## PENYUSUNAN INDEKS BERANOTASI DAN KLIPING SURAT KABAR SINGGALANG TAHUN 2017 BERSUBJEK MINANGKABAU KOLEKSI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PADANG
Selfia 1 , Malta Nelisa 2 ,
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang
email : selfiaaaa@gmail.com

## Abstract
In this paper discussed about preparation of annotated index and clipping newspapers Minangkabau charge collection Service Library and Kerasipan the city  of  Padang.  The  purpose  of  the  writing  of  this  paper  are:  1)  described  the preparation of an annotated index of newspaper clippings and Singgalang Year 2017  Minangkabau  charge  Collection  service  of  Library  and  Archival  Padang city;  2)  describes  the  constraints  of  drafting  annotated  index  and  clipping newspapers  Singgalang  Year  2017  Minangkabau  charge  Collection  service  of Library and Archival Padang city; 3) and the efforts made in the preparation of an  annotated  index  of  newspaper  clippings  and  Singgalang  Year  2017 Minangkabau  charge  Collection  service  of  Library  and  Archival  Padang  city method  used  in  the  writing  of  this  paper  is  research  methods  descriptive  data gathered  directly  from  that  is  the  original  source,  namely  newspapers Singgalang Collection Agency library and Archives of the city of Padang.
Based on the data Analyzer, few things can be summed up as follows. The first  stage  in  the  preparation  of  an  annotated  index  are:  a)  doing  the observations  on  the  availability  of  newspapers  with  the  result  there  are  50 articles  Minangkabau  charge;  b  selection)  newspaper  articles  note  that newspapers  charge  article  Singgalang  Minangkabau;  c)  newspaper  clipping creation  contains  information  about  the  names  of  the  newspapers  as  well  as Sunrise; d) makes description newspapers listing the day, date, year published, page  where  articles  found;  e)  make  annotations  after  reading  the  entire contents  of  the  article;  f)  determines  the  keywords  that  describe  the  subject matter of the problem of the article; g) making article index surta news which includes  provisions  in  the  writing  of  the  author's  name,  article  title  and keywords;  h)  preparation  of  an  annotated  index  of  Minangkabau  charge;  I) annotated index, typing the title index, an index of author and keyword indices. nKedua,  in  the  preparation  of  an  annotated  index  and  clipping  newspapers charge Minangkabau there are obstacles faced as follows: a) constraints at the time of observation is a collection of newspapers; b) constraints at the time of selecting appropriate collection of newspapers. Third, 1) effort can be overcome with  a collection of newspapers should be placed and arranged on the shelves neatly collection according to the order of the month and year of publication; 2) and  effort  can  be  overcome  by  grouping  newspapers  berdasrkan  newspapers name, month and year of publication.
Keywords: index, annotations, clippings, minangkabau
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode Desember 2018.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang

## A. Pendahuluan
Informasi  memegang  peran  yang  sangat  penting  dalam  perkembangan  ilmu pengetahuan.  Ilmu  pegetahuan  dapat  berkembang  karena  terdapatnya  informasi  yang tepat  dan  akurat.  Informasi  bisa  kita  dapatkan  dari  berbagai  sumber  seperti  adanya informasi  yang  tercetak    yang  kita  kenal  dengan  buku,  karya  ilmiah,  laporan  penelitian, surat kabar, majalah, dan informasi bisa juga kita dapatkan dari toko buku, sekolah, pasar dan  di  tempat-tempat  lainya.  Semua  jenis  informasi  sebagian  besar  disimpan diperpustakaan.
Perpustakaan  umum  biasanya  menyediakan  semua  jenis  koleksi  bahan perpustakaan dari koleksi 000-900, dan pengguna seluruh masyarakat. Keanekaragaman informasi  yang  dibutuhkan  membuat  perpustakaan  untuk  lebih  meningkatkan  fasilitas mengakses  informasi  dalam  membantu  memenuhi  kebutuhan  yang  diperlukan.Untuk memudahkan  mengakses  informasi  maka  dibutuhkan  alat  telusur  informasi  yang  salah satunya  adalah  indeks.  Indeks  merupakan  alat  temu  kembali  informasi  yang  tersusun secara  sistematis  yang  berisikan  sebuah  istilah  atau  frasa  yang  menyatakan  nama pengarang,  judul  dan  konsep  lainnya  yang  digunakan  oleh  pengguna  untuk  menemukan informasi secara cepat mengenai subjek tertentu.
Indeks  adalah  salah  satu  alat  telusur  informasi  yang  digunakan  pemustaka  dalam pencarian informasi  karena mengingat informasi yang beragam sehingga pemustaka tidak akan  kesulitan  dalam  menemukan  informasi  yang  dibutuhkan,  karena  kebutuhan masyarakat  akan  informasi  tidak  hanya  terbatas  pada  buku  saja.  Penyediaaan  indeks  ini dapat  membantu  pemustaka  dalam  penelusuran  informasi  dengan  cepat  dan  tepat sehingga informasi yang ditemukan sesuai dengan yang dibutuhkan.
Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  merupakan  perustakaan  umum yang  berfungsi  memberikan  pelayanan  umum  untuk  semua  kalangan  yang  berkunjung. Pelayanan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  memakai  sistem  layanna terbuka,  dimana  pengunjung  bisa  secara  langsung  mencari  koleksi  yang  diinginkan. Koleksi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  terdapat  banyak  sumber refensi.  Salah  satu  koleksi  yang  terdapat  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota Padang yaitu surat kabar. Surat kabar yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang ini bersumber dari Haluan, Padang Ekpress, Singgalang, Pos Metro.
Surat kabar adalah media komunikasi masa yang diterbitkan secara berkala dengan kemajuan  teknologi  pada  masanya,  dalam  menyajikan  tulisan  berupa  berita,  pendapat, cerita  rekaan  dan  dalam  bentuk  karangan  lainya.  Penyimpanan  surat  kabar  sering diabaikan  oleh  banyak  orang  kar  ena  terbuat  dari  kertas  yang  mudah  digunakan  untuk keperluan lain dan banyak dibuang setelah dibaca. Padahal surat kabar yang sudah lama diterbitkan  masih  memiliki  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  ahli,  peneliti  hukum  dan sejarawan.
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan  pada  salah  satu  seorang pustakawan,  bahwa  di  Dinas  perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  ada  pemustaka yang  mencari  artikel  mengenai  Minangkabau  untuk  bahan  penilitian,  tugas  dan  lainnya, tetapi  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  tidak  memiliki  alat  penelusur informasi mengenai artikel Minangkabau, hal itu yang menyebabkan pemustaka kesulitan dalam  mencari  artikel  mengenai  Minangkabau.  Dengan  tidak  tersedianya  alat  temu kembali  mengenai  artikel  Minangkabau,  pemustaka  akan  kesulitan  dan  membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari artikel mengenai minangkabau.
Permasalah  yang  terakhir  adalah  surat  kabar    tersebut  telah  disusun  dan  dijilid perbulan  tetapi  tidak  disusun  dengan  rapi  ditempat  penyimpanan  koleksi  tersebut. Penyimpanan  koran  yang  telah  dijilid  tersebut  disimpan  digudang  dan  tidak  tersusun berdasarkan  bulan  dan  tahun.  Oleh  karena  itu  pemustaka  kesulitan  dalam  mencari informasi yang dibutuhkan.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Adapun  alasan  yang  terkait  dalam  penelusuran  mengenai  artikel  Minangkabau menggunakan indeks beranotasi adalah karena Surat kabar merupakan adalah salah satu koleksi  yang  ada  diperpustakaa.  Koleksi  itu  dibutuhkan  oleh  masyarakat  umum, mahasiswa,  peneliti.  Koleksi  artikel  mengenai  Minangkabau  tersebut  digunakan  untuk menambah  pengetahuan  tentang  sejarah  Minangkabau  dan  informasi  sekitar Minangkabau.  Denagn  jumlah  koleksi  surat  kabar  yang  begitu  banyak,  dapat memperlambat pemustaka dalam pencarian informasi yang dibutuhkan.
Selanjutnya  karena  alat  penenlusuran  mengenai  artikel  Minangkabau  tidak diperhatikan,  dan  kurangnya  tenaga  kerja  yang  bisa  membuat  indeks  atau  alat  telusur lainnya.  Hal  ini  yang  menyebabkan  sulitnya  pemustaka  dalam  menemukan  informasi mengenai artikel Minangkabu. Kebanyakan sarana penelusuran informasi yang ada pada koleksi  buku  saja.  untuk  itu  diperlukan  indeks  beranotasi,  karena  indeks  beranotasi menjelaskan  isi  singkat  dari  dokumen  asli.  Dan  dapat  membantu  pemustaka  dalam pencarian informasi mengenai artikel Minangkabau tersebut.
Pentingnya  dibuat  indeks  beranotasi  untuk  koleksi  surat  kabar  di  Dinas Perputakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  adalah  dapat  membantu    pemustaka  dalam mencari informasi mengenai artikel surat kabar tentang Minangkabau tersebut. Selain itu dengan  adanya  indeks  beranotasi  surat  kabar  dapat  membantu  pustakawan  dalam memberitahukan  koleksi  surat  kabar  yang  ada  diperpustakaan  sehingga  dapat menghemat waktu dan tenaga. Berdasarkan uruain sebelumnya maka judul tugas akhir ini yaitu:’’Penyusunan  Indeks  Beranotasi  dan  Kliping  Surat  Kabar Singgalang Tahun  2017 Bersubjek Minangkabau Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang’’.

## B. Metode Penelitian
Jenis  penelitian  penyusunan  indeks  beranotasi  mengenai  artikel  Minangkabau diambil dari surat kabar Singgalang tahun 2017 dengan menggunakan metode deskriptif, yaitu  dengan  melakukan  pengumpulan  data  langsung  dari  sumber  aslinya,  yaitu  artikel surat  kabar  Singgalang    pada  koleksi    Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang. Dalam  penyusunan  indeks  artikel  surat  kabar  pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kota Padang penulis memperlihatkan isi asli dari artikel yang akan diindeks dalam bentuk kliping.  Dalam  penelitian  ini  teknik  pengmpulan  data  yang  dilakukan  dengan menyeleksian  surat  kabar  Singgalang  setiap  hari  Minggu  dimulai  dari  bulan  Januari sampai dengan Desember  tahun 2017.
Proses pembuatan indeks surat kabar tentang Minangkabau di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang dimulai dari sebagai berikut: a) pengamatan terhadap koleksi; b) Penyeleksian artikel surat kabar; c) pembuatan kliping artikel surat kabar; d) membuat deskripsi  artikel;  e)  membuat  anotasi;  f)  menentukan  kata  kunci;  g)  pembuatan  indeks artikel  surat  kabar;  h)  penyusunan  indeks  bearanotasi  muatan  Minangkabau;  i) pengetikan indeks.

## C. Pembahasan

## 1. Pengamatan terhadap Koleksi Surat Kabar
Pengamatan  yang  dilakukan  yaitu  untuk  memastikan  ketersediaanya  koleksi  surat kabar Singgalang tahun  2017  pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang. Pengamatan  yang  dilakukan  dengan  cara  menelusur  koleksi  surat  kabar  yang  terdapat pada gudang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang. Kondisi koleksi surat kabar yang  terdapat  pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  dapat  dilihat  pada gambar 1 dibawah ini.

## Gambar 1 . Kumpulan Surat Kabar
Berdasarkan  Gambar  1  diatas  dapat  dijelaskan  bahwa  koleksi  surat  kabar    yang berada  di Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  ditempatkan  di  gudang.  Koleksi surat kabar yang telah dijilid dan disusun berdasarkan nama surat kabar dan bulan terbit, tetapi tidak  disusun  dengan  rapi  ditempat  penyimpanan  koleksi.  Oleh  karena  itu  pemustaka kesulitan dalam mencari informasi yang dibutuhkan.

## 2. Penyeleksian Artikel Surat Kabar
Setelah  melakukan  pengamatan  langkah  selanjutnya  penyeleksian    artikel  surat kabar  yang  akan  diindeks  pada  koleksi  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang. Salah satu koleksi yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang yaitu surat  kabar  yang  bersumber  dari Haluan,  Padang  Ekpress,  Singgalang,  Pos  Metro. surat kabar    tersebut  telah  disusun  dan  dijilid  perbulan  tetapi  tidak  disusun  dengan  rapi ditempat  penyimpanan  koleksi  tersebut.  Penyimpanan  koran  yang  telah  dijilid  tersebut disimpan  digudang  dan  tidak  tersusun  berdasarkan  bulan  dan  tahun.  Oleh  karena  itu pemustaka  kesulitan  dalam  mencari  informasi  yang  dibutuhkan.  Sehingga  diperlukan indeks  beranotasi  surat  kabar  yang  dapat  membantu  pemustaka  dalam  menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
Hasil penyeleksian surat kabar ini diambil salah satu artikel surat kabar Singgalang dari  Januari    sampai  dengan  Desember  tahun  2017  tentang  subjek  Minangkabau.  Dari surat  kabar  yang  telah  dipilih  terdapat  50  artikel  mengenai  Minangkabau.  Tujuan  dari penyeleksian  surat  kabar  adalah  untuk  memudahkan  penulis  dalam  penyusunan  indeks beranotasi  tentang  Minangkabau.  Hasil  dari  penyeleksian  artikel  surat  kabar  Singgalang tentang Minangkabau dapat dilihat pada lampiran 1.

## 3. Pembuatan Kliping Artikel Surat Kabar
Artikel  surat  kabar  yang akan  diindeks  terlebih  dahulu  dibuat  kliping  artikel  surat kabar  Singgalang  tahun  2017. Kliping  artikel surat  kabar  Singalang  disusun  berdasarkan subjek  untuk  memudahkan  dalam  menelusur  informasi  artikel  yang  dibutuhkankannya. Proses  pembuatan  kliping  adalah  sebagai  berikut: Pertama, merancang  kliping  di Microsoft Word yang memuat sebagai berikut: : a) nama surat kabar , menjelaskan bahwa artikel  yang  telah  diambil  terdapat  dalam  surta  kabar  Singgalang;  b)tanggal  dan  tahun

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
terbit, yaitu dengan memberikan penjelasan kapan artikel tersebut diterbitkan c) halaman artikel  dalam  surat  kabar,  yaitu  dengan  memberikan  penjelasan  mengenai  halaman berapa artikel tersebut ditemukan.
Kedua , memfoto artikel surat kabar dengan jelas, karena  surat kabar tersebut sudah dijilid dan tidak boleh digunting informasinya tetapi hanya boleh difoto, ketiga mencetak artikel  yang  telah  difoto, keempat menSempelkan  artikel  yang  telah  digunting  dengan menggunakan lem pada kertas HVS ukuran A4. Tujuan pembuatan kliping artikel tentang Minangkabau tersebut untuk memudahkan pembuatan indeks beranotasi serta pemustaka bisa  membaca  informasi  asli  dari  artikel  tersebut.  Berikut  ini  contoh  gambar  kliping artikel surat kabar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Nama
Pengarang Judul Surat Kabar
sambungan
Kolom nama surat kabar,
waktu terbit, halaman
Kolom artikel Gambar 2 . Rancangan Kliping
Gambar  3  diatas  merupakan  kliping  artikel  sarat  kabar  yang  telah  ditempelkan dengan  rapi,  yang  dimana  judul  artikel  diletakkan  paling  atas,  diikuti  nama  pengarang, selanjutnya  menempel  isi  artikel  yang  telah  dipotong.  Jika  terdapat  gambar,  maka  posisi gambar disesuaikan dengan artikel aslinya.

## 4. Membuat Deskripsi artikel Surat Kabar
Setelah  membuat  kliping  artikel  surat  kabar  tentang  Minangkabau  yang  akan dibuatkan  indeksnya,    proses  selanjutnya  yaitu  membuat  deskripsi  artikel  suart  kabar. Deskripsi artikel sarat kabar  merupakan hasil dari seleksi  berdasarkan topik yang telah ditentukan kemudian dilakukan pencacatan dari informasi yang ada didalam artikel surat kabar  tersebut.  Dalam  pembuatan  deskripsi  artikel  surat  kabar  ada  beberapa  hal  yang harus diperhatikan sebagai berikut: a) menentukan tajuk entri utama dari artikel; b) judul artikel;  c)  judul  surat  kabar;  d)  tahun  terbit  surat  kabar;  e)  nomor  dan  halaman  dari artikel.
Pembuatan  deskripsi  indeks  artikel  surat  kabar  tentang  Minangkabau  ini menggunakan  penulisan  APA (American  Psyhological  Association )  adalah  gaya  penulisan umum  berformat  penulisan  taggal (author-date) yang  digunakan  untuk  mengutip  dan memberi  sumber  informasi  untuk  tugas  tertulis  maupun  publikasi  ilmiah.    Cara  menulis deskripsi bibliografi menurut APA Style (American Psyhological Association) yaitu sebagai berikut: a) daftar bibliografi hanya buku, artikel, dan halaman situs dan sebagainya, yang diambil  dari  dokumen.  Bibliografi  berisi  semua  sumber  yang  kita  baca  sebagai  latar belakang  maupun  bahan  bacaan  tambahan;  b)  daftar  pustaka  disusun  berdasrkan  abjad dari  nama  belakang  pengarang,  jika  sumber  yang  dikutip  tidak  ada  nama  pengarangnya, maka  diambil  berdasrkan  judulnya  dengan  signifikasi  huruf  pertama  pada  judul  sebagai susunan  urutan  alfabetis;  c)  jika  kita  memiliki  lebih  dari  satu  sumber  dengan  penulisan yang sama, maka sumber tersebut disusun secara kronologis, dimulai dari publikasi yang lebih awal (UB, 2013). Gaya penulisan APA Style pada umumnya banyak digunakan untuk mensitasi deskripsi sumber-sumber refensi dalam bibliografi ilmu sosial (Silvana, 2016).
Jadi  dalam  pembuatan  deskripsi  indeks  artikel  surat  kabar  hanya  mencantumkan hari, tanggal, tahun terbit serta halaman dari artikel surat kabar yang didapatkan. Berikut ini contoh dari pembuatan deskripsi artikel surat kabar dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Soeleman . (2017 Oktober 8). Asa Tanduak Lai Makan . Singgalang , h. A-5

## Tabel 2. Deskripsi Artikel Surat Kabar

## 5. Pembuatan Anotasi
Setelah  membuat  deskripsi  artikel,  maka  proses  selanjutnya  membuat  anotasi. Anotasi  merupakan  indeks  yang  memuat  uraian  data  dalam  bibliografi  dan  menyajikan uraian  singkat  tentang  isi  dari  artikel  aslinya.  Pembuatan  anotasi    bertujuan  untuk memudahkan pencarian informasi dengan cepat dan akurat, tanpa harus membaca isi dari keseluruhan artikel aslinya. Berikut contoh dari pembuatan anotasi artikel Minangkabau, sebagai berikut:
Asa  Tanduak  Lai  Makan  dimaksudkan  dengan  Urang  kampuang  yang  pai marantau kakota-kota gadang untuak maubah nasib contohnyo kini pemilihan walikota  banyak  urang  yang  nio  menang  batandiang  supayo  bisa  manang dalam  pemilihan  walikota  untuak  mandapekan  jabatan  tu  urang  tu  rela melakukan  apo  sajo,  kayak  menelusuri  perkampungan  melintasi  pasawahan dengan  bajalan  kaki  dan  bajalan  ditangah  pasa  yang  lanyah  walaupun  pitih abih asakan lai manang.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

## 6. Menentukan Kata Kunci
Kata  kunci  bisa  diperoleh  dari  judul  koleksi  atau  membaca  pembahasan  informasi yang  ada  di  koleksi  tersebut.  Kata  kunci  terdiri  dari  satu  kosa  kata  yang  dapat  mewakili keseluruhan  pembahasan  dalam  informasi  yang  disampaikan.  Tujuan  pembuatan  kata kunci  pada  indeks  adalah  untuk  mempermudah  dan  mempercepat  penemuan  informasi. Contoh kata kunci dapat dilihat seperti dibawah ini.
Kata Kunci: marantau; Walikota; pemilihan

## Tabel 3. Kata Kunci Artikel Surat Kabar

## 7. Pembuatan Indeks Artikel Surat Kabar
Proses  selanjutnya  membuat  indeks  artikel  surat  kabar.  Dalam  pembuatan  indeks yang  akan  dibuat  berupa  indeks  terceta  dalam  bentuk  buku  dan  kliping  artikel  surat kabar, kemudian disusun berdasarkan abjad nama pengarang dan judul artikel dilengkapi dengan anotasi indeks pengarang serta indeks kata kunci. Penyusunan ini bertujuan untuk memudahkan  dalam  menemukan  kembali  informasi  yang  dibutuhkan  pengguna.  Berikut ini ketentuan dalam pembuatan indeks artikel surat kabar adalah sebagai berikut:
a. Penulisan nama pengarang
Penulisan  nama  pengarang  artikel  surat  kabar  ditulis  dengan  prinsip  pembaliakn nama  yang  mana  disebut    APA (American  Psyhological  Association )  adalah    daftar pustaka  disusun  berdasrkan  abjad  dari  nama  belakang  pengarang,  jika  sumber  yang dikutip  tidak  ada  nama  pengarangnya,  maka  diambil  berdasrkan  judulnya  dengan signifikasi  huruf  pertama  pada  judul  sebagai  susunan  urutan  alfabetis  .Nama  belakang diletakkan  pada  bagian  awal  kemudian  diikuti  dengan  unsur  nama  awal,  dipisahkan dengan tanda koma (,). Untuk nama yang tidak dibalik dipisahkan dengan tanda hubung (-).  Tata  cara  penulisan  nama  pengarang  pada  indeks  yaitu  sebagai  berikut:  a)  nama tunggal,  apabila  nama  pengarang  hanyan  terdiri  dari  satu  kata  maka  penulisan  nama pengarang  ditulis  seperti  biasa  contoh:  Bambang  dan  ditulis  juga  Bambang;  b) pengarang  lebih  dari  satu,  diberi  pemisah  dengan  tanda  koma  (,)    contohnya:  Zikrul Hakim  ditulis  Hakim,  Z;  c)  gelar  akademis  ataupun  gelar  apa  saja  tidak  dicantumkan contohnya: Retno Endang M. Hum dituliskan Endang, R; d) nama pengarang lebih dari tiga  kata,  jika  nama  pengarang  lebih  dari  tiga  kata  maka,  penulisannya  dibalik,  nama terakhir  diletakkan  pada  bagian  awal,  nama  pertama  dibagian  tengan  dan  sekedua dibagian terakhir contohnya: Tyana Ika Putri dituliskan Putri, T, I; e) nama pengarang yang  tidak  dibalik  dipisahkan  dengan  tanda  hubung  (-)  contohnya  Sylviana  Mona penulisannya Sylviana-Mona.
b. Penulisan Judul artikel Surat Kabar
Dalam  penulisan  judul artikel  yang  akan  diindeks maka  dituliskan  lengkap dengan judul  asli  dari  artikel.  Dalam  penulisan  judul  tidak  boleh  disingkat  dan  dilarang menggunakan kata-kata yang sulit dipahami oleh pemustaka. Hal-hal yang perlu dipahami dalam  penulisan  judul  artikel  surat  kabar  adalah  sebagai  berikut:  a)  awal  judul  ditukis dengan  menggunakan  hurif  kapital  kecuali  kata  hubung  contohnya:  Baju  Kuruang  dan Eksistensi Perempuan Minang; b) judul dan anak judul dipisah dengan tanda titik dua (:) contohnya: Bakajang : Perayaan di Hari Raya.

## 8. Penyusunan Indeks Artikel Surat Kabar tentang Minangkabau
Tahap selanjutnya adalah penyusunan indeks beranotasi artikel surat kabar tentang Minangkabau ini disusun berdasarkan nomor entri artikel. Hal ini dilakukan agar indeks tersusun  secara  sistematis  dan  dapat  dipahami    agar  pemustaka  dapat  menelusur informasi dengan cepat dan tepat.
Berikut  ini  langkah-langkah  penyusunan  indeks  artikel  surat  kabar  tentang Minangkabau: a) menuliskan nama pengarang artikel; b) waktu terbit artikel, hari terbit, tanggal terbit serta bulan dan tahun terbit artikel yang akan diindeks; c) pembuatan judul artikel, setiap awalan kata judul artikel menggunakan huruf kapital; d) judul surat kabar, pada  artikel  ini    ialah  Singgalang;  e)  halaman  artikel  ditemukan  pada  surat  kabar;  f) menambahkan anotasi agar terdapat isi ringkas dari artikel tersebut; g) pembuatan indeks artikel kata kunci yang mudah dipahami.

## 9. Pengetikan Indeks
Setelah melakukan penyusunan indeks beranotasi artikel surat kabar maka langkah terakhir  adalah  pengetikan  indeks  artikel  surat  kabar  dengan  menggunakan  komputer. Dalam  pengetikan  indeks  ada  beberapa  hal  yang  perlu  diperhatikan  adalah  sebagai berikut:  a)  penulisan  nama  pengrang  dibalikkan;  b)  keterangan  tahun  terbit,  bulan  dan tanggal  terbit  artikel  surat  kabar  tersebut;  c)  penulisan  judul  surat  kabar  dimiringkan. Berikut  ini  contoh  pembuatan  indeks  beranotasi  artikel  surat  kabar  adalah  sebagai berikut:
Indeks beranotasi artikel tentang Minangkabau No. Urut: Judul: Asa Tanduak Lai Makan Pengarang: Soeleman Nama Surat Kabar: Singgalang Tanggal Terbit: 8 Oktober 2017 Halaman Artikel pada Surat Kabar: A-11
Anotasi: Kata Kunci:
Nomor urut Deskripsi Indeks Artikel Nama Judul Pengarang Halaman Artikel
Nama
Artikel
Surat Kabar Anotasi 1. Soeleman . (2017 Oktober 8). Asa Tanduak Lai Makan. Singgalang,
h. A-5
Asa  Tanduak  Lai  Makan  dimaksudkan  dengan  Urang kampuang  yang  pai  marantau  kakota-kota  gadang  untuak maubah nasib contohnyo kini pemilihan walikota banyak urang yang  nio  menang  batandiang  supayo  bisa  manang  dalam pemilihan walikota untuak mandapekan jabatan tu urang tu rela melakukan apo sajo, kayak menelusuri perkampungan melintasi pasawahan dengan bajalan kaki dan bajalan ditangah pasa yang lanyah walaupun pitih abih asakan lai manang.
Kata Kunci: marantau; Walikota; pemilihan Kata Kunci

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Berdasarkan  contoh  indeks  beranotasi  diatas  dapat  dijelaskan  bahwa  nomor  urut, merupakan nomor yang dibuat untuk memudahkan pemustaka dalam menelusur kembali informasi.  Selanjutnya,  membuat  indeks  judul  artikel,  indeks  nama  pengarang,  tempat terbit  ,  tahun  terbit  dan  penerbit.  Untuk  indeks  nama  pengarang  penulisannya  dibalik (inverted  name) .    Kemudian  indeks  dilengkapi  dengan  anotasi.  Anotasi  ialah  gambaran singkat  isi  dari  artikel  aslinya,  yang  kemudian  diketik  pada  komputer  dengan menggunakan huruf Time New Roman yang ukurannya 12.

## D. Simpulan dan Saran
Dari  pembahasan  pada  bab  sebelumnya  dapat  disimpulkan  sebagai  berikut: Pertama ,  tahap  dalam  penyusunan  indeks  adalah:  1)  melakukan  pengamatan  terhadap ketersediaan koleksi surat kabar singgalang dengan cara menelusur koleksi surat kabar di Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang;  2)  menyeleksi  koleksi  surat  kabar tentang  artikel  Minangkabau  yang  akan  dibuat  kliping  dan  indeks  beranotasinya;  3) pembuatan  kliping  artikel  surat  kabar  singgalang  tentang  minangkabau  yang  memuat informasi mengenai nama surat kabar serta waktu terbitnya; 4) membuat deskripsi artikel surat  kabar  tentang  Minangkabau  dengan  mencantumkan  nama  surat  kabar  dan  waktu terbit  serta  halaman  artikel;  5)  membuat  anotasi  dengan  membaca  unsur-unsur  penting yang dapat membantu dalam mempercepat penelusur informasi yang kemudian dianalisis dan  disusun  menjadi  sebuah  anotasi;  6)  menentukan  kata  kunci  yang  mengambarkan pokok  permasalahan  yang  sering muncul  dari artikel;  7)  pembuatan indeks  artikel surat kabar yang mencakup ketentuan dalam penulisan nama pengaran,  judul artikel dan kata kunci;  8)  penyusunan  indeks  beranotasi  dengan  subjek  Minangkabau;  9)  pengetikan indeks beranotasi, indeks pengarang, dan indeks kata kunci.
Kedua , dalam penyusunan indeks beranotasi tentan artikel Minangkabau terdapat kendala  yang  dihadapi  sebagai  berikut:  1)  kendala  pada  saat  melakuakn  sistem Penyimpanan Koleksi Surat Kabar; 2) kendala pada saat melakukan penyeleksian koleksi surat  kabar. Ketiga, 1)  upaya  dapat  diatasi  dengan  penyimpanan  koleksi  surat  kabar;  2) dan  upaya  dapat  diatasi  dengan  mengelompokkan  surat  kabar  berdasarkan  nama  surat kabar,  bulan  serta  tahun  terbit  hendaknya  disusun  di  rak  koleksi  dengan  rapi  sesuai dengan urutan bulan dan tahun terbit
Saran  yang  penulis  berikan  dalam  penyusunan  indeks  beranotasi  surat  kabar tentang artikel Minangkabau koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang yaitu sebagai  berikut:  1)  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Padang  sebaiknya menyediakan indeks beranotasi untuk koleksi surat kabar, karena banyaknya surat kabar yang  terbit  tiap  harinya,  maka  diperlukan  indeks  beranotasi  untuk  koleksi  surat  kabar dapat  dimanfaatkan  dengan  baik  oleh  pemustaka;  2)  bagi  pustakawan,  sebaiknya menyediakan  sarana  penelusur  informasi  surat  kabar  dan  juga  menyediakan  alat fotocopy;  3)  bagi  pemustaka,  indeks  dapat  membantunya  dalam  menelusur  informasi yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan benar.
Catatan :  Artikel  ini  disusun  berdasarkan  makalah  tugas  akhir  penulis  dengan pembimbing Malta Nelisa,. S.Sos., M.Hum.

## Daftar Rujukan
Djuroto, Totok. 2002. Manajemen Penerbitan Pres . Bandung: Remaja Rosdakarya.
Hasanuddin. 2004. Ensiklopedia Sastra Indonesia . Bandung.
Kohar,  Ade.  2003. Teknik  Penyusunan  Kebijakan  Pengembangan  Koleksi  Perpustakaan: Suatu Implementasi Studi Retrospektif. Jakarta.
Hermawan,  Racham  dan  Zulfikar  Zen.  2006. Etika  Kepustakawan  Suatu  Pendekatan Terhadap Kode Etik Pustakawan Indonesia . Jakarta: Sagungseto.
Lasa, SH. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia . Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.
Navis. A.A. 1984. Alam Terkembang Jadi Guru: adat dan kebudayaan minangkabau. Grafiti Pres. Jakarta. Perpustakaan  Nasional  RI.  2000. Pedoman Umum Penyelanggaraan Perpustakaan Umum.
Jakarta.
Purwono. 2010. Dokumentasi . Yogyakarta: Graha Ilmu.
Rahayu, Lisda. 2014. Materi Pokok Layanan Perpustakaan . Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Rifai, Agus. 2014. Penelusur Literatur . Banten. Universitas Terbuka.
Sulistyo-Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi . Bandung. Rekayasa Sains.
Sutarno, NS. (2003). Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto.