Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
Volume 2
Halaman 23– 33
No. 1 September 2018

## KAJIAN IMPLEMENTASI PROGRAM PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP: STUDI KASUS RECORDS CENTER

## FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
Dinda Widy Pratiwi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia dinda.widy.p@mail.ugm.ac.id
Rina Rakhmawati Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada rinaarsip@ugm.ac.id
Waluyo
Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada waluyo@ugm.ac.id

## Abstract
This  paper  was  developed  from  final  report  that  titled  Evaluation  of  Appraisal  and Disposal Records in Faculty of Agriculture Universitas Gadjah Mada. The appraisal and disposal of the records in Agriculture Faculty had not been conducted regularly because of  the  under  qualified  skills  of  records  manager  and  the  lack  of  facilities  in  archival activities. The research was conducted by observation - participant method, interview, and literature study. The results of the study provide suggestions that management of records in Agriculture Faculty of  Universitas Gadjah Mada should had a workflow and must be and socialized to each unit to facilitate the final process in records management that was appraisal  and  disposal  of  the  records.  In  addition,  the  authors  suggested  that  the proposed  addition  of  archivists  who  can  strengthen  the  implementation  of  records management and supported by adequate facilities for both records and archivists.
Keywords : Implementasi, Penilaian, Penyusutan, Arsip

## Intisari
Makalah  ini  merupakan  pengembangan  dari  laporan  tugas  akhir  berjudul  Evaluasi Terhadap Program Penilaian dan Penyusutan Arsip di Fakultas Pertanian Universitas Gadjah  Mada.  Program  penilaian  dan  penyusutan arsip merupakan salah  satu  wujud kebijakan  dalam  manajemen  kearsipan.  Penilaian  dan  penyusutan  arsip  di  Fakultas Pertanian belum dilaksanakan secara berkala karena terkendala oleh jumlah arsiparis, kemampuan  arsiparis,  dan  minimnya  fasilitas  yang  ada  dalam  pelaksanaan  kegiatan kearsipan. Penelitian dilaksanakan dengan metode observasi-partisipatif, wawancara, dan  studi  pustaka.  Hasil  penelitian  memberikan  saran  jika  pengelolaan  arsip  di lingkungan Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada harus memiliki alur yang jelas dan disosialisasikan kepada setiap unit kerja untuk memudahkan proses akhir dalam manajemen kearsipan yaitu penilaian dan penyusutan. Selain itu, penulis menyarankan agar  diusulkan  penambahan  tenaga  arsiparis  yang  dapat  memperkuat  pelaksanaan pengelolaan  arsip  serta  ditunjang  dengan  fasilitas  yang  memadai  baik  untuk  arsip maupun arsiparis.
Kata kunci: Implementation, Appraisal, Disposal, Records
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...

## PENDAHULUAN
Adanya  peningkatan  kebutuhan informasi  mengharuskan  penyedia informasi untuk sumber informasi bagi masyarakat  secara  cepat  dan  tepat. Sumber  informasi  yang  merupakan rekaman kegiatan dalam media tertentu disebut  arsip.  Ricks  (1992,  3) berpendapat, “ records  is  recorded information,  regardless  of  medium  of characteristic,  made  or  received  by  an organization  that  is  useful  in  the operation  of  the  organization ”. Secara teori,  arsip  yang  digunakan  dalam kegiatan  organisasi  pencipta  disebut dengan  arsip  dinamis.  Berdasarkan Undang-undang  Republik  Indonesia Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan  disebutkan  bahwa  arsip dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta  arsip  dan  disimpan  dalam jangka  waktu  tertentu.  Berdasarkan frekuensi  penggunaanya,  arsip  dinamis dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif  dan  inaktif.  Arsip  dinamis  aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya  tinggi  dan/atau  terus menerus,  sedangkan  arsip  dinamis inaktif  adalah  arsip  yang  frekuensi penggunaanya  telah  menurun.  Arsip statis  merupakan  arsip  yang  memiliki nilai guna sekunder.
Aktivitas organisasi yang terus- menerus akan diiringi dengan peningkatan  volume  arsip  organisasi. peningkatan volume arsip juga dipengaruhi  oleh  ruang  lingkup  dan kompleksitas  tugas  fungsi  organisasi. Organisasi  dengan  ruang lingkup  besar dan  kompleksitas  tugas  fungsi  yang rumit, akan menghasilkan arsip dengan tingkat  pertumbuhan  yang  tinggi,  dan sebaliknya.  Peningkatan  volume  arsip yang  sejak  awal  tidak  dikelola  dengan baik  akan  menimbulkan  tumpukan kertas  dan  pada  akhirnya  dibiarkan begitu  saja,  terutama  arsip  yang frekuensi  penggunaannya  menurun
(inaktif).
Berdasarkan fakta di lapangan,  arsip  dianggap  sebagai sampah  ketika  memasuki  fase  sebagai arsip dinamis inaktif. Hal ini seharusnya menjadi  perhatian  khusus  dalam penyelenggaraan  kearsipan  di  suatu instansi atau perusahaan. Arsip dinamis inaktif, meski telah memiliki penurunan frekuensi  penggunaan,  masih  memiliki potensi  nilai  keberlanjutan  untuk memberikan informasi kepada pimpinan atau pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Pada kondisi  pemahaman  yang  keliru tersebut,  suatu  organisasi  dapat mengalami  permasalahan  berkaitan dengan  temu  kembali  (retrieval)  dan berdampak  pada  kebutuhan  informasi organisasi. Maka, seharusnya peningkatan  volume  arsip  juga  diiringi dengan  adanya  pengelolaan  arsip dengan prosedur yang tepat.
Upaya  yang  dilakukan  dalam menghindari  maupun  menanggulangi terjadinya  penumpukan  fisik  arsip, sulitnya  penemuan  kembali  informasi dan hilangnya bukti kegiatan organisasi adalah  melakukan  penilaian  terhadap arsip.  Penilaian  dalam  hal  ini  adalah menentukan  nilai  guna  dan  jangka simpan  arsip  (Boles,  1991,  11).  Paska penilaian arsip, arsiparis dapat melakukan  penyusutan  arsip  untuk menghindari adanya penumpukan arsip.  Penyusutan  dapat  dilakukan melalui tiga kegiatan yaitu pemindahan arsip  dari  unit  kerja  ke  unit  kearsipan, pemusnahan  arsip  yang  habis  masa retensi  dan  tidak  memiliki  nilai  guna serta  penyerahan  arsip  yang  memiliki nilai  guna  sekunder  ke  lembaga kearsipan.
Penilaian  dan  penyusutan  adalah dua  hal  yang  saling  berkaitan  dalam pengelolaan arsip. Penilaian merupakan dasar  sebelum  kegiatan  penyusutan dilakukan. Kegiatan tersebut merupakan  proses  paling  penting  dan paling sulit dalam program manajemen
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
rekod.    Hal  tersebut  dikarenakan  adanya proses  analisis  penentuan  kebutuhan informasi  yang  terekam  dalam  arsip untuk masa mendatang. Setelah dilakukan  penilaian  dan  dihasilkan Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)/ Daftar  Arsip Musnah,  Serah,  Pindah,  maka  akan dilakukan proses penyusutan.
Berdasarkan Undang-Undang
Republik  Indonesia  Nomor  43  tentang Kearsipan,  yang  wajib  melaksanakan kegiatan  kearsipan  tidak  terbatas  di instansi  pemerintah/swasta/perusahaan saja,  tetapi  juga  perguruan  tinggi. Universitas  Gadjah  Mada  merupakan salah  satu  perguruan  tinggi  tertua  di Indonesia.  Selain  itu,  Universitas  Gadjah Mada  pun  memiliki  aktivitas  yang  terus meningkat, baik di dalam maupun di luar negeri  sebagai  dampak  dari  reputasi Universitas Gadjah Mada sebagai perguruan tinggi negeri paling presitisius di  tingkat  Internasional.  Aktivitas  yang terus  meningkat  tentu  berdampak  pada tingginya  volume  arsip,  khususnya  arsip yang  berada  di  level  unit  kerja,  salah satunya Fakultas Pertanian.
Arsip  yang  tercipta  di  Fakultas Pertanian merupakan arsip yang berkaitan  dengan  aktivitas  pendidikan dan  pengajaran,  pengabdian  masyarakat dan  penelitian  bidang  ilmu  pertanian. Penyelenggaraan  kegiatan  di  Fakultas Pertanian  pun  menggunakan  dana  yang dibiayai  oleh  universitas,  sehingga  bukti kegiatan  dan  catatan  informasi  serta kelengkapan  dokumen  sebagai  media pertanggungjawaban  menjadi  sangat penting  dan  memiliki  urgensitas  yang tinggi.  Arsip  yang  tercipta  terdiri  dari arsip  aktif  dan  arsip  inaktif.  Arsip  aktif berada  di  masing-masing  satuan  kerja pencipta  arsip  sedangkan  arsip  dinamis inaktif disimpan di 2 ruang penyimpanan (records  center).  Masing-masing  ruang penyimpanan  berisi  boks  arsip  dengan ukuran 40 cm x 20 cm x 27 cm.  Volume arsip  di records center dihitung  dengan rumus sebagai berikut:
Jumlah Boks (JB) = 726 boks =
726 x 20 =  Volume  Arsip  (VA)  x 100 14529 = 100 VA VA = 145,29 ML = 146 ML
Jadi,  volume  arsip  yang  ada  di records  center Fakultas  Pertanian  yaitu 146 ML atau sekitar 12,2 m 3 .
Unit  kearsipan  Fakultas  Pertanian UGM  juga  berfungsi  melaksanakan program  penilaian  dan  penyusutan  arsip inaktif. Program penilaian dan penyusutan  arsip  inaktif  merupakan salah satu kebijakan yang pada dasarnya wajib dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kearsipan. Dalam implementasi  kebijakan  tersebut  tentu mengalami dinamika yang cukup kompleks.  Oleh  sebab  itu,  dlam  makalah
Gambar 1.
Kondisi Arsip di Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
ini penulis akan mendeskripsikan dinamika implementasi program penilaian dan penyusutan arsip inaktif di
Fakultas  Pertanian  Universitas  Gadjah Mada.
Berdasarkan latar belakang
tersebut,
penulis merumuskan pertanyaan  penelitian,  yaitu bagaimana implementasi  program  penilaian  dan penyusutan  arsip  yang  dilakukan  Records Center  Fakultas  Pertanian  Universitas Gadjah Mada ?
Pada  dasarnya,  kajian  mengenai penilaian  dan  penyusutan  arsip  tidak banyak  dilakukan  oleh  peneliti.  Hal tersebut disebabkan
rendahnya kesadaran dari organisasi, baik pemerintah maupun swasta, di Indonesia untuk  melakukan  kegiatan  penilaian  dan penyusutan.
Selain
itu, faktor kompleksitas  proses  penilaian  yang dominan  menekankan  pada  aspek analisis  dalam  jangka  waktu  yang  lama berakibat pada rendahnya kemauan para stakeholders
untuk melaksanakan
penilaian  arsip.  Oleh  sebab  itu,  makalah ini bertujuan untuk memahami
implementasi  program  penilaian  dan penyusutan  arsip,  serta  mengetahui  hal- hal yang harus diperbaiki atau dikembangkan  dari  kedua  kegiatan tersebut. Secara sederhana, istilah implementasi  dimaknai  sebagai  proses penerapan  suatu  kebijakan.  Berbicara mengenai  kebijakan,  khususnya  di Indonesia,  tidak  banyak  ditemukan keberhasilan  dalam  implementasinya. Menurut  Hogwood  dan  Gunn  (dalam Purwanto dan Sulistyastuti, 2012, 14-16) terdapat  beberapa  hal  yang  mendasari tidak terwujudnya perfect implementation , yaitu: 1. Hambatan  eksternal  organisasi, misalnya  bencana  alam,  krisis ekonomi, dan sebagainya; 2. Waktu  dan  sumberdaya  tidak tersedia secara memadai; 3. Kebijakan  tidak  didasarkan  pada landasan  teoritis  yang  kuat  tentang hubungan sebab-akibat antara kebijakan  dan  hasil  yang  ingin dicapai;
4. Adanya
time lag sehingga implementasi  kebijakan  tidak  akan secara  cepat  dapat  diketahui keberhasilannya;
5. Ketergantungan  antar  lembaga pelaksana
6. Implementasi jarang dilakukan oleh aktor tunggal;
7. Jarang  terjadi  kondisi  perpaduan antara  komunikasi  dan  koordinasi yang sempurna.
Adapun  proses  implementasi  kebijakan secara umum dapat digambarkan sebagai berikut  (Purwanto  dan  Sulistyastuti, 2012, 72):
Gambar 2. Records Center Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan kualitatif  deskriptif.  Dalam  proses pengumpulan  data  digunakan  tiga metode,  yaitu  Observasi-Partisipatif, Wawancara,  dan  Studi  Pustaka.  Data primer  diperoleh  dari  catatan  lapangan selama  observasi  berlangsung  dan  hasil wawancara  dengan  narasumber.  Dalam pelaksanaan observasi-partisipatif,
penulis ikut berpartisipasi dalam kegiatan  kearsipan  yang  dilaksanakan oleh records  center /  unit  kearsipan Fakultas  Pertanian  Universitas  Gadjah Mada.  Metode  wawancara  dilakukan dengan  bertanya  pada  orang  yang bertugas  dalam  bidang  Kearsipan  dan orang  yang  berpengaruh  di  instansi tersebut.  Hal  tersebut  dilakukan  karena untuk menggali informasi yang dibutuhkan, penulis mencari narasumber yang  berkaitan  langsung  dengan  tema tugas  akhir  yang  telah  ditentutkan. Penulis  melakukan  wawancara  secara formal  maupun  informal.  Wawancara dilaksanakan  oleh  penulis  dengan mendalam  dan  pengajuan  pertanyaan dilaksanakan  secara  terstruktur.  Melalui proses  wawancara  ini,  penulis  membuat daftar pertanyaan yang berkaitan dengan tema Penilaian dan Penyusutan arsip dan diajukan kepada Kepala Kantor
Administrasi  dan  Arsiparis  Fakultas Pertanian.  Untuk  melengkapi  data penelitian, penulis menggunakan metode studi pustaka, yaitu dengan memilih dan mencari  buku  yang  sesuai.  Sumber  yang akan  digunakan  oleh  penulis  yaitu  buku, jurnal,  maupun  sumber  lainnya  yang berkaitan dengan Penilain dan
Penyusutan Arsip. HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi  Penilaian  Arsip  di Records  Center  Fakultas  Pertanian Universitas Gadjah Mada Penilaian  arsip  merupakan  bagian dari  komponen  penyusutan  arsip  dan tidak  dapat  dipisahkan  dari  keseluruhan program records  management (Utomo,
1995, 5). Penilaian merupakan salah satu proses  paling  berat  dalam  pengelolaan arsip karena membutuhkan kerja intelektual untuk menentukan keputusan nasib  akhir  arsip  didasarkan  pada referensi  kebijakan  organisasi  pencipta (Boles, 1991, 5). Penilaian terhadap arsip tidak  dapat  dilakukan  sendiri  oleh arsiparis, melainkan harus berkoordinasi dengan  unit  pencipta  arsip,  pimpinan instansi  dan  elemen  lain  yang  berkaitan dengan  keberadaan  arsip  tersebut. Penilaian  memerlukan  konsep  yang matang  terutama  pemahaman  terhadap organisasi  pencipta  arsipnya.  Maher (1992,  46-47)  menyebutkan the  core  of appraisal work is gathering data about the characteristics  of  records  and  answering question about their potential administrative,  fiscal,  legal,  research,  and archival  use .  Lekoko  Kenoshi  dan  Trevor Moatlhodi  (2012)  mendefinisikan  bahwa penilaian  yaitu select  records  (with enduring value) for permanent preservation  and  those that  are  identified as ephemeral for destruction . Arsip  memiliki  nilai  guna  primer dan  nilai  guna  sekunder  yang  ikut  serta menentukan proses penilaian suatu arsip. Nilai  guna  primer  meliputi  nilai  guna administratif,  hukum,  keuangan,  ilmiah dan  perorang.  Nilai  guna  sekunder meliputi nilai kebuktian dan informasional  (Martono,  1994,  55-60). Pada  umumnya,  beberapa  instansi membentuk tim penilaian untuk merumuskan  jangka  simpan  arsip  dan menentukan  jadwal  retensinya.  PP Nomor 28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan  menyebutkan  bahwa  panitia penilaian arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta  arsip.  Ouput  dari  proses penilaian  yaitu  Jadwal  Retensi  Arsip (JRA)  yang  terdiri  dari  daftar  arsip  usul musnah,  yang  akan  diserahkan  ke lembaga  kearsipan,  menjadi  dinamis inaktif,  dan  sebagainya.  Berdasarkan
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
teori-teori  tersebut,  dapat  disimpulkan bahwa  penilaian  merupakan  proses penyeleksian  arsip  untuk  menentukan jangka simpannya.
Dalam  pelaksanaan  penilaian  dan penyusutan  arsip,  Fakultas  Pertanian menggunakan cara yang didasarkan pada nilai guna dan Jadwal
Retensi
Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)  berkaitan dengan  masa  simpan  arsip.  Sebagai bagian dari Universitas Gadjah Mada, saat ini Fakultas Pertanian UGM menggunakan  Jadwal  Retensi  yang berasal  dari  Arsip  Universitas  sebagai alat  penilaian.  Jadwal  Retensi  Arsip Universitas  Gadjah  Mada  dikeluarkan dalam bentuk Peraturan Rektor
Universitas  Gadjah  Mada  Nomor  408/P/ SK/HT/2009  tentang  Jadwal  Retensi. Arsip  dan  Pedoman  Penyusutan  Arsip  di Lingkungan  Universitas  Gadjah  Mada. Selain  tabel  Jadwal  Retensi  Arsip, Peraturan  Rektor  Universitas  Gadjah Mada  Nomor  408/P/SK/HT/2009  juga disebutkan bahwa kebijakan penggunaan Jadwal  Retensi  Arsip  antara  Arsip Universitas  dengan  Arsip  Fakultas bersifat
sentralisasi,
sedangkan pelaksanaannya  bersifat  desentralisasi. Unsur  dari  Jadwal  Retensi  Arsip  UGM yang  juga  digunakan  oleh  Fakultas Pertanian  UGM  terdiri  dari  Nomor,  Jenis Arsip,  Masa  Aktif,  Masa  Inaktif  dan Keterangan.
Penjelasan  dari  masing-masing  unsur tersebut, yaitu:
1. Nomor dalam unsur JRA terdiri dari angka  romawi  dan  angka  arab.
Angka romawi menunjukkan subjek utama  dan  angka  arab  menjadi  sub subjek  dari  arsip  yang  tercipta
dalam  ruang  lingkup  perguruan tinggi Universitas Gadjah Mada.
2. Jenis  Arsip,  berisi  informasi  arsip yang  diturunkan  dari  subjek  utama dan  sub  subjek  arsip  yang  tercipta di Universitas Gadjah Mada sebagai lembaga  pendidikan  tinggi.  Setiap informasi dikelompokan berdasarkan masalah. 3. Masa  Aktif  dan  Inaktif,  berkaitan dengan  masa  simpan  arsip.  Masa aktif merupakan masa simpan arsip dengan  jangka  waktu  1  tahun,  2 tahun hingga jangka waktu tertentu sesuai  dengan  kebutuan  informasi unit  pencipta.  Misalnya,  arsip keuangan  berada  pada  masa  aktif sampai  dengan  1  tahun  setelah audit  dilakukan,  arsip  penelitian berlaku aktif sampai proses penelitian selesai, arsip berita acara pemindahan,  pemusnahan  maupun penyerahan arsip disimpan selamanya  oleh  instansi  asal.
Sedangkan masa inaktif merupakan masa  simpan  arsip  selama  2  tahun, 3  tahun,  4  tahun,  5  tahun,  dan  10 tahun.
Keterangan, merupakan nasib akhir arsip apakah  akan  dimusnahkan,  dinilai kembali,  permanen  dan  disimpan  dalam jangka waktu 30 tahun.  Apabila mengacu pada  Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  9
Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan  Arsip  di  Lingkungan  Arsip Nasional Republik Indonesia dan Lampiran  1  Peraturan  Kepala  ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian  Kriteria  dan  Jenis  Arsip  yang Memiliki Nilai Guna Sekunder, halaman 2, terdapat  2  poin  utama  dalam  proses penilaian arsip. (1) Penilaian arsip harus dirumuskan  oleh  tim  penilai  paling sedikit  3  orang  yang  terdiri  dari  unsur unit  pengolah,  arsiparis,  dan  unit kearsipan;  (2)  prosedur  penilaian  arsip bernilai guna sekunder meliputi persiapan,  pendataan,  penilaian,  dan penyusunan  daftar  arsip.  Selain  itu,
Gambar 3. Format Jadwal Retensi Arsip Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
proses  penilaian  mengandung  4  unsur penting lainnya yaitu functional association, procedural association, research  association,  dan  historical association (Penn,  1989,  167).  Secara resmi,  penilaian  arsip  di  Fakultas Pertanian  Universitas  Gadjah  Mada  telah dilaksanakan
sebanyak 1 kali. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara,  tidak  disebutkan  secara spesifik  terkait  waktu  pelaksanaan kegiatan  penilaian  arsip  di  Fakultas Pertanian. Berdasarkan keterangan dari 2 pegawai arsiparis, hanya 1 pegawai yang menyebutkan  bahwa  penilaian  pernah dilaksanakan sekitar tahun 2015. Penilaian  arsip  pada  waktu  tersebut dibantu  oleh  tenaga  arsiparis  dari  Arsip Universitas.  Proses  penilaian  arsip  dapat dicermati pada bagan alur berikut:
Berdasarkan informasi yang didapatkan  melalui  wawancara  dengan Sri Darwanti (arsiparis Fakultas Pertanian  UGM),  penilaian  berpedoman pada  Jadwal  Retensi  Arsip  Universitas Gadjah  Mada  dan  dianalisis  nilai  guna berdasarkan kebutuhan Fakultas
Pertanian.  Melihat  data  yang  ditemukan di  lapangan,  terdapat  sekitar  5946  arsip yang  akan  diserahkan  dan  3065  arsip usul  musnah.  Arsip  yang  dinilai  berasal dari  seluruh  unit  kerja  di  Fakultas Pertanian  Universitas  Gadjah  Mada. Sebelum
penilaian dilaksanakan,
beberapa unit kerja di Fakultas Pertanian telah  membuat  daftar  arsip  yang diciptakan,  diterima,  dan  disimpan  oleh unit  kerja  masing-masing,  namun  belum semua  unit  kerja  melakukan  hal  yang sama.  Selama  proses  PKL  dilaksanakan, diketahui unit kerja yang telah melaksanakan  proses  pendataan  arsip yaitu  unit  keuangan,  unit  tata  usaha, akademik  dan  kemahasiswaan,  dan kepegawaian. Sedangkan, salah satu yang belum melaksanakan kegiatan pendataan arsip  adalah  sekretariat  dekan.  Hal  ini berpengaruh  pada  kemudahan  dalam melaksanakan  proses  penilaian.  Arsip yang sudah diinput ke dalam daftar arsip lebih  memudahkan  proses  penilaian karena  tidak  perlu  mendeskripsi  arsip sebelum  dilaksanakan  penilaian  masing- masing  arsip.  Daftar  arsip  usul  musnah maupun  arsip  yang  akan  diserahkan seharusnya  dilegalisasi  terlebih  dahulu oleh  tim  penilai,  pejabat  tinggi  fakultas dan pimpinan masing-masing unit kerja.
Implementasi  Penyusutan  Arsip  di Records  Center  Fakultas  Pertanian Universitas Gadjah Mada Penyusutan  arsip  adalah  kegiatan pengurangan  jumlah  arsip  dengan  cara pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan  arsip  statis  kepada  lembaga kearsipan.  Berdasarkan  Undang-undang
Bagan 1. Alur Penilaian Arsip di Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Gambar 4. Daftar Arsip Usul Pindah
Gambar 5. Daftar Arsip Usul Musnah
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
Nomor
43  Tahun  2009  tentang
Kearsipan,  penyusutan  dibagi  menjadi  3, yaitu :
1. Pemindahan arsip,
yaitu pemindahan  arsip  dari central  file
(arsip aktif) ke records center (arsip inaktif),  atau  dari records  center (arsip inaktif) ke lembaga kearsipan (arsip statis).
2. Penyerahan arsip, yaitu penyerahan arsip statis dai pusat arsip ( records center) kepada  lembaga  kearsipan seperti  lembaga  kearsipan  pusat (ANRI), BPAD, atau Arsip Perguruan tinggi. Peraturan tentang penyerahan arsip diatur lebih lanjut oleh  Undang-Undang  Nomor  43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan  di
Pasal 53 :
1)  Lembaga  negara  tingkat  pusat wajib  menyerahkan  arsip  statis kepada ANRI. 2)  Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya  tidak  menentukan lain. 3)  Satuan  kerja  perangkat  daerah dan penyelenggara pemerintahan  daerah  provinsi wajib  menyerahkan  arsip  statis kepada arsip daerah provinsi. 4)  Satuan  kerja  perangkat  daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota. 5)  Satuan  kerja  di  lingkungan perguruan  tinggi  negeri  wajib menyerahkan arsip statis kepada  arsip  perguruan  tinggi di lingkungannya. 6)  Perusahaan wajib menyerahkan arsip  statis  kepada  lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya  sesuai  dengan ketentuan peraturan perundang -undangan.
Arsip  statis  sebagaimana  dimaksud pada  ayat  (1)  sampai  dengan  ayat  (6) adalah  arsip  yang:  memiliki  nilai  guna kesejarahan;  dan  telah  habis  retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai  dengan  JRA.  Selain  arsip  statis sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (7), arsip  yang  tidak  dikenali  penciptanya atau  karena  tidak  adanya  JRA  dan dinyatakan  dalam  DPA  oleh  lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip.
Adapun  implementasi    penyusutan di  Fakultas  Pertanian  Universitas  Gadjah Mada meliputi:
a. Pemindahan arsip dari unit kerja ke records center di Fakultas Pertanian UGM  dilaksanakan  secara  mandiri oleh  unit  kerja  yang  bersangkutan. Hal ini dibuktikan dengan pernyataan  yang  disampaikan  saat proses  wawancara  oleh  Bu  Sri Darwanti (arsiparis Fakultas Pertanian UGM) bahwa pemindahan hanya dilaksanakan dengan memindahkan  fisiknya  saja  karena ruang  penyimpanan  di  unit  kerja sudah  tidak  memiliki  kapasitas sebagai  tempat  penyimpanan.  Saat ini, Fakultas Pertanian tidak memiliki  peraturan  khusus  yang mengatur  alur  pemindahan  arsip dari  unit  kerja  ke records  center. Tahapan  yang  dilaksanakan  pada proses  pemindahan  arsip  dapat dicermati  pada  bagan  alur  berikut:
Bagan 2. Proses Pemindahan Arsip ke Records Center Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
Selama  penelitian  berlangsung, tidak semua unit kerja memindahkan  arsip  dalam  kondisi yang  sudah  tertata.  Beberapa  unit kerja  yang  memindahkan  arsip dalam  kondisi  yang  sangat  kacau, tidak  ada  penataan,  klasifikasi, pemeliharaan,  bahkan  tercampur dengan sampah. Berdasarkan kasus yang  ditangani,  proses  pemindahan yang  dilakukan  adalah  pemindahan arsip  Dekan  Fakultas  Pertanian. Arsip yang dipindahkan merupakan arsip-arsip  dekan  yang  sebelumnya ditempatkan  di pantry (dapur), berserakan, tidak terklasifikasi, dan bercampur  dengan  sampah  plastik dan  sampah  kertas,  serta  tidak memiliki  daftar  arsip.  Bahkan, beberapa  arsip  yang  ditemukan masih  dalam  kondisi  dinamis  aktif karena  tercipta  pada  akhir  tahun
2017. Setelah fisik arsip dipindahkan  ke records  center dilakukan  tahapan  pemindahan tanpa  adanya  dasar  landasan  kerja yang digunakan.
b. Pemusnahan  arsip  harus  didahului dengan  adanya  daftar  pertelaan arsip,  penilaian,  mobilisasi  pejabat dari  masing-masing  unit  kerja untuk  pelaksanaan  pemusnahan arsip, dan berita acara pemusnahan. Ditinjau  dari  prosesnya,  tahapan menuju pemusnahan yang diterapkan  oleh  Fakultas  Pertanian dibagi  menjadi  dua  ,  yaitu  (a) memusnahkan  arsip  yang  telah terdaftar sebagai arsip usul musnah, (b)  memusnahkan  arsip  yang diprediksi  sudah  tidak  memiliki nilai  guna  tanpa  adanya  penilaian maupun  pemberitahuan  kepada pejabat  di  Fakultas  yang  berhak diikutsertakan  dalam  perumusan pemusnahan arsip. Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada, telah berencana untuk memusnahkan  sebagian  arsip  yang telah  dinilai  dan  menghasilkan
produk  yaitu  daftar  arsip  usul musnah  dan  sebagian  lain  yang sudah  tidak  memiliki  nilai  guna. Akan tetapi, rencana tersebut belum terealisasi,  dikarenakan  arsiparis Fakultas  Pertanian  belum  mampu melaksanakan  pemusnahan  karena kurangnya  sumberdaya  manusia, tidak  adanya  sarana  penunjang, tidak adanya bimbingan berkelanjutan dari Arsip Universitas Gadjah  Mada  dalam  pelaksanaan pemusnahan.  Saat  ini,  Fakultas
Pertanian belum menerapkan standar  baku  pemusnahan  arsip, dan  belum  pernah  melaksanakan pemusnahan arsip.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  di records  center Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada, dapat disimpulkan  bahwa  kondisi  arsip  di Fakultas  Pertanian  Universitas  Gadjah Mada  sudah  cukup  baik,  namun ditemukan  beberapa  kegiatan  dalam manajemen  kearsipan  yang  belum memiliki  kesesuaian  antara  praktik  di lapangan  dan  teori  kearsipan,  salah satunya  adalah  praktik  penilaian  dan penyusutan.    Secara  penataan  arsip, Fakultas  Pertanian  sudah  melaksanakan klasifikasi  arsip  berdasarkan  subjek informasi  arsip  yang  tercipta,  memiliki ruang penyimpanan, dan sarana pendukung.
Fakultas  Pertanian  menggunakan peraturan  yang  menginduk  pada  Arsip Universitas Gadjah Mada sebagai lembaga kearsipan  di  UGM.  Dalam  kegiatan penilaian  dan  penyusutan,  Fakultas Pertanian  berpedoman  pada  Peraturan Rektor  Universitas  Gadjah  Mada  Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal
Retensi  Arsip  dan  Pedoman  Penyusutan Arsip  di  Lingkungan  Universitas  Gadjah Mada  ditambah  dengan  peraturan kearsipan  lainnya  yaitu  Undang-undang Nomor
43  Tahun  2009  tentang
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...
Kearsipan.
Sampai  dengan  penulisan  makalah ini, Fakultas Pertanian telah melaksanakan  kegiatan  penilaian  arsip sebanyak  1  kali  dan  penyusutan  arsip yang  meliputi  kegiatan  pemindahan. Penilaian  dan  penyusutan  arsip  di Fakultas  Pertanian  belum  dilaksanakan secara prosedural karena belum melibatkan  pimpinan  tinggi  fakultas, universitas  maupun  pimpinan  unit  kerja dalam penentuan retensi dan penyusutan arsip, tidak ada verifikasi daftar arsip dari pihak  yang  bersangkutan  dan  belum adanya  realisasi  pemusnahan  dan penyerahan.  Sedangkan,  untuk  proses pemindahan  belum  sesuai  dengan  teori kearsipan  seperti  tidak  adanya  berita acara  pemindahan  dan  lampiran  daftar arsip  yang  dipindahkan.  Selain  itu, Fakultas  Pertanian  sudah  memiliki  SOP yang mengatur tentang penyusutan arsip di lingkungan Fakultas Pertanian, namun belum  diterapkan  dengan  baik  dan disosialisasikan.
Kendala  dalam  penilaian  dan penyusutan  yaitu  sumberdaya  manusia kearsipan  dan  fasilitas  yang  belum memadai  dari  segi  kualitas  dan kompetensi. Arsiparis  Fakultas Pertanian sudah  memasuki  usia  lanjut  sehingga kemampuan untuk mengikuti perkembangan kearsipan menjadi terbatas.  Dampak  lanjutan  dari  faktor usia  sumber  daya  manusia  adalah  tidak adanya  kerja  tim  yang  sinergis  dan berkelanjutan dalam
pelaksanaan implementasi  penilaian  dan  penyusutan, khususnya  di records center .  Akibatnya, hal  tersebut  pun  membatasi  kecepatan dan  ketepatan  dalam  penilaian  dan penyusutan arsip.
Daftar Pustaka Basuki, Sulistyo. Manajemen  Arsip
Dinamis. Jakarta:  PT.  Gramedia Pustaka Utama. 2003.
Boles,  Frank. Archival  Appraisal. New York:  Neal-Schuman  Publishers,
Inc, 1991.
Buku  Spesial  Dies  Fakultas  Pertanian Universitas  Gadjah  Mada “ Enam Puluh  Lima  Tahun  Mengabdi  pada
Bangsa ”. Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada. Brichford,  Maynard  J. Archives  and Manuscript : Appraisal and Accessioning. Chicago:  Society  of American Archivist.  1977.
Maher,  William  J., The  Management  of College  and  University  Archives. London:  The  Scarecrow  Press,  Inc. 1992.
Martono, Budi. Penyusutan dan Pengamanan  Arsip  Vital  dalam Manajemen  Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1997.
Muhidin, Sambas Ali, Hendri. Manajemen Kearsipani. Bandung:  CV  Pustaka Setia. 2016.
Musliichah. Bunga  Rampai  Kearsipan. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press. 2015. Penn,  Ira  A.,  et.al. Records Management Handbook. England: Gower Publishing Company. 1989. Ricks,  Betty  R.,  et.al., Information  and
Image  Management:  A  Records System Approach :  Cincinnati:  South Western Publishing Co. 1992.
Schellenberg,  T.R.., The  Management  of Archives .  New  York:  Columbia University Press.
Zainal  Arifin. Evaluasi  Pembelajaran. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Islam. 2012 Lampiran  1  Peraturan  Kepala  Arsip Nasional Republik Indonesia
Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan...

## Nomor  19  Tahun  2011  tentang
Pedoman  Penilaian  Kriteria  dan Jenis  Arsip  yang  Memiliki  Nilai Guna Sekunder .
Peraturan  Rektor  Universitas  Gadjah Mada  Nomor  408/P/SK/HT/2009 tentang  Jadwal  Retensi  Arsip  dan Pedoman  Penyusutan  Arsip  di
Lingkungan  Universitas  Gadjah
Mada.
Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  9  Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan  Arsip  di  Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik  Indonesia  Nomor  16
Tahun  2012  tentang Pedoman Pengelolaan  Arsip  Kartografi  dan Kearsitekturan.
Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun 2009  tentang Penyelenggaraan Undang-undang  Nomor  43  Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan.
Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Calidoni,
Federica.
Evaluations : Definitions,  methods,  and  Models. Sweden:  Swedish  Institute  for Growth Policy Studies.
Istiqoriyah, Lilik. Pengembangan
Profesionalitas  SDM  Kearsipan Volume 2. Al-Kuttab. 2015.
Kenoshi,  Lekoko,  Trevor  Moatlhodi. Journal The Determination of Value in  Archival  Science  and  The  Ever Evolving  Theories  of  Records Selection  Volume  23  (1). The Eastern Librarian. 2012.
Taufik,  Amin,  et.al. Pengantar  Konsep Informasi,  Data,  dan  Pengetahuan : Jakarta: Universitas Terbuka.
Utomo,  Djoko. Modul  Appraisal  and Disposal of Records . Hanoi: Sarbica Seminar. 1995.
Informan No Nama Jabatan Umur 1 Kisnadi Arsiparis 54 Tahun 2 Sri Darwanti Arsiparis 53 Tahun