## PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN DATA ALUMNI PADA SMK BM TARBIYAH ISLAMIYAH
Ayu Nuriana 1 , Mardiah Nasution 2 , J. Prayoga 3
1,2, Sistem Informasi, STMIK Logika,
3 Sistem Informasi Universitas Dharmawangsa
email: ayu.nuriana@gmail.com 1, mardiahnst.logika@gmail.com 2 , yoga@dharmawangsa.ac.id .
ABSTRAK- Kebutuhan  informasi  pengolahan  data  alumni  di  SMK  BM Tarbiyah Islamiyah masih sangat jauh dari harapan karena tidak adanya data yang  tersaji  secara  maksimal  dan  mempersulit  bagian  administrasi  dalam pencarian data setiap tahunnya. Semua data alumni  masih dilakukan secara manual serta tidak tersistematis. Oleh karena itu penulis melakukan penelitian untuk  membuat  suat  perancangan  perangkat  lunak  dalam  pengilahan  data alumni  agar  lebih  terarah  dan  mudah  dan  efisien  serta  otomatis  dapat meningkatkan  kualitas  sekolah.  Sistem  informasi  dirancang  menggunakan Microsoft  Visual  Studio,  database  MySQL  dan  pemodelan Data  flow Diagram (DFD)  sehingga  menghasilkan  sistem  yang  dibutuhkan  bagian administrasi sekolah.
Kata Kunci : Sistem, Sistem Informasi, Pengolahan Data, Microsoft  Visual Studio.

## ABSTRACT-  The information needs for alumni data processing at SMK BM
Tarbiyah Islamiyah are still very far from expectations because there is no data that is presented optimally and makes it difficult for the administration to search for data every year. All alumni data is still done manually and not systematically. Therefore the authors conducted research to create a software design  in  processing  alumni  data  so  that  it  is  more  focused  and  easy  and efficient  and  can  automatically  improve  school  quality.  The  information system  was  designed  using  Microsoft  Visual  Studio,  MySQL  database  and Data  Flow Diagram  (DFD) modeling to produce the system needed by the school administration.
Keywords: System, Information System, Data Processing, Microsoft Visual Studio.

## PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  mempunyai  pengaruh  besar  dalam  berbagai aspek kehidupan masyarakat karena sudah merupakan bagian dari kehidupan masyarakat.  Dunia  pendidikan,  pemerintahan,  bisnis  dan  usaha,  sampai
kesehatan  serta  aktifitas-aktifitas  birokrasi  yang  selalu  membutuhkan keberadaan informasi. Transaksi-transaksi yang berbasis teknologi informasi berkembang sejalan dengan laju pertumbuhan penggunaan internet.
Pengolahan  data  siswa  alumni  selama  ini  pada  SMK  BM  Tarbiyah Islamiyah  masih  menimbulkan  permasalahan  pada  penyajian  laporan  yang belum  maksimal  atau  masih  lambat  oleh  karena  proses  yang  selama  ini dilakukan  berupa  pemindahan  data  formulir  pendaftaran  ke  lembaran  kerja Microsoft  Excel.  Hal  ini  tentunya  menimbulkan  proses  yang  tidak  mampu menyajikan  informasi  dengan  cepat serta  laporan  yang  tidak  terorganisasir. Demi kelancaran sistem informasi alumni tersebut, maka sistem yang sudah ada  perlu  dikembangkan  lagi  menjadi  sistem  yang  lebih  baik  yaitu  dengan mengolah  data  alumni,  dan  menyimpan  data  alumni  didalam  sebuah Database sehingga  dapat  mengurangi  resiko  adanya  data  yang  hilang  atau data  yang  rusak.  Selain  itu,  dapat  mempermudah  dalam  proses  pencarian data alumni. Melihat hal tersebut, penulis mencoba merancang sebuah sistem sesuai bidang keilmuan manajemen informatika yang penulis miliki dengan membangun sistem informasi berbasis kompuer yang dapat mengakomodasi entry data  yang  menghasilkan  keluaran  yang  berupa  informasi  yang  dapat berguna.  Berdasarkan  uraian  tersebut  diatas,  penulis  menuangkan  hasil penelitian  dalam  bentuk  penulisan  yang  berjudul  “Perancangan  Perangkat Lunak Pengolahan Data Alumni Pada SMK BM Tarbiyah Islamiyah” .

## METODE PENELITIAN
Metodologi  penelitian  merupakan  satu  unsur  yang  penting  dalam penelitian.  Pada  penelitian  ini  menggunakan  tahapan  yang  dapat dikembangkan menjadi sebuah perangkat lunak.
Untuk  mendapatkan  informasi  dan  data-data  yang  diperlukan  dalam pengumpulan data menggunakan teknik sebagai berikut:
1. Pengamatan (observasi )
2. Wawancara ( interview )
3. Penelitian kepustakaan.

## Analisis Sistem
Analisis sistem  merupakan penguraian sistem  informasi  yang sedang berjalan  secara  utuh  ke  dalam  bagian-bagian  komponennya  dengan  maksud untuk  mengidentifikasi  dan  mengevaluasi  permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan-kebutuhan  yang  diharapkan sehingga dapat diusulkan kebaikan-kebaikannya. Analisis sistem yang penulis lakukan pada SMK BM Tarbiyah Islamiyah berupa analisa sistem yang sedang berjalan, analisis dokumen, serta prosedur pengolahan data alumni.

## Analisis Permasalahan
Masih  manualnya  sistem  berjalan  yang  digunakan,  sehingga  banyak terjadi kekurangan dalam penyajian informasi yang diharapkan lebih efektif. Adapun masalah yang tersebut antara lain:
1. Masih lambatnya pembuatan laporan karena proses pengolahan data tidak  memiliki  basis  data  yang  dapat  digunakan  secara berkesinambungan  untuk  proses-proses  pengolahan  data  pada  tahap berikutnya.
2. Kurang  telitinya  dalam  proses  pengolahan  dan  pengarsipan  data alumni oleh karena format laporan yang bisa berubah-ubah.
Selain  itu  permasalahan  yang  timbul  dari  proses  yang  sedang berjalah diatas berupa kendala-kendala sebagai berikut:
1. Memerlukan  banyak  tempat  untuk  menyimpan  data-data  dan  berkas pendukung lainnya.
2. Menyita  waktu  dalam  mengumpulkan  data-data  atau  informasi mengenai data alumni.
3. Proses penyampaian informasi yang kurang cepat, apabila dibutuhkan data  yang  siap  tersedia  maka  akan  menjadi  tertunda  sehingga  sering mengalami keterlambatan dalam pemberian laporan.
4. Sekolah  membutuhkan  biaya  yang  besar  jika  masih  mengumpulkan data siswa dalam beberapa buku induk seperti yang digunakan selama ini.

## Solusi Permasalahan
Untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi pada perusahaan maka dibutuhkan suatu sistem komputerisasi agar pengolahan data alumni menjadi lebih baik dari sebelumnya. Meskipun terdapat keuntungan dan kerugian dari penggunaan sistem komputerisasi, namun manfaatnya akan lebih banyak dari pada kerugian yang akan ditanggung oleh institusi.
Keuntungan  dari  penggunaan  sistem  komputerisasi  adalah  sebagai berikut:
1. Data-data dan informasi data alumni akan tersimpan lebih aman dan tidak mudah rusak atau hilang.
2. Media  untuk  penyimpanan  data-data  dan  informasi  menjadi  tidak memakan banyak tempat.
3. Pengumpulan data-data atau informasi alumni akan menjadi lebih cepat.
4. Pimpinan  perusahaan  dapat  dengan  mudah  dan  cepat  mendapatkan laporan.
5. User friendly dapat dioperasikan dengan mudah oleh pengguna.
Kerugian  dalam  penggunaan  sistem  komputerisasi  adalah  pemakaian listrik akan lebih besar dari sebelumnya, dan apabila sistem komputer terkena virus maka data-data dan informasi dapat terganggu, namun data-data tersebut dapat  di  back-up  secara  berkala  untuk  mengurangi  resiko  sistem  tersebut terkena virus.

## Analisis Perancangan Sistem
Analisis  perancangan  sistem  merupakan  penguraian  suatu  sistem informasi  yang  utuh  ke  dalam  bagian-bagian  komponennya  dengan  maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan oleh sistem informasi pengolahan data alumni di SMK BM Tarbiyah Islamiyah sehingga diusulkan perbaikan-perbaikannya.

## Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi pengolahan data alumni di SMK BM Tarbiyah Islamiyah yang diusulkan. Pada dasarnya rancangan sistem yang baru ini tidak banyak berbeda dengan sistem lama,  perbedaan  yang  paling  utama  ada  pada  proses  pengolah  data  yang menggunakan  komputer  dengan  tujuan  agar  memberikan  kemudahan  serta kecepatan  yang  dapat  meningkatkan  kinerja  kepada  bagian  administrasi kesiswaan sehingga tercipta sistem informasi alumni yang berkualitas.

## Diagram Konteks
Untuk  memudahkan perancangan sistem sebaiknya dibuat telebih dahulu konteks dalam sebuah diagram alir. Adapun konteks diagram alir data sistem informasi pengolahan data alumni pada SMK BM Tarbiyah Islamiyah seperti digambarkan dengan bagan berikut ini:
Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah Pengolahan Data Alumni Data siswa Data alumni Data siswa Data alumni Laporan data siswa alumni Laporan data alumni Laporan yg valid Arsip Laporan yg valid
Gambar 3.1 Diagram Konteks

## Data Flow Diagram Level 0
Seterusnya  untuk  lebih  memperinci  alir  data  pada  konteks  diatas, digambarkan data flow diagram level 0 berikut ini:
2.0 Input Data Siswa 3.0 Input Data Wali Kelas 1.0 Input Data Sekolah Tata Usaha F2 tbSiswa F1 tbSekolah 4.0 Input Data Orangtua / Wali Siswa F3 tbWali Kelas 5.0 Input Data Alumni F4 tbOrtu F5 tbAlumni 6.0 Laporan Kepala Sekolah Siswa Data siswa Data wali kelas Data siswa Data sekolah File data siswa File data wali kelas Data alumni File data sekolah File data alumni Laporan
Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 0

## Perancangan Basis Data
Adapun  struktur  Database  yang  diperlukan  untuk  merancang  sistem informasi pengolahan data alumni diatas yang terdiri dari table-tabel berikut.

## Tabel Siswa
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data siswa yang akan digunakan dalam penyajian informasi siswa.
Tabel 3.1Tabel Siswa Nama Field Tipe data Size Keterangan NIS Text 6 Nomor induk siswa Nama Text 50 Nama siswa JK Text 20 Jenis Kelamin TmpLahir Text 50 Tempat Lahir TglLahir Date/Time 8 Tanggal Lahir Agama Text 20 Agama Alamat Text 255 Alamat HP Text 15 Nomor Handphone TglReg Date/ 8 Tanggal registrasi
Time TglTerima Date/ Time 8 Tanggal diterima disekolah TP Text 9 Tahun pelajaran Kelas Text 5 Kelas
Tabel Wali Kelas
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data wali kelas yang akan digunakan dalam penyajian informasi wali kelas.
Tabel.4.1 Tabel Wali Kelas Nama Field Tipe Data Size Keterangan Kelas Text 5 Kelas Wali Text 25 Nama wali kelas TglWali Date/ Time 8 Tanggal jadi wali kelas Tabel Orang Tua Tabel  ini digunakan  untuk  menyimpan Entry dan  manipulasi data orang tua atau
wali siswa
Tabel.2 Tabel Ortu Nama Field Tipe data Size Keterangan No_daftar Text 4 Nomor pendaftaran aNama Text 20 Nama ayah aKerja Text 15 Pekerjaan ayah aAlamt Text 25 Alamat ayah
aTelp Text 13 Nomor telepon/HP ayah iNama Text 20 Nama ibu iKerja Text 15 Pekerjaan ibu iAlamt Text 25 Alamat ibu iTelp Text 13 Nomor telepon/HP ibu wNama Text 20 Nama wali wKerja Text 15 Pekerjaan wali wAlamt Text 25 Alamat wali wTelp Text 13 Nomor telepon/HP wali Tabel Sekolah
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data identitas dan keadaan sekolah yang akan digunakan dalam penyajian informasi identitas sekolah.
Table.3 Tabel Data Sekolah Field Name Type Size Keterangan NSS Text 18 Nomor Statistik Sekolah NPSN Text 12 Nomor Pokok Sekolah Nasional Status Text 25 Status sekolah Pemilik Text 25 Kepemilikan sekolah LS Text 10 Luas sekolah LB Text 10 Luas bangunan JRB Text 10 Jumlah ruang belajar Thn Text 4 Tahun didirikan Alamat Text 30 Alamat sekolah Telp Text 15 Nomor telepon Kel Text 25 Kelurahan
Kec Text 25 Kecamatan Kab Text 20 Kabupaten Prov Text 20 Provinsi Kasek Text 4 Kepala Sekolah Tabel Alumni
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data alumni yang akan digunakan dalam penyajian informasi alumni . Tabel.4 Tabel Data Alumni Nama Field Tipe Data Size Keterangan NIS Text 6 Nomor induk siswa Tamat Text 4 Tahun tamat TP Text 10 Tahun pelajaran SKHUN Text 15 Nomor Surat Keterangan Hasil UN Ijazah Text 12 Nomor ijazah Bind Number Byte Nilai UN Bahasa Indonesia Bing Number Byte Nilai UN Bahasa Inggris Mat Number Byte Nilai UN Matematika PK Number Byte Nilai UN Program Kejuruan NEM Number Byte Jumlah Nilai Evaluasi Murni NSS Text 18 Nomor Statistik Sekolah Relasi Antar Tabel
Adapun hubungan dari tabel-tabel diatas adalah seperti yang ditunjukkan melalui gambar relasi Database dibawah ini :

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi  sistem  adalah  cara  atau  pendekatan  yang  digunakan  untuk meningkatkan efisien dan efektivitas serta kemudahan operasional yang dijalankan oleh pemakai yang akan mengoperasikan aplikasi tersebut. Program dibuat dengan mengikuti kriteria-kriteria yang ada, yaitu mudah dioperasikan (user friendly ), dan tampilan yang menarik ( User Interface ). Sesuai dengan permasalahan yang dibahas dalam desain sistem, maka sistem aplikasi yang dikembangkan diharapkan mampu menjawab segala permasalahan yang telah diungkapkan sebelumnya. Dibawah ini terdapat  cara-cara  dalam  menggunakan  program  aplikasi  sistem  informasi  yang dibuat penulis. Adapun Flowchart dari sistem yang dihasilkan dalam implementasi ini adalah sebagai berikut :
Flowchart Menu Utama Untuk mengoperasikan menu utama dari sistem informasi alumni ini, dapat dijelaskan prosedurnya melalui Flowchart berikut ini.
Mulai File Form Utama Tampil Y Pilih Menu File T Wali Kelas Y T Form Wali Kelas A Data Siswa Y T Form Data Siswa B Data Ortu Y T Form Data Ortu C Alumni Y Pilih Menu Alumni T Form Alumni D Informasi Y Pilih Menu Informasi T Sekolah Y T Alumni Y Tampil Informasi Sekolah Tampil Informasi Alumni T Tutup Y T Edit E Y Laporan Y Pilih Menu Laporan Data Siswa Y Laporan Data Siswa Data Alumni Y Laporan Data Alumni Data Alumni TP Pilih Tahun Pelajaran Laporan Alumni TP Tutup Y Selesai T T Y T T T T U Gambar. Flowchart Menu Utama
Flowchart Entry Data Wali Kelas
Berikut adalah Flowchart entry, mengedit dan menghapus record data wali kelas.
Pilih Menu Input  ? Isi data wali kelas Batal Simpan tbWali Tutup ? Edit ? Perbaiki Record Pilih Record Tampil Record Hapus ? Benar data ini dihapus? Yes Cancel A U Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T T Y Form Wali Kelas Tampil
Gambar Flowchart Data Wali Kelas
Flowchart Entry Data Siswa
Berikut adalah Flowchart entry, mengedit dan menghapus record data siswa.
Pilih Menu Input  ? Isi data siswa Batal Simpan tbSiswa Tutup ? Edit ? Perbaiki Record Pilih Record Tampil Record Hapus ? Benar data ini dihapus? Yes Cancel B U Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T T Y Form Siswa Tampil
Gambar . Flowchart Data Siswa
Flowchart Entry Data Orangtua
Berikut adalah Flowchart entry, mengedit dan menghapus record data orangtua siswa.
Pilih Menu Input  ? Pilih siswa Batal Simpan tbOrtu Tutup ? Edit ? Perbaiki Record Pilih Record Tampil Record Hapus ? Benar data ini dihapus? Yes Cancel C U Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T T Y Form Ortu Tampil Isi data orangtua Gambar. Flowchart Data Orangtua
Flowchart Entry Data Alumni
Berikut adalah Flowchart entry, mengedit dan menghapus record data alumni.
Pilih Menu Input  ? Pilih siswa Batal Simpan tbAlumni Tutup ? Edit ? Perbaiki Record Pilih Record Tampil Record Hapus ? Benar data ini dihapus? Yes Cancel D U Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T T Y Form Alumni Tampil Isi data alumni Gambar. Flowchart Data Alumni
Flowchart Edit Identitas Sekolah
Berikut adalah Flowchart entry, mengedit dan menghapus record data identitas sekolah.
Pilih Menu Input  ? Pilih siswa Batal Simpan tbAlumni Tutup ? Edit ? Perbaiki Record Pilih Record Tampil Record Hapus ? Benar data ini dihapus? Yes Cancel D U Y T Y T Y T Y T Y T Y T Y T T Y Form Alumni Tampil Isi data alumni Gambar Flowchart Edit Identitas Sekolah

## SIMPULAN
Dari hasil penelitian yang dibuat penulis maka melalui sistem informasi alumni  ini  dapat  mempermudah  administrasi  data  alumni,  penginputan rakapitulasi  alumni  secara  sistematis,  dan  laporansetiap  tahun  alumni  pada SMK  BM  Tarbiyah  Islamiyah.  Terimakasih  kepada  STMIK  Logika,  pada SMK  BM  Tarbiyah  Islamiyah  yang  memberikan  kesempatan  dan  bantuan dalam penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Jeffrey, W.L.” System Analysis and Design Methods”. Jakarta: Edisi keempat, Irwin McGraw Hill. 2011
Kadir A.” Pengenalan Sistem Informasi” , , Yogyakarta : Andi
Yogyakarta.2015
Kendall, K.E.,  J.E. Kendall. “ Analisis dan Perancangan Sistem” , Jilid
Kedua, Edisi kelima, Jakarta :PT.Prenhallindo.2020.
Kusumo, A.S. “ Microsoft Visual Basic 2005”. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, Gramedia. 2010
Kusumo, A.S “ Pembuatan Laporan Dengan Crystal Report” Jakarta:PT. Elex Media Komputindo, Gramedia,. 2004