## ANALISA PERANCANGAN DAN PENGGUNAAN SISTEM E-PROCUREMENT STUDI KASUS PT. SANGRA RATU BOGA

## Danny Ong
Sistem Informasi Kampus Kabupaten Karawang
Universitas Bina Sarana Informatika www.bsi.ac.id
danny.dnx@bsi.ac.id
Abstract — procurement  process  for  stuff  from  a long  time  ago  until  right  now  has  been  common process  used  by  company  to  do  their  production process. At this moment, procurement process for ingredients  or  supporting  stuff  almost  abused  in form of corruption. So that action has given loss in material  or  processed  in  company.  This  problem could be found at PT SANGRA RATU BOGA before doing  their  job  for  designing  and  using  e- procurement  like  not  balancing  between  money expend  and  product  receiving  in  storage,  many reason  has  been  made  by  staff  in  operation division  like  no  stock  opname  scheduled    process and  many  else  that  causing  quantity  problem. Design  and  usage  of  e-procurement  in  business process  become  a  breakthrough  for  a  company  to make  documenting  and  integrating  system  so procurement  process  could  always  be  monitored and responsible by data. Analyst for implementing and  usage  of  e-procurement  in  propose  to  know how much impact in business changing after using system  and  design  process  also.  In  case  for  doing that  analyst,  there  is  a  requirement  to  do observation  and  analyst  existing  process  by comparing  before  and  after  using  e-procurement. The  result of analyst  showed  there  is  a  difference in  data  section  between  after  and  before  using  e- procurement,  that  could  be  described  in  quantity at  storage  and  money  expend  by  finance  division always show balancing .
Intisari — Proses  pengadaan  barang  dari  dulu hingga  saat  ini  sudah  menjadi  proses  yang  umum digunakan  oleh  perusahaan  dalam  melaksanakan proses  produksi.  Proses  pengadaan  barang  baik bahan  baku  ataupun  pendukung  hingga  saat  ini juga sering disalah gunakan dalam bentuk korupsi sehingga mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.  Hal  tersebut  dapat  terlihat  pada  PT SANGRA  RATU  BOGA  sebelum  melakukan perancangan  dan  penggunaan  e-procurement dimana  pengeluaran  uang  yang  sudah  dilakukan tidak  sesuai  dengan  jumlah  barang  yang  diterima di  gudang,  muncul  adanya  informasi  tidak dilakukannya  pengecekan  berkala  sehingga menyebabkan  barang  kurang  selalu  menjadi
alasan  dari  orang  yang  bekerja  di  divisi operasional.  Perancangan  dan  penggunaan  e- procurement  dalam  bisnis  menjadi  suatu terobosan bagi perusahaan untuk mendokumentasikan dan mengintegrasikan sistem agar  proses  pengadaan  dapat  selalu  dijaga  dan dipertanggung  jawabkan  secara  data.  Penelitian terhadap  pelaksanaan  dan  penggunaan  e- procurement bertujuan untuk mengetahui seberapa  besar  dampak  perubahan  bisnis  setelah penggunaan sistem dan juga proses perancangannya.  Dimana  dalam  melakukan penelitian  tersebut,  dilakukan  dengan  melakukan observasi  dan  analisa  terhadap  proses  yang  ada serta  melakukan  perbandingan  sebelum  dan sesudah penggunaan e-procurement. Hasil  analisa yang  dilakukan  memang  menunjukan  bahwa adanya  perbandingan  data  antara  sesudah  dan sebelum  penggunaan  e-procurement  dijelaskan dari  jumlah  barang  digudang  dan  uang  yang dikeluarkan  divisi  keuangan  selalu  menuju keseimbangan
Kata Kunci : e-procurement, dokumentasi, integrasi, observasi, analisa

## PENDAHULUAN
Perkembangan  industri  bisnis  yang  semakin modern  tidak  bisa  dipisahkan  dalam  pengaruhnya terhadap  IT.  Proses  pengadaan  barang  dalam perusahaan  selama  ini  banyak  mengalami tantangan  dalam  suatu  industri  perusahaan  untuk mendukung  bisnisnya  seperti  pengadaan  yang dimanipulasi  dari  harga  hingga  jumlah  yang dibutuhkan  (Nurmandi  &  Kim,  2015).  Kebutuhan akan sebuah konsep yang dapat menjaga kestabilan dan  transparasi  data  pengadaan  saat  ini  banyak diperkenalkan  dengan  penggunaan  e-procurement pada  industri  bisnis.  Masalah  perusahaan  muncul dari  perusahaan  terkait  data  persediaan  tidak berbanding  lurus  dengan  persediaan  fisik (Dyatmika, 2018) sehingga selama proses berjalan kondisi  persediaan  barang  di  gudang  banyak terjadi  kehilangan  dan  seluruh  proses  pembelian
barang tidak transparan karena proses bisnis yang belum berjalan dan didukung penuh oleh sistem Dengan proses pengadaan yang terdokumentasi pada sistem dan tersentralisasi dari semua cabang akan  memberikan  suatu  kemudahan  bagi perusahaan  dalam  proses  pengadaan  barang. Melalui  kebutuhan-kebutuhan  tersebut,  maka Fungsi  e-procurement  dapat  menjawab  seluruh permasalahan yang ada dalam industri bisnis untuk berkembang  ke  arah  yang  lebih  effektif dibandingkan  dengan  proses  yang  berjalan  tanpa adanya  kebijakan  serta  system  yang  terintegrasi. Sehingga  tujuan  penelitian  dari  penggunaan  e- Procurement  diharapkan  akan  memiliki  proses evaluasi  yang  dapat  dipertanggung  jawabkan  dan memberikan  keuntungan  dari  sisi  pengadaan barang  (Pandu  Wicaksono,  Urumsah,  &  Asmui, 2017).  Konteks  penelitian  ini  akan  mengacu  pada perbandingan  persediaan  barang  antara  sebelum dan sesudah penggunan e-procurement.

## BAHAN DAN METODE
Penelitian penggunaan e-procurement dilakukan dengan metode komparatif dan evaluasi. Metode  komparatif  akan  dilakukan  dengan melakukan  perbandingan  data  persediaan  barang terkait  effektifitas  penggunaan  sebelum  dan sesudah  menggunakan  sistem  e-procurement dengan menggunakan balance scorecard (Rotchanakitumnuai,  2013)  sedangkan  metode evaluasi  akan  dilakukan  dengan  melakukan pengecekan  proses  berjalannya  sistem  terkait dengan  effektifitas  dan  effisiensi  selama  proses berjalan.
Sumber data persediaan barang dan penggunaannya diperoleh dari  rekapan  data divisi gudang  serta  divisi  FAD  ( Finance  Accounting Department ).  Teknik  pengumpulan  data  dengan menggunakan  studi  dokumen  terhadap  data  yang diperoleh dari setiap divisi, memeriksa angka yang masuk  dan  keluar  serta  perbandingannya  setelah menggunakan e-procurement
Analisis  data  persediaan  menunjukan  bahwa terdapat  perbedaan  yang  cukup  signifikan  antara kondisi persediaan barang didalam gudang dengan penjualan  yang  terjadi  di  perusahaan  sebelum menggunakan e-procurement dimana perbandingan  dilihat  data  pada  tahun  berjalan yaitu  tahun  2015  (sebelum  menggunakan  e- procurement)  dan  2016  (menggunakan  e- procurement).  Sedangkan  effektifitas  penggunaan sistem  dilakukan  evaluasi  ketika  e-procurement sudah go  live dengan  mengukur  waktu  proses perhitungan  persediaan  yang  harus  dilakukan pengadaan  serta  kecepatan  pemasukan  data  oleh user yang  didukung  dari  sisi  tampilan  layer  yang digunakan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa data persediaan gudang dengan konsep komparatif  dari  tabel  1  dan  2  menunjukan  bahwa terdapat perbedaan yang sangat signifikasn antara tahun  2015  hingga  2016  sebelum  dan  sesudah penggunaan sistem e-procurement. Hasil perbandingan  menunjukan  bahwa perbedaan nilai stok  di  gudang  lebih  baik  di  tahun  2016 dikarenakan adanya pengawasan terhadap karyawan gudang  dalam melakukan  proses  keluar masuk barang.
Tabel 1. Persediaan Tahun 2015
Bula n Produk Kuantit as Masuk Kuantita s Keluar Perse diaan setel ah SO Jan Fermipan  144820 144241 532 Feb Fermipan  127362 113451 1374 2 Mar Fermipan  120814 120730 84 Apr Fermipan  183914 183314 528 May Fermipan  139971 138741  1173 Jun Fermipan  152814 152703 107 Jul Fermipan  168012 167005 984 Aug Fermipan  118893 117357  1412 Sep Fermipan  176902 175010  1854 Oct Fermipan  112002 110018  1932 Nov Fermipan  128911 110421 1833 4 Dec Fermipan  127234 126583 572 Jan Primamix  168012 143742 2387 5 Feb Primamix  165221 163042  2074 Mar Primamix  100234 98432  1703 Apr Primamix 99234 99128 103 May Primamix  100123 100002 98 Jun Primamix  141214 138742  2158 Jul Primamix  124145 123024 984 Aug Primamix  144111 140421  3620 Sep Primamix  165123 158841  6183 Oct Primamix  173412 170023  3184 Nov Primamix  144122 138001  5983 Dec Primamix  156623 143764 1204 3
Sumber : (PT. Sangra Ratu Boga, 2015)
Tabel  1  menunjukan  bahwa  terdapat  selisih  yang besar  setelah  dilakukan  pengecekan  fisik  dan
terjadi  pada  semua  produk  selama  tahun  berjalan sebelum menggunakan sistem e-procurement oleh perusahaan  terhadap  2  produk  unggulan perusahaan berdasarkan penelitian yang dilakukan. Tabel 2. Persediaan Tahun 2016 Bula n Produk Kuantitas Masuk Kuantitas Keluar Perse diaan Setela h SO Jan Fermipan 172345 171991 354 Feb Fermipan 130415 128821 1592 Mar Fermipan 162418 161732 686 Apr Fermipan 200871 198424 2447 May  Fermipan 149841 137571 1221 2 Jun Fermipan 147799 142882 4912 Jul Fermipan 169411 167244 2167 Aug Fermipan 147721 137741 9927 Sep Fermipan 169045 162424 6621 Oct Fermipan 150824 147799 3025 Nov Fermipan 142887 138812 4075 Dec Fermipan 134882 131458 3424 Jan Primamix 176779 159345 1713 2 Feb Primamix 187342 176631 1071 1 Mar Primamix 99421 97441 1980 Apr Primamix 100414 100239 175 May  Primamix 139772 135994 3778 Jun Primamix 158841 147434 1121 9 Jul Primamix 142778 141432 1346 Aug Primamix 165427 159875 5550 Sep Primamix 179004 173451 5553 Oct Primamix 184241 183204 1037 Nov Primamix 168932 163492 5440 Dec Primamix 168993 167342 1651 Sumber : Data Penggunaan e-Procurement (2016)
Tabel 2 menunjukan bahwa persediaan setelah dilakukan pengecekan fisik lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya.
Evaluasi  terhadap  penggunaan  e-procurement dalam proses pengadaan barang :
1. Leadership Kepemimpinan  manajemen  (Nurmandi  & Kim,  2015)  perusahaan  menjadi  kunci innovative  dalam  pengembangan  dan penggunaan e-procurement
H 1 :  Semakin  tinggi  faktor  tingkat kesuksesan  e-procurement,  maka  semakin
tinggi  pengembangan  pembelajaran  dan inovasi dalam organisasi
2. Human Resources Proses  migrasi  mendapakatkan  dukungan dan  keinginan  dari user (Nurmandi  &  Kim, 2015)  dalam  mempercepat  penggunaan  e- procurement  yang  juga  didasari  dari keunggulan sistem yang dirancang H 2 :  Semakin  tinggi  faktor  kesuksesan  e- procurement, maka semakin tinggi pengembangan proses internal perusahaan 3. Planning and Management
Perencanaan  dan  penanganan  dalam pengembangan  e-procurement  menjadi dasar  dari  lancarnya  implementasi  dan penggunaan oleh karyawan H 3 :  Semakin tinggi tingkat pembelajaran e- procurement, maka semakin tinggi pengembangan  proses  internal  kearah perkembangan 4. Policy and Regulations Kebijakan  dan  regulasi  yang  dibentuk menjadi  dasar  kepatuhan  karyawan  dalam menjalankan program berdasarkan SOP H 4 :    Semakin  tinggi  faktor  kesuksesan  e- procurement,  maka  semakin  tinggi  tingkat kepuasan pihak internal
5. Sistem Integration Sistem integrasi memberikan fasilitas untuk melakukan  pengawasan  dan  pembayaran secara online H 5 :    Semakin  tinggi pengembangan  proses e-procurement,  maka  semakin  tinggi tingkat kepuasan semua pihak
6. Standarization
Keuntungan financial diperoleh dari proses sederhana yang diterapkan dalam perencanaan  keuangan  operasional  dan pengembangan H 6 :    Semakin  tinggi  faktor  kesuksesan  e- procurement, maka semakin tinggi keuntungan financial yang didapat
Evaluasi terhadap proses kerja karyawan dalam menggunakan sistem dilakukan dengan siklus RTP (Smart, 2010):
1. Request
Koordinasi  terkait  permintaan  barang  dari divisi  gudang  ke  divisi  pembelian  berjalan sesuai SOP karena diharuskan melampirkan data persediaan berjalan.
2. Order Order atas request dari  divisi  gudang dijalankan  dengan  lampiran  data  PO  yang sukses dibaca oleh supplier
3. Receive Proses  penerimaan  barang  atas  order supplier  di-update  pada  e-procurement
untuk menutup data order agar tidak terjadi duplikasi
4. Pay Proses pembayaran dilakukan berdasarkan jumlah  penerimaan  yang  terjadi  digudang dan dilakukan menggunakan sistem
Hasil  evaluasi  dalam  penggunaan  sistem  pada poin-poin  penting  yang  dilakukan  menjelaskan bahwa  adanya  kepuasan  dalam  meminimalisir resiko  yang  pernah  terjadi  (Vaidya  &  Campbell, 2016)
Tabel 3. Point yang di-survei Poin Utama Poin yang di-survei Efficiency EFF EEF1 Mengurangi durasi waktu Pembelian EFF2 Meningkatkan performa inputan data dari waktu yang diberikan EFF3 Mengurangi jumlah karyawan di divisi pembelian EFF6 Mengurangi biaya pengiriman EFF8 Mengurangi biaya negosiasi EFF10 Mengurangi pembelian pada supplier yang tidak terdaftar EFF11 Mengurangi jumlah supplier
Sumber : (Vaidya & Campbell, 2016)
Karakteristik  dalam  melakukan  survei  dalam pengukurannya terhadap perfoma sistem
Tabel 4. Karakteristik Survei Karakteristik Sample Penjelasan Responden Kuesioner dibuat berdasarkan hasil penelitian perusahaan Jumlah Sample 5 kuesioner Tingkat Responden Dapat dihitung dengan nilai 100% dari jumlah 5 sample yang dibuat Kualitas Data Responden tingkat atas terkait langsung dengan pimpinan divisi Sumber : (Ong, 2017)
Hasil  rangkuman  kuesioner  dalam  penggunaan e-procurement (dengan nilai maksimal 100) :
Tabel 5. Nilai Survei Poin Utama Poin yang di-survei Nilai Akumulatif EEF1 Mengurangi durasi waktu Pembelian 95 EFF2 Meningkatkan performa inputan data dari waktu yang diberikan 90 EFF3 Mengurangi jumlah karyawan di divisi pembelian 70 EFF6 Mengurangi biaya pengiriman 98 EFF8 Mengurangi biaya negosiasi 85 EFF10 Mengurangi pembelian 90
pada supplier yang tidak terdaftar EFF11 Mengurangi jumlah supplier 80 Sumber:(Ong, 2017) Evaluasi menggunakan balance scorecard untuk mengevaluasi
performa proses (Rotchanakitumnuai, 2013) : Tabel 6. Nilai Pengukuran BSC Faktor Kesuksesan Penjelasan Nilai Rata-Rata Pengukuran Kemampuan teknikal e- procurement e-procument handal dalam bisnis, keamanan terjaga dan kecepatan performa baik 95 Kepercayaan penggunaan e-procurement menyelesaikan masalah secara effisien sesuai prosedur 95 Faktor Organisasi Adaptasi pengguna, pelatihan penggunaan sistem baik, komitmen manajemen dalam pengembangan 85
Sumber: (Ong, 2017)

## Sumber : (Rotchanakitumnuai, 2013)

## Gambar 1. Modul Konseptual
Tabel 7. Dimensi Faktor Sukses e-procurement Faktor yang diukur Pengukuran Mean Cronbach's α Faktor 1 : Kehandalan sistem 0.836 Kehandalan sistem 0.807 4.47 Keamanan sistem 0.783 4.61 Mudah digunakan 0.820 4.11 Mudah akses 0.621 3.85 Kecepatan 0.562 4.12 Faktor 2 : Kemampuan layanan 0.829 Kemampuan layanan 0.878 4.01 Proses akurasi transaksi 0.842 3.91 Faktor 3 : Dukungan 0.885
kebijakan Menyediakan latihan 0.760 4.03 Adaptasi perubahan 0.740 3.81 Sikap baik manajemen 0.715 4.12 Kerja tim 0.735 4.01 Perubahan cepat karyawan 0.728 4.10 Pengembangan proses 0.621 4.22
Sumber: (Ong, 2017)
Proses identifikasi pada tabel dilakukan dengan melihat  faktor  sukses  kemampuan  sistem  dan layanan.
Tabel 8. Dimensi BSC e-procurement Faktor yang diukur Pengukuran Mean Cronbach's α Pembelajaran organisasi 0.885 Pengembangan kemampuan e- procurement 0.928 3.67 Pengembangan kemampuan penggunaan TI 0.921 3.62 Pengembagan budaya transparansi 0.810 3.89 Pengembangan proses internal 0.943 Pengurangan keterlambatan 0.978 2.58 Proses yang lebih cepat 0.952 2.60 Kepuasan pelanggan internal 0.784 Kepuasan antara divisi pembelian 0.904 3.00 Kepuasan pelanggan untuk kualitas Produk / layanan 0.895 2.74 Keuntungan finansial 0.712 Pengurangan harga produk / layanan 0.851 3.35 Biaya akuisisi rendah 0.873 2.96 Sumber: (Ong, 2017)
e-Procurement  memberikan  dampak  positif pada  perusahaan.  Hasil  evaluasi  dilakukan  secara rutin  setiap  bulan  dengan  membandingkan  bulan yang  sama  pada  periode  sebelumnya.  Pada  tabel menunjukan e-procurement sukses dalam penerapan

## Sumber:(Ong, 2017)

## Gambar 2. Grafik Production E-Procurement
Grafik  diatas  menunjukan  hasil  implementasi terhadap  e-procurement,  hasil  dari  grafik menunjukan  bahwa  penggunaan  e-procurement perusahaan  lebih  tepat  dan  berhasil  dalam melakukan  pencocokan  data  antara  data  pesanan, uang yang dikeluarkan dan juga hasil order barang yang  diterima.  Setiap  bulan  lebih  baik  dari  bulan yang  sama  di  periode  sebelumnya.  Investasi  yang dikeluarkan  oleh  perusahaan  telah  memberikan dampak positif yang harus terus dikembangkan Pembahasan Sistem Ruang lingkup sistem berbasis web dan seluruh cabang akan terhubung ke server head office (HO)
Sumber: (Ong, 2017) Gambar 3. Layar Pembuatan Order
Halaman Pembuatan Order Sistem  integrasi  pembuatan order yang terhubung dengan data master dan juga keuangan dari seluruh cabang
Sumber: (Ong, 2017)
Gambar 4. Layar Halaman PO Monitoring

## Halaman PO Monitoring
Proses monitoring PO dilakukan oleh user yang secara  khusus  diberikan  akses  karena order terhubung  secara  otomatis  dengan  sistem keuangan

## KESIMPULAN
Sistem  E-Procurement  merupakan  penerapan yang  telah  terbukti  memberikan  banyak  manfaat bagi  perusahaan  dalam  melakukan  proses pengadaan barang baik bahan baku ataupun bahan supporting  dalam  menjalankan  bisnis  produksi perusahaan.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari perbandingan  yang  telah  dilakukan  antara  ketika menggunakan  E-Procurement  dan  sebelum menggunakannya.
Perbandingan  terbesar  dapat  dilihat  dari kapasitas  stock  secara  nyata  antara  order  dan barang  yang  diterima  baik  dalam  aspek  kuantitas ataupun  finansial.  Selain  itu  policy  dan  regulasi yang dterapkan telah memberikan dampak positif dalam  mencegah  seluruh  karyawan  untuk melakukan tindakan negatif seperti penyeludupan order ataupun pemesanan diluar jumlah fisik yang tidak  sesuai  karena  semua  aktivitas  telah terdokumentasi dengan baik secara sistem Selain  itu  sistem  e-procurement  yang  sudah terintegrasi  dengan  sistem  finance  dalam melakukan pembayaran juga memberikan pelayanan  kepada user lebih  mudah  dalam melakukan penggunaan fungsi secara menyeluruh
REFERENSI
Dyatmika,
S. B. (2018). PENGENDALIAN PERSEDIAAN  OBAT  GENERIK  DENGAN METODE ANALISIS ABC, METODE
ECONOMIC  ORDER  QUANTITY  (EOQ),  DAN REORDER  POINT  (ROP)  DI  APOTEK  XYZ TAHUN  2017  |  Dyatmika  |  Modus  Journals. MODUS JURNALS , 30 (1), 71–95. https://doi.org/https://doi.org/10.24002/m odus.v30i1.1589
Nurmandi,  A.,  &  Kim,  S.  (2015).  Making  e- procurement  work  in  a  decentralized procurement  system:  A  comparison  of three Indonesian  cities. International  Journal  of Public  Sector  Management , 28 (3),  198–220. https://doi.org/10.1108/IJPSM-03-2015- 0035
Ong,  D.  (2017). Laporan  Akhir  Penelitian  -  Analisa Perancangan  Dan  Penggunaan  Sistem  E- Procurement  Studi  Kasus  PT.  Sangra  Ratu Boga . Jakarta.
Pandu  Wicaksono,  A.,  Urumsah,  D.,  &  Asmui,  F.
(2017). The Implementation of E-
procurement  System:  Indonesia  Evidence. SHS  Web  of  Conferences , 34 (7),  10004.
https://doi.org/10.1051/shsconf/20173410 004
PT. Sangra Ratu Boga. (2015). Data Rekapan Divisi Gudang . Jakarta.
Rotchanakitumnuai,  S.  (2013).  Assessment  of  e- procurement  auction  with  a  balanced scorecard. International  Journal  of  Physical Distribution and Logistics Management , 43 (1), 39–53.
https://doi.org/10.1108/096000313112932
46
Smart, A. (2010). Exploring the business case for e- procurement. International  Journal of Physical Distribution and Logistics Management , 40 (3), 181–201. https://doi.org/10.1108/096000310110350
83
Vaidya, K., & Campbell, J. (2016). Multidisciplinary approach  to  defining  public  e-procurement and  evaluating  its  impact  on  procurement efficiency. Information  Systems  Frontiers , 18 (2),
333–348. https://doi.org/10.1007/s10796-014-9536- z