MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA CV. BISMACINDO PUTRA MANDIRI DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Haris Yuridian Permana 1) , Lusi Fajarita 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : Redbullzer@gmail.com 1) , lusi.fajarita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Mechanical Electrical, Contractors dan Suppliers, Pengerjaan Grounding, Lightning Protection & Pengerjaan Tower. Dengan tingkat kemajuan teknologi yang begitu pesat, sistem informasi dapat menjadi salah satu faktor yang  mendukung  bagi  pertumbuhan  dan  perkembangan  suatu  instansi  agar  lebih  maju.  CV.Bismacindo  Putra Madiri dalam melakukan aktivitas usahanya terdapat kekurangan dalam kinerja diantaranya proses pencatatan dan  pencarian data,  stok  barang  tidak  terkontrol  dengan baik,  lamanya  pembuatan  laporan.  Untuk  mengatasi masalah  tersebut  maka  dibutukan  sistem  informasi  yang  terkomputerisasi.  Pada  penelitian  ini,  jenis  metode yang  digunakan  oleh  peneliti  adalah  metode  wawancara,  metode  kepustakaan,  metode  observasi  dan  analisa dokumen  kepada  pihak  yang  bersangkutan  dan  pengembangan  sistem  mengunakan  waterfall.  Dari  hasil penelitian,  peneliti  ingin  memberikan  pemecahan  masalah  berupa  rancangan  yang  telah  terkomputerisasi dengan menggunakan program Visual Studio 2008 dan database MySql. Dan Karena itu melalui penelitian ini, diharapkan  dapat  membantu  permasalahan  yang  ada  saat  ini  serta  dapat  meningkatkan  kinerja  secara  cepat dan tepat di CV.Bismacindo Putra Madiri.
Kata kunci: pengadaan dan persediaan, inventory , gudang, oop

## 1. PENDAHULUAN
Dengan  semakin  pesatnya  perkembangan dunia  ini  maka  kebutuhan  informasi  sangat diperlukan  secara  benar,  tepat  dan  akurat.  Ada zamannya  perkembangan  teknologi  informasi sangat  diperlukan  dan  dibutuhkan  suatu  organisasi atau  lembaga.  Informasi  yang  berperan  penting dalam aspek kehidupan terutama bagi mereka yang menekuni  dunia  bisnis . CV.Bismacindo  Putra Mandiri  Adalah  perusahaan  yang  bergerak  di bidang Mechanical  Electrical,  Contractors dan Suppliers , Pengerjaan Grounding, Lightning Protection & Pengerjaan Tower . Hal ini merupakan tantangan dan kebutuhan bagi setiap organisasi agar dapat  memberikan  informasi  tentang  Pengadaan Barang  secara  cepat,  informasi  yang  akurat  dan terbaru  kepada  organisasi . Akan  sangat  diperlukan oleh  suatu  organisasi,  apalagi  dengan  hadirnya komputer sebagai alat bantu yang dapat mempermudah  pekerjaan  manusia.  Dari  masalah tersebut  peneliti  akan  menganalisa  sistem  yang berjalan  kemudian  merancang  sistem  usulan  yang terkomputerisasi  dengan  judul  “Analisa  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan  dan Persediaan  Barang  pada  CV.Bismacindo  Putra Mandiri  Dengan  Metodologi  Berorientasi  Obyek” sehingga  mencapai  efisiensi  waktu  dan  tenaga dalam  mengolah  data . Adapun  masalah  yang  ada pada “CV.Bismacindo Putra Mandiri” yaitu dengan tidak adanya sistem yang terkomputerisasi, adalah:
a) Persediaan  barang  di  gudang  tidak  terkontrol dengan  baik,  untuk  barang  masuk  dan  barang keluar.  Karena  masih  dilakukan  secara  manual
dalam  pencataannya  sehingga  sering  terjadi salah hitung.
b) Sedikitnya  tenaga  SDM  yang  dimiliki  oleh Perusahaan,  sehingga  mengakibatkan  pekerjaan yang  dilakukan  sering  berjalan  bersamaan melebihi kapasitas staf perusahaan ( double job ).
c) Sering  terjadi  kesalahan  pencataan  stok  barang, sehingga  dihasilkan  data  barang  yang  berbeda dengan yang ada di gudang.
d) Belum  adanya  sistem  retur  barang,  sehingga mengakibatkan perusahaan tidak dapat mengklaim  kerugian  akibat  salah  kirim  barang dan kerusakan barang pada saat diterima.
e) Pencarian  data  barang  membutuhkan  waktu yang  lama,  karena  data  masih  tersimpan  dalam bentuk arsip.
Di dalam penyusunan dan perancangan sistem informasi  terdapat  konsep  yang  dapat  dijadikan sebagai  panduan,  yang  berupa  konsep-konsep tersebut merupakan teori yang berhubungan dengan perancangan  sistem  informasi  serta  pemecahan masalah  yang  ada.  Lebih  lanjut  mengenai  sistem adalah sebagai berikut:
Konsep dasar informasi Menurut [1] mengungkapkan: “Informasi adalah data yang telah diklasifikasi  atau  diolah  atau  di  interprestasikan untuk  digunakan  dalam  proses  pengambilan  data menjadi informasi.
Konsep  Dasar  Perancangan  Sistem  Menurut
[2]  Definisi  dalam  perancangan  sistem  informasi terdiri dari rancangan komponen-komponen. dirancang  dengan  tujuan  untuk  dikomunikasikan kepada user atau pemakai.
Pengertian Pengadaan Barang menurut pendapat  [3]  pengadaan  adalah  perolehan  barang atau jasa. Hal  menguntungkan pengadaan atau jasa yang  tepat  dan  bahwa  mereka  dibeli  dengan  harga terbaik  untuk  memenuhi  kebutuhan  pembeli  dalah hal kualitas dan kuantitas waktu dan lokasi.
Pengertian  Persediaan  Barang  menurut  [4] persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang  digunakan  untuk  memenuhi  tujuan  tertentu, misalnya untuk di gunakan pada proses pembuaatan,  untuk  dijual  kembali  atau  untuk  di gunakan  dari  suatu  peralatan.  Persediaan  dapat berupa  bahan  mentah,  bahan  pembantu,  barang dalam peroses, barang jadi, ataupun suku cadang.

## Teknologi yang Digunakan
a) Microsoft Visual Studio 2008 Menurut  [5]  Microsoft  Visual  Studio  2008 adalah  tools  pembuatan  perangkat  lunak  untuk membangun  aplikasi  dengan aplikasi  desktop , layanan XML , ASP Web, Webs , dan aplikasi mobile, Visual  C++    VisualBasic  .NET,  ,  VisualJ#  .NET ; semuanya  menggunakan Integrated  Development Enviroment  (IDE) atau  lingkungan  pengembangan ini  yang    terintegrasi  yang  sama  yang  ini membolehkan  pada  mereka  untuk  saling  dapat berbagi  tools  dan  fasilitas  dalam  pembuatan  solusi dengan  yang  akan  memadukan  pada  beberapa bahasa (mbood-language  solutions ).  Selain  itu, bahasa-bahasa ini akan mempengaruhi fungsionalitas  ini  dari .NET  Framework, dan menyediakan  pengaksesan  ini  ke  kunci  teknologi yang  menyederhanakan  proses  pembuatan  dari aplikasi ASP Web dan layanan XML Web
b) MySql Menurut  [6] MySQL merupakan  DBMS  yang pertama  kali  mulai  dikembangkan  tahun1994  oleh sebuah  perusahaan software bernama  Tcx  Data Consult AByang  dikemudian  hari  berganti  label menjadi MySQL -AB.  “My”  pada  kata MySQL sebenarnya bukan berarti MY dalam bahasa inggris, tetapi  konon  merupakan  nama  putri  dari  Michael Widenius,  pemrogram DBMS tersebut. MySQL digunakan  oleh  sebagian  besar  Web  Server  yang ada  dijagat  internet.  Disamping  karena  dianggap simpel, juga dapat digunakan pada berbagai sistem operasi  seperti  Windows,  Linux,  Solaris,  dan UNIX. Setelah beberapa kali berganti pemilik, saat ini MySQL dimiliki oleh perusahaan Oracle, sebuah perusahaan  sekala  besar  dibidang  basis  data  yang sebelumnya  juga  sudah  memiliki DBMS yang paling popular .

## 2. METODE PENELITIAN
Tujuan penelitian ini merupakan sasaran yang nantinya  ingin  diwujudkan  dari  penyelesaian permasalahan  yang  diteliti  sehingga  mendapatkan hasil  yang  diinginkan.  Dari  tahap  identifikasi  ini maka  dilakukan  dengan  melihat  kondisi  situasi
proses  berjalan  yang  ada  di  CV.Bismacindo  Putra Mandiri , dari identifikasi tersebut maka dikelompokkan menjadi:
a) Memberikan pertanyaan kepada petugas gudang dan  staf  divisi  lain  bagaimana  proses  berjalan yang ada di CV.Bismacindo Putra Mandiri.
b) Menganalisa  proses  berjalan  tersebut  apa  saja yang  perlu  diperbaiki  dan  perlu      dilengkapi untuk  mendapatkan  informasi  mengenai  data- data  yang  dibutuhkan,  maka  penulis  melakukan beberapa  cara  untuk  memperoleh  informasi tersebut:
a) Observasi Peneliti melakukan pengamatan langsung mengamati  kegiatan-kegiatan  yang  ada  di CV.Bismacindo  Putra  Mandiri  seputar  proses yang  ada  di  gudang  hingga  pembuatan  laporan yang  selanjutnya  akan  dicatat  dan  dijadikan sebagai bahan penelitian.
b) Wawancara Wawancara  dilakukan  dengan  mengajukan pertanyaan  dengan  tipe  pertanyaan  terstruktur dan  terbuka  untuk  melangkapi  data  yang diperoleh.  Wawancara  dilakukan  dengan  tanya- jawab  secara  langsung  pemilik  perusahaan, Bapak Budiman ataupun pihak yang berwenang di  instansi,  Bapak  Zulkarnaen  terkait  dengan proses  bisnis  pengadaan  dan  persediaan  barang di gudang pada CV.Bismacindo Putra Mandiri.
c) Studi Literatur Dalam  penelitian  ini  peneliti  melakukan literature review dari buku-buku  yang ada pada perpustakaan,  web,  jurnal,  prosiding  yang sebagai bahan acuan landasan kegiatan penelitian.
Penelitian yang serupa juga telah dilakukan  oleh  [7]  dengan  judul    Sistem Informasi  Persediaan  Barang  Pada  PT.  Surya Nusa  Bhaktindo  Bengkulu,    dan  diterbitkan pada  Jurnal  Media  Infortama  Volume  8  No  1 Februari  2012,  ISSN:1858-2012.  Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, untuk mengatasi  permasalahan  di  PT.  Surya  Nusa Bhaktindo  yang  masih  menggunakan  microsoft Exel  dalam  pembuatan  laporannya  sehingga membutuhkan waktu yang agak lama, sedangkan  pemasukan  dan  pengluaran  barang terus  terjadi  setiap  harinya,  sehingga  dapat disimpulkan  bahwa  pembuatan  aplikasi  sistem infomasi  persediaan  barang  dengan microsoft visual  basic  6 sebagai  bahasa  pemograman  dan microsoft acces sebagai database ,
memungkinkan untuk membuat serta memperoleh  informasi  dengan  cepat,tepat  dan jelas.  Aplikasi  ini  bertujuan  agar  pengimputan data  material  menjadi  cepat  serta  dapat mengontrol material dilapangan .
Penelitian lainnya oleh [8] yaitu Penerapan control  stok dalam  system  informasi dagang  dengan  metode Perpetual  Inventory
System, dan  diterbitkan  pada  jurnal  Cogito Smart Journal/VOL. 3/JUNI 2017 , ISSN: 2541- 2221/E-ISSN:  2477-8079.  Berdasarkan  hasil penelitian  yang  dilakukan,  untuk  mengatasi kontrol  stok  secara  manual  yang  dapat menyebabkan  kerugian  bagi  perusahaan  karena tidak mampu mengimbangi permintaan konsumen,  peneliti  mengatasi  masalah  tersebut dengan  cara  implementasi  pertual inventory pada system informasi  dagang  dapat  mengatasi masalah  kekosongan  stok,  karna  sudah  dapat dilacak  dan  dicontrol  dengan  lebih  cepat menggunakan perpetual  inventory  system, peneliti  mengunakan Microsoft  Visual  Studio 2015 dengan database MYSQL, dengan meningkatnya  daya  saing  yang  pada  akhirnya meningkatkan laba perusahaan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Ulasan Singkatan Organisasi
CV.Bismacindo Putra Mandiri adalah perusahaan  yang  bergerak Mechanical  Electrical , Contractor dan  Suppliers,  Pengerjaan Grounding dan Lighthing  Protection serta  pengerjaan  Tower. Perusahaan  ini  didirikan  pada  tahun  2006.  Dengan pengalaman  kerja  yang  dimiliki  perusahaan,  kami selalu berusaha memberikan yang terbaik bagi klien kami,  baik  perorangan  maupun  perusahaan  – perusahaan  ataupun  instasi  pemerintahan  yang sudah  memberikan  kepercayaan  kepada  kami Bismacindo Putra Mandiri berdedikasi penuh untuk menjadi  perusahaan  yang  berorientasi  terhadap kualitas  pekerjaan  yang  baik  serta  berupaya menjadi  solusi  cepat  berbagai  permasalahan  di bidang yang dimiliki perusahaan.

## 3.2 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Dibawah  ini  merupakan  diagram  alur  proses bisnis  pada  CV.  Bismacindo  dalam  proses pengadaan barang.
a) Proses Pemesanan Barang
Jika  stok  barang  digudang  habis  atau  tidak tersedia  maka,  Bagian  gudang  membuat Purchase Order (PO) lalu  mengirimkan  kepada  Distributor, kemudian  Distributor  menerima purchase  Order (PO) dan  mempersiapkan  barang  sesuai purchase Order (PO)  serta  membuat  Surat  Jalan  (SJ)  dan Faktur/Nota yang  kemudian  barang  dikirim  ke bagian gudang (Gambar 1).
b) Proses Penerimaan Barang
Bagian  gudang  menerima  barang  Serta  Surat Jalan (SJ) dan  Faktur/Nota . Lalu  bagian  gudang melakukan  pengecekan  barang  yang  dikirim  oleh Distributor.  Jika  barang  yang  dikirim  tidak memenuhi  kuantitas  dan  kualitas  bagian  gudang melakukan konfirmasi ke Distributor, lalu Distributor  menyiapkan  barang  lagi  kemudian mengirim  kembali  ke  bagian  gudang  jika  barang yang  dipesan  telah  sesuai  dengan  kauntitas  dan kualitas.  Setelah  barang  diterima  bagian  gudang mencatat  barang  masuk  pada  kartu  stok  (Gambar 2).

## Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan Barang
c) Proses Permintaan Barang Jika  ada  permintaan  barang  maka  salah  satu staf  divisi  lain  datang  ke  bagian  gudang  untuk melakukan  permintaan  barang,  kemudian  bagian gudang menyiapkan barang dan membuatkan Surat Jalan  (SJ)  sesuai  permintaan.  Kemudian  penerima memberikan  tandatangan  pada  Surat  Jalan  (SJ) sebagai bukti barang telah diterima. Setelah barang diterima  bagian  gudang  mencatat  barang  keluar pada kartu stok (Gambar 3).
Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Barang
d) Proses Pembayaran Barang
Sebelum  barang  di  kirim  oleh  Distributor maka perusahaan diwajibkan membayar DP sebesar 40%-60%  dari  total  harga  yang  harus  dibayar. Distributor Akan memberikan waktu pada perusahaan untuk  melunasi sisa pembayaran dalam jangka  waktu  30  hari  –  45  hari  setelah  barang diterima.  Pembayaran  maupun  pelunasan  dapat dilakukan  melalui  Transfer  maupun  tunai  sesuai Faktur/Nota  yang  dikirim  oleh  Distributor  apabila pembayaran  dilakukan  secara  transfer  maka perusahaan  harus  mengirim  bukti  transfer  kepada Distributor.  Apabila  perusahaan  sudah  melunasi pembayaran  maka  Distributor  Akan  memberikan Faktur/Nota  berwana  putih  (Asli)  sebagai  bukti pelunasan dan pembayaran. Jika belum lunas maka Distributor Akan memberikan
Faktur/Nota berwarna biru (Gambar 4).
Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran Barang
e) Proses Pembuatan Laporan
Bagian  gudang  membuat  laporan  gudang setiap  bulannya  berupa  Laporan  barang  keluar, Laporan barang masuk. Kemudian Laporan tersebut diserahkan kepada Direktur (Gambar 5)

## 3.3 Perancangan Sistem
a) Package Diagram

## Gambar 6. Package Diagram
Penjelasan gambar 6 : merupakan pengelompokan modul yang dibuat pada sistem usulan berdasarkan tugas atau fungsinya.
b) Use Case Diagram
Use  case  diagram adalah  merupakan salah satu diagram  UML  yang  menggambarkan kebutuhan  sistem  dari  sudut  pandang user . Berikut  ini  adalah  kebutuhan  sistem  yang  akan dibuat dan dikelompokkan berdasarkan keperluan.
Gambar 7: Use Case Diagram Master
Penjelasan  gambar  7  :  merupakan  kumpulan modul  utama  yang  digunakan  untuk  menginput data utama yang nantinya akan digunakan sebagai sumber data transaksi pada gambar 8 dan 9.

## Gambar 8: Use Case Diagram Transaksi Pengadaan
Penjelasan  gambar  8  :  merupakan  kumpulan modul transaksional  atau  inti  dari  sistem. Terdapat 4 modul yaitu : 1) Cetak Purchase Order untuk membuat pesanan barang kepada distributor, 2) Entry Pembayaran untuk menginput data pembayaran kepada distributor, 3) Entry Penerimaan  Barang  untuk  menginput  data pesanan  yang  sudah  dikirimkan  oleh  distributor dan 4) Cetak Retur Barang untuk menginput data barang yang akan dikembalikan kepada distributor.
Gambar 9: Use Case Diagram Transaksi Persediaan
Penjelasan  gambar  9:  merupakan  kumpulan modul  yang  digunakan  untuk  mencatat  alur barang yang masuk dan keluar dari pihak internal perusahaan.

## Gambar 10: Use Case Diagram Laporan
Penjelasan  Gambar  10:  merupakan  kumpulan modul  yang  digunakan  untuk  mencetak resume atau  kesimpulan  dari  semua  transaksi  yang disajikan dalam bentuk laporan.

## 3.4 Model Data
Class Diagram merupakan penggambaran dari struktur  database  yang  digunakan,  diperoleh  dari wawancara,  observasi,  dan  pengamatan  dokumen. Berikut hasil analisa class diagram :
Gambar 11. Class Diagram
Penjelasan  Gambar  11:  merupakan  gambaran relasi  basis  data  yang  digunakan  sebagai  dasar membuat sistem.

## 3.5 Struktur Tampilan
Struktur  tampilan  yang  ada  pada  rancangan sistem  dibagi  menjadi  4  (Master,  Pengadaan, Persediaan,  dan  Laporan)  yang  memiliki  fungsi masing-masing  dalam  menyimpan  data  master,
transaksi  pengadaan,  transaksi  persediaan  dan laporan (Gambar 12).
Gambar 12. Struktur Tampilan

## 3.6 Rancangan layar
Dibawah  ini  merupakan  beberapa  contoh rancangan layar  yang dihasilkan dari sistem  usulan diantaranya Entry Data  Barang,  Cetak Purchase Order dan Cetak Laporan Barang.

## Gambar 13. Entry Data Barang
Penjelasan gambar 13:  modul ini digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus data Barang

## Gambar 14. Sequence Diagram Entry Data Barang
Penjelasan  gambar  14:  merupakan  urutan jalannya  program,  dalam  hal  ini  yang  dibahas adalah  urutan  jalannya  program  pada  modul entry data barang.
Gambar  15  dibawah  ini  adalah  modul  yang digunakan untuk mencetak surat pemesanan barang ke  distributor.  Setiap  satu  surat  pemesanan  yang
akan  dikirimkan,  dapat  memesan  lebih  dari  satu item barang.
Gambar 15. Cetak Purchase Order
Gambar 16. Sequence Cetak Purchase Order
Penjelasan  gambar  16  :  merupakan  urutan jalannya program  yang digambarkan  menggunakan diagram alur sequence diagram. Dalam hal ini yang dibahas  adalah  urutan  jalannya  program  pada modul cetak purchase order.
Gambar  17  dibawah  ini  adalah  modul  untuk mencetak informasi rangkuman transaksi yang telah dilakukan sesuai periode yang ditentukan.
Gambar 17. Cetak Laporan
Gambar 18. Laporan Purchase Order
Penjelasan  gambar  18  :  merupakan  hasil keluaran  program  atau print  out yang  dihasilkan setelah  menjalankan  modul cetak laporan purchase order (Gambar 17).

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  analisa  yang  telah  dilakukan, maka perancangan sistem informasi pengadaan dan persediaan  barang  sebagai  salah  satu  solusi  untuk meningkatkan  kinerja  terhadap  bagian  gudang. Sehingga  dapat  diambil  kesimpulan  sebagai berikut:
a. Dengan adanya modul entry data barang, entry permintaan  barang  dan entry penerimaan, dapat  membantu  pihak  gudang    dalam memantau  stok  gudang  dan  mencegah kesalahan  petugas  dalam  pencataan  dan menghitung jumlah barang. b. Dibuatkan  modul  cetak  laporan  kartu  stok sehingga memudahkan bagian gudang melakukan  kontrol  stok  barang  dan  transaksi barang.
c. Dibuatkan  modul  cetak  laporan  transaksional sehingga  memudahkan  petugas  gudang  dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan.
d. Disediakannya entry kartu  barang  sehingga dapat  mengurangi  kesalahan  pecatatan  dan perhitunguan  pada  saat  barang  keluar  dan barang masuk ke bagiang gudang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,  T.,  2012, Konsep  Dasar  Informasi , Yogyakarta, Andi.
[2] Utomo, Wiranto Herry., 2010, Pemodelan Basis Data Berorientasi Obyek , Yogyakarta, Andi.
[3] Weele,  A.  J.  Van.,  2010, Purhcasing  and  Supply Chain  Management.  5th  edition ,  Cengage  Learning, London.
[4] Herjanto,  Eddy.,  2011, Manajemen  Operasi  Edisi 3, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama.
[5] Supardi, Y., 2011, Semua Bisa Menjadi Programmer VB  6  Hingga  VB  2008  Basic,  Jakarta,  PT.  Elex Media Komputindo.
[6] Fathansyah., 2012, Basis Data , Bandung, Andi.
[7] Liza  Yulianti  dan  Yupianti,  2012,  Sistem  Informasi Persediaan  Barang  Pada  PT.  Surya  Nusa  Bhaktindo Bengkulu, Jurnal  Media  Infortama ,  Vol.8(1),  ISSN: 1858-2012.
[8] W,  Tony  dan  W.  Irwan,  2017,  Penerapan  Control Stok dalam Sistem Informasi Dagang dengan Metode Perpetual  Inventory  System , Cogito  Smart  Journal Vol.3, ISSN: 2541-2221/E-ISSN: 2477-8079.