## Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kepulauan Bangka Belitung

## Fico Setiawan
Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang
Jl. Jend. Sudirman, Selindung, Pangkalpinang
Kepulauan Bangka Belitung fhico25@gmail.com
Elly Yanuarti
STMIK Atma Luhur
Jl. Jend. Sudirman, Selindung, Pangkalpinang
Kepulauan Bangka Belitung elly@atmaluhur.ac.id
Abstrak —  Sistem  pengelolaan  arsip  memegang  peranan penting  bagi  jalannya  suatu  organisasi  yang  dapat  bermanfaat sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan  bahan penilaian dan  pengambilan  keputusan  untuk  penyusunan  program pengembangan organisasi. Pengarsipan berkas pertanggungjawaban anggaran belanja derah yang dilakukan di Dinas  Pemuda  dan  Olahraga  Provinsi  Kepulauan  Bangka Belitung  belum  begitu  baik  dimana  sering  terjadi  kehilangan berkas dan tidak pernah dilakukan backup data sehingga berkas harus  dibuat  ulang.  Untuk  itu  dirasakan  perlu  adanya  sebuah sistem informasi yang dapat membantu mengatasi permasalahan yang  ada.  Analisa  dan  perancangan  sistem  dalam  penelitian  ini menggunakan  metode  berorientasi  objek  dengan  pemodelan UML  dan  menggunakan  tools  Rational  Rose.  Penelitian  ini menghasilkan desain sistem informasi pengarsipan yang mampu menghasilkan informasi yang cepat dan akurat bagi pengambilan keputusan.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Informasi Pengarsipan, UML.

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  dan  kemajuan  teknologi  saat  ini,  semua instansi  baik  pemerintahan  atau  swasta  dituntut  dapat menyesuaikan  dengan  perkembangan  teknologi  supaya informasi  dapat  diperoleh  secara  tepat,  cepat,  dan    akurat. Instansi    yang    didukung    dengan    sistem  komputer,  maka kontrol  dan  audit  atas  komputer  sangat  dibutuhkan  untuk menjaga  integritas  data  suatu  instansi.  Dalam  memproses data      pada      suatu      instansi  jika    tidak  dikontrol  dengan baik, maka dapat terjadi penyalahgunaan  atau penyelewengan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Suatu instansi akan terlihat lebih terorganisasi jika menggunakan sistem informasi dalam melakukan semua kegiatan.
Dinas  Pemuda  dan  Olahraga  Provinsi  Kepulauan  Bangka Belitung  merupakan  suatu  instansi  yang  berperan  penting
dalam  meningkatkan  atlet-atlet  handal  di  Provinsi  Bangka Belitung  agar  dapat  bersaing  dengan  atlet-atlet  provinsi lainnya.  Dalam  melaksanakan  kegiatan  terutama  bidang olahraga,  instansi  ini  menggunakan  dana  APBD.  Saat  ini Dinas  Pemuda  dan  Olahraga  dalam  melakukan  pengelolaan berkas pertanggungjawaban anggaran APBD belum memanfaatkan  komputer  secara  optimal  termasuk  dalam pengarsipannya.  Pengarsipan  berkas  pertanggungjawaban belanja daerah merupakan faktor yang menentukan pengurangan  nilai  kekayaan  bersih  dan  merupakan  batas tertinggi  untuk  setiap  jenis  belanja  yang  bersangkutan. Permasalahan yang sering terjadi pada instansi tersebut adalah kesulitan  melakukan  pencarian  dokumen  kegiatan  pada  saat terjadi pemeriksaan oleh Inspektorat, BPK, serta pihak – pihak terkait  mengenai  berkas  pertanggungjawaban  anggaran APBD. Hal tersebut terjadi karena adanya berkas  yang hilang karena  berkas  tidak  tersimpan  dengan  rapi  dan  tidak  di backup. Oleh karena tidak ada backup data maka berkas harus dibuat  ulang.  Padahal  pemerintah  sangat  membutuhkan informasi yang cepat  dan  akurat  sebagai landasan pengambilan keputusan untuk membangun daerah. Berdasarkan  permasalahan  diatas  maka  diperlukan  sebuah sistem  informasi  pengarsipan  berkas  pertanggungjawaban anggaran  APBD  yang  mampu  mengolah  data  dengan  cepat dan  menghasilkan  informasi  yang  akurat  untuk  pengambilan keputusan.

## II. T INJAUAN PUSTAKA

## A. Definisi Sistem
Sistem  adalah  suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur yang  saling  berhubungan,  berkumpul  bersama  untuk melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk  menyelesaikan  suatu sasaran tertentu[1]

## B. Definisi Sistem Informasi
Informasi  adalah  data  yang  telah  diproses  atau disusun ke    dalam    suatu    format    lebih    berarti    untuk  seseorang. informasi  dibentuk  dari  kombinasi  dari  data  yang  dengan penuh harapan dapat mempunyai arti bagi penerimanya [1].
Kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi yang dihasilkan harus [2]:

## 1. Akurat ( Accuracy )
Sebuah      informasi      dapat      dikatakan      akurat      jika informasi  tersebut  tidak  bias  atau  menyesatkan, bebas   dari kesalahan-kesalahan      dan      harus      jelas  mencerminkan maksudnya.

## 2. Tepat Waktu ( Timeliness )
Informasi        yang        dihasilkan        dari        suatu        proses pengolahan        data        yang        diberikan        harus        tepat waktunya,    tidak    terlambat    karena    informasi merupakan landasan  dalam  pengambilan  keputusan.  Informasi    yang terlambat   tidak    akan    mempunyai  nilai  yang  baik,  sehingga kalau  digunakan  sebagai  dasar          dalam          pengambilan keputusan          dapat  menimbulkan      kesalahan      dalam tindakan      yang  diambil.    Kebutuhan    akan    tepat    waktunya sebuah  informasi     itulah     yang    pada    akhirnya    akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.

## 3. Relevan ( Relevancy )
Informasi  akan  relevan  jika  memberikan  manfaat  bagi pemakainya  dan  sesuai  dengan  kebutuhan,  serta  berkaitan langsung dengan masalah yang ada.
Pendekatan      definisi      sistem      berdasarkan      pendekatan prosedur  adalah  Sistem  adalah  kumpulan  dari  prosedur- prosedur yang mempunyai tujuan-tujuan tertentu [5].
Sistem  Informasi  dapat  diartikan  sebagai  suatu  susunan dari  orang,    data,    proses,    dan    teknologi    informasi    yang saling      berkaitan      untuk      mengumpulkan,      memproses, menyimpan,  dan  menyediakan  keluaran  informasi  yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi [6].

## C. Unfied Modelling Language (UML)
UML merupakan salah satu alat bantu yang sangat handal di  dunia  analisa  dan  perancangan  sistem  informasi  yang berorientasi  obyek  ( Object    Oriented ).  Hal  ini  disebabkan karena  UML  menyediakan  bahasa  pemodelan  visual  yang memungkinkan  bagi  pengembang    sistem    untuk    membuat cetak    biru  ( Blue  Print )  atas  visi  mereka  dalam  bentuk  yang baku,  mudah  dimengerti  serta  dilengkapi  dengan  mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan  mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain [4].
Berberapa diagram UML yang digunakan dalam penelitian ini antara lain :

## 1. Activity Diagram
Activity  diagram  digunakan  untuk  menggambarkan  alur kerja  ( work  flow )  sebuah  proses  bisnis  dan  urutan  aktivitas
pada suatu proses. Activity diagram menggambarkan aktivitas dari aktor[3]
2. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan sebuah fungsionalisme  yang  diharapkan  dari  sebuah  sistem  dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar[3]

## 3. Class Diagram
Class  Diagram  adalah  sebuah  spesifikasi  yang  jika diinstanisasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti  dari  pengembangan  dan  desain  berorientasi  objek  .  Class menggambarkan  keadaan  (atribut/properti)  suatu  sistem sekaligus  menawarkan  layanan  untuk  memanipulasi  keadaan tersebut  (metode/fungsi).  Class  diagram  menggambarkan struktur  dan  deskripsi  class  ,package,  dan  objek  beserta hubungan  satu  sama  lain  seperti  containment,  pewarisan, asosiasi dan lain-lain.[3]

## III. M ETODE P ENELITIAN
A. Metode Pengumpulan Data
1) Observasi
Meninjau  dan  mengunjungi  langsung  ke  Dinas Pemuda dan  Olahraga  Provinsi  Kepulauan  Bangka  Belitung  untuk mengetahui      secara      keseluruhan      tentang      masalah  yang akan dibahas.

## 2) Wawancara
Wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berkepentingan  untuk  mengumpulkan  data  -  data  yang dibutuhkan.

## 3) Studi Kepustakaan
Mengumpulkan  teori-teori  yang  relevan  dengan  masalah yang dibahas melalui buku – buku di perpustakaan.

## B. Analisa Sistem
Salah    satu    pendekatan    pengembangan    sistem    adalah pendekatan analisa berorientasi objek. Pendekatan berorientasi objek dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem yang  hasil  akhirnya  akan  didapat  sistem  yang  didefinisikan dengan baik dan jelas. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah :
1. Menganalisa  sistem  yang  ada,  yaitu  mempelajari  dan mengetahui apa yang dikerjakan sistem yang ada.
2. Menspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasikan masukan  yang digunakan, database  yang ada, proses  yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan.
Dalam  melakukan  analisa  digunakan  pemodelan  UML. Salah satu diagram UML yang digunakan dalam penelitian ini adalah  Activity  Diagram  untuk  menggambarkan  proses  dari sistem yang sedang berjalan.

## C. Perancangan Sistem
Tahap  Perancangan  Sistem  adalah  merancang  sistem secara  rinci  berdasarkan  hasil  analisa  sistem  yang  ada, sehingga      menghasilkan      model      sistem      baru      yang diusulkan,   dengan   disertai   rancangan   database.
Alat  bantu  untuk  memodelkan  sistem  yang  diusulkan adalah  diagram  UML  yaitu  Use  Case  Diagram  dan  Class Diagram.

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisa Sistem Yang Berjalan
Berikut  ini  adalah  gambaran  proses  /  prosedur  yang dilakukan  Dinas  Pemuda  dan  Olahraga  Provinsi    Kepulauan Bangka  Belitung pada sistem yang sedang berjalan :
1. DPPKAD  menyerahkan  Dokumen  Pelaksanaan Anggaran (DPA) ke DISPORA dan kemudian bagian pengarsipan mencatatnya kedalam buku Register.
2. Kepala    Bidang  selanjutnya    menyerahkan    SK Pejabat  Pelaksana  Teknis  Kegiatan  (PPTK)    ke bagian      pengarsipan,      dan  dicatat  ke  dalam  buku register.  Bagian  pengarsipan  kemudian  menyerahkan Dokumen DPA dan SK PPTK tersebut kepada PPTK.
3. Berdasarkan  anggaran  kegiatan  belanja  Dinas Pemuda dan Olahraga, PPTK membuat kartu kendali dan    menyerahkan    kartu    kendali    ke  bagian pengarsipan,    yang  selanjutnya  dicatat  ke  buku register.
Proses kegiatan diatas dapat digambarkan kedalam sebuah activity diagram seperti berikut :
Serahkan DPA Catat DPA ke Buku Register Teruskan DPA Catat SK PPTK ke Buku Register Serahkan DPA dan SK PPTK Catat Kartu Kendali ke Buku Regiter Serahkan SK PPTK Buat Kartu Kendali Serahkan Kartu Kendali PPTK Kepala Bidang Bagian Pengarsipan DPPKAD

## Gambar 1. Activity Diagram

## B. Use Case Diagram
Use  case  diagram  digunakan  untuk  menggambarkan kebutuhan dan  fungsionalitas  sistem dari  sudut pandang user.
Berikut ini adalah use case diagram dari sistem yang diusulkan antara lain :
Gambar 2. Use Case Diagram Pendataan
Gambar 3. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 4. Use Case Laporan

## C. Rancangan Basis Data
Basis  data  merupakan  komponen  utama  sistem  informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari  data  yang  ada  di  basis  data.  Rancangan  basis  data digambarkan  dalam  bentuk Logical  Record  Structure (LRS) seperti berikut :
Gambar 5. Logical Record Structure
Berdasarkan  gambar  LRS  diatas  maka  terbentuklah  tabel yang dibutuhkan untuk sistem yang baru antara lain : 1. Tabel Pegawai
Tabel 1. Tabel Pegawai Kd_Pegawai Nm_Pegawai Jabatan_Pegawai
PK

## 2. Tabel Bidang
Tabel 1. Tabel Bidang
Kd_Bidang Nm_Bidang
PK

## 3. Tabel Kegiatan
Tabel 1. Tabel Kegiatan Kd_Kegiatan Nm_Kegiatan Kd_Bidang PK FK

## 4. Tabel DPA
Tabel 1. Tabel DPA
No_DPA Tgl_DPA Waktu_Mulai Waktu_Selesai Lokasi_Kegiatan
PK
Sasaran_Kegiatan Sumber_Dana Jml_Dana Pdf_DPA Kd_Kegiatan FK

## 5. Tabel Program
Tabel 1. Tabel Program Kd_Program Nm_Program No_DPA PK
FK
6. Tabel PPTK
Tabel 1. Tabel Kegiatan No_SK Nama_PPTK Tgl_SK NIP Kd_Program PK FK
7. Tabel Isi Tabel 1. Tabel Isi No_SK Kd_Pegawai Jumlah
PK PK FK
8. Tabel Rekening
Tabel 1. Tabel Rekening Kd_Rek Uraian
PK
9. Tabel Ada Tabel 1. Tabel Ada No_KK Kd_Rek Pagu_Anggaran Realisasi Sisa_Pagu PK PK
FK 10. Tabel Kartu Kendali Tabel 1. Tabel Kartu Kendali No_KK Tgl_KK Pdf_KK No_SK PK FK

## D. Rancangan Layar
Berikut  ini  adalah  tampilan  desain  form  yang  digunakan untuk  melakukan  pengolahan  data  oleh  user  yang  dalam  hal ini adalah bagian kepegawaian.

## 1. Form Entry Pegawai
Form  ini  digunakan  untuk  mengolah  data  pegawai seperti dapat melakukan penambahan data pegawai, mengubah maupun menghapus data pegawai.
Gambar 6. Rancangan Layar Entry Pegawai

## 2. Form Entry Bidang
Form  ini  digunakan untuk  melakukan pengolahan data bidang  dalam  kegiatan.  User  dapat  melakukan  penambahan data bidang, mengubah maupun menghapus data bidang.
Gambar 7. Rancangan Layar Entry Bidang

## 3. Form Entry Kegiatan
Form  ini digunakan untuk  melakukan pengolahan data kegiatan.  User  dapat  melakukan  penambahan  data  kegiatan, mengubah maupun menghapus data kegiatan.
Gambar 8. Rancangan Layar Entry Kegiatan

## 4. Form Entry Rekening
Form  ini digunakan untuk  melakukan pengolahan data rekening  yang  digunakan  dalam  kegiatan.  User  dapat melakukan  penambahan  data  rekening,  mengubah  maupun menghapus data rekening.
Gambar 9. Rancangan Layar Entry Rekening

## 5. Form Entry DPA
Form  ini  digunakan untuk  melakukan pengolahan data Dokumen  Pelaksanaan  Anggaran  (DPA)  yang  berisi  data kegiatan seperti waktu pelaksanaan kegiatan dan dananya.
Gambar 10. Rancangan Layar Entry DPA

## 6. Form Entry Program
Gambar  11  adalah  tampilan  desain  form  yang digunakan  untuk  melakukan  pengolahan  data  program  dan DPA.
Gambar 11. Rancangan Layar Entry Program

## 7. Form Entry SK PPTK
Gambar  12  dibawah  ini  merupakan  tampilan  desain form  yang  digunakan  untuk  melakukan  pengolahan  data  SK PPTK yang berisi tentang data pegawai dan program.
Gambar 12. Rancangan Layar Entry SK PPTK

## 8. Form Entry Kartu Kendali
Gambar  13  merupakan  tampilan  desain  form  yang digunakan  untuk  melakukan  pengolahan  data  Kartu  Kendali yang  berisi  tentang  data  kegiatan,  data  rekening  dan  data  SK PPTK. User juga dapat melakukan pencetakan kartu kendali.
Gambar 13. Rancangan Layar Entry Kartu Kendali

## E. Class Diagram
Dibawah  ini  adalah  gambar  class  diagram  yang menunjukkan aliran sistem informasi dari sistem yang baru :
Gambar 13. Class Diagram

## V. P ENUTUP
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  penelitian  ini  adalah sebagai berikut :
1. Rancangan  sistem  yang  terkomputerisasi  dapat membantu  khususnya  bagian  pengarsipan  dalam mengolah data pertanggungjawaban anggaran menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Penyimpanan      data      dalam      basis      data      yang terkomputerisasi      akan      meminimalkan      akses kepada  data  fisik  atau  arsip.  Dengan  demikian  data atau    informasi    akan    tersimpan    dengan  aman  dan dapat diakses lebih cepat.
3. Dengan  menggunakan  sistem  terkomputerisasi  maka pembuatan  laporan-laporan  dapat  dilakukan  dengan mudah  dan  cepat  serta  menghasilkan  informasi  yang lebih akurat.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Whitten,  Jeffery  L,  et  al.  Sistem  Analysis  and  Design  Methods.  New York : McGraw-Hill/Irwin, 2004.
[2] Jogiyanto,  Hartono.  Analisis  &  Design  Sistem  Informasi  Pendekatan Terstruktur  Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, 2005.
[3] Munawar,  Ahmad.  Pemodelan  Visual  Dengan  UML  Jakarta  :  Graha Ilmu, 2005.
[4] Munawar, Ahmad. Pemodelan Visual Dengan
UML.
Jakarta : Graha Ilmu, 2005.
[5] Sutopo,  Aristo  Hadi.  Analisis  Dan  Desain  Berorientasi  Objek.  Jakarta  :
J&J Learning. Yogyakarta, 2002.
[6] Schwalbe, Katty. Managing Information  Technology Projects. Canada : Course Technology, 2004.