## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI PADA XYZ
Kevin Nurdiansyah 1) , Yudi Santoso 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : 1212502403@student.budiluhur.ac.id 1) , yudi.santoso @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Perkembangan Teknologi dan Informasi yang maju dan pesat ini, sangat diperlukan kecepatan dan keakuratan dalam mendapatkan suatu informasi, sehingga dapat mempermudah dalam melakukan pengambilan keputusan. Informasi yang dibutuhkan haruslah berguna bagi yang memerlukannya, sehingga kapanpun informasi tersebut dibutuhkan dapat disajikan dengan cepat. XYZ merupakan praktisi dunia kesehatan yang merupakan optik atau toko kacamata yang memberikan pelayanan untuk pembuatan kacamata atau penjualan kacamata, softlens, hingga pemeriksaan mata. Saat ini XYZ sangat membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal dan yang cukup memadai untuk membantu sistem penjualan, dikarenakan pengolahan data yang saat ini belum terstruktur dengan baik sehingga mendapati banyak kelemahan seperti sering terjadi kesalahan seperti kesalahan dalam melakukan perhitungan dan pencatatan, terhambatnya proses pembuatan laporan, dan sulit mengetahui   barang   yang   telah   dikirim   kepada   pelanggan.   Berdasarkan   permasalahan   tersebut   maka   XYZ memerlukan suatu sistem informasi penjualan yang baik untuk mendukung proses pengolahan data sehingga sistem   tersebut   dapat   menyajikan   data   dan   informasi   yang   efektif   dan   juga   efisien.   Penulis   menggunakan metodologi   berorientasi   obyek   untuk   menganalisa   dan   juga   membuat   rancangan   sistem   usulan,   bahasa pemrograman   yang   digunakan   yaitu   Microsoft   Visual   Studio   2010   dan   database   yang   digunakan   adalah MySQL. Dengan adanya sistem usulan ini, diharapkan pengolahan data-data yang ada pada XYZ nantinya dapat tersimpan dengan sangat rapi dan terstruktur dengan sebaik-baiknya.
Kata kunci: penjualan, sistem informasi, analisa.

## 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang XYZ   adalah  usaha   yang   bergerak   dibidang penjualan  kacamata.   Perusahaan   ini   memproduksi sendiri  kacamata yang ia jual. Perusahaan ini, yang dalam   proses   transaksinya   dan   pencatatan dokumennya   masih   dilakukan   secara   manual sehingga   sering   terjadi   kesulitan   pada   saat pengumpulan berkas – berkas transaksi yang akan digunakan   untuk   pembuatan   laporan   penjualan bulanan. Kegagalan sistem manual dalam transaksi penjualan   disebabkan   oleh  manajemen   perusahaan XYZ dan sistem tersebut tidak dikembangkan sesuai dengan   perkembangan   perusahaan.   Sehingga, sistem manual tidak lagi bekerja secara baik, maka diperlukan   peranan   komputer   untuk   melaksanakan pengolahan berbagai transaksi penjualan.

## 1.2. Masalah
Masalah   yang   sering   dihadapi XYZ diantaranya adalah adalah sebagai berikut: a. Pencatatan   lambat   dan   seringkali   terjadi kesalahan   dalam   proses   transaksi   karena tulisan yang tidak jelas
b. Kesulitan   dalam   mengetahui   jumlah   stok barang  terlaris  karena   tidak   ada   informasi stok barang terlaris
c. Sering   terjadi   kesalahan   dalam   pencatatan laporan   penjualan   dan   pembuatan   yang lambat   karena   harus   mencari   dan   merekap ulang data transaksi
d. Kesulitan   dalam   mengetahui   barang   yang yang telah dikirim ke pelanggan
e. Kesulitan   dalam   mengetahui   piutang perusahaan
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
a. Tujuan Penulisan Tujuan   yang   ingin   dicapai   adalah   sebagai berikut:
1) Dibuatkan  sistem   yang   bisa   menghasilkan informasi   stok   barang   dengan   dengan membuat   sistem   yang   dapat   mencetak laporan penjualan barang terlaris
2) Membuatkan   sistem   yang   bisa   mencetak laporan penjualan dengan cara input periode awal dan periode akhir saja
3) Dibuatkan sistem yang dapat menghasilkan informasi barang yang dikirim ke pelanggan
4) Dibuatkan sistem yang dapat menghasilkan informasi piutang perusahaan
b. Manfaat Penulisan 1) Dengan   dibuatnya   sistem   yang   baru staf tidak perlu menulis berulang-ulang sehingga dapat   mempercepat   proses   transaksi   dan mengurangi kesalahan dalam penulisan
2) Dengan adanya sistem  ini  perusahaan jadi mengetahui stok barang terlaris
3) Dengan   adanya   sistem   ini   dapat mempercepat   dan   mengatasi   kesalahan dalam proses pembuatan laporan
4) Dengan adanya sistem ini dapat membantu menghasilkan informasi barang yang telah di kirim
5) Dengan adanya sistem ini dapat membantu menghasilkan informasi piutang perusahaan
1.4. Batasan Masalah
Ruang lingkup pembahasan masalah yang akan penulis jelaskan adalah sebagai berikut:
a. Proses Pemesanan
b. Proses Pembayaran
c. Proses Pengiriman
d. Proses Pembuatan Laporan
1.5. Teori-teori   yang   berkaitan   dengan   topic bahasan atau penelitian
a. Konsep Dasar Sistem
Dalam   era   globalisasi   dan   semakin meningkatnya   sebuah   sistem   informasi perkembangan   dunia   teknologi   dan   semakin pesatnya   spesialisasi   dalam   perusahaan   serta banyaknya   perusahaan-perusahaan   yang   semakin besar dan maju, sehingga hampir seluruh perusahaan sudahlah   dan   mungkin   saja   telah   wajib menggunakan   sistem   yang   sifatnya   sudah terkomputerisasi ini. Dengan demikian tidak heran lagi kalau sistem itu sendiri telah banyak dipelajari dan   dianalisa.   Sistem   sendiri   secara   umum   dapat atau   bahkan   di   definisikan   sebagai   suatu   totalitas himpunan   bagian-bagian   satu   sama   lain   saling berhubungan   sedemikian   rupa   sehingga   dapat menjadi   satu   kesatuan   yang   terpadu   dalam melakukan pencapaian suatu tujuan-tujuan tertentu.
Sistem merupakan bagian yang terbilang sangat penting   dalam   perkembangan   ilmu   pengetahuan teknologi   sehingga   banyak   sekali   para   ahli   yang mengalihkan   perhatian   kepada   pembelajaran   dan memperdalam mengenai sistem ini.
b. Konsep Dasar Informasi
Jogiyanto   (2009:36)   mengungkapkan: “Informasi   adalah   data-data   yang   diolah   menjadi bentuk yang sangat berguna bagi para penggunanya (user)”. Informasi yaitu terdiri dari data-data, meski demikian   definisi   informasi   tentu   saja   sangat berbeda   dengan   data.   Data   adalah   fakta   dan sedangkan angka yang sedang tidak digunakan pada proses   pengambilan   suatu  keputusan   dan   biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan langsung diarsipkan   tanpa   adanya   maksud   tertentu   supaya untuk   segera   diambil   kembali   untuk   melakukan pengambilan suatu keputusan.

## c. Konsep Dasar Sistem Informasi
1) Pengertian Sistem Informasi
Menurut Sutabri  (2012:38) “Sistem  informasi adalah  suatu sistem  dalam  suatu  organisasi  yang saling mempertemukan  kebutuhan dalam suatu pengolahan transaksi harian yang mendukung suatu fungsi operasi organisasi yang bersifat  manajerial dengan adanya  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi supaya untuk dapat  menyediakan laporan-laporan  yang  diperlukan  oleh  pihak-pihak luar maupun pihak tertentu”.
Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam organisasi yang sekarang perannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan pengolahannya menjadi informasi yang hanya berupa laporan- laporan keuangan saja, tetapi laporan keuangan saja mempunyai peranan yang bahkan lebih penting didalam penyediaan informasi bagi manajemen untuk menentukan tindakan yang akan diambil.
Tujuan dari sistem informasi yaitu menyajikan informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan pada ketika perencanaan, pengorganisasian pengendalian kegiatan operasi subsistem dalam suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisai pada proses.

## 2) Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi akan menerima masukan data, instruksi, dan mengolah data tersebut tentu saja yang sesuai dengan instruksi untuk mengeluarkan hasilnya. Hal ini merupakan sebagian dari peristiwa- peristiwa yang belum atau akan terjadi pada sistem informasi tersebut yang memiliki sub-sub yaitu sistem dan informasi. pengertian dan proses terjadinya berbeda tetapi tetap saling berhubunngan.

## d. Konsep Dasar Analisa Sistem
Menurut Yakub (2012:125), analisa sistem dapat juga diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang telah ada, dengan menganalisa jabatan dan juga uraian-uraian tugas ( business users ), proses bisnis ( business process ), aturan ketentuan bisnis ( business rule ), masalah bisnis dan cara mencari solusinya (business problem and business solution ), dan rencana pada perusahaan ( business plan ).
e. Konsep Dasar Perancangan Sistem Dalam pengembangan dan perancangannya, seorang penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang tentunya berfungsi sebagai pengembang sistem yang memiliki daya guna lumayan tinggi secara umum yang terdiri dari analisa pendahuluan, pelaksanaan analisa, dan penyusunan laporan.
f. Konsep   Dasar   Berorientasi   Obyek   ( Object- Oriented ) Berorientasi obyek menurut Rosa A.S dan M.
Shalahudin (2011 : 82) adalah: “Suatu strategi suatu pembangunan perangkat lunak (software) yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan obyek yang berisi data-data dan operasi yang akan diberlakukan kepadanya”.

## 2. METODE PENELITIAN 2.1. Kerangka Kerja Penelitian
Untuk  dapat  membantu   dalam   penyusunan penelitian ini,  tentu saja sangat  diperlukan  adanya beberapa susunan kerangka kerja ( frame work ) yang sangat jelas tahapan-tahapannya. Kerangka kerja ini merupakan   langkah-langkah   yang   akan   dilakukan dalam   penyelesaian   suatu   masalah   yang  nantinya akan   dibahas.   Adapun  beberapa  kerangka   kerja
penelitian yang akan digunakan seperti yang terlihat pada gambar berikut ini:
2.2. Metode Pengumpulan Data
Dalam   penulisan   tugas   akhir   ini   dibutuhkan adanya data yang objektif, untuk memperoleh data yang sebagai bahan pembahasan perlu diadakannya penelitian.   Adapun   metode   penelitian   yang digunakan   dalam   pengumpulan   suatu   data   atau materi penulisan adalah dengan cara:
a. Pengamatan (Observasi)
Penulis   mengumpulkan   data-data   yang diperlukan   dengan   cara   datang   dan mengamati   langsung   tempat   riset.   Serta dengan   tujuan   mengetahui   peninjauan   ke lokasi   penelitian.   Serta   penulis   dapat mengetahui dengan sangat jelas cara kerjanya bagaimana   dan   proses   bisnis   dari   sistem penjualan tunai pada XYZ.
b. Wawancara ( Interview )
Mengumpulkan data-data yang sangat dibutuhkan yaitu dengan cara wawancara secara langsung dengan beberapa staf yang terkait yang menjadi pembimbing bagi seorang penulis. Mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan serta mendapatkan data-datanya langsung dari sumbernya dengan melakukan kegiatan tanya dan jawab, dan informasi dari hasil wawancara tersebut diharapkan benar-benar dapat dipertanggung jawabkan atas pernyataan yang telah diajukan.
c. Analisa Dokumen Metode penelitian dengan cara mengumpulkan data yang berdasarkan dokumen-dokumen berkaitan yang menjadi objek suatu penelitian.
d. Tinjauan Kepustakaan Penulis dapat menggunakan berbagai sumber bacaan, baik buku-buku ilmiah yang berbahasa Indonesia ataupun inggris, maupun catatan semasa kuliah terutama yang lumayan erat hubungannya dengan topik penulisan ini.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem
a. Profil Organisasi
XYZ  merupakan   perusahaan   yang   melayani melayani penjualan menjual kacamata. Yang berdiri pada tahun 2012 oleh Hendra Wijaya yang berlokasi di Jalan K.H. Dewantara No.61 – Ciputat, Tangerang Selatan.   Hal   lain   yang   perlu   diketahui,  XYZ memproduksi sendiri barang yang dijualnya karena memiliki tempat khusus produksi.
b. Analisa Sistem
a) Activity Diagram
Berikut ini adalah Activity Diagram dari kegiatan yang dilakukan di XYZ:
Pelanggan datang kemudian menanyakan barang (frame dan atau lensa) yang dipesan apakah tersedia atau tidak, lalu staf akan memeriksa ketersediaan barang tersebut. Jika barang yang dipesan tidak tersedia maka staf akan memberitahukan kepada pelanggan bahwa barang yang di pesan tidak tersedia lalu staf menawarkan merk atau tipe yang lain, jika tersedia maka staf akan langsung mencatatnya pada form pesanan pada sebagai bukti pemesanan. Kemudian karyawan melakukan pemeriksaan mata kepada pelanggan untuk mengetahui kelainan pada mata pelanggan untuk mendapatkan resep kacamata yang diperlukan untuk membuat kacamata.

## 3.2. Perancangan Sistem
1) Use Case Diagram
Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pemesanan
Gambar 3. Use Case Diagram Master
2) Use Case Narrative
Berikut   ini   adalah   deskripsi   dari   masing- masing dari use case yang telah digambarkan diatas:
File Master Use Case  : Entry Data Pelanggan
Actor : Staf Deskripsi  :
1. Staf membuka form   Entry Data Pelanggan.
2. Kode   Pelanggan  akan   terisi   otomatis setelah Staf meng- entry nama pelanggan.
3. Staf meng- entry data pelanggan.
4. Staf men- entry resep kacamata.
5. Staf mengklik   tombol   simpan   untuk menyimpan data pelanggan.
6. Tombol cari digunakan untuk melakukan pencarian   data   pelanggan  yang   telah diinput sebelumnya oleh Staf .
7. Tombol   ubah   digunakan   untuk melakukan   perubahan   pada   data pelanggan.
8. Tombol   hapus   digunakan   untuk melakukan   penghapusan   pada   data pelanggan.
9. Tombol   batal   digunakan   untuk melakukan pembersihan layar.
10. Tombol   keluar   digunakan   untuk   keluar dari form Entry Data Pelanggan.
3) Activity Diagram Usulan Berikut   ini   adalah Activity   Diagram Usulan dari kegiatan yang dilakukan di XYZ: Pelanggan datang kemudian menanyakan barang (frame dan atau lensa) yang dipesan apakah tersedia atau tidak, lalu staf akan memeriksa ketersediaan barang tersebut. Jika barang yang dipesan tidak tersedia maka staf akan memberitahukan kepada pelanggan bahwa barang yang di pesan tidak tersedia lalu staf menawarkan merk atau tipe yang lain, jika tersedia maka staf akan langsung meng- entry data pelanggan pada form entry pelanggan lalu simpan dengan mengklik button simpan, kemudian staf meng- entry data pesanan pada form entry pesan. Klik button cari pada groupbox pelanggan lalu pilih data pelanggan yang ingin memesan dan klik button cari pada groupbox barang lalu pilih data barang yang ingin dipesan. Pada form entry pesan klik button simpan untuk menyimpan data pesanan. Kemudian karyawan melakukan pemeriksaan mata kepada pelanggan untuk mengetahui kelainan pada mata pelanggan untuk mendapatkan resep kacamata yang diperlukan untuk membuat kacamata.
3.3. Analisa Masalah
Berikut ini adalah masalah yang dihadapi pada sistem   berjalan,   menggunakan tool   Ishikawa Fishbone . Fishbone   diagram yang   diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa yang merupakan seorang ahli   pengendalian   kualitas   dari   Jepang. Fishbone diagram digunakan   ketika   mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah.
3.4. Model Data a. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram memodelkan data apa yang ada, tujuan utamanya dari penggambaran ERD  adalah   menunjukan object data  (entitas)  dan hubungan   ( relationship )   terhadap   entitas   yang   ada sehingga   dapat   dihasilkan file-file yang   akan dibentuk.
Gambar 4. Activity Diagram Pemesanan

## Gambar 5. Fishbone Diagram
b. Transformasi ERD ke LRS Transformasi   ERD   ke   LRS   ( Logical   Record Structure ) merupakan kegiatan membentuk data dari Diagram-ER ke dalam LRS.
c. Logical Record Structure Pembentukan   LRS   berdasarkan   hasil transformasi ERD ke LRS adalah sebagai berikut:
d. Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian yang   menjelaskan   tentang   tipa-tiap   tabel   atau file (relasi). Berikut ini adalah spesifikasi basis data dari sistem yang diusulkan: nama file : Pelanggan media : Hard disk isi : Data Pelanggan primary key : kdplg panjang record : 97 byte jumlah record :3000 record organisasi : Index sequentials struktur: Tabel 1. spesifikasi data pelanggan
Kode pelanggan terdiri dari 4 digit:
P 9 9 9 9
a b
Keterangan:
a  :  1  karakter  pertama menunjukkan inisial pelanggan “P” b : 4 digit berikutnya menunjukkan nomor urut pelanggan
e. Struktur Menu Berikut  ini adalah Struktur Menu dari  sistem XYZ:
f. Rancangan Layar
Berikut ini adalah tampilan Rancangan Layar Menu   Utama   yang   akan   digunakan   pada   sistem XYZ:
Gambar 6. Entity Relationship Diagram
Gambar 7. Transformasi ERD ke LRS
Gambar 8. Logical Record Structure
Gambar 9. Struktur Menu
g. Sequence Diagram Berikut   ini   adalah   Sequence   Diagram   Entry Data Pelanggan pada sistem XYZ:
h. Class Diagram Berikut ini adalah Class Diagram pada sistem XYZ:
i. Component Diagram Berikut  ini  adalah Component Diagram pada sistem XYZ:
j. Deployment Diagram Berikut ini adalah Deployment Diagram pada sistem XYZ:

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan dari pembahasan Sistem Informasi Penjualan   Tunai  pada   XYZ,   maka   penulis   dapat menarik kesimpulan, yaitu sebagai berikut:
a) Tersedianya fitur perhitungan otomatis pada form entry   surat   pesanan   untuk menjumlahkan   seluruh   total   pembayaran, serta   disediakannya   fitur   pada form cetak nota   yang   dapat   menjumlahkan   total pembayaran   pelanggan   bagi   yang   ingin membayar lunas maupun cicil. b) Dengan   dibuatkannya   laporan   rekapitulasi barang terlaris dapat membantu mengetahui barang apa saja yang paling laku, sehingga pihak   perusahaan   dapat   memperbanyak stok barang yang sering terjual.
c) Pada sistem informasi penjualan tunai pada XYZ telah disediakan fitur pencarian untuk mencari   data   yang   pernah   disimpan   pada basis data pada form entry data pelanggan, entry data   barang, entry pesan,   dan form cetak   nota   untuk   mempermudah   dalam pembuatan laporan penjualan.
Gambar 10. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 11. Sequence Diagram Entry Data Pelanggan
Gambar 12. Class Diagram
Gambar 13. Component Diagram
Gambar 14. Deployment Diagram
d) Dapat   membantu   serta   memudahkan pemilik   dalam   mengetahui   barang   yang telah dikirim kepada pelanggan.
e) Membantu   perusahaan   dalam   mengetahui piutang perusahaan.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Rosa A.S, dan Shalahuddin M. tahun 2011. Modul Pembelajaran   dalam   Rekayasa   Perangkat   Lunak (Terstruktur   dan   Ber   orientasi   Objek) .   Bandung   :
Modula.
[2] Edy   Winarno   ST,   Zaki   Ali,   2010,   SmitDev Community 2010 Dasar-Dasar Pemrograman dengan Visual Basic  Jakarta, Kompas – Gramedia, Anggota IKAPI.
[3] Indrajani, 2011 Perancangan Basis Data dalam All in 1 . Jakarta, Elex Media Komputindo.