ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
http://ejournal.fiaiunisi.ac.id/index.php/al-afkar

## MANAJEMEN KEARSIPAN DI KANTOR SMA SYUBBANUL AKHYAR
Ali  Murtopo 1* , Ardiyah Prastika Cahyani 2 , M. Ikbaluddin 3 ,
1 Manajemen  Pendidikan  Islam  Universitas  Islam  Indragiri.
2 Manajemen  Pendidikan  Islam  Universitas  Islam  Indragiri.
3 Manajemen  Pendidikan  Islam  Universitas  Islam  Indragiri. E-mail: alimurtopomurtopo@gmail.com  (081392783988),  ardiyahprastikacahyani47@gmail.com, saptazies@gmail.com

## Abstract
Kegiatan    pengabdian    kepada    Masyarakat  di  SMA  Syubbanul  Akhyar    adalah  salah    satu pelaksana    kebijakan    daerah    yang    bersifat    spesifik    di    bidang    Perpustakaan    dan    Kearsipan. Keberadaan    perpustakaan    mendorong    terwujudnya    cita-cita    yang    diamanatkan    dalam    Undang- undang    Dasar    tahun    1945    yaitu    mencerdaskan    kehidupan    bangsa.    Pada    pelaksanaan pengabdian    masyarakatini    penulis    memilih    SMA  Syubbanul  Akhyar  karena    dapat  memberikan layanan    kepada    pemustaka,    meningkatkan    kegemaran    membaca,    serta    memperluas  wawasan dan    pengetahuan    untuk    mencerdaskan    kehidupan    bangsa.  Kegiatan  pengabdian    kepada Masyarakatdilaksanakan    di    Dinas    Perpustakaan    dan    Kearsipan    Jawa    Timur.  Meliputi menyediakan  arsip,  membantu  pengguna  untuk  menemukan  arsip  yang  dibutuhkan  serta menggandakan  arsip  dalam  bentuk    file,    penyortiran    arsip,    dimana    arsiparsip    tersebut    akan dijadikan    sebuah    katalog.    Selain    itu  dalam    bidang    ini    kami    melakukan    sebuah    kegiatan    yaitu mengemasi    atau    mecover    arsip-arsip    yang    sudah    kita    sortir    dalam    sebuah    katalog, mengawasi    arsip-arsip    yang    ada    di    sebuah    instansi    baik  pemerintahan      maupun      swastadan mengawasiarsip-arsip    yang    ada   di   sebuah    instansi    baik pemerintahan  maupun  swasta. Keywords: Manajemen, Kearsipan, Pengabdian

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan  dan  kemajuan  teknolgi  informasi  yang  sangat  pesat  di  era  saat  ini  memiliki dampak  yang  cukup  besar  untuk  semua  bidang  sehingga  kebutuhan  akan  data  yang  berkualitas dan  informatif  sangat  diperlukan  baik  untuk  keperluan  individual  maupun  organisasi  atau instansi.  Guna  memenuhi  kebutuhan  tersebut  diperlukannya  pengelolaan  informasi  yang  baik  dan berkualitas,  salah  satu  pengelolaan  informasi  yang  dibutuhkan  yakni  arsip.  Arsip  memiliki  peran penting  bagi  individu  maupun  organisasi  atau  institusi,  karena  arsip  menjadi  media  dalam pembuatan  suatu  keputusan  dan  kebijakan  yang  akan  diterapkan  oleh  pribadi  maupun  di organisasi  atau  instansi.  Peran  lain  dari  arsip  yakni  sebagai  pusat  peningat  dan  alat  pengawasan yang  diperlukan  oleh  organisasi  atau  instansi  dalam  menjalankan  aktivitas  organisasinya.
Arsip  menurut  UU  Kearsipan  Nomor  43  Tahun  2009  menyatakankan  bahwa  rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah  daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara  (UU  No.
ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
http://ejournal.fiaiunisi.ac.id/index.php/al-afkar

## 43/2009).
Arsip  dapat  ditemukan  secara  cepat  jika  organisasi  dapat  melakukan  pengelolaan  arsip dengan  baik,  akan  tetapi  banyak  organisasi  dalam  pengelolaan  arsip  masih  belum  tertata  dengan baik  bahkan  dijumpai  pula  adanya  penumpukan  berkas  yang  disimpan  di  setiap  bagian  ruangan sehingga  tidak  tertib  arsip  dan  berdampak  pada  pelayanan  yang  diberikan  kepada  mereka  yang membutuhkan  arsip.  Di  perkuat  oleh  penelitian  dari  Sri  dan  Bambang  bahwa  pengelolaan  arsip dinamis  mendukung  pelayanan  informasi  pada  bagian  tata  usaha  di  Dinas  Sosial  Kabupaten Ponorogo  (Ardiana  &  Suratman,  2021).  Senada  yang  diungkapkan  oleh  Rifat  dan  Durinda  bahwa pengelolaan  arsip  yang  baik  dapat  menunjang  aktivitas  yang  optimal  di  dalam  organisasi  (Basya & Puspasari,  2021).
Kearsipan  mempunyai  peranan  sebagai  pusat  ingatan,  sumber  informasi  serta  alat pengawasan  yang  sangat  diperlukan  dalam  setiap  organsisasi.  Arsip  tidak  hanya  merupakan warisan  masa  lampau,  akan  tetapi  juga  memberi  informasi  tentang  masa  lampau  itu  sendiri (Barthos,  2014).  Oleh  karena  itu  kewajiban  kita  semua  untuk  memelihara  dan  menjaga  arsip- arsip  tersebut  dari  segala  kerusakan  dan  kemusnahan.  Arsip  dapat  dipergunakan  oleh  pimpinan organisasi  untuk  mengambil/membuat  keputusan  secara  tepat  mengenai  sesuatu  masalah  yang sedang  dihadapi,  dan  dapat  dipergunakan  sebagai  sumber  informasi.  Penataan  kearsipan  menurut Martono  (2013)  ,  berkaitan  dengan  3  faktor  penting  yaitu  sistim  penyimpanan  (sistim  abjad, sistim  subjek,  sistim  nomor,  sistim  wilayah  dan  sistim  tanggal),  fasilitas  kearsipan  (filling cabinet,  map  odner,  buku  agenda,  dll),  serta  petugas  kearsipan  yang  memenuhi  syarat (pengetahuan  tentang  surat  menyurat  dan pengetahuan  khusus  tentang  tata kearsipan).
Hasil  pengamatan  langsung  di  lapangan  diperoleh  beberapa  hasil  yakni  proses  pengarsipan di  SMA  Syubbanul  Akhyar  masih  dilakukan  secara  manual,  berkas  yang  diciptakan  tidak diklasifikasikan  berdasarkan  sistem  penyimpanan  arsip,  terjadinya  penumpukan  surat  masuk  dan surat  keluar,  dan  minimnya  fasilitas  fisik  untuk  penyimpanan  arsip.  Pengelolaan  arsip  yang masih  manual  dan  tidak  dikelola  dengan  baik  berdampak  negatif  untuk  organisasi  sehingga proses  pencarian  dan  penemuan  arsip  kembali  membutuhkan  waktu  yang  lama.  Kejadian  tersebut dapat diatasi  jika  SMA Syubbanul  Akhyar  tertib  dalam  pengelolaan  arsip.
Temuan  lain  yang  didapatkan  dari  observasi  yakni  pengetahuan  di  bidang  manajemen kearsipan  yang  dimiliki  oleh  pengurus  tersebut  masih  minim  dan  tidak  adanya  pelatihan  tentang manajemen  kearsipan  sehingga  penanganan  arsip  yang  diciptakan  tidak  dapat  dikelola  dengan baik.  Guna  menciptakan  tata  kelola  arsip  yang  baik  dan  sesuai  Undang-Undang  Kearsipan  maka dilakukan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  dalam  bentuk  pelatihan  di  bidang  manajemen kearsipan  untuk  pengurus  SMA  Syubbanul  Akhyar.  Tujuan  kegiatan  ini  yakni  untuk  memberikan pengetahuan  dan  pengembangan  keterampilan  di  bidang  pengelolaan  arsip  kepada  pengurus SMA  Syubbanul  Akhyar.  Kegiatan  pelatihan  ini  dilaksanakan  oleh  Mahasiswa  PPL  Program Studi  Manajemen  Pendidikan  Islam  Universitas  Islam  Indragiri.
ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
http://ejournal.fiaiunisi.ac.id/index.php/al-afkar

## II. METODE
Kegiatan        pengabdian        ini        diawali        dengan        melakukan        penyampaian        informasi kepada    kelompok  pengabdian  kepada  masyarakat  mahasiswa  /  dosen  dan  SMA  Syubbanul Akhyar  melalui  metode  sebagai  berikut:
1. Metode            ceramah            Melakukan            sosialisasi            tentang      pengetahuan      pentingnya pengabdian  kepada masyarakat  mahasiswa  / dosen
2. Peminjaman    arsip    seperti    menyediakan    arsip,    membantu    pengguna    untuk    menemukan arsip   yang  dibutuhkan  serta menggandakan  arsip  dalam  bentuk  file.
3. Melakukan    penyortiran    arsip,    dimana    arsiparsip    tersebut    akan    dijadikan    sebuah    katalog. Selain    itu  dalam  bidang  ini  kami  melakukan  sebuah  kegiatan  yaitu  mengemasi  atau  mecover arsip-arsip  yang  sudah  kita  sortir  dalam  sebuah  katalog.
4. Mengawasi    arsip-arsip    yang    ada    di    sebuah    instansi    baik    pemerintahan    maupun    swasta, selain    itu  SMA  Syubbanul  Akhyar  ini  memiliki  tugas  pembinaan  yang  biasanya  dilakukan  di tempat  pelosok atau  di luar  kota.
5. Penyelamatan    dan    pendayagunaakan    kami    melakukan    kegiatan    berupa    menggandakan beberapa  foto,    hal    tersebut    bertujuan    agar    foto-foto    tersebut    memiliki    Salinan   serta  untuk pengguna   yang  membutuhkan.
6. Mahasiswa  PPL  SMA  Syubbanul  Akhyar  membantu  persiapan  pelaksanaan  pendampingan kegiatan  Kearsipan.
7. Kegiatan  praktek langsung/Demontrasi  langsung.

## III. HASIL
Hasil    pengabdian    masyarakat    terdiri    dari    hasil    secara    kualitatif    dari    kegiatan    yang dilaksanakan  adalah  Selama    penulis    mengikuti    pengabdian    kepada    Masyarakat    di        SMA Syubbanul  Akhyar  dengan  Kelompok  dosen  /  mahasiswa  PPL  Program  Studi  Manajemen Pendidikan  Islam  Universitas  Islam  Indragiri  yang    telah    ditetapkan    oleh    penulis.    disini    penulis mengerjakan    project    secara    individu    maupun  kelompok.    Dalam    setiap    project    yang    akan    di berikan    oleh    para    mentor,    penulisselalu    diberikan    sesi  mentoring  dan  bahan  bacaan    untuk  di pahami  sebelum  penulis  terjun    langsung    ke    lapangan.    Adapun  project  project  yang  penulis kerjakan  sebagai  antara  lain:  Kegiatan    pengabdian        masyarakat        yang    kami    lakukan    di    Dinas Perpustakaan    dan  Kearsipan  merupakan  bentuk  praktik  nyata  dari  beberapa  mata  kuliah  yang didapat  penulis  di  perkuliahan.  Dapat  dikatakan    bahwa    kegiatan        pengabdian        masyarakat tersebut    merupakan    praktik    atau    simulasi    yang  dilakukan    berdasarkan    teori    yang    diperoleh. Teoriyang    diberikan    dalam    perkuliahan    dapat    menjadi  tambahan    pengetahuan    untuk menganalisa   suatu   system   dalam   perusahaan.
Berdasarkan    kegiatan  pengabdian        masyarakat            yang    dilakukan    penulis    sering mendapati    aspek    pelayanan.    Dengan    itu  penulis    dapat    membandingkan    antara    teori    dengan praktik    atau    kegiatan    nyata    di    lapangan    apakah  sejalan    atau    justru    berjalan    berlawanan.
ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
http://ejournal.fiaiunisi.ac.id/index.php/al-afkar
Salah    satu    mata    kuliah    yang    berkaitan    dengan    kegiatan  pengabdian        masyarakat        yang dilakukan    oleh    kami    di    Dinas    Perpustakaan    dan    Kearsipan    adalah  pelayanan  pada  para pengguna.  Sosialisasi  sadar  arsip  dan  penggunaan  arsip  dapat  di  lihat  arti  penting/manfaat    sebuah arsip  yang  biasa    di    dalam    pelayanan    arsip    para    pengguna    biasanya    bertujuan    untuk    bahan penelitian    akademi.  Dalam      bahasa      perundang-undangan      kearsipan      disebut      sebagai      arsip yang      dipergunakan      secara  langsung    dalam    perencanaan,    pelaksanaan,    penyelenggaraan kehidupan    kebangsaan    pada    umumya  atau    dipergunakan    secara    langsung    dalam penyelenggaraan    administrasi    negara.    Di    dalam    kearsipan  pelayanan  publik  terdapat  2  bentuk yakni  arsip  statis  dan    arsip  dinamis.    arsip  statis    adalah    arsip    yang  tidak  dipergunakan  lagi dalam  fungsi-fungsi  manajemen,  tetapi  dapat  dimanfaatkan  untuk  kepentingan  pendidikan    dan penelitian.    Arsip    statis    merupakan    arsip    yang  memiliki    nilai    guna    berkelanjutan  (continuing value).
Arsip  dinamis  berdasarkan  kepentingan    penggunaannya    dapat    dibedakan    menjadi dua yaitu  arsip  dinamis  aktif  dan  dinamis  inaktif.  Arsip  dinamis  atif  berarti  arsip  yang  secara  langsung dan    terus    menerus    diperlukan    dan    dipergunakan    di    dalam    penyelenggaraan    administrasi. Sedangkan  arsip    dinamis    inaktif    merupakan    arsip-arsip    yang    frekuensi    penggunannya    untuk penyelengaraan  administrasi  sudah  menurun.
Selama    kegiatan  pengabdian  Masyarakat  berlangsung    penulisbanyak    melakukan    kegiatan atau  pekerjaan  yang  jarang  atau  sebelumnya  tidak  pernah  dilakukan.  Langkah  untuk  perbaikan arsip  seperti  kita      mengumpulkan      data-data  arsip  yang  perlu      diperbaiki,  hal  teraebut      bertujuan agar      dapat  mengetahui  seberapa  besar  kerusakan  arsip  yang  akan  diperbaiki.  Setelah  hal  tersebut kita  menentukan  metode    perbaikan    hal    ini    sangat    perlu    karena    penentuan    metode    perbaikan membutuhkan   dana  yang  cukup  mahal  dan Sebagian  besar bahan  baku berasal  dari  luar  negri.
Gambar  1 Kegiatan  pendampingan  Kearsipan
Setelah  menentukan  metode  maka  kita    melakukan    pencatatan    atau    pemotretan    dimana
ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
http://ejournal.fiaiunisi.ac.id/index.php/al-afkar
arsip-arsip    akan    dibuatkan    berita    acara    untuk  menjelaskan      bagaimana      kondisi      arsip      yang akan  direstorasi.  Setelah  itu  kita  memperikan  keterangan/penomoran    bertujuan    untuk    proses laminasi    nanti.  Jika  step-step  tersebut    sudah    dilakukan  maka  arsip  dapat  direstorasi,  proses perbaikan  arsip:
1. Menambal  dan  Menyambung
2. Laminasi
3. Enkapsulasi
4. Penjilidan
5. Pembuatan  Frudal
6. Pembuatan  Portepel
7. Mikrofilm
8. Digitalisasi
9. Mengembalikan  ke Tempat  Penyimpanan  Arsip
Tim  mahasiswa  PPL  program  studi  manajemen  Pendidikan  islam  unversitas  islam  indragiri melakukan  penyusunan  asrip,  penggandaan  arsip  -asrip  yang    lama    dan    melakukan    pengemasan pada    arsip.    Selain    itu    keterampilan    dalam    komunikasi  didapatkan  oleh  penulis  karena merupakan salah  satu  kegiatan  Penulis  mendapatkan  pengalaman  untuk  berkomunikasi, bagaimana  harus    bersikap,    berbicara,    dan    memperlakukan    pengguna    dengan    baik.  Dalam  hal tersebut  keterampilan  dalam  berbicara  sangat  berpengaruh,  dimana  berbicara  dengan  lancar  dan gaya  yang  dapat  memberikan  informasi  yang  jelas  kepada  pengguna.  Keterampilan  berkomunikasi juga    penulis    lakukan    pada    kegiatan    E-WARAS    (Wisata    Arsip    Anak    Sekolah    Elektronik), dimana  penulis  menjadi  moderator  untuk  kegiatan  zoom  meeting  dalam  kegiatan  mingguan  yang dilaksanakan  DISPERPUSIP  untuk  adik-adik  sekolah  dasar dan menengah.
Gambar  2 Kegiatan  Pendampingan  Kearsipan
ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
http://ejournal.fiaiunisi.ac.id/index.php/al-afkar
Pengelolaan      dan      penataan      arsip      aktif      menghasilkan      tertatanya      fisik,      informasi arsip      serta  tersusunnya    daftar    arsip    sehingga    memudahkan    penemuan    atau    pencarian    arsip yang    dibutuhkan  kembali.  Dalam  hal  ini,  kami  diberikan  kesempatan  untuk  melakukan pengelolaan  dan  penataan  arsip  aktif    dengan    berdasarkan    nomor    berkas,    nomor    item    arsip, kode  klasifikasi,   uraian   informasi   arsip,  tanggal,  jumlah  dan keterangan  lainnya.

## IV. DISKUSI
Berdasarkan    pengalaman    dan    hasil    dari    kegiatan    pengabdian    kepada    masyarakat    pada SMA  Syubbanul  Akhyar  penulis  memberikan  beberapa  saran  guna  kebaikan  program  pada  masa yang  akan datang,  berikut  diantaranya:
Berdasarkan    kegiatan    pengabdian    masyarakat  yang    dilakukan    penulis    di    SMA Syubbanul  Akhyar,    penulis    telah    mencapai    tujuan    yang    telah    dirumuskan    yaitu    penulis  telah melakukan    berbagai    kegiatan    sesuai    yang    diinstruksikan    oleh    pembimbing    lapangan    dan dapat  menyelesaikannya,  selain  itu  dalam  pelaksanaan  kegiatan  ini  penulis  juga  mempelajari bagaimana  cara  terjun    dan    mengenali    teknis    di    lingkungan    kerja    dengan    baik    agar menghasilkan    kualitas    pelayanan  publik  yang  baik.  Yang  dimana  pelayan  publik  dalam  bidang sekretariat  dimulai  dari  kami  membantu  dalam    administrasi    register    surat    keluar    masuk    dan TNDE    serta    apa    yang    dibutuhkan    oleh    pegawai  internal    kami    membantu    pegawai    tersebut agar   kebutuhan   mengenai   pelayanan   publik   terpenuhi   dan merasa  puas.
Berdasarkan    kegiatan    pengabdian    kepada    masyarakat    yang    dilakukan    penulis    di    SMA Syubbanul  Akhyar,    penulis    telah    mencapai    tujuan    yang    telah    dirumuskan    yaitu  penulis    telah melakukan    berabagai    kegiatan    sesuai    yang    diinsturksikan    oleh    pembimbing    lapang    dan dapat    menyelesaikannya,    selain    itu    dalam    pelaksanaan    kegiatannya    juga    penulis    mempelajari system  manajemen    terutama    manajemen    proses    dan    produksi    dalam    praktik    nyata    dunia kerja.    Selain  manajemen    proses    dan    produksi    penulis    juga    mempelajari    manajemen    rantai pasok    yang    dilakukan  oleh    SMA  Syubbanul  Akhyar  yang    dalam    pelaksanaannya    bekerja  sama dengan        berbagai        macam        instansi-instansi        baik        pemerintahan        maupun        swastauntuk mempertahankan      ketersediaan      ARSIP      bagi      para      pengguna..      Selain      itu      penulis mendapatkan  pengalaman  bagaimana  suasana  dunia  kerja  yang  sesungguhnya,  wawasan  dan keterampilan  baru  yang  nantinya  dapat  dimanfaatkan  dalam  dunia  kerja.  Pengalaman  tersebut sebagian  besar tidak  didapatkan  di perkuliahan  di mana  di  dunia  kerja lebih  banyak  praktiknya.

## V. KESIMPULAN
Simpulan  menggambarkan  jawaban  dari  hipotesis  dan/atau  tujuan  penelitian  atau  temuan  yang diperoleh.  Simpulan  bukan  berisi  perulangan  dari  hasil  dan  pembahasan,  tetapi  lebih  kepada ringkasan  hasil  temuan  seperti  yang  diharapkan  di  tujuan  atau  hipotesis.  kegiatan  pengabdian manajemen  kearsipan  di  SMA  Syubbanul  Akhyar  telah  berjalan  dengan  baik.  Melalui  upaya
ISSN:  2089-7472   EISSN:  2548-1711                                                           Doi:  https://doi.org/10.32520/
kolaboratif  dari  berbagai  pihak,  termasuk  siswa,  guru,  dan  staf  sekolah,  kami  berhasil meningkatkan  efisiensi  administrasi,  menyelamatkan  dan  menjaga  dokumen  penting,  serta meningkatkan  kesadaran  akan  pentingnya  kearsipan  di  lingkungan  sekolah.  Hasil  dari  kegiatan ini  tidak  hanya  terlihat  dalam  peningkatan  proses  pengelolaan  dokumen,  tetapi  juga  dalam memberdayakan  masyarakat  sekolah  untuk  terlibat  aktif  dalam  upaya  pemeliharaan  informasi. Kami  berharap  bahwa  prestasi  ini  akan  memberikan  dampak  positif  dalam  jangka  panjang  untuk kemajuan  SMA Syubbanul  Akhyar.

## DAFTAR  PUSTAKA
Arsip    Nasional    Republik    Indonesia    (2011),    Peraturan    Kepala    Arsip    Nasional    Republik Indonesia  Nomor    24    Tahun    2011,    tentang    Pedoman    penyelenggaraan    kearsipan    di lingkungan   Perguruan  Tinggi.
Barthos,    B,    (2007),    Manajemen    Kearsipan    Untuk  Lembaga  Negara,  Swasta  dan  Perguruan Tinggi,  Jakarta:  PT Bumi  Aksara.
Basrowi  dan  Suwandi,  (2008),  Memahami  Penelitian  Kualitatif,  Jakarta:  PT  Rineka  Cipta.  Nur,
D & Sutarni,  N, (2017)
Kuswantoro,    A    (2017),    Pengelolaan    Arsip    Dinamis    Dalam    Upaya    Pelayanan    Prima    Bagi Tenaga  Kepepndidikan  Pasca Sarjana  UNNES, Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat. Sugiarto,    A,    &Teguh,    W    (2015),    Manajemen    Kearsipan    Modern    Dari    Konvensional    ke Basis  Komputer,  (Klitren  Lor GK III/15 Yogyakarta:  Gava  Media.