issue 2 Tahun: 2015
Judul  artikel:  Penggunaan  Isolasi  Dasar  Single Friction Pendulum dan Triple Friction Pendulum pada Bangunan Beton Bertulang. Nama  Pengarang:  Bambang  Budiono,  Cella
Adelia Halaman artkel: 67-78

## Gambar 3. Contoh Pembuatan Deskripsi Jurnal
4. Pembuatan Anotasi Artikel
Proses  selanjutnya  adalah  membuat  anotasi  artikel.  Anotasi  berisikan  gambaran singkat  mengenai  isi  artikel  yang  dimuat  dalam  jurnal.  Pembuatan  anotasi  bertujuan untuk memberikan gambaran isi kepada pemustaka, jadi pemustaka tidak perlu membaca keseluruhan  artikel.  Anotasi  juga  dapat  membantu  pemustaka  dalam  menemukan informasi yang dicari.
Anotasi  berisikan  catatan  yang  berupa  penjelasan,  dan  uraian  ringkas  mengenai topik  yang  dibahas  dalam  artikel.  Penyertaan  anotasi  dalam  pembuatan  indeks  sangat berguna  bagi  pemustaka  dalam  memberikan  gambaran  topik  yang  dibahas.  Pembuatan anotasi  dilakukan  dengan  car  membaca  terlebih  dahulu  keseluruhan  artikel,  memahami maksud  dari  artikel  tersebut,  menterjemahkan  abstrak  artikel  jurnal  yang  berbahasa inggris dan disimpulkan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada contoh berikut.

## 001 Kualitas  Papan  Zephyr  Pelepah  Sawit  dan  Papan  Komposit Komersial Sebagai Bahan Bangunan
Lusita Wardani, Muhammad Yusram Massijaya, Yusuf Sudo Hadi, I Wayan  Darmawan .  Jurnal  Teoretis  dan  Terapan  Bidang  Rekayasa
Sipil Vol 22 Issue 2, 2015:79-86.
Anotasi Penelitian  ini  bertujuan  membandingkan  Kualitas  Papan  Zephyr Pelepah  Sawit  (PZP)  dengan  beberapa  jenis  papan  bio-komposit komersial (plywood, papan blok dan papan partikel) yang ada dipasar berdasarkan  sifat  fisis-makanisnya.  PZP  yang  dibandingkan  adalah papan  zephyr  dibuat  dari  3  lapis  lembaran  zephyr  yang  disusun bersilang dengan perekat urea formaldehida.
Kata-kata  Kunci: Kualitas  papan  zephyr  pelepah  sawit,  papan komposif komersial.
5. Penentuan Kata Kunci
Kata kunci merupakan kata yang mewakili keseluruhan pembahasan dalam artikel. Pencatuman  kata  kunci  pada  indeks  bertujuan  untuk  mempermudah  dan  mempercepat penelusuran informasi. Kata kunci yang dibuat haruslah kata yang mudah dipahami.
Kata kunci yang dibuat dalam makalah ini diambil dari judul artikel, abstrak artikel, dan  isi  artikel.  Pola  tanda  baca  dalam  penulisan  kata  kunci  adalah  tidak  menggunakan huruf kapital, kecuali nama orang, dan nama tempat. Jika kata kunci lebih dari satu maka dipisahkan dengan tanda koma (,). Untuk lebih jelas dapat dilihat pada contoh berikut.

## 001 Kualitas  Papan  Zephyr  Pelepah  Sawit  dan  Papan  Komposit
Komersial Sebagai Bahan Bangunan Lusita Wardani, Muhammad Yusram Massijaya, Yusuf Sudo Hadi, I Wayan  Darmawan .  Jurnal  Teoretis  dan  Terapan  Bidang  Rekayasa Sipil Vol 22 Issue 2, 2015:79-86. Anotasi Penelitian  ini  bertujuan  membandingkan  Kualitas  Papan  Zephyr Pelepah  Sawit  (PZP)  dengan  beberapa  jenis  papan  bio-komposit komersial (plywood, papan blok dan papan partikel) yang ada dipasar berdasarkan  sifat  fisis-makanisnya.  PZP  yang  dibandingkan  adalah papan  zephyr  dibuat  dari  3  lapis  lembaran  zephyr  yang  disusun bersilang dengan perekat urea formaldehida.
Kata-kata  Kunci: Kualitas  papan  zephyr  pelepah  sawit,  papan komposif komersial.
6. Penyusunan Indeks Artikel Jurnal
Indeks bisa disimpulkan dari nama pengarang, judul artikel, dan kata kunci. Indeks dapat dibuat dari berbagai macam media, diantaranya: indeks kartu, indeks menggunakan database  (Microsoft  Acces),  dan  indeks  dalam  bentuk  pangkalan  data  dan  selanjutnya dicetak  dan  diterbitkan.  Indeks  yang  dibuat  kali ini  berupa  indeks  tercetak dalam  media berbentuk buku.
Penyusunan  indeks  yang  dibuat  dalam  tugas  akhir  ini  adalam  indeks  pengarang, indeks judul, dan indeks kata kunci. Indeks pengarang adalah suatu petunjuk berupa kata berdasarkan  nama  pengarang.  Indeks  judul  adalah  suatu  petunjuk  berdasarkan  judul

## Kata Kunci
artikel  jurnal.  Indeks  kata  kunci  adalah  suatu  petunjuk  yang  dibuat  berdasarkan  istilah yang  terdapat  dalam  artikel  jurnal.  Tujuan  penyusunan  indeks  adalah  untuk mempermudah  pemustaka  dalam  menemukan  informasi.  Indeks  disusun  berdasarkan abjad.
Cara  penyusunan  indeks  dapat  dilakukan  dengan  cara  beriket;  (1)  setiap  indeks diikuti  dengan  nomor  entri  atau  nomor  urut;  (2)  indeks  diletakkan  di  halaman  terakhir, dimulai  dari  indeks  judul,  indeks  pengarang,  dan  indeks  kata  kunci;  (3)  indeks  disusun berdasarkan urutan abjad. Untuk lebih jelas dapat diliat pada contoh berikut.
7. Pengetikan Indeks Beranotasi
Langkah  terakhir  yang  dilakukan  yaitu  pengetikan  indeks  beranotasi.  Indeks beranotasi  mencakup  nama  pengarang,  judul  jurnal,  judul  artikel,  keterangan  terbit, anotasi, dan kata kunci. Dalam pengetikkan indeks beranotasi jurnal teknik sipil penulis melakukan penggetikan dengan huruf yang digunakan adalah Times new Roman dengan ukuran  huruf  12.  Jarak  antar  ketikan  adalah  1.0  spasi,  jarak  antara  indeks  beranotasi yang  pertama  dan  kedua  adalah  1.0  spasi.  Indeks  yang  telah  diketik  harus  diperiksa terlebih  dahulu,  agar  tidak  ada  kesalahan  dalam  pengetikan.  Proses  pengetikan  indeks beranotasi  ini  menggunakan Microsoft  word  2016 seperti  pada  gambar  9 dan menggunakan  format Modern  Language  Association (MLA)  style,  menurut    Arif Surachman  (2016:6),  MLA  style  merupakan    satu  bentuk  sitasi  yang  dikeluarkan    oleh MLA untuk sumber-sumber penelitian, dimana pada MLA style ini nama penulis ditulis lengkap dan tanggal terbit diletakan pada akhir penulisan.
Dapat diliat dari contoh berikut:
Keterangan:
1. Nomor Entri
2. Judul Artikel
3. Nama Pengarang
4. Judul Jurnal
5. Volume
6. Tahun Terbit dan Halaman Artikel
7. Anotasi
8. Kata Kunci
Catatan: artikel ini disusun berdasarkan malakah tugas akhir penulis dengan pembimbing Marlini, S.IPI., M.LIS.
1

## 001  Kualitas  Papan  Zephyr  Pelepah  Sawit  dan  Papan  Komposit  Komersial Sebagai Bahan Bangunan
Lusita  Wardani,  Muhammad  Yusram  Massijaya,  Yusuf  Sudo  Hadi,  I  Wayan Darmawan .  Jurnal  Teoretis  dan  Terapan  Bidang  Rekayasa  Sipil,  Vol  22  Issue  2, 2015:79-86.
Penelitian  ini  bertujuan  membandingkan  Kualitas  Papan  Zephyr  Pelepah Sawit  (PZP)  dengan  beberapa  jenis  papan  bio-komposit  komersial (plywood,Papan  zephyr  hasil  pengolahan  limbah  pelepah  sawit  ternyata mempunyai  kualitas  yang  sama  baiknya  dengan  polywood,  bahkan  lebih baik daripada papan blok dan papan partikel yang diuji.
Kata-kata  Kunci: Kualitas  papan  zephyr  pelepah  sawit,  papan  komposif komersial.
2 5 8 3 6 4 7

## Daftar Rujukan
Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
Kusbandarrumsamsi, Hendrata. 1998. Pedoman Cara Mengindeks. Jakarta: Nur fauzan. Lasa, Hs. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius. Lasa, Hs. 2009. Kamus Kepustakawan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher. Marianti.  2015.  Pembuatan  Indeks  Surat  Kabar  Beranotasi  Meggunakan Microssoft  Acces sebagai  penelusuran  informasi  di  PT  Bukit  Asam  Kota  Sawahlunto.  Makalah. Universitas Negeri Padang.
Prastowo, Andi. 2012. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional. Jogjakarta:
Diva Press.
Rahayu, Lisda. 2014. Materi Pokok Layanan Perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Sulistyo-Basuki. 1992. Teknik dan jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo-Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa sains. Suwarno, Wiji. 2010. Pengetahuan Dasar Kepustakaan . Bogor: Ghalia Indonesia Sinaga, Dian. 2011. Mengelola Perpustakaan Sekolah. Bandung; BEJANA. Syahyuman. 2012. Manajemen Koleksi Perpustakaan. Padang: Sukabina Press.