PERANCANGAN APLIKASI PENGADAAN BARANG PADA PT. GLOSOR INDONESIA BESERTA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Nia Novitasari 1) , Lis Suryadi 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : nianovitasari24@gmail.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pengadaan  Barang  adalah  kegiatan  pengadaan  barang  yang  dimulai  dari  proses  merencanakan  kebutuhan pengguna  sampai  diperolehnya  barang  tersebut.  PT  Glosor  Indonesia  Beserta  merupakan  perusahaan  yang menyediakan  one-stop  solution  digital  platform  di  Indonesia,  untuk  mendukung  kinerja  karyawannya  maka perusahaan memfasilitasi dengan adanya pengadaan barang. Pengadaan barang yang berjalan selama ini masih dilakukan dengan proses yang manual, sehingga hal tersebut menimbulkan beberapa permasalahan yaitu berkas yang menumpuk dan tersusun tidak rapi, proses pencarian data yang memakan waktu cukup lama, sering terjadi kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan, serta lamanya dalam proses pembuatan laporan. Untuk mengatasi permasalahan  pada  sistem  manual  yang  diterapkan  selama  ini  maka  perlu  dibuatkan  suatu  sistem  pengadaan barang yang terkomputerisasi. Maka muncullah ide untuk mengatasi masalah pada sistem yang sedang berjalan ini dengan pembuatan aplikasi untuk mengolah proses pengadaan barang. Dengan adanya aplikasi pengadaan barang diharapkan mampu dalam menangani proses pengadaan barang secara efektif dan efisien dalam kegiatan operasional perusahaan serta dapat mengelola data sehingga dapat menghasilkan informasi berupa laporan yang akurat,  cepat  dan  mudah  dalam  pengambilan  keputusan.  Aplikasi  sistem  informasi  pengadaan  barang  ini dirancang menggunakan software Microsoft Visual Studio 2008 dengan aplikasi database MySQL.
Kata kunci: Aplikasi Pengadaan Barang, Berorientasi Obyek, Microsoft Visual Studio 2008, MySQL.

## 1. PENDAHULUAN
Di  zaman  globalisasi  ini  kemajuan  teknologi semakin  berkembang  pesat,  bisa  dikatakan  telah measuki segala bidang salah satunya dibidang usaha. Oleh  sebab  itu  untuk  menunjang  pelaksanaan informasi badan / instansi / departemen / perusahaan yang baik dan teratur, maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi.
Salah  satu  informasi  yang  dibutuhkan  oleh perusahaan  yaitu  informasi  mengenai  pengadaan barang.  Untuk  proses  pengadaan  barang  internal perusahaan  selama  ini  belum  tersedia  sistem  secara terkomputerisasinya. Sistem Informasi yang dibutuhkan perusahaan khususnya tentang pengadaan barang  dengan  aplikasi  komputer,  diharapkan  dapat mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan perusahaan  dan  dihasilkan  data  yang  akurat  dengan waktu yang lebih cepat.
Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen  yang  disebut  blok  bangunan (building  block),  dan  blok  kendali.  Sebagai  suatu sistem,  keenam  blok  tersebut  masing-masing  saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran [1].
Analisa  sistem  dapat  diartikan  sebagai  suatu proses  untuk  memahami  sistem  yang  ada,  dengan menganalisa  jabatan  dan  uraian  tugas (business users), proses  bisnis (business  prosess), ketentuan atau  aturan (business  rule), masalah  dan  mencari solusinya (business problem and business soulution) , dan rencana-rencana perusahaan (business plan) [2].
Metodologi  pengembangan  sistem  berorientasi obyek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak  yang  mengorganisasikan  perangkat  lunak sebagai kumpulan obyek yang berisi data dan operasi yang diberlakukan kepadanya [3].
Pemrograman  visual  studio.net  2008  adalah sebuah  platform  untuk  mebangun,  menjalankan  dan meningkatkan generasi lanjut dari aplikasi terdistribusi.  NET framework merupakan  platform terbaru  untuk  pemrograman  aplikasi  windows  dari Microsoft  dalam  upaya  meningkatkan  produktifitas pembuatan sebuah program aplikasi dan memungkinkan terbukanya peluang untuk menjalankan program pada multisistem operasi serta dapat  memperluas  pengembangan  aplikasi  client- server[4].
MySQL ( My Structure Query Language ) adalah salah  satu Database  Management  System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lainnya. MySQL berfungsi untuk mengolah  database  menggunakan  bahasa  SQL. MySQL  bersifat  open  source  sehingga  bias dipergunakan secara gratis. Pemrograman PHP juga sangat mendukung dengan database MySQL[5].
Berdasarkan  pernyataan  diatas  identifikasi masalah-masalah  yang  terjadinya  terjadi  redudansi data  kesulitan  dalam  pencarian  data  karena  jumlah data yang terus  meningkat dan proses  yang  manual, dokumen  yang  tidak  rapi  dan  mudah  rusak  karena terbatasnya  ruang  untuk  menyimpan  data,  laporan tidak  akurat  dan  dalam  proses  pembuatannya  tidak tepat  waktu  dikarenakan  proses  pencatatan  dan
perhitungan  yang  salah,  kesulitan  pimpinan  dalam mengontrol  anggaran  biaya  karena  tidak  tersedia laporan  biaya  permintaan  barang  tiap  departemen, dokumentasi  data  penerimaan  barang  dari  supplier masih  secara  manual  dan  tidak  tertata  secara  baik sehingga  terjadi  kesulitan  pencarian  informasi  saat dibutuhkan,  laporan  serah  terima  barang  per departemen  belum  ada  sehingga  pimpinan  tidak memiliki  informasi  proses  serah  terima  barang  per departemen,  laporan  retur  barang  ke  supplier  belum ada sehingga pimpinan tidak memiliki informasi retur barang untuk keperluan penilaian terhadap Supplier . Tujuan  penelitian  ini  yakni  memperbaiki  dari sistem  yang  sekarang  ini  berjalan  pada  perusahaan secara  manual  menjadi  terkomputerisasi  untuk kemudahan  dalam  proses  pengadaan  barang, memberikan  informasi  yang  tepat  akuran  dan bermutu  dengan  adanya  aplikasi  pengadaan  barang, membantu  menyelesaikan  masalah  yang  terjadi dalam sistem manual pada perusahaan sebelumnya.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Desain Penelitian
- Menentukan Kebutuhan dan informasi - Mermpersiapkan alat dan bahan penelitian Data Penelitian Metode Pengumpulan data - Studi Pustaka - Observasi - Wawancara Pengembangan Perangkat Lunak(Program) Metode Pengembangan Perangkat Lunak - Analisis - Desain - Kode - Testing Dokumentasi

## Gambar 1. Desain Penelitian
Gambar  diatas  menjelaskan  mengenai  desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini.

## 2.2 Alur Pikir Penelitian
a.Adanya kesulitan dalam pencarian data serta terjadi kerangkapan data karena data yang diolah jumlahnya semakin meningkat serta disimpan secara manual.
b.Terbatasnya ruang penyimpanan data sehingga dokumen mudah rusak dan tidak tertata dengan baik.
c.Sering terjadi kesalahan pada pencatatan, perhitungan, sehingga laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu dan kurang akurat. d.Tidak tersedianya informasi berapa besar biaya permintaan yang dikeluarkan untuk setiap departemen sehingga pimpinan tidak dapat mengontrol berasan biaya yang dikeluarkan. e.Tidak adanya informasi terkait penerimaan barang yang di kirimkan dari supplier sehingga pada saat dibutuhkan informasi terkait penerimaan barang harus mencari-cari dokumen penerimaan barang. f.Tidak ada nya informasi dalam bentuk laporan yang dapat memberikan informasi yang jelas terkait dengan serah terima barang yang diminta departemen. Tidak tersedia informasi dalam bentuk laporan terkait dengan data barang yang diretur ke supplier, sehingga pimpinan tidak memiliki informasi yang benar terkait retur sebagai bahan pertimbangan untuk menilai pihak supplier
 Analisa Masalah yang ada
 Analisa Dokumen Berjalan
 Membuat sistem usulan
 Menggunakan UML dalam pemodelan  Database menggunakan My SQL  Menggunakan applikasi sistem informasi sebagai basis sistem Laporan-laporan yang dibuat sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh user RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. GLOSOR INDONESIA BESERTA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK PERMASALAHAN PENDEKATAN DESAIN DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENGUKURAN HASIL
Di  atas    merupakan  diagram  alur  yang menjelaskan  tentang  tahapan  pola  berpikir  yang dilakukan pada penelitian ini.
2.3 Metode Pengembangan Sistem
Metode  yang  digunakan  peneliti  dalam penelitian  yang  dilakukan  dengan  peninjauan langsung ke lokasi adalah :
1) Metode Pengumpulan Data
2) Metode Analisa Data
3) Metode Perancangan sistem
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Masalah
Diagram tulang ikan (fishbone diagram) adalah suatu  cara  untuk  secara  visual  mengorganisasi  dan menguji  semua  faktor  yang  bisa  mempengaruhi situasi  tertentu  dengan  mengidentifikasi  semua penyebab  yang  mungkin,  yang  menghasilkan  suatu efek [6].

## Gambar 3 Fisbone

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Di  bawah  ini  akan  diuraikan  analisa  proses bisnis  Pengadaan  barang  pada  PT  Glosor  Indonesia Beserta : a. Proses Permintaan Barang Permintaan  barang  dilakukan  oleh  departemen yang mebutuhkan barang yang akan tercantum pada Form Permintaan  Barang  (FPB).  Form  yang  sudah terisi  permintaan  barang  kemudian  diserahkan  ke bagian  purchasing,  apabila  disetujuai  maka  akan dibuatkan  Purchase  Order  (PO)  yang  selanjutnya akan dikirim ke supplier . Activity Diagram Permintaan Barang
Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Barang
b. Proses Penerimaan barang Barang  yang  dipesan  dikirimkan  oleh  pihak supplier yang  disertai  dengan  dokumen Delivery Order (DO) dan biasanya disertakan dengan invoice .
DO  akan  di  cek  oleh  bagian purchasing ,  apabila pengecekan barang yang dikirim oleh pihak supplier seseuai pesanan dan sesuai dengan DO maka bagian purchasing akan menandatangani DO dan mebuatkan surat tanda terima barang yang akan diberikan kepada supplier .  Apabila  barang  yang  diterima  rusak,  tidak lengkap  atau  tidak  sesuai  pesanan  maka  bagian purchasing akan  mengembalikan  barang  kepada supplier .
Gambar 4. Activity Diagram Penerimaan Barang
c. Proses Pembayaran
Invoice dikirimkan  oleh  supplier  kepada  bagian purchasing apabila  barang  yang  dipesan  sudah diterima.  Bagian  purchasing  akan  melakukan pembayaran  dengan  transfer  langsung  ke supplier sesuai rincian biaya yang tertera pada invoice . Supplier
Lakukan Pembayaran Sesuai dengan jumlah pada invoice Berikan informasi ke supplier bahwa barang sudah dibayar Terima informasi dan pembayaran Bagian Purchasing
Gambar 5. Activity Diagram Pembayaran
d. Proses Retur
Apabila  barang  rusak  atau  bermasalah  maka bagian  purchasing  menghubungi  supplier  untuk melakukan  retur  barang    agar  diganti  dengan  yang baru.
Menghubungi Supplier Untuk Retur Barang menyiapkan barang yang akan diretur Terima barang retur Terima informasi retur barang Siapkan barang pengganti Terima barang pengganti Bagian Purchasing Supplier
Gambar 6. Activity Diagram Retur Barang
e. Proses Serah Terima barang Barang  yang  sudah  diterima  dan  diproses  oleh bagian  purchasing  kemudian  diserahkan  kepada pihak departemen yang meminta. Penyerahan barang disertai dengan dokumen Berita Serah Terima Barang (BSTB).
Departemen Bagian Pengadaan
Buat Bukti Serah terima barang
Serahkan barang
tanda tangan bukti serah terima barang dan terima barang
Gambar 7. Activity Diagram Serah terima Barang
f. Proses Pembuatan Laporan
Laporan  pengadaan  barang  dibuat  setiap  akhir bulan, kemudian diserahkan kepada pimpinan.
Pimpinan Buat Laporan pengadaan barang Terima laporan pengadaan barang Serahkan laporan pengadaan Bagian Puchasing Gambar 8. Activity Diagram Pembuatan Laporan

## 3.3. Use Case Diagram
Gambar 9. Use Case Diagram
Pada Use  Case  Diagram diatas  menggambarkan sistem usulan yang akan dibuat pada program.

## 3.4.
1t Rancangan Class Diagram
Departemen *Kd_Departemen Nm_Departemen Tlp_Departemen EMail_Departemen +Autonumber() +GetDepartemen() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier +Autonumber() +GetSupplier() +Simpan() +Batal() bstb No_bstb Tgl_bstb +Autonumber() +Getbstb() +Simpan() +Batal() fpb *No_fpb Tgl_fpb Pemohon TglDiperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Info PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jlm_Serah +GetSerah() +Simpan() Minta *No_fpb Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() DO *No_DO NorefDO Tgl_DO +Autonumber() +GetDO() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret +GetKembalikan() +Simpan() INVOICE +Autonumber() +GetInvoice() +Simpan() +Batal() *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..*
Gambar 10. Class Diagram
Di  atas  adalah  gambar  Class  Diagram  yang menunjukkan  desain  basis  data  dalam  perancangan Aplikasi  Pengadaan  Barang  pada  PT  Glosor Indonesia  Beserta. Class  Diagram adalah  model statis  yang  menggambarkan  deskripsi  dan  struktur class serta hubungannya antar class . Class terdiri dari nama class, atribut dan operasi /method . 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Form Master
a. Form Entry Data Barang
Form yang  digunakan  Untuk Entry Data Barang.
Gambar 11. Form Entry Data Barang
b. Form Entry Data Supplier
Gambar 12. Form Entry Data Supplier
Form yang digunakan untuk Entry Data Supplier .
c. Form Entry Data Departemen
Gambar 13. Entry Data Departemen
Form yang digunakan untuk entry data departemen.
4.2. Form Transaksi
a. Form Entry Permintaan Barang
Gambar 14. Form Entry Permintaan Barang
Form yang  digunakan  untuk entry permintaan barang.
b. Form Cetak Purchase Order (PO)
Gambar 15. Form Cetak Purchase Order (PO)
Form yang digunakan untuk  cetak purchase order (PO)
c. Form Cetak Tanda Terima Barang (TTB)
Gambar 16. Cetak Tanda Terima Barang (TTB)
Form yang  digunakan  untuk  cetak  tanda  terima barang (TTB).
d. Form Entry Pembayaran Barang
Gambar 17. Form Entry Pembayaran Barang
Form yang  digunakan  untuk entry pembayaran barang.
e. Form Cetak Berita Acara Serah Terima Barang (BSTB)
Gambar 18. Form Cetak Berita Acara Serah Terima Barang (BSTB)
Form yang  digunakan  untuk  cetak  berita  serah terima barang (BSTB).
f. Form Cetak Surat Retur Barang
Gambar 19. Cetak Surat Retur Barang
Form yang  digunakan  untuk  cetak  surat  retur barang.

## 4.3. Hasil Cetakan Sistem
a. Laporan Permintaan Barang

## Gambar 20. Laporan Permintaan Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai permintaan barang yang telah dibuat sebelumnya.
b. Laporan Penerimaan Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai penerimaan  barang  yang  diperoleh  dari  proses permintaan barang.
c. Laporan Pengadaan Barang
Gambar 22. Laporan Pengadaan Barang
Laporan yang menunjukkan informasi mengenai proses pengadaan barang yang dibuat sebelumnya.
d. Laporan Retur Barang

## Gambar 23. Laporan Retur Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai proses  retur  barang  yang  pernah  dilakukan sebelumnya.
e. Laporan Serah Terima Barang

## Gambar 24. Laporan Serah Terima Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai proses serah terima barang yang dibuat sebelumnya.
f. Laporan Repitulasi Biaya Pengadaan Barang Per Departemen
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai repitulasi  biaya  pengadaan  barang  yang  telah dikeluarkan untuk masing-masing departemen.

## g. Laporan Pembayaran

## Gambar 26. Laporan Pembayaran
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai pembayaran  yang  telah  dilakukan  terhadap  setiap pengadaan barang.

## 5. KESIMPULAN
Setelah  meneliti  dan  menganalisis  dalam perancangan  Aplikasi  Pengadaan  Barang  Pada  PT Glosor Indoneisa Beserta penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Berkurangnya  kesalahan  dalam  perhitungan  dan pencatatan  data  yang  sering  dilakukan  oleh  manusia dengan adanya sistem yang terkomputerisasi.
b. Proses pengadaan barang yang lebih efisien dan efektif dengan adanya sistem terkomperisasi.
c. Pimpinan  lebih  mudah  dalam  pengambilan  keputusan dan  perencanaan  dengan  tersedianya  laporan-laporan pada sistem yang terkomputerisasi.
d. Dengan  adanya  sistem  yang  terkomputerisasi  maka pembuatan laporan menjadi lebih mudah.
e. Data  terjamin  kebenarannya  dengan  menggunakan sistem  terkomputerisasi  yang  dibuat,  karena  adanya pemeriksaan data yang terkontrol setiap input data.
f. Data  tersimpan  dan  terpelihara  dalam  basis  data  yang digunakan  sehingga  mengurangi  dalam  penggunaan media kertas yang mudah rusak dan hilang pada sistem sebelumnya yang masih manual.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,  Tata,  2012, Konsep  Dasar  Informasi , Yogyakarta, Andi, 47
[2] Yakub, 2012, Pengantar Sistem Informasi , Yogyakarta, Graha Ilmu, 142
[3] A.S  Rosa  dan  Shalahuddin,  M,  2011, Modul Pembelajaran:  Rekayasa  Perangkat  Lunak ,  Bandung, Modula, 82
[4] Darmayuda,  Ketut,  2010, Pemrograman  Aplikasi Database  Dengan  Microsoft  Visual  Basic .NET 2008 ,
Bandung,  Informatika., 3
[5] Anhar,  2010, Panduan  menguasai  PHP  &  Mysql , Jakarta, Media Kita, 45
[6] Michalko,  Michael,  2010, Cracking  Creativity  The Secret of Creativity Genius , Yogyakarta, Andi., 26