Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52

## Sosialisasi Penulisan Surat Dinas di Kantor Dinas Perhubungan Kota Bekasi
Maguna Eliastuti 1 , Sukardi Muhammad 2 , Fidya Sapitri 3 ,Yusril D Bayu 4 , Wulan Syafitri 5 , Delvia Abbabil 6 , Siti Nuraini 7 , Alfiani Damayanti 8 , Annisa Rizqiani 9 , Eva Flora Wani Purba 10 , Oktavianus Dore Paron 11 , Risa Amelia Putri 12
1, 3-12 Universitas Indraprasta PGRI 2 Universitas Muhammadiyah Bogor Raya Artikel Info ABSTRAK Genesis Artikel: Diterima, 6 September 2023 Direvisi, 3 Oktober 2023 Diterbitkan, 18 November 2023 Tujuan  sosialisasi  penulisan  surat  dinas  pada  instansi  Dinas  Perhubungan  Kota Bekasi  adalah  untuk  memberikan  pemahaman  karyawan  dinas  perhubungan khususnya  bagian  staf  administrasi  tentang  penulisan  surat  dinas  yang  baik  dan benar.  Metode  yang  dilakukan  yaitu  dengan  ceramah  dan  tanya-jawab  secara langsung.  Berdasarkan  identifikasi  awal  melalui  proses  menulis,  bentuk  tulisan peserta  kegiatan  masih  banyak  ditemukan  dalam  ejaan  dan  kalimat  yang  kurang efektif, artinya perlu peningkatan dalam penerapan Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ejaan yang berlaku saat ini. Pada saat sosialisasi, peserta dan tim pelaksana Abdimas  melakukan  evaluasi  serta  tanya-jawab  secara  langsung  mengenai  materi yang telah disampaikan. Dengan demikian, peserta kegiatan memahami kesalahan serta mengetahui pembetulan yang telah disampaikan tim Abdimas, sehingga peserta dapat Menyusun surat dinas dengan baik dan benar sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
Kata Kunci:
Menulis Surat Dinas
Sosialisasi Pengabdian Masyarakat

## ABSTRACT
Keywords:
Writing Official Letters Socialization Community Service The  purpose  of  socializing  official  letter  writing  at  Bekasi  City  Transportation Agency agencies is to provide understanding of transportation agency employees, especially administrative staff about writing good and correct official letters. The method carried out is by lectures and direct questions and answers. Based on initial identification through the writing process, the writing form of activity participants is still  found  in  spelling  and sentences  that  are  less  effective,  meaning  that  it  needs improvement  in  the  application  of  Spelling  Indonesian  in  accordance  with  the current  spelling.  During  the  socialization,  participants  and  the  Abdimas implementation team conducted direct evaluations and questions and answers about the material that had been delivered. Thus, activity participants understand mistakes and  know  the  corrections  that  have  been  submitted  by  the  Abdimas  team,  so  that participants can compile official letters properly and correctly in accordance with the General Guidelines for Spelling Indonesian.
This is an open access article under the CC BY-SA License.
Penulis Korespondensi:
Maguna Eliastuti, Pendidikan Bahasa dan Sastra, Universitas Indraprasta PGRI, Email: maguna.eliastuti@gmail.com
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52

## 1 PENDAHULUAN
Dalam kelhidupan, telntunya kita melmbutuhkan bahasa untuk belrkolmunikasi. Bahasa melmudahkan manusia  belkelrja  dalam  belrbagai  aspelk  kelhidupan.  Bahasa  pun  digunakan  untuk  melnyampaikan infolrmasi,  gagasan,  belrita,  pikiran,  kelinginan,  pelrasaan,  dan  pelngalaman  kelpada  olrang  lain.  Masih banyak pelnggunaan bahasa yang tidak dapat dijellaskan selpelnuhnya. Olrang belrkolmunikasi satu sama lain,  belrbagi  pelngeltahuan,  belrtukar  infolrmasi  dan  melningkatkan  kelmampuan  intellelktual  melrelka mellalui bahasa.
Selpelrti  yang  kita  keltahui  cara  pelnyajiannya  bahasa  dapat  dibeldakan  melnjadi  dua  sarana  yaitu, bahasa lisan dan bahasa tulisan. Bahasa lisan melmiliki kelsan lelbih flelksibell untuk belrkolmunikasi, teltapi celndelrung minim dalam pelnelrapan kaidah-kaidah kelbahasaan yang ada. Belrbelda delngan bahasa tulis, bahasa  tulis  lelbih  celndelrung  melmelrhatikan  nolrma-nolrma  yang  belrlaku  dalam  bahasa  baku  dan melmelrhatikan pelraturan-pelraturan melngelnai sistelmatika pelnyusunan kalimat. Pelnggunaan bahasa tulis yaitu, mellalui meldia tulis selpelrti melnulis buku, makalah, skripsi, surat, dan selbagainya.
Salah satu meldia telrtulis adalah surat, melnurut Karyaningsih, P.D (2018) surat melrupakan sarana pellapolran atau pelrnyataan telrtulis kelpada pihak lain baik untuk diri selndiri maupun untuk pelkelrjaan. Seldangkan  melnurut  Rimang  (2013:218)  Surat  adalah  alat  kolmunikasi  relsmi  atau  pribadi  untuk melnyampaikan  pelsan  atau  infolrmasi  kelpada  olrang,  lelmbaga,  olrganisasi  atau  pelrusahaan  telrtelntu delngan  melnggunakan  meldia  kelrtas.  Melskipun  pelnggunaan  sastra  selbagai  alat  kolmunikasi  sudah banyak belrkurang akibat pelsatnya kelmajuan telknollolgi, namun polsisi sastra bellum telrgantikan. Artinya, sastra  teltap  melnjadi  pilihan  utama  untuk  melnjalin  kolmunikasi  dan  hubungan  kelrjasama,  yang digunakan pelrusahaan dan lelmbaga selbagai meldia folrmal. Seldangkan melnurut sifatnya, surat biasanya dibeldakan  melnjadi  tiga  jelnis,  yaitu  surat  pribadi,  surat  niaga,  dan  surat  dinas  (Ardiansyah,  2022; Darwanti, 2022).
Surat  Dinas  adalah  selgala  belntuk  surat  dinas  yang  digunakan  selhubungan  delngan  kelgiatan keldinasan (lelmbaga atau instansi pelmelrintah). Surat ini juga harus melmiliki tata leltak yang baku dan melnggunakan  bahasa  Indolnelsia  yang  baik  dan  belnar,  selrta  melnggunakan  eljaan  yang  dipelrbaiki (Saraswati, 2015: 11). Melnurut Hama. Mandi. NNF (2017) Surat dinas selbagai alat kolmunikasi telrtulis selbaiknya melnggunakan folrmat pelnulisan yang melnarik, tidak panjang, dan melnggunakan bahasa yang jellas, ringkas dan padat, idelalnya surat dinas tidak belrtellel-tellel untuk melnghindari kelbolsanan pelmbaca, ollelh karelna itu surat dinas harus mudah dimelngelrti.
Dimasa ini masih banyak kelsalahan dalam pelnulisan surat dinas karelna pelnulis surat dinas acap kali  mellakukan  kelsalahan  dalam  melnulis  eljaan  belrupa  kelsalahan  pelnulisan  huruf  kapital,  pelnulisan huruf miring, pelnulisan kata dan kalimat yang tidak telpat, selrta kelkelliruan dalam pelmakaian tanda baca selpelrti titik, kolma, garis miring, tanda kurung, dan selbagainya.
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52
Abdimas dilakukan untuk melnsolsialisasikan pelnulisan surat dinas yang baik dan belnar selhingga kelsalahan  bahasa  dalam  surat  dinas  dapat  dipelrbaiki.  Melnurut  Gantamitrelka  &  Sholkha  (2016), kelsalahan bahasa adalah prolsels kelrja yang digunakan ollelh guru dan pelnelliti bahasa delngan langkah- langkah melngumpulkan data, melngidelntifikasi kelsalahan dalam data, melnjellaskan kelsalahan telrselbut, melngklasifikasikan kelsalahan telrselbut melnurut pelnyelbabnya dan melngelvaluasi tingkat kelparahannya kelsalahan  itu.  Nolrish  (dalam  M  &  Yusril  2020)  melngelmukakan  pandangannya  bahwa  kelsalahan belrbahasa belrsumbelr pada elkstelrnalitas, artinya kelsalahan belrsumbelr pada lingkungan di mana prolsels bellajar melngajar belrlangsung, telrmasuk pelmilihan bahan ajar.
Atas  dasar telrselbut,  tim  abdimas  ingin  melnyampaikan  pelrihal  pelnulisan  surat  dinas  yang  telpat selsuai  kaidah  pelnulisan  surat  dinas  yang  belnar  Alasan  pellaksanaan  Abdimas  di  kantolr  dinas pelrhubungan  kolta  Belkasi  karelna  dalam  selbuah  instansi  pelndidikan  pellaksanaan  kelgiatannya mellibatkan meldia kolmunikasi belrupa surat, guna melnyampaikan infolrmasi-infolrmasi selpelrti pelrintah pelmbelritahuan, tugas, pelrmintaan, undangan, maupun telguran kelpada pihak-pihak yang belrsangkutan.

## 2 METODE PENGABDIAN

## A. Lokasi Pengabdian dan Target Sasaran
Lolkasi  pelngabdian  dilaksanakan  di  Dinas  Pelrhubungan  Kabupateln  Belkasi  dan  pelngabdian  ini adalah  mahasiswa-mahasiswi  Univelrsitas  Indraprasta  PGRI.  Pelngabdian  ini  diharapkan  dapat melmbantu pelgawai-pelgawai dinas pelrhubungan kabupateln Belkasi dalam melmbuat  surat dinas yang baik dan belnar  selsuai delngan kaidahnya.

## B. Prosedur pengabdian
Adapun  prolseldur  pelngabdian  ini  melliputi  elmpat  tahapan  seperti  pada  gambar  1  yaitu  tahapan pelrtama adalah analisa kelbutuhan atau idelntifikasi masalah, tahapan keldua adalah pelrelncanaan, tahapan keltiga  adalah  pellaksanaan  dan  tahapan  kelelmpat  adalah  elvaluasi.  Belrikut  gambaran  prolseldur pelngabdian yang akan dilakukan (Sucipto, 2023; Fauji, 2023).
Gambar 1. Prolseldur Kelgiatan Pelngabdian
a. Idelnfitikasi masalah atau analisa kelbutuhan. Pelmbuatan surat dinas melnjadi satu hal  yang pelnting dalam suatu instansi atau Lelmbaga pelmelrintah. Pelgawai-pelgawai yang melmbuat surat dinas selndiri sudah selring melmbuatnya. Akan teltapi, banyak pelgawai-pelgawai yang bellum melngeltahui telntang pelmbuatan  surat  dinasyang  baik  dan  belnar  selsuai  delngan  kaidahnya.    Maka  dari itu,  diharapkan
Evaluasi
Idenfikasi masalah Perencanaan
Pelaksanaan
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52
ISSN: 2809-7076 (Online) ISSN: 2809-7246 (Print)
seltellah pelngabdian ini dapat melmbantu pelgawai-pelgawai dalam melmbuat surat dinas yang baik dan belnar selsuai delngan kaidahnya (Santoso, 2023; Rohmadi, 2023).
b. Pelrelncanan,  pada  tahapan  ini  melnelntukan  targelt  pelngabdian.  Targelt  pelngabdian  akan  dilakukan kelpada pelgawai-pelgawai yang belrtugas di Dinas Pelrhubungan kabupateln Belkasi. Sellain itu, pelnelliti juga melmbuat polwelr polint dan kolnselp wolrksholp bagaimana pelmbuatan surat dinas yang baik dan belnar selsuai kaidahnya (Sulistiyowati, 202; Qamaria, 2022) .
c. Pelaksanaan  pengabdian,  pada  tahapan  ini  pemateri  menjelaskan  bagaimana  cara  membuat  surat dinas  yang  baik  dan  benar  selsuai  dengan  kaidahnya.  Pelaksaan  ini  bersifat  workshop  sehingga pelserta bisa langsung mengaplikasikan langsung pelmbuatan surat dinas.
d. Tahapan evaluasi, pada bagian ini melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang sudah dilakukan.

## 3 HASIL DAN ANALISIS
Pelrtama  tahapan  idelntifikasi  masalah  dan  pelrelncanaan  yang  sudah  dilakukan  pada  awal pelngabdian.  Tahapan  sellanjutnya  kami  mellakukan  solsialisasi  di  salah  satu  instansi  yang  belrada  di kabupateln Belkasi, telpatnya Dinas Pelhubungan Kolta Belkasi.
Solsialisasi  pelnulisan  surat  dinas  dilakukan  salah  satunya  delngan  tujuan  melmbelrikan  pellatihan kelpada  pelnulis  surat  atau  dalam  hal  ini  staf  dinas  pelrhubungan,  untuk  melminimalisir  kelsalahan belrbahasa  yang  telrdapat  pada  surat  dinas.  Selbellum  mellaksanakan  solsialisasi,  maka  tim  abdimas melnyiapkan belbelrapa pelrsiapan selbagai belrikut :
1. Melnyiapkan matelri melngelnai surat dinas yang akan disampaikan.
2. Melmbuat salindia yang belrisi matelri pelnulisan surat dinasyang baik dan belnar selsuai delngan kaidah yang belrlaku.
3. Melnyiapkan selgala kelpelrluan tim untuk solsialusasi, selpelrti : laptolp, prolyelktolr, ATK, dsb.
4. Melnelntukan telknis pellaksanaan dilapangan, selpelrti : waktu kelgiatan, telmpat kelgiatan, pelmatelri, struktur pelmbagian tugas dalam abdimas.
5. Mellakukan prolsels pelrizinan kelpada lelmbaga/instansi telrkait.
Solsialisasi dilakukan pada tanggal 07  April  2023 belrtelmpat di Kantolr Dinas Pelrhubungan Kolta Belkasi.    Belrikut  rincian  kelgiatan  pellaksanaan  solsialisasi  yang  dilakukan.  Keldua,  pelmaparan  matelri yang dilakukan ollelh pelmatelri dari tim abdimas melngelnai surat dinas. Kelgiatan pelrtama ini diikuti ollelh 25 olrang pelselrta yang telrdiri dari staff administrasi dinas pelrhubungan kolta belkasi.
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52
Gambar 2. Pelmaparan matelri
Keltiga, pada tahapan ini pelmatelri pada gambar 2 melmbelrikan kelselmpatan bagi para pelgawai untuk melncolba melmbuat surat dinas yang baik dan belnar selsuai delngan kaidahnya. Pelselrta dipelrkelnankan untuk melmbuat kellolmpolk yang telrdiri dari 5 olrang anggolta. Seltiap kellolmpolk mellaksanakan praktik melnulis surat dinas seltellah dibelri pelnjellasan ollelh pelmatelri (tim abdimas) seperti pada gambar 3.
Gambar 3. Pelmbagian Kellolmpolk dan Praktik Melnulis Surat Dinas
Kelelmpat, adalah tahapan elvaluasi. Tahapan ini dilakukan seltellah masing-masing kellolmpolk sellelsai melnulis  surat  dinas,  tahapan  ini  dipelrlukan  untuk  melmbahas  kelsalahan-kelsalahan  yang  ditelmukan dalam pelnulisan surat dinas telrselbut.
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52

## Gambar 4. Prolsels Elvaluasi

## 4 KESIMPULAN
Berdasarkan  pemaparan  diatas  dapat  disimpulkan  bahwa sosialisasi  penulisan  surat  dinas  dapat membantu pegawai-pegawai yang bertugas di Dinas Pehubungan Kota Bekasi. Selain itu pegawai juga akan  terbantu  dalam  memahami  tata  cara  penulisan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan kaidahnya.  Adapun  tantangan  dalam  sosialisasi  ini  adalah  keterbatasan  waktu  karena  dalam pelaksanaan sosilasasi materi yang disampaikan cukup banyak.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Pada pengabdian ini, kami  mengucapkan kepada Universitas Indraprasta PGRI yang selalu mendukung program pengabdian masyarakat sebagai salah satu bentuk tridarma perguruan tinggi. Selain itu, kami mengucapkan terima kasih kepada pegawai-pegawai yang bertugas di lingkungan Dinas Perhubungan Kota Bekasi atas atensi yang luar biasa Ketika sosialisasi.  Kami juga menguvapkan terima kasih kepada Program Studi Pendidikan Bahasa Indonesia dan Sastra dan Fakultas Pendidikan Bahasa Indonesia yang memfasilitasi kegiatan ini.

## REFERENSI
Ardiansyah,  F.  .,  Wardani,  A.  S.,  &  Sucipto,  S.  (2023).  Rancang  Bangun  Company  Profile  Pusat Pelayanan Terpadu Perlindungan Perempuan dan Anak Berbasis Website. JSITIK: Jurnal Sistem
Informasi Dan Teknologi Informasi Komputer, 1(2), 124 – 136. https://doi.org/10.53624/jsitik.v1i2.176
Arman. (2018). Analisis Kesalahan Berbahasa Pada Surat Dinas di Kantor Delsa Barania Kecamatan Sinjai Barat Kabupaten Sinjai. Lembaga Perpustakaan dan Penerbitan Unismuh Makassar.
Darwanti,  N.  A.,  Andriyanto,  S.,  &  Fujiyanti,  L.  .  (2022).  Rancang  Bangun  Sistem  Manajemen Kepegawaian SMK Negeri 1 Parittiga Berbasis Website. JSITIK: Jurnal Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi Komputer, 1(1), 27 – 40. https://doi.org/10.53624/jsitik.v1i1.153
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52
Fauji, D. A. S., Utami, B. ., Nurjannah, D. ., Rahadjeng, E. R. ., Aisyah, E. N. ., Subhan, E. S. ., Rahman,
F.  .,  Puspasari,  I.  D.  .,  Saptaria,  L.  .,  Mahmud,  M.,  Mukhlis,  I.  .,  &  Soetjipto,  B.  E.  .  (2023).
Optimalisasi Wisata Belanja pada Kampung UKM. Kontribusi: Jurnal Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat, 3(2), 150 – 159. https://doi.org/10.53624/kontribusi.v3i2.204
Hamzah, M., & Fauziah, A. N. N. (2017). Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas. CV. Social Politic Genius (SIGn).
Karyaningsih, R. R. P. D. (2018). Ilmu Komunikasi (Vol. 1). Samudra Biru.
Oktafiani, N., Solihat, I., & Sultan Ageng Tirtayasa, U. (2022). Analisis Kesalahan Berbahasa pada Artikel Pendidikan Koran Radar Banten dan Implikasinya dalam Pembelajaran Bahasa Indonesia Di SD Dilaraf Islamic School. Tadarus Tarbawy, 4(2).
Qamaria, R. S., Zahro, F., Na’mah, U., Agnia, I. N., Sya’nana, A. A., Syahid, H. R., Rohmi, L. N., & Anindhita,  A.  (2022).  Edukasi  Stop  KDRT  Melalui  Pemanfaatan  Media  Sosial  Instagram  . Archive: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 1(2), 113-121.
https://doi.org/10.55506/arch.v1i2.37
R, M., & Yusri. (2020). Analisis Kesalahan Berbahasa (Sebuah Pendekatan dalam Pengajaran Bahasa). Penerbit Deepublish.
Rohmadi,  M.,  Septiana,  N.,  Najah,  T.  S.,  &  Humam,  A.  N.  (2023).  Pelatihan  Kurikulum  Merdeka Belajar di MTs Islamiyah Palangka Raya. Archive: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(2), 226-238. https://doi.org/10.55506/arch.v2i2.64
Santoso,  A.  M.,  Hariyadi,  S.,  Siswati,  B.  H.,  Darmawan,  E.,  Oktivasari,  A.  R.,  Ristanto,  R.  H., Sulistiono, S., Utami, B., Budiretnani, D. A., Sulistiyowati, T. I., Rahmawati, I., Herawati, E., Primandiri, P. R., Khoiriyah, K., Sujarwoko, S., Zaman, W. I., Budiono, H., Arianti, W., & Setiani, D. E. (2023). Upaya Meningkatkan Kesadaran dan Keterampilan Menyusun Dokumen Ajuan Hak Cipta  bagi  Guru-Guru  .  Archive:  Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat,  2(2),  276-289. https://doi.org/10.55506/arch.v2i2.73
Saraswati, I. (2015). Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap. Laksana.
Sucipto, S., Indriati, R., Harini, D., Andriyanto, T., Nugroho, A. ., Pradhana, A. H. ., Azzaria, C. .,
Islami,  B.  M.  .,  Aini,  E.  D.  N.  .,  &  Kurniawan,  A.  .  (2023).  Pelatihan  Penggunaan  QR  Code terhadap Pengembang Kurikulum dalam Menggunakan untuk Presensi Siswa pada SMK PGRI 2 Kediri.  Kontribusi:  Jurnal  Penelitian  Dan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat,  3(2),  98 – 108. https://doi.org/10.53624/kontribusi.v3i2.187
Sulistiyowati,  T.  I.,  Sulistiono,  S.,  Santoso,  A.  M.,  Primandiri,  P.  R.,  Utami,  B.,  Rahmawati,  I., Budiretnani, D. A., Nurmilawati, M., Putri, T. A. R., & Wati, D. R. (2022). Pemahaman Pengelola Kawasan Wisata Irenggolo Terhadap Potensi Tanaman Sebagai Pakan dan Sarang Kupu-Kupu.
Archive, Vol. 3, No. 1, Desember 2023, pp. 46~52
ISSN: 2809-7076 (Online) ISSN: 2809-7246 (Print)
Archive: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 1(2), 97-104.
https://doi.org/10.55506/arch.v1i2.21
Sunarti, W. (2021). Analisis Kesalahan-Kesalahan Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas di Kantor Camat Kaur Utara Kabupaten Kaur. Institut Agama Islam Negeri Bengkulu.
Supriadi, A. (2020). Surat Dinas. Universitas Komputer Indonesia.