## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG MENGGUNAKAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK STUDI KASUS : PT ANUGERAH PUTRA MANDIRI
Richard Iriandi 1) , Lis Suryadi 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : 1312511098@student.budiluhur.ac.id 1 ) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Anugerah Putra Mandiri) berdiri sejak tahun 2015 dan bergerak di bidang penyedia jasa konsultasi untuk urusan  legal  bagian  importasi.  Perusahaan  ini  hadir  karena  melihat  banyak  pribadi,  pengusaha,  maupun perusahaan yang masih  bingung dalam melakukan kegiatan impor yang benar. Pengadaan barang merupakan suatu proses keseluruhan yang dilakukan untuk mengadakan sesuatu yang asalnya tidak ada menjadi ada menurut peraturan  yang  berlaku  dalam  memenuhi  kebutuhan  barang.  Masalah  yang  terjadi  yaitu  tidak  tersedianya informasi pengadaan barang sehingga sulit mengetahui data permintaan, tidak dapat mengetahui data penawaran barang, laporan pengadaan barang kurang informatif, tidak ada laporan barang apa saja yang sudah diserahkan. Dari permasalahan tersebut dapat diberikan solusi untuk meminimalkan permasalahan dengan cara dilakukannya analisa dan perancangan sistem pengadaan barang sampai dengan menggunakan metode perancangan sistem berbasis  obyek  oriented  sampai  dengan  diimplementasikannya  sistem  tersebut  menggunakan  bahasa  program Vb.Net 2008 dengan menggunakan databases Mysql. Sistem yang telah dibangun ini dapat menghasilkan fungsi dan  informasi  yang  informatif  yang  disajikan  dalam  bentuk  laporan  hasil  pengolahan  data  sehingga  dapat menyelesaikan masalah yang saat ini dihadapi.
Kata kunci : Sistem pengadaan barang, PT. Anugerah Putra Mandiri, Berbasis Obyek Oriented, Mysql

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  dan  sistem  informasi pada  saat  ini  sangat  dibutuhkan  oleh  perusahaan  / organisasi.  Hal  ini  diwujudkan  dengan  adanya penggunaan  komputerisasi  sebagai  alat  bantu  yang mampu  menyimpan  dan  mengolah  segala  macam data  secara  cepat,  tepat,  dan  akurat.  Seiring  dengan perkembangan teknologi informasi, suatu perusahaan atau  organisasi  dituntut  untuk  dapat  saling meningkatkan mutu dan kualitas sistem informasinya, agar bisa bersaing dalam persaingan di era globalisasi. Dengan adanya penggunaan teknologi informasi  secara  optimal  maka  jelas  sekali  akan menunjang  dalam  peningkatan  kualitas  sistem informasi yang ada dalam perusahaan atau instansi / sebuah  perusahaan.  PT.  Anugerah  Putra  Mandiri merupakan  sebuah  organisasi  yang  bergerak  dalam bidang usahanya penjualan jasa pengurusan dokumen.  Gudang  merupakan  tempat  penyimpanan sekaligus  penyedia  peralatan  dan  perlengkapan barang–barang  yang  diperlukan  oleh  ruangan ruangan. Oleh karena itu dalam menyediakan barang gudang  harus  melakukan  proses  pencatatan  barang- barang  yang  masuk  serta  yang  keluar.  Dan  untuk memperoleh kemudahan dalam proses pencatatan ini, maka  dibutuhkan  sebuah  program  aplikasi  yang
sekiranya dapat membantu dalam kegiatan pengolahan  data  barang.  Sebagai  contoh  adalah kegiatan pengadaan barang digudang alat tulis kantor (atk)  yang  masih  dilakukan  secara  manual. Pengadaan barang merupakan upaya dalam memperoleh barang/jasa pada kementerian/kembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi dimana prosesnya bermula mulai dari proses perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya  kegiatan  untuk  memperoleh  Barang atau Jasa tersebut[1].  Untuk itu diperlukan program aplikasi  untuk  membantu  dalam  mengolah  data barang habis pakai, sehingga proses kegiatan tersebut dilakukan  secara  komputerisasi.  Secara  spesifik permasalahan  yang  terjadi  dapat  diuraikan  sebagai berikut,  pertama  stock  barang  tidak  terkontrol, kebutuhan  informasi  permintaan  tidak  tersedia, kebutuhan  informasi  pengadaan  barang  belum  ada, informasi  barang  retur  belum  ada,  informasi  tanda terima barang tidak ada, dengan ketidak adaan semua informai  tersebut  maka  stock  barang  menjadi  salah, tidak  diketahui  berapa  banyak  barang  yang  diminta oleh  bagian,  tidak  diketahui  berapa  besar  biaya pengadaan  barang  yang  sudah  dikeluarkan,  barang apa saja yang diretur.
Pada  saat  melakukan  penelitian,  peneliti  juga melakukan  litelatur review pada  jurnal  lain,  guna mempelajari dan memahamipenelitian sejenis sebelumnya yang telah dilakukan. Adapun penelitian tersebut yaitu Jurnal dengan judul sebagai berikut:
a. Publikasi oleh Wahana and Riswaya tahun 2013 judul Sistem Informasi Penngadaan Barang ATK PT. Mekar Cipta Indah  Menggunakan PHP  dan Mysql, Universitas Islam Negeri Bandung [2]”
b. Publikasi  oleh  Rahadi,  Musadieq  dan  Susilo tahun 2014 berjudul  Analisa dan Desain Sistem Informasi Pengadaan Barang Berbasis Komputer (Studi Kasus  Pada  Toko Arta  Boga)”,
perancangan Sistem Informasinya menggunakan PHP dan HTML serta MYSQL sebagai database nya[3].

## 2. METODE PENELITIAN
Metode pertama  yaitu metode pengumpulan data terdiri  dari  Studi  Kepustakaan  ( Literature  Study ), penelitian  ini  dilakukan  dengan  mencari  buku referensi  untuk  membandingkan  teori  yang  terdapat dalam  buku  dengan  apa  yang  terjadi  di  lapangan. Wawancara ( Interview ), Melakukan tanya jawab dan diskusi  dengan  berbagai  bagian  dalam  CV.  Bintang Timoer,  Dokumentasi  ( Documentation ),  Permintaan bukti – bukti dokumen yang terkait dengan kegiatan pengeluaran  kas  dan  pembelian  barang.  Observasi ( Observation) Pengamatan proses bisnis serta proses pembelian  dan  pengeluaran  kas  dimulai  dengan permintaan,  pemesanan,  penerimaan,  pembayaran dan  pencatatan  jurnal.  Kedua  Metode  Analisis  dan Perancangan,  dalam  melakukan  analisis,  metode Analia  menggunakan  OOAD, Object  Oriented Analysis  and  Design berdasarkan  pendekatan Satzinger.  Terdapat  fase  –  fase Inception, Pada  fase ini  menjelaskan  bagaimana  menganalisa  ruang lingkup  dari  proyek  dengan  menetapkan use  case untuk setiap aktivitas, Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa pengulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain  solusi,  dan  mengimplementasi  solusi tersebut, Construction  p ada  fase  ini,  analis  sistem membangun  sistem  baru  dengan  menggunakan pengulangan  tambahan  yang  termasuk  mendesain, mengimplementasi,  dan  menguji  sistem baru. Gambar 1 di samping kanan sebagai gambar kerangka pemikiran  sebagai    konseptual  model  tentang  teori hubungan  berbagai  faktor  yang  telah  diidentifikasi sebagai masalah yang penting[6]
Pengumpulan Data Studi Pustaka Identifikasi Masalah Analisa Kebutuhan Perancangan Design Tes Sistem Dokumentasi / Laporan Start End Gambar 1. Kerangka Pemikiran 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Proses Bisnis
“ Gambaran workflow/ aliran kerja/aktivitas sebuah  proses  bisnis  atau  sistem  yang  ada  pada perangkat lunak[7]”.
Manager G.A Bagian General Affair Bagian Kirim FPB (Form Permintaan Barang) Terima FPB Tanda Tangani FPB Terima FPB [Sesuai] [Tidak Sesuai] Cek FPB
Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Barang
Gambar 2 di atas adalah gambaran activity diagram permintaan  barang  dengan  narasi  seperti  berikut. Form  Permintaan  Barang  diajukan  ke  Manager General  Affair  setelah  diterima  oleh  bagian  yang meminta  barang,  lalu  ditanda  tangani  oleh  Manager GA  sebagai  bukti  persetujuan  lalu  form  diserahkan kembali ke Bagian GA untuk di proses.
Supplier Bagian General Affair
Meminta kirimkan SPH by phone Buat SPH Kirim SPH Terima SPH

## Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Surat Penawaran
Gambar 3 di atas adalah gambaran activity diagram permintaan  surat  penawaran  harga  dengan  narasi seperti berikut. Form FPB telah diterima oleh Bagian GA, lalu dicek apakah barang yang diminta tersebut masih  tersedia  atau  tidak,  jika  sudah  tidak  tersedia maka  bagian  GA  menghubungi  supplier  untuk menanyakan  harga  barang  tersebut,  lalu  bagian  GA meminta SPH lalu supplier kirim SPH
Supplier Bagian General Affair Buat PO Terima PO Kirim PO
Gambar 4. Activity Diagram Purchase Order
Gambar 4 di atas adalah gambaran activity diagram Purchase  Order dengan  narasi  seperti  berikut. Setelah terjadi kesepakatan antara pihak Supplier dan Bagian  GA,  maka  selanjutnya  dibuatkan  surrat pemesanan barang(PO) diserahkan ke Supplier.
Bagian Bagian General Affair Periksa barang yang diminta Terima Barang Dan TTB Serahkan Barang Dan TTB [ Tersedia ] [ tidak Tersedia ] Buat PO
Gambar 5. Activity Diagram tanda terima barang bagian
Gambar  5  di  sanping  kiri  bawah  adalah  gambaran activity diagram tanda terima barang bagian dengan narasi  seperti  berikut.Jika  permintaan  yang  diminta bagian  tersedia,  maka  langsung  saja  bagian  GA memesiksa barang tersebut lalu diserahkan ke bagian yang meminta barang disertakan dokumen TTB
Bagian General Affair Supplier
Kirim barang dan dokumen Periksa barang dan dokumen Terima TTBS Buat TTBS (Tanda Terima Barang) Serahkan TTBS
Gambar 6. Activity Diagram Penerimaan Barang dan Pembuatan tanda terima barang supplier
Gambar 6 di atas adalah gambaran activity diagram penerimaan  barang  dan  pembuatan  tanda  terima barang supplier dengan narasi seperti berikut. Barang dikirim Supplier, bagian GA memeriksa barang, lalu dibuatkan  TTBS  sebagai  bukti  bahwa  barang  yang dikirim supplier telah diterima oleh  bagian GA
Manager G.A
Bagian General Affair
Buat Laporan Pengadaan Barang Terima Laporan Pengadaan Barang

## Gambar 7. Activity Diagram  Pembuatan Laporan Pengadaan
Barang
Gambar 7 di atas adalah gambaran activity diagram pembuatan  laporan pengadaan barang dengan narasi seperti  berikut.  Pembuatan  laporan  dilakukan  setiap akhir  bulan,  namun  tergantung  kebutuhan,  Bagian GA  membuat  laporan  pengadaan  barang  lalu diserhkan ke Manager GA.

## 4.2. Fishbone Diagram Penjualan
Fishbone  diagram  diagram  untuk  menganalisa masalah  dan  menemukan  penyebabnya  disebut  juga diagram  sebab-akibat/  cause  effect  diagram[8]. Diagram digambarkan pada gambar 8 di bawah ini:
Gambar 8. Fishbone Diagram
4.3. Use Case Diagram
Diagram usecase untuk menggambarkan interaksi  antara  pengguna(user)  dengan  sistem  yang digunakan [9]
Bagian General Affair Entry Bagian Entry Barang Entry Supplier Gambar 9. Use Case Diagram Master File Master
Gambar 9 di atas use case file master, terdiri tiga buah usecase yaitu usecase entry bagian, entry barang dan entry supplier yang dilakukan oleh actor Bagian GA.
Entry Form Permintaan Barang Bagian General Affair Entry Surat Penawaran Harga Cetak Purchase Order Bagian General Affair Cetak Tanda Terima Barang Bagian Cetak Tanda Terima Barang Supplier Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi
Gambar  10  di  atas  terdapat  usecase  entry permintaan  barang,  usecase  entry  surat  penawaran harga, usecase cetak PO, usecase cetak tanda terima bagian  dan  usecase  cetak  tanda  terima  barang supplier.  Semua  usecase  tersebut  dilakukan  oleh Bagian GA
Bagian General Affair Cetak Laporan Tanda Terima Barang Bagian Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Penawaran Harga Cetak Laporan Permintaan Barang Manager General Affair

## Gambar 11. Use Case Diagram Laporan
Gambar 11 di atas use case menu cetak laporan, aktor yang    menggunakan  sistem  yaitu  bagian  General Affair,  laporan  dicetak  lalu  diserahkan  kepada Manager GA, laporan yang tersedia pada usecase ini diantarannya  laporan  permintaan  barang,  laporan penawaran  harga,  laporan  tanda  terima  barang  dan laporan pengadaan.
4.4. Rancangam Diagram Class “Objek  yang  mempunyai  struktur,  behavior, relasi, dan semantic atau kata yang umum”.[9] dan  digambarkan  dengan  gambar Entity  Class pada gambar 12 di bawah.
Gambar 12. Entity Class

## 4.5. User Interface
User  interface  sebagai  wadah  interaksi  antara pengguna  dengan  aplikasi[10]. Pada gambar  13  di bawah  adalah  user  interface  yang  peneliti  gunakan pada sistem pengadaan barang.

## Gambar 13. Menu utama
Form  menu  atau  form  utama  berfungsi  memanggil form lainnya, form yang bias dipanggil di form menu diantaranya form barang, form supplier, form bagian, form  sph,  form  fpb  dan  form  PO  beserta  beberapa form laporan.

## Gambar 14. Form Barang
Gambar 14 di atas form entry data barang, bagian dari menu  file  master.  Data  dimasukan  oleh  bagian  GA dengan cara mengisikan text yang tersedia pada form, text  kode,  nama  barang,  satuan,  harga  dan  stock, disertai juga beberapa tombol seperti tombol simpan, ubah,  hapus,  batal  dan  keluar.  Selain  form  barang masih terdapat juga form supplier, form bagian

## Gambar 15. Cetak PO
Gambar  15  di  atas  form  entry  pesanan  bagian  dari form  dimenu  transaksi,  fungsi  form  ini  untuk mamasukan  data  barang  yang  diminta  oleh  bagian. Data  terlebih  dahulu  diisi  dengan  melihat  text  yang tersedia,  nomor  po  tampil  otomatis,  tanggal  PO mengikuti tanggal system.
Gambar 16. Cetak Tanda terima barang
Gambar  16  di  samping  bawah  untuk  form  untuk mencetak  bukti  tanda  terima  barang,  barang  yang
telah diterima oleh baagian GA diinput pada form ini, lalu dicetak barang apa saja yang diterima.

## Gambar 17. Cetak Pemesanan Barang
Gambar 17  di atas keluaran  cetakan dari  form entry pesanan  pada  gambar  15  di  samping  kiri,  form  ini dikirim ke supplier sebagai bukti pemesanan barang.

## Gambar 18 Tanda terima barang
Gambar  18  di  atas  bukti  tanda  terima  barang,  salah satu  keluaran  sistem,  ini  dicetak  saat  barang  yang diminta  oleh  bagian  sudah  tersedia  maka  dicetakan bukti serah terima barang tersebut.

## Gambar 19 Laporan Permintaan barang
Gambar  19  di  atas  keluaran  laporan  informasi  yang disajikan yaitu nomor FPB, tanggal FPB, bagian yang meminta  barang,  nama  barang  yang  diminta  beserta berapa jumlah barang yang diminta.
Gambar 20. Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang
Gambar  20  di  atas  disebut  laporan summary karena informasi  yang  disajikan  hanya  total  saja,  Bagi Manager  yang  dibutuhkan  laporan  seperti  ini,  dia tidak perlu tau detil.

## 4.6. Sequence Diagram
Gambar  21  di  bawah  ini  contoh sequence diagram yang  ada  pada  penelitian  ini ,  sequence diagram entry data barang menjelaskan proses input data  barang  pada  sistem.  Masih  ada  dua  sequence master yang ada yaitu sequence data bagian dan data supplier
: Frm_Barang : Ctrl_Barang : Barang Open Form () Open Form () Open Form () Display (kdBrg) Counter (KdBrg +1) Input Barang () Input Barang () Simpan Barang () Simpan Barang () Simpan Barang () Ubah Barang () Ubah Barang () Ubah Barang () Hapus Barang () Hapus Barang () Hapus Barang () Batal Barang () Batal Barang () Keluar Barang () Keluar Barang () : Bagian General Affair

## Gambar 21 Sequence Diagram Master barang
Gambar  22  di  bawah  merupakan  gambar sequence diagram cetak tanda terima barang, salah satu contoh sequence transaksi  yang  ada  pada  penelitian. Sequence diagram yang lain yaitu sequence entry fpb, sequence entry Pesanan, sequence cetak tanda terima, sequence cetak tanda terima supplier dan lainnya.
: Frm_TTB : Ctrl_TTB : TTB Open Form () Open Form () Open Form () Display TTB (No_TTB, Tgl_TTB) Counter (No_TTB +1) Input FPB () Simpan TTB () Simpan TTB () Simpan TTB () Batal TTB () Batal TTB () Keluar TTB () Keluar TTB () : FPB : Barang Display FPB () Get FPB () Cetak TTB () Get Barang () Display Barang () : Ajukan Get Ajukan () Display Jmlajukan () : Bagian Display Bagian () Get Bagian () : Bagian General Affair
Gambar 22. Sequence Diagram Transaksi Cetak TTB
gambar 23 di samping atas contoh sequence laporan yang terdapat pada penelitin ini, masih ada sequence laporan cetak laporan permintaan, sequence diagram cetak laporan pengadaan dan lainnya
: Frm_Lap Rekpitulasi : Ctrl_Lap Rekapitulasi : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Rekapitulasi () Keluar Laporan Rekapitulasi () : SPH : Supplier Get SPH () Hitung Nominal () Get Supplier () Cetak Laporan Rekapitulasi () Cetak Laporan Rekapitulasi () : Isi : Barang Get Isi () Get Barang () : Bagian General Affair Gambar 23. Sequence Diagram cetak laporan rekapitulasi pengadaan

## 4.7. Korelasi Masalah dan solusi
Tabel  1  di  bawah  ini  menunjukkan  kolerasi setiap masalah dan solusinya.
Tabel 1. Masalah dan Solusi
N o Permasala han Pendekatan Penyelesaia n Solusi Modul/Fit ur 1 form permintaa n  barang sering ditemukan kesalahan perhitung an, disebabka n kesalahan dari
Bagian GA Fishbone, Identifikasi Kebutuhan, Use Case Diagram Adanya modul yang menangani pembuatan form permintaa n  barang, pada  form tersebut harga barang dan jumlah barang yang dibeli harus dapat melakukan perhitunga n secara otomatis  Modul
Entry
Data Form Permint aan
Barang
2 Pada proses pembuata n permintaa n  barang bagian pengadaa n sulit untuk mengetah ui  kondisi stock  atau ketersedia an  barang terupdate di gudang, dikarenak an kegiatan stock opname yang berlangsu ng sebulan
sekali,  hal ini
Fishbone, Identifikasi Kebutuhan, Use Case Diagram Adanya modul yang dapat melihat stok barang sehingga ketersedia an stok barang dapat teratasi
 Modul Entry
Data Barang  Modul Entry Pemesa nan barang
menyebab kan proses
pelayanan permintaa n  barang terhambat dan lama 3 Penyajian informasi kepada
Manager tidak akurat, disebabka n  adanya arsip
permintaa n ,
pembelian barang hilang,
akibat dari penyimpa nan  arsip tidak rapih Fishb one, Identifikasi Kebutuhan, Use Case Diagram Ada nya  modul yang menangani semua proses kegiatan permintaa n barang dan pembelian barang yang saling terkait sehingga dihasilkan sebuah laporan yang akurat  Modul Entry barang, Bagian  Modul Entry Permint aan barang,
penawar an harga
 Modul
Cetak Pemesa
nan, tanda terima barang  Modul Cetak Laporan pengada an

## 5. Kesimpulan
Setelah  selesainya  penelitian  ini  maka  penulis dapat  menarik  hal  –  hal  yang  dapat  disimpulkan. Adapun hal – hal tersebut sebagai berikut:
a. Sistem  yang  sudah  dibuat  dapat  menyelesaikan masalah  untuk  mengetahui  akan  adanya  data permintaan.
b. Dapat memberikan informasi penawaran barang dengan mudah.
c. Laporan pengadaan barang dalam sistem sangat informatif.
d. Penyajian  laporan  untuk  seluruh  barang  yang sudah diserahkan sangat akurat dan efisien.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Purwosusilo,  “ Aspek  Hukum  Pengadaan Barang  dan  Jasa”, Jakarta,  Prenadamedia, 2014.
[2]. Wahana,  A.  and  Riswaya,  A.  R.,  Sistem Informasi  Pengadaan  Barang  ATK  di  PT. Mekar  Cipta  Indah  Menggunakan  PHP  dan MYSQL,  “ Jurnal  Computech  &  Bisnis” ,
2013.
[3]. Rahadi,  Musadieq  and  Susilo.,  Analisa  dan Desain  Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang Berbasis  Komputer  (Studi  Kasus  Pada  Toko Arta  Boga),  “ Jurnal  Administrasi  Bisnis (JAB) ”, Vol. 8 No. 2, 2014.
[4]. Sari,  A.  O.  and  Nuari,  E.,  Rancang  Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web Dengan Metode Fast, “ Jurnal Pilar Nusa Mandir ”, 2017.
[5]. Sugiyono,  “ Metode  Penelitian  Kuantitatif, Kualitatif  dan  R&D ”,  Bandung,  PT  Alfabe, 2016.
[6]. Sugiyono,  “ Metode  Penelitian  Kuantitatif, Kualitatif  dan  R&D ”,  Bandung,  PT  Alfabet, 2013.
[7]. Rosa  A.S,  M.  Shalahuddin,  “ Rekayasa
Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi  Objek” ,  Bandung,  Informatika, 2015.
[8]. 2017, Mind Tools. [2014, Maret 5]. Avaiable: https://www.mindtools.com/pages/article/ne wTMC_03.htm .
[9]. Sugiarti,  Y.,  “ Pengantar  UML  (Unified Modeling  Language) ”,  Yogyakarta,  Graha Ilmu, 2013.
[10]. Mauladi,  Suratno  T.,  ANALISIS  PENENTU ANTARMUKA
TERBAIK BERDASARKAN  EYE  TRACKING  PADA SISTEM INFORMASI
AKADEMIK UNIVERSITAS  JAMBI,  “ Jurnal  Penelitian Universitas  Jambi  Seri  Sains” .  Issn  :0852- 8349 Vol 18,  2016.