Published by Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang, Indonesia
Vol. 4 No. 3, 2021 Page 347-357

## Analisis Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Sub Bagian Keuangan Dinas Kehutanan
Hafri Deliani 1 , Armiati 2
Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Padang hafrideliani1204@gmail.com 1 , armiati@fe.unp.ac.id 2
Abstract: This study objective to oversee the management of dynamic records, human  resources  who  carry  out  archive  management  activities  to  monitor obstacles  in  managing  archives  at  the  Sub-Division  of  Finance  Office  of  the Forestry Service of West Sumatra Province. This research method is descriptive qualitative,  with  data  sources  of  several  informants who  are  determined  based on criteria in accordance with interviews and direct observations to the object of research. Secondary data that supports this research is obtained from documents available  at  the  place  of  research  object.  Based  on  the  information  from  the information, this research can serve that the management of dynamic archives as a whole is almost done well, but it is still not maximized. This is because: 1) based on incoming and outgoing mails, it has not been implemented optimally; 2) the use of dynamic archives has not been implemented properly and archive recovery  still  takes  a  long  time;  3)  archive  maintenance  has  not  been implemented  optimally;  4)  shrinkage  archives  that  are  not  in  accordance  with existing  procedures.  This  happens  because  of  several  reasons:  1)  there  is  no archivist  or  special  employee  who  manages  the  records;  2)  Inadequate  quality and quantity of archiving facilities. Based on the research above, archives can be provided  to  employees  to  increase  awareness  of  dynamic  management.  The leadership  should  place  human  resources  who  manage  archives  who  have  an archivist  background,  provide  adequate  and  complete  facilities  and infrastructure.
Keywords : dynamic archive management, archive dynamic.
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2021 by author.

## PENDAHULUAN
Arsip  harus  disimpan  dengan  rapi  supaya  enak  dipandang  dan  memudahkan  dalam penemuan  kembali  jika  sewaktu-waktu  dibutuhkan  dalam  waktu  yang  relatif  singkat (Rahmadeni, R., Syahyuman, 2012). Dalam pengelolaan arsip terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan  mulai  dari  tahap  penciptaan  arsip,  penggunaan  arsip,  faktor-faktor  yang mempengaruhi  pengelolaan  arsip  sampai  pada  tahap  penyusutan  dan  pemusnahan  arsip (Suherman., 2021).
Dalam  administrasi  kearsipan,  pelatihan  khusus  diperlukan  oleh  sumber  daya  manusia yang terbatas. Sumber daya manusia yang terbatas memerlukan pelatihan khusus, karena salah satu  unsur  utama  dalam  meningkatkan  penyelenggaraan  kearsipan  yang  handal  dan berkualitas  adalah sumber daya manusia. Mengingat kualitas sumber daya manusia terutama pegawai di bidang kearsipan masih kurang diperhatikan oleh beberapa instansi.
Nilai  dan  arti  penting  yang  dimiliki  arsip  perlu  untuk  diselamatkan,  karena  sebagai bahan  bukti  pertanggungjawaban  kepada  generasi  mendatang  arsip  menyimpan  banyak informasi  penting  dan  terekam  tentang  memori  kolektif  bangsa.  Bahan  bukti  resmi  arsip  juga mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. (Agustia & Nelisa, 2013)
Pencipta  arsip  memiliki  tanggung  jawab  untuk  melakukan  pengelolaan  arsip  dinamis. Menurut Peraturan Menteri Komunikasi Dan Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014  Tentang  Tata  Kearsipan  Dinamis  Kementerian  Komunikasi  Dan  Informatika  bahwa “pengelolaan  arsip  dinamis  adalah  proses  pengendalian  arsip  dinamis  secara  efisien,  efektiif dan  sistematis,  meliputi  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan  dan  penyusutan  arsip”. Berdasarkan  alat  bukti  yang  sah  dan  bahan  akuntabilitas  kinerja,  suatu  sistem  memenuhi persyaratan  sistematis,  utuh,  menyeluruh,  dan  sesuai  standar,  prosedur,  serta  kriteria  untuk menjamin  ketersediaan  arsip,  hal  ini  merupakan  tujuan  dari  pengelolaan  arsip  dinamis. Kegiatan-kegiatan yang dapat mewujudkan tujuan tersebut adalah dengan melakukan kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Dalam  suatu  kantor  sangat  diperlukan  suatu  sistem  teknologi  informasi  yang  dapat memudahkan  dalam  menemukan  data  ataupun  dalam  hal  penyimpanan  data,  jika  suatu  saat diperlukan  dapat  secara  cepat  ditemukan.  Salah  satu  jantung  dari  sebuah  organisasi  adalah arsip.  Untuk  acuan  pengambilan  keputusan  dalam  organisasi  arsip  diciptakan  secara  terus- menerus.  Bagi  kelangsungan  hidup  organisasi,  arsip  sangatlah  penting  dalam  sebuah organisasi.  Sebagai  bahan  pertanggungjawaban  dan  informasi  merupakan  salah  satu  dari pentingnya  arsip.  Menurut  Undang-undang  tentang  kearsipan  nomor  43  tahun  2009  pasal  1 ayat  2  menyatakan  arsip merupakan  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip menurut fungsinya terdiri dari arsip yang secara langsung masih digunakan dalam kegiatan  perkantoran  setiap  harinya.  Maka  untuk  pengelolaan  secara  baik  perlunya  usaha seorang  arsiparis  yang  dimulai  dari  penataan  arsip,  penggunaan  sistem  penyimpanan  arsip, sarana  arsip,  dan  pengelolaan  arsip.  Sedangkan  Arsip  yang  secara  langsung  sudah  tidak dipergunakan dalam kegiatan kantor setiap hari adalah arsip statis. Dalam hal ini pengelolaan arsip  dinamis  sudah  sewajarnya  mendapatkan  penanganan  yang  lebih  dibandingkan  arsip statis (Sugiarto., 2015).
Ditinjau  dari  kegunaan  dan  tingkat  kepentingannya,  arsip  dinamis  terdiri  dari  arsip dinamis  aktif  dan  arsip  dinamis  inaktif.  Arsip  dinamis  aktif  adalah  arsip  yang  masih  sering digunakan  dalam  proses  penyelesaian.  Arsip  inaktif  yaitu  arsip  yang  terkadang  masih  sering digunakan  dan  sudah  selesai  diproses.  Jadi,  arsip  dinamis  aktif  intensitas  penggunaannya
masih  sangat  tinggi  maka  dari  itu  perlu  usaha  yang  maksimal  dalam  hal  pengelolaan  arsip tersebut.  Karena  apabila  pengelolaan  arsip  dinamis  ini  tidak  dilakukan  secara  maksimal  akan menghambat kegiatan organisasi.
Kantor  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat  merupakan salah  satu  kantor  pemerintahan  yang  melakukan  kegiatan  kearsipan  dalam  melayani kepentingan umum. Kantor ini memiliki berbagai macam arsip, yang setiap harinya mengurus berbagai  macam  masalah  keuangan  yang  ada  kaitannya  dengan  laporan  perjalanan  dinas, daftar  gaji,  bukti  pembayaran,  serta  pembayaran  pajak.  Faktor  penentu  keberhasilan pengelolaan  arsip  yaitu,  sistem  penyimpanan,  pegawai  kearsipan,  peralatan  kearsipan,  dan dengan lingkungan kerja.
Di  Kantor  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat  dalam pengelolaan arsip dinamis belum memiliki karyawan  yang berlatar belakang sebagai arsiparis atau karyawan khusus yang ditugaskan dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dilakukan oleh  karyawan  yang  memiliki  waktu  luang  dan  yang  tidak  memiliki  pekerjaan  yang  padat. Latar belakang pendidikan pegawai di sub bagian keuangan dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel  1.  Data  Latar  Belakang  Pendidikan  Pegawai Sub  Bagian  Keuangan  Yang  Melakukan Pengelolaan Arsip.
No Nama (Inisial) Pendidikan Terakhir Pelatihan Kearsipan Yang Pernah Diikuti 1 RV DIII Akuntansi Sosialisasi kearsipan di Dinas Kearsipan 2 MD S1 Akuntansi - 3 USR SMA -
Sumber: Pegawai Sub bagian Keuangan 2019
Dari  tabel  1  dapat  dilihat  bahwa  pegawai  yang  melakukan  pengelolaan  arsip  tidak  ada yang berlatar belakang sebagai Sarjana Administrasi/Kearsipan  atau berlatar belakang sebagai arsiparis  sehingga  pengelolaan  arsip  disana  belum  optimal  sesuai  dengan  UU  No.  43  Tahun 2009  tentang  Kearsipan.  Fenomena  ini  sama  dengan  (Widayat.,  2014)  dalam  penelitiannya  di Sub  Bagian  Umum  Dinas  Pendidikan  Pemuda  Dan  Olahraga  DIY  menyatakan  bahwa  belum adanya  arsiparis,  dan  keterbatasan  kemampuan  serta  pengetahuan  pegawai  tentang  arsip dinamis  yang  masih  kurang,  sehingga  kegiatan  pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  kurang maksimal.
Pengelolaan  arsip  yang  tidak  optimal,  terlihat  dari  beberapa  permasalahan  yang  terjadi diantaranya  penggunaan  arsip  dinamis  terdiri  dari  peminjaman  dan  penemuan  kembali  arsip yang  membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  penemuan  arsip  tersebut.  Dimana  waktu  yang baik  untuk  penemuan  kembali  arsip  ialah  tidak  lebih  dari  1  menit.  Selanjutnya  kegiatan pemeliharaan  arsip  juga  ditemukan  beberapa  persoalan  diantaranya  adalah  arsip  belum dipelihara  dengan  baik,  hal  ini  terlihat  dari  masih  terdapatnya  arsip  yang  menumpuk dikarenakan  kurangnya  lemari  penyimpanan  arsip,  sehingga  arsip  yang  dihasilkan dimasukkan ke dalam karung dan diletakkan di lantai. Hal ini juga disampaikan oleh Kepala dan  Sekretaris  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat  yang menjelaskan  bahwa  masih  kurangnya  tempat  penyimpanan  arsip  seperti  lemari  atau filling
cabinet ,  hal  ini  mengakibatkan  arsip-arsip  bertumpuk  diatas  meja  atau  disimpan  didalam kardus  dan  karung  dengan  hanya  diletakkan  dilantai.  Selanjutnya  masalah  yang  terlihat  dari pengelolaan arsip dinamis adalah terkait dengan masalah penyusutan, kegiatan penyusutan di Kantor  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat  belum  dilakukan seperti sebagaimana harusnya, tidak ada jadwal retensi arsip di kantor untuk setiap arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sehingganya kegiatan penyusutan arsip tidak dilakukan, hanya  dilakukan  pemindahan  arsip  ke  gudang  arsip,  dan  untuk  penyusutan  tidak  dilakukan oleh  karyawan.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  prosedur pengelolaan arsip dinamis, sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan kearsipan, dan untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam melakukan pengelolaan arsip pada Kantor Sub Bagian Keuangan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Barat.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini penelitian deskriptif kualitatif, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi, dan teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah pemilihan informan, serta teknik yang digunakan oleh peneliti adalah purposive sample . Informan pada penelitian ini berjumlah 10 orang pegawai Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Barat  yang  terdiri  dari  5  orang  dari  bagian  pengelola  arsip  di  sub  bagian  keuangan,  1  orang bagian  kepala  sub  bagian  keuangan,  serta  4  orang  yang  melakukan  peminjaman  arsip  ke  sub bagian  keuangan.  Metode  analisis  keabsahan  data  menggunakan  triangulasi  teknik  untuk menghasilkan  data  yang  lebih  teruji  dari  kegiatan  pengumpulan  data  hasil  observasi, wawancara dan dokumentasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Pengelolaan Arsip Dinamis Penciptaan Arsip Dinamis
Berbagai macam arsip yang dihasilkan dalam penciptaan arsip dinamis merupakan awal dari kehidupan suatu arsip untuk menyelenggarakan suatu kegiatan agar tujuan dari organisasi tercapai  dengan  penciptaan  surat,  dokumen,  dan  naskah  lainnya  (BKIS,  P.  K.,  &  Puspasari, 2019).  Surat  harus  dikelola  terlebih  dahulu  sebelum  disimpan  menjadi  arsip,  agar  surat  tidak berceceran.

## Pengelolaan Surat Masuk
Hasil  penelitian  pada  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat bahwa pengelolaan surat masuk yaitu surat diterima oleh staf penerimaan surat masuk. Setelah itu ditulis di buku agenda surat masuk, langkah selanjutnya surat di fotokopi dan ditempelkan lembar disposisi. Hal ini sesuai dengan pernyataan  yang diutarakan oleh Ibu  PR  menyatakan bahwa:
“Pertama  surat  masuk  diterima  oleh  Bu  MD,  dan  Bu  MD  mengecek untuk siapa surat itu ditujukan, lalu setelah diperiksa oleh Bu MD surat tersebut diagendakan,  kalau surat Panjar, SK, surat  keuangan, langsung ke  Bu  PR,  tapi  kalau  SPJ  diterima  dan  diperiksa  oleh  Bu  MD  lalu dilanjutkan  ke  Bu  TU,  lalu  setelah  surat  diperiksa  dan  betul,  baru didisposisikan  ke  Bu  PR,  dan  selanjutnya  Bu  PR  mendisposisikan  ke
bendahara.  Kalau  untuk  surat  lain,  biasanya  diberikan  ke  staf  yang bersangkutan,  dan  kalau  misalnya  mengenai  gaji,  biasanya  itu  bersama Bu EP.”
Hasil  penelitian  ini  sesuai  dengan  penelitian  (Masykur,  F.,  &  Atmaja,  2015;  Sawitri  & Irhandayaningsih, 2017) yang mengatakan bahwa surat diterima dari perorangan atau instansi lain  dan  dituliskan  di  buku  ekspedisi.  Selanjutnya  diajukan  kepada  kepala  sub  bagian keuangan  surat  beserta  lembar  disposisi  untuk  didisposisikan  sesuai  dengan  tujuan  surat. Kemudian staf mendistribusikan sesuai dengan tujuan surat. Hal ini sesuai dengan pernyataan (Nuraida, 2012) bahwa surat masuk yang diterima setiap hari harus segera diproses, baik yang berasal dari dalam dan luar organisasi. Hal senada juga di ungkapkan oleh Ibu MD selaku staf bagian keuangan yang penulis wawancarai menyatakan bahwa:
“Pertama surat diserahkan kepada ibu, ibu lihat dulu jenis suratnya apa, lalu setelah itu ibu agendakan, dan setelah ibu agendakan, ibu tempelkan kartu  disposisi.  Dan  setelah  diberi  kartu  disposisi  ibu  serahkan  kepada kepala  sub  bagian  keuangan  untuk  ditandatangani,  kemudian diserahkan  kembali  ke  staf  yang  terkait,  serta  di  fotokopi  untuk diarsipkan.”
Proses  yang  dilakukan  pada  dasarnya  sudah  terlaksana  dengan  baik,  kondisi  ini sependapat  dengan  (Nuraida,  2012)  yang  mengatakan  pada  hakikatnya  dilakukan  dengan beberapa  tahapan,  yaitu:  menerima  surat,  mengarahkan  surat,  menilai  surat,  mencatat  surat, pendistribusian surat dan menyimpan surat.

## Pengelolaan Surat Keluar
Hasil  penelitian  yang  telah  dilaksanakan  di  sub  bagian  keuangan  Dinas  Kehutanan Provinsi Sumatera Barat bahwa pengelolaan surat keluar yaitu pembuatan konsep, selanjutnya surat diberikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan, dan jika benar selanjutnya staf mengetik dan  meminta  tanda  tangan  kepada  kepala  sub  bagian  keuangan.  Jika  untuk  dikirim  ke  luar organisasi  maka  surat  akan  ditandatangani  oleh  kepala  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera Barat  dan  kemudian  diberikan  nomor  surat  oleh  sub  bagian  umum  dan  kepegawaian, selanjutnya  surat difotokopi dan distempel dan terakhir surat dikirim dan diarsipkan.  Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan Ibu RV yang mengatakan:
“Kalau  ingin  menciptakan  surat  keluar,  surat  tersebut  harus didisposisikan  kepada  kepala  sub  bagian  keuangan  dulu,  setelah  itu diberikan  kebagian  umum  untuk  diberi  nomor  surat,  setelah  itu  surat dikopikan rangkap tiga, setelah itu surat dikirimkan dan diarsipkan.”
Secara  umum  proses  pengelolaan  surat  keluar  di  sub  bagian  keuangan  hampir  sama dengan  pengelolaan  surat  keluar  yang  dikemukakan  oleh  (Wiyasa,  2003)  bahwa  langkah mengelola surat keluar adalah terlebih dahulu ditandatangani oleh pimpinan sebelum dikirim keluar  organisasi.  Setelah  pimpinan  menandatangani  surat,  kemudian  diteliti  kelengkapan surat  dan  dicatat  dalam  buku  agenda  surat  keluar.  Tetapi  untuk  surat-surat  eksternal  (luar kantor)  harus  diberi  nomor  oleh  bagian  umum  dan  kepegawaian  terlebih  dahulu,  selanjutya surat  dikirim  ke  alamat  tujuan.  Hal  ini  diperkuat  dengan  hasil  wawancara  Ibu  NS,  yang mengemukakan bahwa:
“Setelah  surat  dibuat,  dikoreksi  dan  diparaf  oleh  kepala  sub  bagian keuangan,  dibuat  rangkap  tiga,  diparaf  sekretaris  dan  ditandatangani oleh  kepala  dinas,  lalu  dimasukkan  ke  sub  bagian  umum  untuk diberikan  nomor  surat,  dan  setelah  itu  dikirim  ke  alamat  tujuan  surat, sebelum dikirim surat difotokopi rangkap tiga untuk arsip dikantor ini.”
Dan  proses  pengelolaan  surat  keluar  yang  diutarakan  oleh  Ibu  NS  juga  sesuai  dengan pengelolaan  surat  keluar  menurut  pendapat  (Yatimah.,  2009)  bahwa  prosedur  surat  keluar meliputi: membuat konsep surat, mengetik surat, mengedit surat, melipat dan mengumpulkan surat, pemberian alamat surat, mencatat surat, mengirim dan menyimpan surat. Hal ini sejalan dengan wawancara dengan Ibu PR yang menyatakan bahwa:
“Kalau  surat  keluar  misalnya  untuk  surat  balasan,  terus  diketik  oleh siapa yang ibu suruh untuk mengetik surat, lalu didisposisi dan ditanda tangani oleh kepala dinas/sekretaris, setelah ditanda tangani oleh kepala dinas/ sekretaris, kemudian di fotokopi rangkap 3 (tiga), dan disini tidak ada Bu PR bikin agenda surat keluar, langsung saja diserahkan ke bagian umum,  dan  diberi  nomor  oleh  bagian  umum,  setelah  diberi  nomor kemudian  kita  ambil  satu  untuk  diarsipkan  dan  bagian  umum  yang mengirimkan  surat  tersebut.  Cuma  kalau  untuk  disini  tidak  ada pencatatan surat keluar kalau tujuannya ke luar dari dinas, kalau untuk intern di dalam ada, tapi kalau untuk ke luar dari dinas tidak ada.”
Proses  dalam  pengelolaan  surat  keluar  sudah  terlaksana  dengan  baik,  kondisi  ini sependapat  dengan  (Yatimah.,  2009)  bahwa  pada  dasarnya  surat  keluar  memiliki  beberapa prosedur,  yaitu:  membuat  konsep  surat,  mengetik  surat,  mengedit  surat,  melipat  dan mengumpulkan surat, serta memberikan alamat surat.

## Penggunaan Arsip Dinamis
Data  yang  diperoleh  dari  peminjaman  arsip  melalui  observasi  dan  wawancara  di  Sub Bagian  Keuangan  bahwa  proses  peminjaman  arsip  tidak  perlu  meninggalkan  kartu identitas/fotokopiannya. Hal ini sesuai dengan (Laili, 2014; Zulmi., 2015) dalam penelitian nya di  Kantor  Perpustakaan  Umum  Dan  Arsip  Daerah  Kota  Semarang  menyatakan  bahwa peminjaman  arsip  hanya  dengan  pengucapan  secara  lisan  saja  kepada  pengelola  arsip, selanjutnya  pengelola  arsip  mencari  arsip  yang  dimaksud,  ketika  ketemu  maka  langsung diserahkan  kepada  peminjam  arsip.  Pada  prosedur  yang  dilakukan  ini  belum  menggunakan kartu  pinjam  arsip  pada  proses  peminjaman  arsip.  Mengenai  peminjaman  dan  penemuan kembali  arsip  sejalan  dengan  pernyataan  yang  disampaikan  oleh  Ibu  MD  yang  mengatakan bahwa:
“Kalau  meminjam  arsip disini cukup mudah, datang saja keruangan ini untuk meminjam arsip, maka arsip akan dapat dipinjam langsung tanpa ada  meninggalkan  kartu  identitas  (KTP)  atau  mengisi  kartu  peminjam, palingan cuma ibu catat saja di catatan kecil yang khusus untuk ibu saja sebagai pengingat kalau staf dari bagian lain telah meminjam arsip ibu.”
Arsip  yang  dipinjam  adalah  arsip-arsip  yang  bersifat  biasa.  Arsip  yang  hanya  boleh dipinjam oleh Kepala maupun pegawai tertentu yang bersangkutan adalah arsip yang bersifat
rahasia.  Jika  peminjaman  arsip  dalam  jangka  waktu  yang  lama,  pihak  yang  bersangkutan diizinkan untuk memfotokopi arsip dan langsung dikembalikan. Dalam hal lain sesuai dengan pendapat (Yatimah., 2009) bahwa peminjam  harus  mengisi daftar  peminjam  arsip dan setelah itu akan diberi kartu pinjam arsip.
Kegiatan  penemuan  kembali  arsip  merupakan  langkah  selanjutnya  dari  kegiatan peminjaman arsip. Berdasarkan teori kearsipan tentang penemuan kembali arsip, ada beberapa cara  untuk  penemuan  kembali  arsip  yaitu  dengan  kartu  kendali,  buku  agenda,  atau  dengan kode sistem arsip. Proses penemuan kembali suatu arsip maksimal adalah satu menit, dan itu dapat dikatakan baik dalam proses penemuan kembali arsip (Anzhori, G., & Rahmah, 2013).
Pernyataan  tersebut  diperkuat  dengan  hasil  wawancara  dengan  Ibu  NS  yang menyatakan bahwa:
“Proses peminjaman arsip disini menggunakan kartu tanda terima biasa saja,  tidak  pakai  kartu  peminjaman  arsip,  palingan  disini  hanya  seperti catatan kecil saja”.
Proses  penemuan  kembali  arsip  di  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi Sumatera  Barat  dengan  cara  menanyakan  arsip  apa  yang  ingin  dipinjam  (Putri  et  al.,  2020). Selanjutnya dicari dalam kotak penyimpanan (ordner, filling cabinet atau box arsip). Menurut (Wiyasa,  2003),  penemuan  kembali  arsip  memiliki  prosedur  sebagai  berikut:  a).  Meminjam adalah mencatat keadaan setiap arsip/surat yang dipinjam, dan peminjaman arsip dilaksanakan melalui  lembar  peminjaman  arsip.  b).  Mencari  Berkas  yaitu  pengajuan  permintaan  dengan menyebutkan salah satu sistem penyimpanan yang digunakan. Maka petugas akan mencarikan sesuai  dengan  yang  dicari.  c).  Pengembalian  arsip  yaitu  arsip  akan  dimasukkan  kembali  ke tempat semula setelah peminjaman arsip selesai dan dikembalikan.
Penemuan  kembali  arsip  tidak  hanya  mempengaruhi  proses  penemuan  kembali  arsip, namun  ada  hal  yang  lainnya.  Menurut  (Yatimah.,  2009)  penemuan  kembali  arsip  sangat bergantung  pada  kecepatan  dan  ketepatan,  yaitu:  a).  Materi  yang  diinginkan  jelas,  b). Penggunaan  klasifikasi  yang  tepat,  c).  Tepatnya  sistem  indeks  yang  digunakan,  d). Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki
Penemuan  kembali  arsip  membutuhkan  waktu  lebih  dari  1  menit,  yaitu  sekitar  5-15 menit.  Kendala  yang  ditemui  saat  penemuan  kembali  arsip  dikarenakan  penyimpanan  arsip yang tertata rapi. Hal ini sejalan dengan wawancara dengan ibu RV yang mengatakan bahwa:
“Kalau  penyusunan  SPJ  nya  teratur  pasti  cepat  ditemukannya  arsip,  itu kalau  sama  kakak  ya.  Kalau  sudah  mahir  dimana  letak  arsipnya  pasti sebentar  menemukannya.  Palingan  waktu  yang  dibutuhkan  itu  tidak sampai 10 menit”.
Secara  garis  besar  penemuan  kembali  arsip  di  sub  bagian  keuangan  Dinas  Kehutanan Provinsi  Sumatera  Barat  belum  dikatakan  baik,  karena  kurang  sesuai  dengan  pendapat  (Gie The  Liang,  2009)  bahwa  “Pada  umumnya  bahwa  jangka  waktu  yang  baik  dalam  menemukan kembali  arsip  ialah  tidak  lebih  dari  1  menit”.  Pernyataan  senada  dikemukakan  oleh  Ibu  PR yang mengatakan bahwa:
“Untuk  penemuan  arsip  membutuhkan  waktu  ±15  menit,  apalagi  jika sudah berurusan sama berkas/arsip yang ada di lemari ibu, kalau arsip di
bagian  keuangan  ibu  membutuhkan  waktu  ±20  menit,  hal  ini dikarenakan masih adanya arsip yang kurang tertata”.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa proses penemuan kembali arsip di sub bagian keuangan melebihi dari waktu yang baik dalam penemuan kembali arsip.

## Pemeliharaan Arsip Dinamis
Hasil  penelitian  yang  dilakukan  di  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi Sumatera  Barat  bahwa  pemeliharaan  arsip  dinamis  belum  berjalan  secara  maksimal, dikarenakan  belum  adanya  tenaga  arsiparis  yang  memadai,  dan  pemeliharaan  arsip  hanya dilakukan oleh cleaning service setiap pagi. Hal ini diperkuat dengan wawancara ibu RV yang mengatakan:
“Kalau  pemeliharaan  khusus  tidak  ada,  hanya  disimpan  dalam  lemari dan dikunci saja”.
Pernyataan ini juga diperkuat dengan hasil wawancara ibu PR yang mengatakan:
“Kalau pemeliharaan khusus tidak ada, biasanya hanya dibersihkan oleh cleaning service setiap pagi.”
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan tentang pemeliharaan arsip di sub bagian keuangan menunjukkan pemeliharaan arsip belum terksana dengan baik. Faktor penyebab  belum  terlaksananya  tugas  arsiparis  dengan  optimal  disebabkan  karena  tenaga arsiparis  dan  juga  fasilitas  pemeliharaan  arsip  yang  kurang. Cleaning  service melakukan pemeliharaan  arsip  setiap  pagi,  dengan  membersihkan  debu  menggunakan  kemoceng.  Tidak ada jadwal berkala untuk pemeliharaan arsip, hanya dibersihkan menggunakan kemoceng.
Hal  ini  sesuai  penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Muntama,  A.,  &  Faruq,  2020)  yang mengatakan  bahwa  dalam  organisasi  arsip  sebagai  sumber  informasi  yang  sangat  penting. Tentunya  arsip  harus  dijaga  dan  dipelihara  dengan  baik  keberadaannya.  Faktor  penyebab kerusakan  arsip yaitu faktor instrinsik disebabkan oleh arsip itu sendiri, yaitu seperti kualitas dari  kertas,  tinta  yang  digunakan,  lem  yang  digunakan,  dan  lain-lain.  Sedangkan  faktor ekstrinsik  yaitu  kerusakan  arsip  yang  disebabkan  dari  luar  benda  arsip,  seperti  kelembapan udara,  sinar  matahari,  debu,  jamur,  tikus,  kutu,  rayap,  atau  karena  ulah  manusia  seperti percikan  bara  rokok.  (Merliana,  2013;  Saputra,  2018)  dalam  penelitiannya  di  Bagian Kepegawaian  Daerah  Pemerintah  Kota  Yogyakarta  menyatakan  bahwa  faktor  penyebab kerusakan  arsip  berasal  dari  segi  pencahayaan  dan  kebersihan.  Alat  yang  digunakan  untuk pemeliharaan  arsip,  yaitu  pembersih  debu,  lap,  sapu,  membasmi  serangga  dengan  disinfeksi, larangan  tidak  merokok  di  ruangan.  Oleh  karena  itu,  untuk  mencegah  dari  kemungkinan adanya  kehilangan  dan  kerusakan  arsip,  pemeliharaan  sangat  perlu  dilakukan  karena pemeliharaan dilakukan untuk pengamanan arsip agar arsip terawat dengan baik (Anggrawati, 2005).
Dari  pernyataan  tersebut  disimpulkan  bahwa  pemeliharaan  arsip  dinamis  yang dilaksanakan  di  sub  bagian  keuangan  belum  terlaksana  secara  optimal,  sarana  dan  prasarana yang  kurang  lengkap,  serta  tidak  adanya  arsiparis  atau  petugas  khusus  yang  melakukan pemeliharaan arsip.

## Penyusutan Arsip Dinamis
Hasil  penelitian  pada  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat bahwa  arsip  inaktif  dipindahkan  dari  unit  pengolah  ke  gudang  arsip  dilakukan  untuk penyusutan  arsip.  Tidak  adanya  jadwal  berkala  dalam  penyusutan  arsip.  Hasil  wawancara dengan Ibu RV bahwa:
“Kalau penyusutan dilakukan sekali dalam satu tahun, arsip disusutkan setelah  diperiksa  oleh  tim  pemeriksa  (inspektorat)  dan  kemudian dimasukkan kedalam gudang arsip.”
Kondisi ini sependapat dengan (Barthos, 2013) yang mengatakan bahwa arsip inaktif dari unit pengolah dipindahkan ke unit kearsipan dalam penyusutan arsip, serta pemusnahan arsip yang berlaku sesuai dengan ketentuan, dan arsip statis diserahkan dari unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Untuk menghindari penumpukan arsip, dilakukan penyusutan arsip dikarenakan jumlah arsip yang  selalu bertambah. Arsip yang  menumpuk  menjadi penghambat  kegiatan  yang lain dan membuat ruangan dan anggaran organisasi tidak eifisien. Sesuai dengan nilai guna, arsip memiliki  umurnya  masing-masing.  Penyusutan  dapat  dilakukan  jika  arsip  sudah  tidak memiliki  nilai  guna.  Untuk  penghematan  dan  menghindari  pemborosan  ruangan,  tenaga, anggaran,  perlengkapan  serta  biaya  keseluruhan  pengelolaan  arsip  maka  dilakukan penyusutan  arsip.  (Barthos,  2013),  penyusutan  arsip  adalah  pengurangan  arsip  dilakukan dengan  kegiatan,  arsip  inaktif  dipindahkan  ke  unit  kearsipan  dalam  lingkungan  lembaga negara  atau  badan-badan  pemerintah  masing-masing,  yaitu:  1).  Pemusnahan  arsip  dilakukan sesuai dengan ketentuan. 2). Arsip statis diserahkan kepada arsip nasional oleh unit kearsipan.
Jadwal retensi arsip dalam proses penyusutan arsip tidak dilaksanakan secara terjadwal. Perkiraan penggunaan arsip yang dilakukan terhadap arsip yang jarang digunakan dan sudah diperiksa  oleh  tim  pemeriksa  (inspektorat)  dan  dilaksanakan  penyusutan  arsip.  Secara  garis besar  belum  optimalnya  penyusutan  arsip  yang  dilaksanakan  di  Sub  Bagian  Keuangan, dikarenakan penyusutan yang dilaksanakan tidak sesuai dengan jadwal retensi arsip yang ada dan tidak berpedoman pada jadwal retensi arsip. Masih banyaknya arsip inaktif dan arsip statis yang  seharusnya  sudah  disusutkan  dan  dimusnahkan,  tetapi  masih  berada  diruangan  sub bagian keuangan.
Berdasarkan  penelitian  terdahulu  yang  dilakukan  oleh  (Armiati,  A.,  &  Holizah,  2019) mengatakan  bahwa  penyusutan  arsip  mencakup  kegiatan  pemindahan,  pemusnahan  dan penyerahan  arsip.  Pendapat  ini  sesuai  dengan  Peraturan  Kepala  ANRI  No.  37  tahun  2016 tentang  pedoman  penyusutan  arsip  yang  mengungkapkan  bahwa  penyusutan  arsip  adalah kegiatan  mengurangkan  jumlah  arsip  yang  tidak  memiliki  nilai  guna,  dan  arsip  statis diserahkan ke lembaga kearsipan.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  peneliti  lakukan  mengenai  analisis  prosedur pengelolaan  arsip  dinamis  di  Kantor  Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi Sumatera  Barat,  dapat  disimpulkan  bahwa:  Prosedur  pengelolaan  arsip  dinamis  pada  Kantor Sub  Bagian  Keuangan  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Sumatera  Barat  ada  beberapa  kegiatan  yang belum sesuai dengan prosedur yang ada: 1). Penciptaan arsip dalam hal pencatatan surat sudah
terlaksana.  2).  Penggunaan  arsip,  yang  meliputi  peminjaman  dan  penemuan  kembali  arsip masih membutuhkan waktu yang lama, belum sesuai dengan prosedur waktu yang ditentukan. Waktu yang dibutuhkan dalam penemuan kembali arsip yaitu 15 menit, hal ini sudah melebihi batas  waktu  penemuan  kembali  arsip.  3).  Pemeliharaan  arsip  yang  belum  terlaksana  dengan optimal, sarana dan prasarana yang kurang lengkap serta belum terdapatnya petugas kearsipan yang  berlatar  belakang  pendidikan  sebagai  arsiparis  atau  petugas  khusus  yang  melakukan pengelolaan  arsip  dinamis.  4).  Penyusutan  arsip  belum  pernah  dilakukan  langsung  oleh karyawan.  5).  Faktor-faktor  yang  mempengaruhi  pengelolaan  arsip  meliputi:  a).  Dari  segi kualitas  dan  kuantitas  fasilitas  kearsipan  masih  kurang  memadai,  dan  faktor  penyebab terhambatnya pengelolaan arsip untuk mendukung kegiatan kearsipan disebabkan dana yang dianggarkan dikarenakan masih kurangnya perlengkapan yang dibutuhkan.  b). Tidak adanya pegawai  kearsipan,  selain  itu,  tidak  adanya  pegawai  yang  latar  belakang  pendidikannya lulusan  kearsipan,  sehingga  pegawai  yang  yang  ditugaskan  untuk  mengurus  arsip  juga mempunyai tugas lain dan membuat pekerjaan kearsipan menjadi kurang maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Agustia,  S.  D.,  &  Nelisa,  M.  (2013).  Sistem  Penataan  Arsip  Dinamis  Inaktif  di  Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Padang Pariaman. Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan.
Anggrawati, D. (2005). Manajemen Kearsipan. PT. Bumi Aksara.
Anzhori, G., & Rahmah, E. (2013). Sistem Penataan Arsip Dinamis pada Subbagian Penentuan Bidang  Pidana  umum  pengadilan  negeri  payakumbuh.  Ilmu  Informasi  Perpustakaan Dan Kearsipan, 1(2), 32–38.
Armiati,  A.,  &  Holizah,  N.  (2019).  (2019).  Implementasi  Sistem  Penyusutan  Arsip  di  Dinas Pendidikan  Provinsi  Sumatera  Barat.  Jurnal  Inovasi  Pendidikan  Ekonomi  (JIPE),  9(2),
126–135.
Barthos, B. (2013). Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara. BKIS, P. K., & Puspasari, D. (2019). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 7(4).
Gie The Liang. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Liberty.
Laili,  M.  (2014).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Pada  Kantor  Perpustakaan  Umum  Dan  Arsip Daerah Kota Semarang. Economic Education Analysis Journal.
Masykur, F., & Atmaja. (2015). Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat
Keluar Berbasis Web. IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security, 4(3).
Merliana.  (2013).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Badan  Kepegawaian  Daerah  Pemerintah. Universitas Negeri Yogyakarta.
Muntama,  A.,  &  Faruq.  (2020).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Aktif  SMA  Datuk  Batu  Hampar Pekanbaru. Jurnal Administrasi Pendidikan & Konseling Pendidikan, 1(2), 99–105. Nuraida. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran. Kanisius.
Putri,  P.  P.,  Purwanto,  P.,  &  Rusdiyanto,  W.  (2020).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Di  Kantor Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten.  Efisiensi  -  Kajian  Ilmu Administrasi. https://doi.org/10.21831/efisiensi.v17i1.30439
Rahmadeni, R., Syahyuman. (2012). Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum Pegadaian  Marapalam  Padang.  Jurnal  Informasi  Perpustakaan  Dan  Kearsipan,  1(1),
215–223.
Saputra,  R.  (2018).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  Di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Agam.  Jurnal Ecogen, 1(1), 134–139.
Sawitri, A. E., & Irhandayaningsih, A. (2017). Analisis Penggunaan Aplikasi Tata Surat Dalam Pengelolaan  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar  Pada  Dinas  Kesehatan  Provinsi  Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan.
Sugiarto. (2015). Manajemen Kearsipan. Gava Media. Suherman.  (2021).  Pengelolaan  Arsip  Perpustakaan  FKIP  Universitas  PGRI  Palembang.
Adminika, 7(1), 111–131.
Widayat. (2014). Pengelolaan Arsip Dinamis Di sub Bagian Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY. Jurnal Mahasiswa.
Wiyasa,  T.  (2003).  Tugas  Sekretaris  dalam  mengelola  surat  dan  Arsip  Dinamis.  Pradnya Paramita.
Yatimah. (2009). Sekretaris Modern. Eska Media.
Zulmi.  (2015).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Di  Perusahaan  Daerah  Air  Minum  Pekalongan (Doctoral Dissertation), Universitas Negeri Semarang. Universitas Negeri Semarang.