INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 5 Tahun 2023 Page 3970-3981 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian
Di PT. Halim Industri Beton Ringan Berbasis Desktop
Deni Hardiansyah 1 ✉ , Aldi Pratama Putra 2 , Karsono 3
Universitas Budi Luhur
Email: deni.pt.hsi@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Teknologi komputer saat ini telah berkembang pesat sesuai dengan perkembangan zaman. Sehingga kegunaan  komputer  juga  berkembang  pada  berbagai  bidang  kehidupan  manusia  mulai  dari pendidikan, hiburan, sampai kepada bidang bisnis. Pada saat ini, Sistem kepegawaian yang berjalan masih dilakukan secara manual, dengan melibatkan arsip pegawai untuk input data dan laporan yang harus disimpan pada saat proses penerimaannya, sehingga membutuhkan waktu dalam prosesnya. Melihat kenyataan itu, penulis mencoba membantu untuk mengatasi masalah tersebut dengan cara membuat  sistem  yang  masih  manual  menjadi  sistem  yang  sudah  terkomputerisasi  untuk mempermudah  proses  input,  edit,  maupun  penyimpanan  data.  PT.  Halim  Industri  Beton  Ringan khususnya pada bagian personalia dan umum membutuhkan suatu sistem informasi yang menunjang dan  memberikan  kemudahan  bagi  user.  Untuk  itulah  penulis  mencoba  membuat  Skripsi  tentang Perancangan  Sistem  Informasi  Kepegawaian  di  PT.  Halim  Industri  Beton  Ringan  Berbasis  Dekstop dengan Menggunakan Microsoft Visual Studio 2008. Maka dari itu dengan perancangan program ini tentu akan lebih baik dari sistem manual dan berjalan lebih efektif dan efisien.
Kata kunci: Analisis, Sistem, Informasi, Kepegawaian, Pegawai

## Abstrak
Computer technology today has developed rapidly in accordance with the times. So that the use of computers also develops in various fields of human life ranging from education, entertainment, to the business field. At this time, the staffing system that is running is still done manually, involving employee archives for data input and reports that must be stored during the receipt process, so it takes time in the process. Seeing that fact, the author tries to help overcome this problem by making a system that is still manual into a computerized system to facilitate the process of inputting, editing, and storing data. In this case, it is important to understand the importance of the system and the way it can be used to improve the quality of the concrete. For this reason, the authors try to make a thesis on the design of a Personnel Information System at PT Halim Industri Beton Ringan based on desktop using Microsoft Visual Studio 2008. Therefore, with the design of this program, it will certainly be better than the manual system and run more effectively and efficiently.
Keyword: Analysis, System, Information, Staffing, Employee

## PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi saat ini berjalan sangat pesat, terutama di bidang teknologi informasi.  Banyak  hal  yang  dapat  dilakukan  dengan  memanfaatkan  perkembangan teknologi informasi. Banyak lembaga mulai dari instansi pemerintah, perusahaan, hingga lembaga-lembaga  tertentu  yang  memanfaatkan  adanya  kemajuan  teknologi  informasi yang sangat berkembang pesat, baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga membawa keuntungan tersendiri bagi yang menggunakannya atau mengaplikasikannya di dalam kehidupan sehari-hari. Komputer adalah salah satu dari sekian banyak teknologi yang  sangat  dibutuhkan  keberadaannya.  Banyak  hal  yang  bisa  dilakukan  dengan komputer mulai dari hal yang ringan hingga yang rumit sekalipun. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat  dengan  mempertimbangkan  kuantitas  dan  kualitas  data,  dengan  demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung suatu sistem. Untuk dapat mengikuti perkembangan ini, setiap lembaga mulai dari instansi pemerintah, perusahaan, hingga lembaga – lembaga tertentu membutuhkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi.
Perkembangan Iptek (Ilmu pengetahuan dan teknologi) memicu banyak kalangan untuk  mencari  alternatif  pemecahan  masalah  di  bidang  teknologi  sistem  informasi. Penggunaan  komputer  sebagai  alat  bantu  penyelesaian  pekerjaan  di  bidang  teknologi sistem informasi kian marak dan  berkembang disegala  bidang. Teknologi  komputer ini dapat memenuhi kebutuhan akan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.  Dalam  perkembangan  teknologi  komputer,  bahasa  pemrograman  yang  selalu
menyesuaikan  dengan  kebutuhan  masyarakat.  Yang  lebih  mudah  untuk  mencipatkan suatu  sistem  yang  terkomputerisasi  yang  lebih  spesifik  dan  sesuai  dengan  kebutuhan pengguna komputer dengan lingkungan atau sistem yang ada.
Setiap  perusahaan,  pengelolaan  dan  pemanfaatan  manusia  sebagai  asset perusahaan  turut  memberikan  peran.  Masalah  kepegawaian  memerlukan  adanya penyimpanan database yang baik seperti pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan pegawai baru, absensi pegawai, masa kerja, perjanjian kerja, mutasi pegawai, promosi pegawain, demosi pegawai, data pribadi pegawai, data keluarga pegawai,  riwayat  pendidikan,  riwayat  pekerjaan,  prestasi  pegawai  sampai  masa  kerja tersebut berakhir. Permasalahan ini memerlukan suatu pengelolaan database komputer dengan baik.
PT.  Halim  Industri  Beton  Ringan  merupakan  salah  satu  perusahaan  industri manufaktur  yang  bergerak  dalam  bidang  bata  beton  ringan.  Dalam  kenyataannya  PT. Halim  Industri  Beton  Ringan  berkembang  secara  perlahan  dari  awal  berdiri  sampai sekarang ini. Akan tetapi dalam proses kepegawaian di Departemen Personalia & Umum masih  manual.  Hal  tersebut  bisa  menghambat  dalam  prosesnya,  apabila  perusahaan menginginkan penyajian seperti mutasi,  demosi, promosi  dan  data  perjanjian pegawai. Melihat kondisi tersebut di atas maka peneliti melakukan penelitian perancangan sistem informasi penerimaan pegawai di PT. Halim Industri Beton Ringan. Perancangan sistem informasi  merupakan  solusi  yang  tepat  dalam  memudahkan  perusahaan  dalam penerimaan pegawai.
Oleh  karena  itu  perlu  adanya  perancangan  sistem  informasi  manajemen kepegawaian yang diharapkan dapat membantu masalah- masalah yang ada. Sehingga dapat mempermudah proses pengambilan keputusan secara tepat, dengan tersedianya informasi-informasi  yang  tepat  waktu,  akurat  dan  relevan.  Adapun  tujuan  yang  ingin dicapai  dalam  penelitian  ini  Ingin  mengetahui  kelebihan  dan  kekurangan  dari  sistem kepegawaian saat ini.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  model  waterfall  dalam  pengembangan  sistem  yang diusulkan. Menurut Rosa A.S dan Shalahuddin (2013:28) "Model waterfall sering disebut sequential linear atau alur hidup klasik (Classis life cycle), model air terjun menyediakan pendekatan  alur  perangkat  lunak  secara  sekuensial  atau  terurut  dimulai  dari  analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung (support).
Gambar 1. Model Waterfall

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Sistem yang Berjalan
Perancangan  sistem  informasi  kepegawaian  ini  dimulai  dengan  pengamatan terhadap sistem kepegawaian yang masih manual. Hasil pengamatan tersebut kemudian diterapkan ke dalam bentuk perangkat lunak yang lebih efektif dan efisien. Pada proses mutasi, demosi dan promosi pegawai ini prosedurnya sebagai berikut:
1. Kepala departement memberikan surat rekomendasi yang dibuat oleh admin produksi untuk HRD.
2. Kepala HRD menerima surat rekomendasi tersebut.
3. Kemudian kepala HRD menginformasikan kepada Manager dan direktur bahwa ada pegawai yang akan di mutasi, demosi atau promosi.
4. Direktur  membuat  keputusan  apakah  diterima  atau  ditolak  rekomendasi  tersebut, kemudian memberikan informasi kepada Manager dan kepala HRD.
5. Kepala  HRD  memerintahkan  kepada  admin  HRD  untuk  membuat  surat  keputusan apabila  rekomendasi  tersebut  di  terima  oleh  direktur.  Kemudian  surat  keputusan tersebut ditanda tangani oleh kepala HRD, Manager dan direktur.
6. Admin  HRD  membuat  laporan  yang  ditujukan  kepada  kepala  HRD,  Manager  dan direktur.
Gambar 2. Use Case Diagram yang Berjalan
Berdasarkan use case diagram di atas terdiri dari 5 aktor yaitu Kepala Dept, Kepala HRD,  Manager,  Direktur  dan  Admin  HRD.  5  use  case  yaitu  Rekomendasi,  Info Rekomendasi, Keputusan, Surat Keputusan dan Laporan.

## Masalah yang Terjadi
Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis pada PT. Halim Industri Beton Ringan khususnya pada Departemen HRD pengelolaan sistem mutasi, promosi dan demosi saat ini yaitu masih  dikelola dengan cara  manual. Artinya apabila Kepala Dept.  atau kepala bagian  ingin  merekomendasikan  pegawai  untuk  dimutasikan  dipromosikan  ataupun didemosikan  masih  menggunakan  sistem  tertulis.  Kemudian  Kepala  HRD menginformasikan kepada Manager dan direktur perihal rekomendasi tersebut sebelum mendapat  persetujuan  dimana  semua  prosesnya  masih  menggunakan  tulisan  manual tidak berbentuk print out atau yang sudah diketik oleh Admin HRD. Tentunya hal tersebut dirasa kurang efisiensi waktu karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk hingga akhirnya mendapatkan keputusan dan sebuah laporan.

## Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam hal ini, penulis memiliki gagasan untuk mengantisipasi permasalahan yang ada yaitu mengembangkan sebuah sistem informasi kepegawaian yang efektif dan efisien dan dapat dengan cepat dilaporkan kepada Manajer pabrik dan Direktur.

## Analisis Sistem Usulan
Adapun  analisa  sistem  yang  akan  dikembangkan  dilakukan  untuk  mengetahui bagaimana kerja sistem yang nantinya akan dipakai pada sistem informasi pengelolaan laporan  breakdown-time  berikut  adalah  tugas  dan  wewenang  pengguna  yang  terlibat dalam penggunaan sistem :
1) Admin HRD, adalah orang yang mengoperasikan komputer berkaitan dengan sistem informasi  kepegawaian  dan  memberikan  laporan  tersebut  kepada  Manager  dan direktur dalam periode tertentu.
2) Kepala  HRD,  adalah  orang  yang  bertanggung  jawab  atas  SDM  dan  penerimaan pegawai.
3) Manager, yaitu orang bertanggung jawab atas semua keadaan di dalam Perusahaan.
4) Direktur, yaitu orang yang mengawasi seluruh kegiatan yang ada di perusahaan.

## Rancangan Masukan
Gambar 3. Tampilan Form Login
Gambar 4. Tampilan Form Menu Utama
Gambar 5. Tampilan Form Pegawai
Gambar 6. Tampilan Form Jabatan
Gambar 7. Tampilan Form Departemen
Gambar 8. Tampilan Form User

## Gambar 9. Tampilan Form Rekomendasi
Gambar 10 Tampilan Form Keputusan
Gambar 11. Tampilan Form Keputusan
Gambar 12. Tampilan Form Keputusan
Tabel 1. Jadwal Pengembangan Sistem No Jenis Kegiatan Bulan / Tahun April 2017 Mei 2017 Juni 2017 Juli 2017 Agustus 2017 Minggu 1  2  3  4  1  2  3  4  1  2  3  4  1  2  3  4  1  2  3  4 1  Perencanaan
2  Pengumpulan data
3  Pengolahan data
4  Pembuatan program
5 Test program
6  Peralihan sistem
7  Dokumentasi
8  Pemeliharaan
Jadwal dari pengembangan sistem (implementation system) adalah sebagai berikut :
1) Planning (Perencanaan)
Kegiatan ini dilakukan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut.
2) Pengumpulan Data
Kegiatan  ini  bertujuan  untuk  mengumpulkan  data-data  yang  dibutuhkan  yang kemudian data-data tersebut dikelompokkan berdasarkan kebutuhan.
3) Pengolahan Data
Pengolahan  data  merupakan  kegiatan  untuk  mempersiapkan  data  yang  telah dikumpulkan untuk dirancang ke dalam aplikasi program yang sudah ditentukan.
4) Pembuatan Program
Setelah  mengumpulkan  data  kemudian  membuat  suatu  program  yang  dibutuhkan sesuai dengan yang akan direncanakan sesuai dengan judul penelitian skripsi  yang dibuat.
5) Test Program
Test program dimaksudkan untuk memastikan apakah program yang telah dibuat bisa berjalan sesuai dengan keinginan.
6) Peralihan Sistem
Peralihan dari sistem yang lama terhadap sistem yang baru.
7) Dokumentasi
Dokumentasi adalah hal yang dilakukan agar bisa dilihat apakah sistem berjalan sesuai prosedur atau tidak agar sistem yang baru dapat dievaluasi dan terorganisir dengan baik.
8) Pemeliharaan
Fase  ini  dilakukan  untuk  menjaga  sistem  yang  sudah  berjalan  agar  tetap  mampu beroperasi secara benar.

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan maka dapat disimpulkan proses pengolahan dan  pencarian  data karyawan  di PT. Halim Industri Beton Ringan masih menggunakan manual yang mengakibatkan dalam prosesnya tidak efektif dan efisien. Sistem yang baru ini merupakan perubahan dari proses pengolahan data karyawan yang awalnya dilakukan secara manual ke pengolahan data yang dilakukan dengan cara terkomputerisasi. Dengan adanya program kepegawaian ini dapat membantu mempermudah kinerja admin dalam
pencarian  data,  memproses  laporan  dan  proses – proses  yang  berkaitan  dengan kepegawaian di PT. Halim Industri Beton Ringan.

## DAFTAR PUSTAKA
Cahyana, Rinda. Taopik Ramadhan. 2016. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian pada Dinas Perindustrian Perdagangan dan Pengelolaan Pasar  Kabupaten  Garut http://jurnal.sttgarut.ac.id/index.php/algoritma/article/viewFile/320/297.
Chairunnissa, Connie. 2017. Metode Penelitian Ilmiah Aplikasi dalam Pendidikan dan Sosial. Jakarta : Mitra Wacana Media.
Dafid,  Jeffry  Andian  Suhendra.  2016.  Sistem  Informasi  Kepegawaian  Pada  PT  Dutakreasi Bersama Realtindo Palembang. http://eprints.mdp.ac.id/1452/1/jurnal.pdf .
Darmawan, Deni Dr. 2013. Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
Darmawan, Deni, dan Fauzi K. Nur. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung:PT Remaja Rosdakarya Offset.
Hartono,   Bambang   Dr.   2013. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta : Rineka Cipta.
Husein Umar. 2013. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis. Jakarta: Rajawali.
Indriantoro,  Nur.,  dan  Supomo,  Bambang.  (2013).  Metodologi  Penelitian  Bisnis  Untuk Akuntansi & Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Kadir, Abdul. 2013. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.
Madiun, Madcoms. 2014. Panduan Lengkap Menjadi Teknisi Komputer. Yogyakarta : ANDI. Nurhasanah,  Dewi.  2016.  Sistem  Informasi  Kepegawaian  Sekolah  Dasar  Negeri  Di
Kecamatan Sukodono Berbasis Web 2016 http://eprints.ums.ac.id/ 45871/6/NASKAH% 20PUBLIKASI.pdf.
Robbins. Stephen P. 2006. Perilaku Organisasi Edisi 10. Yogyakarta : ANDI.
Shalahudin,  M,  Rosa  A.S.  2013.  Modul  Pembelajaran  Pemrograman  Berorientasi  Objek.
Bandung : Informatika.
Soedaryono. 2000. Tata Laksana Kantor. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.
Tantra, Rudy. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Publisher. Taufik, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Tohari, Hamim. 2014. Astah Analisis serta Perancangan Sistem Informasi Melalui Pendekatan UML. Yogyakarta : ANDI.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Yin, Robert K. 2014. Studi Kasus : Desain dan Metode. Jakarta : Rajawali Pers.
Zakiyudin, Ais. 2012. Sistem Informasi Manajemen Edisi 2. Jakarta : Mitra Wacana Media.