## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RANTAI PASOKAN DI PT ARGO PANTES
Andita 1 , Tri Ika Jaya 2
1,2 Prodi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jakarta
2 tri.ikajaya@budiluhur.ac.id

## ABSTRAK
Supply  chain  management (SCM)  merupakan  proses  manajemen  rantai  pasok  mulai  dari  proses pengadaan bahan baku, produksi hingga hasil jadi sampai ke tangan konsumen. Tujuan diterapkannya SCM pada perusahaan-perusahaan besar salah satunya adalah untuk membangun hubungan baik dengan para Supplier .  Salah  satu  cara  dengan  penerapan  SCM.  Dengan  menerapkan  ini  diharapkan  proses pengadaan  bahan  baku  menjadi  lebih  mudah  dan  dapat  menciptakan  hubungan  baik  antar  sesama perusahaan. Selain itu dari sisi internal perusahaan itu sendiri, seperti produksi juga harus diperhatikan. Proses  pengiriman  dan  pelayanan  kepada  konsumen  merupakan  hal  yang  perlu  diperhatikan  agar keduanya  sama-sama  merasa  nyaman.  PT.Argo  Pantes  Tbk  mengembangkan  sistem  informasi manajemen  rantai  pasokan  dengan  beberapa  tahap  antara  lain:  menganalisa  proses  bisnis  berjalan disana, menganalisa masalah yang ada pada proses pengadaan serta memikirkan dampak dan kendala apa  yang  akan  terjadi  jika  diterapkannya  SCM.  Solusi  utama  yang  ditawarkan  oleh  sistem  tersebut adalah adanya antarmuka pengguna yang melibatkan pihak supplier untuk melakukan penawaran harga secara langsung melalui sistem. Notifikasi, negosiasi dan approval dilakukan secara online , diharapkan dapat  memotong  waktu  pemesanan  bahan baku  menjadi lebih  singkat.  Pengujian  pada  penelitian ini baru pada fungsional sistem menggunakan metode black box testing.
Kata kunci : Supply chain management (SCM), Purchase Requisition, Purchase Order

## ABSTRACT
Supply chain management (SCM) is a supply chain management process starting from raw material procurement, production to finished product reaches the consumer. Objective implementation of SCM in large companies one of which is to establish a good relationship with the Supplier. One way to implementation of SCM. By applying the expected raw material procurement process becomes easier and can create good relationships between the members of the company. In addition, from the internal side of the company itself, such production should also be considered. The process of delivery and service to consumers is to note that both are equally as comfortable. PT.Argo Pantes Tbk develop supply chain management information system with multiple stages include: analyzing the business processes running there, analyzing the existing problems in the procurement process as well as considering the impact and constraints of what will happen if the implementation of SCM. The main solutions offered by these systems is their user interfaces that involve suppliers to bid directly through the price system. Notifications, negotiation and approval is done online, is expected to cut the time of ordering raw materials becomes shorter. Tests on new research on the functional system using black box testing methods.
Keywords : Supply chain management (SCM), Purchase Requisition, Purchase Order

## I. PENDAHULUAN
Dalam suatu perusahaan proses pengadaan bahan  baku  dari  Supplier  merupakan  ujung tombak  keberhasilan  perusahaan  tersebut, untuk  itu  diperlukan  adanya  suatu  cara  untuk mempermudah  proses  tersebut. Supply  Chain Management (SCM). SCM merupakan jaringan perusahaan-perusahaan  yang  secara  bersama- sama  bekerja  untuk  menciptakan  dan  meng- hantarkan  suatu  produk  ke  tangan  pemakai akhir.  SCM  merupakan  integrasi  beberapa kunci  proses  bisnis  dari end  user hingga  para pemasok  yang  menyediakan  produk, jasa,  dan informasi yang menjadi nilai tambah untuk para pelanggan dan stakeholder,atau bisa dikatakan suatu  alat  atau  pendekatan  pengelolaannya. Salah satu faktor yang berpengaruh cukup besar dalam  keberhasilan  penerapan  SCM  adalah Internet .  Dengan  adanya  Internet  pihak-pihak yang ada dalam jaringan SCM dapat membagi informasi dengan mudah dan cepat.
PT.  Argo  Pantes  merupakan  pabrik industri  penghasil  produk  garmen  (kain) terbesar di Indonesia. Bagian pengadaan bahan baku  dari Supplier ke  Gudang  dituntut memberikan  informasi  yang  cepat  dan  akurat. Hal  ini  disebabkan  bahwa  produk  jadi  sangat tergantung  pada  persediaan  bahan  baku. Perusahaan  diharuskan  menjalin  hubungan dengan Supplier untuk  menjamin  pengadaan bahan baku berjalan lancar. Bagian Purchasing , PPC  ( Planning  Product  Control ), Accounting , Gudang dan Supplier merupakan bagian-bagian penting  yang  terlibat  dalam  proses  pembelian dan pengadaan bahan baku.
Beberapa masalah pengadaan yang sering terjadi saat ini adalah keterlambatan pengadaan barang  baku.  Proses  pengadaan  yang  lambat disebabkan antara lain:(1) Lambatnya Supplier merespon penawaran harga via email; (2) dari segi prosedur yang berbelit dan panjang karena perputaran dokumen masih berjalan dari tangan ke tangan. Contoh proses persetujuan dokumen seperti purchase requisition yang berjalan lama karena  pegawai  yang  bersangkutan  sedang keluar kota atau cuti, sehingga menunggu tanda tangan dibubuhkan saat pegawai ada di tempat.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penelitian  ini  bertujuan:  (1)  Mengidentifikasi proses  bisnis  serta  menganalisa  permasalahan yang berkaitan dengan pemenuhan pemesanan
bahan  baku  pada  PT  Argo  Pantes;  (2) Memberikan solusi sebagai pemecahan masalah  yang  berguna  untuk  meningkatkan proses bisnis perusahaan.

## II. LANDASAN TEORI

## a. Manajemen Rantai Pasok/Supply

## Chain Management
Menurut  Indrajit  dan  Djokopranoto  [1] supply  chain adalah:“suatu  tempat  organisasi menyalurkan  barang  produksi  dan  jasanya kepada  para  pelanggannya”.  Lee  dan  Whang
[2]  mendefinisikan supply  chain  management adalah: “Suatu sistem jaringan yang terdiri atas beberapa  perusahaan  yang  memiliki  tujuan sama  sebagai  tempat  organisasi  menjalankan barang dan jasa kepada pelanggan”.
SUPPLIER MANUFAKTUR DISTRIBUTION CENTER WHOLE SALER RETAILER END CUSTOMER ALIRAN PRODUK ALIRAN BIAYA

## ALIRAN INFORMASI

## Gambar 1. Struktur Rantai Pasokan/SCM

## b. Komponen  Dari Supply Chain Management
Komponen Supply  Chain  Management menurut Turban [3] terdiri dari tiga komponen utama yaitu : (1) Rantai Suplai Hulu/ Upstream Supply  Chain  Segment ,  meliputi  aktivitas perusahaan manu-facturing dengan para supplier dan koneksinya (para penyalur second- tier ). (2) Manajemen Internal Suplai Rantai/ Internal Supply Chain Segment,
meliputi semua proses inhouse yang digunakan dalam  mentransformasikan input dari supplier ke dalam keluaran organisasi itu. ; (3) Segmen Rantai Suplai Hilir/ Downstream Supply Chain Segment meliputi  aktivitas  yang  melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir.
c. Cakupan Supply Chain Management
Menurut  Pujawan  [3]  bila  kita  mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-
kegiatan  utama  yang  masuk  dalam  klasifikasi SCM  adalah  (1)  Pengembangan  Produk, mencakup  kegiatan  riset  pasar,  merancang produk baru dengan melibatkan supplier dalam perancangan  produk  baru.;  (2)  Pengadaan barang, terdiri dari kegiatan memilih supplier , mengevaluasi  kinerja supplier ,  pembelian bahan  baku  dan  komponen  lain,  memonitor supply risk , membina dan memelihara hubungan  dengan supplier ;  (3)  Perencanaan dan Pengendalian, meliputi Demand Planning , peramalan  permintaan,  perencanaan  kapasitas, perencanaan  produksi  dan  persediaan;  (4) Produksi,  terdiri  dari  Eksekusi  produksi, pengendalian kualitas.; (5) Distribusi, mencakup  kegiatan  Perencanaan  jaringan distribusi,  panjadwalan  pengiriman,  mencari dan  memelihara hubungan dengan  perusahaan jasa  pengiriman,  memonitor service level  di tiap pusat distribusi [5].
d. Keuntungan Penerapan Supply Chain
Indrajit dan Djokopranoto [1]
menyebutkan  bahwa  keuntungan  menerapkan supply chain ialah: (1) Mengurangi persediaan barang  ( over  stock );  (2)  Menjamin  kelancaran arus barang; (3) Menjamin mutu.

## e. Proses Supply Chain Management
Menurut  Indrajit  dan  Djokopranoto  [1] dalam Supply  Chain ada  beberapa  pemain
utama (perusahaan) yaitu Suppliers,
Manufacturers,  Distribution,  Retail  Outlet, Customer .  Adapun  proses  mata  rantai  yang terjadi  antar  pemain  utama  itu  antara  lain sebagai  berikut  [4]  :  (a) Suppliers ,  Jaringan bermula  dari  sini,  yang  merupakan  sumber yang  menyediakan  bahan  pertama,  di  mana mata  rantai  penyaluran  barang  akan  mulai. Sumber  pertama  ini  dinamakan Suppliers ;  (b) Suppliers  –  Manufacturers,  r antai  pertama dihubungkan  dengan  rantai  kedua,  yaitu manufacturer .  Misalnya,  inventoris  bahan baku, bahan setengah jadi, dan bahan jadi yang berada  di  pihak suppliers,  manufacturers ,  dan tempat transit. (c) Suppliers – Manufacturers – Distribution ,  Barang  yang  sudah  dihasilkan oleh Manufacturers akan segera disalurkan ke
pelanggan  melalui distributor dan  selanjutnya jatuh ke tangan yang lebih kecil yaitu retailers atau pengecer. (d) Suppliers – Manufacturers – Distribution  –  Retail  Outlets, (e) Suppliers  – Manufacturers – Distribution – Retail Outlets – Customers

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Analisa Sistem Berjalan
Proses bisnis yang sedang berjalan saat ini dikelompokkan  menjadi  2  proses  besar  yaitu (1)  pemesanan  barang  ke supplier dan  (2) penerimaan  barang  oleh supplier .  Proses pemesanan  barang  melibatkan  3  bagian  yaitu (a) marketing :  mengajukan  rencana  tenun , (b) PPC ( production, planning, control ): menyediakan informasi stok benang yang harus dipesan,  (c) Purchasing: mengajukan  pesanan benang dan  (d) accounting :  menyetujui  dan mencatat pesanan benang ( Purchase Order ).
Penerimaan barang dari supplier terjadi di gudang.  Bagian  gudang  melakukan  verifikasi barang  yang  datang  harus  sesuai  dengan  PO, Surat  Jalan  dan Packing  List .  Dokumen  yang dikeluarkan  oleh  bagian  gudang  adalah  Bukti Penerimaan Barang (BPB) yang harus ditanda- tangani oleh : a) Kepala  Bagian  Benang,  b) Manager Benang, c) Kepala Departemen Bahan Penunjang, dan d) Pimpinan Perusahaan.
Permasalahan yang terjadi pada lambatnya proses  pemesanan  benang  disebabkan  oleh  3 hal  berikut:  (1)  dari  sisi Supplier ,  respon  dari Supplier dalam  proses  pemesanan  via email terasa lambat padahal proses penawaran harga terjadi disana, (2) pegawai yang harus memberi tanda  tangan  persetujuan  pemesanan,  sering tidak  ada  ditempat  seperti  keluar  kota  dan sebagainya,  (3)  prosedur  pemesanan  terlalu panjang  dan  berbelit  karena  perpindahan dokumen    dari tangan  ke  tangan.  Berdasarkan kondisi  tersebut  diatas,  perlu  dibuat  sistem informasi  manajemen  rantai  pasokan  yang terintegrasi dari bagian hulu ke hilir.

## 3.2 Rancangan Sistem Usulan
PCC GUDANG PURCHASING SUPPLIER WEBSITE STAFF ACCOUNTING (MANAGER PPC,KADEP PPC,MANAGER ACCOUNTING,PIMPINAN PERUSAHAAN) (MANAGER GUDANG,KABAG BENANG,KEDEP BAHAN PENUNJANG,PIMPINAN PERUSAHAAN)
ENTRY DATA SUPPLIER (DAFTAR BARU) UPDATE DATA SUPPLIER ENTRY RENCANA TENUN VIEW RENCANA TENUN ENTRY PENAWARAN HARGA CETAK BUKTI PERSETUJUAN HARGA VIEW PURCHASE ORDER ENTRY PURCHASE REQUISITION VIEW PURCHASE REQUISITION CETAK PURCHASE ORDER ENTRY BUKTI PENERIMAAN BARANG VIEW BUKTI PERSETUJUAN HARGA PILIH SUPPLIER 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 13 VIEW BUKTI PENERIMAAN BARANG 12 10 14
Gambar 2 Rich Picture Usulan Sistem Informasi Manajemen Rantai Pasokan
Gambar 2 menunjukkan bahwa salah satu usulan  solusi  terhadap  masalah  lambatnya pemesanan  barang  adalah membangun  sebuah portal  yang  digunakan  untuk  melakukan pemesanan  barang. Supplier diberi  hak  akses dan diperbolehkan melakukan penawaran harga
secara berkala. Dengan demikian ketika bagian purchasing akan membuat purchase requisition sudah  tersedia  data  harga  bahan  baku  yang dibutuhkan. Aproval dilakukan  secara online dan pembubuhan tanda tangan dapat dilakukan ketika pegawai ada di tempat.
Perancangan  sistem  informasi  ini  terdiri dari  beberapa  tahap.  Tahap  pertama  ialah membuat (a) model sistem, (b) model data, (c) model  navigasi  sistem,  (d)  model  antarmuka pengguna.  Model  sistem  digambarkan  dalam bentuk diagram antara lain package, use case, dan activity diagram . Dibawah ini ditunjukkan diagram tersebut.
Gambar 3. Package Diagram
Pada  gambar  3  diatas,  sistem  dibagi menjadi 6 paket yang terdiri dari 1) paket file master,  2)  file  transaksi,  3)  pendaftaran,  4) penawaran,  5)  file  View  atau  approve  dan  6) laporan.  Paket  file  master  digunakan  untuk mengelola data master sedangkan data transaksi dikelola  di  dalam  paket  file  transaksi.  Paket penawaran  digunakan  untuk  mengelola  proses bisnis  penawaran  harga  oleh supplier .  Paket pendaftaran  digunakan  untuk  melakukan pendaftaran  pengguna  sistem.  Paket  file  view atau approve digunakan untuk proses ( approval ).  Paket  laporan  digunakan  untuk mengelola output sistem berupa laporan.
Gambar 4. Use Case Diagram Entry Data
Gambar 4 menunjukkan use case diagram pengelolaan  master  data.  Diagram  tersebut merupakan salah satu use case dari keseluruhan use case dalam package diagram . Berdasarkan use  case itu  dibuatlah  narasinya  dilanjutkan activity diagram .
Gambar 5. Activity Diagram
Entry Data Supplier
Setelah  model  sistem  langkah  berikutnya adalah  membuat  model  data  berupa  diagram relasional  entitas  dan  membuat  struktur  data. Antarmuka  pengguna  dibuat  menggunakan perangkat  lunak  MS  visio,  sehingga  hasilnya mendekati aplikasi riilnya.

## 3.3 Pembahasan Hasil
Proses bisnis di PT Argo Pantes Tbk yang saat ini berjalan,  belum efisien dan cenderung berbelit  dalam  hal  prosedur.  Hal  itu  terlihat pada  proses  bisnis  berjalan  yaitu  pembelian bahan baku benang, bagian Purchasing masih menggunakan  media email atau telepon  untuk tawar  menawar  harga  dengan Supplier .  Pada sistem  ini  dibuatkan form penawaran  harga untuk  bagian Purchasing dan Supplier dalam melakukan transaksi penawaran dan pembelian benang.
Gambar 6. Form Penawaran Harga (Tender) Sisi Purchasing
Form diatas  adalah  tampilan  penawaran harga  yang  dilihat  oleh  bagian Purchasing . Form ini berfungsi untuk melakukan transaksi permintaan  benang  dari  bagian purchasing kepada Supplier .  Memiliki  aturan  seperti tender, dimana nantinya Supplier diberi batasan waktu untuk melakukan penawaran harga. Jika waktu  telah  habis, Supplier tidak  dapat  lagi melakukan penawaran. Penawaran harga yang di lakukan oleh Supplier merupakan harga tetap dan  tidak  dapat  diubah  jika  telah  disepakati antara Purchasing dan Supplier.
Form terdiri  dari  4  bagian,  yang  pertama adalah  identitas form, yang  terdiri  dari  nomor form  penawaran  harga  yang  autonumber, tanggal form penawaran harga dan batas waktu tender.  Dibawah  identitas form adalah  jenis benang yang akan dipesan ke supplier . Bagian purchasing tidak  dapat  mengisi  ( disable ) kolom  penawaran  harga,  karena  harga  akan diisi  oleh supplier .    Bagian Purchasing dapat
memilih  ke  beberapa  atau  ke  semua  ( select all ) Supplier untuk  melakukan  penawaran benang  yang  ingin  dibeli,  dengan  meng-klik pada  daftar checklist pada  kolom Tindakan . Jika form sudah lengkap, dapat diakhiri dengan meng-klik  tombol Simpan ,  dan  sistem  secara otomatis  akan  mengirimkan  pemberitahuan atau  pengingat  berupa  notifikasi  dan  email  ke Supplier .
Demikian  salah  satu  contoh form yang digunakan  untuk  mengatasi  permasalahan lambatnya  waktu  pemesanan  benang  yang dihadapi  oleh  perusahaan.  Dengan  adanya notifikasi  otomatis  dan  berkala,  diharapkan supplier yang  sudah  jadi  rekanan  perusahaan dapat  dengan  mudah  berkomunikasi  dan bertransaksi secara cepat dan akurat. Pengujian sistem dilakukan secara black box testing , yaitu menggunakan  pengujian  fungsi-fungsi  dari sistem yang dikembangkan.

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN

## 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  dan  perancangan yang telah dilakukan pada PT Argo Pantes Tbk, maka  dapat  disimpulkan  bahwa  Sistem Informasi  Manajemen  Rantai  Pasokan  yang dikembangkan  di  PT  Argo  Pantes  Tbk  dapat menjadi  solusi untuk  meningkatkan  efektifitas dan  efisiensi  peda  pemesanan  barang  baku (benang).  Beberapa  fitur  yang  mendukung solusi tersebut antara lain:
a. Memberi kesempatan kepada supplier untuk terlibat  secara  langsung  ke  dalam  sistem pada proses penawaran harga secara online.
b. Proses  persetujuan  ( approval )  seperti  pada dokumen purchase requisition dapat dilakukan  secara online ,  sehingga  dengan internet dapat  melakukan approve dimana saja mereka berada.
c. Kurangnya  komunikasi  antar  pegawai  di antar  bagian  menyebabakan  keterlambatan proses  pemenuhan.  Untuk  itu  dengan adanya  notifikasi/pengingat  di  sistem diharapkan  dapat  meminimalisir  kesalahan manusia.

## 4.2 Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan,  maka  dapat  dilakukan  saran-saran sebagai berikut :
a. Untuk kelancaran penerapan sistem e-SCM di  PT  Argo  Pantes  Tbk  perlu  mengadakan training untuk  para  pegawai  tentang bagaimana  cara  menggunakan  sistem  baru tersebut.
b. Perlu dilakukan penelitian untuk mengukur tingkat efektifitas dan efisiensi penggunaan sistem  tersebut,  baik  dari  sisi usability, kepuasan pengguna maupun kinerja sistem.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajit dan Richardus Djokopranoto. Konsep Supply Chain Management: strategi mengelola manajemen rantai pasokan bagi perusahaan modern di indonesia . Jakarta: Grasindo, 2006
[2]  Turban, Efraim, David King, Jae Lee, dan Dennis  Viehland, Electronic  Commerce: Managerian  Perspective .  New  Jersey: Prentince Hall, 2004.
[3]  . Liana Anatan, S.E., M.Si., Lena Ellitan, S.E., M.Si. Ph.d. SCM Teori Dan Aplikasi. Jakarta: Alfabeta, cv 2008.
[4]  Pujawan,  I  Nyoman, Supply  Chain Management .  Surabaya:  Penerbit  Guna Widya, 2005.
[5]   Nugrahanti, Fatim, dkk., Analisa Perancangan Sistem Informasi
Managemen Rantai Pasok (Supply Chain) Pada Perusahaan Pembuat Peralatan Tambang (Studi Kasus Pt. Refindo Inti Selaras Indonesia) , Prosiding: Seminar Nasional Teknologi Informasi dan
Komunikasi (SENTIKA), Yogyakarta, 2014 [5]   Nugrahanti, Fatim, dkk., Analisa Perancangan Sistem Informasi Managemen Rantai Pasok (Supply Chain) Pada Perusahaan Pembuat Peralatan Tambang (Studi Kasus Pt. Refindo Inti Selaras Indonesia) , Prosiding: Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi (SENTIKA), Yogyakarta, 2014