## Aplikasi Mail Tracking Subdit Administrasi Pensiun PNS dan PN pada Badan Kepegawaian Negara
Tri Wahyuddi STMIK Nusa Mandiri Jl. Kramat Raya No. 18 Jakarta Pusat 10450 triwahyuddi99@gmail.com
Henny Destiana
AMIK BSI Karawang JL.  Ahmad Yani No.98 Karawang Henny.hnd@bsi.ac.id
Abstrak — Surat  mempunyai  peranan  penting  untuk  perkembangan  Perusahaan antara  lain  guna  mencapai  tujuan  dari  Perusahaan  tersebut.  Pengelohaan  surat  juga dimaksudkan  agar  surat  dapat  tertata  dengan  baik,  tidak  rusak  atau  hilang,  dan penyampaiannya  tepat  kepada  bidang  yang  berhak  untuk  menangani  surat  lebih lanjut. Pengolahan data surat  di Badan Kepegawaian Negara Jakarta (BKN) selama ini  masih  menggunakan cara  konvensional atau  masih  menyimpan data-data berupa hard  copy (lembaran-lembaran  kertas).  Data  surat  pensiun  dan  non  pensiun  cara penyimpanannya  masih  manual  atau  menumpuk  sehingga  akan  rentan  terjadi kerumitan  dan  kesulitan  serta  kerusakan  jika  surat  tersebut  sudah  sekian  lama tersimpan dalam lemari penyimpanan. Dalam Hal ini pengembangan  sistem dengan metode  Waterfall  Oleh  karena  itu  penulis  mencoba  membantu  Badan  Kepegawaian Negara Jakarta untuk merubah sistem pengolahaan surat  menggunakan aplikasi mail tracking  berbasis  desktop.  Dengan  diimplementasikannya  aplikasi  ini  dapat membantu  permasalahan  yang  selama  ini  terjadi  pada  Badan  Kepegawaian  Negara karena  dapat  dengan  cepat  dan  mudah  dalam  membuat  surat  usul  pensiun  dan  non usul pensiun.
Kata Kunci— Aplikasi Mail Trancking, Surat, Berbasis Dekstop, Waterfall

## I. PENDAHULUAN
Dalam  suatu  kantor  surat  mempunyai  peranan penting  untuk  perkembangan  kantor  antara  lain  guna mencapai  tujuan  dari  kantor  tersebut.  Dengan demikian  surat  harus  di  kelola  dengan  baik  dengan berdasar  pada  ketentuan-ketentuan  yang  telah ditetapkan  oleh  suatu  kantor.  Pengelohaan  surat  juga dimaksudkan  agar  surat  dapat  tertata  dengan  baik, tidak  rusak  atau  hilang,  dan  penyampaiannya  tepat kepada  bidang  yang  berhak  untuk  menangani  surat lebih lanjut.
Pengarsipan  surat  dilakukan  secara  elektronik, yaitu penyimpanan dokumem softcopy, dan dilengkapi  dengan  laporan  surat  masuk  dan  surat keluar  baik  perhari  maupun  perperiode,  juga  dapat membantu  melakukan  monitoring  terhadap  disposisi surat  pada  tahap  verifikasi.  Dengan  adanya  Sistem Informasi Manajemen surat Masuk Dan Surat Keluar, diharapkan menghasilkan sistem informasi yang dapat
mengelola  surat  masuk  dan  keluar  sesuai  alur  yang ditetapkan,  dan  dapat  menyelesaikan  masalah  yang ada  saat  ini.  Pengolahan  data  surat  di  Badan Kepegawaian Negara Jakarta (BKN) selama ini masih menggunakan cara konvensional atau masih menyimpan data-data Pengolahan data surat di Badan Kepegawaian Negara Jakarta (BKN) selama ini masih menggunakan cara konvensional atau masih menyimpan data.

## II. LANDASAN TEORI

## A. Studi Pustaka
Ada  Beberapa  penelitian  yang  menjadi  referensi, diataranya,
[1]  Penelitian  Oleh  (Lubis,  2016)dengan  judul‖
Sistem  Informasi  Pengendalian  Informasi
Masuk  Dan  Keluar  Pada  PUSKESMAS Seberang Padang‖ STMIK Indonesia Padang,2017.Penelitian  ini  membahas  tentang
Banyaknya  jumlah  informasi  yang  dibuat  dan diterima,  menjadikan  tidak  efisien  dalam  hal waktu  dan  tenaga  karena  sistem  administrasi yang  masih  menggunakan  sistem  manual. Pembebanan  tugas  terhadap  seseorang  yang dilakukan dengan sistem manual juga menyebabkan  kemungkinan  tidak  meratanya beban  tugas  yang  akan  ditanggung  pada  tiap tiap  orang.  Adapun  Kelemahan  dari  sistem tersebut adalah:
1. Harus ada .Net framework agar aplikasi bisa berjalan
2. Tidak mempunyai database sendiri.
3. Memerlukan  kapasitas  yang  besar  untuk instalasi VB.Net.
Adapun Kelebihan dari sistem ini adalah:
a. Agar  dapat  mempercepat  pembuatan  laporan dan pencarian data yang ada.
b. Dengan  menggunakan  media  digital pengguna tidak  perlu  lagi  menyimpan  arsip  informasi dengan cara manual
Informasi  digital  mengacu  kepada  informasi yang  disimpan  dan  distribusikan  dalam  bentuk digital
[2] Penelitian yang dilakukan  (Solekhah, Jati, Marfu, Fauzia, & Anisah, 2017)dengan judul, ―Implementasi Metode Waterfall dalam Pengembangan Aplikasi Manajemen Administrasi  Surat  untuk  Divisi  Administrasi Umum dan Humas Fakultas Teknologi Industri‖ Fakultas  Teknologi  Industri  Universitas  Islam Indonesia  Yogyakarta,  2017.  Penelitian  ini membahas  tentang  mengelola  administrasi  surat dalam  lingkup  FTI,  Dengan  MailOn  ini, informasi  mengenai  administrasi  terutama  surat masuk  dan  keluar  akan  lebih  jelas  dan  mudah didapatkan. Adapun Kekurangan didalam sistem sebagai berikut:
a.Sejauh ini software hanya bisa digunakan oleh satu admin.
b.Karena  software  ini  belum  pernah  ada sebelumnya  maka  dibutuhkan  pelatihan  untuk admin agar dapat menggunakannya.
c.Berdasarkan  hasil  pengujian  software  ini masih memiliki beberapa error dalam programnya.
Adapun Kelebihan dari sistem ini adalah:
a.Dapat  menampilkan  data  informasi  surat sehingga pemohon dapat melihat
perkembangan  informasi  mengenai  surat  yang telah diajukan.
b.Software  ini  dibuat  berbasis  desktop  sehingga lebih  user  friendly  agar  pengguna  dapat memahami  cara  penggunaan  software  ini dengan mudah.
c.  Dengan  menggunakan  software  MailOn maka  data  informasi  surat  yang  dulunya disimpan  secara  manual  dengan  sarana  kertas sekarang dapat disimpan ke dalam file (.xml).

## B. Proses Sistem Berjalan
Prosedur  sistem  berjalan  Badan  Kepegawaian Negara  sebagai  objek  penelitian.  Di  BKN  prosedur sistem  berjalan  yang  digunakan  adalah  sebagai berikut:
1. Prosedur Menyerahkan Berkas Usul Pensiun/Non Usul  Pensiun , Calon  pensiun/non  pensiun  akan mengajukan  berkas  usul  pensiun  (bagi  calon pensiun) atau berkas non usul pensiun (bagi calon non  pensiun)  kepada  Admin.  Admin  menerima berkas usul pensiun/non pensiun, setalah itu admin memeriksa  berkas  usul  pensiun/non  pensiun.  Jika belum  lengkap  berkas  usul  pensiun/non  pensiun dikembalikan  ke  calon  pensiun  /  non  pensiun. Kemudian admin fotocopy berkas usul pensiun/non pensiun yang sudah lengkap, selanjutnya  admin  mengarsipkan  berkas  usul pensiun/non usul pensiun.
2.   Prosedur Pembuatan Surat Jawaban dan Surat SK Setelah  berkas  usul  pensiun/non  usul  pensiun diterima oleh Bagian Admin. Bagian Admin akan menangani  /  menginput  berkas  tersebut  di komputer.  Setelah  itu  berkas  tersebut  akan  di teruskan  ke  bagian  Teknis.  Teknis  menerima berkas,  kemudian  membuat  surat  jawaban  pada surat  tersebut.  selanjutnya  Bagian  Teknis  akan menyerahkan surat jawabanya ke Bagian Specimen.  Bagian  Specimen  menerima  surat jawaban.  kemudian  Specimen  memeriksa  surat jawaban  dan  menandatanganinya.  Jika  suratnya sudah  di  tanda  tangani  oleh  Specimen,  surat jawaban  akan  dikembalikan  ke  Bagian  Admin. Admin  menerima  surat  jawaban  yang  telah ditandatangani.  Kemudian  Bagian  Admin  akan membuat  SK  yang  fungsinya  berkas  dari  calon pensiun  /  non  pensiun  telah  diterima  oleh Specimen  dan  Admin  fotocopy  surat  SK kemudian  mengarsipkan  surat  SK.  selanjutnya Bagian  Admin  menyerahkan  kelangkapan  beras mencangkup  berkas  usul  pensiun/non  pensun, surat  jawaban,  dan  SK  kepada  Calon  Pensiun
Volume 2 Nomor 2, April  2018
/Calon Non Pensiun. Specimen menerima kelengkapan berkas.
3.    Prosedur  Pembuatan  Laporan,Setiap  berkas  usul pensiun/  non  pensiun  yang  telah  diarsipkan, Bagian  Admin  akan  membuat  laporan  harian berdasarkan berkas usul pensiun dan non pensiun, surat  jawaban  yang  telah  ditanda  tangani  oleh Specimen,  dan  surat  keluar.  Laporan  harian tersebut  akan  dikumpulkan  jadi  satu  untuk membuat  laporan  bulanan  yang  jatuh  pada  akhir bulan.  Kemudian  laporan  bulanan  tersebut  di serahkan  ke  Specimen.  Specimen  menerima laporan Bulanan.

## III. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian merupakan suatu atau serangkain  kegiatan  untuk  mendapatkan  data  atau informasi dari objek yang diteliti.
(Sukamto  &  Shalahuddin,  2015)Model  ini mengusulkan
sebuah pendekatan kepada pengembangan software yang sistematik dan sekuensial  yang  mulai  dari  tingkat  kemajuan  sistem pada  seluruh  analisis,  desain,  kode,  pengujian  dan pemeliharaan.  Model  ini  melingkupi  aktivitas- aktivitas  sebagai  berikut:  Rekayasa  dan  pemodelan sistem  informasi,  analisis  kebutuhan,  desain, coding , pengujian dan pemeliharaan.
Gambar 1. Ilustrasi Metode Waterfall
1. Analisa  Kebutuhan  Sistem,  Pada  tahap  ini dokumen  yang  dibutuhkan  yaitu  dokumen  usul pensiun,  non  pensiun  dan  laporan. Interface yang dibutuhkan  menu  login,  halaman  utama,  halaman usul pensiun admin, halaman usul teknis, halaman usul  specimen,  halaman  non  usul  pensiun  admin, halaman  non  usul  pensiun  teknis,  halaman  non usul pensiun specimen, halaman pegawai, laporan usul pensiun, dan laporan non usul pensiun.
2. Desain , Pada  tahap  ini  proses  perancangan kebutuhan  sistam  fungsional  yang  dilakukan berupa,  ERD,  LRS , Perancangan  Basis  Data, Rancangan dan Prosedur Pengkodean.
3. Code  Generation , Pada  tahap  ini  program  yang dibuat  akan  menggunakan  bahasa  pemprograman Vb.Net 2012 salah satu pake software dari Visual Studio 2015.  Mesin  basis  data  ( database  engine ) yang  digunakan  adalah Microsoft  SQL server 2016.  Untuk  Membuat  laporan software yang digunakan  adalah Cristal  Report 2013  untuk Visual Studio 2012. 4. Testing , Teknik  pengujian  yang  digunakan  ialah black-box  testing,  black-box  testing dengan pengujian  yang  dilakukan  hanya  mengamati  hasil eksekusi  melalui  data  uji  dan  memeriksa fungsional dari perangkat lunak .
5. Pada  tahap  ini  dijelaskan  tentang  kebutuhan hardware dan software yang  akan  digunakan untuk  dapat  menjalan  program  tersebut. Software yang  akan  penulis  gunakan  dalam  pembuatan program  adalah Vb.Net 2012  dan SQL  Server 2016.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Perancangan Use Case
uc Use Case Diagram Admin Admin Login Admin Usul Non Usul Laporan Pegaw ai Masukan Username Masukan Passw ord Informasi «include» «extend» «extend» «include» «include» «extend» «include» «include»
Gambar 2. Use Case Diagram Menu Utama Admin
uc Use Case Diagram Teknis Teknis Login Teknis Laporan Usul Non Usul Masukan Username Masukan Passw ord Informasi «include» «include» «extend» «extend» «include» «include» «include»
Gambar 3. Use Case Diagram Menu Utama Teknis
uc Use Case Diagram Specimen Specimen Login Specimen Laporan Usul Non Usul Masukan Username Masukan Passw ord Informasi «include» «extend» «include» «include» «include» «include» «extend»
Gambar  4.  Use  Case  Diagram Menu  Utama Specimen B. Perancangan Tabel Sistem
TABLE I. T ABEL P ENSIUN
Field Tabel Pensiun Type Length Primary Key Kode_pensiun Varchar 12 PK Nip Pensiun Varchar 30 Nama Pensiun varchar 40 Golongan Guru Varchar 10 Pangkat Varchar 20
Field Tabel Pensiun Type Length Primary Key Nama Instansi Varchar 150 Jns_berkas_us ul varchar 150 Tanggal Terima Berkas Date Tanggal Admin  Kirim ke Teknis Date Tanggal Teknis  Kirim Ke Specimen Date Tanggal Specimen Kirim Ke Admin Date Tanggal Admin Terima dari Specimen Date Nomor SK Varchar 25 Tanggal Keluar Date Posisi Surat Varchar 30 Nip Pegawai Int FK TABLE II. T ABEL N ON P ENSIUN
Field Tabel Non Pensiun Type Length Primary Key Kode_nonpen siun Varchar 12 PK Nomor  Surat Masuk Varchar 25 Tanggal  Surat Masuk Date Asal Surat Varchar 50 Nama Pensiun Varchar 40 Nip Pensiun Varchar 20 Keterangan Varchar 150 Tanggal Terima Date Tanggal Teknis_kirim ke Specimen Date Tanggal Specimen Kirim Ke Admin Date Nomor  Surat Keputusan Varchar 25
Field Tabel Non Pensiun Type Length Primary Key Tanggal sk Date tujuan Varchar 50 Posisi surat varchar 30 Nip Pegawai Int FK
TABLE III. T ABEL P EGAWAI
Field Tabel Pegawai Type Length Primary Key Nip Pegawai Int PK Nama Pegawai Varchar 40 Tanggal Lahir Date Jabatan Varchar 10 TABLE IV. T ABEL I NSTANSI
Field Tabel Pegawai Type Length Primary Key Kode Instansi Int PK Nama Instansi Varchar 150 TABLE V. T ABEL G OLONGAN G URU
Field Tabel Pegawai Type Length Primary Key Kode  Golongan Guru Int PK Golongan Guru Varchar 20 Pangkat Varchar 25 TABLE VI. T ABEL D ISTRIBUSI
Field Tabel Pegawai
Type Length Primary Key Kode Distribusi Int PK Nama Distribusi
Varchar 25

## C. Tampilan Hasil
Gambar 5. Tampilan Login
Gambar 6. Tampilan Menu Utama
Gambar 7. Tampilan Surat Usul Pensiun Admin
Gambar 8. Tampilan Surat Usul Pensiun Teknis
Gambar 9. Tampilan Surat Usul Pensiun Specimen
Gambar 10. Tampilan Informasi
Gambar 10. Tampilan Laporan

## V. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan  penelitian  dan  pengujian  yang  telah dilakukan  penulis  pada  Aplikasi  Mail  Tracking  yang telah  dibangun,  maka  penulis  menarik  beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi Aplikasi Mail Tracking memberikan  kemudahan  dalam  proses  Pembuatan surat usul pensiun dan non pensiun.
2. Sistem  informasi  Aplikasi  Mail  Tracking  mempu mempercepat  proses  laporan  baik  dalam  proses pembuatan surat usul pensiun dan non pensiun.
3. Sistem  informasi  Aplikasi  Mail  Tracking  dapat mengurangi  kesalahan  dalam  pencatatan  laporan transaksi yang terjadi di Badan Kepegawain Negara Jakarta.
Saran  yang  perlu  dipertimbangkan  untuk  kelancaran komputerisasi  dalam  penginputan/pembutaan  pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta, yaitu:
1. Melakukan pemeliharaan dan peningkatan
(upgrade)  terhadap  perangkat  komputer  yang digunakan  untuk  mencegah  terjadinya  kerusakan (khususnya scanner/printer
2. Untuk dapat  mengoptimalkan sistem  komputerisasi ini diperlukan dukungan dari semua pihak terutama sumber  daya  manusia  yang  terlibat  langsung sehingga  kualitas  sumber  daya  manusia  perlu ditingkatkan melalui pelatihan. 3. Aplikasi mail tracking di BKN harus dikembangkan  Melakukan  pemeliharaan  terhadap file-file  yang  ada  dan  pembuatan  back  up  demi
keamanan dan keselamatan data
R EFERENCES
[1] Lubis,  M.  A.  (2016).  Jurnal  Edik  Informatika  Sistem Informasi  Pengendalian  Informasi  Masuk  Dan  Keluar  Pada PUSKESMAS  Seberang  Padang  Jurnal  Edik  Informatika.
Jurnal Edik Informatika , 2.i2 , 240–247.
[2]    Solekhah, M., Jati, N., Marfu, L.,  Fauzia, L. V., & Anisah, V.  N.  (2017).  Implementasi  Metode  Waterfall  dalam Pengembangan  Aplikasi  Manajemen  Administrasi  Surat untuk  Divisi  Administrasi  Umum  dan  Humas  Fakultas Teknologi Industri, 20–24.
[3]  Sukamto,  R.  A.,  &  Shalahuddin,  M.  (2015). Rekayasa Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek (Ke
3). Bandung: Informatika. Retrieved from www.blobses.com