## SISTEM PENJADWALAN RAPAT PIMPINAN UNIVERSITAS DENGAN METODE MATRIKS

## Bambang Nurdewanto
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Merdeka Malang nurdewa@unmer.ac.id

## Abstract
Leadership Meeting is one of the regular activities carried out at a university. The participants of this meeting in addition to serving leader as well as a lecturer who daily  burdened  by  student  teaching  activities  .  Often  these  participants  complain because  scheduled  board  meeting  in  conjunction  with  the  teaching  schedule  in jurusan. Than it needs to be a method that is reliable and quick to perform effective scheduling by performing matrix method assisted by using the software. If using a calculation  matrix  operations  manually  adding  any  change  or  update  data, requiring the repetition of a recount needs to be done carefully . But by using this software,  the  end  result  can  be  seen  immediately,  immediately  formed  matrix accumulation.  Leaders  who  will  be  meeting  participants  can  be  chosen  flexibly. Matrix  data will  be automatically  updated  after  the meeting  participants  selected, so  that  the  determination  of  the  leadership meeting schedule  will  be more  flexible and accurate.

## Keywords : schedules , meetings , matrix

## 1. PENDAHULUAN
Rapat  Pimpinan  adalah  salah  satu  kegiatan yang  rutin dilakukan di  suatu  Universitas.  Rapat pimpinan  ini  biasanya  digunakan  oleh  rektor untuk merencanakan, memonitor, mengkoordinasi  dan  menginformasikan  semua kegiatan Universitas.
Rapat  pimpinan  ini  biasanya  dihadiri  oleh Rektor,  para  Wakil  Rektor,  para  kepala Lembaga,  kepala  Biro,  Dekan,  dan  juga  Ketua Program Studi yang terkait dengan kegiatan yang akan diagendakan rapat. Selain menjabat sebagai pimpinan,  para  peserta  rapat  ini  juga  sebagai dosen yang sehari-harinya dibebani oleh kegiatan mengajar mahasiswa. Sering kali para peserta ini mengeluh karena jadwal rapat pimpinan bersamaan  dengan  jadwal  mengajar  di  jurusan. Hal  ini  juga  dikeluhkan  oleh  mahasiswa  yang diajar dosen  yang  juga  merangkap  sebagai  salah satu  pimpinan  Universitas,  karena  sering  absen saat adanya rapat.
Peserta rapat juga sering terlambat atau tidak hadir  pada  rapat  pimpinan  dengan  alasan  masih mengajar.  Penjadwalan  rapat  dapat  dilakukan jauh-jauh  hari,  untuk  meminimal  benturan dengan jadwal mengajar para pimpinan. Diperlukan  suatu  pengelolaan  yang  tepat  agar rapat  dapat  terlaksana  dengan  hemat  waktu  dan
tenaga,  serta  memberikan  hasil  yang  sesuai dengan sasaran yang diharapkan.
Dalam  matematika, matriks adalah  array persegi  panjang  angka,  simbol,  atau  ekspresi. Item individu dalam matriks disebut elemen atau entri. Contoh  matriks  dengan  enam  elemen adalah
Garis-garis  horizontal  dan  vertikal  dalam matriks disebut baris dan kolom, masing-masing. Angka-angka  dalam  matriks  disebut entri atau elemennya. Untuk  menentukan  ukuran  matriks, matriks  dengan m baris  dan n kolom  disebut matriks m × n matriks,  sedangkan m dan n disebut dimensi.
Jadwal  mengajar  semua  pimpinan  dapat diinputkan  kemudian  dipresentasikan  dalam bentuk matrik, kemudian diakumulasikan kedalam  bentuk  matrik  gabungan.  Dari  matrik gabungan ini dapat dilihat mana saja jadwal yang masih  kosong  atau  paling  sedikit  nilainya.  Dari nilai  terkecil  ini  dapat  dijadwalkan  rapat pimpinan. Bila nilainya 0 (nol) artinya tidak ada peserta  rapat  yang  mempunyai  jadwal  mengajar pada saat itu. Saat inilah waktu yang paling tepat untuk mengadakan rapat pimpinan.
Guna  melakukan  hal  tersebut  maka  salah satu  jalan  yang  bisa  dilakukan  adalah  dengan
melakukan  penjadwalan  dengan  metode  matrik dibantu  dengan  menggunakan  perangkat  lunak. Perangkat lunak penjadwalan tersebut digunakan sebagai perangkat pengganti perhitungan manual yang mana perhitungan manual tersebut memakan  waktu  dan  pikiran.  Oleh  sebab  itu penggunaan  perangkat  lunak  sangat  diperlukan untuk mengefisienkan waktu dan tenaga.

## 2. METODE PENELITIAN
Untuk melaksanaan serta menyelesaikan penelitian ini dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Studi literatur, mempelajari mengenai :
 Pembuatan jadwal rapat
 Metode matriks
 Desain Sistem Informasi
b) Pengambilan data
 Pengambilan data jadwal mengajar di Universitas Merdeka Malang
 Analisa dan pengolahan data, disesuaikan  dengan  format untuk seluruh Universitas Merdeka Malang
c) Fase Desain
 Merancang user interface
 Merancang aliran data dan proses yang didasarkan pada rumus-rumus yang telah ditentukan
 Merancang petunjuk-petunjuk yang akan digunakan pada sistem
d) Fase Implementasi
Menerapkan dan mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat didasarkan berbagai rumus dan algoritma yang disiapkan
e) Fase Analisa Hasil Melakukan  analisa  terhadap  jadwal  rapat pimpinan yang dibuat
f) Penulisan Laporan Melaporkan hasil penelitian yang telah dilakukan

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Jadwal mengajar masing-masing peserta rapat dimasukkan  ke dalam program penjadwalan rapat pimpinan pada menu “Input Peserta Rapat”. Data ini dimasukkan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Tanda  cek  pada  “Peserta”  sudah  dicek secara otomatis
b. Pilih  jabatan  sesuai    jabatan  dari  peserta rapat, mulai rektor sampai dekan
c. Rubah  nilai  1  jika  pada  kolom  terdapat jadwal mengajar, disesuaikan dengan jadwal mengajar para peserta rapat pimpinan. Isian ini harus diupdate setiap semester
d. Biarkan  nilai  0  jika  pada  kolom  tidak terdapat jadwal mengajar disesuaikan dengan  jadwal  mengajar  para  peserta  rapat pimpinan.  Isian  ini  harus  diupdate  setiap semester
Isian data ini dapat dilihat pada gambar 1
Gambar 1 Pemasukan data jadwal mengajar pimpinan
Input data jadwal mengajar ini disesuaikan dengan jadwal mengajar yang ada di Fakultas, yaitu :
a. Jam I jam 7.30-09.00
b. Jam II jam 09.00-10.30
c. Jam III jam 10.30-12.00
d. Jam 12.00-12.30 istirahat (Senin-Kamis)
e. Jam IV jam 12.30-14.00
f. Jam V jam 14.00-15.30 (kelas sore)
g. Hari Jum’at jam 11.00 – 12.30 istirahat Sholat Jum’at
h. Hari Sabtu Minggu Libur
Data yang dihasilkan input ini akan dirubah menjadi data matriks 5x5. Seperti data di atas akan dikonversikan menjadi matriks sebagai berikut :
1   0   0   1   0 0   0   0   0   0 0   0   0   0   0 0   0   0   0   0
0   0   0   0   0
Sistem Penjadwalan Rapat Pimpinan Universitas 7
Dengan Metode Matriks Bambang Nurdewanto
Setiap  data  jadwal  akan  dikonversikan  menjadi data  matrik.  Kemudian  semua  data  matriks  ini akan diakumulasikan ke dalam matriks akumulasi  dengan  operasi  penambahan  matriks seperti berikut ini :
Setelah semua data  jadwal  mengajar peserta rapat  dimasukkan,  bila  akan  mengadakan  rapat pimpinan dipilih dahulu peserta rapatnya dengan cara  memberikan  tanda  cek  pada  peserta  rapat dan  menghilangkan  tanda  cek  bagi  yang  tidak mengikuti rapat, seperti pada gambar 2.
Gambar 2 Penentuan peserta rapat
Hal  ini  dilakukan  agar  matriks  yang diakumulasikan  dengan  operasi  penambahan matriks  hanyalah  data  jadwal  peserta  rapat  saja, dan ini disesuaikan dengan undangan rapat. Data matriks  jadwal  yang  tidak  diundang  pada  rapat pimpinan  tidak  ikut  diakumulasikan  dengan operasi penambahan matriks.
Setelah  ditentukan  peserta  rapat,  maka secara  otomatis  terbentuk  matriks  akumulasi. Matriks  akumulasi  ini  dapat  dapat  dilihat  pada menu  “Cek  Jadwal”  pada  menu  “Input  Jadwal Rapat”. Setiap menentukan pada tanggal dan jam
berapa  rapat  dilaksanakan,  harus  dilihat  terlebih dahulu matriks akumulasi seperti pada gambar 3.
Gambar 3 Matriks Akumulasi
Pada matriks akumulasi carilah nilai terkecil yang  berurutan  pada  kolom  yang  sama,  nilai  0 (nol)  lebih  bagus  jika  dimungkinkan.  Nilai  0 menunjukkan  tidak  ada  jadwal  mengajar  pada hari  dan  jam  itu  untuk  semua peserta  rapat.  Jika nilai  1  artinya  ada  satu  orang  yang  mempunyai jadwal  mengajar  pada  hari  dan  jam  tersebut. Semakin  besar  nilainya  maka  semakin  banyak peserta  rapat  yang  mempunyai  jadwal  mengajar pada hari dan jam yang sama.
Kemudian  perkirakan  lama  rapat  itu  akan berlangsung.  Bila  dilihat  pada  gambar  4.3  maka hari  yang  terbaik  untuk  rapat  pimpinan  adalah hari  Rabu,  mulai  jam  12.30.  Kemudian  lihat kalender  di  bawahnya,  pada  tanggal  berapa  hari Rabu tersebut. Pada gambar 4.3 jika hari ini, hari Selasa tanggal 14 Pebruari 2012 maka hari Rabu terdekat  adalah  tanggal  15  Pebruari  2012.  Jadi jadwal  undangan  rapat  pimpinan  yang  terbaik adalah pada hari Rabu, tanggal 15 Pebruari 2012, jam 12.30.
Penentuan  jadwal  undangan  rapat  pimpinan ini  disesuaikan  dengan  situasi  dan  kondisi  pada saat  itu.  Misalnya  pada  hari  Rabu  tanggal  15 Pebruari  2012  tidak  dimungkinkan  dilaksanakan rapat karena suatu hal, maka alternatifnya dilihat kembali  pada  matrik  akumulasi.  Di  sini  terlihat alternatif lain adalah pada hari Kamis jam 12.30, tapi  dengan  resiko  1  orang  peserta  yang bersamaan  jadwal  mengajarnya  dengan  jadwal rapat.
Volume 2, Nomor 2, Juni  2016
Pada  hari  Jum’at  meskipun  pada  jam  10.30 nilainya  0,  jadwal  rapat  sebaiknya  tidak dilakukan pada jam dan hari itu. Ini dikarenakan umat  Muslim  pada  jam  11.00  akan  bersiap melaksanakan Sholat Jum’at di Mesjid. Sehingga bila  rapat  dilaksanakan  pada  jam  tersebut  maka terlalu singkat waktunya dan tidak efektif.
Setelah menentukan peserta rapat  pada menu “Peserta” dan melihat matriks akumulasi pada menu “Cek Jadwal”, maka dapat diinputkan :
a. Tanggal undangan, yaitu tanggal hari ini saat undangan  dibuat.  Isian  ini  secara  otomatis diisikan  sesuai  dengan  tanggal  komputer, tapi dapat dirubah sesuai kebutuhan
b. Tema  rapat,  yang  disesuaikan  dengan  rapat yang akan dilaksanakan, misalnya : Penerimaan Maba
c. Tanggal  rapat,  yaitu  tanggal  pelaksanaan rapat  pimpinan  yang  sudah  ditentukan setelah  melihat  matriks  akumulasi  pada menu “Cek Jadwal”
d. Jam  rapat,  yaitu  jam  pelaksanaan  rapat pimpinan  yang  sudah  ditentukan  setelah melihat  matriks  akumulasi  pada  menu  “Cek Jadwal”
e. Kemudian  dapat  dapat  disimpan  atau dihapus jika terjadi kesalahan Input undangan rapat ini dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4 Penentuan Jadwal Undangan Rapat
Berdasarkan simulasi ini maka terdapat beberapa pembahasan  yang  bisa  dilakukan  untuk  bisa mendapatkan  simpulan  yang  sesuai  dengan tujuan  penelitian  yang  ingin  dicapai.  Adapun penelitian tersebut adalah sebagai berikut:
1.  Jika  proses  perhitungan  penentuan  jadwal rapat  pimpinan  dilakukan  secara  manual maka diperlukan tahapan-tahapan perhitungan matematik sederhana yaitu operasi penambahan  matriks  untuk  menjadi  sebuah
matriks akumulasi. Meskipun operasi penghitunganya  sederhana  tetapi  dikarenakan data  yang  akan  dihitung  banyak,  hal  tersebut mempunyai  peluang  kesalahan  yang  cukup besar dan waktu yang cukup lama.
Sedangkan  dengan  menggunakan  perangkat lunak Microsoft Access ini maka hal tersebut dapat  dikerjakan  dengan  benar  dan  cepat secara keseluruhan.
2.  Untuk  mendapatkan  hasil  yang  akurat  maka diperlukan  data  jadwal  mengajar  pimpinan yang  menjadi  peserta  rapat  yang  terbaru. Untuk  itu  setiap  semester  diperlukan  update data  jadwal  mengajar  dari  masing-masing pimpinan  dan  mungkin  juga  update  nama pimpinan apabila terjadi pergantian pimpinan. Dengan  demikian,  hasil  dari  perangkat  lunak tersebut akan memberikan hasil maksimal.
3.  Jika dengan menggunakan perhitungan operasi  penambahan  matriks  secara  manual setiap  ada  perubahan  atau  update  data, memerlukan pengulangan penghitungan kembali  yang  perlu  dilakukan  secara  teliti. Tetapi dengan menggunakan perangkat lunak ini  maka  hasil  akhir  langsung  dapat  dilihat, matriks akumulasi langsung terbentuk.
4.  Pimpinan  yang  akan  menjadi  peserta  rapat dapat  dipilih  dengan  fleksibel.  Data  matriks akan  otomatis  terupdate  setelah  peserta  rapat dipilih,  sehingga  penentuan  jadwal  rapat pimpinan akan lebih fleksibel dan akurat.
5.  Meskipun  pada  kondisi  tertentu,  penentuan jadwal  rapat  pimpinan  dengan  perangkat lunak  ini  tidak  dapat  menghilangkan  100%
waktu  yang  bersamaan  dengan  waktu mengajar pimpinan, tetapi dapat meminimalkan jumlah pimpinan yang bersamaan dengan jadwal mengajarnya

## 4. KESIMPULAN
1.  Penggunaan  perangkat  lunak  penjadwalan rapat  pimpinan  dengan  metode  matriks  dapat mempercepat menentukan jadwal rapat pimpinan secara akurat.
2.  Perangkat  lunak  ini  akan  mengurangi  jumlah absen mengajar dosen yang menjadi pimpinan yang  dikarenakan  harus  hadir  pada  rapat pimpinan.
3.  Perangkat  lunak  ini  akan  menambah  jumlah presensi  rapat pimpinan,  karena  lebih banyak dosen yang dapat meluangkan waktunya hadir pada  rapat  tanpa  meninggalkan  jadwal mengajarnya.
Sistem Penjadwalan Rapat Pimpinan Universitas 9
Dengan Metode Matriks Bambang Nurdewanto

## 5. REFERENSI
[1] http://en.wikipedia.org/wiki/Matrix (mathematics)
[2] http://purie-rapat.blogspot.com/2009/08/ pengertian-rapat.html
[3]  Jogiyanto  H.  M  2001.  Analis  dan  Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan  Praktek  Aplikasi  Bisnis.  Edisi  Kedua. Yogyakarta. Andi