## S U R Y A    A B D I M A S
Vol. 8 No. 2 (2024) pp. 237 - 244
Available online at: http://jurnal.umpwr.ac.id/index.php/abdimas/index p-ISSN: 2580-3492 e-ISSN: 2581-0162

## Optimalisasi  Pengelolaan  Informasi  Dengan  Automasi  Arsip  di Monumen Pers Nasional Surakarta
Rofiqothus Adha Nur Azizzah, Siti Nurfadila, Trisna Nurdiana, Moh. Safii
Universitas Negeri Malang Jl. Semarang 5 Malang 65145, Jawa Timur, Indonesia | moh.safii@um.ac.id | DOI: https://doi.org/10.37729/abdimas.v8i2.4032 |

## Abstrak
Monumen Pers Nasional sebagai salah satu lembaga yang melakukan kegiatan pengarsipan, pengelolaan arsip  media  massa  atau  koran,  dan  pelestarian  produk  pers  yang  mengandung  nilai  sejarah.  Berkaitan dengan hal tersebut, kegiatan alih media atau digitalisasi dilakukan oleh pihak Monumen Pers Nasional agar informasi yang dimiliki dapat dengan mudah diakses oleh pengunjung. Namun, karena volume koran yang tiap hari bertambah, permasalahan umum yang berkaitan dengan arsip akan muncul, yakni kurangnya ruang  penyimpanan  dan  bisa  menyebabkan  kesulitan  dalam  menemukan  arsip  koran  tersebut.  Metode pelaksanaan  kegiatan  dilaksanakan  dengan  pelatihan  dan  pendampingan.  Hasil  pengabdian  optimalisasi pengelolaan koran dengan automasi arsip perlu dilakukan dengan cara mendata koran-koran yang ada di storage dan melakukan input ke dalam Google Spreadsheet. Terdapat peningkatan dalam pengelolaan arsip- arsip tersebut sehingga lebih rapi dan mudah untuk diakses oleh semua pembaca.
Kata Kunci : Pengelolaan arsip, Automasi arsip, Monumen pers
This  work  is  licensed  under  a Creative  Commons  Attribution-NonCommercial  4.0 International License

## 1. Pendahuluan
Manusia  sebagai  makhluk  sosial  selalu  berinteraksi  dan  melakukan  kegiatan bertukar  informasi  dengan  sesama.  Informasi  diperlukan  sebagai  salah  satu  bukti pendukung dan pertimbangan dalam pengambilan sebuah keputusan, baik bagi individu maupun organisasi (Sandoval & Ortiz, 2022) . Dewasa ini informasi bisa didapatkan dari berbagai  sumber  maupun  media  dengan  mudah.  Namun,  belum  tentu  informasi  yang beredar luas di sekitar termasuk informasi yang valid dan berkualitas. Mc Leod (Azizah et al., 2019) menjelaskan bahwasanya informasi yang berkualitas atau bermutu ditentukan oleh kesesuaian dengan fakta, tepat waktu, relevan dalam pengambilan keputusan, serta menggambarkan  masalah  atau  solusi  secara  utuh  dan  lengkap.  Oleh  karena  itu,  perlu perhatian lebih dalam mencari sebuah informasi dan memperhatikan kredibilitas sumber informasi itu sendiri (Handayani, 2020; Maya Sofiana et al., 2024) .
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang bermutu dan dapat dipercaya kredibilitasnya (Lubis et al., 2024) . Penjelasan mengenai arsip telah diatur dalam Undang- undang  kearsipan  bahwa  arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara (Undang- Undang Republik Indonesia, 2009) .
Umumnya  di  Indonesia  arsip  dibagi  menjadi  2 berdasarkan fungsinya yaitu  arsip statis dan arsip dinamis. Dalam bahasa Inggris arsip dinamis dikenal sebagai record dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi “arsip dinamis.” Arsip dinamis atau record yang sudah  tidak  lagi  digunakan  untuk  kepentingan  sehari-hari,  kemudian  disimpan  dan statusnya menjadi arsip dinamis inaktif (Wahyudi et al., 2024) . Arsip dinamis inaktif yang sudah  jatuh  waktu  sesuai  dengan  jadwal  retensi  akan  dimusnahkan  atau  disimpan permanen (Adensa et al., 2024) , hingga akhirnya disebut arsip statis atau “arsip” saja, yang dalam bahasa Inggris disebut archives (Fathurrahman, 2018) . Arsip dinamis adalah semua arsip  yang  masih  berada  di  berbagai  kantor,  baik  kantor  pemerintah,  swasta,  atau organisasi  kemasyarakatan,  karena  masih  dipergunakan  secara  langsung  dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya (Bakhtiar, 2023) ; sementara itu arsip statis merujuk pada dokumen yang tidak langsung dipakai dalam rutinitas harian (Tabina, 2024) .
Berdasarkan  pengertian  arsip  yang  merupakan  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa, sumber informasi yang termasuk rekaman kegiatan atau peristiwa salah satunya adalah koran.  Koran  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  jenis  dokumenter  yang  mana memuat  kabar  aktual  sesuai  dengan  peristiwa  yang  terjadi  pada  waktu  tertentu (Kurniawati  et  al.,  2024) .    Koran  memiliki  peran  yang  vital  sebagai  salah  satu  sumber informasi  jenis  dokumenter,  bahan  dokumenter  ini  memiliki  peran  yang  vital  karena memiliki peran yang sangat penting bagi ilmu sejarah secara khusus dan perkembangan ilmu  pengetahuan  lainnya  secara  umum (Sadhyoko,  2017) .  Menyadari  pentingnya  hal tersebut, Monumen Pers Nasional sebagai salah satu lembaga yang bergerak dalam bidang penyedia informasi di bawah Kementerian Komunikasi dan Informasi melakukan kegiatan pengarsipan  dan  pengelolaan  arsip media  massa  atau  koran,  tugas  dari  Monumen Pers Nasional  sendiri  memberikan  layanan  kepada  masyarakat  seputar  Monumen  Pers Nasional  dan  melestarikan  produk  pers  yang  memiliki  nilai  sejarah (Hayati  &  Sawitri, 2018) .
Berdasarkan  analisis  situasi  yang  telah  dilakukan  sebelumnya,  di  Monumen  Pers Nasional  layanan  arsip  koran  yang  berada  di  e-paper  merupakan  layanan  yang  cukup banyak mendapatkan kunjungan, dengan kunjungan paling banyak berasal dari kalangan civitas akademika atau mahasiswa. Berkaitan dengan hal tersebut, kegiatan alih media atau digitalisasi  dilakukan  oleh  pihak  Monumen  Pers  Nasional  agar  informasi  yang  dimiliki dapat dengan mudah diakses oleh pengunjung. Namun, karena volume koran yang tiap hari bertambah, proses tersebut jadi sedikit lebih lambat dan terbatasnya kapasitas tenaga untuk melakukan digitalisasi, akibatnya banyak informasi yang belum bisa tersampaikan atau dilayangkan ke khalayak dan tertahan di storage. Dengan bertambahnya volume koran tiap harinya dan tidak diiringi dengan pengelolaan yang baik, permasalahan umum yang berkaitan  dengan  arsip  akan  muncul,  yakni  kurangnya  ruang  penyimpanan  dan  bisa menyebabkan kesulitan dalam menemukan arsip koran tersebut.

## 2. Metode
Untuk menciptakan kemudahan akses dalam proses pencarian data arsip koran baik bagi staff/pegawai dan pengguna di Monumen Pers Nasional yang beralamatkan di Jln. Gajah Mada No.59, Kota Surakarta, Jawa Tengah.
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  melakukan  optimalisasi  pengelolaan  informasi dengan  melakukan  automasi  koleksi  arsip  koran  yang  dimiliki  oleh  Monumen  Pers Nasional.  Mengingat belum semua arsip koran dalam bentuk digital  yang dimiliki oleh pihak  Monumen  Pers  Nasional  dan  belum  tertatanya  bagian  penyimpanan  arsip  atau storage  karena  volume  koran  yang  terus  bertambah  tiap  harinya  hal  tersebut  dapat menimbulkan kurangnya efisiensi waktu dan kebingungan dalam kegiatan pencarian arsip koran.  Pada Gambar  1 disajikan  uraian  langkah-langkah  yang  ditempuh  dalam menjalankan kegiatan ini.

## Gambar 1 . Tahapan Pelaksanaan PkM
Kegiatan  pengabdian  ini  dilaksanakan  dalam  kurun  waktu  4  bulan  terhitung  dari tanggal 29 Agustus hingga 15 Desember 2023. Pada pelaksanaannya langkah awal yang dilakukan  yakni  mengidentifikasi  permasalahan  yang  dimiliki  oleh  pihak  mitra,  yakni Monumen  Pers  Nasional  dengan  melakukan  observasi  dan  wawancara  untuk  melihat apakah pengelolaan arsip koran yang dimiliki oleh pihak Monumen Pers Nasional sudah optimal  atau  belum.  Setelahnya  diskusi  dilakukan  untuk  mencari  solusi  yang  cukup mutakhir  dan  mempersiapkan  kebutuhan  apa  saja  yang  diperlukan,  seperti  laptop,  alat tulis  dan  sarana  pembantu  lainnya.  Selanjutnya  setelah  persiapan  selesai  pelaksanaan kegiatan dilakukan. Kegiatan diakhiri dengan  evaluasi kegiatan yang dilaksanakan  pada tanggal 15 Desember 2023.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1. Keadaan Awal Arsip Koran di Monumen Pers Nasional
Monumen Pers Nasional Surakarta merupakan tempat dimana setiap harinya selalu menerima arsip cetak berupa koran dari berbagai wilayah di Indonesia, yang berasal dari berbagai tahun, bahkan ada yang berasal dari tahun sebelum kemerdekaan. Koran-koran tersebut berasal dari berbagai jenis penerbit yang mengirimkan koran ke Monumen Pers Nasional  dan  setiap  harinya  ada  puluhan  eksemplar  yang  diterima.  Selain  itu,  sumber dokumentasi koran berasal dari hibah dari berbagai penerbit baik dari pulau Jawa maupun luar pulau Jawa; seperti Jawa pos, Solopos, Bali pos, Denpost, Kompas, Cendrawasih, dan sebagainya.
Koran  yang  masuk  selanjutnya  dicatat  untuk  keperluan  arsip  dan  dilakukan pengecapan  oleh  Monumen  Pers  Nasional  sebelum  masuk  ruang  penyimpanan  seperti yang  ditunjukkan  pada Gambar  2 .  Kegiatan  tersebut  dilakukan  oleh  e-paper  untuk menandakan bahwa itu arsip yang dimiliki instansi dari hibah penerbit koran.

## Gambar 2. Pencatatan dan Pendataan Koran

## 3.2. Penyimpanan di Storage
Seluruh  koran  yang  diterima  selanjutnya  disimpan  di  tempat  penyimpanan  atau storage  yang  berada  di  Jl.  Gajahmada  No.59,  Timuran,  Kec.  Banjarsari,  Kota  Surakarta. Koran  disimpan  sesuai  dengan  jenis  penerbit  dan  diurutkan  sesuai  tanggal  eksemplar koran. Namun, karena banyaknya koran yang ada dan banyaknya koran yang tercampur tidak  sesuai  klasifikasi  yang  dipakai,  maupun  tercampur  antara  koran  baru  dan  koran lama. Hal tersebut pastinya menyulitkan staff dalam pencarian koran secara fisik.  Maka perlu dilakukan pengaturan dan pengadministrasian agar lebih mudah untuk pencarian dan proses dokumentasi.
Seluruh koran yang masuk di storage selanjutnya didata dalam bentuk Excel ( Gambar 4 ).  Hal  tersebut  dilakukan  untuk  memudahkan  pencarian  pengelolaan  koran.  namun, sebelum didata pengabdi melakukan pendataan kembali terlebih dahulu koran fisik yang ada di storage, untuk memastikan kembali jumlah serta penempatan koran apakah telah sesuai dengan data yang ada di rak storage ( Gambar 3 ).
Gambar 3 . Storage atau Ruang Penyimpanan Arsip Koran
Gambar 4. Data Koran Pada Storage

## 3.3. Pemilahan Koran
Preservasi konservasi koran dimaksudkan sebagai pemulihan keadaan koran karena koran-koran  yang  diterima  dan  berada  di  Monumen  Pers  Nasional  tidak  semua  dalam keadaan baik bahkan ada yang sudah rusak. Beberapa koran telah mengalami perubahan warna kertas cenderung kecoklatan, bagian pinggir kertas koran ada yang sobek, ada pula ditemukan beberapa lubang di  bagian  koran  yang rapuh, sehingga dapat dikategorikan sebagai koran yang rusak. Apabila koran dalam keadaan rusak maka tidak dapat langsung dilakukan proses digitalisasi, sehingga harus melalui proses preservasi untuk memperkuat keadaan koran. Kegiatan preservasi dilakukan pada koran dengan keadaan yang cukup rusak dapat ditunjukkan pada Gambar 5 .
Untuk menjalankan proses preservasi koran, perlu disiapkan beberapa peralatan dan bahan,  antara  lain  kertas  kozu,  cmc,  dan  aquades  sebagai  perekat.  Langkah-langkah preservasi koran yaitu sebagai berikut; 1) dilakukan pembersihan koran/majalah dari debu agar tidak mengganggu selama proses perekatan; 2) pengukuran kozu paper dengan ukuran koran/majalah;  3)  melakukan  perekatan  kozu  paper  dengan  koran/majalah.  perekatan dilakukan  dengan  lem  yang  dibuat  dari  campuran  bubuk  cmc  dan  aquades.  Proses perekatan hanya dilakukan di salah satu sisi; 4) dilakukan pengeringan dengan suhu ruang, lama pengeringan biasanya memakan waktu 2 hingga 3 jam

## Gambar 5 . Perbaikan Koleksi Melalui Proses Konservasi
Proses  selanjutnya  yaitu  dilakukan  proses  digitalisasi  koran-koran  yang  telah diterima dalam bentuk fisik. Proses digitalisasi dilakukan untuk menjaga informasi yang terkandung didalamnya agar tetap bisa diakses dengan jelas dan mudah meskipun berasal dari kurun waktu yang cukup lama (Sinta et al., 2024) . Selain itu, proses digitalitasi koran dimaksudnya  pula  untuk  menghemat  tempat  arsip,  sehingga  dapat  secara  ringkas  dan mudah diakses jika telah berbentuk elektronik dalam format .pdf atau .jpg sesuai dengan edisinya, seperti dapat ditunjukkan pada Gambar 6 . Dalam proses digitalisasi koran, alat bahan yang diperlukan yaitu kamera, lighting, color checker, dan ruler checker (Daros, 2024) . Adapun  tahapan dalam melakukan digitalisasi arsip koran yaitu: 1) foto dilakukan dengan angka ganjil terlebih dahulu, baru dilanjutkan dengan angka genap, hal tersebut dilakukan untuk mempermudah dan mengefisiensi waktu; 2) foto disimpan dalam bentuk .jpg, lalu dikonversi ke dalam bentuk .pdf (Friedrichsen & Wersig, 2020) .

## Gambar 6. Proses Digitalisasi Koran

## 3.4. SIDAK (Sistem Informasi Database Koleksi)
Setelah  melalui  proses  digitalisasi  dan  sudah  dikonversi  menjadi  .pdf.  Dokumen arsip digital selanjutnya diunggah dalam sistem automasi yang disebut dengan SIDAK. SIDAK  merupakan  sistem  automasi  arsip  koran  atau  majalah  yang  bisa  diakses  oleh masyarakat atau pengguna ( Gambar 7 dan Gambar 8 ). Adanya SIDAK sangat membantu menyimpan arsip koran yang ada dan membantu mengurangi beban ruang penyimpanan koran yang sudah tidak cukup menampung koran lagi.
Gambar 7 . Tampilan Beranda SIDAK

## Gambar 8. Daftar Arsip Koran SIDAK

## 3.5. E-Paper
Setelah arsip koran didigitalkan, pengunjung dapat mengakses file tersebut melalui layanan  yang  disebut  dengan  e-paper.  Layanan  e-paper  merupakan  layanan  arsip  koran dalam bentuk digital yang dapat diakses langsung oleh pengunjung. Pengunjung dapat mengakses  katalog  arsip  secara  online  melalui  website  Monumen  Pers  Nasional.  Dalam layanan  ini,  jika  pengunjung  memerlukan  arsip  koran  dalam  bentuk  digital,  bisa melakukan request akses melalui web Monumen Pers Nasional. selain dalam request dalam bentuk  digital  pengunjung  juga  bisa  melakukan  request  koran  dalam  bentuk  fisik  yang dapat dilihat pada Gambar 9 .

## Gambar 9 . Tampilan Request E-Paper
Optimalisasi pengabdian ini telah menghasilkan 554 dokumen yang telah didigitasi dan 75 dokumen  yang  telah  direstorasi  agar  kandungan  informasi  tetap  diakses.  Ini  artinya terdapat peningkatan produktifitas saat pelatihan dan pendampingan yaitu sebesar 80%.

## 4. Kesimpulan
Pengelolaan informasi arsip koran di Monumen Pers Nasional  dapat dimulai dari penataan  atau  pengelolaan  bagian  storage.  Pendataan  koran  fisik  di  storage  yang  tim pengabdian lakukan harapannya dapat membantu pihak Monumen Pers Nasional dalam pengelolaan arsip koran. Karena dengan tertatanya koleksi arsip di storage kegiatan temu kembali informasi dapat dilakukan dengan jauh lebih cepat dan tepat serta memudahkan dalam  proses  digitalisasi  dan  automasi  nantinya.  Karena  Monumen  Pers  Nasional merupakan lembaga publik yang bergantung pada nilai kepuasan pengunjung, kecepatan dan ketepatan akan menjadi nilai lebih di mata pengunjung. Hasil yang didapatkan pihak Monumen  Pers  Nasional  cukup  terbantu  dengan  kenaikan  dokumen  terdigitasi  sebesar 80%.

## Acknowledgement
Ucapan terima kasih dihaturkan kepada seluruh staf Monumen Pers Nasional yang telah mendukung  dan  mewadahi  kegiatan  pengabdian  ini,  sehingga  kegiatan  pengabdian  ini dapat berjalan dan berakhir dengan lancar dari awal hingga akhir.

## Daftar Pustaka
Adensa,  A.,  Raihan,  K.,  Faisal  Rafi,  R.,  Richwandi  Putra,  I.,  &  Azizah,  F.  (2024). Pengembangan Web Dinas Perpustakaan dan Arsip Berbasis Laravel Framework Pada Dpad  Kota  Tangerang.  JATI  (Jurnal  Mahasiswa  Teknik  Informatika),  7(6). https://doi.org/10.36040/jati.v7i6.7840
Azizah,  R.,  Mirfani,  M.  A.,  &  Suryadi.  (2019).  Kontribusi  Mutu  Informasi  Terhadap Efektivitas  Kerja  Pegawai  Bidang  Pendidikan  Menengah  dan  Tinggi  di  Dinas Pendidikan  Provinsi  Jawa  Barat.  Jurnal  Tata  Kelola  Pendidikan,  1(1),  1–13. https://ejournal.upi.edu/index.php/jtkp/article/view/3239
Bakhtiar,  B.  (2023).  Pengelolaan  Arsip  Dengan  Sistem  Digital  (Record  Management  by Digital System). Intelektualita, 11(02). https://jurnal.ar-raniry.ac.id/index.php/intel/ article/view/17175
Daros, O. (2024). Brazilian Digital Hemeroteca: Collection of Newspapers and Magazines from the National Library, https://bndigital.bn.gov.br/hemeroteca-digital/. American Journalism. https://doi.org/10.1080/08821127.2024.2301909
Fathurrahman,  M.  (2018).  Pentingnya  Arsip  sebagai  Sumber  Informasi.  JIPI  (Jurnal  Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(2), 215–225. https://doi.org/10.30829/jipi.v3i2.3237
Friedrichsen,  M.,  &  Wersig,  W.  (2020).  Digitale  Kompetenz :  Herausforderungen  für Wissenschaft, Wirtschaft, Gesellschaft und Politik. In Synapsen im digitalen Informations- und Kommunikationsnetzwerk.
Handayani,  T.  (2020).  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip  Dinamis  (Kajian Terhadap  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip  Dinamis  pada  Universitas Pembangunan  Nasional  “Veteran”,  Jakarta  dan  Universitas  Padjadjaran,  Bandung). Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 4(2).
Hayati,  N.,  &  Sawitri,  D.  M.  (2018).  Perilaku  Pencarian  Informasi  Pemustaka  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kabupaten  Tangerang.  Buletin  Al-Turas,  24(1),  1–18. http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-turats/article/view/7313
Kurniawati, L., Utami, L. A., Oktaviana, S., & Putri, S. A. (2024). Pelatihan Perancangan UI/UX  Aplikasi  Arsip  Digital  Bagi  PKK  Kelurahan  Ragunan.  SWAGATI :  Journal  of Community Service, 1(3). https://doi.org/10.24076/swagati.2023v1i3.1081
Lubis, N., Batubara, A. K., & Ali, M. N. (2024). Manajemen Arsip Dinamis di Sekretariat Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah  (DPRD)  Kota  Binjai. Journal  Innovation  In Education, 2(1), 20-36.
Maya Sofiana, Endang Supriyadi, & Pajriatul Fachiroh. (2024). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Dalam Mendukung Layanan Informasi Pada PT Angkasa Pura I di Era Pandemi Covid-19.  Journal  of  Social  and  Economics  Research,  5(2).  https://doi.org/10.54783/ jser.v5i2.217
Sadhyoko,  J.  A.  (2017).  Menciptakan  Pengelolaan  Arsip  Surat  Kabar  yang  Andal  (Studi Kasus Depo Arsip Suara Merdeka). Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9(2), 3– 14. https://doi.org/10.22146/KHAZANAH.22891
Sandoval,  C.  R.,  &  Ortiz,  R.  R.  (2022).  Higher  Education  in  the  Context  of  Digitization: Challenges,
Tensions and Pedagogical Possibilities. Nomadas, 56. https://doi.org/10.30578/nomadas.n56a9
Sinta, S. M., Fatah, Z., Yunita, I., & Zubairi, Ach. (2024). Sistem Informasi e- Arsip Surat Masuk Surat Keluar Berbasis Website. JUSTIFY : Jurnal Sistem Informasi Ibrahimy, 2(2). https://doi.org/10.35316/justify.v2i2.3104
Tabina, G. (2024). Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif di PT Prima Mitra Elektrindo. Student Scientific Creativity Journal (SSCJ), 2(1).
Undang-Undang Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan.  Nomor  43  Tahun  2009,  1,  1–86. https://peraturan.go.id/common/dokumen/ln/2009/uu0442009.pdf
Wahyudi, H.,  Nairobi,  N.,  Ambya, A., Usman, M.,  &  Suparta,  I.  W.  (2024).  Penyuluhan Arsip Dinamis Dan Undang-Undang Tentang Kearsipan. BEGAWI : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(1). https://doi.org/10.23960/begawi.v2i1.36