Implementasi Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Wijaya Kusuma
Rani Nurul Laili Herzegovina 1 , Ahmad Abdillah Fatah 2
1 Akademi Komunitas Teknologi Syarifuddin, Lumajang, Indonesia; akugovina23@gmail.com
2 Akademi Komunitas Teknologi Syarifuddin,Lumajang, Indonesia; fatahaa62@gmail.com
Abstrak:  Suatu  organisasi  memerlukan  pengelolaan  arsip    yang  tertib dan    teratur.  Arsip  yang  disimpan  buat  menghasilkan  keputusan  serta merumuskan kebijakan, karena tanpa informasi tak mungkin organisasi tersebut  dapat  menjalankan  aktivitas  perkantoran  dengan  baik  serta benar.  Tujuan  peneliti  ialah  menaikkan  kualitas  kedisiplinan  layaknya menjadi pegawai tempat kerja, melatih  kejujuran, kreativitas, keuletan, tanggung  jawab,  memiliki  pengalaman  dan    bersosialisasi  pada  dunia kerja,  menambah  wawasan,  ide-inspirasi  (gagasan),  dan    asli (authentic).  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  deskriptif kualitatif  yang  dimaknakan  sebagai  prosedur  penelitian  yang menghasilkan  data  deskriptif  beupa  kata-kata  yang  tertulis  atau tersampaikan  oleh  orang-orang  yang  diamati  dalam  kegiatan  terkait tema  penelitian  dalam  hal  ini  Implementasi  Tata  Kearsipan  di  Sub Bagian  Tata  Usaha  Rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma.  Dari  hasil  penelitian dapat  diketahui  bahwa  sistem  pengelolaan  arsip  yang  digunakan  di Sub  Bagian  Tata  Usaha  RS  Wijaya  Kusuma  adalah  sistem  satu  pintu, artinya  semua  surat  masuk  ditangani  oleh  satu  bagian  saja  yaitu  Sub Bagian  Tata  Usaha.  Untuk  penyimpanan  arsip  pada  Sub  Bagian  Tata Usaha  RS  Wijaya  Kusuma  menggunakan  kode  klasifikasi  dan  indeks (pokok permasalahan).
Kata Kunci : Tata Kearsipan, Sub Bagian Tata Usaha
IDAROTUNA: Jurnal
Adminstrative Science Vol 2 No 2 November 2021 https://doi.org/10.54471/idarotuna.v2 i2.22
Received: September 30, 2021 Accepted: October 17, 2021 Published: November 29, 2021

## Publisher’s  Note:  Program  Study
Office  Adminstrative    stays  neutral with  regard  to  jurisdictional  claims in  published  maps  and  institutional affiliations.

## Copyright:  ©  2021  by  the  authors.
Submitted  for  possible  open  access publication  under  the  terms  and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY) license (https://creativecommons.org/license s/by/4.0/).

## 1. Pendahuluan
Organisasi memerlukan pengelolaan aktivitas
ketatausahaan yang tertib dan  teratur. salah satu kegiatan di Sub Bagian  tata  usaha  yaitu  aktivitas  kearsipan  yang  mencakup penerimaan  surat  masuk,  penyimpanan  arsip,  pemeliharaan arsip, penyusutan sampai dengan pemusnahan arsip. Arsip tidak bisa  dipisahkan  dari  segala  proses  kegiatan  yang  sudah dilakukan  dalam  rangka  melaksanakan  tugas  dan  fungsinya. Arsip  akan  terus  tumbuh  serta  berkembang  secara  akumulatif sesuai  dengan  kebutuhannya,  semakin  banyak  juga  data-data, berkas, dan  catatan yang terkumpul dan  disimpan sebab masih memiliki  nilai  guna.  untuk  mempertahankan  eksistensi  arsip maka harus terdapat usaha penyimpanan arsip dengan baik serta sahih  supaya  tidak  timbul  problem  menumpuknya  file-arsip secara  tidak  terkontrol  yang  dapat  menghambat  kegiatan administrasi. rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma  Lumajang ialah  salah satu rumah Sakit umum yang didirikan  Dari tahun 1985 dengan status tempat tinggal   Sakit di bawah naungan serta kepemilikan Yayasan  Wijaya  Kusuma  yang  diresmikan  operasionalnya  oleh Bupati Lumajang di tanggal 13 April 1985. Fasilitas yang tersedia di  RS  Wijaya  Kusuma  Lumajang  antara  lain,  ambulans,  rawat inap,  IGD,  radiologi,  farmasi,  laboratorium,  dan    penunjang medis  lainnya  RS  Wijaya  Kusuma  ini  mempunyai  jam operasional  selama  24  jam  di  hari  Senin  sampai  dengan  hari Minggu.  Adapun  ketentuan  peraturan-peraturan  di  RS  Wijaya Kusuma  peneliti  diperlukan  bisa  mentaati  semua  peraturan  yg berlaku.  Tujuan  peneliti  ialah  menaikkan  kualitas  kedisiplinan layaknya  menjadi  pegawai  tempat  kerja,  melatih  kejujuran, kreativitas, keuletan, tanggung jawab, memiliki pengalaman dan bersosialisasi  pada  dunia  kerja,  menambah  wawasan,  ide-
inspirasi  (gagasan),  dan    asli  (authentic).  Setiap  organisasi membutuhkan  informasi  melalui  arsip-file  yang  disimpan  buat menghasilkan  keputusan  serta  merumuskan  kebijakan,  karena tanpa  informasi  tak  mungkin  organisasi  tersebut  dapat menjalankan  aktivitas  perkantoran  dengan  baik  serta  benar. berdasarkan uraian di atas maka penulis membuat penelitian ini dengan  judul “Implementasi Tata  Kearsipan  di  Sub  Bagian  Tata Usaha Rumah Sakit Wijaya Kusuma”.

## 2. Metode
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  deskriptif kualitatif  yang  dimaknakan  sebagai  prosedur  penelitian  yang menghasilkan  data  deskriptif  beupa  kata-kata  yang  tertulis  atau tersampaikan  oleh  orang-orang  yang  diamati  dalam  kegiatan terkait  tema  penelitian  dalam  hal  ini  Implementasi  Tata Kearsipan  di  Sub  Bagian  Tata  Usaha  Rumah  Sakit  Wijaya Kusuma. Penelitian ini berasal  dari  data  primer  yang diperoleh dari  Rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma  dan  pekerja yang  ada  disana.
Kedua adalah data  sekunder  adalah  data  yang   bisanya  telah tersusun  dalam bentuk  dokumen-dokumen,  misalnya  arsip di Rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma,    dengan    menggunakan    teknik ini,  penulis  mendapatkan    data    dan    informasi    tentang pengelolahan.

## 3. Hasil
Dari  hasil  penelitian  dapat  diketahui  bahwa  sistem pengelolaan arsip yang digunakan di Sub Bagian Tata Usaha RS Wijaya  Kusuma  adalah  sistem  satu  pintu,  artinya  semua  surat masuk  ditangani  oleh  satu  bagian  saja  yaitu  Sub  Bagian  Tata Usaha.  Untuk  penyimpanan  arsip  pada  Sub  Bagian  Tata  Usaha RS  Wijaya  Kusuma  menggunakan  kode  klasifikasi  dan  indeks
(pokok permasalahan). Pemeliharaan arsip yang digunakan pada kantor  ini  sudah  cukup  baik  yaitu  pemeliharaan  kebersihan tempat  penyimpanan  arsip,  mengatur  suhu  dan  kelembaban dalam ruang penyimpanan arsip, serta menjaga keamanan arsip.
Sedangkan Penyusutan dan pemusnahan arsip yang diberlakukan  di  kantor  ini  sudah  baik  karena  sesuai  dengan ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku.
Adapun  tugas-tugas  peneliti  di  Sub  Bagian  Tata  Usaha  Rs Wijaya  Kusuma  adalah  menerima  surat  masuk  diantaranya, (1)Penerimaan  dan  Penyortiran  Surat,  (2)  Pembacaan  dan Pendisposisian Surat, (3) Pengagendaan Surat, (4) Pencatatan dan Pendistribusian Surat, (5) Penyimpanan Surat, menyimpan arsip surat  masuk,  memelihara  arsip  surat  masuk,  dan  menyusutkan arsip.  Penulis  merasa  adanya  penggunaan  data  yang  kurang misalnya  dari  hasil  wawancara  yang  diperoleh  adalah mengetahui  tata  kearsipan  di  Sub  Bagian  Tata Usaha RS  Wijaya kusuma.  Sehingga  terkadang  jawaban  yang  diberikan  oleh pembimbing  PKP Internship  atau  narasumber  tidak  sesuai  yang diharapkan contoh : peneliti mewawancarai narasumber tentang bagaimana tata kearsipan yang dilaksanakan di Sub bagian Tata Usaha  RS  Wijaya  Kusuma,  yang  menjadi  permasalahan  adalah jawaban  yang  diberikan  tidak  sesuai,  narasumber  menjawab diluar  pembahasan  yaitu  bercerita  tentang  pengalaman narasumber sebelum bekerja di RS Wijaya kusuma.
Hasil  yang  didapat  selama  PKP  berlangsung  menunjukkan bahwa  yang  dikerjakan  di  Sub  Bagian  Tata  Usaha  RS  Wijaya Kusuma antara lain :
1. Mendispo Surat, dalam kegiatan ini dimana ketika surat telah diterima  di  Sub  Bagian  Tata  Usaha  RS  Wijaya  Kusuma  di lembar  disposisi  mencatat  isi  surat  tersebut  seperti  :  surat
dari,  tanggal  surat,  nomor  surat,  perihal,  tanggal  di  terima, dan nomor agenda.
2. Mengantarkan  surat  tersebut  ke  yang  bersangkutan  atau yang  dituju  misal,  surat  dari  Dinas  Kesehatan  untuk  Kabag.
Admum (Admin & Umum).
3. Mengarsip  surat,  setelah  surat  di  TL  (Tindak  Lanjut)  maka surat tersebut siap untuk diarsipkan ke dalam Ordner.
Berdasarkan uraian di atas dari apa yang dikerjakan di Sub Bagian  Tata  usaha  RS  Wijaya  Kusuma  sudah  sesuai  prosedur, sehingga  akan  berpengaruh  pada  hasil  yang  maksimal.  Hal  ini dikarenakan adanya surat masuk yang melibatkan antara kedua instansi  yaitu  RS  Wijaya  Kusuma  dengan  Instansi  lain  seperti  : Dinas Kesehatan, Kementerian Kesehatan, CV. Rabid, PERSI, dan lain-lain.
Hal  ini  mengandung  implikasi  agar  kedepannya  pihak  RS Wijaya  Kusuma  lebih  memperhatikan  dan  memperbaiki kesalahan-kesalahan  baik  dari  tugas  yang  diberikan  maupun bahasa  yang  digunakan  untuk  berkomunikasi  sehari-hari, sehingga tujuan dapat tercapai secara optimal.

## 4. Diskusi

## 4.1 Definisi  Bagian Tata Usaha
Tata  usaha  merupakan  pekerjaan  pelayanan  untuk membantu  kelancaran  memerlukan  keterampilan  khusus, keahlian  tertentu,  kompetensi  yang  berbeda  dengan kompetensi yang  disyaratkan  untuk  pendidik,  dan  kadang  kala  tidak berhubungan  langsung  dengan  peserta  didik.  Tata  usaha  secara sistematis  merupakan  bagian  manajemen,  yaitu  ilmu  dan  seni mengatur  proses  pemanfaatan  sumber  daya  manusia  dan sumber-sumber  daya  lainnya  secaraefektif  dan  efisien  untuk mencapai  suatu  tujuan  tertentu.  Pekerjaan  tata  usaha  meliputi
segenap  rangkaian  aktivitas  menghimpun,  mencatat,  mengolah, mengganda,  mengirim,  dan  menyimpan  keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

## 4.2 Kegiatan di Bagian Tata Usaha di RS Wijaya Kusuma
Bagian  Umum  Rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma  membawahi Sub  Bagian  Tata  Usaha  dan  Sub  Bagian  Rumah  Tangga,  oleh karena  itu  di  dalam  pengorganisasian  ini  perlu  disusun  dan diuraikan lebih lanjut susunan organisasi dan tata kerjanya untuk kedua Sub Bagian tersebut.

## 1. Kegiatan Operasional
Sebagai  Pusat  Kesehatan  Nasional  dan  Rumah  Sakit  Wijaya Kusuma  memiliki  tugas  pokok  dan  tanggungjawab melaksanakan  pelayanan  kesehatan,  pendidikan,  pelatihan, pengkajian,  penelitian  dan  pengembangan  di  bidang kesehatan,  yang  dilakukan  secara  menyeluruh,  terpadu  dan berkesinambungan.  Dalam  rangka  menyelenggarakan  tugas tersebut  Rumah  Sakit  Wijaya  Kusuma  mempunyai  fungsi yaitu melaksanakan kegiatan pengkajian dan pengembangan, melaksanakan administrasi umum dan keuangan, melaksanakan  pelayanan  rujukan,  melaksanakan  kegiatan pendidikan,  pelatihan  dan  penelitian,  dan  melaksanakan pelayanan keselamatan kerja dan kewaspadaan bencana.

## 2. Kegiatan Bagian Umum
Dalam  rangka  mewujudkan  visi  dan  misinya,  Bagian UmumRumah  Sakit  Wijaya  Kusuma  memiliki  tugas  pokok dan fungsi. Tugas pokok Bagian Umum adalah
Melaksanakan  pengelolaan  kegiatan  urusan  ketatausahaan dan  kerumahtanggaan.  Sedangkan  Fungsi  Bagian  Umum adalah:Pelaksanaan  urusan  ketatausahaan  dan  Pelaksanaan
urusan  kerumahtanggaan.Tugas  pokok  dan  fungsi  tersebut diuraikan dalam bentuk kegiatan teknis sebagai berikut :
a. Menyiapkan  rumusan  kebutuhan  SDM  di  Bagian  Tata Usaha
b. Menyiapkan  rumusan  kebutuhan  pengembangan,  SDM,
pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan
pengembangan di Bagian Tata Usaha
c. Menyiapkan  rumuan  Standar  Prosedur  Operasional (SPO) di Bagian Tata Usaha
d. Merekap data dokter dan karyawan di Bagian Tata Usaha
e. Membuat surat kontrak kerja
f. Menerima surat masuk
g. Mengarsipkan Surat dan laporan hasil rapat
h. Menginput data pasien BPJS
i. Menerima telepon j. Membuat surat tugas
k. Mendisposisi surat

## 4.3 Kegiatan di Bagian Tata Usaha di RS Wijaya Kusuma

## Gambaran Umum Ketenagakerjaan
No Jabatan Tugas Fungsi 1. Direktur Utama Memimpin penyelenggaraan tugas  RS  Wijaya Kusuma dalam melaksanakan upaya kesehatan paripurna, pendidikan dan pelatihan, penelitian, dan pengembangan. a. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan  melalui pelayanan kesehatan paripurna tingkat sekunder dan tersier. b. Pelaksanaan pendidikan dan latihan tenaga kesehatan dalam rangka meningkatkan kemampuan SDM. c. Pelaksanaan administrasi RS
Wijaya Kusuma. 2. Wakil Direktur
Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, SDM, pendidikan dan pelatihan. a. Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum. b. Pelaksanaan pengelolaan SDM. c. Pelaksanaan pengelolaan penelitian dan pengembangan. 3. Kepala Bagian Umum Melaksanakan pengelolaan kegiatan ketatausahaan  dan kerumahtanggan. a. Mengkoordinasikan pelayanan ketatausahaan. b. Mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan kerumahtanggaan. 4. Kepala Bagian  Tata Usaha Melayani pelayanan ketatausahaan RS Wijaya Kusuma. Pelaksanaan pelayanan ketatusahaan RS Wijaya Kusuma. 5. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Melaksanakan pelayanan kerumah tanggaan RS Wijaya Kusuma. Pelaksanaan pelayanan kerumah  tanggaan  RS Wijaya Kusuma. 6. Staf  Urusan Surat Menyurat Melaksanakan kegiatan surat menyurat. Pelaksanaan  kegiatan surat menyurat. 7. Staf  Urusan Kearsipan Melaksanakan kegiatan mengarsipkan dokumen. Pelaksanaan  kegiatan mengarsipkan dokumen.
8. Staf  Urusan Pembuat Surat Melaksanakan membuat surat seperti:  surat  tugas, surat keputusan, surat perjalanan dinas, dll. Melaksanakan pembuatan surat. 9. Admin  dan Personalia a. Membuat anggaran tenaga kerja yang diperlukan. b. Membuat analisis kerja, deskripsi  kerja dan  spesifikasi kerja. c. Menentukan dan menawarkan sumber  tenaga kerja. d. Mengurus seleksi tenaga kerja. e. Mengurus  soal pemberhentian (pensiun). f. Mengurus  soal kesejahteraan. g. Mengurus  dan membuatkan proses pendidikan  dan pendidik. Melaksanakan pengadaan, pengembangan karyawan,  pemberian kompensasi, pengintegrasian, dan pemeliharaan. 10. SDM (Sumber Daya Manusia) Melaksanakan kegiatan pengelolaan pegawai/karyawan, pengembangan pegawai, dan kesejahteraan pegawai informal kepegawaian. Pelaksanaan  kegiatan menginput data SDM. 11. HUMAS (Hubungan Masyarakat) a. Menggalang hubungan  yang sehat dan produktif antara RS Wijaya dengan public (Group of Melaksanakan kegiatan promosi untuk mengenalkan pelayanan  RS  Wijaya Kusuma kepada masyarakat/konsumen, agar mereka mau
People), baik internal maupun eksternal RS. b. Mengkoordinasi kegiatan protokoler RS Wijaya Kusuma. memanfaatkan pelayanan kesehatan di RS Wijaya Kusuma.
12.
Penunjang Medis a. Merencanakan program kegiatan pertahun anggaran  Seksi Perencanaan Penunjang Medis. b. Membagi  tugas pokok kepada bawahan dengan disposisi dan secara lisan agar tugas pokok terbagi habis. c. Menilai  kinerja bawahan berdasarkan hasil  kerja  yang dicapai  sebagai bahan dalam pembinaan  dan peningkatan karier. d. Melaksanakan perencanaan pemeliharaan fasilitas peralatan penunjang medis. e. Menyusun program kerja dan  protap  di lingkungan Seksi Perencanaan Pelayanan Medik. Melaksanakan penyelenggaraan perencanaan pada Seksi Perencanaan Pelayanan  Medik  dan Seksi  Monitoring  dan Evaluasi Penunjang Medik. 13. Staf Sekretariat Direksi Melaksanakan kegiatan kesekretariatan Pelaksanaan  kegiatan kesekretariatan Direksi.

## 5. Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian-uraian bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: Tata kerja  kearsipan  di  Sub  Bagian  Tata  Usaha  RS  Wijaya Kusuma    sudah  berjalan  dengan  baik  dan  lancar  sesuai dengan ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku. Adapun kegiatan  di  Sub  Bagian  Tata  Usaha  RS  Wijaya  Kusuma adalah penerimaan surat masuk menggunakan system satu pintu  yang  artinya  semua  surat  masuk  ditangani  oleh  satu bagian  saja  yaitu  Sub  Bagian  Tata  Usaha,  penyimpanan arsip  dan  ketentuan  peminjaman  arsip  sudah  berjalan dengan baik dan tata cara penyimpanan arsip menggunakan  kode  klasifikasi  dari  tiap-tiap  pokok permasalahan  dengan  tujuan  apabila  dibutuhkan  kembali arsip dapat ditemukan dengan mudah.  Pemeliharaan arsip sudah  cukup  baik,  yaitu  sudah  di  kelola  dengan  rapi, bersih, suhu, kelembapan dan keamanan terjaga.
Penyusutan  arsip  dilakukan  dengan  penilaian  kembali terhadap arsip-arsip tersebut untuk menentukan nilai guna dan  jangka  waktu  simpan  yang  dapat  dilihat  dari  kaidah hukum  dan  kepentingan  operasional  lembaga  pencipta, pemusnahan  arsip  bahwa  arsip  yang  telah  habis  jangka simpanannya, maka arsip bisa dimusnahkan.
Direksi.

## Referensi
Abdullah Sani, R. d. (2015). Sistem Penjaminan Mutu Internal Madrasah Berbasis Nilai-Nilai Pesantren Di MA Darul Huda Mayak. Jurnal Volume: 1, Nomor :1, Tahun 2021 , 1, 1-16.
Amsyah, Zulkifli. (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka.
Liang Gie. (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nur Cahya.
Terry, George. (1979). Office Management and Control. Bandung: Alumni.
Yuliana, S. A. (2018). Manajemen pendidikan. Yogyakarta.