## ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SDM ORANGEHRM, STUDI KASUS BAGIAN KEPEGAWAIAN STT NF

## Rusmanto
Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Depok, Jawa Barat, Indonesia Telepon (021) 7874226 e-Mail : rusmanto@nurulfikri.ac.id

## ABSTRAK
Teknologi informasi semakin dibutuhkan berbagai institusi, antara lain untuk memudahkan manajemen SDM (sumber   daya   manusia).   Biaya   rendah   menjadi   salah   satu   kriteria   pemilihan   aplikasi   sistem   informasi manajemen   SDM.   Penggunaan   aplikasi   perangkat   lunak   komputer   perkantoran   kode   terbuka   yang   dapat diperoleh dengan biaya murah untuk pengadministrasian pegawai atau SDM belum mencukupi kebutuhan itu, karena kurang sistematis sehingga masih terjadi beberapa masalah seperti kesulitan dalam mengakes informasi pegawai   secara   cepat   dan   akurat.   Penelitian   telah   dilakukan   untuk   mengimplementasikan   aplikasi   sistem informasi SDM OrangeHRM dengan metode studi kasus pada Bagian Kepegawaian Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri atau STT NF. OrangeHRM dipilih karena termasuk open source yang biaya lisensinya gratis dan berdasarkan  penelitian sebelumnya telah berhasil diimplementasikan di perusahaan. Hasil analisis penelitian   ini   menunjukkan   penggunaan   aplikasi   OrangeHRM   itu   telah   memenuhi   kebutuhan   dasar   sistem informasi SDM di institusi sejenis STT NF, antara lain tersedia modul administrasi sistem informasi SDM yang mudah digunakan bagian kepegawaian, modul manajemen informasi personal, modul waktu kehadiran dan pelaksanaan kegiatan, modul cuti, modul perekrutan pegawai, modul kinerja, dan modul laporan. Untuk lebih berdaya guna sesuai kebutuhan institusi, OrangeHRM yang berlisensi kode terbuka ini dapat dikembangkan lebih lanjut tanpa hambatan teknologi dan hukum.
Kata Kunci : sistem informasi sumber daya manusia, orangehrm

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Manajemen   Sumber   Daya   Manusia   (SDM)   institusi perguruan   tinggi   di   era   informasi   ini   membutuhkan sistem informasi berbasis komputer. Jumlah pegawai dan   jenis   pekerjaan   yang   banyak   serta   beberapa tingkatan   jabatan   tentu   tidak   mudah   jika   dikelola secara   manual,   tidak   sistematis,   meskipun   telah menggunakan   komputer.   Bagian   Kepegawaian membutuhkan   sistem   informasi   SDM   untuk memudahkan tugas SDM di bagian tersebut dan tugas SDM  lain  yang   terkait   dengan   kegiatan   manajemen SDM.   Tugas-tugas   kepegawaian   itu   meliputi   antara lain   perencanaan,   perekrutan,   pengorganisasian, pengaturan   cuti,   penggajian   atau   pemberikan kompensasi, hingga penghentian.
Pada   sisi   lain,   impelementasi   sistem   informasi berbasis komputer membutuhkan biaya investasi dan pengelolaan,   antara   lain   biaya   pengadaan   perangkat lunak,   perangkat   keras,   infrastruktur,   dan   SDM pengembang, pengelola, dan pengguna. Saat ini telah tersedia   beragam   perangkat   lunak   berlisensi   bebas atau   kode   terbuka (free/open   source) yang   dapat digunakan untuk mengurangi biaya pengadaan karena biaya  lisensinya  gratis, sehingga  implementasi  salah
satu   software   aplikasi   kode   terbuka   sebagai   sistem informasi SDM dibutuhkan institusi perguruan tinggi.

## 1.2 Rumusan Masalah
Ada   dua   permasalah   terkait   penerapan   atau implementasi   sistem   informasi   SDM   di     perguruan tinggi.   Masalah   pertama,   perlu   pengadaan   aplikasi sistem   informasi   dengan   biaya   murah   dan   sesuai kebutuhan perguruan tinggi. Masalah kedua, tersedia aplikasi sistem informasi  SDM berlisensi bebas dan kode terbuka OrangeHRM yang biaya pengadaannya murah,   namun   belum   banyak   yang   diuji   coba   atau diimplementasikan   di   perguruan   tinggi   yang pengelolaannya   harus   mengacu   kepada   sistem pendidikan nasional sesuai UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
OrangeHRM   sebagai   salah   satu   aplikasi   yang   telah diimplementasikan dan diteliti untuk kasus organisasi bukan   perguruan   tinggi   diharapkan   juga   dapat digunakan   di   institusi   perguruan   tinggi.   Penelitian dengan   studi   kasus   salah   satu   perguruan   tinggi diperlukan antara lain untuk menjawab permasalahan kedua di atas, yakni apakah OrangeHRM yang biaya lisensinya   gratis   dapat   memenuhi   kebutuhan   sistem informasi   SDM   di   perguruan   tinggi,   khususnya manajemen SDM dosen.
Terdapat   dua   penelitian   sebelumnya   tentang implementasi   OrangeHRM,   namun   hasilnya   belum dapat   menggambarkan   kemampuan   aplikasi OrangeHRM   sebagai   sistem   informasi   SDM   di perguruan   tinggi.   Kedua   hasil   penelitian   baru mengimplementasikan OrangeHRM untuk manajamen SDM perusahaan umum [1] [2] dan salah satu hasil penelitian   lainnya   hanya   fokus   pada   analisis   proses rekrutmen   dan   cuti   [2].     Padahal   Perguruan   tinggi memiliki   jenis   pekerjaan   dan   tingkatan   berbeda dibandingkan institusi bisnis atau perusahaan, antara lain   adanya   tenaga   pendidik   dosen   dan   tenaga kependidikan seperti teknisi dan asisten dosen untuk praktikum mahasiswa.

## 1.3 Tujuan
Penelitian   ini   dilakukan   untuk   mendapatkan penjelasan   secara   lengkap   tentang   aplikasi   sistem informasi SDM berlisensi bebas (biaya lisensi gratis) dan   kode   terbuka   OrangeHRM,   bagaimana mengimplementasikannya   di   institusi   perguruan tinggi,   dan   mengapa   implementasi   ini   berhasil   atau tidak,   serta   apa   kendala   dan   solusinya.   Untuk mencapai tujuan tersebut, penelitian dilakukan dengan metode studi kasus deskriptif.
Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri (untuk selanjutnya  disingkat  STT NF)  dipilih sebagai  studi kasus   karena   merupakan   institusi   perguruan   tinggi yang   didirikan   berdasar   peraturan   terbaru   tentang pendidiian   tinggi,   yakni   Undang-Undang   Nomor   12 Tahun   2012,   dan   sebagai Cyber   Campus (kampus saiber)   yang   siap   mengimplementasikan   sistem informasi SDM. Manajemen SDM perguruan tinggi, khususnya   dosen,   harus   sesuai   dengan   Undang- Undang   Nomor   14   Tahun   2005   tentang   Guru   dan Dosen   dan   Peraturan   Pemerintah   Nomor   37   Tahun 2009 tentang Dosen.

## 1.4 Ruang Lingkup dan Batasan
Analisis   yang   dilakukan   dalam   penelitian   ini mencakup   implementasi   OrangeHRM   versi   open source di  Bagian  Kepegawaian  STT NF, mulai  dari instalasi,   konfigurasi,   hingga   pengadministrasian OrangeHRM   sesuai   dengan   pedoman-pedoman kepegawaian   di   perguruan   tinggi.   Beberapa   modul atau   sub   sistem   dari   sistem   informasi   SDM
OrangeHRM yang
dianalisis adalah
pengadministrasian   sistem (Admin) ,   manajemen informasi   personal (PIM:   Personnel   Information Management) ,   layanan   mandiri   pegawai   atau ESS (Employee   Self   Service) ,  pengelolaan   cuti   dan   libur (Leave) ,   waktu   kehadiran   dan   pengaturan   waktu pengerjaan   proyek   atau   tugas (Time) ,   perekrutan pegawai (Recruitment) ,   pengukuran   kinerja (Performance) , dan modul laporan (Report) .
Analisis   implementasi   dilaksanakan   untuk   semua modul di atas secara global dengan tambahan analisis kemampuan OrangeHRM dimodifikasi dan ditambah
dengan aplikasi lain atau Plugin. Pembahasan fokus terkait   perguruan   tinggi   adalah   implementasi OrangeHRM untuk pengukuran kinerja dosen dengan modul Performance, dengan mengacu ke tugas dosen menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku, yakni dosen sebagai pendidik, peneliti, dan pengabdi kepada masyarakat.
Implementaasi   belum   meliputi   pelatihan   pegawai karena  belum tersedia dalam  OrangeHRM  versi  ini. Sistem penggajian juga masih terbatas pada gaji tetap sesuai   dengan   pangkat   dan   golongan,   belum mencakup   pemberian   insentif   kegiatan   atau   honor yang tidak tetap sesuai prestasi atau kegiatan bulanan. Analisis   juga   dibuat   untuk   mengetahui   apakah OrangeHRM dapat dikembangkan lebih lanjut secara mandiri oleh perguruan tinggi atau pihak lain penyedia jasa sistem informasi.

## 2.  TELAAH PUSTAKA

## 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management) terdiri   atas   kata   manajemen   dan gabungan   kata   Sumber   Daya   Manusia (Human Resource )   disingkat   SDM.  Manajemen   adalah kerjasama   untuk   mengerahkan   dan   mengelola berbagai sumber daya yang terdapat dalam organisasi dalam   rangka   mendukung   tujuan   yang   diinginkan. Sumber Daya Manusia meliputi semua personal/orang yang berstatus sebagai anggota dalam organisasi, yang masing-masing memiliki peran dan fungsi [3].
Manajemen   Sumber   Daya   Manusia   memandang manusia   dalam   organisasi   sebagai   aset   yang   perlu dirawat,   ditingkatkan   kemampuan   keterampilan   dan menjaga komitmennya dalam bekerja, hal-hal tersebut akan   berdampak   pada   peningkatan   daya   saing   yang unggul (competitive   advantage) [3].  Manajemen Sumber   Daya   Manusia   mencakup   fungsi-fungsi perencanaan   (penetapan   apa   yang   akan   dilakukan), pengorganisasian   (perancangan   dan   penugasan kelompok   kerja),   penyusunan   personalia   (penarikan, seleksi,   pengembangan,   pemberian   kompensasi   dan penilaian   prestasi   kerja),   pengarahan   (motivasi, kepemimpinan,   integrasi,   dan   pengelolaan   konflik), dan   pengawasan,   sehingga   dapat   dirangkumkan Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penarikan, seleksi,   pengembangan,   pemeliharaan,   dan penggunaan   sumber   daya   manusia   untuk   mencapai baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi  [4].
Manajemen SDM perguruan tinggi dapat didefinisikan sebagai   usaha   merencanakan,   mengorganisasikan, menggerakkan,   dan   menilai   SDM   perguruan   tinggi, sehingga   mampu   memberikan   kontribusi   sebesar- besarnya   bagi   pengembangan   perguruan   tinggi   dan pencapaian program maupun rencana kerja [5].
Pengukuran keberhasilan atau kinerja dosen meliputi kinerja   di   bidang   pendidikan/pengajaran,   penelitian,
dan   pengabdian   kepada   masyarakat,   serta mengintegrasikan ketiganya. Manajemen SDM dosen di masing-masing perguruan tinggi  mesti mendesain standar   mutu   kerja,   kriteria,   dan   indikator keberhasilannya [5].

## 2.2 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem informasi   yang   merupakan   bagian   dari   sistem informasi   manajemen   dalam   organisasi   yang dipergunakan   untuk   mengelola   data   pegawai, digunakan   untuk   menyelesaikan   fungsi-fungsi administrasi,   dan   digunakan   untuk   pengembilan kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia[3].
Sebagai   rangkuman   tulisan   Eko   Budiyanto   [3], penggunaan   teknologi   informasi   dalam   manajemen SDM akan berdampak positif sebagai berikut:
[1] Pengurangan beberapa pos biaya.
[2] Memperluas   jangkauan   transaksi   dan   partisipasi pelanggan.
[3] Menyederhanakan struktur organisasi.
[4] Mengurangi penggunaan tenaga kerja.
[5] Organisasi   berbasis   teknologi,   yang   memberikan tempat sangat luas SDM untuk berinteraksi, tidak hanya bertemu fisik tapi juga dunia maya.
[6] Meningkatkan fleksibilitas.
[7] Mengantisipasi perubahan lingkungan.

## 2.3 Aplikasi OrangeHRM
Pengembangan   perangkat   lunak   sistem   informasi SDM OrangeHRM dimulai pada 2005, dan versi beta pertama   dirilis   pada   Januari   2006.   Saat   ini   para pengguna   OrangeHRM   di   seluruh   dunia   dapat memanfaatkan   aplikasi   sistem   informasi   SDM OrangeHRM   secara   bebas,   karena   memiliki   lisensi bebas atau kode terbuka GPL (GNU General Public License) [6].
OrangeHRM   yang   digunakan   dalam   penelitian   ini merupakan   versi   3.1.1 Open   Source, yang   tersedia untuk sistem operasi komputer Linux, Mac OS X, dan MS Windows. Selain versi Open Source, OrangeHRM juga tersedia versi berbayar Professional , Enterprise , dan   versi Live berbasis   komputasi   awan   (Cloud). Ketiga   versi   terakhir   itu   tidak   diteliti   dan   dibahas dalam tulisan ini, karena masalah dibatasi pada versi Open   Source   yang   gratis   tanpa   biaya   royalti   untuk diunduh,   digunakan,   dan   dimodifikasi   atau dikembangkan lebih lanjut.
OrangeHRM   telah   didukung   oleh   layanan   yang profesional sejalan dengan pesatnya pertumbuhan dan popularitasnya yang dikenal luas oleh komunitas open
source   sedunia.   Melalui   pengembangan   dan   peran serta   dari   komunitas   pengguna,   para   developer   dan mitra,  manfaat  dan   fungsi   OrangeHRM  masih  terus disempurnakan.   Dari   waktu   ke   waktu,   OrangeHRM terus mengalami penyempurnaan dan pengayaan fitur.
Berikut   ini   sejumlah   fitur   yang   dimiliki   oleh OrangeHRM   versi   Open   Source   atau   kode   terbuka dengan   biaya   lisensi   gratis,   sesuai   informasi   yang tersedia di laman situs OrangeHRM (orangehrm.com) dan  panduan   yang  telah  disusun dan  dipublikasikan oleh   Titus   Permadi   dari   OrangeHRM   Indonesia   di laman   situsnya   orangehrm-indonesia.com   [7]   dan media cetak majalah InfoLINUX [8].

## 1. Informasi Organisasi
Dalam fitur ini, OrangeHRM memberikan kemudahan untuk   mengisi   data   institusi   atau   organisasi,   seperti nama   institusi,   alamat   dan   lokasi   masing-masing kantor yang dimiliki institusi, nomor telepon, nomor faksimili, alamat email, dan lain-lain.
2. Struktur Organisasi, Jabatan, Uraian Jabatan, dan Skala Gaji
OrangeHRM   memiliki   fasilitas   untuk   membuat struktur organisasi, dan setiap pegawai didata melekat pada   salah   satu   satuan   kerja,   jenis   pekerjaan   atau jabatan  tertentu, termasuk  di  dalamnya  pangkat  dan golongan   serta   skala   gaji   untuk   masing-masing pangkat dan golongan.
3. Administrasi Data Pegawai
OrangeHRM dilengkapi dengan fasilitas pengelolaan informasi   data   pegawai   meliputi   data   personal   atau pribadi   (nama,   alamat,   telepon,   kontak,   nama-nama orang yang menjadi tanggungan hidup, dan lain-lain), foto   pegawai,   pendidikan,   riwayat   karir   pegawai, keterampilan, riwayat pelatihan serta sertifikasi.
4. Absensi Pegawai
OrangeHRM   mempunyai   fasilitas   absensi   pegawai termasuk pembuatan jadwal kerja pegawai yang dapat dimonitor   oleh   atasannya   dan   manajer   SDM. OrangeHRM dapat diatur agar hanya manajer tertentu (atasa   pegawai   atau   manajer   SDM)   yang   dapat mengubah waktu dan absensi, atau dapat pula diatur setiap pegawai dapat mengubah sendiri waktu absensi.

## 5. Pengelolaan Cuti
OrangeHRM   juga   mempunyai   fasilitas   untuk mengelola   cuti   pegawai,   termasuk   di   dalamnya menentukan   jenis-jenis   cuti   dan   jatah   waktu   setiap pegawai. Pegawai atau atasannya atau manajer SDM dapat membuat rencana pengajuan atau pengambilan cuti, mengetahui sisa cuti, dan pembatalan cuti yang diajukan   sebelumnya..   Administrator   sistem OrangeHRM   atau   manajer   SDM   menerima pemberitahuan   melalui   email   dari   sistem   secara
oromatis,   sehingga   dapat   segera   menindaklanjuti pengajuan cuti SDM melalui prosedur yang berlaku, kemudian menyetujui atau menolak sesuai keputusan akhir atasan dan manajer SDM.

## 6. Jaminan Sosial
OrangeHRM dilengkapi dengan fasilitas pengelolaan manfaat bagi  pegawai  seperti skema Jamsostek atau bentuk-bentuk   benefit   bagi   pegawai   lainnya   yang dapat dikonfigurasi  sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

## 7. Rekruitmen
OrangeHRM memiliki fasilitas untuk membuka iklan lowongan kerja di internet. Kelebihan yang  dimiliki dibandingkan  sistem  informasi  SDM yang  lain, bila ada orang   yang mengajukan lamaran, maka manajer yang   membuka   lowongan   kerja   akan   langsung menerima   pemberitahuan   melalui   email   dari   sistem secara oromatis, dan dapat segera menentukan jadwal wawancara   atau   tahapan   seleksi   berikutnya   dengan mengakses   aplikasi   OrangeHRM.   Informasi   tersebut juga akan disampaikan langsung oleh sistem kepada pelamar.  Setiap proses seleksi tersebut  akan tercatat oleh sistem OrangeHRM.
8. Pembuatan Laporan dan Pencarian Data
OrangeHRM  memiliki   fitur  untuk  membuat   laporan pegawai   sesuai   dengan   informasi   yang   dibutuhkan. Juga   disediakan   fitur   untuk   mencari   data   pegawai dengan cepat melalui berbagai kriteria yang tersedia, misalnya   berdasarkan   ID   pegawai,   nama   pegawai, jabatan dan lain sebagainya.

## 9. Entri Data oleh Masing-masing Pegawai dengan Sistem Otorisasi
OrangeHRM   memungkinkan   3   jenis   orang   atau pengguna   yang   dapat   mengisikan   data   dan   melihat data   di   OrangeHRM   sesuai   dengan   batas-batas wewenang   yang   diberikan   kepada   masing-masing pengguna, yakni:
• System   Administrator   (Admin   User) : pengguna   dengan   otoritas   tertinggi   yang dapat mengubah semua data dari sistem.
• Group   Administrator   User :   pengguna   yang dapat  mengubah   modul-modul  terbatas  dari OrangeHRM   sesuai   dengan   wewenangnya, misal   supervisor   personalia   atau   manajer yang   mempunyai   akses   untuk   mengontrol absen, cuti dan kegiatan anak buahnya.
• Employee Self Service User: pengguna yang diberi     layanan   untuk   mengisi   data kepersonaliaan   sebatas   wewenang   yang diberikan   untuk   dirinya.   ESS   juga   dapat digunakan   untuk   mengisi   pengajuan   cuti,
pembuatan   jadwal   kerja   mingguan,   dan sebagainya.
10. OrangeHRM Bersifat Modular
OrangeHRM   dibuat   berdasarkan   arsitektur   modular yang terdiri atas modul-modul sebagai berikut:
• Modul Admin (Administrator Module)
• Modul   PIM (Personnel   Information Management Module)
• Modul ESS (Employee Self Service Module)
• Modul Cuti (Leave Module)
• Modul Waktu Kerja (Time Module)
• Modul Laporan (Report Module)
• Modul Pelacak BUG (Bug Tracking Module)
• Modul Rekruitmen (Recruitment Module)
• Modul Kinerja (Performance Module)

## Modul Admin
Modul   Admin   merupakan   salah   satu   bagian   dari sistem untuk diakses oleh manajer SDM atau orang yang ditunjuk menjalankan semua tugas administrasi sistem. Ini meliputi pendefinisian struktur organisasi, golongan   gaji (pay   grade) ,   kegiatan   atau   proyek (projects) yang   dijalankan,   dan   informasi   lain   yang melayani sebagai tulang punggung dari seluruh sistem. Isu   keamanan   sistem   diatur   juga   melalui   modul   ini dalam bentuk penetapan otorisasi pengguna.

## Modul PIM
Modul   inti   OrangeHRM   ini   mengelola   semua informasi   terkait   pegawai,   termasuk   berbagai   jenis informasi   pribadi (personnel   information) ,   rincian kualifikasi (detailed qualification) pengalaman kerja (work   experience) ,   informasi   yang   terkait   dengan pekerjaan,   dan   lain-lain.   Foto   pegawai   juga   dapat dimasukkan   ke   sistem   dengan   baik.   Informasi   yang ditampung dalam modul ini dibutuhkan oleh modul- modul   lainnya,   sehinga   pengisian   data   PIM   ini dijadikan urutan penting setelah modul Admin.

## Modul ESS
ESS adalah alat bantu yang ampuh untuk memberikan kemudahan   bagi   pegawai   perusahaan   guna   melihat informasi   yang   relevan,   seperti   informasi   pribadi, memperbarui   data   pribadi   via   web,   mendaftar   cuti (applying for leave) dan mengedit jadwal kerja pribadi tanpa merepotkan staf HR. Fungsionalitas modul ini terentang   di     seluruh   sistem,   sehingga   menjadikan informasi   pegawai   tersedia   setiap   saat   di   manapun. Tentu   saja   semua     informasi   ini   tergantung   pada
kebijakan   keamanan   informasi   perusahaan,   dimana setiap   orang   hanya   dapat   melihat     informasi   sejauh batas     hak   dan   otoritas   yang   ia   miliki.       Solusi fungsionalitas   ini     sangatlah   menghemat   waktu   dan biaya.

## Modul Cuti
Sebuah   modul   pengelolaan   cuti   (leave)   yang komprehensif dengan  kemungkinan yang  luas untuk mendefinisikan berbagai jenis cuti (leave types) , libur perusahaan (company holidays) , dan lain-lain. Modul ini   menyediakan   semua   proses   pengajuan   cuti   dan proses   persetujuannya.   Selain   itu,   modul   ini   dapat menampilkan   informasi   tentang   hak   cuti,   sisa   cuti, riwayat cuti dan lain sebagainya. Konsep berbasis web dan   pelayanan   mandiri (self-service) ini menyederhanakan berbagai prosedur cuti yang saling berhubungan,   mengurangi   pekerjaan   administratif, menghemat kertas dan biaya.

## Modul Waktu Kerja
Modul ini mengotomatisasi proses yang terkait dengan penelusuran   waktu   (kerja).   Modul   ini   membantu mencapai efisiensi dalam mengelola data tenaga kerja dan meningkatkan pengelolaan angkatan kerja. Modul waktu   kerja   memberikan   kemudahan   bagi   pegawai untuk   mendefinisikan   dan   mengisi   jadwal   kerja mereka   sendiri   yang   dapat   diterima/ditolak   dan dimodifikasi oleh atasan mereka. Modul ini memiliki fungsionalitas   untuk   menelusur   kehadiran   pegawai, dimana pegawai dapat memasukkan waktu hadir kerja (punch   in) dan   waktu   pulang   kerja (punch   out) . Melalui   modul   waktu   kerja   ini   pegawai   dapat   jam kegiatan (time   events) yang   terkait   dengan   proyek tertentu. Di proyek atau kegiatan tertentu itu pegawai atau   administrator   proyek   dapat   mengelola   proyek dengan mudah melalui fungsionalitas yang ditawarkan pada item laporan proyek.

## Modul Laporan
Fitur   ini   menghasilkan   beragam   report   yang   dapat dirias   sesuai   dengan   kebutuhan   organisasi.   Setiap nomor   laporan   dapat   didefinisikan   dengan   memilih dari   rentang   sebuah   kriteria   pencarian   dan   field laporan.   Definisi   laporan   dapat   disimpan   untuk menghindari pengerjaan yang berulang. Sekali sebuah laporan   telah   didefisinikan   dan   disimpan,   tampilan laporan dapat dibuat dengan memasukkan kriteria data yang diminta.

## Modul Pelacak Bug
Pada setiap kesalahan atau ketidaksempurnaan sistem (bug) terjadi   kala   menggunakan   sistem   ini,   bug tersebut dapat segera dilaporkan secara online dengan menggunakan modul Bug Tracker sehingga developer memperoleh masukan untuk memperbaikinya.
Modul Rekrutmen
Modul   ini   memberikan   kemudahan   bagi   perusahaan untuk memasang iklan lowongan kerja secara on-line di   web   dengan   menggunakan   fitur   yang   ada   dalam sistem ini. Pemasang iklan dapat melakukan posting iklan   dengan   mudah,   melacak   progres   pemrosesan pelamar   hingga   proses   wawancara   sampai   proses penerimaannya.   Sementara   itu,   pencari   kerja   dapat melakukan   posting   lamaran   kerja   mereka   dalam format standar dan sederhana. Pemberitahuan kepada pencari   kerja   dapat   diinformasikan   dengan   mudah melalui email.

## Modul Kinerja
Modul   ini   berguna   untuk   memberikan   penilaikan kinerja   (performance)   pegawai   sesuai   dengan indikator   kinerja   kunci   yang   didefinisikan   oleh pemimpin   organisasi   dan     dimasukkan   Admin OrangeHRM.   Modul   kinerja   juga   memberikan fasilitas kepada manajer menjadi penilai atau penelaah (reviewer) bagi manajer atau pegawai di bawahnya.

## 2.4 Hasil Peneltian Sebelumnya
OrangeHRM   telah   dapat   diimplementasikan   pada perusahaan   di   bidang   pengiriman   barang   atau   kurir dan   kargo.   Berdasarkan   hasil   analisis   implementasi aplikasi   OrangeHRM,   manajemen   perusahaan perusahaan   dapat   menggunakan   aplikasi   ini   untuk meningkatkan  kinerja karyawan  yang  pada akhirnya juga meningkatkan mutu perusahaan melalui modul- modul   yang   ada   yaitu   modul   Admin,   modul   PIM (Personal   Indentity   Mangement),   modul   ESS (Employee Self Service), modul Leave (Cuti), Modul Time, modul Report, dan modul Rekrutmen [1].
Hasil   penelitian   lainnya,   OrangeHRM   juga   dapat diimplementasikan pada perusahaan keuangan mikro. Berdasarkan   hasil   pembahasan   dalam   implementasi penerapan aplikasi OrangeHRM  yang  sesuai dengan batasan masalah pada proses bisnis dapat disimpulkan, pada   tahapan   proses   bisnis   rekrutmen,   lowongan pekerjaan   dapat   dipublikasikan   secara   online, sehingga   informasi   tersebut   dapat   diterima   dengan cepat oleh pencari kerja, tanpa membutuhkan tempat dan banyak waktu, dan tanpa harus mendatangi dan menyerahkan   berkas   lamaran   secara   langsung   ke kantor tujuan. Pada tahapan proses bisnis cuti, sistem menyediakan   hak   akses   bagi   karyawan   maupun pimpinan   terkait   yang   dapat   menjalankan   hak   dan kewajibannya   dengan   mudah   dan   cepat   melalui aplikasi OrangeHRM, dalam pengambilan keputusan tentang masalah hak cuti, melihat lamanya  hari cuti dan sisa hari cuti seorang karyawan. Oleh sebab itu aplikasi   OrangeHRM   yang   berbasis   web   dapat digunakan untuk mengelola SDM secara efesien pada manajemen HRD perusahaan [2].
Kedua   penelitian   tersebut   belum   menganalisis penggunaan   modul   Kinera   (Performance)   dan   tidak terkait dengan organisasi perguruan tinggi. Penelitian
kedua   bahkan   terbatas   pada   analisis   perekrutan pegawai dan pengelolaan cuti pegawai saja.

## 3. METODE PENELITIAN
Penelitian   ini   menggunakan   metode   studi   kasus deskriptif   dengan   mengimplementasikan   aplikasi sistem   informasi   SDM   OrangeHRM   pada   Bagian Kepegawaian   STT   NF.   Langkah   pertama mendeskripsikan manajemen sumber daya manusia di STT   NF,   sebagai   perguruan   tinggi   yang   dituntut menjalankan manajemen SDM tenaga pendidik dosen dan   kependidikan   sesuai   peraturan   perundang- undangan   yang   berlaku.   Langkah   kedua mengimplementasikan   OrangeHRM   pada   Bagian Kepegwaian   STT-NF,   dengan   memberikan   fokus analisis   pada   implementasi   OrangeHRM   untuk mengelola dan mengukur kinerja dosen.

## 3.1 Manajemen SDM STT NF
Sekolah   Tinggi   Teknologi   Terpadu   Nurul   Fikri disingkat   STT   NF   adalah   perguruan   tinggi   formal yang menyelenggarakan pendidikan akademis tingkat sarjana   strata   satu   (S1)   dengan   dua   program   studi Sistem   Informasi   dan   Teknik   Informatika.   STT   NF mendapatkan   izin   operasional   melalui   Surat Keputusan   Menteri   Pendidikan   dan   Kebudayaan Republik   Indonesia   dengan   nomor   269/E/0/2012, tanggal   13   Agustus   2012.   STT   NF   didirikan   dan dikelola   oleh  Yayasan   Profesi   Terpadu   Nurul   Fikri. Lokasi STT NF pada saat implementasi ini ada tiga, yakni Kampus A Graha NF Computer, Jl. Margonda Raya 522 Depok, Kampus B Gedung PPSDMS NF Jl. Lenteng Agung Raya 20 Halte UI Depok, dan Kampus C Jl. Prof. Lafran  Pane (RTM) Kepala Dua Depok. Lokasi   kerja   STT   NF   yang   tidak   permanen   adalah sekolah-sekolah yang bekerja sama dengan STT NF. Bagi para dosen STT NF, sekolah-sekolah ini menjadi bagian   tugas   di   bidang   penelitian   dan   pengabdian kepada masyarakat.
STT   NF   dipimpin   oleh   seorang   Ketua   dan   empat Pembantu   Ketua.   Pembantu   Ketua   mengoordinasi beberapa   satuan   kerja.   STT   NF   selain menyelenggarakan   pendidikan   tinggi   formal   juga menyelenggarakan tiga unit usaha sebagai organisasi otonom untuk mendapatkan pendanaan sehingga biaya operasional STT NF tidak dibebankan hanya kepada Yayasan dan mahasiswa. Ketiga Unit Usaha tersebut adalah PSTI (Pusat Studi Teknologi Informasi) yang menyediakan jasa riset dan pengembangan sistem dan aplikasi   teknologi   informasi,   LP3T   (Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Terpadu) yang menyediakan jasa pelatihan dan sertifikasi di bidang teknologi   informasi,   dan   DPS   (Divisi   Pendidikan Sekolah) yang menyediakan jasa di bidang teknologi informasi untuk sekolah-sekolah. Para dosen berada di berbagai   satuan   kerja   karena   sebagian   besar   dosen merangkap sebagai pejabat dalam struktur organisasi STT NF.
Bagian   Kepegawaian   STT  NF   di   bawah   koordinasi Pembantu   Ketua   II   bidang   Administrasi   dan Keuangan. Manajer atau Kepala Bagian Kepegawaian ini   akan   menjadi  Admin   (administrator)   atau   orang yang   memiliki   kekuasaan   penuh   untuk   mengelola sistem   informasi   SDM,   dalam   hal   ini   OrangeHRM. Total   pegawai   STT   NF   yang   berstatus   tetap   dan kontrak berjumlah 103 orang.
Beberapa pegawai  STT NF memiliki lebih dari satu jabatan, misal Ketua STT, para Pembantu Ketua STT, para  Ketua  Program   Studi,  para   Sekretaris   Program Studi,   Kepala   LPPM   (Lembaga   Penelitian   dan Pengabdian   kepada   Masyarakat),   dan   Kepala   UPT (Unit Pelaksana Teknis) Laboratorium Komputer juga memegang   jabatan   fungsional   sebagai   dosen. Beberapa   pemegang   jabatan   struktural   lainnya merangkap sebagai asisten dosen praktikum.
Nama-nama   jabatan   juga   dikelompokkan   ke   dalam beberapa   kategori   pekerjaan   untuk   memudahkan pengelompokkan   dalam   pengembangan   kariernya. Berikut ini daftar kategori pekerjaan di STT NF.
• Pemimpin   dan   Manajer:   Ketua,   Puket, Kaprodi, Kepala Lembaga/Pusat/Bagian.
• Pekerja   Profesional   :   Dosen,   Pengajar, Programmer, Administrator Sistem/Jaringan
• Pekerja Penjualan: Staf pemasaran
• Pekerja Kantor: Staf administrasi
• Teknisi dan Laboran
• Pekerja   Pelayanan   Pelanggan   (CS), keamanan (security), dan janitor (OB).
Kategori   1,   2,   dan   3   dikelompokan   dalam   sistem pengembangan   kepribadian/kepemimpinan   A, sedangkan  kategori    4, 5, dan 6 dimasukkan dalam sistem   pengembangan   kepribadian/kepemimpinan   B. Dosen dijadikan jabatan sendiri karena memiliki tugas dan wewenang yang berbeda dengan jabatan lainnya. Menurut UU No. 12 Tahun 2012, dosen satu-satunya jabatan di pergruan tinggi  yang  memiliki kebebasan akademik, bersama mahasiswa. Dosen juga diberikan jabatan fungsional oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan   dengan   tingkatan  Asisten  Ahli,   Lektor, Lektor   Kepala,   dan   Guru   Besar   atau   Profesesor, meskipun belum ada dosen STT NF yang memenuhi syarat   karena   semua   dosen   baru   mendaftarkan   diri pada saat penelitian ini dilaksanakan.
Dalam   pemberikan   kompensasi   atau   sistem penggajian,  STT NF menggunakan  susunan pangkat dan   golongan   yang   berkaitan   dengan   tingkatan   gaji (Pay Grades) . Nilai-nilai gaji ini bersifat tetap, belum termasuk   tambahan   bersifat   variabel   seperti   uang lembur, dan belum termasuk jaminan sosial kesehatan dan jaminan sosial ketenagakerjaan.
Kinerja dosen akan dievaluasi setiap enam bulan atau tiap semester, dan hasilnya akan menentukan kenaikan golongan   dan   pangkat   yang   berhubungan   dengan tingkatan gaji.
Berikut   ini   KPI   yang   disusun   Bagian   Kepegawaian STT   NF   untuk   penilaian   kinerja   pegawai   dengan jabatan Dosen, dengan skala nilai 1 (sangat kurang), 2 (kurang), 3 (cukup), 4 (baik), 5 (sangat baik).
Tabel 1. KPI dan Skala Nilai untuk Mengevaluasi Kinerja
Dosen No Indikantor Kinerja Kunci atau KPI (Key Performance Indicator) A. Pendidikan
1 Menggunakan   metode   pembelajaran   yang memungkinkan komunikasi dua arah.
2 Menjelaskan tujuan pembelajaran dengan jelas.
3 Materi   pembelajaran   sesuai   silabus   dan   mengacu referensi mutakhir.
4 Memberikan   respon   positif   terhadap   pertanyaan mahasiswa.
5 Membangun suasana kelas yang membuat mahasiswa aktif dan termotivasi.
6 Menggunakan Satuan Acara Pengajaran yang sesuai dengan tujuan pembelajaran di silabus.
7 Mengevaluasi   rancangan   pembelajaran   berdasarkan umpan balik mahasiswa.
8 Menulis   bahan   pembelajaran   seperti   buku   kuliah, diktat, dan/atau modul praktikum.

## B. Penelitian
9 Menyampaikan   hasil   peneltian   terbaru   yang   sesuai dengan materi yang diajarkan.
10 Melakukan   penelitian   ilmiah   sesuai   dengan   bidang keahlian.
11 Membuat publikasi ilmiah di jurnal nasional dan/atau internasional.
12 Melibatkan mahasiswa dalam melakukan penelitian.

## C. Pengabdian kepada Masyarakat
13 Melakukan   pengabdian   kepada   masyarakat   seperti memberikan   seminar,   penyuluhan,   pelatihan,   dan sebagainya.
14 Aktif dalam organisasi profesi atau organisasi sosial.
15 Menulis buku untuk umum, yang dicetak dan dijual bebas dan/atau artikel di media cetak seperti majalah, tabloid,  dan koran,   buku  online  (e-book),   artikel   di media online, dan lain-lain.

## 3.2 Implementasi OrangeHRM
Implementasi   OrangeHRM   di   Bagian   Kepegawaian STT NF ini dilakukan dalam dua proses utama, yakni instalasi   dan   konfigurasi   atau   pengaturan   sesuai kebutuhan   organisasi   pengguna.   Sesuai   informasi yang  tersedia di laman situsnya  [9], proses instalasi OrangeHRM  3.1.1 yang  digunakan  dalam penelitian ini membutuhkan perangkat lunak aplikasi server web Apache versi 1.3 atau yang lebih baru, MySQL versi 5.0 atau  yang  lebih baru,  dan PHP versi  5.2.4 atau yang   lebih   baru.   Semua   aplikasi   itu   harus   sudah terkonfigurasi,   misal   menggunakan   sistem   operasi Linux yang dapat dilengkapi ketiga aplikasi tersebut sehingga   membentuk   sistem   lengkap   yang   terkenal dengan  nama LAMP (Linux  Apache  MySQL PHP). Cara lain adalah memasang XAMPP untuk memenuhi kebutuhan tersebut yang tersedia bebas untuk sistem operasi Linux dan Windows.

## Proses Instalasi OrangeHRM
Langkah pertama sebelum memasuki proses instalasi adalah   memastikan   apakah   semua   software   yang dibutuhkan OrangeHRM telah terpasang di komputer. Jika   belum,   pada   sistem   operasi   komputer   tersedia program untuk menginstal Apache, PHP, dan MySQL. Sistem  operasi  yang  digunakan  dalam  penelitian ini adalah   Linux   BlankOn   versi   8.0   dengan   aplikasi Synaptic   Package   Manager   sebagai   program   bantu pemasangan   paket   aplikasi   Apache,   PHP,     dan MySQL.
Berikut ini langkah-langkah instalasi OrangeHRM di Linux BlankOn versi 8.0, secara manual.
• Mengunduh berkas OrangeHRM dari laman atau situs web oranghrm.com/download.php. File   yang   dipilih   adalah   3.1.1 Windows/Mac/Linux (.zip).
• Menyimpan   berkas   hasil   unduhan   ke   suatu folder, , dalam kasus ini orangehrm-3.1.1.zip disimpan ke folder atau direktori  /home/rus karena   penelitian   dilakukan   dengan   nama akun pengguna rus.
• Berkas   hasil   unduhan   diekstrak   atau diuraikan   ke   folder   yang   dijadikan   oleh Apache di Linux BlankOn untuk menyimpan aplikasi   web,   dalam   kasus   ini   disimpan   di folder /var/www dengan perintah berikut ini:
$ cd /var/www
$ sudo unzip /home/rus/orangehrm-3.1.1.zip
• Perintah   unzip     orangehrm-3.1.1.zip   akan menghasilkan   direktori   orangehrm-3.1.1   di bawah   direktori   saat   menjalankan   perintah unzipp.   Untuk   memudahkan   mengingat, nama direktori orangehrm-3.1.1 dapat diubah
( mv ) menjadi orangehrm saja dengan perintah sebagai berikut.
$ sudo mv orangehrm-3.1.1 orangehrm
• Kepemilikan direktori orangehrm dan isinya diberikan kepada akun pengguna www-data atau   nobody   atau   apache,   tergantung   jenis Linux   yang   digunakan.   Implementasi   di Linux   BlankOn   8.0   ini   menggunakan perintah sebagai berikut.
$ sudo chown -R www-data orangehrm
• Proses   instalasi   selanjutnya   dilakukan melalui browser web untuk mengakses laman web http://localhost/oranghrm.
• Klik “Next” akan masuk ke lama persetujuan lisensi.
• Klik   “I   Accept”   sebagai   tanda   setuju. Kemudian   program   penginstal   OrangeHRM menawarkan pembuatan database baru untuk OrangeHRM   bernama   oranghrm_mysql dengan database username orangehrm.
• Klik   Next   akan   membawa   OrangeHRM melakukan   pengecekan   status   direktori /var/www/orange   apakah   sudah   dapat diakses. Jika sudah menjalankan perintah “$ sudo chown -R www-data orangehrm” atau yang   sejenis,   OrangeHRM   siap   digunakan, meskipun   pengecekan   berikutnya   bisa menunjukkan   perlu   perbaikan   agar   tidak dapat   diakses   orang   lain   selama   dalam pemasangan   (.htaccess)   dan   untuk   fasilitas penjadwalan   proses.   Jika   tidak   ingin mengabaikan   masalah   di   atas,   maka   proses instalasi   dapat   diakhiri.   Namun   jika   ingin mengatasi masalah terakhir, dapat dilakukan dengan   menjalankan   perintah   “SET GLOBAL   event_scheduler   =   ON;   ”   pada perintah   baris   administrasi   MySQL (didahului sudo mysql -u root).
$ sudo mysql -u root Welcome to the MySQL monitor. Commands end with ; or \g. Your MySQL connection id is 1430 Server version: 5.5.24-7 (Debian)
Copyright (c) 2000, 2011, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its affiliates. Other names may be trademarks of their respective owners.
Type 'help;' or '\h' for help. Type '\c' to clear the current input statement.
mysql> SET GLOBAL event_scheduler = ON; Query OK, 0 rows affected (0.00 sec)
mysql> quit Bye $
• Setelah   dua   masalah   diperbaiki,   klik   Next akan   membuat   OrangeHRM   melakukan proses   pemasangan   database.   Kembali   klik Next   jika   tidak   ada   masalah,   sehingga pengembang   OrangeHRM   meminta kontribusi   pengguna   dengan   melakukan registrasi   tanpa   biaya,   yang   bisa   diabaikan dengan  klik  “No,  thanks!”    Registrasi  juga dapat dilakukan di lain waktu.

## Gambar 7.  Registrasi untuk membantu pengembang mendapatkan data pengguna
• Lalu   klik   Next   kembali,   sehingga OrangeHRM   menampilkan   halaman   muka atau   halaman   login,   yang   artinya   proses instalasi telah berakhir.

## Proses Konfigurasi OrangeHRM
Pada   tahap   awal   konfigurasi   ini   perubahan   logo organisasi   dapat   dilakukan   dengan   mengedit   file logo.png dan login.png yang terdapat dalam direktori ini:  /var/www/orangehrm/symfony/web/webres_kode- bilangan/themes/default/images/login.
Hasil   perubahan   dalam   kasus   ini   seperti   terlihat   di gambar 1.

## Gambar 1. Tampilan laman login setelah gambar diganti
Proses  mengonfigurasi  OrangeHRM  dimulai   dengan login   sebagai  Administrator   dengan   nama   pengguna sebagai   bawaan   pada   saat   instalasi   adalah   Admin, kecuali penginstal mengubah usermane Admin dengan
nama   lain.   Tampilan   pertama   login   sebagai  Admin ditunjukkan   pada   gambar   2,   yaitu   masuk   ke   modul PIM (Personnel Information Management).

## Gambar 2. Login sebagai Admin pertama kali
Langkah pertama setelah login sebagai Admin adalah pindah ke modul Admin, karena perlu pendefinisian berbagai   hal   terkait   kepegawaian   sebelum   mengisi data   pegawai   pada   PIM.     Menu   utama   setelah   dua gambar   dimodifikasi   menjadi   Admin   terlihat   di gambar 3.

## Gambar 3. Modul Admin
Admin merupakan bagian inti, bersma dengan PIM, dari   sistem   informasi   SDM   OrangeHRM.   Admin memberikan   wewenang   kepada   Kepala   Bagian Kepegawaian atau Manajer SDM atau personal yang ditunjuk untuk menjalankan semua tugas administrasi
sistem. Tugas Admin meliputi enam sub modul atau menu bar sebagai berikut:
• User   Management:   pengaturan   pengguna, pada tahap pertama belum dibutuhkan karena baru   tersedia   satu   pengguna,   yakni  Admin. Isu   keamanan   sistem   diatur   juga   melalui modul ini dalam bentuk penetapan otorisasi pengguna   (user),   setelah   data   pegawai dimasukkan dalam modul PIM.
• Job:   pengaturan   nama   jabatan   (Job   Title), tingkatan   atau   golongan   gaji   (Pay   Grades), status   pegawai   (Employment   Status), kategori   pekerjaan   (Job   Categories),   dan pembagian waktu kerja (Work Shifts).
• Organization:   informasi   umum   tentang organisasi   (General   Information),   alamat- alamat lokasi kantor (Locations), dan struktur organisasi (Structure).
• Qualifications:   keahlian   teknis   (Skills), pendidikan   formal   (Education),   surat   izin yang   dimiliki   seperti   SIM   A   dan   SIM   B (Licenses),   bahasa   yang   dikuasasi (Languages),   dan   keanggotaan   organisasi profesi (Memberships).
• Nasionalities   atau   kewarganegaraan:   diubah menjadi   Indonesia   saja   dengan   menghapus daftar nama warga negara yang lain.
• Configurations:   mengatur   email   yang digunakan Admin menerima pesan-pesan dari sistem seperti pengajuan cuti pegawai, email langganan   untuk   penilaian   pegawai, pengaturan   bahasa   (ada   pilihan   Indonesia, namun belum bagus), dan pemilihan modul (Admin dan PIM wajib dipilih, modul lainna optional).
Tidak   ada   keharusan   memasukkan   data   secara   urut seperti   di   atas.   Implementasi   ini   dimuai   dari   menu organisasi,   dengan   mengisi   data   informasi   umum organisasi STT NF, seperti terlihat di gambar 4.

## Gambar 4. Informasi umum organisasi STT NF
Struktur   Organisasi   dan   Lokasi   dapat   dimasukkan setelah informasi umum. Dalam hal ini mengacu pada struktur organisasi dan susunan jabatan STT NF.
Susunan jabatan juga digunakan untuk mengisi  data Job   Title,   sedangkan   pangkat   dan   golongan   serta tingkatan gaji digunakan untuk mengisi Pay Grades. Dan seterusnya jenis-jenis keahlian yang ada di STT- NF,   tingkat   pendidikan   mulai   dari   SMA  hingga   S3 dimasukkan   dalam   digunakan   untuk   mengisi Qualifications.
Modul   manajemen   informasi   personal   ini membutuhkan   data   seluruh   pegawai   STT-NF   yang tidak   dilampirkan   dalam   tulisan   ini.   Pengisian   data dimulai dengan klik Add Employee. Penambahan data pegawai   ini   dapat   diikuti   dengan   memberikan   ESS (Employee Self Service) untuk login dan mengakses berbagai   modul   yang   sesuai  dengan   fungsi  pegawai tersebut, dengan klik “Create Login  Details” seperti terlihat di gambar 5.
Ganbar 5. Menambahkan data pegawai dan mengaktifkan ESS
Admin   harus   mengisi   User   Name   untuk   login   pagi pegawai   yang   diberi   akses   ESS.   User   Name   tidak harus sama dengan nama pegawai. Kemudian berikan password   sementara,   dan   pastikan   status   Enabled. Ketika memberikan username dan password, pegawai disarankan mengganti segera password-nya agar tidak timbul masalah.
Sedangkan untuk mencari, melihat, atau mengedit data pegawai, dilakukan dengan mudah melalui “Employee List” seperti terlihat di gambar 6.

## Gambar 6. Employee List memudakan mencari dan mengedit data pegawai
Pengaturan modul Cuti dimulai dengan “Configure”, untuk menentukan periode cuti (1 Januari hingga 31 Desember),   tipe   cuti,   hari   kerja   dalam   seminggu (Work   week),   dan   hari-hari   libur   dalam   setahun (Holidays).   STT   NF   memiliki   aturan   cuti   seperti umumnya   organisasi   di   Indonesia,   yakni   ada   cuti tahunan, cuti karena alasan penting, dan lain-lain.

## Gambar 7. Konfigurasi Modul Cuti
Di internet telah tersedia tambahan program (Plugin) untuk   melihat   rencana   cuti   yang   dibuat   pegawai, atasan,   atau   Kepala   Bagian   Kepegawaian.   Modul
tambahan yang dinamakan Free Leave Plan Plugin itu tersedia   secara   bebas   dan   kode   sumber-nya   terbuka [10]. Data rencana cuti ini dapat diakses oleh siapa saja (publik) selama dapat mengakses, kecuali alamat web   OrangeHRM   di   STT   NF   diproteksi   dengan password.   Hanya   pegawai   yang   telah   diaktifkan sebagai ESS yang dapat ditampilkan oleh Plugin ini. Contoh hasilnya seperti terlihat di gambar 8.

## Gambar 8. Rencana cuti dapat dilihat dengan Leave Plan Plugin
Modul   Waktu   di   STT   NF   digunakan   untuk   data absensi masuk dan keluar, serta penjadwalan proyek atau   kegiatan   setiap   pegawai.   Modul   waktu   untuk pencatatan   jam   masuk   dan   jam   keluar   ini   masih manual,   belum   disambungkan   dengan   absensi   sidik jari yang digunakan Bagian Kepegawaian STT NF.
Modul Rekrutmen menjadi fasilitas yang menarik bagi Bagian Kepegawaian STT NF karena dapat digunakan untuk pengumuman lowongan kerja, pengelolaan para pelamar   atau   database   calon   karyawan,   dan pengaturan   wawancara   hingga   penentuan   keputusan diterima atau tidak.
Modul   terakhir   yang   menjadi   perhatian   khusus penelitian   ini   adalah   Kinerja   (Performance),   yang belum   dianalisis   dua   penelitian   sebelumnya.   Modul Kinerja   menjadi   penting   karena   salah   satu   tujuan penelitian   ini   untuk   mengetahui   kemampuan OrangeHRM dalam melakukan penilaian kinerja SDM STT NF, dengan kasus khusus kinerja dosen.
Langkah   pertama   dalam   modul   kinerja   dosen   ini adalah membuat daftar (Add) indikator kinerja kunci atau KPI (Key Performance Indicator) sesuai daftar kinerja   dosen   yang   dievaluasi   Bagian   Kepegawaian STT   NF   (Tabel   1),   lengkap   dengan   skala   nilainya antara   1   sampai   dengan   5,   seperti   terlihat   dalam gambar 9.

## Gambar 9. Menambahkan KPI dosen
Setelah   semua   KPI   di   tabel   1   didaftarkan   untuk jabatan   dosen,   dapat   dilakukan   penggandaan   (Copy KPI) dari jabatan Dosen ke jabatan lain yang dipegang oleh dosen. Fasilitas Copy KPI ini sangat bagus untuk digunakan,  karena  hampir  semua dosen  adalah  juga menjabat di struktural, sedangkan nama jabatan setiap pegawai hanya dapat didaftarkan satu ke dalam modul manajemen   informasi   personal   atau   PIM   pada OrangeHRM. Misal mengcopy KPI Dosen ke jabatan Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan.
Cara menugaskan seorang dosen atau supervisor untuk menilai   (menjadikan   sebagai   reviewer)   dosen   lain sebagai berikut:
• Klik   Performance > Add Review, sehingga muncul tampilan seperti gambar 10.

## Gambar 10. Modul Performance
• Employee   Name   diisi   nama   pegawai   yang akan dinilai atau di-review.
• Reviewer   Name   diisi   nama   pegawai   yang menilai atau reveiwer.
• From adalah tanggal mulai penilaian, misal 1 Maret 2014.
• To adalah tanggal  akhir penilaian, misal 24 Maret 2014.
• Due   Date   adalah   tanggal   batas   akhir Reveiwer   memasukkan   penilaian,   misal   31 Maret 2014.
Penilai   (Reviewer)   adalah   sesama   dosen   dan   atasan dosen   tersebut.   Sebagai   contoh,  Ketua   STT  menilai dosen yang menjadi Pembantu Ketua, seperti terlihat di gambar 11.
Gambar 11. Pengisian data penugasan menilai pegawai
Penilai   akan   mendapatkan   email   yang   berisi pemberitahuan tugas penilaian ini, seperti terlihat di gambar 12.
Gambar 12. Penilai menerima email dari sistem OrangeHRM
Pada saat login ke OrangeHRM, penilai akan diberi tampilan   halaman   My   Info,   yang   berisi   informasi tentang   diri   penilai,   seperti   terlihat   di   gambar   13. Penilai   dapat   mengubah   passwordnya   lebih   dahulu dengan klik di bagian “Welocome” dan namanya  di kanan   atas,   baru   kemudian   masuk   ke   modul Performance.

## Gambar 13. My Info untuk pegawai yang login sendiri
Setelah   login   ke   OrangeHRM,   penilai   masuk   ke modul   Performance,   sehingga   akan   melihat   daftar pegawai   yang   harus   dinilai   (Reviews)   di   bagian bawah, seperti terlihat di gambar 14.

## Gambar 14. Daftar pegawai ang harus dinilai
Penilai dapat memilih mana yang harus didahulukan untuk dinilai, misal  berdasarkan  tanggal  batas akhir (Due Date), atau sesuai tingkat kepentingan lainnya. Dengan memilih salah satunya, kemudian klik “Edit” di   bagian   bawah.   Penilai   dapat   memberikan   nilai sesuai   dengan   kriteria   yang   ditentukan   Bagian
Kepegawaian,   misal   skala   1   hingga   5,   serta   dapat memberikan   catatan (Comments) ,   seperti   terlihat   di gambar 15.
Gambar 15. Penilaian dosen oleh atasannya melalui modul Kinerja
Setelah   melakukan   penilaian,   penilai   dapat menyimpan   tanpa   harus   mengirim,   misal   karena belum selesai atau masih ragu-ragu, dengan klik Save. Jika   sudah   selesai   dan   yakin,   penilai   klik   Submit, seperti gambar 16.
Gambar 16. Save jika belum selesai atau Submit jika sudah selesai
Setelah penilai melakukan Submit, OrangeHRM akan mengirim   email   kepada   Admin   (Kepala   Bagian Kepegawaian)   bahwa   penilai   tersebut   telah menyelesaikan   hasil   penilaian.   Email   yang   diterima Admin seperti terlihat di gambar 17.
OrangeHRM   tidak   memberikan   alamat   aplikasi OrangeHRM yang dipasang di jaringan internal atau
portal   privat   organisasi,   dalam   hal   ini   STT   NF, sehingga  Admin   dan   penilai   harus   masuk   ke   web OrangeHRM   dengan   cara   lain,   tidak   langsung   dari email yang sedang dibaca. Ini baik untuk keamanan, namun   dapat   dimodifikasi   di   aplikasi   OrangeHRM, jika setiap email yang terkirim ingin dilengkapi alamat web OrangeHRM internal organisasi.
Untuk melihat hasil penilaian, Admin setelah login ke OrangeHRM dapat masuk ke Performance > Review, kemudian   daftar   penilaian   dengan   status   Submitted, seperti dalam gambar 17 di bagian bawah.

## Gambar 17. Status reviews Submitted
Admin dapat memilih untuk Edit (mengubah nilai atau komentar), Reject (menolak atau mengembalikan  ke penilai sebelumnya),  atau Approve (menyetujui).  Ini menunjukkan   pemiliki   wewenang   tertinggi   dalam penilaian   adalah  Admin   karena  Admin   penanggung jawab   kegiatan   penilaian   SDM   mewakili   pimpinan organisasi.
Tindak lanjut Admin menolak atau menyetujui  akan diberitahuan   oleh   OrangeHRM   kepada   penilai sebelumnya   melalui   email.   Jika  Admin   menyetujui, maka   nilai   tidak   dapat   diubah   lagi   oleh   penilai maupun   Admin.   Jika   ditolak,   penilai   dapat memperbaiki   dan   mengirim   kembali   hasilnya.   Jika Admin   mengedit   dan   menyimpan   tanpa   Approve, maka tidak ada pemberitahuan kepada penilai. Penilai baru dikirimi email jika Admin sudah menyetujui.
Gambar 18. Admin pemilik kekuasaan tertinggi dalam penilaian

## 4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
OrangeHRM berbasis teknologi internet web sehingga dapat diakses dari berbagai jenis perangkat komputer, termasuk dari HP dan komputer tablet yang memiliki fasilitas   peramban (browser) web.   Lisensi OrangeHRM   GPL,   yang   mengizinkan   siapa   saja menggunakan   tanpa   harus   membayar   royalti.   Kode program   OrangeHRM   tidak   dirahasiakan   sehingga disebut  Open Source (sumber terbuka). Tanpa biaya royalti   dan   kode   terbuka   ini   membuat   OrangeHRM memenuhi kriteria biaya rendah untuk digunakan dan dikembangkan lebih lanjut.
Contoh pengembangan lebih lanjut secara sederhana adalah   mengubah   tampilan   agar   sesuai   dengan kebutuhan   organisasi   pengguna.   Dalam   penelitian telah   dilakukan   penyesuaian   sederhana,   antara   lain dengan mengganti gambar-gambar terkait organisasi, sehingga tampilan hasilnya seperti gambar 9.   Salah satu   pemodifikasian   atau   tambahan   juga   telah diimplementasikan untuk memungkinkan penampilan rangkuman   cuti   dari   semua   pegawai   yang   telah diaktifkan modul ESS-nya, dengan aplikasi tambahan bernama Free Leave Plan Plugin.
Hasil analisis dari sisi biaya lisensi dan kemampuan dimodifikasi   itu   menunjukkan   bahwa   OrangeHRM dapat   diperoleh   dengan   mudah,   tanpa   biaya   lisensi, dan dapat dimodifikasi sendiri atau meminta bantuan pihak   lain   tanpa   hambatan   hukum   dan   teknologi. Pemilihan metode lebih lanjut  dengan  memodifikasi sendiri   atau   meminta   bantuan   ini   belum   dilakukan analisis   dalam   penelitian   ini   sehingga   perlu   ada penelitian lebih lanjut.
Dari sisi fungsi sistem informasi SDM OrangeHRM untuk manajemen SDM perguruan tinggi, khususnya
mengukur kinerja dosen, OrangeHRM telah memiliki fasilitas modul Kinerja dengan KPI (Key Performance Indicator)   yang   dapat   ditentukan   oleh   Bagian Kepegawaian   STT   NF   sesuai   dengan   ketentuan perundang-undangan   yang   berlaku   di   Indonesia. Didukung   dengan   modul   utama   Admin   untuk mengatur   semua   modul   lainnya   sesuai   kebutuhan Bagian   Kepegawaian   STT  NF,   dan   PIM   (Personnel Information   Management)   sebagai   manajemen   data pegawai     STT   NF,   maka   modul   Kinerja   dapat berfungsi baik sebagai alat pengkuruan kinerja dosen. Dosen dapat dinilai oleh sesama dosen (rekan sejawat) dan atasan dosen.
Karena   OrangeHRM   pada   dasarnya   untuk   diakses oleh   pegawai,   maka   akses   oleh   mahasiswa   secara langsung belum tersedia. Penilaian kinerja dosen oleh mahasiswa   dapat   diwakili   oleh   Kepala   Bagian Kepegawaian.   Dengan   demikian   penilaian   dosen, atasan,   dan   penilaian   mahasiswa   dapat   dipadukan untuk   menghasilkan   pengukuran   kinerja   yang   lebih lengkap.
STT   NF   sebelum   menggunakan   OrangeHRM menggunakan   aplikasi   perkantoran   LibreOffice (sejenis   MS   Office),   sehingga   masih   dicatat   dan dihitung secara manual. Beberapa fungsi  manual itu dapat   digantikan   oleh   OrangeHRM,   ditambah kelebihan   OrangeHRM   yang   dapat   diakses   dengan mudah melalui jaringan, bahkan dari mana saja berada selama ada akses internet. Contoh perhitungan manual dengan   program   spreadsheet   yang   dapat   digantikan secara   baik   oleh   OrangeHRM   adalah   data   induk, absensi, cuti, rekrutmen, dan penilaian kinerja.
Masih terdapat tiga tugas manajemen SDM di STT NF yang   belum   dapat   tergantikan   oleh   OrangeHRM. Pertama   penghitungan   gaji   bulanan (payroll), termasuk  kompensasi  varibael   dari   kegiatan   lembur, mengajar di luar jam kerja, insentif kegiatan, dan lain- lain.   Kedua   pengambilan   data   absensi   dari   mesin absen   berbasis   sidik   jari.  Absensi   ini   dapat   diatasi dengan memasukkan atau mengimpor data dari mesin absensi   ke   sistem   OrangeHRM,   namun   untuk penggajian sampai saat tulisan ini disusun belum dapat dipindahkan ke OrangeHRM.
Beberapa Modul di OrangeHRM memiliki sub modul Report   (laporan).   Kekurangan   di   modul   Kinerja   ini tidak   adanya   sistem   laporan   dari   menu   Kinerja. Karena   OrangeHRM   versi   lisensi   gratis   ini   belum memiliki   modul   penggajian   terpadu,   maka   modul Kinerja   ini   juga   belum   dikaitkan   dengan   sistem penggajian   atau   kompenasi.   Ini   menjadi   titik kelemahan dari OrangeHRM versi lisensi gratis.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN

## 5.1 Kesimpulan
OrangeHRM terbukti sangat  baik digunakan sebagai aplikasi   sistem   informasi   SDM   di   organisasi   secara
umum, termasuk penggunaannya sebagai manajemen SDM   dosen   di   perguruan   tinggi   formal   untuk penilaian   kinerja   dosen   di   bidang   pendidikan, penelitian dan  pengabdian kepada masyarakat.
Dari sisi biaya, OrangeHRM versi kode terbuka atau open source sangat murah, karena tidak membutuhkan biaya   lisensi   untuk   menggunakan   dan memodifikasinya agar sesuai kebutuhan. Keterbukaan atau   ketersediaan   kode   program   OrangeHRM memungkinkan   berbagai   organisasi,   termasuk perguruan tinggi dapat memanfaatkan tanpa hambatan biaya yang besar, tanpa hambatan teknologi, dan tanpa hambatan   hukum.   SDM   perguruan   tinggi   yang menguasai pemrograman PHP dan basisdata MySQL dapat melakukan modifikasi atau penyempurnaan.
Masih   ditemukan   sedikit   kekurangan   OrangeHRM versi kode terbuka ini. Pertama belum tersedia modul untuk   mengelola   pelatihan-pelatihan   yang   sedang direncanakan   atau   dijalankan   bagian   SDM.   Kedua belum   tersedia   perhitungan   kompensasi   selain   gaji, misalnya   uang   lembur   atau   insentif   kegiatan   yang bersifat   variabel   setiap   bulan   sesuai   dengan   kinerja pegawai.   Ketiga   belum   ditemukan   panduan   untuk menyambungkan perangkat absensi pegawai sidik jari dengan modul Waktu pada OrangeHRM.

## 5.2 Saran-saran
Diperlukan   penelitian   lebih   lanjut   untuk mengimplementasikan   OrangeHRM   agar   lebih berhasil   guna   (efektif)   dan   berdaya   guna   (efisien) sebagai   sistem   informasi   SDM   di   berbagai   jenis organisasi,   khususnya   perguruan   tinggi.   Beberapa saran teknis untuk itu antara lain sebagai berikut:
• Pengembangan   atau   implementaasi   modul atau   plugin   untuk   pengelolaan   pelatihan pegawai,   termasuk   usulan   pelatihan   yang dapat   diajukan   masing-masing   pegawai, seperti sistem cuti yang sudah berfungsi baik pada OrangeHRM.
• Pengembangan   atau   implementaasi   modul atau plugin untuk penggajian pegawai  yang lebih   lengkap,   termasuk   kompensasi   bukan gaji   pokok   seperti   uang   lembur,   insentif kegiatan, dan sebagainya.
• Pengembangan   atau   implementaasi   modul atau   plugin   untuk   menghubungkan OrangeHRM dengan perangkat absensi yang banyak digunakan organisasi seperti absensi berbasis sidik jari, dan sebagainya.
• Analisis manfaat biaya (cost benefit analysis) atau   analisis   lain   untuk   memilih   beberapa opsi   pengembangan   lebih   lanjut OrangeHRM,   misal   apakah   menggunakan SDM internal organisasi, menggunakan jasa pihak luar, atau membeli modul  yang  telah tersedia tapi tidak gratis.
• Penelitian   lebih   lanjut   dengan   membuat analisis   perbandingan   antara   OrangeHRM versi   kode   terbuka   ini   dengan   versi   Live (Online   dalam   bentuk   Cloud   Computing Software   as   a   Service),   versi   Professional, dan   versi   Enterprise,   terutama   dari   sisi manfaat dan biaya.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Peneliti   dan   penulis   karya   tulis   ini   mengucapkan terima   kasih   kepada   pengembang   OrangeHRM   dan komunitas  pengembangnya   yang   telah   berbagi   kode program serta berbagai ilmu di bidang teknologi dan sistem   informasi,   khususnya   di   bidang   manajemen SDM ini.
Terima kasih peneliti sampaikan pula kepada Kepala Bagian Kepegawaian STT NF yang telah memberikan kesempatan   peneliti   untuk   mengambil   data   dan mengimplementasikan OrangeHRM ini.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Esther Junianti Lini, (2009), Analisis Implementasi Aplikasi Orange Human Resource Management. (Studi Kasus PT Smart Moving Indonesia), Fakultas Ilmu Komputer Universitas Gunadarma, Jakarta.
2. Jacky Luhukay, (2012), Analisis Penerapan Aplikasi OrangeHRM pada Departemen Human Resource Development (Studi Kasus: Departemen HRD Bakrie Microfinance Indonesia) , Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.
3. Eko Budiyanto, (2013), Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Kerangka Teori dan Pendekatan Teknis, Graha Ilmu, Yogyakarta.
4. T. Hani Handoko, (1997), Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Jilid 2, BPFE, Yogyakarta.
5. Arwildayanto, (2013), Manajemen Sumber Daya Manusia Perguruan Tinggi Pendekatan Budaya Kerja Dosen Profesional, Alfabeta, Bandung.
6. - , OrangeHRM is under GNU General Public License, www.orangehrm.com/license.shtml, diakses terakhir pada 11 Maret 2014.
7. Titus Permadi, Rahasia Sukses Mengelola SDM dengan OrangeHRM, orangehrm- indonesia.com/e-book, diakses terakhir pada 11 Maret 2014.
8. Titus Permadi, (2009), Rahasia Sukses Mengelola SDM Perusahaan, Majalah Infolinux Edisi 04/2009 halaman 28-33, Jakarta.
9. - , Installation Guide,
orangehrm.com/installation-guide.shtml, diakses terakhir pada 11 Maret 2014.
10. Andre Tenreiro, Free Leave Plan Plugin for
OrangeHRM,
http://code.google.com/p/leaveplan, diakses terakhir pada 23 Maret 2014.