## PERENCANAAN JUMLAH PENGALoKASIAN PRoDUK DAN RUTE PENGIRIMAN UNTUK MEMINIMALKAN BIAYA DISTRIBUSI

## HETTY MAULITY
Departemen HRD PT Pura Barutama Jl. Brigjen Sudiarto km 11 Semarang

## ABSTRACT
Awing & Son represent one of the company which active in effort songkok, handling of inefficient distribution represent main problem in this industry which cause the expense of high product distribution. Of the condition needed by an method to overcome the problem. Alternative of I is Method Transportation represent one of the technique used for the allocation of product to customer by considering the expense of product distribution, capacities of[is source of and request of customer. As for its delivery route is network shipping direct. Especial target of this method is to plan the amount of proposal product allocation so that is later expected by minimization can the expense of product distribution. Alternative of II is Method of Saving Matrix represent one of the method which studying process delivery of goods to customer covering each allocation of retail at vehicle at the same time sort route to pass by vehicle. Especial target of this method is with order allocation every retail at vehicle also minimization can the expense of product distribution. As for its delivery is runs milk with shipping direct. Before we apply transportation method goodness and also method of Saving Matrix, is beforehand done by plotting and forecasting of request data 2 months come. Forecasting of demand by using method matching with result plotting of data, and then selected [by] smallest MAPE. After that result of the forecasting processed by using transportation method and of Saving Matrix. From data processing obtained by result for the allocation of product with transportation method got by retail for the allocation of warehouse of Gresik is to product allocation to Kediri, Ponorogo, Blitar, Banyuwangi, Probolinggo, Situbondo, Sidoarjo, Lamongan, Krian. and Jombang. While for the warehouse of Surabaya product allocation to Malang, Madiun, Jember, Asem Bagus, Madura, Mojokerto, Pasuruan, Krian. By using method of Saving Matrix obtained by cost-saving of distribution equal to Rp130,500.00/period of delivery or equal to 5.17% from Rp2,654,375.00 becoming Rp2,523,875.00.
Key words: distribution, cost, transportation

## PENDAHULUAN
Pengalokasian  produk  dan  penentuan  rute kendaraan  merupakan  hal  yang  penting  dalam sebuah  industri,  baik  industri  yang  berskala kecil  maupun  skala  besar.  Tujuan  utama  di dalam  pengalokasian  produk  dan  penentuan rute  kendaraan  pada  dasarnya  adalah  untuk meminimalkan biaya distribusi/pengiriman. Permasalah-an  yang  berkaitan  dengan  perutean ini  adalah  penanganan  distribusi  yang  tidak efisien  sehingga  mengakibatkan  total  kendaraan yang  dibutuhkan  lebih  banyak,  total  jarak  yang ditempuh lebih panjang, dan total waktu perjalanan lebih  lama,  yang  akhirnya  menyebabkan  biaya transportasi tinggi.
Kondisi  ini  terjadi  di  Industri  kecil  Awing  & Son  Gresik.  Industri  kecil  ini  merupakan  usaha
Songkok dengan nama merk dagang Awing. Produk yang dihasilkan dipasarkan meluas pada beberapa daerah.
Di  sini  terdapat  ketidakefektifan  pada pen-distribusian produknya, yaitu tanpa mempertimbangkan pengalokasian produk  secara optimal di mana kedua sumber mengirimkan produk pada retail yang sama, sehingga menyebabkan rute yang dilalui oleh kendaraan semakin panjang yang pada  akhirnya  mengakibatkan  biaya  distribusi produk semakin bertambah.
Untuk  mengantisipasi  permasalahan  ini maka diperlukan metode yang memberikan biaya pendistribusian produk yang minimal, yaitu metode saving  matrix  yang  dapat  mempertimbangkan biaya  distribusi  untuk  mengalokasikan  produk kepada konsumen dan juga untuk membuat model
rute yang akan dilalui kendaraan pada tiap retail (Subagyo, 2000). Metode saving matrix diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan di atas sehingga industri ini dapat merencanakan dengan baik  setiap  produk  yang  akan  dikirim,  berapa jumlahnya, dan ke mana tujuannya.

## METoDE
Setelah  melakukan  identifikasi  masalah yang  terjadi  di  perusahaan  maka  selanjutnya mengumpulkan data yang merupakan data primer dan  data  sekunder,  yaitu  berupa  data  wilayah penjualan,  data  penjualan,  data  jarak  retail,  data biaya  distribusi,  data  jenis,  jumlah  dan  kapasitas mobil.
Untuk  pengolahan  data  pertama  kali  yang dilakukan  adalah  meramalkan  permintaan berdasarkan data historis yang ada selama setahun dengan menggunakan beberapa metode peramalan melalui  program  Minitab.  Setelah  melakukan peramalan  dengan  beberapa  metode  peramalan, maka  kemudian  dipilih  metode  peramalan  yang terbaik  yaitu  berdasarkan Mean  Absolute  Error terkecil.
Apabila  MAPE  (Mean  Absolute  Procentage Error)  yang  dihitung  dengan  menggunakan program  Minitab  sudah  merupakan  yang  terkecil (paling minimal) maka dilakukan analisis distribusi awal,  dan  apabila  MAPE  yang  telah  dihitung belum  minimal  maka  kembali  ke  pemilihan metode peramalan untuk dicari MAPE yang paling minimal.  MAPE  terkecil  menunjukkan  tingkat kesalahan peramalannya kecil.
Setelah mengetahui hasil ramalan permintaan baru bisa menganalisis distribusi awalnya. Dalam menganalisis  diperlukan  data-data.  Data  yang diperlukan  untuk  analisis  pemecahan  masalah adalah dengan mengadakan surveI langsung pada objeknya  untuk  mendapatkan  data  yang  relevan dengan masalah yang diteliti.
Selanjutnya dilakukan pengolahan data untuk menentukan  distribusi  dan  data  parameternya dalam menghasilkan solusi optimal. Pengolahan di sini digunakan metode saving matrix.
Dalam  merencanakan  pola  distribusi  dan jumlah  pengiriman  produk  yang  optimal  serta dengan jumlah biaya yang lebih kecil dari biaya awal sebelum menggunakan metode saving matrix.
Penerapan  metode  saving  matrix  dalam mengalokasikan  jumlah  produk  dan  rute pengiriman.  Langkah  yang  dilakukan  sebagai berikut.
Pembuatan matriks jarak (Taha, 1996). Jarak antarlokasi A yang terletak pada koordinat (X a ,Y a ) dan lokasi B yang terletak pada koordinat (X b ,Y b ) dicari dengan menggunakan rumus:
Dist (A,B) =   (X a – X b ) 2 + (Y a – Y b ) 2
Setelah  dihitung  jarak  antara  warehouse dengan  distributor  dan  jarak  antar  distributor kemudian ditabelkan dalam bentuk matriks jarak seperti di bawah ini.

## DC Dist 1 Dist 2 Dist 3 Dist 4 Dist 5
Distributor 1 Distributor 2 Distributor 3 Distributor 4 Distributor 5
Penentuan matrik penghematan. Setelah matrik jarak  diperoleh  selanjutnya  yaitu  menentukan matriks  penghematan  dengan  rumus  S(x,y)  = Dist  (DC,x)  +  Dist  (DC,y)  –  Dist  (x,y).  S(x,y) menyatakan  jarak  yang  dihemat  jika  perjalanan DC → konsumen  x → DC  dan  DC → Konsumen y → DC dikombinasikan ke sebuah rute perjalanan tunggal  yaitu  DC → Konsumen  x → Konsumen y → DC.
Setelah  dilakukan  perhitungan  besarnya penghematan  masing-masing  kota  distributor dengan  rumus  di  atas,  maka  dapat  ditabelkan dalam bentuk matriks seperti tabel di bawah ini.
Dist 1 Dist 2 Dist 3 Dist 4 Dist 5 Distributor 1 Distributor 2 Distributor 3 Distributor 4 Distributor 5
Penentuan  alokasi  konsumen  ke  tiap  alat angkut  atau  rute  harus  bisa  memaksimalkan penghematan. Pencarian solusi dilakukan dengan  prosedur  iterasi,  yaitu:  Pada  tahap  1: tiap  konsumen  dialokasikan  pada  alat  angkut/ rute  yang  berbeda-beda.  Pada  tahap  2:  dua  rute selanjutnya  dapat  digabungkan  pada  satu  rute/
kendaraan dengan didasarkan pada penghematan yang paling tinggi yang bisa diperoleh. Selanjutnya dilakukan  pengecekan  apakah  pengkombinasian tersebut  layak  atau  tidak.  Dikatakan  layak  jika total  pengiriman  yang  harus  dilalui  melalui  rute tersebut tidak melebihi kapasitas kendaraan.
Setelah  dilakukan  routing  (pengalokasian customer  pada  kendaraan)  selanjutnya  dilakukan pengurutan rute yang akan dilalui customer yang disesuaikan dengan jarak dan jumlah order masing- masing customer.
Metode/prosedur  untuk  penentuan  urutan customer  dalam  satu  rute  adalah  dengan menggunakan  prosedur  Nearest  Neighbour  yaitu:  Rute  perjalanan  dibuat  dengan  menambahkan konsumen  terdekat  dari  titik  terakhir  yang dikunjungi oleh kendaraan. Iterasi dimulai dari DC (Distribution Center) kemudian perjalan dilakukan menuju  ke  konsumen  yang  paling  dekat  dengan DC, dan seterusnya.
Biaya transportasi dihitung berdasarkan biaya tenaga kerja, biaya bahan bakar, dan biaya retribusi selama perjalanan.
Biaya Transportasi   =  Biaya  Tenaga  Kerja  + Biaya  Bahan  Bakar  + Biaya retribusi
Biaya Tenaga Kerja   =  Jumlah Tenaga Kerja × Biaya Tenaga Kerja Biaya Bahan Bakar:
1 liter
=  × km  1 km = 1/× Liter
Biaya Bahan Bakar  =  Jarak Tempuh × 1/× Liter × Harga Bahan Bakar Biaya Retribusi =  Makan, Biaya Tol.
Total Biaya Baru < Total Biaya Lama
Tahap  selanjutnya  yaitu  menganalisis  data yang  telah  diperoleh.  Seluruh  hasil  pengolahan data  dipaparkan  di  sini  untuk  kemudian  dilihat dan dianalisis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis  distribusi  awal  digunakan  untuk mengalokasikan  produk  sesuai  kondisi  awal perusahaan di mana terdapat 6 retail untuk gudang Gresik dan 6 retail untuk gudang Surabaya di Jawa Timur.
Gudang Gresik Rute 1   =  DC → R 17 → R 3 → R 13 → R 5 → DC Rute 2   =  DC → R 12 → R 16 → R 13 → DC Rute 3   =  DC → R 15 → DC
Rute 4   =  DC → R 11 → DC Rute 5   =  DC → R 14 → R 9 → R 10 → R 6 → R 8 → R 4 → DC Rute 6 =   DC → R 1 → R 7 → R 2 → DC Gudang Surabaya Rute 1   =  DC → R 17 → R 3 → R 13 → R 5 → DC Rute 2   =  DC → R 12 → R 16 → R 13 → DC
Rute 3   =  DC → R 15 → DC Rute 4   =  DC → R 11 → DC Rute 5   =  DC → R 14 → R 9 → R 10 → R 6 → R 8 → R 4 → DC Rute 6 = DC → R 1 → R 7 → R 2 → DC
Setelah  melakukan  distribusi  awal,  langkah selanjutnya  adalah  mencoba  mengalokasikan produk  dengan  menggunakan  metode  saving matrix.  Metode  saving  matrix  merupakan  suatu model yang digunakan untuk mengatur distribusi dari  sumber-sumber  yang  menyediakan  produk yang utama ke tempat-tempat yang membutuhkan secara  optimal.  Alokasi  produk  ini  harus  diatur sedemikian rupa, karena terdapat perbedaan biaya- biaya alokasi dari sumber ke tempat tujuan.
Pengalokasian produk dengan metode saving  matrix  didapatkan  untuk  gudang  Gresik mengalokasikan produk ke retail Kediri sebanyak 1222  produk,  Ponorogo  1156  produk,  Blitar  952 produk,  Banyuwangi  886  produk,  Probolinggo 870  produk,  Situbondo  928  produk,  Sidoarjo  718 produk, Lamongan 766 produk Krian 376 produk dan Jombang 694 produk. Untuk gudang Surabaya mengalokasikan produk ke retail Malang sebanyak 1446  produk,  Madiun  1196  produk,  Jember  1278 produk,  Asem  Bagus  998  produk,  Madura  832 produk  Mojokerto  748  produk,  Pasuruan  820 produk dan Krian 392 produk.
Analisis  Metode  Saving  Matrix.  Penentuan rute  kendaraan  ditentukan  dengan  dengan  cara mencari  penghematan  jarak  yang  paling  tinggi kemudian  mengkombinasikan  rute  untuk  retail- retail  dalam  satu  rute  dan  kemudian  dilakukan pengecekan  apakah  pengkombinasian  tersebut layak/tidak layak.
Hasil  iterasi  layak  apabila  total  order  size kurang  dari  kapasitas  mobil.  Apabila  total  order size  lebih  dari  kapasitas  kendaraan  maka  iterasi tidak layak.
Didapatkan rute untuk gudang Gresik sebanyak 3 rute, yaitu Rute A = R 6 + R 8 + R 4 + R 10 + R 3 + R 5 , Rute B = R 2 + R 7 + R 1 + R 17 + R 13 + R 16 , Rute C = R 9 + R 14 + R 12 + R 11 + R 15 , sedangkan untuk gudang Surabaya didapatkan 3 rute yaitu Rute A = R 6 + R 8 + R 4 + R 10 + R 3 + R 5 + R 7 + R 9 , Rute B = R 2 + R 17 + R 1 + R 13 + R 14 + R 16 + R 12 , Rute C = R 11 + R 15
Analisis  penentuan  urutan  retail  pada  rute dengan  metode Nearest  Neighbour  (Suprapto, 1992).  Tujuan  urutan  retail  pada  rute  ini  adalah untuk meminimalkan jarak perjalanan yang harus ditempuh tiap kendaraan ke retail. Dalam penentuan urutan ini digunakan metode Nearest Neighbour di mana  metode  ini  merupakan  metode  pengurutan retail  dengan  menambahkan  retail  terdekat  dari titik  terakhir  dikunjungi  oleh  kendaraan,  artinya dari  distribution  center  kemudian  perjalanan dilakukan menuju ke konsumen yang paling dekat dengan distribution center tersebut dan perjalanan kembali pada distribution center (DC).
Adapun hasil pengolahan data dalam penentuan urutan  rute  kendaraan  pada  masing-masing  rute adalah sebagai berikut.
Gudang Gresik: Rute A =  DC → R 3 → R 5 → R 4 → R 8 → R 6 → R 10 → DC Rute B   =  DC → R 16 → R 13 → R 12 → R 2 → R 7 → R 1 → DC Rute C =  DC → R
15 → R
12 → R 14 → R 9 → R 11 → DC Gudang Surabaya: Rute A = DC → R 9 → R 10 → R 6 → R 8 → R 4 → R 7 → R 5 → R 3 → DC Rute B =  DC → R 12 → R
16 → R
13 → R 17 → R
2 → R 1 → R
14 → DC Rute C =  DC → R 15 → R 11 → DC
Analisis  total  biaya  distribusi. Komponen- komponen yang terdapat dalam biaya transportasi adalah  sebagai  berikut  (Copra,  Meindl,  2001: 416):  biaya  bahan  bakar.  biaya  perawatan,  biaya tenaga  kerja,  biaya  retribusi  biaya  bahan  bakar
berbanding langsung dengan jarak tempuh, yaitu semakin panjang jarak tempuh yang dilalui maka semakin  besar  pula  biaya  bahan  bakarnya. Jarak tempuh  berbanding  langsung  dengan  waktu pemenuhan, yaitu semakin jauh jarak tempuhnya maka  semakin  lama  pula  waktu  pemenuhan. Waktu  pengiriman  berbanding  langsung  dengan biaya  tenaga  kerja,  yaitu  semakin  lama  waktu pemenuhan  maka  semakin  besar  biaya  tenaga kerja yang dikeluarkan.
Berdasarkan  pernyataan  ketiga  hal  tersebut maka dapat disimpulkan bahwa ketiga hal tersebut memengaruhi biaya transportasi yang dikeluarkan oleh  perusahaan.  maka  dari  itu  perbandingan untuk  biaya  distribusi  awal  dan  dengan  metode usulan sebagaimana tercantum pada Tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan Total Biaya Distribusi
Periode Total Biaya Pengiriman Distribusi Awal Metode Saving Matriks 10 11 Rp2.654.375,00 Rp2.654.375,00 Rp2.523.875,00 Rp2.523.875,00
Berdasarkan  Tabel  1  dapat  diketahui  total biaya distribusi untuk metode perusahaan, sebesar Rp2.654.375,00/periode  pengiriman,  sedangkan untuk  metode  Saving  Matriks,  total  biaya distribusinya sebesar Rp2.523.875,00/periode pengiriman.  Sehingga  terjadi  penghematan  biaya distribusi sebesar Rp130.500,00/periode pengiriman atau sebesar 5,17%

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis di atas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.
Pengalokasian  produk  didapatkan  untuk gudang  Gresik  mengalokasikan  produk  ke  retail Kediri  sebanyak  1222  produk,  Ponorogo  1156 produk,  Blitar  952  produk,  Banyuwangi  886 produk,  Probolinggo  870  produk,  Situbondo 928  produk,  Sidoarjo  718  produk,  Lamongan 766  produk  Krian  376  produk  dan  Jombang  694 produk.  Untuk  gudang  surabaya  mengalokasikan produk  ke  retail  Malang  sebanyak  1446  produk, Madiun 1196 produk, Jember 1278 produk, Asem Bagus 998 produk, Madura 832 produk Mojokerto 748 produk, Pasuruan 820 produk dan Krian 392 produk.

## DAFTAR PUSTAKA
Baroto, T., 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi.
Jakarta.
Chopra, S., 2004 Supply Chain Management Strategy Planning and Operation. Second Edition. Pretice Hall.
Supranto, J., 1992. Riset Operasi untuk Pengambilan Keputusan.
Subagyo, P., 2000. Dasar-Dasar Operations Research. Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE.
Taha, 1996. Riset Operasi Suatu Pengantar. Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE.