PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG KEBUTUHAN OPERASIONAL MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE PADA PT. VIVAMAS ADIPRATAMA
Abdillah Rostiani 1) , Lis Suryadi 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: 1212510760@student.budiluhur.ac.id 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pengadaan  Barang  adalah  kegiatan  untuk  mendapatkan  barang  secara  transparan,  efektif,  efesien  sesuai dengan  kebutuhan  dan  keinginan  pengguna  PT.  Vivamas  Adipratama  merupakan  salah  satu  perusahaan  yang bergerak pada penjualan sepeda, untuk menunjang kinerja karyawannya maka difasilitasi dengan adanya pengadaan barang  yang  masih  dilakukan  secara  manual  dan  hasilnya  masih  kurang  maksimal,  sehingga  hal  tersebut menimbulkan  permasalahan  yaitu  menumpuknya  berkas,  lamanya  pencarian  data,  kesalahan  percatatan  dan perhitungan,  serta  lamanya  proses  pembuatan  laporan  pengadaan  barang.  Agar  menghindari  terjadinya  kesalahan data  dan  memproses  laporan  yang  dilaporkan  dengan  baik  dan  benar  diperlukan  suatu  system  komputerisasi pengadaan  barang.  Dari  permasalahan  tersebut  timbul  gagasan  untuk  membuat  aplikasi  sistem  informasi  dalam melakukan pengolahan proses pengadaan barang. Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini dengan bahasa pemrograman VB.Net dan database MySQL. Aplikasi ini diharapkan akan mempermudah proses pengadaan barang  dalam  kegiatan  kegiatan  operasional  perusahaan  sehingga  hasil  pelaporan  data  dapat  diketahui  dengan mudah, cepat dan akurat untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Kata kunci: sistem informasi, pengadaan barang, PT. Vivamas Adipratama unified modeling language, Microsoft VB.NET, MySQL .

## 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam  era  milenial  seperti  sekarang  ini, Penggunaan  teknologi  informasi  cenderung  menjadi sebuah kebutuhan bagi institusi dalam membantu serta mendukung  berjalannya  sebuah  proses  manajemen, selain itu juga untuk memberikan nilai tambah ( added value )  dan  sekaligus  sebagai  keunggulan  dalam menghadapi  persaingan  ( competitive  advantage )  bagi sebuah  perusahaan  maupun  institusi  diantara  para pesaingnya.
Sistem pengadaan barangkhususnya untuk barang-barang  untuk  operasional  Pada PT.  Vivamas Adipratama saat  ini  masih  diolah  secara  manual. pengadaan  barang  saat  ini  belum  terkomputerisasi, data  disimpan dalam  bentuk word dan excel.  Kendala tersebut  diantaranya  sulit  mengolah  data  pengadaan barang  karena  banyaknya  data  yang  harus  diolah, sulitnya  mencari  informasi  pengadaan  barang  yang diakibatkan ruang penyimpanan yang tidak teratur dan sering terjadi keterlambatan dalam proses penyusunan laporan.  dengan  membuat  sistem  komputerisasi pengadaan  barangsehingga  diharapkan  dengan  sistem pengadaan  barangtersebut  kinerja  khusus  pada  bagian pengadaan  akan  menjadi  lebih  baik,  pengolahanan data lebih teratur, data yang disajikan lebih baik.

## 1.2. Masalah
Pada  sistem  berjalan  saat  ini,  masalah  yang  sering terjadi  sebagai berikut:
a. Sulit  dalam  pencarian  data  serta  terjadi  rangkap data  karena  jumlah  data  semakin  banyak  dan penyimpanan masih secara manual
b. Banyak  terjadi  kesalahan  pada  pencatatan  dan perhitungan  sehingga  laporan  yang  dihasilkan tidak baik dan akurat
c. Laporan  yang  disajikan  sering  terlambat  karena harus  kembali  merekap  dokumen  yang  ada kedalam excel
d. Terbatasnya penyimpanan data sehingga dokumen mudah rusak dan hilang
e. Tidak  adanya  informasi  berapa  biaya  pengadaan yang dikeluarkan untuk setiap departemen
f. Tidak  adanya  informasi  terkait  penerimaan barang  yang  dikirimkan  dari supplier dan  pada saat  dibutuhkan  informasi  tentang  penerimaan barang  harus  mencari  dokumen  penerimaan barang.
g. Tidak  tersedia  informasi  dalam  bentuk  laporan terkait  dengan  data  barang  yang  diretur  ke supplier ,  sehingga  pimpinan  tidak  memiliki
informasi  retur  yang  tepat  sebagai  bahan pertimbangan untuk mengevaluasi supplier .

## 1.3. Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian sebagai berikut :
a. Memperbaiki sistem yang ada segingga mendapatkan  solusi  terbaik,  serta  memberikan kemudahan dalam proses Pengadaan Barang.
b. Dengan  cara  sistem  Pengadaan  Barang  ini diharapkan  dapat  memberikan  informasi  yang bermutu, tepat dan akurat.
c. Dengan  adanya  sistem  ini  dapat  membantu menyelesaikan masalahdan meningkatkan efektifitas  kerja  yang  sering  terjadi  pada  sistem sebelumnya.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
“Yaitu  sebagai  kelompok  elemen  yang  saling berhubungan  dan  berinteraksi  membentuk  satu persatuan.  Konsep  umum  sistem  adalah  komponen yang  saling  berkaitan,  bekerja  sama  untuk  mencapai tujuan yang sama”.(Indrajani 2012, h. 48).

## 2.2. Pengertian Pengadaan Barang
Kegiatan Pengadaan Barang adalah untuk mendapatkan    barang  secara  transparan,  efektif, efesien  sesuai  dengan  kebutuhan  dan  keinginan pengguna.Yang  di  maksud  disini  meliputi  peralatan dan  juga  bangunan  baik  untuk  kepentingan  public maupun  private.AswamdanAsman  (2013,  h.  56) mengungkapkan:“Pengadaan  yaitu  kegiatan  untuk mendapatkan  barang  secara  transparan,  efektif  dan efesien sesuai dengan kebutuhan penggunanya,”
Dari  pengertian  di  atas  disimpulkan  bahwa pegadaan barang dan jasa adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan  barang  atau  jasa  yang  di  perlukan perusahaan adalah dilihat dari kebutuhan penggunaannya.

## 3. METODOLOGI
Dalam  proses  ini  peneliti  melakukan  beberapa tahapan dari mulai pengumpulan data,  pengembangan sistem  sampai  kesimpulan.  Tahapan  tersebut  akan terangkan melalui gambar dibawah ini:
Pengumpulan informasi Kebutuhan data Metode Pengumpulan data 1. Wawancara 2. Observasi 3. Analisa Dokumen 4. Studi Literatur Metode pengembangan Sistem sistem( Waterfall Model) Tahapan Analisis Menggunakan  Beberapa  Tehnik  Analisa  data,    Analisa proses  bisnis  ( Activity  Diagram),  Analisa  Masalah ( Fishbone  Diagram),  analisa  kebutuhan  fungsional  dan nonfungsional ( Use Case Diagram), analisa model data. Desain Merancang Struktur Data, Struktur perangkat lunak, tampilan antar muka perangkat lunak. Implementasi Penerjemahan desain kedalam Bahasa pemrograman dan dilakukan testing pada program.
Gambar 1 Tahapan Penelitian
Metode  pengembangan  sistem  menggunakan metode Waterfall  Development .  Metode waterfall sering  digunakan  oleh  analis  sistem,  inti  dari  metode ini adalah pekerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan, dimana jika tahap Desain belum dilaksanakan,  maka  tahap  selanjutnya  tidak  dapat dikerjakan.
Metode waterfall mempunyai  tahapan  sebagai berikut  : Planning , Analysis , Design , Implementation , Sistem . Tahapan waterfall dijelaskan sebagai berikut :
a. Planning
Tahap  ini  dilakukan  untuk  mendefinisikan  tujuan, uji  kelayakan  teknis  yang  berupa  hardware  dan software, uji kelayakan  yang dimaksud untuk menguji kopetensi  sumber  daya  manusia  yang  terkait  dengan topic pembahasan
b. Analysis
Tahapan  ini  untuk  menganalisis  kebutuhan  yang diperlukan  untuk  membangun  sistem  pengadaan barang, observasi studi  literatur dan analisa dokumen. Pada  tahap  ini  untuk  dilakukan  analisa  masalah, analisa proses bisnis, analisa fungsional, analisa model data.  Tahap  ini  menghasilkan  dokumen user requirement atau  data  yang  berkaitan  dengan keinginan  pengguna dalam  pembuatan  sistem.
Dokumen  ini  nantinya  akan  menjadi  dasar  untuk diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman.
c. Design
Design dilakukan untuk menerjemahkan kebutuhan yang sudah dianalisa ke dalam perancangan software ,  tahap  desain  meliputi  struktur data,  perancangan  struktur  sistem,  perancangan keluaran dan masukan.

## d. Implementation
Tahap  ini digunakan untuk menerjemahkan desain yang  telah  dibuat  pada  tahap  sebelumnya  kedalam pemrograman  yang  dapat  dimengerti  oleh  komputer.
Pembuatan program
menggunakan Bahasa
pemrograman Visual  Studio  2008 dan Mysql sebagai database . Tahapan ini yang merupakan tahapan dalam mengerjakan  suatu  sistem.  Tahap  akhir  dilakukan  uji untuk  memastikan  perangkatl  unak  dapat  bekerja sesuai  apa  yang  sudah  direncanakan,  kemudian digunakan untuk menemukan kesalahan dan memastikan  sistem  akan  memberikan  hasil  yang diinginkan oleh pengguna.
4. HASIL PEMBAHASAN
4.1. Analisa Sistem
a. Activity Diagram
Activity  Diagram menggambarkan  aktivitas  dari sebuah  sistem.  Tindakan  kondisional  digambarkan dengan cabang branch dan penyatuan merge .
Sebuah branch memiliki transition masuk  atau  yang biasa  disebut  dengan incoming  transition dan beberapa transition keluar atau biasa disebut outgoing transition dari branch yang  berupa  keputusan.  Hanya satu outgoing  transition yang  dapat  diambil,  maka keputusan  tersebut  harus  bersifat mutually  exclusive. Else digunakan  sebagai  keterangan  singkat  yang menunjukkan transition “ else ”  tersebut  harus digunakan  jika  semua  keputusan  yang  ada  pada branch salah.
1. Activity Diagram Entry data Barang Staff  Purchasing  entry data  master  Data  Barangpada sistem
Bagian Purchasing
System
Entry Data Barang Simpan Data Barang Menampilakan Data Barang Activity Diagram E ntry Data Barang
Gambar 2 Activity Diagram Entry data Barang
2. Activity Diagram Permintaan Barang Usulan
Departemen  entry  permintaan  barang(FPB),  form ini wajib dibuat oleh Departemen  yang  membutuhkan barang.  Jika  disetujui  maka    selanjutnya  Bagian Purchasing akan  membuatkan  dan  cetak  Purchase Order(PO)  kemudian  mengirimkan  PO  tersebut kepada Supplier .
Bagian Purchasing Supplier Terima Form Permintaan Barang Terima Purchase Order Departemen Entry Form Permintaan Barang Verifikasi Kebutuhan Barang Terima Informasi Entry dan Cetak Purchase Order Kirim Purchase Order Barang Belum Dibutuhkan Barang Dibutuhkan Activity Diagram Permintaan Barang Gambar 3 Activity Diagram Permintaan Barang
3. Activity Diagram Laporan Permintaan Barang Bagian Purchasing membuka  form  laporan Permintaan  Barang,  kemudian  cari  periode  laporan. System akan  menampilkan  data  periode  laporan.
Bagian Purchasing cetak  laporan  dan  memberikan laporan kepada CEO / Pimpinan
Bagian Purchasing System Membuka Form Laporan Permintaan barang Cari Periode laporan Menampilkan Data Periode Laporan Cetak Laporan Permintaan Barang CEO/Pimpinan Terima Laporan Activity Diagram Laporan Permintaan Gambar 4 Activity Diagram Laporan Permintaan Barang
b. Use Case Diagram
Use case menjelaskan sebuah  interaksi antara satu atau banyak  aktor dengan sistem  informasi  yang  akan dibuat.
1. Use Case Diagram File Master Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Departemen Staff Purchasing Gambar 5 Use Case Diagram File Master Pada use  case  file  master terdapat  aktor  staff purchasing .  Entry  data  barang  di  deskripsikan  staff pembelian    mengisi form  entry  data barang.  Untuk entry  data  supplier di  deskripsikan  staff  pembelian mengisi form  entry  data  supplier. Entry  data departemen  di  deskripsikan  staff  penjualan  mengisi form entry data departemen.
2. Use Case Diagram File Transaksi
Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Berita Acara Serah Terima Barang Cetak Surat Retur Barang Staff Purchasing Gambar 6 Use Case Diagram FileTransaksi. Pada use case file transaksi terdapat beberapa use case diantaranya Entry Data Permintaan Barang dimana staff purchasing mengisi form pebelian barang. Cetak Purchase Order dimana staff purchasing mengisi dan mencetak purchase Order untuk diserahkan kepada supplier. Cetak Tanda
Terima Barang dimana staff purchasing mengisi dan mencetak TTB setelah barang sudah diterima dari pihak s upplier . Entry Pembayaran Barang dimana staff purchasing meng Entry pembayaran barang dan melakukan pembayaran setelah barang tersebut diterima dari pihak supplie . Cetak Berita Serah Terima Barang dimana bagian purchasing mengisi dan menctak BSTB dan kemudian diserahkan ke bagian departemen. Cetak Surat Retur Barang dimana bagian purchasing mengisi dan mencetak surat retur barang kemudian diserahkan ke bagian supplier.

## 3. Use Case Diagram File Laporan
Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Serah Terima Barang Cetak Laporan Retur Barang Rekapan Biaya Pengadaan Barang Per Departemen Staff Purchasing CEO / Pimpinan Gambar 7 Use Case Diagram File Laporan Pada use  case  file laporan  terdapat  beberapa use case diantaranya  Laporan  Permintaan  Barang  dimana staff purchasing mencetak form Laporan  Permintaan Barang  dengan  mengisi  periode  laporan  dan  meng- klik  tombol  Cetak.  Selanjutnya  yaitu  Laporan Penerimaan Barang dimana staff purchasing mencetak form Laporan  Penerimaan  Barang  dengan  mengisi periode  laporan  dan  meng-klik  tombol  Cetak. Selanjutnya  yaitu  Laporan  Pengadaan  Barang  dimana staff purchasing mencetak form laporan  pengadaan barang dengan mengisi periode laporan dan meng-klik tombol Cetak. Selanjutnya yaitu Cetak Laporan  Serah Terima  Barang  dimana  staff purchasing mencetak form laporan  serah  terima  barang  dengan  mengisi periode  laporan  dan  meng-klik  tombol  Cetak. Selanjutnya yaitu Cetak Laporan Retur Barang dimana staff purchasing mencetak form Laporan Penerimaan Barang  dengan  mengisi  periode  laporan  dan  meng- klik  tombol  Cetak.  Selanjutnya  yaitu  Cetak  Laporan Rekap Pengadaan Barang PerDepartemen dimana staff purchasing mencetak form laporan  Rekap  Pengadaan Barang  PerDepartemen  dengan  mengisi  periode laporan dan meng-klik tombol Cetak.

## c. Class Diagram
Merupakan  hubungan  antar  kelas  dan  penjelasan detail  setiap  kelas  didalam  model  desain  dari  suatu sistem,
*Kd_Departemen Nm_Departemen Tlp_Departemen EMail_Departemen +Autonumber() +GetDepartemen() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier +Autonumber() +GetSupplier() +Simpan() +Batal() bstb *No_bstb Tgl_bstb NmPenerima NmMenyerahkan +Autonumber() +Getbstb() +Simpan() +Batal() fpb *No_fpb Tgl_fpb Pemohon Tgl_Diperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Note PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jlm_Serah +GetSerah() +Simpan() Minta *No_fpb Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() DO *No_DO NorefDO Tgl_DO +Autonumber() +GetDO() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret No_DO +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret No_ret +GetKembalikan() +Simpan() INVOICE +Autonumber() +GetInvoice() +Simpan() +Batal() *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..* Departemen Gambar 8 Class Diagram d. Fishbone Diagram Administrasi Pengadaan Barang Tidak Baik Proses Tempat Proses Proses Proses Penerimaan Barang Dari Supplier Tidak Tercatat Lupa Mencatat Penerimaan Barang Dari Suppier Tidak Dapat Mengetahui Berapa Besar Biaya Pengadaan Barang Per Departement Tidak Tersedianya Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Per Departement Tidak Memiliki Informasi Yang Benar Terkait Dengan Retur Sebagai Bahan Pertimbangan Untuk Menilai Supplier Tidak Tersedianya Laporan Return Barang Penyimpanan Berkas Terbatas Dan Kurang Baik Berkas/Data Rusak Berkas/Data Hilang Perlu Merekap Kembali Dokumen Pengadaan Barang Yang Ada Kedalam  Format Laporan Laporan Yang Disajikan Ke Pimpinan Sering Terlambat Kesulitan Pencarian Dokumen Pengadaan Barang Dokumen Pengadaan Barang Semakin Bertambah Banyak Sistem Pencatatan Masih Manual

## Gambar 9 Use Case Diagram
4.2. Implementasi Sistem
1. Form  untuk  memasukan  data  master  yang dibutuhkan sistem.

## Gambar 10 Form Barang
Form master ini berfungsi untuk meng entry data barang, data supplier dan data departemen.
2. Form untuk  melakakukan  transaksi  di  dalam sistem

## Gambar 11 Form Permintaan Barang
Form transaksi berfungsi untuk meng entry dan mencetak data seperti form permintaan barang, Cetak PO, Cetak Tanda Terima Barang, Entry Pembayaran Barang, Cetak Berita Acara Serah Terima Barang,
Cetak Surat Return Barang.

## 4.3. Hasil Cetakan Sistem
1. Laporan  yang  dihasilkan  tentang  pengadaan barang  kebutuhan  yang  telah  dibuat  staff pengadaan barang.

## Gambar 13 Laporan Permintaan Barang
2. Laporan  penerimaan  barang  sebagai  kontrol berapa  banyak  penerimaan  barang  dalam  periode tertentu.

## Gambar 14 Laporan Penerimaan Barang
3. Laporan  rekapitulasi  pengadaan  per  departemen sebagai  kontrol  untuk  mengetahui  barang  yang sering  diminta  oleh  masing-masing  departemen dalam periode tertentu.

## Gambar 15 Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Per Departemen
4. Laporan  serah  terima  barang  berfungsi  untuk mengetahui barang apa saja yang telah diserahkan kepada pemohon
Gambar 16 Laporan Serah Terima Barang
5. Laporan  pengadaan  barang  yang  bertujuan  untuk mengontrol  pengadaan  barang  dalam  periode tertentu

## Gambar 17 Laporan Pengadaan Barang
6. Purchase Order, setelah  mengisi  form permintaan barang  kemudian staff  purchasing mencetak  PO untuk memesan barang kepada pihak supplier.
Gambar 18 Purchase Order
7. Tanda Terima Barang, setelah barang diterima staff purchasing kemudian staff purchasing mencetak tanda terima barang.

## Gambar 19 Tanda Terima Barang
8. Berita Serah Terima Barang, setelah barang sudah diterima oleh staff purchasing kemudian staff purchasing mencetak BSTB untuk diserahkan ke departemen.
Gambar 20 Berita Serah Terima Barang
9. Surat Reur Barang, staff purchasing mencetak surat retur barang kemudian diserahkan ke supplier.

## Gambar 21 Nota Retur Barang
4.4. Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Data Barang
Gambar 22 Sequence Diagram Entry Data
Barang
b. Sequence Diagram Entry Permintaan Barang
Gambar 23 Sequence Diagram Entry
Permintaan Barang
c. Sequence Diagram Cetak Laporan Permintaan Barang
Gambar 24 Sequence Diagram Entry Data Supplier

## 5. KESIMPULAN
1. Dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi, maka  dapat  meminimalisir  kesalahan  catat  dan perhitungan. 2. Proses pengadaan barang jika sudah terkomputerisasi  dapat  dilakukan  lebih  baik  dan akurat. 3. Ketersediaan  laporan  yang  dibutuhkan  pimpinan saling  terhubung  dengan  transaksi  pengadaan, sehingga  bermanfaat  bagi  perencanaan  dan pengambilan keputusan.
4. Sulit  dan  lambat  dalam  pembuatan  laporan  secara manual  dapat  dipercepat  dengan  adanya  sistem pengadaan barang.
5. Pengolahan  data  pada  sistem  yang  dibuat  lebih terjamin  kebenarannya,  karena  ada  pengontrolan yang  lebih  baik  kemudian  data  yang    masuk  telah koreksi sebelumnya.
6. Penyimpanan data dalam Basis data mempermudah dalam menyimpan dan memelihara data,  sehingga  kita  tidak  perlu  menyimpan  data dalam media kertas yang mudah rusak seperti pada saat sistem masih belum terkomputerisasi.
6 . DAFTAR PUSTAKA
Indrajani,  2012. Perencanaan  Basis  Data  Dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Mahdiana,  2011. Analisa  dan  Rancangan  Sistem Informasi  Pengadaan  Barang  Dengan  Metodologi Berorientasi Obyek: Studi Kasus PT. Liga Indonesia.
Rosa A.S, M. S., 2013. Modul Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Modula
Sutabri,  T.,  2012. Analisis  Sistem  Informasi. Yogyakarta: Andi.
Taufiq,  R.,  2013. Sistem  Informasi  Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Wahana,  R.,  2013.  Sistem  Informasi  Pengadaan Barang ATK di PT. Mekar Cipta Indah menggunakan PHP dan Mysql.
Hutahaean,  J.,  2014. Konsep  Sistem  Informasi. Yogyakarta: Deepublish.