## Perancangan Sistem Informasi Tracerstudy Menggunakan Aplikasi Open Source Di Universitas
Ridwan Raafi’Udin* 1 , Catur Nugrahaeni Pustpita Dewi 2 , Bayu Hananto 3
1,2,3 Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta
* 1 raafiudin@gmail.com , 2 catur.nugrahaeni@gmail.com, 3 bayu.hananto86@gmail.com
Abstrak--  Keberhasilan  alumni  di  dunia  kerja  atau  industri menjadi  salah  satu  tolak  ukur  keberhasilan  perguruan  tinggi dalam mendidik dan menghasilkan lulusannya. Untuk mengetahui  keberhasilan  para  alumni  maka  dibutuhkan  suatu sistem yang dapat menarik data dari perusahaan tempat alumni bekerja  dan  dari  alumni  itu  sendiri.  Cara  konvensional  dengan membagikan  kuisioner  berbasis  kertas  dan/  atau  mengunjungi perusahaan  dirasa  kurang  efektif  karena  membutuhkan  waktu dan  biaya yang  banyak. Kemajuan teknologi  memberikan suatu jalan  atau  cara  yang  lebih  mudah  dan  murah  namun membutuhkan  pengetahuan  di  bidang  teknologi  informasi  dan komunikasi  terutama  di  bidang  keterampilan  komputer.  Pada penelitian  ini,  peneliti  mencoba  meng-alih  mediakan  kuisioner konvensional  menjadi  suatu  sistem  yang  disebut  sistem  aplikasi tracer  study  berbasis  web.  Dengan  menggunakan  aplikasi  yang berbasis  web  dan  internet  diharapkan  penyampaian  dan pengumpulan kuisioner menjadi lebih mudah, cepat, dan murah. Dengan terkumpulnya data yang sebanyak-banyaknya memungkinkan perhitungan dan perkiraan keberhasilan alumni semakin  akurat.  Dengan  data  keberhasilan  alumni  yang  akurat maka  universitas  dapat  menggunakan  data  tersebut  sebagai acuan  dalam  menentukan  perbaikan  atau  peningkatan  dalam berbagai  sektor  di  dalam  tubuh  universitas  itu  sendiri.  Dengan peningkatan yang berlandaskan pada data tracerstudy diharapkan  pengembangan  universitas  akan  lebih  diterima  oleh seluruh stakeholder.

## Kata Kunci— Tracerstudy, Manajemen data alumni

## I. P ENDAHULUAN
Informasi merupakan bagian yang sangat penting di era saat ini,  dimana  informasi  ini  sudah  sangat  mudah  kita  dapatkan dari  berbagi  media  diantaranya  media  kertas,  gambar,  suara dan  media  online.  Dengan  berbagi  media  tersebut  kini masyarakat  sudah  sangat  mudah  mengetahui  informasi  yang ada  baik  di  dalam  dan  luar  negeri.  Infomasi  harus  dikelola secara sistematis dan terdokumentasi dalam suatu sistem.
Tracer  Study  merupakan  suatu  metode  yang  digunakan suatu perguruan tinggi dalam memperoleh data alumni. Tracer study  bertujuan  untuk  mengetahui  hasil  pendidikan  dalam bentuk  transisi  dari  duni  pendidikkan  tinggi  ke  dunia  industri serta  informasi  tentang  penggalian  lebih  lanjut  terhadap informasi lulusan.
Alumni  merupakan  salah  satu  tolak  ukur  tingkat keberhasilan pendidikan pada suatu perguruan tinngi. Kualitas
institusi  pendidikan  yang  dinilai  dari  alumni  berupa  lama tunggu  alumni  untuk  mendapatkan  pekerjaan.  Semakin  cepat alumni  memperoleh  pekerjaan  maka  kualitas  alumni  akan semakin  baik.  Tentu  dengan  nilai  perolehan  pendapatan  gaji yang  standar,  serta  relevansi  bidang  pekerjaan  dengan  bidang keilmuan yang diambil ketika menempuh pendidikan.
Dari  permasalahan  diatas  dapat  dibentuk  suatu  rancangan aplikasi yang dapat menyajikan informasi mendalam dan rinci mengenai  kecocokan  kerja,  baik  secara  horizontal  (antar berbagai  bidang  ilmu)  maupun  vertikal  (antar  berbagi level/strata  pendidikan).  Hasil  dari  penelitian  ini  akan menghasilkan  suatu  perancangan  sistem  innformasi  tracer study  yang  dapat  ikut  membantu  mengatasi  permasalahan kesenjangan  kesempatan  kerja  dan  upaya  perbaikannya terhadap alumni yang ada di suatu universitas.
Dengan pemanfaatan sistem informasi tersebut, maka suatu universitas dapat lebih mudah memperoleh informasi mengenai kompetensi  yang  relevan  bagi  dunia  kerja  danaupaya perbaikannya. Di sisi lain dunia industri dan dunia kerja dapat melihat informasi ke dalam institusi pendidikan tinggi melalui tracer  study,  dan  dengan  demikian  dapat  menyiapkan  diri dengan  menyediakan  pelatihan-pelatihan  yang  lebih  relevan bagi lulusan pencari kerja.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti mengidentifikasi  masalah  yang  terdapat  pada  perancangan sistem  informasi  tracerstudy  antara  lain  belum  maksimalnya sosialisasi  tracer  study  kepada  alumni  dan  kurangnya pemahaman  tentang  tracer  study  dari  alumni  dan  perusahaan tempat bekerja.
Penelitian  ini  dilaksanakan  terhadap  proses  bisnis  yang terdapat  pada  aplikasi  tracerstudy  di  lingkungan  universitas yang  diteliti.  Merancang  sistem  informasi  terintegrasi menggunakan  pendekatan  SDLC  (System  Development  Life Cycle).
Tujuan dari penelitan ini antara lain :
 Memberikan  kemudahan  dalam  proses  pencarian  data alumni.
 Mengetahui perkembangan alumni serta
kecenderungan  terhadap  pekerjaan,  pendapatan  dan aspek lainnya.
 Dapat membantu niversitas dalam proses perkembangan kurikulum yang sesuai di dunia kerja
Manfaat yang diperoleh dari penelitan ini antara lain :
 Memudahkan  pimpinan  mengetahui  informasi  tentang keberhasilan alumni.
 Perusahaan  dapat  mengetahui  kualitas  alumni  dari suatu perguruan tinggi

## Gambar 1.Roadmap Penelitian II. M ETODE P ENELITIAN

## A. Rancangan Penelitian
Penelitian  ini  dilaksanakan  dengan  berbagai  tahapan  yang terdiri dari pencarian data dan pengolahan, sebagai berikut :
1) Persiapan dan identifikasi masalah
Pada tahapan ini dilaksanakan persiapan dan identifikasi  masalah  yang  terjadi  pada  proses  bisnis  yang terdapat pada sistem informasi tracer study.

## 2) Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  atau  informasi  yang  diperoleh  pada penelitian ini berasal dari data primer. Untuk data primer, teknik  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  wawancara dan  observasi  lapangan.  Wawancara  dilakukan  kepada pihak yang terkait, diantaranya   alumni,
pimpinan universitas, pihak perusahaan, dan pengelola sistem.

## 3) Perancangan dan Pembangunan Aplikasi
Dalam  perancangan  sistem  informasi  terintegrasi  yang dilakukan  peneliti,  dibutuhkan  analisa  rancangan  terhadap dokumen  dan  kebutuhan  pengguna  yang  sesuai  dengan kebutuhan  proses  bisni.  Dengan  demikian  hasil  dari perancangan ini dapat digunakan sebagai skema pembuatan prototipe aplikasi.

## 4) Aplikasi Tracerstudy
Tidaklah  terbatas  pada  perguruan  tinggi  saja,  tetapi lebih  jauh  lagi  dapat  memberikan  informasi  penting mengenai  hubungan  (link)  antara  dunia  pendidikan  tinggi dengan  dunia  kerja.  Tracer  study  dapat  menyajikan informasi mendalam dan rinci mengenai kecocokan/match kerja baik horisontal (antar berbagai bidang ilmu) maupun vertikal (antar berbagai level/strata pendidikan). Dapat ikut membantu mengatasi permasalahan kesenjangan kesempatan kerja  dan  upaya  perbaikannya.  Bagi universitas,  informasi  mengenai  kompetensi  yang  relevan bagi  dunia  kerja  dapat  membantu  upaya  perbaikan kurikulum  dan  sistem  pembelajaran.    Di  sisi  lain,  dunia industri  dan  dunia  kerja  dapat  “melongok”  ke  dalam instistusi  pendidikan  tinggi  melalui  tracerstudy,  dan dengan demikian dapat menyiapkan diri dengan menyediakan  pelatihan-pelatihan  yang  lebih  relevan  bagi sarjana pencari kerja baru.

## 5) Pelatihan dan Evaluasi
Pada  tahapan  ini  dilaksanakan  pengenalan  dan pelatihan  penggunaan  aplikasi  terhadap  alumni,  dan operator  di  tingkat  universitas  dan  fakultas.  Selanjutnya dilaksanakan  evaluasi  oleh  pengguna  terhadap  sistem  dari segi tampilan, data, kemudahan penggunaan, serta evaluasi tingkat manfaat oleh pengguna.

## 6) Laporan dan Publikasi
Akhir  dari  penelitian  ini  dilakukan  seminar  terhadap pengguna,  pembuatan  laporan,  dan  publikasi  ilmiah melalui penerbitan jurnal.

## B. Alur Penelitian
Alur  penelitian  ditunjukan  dengan  diagram  fish  bone  di bawah ini :
Gambar 1. Alur Penelitian

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Pada  tahapan  analisa  dilaksanakan  dan  didokumentasikan menggunakan  UML.  Analisa  yang  dilaksanakan  terhadap sistem  tracerstudy  yang  sedang  berjalan  saat  ini,  dan  hasil analisa  pengembangan  yang  terdapat  pada  penelitian  ini. Adapun hasil analisanya sebagai berikut :

## A. Hasil Analisa
Gambar  2. Use Case  Diagram Pengembangan
Use  case  diagram  tersebut  menjelaskan  tentang  hasil pengembangan  sistem  aplikasi  untuk  manajemen  tracerstudy pada  penelitian  ini.  Penjelasan  lebih  lanjut  dideskripsikan dalam tabel berikut :
Tabel 1. Deskripsi Use Case Diagram No Use Case Deskripsi UC.01 Login Untuk masuk ke dalam aplikasi Tracer Study Administrator wajib untuk Login terlebih dahulu, untuk masuk ke halaman Administrator berbasis Dekstop. UC.02 User Grup Use case ini diakses oleh Administrator. Untuk mengkonfigurasi User Grup. UC.03 Hak Akses Use case ini diakses oleh Administrator. Untuk mengkonfigurasi Hak Akses dari User Grup, User
Grup mana saja yang berhak untuk mengakses menu pada Aplikasi Tracer Study. UC.04 Konfigurasi Akun Use case ini diakses oleh Administrator. Untuk mengkonfigurasi Akun. User mana saja yang termasuk User Grup. UC.05 Manajemen Use case ini diakses oleh
Kuesioner Administrator. Untuk Manajemen Kuesioner. UC.06 Media Komunikasi Use case ini diakses oleh Administrator. Untuk memberikan informasi melalui Media Komunikasi, media komunikasi yang digunakan antara lain : 1. Surat Elektronik (SUREL) 2. SMS 3. Telepon 4. Sosial Media UC.07 Login Untuk masuk ke dalam aplikasi Tracer Study Alumni wajib untuk Login terlebih dahulu, untuk masuk ke halaman Alumni berbasis Web. UC.08 Isi Kuesioner Use case ini diakses oleh Alumni setelah berhasil Login. Untuk mengisi kuesioner yang telah disediakan oleh Administrator. UC.09 Laporan Use case ini diakses oleh Administrator. Untuk melihat siapa saja alumni yang sudah mengisi kuesioner.

## B. Hasil Perancangan
Pada tahapan perancangan didokumentasikan dalam bentuk Activity Diagram.
Gambar 3. Activity Login Administrator
Gambar  4. Activity Kuesioner
Gambar  5. Activity Media Komunikasi
Gambar  6. Sequence Diagram Alumni
Gambar  7. Sequence Diagram Administrator
Gambar  8. Class Diagram

## C. Pembuatan source-code dan Hasil Tampilan
Pada  tahapan  ini  merupakan  tahap  pembangunan  program aplikasi, yaitu dengan membuat kode sumber program dengan menggunakan  Bahasa  HTML,  PHP,  dan  desain  SQL  untuk mengambil data.
Adapun  pembuatan  kode  sumber  berdasarkan  tahapan sebagai berikut
 Kode Sumber SQL
 Kode Sumber HTML dan PHP

## D. Tampilan Pada Website
Salah  satu  tampilan  rangkuman  manajemen  tracerstudy dapat  dilihat  melalui  web  browser  dengan  hasil  tampilan sebagai berikut :
Gambar  9. Tampilan Yang Sudah Isi
Gambar 10. Contoh SMS Diterima oleh Alumni

## Gambar 11. Contoh Email Diterima Alumni

## IV. K ESIMPULAN
Dari pembahasan hasil analisa dan hasil perancangan dapat ditarik  kesimpulan  bahwa  sistem  tracerstudy  di  kampus  UPN “Veteran”  Jakarta  belum  optimal  disebabkan  teknik penyebaran  undangan  untuk  mengisi  kuisioner  yang  belum maksimal.  Maka  untuk  mengoptimalkan  hasil, pada penelitian ini menghasilkan suatu sistem terintegrasi dari pangkalan data akademik utama yaitu unisyss dan pangkalan data alumni yang pada penelitian ini dibangun baru.
Kemudian  dibangun  suatu  sistem  penyebaran  undangan yang  massif  dengan  sistem  email  blast  yang  dalam  penelitian ini  dicoba  mengirim  email  sebanyak  920  alamat  email. Berikutnya  menggunakan  sms  bulk  yang  dikirimkan  sms undangan  untuk  mengisi  kuisioner  yang  pada  penelitian  ini dicoba  dikirimkan  721  sms  kepada  alumni.  Dua  tahapan tersebut  merupakan  tahapan  utama  dalam  pengiriman undangan.  Tahap  tambahan  dalam  penelitian  ini  adalah manajemen  telepon  terhadap  alumni  yang  belum  mengisi survey setelah dikirim email dan sms.

## V. S ARAN
Penelitian  ini  masih  memerlukan  penelitian  tingkat lanjut,  dimana  pengolahan  data  alumni  tidak  dapat dilaksanakan  dalam  waktu  singkat,  maka  diperlukan penyempurnaan  dari  segi  SOP  (standar  operasional  prosedur) dan  lainnya  mengenai  pelaksaan  tracerstudy.  Diperlukan kajian  tentang  validitas  data  yang  diisikan  oleh  responden
sehingga  hasil  dari  sistem  ini  mampu  memberikan  suatu penilaian  yang  objektif  terhadap  tujuan  dari  program tracerstudy  itu  sendiri  dalam  menilai  tingkat  keberhasil universitas.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Ajireswara,      Anindito.      2011. Penggunaan      Kerangka      SDLC dalam  Mengembangkan      Databas      Managemen      System,    (Tesis). Bogor:   Institut Pertanian Bogor.
[2] Alamsyah.  2011.  Sistem  Informasi  Nilai  Siswa  Sekolah  Dasar  Sebagai Penunjang  Dalam  Pengambilan  Keputusan.  Jurnal  SMARTek,  Vol.  9 No. 4. Halaman 287 – 299.
[3] Dennis,  Alan,  at.al.  2009.  "Systems  Analysis  and  Design  with  UML  – 3rd Edition". John Wiley & Sons, Inc.
[4] Hartadi,  Lupiyo.  2012.  Analisis  Dan  Pengembangan  Sistem  Informasi Akademik  Siswa  Berbasis  Web  Menggunakan  PHP  Dan  MySQL  Di SMA  N  1  Tayu.  (Skripsi).  Fakultas  Teknik  Universias  Negeri Yogyakarta.
[5] Jogiyanto,  H.  M.  2005.  Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi: Pendekatan  Terstruktur  Teori  dan  Praktik  Aplikasi  Bisnis.  Jogyakarta: Andi.
[6] Kadir,  Abdul.  2013.  “Pengenalan  Sistem  Informasi”,  Andi  Offset, Yogyakarta.
[7] Mansur,  Kasmawi.  2012.  Perancangan  Sistem  Informasi  Sekolah Tingkat  Sltp  Dinas  Pendidikan  Kabupaten  Bengkalis  Berbasis  Web. Jurnal Inovtek Volume 2, No  Halaman 119-128.
[8] Nugrahaeni,  Catur.  2016.  Pengembangan  Sistem  Perpustakaan Terintegrasi Pada Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jakarta. Jurnal Ilmu Komputer, Vol. 1 – No. 1 Halaman 13 – 27.