## PERANCANGAN KONSEP DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING (DRP) DALAM MENDUKUNG SISTEM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) PADA PT. XYZ
Sukaria Sinulingga 1 , Nazaruddin Matondang 1 , Donni Syahrial Hanafi Daulay 2
Dosen Magister Teknik Industri 1 , Alumni Magister Teknik Industri 2
Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara Jl. Almamater Kampus USU, Medan 20155 Email : drial46@ymail.com
Abstrak.  PT.  Gold  Coin  Indonesia-Medan  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dalam  industri  pakan  ternak memiliki  rantai  distribusi  dari  Central  Supply  Facilities  (CSF)  di  Medan  ke  Distribution  Center  (DC)  yang berada  di  Aceh,  Sumatera  Utara,  Sumatera  Barat  dan  Riau  serta  Kepulauan  Riau.  Proses  pendistribusian mengalami  kendala  dalam  proyeksi  permintaan  pada  masing-masing  DC  pada  masa  yang  akan  datang  sebab masih  cenderung  menggunakan  metode  estimasi  dan  trial  and  error.  Hal  ini  menyebabkan  terjadinya keterlambatan  pengiriman  dan  kekurangan  jumlah  produk  pada  DC  sehingga  tidak  terpenuhinya  permintaan pelanggan.  Manajemen  rantai  pasok  (Supply  Chain  Management)  yang  ada  tidak  berjalan  lancar  karena mengalami  kendala  pada  rantai  pasok  manufaktur  dan  distribusi  tersebut.  Oleh  karena  itu,  penulis  mengambil judul penelitian “Perancangan Konsep Distribution Resource Planning (DRP) Dalam Mendukung Sistem Supply Chain Management (SCM) Pada PT. Gold Coin Indonesia – Medan.”Penyelesaian permasalahan pendistribusian dilakukan dengan melakukan peramalan (forecasting) data permintaan pada setiap DC, melakukan perhitungan order  quantity,  perhitungan  frekuensi  pemesanan,  perhitungan  safety  stock,  dan  penyusunan  DRP  worksheet. Konsep DRP memberikan aliran produk dari CSF ke setiap DC pada waktu dan jumlah yang sudah terintegrasi, sehingga  dapat  menjaga  kelancaran  pengiriman  produk  dalam  memenuhi  kebutuhan  atau  permintaan  serta meningkatkan  pelayanan  terhadap  pelanggan  melalui  perencanaan  pendistribusian  yang  memproyeksikan kebutuhan yang akan datang sehingga dapat mengurangi stock out. Penggunaan Distribution Resource Planning (DRP)  menyebakan  penurunan  biaya  distribusi  sebesar  Rp.  58,443,442;-  atau  10  %  dari  kondisi  aktual perusahaan  selama  ini.  Perhitungan  safety  stock  dilakukan  sebagai  acuan  pemesanan  kembali  pada  masing- masing  DC.  Hasil  perhitungan  safety  stock    untuk  masing-masing  DC  adalah  DC  1  sebanyak  46  ton,  DC  2 sebanyak  58  ton,  DC  3  sebanyak  58  ton,  dan  DC  4  sebanyak  120  ton.  Sedangkan  untuk  order  quantity  yang diperoleh untuk masing-masing DC adalah DC 1 sebanyak 852 ton, DC 2 sebanyak 504 ton, DC 3 sebanyak 470 ton, dan DC 4 sebanyak 360 ton. Dengan jumlah pemesanan sebagai berikut Jumlah pemesanan untuk masing- masing DC selama 13 periode yaitu DC 1 sebanyak 4 kali, DC 2 sebanyak 4 kali, DC 3 sebanyak 4 kali, dan DC 4 sebanyak 8 kali. Hal ini dapat meminimalkan biaya distribusi.
Kata Kunci: Forecasting, Order Quantity, Safety Stock, DRP dan SCM
Abstract. PT. Gold Coin Indonesia-Medan is the company that moves in feeed mill industry which have the chain of  distribution  from  Central  Supply  Facilities  (CSF)  in  Medan  to  Distribution  Center  (DC)  Aceh,  Sumatera Utara,  Sumatera  Barat,  Riau,  and  Kepulauan  Riau.  The  process  of  distribution  have  constraint  in  projected demand  at  each  DC  in  future  because  of  using  estimate  and  trial  and  error.This  situation  resulted  delivery delays  and  shortage  of  product  in  the  DC  so  that  the  customer  demand  was  unfulfilled.  Supply  Chain Management which not good flow because have problem at the manufacture and distribution. Problem solving of  distribution  is  done  with  doing  the  forecasting  of  demand  for  data  on  each  DC,  make  calculation  order quantity, frequency of reservations, safety stock, and the preparation of DRP worksheet. DRP concept provides a steady  stream  of  product  from  CSF  to  any  DC  at  the  time  and  the  amount  already  integrated  to  maintain  the smooth  delivery  of  goods  to  meet  the  needs  and  to  improve  the  service  to  customers  through  the  distribution planning  that  project  the  future  needs  so  the  stock  out  can  be  reduced.  The  use  of  Distribution  Resource Planning  (DRP)  cause  the  number  of  distribution  cost  decreased  among  Rp.  58,443,442;-;-  or  10  %  from company  actual  condition.  Calculation  of  safety  stock  carried  as  a  reference  in  reordering  at  each  DC.  The result calculation of safety stock  for each  DC are DC 1 is 46 tons, DC 2 is 58 tons, DC 3 is 58 tons, dan DC 4 is 120 tons. For  order quantity each DC are DC 1 is 852 tons, DC 2 is 504 tons, DC 3 is 470 tons, dan DC 4 is 360 tons. The number of order each DC for 13 periods are DC 1 is 4 times, DC 2 is 4 times, DC 3 is 4 times, and DC 4 is 8 times. That’s can reduce the distribution cost.
Keywords: Forecasting, Order Quantity, Safety Stock, DRP and SCM

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan industri pakan ternak dewasa ini semakin maju di Indonesia khususnya di wilayah  Sumatera  Utara.  Para  investor  semakin tertarik  untuk  menanamkan  sahamnya  untuk mendirikan  pabrik-pabrik  pakan  ternak.  Hal  ini ditandai  dengan  semakin  banyaknya  pabrik-pabrik pakan ternak baru maupun pabrik yang berekspansi untuk meraih pangsa pasar yang semakin luas.
PT. XYZ memiliki jaringan distribusi yang cukup  luas.  Perusahaan  ini  memiliki  beberapa Distribution  Center  (DC)  yang  berada  di  Padang, Payakumbuh,  Pekan  Baru,  Batam  serta  wilayah Sumatera  Utara  dan  sekitarnya.  Kemudian  dari masing-masing  DC  produk  akan  didistribusikan kepada  pelanggan.  Perusahaan  ini  dituntut  untuk memiliki  kemampuan  dalam  mengelola  sistem distribusi  dengan  baik  oleh  manajemen  dan pelanggan.
Pemenuhan permintaan yang tidak terpenuhi dengan tepat waktu dapat mengakibatkan pengangkutan  (truck)  menunggu  cukup  lama (berjam-jam sampai berhari) di stasiun muat produk jadi  (loading  bay)  karena  produk  jadi  yang diinginkan tidak tersedia di lantai produksi. Produk yang  tidak  tersedia  di  gudang  diakibatkan  oleh penjadwalan produksi yang kurang baik yang tidak memiliki  dasar  peramalan  yang  baik  serta  adanya variasi dalam pengiriman produk sehingga mengakibatkan pendistribusian produk tidak lancar.
Untuk  dapat  meminimumkan  kendala- kendala  tersebut  maka  perlu  dilakukan  perbaikan pada  sistem  yang  ada  pada  perusahaan.  Salah  satu cara  yang  dapat  digunakan  untuk  memperbaikinya adalah  dengan  menganalisis  sistem  produksi  yang ada  terutama  dalam  dasar  peramalan,  penentuan persediaan  dan  penjadwalan  pendistribusian  yang diharapkan  dapat  mendukung  sistem  Supply  Chain Management (SCM) dapat berjalan dan berintegrasi dengan  baik  pada  setiap  sub  komponen  yang  ada pada perusahaan.
Dengan  merancang  konsep  Distribution Resource Planning (DRP) yang terarah, diharapkan dapat  mendukung  sistem  SCM  pada  perusahaan dalam  menyelesaikan  permasalahan  permintaan yang  tidak  terpenuhi  yang  berdampak  pada pendistribusian yang tidak lancar.
Dengan  DRP  perusahaan  dapat  memulai penjadwalan  distribusi  dengan  lebih  akurat  dan pada  saat  yang  sama  dapat  mencapai  stabilitas produksi.  DRP  dapat  mengolah  informasi  untuk memperlancar  dan  mengatur  pemasaran,  sehingga dapat  menyeimbangkan  antara  permintaan  dan pendistribusian.
Sistem  SCM  dengan  karakteristiknya memberikan  kemudahan  dalam  hal  interaksi  antar stakeholder dinilai mampu menjawab permasalahan yang ada. SCM dapat meminimalkan permasalahan berkaitan  penyediaan  dan  pendistribusian  dengan sistem SCM tersebut.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian merupakan  tahapan- tahapan,  petunjuk  pelaksanaan,  atau  petunjuk teknis  dalam  melakukan  pencarian  masalah, penentuan solusi, dan mencari solusi dari masalah penelitian.  Kerangka  pikir  merupakan  gambaran proses  berpikir  dalam  memecahkan  permasalahan penelitian
2.1.  Variabel Penelitian Variabel yang mempengaruhi dalam penelitian ini antara lain:
1. Permintaan dan Pendistribusian Yang  termasuk  sub  kriteria  pada  kriteria  ini adalah:
a. Waktu  produksi  dan  perjalanan  dalam pendistribusian produk
b. Kapasitas  waktu  produksi  suatu  produk  dan waktu kendaraan
c. Penjadwalan produksi yang baik
d. Kemampuan  mengatasi  kerusakan  mesin saat  beroperasi  serta  pada  saat  melayani kebutuhan pelanggan
e. Pengelolaan  persediaan  untuk  memenuhi permintaan.
2. Distribution Requirement Planning (DRP)
Yang  termasuk  sub  kriteria  pada  kriteria  ini adalah:
a. Peramalan permintaan
b. Penentuan Safety Stock
c. Order Quantity
d. Lead Time pemesanan
e. Wilayah tujuan konsumen
3. Supply Chain Management (SCM)
Yang  termasuk  sub  kriteria  pada  kriteria  ini adalah:
a. Inventarisasi kebutuhan stakeholder
b. Identifikasi supply chain
c. Jalur supply chain
d. Perencanaan  dan  eksekusi  supply  chain management
Penelitian  dapat  terlaksana  secara  terstruktur dan  menjadi  lebih  mudah  apabila  tersedia kerangka konseptual penelitian yang akan dilakukan.  Kerangka  konseptual  dalam  penelitian ini  dapat  dilihat  seperti  pada  Gambar  1  di  bawah ini :

## Gambar 1. Kerangka Konseptual Penelitian

## 2.2.  Metode Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan ada dua jenis yaitu:
1.   Data  primer  berupa  mekanisme  dan  aktivitas supply  chain  khususnya  pada  aspek  distribusi perusahaan
2.  Data  sekunder  berupa  data  yang  diperoleh melalui  pihak  perusahaan  dan  karyawan  PT. XYZ yaitu:
a.   Data  permintaan  masing-masing  DC  selama  26 minggu periode bulan Juli 2015 sampai dengan Desember 2015
b.   Persediaan periode sebelumnya dan Lead time c.   Informasi  biaya  yang  digunakan  seperti  biaya pemesanan,  biaya  pengiriman,  dan  ongkos simpan.
2.3.  Metode Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan
dengan menggunakan  metode  Distribution  Resources Planning:
1. Tahapan  pertama  yang  dilakukan  adalah melakukan peramalan terhadap jumlah permintaan untuk periode berikutnya.
Peramalan dilakukan untuk mengetahui perkiraan  permintaan  untuk  13  minggu  periode bulan  dari  Januari  2016  sampai  dengan  Maret 2016,  dimana  data  yang  digunakan  sebagai dasar  dalam  melakukan  peramalan  adalah  data permintaan  26  minggu  sebelumnya.  Metode peramalan  yang  digunakan  adalah  double exponential  smoothing  dengan  satu  parameter Brown  dan  double  exponential  smoothing dengan  dua  parameter  Holt  dan  pemilihan peramalan
terbaik dilakukan dengan membandingkan kesalahan peramalan.
Peramalan  terbaik  adalah  peramalan  yang memiliki kesalahan terkecil.
2. Selanjutnya  dilakukan  penentukan  Q  optimum, reorder point, safety stock dengan menggunakan  model  Q  dengan  sistem  back order.
3. Penentuan  aplikasi  perencanaan  produksi  dan distribusi dengan menggunakan metode Distribution Resources Planning yang ditampilkan pada Distribution Resources
Planning Worksheet.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1.   Perancangan Konsep
Dari  hasil  perhitungan  order  quantity  yang dilakukan untuk  mengetahui jumlah optimum  yang akan  dikirimkan  untuk  setiap  kali  pemesanan. Perhitungan  jumlah  optimum  dilakukan  agar  dapat memenuhi  permintaan  Distribution  Center  (DC) dan  meminimalkan  biaya  distribusi.  Jumlah optimum yang diperoleh setelah dilakukan perhitungan  menggunakan  model  Q  probabilistik dengan back order dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Order Quantity Setiap DC

## Menggunakan Model Q Probabilistik Back
Order
Order Quantity (ton) DC 1 2 3 4 852  504  470  360
Berdasarkan  tabel  1  di  atas  dapat  dilihat dengan  mendapatkan  order  quantity  dari  masing- masing  DC    maka  akan  dapat  meminimalisir terjadinya variasi pengiriman produk.
Berdasarkan  hasil  perhitungan  reorder  point yang  dilakukan  untuk  mengetahui  titik  pemesanan kembali yang dilakukan oleh DC, maka rekapitulasi perhitungan reorder point sebagai berikut:
Tabel 2. Rekapitulasi Perhitungan Reorder Point Masing-masing DC
Reorder Point (ton) DC 1 2 3 4 274  153  133  226
Reorder  point  hasil  perhitungan  DRP  memberikan dampak  pada  proses  pengiriman  yang  dilakukan setiap bulannya.
Dari  hasil  perhitungan  safety  stock  yang dilakukan  untuk  mengetahui  persediaan  pengaman yang  ada  di  gudang  masing-masing  DC,  maka rekapitulasi  perhitungan  safety  stock  masing- masing DC dapat dilihat pada Tabel berikut:
Tabel 3. Rekapitulasi Perhitungan Safety Stock Masing-masing DC
Safety Stock (ton) DC 1 2 3 4 46  58  58  120

## 3.2.  Biaya Distribusi
Perbandingan  biaya  distribusi  yang  dilakukan perusahaan  dengan  distribusi  menggunakan  DRP ditunjukkan pada Tabel 4.
Tabel 4. Perbandingan Biaya Distribusi Aktual
Perusahaan dengan Biaya Distribusi Hasil DRP DC Biaya Distribusi (Rp) DC Biaya Distribusi (Rp) Aktual Metode DRP 1 153,268,059 1 125,958,909 2 133,188,123 2 118,987,347 3 118,507,223 3 104,303,747 4 199,763,375 4 197,033,335 Total   604,726,782 Total      546,283,340
Persentase  penurunan  biaya  distribusi  yang diperoleh  setelah  menggunakan  metode  DRP dengan penggabungan DC yaitu sebesar :
= % 100 782 , 726 , 604 ) 340 , 283 , 546 2 604,726,78 ( x −
= 10 %
Dari Tabel 4 dan perhitungan di atas dapat dilihat  bahwa  setelah  dilakukan  perhitungan  biaya distribusi  dengan  metode  DRP,  perusahaan  akan menghemat biaya sebesar Rp 58,443,442 atau 10 % dari biaya yang dikeluarkan perusahaan.

## 3.3.   DRP Worksheet
Dari  jumlah  permintaan  selama  13  periode, maka dapat disusun perencanaan DRP untuk setiap DC  dalam  time  bucket  bulanan  sebab  lead  time masing-masing DC satu bulan.
Tabel 5. DRP Worksheet Distribution Center 1
Dari  Tabel  5,  dapat  dilihat  DRP  worksheet pada setiap distribution centre dimana memperlihatkan  sistem  kegiatan  perencanaan  dan penjadwalan  distribusi  di  distribution  centre  yang didasarkan  pada  peramalan.  DRP  worksheet  dibuat untuk  memperlihatkan  secara  detail  dan  jelas
jumlah permintaan, safety stock, order quantity dan lead time.

## 4. KESIMPULAN
Dari  penelitian  ini  dapat  disimpulkan  bahwa: Faktor-faktor  yang  menyebabkan  distribusi  tidak lancar adalah penjadwalan produksi dan pengiriman yang  tidak  baik,  persediaan  yang  tidak  mencukupi, mesin  yang  rusak,  serta  tenaga  kerja  yang  kurang kompeten  dan  disiplin.  Distribution  Resource Planning  (DRP)  yang  dapat  mengoptimalkan pendistribusian  dengan  menyesuaikan  jadwal  dan jumlah  pengiriman  sesuai  dengan  DRP  worksheet dan pegging information. Hal ini dapat menghemat biaya pendistribusian sebesar Rp. 58,443,442;- atau 10  %  dari  biaya  yang  dikeluarkan  perusahaan. Dengan  hasil  perhitungan  jumlah  pengiriman  atau order  quantity  masing–masing  DC  yaitu  DC  1 sebanyak  852  ton,  DC  2  sebanyak  504  ton,  DC  3 sebanyak  470  ton,  dan  DC  4  sebanyak  360  ton. Jumlah  pemesanan  untuk  masing-masing  DC selama 13 periode yaitu DC 1 sebanyak 4 kali, DC 2 sebanyak 4 kali, DC 3 sebanyak 4 kali, dan DC 4 sebanyak 8 kali. Hal ini dapat meminimalkan biaya distribusi. Besar jumlah persediaan pengaman yang harus  disediakan  perusahaan  untuk  memenuhi permintaan  pelanggan  adalah  DC  1  sebanyak  46 ton, DC 2 sebanyak 58 ton, DC 3 sebanyak 58 ton, dan DC 4 sebanyak 120 ton.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdillah,  Adib  Fahrozi.  (2009),  Perencanaan  dan Penjadwalan  Aktivitas  Distribusi  Hasil
Perikanan Dengan Menggunakan Distribution  Requirement  Planning  (DRP), Jurusan  Teknik  Industri,  fakultas  Teknologi Industri, Universitas Pembangunan Nasional. Akbar,  Muhammad  Fakhri.  (2013).  Studi  Aplikasi Distribution  Resource  Planning  Dalam Pendistribusian Produk Mi Instan Pada PT. “X”  DI  Tanjung  Morawa,  Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Baroto, Teguh. (2002), Perencanaan dan Pengendalian  Produksi,  Jakarta,  Ghalia
Indonesia.
Camito  Paz,  Juan.  (2015),  Redesign  of  a  Supply Network by Considering Stochastic Demand, Universidad Javeriana Cali, Colombia Fogarty,  Blakstone,  Hoffmann.  (1991),  Production
&  Inventory  Management  Second  Edition,
Cincinnati, Ohio, South – Western Publishing Co.
Gaspersz,  Vincent.  (2009)  Production  Planning and  Inventory  Control  :  Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT  Menuju  Manufacturing  21,  Jakarta,  PT. Gramedia Pustaka Utama.
Gimenez, Gerusa. (2000), Implementing a
Distribution  Requirement  Planning  System in  a  Distribution  Company,  Universitat  de Girona Ginting, Rosnani. (2007) Sistem Produksi,
Yogyakarta, Graha Ilmu.
Houshyar,  Afsaneh  Noori,  dkk.  (2013),  Simulating Effects  of  Transportation  Disruption  on Supply  Chain  Based  on  Vendor  Managed Invertory
Approach, University Putra Malaysia & University Kebangsaan Malaysia Kundu,  Soumita.  Tripti  Chakrabarti,  (2015),  An Integreted Multi-Stage
Supply
Chain
Inventory  Model  with  Imperfect  Production Process,  University  of  Calculta,  India  and Growing Science Ltd.
Martin,  Andre  J.  (1995)  DRP  :  Distribution Resource  Planning,  Canada,  John  Wiley  & Sons, Inc.
Miguel,  Priscila  Lacynski  de  Souza,  Luiz  Arthur Ledur Brito. (2011),
Supply Chain Management Measurement
and its Indluence  on  Operational  Performance, JOSCM.
Noeryanti,  Ely  Oktafiani,  Fera  Andriyani.  (2012), Aplikasi  Pemulusan  Eksponensial  Dari Brown  Dan  Dari  Holt  Untuk  Data  Yang Memuat Trend, Jurusan Matematika,
Fakultas  Sains  Terapan,  Institut  Sains  & Teknologi AKPRIND Yogyakarta. Pujawan,  I  Nyoman.  (2005),  Supply  Chain Management  Edisi  Pertama,  Surabaya,
Guna Widya. Sekhar JVD, Chandra, Balasubramanian V. (2012), DRP:  A  Novel  Aprroach  for  Requirement planning  in  Supply  Chain  Mangement, School of Company Science and Engineering, VIT University, India. Sinulingga,  Sukaria.  (2008),  Pengantar  Teknik Industri, Yogyakarta, Graha Ilmu. Sinulingga,  Sukaria.  (2009),  Perencanaan  dan Pengendalian  Produksi,  Yogyakarta,  Graha Ilmu. Sinulingga,  Sukaria.  (2014),  Metode  Penelitian, Edisi 3, Medan, USU Press. Sinulingga, Sukaria. (2014),
Rekayasa
Produktivitas, Medan, USU Press.
Sofyan,  Diana  Khairani.  (2013),  Perencanaan  dan Pengendalian  Produksi,  Yogyakarta,  Graha
Ilmu.
Sri  Wiyono,  Didiek.  Wahyudi  Sutopo,  (2009),
Perancangan  Model  Distribusi  Komoditas Padi Paska – Panen Berbasis Supply Chain Management  (Studi  Kasus  Sistem  SAPA), Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret, Surakarta