## PENGARUH SUMBER DAYA MANUSIA DAN RUANG PENYIMPANAN ARSIP DALAM MELAKUKAN KEGIATAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DI PUSAT REAKTOR SERBA GUNA

## Suhana
ABSTRACK PENGARUH  SUMBER  DAYA  MANUSIA  DAN  RUANG  PENYIMPANAN  ARSIP DALAM  MELAKUKAN  KEGIATAN  PENGELOLAAN  KEARSIPAN  DI  PRSG. Aktivitas  suatu  unit  kerja  dalam menciptakan  arsip  secara  terus  menerus  sejalan  dengan seberapa  besar  aktivitas  unit  kerja  itu  berlangsung.  Semakin  tinggi  aktivitas  Pusat  Reaktor Serba  Guna  (PRSG)  itu  berjalan  maka  semakin  besar  arsip  yang  tercipta.  Minimnya ketersediaan  ruang  sebagai  tempat  penyimpanan  akhir  suatu  arsip  adalah  salah  satu permasalahan  yang terjadi pada setiap  unit kerja  yang  masih berjalan. Penulisan ini bertujuan untuk  mengetahui  seberapa  besarkah  pengaruh  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  dan  ruang penyimpanan  arsip  dalam  melakukan  kegiatan  pengelolaan  kearsipan  di  PRSG.  Sehingga diharapkan  bisa  memberi  masukan  bagi  manajemen  untuk  menentukan  arah  kebijakannya dalam  menangani  segala  permasalahan  arsip  yang  tercipta  selama  ini.  Penulisan  ini berdasarkan  survei  lapangan  pengelolaan  kearsipan  yang  dilakukan  di  PRSG,  sehingga memberikan kesimpulan bahwa pengaruh antara Sumber Daya Manusia yang mengelola arsip dengan  ruang  penyimpanannya  tidak  bisa  dipisahkan  antara  satu  dengan  yang  lainnya.  Arsip yang sudah terdata dan terdaftar belum memenuhi standar efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip  jika  tidak  tersedianya  prasarana  dan  ruang  penyimpanan  arsip  sebagai  tempat dilakukannya kegiatan penyusutan arsip. Sedangkan keberadaan ruang penyimpanan arsip juga tidak menjamin ditemukannya kembali arsip secara cepat dan tepat apabila tidak adanya SDM yang  kompetensi dan profesional di bidang  kearsipan dalam  melakukan  kegiatan pengelolaan arsip.
Kata kunci : Sumber Daya Manusia, Ruang Penyimpanan Arsip
ABSTRACT THE  INFLUENCE  OF  HUMAN  RESOURCES  AND  ARCHIVE  STORING  ROOM WITHIN  MANAGEMENT  OF  ARCHIVES  AT  THE  CENTER  FOR  GA  SIWABESSY REACTOR .  Continuous activity within   working unit in generating archive is similar to how big   activities  of  the unit.  The  more  busy of  the  unit  the  more  archive  generated.  The  lack  of availability of room storing archive constitute a problem at an  active running  unit. This paper is  aimed  to  understand  how  big  the  influent  of  human  resources  and  room  storing  archive within archiving  management at the Center for GA Siwabessy Reactor (PRSG). Therefore it is expected that result of survey could be used to establish policy for handling problem occurred. Based on survey happened dealing with archiving management  it is proved that some archived deemed  tedious  managed  but  the  other  are  still  needed  improvement.  Archives  have  been counted  and  registered  are  not  efficiently  and  effectively  arranged  causing  problem  when retrieval. Human taking care for archived and storage room for archived constitute of a unit at which  cannot  be  separated.  It  is  mean  that  without  professionally  competence  of  HRD  of archived  it  is  difficult  to  find  where  the  archive  is.  And  the  contrary  without  good infrastructure of archiving stored it will be catastrophe to find an archive stored.
Keywords : Human Resources, Archive Storage.

## PENDAHULUAN
BATAN  merupakan  lembaga  litbang yang  melakukan  banyak  kegiatan  di  bidang penelitian dan pengembangan. Dalam kegiatannya  tersebut  arsip  merupakan  salah satu  hasil  yang  tercipta  saat  kegiatan penelitian  dan  pengembangan  berlangsung. Arsip  subtantif  maupun  fasilitatif  yang memiliki  waktu  simpan  sementara  maupun permanen  merupakan  dampak  langsung akibat  terjadinya  kegiatan  litbang.  Kurang tersedianya  ruang  penyimpanan  arsip  pada setiap  unit  kerja  mengakibatkan  terjadinya penumpukan  arsip  sebagai  imbas  kurang maksimalnya  tindak  lanjut  pengelolaan  arsip yang  merupakan  bagian  dari  kegiatan  unit kerja. Oleh karena itu pengelolaan arsip yang berorientasi pada efisiensi sarana simpan dan efektivitas sistem pengelolaan sangat diperlukan  untuk  mengatasi  penumpukan arsip.
Untuk mengatasi penumpukan arsip unit kerja  terutama  di  setiap  uni  pengolah  perlu melakukan  penyusutan  arsip  secara  periodik. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah  No.  28  tahun  2012  penyusutan yaitu  memindahkan  arsip  aktif  dari  unit pengolah  ke  Unit  Kearsipan  di  lingkungan instansi  masing-masing,  memusnahkan  arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan  menyerahkan  arsip  statis  oleh  Unit Kearsipan  ke  Arsip  Nasional  RI.  Penyusutan arsip,  dalam  perspektif  ilmu  pengetahuan adalah  fungsi  “pelestarian  arsip”  yang bernilai  guna  sekunder  bagi  kehidupan kebangsaan yaitu arsip yang mempunyai nilai sejarah  berdirinya  suatu  unit  kerja.    Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah  dapat  dipantau  dan  dilakukan  langkah “penyelamatan”  bukti  pertanggung  jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai  budaya  bangsa  yang  terekam  dalam bentuk arsip . [1]
Minimnya  ketersediaan  ruang  penyim- panan  arsip  merupakan  salah  satu  kendala yang tidak kalah pentingnya dengan
ketersediaan  Sumber  Daya  Manusia  yang melakukan  kegiatan  pengeloaan  arsip.  Arsip tanpa  SDM  yang  mengelola  arsip  seperti onggokan  sampah  kertas  tanpa  makna sejarah,  sedangkan  arsip  yang  sudah  tertata dan terdata oleh SDM yang ada namun tanpa adanya ruang penyimpanan arsip seperti surat berharga yang hanya tersimpan dan tertata di sudut  ruang  kerja.  Keterkaitan  antara  SDM yang mengelola arsip dengan ruang penyimpanannya  tidak  dapat  dipisahkan  satu dan  yang  lainnya,  ketiadaan  salah  satunya akan  menentukan  nilai  akhir  hidup  suatu arsip  akan  menjadi  apa?  apakah  hanya sebatas  onggokan  sampah  kertas  yang  tidak bernilai dan bermakna ataukah  menjadi surat berharga  yang  tersimpan  di  antara  sudut- sudut  ruang  kerja  dan  merusak  pandangan mata.
Kendala-kendala  yang  disebutkan  di atas  hanya  sebagian  saja  dari  permasalahan yang ada, belum lagi kondisi yang diperparah dengan  image  yang  menempatkan  kegiatan kearsipan  sebagai  kawasan  “marginal”  di antara  aktivitas-aktivitas  kerja  lainnya  di suatu  organisasi/unit  kerja.  Namun  kita  tidak bisa  hanya  berkutat  terus  pada  masalah- masalah  di  atas,  yang  jika  dibiarkan  akan menambah rasa pesimis di tengah meningkatnya  aktivitas  pengelolaan  arsip. Namun  kita  harus  mampu  memecahkan semua  masalah  yang  ada  secara  bijak  dan adanya  kerjasama  antara  pihak  manajemen yang  membawahi  semua  kegiatan  dan aktivitas  dalam  suatu  unit  organisasi  dengan SDM  yang  melakukan  pengelolaan  arsip. Manajemen bertanggung jawab menyediakan semua  sarana  dan  prasarana  kearsipan termasuk  penyediaan  ruang  arsip  yang mampu  menampung  semua  arsip  inaktif hingga  tidak  terserak  di  banyak  tempat sedangkan  SDM  bertanggung  jawab  dalam mengelola arsip dan menjamin tidak menumpuknya  arsip  yang  tercipta  serta menjalankan  proses  penyusutan  arsip  secara berkala.  SDM  pengelola  arsip  juga  harus menjamin  penemuan  kembali  arsip  secara
cepat dan tepat serta penggunaannya di masa yang akan datang.
Sinergi  antara  semua  pihak  sangat diperlukan  dalam menyelamatkan  jejak sejarah  perkembangan  suatu  organisasi/unit kerja  melalui  arsip  yang  tercipta,  tertata  dan terpelihara  dengan  baik.    Mengutip  ucapan mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam kata sambutan peluncuran buku  ANRI  dalam  gerak  langkah  50  tahun Indonesia Merdeka,  yang  menyatakan bahwa
“Tanpa  arsip  suatu  bangsa  akan  mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap  dalam  kekinian  yang  penuh dengan  ketidakpatian”.  Oleh  karena  itu, tidaklah  terlalu  keliru  jika  dikatakan  bahwa kondisi kearsipan nasional suatu bangsa dapat dijadikan  indikasi  dari  kekukuhan  semangat kebangsaannya. [2]

## MANAJEMEN PENGELOLAAN ARSIP

## Daur Hidup Arsip
Arsip  mempunyai  umur  hidup  yang  sudah ditentukan  keberadaannya  dari  awal  pertama kali arsip tercipta dalam satu unit kerja/organisasi hingga arsip itu dimusnahkan karena  sudah  sampai  pada  batas  akhir  umur arsip  berdasarkan  JRA  (Jadwal  Retensi Arsip)  atau  arsip  dapat  diserahkan  pada lembaga  kearsipan  guna  pelestarian  arsip karena memiliki nilai guna sejarah.
Gambar 1. Daur Hidup Arsip
Lingkaran  hidup  arsip  di  mulai  dari  tahap penciptaan,  penggunaan  dan  pemeliharaan serta tahap penyusutan.
a. Tahap Penciptaan
Suatu  tahap  dimana  arsip  diciptakan sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan dalam satu unit kerja/organisasi yang  mengandung  data/informasi  berupa surat/kertas  bercetak,  rekaman  (audio visual) atau bentuk lain.
b. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan
Arsip digunakan untuk berbagai
keperluan pengambilan keputusan,
penetapan  kebijakan  dan  perencanaan suatu kegiatan dalam unit kerja/organisasi

## c. Tahap Penyusutan
Penyusutan  arsip  dilakukan  dengan  cara pengurangan  arsip  dari  unit  pengolah melalui proses penilaian arsip berdasarkan Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  sehingga SDM pengelola arsip sudah bisa melakukan kegiatan
- Pemindahan  arsip  dari  unit  pengolah ke  unit  kearsipan  II  di  lingkungan unit kerja/organisasi untuk jenis arsip inaktif  yang  penggunaannya  sudah berkurang  namun  masih  memiliki masa  retensi  arsip  inaktif  untuk disimpan ke unit kearsipan
- Pemusnahan  arsip  yang  dilakukan untuk  jenis  arsip  yang  sudah  habis masa  retensinya  berdasarkan  JRA dan tidak memiliki nilai guna sejarah - Penyerahan  arsip  ke  Arsip  Nasional RI yaitu untuk jenis arsip yang sudah habis  masa  retensinya  berdasarkan JRA  namun  arsip  tersebut  memiliki nilai  guna  sejarah  sehingga  perlu dilakukan pelestariannya sebagai
salah satu bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi pada negara.
-

## Kegiatan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip  dinamis  dan  arsip  statis  secara  efektif,
efisien  dan  sistematis  pada  unit  pengolah, unit  kearsipan  dan  lembaga  kearsipan  di lingkungan unit kerja/organisasi yang meliputi : 1. Pengelolaan  arsip  dinamis  yaitu  proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan
dan penyusutan arsip.
2. Pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  adalah proses  pengendalian  arsip  dinamis  yang frekuensi  penggunaannya  tinggi  dan/atau terus  menerus  pada  unit  kerja  secara efisien,  efektif  dan  sistematis  meliputi penerimaan,  pembuatan  pendistribusian, pemberkasan dan pelayanan arsip.
3. Pengelolaan  arsip  inaktif  yaitu  proses pengendalian arsip dinamis yang frekuensi  penggunaannya  telah  menurun pada  unit  kearsipan  satuan  kerja  di lingkungan  perguruan  tinggi  dan/atau lembaga  kearsipan  secara  efisien,  efektif dan  sistematis  meliputi  penerimaan, penataan,  penyimpanan  dan  pelayanan arsip
4. Pengelolaan  arsip  statis  adalah  proses pengendalian  arsip  statis  secara  efektif, efisien  dan  sistematis  meliputi  akuisis, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan  dan  pelayanan  publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
5. Sumber    daya  pendukung  adalah  kom- ponen  yang  berfungsi  sebagai  faktor pendukung dalam penyelenggaraan kearsipan  di  lingkungan  unit  kerja/ organisasi yang meliputi SDM, prasaranan dan sarana serta pendanaan. [3

## Sumber Daya Manusia Pengelola Arsip
Adanya  arsip  yang  tercipta  setiap harinya  dalam  suatu  unit  kerja/organisasi menjadi  alasan  untuk  menyediakan  SDM yang  bertanggung  jawab  dalam  melakukan kegiatan  pengelolaan  arsip,  agar  arsip  yang tercipta dapat selalu terkontrol dan terpelihara dengan  baik.  Tujuannya  pada  saat  arsip diperlukan  kembali  sebagai  dasar  pengam-
bilan kebijakan atau  keputusan dapat ditemu- kan  kembali  secara  cepat  dan  tepat. Sedangkan  untuk  arsip-arsip  yang  masa penggunaannya secara aktif dan inaktif sudah selesai berdasarkan JRA namun arsip tersebut mempunyai nilai  sejarah,  maka  SDM pengelola  arsip  bertanggung  jawab  untuk menyelamatkan arsip tersebut guna pelesatarian dan pertanggung jawaban kegiatan unit kerja/organisasi pada negara.
SDM  yang  bertanggung  jawab  mengelola arsip di unit kerja/organisasi meliputi : 1. Pengelola arsip yaitu orang yang diberikan  kewenangan  oleh  pimpinan organisasi  dalam  menjalankan  fungsi, tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan  kegiatan  pengelolaan  arsip di unit kerja/organisasi tersebut
2. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang diperoleh  melalui  pendidikan  formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan  serta  mempunyai  fungsi,  tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan
Kualifikasi  Arsiparis  di  bedakan  menjadi 2 (dua) jenis yaitu : 1. Arsiparis tingkat terampil adalah arsiparis dengan  kualifikasi  teknis  atau  penunjang profesional  yg  pelaksanaan  tugas  dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang pengelolaan arsip  dan  pembinaan  kearsipan.  Untuk arsiparis  terampil  diharapkan  mampu mengolah arsip dan informasi, melakukan penataan  serta  pelestarian  arsip.    Yang pengangkatannya harus
memenuhi
persyaratan :
a. Ijasah  Diploma  III  bidang  kearsipan atau ;
b. Berijasah  Diploma  III  bidang  ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan Arsiparis
c. Mengikuti  pendidikan  dan  pelatihan pengangkatan arsiparis terampil,
apabila  memiliki  ijasah  Diploma  III bidang ilmu lain
2. Arsiparis  tingkat  ahli  adalah  arsiparis dengan kualifikasi profesional yg pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan  dan  teknologi  di  bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Untuk arsiparis ahli diharapkan mampu  mengelola  arsip  dan  informasi, melakukan pengaturan, penggunaan, pengkajian  dan  pengembangan  sistem kearsipan  dengan  berbagai  aspeknya. Yang  pengangkatannya  harus  memenuhi persyaratan : a. Berijasah S1(S1)/Dipoloma IV bidang kearsipan atau ;
b. Berijasah S1(S1)/Dipoloma
IV bidang  ilmu  lain  sesuai  kualifikasi
yang ditentukan untuk jabatan
arsiparis
c. Mengikuti  pendidikan  dan  pelatihan pengangkatan  arsiparis  tingkat  ahli, apabila  memiliki  ijasah  S1  bidang ilmu lain
d. Mengikuti  pendidikan  dan  pelatihan penjenjangan arsiparis tingkat terampil ke tingkat ahli, apabila ingin alih jenjang dari terampil ke ahli. [4

## Sarana dan Prasarana Kearsipan
Sarana  atau  segala  sesuatu  yang  dapat dipakai  dalam  penyelenggaraan  kearsipan, perlu  dimiliki  dan  dikembangkan  oleh  setiap unit
kerja/lembaga
kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang  digunakan  untuk  melakukan  proses pengambilan kebijakan, pengembangan,
pembinaan,  pengelolaan,  dan  pelaksanaan kerja  kearsipan  harus  diupayakan  dan  diatur sehingga  memiliki  standar  kualitas  dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.    Pencipta  arsip  yaitu  unit kerja/organisasi perlu mengupayakan
penyediaan  prasarana  dan  sarana  kearsipan
sesuai  dengan  standar  kearsipan  untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Standar kualitas  dan  spesifikasi  prasarana  dan  sarana kearsipan  adalah  ketentuan  standar  tentang kualitas,  bahan,  bentuk,  ukuran,  jenis,  dan lain-lain  yang  dijadikan  acuan  atau  pedoman dalam  pengadaan  dan  penggunaan  prasarana dan sarana kearsipan. Agar pengelolaan arsip dapat  efektif  dan  efisien,  maka  faktor kepemimpinan,  profesionalisme/  kompetensi arsiparis  dan  sumber  daya  manusia  lainnya yang  mengurus  arsip,  serta  kondisi  sarana prasarana yang
dibutuhkan harus diperhatikan dan dipenuhi. [5]

## PEMBAHASAN
Arsip  memang  bukan  hanya  sekedar hasil  samping  dari  kegiatan  organisasi,  arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka  pelaksanaan  kegiatan  dan  disimpan sebagai  bukti  kebijakan  dan  aktivitasnya [6 . Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan
administratif  dan  fungsi-fungsi  manajemen birokrasi  (arsip  dinamis),  disamping  sebagai sumber  primer  bagi  para  peneliti  maupun akademisi (arsip statis).
Kegiatan  pengelolaan  arsip  tidak  dapat tercapai  dengan  baik  bila  tidak  adanya  SDM yang bertanggung jawab melakukan kegiatan pengelolaan  arsip.  Sedangkan  adanya  SDM yang  diberikan  tanggung  jawab  melakukan pengelolaan  arsip  namun  tidak  menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya sebagai pengelola  arsip  maka  kegiatan  pengelolaan arsip  itupun  tidak  berjalan  dengan  baik. Adanya  SDM  yang  melakukan  kegiatan pengelolaan  arsip  dan  menjalankan  tugas, fungsi  dan  tanggung  jawabnya  sebagai pengelola  arsippun  tidak  akan  mencapai kegiatan  yang  maksimal  dalam  mengelola arsip  apabila  tidak  di  penuhinya  sarana  dan
prasarana  kearsipan  yang  memenuhi  syarat pengelolaan arsip.
Tersediannya  SDM  yang  melakukan kegiatan  pengelolaan  arsip  dan  terpenuhinya sarana  dan  prasarana  penyimpanan  arsip merupakan  satu  kesatuan  persyaratan  yang harus dipenuhi untuk terlaksananya penyediaan  informasi  secara  efektif  dan efisien serta cepat dan tepat untuk
kepentingan  unit  kerja/organisasi.  ketiadaan salah  satunya  sangat  menentukan  akan menjadi  apa  nilai  akhirnya  suatu  arsip. Apakah  hasil  akhir  arsip  hanya  seperti onggokan  sampah  kertas  tanpa  makna ataukah  surat  berharga  yang  berisi  sejarah hidup  perjalanan  suatu  unit  kerja  yang tersimpan di sudut-sudut ruang kerja.
Gambar 2. Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  di Pusat  Reaktor  Serba  Guna  (PRSG)  yang merupakan  pencipta  arsip  yaitu  pihak  yang mempunyai  kemandirian  dan  otoritas  dalam pelaksanaan  fungsi,  tugas  dan  tanggung jawab  di  bidang  pengelolaan  arsip  dinamis, yaitu dimana arsip tercipta dari 4
bidang/bagian  dan  13  subbidang  eselon  IV yang  merupakan  unit  pengolah  menurut  UU No.  43  tahun  2009  adalah  satuan  kerja  pada pencipta  arsip  yang  mempunyai  tugas  dan tanggung  jawab  mengolah  semua  arsip  yang berkaitan  dengan  kegiataan  penciptaan  arsip di lingkungannya.
Gambar 3. Pengelolaan Arsip Dinamis dari Unit Kerja Hingga ke Lembaga Kearsipan (ANRI)

## Arsip Yang Tercipta di Unit Kerja
Disadari  atau  tidak  bahwa  penambahan volume  arsip  tidak  bisa  dihindari  karena setiap  proses  kegiatan  administrasi  selalu menciptakan  arsip.  Besar  kecilnya  volume arsip  sangat  tergantung  pada  kompleksitas kegiatan  yang  dilakukan  oleh  unit  kerja/ organisasi.  Penataan  arsip  pada  dasarnya adalah  pengaturan  informasi  dan  fisik  arsip untuk  kepentingan  temu  balik  arsip  sehingga pengendalian  arsip  secara  fisik  maupun informasi dapat dilakukan secara optimal.
SDM  merupakan  salah  satu  penentu jalannya bagi unit  kerja/organisasi,  memung-
kinkan  berfungsinya  suatu  organisasi  dan menjadi  unsur  terpenting  dalam  manajemen. Oleh karena itu peranan SDM sangat penting dalam usaha pencapaian tujuan suatu organisasi.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  segala aktivitas  yang  dilakukan  oleh  tiap  orang dalam  menyelesaikan  pekerjaannya,    oleh karena itu perlu mendapatkan dorongan untuk dapat  bekerja  dengan  lebih  baik  sehingga efektivitas dan efisiensi dapat tercapai dengan baik pula.
Sebagai bahan masukan untuk memberikan  pertimbangan  dalam  mengukur seberapa  penting  ruang  arsip  dibutuhkan
PRSG
(Unit Pencipta Arsip)
PKDI (Unit Pengolah sekaligus Unit Kearrsipan II) Arsip inaktif di unit pengolah, ditata, ditata dan dibuatkan daftar arsip kemudian diserahkan ke unit kearsipan II beserta Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Arsip yang dipindahkan.
Arsip inaktif dari tiap unit pengolah di tata dan dibuatkan daftar arsip kemudian dipindahkan dari unit kearsipan II ke Biro Umum (Unit Kearsipan I) beserta Berita Acara Penyerahan arsip /Berita Acara usul musnah untuk mendapatkan per- setujuan melakukan pemusnahan

## ANRI
Lembaga Kearsipan
Biro Umum
(Unit Kearsipan I)
Arsip dari Unit Kearsipan II diserahkan ke ANRI berikut Berita Acara Penyerahan karena  arsip mempunyai nilai guna sejarah untuk di simpan di ANRI guna pelestarian dan Berita Acara Usul Pemusnahan untuk mendapatkan persetujuan pemusnahan arsip untuk arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan habis masa retensinya
Subbidang Es. IV (Unit Pengolah)
untuk  menampung arsip inaktif  yang tercipta setiap  tahunnya  di  unit  pengolah  PRSG. Berdasarkan  laporan  penyusutan  berupa pemindahan  arsip  dari  unit  pengolah  ke  Unit
Kearsipan II yang dilaporkan setiap tahunnya oleh  PKDI  berupa  arsip  fasilitatif  yaitu seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 4. Arsip yang Tercipta per Tahun di Unit Pengolah PKDI
Jika  rata-rata  tiap  tahun  arsip  yang tercipta  di  PKDI  sebanyak  1000  arsip  dan tersimpan  di  4  boks  arsip  ukuran  20  cm. Maka  bisa  diperkirakan  jika  seluruh  unit eselon  IV  yang  merupakan  unit  pengolah yaitu  sebanyak  13  unit  dan  masing-masing juga  menghasilkan  1000  arsip  inaktif,  maka arsip  yang  tercipta di unit  kerja PRSG  setiap tahunnya  yaitu  sebanyak  13.000  arsip  yang tersimpan  di  52  boks  ukuran  20  cm,  maka ruangan  yg  diperlukan  setiap  tahun  untuk menampung  seluruh  arsip  inaktif  dari  tiap unit  pengolah  yang  dipindahkan  ke  unit kearsipan II  yaitu seluas 10.4 meter lari. Dan jika  masa  inaktif  arsip  minimal  2  tahun  dan maksimal  10  tahun  berdasarkan  JRA,  maka ruangan  yang  dibutuhkan  untuk  menampung arsip  inaktif  selama  retensi  2  tahun  yaitu seluas 20.8 meter lari  dan  untuk  arsip inaktif yang  masa  retensinya  10  tahun,  diperlukan ruangan seluas 104 meter lari.
Terbayang  jika  selama  lebih  dari  10 tahun  arsip  tidak  dilakukan  penyusutan dikarenakan tidak adanya SDM yang melakukan  penyusutan,  maka  berapa  luas ruangan  arsip  yang  harus  disediakan  untuk
sekedar  menampung  arsip  tanpa  terdata  dan terdaftar  atau  arsip  hanya  tertata  di  ruang- ruang  kerja  yang  semakin  penuh  dan  tidak enak  di  pandang  mata.    Dan  jika  ruangan tidak  mampu  menampung  jumlah  arsip  yang tersimpan karena kondisi  ruangan yang tidak memadai, maka arsip yang sudah terdata akan tertumpuk di ruang arsip.
Penilaian  arsip  inaktif  dalam  rangka penyusutan  berupa  pemusnahan  maupun penyerahan arsip hanya boleh dilakukan oleh kualifikasi  arsiparis  tingkat  ahli.  Sedangkan permasalahan  di  tiap  unit  kerja  yaitu menumpuknya  arsip  inaktif  yang  memer- lukan  penyusutan  berupa  pemusnahan  dan penyerahan namun terbatasnya SDM arsiparis  ahli  untuk  melakukan  penilaian  di tiap  unit  kerja  merupakan  permasalahan tersendiri yang terjadi karena sistem kebijakan unit kerja yang membatasi tersedianya  1  (satu)  orang  arsiparis  tingkat ahli  dan  1  (satu)  orang  arsiparis  tingkat terampil  di  tiap  unit  kerja.  Sehingga penyusutan  arsip  yang  tercipta  di  tiap  unit kerja tidak berjalan secara maksimal. .
Arsip  inaktif  fasilitatif  di  PRSG  sudah terdata dan terdaftar dengan adanya
pengkodean di tiap boks arsip, namun belum tertata  dengan  baik  dikarenakan  kondisi ruang  penyimpanan  arsip  yang  belum memadai.
Arsip inaktif substantif merupakan arsip tercipta  yang  berkaitan  dengan  tugas  pokok dan fungsi unit kerja, keberadaannya merupakan jenis arsip terjaga  yang pada saat penciptaan,  penggunaan  dan  pemeliharaanya diperlakukan  dengan  cara    yang  khusus  dan berbeda  dengan  arsip  fasilitatif  yang  tercipta hanya  sebagai  arsip  penunjang  dari  tupoksi unit kerja.
Gambar 5. Arsip di Unit Pengamanan Nuklir
PRSG Gambar  5.  Menunjukkan  kondisi  arsip  yang tersimpan di ruang kerja UPN-PRSG memperlihatkan arsip yang sudah tertata rapi di rak penyimpanan ruang kerja UPN, namun arsip-arsip  tersebut  belum  terdata  dan terdaftar,  sehingga  penampakan  kerapian arsip  yang  sudah  tertata  dengan  baik  namun tidak  menjamin  proses  penemuan  kembali arsip  dengan  cepat  dan  tepat.  Hal  tersebut dikarenakan tidak adanya SDM yang memiliki  kompetensi  dan  profesionalitas  di bidang  kearsipan  dalam  melakukan  kegiatan pengelolaan  arsip  dengan  sistem  kearsipan yang  diberlakukan  di  BATAN,  sehingga arsip-arsip  tersebut  hanya  tersimpan  dan
tertata  namun  belum  terdata  dan  terdaftar dengan  baik  yang  menunjang  efektif  dan efektivitas penemuan kembali arsip.

## KESIMPULAN
Efektivitas  pengelolaan  kearsipan  pada suatu  unit  kerja/organisasi  dipengaruhi  pula oleh  SDM  yang  bekerja  pada  unit  kearsipan, sarana  serta  fasilitas  yang  dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang  tersedia  untuk  pemeliharaan  arsip tersebut  oleh  pihak  manajemen.    Arsip  yang sudah  terdata  dan  terdaftar  belum  memenuhi standar  efisiensi  dan  efektivitas  pengelolaan arsip  jika  tidak  tersedianya  prasarana  dan ruang  penyimpanan  arsip  sebagai  tempat dilakukannya  kegiatan  penyusutan  arsip. Sehingga  arsip  yang  terdata  dan  terdaftar hanya  memenuhi  ruang  kerja  atau  tertumpuk di  ruang  arsip.  Sedangkan  keberadaan  ruang penyimpanan  arsip  juga  tidak  menjamin ditemukannya kembali arsip secara cepat dan tepat  apabila  tidak  adanya  SDM  yang kompetensi  dan  profesional  di  bidang kearsipan dalam melakukan kegiatan pengelolaan  arsip.  Untuk  arsip  inaktif  yang sudah  habis  JRAnya  dan  arsip  tersebut  tidak memiliki  nilai  guna  sejarah,  harus  segera dimusnahkan untuk menghindari penumpukan arsip. Keterkaitan SDM dan sarana penyimpanan
arsip dalam kegiatan pengelolaan kearsipan tidak dapat dipisahkan satu  dengan  yang  lainnya,  ketiadaan  salah satunya  menyebabkan  tidak  efisiensi  dan efektivitasnya kegiatan penyelenggaraan kearsipan  dalam  penyediaan  informasi  yang cepat  dan  tepat  untuk  mencapai  tujuan  unit kerja/organisasi.

## DAFTAR PUSTAKA
1. AHMAD AMIR AZIZ , “Upaya Strategis Penyelamatan dan Pemanfaatan Arsip” Makalah  terbaik  I  Lomba  Karya
Ilmiah  Bidang  Kearsipan,  Tulungagung, 2006
2. ANRI, “ ANRI  dalam  Gerak  Langkah  50
Tahun Indonesia Merdeka ”, Jakarta, 1996 3. PP RI No. 28 Tahun 2012 “Pelaksanaan Undang-Undang  No.  43  Tahun  2009, tentang Kearsipan”
4. Perka  Bersama  Ka.  ANRI  dan  Ka. BKN No.  18  tahun  2009  dan  Nomor  21 tahun 2009, tentang Petunjuk Pelaksanaan
Jabatan  Fungsional  Arsiparis  dan  Angka Kreditnya, Jakarta, 2009 5. DRS. Y. SURAJA , M.Si. M.M “Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis” ASMI  Santa  Maria,  Yogyakarta,
2012
6. KENNEDY,  JAY  AND  CHERRYL
SCHAUDER , “Records  Management,  A guide to
Corporate  Record Keeping” Melbourne, Longman, 1998.