Since  September  2017

## PERAN HUMAS DALAM PENGOLAHAN INFORMASI KEPADA MASYARAKAT DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA

## Dwi Puspita Sari
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Puspitadwii98@gmail.com

## Sri Sudiarti
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Sudiarti_s@ymail.com
Abstract : The problem raised in this study is how the role of Public Relations in processing  information  to  the  public  at  the  regional  office  of  the  Ministry  of Religion of North Sumatra Province. The method used in this research is descriptive analysis using a qualitative approach. The Public Relations Division at the North Sumatra Ministry of Religion Regional Office plays an important role in providing information  to  the  public.  In  carrying  out  the  implementation  of  PR  information actively. However, along with this, there are still obstacles experienced, including limited human resources, team communication that is not solid, and monotonous activity programs that have not been felt. Therefore, the researcher suggests the need  to  improve  facilities  to  support  work  in  the  Public  Relations  section  of  the regional office of the provincial ministry of religion. North Sumatra and build good communication, And it is also important to add personnel who are experts in this field, so that the information provided to the public can be maximized and more varied
Keywords: Role, Public Relations, Information Processing
Abstrak  : Masalah  yang  diangkat  dalam  penelitian  ini  adalah  bagaimana  peran Humas  dalam  pengolahan  informasi  kepada  masyarakat  dikantor  wilayah kementrian  agama  Provinsi  Sumatera  Utara.  Metode  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Bidang  Humas  di  kanwil  kemenag  sumut,  memeagang  peranan  penting  dalam memberikan  informasi  kepada  masyarakat.  Dalam  melaksanakan  tugasnya pengolahan  informasi  Humas  secara  aktif  telah  berjalan  dengan  baik.  Namun seiring dengan hal tersebut, masih ada kendala yang dialami, diantaranya  sumber daya manusia yang terbatas, komukasi tim yang tidak solid, serta program kegiatan yang monoton sehingga keberadaannya belum dirasakan. Oleh karena itu, peneliti menyarankan  perlunya  untuk  peningkatan  fasilitas  dalam  rangka  mendukung pekerjaan di bagian Humas dikantor wilayah kementrian agama prov. Sumut serta membangun  komunikasi  yang  baik,  Dan  juga  penting  untuk  menambah  personil yang ahli di bidang ini, sehingga informasi yang diberikan kepada masyarakat dapat dimaksimalkan dan lebih bervariasi.
Kata Kunci : Peran, Hubungan Masyarakat, Pengolahan Informasi

## PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu teknologi dan informasi merupakan sebuah fenomena yang  terus  berkembang  dan  berkembang.  Oleh  karena  itu,  pemerintah  sebagai pengemban  tugas  masyarakat  harus  tanggal  dalam  merespon  perkembangan tersebut.  Dengan  adanya  unit  kehumasan  dalam  organisasi  dalam  hal  ini  adalah pemerintah, yang menjadi suatu keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya penyebaran atau publikasian informasi tentang acara atau aktivitas instansi yang bersangkutan, apakah itu ditujukan untuk hubungan masyarakat kedalam atau untuk  masyarakat  luas.  Sekarang  hubungan  masyarakat  adalah  alat  atau  saluran yang memfasilitasi interaksi dan proses komunikasi  untuk memperoleh informasi tentang  publikasi  pembangunan  nasional melalui  kerjasama  dengan  pihak terkait seperti pers, media cetak atau elektronik hinga media tradisional lainnya.
Seperti  yang  disebutkan  sebelumnya,  secara  garis  besar  hubungan masyarakat  memiliki  peran  ganda:  yakni fungsi  keluar  untuk  memberi  informasi atau  berita  yang  diberikan  sesuai  dengan  tujuan  dan  kebijakan  organisasi menargetkan  masyarakat  sebagai  target  sasarannya,  sedangkan  kedalam  harus menyerap  reaksi,  aspirasi  atau  opini  masyarakat  demi  kepentingan  kelembagaan atau  tujuan  bersama.  Mengingat,  setiap  keinginan  atau  aspirasi  masyarakat  itu beragam,  dan  tidak  semua  orang  selalu  menguntungkan  atau  bersifat  negatif, kontroversial dan kontradiktif.
Di sini, peran humas menjadi sangat penting di setiap pemerintah hubungan tersebut harus dapat mengamati dan memahami keinginan, keinginan, dan aspirasi
yang  ada  di  masyarakat.  Sehingga  dapat  memberikan  saran  atau  curah  pendapat untuk menentukan tindakan yang akan diambil oleh instansi pemerintah. Dimana Humas tersebut harus dapat mengamati dan memahami keinginan dan aspirasi yang ada  di  masyarakat.  Untuk  dapat  memberikan  saran  atau  curah  pendapat  serta menanggapi tindakan yang akan diambil oleh instansi pemerintah. Beradaptasi dan memenuhi semua keinginan pihak masyarakat yang terluka dan menjaga hubungan baik kepuasan antara humas dan pejabat pemerintah.
Menurut  James  E.  Gruning,  perkembangan  HUMAS  Ada  4  model  dalam prakteknya, secara konseptual dan manajemen Komunikasi, yaitu sebagai berikut:
1. Model press agentry atau model propaganda
Dalam  praktiknya,  HUMAS  saat  ini  sedang  melakukan  propaganda  melalui komunikasi  searah  untuk  tujuan  mamberikan  publisitas  yang  menguntungkan dan  khususnya  menghadapi  media  massa.  Walaupun  pemberian  informasinya tidak jujur atau mengandung ketidakbenaran sebagai upaya manipulasinya hal yang negatif atas lembaga atau organisasinya.
2. Model informasi publik
Dalam  hal ini  HUMAS  berperan  sebagai  “jurnalis  residen”,  Artinya  berperan sebagai jurnalis dalam menyebarkan berita  dan memberikan informasi kepada publik dan mengontrol berita atau Informasi lebih baik disebarluaskan kepada publik, termasuk mendapatkan kebenaran dengan mendistribusikan surat kabar, brosur, dan surat langsung
3. Model Asimetris dua arah
Pada tahap ini HUMAS sudah berpengalaman dalam praktek menyebarluaskan informasi  berdasarkan  hasil  penelitian  dan  strategi  ilmiah  (Persuasif  Ilmiah) berusaha  meyakinkan  masyarakat  agar  mau  kerjasama,  kinerja  dan  pemikiran sesuai harapan organisasi.
4. Model simetri dua arah
Dalam  model  ini,  HUMAS  melakukan  aktivitas  berbasis  penelitian  dan menggunakan  teknologi  komunikasi  untuk  mengelola  konflik  dan  Secara strategis meningkatkan pemahaman publik.
Disini  penulis  mencoba  mengkaji  fungsi  Humas  secara  mendalam  untuk menangani informasi publik di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.

## LANDASAN TEORI

## Peran
Peran  adalah  aspek  dinamis  yang  berupa  tindakan  atau  perilaku  yang dilaksanakan oleh seseorang yang menempati atau memangku suatu posisi dalam melaksnakan hak-hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya. Jika seseorang menjalankan peran tersebut dengan baik, dengan sendirinya akan berharap bahwa apa yang dijalankan sesuai keinginan dari lingkungannya.
Peran  diartikan  sebagai  perangkat  tingkah  yang  diharapkan  dimiliki  oleh orang  yang  berkedudukan  dimasyarakat.  Kedudukan  dalam  hal  ini  diharapkan sebagai posisi tertentu di dalam masyarakat yang mungkin tinggi. Sedang-sedang saja  atau  rendah.  Kedudukan  adalah  suatu  wadah  yang  isinya  adalah  hak  dan kewajiban tertentu.sedangkan hak dan kewajiban tersebut dapat dikatakan sebagai peran.oleh karena itu, maka seseorang yang mempunyai kedudukan tertentu dapat dikatakan  sebagai  pemegang  peran (role  accupant ).  Suatu  hak  sebenarnya
merupakan  wewenang  untuk  berbuat  atau  tidak  berbuat,  sedangkan  kewajiban adalah beban atau tugas.
Peran dimaknai sebagai tugas atau pemberian tugas kepada seseorang atau sekumpulan orang. Peran memiliki aspek-aspek sebagai berikut:
a. Peran  meliputi  norma-norma  yang  dihubungkan  dengan  posisi  atau  tempat seseorang  dalam  masyarakat.  Peran  dalam  arti  ini  merupakan  rangkaian peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan masyarakat.
b. Peran adalah suatu konsep perihal apa yang dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi.
c. Peran  juga  dapat  diartikan  sebagai  perilaku  individu  yang  penting  bagi struktur sosial masyarakat.
Menurut J.Dwi Narwoko dan Bagong Suyanto peranan dapat membimbing seseorang dalam berperilaku, karena fungsi peran sendiri adalah sebagai berikut :
a. Memberi arah pada proses sosialisasi.
b. Pewarisan tradisi, kepercayaan, nilai-nilai, norma-norma dan pengetahuan.
c. Dapat mempersatukan kelompok atau masyarakat.
d. Menghidupkan  system  control,  sehingga  dapat  melestarikan  kehidupan masyarakat

## Hubungan Masyarakat
Public  Relation (PR)  atau  kadang  disebut  dengan  istilah  Hubungan Masyarakat (humas) memiliki posisi yang sangat penting dalam sebuah organisasi, terutama  bila  organisasi  tersebut  sering  berinteraksi  dengan masyarakat  luas.  PR sangat  menentukan  perwajahan  organisasi  tersebut  di  mata  masyarakat  luas.  Hal
tersebut disebabkan karena PR-lah yang merupakan salah satu front liner penting dalam  berkomunikasi  dengan  masyarakat.  PR  menentukan  kesan  positif  sebuah organisasi di mata masyarakat. Menurut Suhandang Humas Public Relation adalah sebuah usaha manajemen dalam membentuk hubungan yang baik antara badan atau organisasi  manajemen  itu  dengan  publiknya,  yang  melalui  program  kerja  yang positif.

## Peranan Humas
Peranan public relation di bagi empat katagori dalam suatu organisasi, yaitu sebagi berikut 3 :
a. Expert  prescriber  Sebagai  praktisi  ahli  public  relations  yang  berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. Communication fasilitator , dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagi komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan  diharapkan  oleh  publiknya  dari  organisasi  yang  bersangkutan,  sekaligus harus  mampu  menjelaskan  kembali  keinginan,  kebijakan  dan  harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut  dapat  tercipta  saling  pengertian,  mempercayai,  menghargai  dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
b. Problem  solving  process  fasilitator, sebagai  peranan  praktisi  PR  dalam  hal proses  pemecahan  persoalan  public  relations  ini,  merupakan  bagian  tim manajemen  untuk  membantu  pimpinan  organisasi  baik  sebagai  penesihat ( adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan  atau  krisis  yang  tengah  dihadapi  secara  rasional  dan  profesional.
Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko  yang  di  koordinir  praktisi  ahli  PR  dengan  melibatkan  berbagai departemen  dan  keahlian  dalam  satu tim khusus  untuk  membantu  organisasi dalam menghadapi serta mengatasi persoalan krisis tertentu.
Communication  technician ,  hal  ini  berbeda  dengan  tiga  praktisi  PR  profesional sebelumnya  yang  terkait  erat  dengan  fungsi  dan  peranan  manajemen  organisasi. Sedangkan  dalam  peranan  communication  technician  ini  sebaga  journalist  in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode  of  communicationin  organization .  Sistem  komunikasi  dalam  organisasi tergantung  dari  masing-masing  bagian  atau  tingkat  (level),  yaitu  secara  teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif artinya  penelitian dilakukan secara  mendalam  serta  menggunakan  pendekatan  deskriptif  yang  artinya  untuk mendapatkan gambaran umum tentang peran humas dalam pengelolaan informasi yang baik di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara. Bogdan dan Taylor dalam Moleong, penelitian kualitatif adalah suatu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa data-data tertulis atau lisan dari orang- orang  dan  perilaku  yang  diamati.  Penelitian  ini  dilakukan  di  Kantor  wilayah kementrian agama Provinsi Sumatera Utara, Jl. Gatot Subroto No.261, Lalang, Kec. Medan Sunggal, Kota Medan, Sumatera Utara.

## PEMBAHASAN
Kegiatan  kehumasan  pada  umumnya  dilakukan  berbagai  instansi,  baik perusahaan  swasta,  lembaga  pemerintah,  komunitas,  dan  lain-lain.  Pada  bab  ini, penulis akan membahas tentang kehumasan di Kantor Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.
Selama  ini  sudah  banyak  diketahui,salah  satu  keunikan  tugas  kehumasan adalah opportunity-nya bersentuhan dengan kewajibannya mengatasi masalah, isu yang  berkembang,  dan  persoalan  aktual  yang  cenderung  kritis,  sensitive. Persoalannya  adalah  kesempatan  meminimalkan  citra  buruk  suatu  institusi tergantung  pada  kepercayaan  pemimpin,  keberanian  berhadap-hadapan  secara langsung dengan pihak yang bersangkutan, kontribusi lingkungan sekitar (internal maupun eksternal), dan keberterimaan di mata wartawan.
Hal  ini  sudah  dilakukan  oleh  humas  Kanwil  Kemenag  Sumut.  Menjalin hubungan  baik  dengan  media  khususnya  para  wartawan  adalah  kegiatan  utama humas, karena hubungan dengan media dan pers merupakan alat, pendukung, atau media  kerja  sama  untuk  kepentingan  proses  publikasi  dan  publisitas  kegiatan program  kerja  atau  untuk  kelancaran  aktivitas  komunikasi  humas  dengan  pihak publik.  Humas  Kemenag  Sumut  juga  menjalin  hubungan  baik  dengan  lembaga- lembaga  sosial  masyarakat,  organisasi  masyarakat  serta  organisasi  mahasiswa, terutama organisasi keagamaan. Hal ini bertujuan untuk membangun Manajemen komunikasi yang baik.
Namun  di  tengah  terjalinnya  hubungan  baik  terdapat  problem  yang menyertai  yakni  sulitnya  untuk  menemui  Kepala  Subbagian  Umum  dan  Humas yang  di  sebebkan  beliau  kerap  kali menemanai  Pimpinan  dalam  kegiatan  di  luar kantor atau dalam perjalanan dinas. Hal ini sesuai dengan apa yang di katakan oleh
salah  seorang  pegawai  honorer  di  Kanwil  Kemenag  Sumut,  “beliau  menyatakan bahwa Kepala Subbagian Umum dan Humas susah untuk di jumpai, karena beliau sering menemani pimpinan kalau ada kegiatan di luar kantor, adi kalau mau ketemu harus ada janji, kalau tidak pagi baru ada di ruangan, sama hari-hari tertentu ketika pimpinan gak ada kegiatan di luar” .
Kemudian beliau juga mengatakan hal yang sama bahwa kepala subbagian Umum dan Humas susah untuk di temui, beliau mengatakan seharusnya ada orang yang mewakili beliau di ruangan jadi pada saat beliau tidak ada di tempat ada orang yang bertanggung jawab ketika ada pendemo atau tamu, jadikan masyarakat yang datang tidak kecewa.

## Peran Humas
a. Humas  berperan  aktif  dalam  mengikuti  kegiatan  tugas  Kakanwil  yang berinteraksi langsung dengan para pejabat dan masyarakat guna memperoleg data yang akurat melalui liputan dan dokumentasi.
b. Humas  memberikan  informasi  melalui  press  release  majalah,  sosial  media seperti:  instagram,  website  resmi  kemenag,  dan  lainnya  sebagai  informasi kepada masyarakat.
c. Humas  menerbitkan  berita  setiap  harinya  tentang  perkembangan  serta informasi penting lainnya tentang kemenag pusat maupun kabupaten melalui wesbsite resmi kemenag.
d. Humas mengatur jadwal pelaksanaan audiensi yang dilakukan untuk menjalin silaturrahmi serta menerima aspirasi-asprasi masyarakat ataupun badan-badan terkait.
e. Humas  mengatur  jadwal  penerbitan,  pembuatan  sirkulasi  majalah  kemenag, agenda  serta  kalender  dimana  hal  tersebut  merupakan  salah  satu  bentuk penyediaan informasi yang diberikan kemenag.
f. Humas  Kanwil  Kemenag  Sumut  juga  berperan  dalam  kegiatan  sosialisasi kepada masyarakat.
Pengelolaan Informasi yang baik di Kanwil Kemenag Prov. Sumatera Utara
Adapun  pengelolaan  yang  dilakukan  oleh  humas  untuk  memberikan informasi  yang  baik  berdasarkan  pengamata`n  penulis  di  Kantor  wilayah kementrian agama Prov. Sumut, melalui 2 sub bagian:
a. Subbagian Pengumpul data dan dokumentasi.
Adapun  pengumpulan    dan  informasi  dimulai  dari  peliputan  kegiatan kunjungan  kerja  kakanwil  dikab/kota  maupun  pada  acara  lainnya.  Melalui kegiatan  ini,  humas  akan  memperoleh  data-data  yang  akurat  kebenarannya sesuai  dengan  yang  terjadi  dilapangan.  Kemudian  hasil  ini  akan  disusun menjadi  Press  Release  yang  akan  disampaikan  kepada  masyarkat  melalui website ataupun sosial media serta koran setempat untuk diterbitkan.

## b. Sub Bagian Publikasi Berita
Setelah  dari  Sub  Bagian  Pengumpul  Data  dan  Dokumentasi,  proses  di lanjutkan  dengan  proses  Sub  Bagian  Publikasi  Berita.  Pada  Sub  Bagian  ini Press  Release  yang  telah  dibuat,  dikoreksi  terlebih  dahulu,  setelah  disetujui dan  dinilai layak  untuk  di  muat,  berita  siap  beredar  di  kalangan  masyarakat melaui website kemenag, sosial media, serta koran-koran setempat. Selain itu berita-berita yang terhimpun juga akan di muat dalam majalah setiap 6 bulan sekali dan dibagikan ke setiap sekolah yang dinaungi kemenag, serta Kantor
urusan  agama  setiap  kabupaten/kota. Selain  menangani  publikasi  berita, bagian  ini  juga  mengatur  jadwal  pelaksanaan  audiensi  ataupun  dialog interaktif yang diikuti oleh badan-badan di kantor wilayah kementrian agama. Kemudian kepala bagian Umum dan Humas juga senantiasa aktif menemani pimpinan  dalam  rangka  dinas  luar.  Salah  seorang  sataf  Bagian  Tata  Usaha bapak Dedi Harahap menuturkan bahwa kepala subagian Umun dan Humas sulit untuk di temui yang di karenakan jadwal beliau yang padat dalam rangka menemani pimpimnan pada saat kunjungan kerja.

## Kendala Humas Dalam Mengelola Informasi
Faktor penghambat dalam pengelolaan informasi diKanwil Kemenag Prov. Sumatera Utara yaitu:  (1)Sumber daya manusia yang terbatas; (2) Komukasi tim yang  tidak  solid;  (2)  program  kegiatan  yang  monoton  sehingga  keberadaannya belum dirasakan.

## PENUTUP
Kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian ini adalah  Keberadaan divisi humas disuatu lembaga pemerintahan seperti Kanwil Kemenag Sumut merupakan suatu keharusan, baik secara fungsional maupun operasional. Divisi humas harus mampu  bertindak  sebagai  ( public  information, public  affair) dan  ( public communication) sebagai upaya menyebarluaskan informasi kepada publik internal maupun  eksternal.  Dalam  hal  tersebut,  divisi  humas  sudah  mampu bersinergi/bermitra  dengan  masyarakat  dan  media  baik  media  cetak,  media elektronik, dan media online, serta lembaga pers lainnya dalam membantu pihak Kanwil  Kemenag  Sumut  untuk  menyebar  luaskan  informasi  keagamaan  kepada
masyarakat. Hal ini pun terlihat dari bagian dari divisi humas dibagi menjadi dua sub-bagian yaitu yang berfokus  pada data dan informasi fokus pada media cetak dan  media  elektronik  seperti  twitter,  instagram,  facebook,  dan  youtube.  Namun demikian, sebagian besar humas dalam pengelolaannya belum menjalankan tugas dan  fungsinya.  Adapun  faktor  yang  menjadi  penghambat  yaitu:  sumber  daya manusia yang kurang, pola koordinasi antar tim, program kegiatan yang monoton sehingga keberadaannya belum dirasakan.

## DAFTAR PUSTAKA
Bakir,  R.  Sutyo, Kamus  Lengkap  Bahasa  Indonesia, (Tanggerang:  Karisma Publishing Group, 2009), hlm.348
Dozier.  The  Organizational  Roles  of  Communications  and  Public  Relations Practitioners.  Dalam  J.  E.  Grunig  (penyunting),  Excellence  in  Public Relations  and  Communication  Management.  Hillsdale,  NJ  1  Lawrence Erlbaum.
Harahap,  Dedi, Staff  Bagian  Tata  Usaha  Kemenag  Sumut ,  Wawancara  Pribadi, Medan 20 Maret 2021
Narwoko,  J,  Dwi,  dkk, Sosiologi  Teks  Pengantar  dan  Terapan  edisi  Ketiga . (Jakarta: Prenada Media Group, 2010). h. 160
https://sumut.kemenag.go.id/ di unduh pada tanggal 22 April 2021 pukul 7.56 WIB
Liliweri,  Alo, Komunikasi  :  Serba  Ada  Serba  Makna (Jakarta  :  Kencana,  2011), hlm 65.
Ruslan,. Rosady, “ Manajemen Humas Dan Manajemen Komunikasi”, edisi revisi,
Cet. 3. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2001, hal 55
Soekanto, Soerjono, Sosiologi Suatu Pengantar , (Jakarta: Rajawali Press, 2002), h. 223.
Sarwono, Sarlito Wirawan, Teori- Teori Psikologi Sosial , (Jakarta: Rajawali Pers, 2015), Hlm.215
Suhandang,  Kustadi, Studi  dan  penerapan  publik  reletions  pedoman  kerja perusahaan , (Bandung : Nuansa Cendekia, 2012 ), h.50.