## IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN ADMINISTRASI PADA KELURAHAN RAGUNAN
Fattya Ariani 1* , Sumarna 2, Hafis Nurdin 3 , Riki Supriyadi 4
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri 2,3 Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri 4 Sains Data, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri Jl. Jatiwaringin Raya No.02, Kecamatan Makasar Jakarta Timur fattya.fty@nusamandiri.ac.id 1* , sumarna.smn@nusamandiri.ac.id 2 , hafis.nnr@nusamandiri.ac.id 3 , riki.rsd@nusamandiri.ac.id 4

## Abstract
The Ragunan Village Dasawisma Management is part of the Ragunan Village PKK. Administrative services are very much needed by dasawisma PKK as a form of service to the community in the form of providing various forms of documents needed by the public, as well as administrative services for the Ragunan sub- district, currently still using Ms. Excel to process population data and use it only as a recording tool, so it often causes various problems, including data redundancy, data discrepancy on KTP and Family Card and other  problems.  Due  to  these  various  problems,  the  population  data  they  have  is  inaccurate.  When necessary, the process of checking and re-validating must be carried out. This of course takes a long time every time the information is needed. The absence of a system for managing letters on population data makes this an obstacle in the civil registration administration process. NIK can be used as a unique identity for each resident in managing population data so that redundancies do not occur and simplify the process of searching and changing data. The method used in this activity is Model Technical Assistance. And the approach used in this service is in the form of Training and Workshop. Activities are focused on how to use the website that has been provided. The results of this service activity are in the form of a website-based data collection system in managing administrative data that can be used to facilitate the input system and store data in a database that can be accessed anywhere and anytime so that it is more efficient and effective.

## Keywords: Population data, Dasawisma PKK, website

## Abstrak
Pengurus  Dasawisma  Kelurahan  Ragunan  merupakan  bagian  dari  Gerakan  PKK  kelurahan  ragunan. Pelayanan  Administrasi  sangat  diperlukan  oleh  dasawisma  PKK  sebagai  bentuk  pelayanan  kepada masyarakat berupa penyediaan berbagai bentuk dokumen yang  diperlukan oleh publik, begitu juga dengan pelayanan administrasi kelurahan Ragunan saat ini masih menggunakan Ms. Excel untuk mengolah data kependudukannya  dan  penggunaannya  pun  hanya  sebagai  alat  pencatatan  saja,  sehingga  sering menimbulkan berbagai masalah, diantaranya redudansi data, ketidak sesuaian data pada KTP dan Kartu Keluarga  serta  masalah  lainnya.  karena  berbagai  permasalahan  ini,  data  kependudukan  yang  dimiliki menjadi tidak  akurat. Saat diperlukan harus dilakukan proses pengecekan dan validasi ulang. Hal ini tentu membutuhkan waktu yang lama setiap kali  informasi dibutuhkan. Tidak adanya sebuah sistem didalam pengurusan surat pada data kependudukan hal  ini menjadikan satu kendala dalam proses  administrasi pencatatan  sipil.  NIK  dapat  dijadikan  identitas  unik  setiap    penduduk  dalam  pengelolaan  data kependudukan agar tidak terjadi redudansi dan  mempermudah dalam proses pencarian serta perubahan data. Metode yang digunakan dalam kegiatan ini adalah Model Technical Assistance. Dan pendekatan yang digunakan  dalam pengabdian ini  dalam bentuk  Training  and  Workshop.  Kegiatan  difokuskan pada cara penggunaan website  yang telah disediakan Hasil dari kegiatan pengabdian ini berupa sistem pendataan berbasis website dalam mengelola data administrasi  dapat digunakan untuk memudahkan dalam sistem penginputan  serta  menyimpan  data  kedalam  database  yang  dapat  diakses  dimanapun  dan  kapanpun sehingga lebih efisien dan efektif.
Kata kunci:   Data penduduk, Dasawisma PKK, website.

## PENDAHULUAN
Mitra  dalam  pengabdian  masyarakat  ini adalah  pengurus  atau  kelompok  dasawisma  PKK kelurahan Ragunan, kecamatan Pasar Minggu kota Madya  Jakarta  Selatan.  Pemberdayaan  dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) merupakan gerakan nasional  untuk  pembangunan  keluarga  yang berazaskan Pancasila dan UUD 1945 dan bertaqwa kepada  Tuhan  Yang  Maha  Esa.  PKK  melakukan kegiatan  yang  berkesinambungan  untuk  membina masyarakat melaksanakan 10 Program Pokok PKK dengan sararn keluarga sebagai unit terkecil dalam masyaratat . [1] Program  baru  yang  dibuat  oleh  pemerintah bersama dengan  PKK adalah  program Dasawisma. [2]. Dasawisma adalah kelompok PKK yang dbentuk di tingkat RT sebanyak 10 sampai dengan 20 rumah atau  kepala  keluarga.  Dasa  Wisma  merupakan program dari   PKK   untuk   membantu  melancarkan program  -  program        PKK        seperti        kegiatan kesehatan,    pendataan    penduduk,    bantuan bencana alam dan masalah darurat lainnya [3] .
Setiap pelaksanaan kegiatan organisasi tentu tidak  lepas  dari  kegiatan  administrasi  yang menghasilkan  arsip,  karena  arsip  pada  dasarnya merupakan  sumber  informasi  dari  setiap  kegiatan yang dilakukan [4]
Gambar 1. Tugas dan Fungis Dasawisma Gambar 1 menjelaskan bahwa tugas kader dasawisma tidak hanya melakukan pendataan saja, akan  tetapi  mereka  terjun  langsung  menjadi penggerak dalam kegiatan-kegiatan bermasyarakat dan menjadi penyumbang atau pembaeri informasi untuk masyarakat sekitar.
Dasawisma mendata beberapa data keluarga seperti data warga, data keluarga, catatan keluarga, data dan kegiatan warga, sampai dengan mendata ibu hamil dan melahirkan. Seperti dalam gambar 2 berikut [5] .
Gambar 2. Pendataan yang dilakukan Dasawisma Proses  pengolahan  data  penduduk  serta pembuatan  surat  yang  berjalan  saat  ini,  terdapat beberapa  kendala  yang  terindentifikasi  yakni kesulitan  dalam  mencari  data  karna    masih tersimpan pada buku kependudukan penduduk dan membutuhkan    waktu    yang    lama    dalam mengajukan surat [6]
Saat  ini  pendataan  yang  dilakukan  oleh dasawisma  PKK  Ragunan  masih  melakukan dilakukan secara manual dengan menggunakan Ms. Excel.  Proses  tersebut  menyebabkan  beberapa kendala yang dikeluhkan oleh kelompok dasawisma PKK kelurahan Ragunan. Seperti harus menginput manual satu persatu dan data rangkap dan lain-lain.
Sistem informasi pelayanan administrasi kependudukan ini juga mengelola data warga sehingga setiap pengelolaan surat selalu terhubung pada database warga  sehingga  surat  yang  dikeluarkan  bersesuaian dengan data warga di setiap kelurahan. Dengan adanya sistem  ini,  dapat  mengurangi  kesalahan  pihak kelurahan dalam membuatan surat karena format surat telah  diatur  oleh  system  serta  membantu  dalam pengarsipan yang tertata dengan baik [7].
Dengan adanya system yang dirancang ini dapat memudahkan  pekerjaan  bagian  pendataan  penduduk dalam  mengelola  data  denganlebih  efektif  dan  efisien tanpa  harus  merekap  kembali  data  penduduk  tiap RTyangadadi  Kelurahan  Sungai  Jering,  aplikasi  ini dapat digunakan dimana saja asalkan terhubungpadajaringan internet petugas dapat menginputkan  data  secara  langsung  melalui  aplikasi
yangdibuat  tanpa  harus  merekap  kembali  data menggunakan Microsoft Excel [8]
Salah satu kewajiban yang harus dilaksanakan  oleh  Perguruan  Tinggi  adalah melaksanakan tridharma perguruan tinggi. Tridharma  perguruan  tinggi  tersebut  berupa Pendidikan,  penelitian  dan  Pengabdian  Kepada Masyarakat. Program ini dilaksanakan dalam berbagai bentuk misalnya; pendidikan dan pelatihan masyarakat, pelayanan masyarakat, dan kaji tindak dari Iptek yang dihasilkan oleh PT [9]
Universitas  Nusa  mandiri  merupakan  salah satu perguruan tinggi yang berbasisakan teknologi. Untuk  melaksakan  tri  dharma  berupa  pengabdian kepada  masyarakat  berdasarkan  permasalahan yang ada pada mitra maka akan dilalukan pelatihan dengan  tema  pemanfaatan  teknologi  untuk membuat  dan  mengembangkan  digital  arsip. Dengan judul” Implementasi Manajemen Kearsipan
Dalam
Meningkatkan Kualitas
Pelayanan
Administrasi Pada Kelurahan Ragunan”.
Gambar 3. Lokasi Dasawisma PKK Kelurahan Ragunan Dalam  gambar  3  menjelaskan  peta  lokasi pengurus
Dasawisma
Kelurahan Ragunan merupakan  bagian  dari  Gerakan  PKK  kelurahan ragunan berlamat di kantor kelurahan Ragunan di Jl. Saco No.33, RT.1/RW.4, Ragunan, Kec. Ps.  Minggu, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12550. Permasalahan yang dimiliki oleh dasawisma adalah  Pelayanan  Administrasi  sangat  diperlukan oleh  instansi  pemerintahan  sebagai  bentuk pelayanan  kepada  masyarakat  berupa  penyediaan berbagai  bentuk  dokumen  yang    diperlukan  oleh publik, begitu juga dengan pelayanan administrasi Dasawisma PKK Kelurahan Ragunan saat ini masih menggunakan  Ms.  Excel  untuk  mengolah  data kependudukannya  dan  penggunaannya  pun  hanya
sebagai  alat  pencatatan  saja,  sehingga  sering menimbulkan  berbagai  masalah,  diantaranya redudansi data, ketidak sesuaian data pada KTP dan Kartu  Keluarga  serta  masalah  lainnya.  karena berbagai  permasalahan  ini,  data  kependudukan yang dimiliki menjadi tidak  akurat. Saat diperlukan harus  dilakukan  proses  pengecekan  dan  validasi ulang. Hal ini tentu membutuhkan waktu yang lama setiap  kali    informasi  dibutuhkan.  Tidak  adanya sebuah sistem didalam  pengurusan surat pada data kependudukan  hal    ini  menjadikan  satu  kendala dalam proses  administrasi pencatatan sipil.
Berdasarkan permasalahan tersebut, Program  Studi  Sistem  Informasi  Universitas  Nusa Mandiri,  melaksanakan  pelatihan  dalam  rangka tugas Tri Dharma yaitu Pengabdian Masyarakat.
Tujuan dari pelatihan yang dilaksanakan ini memberikan  wawasan  baru  untuk  para  kader dasawisma. Dan memudahkan pendataan penduduk. Hipotesis yang diharapkan kegiatan pengabdian  ini  dapat  membatu  permasalah pengurus dasawisma dalam manajemen kearsipan dalam  pelayanan  administrasi  dan  juga  sistem manajemen  kearsipan  ini  dapat  meningkatkan kualitas  pelayanan  administrasi  yang  dilakukan oleh pengurus dasawisma kelurahan Ragunan.

## METODE PENGABDIAN MASYARAKAT
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat dengan judul “Implementasi Manajemen Kearsipan Dalam
Meningkatkan Kualitas Pelayanan
Administrasi  Pada  Kelurahan  Ragunan”  dilakukan melalui  pelatihan  penggunaan  sistem  pelayanan administrasi kependudukan berbasis website untuk memudahkan  dalam  pengelolaaan  data  penduduk dan meningkatkan kualitas layanan masyarakat.
Workshop  ini    merupakan  kerja  sama antara  Universitas  Nusa  Mandiri  dan  Dasawisma PKK  Kelurahan  Ragunan.  Melalui  kegiatan  ini  di harapkan  Kelurahan  ragunan    mempunyai  sistem pelayanan  administrasi  kependudukan  yang terkoputerisasi untuk memudahkan dalam pengelolaan  arsip  dokumen  guna  meningkatkan pelayanan masyarakat.
Tahapan  metode  yang  digunakan  dalam pelaksanaan pengabdian masyarakat ini, yaitu:
1. Tahap Persiapan Tahapan  yang  pertama  dilakukan  yaitu tahapan  persiapan.  Pada  tahapan  ini dilakukan  pencarian  permasalahan  yang dihadapi  oleh  dawawisma  kelurahan ragunan. Lalu mengajukan
izin
penyelenggaraan kegiatan. Selanjutnya pembuatan materi pelatihan.
2. Tahap Pelaksanaan Langkah selanjutnya adalah tahap pelaksanaan.  Pada  tahap  ini,  pelatihan dilakukan secara offline tantang manajemen administrasi pelayanan penduduk.
3. Tahap Monitoring dan Evaluasi Pada  tahap  ini  dibuat  kuesioner  di  akhir program  kepada  peserta  pengabdian masyarakat  sebagai  umpan  balik  untuk mengetahui  bagaimana  tanggapan  yang diterima dari para peserta.
Metode yang digunakan dalam kegiatan ini adalah  Model  Technical  Assistance.  Pendekatan technical  assistance  merupakan  salah  satu pendekatan  dalam  pemberdayaan  masyarakat. Secara  umum,  pendekatan  ini  menekankan  pada cepatnya  perubahan  yang  hendak  dicapai  melalui serangkaian intervensi berupa bantuan teknis yang diberikan  [10]  .  Pendekatan  Technical  Assistance yang digunakan dalam pengabdian ini dalam bentuk Training and Workshop yang dilaksanakan dengan memberikan  pelatihan  dan  workshop  kepada Kelurahan  Raguinan    tentang  penggunaan  sistem pelayaan  administrasi  kependudukan  berbasis websit sehingga pengelolaan data lebih efisien.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dengan  adanya  kegiatan  pengabdian masyarakat  ini  membantu  para  kader  dasawisma melakukan  tugasnya  untuk  mendata  penduduk dilingkungan kelurahan Ragunan.

## Materi Kegiatan
Materi  yang  diberikan  berupa  tata  cara penggunaan website dasawisma kelurahan ragunan yang telah dibuat oleh tim. Dimulai dari pendataan admin yang berhak mengakses web tersebut sampai dengan  laporan  pendataan  penduduk.    Web tersebut berisikan data penduduk baru, data balita, sampai dengan data untuk pemilu.

## Instrumen Pelaksanaan
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilakukan dengan cara offline atau pelatihan secara langsung. Panitia memberikan materi dalam bentuk presentasi,  praktek  langsung  penggunaan  website tersebut. dan pemberian modul kepada peserta agar lebih mudah untuk dipahami.
Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan pengabdian masyarakat dilakukan  dalam  bentuk  pelatihan  secara  offline yang  dihadiri  kurang  lebih  sebanyak  17  peserta. Yang dilaksanakan pada: Hari : Sabtu Tanggal : 1 April 2023 Waktu : 13.00 WIB - Selesai Tempat : UNM Kampus Damai. Jl. Damai No. 8, Warung Jati Barat
Gambar 4. Pelaksanaan Pengabdian masyarakat Pada gambar  4  menjelaskan pelaksanaan  kegiatan pengabdian  dilakukan  dengan  cara  praktek langsung  penggunaaan  website  oleh  para  peserta yang di bantu oleh para tutor.
Gambar 5. Foto bersama peserta dan panitia PM Pada  gambar  5  sebagai  bukti  dokumentasi  foto bersama  para  peserta  dan  panitian  pengabdian masyarakat telah dilaksanakan.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini berupa pelatihan  peenggunaan  website  dasawisma kelurahan  Ragunan  yang  dilaksanakan  secara offline.  Kegiatan  pengabdian  ini  berjalan  dengan lancar.  Kegiatan  dihadiri  oleh  17  peserta.  Dalam
pelaksanaannya  peserta  terlihat  antusias  dengan pelatihan yang dilaksanakan.
Peningkatan  terlihat  didapatkan  oleh  mitra sebelum pelaksanaan kegiatan pengabdian dibandingkan  setelah  pelaksanaan.  Selain  itu  juga dapat  dilihat  dari  hasil  kuesioner  yang  diisi  oleh para  peserta.  Menurut  peserta  kegiatan  ini  sangat bermanfaat  dan  menjadi  solusi  terhadap  masalah yang  mereka  hadapi  dalam  hal  manajemen  arsip dan pendataan.
Gambar 6. Chart jawaban kuesioner dari peserta Pada  gambar  6  menjelaskan  bahwa kegiatan  ini  sesuai  dengan  harapan  para  peserta. Yaitu  permasalahan  pendataan  yang  manual  dan manajemen  arsipnya  menjadi  lebih  mudah.  Dapat terlihat  dari  peserta  yang  menjawab  setuju  dan sangat setuju.
Tabel 1. Pertanyaan pada kuesioner peserta mengenai manfaat PM
F3-5. Kegiatan ini memberikan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi kepada peserta secara berkelanjutan Freq  Percent 1. Sangat Tidak Setuju 0 0% 2. Tidak Setuju 0 0% 3. Cukup Setuju 0 0% 4. Setuju 7 41% 5. Sangat Setuju 10 59% Jumlah respon 17 100% Skor rata-rata 4,59
Grade (Keterangan) A (Sangat Setuju)
Tabel  1  diatas  menjelaskan  bahwa  para peserta  merasa  mendapatkan  manfaat  ilmu pengetahuan dan teknologi yang di ajarkan melalui kegiatan pengabdian masyarakat ini.
Tabel 2. Pertanyaan pada kuesioner peserta mengenai minat F4.  Jika kegiatan ini diadakan kembali, seberapa besar minat anda untuk berpartisipasi kembali? Freq  Percent 1. Sangat Tidak Berminat 0 0% 2. Tidak Berminat 0 0% 3. Cukup Berminat 1 6% 4. Berminat 5 29% 5. Sangat Berminat 11 65% Jumlah respon 17 100% Skor rata-rata 4,59 Grade (Keterangan) A (Sangat Berminat) Pertanyaan  pada  kuesioner  juga  terdapat pertanyaan seputar keberlanjutan kegiatan pengabdian  masayakat  tersebut.  Dapat  kita  lihat dari  rekap  tabel  kuesioner.  Dan  sebagian  besar peserta sangat berminat untuk mengikuti kegiatan tersebut dengan tema yang berbeda sesuai dengan kebutuhan mereka.
Dari  penyataan  tersebut  menjelaskan bahwa kegiatan pengabdian ini sangat diharapkan oleh  kader  dasawisma  untuk  meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

## KESIMPULAN
Kegiatan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  yang dilakukan  memberikan  dampak  positif.  Sebelum mengikuti kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini,  pendataan  hanya  melalui  kertas  saja  sehingga memakan waktu untuk merekapnya dan menyebakan  data  hilang.  Dengan  adanya  sistem manajemen kearsipan ini  kendala yang ada seperti kesulitan  dalam  mencari  data  teratasi  pencarian menjadi  lebih  cepat,  lalu  penginput  manual  satu persatu  dan  data  rangkap  sudah  teratasi.  Dengan
0% 20% 40% 60% 80% 1. Sangat Tidak
Setuju 2. Tidak Setuju 3. Cukup Setuju 4. Setuju 5. Sangat Setuju F3.6.  Hasil kegiatan ini dapat memberikan solusi bagi
permasalahan yang dihadapai oleh peserta
adanya  website  ini  pengurus  cukup  memasukan pendataan satu kali dan data dapat digunakan untuk kegiatan  lainnya  sehingga  data  tidak  rangkap. Sehingga  manfaat  yang  dirasakan  oleh  kader dasawisma  kelurahan  Ragunan  adalah  pendataan penduduk  menjadi  lebih  cepat  dan  mudah.  Para kader  antusias  dengan  kegiatan  pengabdian  yang dilaksanakan  dan  berharap  kegiatan  seperti  ini terus berlanjut.
Saran  untuk  para  peserta  dan  masyarakat  luas lainnya agar dapat mengembangkan kemahirannya dalam  materi  lainnya  untuk  pengembangan pemahaman  peserta  dalam  hal  pemanfaatan teknologi,  para  peserta  harus  update  dalam  hal teknologi  terbaru  untuk  memudahkan  pekerjaan. Untuk selanjutnya diharapkan kegiatan pengabdian masyarakat  ini  terus  berlanjut  dan  terjalin  kerja sama yang baik terhadap mitra. Sehingga tridharma perguruan  tinggi  dapat  terlaksana  dan  mitra  pun dapat menambah pengetahuan dan keterampilna.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terima        kasih        semua        pihak        yang berpartisipasi dalam kegiatan ini :
1. Kader PKK Dasawisma Kelurahan Ragunan
2. Panitia yang sudah berkontribusi
3. Dan semua pihak yang membatu

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  E.  Kurniyadi  and  A.  Sujarwadi,  “Membangun Website Sebagai Media Reservasi Object Wisata
Menggunakan Metode Aprori,” J. Manaj. Inform. dan  Sist.  Inf. ,  vol.  1,  no.  2,  p.  8,  2018,  doi: 10.36595/misi.v1i2.35.
[2]  R.  E.  Putri  and  R.  Rosmita,  “Partisipasi Masyarakat Dalam Kegiatan Sosial Berbasis Dasa Wisma  Terhadap  Ketahanan  Keluarga  Di Kelurahan  Sialang  Munggu  Kecamatan  Tampan
Kota  Pekanbaru,” J.  Ris.  Mhs.  Dakwah  dan Komun. ,  vol.  3,  no.  1,  p.  17,  2021,  doi: 10.24014/jrmdk.v3i1.12427.
[3]  K. Banyuwangi, L. D. Susanti, D. T. Indrianti, and M. I. Hilmi,  “DIKLUS : Jurnal  Pendidikan Luar Sekolah Digital Literacy : Empowering Women in the Dasa Wisma Group in Banyuwangi,” vol. 2, no. September, pp. 115–126, 2022.
[4]  A. A. Musaddad, M. Niswah, K. Prasetyo, and S. Hardjati,  “Implementasi  Manajemen  Kearsipan Di Sektor Publik,” J. Governansi , vol. 6, no. 2, pp.
133–143, 2020, doi: 10.30997/jgs.v6i2.2843.
[5]  Tim Penggerak  PKK,  “Orientasi  Kader Dasawisma,” 2020.
[6]  P. Setiani, I. Junaedi, A. Z. Sianipar, and V. Yasin, “Perancangan  sistem  informasi  pelayanan penduduk  berbasis  website  di  rw  010  Kelurahan
Keagungan  Kecamatan  Tamansari  -  Jakarta Barat,” J. Manajamen Inform. Jayakarta , vol. 1, no. 1, p. 20, 2021, doi: 10.52362/jmijayakarta.v1i1.414.
[7]  M.  Wati  and  E.  Despahari,  “Sistem  Informasi Pelayanan  Administrasi  Kependudukan  Dan Catatan Sipil Kelurahan Di Kecamatan
Marangkayu  Kutai  Kartanegara,” J.  Rekayasa Teknol.  Inf. ,  vol.  2,  no.  1,  p.  47,  2018,  doi: 10.30872/jurti.v2i1.1379.
[8]  F.  Haswan,  “Perancangan  Sistem  Informasi Pendataan  Penduduk  Kelurahan  Sungai  Jering Berbasis Web Dengan Object Oriented Programming,” J. Teknol. Dan Open Source , vol.
1, no. 2, pp. 92–100, 2018, doi: 10.36378/jtos.v1i2.23.
[9]  B. Lian, “Tanggung Jawab Tridharma Perguruan Tinggi  Menjawab  Kebutuhan  Masyarakat,”  pp. 100–106, 2019.
[10]  H.  Jamal,  “Pendekatan  Technical  Assistance Dalam Pendistribusian Dana Zakat Produktif,” J. Masy. Madani , vol. 8, no. 1, pp. 21–42, 2023.