## Pendahuluan
Menurut  Permenkes  nomor  75  tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Puskesmas  adalah  fasilitas  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan  preventif,  untuk  mencapai  derajat kesehatan  masyarakat  setinggi-tingginya  di wilayah kerjanya. Selain itu Puskesmas juga perlu  melakukan  pengelolaan  rekam  medis agar  menghasilkan  sebuah  informasi  yang berkualitas dan bermutu bagi
berkembangnya pembangunan kesehatan di wilayah Kecamatannya (1).
Rekam  medis  adalah  keterangan  baik yang  tertulis  maupun  yang  terekam  tentang identitas, anamnese penentuan fisik laboratorium,  diagnosa  segala  pelayanan dan  tindakan  medik  yang  diberikan  kepada pasien  dan  pengobatan  baik  yang  dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan  pelayanan  gawat  darurat. Tujuan  dari  rekam  medis  adalah  untuk menunjang  tercapainya  tertib  administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan  di  rumah  sakit.  Tanpa  dukungan
Menurut  Permenkes  nomor  75  tahun 2014  tentang  Pusat  Kesehatan Masyarakat,    Puskesmas    adalah fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang menyelenggarakan    upaya    kesehatan masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan lebih  mengutamakan  upaya  promotif dan preventif,    untuk    mencapai    derajat kesehatan    masyarakat    setinggi- tingginya  di wilayah  kerjanya.  Selain  itu  Puskesmas juga  perlu  melakukan  pengelolaan rekam medis  agar    menghasilkan  sebuah informasi    yang  berkualitas    dan
bermutu bagi Menurut  Permenkes  nomor  75  tahun 2014  tentang  Pusat  Kesehatan Masyarakat,    Puskesmas    adalah fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang menyelenggarakan    upaya    kesehatan masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan lebih  mengutamakan  upaya  promotif dan preventif,    untuk    mencapai    derajat kesehatan    masyarakat    setinggi- tingginya  di wilayah  kerjanya.  Selain  itu  Puskesmas juga  perlu  melakukan  pengelolaan rekam medis  agar    menghasilkan  sebuah informasi    yang  berkualitas    dan bermutu bagi

## Tinjauan Pelaksanaan Family Folder Untuk Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Guntung Payung Tahun 2016
The Review of the Implementation Family Folder for Outpatient Medical Records in Primary Health Center Guntung Payung In 2016
Rina Gunarti 1 *, Zainal Abidin 2 , Mariatul Qiftiah 3 , Bahruddin 4
1 STIKES Husada Borneo, Jl. A. Yani Km 30,5 No. 4 Banjarbaru, Kalimantan Selatan 2 Puskesmas Guntung Payung, Jl. Sapta Marga, Landasan Ulin, Banjarbaru, Kal-Sel 3 RS Khusus Bedah Siaga, Jl. A. Yani Km. 4,5 No. 73 Banjarmasin, Kalimantan Selatan 4 Alumni STIKES Husada Borneo, Jl. A. Yani Km 30,5 No. 4 Banjarbaru, Kalimantan Selatan *Korespondensi : rinagunarti126@gmail.com

## Abstract
Family  folder  is  a  kind  of  record-keeping,  based  on  existing  areas  health  facility  is  located. Storage  shelves  medical  records  will  be  grouped  by  the  name  of  the  existing  area.  In  the medical record storage shelves in primary health Guntung Payung still visible several medical record folders placed in storage shelves that are not in the region should be so the purpose of this  research  was  to  know  the  implementation  of  the  family  folder  for  outpatient  medical records  in  the  primary  health  center  Guntung  Payung  in  2016.  The  research  method  using descriptive  survey.  The  unit  of  analysis  of  this  research  that  medical  records  outpatient primary  health  center  Guntung  Payung  with  family  folder.  Based  on  the  research  results, primary  health  enter  Guntung  Payung  using  medical  records  for  data  recording  and  using family  folder  shaped  the  form  used  is  BPJS  participant  statements  sheets,  the  registration sheets  and  status  of  the  patient  sheets.  The  use  of  outpatient  form  primary  health  centers Guntung  Payung not  in accordance with  Decree No. 269 /  Menkes  / Per/III /  2008 article  3 poin  (1).  The  numbering  system  of  medical  records  in  the  primary  health  center  Guntung Payung  is  using  a  numbering  system  unit.  Medical  record  number  assigned  use  a  manual system that is use the registry book. The numbering system of medical records in the primary health  center  Guntung  Payung  consists  of  8  digits  medical  record  number.  Numbering  of medical records in the primary health center Guntung Payung is not in accordance with the Budi (2011) that has not been used 6 digits medical record number and the using area code is not  in  accordance  with  IFHIMA  (2012).  Medical  records  storage  system  in  primary  health center Guntung Payung where there are 5 areas primary health center Guntung Payung so that each region has a code of each storage shelves. The storage system in primary health center  Guntung  Payung  complies  with  Budi  (2011)  that  is  using  the  storage  system  where storage  area  medical  records  will  be  grouped  based  on  the  name  of  the  region  but  the alignment system of medical records at the storage shelves by using straight numbers in the category of index numbers of medical records).
Keywords : evaluation, family folder, outpatients
suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik  dan  benar  tertib  administrasi  di  rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana  yang diharapkan (2).
Menurut
Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008  Pasal  3 ayat  (1) isi  rekam  medis  untuk  rawat  jalan  adalah identitas  pasien,  tanggal  dan  waktu,  hasil anamnesis  (mencakup  sekurang-kurangnya keluhan  dan  riwayat  penyakit),  hasil pemeriksaan  fisik  dan  penunjang  medis, diagnosis, rencana penatalaksanaan pengobatan atau tindakan, untuk pasien gigi dilengkapi  odontogram  klinik,  persetujuan tindakan  bila  perlu,  serta  pelayanan  lain yang diberikan kepada pasien (3).
Pengelolaan rekam medis di Puskesmas yang paling tepat adalah sistem penyimpanan  wilayah  atau  sering  disebut dengan  sistem family  folder .  Umumnya dalam  satu  rekam  medis  digunakan  oleh satu  keluarga dan  dimasing-masing formulir diberi  tambahan  kode  khusus  untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu, dan anak.  Pengelolaan  rekam  medis  ini digunakan Puskesmas karena terkait dengan tugas Puskesmas yang bertanggung jawab  terhadap  kesehatan  masyarakat  di wilayah kerjanya sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya  masyarakat  yang berobat  atau  sakit  dari  masing-masing wilayah  dan  dapat  digunakan  untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan  diwilayah  tersebut  baik  oleh Puskesmas maupun Dinas Kesehatan (4).
Sistem  penyimpanan  berdasarkan wilayah  merupakan  jenis  penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang ada dilingkup  fasilitas  pelayanan  kesehatan berada.  Tempat  untuk  penyimpanan  rekam medis  akan  dikelompokkan  berdasarkan nama  wilayah  yang  ada  sehingga  rekam medis  pasien  akan  disimpan  berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Beberapa fasilitas di  ruang  rekam  medis  yaitu  adanya alat  penyimpan  rekam  medis  yang  dapat berupa  rak  terbuka.  Tracer  digunakan sebagai  pengganti  rekam  medis  di  tempat penyimpanan  yang  dapat  digunakan  untuk menelusur keberadaan rekam medis. Selain itu  ruang  penyimpanan  juga  harus  memiliki suhu  ideal,  yaitu  37 o C  untuk  keamanan penyimpanan  rekam  medis  dari  serangan fisik lainnya (4).
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan yang  dilaksanakan  pada  tanggal  15  Maret 2016  di  Puskesmas  Guntung  Payung diketahui bahwa untuk formulir rekam medis hanya  menggunakan  satu  formulir  yaitu formulir “status lembar pasien”  dimana isinya  yaitu  identitas  pasien,  tanggal pemeriksaan,  diagnosa,  pengobatan  dan keterangan. Untuk formulir hasil pemeriksaan  penunjang  dan  copy  resep belum ada sehingga data yang disimpan  di dalam  rekam  medis  menjadi  kurang lengkap. Sistem penomoran yang digunakan Puskesmas Guntung Payung memliki 2 digit nomor  pertama  yaitu  kode  wilayah,  4  digit nomor  tengah  adalah  nomor  rekam  medis, dan  2  digit  terakhir  adalah  kode  anggota keluarga. Hal ini tentunya akan menyebabkan  kurang  efisiennya  untuk penggunaan  kode  wilayah  dan  kode anggota  keluarga  yang  seharusnya  dapat dilakukan  dengan  6  digit  nomor  rekam medis. Sistem penyimpanan yang digunakan  Puskesmas  Guntung  Payung menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan family  folder .  Namun  sistem penyimpanan  ini  masih  belum  sempurna, dikarenakan  masih  ada  terlihat  beberapa map  rekam  medis  yang  diletakkan  di  rak penyimpanan yang bukan diwilayah seharusnya.
Berdasarkan  penelitian  diatas,  peneliti tertarik  untuk  melakukan  tentang  Tinjauan Pelaksanaan Family  Folder Untuk  Rekam Medis  Rawat  Jalan  di  Puskesmas  Guntung Payung Tahun 2016.

## Metode Penelitian
Jenis  penelitian  ini  menggunakan metode  penelitian  survei  deskriptif,  yaitu mendeskripsikan atau menggambarkan pelakssanaan family  folder untuk  rekam medis  rawat  jalan  di  Puskesmas  Guntung Payung  dari  penggunaan  formulir  rekam medis, sistem penomoran rekam medis, dan sistem penyimpanan rekam medis..
Penelitian  ini  di  Puskesmas  Guntung Payung  pada  bagian  pendaftaran  dan ruangan penyimpanan rekam medis.
Variabel  penelitian  ini  adalah family folder ,  sub  variabelnya  antara  lain  formulir rekam medis rawat jalan, sistem penomoran rekam  medis  rawat  jalan,  dan  sistem penyimpanan rekam medis rawat jalan .
Hasil Penelitian 1)  Formulir  rekam  medis  rawat  jalan  di Puskesmas Guntung Payung Berdasarkan hasil
penelitian,
Puskesmas Guntung Payung  menggunakan rekam  medis  untuk  pencatatan  data  pasien dan  menggunakan  map  berbentuk family folder dalam  pendokumentasian  pencatatan data  tersebut.  Puskesmas  Guntung  Payung menggunakan  sistem family  folder karena mempermudah  dokumentasi  rekam  medis per  kepala  keluarga  di  setiap  wilayah  kerja Puskesmas Guntung Payung.
Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan  oleh  responden  1  yai tu  “Itu untuk  memudahkan  apabila  mencari  berkas pasien,  untuk  satu  keluarga  dijadikan  satu map, suami,istri dan anaknya. Memudahkan untuk  pengalokasian  masalah SIMPUS”. Oleh  karena  itu  Puskesmas  Guntung Payung menggunakan sistem family folder . Formulir rekam medis yang digunakan di  Puskesmas  Guntung  Payung  antara  lain lembar  pernyataan  BPJS,  lembar  status pasien dan lembar registrasi.
Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan  oleh  responden  2  mengenai formulir yang digunakan Puskesmas Guntung  Payung  yaitu  “St atus  pasien, formulir  BPJS  dan family  folder ”.  Berikut penjelasan  formulir  yang  digunakan  di Puskesmas Guntung Payung: a.  Lembar Pernyataan Peserta BPJS Lembar  pernyataan  BPJS  dibuat  oleh petugas pendaftaran atau loket untuk pasien dengan  menggunakan  cara  bayar  BPJS yang    menerangkan  bahwa  kesediaan  data medis  pasien  dapat  dipergunakan  oleh dokter,  puskesmas,  atau  BPJS  kesehatan untuk kepentingan tertentu. Lembar pernyataan  peserta  BPJS  ditandatangi sendiri  oleh  pasien  yang  bersangkutan  di Puskesmas  Guntung  Payung.  Lembar pernyataan peserta BPJS disimpan di dalam map  rekam  medis  bersama  formulir  lain. Data yang terdapat pada lembar pernyataan peserta BPJS ini terdiri dari:
1.  Nama.
2.  Tempat/tanggal lahir.
3.  Jenis kelamin.
4.  NIK berisikan nomor induk kependudukan yang  ada  pada  Kartu  tanda  penduduk (KTP) milik pasien yang bersangkutan.
5.  Nomor  telepon  berisikan  nomor  telepon pasien.
6.  Tanggal  dan  tanda  tangan  berisikan tanggal  dibuatnya  lembar  pernyataan peserta  BPJS  dan  ditandatangani  oleh pasien  dan  juga  peserta  BPJS  yang bersangkutan.
b.  Lembar Status Pasien
Lembar  status  pasien  adalah  lembar yang  digunakan  dalam  pencatatan  data pasien  yaitu  untuk  identitas  pasien  dan pemeriksaan pasien di poliklinik Puskesmas Guntung  Payung.  Lembar  status  pasien diberikan  kode  pada  setiap  formulirnya untuk  membedakan  kepemilikan  lembar status pasien untuk ayah, ibu dan anak.
Lembar  status  pasien  juga  disusun berdasarkan  urutan  dari  kepala  keluarga kemudian  anggota  keluarga.  Lembar  status pasien disimpan di dalam map rekam medis bersama formulir lain yang digunakan untuk pencatatan data pasien. Data  yang terdapat pada lembar status pasien ini terdiri dari:
1.  Nomor  register  berisikan  data  nomor rekam  medis  milik  pasien  yang  terdiri dari  kode  wilayah,  nomor  indeks  dan kode formulir untuk kepala keluarga dan anggota keluarga di Puskesmas Guntung Payung.
2.  Nama kepala keluarga.
3.  Nama pasien.
4.  Tanggal  lahir  pasien  dengan  format tanggal yaitu “ddyyyy -mm-
5.  Jenis kelamin n.
6.  Pekerjaan  berisikan  data  pekerjaan pasien.
7.  Alamat.
8.  Jenis pasien merupakan jenis
pembayaran  yang  dipakai  oleh  pasien terdiri dari umum, ASKES, Jamkesmas, Sekolah, Gratis atau BPJS.
9.  Kode desa.
10.  Kode dusun.
11.  Tanggal berisikan data tanggal pemeriksaan pasien berobat di poliklinik Puskesmas Guntung Payung.
12.  Pemeriksaan  berisikan  data  asesmen pemeriksaan  pasien  rawat  jalan  di poliklinik Puskesmas Guntung Payung.
13.  Diagnosa  berisikan  data  diagnosa penyakit  pasien  yang  berobat  di poliklinik Puskesmas Guntung Payung.
14.  Pengobatan  berisikan  data  terapi rencana pengobatan oleh dokter kepada pasien.
15.  Keterangan berisikan data tanda tangan dokter  atau  petugas  kesehatan  lainnya
yang  memberikan  pelayanan  kepada pasien.
c.  Lembar Registrasi
Lembar  registrasi  digunakan  untuk mengambil obat atau pelayanan laboratorium di Puskesmas
Guntung Payung.  Data  yang  terdapat  pada  lembar registrasi ini terdiri dari:
1.  Nomor  indeks  yaitu  berisikan  data nomor  rekam  medis  milik  pasien  yang terdiri  dari  kode  wilayah,  nomor  indeks dan kode formulir untuk kepala keluarga dan anggota keluarga.
2.  Tanggal berisikan data tanggal pemeriksaan pasien.
3.  Pemeriksa  berisikan  data  unit  terkait yang  melakukan  pemeriksaan  terhadap pasien  di  Puskesmas  Guntung  Payung terdiri  dari  poliklinik  umum,  poliklinik anak,  poliklinik  gigi,  kesehatan  ibu  dan anak  (KIA),  keluarga  berencana  (KB), imunisasi, PKPR atau gizi.
4.  Nama kepala keluarga.
5.  Nama pasien.
6.  Tanggal  lahir  dengan  format  tanggal yaitu “ddyyyy”. -mm-
7.  Umur.
8.  Jenis kelamin.
9.  Kunjungan  merupakan  jenis  kunjungan pasien  yang  berobat  di  Puskesmas Guntung Payung, baru atau lama.
10.  Alamat.
11.  Kode desa.
12.  Jenis pasien merupakan jenis pembayaran  yang  dipakai  oleh  pasien terdiri  dari  umum  bayar,  umum  gratis, ASKES,  SKTM,  Jamkesmas,  Sekolah atau BPJS.
13.  Tindak  lanjut  merupakan  tindak  lanjut pelayanan yang dilakukan oleh Puskesmas  Guntung  Payung  yaitu terdiri  dari  rawat  jalan,  rawat  inap  atau rujuk.
14.  Pengirim  yaitu  berisikan  data  asal pengirim  pasien  yang  berobat  ke Puskesmas Guntung Payung terdiri dari keluarga, bidan, kader atau dukun bayi.
15.  Diagnosis  berisikan  data  diagnosa penyakit pasien.
16.  Obat  berisikan  data  daftar  obat  yang diberikan oleh dokter kepada pasien.
17.  Tindakan  yaitu  berisikan  data  tindakan atau  terapi  yang  telah  diberikan  oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya.

## 2)  Sistem  Penomoran  Rekam  Medis  di Puskesmas Guntung Payung
Sistem  penomoran  rekam  medis  di Puskesmas
Guntung
Payung yaitu menggunakan  sistem  penomoran  unit dimana  pada  sistem  ini  setiap  pasien  yang berkunjung ke Puskesmas Guntung Payung akan mendapatkan satu nomor rekam medis ketika  pasien  tersebut  pertama  kali  datang dan  tercatat  sebagai  pasien  di  Puskesmas Guntung  Payung.  Nomor  rekam  medis  ini dapat dipergunakan untuk semua pelayanan kesehatan  rawat  jalan  di  Puskesmas Guntung  Payung.  Apabila  pasien  berobat kembali  atau  kontrol  ulang  di  Puskesmas Guntung  Payung  maka  akan  menggunakan nomor  rekam  medis  lama  yang  diberikan pada saat kunjungan pertama.
Nomor  rekam  medis  diberikan  oleh petugas  pendaftaran  pasien  rawat  jalan dengan  menggunakan  sistem  manual  yaitu menggunakan buku sehingga setiap pemberian  nomor  pasien  baru  dicatat  di dalam  buku  register.  Pemberian  nomor rekam  medis  di  Puskesmas  Guntung Payung  belum  memiliki  standar  operasional prosedur  sehingga  belum  tertulis  dengan jelas  langkah-langkah  pemberian  nomor rekam  medis  dan  pencarian  nomor  rekam medis.  Selain  itu,  kendala  yang  dihadapi oleh  petugas  pendaftaran  pasien  di Puskesmas Guntung Payung adalah apabila pasien  tidak  membawa  kartu  berobat  dan tidak  ditemukan  nomor  rekam  medis lamanya  maka  akan  dibuatkan  nomor  baru sehingga  membuat  nomor  rekam  medis ganda untuk satu pasien.
Hal ini sesuai dengan hasil wawancara kepada responden mengenai kendala dalam pemberian  nomor  rekam  medis  yaitu “Penomoran  ganda  apabila pasien  tidak membawa  kartu  berobat  dan  mengatakan bahwa pasien tersebut pasien baru”. Berdasarkan hasil  wawancara dengan responden  2  mengenai  sistem  penomoran rekam  medis  pasien  yaitu  “Sesuai dengan kode  wilayah  atau  tempat tinggal  pasien”. Nomor rekam medis pasien diberikan sesuai dengan  kode  wilayah  dimana  pasien tersebut tinggal dengan menggunakan kode setiap  kelurahan  wilayah  kerja  Puskesmas Guntung Payung.
Sistem  penomoran  rekam  medis  di Puskesmas  Guntung  Payung  terdiri  dari  8 angka  nomor  rekam  medis.  Nomor  rekam
medis  tersebut  memiliki  kategori  kelompok adalah sebagai berikut :
a.  Kategori  kelompok  angka  awal  yaitu berisikan  kode  wilayah  dimana  pasien tersebut  tinggal  pada  saat  berobat  ke Puskesmas  Guntung  Payung.  Kode wilayah  memiliki  beberapa  nomor  antara lain:
1.  01  untuk  wilayah  Kelurahan  Guntung Payung
2.  02  untuk  wilayah  Kelurahan  Guntung Manggis
3.  03 untuk wilayah Kelurahan Landasan Ulin Timur 4.  04 untuk wilayah Kelurahan
Syamsudin Noor
5.  05  untuk  wilayah  luar  daerah  wilayah Puskesmas Guntung Payung.
b.  Kategori  kelompok  angka  tengah  yaitu berisikan  nomor  indeks  rekam  medis pasien  yang  diberikan  oleh  petugas pendaftaran pasien rawat jalan.
c.  Kategori  kelompok  angka  akhir  yaitu berisikan  kode  kepala  keluarga  dan anggota keluarga lainnya yang berobat di Puskesmas  Guntung  Payung.  Kode kepala  keluarga  dan  anggota  keluarga lainnya terdiri dari:
1.  00 untuk kepala keluarga
2.  01 untuk istri
3.  02 untuk anak pertama
4.  03 untuk anak kedua
5.  dan seterusnya

## 3)  Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis  di Puskesmas Guntung Payung
Standar  operasioanal  prosedur  (SOP) sistem  penyimpanan  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung adalah sebagai berikut:
a.  Petugas  menerima  family  folder  (rekam medis) dari unit pelayanan.
b.  Petugas  mengembalikan  kembali  family folder (rekam medis) ke dalam rak.
c.  Penyimpanan  sesuai  nsomor  urut  indeks pasien.
d.  Petugas  mengembalikan  rekam  medis sesuai  dengan  urutan  nomor  indeksnya dalam rak penyimpanan rekam medis.
e.  Petugas  merapikan  susunan  rekam medis. Penyimpanan rekam medis di Puskesmas Guntung Payung dilakukan oleh petugas  pendaftaran  pasien  karena  ruang penyimpanan  rekam  medis  berada  dekat
dengan  ruang  pendaftaran  pasien.  Sistem penyimpanan  rekam  medis  di  Puskesmas Guntung  Payung  menggunakan  sistem penyimpanan  wilayah  dimana  terdapat  5 wilayah  kerja  Puskesmas  Guntung  Payung sehingga  setiap  wilayah  mempunyai  kode masing-masing  rak penyimpanan. Selain  itu sistem  penyimpanan  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung telah menggunakan  kode  warna  dimana  map rekam medis memiliki masing-masing warna untuk setiap wilayahnya.
Hal ini sesuai dengan hasil wawancara kepada responden mengenai sistem penyimpanan rekam medis yaitu “Berdasarkan wilayah kerja puskesmas”.
Puskesmas  Guntung  Payung  memiliki 5  wilayah  kerja  dalam  ruang  lingkup pelayanan kepada masyarakat.
Berikut  daftar  kode  wilayah  dan  kode warna  pada  map  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung antara lain:
Tabel 1.  Kode  wilayah  dan  kode  warna  sistem
penyimpanan rekam medis Puskesmas Guntung Payung No Wilayah Kode Wilayah Kode Warna 1  Guntung Payung 01 Merah Muda 2  Guntung Manggis 02 Biru Muda 3  Landasan Ulin Timur 03 Jingga 4  Syamsudin Noor 04 Merah 5  Luar  Wilayah  Kerja Puskesmas 05 Biru Gelap Sistem penjajaran  rekam  medis  di  rak penyimpanan
menggunakan angka langsung  ( straight  numerical  filing  system ) dengan  melihat  4  angka  nomor  indeks rekam  medis.  Sistem  angka  langsung  yang diterapkan oleh Puskesmas Guntung Payung  menyebabkan  petugas  harus melihat 4 angka nomor indeks rekam medis dan  mengurutkan  rekam  medis  di  rak penyimpanan hingga rekam medis ditemukan  atau  akan  disimpan  kembali setelah pelayanan.
Sistem  penyimpanan  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung belum menggunakan tracer sebagai  petunjuk rekam medis keluar dan melacak keberadaan  rekam  medis.  Apabila  terdapat rekam  medis  yang  hilang  di  Puskesmas Guntung  Payung  maka  terdapat  standar operasional  prosedur  untuk  penanganan
rekam  medis  yang  hilang  adalah  sebagai berikut:
a.  Petugas  mencatat  nomor  indeks  rekam medis yang hilang
b.  Petugas  mencari  data  kunjungan  pasien pada buku indeks pasien dan menelusuri di  unit  atau  poliklinik  mana  yang  terakhir dikunjungi pasien.
c.  Apabila  tidak  ditemukan  rekam  medis maka  petugas  membuat  rekam  medis baru.
d.  Petugas  menyerahkan  family  folder (rekam  medis)  pada  pasien  dan  pasien menyerahkan  kepada  poliklinik  yang dituju.

## Pembahasan
1)  Formulir Rekam Medis Rawat Jalan Puskesmas Guntung Payung
menggunakan rekam medis untuk pencatatan  data  dan  menggunakan  map berbentuk family folder
dalam pendokumentasian pencatatan data tersebut.  Sistem  family  folder  adalah penyimpanan  satu  rekam  medis  digunakan oleh  satu  keluarga  dan  dimasing-masing formulir  diberi  kode  khusus untuk  menandai kode  rekam  medis  ayah,  ibu  dan  anak. Puskesmas Guntung Payung menggunakan sistem  family  folder  karena  mempermudah dokumentasi  rekam  medis  per  kepala keluarga  di  setiap  wilayah  kerja Puskesmas Guntung Payung.
Formulir rekam medis yang digunakan di  Puskesmas  Guntung  Payung  untuk pencatatan  data  pasien  lembar  pernyataan peserta  BPJS,  lembar  status  pasien  dan lembar registrasi.
Menurut Permenkes
Nomor
269/MENKES/PER/III/2008  Pasal  3 ayat  (1) isi  rekam  medis  untuk  rawat  jalan  adalah identitas  pasien,  tanggal  dan  waktu,  hasil anamnesis  (mencakup  sekurang-kurangnya keluhan  dan  riwayat  penyakit),  hasil pemeriksaan  fisik  dan  penunjang  medis, diagnosis, rencana penatalaksanaan, pengobatan atau tindakan, untuk pasien gigi dilengkapi  odontogram  klinik,  persetujuan tindakan  bila  perlu,  serta  pelayanan  lain yang diberikan kepada pasien (3).
Penggunaan  formulir  rawat  jalan  di Puskesmas  Guntung  Payung  belum  sesuai dengan Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008  Pasal  3 ayat  (1) yaitu  belum  terdapat  formulir  untuk
penunjang  medis  seperti  formulir  hasil laboratorium,  formulir  penempelan  copy resep dan formulir persetujuan tindakan jika dilakukan  tindakan  di  poliklinik.  Selain  itu Puskesmas Guntung Payung belum menggunakan  formulir  odontogram  klinik untuk  pasien  di  poliklinik  gigi.  Puskesmas Guntung  Payung  hanya  menggunakan lembar status pasien untuk pencatatan data pasien  yaitu  hanya  1  lembar.  Hal  ini menyebabkan  kurang  lengkapnya  data pasien yang dicatat dan diperoleh. Selain itu copy  resep  dan  hasil  laboratorium  juga ditempel  dengan  menggunakan  staples  ada lembar  status  pasien  dan  mengakibatkan kurang rapinya formulir rekam medis.

## 2)  Sistem Penomoran Rekam Medis
Sistem  penomoran  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung yaitu menggunakan  sistem  penomoran  unit dimana  pada  sistem  ini  setiap  pasien  yang berkunjung ke Puskesmas Guntung Payung akan mendapatkan satu nomor rekam medis ketika  pasien  tersebut  pertama  kali  datang dan  tercatat  sebagai  pasien  di  Puskesmas Guntung  Payung.  Apabila  pasien  berobat kembali  atau  kontrol  ulang  di  Puskesmas Guntung  Payung  maka  akan  menggunakan nomor  rekam  medis  lama  yang  diberikan pada saat kunjungan pertama. Nomor rekam medis  diberikan  oleh  petugas  pendaftaran pasien  rawat  jalan  dengan  menggunakan sistem  manual  yaitu  menggunakan  buku sehingga  setiap  pemberian  nomor  pasien baru  dicatat  di  dalam  buku  register.  Sistem penomoran  rekam  medis  di  Puskesmas Guntung Payung  terdiri  dari  8 angka nomor rekam medis.
Menurut  Budi  (4)  penomoran  rekam medis terdiri dari 6 angka (digit) yang terbagi menjadi 3 kelompok, masing-masing kelompok  terdiri  dari  dua  angka.  Dengan demikian  maka  dijumpai  kelompok  angka awal, angka  tengah dan angka  akhir.  Enam angka tersebut dimulai dari 00-00-01 s/d 99- 99-99. Contoh untuk membedakan kelompok  angka  tersebut,  misalnya  pada nomor  rekam  medis  48-12-06,  berarti kelompok  awal  angka  48,  kelompok  tengah angka 12 dari kelompok angka akhir 06.
Penomoran rekam medis di Puskesmas  Guntung  Payung  belum  sesuai dengan  Budi  (4)  yaitu  belum  menggunakan 6  angka  nomor  rekam  medis.  Hal  ini
dikarenakan  Puskesmas  Guntung  Payung menggunakan  8  angka  nomor  rekam  medis sebagai  sistem  penomoran  dalam  melayani pasien rawat jalan.
Kategori  angka  penomoran  rekam medis  di  Puskesmas  Guntung  Payung adalah sebagai berikut:
a.  Dua angka awal sebagai kode wilayah b.  Empat  angka  tengah  sebagai  indeks nomor rekam medis
c.  Dua angka akhir sebagai kode keluarga Akibat  dari  8  angka  nomor  rekam medis ini menyebabkan sistem penyimpanan  rekam  medis  menjadi  angka langsung yang berdampak lamanya pencarian rekam medis.
Sebaiknya Puskesmas Guntung Payung menggunakan
6  angka  nomor  rekam  medis  agar  lebih mudah dalam menggunakan sistem penyimpanan rekam medis.
Pada  sistem  penomoran  unit  setiap pasien  yang  berkunjung  fasilitas  pelayanan kesehatan  akan  mendapatkan  satu  nomor rekam  medis  (rekam  medis)  ketika  pasien tersebut  pertama  kali  datang  dan  tercatat sebagai  pasien  di  fasilitas  tersebut.  Nomor rekam  medis  ini  dapat  dipergunakan  untuk semua  pelayanan  kesehatan  yang  ada  di fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan, tanpa membedakan pelayanan  rawat  jalan,  rawat  darurat,  rawat inap atau penunjang medis. Kelebihan pada unit  numbering  system  adalah  informasi klinis  dapat  berkesinambungan  karena semua data informasi mengenai pasien dan pelayanan  yang  diberikan  berada  dalam satu rekam medis.
Dengan demikian maka KIUP  sebagai indeks  utama  pasien  yang  disimpan  di tempat  pendaftaran dan  KIB  yang diberikan pasien akan sangat diperlukan. Pada sistem ini hanya terdapat masing-masing satu KIUP dan satu KIB pada setiap pasien (4).
Sistem pemberian nomor rekam medis di Puskesmas Guntung Payung telah sesuai dengan  Budi  (4)  yaitu  menggunakan  sistem unit.  Tetapi  Puskesmas  Guntung  Payung belum  menggunakan  Kartu  Indeks  Utama Pasien  (KIUP)  untuk  mencari  data  pasien jika  pasien  tidak  membawa  kartu  berobat. Hal ini mengakibatkan apabila nomor rekam medis tidak ditemukan maka akan dibuatkan nomor  rekam  medis  baru  sehingga  satu pasien  dapat  memiliki  dua  nomor  rekam medis atau lebih. Penggunaan rekam medis
secara sistem unit dengan cara manual yaitu mencatat  pada  buku  register  dalam pemberian  nomor  sebaiknya  menggunakan Kartu  Indeks  Utama  Pasien  (KIUP)  karena Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) disimpan berdasarkan  alfabet  dengan  menggunakan nama  pasien  dan  mempercepat  proses pencarian.
Tipe  lain  dari  nomor  yang  digunakan adalah  penomoran  keluarga.  Jenis  sistem penomoran  yang  paling  sesuai  untuk Puskesmas dimana semua anggota keluarga dapat menerima pelayanan kesehatan.  Dengan  sistem  ini  satu  nomor dikeluarkan  untuk  satu  rumah  tangga,  dan angka  tambahan  yang  ditambahkan  untuk menunjukkan setiap individu di dalam rumah tangga (5).
Contoh : 01 = Kepala keluarga 02 = Istri / Suami 03 = Anak dan anggota keluarga lain Dalam  memberikan  kode  keluarga  di Puskesmas  Guntung  Payung  belum  sesuai dengan IFHIMA (5) karena sistem pemberian  kode  keluarga  di  Puskesmas Guntung Payung sebagai berikut: a.  00 untuk kode kepala keluarga b.  01 untuk kode istri c.  02 untuk anak dan anggota keluarga lain Nilai  “00”  pada  kepala  keluarga dianggap tidak  ada  menurut  IFHIMA  (5)  hal ini  dikar enakan  “00”  tidak  memiliki  nilai satuan sehingga kode untuk kepala keluarga dimulai  dari  “01”  dan  seterusnya.  Selain  itu kode  untuk  keluarga  pada  nomor  rekam medis Puskesmas Guntung Payung diletakkan  di  bagian  akhir  angka  rekam medis  yaitu  2  angka  terakhir  pada  nomor rekam  medis.  Kode  keluarga  seharusnya diletakkan di bagian awal penomoran rekam medis yaitu 2 angka awal.
Selain  itu  dalam  menggunakan  kode wilayah  di  Puskesmas  Guntung  Payung belum sesuai dengan IFHIMA (5). Sebaiknya  kode  wilayah  tidak  digunakan karena  wilayah  akan  ditentukan  oleh  sistem warna  pada  map  rekam  medis  di Puskesmas  Guntung  Payung  dan  sistem penyimpanan  rekam  medis  sehingga  akan lebih  memudahkan  dalam  menerapkan sistem penyimpanan wilayah dengan menggunakan  angka  tengah  ( middle  digit filling system ).
3)  Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Penyimpanan rekam medis di Puskesmas Guntung Payung dilakukan oleh petugas  pendaftaran  pasien  karena  ruang penyimpanan  rekam  medis  berada  dekat dengan  ruang  pendaftaran  pasien.  Sistem penyimpanan  rekam  medis  di  Puskesmas Guntung  Payung  menggunakan  sistem penyimpanan  wilayah  dimana  terdapat  5 wilayah  kerja  Puskesmas  Guntung  Payung sehingga  setiap  wilayah  mempunyai  kode masing-masing  rak penyimpanan. Selain  itu sistem  penyimpanan  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung telah menggunakan  kode  warna  dimana  map rekam medis memiliki masing-masing warna untuk setiap wilayahnya.
Sistem  penyimpanan  berdasarkan wilayah  merupakan  jenis  penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas kesehatan berada.
Tempat  atau  rak  penyimpanan  rekam medis  akan  dikelompokkan  berdasarkan nama  wilayah  yang  ada,  sehingga  rekam medis  pasien  akan  disimpan  berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Sistem penyimpanan  wilayah  ini  sering  disebut dengan  sistem  penyimpanan Family  Folder . Umumnya  dalam  satu  rekam  medis digunakan  oleh  satu  keluarga  dan  masing- masing  formulir  diberi  tambahan  kode khusus  untuk  menandai  kode  rekam  medis ayah,  ibu,  dan  anak.  Fasilitas  pelayanan kesehatan  yang  memungkinkan  untuk menggunakan sistem ini adalah Puskesmas.  Hal  ini  karena  terkait dengan tugas Puskesmas yang bertanggung jawab  terhadap  kesehatan  masyarakat  di wilayahnya.  Sehingga  dengan  sistem  akan diketahui  banyaknya  masyarakat  yang berobat  atau  sakit  dari  masing-masing wilayah,  sehingga  dapat  digunakan  untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah tersebut (4).
Sistem  penyimpanan  di  Puskesmas Guntung  Payung  telah  sesuai  dengan  Budi (4) yaitu menggunakan sistem penyimpanan wilayah  dimana  rak  penyimpanan  rekam medis  akan  dikelompokkan  berdasarkan nama  wilayah  yang  ada,  sehingga  rekam medis  pasien  akan  disimpan  berdasarkan wilayah  tempat  tinggalnya.  Tetapi  dalam penjajaran rekam medis di rak penyimpanan.
Puskesmas Guntung
Payung menggunakan angka langsung dari kategori indeks  nomor  rekam  medis.  Penggunaan sistem  penjajaran  angka  langsung  memiliki kekurangan  yaitu  lamanya  pencarian  dan penyimpanan  rekam  medis  karena  petugas memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis.  Selain  itu  dapat  terjadi  kekeliruan dalam penyimpanan karena semakin banyak angka  yang  diperhatikan  maka  semakin besar  kemungkinan  terjadi  kesalahan.  Hal ini  terjadi  karena  beban  kerja  yang  tinggi sehingga  petugas tidak  teliti dalam menyimpan  rekam  medis  dan  akhirnya rekam medis disimpan salah letak.
Selain  itu  sistem  penyimpanan  pasien rawat  jalan  di  Puskesmas  Guntung  Payung belum menggunakan tracer sebagai petunjuk  keluar  jika  rekam  medis  dipinjam oleh poliklinik untuk pasien berobat dan juga keperluan  lain  seperti  pendidikan  atau penelitian. Selain itu tracer juga mempermudah dalam penyimpanan kembali rekam  medis  yang  telah  dipinjam  karena tracer  juga  dapat  berfungsi  sebagai pembatas  sehingga  memudahkan  dan mempercepat  petugas  dalam  menyimpan rekam medis.
Sebaiknya sistem penyimpanan rekam medis  di  Puskesmas  Guntung  Payung menggunakan  sistem  penyimpanan  wilayah dengan  penjajaran  angka  tengah.  Sistem penjajaran  angka  tengah  ( middle  digit  filing system ) memiliki kelebihan yaitu lebih efektif dalam penggunaan rak penyimpanan rekam medis  dan  mempercepat  pencarian  serta penyimpanan  kembali  rekam  medis  karena setiap  sub  rak  penyimpanan  rekam  medis dikategorikan  berdasarkan  angka  tengah rekam medis. Penerapan sistem penyimpanan  angka  tengah  di  Puskesmas Guntung  Payung  yaitu  harus  menggunakan 6 angka nomor rekam Medis.

## Kesimpulan
1.  Formulir rekam medis yang digunakan di Puskesmas  Guntung  Payung  untuk pencatatan data pasien lembar pernyataan  peserta  BPJS,  lembar  status pasien dan lembar registrasi.
2.  Sistem  penomoran  rekam  medis  di Puskesmas  Guntung  Payung  yaitu menggunakan  sistem  penomoran  unit dengan  menggunakan  sistem  manual yaitu menggunakan buku dan penomoran
rekam  medis  terdiri  dari  8  angka  nomor rekam medis.
3.  Sistem  penyimpanan  rekam  medis  di Puskesmas Guntung Payung menggunakan sistem penyimpanan
wilayah  terdiri  dari  5  wilayah  sehingga setiap  wilayah  mempunyai  kode  masing- masing rak penyimpanan.

## Daftar Pustaka
1.  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia. 2014.  Peraturan  Menteri  Kesehatan Nomor  Nomor  75  Tahun  2014  Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
2.  Rustiyanto,  Ery.  2009. Etika  Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan .
Yogyakarta: Graha Ilmu.
3.  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia.
2008. Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/2008  Tentang  Rekam Medis.
4.  Budi,  Savitri  Citra.  2011. Manajemen Unit  Kerja  Rekam  Medis .  Yogyakarta:
Quantum Sinergis Media.
5.  IFHIMA  (International  Federation  of
Health Information Management Associations). 2012. Module 7
Administration  and  Management  of  the Health  Record  Department.  Education Module  For  Health  Record  Practice . Available from: www.ifhima.org.