Volume 4 No 1 April 2019 http://journal.trunojoyo.ac.id/pangabdhi ISSN: 2477-6289

## Pengembangan Sistem Informasi Bidang Administrasi Desa Soket Dajah Kecamatan Tragah Berbasis Web
Sutikno 1 , Hendrik Setiawan 2 & Muhammad Aula Hijrah 2
1 Program Studi Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
2 Program Studi Pendidikan Informatika Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Trunojoyo Madura E-mail : sutikno@trunojoyo.ac.id
DOI: http://dx.doi.org/10.21107/pgd.v5i1.5163
Artikel Diterima : 10 November 2018/ Revisi : 3  Februari 2019/Terbit : 15 April 2019

## Abstrak
Teknologi  hingga  saat  ini  berkembang  sangat  pesat,  sehingga  pemanfaatan  teknologi  secara  optimal dalam suatu instansi sangat diperlukan. Instansi pemerintah memiliki peran penting dalam memajukan kualitas  pemerintahan,  salah  satunya  adalah  di  bidang  administrasi.  Pengembangan  suatu  produk  di bidang  administrasi  desa  adalah  salah  satu  bentuk  peningkatan  kualitas  administrasi  desa.  Dengan lancarnya administrasi desa yang salah satunya adalah di bidang surat menyurat, dapat mempermudah proses administrasi yang  dibutuhkan. Permasalahan yang ada diantaranya adalah  pemberkasan surat masuk dan surat keluar yang sering tidak lengkap serta sulit dalam pencarian datanya Pengembangan sistem administrasi desa sangat bermanfaat, karena dengan adanya sistem administrasi berbasis web dapat mempermudah pengguna dalam melakukan proses administrasi yang dibutuhkan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Berdasarkan keadaan tersebut kami mencoba untuk mengembangkan suatu  sistem  informasi  administrasi  desa  berbasis web yang  dapat  mempermudah  pengelolaan  data surat masuk dan keluar di desa Soket Dajah.
Kata Kunci : teknologi, informasi, sistem administrasi desa, pemberkasan

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  saat  ini  telah berkembang dengan pesat. Penggunaan perangkat digital sangat banyak digunakan dalam mempermudah  pekerjaan  manusia.  Diantaranya adalah  penggunaan  aplikasi  yang  di  operasikan di  komputer  yang  salah  satunya  adalah website. Penggunaan website dalam melakukan pemrosesan  informasi  sangatlah  membantu  dan bermanfaat bagi lembaga-lembaga atau perusahaan-perusahaan. Pemrosesan tersebut dapat  digunakan  pada  beberapa  bidang  yang salah satunya adalah sistem administrasi.
Sistem  administrasi  sangat  dibutuhkan  dalam suatu  instansi  baik  berupa  pembukuan  biasa maupun dalam bentuk digital. Sistem administrasi  sangat  berperan  dalam  perekapan data, informasi, berkas, dan beberapa hal penting yang  dibutuhkan  dalam  pemberkasan  suatu instansi.  Penggunaan  sistem  administrasi  digital telah berkembang pesat hingga saat ini, dan salah satu pengembangannya adalah berbasis web. Administrasi  berbasis web dapat  membantu pegawai  instansi  dalam  melakuan  pemrosesan data  sehingga  perekapan  data  dapat  dilakukan dengan cepat dan aman. Salah satu instansi yang
terdapat suatu sistem administrasi adalah instansi Balai  Desa  yang  mana  sistem  administrasi memang sangat berperan dalam pengolahan data desa.  Melalui  program  KKN  Tematik  mandiri kelompok  27  pada    semester  Ganjil  tahun  2018 di  desa  Soket  Dajah,  kami  menemukan permasalahan  pada  administrasi  desa  yang  saat ini berjalan.
Permasalahan  yang  ada  diantaranya  adalah pemberkasan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang sering  tidak  lengkap  serta  sulit  dalam  pencarian datanya. Arsip surat yang hanya disimpan dalam bentuk hard  copy sangat  rawan  hilang,  karena banyak  berkas  yang  harus  di  simpan.  Selain  itu, pencatatan surat masuk dan keluar kurang efisien karena  masih  di  tulis  tangan  di  buku  portofolio desa. Dengan  demikian,  dibutuhkan  sebuah  sistem informasi  di  bidang  administrasi  yang  mampu mempermudah pengelolaan data desa tersebut. Sutabri (2012)  memaparkan  bahwa  sistem  informasi  mampu mempertemukan  kebutuhan  pengelolaan  transaksi harian  yang  mendukung  fungsi  operasi  organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan  laporan- laporan  yang  dibutuhkan  oleh  pihak  luar  tertentu. Berdasarkan  keadaan  tersebut  kami  mencoba  untuk mengembangkan  suatu  sistem  informasi  administrasi

## 34 Jurnal Pangabdhi
Tabel 1. Macam-Macam Blok dalam Sistem Informasi
Jenis Blok Penjelasan Input block Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Model block Terdiri  dari  kombinasi  prosedur,  logika,  dan  model  matematik  yang  akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data denngan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Output block Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. Technology block Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima  input,  menjalankan  model,  menyimpan  dan  mengakses  data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Database block Basis  data  merupakan  kumpulan  data  yang  saling  berkaaitan  dang berhubungan  satu  dengan  yang  lainnya,  tersimpan  di  perangkat  keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu di simpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Control block Beberapa  pengendalian  perlu  dirancang  dan  diterapkan  untuk  meyakinkan bahwa  hal-hal  yang  dapat  merusak  sistem  di  cegah  dan  bila  terlanjur  terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat cepat di atasi.
desa  berbasis web yang  dapat  mempermudah pengelolaan data surat masuk dan keluar di desa Soket Dajah.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian  yang mendukung  fungsi  operasi  organisasi  yang bersifat  manajerial  dengan  kegiatan  strategi  dari suatu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan laporan-laporan  yang  diperlukan  oleh  pihak  luar tertentu  (Sutabri,  2012).  Menurut  Hutahaean (2014)  sistem  informasi  adalah  suatu  sistem didalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan  pengelolaan  transaksi,  mendukung operasi, bersifat  manajerial  dan  kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Berdasarkan  beberapa  uraian  tersebut,  dapat disimpulkan  bahwa  sistem  informasi  adalah suatu  sistem  dalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan  beberapa  kebutuhan  yang bersifat  manajerial  berupa  pengelolaan  transaksi dan mendukung operasi yang akan menghasilkan laporan yang dibutuhkan. Sutabri (2012) memaparkan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen  yang  disebut  dengan istilah  blok  bangunan (building  block) ,  yang terdiri  dari  blok  masukan,  blok  model,  blok keluaran,  blok  teknologi,  blok  basis  data,  dan blok kendali. Penjelasan dari setiap blok tersebut tertera dalam Tabel 1.
Web adalah  suatu  halaman  yang  memuat situs-situs  halaman  yang  berada  di internet  yang berfungsi sebagai media penyampaian informasi, komunikasi, atau transaksi (Hastanti et.al, 2015). Menurut Abdulloh (2016), website atau disingkat web adalah  sekumpulan  halaman  yang  terdiri atas beberapa laman yang berisi informasi dalam bentuk  data  digital,  baik  berupa  teks,  gambar, video  audio,  dan  animasi  lainnya  yang disediakan melalui jalur koneksi internet.
Berdasarkan pengertian yang telah dipaparkan,  dapat  disimpulkan  bahwa  web adalah  sebuah  sistem  penyebaran  informasi melalui internet, dimana informasi yang dikirimkan  dapat  berupa  teks,  suara  (audio), animasi, gambar dan bahkan dalam format video yang dapat diakses melalui sebuah software yang disebut browser berfungsi  sebagai  media penyampaian informasi, komunikasi, atau transaksi yang disediakan melalui internet.
METODE a. Analisa Kebutuhan
Kebutuhan yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi bidang administrasi  desa  adalah  PC  dengan  spesifikasi procesor minimal dual  core kecepatan  1.3  Ghz, RAM  minimal  2  Gb, Harddisk minimal  50  Gb free space, terpasang web browser dan terpasang software xampp. Selain kebutuhan dalam pengembangan,  dibutuhkan  pula  kebutuhan fungsional yang di perlukan dalam pengembangan.  Fitur  yang  di  butuhkan  dalam
sistem  administrasi  desa  ini  adalah  dapat mengelola  dan  merekap  data  surat  masuk  dan surat keluar desa hingga proses pencetakan. b. Desain Sistem
Desain  sistem  akan  dirancang  pada  tahap  ini yang  mana  desain  dibuat  menjadi  tiga  macam, diantaranya adalah desain alur program, use case diagram dan  desain  tampilan  atau  antar  muka. Diagram  alur  di  atas  menjelaskan  bahwa program dimulai dengan dilakukannya pemasukan username dan password dari pengguna.  Setelah  itu,  dilakukan  penyeleksian kondisi  oleh  sistem,  apakah  akun  yang  tersedia sesuai  dengan username dan password yang dimasukkan.  Apa  bila  tidak  sesuai,  maka  akan gagal login , akan tetapi apabila sesuai, pengguna dapat mengakses fitur sistem informasi administrasi desa yang diantaranya adalah kelola menu, kelola surat masuk dan keluar, kelola data perangkat desa, kelola data user , cetak data surat masuk dan keluar, dan logout .
Gambar 1. Alur Program Sistem Administrasi Desa
Gambar 2. Use Case Diagram
Use  case  diagram digunakan  untuk  mengetahui interaksi  antara  pengguna  yang  terjadi  pada sistem  informasi  administrasi  desa. Gambar  2 dibawah  ini  menjelaskan  bahwa  user  yang bertugas  menjadi  admin  dapat  melakukkan interaksi  berupa  pengelolaan  data  user, kelola  data  perangkat  desa,  kelola  data  surat masuk dan keluar, dan mencetak surat masuk ataupun surat keluar.
Gambar 3. Desain Interface Program Antar  muka  atau  dapat  disebut interface dari perangkat  lunak  dirancang  sedemikian  rupa sesuai  dengan  kebutuhan  pada  perangkat  lunak yang  akan  dikembangkan.  Dengan  adanya  antar muka,  pengguna  dapat  berinteraksi  dengan sistem yang dikembangkan dengan baik. Rancangan antar muka dibuat dengan berdasarkan  kebutuhan  yang  disesuaikan  pada fungsional.  Dengan  demikian  pengguna  dapat memproses beberapa fungsional melalui perantara  antar  muka  yang  ada.    Pada  sistem informasi administrasi desa ini terdapat beberapa desain  antar  muka,  diantaranya  adalah  tampilan awal,  tampilan  login,  dan dashboard yang berisikan  fitur-fitur  dari  sistem  informasi administrasi desa.
c. Implementasi dan Uji Coba
Pada tahap ini dilakukan penerapan rancangan perangkat  lunak  yang  telah  di  rancang  ke  dalam kode  program.  Proses  penerapan  di  mulai  dari pemasangan program aplikasi xampp ,
notepad++ ,  dan mozilla  firefox yang  akan dibutuhkan  dalam  pengembangan  perngkat lunak,  penerapan  metode  dan  prinsip  yang digunakan  kedalam  program,  hingga  sistem informasi pendaftaran selesai dikembangkan. d. Integrasi dan Uji Coba Sistem
Tahap  ini  bertujuan  untuk  menguji  sejauh mana  produk  yang  dikembangkan  berfungsi. Pada  tahap  ini,  pengembang  akan  melakukan pengujian  terhadap  produk  yang  dikembangkan bersama  ketua  pelaksana  serta  panitia  pelaksana yang  akan  bertugas  pada  kegiatan  yang  akan dilaksanakan.  Pengujian  tersebut  dilakukan dengan  cara  mencoba  fitur-fitur  yang  terdapat pada  produk  kemudian  dilanjutkan  dengan dilakukan  pemrosesan  data  sesuai  dengan  fitur yang  ada.  Dengan  demikian  akan  diketahui kinerja  dari  fitur-fitur  yang  terdapat  pada  sistem informasi pendaftaran yang telah dikembangkan. e. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Pengoperasian sistem administrasi desa dilakukan  oleh  kaur  umum  desa  Soket  Dajah. Program  akan  di  operasikan  sesuai  dengan fungsinya,  ketika  terdapat  kekurangan  maupun kesalahan secara fungsional maka akan dilakukan  perbaikan.  Ketika  program  telah berjalan,  pengguna  akan  melakukan  perawatan dengan selalu mengontrol kinerja sistem administrasi  desa.  Dengan  demikian  diharapkan perbaikan  tersebut  akan  menjadikan  sistem administrasi desa yang tepat guna.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Desa Soket Dajah ini menggunakan model
pengembangan waterfall. Model pengembangan waterfall digunakan  karena sesuai dengan karakeristik  perangkat lunak yang akan dikembangkan , yang mana dalam pengembangan  perangkat  lunak  harus  melalui beberapa tahap, yaitu Requirements analysis and definition (Analisis  Kebutuhan) ,  System  and software  design (Desain  atau  Rancangan) , Implementation  and  unit  testing (Penerapan) , Integration and system testing (Integrasi dan Uji Coba) , dan Operation and maintenance (Pengoperasian dan Pemeliharaan) . Pengembangan  sistem  administrasi  desa dilakukan  dengan  mengikuti  tahapan-tahapan sesuai dengan model pengembangan yang sesuai dengan  klasifikasi  produk.  Dengan  demikian diharapkan program dapat dikembangkan dengan baik.  Berikut  ini  adalah  beberapa  tampilan  dari sistem administrasi desa yang dikembangkan.
Gambar 4. Halaman Muka Sistem Informasi Administrasi Desa Soket Dajah
Gambar 5. Halaman untuk Data User/ Pengguna Sistem Informasi Administrasi Desa Soket Dajah
Gambar 6. Menu-Menu Utama Sistem Informasi
Administrasi Desa Soket Dajah
Gambar 7. Penyerahan Software Sistem
Informasi Administrasi Desa Soket Dajah Pengembangan yang telah dilakukan menghasilkan  beberapa  fitur  sesuai  dengan kebutuhan  fungsional  yang  telah  di  analisis sebelumnya.  Fitur  yang  terdapat  pada  sistem administrasi desa adalah sebagai berikut :
a. Pengelolaan akun.
b. Pengelolaan  data  surat  masuk  dan  surat keluar.
c. Kelola data perangkat desa.
d. Cetak  data  pemberkasan  surat  masuk  dan keluar desa.
e. Penyimpanan  berkas  surat  berupa  gambar dan file kompres (.zip, .rar, .iso).
Setelah  selesai  dilakukan  pengembangan,  proses selanjutnya adalah penerapan sistem administrasi di  kantor  desa  Soket  Dajah  yang  selanjutnya
sistem  administrasi  tersebut  dapat  di  operasikan sebagaimana fungsinya.
Gambar 7. Salah Satu Output dari Sistem Informasi Adminsitrasi Desa Soket Dajah
Gambar 8. Penerapan Sistem Informasi Administrasi Desa Soket Dajah di Kantor Desa

## KESIMPULAN
Sistem administrasi desa yang telah dikembangkan  sesuai  dengan  kebutuhan  yang diperlukan  di  kantor  desa  Soket  Dajah,  karena selama  ini  peraangkat  desa  mengalami  kesulitan dalam  pemberkasan  dan  pencarian  berkas  surat masu  dan  keluar.  Dengan  dikembangan  sistem administrasi  desa  berbasis web ini,  dapat mempermudah perangkat desa dalam pemberkasan dan pengarsipan data serta pembukuan surat masuk dan keluar.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdulloh,  R.  2016. Easy  &  Simple  Web Programming Belajar
Pemrograman
Website  Secara  Efektif  dan  Efisien . Jakarta: Elex Media Komputindo.
Hastanti,  R.P.  2015. Sistem  Penjualan  Berbasis Web  (E-Commerce)  pada  Tata  Distro Kabupaten Pacitan . Jurnal Bianglala Informatika Vol 3 No 2.
Hutahaean,  J.  2014. Konsep  Sistem  Informasi . Yogyakarta :  Budi Utama.
Sommerville,  I.  2011. Software  Engineering Ninth  Edition. United  States:  Addison Wesley.
Sutabri,  T.  2012. Analisis  Sistem  Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
.