Jurnal Ilmu Komputer dan Desain Komunikasi Visual Volume 6, Nomor 2, Desember 2021 ISSN (Cetak) : 2541-4550 ISSN (Online) : 2541-4585

## Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat
Desa Cibolang Kaler Berbasis Website
Dini Agnia Hardianty 1 , Indra Yustiana 2 1,2 Teknik Informatika, Fakultas Ilmu dan Komputer, Universitas Nusa Putra Jl. Raya Cibolang Kecamatan Cisaat, Kabupaten Sukabumi 43152, Jawa Barat, Indonesia
1 dini.agnia_ti17@nusaputra.ac.id , 2 Indra.yustiana@ nusaputra.ac.id

## Abstrak
Saat ini  setiap  instansi  pemerintahan  berlomba-lomba  untuk  meningkatkan  kualitas pelayanannya, salah satunya pada tingkat Desa. Pengelolaan administrasi dan informasi desa seharusnya dipublikasikan kedalam bentuk system sehingga masyarakat semakin mudah untuk mendapatkan  informasi  yang  ada  di  desa.  Desa  Cibolang  Kaler  merupakan  desa  yang  belum menerapkan  sistem  informasi  pelayanan  berbasis  online.  Sedangkan  permintaaan  surat  dari warga, sangat banyak  sehingga ketika warga ingin membuat surat, harus langsung datang ke kantor Desa Cibolang Kaler. Selain itu warga seringkali mengeluh karena pelayanan desa yang lama karena menunggu antrian pembuatan surat menyurat harus dilakukan secara manual, dan juga kurangnya staf yang hanya satu staf pada bagian pelayanan administrasi. Oleh karena itu perlu adanya system informasi pelayanan surat mandiri desa untuk mempermudah warga dan aparatur desa dalam mengelola surat menyurat yang ada di Desa Cibolang Kaler.
Kata Kunci — Sistem Informasi,  Pelayanan, Desa, Cibolang Kaler, Surat

## Abstract
Currently, every government agency is competing to improve the quality of its services, one of which is at the village level. Management of village administration and information is a deepening of the form system so that it is easier for the community to get information in the village. Cibolang Kaler Village is a village that has not implemented an online-based service information system. Meanwhile, there are so many requests for letters from residents. So when residents want to  write  letters,  they  have  to  come  directly  to  the  Cibolang  Kaler  Village  office.  In  addition, residents often complain that village services take a long time because they have to wait in line for letters to produce letters manually, and there is also a shortage of staf, with only one staf in the administrative service section. Therefore, it is necessary to have a village independent mail service  information  system  to  make  it  easier  for  residents  and  village  officials  to  manage correspondence in Cibolang Kaler Village.
Keyword s — Information System, Service, Village, Cibolang Kaler, Letter

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi dan informasi adalah hal wajib didalam semua kegiatan baik  menyangkut  organisasi,  perusahaan  maupun  tingkat  pemerintahan.  Teknologi informasi sangat penting pada semua sector pemerintahan, terlebih pada zaman sekarang semua  hal  yang  menyangkut  dengan  pendataan,  pembuatan  surat,  pengelolaan  data memakai teknologi informasi (Putra, Rizvanda Meyliano Dharma, 2018). Tidak terlepas dari dunia pemerintahan khususnya tingkat desa.
Desa mempunyai peranan penting karena merupakan yang paling  dekat dengan masyarakat,  tetapi  pemanfaatan  pada  desa  khususnya  pada  sector  teknologi  informasi
masih  kurang  maksimal  sehingga  masih  kurang  dalam  melayani  masyarakat  warganya sendiri.
Desa  Cibolang  Kaler  merupakan  salah  satu  desa  yang  beralamat  di  Kecamatan Cisaat. Desa ini memiliki lebih dari 9000 penduduk. Sebagai aparatur pemerintahan, desa merupakan ujung tombak dalam memberikan pelayanan publik kepada masyarakat desa. Pada  saat  ini,  desa  adalah  bagian  yang  sangat  penting  dalam  menentukan  berhasil tidaknya  pembangunan,  pemerataan  ekonomi  dan  juga  pelayanan  publik  (Kusmanto, 2013).  Masalah  yang  ada  pada  Desa  Cibolang  Kaler  yaitu  adanya  keterbatasan  yang dihadapi oleh aparatur desa dengan tuntutan masyarakat yang beragam, seringkali warga mengeluh karena kekurangan staf yang hanya ada satu operator staf desa, membuat desa menjadi  kewalahan  dalam    menerima  dan  membuat  surat  menyurat  untuk  warganya sendiri. Dengan adanya sistem informasi pelayanan surat menyurat desa, memungkinkan dapat membantu aparatur desa untuk mempermudah dalam pembuatan surat menyurat di desa.
Selama  ini,  Pelayanan  surat  menyurat  yang  ada  Desa  Cibolang  Kaler  masih dilakukan dengan menginput dan membuat surat secara manual, dan masyarakat perhari bisa membuat lebih dari 30 surat menyurat untuk segala jenis keperluan, sehingga terjadi penumpukan  pembuatan  surat  dan  terjadinya  antrian  yang  seringkali  lama.    Sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi untuk menunjang kinerja staf desa dalam melayani dalam pembuatan surat keterangan desa, dimana desa bisa memproses, mengolah surat warga secara online guna untuk membuat desa menjadi lebih paham dan melek teknologi informasi.
Dengan  dibuatnya  sistem  informasi  pelayanan  mandiri,  dapat  mempermudah warga desa dalam mengajukan pembuatan surat  menyurat. Sehingga warga tidak perlu datang ke desa, dan tidak perlu mengantri di desa. Karena surat akan langsung dikirim ke warga melalui sistem. Berbagai kelebihan yang ada didalam sistem informasi ini sangat besar  sekali,  karena  dilihat  dari  kesuksesan  sistem  informasi  ini,  bisa  mempercepat pembuatan surat menyurat dan mempersingkat pekerjaan staf desa.
Kelebihan  yang  diberikan  untuk  desa  Cibolang  Kaler  ini  sangat  besar  dalam bidang  surat  menyurat  dibandingkan  dengan  desa  lain  yang  masih  manual  dalam pembuatan surat menyurat ini, dan sistem informasi surat menyurat ini bisa membantu desa Cibolang Kaler menjadi lebih uptodate dan lebih rapi dalam penyusunan dokumen untuk warganya sendiri.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengembangan Sistem
Model SDLC adalah model yang mendukung sequential dimana didalamnya ada berbagai  pendekatan  dari  urutan  yang  awal  hingga  akhir  (Andoyo,  2017).  Model  ini merupakan model yang sangat tertata dengan rapi dari atas hingga bawah, dimulai dari proses analisis, design, coding, verification , juga maintenance .
Gambar 1. Metode Waterfall

## 2.2 Metode Validasi Triangulasi
Metode  ini  menggunakan  proses  untuk  mendapatkan  data  yang  benar  dari  sebuah penelitian yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Di dalam metode ini menggunakan lebih dari  satu  pendekatan  untuk  mengumpulkan  data  penelitian.  Metode  triangulasi  ini diperoleh  hasilnya  dari  beberapa  proses  dan  dikombinasikan  dengan  cara  mengecek berbagai hasil dari penelitian terkait.

## 2.3 Skala Likert
Metode ini dapat mengukur berbagai tanggapan yang ada didalam suatu pertanyaan, baik  itu  tanggapan  yang  positif  ataupun  negatif.  Ada  beberapa  pilihan  yang  bisa digunakan untuk skala likert yang bisa dipilih oleh orang lain. Didalam metode ini, hasil akhirnya adalah perhitungan dari semua pertanyaan dan direkap didalam suatu persentase nilai yang beragam.
2.4 Teknik Pengujian Black-Box  Testing Merupakan  Teknik  pengujian  yang  fokus  utamanya  adalah  uji fungsional sistem (T.S. Jaya, 2018). Pengujian ini berfokus melihat kesalahan yang ada pada sistem dengan kategori:
1) Fungsi yang salah atau hilang
2) Halaman yang salah
3) Kesalahan pada struktur data
4) Kesalahan fungsi

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dibuatlah hasil dan diskusi untuk melihat hasil dari penelitian yang dibuat agar sesuai dengan alur  yang semestinya dibuat  dari awal.  Dalam hasil  penelitian  kali  ini, peneliti menggunakan hasil dari alur metode penelitian waterfall , yang didalamnya ada berbagai macam tahapan-tahapan.
3.1 Requirement
Berdasarkan  hasil  dari  wawancara  yang  telah  penulis  lakukan  kepada  pihak  desa, Desa  masih  melakukan  pembuatan  surat  untuk  keperluan  warga  dengan  cara  manual, sehingga dengan cara seperti itu, dikhawatirkan dapat terjadi kesalahan-kesalahan dalam penulisan nama. Disamping itu, masyarakat  juga  sering mengeluhkan pengerjaan  yang lama karena surat harus diketik manual sehinga menyebabkan antrian lama. Maka dari itu  tahapan  ini  digunakan  penulis  untuk  mendapatkan  data-data  untuk  merancang  dan
membangun  sistem  informasi  pelayanan  surat  menyurat  desa  Cibolang  Kaler  berbasis website sesuai dengan kebutuhan yang lainnya.
Tabel 1. Metode Triangulasi Staf Desa Cibolang Kaler No Aspek Hasil 1 Apakah di desa Cibolang Kaler sudah ada system informasi surat menyurat? Belum ada, kami masih menggunakan word untuk  membuat  surat  menyurat warga 2 Berapa rata-rata warga membuat surat dalam sehari? Sehari,warga  membuat  surat  bisa  20 sampai 30 surat 3 Apakah kewalahan, jika staf desa kebanyakan menerima warga dalam membuat surat menyurat? Jika  warga  datang  serentak,  tentunya staf  akan  sedikit  kewalahan,  bahkan banyak  terjadi  kesalahan  dalam pembuatan surat 4 Apakah banyak terjadi kesalahan Ketika membuat surat menyurat? Jika  sudah  banyak,  seringkali  ada kesalahan  ketidak  cocokan  nya  surat yang  dibuat  karena  bingung  warga mau buat surat yang mana 5 Apakah membantu jika dibuatkan surat menyurat di desa Cibolang Kaler? Akan sangat membantu sekali, melihat  kondisi  dipelayanan  yang masih  belum  memakai  sistem,  jadi akan sangat bagus sekali jika dibuatkan sistem seperti ini Tabel 2. Metode Triangulasi Kuisioner Warga Desa Cibolang Kaler No Aspek Responden 1 Perlu adanya system informasi surat menyurat desa 100 orang warga desa Cibolang Kaler 2 Apakah pelayanan surat menyurat lama di desa? 3 Terbantu jika adanya system informasi surat menyurat
4 Membantu mempercepat pekerjaan staf desa
5 Banyak terjadi kesalahan pembuatan surat menyurat
3.2 Penghitungan Menggunakan Skala Likert Rumus: T x Pn
T  = Total jumlah responden yang memilih Pn = Pilihan angka skor Likert

## 3.3 Interpretasi Skor Perhitungan
Agar  mendapatkan  hasil  interpretasi,  terlebih  dahulu  harus  diketahui  skor  tertinggi (X) dan skor terendah (Y) untuk item penilaian dengan rumus sebagai berikut:
Jurnal Ilmu Komputer dan Desain Komunikasi Visual Volume 6, Nomor 2, Desember 2021 ISSN (Cetak) : 2541-4550 ISSN (Online) : 2541-4585
Y = skor tertinggi likert x jumlah responden X = skor terendah likert x jumlah responden Rumus Index % = Total Skor / Y x 100

## 3.4 Pra Penyelesaian
Sebelum menyelesaikannya kita juga harus mengetahui interval (rentang jarak) dan interpretasi  persen  agar  mengetahui  penilaian  dengan  metode  mencari  Interval  skor persen (I).
Rumus Interval I = 100 / Jumlah Skor ( Likert ) Maka = 100 / 5 = 20 Hasil (I) = 20 (Ini adalah intervalnya jarak dari terendah 0 % hingga tertinggi 100%)
Berikut kriteria interpretasi skornya berdasarkan interval: Angka 0%   – 19,99% = Sangat Tidak Setuju/Buruk/Kurang Sekali Angka 20% – 39,99 % = Tidak Setuju / Kurang baik Angka 40% – 59,99%  = Cukup / Netral Angka 60% – 79,99%  = Setuju/Baik/Suka Angka 80% – 100% = Sangat Setuju/Baik/Suka
Tabel 3. Skala Likert Pn iT x Pn Sangat setuju (5) 43 x 5 =215 36 x 5 = 180 24 x 5 = 200 40 x 5 = 200 20 x 5 = 100 Setuju (4) 10 x 5 = 40 30 x 4 = 120 40 x 4 = 160 25 x 4 = 100 14 x 4 = 56 Cukup setuju (3) 24 x 3 = 72 21 x 3 = 63 18 x 3 = 54 16 x 3 = 48 13 x 3 = 39 Kurang setuju (2) 13 x 2 = 26 10 x 2 = 20 14 x 2 = 28 11 x 2 = 22 26 x 2 = 52 Tidak setuju (1)   10 x 1 = 10 3 x 1 = 3 4 x 1 = 4 8 x 1 = 8 27 x 1 = 27 Total Skor 363 386 366 378 274 Hasil persentase 72,6% 77,2% 73,2% 75,6% 54,8%
Sehingga  hasil  akhir  persentase  dari  metode  triangulasi  digabungkan  dan menghasilkan perhitungan skala likert ditampilkan pada tabel 4.
Tabel 4. Hasil dari Metode Kuantitatif No Aspek Hasil 1 Perlu adanya system informasi surat menyurat desa 72,6% memilih perlu adanya sistem 2 Apakah pelayanan surat menyurat lama di desa? 77,2% memilih lama 3 Terbantu jika adanya sistem informasi surat menyurat 73,2% orang memilih terbantu jika ada sistem surat menyurat
No Aspek Hasil 4 Membantu mempercepat pekerjaan staf desa 75,6% orang memilih mempercepat pekerjaan staf 5 Banyak terjadi kesalahan pembuatan surat menyurat 54,8% orang memilih banyak terjadi kesalahan.

## 3.5 Design
Setelah melakukan tahapan pertama, maka selanjutnya masuk ke tahapan yang kedua yaitu design . 3.5.1. Usecase Diagram
Gambar 2. Use Case Diagram
Use case diagram SIP Desa mempunyai warga sebagai user , staf sebagai pengelola dan kepala desa sebagai admin yang dijabarkan dalam tabel 5.
Tabel 5. Penjabaran Use Case Diagram No Aktor
Keterangan
1 Warga
User atau warga dapat melakukan login dengan username dan password dengan  melakukan  pendaftaran  terlebih dahulu. Setelah login , users dapat mengajukan permohonan surat dengan mengupload KK dan KTP, serta dapat  melihat  status  surat  sudah  disetujui  (di acc )  atau belum. 2 Pengelola Pengelola  dalam  hal  ini  disini  adalah  staf  di  desa  atau bagian  administrasi.  Staf  administrasi    dapat  melalukan login  pegawai  lalu  melakukan  pengecekan  data  yang di upload warga  apakah  sudah  lengkap  atau  belum,  dan kemudian  akan  diajukan  ke  kepala  desa  untuk  disetujui ( acc ) 3 Super Admin Admin dalam melakukan login dan meng- acc data warga yang sudah disetujui.

## 3.5.2. Activity Diagram
Gambar 3. Activity Diagram Warga
Penjabaran dari  gambar  3  adalah  setiap  warga  sebelum  masuk  ke  halaman  utama harus login atau daftar. Di dalam page daftar, warga bisa mengisi email dan password , setelah terdaftar pada database , maka selanjutnya adalah masuk ke halaman users /warga.
Gambar 4. Activity Diagram Home Warga
Penjabaran dari gambar 4 adalah setiap warga yang sudah masuk ke halaman utama, dapat langsung mengajukan permohonan surat dengan syarat yang sudah di tentukan dan menunggu validasi dari staf desa. Jika nanti sudah divalidasi maka akan ada keterangan surat sudah disetujui ( Acc ).
Jurnal Ilmu Komputer dan Desain Komunikasi Visual Volume 6, Nomor 2, Desember 2021 ISSN (Cetak) : 2541-4550 ISSN (Online) : 2541-4585
Gambar 5. Activity Diagram Staf
Penjabaran dari gambar 5 adalah setelah warga mengajukan permohonan surat, maka staf dari desa akan memvalidasi surat  yang sudah diajukan untuk disetujui oleh kepala desa.
Gambar 6. Activity Diagram Kepala Desa
Penjabaran  dari  gambar  6  kepala  desa  melakukan  validasi  permohonan  surat  yang sudah divalidasi sebelumnya oleh staf dan nanti akan dikirim kembali ke  staf untuk di cetak.

## 3.5.3. Sequence Diagram
Gambar 7. Sequence Diagram Warga Penjabaran  dari  gambar  7  adalah  sebelum  masuk  ke  halaman  utama,  warga diharuskan  untuk login terlebih  dahulu  atau  mendaftarkan  diri  untuk  bisa  masuk  ke halaman utama. Setelah masuk, warga bisa langsung melakukan permohonan surat yang akan diajukan.
Gambar 8. Sequence Diagram Staf
Penjabaran  dari  gambar  8  adalah  setiap  pengelola  atau  staf  sebelum  masuk  ke halaman utama harus login terlebih dahulu dengan akun yang telah terdaftar. Staf dapat melakukan edit data  dan  melakukan  pengecekan  lalu  memvalidasi  data  tersebut  untuk selanjutnya di acc kepala desa.
Gambar 9. Sequence Diagram Kepala Desa
Jurnal Ilmu Komputer dan Desain Komunikasi Visual Volume 6, Nomor 2, Desember 2021 ISSN (Cetak) : 2541-4550 ISSN (Online) : 2541-4585
Penjabaran gambar 9 adalah Kepala Desa masuk menggunakan akun yang sudah ada didalam database kemudian masuk ke halaman utama, dimana dapat melakukan validasi dan acc surat permohonan warga.

## 3.5.4. Class Diagram
Gambar 10. Class Diagram

## 3.5.5. Implementation
Tahap  berikutnya  adalah  melakukan  implementasi,  tahap  ini  dilakukan  setelah melewati beberapa tahapan sebelumnya. Berikut hasil implementasi sistem yang peneliti rancang.
Gambar 11. Halaman Utama
Gambar 12. Halaman Login Pemohon/Warga
Jurnal Ilmu Komputer dan Desain Komunikasi Visual Volume 6, Nomor 2, Desember 2021 ISSN (Cetak) : 2541-4550 ISSN (Online) : 2541-4585
Gambar 13. Halaman Daftar Pemohon/Warga
Gambar 14. Permohonan Surat Warga
Gambar 15. Halaman Request Surat Warga
Gambar 16. Halaman Acc oleh Staf
Gambar 17. Halaman Acc oleh Kepala Desa
Gambar 18. Halaman Print oleh Staf

## 3.5.6. Verification
Setelah serangkaian tahapan sudah diimplementasikan, selanjutnya tahap verification untuk  menguji  system  agar  tidak  terjadi  kesalahan.  Dalam  penelitian  ini,  penulis menggunakan metode mengujian dengan black box testing .
Tabel 7. Pengujian Black Box Fungsi Data Masukan Hasil yang Diharapkan Ket. Validasi Login Warga Menampilkan form login untuk warga Aplikasi akan masuk ke dalam Halaman Utama Diterima Validasi Login Pengelola Menampilkan form login untuk login pengelola Aplikasi akan masuk kedalam halaman utama Diterima Validasi Pembuatan Surat Menampilkan halaman pembuatan surat keterangan Aplikasi akan masuk ke dalam halaman pembuatan surat keterangan Diterima Validasi Halaman Request Warga Menampilkan halaman request pembuatan surat warga Aplikasi akan masuk kedalam halaman request Diterima
Fungsi Data Masukan Hasil yang Diharapkan Ket. Validasi Halaman Persetujuan oleh Staf Pengelola Menampilkan Halaman persetujua surat oleh pengelola Aplikasi akan masuk ke dalam halaman persetujuan surat oleh pengelola Diterima Validasi Halaman Persetujuan oleh Kepala Desa Menampilkan halaman persetujuan oleh Kepala Desa Aplikasi akan masuk kedalam halaman persetujuan Kepala Desa Diterima Validasi Halaman Surat Acc Menampilkan halaman surat yang telah di acc oleh Kepala Desa Aplikasi akan masuk kedalam halaman surat yang telah di acc oleh Kepala Desa Diterima Validasi Halaman Print Surat oleh Staf Menampilkan halaman print surat warga oleh staf Aplikasi akan masuk kedalam halaman print surat oleh staf Diterima

## 5. KESIMPULAN
Setelah merancang sistem informasi pelayanan surat menyurat desa Cibolang Kaler berbasis website, maka dapat disimpulkan diantaranya :
1. Tingkat  kesuksesan  yang  ada  didalam  system  ini  sangat  tinggi  karena  masyarakat mendukung dibuatnya sistem informasi surat menyurat ini.
2. Kesesuaian kebutuhan sistem dengan yang terjadi di lapangan sangat akurat, melihat dari masalah yang ada, bisa diatasi dengan adanya system informasi surat menyurat.
3. Sistem  informasi  pelayanan  surat  menyurat  desa  Cibolang  Kaler  berbasis  website dapat  mempermudah  aparatur  desa  dalam  memaksimalkan  pelayanan  di  desa Cibolang Kaler.
4. Sistem  informasi  pelayanan  surat  menyurat  desa  Cibolang  Kaler  berbasis  website yang diusulkan dapat memberikan pelayanan yang cepat dalam pembuatan surat.
5. Warga  bisa  membuat  surat  melalui sistem informasi  pelayanan  surat  desa  secara online dan tidak menunggu antrian dan pembuatan surat terlebih dahulu.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima  Kasih  saya  ucapkan  untuk  orang  tua  serta  Prodi  Teknik  Informatika, Fakultas Ilmu dan Komputer, Universitas Nusa Putra, dalam melaksanakan penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Putra.  Rizvanda  Meyliano  Dharma.  (2018).  Inovasi  Pelayanan  Publik  Di  Era  Disrupsi (Studi Tentang Keberlanjutan Inovasi E-Health di Kota Surabaya), Accessed: Aug. 23, 2021. [Online]. Available: http://lib.unair.ac.id.
Kusmanto.  (2013).  Peran  Badan  Permusyawaratan  Daerah  dalam  Meningkatkan Partisipasi Politik Masyaraka. Jurnal  Ilmu Pemerintahan dan Sosial Politik UMA. doi: 10.31289/jppuma.v1i1.550.
Andoyo.  (2017).  Program  Aplikasi  Nilai  Siswa  pada  Smk  Muhammadiyah  Pringsewu
Sebagai Penunjang Pengambilan Keputusan Siswa Berprestasi Menggunakan Visual Basic 6.0. Jurnal TAM (Technology Acceptance Model).”
http://www.ojs.stmikpringsewu.ac.id/index.php/JurnalTam/article/view/49.
T. S. Jaya, (2018). Pengujian Aplikasi dengan Metode Blackbox Testing Boundary Value Analysis  (Studi  Kasus:  Kantor  Digital  Politeknik  Negeri  Lampung).  J.  Inform.  J. Pengemb. IT, vol. 3, no. 1, pp. 45–48, Jan. 2018, doi: 10.30591/JPIT.V3I1.647.