## EVALUASI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERGURUAN TINGGI SWASTA

## (Studi Kasus di Universitas Medan Area)
Yuana Delvika 1
1 Dosen Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Medan Area Jl. Kolam No. 1 Medan Email : yuana_delvika@yahoo.com
Abstrak. Mutu adalah suatu citra yang sangat didambakan oleh setiap perguruan tinggi dalam memberikan jasa kepada  pelanggan  (mahamahasiswa,  alumni,  masyarakat  dan  stakeholder),  baik  dalam  hal  jasa  pelayanan akademik  maupun  jasa  pelayanan  non  akademik.  Pengertian  mutu  dalam  konteks  perguruan  tinggi  dapat didefinisikan  melalui  berbagai  pendekatan,  tetapi  pada  prinsipnya  adalah conformance  to  requirement, yaitu hasil  yang  dikerjakan  sesuai  dengan  apa  yang  diisyaratkan  atau  yang  distandarkan.  Universitas  Medan  Area sebagai  suatu  perguruan  tinggi  yang  bergerak  pada  institusi  pendidikan  telah  mendapatkan  sertifikat  ISO 9001:2008  dan  menerapkannya dalam pelaksanaan pelayanan akademik dan  non akademik, salah satunya pada lingkup  rektorat.  Permasalahan  yang  diangkat  adalah  bagaimana  penerapan  standar  mutu  ISO  9001:2008  dan faktor-faktor apa yang menjadi kendala dalam penerapan standar mutu yang mempengaruhi nilai penerapan ISO 9001:2008 pada lingkup rektorat. Dalam lingkup rektorat tersebut, maka dilakukan wawancara dengan personil yang  terkait  dan  observasi  pada  pelaksanaan  pelayanan  tersebut.  Penilaian  penerapan  standar  mutu  ISO 9001:2008  (klausul  4  sampai  dengan  klausul  8)  ini  didapat  dengan  metode  skor  audit  dan  skala  pengukuran variabel  menggunakan  pembobotan  dan  spider  chart.  Hasil  penelitian  dari  evaluasi  penerapan  ISO  9001:2008 adalah  ada  beberapa  klausul  yang  belum  sesuai  pada  Universitas  Medan  Area  dan  kepedapan  agar  menjadi program prioritas untuk Universitas Medan Area.
Keywords: Persediaan, Pengendalian Suku Cadang, Sistem Informasi
1. Pendahuluan
Perkembangan
teknologi saat ini
menimbulkan persaingan yang sangat ketat terutama antara institusi pendidikan sejenis, hal ini mendorong  setiap  perguruan  tinggi  untuk  dapat memenangkan persaingan  yang ada. Berbagai usaha yang menitik beratkan pada kualitas harus dilakukan agar  perguruan  tinggi  dapat  mempertahankan  diri dan menjadi lebih baik.
Langkah  yang  dapat  diambil  dalam  usaha mempertahankan  pasar  yang  sudah  ada  serta  usaha untuk  mendapatkan  pasar  yang  baru  adalah  dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen.  Untuk  mencapai  hal  di  atas  maka digunakan  metode  sistem  manajemen  mutu  ISO 9001  :  2008 yang  sesuai  dengan standar internasional.  ISO  9001  :  2008  merupakan  suatu standar  internasional  mengenai  sistem  manajemen mutu yang diakui diseluruh dunia.
Pengimplementasian sistem manajemen mutu ISO  9001  :  2008  yang  selama  ini  dilakukan  di Universitas  Medan  Area  harus  terus  diketahui perkembangannya  agar  dapat  dilihat  apakah  sistem atau  metode  tersebut  dapat  memberikan  dampak
positif  bagi  perkembangan  perguruan  tinggi  itu sendiri.  Banyak  manfaat  yang  telah  diperoleh perguruan tinggi setelah menerapkan sistem manajemen  mutu  ISO  9001  :  2008  tetapi  pihak manajemen  belum dapat  mengevaluasi klausul  yang paling besar diterapkan dan klausul apa  yang paling kecil  diterapkan,  hal  ini  dianggap  perlu  agar kedepannya  dapat  dilakukan  perbaikan yang berkelanjutan  terhadap  penerapan  klausul  yang paling  kecil  memberikan  pengaruh  terhadap  kinerja perguruan tinggi.

## 1.1. Perumusan Masalah
Masalah  yang  diselidiki  dalam  penelitian  ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Klausul  yang  paling  besar  diterapkan  oleh perguruan  tinggi  setelah  menerapkan  sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.
2. Klausul  yang  paling  kecil  diterapkan  oleh perguruan  tinggi  setelah  menerapkan  sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.
1.2. Tujuan dan Sasaran Penelitian
Adapun  tujuan  yang  ingin  dicapai  dengan melakukan  penelitian  ini  adalah  mengevaluasi klausul  yang  memberikan  manfaat  terbesar  kepada Universitas  Medan  Area  setelah  menerapkan  sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008

## 1.3. Urgensi Penelitian
Universitas  Medan  Area  telah  menerapkan ISO  9001:2008  dengan  biaya  investasi  yang dikeluarkan cukup besar namun belum jelas manfaat yang  diterima  dari  penerapan  setiap  klausul. Sehingga  hasil  yang  diperoleh  dari  penelitian  ini lebih objektif. Untuk itu, penelitian ini penting untuk diteliti lebih lanjut.

## 2. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah dengan  pendekatan action  research ,  yaitu  suatu metode yang menyelesaikan suatu indikasi keadaan, gejala  pada  kondisi  yang  sudah  ada  dan  sedang berjalan, yang dilakukan dengan pengumpulan data, mentabulasi dan mengklarifikasi serta menginterpretasikan  sehingga  diperoleh  gambaran yang  jelas  mengenai  masalah  yang  dihadapi  dan pada akhirnya usulan pengembangan yang dilakukan.

## 2.1. Lokasi Penelitian
Lokasi  penelitian  dilakukan  pada  perguruan tinggi Universitas Medan Area yang terletak dijalan Kolam No.1 Medan.

## 2.2. Metode Pengumpulan Data
Data  yang  diperlukan  dalam  penelitian  ini dikumpulkan dengan berbagai cara, sebagai berikut:
1. Melakukan observasi langsung, yaitu mencatat sendiri  data  yang  diperlukan  yang  diperoleh terhadap pengamatan di lapangan.
2. Melakukan  Tanya  jawab  secara  langsung dengan pihak yang terkait.
3. Melakukan  penelusuran  berbagai  dokumen yang  terkait  seperti  data  masa  lalu,  kebijakan dan berbagai dokumen yang terkait.

## 2.3. Sumber Data
Data  yang  diperlukan  dalam  penelitian  ini secara garis besar terdiri dari dua jenis data, yaitu:
1. Data Primer Data Primer meliputi Alur informasi yang ada
sekarang dan lain-lain.
2. Data Sekunder
Metodologi  ini  merupakan  sesuatu  yang sangat  penting  karena  berhasil  tidaknya,  demikian juga  tinggi  rendahnya  kualitas  hasil  penelitiannya
sangat  ditentukan  oleh  ketetapan  penulis  dalam memilih metodologi penelitiannya.
Diagram  alir  atau  tahapan-tahapan  dalam melakukan  dapat  ditunjukkan  pada  Gambar  1  di bawah ini :
Mulai
Latar Belakang Masalah Pembuatan Kuisioner Kesimpulan dan saran Selesai Perumusan Tujuan Penyebaran Kuisioner Rekapitulasi Kuisioner Analisis Kuisioner

## Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

## 3. Hasil Penelitian
Dari  rekapitulasi  kuisioner  di  atas  dapat dilihat  informasi  yang  diperoleh  berdasarkan klausul 4 bahwa klausul 4.2.1, 4.2.2 dan 4.2.4 telah sepenuhnya  diterapkan,  sedangkan  klausul  4.1  dan 4.2.3  belum  sepenuhnya  diterapkan.  Klausul  4.1 yang  belum  terpenuhi  adalah  Universitas  Medan Area  belum  pernah  melakukan  pemantauan, pengukuran  dan  analisa  proses-proses  yang  terkait untuk menghasilkan kepuasan pelanggan. Universitas  Medan  Area  juga  belum  menerapkan tindakan  –  tindakan  diperlukan  untuk  mencapai hasil  –  hasil  yang  direncanakan  dan  peningkatan terus – menerus dari proses – proses ini. Sedangkan analisa  dari  Klausul  4.2.3  yang  belum  terpenuhi adalah  Universitas  Medan  Area  belum  sepenuhnya mencegah  penggunaan  dokumen  –  dokumen  yang usang  atau tidak  berlaku  lagi  dan  menerapkan  cara identifikasi  yang  tepat  untuk  dokumen  –  dokumen itu  apabila  masih  dipertahankan  untuk  suatu maksud  tertentu.  Di  unit-unit  masih  terdapat dokumen  yang  sudah  kadaluarsa  masih  digunakan dan  bahkan  unit-unit  belum  menerima  dokumen dengan  revisi  terakhir.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat dilihat pada Gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2. Spider Chart Penerapan Klausul 4 di

## Universitas Medan Area
Untuk  klausul  5  hampir  semua  klausul  5 terpenuhi  di  Universitas  Medan  Area.  Ini  artinya komitmen Top  Management sangat  baik.  Namun klausul  5.4.2  tidak  terpenuhi  seluruhnya.  Hal  ini terkait  persencanaan  yang  telah  ditetapkan  oleh Universitas  Medan  Area  belum  mengacu  kepada peningkatan  terus  menerus  dari  sistem  manajemen kualitas  yang  ada.  Perencanaan  yang  telah  dibuat tidak berubah (meningkat) selama 3 tahun terakhir. Dan  tidak  ada  integritas  dari  Sistem  Manajemen Kualitas  agar  tetap terpelihara  apabila  perubahan  – perubahan dari Sistem Manajemen itu direncanakan dan diimplementasikan. Untuk lebih  jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3 di bawah ini.

## Gambar 3. Spider Chart Penerapan Klausul 5 di Universitas Medan Area
Klausul  6  terkait  dengan  klausul  sumber daya,  baik  sumber  daya  manusia,  sarana  prasarana dan  lingkungan  kerja.  Universitas  Medan  Area telah  sepenuhnya  menerapkan  klausul  6  ini.  Untuk lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada  Gambar  4  di bawah ini.
Gambar 4. Spider Chart Penerapan Klausul 6 di

## Universitas Medan Area
Klausul 7 berisi tentang kegiatan operasional khususnya  untuk  perancangan  kurikulum,  belajar mengajar,  praktikum,  monitoring  proses  belajar mengajar  dan  proses  wisuda.  Universitas  Medan Area  telah  konsisten  sepenuhnya  menerapkan hampir semua klausul 7  namun ada 2 klausul  yang belum  sepenuh  nya  diterapkan  yaitu  klausul  7.2.2 dan  klausul  7.6.  Klausul  7.2.2  menetapkan  bahwa organisasi  harus  melaksanakan  peninjauan  ulang seluruh persyaratan yang dibutuhkan oleh pelanggan  dan stakeholder .  Universitas  Medan Area telah melaksanakan peninjauan ulang tersebut tetapi  proses  peninjauan-ulang  belum  menjamin bahwa perubahan persyaratan – persyaratan produk telah  dilakukan  dan  disadari  oleh  personel  yang relevan dalam organisasi. Hasil  –  hasil peninjauan- ulang  dan  tindakan  –  tindakan  yang  berkaitan  juga belum didokumentasikan dan dipelihara.
Untuk  klausul  7.6  menetapkan  organisasi harus melaksanakan pemantauan pengukurang yang dilaksanakan.  Universitas  Medan  Area  belum melakukan  kalibrasi  dan  verifikasi  secara  periodik atau  sebelum  digunakan  terhadap  alat  yang memiliki  standar  nasional  atau  internasional.  Jika tidak  ada  standar  kalibrasi  yang  sesuai,  maka landasan  yang  digunakan  untuk  kalibrasi  ini  harus dicatat dan dipelihara. Universitas Medan Area juga belum  menjaga  alat  dari  kerusakan  dan  penurunan keandalan  (kemerosotan)  selama  penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan alat tersebut. Untuk lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada  Gambar  5  di bawah ini.
Klausul 8 menetapkan organisasi diwajibkan melakukan  pengukuran  dan  pemantauan  kinerja sistem yang telah ditetapkan sebelumnya. Universitas  Medan  Area  telah  melaksanakan pengukuran  dan  pemantauan  tersebut  namun  ada beberapa  klausul  yang  belum  terpenuhi  antara  lain klausul 8.2.3 pemantauan proses telah dilaksanakan tetapi apabila hasil –  hasil yang direncanakan tidak tercapai  maka  tindakan  korektif  belum  dilakukan untuk  perbaikan.  Pada  klausul  8.3  Universitas Medan  Area  telah  mengelola  ketidaksesuaian namun  proses  –  proses  yang  dirancang  belum menjamin  bahwa  produk  yang  tidak  sesuai  dengan persyaratan  diidentifikasi  dan  dikendalikan  untuk mencegah  dari  penggunaaan  yang  tidak  diinginkan atau penyerahaan kepada pelanggan.
Ketidaksesuaian  tersebut  juga  belum  diperbaiki ulang, apakah hasil perbaikan ulang  itu diverifikasi kembali  agar  menjamin  kesesuaian  terhadap persyaratan produk.
Klausul  8.5.3  tentang  tindakan  preventif (tindakan pencegahan)
sepenuhnya belum diterapkan oleh Universitas Medan Area.
Universitas  Medan  Area  telah  membuat  prosedur tertulis untuk tindakan pencegahan. Namun saat ini belum  mengidentifikasi  ketidaksesuaian  potensial dan penyebab – penyebabnya, belum mengevaluasi kebutuhan  untuk  tindakan  pencegahan  terjadi ketidaksesuaian,  belum  mencatat  hasil  –  hasil  dari tindakan preventif yang dilakukan, belum meninjau-ulang  efektivitas  dari  tindakan  preventif yang  dilakukan  dan  tindakan  preventif  yang dilakukan  itu  belum  menghilangkan  penyebab  – penyebab  potensial  dari  ketidaksesuaian  yang berpengaruh  pada  masalah  –  masalah  potensial. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 6 di bawah ini.
Gambar 6. Spider Chart Penerapan Klausul 8 di Universitas Medan Area
4. Kesimpulan Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah sebagai berikut :
1. Klausul 4 bahwa klausul 4.2.1, 4.2.2 dan 4.2.4 telah  sepenuhnya  diterapkan,  sedangkan klausul  4.1  dan  4.2.3  belum  sepenuhnya diterapkan.  Klausul  4.1  yang  belum  terpenuhi adalah Universitas Medan  Area belum pernah melakukan  pemantauan,  pengukuran  dan analisa  proses-proses  yang  terkait  untuk menghasilkan
kepuasan pelanggan. Universitas Medan Area juga belum menerapkan  tindakan  –  tindakan  diperlukan untuk mencapai hasil –  hasil  yang direncanakan dan peningkatan terus – menerus dari  proses  –  proses  ini.  Sedangkan  analisa dari  Klausul  4.2.3  yang  belum  terpenuhi adalah  Universitas  Medan  Area  belum sepenuhnya  mencegah  penggunaan  dokumen – dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi dan  menerapkan  cara  identifikasi  yang  tepat untuk  dokumen  –  dokumen  itu  apabila  masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu. Di unit-unit  masih  terdapat  dokumen  yang  sudah kadaluarsa  masih  digunakan  dan  bahkan  unit- unit  belum  menerima  dokumen  dengan  revisi terakhir.
2. Klausul 5 hampir semua klausul 5 terpenuhi di Universitas Medan Area. Ini artinya komitmen Top Management sangat baik. Namun klausul 5.4.2  tidak  terpenuhi  seluruhnya.  Hal  ini terkait  persencanaan  yang  telah  ditetapkan oleh Universitas Medan Area  belum  mengacu kepada peningkatan terus menerus dari sistem manajemen  kualitas  yang  ada.  Perencanaan yang  telah  dibuat  tidak  berubah  (meningkat) selama  3  tahun  terakhir.  Dan  tidak  ada integritas  dari  Sistem  Manajemen  Kualitas agar  tetap  terpelihara  apabila  perubahan  – perubahan  dari  Sistem  Manajemen itu direncanakan dan diimplementasikan.
3. Klausul 6 terkait dengan klausul sumber daya, baik  sumber  daya  manusia,  sarana  prasarana dan lingkungan kerja. Universitas Medan Area telah sepenuhnya menerapkan klausul 6 ini.
4. Klausul  7  berisi  tentang  kegiatan  operasional khususnya  untuk  perancangan  kurikulum,
belajar  mengajar,  praktikum,  monitoring proses  belajar  mengajar  dan  proses  wisuda.
Universitas  Medan  Area  telah  konsisten sepenuhnya menerapkan hampir semua klausul  7  namun  ada  2  klausul  yang  belum sepenuh  nya  diterapkan  yaitu  klausul  7.2.2 dan  klausul  7.6.  Klausul  7.2.2  menetapkan bahwa organisasi harus melaksanakan peninjauan  ulang  seluruh  persyaratan  yang dibutuhkan  oleh  pelanggan  dan stakeholder .
Universitas  Medan  Area  telah  melaksanakan
peninjauan  ulang  tersebut  tetapi  proses peninjauan-ulang  belum  menjamin  bahwa perubahan  persyaratan  –  persyaratan  produk telah  dilakukan  dan  disadari  oleh  personel yang  relevan  dalam  organisasi.  Hasil  –  hasil peninjauan-ulang  dan  tindakan  –  tindakan yang  berkaitan  juga  belum  didokumentasikan dan dipelihara. Untuk klausul 7.6 menetapkan organisasi  harus  melaksanakan  pemantauan pengukurang  yang  dilaksanakan.  Universitas Medan  Area  belum  melakukan  kalibrasi  dan verifikasi  secara  periodik  atau  sebelum digunakan terhadap alat yang memiliki standar nasional  atau  internasional.  Jika  tidak  ada standar  kalibrasi  yang  sesuai,  maka  landasan yang  digunakan  untuk  kalibrasi  ini  harus dicatat  dan  dipelihara.  Universitas  Medan Area  juga  belum  menjaga  alat  dari  kerusakan dan  penurunan  keandalan  (kemerosotan) selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan alat tersebut.
5. Klausul  8  menetapkan  organisasi  diwajibkan melakukan  pengukuran  dan  pemantauan kinerja sistem yang telah ditetapkan sebelumnya.  Universitas  Medan  Area  telah melaksanakan  pengukuran  dan  pemantauan tersebut  namun  ada  beberapa  klausul  yang belum  terpenuhi  antara  lain  klausul  8.2.3 pemantauan  proses  telah  dilaksanakan  tetapi apabila  hasil  –  hasil  yang  direncanakan  tidak tercapai  maka  tindakan  korektif  belum dilakukan  untuk  perbaikan.  Pada  klausul  8.3 Universitas  Medan  Area  telah  mengelola ketidaksesuaian  namun  proses  –  proses  yang dirancang  belum  menjamin  bahwa  produk yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah  dari  penggunaaan  yang  tidak diinginkan atau penyerahaan kepada pelanggan.  Ketidaksesuaian  tersebut  juga belum diperbaiki ulang, apakah hasil perbaikan  ulang  itu  diverifikasi  kembali  agar menjamin  kesesuaian  terhadap  persyaratan produk.  Klausul  8.5.3  tentang  tindakan preventif  (tindakan  pencegahan)  sepenuhnya belum  diterapkan  oleh  Universitas  Medan
Area. Universitas Medan Area telah  membuat prosedur  tertulis  untuk  tindakan  pencegahan. Namun  saat  ini  belum  mengidentifikasi ketidaksesuaian  potensial  dan  penyebab  – penyebabnya,  belum  mengevaluasi  kebutuhan untuk tindakan pencegahan terjadi ketidaksesuaian,  belum  mencatat  hasil  –  hasil dari tindakan preventif yang dilakukan, belum meninjau-ulang  efektivitas  dari  tindakan preventif  yang  dilakukan  dan  tindakan preventif yang dilakukan itu belum menghilangkan penyebab – penyebab potensial dari ketidaksesuaian yang berpengaruh pada masalah –  masalah potensial

## DAFTAR PUSTAKA
Gasperz,  Vincent.  2002. ISO  9001:2000  and Continual  Quality  Improvement .  Jakarta  :
PT. Gramedia Pustaka Utama.
Gasperz,  Vincent,  2012, Three-in-One  ISO-9001, ISO-14001,  OHSAS-18001,  Contoh  Aplikasi pada  Bisnis  dan  Industri ,  Vinchristo Publication Harbubagin,  B  dan  Ronitua,  P.  1995. 26  Langkah Menuju  Sertifikasi  ISO  9000 .  Jakarta  :  PT. Iron Damwin Sentosa.
Santosa,  Made  Arya  Wira, Penerapan  Sistem Manajemen  Mutu  ISO  9001:2008 , Jurnal Ilmiah Elektronik Infrastruktur Teknik Sipil, Vol 2, No.1 Pebruari 2013.
Wartiningsih,  Endah. Evaluasi  Penerapan  Sistem Manajemen  Mutu  di  Politeknik  xxx, Jurnal Epigram, Vol.10,  No.2 Oktober 2014. Tjiptono,  F  dan  Diana  A.  2001. Total  Quality Management . Yogyakarta : Penerbit Andi.
__________,  2010, Sistem  Penjaminan  Mutu Perguruan  Tinggi  (SPM-PT) ,  Depdiknas, Ditjen Dikti
__________, 2008 ,  Kompilasi  Buku  Penjaminan,
Sistem  Penjaminan  Mutu  Perguruan  Tinggi SPM-PT , KKM-IPB.
__________ , 2012 ,  Pedoman  Mutu-ISO-9001:2008 Universitas Medan Area, Lembaga Penjamin Mutu