## I NFORMATICS AND D IGITAL E XPERT (INDEX) - V OL . 01 N O . 01 (2019) 32-36
Terbit online pada laman web jurnal : http://index.unper.ac.id

## Pengembangan Sistem Informasi Layanan Bimbingan Akademik Mahasiswa
Missi Hikmatyar 1 , Yusuf Sumaryana 2
1 Universitas Perjuangan Tasikmalaya, Jl. PETA No.177, Tasikmalaya 46115
2 Universitas Perjuangan Tasikmalaya, Jl. PETA No.177, Tasikmalaya 46115 e-mail: missi@unper.ac.id *1 , yusufsumaryana@unper.ac.id 2

## I NFORMASI A RTIKEL A B S T R A K
Sejarah Artikel : Diterima Redaksi : - Revisi Akhir : -
Diterbitkan Online : -
Layanan  bimbingan  akademik  maupun  non  akademik  sangat  penting  untuk  kemajuan pada  tiap  individu  mahasiswa.  Layanan  bimbingan  berpengaruh  pada  motivasi  belajar mahasiswa  dan  peningkatan  Indeks  Prestasi  mahasiswa.  Universitas  Perjuangan Tasikmalaya  menyediakan  layanan  bimbingan  bagi  mahasiswa,  namun  berjalan  tidak efektif. Perlu ada rekam jejak bimbingan mahasiswa agar perkembangan bisa terkontrol kearah yang lebih baik. Pengembangan sistem informasi layanan bimbingan merupakan solusi  dari  permasalahan  yang  terkait  dengan  bimbingan  akademik  bagi  mahasiswa Universitas Perjuangan Tasikmalaya. Sistem informasi yang akan dikembangkan berbasis web  yang  dapat  diakses  oleh  dosen  maupun  mahasiswa  dengan  menggunakan  bahasa pemrograman  PHP  dan  MySQL  sebagai  pangkalan  data.  Proses  pengembangannya meliputi  beberapa  tahap  yaitu  pertama,  analisis  kebutuhan  adalah  melakukan  analisa terhadap sistem yang sudah berjalan. Kedua, perancangan yaitu melakukan perancangan awal  atau  mendesain  sistem  yang  akan  dibuat.  Ketiga,  implementasi  yaitu  melakukan penerapan  dengan  melakukan  coding  terhadap  desain  yang  telah  dirancang.  Keempat, pengujian yaitu melakukan pengujian dengan sudut pandang pengembang sistem dan user (dosen  dan  mahasiswa)  untuk  diuji  kehandalannya.  Kelima,  maintanence  yaitu melakukan pemeliharan atau pengembangan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan sistem.
Kata Kunci :
Bimbingan, Akademik, Sistem, Informasi.
Korespondensi :
Telepon / Hp : +62 81222220148 E-mail : missi@unper.ac.id

## 1. PENDAHULUAN
Pendidikan  termasuk  dalam  Tri  Dharma  Perguruan Tinggi  sebagai  kewajiban  seorang  dosen  untuk mendidik setiap mahasiswanya. Pendidikan merupakan komponen  yang  bersentuhan  langsung  dengan mahasiswa, dalam hal ini dosen melakukan pengajaran maupun  melakukan  layanan  bimbingan  terhadap mahasiswa.  Menurut  penelitian    [1]  layanan  bantuan bimbingan bagi mahasiswa diperlukan untuk membantu mahasiswa mengembangkan kesejahteraannya terutama pada  faktor  Faktor  diri  esensial  dan  sosial  dengan  sub faktor  spiritualitas,  perawatan  diri  dan  cinta.  Layanan bimbingan  berfungsi  untuk  memantau  mahasiswanya agar  lebih  terarah  dalam  ruang  lingkup  akademis  dan non  akademik.  Fungsi  lain  dari  Layanan  bimbingan adalah untuk memotivasi mahasiswa dalam belajar dan meningkatkan prestasi [2], [3]. Universitas  Perjuangan Tasikmalaya  melakukan  usaha  dalam  pengembangan layanan  bimbingan  dengan  membuat  buku  perwalian bagi  dosen  dan  mahasiswa  agar  lebih  terpantau. Perwalian  dilaksanakan  minimal  tiga  kali  pertemuan dalam satu semester, namun masalah pertemuan berkala menjadi  masalah  bagi  kelangsungan  proses  perwalian. Pertemuan  berkala  menjadi  masalah  karena  tidak fleksibel  dalam  prosesnya  serta  batasan  terhadap  isi pertemuan  yang  hanya  bersifat  informasi  formal. Mahasiswa  tidak  bebas  dalam  melakukan  bimbingan yang bersifat privasi yang perlu penanganan intens.
Permasalahan terkait dengan fleksibelitas bimbingan  dapat  diatasi  dengan  pembuatan  sistem
informasi  sebagai  sarana  layanan  bimbingan  tepat sasaran  bagi  setiap  mahasiswa.  Sistem  informasi  perlu dibuat  agar  dosen  dan  mahasiswa  lebih  intens  dalam melakukan  bimbingan  formal  maupun  non  formal. Sistem  informasi  membantu  dosen  maupun  mahasiswa dalam  melakukan  bimbingan  yang  lebih  efektif  dan fleksibel. Permasalahan yang dialami mahasiswa dapat dapat langsung di sampaikan kepada dosen wali dengan respon yang lebih cepat dibandingkan dengan perwalian secara berkala. Respon cepat berdampak pada cepatnya penyelesaian masalah yang dialami oleh mahasiswa..

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Layanan  bimbingan  merupakan  aspek  penting  pada perkembangan  pendidikan  di  instansi  pendidikan. Fungsi  dari    layanan  bimbingan  salah  satunya  adalah untuk  memotivasi  mahasiswa  dalam  belajar  seperti pada penelitian Putro dkk yang mengungkapkan bahwa layanan bimbingan mempengaruhi motivasi belajar [2]. Pengaruh layanan bimbingan terhadap motivasi belajar diteliti  juga  oleh  Pranoto  [3]  yang  menggunakan metode Self  Regulation pada  kelompok  mahasiswa. Pengingkatan motivasi belajar menghasilkan perkembangan  pada  potensi  akademiknya  dan meningkatkan prestasi [3].
Pengembangan  sistem  informasi  layanan  bimbingan akademik pernah dilakukan oleh Norhikmah [4] dengan membuat fitur chating menggunakan Asp.NET Signal R untuk  memonitor  mahasiswa  dan  sebagai  alat komunikasi antara mahasiswa dengan dosen wali. Pada
penelitian  lain,  Ifdil  dan  Ardi  melakukan  penelitian tentang  kebutuhan  sistem  elektonik  konseling  yang perlu  diterapkan  pada  sistem  informasi.  Pada penelitiannya  dijelaskan  bahwa  terdapat  beberapa komponen  yang  perlu  ada  dalam  sistem  informasi layanan bimbingan diantaranya web, handphone, email, chat dan video  conference [5] . Penelitian  lain mengembangan aplikasi E-Counseling dengan menggunakan  metode Backward  Chaining untuk membantu  siswa  yang  terisolir,  untuk  mengenal  dan menerima dirinya, mengenal dan menerima lingkungannya  secara  positif  dan  dinamis,  serta mengambil  keputusan  mengarahkan  dan  mewujudkan diri  secara  efektif  dan  produktif  sesuai  dengan  dirinya [6].
Sistem  informasi  yang  akan  dibuat  menggunakan pangkalan  data  MySQL  sebagaimana  penelitian Handayani  dan  Putri [7]  yang  merancang  sebuah  basis data  instrument  bimbingan  konseling  sebagai  alat ungkap  pemahaman  diri  siswa.  Penelitian  lain  yang mengembangkan  sistem  informasi  layanan  bimbingan dengan  MySQL  adalah  Noviana  dkk.  Pada penelitiannya  dilakukan  perancangan  sistem  informasi bimbingan tugas akhir bagi mahasiwa berbasis web dan pangkalan  data  menggunakan  MySQL  [8].  Sistem informasi  yang  akan  dirancang  menggunakan  bahasa pemrograman PHP. PHP merupakan bahasa pemrograman  yang  digunakan  untuk  membuat  sistem berbasis web .  Pada  penelitian  Riswandha  dilakukan perancangan  sistem  informasi  konseling  dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP [6]. Penelitian lain  terkait  dengan  pengembangan  sistem  informasi adalah  penelitian  tentang  sistem  pakar  konseling  dan psikoterapi  masalah  kepribadian  dramatic  dengan metode forward chaining dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan pangkalan data MySQL [9]. Metode  yang  dipakai  dalam  pengembangan  sistem adalah System Development Life Cycle (SDLC). Metode SDLC  dipakai  dalam  pengembangan  aplikasi bimbingan  dan  konseling  mahasiswa  menggunakan pendekatan model diagram alir data untuk mempermudah  konselor  dalam  menyikapi  konseling karena  sudah  terdapat  laporan  data  pelanggaran mahasiswa  dan  data  hasil  konseling  yang  dilengkapi informasi  mengenai  metode  yang  digunakan  selama konseling  [10].  Penelitian  lain  yang  menggunakan metode  SDLC  adalah  pembuatan  aplikasi  media informasi  sekolah  berbasis  SMS Gateway untuk memberikan  kemudahan  informasi  siswa  di  sekolah [11] .

## 3. METODOLOGI
Penelitian ini menggunakan metode pengembangan System  Development  Life  Cycle (SDLC)  dengan langkah-langkah sebagai berikut :

## 3.1. Analisis
Tahap analisis merupakan langkah pertama dalam penelitian  yang  mencakup  analisis  permasalahan  yang
terjadi,  analisis  kebutuhan  data  dan tool. Analisis kebutuhan tool atau  alat  terdiri  dari  dua  yaitu  analisis kebutuhan hardware ,  analisis  kebutuhan software dan analisis kebutuhan brainware .

## 3.2. Perancangan
Perancangan  merupakan  tahap  mendesain  sistem yang  akan  dibuat  sesuai  dengan  kebutuhan-kebutuhan yang  telah  di  analisa  sebelumnya.  Tahap  perancangan meliputi pembuatan desain interface , bagan alur sistem dengan  menggunakan Unified  Modelling  Language (UML).

## 3.3. Implementasi
Tahap  implementasi  merupakan  tahapan  setelah dibuat  rancangan  sistem.  Pada  tahap  implementasi dilakukan  penerapan  berbentuk coding untuk mengasilkan  sistem  informasi  dengan  menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai pangkalan data.

## 3.4. Pengujian
Tahapan pengujian adalah tahapan melakukan uji coba pada sistem informasi yang sudah diimplementasi untuk  di  uji  kehandalannya.  Pengujian  yang  dilakukan menggunakan  metode  pengujian Blackbox atau pengujian  pada  fungsi  sistem  yang  telah  di implementasikan

## 3.5. Pemeliharaan
Tahap pemeliharaan merupakan tahapan pengembangan  sistem  informasi  selanjutnya  atau melakukan upgrading pada sistem yang telah dirancang sesuai  dengan  kebutuhan  agar  dapat  digunakan  secara kontinu.

## 4. PEMBAHASAN

## 4.1. Analisis
Tahap  awal  dalam  pembuatan  sistem  yaitu  melakukan analisa sistem yang sedang berjalan. Pada tahap analisa sistem  dihasilkan  bahwa  sistem  layanan  bimbingan akademik di Universitas Perjuangan Tasikmalaya masih menggunakan  buku  manual  dalam  melakukan bimbingan.  Menurut  hasil  analisis  sistem  yang  akan dibangun  menggunakan  panduan  akademik  perguruan tinggi. Adapun panduan akademik yang dijadikan acuan dalam  pembuatan  sistem  informasi  adalah  sebagai berikut:

## 4.1.1. Waktu pembimbingan
1) Pada awal Semester
Sebelum  mahasiswa  melaksanakan  KRS  online, pembimbing akademik berkewajiban melaksanakan tugas  bimbingan pada  waktu  dan  tempat  yang telah dijadwalkan dengan :
34 Informatics And Digital Expert (INDEX) , Vol. 01, No. 01, November 2019, hlm. 32-36
a. Memberikan  bimbingan  perencanaan  studi dalam 1 semester
b. Memastikan  jenis  matakuliah  yang  diambil mahasiswa dalam semester yang bersangkutan berdasarkan  IP  yang  diperoleh  pada  semester lalu
c. Memastikan  semua  mahasiswa  bimbingan sudah  melakukan  KRS  online  dengan mencermati pada http//unper.ac.id.
d. Menghubungi mahasiswa yang belum melakukan KRS online atau belum mengoptimalkan pengambilan jumlah sks.
e. Membantu  menyelesaikan  masalah-masalah studi  mahasiswa,  antara  lain  mencari  solusi, memotivasi  dan  mengarahkan  bidang  minat yang diinginkan.
f. Mengingatkan  mahasiswa  agar  memantau rekapitulasi  kehadiran  di  unper.ac.id  agar mahasiswa  tetap  mengikuti  perkuliahan dengan baik serta memenuhi kehadiran.
g. Mensosialisasikan beberapa ketentuan perkuliahan  seperti  alasan  ketidak  hadiran dalam kuliah yang dianggap hadir hanya sakit dengan  surat  dokter  atau  surat  tugas  dari Universitas atau Fakultas dan dikomunikasikan ke petugas di Fakultas.
2) Pada Saat Sebelum Ujian Tengah Semester Aktivitas yang dilakukan mencakup:
a. Mengidentifikasi  permasalahan  yang  muncul dalam perkuliahan
b. Memantau kehadiran mahasiswa dan melakukan  saran  tindakan  koreksi  pada mahasiswa  agar  dapat  memenuhi  jumlah kehadiran.
c. Memberi motivasi untuk mempersiapkan Ujian Tengah Semester
d. Mengingatkan  mahasiswa  tentang  memahami tata tertib ujian.
3) Pada  Saat  Evaluasi  Sebelum  Ujian  Akhir Semester . Aktivitas yang dilakukan antara lain adalah:
a. Memberi  pengarahan  dan  motivasi  terkait persiapan Ujian Akhir Semester.
b. Melakukan  evaluasi  tingkat  kehadiran  dan kendala  kendala  yang  dihadapi  selama  satu semester  untuk  perbaikan  belajar  semester berikutnya.
c. Mengingatkan  mahasiswa  untuk  melakukan registrasi  (membayar  SPP  dan  KRS  online) tepat waktu pada semester berikutnya.
Pertemuan  sewaktu-waktu dapat  dilakukan  dengan tatap  muka  atau  menggunakan  media  komunikasi (menu pesan atau lainnya yang disepakati dengan dosen wali)  jika  dipandang  perlu  oleh  mahasiswa  atau  dosen pembimbing akademik terhadap proses pembelajaran.
4.1.2. Hak-hak  dan  kewajiban  mahasiswa  dalam pembimbingan

## Hak Mahasiswa
1. Mendapatkan  bimbingan  dalam  merancang  mata kuliah  yang  ditempuh  dengan  memperhatikan jumlah sks dan IP yang diperoleh sebelumnya.
2. Mendapatkan penjelasan tentang sistem pendidikan di Fakultas/Program Studi
3. Mendapatkan  bimbingan  jika  mendapat  IP  rendah dalam belajar selama studi berlangsung.
4. Mendapatkan  motivasi  dalam  mengembangkan kreativitas berdasarkan kompetensi mahasiswa
5. Mendapatkan  waktu  bimbingan,  khususnya  pada masa perwalian .

## Kewajiban Mahasiswa
1. Mahasiswa diwajibkan membawa buku pembimbingan,  pada  saat  berkonsultasi  dengan dosen pembimbing akademik.
2. Menuliskan, permasalahan dan manfaat pada daftar konsultasi
3. Mahasiswa  wajib  menemui/berkonsultasi  dengan dosen  wali  minimal  3  kali  dalam  satu  semester pada  saat:  Sebelum  KRS  on  line,  Sebelum  UTS, Sebelum  UAS.  Konsultasi  dengan  dosen  wali secara  online  menggunakan  jalur  yang  disepakati bersama dosen wali.

## 4.3. Perancangan
Pada tahap perancangan dilakukan pembuatan desain sistem yang akan dibangun. Desain yang dibuat terdiri dari diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD).

## 1) Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan desain umum dari sistem yang akan dibangun dengan integrasi user mahasiswa dan dosen seperti pada gambar 4.1 berikut
Gambar 4.1. Diagram Konteks
Akses  mahasiswa  pada  data  mahasiswa,  data matakuliah, data absen dan data bimbingan. Sedangkan akses dosen pada data dosen dan mendapatkan laporan data  absen,  laporan  data  matakuliah  dan  laporan  data bimbingan.
2) Data Flow Diargam (DFD)
Data  Flow  Diagram merupakan  pengembangan  dari diagram  konteks  yang  memuat  detil  dari  setiap  proses yang  ada  pada  sistem  seperti  pada  gambar  4.2.  pada gambar berikut dijelaskan detil akses dosen, mahasiswa dan admin serta integrasi dengan database . Pada DFD
level ini memuat manajemen login , manajemen master data,  manajemen  user,  manajemen  bimbingan  dan laporan serta integrasinya dengan database .
Gambar 4.2. Data Flow Diagram (DFD)
3) Entity Relationship Diagram (ERD)
Pada  desain  ERD  memuat  hubungan  antar  data  dalam kesatuan  database.  Pada  setiap  data  memuat  atribut  – atribut yang terdapat primary key sebagai atribut kunci dalam  pemanggilan  data  serta foreign  key sebagai penghubung  antar  data  seperti  pada  gambar  4.3  yang menjelaskan relasi antar data. Data mahasiswa dan data dosen  berelasi  dengan  data  user,  data  bimbingan  dan data  absen.  Data  bimbingan  berelasi  dengan  dengan data matakuliah data absen.
Gambar 4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

## 4.4. Implementasi
Tahap  implementasi  sistem  merupakan  proses pengubahan  sistem  yang  telah  dirancang  pada sebelumnya  menjadi  sistem  yang  dapat  dijalankan. Sistem  Informasi  Pelayanan  Akademik  Universitas Pejuangan  Tasikmalaya  ini  memerlukan  perangkat lunak  ( software )  dan  perangkat  keras  ( hardware ) dalam pembuatannya agar sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Untuk  dapat  menjalankan  Sistem  Informasi Pelayanan  Akademik  Universitas  Pejuangan  ini  dapat langsung di jalankan di semua browser . Sesuai dengan perancangan  sistem  yang  telah  dikemukakan sebelumnya  pada  pembuatan  sistem  informasi  ini terdapat  dua  tingkat  user  yaitu  pengunjung  atau user , dan administrator . 4.4.1 Halaman Utama Website
1) Halaman Beranda Halaman  ini  merupakan  halaman  yang  pertama kali  ditampilkan  saat  user  membuka website Pelayanan  Akademik  Universitas  Perjuangan melalui web browser . Halaman awal berisi halaman login yang  dapat  ditampilkan  dalam website .  Pada halaman  ini  juga  terdapat  link  menuju  halaman register untuk user baru.
Gambar 4.4. Halaman Awal

## 2) Halaman Register
Setelah  masuk  dalam  halaman  awal  ,  klik pada  menu  Regisiter  pada website Pelayanan Akademik  Universitas  Perjuanngan,  maka  akan muncul  halaman  baru  yaitu  halaman  Register.
Halaman  ini  juga  terlink  kembali  ke  halaman login Pelayanan Akademik Universitas Perjuangan .
Gambar 4.5. Halaman Registrasi

## 3) Halaman halaman Beranda Dosen
Pada  menu  ini  menampilkan  halaman Monitoring Mahasiswa dan daftar Mahasiswa Wali.
Gambar 4.6. Halaman Beranda dosen

## 4) Halaman Monitoring Mahasiswa
Pada  menu  ini  menampilkan  halaman  dimana dosen bisa melakukan bimbingan dengan Mahasiswa
Gambar 4.7. Halaman Monitoring Konsultasi
Gambar 4.8. Halaman Mahasiswa wali

## 5. KESIMPULAN
Sistem informasi layanan bimbingan akademik berhasil di  rancang  dan  dibangun  menggunakan  bahasa pemrograman PHP dan pangkalan data MySQL .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] E. Wahyuni, J. Nurihsan, and S. Yusuf, “Kesejahteraan Mahasiswa: Implikasi Terhadap Program Konseling Di Perguruan Tinggi,”
Insight J. Bimbing. Konseling , vol. 7, no. 1, pp.
96–106, 2018.
[2] H. E. Putro and S. Sugiyadi, “Peningkatan Motivasi Belajar Melalui Layanan Bimbingan Kelompok Dengan Teknik Self Regulated Learning,” JBKI (Jurnal Bimbing. Konseling Indones. , vol. 3, no. 1, p. 1, 2018.
[3] H. Pranoto, “LAYANAN BIMBINGAN
KELOMPOK DENGAN TEKNIK SELF- MANAGEMENT,” vol. 2, no. 1, pp. 87–112,
2018.
[4] N. Norhikmah, “Perancangan Sistem Informasi Monitoring Dosen Wali Menggunakan ASP.NET Signal R,” Creat. Inf. Technol. J. , vol. 3, no. 3, p. 171, 2018.
[5] I. Ifdil and Z. Ardi, “Konseling Online Sebagai
Salah Satu Bentuk Pelayanan E-konseling,” J.
Konseling dan Pendidik. , vol. 1, no. 1, p. 15, 2018. [6] M. N. Riswandha and N. Maulidyah, “Aplikasi
E-Counseling Dalam Pemanfaatan Layanan Bimbingan Dan Konseling Untuk Mengatasi
Siswa Terisolir Menggunakan Metode Backward Chaining,” J. Link , vol. 26, no. 1, pp. 18–23, 2017.
[7] F. S. Handayani and M. P. Putri, “Perancangan Basis Data Instrumen Bimbingan Konseling Alat Ungkap Pemahaman Diri Siswa,” Creat.
Inf. Technol. J. , vol. 4, no. 2, p. 128, 2018.
[8] E. Noviana, O. Kurniawan, and M. N. Huda, “Pengembangan Aplikasi Tugas Akhir
Mahasiswa Berbasis Website Pada Program
Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar FKIP Universitas Riau,” J. Prim. Progr. Stuidi
Pendidik. Guru Sekol. Dasar Fak. Kegur. dan Ilmu Pendidik. Univ. Riau , vol. 7, no. 1, pp. 1– 12, 2018. [9] J. Nasir, “Sistem pakar konseling dan psikoterapi masalah kepribadian dramatik menggunakan metode forward chaining berbasis web,” RABIT (Jurnal Teknol. dan Sist. Inf. Univrab) , vol. 3, no. 1, pp. 37–48, 2018.
[10] B. Mulyatno and Z. D. Febriani, “PROTOTIPE PENGEMBANGAN SISTEM APLIKASI BIMBINGAN DAN KONSELING
MAHASISWA UNIVERSITAS ISLAM AT-
TAHIRIYAH MENGGUNAKAN PENDEKATAN MODEL DIAGRAM ALIR DATA,” vol. 4, no. 2, 2018.
[11] A. A. Sofyan et al. , “Aplikasi Media Informasi Sekolah Berbasis SMS Gateway Dengan Metode SDLC ( System Development Life Cycle ),” vol. 6, no. 2, 2016.