Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
Terbit online pada laman web jurnal : http://e-journal.sastra-unes.com/index.php/JIPS
Fakultas Sastra
Universitas Ekasakti
JURNAL JIPS

## (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )
Vol. 4 No. 2 ISSN : 2579-5449
(media cetak)
E-ISSN :
2597-6540 (media online)

## PROSEDUR SURAT MENYURAT BAGIAN SDM RUMAH SAKIT UMUM PUSAT DR. M. DJAMIL PADANG

## Reflinda
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) ADABIAH reflindasyafwardi65@gmail.com

## Abstrak
Banyak  organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan surat dalam lingkungannya. Surat-surat yang masuk sering kali menumpuk dalam ruangan tanpa  adanya pengelolaan yang baik. Surat yang menumpuk dan tidak tertata akan mengganggu kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat yang tidak dikelola dengan baik akan  tercecer, rusak atau bahkan hilang. Masih banyak orang yang beranggapan pengelolaan surat merupakan tugas dan tanggung jawab dari unit tata usaha saja.
Sehingga orang  tidak peduli terhadap pengelolaan surat.Suatu organisasi atau lembaga yang memiliki aktivitas yang padat sering dihadapkan  pada persoalan-persoalan administrasi khususnya dalam bidang surat menyurat. Persoalan yang sering terjadi antara lain keamanan surat yang kurang terjamin,  banyak  surat  yang  hilang  atau  rusak.  Pengurusan  surat memakan waktu yang lama, prosedur pengurusan surat kurang jelas dan lain sebagainya.
Kata Kunci: Surat Menyurat, SDM, Prosedur, Rumah Sakit, DR. M. Djamil Padang

## © 2020Jurnal JIPS

## I   INTRODUCTION
Secara    umum    salah    satu    tujuan organisasi    adalah    berkembang,    agar  mampu berkembang    maka    organisasi    sebagai    suatu sistem    kerja    yang  terbentuk    dari    berbagai ragam    aktivitas    harus    saling    bekerja    sama untuk  mewujudkan  tujuan  yang  ingin  dicapai. Suatu  organisasi  dan  lembaga  apapun  jenisnya baik besar maupun kecil pasti mempunyai tujuan yang  akan  dicapai.  Untuk  mencapai  tujuan tersebut  setiap  organisasi  ataupun  lembaga  tidak lepas  dari    kegiatan      administrasi.      Kegiatan administrasi   ini   dilakukan   untuk memberikan pelayanan  kepada  unit-unit  kegiatan  di  dalam organisasi  guna  mencapai  tujuan  yang  telah ditentukan.Aktivitas  pelayanan  dalam  organisasi baik  dalam  bentuk  struktur  maupun  mekanisme
kerjanya  akan  sangat  berperan  dalam  rangka pencapaian  mutu  dan  kelancaran  kegiatan pelayanan.
Dalam  upaya    memberikan  pelayanan, setiap  kantor  dituntut  untuk  dapat    bertindak cepat  dan  akurat.  Kantor  harus  dapat  mengelola secara cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang  dapat  digunakan  dalam  pengelolaan administrasi organisasi.Dalam pelaksanaan kegiatan  administrasi,  kantor  diarahkan  kepada pencapaian  efisiensi  dan  efektivitas  kerja.  Salah satu  pendukung  keberhasilan  pencapaian  tujuan organisasi atau lembaga secara efektif dan efisien adalah kelancaran  dan  ketertiban  dalam  bidang administrasi.   Untuk    mendukung  ketertiban  dan kelancaran  dalam  bidang  administrasi  harus
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
tersedia  lingkungan    kerja    yang    tepat    yaitu lingkungan    kerja    yang    memungkinkan  untuk melaksanakan    pekerjaan    dengan    nyaman. Alokasi    terhadap    waktu,  biaya  dan  tenaga dalam mekanisme kerja kantor harus diperhitungkan.
Pada umumnya, pelaksanaan surat menyurat  pada  bagian  SDM  di  RSUP  Dr. M.Djamil  Padang  sama  dengan  instansi  lainnya. Surat  masuk  di  sortir  atau  di  pilah-pilah berdasarkan  tujuannya.  Setelah  itu  ditulis  dalam buku,  kemudian  diserahkan  kepada  alamat  yang dituju.  Hal  ini  juga  berlaku  pada  surat  keluar. Keseluruhan  proses  tersebut  harus  dilaksanakan sesuai  prosedur  yang  berlaku  di  RSUP Dr.M.Djamil  Padang.  Pada  proses  penyimpanan baik  surat  masuk  dan  surat  keluar  harus  di simpan dan terdokumentasi dengan baik sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan.Hal  ini  sangat  penting  dan  perlu diperhatikan untuk ketertiban administrasi sehingga  surat  yang  telah  dibuat  dapat  cepat sampai  pada  penerima  dan  mendapatkan  respon atau  tanggapan  dengan  segera.  Ketika  dilakukan wawancara  pada  survey  pendahuluan  kepada salah seorang staf, diketahui bahwa ada kegiatan dimana  surat  tidak  terdokumentasi  dengan  baik seperti surat beserta disposisi hilang, proses surat masuk  memerlukan  waktu  yang  lama  untuk mendapatkan  diposisi  pelaksanaan  kegiatan  dan surat  yang  lama  mendapatkan  balasan  untuk
penerima.Pada saat observasi, peneliti menemukan  bahwa  surat  yang  masuk  ke  Bagian SDM  seharusnya  penerimaannya  dilakukan  oleh petugas  sekretariat  SDM  karena  menggunakan asas  satu  pintu,  namun  pada  kenyataannya  tidak semua  surat  masuk  melalui  sekretariat  SDM Beberapa    surat  masuk  tersebut  ada  yang langsung  disampaikan  ke  Kabag  SDM  atau  pun kepada  staf  pengelola.  Akibatnya  surat    masuk tersebut  tidak  tercatat  di  buku  agenda.  Selain itu ditemukan adanya pegawai yang kurang teliti dalam mendistrubusikan surat masuk, terbatasnya  fasilitas  penyimpanan  arsip  yang dimiliki,  dan    sistem    kearsipan    yang    masih manual.Di  lingkungan  RSUP  Dr.  M.  Djamil Padang  salah  satu  cara  untuk  menelusuri  sejauh mana  aktivitas  seseorang  dalam  melaksanakan tugas  atau  perintah  yang  sudah  dikoordinasikan adalah  melalui  surat  termaasuk  di  bagian  SDM. Sehingga,  proses  surat  menyurat  memegang peranan  sangat  penting  karena  instruksi  tersebut ditulis  oleh  atasan  melalui  disposisi.  Selain  itu, disposisi  merupakan  alat  komunikasi  di  internal dan  eksternal  rumah  sakit.Berdasarkan  uraian  di atas  dapat  disimpulkan  bahwa  pengelolaan  surat mempengaruhi  kelancaran  kegiatan  organisasi. Sehinga  peneliti  tertarik  mengetahui  lebih mendalam  mengenai  “Prosedur  Surat  Menyurat Bagian  SDM  Rumah  Sakit  Umum  Pusat Dr.M.Djamil Padang”.

## II   RESEARCH METHOD
Jenis  Penelitian  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  yang bersifat  deskriptif  kualitatif.  Penelitian  kualitatif adalah penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah atau naturalistik bertujuan untuk mendapatkan data yang mendalam, data yang sebenarnya, data yang pasti yang  merupakan  suatu  nilai  di  balik  data  yang tampak. (Sugiono, 2010)
Penelitian  kualitatif  dalam  penelitian  ini dimaksudkan  untuk  menggali  informasi  yang
mendalam mengenai Prosedur Surat Menyurat di Bagian SDM RSUP Dr.M.Djamil Padang.
A. Informan Penelitian / Skripsi
Teknik penentuan informan yang digunakan  pada  penelitian  kualitatif  ini  adalah teknik purposive  sampling, dimana  pemilihan sampelnya didasarkan pada pertimbangan tertentu  yang  dibuat  oleh  peneliti  sendiri, berdasarkan kriteria sampel  yang telah diketahui sebelumnya (Sugiono, 2010).
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .

## Tabel 3.1. Daftar Informan Penelitian

## B. Teknik Pengumpulan Data

## 1. Wawancara
Teknik  pengumpulan  data  dilakukan dengan wawancara mendalam (Indepth Interview) secara  semi  terstruktur  dengan menggunakan  pedoman  wawancara  yang  telah disiapkan.  Pewawancara  dapat  memperdalam informasi  spesifik  yang  muncul  dari  informan yang  tidak  terdapat  dalam  panduan  wawancara. (Sugiono, 2010)
Informan penelitian ini berjumlah 11 orang, yang terdiri dari :
1) Kepala Bagian SDM Dipilih  sebagai  informan  kunci  karena terlibat  dalam  pembuatan  kebijakan  dan penanggungjawab di suatu bagian. Informan yang  dipilih  adalah  Kabag  SDM  RSUP  Dr. M. Djamil Padang.
2) Kepala Sub Bagian Dipilih sebagai  informan  karena  berwenang terhadap  pengelolaan surat  masuk  dan  surat keluar  di  RSUP  Dr.  M.  Djamil  Padang. Informan  yang  dipilih  adalah  Kasubbag ADM  SDM  dan  Kasubbag  Pengembangan SDM.
3) Pegawai SDM Dipilih  karena  merupakan  sumber  daya manusia  (SDM)  terkait  yang  melaksanakan tugas  untuk  mengelola  surat  masuk  dan surat keluar di unit kerja bagian SDM.
2. Observasi
Observasi yang dilakukan adalah observasi pasif, peneliti hanya sebagai pengamat saja  dan  tidak  terlibat  dalam  kegiatan  tersebut dengan  menggunakan  panduan  berupa check  list (daftar  cek). Check  list merupakan  panduan observasi yang terdiri dari daftar item yang berisi nama-nama objek/ subjek dan faktor-faktor yang diobservasi.  Ada  tidaknya  faktor-faktor  yang diobservasi  ditandai  dengan  memberikan  cek “ya” atau “tidak”. (Sugiono, 2010).
3. Dokumentasi
Data  sekunder  didapat  dari  telaah dokumen  yang  berkaitan  dengan  data-data/ dokumen  yang  sudah  tersedia  dan  dapat diperoleh oleh peneliti dengan cara membaca dan melihat  yang  menunjang  penelitian.  Sumber lainnya  yang  tidak  langsung  memberikan  data kepada pengumpul data. (Sugiono, 2010) C. Teknik Analisis Data
1. Reduksi Data (Data Reduction)
Mereduksi  data  berarti  merangkum, memilah hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting,  dicari  tema  dan  polanya. Dengan  demikian  data  yang  telah direduksi  akan  memberikan  gambaran yang  jelas,  dan  mempermudah  peneliti untuk  melakukan  pengumpulan  data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.
2. Penyajian Data (Data Display)
Setelah  data  direduksi,  maka  langkah selanjutnya  adalah  menyajikan  data. Dalam  penelitian  kualitatif,  penyajian data  dilakukan  dalam  bentuk  uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart , dan sejenisnya.
3. Penarikan  Kesimpulan (Conclusion
Drawing)
Kesimpulan  dalam data kualitatif adalah  temuan  baru  yang  sebelumnya belum  pernah  ada.  Temuan  dapat berupa  deksripsi  atau  gambaran  suatu objek yang sebelumnya masih remang- remang  atau  gelap  sehingga  setelah diteliti  menjadi  jelas,  dapat  berupa hubungan kausal dan interaktif, hipotesis atau teori.
D. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian  dilaksanakan  di  Rumah  Sakit  Umum Pusat  Dr.  M.  Djamil  Padang,  pada  Bagian Sumber  Daya  Manusia  (SDM).  Penelitian  ini dilakukan  pada  bulan  Juni  –  Agustus  2020.
No. Informan Penelitian Jumlah 1 Kepala Bagian SDM 1 (satu) orang 2. Kepala Subbagian SDM 2 (dua) orang 3. Pegawai SDM 8 (delapan) Jumlah 11 (sebelas) orang
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .

## III   RESULTS AND DISCUSSION
Pembahasan  merupakan  isi  dari  hasil analisis  data  dan  fakta  yang  peneliti  temukan  di lapangan  serta  disesuaikan  dengan  teori  yang peneliti  gunakan  sebagai  landasan  dalam membahas  persoalan  untuk  kemudian  ditarik kesimpulannya. Dalam bab ini akan dibahas dan diuraikan  hasil  temuan  tentang  Prosedur  Surat Menyurat  Bagian  SDM  Rumah  Sakit  Umum Pusat Dr. M. Djamil Padang.
Setelah peneliti melakukan wawancara dan melakukan  observasi  dilapangan,  maka  peneliti melihat  adanya  beberapa  perbedaan  antara  teori dan  pelaksanaan  dilapangan.  Sehingga  peneliti dapat  mengatakan  antara  teori  dengan  kejadian dilapangan  masih  ditemukan  kesenjangan  dan tidak sesuai dengan SOP, diantaranya ditemukan bahwa tidak semua surat masuk teragendakan di buku agenda surat di Bagian SDM.

## A. Prosedur  Surat  Menyurat  Bagian  SDM RSUP Dr. M. Djamil Padang
Surat    perlu    mendapat    pengalolaan dengan    baik    dan    benar    agar  dapat memperlancar    arus    informasi    dalam perkantoran.    Berdasarkan  hasil  observasi, wawancara  dengan  informan  penelitian  dan dokumentasi  di  Bagian  SDM  RSUP  Dr.  M. Djamil  Padang    tentang    Prosedur  Surat Menyurat  di  Bagian  SDM,  diperoleh  hasil penelitian  bahwa  pengelolaan  surat  masuk  dan surat keluar berbeda.

## a) Prosedur Surat Masuk
Hasil  wawancara  diketahui,  terdapat  4 proses pada prosedur surat masuk. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut :
“ Surat Masuk melalui beberapa proses yaitu pencatatan  di  buku  agenda  oleh  tenaga kesekretariatan  SDM  kemudian  masuk  ke meja  Kabag  SDM  dan  Kasubbag  untuk mendapatkan disposisi baru kemudian diserahkan  kepada  staf  yang  mengelola”. (Inf-1)
“Seluruh  surat  masuk  dan  surat  keluar dilakukan satu pintu oleh tenaga kesekretariatan yang dicatat di buku agenda dan  ada  4  proses  untuk  surat  masuk tersebut” (Inf-2)
Hal  ini  juga  dipertegas  oleh  informan selanjutnya  yang  menyatakan  bahwa  dalam
penanganan surat masuk terdapat 4 proses yang pertama yaitu penanganan surat.
“Penanganan  surat  masuk  ada  4  proses meliputi: pertama, penerimaan surat, meliputi  langkah-langkah  sebagai  berikut: (1)  menerima  surat  yang  disampaikan  oleh Bagian  Umum  RSUP  Dr.  M.  Djamil Padang, atau Unit Kerja Terkait lainnya; (2)  Surat  sudah  dikeluarkan  dalam  amplop pengirim,  sudah  ada  kartu  kendali  dan disposisi  dari  Direksi  dan    meneliti kebenaran alamat surat  dan mengembalikan  surat  yang  salah  alamat; (3)  mengisi  lembar  tanda  terima  yang  ada dan  membubuhkan  paraf  sebagai  penerima, dan  (4)  menyortir  dan  memisah-misahkan surat  ke  dalam  kelompok  surat  dinas  atau surat  pribadi  dan  surat  penting  atau  surat biasa. (inf-4)
Penanganan  surat  masuk  ada  beberapa proses  mulai  dari  surat  masuk  di  terima, mengisi  lembar  tanda  terima,  masukkan  ke buku agenda datanya hingga diberi disposisi baru dip roses. (Inf-11)
Setelah  surat  masuk  dicatat  di  buku agenda  surat  masuk  selanjutnya  dilengkapi dengan  disposisi  dari  atasan.  Hal  ini  sesuai dengan  pernyataan  informan  penelitian  sebagai berikut :
“Surat  yang  sudah  dicatat  kemudian mendapat disposisi dari atasan terkait” (Inf- 1)
“ Selanjutnya proses ke dua yaitu pencatatan surat,   meliputi   kegiatan   sebagai   berikut: (1) surat dilengkapi dengan lembar disposisi;  (2)  mencatat  identitas  surat  pada buku  agenda  dan  lembar  disposisi.  Nomor agno  surat  yang  tercatat  pada  lembar disposisi  harus  sesuai  d e n g a n   buku agenda;  (3)  surat  dipisah-pisahkan  untuk Kabag SDM. (Inf-4)
“Kami  melakukan  instruksi  berdasarkan disposisi  yang  diterima  dari  atasan  terkait surat yang diterima” (Inf-5)
Alur pendisposisian surat diselenggarakan  melalui  mekanisme  tingkat pimpinan  tertinggi  hingga  terendah . Hal  ini sesuai  dengan  pernyataan  informan  sebagai
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
berikut :
“  Proses  Ketiga,  penyampaian  surat,  yaitu
dengan cara sebagai berikut: (1) meneruskan  seluruh  surat  tersebut  Kabag. SDM  (2)  Kabag  SDM  menerima,  kemudian membaca   dan   meneliti   kelengkapan   surat yang    diterima;    (3)    surat    didisposisikan oleh  pimpinan  yang  berwenang. Pimpinan memberikan  instruksi  dan  mendisposisikan kemana surat akan diarahkan serta membubuhkan  paraf  dan  tanggal  pada lembar disposisi. (Inf-2)
“Alur  pendisposisian  surat  diselenggarakan melalui mekanisme tingkat pimpinan tertinggi  hingga  terendah,  yaitu  setelah terdapat  disposisi  tindak  lanjut  dari  direksi, kemudian diterus ke Kabag, SDM (Inf-5) “setelah  surat  didisposisi,  selanjutnya disampaikan ke  Kasubag ADM dan Kasubag Pengembangan sesuai dengan tujuan surat.” (Inf-10)
“Dalam pengelolaan surat masuk, kita harus mendapatkan  disposisi  dari  atasan  atau perintas  tugas  baru  kita  bisa  memprosesnya kecuali  yang  kita  dapatkan  itu  adalah  tugas pokok” (Inf-11)
Hasil  wawancara  diketahui  bahwa, setelah surat diagendakan kemudian di lanjutkan dengan  pengolahan  surat  oleh  staf  SDM berdasarkan  isi  disposisi.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan informan sebagai berikut :
“ Prosedur surat menyurat pada surat masuk setelah  disposisi  didapatkan  dari  atasan adalah pengolahan   surat.” (inf-2) “Pengolahan    surat    dilakukan    dengan cara:    (1)    disposisi    dan    arahan    surat dicatat  dalam  buku  agenda  sesuai dengan nomor  agno   surat  yang  bersangkutan;  (2) jika  arahan  surat  untuk  lebih      dari      satu pengelola,   maka   surat   tersebut   dikopi sebanyak  pengelola  yang  bersangkutan;  (3) pengelola menerima surat, kemudian meneliti kelengkapan surat dengan apa yang tertulis  dalam  disposisi;  (4)  staf  SDM kemudian  melaksanakan  pengolahan  surat berdasarkan    isi    disposisi;    dan    (5) menyimpan/mengarsipkan   surat  yang telah selesai  pemrosesannya  menurut  tata  cara yang telah ditetapkan  oleh SDM.: (Inf-4) “Setelah  disposisi  di  dapat  baru  dip  roses oleh kita staf SDM. (Inf-6) “Surat  di  arsipkan  oleh  masing-  masing
penanggung  jawab  sesuai  dengan  tujuan surat dan isi disposisi” (Inf-7) “iya,  surat  hanya  disimpan  pribadi.  Kami tidak punya kabinet khusus secara menyeluruh” (Inf-9)

## b) Prosedur Surat Keluar
Berdasarkan    hasil    pengamatan  atau observasi dan   wawancara   yang   telah   peneliti lakukan di Bagian SDM, dapat diketahui bahwa penanganan  surat  keluar  yang  dibuat  oleh Bagian  SDM  RSUP  Dr.  M.  Djamil  Padang terdapat  6  (enam)  proses.  Proses  yang  pertama adalah  membuat  konsep  surat.  Hal  ini  sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut :
“  Staf  SDM  menindaklanjuti  isi  surat berdasarkan diposisi seperti membuat konsep  surat.    Selanjutnya,    konsep    surat disampaikan  kepada  atasan masing masing staf.” (Inf-1)
“ Staf SDM menindaklanjuti surat berdasarkan  diposisi  dari  atasan  masing masing staf.” (Inf-2)
“Surat  harus  dibuat  konsepnya  terlebih dahulu  oleh  staf  kemudian  diperiksa  oleh atasan langsung” (Inf-8)
“Surat  Keluar  itu  merupakan  surat  dari bagian  SDM  ke  Unit  terkait  atau  bagian eksternal  RS  bisa  dari  staf  ataupun  dari Bagian berupa surat edaran.” (Inf-11)
Hasil  wawancara  diketahui  bahwa sebelum surat di tandatangani atau dinaikkan ke meja  direksi,  surat  dicek  terlebih  dahulu  oleh Kasubbag  dan  Kabag.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan informan yaitu :
“  Dilakukan  pengecekan  oleh  kasubag. Konsep  surat  yang  telah  dibuat  oleh  staf SDM  diteliti  terlebih  dahulu  oleh  Kasubag masing masing.” (Inf-4)
“Surat  harus  dibuat  konsepnya  terlebih dahulu  oleh  staf  kemudian  diperiksa  oleh atasan langsung” (Inf-8)
“  konsep  dicek  oleh  atasan.  Namun  pada bagian  SDM,    apabila    sebelumnya    sudah ada    surat    sejenis    yang    diketik,    maka seringkali  ditemui  pada    file      surat    yang sudah      ada      tersebut      hanya      dilakukan pengeditan. Tujuannya agar waktu pembuatan surat lebih efektif.” (Inf-9)
Setelah  konsep  surat  sudah  disetujui atasan  maka  staf  memprint  secara  rapi  dan dilanjutkan  dengan  penandatanganan  surat  dan pengambilan nomor dan stempel. Hal ini sesuai
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
dengan pernyataan informan:
“  Selanjutnya  penandatanganan  surat keluar.” (Inf-3) “  Setelah  di  tandatangani,  surat  dicatat dalam  buku  agenda  b u k u   k e l u a r kemudian  diberi  nomor dan  tanggal.  (Inf-2) “  Surat  yang telah selesai diketik kemudian diparaf  oleh  Ka.  Subbagian  ADM  ataupun Pengembangan. Selanjutnya, surat disampaikan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan. Apabila masih terdapat    kesalahan,    maka    surat    segera diperbaiki    dan    diajukan  kembali  kepada pimpinan.  Surat  diparaf  secara  berjenjang, yaitu: (1)  surat diparaf  oleh  Ka.  Subbagian ADM  atau  Ka.  Subbagian  Pengembangan sesuai  tujuan  surat;  (2)  Ka.  Bagian  SDM; (3)  D i r ekt ur   S DM ,   Pe n di d i k an   da n U m u m   at au  d i re ks i  t erk ai t .   (I nf - 4 ) “  setelah  dapek  ACC,  diberi  nomor  surat. nomor  surat  yang  ditanda  tangani  oleh Kabag,  SDM  diperoleh  dari  buku  agenda SDM  dengan  nomor  indeksnya  XVI.1.2, sedangkan  jika surat tersebut  di  tanda tangi oleh  jajaran  direksi  maka  nomor  diperoleh dari buku agenda Bagian Umum. Pencatatan surat  dalam  buku  agenda  dilakukan  oleh staf sekretariat SDM. (Inf-6)
“Setelah  konsep  surat  disetujui,  biasanya langsung kita print dan kita naikkan kembali ke  atasan  langsung  untuk  di  paraf  dan  di tanda tangani oleh atasan” (Inf-9) “Setiap  surat  keluar  harus  diketahui  oleh atasan terkait”(Inf-11)
Setelah  surat  di  tandatangani  dan diberikan  nomor  dan  indeks  surat  kemudian dilakukan  proses  penggandaan  surat  sesuai kebutuhan.  Hal  ini  sesuai  dengan  pernyataan informan sebagai berikut :
“Proses  kelima  yaitu  penggandaan  surat, surat  dicopy  sebanyak  kebutuhan.  Setelah dicopy,      semua      surat      diberi      stempel sesuai  dengan  aturan  yang  berlaku  yaitu stember ditjen pelayanan kesehatan kemenkes  RI  yang  sudah  dibuat  seragam oleh  kemenkes  RI  untuk  digunakan  oleh setiap  Rumah  Sakit.      Satu  rangkap      surat yang  berparaf     disimpan      sebagai      arsip. Kemudian    surat    dilipat    dan dimasukkan ke   dalam   amplop.   Pada   masing-masing amplop    dituliska  kemana  surat  tersebut dialamatkan.” (Inf-8)
“surat  yang  sudah  di  tanda  tangani  diberi nomor dan indeks surat” (Inf-9) “surat  yang  sudah  dapat  ACC  selanjutkan diberi  nomor  dan  di  perbanyak  sesuai kebutuhan  misalnya  surat  edaran  terkait persiapan  new  normal  di  kantor  seperti sekarang (Inf-10) “Surat  harus  diberi  nomor  dan  cap  stempel dari RS baru bisa di distribusikan” (Inf-11)
Tahap  terakhir  setelah  penggandaan surat adalah surat kemudian disampaikan kepada seluruh  unit  yang  terlamat,  sebagaimana disampaikan oleh informan yaitu :
“Setelah  digandakan  misalnya  suratnya edaran  selanjutnya  yaitu  keenam,      surat disampaikan      ke      seluruh      unit  yang teralamat.  Penyampaian     surat     dilakukan oleh    pegawai    yang    ditunjuk.  Selain   itu, surat    juga    dikirim    dengan  menggunakan buku  ekspedisi  yang  bertujuan  untuk menelusuri siapa penerima surat terbut. Jika menggunakan  Pos  atau  jasa  pengiriman lainnya  maka  surat  tersebut  diserahkan  ke Bagian  Umum  dan  akan  ada  tanda  terima pengiriman.”   ( I n f - 9 )
“surat  yang  sudah  dapat  ACC  selanjutkan diberi  nomor  dan  di  perbanyak  sesuai kebutuhan  misalnya  surat  edaran  terkait persiapan  new  normal  di  kantor  seperti sekarang (Inf-10)
“Surat  harus  diberi  nomor  dan  cap  stempel dari RS baru bisa di distribusikan” (Inf-11)
Berdasarkan    hasil    wawancara    dan observasi    yang    telah    dilakukan,  dapat diperoleh gambaran bahwa proses penciptaan   arsip   yaitu   surat masuk  dan  surat keluar    pada    Bagian  SDM  RSUP  Dr.  M. Djamil  Padang    adalah  menggunakan  asas kombinasi, yaitu gabungan antara asas sentralisasi  dan desentralisasi.
Proses    pengurusan    surat    masuk maupun    surat    keluar    di  Bagian  SDM  RSUP Dr. M. Djamil Padang dilakukan  bersama-sama yaitu antara ruang arsip dan personal staf SDM. Penyampaian  surat  keluar  dilakukan  oleh masing-masing  s t a f ,  namun  proses  pemberian nomor dilakukan oleh sekretariat SDM.   Untuk surat      masuk,      penyampaian      surat  masuk dilakukan  seorang  petugas  sekretariat  SDM kepada  subbagian  yang  bersangkutan  dengan surat  masuk,  yaitu  sesuai  dengan  alamat tujuan
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
surat.  Sedangkan  pengelolaan  terhadap  surat masuk dilakukan pada masing-masing staf.
Surat  yang  masuk  yang  ditujukan  ke Bagian SDM seharusnya penerimaannya dilakukan  oleh petugas sekretariat SDM  karena menggunakan  asas  satu  pintu,  namun  pada kenyataannya tidak semua surat yang masuk ke  bagian  SDM  perimaannya    melalui sekretariat  SDM    Beberapa    dari  surat  yang masuk tersebut ada yang langsung disampaikan  ke  Kabag  SDM  atau  pun  kepada staf  pengelola.  Akibatnya  surat    yang    masuk tersebut    tidak    tercatat    di    buku    agenda. Setelah    surat  tersebut    didisposisi,     kemudian surat    diturunkan    atau    disampaikan    ke Subbagian ADM atau pun Subbagian Pengembangan.    Setelah    itu    barulah    surat yang    telah  didisposisikan    oleh    pimpinan tersebut  dicatat  pada  buku  agenda.
Pada  surat    tersebut,  peneliti  pernah menemukan  bahwa  penulisan  disposisi  dari pimpinan  dituliskan  di  lembaran  asli  surat. Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  Peraturan  Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Dan
Reformasi  Birokrasi  RI  nomor  80  Tahun  2012 tentang  Pedoman    Tata  Naskah  Dinas  instansi Pemerintah yang menyatakan  “Disposisi adalah    petunjuk    tertulis    mengenai    tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi,    ditulis    secara    jelas    pada lembar    disposisi,  tidak  pada  naskah  asli. Lembar  Disposisi  merupakan  satu  kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.”
Sebelum  dicatat  pada  buku  agenda,  surat masuk  yang  diterima  oleh  sekretariat  SDM dibubuhkan    tanggal  dan  jam  penerimaan. Seharusnya  setelah    surat    dikeluarkan    dari amplop  oleh  Bagian  Umum,    sebelum    dicatat ke   dalam   buku agenda,  terlebih  dahulu  harus dibubuhkan    cap    ( time  stamp atau electrik clock dating machine )  yang  merupakan  stempel agenda  pada  ruang  kosong  di    bagian    atas atau    bawah    pada    halaman    pertama    dari surat   tersebut. Stempel  agenda  harus  memuat tanggal    penerimaan    surat,    hari    dan    jam penerimaan surat.
Pada  langkah  ke  dua  dalam  penanganan surat  masuk,  yaitu  pada  saat  memisah- misahkan  surat  untuk  Kasubbag ADM atau pun Kasubbag  Pengembangan  ditemukan  peneliti ada  beberapa  kali  terjadi  kekeliruan,  sehingga menyebabkan    kesalahan    pengarahan    surat.
Hal  ini  disebabkan oleh  kurangnya  ke t el itian petugas  atau  staf  dalam  hal  pembagian  surat tersebut.
Menurut  Dwi  (2011:43),  pengiriman surat  keluar  terbagi  dalam  dua  bagian,  yaitu pengiriman  surat  keluar  intern  dan  ekstern. Surat  keluar  yang  disampaikan    ke    dalam lingkungan    kantor    sendiri    dicatat    dalam buku  ekspedisi  intern,  sedangkan  surat  keluar yang  akan  dikirim  keluar  kantor dicatat   dalam buku  ekspedisi  ekstern.
Pada    Bagian  SDM,  penyampaian  surat keluar hanya menggunakan satu buku ekspedisi yang  disebut  buku  surat  keluar.  Buku ini  sekaligus  digunakan  sebagai  tanda  terima dari    surat    yang    telah    disampaikan. Seharusnya   Bagian SDM menyediakan  2  buku ekspedisi  untuk  membedakan  surat  keluar yang    disampaikan    kepada    bagian-bagian yang   ada   di   lingkungan RSUP Dr. M, Djamil Padang  dan  surat  keluar  yang  ditujukan  untuk eksternal RSUP Dr.M. Djamil Padang.
Cara  pencatatan  dan  pengendalian  surat pada  Bagian SDM yaitu menggunakan prosedur buku  agenda.  Susunan  dari  catatan surat  masuk atau  pun  surat  keluar  pada  buku  agenda  adalah berdasarkan sistem  kronologis.  Tetapi  susunan ini tidak akan banyak membantu bila dilakukan        untuk      mencatat      urutan-urutan surat      masuk      atau      keluar,  terutama dipandang dari    kepentingan penemuan kembali  surat  (Zulkifli, Amsyah, 1998:54).
Hal    ini    mengakibatkan    tidak    efektif dalam    temu  kembali    surat  pada  Bagian  SDM karena  membutuhkan  waktu  yang cukup  lama. Untuk   mencari  sesuatu  informasi   dari  suatu surat,    petugas  terpaksa membolak-balik hampir  semua  halaman  buku  agenda,  terutama jika  tanggal  masuk  surat  tersebut  tidak diketahui oleh petugas.
Selanjutnya,  menurut      The      Liang (2000:127)      nomor      agenda      itu      tidak mempunyai  peranan    yang    sangat    penting karena    hanya    berguna    untuk    mengetahui jumlah      surat      masuk      atau      pun      keluar pada      akhir      tahun.      Kelemahan  penggunaan buku  agenda  antara  lain:  (1)  terjadi  pencatatan yang  berulang-ulang;  (2)  sulit  untuk  ditata berdasarkan  klasifikasi  surat;  (3)  buku  agenda tidak    dapat    digunakan    untuk    penelusuran arsip;  (4)  hanya  cocok  untuk organisasi yang volumenya kecil.
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
Disarankan  bagian  SDM  menggunakan sistem  pola  baru  kearsipan  (kartu  kendali). Kartu  kendali  ini  dapat  berfungsi  sebagai pengganti  buku  agenda  karena  kartu  kendali disusun  secara  sistematis  di  dalam  kotak sedangkan  buku  agenda  yang  digunakan  di bagian  SDM  sekarang  susunannya  kronologis. Sehingga menggunakan kartu kendali diharapkan  dapat  mempermudah  staf  di  bagian SDM untuk lebih cepat menemukan informasi.
B.    Kendala  Prosedur  Surat  Menyurat Bagian SDM RSUP Dr. M. Djamil Padang
Hasil  wawancara  diketahui  bahwa, terdapat beberapa  kendala dalam prosedur surat menyurat  di  bagian  SDM RSUP  Dr.  M.  Djamil Padang  berupa  latar  belakang  pendidikan pegawai  yang  berbeda  beda  menyebabkan berbedanya  kinerja  pegawai  dalam  prosedur surat  menyurat  ada  yang  tidak  rapi  dalam pengarsipan  surat,  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan informan sebagai berikut :
“Kendala  ya,  salah  satunya  kadang  ada surat  yang  salah  letak  karna  arsip  yang banyak dimeja” (Inf-1)
“Kendala,  mungkin  karna  latar  pendidikan yang berbeda – beda menyebabkan cara staf menyimpan arsip berbeda – beda pula” (Inf- 2)
“Kita  kadang  susah  mau  menyimpan  arsip, karna  arsip  surat  kita  sudah  banyak  jadi diharapkan  adanya  system  online  untuk prosedur  surat  menyurat  ini  kedepannya agar  surat  bias  terdokumentasi  dengan  baik melalui IT” (Inf-3)
“Kendala  salah  satunya  kami  kesulitan dalam  menata  arsip  sehingga  terkadang tidak  rapi  pengarsipan  surat.  Dampaknya kesulitan  mencari  kembali  jika  diperlukan disposisinya,  karena  harus  membongkar berkas” (Inf-8)
Hal ini juga di pertegas oleh pernyataan informan  selanjutnya  yang  menyatakan  bahwa tidak  semua  pegawai  mendapatkan  pelatihan terkait arsip yang disebabkan oleh faktor alokasi dana dan waktu pelaksanaan pelatihan.
“Ndak semua pegawai mendapatkan pelatihan terkait arsip, mungkin karna biaya atau waktu” (Inf-4) “Pelatihan  arsip  ada  diberikan  kepada petugas  arsip,  tapi  karena  keterbatasan biaya  sehingga  tidak  semua  pegawai  bisa
mendapatkan  pelatihan  karena  pelatihan  itu diadakan di luar provinsi”( Inf-7) “Pelatihan ada, ada perwakilan dari bagian SDM  yang  pergi  untuk  mengikuti  pelatihan ini,  waktu  itu  Dio  yang  pergi  ke  Nusa  atau Bali.”(Inf-11).
Kendala  lain  yang  ditemui  pada prosedur  surat  menyurat  adalah  keterbatasan ruangan  atau  tempat  penyimpanan  arsip  yang kurang  dan  disposisi  yang  terkadang  terlambat sampai  kepada  staf  pengelola.  Hal  ini  sesuai dengan penyataan informan sebagai berikut :
“Bimbingan  teknis  pernah  diberikan  oleh pihak  rumah  sakit  ataupun  dari  kemenkes sendiri  yang  datang  ke  sini.  Namun  karna keterbatasan  ruangan  dan  lain  alnya  tidak semua pegawai yang ikut serta.” (Inf-6) “Kendala  yang  ditemui  seperti,  tempat penyimpanan  arsip  yang  kurang,  disposisi yang terlambat turun dll” (Inf-5) “terlambatnya  distribusi  surat  masuk  dari direksi karena mungkin kurang disortir surat masuk yang mana cito, yang mana sifat surat biasa, kadang ada surat untuk kegiatan hari ini  baru  kita  terima  paginya  jadinya  kita harus gerak cepat untuk memenuhi permintaan surat” (Inf-9)
Diketahui  dari  hasil  wawancara  bahwa salah  satu  faktor  Kendala  dalam  prosedur  surat menyurat  adalah  latar  belakang  pendidikan pegawai  yang  bekerja  berbeda-  beda  kadang tidak  sesuai  dengan  bidangnya, sehingga menyebabkan  tidak      profesionalnya    pegawai. Selain    itu,    pegawai    tersebut    tidak    ada diberikan    bimbingan    teknis    dan    pelatihan formal    mengenai    penanganan  surat-menyurat, akibatnya  pegawai  kurang  memahami  prosedur penanganan surat.
Menurut    The    Liang    (2000:120), untuk    mengatasi    masalah-masalah  pokok  di bidang  kearsipan  yang  umumnya dihadapi oleh instansi  segi  tata  usaha,  salah  satunya  dengan mempelajari,  mengatur,  dan  mengembangkan pedoman    mengenai      penataran    pegawai- pegawai  bagian  arsip  sehingga memiliki  dan dapat   mempraktekkan  pengetahuan  di  bidang kearsipan terbaru yang efisien.
Selain  itu  diketahui  bawa  penyimpanan arsip      di      Bagian  SDM  tidak  menggunakan filing  cabinet ,  namun  hanya  menggunakan  map dan  briefordner    (map    besar    dengan    jepitan). Menurut    The    Liang    (2000:138)  berkas  yang
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
paling  praktis  adalah tanpa jepitan,  karena  dapat mengurangi  waktu  dan  tenaga  untuk  membuat lubang  pada  surat-surat  dan  memasangkannya pada    jepitan.    Selain    itu    menurut    Zulkifli Amsyah    (1998:67)  menyimpan  dan  mengambil surat  dari  ordner  map  agak  sulit,  karena  surat- surat      diikat      melalui      lubang-lubang perforatornya   masing-masing   dan dijepit.
Hasil  wawancara  dan  observasi  diketahui bahwa  sistem    kearsipan    yang    digunakan    di Bagian  SDM  masih  manual  karena  hanya menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi.      Meskipun    sistem    kearsipan manual    memudahkan    penemuan  dokumen yang      dibutuhkan, namun    tingkat pertumbuhan    arsip    berupa  kertas      makin meningkat   dan   lambat   laun   akan   menjadi sulit      untuk  ditemukan.    Sebaiknya    pada Bagian  SDM    diterapkan  sistem      kearsipan komputerisasi      agar      lebih      praktis      dalam melakukan penanganan surat.
C.    Upaya  untuk  Mengatasi  Hambatan- Hambatan  dalam  Prosedur  Surat  Menyurat di  Bagian  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  di RSUP DR. M.Djamil Padang.
Dalam  beberapa  upaya  untuk  mengatasi hambatan  yang  ditemukan,  maka  SDM  RSUP DR. M. Djamil melakukan berbagai upaya hal ini sebagaimana  yang  disampaikan  oleh  salah  satu informan pada saat wawancara, sebagai berikut :
“Ketika  melakukan  suatu  prosedur  terlebih prosedur  surat  menyurat  tentu  ditemui adanya  hambatan  dan  kendala,  tapi  kita harus  bisa  mengatasi  kondisi  tersebut  dan melakukan  upaya  yang  sekiranya  dapat membantu  seperti  ruang  arsip  kita  tidak dikelola langsung oleh seorang arsiparis tapi kita  siasati  dengan  meletakkan  tenaga  yang mana  sudah  dibekali  pelatihan  arsip,  ya walau tidak semua staf di sdm diberikan pada satu  waktu.  Tapi  langkah  itu  diambil  agar pelayanan tidak terganggu (Inf-2)
Kendala  lain  yang  ditemukan  pada prosedur  surat  menyurat  seperti  surat  yang  tidak ditemukan.  Hambatan  ini  dapat  ditanggulangi dengan  upaya  telusur  dokumen  yaitu  melihat buku  agenda  surat  masuk  jadi  catatan  harus rapi dan  jelas,  kepada  siapa  disposisi  tersebut diserahkan.  Kemudian  adanya  koordinasi  antara staf  pengelola  dengan  sekretariat  SDM  untuk mengetahui  sampai  dimana  surat  tersebut  di
proses.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  wawancara dengan informan sebagai berikut :
“Jika  terjadi  kehilangan  surat,  kita  bisa mengatasinya dengan melihat ke buku agenda surat masuk, karena pada buku tersebut akan terlihat  pada  tanggal  sekian  disposisi diturunkan kepada siapa. (Inf-4)
Selain itu untuk mengatasi disposisi yang cukup  lama  turun  sedangkan  pelaksanaan kegiatan  tersebut  akan  dilakukan  pada  hari  itu seperti  disposisi  surat  tugas,  maka  adanya kebijakan  dari  Kabag  ataupun  kasubag  untuk memproses  terlebih  dahulu  surat  masuk  tersebut sembari  menunggu  disposisi  asli  dari  direksi sampai  ke  Bagian  SDM.  Hal  ini  sesuai  dengan perkataan informan sebagai berikut :
Kan  kendala  tadi  salah  satunyo  butuh  waktu yang  cukup  lama  delam  mendapatkan disposisi  dari  direksi,  maka  untuk  mengatasi hambatan  pada  proses  surat  masuk  tersebut terlebih  untuk  pembuatan  surat  tugas  maka kita di bagian SDM meminta fhoto copy surat yang dimasukan di bagian umum atau bagian diklat  agar  dapat  kita  proses  terlebih  dahulu dibagian  SDM  atas  kebijaksanaan  Kasubag dan  Kabag,  sebab  surat  yang  didisposisi Direktur tersebut pada umumnya orang yang akan  berangkat  sudah  diberi  tahu  terlebih dahulu. (Inf-3)
Berdasarkan  hasil  wawancara  diketahui bahwa  hambatan-  hambatan  yang  dialami  dapat diperbaiki  kedepannya  dan  Bagian  SDM diharapkan  dapat  membuat  inovasi  baru  seperti menerapkan  sistem  IT  yang  terkomputerisasi untuk  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar di  Bagian  SDM.  Selain  itu,  petugas  pengelola harus  lebih  teliti  dalam  melakukan  tugas  dan menambah  lemari  arsip  atau  filling  kabinet  di ruangan arsip.
Diharapkan  ke  depannya  bagian  SDM  dapat mengembangkan  suatu  sitem  berbasis  IT untuk  dapat  mengatasi  hambatan-  hambatan dalam  memproses  kepegawaian  dan  tentu dalam  proses  prosedur  surat  menyurat  agar arsip lebih tertata rapi, staf harus lebih teliti lagi dan perlu penambahan lemari arsip atau filling  cabinet  di  ruangan  arsip  karena jumlah  arsip  yang  semakin  bertambah  setiap harinya. (Inf-1)
Ketika  dilakukan  observasi  dilapangan diketahui  bahwa  adanya  koordinasi  yang  intens
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .
antar  staf  pengelola  dengan  sekretariat  Bagian SDM  terkait  perkembangan  proses  surat  masuk dan  surat  keluar.  Arsip  disimpan  oleh  masing masing  staf  pengelola  kecuali  untuk  sk  tertentu dikumpulkan di satu map arsip. Surat masuk dan surat keluar tercatat di buku agenda.
Berdasarkan data di atas dapat disimpulkan  bahwa  upaya  untuk  mengatasi hambatan-hambatan dalam prosedur surat menyurat  di  Bagian  Sumber  Daya  Manusia (SDM)  di  RSUP  DR.  M.Djamil  Padang  adalah pencatatan di buku agenda surat masuk dan surat
keluar  harus  rapi  dan jelas  kepada  siapa  surat  di disposisikan. Kemudian untuk mengatasi disposisi  yang  lama  turunnya  kepada  staf pengelola maka fotocopy diserahkan kepada staff pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk berikutnya. Staf diharapkan  lebih  teliti  dalam  bekerja  dan  perlu pengembangan  inovasi  baru  seperti  pengarsipan berbasis IT serta penambahan lemari arsip untuk penyimpan arsip agar lebih rapi.

## IV   CONCLUSION
Setelah  dilakukan  penelitian  “Prosedur surat  menyurat  bagian  SDM  RSUP  Dr.M. Djamil  Padang”  dengan  metode  penelitian kualitatif  yang  bersifat  deskriptif  kualitatif, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Pelaksanaan prosedur surat menyurat bagian
SDM  RSUP  Dr.  M.  Djamil  Padang  masih belum maksimal. Hal ini dikarenakan masih ditemukan  adanya  surat  hilang  dan  surat tidak  terdokumentasi  dengan  baik  sehingga menyebabkan  beberapa  kendala  dalam memberikan  pelayanan  yang  cepat  dan efisien.  Dalam  prosedur  surat  menyurat semestinya  menggunakan  sistem  pola  baru kearsipan  (kartu  kendali)  agar  penemuan informasi menjadi lebih mudah.
2. Beberapa  kendala  yang  dihadapi  dalam prosedur  surat  menyurat  di  bagian  SDM RSUP  Dr.M.  Djamil  Padang  yaitu  surat yang tidak ditemukan, kurangnya ketelitian  pegawai,  terbatasnya      fasilitas penyimpanan  arsip  yang  dimiliki,  dan sistem   kearsipan   yang   masih manual.
3. Terdapat beberapa upaya yang telah dilakukan  bagian  SDM  untuk  mengatasi kendala  dilapangan  seperti  memberikan pelatihan kepada petugas arsip dan beberapa staf SDM terkait. Selain itu surat masuk dan keluar  dicatat  di  buku  agenda  surat  masuk dan  surat  keluar.  Hal  ini  dinilai  kurang
optimal  karena  buku  agenda  susunannya berupa kronologis sehingga penemuan informasi tidak cepat.

## A. Saran
Saran  yang  dapat  peneliti  berikan berdasarkan  hasil  penelitian adalah :
1. Sebaiknya bagian SDM menggunakan sistem pola  baru  kearsipan  (kartu  kendali)  pada prosedur surat menyurat. Hal ini karena kartu kendali  disusun  secara  sistematis  sehingga penemuan informasi menjadi lebih mudah.
2. Sebaiknya  seluruh  staf  SDM  mendapat pelatihan  kearsipan  seperti  prosedur  surat menyurat  agar  latar  belakang  pendidikan yang berbeda-beda tidak menjadi penghalang dalam  memberikan  pelayanan  yang  efektif dan  efisien  di  Bagian  SDM  karena  sudah dibekali ilmu pengetahuan mengenai kearsipan.  Selain itu,  ba g i a n   S D M   p e r l u m e n a m b a h   f asilitas    penyimpanan  arsip seperti menambahkan lemari arsip atau filing cabinet agar  arsip  dapat  tersimpan  dengan rapi  sehingga  memudahkan  petugas  dalam mencari arsip sewaktu diperlukan.
Diharapkan bagian SDM dapat mengembangkan  suatu  sistem  secara  IT  agar pengarsipan  surat  dapat  dilakukan  secara komputerisasi,  sehingga  pengarsipan  informasi yang ada dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Jurnal JIPS (Jurnal Ilmiah Pendidikan Scholastic )  Vol . 4 No. 2 (2020) ISSN : 2579-5449 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License .

## Bibliography
[1]Barthos, Basir.(1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
-----------------.(2009).
Manajemen
Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
[2]Djam'an  Satori,  Aan  Komariah.  (2010). Metode  Penelitian  Kualitatif.  Bandung: Alfabeta.
[3]Dwi Susanti Retno Ariati. (2011). Pengelolaan Arsip Dinamis di SMP Negeri 4 Satu Atap Sawangan  Kabupaten  Magelang.  Skripsi UNY.
[4]Gie, The Liang. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
[5]H.B  Sutopo.  (2002).  Metodologi  Penelitian Kualitatif. Surkarta : UNS
[6]Ida Nuraida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
[7] Madina, Gina . ( 2004) . Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Bandung: CV. Armico. [8]Mangkunegara, Anwar Prabu, (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan ,  Cetakan  keenam.  Bandung: Remaja Rosda Karya [9]Maryati, MC. (2008). Meningkatkan Keunggulan Perusahaan Melalui Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta : UPP STIM YKPN. [10]Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi.
Yogyakarta : Salemba Empat [11]Moekijat.  (2001).  Tata  Laksana  Kantor. Bandung: Alumni. [12]Ninuk Endang Noviyanti. (2009).
Pengelolaan  Surat  di  Kantor  Kecamatan Cimerak Ciamis Jawa Barat. Skripsi UNY.
[13]Subagyo,  Joko,  (2004).  Metode  Penelitian dalam  Teori  dan  Praktek,  Jakarta:  Rineka Cipta
[14]Sugiyono.  (2010).  Memahami  Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
[15]Widjaja,  A.  W.  (1993).  Administrasi Kearsipan  :  Suatu  Pengantar.  Jakarta  : Raja Grafindo Persada.
[16]Wini  Syamsiah.  (2009).  Sistem  Penataan
Arsip  Dinamis  Aktif  pada  Sekretariat Kantor Camat Gamping Sleman Yogyakarta. Skripsi UNY.
[17]Wursanto,  Ig.  (1995).  Etika  Komunikasi Kantor. Jakarta : Pustaka Dian.
----------------- (2004). Etika Komunikasi Kantor. Jakarta : Pustaka Dian.
[18]Zulkifli Amsyah (1998) Manajemen
Kearsipan.  Jakarta:  PT  Gramedia  Pustaka Utama.
[19]Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. (1989). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.