Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## Optimalisasi Pengelolaan Arsip melalui Sistem Informasi Kearsipan
Digital (SIKENDI) di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

## Padjadjaran
Salsa Amalia Putri 1 , Sukaesih 1 , Lusi Romaddyniah Sujana 1 1 Universitas Padjadjaran *Corresponding author, e-mail: salsa20009@mail.unpad.ac.id

## Abstract
This study aims to determine the process of digital archive management at the Faculty of Economics and Business, Universitas Padjadjaran through the Sikendi website-based  application.  This  research  was  also  conducted  to  find  out  the background of Sikendi's creation, obstacles in its use, and changes that occur in manual  archive  management  with  digital  management.  The  method  used  was descriptive  qualitative  with  data  collection  techniques  including  observation, interviews,  literature  review,  and  documentation.  The  data  was  then  analyzed using  the  Miles  and  Huberman  data  analysis  model.  The  research  informants were  2  archivists  at  the  Faculty  of  Economics  and  Business,  Padjadjaran University.  The  results  showed  that  archive  digitization  makes  management more efficient and effective. The digital system used, Sikendi, consists of 5 stages, namely  creation,  categorization,  filing,  classification  coding,  and  digital  media transfer. The obstacles encountered in managing with a digital system are in the aspects of lack of human resources, lack of facilities, and systems that experience errors.
Keywords: Records management, digital archive, digital archive system
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Introduction
Daya ingat manusia memiliki keterbatasan oleh karena itu segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan menjadi krusial untuk direkam atau tercatat agar informasi yang dibutuhkan di kemudian hari tetap dapat diingat. Informasi yang terekam dan menjadi dokumen tersebut memilki nilai guna sehingga penting untuk memahami proses pengelolaannya yang dimulai dari tahapan penciptaan. Berkaitan dengan istilah rekam atau record dan dokumen serta dokumentasi maka ada istilah sepaham lainnya yaitu archive atau arsip.  Arsip bukan hanya dibutuhkan oleh individu tetapi penggunaanya juga bersifat vital bagi segala jenis organisasi, lembaga, maupun bentuk kelompok lainnya.
Kata “Arsip” menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia merujuk ke berbagai makna mulai dari dokumen tertulis,  dokumen  bergambar,  dokumen  yang  tersimpan  dalam  media  tulisan,  meupun  dokumen  dalam bentuk elektronik yang umumnya dihasilkan oleh berbagai lembaga resmi, untuk kemudian dikelola dan disimpan ke lokasi khusus sebagai referensi (KBBI Daring, 2022). Makna kata arsip juga tercantum di dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 yang membahas mengenai kearsipan. Menurut Undang- Undang Kearsipan tersebut dijelaskan yang dimaksud dengan kata arsip ialah “ Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. ” (Indonesia, 2009).
Menurut Huriyah (2023) arsip memiliki empat fungsi utama yaitu arsip berperan penting dalam tata administrasi di organisasi, arsip sebagai kebutuhan hidup yang dimiliki oleh manusia, arsip menjadi bukti dan sumber informasi yang bersifat autentik, serta arsip berperan sebagai aspek yang mendukung dalam pengambilan  keputusan.  Arsip  sebagai  administrasi  organisasi  berfungsi  sebagai  produk  yang  memuat sumber informasi dari seluruh rekaman atau ingatan kegiatan yang telah terlaksana. Arsip juga disebutkan sebagai kebutuhan hidup manusia, ini berarti bahwa keberadaan arsip dapat merepresentasikan seseorang. Hal tersebut berkaitan dengan kehidupan yang semakin berkembang dan arsip menjadi kebutuhan yang sama pentingnya dengan kebutuhan pokok seperti sandang, papan, dan pangan. Selain itu, tentu saja arsip berfungsi sebagai alat bukti yang bersifat autentik dikarenakan penciptaan arsip berhubungan langsung dengan kegiatan atau peristiwa yang benar terjadi. Fungsi arsip dalam mendukung pengambilan keputusan juga diiringi oleh fungsi lainnya seperti penunjang proses aktivitas pengawasan, sebagai sumber ingatan, dan pendorong dalam terlaksananya proses perencanaan.
Pendayagunaan arsip di berbagai organisasi merupakan suatu urgensi, oleh karena itu pengelolaan arsip bersifat  esensial.  Kegiatan  mengelola  arsip  juga  dapat  disebut  sebagai  aktivitas  manajemen  kearsipan. Menurut (Mandulangi et al., 2022) manajemen kearsipan memiliki arti sebagai suatu kegiatan dalam bidang kearsipan yang dilakukan agar tujuan yang dimiliki oleh organisasi dapat dicapai dan berjalan secara efektif dan efisien. Kata manajemen tersebut juga dapat dikaitkan dengan aktivitas lainnya seperti perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan, serta pengawasan. Arsip yang dikelola tidak hanya diprioritaskan berdasarkan aspek  fisik  atau  bentuknya  saja  tetapi  juga  berdasarkan  pada  aspek  isi  informasi  arsip  tersebut  atau rehabilitasnya.  Informasi  dalam  arsip  tersebut  menjadi  bersifat  siap  pakai  atau ready  to  use sebagai pemenuhan akses dan kualitas layanan kepada masyarakat (Putri, 2022). Seiring dengan berkembangnya zaman maka kepraktisan merupakan nilai yang dicari oleh setiap individu maupun organisasi. Oleh karena itu pengelolaan arsip juga mengikuti perkembangan. Pengelolaan arsip pada masa sekarang bersifat lebih progresif dan sudah terbantu oleh digitalisasi.
Arsip  digital  adalah  arsip  yang  penyimpanannya  telah  didukung  oleh  sarana  elektronik  dan  dapat  dengan mudah untuk diakses, adapun tujuan dari digitalisasi arsip yakni agar arsip serta dokumen yang ada dapat tersimpan dan terkelola dengan lebih efisien serta keamanannya dapat terjaga (Putri, 2022). Sementara itu, arsip elektronik diatur  dalam  Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2021  tentang  Pengelolaan  Arsip Elektronik, di dalamnya termuat bahwa “Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima dalam  format  elektronik  atau  Arsip  hasil  alih  media.”  serta  “Pengelolaan  Arsip  Elektronik  adalah  proses pengendalian  Arsip  Elektronik  secara  efisien,  efektif,  dan  sistematis  yang  meliputi  pembuatan,  penerimaan, penggunaan,  penyimpanan,  pemeliharaan,  alih  media,  penyusutan,  akuisisi,  deskripsi,  pengolahan,  preservasi, akses dan pemanfaatan.” (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2021).
Digitalisasi arsip terdiri atas berbagai cara, umumnya lembaga atau organisasi akan menggunakan suatu sistem yang  dapat  membantu  dalam  proses  digitalisasi  arsip.  Sistem  kearsipan  merupakan  sebuah  rangkaian  dalam pengelolaan  arsip  yang  berkoordinasi  agar  dapat  menghasilkan  arsip  yang  terstruktur  ke  dalam  beberapa  unit informasi  dan  siap  untuk  digunakan  sebagai  kepentingan  operasional  yang  sesuai  dengan  landasan  bahwa organisasi mendapatkan informasi yang tepat untuk kepentingan yang tepat sehingga dapat bermanfaat di waktu yang tepat (Mandulangi et al., 2022).
Implementasi  pendayagunaan  arsip  berbasis  digital  telah  dilakukan  oleh  berbagai  instansi  tak  terkecuali  di instansi Perguruan Tinggi. Salah satunya dibahas dalam penelitian dengan judul “Analisis Penataan Arsip Dinamis Berbasis Digital di Universitas Negeri Semarang” dalam penelitian tersebut diulas tentang perubahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip manual ke arsip digital, keuntungan dari penggunaan arsip digital, serta kekurangan dalam penggunaan  arsip  digital  Hasil  dari  penelitian  ini  menunjukan  bahwa  perubahan  dari  sistem  arsip  yang  semula manual menjadi digital sangat dibutuhkan sebab proses yang terjadi jauh lebih efektif dan efisien (Legowo et al., 2021).
Fakultas Bisnis dan Ekonomi Universitas Padjadjaran merupakan salah satu bagian dari lembaga Perguruan Tinggi  yang  tentu  memiliki  banyak  kepentingan  yang  dikelola  ke  dalam  arsip.  Arsip  yang  ada  dapat  bersifat dinamis dan statis, unit-unit kerja mengelola bagian arsip dinamis sementara unit-unit tersebut juga menyalurkan arsip  ke bagian  unit  kearsipan  fakultas.  Berdasarkan  hasil observasi  awal  diketahui bahwa  Fakultas  Bisnis  dan Ekonomi  Universitas  Padjadjaran  telah  memiliki  suatu  sistem  yang  dapat  membantu  dalam  pengelolaan  arsip secara digital, sistem tersebut dinamai dengan “Sikendi.” Sistem tersebut masih terus dikembangkan, temuan dari observasi yang ada bahwa sistem dan pengelolaannya masih memiliki kekurangan serta hambatan.
Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana proses dari pengelolaan arsip digital di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran melalui aplikasi berbasis website Sikendi. Selain itu penelitian ini juga  dilakukan  untuk  mengetahui  latar  belakang  penciptaan  Sikendi,  hambatan  dalam  penggunaanya,  serta bagaimana  perubahan  yang  terjadi  dalam  pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  secara manual  dengan pengelolaan arsip secara digital. Kajian ini diharapkan mampu menjadi bahan pengetahuan baru mengenai pengelolaan arsip digital di Fakultas Bisnis dan Ekonmi Universitas Padjadjaran, serta sebagai masukan agar pengelolaan arsip yang dilakukan dapat terus dimaksimalkan.

## Method
Desain penelitian yang digunakan untuk kajian ini ialah pendekatan kualitatif dan metode yang dipilih yakni  metode  deskriptif.  Penelitian  kualitatif  merupakan  suatu  cara  pendekatan  yang  dilakukan  guna menelaah dan memahami sebuah fenomena sentral. Pemahaman yang didapatkan merupakan hasil dari penelitian dengan upaya seperti mewawancarai peserta penelitian atau narasmber terkait dengan berbagai pertanyaan  mulai  dari  umum  maupun  pertanyaan  yang  luas.  Hasil  dari  wawancara  tersebut  ,erupakan suatu  bentuk  informasi  yang  kemudian  dapat  disusun  menjadi  suatu  teks  (Creswell,  2008;  Hasan  et  al, 2022). Sementara itu adapun metode kualitatif deskriptif sesuai apabila digunakan untuk penelitian yang informasinya didapatkan langsung oleh berbagai pihak yang terlibat dalam fenomena yang sedang ditelaah, sedangkan sumber daya lain yang ada serta waktu yang dimiliki terbatas (Neergaard et al, 2009;  Suardi, 2017). Metode deskriptif juga digunakan agar dapat mengemukakan dan menelaah fenomena yang ada, prosesnya, serta melalui pandangan hidup atau suatu perspektif (Caelli et al;  Suardi, 2017).
Berbeda dengan penelitian kuantitatif yang menyajikan hasil berupa rangkaian data atau angka-angka mutlak,  penelitian  kualitatif  deskriptif  berupaya  mengamati  sebuah  fenomena  dengan  menjabarkan gambaran utuh hasil observasi di lokasi penelitian. Penelitian ini dilakukan di Kantor atau Unit Kearsipan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran yang berlokasi di Jalan Dipati Ukur No.35 Bandung, Jawa Barat. Waktu penelitian yakni pada hari Jumat, 24 Maret 2023 sedari pukul 8.00 WIB. Informan dalam penelitian adalah orang-orang yang memahami dengan tepat mengenai topik atau  pengetahuan relevan susuai dengan penelitian yang dilakukan, serta dapat memberikan informasi selengkap-lengkapnya untuk menjawab  pertanyaan  penelitian.  Informan  dalam  penelitian  ini  yaitu  sebanyak  2  orang,  merupakan Arsiparis di Kantor Kearsipan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran.
Suatu  penelitian  juga  didasarkan  pada  teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  oleh  peneliti. Pengumpulan data   merupakan suatu proses berupa kegiatan yang dilaksanakan oleh peneliti agar dapat menangkap atau  meninjau  berbagai informasi, fenomena, dan situasi di lokasi penelitian sesuai dengan bidang kajian yang diteliti (Hasan et al, 2022). Penelitian ini menggunakan beberapa teknik pengumpulan data  diantaranya  yaitu  melalui  observasi,  wawancara,  telaah  literatur,  dan  dokumentasi.  Observasi dilakukan langsung oleh peneliti di Kantor Kearsipan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran, bersamaan dengan itu dilakukan juga wawancara mendalam dengan informan penelitian. Adapun teknik analisis data yang digunakan pada penelitian ini ialah analisis data model Miles dan Huberman yang terdiri atas  tahapan  pengumpulan  data (data  collection), reduksi  data (data  reduction), penyajian  data (data display), serta penarikan simpulan (conclusion drawing) (Sugiyono, 2018).

## Results and Discussion
1. Profil Kantor Kearsipan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran
Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis  Universitas  Padjadjaran  terdiri  atas  berbagai  Program  Studi  yang terbagi  atas  beberapa  jenjang  pendidikan.  Jenjang  Diploma  terdiri  atas  4  Program  Studi  yakni Akuntansi perpajakan, Akuntansi Sektor Publik, Bisnis Internasional, dan Pemasaran Digital. Jenjang Sarjana terdiri atas Program Studi Akuntansi, Ilmu Ekonomi, Manajemen, Ekonomi Islam, dan Bisnis Digital.  Jenjang  Pascasarjana  terdapat  Program  Studi  untuk  keprofesian  yakni  Profesi  Akuntansi (PPAK)  dan  jenjang  Magister  yang  terdiri  atas  program  Studi  Ekonomi,  Ilmu  Manajemen,  Ilmu Ekonomi, Manajemen, Ekonomi Terapan, Akuntansi, serta Manajemen Mikro Terpadu. Adapun pada jenjang Doktor Program Studi yang ada yaitu Manajemen, Ekonomi, dan Akuntansi.
Kearsipan dalam berbagai lembaga memiliki fungsi vital, dapat terlihat bahwa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran membawahi banyak Program Studi. Hal ini berarti bahwa lembaga kearsipan  di  Fakultas  ini  sangatlah  dibutuhkan  dan  perannya  bersifat  esensial.  Kantor  Kearsipan Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis  Universitas  Padjadjaran  terletak  di  Kampus  Padjadjaran  Dipati  Ukur, Lokasinya  bersebrangan  dengan  perpustakaan.Berdasarkan  observasi  yang  telah  dilakukan  Kantor Kearsipan ini terdiri atas beberapa ruangan yakni ruang kerja arsiparis dan ruang penyimpanan arsip. Kantor  Kearsipan  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis  disebut  juga  dengan Record  Center II,  sedangkan sebutan Record  Center I  merujuk  pada  Kearsipan  Pusat  yakni  Kantor  Kearsipan  Universitas Padjadjaran.  Arsip  yang  terdapat  di  Kantor  Kearsipan  ini  ialah  arsip-arsip  yang  bersifat  inaktif, sementara  arsip  aktif  berada  dan  tersebar  di  berbagai  unit  kerja.  Sumber  daya  manusia  ada  yaitu sejumlah 4 orang arsiparis dan sarana prasarana yang dimanfaatkan berupa komputer, mesin scanner, lemari penyimpanan arsip, serta paper shredder.
2. Pengelolaan Arsip di Kantor Kearsipan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran Record  center di  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis  Universitas  Padjadjaran  diresmikan  sejak  tahun 2017. Sebelum diciptakannya sistem kearsipan berbasis digital, pengeloaan arsip di lembaga ini masih dilakukan secara manual. Arsip yang dikelola merupakan arsip inaktif yang diperoleh dari berbagai unit kerja yang ada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. Unit-unit kerja tersebut yakni  pada  bidang  akademik,  bidang  umum,  bidang  sarana  dan  prasarana,  unit  Dekan  dan  Wakil Dekan,  bidang  keuangan,  bidang  kepegawaian,  dan  bidang  kemahasiswaan.  Apabila  arsip  sudah dianggap  menjadi  arsip  statis  maka  arsip  tersebut  akan  diserahkan  ke  pihak  Kearsipan  Pusat Universitas  Padjadjaran.  Berkaitan  dengan  pembahasan  bahwa  arsip  yang  terdapat  pada  kantor kearsipan ini bersifat inaktif maka banyak dari dokumen arsip yang ada sudah cukup berumur atau merupkan dokumen-dokumen lampau.
Pengelolaan arsip dilakukan dengan beberapa langkah,  di awali dengan  penciptaan arsip. Arsip yang diserahkan kepada Kantor Kearsipan ini kemudian akan disortir sesuai dengan kategori masing- masing arsip. Arsip yang sudah melalui tahap pemisahan kategori tersebut kemudian akan diberi kode klasifikasi.  Tahap  tersebut  disebut  juga  tahap  pemberkasan,  selain  pemberian  kode  klasifikasi ditentukan juga lokasi penyimpanan arsip dan Jadwal Retensi  Arsip atau JRA. Tanpa adanya sistem digitalisasi maka proses pengelolaan yang dilakukan cukup membutuhkan waktu. Proses input data arsip yang dilakukan juga hanya mengandalkan program Microsoft Excel. Sementara jumlah dokumen arsip yang ada terbilang sangat banyak.
Pengelolaan  arsip  pada  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis  di  Universitas  Padjadjaran  berpedoman kepada Peraturan Rektor, tepatnya tercantum dalam Peraturan Rektor Nomor 60 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Arsip di Lingkungan Unpad. Termasuk di dalamnya memuat regulasi tentang ketentuan umum, asas pengorganisasian, tujuan, tanggungjawab, dan lingkup kearsipan, penetapan kebijakan, pembinaan, serta pengelolaan arsip dan dokumentasi. Tercantum pada Bab V mengenai Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi bagian ketiga menjelaskan tentang pengelolaan arsip inaktif. Tertulis dalam Pasal 18 ayat 1 bahwa “Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan 10 tahun atau lebih dilaksanakan pada pusat arsip Universitas Padjadjaran (record center I). Dan pada Pasal 18 ayat 2 dijelaskan bahwa “Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 tahun  dilaksanakan  pada  pusat  arsip (record  center  II) dan  unit  organisasi  lain  di  lingkungan Universitas Padjadjaran sebelum diserahkan kepada pusat arsip terkait. ”
Peraturan  Rektor  lainnya  yang  menjadi  pedoman  dalam  kegiatan  kearsipan  di  Universitas Padjadjaran yakni ada pada Peraturan Rektor Nomor 32 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Unpad,  Peraturan Rektor Nomor 3 Tahun 2015  tentang Pola  Klasifikasi Arsip Substantif  di  Lingkungan  Unpad,  Peraturan  Rektor  Nomor  4  Tahun  2015  tentang  Pedoman Penyusutan Arsip pada Unit Kerja Unpad, serta peraturan lainnya.
Proses penyusutan arsip di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran mengacu dengan Peraturan Rektor yang ada yakni arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun akan dipindahkan dari record center II ke record center I. Selain itu kegiatan pemusnahan arsip juga merujuk pada Peraturan rektor, tercantum bahwa syarat arsip yang dapat dimusnahkan yakni arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, arsip yang telah habis masa retensinya dan berketerangan untuk
dapat  dimusnahkan  sesuai  JRA,  arsip  yang  menurut  Undang-Undang  tidak  dilarang  untuk dimusnahkan,  dan  arsip  yang  tidak  memiliki  kaitan  dengan  penyelesaian  proses  sebuah  perkara. Pemusnahan  arsip  dilakukan  oleh  panitia  penilai  arsip,  sebelumnya  arsip  akan  diseleksi  terlebih dahulu, dan proses pemusnahan dilakukan sesuai prosedur yang ada. Arsip di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran dimusnahkan dengan alat paper shredder, hal tersebut dilakukan agar pemusnahan dilakukan secara lebih efektif. Beberapa arsip yang dimusnahkan juga sebelumnya telah di alih mediakan menjadi arsip berformat digital.

## 3. Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  Melalui  Aplikasi  Sikendi  di  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis Universitas Padjadjaran
Optimalisasi pengelolaan arsip di fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran dilakukan dengan  menggunakan  bantuan  sistem  digital,  sistem  tersebut  kemudian  dikenal  dengan  sebutan Sikendi. Sistem Informasi Kearsipan Digital atau yang disingkat dengan Sikendi merupakan sebuah layanan  berbasis  website  yang  dibangun  dengan  maksud  agar  staf  pengelola  kearsipan  (arsiparis) dalam menata dan mendeskripsikan arsip menjadi suatu bentuk informasi yang memiliki nilai guna serta berkualitas. Berpedoman pada pola klasifikasi arsip maka informasi yang tercantum meliputi judul, tanggal pembuatan, pencipta arsip, penyimpanan arsip, kronologis penggunaan arsip, dan lain sebagainya. Layanan ini juga dilengkapi dengan fungsi pencarian arsip agar dapat memudahkan para pengguna dalam aktivitas temu-kembali arsip.
Latar belakang diciptakan sistem arsip digital Sikendi yaitu agar arsip inaktif yang dimiliki oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran dapat terkelola dengan lebih efisien dan efektif. Sikendi diresmikan dan mulai digunakan sejak tahun 2018. Sikendi diciptakan oleh salah seorang di bagian tim informasi dan teknologi FEB Unpad. Melalui Sikendi kegiatan pengelolaan yang dilakukan menjadi  lebih  terstuktur,  semua  data  kearsipan  dapat  disatukan  dalam  satu server yang  sama. Berkaitan dengan pernyataan sebelumnya, dijelaskan dalam (Putri, 2022) bahwa manfaat penggunaan arsip digital diantaranya yaitu arsip dapat lebih cepat untuk ditemukan dan dapat diakses di mana saja, akses dapat lebih mudah dicari dengan menggunakan suatu kata kunci sehingga waktu, biaya, dan tenaga  yang  digunakan  lebih  sedikit,  pencarian  arsip  digital  dapat  membawa  pengguna  untuk menemukan dokumen arsip lengkap yang dibutuhkan, arsip digital menjadi lebih aman dan terhindar dari kerusakan fisik karena termakan usia, arsip digital memiliki kemudahan dalam penyebarannya sehingga dapat lebih efektif dalam proses berbagi arsip, arsip digital juga rentan rusak karena terdapat sistem pemulihan data atau pencadangan data.
Sikendi  diciptakan  dengan  mempertimbangkan  2  aspek  yakni  pada  segi  keamanan  dan  segi keefektifan  pencarian  kembali  arsip.  Melalui  Sikendi  kesalahan  maupun  kecerobohan  yang  dapat dilakukan oleh sumber daya manusia dapat diminimalisasi sehingga segi keamanannya lebih terjaga. Begitu  pun  manusia  memiliki  daya  ingat  yang  terbatas  oleh  sebab  itu  melalui  Sikendi  pencarian kembali  arsip  yang  dibutuhkan  akan  lebih  efektif.  Proses  pengelolaan  melalui  Sikendi  dilakukan dengan beberapa tahapan yakni penciptaan arsip, pemisahan arsip sesuai dengan kategori masing- masing arsip, tahap pemberkasan atau memasukan data arsip ke Sikendi, menentukan kode klasifikasi arsip, mengalihmediakan arsip tercetak menjadi arsip digital dan mengunggahnya ke Sikendi.
Gambar 1.Bagan Tahapan Pengelolaan Arsip Melalui Sikendi
Penciptaan Arsip (arsip masih berbentuk arsip kacau) Mengkategorikan Arsip Pemberkasan atau Maemasukan data arsip ke Sikendi Menentukan kode klasifikasi arsip
Alih media arsip menjadi arsip digital
Data arsip yang dimasukan ke dalam Sikendi meliputi judul arsip, jenis naskah, tingkat perkembangan, jumlah atau kuantitas arsip, media arsip, kondisi fisik arsip, pencipta arsip, tujuan atau penerima arsip, tingkat urgensi, klasifikasi keamanan, klasifikasi akses, kode klasifikasi, Jadwal Retensi Arsip, dan dokumen digital arsip. Sikendi merupakan sistem aplikasi berbasis website dengan akses yang terbatas. Akses penuh terhadap sistem ini hanya dimiliki oleh para pengelola arsip yaitu arsiparis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran. Pengguna hanya dapat sebatas melihat saja daftar arsip yang tersimpan di Sikendi, apabila ingin mengakses lebih jauh maka pengguna perlu mengisi draf pengajuan peminjaman arsip.

## 4. Hambatan  dalam  Pengelolaan  Arsip  Digital  Melalui  Sikendi  di  Fakultas  Ekonomi  dan  Bisnis Universitas Padjadjaran
Pengelolaan arsip menggunakan sistem digital tidak lepas dari berbagai kendala atau hambatan. Berikut  merupakan  beberapa  hambatan  yang  ada  dalam  pengelolaan  arsip  digital  menggunakan aplikasi Sikendi di Kearsipan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran:
a) Kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  yang  dimiliki  sehingga  menjadi  penghambat  dalam mendukung  kegiatan  pengelolaan  arsip.  Arsiparis  yang  ada  di  kearsipan  FEB  Unpad  hanya berjumlah  4  orang,  jumlah  tersebut  tidak  sebanding  dengan  jumlah  arsip  yang  perlu  untuk dikelola. Hal ini menyebabkan banyak arsip yang masih belum ter-input ke dalam Sikendi dan proses input data arsip-arsip tersebut membutuhkan cukup banyak waktu.
b) Kurangnya  media  elektronik  penunjang  dalam  kegiatan  alih  media  arsip.  Digitalisasi  arsip membutuhkan alat yang dapat membantu dalam proses alih media dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Pada saat ini kearsipan FEB Unpad hanya memiliki sejumlah 1 mesin scanner yang  digunakan  untuk  mengalih-mediakan  arsip.  Jumlah  tersebut  dapat  ditingkatkan  agar kegiatan alih-media arsip menjadi bentuk digital dapat terlaksana dengan lebih cepat.
c) Sistem mengalami fase error. Sistem digital yang diciptakan tidak lepas dari masalah, terkadang sistem juga menemui kerusakan. Kerusakan yang dimaksud dapat berupa input data yang hilang atau tidak berhasil, sistem yang butuh untuk diperbaiki, dan sistem yang tidak bisa terhubung dengan  jaringan.  Oleh  karena  itu  Sikendi  masih  terus  diupayakan  untuk  dapat  berkembang menjadi lebih baik.

## Conclusion
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa terjadi perubahan dari pengelolaan arsip yang dilakukan secara manual dan yang dilakukan secara digital di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran.  Pengelolaan  secara  digital  merupakan  metode  yang  lebih  praktis,  sistem  kelola  ini menciptakan proses yang lebih efisien dan efektif. Sistem kearsipan digital yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi  dan  Bisnis  Universitas  Padjadjaran  dinamakan  dengan  sebutan  Sikendi.  Penciptaan  sikendi dilatarbelakangi agar kearsipan di FEB Unpad memiliki keamanan yang lebih terjaga dan keefektifan dalam aktivitas pencarian kembali arsip. Pengelolaan arsip melalui  Sikendi terdiri atas tahapan-tahapan mulai dari penciptaan arsip, pengkategorian arsip, pemberkasan arsip, pemberian kode klasifikasi, dan alih media arsip menjadi format digital. Pelaksanaan pengelolaan melalui Sikendi tidak lepas dari hambatan. Berbagai hambatan  yang  ditemui  yakni  pada  aspek  kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM),  kurangnya  media elektronik pendukung, serta sistem yang seringkali error.
Hasil penelitian ini masih dapat dikembangkan kembali dengan kajian yang lebih mendalam. Adapun saran dalam pengelolaan kearsipan melalui Sikendi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjadjaran yakni agar arsip yang diinput ke dalam Sikendi tidak terbatas pada arsip inaktif saja tetapi juga arsip aktif. Proses  input  tersebut  dapat  dilakukan  oleh  masing-masing  unit  kerja  terkait,  dengan  begitu  kegiatan pengelolaan arsip menjadi lebih optimal dan efisien.

## References
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun
2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. Arsip Nasional Republik Indonesia . https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/192784/peraturan-anri-no-6-tahun-2021
Huriyah, L. (2023). Manajemen Arsip di Lembaga Pendidikan (H. Novitasari (Ed.); 1st ed.). Surabaya: Inoffast Publishing.
Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  [Daring]. Arti  kata  Arsip .  Diakses  pada  5  April  2022. https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/arsip
Legowo, D., Saeroji, A., Prakosa, D. U., Kurniati, Y., Ismayati, I., & Sholikah, M. (2021). Analisis Penataan Arsip Dinamis Berbasis Digital di Universitas Negeri Semarang. Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan , 10 (1), 32. https://doi.org/10.24036/116218-0934
Mandulangi, J., Makinggung, J. P. T., & Kasenda, S., Luntungan, F. (2022). Sistem Manajemen Arsip Dinamis di  Perpustakaan  Politeknik  Negeri  Manado. Prosiding  Seminar  Nasional  Produk  Terapan  Unggulan Vokasi Politeknik Negeri Manado 1 (2), 124 – 133. http://jurnal.polimdo.ac.id/index.php/semnas/articl e/view/527%0Ahttp://jurnal.polimdo.ac.id/index.php/semnas/article/download/527/391
Muhammad  Hasan,  Tuti  Khairani  Harahap,  Syahrial  Hasibuan,  Iesyah  Rodliyah,  S.  Z.  T.  (2022). Metode Penelitian Kualitatif . Tahta Media.
Putri, F. A. (2022). Peran Arsiparis dalam Pengelolaan Otomasi Arsip di Era Digital. ABDI PUSTAKA: Jurnal Perpustakaan Dan Kearsipan , 2 (2), 53 – 57. https://doi.org/10.24821/jap.v2i2.6928
Suardi, W. (2017). Catatan kecil mengenai desain riset deskriptif kualitatif. Jurnal EKUBIS , 2 (1), 1 – 11.
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kualitiatif. Bandung: ALFABETA
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan.  (n.d.). https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/38788/uu-no-43-tahun-2009