ANUVA Volume 4 (4): 493-507, 2020 Copyright ©2020, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Pengelolaan Arsip Desa Kabupaten Rembang dalam Menunjang Pemerintahan Desa
Titiek Suliyati ¹*)
¹ Fakultas Ilmu budaya, Universitas Diponegoro Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
*) Korespondensi: suliyati.titiek@gmail.com

## Abstrak
The archives created in the village administration must be managed properly for community services.This article is the result of research and monitoring carried out in villages in Rembang Regency in collaboration with the Office of Archives and Rembang District Library. Research, monitoring and evaluation were carried out in three villages in Rembang  sub-district,  namely  Kumendung  village,  Punjulharjo  village  and  Pasar  Banggi  village.  These  three villages  are  sampled  for  writing  this  article  because  the  archival  conditions  have  the  same  similarities  and problems. The purpose of this study is to find out about the problems faced by the village government in managing village  records  and to know  the  performance  of  village  employees.  The  method  used  in  this  study  is  a  qualitative method that is described descriptively. Qualitative data were obtained through observation and in-depth interviews with  village  officials  who  handled the  archives.  In  addition,  data  is  also  obtained through the  study  of  documents and literature, in the form of archival regulations, filing laws, government policies and books on archives. The data analysis  stage  is  data  reduction,  data  presentation  and  conclusion  or  verification.  The  results  showed  that  the management  of  village  archives  in  general  was  not  optimal,  because  there  were  several  constraints,  namely  the limited knowledge  of  village  staff  who  handled  the  archives, the limited  means and  infrastructure  of  archives, the limited funds for managing archives. The benefits of research are to encourage good archive management so that it can support village governance and improve services to the community.

## Keywords: management; village archives; rembang regency; village government

## Abstrak
Arsip  yang  tercipta  dalam  kegiatan  pemerintahan  desa  memerlukan  pengelolaan  yang  baik  untuk  menunjang pemerintahan  desa  dan  pelayanan  kepada  masyarakat.  Artikel  ini  merupakan hasil  penelitian  dan  monitoring  yang dilakukan di desa-desa di Kabupaten Rembang bekerja sama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang.  Penelitian,  monitoring  dan  evaluasi  di  lakukan  di  tiga  desa  di  kecamatan  Rembang,  yaitu  Desa Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi.  Tiga  desa  ini  menjadi  sampel  untuk  penulisan  artikel  ini karena  kondisi  kearsipannya  mempunyai  kemiripan  dan  permasalahan  yang  sama.  Tujuan  penelitian  ini  adalah untuk  mengetahui  tentang  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  pemerintah  desa  dalam  pengelolaan  arsip  desa  serta mengetahui kinerja para pegawai desa. Metode  yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif yang diuraikan  secara  deskriptif.  Data  kualitatif  diperoleh  melalui  observasi  dan  wawancara  mendalam  dengan  para perangkat  desa  yang  menangani  bidang  kearsipan.  Selain  itu  data  juga  diperoleh  melalui  studi  dokumen  dan literatur,  yaitu  berupa  peraturan-peraturan  tentang  kearsipan,  undang-undang  kearsipan,  kebijakan-kebijakan pemerintah dan buku-buku tentang kearsipan. Proses analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data  dan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Hasil  penelitian  menunjukkan,  bahwa  pengelolaan  arsip  desa  secara  umum belum maksimal, karena ada beberapa kendala yaitu keterbatasan pengetahuan pegawai desa yang menangani arsip, keterbatasan  sarana  dan  prasarana  kearsipan,  keterbatasan  dana  untuk  pengelolaan  arsip.  Manfaat  penelitian  yaitu memberikan masukan  kepada   desa  tentang pengelolaan arsip  yang  baik  sehingga dapat  menunjang  pemerintahan desa dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Kata Kunci : pengelolaan; arsip desa; kabupaten rembang; pemerintahan desa

## 1. Pendahuluan
Bila  dirunut  sejarahnya,  secara  umum  arsip  tercipta  karena  kegiatan  manusia,  kerena  setiap  kegiatan manusia meninggalkan jejak atau bekas yang terekam dalam berbagai media. Rekaman kegiatan manusia tertera  pada  dinding  gua,  batu,  pohon,  daun,  kertas,  kayu,  perangkat  elektronik  dan  lain  sebagainya. Berbagai  bidang  kegiatan  manusia  yang  menciptakan  arsip  yaitu  antara  lain  bidang  sosial,  ekonomi, politik,  pemerintahan,  budaya,  agama,  pendidikan,  kesehatan,    kemasyarakatan,  lingkungan, matapencaharian  dan  lain  sebagainya.  Cakupan  kegiatan  yang  terkait  dengan  arsip  sangat  luas,  sesuai dengan dengan Undang-Undang Kearsipan No.43 Tahun 2009, yang  menyebutkan arsip adalah rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  Sedemikian  pentingnya  arsip  dalam kehidupan  berbangsa  dan  bernegara,  Mykland    (1992) mengibaratkan  dunia  tanpa  arsip  seperti  dunia yang  kelam  atau  gelap  karena  tanpa  ingatan,  tanpa  kebudayaan,  tanpa  aturan  tentang  hak-hak  yang  sah, tanpa ada pengetahuan tentang akar sejarah dan ilmu, serta tanpa identitas dari masing-masing bangsa di dunia.
Kegiatan  kearsipan  sangat  erat  kaitannya  dengan  kegiatan  administrasi,  baik  administrasi  di lembaga  pemerintah,  swasta  maupun  organisasi.  Arsip  tercipta  seiring  berjalannya kegiatan  instansi bersangkutan.  Kegiatan  di  instansi-instansi  besar  yang  semakin  luas  dan  sangat  kompleks  akan menciptakan  arsip  yang  banyak.  Arsip-arsip  yang  jumlahnya  sangat  banyak  ini  membutuhkan pengelolaan  yang  baik  dan  tepat,  agar  instansi  dapat  melakukan  tugas  pelayanan  kepada  masyarakat secara efektif dan efisien.
Permasalahan   pengelolaan  kearsipan  tidak  hanya   terjadi  di  instansi  atau  organisasi  besar  saja, melainkan  juga  di  instansi  kecil,  yang  berada  di  tingkat  dasar,  misalnya  di  instansi  tingkat  pemerintah desa  yang  memiliki  tanggungjawab  pelayanan  kepada  masyarakat.  Dikarenakan  posisi  pemerintah  desa berada  pada  strata  pemerintahan  di  tingkat  paling  bawah,  maka  masyarakat  atau  bahkan  para  pengelola atau perangkat desa memandang semua bidang kegiatan di tingkat desa, termasuk pengelolaan arsip desa, dianggap  tidak  penting.  Sesungguhnya  pengelolaan  arsip  desa  sangat  penting  karena  banyak  kegiatan yang langsung berhubungan  dengan kepentingan masyarakat luas. Pemerintah desa memiliki tugas yang luas  berkaitan  dengan  penyelenggaraan  pemerintahan  desa,  pelaksanaan  pembangunan  desa,  pembinaan kemasyarakatan  desa,  dan  pemberdayaan  masyarakat  desa  (Peraturan  Pemerintah  No.  72  tahun  2005 tentang  Pemerintahan  Desa).Walaupun  pemerintah  desa  merupakan  lembaga  yang  dapat  dikategorikan sebagai  lembaga  yang    kecil,  bukan  berarti  pelayanan  administrasi  kepada  masyarakat  dilakukan seadanya, tidak efisien dan tidak sistematis.
Pengelolaan  arsip  desa  harus    sesuai  dengan  manajemen  kearsipan,  karena  dalam  manajemen kearsipan  ada  beberapa  tahap  pengelolaan  dalam  rangkaian  siklus  atau  daur  hidup  arsip,  dimulai  dari
tahap  penciptaan,  pengelolaan,  penciptaan  sampai  penyusutan  dan  pemusnahan    (Wallace,  1992:  2-8). Sejalan  dengan  siklus  hidup  arsip,    maka  setiap  tahapan  pengelolaan  arsip  harus  dilakukan  dengan  baik dan  sistematis,  karena  pengelolaan  yang  tidak  tepat  dalam  salah  satu  tahap,  maka  seluruh  sistem pengelolaan  arsip  tidak  efektif  dan  efisien  dan  akan  menimbulkan  masalah  dalam  penemuan  kembali arsip  (Nuraida,  2012:  93).    Oleh  sebab  itu  manajemen  arsip  berperan  penting    dalam  pengelolaan  arsip desa, karena arsip mudah ditemukan bila diperlukan.
Artikel ini merupakan hasil penelitian dan monitoring yang dilakukan di desa-desa di Kabupaten Rembang  bekerja  sama  dengan  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Rembang.  Penelitian, monitoring  dan  evaluasi  dilakukan  di  tiga  desa  di  Kecamatan  Rembang,  yaitu  Desa  Kemendung,  Desa Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi.  Tiga  desa  ini  menjadi  sampel  untuk  penulisan  artikel  ini  karena kondisi kearsipannya mempunyai kemiripan dan permasalahan yang sama.
Permasalahan  khas  yang  dihadapi  oleh  pemerintah  desa  dalam  pengelolaan  arsip  desa  antara lain adalah pemahaman dan penguasaan manajemen  dan pengorganisasian kearsipan dari para perangkat desa dan pegawai di kantor desa belum memadai, sehingga produktivitas dan kinerja para perangkat desa dan pegawai  di  kantor desa tidak  optimal.  Di  kantor desa belum tersedia pegawai  khusus atau arsiparis yang  menangani  bidang  kearsipan.  Sementara  ini  arsip  desa  dikelola  oleh  pegawai  yang  bertugas  di semua bidang  pekerjaan, tidak khusus dikelola oleh petugas arsip.  Kondisi arsip  yang demikian ini tidak bisa  diharapkan  arsip  akan  dikelola  dengan  baik  dan  sistematis,    sehingga  arsip  sering  sulit  ditemukan. Sarana  dan  prasarana  kearsipan  di  desa  belum  memadai,  seperti filing  cabinet ,  lemari  arsip,  rak  arsip, boks arsip tersedia dalam jumlah terbatas. Pengetahuan para perangkat desa dan pegawai  di  kantor  desa tentang  managemen  kearsipan,  undang-undang  dan  peraturan  kearsipan  masih  minim,  sehingga  arsip dikelola tidak sistematis. Tidak kalah penting adalah perhatian pimpinan dalam hal ini adalah kepala desa terhadap  pengelolaan  kearsipan  di  lingkungan  pemerintahan  desa  yang  dipimpinnya  sangat  menentukan terciptanya bidang kearsipan yang baik.
Beberapa  penelitian  membuktikan,  bahwa  pengelolaan  arsip  desa  belum  ideal.  Penelitian  yang dilakukan  oleh  Samsiyah  (2018)  di  kelurahan  Serua,  kecamatan  Ciputat,  Tangerang    Selatan, menunjukkan  pengelolaan  arsip  desa  belum  ideal.  Hal-hal  prinsip  dalam  pegelolaan  arsip    seperti klasifikasi  dalam  penyimpanan  arsip,  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  belum  ada.  Ketiadaan  unsur-unsur penting dalam pengelolaan arsip tersebut mengakibatkan temu balik arsip tidak efektif dan efisien.
Fauziyah (2019),  yang  meneliti  pengelolaan  arsip  desa  di  Desa  Lumbung  Kecamatan  Lumbung Kabupaten Ciamis, menyebutkan bahwa pengelolaan arsip desa di desa tersebut belum  memadai. Hal ini dapat dilihat dari kondisi kearsipan yang belum tertata secara sistematis berdasarkan klasifikasi kearsipan. Sarana  dan  prasarana  kearsipan  seperti  ruang  penyimpanan  arsip  yang  terbatas,  perawatan  dan pemeliharaan  arsip  yang  tidak  rutin,  penggunaan  media  elektronik  untuk  temu  balik  arsip  belum dilakukan, belum tersedia JRA sehingga belum ada pemisahan arsip dinamis aktif, dinamis inaktif, arsip statis dan belum pernah dilakukan pemusnahan.
Abriani    (2018)  dalam  arikelnya  menyebutkan,  bahwa  permasalahan  dalam  pengelolaan  arsip desa di desa –desa Kecamatan Sumbang, Kabupaten Banyumas adalah terbatasnya sumber daya manusia yang  terampil  dalam  bidang  kearsipan  serta  sarana  prasarana  kearsipan  yang  tidak  memadai. Keterbatasan  ini  menyebabkan  bidang  kearsipan  tidak  mendapat  perhatian,  karena  aparat  desa melakukan  semua  pekerjaan  administrasi  dengan  perlengkapan  dan  peralatan  sederhana  yang  terbatas. Kondisi  yang  demikian  ini  menyebabkan  pengelolaan  arsip  tidak  sistematis,  arsip  tidak  terawat    dan ketika  dibutuhkan  arsip  sulit  ditemukan.  Kondisi  arsip  desa  secara  umum  terbengkalai,  tidak  teratur, tidak  terawat.  Arsip  hanya  ditumpuk  di  atas  meja  kerja  dan  di  sudut-sudut  ruang  kerja.  Kondisi  ini membuat  arsip  rentan  hilang.  Mewujudkan  tertib  administrasi  dan  tertib  arsip  menjadi  harapan  untuk pengelolaan arsip yang sistematis, efektif dan efisien.
Sejalan  dengan  permasalahan  yang  telah  diuraikan,  maka  tujuan  penulisan  artikel  ini  adalah utuk: a. mengetahui bagaimana pengelolaan arsip desa di masing-masing desa yang diteliti apakah telah dikelola dengan baik oleh petugas arsip yang mumpuni dan dapat  menunjang pembangunan masyarakat desa;  b.mengetahui    apakah  sarana  dan  prasarana  kearsipan  di  desa sudah  memadai untuk  mewujudkan kearsipan  yang  efisien;  mengetahui  tingkat  pemahaman  petusas  kearsipan  di  desa  terhadap  pengelolaan arsip yang baik; mengetahui perhatian kepala desa  terhadap bidang kearsipan di desa yang dipimpinnya untuk menunjang kearsipan desa.
Metode penelitian yang digunakan untuk penulisan artikel ini adalah metode penelitian kualitatif yang  disusun  secara  deskriptif.  Penelitian  kualitatif  deskriptif  merupakan  penelitian  yang  berusaha memahami  fenomena  yang  dialami  oleh  subjek  penelitian  yang  berkaitan  dengan  perilaku,  persepsi, motivasi,  tindakan,  dan  lain  sebagainya.    Data  yang  terkumpul  dalam  bentuk  kata-kata  atau  lisan dideskripsikan  dalam  tulisan  (Moleong,    2007:  49).  Penelitian  kualitatif  deskriptif  digunakan  untuk meneliti dan memahami  kondisi objek secara alamiah.
Data  kualitatif  diperoleh  melalui  observasi  dan  wawancara  mendalam  dengan  responden,  yang dalam  hal  ini  adalah    para  perangkat  desa  yang  menangani  bidang  kearsipan.  Selain  itu  data  juga diperoleh  melalui  studi  dokumen  dan  literatur,  yaitu  berupa  peraturan-peraturan  tentang  kearsipan, undang-undang kearsipan, kebijakan-kebijakan pemerintah, baik pusat, provinsi, kabupaten maupun desa dan buku-buku tentang kearsipan. Penentuan sampel data dilakukan secara purposive dan snowball.
Analisis  data bersifat induktif atau kualitatif dan bersifat deskriptif. Proses analisis data dilakukan melalui  tahapan  reduksi  data,  penyajian  data  dan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Reduksi  data  dilakukan dengan  memilah,  memilih  data  yang  benar-benar  diperlukan  dan  dipakai  sebagai  sumber  informasi penelitian  dan data yang tidak terpakai akan diabaikan (Sugiyono, 2009: 338). Dalam penelitian ini data- data  yang  telah  dipilah  dan  diklasifikasikan,  akan  menjadi  data  yang  ada  relevansi  dan  korelasinya dengan  permasalahan  yang  diteliti.  Data-data  ini    akan  dirangkai  dalam  susunan  yang  menggambarkan keseluruhan  permasalahan  penelitian.  Langkah  selanjutnya  adalah  penyajian  data,  yaitu  data-data  yang sudah  tersusun  dapat  menjadi  informasi  yang  dapat  dipakai  sebagai  dasar penarikan  kesimpulan  (Idrus, 2009:  151).  Penyajian  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  untuk   melihat  keseluruhan  permasalahan penelitian. Pada  tahap  ini  peneliti  berupaya menyajikan  data  yang  telah  diklasifikasikan  sesuai dengan pokok  permasalahan,  sehingga  akan  terlihat  kesamaan,  perbedaan  serta  hubungan  antardata.  Langkah terakhir  dalam  analisis  data  adalah  penarikan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Pada  bagian  ini  peneliti membuat  kesimpulan  dari  data-data  yang  telah  disajikan,  sehingga  sampai  pada  tahap  penentuan pemecahan  permasalahan penelitian.
Hasil penelitian sejalan dengan uraian   Sugiyono (2011: 15), akan fokus pada makna penelitian ini dan tidak bisa digeneralisasi. Hasil analisis digunakan untuk mencari solusi dalam pengelolaan arsip desa yang baik agar dapat menunjang pemerintahan desa
Artikel ini merupakan kajian mendalam tentang bidang kearsipan desa yang berkaitan dengan:
1. Manajemen  arsip  dinamis  aktif  dan  arsip  statis  yang  meliputi  perencanaan,  pengorganisasian, pengelolaan, pengawasan.
2. Faktor  penting  dalam  manajemen  kearsipan,  yaitu  sumber  daya  manusia  (SDM),  sarana  dan prasarana kearsipan, anggaran dan perhatian pimpinan.
Hasil  kajian  ini  diharapkan  dapat  memecahkan  masalah  dalam  pengelolaan  arsip  desa,  yang  dapat memperbaiki  dan  membuat  pengelolaan  arsip  lebih  efektif  dan  efisien  untuk  pelayanan  masyarakat  dan pembangunan desa yang lebih baik.

## 2. Landasan Teori
Arsip  bukan  hanya  merupakan  lembaran  kertas  yang  tidak  berarti  dan   tidak  memiliki  makna.  Di  dalam lembaran  arsip  berisi  informasi  dan  data  yang  sangat  penting  untuk  perencanaan,  pelaksanaan  kegiatan, pengawasan, evaluasi kegiatan dan sebagainya. Arsip di manapun tercipta dan berada memiliki arti yang sangat  penting,  tidak  pandang  arsip  di  instansi  besar  maupun  instansi  kecil,  baik  instansi  pemerintah maupun swasta.
Wijaya  (1993:  102)  berpendapat  bahwa  dalam  pengelolaan  administrasi  dan  organisasi  tercipta informasi yang sangat banyak. Sedemikian banyak dan kompleks informasi yang tercipta dalam kegiatan administrasi,  maka  tidak  mungkin  petugas  atau  pegawai  mengingat  semua  informasi    tersebut.  Arsip menjadi  sangat  penting  karena  arsip  merupakan  catatan  dan  rekaman  informasi  dari  semua  kegiatan  di instansi  atau  organisasi.  Dalam  kegiatan  administrasi,  diperlukan  kecepatan  dan  ketepatan  dalam penyajian  informasi,  sehingga  diperlukan  suatu  sistem  dan  prosedur  kerja  yang  baik  dibidang  kearsipan (Anwari, 2005: 98).
Siagian  (1971)  menyatakan  bahwa,  kemajuan  suatu  negara  dan  perkembangan  peradaban manusia tergantung dari baik buruknya pengelolaan administrasi dan informasi. Dewasa ini  dunia sudah memasuki  era  teknologi  informasi,  sehingga  informasi  merupakan  aset  yang  sangat  penting  bagi  suatu negara-negara di dunia (Siagian, 2003: 48-52).
Sebelum  membahas secara khusus tentang arsip desa, perlu  dipahami terlebih  dahulu  pengertian tentang  desa,  pemerintahan  desa,  maupun  pemerintah  desa.  Desa  adalah  kesatuan  masyarakat  hukum yang  memiliki  batas-batas  wilayah  yang  berwenang  untuk  mengatur  dan  mengurus  kepentingan masyarakat  setempat, berdasarkan asal  usul  dan  adat  istiadat  setempat  yang  diakui  dan  dihormati  dalam Sistem  Pemerintahan  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia  (Peraturan  Pemerintah  No.  72  tahun  2005 tentang  Pemerintahan  Desa).  Pemerintahan  desa  adalah  penyelenggaraan  urusan  pemerintahan  dan kepentingan  masyarakat  setempat  (desa)  dalam  sistem  pemerintahan  Negara  Kesatuan  Republik Indonesia (Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014  tentang Desa). Pemerintah desa adalah penyelenggara pemerintahan  di  tingkat  desa  dilaksanakan  kepala  desa  yang  dibantu  oleh  perangkat  desa  sebagai  unsur penyelenggara  pemerintahan  desa  (Sugiman,  2018:  83).  Pemerintah  desa  memiliki  peran  penting  dalam pelayanan  masyarakat  di  tingkat  bawah,  sehingga  kegiatan  kearsipan  di  tingkat  desa  perlu  diperhatikan. Pelayanan  terhadap  semua  aktivitas  masyarakat  desa, sama  pentingnya  dengan  pelayanan  masyarakat  di instansi manapun di seluruh wilayah di Indonesia.
Desa  yang  merupakan  bagian  dari  negara  dalam  menjalankan  pemerintahan  desa    menciptakan arsip-arsip yang sangat banyak, baik dilihat dari bentuk dan jenisnya maupun   ragam informasinya. Jadi yang  dimaksud  dengan  arsip  pemerintah  desa  adalah  arsip  yang  tercipta  dalam  proses  penyelenggaraan pemerintahan desa.
Arsip-arsip  yang  tercipta  sebagai  akibat  dari  kegiatan  pemerintahan  desa  memiliki  arti  yang penting  bagi  instasi  di  atasnya  seperti  data-data  tentang  penyaluran  Bantuan  Langsung  Tunai  yang diberikan  pemerintah  kepada  masyarakat  miskin  di  pedesaan,  merupakan  data  penting  bagi  pemerintah kabupaten/kota untuk memetakan masyarakat miskin di lingkungan wilayah yang ada di bawahnya.
Seperti  halnya  arsip  desa  di  desa-desa  lain,    jenis-jenis  arsip  pemerintah  desa    di  Desa Kumendung, Desa Punjulharjo, Desa Pasar Banggi, dapat dikategorikan antara lain:
a. Arsip pemerintah desa, yaitu arsip yang terkait dengan kepala desa, sekretaris desa, kepala urusan dan kepala  dusun.  Arsip  pemerintah  desa  tercipta  dari  kegiatan  surat  menyurat  antara  kepala  desa,
sekretaris  desa,  kepala  urusan,  kepala  dusun    dengan  instansi  pemerintah,  perusahaan  swasta, organisasi, maupun perorangan.
b. Peraturan dan perundang-undangan, yang terdiri dari undang-undang, peraturan daerah, surat edaran, peraturan bupati, peraturan desa, peraturan kepala desa, keputusan kepala desa.
c. Arsip  yang  terkait  dengan  kependudukan,  terdiri  dari  Kartu  Keluarga,  Surat  Keterangan,  Jaminan Kesehatan  Masyarakat  (Jamkesmas),  Surat  Keterangan  Tidak  Mampu  (SKTM),  Bantuan  Langsung Tunai  (BLT),  Beras  untuk  Masyarakat  Miskin  (Raskin).  Selain  itu  arsip  kependudukan  juga  terkait dengan  mutasi  penduduk,  terdiri  dari    Surat  Nikah/Cerai  /Talak/  Rujuk,  Akte  Kelahiran,  Akte Kematian, Laporan Kependudukan, surat pindah penduduk  keluar desa atau masuk ke desa .
d. Monografi desa terdiri dari struktur pemerintah  desa, data luas wilayah desa, data jumlah penduduk, data perekonomian masyarakat, data keagamaan.
e. Arsip  keuangan,  yang  terkait  dengan  administrasi  keuangan,  transaksi  dan  surat-menyurat  masalah keuangan.
f. Arsip  tanah  yang  berkaitan  dengan  tanah  desa  maupun  tanah  masyarakat  dan  arsip  Pajak  Bumi  dan Bangunan.  Arsip  tanah  merupakan  arsip  vital,  yang  terkait  dengan  jual-beli  tanah,  sewa, pengalihahan, pewarisan.
Dari berbagai jenis arsip yang ada di kantor desa seperti tersebut di atas butuh pengelolaan yang  cermat  agar  efisien  dan  efektif  untuk  menunjang  pemerintahan  desa  dan  pelayanan  masyarakat. Masyarakat desa memerlukan pelayanan administrasi yang cepat untuk efisiensi waktu dan biaya.

## 3. Metode
Metode  penelitian  yang  digunakan  untuk  penulisan  artikel  ini  adalah  metode  penelitian  kualitatif yang  disusun  secara  deskriptif.  Penelitian  kualitatif  deskriptif  merupakan  penelitian  yang  berusaha memahami  fenomena  yang  dialami  oleh  subjek  penelitian  yang  berkaitan  dengan  perilaku,  persepsi, motivasi,  tindakan,  dan  lain  sebagainya.    Data  yang  terkumpul  dalam  bentuk  kata-kata  atau  lisan dideskripsikan  dalam  tulisan  (Moleong,    2007:  49).  Penelitian  kualitatif  deskriptif  digunakan  untuk meneliti dan memahami  kondisi objek secara alamiah.
Data  kualitatif  diperoleh  melalui  observasi  dan  wawancara  mendalam  dengan  responden,  yang dalam  hal  ini  adalah    para  perangkat  desa  yang  menangani  bidang  kearsipan.  Selain  itu  data  juga diperoleh  melalui  studi  dokumen  dan  literatur,  yaitu  berupa  peraturan-peraturan  tentang  kearsipan, undang-undang kearsipan, kebijakan-kebijakan pemerintah, baik pusat, provinsi, kabupaten maupun desa dan buku-buku tentang kearsipan. Penentuan sampel data dilakukan secara purposive dan snowball.
Analisis  data bersifat induktif atau kualitatif dan bersifat deskriptif. Proses analisis data dilakukan melalui  tahapan  reduksi  data,  penyajian  data  dan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Reduksi  data  dilakukan dengan  memilah,  memilih  data  yang  benar-benar  diperlukan  dan  dipakai  sebagai  sumber  informasi penelitian  dan data yang tidak terpakai akan diabaikan (Sugiyono, 2009: 338). Dalam penelitian ini data- data  yang  telah  dipilah  dan  diklasifikasikan,  akan  menjadi  data  yang  ada  relevansi  dan  korelasinya
dengan  permasalahan  yang  diteliti.  Data-data  ini    akan  dirangkai  dalam  susunan  yang  menggambarkan keseluruhan  permasalahan  penelitian.  Langkah  selanjutnya  adalah  penyajian  data,  yaitu  data-data  yang sudah  tersusun  dapat  menjadi  informasi  yang  dapat  dipakai  sebagai  dasar  penarikan  kesimpulan  (Idrus, 2009:  151).  Penyajian  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  untuk    melihat  keseluruhan  permasalahan penelitian.  Pada  tahap  ini  peneliti  berupaya  menyajikan  data  yang  telah  diklasifikasikan  sesuai  dengan pokok  permasalahan,  sehingga  akan  terlihat  kesamaan,  perbedaan  serta  hubungan  antardata.  Langkah terakhir  dalam  analisis  data  adalah  penarikan  kesimpulan  atau  verifikasi.  Pada  bagian  ini  peneliti membuat  kesimpulan  dari  data-data  yang  telah  disajikan,  sehingga  sampai  pada  tahap  penentuan pemecahan  permasalahan penelitian.
Hasil penelitian sejalan dengan uraian   Sugiyono (2011: 15), akan fokus pada makna penelitian ini dan tidak bisa digeneralisasi. Hasil analisis digunakan untuk mencari solusi dalam pengelolaan arsip desa yang  baik  agar  dapat  menunjang  pemerintahan  desa.  Artikel  ini  merupakan  kajian  mendalam  tentang bidang  kearsipan  desa  yang  berkaitan  dengan:  (1)  Manajemen  arsip  dinamis  aktif  dan  arsip  statis  yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, pengawasan. (2) Faktor penting dalam manajemen kearsipan,  yaitu  sumber  daya  manusia  (SDM),  sarana  dan  prasarana  kearsipan,  anggaran  dan  perhatian pimpinan.
Hasil  kajian  ini  diharapkan  dapat  memecahkan  masalah  dalam  pengelolaan  arsip  desa  dan    dapat memperbaiki  dan  membuat  pengelolaan  arsip  lebih  efektif  dan  efisien  untuk  pelayanan  masyarakat  dan pembangunan  desa  yang  lebih  baik.  Pembangunan  desa  yang  baik  tentu  akan  menunjang  pembangunan nasional menuju arah yang lebih maju.

## 4. Hasil dan Pembahasan
A. Pengelolaan  Arsip  Desa  di    Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi Kecamatan Rembang Kabupaten Rembang

## 1). Kondisi  Kearsipan
Dalam  pelaksanaan  pemerintahan  desa,    pengelolaan  arsip  sangat  penting,  karena  terkait  dengan pelayanan masyarakat. Walaupun sudah ada Peraturan Kepala ANRI No 14 tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan  Arsip  Pemerintahan  Desa/Kelurahan,  namun  peraturan  ini  belum  menjadi  perhatian  para perangkat desa untuk menerapkan di lingkungan kerjanya.
Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi secara  umum  memiliki  kegiatan kearsipan  terkait  dengan  arsip  dinamis  (arsip  dinamis  aktif  dan  arsip  dinamis  inaktif)  dan  arsip  statis. Dalam  kegiatan  kearsipan,  baik  untuk  arsip  dimanis  dan  arsip  statis  diperlukan  perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan dan pengawasan atau pengendalian yang baik, agar tujuan dari instansi di bidang kearsipan dapat berjalan baik.
Perencananan dalam Kegiatan Kearsipan:
Perencanaan  adalah  suatu  proses  untuk  menentukan  tujuan  yang  akan  dicapai  dan  berbagai  tahap  yang akan  dilalui  untuk  mencapai  tujuan  tersebut.  Perencanaan  tidak  dapat  dilepaskan  dari  berbagai  faktor untuk pendukung keberhasilan perencanaan tersebut, yaitu faktor tempat,  pelaku atau pelaksana dan cara melaksanakan perencanaan tersebut (Sutarno,2004: 109).
Fungsi  perencanaan  dalam  bidang  kearsipan  adalah  untuk  mengarahkan  kegiatan  kearsipan  agar sesuai  dengan  prosedur  dan  aturan-aturan  bidang  kearsipan  (Suraja,  2006:  62-63).  Langkah-langkah perencanaan  kearsipan  antara  lain  yaitu  menyusun  pola  klasifikasi  kearsipan,  kode  dan  indeks, menetapkan prosedur pengelolaan arsip dinamis dan statis, menyiapkan sarana dan sumber daya manusia di bidang kearsipan ( Suraja, 2006:  65).
Dari  pengamatan  yang  dilakukan  di  Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi secara  umum  tidak  dilakukan  perencanaan  dalam  bidang  kearsipan.  Kegiatan  kearsipan  berjalan mengikuti pola yang telah dilakukan bertahun-tahun di kantor desa. Jadi dapat dimengerti, bahwa kondisi kearsipan di tiga desa tersebut di atas tidak terlalu menggembirakan.

## Pengorganisasian dalam Kegiatan Kearsipan
Pengorganisasian  merupakan  pengelompokan  kegiataan-kegiatan  penugasan  kegiatan-kegiatan penyediaan  keperluan,  wewenang  untuk  melaksanakan  kegiatannya.  Rue  dan  Byars  (2006:  6). Pengorganisasian  arsip  adalah  bagian  dari  manajemen  yang  fungsinya  untuk  mengatur  berbagai  macam kegiatan  di  bidang  kearsipan  serta  menetapkan  tugas  dan  wewenang  dalam  rangka  untuk  mencapai tujuan.
Dalam  pengorganisasian  arsip  dikategorikan  arsip  dinamis  dan  arsip  statis.  Arsip  dinamis dibedakan  atas  arsip  dinamis  aktif  dan  arsip  dinamis  inaktif.  Arsip  dinamis  aktif  adalah  arsip  yang penggunaannya  dalam  kegiatan  administrasi  masih  sangat  tinggi.  Arsip  dinamis  aktif  yang    mulai menurun  kegunaannya    akan  disusutkan  menjadi  arsip  dinamis  inaktif.    Arsip  dinamis  aktif    yang  tidak berguna  lagi    dalam  administrasi,    akan  dimusnahkan.  Selanjutnya  arsip  dinamis  inaktif  yang  tidak memiliki  nilai guna akan disusutkan dan  dimusnahkan dan arsip inaktif  yang  memiliki  nilai  kesejarahan atau nilai pembuktian akan menjadi arsip statis, yang disimpan permanen.
Pengorganisasian  arsip  dilakukan  dengan  cara  sentralisasi,  desentralisasi,  gabungan  sentralisasi dan desentralisasi (Amsyah, 2005: 15-19). Sentralisasi arsip adalah semua pengurusan surat (surat masuk dan  surat  keluar),  mulai  dari  penerimaan  atau  pengiriman  surat,  pencatatan,  pengarahan  sampai penyimpanan  dilakukan  secara  tersentral    di  unit  kearsipan    atau  tata  usaha.  Desentralisasi    adalah pengelolaan  arsip  mulai  dari  pengurusan  surat  masuk  dan  surat  keluar  sampai  kepenyimpanannya dilakukan    setiap  unit  dalam  organisasi,  sehingga  setiap  unit  dalam  organisasi  kantor  tersebut  dapat mengurus  masing-masing  pekerjaan  yang  diperlukan  oleh  lingkungannya.  Gabungan  (kombinasi)  antara sentralisasi dan  desentralisasi yaitu pengelolaan arsip dinamis aktif dikelola di  masing-masing unit  kerja secara  desentralisasi  dan  arsip  dinamis  inaktif  dikelola  di  sentral  arsip  atau  unit  kearsipan  secara sentralisasi.
Pengorganisasian arsip di Desa Kumendung, Desa Punjulharjo  dan Desa Pasar Banggi  dilakukan secara  sentralisasi.  Pengurusan  surat  masuk  mulai  dari  penerimaan,  pencatatan,  pengarahan  dan pengendalian, pendistribusian ke unit pengolah dan penyimpanan dilakukan secara terpusat di Sekretariat Desa  sebagai  Unit  Kearsipan.  Demikian  pula  dengan  pengurusan  surat  keluar,  yang  tahapannya  adalah pembuatan  surat  oleh  Unit  Pengolah,  penandatanganan  surat  oleh  pejabat  desa  yang  berwenang, pengarahan  atau  pengendalian  dan  pendistribusiannya  melalui  Unit  Kearsipan.  Dari  ketiga  cara pengorganisasian  arsip,  sentralisasi  adalah  yang  paling  cocok  untuk  pengelolaan  arsip  desa,  karena jumlah arsip desa tidak terlalu banyak, sehingga mudah dilakukan pengawasan dan pengendaliannya.

## Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan  arsip  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif,  pengeloaan  arsip  dinamis inaktif  dan  pengelolaan  arsip  statis.  Pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  berkaitan  dengan  pengurusan  surat masuk maupun surat keluar, pencatatan surat, pengendalian surat, pendistribusian surat dan penyimpanan surat.  Untuk  pencatatan  arsip,  menggunakan  buku  agenda  karena  sederhana,  mudah  dilakukan  untuk jumlah  surat  yang  sedikit.  Penataan  arsip  dinamis  aktif  terkait  dengan  pengurusan  surat  berdasarkan sistem  kronologis,  yaitu  sesuai  dengan  tanggal  surat  masuk/keluar  sudah  cukup  baik.  Di  Desa Kumendung,  Desa Punjulharjo  dan  Desa Pasar  Banggi,  arsip-arsip  dinamis  aktif  tidak  hanya  terdiri  dari surat masuk dan surat keluar saja, tetapi ada berbagai jenis arsip  vital desa seperti arsip aset desa,  arsip kependudukan,    arsip  monografi  desa,  arsip  Pajak  Bumi  dan  Bangunan,  arsip  kepegawaian  dan  lain sebagainya.  Arsip-arsip  vital  desa  ini  tidak  cocok  bila  disimpan  dengan  sistem  kronologis,  tetapi  cocok disimpan  dengan  sistem  subyek/masalah.  Arsip-arsip  vital  tiga  desa  ini  ditata  menjadi  satu  di  dalam ordner atau  map  dan  masih  tercampur  antara  satu  dengan  lainnya,  belum  dibuat  klasifikasi subyek/masalanya.
Selain arsip vital desa, ada naskah dinas, yaitu antara lain Peraturan Desa dan Peraturan Perundang- undangan,  Keputusan  Kepala  Desa,  Surat  Dinas,  Surat  Kuasa,  Surat  Perjanjian,  Surat  Tugas,  Berita Acara,  Surat  Keterangan,    Laporan  dan  lain  sebagainya,  yang  penangannya  sudah  baik.  Hal  yang  perlu diperhatikan  dalam  pengelolaan  naskah  dinas  yaitu  sarana  penyimpanan  dan  sarana  temu  kembali  arsip yang  belum  memadai.  Di  tiga  desa  yang  menjadi  obyek  kajian,  sarana  kearsipan  yang  tersedia  hanya berupa lemari arsip , filing cabinet ,  yang jumlahnya tidak  memadai,  map ordner , folder. Komputer telah tersedia sebagai media pencatatan arsip selain buku agenda.
Pengelolaan arsip dinamis inaktif yang sudah mulai menurun kegunaannya dilakukan melalui tahap pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan tahap penyimpanan arsip dinamis inaktif. Di Desa Kumendung, Desa Punjulharjo dan Desa Pasar Banggi kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip  dinamis  inaktif  belum  dilakukan,  sehingga  arsip  dinamis  inaktif  masih  tercampur  dengan  arsip dinamis  aktif.  Penyusutan  arsip  belum  dilakukan  karena  di  tiga  desa  tersebut  di  atas  belum  memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat masa simpan arsip sebagai arsip  dinamis  aktif,  dinamis  inaktif  dan  arsip  statis  (Barthos,  2007:  110).  Demikian  juga  halnya  dengan
arsip  statis  desa,  yaitu  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  permanen  dan  nilai  kesejarahan,  belum  dikelola dengan baik.

## Pengawasan Kearsipan
Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar  kearsipan  dengan  penyelenggaraan  kearsipan  (Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor  6  Tahun  2019  Tentang  Pengawasan  Kearsipan).  Berkaitan  dengan  apa  yang  tercantum  dalam Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2019  tersebut,  Pemerintah  Provinsi  Jawa Tengah  melalui  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan  pada  Tahun  2019  melaksanakan  kegiatan Pengawasan  Kearsipan,  salah  satunya  adalah  Evaluasi  Kearsipan  pada  35  Lembaga  Kearsipan  Daerah (LKD) Kabupaten/Kota.
Pengawasan  kearsipan  yang  dilakukan  oleh  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Jawa  Tengah tersebut  belum  menjangkau  seluruh  desa    dan  kelurahan  di  Jawa  tengah  termasuk    Desa  Kumendung, Desa Punjulharjo dan Desa Pasar Banggi.

## B. Faktor  Penting  dalam  Manajemen  Kearsipan  di    Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan Desa Pasar Banggi Kecamatan Rembang Kabupaten Rembang
Beberapa  unsur  yang  sangat  berpengaruh  pada    pengelolaan  arsip  desa,  yaitu  antara  lain  Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, sarana prasarana dan dana.  Dari ketiga unsur tersebut, SDM di bidang kearsipan merupakan hal yang paling penting. Tanpa didukung  SDM kearsipan yang handal, pengelolaan arsip tidak berjalan sesuai harapan, walaupun ada aturan, sistem, prosedur  maupun sarana dan prasarana yang bagus.

## 1. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM dibidang  kearsipan adalah arsiparis dan pegawai yang  menangani arsip.  Pengertian arsiparis dalam  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  disebutkan  bahwa  arsiparis  adalah seseorang  yang  memiliki  kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang  diperoleh  melalui  pendidikan  formal dan/atau  pendidikan  dan  pelatihan  kearsipan  serta  mempunyai  fungsi,  tugas,  dan  tanggung  jawab melaksanakan kegiatan kearsipan
Mengacu pada pendapat Notoatmodjo (1998), yaitu bahwa SDM yang dibutuhkan  dalam kegiatan manajemen  kearsipan  mencakup  kuantitas  dan  kualitas.  Dari  segi  kuantitas  (jumlah)  arsiparis  atau pegawai  yang  menangani  arsip  harus  memadai  dengan  jumlah  arsip  yang  ditangani.  Demikian  pula dengan  kualitas,  yang  terkait  dengan  keterampilan,  pengetahuan  dan  keandalan  dari  arsiparis/pegawai yang menangani arsip.
Di  Kantor  Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi,  tidak  ada  arsiparis  yang bekerja  di  sana. Pekerjaan    kearsipan  dilakukan  oleh  pegawai  yang  tidak  memiliki  kualifikasi  di  bidang kearsipan.  Pegawai  di  kantor  desa  yang  menangani  arsip  tidak  memiliki  keterampilan  dan  pengetahuan
yang  mumpuni  tentang  kearsipan.  Keterampilan  dan  pengetahuan  tentang  kearsipan  diperoleh  para pegawai secara otodidak dan berdasarkan pengalaman.
Pembinaan pegawai untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis di bidang kearsipan dilakukan  dengan  mengikutsertakan  pegawai  dalam  kursus-kursus  singkat,  lokakarya  dan  pelatihan- pelatihan  singkat  yang  diadakan  oleh  Dinas  kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah      dan Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Rembang.  Keterampilan  di  bidang  kearsipan  ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas  pelayanan administrasi pemerintahan desa.

## 2. Sarana dan Prasarana Kearsipan
Sarana  dan  prasarana  kearsipan  adalah  peralatan  dan  tempat  yang  digunakan  dalam  kegiatan kearsipan.    Dalam  pengelolaan  arsip  desa  sarana  dan  prasarana  yang  diperlukan  adalah  ruang penyimpanan  arsip  yang  aman, filing  cabinet ,  lemari/rak  arsip, ordner , folder, map,  komputer, scanner , printer dan lain sebagainya.
Sarana  dan  prasarana  kearsipan  di  kantor  Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar Banggi  sudah  tersedia  walaupun  dalam  kondisi  dan  jumlah  yang  terbatas.  Keterbatasan  sarana  dan prasarana  ini  disebabkan  oleh  keterbatasan  dana  kantor  desa.    Keterbatasan  sarana  dan  prasarana  ini mengakibatkan banyak arsip yang belum tertata secara sistematis, arsip tidak terawat dan kacau.

## 3. Anggaran dan Perhatian Pimpinan.
Anggaran  untuk  bidang  kearsipan  biasanya  sudah  menyatu  dengan  anggaran  untuk  kepentingan seluruh  administrasi  desa.  Keterbatasan  anggaran  untuk  penyediaan  peralatan  kearsipan  berakibat  pada kondisi  arsip  yang  tidak  tertata.    Hal  ini  dapat  dilihat  pada  kondisi    arsip  di  kantor  desa  yang  hanya diletakkan saja di meja-meja kerja atau bahkan di lantai.
Penyediaan  anggaran  untuk  kegiatan  kearsipan  sepenuhnya  di  bawah  kebijakan  pimpinan,  yang dalam hal ini adalah kepala desa. Bila kepala desa memiliki perhatian yang besar pada masalah kearsipan, tentu  akan  disediakan  anggaran  yang  cukup  untuk  pengadaan  sarana  dan  prasarana  kearsipan. Masalahnya adalah bila perhatian kepala desa cukup besar, tetapi dana desa terbatas.
Di  Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi,  perhatian  kepala  desa  cukup besar  terhadap  bidang  kearsipan.  Hal  ini  tampak  pada  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  yang  berupa pengurusan  surat  masuk  dan  surat  keluar  serta  penyusunan  naskah  dinas  sudah  berjalan  baik  disertai peralatan  kearsipan  yang  memadai,  tetapi  pengelolaan  arsip  dinamis  inaktif  dan  arsip  statis  belum dilakukan karena keterbatasan anggaran.

## C. Upaya Pengembangan Arsip Desa
Melihat  kondisi  dan  permasalahan  kearsipan  di Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar Banggi, maka upaya untuk pengembangan arsip desa dapat dilakukan dengan melihat potensi dan sumber daya kearsipan yang ada di desa-desa tersebut. Beberapa hal yang perlu menjadi perhatian adalah: 1. Upaya mengembangkan dan memajukan bidang kearsipan di desa
Harus  ada  perubahan  cara  pandang  ( perspective )  dan  pola  pikir  ( mindset ),  yaitu  bahwa  arsip  bukanlah sampah,  tetapi  rekaman  kegiatan  administrasi  yang  memiliki  nilai  penting  sebagai  informasi,  alat  bukti, aspek  sejarah,  bahan  pertanggungjawaban  dan  lain  sebagainya.  Arsip  yang  mempunyai  nilai  penting  ini harus dikelola dan dirawat dengan baik.
Upaya merubah cara pandang dan pola pikir masyarakat dan pengelola arsip desa dapat dilakukan melalui  sosialisasi  tentang  kearsipan,  apresiasi  terhadap  bidang  kearsipan,  pendidikan  dan  pelatihan kearsipan, bimbingan teknis kearsipan, monitoring kegiatan kearsipan dan pengawasan bidang kearsipan. Upaya  tersebut    harus  didukung  dengan  kerjasama  dan  kesadaran  semua  pihak  untuk  untuk  memajukan bidang kearsipan di desa.
2. Penguatan Kelembagaan Kearsipan
Undang–Undang  43   Tahun  2009  mewajibkan  pembentukan  lembaga  kearsipan  di  setiap  wilayah di  Indonesia  yang  terdiri  dari  Arsip  Nasional  RI,  Arsip  Daerah  Provinsi,  Arsip  Daerah  Kabupaten/Kota, dan  Arsip  Universitas  di  Perguruan  Tinggi  Negeri,  sehingga  kegiatan  kearsipan  di  kantor  desa  secara kelembagaan  menjadi  tanggung  jawab  Arsip  Daerah  Kabupaten/Kota,  yang  membawahinya.    Lembaga kearsipan memiliki tugas untuk melakukan pembinaan kearsipan, melakukan bimbingan dan memberikan arahan  pengelolaan  arsip  dinamis  inaktif,    pengelolaan  arsip  statis,  melakukan  pengawasan  kearsipan, melakukan penyelamatan dan pelestarian arsip, serta sebagai pelayan kearsipan.
3. Penguatan Sumber Daya Manusia Kearsipan
Pengembangan arsip desa memerlukan SDM yang  handal, terampil dan profesional. Dalam rangka penguatan SDM kearsipan  berbagai upaya yang dapat ditempuh antara lain:
a.      Mengangkat  arsiparis  terampil  dengan  latar  pendidikan  Diploma  3  Kearsipan  dan  arsiparis  ahli dengan  latar  belakang  pendidikan  Diploma  4  Kearsipan  atau  S1  Kearsipan/Non  Kearsipan  dengan melalui Diklat Penciptaan Arsiparis Ahli.
b.    Mendorong  kualitas  kerjan  arsiparis  untuk  menambah  pengetahuan  dan  keterampilannya    melalui pendidikan D4 dan S1.
c.      Arsiparis   didorong  untuk  selalu  meningkatkan  pengetahuan  dan  keterampilannya  melalui  seminar, work-shop ,  kursus-kursus  dan  pelatihan  yang  diselenggarakan  oleh  berbagai  lembaga  kearsipan seperti  ANRI,  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah,  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kabupaten/Kota Rembang  dan lain sebagainya.
d.     Mendorong arsiparis untuk belajar bahasa asing untuk menambah ilmu dan  pengetahuannya.
f.    Mendorong arsiparis untuk menulis dan memanfaatkan  jurnal nasional/internasional untuk mengasah kemampuan  intelektualnya.
4. Penyediaan Sarana dan Prasarana Kearsipan
Sarana  dan  prasarana  kearsipan  merupakan  hal  yang  penting  dalam  mengembangkan  arsip  desa. Ketersediaan  ruang  penyimpanan  arsip  dinamis  aktif,  arsip  dinamis  inaktif,  arsip  statis  dan  arsip  vital mutlak  diperlukan,  walaupun  jumlah  arsipnya  sedikit.  Hal  ini  untuk  memudahkan  dan  mempercepat pencarian  arsip.  Kecepatan  dan  ketepatan  dalam  temu  kembali  arsip  saat  ini  menjadi  tuntutan  dalam
pelaksanaan  pemerintahan  desa.  Selain  ruang  penyimpanan  arsip,  peralatan  kearsipan  yang  lain  juga diperlukan  dalam  jumlah  yang  memadai,  seperti  lemari  arsip,  rak,  arsip, filing  cabinet,  ordner,  folder , map, alat pencatatan arsip, kartu kendali, kartu deskripsi dan sebagainya.
Sarana  dan  prasarana  untuk  pemeliharaan  dan  perawatan  arsip  juga  penting  disediakan,  seperti pemberian  obat  anti  rayap  dan  binatang  perusak  arsip  lainnya,  AC,  penerangan  yang  cukup.  Alat pemadam kebakaran juga diperlukan untuk mengantisipasi bila terjadi  kebakaran .

## 5.    Mengembangkan Teknologi Informasi
Pengembangan  teknologi  informasi  kearsipan  sangat  diperlukan  untuk  pengelolaan  arsip  desa. Manfaat  teknologi  informasi  adalah  untuk  mengefisienkan  pengelolaan  arsip.  Arsip  digital  akan menjamin  kecepatan,  ketepatan,  keamanan  dan  kelengkapan  pengelolaan  arsip  untuk  menunjang kelancaran administrasi pemerintahan desa.
Pengembangan  arsip  elektronik  bermanfaat  untuk  pelayanan  administrasi  dan  kearsipan  secara online dan untuk  mengintegrasikan informasi  dan  kegiatan kearsipan secara local area network maupun interconnection network dengan  kantor-kantor desa lainnya  maupun dengan lingkungan yang  lebih luas. Pengembangan  arsip  elektronik  selain  membutuhkan  teknologi  yang  canggih  juga  membutuhkan dukungan SDM di bidang kearsipan andal, yang menguasai pemprograman kearsipan.

## 4. Simpulan
Pengeloaan  arsip  desa  di  Desa  Kumendung,  Desa  Punjulharjo  dan  Desa  Pasar  Banggi  dapat dikatakan  belum  memadai,  karena  selain  ada  bidang  kearsipan  yang  sudah  dikelola  dengan  baik,  tetapi ada yang belum dikelola. Pembuatan Tata Naskah dinas dan prosedur pengurusan surat, sudah dilakukan dengan  baik  dan  sesuai  dengan  prosedur  kearsipan.  Bidang  yang  belum  dikelola  adalah  arsip  dinamis inaktif, arsip statis dan arsip vital.
Upaya  pengembangan  desa  dapat  dilakukan  dengan  beberapa  cara  yaitu  mengubah  cara pandang ( perspective )  dan pola pikir ( mindset ) pengelola bidang  kearsipan dan  masyarakat, bahwa arsip adalah  hal  yang  penting  untuk  dikelola  dan  dirawat  karena  arsip  mengandung  informasi,  dapat  menjadi bahan  bukti,  untuk  pertanggungjawaban,  mengandung  nilai  kesejarahan.  Penguatan  kelembagaan kearsipan,    penguatan  SDM,  penyediaan  sarana  dan  prasarana,  pengembangan  teklologi  informasi menjadi unsur yang juga penting dalam pengembangan arsip desa.
Upaya pengembangan arsip desa bertujuan untuk mengefisienkan kegiatan kearsipan agar dapat menunjang pelaksanaan pemerintahan desa dan pelayanan kepada masyarakat. Diperlukan partisipasi dari berbagai  pihak  yaitu  seluruh  aparat  desa,  dan  pengelola  kearsipan  untuk  melaksanakan  prosedur kearsipan sesuai dengan aturan dan Undang–Undang 43  Tahun 2009 tentang Kearsipan.

## Daftar Pustaka
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Anwari,  A.  2005.  Manajemen  Kearsipan  dalam  Penyelenggaraan  Organisai    Publik. Jurnal  Madani . Volume II.
Barthos, B. (2007). Manajemen Kearsipan . Jakarta : PT Bumi Aksara.
Byars,  L.  L.  dan  Rue,  L.  W.,  2006. Business  Management:  Real-  World  Applications  &  Connections . New York: Glencoe - McGraw-Hill.
Fauziyah,L.G.  (2019).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Oleh  Pegawai  di  Kantor  Kepala  Desa  Lumbung Kecamatan  Lumbung  Kabupaten  Ciamis. Dinamika-Jurnal  Ilmiah  Ilmu  Administrasi Negara .Volume 6 (2), 117-124
Idrus, M. (2009). Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif . Jakarta: Erlangga. Moleong, L.(2007). Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Notoatmodjo, S. (1998). Pengembangan Sumber Daya Manusia . Bandung: PT Rineka Cipta.
Nuraida, Ida. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran . Yogyakarta: Kanisius. Siagian, S. P. (1971). Filsafat Administrasi , Cetakan Ke-2. Jakarta: Gunung Agung.
Siagian, S.P (2003). Administrasi Pembangunan : Konsep, Dimensi, dan Strateginya . Jakarta: PT. Bumi Aksara,
Sugiman. (2018).  Pemerintahan Desa. Jurnal Binamulia Hukum Vol. 7 No. 1, Juli 2018.
Sugiyono, (2009) . Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Dan R & D . Bandung: Alfabeta Sugiyono.  (2011). Metode  Penelitian  Pendidikan  “Pendekatan  Kualitatif,  Kuantitatif  dan  R&D ”. Bandung: Alfabeta.
Suraja, Y. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.
Sutarno, N.S. (2006).  Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto. Mykland, L. (1992) . Protection and Identity: The Archivist’s Identity and Professionalism . Montreal ICA XII th
Wallace, P.E (1992). Records Manajement Integrated Information. New- Jersey: Patricia Hall. Widjaya, A.W. (1992). Pemerintahan Desa dan Administrasi Desa . Jakarta: Rajawali Press.
Wijaya, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar . Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada.

## Peraturan :
Peraturan Pemerintah No. 72 tahun 2005 tentang Pemerintahan Desa Peraturan Kepala ANRI No 14 tahun 2009 Undang –Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan