## APLIKASI PENGARSIPAN SAMPEL, SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA UPTD LABORATORIUM DINAS LINGKUNGAN HIDUP KOTA PALANGKA RAYA BERBASIS MICROSOFT ACCESS
Application Of Archiving Samples, Incoming And Outgoing Letters At The Environmental Service Of The City

## Of Palangka Raya
Ahmad Fajrul Majid 1 , Rosmiati 2 , Ali Kusuma 3 , Agustin Indri Andayani 4
Teknik Informatika 1 , Sistem Informasi 2, 3 & 4 - STMIK Palangkaraya Jl. G. Obos No. 114 Palangkaraya Kalimantan Tengah Email : ahmadfajrulmajid26@gmail.com 1 , fayahdah@gmail.com 2 , alikusuma022@gmail.com 3 , agustinindriandayani12@gmail.com 4

## ABSTRAK
UPTD  Laboratorium  Dinas  Lingkungan  Hidup  Kota  Palangka  Raya  adalah  sebuah  unit  pelaksana  teknis  yang  bertanggung  jawab  atas pengujian, pemantauan, dan pemeliharaan kualitas lingkungan. Pada kegiatan pengarsipan sampel, surat masuk dan surat keluar di instansi ini  masih  dengan  cara  manual  yaitu  menggunakan  buku  agenda  yang  ditulis  tangan.  Kegiatan  pengarispan  seperti  ini  memiliki  beberapa kelemahan  seperti,  kesalahan  dalam  penulisan,  kehilangan  data  dan  kesulitan  dalam  pencarian  data.  Maka  dari  itu  untuk  menimalisir kelemahan pada sistem pengarsipan yang telah ada dibuatlah aplikasi pengarsipan sampel, surat masuk dan surat keluar berbasis Microsoft Access. Metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah Research and Development (R&D) dengan model 4-D yang terdiri dari 4 tahap pengembangan yaitu; Define (pendefinisian), Design (perancangan), Develop (pengembangan) dan Disseminate (penyebaran). Berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna didapatkan informasi bahwa aplikasi ini dapat mempermudah pengguna dalam melakukakan pengarsipan sampel, surat masuk dan surat keluar serta dapat mengatasi permasalahan yang timbul dalam pengarsipan secara manual.

## Kata Kunci : Pengarsipan, R&D, 4-D, Microsoft Access

## ABSTRACT
UPTD Laboratorium Dinas Lingkungan Hidup Kota Palangka Raya is a technical implementation unit tasked with testing, monitoring and maintaining environmental  quality.  The  activity  of  archiving  samples,  incoming  and  outgoing  letters  and  at  this  agency  is  still  done  manually,  namely  using  a handwritten agenda book. This type of archiving activity has several weaknesses such as errors in writing, loss of data and difficulty in finding data. Therefore, to minimize weaknesses in the existing archiving system, a sample archiving application for incoming and outgoing letters based on Microsoft Access was created. The method used in developing this application is Research and Development (R&D) with a 4-D model which consists of 4 development stages, namely; Define (definition), Design (design), Develop (development) and Disseminate (dissemination). Based on the results of interviews with users, information was obtained that this application can make it easier for users to archive samples, incoming and outgoing letters and can overcome problems that arise in manual archiving.
Keywords : Archiving, R&D, 4-D, Microsoft Access

## 1. Pendahuluan
Aplikasi  pengarsipan  yang  baik  akan  mendatangkan suatu manfaat yang baik bagi suatu bentuk pengelohan data yang efisien, maka diperlukan suatu wadah atau alat media sebagai  tempat  pengelolaan  arsip  tersebut  yaitu  salah satunya melalui aplikasi yang dibuat dengan memanfaatkan Microsoft Access.
Microsoft  Access  adalah  fasilistas  dari  microsoft office  yang  berguna  untuk  membuat,  mengolah,  dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling  berkaitan  untuk  menghasilkan  informasi.  Data digunakan  sebagai  masukan  yang  akan  diolah  menjadi informasi.  Microsoft  Access  telah  banyak  digunakan
Ahmad Fajrul Majid, Rosmiati, Ali Kusuma, Agustin Indri Andayani. Aplikasi Pengarsipan Sampel, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada UPTD Laboratorium Dinas Lingkungan Hidup Kota Palangka Raya Berbasis Microsoft Access
karena  kemudahannya  dalam  mengurutkan,  menyeleksi dan mengatur informasi penting yang diperlukan.
Sistem Pengarsipan Sampel, susrat masuk dan surat keluar pada Laboratorium Dinas Lingkungan Hidup Kota Palangka  Raya    masih  dilakukan  dalam  bentuk  manual berupa melakukan pencatatan manual pada buku  agenda sehigga  beleum  tersedianya  databse  yang  dapat menyimpan data-data tersebut.
Berdasarkan hal tersebut, maka akan dirancang dan dibangun  sebuah  aplikasi  pengarsipan  “Aplikasi Pengarsipan Sampel, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada UPTD  Laboratorium  Dinas  Lingkungan  Hidup  Kota Palangka  Raya  Berbasis  Microsoft  Access  “.  Dengan adanya aplikasi ini dapat mempermudah dalam pengelolaan data  dan  memudahkan  pengguna  dalam  pembuatan laporan serta dalam pencarian data.

## 2. Landasan Teori

## 2.1 Aplikasi
Aplikasi  adalah  perangkat  lunak  yang  diciptakan dengan  berbagai  komponen  atribut  yang  sesuai  dengan pengguna agar dapat membantu pengguna dalam mengolah setiap  data  agar  menghasilkan  input  dan  output (Kinaswara, dkk, 2019)

## 2.2 Pengarsipan
Arsip merupakan setiap catatan ( record/warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau  gambar  yang  mempunyai  arti  dan  tujuan  tertentu sebagai  bahan  komunikasi  dan  informasi,  yang  terrekam dalam kertas (kartu, formulir), kertas film ( slide, film-strip, mikro-film ), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket),  kertas  photocopy  dan  lain  sebagainya  (Salmin, 2018).  Sementara  pengarsipan  merupakan  suatu  proses pengelolaan  dokumen  arsip  yang  dianggap  perlu  dan disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  untuk  dapat digunakan kembali.
2.3 Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data  komputer  relasional  yang  digunakan  untuk merancang,  membuat  dan  mengolah  berbagai  jenis  data dengan  kapasitas  yang  besar. Database adalah  kumpulan
tabel-tabel  yang  saling  berelasi.    Antar  tabel  yang  satu dengan  yang  lain  saling  berelasi,  sehingga  sering  disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key ,  yaitu primary  key dan foreign  key (Dian Noviandri, dkk, 2022).

## 2.4 UML
UML  merupakan  singkatan  dari Unified  Modelling Language yaitu  suatu  metode  pemodelan  secara  visual untuk sarana perancangan sistem berorientasi objek, atau definisi  UML  yaitu  sebagai  suatu  bahasa  yang  sudah menjadi  standar  pada  visualisasi,  perancangan  dan  juga pendokumentasian  sistem  software.  Saat  ini  UML  sudah menjadi bahasa standar dalam penulisan blue print software (Sanwasih & Siddiq, 2018)

## 3. Metode
Penelitian  ini  menggunakan  metode  pengembangan perangkat  lunak  Research  and  Development  (R&D) dengan pendekatan pengembangan model 4-D.
Model pengembangan 4-D terdiri atas 4 tahap utama yaitu:
(1) define (pendefinisian),  (2) design (perancangan),  (3) develop (pengembangan),  dan disseminate (penyebaran) (Amali & Kurniawati, 2019)

## 4. Perancangan Proses
Pada  tahap  perancangan  proses  ini,  penulis menggunakan  Use  Case  Diagram  yang  menerangkan
bahwa admin dan user dapat mengakses menu-menu yang ada pada aplikasi yaitu berupa menu utama, surat masuk, surat  keluar,  sampel,  pengguna,  dan  laporan    setelah melakukan login.

## 5. Hasil Dan Pembahasan
5.1 Login
Untuk  dapat  mengelola  sistem,  administrator  atau pengguna harus login terlebih dahulu pada menu login.

## 5.2 Menu Utama
Setelah masuk, akan ada Menu utama, Menu utama ini memiliki beberapa fitur yaitu surat mausk, surat keluar, sampel, pengguna yang hanya bisa di akses oleh admin, dan laporan.
5.3 Form Input Data
Form  pengisian  data  yang  digunakan  untuk menginput data surat masuk dan surat keluar serta sampel.

## 5.4 Tambah Data Pengguna
Tambah  data  pengguna  hanya  dapat  di  akses  oleh admin  untuk  menambahkan  pengguna  yang  memakai aplikasi ini sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.

## 5.5 LAPORAN
Fitur  laporan  pada  Aplikasi  ini  memiliki  fitur pencarian data untuk  pengguna  mencari data surat masuk dan surat keluar serta sampel berdasarkan tanggal dengan cepat dan mudah.
Ahmad Fajrul Majid, Rosmiati, Ali Kusuma, Agustin Indri Andayani. Aplikasi Pengarsipan Sampel, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada UPTD Laboratorium Dinas Lingkungan Hidup Kota Palangka Raya Berbasis Microsoft Access

## 5.6 Hasil Laporan
Hasil  laporan adalah untuk menampilkan  informasi tentang data yang telah di input.
Laporan surat masuk Laporan Surat Keluar

## Laporan Sampel

## 6. Kesimpulan dan Saran

## 6.1 Kesimpulan
Penggunaan    Microsoft  Access  dalam  pengarsipan sampel,    surat  masuk dan  surat  keluar dapat  membantu
meningkatkan  efisiensi  dan  pengelolaan  data.  Microsoft Access  memungkinkan  pembuatan  basis  data  relasional yang  dapat  digunakan  untuk  mengatur,  menyimpan,  dan mencari informasi data-data  tersebut.  dan Telah berhasil dirancang  dan  dibangun    Aplikasi  Pengarsipan  Sampel, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Uptd Laboratorium Dinas  Lingkungan  Hidup  Kota  Palangka  Raya  Berbasis Microsoft Access

## 6.2 Saran
Aplikasi ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi berbasis  web  sehingga  dapat  diakses  melalui  semua komputer  pada  UPTD  Laboratorium  Dinas  Lingkungan Hidup Kota Palangka Raya

## Daftar Pustaka
Amali, K., & Kurniawati, Y. (2019). Pengembangan Lembar Kerja  Peserta  Didik  Berbasis  Sains  Teknologi Masyarakat  pada  Mata  Pelajaran  IPA  di  Sekolah Dasar.  In  JNSI:  Journal  of  Natural  Science  and Integration (Vol. 2, Issue 2).
Dian  Noviandri,  Indra  Hermawan,  Agnita  Yolanda,  &
Fahmi  Sulaiman.  (2022).  Upaya  Peningkatan Kemampuan Penggunaan Microsoft Access Programming Bagi Pegawai Unit Usaha Bank Sumut Syariah.  PaKMas:  Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat, 2 (1), 85 – 88. https://doi.org/10.54259/pakmas.v2i1.822
Kinaswara, T. A., Hidayati, N. R., & Nugrahanti, F. (2019).
Rancang  Bangun  Aplikasi  Inventaris  Berbasis Website Pada Kelurahan Bantengan. SENATIK, 2(1), 71 – 75.
Salmin,  T.  (2018).  Sistem  Pengarsipan  Arsip  Elektronik. Jurnal Pustaka Ilmiah, 4(2).
Sanwasih,  M.,  &  Siddiq,  H.  (2018).  Perancangan  Aplikasi Simulasi  Game  Petualangan  Jelajah  Indonesia Menggunakan  Rpg  Maker  MV.  Jurnal  Maklumatika, 4(2).