## ANALISIS RANCANG BANGUN SISTEM DISPOSISI PADA TKA/TPA DAN BMT AL HUSNA

## Syarifah Azharina Syafrudin
Teknik Informatika, Universitas Gunadarma s_azharina@staff.gunadarma.ac.id

## Abstrak
Penelitian dilakukan untuk merancang dan menganalisa suatu sistem disposisi surat  yang akan diterapkan  oleh  TKA/TPA  dan  BMT  Al  Husna  dengan  mempergunakan  metode  analisis  dan metode  perancangan.  Metode  analisis  yang  dilakukan  meliputi  analisis  aturan  sistem  dan analisis masalah, sedangkan metode perancangan sistem mempergunakan metode waterfall, use case  diagram,  dan  activity  diagram.  Hasil  yang  dicapai  dinilai  dari  sudut  pandang  faktor efektivitas  sistem  yang  akan  diterapkan  dengan  indikator  keakurasian  dan  keberhasilan  sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Jika nilai yang dicapai memenuhi standar keamanan dan penghematan  waktu  maka  sistem  layak  untuk  diimplementasikan.Sistem  disposisi  ini  telah berhasil  dirancang  dan  diuji  coba.  Dari  hasil  uji  coba  yang  telah  dilakukandokumentasi  surat menjadi  lebih  teratur  dan  mudah  dalam  pencarian  data.  Alur  proses  informasi  berjalan  lebih cepat dikarenakan sistem dapat berjalan secara real-time. Data lebih aman secara pengarsipan maupun kerahasiaan dibandingkan menggunakan sistem manual.
Kata Kunci: Aplikasi, Perancangan, Disposisi Surat,Waterfall

## DISPOSITION DESIGN SYSTEM ANALYSIS ON TKA/TPA AND BMT AL HUSNA

## Abstract
The  research  design  and  analyze  letter  disposition  system,  which  will  applied,  by TKA/TPA and BMT Al-Husna by using analysis and design methods. Analytical methods consists system rule analysis and problem analysis, while system design method using the waterfall  method,  using  case  diagram,  and  activity  diagram.  The  results  assessed  from the system effectiveness factors point of view that will be apply with accuracy indicators and  the  system  successes  in  meeting  the  needs  of  users.  If  the  point  that  had  been achieved  meet  the  security  and  time-saving  standards  then  the  system  is  feasible  to  be implemented.  This  disposition  system  has  successfully  designed  and  tested.  From  the trials, the result is that the documentation of the letter becomes more organized and easy in  data  searching.  The  flow  of  information  processes  run  faster  because  the  system  can run in real-time. Data is more secure in archiving and secrecy than using manual systems.
Keywords: Application, Design, Letter Disposition, Waterfall

## PENDAHULUAN
TKA/TPA  and  BMT  (Baitul  Mal wat  Tamwil  )Al-Husna  merupakan  salah satu  lembaga  pendidikan  non  formal  dan lembaga keuangan syariah yang berada di
bawah  lembaga  utama  Al-Husna.  BMT berpayung  pada  koperasi  sebagai  salah satu  jenis  lembaga  keuangan  bukan  bank yang  bergerak  dalam  skala  mikro sebagaimana  koperasi  simpan  pinjam.  Di dalam  lembaga  tersebut  pada  awalnya
sistem  surat  menyurat  dilakukan  secara manual,  tetapi  dengan  perkembangan lembaga  menuju  arah  lebih  profesional dan  rencana  pembukaan  sekolah  dasar formal,  maka  dibutuhkan  pengembangan sistem  khusus  disposisi  yang  lebih terstruktur,  aman,  dan  tentunya  lebih efektif  sebagai  jalan  keluar  alur  keluar masuk surat akan jauh lebih kompleks.
Sistem  terkomputerisasi  diharapkan dapat  meminimalkan  kesalahan  data dalam  alur  surat  karena  dapat  diinput, diedit dan disimpan dengan lebih mudah, cepat  dan  lebih  aman(Anggraini  D, Widyastuti,  Zega  Y.M.,  2008).Kelebihan lainnya  adalah  penyampaian  informasi akan  jauh  lebih  efektif  dan  cepat.  Salah satu  kendala  yang  sering  mucul  adalah hilangnya  dokumentasi  surat  sehingga sering  kali  proses  dalam  pencairan  dana BMT dan transparansi kegiatan TKA/TPA menjadi kurang maksimal.
Sistem  disposisi  yang  akan  di- bangun  memudahkan  petugas  dalam mengarsip  surat  masuk.  Admin  yang ditunjuk dapat secara langsung mengecek dan  memonitor  distribusi  surat  secara real-time  dari  ruang  kerjanya  sehingga mampu  mempersingkat  waktukarena  pe- kerjaan  dapat  berjalan  secara  paralel, selain  itu  aliran  surat  yang  terarsip dengan  baik  akan  memudahkan  dalam back-up data  aliran  dana  dalam  lembaga [Hendraputra,  A.,  Pratondo,  A.,  Wijaya, D.  R.,  Darwiyanto,  E.,  Nugroho,  E.  P., Kusuma,  G.  P.,  2009].  Di  dalam  jangka panjangterdapat penghematan biaya
apabila  dibandingkan  sistem  konvensi- onal dengan mendukung gerakan paperlesseco-office yang  pada  akhirnya membantu lingkungan.

## METODE PENELITIAN
Tahap  awal  dari  pengembangan relayasa perangkat lunak sistem informasi umumnya  dimulai  dengan  mendeskripsi-
kan kebutuhan dilanjutkan dengan  penja- baran  rencana  strategis  dan  kebutuhan jangka menengah dan jangka panjang.
Deskripsi  dari  sistem  informasi merupakan kumpulan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk  mengumpulkan,  memproses,  me- nyimpan,  dan  menyediakan  informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi  (Putri,  Gusti  A  A.,  2005)  dan (SasongkoJ, Dwi A.D., 2009).
Sedangkan  rekayasa  perangkat  lu- nak  adalah  penerapan  dan  penggunaan prinsip-prinsip  rekayasa  dalam  usaha menghasilkan  perangkat  lunak  yang  eko- nomis,  dapat  dihandalkan  dan  bekerja secara  efisien  pada  mesin  yang  sesung- guhnya.  Paradigma  rekayasa  perangkat lunak  yang  sering  digunakan  adalah  the Classic  Life  Cycle atau  lebih  dikenal dengan Waterfall model Analisis  sistem  didasarkan  pada masalah  yang  kerap  muncul  dan  sampel data  metode  konvensional  sebelumnya. Selanjutnya  berdasarkan  hal  tersebut maka  sistem  baru  dibangun.  Model waterfall dipilih  dengan  pertimbangan pengaplikasian menggunakan model waterfall lebih  mudah  dikarenakan  semua kebutuhan  sistem  sejak  awal  dianggap telah  dapat  didefinisikan  secara  cukup baik  dan  eksplisit  sejak  di  awal  proses analisis  dan  perancangan.  Maka  dari  itu diharapkan  model waterfall dapat  ber- jalan  dengan  baik  dan  tanpa  masalah. Tahapan  waterfall  dapat  dilihat  pada Gambar 1.
Tahapan  pertama  adalah  Peren- canaan. Tahapan ini diawali dengan men- cari  kebutuhan  dari  keseluruhan  sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.  Hal  ini  sangat  penting,  meng- ingat  software  harus  dapat  berinteraksi dengan  elemen-elemen  yang  lain  seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.

## Gambar1. Metode Waterfall
Tahapan  kedua  adalah  Analisis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan  difokuskan  pada  software.  Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat,  maka  para  software  engineer harus  mengerti  tentang  informasi  dari software,  misalnya  fungsi  yang  dibu- tuhkan, user interface, dsb. Hasil dari dua aktivitas  tersebut  (pencarian  kebutuhan sistem  dan  software)  harus  didokumen- tasikan.
Tahapan  ketiga  Perancangan.  Pro- ses  ini  digunakan  untuk  mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk  “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus  dapat  mengimplementasikan  kebu- tuhan  yang  telah  disebutkan  pada  tahap sebelumnya.  Seperti  2  aktivitas  sebelum- nya,  maka  proses  ini  juga  harus  dido- kumentasikan  sebagai  konfigurasi  dari software.  Kemudian  pada  saat  ini  coding program juga sekaligus dilakukan . Untuk dapat  dimengerti  oleh  mesin,  dalam  hal ini  adalah  komputer,  maka  desain  tadi harus  diubah  bentuknya  menjadi  bentuk yang  dapat  dimengerti  oleh  mesin,  yaitu ke  dalam  bahasa  pemrograman  melalui proses  coding.  Tahap  ini  merupakan pengembangan  dari  tahap  perancangan yang  secara  teknis  nantinya  dikerjakan oleh programmer.
Tahapan  keempat  adalah  Imple- mentasi.  Semua  fungsi-fungsi  software diujicobakan,  agar  software  bebas  dari error,  dan  hasilnya  benar-benar  sesuai dengan  kebutuhan  yang  sudah  dide- finisikan sebelumnya.
Tahapan  terakhir  adalah  Pemeliha- raan  Pengembangan  sistem  merupakan salah  satu  jenis  pemeliharaan,  karena software  yang  dibuat  tidak  selamanya bersifat  statis.  Ketika  sistem  dijalankan mungkin  saja  masih  ada  error  kecil  yang tidak  ditemukan  sebelumnya,  atau  ada penambahan  fitur-fitur  yang  belum  ada sebelumnya.  Pengembangan  diperlukan ketika  adanya  perubahan  dari  eksternal perusahaan  seperti  ketika  ada  pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.

## Perencanaan  Sistem
Perencanaan  sistem  menyangkut estimasi  dari  kebutuhan-kebutuhan  fisik, tenaga  kerja  dan  dana  yang  dibutuhkan untuk  mendukung  pengembangan  sistem ini  serta  untuk  mendukung  operasinya setelah  diterapkan.  Perencanaan  sistem biasanya  ditanggani  oleh  staf  peren- canaan. Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan  dalam  3  proses  utama yaitu sebagai berikut:
1. Merencanakan proyek sistem disposisi surat  yang  dilakukan  oleh  staf  peren- canaan  sistem,  dengan  cara:  (a) Merencanakan  sistem  disposisi  surat, (b)  Mengkaji  tujuan,  perencanaan sistem  disposisi  surat,  (c)  Mengiden- tifikasikan  dan  menetapkan  sasaran sistem,  (d)  Menetapkan  kendala  dan skala  prioritas  sistem,  dan  (d)  Mem- buat laporan perencanaan sistem.
2. Menentukan  sistem  yang  akan  dikem- bangkan  dan  dilakukan  oleh  komite pengarah.
3. Mendefinisikan  proyek  sistem  dikem- bangkan  dan  dilakukan  oleh  analis
sistem  dengan  melakukan  studi  kela- yakan,  selanjutnya  menilai  kelayakan sistem dan membuat usulan proyek.

## Kebutuhan Sistem
Mendefinisikan secara spesifik kebutuhan  perangkat  lunak  yang  akan digunakan  dalam  mengimplementasi  sis- tem  yang  akan  diujicoba.Perangkat  bantu software  yang  digunakan  dalam  mem- bangun  sistem  ini,  yaitu:  (1)  Sistem Operasi  : Windows  ,  (2) Untuk Web Server menggunakan Apache , database server menggunakan MYSQL , CodeIg- nitier  framework ,  dan  menggunakan PH, dan  (c) Untuk browser menggunakan Internet  Explorer  11.0 dan Macromedia Firefox  ESR  52.3  . Dapat  dilihat  pada Tabel 1.

## Testing
Testing dalam  perancangan  sistem disposisi  ini  mengaplikasikan  teknik black-box dan white-box dalam  mencari kesalahan  atau  kegagalan  dalam  paket software  lengkap.  Aturan  khusus  pada testing  adalah  untuk  melatih/mengamati keseluruhan program dengan tujuan untuk memastikan  bahwa  spesifikasi  user  eks- ternal  untuk  input  dan  output  telah terpenuhi.

## HASIL DANPEMBAHASAN

## Gambaran Sistem
Rancang  bangun  sistem  disposisi surat ini akan melakukan pendataan pada surat-surat yang masuk ke TKA/TPA dan BMT  Al-Husna  dengan  menggunakan PHP,  Apache,  IC  Framework  dan MySQL.  Terdapat  dua  tipe  user  yang dapat mengakses sistem ini. User pertama atau  Admin  dapat  melakukan  input  ke dalam  sistem,  sedangkan  User  Biasa  ha- nya  dapat  melihat  list  surat  yang  masuk ke dalam sistem.
Analisis Aturan Sistem
Beberapa  aturan  dalam  melakukan sistem disposisi adalah sebagai berikut: (1) Tamu  memberikan  surat  kepada  petugas disposisi,  (2)  Kemudian  petugas  akan memasukkan data surat tersebut ke dalam sistem  disposisi,  (3)  Surat  yang  telah diinput  ke  dalam  sistem  akan  otomatis mengirim  e-mail  ke  alamat  e-mail  yang ditujukan,  (4)  Admin  dapat  menginput dan  mengedit  data  surat  yang  masuk  ke dalam  sistem,  tetapi  User  Biasa  hanya dapat  melihat  list  surat  yang  masuk  ke dalam  sistem,  (5)  Database  sistem  dispo- sisi  surat  disimpan  di  dalam  alamat http://berbagiilmu.com.42407.masterweb. net/webapps/phpmyAdmin/index.php?tok en=ef7359bf8bbe46eacae61ba795188948 &old_usr=k7129345_disp,  (6)  Setelah surat  dalam  bentuk  fisik  disampaikan kepada orang yang ditujukan, maka orang yang menerima surat tersebut harus login sebagai tanda bukti penerimaan surat, (7) Sedangkan  surat-surat  yang  telah  masuk dan  keluar  didata  dalam  database  list surat,  (8)  Aplikasi  kearsipan  ini  dija- lankan  pada  PC  khusus  bagian  disposisi, dan  (10)  Petugas  atau  Admin  disposisi dapat  mengakses  sistem  ini  dengan memasukkan login user yang benar.

## Analisis Masalah
Masalah  yang  mungkin  muncul atau terjadi dalam sistem ini adalah dalam permasalahan  apabila  orang  yang  dituju tidak ada di tempat dan tidak memiliki e- mail. Masalah tersebut dijabarkan sebagai berikut: (1) Waktu yang diperlukan untuk menyampaikan  surat  akan  terhambat, sehingga  akan  menjadi  kendala  bagi penerima surat maupun pihak-pihak yang terkait,  (2)  Apabila  surat  tersebut  adalah surat penting yang harus segera direspon, maka  besar  kemungkinan  deadline  akan terlewati, dan (3)  Memerlukan staff  tetap khusus untuk terus melakukan konfirmasi surat  apabila  petugas  disposisi  berha- langan .
Tabel 1. Spesifikasi Perangkat Lunak dan Keras No Jenis Software Nama 1 Sistem Operasi Windows 7 2 Browser Firefox ESR 52.3, Internet Explorer 11.0, 3 Database Server MySQL 4 Framework Code Ignitier Framework 5 Web Server Apache 6 Dokumentasi Microsoft Office Word 2003 7 Processor Intel Pentium 4 1,3 GHz 1 8 RAM 2 GB 1 9 Storage 500GB 1 10 I/O device 1
Gambar 2. Tampilan Login

## Antarmuka  Sistem Login
Gambar 2 merupakan sistem disposisi  memiliki  dua  tingkatan  user dalam pengoperasiannya, yaitu:
1. User  Biasa :  yaitu  user  yang  telah terdaftar sebagai pegawai sebagai User Biasa mereka hanya mendapat fasilitas untuk  melihat  surat  apa  saja  yang masuk  ke  dalam  lembaga  dan  meng- konfirmasi tanda terima surat.
2. User  Admin: yaitu  user  yang  ting- katannya  lebih  tinggi  dari  User  Biasa dalam pengoperasian sistem. Memiliki hak  akses  sebagai  penanggung  jawab
penuh  dalam  sistem  diposisi,  dimana user  ini  bukan  hanya  dapat  melihat surat-surat  yang  masuk,  tetapi  juga dapat  menginput,  menghapus  dan mengetahui  isi  dan  alur  dari  semua surat yang ada.

## Antarmuka Halaman Utama
Setelah login, maka sistem disposisi akan menampilkan antarmuka pada berisi menulebih  lanjut.  Terdapat  perbedaan anatara  menu  pada  User  Biasa  dan Admin.

## Gambar 3. Tampilan Halaman Utama User Admin
Pada  sistem  disposisi  ini  terdapat perbedaan menu antara dua tingkatan user. Pada  menu  User  Biasa  hanya  tampil menu  List  Surat  dan  Logout,  tetapi  pada menu  pada  User  Admin,  akan  muncul menu  Add  Letter  dan  Digital  Resi  serta Logout.User  Biasa  hanya  dapat  melihat surat  yang  masuk  sedangkan  pada  User Admin  dapat  menginput  surat  dan membuat tanda terima digital (Gambar 3).

## Antarmuka Halaman Menu User Biasa
Berikut  ini  merupakan  tampilan menu  pada  User  Biasa.  Pada  User  Biasa, menu yang tampil hanya memperlihatkan surat yang masuk dan menu Logout. User sama  sekali  tidak  memiliki  hak  akses untuk  menginput  maupun  menghapus surat-surat yang ada (Gambar 4).
Gambar 4. Tampilan Halaman List Surat User Biasa
Gambar 5 . Tampilan Halaman Input Surat
Antarmuka Halaman Menu User Admin 1. Menu ini ditujukan kepada user Admin dengan  tujuan  proses  menginput  surat yang  masuk.  Pada  kolom  pertama berisi  nomor  surat.  Nomor  surat biasanya tercantum dalam kepala surat resmi.  Namun,  apabila  surat  yang diterima  merupakan  surat  biasa,  maka kolom boleh dikosongkan,Kolom isian selanjutnya  adalah  isian  tujuan  surat beserta  alamat  e-mail  penerima  surat.
Kemudian  kolom  selanjutnya  adalah asal pengirim surat beserta rangkuman isi dari surat tersebut.
2. Kolom  tanggal  diisi  dengan  tanggal pengiriman  yang  tertera  pada  surat. Sedangkan  tanggal  terima  adalah tanggal  surat  diterima  oleh  petugas disposisi.
Begitu  surat  selesai  diinput,  maka akan  muncul  tampilan  seperti  pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Halaman List Surat User Admin
Petugas
Pimpinan Rektor Purek Dekan Perpustakaan Personal Mencatat Surat Menyampaikan Surat Mendisposisikan Menghuvubgi CP
Gambar 7. Use Case Diagram Sistem Disposisi Manual Admin Pimpinan User Biasa Menginput Surat Menyampaikan Surat Mendisposisikan Menghubungi CP Login SISTEM Melakukan Registrasi Melihat List Surat
Gambar 8. Use Case Diagram Sistem Disposisi
Use Case dan Activity Diagram Sistem Disposisi
Activity  Diagram adalah  teknik untuk  mendeskripsikan  logika proce- dural ,  proses  bisnis,  dan  aliran  kerja. Activity  Diagram mempunyai  peran seperti  halnya Flowchart, dapat  dilihat pada Gambar 7 dan Gambar 8.
Gambar 9 merupakan aktifitas yang menunjukan  proses Registrasi yang dilakukan oleh User Biasa.

## Activity Diagram Proses Disposisi Surat
Diagram  aktifitas  dibawah  ini menunjukan  proses  Disposisi  sampai  ke User  Utama  yang  dilakukan  oleh  Admin (Gambar 10).
Mengisi Form Registrasi Kelengkapan Data Menyimpan Data User Sistem Data Tidak Valid Data Valid
Gambar 9 . Activity Diagram Proses Registrasi
Surat Datang Login ke Dalam Sistem Menginput Surat Admin Sistem Data Tidak Valid Data Valid User Mendisposisikan Surat Menerima Surat Data Valid Data Tidak Valid
Gambar 10. Activity Diagram Proses Disposisi Surat

## SIMPULAN DAN SARAN
Sistem disposisi dibuat untuk menjawab kebutuhan sistem surat
menyurat  pada  TKA/TPA  dan  BMT  Al- Husna. Secara garis besar dapat disimpulkan  bahwa  sistem  disposisi  ini telah  berhasil  dirancang  dan  diuji  coba. Sistem  ini  dirancang  dengan  mengguna- kan  metode  analisis  dan  perancangan dengan  model  waterfall.  Dokumentasi surat  menjadi  lebih  teratur  dan  mudah dalam  pencarian  data.  Alur  proses  infor- masi  berjalan  lebih  cepat  dikarenakan sistem  dapat  berjalan  secara  real-time. Data akan lebih aman secara pengarsipan maupun kerahasiaan dibandingkan meng- gunakan sistem manual.
Beberapa  hal  yang  diharapkan  da- pat  dikembangkan  pada  penelitian  selan- jutnya  adalah  dengan  membuat  beberapa user  tambahan  dengan  fitur  berbeda sebagai bantuan tenaga bagi admin utama agar  ada  petugas  cadangan  yang  dapat selalu  menjaga  system,  menciptakan menu  tambahan  agar  pihak  luar  dapat mengecek  apakah  surat  yang  dikirimkan sudah  diterima  oleh  pihak  lembaga  Al-
Husna  dan  menambahkan  fitur  search demi kemudahan pencarian data

## DAFTAR PUSTAKA
Anggraini
D, Widyastuti, Zega Y.M.(2008).  Pengembangan  Sistem Informasi Tata Persuratan Menggunakan  UML  dan  Natural Language Processing. Jurnal Informatika Komputer. Vol.13 No. 3 pp.
139
Ariesto,  Hadi  Sutopo.(2002). Analisis  dan Desain  Berorientasi  Objek ,  J  &  J Learning, Yogyakarta.
Hendraputra, A., Pratondo, A., Wijaya, D.
R.,  Darwiyanto,  E.,  Nugroho,  E.  P., Kusuma,  G.  P.  (2009). Information System  Quality  Assurance .Politeknik Telkom, Bandung. Mcleod, Raymond, Schell, George.(2001). Management Information  Systems.  8th  Edition ,
Prentice Hall, New York.
Putri, Gusti A A.(2005). Rancang Bangun Sistem  Informasi  Persuratan  dan Kearsipan Universitas Udayana Menggunakan Paradigma
Pemrograman Berorientasi Objek.  Vol
4, No. 2
SasongkoJ,  Dwi  A.D.(2009).  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen
Surat. Jurnal  Teknologi  Informasi DINAMIK. Volume XIV Suhendar A dan Hariman G. (2002). Visual Modelling Menggunakan  UML  dan  Rational Rose ,  Penerbit  Informatika,  Bandung