## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol. 6 No.2, Agustus 2021, pp. 183-188 ISSN: 2597-7156 (Online), 2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 183

## Tinjauan Pelepasan Informasi Rekam Medis Kepada Pihak Ketiga Di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan
Erlindai 1 , Hesty Afriani Sidabutar 2
1,2 Program Studi D-3 Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRACT Article history: Received Jan 09, 2021 Revised Jul 28, 2021 Accepted August 23, 2021 Imelda General Hospital of Indonesian Workers does not  yet have a fixed SOP (Standard Operating Procedure) specifically regarding the release  of  medical  record  information  to  third  parties,  but  there  is already  a  regulation  in  the  form  of  a  system  for  releasing  medical record  information.  This  study  aims  to  determine  the  number  of requests  for  medical  record  information.  This  study  aims  to determine  the  number  of  requests  for  medical  record  information. This  type  of  research  is  descriptive,  namely  the  research  method carried  out  with  the  aim  of  making  an  objective  situation.  The population  is  4  people  and  all  medical  record  files  are  released  to third parties with a research methodology  using qualitative methods. How to collect data by interview and observation. The results showed that the IPI RSU service, directed medical record documents released to third parties for the purposes of raharja service claims, namely 56 files  (0.92%),  insurance  needs  69  files  (1.13%),  BPJS  needs  5.790 files  (95.06%),  research  needs  are  54  files  (0.89%),  research  is  58 files  (0.95),  education  is  58  files  (0.95%),  court  is  36  files  (0.59%) and the need for visum et revertrum is 28 files (0.46%). Based on the results of the study, it is known that knowing the data on the number of  requests  for  medical  record  information  in  January-June  2020 amounted  to  6,091  medical  record  files,  until  now  RSU  IPI  has  not had a special SOP for the release of information. It is recommended for hospitals to make SOPs regarding information release procedures so  that  officers  are  able  to  provide  optimal  services  regarding  the release  of  information  to  parties  who  require  the  release  of  medical record information.
Keywords: Review

## Medical Record Files
Medical Record Information Management (MIRM) 13.4
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Erlindai, Program Studi D-3 Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: erigaaritonang291087@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang mnyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan  gawat  darurat.  Upaya  kesehatan  diselenggarakan  dengan  pendekatan  peningkatan kesehatan  (promotif),  pencegahan  penyakit  (preventif),  penyembuhan  penyakit  (kuratif),
184
dan  pemulihan  (rehabilitatif)  yang  dilaksanakan  secara  menyeluruh,  terpadu  dan berkesinambungan [1].
Berdasarkan  [2]  dikatakan  bahwa  sarana  pelayanan  kesehatan  wajib  menyediakan fasilitas  yang  diperlukan  dalam  rangka  penyelenggaraan  rekam  medis.  Rekam  medis adalah  dokumentasi  rekam  jejak  pasien  dimana  berisikan  catatan  tentang  biodata  pasien, tindakan  pemeriksaan,  hal  pengobatan  serta  tindakan  juga  pelayanan  lain  kepada  pasien pada sarana pelayanan kesehatan [3].
Rekam  medis  memiliki  peranan  penting  sebagai  bukti  dasar  fisik  yang  memonitor segala jejak dari data pasien didalam mendapatkan pelayanan dirumah sakit yang merekam segala  tindakan  pengobatan  klien  dirumah  sakit  selama  perawatan  dan  sebagai  bukti autentik jika diminta oleh hukum, sebagai bentuk bukti yang digunakan didalam penelitian dan  juga  sebagai  bahan  pembelajaran  bagi  dunia  pendidikan  untuk  mendapatkan  data, berguna  untuk  pengkleman  pembiayaan  pelayanan  selama  pengobatan  dan  juga  untuk menaikkan data statistik kesehatan [4].
Menurut  [5]  tentang  rekam  medis,  menyatakan  bahwa  informasi  tentang  identitas, diagnosis,  riwayat  penyakit,  riwayat  pemeriksaan  dan  riwayat  pengobatan  dapat  dibuka dalam  hal  untuk  kepentingan  kesehatan  pasien,  memenuhi  permintaan  aparatur  penegak hukum  dalam  rangka  penegakan  hukum  atas  perintah  pengadilan,  permintaan  dan/atau persetujuan pasien sendiri, permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang- undangan dan untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis, sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.
Dipastikan  secara  keseluruhan  dari  isi  dokumen  dijamin  keamanan,  privasi, kerahasiaan  juga  keselamatan  adalah  informasi  dalam  rekam  medis.  Rumah  sakit  selaku pemilik  informasi  data  rekam  medis  harus  memiliki  prosedur  pelepasan  atau  pemberian informasi  rekam  medis  yang  sejalan  dengan  [6].  “Penjelasan  tentang  praktik  kedokteran, dokumen  rekam  medis  merupakan  milik  dokter,  dokter  gigi,  atau  sarana  pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien”.
Hasil  penelitian  [7]  tentang  “Analisis  Sistem  Pelepasan  Informasi  Rekam  Medis Dalam  Menjamin  Aspek  Hukum  Kerahasiaan  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Imelda Pekerja  Indonesia  Medan”  berdasarkan  penelitian  ini  bahwa  sistem  pelepasan  informasi RSU Imelda pekerja Indonesia Medan sudah optimal dan sudah melaksanakan  SPO sesuai ketentuan  yang  sudah  diatur  dirumah  sakit  tersebut  yang  menjadi  acuhan  dalam  hal melakukan tindakan.
Hasil penelitian  [8] “Tinjauan Pelaksanaan  Pelepasan Informasi Medis Kepada Pihak Ketiga  Untuk  Kaim  Asuransi  Di  Rumah  Sakit  Muhammadiyah  Taman  Puring  Jakarta” bahwa berdasarkan penelitian ini bahwa  pada pelaksanaan pelepasan informasi medis dan SPO  mengenai  kebijakan  persyaratan  pelapasan  informasi  medis  yaitu  surat  kuasa bermaterai 6000, foto copy identitas pasien dan identitas pihak ketiga, ditemukan 14 (34%) dari 41 permintaan dokumen rekam medis dari pihak ketiga tidak lengkap. Kemudian hasil penelitian  [9]  “Tinjauan  Prosedur  Pelepasan  Informasi  Rekam  Medis  Untuk  Keperluan Klaim  BPJS  Di  RSU  Darmayu  Ponorogo”  belum  adanya  SOP  yang  khusus  untuk  bagian asuransi BPJS dan untuk pihak yang terlibat dalam pelepasan informasi rekam medis.
Berdasarkan survey pendahuluan  di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia,  dari  proses pelaksanaan  pelepasan  suatu  informasi  rekam  medis  pasien  pada  pihak  ketiga  sudah  ada regulasi sistem pelepasan informasi akan tetapi masih ada tenaga rekam medis yang belum mengikuti  regulasi  yang  ada.  Berdasarkan  data  yang  ditemukan  tersebut  maka  perlu diadakan  penelitian  tentang  “Tinjauan  Pelepasan  Informasi  Rekam  Medis  Kepada  Pihak Ketiga di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan”.
185

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian Jenis  penelitan  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif.
Penelitian  ini  dilakukan  dalam  keadaan  situasi  alami,  sehingga  tidak  ada pembatasan  dalam  memaknai  atau  memahami  penelitian  yang  dikaji  di  RSU  IPI Medan Tahun 2020.
B. Populasi
Populasi  adalah  semua  hasil  atau  nilai  yang  memungkinkan,  baik  dari  hasil perhitungan  atau  mengukur  kualitatif  tentang  karakteristik  tertentu  sebagai  dasar dari  semua  elemen  himpunan  dari  data  yang  ingin  diteliti  sifat-sifatnya  [10]. Populasi  dalam  penelitian  ini  berjumlah  4  orang  petugas  rekam  medis  dibagian asuransi  dan seluruh  berkas  rekam  medis  yang  berjumlan  6.091  berkas  yang dilepaskan kepada pihak ketiga.
C. Sampel
Sampel  merupakan  sebagian  dari  seluruh  elemen  yang  menjadi  objek  penelitian [10].  Sampel  dalam  penelitian  ini  adalah  sampling  jenuh  artinya  jumlah  populasi sama  dengan  jumlah  sampel  yaitu  berjumlah  4  orang.  Sampel  dalam  penelitian adalah  dokumen  rekam  medis  yang  dilepaskan  kepada  pihak  ketiga  dalam  enam bulan terakhir yaitu pada Januari-Juni 2020 sejumlah 6.091 berkas.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
Berdasarkan penelitian dan pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti mengenai “Tinjauan  Pelepasan  Informasi  Kepada  pihak  ketiga  di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia Medan”. Adapun hasil yang diperoleh peneliti mengenai prosedur dan pelepasan informasi rekam medis adalah sebagai berikut.
Tabel  1. Distribusi Jumlah Berdasarkan Klaim Jasa Raharja, Asuransi, BPJS, Penelitian, Pendidikan, Pengadilan dan Visum Et Revertrum
No Keperluan Penggunaan Informasi Jumlah Berkas  Persentase % 1 Klaim jasa raharja/BPJS 56 0,92 2 Asuransi 69 1,13 3 BPJS 5.790 95,06 4 Penelitian 54 0,89 5 Pendidikan 58 0,95 6 Pengadilan 36 0,59 7 Visum et revertrum 28 0,46 Jumlah 6.091 100
Berdasarkan  tabel  di  atas  menujukan  dokumen  rekam  medis  yang  dilepaskan  kepada pihak  ketiga  untuk  keperluan  klaim  jasa  raharja  yaitu  56  berkas  (0,92%),  keperluan asuransi yaitu 69 berkas (1,13%), keperluan BPJS yaitu 5.790 berkas (95,06%), keperluan penelitian yaitu 54 berkas (0,89%), pendidikan yaitu 58 berkas (0,95), pengadilan yaitu 36 berkas (0,59%) dan keperluan visum et revertrum yaitu 28 berkas (0,46%).

## 3.2 Pembahasan
Berdasarkan  Klaim  Jasa  Raharja,  Asuransi,  BPJS,  Penelitian,  Pendidikan, Pengadilan dan Visum Et Revertrum
Berdasarkan  hasil  didapatkan  bahwa  dokumen  rekam  medis  yang  dilepaskan  kepada pihak  ketiga  untuk  keperluan  klaim  jasa  raharja  yaitu  56  berkas  (0,92%),  keperluan asuransi yaitu 69 berkas (1,13%), keperluan BPJS yaitu 5.790 berkas (95,06%), keperluan
186 penelitian yaitu 54 berkas (0,89%), pendidikan yaitu 58 berkas (0,95), pengadilan yaitu 36 berkas (0,59%) dan keperluan visum yaitu 28 berkas (0,46%).
Menurut  [5]  tentang  pelepasan  informasi  bisa  diberikan  kepada  pihak  ketiga  untuk kepentingan  kesehatan  pasien,  memenuhi  permintaan  aparatur  penegak  hukum  atas perintah  pengadilan,  permintaan  persetujuan  pasien  sendiri,  permintaan  institusi  lembaga, kepentingan  penelitian,  pendidikan  dan  audit  medis,  sepanjang  tidak  menyebutkan identitas pasien.
Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada  petugas  rekam  medis  yang  berjumlah  4  orang tentang  pelepasan  informasi  kepada  pihak  ketiga  yang  meminta  pelepasan  informasi, informan mengatakan bahwa:
“biasanya  pelepasan  informasi  itu  diminta  sama  keluarga  pasien,  asuransi,  data untuk penelitian”. (Informan 1)
“yang saya lakukan kalau ada pihak asuransi yang meminta berkas untuk pengkleman asuransi dan keperluan jasa raharja”. (Informan 2)
“sama keluarga pasien, asuransi dan pernah juga diminta sama pihak pengadilan dan klaim jasa raharja,penelitian dan PKL mahasiswa”. (Informan 3)
“saya  pernah  memberikan  informasi  kepada  penegak  hukum  dengan  memberikan surat permintaan Visum et revertum”. (Informan 4)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tentang  proses  pelepasan  informasi,  informan menjelaskan bahwa:
“misalkan kalau ada pasien/keluarga yang meminta berkas rekam medis, data medis pasien  dapat  diberikan  kepada  keluarga/  ahli  waris  pasien  dengan  membawa  fotocopi KTP  dan  kartu  keluarga”,  jika  ada  pihak  asuransi  yang  meminta  berkas  rekam  medis, permintaan  akan  diberikan  berdasarkan  permintaan  tertulis  dar  pihak  pemohon  dan dilampirkan  surat  kuasa  dari  pasien/keluarga  yang  disetujui  oleh  Direktur  RSU  Imelda Pekerja  Indonesia,  untuk  keperluan  penelitian  sebaiknya  peneliti  membawa  surat  izin penelitian  dari  kampus  dan  dan  harus  dibuat  adanya  persetujuan  pasien  atas  pelepasan informasi data rekam medisnya”. (Informan 1)
“adapun  yang  saya  lakukan  jika  ada  pihak  asuransi  yang  meminta  berkas  rekam medis  untuk  keperluan,  harus  membuat  permintaan  tertulis  dari  pihak  pemohon  dan dilampirkan surat kuasa dari pasien/ keluarga”. (Informan 2)
“yang saya lakukan jika ada pihak keluarga pasien yang meminta  pelepasan berkas rekam  medis,  maka  saya  akan  memberikan  kepada  keluarga  dengan  membawa  surat pernyataan tertulis”, “saya juga sudah pernah diminta pihak pengadilan tentang data dan informasi  rekam  medis  dapat  diberikan  jika  pihak  hukum  memberikan  surat  permintaan visum  et  revertum”.  Juga  pernah  diminta  oleh  mahasiswa  praktek  untuk  keperluan penelitian da laporan PKL dengan membawa surat izin penelitian. (Informan 3)
“jika  ada  yang  meminta  pelepasan  informasi  Visum  et  revertum  saya  akan  meminta bukti  tertulis  dari  pengadilan  yang  ditujukan  kepada  Direktur,  setelah  itu  berkas  dapat diberikan”. (Informan 4)
Proses  pelepasan  informasi  harus  dilakukan  berdasarkan  SOP  rumah  sakit  yang digunakan  dirumah  sakit,  namun  Rumah  Sakit  IPI  tidak  memiliki  SOP  melainkan  dalam bentuk  regulasi.  Hal  ini  dibuktikan  dari  hasil  wawancara  informan  bahwa  pelaksanaan pelepasan informasi yang yang mereka lakukan berbeda-beda prosesnya.
SOP  merupakan  instruksi  yang  berisikan  langkah-langkah  suatu  proses  kerja  rutin tertentu  yang  disusun  berdasarkan  konsensus  bersama  yang  dibuat  oleh  fasilitas  layanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Permenkes RI No. 512 Tahun 2007). [2] pada pasal 10 tentang  pelepasan  informasi  untuk  kepentingan  aparatur  penegak  hukum  atas  perintah pengadilan,  permintaan  atau  persetujuan  pasien  sendiri,  permintaan  institusi/lembaga, untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis.
187

## 4. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  peneliti  didapatkan  kesimpulan  sebagai berikut:
1. Pelepasan  informasi  medis  Di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia  Medan  pada  bulan Januari-Juni  2020  untuk  keperluan  klaim  jasa  raharja  yaitu  56  berkas  (0,92%), keperluan  asuransi  yaitu  69  berkas  (1,13%),  keperluan  BPJS  yaitu  5.790  berkas (95,06%), keperluan penelitian  yaitu 54 berkas (0,89%), pendidikan  yaitu 58 berkas (0,95),  pengadilan  yaitu  36  berkas  (0,59%)  dan  keperluan  visum  yaitu  28  berkas (0,46%).
2. Pelaksanaan  pelepasan  informasi  medis  dari  3  orang  pegawai  sudah  sesuai  dengan regulasi  pelepasan  informasi  dan  1  orang  belum  sesuai  yaitu  pada  pelepasan informasi  yang  diminta  keluarga/pasien  seharusnya  pasien  membawa  fotocopi  KTP dan  kartu  keluarga,  ternyata  petugas  tidak  paham  dalam  menginformasikan  berkas yang akan dilengkapi oleh keluarga.
3. Rumah sakit IPI belum memiliki SOP pelepasan informasi, yang ada hanya regulasi pelepasan informasi.
Berdasarkan  kesimpulan  diatas  disarankan  kepada  rumah  sakit  untuk  membuat  SOP tentang  prosedur  pelepasan  informasi,  sehingga  petugas  mampu  memberikan  pelayanan yang  optimal  terkait  pelepasan  informasi  kepada  pihak-pihak  yang  membutuhkan pelepasan informasi rekam medis.

## REFERENCES
[1] U. D. Negara et al. , “UU tentang Rumah Sakit,” vol. 4, no. 1, pp. 1–12, 1945.
[2] PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008, “Permenkes RI 269/MENKES/PER/III/2008,” Permenkes  RI  No  269/Menkes/Per/Iii/2008 ,  vol. 2008. p. 7, 2008.
[3] B. Sampurna and G. R. Hatta, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan  Kesehatan ,  Ed.  rev.  Jakarta:  Penerbit  Universitas  Indonesia  (UI-Press), 2008.
[4] E. Rustiyanto, “Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan,” Yogyakarta: Graha Ilmu . 2010.
[5] N.  26.  Permenkes,  “Permenkes  No.  269/Menkes/Per/III/2008:Rekam  Medis.”  p.  7, 2008.
[6] UU  RI  Nomor,  “UU  No.  29  Tahun  2004  Tentang  Praktik  Kedokteran,” Aturan Prakt. Kedokt. , pp. 157–180, 2004.
[7] Erlindai  and  T.  Yulita,  “Analisis  Sistem  Pelepasan  Informasi  Rekam  Medis  Dalam Menjamin Aspek Hukum Kerahasiaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2018,” J. Ilm. Perekam dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 3, no. 1, pp. 394–403, 2018.
[8] S.  Siswati,  Adinda  and  R.  Agnesia,  “Tinjauan  Pelaksanaan  Pelepasan  Informasi Medis Kepada Pihak Ketiga Untuk Klaim Asuransi di Rumah Sakit Muhammadiyah Taman  Puring  Jakarta  Tahun  2018,” MEDICORDHIF  J.  Rekam  Medis ,  vol.  5,  no. 01, p. 8, 2018.
[9] K. Bpjs, D. I. Rsu, D. Ponorogo, and I. Sureni, “GLOBAL HEALTH SCIENCE ----- http://jurnal.csdforum.com/index.php/ghs  GLOBAL  HEALTH  SCIENCE  ,  Volume 3  No  .  3  ,  September  2018  ISSN  2503-5088  (  p  )  2622-1055  (  e  )  Berkas  Klaim  , Rawat Jalan masuk RM Koding Mengurutkan pertanggal pelayanan Kirim berkas ke ,” vol. 3, no. 3, pp. 175–180, 2018.
[10]  Awal  Isgiyanto, Teknik  Pengambilan  Sampel  pada  Penelitian  Non-Eksperimental , 1st ed. Jogjakarta: Mitra Cendikia, 2009.
188

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Erlindai, Gelar D-III diperoleh dari Akademi  Kebidanan Imelda Medan, Jurusan D-3 Kebidanan  pada  tahun  2009,  Gelar  Sarjana  diperoleh  dari  Sekolah  Tinggi  Ilmu Kesehatan Deli Husada Delitua tahun 2013, Magister Kesehatan diperoleh dari STIKes Deli  Husada  Desitua,  jurusan  Ilmu  Kesehatan  Masyarakat  pada  tahun  2015.  Saat  ini aktif  sebagai  dosen tetap  di  Prodi  D-3  Perekam dan  Informasi  Kesehatan  Universitas Imelda Medan dan menjabat sebagai sekretaris LPMI.