JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42

## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA BALAI BESAR PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
Rehulina Tarigan 1 , Budhy Raharjo 2
1,2 Prodi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Banten Jaya Jl. Syeh Nawawi Al Bantani, Curug – Kota Serang – Indonesia
1 rtarigan@unbaja.ac.id
2 budiserang15@gmail.com
Abstrak - Pada  instansi  pemerintah  seperti  Balai  Besar  Pengawas  Obat  dan  Makanan  (BBPOM)  Serang,  persediaan  merupakan  salah  satu bagian yang penting untuk menjalankan kegiatan operasional dalam rangka pelayanan terhadap masyarakat. Persediaan merupakan aset dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional misalnya barang habis pakai dan barang tak habis pakai.  Sistem  informasi  perseSdiaan  yang  ada  di  pemerintahan  khususnya  pada  BBPOM  Serang  saat  ini  belum  dilakukan  secara  optimal. Sistem  tersebut  belum  mampu  mengantisipasi  kelebihan  dan  kekurangan  barang  persediaan  yang  diperlukan user atau  pelanggan  internal. Dengan  kata  lain,  pada  sistem  belum  ada inventory  control yang  dapat  melakukan  perhitungan  berapa  jumlah  minimum,  berapa  jumlah maksimum, berapa safety stock untuk setiap barang persediaan. Untuk menjaga keberlangsungan pelayanan terhadap user di BBPOM Serang, diperlukan beberapa jenis  barang tertentu dalam jumlah minimum tersedia di gudang, supaya  jika sewaktu-waktu ada permintaan user yang bersifat urgent dapat langsung dipenuhi. Tetapi barang yang disimpan dalam persediaan juga jangan terlalu banyak, ada batas maksimumnya, agar  biayanya  tidak  menjadi  terlalu  mahal.  Selain  itu,  proses  permintaan  barang  di  BBPOM  Serang  menunjukkan  adanya  kendala  yaitu pegawai ( user ) dalam melakukan permintaan barang tidak dapat mengetahui stok barang terkini secara realtime , sehingga harus menghubungi pengelola  persediaan  sebelum  melakukan  permintaan  barang.  Kendala  ini  mengakibatkan  proses  operasional  dapat  terhambat  karena  harus menunggu  respon  dari  pihak  pengelola  persediaan.  Untuk  mengatasi  masalah  seperti  yang  diuraikan  di  atas,  maka  perlu  dibangun  dan dikembangkan  suatu  sistem  informasi  persediaan  barang  di  BBPOM  Serang.  Metode  yang  dipergunakan  untuk  mengetahui  jumlah maksimum, jumlah minimum dan safety stock suatu barang di gudang adalah metode Min-Max stock level. Metode pengumpulan data yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  dengan  cara  studi  literatur,  observasi  atau  pengamatan  secara  langsung  dan  wawancara  sehingga mendapatkan data-data yang akurat. Metodologi yang digunakan untuk perancangan dan pengembangan sistem adalah metode waterfall yang merupakan  bagian  dari System  Development  Life  Cycle (SDLC).  Sedangkan  pemodelan  proses  bisnis  menggunakan Data  Flow  Diagram (DFD)  atau  Data  Alir  Diagram  (DAD).  Aplikasi  yang  dibangun  atau  dikembangkan  dapat  memenuhi  kebutuhan  akan  permintaan  barang dengan  cepat,  di  mana  setiap  pihak  terkait  dapat  mengetahui  stok  secara realtime. Sistem  tersebut  juga  diharapkan  mampu  melakukan inventory control dengan baik yaitu perhitungan atau pengendalian mengenai jumlah suatu persediaan dapat dihitung secara otomatis.
Kata Kunci : Aplikasi Persediaan , BBPOM Serang, Instansi Pemerintah, Min-Max Stock Level .

## I. P ENDAHULUAN
Pada  instansi  pemerintah  seperti  pada  Balai  Besar Pengawas  Obat  dan  Makanan  (BBPOM)  Serang  persediaan merupakan salah satu bagian yang penting untuk menjalankan kegiatan  operasional  dalam  rangka  pelayanan  terhadap masyarakat.  Menurut  Herjanto  (1999)  persediaan  adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi  tujuan  tertentu,  misalnya  untuk  proses  produksi atau  perakitan,  untuk  dijual  kembali,  dan  untuk  suku  cadang dari  suatu  peralatan  atau  mesin.  Persediaan  dapat  berupa bahan mentah ( raw materials ), bahan pembantu, barang dalam proses,  barang  jadi,  ataupun  suku  cadang.  Fungsi  utama persediaan yaitu sebagai penyangga dan penghubung kegiatan
perusahaan  atau  instansi  pemerintah  dalam  kebijakan perawatan  yang  digunakan.  Masalah  perencanaan  dan pengendalian  persediaan  merupakan  salah  satu  hal  yang paling  penting  yang  harus  dihadapi  setiap  perusahaan  atau organisasi.  Tanpa  persediaan,  perusahaan  akan  dihadapkan pada  resiko  bahwa  perusahaan  tidak  dapat  memenuhi permintaan  pelanggan  tepat  waktu.  Hal  ini  mungkin  saja terjadi  karena  tidak  selamanya  barang-barang  tersedia  setiap saat,  yang  berarti  bahwa  perusahaan  akan  kehilangan kesempatan  untuk  memperoleh  keuntungan  yang  seharusnya didapatkan (Fadhilah, Andreas, & Zahedi, 2008).
Menurut  Indrajit  &  Djokopranoto  (2003)  untuk  menjaga kelangsungan  beroperasinya  suatu  pabrik  atau  fasilitas  lain, diperlukan  beberapa  jenis  material  tertentu  dalam  jumlah
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
minimum tersedia di gudang, supaya sewaktu-waktu ada yang rusak,  dapat  langsung  diganti.  Tetapi  material  yang  disimpan dalam  persediaan  juga  jangan  terlalu  banyak,  harus  memiliki batas  maksimum  agar  biaya  yang  ditimbulkan  tidak  terlalu mahal. Inventory control sangat diperlukan, dimana harus ada pengendalian  tingkat  persediaan  sedemikian  rupa.  Hal  ini merupakan  upaya  sehingga  setiap  kali  barang  diperlukan, selalu  tersedia  dan  harus  menjaga  agar  tingkat  persediaan dapat  seminimal  mungkin  agar  menghindari  investasi  berupa biaya penyediaan yang besar.
Bagaimana halnya dengan BBPOM Serang sebagai instansi pemerintah  yang tugasnya adalah untuk  melayani  masyarakat sehingga obat atau makanan yang beredar di pasar aman untuk dikonsumsi  oleh  masyarakat?  Walaupun  BBPOM  Serang bukan  lembaga  yang  mencari  profit  seperti  perusahaan manufacture atau  pabrik  pada  umumnya,  namun  sistem persediaan  sangat  penting  karena  menyangkut  keamanan  dan keselamatan  masyarakat  terhadap  obat  dan  makanan  yang dikonsumsi. Jangan sampai persediaan untuk pengujian bahan obat  atau  makanan  tidak  tersedia  di  gudang  padahal  saat  itu sedang  beredar  suatu  bahan  obat  atau  makanan  yang mengandung  zat  berbahaya  untuk  kesehatan  manusia.  Dapat juga  suatu  obat  atau  makanan  mengandung  bahan  yang  tidak sesuai  dengan  komposisinya  sehingga  dapat  mengancam kesehatan masyarakat. Pada saat yang bersamaan, bahan baku pembanding  tidak  tersedia  di  gudang  BBPOM  Serang sehingga  pihak  BBPOM  Serang  tidak  dapat  melakukan pemeriksaaan  kandungan  makanan  dan  obat  tersebut  dengan menggunakan bahan baku pembanding.
Hasil pengamatan awal terhadap proses permintaan barang di  BBPOM  Serang  menunjukkan  adanya  kendala  yaitu pelanggan internal atau pegawai dalam melakukan permintaan barang  tidak  dapat  mengetahui  secara  langsung  stok  barang terkini,  sehingga  harus  menghubungi  pengelola  persediaan sebelum  melakukan  permintaan  barang.  Pengelola  persediaan juga  tidak  bisa  secara realtime mengetahui  barang  apa  saja yang  sudah  dilakukan  pembelian  oleh  Pejabat  Pembuat Komitmen  (PPK)  pada  kantor  BBPOM  Serang.  PPK  atau Kepala Balai mengalami kesulitan terhadap analisa pengadaan barang  atau  pengendalian  terhadap  persediaan  ( inventory control )  khususnya  dalam  menentukan  jumlah  minimum  dan jumlah  maksimum  untuk  suatu  barang  yang  ada  di  gudang. Pada  artikel  ini  akan  dibahas  semua  variabel  penting  dalam melakukan inventory  control sesuai  dengan  metode min-max stock  level seperti:  menentukan safety  stock ,  persediaan minimum,  persediaan  maksimum,  pemesanan  kembali ( reorder point ).
Persediaan yang ada pada  BBPOM Serang pada umumnya tidak  terkait  dengan  bahan  baku  untuk  diproduksi  menjadi barang  jadi  seperti  yang  dilakukan  oleh  perusahaan manufaktur.  Selain  dari  Alat  Tulis  Kantor  (ATK)  dan perlengkapan  Kesehatan  &  Keselamatan  Kerja  (K3),  ada beberapa  kategori  barang  persediaan  utama  di  BBPOM Serang, seperti:
a. Reagensia  cair  merupakan  bahan  kimia  cair  untuk melakukan  pengujian  terhadap  obat  dan  makanan yang  akan  diuji  terhadap  bahan  berbahaya.  Misalnya Acetonitrile GR p.a, Cyclohexane GR p.a
b. Reagensi padat merupakan bahan kimia dalam bentuk padat  untuk  melakukan  pengujian  terhadap  obat  dan makanan. Misalnya Boric Acid (asam borat)
c. Media  Micro  merupakan  bahan  kimia  untuk  menguji apakah suatu obat atau makanan mengandung microba yang sesuai, misalnya pada air mineral  merek tertentu ada microba tetapi tidak boleh melewati batas ambang tertentu. Contoh media micro adalah Aflatoksin B1
d. Baku Pembanding, untuk membandingkan bahan baku dari obat atau makanan, apakah bahan bakunya sesuai atau  tidak.  Misalnya  terigu,  apakah  benar-benar mengandung  terigu  dan  bukan  sagon.  Contoh  baku pembanding adalah asam folat, asam mefemanat.
Berdasarkan uraian di atas, dapat diidentifikasikan beberapa permasalahan yang muncul dalam pengelolaan stok persedian di BBPOM Serang, di antaranya adalah:
a. Sering  terjadi  kekosongan  stok  persedian  di  gudang, sehingga terlambat dalam melakukan pelayanan.
b. Belum  tersedia  layanan  informasi  berbasis  web, sehingga  akses  informasi  stok  persedian  terbatas hanya  pada  pengelola  persediaan  dan  tidak  dapat diakses secara realtime .
c. Dalam  melakukan  pembelian,  Pejabat  Pembuat Komitmen  (PPK)  atau  Kepala  Balai  mengalami kesulitan  terhadap  analisa  pengadaan  barang.  Hal  ini berkaitan  dengan  penentuan safety  stock ,  jumlah minimum, jumlah maksimum dan reorder point suatu barang belum dapat dihitung secara tepat dan akurat. Dalam  penelitian  ini,  penulis  merumuskan  beberapa  masalah yang dapat diselesaikan, di antaranya adalah:
a. Bagaimana cara supaya laporan dapat cepat didapatkan serta stok dapat dilihat secara realtime oleh pihak-pihak yang berkepentingan?
b. Bagaimana  mempermudah  dan  mempercepat  Pejabat Pembuat  Komitmen  (PPK)  atau  Kepala  Balai  dalam melakukan analisa pengadaan persedian?
Diharapkan  dengan  adanya  sistem  persediaan  berbasis web,  pengelola  persediaan  dapat  dengan  mudah  dan  cepat untuk  melihat  dan  mengetahui  data  stok  yang  terkini  pada aplikasi  web.  Data  stok,  khususnya  stok  di  awal  bulan  dapat menjadikan  dasar  untuk  menghitung  batas  minimal  dan maksimal  stok  persediaan.  Pada  setiap  akhir  atau  awal  bulan dilakukan proses closing untuk dapat mengetahui berapa stok awal  untuk  bulan  berikutnya.  Dengan  demikian,  pengolah persediaan akan sangat terbantu dalam memenuhi permintaan persediaan  dari  pelanggan  internal  pada  waktu  dan  jumlah yang tepat. Sehingga proses persediaan barang pada  BBPOM Serang dapat lebih efektif dan efisien. Selain itu, sistem yaang akan  dibangun  juga  dapat  bermanfaat  dalam  mempermudah proses  permintaan  barang  oleh  masing-masing  pihak pelanggan  internal  atau  pegawai.  Manfaat  lain  dari  sistem
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
yang  akan  dibangun  adalah  mempermudah  proses  pelaporan stok barang ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau Kepala Balai.

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN

## A. Metode Pengumpulan Data
Dalam  membangun  sistem  informasi  ini,  penulis menggunakan    metodologi  untuk  pengumpulan  data  sebagai berikut:
a. Pengamatan (Observasi) , yaitu mengadakan peninjauan  langsung  terhadap  kegiatan  dan  sistem yang  berjalan  sehingga  penulis  dapat  memahami proses bisnis pengadaan serta pengendalian persediaan yang ada pada BBPOM Serang.
b. Wawancara (Interview) , yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang mengetahui tentang  permasalahan  yang  ada  di  BBPOM  Serang. Dari  wawancara,  tim  penulis  dapat  memperoleh sejumlah  data  dan  informasi  yang  diperlukan.  Selain itu, penulis juga memperoleh sejumlah bentuk laporan yang diperlukan baik oleh pengolah barang di gudang, user sebagai  pihak  yang  melakukan  permintaan  serta Kepala  Balai  yang  berkepentingan  dalam  melakukan inventory control .
c. Studi Pustaka, yaitu teknik mempelajari sejumlah teori yang  ada  mengenai  terminologi  atau  istilah  dan pengelolaan  sistem  informasi  yang  berhubungan dengan  Sistem  Persediaan  dan inventory  control atau pengendalian persediaan.

## B. Metode Pengembangan Sistem Informasi
Adapun  metodologi pengembangan  sistem  yang  penulis gunakan  adalah  metode waterfall .  Metode  ini  sudah digunakan  secara  luas  untuk  pengembangan  aplikasi perangkat  lunak  dan  merupakan  model  klasik  dari  rekayasa perangkat  lunak  yang  banyak  digunakan  dalam  berbagai macam  proyek  baik  pemerintahan  maupun  perusahaan  besar swasta  lainnya.  Metode  ini  sangat  terstruktur,  tertapi cenderung  bersifat  linier  dan  tidak  fleksibel.  Metode  ini memerlukan  pendekatan  yang  sistematis  dan  sekuensial  di dalam  pengembangan  sistem  perangkat  lunak. Sommerville (2011:31)  dalam  bukunya  mengungkapkan  bahwa  tahapan dari  model waterfall meliputi  aktifitas  seperti  pada  gambar berikut:
Gambar 1. Model Waterfall
Berdasarkan motodologi yang dikemukakan oleh Sommerville seperti gambar di atas, maka penulis melakukan tahapan  untuk  mengumpulkan  semua  persyaratan  sistem sesuai  dengan  kebutuhan  dari  pengguna.  Seperti  yang  sudah dijelaskan  sebelumnya,  maka  tahapan  pengumpulan  data dilakukan  dengan  observasi  dan  wawancara  langsung  ke pengguna  yang  akan  memakai  sistem.  Pada  tahapan  ini, penulis  memperoleh  gambaran  proses  bisnis  yang  ada  di lapangan,  memperoleh  sejumlah  data  berdasarkan  format beberapa  laporan  yang user gunakan  selama  ini.  Setelah  data dikumpulkan,  lalu  dianalisa  bagaimana  hubungan  antara  data yang  satu  dengan  data  yang  lain,  memperkirakan  seperti  apa screen atau antar muka yang bagus dan sesuai kebutuhan user . Setelah  tahap  analisa,  maka  penulis  dan  tim  akan melakukan  perancangan  basis  data  dengan  menerapkan prinsip  normalisasi  sehingga  semua  tabel  atau  entitas  yang dipergunakan  sudah  dalam  bentuk  normal. Normalisasi merupakan  parameter  digunakan  untuk  menghindarari duplikasi  terhadap  tabel  dalam  basis  data.  Pada  saat normalisasi dilakukan juga proses mendekomposisikan sebuah tabel  yang  masih  memiliki  beberapa  anomali  atau  ketidak wajaran  sehingga  menghasilkan  tabel  yang  lebih  sederhana dan  struktur  yang  bagus.  Tabel  yang  dihasilkan  adalah sejumlah  tabel  yang  tidak  memiliki  data redundancy dan memungkinkan user untuk  melakukan insert,  delete ,  dan update pada  baris  ( record )  tanpa  menyebabkan  inkonsistensi data  (Triyono,  2011).  Selain  perancangan  basis  data,  juga dilakukan  perancangan  antar  muka  dengan  pengguna  serta perancangan  laporan-laporan  yang  secara  otomatis  dapat diperoleh  dari  sistem  aplikasi  yang  akan  dikembangkan. Penulis  akan  membahas  dan  menunjukkan  hasil  dari  proses atau  tahapan  aktifitas  pengembangan  perangkat  lunak  pada bagian Hasil dan Pembahasan.

## C. Pemodelan Proses Bisnis
Untuk  mendapatkan  spesifikasi  perangkat  lunak  yang diharapkan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengguna, tim  peneliti  melakukan  pemodelan  secara  visual.  Pemodelan visual  adalah  proses  penggambaran  informasi-informasi secara  grafis  dengan  notasi-notasi  baku  yang  telah  disepakati sebelumnya (Nugroho, 2005:17). Untuk melakukan
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
pemodelan  proses  bisnis  yang  ada  pada  sistem  informasi persediaan  di  BBPOM  Serang,  maka  penulis  menggunakan Data  Flow  Diagram  (DFD)  yang  meliputi  diagram  konteks dan  diagram  rinci  pada  level  yang  lebih  detail.  Data  Flow Diagram  (DFD)  disebut  juga  dengan  Diagram  Arus  Data (DAD).  Defenisi  Diagram  Konteks  ( Context  Diagram ) berdasarkan situs online.visual-paradigm.com adalah diagram tertinggi  dalam  diagram  aliran  data  (DFD)  dan  hanya  berisi satu  proses  mewakili  keseluruhan  sistem,  yang  menetapkan konteks  dan  batasan  sistem  yang  akan  dimodelkan.  Diagram ini  akan  mengidentifikasikan  arus  informasi  antar  sistem  dan entitas eksternal (aktor).
DFD  adalah  suatu  model  logika  data  atau  proses  yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan  data  yang  keluar  dari  sistem,  di  mana  data  disimpan, proses  apa  yang  menghasilkan  data  tersebut,  dan  interaksi antara  data  yang  tersimpan,  dan  bagaiman  proses  yang dikenakan  pada  data  tersebut  (Kristanto,2008).  Salah  satu manfaat  DFD  adalah  memungkinkan  penganalisis  sistem memahami  keterkaitan  antara  subsistem  yang  satu  dengan subsistem yang lainnya pada sistem yang sedang digambarkan. Pemodelan dengan DFD dapat digunakan untuk mengkomunikasikan  sistem  kepada  pengguna  karena  sistem digambarkan secara terstruktur (Kendall, 2003).

## D. Konsep Min-Max Stock Level
Konsep  persediaan  minimum  dan  maksimum  dapat dilakukan  setiap  waktu,  dengan  konsep  titik  pemesanan kembali atau reorder point . Menurut Murti, Karima Batennia dkk  (2019),  konsep  persediaan  maksimum  dan  minimum ditentukan  dengan  jumlah  persediaan  maksimum  dan minimum. Jika  persediaan  sudah  mencapai  jumlah  minimum maka  segera  dilakukan  pembelian  barang  hingga  jumlah barang dapat mencapai persediaan maksimum. Jika persediaan barang  sudah  mencapai  persediaan  maksimum  maka pembelian  dihentikan.  Ketika  barang  dalam  persediaan digunakan  terus  menerus,  maka  persediaan  akan  mencapai titik minimum lagi dan seterusnya. Konsep ini dikembangkan berdasarkan  pemikiran  bahwa  untuk  menjaga  kelangsungan beroperasinya  suatu  perusahaan,  instansi  pemerintahan  atau fasilitas  lain,  beberapa  jenis  barang  tertentu  dalam  jumlah minimum  sebaiknya  tersedia  di persediaan,  supaya  sewaktu- waktu  dibutuhkan,  dapat langsung  digunakan.  Akan  tetapi barang yang  disimpan  tidak  diperbolehkan  terlalu  banyak, sehingga terdapat nilai maksimumnya.
Menurut  C.  Yedida,  and  M.  Ulkhaq  (2017)  bahwa  dalam inventory  control dengan  menggunakan  metode min-max stock meliputi beberapa tahapan yaitu:
a. Menentukan  Persediaan  Pengaman  ( Safety  Stock ).
Safety  Stock atau  persediaan  pengaman  adalah persediaan ekstra yang perlu ditambah untuk menjaga sewaktu-waktu ada tambahan kebutuhan atau keterlambatan  kedatangan  barang.  Formula  Safety Stock = (Pemakaian maksimal – Rata-rata kebutuhan)
x Lead  time . Lead  time adalah  waktu  rata-rata  yang dibutuhkan supplier untuk pengiriman barang.
b. Menentukan  Persediaan  Minimum  ( Minimum  stock ). Minimum  Stock adalah  jumlah  pemakaian  selama waktu pesanan pembelian yang dihitung dari perkalian antara waktu pesanan per periode dan pemakaian rata- rata  dalam  satu  bulan/minggu/hari  ditambah  dengan persediaan  pengaman.  Formula Minimum  stock = (Rata-Rata Kebutuhan x Lead Time ) + Safety Stock.
c. Menentukan Persediaan Maksimum ( Maximum Inventory ). Maximum Stock adalah jumlah maksimum yang  diperbolehkan  disimpan  dalam  persediaan. Formula Maximum stock = 2 x (Rata-Rata Kebutuhan x Lead Time ) + Safety Stock.
d. Jumlah yang perlu dipesan untuk pengisian persediaan kembali ( reorder point ). Formula untuk Reorder Point (Q) = Maksimum – Minimum.
Untuk  melakukan  perhitungan  terhadap  keempat  variabel  di atas  dengan  menggunakan  metode min-max  stock  level ,  akan dibuat  simulasi  data  dalam  bentuk  tabel.  Tabel  tersebut menjelaskan  jumlah  kebutuhan  dan  jumlah  pemakaian  suatu barang  jenis  reagensia  padat Barium  Chloride  Dihydrate (BaCl2)  dalam  periode  satu  tahun  yaitu  2020.  Pembelian dilakukan setiap bulan sehingga angka lead time adalah 1.

## Tabel 1. Jumlah Kebutuhan dan Pemakaian BaCl2
Tahun 2020 Peiode Nama Bahan Jumlah Kebutuhan (Botol @1000 g) Jumlah Pemakaian (Botol @1000 g) Sisa (Botol @1000 g) Januari BaCl2 30 30 0 Pebruari BaCl2 35 30 5 Maret BaCl2 25 25 0 April BaCl2 40 35 5 Mei BaCl2 20 20 0 Juni BaCl2 30 25 5 Juli BaCl2 30 25 5 Agustus BaCl2 25 25 0 September BaCl2 35 20 15 Oktober BaCl2 35 30 5 Nopember BaCl2 37 34 3 Desember BaCl2 30 25 5 Jumlah 372 324 48 Rata-rata 31 27 4
Diketahui stok awal untuk BaCl2 tahun 2020 adalah 10 botol dan lead  time =  1.  Akan  dilakukan  sejumlah  perhitungan dengan  menggunakan  metode min-max  stock  level sebagai berikut:
 Stok  akhir  tahun  2020  =  (Total  Pembelian  –  Total Pemakaian) + Stok Awal Tahun 2020
= (372 – 324) + 10
= 58 Botol
 Safety  Stock =  (Pemakaian  Maksimal  –  Rata-rata Kebutuhan) x Lead Time
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
= (34 – 31) x 1
= 3 Botol
 Minimum stock = (Rata-rata Kebutuhan x Lead time ) + Safety Stock
= (31 x 1) + 3
= 34 Botol
 Maximum  stock =  2  x  (Rata-rata  Kebutuhan  x Lead time ) + Safety Stock
= 2 x (31 x 1) + 3
= 65 Botol
 Tingkat  Pemesanan  Kembali  (Q)  =  Maksimum  – Minimum
= 65-34
= 31 Botol
Berdasarkan hasil perhitungan di atas, dapat dibuat tabel hasil sebagai berikut:
Tabel 2. Rekapitulasi Perhitungan Metode Min-Max Stock
Bahan Baku Stok Akhir 2020 Safety Stock Minimum Stock Maximum Stock Q BaCl2 58 3 34 65 31
Melihat  tabel  di  atas,  dapat  disimpulkan  bahwa  stok  akhir BaCl2  tahun  2020  sangat  besar  jika  dibandingkan  dengan safety stock yang dihitung dengan menggunakan metode min- max  stock .  Untuk  itu  BBPOM  Serang  perlu  mengambil tindakan supaya pada tahun berikutnya tidak terjadi overstock bahan persediaan.  Sedangkan jumlah pemesanan kembali (Q) sebanyak  31  botol  BaCl2,  artinya  tidak  melebihi maximum stock sehingga  jumlah  yang  ditunjukkan  Q  masih  dalam keadaan  normal.  Seperti  ini  data  yang  ditampilkan  oleh metode min-max stock level untuk membantu para manajemen suatu  perusahaan  atau  organisasi  dalam  menganalisa persediaan barang yang ada di organisasi mereka.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Pada pembahasan  ini,  selain  dari proses CRUD ( Creat-Read- Update-Delete ) yang ada pada setiap user interface baik untuk entri  data  master  maupun  data  transaksi,  penulis  akan menjelaskan  empat  proses  penting  yang  akan  dikembangkan di  dalam  sistem  aplikasi.  Adapun  keempat  proses  tersebut adalah:
1. Proses  penambahan  stok  barang  di  gudang  ( stock  in ) melalui  proses  entri  nama  dan  jumlah  barang  yang masuk  ke  gudang  setelah  dilakukan  pengiriman  oleh supplier .
2. Proses pengurangan stok barang di gudang ( stock out ) melalui  proses  entri  nama  dan  jumlah  barang  sesuai dengan request yang dilakukan oleh user atau pegawai internal BBPOM Serang.
3. Proses closing dilakukan  untuk  menentukan  akhir setiap  barang  pada  akhir  bulan  berjalan.  Stok  akhir tersebut  menjadi  stok  awal  setiap  barang  persediaan pada bulan berikutnya. Proses closing dilakukan pada setiap akhir bulan pada bulan berjalan.
4. Proses  perhitungan  variabel  yang  ada  pada  metode min-max  stock  level yaitu safety  stock,  minimum inventory,  maximum  inventory dan reorder  point setiap barang.
Berdasarkan  proses closing dan  proses  perhitungan  variabel dengan  metode min-max  stock  level ,  dapat  dihasilkan  sebuah tabel  yang  mempunyai  kolom  data  berupa:  stok  akhir, safety stock , minimum  stock , maximum  stock dan reorder  quantity . Berdasarkan  hasil  perhitungan  itu,  maka  Pejabat  Pembuat Komitmen  (PPK)  atau  Kepala  Balai  dapat  dengan  mudah dalam  melakukan  analisa  pengadaan  persedian  untuk  tahun berikutnya.  Jadi  angka yang  dihasilkan  berdasarkan perhitungan  metode min-max  stock  level dapat  dijadikan sebagai data pendukung dalam memutuskan atau menentukan berapa  jumlah  stok  minimum  dan  maksimum  suatu  barang persediaan untuk kurun  waktu tertentu.  Sehingga jumlah stok tidak  terlalu  banyak  atau  menumpuk  di  gudang  dan  tidak terlalu  sedikit  bahkan  minus  sehingga  dapat  mengganggu kinerja dari BBPOM Serang.

## A. Blok Algoritma Proses Pada Program
1) Proses Penambahan Jumlah Barang ( Stock In )
- Proses  penambahan  terjadi  saat  admin  melakukan entri  data  barang  yang  masuk  ke  gudang  setelah melalui  proses  pembelian  atau  ada  pengembalian barang dari user karena ada sisa pemakaian.
- Jumlah  yang  dientri  akan  menambah  jumlah  qty_in pada tabel master barang.
- function stock_in ()
{#cari jumlah qty_in pada master barang# $jml_in = (SELECT qty_in FROM barang WHERE id_barang = $id_barang) #jika barang masuk dari supplier maka catat jumlah barang yang tampil pada screen# $curr_qty_supplier = $screen_qty_supplier #catat jumlah barang yang dientri# $entri_qty_supplier = $entri_qty_supplier #hitung qty_in pada master barang# $total_in_supplier = ($jml_in – $curr_qty_supplier) + $entri_qty_supplier #jika barang masuk dari user (sisa pemakaian) maka catat jumlah barang yang tampil pada screen#
$curr_qty_user= $screen_qty_user #catat jumlah barang yang dientri# $entri_qty_user = $entri_qty_user #hitung qty_in pada master barang# $total_in_user = ($jml_in – $curr_qty_user) + $entri_qty_user #update qty_in pada master barang# UPDATE barang SET qty_in = $total_in_user WHERE id_barang = $id_barang}
2) Proses Pengurangan Jumlah Barang ( Stock Out )
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
- Proses  terjadi  saat  admin  entri  barang  keluar  dari gudang sesuai permintaan user
- Jumlah  yang  dientri  akan  menambah  jumlah  barang keluar (qty_out) pada master barang.
- function stock_out ()
{#cari jumlah qty_out pada master barang# $jml_out = (SELECT qty_out FROM barang
WHERE id_barang = id_barang)
#catat jumlah barang yang tampil pada screen#
$curr_qty = $screen_qty #catat jumlah barang yang dientri# $entri_qty = $entri_qty #hitung qty_out pada master barang# $total_out = ($jml_out + $curr_qty) - $entri_qty #update qty_out pada master barang# UPDATE barang SET qty_out = $total_out WHERE id_barang = $id_barang}
3) Proses Closing
- Proses  dilakukan  setiap  akhir  bulan  dengan parameter input tanggal closing .
- Hasil  proses closing per  periode  disimpan  pada tbl_closing, sehingga histori akumulasi barang masuk, barang  keluar  dan  total  stok  per  barang  per  periode dapat ditelusuri.
- Hasil  proses closing menjadi  stok  akhir  setiap  item barang pada bulan berjalan. Jumlah ini juga  menjadi stok awal pada periode bulan berikutnya.
- Lakukan update stok awal pada tabel master barang
- Function closing ()
{#insert semua data pada barang ke tbl_closing INSERT INTO tbl_closing (id_barang, kode_barang) SELECT id_barang, kode_barang FROM barang
#lakukan looping pada tbl_closing untuk mencari total barang masuk gudang dari tabel barang_masuk_rinci, total barang keluar gudang dari barang_keluar_rinci serta stok awal pada barang selama periode satu bulan# $barang = SELECT id_barang, kode_barang FROM tbl_closing $result=mysqli_query($barang) if (mysqli_num_rows($result)>0) {$stock_in = SELECT SUM(jml_masuk) FROM barang_masuk_rinci WHERE id_barang = $id_barang AND periode=$periode $stock_out = SELECT SUM(jml_keluar) FROM tbl_barang_keluar_rinci WHERE id_barang = $id_barang AND periode = $periode $begin_stock = SELECT stok_awal FROM barang where id_barang = $id_barang $closing_stock = $begin_stock + $stock_in – $stock_out
#update tbl_closing UPDATE tbl_closing SET begin_stock = $begin_stock, stock_in = $stock_in, stock_out = $stock_out, total_stock = $closing_stock WHERE id_barang = $id_barang AND periode = $periode
#jika terjadi ketidaksesuaian stok akhir di tabel barang dan tabel tbl_closing, lakukan pemeriksaan dan penyesuaian#
UPDATE barang SET stok_awal = $begin_stock WHERE id_barang = $id_barang } }
4) Proses Min-Max Stock Level
- Buat temporary  table untuk  menyimpan  hasil perhitungan  dengan  metode min-max  stock  level , misalnya tbl_rekap
- Hitung  rata-rata  kebutuhan  setiap  item  barang  per tahun dari tbl_barang_keluar_rinci
- Cari  jumlah  pemakaian  terbanyak  dalam  satu  tahun dari tbl_barang_keluar_rinci
- Lakukan  perhitungan  terhadap  variabel safety  stock, minimum  stock,  maximum  stock dan reorder  point sesuai dengan metode min-max stock .
- Function min_max_stock () {#cari rata-rata kebutuhan
$rata = SELECT SUM(jml_keluar)/12 FROM
tbl_barang_keluar_rinci WHERE id_barang = $id_barang AND periode = $periode
#cari jumlah pemakaian terbanyak dalam setahun# $terbanyak = SELECT MAX(SUM(jml_pakai)) FROM tbl_barang_keluar_rinci WHERE id_barang = $id_barang AND periode = $periode
#cari stok akhir tahun untuk setiap barang persediaan# $stok_akhir = SELECT begin_stock FROM tbl_closing  WHERE  id_barang  =  $id_barang  AND periode = $periode
$leadtime = 1 $safety_stock = ($terbanyak - $rata) * $leadtime $min_stock = ($rata * leadtime) + $safety_stock $max_stock  =  2  *  ($rata  *  $leadtime)  + $safety_stock $Q = $max_stock - $min_stock
#insert  ke  tbl_rekap  hasil  perhitungan  metode min_max stock#
INSERT  INTO  tbl_rekap  (id_barang,  stok_akhir, safety_stock,  min_stock,  max_stock,  Q)  VALUES
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
($id_barang,  $stok_akhir,  $safety_stock,  min_stock, max_stock, $Q)
}

## B. Pemodelan Proses Bisnis
Pemodelan  proses  bisnis  untuk  Sistem  Informasi Persediaan  Barang  Pada  BBPOM  Serang  dilakukan  dengan menggunakan Data  Flow  Diagram (DFD).  Diagram  konteks di bawah ini  menjelaskan bagaimana hubungan antara entitas luar dengan sistem aplikasi secara keseluruhan.

## Gambar 2. Diagram Konteks SI Persediaan
Gambar  3  merupakan  diagram  yang  memperlihatkan  proses untuk semua modul yang ada di dalam sistem ( overview ) yaitu modul untuk entri data master, data transaksi dan proses untuk menghasilkan berbagai jenis laporan.
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
Gambar 3. Diagram Overview Sistem
Penulis akan menjelaskan lebih lanjut untuk diagram proses 2.0  Olah  Data  Transaksi  pada  Gambar  4.a  dan  Gambar  4.b.
Sedangkan proses CRUD (Creat, Read, Update, Delete) untuk proses 1.0 Olah Data Master tidak dijelaskan pada artikel ini.
Gambar 4.a. Diagram Proses Barang Masuk-Keluar-Closing
Diagram pada Gambar 4.a memperlihatkan bagaimana alur proses  mulai  dari user atau  pegawai  melakukan  entri permintaan  barang, user dapat  melihat  stok  pada  sistem, pengelola  persediaan  melakukan  entri  barang  masuk  dari
supplier maupun  sisa  pemakaian  dari user serta  entri  barang keluar sesuai permintaan user .
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
Gambar 4.b. Diagram Proses Perhitungan Min-Max Stock dan Laporan
Diagram  pada  Gambar  4.b  memperlihatkan  alur  proses pembuatan laporan dan proses perhitungan dengan menggunakan metode min-max stock level untuk menghasilkan  data  bagi  Kepala  Balai  dalam  menganalisa persediaan  di  gudang  sehingga  persediaan  tetap  ada  saat dibutuhkkan tetapi tidak over stock .
C. Pemodelan Basis Data
Gambar  5.  memperlihatkan  hubungan  antara  entitas  atau table yang ada pada sistem database .
Gambar 5. Entity Relationship Diagram
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
Pada  pembahasan  implementasi  ini,  penulis  hanya menampilkan  beberapa screenshoot saja  yaitu screen dari menu Transaksi dan beberapa bentuk laporan.
Gambar 6. Persediaan Masuk
Gambar 7. Persediaan Keluar
Gambar 8. Proses Closing
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
Gambar 9. Hasil Proses Closing
Gambar 10. Hasil Proses Min-Max Stock

## IV. K ESIMPULAN
Pengembangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Persediaan berbasis web pada BBPOM Serang dapat mempercepat proses pembuatan  laporan  dan  stok  dapat  dilihat  secara realtime . Metode Min-Max  Stock dapat  membantu  Kepala  Balai  dalam melakukan analisa pengadaan persediaan di BBPOM Serang.

## R EFERENSI
[1] Fadhilah,  S.  N.,  Andreas,  &  Zahedi.  2008. Metode Pengendalian  Persediaan  Bahan  Baku  Crude  Coconut Oil Yang Optimal Pada PT. PSE. INESEA , Vol. 9 No.2 Universitas Bina Nusantara.
[2] Indrajit,  R.,  &  Djokopranoto.  2003. Konsep  Manajemen Supply  Chain:  Strategi  Mengelola  Manajemen  Rantai
Pasokan Bagi Perusahaan Modern di Indonesia .Jakarta:
PT Gramedia Widiasaranan Indonesia
[3] Herjanto, Eddy. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi . Edisi Kedua. Jakarta: Grasindo.
[4] Sommerville, I. 2011. Software Engineering 9 th Edition. United States of America: Addison-Wesley.
[5] Triyono, G. 2011. Pertimbangan Melakukan Denormalisasi  Pada  Model  Basis  Data  Relasi dalam Jurnal Telematika Mkom, Vol.3 No,2 (hlm. 19).
[6] Nugroho,  Adi.  2005. Rational  Rose  untuk  Pemodelan Berorientasi Objek . Bandung: Informatika.
[7] Online.visual-paradigm.com. What  is  System  Context Diagram?
Diakses pada 14 Januari 2021, https://online.visual-paradigm.com/knowledge/system- context-diagram/what-is-system-context-diagram.
JSiI | Jurnal Sistem Informasi | Vol. 8 | No. 1 | Maret 2021 | 31-42
[8] Kristanto,  Andri,  2008, Perancangan  Sistem  Informasi dan Aplikasinya , edisi revisi, Yogyakarta: Gava Media.
[9] Kendall,  Kenneth  E.  Dan  Kendall,  Julie  E.,  2003,
Analisis  dan  Perancangan  Sistem Edisi  Kelima  Jilid  1 dan Jilid 2, Jakarta: Prenhallindo.
[10] Murti,  Karima  Batennia.  2019. Penentuan  Stock Minimal-Maksimal  dan  Pola  Perancanaan  Produksi Pada  Seksi  Painting  Plastik  di  PT.  ABC .  ISSN:  2579- 6429.
[11] C.  Yedida,  and  M.  Ulkhaq.  2017. Perencanaan Kebutuhan  Persediaan  Material  Bahan  Baku  Pada  CV
Endhigra  Prima  dengan  Metode  Min-Max .  Industrial Engineering Online Journal, vol. 6, no. 1, Jan. 2017.