## PERANCANGAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI PUSKESMAS SERING MEDAN TAHUN 2018
1. Sofyan; 2. Mei Gemini Sitohan g
1 Dosen APIKES Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan; 2 Alumni APIKES Imelda
E-mail: 1. sofyanakademik@gmail.com

## ABSTRAK
Puskesmas adalah Fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan  upaya  kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama  dengan  lebih  mengutamakan  upaya  promotif  dan preventive,  untuk  mencapai  derajat  kesehatan  masyarakat  yang  setinggi-tingginya  di  wilayah  kerjanya (RI  NO.75  Tahun  2014).  Rekam  medis  berdasarkan  Permenkes  RI  No.269/Menkes/Per/III/2008 merupakan  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah dberikan kepada pasien. Berkas rekam medis pada rak  penyimpanan  tidak  selamanya  akan  disimpan.  Hal  ini  dikarenakan  jumlah  rekam  medis  terus bertambah sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis rekam medis  yang  baru.  Pemusnahan  rekam  medis  merupakan  salah  satu  upaya  yang  dilakukan  oleh  pihak puskesmas  dengan  tujuan  mengurangi  penumpukan  berkas  rekam  medis  diruang  penyimpanan.Berkas rekam medis rawat jalan disimpan selama 2 tahun. Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskripsi kualitatif.  Penelitian  kualitatif  merupakan  penelitian  yang  digunakan  untuk  menyelidiki,  menemukan, menggambarkan.  Puskesmas  sering  sudah  melakukan  pemusnahan  terhadap  berkas  rekam  medis  dari tahun 1990 sampai dengan tahun 2015 dengan cara dibakar tanpa mengikuti proses yang sesuai dengan permenkes.  Pemusnahan  seharusnya  dilakukan  sesuai  dengan  prosedur  PerMenkes.    Perlu  adanya petugas khusus tamatan  rekam medis untuk mengelola rekam medis yang ada di puskesmas .
Kata Kunci: Perancangan, Pemusnahan, Rekam Medis, Rawat Jalan.

## PENDAHULUAN
Puskesmas  adalah  Fasilitas  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama  dengan  lebih mengutamakan upaya promotif dan preventi ve,  untuk  mencapai  derajat  kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah  kerjanya  (RI  NO.75  Tahun  2014). Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih mengutamakan upaya promotifdan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarak at  yang  setinggi-tingginya  di  wilayah kerjanya (Permenkes No.13 Tahun 2015).
Puskesmas berfungsi sebagai pelayanan kesehatan masyarakat yang lebih mengutam
akan  pelayanan  promotif  dan  preventif, dengan kelompok masyarakat serta sebagian besar  diselengarakan  bersama  masyarakta yang  bertempat  tinggal  di  wilayah  kerja puskesmas dan pelayanan medik dasar yang mengutamakan  pelayanan  kuratif  dengan pendekatan  individu  dan  keluarga  pada umumnya  melalui  upaya  rawat  jalan  dan rujukan (DEPKES RI, 2007).
Rekam  medis  adalah  keterangan  baik  yang tertulis  maupun  yang  terekam  tentang identitas, anamneses penentuan fisik laborat orium,  diagnose  segala  pelayanan  dan tindakan  medic  yang  diberikan  kepada pasien  dan  pengobatan  yang  baik  yang dirawat  inap,  rawat  jalan  maupun  yang mendapat pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2009).
Berkas rekam medis pada rak penyimpa nan  tidak  selamanya  akan  disimpan.  Berkas
rekam  medis  harus  disimpan  sesuai  dengan peraturan  yang  telah    dibuat  oleh  peraturan UU  Permenkes  2008  pasal  09  ayat  01  : Rekam  medis  pada  sarana  pelayanan Kesehatan  non  rumah  sakit  wajib  disimpan sekurang  kurangnya  waktu  jangka  2  tahun terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien berobat.  Dan  Berdasarkan  Permenkes  2008 pasal 09 ayat 02: setelah batas watu sebagai mana  dimaksud  pada  ayat  01  dilampaui, rekam  medis  dapat  dimusnahkan.  Rekam medis  harus  disimpan  sesuai  dengan peraturan yang ada.
Berkas rekam medis harus dimusnahka n,  Hai  ini  dikarenakan  jumlah  rekam  medis di  Puskesmas  bertambah  sehingga  ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi  lagi  untuk  rekam  medis  yang baru.  Pemusnahan  rekam  medis  merupakan salah  satu  upaya  yang  dilakukan  oleh  pihak puskesmas dengan tujuan mengurangi penumpukan  berkas  rekam  medis  diruang penyimpanan.Pemusnahan  adalah  kegiatan menghancurkan  secara  fisik  arsip  yang sudah  berakhir  fungsinya  serta  yang  tidak memiliki nilai guna ( Barthos 2007). Sistem pemusnahan berkas rekam medis rawat jalan yang baik perlu diterapkan dalam merancang sistem  pemusnahan  sehingga  mendapatkan hasil yang bermutu.
Berdasarkan  survey  awal  yang  telah peneliti  lakukan  di  Puskesmas  Sering, ditemukan  bahwa  Puskesmas  sering  sudah melakukan  sistem  pemusnahan  pada  berkas rekam  medis  rawat  jalan.  Di  puskesmas Sering  berdiri  sejak  tahun  1990,  berkas rekam  medis  dari  tahun  1990sampai  2015 sudah dimusnahkan begitu saja tanpa proses yang  benar.  Maka  dari  itu  penulis  untuk melakukan penelitian dengan berjudul ‘Perancangan  Sistem  Pemusnahan  Rekam Medis  Rawat  Jalan  Di  Puskesmas  Sering Tahun 2018’.

## Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara merancang pemusnaha n rekam medis rawat jalan ?
2. Apa saja yang dibutuhkan untuk melak ukan pemusnahan ?
3. Kapan  dilaksanakan  untuk  melakukan pemusnahan berkas rekam medis?

## Tujuan
Mengetahui  bagaimana  pelaksanaan perancangan  sistem  pemusnahan  rekam medis  rawat  jalan di Puskesmas Sering.

## Manfaat Penelitian
1. Bagi Puskesmas Sebagai bahan masukkan bagi puskesm as  dalam merancang  pemusnahan berkas  rekam  medis  di  Puskesmas Sering Medan.
2. Bagi Pendidikan Dapat dijadikan sebagai bahan referensi pustaka  yang  dipergunakan  untuk penelitian selanjutnya.
3. Bagi Penelit Sebagai bahan perbandingan ilmu yang diperoleh  selama  pendidikan  dengan kenyataan  yang  ada  di  lapangan  atau tempat penelitian.

## METODE

## Jenis Peneltian
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian  deskripsi  kualitatif.  Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang diguna kan untuk menyelidiki, menemukan, menggambarkan  (Saryono,  2013).  Metode yang digunakan yaitu wawancara, pengamat an dan pemanfaatan dokumen rekam medis.

## Waktu Penelitian
Waktu Penelitian di lakukan pada bulan Juli 2018

## Tempat Penelitian
Tempat  Penelitian  ini  dilakukan  di Puskesmas  Sering  yang  beralamat  di  Jl Sering No 20 Kelurahan Sidorejo, Kecamata n  Medan  Tembung.  Alasan  memilih  tempat penelitian karena belum diadakan pemusnah an rekam medis.

## Variabel
Variabel  merupakan  segala  sesuatu yang  berbentuk  apa  saja  yang  ditetapkan oleh  peneliti  untuk  dipelajari  sehingga diperoleh  informasi  tentang  hal  tersebut (sullistyaningsih,  2011).  Adapun  variable- variabel  yang  akan  diamati  oleh  peneliti sebagai berikut :
1. Pemusnahan rekam medis
2. Persiapan pemusnahan
3. Rekam medis inaktif
4. Pemilahan rekam medis
5. Lembar bernilai guna
6. Lembar tidak bernilai guna
7. Sumber Daya Manusia

## Defenisi Operasional
Untuk  membatasi  ruang  lingkup  atau  pengertian  variable-variabel  tersebut  diberi  batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo, 2012.
Tabel 1. Definisi Operasional
No Variabel Defenisi Operasional 1. Pemusnahan rekam medis Adalah suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik  arsip  yang  sudah  berakhir  fungsinya  serta  yang  tidak memiliki nilai guna 2. Persiapan pemusnahan Adalah  kegiatan  menilai  dan  memilah  berkas  rekam  medis yang sudah tidak bernilai guna 3. Rekam medis inaktif Adalah  rekam  medis  yang  tidak  digunakan  lagi  sejak kunjungan  terakhir  pasien  atau  frekuensi  kunjungannya berkurang dalam kegiatan penyelenggaraan. 4. Penilaian rekam medis Adalah  menilai  lembar-lembar  rekam  medis  yang  masih mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna 5. Pemilahan Adalah  memilah  antara  lembar  bernilai  guna  dan  lembar tidak bernilai guna 6. Lembar bernilai guna Adalah  lembar  yang  masih  mempunyai  kegunaan  untuk administrasi  hokum,  keuangan.  Iptek,  pembuktian  dan sejarah 7. Lembar  tidak  bernilai guna Adalah Lembar yang sudah tidak bernilai guna lagi 8. Sumber  daya  manusia (SDM) Adalah orang yang mengerjakan persiapan pemusnahan 9. Fasilitas Adalah  alat-alat  yang  digunakan  untuk  melakukan persiapan  pemusnahan  meliputi  tempat  pemusnahan,  alat pencacah Dan komputer Jenis data penelitian 1.  Data  Primer  yaitu  data  yang  diperoleh langsung  dari  subjek    penelitian  dengan menggunakan  alat  pengukur  atau  alat pengambilan  data,  langsung  pada  subjek sebagai informasi yang dicari (Suryono,2013) 2. Data Sekunder yaitu data Yang diperoleh dari  pihak  lain,  tidak  langsung  diperoleh oleh  peneliti  dari  subjek  penelitiannya (Suryono,2013)

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  adalah  alat  atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah  dan  hasilnya  lebih  baik  (Arikunto,
2010).  Instrumen  yang  digunakan  dalam penelitian adalah :
a. Check-List Observasi
Check list adalah suatu daftar pengecek, berisi  nama  subjek  dan  beberapa gejala/identitas  lainnya  dari  sasaran pengamatan.pengamat tinggal memberikan tanda check (x) pada daftar tersebut menunjukkan adanya
gejala/cirri  dan  sasaran  pengamatan (Notoatmodjo,  2012). Check  list dalam penelitian  ini  berisi  hal-hal  yang diamati,  meliputi  fasilitas  pemusnahan, lembar-lembar yang dipilah.
b. Pedoman wawancara Pedoman  wawancara  ini  berisi  daftar pertanyaan  yang  akan  diajukan  oleh
peneliti kepada subjek penelitian terkait persiapan pemusnahan
c. Alat tulis
Alat  tulis  pada  penelitian  ini  adalah
pena  dan  buku  yang  digunakan  untuk mencatat hasil penelitian.
d.    Alat perekam ( recording) Alat perekam digunakan untuk merekam  hasil  wawancara.  Dalam  hal ini  penelti  menggunakan  HP  untuk merekam hasil wawancara.
Cara Pengumpulan Data a. Wawancara (interview )
Wawancara  merupakan  suatu  metode yang  digunakan  untuk  mengumpulkan  data, dimana  peneliti  mendapatkan  keterangan atau  pendirian  secara  lisan  dari  sasaran penelitian  (responden)  atau  bercakap-cakap berhadapan  dmuka  dengan  orang  tersebut (Notoatmojo,2012) b. Pengamatan ( observasi )
Pengamatan ini dilakukan untuk mendapatkan  data  sekunder  yang  dilakukan dengan  cara  mencatat,  mempertimbangkan dan memberikan penelitian dengan melakukan  pengamatan  langsung  terhadap apa  yang  diteliti,  Observasi  yang  dilakukan
adalah  mewawancarai  ada  atau  tidaknya perancangan pemusnahan pada berkas rekam medis.

## HASIL
Berdasarkan hasil penelitian Di Puskesmas
Sering diketahui bahwa Puskesmas  Sering  mempunyai  3  rak penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Ketiga rak  penyimpanan  tersebut  berfungsi  untuk menyimpan  berkas  rekam  medis  aktif.
Ketiga  rak  berada  di  belakang  tempat pendaftaran. Puskesmas Sering tidak mempunyai  ruang  penyimpanan  khusus untuk berkas rekam medis yang in-aktif.
Berkas  rekam  medis  dari  tahun  1990 sampai dengan tahun 2015 sudah dimusnahkan oleh petugas Puskesmas Sering  dengan  cara  dibakar  karena  berkas rekam  medis  tersebut  sudah  rusak  secara biologis  (rayap)  dan  tidak  terbaca.  Semua berkam  rekam  medis  dimusnahkan  tanpa mengkategorikan  suatu  penyakit.  Berkas rekam  medis  yang  masih  disimpan  di dadalam  rak  penyimpanan  yaitu  berkas tahun 2015 sampai 2018.
Tabel 2. Standar Operasional Prosedur Di Puskesmas Sering Tahun 2018
No Aspek Yang Diamati Ya Tidak Keterangan 1 Adanya  prosedur  tetap pemusnahan berkas rekam medis √ Tidak  adanya  prosedur  tetap tentang pemusnahan di puskesmas sering 2 Adanya tata cara penilaian lembar  rekam  medis  yang akan dimusnahkan √ Tidak  ada  tata  cara  penilaian berkas rekam medis semua berkas dimusnahkan 3 Penilaian  sudah  sesuai dengan tata cara yang ada √ Belum  adanya  penilaian  terhadap suatu berkas rekam medis Berdasarkan  tabel  diatas  diketahui bahwa  tidak  terdapat  prosedur  tetap  tentang sistem  pemusnahan,  sehingga  tidak  adanya tata  cara  dalam  melakukan  pemusnahan.
Semua  berkas  dimusnahkan  tanpa  adanya penilaian terhadap berkas tersebut.
Tabel 3. Lembar Rekam Medis Di Puskesmas Sering Tahun 2018
No Aspek Yang Diamati Ya Tidak Keterangan 1 Adanya lembar resume √ - Dimusnahkan 3 Adanya lembar persetujuan √ - Dimusnahkan 4 Adanya lembar identifikasi bayi √ - Dimusnahkan 5 Adanya lembar rujukan √ - Dimusnahkan 6 Adanya lembar pengkajian perawatan √ - Dimusnahkan 7 Adanya lembar catatan perkembangan √ - Dimusnahkan 8 Adanya persetujuan di rawat inap √ - Dimusnahkan
9 Adanya  lembar  perawat  harian  rawat inap √ - Dimusnahkan 10 Adanya lembar rencana keperawatan √ - Dimusnahkan 11 Adanya  lembar  pelaksanaan  dan evaluasi keperawatan √ - Dimusnahkan 12 Adanya lembar anamneses √ - Dimusnahkan 13 Adanya daftar pertelaan √ - Dimusnahkan Berdasarkan tabel 3 diatas bahwa hasil observasi  bahwa  seluruh  berkas  rekam medis  dimusnahkan  oleh  petugas  rekam medis  di  Puskesmas  Sering  tidak  adanya pemilahan  terhadap  berkas  yang  harus dimusnahkan.

## PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil wawancara terhadap petugas  di  Puskesmas  Sering  sudah dilakukan  pemusnahan  terhadap  berkas rekam  medis  namun  belum  sesuai  dengan sistem  pemusnahan  menurut  Permenkes  RI No.269/Menkes/Per/III/2008, karena semua berkas  dimusnahkan  dengan  cara  dibakar tanpa  dipilah  menurut  tahun  terakhir kunjungan  dan  kategori  suatu  penyakit. Pelaksanaan melakukan pemusnahan rekam medis  yang  ada  Di  Puskesmas  Sering dikumpul  seluruh  petugas  puskesmas,  lalu dibicarakan  ketepatan  mulai  tahun  berapa retensi  akan  dilakukan,  dibuat  tim  penilai, pelaksanaan  pemusnahan  dan  disiapkan berita  acara  agar  melakukan  pemusnahan berkas rekam medis.
Pemusnahan  rekam  medis  inaktif fungsinya  untuk  menghancurkan  secara fisik  yang  sudah  berakhir  yang  tidak memiliki  nilai  guna  terhdap  berkas  rekam medis.  Adapun  tata  cara  dalam  melakukan pemusnahan berkas rekam medis yang baik yaitu Pembakaran  dengan  cara  dibakar  habis, Pencacahan  (Pencacah  yang  menggunakan alat mesin sehingga dokumen berkas rekam medis  terpotong-potong  dan  tidak  bisa dikenali lagi), Proses kimiawi (bahan kimia yang melenyapkan tulisan)
dan
Pembuburan  atau pulping (dokumen  yang
akan  dimusnahkan  dengan  air  kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan  lapisan  bubur  kertas.  Dalam tata  cara  cara  pemusnahan  yang  baik dilakukan  untuk  mengurangi  berkas  rekam medis  pada  rak  penyimpanan.  (  Wahyono,
2005). Tim-tim yang ikut dalam melakukan pemusnahan  rekam  medis  ialah  Kepala Puskesmas,  Dokter,  Perawat  serta  bila perlu adanya tenaga rekam medis.
Dalam  melakukan  tahapan-tahapan pemusnahan di Puskesmas Sering seharusn ya mengikuti suatu prosedur yang ditetapkan dalam PERMENKES RI No 269Menkes/Pe r/III/2008, yaitu 1) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2) Berkas rekam medis pasien yang tidak pernah  berkunjung  lagi  ke  puskesmas selama  5  tahun  secara  berturut-turut maka  rekam  medisnya  dinyatakan inaktif.
3) Berkas rekam medis inaktif dikelompo kkan sesuai dengan tahun terahir kunju ngan.
4) Berkas rekam  medis tertentu disimpan di  inaktif  misalnya  seperti  resume, lembar  identifikasi  bayi  lahir  hidup, lembar  persetujuan,  lembar  kematian dan hasil pemeriksaan yang penting.
5) Lembar  berkas  rekam  medis  yang rusak  atau  tidak  terbaca  disiapkan untuk dimusnahkan.
6) Tim  pemusnah  dibentuk  dengan  Surat Keterangan  (SK)  Kepala  Puskesmas yang  beranggotakan  panitia  rekam medis,  perawat  senior  dan  tenaga  lain yang terkait.
7) Pelaksanaan pemusnahan secara dicacah,  dibakar,  proses  kimiawi, pembuburan atau pulping.
8) Tim  pemusnah  harus  membuat  berita acara pemusnahan.
9) Berkas  rekam  medis  rawat  jalan disimpan selama 2 tahun.
Maka  dari  itu  Sistem  Pemusnahan yang sudah diterapkan harus sesuai dengan prosedur tetap, agar berkas rekam  medis di Puskesmas Sering berjalan dengan baik.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  berjudul “Perancangan  Sistem  Pemusnahan  Rekam Medis  Rawat  Jalan  Di  Puskesmas  Sering Tahun 2018” yang telah disajikan di Bab IV dapat dismpulkan bahwa :
Puskesmas  Sering  sudah  melakukan pemusnahan  terhadap  berkas  rekam  medis dari tahun 1990 sampai dengan tahun 2015 dengan  cara  dibakar  tanpa  mengikuti prosedur  yang  sesuai  dengan  Permenkes No.269/MENKES  2008.  Berkas  rekam medis  yang  ada  di  Puskesmas  Sering  yaitu berkas  dari  tahun  2015  sampai  2018. Berkas  yang  inaktif  harus  melakukan pemusnahan  rekam  medis  dalam  jangka waktu yang ditetapkan dalam UU Permenkes 2008 pasal ayat 01.

## SARAN
1. Pemusnahan seharusnya dilakukan sesuai dengan Prosedur yang telah  dibuat oleh Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008
2.  Bagi  Kepala  Puskesmas  sebaiknya memberikan pengarahan kepada petugas puskesmas  agar  diterapkan  penggunaan pemusnahan rekam medis Di Puskesmas Sering
3.  Perlu  adanya  petugas  khusus  tamatan rekam  medis  untuk  mengelola  rekam medis yang ada di puskesmas.

## DAFTAR PUSTAKA
Arikunto.  (2010). Prosedur  Penelitian Suatu  Pendekatan  Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Barthos. (2007). Pemusnahan Rekam Medis Inaktif. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Depkes  RI  Dirjen  Pelayanan  Medik.  2006.
Pedoman  Pengelolaan  Rekam  Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pelayanan Medik.
Depkes  RI.  (1997). Penyusutan  Rekam Medis . Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia. Hatta. (2014). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia. Menteri  Kesehatan.  (2014). Puskesmas . Pemerintahan Republik Indonesia. Menkes. Notoatmodjo.  (2012). Pengembangan Sumber  Daya  Manussia .  Jakarta: Rineka Cipta.
Pemerintahan  Mentri  Kesehatan.  (2015).
Tentang Puskesmas. Menkes. Permenkes No. 269/Menkes/PER/III.(2008). Tentang Rekam Medis. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia Sulystianingsih. (2011). Metodologi Penelitian Kebidanan Kuantitatif- Kualitatif . Yogyakarta: Graha Ilmu. Saryono.  (2013). Metodologi  Penelitian
Kualitatif  dan  Kuantitatif  Dalam Bidang  Kesehatan. Yogyakarta:  Nuha
Medika.