## Aplikasi Laporan Pengeluaran Kas Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten X
Nurmalia Ramadhona, Muhammad Hidayat, Dinna Yunika Hardiyanti Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia email: dinna.yunika@gmail.com
Abstrak—Kemajuan teknologi yang mengharuskan instansi mengikuti  perkembangan  teknologi  dan  terus  meningkatkan kemampuannya  didalam  mengelola  data-data  dan  informasi yang lebih akurat dan efisien. Maka dibuatlah sebuah aplikasi Laporan  Pengeluaran  Kas  Pada  Setiap    Bidang  di  Instansi Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah    (BAPPEDA) Kabupaten  X, yang  menggunakan bahasa pemograman  PHP dan  Database  MySQL.  Aplikasi  ini  dapat  meminimalisir kesalahan Bendahara Pembantu dalam pembuatan laporan
Kata Kunci— Pengeluaran Kas, PHP, Database MySQL

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  mendorong  perkembangan manusia  dalam  melakukan aktifitas, salah satu manfaat dari perkembangan teknologi ini dapat mempermudah memperoleh  informasi.  Perkembangan  teknologi  tidak  akan dapat  dihasilkan  tanpa  ada  campur  tangan  manusia  untuk mengelola dan merawatnya dengan baik untuk mendapatkan dan  menghasilkan  informasi,  komputer  dan  teknologinya adalah  alat  bantu  yang  paling  tepat.  Penggunaan  komputer bisa diterapkan dalam berbagai bidang dan semua kalangan, tuntutan kebutuhan akan informasi dan penggunaan komputer yang  semakin  banyak  mendorong  terbentuknya  sebuah jaringan  komputer  yang  mampu  membantu  dan  melayani berbagai kebutuhan tertentu.
Kemajuan  teknologi  inilah  yang  mengharuskan  instansi mengikuti  perkembangan  teknologi  dan terus  meningkatkan kemampuannya  didalam  mengelola  data-data  dan  informasi yang lebih akurat dan efisien [1]. Begitu pula suatu instansi pemerintahan membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang  mendukung  kebutuhan  instansi  pemerintahan  dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja pegawai [2]. Salah satu  sistem  akuntansi  yang  digunakan  oleh  suatu  instansi pemerintahan  adalah  sistem  informasi  pengeluaran  kas, dimana  sistem  ini  menangani  pengeluaran  kas  yang  tejadi secara rutin di suatu instansi. Penerapan pengeluaran kas pada instansi  sangatlah  penting,  mengingat  kas  digunakan  untuk membiayai  biaya operasional suatu instansi.
Pengeluaran  Kas  adalah  transaksi-transaksi  yang mengakibatkan  berkurangnya  saldo  –  saldo    kas  tunai,  atau rekening  bank  milik  perusahaan  baik  yang  berasal  dari pembelian  tunai,  pembayaran  utang,  pengeluaran  transfer maupun  pengeluaran-pengeluaran  lainnya.  Pengeluaran  Kas dapat  berupa  uang  logam,  cek,  atau  wesel  pos,  uang  yang dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten X merupakan salah satu instansi yang memiliki pengeluaran kas  yang  dana  dikeluarkan  mencapai  puluhan  juta pertahunnya  dengan  kegiatan  yang  banyak  setiap  bulannya. BAPPEDA  Kabupaten  X  juga  memiliki  berbagai  bidang
dimana  setiap  bidang  memiliki  pengeluaran  kas  tersendiri dengan  jumlah  yang  berbeda  setiap  bulannya  yang  harus dilaporkan  kepada  Bendahara  Umum.  Setiap  bidang mempunyai  Bendahara  Pembantu  dimana  Bendahara Pembantu bertugas untuk membuat Laporan Pengeluaran Kas dan membuat Surat Pertanggung Jawaban atau biasa di sebut dengan SPJ.
Dari  hasil  wawancara  dengan  salah  satu  Bendahara Pembantu di Instansi BAPPEDA, Bendahara Pembantu sering mengalami  kendala  dalam  pembuatan  Laporan  Pengeluaran Kas  dan  Surat  Pertanggung  Jawaban  dikarenakan  sering mengalami kesalahan pencatatan yang menyebabkan selisih, hal  ini  dikarenakan  tidak  ada  nya  nomor  urut  pada  bukti pengeluaran  kas  di  setiap  bidang  dan juga  sering  terjadinya kehilangan arsip-arsip berupa bukti pengeluaran kas misalnya nota  pembelian,  kwitansi  dan  lainnya.  Saat  ini  instansi BAPPEDA telah memiliki aplikasi keuangan namun aplikasi keuangan  tersebut  hanya  bisa  di  gunakan  oleh  Bendahara Umum,  sehingga  dengan dibuatnya  aplikasi  ini di  harapkan dapat membantu dalam penyusunan laporan pengeluaran kas dan pembuatan surat pertanggung jawaban oleh  Bendahara Pembantu yang nantinya akan di laporkan kepada Bendahara Umum.
Dari permasalahan-permasalahan yang telah diungkapkan diatas, maka penelitian ini sangat penting terutama bagi pihak kantor  BAPPEDA  itu  sendiri,  dengan  sering  terjadinya kesalahan dalam pencatatan yang mengakibatkan selisih dan sering  terjadinya  kehilangan  berupa  bukti  pengeluaran  kas, maka  dengan  dibuatnya  aplikasi  pengeluaran  kas  ini diharapkan dapat memecahkan masalah tersebut dengan baik sehingga dapat mempermudah Bendahara Pembantu yang ada di setiap bidang di Instansi BAPPEDA.
Dengan  adanya  suatu  sistem  yang  terintegrasi  dengan baik,  diharapkan  dapat  membantu  kinerja  Bendahara  dalam menciptakan  efisiensi  dan  efektifitas  kerja.  Dengan  adanya sistem  informasi  ini  maka  kebutuhan  informasi  yang menuntut  kelengkapan  dan  kecepatan  dalam  penyampaian informasi  menjadi  terealisasi  untuk  mewujudkan  kebutuhan dan  tuntutan  di  masa  yang  akan  datang  diberbagai  instansi pemerintah terutama di Intansi BAPPEDA.

## II. S TUDI P USTAKA

## A. Aplikasi
Aplikasi  secara  umum  adalah  alat  terapan  yang difungsikan  secara  khusus  dan  terpadu  sesuai  kemampuan yang  dimilikinya,  dan  juga  aplikasi  merupakan  suatu perangkat  komputer  yang  siap  pakai  bagi  user.  Sedangkan, menurut  [3].  Aplikasi  adalah  penggunaan  dalam  suatu komputer, intruksi atau pernyataan yang disusun sedemikian
rupa  sehingga  komputer  dapat  memproses  input  menjadi output .

## B. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut  Weygandt  [4],  sistem  informasi  akuntansi adalah  sistem  yang  mengumpulkan  dan  memproses transaksi-transaksi  data  dan  menyampaikan  informasi keuangan  kepada  pihak-pihak  tertentu.  Sedangkan  menurut Bodnar  dan  Hoopwood  didalam  penelitian  [5].  Sistem informasi  akuntansi  adalah  sistem  yang  berbasis  komputer dimana  telah  dirancang  untuk  mentransformasi  data akuntansi menjadi informasi.

## C. Pengeluaran Kas
Pengeluaran  Kas  adalah  transaksi-transaksi  yang mengakibatkan  berkurangnya  saldo-saldo  kas  tunai,  atau rekening  bank  milik  perusahaan  baik  yang  berasal  dari pembelian  tunai,  pembayaran  utang,  pengeluaran  transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. Pengeluaran Kas dapat  berupa  uang  logam,  cek,  atau  wesel  pos,  uang  yang dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang [6].

## D. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal  pengeluaran  kas  merupakan  jurnal  yang  dipakai untuk  mencatat  transaksi-transaksi  yang  berkaitan  dengan pengeluaran  kas  [6].  Berikut  ini  ialah  contoh  analsisi transaksi yang berada di jurnal khusus pengeluaran kas: 1. Pembelian barang dagang tunai, bisa dianalisis menjadi:
 Debet : Pembelian
 Kredit : Kas
2. Pembayaran  hutang  dagang  bisa  dilakukan  dengan  cara berikut ini:
 Debet : Hutang Usaha
 Kredit : Kas
 Kredit : Potongan Pembelian

## E. Kas
Kas  adalah  salah  satu  unsur  aktiva  yang  paling  penting karena merupakan alat pertukaran atau pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasi suatu perusahaan  atau  suatu  instansi.  Kas  juga  mempunyai  sifat yang mudah dipindah tangan kan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya  maka  uang  kas  yang  akan  keluar  akan  mudah disalah gunakan [6].

## III. A NALISIS D AN H ASIL
A. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Berdasarkan  pengamatan  dan  analisis  yang  penulis lakukan  selama  penelitian  pada  Bidang  di  Instansi BAPPEDA  Kabupaten  X  tepatnya  di  bagian  keuangan, penulis  mendapatkan  bahwa  sistem  saat  ini  mengunakan Miscrosoft Excel sehingga   pengelolaan pembuatan laporan pengeluaran kas saat ini masih sering mengalami kesalahan dalam  pencatatan  keuangan  dan  sering  terjadi  kehilangan bukti-bukti  pengeluaran  yang  mengakibatkan  sulit  dalam pembuatan laporan pengeluaran kas.
1) Permasalahan Yang Dihadapi
Adapun  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  Bendahara Pembantu di Kabupaten X, yaitu :
1. Sering  terjadinya  kesalahan  dalam  pencatatan keuangan.
2. Pembuatan laporan yang memakan waktu cukup lama.
3. Penyimpanan data yang banyak selama beberapa tahun menyebabkan kesulitan dalam mencari data.
2) Alternatif Pemecahan Masalah
Kegunaan  aplikasi  yang  diajukan  oleh  penulis  untuk membantu  Bendahara  Pembantu  di  setiap  bidang  agar Bendahara  Pembantu  di  setiap  bidang  lebih  mudah  dalam pembuatan  laporan  pengeluaran  kas  yang  nantinya  akan dilaporan  kepada  Bendahara  Umum  di  BAPPEDA Kabupaten X dengan sistem yang sesuai kebutuhan, yaitu:
1. Membuat  suatu  aplikasi  keuangan  untuk  membuat sebuah  laporan  pengeluaran  kas.  Aplikasi  tersebut dibuat menggunakan Compiler PHP dengan Database MySQL .
2. Dalam penyusunan laporan dan pencarian data laporan dapat  dilakukan  secara  ber  skala  oleh  kepala  badan secara langsung.
3) Usulan Prosedur pada Sistem yang Baru Pada perancangan sistem yang baru, diusulkan prosedur yang baru untuk dapat diterapkan dalam aplikasi keuangan. Adapun  urutan  prosedur  sistem  yang  diusulkan  adalah sebagai berikut :
1. Bendahara Pembantu yang ada di setiap bidang di Instansi BAPPEDA  dapat login di  aplikasi  tersebut  dengan username dan password yang  nantinya  akan  diberikan oleh Bendahara Umum.
2. Sebelum Bendahara Pembantu membuat laporan terlebih dahulu  dapat  mengelola  anggaran,  kegiatan  dan  nota sebagai bukti pengeluaran kas.
3. Bendahara Pembantu membuat laporan pengeluaran kas tersebut  setiap  bulan  yang  nantinya  akan  di  laporkan kepada Bendahara Umum.
4. Kepala badan dapat mengecek semua laporan yang telah dibuat dengan login terlebih dahulu.

## B. Rancangan Aplikasi
Kebutuhan fungsional sistem yang dibangun dituangkan dalam rancangan aplikasi. Rancangan ini di gunakan sebagai panduan  dalam  membangun  aplikasi.  Rancangan  aplikasi laporan  pengeluaran  kas  pada  badan  perencanaan  terdapat pada Gambar 1 dan Gambar 2.
Gambar 2 Rancangan Aplikasi Laporan Pengeluaran Kas Pada Badan Perencanaan

## C. Antar Muka Sistem
Aplikasi Laporan Pengeluaran Kas pada setiap bidang di nstansi  BAPPEDA  Kabupaten  X,  menggunakan  bahasa pemrograman Compiler PHP dan Database MySQL . Sistem ini terdiri dari form-form input dan output yang berguna bagi user untuk menyimpan data dan menyajikan laporan. Gambar 3 merupakan antarmuka form input anggaran. Sementara itu, gambar  4  dan  5  masing-masing  menunjukkan  daftar pengeluaran per tahun dan antarmuka yang digunakan untuk input data pengeluaran.
Gambar 3. Tampilan Menu Input Anggaran
Gambar 4. Tampilan Menu Daftar Pengeluaran Per Tahun
Gambar 5. Tampilan Menu Input Pengeluaran
Gambar  6  dan  7  masing-masing  menampilkan  laporan anggaran dan laporan jurnal. Laporan anggaran menampilkan anggaran  yang  dimiliki  oleh  organisasi.  Tampilan  laporan jurnal  merupakan  laporan  keuangan  yang  menghitung pengeluaran  kas  yang balance atau  tidak  agar  dapat diperbaiki  atau  ditelusuri  jika  laporan  tersebut  memiliki kesalahan.

## Gambar 6. Tampilan Menu Laporan Anggaran

## Gambar 7.Tampilan Menu Laporan Jurnal
Tampilan  laporan  buku  besar  menampilkan  data-data buku besar seperti akun kas, transaksi penjualan, pembelian dan beban agar dapat melihat hasil dari seluruh transaksi atau data yang telah keluar pada periode tertentu saja. Laporan ini dapat  dilihat  pada  gambar  8.  Tampilan  laporan  keuangan menghasilkan  laporan  yang  dimiliki  perusahaan  rugi  atau laba pada periode tertentu. Jika pada hasil  Laba Rugi berada dalam tanda kurung didalam akuntansi adalah rugi dan jika hasilnya  tidak  memiliki  tanda  kurung  hasilnya  laba. Tampilan ini bisa dilihat pada Gambar 9.
Gambar 8. Tampilan Menu Laporan Buku Besar
Gambar 9. Tampilan Menu Laporan Keuangan

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa  terdapat  masalah  pada pencatatan  pengeluaran  kas  di  bidang-bidang  yang  ada  di Instansi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah ini sering terjadi  kesalahan  pencatatan.  Oleh  karena  itu  penulis  telah mengembangkan  aplikasi  yang  memudahkan  Bendahara Pembantu  dalam  mengelola  data  keuangan,  yang  nantinya menghasilkan  suatu  informasi  yakni  dalam  bentuk  laporan anggaran,  laporan  jurnal,  laporan  buku  besar,  dan  laporan keuangan  yang akan sangat berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan pada Instansi yaitu Kepala badan atau Kepala badan

## D AFTAR P USTAKA
[1] D.  Abdullah,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Permintaan  Barang Berbasis  Web  Pada  Rumah  Sakit  Umum  Cut  Meutia  Kota Lhokseumawe,” TECHSI-Jurnal Tek. Inform. , vol. 5, no. 2, 2013.
[2] W.  Wardiana,  “Perkembangan  teknologi  informasi  di  Indonesia,” 2002.
[3] H. M. Jogiyanto, “Pengenalan Komputer,” Andi Offset, Yogyakarta , 1999.
[4] M.  Kabuhung,  “Sistem  informasi  akuntansi  penerimaan  dan pengeluaran kas untuk perencanaan dan pengendalian keuangan pada Organisasi nirlaba keagamaan,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 1, no. 3, 2013.
[5] V. M. Kandouw, “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Pada PT Catur Sentosa Adiprana Cabang Manado,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 1, no. 3, 2013.
[6] A. Prastiwi, “Pemikiran Sony Warsono Tentang Akuntansi Syariah,” Universitas Islam Negeri Sumatera Utara, 2019.