## ANALISIS PENYEBAB LAMA PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI PUSKESMAS MANGARAN
Lutfiatun Nadibah Herman 1 , Rossalina Adi Wijayanti 2 , Atma Deharja 3 , Mochammad Choirur Roziqin 4 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia, 1,2,3,4 e-mail: lutfianadin13@gmail.com 1

## Abstract
The  provision  of  long-term  patient  outpatient  medical  record  files  in  Mangaran  Public  Health  Center  is  one type of service  provided  to  patients.  Based  on  pre-research  survey,  it  known that  the  time  for  providing  the medical record files that exceed the established standards is 17.70%. This  researched aim  is  to analyze the caused factors of the long duration for supplying medical file records of long-term patient based on individual and  situational  factors  which  will  the  priority  causes  of  the  main  problems  using  the  Reinke  method.  This research is qualitative research. The results showed that long waited for supplying medical record files of long- term patient is the searching process of the medical file records that takes a long time due to the attitude of the officer while handling misfile is not optimal, there is no training related to the medical records, less detailed SOP registration  does  not  contain  the  standard time  to provide  the  medical  file  records  and the  absence  of SOP to return the medical records, and also the computers that often error and unavailability of tracers in the storage room. In response to those factors, it is necessary to  make an improvement and socialization about the registration SOP ’s, requesting propose of the medical record file map/folders and the use of tracers, and also  held a training specifically about the medical file records  at least 2 or 3 times a year and  also doing the computer maintenance at least once a month.
Keywords : Public Health Center, Duration of supply, Performance, Reinke Method

## Abstrak
Penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  di  Puskesmas  Mangaran  merupakan  salah  satu bentuk  pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  diketahui bahwa  waktu  penyediaan  berkas  rekam medis  yang melebihi  standar  yang  telah  ditetapkan  yaitu  sebanyak 17,70%.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  faktor  penyebab  terjadinya  lama  penyediaan  berkas rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  berdasarkan  faktor  individu  dan  situasional  yang  kemudian  akan ditentukan  prioritas  penyebab  masalah  utama  dengan  menggunakan  metode  Reinke.  Jenis  penelitian  ini merupakan  penelitian  kualitatif.  Hasil  penelitian  yang  didapatkan  oleh  peneliti  terkait  lamanya  waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien lama yaitu pencarian rekam medis yang lama dikarenakan sikap petugas  dalam  menangani misfile belum  maksimal,  belum  adanya  pelatihan  terkait  rekam  medis,  SOP pendaftaran  kurang  rinci  tidak  memuat  standar  waktu  penyediaan  rekam  medis  dan  tidak  adanya  SOP pengembalian  rekam  medis,  komputer  yang  sering  mengalami error dan  tidak  tersedianya tracer di  ruang penyimpanan.  Menyikapi  faktor-faktor  tersebut  maka  perlu  dilakukannya  perbaikan  dan  sosialiasi  SOP pendaftaran,  mengajukan  permohonan  pengadaan  map  berkas  rekam  medis  dan  penggunan tracer , mengadakan  pelatihan  khususnya  tentang  rekam  medis  2  atau  3  kali  dalam  setahun  serta  melakukan maintenance terhadap komputer minimal 1 kali dalam sebulan.
Kata Kunci : Puskesmas, Lama waktu penyediaan, Kinerja, Metode Reinke

## 1. Pendahuluan
Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu  mutu  pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  kepada  pasien  (Budi,  2015).  Ketepataan penyediaan  rekam  medis  menurut  Yolanda,  dkk.,  (2015)  merupakan  hal  yang  sangat  penting karena berpengaruh terhadap proses pelayanan yang dilakukan petugas dan dapat mempengaruhi kualitas dari suatu pelayanan. Penyediaan rekam medis merupakan salah satu bentuk dari kinerja petugas  rekam  medis,  jika  kinerja  petugas  dalam  menyediakan  rekam  medis  kurang  baik  maka akan  menyebabkan  terjadinya  keterlambatan  penyediaan  dokumen  rekam  medis,  sehingga  akan berdampak pada proses pelayanan kesehatan yang diberikan. Standar Pelayanan Minimal (SPM) penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah ≤  10  menit  (Kemenkes  RI,  2008). Mc  Cormick  dan  Tiffin dalam Parwanto  (2016)  menyatakan  bahwa  kinerja  seseorang  dapat
dipengaruhi  oleh  beberapa faktor  yaitu faktor individu dan faktor  situasional, meliputi faktor  sosial dari organisasi serta faktor fisik dari pekerjaan.
Studi pendahuluan  yang  dilakukan  di Puskesmas Mangaran pada  tanggal 18 Maret 2019 - 23  Maret  2019  diperoleh  data  yang  menunjukkan  bahwa  waktu  penyediaan  DRM  rawat  jalan pasien  lama  >  10  menit.  Berikut  merupakan  data  keterlambatan  penyediaan  rekam  medis  di Puskesmas Mangaran yang dapat dilihat pada tabel 1:
Tabel 1. Persentase Penyediaan RM RJ Pasien Lama Berdasarkan Rekam Medis
No Tanggal Jumlah Penyediaan RM RJ Pasien Lama <10 menit % > 10 menit % 1. 18 Maret 2019 39 72,22 15 27,78 2. 19 Maret 2019 31 75,60 10 24,40 3. 21 Maret 2019 22 73,33 8 26,67 4. 22 Maret 2019 21 84 4 16 5. 23 Maret 2019 20 76,92 6 23,07 Total 133 75,57 43 24,43
Sumber : Data Sekunder Puskesmas Mangaran Tahun 2019
Berdasarkan Tabel 1 dapat diketahui bahwa sebanyak 43 dokumen (24,43 %), penyediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  mengalami  keterlambatan.  Jumlah  berkas  yang mengalami keterlambatan >10 menit (24,43 %) lebih kecil dari berkas yang tepat waktu <10 menit (75,57 %), meskipun jumlahnya lebih kecil tetapi hal ini tidak sesuai dengan SPM pada unit rekam medis  terkait  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  menyediakan  DRM  pasien  rawat  jalan  adalah  ≤  10 menit  (Kemenkes  RI,  2008).  Dampak  yang  ditimbulkan  dari  hal  tersebut  adalah  terhambatnya pelayanan  di  bagian  pendaftaran,  hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  Valentina  (2017) menyebutkan jika  waktu  penyediaan  rekam  medis  lama,  maka  akan  menghambat  pelayanan  yang  diberikan dokter kepada pasien dan juga akan mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan.
Hasil studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Mangaran ditemukan bahwa masih terdapat petugas dengan kualifikasi pendidikan yang tidak sesuai dengan aturan yang ada, bahwa petugas  rekam  medis  harus  berpendidikan  minimal  D-III  Rekam  Medik  (Kemenkes  RI,  2013). Pendidikan  berdampak  pada  kemampuan  seseorang  untuk  menerima  informasi,  semakin  tinggi tingkat  pendidikan  seseorang  maka makin mudah  dia menerima informasi  begitu  pula  sebaliknya (Pratiwi dalam Hermiyanty,  dkk.,  2017).  Pemberian  motivasi  dari  atasan  memiliki  peran  penting dalam  meningkatkan  kinerja  petugas.  Penelitian  Masitahsari  (2015)  menyebutkan,  motivasi tersebut  penting  karena  dengan  adanya  pemberian  motivasi  dari  pimpinan  diharapkan  setiap individu  petugas  mau  bekerja  keras  untuk  mencapai  produktivitas  yang  tinggi.  Belum  adanya pelatihan  yang  diikuti  oleh  petugas  juga  menjadi  salah  satu  faktor  yang  mempengaruhi  kinerja petugas  (Sulastriningsih  dan  Novita,  2016).  Hal ini  sejalan  dengan  penelitian yang  dilakukan  oleh Farida  (2018)  bahwa  dampak  yang  ditimbulkan  dari  adanya  pelatihan  ini  adalah  meningkatnya produktivitas  kerja  petugas.  Pelatihan  dilakukan  untuk  memperbaiki  efektifitas  petugas  dalam mencapai  hasil  kerja  yang  telah  ditetapkan,  sehingga  diharapkan  dengan  adanya  pelatihan  ini petugas dapat lebih mudah dalam melaksanakan pekerjaannya (Maryun, 2007).
Ruang  penyimpanan  di  Puskesmas  Mangaran  masih  belum  memiliki tracer untuk mengambil  berkas  rekam  medis.  Tidak  dimanfaatkannya  tracer  tidak  sesuai  dengan  ketentuan yang ada, dimana tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/  kartu  peminjaman  (Depkes,  1997).  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh Oktavia  &  Damayanti  (2018)  bahwa  dampak  yang  ditimbulkan  dengan  tidak  digunakannya tracer antara  lain  DRM  terkadang  terselip  hingga misfile sehingga  petugas  kesulitan  untuk  menemukan dokumen  rekam  medis,  proses  pelayanan  kepada  pasien  menjadi  terhambat  akibat  lamanya proses  pengambilan  dokumen  rekam  medis.  Pedoman  penyediaan  dokumen  rekam  medis  di Puskesmas  Mangaran  tercantum  dalam  SOP  pendaftaran  pasien,  namun  pelaksanaannya  masih belum  maksimal.  Hal  ini  disebabkan  karena  dalam  SOP  pendaftaran  tersebut  tidak  tercantum waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  sehingga  menyebabkan  keterlambatan  dalam
penyediaannya. SOP penting untuk diketahui oleh petugas karena akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas kerja sehingga dapat meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan (Farhatani and Wulandari, 2014).
Penelitian  mengenai  faktor  penyebab  lama  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan  lama  di Puskesmas Mangaran diteliti berdasarkan faktor kinerja McCormick dan Tiffin yaitu faktor individu dan  situasional  dengan  tujuan  menganalisis  kejadian  keterlambatan  waktu  penyediaan  rekam medis  rawat  jalan  lama  di  Puskesmas  Mangaran.  Penentuan  prioritas  penyebab  masalah menggunakan  perhitungan  Reinke  yaitu  dengan  menentukan  nilai  efektifitas  untuk  setiap  kriteria meliputi Magnitude (besaran masalah) , Importancy (kegawatan masalah) , Vulnerability (kecepatan penyelesaian) dengan  memberikan  angka  1  hingga  5  yang  dikaitkan  dengan  nilai Cost (biaya) (Oktaviani, 2010 dalam Hikmah, dkk., 2019). Keunggulan dari metode perhitungan ini selain dapat mengetahui prioritas suatu masalah, juga dapat menemukan kemungkinan biaya yang dibutuhkan untuk proses perbaikan.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian  ini bertujuan  untuk  mengidentifikasi  dan  menganalisis  faktor  penyebab  lamanya  penyediaan  berkas rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  di  Puskesmas  Mangaran  berdasarkan  teori  kinerja McCormick dan Tiffin ( dalam Parwanto, 2016) yaitu faktor individu, faktor situasional. Penelitian ini menggunakan  metode  perhitungan Reinke untuk menentukan  prioritas  penyebab  masalah  utama yang  menyebabkan  lamanya  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas Mangaran.

## 2.2 Subjek Penelitian
Subjek yang digunakan dalam penelitian ini berjumlah 3  orang yaitu 2 orang petugas filling dan 1 orang Kepala Puskesmas.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  wawancara  mendalam,  observasi dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan September - November 2019.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari  wawancara, observasi  dan  dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti,  selanjutnya  menganalisis  prioritas penyebab masalah dengan metode Reinke .

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  faktor  individu  sebagai  penyebab  lamanya  penyediaan  berkas  rekam medis rawat jalan pasien lama di Puskesmas Mangaran
a) Pendidikan
Sumber  daya  manusia  yang  sesuai  dengan  kompetensi  rekam  medis  sangat  diperlukan untuk  melaksanakan  pekerjaan  di  unit  rekam  medis.  Adanya  petugas  di  Puskesmas  Mangaran dengan  kualifikasi  pendidikan  tidak  sesuai  dengan  kompetensi  minimal  D3  rekam  medis.  Hal tersebut  sesuai  dengan  penelitian  Putri,  dkk.,  (2019)  yang  menyatakan  bahwa  petugas  dengan tingkat pendidikan yang sesuai standar kompetensi dapat dengan cepat melakukan pencarian dan pengembalian  berkas  rekam  medis.  Terdapat  beberapa  petugas  yang  belum  pernah  mengikuti seminar  yang  disebabkan  karena  ketidaktahuan  dan  tidak  adanya  kewajiban  untuk  mengikuti seminar rekam medis,  selain  biaya  seminar  yang  cukup mahal membuat  petugas  tidak mengikuti seminar.  Hal  tersebut  tidak  sesuai  dengan  Kemenkes  RI  (2013)  yang  menyatakan  bahwa penunjang  tugas  perekam  medis  salah  satunya  dengan  mengikuti  seminar/lokakarya  di  bidang rekam  medis  dan  informasi  kesehatan.  Mathar  (2014)  menyatakan  bahwa  keikutsertaan  petugas dalam seminar dapat membantu meningkatkan produktivitas kinerjanya.

## b) Usia
Tingginya  usia  yang  dimiliki  seseorang  tidak  dapat  menjamin  produktifitasnya  dalam bekerja akan meningkat. Hal ini sesuai dengan penelitian Asmuni (2009) yang menyatakan bahwa semakin  cukup  umur,  tingkat  kematangan  dan  kekuatan  seseorang  dalam  berpikir  dan  berkerja akan semakin meningkat. Kurangnya konsentrasi petugas pada saat melayani pasien yang sedang ramai  menyebabkan  petugas  pernah  keliru  dalam  mengambil  berkas  rekam  medis.  Hal  ini dikarenakan  kunjungan  pasien  yang  sedang  ramai  dan  tidak  adanya  petugas  distribusi  sehingga petugas  harus  bergantian  dalam melakukan  pelayanan  yang  dapat  berakibat  pada  berkurangnya konsentrasi petugas. Usia muda yang dimiliki petugas pendaftaran belum menjamin terlaksananya proses  penyediaan  berkas  dengan  tepat  waktu.  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  penelitian  Saputra (2018) menyatakan petugas dengan umur yang muda cenderung lebih gesit, teliti, semangat dalam bekerja daripada umur yang senior.
c) Pengalaman (Lama Kerja)
Semakin  lama  seseorang  bekerja,  maka  kecakapan  dalam  menyelesaikan  suatu permasalahan akan lebih baik karena telah menyesuaikan diri dengan pekerjaannya. Pengalaman kerja  merupakan  salah  satu  faktor  yang  penting  karena  dengan  pengalaman  kerja  yang  cukup maka  seseorang  yang  kurang  memiliki  pengetahuan  tentang  pekerjaannya  dapat  membangun keterampilannya.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Putri,  dkk  (2019)  menyatakan  bahwa  petugas dengan  pengalaman  bekerja  yang  belum  lama  tentunya  belum  terbiasa  untuk  melakukan pekerjaan  dibidangnya  sehingga  dapat  mempengaruhi  kemahiran  petugas  dalam  melakukan pekerjaannya.  Kurangnya  pengalaman  dalam  pengelolaan  rekam  medis  dapat  menyebabkan penyediaan  rekam  medis  tidak  berjalan  optimal.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  penelitian  Werdani (2016) yang menyatakan bahwa seorang petugas tetap memerlukan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya  meskipun telah bekerja cukup lama.
d) Motivasi
Firdaus (2016) menyatakan seorang petugas akan mencapai motivasi yang berlipat ketika ia  merasakan  ada  peluang  dalam  mencapai  tujuannya.  Adanya  motivasi  dalam  diri  dapat meningkatkan  kinerja  petugas  secara  optimal  dalam  melaksanakan  pelayanan  pada  pasien sehingga  dapat  meminimalisir  terjadinya  keterlambatan  dalam  penyediaan  rekam  medis. Pemberian  penghargaan  berupa  pujian  maupun  jaspel  yang  diterapkan  di  Puskesmas  Mangaran apabila  petugas  lembur  dalam  bekerja.  Hal ini  sesuai  dengan  pernyataan  Purnama  (2015)  dalam penelitiannya menyatakan bahwa penghargaan diberikan untuk memotivasi seseorang supaya giat dalam  menjalankan  tanggung  jawab  karena  dengan  pemberian  hadiah  terhadap  hasil  kerjanya, petugas  akan  bekerja  secara maksimal.  Petugas  yang  kurang  sesuai  dalam melaksanakan  tugas dapat diberikan sanksi atau punishment berupa teguran dan pengurangan insentif jasa pelayanan yang  diterima  petugas.  Pemberian  teguran  dapat  dilakukan  sebanyak  3  kali.  Namun  untuk  besar perubahan  perilaku  tergantung  pada  individu  masing-masing.  Sanksi  diberikan  kepada  petugas yang  melakukan  kesalahan  dan  pelanggaran  agar  termotivasi  untuk  menghentikan  perilaku menyimpang dan mengarahkan pada perilaku positif (Purnama, 2015).
e) Sikap
Sikap petugas dalam menangani kejadian misfile dirasa masih kurang, apabila kunjungan sedang  ramai  dan  rekam  medis  tidak  ditemukan  maka  petugas  akan  langsung  membuat  rekam medis  baru  dengan  nomor  yang  sama.  Tidak  dilakukannya  penggabungan  berkas  baru  dengan lama  juga  merupakan  salah  satu  yang  menyebabkan  terjadinya  keterlambatan  penyediaan, dimana sikap petugas dalam menangani permasalahan ini dapat menyebabkan berkurangnya map folder  untuk formulir  rekam medis,  akibatnya formulir rekam medis  yang  tidak memiliki map  akan ditumpuk menjadi satu ke dalam suatu map folder. Jika hal ini dibiarkan tanpa adanya penanganan berkas misfile tentunya  akan  berdampak  pada  lamanya  pencarian  berkas  rekam  medis  yang kemudian  akan  menghambat  proses  penyediaan  berkas.  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  Nissa (2014)  yang  menyatakan  bahwa  tingkat  misfile  di  Rumah  Sakit  Pandang  Arang  Boyolali  sebesar 5%, hal ini  meyebabkan  petugas memerlukan waktu yang lama dalam proses pencarian dokumen yaitu 15 menit.
3.2 Mengidentifikasi faktor situasional sebagai penyebab lamanya penyediaan berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di Puskesmas Mangaran
a) Pelatihan
Petugas  rekam  medis  di  Puskesmas  Mangaran  hanya  mengikuti  pelatihan service excellent  saja,  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  tentang  rekam  medis  khususnya  penyediaan berkas  rekam  medis.  Hal  tersebut  dikarenakan  belum  adanya  program  terkait  pelatihan  rekam medis  di  Puskesmas  Mangaran,  namun  petugas  berkeinginan  untuk  mengadakan  pelatihan tentang  sistem  penomoran,  penamaan,  penyimpanan  dan retrieval .  Kondisi  tersebut  sesuai dengan  peraturan  Kemenkes  (2007)  tentang  standar  profesi  perekam  medis  yang  menyatakan bahwa salah satu kompetensi pendukung yang dimiliki perekam medis adalah menerapkan latihan bagi  staf  yang  terkait  dalam  pelayanan.  Pelatihan  tersebut  diharapkan  dapat  menambah pengetahuan dan informasi petugas sebagai dasar dalam menyediakan berkas rekam medis tepat waktu.  Hal  ini  sesuai  dengan  pendapat  Giyana  (2012)  dalam  penelitiannya  juga  mengatakan bahwa pelatihan rekam medis dirasa penting bagi petugas rekam medis untuk meningkatkan hasil kinerja petugas.
b) Kepemimpinan
Kepala  puskesmas  dalam  mengkoordinasikan  kegiatan  rekam  medis  di  lakukan  melalui kegiatan  apel  pagi  maupun  rapat.  Menurut  Ardiyanti  (2016)  evaluasi  adalah  suatu  proses  untuk menyediakan  informasi  tentang  sejauh  mana  suatu  kegiatan  tertentu  telah  dicapai,  bagaimana perbedaan  pencapaian  itu  dengan  suatu  standar  tertentu  untuk  mengetahui  apakah  ada  selisish diantara  keduanya.  Penyampaian  hasil  evaluasi  pada  setiap  bulan  dengan  dilakukannya  rapat dengan  kepala  puskesmas  untuk  mengetahui  permasalahan  atau  kendala  petugas  dalam menyediakan  berkas  rekam  medis  juga  pencarian  solusi  untuk  mengatasi  kendala  tersebut. Penelitian  serupa  yang  dilakukan  Maharsi  (2017)  menyebutkan  bahwa  adanya  evaluasi  berkala pada  setiap  unit  sangat  berpengaruh  terhadap  perilaku  seseorang  dalam  melakukan  pekerjaan lebih baik lagi.
c) Ketersediaan dana
Ketersediaan  dana  dalam  penelitian  ini  merujuk  pada  anggaran  yang  digunakan  dalam menunjang kegiatan di unit kerja rekam medis seperti rak filing, lembar formulis rekam medis, map folder, tracer ,  dll.  Penyusunan  anggaran  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan  diharapkan  dapat membantu  menjelaskan  kebutuhan  dana  yang  dibutuhkan  dalam  suatu  kegiatan.  Hal  ini  sesuai dengan  Keputusan  Menteri  Kesehatan  No.  377  Tahun  2007  tentang  standar  profesi  perekam medis,  salah  satu  kompetensi  pendukung  yang  dimiliki  profesi  perekam  medis  adalah  menyusun anggaran.  Pengajuan  penyediaan  anggaran  dana  operasional  ke  bagian  bendahara  keuangan dilakukan jika peralatan yang digunakan untuk menunjang penyediaan berkas rekam medis kurang memadai dan anggaran tersebut dibuat setiap tahunnya. Namun diperlukan persetujuan dari pihak pimpinan yang menjadi salah satu penghambat tidak terselenggaranya pengadaan alat penunjang terkait penyelenggaraan berkas rekam medis rawat jalan.
d) Metode Kerja
Hasil  studi  pendahuluan  diketahui  bahwa  terdapat  SOP  mengenai  pendaftaran, kerahasiaan, hak akses, kelengkapan isi dan penyimpanan rekam medis di Puskesmas Mangaran. SOP  pendaftaran  pasien  dinilai  kurang  rinci  karena  didalamnya  belum  ada  ketentuan  waktu penyediaan  rekam  medis,  selain  itu  masih  belum  adanya  SOP  mengenai  pengambilan  dan pengembalian rekam medis membuat petugas tidak mengetahui kapan seharusnya berkas rekam medis  dikembalikan  dari  poliklinik.  Tidak  adanya  SOP  pengambilan  dan  pengembalian  rekam medis  dan  SOP  pendaftaran  yang  ada  dinilai  kurang  rinci  karena  belum  memuat  standar  waktu penyediaan rekam medis sehingga kurang adanya panduan kinerja petugas. Hal ini sesuai dengan penelitian  Farhatani  &  Wulandari  (2014),  menyatakan  bahwa  petugas  dalam  melaksanakan pekerjaannya  harus  mengetahui  SOP,  karena  SOP  berkaitan  dengan  tahapan  baku  yang dilakukan dalam melaksanakan agar sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
e) Peralatan Kerja
Puskesmas Mangaran belum menggunakan tracer sebagai fasilitas kerja dalam membantu penyediaan  berkas  rekam  medis.  Penggunaan Tracer dapat  membantu  petugas  dalam
menyediakan  berkas  rekam  medis  dengan  cepat.  Pentingnya  penggunaan tracer juga  dapat meminimalisir terjadinya misfile apabila  berkas  rekam medis  tidak  ditemukan  karena terselip  atau hilang.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Imaniar  (2015)  yang  menyatakan  bahwa tracer sebagai sarana  untuk  mencegah  terjadinya misfile ,  membantu  petugas  dalam  mengambil  dan mengembalikan  dokumen  dan  melacak  keberdaan  berkas  rekam  medis.  Rak  penyimpanan  di Puskesmas  Mangaran  masih  kurang  dan  tidak  cukup  jika  harus  memuat  berkas  rekam  medis kembali  sehingga  petugas  menumpuk  berkas  dibawah.  Namun  pada  saat  dilakukan  observasi, penyebab  berkas  rekam  medis  ditumpuk  dibawah  bukan  karena  rak  penyimpanan  yang  kurang melainkan  belum  adanya  map  berkas  rekam  medis  sehingga  akan  menyulitkan  petugas  dalam menyediakan  berkas  jika  bentuk  lembaran  dimasukkan  ke  dalam  rak  penyimpanan.  Terdapat  3 komputer  di  loket  pendaftaran  dalam  kondisi  baik  namun  terkadang  komputer  mengalami gangguan yang terkadang menyebabkan berkas rekam medis terlambat disediakan. Petugas loket menggunakan komputer untuk menginput data sosial pasien di SIKDA dan mencari berkas rekam medis  untuk  pasien  lama,  sehingga  apabila  komputer  mengalami  gangguan  maka  petugas  tidak bisa  segera  menginput  data  maupun  melacak  berkas  rekam  medis  sehingga  rekam  medis  tidak bisa  segera  diantar  ke  poliklinik  tujuan.  Penelitian  yang  dilakukan  Andriyani  (2009)  menyatakan bahwa diperlukan sistem informasi manajeman yang bagus untuk mempercepat proses pencarian data pasien untuk melaksanakannya diperlukan komputer dalam keadaan yang baik.

## 3.3  Mengidentifikasi  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  di Puskesmas Mangaran
Penyedian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  di  Puskesmas  Mangaran tergolong  lama  dan  tidak  sesuai  dengan  standar  yang  telah  ditetapkan  oleh  Kementerian Kesehatan  Republik  Indonesia  (2008)  mengenai  SPM  rumah  sakit  yaitu  waktu  penyediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  ≤  10  menit.  Lamanya  waktu  penyedian  berkas  rekam  medis rawat  jalan  ini  di  karenakan  kinerja  petugas  yang  kurang  maksimal.  Berikut  ini  merupakan  hasil observasi  lama  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  yang  dilakukan pada tanggal 23 Desember 2019 – 28 Desember 2019.
Tabel 3. Lama Waktu Penyediaan Berkas RM RJ Pasien Lama di Puskesmas Mangaran.
No Tanggal Jumlah Penyediaan RM RJ Pasien Lama <10 menit % > 10 menit % 1. 23 Desember 2019 49 83,05 10 16,95 2. 24 Desember 2019 9 81,81 2 18,19 3. 26 Desember 2019 34 82,93 7 17,07 4. 27 Desember 2019 51 79,69 13 20,31 5. 28 Desember 2019 29 85,29 5 14,71 Total 172 82,30 37 17,70
Sumber : Data Primer Puskesmas Mangaran, 2019
Berdasarkan hasil observasi waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan sebanyak 17,70%  berkas  melebihi  standar  waktu  yang  telah  ditetapkan.  Hal  tersebut  masih  belum  sesuai dengan Kemenkes (2008) tentang waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan yang menyatakan bahwa standart waktu penyediaan adalah ±10 menit. Berkas rekam medis yang mengalami keterlambatan sebagian besar ditemukan pada awal pekan (Senin, Selasa, Rabu). Hal ini  terjadi  karena  jumlah  kunjungan  pasien  rawat  jalan  pada  hari  tersebut  meningkat  dan  lebih banyak  dari  hari  lainnya,  sedangkan  jumlah  petugas  penyedia  dokumen  rekam medis  sedikit  dan tidak  sebanding  dengan  jumlah  kunjungan  pasien,  maka  menyebabkan  penyediaan  dokumen rekam  medis  pasien  lama  pelayanan  rawat  jalan  menjadi  terlambat,  hal  ini  menyebabkan  waktu penyediaan dokumen rekam medis bisa lebih cepat.
3.4  Menganalisis  prioritas  penyebab  masalah  utama  terjadinya  lama  penyediaan  berkas rekam medis rawat jalan pasien lama di Puskesmas Mangaran dengan metode penilaian Reinke
Penentuan  prioritas  penyebab  masalah  utama  terjadinya  lama  penyediaan  berkas  rekam medis rawat jalan pasien lama di Puskesmas Mangaran dilakukan berdasarkan hasil analisis yang dilakukan  peneliti  melalui  wawancara  dan  observasi.  Subjek  yang  terlibat  dalam  penelitian  yaitu petugas  pendaftaran  dan  Kepala  Puskesmas.  Faktor-faktor  yang  dianalisis  berdasarkan  faktor kinerja  oleh  McCormick  dan  Tiffin  ( dalam Parwanto.,  2016).  Penentuan  prioritas  penyebab masalah utama dilakukan dengan menggunakan metode penilaian reinke.
Tabel 3.3 Hasil Rekapitulasi Skoring Penilaian Reinke
No. Daftar masalah M I V C Total Urutan 1. Lamanya pencarian rekam medis disebabkan sikap petugas  yang  kurang  dalam menangani kejadian misfile 4,3 4 4 2,3 30 I 2. Belum adanya pelatihan terkait rekam medis 2,3 2,3 1,7 3 3 V 3. Tidak terdapat SOP pengembalian  rekam  medis dan  SOP  pendaftaran  dinilai kurang rinci karena tidak memuat  waktu  penyediaan rekam medis 2,7 2,7 2 4,7 3,10 IV 4. Komputer yang terkadang mengalami gangguan 4 4,7 4 3,3 22,78 II 5. Tidak  digunakannya  tracer  di rak penyimpanan 3,7 3,3 2,7 2,3 14,33 III
Berdasarkan  hasil  analisis  faktor  penyebab  terjadinya  keterlambatan  penyediaan  berkas rekam  medis,  peneliti  memberikan  kesempatan  kepada  responden  untuk  melakukan  prioritas masalah menggunakan  metode  Reinke  dengan  kriteria Magnitude,  Importancy,  Vulnerability, dan Cost. Berdasarkan  hasil  skoring  didapatkan  bahwa  prioritas  penyebab  masalah  utama  terjadinya lama  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  pasien  lama  di  Puskesmas  Mangaran  adalah pencarian berkas rekam medis yang lama karena map berkas rekam medis belum tersedia secara optimal dengan jumlah skor 30.
Map  rekam  medis  (folder) adalah sampul  yang  digunakan  untuk  melindungi formulir- formulir    rekam    medis    yang    ada    di  dalamnya    agar    tidak    tercecer  (Sudra,  2013).  Map  ini digunakan  untuk  menyatukan  semua  lembar  rekam  medis  pasien  sehingga  menjadi  satu  riwayat utuh,  melindungi  lembar-lembar rekam medis didalamnya agar tidak mudah rusak,  robek,  terlipat dan    mempermudah  penyimpanan,    pencarian,    dan    pemindahan  berkas  rekam  medis.  Rekam medis  yang  tidak  dilindungi  dengan  map  atau  hanya  berupa  lembaran  sangat  memungkinkan untuk  terjadinya misfile, apabila  hal  ini  tidak  segera  diatasi  maka  akan  menyebabkan keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  yang  berdampak  pada  terhambatnya  pelayanan yang  diberikan  dokter  kepada  pasien . Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  Nissa  (2014)  yang menyatakan bahwa tingkat misfile di Rumah Sakit Pandang Arang Boyolali sebesar 5 %,  hal  ini meyebabkan    petugas  memerlukan  waktu  yang  lama  dalam  proses  pencarian  dokumen  yaitu  15 menit. Kejadian misfile disebabkan karena ketidaktelitian petugas dalam mengembalikan dokumen rekam  medis  dan  membaca  nomor    rekam  medis,  selain  itu  tidak  adanya  kode  warna menyebabkan  dengan  berkas  rekam    medis    terselip    pada    rak    penyimpanan.  Pelatihan  bagi petugas  rekam  medis  di  bagian  filing  yang  masih  berlatar  belakang  pendidikan  SMA  perlu dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan petugas.
4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
a.  Hasil identifikasi pada faktor individu bahwa sikap petugas dalam menangani kejadian misfile masih kurang yaitu jika berkas tidak ditemukan petugas membuat rekam medis baru dengan nomor  yang  sama  sehingga  menyebabkan  berkurangnya  penyediaan  map  berkas  rekam medis.
b.  Hasil  identifikasi  pada  faktor  situasional  yaitu  petugas  masih  belum  pernah  mengikuti pelatihan  terkait  rekam  medis,  belum  terdapat  SOP  mengenai  pengambilan  dan pengembalian  berkas  rekam  medis,  selain  itu  terdapat  SOP  mengenai  pendaftaran  namun masih  kurang  rinci  karena  tidak  memuat  waktu  penyediaan  rekam  medis.  Komputer  yang digunakan di loket pendaftaran sering mengalami gangguan baik dari komputer, sistem yang digunakan  dan  jaringan internetnya,  dan tidak  tersedianya tracer sehingga  petugas  kesulitan dalam melacak keberadaan berkas rekam medis apabila tidak ditemukan di rak penyimpanan.
c.  Terdapat sebanyak 17,70% berkas rekam medis yang mengalami keterlambatan penyediaan di Puskesmas Mangaran pada awal pekan karena kunjungan pasien yang ramai dan petugas kurang.
d. Prioritas  penyebab  masalah  utama  yaitu  pencarian  berkas  rekam  medis  yang  lama  karena formulir rekam medis masih berupa lembaran dan tidak memiliki map folder.

## 4.2 Saran
1.  Pihak  Puskesmas  perlu  melakukan  sosialiasi  kepada  petugas  dalam  menangani  kejadian misfile dan  memberikan  teguran  kepada  petugas  untuk menumbuhkan  kesadaran  diri  dalam menangani misfile.
2.  Pihak  Puskesmas  perlu  mengadakan  kegiatan  pelatihan  khususnya  tentang  rekam  medis minimal  1  atau  2  kali  dalam  setahun,  baik  pelatihan  intern maupun  ekstern  seperti  pelatihan dasar manajemen rekam medis guna meningkatkan kinerja petugas di Puskesmas Mangaran.
3.  Pihak Puskesmas perlu melakukan perbaikan pada SOP pendaftaran dengan menambahkan standar  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis,  dan  membuat  SOP  pengembalian  berkas rekam  medis  di  ruang  filing  agar  petugas  mengetahui  tentang  penyediaan  berkas  guna meminimalisir kejadian keterlambatan penyediaan berkas.
4. Pihak IT di Puskesmas perlu melakukan maintenance sebulan sekali untuk mengecek kondisi komputer  di  loket  pendaftaran  agar  tidak  sering  terjadi  gangguan,  selain  itu  perlunya penggunaan tracer di  rak  penyimpanan  untuk  mempermudah  petugas  dalam  mengontrol berkas rekam medis yang keluar-masuk ruang penyimpanan.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terima  kasih  kami  sampaikan  kepada  Puskesmas  Mangaran  yang  telah memberikan  izin  untuk  melakukan  pengambilan  data.  Selain  itu,  disampaikan  terimakasih  juga kepada para responden yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk diwawancara.

## Daftar Pustaka
Ardiyanti,  D.  Y.  2016. Evaluasi  Pelayanan  Pendaftaran  Pasien  Rawat  Jalan  di  TPPRJ  RSUD
Bendan Kota Pekalongan Tahun 2016 . Universitas Dian Nuswantoro. doi: https://doi.org/10.3929/ethz-b-000238666. [05 April 2019]
Budi,  S.  C.  2015.  Pentingnya  Tracer  Sebagai  Kartu  Pelacak. Indonesian  Journal  of  Community Engagement , vol 01, hal 121 –132.
Farhatani,  W.  H.  and  Wulandari,  R.  D.  2014.  Faktor  Determinan  Lamanya  Penyediaan  Rekam Medis  Rawat  Jalan  RSUD  Dr.Moh.  Soewandhie  Surabaya. Jurnal  Administrasi  Kesehatan Indonesia ,  vol  2,  no  4,  hal  243 –254.  Retrieved  from  http://journal.unair.ac.id/download- fullpapers-jaki062a6bdd33full.pdf [13 Mei 2019]
Farida, U. 2018. Peranan Pelatihan dan Motivasi Terhadap Kinerja Karyawan. Ekuilibrium : Jurnal Ilmiah Bidang Ilmu Ekonomi , vol 6, no 1. doi: 10.24269/ekuilibrium.v6i1.255. [10 Mei 2019]
Firdaus, M. 2016. Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai (Studi Kasus pada Puskesmas Piangan) . Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. [05 Maret 2019]
Giyana,  F.  2012.  Analisis  Sistem  Pengelolaan  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Rumah  Sakit  Umum Daerah  Kota  Semarang. Jurnal  Kesehatan  Masyarakat ,  vol  1,  no  2.  Retrieved  from https://www.neliti.com/publications/18739/analisis-sistem-pengelolaan-rekam-medis-rawat- inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota [05 Maret 2019]
Hermiyanty,  Wandira,  B.  and  Dewi,  S.  2017.  Hubungan  Kepemimpinan  dan  Lingkungan  Kerja dengan  Kinerja  Pegawai  di  Puskesmas  Mabelopura  Kecamatan  Palu  Selatan  Kota  Palu.
Jurnal Preventif , vol 8, hal 21 –25. Retrieved from
http://jurnal.untad.ac.id/jurnal/index.php/Preventif/article/view/8343 [10 Mei 2019]
Hikmah,  F.,  Wijayantin,  R.  A.  and  Rahmadtullah,  Y.  P.  2019.  Penentu  Prioritas  dan  Perbaikan Masalah  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RSD  Kalisat. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia , vol  7,  No  1.  doi:  10.33560/jmiki.v7i1.214. [10 Mei 2019]
Kemenkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
___________.  2013. Peraturan  Menteri  Kesehatan  No.  55  Tahun  2013  tentang  Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis . Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Maharsi,  F.  2017. Tingkat  Ketepatan  Waktu  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di RSUD Wates . Yogyakarta: STIKES Achmad Yani.
Maryun, Y. 2007. Beberapa Faktor yang Berhubungan dengan Kinerja Petugas Program TB Paru Terhadap Cakupan Penemuan Kasus Baru BTA (+) di Kota Tasikmalaya Tahun 2006 . Universitas Diponegoro. Retrieved from http://eprints.undip.ac.id/17492/1/YAYUN_MARYUN.pdf [25 Juli 2019]
Masitahsari,  U.  2015. Analisis  Kinerja  Pegawai  di  Puskesmas  Jongaya  Makassar .  Skripsi. Makassar: Universitas Hasanuddin. Retrieved from
https://core.ac.uk/download/pdf/77622738.pdf [25 Juli 2019]
Nissa, K. 2014. Pengembangan Desain Map Rekam Medis (Folder) dengan Kode Warna di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali. Jurnal Visikes , vol 13, No 2. Retrieved from https://studylibid.com/doc/260865/pengembangan-desain-map-rekam-medis--folder-
[24 Desember 2019]
Oktavia,  N.  and  Damayanti,  F.  T.  2018.  Analisis  Penyebab  Terjadinya  Misfile  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan di Ruang Penyimpanan (Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , vol 6, No 2. Retrieved from https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/190 [13 November 2019]
Parwanto. 2016. Upaya Peningkatan Kinerja Pegawai KSP. Bina Usaha Utama Cabang Bojongsari Purbalingga  Tahun  2016 .  Tesis.  Yogyakarta:  STIE  Widya  Wiwaha.  Retrieved  from http://scholar.googleusercontent.com/scholar?q=cache:S21bF02TJYYJ:scholar.google.com/+ Upaya+Peningkatan+Kinerja+Pegawai+KSP.+Bina+Usaha+Utama+Cabang+Bojongsari+Purb alingga+Tahun+2016&hl=id&as_sdt=0,5 [12 Juni 2019]
Putri,  W.,  Aini,  N.  2019.  Faktor  Penyebab  Missfile  pada  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia ,  vol  7,  No  2.  Retrieved  from https://www.jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/137 [02 Desember 2019]
Sulastriningsih,  K.  and  Novita,  A.  2016.  Pengaruh  Kemampuan  dan  Motivasi  Kerja  Petugas Kesehatan  Terhadap  Kinerja  dalam  Penerapan  Program  Manajemen Terpadu  Balita  Sakit  di Puskesmas Pasar Minggu. Jurnal Akademi Keperawatan Husada Karya Jaya , vol 2, No 1, hal 3 –12.  Retrieved  from  http://ejurnal.husadakaryajaya.ac.id/index.php/JAKHKJ/article/view/22
[13 November 2019]
Valentina. 2017. Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis pada Pasien Rawat Jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda , vol 2, No 1. Retrieved from https://scholar.googleusercontent.com/scholar?q=cache:JYdwxMa8tSEJ:scholar.google.com/ +Tinjauan+Lama+Waktu+Pendistribusian+Rekam+Medis+Pada+Pasien+Rawat+Jalan+Di+Rs u+Imelda+Pekerja+Indonesia+Medan+Tahun+2016&hl=id&as_sdt=0,5 [03 Desember 2019]
Yolanda,  V.,  Budiwanto,  S.  and  Katmawanti,  S.  2015.  Hubungan  antara  Motivasi  Kerja  dan Kemampuan  Kerja  dengan  Kinerja  Petugas  Rekam  Medis  di  Rumah Sakit  Lavalette Malang. Retrieved  from  http://journal2.um.ac.id/index.php/preventia/article/view/3190  [02  Desember 2019]