## EFISIENSI PROSES FINANCIAL CLOSING PADA OPERASIONAL MONTH-END CLOSING DENGAN METODE SEEM PADA INDUSTRI REFINERY (STUDI KASUS: PT XYZ)
Septian Dwi Hidayat 1) , Muhardi Saputra 2) , Warih Puspitasari 3)
1. Telkom University, Indonesia
2. Telkom University, Indonesia
3. Telkom University, Indonesia
Article Info ABSTRAK
Kata Kunci: financial closing, month-end clos- ing, SAP ECC, SEEM, refinery
Keywords: financial closing, month-end closing, SAP ECC, SEEM, refinery
Article history: Received 9 January 2023 Revised 16 January 2023 Accepted 11 February 2023 Available online 1 June 2023
DOI : https://doi.org/10.29100/jipi.v8i2.3474
* Corresponding author. Corresponding Author E-mail address: septiandwihidayat@student.telkomuniversity.ac.id
Tingginya  produksi  minyak  sawit  olahan  (CPO)  di  Indonesia menuntut  perusahaan  untuk  dapat  menyeimbangkan  kegiatan operasional yang melibatkan banyak alat penunjang produksi. Dengan besarnya  kegiatan  operasional  tersebut  berdampak  pada  banyaknya data  yang  harus  dikumpulkan  pada  akhir  periode  keuangan  dalam proses financial closing. sehingga dalam hal ini perusahaan seringkali mengalami  keterlambatan  proses  financial  closing  yang diakibatkan lamanya proses record material balance dari warehouse ke dalam sis- tem, selain itu masih terdapat proses yang dilakukan secara manual, hal  ini  tentu  berdampak  pada  keterlambatan  pembukuan  keuangan baru pada periode berikutnya karena adanya inkonsistensi data pada sistem  yang  ada  dengan  warehouse.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini mempercepat  proses  financial  closing,  sehingga  perusahaan  dapat membuka  pembukuan  keuangan  baru  pada  periode  berikutnya. Penelitian  ini  menggunakan metode Service Engineering Methodol- ogy  (SEEM)  dalam  menyelesaikan  permasalahan  tersebut,  dengan mengikuti tahapan-tahapan pada metode tersebut diharapkan mampu menjawab  permasalahan  dengan  output  rancangan  perbaikan  alur proses  bisnis  dan  konfigurasi  sistem  SAP  yang  ada  di  perusahaan. Hasil dari sistem konfigurasi ini akan membantu pengguna menjaga konsistensi data dan mempercepat proses penutupan keuangan dengan program otoma-tisasi. Hasil dari penelitian ini yakni aktivitas finan- cial closing menjadi lebih cepat karena pembuatan fitur yang meng- gantikan kegiatan yang masih dilakukan secara manual tiap bulannya dan  pembuatan  pengaturan  dari  permission  nega-tive  stocks  allow- ance yang memudahkan user melakukan closing terlebih dahulu tanpa harus menunggu balance dari ma-terial pada proses maintenance.

## ABSTRACT
The  high  production  of  processed  palm  oil  (CPO)  in  Indonesia  re- quires companies to be able to balance operational ac-tivities that in- volve many production support tools. With the magnitude of these op- erational activities, it has an impact on the amount of data that must be collected at the end of the financial period in the financial closing process. so in this case the company often experiences delays in the financial closing process due to the lengthy process of recording ma- terial balance from the warehouse into the system, besides that there are still processes that are carried out manually, this, of course, has an impact on delays in new financial bookkeeping in the next period due to data inconsistencies on existing systems with warehouses. There- fore, this research accelerates the financial closing process, so compa- nies can open new financial books in the next period. This study uses the Service Engineering Methodology (SEEM) method to solve these problems, by following the steps in the method, it is expected to be able to answer problems with the output of business process flow im- provement designs and SAP  system  configurations in  the company. The results of this configuration system will help users maintain data consistency and speed up the financial closing process with automa- tion  programs.  The  re-sults  of  this  study  are  that  financial  closing
activities  become  faster  because  of  the  creation  of  a  feature  that replaces ac-tivities that are still carried out manually every month and making arrangements for negative stocks allowance permis-sions that make it easier  for  users to  close first without having to  wait for  the balance of materials in the maintenance pro-cess.

## I. P ENDAHULUAN
erdasarkan  jurnal  yang  dimuat  di  situs  Bisnis.com,  pada  20  September  2021,  Indonesia  memiliki  luas perkebunan kelapa sawit 14 juta hektar, dimana 30 persennya dikelola dan dibudidayakan di perkebunan rakyat,  dan  70  persen  lainnya  dikelola  oleh  perkebunan  rakyat.  badan  usaha  milik  negara  (BUMN).
Menurut jurnal-jurnal  di  atas,  hal  ini  tentunya membuat  produksi Crude  Palm  Oil (CPO)  atau  minyak  sawit  di Indonesia  sangat  besar,  dengan  produksi  nasional  mencapai  52  juta  ton  menjadikan  Indonesia  memiliki produktivitas dan daya saing yang tinggi di sektor industri kelapa sawit yang tidak mustahil jika Indonesia memasok hampir 45 persen minyak sawit dunia.

## Gambar I Data Pertumbuhan Produksi Kelapa Sawit di Indonesia, 2017-2021
Data pada Gambar I menunjukkan bahwa produktivitas kelapa sawit di  Indonesia terus meningkat dari tahun 2017 hingga tahun 2021 [1]. Oleh karena itu, industri kelapa sawit di Indonesia dituntut untuk dapat mendukung produktivitas  yang  tinggi  tersebut  dengan  menerapkan  sistem  yang  terintegrasi  sehingga  produksi  kelapa  sawit dapat berjalan dengan baik. dapat  terus berjalan. efisien. Namun  dengan tingkat produktivitas yang tinggi yaitu rata-rata 4,2 juta ton per tahun akan berdampak pada tingginya aktivitas operasional alat penunjang produksi yang berjalan di perusahaan, hal ini akan berbanding lurus dengan tingginya biaya perawatan alat penunjang produksi, sehingga perusahaan dituntut untuk dapat melakukan pembukuan keuangan pada akhir periode dengan baik dan tepat waktu. Sedangkan dalam pembiayaan ini, sebagian besar perusahaan mengalami kendala dalam melakukan pembukuan  keuangan  akhir  atau  biasa  disebut Financial  Closing ,  sehingga  perusahaan  sering  terlambat  dalam melakukan  pembukuan  keuangan  pada  akhir  periode  akibat  dari  masih  terdapat  proses  yang  dilakukan  secara manual dan lamanya user dalam memasukkan data dari modul lain ke dalam sistem [2].
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan skala besar yang bergerak di bidang agribisnis dan industri kilang, berdiri sejak tahun 1992, perusahaan ini fokus pada pengolahan Crude Palm Oil (CPO). Perusahaan yang berbasis di Jakarta Selatan ini dan kegiatan operasionalnya telah sepenuhnya menggunakan sistem SAP, khususnya SAP ERP Central  Component (SAP  ECC),  baik  departemen  Akuntansi,  Produksi,  Logistik  hingga  Penjualan.  Oleh karena  itu  perusahaan  membutuhkan  pengembangan  aplikasi/sistem  yang  sudah  ada  yang  dapat  mempercepat proses Financial  Closing .  Saat  ini  salah  satu  sistem  yang  dapat  mengatasi  permasalahan  tersebut  dan  telah digunakan  oleh  banyak  perusahaan  adalah  Enterprise  Resource  Planning  (ERP).  Enterprise  Resource  Planning (ERP) adalah sistem yang mengintegrasikan dan menggabungkan informasi pada semua proses bisnis ke dalam satu penyimpanan data. Oleh karena itu, ERP juga merupakan solusi paket untuk mengintegrasikan semua proses bisnis  dalam  suatu  perusahaan  dan  memungkinkan  aliran  informasi  tersedia  dan  terhubung  untuk  setiap  area
B
fungsional dalam organisasi [3].
Dalam proses konfigurasi SAP ERP terdapat beberapa jenis metode yang dapat digunakan, salah satu metode yang dapat digunakan adalah Service Engineering Methodology (SEEM), metode ini merupakan cara yang tepat untuk konfigurasi atau penambahan fungsi bisnis tanpa harus menghentikan kegiatan sistem yang sedang berjalan, dan sudah teruji dalam pengembangan fitur pada aplikasi eksisting [4]. Oleh karena itu solusi konfigurasi Financial Closing akan  digunakan  untuk  mempercepat  pembukuan  keuangan  pada  akhir  periode  di  PT.  XYZ  merupakan modul Controlling (CO) yang cocok untuk mengatasi permasalahan tersebut, dimana modul ini bertujuan untuk mempercepat proses Financial Closing . Modul ini melibatkan metode untuk melihat  dan mengelola biaya yang digunakan untuk pelaporan keuangan internal. Dengan diimplementasikannya modul Controlling (CO) diharapkan dapat  membantu  perusahaan  mengurangi  biaya  sebenarnya  yang  harus  dikeluarkan  perusahaan  dalam  proses pemeliharaan  peralatan  penunjang  operasional  dan  mempercepat  proses Financial  Closing di  divisi Accounting sehingga  bahwa  siklus  keuangan  setiap  periode  berjalan  dengan  lancar  terlepas  dari  kemungkinan  kesalahan manusia. Konfigurasi modul Controlling (CO) merupakan solusi yang tepat sehingga penelitian ini dapat menjadi solusi referensi  untuk mencegah keterlambatan proses financial  closing pada akhir periode di  PT. XYZ dengan hasil  dapat  menekan  dan  menghemat  biaya  sebenarnya  yang  harus  dikeluarkan  perusahaan  untuk  membiayai operasi  pemeliharaan,  dan  mempercepat  proses Financial  Closing sehingga  bagian Accounting nantinya  dapat menyiapkan pembukuan keuangan untuk periode selanjutnya.

## A. ERP ( Enterprise Resource Planning )
ERP  adalah  sistem  atau  paket  perangkat  lunak  terintegrasi  lintas  fungsi  berskala  besar  yang  mengintegrasikan informasi  di  seluruh  organisasi.  ERP  dapat  didefinisikan  sebagai  paket  perangkat  lunak  komersial,  sistem  ERP menyediakan integrasi lintas organisasi melalui koordinasi proses bisnis, yang mencakup semua modul, termasuk logistik, pengadaan, penjualan, pemasaran, sumber daya manusia, dan keuangan [5]. ERP juga dapat didefinisikan sebagai  sistem  solusi  komprehensif  yang  mengintegrasikan  serangkaian  proses  dan  bisnis  dalam  menyediakan arsitektur  informasi  dan  teknologi  [6].  Hal  ini  tentunya  dapat  membantu  perusahaan  dalam  mengelola  data, administrasi, dan proses manajemen untuk menganalisa perusahaan dalam mengambil keputusan secara lengkap dan terintegrasi [7].

## Gambar II Sistem ERP secara umum

## B. Industri Refinery
Industri kilang merupakan industri yang bergerak di bidang pertanian, dengan fokus pada pengolahan minyak sawit atau Crude Palm Oil (CPO). Crude Palm Oil (CPO) sendiri merupakan minyak mentah setengah jadi yang perlu dimurnikan  sebelum  dapat  digunakan  nantinya  [8].  Dilakukan  proses  pemurnian Crude  Palm  Oil (CPO)  yang kemudian menjadi Refined, Bleached , dan Deodorized Palm Oil (RBDPO) [9].
C. SAP ECC (ERP Central Component )
SAP  ECC  merupakan  singkatan  dari  SAP  ERP Central  Component ,  SAP  ECC  merupakan  SAP  dengan  fitur terlengkap yang didesain untuk kebutuhan bisnis perusahaan secara umum. SAP memiliki beberapa modul yang memberi perusahaan kendali penuh atas Proses Bisnis Utama [10]. Modul di SAP ECC dapat berkomunikasi satu sama lain untuk menciptakan solusi terintegrasi yang spesifik untuk hampir semua pelanggan di berbagai sektor industri [11].
D. Modul Controlling
Modul Controlling (CO) di SAP menawarkan manajemen perusahaan dasar untuk pengambilan keputusan. Dengan modul ini, perusahaan dimudahkan dengan berbagai jenis fungsi seperti koordinasi, monitoring, dan optimalisasi
proses di masing-masing area fungsional [12]. Akuntansi manajemen – pengendalian mencakup semua fungsi yang diperlukan untuk manajemen biaya [13].

## E. Financial Closing Statement
Laporan  Penutupan  keuangan  adalah  suatu  proses  penutupan  buku/siklus  akuntansi/keuangan  yang  dilakukan menjelang akhir bulan atau periode dalam periode biaya dalam suatu perusahaan untuk mencatat, menganalisis, dan mengevaluasi semua proses keuangan yang telah dilakukan, sehingga perusahaan kemudian dapat memulai siklus keuangan baru di  periode mendatang [14]. Laporan Penutupan Keuangan juga merupakan peluang untuk dapat  menghitung  keuntungan  dari  kegiatan  operasional  perusahaan  sebagai  tujuan,  apakah  menggunakan penutupan akhir hari, penutupan akhir bulan, atau penutupan akhir tahun [15].

## II. METODE PENELITIAN
Berdasarkan permasalahan yang terjadi  di  PT XYZ maka peneliti menggunakan metode Service Engineering Methodology (SEEM), karena pada metode ini proses konfigurasi atau penambahan fungsi bisnis dilakukan tanpa harus menghentikan aktivitas dan kinerja sistem yang sedang berjalan dan telah diuji dalam pengembangan fitur di aplikasi perusahaan. yang sudah ada, maka metode ini juga mampu menyeimbangkan kebutuhan pelanggan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah ilustrasi metodologi Service Engineering Methodology (SEEM) [4].
Gambar III Tahapan Service Engineering Methodology

## A. Customer Need’s Analysis
Mengidentifikasi  profil dan kebutuhan pelanggan. Metode seperti model persona, interview, dan/atau analisis sentimen  dapat  diadopsi  untuk  mengumpulkan  dan  mengkategorikan  informasi  yang  kemudian  diidentifikasi. Berikut merupakan detail dari tahapan Customer Need’s Analysis :
a) Interview
Pada  tahapan  aktivitas  ini  akan  menjelaskan  mengenai  informasi  data  dan  sistem  apa  saja  dari  hasil wawancara dengan user , juga alur proses bisnis eksisting sistem eksisting perusahaan.
b) Identification
Pada tahapan aktivitas ini akan menjelaskan mengenai pemodelan informasi demografis, sikap, perilaku dan kebutuhan fungsional bisnis. Menentukan assignments dan requirements dalam pembangunan sistem dan melakukan identifikasi terhadap proses bisnis eksisting sehingga menghasilkan proses bisnis target. Tujuan  dan  batasan  tersebut  diperoleh  dengan  melakukan  identifikasi  dari  latar  belakang  untuk pengembangan sistem.
c) Requirement and Spesification
Pada tahapan aktivitas ini akan dilakukan identifikasi ide-ide baru sebagai  solusi yang dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan.
d) Service Requirement Tree
Pada  tahapan  aktivitas  ini  akan  diidentifikasi  fungsionalitas  solusi  baru  sesuai  dengan  keinginan, kebutuhan, dan spesifikasi. Kemudian akan ditentukan scope dari prototype yang akan dirancang hingga tahap testing.

## B. Process Prototyping
Tetapkan  persyaratan  produk  atau  layanan  untuk  memenuhi  persyaratan  pelanggan  menggunakan  Pohon Persyaratan Layanan dan desain, dan kembangkan solusi yang dipilih dalam proses penyampaian layanan. Layanan cetak biru juga tersedia pada tahap ini.
a) Process Design
Pada tahapan aktivitas ini setelah dilakukannya identifikasi dan ditentukannya scope fungsionalitas, akan dilakukan perancangan sistem sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi berdasarkan solusi yang dipilih.

## C. Process Validation
Menguji validitas solusi yang teridentifikasi baik dari sisi kepuasan pelanggan maupun kinerja perusahaan.
a) Validation Process
Pada tahapan aktivitas ini akan dilakukan identifikasi kepada divisi terkait mengenai batasan cakupan dan desain rancangan sistem untuk menyelesaikan permalahan dalam proses financial closing yang berkaitan dengan proses maintenance.
b) What-if Analysis
Pada  tahapan  aktivitas  ini  akan  dilakukan testing  scenario untuk  mengetahui  apa  saja  yang  mungkin dialami sistem pada berjalannya financial closing.

## D. Offering and Identification Analysis
Ketika proses pengiriman divalidasi, prototipe yang dirancang diubah menjadi solusi yang dapat dipasarkan dan ditawarkan di pasar.
a) Konfigurasi Proses
Pada tahapan aktivitas ini akan dilakukan perancangan sistem dari proses bisnis targeting.
b) Analisa dan Identifikasi
Pada  tahapan  aktivitas  ini  akan  dilakukan  untuk  mengetahui  kesesuaian  dari  sistem  yang  telah  dibuat, apakah sudah sesuai dengan keinginan peneliti dan juga sesuai dengan sistem perusahaan. Setelah itu akan dilakukan verifikasi oleh User , proses verifikasi ini menggunakan User Acceptance Test (UAT). User Ac- ceptance  Test (UAT)  biasanya  tidak  mengidentifikasi  masalah  sederhana  seperti  kesalahaan  penulisan, ejaan maupun crash pada sistem atau aplikasi yang menjadi solusi.

## E. Pengumpulan Data
Tahap  pengumpulan  data  digunakan  untuk  menemukan  permasalahan  yang  terdapat  pada  PT.  XYZ,  dan  dil- akukan dengan mengumpulkan data yang digunakan saat ini. Pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan metode  kualtitatif  dan  dilakukan  dengan  studi literature  review ,  wawancara,  dan  dari  pencarian  jurnal  terkait. Tujuannya adalah untuk memungkinkan peneliti  dalam mengikuti  penelitian yang telah diteliti sebelumnya dan mendapatkan informasi melalui sumber yang terpercaya, selain itu metode kualitatif dipilih agar pengambilan data dan  informasi  dari  perusahaan  dapat  dilakukan  secara  terperinci  agar  menjaga  validitas  dan  kualitas  data  yang diambil pada penelitian ini.

## F. Alasan Pemilihan Metode
Pada penelitian ini penulis menggunakan metodologi Service Engineering Methodology (SEEM), metodologi ini menyediakan tahapan sesuai dengan kebutuhan penulis dalam melakukan improvement dan konfigurasi  ERP pada bagian Financial Closing yang menjadi permasalahan pada PT. XYZ. Salah satu keuntungan pada metodologi ini adalah proses konfigurasi akan menghasilkan solusi yang dibutuhkan secara terpisah dengan sistem utama yang digunakan oleh PT. XYZ, sehingga perusahaan dapat tetap fokus dan dalam konfigurasinya tidak akan mengganggu aktivitas dan kegiatan operasional perusahaan. Hal ini juga didukung dengan telah diterapkannya sistem ERP pada PT.  XYZ,  sehingga penulis  menggunakan motodologi  ini  karena  sudah teruji  dalam  mengembangkan  fitur  dari sistem eksisting dan merupakan cara yang tepat untuk implementasi konfigurasi atau penambahan fitur fungsional bisnis tanpa mengganggu aktivitas sistem yang sedang berjalan. [16]

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan  sistem  yang  akan  dilakukan  pada  penelitian  di  PT  XYZ  disesuaikan  dengan  sistematika  pada Gambar  III, dimana pada sistematika penelitian tersebut  akan menjadi  dasar metode proses penelitian ini,  yang diantara nya terdapat berbagai proses mulai dari Analysis Customer’s Needs, Prototyping, Validation , dan Offering Identification and Analysis .

## A. Customer’s Needs Analysis
Pada tahap Customer’s Needs Analysis ini , menjelaskan mengenai perencanaan dan pengumpulan data terkait sistem ERP di PT XYZ yang meliputi tujuan penelitian, pengambilan keputusan, jadwal penelitian, permasalahan pada  departemen, responsibillity  departemen ,  dan  infrastruktur  perusahaan  yang  dibutuhkan  selama  proses penelitian.
a) Interview
Pada  tahap interview ini,  penulis  melakukan  pengambilan  dan  pendataan  data  serta  informasi  secara detail dari sistem eksisting perusahaan terkait penelitian yang akan dilakukan. Interview ini dilakukan dengan  memberikan  daftar  pertanyaan  yang  akan  diberikan  kepada user ,  sehingga  mendapatkan kesimpulan-kesimpulan. Data tersebut kemudian dapat menjadi bahan referensi baik dalam menentukan apa saja masalah yang dihadapi oleh user dan sistem, maupun rancangan solusi yang akan dibuat dalam penelitian ini.
Tabel III-I Tabel Interview User PT XYZ
NO. PERTANYAAN 1 Dalam aktivitas maintenance, apakah ada kendala yang berkaitan dengan Divisi financial ?
2 Apa yang biasanya dilakukan oleh PT XYZ pada saat mengalami keterlambatan dalam proses financial closing?
3 Mengapa masalah tersebut dapat timbul dalam kegiatan maintenance ?
4 Apakah ada solusi sementara yang dapat dilakukan oleh PT XYZ untuk mengurangi dampak dari masalah tersebut?
5 Apakah ada syarat khusus dalam melakukan aktivitas financial closing?
6 Apakah PT XYZ dalam melakukan proses financial closing menggunakan based process yang disediakan oleh SAP?
7 Apakah dalam proses financial closing, PT XYZ menggunakan semua requirement yang disediakan oleh SAP?
8 Bagaimana proses bisnis modul PM khususnya pada proses Maintenance yang berjalan sekarang?
9 Apa saja kendala yang dihadapi oleh PT. XYZ saat menjalani pemeliharaan mesin?

## b) Identification
Segala perancangan hingga observasi data sudah mendapat persetujuan perusahaan dan penulis. Berikut merupakan hasil identifikasi dari kegiatan financial closing pada PT XYZ dalam bentuk flowchart :
Gambar IV Flowchart aktivitas financial closing eksisting
Pada gambar IV merupakan aktivitas pada financial closing yang ada pada PT XYZ dalam bentuk flowchart, aktivitas dimulai dengan memilih tanggal periode closing yang ingin dilakukan penutupan, kemudian melakukan cek  terhadap expense dari balance pada  masing-masing  modul,  pada  case  ini, balance yang  ada  pada  kegiatan maintenance mengalami delay atau keterlambatan disebabkan user tidak memasukkan balance material dan equip- ment ke dalam sistem secara langsung pada saat setelah melakukan maintenance terhadap mesin-mesin penunjang produksi di PT XYZ. Hal ini merupakan penyebab dari terlambatnya proses financial closing , karena dari divisi finance harus menunggu terlebih dahulu balance dari maintenance yang masuk ke dalam sistem, untuk kemudian dapat  di  generate  ke  dalam  proses financial  closing pada  periode  yang  dipilih.  Permasalahan  pada  aktivitas  ini selanjutnya adalah pada saat melakukan posting accruals and defferals masih dilakukan secara manual, user harus memasukkan semua parameter untuk melakukan posting dokumen tersebut. Oleh karena itu PT XYZ ingin kedua permasalahan tersebut dapat digantikan dengan aktivitas sistem yang lebih otomatis, sehingga kegiatan financial closing dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Kemudian dari hasil identifikasi interview dan proses flow aktivitas dalam bentuk flowchart tersebut, penulis membuat strategic planning untuk menentukan requirement pengembangan sistem guna menjawab permasalahan di atas.
Tabel III-II Strategic Planning berdasarkan hasil interview ENVIRONMENTS PENGEMBANGAN DASAR ILMU Pengecekan dokumen yang menghasilkan material document dan financial closing dari Divisi Maintenance.
Melakukan pembuatan rancangan negative stocks allowance dari Divisi Maintenance terhadap proses financial closing.
Modul Controlling pada SAP ECC.
Pengecekan proses bisnis eksisting financial closing statement yang berfokus pada maintenance.
Membuat rancangan recurring entry program sebagai otomasi dari proses manual yang ada pada tahapan financial closing.
Modul Controlling pada SAP ECC.
Menghasilkan template program untuk kemudian dapat digunakan untuk posting accruals and defferals dalam bentuk TCODE
Modul Controlling pada SAP ECC.
Pengecekan aktivitas user dalam melakukan transaksi financial closing.
Membuat flowchart aktivitas financial closing statement. Modul Finance pada SAP ECC.

## B. Process Prototyping
Pada fase ini  akan  dilakukan  persiapan  dan  pengumpulan  data dengan merujuk dari  proses  bisnis Month-end Closing secara end-to-end ,  alur  proses  bisnis  eksisting  pada  Divisi Accounting untuk  dapat  mengetahui  dan mengidentifikasi  permasalahan-permasalahan  yang  terjadi  di  dalam  proses  tersebut,  dan  melakukan  penjabaran serta pemodelan proses bisnis targeting sebagai solusi dari permasalahan tersebut. Dari persyararatan yang sudah diidentifikasi  maka  didapat  rancangan  layanan  yang  telah  digambarkan  dalam  bentuk Requirement  and Spesification dan Service Requirement Tree di bawah ini:
Tabel III-III Requirement and Spesification REQUIREMENTS DESCRIPTIONS SUMBER Master Data material dan equipment Data seluruh material yang digunakan dalam proses maintenance Financial Statement Document dan Material Group Data Financial Statement periode
sebelumnya
Data report dari hasil financial closing sebagai pembanding dengan data dari konfigurasi sistem yang baru
Financial Statement Document Periode ketika maintenance tersebut dilakukan Data bulan maintenance yang sudah dijalankan
Fiscal Year Variant
Selanjutnya, penulis membuat service requirement tree dari hasil identifikasi pada requirement and specifications, hal ini dilakukan untuk menganalisis dan dekomposisi. Berikut dijabarkan dalam tabel service requirement tree yang telah dibuat
Berdasarkan dari Gambar V, dapat diketahui bahwa need dari gambar di atas adalah mempercepat aktivitas finan- cial closing . Dari need tersebut menghasilkan wish yakni dapat membuat template program sebagai fitur tambahan yang menjawab dari needs yang dibutuhkan. Dari wish tersebut penulis membuat design requirements yang men- jawab keinginan tersebut untuk kemudian dipenuhi dengan design spesifications dan menghasilkan output program. Dari Service Requirement Tree tersebut dihasilkan rancangan proses bisnis target yang menjadi solusi dari perma- salahan pada PT XYZ:
Gambar VI Proses Bisnis Financial Closing Targeting
Berdasarkan Gambar VI proses bisnis targeting distribution rules dilakukan secara otomatis setelah pembuatan pengaturan pada sistem baru, pada aktivitas ini akan ditentukan pengaturan allowance terhadap Negative Stocks dengan TCODE OMJ1, hal ini bertujuan untuk memberikan permission kepada user pada Divisi Finance untuk memproses material balance pada saat proses financial closing , walaupun balance tersebut bernilai negatif dikare- nakan material belum ter- record ke dalam sistem, sehingga proses financial closing dapat dilakukan terlebih dahulu dengan mempertimbangkan kesiapan pembukuan keuangan baru di bulan/periode berikutnya. Kemudian user dapat memilih allowance sesuai level dari valuation area milik dari company code . Pada level pertama, user dapat menentukan allowance pada level valuation area yang mencakup level plant dan storage  location ,  level  kedua  user  dapat  menentukan allowance pada  level plant yang  mencakup  level storage location , sedangkan pada level storage location merupakan level terendah dalam menentukan allowance , semakin rendah level maka semakin rinci dari permission untuk dapat mengaktifkan negative allowance . Selanjutnya user melakukan checking pada expenses dan revenues untuk kemudian dipastikan pada accruals and defferals bahwa expenses dan revenues berada pada period yang sesuai. Kemudian user dapat melakukan posting accruals and defferals dengan menggunakan proses recurring entry dimana pada proses ini dilakukan secara otom- atis menggunakan TCODE F.14 dengan memasukkan beberapa parameter. Proses posting ini menggunakan tem- plates yang sebelumnya sudah dibuat menggunakan TCODE FBD1. Proses selanjutnya yang dapat dilakukan oleh user adalah  melanjutkan  proses financial  closing seperti  pada  proses  bisnis  eksisting  hingga  melakukan  proses display  journal menggunakan  TCODE  S_ALR_87012287  untuk  kemudian  dinyatakan  selesai  dengan  dil- akukannya generate financial statement report dengan menggunakan TCODE F.01. Perbedaan aktivitas dari user saat melakukan aktivitas pada proses bisnis targeting ini dapat dilihat dari awal proses  ketika  melakukan  run  pada negative  stocks  alliwance yang  sebelumnya  telah  diatur,  dan  pada  saat  user melakukan posting pada accruals and defferals dimana user tidak perlu menjalankan posting secara manual, dan dapat  melakukan  secara  otomatis  dengan  menggunakan  menu recurring  entry  program dengan  memasukkan beberapa parameter yang dibutuhkan.

## C. Process Validation
Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  proses  pemodelan  konfigurasi  dari  proses  bisnis  targeting  yang  pada  bab sebelumnya telah dibuat. Pada tahap ini juga akan dijelaskan aktivitas dari sisi user saat menjalankan program hasil konfigurasi  pada  proses financial  closing di  aplikasi  SAP  ECC  yang  memenuhi  kebutuhan  user  pada service requirement tree .
a) Validation Process
Selanjutnya  dari  hasil process  design, hasil  rancangan  kemudian  akan  dinilai  oleh user terkait menggunakan What-if Analysis. What-if Analysis ini digambarkan sebagai pembuatan scenario alternatif dari  hasil  modifikasi scenario eksisting,  yakni  berisi  pertanyaan-pertanyaan  dari  komponen  untuk menemukan  sumber  permasalahan  dan  menjalankan scenario alternatif  untuk  kemudian  dilakukan perbandingan [17].
b) What-if Analysis
Pada tahapan ini penulis bersama user pada Divisi Financial dan Maintenance melakukan identifikasi proses Financial Closing dan Maintenance terhadap hasil rancangan financial closing yang telah dibuat dan dilakukan . Berikut adalah hasil dari proses What-if Financial Closing.
Tabel III-IV What-if Analysis Rancangan Financial Closing
PERTANYAAN
JAWABAN
Apabila user tidak bisa melakukan posting accurals dan defferals menggunakan recurring entry program, apakah user masih dapat melakukannya dengan cara manual?
Bisa, karena posting accurals dan def-
ferals menggunakan recurring entry program hanyalah menu tambahan
yang dibuat sebagai opsi user dalam menggantikan cara dari manual menjadi otomatis. Apakah dalam proses konfigurasi ini akan mengganggu dari aktivitas pada sis- tem eksisting?
Tidak, karena proses konfigurasi menggunakan sistem terpisah dengan sistem eksisting, sehingga proses kon- figurasi tidak mengganggu sistem ek- sisting.
Apakah user dapat langsung melakukan generate data untuk financial closing pada negative stock?
Tidak, user dapat langsung melakukan
generate data, dan tidak perlu
menunggu good receipt masuk ke da-
lam sistem.

## D. Offering and Identification Analysis
Ketika proses pengiriman divalidasi, prototype yang dirancang diubah menjadi solusi yang dapat dipasarkan dan ditawarkan di pasar. Pada tahap ini dimungkinkan Pada tahap ini dimungkinkan yang dibutuhkan untuk kemudian disatukan kinerja dari solusi yang diimplementasikan.
Gambar VII Flowchart tahapan konfigurasi Negative Stocks Allowance
Pada gambar VII merupakan tahapan dari konfigurasi untuk membuat program negative stocks allowance pada sistem SAP menggunakan TCODE OMJ1.
Gambar VIII Flowchart tahapan konfigurasi Recurring Entry Program
Pada gambar VIII merupakan tahapan dari konfigurasi Recurring Entry Program , dimulai dengan memasukan TCODE FBD1 kemudian memasukkan parameter yang dibutuhkan, setelah itu membuat dokumen terkait G/L Ac- counts , untuk kemudian dokumen Recurring Entry Program selesai dibuat, tahap akhir adalah dengan memposting dokumen Recurring Entry Program menjadi sebuah session yang dapat digunakan kembali.
Penelitian  ini  berfokus  pada  empat  tahapan  metode Service  Engineering  Methodology (SEEM)  Roadmap  yang dikembangkan sesuai kebutuhan untuk mendapatkan output berupa desain konfigurasi dan target proses bisnis. Setelah  diketahui flow dari  aktivitas  yang  dilakukan  user,  maka  selanjutnya  adalah  membuat  rancangan konfigurasi pada sistem sebagai dasar dalam pengembangan pada proses bisnis target yang telah dibuat, berikut terdapat  dua  jenis  program  sebagai  solusi  untuk  menjawab  permasalahan  tersebut  antara  lain negative  stock allowance dan recurring entry program.

## 1. Negative Stock Allowance
Merupakan  program  yang  ada  pada  sistem  SAP  untuk  memberikan  perizinan  kepada user untuk generate balance dengan record dari periode sebelumnya akibat belum adanya balance terbaru yang masuk ke dalam sistem dari modul yang berkaitan. Terdapat tiga level perizinan pada negative stocks allowance, yakni level valuation area pada hirarki paling tinggi, level plant, dan storage location.
Gambar IX Rancangan Negative Stock Allowance Rules pada level Valuation Area
Pada gambar IX di atas, negative stock allowance diberikan untuk semua valuation area yang dimiliki oleh perusahaan.  pada  gambar  tersebut  mengilustrasikan  dari  konfigurasi  yang  akan  dibuat  dari Negative  Stock Allowance, dimana fungsi checkbox tersebut akan menentukan dapat atau tidaknya user melakukan generate financial closing dari valuation area tertentu tanpa harus menunggu good receipt dari material yang digunakan untuk  proses maintenance ter- record ke  dalam  sistem  SAP . Karena  pada  sistem  eksisting, user harus menunggu material ter- record ke dalam sistem SAP untuk dapat melanjutkan proses financial closing.
Gambar X Negative Stock Allowance pada level Plant
Pada gambar X di atas, negative stock allowance diberikan untuk semua plant yang dimiliki oleh perusahaan di bawah hirarki dari level valuation area . pada level ini user akan mengisi detail dari jenis Negative Stock seperti apa yang akan diperbolehkan, dengan mengisi checkbox yang ada pada sistem SAP.
Gambar XI Negative Stock Allowance pada level Storage Location
Pada gambar X di atas, negative stock allowance diberikan untuk semua storage location yang dimiliki oleh perusahaan di bawah hirarki dari level storage location . Pada gambar di atas juga didefinisikan negative stock allowance pada level storage location, dimana storage location ini berada pada masing-masing plant yang ada. User dapat memilih pada storage location mana saja pada plant yang diperbolehkan untuk melakukan generate good  receipt  pada  material-material  maintenance  untuk  dilakukan  allowance  pada  negative  stock.  Untuk kemudian data dapat digunakan pada Divisi Financial untuk melakukan aktivitas financial closing.
2. Recurring Entry Program
Recurring Entry Program yang akan menjawab permasalahan sistem eksisting di PT XYZ, yakni user harus membuat entry baru setiap bulan pada saat posting accruals and defferals dalam melakukan proses financial closing . Oleh karena itu penulis membuat rancangan konfigurasi tersebut agar memudahkan user agar tidak perlu membuat entry baru setiap bulannya, dengan membuat template recurring entries dengan menentukan predefined parameter .
Gambar XII Adding Vendor Item pada Recurring Entry
Pada gambar XII menunjukan predefined parameter pada adding vendor item yang ada pada Recurring Entry. Pada parameter ini nantinya user akan melakukan input pada field untuk menambahkan vendor item ke dalam recurring entry document.
Gambar XIII Adding G/L Account Item dengan negative posting allowance
Pada Gambar XIII adalah predefined parameter pada adding G/L account item yang ada pada Recurring Entry. Pada parameter ini nantinya user akan melakukan input pada field untuk menambahkan G/L account item ke dalam recurring entry document. Pada parameter ini user memungkinkan untuk menentukan item tersebut apakah dapat dilakukan generate tanpa harus menunggu good receipt dari Divisi Maintenance.
Gambar XIV Recurring Document Overview Planning
Sedangkan pada Gambar XIV, merupakan hasil dari pembuatan recurring entry sebelum dilakukan posting . Pada  gambar  tersebut  berisi  list  dari item  material yang  sebelumnya  telah  dibuat  di vendor  item dan G/L account item dengan hasil dari total amount dari masing-masing item.

## E. Analisis dan Perbandingan
Salah satu penelitian berjudul “Customization in Standard Hierarchy Report for Improving Activity Based Costing Process” merancang ERP System menggunakan aplikasi SAP dengan metode yang sama yakni Service Engineering Methodology (SEEM) dengan mengkombinasikan dengan metode Software Development Life Cycle (SDLC) mulai dari Customer’s Needs Analysis hingga Validation Process . Sedangkan penelitian ini merancang merancang ERP System menggunakan aplikasi SAP dengan metode yang sama yakni Service Engineering Methodology (SEEM) mulai dari Customer’s Needs Analysis hingga tahapan Offering and Identification Analysis .

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan konfigurasi financial closing statement yang telah selesai dilakukan, dapat ditarik kesimpulan yakni sebagai berikut:
1. Dari  permasalahan  di  atas,  penulis  melakukan  pengembangan  dari  proses  bisnis  eksisting  yang  kemudian dirancang pada proses bisnis targeting, dimana penulis melakukan penambahan proses otomasi proses sebagai pengganti proses yang masih  dilakukan secara manual  oleh user  dengan membuat otomasi recurring  entry program .  Selain  itu  penulis  juga  melakukan  pengaturan negative  stocks  allowance pada distribution  rules untuk menjaga konsistensi data pada material yang ada pada modul Plant Maintenance . Hasil dari konfigurasi proses tersebut menghasilkan output berupa fitur negative stocks allowance dan recurring entry program yang membantu dalam otomasi dan pencegahan inkonsistensi data. Dalam menyelesaikan permasalahan tersebut, penulis menggunakan  metode Service  Engineering Methodology (SEEM)  untuk  melakukan  proses  analisis dan desain, sehingga penulis dapat melakukan konfigurasi sebagai offering solution kepada user dan PT XYZ.
2. Proses financial  closing pada  akhir  periode  saat closing  general  ledger pada  Divisi  Finance  mengalami keterlambatan, sehingga pada saat pembukaan keuangan baru di periode berikutnya mengalami keterlambatan, akibat terlambatnya balance dari modul-modul terutama data dari material balance untuk dilakukan closing , selain  itu  aktivitas  posting accrual  and  defferals masih  dilakukan  secara  manual  yang  kemudian  penulis membuat otomasi proses tersebut untuk menjadi opsi bagi user.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Direktorat Jenderal Perkebunan, “Produksi Kelapa Sawit Menurut Provinsi di Indonesia , 2017-2021,” vol. 2021, hal. 2021, 2021.
[2] M. Hudori, “Pengukuran Kinerja Pemeliharaan Mesin Produksi Pabrik Kelapa Sawit Menggunakan Overall Equipment Effectiveness (OEE),” J. Citra Widya Edukasi , vol. 11, no. 3, hal. 239–252, 2019.
[3] F. Nasution, W. Puspitasari, dan M. Saputra, “Automation Financial Processing in Account Receivable for Integrated Hospital System using ERP and Quickstart Approach,” PervasiveHealth Pervasive Comput. Technol. Healthc. , hal. 204–211, 2020, doi: 10.1145/3404709.3404759.
[4] G. Pezzotta, S. Cavalieri, dan D. Romero, “Engineering Value Co-Creation in Product-Service Systems,” no. December 2016, hal. 22–36, 2017, doi: 10.4018/978-1-5225-2084-9.ch002.
[5] C. Nafianto, W. Puspitasari, dan M. Saputra, “Development of Flexible Production Scheduling by Applying Gantt Charts in Manufacturing Module Open Source ERP (Case Study CV. XYZ),” ICSECC 2019 - Int. Conf. Sustain. Eng. Creat. Comput. New Idea, New Innov. Proc. , hal. 182–185, 2019, doi: 10.1109/ICSECC.2019.8907025.
[6] M. Saputra, S. P. Hendarsyah, dan W. Witjaksono, “Utilization of Service Oriented Architecture to Customize Accounting Business Process in Open ERP System for Smart SME’s,” Int. J. Innov. Enterp. Syst. , vol. 4, no. 02, hal. 13–22, 2020, doi: 10.25124/ijies.v4i02.63.
[7] W. Puspitasari, M. Saputra, dan R. W. Witjaksono, “Identification and Indicators of ERP Implementation Success Factor – a Literature Review,” Int. J. Innov. Enterp. Syst. , vol. 5, no. 02, hal. 109–121, 2021, doi: 10.25124/ijies.v5i02.132.
[8] W. Rafiq et al. , “Modeling and design optimization of reclaimed asphalt pavement containing crude palm oil using response surface methodology,” Constr. Build. Mater. , vol. 291, hal. 123288, 2021, doi: 10.1016/j.conbuildmat.2021.123288.
[9] Soni Fajar Mahmud, “Proses Pengolahan CPO (Crude Palm Oil) menjadi RBDPO(Refined Bleached and Deodorized Palm Oil) di PT XYZ Dumai,” J. Unitek , vol. 12, no. 1, hal. 55–64, 2019, doi: 10.52072/unitek.v12i1.162.
[10] M. BOCÁNOVÁ, “Integration of ERP and Print Management system,” 2019.
[11] J. Holma, “SAP automation using Robot Process Automation,” 2020.
[12] C. Lane, “Controlling Course 5101 Camden Lane, Pearland, TX 77584,” [Daring]. Tersedia pada: www.LearnSAP.com.
[13] A. Behunova, L. Knapcikova, M. Behun, dan M. Albert, “Practical application of the sap erp information system in the innovative teaching process of the controlling of a manufacturing company,” ICETA 2019 - 17th IEEE Int. Conf. Emerg. eLearning Technol. Appl. Proc. , hal. 50–57, 2019, doi: 10.1109/ICETA48886.2019.9040091.
[14] A. Altan dan S. Karasu, “The effect of kernel values in support vector machine to forecasting performance of financial time series and cognitive decision making,” vol. 4, no. 1, hal. 17–21, 2019.
[15] B. Mosbah, “Brahim Mosbah SAP S / 4HANA FINANCIAL CLOSING COCKPIT Thesis,” no. June, 2022.
[16] G. Pezzotta, S. Cavalieri, dan D. Romero, “Engineering Value Co-Creation in Product-Service Systems,” no. April, hal. 22–36, 2017, doi: 10.4018/978-1-5225-2084-9.ch002.
[17] Y. Kishita, Y. Mizuno, S. Fukushige, dan Y. Umeda, “Scenario structuring methodology for computer-aided scenario design: An application to envisioning sustainable futures,” Technol. Forecast. Soc. Change , vol. 160, no. June 2018, hal. 120207, 2020, doi: 10.1016/j.techfore.2020.120207.
[18] T. M. Firdaus, M. Saputra, dan T. F. Kusumasari, “Customization in Standard Hierarchy Report for Improving Activity Based Costing Process,” vol. 06, no. 02, hal. 105–118, 2022.