Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Bahan Informasi yang Autentik: Studi Kasus Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung

## ABSTRACT
This research discusses the management of records at the Komisi Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung.  Dynamic  archive management  includes  the  creation/reception  of  archives,  the  use  of archives,  the  maintenance  of  archives,  and  the  depreciation  and destruction  of  archives.  This  study  aims  to  describe  the  process  of managing dynamic records at the Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung  and  to  find  out  the  obstacles  in  the  process  of managing dynamic records, as well as the right solutions to overcome these obstacles. This research method uses qualitative methods with a descriptive approach. Data collection techniques through observation, interviews,  and  documentation.  The  results  of  this  research  indicate that the process of managing records at the Komisi Pemilihan Umum Kabupaten  Tulungagung is in accordance  with  Peraturan KPU RI No. 11 Tahun 2014, but there are still several obstacles, namely a shortage of  archivists  and  inadequate  archival  facilities  or  infrastructure.  To overcome  some  of  these  obstacles,  the  Komisi  Pemilihan  Umum Kabupaten  Tulungagung  digitized  the  archives  by  means  of  a scanning process, then the digital archives were stored in a computer folder.

## INTISARI
Penelitian  ini  membahas  tentang  pengelolaan  arsip  dinamis  di Komisi  Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung  yang  terdiri  dari penciptaan/penerimaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan serta  pemusnahan  arsip.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mendeskripsikan  proses  pengelolaan  arsip  dinamis  di  Komisi Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung,  dan  mengetahui  kendala dalam proses pengelolaan arsip dinamis, serta solusi yang tepat untuk mengatasi kendala tersebut. Metode penelitian yang digunakan ialah kualitatif  dengan  pendekatan  deskriptif.  Teknik  pengumpulan  data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil dari penelitian ini  menunjukan  bahwa  proses  pengelolaan  arsip  dinamis  di  Komisi Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung  sudah  sesuai  dengan Peraturan  KPU  RI  Nomor  11  Tahun  2014,  namun  masih  terdapat beberapa kendala yakni kekurangan tenaga arsiparis dan fasilitas atau sarana  prasarana  kearsipan  yang  belum  memadai.  Untuk  mengatasi beberapa  kendala  tersebut,  Komisi  Pemilihan  Umum  Kabupaten Tulungagung  melakukan  digitisasi  arsip  dengan  proses  pemindaian (scanning), lalu arsip digital tersebut disimpan pada folder komputer.

## 1,2 Universitas Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung
Submitted: 28/03/2023 Received: 26/04/2023
*Correspondence: Ninit Febrianty febriantyninit@gmail.com
KEYWORDS: records electronic records record management government agencies
KATA KUNCI: arsip dinamis arsip elektronik pengelolaan arsip dinamis lembaga negara
1 Ninit Febrianty, 2 Nurul Setyawati Handayani
CITE THIS ARTICLE: Febriyanti, N., & Handayani, N. S. (2022). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai
Bahan Informasi yang Autentik: Studi Kasus Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 6(1), , 1-16. https:// doi.org/10.22146/ diplomatika.83459

## PENDAHULUAN
Pesatnya perkembangan teknologi saat ini mempengaruhi kebutuhan informasi dari suatu instansi atau organisasi yang cakap dalam pelayanannya kepada masyarakat. Infor- masi  adalah  hal  yang  sangat  kompleks  dalam  alur  kehidupan  baik  itu  dalam  dunia  per- kantoran, pendidikan, ataupun yang bersifat umum. Informasi yang jelas sangat dibutuh- kan dalam proses pengambilan keputusan. Dalam arsip terkandung informasi yang diper- lukan untuk aktivitas operasional organisasi atau lembaga pendidikan (Widyastuti, 2019). Selain itu, arsip juga berperan menjadi sumber memori sehingga memudahkan arsiparis dalam proses temu kembali (Inayahaningtias & Suliyati, 2017).
Arsip merekam kejadian yang telah terjadi dan yang baru saja terjadi. Arsip menurut Kuswantoro  (2020)  ialah  sumber  informasi  yang  autentik  dan  reliabel,  arsip  dikatakan autentik karena keasliannya, sedangkan arsip dikatakan reliabel karena terdapat keabsa- hannya. Oleh karena itu, arsip memuat informasi yang akurat. Arsip ialah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  ke- masyarkatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbang- sa, dan bernegara (UU No. 44 Tahun, 2009).
Dalam beberapa penelitian, kegiatan kearsipan di suatu instansi tentu saja mempu- nyai kendala atau masalah dalam pengelolaannya. Kegiatan arsip sudah sepatutnya diper- hatikan dan tidak dianggap remeh oleh suatu instansi. Pengelolaan arsip merupakan sua- tu  kegiatan  yang  berdampak  pada  kelancaran  aktivitas  di  suatu  instansi  dalam  proses temu  kembali  arsip  yang  akan  digunakan.  Mengingat  frekuensi  arsip  yang  semakin  hari bertambah  banyak,  maka  perlu  dilakukan  pengelolaan  yang  baik.  Hal  ini  sesuai  dengan daur  hidup  arsip  yang  mana  menjadi  salah  satu  konsep  yang  perlu  dipahami  bahwa pengarsipan  merupakan  salah  satu  bagian  dari  pengelolaan  arsip.  Daur  hidup  arsip menurut  Read  dan  Ginn  dijelaskan  bahwa “The record life cycle is the span of a record as expressed in the five phases of creation, distribution, use, maintenance and final disposition” artinya daur hidup arsip memiliki unsur yang membentuk unsur periode dengan 5 tahap yaitu  penciptaan,  distribusi,  penggunaan,  pemeliharaan  dan  disposisi  akhir  (disimpan atau dimusnahkan) (Muhidin & Hendri, 2018). Dalam mengelola dan menata arsip, dibu- tuhkan tenaga arsiparis yang paham akan pentingnya arsip sebagai sumber informasi, se- hingga dibutuhkan tenaga arsiparis yang memiliki ketrampilan khusus di bidang kearsi- pan  agar  fisik  proses  pengelolaan  arsip  dapat  berjalan  sesuai  dengan  prosedur  yang ditetapkan  instansi  tersebut.  Namun  kenyataannya  masih  banyak  instansi  yang  tenaga arsiparisnya  tidak  memiliki  pengetahuan  khusus  di  bidang  kearsipan  sehingga  hal  ini menjadi salah satu kendala atau masalah yang kerap kali ditemukan.
Pengelolaan  arsip  juga  memerlukan  ruang  penyimpanan  yang  memenuhi  syarat. Arsip - arsip yang sudah dilakukan pemberkasan harus diletakkan di wadah penyimpanan arsip seperti filing cabinet, rak arsip, dan boks arsip. Ruangan penyimpanan arsip berguna untuk menjaga kelestarian arsip agar tidak rusak. Arsip adalah dokumen yang dapat men- jadi alat bukti yang sah, oleh karenanya menyimpan arsip tidak boleh di sembarang tem- pat. Ruang penyimpanan arsip harus terhindar dari beberapa faktor kerusakan yakni api, air, serangga, dan lainnya. Begitu pula dengan kelembapan, pencahayaan dan fentilasi ru- angan diatur dengan baik.
Mengenai topik yang akan dibahas, ternyata terdapat beberapa penelitian yang se- rupa, seperti yang dilakukan oleh (Ngadiyah & Arohman, 2020) tentang analisis pengel- olaan  arsip  dinamis  dan  arsip  statis  di  MTs  Negeri  2  Pringsewu  Lampung,  yang  hasil penelitiannya  menunjukan  bahwa  pengelolaan  seperti  penciptaan  arsip  dinamis  yang meliputi surat keluar dan surat masuk telah mengikut pedoman seperti Keputusan Mentri
Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik  Indonesia  Nomor  091/U/1995  tentang  Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, namun  masih  terdapat  beberapa  kendala  pada  peminjaman  arsip.  Dalam  penelitian  lain yang serupa juga dilakukan oleh (Hapsari et al., 2021) tentang analisis pengelolaan arsip dinamis  di  Kantor  Kelurahan  Pojoksari  Kecamatan  Ambarawa  yang  dalam  hasil penelitiannya  menunjukan  bahwa  dalam  sistem  pemberkasan  arsip  pada  tahap  pencip- taannya  belum  dilakukan  duplikasi  arsip  dan  masih  hanya  menggunakan  satu - satunya arsip asli di kelurahan. Namun, masih terdapat beberapa kendala dalam proses temu kem- bali arsip dan tidak optimalnya penggunaan ruangan maupun peralatan arsip.
Pengelolaan arsip tidak hanya dilakukan pada instansi pemerintahan seperti kantor kelurahan, kantor camat, atau sekolah namun juga dilakukan pada lembaga negara seperti Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung yang mana ketika dilakukan pra - survey ditemukan  beberapa  kondisi  terkait  pengelolaan  arsip,  khususnya  arsip  dinamis  yang dikelola oleh Sub Bagian KUL (Keuangan, Umum, & Logistik). Pada subbag ini, surat keluar dan surat masuk dicatat dalam buku agenda, lalu dilakukan pemberkasan dengan sistem nomor, kemudian disimpan dalam filing cabinet dan diberi keterangan “Surat Keluar dan Surat Masuk Tahun 2022”. Sedangkan untuk surat - surat di tahun sebelumnya yakni surat keluar - masuk tahun 2020 dan 2021 disimpan di gudang arsip dalam boks arsip bersama dengan surat - surat lainnya, hanya saja boks - boks arsip arsip tersebut diletakkan di bawah lantai berdebu dan terlihat rak arsip belum digunakan.
Dari beberapa kondisi tersebut ditemukan masalah yaitu kurangnya perhatian ter- hadap arsip yang disimpan, di sana arsip yang tersimpan kurang lebih sebanyak 500 kate- gori arsip aktif sehingga hal ini sangat perlu diperhatikan. Permasalahan ini tak lain kare- na minimnya pengetahuan arsiparis dalam pengelolaannya dikarenakan bukan basic ilmu kearsipan sehingga dalam pengelolaan arsip masih mengandalkan pengalaman. Sehingga terjadilah  beberapa  kerusakan  pada  arsip  aktif  salah  satunya  salah  penyimpanan  arsip akbitanya  arsip  mengalami  berjamur  karena  lembab.  Selain  itu belum  adanya  peralatan pemberkasan arsip salah satunya kartu kendali arsip yang gunanya untuk menjaga agar arsip yang dipinjam tidak hilang, dan fasilitas penunjang kearsipan yang belum memadai. Oleh karena itu, pengelolaan arsip dinamis di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulun- gagung masih dianggap kurang dan belum sesuai dengan pedoman yang tertuang dalam Peraturan Komisi Pemilihan Umum RI Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pengelolaan arsip dinamis, yang mana pada pasal 14 ayat 2 menyebutkan bahwa perawatan arsip yang dil- akukan yakni meliputi perlindungan fisik arsip dari berbagai kerusakan dan penyediaan sarana dan prasarana. Apabila terjadi kerusakan pada fisik arsip, nilai informasi yang ada dala arsip - arsip tersebut akan hilang keautentikannya.
Melihat  beberapa  masalah  di  atas,  peneliti  merasa  tertarik  dan  perlu  untuk melakukan penelitian tentang pengelolaan arsip dinamis di Komisi Pemilihan Umum Ka- bupaten Tulungagung. Rumusan masalah dari penelitian ini ialah (1) Bagaimana pengel- olaan arsip dinamis di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung; (2) Apa kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip dinamis di Komisi Pemilihan Umum Kabu- paten Tulungagung, serta (3) Bagaimana solusi yang tepat dalam pengelolaan arsip dina- mis sebagai bahan informasi yang autentik di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulun- gagung. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mendeskripsikan proses pengel- olaan  arsip  dinamis  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung.  Selain  itu,  penelitian  ini  juga  ber- tujuan  untuk  mengetahui  kendala - kendala  dalam  proses  pengelolaan  arsip  dinamis  di KPU Kabupaten Tulungagung dan solusi yang tepat untuk mengatasi kendala - kendala ter- sebut.

## METODE PENELITIAN
Serangkaian  kegiatan  dalam  bentuk  pengumpulan  data,  analisis  data,  dan penafsiran  yang  berkaitan  dengan  tujuan  penelitian  disebut  dengan  metode  penelitian (Sugiyono,  2019).  Penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  pendekatan deskriptif.    Menurut  Sugiyono  (2019:  18) penelitian  kualitatif digunakan  untuk  meneliti objek sebenarnya yang mana peneliti sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data berupa  trianggulasi,  analisis  data  berupa  induktif,  dan  hasil  penelitiannya  menekankan arti daripada generalisasi. Subjek penelitian ini adalah informan pada tempat penelitian yaitu tenaga arsiparis dan Sekretaris KPU Kabupaten Tulungagung yang dijadikan sumber data. Sedangkan objek penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis pada subbag KUL (Keuangan,  Umum,  &  Logistik)  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung.  Sumber  data  yang digunakan adalah sumber data primer yakni sumber data yang diperoleh secara langsung dari informan atau responden seperti arsiparis, penyimpanan dan pemberkasan arsip.
Adapun  teknik  pengumpulan  data  penelitian  melalui  observasi,  wawancara,  dan dokumentasi.  Pada  tahap  observasi,  dilakukan  pengamatan  langsung  ke  tempat penelitian.  Objek  pengamatan  terfokus  pada  pengelolaan  arsip  dinamis  di  subbag  KUL serta  bagaimana  pelaksanaan  oleh  tenaga  arsiparis  dalam  mengelola  arsip  dinamis. Teknik  wawancara  merupakan  proses  memperoleh  keterangan  untuk  tujuan  penelitian dengan  metode  tanya  jawab  dengan  tahapan - tahapan  antara  individu  yang  mewa- wancarai  dan  individu  yang  diwawancara  (informan)  dengan  menggunakan  alat  yang disebut interview  guide atau  panduan  wawancara  (Darmanah,  2019).  Peneliti menggunakan  metode  wawancara  semi  terstruktur  untuk  memperoleh  data,  dimana tujuan metode ini untuk menemukan permasalahan yang lebih terbuka dan informan juga dapat  menyampaikan  pendapat,  serta  gagasannya.  Sasaran  wawancara  ialah  Sekretaris KPU Kabupaten Tulungagung dan 2 arsiparis pada subbag KUL. Untuk memperkuat hasil temuan dari observasi dan wawancara, dilakukan dokumentasi sebagai pelengkap. Peneli- ti akan mengambil gambar/foto dari dokumen kearsipan, ruang penyimpanan arsip, dan pemberkasan arsip sebagai informasi pendukung penelitian.
Gambar 1. Bagan dari mode analisis Miles dan Huberman Sumber. (Agustinova, 2015)
Setelah  data  terkumpul,  data  tersebut  diolah  melalui  teknik  analisis  data.  Teknik analisis  data  dalam  penelitian  ini  mengadopsi  model  Miles  dan  Huberman  yang  terdiri dari 3 teknik yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/validasi. Da-
lam  reduksi  data,  peneliti  mengambil  ide  dari  data  mentah  yang  sesuai  dengan  fokus penelitian dengan meringkas data yang sudah diperoleh. Kemudian pada saat penyajian data, peneliti akan menyajikan data tersebut dalam bentuk naratif. Penyajian data disusun dari data yang ditemukan dalam penelitian kemudian disajikan sesuai dengan pokok ba- hasan masing - masing mata pelajaran. Akhirnya, pada kesimpulan, peneliti akan meninjau data di situs untuk memverifikasi informasi yang terkandung dalam data.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Pengelolaan Arsip Dinamis di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung
Pengelolaan arsip dinamis secara garis besar merupakan kegiatan kearsipan meli- puti  penciptaan  atau  penerimaan,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan  penyusutan  serta pemusnahan arsip. Dalam pengelolaan arsip juga perlu diperhatikan beberapa faktor, sep- erti tenaga arsiparis, sistem pemberkasan, dan fasilitas penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip  dinamis  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung  tertuang  dalam  Peraturan  KPU  RI  No.11 Tahun 2014 yang berbunyi, pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis  secara  efisien,  efektif  dan  sistematis  meliputi  penciptaan,  penggunaan  dan pemeliharaan serta penyusutan arsip ( Peraturan KPU Nomor 11 Tahun 2014 , n.d.). Berdasarkan wawancara menurut Staf Pelaksana sebagai arsiparis 1 di subbag KUL KPU Kabupaten Tulungagung dijelaskan bahwa:
“Pengelolaan  arsip  dinamis  yaitu  pengelolaan  surat  menyurat  meliputi  penciptaan/ penerimaan  surat,  penggunaan  surat,  pemeliharaan  surat,  dan  penyusutan  serta pemusnahan surat” (SY, 10/01/2023).
Pernyataan tersebut senada dengan penjelasan yang dipaparkan oleh Staf Pelaksana se- bagai arsiparis 2 di subbag KUL, bahwa:
“Untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan di KPU Kabu- paten  Tulungagung  dan  juga  sebagai  bahan  akuntanilitias  kinerja  dan  alat  bukti yang sah berdasarkan Undang-undang” (AE,10/01/2023).
Kemudian  diperkuat  dengan  pernyataan  dari  Sekretaris  KPU  Kabupaten  Tulungagung bahwa:
“Pengelolaan  arsip  dinamis  yaitu  arsip  yang  sifatnya  masih  bisa  digunakan  dalam pelaksanaan  dokumen  kegiatan  atau  penunjang  kegiatan,  dalam  arti  masih  dikate- gorikan sebagai pendukung untuk dasar-dasar kegiatan. Misalnya, terkait ketentuan peraturan dan keputusan, arsip berperan sebagai penunjang kegiatan khususnya da- lam tahap kepemiluan nanti” (HA, 17/01/2023).
Dari  pernyataan  ketiga  narasumber  tersebut,  dapat  diketahui  bahwa  pengelolaan arsip dinamis adalah kegiatan mengelola arsip dinamis seperti surat keluar dan surat ma- suk  yang  mana  kegiatannya  diawali  dari  penciptaan,  penerimaan,  penggunaan,  pemeli- haraan, sampai pada penyusutan serta pemusnahan surat. Surat keluar dan surat masuk menjadi penunjang dasar - dasar  kegiatan karena informasi yang terkandung didalamnya bisa digunakan sebagai bukti yang autentik. Menurut (Basuki, 2003) bahwa arsip dinamis berisikan  informasi  terkait  tugas,  wewenang,  keputusan,  prosedur,  operasional  dan aktivitas  suatu  instansi,  lembaga  ataupun  perorangan.  Hal  ini  sesuai  dengan  konsep pengelolaan arsip dinamis yang ada di KPU Kabupaten Tulungagung.
Arsip - arsip yang ada di KPU Kabupaten Tulungagung juga beragam. Jenis arsip yang terdapat  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung  yakni  arsip  statis  dan  arsip  dinamis.  Namun, yang frekuensi penggunaannya paling tinggi adalah arsip dinamis. Hal ini sesuai dengan pernyataan Staff Pelaksana (arsiparis 2) berikut ini:
“ Untuk  jenis  arsip  yang  ada  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung,  yang  paling  utama adalah  arsip  dinamis  termasuk  surat  menyurat  yang  berpusat  di  subbag  KUL. Terdapat  dua  kategori arsip  dinamis  yakni arsip  aktif  dan  inaktif,  yang  mana  arsip
aktif adalah  arsip  yang  masih  digunakan  selama  kurun  waktu  yang ada  dalam  JRA (Jadwal  Retensi  Arsip), seperti  surat  keluar  dan  surat  masuk,  rekapitulasi,  serta  LPJ (Laporan  Pertanggungjawaban  Keuangan).  Sedangkan  arsip  inaktif  adalah  arsip yang frekuensi penggunaannya berkurang atau bahkan sudah tidak digunakan lagi, seperti Data Pemilihan Tetap (DPT) dan surat suara. ” (AE, 10/01/2023). Pernyataan tersebut senada dengan pernyataan dari Staff Pelaksana (arsiparis 1) sebagai berikut:
“Jenis  arsip  yang ada  disini  ialah arsip  dinamis  dan  statis.  Adapun  surat-surat  yang ada seperti, surat undangan, surat pengumuman, dan surat pemberitahuan.” (SY,10/01/2023).
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa jenis arsip dinamis yang ada di KPU Kabupaten Tulungagung yaitu surat - surat seperti surat undangan, surat edaran,  surat  dinas,  surat  tugas,  surat  kepemiluan,  rekapitulasi,  dan  LPJ  (Laporan Pertanggungjawaban Keuangan). Arsip dinamis terbagi menjadi dua, yakni arsip aktif dan arsip inaktif sebagaimana disebutkan dalam Peraturan KPU Nomor 11 Tahun 2014 pasal 5 yang berbunyi: (a) arsip aktif yang terdapat di unit pengolah, dan (b) arsip inaktif yang terdapat  di  unit  kearsipan  ( Peraturan KPU Nomor 11 Tahun 2414 ,  n.d.).  Pernyataan  dari salah  satu  narasumber  di  atas  menunjukan  bahwa  Pengelolaan  arsip  dinamis  di  KPU Kabupaten  Tulungagung  berpusat  di  satu  subbag  yaitu  subbag  KUL.  Peran  dari  subbag KUL adalah penerimaan surat masuk, pengkodean, pemberkasan, dan penyimpanan surat. Untuk surat keluar, masing - masing subbag membuat surat sesuai dengan keperluannya. Kemudian  melalui  persetujuan  Sekretaris  atau  Pimpinan,  surat  keluar  tersebut  dapat dikirim ke instansi tertuju.
Selain  jenis - jenis  arsip  yang  harus  diperhatikan  dalam  pengelolaan  arsip, dibutuhkan juga tenaga kearsipan yang profesional sesuai di bidangnya. Namun demikian, tidak ditemukan dalam pengelolaan arsip pada KPU Tulungagung. Hal ini didukung oleh pernyataan dari Staf Pelaksana (arsiparis 2) yakni:
“Tenaga  arsiparis  khusus  belum  ada,  cuman  ada  yang  dipercayai  untuk  mengelola arsip  yakni  saya  sendiri  dan  Pak  Yani  di  subbag  KUL.  Saya  sendiri  sudah  pernah mengikuti  diklat  kearsipan  dan  bersertifikasi,  karena  di  KPU  sendiri  belum  ada arsiparis  maka  semuanya  disini  belajar  untuk  menjadi  arsiparis  di  setiap  bagian masing-masing.” (AE, 10/01/2023).
Hal ini senada dengan pernyataan dari Staf Pelaksana (arsiparis 1) yakni:
“Disini yang bertugas untuk mengelola arsip dinamis adalah saya dan Pak Aan. Saya mengelola surat keluar dan surat masuk, sedangkan Pak Aan mengelola surat-surat terkait laporan keuangan dan rekapitulasi.” (SY,10/01/2023).
Dari  kedua  pernyataan  tersebut  terlihat  bahwa  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung terdapat  tenaga  arsiparis  yang  bukan basic ilmu  kearsipan.  Meski  latar  belakang pendidikannya  strata  1  Ilmu  Administrasi,  dua  arsiparis  tersebut  mengakui  bahwa pengetahuannya tentang kearsipan masih sangat minim dan perlu berbenah lagi sehingga dalam  kegiatan  kearsipan  serta  pengelolaan  arsip  masih  mengandalkan  pengalaman. Dalam  mengelola  arsip  dinamis  dibutuhkan  tenaga  arsiparis  yang  profesional  di bidangnya agar tercipta pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien. Suatu profesi seperti arsiparis memiliki keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh orang awam atau dari profesi  lain.  Dengan  adanya  keahlian  atau  pengetahuan,  seorang  arsiparis  yang profesional  akan  mampu  melakukan  tugasnya  dengan  baik.  Jadi,  apabila  terdapat arsiparis  yang  bukan  lulusan  strata  1  kearsipan  sudah  jelas  berbeda  kemampuan  dan kinerjanya  dengan  arsiparis  lulusan  strata  1  kearsipan.    Menurut  (Harahap,  2020) arsiparis dalam kapasitasnya sebagai pemimpin atau pelaksana pengelolaan arsip di suatu keahlian tertentu dituntut untuk memiliki kualifikasi pengetahuan, kemampuan, dan pen-
galaman  dalam  kegiatan  kearsipan,  baik  yang  bersifat  teoritis  dan  praktis.  Berdasarkan wawancara tersebut diketahui bahwa salah satu arsiparis pernah mengikuti diklat kearsi- pan, sehingga pengetahuan teoritis dan praktis yang diperolehnya ketika mengikuti diklat, membantunya dalam melaksanakan tugas - tugas sebagai arsiparis.
Setiap instansi juga memiliki standart operasional prosedure (SOP) terutama dalam hal  mengelola  kearsipannya.  Pedoman  paling  umum  yang  digunakan  ialah  Undang - Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, namun di beberapa instansi atau lembaga juga  memiliki  pedoman  pengelolaan  arsip  masing - masing  seperti  di  KPU  Kabupaten Tulungagung yang berpedoman pada Peraturan KPU RI Nomor 11 Tahun 2014. Hal ini se- nada dengan pernyataan Sekretaris KPU Kabupaten Tulungagung, yakni:
“Untuk  SOP  pengelolaan  arsip  dinamis  kami  berpedoman  pada  Peraturan  Komisi Pemilihan  Umum  (PKPU)  Nomor  11  Tahun  2414.  Namun,  karena  pengelolaan  arsip dinamis yang baik membutuhkan ruang dan fasilitas, maka untuk saat ini kami hanya menggunakan SOP Kode Klasifikasi Arsip & Pengkodean Naskah Dinas yang tertuang pada  Keputusan  Komisi  Pemilihan  Umum  (KKPU)  Nomor  57  Tahun 2022.” (HA,17/01/2023).
Pernyataan tersebut selaras dengan pernyataan Staf Pelaksana (arsiparis 2) bahwa: “ Saya  dulu  mengacu  pada  Undang-undang  No.  43  Tahun  2449  sebagai  pedoman pengelolaan arsip dinamis, kalau sekarang saya berpedoman pada Keputusan KPU RI No. 57 Tahun 2422 untuk pengkodean klasifikasi arsip dan tata naskah dinas.” (AE, 10/01/2023).
Secara  umum,  prosedur  tentang  kearsipan  di  Indonesia  diatur  dalam  Undang - undang No. 43 Tahun 2009 sehingga banyak instansi - instansi sebelumnya mengacu pada peraturan tersebut. Kemudian dengan semakin banyaknya perubahan, beberapa instansi membuat  prosedur  kearsipan  yang  sesuai  dengan  kebutuhannya.  Jika  dilihat  peraturan tiap instansi hampir sama.  Namun, ada beberapa indikator yang berbeda, misalnya jenis - jenis  surat  yang  ada  di  rumah  sakit  jelas  berbeda  dengan  jenis - jenis  surat  yang  ada  di KPU. Sama halnya dengan pengelolaan arsip dinamis di tiap instansi tentu berbeda - beda, menyesuaikan dengan kondisi dan keperluan masing - masing.
Gambar 2. Buku KKPU RI No.57 Tahun 2022, Kode Klasifikasi Arsip & Pengkodean Naskah. Sumber. (Peneliti)
Seperti yang dipaparkan oleh para informan di atas, bahwa KPU Kabupaten Tulun- gagung dalam pengelolaan arsip dinamis mengacu pada Peraturan KPU Nomor 11 Tahun 2014 akan tetapi dalam pelaksanaannya belum sesuai dengan peraturan tersebut dikare- nakan  terbatasnya  ruang  dan  fasilitas.  Maka  kedua  arsiparis  di  subbag  KUL  hanya
menggunakan pengkodean surat dan tata naskah dinas yang dalam pelaksanaannya sudah sesuai dengan Keputusan KPU RI No. 57 Tahun 2022.
Dengan adanya SOP terkait pengelolaan arsip dinamis diharapkan pengelolaan arsip dinamis  menjadi  tertata  dan  efektif  serta  berdampak  baik  pada  kegiatan  operasional sehari - hari.  Hal  ini  didukung  oleh  pernyataan  dari  Sekretaris  KPU  Kabupaten  Tulunga- gung, bahwa:
“Pengelolaan  arsip  dinamis  ini  tentu  sangat  berdampak  pada  kegiatan  operasional sehari-hari. Misalnya KPU mengadakan kegiatan dan dalam pelaksanaannya merujuk pada peraturan yang sesuai. Ketika nanti direview laporan kegiatan dan keuangann- ya pada ketua, disitulah arsip dinamis berperan sebagai bukti.” (HA,17/01/2023). Pernyataan tersebut sesuai dengan pernyataan dari Staf Pelaksana (arsiparis 2):
“Arsip dinamis digunakan hampir setiap hari jadi diperlukan pengelolaan yang tera- tur dan efisien serta harus terus memperbarui atau melaporkan pada pimpinan dari subbag masing-masing.” (AE, 10/01/2023).
Berdasarkan  keterangan  dari  para  narasumber  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa pengelolaan  arsip  dinamis  sangat  berdampak terhadap  kegiatan  operasional  KPU  Kabu- paten  Tulungagung,  karena  arsip  dinamis  merupakan  penunjang  dasar - dasar  kegiatan maka pelaksanaannya tentu bisa berdampak baik ataupun buruk bagi instansi. Menurut Kuswantoro (2020: 52), salah satu peran arsip ialah memberikan infromasi, apabila suatu instansi  dapat  memberikan  informasi  yang  cepat,  dan  akurat  maka  penerima  informasi akan  puas  dengan  pelayanan  yang  diberikan.  Oleh  karena  itu,  pengelolaan  arsip  sangat berdampak pada pelayanannya.
Dari hasil wawancara tersebut, muncul beberapa indikator dalam pengelolaan arsip dinamis yang relevan dan sesuai untuk dijadikan bahan analisis yakni:

## 1. Penciptaan dan penerimaan arsip
Penciptaan dan penerimaan arsip merupakan tahap awal dari pengelolaan arsip dinamis yang  biasa  ditandai  dengan  surat  keluar  dan  surat  masuk.  Hal  ini  didukung  oleh  pern- yataan Staf Pelaksana (arsiparis 1) sebagai berikut:
“Surat keluar awalnya diciptakan oleh subbag masing-masing lalu minta persetujuan pimpinan atau sekretaris. Setelah disetujui, surat tersebut diserahkan ke subbag KUL untuk diberikan nomor surat, didigitalisasikan/scan, dan dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut dikirim. Kalau untuk surat masuk, ketika ada surat yang ma- suk langsung ditanggapi subbag KUL, dicatat dalam buku agenda dan digitalisasi, lalu didisposisi, dinaikkan ke pimpinan atau sekretaris, kemudian turun ke subbag masing- masing.” (SY,10/01/2023).
Pernyataan tersebut senada dengan pernyataan dari Staf Pelaksana (arsiparis 2):
“ Kalau  surat  masuk,  nanti  disampaikan  dari  pihak  pengirim  bisa  melalui  pos  atau kurir  (semisal  jauh/dari  luar  kota),  ketika  sampai  di  KPU  Tulungagung  diterima piket, lalu disampaikan ke subbag KUL. Ada juga yang mengirim lewat whatsapp dan email.” (AE,10/01/2023).
Dari kedua pernyataan tersebut dapat diketahui bahwa proses penciptaan dan pen- erimaan surat di KPU Kabupaten Tulungagung melalui beberapa tahapan, mulai dari surat masuk yang ditanggapi oleh subbag KUL, dicatat dalam buku agenda, diberi lembar dispo- sisi,  discanning  dan  disimpan  pada  folder  komputer,  lalu  dimintai  persetujuan  oleh sekretaris atau pimpinan. Adapun untuk surat keluar dapat diciptakan oleh subbag mas- ing - masing sesuai dengan keperluannya, dimintai persetujuan dari sekretaris atau pimpi- nan, lalu diregistrasi (penomoran surat) di subbag KUL, discanning, dan dicatat dalam bu- ku agenda, kemudian baru surat tersebut dikirim. Buku agenda sangat dibutuhkan dalam pengelolaan  arsip  karena  setiap  surat  yang  akan  dikirim  (surat  keluar)  dan  surat  yang diterima (surat masuk) akan dicatat dalam buku agenda tersebut.
Gambar 3. Buku agenda surat keluar & surat masuk 2021 - 2023. Sumber. (Peneliti)
Tahapan - tahapan  tersebut  umumnya  juga  diterapkan  oleh  semua  instansi.  Surat yang masuk biasanya diberikan oleh pengirim yang datang  langsung ke KPU Kabupaten Tulungagung,  namun  pengiriman  surat  masuk  juga  bisa  melalui  pos  atau  ekspedisi  jika daerah  instansi  pengirimnya  jauh.  Dalam  Peraturan  KPU  RI  Nomor  11  Tahun  2014  me- nyebutkan bahwa penciptaan dan penerimaan arsip dinamis di lingkungan Komisi Pemili- han  Umum  dilaksanakan  sesuai  dengan  tata  naskah  dinas.  Hal  ini  sudah  sesuai  dengan pelaksanaan yang ada di KPU Kabupaten Tulungagung yang dalam proses penciptaan dan penerimaan  surat  mengacu  pada  Keputusan  KPU  RI  No.  57  Tahun  2022  tentang  Kode Klasifikasi  Arsip  &  Pengkodean  Naskah  Dinas.  Setelah  melalui  tahapan - tahapan  di  atas, arsip  dinamis  dilakukan  pemberkasan,  terdapat  beberapa  sistem  dalam  pemberkasan arsip seperti sistem abjad, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah. Ditemukan  pada  KPU Kabupaten  Tulungagung menggunakan  sistem  nomor  dalam pem- berkasan  arsip.  Namun  berbeda  dengan  sistem  nomor  yang  sesuai  dengan  peraturan kearsipan  yakni  sistem  klasifikasi  Dewey,  arsiparis  KPU  Kabupaten  Tulungagung menggunakan nomor surat sebagai penanda.
Gambar 4. Pemberkasan arsip dinamis menggunakan sistem penomoran. Sumber. (Peneliti)
Hal  ini  tentu  tidak  sesuai  dengan  peraturan  kearsipan  yang  berlaku,  akan  tetapi arsiparis  merasa  dengan  menggunakan  nomor  surat  lebih  mudah  dalam  proses  temu kembali. Berdasarkan observasi, hal ini tidak menjadi suatu hambatan bagi arsiparis da- lam pengelolaan arsip dinamis.
2. Penggunaan arsip
Penggunaan arsip adalah pemanfaatan arsip untuk kegiatan instansi jika sewaktu - waktu dibutuhkan. Dalam penggunaannya arsip tentu harus melalui prosedur yang berlaku pada instansi tersebut guna menjaga keaslian dan keautentikan arsip. Prosedur yang umum dit- erapkan untuk mengatur penggunaan arsip ialah dengan menggunakan kartu kendali. Pa- da  saat  melakukan  observasi,  tidak  ditemukan  adanya  kartu  kendali  di  subbag  KUL  se- hingga dilakukan wawancara untuk diketahui penyebabnya. Seperti yang dikatakan oleh Sekretaris KPU Tulungagung:
“Seharusnya  ada.  Biasanya  dalam  penggunaan  arsip  atau  peminjaman  arsip  harus menggunakan kartu kendali, tetapi karena disini terkendala pada ketersediaan sara- na dan juga sumber daya manusia (SDM) yang kurang profesional di bidang kearsi- pan, maka prosedur semacam itu belum ada.” (HA,17/01/2023). Hal ini kemudian diperjelas oleh Staf Pelaksana (arsiparis 1) sebagai berikut:
“Untuk penggunaan arsip dinamis, misalnya dari subbag lain meminjam surat terten- tu untuk digunakan bisa langsung diprint saja hasil scannya juga bisa diakses di file computer subbag KUL, tapi kalau untuk fisik surat yang asli tidak boleh dipinjam ka- rena  sudah  saya  lakukan  pemberkasan.  Sebelum  surat  diprint  harus  dicatat  nama peminjamnya dibuku yang sudah saya sediakan khusus.” (SY,10/01/2023). Dari pernyataan kedua narasumber tersebut menjelaskan bahwa di KPU Kabupaten Tulungagung belum menyediakan kartu kendali dikarenakan terkendala pada ketersedi- aan  sarana  dan  juga  keterbatasan  SDM.  Kartu  kendali  berperan  untuk  mempermudah proses  pengelompokan  surat  sehingga  surat  yang  dibutuhkan  cepat  ditemukan.  Se- bagaimana  yang  disampaikan  oleh  (Chrisyanti  Dewi,  2011)  bahwa  kartu  kendali  atau disebut  sistem  kearsipan  pola  baru  ialah  lembar  isian  yang  digunakan  untuk  mencatat, menyampaikan  dan  menyimpan  surat  sehingga  jika  sewaktu - waktu  dibutuhkan  dapat dengan mudah ditemukan. Untuk mengatasi ketidaktersedian kartu kendali, arsiparis su- dah  memiliki  solusi  yakni  buku  khusus  yang  digunakan  untuk  mendata  atau  mencatat penggunaan  arsip  dari  subbag  lain  maupun  oleh  arsiparis  itu  sendiri  dan  jangka  waktu untuk menemukan arsip yang akan digunakan terhitung kurang lebih 1 menit.
Berdasarkan  pemaparan  kedua  narasumber  tersebut,  dapat  disimpulkan  bahwa fasilitas sarana prasarana menjadi salah satu kendala bagi pengelolaan arsip di KPU Kabu- paten Tulungagung. Dengan adanya kendala tersebut tidak menimbulkan masalah besar pada penggunaan arsip, karena ketika subbag lain meminjam arsip untuk digunakan bisa langsung mencetak arsip digital di folder komputer pada subbag KUL dan mencatat nama peminjamnya  dalam buku khusus penggunaan  arsip  sehingga  arsip fisik  tidak terancam rusak atau hilang. Hal ini sangat membantu penggunaan arsip di KPU Kabupaten Tulunga- gung dalam mengatasi salah satu kendala tersebut.

## 3. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip merupakan upaya - upaya yang dapat dilakukan untuk mencegah ter- jadinya kerusakan arsip seperti penataan, penyimpanan, dan pemberkasan, serta alih ben- tuk  arsip.  Namun,  ketika  observasi  ditemukan  bahwa  pemeliharaan  arsip  belum  dil- akukan secara maksimal. Hal ini didukung oleh pernyataan dari Staf Pelaksana (arsiparis 2):
“Pemeliharaan arsip dinamis disini belum dilakukan secara khusus. Arsip-arsip di sub- bag  KUL  maupun  subbag lain  masih  disimpan  di  filing kabinet  dan  boks-boks arsip.
Walaupun  demikian,  arsip-arsip  tersebut  masih  aman  dan tidak  mengalami  kerusa- kan.” (AE, 10/01/2023).
Pernyataan tersebut diperjelas oleh Staf Pelaksana (arsiparis 1) bahwa:
“Biasanya  setiap  sebelum  pemilu  dilakukan  penyemprotan  atau  fumigasi  fisik  arsip yang ada di subbag KUL. Untuk sementara, arsip-arsip masih disimpan di filing kabi- net dan boks-boks arsip, karena sebelumnya sudah dilakukan digitalisasi maka tidak menjadi masalah jika terjadi kerusakan atau kehilangan fisik arsip.” (SY,10/01/2023).
Berdasarkan  pernyataan  kedua  narasumber  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  pemeli- haraan  arsip  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung  meliputi  penyimpanan  arsip  dinamis  aktif pada filing kabinet dan dilabeli sesuai tahunnya.
Gambar 5. Filing cabinet penyimpanan surat keluar dan masuk.

## Sumber. (Peneliti)
Lalu  untuk  arsip  dinamis  inaktif  disimpan  dalam  box  arsip  dan  diletakkan  di  gudang penyimpanan.  Namun,  ditemukan  bahwa  keadaan  gudang  masih  tidak  memungkinkan untuk penyimpanan arsip, karena penggunaan gudang tersebut bukan khusus arsip tapi terdapat  juga  barang - barang  lain  seperti  besi - besi  yang  digunakan  sebagai  penyangga tenda, tripleks, balok - balok berukuran panjang, kotak suara dan lantainya yang berdebu.
Gambar 6. Penyimpanan arsip di gudang penyimpanan.

## Sumber. (Peneliti)
Walaupun  pada  ruangan  penyimpanan  arsip  hanya  terdapat  arsip  dinamis  inaktif yang  beberapa  bulan  lagi  akan  dimusnahkan,  harusnya  kebersihan  ruang  penyimpanan arsip  dijaga  dan  ditata  rapi.  Setiap  instansi  atau  lembaga  memiliki  prosedur  masing - masing  dalam  pemeliharaan  arsipnya,  termasuk  KPU  Kabupaten  Tulungagung. Penyimpanan  arsip  harusnya  diperhatikan  mulai  dari  penataan,  temperatur  atau  suhu ruangan, dan kebersihan agar terhindar dari  variabel pengganggu seperti serangga atau kutu  buku.  Penyimpanan  arsip  yang  masih  bersifat  manual  jika  tidak  dilakukan pemeliharan  yang  baik  akan  mengalami  kerusakan.  Hal  ini  kurang  diperhatikan  karena arsiparis  merasa  bahwa  arsip - arsip  tersebut  sebelumnya  sudah  dilakukan  digitalisasi (scanning)  sehingga  tidak  masalah  jika  fisik  arsipnya  hilang  atau  rusak.  Namun keautentikan  suatu  arsip  terletak  hanya  pada  fisik  arsip,  arsip  yang  dipindai  bisa dipalsukan  atau  dimodifikasi  seperti  yang  disampaikan  oleh  Kuswantoro  (2020:  13) bahwasanya  keautentikan  arsip  atau  dokumen  ditunjukan  dengan  adanya  tanda  tangan asli dengan tinta basah sebagai tanda keabsahan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut  bukan  dengan  fotocopy  atau  hasil  scanning.  Kemudian  terdapat  salah  satu tindakan  yang  dilakukan  KPU  Kabupaten  Tulungagung dalam pemeliharaan  arsip,  yakni fumigasi  atau  pengasapan  yang  merupakan  salah  satu  tindakan  untuk  mencegah kerusakan  fisik  arsip  dari  hama  menggunakan  peptisida.  Fumigasi  dilakukan  sebelum pemilu terhadap arsip - arsip terkait kepemiluan.

## 4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
Berdasarkan  hasil  pengamatan,  prosedur  penyusutan  arsip  di  KPU  Kabupaten  Tulunga- gung  mengacu  pada  Peraturan  KPU  RI  No.11  Tahun  2014.  Penyusutan  arsip  umumnya mengacu  pada  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  yang  ada  pada  peraturan  masing - masing  in- stansi  atau  lembaga.  JRA  bergantung  pada  frekuensi  penggunaan  arsip  dan  disesuaikan pada kepentingan instansi. Seperti yang dipaparkan oleh Staf Pelaksana (arsiparis 2) bah- wa:
“Jadwal Retensi Arsip dinamis disini biasanya 2 tahun. Kalau arsip inaktif biasanya 5 tahun  seperti  surat  suara,  kadang cuman  2  tahun  sudah  dilelang/dimusnahkan.  Se- dangkan kalau arsip aktif bisa sampai 14 tahun karena masih sering digunakan sep- erti rekspitulasi, dan berita acara.” (AE, 10/01/2023).
Pernyataan tersebut sesuai dengan pernyataan dari Staf Pelaksana (arsiparis 2) bahwa: “Jika arsip tersebut sudah tidak lagi digunakan, kita simpan di boks arsip. Jika sudah 2 tahun  atau  lebih,  kita  musnahkan  tapi  untuk  rekapitulasi  dan  surat  suara  kita
konsultasikan  ke  ANRI  Provinsi  atau  KPPN  Malang  apakah  sebaiknya  arsip  ini dilelang atau dimusnahkan.” (AE, 14/41/2423).
Dari kedua pernyataan narasumber tersebut dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip dinamis KPU Kabupaten Tulungagung dilakukan dengan mengacu pada periode JRA. Hal  ini  sudah  sesuai  dengan  Peraturan  KPU  RI  No.11  Tahun  2014.  Jadwal  Retensi  Arsip khususnya  arsip  dinamis,  tergantung  pada  jenis  arsipnya  yakni  arsip  dinamis  aktif  dan arsip  dinamis  inaktif,  dari  dua  jenis  arsip  tersebut  yang  memiliki  nilai  guna  tinggi  atau masih sering digunakan biasanya memiliki JRA yang cenderung lebih lama. Dijelaskan pa- da bidang disiplin ilmu kearsipan di Indonesia, jadwal yang digunakan untuk mengidentif- ikasi  masa  penyimpanan  arsip  disebut  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA). Selain  itu, JRA  juga berisi rekomendasi akhir suatu arsip, apakah arsip tersebut bersifat permanen atau dapat dimusnahkan (Putri & Setyawan, 2020) .
Penyusutan arsip terjadi jika frekuensi penggunaan arsip menurun dan arsip terse- but tidak mempunyai  nilai guna lagi sehingga dilakukannya  upaya  mengurangi arsip. Di KPU Kabupaten Tulungagung, penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan JRA. Arsip - arsip yang sudah habis masa retensinya akan dilakukan penyusutan dan pemusnahan. Namun untuk surat suara dan rekapitulasi sebelum dilakukan pemusnahan akan dikonsultasikan pada  ANRI  di  tingkat  Provinsi  atau  Kantor  Pelayanan  Perbendaharaan  Negara  (KPPN) cabang Malang.

## Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung
Terdapat dua kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di KPU Kabupaten Tulunga- gung, yang pertama adalah terkait kekurangan arsiparis yang mumpuni di bidangnya se- hingga  dalam  pengelolaan  arsip  masih  mengandalkan  pengalaman.  Seperti  yang  disam- paikan oleh Staf Pelaksana (arsiparis 1) bahwa:
“Di  KPU  Kabupaten  Tulungagung  sendiri  belum  ada  arsiparis  khusus.  Hal  ini  juga menjadi  kendala  bagi  kami,  cuman  memang  ada  yang  ditugaskan  untuk  mengelola arsip  dan  surat  keluar-masuk  yaitu  Pak  Aan  dan  Pak  Yani  selaku  Staf  Pelaksana  di sub  Bagian  Keuangan,  Umum,  &  Logistik  atau  biasa  disingkat  subbag KUL.” (HA,17/01/2023).
Hal ini sama seperti yang ditemukan pada penelitian lain seperti penelitian yang dil- akukan oleh (Irma Fitriani, 2013) bahwa dalam pengelolaan kearsipan pada Kantor Camat Kampar  Kiri  Kabupaten  Kampar  dinilai  sudah  cukup  baik  dan  sesuai  dengan  pedoman atau  prosedur  yang  ditetapkan,  namun  masih  terdapat  kendala  yakni  kurangnya  tenaga arsiparis sehingga arsiparis pada Kantor Camat Kampar Kiri ini bukan hanya bertugas un- tuk mengelola kearsipan tapi juga merangkap di kegiatan kantor lainnya.
Dari  paparan  narasumber  di  atas  dan  dengan  penelitian  sebelumnya  dapat diketahui bahwa di beberapa instansi, khususnya instansi pemerintahan memiliki kendala yang  sama,  yakni  kurangnya  tenaga  arsiparis  yang  professional  di  bidangnya.  Basuki (2003:  357)  mengatakan  bahwa  ilmu  pengetahuan  dan  keterampilan  yang  ada  pada seorang  profesional  diperoleh  dari  lembaga  pendidikan  profesional  yang  khusus  di  bi- dangnya. Namun hal tersebut bertolak belakang dengan kenyataan, banyak ditemukan di beberapa instansi pemerintahan, tenaga arsiparisnya bukan berasal dari pendidikan khu- sus kearsipan melainkan dari pendidikan lain dan bahkan hanya lulusan sekolah menen- gah atas. Jika kendala tersebut menjadi suatu hambatan besar, maka harus diperhatikan dan instansi pemerintahan harus segera berbenah.
Kendala kedua yang ditemukan di KPU Kabupaten Tulungagung ialah ketersediaan fasilitas atau sarana prasarana yang belum memadai. Kendala tersebut juga cukup banyak

## ditemukan pada beberapa instansi pemerintahan. Hal ini didukung oleh pernyataan dari Sekretaris KPU Kabupaten Tulungagung:
“Kendalanya  adalah  belum  adanya  sarana  prasarana  kearsipan  dan  kekurangan fasilitas kearsipan.” (HA,17/01/23).
Berdasarkan observasi ditemukan bahwa fasilitas kearsipan yang ada di KPU Kabu- paten  Tulungagung  meliputi  filing  cabinet,  lemari  arsip,  rak  arsip,  dan  gedung  penyim- panan arsip inaktif serta arsip yang sudah dilakukan penyusutan. Hanya saja pada gedung penyimpanan  arsip  inaktif,  rak  arsip  dan  boks  arsip  tidak  ditata  dengan  baik  serta kebersihan  gedung  penyimpanan  kurang  diperhatikan.  Selain  itu  gedung  penyimpanan tersebut bukan hanya diisi oleh arsip - arsip, melainkan terdapat juga kotak suara, balok - balok berukuran panjang, dan tripleks - tripleks sehingga belum layak disebut sebagai ru- ang penyimpanan arsip.
Dari  kedua  kendala  yang  ada  dalam  pengelolaan  arsip,  suatu  instansi  sudah  me- nyiapkan alternatif atau solusi untuk mengatasinya sehingga kendala tersebut tidak terla- lu  menghambat  kegiatan  operasional.  Namun,  bila  kendala - kendala  tersebut  dibiarkan dan tidak ditanggapi serius oleh suatu instansi maka pengelolaan arsip dinamis bisa men- jadi  masalah  besar  untuk  instansi  tersebut,  berhubung  arsip  dinamis  berperan  sebagai bukti yang autentik.

## Solusi Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Bahan Informasi yang Autentik di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung
Guna mengatasi kendala - kendala yang disebutkan di atas, KPU Kabupaten Tulunga- gung telah menyiapkan sebuah solusi ialah scanning atau digitalisasi arsip. Solusi tersebut membantu  para  arsiparis  dalam  proses  temu  kembali  arsip.  Awalnya  digunakan  google drive sebagai penyimpanan arsip digital namun akhirnya tidak digunakan lagi karena di- anggap tidak efisien dan menghambat proses temu kembali. Hal ini dipaparkan oleh Staf Pelaksana (arsiparis 1) bahwa:
“Dulu  sempat  menggunakan  google  drive,  tapi  kurang  efektif  karena  untuk mengakses     google drive tersebut harus menggunakan password yang hanya saya yang tahu, sedangkan nanti kalau saya tidak ada ditempat kemudian dari subbag lain ada  keperluan  jadi  terhambat  harus  menunggu  saya  dulu  untuk  mengakses  surat yang diperlukan. Jadi penyimpanan arsip digital sekarang menggunakan folder biasa di komputer agar dari subbag lain bisa mengakses suratnya jika sewaktu-waktu di- perlukan.” (SY,10/01/2023).
Dapat diketahui bahwa penggunaan google drive untuk penyimpanan arsip digital tidak  efektif,  maka  arsiparis  KPU  Kabupaten  Tulungagung  saat  ini  menggunakan  folder pada komputer untuk menyimpan arsip digital.
Penggunaan  folder  komputer  untuk  penyimpanan  arsip  diawali  dengan  scanning atau  pemindaian  kertas  arsip  lalu  disimpan  dengan  resolusi  tinggi  yaitu  600  dpi  dalam folder komputer. Kemudian file arsip yang sudah di scan disimpan sesuai dengan tahun suratnya.  Hal ini membantu arsiparis dalam pengelolaan arsip untuk mencegah hilangnya arsip dan kerusakan pada arsip. Hanya saja, dengan adanya arsip digital tidak membuat arsiparis lupa bahwa fisik arsip adalah bukti yang autentik. Digitalisasi arsip merupakan sebuah solusi yang tepat untuk pengelolaan arsip, walaupun arsip telah dialihmediakan, keaslian arsip tetap terkandung pada fisik arsip, arsip digital tidak bisa menjadi alat bukti yang sah di mata hukum. Oleh karena itu pengelolaan arsip dinamis yang bersifat manual tetap harus diperhatikan.

## KESIMPULAN
Pengelolaan  arsip  dinamis  di  KPU  Kabupaten  Tulungagung  sudah  sesuai  dengan Peraturan  KPU  RI  Nomor  11  Tahun  2014  yang  menjelaskan  bahwa  pengelolaan  arsip dinamis  adalah  proses  pengendalian  arsip  dinamis  secara  efisien,  efektif  dan  sistematis meliputi  penciptaan,  penggunaan  dan  pemeliharaan  serta  penyusutan  arsip.  Namun  da- lam  beberapa  pelaksanaannya  masih  menyesuaikan  dengan  kondisi  di  KPU  Kabupaten Tulungagung. Pengelolaan arsip dinamis di KPU Kabupaten Tulungagung meliputi pencip- taan  dan  penerimaan  arsip,  penggunaan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  serta  penyusutan arsip. Terdapat dua kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di KPU Kabupaten Tulunga- gung, yang pertama adalah kekurangan arsiparis yang profesional di bidangnya, sehingga dalam melaksanakan tugas - tugasnya arsiparis hanya mengandalkan pengalaman. Penciptaan  dan  penerimaan  arsip,  penggunaan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  serta penyusutan arsip. Terdapat dua kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di KPU Kabu- paten  Tulungagung,  yang  pertama  adalah  kekurangan  arsiparis  yang  profesional  di  bi- dangnya,  sehingga  dalam  melaksanakan  tugas - tugasnya  arsiparis  hanya  mengandalkan pengalaman.  Kedua,  ketersediaan  fasilitas  dan  sarana  prasarana  yang  belum  memadai. Untuk mengatasi kedua kendala tersebut, KPU Kabupaten Tulungagung telah menyiapkan solusi yakni berupa scanning atau pemindaian arsip fisik menjadi arsip digital yang disim- pan  pada  folder  komputer.  Hal  ini  membantu  arsiparis  dalam  pengelolaan  arsip  untuk mencegah hilangnya arsip dan kerusakan pada arsip.
Dengan adanya penelitian ini, diharapkan pengelolaan arsip dinamis di KPU Kabu- paten Tulungagung dapat berbenah dalam mengatasi kendala - kendala seperti yang telah disebutkan. Digitalisasi arsip dengan menggunakan folder komputer terlihat kurang efek- tif karena dilihat dari frekuensi arsip dinamis yang semakin banyak, maka diperlukan sua- tu  sistem  informasi  elektronik  untuk  pengelolaan  arsip  dinamis  digital.  Selain  itu penggunaan google drive yang juga bisa digunakan karena memiliki beberapa fitur salah satunya fitur kolaborasi dan fitur share drive sehingga dapat digunakan untuk kolabora- tor  dan  dapat  diakses  tanpa  harus  melalui  satu  pintu  (satu  password).  Pada  Keputusan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KKPU) Nomor 43 Tahun 2022 tentang pe- doman teknis sistem informasi naskah dinas elektronik  di lingkungan Komisi Pemilihan Umum juga dijelaskan bahwa Sistem Informasi Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat SINDE adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas elektronik di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi cloud system yang bersifat legal ( Jdih.Kpu.Go.Id , n.d.) . Hal ini bisa menjadi acu- an KPU Kabupaten Tulungagung dalam memperbarui wadah penyimpanan arsip dinamis yang lebih maju dan efektif.

## DAFTAR PUSTAKA
Agustinova,  D.  E.  (2015). Memahami Metode Penelitian Kualitatif: Teori & Praktik .  Cal pulis.
Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis . Gramedia Pustaka Utama.
Chrisyanti Dewi, I. (2011). Manajemen Kearsipan (Prestasi Tim, Ed.). Prestasi Pustakarya. Darmanah, G. (2019). Metodologi Penelitian . CV. Hira Tech.
Kuswantoro, A. (2020). Praktik-Praktik Kearsipan . Salemba Humanika.
Muhidin, S. A., & Hendri, W. (2018). Manajemen Kearsipan . CV Pustaka Setia.
Ngadiyah, & Arohman. (2020). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis di MTs Negeri  2  Pringsewu  Lampung. (JIEM) Jurnal Ilmiah Ekonomi Manajemen , 11 (1),  77–88. https://doi.org/https://doi.org/10.52657/jiem.v11i01.1195
Hapsari, Y. A., Suharso, P., & Korespondensi). (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. ANUVA , 5 (4), 555–568.
Harahap, W. R. (2020). Profesi Arsiparis Sebagai Sumber Daya Manusia Dalam Mengelola Arsip  Statis. Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan Dan Informasi , 8 (1),  63. https://doi.org/10.18592/pk.v7i15.3759
Irma  Fitriani.  (2013). Analisis  Pengelolaan  Kearsipan  Pada  Kantor  Camat  Kampar  Kiri Kabupaten Kampar . Universitam Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
jdih.kpu.go.id . (n.d.).
Darmanah, G. (2019). Metodologi Penelitian . CV. Hira Tech.
Kuswantoro, A. (2020). Praktik-Praktik Kearsipan . Salemba Humanika.
Muhidin, S. A., & Hendri, W. (2018). Manajemen Kearsipan . CV Pustaka Setia.
Ngadiyah,  &  Arohman.  (2020).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  dan  Statis  di  MTs Negeri  2  Pringsewu  Lampung. (JIEM) Jurnal Ilmiah Ekonomi Manajemen , 11 (1),  77– 88. https://doi.org/https://doi.org/10.52657/jiem.v11i01.1195
Peraturan KPU Nomor 11 Tahun 2414 . (n.d.).
Putri,  A.  E.,  &  Setyawan,  H.  (2020).  Urgensi  Implementasi  Jadwal  Retensi  Arsip  Dalam Rangka  Penyusutan  Arsip  Dinamis. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan , 13 (1), 3 4–46.
Sugiyono.  (2019). Metode  Penelitian  Kuantitatif,  Kualitatif,  dan  R&D (Sutopo,Ed.). ALFABETA.
UU  No.  44  Tahun.  (2009).  Undang - Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009 Tentang Rumah Sakit Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Presiden Republik In - donesia,. Undang-Undang Republik Indonesia , 1 , 85.
Widyastuti,  Y.  (2019).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Inaktif  di  Dinas  Kearsipan  dan  Per pustakaan Kabupaten Tegal. Jurnal Kearsipan , 1 (2), 40–52.