Copyright © 2023 THE AUTHOR(S). This article is distributed under a Creative Commons Attribution- NonCommercial 4.0 International license

## Peningkatan Kualitas Penyimpanan Rekam Medis Di RSIA “X”, Pekanbaru

## Improving the Quality of Medical Record Storage at RSIA "X", Pekanbaru
Fitriani Astika a , Tri Purnama Sari b , Wen Via Trisna c* , Azlina d Universitas Hang Tuah Pekanbaru a,b,c,d *wenvia@htp.ac.id
Disubmit : 25 Desember 2022, Diterima : 8 Januari 2023, Dipublikasi : 30 Januari 2023

## Abstract
Record of medic (medical record is the data is deeply private and was one of information that is essential and must with a patient in when undergoing health services. In matter of managing record medical one who is executed is part a depository (filling). The storage aims to sav a document record medical patient good inpatients, outpatient, and emergency so that data stored in the document record medical can was kept  confidential  objectives  of  the  acivities  provide  information  of  knowledge  to  record  medical  about system storage file medical record. A method of execution consisting of planning, the act of implementing the, observation and evaluation, activities. The results increasing the knowledge and anincrease in skill acquired by participants who joined extension activities.
Keywords : Storage System, Hospital, Medical Record

## Abstrak
Rekam medis ( medical record ) adalah data yang bersifat sangat pribadi dan menjadi salah satu informasi yang penting dan wajib menyertai seorang pasien pada saat menjalani pelayanan kesehatan. Dalam hal pengelolaan Rekam Medis salah satu yang dilaksanakan adalah bagian penyimpanan (Filing). Bagian penyimpanan  bertujuan  untuk  menyimpan  dokumen  rekam  medis  pasien  baik  pasien  Rawat  Inap, Rawat Jalan, maupun Gawat Darurat sehingga data yang tersimpan dalam dokumen rekam medis dapat terjaga kerahasiaannya Tujuan kegiatan memberikan penyuluhan berupa pengetahuan kepada rekam medis tentang system penyimpanan berkas rekam medis. Metode Pelaksanaan terdiri dari perencanaan, tindakan  pelaksanaan,  observasi  dan  evaluasi,  kegiatan-kegiatan.  Hasilnya  peningkatan  pengetahuan dan peningkatan  keterampilan yang diperoleh oleh peserta yang mengikuti kegiatan penyuluhan. Kata Kunci : Sistem Penyimpanan, Rekam Medis, Rumah Sakit

## 1. Pendahuluan
Menurut  UU  RI  Nomor  44  Tahun  2009  tentang  Rumah  Sakit,  menyebutkan bahwa rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan  kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang  menyediakan  pelayanan rawat  inap,  rawat  jalan  dan  gawat  darurat.  Rumah  sakit  merupakan  institusi pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat  dengan  karakteristik  tersendiri  yang dipengaruhi  oleh  perkembangan  ilmu  pengetahuan  kesehatan.  Untuk  menunjang pelayanan  kesehatan  yang  berkualitas  dan  bermutu  rumah  sakit  wajib menyelenggarakan rekam medis (Wati & Pujihastuti 2011).
Rekam  medis  ( medical  record )  adalah  data  yang  bersifat  sangat  pribadi  dan menjadi salah satu informasi yang penting dan wajib menyertai seorang pasien pada saat  menjalani  pelayanan  kesehatan  (Hatta,  2016;  Rustiyanto,  2009).  Kepemilikan informasi  tersebut  merupakan  kepentingan  dasar  seorang  pasien  dan  tidak  boleh dirahasiakan  oleh  pasien  tersebut  kepada  penyedia  layanan  kesehatan  manapun. Namun data tersebut rahasia bagi orang lain yang tidak berhak. Bentuk rekam medis yang  umum  kita  temui  berupa  berkas  kertas  beserta  lampiran-lampiran  dokumen yang  tidak  sederhana.  Dalam  hal  pengelolaan  Rekam  Medis  salah  satu  yang dilaksanakan  adalah  bagian  penyimpanan  (Filing).  Bagian  penyimpanan  bertujuan
untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien baik pasien Rawat Inap, Rawat Jalan, maupun Gawat Darurat sehingga data yang tersimpan dalam dokumen rekam medis dapat terjaga kerahasiaannya (Kusnadi, 2018; Trisna et al., 2022). Filling adalah unit kerja  Rekam  Medis  yang  diakreditasi  oleh  Departemen  Kesehatan  yang  berfungsi sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen atas dasar sistem 2 penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan  secara  cepat  dan  tepat.  Dokumen  Rekam  Medis  adalah  catatan  yang berisikan  identitas  pasien,  diagnosis  serta  riwayat  penyakit  pasien  (Riyanto  et  al., 2012).
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu  institusi  pelayanan  kesehatan,  karena  sistem  penyimpanan  dapat mempermudah  berkas  rekam  medis  yang  akan  disimpan  dalam  rak  penyimpanan, mempercepat  ditemukan  kembali  atau  pengambilan  berkas  rekam  medis  yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam  medis  dari  bahaya  pencurian,  bahaya  kerusakan  fisik,  kimiawi,  dan  biologi (Hatta, 2008; Notoadmodho, 2012).
Permasalahan  yang  ditemui  pada bagian  penyimpanan  rekam  medis di RSIA “X” Pekanbaru adalah terjadinya duplikasi  nomor rekam  medis, sulitnya  mencari berkas rekam medis pasien yang berobat karena belum diadanya tracer dan outguide yang  mengakibatkan  berkas  rekam  medis  pasien  lama  sulit  ditemukan  sehingga proses  pencarian  berkas  rekam  medis  pasien  di  rak  penyimpanan  membutuhkan waktu  yang  cukup  lama.  Pengelolaan  rekam  medis  merupakan  salah  satu  kriteria dalam penilaian akreditasi rumah sakit. Berdasarkan penjelasan di atas pengabdian ini  penting  dilakukan  untuk  meningkatkan  mutu  terhadap  pelayanan  rekam  medis. Pengabdian  maysarakat  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan  pemahaman  petugas rekam  medis  mengenai  metode  penyimpanan  rekam  medis  dan  membantu meningkatkan pengetahuan petugas rekam medis

## 2. Metode
Melakukan pengabdian ini diperlukan langkah-langkah terdiri dari 4 tahapan yaitu perencanaan, tindakan pelaksanaan, observasi dan evaluasi, kegiatan-kegiatan masing-masing tahapan sebagai berikut:
1. Tahap perencanaan
a. Mengurus surat pengantar dan surat izin untuk kegiatan pengabdian masyarakat ini
b. Melakukan  pengumpulan  data,  melakukan  perumusan,  menentukan  prioritas penyelesaian, menyusun kerangka penyelesaian masalah berdasarkan masalah yang dipilih.
c. Menentukan  jumlah  rekam  medis  yang  ikut  dalam  pengabdian  kepada masyarakat
d. Menentukan jadwal pengabdian kepada masyarakat
e. Mempersiapkan materi penyuluhan tentang sistem penyimpanan rekam medis.
f. Mempersiapkan  kelengkapan  peralatan  penyuluhan  seperti  alat  tulis,  laptop, infokus, soundsystem , ruangan
g. Menjelaskan  tujuan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  kepada  rekam  medis  di RSIA “X” Pekanbaru.
2. Tahap Tindakan
Pelaksanaan dengan pemberian penyuluhan untuk meningkatkan pengetahuan dan mengembangkan sistem penyimpanan  di RSIA “X” Pekanbaru, sebelum diberikan penyuluhan terlebih dahulu diberikan pretest untuk mengetahui tingkat pemahaman petugas rekammedis
3. Observasi
Observasi  yang  dilakukan  adalah  melihat  kekurangan-  kekurangan  dan kelemahan-kelemahan yang muncul dalam proses penyuluhan dalam meningkatkan pengetahuan dan mengembangkan sistem penyimpanan  di RSIA “X” Pekanbaru
4. Evaluasi Terdiri dari keberhasilan dalam penyuluhan untuk meningkatkan meningkatkan pengetahuan dan mengembangkan sistem penyimpanan  di RSIA “X” Pekanbaru.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Program pengabdian masyarakat yang dilakukan di RSIA “X” Pekanbaru dengan memprioritaskan kepada pengetahuan petugas tentang system penyimpanan rekam medis.  Kegiatan  pengabdian  dilakukan  dengan  menggunakan  pendekatan  masalah yang ada di RSIA “X” Pekanbaru.
Adapun  Tahapan  kegiatan  pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  ini  adalah sebagai berikut
a. Membuat ijin pengabdian dilakukan dengan cara menghubungi pihak Kepala Rekam Medis di RSIA “X” Pekanbaru dan menyampaikan maksud dari kegiatan pengabdian yang akan dilakukan. Ijin pengabdian terlebih dahulu membuat surat dari kampus yang ditujukan kepada RSIA “X” Pekanbaru.
b. Setelah  mendapatkan  ijin  dari  pihak  RSIA  “X”  Pekanbaru  maka  selanjutnya  tim menentukan  jadwal  pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  dengan  pihak  RSIA  “X” Pekanbaru  khususnya  bagian  rekam  medis.  Hal  ini  dilakukan  untuk  memberikan gambaran kegiatan dan menyamakan persepsi kegiatan yang akan dilakukan
c. Peninjauan ruang penyimpanan berkas rekam medis yang berada di belakang loket pendaftaran pasien serta Melakukan Identifikasi terhadap sarana yang dibutuhkan pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat
d. Mempersiapkan  materi  dan  hal  yang  dibutuhkan    untuk  melakukan  pengabdian kepada  masyarakat  tentang  sistem  penyimpanan  rekam  medis  di  RSIA  “X” Pekanbaru
e. Melaksanakan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  dengan  memberikan  materi pengetahuan  kepada  rekam  medis  tentang  system  penyimpanan  rekam  medis  di RSIA “X” Pekanbaru yang disampaikan oleh Fitriani Astika, A.Md.PK, SKM, MKM
f. Hasil  peninjauan  saat  penyuluhan  dan  pendampingan  diperoleh  beberapa  point yang menjadi masalah utama yakni dalam pengambilan berkas rekam medis pasien petugas tidak menggunakan tracer dan outguide sehingga berkas rekam medis sulit dilacak  keberadaannya,  serta  banyaknya  berkas  rekammedis  yang  sudah  tidak bagus  lagi  sehingga  mengakibatkan  manajemen  rekam  medis    terkhusus  yang berkaitan dengan system penyimpanan menjadi kurang optimal.
g. Evaluasi yang didapat setelah dilakukannya kegiatan pengabdian masyarakat yakni meningkatkan  pengetahuan  petugas  rekam  medis  akan  pentingnya  system penyimpanan dan penggunaan tracer dan outguide, dan pihak RSIA “X” Pekanbaru akan menggunakan tracer dan outguide.
Berdasarkan    hasil  kegiatan  dapat  diidentifikasi  mengenai  tingkat  pemahama peserta  pengabdian  dengan  melakukan pretest dan posttest kepada  peserta pengabdian  masyarakat    dengan  hasil  adanya  peningkatan  pengetahuan  dan pemahaman  setelah  dilakukannya  kegiatan  pengabdian  masyarakat.  Kegiaan  ini mendapatkan  respon  yang  baik  dari  RSIA  “X”  Pekanbaru  dan  para  peserta  yang merupakan  petugas  dibagian  rekam  medis  di  RSIA  “X”  Pekanbaru.  Antusias  ini terwujud dengan adanya keinginan dari kepala rekam medis RSIA “X” Pekanbaru agar kegiatan ini bisa berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan rekam medis di RSIA “X” Pekanbaru.

## Gambar 1. Dokumentasi Kegiatan

## 4. Simpulan
Kesimpulan  yang  diperoleh  dari  kegiatan  Pengabdian  kepada  masyarakat tentang system penyimpanan berkas rekam medis di RSIA “X” Pekanbaru antara lain petugas rekam medis sudah memahami dan mengetahui terkait system penyimpanan rekam medis. Dan kerjasama antara RSIA “X” Pekanbaru bagian rekam medis dan tim pengabdian  masyarakat  dapat  berjalan  dengan  lancar  sesuai  apa  yang  diharapkan. Dengan pengabdian kepada masyarakat ini dapat meningkatkan pengetahuan petugas rekam medis sehingga dapat bermanfaat bagi rumah sakit

## 5. Daftar Pustaka
DepKes RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan ProsedurRekam Medis umah Sakit di Indonesia. Jakarta : DepKes RI. Dirjen, Yanmed. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II . Jakarta. Hatta,  Gemala  R.  (2016). Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Di  Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press. Kementerian Kesehatan RI. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269Tentang Rekam Medis . Jakarta:Dapertemen Kesehatan. Kusnadi, D. J. O. K. O. (2018). Analisis sistem penyimpanan dokumen rekam medis RS Orthopedi Prof DR R Soeharso Surakarta. Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta .
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan . Jakarta: Rineka Cipta.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013. Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis . Jakarta: Depkes RI.
Riyanto,  B.,  Pujihastuti,  A.,  &  Rohmadi,  R.  M.  D.  (2012).  Tinjauan  Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis Di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.
Rustiyanto, Ery. (2009). Etika Profesi:Perekam Medis Informasi Kesehataan. Y ogyakarta : Graha Ilmu.
Trisna,  W.  V.,  Aprian,  M.  A.,  Melinia,  R.,  &  Safitri,  S.  (2022).  Optimalisasi  Sistem Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Prima  Pekanbaru. JKM: Jurnal Kemitraan Masyarakat , 1 (1), 33-37.
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009. Rumah  Sakit .  Jakarta  : Depkes RI.
Wati,  O.  M.,  &  Pujihastuti,  A.  (2011).  Tinjauan  Pelaksanaan  Penyimpanan  dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD dr. Moewardi.