## ANALISIS SURAT DINAS PADA YAYASAN PERGURUAN MARKUS  MEDAN
Bella Maya Sari Sitorus 1 , Beslina Afriani Siagian 2 , Sarma Panggabean 3
FKIP Universitas HKBP Nommensen Medan e-mail: belamaya567@gmail.com

## Abstrak
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui ketepatan bentuk dan isi surat dinas pada Yayasan Perguruan Markus Medan. Metode  yang digunakan deskriptif kualitatif. Sumber data terdiri atas  5  bentuk  surat  dan  dianalisis  berdasarkan  indikator  bentuk,  bagian,  penggunaan  EYD, dan bahasa. Berdasarkan penelitian, Persentase kesalahan pada surat 1 yakni 68%, pada surat 2  yakni  52%,  pada  surat  3  yakni  52%,  pada  surat  4  yakni  52%  dan  pada  surat  5  sebanyak 60%. Kesalahan penulisan surat yang dominan yakni pada indikator bagian-bagian surat. Dari kelima  surat  tersebut,  kesalahan  yang  paling  dominan  terdapat  pada  kelengkapan  bagian- bagian surat, seperti salam penutup, NIP,  inisial, dan tembusan. Kesalahan yang lainnya juga tampak  pada  penggunaan  bahasa  yang  tidak  tegas  dan  tidak  lugas.  Dengan  demikian, disimpulkan bahwa surat dinas Yayasan Perguruan Markus Medan masih perlu diperbaiki.
Kata kunci : Surat Dinas, Yayasan Perguruan Markus, Korespondensi

## Abstract
This  research  was  conducted  to  determine  the  accuracy  of  the  form  and  content  of  official letters  at  the  Medan  Markus  College  Foundation.  The  method  used  was  descriptive qualitative. The data source consisted of 5 letters and were analyzed based on indicators of form,  part  of  letter,  use  of  EYD,  and  language.  Based  on  the  result  of  the  research,  the percentage of errors in letter 1 was 68%, in letter 2 was 52%, in letter 3 was 52%, in letter 4 was 52% and in letter 5 was 60%. The dominant errors in writing letter were in  the indicator of parts of the letter. From the five letters, the most dominant errors were in the completeness of the parts of the letter, such as closing greeting, NIP, initials, and copies of letter. The other error can be seen in the use of language that is indecisive and not straightforward. Thus, it can be concluded that the official letter of the Medan Markus College Foundation still needs to be revised.
Keywords: Official Letter, Yayasan Perguruan Markus, Correspondence

## PENDAHULUAN
Surat  adalah  sarana  komunikasi  yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh pihak  yang satu kepada pihak lain,  baik  yang  berkaitan  dengan  kegiatan bisnis  dan    nonbisnis.  Surat  mempunyai banyak  manfaat  yaitu  sebagai  duta organisasi  atau  wakil  penulis,  sebagai bukti  tertulis  yang  dapat  membantu ingatan  manusia  terhadap  sesuatu  yang sudah lampau yang bersifat terbatas. Surat menggunakan  bahasa  yang  jelas,  singkat, menggunakan bahasa yang umum,
menggunakan  standar  penulisan  yang umum  dan  lain  sebagainya.  Berdasarkan isinya, surat dapat diklasifikasikan diantaranya,  surat  lamaran  kerja,  surat pribadi, surat bentuk lain, surat bisnis, dan surat dinas.
Surat  dinas  merupakan  sebuah  surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan  dengan  kedinasan.  Triyatna (2014)  menyatakan,  “Surat  dinas    adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau  instansi  untuk  diberikan  kepada lembaga atau instansi lain dan
perorangan”. Tidak bisa dipungkiri bahwa, setiap  hari,  suatu  lembaga  instansi  pasti bergelut  dengan  surat  menyurat  atau korespondensi. Sejalan dengan itu, Akhmad  (2017)  juga  berpendapat  “Surat dinas  adalah  surat-surat  yang  seringkali digunakan  dalam  aktivitas  rutin  kegiatan kantor”.
Sebagai bagian dari kompetensi dasar yang terdapat  pada  Kurikulum  2013  mata pelajaran  Bahasa  Indonesia  tingkat  SMP, surat dinas perlu perlu dibahas lebih lanjut dalam  penelitian.  Sesuai  dengan  indikator kompetensi  tersebut,  siswa  diharapkan mampu:  1)  menjelaskan  perincian  unsur dan struktur surat dinas, 2) menyimpulkan prinsip penggunaan kata/ kalimat/ paragraf pada surat dinas, 3) melengkapi surat dinas sesuai  struktur  dan  kaidah  bahasa,  dan  4) menentukan  dan  memperbaiki  kesalahan penggunaan kata, kalimat, ejaan dan tanda baca pada surat dinas.
Namun  dalam  praktiknya,  siswa  tidak dapat menjadikan surat dinas yang berlaku di sekolah sebagai contoh surat yang baik. Beberapa  kesalahan  yang  sering  terjadi tampak  dalam  beberapa  faktor.  Pertama, kesalahan  dalam  penggunaan  bentuk  surat yang  tidak  menentu.  Bentuk  surat  di Indonesia  dipengaruhi  oleh  bentuk  surat asing  terutama  surat  warisan  Belanda, Inggris  dan  Amerika  sehingga  surat  yang ditulis pun sangat bervariasi dan bentuknya  bergantung  terhadap  kebiasaan maupun  peraturan  organisasi/  lembaga/ instansi  yang  mengeluarkan  surat.  Sesuai observasi awal, surat dinas yang digunakan Yayasan  Perguruan  Medan  menunjukkan masalah  serupa.  Bentuk  surat  yang digunakan  masih  bervariasi,  ada  yang berbentuk  lurus,  berbentuk  setengah  lurus dan  lain  sebagainya.  Kedua,  kesalahan pada bagian-bagian surat yang tidak sesuai dengan  ketentuan-ketentuan  yang  berlaku dalam  surat  menyurat.  Artinya,  masih banyak  organisasi/  lembaga/  instansi  yang masih  menggunakan  bagian-bagian  surat yang  salah  dan  tidak  sesuai  dengan ketentuan-ketentuan  yang  berlaku  dalam surat  menyurat.  Ketiga,  kesalahan  pada
penulisan  EYD  pada  surat  dinas.  Meski tampaknya  sepele,  masih  terdapat  suatu instansi/  lembaga/  organisasi  yang  salah dalam penggunaan penulisan surat tersebut yang  tidak  sesuai  dengan  EYD.  Padahal, beberapa  penulisan  tersebut  sudah  sangat sering  digunakan  dalam  kehidupan  sehari- hari. Terakhir, kesalahan pada penggunaan bahasa  surat  yang  kurang  tepat  didalam tubuh surat.  Oleh sebab itu, akan diadakan penelitian  bertajuk  “Analisis  Surat  Dinas Yayasan Perguruan Markus ”.

## METODE
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif  dengan  bentuk  deskriptif.  Di dalamnya  disajikan  analisis  kesalahan yang  terdapat  dalam  surat  dinas Yayasan Perguruan  Markus dengan  menggunakan teknik  dokumentasi.  Ada  lima  surat  dinas yang  dijadikan  sebagai  sumber  data primer.  Analisis  disasar  pada  beberapa identifikasi dan penilaian beberapa indikator,  seperti  :  penggunaan  bentuk, bagian-bagian  surat,  penulisan  EYD,  dan penggunaan bahasa surat. Adapun langkah-langkah  penelitian  ini  sebagai berikut  (1)  membaca  surat  dinas  yayasan perguruan  markus  untuk  menentukan  ada tidaknya  kesalahan  bentuk,  bagian-bagian surat,  penulisan  EYD,  dan  penggunaan bahasa surat pada surat, (2) mengindentifikasi  bentuk-bentuk  surat, bagian-bagian  surat,  penulisan  EYD,  dan penggunaan  bahasa  surat  pada  sumber data,  (3)  menentukan  kesalahan  serta memperbaiki, (4) mengklasifikasikan bentuk surat yang digunakan, (5) menyimpulkan bentuk, bagian-bagian surat,  penulisan  EYD,  dan  penggunaan bahasa surat, dan (6) membuat simpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Hasil yang didapatkan setelah menganalisis surat dinas Yayasan Perguruan  Markus  yakni  masih  terdapat kesalahan  surat  yang  disering  ditemukan yaitu  pada  kesalahan  bagian-bagian  surat yakni  kesalahan  pada  bagian-bagian  surat. Misalnya, kesalahan pada tanggal, lampiran,  isi  surat,    NIP,  tembusan,  dan
inisial.  Setelah  itu,  kesalahan  yang  paling sering  ditemui  pada  kesalahan  dalam penggunaan bahasa pada isi surat, penggunaan EYD, dan  perihal.
Persentase  kesalahan  pada  5  surat dinas Yayasan
Perguruan
Markus diperoleh  sebanyak  68%  pada  surat  1 (kesalahan  pada  bentuk  4%,  pada  bagian- bagian  40%,  pada  pemakaian  EYD  16%, dan  pada  bahasa  surat  8%),    pada  surat  2 sebanyak 52% (kesalahan pada bentuk 4%, pada  bagian-bagian  36%,  pada  pemakaian EYD 8%, dan pada bahasa surat 4%), pada surat  3  sebanyak  52%  (kesalahan  pada bentuk 4%, pada bagian-bagian 32%, pada pemakaian  EYD  8%,  dan  pada  bahasa surat  8%),  pada  surat  4  sebanyak  52% (kesalahan  pada  bentuk  4%,  pada  bagian- bagian    28%,  pada  pemakaian  EYD  8%, dan  pada  bahasa  surat  12%),  pada  surat  5 sebanyak 68% (kesalahan pada bentuk 4%, pada  bagian-bagian  36%,  pada  pemakaian EYD  8%,  dan  pada  bahasa  surat  12%). Jadi,  dapat  disimpulkan bahwa surat  dinas Yayasan  Perguruan  Markus  masih  perlu diperbaiki.

## Pembahasan
a. Analisis pada Surat 1 1) Penggunaan kepala surat tidak dilengkapi  dengan  kode  pos,  e-mail,  dan faksimili,  2)  Penempatan  nomor  surat ditulis  sejajar  dengan  margin  kiri  kertas surat,  namun  tidak  melampirkan  bulan pembuatan  surat,  3)  Penempatan  tanggal surat  ditulis  sebelah  kanan  atas  sejajar dengan nomor surat, namun masih terdapat kesalahan  dalam  membuat  tanggal,    4) Penulisan  alamat  yang  dituju  pada  surat dinas  yayasan  perguruan  markus,  sudah tertera  namun  masih  salah  dan  masih menggunakan  kata  Kepada,  menyingkat kata  Jalan  (Jln)  serta  Nomor  (No),  5)  Isi surat  terdapat  beberapa  kata  asing,  seperti bahasa  Inggris  yang  pada  umumnya  sukar dimengerti.  Serta  adanya  penyingkatan kata,  tanggal  (Tgl),  KBM,  PSB  pada  isi surat.  Banyak  singkatan  yang  tidak dipahami  dan  penulisan  bahasa  asing seharusnya cetak miring, 6) Tidak terdapat
salam penutup pada surat dinas tersebut, 7) Tembusan  pada  surat  dinas  sudah  tertera, namun  masih  salah  karena  menggunakan kata  “cc”  bukannnya  menggunaka  kata tembusan, 8) Inisial pada surat dinas tidak tertera,  9)  Masih  terdapat  beberapa kesalahan  pada  pemakaian  EYD  dan penggunaan bahasa.

## b. Analisis pada Surat 2
Bentuk  surat  ini  lebih  mengacu  pada bentuk  surat  indonesia  baru.  Dimana terlihat bahwa posisi kepala surat, tanggal. isi  surat,  salam  penutup,  jabatan  penanda tangan,  dan  nama  penanda  tangan  terletak pada  posisi  margin  sebelah  kanan.  Dan pada  margin  sebelah  kiri  terdapat  posisi yang  di  mulai  dari  nomor,  lampiran, perihal,  dan  alamat  tujuan,  dan  tembusan. Selain  itu,  kesalahan  pada  isi  dan  bentuk surat ini juga lebih sedikit dibanding surat sebelumnya,  hanya  tampak  pada  :  1) kesalahan  penulisan  alamat  pada  kepala surat,  2)  tidak  mencantumkan  faksimile pada kepala surat, 3) Tidak terdapat salam penutup pada isi surat, 4) Tidak tercantum NIP  penanggung  jawab,  5)  Tidak  terdapat tembusan  dalam  surat,  dan  6)  Tidak terdapat  inisial  di  dalam  surat,  dan  7) Masih  terdapat  beberapa  kesalahan  pada pemakaian EYD dan penggunaan bahasa.
c. Analisis pada Surat 3 Surat  diatas  apabila  disesuaikan  dengan bentuk-bentuk  surat  adalah  bentuk  surat indonesia baru, karena dari tata letak surat lebih  mengacu  pada  surat  dinas  indonesia baru  yang  dapat  dilihat  dari  tanggal  surat, nomor,  lampiran,  perihal  dan  alamat tujuan.  Tetapi  dalam  salam  pembuka menggabungkan  antara  salam  pembuka dengan  isi  surat.  Kesalahan  yang  tampak pada  surat  yang  ketiga  ini  adalah  :  1) Penempatan  tanggal  surat  ditulis  sebelah kanan  atas  sejajar  dengan  nomor  surat, namun  masih  terdapat  kesalahan  dalam penulisan  tanggal,  2)  Salam  pembuka dalam surat masih ada, namun masih salah karena salam pembuka menyatukan dengan  isi  tubuh  surat,  3)  Tidak  terdapat
tembusan dalam surat, 4) Inisial pengonsep dan  pengetik  Inisial  pada  surat  tidak tertera,  dan  4)  Masih  terdapat  beberapa kesalahan  pada  pemakaian  EYD  dan penggunaan bahasa.
d. Analisis pada Surat 4 Surat  ini  tetap  mengacu  pada  Surat Indonesia  Baru  tampak  dari  tata  letaknya. Adapun  beberapa  kesalahan  yang  perlu perbaikan  adalah  :  1)  Penulisan  lampiran sudah ada didalam surat tetapi penulisannya  disingkat,  2)  Tidak  terdapat salam  penutup  dalam  surat,  3)  Inisial pengonsep  dan  pengetik  Inisial  pada  surat dinas tidak tertera. Seharusnya inisial surat pada  surat  dinas  (resmi)  harus  ada,  dan  4) Masih  terdapat  beberapa  kesalahan  pada pemakaian EYD dan penggunaan bahasa.
e. Analisis pada  Surat 5 Secara khusus tidak ada yang berbeda pada surat  5  ini,  baik  dilihat  dari  segi  bentuk maupun  isi.  Selain  itu,  kesalahan  yang ditemukan juga maish persis  sama dengan surat sebelumnya karena masih menggunakan konsep yang sama.
Untuk  itu,  kesalahan  penulisan  surat  yang dominan  yakni  pada  indikator  bagian- bagian  surat.  Dari  5  surat  yang  dianalisis, surat dinas Yayasan Perguruan Markus ini memiliki  kesalahan  yang  paling  dominan yakni  pada  kelengkapan  bagian-bagian surat,  seperti  salam  penutup,  NIP,    inisial, dan  tembusan.  Selain  itu,  kesalahan  yang lainnya  yakni  pada  kesalahan  penggunaan bahasa  pada  isi  surat.  Pada  umumnya bahasa  pada  isi  surat  jelas,  lugas, formal/baku,  dan  umum.  Namun  pada surat  dinas  Yayasan  Perguruan  Markus masih  ada  penggunaan  bahasa  yang berbelit-belit.
Jika  membandingkan  dengan  penelitian sebelumnya  pada Journal  Of  Linguistics
yang berjudul "Analisis Kesalahan
Gramatika  Bahasa  Indonesia  dalam  Surat Resi  di  Kantor  Desa  Mamben  Lauk", kesalahan  yang  paling  sering  ditemukan yakni  kesalahan  pada  penggunan  tata
bahasa  pada  kalimat  isi  surat,  sedangkan pada  penelitian  ini  kesalahan  yang  paling sering  ditemukan  yakni  kesalahan  pada indikator bagian-bagian surat. Hal ini tentu akan  menjadi  pertimbangan  bagi  instansi terkait dalam rangka perbaikan.

## SIMPULAN (PENUTUP)
Berdasarkan  hasil  penelitian  analisis  surat dinas  Yayasan  Perguruan  Markus  Medan dapat  disimpulkan  bahwa    masih  ada beberapa  kesalahan  yang  perlu  diperbaiki dari  segi  bentuk,  isi,  penggunaan  EYD, dan  juga  penggunaan  bahasa.  Persentase kesalahan  pada  surat  1  yakni  68%,  pada surat  2  yakni  52%,  pada  surat  3  yakni 52%,  pada  surat  4  yakni  52%  dan  pada surat 5 sebanyak 60%

## SARAN
Instansi/  lembaga  perlu  memperhatikan surat  dinas  yang  digunakan  untuk  segera diperbaiki  sesuai  dengan  peraturan  yang sudah ada.

## DAFTAR PUSTAKA
Akhmad,  J.  (2017). Korespondensi  Bisnis Indonesia . Lentera Ilmu Cendekia. Ardiana,  N.  (2016). Analisis  Penggunaan Dieksis  Tempat  Dan  Dieksis  Waktu Dalam  Novel  Surga  Retak  Karya Syahmedi Dean . Universitas Maritim Raja Ali Haji.
Arni.  (2015).  Analisis  Surat  Dinas  (Surat Undangan  Resmi  dan  Surat  SK Dosen  Mengajar)  Yang  Dikeluarkan Tahun  2010  Oleh  Lembaga  STKIP- PGRI  Pontianak. Jurnal  Pendidikan Bahasa , 4 .
Finoza,  L.  (2017). Aneka  Surat  Sekretaris dan  Bisnis  Indonesia .  Diksi  Insan Mulia.
Nurula,  L.  (2015).  Analisis  Kesalahan Bahasa  Indonesia  Pada  Surat Masuk  Di  SMP  Negeri  1 Peudawa. Metamorfosa  Jurnal ,
III , 12.
Suryani,  Nanik,  A.  K.  dan  S.  M. (2014). Korespondensi  Bahasa
Indonesia (Cetakan  I).  Graha Ilmu. Triyatna,  S.  (2014). Korespondensi Bahasa Indonesia (I. Ozan (ed.); Cetakan I). Mediatera.