## PELAKSANAAN PEMELIHARAAN ARSIP DI SMA IBA PALEMBANG
Mida Zahara 1 , Febriyanti 2 , Zulkipli 3 1,2,3 Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Sumatera Selatan, Indonesia zaharamida0@gmail.com 1 , febriyanti_uin@radenfatah.ac.id 2 , zulkipli_uin@radenfatah.ac.id 3
Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk menginvestigasi pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif untuk memahami pelaksanaan pemeliharaan  arsip  beserta  faktor  pendukung  dan  penghambatnya  di  SMA  IBA  Palembang.  Data diperoleh dari observasi, wawancara, dan dokumentasi, melibatkan narasumber utama seperti Kepala TU,  staf  kearsipan,  dan  arsiparis,  serta  data  sekunder  dari  buku  manajemen  arsip.  Hasil  penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang telah dilakukan dengan baik,  dengan  adanya  pengarahan,  koordinasi,  komunikasi,  dan  motivasi  yang  efektif.  Pengarahan dilakukan  dalam  pengaturan  ruangan  arsip,  penyimpanan  arsip,  dan  menjaga  kebersihan  arsip. Koordinasi dilakukan antara berbagai pihak terkait untuk memastikan keselarasan dalam pengelolaan arsip. Komunikasi yang terbuka antara pimpinan dan karyawan juga menjadi faktor penting dalam menjaga keteraturan arsip sekolah. Selain itu, motivasi diberikan kepada staf untuk menjaga semangat dan  kinerja  dalam  pemeliharaan  arsip.  Meskipun  demikian,  terdapat  faktor  penghambat  seperti kurangnya sumber daya manusia yang dapat menghambat efisiensi dalam pemeliharaan arsip. Oleh karena  itu,  perhatian  lebih  lanjut  diperlukan  untuk  mengatasi  faktor  penghambat  tersebut  agar pelaksanaan pemeliharaan arsip dapat berjalan lebih efektif di masa mendatang.
Kata-kata kunci: Pemeliharaan, Arsip, Pengarahan, Koordinasi, Komunikasi, Motivasi
Abstract: This  study  aims  to  investigate  the  implementation  of  archive  maintenance  at  SMA  IBA Palembang.  The  research  adopts  a  descriptive  qualitative  approach  to  understand  the  execution  of archive maintenance along with its supporting and inhibiting factors at SMA IBA Palembang. Data were obtained through observation, interviews, and documentation, involving key informants such as the  Head  of  Administration,  archive  staff,  and  archivists,  as  well  as  secondary  data  from  archive management  books.  The  research  findings  indicate  that  the  archive  maintenance  at  SMA  IBA Palembang  has  been  carried  out  effectively,  supported  by  effective  direction,  coordination, communication, and motivation. Direction is provided in organizing archive rooms, storing archives, and maintaining their cleanliness. Coordination is established among various relevant parties to ensure coherence in archive management. Open communication between leaders and employees is also crucial in maintaining the organization of school archives. Furthermore, motivation is given to staff to maintain their enthusiasm and performance in archive maintenance. However, there are inhibiting factors such as a  lack  of  human  resources that  may  hinder  efficiency in  archive  maintenance.  Therefore,  further attention is needed to address these inhibiting factors to ensure more effective archive maintenance in the future.
Keywords: Maintenance, Archive, Direction, Coordination, Communication, Motivation

## PENDAHULUAN
Dalam era modernisasi seperti saat ini informasi menjadi hal yang sangat berpengaruh dan juga  sangat  penting  bagi  setiap  organisasi  maupun  lembaga  pendidikan  agar  dapat  mendukung proses-proses  kerja  dalam  pengimplementasian  sebuah  fungsi  manajemen.  Pendidikan  merupakan suatu bimbingan secara sadar oleh pendidik untuk perkembangan peserta didik secara jasmani dan rohani untuk membentuk kepribadian yang baik (Elihami & Syahid, 2022). Dengan demikian dapat dikatakan  bahwa  pendidikan  merupakan  suatu  proses  yang  sangat  penting  yang  dilakukan  agar manusia  mengembangkan  potensi  yang  dimilikinya  agar  dapat  berguna  bagi  bangsa  dan  negara. Begitu pula dengan kumpulan-kumpulan suatu dokumen berisi informasi yang disebut juga dengan Arsip  tentunya  sangat  penting  dalam  lembaga  pendidikan  untuk  mempermudah  temu  kembali dokumen-dokumen yang diperlukan.
Arsip  sendiri  sangat  penting  dan  beragam  mulai  dari  tulisan  berkas maupun  sebuah  karya yang dianggap  memiliki  nilai penting untuk dapat diartikan sebagai arsip (Yani et al., 2022). Arsip dianggap  memiliki  nilai  informasi  yang  penting  bahkan  ada  undang-undang  yang  dibuat  khusus untuk  arsip  seperti  yang  dikatakan  oleh  Kepala  dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  daerah  Kota Tasikmalaya,  Oslan  Khoerul  Falah  mengatakan  sangat  jelas,  hukuman  yang  akan  di  tanggung  atas penghilangan  arsip  negara  bisa  dikenakan  beberapa  tahun  (Herdiansah,  2018). Hal  ini  dikarenakan
sebagian dokumen arsip negara dinilai memiliki informasi yang rentan di selewengkan. Seperti yang kita  sadari  saat  ini  bahwa  pentingnya  arsip  sebagai  pusat  ingatan  dan  sumber  informasi.  Di  mana tujuan  kearsipan  yaitu  untuk  menjamin  keselamatan  bahan  pertanggung  jawaban  tentang perencanaan,  pelaksanaan  dan  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  serta  untuk  menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Sudah  seharusnya  arsip  disimpan,  diatur  dan  dipelihara  agar  dapat  menunjang  kegiatan administrasi.  Hal  tersebut  menunjukkan  bahwa  arsip  merupakan  sumber  informasi  tentang  masa lampau  yang  sangat  berguna  sebagai  dasar  pengambil  keputusan  dimasa  sekarang  dan  masa  yang akan datang. Arsip yang dikelola dan ditata secara sistematis memberikan kemudahan dalam mencari informasi tentang masalah yang berhubungan dengan seluruh kegiatan yang telah dilakukan sebuah lembaga pendidikan. salah satu hal yang paling dirasakan dari pemeliharaan arsip secara sistematis adalah  kemudahan  dalam  mengelola  arsip.  Jika  arsip  di  suatu  lembaga  pendidikan  tidak  dikelola dengan baik maka proses temu kembali arsip tentunya mengalami kesulitan dan akan memperlambat pekerjaan dilembaga pendidikan tersebut. Biasanya temu kembali arsip lebih sering berkaitan dengan arsip dinamis, karena arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan sehari- hari  dan  memiliki  frekuensi  penggunaan  yang  cukup  tinggi  (Rusdawati  &  Ardoni,  2014).  Barang- barang arsip yang jarang digunakan tetapi masih berharga harus diarsipkan dan dipelihara. Jika masa penyimpanan  telah  habis  tetapi  tidak  berlaku  lagi,  maka  harus  dimusnahkan  untuk  mengurangi jumlah bahan arsip. Mengingat pentingnya bahan arsip sebagai pusat memori dan sumber informasi, bahan arsip harus aman dan terpelihara.
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya (Indriani, 2022). Dari semua sumber daya organisasi yang ada, arsip adalah salah satu yang paling berharga. Pada dasarnya arsip perlu melalui proses pemeliharaan untuk tetap menjaga keamanan dan keberadaannya dengan salah satunya terus mengawasi dalam beberapa waktu sekali di tempat penyimpanannya agar dapat diketahui kondisi dari arsip tersebut lalu apabila terlihat kurang bersih dan sedikit rusak maka perlu dicegah dan diantisipasi dengan melakukan pemeliharaan (Andrias  et  al.,  2022).  Apabila  tidak  ada  manajemen  kearsipan  maka  proses  kearsipan  tidak  akan berjalan  dengan  semestinya  yang  mengakibatkan  tercampurnya  arsip-arsip  yang  masih  berguna dengan arsip yang sudah tidak berguna lagi, sehingga menyulitkan dalam temu kembali, arsip dapat mengalami  kerusakan,  untuk  mencegah  atau  mengurangi  masalah  kearsipan  terutama  masalah kerusakan  terhadap  arsip  dapat  dilakukan  pelaksanaan  pemeliharaan  arsip.  Terdapat  beberapa indikator pemeliharaan arsip yaitu terdiri dari pengatur ruangan, kebersihan dan tempat penyimpanan arsip (Febrianty & Handayani, 2022).
Apabila tidak ada manajemen kearsipan maka proses kearsipan tidak akan berjalan dengan semestinya  yang  mengakibatkan  tercampurnya  arsip-arsip  yang  masih  berguna  dengan  arsip  yang sudah  tidak  berguna  lagi,  sehingga  menyulitkan  dalam  temu  kembali,  arsip  dapat  mengalami kerusakan,  untuk  mencegah  atau  mengurangi  masalah  kearsipan  terutama  masalah  kerusakan terhadap arsip dapat dilakukan pelaksanaan pemeliharaan arsip.
Dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip juga sangat memerlukan fungsi dari manajemen itu sendiri salah satunya pelaksanaan atau actuating . Pelaksanaan adalah langkah-langkah yang dilakukan agar dapat membangkitkan anggotanya untuk tercapainya tujuan dari sebuah rencana menjadi suatu kenyataan,  dengan  dasar  semata-mata  memberikan  pengarahan  dan  semangat  agar  yang  lebih berkaitan lebih dapat mengerjakan tugasnya/tanggung jawabnya di dalam organisasi secara optimal dan tetap di jalur yang telah di rencanakan sesuai kewenangannya yang diberikan pihak pimpinan (Sukarana, 2011). Dalam proses actuating ada beberapa pola yang menjadi kegiatan manajemen, yaitu pemberian  motivasi,  pengarahan,  koordinasi,  komunikasi  (Munir  &  Ilaihi,  2009).  Pelaksanaan pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak dengan kata lain  kegiatan  ini  merupakan  tindakan  mencegah  sebelum  terjadi  kerusakan  arsip  (Sholikah  & Hermanto,  2021).  Pemeliharaan  arsip  kegiatan  membersihkan  arsip  secara  rutin  untuk  mencegah kerusakan akibat beberapa sebab (Ardiana & Suratman, 2020; Rahman & Arfa, 2021).
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilakukan  penulis,  maka  dapat diketahui bahwa pemeliharaan arsip yang terdapat di SMA IBA Palembang sudah berjalan namun, dalam  pemeliharaan  arsipnya  masih  terdapat  permasalahan  seperti  kurang  strategis  dan  kurang tepatnya  pengaturan  ruangan  arsip  yang  mengakibatkan  arsip  bisa  terkena  banjir  karena  sekolah tersebut berada di daerah rawan banjir. Selain itu, kegiatan membersihkan ruangan arsip masih jarang
dilakukan, akan tetapi untuk tempat penyimpanan, arsip sudah di simpan di dalam lemari khusus arsip.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA IBA  Palembang,  serta  untuk  menganalisis  faktor-faktor  yang  mendukung  dan  menghambat pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  di  sekolah  tersebut.  Dengan  demikian,  penelitian  ini  diharapkan dapat memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang praktik pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang  serta  faktor-faktor  yang  memengaruhi  pelaksanaannya,  yang  pada  gilirannya  dapat menjadi dasar untuk perbaikan dan pengembangan sistem pemeliharaan arsip yang lebih efektif di masa depan.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  dilakukan  mulai  bulan  Agustus  hingga  November  2023  di  SMA  IBA  Palembang,  yang berlokasi di Jl. Mayor Ruslan No. 21A, Ilir, Kecamatan Ilir Timur II, Kota Palembang, Sumatera Selatan 30113. Sekolah ini adalah sebuah yayasan swasta dengan NPSN 10609712 dan terletak dalam ruang lingkup  yayasan  yang  juga  mencakup  TK,  SD,  SMP,  dan  Universitas  IBA  Palembang.  Penelitian menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  jenis  penelitian  kualitatif  deskriptif,  bertujuan  untuk memahami  pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  dan  faktor-faktor  pendukung  serta  penghambatnya  di SMA  IBA  Palembang.  Data  diperoleh  dari  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi,  dengan narasumber  utama  meliputi  Kepala  TU,  staf  kearsipan,  dan  arsiparis,  serta  data  sekunder  dari dokumen seperti buku manajemen arsip. Informan penelitian terdiri dari Kepala TU sebagai informan kunci, serta Kepala Sekolah, Waka Sarana Prasarana, dan staf TU sebagai informan pendukung. Teknik pengumpulan data meliputi observasi nonpartisipatif, wawancara terstruktur, dan dokumentasi untuk mendapatkan  data  tambahan  seperti  foto-foto  terkait  pemeliharaan  arsip.  Analisis  data  dilakukan dengan reduksi data, penyajian data dalam bentuk naratif dan matriks, verifikasi data, dan penarikan kesimpulan  untuk  memastikan  validitas  hasil  penelitian.  Validitas  data  diuji  melalui  triangulasi sumber  dengan  membandingkan  data  dari  berbagai  sumber,  dan  triangulasi  teknik  dengan membandingkan data dari berbagai teknik pengumpulan data, semua ini bertujuan untuk memastikan keandalan data yang digunakan dalam penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil

## Pelaksanaan Pemeliharaan Arsip di SMA IBA Palembang
Dari hasil wawancara dan observasi di SMA IBA Palembang, tergambar bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip di sekolah tersebut melibatkan beberapa kegiatan yang penting. Salah satu aspek utama dalam menjaga pemeliharaan arsip adalah pengarahan. Pengarahan dilakukan melalui berbagai proses, termasuk pengaturan ruangan arsip, penyimpanan arsip, dan menjaga kebersihan arsip. Dalam pengaturan ruangan arsip, pengarahan dilakukan melalui rapat-rapat yang diadakan oleh Kepala TU dengan arahan dari Kepala Sekolah. Setiap staf diberi jadwal untuk melakukan pengaturan ruangan arsip  sesuai  dengan  arahan  yang  telah  diberikan.  Observasi  menunjukkan  bahwa  pengarahan  ini berjalan  dengan  baik,  dengan  Kepala  TU  memberikan  arahan  kepada  staf  tentang  cara  pengaturan ruangan arsip.
Pengarahan  dalam  proses  penyimpanan  arsip  juga  dilakukan  dengan  baik  di  SMA  IBA Palembang. Kepala TU memberikan arahan kepada staf untuk menyimpan arsip berdasarkan kategori dan  nomor  suratnya,  serta  menjaga  keamanan  arsip  dengan  menyimpannya  dalam  lemari  yang terkunci. Observasi menunjukkan bahwa setiap staf pengolah arsip melakukan penyimpanan sesuai dengan arahan yang diberikan. Selain itu, pengarahan juga dilakukan dalam menjaga kebersihan arsip. Kepala TU dan Kepala Sekolah memberikan arahan kepada staf untuk menjaga kebersihan ruangan arsip dan melakukan pembersihan secara rutin. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan akibat kelembaban atau serangan hama. Observasi menunjukkan bahwa staf melakukan pembersihan secara teratur sesuai dengan arahan yang diberikan.
Secara  keseluruhan,  pengarahan  dalam  pengelolaan  arsip  di  SMA  IBA  Palembang  berjalan dengan  baik.  Kepala  TU  dan  Kepala  Sekolah  memberikan  arahan  yang  jelas  kepada  staf,  dan  staf melaksanakan tugas mereka sesuai dengan arahan tersebut. Hal ini penting untuk memastikan bahwa arsip terjaga dengan baik dan dapat diakses dengan mudah ketika dibutuhkan.
Koordinasi  juga  menjadi  aspek  penting  dalam  pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA  Palembang. Koordinasi  dilakukan  dalam  beberapa  proses,  termasuk  pengaturan  ruangan  arsip,  penyimpanan arsip, dan menjaga kebersihan arsip. Dalam pengaturan ruangan arsip, koordinasi dilakukan melalui
berbagai pertemuan dan komunikasi antara Kepala TU, Kepala Sekolah, dan staf terkait. Hal serupa terjadi dalam proses penyimpanan arsip, di mana koordinasi antara Kepala TU, staf pengolah arsip, dan waka sarana dan prasarana menjadi kunci dalam penataan arsip. Sementara itu, dalam menjaga kebersihan arsip, koordinasi dilakukan melalui pembagian tanggung jawab antara Kepala TU, Kepala Sekolah, staf TU, dan waka sarana dan prasarana. Mereka berkomunikasi untuk memastikan bahwa ruangan arsip tetap bersih dan rapi, serta memonitor kondisi arsip secara berkala.
Hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  menunjukkan  bahwa  koordinasi  dalam pengaturan  ruangan,  penyimpanan,  dan  kebersihan  arsip  di  SMA  IBA  Palembang  telah  dilakukan dengan baik. Setiap pihak terlibat, mulai dari Kepala TU hingga waka sarana dan prasarana, terlibat aktif dalam menjaga keselarasan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip sekolah. Semua ini menegaskan pentingnya koordinasi sebagai fondasi dalam manajemen arsip yang efektif dan efisien.
Komunikasi  juga  menjadi  elemen  krusial  dalam  menjaga  pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA Palembang. Komunikasi dilakukan antara pimpinan dan karyawan dalam berbagai proses, termasuk pengaturan  ruangan  arsip,  penyimpanan  arsip,  dan  menjaga  kebersihan  arsip.  Dalam  pengaturan ruangan  arsip,  komunikasi  dilakukan  melalui  rapat  bulanan  dan  rapat  internal,  serta  koordinasi dengan pihak tata usaha berdasarkan laporan harian. Selain itu, komunikasi juga penting dalam proses penyimpanan arsip. Kepala TU memberikan arahan kepada staf terkait penyusunan dan penempatan berkas  arsip  agar  penemuan  arsip  dapat  dilakukan  dengan  lancar  dan  akurat.  Rapat  kecil  juga dilakukan untuk membahas penyimpanan arsip, seperti yang disampaikan oleh Kepala Sekolah.
Melalui  komunikasi  yang  efektif  antara  berbagai  pihak  di  SMA  IBA  Palembang,  proses penyimpanan arsip dapat terjaga dengan baik, sesuai dengan standar yang ditetapkan.  Selanjutnya, dalam menjaga kebersihan arsip, komunikasi antara Kepala TU, Staf TU, Kepala Sekolah, dan Waka Sarana Prasarana menjadi kunci. Mereka berkomunikasi untuk memastikan bahwa ruangan arsip tetap bersih  dan  rapi,  serta  memonitor  kondisi  arsip  secara  berkala.  Hasil  wawancara,  observasi,  dan dokumentasi menunjukkan bahwa komunikasi dalam pengaturan ruangan arsip, penyimpanan arsip, dan kebersihan arsip di SMA IBA Palembang berjalan dengan baik. Pimpinan dan karyawan bekerja sama  dalam  menjaga  kualitas  dan  keteraturan  arsip  sekolah,  sehingga  arsip  dapat  diakses  dengan mudah dan tetap terjaga keamanannya. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa komunikasi yang efektif merupakan faktor kunci dalam pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang.
Motivasi  juga  memegang  peranan  penting  dalam  menjaga  pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA Palembang. Motivasi diberikan kepada staf melalui pembinaan dan arahan yang rutin dari Kepala TU dan Kepala Sekolah. Hal ini terjadi dalam proses pengaturan ruangan arsip, penyimpanan arsip, dan menjaga  kebersihan  arsip.  Dalam  pengaturan  ruangan  arsip,  motivasi  diberikan  kepada  staf  untuk memastikan  arsip  tertata  dengan  baik  sesuai  dengan  arahan  yang  telah  diberikan.  Observasi menunjukkan bahwa pemberian motivasi dilakukan dalam rapat rutin setiap bulan.
Selain itu, motivasi juga diberikan dalam proses penyimpanan arsip. Kepala TU memberikan arahan kepada staf untuk menyimpan arsip berdasarkan kategori dan nomor suratnya, serta menjaga keamanan arsip dengan baik. Hal ini dilakukan untuk memastikan penyimpanan dokumen legalisir yang  sesuai.  Dalam  menjaga  kebersihan  arsip,  motivasi  diberikan  kepada  staf  untuk  menjaga kebersihan ruangan arsip dan melakukan pembersihan secara rutin. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan  akibat  kelembaban  atau  serangan  hama.  Hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi menunjukkan  bahwa  motivasi  dalam  pengaturan  ruangan,  penyimpanan,  dan  kebersihan  arsip  di SMA IBA Palembang telah berjalan dengan baik.
Peran  aktif  dari  Kepala  TU,  Kepala  Sekolah,  dan  staf  lainnya,  didukung  oleh  wakil  kepala bidang  sarana  dan  prasarana,  membantu  memastikan  bahwa  arsip  sekolah  terorganisir,  tersimpan dengan baik, dan tetap bersih. Dengan demikian, motivasi menjadi salah satu faktor penting dalam menjaga keberhasilan pemeliharaan arsip di lingkungan sekolah tersebut.

## Faktor Pendukung dan Penghambat Pelaksanaan Pemeliharaan Arsip
Dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang, terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi  baik  sebagai  pendukung  maupun  penghambat.  Faktor  pendukung  pertama  adalah adanya peralatan yang mencukupi. Menurut wawancara dengan berbagai pihak seperti Kepala TU, Kepala  Sekolah,  dan  staf,  peralatan  yang  lengkap  dan  berkualitas  telah  memenuhi  syarat  dalam mengelola  arsip,  sehingga  pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  dapat  berjalan  dengan  baik.  Faktor  ini didukung  oleh  dokumentasi  berupa  data  peralatan  yang  mencukupi.  Dengan  demikian,  peralatan yang memadai menjadi fondasi penting dalam menjaga arsip sekolah.
Selanjutnya,  faktor  pendukung  lainnya  adalah  pembiayaan  yang  mencukupi.  Berdasarkan wawancara, pembiayaan sudah diatur dengan baik dan dipastikan mencukupi untuk kebutuhan arsip. Proses pendataan dan pengajuan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik oleh pihak tata usaha dan  waka  sarana  prasarana,  serta  disetujui  oleh  Kepala  Sekolah.  Hal  ini  juga  didukung  oleh dokumentasi berupa daftar pengajuan barang dan jasa. Dengan adanya pembiayaan yang mencukupi, pelaksanaan pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan lancar dan efisien.
Namun, di samping faktor pendukung, terdapat juga faktor penghambat dalam pelaksanaan pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA  Palembang,  yaitu  kurangnya  sumberdaya  manusia.  Menurut wawancara, kurangnya tenaga dalam melakukan pemeliharaan arsip membuat Kepala TU dan staf TU kadang  kewalahan  dalam  mengelola  arsip.  Hal  ini  juga  diperkuat  oleh  dokumentasi  yang menunjukkan  kurangnya  pegawai  TU  untuk  melakukan  pemeliharaan  arsip.  Selain  itu,  kurangnya kepedulian  dari  sebagian  guru-guru  dalam  melakukan  pemeliharaan  arsip  juga  menjadi  faktor penghambat. Terlihat bahwa tenaga yang bertanggung jawab memiliki tugas dan kewajiban lain yang menyita perhatian mereka.
Secara  keseluruhan,  faktor-faktor  pendukung  seperti  peralatan  yang  mencukupi  dan pembiayaan yang memadai memberikan kontribusi positif dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA  IBA  Palembang.  Namun,  faktor  penghambat  seperti  kurangnya  sumberdaya  manusia  perlu diperhatikan lebih lanjut agar pelaksanaan pemeliharaan arsip dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

## Pembahasan
Pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA  Palembang  merupakan  suatu  proses  yang melibatkan  beberapa  aspek  penting,  di  antaranya  adalah  pengarahan,  koordinasi,  komunikasi,  dan motivasi. Melalui hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi, dapat dilihat bahwa semua aspek ini memainkan peran krusial dalam menjaga keberhasilan pemeliharaan arsip di sekolah tersebut.
Pertama-tama,  pengarahan  menjadi  landasan  utama  dalam  menjaga  pemeliharaan  arsip. Pengarahan dilakukan oleh pimpinan sekolah, terutama Kepala TU, yang memberikan arahan kepada staf  terkait  pengaturan  ruangan  arsip,  penyimpanan  arsip,  dan  menjaga  kebersihan  arsip.  Hal  ini sejalan  dengan  teori  manajemen  arsip  yang  menyatakan  bahwa  pengarahan  yang  jelas  dan  terarah merupakan prasyarat dalam pengelolaan arsip yang efektif (Tiara et al., 2018). Observasi menunjukkan bahwa  proses  pengarahan  di  SMA  IBA  Palembang  berjalan  dengan  baik,  di  mana  staf  mengikuti arahan yang telah diberikan dengan baik.
Kedua,  koordinasi  menjadi  faktor  penting  dalam  pemeliharaan  arsip.  Koordinasi  dilakukan antara berbagai pihak terkait, mulai dari Kepala TU, Kepala Sekolah, staf, hingga waka sarana dan prasarana. Koordinasi ini terlihat dalam pengaturan ruangan arsip, penyimpanan arsip, dan menjaga kebersihan arsip. Dalam teori manajemen arsip, koordinasi dianggap sebagai salah satu prinsip utama dalam pengelolaan arsip yang efektif (Daswati et al., 2020; Hidayat, 2018; Senduk & Lesnussa, 2021). Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  koordinasi  yang  baik  antara  berbagai  pihak  di  SMA  IBA Palembang telah membantu menjaga keteraturan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip.
Ketiga, komunikasi menjadi elemen krusial dalam menjaga keberhasilan pemeliharaan arsip. Komunikasi dilakukan secara terbuka antara pimpinan dan karyawan dalam berbagai proses, mulai dari pengaturan ruangan arsip hingga menjaga kebersihan arsip. Teori manajemen arsip menekankan pentingnya komunikasi yang efektif dalam pengelolaan arsip yang baik (Harahap & Rahmani, 2022; Salsabila & Sobiruddin, 2022; Suwastini et al., 2023). Hasil penelitian menunjukkan bahwa komunikasi yang  efektif  antara  berbagai  pihak  di  SMA  IBA  Palembang  telah  membantu  menjaga  kualitas  dan keteraturan arsip sekolah.
Keempat,  motivasi  menjadi  faktor  penting  dalam  menjaga  pemeliharaan  arsip.  Motivasi diberikan kepada staf melalui pembinaan dan arahan yang rutin dari pimpinan sekolah. Hal ini sejalan dengan teori  motivasi yang menekankan pentingnya memberikan dorongan dan dukungan kepada karyawan agar tetap termotivasi dalam  menjalankan tugas dan tanggung  jawab mereka  (Fatikah & Fildayanti, 2019; Setiawan, 2013; Wiyono & Haryadi, 2014). Observasi menunjukkan bahwa pemberian motivasi yang baik di SMA IBA Palembang telah membantu menjaga semangat dan kinerja staf dalam menjaga pemeliharaan arsip.
Namun,  selain  faktor-faktor  pendukung  tersebut,  terdapat  juga  faktor-faktor  penghambat dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang. Salah satu faktor penghambat utama adalah  kurangnya  sumberdaya  manusia.  Kurangnya  tenaga  kerja  dalam  melakukan  pemeliharaan arsip  membuat  beberapa  staf  kewalahan  dalam  mengelola  arsip  sekolah.  Hal  ini  mengakibatkan
beberapa tugas pemeliharaan arsip menjadi tertunda atau tidak dilaksanakan dengan baik. Selain itu, kurangnya  kepedulian  dari  sebagian  guru-guru  juga  menjadi  faktor  penghambat,  di  mana  mereka tidak selalu mematuhi prosedur pengelolaan arsip yang telah ditetapkan.
Secara keseluruhan, hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA  IBA  Palembang  telah  menggambarkan  sejumlah  faktor  pendukung  dan  penghambat.  Faktor pendukung seperti pengarahan, koordinasi, komunikasi, dan motivasi telah berperan penting dalam menjaga  keberhasilan  pengelolaan  arsip  di  sekolah  tersebut.  Namun,  perlu  diakui  bahwa  masih terdapat beberapa tantangan, terutama terkait kurangnya sumberdaya manusia dan kepedulian dari sebagian  guru-guru.  Oleh  karena  itu,  disarankan  agar  sekolah  terus  memperkuat  faktor-faktor pendukung  tersebut  sambil  mengatasi  faktor-faktor  penghambat  yang  ada  untuk  meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pemeliharaan arsip di masa mendatang.

## PENUTUP

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  mengenai  pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA Palembang  melalui  kegiatan  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi,  dapat  disimpulkan  bahwa pelaksanaan  tersebut  telah  dilakukan  dengan  baik.  Terdapat  beberapa  aspek  penting  yang  telah ditekankan  dalam  pelaksanaan  pemeliharaan  arsip,  yaitu  pengarahan,  koordinasi,  komunikasi,  dan motivasi.  Pengarahan  dilakukan  dalam  berbagai  proses,  termasuk  pengaturan  ruangan  arsip, penyimpanan  arsip,  dan  menjaga  kebersihan  arsip.  Hal  ini  mencakup  adanya  arahan  dalam penyimpanan berkas berdasarkan kategori dan nomor suratnya serta pemeliharaan keamanan arsip dengan baik. Selain itu, koordinasi juga terlihat dalam proses pengaturan ruangan arsip, penyimpanan arsip, dan menjaga kebersihan arsip, di mana berbagai pihak terlibat aktif dalam menjaga keteraturan dan efisiensi pengelolaan arsip sekolah. Komunikasi yang terbuka antara pimpinan dan karyawan juga menjadi faktor penting, terutama dalam pengaturan ruangan arsip, penyimpanan arsip, dan menjaga kebersihan  arsip.  Terakhir,  motivasi  diberikan  kepada  staf  melalui  pembinaan  dan  arahan  rutin, sehingga semangat dan kinerja staf dalam menjaga pemeliharaan arsip tetap terjaga.
Selain itu, terdapat pula faktor pendukung dan penghambat yang mempengaruhi pelaksanaan pemeliharaan  arsip  di  SMA  IBA  Palembang.  Faktor  pendukung  meliputi  adanya  peralatan  yang mencukupi  untuk  memenuhi  kebutuhan  arsip  dan  ketersediaan  dana  yang  mencukupi  untuk pembelian keperluan arsip. Namun, terdapat pula faktor penghambat, di antaranya adalah kurangnya sumber daya manusia yang terdiri dari dua faktor, yaitu kualitas dan kuantitas. Kurangnya tenaga kerja dalam melakukan pemeliharaan arsip membuat beberapa staf kewalahan dalam mengelola arsip sekolah.  Hal  ini  mengakibatkan  beberapa  tugas  pemeliharaan  arsip  menjadi  tertunda  atau  tidak dilaksanakan  dengan  baik.  Diperlukan  perhatian  lebih  lanjut  untuk  mengatasi  faktor  penghambat tersebut agar pelaksanaan pemeliharaan arsip di SMA IBA Palembang dapat berjalan lebih efektif dan efisien di masa mendatang.

## DAFTAR PUSTAKA
Andrias, A., Erliyani, I., Handriadi, H., Bachtiar, A., & Ambiapuri, E. (2022). Manajemen Pemeliharaan Arsip di SMPN 23 Palembang. Sustainable Jurnal Kajian Mutu Pendidikan , 5 (2), 421 – 426.
Ardiana, S., & Suratman, B. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian  Tata  Usaha  di  Dinas  Sosial  Kabupaten  Ponorogo. Jurnal  Pendidikan  Administrasi Perkantoran (JPAP) , 9 (2), 335 – 348.
Daswati, Patunrangi, H. A., & Syamsidar, S. (2020). Koordinasi Camat Dalam Pengelolaan Kearsipan di  Kantor  Kecamatan  Kasimbar  Kabupaten  Parigi  Moutong  (District  Head  Coordination  In Managing Archives in Kasimbar Of Parigi Moutong District). Journal of Public Administration and Government , 2 (1), 8 – 13.
Elihami, & Syahid, A. (2022). Penerapan Pembelajaran Pendidikan Agama Islam Dalam Membentuk Karakter Pribadi Yang Islami. KASTA : Jurnal Ilmu Sosial, Agama, Budaya Dan Terapan , 2 (3), 148 – 159.
Fatikah, N., & Fildayanti. (2019). Strategi Kepala Sekolah Dalam Peningkatan Motivasi dan Etos Kerja Guru di Sekolah Menengah Atas Negeri Bareng Jombang. Indonesian Journal of Islamic Education Studies (IJIES) , 2 (2), 167 – 182. https://doi.org/10.33367/ijies.v2i2.989 Febrianty, N., & Handayani, N. . (2022). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Bahan Informasi
yang Autentik: Studi Kasus Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Tulungagung. DIPLOMATIKA: Jurnal Kerasipan Terapan , 6 (1), 1 – 16.
Harahap, M. I. S., & Rahmani, N. A. B. (2022). Sistem Manajemen Pengelola Arsip Surat Masuk Dan Keluar Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Juremi: Jurnal Riset Ekonomi , 2 (1), 45 – 52. Herdiansah, I. H. (2018). Anda Harus Tahu! Menghilangkan Dokumen Negara Ternyata Bisa Dipenjara 5 Tahun . Tribun Jabar. TribunJabar.id Hidayat,  E.  S.  (2018).  Pengaruh  Pelaksanaan  Kebijakan  Akuisisi  Arsip  Terhadap  Koordinasi  Satuan Kerja  Perangkat  Daerah  Dalam  Mewujudkan  Kualitas  Pelayanan  Kearsipan  Di  Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kabupaten Garut. Moderat: Jurnal Ilmiah Ilmu Pemerintahan ,
4 (1), 126 – 140.
Indriani, R. .  R. F. (2022). Pemeliharaan Arsip di Bagian Satuan Layanan Administrasi  Pada Kantor Perwakilan  Bank  Indonesia  Wilayah  Sumatera  Selatan  di  Palembang. Jurnal  Penelitian  Ekonomi Manajemen Dan Bisnis , 1 (4), 01 – 14. Munir, & Ilaihi, W. (2009). Manajemen Dakwah . Prenada Media.
Rahman, Y. N., & Arfa, M. (2021). Perawatan Arsip Statis Tekstual Guna Memperpanjang Umur Arsip di  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Kabupaten  Semarang. Anuva:  Jurnal  Kajian  Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi , 5 (4), 657 – 670.
Rusdawati, & Ardoni. (2014). Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Sekretariat Dprd Provinsi Sumatera Barat. Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan ,
2 (2), 22 – 32.
Salsabila, N. M., & Sobiruddin, D. (2022). Pengelolaan Arsip Nilai Rapor Berbasis SIMAK di MAN 4 Jakarta. Jurnal Kajian Kepustakawanan Dan Informasi , 03 (02), 121 – 136.
Senduk, J. J., & Lesnussa, R. (2021). Peranan Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Proses Temu- Kembali  Pada  Dinas  Perpustakaan  Dan  Kearsipan  Kabupaten  Kepulauan  Talaud. Acta  Diurna Komunikasi , 3 (2), 1 – 11.
Setiawan, A. (2013). Pengaruh Disiplin Kerja Dan Motivasi Terhadap Kinerja Karyawan Pada Rumah Sakit Umum Daerah Kanjuruhan Malang. Jurnal Ilmu Manajemen (JIM) , 1 (4), 1 – 9.
Sholikah, M., & Hermanto, F. Y. (2021). Manajemen Arsip Dinamis Dalam Meningkatkan Akuntabilitas Sekolah. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 9 (3), 321 – 331. Sukarana. (2011). Dasar-dasar Manajemen . CV. Mandar Maju.
Suwastini, N. L., Igirisa, I., & Tantu, R. (2023). Pelayanan Publik pada Pengelolaan Kearsipan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo. ULIL ALBAB : Jurnal Ilmiah Multidisiplin , 2 (7), 2901 – 2911.
Tiara, H., Ananiah, & Darwis. (2018). Implementasi Manajemen Tata Usaha di Madrasah Aliyah Negeri 1 Samarinda. Tarbiyah Wa Ta’lim : Jurnal Penelitian Pendidikan & Pembelajaran , 5 (2), 81 – 94.
Wiyono,  Y.,  &  Haryadi,  B.  (2014).  Peran  Pemimpin,  Rekan-Kerja,  dan  Keluarga  Dalam  Memotivasi Karyawan di Pt Mulya Adhi Paramita Surabaya. Jurnal Agora , 2 (1), 1 – 11.
Yani,  P.,  Putri,  Y.  D.,  &  Jane,  W.  (2022).  Sistem  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Pada  Dinas  Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan. Jurnal Ilmiah Ilmu Pengetahuan Teknologi Dan Seni , 2 (2), 263 – 274.