## SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI INSTANSI KECAMATAN PANDAAN DAN PEMERINTAH DESA MENGGUNAKAN METODE WATERFALL
Kurniawan Wahyu Haryanto 1) Muhammad Bakhruddin 2)
1,2) Program Studi/Prodi Teknik Informatika, STMIK Yadika, Email : kurniawan.wahyu@stmik-yadika.ac.id 1) , adinahmad99@mhs.stmik-yadika.ac.id 2)
Abstract : Official script management is written information as an official communication tool made by authorized officials in government agencies. In terms of making official manuscripts in Pandaan District, they still use manual processes  so  that  the  service  process  is  slow.  The  existence  of  these  problems  the  writer  will  implement  good governance  by  creating  an  electronic  service  manuscript  information  system  using  the  waterfall  method implementation, with the hope of producing an organized system. The results of this research are in the form of an electronic official script management information system using the waterfall method with the hope of facilitating the work of the State Apparatus.
Keywords : Electronic Service Manuscripts, Waterfall, Information System

## 1.   Pendahuluan
Terwujudnya  sistem  pemerintahan  dengan menggunakan pelaksanaan e – government untuk meningkatkan kinerja birokrasi, maka penerapan sistem  informasi yang bersifat  elektronik adalah penggunaan  teknologi  baru  untuk  meningkatkan hubungan antara pemerintah dan masyarakat. e - government adalah upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan
tata pemerintahan  berbasis  elektronik  dalam  rangka meningkatkan  produktivitas  pelayanan  publik secara  efektif.  Penggunaan  aplikasi  berbasis elektronik  ini  bertujuan  untuk  memberikan pelayanan  yang  lebih  ringkas  tanpa  menunggu waktu yang lama.
Kesempurnaan  dan  kelengkapan  sistem administrasi  merupakan  salah  satu  kebutuhan yang  penting  disetiap  organisasi  atau  instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem  komputerisasi  dalam  era  teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas  pemerintah  sudah  merupakan  keharusan dalam  upaya  untuk  melakukan  reformasi birokrasi dan untuk
mewujudkan kepemerintahan yang baik.
Tata  naskah  dinas  elektronik  ini  sangat dibutuhkan  dalam  mewujudkan  kepemerintahan yang  baik  dengan  menerapkan e-goverment . Mengenai  hal  tersebut  maka  akan  dibuat  sistem informasi  ini  yang  terkomputerisasi  untuk pengelolaan proses surat menyurat agar membantu  pelayanan  publik  dengan  cepat sehingga  suatu  instansi  dapat  melakukan kegiatan  administrasinya  dengan  lebih  mudah, cepat, serta efisien.

## 2.   Metode Penelitian
2.1  Metode Waterfall
Berikut  adalah  langkah-langkah  tahapan alur penelitian dengan metode Waterfall : 1.  Kebututuhan Pengguna
Metode  pengumpulan  informasi  ini  dapat diperoleh  dengan  berbagai  macam  cara diantaranya, diskusi, observasi, survei, wawancara.  Dengan  melakukan  pengamatan langsung ke Kantor Kecamatan Pandaan serta Pemerintah  Desa.  Informasi  yang  diperoleh kemudian  diolah  dan  dianalisa  sehingga didapatkan  data  atau  informasi  yang  lengkap mengenai  spesifikasi  kebutuhan  tata  naskah dinas elektronik ini.
2.  Spesifikasi Kebutuhan Analisa  pada  tahap  ini  untuk  kemudian diimplementasikan pada desain pengembangan. Perancangan desain dilakukan dengan tujuan membantu memberikan gambaran lengkap mengenai apa yang  harus  dikerjakan.  Tahap  ini  juga  akan membantu  pengembang  untuk  menyiapkan kebutuhan hardware dalam pembuatan arsitektur  sistem  perangkat  lunak  yang  akan dibuat secara keseluruhan.
3.  Implementasi dan Pengujian Pembuatan sistem informasi ini akan dipecah menjadi  modul-modul  kecil  yang  nantinya akan  digabungkan  dalam  tahap  berikutnya. Pada  fase  ini  juga  dilakukan  pengujian  dan pemeriksaan  terhadap  fungsionalitas  modul yang  sudah  dibuat,  apakah  sudah  memenuhi kriteria yang diinginkan atau belum.
4.  Integrasi dan Pengujian Sistem Pada tahap ini akan dilakukan penggabungan modul  yang  sudah  dibuat  pada  fase sebelumnya.  Modul  yang  dikembangkan  dan diuji  di  tahap  implementasi  selanjutnya diintegrasikan dalam sistem secara keseluruhan.  Setelah  itu  akan  dilakukan pengujian    untuk  mengetahui  apakah  sistem ini sudah sesuai desain yang diinginkan serta apakah masih ada kesalahan atau tidak.
5.  Operasi dan Pemeliharaan Sistem Pada tahap terakhir dalam Metode Waterfall, perangkat lunak yang sudah jadi dioperasikan pengguna dan dilakukan
pemeliharaan.  Pemeliharaan  memungkinkan pengembang  untuk  melakukan  perbaikan atas  kesalahan  yang  tidak  terdeteksi  pada tahap-tahap sebelumnya. Pemeliharaan meliputi  perbaikan  kesalahan,  perbaikan implementasi  unit  sistem,  dan  peningkatan dan  penyesuaian  sistem  sesuai  dengan kebutuhan.
2.2   Diagram Activity

## Gambar 1. Diagram Activity
Gambar  diatas  adalah Diagram  Activity sistem. Yaitu dengan melakukan login, selanjutnya pilih transaksi surat keluar, isi semua form  yang  tersedia  setelah  selesai  maka  data akan  diproses  menjadi  surat  masuk  didalam admin  desa  /  kelurahan,  serta  setelah  itu  bisa melakukan  disposisi  surat  yang  ada  pada  menu serta  sistem  akan  menampilkan  hasil  dari disposisi tersebut.

## 2.3   Use Case Diagram
Gambar 2. Use Case Diagram Pada  gambar Use  Case  Diagram diatas, terdapat  dua  aktor  yang  berhubungan  langsung dengan  Sistem  Tata  Naskah  Dians  Elektronik. Admin dapat mengakses dan mengelelola semua menu  yang  terdapat  pada  sistem,  sedangkan
untuk Kaur TU dan Umum hanya saja tidak bisa mengakses pengaturan instansi.

## 2.4 Diagram Squence
Gambar 3. Diagram Squence
Sequence  Diagram adalah  diagram  interaksi yang merinci bagaimana sebuah operasi dilakukan. Berdasarkan  gambar  diatas  sistem  yang berjalan  pada  saat  ini  terdapat  dua  aktor  diantaranya admin kecamatan dan kaur tata usaha dan umum desa serta teerdapat Sembilan lifelin pada sistem, sembilan message spesifikasi  dari  komunikasi  objek  guna membuat  informasi  tentang  aktifitas  yang  terjadi dan kegiatan yang dilakukan oleh aktor tersebut.

## 3.  Hasil dan Pembahasan
Rancangan sistem yang
dibuat
diimplementasikan  dengan  melihat  beberapa aspek  baik  dari  segi user  friendly dan  segi  dari tampilan  atau user  interface ,  setiap  user memiliki  fungsi  dan  hak  yang  berbeda  dimana setiap  user  disesuaikan  dengan  jabatan  yang mereka gunakan,
1. Halaman Login
Gambar 4. Form Login
Form Login pada  gambar  4  merupakan langkah  pertama  yang  harus  dilakukan  oleh admin  maupun  kaur  tata  usaha  dan  umum  desa. Admin adalah administrator sedangkan kaur tata usaha  dan  umum  untuk  menerima  surat  serta disposisi dari surat tersebut.

## 2. Halaman Beranda Admin

## Gambar 5. Halaman Beranda Admin
Pada  gambar  5  diatas  menjelaskan  halaman beranda  admin  dari  sistem  informasi  tersebut. Halaman  ini  admin  mempunyai  segala  akses untuk menjalankannya.

## 3. Transaksi Surat
Gambar 6. Transaksi Surat Masuk
Pada  menu  ini  admin  dan  kaur  tata  usaha  dan umum  desa  dapat  melihat  semua  surat  yang  telah diterima  serta  untuk  menginventarisir  surat  sebagai arsip kedinasan.

## Gambar 7. Transaksi Surat Keluar
Gambar  7  admin  serta  kaur  tata  usaha  dan umum  desa  dapat  mengakses  dan  mengelola menu tersebut
dengan tujuan agar mempermudah instansi pemerintahan
mengetahui  arsip  surat  apa  apa  saja  yang  telah dikirim.
4. Disposisi

## Gambar 8. Disposisi
Gambar  8  diatas  menjelaskan  menu  print pada  transaksi  surat  masuk  admin  maupun  kaur tata usaha dan umum desa sebelumnya setelah di klik  akan  langsung  menuju  halaman  disposisi tersebut  yang  nantinya  bisa  dicetak  serta ditindaklanjuti.
5. Buku Agenda Surat Masuk

## Gambar 9. Agenda Surat Masuk
Pada gambar diatas menjelaskan kepada pengguna agar  mengetahui  kegiatan  apa  saja  yang  akan  datang dan sebelumnya sudah terdisposisi terlebih dahulu.

## 5. Galeri File
Gambar 10. Galeri File Surat Masuk
Gambar 11. Galeri File Surat Keluar
Kedua  gambar  diatas  adalah  beberapa  file yang  sudah  tersimpan  yang  sebelumnya  sudah ter  upload  oleh  admin  atau  kaur  tata  usaha  dan umum desa.
6. Referensi Surat
Gambar 12. Referensi Surat
Gambar  12  merupakan  halaman  referensi surat  bertujuan  untuk  pengguna  mengetahui
kode  surat  apa  yang  termuat  dalam  surat tersebut.

## 4.  Simpulan
Berdasarkan  hasil  pembahasan  penelitian yang  sudah  dibahas  dalam  bab  sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Tata Naskah  Dinas  Elektronik  dengan  metode
Waterfall , sistem pendataan dan pengiriman  surat  masuk  dan  surat  keluar yang telah terkomputerisasi dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan, pencarian, pengiriman  hingga  pembuatan  laporan menjadi lebih efisien.
2.  Sistem  informasi  Tata  Naskah  Dinas Elektronik memberikan kemudahan dalam hal  rekap  data  serta  meminimalisir  risiko kehilangan dokumen.
3.  Dengan  adanya  sistem  ini  dapat  efisiensi sarana  penyimpanan  serta  meningkatnya produktivitas pelayanan publik.

## Daftar Pustaka
[1].  Amsyah.  Zulkifli,  2005.  Sistem  Informasi Manajemen. PT Gramedia Pustaka  Utama.
Jakarta.
[2].   A.S  Rosa  dan  Salahuddin  M,  2011.  Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat   Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung.
[3].   Hutahaean.  Jeperson,  2014.  Konsep  Sistem Informasi Deepublish. Yogyakarta.
[4].   Jogiyanto.  Hartono,  2013.  Analisis  & Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur. Andi Offset. Yogyakarta.
[5].   Kristanto  Andri,  2008.  Perancangan  Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta.
[6].  Kertahadi, 2007. Sistem Informasi Manajemen. PT Pustaka Binaman Pressindo.  Jakarta.  Lunak  (Terstruktur  dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung.
[7].   Kimmel  Paul,  2001.  UML  Demystified:  A Self  Teaching  Guide.  Ohio:  McGraw-Hill Education.
[8].   Nugroho Adi, 2010. Analisis dan Perancangan  Sistem  Informasi  dengan Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung. [9].  Nugroho Adi, 2006. E-commerce. Informatika Bandung. Bandung.
[10]. Peraturan  Menteri  Negara  Pendayagunaan Aparatur  Negara  Reformasi  Birokrasi  No.6 Tahun 2011.
[11].  Rachdian, 2008. Sistem Informasi
Penjualan  dengan  PHP  dan  MySQL.
Gavamedia. Bandung.