## MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 3 MALANG
Hanafi Almas hanafialmas23@gmail.com
Program Studi SI Ilmu Perpustakaan, Jurusan Sastra Indonesia, Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang
Abstrak :  Penyelenggaraan  perpustakaan  disetiap  instansi  baik lembaga  pendidikan  maupun  non-pendidikan  berperann  sebagai pusat  dan  sumber  segala  informasi.  Saat  ini  banyak  jenis-jenis perpustakaan,  salah  satunya  perpustakaan  sekolah,  perpustakaan yang  berada  di  lingkungan  sekolah  yang  tentu  memiliki  peran sebagai  penunjang  kegiatan  belajar  mengajar  di  sekolah.  Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan, perpustakaan tentu juga harus mengikuti perubahan tersebut guna memberikan  pelayanan  yang  lebih  baik  kepada  pengguna perpustakaan.  Namun,  tersedianya  perlengkapan  teknologi informasi  di  perpustakaan  saja  tidak  cukup  jika  tidak  kelola dengan  manajemen  sistem  informasi.  Perpustakaan  SMK  Negeri 3  Malang  menerapkan  sistem  automasi  perpustakaan  dalam memberikan  pelayanan  di  perpustakaan.  Hasil  temuan  dari kegiatan  PKL  (Praktik  Kerja  Lapangan)  dan  observasi  yang dilakukan  oleh  penulis  melihat  fakta  di  lapangan  terkait penerapan  sistem  automasi  di  Perpustakaan  SMK  Negeri  3 Malang tidak sepenuhnya berperan dalam kegiatan operasional di perpustakaan  tersebut.  Mengacu  pada    teori  manajemen  sistem informasi  di  perpustakaan  dan  observasi  oleh  penulis  akan menjabarkan  analisis  terkait  penerapan  sistem  informasi  di Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang.
Kata  Kunci :  Manajemen  sistem  informasi,  sistem  informasi, perpustakaan sekolah
Abstract : Implementation  of  each  library  agencies  both educational institutions and non-education berperann as the center and source of all information. Today many types of libraries, one school  library,  libraries  are  a  school  which  would  have  a  role  as supporting  teaching  and  learning  in  schools.  In  line  with  the development  of  information  technology  and  science,  the  library had  to  follow  these  changes  in  order  to  provide  better  service  to the  users  of  the  library.  However,  the  availability  of  information technology equipment in the library alone is not enough if it is not managed by the management information systems. SMK Negeri 3 Malang  implementing  library  automation  system  to  provide services  at  the  library.  The  findings  of  the  activities  of  street vendors (Field Work Practice)  and the observations made by the
authors  look  at  the  facts  on  the  ground  related  to  the implementation  of the automation system at  the Library of SMK Negeri 3 Malang not  fully play  a role in  operational  activities in the  library.  Referring  to  the  theory  of  information  management systems in libraries and observations by the authors will describe the  related  analysis  application  of  information  systems  at  the Library of SMK Negeri 3 Malang.
Key  Words :  Management  information  systems,  information systems, school libraries

## PENDAHULUAN
Kemajuan  teknologi  dan  informasi  pada  era  globalisasi  saat  ini berkembang  dengan  pesat.  Hal  tersebut  berdampak  pada    tersedianya  perangkat serta  media  untuk  memudahkan  dalam  mengakses  informasi  dan  ilmu pengetahuan.  Informasi  dan  ilmu  pengetahuan  yang  sebagian  dapat  diakses melalui  media  internet  tidak  seluruhnya  dapat  digunakan  oleh  pengguna  karena tidak mencantumkan sumber  yang jelas. Disinilah peran dari perpustakaan untuk menyimpan, mengolah,  mengorganisir, informasi dan ilmu  pengetahuan sebelum disajikan  kepada  pengguna  perpustakaan.  Menurut  Lasa  HS  (2009:20) perpustakaan  merupakan  sistem  informasi  yang  didalamnya  terdapat  aktivitas pengumpulan,  pengolahan,  pengawetan,  pelestarian,  penyajian,  dan  penyebar informasi. Saat ini perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang pesat. Sejalan dengan perkembangan teknologi dan informasi saat ini, perpustakaan juga dituntut untuk  dapat  mengembangkan  pelayanan  baik  dari  sarana  dan  prasarana,  dengan memanfaatkan perkembangan teknologi. Dukungan dari perkembangan teknologi informasi  tersebut,  diharapkan  perpustakaan  dapat  memuhi  dan  memudahkan setiap pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang sebagai pusat sumber informasi dan ilmu  pengetahuan,  berperan  penting  dalam  menunjang  proses  kegiatan  belajar mengajar  di  SMK  Negeri  3  Malang.  Dalam  penggunaan  teknologi  informasi, Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  menggunakan  aplikasi  automasi. Penggunaan  sistem  automasi  tersebut  diharapkan  dapat  memberikan  pelayanan yang  maksimal  kepada  pengguna  perpustakaan.  Selain  untuk  memberikan
pelayanan  yang maksimal, jika dilihat dari koleksi  yang tersedia di Perpustakaan SMK  Negeri  3  Malang  dengan  jumlah  mencapai  lebih  dari  48.000  eksemplar. Dengan  jumlah  bahan  pustaka  yang  cukup  banyak  tentu  diperlukan  manajemen sistem  informasi  perpustakaan  agar    dapat  terorgranisir  dengan  baik,  dan  salah satu cara dengan penggunaan aplikasi automasi perpustakaan.
Penggunaan  aplikasi  automasi  di  Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang diharapkan  dapat  menunjang  kegiatan  operasional  di  perpustakaan.  Hasil  yang didapatkan  oleh  penulis  dari  kegiatan  PKL  (Praktik  Kerja  Lapangan)  di Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang, penggunaan aplikasi automasi tersebut tidak sepenuhnya digunakan dalam kegiatan operasional  di  Perpustakaan SMK Negeri 3  Malang.  Pada  artikel  ini,  penulis  akan  membahas  terkait  analisis  manajemen sistem informasi di Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang.

## PEMBAHASAN

## LANDASAN TEORI

## 1. Pengertian Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam lingkungan sekolah. Penyelenggaraan perpustakaan sekolah  sebagai  jantung dari segala ilmu pengetahuan  dan  informasi  disekolah  sangat  berperan  penting  untuk  menunjang kegiatan  belajar  mengajar  di  sekolah.  Menurut  Undang-undang  Republik Indonesia  Nomor  43  tahun  2007  Tentang  Perpustakaan,  menyatakan  : Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya  rekam  secara  profesional  dengan  sistem  yang  baku  guna  memenuhi kebutuhan  pendidikan,  penelitian,  pelestarian,  informasi,  dan  rekreasi  para pemustaka.
Perpustakaan  dapat  pula  diartikan  sebagai  tempat  kumpulan  buku-buku atau tempat buku yang dihimpun dan diorganisasikan sebagai media belajar siswa Darmono  (2001:1).  Berdasarkan  pendapat  diatas  dapat  disimpulkan  bahwa, perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam lingkungan sekolah sebagai  pusat  sumber  informasi  dan  ilmu  pengetahuan  bagi  seluruh  warga sekolah.

## 2. Tujuan Perpustakaan Sekolah
Sebagai  sumber  dari  informasi  dan  ilmu  pengetahuan,  perpustakaan sekolah  memegang  peran  penting  dalam  penyebarluasan  ilmu  pengetahuan  di lembaga  induknya  yaitu  sekolah.  Perpustakaan  sekolah  tidak  hanya  sebatas ruangan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  pustaka  saja,  tetapi  dengan  adanya penyelenggaraan  perpustakaan  sekolah  diharapkan  dapat  membantu  siswa  dan guru  menyelesaikan  tugas-tugas  dalam  proses  belajar  mengajar.  Maka  dari  itu bahan pustaka yang disediakan oleh perpustakaan harus sesuai dengan kurikulum sekolah  dan  kebutuhan  siswa  dan  guru  di  sekolah.  Menurut  Darmono  (2001:5) “Perpustakaan  sekolah  tampak  bermanfaat  apabila  benar-benar  memperlancar pencapaian  tujuan  proses  belajar  mengajar  disekolah”.  Jika  perpustakaan  dapat mendukung  segala  proses  belajar  mengajar  disekolah  maka  tujuan  dari perpustakaan  sekolah  tersebut  telah  tercapai  dan  keberhasilan  sebuah perpustakaan  sekolah  akan  sangat  berpengaruh  terhadap  kemajuan  sekolah  itu sendiri.

## 3. Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan
Menurut Bustari (2007:80) penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain :
1. Penerapan  teknologi  informasi  digunakan  sebagai  sistem  informasi manajemen  perpustakaan.  Bidang  pekerjaan  yang  dapat  diintegrasikan  dengan sistem  informasi  manajemen  perpustakaanadalah  pengadaan,  inventarisasi, katalogisasi,  sirkulasi  bahan  pustaka,  pengelolaan  anggota,data  statistik  dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasiperpustakaan.
2. Penerapan  teknologi  informasi  sebagai  sarana  untuk  menyimpan, mendapatkan  danmenyebarluaskan  informasi  ilmu  pengetahuan  dalam  format digital.  Bentuk  penerapan  teknologi  informasi  ini  sering  dikenal  dengan perpustakaan digital.

## 4. Automasi Perpustakaan
Automasi  perpustakaan  ( library  automation  system )  adalah  seperangkat aplikasi  komputer  untuk  kegiatan  di  perpustakaan  yang  terutama  bercirikan
penggunaan  pangkalan  data  ukuran  besar,  dengan  kandungan  cantuman  tekstual yang  dominan  ,  dan  dengan  fasilitas  utama  dalam  hal  menyimpan,  menemukan, dan menyajikan informasi (Pendit, 2009:154). Dengan adanya teknologi informasi maka perpustakaan dapat  meningkatkan pelayanan dan dalam proses pemenuhan kebutuhan  informasi  baik  sebagai  pengguna  maupun  penyedia  informasi  akan berjalan dengan lancar.

## METODE ANALISIS
Metode  analisis  dengan  metode  penelitian  deskriptif  eksploratif,  yakni melakukan  analisis  hanya  sampai  taraf  deskripsi  dan  menyajikan  data  secara sistematik  agar  lebih  mudah  dipahami  dan  disimpulkan.  Penelitian  deskriptif eksploratif  juga  berujuan  untuk  menggambarkan  keadaan  suatu  fenomena,  tidak dimaksudkan  untuk  menguji  hipotesis  tertentu  tapi  hanya  menggambarkan  apa adanya suatu variabel, gejala atau keadaan
Metode  analisis  pada  artikel  ini,  dengan  mengacu  pada  teori  yang dipaparkan  dalam  Pengantar  Konsep  Dasar  Manajemen  Sistem  Informasi  dan Teknologi  Informasi  dengan  artikel  terkait  Matriks  Strategi  Sistem  Informasi. Adapun  pendekatan  aspek  manajemen  sistem  informasi  di  perpustakaan  pada artikel tersebut  dipaparkan  yakni  seberapa besar  ketergantungan perusahaan atau organisasi  terhadap  keberadaan  teknologi  informasi  terkait  produk  jasa  yang disediakan  serta  untuk  meningkatkan  keunggulan  kompetitif.  Sebuah  organisasi juga harus memetakan setiap aplikasi atau infrastruktur yang dimilikinya kedalam matriks  yang  ada  pada  menajemen  untuk  keperluan  perencanaan  dan pengembangannya.  Pendekatan  manajemen  sistem  informasi  dan  teknologi informasi berdasarkan artikel yang diambil tersebut dan dikaitkan dengan contoh studi kasus pada kegiatan manajemen di perpustakaan.

## HASIL ANALISIS
Sistem informasi perpustakaan SMK Negeri 3 Malang dengan menerapkan sistem  otomasi  perpustakaan,  atau  dengan  kata  lain  kegaiatan  operasional perpustakaan dilakukan dengan memanfaatkan sistem komputerisasi. Sistem yang diimplementasikan  yakni  dengan  menggunakan  aplikasi  automasi  perpustakaan
dengan  cara  mengunduh  pada  situs  resmi  terkait  aplikasi  automasi  tersebut. Penerapan  sistem  automasi    di  Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  sudah didukung  dengan  tersedianya  perangkat  komputer  yang  tersedia  yakni  dengan jumlah lima unit komputer, dua diantaranya komputer untuk pustakawan dan tiga komputer  untuk  pengguna.  Mengacu  pada  teori  terkait  tujuan  perpustakaan sekolah  yakni  untuk  memudahkan  pengguna  dalam  penelusuran  informasi, penerapan  sistem  automasi  di  perpustakaan  tentu  akan  mendukung  akan tercapainya  hal  tersebut.  Melihat  kondisi  jumlah  koleksi  yang  tersedia  di Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang dengan jumlah lebih dari 48.000 eksemplar bahan  pustaka,  dengan  penerapan  sistem  sistem  automasi  tentu  memberikan kemudahan  pada  pustakawan  dalam  melakukan  pencatatan  serta  pengelolaan bahan pustaka.
Berdasarkan  latar  belakang  dalam  pengambilan  contoh  studi  kasus kegaitan  manajemen  sistem  informasi  di  Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang. Penekanan  pada  artikel  Matriks  Strategis  Sistem  Informasi  dijabarkan  teknologi informasi  terhadap  suatu  perusahaan  dilihat  dari  dua  prespektif  utama.  Seberapa besar  ketergantungan  perusahaan  terhadap  sistem  informasi  dan  teknologi informasi, dan seberapa besar potensi sistem informasi  dan tekbologi untuk dapat memberikan keutungan kompetitif bagi perusahaan.
Sistem  informasi  dapat  dikategorikan  berdasarkan  karakteristiknya  yaitu sebagai berikut:
a. Kelompok  pertama  adalah  sistem  informasi  atau  teknologi  informasi yang  hanya  berfungsi  sebagai  penunjang  perusahaan  (kinerja  perusahaan  tidak bergantung kepada peranan teknologi informasi) dan tidak memiliki potensi yang besar  dalam  memberikan  keunggulan  kompetitif  perusahaan  (McFarlan menamakannya “support”)
b. Jenis  sistem  kedua  adalah  teknologi  informasi  yang  tidak  secara langsung  memberikan  keunggulan  kompetitif  kepada  perusahaan,  namun keberadaannya mutlak diperlukan. McFarlan menamakannya  “factory” (mungkin karena sifatnya yang tidak lebih sebagai mesin dalam pabrik).
c. Kelompok  ketiga  memperlihatkan  suatu  fenomena  yang  cukup  aneh, karena  yang  termasuk  jenis  sistem  ini  adalah  yang  secara  langsung  dapat
memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan yang memilikinya, namun secara prinsip perusahaan tersebut tidak tergantung eksistensinya terhadap sistem informasi yang bersangkutan.
d. Kelompok  terakhir  adalah  yang  paling  utama,  yaitu  suatu  sistem informasi  yang  secara  signifikan  memiliki  nilai  strategis  bagi  perusahaan.  Dan tanpa  sistem  ini,  perusahaan  yang  bersangkutan  dapat  gulung  tikar  di  era globalisasi informasi dewasa ini.
Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  memanfaatkan  aplikasi  automasi perpustakaan,  adapun  dengan  pemanfaataan  aplikasi  tersebut  dapat  mendukung kegiatan  operasional  di  perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  yang  meliputi kegiatan  sirkulasi,  penge-entry  an  koleksi  kedalam  database  dan  pendataan anggota  perpustakaan  yang  digunakan  untuk  presensi  kunjungan  perpustakaan. Dikaitkan  dengan  kelompok  yang  pertama,  penggunakan  aplikasi  tersebut diperlukan    di  perpustakaan.  Akan  tetapi,  jika  aplikasi  tersebut  tidak  digunakan, kegiatan  opersional  di  perpustakaan  dapat  tetap  berjalan,  hanya  saja  dengan dilakukan  dengan  proses  manual.  Sebagai  contoh,  kegiatan  sirkulasi  bahan pustaka untuk buku paket peminjaman kelas tidak dapat diproses melalui aplikasi tersebut karena tidak adanya konten yang tersedia untuk memproses peminjaman buku  paket  siswa  dengan  peminjaman  selama  satu  semester  hingga  satu  tahun. Adapun proses sirkulasi yang dapat diproses pada aplikasi tersebut yakni sirkulasi dengan ketentuan waktu peminjaman selama 7 hari dengan waktu perpanjangan 1 kali.  Jadi  peminjaman  dan  pengembalian  terkait  buku  paket  pegangan  siswa tersebut  diproses  secara  manual.  Aplikasi  tersebut  juga  tersedia  fasilitas keanggotaan  selain  untuk  kegiatan  sirkulasi,  dapat  digunakan  untuk  presensi kunjugan  perpustakaan.  Hal  tersebut  sudah  diterapkan  disaat  yang  bersamaan dengan  kegiatan  PKL  (praktik  kerja  lapangan  )  yang  dilakukan  oleh  penulis. Namun  sistem  presensi  dengan  pemanfaatan  aplikasi  tersebut  tidak  diteruskan karena pustakawan kesulitan dalam merekap atau mendata hasil kunjungan siswa ke  perpustakaan  yang  disusun  dalam  laporan  setiap  bulannya.  Jadi  pustakawan menerapkan presensi kehadiran siswa ke perpustakaan dengan cara manual untuk memudahkan penyusunan laporan.
Pemanfaataan  aplikasi  automasi  di  perpustakan  SMK  Negeri  3  Malang dalam kegiatan operasional perpustakaan. Selain database  yang berisikan koleksi di perpustakaan SMK Negeri 3 Malang, pada aplikasi tersebut juga menyediakan fasilitas  keanggotaan.  Fasilitas  keanggotaaan  tersebut  diperlukan  karena  untuk pembuatan  KTP  (Kartu  Tanda  Pelajar).  Kartu  pelajar  tersebut  dapat  digunakan siswa untuk melakukan peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan dan sebagai  kartu tanda siswa untuk  memperoleh sarana dan  fasilitas akademik  yang disediakan oleh SMK Negeri 3 Malang.
Tersedianya  perangkat  komputer  di  Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang diharapkan dapat menunjang dengan diterapkannya sistem automasi perpustakaan. Fakta dilapangan komputer yang disediakan dengan jumlah lima unit, dua untuk untuk kerja pustakawan dan tiga unit untuk pengguna yang dijabarkan satu untuk presensi,  satu  untuk  komputer  OPAC  dan  satu  untuk  fasilitas  pengguna perpustakaan.  Pada  kegiatan  oberservasi  yang  dilakukan  di  Perpustakaan  SMK Negeri 3 Malang, komputer untuk presensi kehadiran tidak lagi digunakan karena pustakawan  yang  kesulitan  untuk  pendataan  kehadiran  pengunjung  perpustakaan dalam  satu  bulannya.  Komputer  OPAC  hampir  tidak  pernah  digunakan  oleh pengunjung  sebagai  saran  untuk  pencarian  informasi,  pengunjung  yang  ingin meminjam  buku  di  perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  lebih  sering  bertanya langsung  kepada  pustakawan  terkait  buku  yang  ingin  dipinjam  atau  dibaca ditempat, lalu pustakawan menunjukan di bagian mana buku yang dicari tersebut. Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  menggunakan  aplikasi  automasi  dengan mengunduh  secara  gratis.  Seperti  diketahui,  aplikasi  tersebut  secara  keseluruhan seudah  sesuai  untuk  diterapkan  di  perpustakaan.  Namun,  setiap  perpustakaan memiliki  kebijakan  dan  ketentuan  yang  berbeda-beda,  maka  dari  itu  akan membuat  berbagai  kebijakan  yang  tidak  dapat  dijalankan  dengan  menggunakan aplikasi  automasi  tersebut.  Melihat  peran  penting  tersediannya  aplikasi  untuk menunjang  penerapan  sistem  automasi  di  perpustakaan.  Maka  dari  itu, perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  berencana  untuk  mengembangkan  aplikasi automasi bekerja sama dengan library konsultant dan staff IT pihak SMK Negeri 3 Malang agar aplikasi automasi yang digunakan di  perpustakaan SMK Negeri 3
Malang  dapat  berjalan  sesuai  dengan  kebijakan  sekolah  dan  kebijakan perpustakaan SMK Negeri 3 Malang.

## PENUTUP

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  analisis  manajemen  sistem  informasi  di  Perpustakaan SMK  Negeri  3  Malang  dapat  disimpulkan,  manajemen  sistem  informasi  di Perpustakaan  SMK  Negeri  3  Malang  mamanfaatkan  aplikasi  automasi perpustakaan  dengan  lisensi freeware atau  aplikasi  tidak  berbayar  yang  diunduh melalui  situs  resmi  aplikasi  tersebut.  Pemanfaataan  aplikasi  tersebut  secara keseluruhan  sesuai  dengan  kegiatan  operasional  di  perpustakaan.  Kebijakan  dari Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang yang mengikuti kebijakan sekolah, membuat ada  sebagian  layanan  perpustakaan  tidak  dapat  memanfaatkan  aplikasi  tersebut. Dapat  dikatakan  jika  aplikasi  tersebut  tidak  digunakan  di  Perpustakaan  SMK Negeri  3  Malang,  layanan  di  perpustakaan  dapat  tetap  berjalan  dengan  baik. Namun,  melihat  konddisi  koleksi  serta  kebutuhan  untuk  pencatatan  data  siswa yang  cukup  banyak,  pemanfaatan  aplikasi  tersebut  dapat  menunjang  pustakawan dalam kegiatan operasional di Perpustakaan SMK Negeri 3 Malang

## DAFTAR RUJUKAN
Arikunto,  Suharsimi.  2010. Prosedur  Penelitian:  Suatu  Pendekatan  Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.
Bustari, Mellina. 2015. Mengembangkan Perpustakaan Sekolah Melalui Otomasi Perpustakaan.http://download.portalgaruda.org/article.php?article=3071 19&val=455&title=MENGEMBANGKAN%20PERPUSTAKAAN%20SE KOLAH%20MELALUI%20OTOMA  SI%20PERPUSTAKAAN. (Online). Diakses pada 31 Maret 2017
Darmono.  2001. Manajemen  Dan  Tata  Kerja  Perpustakaan  Sekolah. Jakarta  : Gramedia.
Indrajit,  Richardus  Eko. Pengantar  Konsep  Dasar  Manajemen  Sistem  Informasi Dan  Teknologi  Informasi. http://repository.unand.ac.id  /18152/1/Manaje men%20Sistem%20Informasi.pdf.(Online). Diakses pada 31 Maret 2017
Lasa,  HS.  2009. Manajemen  Perpustakaan  Sekolah. Yogyakarta:  Pinus  Book Publisher.
Pendit, Putu Laxman. 2009. Perpustakaan Digital: Kesinambungan & Dinamika. Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri.
Undang-Undang  Republik  Indonesia,  Nomor  43  Tahun  2007  Tentang Perpustakaan