## PEMODELAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG PADA PT. ARAS GLOBAL UTAMA
Istu Dana Aditya 1) , Lis Suryadi 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : istudana.aditya@gmail.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Perkembangan teknologi informasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat yang mengakibatkan usia informasi  menjadi  sangat  pendek.  Maka  tidak  heran  penguasaan  informasi  tidak  cukup  hanya  sekedar menguasai,  tetapi  diperlukan  juga  kecepatan  dan  ketepatan.  Karena  kebutuhan  akan  informasi  merupakan kebutuhan  utama  pada  setiap  aspek  kehidupan  masyarakat.  Oleh  sebab  itu  tidak  ada  gunanya  menguasai informasi  yang  telah  usang,  Selain  itu  sistem  yang  terkomputerisasi  juga  sangat  diperlukan  tidak  hanya perusahaan  besar  saja  melainkan  perusahan  kecil  pun  sekarang  sudah  banyak  menggunakan  jasa  komputer untuk pengelolah data dan membantu menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cepat dan akurat. Dengan sistem manual  maka  perusahaan  tidak  akan  bisa  berjalan  secara  optimal  sehingga  target  perusahaan  sulit  dicapai, sehingga  akan  sulit  untuk  bersaing  dengan  perusahaan  lain  yang  sudah  lebih  dulu  menggunakan sistem  yang terkomputerisasi.  Tujuanya  dibuat  secara  terkomputerisasi  merupakan    sebagai  usaha  untuk  memudahkan perusahaan dalam memonitor sistem pembelian barang yang sedang berjalan saat ini.
Kata kunci: , Sistem Pembelian Barang, Pt. Aras Global Utama, Vb.Net, Mysql
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Bel a kang Di  zaman  globalisasi  ini  kemajuan  teknologi semakin  berkembang  pesat,  bisa  dikatakan  telah measuki  segala  bidang  salah  satunya  dibidang usaha. Oleh sebab itu untuk menunjang pelaksanaan informasi badan / instansi / departemen  /  perusahaan  yang  baik  dan  teratur, maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi.
Salah  satu  informasi  yang  dibutuhkan  oleh perusahaan  yaitu  informasi  mengenai  pengadaan barang.  Untuk  proses  pengadaan  barang  internal perusahaan selama ini belum tersedia sistem secara terkomputerisasinya. Sistem Informasi yang dibutuhkan perusahaan khususnya tentang
pengadaan  barang  dengan  aplikasi  komputer, diharapkan dapat mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan perusahaan dan dihasilkan  data  yang  akurat  dengan  waktu  yang lebih cepat.
1.2. Masalah
Berikut identifikasi
masalah-masalah berdasarkan  latar  belakang  masalah  yang  telah diuraikan :
a. Terjadinya  redudansi  data  kesulitan  dalam pencarian  data  karena  jumlah  data  yang  terus meningkat dan proses yang manual.
b. Dokumen  yang  tidak  rapi  dan  mudah  rusak karena  terbatasnya  ruang  untuk  menyimpan data.
c. Laporan  tidak  akurat  dan  dalam  proses pembuatannya  tidak  tepat  waktu  dikarenakan proses pencatatan dan perhitungan yang salah.
d. Kesulitan pimpinan dalam mengontrol anggaran  biaya  karena  tidak  tersedia  laporan biaya permintaan barang tiap departemen.
e. Dokumentasi  data  penerimaan  barang  dari supplier masih  secara  manual  dan  tidak  tertata secara baik sehingga terjadi kesulitan pencarian informasi saat dibutuhkan.
f. Laporan  serah  terima  barang  per  departemen belum  ada  sehingga  pimpinan  tidak  memiliki informasi  proses  serah  terima  barang  per departemen.
g. Laporan  retur  barang  ke supplier belum  ada sehingga  pimpinan  tidak  memiliki  informasi retur barang untuk keperluan penilaian terhadap supplier .

## 1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan diuaikan sebagai berikut :
a. Memperbaiki  dari  sistem  yang  sekarang  ini berjalan  pada  perusahaan  secara  manual menjadi  terkomputerisasi  untuk  kemudahan dalam proses pengadaan barang.
b. Memberikan informasi yang tepat akuran dan bermutu  dengan  adanya  aplikasi  pengadaan barang.
c. Membantu  menyelesaikan  masalah  yang terjadi dalam sistem manual pada perusahaan sebelumnya.
1.4. Solusi
Berdasarkan  tujuan  diatas maka  akan dibuatkan sistem yang:
a. Memberikan  penyimpanan  data  yang  lebih aman
b. Memudahkan pencarian data yang dibutuhkan
c. Memudahkan  perusahaan  dalam  mengontrol data dan informasi tentang pengadaan barang.
d. Membantu menghasilkan laporan yang akurat
1.5. Metodologi Penelitian
a. Desain Penelitian
- Menentukan Kebutuhan dan informasi - Mermpersiapkan alat dan bahan penelitian Data Penelitian Metode Pengumpulan data - Studi Pustaka - Observasi - Wawancara Pengembangan Perangkat Lunak(Program) Metode Pengembangan Perangkat Lunak - Analisis - Desain - Kode - Testing Dokumentasi
Gambar 1. Desain Penelitian
Gambar  diatas  menjelaskan  mengenai  desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini.
b. Alur Pikir Penelitian
a.Adanya kesulitan dalam pencarian data serta terjadi kerangkapan data karena data yang diolah jumlahnya semakin meningkat serta disimpan secara manual. b.Terbatasnya ruang penyimpanan data sehingga dokumen mudah rusak dan tidak tertata dengan baik. c.Sering terjadi kesalahan pada pencatatan, perhitungan, sehingga laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu dan kurang akurat. d.Tidak tersedianya informasi berapa besar biaya permintaan yang dikeluarkan untuk setiap departemen sehingga pimpinan tidak dapat mengontrol berasan biaya yang dikeluarkan. e.Tidak adanya informasi terkait penerimaan barang yang di kirimkan dari supplier sehingga pada saat dibutuhkan informasi terkait penerimaan barang harus mencari-cari dokumen penerimaan barang. f.Tidak ada nya informasi dalam bentuk laporan yang dapat memberikan informasi yang jelas terkait dengan serah terima barang yang diminta departemen. Tidak tersedia informasi dalam bentuk laporan terkait dengan data barang yang diretur ke supplier, sehingga pimpinan tidak memiliki informasi yang benar terkait retur sebagai bahan pertimbangan untuk menilai pihak supplier  Analisa Masalah yang ada  Analisa Dokumen Berjalan
 Membuat sistem usulan
 Menggunakan UML dalam pemodelan
 Database menggunakan My SQL
 Menggunakan applikasi sistem informasi sebagai basis sistem Laporan-laporan yang dibuat sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh user RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. GLOSOR INDONESIA BESERTA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK PERMASALAHAN PENDEKATAN DESAIN DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENGUKURAN HASIL

## Gambar 2. Alur Pikir Penelitian
Di  atas    merupakan  diagram  alur  yang menjelaskan  tentang  tahapan  pola  berpikir  yang dilakukan pada penelitian ini.
c. Metode Pengembangan Sistem Metode  yang  digunakan  peneliti  dalam penelitian  yang  dilakukan  dengan  peninjauan langsung ke lokasi adalah :
 Metode Pengumpulan Data
 Metode Analisa Data
 Metode Perancangan system
2. LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari
komponenkomponen  yang  disebut  blok  bangunan (building  block),  dan  blok  kendali.  Sebagai  suatu sistem,  keenam  blok  tersebut  masing-masing saling  berinteraksi  satu  dengan  yang  lain membentuk  suatu  kesatuan  untuk  mencapai sasaran [1].

## 2.2. Analisa Sistem
Analisa  sistem  dapat  diartikan  sebagai  suatu proses  untuk  memahami  sistem  yang  ada,  dengan menganalisa  jabatan  dan  uraian  tugas (business users), proses  bisnis (business  prosess), ketentuan atau  aturan (business  rule), masalah  dan  mencari solusinya (business problem and business soulution) , dan rencana-rencana perusahaan (business plan) [2].
2.3. Konsep Dasar Beroritnasi Obyek
Metodologi pengembangan sistem berorientasi obyek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang
mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan obyek yang berisi data dan operasi yang diberlakukan kepadanya[3].

## 2.4. Visual Studio 2008
Pemrograman  visual  studio.net  2008  adalah sebuah  platform  untuk  mebangun,  menjalankan dan  meningkatkan  generasi  lanjut  dari  aplikasi terdistribusi.  NET framework merupakan  platform terbaru untuk pemrograman aplikasi windows dari Microsoft dalam upaya meningkatkan produktifitas  pembuatan  sebuah  program  aplikasi dan  memungkinkan  terbukanya  peluang  untuk menjalankan  program  pada  multisistem  operasi serta  dapat  memperluas  pengembangan  aplikasi client-server[4].

## 2.5. Mysql
MySQL  (My  Structure  Query  Language) adalah  salah  satu  DataBase  Management  System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS  SQL,  Postagre  SQL,  dan  lainnya.  MySQL berfungsi  untuk  mengolah  database  menggunakan bahasa  SQL.  MySQL  bersifat  open  source sehingga bias dipergunakan secara gratis. Pemrograman  PHP  juga  sangat  mendukung dengan database MySQL[5].
2.6. Fishbond
Diagram  tulang  ikan (fishbone  diagram) adalah suatu cara untuk secara visual mengorganisasi  dan  menguji  semua  faktor  yang bisa  mempengaruhi  situasi  tertentu  dengan mengidentifikasi  semua  penyebab  yang  mungkin, yang menghasilkan suatu efek[6].
3. ANALISA DAN PERANCANGAN
SISTEM 3.1. Analisa Masalah

## Gambar 3 Fisbone

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Di  bawah  ini  akan  diuraikan  analisa  proses bisnis  Pengadaan  barang  pada  PT  Glosor Indonesia Beserta :
a. Proses Permintaan Barang
Permintaan  barang  dilakukan  oleh  departemen yang  mebutuhkan  barang  yang  akan  tercantum pada Form Permintaan  Barang  (FPB).  Form  yang sudah terisi permintaan barang kemudian diserahkan ke bagian purchasing, apabila disetujuai  maka  akan  dibuatkan  Purchase  Order (PO) yang selanjutnya akan dikirim ke supplier . Activity Diagram Permintaan Barang Activity Diagram Permintaan Pembelian dan Pemesanan Barang
Bagian Pembelian
Supplier Unit Kerja Isi Form Permintaan barang Terima Permintaan barang Memberi Informasi Permintaan di Tunda / Batal (Barang Belum di Butuhkan) Cetak Purchase Order (PO) Kirim Purchase Order (PO) Terima Purchase Order (PO) Terima Informasi Verivikasi Kebutuhan barang Isi Form Permintaan Ke bagian Pembelian (Barang memang di Butuhkan) Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Barang
b. Proses Penerimaan barang
Barang  yang  dipesan  dikirimkan  oleh  pihak supplier yang  disertai  dengan  dokumen Delivery Order (DO)  dan  biasanya  disertakan  dengan invoice .  DO  akan  di  cek  oleh  bagian purchasing , apabila  pengecekan  barang  yang  dikirim  oleh pihak supplier seseuai  pesanan  dan  sesuai  dengan DO maka bagian purchasing akan menandatangani DO dan mebuatkan surat tanda terima barang yang akan  diberikan  kepada supplier .  Apabila  barang yang  diterima  rusak,  tidak  lengkap  atau  tidak
sesuai  pesanan  maka  bagian purchasing akan mengembalikan barang kepada supplier .
Activity Diagram Penerimaan Barang Supplier Bagian Pembelian Menyiapkan barang sesuai Purchase Order (PO) Kirim barang yang di kembali kan oleh bagian pembelian Terima Barang DO dan Nota Cek Kondisi fisik barang Kembali kan barang Tei ma Barang  yang dikembal ikan ol eh bagi an pembelian Terima barang dan Tanda tangan DO Entry dan Cetak Tanda Terima Barang Menyerahkan Tanda teri ma barang Terima Tanda teri ma Barang Gambar 4. Activity Diagram Penerimaan Barang
c. Proses Pembayaran
Invoice dikirimkan  oleh  supplier  kepada  bagian purchasing apabila  barang  yang  dipesan  sudah diterima.  Bagian  purchasing  akan  melakukan pembayaran  dengan  transfer  langsung  ke supplier sesuai rincian biaya yang tertera pada invoice . Activity Diagram Pembayaran
Bagian Pembelian Supplier Melakukan Pembayaran sesuai Nota Memberi Informasi ke supplier bahwa barang sudah di bayarkan Konfirmasi ulang pembayaran Input Pembayaran
Gambar 5. Activity Diagram Pembayaran
d. Proses Retur
Apabila  barang  rusak  atau  bermasalah  maka bagian  purchasing  menghubungi  supplier  untuk melakukan retur barang  agar diganti dengan yang baru.
Activity Retur Barang Unit kerja Bagian Pembelian Supplier Memberikan Informasi barang tidak dapat digunakan Terima informasi Entry dan cetak Surat Retur Menyerahkan barang dan surat retur Terima Surat retur barang
Gambar 6. Activity Diagram Retur Barang
e. Proses Pembuatan Laporan
Laporan  pengadaan  barang  dibuat  setiap  akhir bulan, kemudian diserahkan kepada pimpinan.

## Activity Diagram Pembuatan Laporan
Bagian Pembelian Pimpinan
Buat Laporan Pembelian Barang Terima Laporan Pembelian Barang Gambar 7. Activity Diagram Pembuatan Laporan

## 3.3. Use Case Diagram
Gambar 8. Use Case Diagram
Pada Use Case Diagram diatas menggambarkan sistem usulan yang akan dibuat pada program.

## 3.4.
1 t Rancangan Class Diagram
PROJECT KdProject NmProject PIC AlmtProject Get Project() Simpan() Hapus() Ubah() PERMINTAAN NoPP TglPP Dikirimke Tujuan Jenisminta Infotambahan Get Permintaan () Simpan Permintaan() BARANG KdBrg NmBrg Stuan JenisBrg Harga Simpan() Hapus() Ubah() Get Barang() MINTA JmlMinta SpesifikasiBrg Get Minta() Simpan Minta() SUPPLIER KdSPl NmSPl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl EmailSpl Get Supplier() SimpanSupplier() UbahSupplier() HapusSupplier() PO NoPo TglPo PPN LokasiKirim SyaratKirim TglKirim DeskripsiPP Infotambahan Attn Get PO() Simpan PO() PESAN HergaPO QTY Get Pesan() Simpan Pesan() KIRIM Jlmterima Get Kirim() Simpan Kirim() KEMBALI JlmRet KetRet Get Kembali() JmlKembali() DO NoDO TglDO NoRetDO Get DO() SimpanDO() RETUR NORet TglRet Get Retur() Simpan Retur() NOTA NoNota TglNota NoRefNota JmlNota TglJthTempo TgldiBayar Ket Get Supplier() SimpanSupplier() UbahSupplier() HapusSupplier() 1 1..* 1 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1 1..* 1..* 1 1 1 1..*

## Gambar 9. Class Diagram
Di  atas  adalah  gambar  Class  Diagram  yang menunjukkan desain basis data dalam perancangan Aplikasi  Pengadaan  Barang  pada  PT  Glosor Indonesia  Beserta. Class  Diagram adalah  model statis  yang  menggambarkan  deskripsi  dan  struktur class serta  hubungannya  antar class . Class terdiri dari nama class, atribut dan operasi /method .
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Form Master
a. Form Entry Data Barang
Gambar 10. Form Entry Data Barang Form yang digunakan untuk entry data barang.
b. Form Entry Data Supplier
Gambar 11. Form Entry Data Supplier Form yang digunakan untuk entry data supplier .
c. Form Entry Data Unit Kerja
Gambar 12. Entry Data Unit Kerja
Form yang digunakan untuk entry data Unit Kerja.
4.2. Form Transaksi
a. Form Entry Permintaan Barang
Gambar 13. Form Entry Permintaan Barang Form yang  digunakan  untuk entry permintaan barang.
b. Form Cetak Purchase Order (PO)
Gambar 14. Form Cetak Purchase Order (PO)
Form yang digunakan untuk  cetak purchase order (PO)

## c. Form Cetak Tanda Terima Barang (TTB)
Gambar 15. Cetak Tanda Terima Barang (TTB) Form yang  digunakan  untuk  cetak  tanda  terima barang (TTB).

## d. Form Entry Pembayaran Barang
Gambar 16. Form Entry Pembayaran Barang Form yang  digunakan  untuk entry pembayaran barang.
e. Form Cetak Surat Retur Barang
Form yang  digunakan  untuk  cetak  surat  retur barang.
4.3. Hasil Cetakan Sistem
a. Laporan Permintaan Barang

## Gambar 18. Laporan Permintaan Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai permintaan barang yang telah dibuat sebelumnya.
b. Laporan Penerimaan Barang

## Gambar 19. Laporan Penerimaan Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai penerimaan  barang  yang  diperoleh  dari  proses permintaan barang.
c. Laporan Pembelian Barang
Gambar 20. Laporan Pembelian Barang Laporan yang menunjukkan informasi mengenai  proses  pembelian  barang  yang sudah ditentukan..
d. Laporan Retur Barang

## Gambar 21. Laporan Retur Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai proses  retur  barang  yang  pernah  dilakukan sebelumnya.
e. Laporan Repitulasi Pembelian Barang
Gambar 22. Laporan Repitulasi Pembelian Barang
Laporan  yang  menunjukkan  informasi  mengenai repitulasi  biaya  pembelian  barang  yang  telah dikeluarkan.

## 5. KESIMPULAN
Setelah  meneliti  dan  menganalisis  dalam perancangan  Aplikasi  Pengadaan  Barang  Pada  PT Glosor Indoneisa Beserta penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Berkurangnya  kesalahan  dalam  perhitungan  dan pencatatan data yang sering dilakukan oleh manusia dengan adanya sistem yang terkomputerisasi.
b. Proses  pengadaan  barang  yang  lebih  efisien  dan efektif dengan adanya sistem terkomperisasi.
c. Pimpinan lebih mudah dalam pengambilan keputusan  dan  perencanaan  dengan  tersedianya laporan-laporan pada sistem yang terkomputerisasi.
d. Dengan  adanya  sistem  yang  terkomputerisasi  maka pembuatan laporan menjadi lebih mudah.
e. Data  terjamin  kebenarannya  dengan  menggunakan sistem  terkomputerisasi  yang  dibuat,  karena  adanya pemeriksaan data yang terkontrol setiap input data.
f. Data  tersimpan  dan  terpelihara  dalam  basis  data yang  digunakan  sehingga  mengurangi  dalam penggunaan  media  kertas  yang  mudah  rusak  dan hilang pada sistem sebelumnya yang masih manual.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,  Tata,  2012, Konsep  Dasar  Informasi ,
Yogyakarta, Andi, 47
[2] Yakub, 2012, Pengantar Sistem Informasi , Yogyakarta, Graha Ilmu, 142
[3] A.S  Rosa  dan  Shalahuddin,  M,  2011, Modul
Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak , Bandung, Modula, 82
[4] Darmayuda,  Ketut,  2010, Pemrograman  Aplikasi Database  Dengan  Microsoft  Visual  Basic  .NET 2008 , Bandung,  Informatika., 3
[5] Anhar,  2010, Panduan  menguasai  PHP  &  Mysql , Jakarta, Media Kita, 45
[6] Michalko,  Michael,  2010, Cracking  Creativity  The Secret of Creativity Genius , Yogyakarta, Andi., 26