## Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kantor Kecamatan Medan Marelan Berbasis Web
Romindo, M.Kom 1 Politeknik Ganesha Medan
Jl. Veteran No. 190 Pasar VI Manunggal Medan, Sumatera Utara Email : romindo4@gmail.com Ety Debora Hondro, Amd.Kom 2 Politeknik Ganesha Medan Jl. Veteran No. 190 Pasar VI Manunggal Medan, Sumatera Utara
Email : etydebora867@gmail.com
Abstrak — Seluruh kegiatan kepegawaian tidak jauh dari pengolahan data pegawai. Pada bagian  kepegawaian  kantor  kecamatan  medan  marelan  proses  pengolahan  data  masih menggunakan microsoft excel atau secara manual dalam memasukan data dan pencarian data, sehingga  dalam  pengolahan  data  butuh  waktu  yang  lama  dan  tidak  efisien  dalam pengerjaannya.  Setelah  melakukan  observasi  ke  lokasi  serta  pengumpulan  data,  maka dibutuhkan sebuah sistem informasi dengan konsep pengolahan data pegawai lengkap dengan fitur-fitur  pengolahan  data  pegawai,  data  jabatan,  data  golongan,  data  cuti,  data  pengajuan ijin, data absensi, serta laporan absensi. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian akan dapat  memudahkan  dalam  menyediakan  informasi  tentang  data  pegawai  secara  cepat  dan tepat.  Sistem  ini  meliputi  modul-modul  masukan  data  meliputi  data  yang  berkaitan  dengan kepegawaian  yang  dikembangkan  dengan  bahasa  pemrograman  PHP (Hypertext Preprocessor) , Adobe  Dreamweaver ,  dan MySQL yang  bertujuan  untuk    menampilkan informasi kepegawaian pada Kantor Kecamatan Medan Marelan Berbasis Web.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Web, PHP (Hypertext Preprocessor) , MySQL.

## I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Web merupakan suatu kebutuhan bagi masyarakat  modern  sekarang  ini,  baik  itu  digunakan untuk  melakukan  transaksi,  penyebaran  informasi, maupun  pencarian  informasi. Website yang  memiliki mesin pencari informasi seperti google atau yahoo kini telah  menjadi  alternatif  utama  bagi  masyarakat modern  dalam  mencari  berita  atau  informasi.  Pada dasarnya, web adalah  sebuah database jalinan Komputer diseluruh dunia yang menggunakan sebuah arsitektur  pengambilan  informasi  yang  umum. Komputer  yang  sekarang  ini  memiliki  kemampuan yang  lebih  dari  sekedar  perhitungan  maupun pencatatan,  tetapi  telah  berkembang  pada  bidang informasi dan komunikasi.
Pada  peneliti  terdahulu  yaitu  Wahyuni  Dewi (2016)  yang  berjudul  Pengembangan  Portal  Database Berbasis Web Pada  Kampus  Politeknik  Ganesha. Penelitian yang dilakukannya adalah membahas detail tentang bagian data tugas akhir, mahasiswa dan dosen.
Sedangkan  dalam  pembuatan  data  pegawai,  absensi, data  cuti,  maupun  data  laporan  tidak  diteliti,  oleh karena itu dalam rancangan ini peneliti membuat suatu laporan  data  pegawai  untuk  mempermudah  bagian administrasi  dalam  membuat  laporan  pegawai, maupun laporan absensi.
Kantor  Kecamatan  Medan  Marelan  memiliki  28 orang pegawai. Proses pengolahan data pegawai masih menggunakan Microsoft  Excel sehingga  dalam pencarian  data  pegawai  sulit  untuk  dilakukan  oleh karena  itu  dibutuhkan  konsep  pengolahan  data pegawai  lengkap  dengan  fitur-fitur  pengolahan  data pegawai,  data  jabatan,  data  golongan,  data  cuti,  data pengajuan  ijin,  data  absensi,  serta  laporan  absensi. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Kepegawaian Kecamatan  Medan  Marelan,  diharapkan  dapat memudahkan  pegawai  Kecamatan  Medan  Marelan dalam  mendapatkan  infomasi  Kepegawain  dengan mudah dan cepat.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Sistem  adalah  kumpulan  komponen  yang  saling berhubungan  dengan  batasan  yang  jelas,  dan  bekerja sama  untuk  mencapai  tujuan  dengan  menerima input dan  menghasilkan output dalam  suatu  proses transformasi  yang  terorganisasi  (O’Brien  &  Marakas, 2009).

## 2.2  Informasi
Informasi adalah jumlah ketidakpastian yang dikurangi  ketika  sebuah  pesan  diterima.  Artinya, dengan  adanya  informasi,  tingkat  kepastian  menjadi meningkat (Abdul Kadir 2010).

## 2.3  Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  komponen-komponen yang  saling  berhubungan  dan  bekerja  sama  untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan  informasi  terkait  untuk  mendukung proses  pengambilan  keputusan,  koordinasi,  dan pengendalian (Eddy Prahasta, 2001).
2.4 Hypertext Tansfer Protocol ( HTTP )
HyperText  Transfer  Protocol (HTTP)  adalah protokol  agar client dan server dapat berkomunikasi dengan  gaya request-response .  HTTP  menentukan bagaimana format  pesan dan bagaimana format pesan dan  bagaimana  cara  pengirimannya,  serta  bagaimana web server dan browser beraksi dan bereaksi terhadap berbagai  perintah (Priyanto  Hidayatullah  dan  Jauhari Khairul Kawistara, 2014).
2.5 Basis Data (database) Basis data
(database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga  memudahkan  aktivitas  untuk  memperoleh informasi.  Basis  data  dimaksudkan  untuk  mengatasi problem  pada  sistem  yang  memakai  pendekatan berbasis berkas (Abdul Kadir, 2010).

## III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1   Jenis dan Sumber Data
3.3.1  Data Primer
Data  primer  adalah  dimana  peneliti  mengumpulkan informasi mengenai sejarah singkat Kecamatan Medan Marelan  dan  informasi  Struktur  Organisasi  beserta
Tugas  dan  tanggung  jawab  jabatan,  serta  wawancara dengan pihak pegawai Kecamatan Medan Marelan.

## 3.3.2  Data Sekunder
Data sekunder adalah dimana  peneliti  mengumpulkan data  yang  telah  diberikan  oleh  pihak  Kecamatan Medan  Marelan  untuk  menjadi  acuan  informasi penelitian  serta  mempelajari  sistem  pendataan pegawai pada Kecamatan Medan Marelan.

## 3.3.3  Sumber Data
Sumber  data  adalah  subjek  dari  data  penelitian. Adapun  sumber  data  yang  digunakan  penulis  dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Data Internal
Data  internal  diambil  dari  kantor  Kecamatan  Medan Marelan  seperti  data  pegawai  yaitu  (nama  pegawai, nip,  jabatan,  golongan,  agama),  sejarah  Kantor Kecamatan  Medan  Marelan,  struktur  organisasi,  dan juga visi dan misi Kecamatan Medan Marelan.

## 2. Data Eksternal
Data  eksternal  diambil  dari  luar  Kantor  camat  yang berupa buku seperti buku Sistem Informasi, PHP dan MySQL dan buku lainnya, Jurnal mengenai simpeg dan website , maupun tugas akhir.

## 3.2   Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah dengan  memadukan  jenis  data  yang  menunjang kepada tujuan dan sasaran studi. Untuk lebih jelasnya diuraikan secara berikut :
a. Metode Pengamatan (Observasi) Penulis  mengidentifikasi  dan  mengamati  data-data kepegawaian dan proses-proses kepegawaian yang ada pada  kantor  Kecamatan  Medan  Marelan,  sehingga tidak  ada  data  penting  yang  terlewatkan  berkenaan dengan  perancangan  dan  pembuatan website sistem informasi  kepegawaian  berbasis web di  Kecamatan Medan Marelan.
b. Wawancara Selain  melakukan  pengumpulan  data  dengan  metode observasi, penulis juga melakukan wawancara kepada pihak yang nantinya akan berhubungan dengan sistem yang  akan  dirancang.  Penulis  melakukan  wawancara langsung  kepada  bapak  Bambang  Edi  Winarto,SE selaku  bagian  Umum  yang  mengelola  data-data pegawai  di  Kantor  Kecamatan  Medan  Marelan  dan
mendapatkan  informasi  mengenai  sistem  informasi pendataan  yang  digunakan  yang  masih  melakukan pendataan pegawai dengan Microsoft Excel.
c. Penelusuran Kepustakaan Menggunakan beberapa buku sebagai referensi seperti buku TA yang mengenai Sistem Informasi Kepegawain  oleh  peneliti  sebelumya  maupun  buku Sistem  Informasi  dan  buku-buku  lainnya  untuk memperoleh  penjelasan  yang  bersifat  teori  yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

## 3.3   Metode Analisis Data
Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian  ini  adalah  kualitatif  deskriptif,  yaitu  data yang  meliputi  data  jabatan,  data  golongan,  data  cuti, data  pengajuan  ijin,  data  absensi,  serta  laporan absensi.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1   Perancangan  Sistem
Setelah  melakukan  analisis  sistem,  maka  yang dilakukan  berikutnya  adalah  melakukan  perancangan sistem,  seperti  telah  dibahas  sebelumnya,  maka perancangannya adalah sebagai berikut :

## 4.1.1  Perancangan Sistem Baru
Perancangan adalah langkah pertama dalam fase pengembangan rekayasa analisa atau sistem.
Perancangan  proses  penerapan  berbagai  teknik  dan prinsip  yang  bertujuan  untuk  mendefinisikan  sebuah program,  satu  proses  atau  satu  sistem  secara  detail yang  membolehkan  dilakukan  realisasi  fisik.  Fase  ini adalah  initi  teknis  dari  proses  rekayasa  perangkat lunak. Fase perancangan akan menghasilkan
perancangan DFD (Data Flow Diagram), perancangan  Antar  muka,  Desain  dan Flowchart sampai kepembuatan program.
a. Konteks Diagram ( level 0 )
Gambar 4.1 Konteks Diagram ( level 0 )
b. Data Flow Diagram Level 1
Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level 1
c. Diagram Level 2  Proses 1
Gambar 4.3 Diagram Level 2  Proses 1

## 4.2    Perancangan Database
Perancangan  database  adalah  salah  satu  langkah untuk  menentukan  file  database,  table,  tipe  data  dan ukuran  dari  data  yang  digunakan.  Tahap  ini merupakan  tahap  yang  paling  penting  dalam perancangan  sistem.  Pada  tahap  ini  dipersiapkan tempat untuk menampung data di server, data tersebut nantinya  akan  diproses  oleh  program  yang  kita  buat
Volume 3 Nomor 1, Oktober  2018
pada tahap pemograman, baik penambahan, pengeditan,  penghapusan  dan  menempilkan  isi database kehalaman web.
Tabel 4.1 Tabel Pegawai PNS Field name Type Keterangan Nip Varchar Nip Nama Varchar Nama pegawai Tempat Lahir Varchar Tempat Lahir Tanggal Lahir Date/Time Tanggal Lahir Agama Varchar Agama Jenis Kelamin Varchar Jenis Kelamin Golongan Varchar Golongan Alamat Varchar Alamat No Telepon Varchar No Telepon Jabatan Varchar Jabatan Jumlah Keluarga Varchar Jumlah Keluarga Tabel 4.2 Tabel Pegawai Honor Field name Type Keterangan Nama Varchar Nama Tempat Lahir Varchar Tempat Lahir Tanggal Lahir Date/Time Tanggal Lahir Jenis Kelamin Varchar Jenis Kelamin Agama Varchar Agama Alamat Varchar Alamat No Telepon Integer No Telepon Tabel 4.3 Tabel Pegawai Pensiun Field name Type Keterangan Nama Varchar Nama Tempat Lahir Varchar Tempat Lahir Tanggal Lahir Date/Time Tanggal Lahir Jenis Kelamin Varchar Jenis Kelamin Agama Varchar Agama Alamat Varchar Alamat No Telepon Integer No Telepon Tabel 4.4 Tabel Jabatan Field name Type Keterangan Nama Varchar Nama Pegawai Golongan Varchar Golongan Jabatan Varchar Jabatan Tabel 4.5 Tabel Cuti Pegawai Field name Type Keterangan Tanggal Date/Time Tanggal Nama Varchar Nama Status Pegawai Varchar Status Pegawai
Jabatan Varchar Jabatan Tgl Mulai Cuti Date/Time Tgl Mulai Cuti Sampai Tanggal Date/Time Sampai Tanggal Keterangan Varchar Keterangan Tabel 4.6 Tabel Absen Field name Type Keterangan Tanggal Date/Time Tanggal Nama Varchar Nama Jam Masuk Varchar Jam Masuk Jam Keluar Varchar Jam Keluar Tabel 4.7 Tabel Login Field name Type Keterangan User Name Varchar User name Password Varchar Password

## Gambar 4.4 Bagan Aliran Program Modul Utama

## 4.3  Rancangan Tampilan Input dan Output
1. Nama Masukkan : Tampilan utama Fungi :  untuk tampilan utama sebelum mulai
Gambar 4.5 Tampilan Utama
2. Nama Masukkan : Login User
Fungsi  : Untuk masuk kedalam system
Gambar 4.6 Login
3. Nama Masukkan : Data Pegawai
Fungsi    : Menjelaskan Data-data pegawai
Gambar 4.7 Data Pegawai
4. Nama Masukkan : Absensi Pegawai
Fungsi  :Menjelaskan  pegawai  mengisi  Absensi pegawai
Gambar 4.8 Absensi Pegawai
5. Nama Masukkan : Registrasi Cuti Pegawai
Fungsi : Menjelaskan isi data cuti pegawai
Gambar 4.9 Registrasi Cuti
10. Nama Masukkan : Laporan Absensi Pegawai Fungsi : Menjelaskan tentang laporan absensi pegawai

## Gambar 4.10 Laporan Absensi Pegawai

## 4.4  Implementasi
Tujuan  dari  pengujian  aplikasi  adalah  untuk mengetahui  bahwa  komponen-komponen  sistem  telah berfungsi  dengan  baik.  Desain  perancangan  aplikasi yang dibuat adalah sebagai berikut 1. Tampilan Utama
Gambar 4.11 Tampilan Utama
2. Tampilan Login
Gambar 4.12 Tampilan Login
3. Tampilan Data Pegawai Gambar 4.13 Tampilan Data Pegawai PNS
4. Tampilan Tambah Data Pegawai
Gambar 4.14 Tampilan Cuti

## 5. Tampilan Data Laporan
Gambar 4.15 Tampilan Laporan V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1     Kesimpulan
Pembahasan mengenai  “Rancang  Bangun Sistem informasi Kepegawaian Pada Kantor
Kecamatan  Medan  Marelan  Berbasis  Web“,  maka penulis menyimpulkan bahwa :
1. Dengan  adanya  sistem  kepegawaian  berbasis  web ini,  dapat  membuat  sistem  yang  masih  manual mempunyai penyimpanan dengan database.
2. Sistem  ini  membantu  bagian  kepegawaian  dalam mengelola data pegawai.

## 5.2    Saran
1. Komputer  yang  digunakan  dalam  membuat  suatu aplikasi  web  sebaiknya  memiliki  spesifikasi dengan  level  menengah  karena  penggunaan software  yang  banyak  memakan  sumber  daya komputer seperti memori dan kapasitas hardisk.
2. Diharapkan  Kantor  Kecamatan  Medan  Marelan melakukan back up dan maintenance secaraberkala untuk  mencegah  terjadinya  hal  yang  tidak diinginkan seperti kehilangan data.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Abdul  Kadir,  (2010), Pengenalan  Sistem Informasi, Yogyakarta.
[2]  Prianto  Hidayatullah,  Jauhari  Khairul,  (2014), Pemograman Web, Bandung.
[3]  O’Brien  &  Marakas.  (2009). Management Information  Systems .  Ninth  Edition.  New  York: McGraw-Hill/Irwin.
[4]  Wahyuni  Dewi  (2016).  Pengembangan  Portal Database Berbasis Web Pada Kampus Politeknik Ganesha, Medan
[5]  Eddy,  Prahasta,  Ir,  MT.  (2001) Konsep-konsep
Dasar  Sistem  Informasi  Geografis ,  Bandung,
Informatika Bandung.