## DARTAR ISI
Daftar Isi i Pengantar Dari Penyunting ii Formulir Untuk Berlangganan iii Pengaruh Konseling Farmasis terhadap Pencapaian Target Terapi pada Pasien Hipertensi Rawat Jalan di RSUD Saras Husada Purworejo Wasilin, Zullies Ikawati, I Dewa P Pramantara S 211 - 215 Pengaruh Gaya Kepemimpinan Kepala Ruang terhadap Kepuasan Kerja Perawat (Studi Kasus di Rumah Sakit Jasa Kartini Tasikmalaya) Ardiansyah Ramdhani, Marchaban, Sumarni 216 - 220 Pengukuran Mutu Pelayanan Farmasi di Unit Rawat Jalan Instalasi Farmasi RSUD Sleman Rizkiya Ainaini, Marchaban, Triana Hertiani 221 - 229
Pengaruh Konseling Apoteker terhadap Hasil Terapi Pasien Hipertensi di Poliklinik Penyakit Dalam RSUD Kraton Kabupaten Pekalongan Anita Budi Mulyasih , Djoko Wahyono, I Dewa Putu Pramantara 230 - 236 Evaluasi Perencanaan dan Pengadaan Obat di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang Fitri Pratiwi, Iwan Dwiprahasto Dan Endang Budiarti 237 - 241 Evaluasi Kesesuaian Terapi dan Efek Samping Penggunaan Antihipertensi pada Pasien Diabetes Mellitus Tipe 2 dengan Gagal Ginjal Kronik yang Menjalani Hemodialisis Rutin di RSU PKU Muhammadiyah Yogyakarta Fef Rukminingsih, Djoko Wahyono, I Dewa Putu Pramantara 242 - 247 Analisis Kinerja Unit Pelaksana Teknis Penyelenggara Jaminan Kesehatan Daerah Kota Yogyakarta dengan Pendekatan Balanced Scorecard Lamlay Sarie, Achmad Fudholi, Satibi 248 - 254 Pengaruh Persepsi Konsumen pada Iklan Berseri Terhadap Sikap dan Niat Beli Konsumen (Studi Eksperimen Pada Produk Kosmetika Ponds) Ana Bella Parina, Suci Paramitasari Sahlani, Ahmad Fudholi 255 - 261 Kajian Drug Related Problems pada Pasien Anak dengan Infeksi Saluran Nafas Bawah dan Asma di Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta Periode 1 Januari 2006 – 30 Juni 2006 Dyah Anggraeni Budhi Pratiwi, Zullies Ikawati, Wara Kusharwanti 262 - 268 Analisis Biaya dan Faktor yang Berpengaruh terhadap Biaya Pengobatan Pasien Gagal Jantung Rawat Inap di RSUD Sleman Yogyakarta Periode Tahun 2009 Herlin Sulita, Satibi, Ali Ghufron Mukti 269 - 276

## EVALUASI PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI DINAS KESEHATAN KOTA SEMARANG

## EVALUATION OF DRUG PLANNING AND PROCUREMENT IN PHARMACY DEPARTEMENT OF SEMARANG HEALTH AGENCY
Fitri Pratiwi 1) , Iwan Dwiprahasto 2) dan Endang Budiarti 3) 1) Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi Semarang 2) Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada 3) Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada

## ABSTRAK
Instalasi  Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kota  Semarang  merupakan  tempat  terjadinya  kegiatan  pengelolaan  obat di  kota  Semarang.  Agar  dapat  memberikan  pelayanan  kesehatan  yang  bermutu  maka  perlu  dievaluasi  tahap perencanaan dan pengadaan obat serta kesesuaian perencanaan dan pengadaan.
Pengumpulan  data  dilakukan  secara retrospektif dengan  pengamatan deskriptif dan  perhitungan  indicator perencanaan dan pengadaan dimana data yang diperoleh dideskripsikan dan dibandingkan dengan hasil wawancara.
Hasil penelitian menunjukkan perencanaan kebutuhan obat dengan sumber anggaran APBD II dilakukan dengan metode konsumsi. Perencanaan dilakukan dua kali, pertama untuk data pengajuan anggaran dan kedua perencanaan penyesuaian anggaran. Ketidaksesuaian perencanaan dan pengadaan obat tidak selalu dipengaruhi oleh keterbatasan dana, tetapi karena pengadaan obat yang dilakukan sekali dalam setahun belum dapat menghindari kekosongan obat, adanya keterlambatan dalam pengiriman dan obat yang tidak terpenuhi oleh pemenang lelang meskipun dana yang tersedia mencukupi.
Kata kunci: perencanaan obat, pengadaan obat, Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang

## ABSTRACT
The  Pharmacy  Departement  of  Semarang  Health  Agency  is  where  a  management  of  drugs  taking  place  in Semarang. In order to provide quality health care, we need to evaluate the phases in the planning and procurement of drugs as well as the match between the planning and procurement.
Data was collected retrospectively with descriptive observations and the calculation of indicators of the planning and procurement where the obtained data are described and compared with the results of interviews.
The results indicated that drug planning using APBD II source of funding was done with consumption method. The planning was done twice, first planning for budget submission and second planning for budget adjustments. Inappropriateness in drug planning and procurement, was not influence by limitations of funding, but caused by drug procurement that  held once each year. This method of drugs procurement could not avoid drgug unavaibility, and delay of drugs delivery and unmet need for drugs by the winner of tender even if sufficient funds was available.
Keywords: drug planning, drug procurement, The Pharmacy Departement of Semarang Health Agency.

## PENDAHULUAN
Dalam  surat  edaran  Menteri  Kesehatan No. 1107/Menkes/E/VII/2000 menyebutkan kewenangan  minimal  yang  wajib  dilaksanakan oleh  Kabupaten/Kota  dalam  bidang  Kesehatan salah satunya adalah perencanaan dan pengadaan obat pelayanan kesehatan dasar. Undang-Undang Nomor  25  tahun  1999  tentang  Perimbangan Keuangan  antara  Pemerintah  Pusat  dan pemerintah  Daerah,  mengakibatkan  timbulnya perubahan pada struktur di Pemerintahan Kota/ Kabupaten termasuk organisasi Dinas Kesehatan dan  perubahan  dalam  sistem  pembiayaan  atau
pengadaan  baik  sumber  dana  maupun  cara pengalokasian dana.
Secara umum masalah yang ditemukan di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang adalah  metode  perencanaan  yang  dilakukan belum  mencerminkan  kebutuhan  riil  obat  yang sebenarnya,  sehingga  biasa  terjadi  kekosongan obat  dan  tidak  terpenuhinya  permintaan  obat yang  diajukan  Puskesmas  kepada  Instalasi Farmasi.  Dalam  hal  proses  pengadaan  obat yang diadakan sekali dalam setahun belum bisa memenuhi  ketersediaan  obat  karena  masalah kekosongan obat.

## Vol. 1 No. 4 / Desember 2011
Informasi  hasil  evaluasi  selain  sebagai pendukung  untuk  mendapatkan  alokasi  dana pengadaan  obat  juga  merupakan  salah  satu pertimbangan  pada  saat  proses  perencanaan dilakukan.  Salah  satu  tantangan  pengelolaan obat  adalah  terjaminnya  kesinambungan pembiayaan pengadaan obat, maka upaya untuk mendapatkan  alokasi  dana  pengadaan  obat sebagaimana  disebut  diatas  merupakan  titik kritis  pada  fungsi  pengelolaan  obat.  Sementara di satu sisi metode perencanaan yang dilakukan diharapkan dapat mencerminkan kebutuhan riil obat yang sebenarnya.
Perencanaan  merupakan  proses  kegiatan dalam  pemilihan  jenis,  jumlah  dan  harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan  anggaran,  untuk  menghindari  kekosongan obat  dengan  menggunakan  metode  yang  dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan Quick et al (1997), perencanaan obat merupakan suatu proses kegiatan  pengelolaan  obat  yang  memerlukan adanya  dukungan  sumber  daya  manusia  dan kebijakan  obat  yang  berkaitan  erat  dengan penyediaan  obat  sehingga  untuk  meningkatkan mutu  pelayanan  maka  perencanaan  obat  harus dikelola secara efektif dan efisien.
Pengadaan
merupakan kegiatan untuk  merealisasikan  kebutuhan  yang  telah direncanakan  dan  disetujui  melalui  pembelian, baik secara langsung atau tender dari distributor, produksi/pembuatan  sediaan  farmasi  baik steril  maupun  non  steril,  maupun  berasal  dari sumbangan/hibah (Anonim, 2008).

## METODOLOGI
Jenis penelitian adalah observasional yang disampaikan secara deskriptif dan pengumpulan data kuantitatif bersifat retrospektif dilakukan di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang pada tahun 2007 dan 2008.
Bahan  penelitian  yang  digunakan  adalah dokumen pengelolaan obat selama bulan Januari sampai dengan bulan Desember tahun 2007 dan 2008  mengenai  perencanaan  obat,  pengadaan obat,  dana  pengadaan  obat,  kontrak  kerja  hasil lelang, jumlah dan jenis obat, kartu stok laporan pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO), dokumen  lelang,  serta  data  yang  diperoleh  dari wawancara.
Jalannya  penelitian  melalui  beberapa tahap. Pertama tahap persiapan yaitu melakukan persiapan penelitian yang terdiri atas pengajuan proposal  penelitian,  pengurusan  perizinan tempat  penelitian  dan  melapor  kepada Kepala  Dinas  Kesehatan  Kota  Semarang  dan Kepala  Instalasi  Farmasi  Dinas  Kesehatan Kota  Semarang  mengenai  maksud  dan tujuan  diadakan  penelitian  ini.  Tahap  kedua adalah  tahap  pelaksanaan  yaitu  melakukan pengamatan  dan  pengumpulan  data  yang  akan digunakan  dalam  mengevaluasi  perencanaan dan  pengadaan  obat  di  Instalasi  Farmasi  Dinas Kesehatan  Kota  Semarang  yang  meliputi  data kualitatif  yang  diperoleh  melalui  wawancara dengan responden, serta data kuantitatif dengan mengitung  nilai  tiap  indikator  yang  digunakan. Tahap  selanjutnya  tahap  pengolahan  data  yaitu melakukan  perhitungan  untuk  masing-masing indikator  yang  diukur  dengan  menggunakan data  yang  telah  dikumpulkan  serta  melakukan klasifikasi dan identifikasi temuan-temuan yang ada serta melakukan interpretasi hasil wawancara dengan  responden.  Semua  data  kualitatif  dan kuantitatif  yang  diperoleh  dilakukan  evaluasi dan dilaporkan dalam bentuk laporan penelitian dalam bentuk tesis.
Analisis
Data dilakukan dengan menghitung  nilai  masing  –  masing  indikator sesuai dengan tahap perencanaan dan pengadaan, dibuat  persentase  dan  disajikan  dalam  bentuk tabel.  Menghitung  nilai  yang  telah  diperoleh tersebut  selanjutnya  dibandingkan  dengan nilai  standar  yang  telah  ada  dan  dengan  hasil penelitian  serupa  yang  pernah  ada  di  Instalasi Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kota/Kabupaten  lain dan dievaluasi ke dalam kalimat naratif. Analisis selanjutnya  membandingkan  perkembangan nilai – nilai indikator pengelolan obat di Instalasi Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kota  Semarang pada  tahun  2007  dan  2008.  Data  kualitatif  yang diperoleh  melalui  wawancara  disajikan  secara tekstual dalam kalimat naratif .

## HASIL DAN PEMBAHASAN Evaluasi Terhadap Perencanaan Obat
Perencanaan  kebutuhan  obat  di  Instalasi Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kota  Semarang dilakukan  dua  kali,  pertama  perencanaan  obat
untuk  mendapat  anggaran,  kedua  perencanaan kebutuhan  obat  untuk  pengadaan  obat  setelah anggaran  tersedia.  Perencanaan  dengan  sumber dana  APBD  II  dilakukan  dengan  metode konsumsi.

## Kesesuaian Item Obat yang Tersedia dengan DOEN
Tingkat  kesesuaian  obat  terhadap  DOEN pada  tahun  2008  sebesar  94,92  %,  sedangkan idealnya  menurut  Departemen  Kesehatan RI  indikatornya  adalah  100%.  Ini  lebih  baik dibandingkan  dengan  yang  terdapat  di Kabupaten  Bandung  tahun  2003  yaitu  81,98  % (Simatupang,2006)  dan  kabupaten  Lampung Tengah tahun 2001 sebesar 89,31 % (Afriadi, 2003). Ketujuh obat yang tidak termasuk dalam daftar DOEN  temasuk  golongan  jamu.  Ketersediaan jamu  karena  usulan  dari  Puskesmas  yang  lebih banyak  menggunakan  jamu  tersebut  dibanding obat  generik,  meskipun  golongan  jamu  hanya digunakan  secara  turun-menurun  berdasarkan pengalaman  dan  belum  dibuktikan  keamanan dan  khasiatnya  secara  ilmiah  serta  bahan  baku dan produk hasil jadinya belum terstandarisasi.

## Persentase Obat Kadaluwarsa
Tidak ditemukan adanya obat kadaluwarsa yang  tersedia  di  Instalasi  Farmasi  Dinas Kesehatan Kota Semarang pada tahun 2007 dan 2008 sehingga sudah mencapai angka ideal yang ditetapkan  Departemen  Kesehatan  RI.  Instalasi Farmasi  Kota  Semarang  memberlakukan  batas kadaluwarsa  obat  pada  saat  diterima  adalah  3 tahun kecuali jika obat tersebut mempunyai batas kadaluwarsa  kurang  dari  3  tahun  seperti  obat- obat vaksin

## Persentase Obat Rusak
Obat  rusak  pada  tahun  2007  sebesar 0,04% dan pada tahun 2008 sebesar 0,01 %. Obat yang  rusak  karena  kondisi  penyimpanan  yang terlalu  lama  bisa  disebabkan  ketidaktepatan dalam  perencanaan,  karena  perencanaan  yang berlebih  menyebabkan  penumpukan  obat  dan terlalu lamanya obat berada dalam gudang yang menyebabkan  tingginya  resiko  kerusakan.  Hal lain  yang  menyebabkan  kerusakan  obat  adalah proses penerimaan barang dari pemenang lelang yang  hanya  dilakukan  dalam  satu  waktu  untuk
keseluruhan obat yang diadakan, sehingga ruang gudang  penyimpanan  menjadi  sangat  terbatas dan  menyulitkan  penataan  dan  pengawasan penyimpanan obat.

## Tingkat Ketersediaan Obat
Pada tahun 2007 dan 2008 rata-rata tingkat ketersediaan obat termasuk dalam kategori aman yaitu  terdapat  ketersediaan  obat  dalam  waktu antara 12- 18 bulan. Dari 20 jenis obat indikator terdapat  satu  jenis  obat  termasuk  kategori kurang yaitu Asam Askorbat tablet 50 mg pada tahun  2007  dan  Kalsium  Laktat  tablet  500  mg pada  tahun  2008.  Kurangnya  ketersediaan  obat menimbulkan  kebijakan  bahwa  obat  yang  tidak tersedia  di  Instalasi  Farmasi  Dinas  Kesehatan Kota  Semarang  dapat  dibeli  langsung  oleh Puskesmas ke apotek dengan persetujuan Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang.

## Rata-rata Waktu Kekosongan Obat
Kekosongan  obat  pada  Instalasi  Farmasi Dinas  Kesehatan  Kota  Semarang  terjadi  pada Asam  Askorbat  tablet  50  mg  pada  tahun  2007 dan Kalsium Laktat Tab 500 mg pada tahun 2008. Kekosongan  obat  kedua  jenis  obat  ini  sebagai akibat  dari  kurangnya  ketersediaan  obat  dalam kategori aman yaitu selama 12-18 bulan.

## Ketepatan Perencanaan
Ketepatan  perencanaan  sangat  bervariasi dengan ketepatan perencanaan terkecil 71,6 % pada Asam Askorbat Tab 50 mg dan terbesar 141 % pada Parasetamol Tablet 500 mg pada perencanaan untuk tahun  2007.  Sedangkan  hasil  rata-rata  ketepatan perencanaan tahun 2007 adalah 107,2 %. Ketepatan perencanaan  untuk  tahun  2008  didapat  ketepatan perencanaan  terkecil  84,7%  pada  Prednison  Tablet 5  mg  dan  terbesar  178,6  %  pada  Kalsium  Laktat Tab  500  mg.  Sedangkan  hasil  rata-rata  ketepatan perencanaan tahun 2008 adalah 121,5 %. Ketepatan perencanaan obat yang ideal adalah yang mendekati 100 % dimana besarnya perencanaan obat sebanding dengan pemakaian obat. Namum hasil ideal tersebut sulit  dicapai  karena  perencanaan  yang  dilakukan dengan  metode  konsumsi  tidak  melihat  sisa  stok secara  keseluruhan,  yang  diperhatikan  selama  ini adalah  sisa  stok  di  Instalasi  Farmasi  sedangkan sisa  stok  obat  yang  ada  di  Puskesmas  belum diperhitungkan untuk perencanaan.

## Evaluasi Terhadap Pengadaan Obat
Pengadaan  obat  di  Dinas  Kesehatan  Kota Semarang mengacu pada aturan Presiden RI No.80 tahun  2003  diadakan  secara  pelelangan  pasca kualifikasi dimana pemasukan dokumen kualifikasi dilakukan  bersamaan  dengan  pemasukan dokumen penawaran. Dari pengamatan dokumen dan  wawancara  diketahui  bahwa  selama  proses pengadaan terjadi perubahan ( addendum) . Adanya perubahan  ( addendum) merupakan  kelemahan dari  metode  pelelangan  yang  diadakan  satu kali  setahun.  Banyaknya  jumlah  obat  yang harus  disediakan  oleh  pemenang  lelang  dalam waktu  singkat  seringkali  menyebabkan  tidak terpenuhinya seluruh obat yang dibutuhkan. Hal tersebut bisa disebabkan karena kekosongan dari pabrik  untuk  obat  yang  harus  disediakan  terjadi dalam masa penyerahan obat.

## Biaya Obat per Penduduk
Tabel I menunjukkan pembiayaan obat per penduduk di Kota Semarang megalami kenaikan dari  Rp.  3054,71  pada  tahun  2007  menjadi Rp.3791,06 pada tahun 2008. Terjadinya kenaikan biaya obat per penduduk masih dibawah standar Departemen  Kesehatan  minimal  Rp.  5000,-  per penduduk.  Kenaikan  ini  sangat  dimungkinkan dan sudah semestinya karena untuk pengadaan obat  setiap  tahunnya  harga  dari  masing-masing obat sering mengalami kenaikan.

## Persentase Alokasi Dana Pengadaan Obat
Tabel  II  menunjukkan  persentase  alokasi dana pengadaan obat dibandingkan dengan total anggaran  bidang  kesehatan  di  Kota  Semarang pada tahun 2007 sebesar 8,53 % dan pada tahun 2008  mengalami  kenaikan  menjadi  9,83%. Kenaikan ini bisa disebabkan karena pada tahun 2008 mulai diadakan program pengobatan gratis di Puskesmas yang diperkirakan adanya kenaikan kebutuhan obat pada pelayanan kesehatan dasar di Puskesmas.

## Alokasi Dana Pengadaan Obat
Realisasi  dana  pengadaan  obat  yang disetujui  oleh  Pemerintah  Kota  Semarang  pada tahun  2007  dan  2008  besarnya  97,59%  dan 92,65% dari anggaran yang diajukan berdasarkan perencanaan kebutuhan obat. Ketersediaan dana yang hampir mendekati kecukupan dari anggaran yang  diajukan  seharusnya  dapat  mencegah terjadinya  kekosongan  obat  dengan  sesegera mungkin  melakukan  proses  pengadaan  setelah dokumen anggaran terbit. Selain itu bisa dengan upaya  menyediakan  anggaran  yang  jumlahnya tidak  terlalu  besar  sehingga  dapat  dilakukan pengadaan  obat  dengan  penunjukan  langsung sesuai  Keppres  80  tahun  2003,  dengan  nilai sampai dengan 50 juta, dari anggaran pengadaan obat-obatan.  Sehingga  terdapat  dua  kali pengadaan  obat  yaitu  anggaran  utama  dengan
Tabel I. Biaya Obat per Penduduk Tahun 2007-2008
Tahun Total dana pengadaan (Rp) Jumlah penduduk Biaya obat/penduduk (Rp) 2007 4.462.718.537 1.460.931 3054,71 2008 5.729.184.500 1.511.236 3791,06 Sumber: Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang Tabel II. Persentase Alokasi Dana Pengadaan Obat Tahun 2007-2008 Tahun Dana pengadaan* Dana di bidang kesehatan % 2007 2.200.000.083 25.790.053.300 8,53 2008 3.444.219.800 35.037.841.300 9,83
Sumber: Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang Ket: *Sumber dana APBD II
pengadaan rutin tiap tahun sekali dan pengadaan darurat untuk mengatasai kekosongan obat yang dilakukan  secara  terpadu  oleh  Instalasi  Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang.

## KESIMPULAN
Proses  perencanaan  obat  di  Instalasi Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kota  Semarang dilakukan  dua  kali,  pertama,  perencanaan kebutuhan  obat  untuk  memperoleh  anggaran APBD  II  Pemerintah  Kota  Semarang  dilakukan dengan  metode  konsumsi.  Kedua,  perencanaan kebutuhan  pengadaan  obat  setelah  anggaran tersedia.  Perencanaan  obat  disesuaikan  dengan nilai  besarnya  anggaran  APBD  II  pemerintah Kota Semarang.
Pengadaan  obat  menggunakan  metode pelelangan  umum  pascakualifikasi  yang dilakukan  sekali  dalam  setahun  belum  dapat menghindari  kekosongan  obat  karena  adanya keterlambatan  dalam  pengiriman  dan  obat yang  tidak  terpenuhi  oleh  pemenang  lelang meskipun  dana  yang  tersedia  mencukupi.  Hal ini mengakibatkan hasil pengadaan tidak sesuai dengan perencanaan kebutuhan pengadaan obat.

## DAFTAR PUSTAKA
Afriadi,  2003,  Evaluasi  Manajemen  Obat  di Gudang  Farmasi  Kabupaten  Dinas Kesehatan  Kabupaten  lampung  Tengah. Tesis ,  Magister  Manajemen  Farmasi,
Sekolah  Pasca  Sarjana  Universitas  Gadjah Mada, Yogyakarta.
Anonim,  2008, Pedoman  Teknis  Pengadaan  Obat Publik  dan  Perbekalan  Kesehatan  Untuk Pelayanan  Kesehatan  Dasar, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. Simatupang,  T.C.,2006,  Evaluasi  Manajemen Obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten  Bandung, Tesis, Magister Manajemen  Farmasi,  Program  Pasca Sarjana  Fakultas  Farmasi  Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
Quick,  J.D.,  Rankin,  J.R.,  Laing,  R.O.,
O’Connor,  R.W.,  1997, Managing  Drug Supply,   The Selection Procurement Distribution and   Use  of  Pharmaceutical , second Edition, Kumarian Press, Connecticut, USA.