## Administrasi Pengadaan Barang Farmasi
(Studi pada Klinik XYZ Kota Bogor)
Idah Yuniasih 1 , Devia Natalia 2
Program Studi Administrasi Perkantoran, Universitas Bina Sarana Informatika Jl. Jatiwaringin Raya No 18 Jakarta Timur Email : idah.idy@bsi.ac.id 1 , nataliadevia95@gmail.com 2

## ABSTRAK
Klinik  sebagai  salah  satu  fasilitas  kesehatan  tentunya  harus  menetapkan  standar  operasional  dalam pengadaan barang farmasi seperti obat dan alat kesehatan. Selain itu Klinik juga harus memperhatikan penyimpanan obat dan alat Kesehatan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada. Hal ini dalam rangka  menghindari  obat  yang  kedaluwarsa  ataupun  rusak.  Penelitian  ini  menggunakan  metode penelitian  kuantitatif  dengan  metode  pengumpuan  data  observasi  dan  wawancara.  Klinik  telah melakukan tahapan-tahapan pengadaan barang farmasi yang dilakukan oleh Tim Logistik, mulai dari pengumpulan formulir permintaan barang dari masing-masing unit kerja, pengajuan pemesanan barang, pembuatan  surat  pesanan,  penerimaan  barang,  penataan  barang  di  gudang,  pendistribusian  barang, hingga mengarsipkan dokumen-dokumen yang terkait. Barang farmasi disimpan pada gudang farmasi dengan suhu dan tempat yang sesuai standar, barang-barang farmasi yang membutuhkan suhu dingin, disimpan  pada  kulkas  dan  selalu  dipantau  suhunya.  Sistem  penyimpanan  barang  farmasi  dilakukan dengan menggunakan sistem  FIFO/FEFO atau barang dengan kedaluwarsa lebih dahulu disimpan di bagian depan, sedangkan barang dengan kedaluwarsa lebih lama disimpan di bagian belakang
Kata Kunci: Pengadaan, barang Farmasi

## ABSTRACT
Clinics as a health facility must of course set operational standards in the procurement of drugs and medical  devices.  In  addition,  the  clinic  must  also  pay  attention  to  the  proper  storage  of  drugs  and medical devices in accordance with existing regulations. This is in order to avoid drugs that are expired or damaged. The clinic has carried out the stages of procuring pharmaceutical goods carried out by the Logistics Team, starting from collecting goods request forms from each work unit, submitting goods orders,  making  orders,  receiving  goods,  arranging  goods  in  the  warehouse,  distributing  goods,  to archiving  documents.  -related  documents.  Pharmaceutical  goods  are  stored  in  a  pharmaceutical warehouse  with  a  standard  temperature  and  place.  Pharmaceutical  goods  that  require  cold temperatures  are  stored  in  a  refrigerator  and  their  temperature  is  always  monitored.  The pharmaceutical goods storage system is carried out using the FIFO/FEFO system or goods with an earlier expiration are stored at the front, while goods with a longer expiration are stored at the back.
Keyword :Procurement, pharmaceutical goods

## 1. PENDAHULUAN
Administrasi  merupakan  salah  satu  dari kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, setiap organisasi pasti melakukan kegiatan administrasi.  Administrasi  dapat  dilakukan mulai dari perencanaan, penyusunan, pengadaan, pemberian bimbingan,
pengkoordinasian,
pelaporan, dan penganggaran. Berhasil tidaknya dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan, salahsatunya bergantung dari keahlian administrator dalam mengelola kegiatan
administrasi.  Jika  tidak  memiliki  kemampuan administrasi  yang  baik,  perusahaan  tersebut akan  sulit  dalam  merencanakan  hingga memonitoring jalannya perusahaan tersebut.
Oleh  karena  itu,  agar  terciptanya  administrasi yang baik maka perusahaan perlu menerapkan perencanaan  hingga  monitoring  dan  evaluasi dalam  setiap  kegiatan  yang  dilakukan. Monitoring  dan  evaluasi  dapat  menjadi  acuan dalam  pekerjaan  yang  akan  dilakukan  pada masa  yang  akan  datang,  untuk  mengurangi kejadian atau hal-hal yang tidak diinginkan.
Kegiatan administrasi yang baik terutama oleh klinik  kesehatan  tentunya  akan  memudahkan
dalam  pengelolaan  pengadaan  obat  dan  alat kesehatan.  Obat  memiliki  masa  kadaluarsa serta  penyimpanan  yang  harus  sesuai  karena apabila  tidak  sesuai  maka  obat  tersebut  bisa tercemar atau rusak. Bukan menjadi obat malah bisa  menjadi  racun.  Oleh  karena  klinik  harus memiliki  SOP  dan  prosedur  yang  harus dipahami oleh karyawannya.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Pengadaan
Menurut  Siahaya  “Pengadaan  adalah  proses pengadaan  barang  dan  jasa  yang  merupakan bagian  dari  manajemen  rantai  pasok  dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan” (Bastuti dkk., 2019).

## 2.2. Tujuan Pengadaan Barang
Menurut Peraturan Presiden Republik
Indonesia  Nomor  16  tahun  2018  tentang Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah,  tujuan dilakukan pengadaan barang/jasa adalah:
1. Barang/Jasa  yang  dibelanjakan  diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi dan Penyedia.
2. Produk  lokal  dan  dalam  negeri  lebih ditingkatkan.
3. Mempermudah birokrasi untuk UMKM.
4. Pelaku  usaha  nasional  dibantu  perizinan dan pemodalannya.
5. Pemanfaatan  hasil  penelitian  untuk pengembangan masyarakat.
6. Memajukan industri kreatif;
7. Pemerataan ekonomi
8. Pengadaan berkelanjutan
2.3. Kebijakan Pengadaan Barang
Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia  Nomor  16  tahun  2018  tentang Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah, kebijakan pengadaan barang/jasa (Akbar, 2018) adalah:
1. Kualitas perencanaan pengadaan barang/jasa ditingkatkan.
2. Transparan,  terbuka,  dan  kompetitif dalam pengadaan barang dan jasa.
3. Dalam  pengadaan  barang/jasa  kualitas kelembagaan dan SDM diperhatikan.
4. Pengadaan  barang/jasa  mengembangkan E-marketplace .
5. Pemanfaatan Teknologi Informasi
6. Penggunaan barang yang telah memenuhi Standar Nasional Indonesia (SNI);
7. Mendorong UMKM untuk dapat mengembangkan usahanya.
8. Melaksanaan  penelitian  terutama  untuk pengembangan industri kreatif.
9. Pengadaan barang dan jasa yang berkelanjutkan dan ramah lingkungan.

## 2.4. Pengertian Manajemen Logistik
Manajemen  logistik  merupakan  suatu  proses dalam  mengelola  dan  mengatur  pengadaan, distribusi dan penyimpanan barang/jasa secara efektif untuk mendapatkan keuntungan dengan cara  menekan  biaya  seefektif  mungkin (Munawaroh, 2020).

## 2.4 Pengertian Alat Kesehatan dan Obat
Menurut  Kementerian  Kesehatan  “Alat kesehatan  adalah    material  yang  bisa  berupa instrumen, apparatus, mesin, perkakas, implant,  reagen  in  vitro,  dan  kalibrator, perangkat  lunak,  yang  digunakan  untuk kepentingan  manusia  dengan  tujuan  tertentu” (Kemenkes RI, 2016).
Menurut  Undang-undang  Nomor  36  tahun 2009  tentang  Kesehatan  “Obat  adalah  bahan atau  material  yang  digunakan  dalam  rangka penetapan diagnosis, pencegaham, penyembuhan,  pemulihan  dan  peningkatan kesehatan manusia” (Murdiana, 2019).

## 2.5. Pengertian Penyimpanan Obat
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 30  Tahun  2014  tentang  Standar  Pelayanan Kefarmasian    di  Puskesmas  “Penyimpanan obat adalah suatu kegiatan menempatkan obat- obatan  sesuai  dengan  karakteristik  obat tersebut  agar  aman  dari  kerusakan  kualitas obat,  gangguan  fisik  dan  pencurian”  (Afqary dkk., 2018).
Penyimpanan  obat  harus  memperhatikan fasilitas  penyimpanannya  terutama  persediaan obat yang relatif banyak maka akan membutuhkan  fasilitas  yang  banyak  karena akan  semakin  beresiko  dan  apabila  tidak diperhatikan  maka  kerusakan  tidak  bisa dihindarkan (Munawaroh, 2020).
Penyimpanan  obat  harus  memperhatikan kualitas  dan  kuantitas  keamanan  sediaan farmasi  sesuai  dengan  kaidah  kefarmasian seperti:  pencahayaan,  kelembaban  ruangan, ventilasi udara (Kemenkes RI, 2016).

## 2.6. Persyaratan Penyimpanan Obat
Stabilitas  penyimpanan  berpengaruh  terhadap stabilitas  obat  dimana  harus  memperhatikan stabilitas  produk  dalam  mempertahankan
karakteristik  dan  sifat  agar  sama  dengan pertama  kali  dibuat.  Terdapat  beberapa  jenis kondisi penyimpanan berdasarkan suhu (Munawaroh, 2020) diantaranya:
1. Freezer (beku) : Suhu antara -25 C sampai -15 C
2. Cold (dingin): Suhu antara 2-8 C
3. Cool (sejuk): Suhu antara 8-15 C
4. Room temperature (suhu ruang): Suhu tidak lebih dari 30 C
Hal  yang  dapat  dilakukan  untuk  mencegah pencurian dan kebakaran antara lain:
1. Pencegahan  pencurian:  dengan  memasang CCTV, melakukan pengecekan stok secara berkala, memasang kunci dengan baik.
2. Pencegahan  kebakaran:  menyediakan  Alat Pemadam Api Ringan (APAR), menempatkan barang yang mudah terbakar di ruangan khusus

## 2.7. Tatacara Penyimpanan Obat
Menurut  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor 72  tahun  2016  tentang  Standar  Pelayanan Kefarmasian,  tatacara  penyimpanan  obat (Kementerian Kesehatan RI, 2016) meliputi:
1. Pengaturan  penyimpanan  obat  dilakukan dengan  mengklasifikasikan  berdasarkan sedian  dan  disusun  secara  alfabetis berdasarkan nama generiknya.
2. Penyusunan  berdasarkan  FEFO First Expired First Out yaitu: menyusun barang farmasi  berdasarkan  tanggal  kadaluwarsa dimana  barang  yang  cepat  kedaluwarsa dikeluarkan  terlebih  dahulu  hal  ini  untuk menjaga  barang  tersebut  masih  bisa dipergunakan.
penyusunan
berdasarkan
sistem. Penyimpanan  obat  berdasarkan  obat  yang memiliki  tanggal  kadaluwarsa  lebih  cepat maka dikeluarkan terlebih dahulu sedangkan FIFO ( First In First Out ) adalah penyimpanan  barang  farmasi  berdasarkan awal  barang  farmasi  tersebut  datang  dan dikeluarkan  berdasarkan  lebih  dahulu barang yang datang.
3. Susun  obat  secara  rapi  dan  teratur  dalam kemasan  besar  atau  Pallet  yang  berfungsi agar barang-barang farmasi tidak langsung mengenai  permukaan  tanah  sehingga barang-barang  farmasi  terhindar  dari kelembaban, rayap, dan air.
4. Mencantumkan  nama  masing-masing  obat pada  rak  dengan  tulisan  rapi  dan  mudah dibaca.
5. Menyimpan obat dan barang farmasi sesuai karakteristik  agar  tidak  terkontaminasi bakteri.
6. Pisahkan  obat  dan  barang  farmasi  yang akan kedaluwarsa ditempat khusus dan beri label.

## 3. METODOLOGI
Penelitian yang digunakan merupakan metode penelitian kualitatif dengan metode pengumpulan  data  (1)  observasi  Klinik  XYZ Kota  Bogor  untuk  melakukan  pengamatan secara mendalam berkaitan dengan pengadaan barang farmasi, (2) wawancara dengan Kepala Klinik, untuk mengetahui bagaimana pengadaan barang farmasi.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Prosedur Pengadaan Obat pada Klinik XYZ Kota Bogor
Berikut  adalah  flowchart  Pengadaan  Obat    di Klinik:

## Sumber: Tim Logistik Klinik

## Gambar 1. Prosedur Pengadaan Obat
Berdasarkan alur prosedur pengadaan barang farmasi dapat diuraikan sebagai berikut ini: 1. Mulai
2. Unit  kerja  melakukan  pengecekan  stok barang yang akan habis melalui perhitungan stok fisik dan kartu stok.
3. Unit  kerja  melakukan  permintaan  barang secara  tertulis,  permintaan  barang  tersebut ditulis dalam formulir permintaan barang.
4. Setelah  dikelompokkan,  maka  tim  logistik membuat  permohonan  pembelian  barang kepada Kepala Klinik, melalui Nota Dinas serta melampirkan daftar pengajuan pembelian barang.
5. Setelah itu, Kepala Klinik memeriksa daftar pengajuan tersebut.
6. Jika  pengajuan  pembelian  barang  tersebut tidak  disetujui,  maka  formulir  permintaan barang tersebut dievaluasi kembali oleh tim logistik  dengan  berdiskusi  dengan  unit kerja  dan  melakukan  pengecekan  stok langsung ke unit kerja.
7. Setelah itu, tim logistik membuat permohonan  pembelian  barang  kembali yang ditujukan kepada Kepala Klinik.
8. Jika permohonan permintaan barang disetujui oleh Kepala Klinik,
9. Maka, tim logistik membuat Surat Pesanan barang  yang  ditujukan  kepada  Distributor. Distributor menerima surat pesanan tersebut.
10. Distributor  menyiapkan  pesanan  sesuai dengan surat pesanan
11. Selanjutnya,  obat  diantar  oleh  kurir distributor. Waktu pengantaran setiap Senin sampai  Jumat  Pukul  11.00  sampai  17.00 WIB.
12. Barang  datang  diterima  oleh  tim  logistik bagian penerimaan barang.
13. Oleh  bagian  penerimaan,  barang  tersebut dilakukan pengecekan keadaan fisik barang, jumlah, kadaluarsa, dan kesesuaian dengan surat pesanan dan faktur.
14. Lalu, tim logistik mencatat faktur ke dalam buku pencatatan faktur.
15. Lalu,  barang  yang  telah  diterima  oleh bagian penerimaan barang untuk dilakukan penataan  dan  pencatatan  barang  sesuai dengan klasifikasi gudang.
16. Tim logistik menyiapkan barang yang akan didistribusikan ke unit kerja, sesuai dengan formulir permintaan barang.
17. Tim  logistik  mendistribusikan  barang tersebut.
18. Selanjutnya,  dilakukan  penerimaan  barang oleh unit kerja yang dituju.
19. Lalu,  unit  kerja  tersebut  mengisi  dan menandatangani formulir permintaan barang.
20. Unit  kerja  memasukan  data  barang  masuk kedalam kartu stok.
21. Unit  kerja  dan  tim  logistik  mengarsipkan formulir permintaan barang dan faktur.
22. Selesai.

## 4.2. Prosedur Penyimpanan Barang Farmasi pada Klinik XYZ Kota Bogor
Di bawah ini merupakan prosedur penyimpanan barang farmasi

## Sumber: Tim Logistik Klinik
Gambar 2. Prosedur Penyimpanan Barang Farmasi
Mulai
Periksa kelengkapan barang sesuai formulir permintaan barang (nama barang, jumlah, kedaluwarsa, kerusakan)
Mengelompokan barang farmasi berdasarkan kualifikasi atau kondisi
Menuliskan stok barang masuk ke dalam kartu stok barang
Menyimpan barang farmasi sesuai sistem FIFO/FEFO (First In First Out/First Expired First Out)
Menyimpan obat dengan kemasan asli dari pabrikp
Selesai
Berdasarkan  alur  tersebut,  dapat  diuraikan bahwa:
1. Mulai
2. Barang  yang  telah  diterima  dari  Tim Logistik  khususnya  bagian  Penerimaan Barang,  dilakukan  pemeriksaan  ulang sebelum  di  tata  di  gudang.  Pemeriksaan tersebut meliputi :
a. Pengecekan  kesesuaian  barang  terhadap formulir  permintaan  barang,  faktur, dan fisik barang
b. Pengecekan masa kedaluwarsa dan no. batch
c. Pengecekan  kondisi  barang  farmasi yang  meliputi  kondisi  kemasan  obat dan stabilitas obat
3. Dilakukan  pengelompokan  barang  farmasi sesuai dengan kategori, meliputi:
a. Kestabilan Suhu:
1) Beku  ( freez e):  Suhu  antara  -25 o C sampai -15 o C 2) Dingin ( cold ): Suhu antara 2-8 o C
3) Sejuk ( cool ): Suhu antara 8-15 o C 4) Suhu  ruang  ( room  temperature ): Suhu tidak lebih dari 30 o C b. Bahan baku habis pakai
c. Jenis  barang  farmasi:  tablet,  sirup, vaksin,  kapsul,  kaplet,  krim,  salep, injeksi, cairan infus, dan suppositoria.
4. Dilakukan penulisan stok barang masuk ke dalam kartu stok, yang meliputi:
a. Penulisan tanggal barang masuk sesuai faktur  Penulisan  sumber  atau  asal distributor barang tersebut
b. Jumlah masuk barang
c. Sisa stok
Dilakukan  penyimpanan  barang  farmasi  yang menggunakan sistem First In First Out (FIFO) atau  First  Expired  First  Out  (FEFO). FIFO adalah  penyimpanan  obat  berdasarkan  obat yang datang lebih dahulu kemudian dikeluarkan  lebih  dahulu.  Sedangkan  FEFO adalah  penyimpanan  obat  berdasarkan  obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih cepat maka dikeluarkan terlebih dahulu
5. Barang  farmasi  harus  disimpan  dengan kemasan pabrik asli, jika sesuatu hal tidak memungkinkan  untuk  menyimpan  barang farmasi dengan kemasan pabrik asli. Maka, penempatan barang farmasi harus menggunakan kotak dan diberi label nama yang jelas.
6. Selesai.
Prosedur  Pengadaan  Obat  di  Klinik  telah dilakukan  sesuai  dengan  SOP  Klinik,  Petugas melakukan  pengecekan  secara  berkala  terkait
dengan  stock  barang  farmasi  dan  melakukan pengajuan  pembelian  barang  farmasi  sesuai ketentuan. Barang farmasi yang telah diterima akan  disimpan  sesuai  klasifikasi  barang  dan disesuaikan  tempat  penyimpanannya  dengan jenis  barang  farmasi  apakah  barang  farmasi tersebut  disimpan  di  tempat  yang  dingin  atau tidak.  Barang  Farmasi  yang  dikeluarkan  pun harus  dengan  standar  FIFO  yaitu first  in  first out artinya barang yang disimpan diawal harus dikeluarkan  terlebih  dahulu.  Hal  ini  untuk menghindari barang farmasi yang kadaluwarsa atau expired .

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Klinik XYZ Kota Bogor telah menjalankan prosedur  pengadaan  barang  farmasi  yaitu obat  dan  alat  kesehatan  dengan  baik. Pengadaan  Barang  Farmasi  dilakukan setelah  melakukan  pengecekan  stock barang.
2. Barang Farmasi terutama obat memerlukan standar  dalam  penyimpanannya.  Klinik XYZ  Kota  Bogor  telah  melakukan penyimpanna barang farmasi sesuai dengan SOP.
3. Karyawan harus sebaik mungkin melakukan kegiatan administratif sehingga data pengadaan barang terdata dan terarsip dengan baik.
4. Klinik harus selalu memonitoring peralatan dan  perlengakapan  dalam  penyimpanan obat apakah seseuai dengan ketentuan atau tidak.

## REFERENSI
Afqary, M., Ishfahani, F., & Mahieu, M. T. R. (2018).  Evaluasi  Penyimpanan  Obat  dan Alat  Kesehatan  di  Apotek  Restu  Farma. Jurnal  Farmamedika  (Pharmamedica Journal)2 , 3 (1), 10–20.
Akbar.  (2018).  Peraturan  Presiden  Republik Indonesi  Nomor  16  Tahun  2018. Gastrointestinal  Endoscopy , 10 (1),  279–
288. Diambil dari http://dx.doi.org/10.1053/j.gastro.2014.0 5.023%0Ahttps://doi.org/10.1016/j.gie.2 018.04.013%0Ahttp://www.ncbi.nlm.nih .gov/pubmed/29451164%0Ahttp://www. pubmedcentral.nih.gov/articlerender.fcgi ?artid=PMC5838726%250Ahttp://dx.doi .org/10.1016/j.gie.2013.07.022
Kemenkes  RI.  (2016).  Pedoman  Klasifikasi Izin  Edar  Alat  Kesehatan. Direktorat
Jendral Kefarmasian dan Alat Kesehatan , 29 (9), 1689–1699.
Kemenkes  RI.  (2016). Peraturan  Menteri Kesehatan Nomor 72 tahun 2016 Tentang Standar  Pelayanan  Kefarmasian  di Rumah Sakit .
Kemenkes  RI.  (2019). Permenkes  No  7  tahun 2019  Kesehatan  Lingkungan  di  Rumah Sakit .
Kementerian Kesehatan RI. (2016). Permenkes RI Nomor 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian .
Munawaroh,  M.  (2020). Evaluasi  Kesesuaian Penyimpanan  Obat  di  Gudang  Farmasi Rumah  Sakit  Umum  Dr.  H.  Koesnadi Bondowoso .
Murdiana,  H.  E.  (2019).  Pengantar  ilmu farmasi. Pengantar ilmu farmasi , 2–12.
Sulaiman. (2016).
Pengaruh Perilaku Organisasi Terhadap Kinerja Pegawai Di
Bagian  Perbendaharaan  Biro  Keuangan
Sekretariat  Daerah  Provinsi  Jawa .  16– 40.