## SIMULASI LEAN DAN SIKLUS PDCA UNTUK KARTU IDENTITAS ANAK DI DISDUKCAPIL GARUT
Dewi Rahmawati 1,3 *, Catharina Badra Nawangpalupi 2
1 Teknik Industri, Institut Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No.1, Jayaraga, Kabupaten Garut, 44151
2 Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan
3 Magister Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan Jl. Ciumbuleuit, Bandung, Indonesia, 40141
(Received: October 19, 2021/ Accepted: March 14, 2022)

## Abstrak
Meningkatnya minat masyarakat dalam membuat Kartu Identitas Anak di Kabupaten Garut membuat volume pembuatan menjadi lebih banyak dan berdampak pada lambatnya proses pelayanannya. Hal ini terbukti dimana jumlah pengajuan rata-rata 70 orang per hari menjadi 150 per hari. Berdasarkan hal tersebut, tujuan dari penelitian adalah untuk mengidentifikasi dampak dari lambatnya pelayanan yang berakibat penumpukannya masyarakat di area pelayanan. Adapun metode yang digunakan adalah observasi,  wawancara  dan  melakukan  identifikasi  pelayanan  menggunakan  SIPOC  dengan  cara berfikir    Lean  dan  siklus  PDCA,  kemudian  dilakukan  simulasi  menggunakan  Arena.  Hasil  dari penelitian menunjukan bahwa proses pengecekan data  yang berulang,  kartu  tercetak lebih dari  satu akibat penginputan data yang ganda atau gagal dalam pencetakan, menunggu verfikasi. Adapun proses pengiriman dokumen dari bagian administrasi ke area pengolahan data merupakan salah satu potensi terjadinya  penumpukan  dokumen  karena  lokasinya  berbeda.  Oleh  karena  itu,  untuk  meminimasi  hal tersebut dilakukan usulan perbaikan  dan menghasilkan bahwa proses pelayanan KIA dapat dieliminasi dari 5 aktivitas menjadi  menjadi 4  serta petugas pelayanan dari 3 menjadi 2. Pemanfataan petugas menjadi  efisien  serta  melakukan  perbaikan  layout  untuk  meminimasi  pergerakan  dengan memperhatikan proses bekerja dengan menggunakan 5S.
Kata kunci: ARENA; Lean; PDCA; 5S; SIPOC

## Abstract
[Lean Simulation and PDCA Cycle for Child Identity Card at Disdukcapil Garut] The community's increasing interest in making Child Identity Cards in Garut Regency makes the volume of manufacture more and impacts the slow process of service. This is evident where the average number of submissions is 70 people per day to be 150 per day. The study aimed to identify the impact of slow service delivery resulting in community service in the area. The method used is observation, interview, and identification problem using SIPOC with Lean thinking and PDCA cycle, then the simulation is done using Arena. The study results show that checking the data is repeated, and The card is printed repeatedly due to dual data input or printing failure and waiting for verification. Another issue is The method of sending documents from the administration to data processing is one of the potential occurrences of documents because the locations are different. Therefore, to minimize this, an improvement simulation was carried out and resulted that the MCH service process could be eliminated from 5 activities to 4 and service officers from 3 to 2. The use of officers became efficient  and made layout improvements to  minimize movement by paying attention to using 5S.
Keywords: ARENA; Lean; PDCA; 5S; SIPOC

## 1. Pendahuluan
Dinas  Kependudukan  dan  Pencacatatan  Sipil (Disdukcapil) Kabupaten/ Kota adalah salah satu dinas yang  menerbitkan  Kartu  Identitas  Anak  (KIA).
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2016 tentang  Kartu  Identitas  Anak  (KIA)  terbagi  menjadi kartu  identitas untuk anak berusia 0-5 tahun dan 5-17 tahun serta wajib dimiliki setiap anak yang diterbitkan oleh  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten/ Kota. Kepala Bidang (Kabid) Disdukcapil Garut,  Evif  Zulfikar  Malik  Ahmad  S.  Sos,  M.Si
*Penulis Korespondensi.
E-mail: dewi_rahmawati@itg.ac.id
mengatakan  bahwa,  dibukanya  pelayanan  KIA  tiga bulan  terakhir  sudah  ada  9.000  anak  yang  diterbitkan KIA.  Jumlah  pemohon  terus  meningkat  dalam  tiga bulan terakhir dari 70 orang perhari sampai 150 orang dan  setiap  orang  mengajukan  sekitar  1-3  orang  anak untuk  membuat  KIA  atau  bahkan  lebih.  Peningkatan permohonan  KIA  membuat  pelayanan  menjadi terhambat,  sehingga  menimbulkan  pemborosan  pada pelayanan dan adanya penumpukan masyarakat di area Disdukcapil  untuk  menunggu  hasil  dari  KIA.  Untuk mengurangi  kendala  dalam  proses  pelayanan  KIA  di Didukcapil Kabupaten Garut, maka dilakukan analisis dengan pendekatan metode Lean yang bertujuan untuk mengeliminasi kendala yang menimbulkan pemborosan ( waste ) pada semua proses pelayanan KIA dan  memaksimalkan  efisiensi  proses. Waste terjadi karena  aliran  proses  yang  belum  efisien.  Sekitar 10% organisasi di Inggris
telah sukses mengimplementasikan Lean (Bhasin  2008;  Bhaskar 2018) dan memberikan keterampilan kepada karyawan untuk  meningkatkan  kerja  serta  menyederhanakan aliran  kegiatan  (Mitra  2012).  Selain  itu,  melakukan siklus  perbaiki  kualitas  secara  terus-menerus  atau siklus  yang  tidak  pernah  berakhir  (Mitra  2008). Perbaikan terus-menerus membantu untuk memelihara, memperbaiki atau meningkatkan standar menggunakan siklus  PDCA  (Imai  1998).  Penggunaan  PDCA  yang dapat  dikombinasikan  dengan  menggunakan seven tools of  quality dan 5 why analysis membantu  sebuah perusahaan untuk menetapkan standar untuk mendukung  berjalannya  perbaikan  yang  dilakukan (Adyatama and Handayani 2018).
Penelitian  pada  pelayanan  publik  sangat membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  dalam melakukan  pengamatannya  (de  Almeida  et  al.  2017), sebagian  besar  publikasi  tahun  2000-2020  terkait dengan  sektor  publik  sekitar  (37%)  secara  umum (Caiado  et  al.  2020).  Lebih  sulit  untuk  menerapkan konsep Lean di  sektor  jasa  karena  variasinya  yang tinggi  dan  sifat  operasi  yang  tidak  standar  secara umum. Oleh karena itu, fokus penelitian ini dilakukan pada pelayanan publik dengan tujuan untuk mengurangi pemborosan waktu tunggu dengan metode L ean,  PDCA,  5S dan Simulasi  Arena pada  pelayanan publik.  Penggunaan  aplikasi Lean dan  PDCA  dapat diimplementasikan  secara  sederhana  dan  ekonomis, karena  tidak  memerlukan  keterlibatan  orang-orang yang  sangat  terampil,  hanya  diperlukan  pelatihan sederhana  untuk  tenaga  kerja  yang  ada  untuk menciptakan kesadaran dan keterlibatan yang mengarah  ke  lingkungan  kerja  yang  sangat  produktif
(Bhat et al. 2016). Untuk menguji penggunan Lean dan Siklus PDCA dalam pelayanan KIA, maka menggunakan proses simulasi. Simulasi pada dasarnya adalah proses mendesain model suatu sistem yang ada pada  dunia  nyata  dan  melakukan  eksperimen  dengan model tersebut. Tujuan simulasi yaitu untuk memahami perilaku  sistem  maupun  mengevaluasi  kebijakan- kebijakan  yang  bervariasi  untuk  operasi  sistem (Yogaswara, 2016).

## 2. Metode Penelitian
Lean
sangat sederhana dan dapat diimplementasikan  secara  ekonomis,  karena  tidak memerlukan  keterlibatan  orang  yang  sangat  terampil dan  cukup  dengan  pelatihan  sederhana  bagi  tenaga kerja  untuk  penciptaan  kesadaran  (Bhat  et  al.  2016). Untuk  menciptakan  perbaikan  yang  lebih  baik  yang ekonomis, maka penelitian ini melakukan studi literatur Lean yang  berfokus  pada  strategi  untuk  pengurangan pemborosan dalam sektor pelayanan secara umum yang terlihat pada Tabel 1. Berdasarkan Tabel  1 ,  penggunaan Lean telah diterapkan  pada  beberapa  sektor,  hanya  saja  belum banyak Lean diterapkan pada sektor pelayanan publik. Oleh  karena  itu,  penelitan  ini  berfokus  pada pengembangan lean pada  sektor  pemerintahan terutama pemerintah lokal dalam pelayanan KIA serta melakukan  penggabungan  beberapa tools. Hal  ini dilakukan  untuk  mengurangai  pemborosan  serta perbaikan  secara  terus  menerus  menggunakan  siklus PDCA  dan  melakukan  simulasi  proses  untuk  melihat hasil  sebelum  penelitian  dan  simulasi  usulan  proses pelayanan. Model simulasi untuk keadaan saat ini dan masa  depan  dikembangkan  untuk  memvalidasi  hasil peta yang sesuai dari keadaan saat ini dan masa depan, masing-masing.  Penggunaan  model  simulasi  dengan VSM  untuk  memvalidasi  keadaan  saat  ini  dan  masa depan  serta memungkinkan pembuat keputusan untuk melakukan  analisis  komprehensif  pada  sistem  dan menarik kesimpulan statistik (Cavdur et al. 2019).
Pada sektor pelayanan umum seperti Bhat  et al., (2016)  pada service mobil,  penggunaan Lean membantu meningkatkan produktifitas dan mengurangi  pemborosan motion , waiting , inventory yang terjadi selama proses pelayanan serta melakukan pengujian  menggunakan  model  simulasi  ARENA. Adapun  sektor  kontruksi  di  pendidikan Lean dengan menggunaan  model  simulasi  Pro  Model  membantu memvalidasi  keadaan  saat  ini  dan  masa  depan,  serta memungkinkan  pembuat  keputusan  untuk  melakukan analisis   komprehensif   pada   sistem    dan    menarik
Tabel 1. Sintesis Penelitian
Penulis 5S VSM Cause and Effect Diagram/ 5 Why SIPOC PDCA/ PDSA (Bhat  et al., 2016) √ √ √ √ (de Almeida et al., 2017) √ √ Baag  P., 2018) √ (Cavdur et al., 2019) √ (Walters et al., 2019) √ √ √ (Abdallah, 2020) √ √ √ Peneliti √ √ √ √ √
kesimpulan statistik dalam kasus memenuhi  kepuasan pelanggan  dan  keterlambatan  (proses waiting )  selama proses  pelayanan  akibat  beban  kerja  yang  tidak seimbang (Cavdur et al. 2019).
Pada  sektor  pelayanan  kesehatan  menurut Abdallah  (2020) Lean berhasil  diterapkan  di  rumah sakit, untuk memperbaiki proses sehingga menghasilkan  implementasi Lean yang  menunjukkan pengurangan  60%  waktu  siklus,  pengurangan  biaya operasional  80%,  dan  banyak  manfaat  lainnya  serta disimulasikan menggunakan ARENA.
Pada sektor pelayanan masyarakat dan pemerintahan umum menurut  de Almeida et al., (2017) Lean membantu untuk  mengevaluasi dan memperbaiki flow proses  secara  terus  menerus  dengan  mengurangi aktivitas  yang overprocessing ,  karena  kendala  dalam informasi yang diperoleh berbeda antara tiap karyawan yang  diwawancarai.  Pengamatan  dilakukan  dengan wawancara  dan  tipe  penelitian  longitudinal.  Menurut Baag    P.,  (2018)  pada  pelayanan  perbankan Lean membantu meningkatkan efisiensi waktu tunggu yang lebih rendah, menurunkan tingkat stres, meningkatkan kepuasan  pelanggan,  keuntungan,  dan  bisnis  pada sektor  bank  dengan  melakukan  pemetaan  proses menggunakan  VSM.  Menurut  Walters  et  al.,  (2019) pada  pelayanan  pajak, Lean digunakan  untuk melakukan  analisis  akar  masalah  untuk  mengurangi defect dalam surat pengantaran dan error serta waiting dalam  melakukan  pelayanan,  konfirmasi,  informasi pada  proses  pelayanan  pembayaran  pajak.  Penelitian dilakukan  lebih  banyak  dengan  wawancara  dan  data yang dikumpulan menggunakan metode kualitatif dan kuantitatif.  Berdasarkan  hal  di  atas,  maka  peneliti melakukan  penelitian  pada  sektor  pemerintah  secara spesifik  yaitu pemerintah lokal, dengan menggunakan penggabungan beberapa tools dari penelitian sebelumnya dan kemudian melakukan simulasi proses
menggunakan  ARENA.  Adapun  sistesis  dan  model penelitian disajikan dalam Tabel 1 dan Tabel 2.

## 2.1. Plan
Pada  tahapan  ini,  melakukan  pengamatan aliran proses pelayanan KIA menggunakan SIPOC dan selanjutnya  melakukan  pengamatan  menggunakan Value stream mapping yang berguna untuk mengambarkan  semua  aktivitas,  baik  aktivitas  yang bernilai  tambah  atau  tidak  bernilai  tambah  yang dimulai  dari  bahan  mentah  sampai  produk  sampai  ke konsumen (Pyzdek et al. 2010). Value stream mapping telah  digunakan  untuk  menentukan  masalah  dan menganalisis keadaan saat ini serta untuk mengusulkan keadaan  masa  depan. Value  stream  mapping memperhitungkan tidak hanya aktivitas produk, tetapi manajemen  dan  sistem  informasi  yang  mendukung dasar  proses.  Tahapan  ini  sangat  membantu  saat bekerja  untuk  mengurangi  siklus  waktu,  karena seseorang  dapat  memperoleh  wawasan  tentang keputusan tersebut membuat aliran selain aliran proses (Bhat et al. 2016). Pemetaan Value stream berbeda dan direncanakan  secara  terpisah  dan  tertulis  untuk perencanaan selama beberapa bulan ke depan (Kumar Baag 2018).

## 2.2. Do
Tahap  kedua  adalah  tahap  pelaksanaan  ( Do ), pada  tahap  ini  kita  menggunakan  dasar  analisis  akar masalah  dan  skema layout pada  tahap plan ,  sehingga untuk  mengurangi  kendala  pada  tahap plan .  Kendala tersebut  seperti  menghilangkan  aktivitas  yang  tidak memberikan nilai tambah dan pemborosan agar proses menjadi  lebih  efisien  dan  efektif.  Pada  tahap  ini dilakukan  proses  penerapan  5S.  Jika  5S  tidak dijalankan  dengan  serius,  maka  menimbulkan  5D (delay, defect , dissatisfied customers , declining profits
Tabel 2. Model Penelitian
Siklus Keterangan Tools P Melakukan identifikasi akar masalah pada proses pelayanan KIA dan identifikasi pemborosan yang terjadi SIPOC (de Almeida et al., 2017; Walters et al.,2019) VSM  (Bhat  et  al.,  2016;Cavdur  et  al.,  2019;Kumar Baag., 2018) Fish  Bone (Bhat  et  al.,  2016  ;(de  Almeida  et  al., 2017;Walters et al., 2019)
Identifikasi pemborosan (Walters et al., 2019) Layout (Bhat et al., 2016) D Melakukan penguji dari pengamatan yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya dengan persetujuan pihak Disdukcapil Kabupaten Garut Usulan Lean (Walters et al., 2019) 5S (Bhat  et al., 2016)
C/ S Melakukan pengecekan dari proses yang telah dilakukan, apakah masih ada kendala sebelum proses ini diterapkan secara keseluruhan Usulan layout (Bhat et al.,2016)
Standar  Operating  Procedure (SOP)  (Walters  et  al., 2019) Simulasi (Bhat  et al.,2016; Cavdur et al., 2019)
Future VSM (Bhat et al.,2016; Baag  P., 2018; Cavdur et al., 2019) A Apabila hasil pengamatan sebelumnya menunjukkan proses yang baik, maka dilakukan perbandingan untuk menentukan penerapan terhadap perencaaan yang akan dilakukan. Shitsuke (Bhat  et al., 2016)
dan demoralized employees ).  Prinsip  5S  merupakan teknik Lean yang efektif berfungsi sebagai pintu untuk melanjutkan  perbaikan.  Lima  langkah  direncakan membantu  untuk  melakukan  perbaikan segera dengan membuat  visual  tempat  kerja  dan  peningkatan produktivitas menggunakan multidimensi teknik (Bhat et al. 2016).

## 2.3. Check/ Study
Melalukan analisis pengecekan dengan melakukan  pengamatan  dan      pengujian  pada  proses yang  telah  diamati  menggunakan  simulasi  dengan memperhatikan proses yang telah dilakukan pada tahap Do .  Tahap Do dilakukan  untuk  menciptakan  usulan Proses Mapping , Standar Operating Procedure (SOP) untuk  pelayanan  KIA  dan  simulasi  pelayanan  KIA menggunakan  simulasi  Arena.    Simulasi  yang digunakan  adalah  simulasi  Arena.  Simulasi  pada dasarnya adalah proses mendesain model suatu sistem yang ada pada dunia nyata, dan melakukan eksperimen dengan  model  tersebut.  Tujuannya  adalah  untuk memahami  perilaku  sistem  maupun  mengevaluasi kebijakan-kebijakan  yang  bervariasi  untuk  operasi sistem (Yogaswara 2016) dan melakukan penggambaran hasil simulasi dengan future VSM.
2.4. Action
Pada  tahap Action dilakukan  perbandingan kondisi  sebelum dengan hasil simulasi  dan penerapan 5S, apabila hasilnya menunjukkan ke  arah lebih baik, lakukan perubahan dan perbaikan secara berkelanjutan hingga  mencapai  tingkatan  yang  lebih  baik.  Kondisi tersebut diharapkan dapat membantu untuk mengendalikan proses pelayanan, mengurangi pemborosan, dan untuk menciptakan lingkungan kerja efektif, efisien dan  bertanggung jawab.
Usulan perbaikan tidak akan berjalan bila tidak ada  dukungan  dari  manajemen  pelayanan  KIA  dan tidak  ada kedisiplinan pribadi masing-masing  petugas KIA  ( Shitsuke )    dalam  menjalankan  seluruh  tahap termasuk  usulan  kebijakan  yang  dibuat  dari  aspek
Standar Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu, bila  didukung  oleh  manajemen  penelitian  ini  dapat membantu  untuk  memperbaiki  dan  mengembangkan kualitas  KIA  di  Didukcapil  Kabupaten  Garut,  karena bila  kualitas  pelayanan  baik,  maka  akan  memberikan kepuasan pada konsumen. Untuk mendukung organisasi  agar  berhasil  menerapkan  operasi  layanan Lean, maka  menyediakan  diperlukan  sumber  daya tepat,  pelatihan Lean ,  menilai  kinerja  pekerja sedemikian  rupa  sehingga  perilaku Lean diakui  dan dihargai serta mendorong budaya kerja tim partisipatif (Zirar, Trusson, and Choudhary 2020).

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Plan
Tahap  pertama  yaitu plan untuk  mengetahui akar  penyebab  masalah  pelayanan  KIA  yang  tidak maksimal. Identifikasi awal dilakukan dengan analisis proses bisnis yang ada pada KIA menggunakan SIPOC yang  terdapat  pada Tabel  3 .  Identifikasi  tersebut menunjukkan bahwa terdapat aktivitas yang menimbulkan  kendala  atau  pemborosan.  Hal  tersebut diantaranya  proses  validasi  pada  beberapa  bagian ( overprocessing ), validasi hasil cetak karena data yang tercetak  terkadang  lebih  dari  satu  ( overproduction ). Kegagalan  dalam  hasil  cetak  termasuk  dalam  gagal cetak  atau defect produk  karena  sudah  tidak  bisa  lagi digunakan. Adanya proses perpindahan petugas dalam memberikan  berkas  karena layout tempat  kerja  yang berjauhan  ( transportation ).  Proses  menunggu  proses pelayanan dan menunggu nomor antrean ( waiting) , dan timbulnya penumpukan berkas (kertas) yang diarsipkan ( inventory ).
Analisis SIPOC dan VSM yang telah dilakukan dengan  data  hasil  observasi  dilapangan,  menunjukan bahwa  aktivitas  pelayanan  KIA  menghabiskan  27 menit  dan  aktivitas  yang  tidak  memberikan  nilai tambah  menghabiskan  waktu  sekitar  63  menit.  Oleh karena  itu,  dilakukan  pengamatan  lebih  lanjut  untuk mengetahui  akar  masalah  atau  kendala  yang menghambat   dalam   pelayanan  KIA.  Analisis  lebih
Tabel 3 . SIPOC Supplier Input Process Outputs Customer - Masyarakat - Kartu Keluarga (KK) - Fotocopy Akta Kelahiran - KTP asli orang tua Pendaftaran dan Verifikasi Data - Bukti  tanda pengambilan KIA - Berkas KIA yang belum lengkap - Data pendaftar KIA - Bagian Pengolahan Data - Bagian Penempelan Foto - Kasie KIA - Bagian Administrasi KIA - Foto Penempelan Foto - Kelengkapan berkas KIA - Bagian Pengolahan Data - Bagian Pengolahan Data - Kelengkapan Berkas KIA Input dan Pencetakan KIA - KIA yang telah dicetak - Bagian Administrasi KIA - Bagian Administrasi KIA - Validasi KIA - Data pendaftar KIA Validasi Hasil Pencetakan KIA - KIA yang sudah divalidasi - Bagian Administrasi KIA - Kasie KIA - Bagian Administrasi KIA - Bukti  tanda pengambilan KIA Pemberian KIA dan TTD Bukti Pengambilan - - KIA yang  sudah divalidasi - Masyarakat
lanjut yang dilakukan untuk mengamati aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah menggunakan analisis fish  bone dengan  teknik why-why  analysis ,  7 waste untuk analisis identifikasi pemborosan dan layout saat ini.  Pengamatan  tersebut  dilakukan  untuk  mengetahui hambatan yang terjadi dalam pelayanan KIA, sehingga proses  dapat  diperbaiki  menjadi  lebih  efektif  dan efisien  serta  disesuaikan  dengan  kebutuhan  dalam
pelayanan KIA. Hal tersebut terdapat pada Gambar 1 dan Gambar 2. Berdasarkan Gambar  2 terdapat  beberapa aktvitas  yang  termasuk  dalam  pemborosan  ( waste ). Jenis waste yang  terjadi  pada  pelayanan  KIA diakibatkan oleh beberapa hal yaitu Defect yang terjadi dalam  proses  produksi  pelayanan  diantaranya  cetak miring,  salah  pengetikan  dalam  keterangan  pemohon, salah input data dan  blangko  rusak.  Kondisi  saat  ini,
Pemohon 1/1(Petugas FO) Pendaftaran dan Verifikasi Data 1/1(Petugas FO) Penempelan Foto Formulir Pendaftaran Kartu Keluarga Foto Anak C.T :15 Menit OPERATOR BO 8 Menit 10 Menit 2 Menit 10 Menit 50 Menit 5 Menit 3 menit VA = 27 Menit NVA = 63 Menit 3 menit Inventori Berkas Pemohon Foto Anak C.T :3 Menit 2/2 (Operator BO) Input dan Pencetakan KIA Data Pendaftar KIA Kartu Keluarga Foto Anak C.T :10 Menit 1/1(Petugas FO) Validasi Hasil Pencetakan KIA KIA yang dicetak Buku Pendaftaran C.T :5 Menit 1/1(Petugas FO) Pemberian KIA dan TTD Bukti Pengambilan KIA Sudah di validasi Tanda Bukti Pengambilan C.T :3 Menit Inventori KIA gagal cetak Berkas belum terinput
Gambar 1. Value stream mapping Current State
MANUSIA MESIN ANTREAN DALAM PENGAMBILAN NOMOR PENDAFTARAN KENDALA PELAYANAN KIA TERBIASA DENGAN PROSES YANG BERJALAN SAAT INI BELUM ADA ATURAN TERTULIS UNTUK PELAYANAN KIA KARENA PELAYANAN BARU DATA DI CEK MANUAL DALAM BUKU PENDAFTARAN SISTEM PENCETAKAN KIA ERROR DATA TIDAK TERINTEGRASI BAGIAN PENGOLAHAN DATA MELAKUKAN INPUT KEMBALI BERKAS PEMOHON ANTREAN DALAM MENUNGGU HASIL CETAK KIA BLANGKO KIA RUSAK TERLIHAT KETIKA AKAN DIGUNAKAN BELUM ADA PROSEDUR PELAYANAN KIA (SOP) PROSES/METODE ADANYA JARAK UNTUK PENGIRIMAN BERKAS KIA YANG AKAN DI INPUT KESALAHAN DALAM PENCETAKAN DATA YANG BERULANG POSISI BLANGKO KIA TIDAK SESUAI MESIN CETAK ERROR KURANG KONSETRASI PETUGAS KIA
Gambar 2. Kendala Pelayanan KIA
menyebabkan  produk  harus  dicetak  ulang  atau pemohon  melakukan  perbaikan  terlebih  dahulu  pada layanan update data bila kesalahan terjadi karena data yang  salah.  Kesalahan  tersebut  belum  bisa  terdata secara  tertulis,  karena  tidak  ada form khusus  untuk menghitung  jumlah  dan  jenis defect yang  terjadi selama  proses  pelayanan. Overproduction berkaitan pada  jumlah  KIA  yang  tercetak double karena kurangnya  konsentrasi  dari  operator  KIA  dan  tidak adanya peringatan ketika data tersebut ter input dua kali. Overprocessing dimana  petugas  pelayanan melakukan  proses  pengecekan  produk  yang  sudah dicetak  untuk    menghindari  produk  yang  tercetak double / duplicate karena  informasi  yang  diberikan masyarakat  kurang  jelas  dan  kurangnya  konsentrasi petugas ketika input data. Oleh karena itu,  diperlukan penyusunan  data  yang  jelas  dan  rapi  agar  tidak membingungkan  petugas  ketika input dan  belum adanya  sistem  yang  terintegrasi  antara  data  petugas pelayanan  dengan  data  pengolahan  KIA,  sehingga membuat  proses  pengecekan  dilakukan  manual. Transportation terjadi dalam internal petugas pelayanan  KIA,  terjadi  ketika  bagian  petugas pelayanan  administrasi  KIA  memberikan  dokumen kepada  petugas  pengolahan  KIA  di  ruangan  yang berbeda.  Perbedaan  ruangan  antara  kedua  bagian tersebut,  menimbulkan waste akibat  adanya  jarak antara petugas (operator) dan petugas pelayanan.
Waiting pada  proses  pengambilan  nomor antrean  dan  menunggu  untuk  dipanggil  oleh  petugas pelayanan  serta  menunggu  proses  pelayanan  ( input , validasi  dan  cetak  data).  Kondisi  tersebut  membuat penumpukan masyarakat yang cukup banyak, dikarenakan kekhawatiran masyarakat tidak mendapatkan  nomor  antrean  atau  terlewat  nomor antrean.  Proses waiting / delay yang  dialami masyarakat  belum  bisa  diukur  secara  detail  berapa standar  waktu  yang  dapat  digunakan  oleh masyarakat untuk  menunggu  proses  pelayanan,  karena  belum  ada standar waktu yang tegas dalam waktu menunggu dan belum ada sistem pemberitahuan yang jelas mengenai status pelayanan, sehingga untuk mengidentifikasi hal tersebut  dilakukan  observasi  di  lapangan  untuk mengetahui  waktu waiting yang  dialami  masyarakat dalam mengajukan KIA. Inventory terjadi ketika berkas yang telah selesai di input kemudian diarsipkan. Proses pengarsipan  tersebut  menimbulkan  penumpukan kertas,  dimana  data  tersebut  seharusnya  sudah  dapat tersimpan pada sistem yang sudah di input .
3.2. Do
Pada tahap Do dilakukan pengamatan menggunakan  5S  dan  pembuatan Standar Operating Procedure (SOP) karena pelayanan sebelumnya belum memiliki standar kerja dan usulan Lean  thinking pada pelayanan  KIA.  Berdasarkan  hasil  pengamatan  pada tahap Do ,  aktivitas  utama  yang  diamati  sebelumnya terdiri  dari  5  aktivitas  utama  yaitu  Pendaftaran  dan Verifikasi  Data,  Penempelan  Foto, Input dan Pencetakan  KIA,  Validasi  Hasil  Pencetakan  KIA, Pemberian KIA dan TTD Bukti Pengambilan.
Berdasarkan  hasil  analisis Seiri menunjukkan bahwa  aktivitas  tersebut  dapat  diringkas  menjadi  4
aktivitas  yaitu  melakukan  pendaftaran  secara online , melakukan administrasi dan verifikasi data, melakukan peng input an data dan pencetakan, melakukan pemberian KIA sehingga tidak ada proses penempelan foto. Hal  tersebut  membuat efisiensi  terhadap petugas pelayanan dari 3 orang menjadi 2 orang karena aktivitas yang  berkurang  dan  adanya  bantuan  sistem  secara online . Seiton dengan melakukan penataan berkas agar lebih  mudah  untuk  digunakan  karena  pada    bagian pencetakan  berpotensi  kartu  yang  gagal  cetak tercampur  dengan  KIA  yang  telah  sesuai. Seiso melakukan  proses  pembersihan  di  area  kerja  karena banyak  kertas  yang  tidak  digunakan  yang  menjadi tanggung  jawab  setiap  petugas  pelayanan.  Untuk Seiketsu petugas  pelayanan  wajib  menjaga  pribadi sekaligus  mematuhi  ketiga  tahap  sebelumnya  untuk meningkatkan  kualitas  dari  pelayanan  KIA.  Hal  ini dikarenakan  petugas  pelayanan  terkadang  tidak menyampaikan  informasi  sesuai  dengan  pengarahan untuk  KIA  atau  informasi  yang  disampaikan membingungkan masyarakat. Shitsuke dilakukan untuk Pembiasaan,  yaitu  pemeliharaan  kedisiplinan  pribadi masing-masing  pekerja  dalam  menjalankan  seluruh tahap 5S. Beberapa hal di atas yang perlu diperhatikan dan  diberikan  pelatihan  bagi  para  petugas  untuk meningkatkan kualitas dan meningkatkan kemampuan petugas  pelayanan  baik  pelayanan  yang  dijalankan secara offline maupun online .
Usulan  perbaikan  yang  dilakukan  untuk meminimasi kendala yang terjadi pada pelayanan KIA, salah  satunya  untuk  mengurangi  antrean  dan mengurangi  ketidaklengkapan  data  pemohon,  maka dilakukan    proses  pendaftaran online dengan melakukan    pengunggahan  foto  secara  langsung. Pengunggahan  foto  berguna  untuk  meminimalisir aktivitas penempelan foto  dan mengurangi  kekeliruan dalam  melakukan  peng input an  data  karena  terkadang foto  mudah  lepas  atau  kesalahan  dalam  penempelan foto  pada  dokumen.  Kendala  tersebut  berpotensi menimbulkan  kesalahan/  gagal  dalam  cetak  KIA, apabila  hal  tersebut  terjadi  kembali  maka  diperlukan validasi ulang oleh petugas terkait yang menimbulkan overprocessing pada petugas pelayanan.

## 3.3. Check/ Study
Tahap  ketiga  dari  siklus  PDCA  adalah Check/ Study , pada tahap ini peneliti melakukan pemeriksaan apakah  masih  ada  kendala  sebelum  usulan  perbaikan diterapkan secara keseluruhan dengan memperhatikan hasil  pengamatan  tahap  sebelumnya  dimana  aktivitas utama  dari  5  menjadi  4  aktivitas.  Aktivitas  tersebut menjadi acuan peneliti dalam melakukan pengecekan/ pemeriksaan  untuk  memberikan  usulan Value  stream mapping , layout ,  dan Standar  Operating  Procedure (SOP) yang terdapat pada Gambar 3-5 dan kemudian melakukan  proses  simulasi  menggunakan  simulasi Arena.
Pada  tahap  selanjutnya  melakukan  proses simulasi dengan proses perulangan 10 kali, 8 jam kerja selama 22 hari kerja yang menghasilkan output sekitar 4.990 KIA dengan spesifikasi KIA yang ditolak sekitar 256  KIA  dan  jumlah  antrean  paling  banyak  sekitar  3. Jumlah petugas  pelayanan  untuk  simulasi  perbaikan
Gambar 3 Usulan Layout Pelayanan KIA
URAIAN PROSEDUR KARTU IDENTITAS ANAK (KIA)
Gambar 4. Usulan Uraian Prosedur Kartu Identitas Anak (KIA)
Pemohon 1/1(Petugas FO) Administrasi KIA Formulir Pendaftaran Kartu Keluarga Foto Anak (Dalam sistem)
C.T : 7 Menit OPERATOR BO 7 Menit 2,4 Menit 7 Menit 1,9 Menit 1,8 Menit VA = 24 Menit NVA = 6,1 Menit 4 menit Inventori Data Pemohon 2/2 (Operator BO) Pengolahan Data KIA Data Pendaftar KIA Kartu Keluarga Foto Anak C.T :7 Menit 1/1(Petugas FO) Pengecekan dan Pemberian KIA dan TTD Bukti Pengambilan KIA Sudah di validasi Tanda Bukti Pengambilan C.T :4 Menit 1/1(Pemohon) Registrasi Formulir Pendaftaran Kartu Keluarga Foto Anak (Dalam sistem) C.T : 6 Menit 6 Menit Bukti Pendaftaran Arsip
1 KASIE KIA 3 RUANG TUNGGU MASYARAKAT RUANG BERMAIN 2 RUANG KEPALA SEKSI (KASIE) R U AN G D O KU M E N Petugas Pengolahan Data KIA Petugas Pengadministrasian KIA No. Kegiatan Pemohon
Pengadministrasi KIA Pengolahan Data KIA Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1 Pemohon mel a kuka n regi s tra s i  da n mel engka pi  da ta untuk pembua tan Ka rtu Identitas  Ana k 12,3,a tau 4 a na k Berka s  pers ya ra tan permohona n KIA 6 Meni t Berka s  pers ya ra tan permohona n KIA da n Bukti penda ftara n KIA Da pa t di l a kuka n di ruma h 2 Da ta ya ng s uda h ma s uk da n tel a h di i nput ol eh Pemohon da l a m s i s tem ters ebut, kemudi a n di ol a h ol eh petuga s penga dmi ni s tra s i a n  KIA da n  mel a kuka n veri fi ka s i  da ri  da ta ya ng ma s uk da l a m
s i s tem. Apa ka h da ta ya ng di i nput pemohon
s uda h l engka p a tau tida k. Bi l a  tida k l engka p da ta pemohon tida k a ka n di  cetak da n pemohon ha rus  mel engka pi  kemba l i da ta. Da ta kel engka pa n pemohon
7 meni t Da ta ya ng mel a kuka n penda ftara n KIA 3 Petuga s  pengol a ha n da ta KIA mel a kuka n pengi nputan da ta untuk mel engka pi  Form
KIA da n mel a kuka n pros es  pencetaka n KIA Da ta kel engka pa n pemohon 7 meni t Da ta KIA ya ng s uda h di i nput da n di  cetak
4 KIA ya ng tel a h s el es a i  di cetak kemudi a n di beri ka n kepa da  pemohon da n pemohon memperl i ha tka n bukti penda ftara n KIA Bukti penda ftara n KIA da n KIA ya ng s uda h di  cetak 4 meni t KIA ya ng tel a h di cetak 5 Ka s i e, Ka bi d da n Ka di s  mengetahui  a rs i p da ri  da ta KIA Da ta ya ng mel a kuka n penda ftara n KIA da n Da ta KIA ya ng tel a h di cetak URAIAN PROSEDUR KARTU IDENTITAS ANAK (KIA) Ya Ti da k
pelayanan  KIA  adalah  2  orang  yaitu  Petugas Administrasi  KIA  dengan  pemanfaatan  tenaga  kerja sebesar   64%   dan   tugas   Pengolahan  Data   dengan pemanfaatan tenaga kerja sebesar 24%, sedangkan total waktu  usulan  pelayanan  yang  digunakan  untuk aktivitas yang  bernilai  tambah  sekitar  24  menit  dan aktivitas  bernilai  tambah  mencapai  6,1  menit.  Hasil simulasi dapat dilihat pada Gambar 6 .

## 3.4 Action
Tahap terakhir dalam Siklus PDCA adalah tahap tindakan  ( Action ),  peneliti  melakukan  perbandingan kondisi  sebelumnya  dengan  hasil  simulasi  dan penerapan  5S.  Apabila  hasilnya  menunjukan  ke  arah lebih  baik,  lakukan  perubahan  dan  perbaikan  secara berkelanjutan  hingga  mencapai  tingkatan  yang  lebih baik  (Pyzdek  et  al.,  2010).  Adapun  usulan  aktivitas proses pelayanan KIA yang telah dianalisis menggunakan 5S menghasilkan bahwa dari 5 aktivitas menjadi 4 yang ditampilkan dalam Tabel 4 . Usulan perbaikan tidak akan berjalan bila tidak ada  dukungan  dari  manajemen  pelayanan  KIA  untuk melakukan usulan perbaikan KIA dan tidak kedisiplinan  pribadi  masing-masing  petugas  KIA ( Shitsuke ) dan dukungan manajemen dalam
menjalankan seluruh tahap termasuk usulan kebijakan yang  dibuat  dari  aspek Standar  Operating  Procedure (SOP). Oleh karena itu, bila simulasi usulan perbaikan dibandingkan  dengan  kondisi  awal  yang  terlihat  pada Tabel  5 ,  hal  ini  menunjukkan  penurunan  pada  waktu menunggu,  pengurangan  aktivitas  dan  pengurangan jumlah  tenaga  kerja  agar  proses  menjadi  lebih  efektif dan  peningkatan  jumlah output ,  sedangkan  untuk jumlah  KIA  yang  ditolak  perbandingannya  belum signifikan. Adapun penggunaan distribusi dalam proses simulasi diantaranya untuk arrival time menggunakan distribusi normal, informasi tersebut didapat dari hasil pengujian menggunakan input analyzer .  Untuk proses awal  ketika  dilakukan  proses  administrasi  dan verifikasi data, proses pengolahan data, pemberian KIA data  berdistribusi beta.

## 4. Kesimpulan
Penyebabkan  timbulnya  pemborosan  pada pelayanan  KIA  Didukcapil  Kabupaten  Garut  terdiri dari 3 faktor yaitu mesin, manusia, proses atau metode. Dalam  kasus  memenuhi  kepuasan  pelanggan  dan keterlambatan  selama  proses  pelayanan  akibat  beban kerja  yang  tidak  seimbang.  Pemanfaatan  yang  tidak seimbang   dapat   menyebabkan   beberapa  pelanggan
Gambar 6. Hasil Simulasi
Tabel 4 . Aktivitas Proses Pelayanan KIA Kondisi Saat Ini Usulan Perbaikan Pendaftaran dan Verifikasi Data, - Melakukan pendaftaran secara online Penempelan Foto - Melakukan adminstrasi dan verifikasi data Input dan Pencetakan KIA - Melakukan penginputan data dan pencetakan Validasi Hasil Pencetakan KIA - Melakukan pemberian KIA Pemberian KIA dan TTD Bukti Pengambilan Tabel 5. Perbandingan Kondisi Sebelum Perbaikan dan Simulasi Usulan Perbaikan
Kriteria Sebelum Rata-rata Usulan Keterangan Rata-rata Min Max Output NG Simulasi Waiting Time Petugas Administrasi 3069 253 10
0,4984
4739 256
2,3337 Pcs Pcs Menit Petugas Pengolahan KIA Pemberian KIA yang telah dicetak 50 3 1,0049 0,8587 1,8771 1,7991 Menit Menit Number Waiting Petugas Administrasi Petugas Pengolahan KIA Pemberian KIA yang telah dicetak Utilization (%) Petugas Administrasi Petugas Pengolahan KIA 28 17 100% 100% 0,2339 0,4517 0,3860
64%
24% 0% 0% 3 2 3 100% 100% Pemohon Pemohon Pemohon % %
menunggu  dan  penundaan  yang  tidak  diinginkan  dari operasi  yang  mempengaruhi  kepuasan  pelanggan (Cavdur  et  al.  2019).  Hal  tersebut  menimbulkan munculnya  pemborosan  ada  pelayanan  KIA.  Untuk mengurangi  timbulnya  pemborosan  tersebut,  maka menggunakan  metode Lean dan  perbaikan  terus- menerus  menggunakan  siklus  PDCA  karena  terdapat cacat  yang  dialami  dalam  pelayanan.  Penggunaan aplikasi Lean dan Siklus PDCA membantu mengurangi proses  pelayanan  dari  5  menjadi  4  dan  jumlah  tenaga kerja dari 3 menjadi 2 petugas. Selain itu, rekomendasi usulan  pelayanan  dapat  dilakukan  dengan  sistem online ,  terintegrasi  dan  proses relayout lantai pelayanan  KIA.  Hal  ini  dilakukan  untuk  mengurangi waste dalam  pelayanan  seperti  antrean,  penggunaan kertas,  penumpukan  dokumen/  kertas,  pergerakan dalam pemberian dokumen, menjaga  tingkat ketelitian dokumen/ proses agar dapat mengurangi defect dalam proses, overprocessing dan overproduction . Hasil simulasi yang telah dilakukan menunjukkan bahwa kondisi sebelumnya terdiri dari 5 aktivitas utama dan menghasilkan output sekitar 3.069 KIA  dengan  spesifikasi  KIA  yang  ditolak  sekitar 253 KIA  dan  jumlah  antrean  paling  banyak  lebih  dari  10. Jumlah petugas pelayanan terdiri  dari 3 orang  dengan pemanfaatan  petugas  administrasi  KIA  sebesar  90% dan petugas Pengolahan Data sebesar 99%, sedangkan total  waktu  pelayanan  aktivitas  yang  bernilai  tambah sekitar 27 menit dan aktivitas bernilai tambah mencapai 68 menit. Proses simulasi terdiri dari 4 aktivitas utama dan  menghasilkan output sekitar  4.990  KIA  dengan spesifikasi  KIA  yang  ditolak  sekitar  256  KIA  dan jumlah antrean paling banyak sekitar 3. Jumlah petugas pelayanan  untuk  simulasi  perbaikan  pelayanan  KIA adalah 2 orang yaitu Petugas Administrasi KIA dengan pemanfaatan  tenaga  kerja  sebesar  64%  dan  tugas Pengolahan  Data  dengan  pemanfaatan  tenaga  kerja sebesar  24%.  Adapun  total  waktu  usulan  pelayanan yang  digunakan  untuk  aktivitas  yang  bernilai  tambah sekitar 24 menit dan aktivitas bernilai tambah mencapai 6.1  menit.  Berdasarkan  pengamatan  yang  telah dilakukan  untuk  penelitian  lebih  lanjut  dapat mengembangkan  analisis Lean pada  sektor  lainnya yang  memperhatikan  kebijakan  dan  pengembangan teknologi.

## 5. Daftar Pustaka
Adyatama,  Arga,  And  Naniek  Utami  Handayani. (2018).  Perbaikan  Kualitas  Menggunakan Prinsip  Kaizen  dan  5  Why  Analysis:  Studi Kasus  Pada  Painting  Shop  Karawang  Plant  1, PT  Toyota  Motor  Manufacturing  Indonesia. J@Ti  Undip:  Jurnal  Teknik  Industri 13  (3): 169–76. Https://Doi.Org/10.14710/Jati.13.3.169-176.
Almeida,  Juliana  Pascualote  Lemos  De,  Simone Vasconcelos  Ribeiro  Galina,  Marcia  Mazzeo Grande,  And  Daiane  Gressler  Brum.  (2017). Lean  Thinking:  Planning  And  Implementation In  The  Public  Sector. International  Journal  of
Lean Six Sigma 8 (4): 390–410.
Https://Doi.Org/10.1108/IJLSS-06-2016-0027.
Bhasin,  Sanjay.  (2008).  Lean  And  Performance
Measurement. Journal of Manufacturing Technology  Management 19  (5):  670–84. Https://Doi.Org/10.1108/17410380810877311. Bhaskar,  Hari  Lal.  (2018).  Business  Process Reengineering  Framework  And  Methodology: A  Critical  Study. International  Journal  of Services  And  Operations  Management 29  (4): 527–56.
Https://Doi.Org/10.1504/IJSOM.2018.090456.
Bhat, Shreeranga,  Jnanesh N A, Prashanth  P Kamath,
Rajat  R  Nayak,  And  Nithin  M  D.  (2016). Enhancing  The  Performace  Of An Automobile Service  Industry:  Lean  Thinking  Approach.
Journal  of  Mechanical  Engineering  and Automation 6 (5A): 40–48. Https://Doi.Org/10.5923/C.Jmea.201601.08. Caiado, Rodrigo  Goyannes Gusmão, Daniel Michilini Carocha, Adriana Karla Goulart, And
Guilherme  Luz  Tortorella.  (2020).  Critical Success  Factors-Based  Taxonomy  For  Lean Public  Management:  A  Systematic  Review. Production 30: 1–15. Https://Doi.Org/10.1590/0103-6513.20200030.
Cavdur,  Fatih,  Betul  Yagmahan,  Ece  Oguzcan,  Nazli
Arslan,  and  Nurbanu  Sahan.  (2019).  Lean
Service  System  Design:  A  Simulation-Based VSM Case Study. Business Process Management Journal 25 (7): 1802–21. Https://Doi.Org/10.1108/BPMJ-02-2018-0057. Imai, Masaaki, 1930-, Author. (1998). Gemba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen  =  A  Commonsense,  Low-Cost Approach To Management.
Kumar  Baag,  Pankaj.  (2018).  The  Case  of  A  Rural Branch  of  An  Indian  Public  Sector  Bank: Innovation  Through  Learning  and  Thinking Lean With A Managerial Performance Perspective.
Mitra,  Amitava.  (2008).  Fundamentals  Of  Quality Control  And  Improvement.  Fundamentals  Of Quality  Control  And  Improvement:  Third Edition. Hoboken, NJ,  USA:  John  Wiley Sons , Inc.
Https://Doi.Org/10.1002/9781118491645.
———.  2012.  Fundamentals  Of  Statistical  Concepts And  Techniques  In  Quality  Control  And Improvement”  In Fundamentals  Of  Quality Control  And  Improvement ,  147–227.  John Wiley Sons, Inc. Https://Doi.Org/10.1002/9781118491645.Ch4.
Pyzdek,  Thomas,  Paul  A  Keller,  New  York,  Chicago San, Francisco Lisbon, London Madrid, Mexico City,  Milan  New  Delhi,  And  San  Juan.  2010. The Six Sigma Handbook A Complete Guide For Green Belts, Black Belts, And Managers At All Levels Third Edition .
Yogaswara,  Yogi,  Dr.  Ir.  MT.  (2016).  Teori  Dan
Pengenalan Simulasi Dengan Arena. Http://Pokameame.Com/Article/181321/Teori- -Pengenalan-Simulasi-Dengan-Arena.Html, Diakses 30 April 2020.
Zirar,  Araz,  Clive  Trusson,  And  Alok  Choudhary.
(2020).   Towards   A   High-Performance    HR
Bundle  Process  For  Lean  Service  Operations.
International Journal Of Quality And Reliability Management 38 (1): 25–45.
Https://Doi.Org/10.1108/IJQRM-10-2019- 0330.