## MANAJEMEN KEARSIPAN

## Oleh: Rr. Sarwendah Pancaningsih
Arsiparis Pertama Politeknik Negeri Semarang Jl. Prof. Soedarto, SH. Tembalang Semarang 50275

## Abstrak
Kearsipan  mempunyai  peranan  sebagai  pusat  ingatan,  sumber  informasi  serta  alat  pengawasan  yang sangat  diperlukan  dalam  setiap  organisasi  dalam  rangka  melaksanakan  segala  kegiatan-kegiatan,  baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar  pimpinan  dapat  membuat  keputusan  dan  merencanakan  kebijakan,  maka  harus  ada  system  dan prosedur  kerja  yang  baik  dibidang  kearsipan.  Pelaksanaan  manajemen  arsip  aktif  atau  arsip  dinarnis meliputi  tahapan-tahapan  yang  satu  sama  lain  saling  terkait  dan  saling  mendukung  serta  saling menjelaskan,  sehingga  membutuhkan  penanganan  secara  baik,  terencana,  konsepsional  dan  secara profesional.  Pengelolaan  arsip  merupakan  bagian  dari  pada  wawasan  dan  ruang  lingkup  sistem informasi  manajemen.  Keberhasilan  pelaksanaan  manajemen  arsip  akan  mencapai  hasil  yang  baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal. Kata kunci: arsip, manajemen.

## 1. Pendahuluan
Kantor instansi, sekolah, ataupun perusahaanpasti  memerlukan  suatu  unit yang  mengelola  segala  sesuatu  yang berhubungan  dengan  kegiatan  administrasi, kegiatan  administrasi  pada  suatu  kantor pada  dasarnya  juga  mempunyai  suatu  hasil seperti  unit-unit  lainnya.  Hasil  atau  produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan.  Pengelolaan  surat,  formulir  dan laporan  yang  dihasilkan  dan  diterima  oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut  kamus  administrasi,  kearsipan adalah  suatu  bentuk  pekerjaan  tata  usaha yang berupa penyusunan dokumen- dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen- dokumen itu dapat ditemukan secara cepat.
Dalam  sebuah  kantor  arsip  diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh  pada  seluruh  kegiatan  yang berhubungan  dengan  pengelolaan  disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor.
Apabila  pengelolaan  arsip  sebuah  kantor kurang  baik,menemukan  informasi  yang telah  disimpan  akan  menjadi  sulit  dan akhirnya  menghambat  tahapan  proses
pekerjaan  selanjutnya.  Mengingat  peran arsip  sangat  penting,  maka  sebaiknya  arsip dikelola  menggunakan  sistem  pengelolaan arsip yang baik dan benar.

## 2. Definisi Arsip
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum ( bundle ) yang artinya tali atau benang. Dan memang  pada  zaman  dahulu  tali  atau benang  ini  digunakan untuk  mengikat kumpulan  warkat/surat.  Sehingga  arsip- arsip itu mudah digunakan.
Ditinjau  dari  segi  bahasa,  istilah  arsip berasal dari bahasan Yunani  yaitu dari kata arche ,  kemudian  berubah  menjadi archea dan  selanjutnya  mengalami  perubahan  lagi menjadi  archeon. Arche artinya  permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya  dokumen  atau  catatan mengenai  permasalahan,  dan archeon berarti Balai Kota.
Pengertian  arsip  menurut  Undang-Undang Nomor  7  tahun  1971  tentang  Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal I adalah sebagai berikut.
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh  lembaga-lembaga  negara  badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal maupun  berkelompok,  dalam  rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh  badan-badan  swasta  dan  atau perorangan  dalam  bantuk  sorak  apapun, baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun berkelompok,  pelaksanaan  kehidupan kebangsaan.
Menurut  Kamus  Administrasi  Perkantoran oleh The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat  yang  disimpan  secara  sistematis, terencana,  karenamempunyai  nilai  suatu kegunaan  agar  setiap  kali  diperlukan  dapat cepat ditemukan  kembali.  Jadi  sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan.  Catatan  tertulis yang  disebut  warkat  harus  mempunyai 3 (tiga)  syarat  yaitu  disimpan  secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan,  dan  dapat  ditemukan kembali secara tepat.

## 3. Manfaat Arsip
Arsip  mempunyai  peran  yang  sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukkan  peran  yang  sesuai  dan  dapat mendukung  penyelesaian  pekerjaan  yang dilakukan  semua  personil  dalam  kantor tersebut.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono  ada  beberapa  kegunaan  arsip, antara lain sebaagai berikut.
a. Arsip  sebagai  sumber  ingatan  atau memori
b. Arsip  yang  disimpan  merupakan  bank data  yang  dapat  dijadikan  pencarian informasi  apabila  diperlukan.  Dengan demikian  kita  bisa  mengingat  atau menemukan kembali informasi- informasi  yang  terekam  adalam  arsip tersebut.
c. Arsip sebgai bahan pengambil keputusan
d. Pihak  manajemen  dalam  kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi  yang  akan  digunakan  sebagai bahan  pertimbangan  dalam  pengambilan keputusan.  Data  dan  informasi  tersebut
dapat  ditemukan  dalam  arsip  yang disimpan dalam berbagai media elektronik maupun non elektronik.
e. Arsip sebagai bukti legalitas
f. Arsip  yang  dimiliki  organisasi  memiliki fungsi  sebagai  pendukung  legalitas  atau bukti-bukti apabila diperlukan.
g. Arsip sebagai rujukan historis
h. Arsip  merekam  informasi  masa  lalu  dan menyediakan informasi untuk masa yang akan  dating.  Sehingga  arsip  dapat digunakan  sebgai  alat  untuk  mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi.
Tidak  semua  arsip  mempunyai  kegunaan yang  sama,  setiap  arsip  punya  kegunaan yang  berbeda.  Guna  lain  dari  arsip  adalah sebagai  alat  ukur  kegiatan  organisasi  dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.

## 4. Jenis Arsip
Sri  Endang  R.  mengemukakan  bahwa  lima jenis arsip, yaitusebagai berikut.
a. Arsip  berdasarkan  bentuk  fisiknya, dibagi atas dua lembaran, yaitu :
a) arsip yang berbentuk lembaran
b) arsip yang tidak berbentuk lembaran
b. Jenis  arsip  berdasarkan  masalahnya, terbagi atas:
a) financial  record ,  yaitu  arsip-arsip yang   berisi  catatan-catatan  mengenai masalah keuangan
b) inventory  record ,  yaitu  arsip-arsip yang  berhubungan  dengan  masalah inventaris
c) personal  record ,  yaitu  arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian
d) sales  record ,  yaitu  arsip-arsip  yang berhubungan dengan masalah penjualan
e) production  record ,  yaitu  arsip-arsip yang  berhubungan  dengan  masalah produksi
c. Jenis  arsip  berdasarkan  pemiliknya, dibagi atas:
a) Lembaga  pemerintahan,  misalnya, arsip nasional negara (Arsip Nasional
Republik Indonesia) dan arsip
nasional  di  setiap  ibu  kota  Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)
b) Instansi Pemerintah/swasta
d. Jenis  arsip  berdasarkan  sifatnya,  dibagi atas:
a) arsip  tidak  penting,  yaitu  arsip  yang hanya mempunyai kegunaan informasi
b) arsip  biasa,  yaitu  yang  semula penting,  akhirnya  tidak  berguna  lagi pada  saat  arsip  yang  diinformasikan berlalu
c) arsip  penting,  yaitu  arsip  yang  ada hubungannya  dengan  masa  lalu  dan masa  yang  akan  dating,  sehingga perlu  disimpan  dalam  waktu  yang lama
d) Arsip  sangat  penting  (vital),  yaitu arsip  yang  dapat  dijadikan  alat pengingat selama-lamanya
e) Arsip  rahasia,  yaitu  arsip  yang  isinya hanya  boleh  diketahui  oleh  orang tertentu dalam suatu organisasi
e. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi atasdinamis dan statis.
a) Arsip  dinamis,  yaitu  arsip  yang digunakan  secara  langsung  dalam perencanaan  dan  penyelenggara-an kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dalam penyelenggaraan  administrasi  negara.
Arsip  dinamis  dibedakan  sebagai berikut.
(a) Arsip  aktif,  yaitu  arsip  yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor,
(b) Arsip  semi  aktif,  yaitu  arsip  yang frekuensi  penggunaannya  sudah menurun,  tetapi  kadang-kadang masih diperlukan,
(c) Arsip  inaktif,  yaitu  arsip  dinamis yang sudah sangat jarang digunakan,
b) Arsip  statis,  yaitu  arsip  yang  tidak digunakan  secara  langsung  dalam perencanaan, penyelengga-raan
kehidupan kebangsaan pada umumnya,  atau  dipergunakan  secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
5. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Ignasius  Wursanto  mengemukakan  bahwa dalam  melakukan  penataan  terhadap  arsip diperlukan  peralatan  dan  perlengkapan kearsipan.  Peralatan  dan  perlengkapan  itu adalah sebagai berikut.
a. Map,  lipatan  kertas  atau  karton/manila yang  dipergunakan  untuk  menyimpan arsip.
b. Folder, lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk  segi  empat  panjang  untuk menyimpan/menempatkan arsip atau sekelompok  arsip  di  dalam  file/ filling cabinet .  Folder  memiliki  tab  untuk tempat  kode  dan  indeks,  letak  tab tergantung  pada  sistem  penataan  yang digunakan apakah vertikal atau horizontal.
c. Guide , lembaran kertas tebal/karton/manila  yang  dipergunakan sebagai  penunjuk  atau  sekat  pemisah dalam penyimpanan arsip.
d. Filling  cabinet ,  perabot  kantor  yang berbentuk  segi  empat  panjang  yang diletakkan  secara  vertikal  dipergunakan untuk  menyimpan  berkas-berkas  atau arsip.  Pada  umumnya  filling  cabinet mempunyai dua samapi lima laci.
e. Almari  arsip,  suatu  perabot  kantor  yang dipergunakan  untuk  menyimpan  berkas- berkas atau arsip.
f. Rak arsip, sejenis almarai  tidak berpintu yang  digunakan  untuk  menaruh  atau menyimpan berkas atau arsip.
g. Rotary , alat penyimpan arsip yang dapat digerakkan berputar sehingga penempatan dan penemuan tidak memakan tenaga.
h. Cardex ( card index ), alat yang dipergunakan  untuk  menyimpan  warkat- warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan  laci-laci  yang  dapat ditarik keluar memanjang.Biasanya digunakan  untuk  menyimpan  kartu kendali.
6. Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara
tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah  kita  dalam  penyimpanan dan  penemuan  kembali  arsip  tersebut. Meteode  penyimpanan  tersebut  sering disebut  sistem  penyimpanan  arsip  ( filling system ).
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas:
a. Sistem  Abjad  ( Alphabetical  Filling System )
b. Sistem
penerimaan,penyusunan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,  dan  penemuan  kembali warkat  menggunakan  petunjuk  abjad.
Warkat  yang  akan  disimpan  dikelola berdasarkan nama orang atau organisasi.
c. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filling System )
d. Salah satu sistem penyimpanan dokumen yang  berdasarkan  kepada  isi  dari dokumen  itu.  Isi  dokumen  sring  disebut perihal,  pokok  masalah,  permasalahan, pokok surat atau subjek.
e. Sistem Nomor ( Numerical Filling System )
f. Salah  satu  sistem  penyimpanan  dan penemuan  kembali  arsip  yang  disusun dengan menggunakan kode/nomor.
g. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filling Sytem )
h. Sistem  penyimpanan  dan  penemuan kembali  arsip  berdasarkan  tanggal, bulan,  tahun.Dalam  sistem  ini  yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan  kembali  arsip  adalah  tanggal, bulan  atau  tahun  pemubatan  yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
i. Sistem Wilayah/Regional/Daerah
( Geographical Filling System )
j. Sistem  penyimpanan  dokumen,  berkas, atau  arsip  yang  dijadikan  pedoman adalam  menemukan  arsip  secara  cepat berdasarkan  wilayah  dari  pengirim  surat atau wilayah yang dkirim surat.

## 7. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan  kembali  arsip  dapat  dilakukan baik secara manual ataupun secara
mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan  kembali  dengan  mekanik  lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer).
Arsip  tidak  boleh  disimpan  sembarangan, harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan  kembali  dengan  cepat,  tepat pada  waktu  dibutuhkan.  Agar  penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, perlu memperhatikanbeberapa syarat:
a. Kebutuhan  pemakai  arsip  atau  surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
b. Harus  di  dasarkan  atas  kegiatan  nyata instansi yang bersangkutan, maka disusun kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.
c. Sistem  penemuan  kembali  arsip  harus logis, konsisten dan mudah diingat, serta didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
d. Sistem  penemuan  harus  didukung  oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai  daya  tangkap  yang  tinggi, cepat,  tekun,  suka  bekerja,  senang bekerja secara detail tentang informasi.
Beberapa faktor penunjang perlu diperhatikan  atau  dipenuhi  dalam  rangka memudah-kan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut:
a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi,  menyusun,  menyimpan dan  memlihara  arsip  berdasarkan  sistem yang  berlaku  baik  arsip  kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.
b. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya memperhatikan  faktor-faktor  penunjang, antara lain:
a) Kesederhanaan.  Sistem  penyimpanan yang  dipilih  harus  mudah,  supaya bukan  hanya  dimengerti  oleh  satu
orang  saja,  melainkan  juga  dapat dimengerti pegawai lain.
b) Ketepatan menyimpan arsip.
Berdasarkan  sistem  yang  digunakan, harus memungkin-kan penemuan
kembali arsip dengan cepat dan tepat.
c) Memenuhi  persyaratan  eko-nomis. Harus memanfaatkan ruangan, tempat, peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.
d) Menjamin  keamanan.  Arsip  harus terhindar  dari  kerusakan,  pencurian kemusnahan  dan  bahaya  air,  api, binatang,  udara  yang  lembab,  dll. Sehingga  penyimpanan  harus  di tempat  yang  benar-benar  aman  dari segala gangguan.
e) Penempatan  arsip.  Hendaknya  pada tempat  yang  strategis,  mudah  dicapai oleh semua unit.
f) Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan kemugkinan adanya perubahan- perubahan dalam rangka
penyempurnaan efisiensi kerja.
g) Memahami  pengetahuan  di  bidang kearsipan.
c. Unit  arsip  perlu  menyelenggara-kan penggandaan  dan  melayani  peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
d. Mencatat  dan  menyimpan  pidato  serta peristiwa  yang  terjadi  setiap  hari, lengkap  dengan  tanggal  kejadiannya, agar  dapat  dijadikan  alat  bantu  untuk menemukan  atau  mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
e. Mengadakan  pengontrolan  arsip  secara berkala  agar  dapat  memahami  seluruh media info-rmasi yang ada dan mengajukan  saran  untuk  mengadakan penyusutan/pemusnahan bila perlu.
8. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan  arsip-arsip  dari  aktif  kepada in-aktif  karena  jarang  sekali  dipergunakan dalam  kegiatan  sehari-hari.  Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai  jangka  waktu  tertentu  ke  tempat
lain  sehingga filling  cabinet yang  semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

## 9. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan/kegiatan menghancurkan  secara  fisik  arsip  yang sudah  berakhir  fungsinya,  serta  yang  tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus  dilakukan  secara  total,  yaitu  dengan cara  dibakar  habis,  dicacah  atau  dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun  bentuknya.Arsip-arsip  yang  sudah tidak  berguna  lagi,  perlu  dimusnahkan untuk  memungkinan  tersedianya  tempat penyimpan  dan  pemeliharaan  yang  lebih baik  terhadap  arsip-arsip  yang  mempunyai nilai guna.
Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat  dilakukan  dengan  beberapa  cara yaitu:
a. Pembakaran.  Pemusnahan  arsip  dengan cara  ini  cukup  mudah,  tetapi  memakan waktu  cukup  lama.  Oleh  karena  itu pembakaran  bisa  dilakukan  jika  jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.
b. Pencacahan.  Pemusnahan  arsip  dengan cara  ini  dilakukan  secara  bertahap, artinya  tidak  harus  selesai  pada  saat  itu, melainkan  dapat  dilakukan  secara  rutin tidak  perlu  waktu  khusus  dan  sebaiknya mempunyai mesin pencacah  kertas.
c. Penghancuran. Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah dengan menuangkan  bahan  kimia  di  atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya  karena  bahan  kima  yang digunakan  dapt  melukai  pericikannya mengenai badan.
Sedangkan  prosedur  pemusnahan  arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan  berita  acara  pemusnahan  dan pelaksanaan  pemusnahan  arsip  dengan saksi-saksi.
10. PENUTUP
Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  media
sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  Negara,  pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,
organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip  mempunyai  peranan  yang  sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan
perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukakkan  peran  yang  sesuai  dan dapat  mendukung  penyelesaian  pekerjaan yang  dilakukan  semua  personil  dalam kantor tersebut.
Tidak  semua  arsip  mempunyai  kegunaan yang  sama,  setiap  arsip  punya  kegunaan yang  berbeda-beda.  Sedangkan  prosedur pemusnahan  arsip  pada  umumnya  terdiri dari  seleksi,  pembuatan  berita  acara pemusnahan  dan  pelaksanaan  pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

## DAFTAR PUSTAKA
Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono. 2005. Manajemen  Kearsipan  Modern . Yogyakarta: Gava  Media. Gie,  The  Liang.  1996. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta:Liberty. Ignasius  Wursanto.  1989. Kearsipan  I.
Yogyakarta: Kanisius.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan  Memanfaatkan  Teknologi
Modern . Bandung: Mandar Maju.
Sri Endang, R, dkk. 2009. Modul Mengelola dan  Menjaga  Sistem  Kearsipan .
Jakarta: Erlangga.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005.
Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta: Gava  Media.
Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009
tentang Kearsipan.
Yufid. Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia offline (aplikasi) . Pusat Bahasa
Departemen Pendidikan Nasional Indonesia. Zulkifli Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta:  PT  Gramedia
Pustaka Utama.
https://endangsuciharti.wordpress.com/201 2/03/04/5-sistem-kearsipan/