Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Tracer Study Berbasis WEB
Muhammad Rizka 1 , Amri 2 , Hemdrawati 3 , Mahdi 4
Jurusan Tekniknologi Informasi dan Komputer Politeknik Negeri Lhokseumawe Jln. B.Aceh Medan Km.280 Buketrata 24301 INDONESIA
1 riska@pnl.ac.id, 2 amri@pnl.ac.id, 3 hendrawaty@pnl.ac.id, 4 mahdi@pnl.ac.id
Abstrak — Informasi  alumni  sangat  penting  dan  dibutuhkan  perguruan  tinggi  dalam  proses  akreditasi.  Politeknik  Negeri  Lhokseumawe kesulitan dalam memperoleh informasi dan melakukan penelusuran terhadap alumninya yang telah tersebar ke  berbagai wilayah di Indonesia. Tracer study alumni merupakan salah satu metode yang digunakan untuk  menelusuri informasi mengenai alumni. Informasi yang diambil meliputi  identitas  pribadi  alumni,  riwayat  pendidikan,  riwayat  pekerjaan.  Salah  satu  data  yang  sulit  untuk  diperoleh  adalah  data  valid mengenai alamat pekerjaan alumni serta cara menyajikan data alamat pekerjaan alumni. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi tracer  study yang  diharapkan  memberi  kemudahan  bagi  institusi  dalam  melakukan  penulusuran  terhadap  alumni.  Sistem  informasi  tracer studi ini dibangun berbasis Web, sehingga bisa diakses oleh semua alumni  yang berada diseluruh  Indonesia maupun berada diluar negeri. Sistem  informasi  tracer  studi  dibangun  menggunakan  metode  waterfall,  framework  CodeIgniter  dan  database MySQL.  Melalui  sistem  ini alumni dapat memasukkan data diri dan pekerjaannya  sehingga  akan mudah untuk melacak keberadaan alumni.
Kata kunci — Tracer, alumni, informasi, waterfall, web.
Abstract — Alumni information is very important and is needed by universities in the accreditation process. Lhokseumawe State Polytechnic has difficulty in obtaining information and conducting a trace of alumni who have spread to various regions in Indonesia. Alumni tracer study is one  method  used to trace information about alumni.  Information taken  includes alumni personal  identity,  education  history,  employment history. One of the data that is difficult to obtain is valid data regarding the address of the alumni's work and how to pres ent the address data of  the  alumni  work.  Therefore,  a  tracer  study  information  system  is  needed  which  is  expected  to  provide  convenience  for  institutions  in conducting research on alumni. The tracer information system for this study was built based on the Web, so that it could be a ccessed by all alumni  who  were  located  throughout  Indonesia  and  abroad.  The  study  tracer  information  system  is  built  using  the  Waterfall  method, CodeIgniter framework and MySQL database. Through this system, alumni can enter their own data and work so that it will be easy to track the whereabouts of alumni.
Keywords— Tracer, alumni, information, waterfall,  web

## I. P ENDAHULUAN
Informasi  alumni  sangat  penting  dan  dibutuhkan perguruan  tinggi  dalam  proses  akreditasi.  Politeknik  Negeri Lhokseumawe  kesulitan  dalam  memperoleh  informasi  dan melakukan  penelusuran  terhadap  alumninya  yang  telah tersebar ke  berbagai wilayah di Indonesia.  Politeknik Negeri Lhokseumawe merupakan lembaga pendidikan yang didirikan atas  dasar  langkanya  tenaga  teknisi  ahli  madya  yang dibutuhkan  industri.  Politeknik  Negeri  Lhokseumawe  telah meluluskan banyak mahasiswa yang mempunyai keterampilan  sesuai  dengan  bidangnya  masing-  masing  dan siap  kerja  di  bidang  industri.  Jumlah  alumni  yang  begitu banyak  tersebut  telah  menyebar  di  beberapa  wilayah Indonesia.
Alumni  mempunyai  peran  penting  dalam  peningkatan kualitas pendidikan almamaternya. Alumni dapat memberikan masukan  kritis  dan  membangun  kepada  almamaternya, sehingga  dari  masukan  tersebut  dapat  diketahui  kesesuaian antara    kurikulum  pendidikan  yang  didapatkan  saat  kuliah dengan  kebutuhan  dunia  industri.  Selain  alumni,  perusahaan tempat  alumni  bekerja  turut  mengambil  peran  dalam peningkatan  kualitas  suatu institusi  pendidikan. Wujud dari peran  serta  perusahaan  yakni  dengan  memberikan  penilaian terhadap  alumni  yang  bekerja  pada  perusahaan  tersebut. Mengetahui  peran  penting  perusahaan  dan  alumni  tersebut, maka penilaian   perusahaan terhadap  alumni  serta  informasi dari    alumni  sangatlah    penting    dan    dibutuhkan  untuk kemajuan  suatu  instansi  pendidikan.  Tetapi  masih  banyak perguruan  tinggi  di  Indonesia  yang  kesulitan  dalam memperoleh  informasi  dan  melakukan  penelusuran  terhadap alumninya  yang  telah  tersebar  ke  berbagai  wilayah  di Indonesia, begitu pula dengan Politeknik Negeri
Lhokseumawe.  Selain    itu,    cara    yang    digunakan    untuk memperoleh  informasi  alumni  masih  konvensional,    yakni dengan cara mengisi formulir tracer study secara manual.
Tracer Study merupakan pendekatan yang memungkinkan institusi  pendidikan  tinggi  memperoleh  informasi  tentang kekurangan  yang  mungkin  terjadi dalam proses    pendidikan dan    proses    pembelajaran    dan    dapat    merupakan  dasar untuk        perencanaan        aktivitas        untuk  penyempurnaan  di masa  mendatang.  Tujuan  khusus  tracer  study  diantaranya yakni untuk mengetahui relevansi dari pelaksanaan kurikulum yang  telah  diterapkan  di  perguruan tinggi dengan kebutuhan pasar  tenaga  kerja  dan  pengembangan  professional  di  dalam kompetensi jurusan.

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN
2.1 Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan  erat  dengan  beberapa  prosedur  yang  saling memiliki keterkaitan satu sama lainnya yang berfungsi secara bersamaan  untuk  mencapai  tujuan  berdasarkan  pola  atau skema yang  bulat  untuk  menggerakkan  suatu  fungsi  yang utama  dan  suatu  urusan ataupun usaha[1]

## 2.2 Informasi
Informasi  merupakan  suatu  hasil  yang  didapatkan  dari suatu  proses  pengolahan  data  terorganisir  yang  disajikan dalam  suatu  bentuk  yang  dapat  berupa  nilai  yang  mudah dipahami  yang  menggambarkan  suatu  kejadian-kejadian nyata  dan  berguna  atau  lebih  dapat  dipahami  bagi penerimanya  yang  dapat  digunaka  sebagai  acuan  dalam pengambilan  keputusan  yang  lebih  akurat.  Jenis-jenis
informasi  dapat  dipandang  dari  3  segi  yaitu  manajerial, sumber, dan rutinitasnya[2].

## 2.3 Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  penyedia  informasi didalam  sebuah  organisasi    yang  terdiri    dari  perangkat  keras dan perangkat lunak  serta tenaga pelaksananya dimana dapat mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  data  transaksi  harian yang mendukung operasi dan bersifat manajerial dan kegiatan strategis yang diperlukan bagi pihak tertentu[3]

## 2.4 Tracer Study
Penelusuran lulusan (tracer study) adalah merupakan salah satu cara untuk mendapatkan informasi tentang berapa jumlah lulusan  perguruan  tinggi  yang  telah  mendapatakan  pekerjaan yang  sesuai  dengan  relevansi  pendidikannya.  Hasil  tracer study  juga  dapat  dipergunakan  perguruan  tinggi  untuk mengetahui  keberhasilan  proses  pendidikan  yang  telah dilakukan  terhadap  anak  didiknya.  Bahkan  dalam  program hibah  kompetisi  maupun  akreditasi  selalu  mempersyaratkan adanya data hasil dari tracer study tersebut melalui parameter masa  tunggu  lulusan,  persen  lulusan  yang  sudah  bekerja  dan penghasilan  yang  diperoleh.  Tracer  study  merupakan pendekatan  yang  memungkinkan  institusi  pendidikan  tinggi memperoleh  informasi  tentang  kekurangan  yang  mungkin terjadi dalam proses pendidikan dan proses pembelajaran dan dapat  merupakan  dasar  untuk  perencanaan  aktivitas  untuk penyempurnaan dimasa mendatang [4]

## 2.5 ERD
Prodi memiliki Lulusan memiliki pekerjaan memiliki n Akademik memiliki m Keluarga n kdprodi noalumni kdprodi noalumni noalumni noalumni Gambar 1. ERD Tracer Study 2.6 Data Flow Diagram (DFD) Sistem Informasi Tracer Studi Admin Alumni Login Data Pekerja an Data Kelu arga Data Data A kad emik Data A lumni Log in Data User Data Keluraga Data Akademik Data Pekerjaan Data Prodi Data Alumni Laporan DataUser Laporan Data Alumni Laporan Data Keluarga Laporan Data Pekerjaan Laporan Data prodi Laporan Data User
Gambar 2. DFD Tracer Study

## 2.7 Design Tabel
1. Disain File Program Studi
Disain file ini untuk menyimpan data file program studi yang ada di Politeknik Negeri Lhokseumawe
Tabel 2. Disain File Program Studi No Field name Type Width Description 1 Kdprodi Char (6) Kode Program Studi 2 Nmprodi Varchar (20) Nama Program Studi 3 Jenjang Char (4) Jenjang 2. Disain File Lulusan Merupakan disain file database untuk penyimpanan data mahasiswa yang telah lulus.
Tabel 3. Disain File Lulusan No Field name Type Width Description 1 Nolus Char (10) Nomor Ijazah 2 Kdprodi Varchar (6) Kode Prodi 3 ThnLulus Char (4) Jenjang 4 Almlulus Varchar (50) Alamat 3. Disain File Data Akademik
Database yang didisain untuk informasi akademik mahasiswa yang telah lulus disimpan pada file data akademik. Tabel 3. Disain Data Akademik No  Field name Type Width Description 1 Noalumni Char (10) Nomor Alumni 2 Tmasuk Varchar (4) Tahun Masuk 3 Tlulus Varchar (4) Tahun Lulus 4 Kelas Varchar (5) Kelas Terakhir 5 Catatan Varchar(40) Keterangan 4. Disain File Data Keluarga Database yang didisain untuk informasi pekerjaan mahasiswa yang telah lulus disimpan pada file data keluarga. Tabel 4. Disain Data Keluarga No  Field name Type Width Description 1 Noalumni Char (10) Nomor Alumni 2 NamaPasangan  Varchar (40)  Suami/Isteri 3 Anak Varchar (40)  Nama Anak 4 Kerja Varchar (40)  Pekerjaan Pasangan 5 Catatan Varchar(40) Keterangan
5. Disain File Data Pekerjaan Database yang didisain untuk informasi pekerjaan mahasiswa yang telah lulus disimpan pada file data Pekerjaan.
Tabel 5. Disain Data Pekerjaan No  Field name Type Width Description 1 Noalumni Char (10) Nomor Alumni 2 Pekerjaan Varchar (40)  Pekerjaan 3 Jabatan Varchar(20) Jabatan 4 Namakantor Varchar (40)  Nama Kantor 5 Alamatkantor Varchar (40)  Alamat Kantor 6 Catatan Varchar(40) Keterangan
2.8 Design Form
1. Halaman Depan
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Gambar 3. Rancangan Halaman Depan 2. Halaman Halaman Login User name Login Password
Gambar 4. Rancangan Halaman Login
3. Halaman Halaman Alumni xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Gambar 5. Rancangan Halaman Alumni
4. Halaman Halaman Admin
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Gambar  6. Halaman Halaman Admin

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
3.1 Implementasi Sistem Implementasi merupakan bagian dari tahapan implementation    and    unit    testing    pada    metode  waterfall. Pada    tahapan    ini    desain    ke    dalam  bahasa  pemrograman sesuai kebutuhan pengguna kemudian dilakukan  pemeriksaan terhadap modul yang telah dibuat.
3.1.1 Halaman Depan
Implementasi  halaman  depan  bagi  semua  user  sistem informasi tracer study  yang  berisi penjelasan  umum  tentang tracer  study ditampilkan pada Gambar 3.
Gambar 7. Halaman Depan
3.1.2 Halaman Login
Halaman  Login  digunkan  untuk  mengidentifikasi  user dalam  mengkases  sistem  informasi  tracer  studi.  User  terdiri dari user admin dan user anggota
3.1.3 Halaman Admin
Haman admin terdiri data anggota, laporan dan data acount.
Gambar 9. Halaman Depan
3.1.4 Halaman Alumni
Haman alumni terdiri dari data alumni, data keluarga, data, data kontak, data akademik dana data acount.
Gambar 10. Halaman Alumni
1. Data Kelurga
Data keluarga adalah dari alumi yang sudah berpasangan berupa suami/isteri dan data anak
Gambar 11. Halaman Keluarga
2. Data Kontak
Data kontak adalah data yang dapat dihubungi untuk komunikasi yaitu no hand phone, pin black berry, email, website, facebook, twiter
Gambar 12. Halaman Kontak
3. Data Akademik
Data akademik adalah data angktan, tahun masuk, tahun lulus kelas terakhir
3.1.5 Halaman Laporan
Laporan merupakan hasil dari pengolahan data alumni yang dapat dikelompokkan menjadi data laporan keseluruhan, laporan data anggota per angkatan dan laporan alumni per asla propinsi
Gambar 7. Halaman Laporan
3.1.6  Data Pengguna Sistem
Data pengguna sistem merupakan laportan pengguna sistem
dan hak akses yang diberikan Gambar 8. Data Pengguma Sitem

## IV. K ESIMPULAN
1.  Sistem  informasi tracer  study ini  dapat  digunakan  untuk memperoleh informasi alumni Politeknik Negeri Lhokseumawe.
2.   Sistem  informasi  ini  dapat  membantu  institusi Politeknik Negeri    Lhokseumawe    dalam    proses  penyusunan borang  akreditasi  prodi,  terutama  yang  terkait  dengan informasi alumni.
3.  Sistem  informasi tracer  study berjalan  dengan baik pada browser Mozila  Firefox,  Google  Chrome  dan  Internet Explorer.

## R EFERENSI
[1] Jogiyanto  HM.  2000.  Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi  : Pendekatan  terstruktur  teori  dan  praktis  aplikasi  bisnis.  Andi. Yogyakarta.
[2] Hanif, AlFatta. (2007). Analisa & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan  Bersaing  Perusahaan  &  Organisasi  Modern.  Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
[3] Harald  Schomburg.  2003,  Handbook  for  Graduate Tracer  study . Universitas Kassel : Moenchebergstrasse Kassel, Germany: Wissenschaftliches Zentrum fur Berufsund Hochschulforschung
[4] John  Burch  dan  Gary  Grudnitski.  1998, Informations  Systems  Theory and Practice, John wiley And Sons
[5] Nugroho,  Bunafit.  (2004). Database  Relasional  dengan  MySQL ,
Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
[6] Nugroho,  Adi.  (2005).  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
[7] Pressman, Rogers, 2007. Rekayasa perangkat lunak, Yogyakarta : Andi Offset.