P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick

## Sistem Aplikasi Administrasi Data Warga Kelurahan Cibubur Jakarta Timur

## Annisa Fitri Yani
Informatika, Universitas Indraprasta PGRI Email: hatsunechiira@gmail.com
Abstrak. Tujuan  dari  penulis  ini  adalah  untuk  membuat  rancangan  bangunan  sistem informasi  data  warga,  data  surat  dan  sistem  pembuatan  laporan  yang  terkomputerisasi  agar aplikasi  pengolahan  data  warga  dan  data  surat  menjadi  lebih  efisien  dan  mempersingkat waktu pengerjaannya. Metode penelitian yang digunakan untuk merancang aplikasi ini adalah dengan  menggunakan  2  metode  yakni  studi  lapangan  yang  terdiri  dari  wawancara  dan  juga metode  studi  pustaka  dengan  menggunakan  alat-  alat  seperti  ERD,  DAD,  dan  normalisasi. Untuk  selanjutnya  maka  akan  diperoleh  kesimpulan  mengenai  perancangan  aplikasi administrasi yang dapat menyelesaikan kendala yang dihadapi sistem manual yang digunakan untuk  informasi  data  warga  dan  data  surat  lebih  tepat  nya  mempermudah  pendataan  data warga.
Kata Kunci : Sistem, Aplikasi, Administrasi Data Warga
Abstract. The purpose of this author is to create a design of a citizen data information system building,  letter  data  and  a  computerized  report  making  system  so  that  citizens'  data processing  applications  and  letter  data  become  more  efficient  and  shorten  the  processing time.  The  research  method  used  to  design  this  application  is  to  use  2  methods  namely  field studies  consisting  of  interviews  and  also  library  study  methods  using  tools  such  as  ERD, DAD,  and  normalization.  Henceforth,  conclusions  will  be  obtained  regarding  the  design  of administrative applications that can solve the constraints faced by the manual system used for citizen  data  information  and  letter  data  more  precisely  facilitate  data  collection  of  citizens' data.
Key Words : application, adminisatrasion, system information.

## Pendahuluan
Di  zaman  yang  semakin  maju  ini masyarakat mulai mempergunakan kemajuan  teknologi  untuk  mempermudah segala  pekerjaan,  mulai  dari  pekerja kantoran  sampai  toko-toko  penjualan menggunakannya.  Sistem  yang  awalnya mereka  gunakan  manual  menjadi  sebuah sistem  aplikasi  komputerisasi  atau  biasa kita sebut otomatis  yang mampu membuat efisien segala kebutuhan pekerjaan mereka. Manfaat  yang  di  timbulkan  dari  sistem aplikasi  pun  sangat  banyak  salah  satu sebagai contohnya adalah tidak memerlukan  ruang  penyimpanan  yang banyak  untuk  sebuah  berkas  file,  hanya membutuhkan sebuah hardisk yang berukuran  tidak  terlalu  besar  (kecil) dengan memori penyimpanan yang besar.
Kelurahan  Cibubur  Jakarta  Timur adalah  salah  satu  contoh  sebuah  lembaga yang belum menggunakan secara keseluruhan    kemajuan  teknologi  ini, mereka masih menggunakan secara manual/  berupa  kertas  untuk  menyimpan file-file  penting.  Seperti  yang  kita  ketahui bahwa  file  berupa  kertas  membutuhkan banyak  tempat  penyimpanan  dan  banyak resiko  lainnya  seperti,  tinta  yang  tercetak pudar,  kertas  terkena  air  yang  mudah tersobek,  mudah  terbakar,  dan  lain  lain. Sedangkan  data-data  di  kelurahan  seperti kita  ketahui  sangat  penting  dan  banyak sekali jumlah nya, maka dari itu dibutuhkan lah sebuah sistem aplikasi yang mampu mempermudah pekerjaan karyawan dan mempersingkat waktu dalam pembuatan surat yang dibutuhkan
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
masyarakat  yang  membutuhkan  surat  dari kelurahan tersebut.
Alasan  dibuatnya  aplikasi  ini karena  masih  manualnya  sistem  yang    di gunakan  oleh  kelurahan  dan  merasa  harus di  perbarui.  Sistem  baru  yang  akan  di ajukan  untuk  kelurahan  bersangkutan dengan  pendataan  warga,  pembaharuan data  warga  sesuai  domisili,  penghapusan data,  pembuatan  surat  masuk  dan  keluar, serta  pembuatan  laporan  untuk  kepala keluarahan.  Dan  sistem  yang  baru  ini  di harapkan  dapat  membantu  kinerja  lebih mudah,  cepat  dan  terorganisir  karena sistem  yang  baru  ini  mengganti  alur  kerja yang awal nya manual menjadi komputerisasi  yang  pastinya  tidak  perlu khawatir  dengan  rusak,  sobek,  pencarian dan hilang nya file maupun lampiran yang sudah tersimpan di dalam database, Seperti yang  sudah  di  rencanakan  sistem  ini  akan menggunakan netbeans dan  juga xampp sebagai dasar pembuatan nya.
Dari  permasalahan  di  atas,  maka
penulis merasa “Sistem Aplikasi administrasi  data  warga  di  Kelurahan Cibubur Jakarta Timur“ dapat
membantu  mengefisien  kan  pekerjaan karyawan dan masyarakat sekitar
Kelurahan Cibubur Jakarta Timur. Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka penulis
mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Sistem  pendataan  data  warga  saat  ini masih manual menggunakan kertas.
2. Belum adanya sistem penyimpanan data warga  dan  data  surat  masuk  dan  surat keluar dalam satu aplikasi.
3. Sistem  yang  di  gunakan  saat  ini  kurang efisien  dan  cukup  memakan  waktu  lam terlebih  dalam  pencarian  data  yang sudah tersimpan.
Dalam  hal  ini,  penulis  membatasi masalah yang akan dibahas agar penjabaran  tidak  keluar  dari  lingkungan permasalahan yang
sebenarnya, diantaranya:
1. Sistem Informasi hanya membuat aplikasi  untuk  penyimpanan  data  surat masuk dan surat keluar dan menghasilkan  berupa  Sistem  Informasi Pengelolaan    Surat  Masuk  dan  Surat Keluar  Pada  Kecamatan  Kramat  Jati Jakarta  Timur.  Sistem  dikembangakan dengan menggunakan bahasa pemrograman  java  netbeans  script, xampp  dan  aplikasi  dapat  digunakan pada desktop pc, laptop.
2. Aplikasi  hanya  dapat  digunakan  oleh admin  yang  telah  terdaftar  di  dalam aplikasi tersebut.

## Landasan Teori
Menurut Edhy Sutanta (2003: 4) [1] Secara umum  sistem  dapat  definisikan  sebagai sekumpulan  elemen  atau  sub  sistem  yang saling  bekerja  sama  dengan  cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan  untuk melaksanakan  suatu  fungsi untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem,  menurut  Joiyanto  (2005:
1)    [2]  Pendekatan  sistem  yang  menekan pada  prosedurnya  definisi  sistem  adalah suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang  saling  berhubungan,  berkumpul bersama-sama  untuk  melakukan  suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu.
Kedua  kelompok  definisi  ini adalah  benar  dan  tidak  bertentangan,  yang berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari  suatu  sistem  akan  lebih mudah  bila  mengetahui  terlebih  dahulu apakah  suatu  sistem  itu.  Lebih  lanjut pengertian tetang sistem pertama kali akan diperoleh dari definisinya. Dengan demikian  definisiini  akan  mempunyai peranan  yang  penting  didalam  pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.
Menuru  Jogiyanto  (2005:  11)  [3] Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem didalam suatu oraganisasi yang mempertumukan  kebutuhan  pengolahan transaksi harian, medukung operasi, bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
pihak luar tertentu dengan diperlukan.
Setelah diuraikan
mengenai definisi  sistem  dan  informasi  maka  secara umum  sistem  informasi  didefinisikan sebagai  kumpulan  dari  sub-sub  sistem, baik  fisik  maupunn  nonfisik  yang  saling berhubungan  dan  berkerjasama  secara haarmonis  untuk  mencapai  suatu  tujuab yaitu  mengolah  data  menjadi  informasi yang berguna.

## Metodologi Penelitian
Metode penelitian menurut Sukardi
(2009:15).  yang  digunakan  penulis  adalah “Metode berdasarkan penelitian/ grounded research , grounded  research adalah  suatu metode  penelitian  berdasarkan  fakta  dan menggunakan analisis perbandingan dengan  tujuan  mengadakan  generalisasi empiris, menetapkan konsep, membuktikan teori, mengembangkan teori, pengumpulan dan analisis data dalam waktu bersamaan”.
Hasil dan Pembahasan
Gambar 1 Diagram Konteks
Gambar 2. unormalisasi
Gambar 3 Normalisasi 1NF Gambar 4 Normalisasi 2NF
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick

## Gambar 5 Normalisasi 3NF
ERD ( Entity Relationship Diagram ) Tentang Entity  Relationship ,  Fatanhsyah (2012:79)  [5]  menyatakan  bahwa  Entity Relationship Diagram
(ERD)
menggambarkan  hubungan  entitas  dan relasi  yang  dilengkapi  atribut  –  atribut yang  mempresentasikan  seluruh  fakta  dari yang kita tinjau.

## Gambar 6 ERD
Tampilan dan Penjelasan Layar, Tampilan Format Masukan, dan Tampilan Keluaran
Masuk kedalam aplikasi dengan kata sandi yang  sudah  di  sediakan  oleh  pembuat berfungsi  sebagai  pengganda  keamanan dalam  sistem,  Jadi  tidak  sembarang  staff bisa  membuka  kecuali  staff  yang  bertugas langsung sebagai staff yang melayani. Kata sandi  bisa  didapatkan  atas  seizing  kepala kelurahan ataupun pembuat sistem.
Gambar 7. Tampilan Menu  Masuk Sistem
Masuk staff disini adalah tampilan awal yang akan dilihat pengguna  jika  ingin  masuk  ke  menu utama/ menu awal untuk mengoperasikan  aplikasi  data  warga. Disini pengguna diminta untuk memasukan  ID  staff  dan  Kata  sandi sesuai  dengan  yang  telah  di  daftarkan, untuk  bisa  masuk  ke  menu  awal/  utama. Pada  tampilan  ini  ada  beberapa  tombol yaitu,
Masuk : Berguna untuk mengkonfirmasi  apakah  id  dan  kata sandi  yang  dimasukan  benar  atau  salah, jika  benar  maka  pengguna  dapat  masuk atau  lanjut  ke  menu  awal/  utama,  jika tidak maka pengguna tidak bisa masuk.
Bersihkan  :  Berguna  untuk menghapus  isi  dari  textfield  id  dan  kata sandi yang telah dimasukan atau membatalkan login.
Klik  disini  untuk  membuat  akun admin  baru  :  Jika  tombol  ini  di  tekan maka  akan  menuju Form Daftar  staff , yang  bertujuan  untuk  mendaftar  atau Registrasi sebagai  staff  agar  bisa  login ke aplikasi.
Gambar 8. Tampilan menu  masuk admin Hal  aman  utama  adalah  menu yang  menampilkam  tampilan  sederahana
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
,  didalam  halaman  utama  juga  terdapat beberapa  submenu  yang  dibutuhkan  dan jika diklik akan dibawa menuju submenu yang  diklik  tersebut.  Ada  beberapa tombol pada tampilan menu awal yaitu :
Admin/  staff  :  Jika  menekan tombol  ini  maka  akan  menuju  pada tampilan form admin/ staff .
Form data warga : Jika menekan tombol  ini  maka  akan  menuju  pada tampilan form data warga yang didalamnya terdapat form untuk memasukan data warga dan di simpannya kedalam database warga tetap maupun  data  warga  sementara  sesuai bagaimana  keterangan  dan  persyaratan warga  tersebut    yang  nanti  nya  akan disimpan  dan  dapat  dilihat,  di  ganti,  dan dihapus  kedalam  table  yang  sudah disediakan  .  untuk  melihat  table  tersebut dapat menekan menu yang ada di pojook kanan atas menu form ini.
Data surat: Jika menekan tombol ini akan menuju kedalam form pembuatan  surat-  surat  yang  dibutuhkan warga dan akan tersimpan kedalam tabel yang  ada  di  menu  form  ini.  Data  yang sudah  disimpan  kedalam  table  dapat diganti,  hapus  dan  disimpan.  Untuk mengisi data staff hanya perlu memasukan  NIK  warga  yang  ingin membuat  surat,  maka  data  dari  warga tersebut akan muncul kedalam form ini.
Cetak  laporan:  Jika  pengguna menekan  laporan  maka  akan  menuju halaman  laporan  untuk  mencetak  berkas laporan.
Informasi : Jika menekan tombol ini  maka  staff  dapat  melihat  informasi tentang  pengertian  aplikasi  ini  dan memakai  software  apa  saja  untuk membuat aplikasi ini .
Tentang kelurahan: Jika menekan  tombol  ini  maka  staff  dapat melihat  dan  mengingat  kembali  tentang visi  misi  kelurahan  dan  informasi tentang kelurahan lainnya.
Gambar 9. Tampilan Menu  Awal Pada  tampilan  ini  admin/  staff diminta  untuk  mengisikan  data  diri warga  sesuai  dengan  KTP  dan  memilih data tersebut disimpan  kedalam database warga  tetap  atau  warga  sementara  yang diperlukan oleh pengguna.  Ada beberapa tombol pada tampilan form ini yaitu : Kembali  :  berfungsi  untuk  kembali  ke tampilan menu awal .
Warga tetap : berfungsi untuk menyimpan  data  warga  tetap  yang  telah di  masukan    pada  textfield.dan  akan tersimpan  ke  dalam  database  data  warga tetap.
Warga  sementara  :  berfungsi  untuk menyimpan  data  warga  sementara  yang telah  di  masukan    pada  textfield  dan akan  tersimpan  ke  dalam  database  data warga sementara.
Bersihkan
: berfungsi untuk mengosongkan  data  yang  telah  diisikan pada textfield.
Gambar 10. Tampilan Menu  Form Data Warga
Jika  menekan  tombol  ini  akan  menuju kedalam  form  pembuatan  surat-  surat yang dibutuhkan warga dan akan tersimpan  kedalam  tabel  yang  ada  di
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
menu  form  ini.  Data  yang  sudah disimpan  kedalam  table  dapat  diganti, hapus dan disimpan.  Untuk mengisi  data staff hanya perlu memasukan NIK warga yang  ingin  membuat  surat,  maka  data dari warga tersebut akan muncul kedalam form ini.
Gambar 11. Tampilan Menu  Data Surat Jika  menekan  tombol  ini  maka  staff dapat melihat informasi tentang pengertian  aplikasi  ini  dan  memakai software  apa  saja  untuk  membuat aplikasi ini .
Gambar 12. Tampilan Menu  Informasi
Jika  menekan  tombol  ini  maka  staff dapat  melihat  dan  mengingat  kembali tentang visi misi kelurahan dan informasi tentang kelurahan lainnya.
Gambar 13. Tampilan Menu  Tentang
Kelurahan Pada  tampilan  form  ini  ditampilkan beberapa  Menu  data  laporan  dengan tombol  print,  jika  pengguna  menekan tombol  print  maka  akan  masuk  kedalam tampilan  form  print  untuk  melakukan print  laporan  sesuai  dengan  tombol  print yang  di  klik  pada  menu  laporan  yang  di inginkan.
Gambar 14. Tampilan Menu  Pencetakan Laporan- Laporan
Pada  laporan  ini  untuk  tanggal  dan  hari akan  otomatis  ada  dan  menyesuaikan pada  tanggal  dan  hari  yang  ada  didalam pc atau laptop. Untuk data akan otomatis
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
juga  tercatat  untuk  simpan  data,  hapus data, dan edit data tersebut.
Gambar 15 Tampilan Laporan Data Admin
Pada  laporan  ini  untuk  tanggal  dan  hari akan  otomatis  ada  dan  menyesuaikan pada  tanggal  dan  hari  yang  ada  didalam pc atau laptop. Untuk data akan otomatis juga  tercatat  untuk  simpan  data,  hapus data, dan edit data tersebut.
Gambar 16. Tampilan Menu  Data Warga Tetap Pada  laporan  ini  untuk  tanggal  dan  hari akan  otomatis  ada  dan  menyesuaikan
pada  tanggal  dan  hari  yang  ada  didalam pc atau laptop. Untuk data akan otomatis juga  tercatat  untuk  simpan  data,  hapus data, dan edit data tersebut.
Gambar 17. Tampilan Menu  Data Warga

## Sementara
Pada  laporan  ini  untuk  tanggal  dan  hari akan  otomatis  ada  dan  menyesuaikan pada  tanggal  dan  hari  yang  ada  didalam pc atau laptop. Untuk data akan otomatis juga  tercatat  untuk  simpan  data,  hapus data, dan edit data tersebut.
Gambar 18. Tampilan Menu  Data Surat

## Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang telah dilakukan pada sistem informasi data warga  dan  data  surat  pada  Kelurahan Cibubur Jakarta Timur dengan menjalankan aplikasi tersebut, dapat diperoleh kesimpulan bahwa:
1. Dengan  adanya  sistem  informasi  data warga  dan  data  surat  yang  diusulkan  , dapat  mempermudah  pengontrolan  dan
P-ISSN: 2685-2152
Vol. 3, No. 2 , February 20 20 , Pages 47 - 54 http://e-journal.unipma.ac.id/index.php/doubleclick
pengamanan  data  warga  dan  data  surat yang  tersimpan  dalam  pusat  program yang  hanya  dapat  di  akses  oleh  staff Kelurahan.
2. Dengan  diterapkan  program  yang  telah dirancang  oleh  penulis,  maka  akan memberikan  kemudahan  dalam  proses dalam  informasi  data  warga  dan  data surat  dapat  mengetahui  laporannya secara cepat dan akurat.
3. Dengan  menggunakan  sistem  informasi data  warga  dan  data  surat  yang diusulkan, maka informasi yang dihasilkan  lebih  lengkap,  efisien,  cepat dan tepat dibandikan sistem sebelumnya.
Berdasarkan  hasil  yang  telah dilakukan  pada  sistem  informasi  data warga  dan  data  surat  pada  Kelurahan Cibubur Jakarta Timur dengan menjalankan aplikasi tersebut, dapat diperoleh kesimpulan bahwa:
1. Dengan  adanya  sistem  informasi  data warga  dan  data  surat  yang  diusulkan  , dapat  mempermudah  pengontrolan  dan pengamanan  data  warga  dan  data  surat yang  tersimpan  dalam  pusat  program yang  hanya  dapat  di  akses  oleh  staff Kelurahan.
2. Dengan  diterapkan  program  yang  telah dirancang  oleh  penulis,  maka  akan memberikan  kemudahan  dalam  proses dalam  informasi  data  warga  dan  data surat  dapat  mengetahui  laporannya secara cepat dan akurat.
Dari  simpulan  yang  ditarik,  maka memberikan saran yaitu: Penulis menyarankan  hendaknya  setiap  warga yang  datang  ke  Kelurahan  diminta  untuk menunujukan KTP untuk pengecekan data yang  tersimpan.  Penulis  mengharapkan sistem ini dapat berkembang dan dimanfaatkan  sebagimana  mestinya  tanpa adanya  penyalahgunaan  pada  informasi yang diberikan.

## Daftar Pustaka
[1]   Edhy. Sutanta. (2003). Sistem Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu [2]   Jogiyanto,  H.M.  (2005), Analisis  dan Desain  Informasi, Andi.  Yogyakarta: Graha Ilmu.
[3]   Jogiyanto, H.M. (2005), Sistem Informasi. Andi..  Yogyakarta.:  Graha Ilmu.
[4]   Defrizal.  2015.  “Perancangan  sistem informasi  kelurahan  berbasis  web  di kelurahan  gedong  pasar  rebo  Jakarta timur” . Skripsi .  Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik
Matematika  dan  Ilmu  Pengetahuan
Alam Universitas Indraprasta PGRI.
[5] Fathansyah .  (2012). Basis  Data ,
Yogyakarta: Graha Ilmu.