PUTERI HIJAU: Jurnal Pendidikan Sejarah, 8 (2) (2023): 237-244 DOI: 10.24114/ph.v8i2.48768
PUTERI HIJAU: Jurnal Pendidikan Sejarah
Available online http://jurnal.unimed.ac.id/2012/index.php/ph

## PENGOLAHAN ARSIP FOTO ELEKTRONIK DI DINAS KEARSIPAN PERPUSATAKAAN PATI
Nur Rafik Fibriyantono 1 , Yayuk Endang Irawati 2
Program Studi Informasi Dan Hubungan Masyarakat, Fakultas Sekolah Vokasi, Universitar Diponegoro, Indonesia 1,2
rafik@students.undip.ac.id 1 , yayukendangirawati@lecturer.undip.ac.id 2
Accepted: 17 Juli 2023              Published: 18 Juli 2023

## Abstract
This study discusses the management of electronic photo archives with the aim of knowing the efforts and efforts made by the Archives and Libraries Office of Pati Regency in maintaining the authenticity of their digitized archives. This research also specifically aims to understand the steps needed in managing electronic  photo  archives,  including  the  process  of  digitizing,  authenticating,  and  managing  textual archives  which  consist  of  managing  textually  active  dynamic  archives  and  textually  inactive  dynamic archives. The research method used in this research is thematic analysis. Thematic analysis is a method used to produce themes that answer the phenomena studied and show the interrelationships between these themes. The results of this study indicate the steps in compiling electronic photo archives, which include the creation of archives through the digitization process, authentication of digitized archives, and management of textual archives which are divided into management of textually active dynamic archives and textually inactive dynamic archives. The results of the study also show that electronic photo archiving has several advantages, such as better time efficiency and does not take much time compared to physical photo  archiving.  The  contribution  of  this  research  is  to  provide  understanding  and  insight  into  the management of electronic photo archives at the Archives and Libraries Office of Pati Regency. The results of  this  study  can  serve  as  a  guideline  for  these  agencies  in  maintaining  the  authenticity  of  digitized archives  and  implementing  efficient  steps  in  managing  electronic  photo  archives.  In  addition,  this research also provides an understanding of the advantages and benefits of electronic photo archiving compared  to  physical  archiving,  which  can  encourage  the  adoption  of  digital  technology  in  record management.
Key words: photo archive, electronic,, electronic, processing.
How  to  Cite: Fibriyantono.  N.  R.,  Irawati.  Y.  E.  (2023).  Pengolahan  Arsip  Foto  Elektronik  Di  Dinas Kearsipan Perpustakaan Pati. Puteri Hijau: Jurnal Pendidikan Sejarah (237-244)
* Corresponding author: rafik@students.undip.ac.id ISSN 2460-5786 (Print) ISSN 2684-9607 (Online)

## INTRODUCTION
Perkembangan  teknologi  informasi telah memberikan kemudahan dalam mengakses dan mengelola informasi, termasuk dalam  pengelolaan  arsip.  Arsip  elektronik, termasuk arsip foto digital, memainkan peran yang  sama  dengan  arsip  konvensional  dalam hal  penyimpanan,  pemeliharaan,  dan  akses terhadap  informasi.  Arsip  foto  digital merupakan kumpulan foto atau gambar digital yang  disimpan  dalam  format  digital  dan dikelola  melalui  sistem  tertentu  yang memungkinkan  akses  melalui  komputer  atau perangkat  digital  lainnya.  Menurut  R. Sudaryono  dan  R.  Soesanto,  arsip  foto  digital merupakan  "arsip  yang  tersimpan  dalam bentuk  digital  dalam  suatu  perangkat penyimpanan  yang  berisi  kumpulan  foto-foto digital  yang  dikelola  dengan  sistem  tertentu dan  dapat  diakses  melalui  sistem  komputer atau perangkat digital lainnya." (Sudaryono & Soesanto,  2019).  Dengan  menggunakan teknologi  digital,  arsip  foto  dapat  dengan mudah  dicari,  diakses,  dan  didistribusikan. Arsip  foto  digital  juga  memungkinkan penggunaan  metode  pengindeksan,  metadata, dan fitur pencarian yang dapat meningkatkan efisiensi  dalam  mencari  dan  mengelola  arsip (Nyfantoro, Salim, & Mirmani, 2019).
Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi  usaha  dan  upaya  yang dilakukan  oleh  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Kabupaten  Pati  dalam  menjaga keaslian arsip hasil digitalisasi mereka. Dalam konteks ini, penelitian ini juga bertujuan untuk memahami  langkah-langkah  yang  diperlukan dalam  pengelolaan  arsip  foto  elektronik, termasuk  proses  digitalisasi,  autentikasi,  dan pengelolaan arsip tekstual.
Selain itu, penelitian ini juga bertujuan untuk menyoroti keuntungan pengarsipan foto elektronik,  terutama  dalam  hal  efisiensi  dan kemudahan akses terhadap informasi. Dengan memanfaatkan  teknologi  digital,  pengelolaan arsip  foto  menjadi  lebih  efisien  dan aksesibilitas terhadap informasi juga meningkat.  Hal  ini  dikarenakan  arsip  foto digital dapat dengan mudah dicari, diakses, dan didistribusikan  melalui  sistem  komputer  atau perangkat digital lainnya.
Metode pengindeksan,  metadata,  dan  fitur  pencarian yang terintegrasi dalam pengelolaan arsip foto elektronik  juga  dapat  meningkatkan  efisiensi dalam mencari dan mengelola arsip (Rifauddin, 2016).
Dengan  demikian,  penelitian  ini
bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang pengelolaan arsip foto elektronik,  serta  memberikan  panduan  dan wawasan  kepada  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Kabupaten  Pati  dalam  menjaga keaslian  arsip  hasil  digitalisasi  mereka. Penelitian ini juga diharapkan dapat menggambarkan  manfaat  dan  keuntungan pengarsipan foto elektronik dalam hal efisiensi waktu  dan  aksesibilitas  informasi.Penggunaan arsip  foto  digital  juga  dapat  mengurangi kebutuhan ruang fisik untuk penyimpanan dan pemeliharaan  foto  dalam  format  fisik.  Dengan demikian,  pengelolaan  arsip  foto  digital  dapat memberikan  efisiensi  dan  kemudahan  akses terhadap  informasi.  Bahwa  keaslian  dan integritas arsip foto digital harus dijaga dengan baik.  Langkah-langkah  seperti  autentikasi, metadata  yang  akurat,  dan  pengelolaan  yang baik  diperlukan  untuk  memastikan  keandalan dan keaslian arsip foto digital tersebut (Faizah &  Rohmiyati,  2018).  Dalam  konteks  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Pati, pengelolaan  arsip  foto  elektronik  menjadi penting  untuk  memastikan  keberlanjutan  dan aksesibilitas informasi foto digital yang dimiliki. Dengan  mengadopsi  teknologi  digital  dan menerapkan  metode  pengelolaan  yang  tepat, Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  dapat meningkatkan  efisiensi  dalam  pengelolaan arsip  foto  elektronik  mereka  (Fitriana  & Christiani, 2018).
Dalam  kegiatan  digitalisasi  arsip, memastikan  keaslian  arsip  sangatlah  penting. Proses  digitalisasi  yang  tidak  tepat  dapat menghilangkan  autentisitas  arsip,  sehingga langkah-langkah  yang  cermat  harus  diambil untuk menjaga keaslian dan integritas arsip foto digital.
Salah satu cara untuk menjaga keaslian arsip  foto  digital  adalah  dengan  memberikan tanda air atau cap pada gambar tersebut. Tanda air  atau  cap  ini  dapat  berupa  informasi  yang menyertakan informasi tentang keaslian arsip, seperti tanggal dan waktu penciptaan, identitas institusi  atau  organisasi  yang  memiliki  arsip, atau  nomor  seri  unik.  Tanda  air  ini  berfungsi sebagai  tanda  pengenal  dan  juga  melindungi arsip  dari  pemalsuan  atau  penggunaan  tanpa izin.  Dengan  adanya  tanda  air  atau  cap,  dapat diperiksa  apakah  arsip  foto  telah  diubah  atau dimanipulasi (Fitriana & Christiani, 2018).
Selain  itu,  penting  juga  untuk mengimplementasikan langkah-langkah keamanan digital yang tepat, seperti penggunaan tanda tangan digital atau sertifikat digital, enkripsi data, dan kebijakan akses yang
terkontrol.  Hal  ini  membantu  melindungi integritas  arsip  dan  memastikan  bahwa informasi di dalamnya tetap terjaga dan dapat dipercaya. Dalam  konteks  pengelolaan  arsip  foto digital,  upaya  perlindungan  keaslian  juga melibatkan  penggunaan  metadata  yang memuat  informasi  penting  tentang  arsip, seperti  tanggal  dan  waktu  penciptaan, deskripsi,  dan  catatan  lainnya.  Metadata  ini dapat membantu melacak asal usul dan riwayat arsip, serta memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam arsip tetap dapat dipercaya dan dikonfirmasi keasliannya (Martini, 2021).
Dalam keseluruhan proses pengelolaan arsip  foto  digital,  penting  untuk  mengadopsi praktik  terbaik  dan  standar  yang  relevan, seperti  ISO  15489  tentang  manajemen rekaman,  untuk  memastikan  keaslian  dan integritas arsip foto digital terjaga dengan baik (Martini, 2021).
Dalam  konteks  pengelolaan  arsip, menjaga  keaslian  adalah  hal  yang  sangat penting.  Arsip  yang  asli  mencerminkan struktur,  isi,  dan  konteks  yang  sesuai  dengan keadaan pada saat arsip tersebut pertama kali diciptakan  oleh  pihak  yang  berwenang  atau memiliki  otoritas.  Kegiatan  digitalisasi  arsip harus  dilakukan  dengan  hati-hati  dan memperhatikan beberapa faktor penting untuk memastikan  keaslian  arsip  tetap  terjaga. (Satoto  et  al.,  2011).  Arsip  foto  digital  adalah tanda air atau cap tertentu yang ditempatkan pada  gambar  digital  tersebut  dengan  tujuan untuk  mengidentifikasi  keaslian  dan  keaslian gambar  tersebut  serta  melindungi  dari pemalsuan  atau  penggunaan  tanpa  izin. (Sudaryono & Soesanto, 2019)
Arsip foto digital adalah tanda air atau cap  tertentu  yang  ditempatkan  pada  gambar digital  tersebut  dengan  tujuan  untuk mengidentifikasi keaslian dan keaslian gambar tersebut serta melindungi dari pemalsuan atau penggunaan  tanpa  izin.  (Sudaryono  & Soesanto,  2019)  Dalam  hal  ini  instansi  yang menjadi  objek  dari  kajian  ini  adalah  instansi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati.  Bedasarkan  sejarah  singkat  Lembaga Kearsipan Daerah Pati yang saat ini bernaung dibawah  Dinas  kerasipan  dan  Perpustakaan Kabupaten  Pati  awal  terbentuk  berdasarkan Perda  Kabupaten  Pati  Nomor  3  Tahun  1996 tentang  Pembentukan  Organisasi  dan  Tata Kerja  Kantor  Arsip  Daerah  Kabupaten  II  Pati. Lalu  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan
Kabupaten Pati terbentuk atas dasar Peraturan Bupati  Nomor  42  Tahun  2016  tentang Kedudukan,  Susunan  Organisasi,  Tugas  dan Fungsi  serta  Tata  Kerja  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan. Bedasarkan sejarah singkat dari instansi  tersebut  bisa  menjadi  gambaran bagaimana  proses  perkembangan  yang  terjadi dari kegiatan arsiparis yeng telah dilaksanakan sampai saat ini. Dari perkembangan alat, sarana dan prasarana yang semakin baik, serta sumber daya manusia (SDM) yang menjadikan instansi Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten Pati  bisa  berkembang  mengikuti  alur  dari proses pengarsipan yang semakin maju (Murti & Rukiyah, 2019).

## METHODOLOGY
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mengeksplorasi peran  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Kabupaten  Pati  dalam  menjaga  keaslian  arsip melalui pengelolaan arsip elektronik. Pendekatan kualitatif digunakan untuk mendapatkan  pemahaman  yang  mendalam tentang  usaha  dan  upaya  yang  dilakukan  oleh instansi  tersebut  dalam  memastikan  keaslian arsip hasil digitalisasi (Sugiyono, 2013).
Pendekatan kualitatif digunakan dalam penelitian ini untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang usaha dan upaya yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati dalam memastikan  keaslian  arsip  hasil  digitalisasi. Pendekatan  kualitatif  memungkinkan  peneliti untuk  menjelajahi  dan  memahami  konteks, persepsi, dan pengalaman yang terkait dengan pengelolaan  arsip  foto  elektronik  di  instansi tersebut.
Dalam  penelitian  ini,  metode  analisis  tematik digunakan  untuk  menganalisis  data  yang diperoleh. Analisis tematik adalah metode yang memungkinkan peneliti untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan tema-tema yang relevan dalam  data  yang  dianalisis.  Melalui  analisis tematik, penelitian ini dapat mengungkap tema- tema yang terkait dengan pengelolaan arsip foto elektronik  dan  menjaga  keaslian  arsip  dalam konteks  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Kabupaten  Pati.  Tema-tema  ini  membantu memahami  langkah-langkah  yang  dilakukan dalam  menyusun  kearsipan  foto  elektronik, termasuk  proses  digitalisasi,  autentikasi,  dan pengelolaan arsip tekstual (Yusuf, 2013).
Hasil  penelitian  ini  menunjukkan langkah-langkah  yang  diperlukan  dalam
pengelolaan  arsip  foto  elektronik  di  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Pati. Selain  itu,  penelitian  ini  juga  mengungkap keuntungan  pengarsipan  foto  elektronik, seperti  efisiensi  waktu  yang  lebih  baik  dan kemudahan akses terhadap informasi.
Dengan demikian, pendekatan kualitatif  dan  metode  analisis  tematik  dalam penelitian  ini  memberikan  pemahaman  yang mendalam  tentang  pengelolaan  arsip  foto elektronik di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati, serta menyoroti manfaat  dan  keuntungan  pengarsipan  foto elektronik  dalam  konteks  tersebut.Kontribusi dari  penelitian  ini  adalah  memberikan pemahaman  yang  lebih  baik  tentang pengelolaan  arsip  foto  elektronik  dan  peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati  dalam  menjaga  keaslian  arsip  tersebut. Temuan  penelitian  ini  dapat  menjadi  dasar untuk  perbaikan  dan  pengembangan  sistem pengelolaan arsip elektronik yang lebih efektif dan  efisien.  Selain  itu,  penelitian  ini  juga memberikan  pemahaman  yang  lebih  luas tentang  manfaat  dan  tantangan  dalam pengelolaan  arsip  foto  elektronik  dalam konteks  instansi  pemerintah  (Faizah  & Rohmiyati, 2018).
Data dalam penelitian ini dikumpulkan melalui  studi  pustaka,  yang  melibatkan pencarian  dan  pengumpulan  data  dan informasi dari berbagai sumber yang relevan. Sumber-sumber  yang  digunakan  dalam  studi pustaka  mencakup  buku-buku,  jurnal  ilmiah, peraturan  perundangan,  dan  penelitian sebelumnya yang membahas tentang autentikasi dan pengelolaan arsip elektronik. Pencarian  data  dilakukan  dengan tujuan  untuk  memperoleh  pemahaman  yang komprehensif  tentang  konsep,  teori,  dan praktik  terkait  autentikasi  dan  pengelolaan arsip  elektronik.  Sumber-sumber  tersebut memberikan  dasar  teori  dan  acuan  yang diperlukan  untuk  mendukung  argumen  dan analisis dalam penelitian.
Buku  dan  jurnal  ilmiah  dapat memberikan  wawasan  tentang  teori,  konsep, dan  pendekatan  terkait  autentikasi  dan pengelolaan  arsip  elektronik.  Sementara  itu, PERKA ANRI (Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik  Indonesia)  menjadi  acuan  penting dalam  pengelolaan  arsip  elektronik  di Indonesia,  karena  mengatur  prinsip  dan standar pengelolaan arsip elektronik di tingkat nasional.
Penelitian  sebelumnya  yang  telah  dilakukan oleh  peneliti  lain  juga  menjadi  sumber informasi  yang  berharga.  Referensi  dari penelitian  sebelumnya  dapat  memberikan pemahaman tentang isu-isu terkait autentikasi dan pengelolaan arsip elektronik, serta temuan- temuan yang relevan dalam konteks pengelolaan  arsip  elektronik  di  instansi pemerintah.
Dengan menggunakan studi pustaka, penelitian ini  dapat  memperoleh  landasan  teoritis  yang kuat  dan  memperkaya  pemahaman  tentang autentikasi  dan  pengelolaan  arsip  elektronik, serta  mengaitkannya  dengan  konteks  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati. Berikut penjelasan singkat tentang tiga metode pengumpulan data yang sebutkan:
a. Observasi  melibatkan  pengamatan langsung terhadap objek atau situasi yang ingin diteliti. Dalam konteks pengumpulan data arsip elektronik,  observasi  dapat  dilakukan  dengan mengamati proses pengelolaan arsip elektronik di  Dinas  Kearsipan  Perpustakaan  Pati. Observasi  ini  memungkinkan  peneliti  untuk melihat  secara  langsung  bagaimana  arsip elektronik  diorganisir,  dikelola,  dan  disimpan oleh  kepala  dinas  kearsipan,  arsiparis,  dan petugas digitalisasi arsip.
b.
Wawancara melibatkan interaksi langsung  antara  peneliti  dengan  responden yang  memiliki  pengetahuan  atau  pengalaman terkait dengan topik penelitian. Dalam konteks pengumpulan  data  arsip  elektronik,  peneliti dapat  melakukan  wawancara  dengan  kepala dinas  kearsipan,  arsiparis,  dan  petugas digitalisasi  arsip.  Wawancara  ini  bertujuan untuk  memperoleh  informasi  tentang  praktik pengelolaan  arsip  elektronik,  tantangan  yang dihadapi, kebijakan yang diterapkan, dan aspek autentikasi arsip elektronik di dinas tersebut. c. Studi pustaka melibatkan pencarian dan analisis  literatur  yang  relevan  dengan  topik penelitian. Dalam hal ini, peneliti mencari buku, jurnal,  PERKA  ANRI  (Peraturan  Kepala  Arsip Nasional  Republik  Indonesia),  dan  penelitian sebelumnya yang membahas tentang autentikasi  dan  pengelolaan  arsip  elektronik. Studi  pustaka  memberikan  landasan  teoritis dan  pengetahuan  sebelumnya  yang  dapat digunakan dalam penelitian, serta memungkinkan  peneliti  untuk  memahami konsep dan praktik terkait arsip elektronik. Dengan menggabungkan ketiga metode ini,  penelitian  dapat  mendapatkan  data  yang komprehensif dan mendalam tentang
autentikasi dan pengelolaan arsip elektronik di Dinas Kearsipan Perpustakaan Pati.

## RESULT AND DISCUSSION
Pengolahan  arsip  foto  elektronik menjelaskan  secara  rinci  tentang  langkah- langkah  yang  dilakukan  dalam  pengolahan arsip  foto  elektronik  di  Dinas  Kearsipan Kabupaten Pati. Hal ini dapat mencakup proses digitalisasi,  autentikasi,  pengelolaan  arsip tekstual,  dan  metode  atau  sistem  yang digunakan  dalam  pengelolaan  arsip  tersebut. Dalam  pengolahan  arsip  foto  elektronik  di Dinas  Kearsipan  Pati,  terdapat  beberapa langkah yang dilakukan (Endra, Rizal, & Ariani, 2017). Berikut adalah deskripsi rinci mengenai langkah-langkah tersebut:
a. Proses Digitalisasi: Langkah pertama dalam pengolahan  arsip  foto  elektronik  adalah melakukan  proses  digitalisasi.  Proses  ini melibatkan  pemindahan  foto  atau  gambar analog  ke  dalam  format  digital.  Foto  atau gambar  dapat  diambil  menggunakan kamera  digital,  ponsel  cerdas,  atau  hasil pemindaian (scan) foto atau gambar analog. Proses  digitalisasi  ini  bertujuan  untuk mengubah foto atau gambar menjadi bentuk digital  yang  dapat  diakses  melalui  sistem komputer atau perangkat digital lainnya. b.  Autentikasi:  Setelah  arsip  foto  telah digitalisasi,  langkah  selanjutnya  adalah autentikasi.  Autentikasi  digunakan  untuk menjaga  keaslian  arsip  foto  digital.  Dalam konteks ini, dapat digunakan tanda air atau cap tertentu yang ditempatkan pada gambar digital.  Tanda  air  atau  cap  ini  berfungsi sebagai identifikasi keaslian dan keandalan gambar,  serta  melindungi  arsip  dari pemalsuan atau penggunaan tanpa izin. c.  Pengelolaan  Arsip  Tekstual:  Setelah  arsip foto  digital  telah  diautentikasi,  langkah selanjutnya  adalah  pengelolaan  arsip tekstual.  Arsip  foto  elektronik  yang  masih aktif  dan  sering  digunakan  akan  dikelola dalam  sistem  yang  memungkinkan  akses dan pencarian yang mudah. Metadata yang tepat  dan  metode  indeksasi  digunakan untuk mengorganisasi dan mengelompokkan  arsip  ini  berdasarkan kriteria  seperti  tanggal,  subjek,  atau kategori  lainnya.  Sementara  pengelolaan arsip  dinamis  inaktif  tekstual  melibatkan penyimpanan  dan  pemeliharaan  arsip  foto digital yang tidak lagi aktif digunakan tetapi masih  memerlukan  aksesibilitas  untuk
tujuan referensi atau penelitian.
d.  Metode  atau  Sistem  Pengelolaan:  Dalam pengelolaan  arsip  foto  elektronik,  Dinas Kearsipan  Pati  menerapkan  metode  atau sistem  tertentu.  Metode  yang  digunakan untuk  mengelola  data  dan  informasi  dalam arsip  dapat  mencakup  pengindeksan, metadata,  dan  fitur  pencarian.  Penggunaan metode  ini  memungkinkan  efisiensi  dalam mencari dan mengelola arsip foto elektronik.
Dalam  proses  pembuatan  arsip  foto elektronik dapat di bagi menjadi dua aspek dari proses  penciptaan  dan  proses  digitalisasi. Berikut  adalah  penjelasan  dari  dua  aspek tersebut :
a. Penciptaan arsip Penciptaan arsip adalah proses pembuatan dan pengumpulan dokumen, catatan, dan informasi penting yang harus diarsipkan secara sistematis untuk  keperluan  pengelolaan,  referensi,  dan keberlanjutan  informasi  di  lembaga  atau organisasi Adapun beberapa caranya 1)Foto yang Diajukan oleh Pihak Eksternal,
2)Foto yang Diambil oleh Petugas Kearsipan, 3)Foto yang Didigitalisasi dari Arsip Fisik, 4)Foto yang Diperoleh dari Sumber Eksternal,
5)Foto  yang  Diarsipkan  oleh  Individu  atau Pihak Terkait.
b. Digitalisasi arsip Digitalisasi  arsip  adalah  proses  mengubah dokumen fisik menjadi format digital, sehingga dokumen tersebut dapat disimpan, diakses, dan dikelola  secara  elektronik.  Berikut  adalah langkah-langkah umum dalam digitalisasi arsip: 1)Persiapan  Dokumen:  Persiapkan  dokumen fisik  yang  akan  didigitalisasi.  Pastikan dokumen dalam kondisi yang baik, bersih dari debu  atau  kotoran,  dan  tidak  terlipat  atau rusak  secara  fisik.  Jika  diperlukan,  lakukan perbaikan  atau  restorasi  ringan  pada dokumen sebelum proses digitalisasi.
2)  Pemilihan  Peralatan  dan  Perangkat  Lunak: Tentukan peralatan dan perangkat lunak yang akan  digunakan  untuk  digitalisasi.  Peralatan yang  umum  digunakan  termasuk  scanner dokumen,  kamera  digital,  atau  ponsel  cerdas dengan  kamera  berkualitas  tinggi.  Perangkat lunak  dapat  berupa  aplikasi  pemrosesan gambar  atau  perangkat  lunak  khusus digitalisasi arsip.
3)Proses Digitalisasi: Lakukan proses digitalisasi  dengan  menggunakan  peralatan yang  dipilih.  Untuk  dokumen  yang  dapat diumpan,  seperti  surat  atau  lembaran,
gunakan scanner dokumen dengan pengumpan  kertas.  Untuk  dokumen  yang lebih  besar  atau  berbentuk  tidak  umum, gunakan  kamera  digital  atau  ponsel  cerdas untuk  mengambil  foto  berkualitas  tinggi. Pastikan  dokumen  terjepit  dengan  baik  dan gambar  hasil  digitalisasi  terang,  jelas,  dan sesuai dengan kebutuhan.
4)Penamaan  dan  Penomoran  File:  Setelah digitalisasi, berikan nama file yang jelas dan deskriptif  untuk  setiap  dokumen  yang  telah didigitalisasi.  Gunakan  format  penamaan yang konsisten dan mencerminkan informasi penting  seperti  judul,  tanggal,  nomor,  atau kategori. Selain itu, berikan nomor urut pada file  digital  untuk  memudahkan  penelusuran dan pengurutan di masa mendatang.
5)Metadata  dan  Deskripsi:  Berikan  metadata pada setiap dokumen yang telah didigitalisasi.  Metadata  meliputi  informasi seperti  judul,  tanggal,  pembuat,  deskripsi singkat,  kategori,  atau  informasi  tambahan lainnya  yang  relevan.  Ini  akan  membantu dalam penelusuran dan pengelolaan dokumen digital. 6)Penyimpanan dan Backup: Simpan file digital dokumen di tempat penyimpanan yang aman, seperti server lokal atau layanan penyimpanan  cloud  yang  terenkripsi. Pastikan membuat salinan cadangan (backup)  secara  teratur  untuk  menjaga keamanan  dan  keberlanjutan  dokumen digital.  Jaga  integritas  data  dan  lakukan tindakan  pencegahan  terhadap  kehilangan atau kerusakan file digital.
7)  Pengaturan  Struktur  dan  Indeks:  Organisir dokumen  digital  dalam  struktur  direktori yang  teratur  dan  logis.  Buat  sistem pengindeksan
yang memungkinkan pencarian  dan  penelusuran  yang  efisien berdasarkan  metadata  dan  deskripsi  yang relevan.  Hal  ini  akan  mempermudah  akses dan pengelolaan dokumen digital. 8)Penghapusan  Dokumen  Fisik  (Opsional): Setelah digitalisasi, dapat
mempertimbangkan  untuk  menghapus  atau mengurangi  jumlah  dokumen  fisik  yang disimpan, tergantung pada kebijakan.
Dinas  Kearsipan  Kabupaten  Pati memiliki  upaya  yang  kuat  untuk  menjaga keaslian  dan  keandalan  arsip  foto  elektronik yang  mereka  kelola.  Salah  satu  teknik  yang digunakan adalah autentikasi, yang melibatkan penggunaan  tanda  air  atau  cap  pada  gambar digital  untuk  mengidentifikasi  keaslian  dan
keandalan  gambar  tersebut.  Dalam  konteks pengelolaan  arsip  foto  elektronik,  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Pati menggunakan tanda air atau cap tertentu yang ditempatkan  pada  gambar  digital.  Tanda  air atau  cap  ini  berfungsi  sebagai  mekanisme autentikasi  untuk  memastikan  keaslian  dan keandalan gambar tersebut. Tanda air atau cap ini  dapat  berupa  logo,  stempel,  atau  informasi lain yang terkait dengan identitas lembaga atau instansi  yang  bertanggung  jawab  atas  arsip tersebut.
Keuntungan dari pengelolaan arsip foto elektronik  dibandingkan  dengan  pengelolaan arsip foto dalam format fisik. Misalnya, efisiensi dalam  pencarian  dan  akses  informasi, penghematan  ruang  fisik,  penggunaan  fitur pengindeksan  dan  pencarian  metadata,  serta peningkatan  kemudahan  dalam  distribusi  dan berbagi arsip. Pengelolaan arsip foto elektronik memiliki  beberapa  keuntungan  dibandingkan dengan  pengelolaan  arsip  foto  dalam  format fisik.  Pengelolaan  arsip  foto  elektronik memungkinkan pencarian dan akses informasi yang  lebih  efisien.  Dengan  menggunakan  fitur pencarian  dan  indeks  yang  tersedia  dalam sistem pengelolaan arsip elektronik, pengguna dapat  dengan  mudah  mencari  dan  mengakses foto-foto  yang  mereka  butuhkan.  Fitur pencarian  ini  memungkinkan  pengguna  untuk melakukan  pencarian  berdasarkan  kriteria tertentu, seperti tanggal, nama, deskripsi, atau metadata  lainnya,  sehingga  mempercepat proses  penemuan  dan  pemulihan  informasi yang diinginkan.
Penelitian  ini  memberikan  kontribusi penting  dalam  konteks  pengelolaan  arsip  foto elektronik  di  Dinas  Kearsipan  Kabupaten  Pati. Berdasarkan  temuan  penelitian,  beberapa rekomendasi  dan  saran  dapat  diajukan  untuk meningkatkan  efektivitas,  efisiensi,  dan keamanan  dalam  pengelolaan  arsip  foto elektronik.  Berdasarkan  temuan  penelitian, direkomendasikan  untuk  menerapkan  sistem autentikasi  pada  arsip  foto  elektronik. Autentikasi  melibatkan  penggunaan  tanda  air atau cap khusus yang ditempatkan pada gambar digital  untuk  mengidentifikasi  keaslian  dan keandalan  arsip.  Dengan  menerapkan  sistem autentikasi, Dinas Kearsipan dapat memastikan bahwa  arsip  foto  elektronik  tetap  terlindungi dari  pemalsuan  atau  penggunaan  tanpa  izin. Dinas  Kearsipan  dapat  mempertimbangkan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik yang lebih canggih dan terintegrasi.
Sistem  ini  harus  memiliki  fitur-fitur  seperti pencarian  yang  kuat,  pengindeksan  yang efisien, kemampuan untuk mengelola metadata, dan keamanan yang baik. Penggunaan sistem pengelolaan arsip elektronik yang
terintegrasi akan memudahkan  pengelolaan,  penyimpanan,  dan aksesibilitas arsip foto elektronik.

## CONCLUSION
Berdasarkan  penelitian  ini,  dapat disimpulkan  bahwa  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kabupaten Pati telah melakukan berbagai  upaya  dalam  pengelolaan  arsip  foto elektronik  untuk  menjaga  keaslian  arsip  hasil digitalisasi. Metode analisis tematik digunakan untuk mengidentifikasi tema-tema yang terkait dalam  penelitian  ini.  Hasil  penelitian menunjukkan adanya langkah dalam menyusun  kearsipan  foto  elektronik.  Proses digitalisasi  menjadi  langkah  awal  dalam penciptaan  arsip  elektronik.  Untuk  menjaga keaslian  arsip,  autentikasi  arsip  yang  telah digitalisasi diperlukan. Setelah proses autentikasi,  dilakukan  pengelolaan  arsip tekstual  yang  terbagi  menjadi  dua,  yaitu pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  tekstual  dan arsip dinamis inaktif tekstual.
Dari  penelitian  ini,  juga  diketahui bahwa  pengarsipan  foto  elektronik  memiliki beberapa  keuntungan,  seperti  efisiensi  waktu yang  lebih  baik  dibandingkan  dengan pengarsipan  foto  dalam  format  fisik.  Hal  ini menunjukkan  bahwa  pengelolaan  arsip  foto elektronik  dapat  memberikan  manfaat  yang signifikan  bagi  Dinas  Kearsipan  Kabupaten Pati.  Dengan  demikian,  kesimpulan  dari penelitian ini adalah bahwa pengelolaan arsip foto  elektronik  dilakukan  melalui  proses digitalisasi, autentikasi, dan pengelolaan arsip tekstual. Pengarsipan foto elektronik memiliki keuntungan efisiensi dan waktu yang lebih baik dibandingkan dengan pengarsipan fisik. Dinas Kearsipan  Pati  dapat  mengambil  langkah- langkah  ini  dalam  upaya  mereka  untuk menjaga keaslian arsip hasil digitalisasi. Selain autentikasi  melalui  tanda  air  atau  cap,  Dinas Kearsipan  Pati  juga  mengimplementasikan langkah-langkah  perlindungan  data  dan informasi lainnya.
Hal ini termasuk penggunaan sistem keamanan komputer yang memadai,  pengelolaan  akses  yang  terbatas kepada  pengguna  yang  berwenang,  serta penerapan kebijakan dan prosedur yang ketat untuk penggunaan dan penyebaran arsip foto
elektronik.
Dengan upaya-upaya ini, Dinas
Kearsipan  bertujuan  untuk  menjaga  keaslian dan  keandalan  arsip  foto  elektronik  yang mereka  kelola.  Penggunaan  teknik  autentikasi seperti  tanda  air  atau  cap  menjadi  salah  satu langkah  penting  dalam  memastikan  bahwa arsip  tersebut  tetap  dapat  dipercaya  dan digunakan  sebagai  sumber  informasi  yang akurat dan sah.

## ACKNOWLEDGEMENT
Pada bagian ini, kami ingin mengucapkan  penghargaan  dan  rasa  terima kasih  kepada  berbagai  pihak  yang  telah membantu  dalam  penelitian  ini  hingga penulisan  artikel  ini  dapat  terwujud.  Pertama, kami  ingin  mengucapkan  terima  kasih  kepada Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten Pati yang telah memberikan izin dan kerjasama dalam penelitian ini. Tanpa dukungan dan akses yang diberikan, penelitian ini tidak akan dapat dilakukan.  Kami  juga  ingin  mengungkapkan rasa terima kasih kepada responden yang telah berpartisipasi  dalam  penelitian  ini.  Kontribusi mereka sangat berharga dalam mengumpulkan data  dan  memberikan  wawasan  yang mendalam  tentang  pengelolaan  arsip  foto elektronik di lingkungan tersebut.
Tidak lupa, kami ingin menyampaikan apresiasi kepada  tim  peneliti  yang  telah  bekerja  keras dalam  mengumpulkan,  menganalisis,  dan menginterpretasikan data. Terakhir, kami ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang memberikan dukungan moral, saran, dan bantuan  teknis  selama  proses  penelitian  dan penulisan  artikel  ini.  Semua  kontribusi  dari para  pihak  tersebut  telah  memberikan  nilai tambah  yang  signifikan  dalam  penelitian  ini, dan  tanpa  dukungan  mereka,  penelitian  ini tidak  akan  berhasil.  Sekali  lagi,  kami mengucapkan  penghargaan  dan  rasa  terima kasih yang tulus kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung penelitian ini.

## REFERENCES
Endra, R. Y., Rizal, U., & Ariani, F. (2017). E-Arsip Berbasis  Image  Archives  Management Process  Model  untuk  Meningkatkan Efektifitas  Pengelolaan  Arsip. Explore: Jurnal  Sistem  Informasi  Dan  Telematika (Telekomunikasi, Multimedia Dan Informatika) , 7 (2).
Faizah,  F.,  &  Rohmiyati,  Y.  (2018).  Manajemen Strategi Pengelolaan Arsip Statis Pada Era
Keterbukaan Informasi di Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten Pati. Jurnal  Ilmu  Perpustakaan , 7 (4),  81– 90.
Fitriana,  E.  D.,  &  Christiani,  L.  (2018).  Tata Kelola Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif dalam  Upaya  Meningkatkan  Efisiensi Penemuan  Kembali  Arsip  di  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten Pati. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 7 (3), 151– 160.
Martini,  T.  (2021).  Pengelolaan  Arsip Elektronik. Jurnal Komputer Bisnis , 14 (1),
12–20.
Murti,  B.  K.,  &  Rukiyah,  R.  (2019).  Analisis
Kegiatan  Pengelolaan  Arsip  Statis  di Kantor  Arsip  Dan  Perpustakaan  Daerah Kabupaten Pati. Jurnal Ilmu Perpustakaan ,
8 (1), 145–154.
Nyfantoro, F., Salim, T. A., & Mirmani, A. (2019).
Perkembangan Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan , 3 (1), 1–13. Rifauddin,  M.  (2016).  Pengelolaan  arsip elektronik  berbasis  teknologi. Khizanah Al-Hikmah:  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan , 4 (2), 168–178. Satoto, K. I., Fatchur Rochim, A., Christiyono, Y., Handayani,  T.,  Taufiq,  A.,  &  Suharso,  P. (2011).  Studi  Perbaikan  Pengelolaan Perpustakaan  dan  Sistim  Pengelolaan Arsip & Dokumen di PT Badak NGL. Jurnal Sistem Komputer , 1 (1), 21–30. Sugiyono,  D.  (2013).
Metode  penelitian pendidikan pendekatan kuantitatif, kualitatif dan R&D . Yusuf,  A.  M.  (2013).  Metode  Penelitian
Kualitatif,  Kuantitatif  dan  Penelitian Gabungan  (Pertama). Jakarta:  Renika Cipta .