 Abstract- Sesuai dengan peraturan Menteri Negara Pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2011  tentang  Pedoman Umum  Tata  Naskah  Dinas  Elektronik  di  lingkungan  instansi pemerintah,  pemerintah  menghimbau  pada  semua  instansi pemerintah  untuk  menyusun  tata  naskah  dinas  elektronik (sistem  informasi  administrasi  persuratan)  masing-masing,  yang mengacu  pada  panduan  dalam  peraturan  tersebut.  Pada  proses tata  naskah  dinas  yang  dilaksanakan  oleh  pusat  pembinaan kompetesi dan pelatihan konstruksi (Pusbin KPK) ialah disposisi persuratan. Disposisi merupakan salah satu media pemberitahuan  informasi  yang  penting  bagi  suatu  instansi pemerintahan  ini.  Permasalahan  disposisi  yang  terjadi  pada Pusbin  KPK  adalah  proses  disposisi  yang  membutuhkan  waktu yang  lama.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  memudahkan  staf untuk  mengelola  data  persuratan  yang  ada  pada  Pusat Pembinaan  Kompetensi  dan  Pelatihan  Konstruksi.  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Disposisi  Surat  ini  menggunakan metode  RAD  ( Rapid  Application  Development )  dengan Tools UML  ( Unified  Modeling  Language ) . Dari  hasil  penelitian  sistem disposisi  surat  berbasis  android  ini  dapat  membantu  dalam pengelolaan,  penyimpanan  serta  pencarian  arsip  surat  pada Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan Konstruksi.
Kata Kunci : sistem informasi, disposisi surat, Pusbin

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang  sangat  pesat  memiliki  peran  penting  dalam  membantu
_______________________________________________________
Received:  5  Februari  2018;  Revised:  1  Maret  2018;  Accepted:  1  April 2018.
D.  Rahmawati, Prodi  Sistem  Informasi  Fakultas  Sains  dan  Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta ( diajengrahmawati@gmail.com ) N.  Kumaladewi, Prodi  Sistem  Informasi  Fakultas  Sains  dan  Teknologi Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
( nia.kumaladewi@uinjkt.ac.id ) Y.  Sugiarti,  Kumaladewi, Prodi  Sistem  Informasi  Fakultas  Sains  dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
(yuni.sugiarti@uinjkt.ac.id )
manusia  menyelesaikan  berbagai  masalah  dan  pekerjaan. Seiring  dengan  pertumbuhan  kebutuhan  manusia  yang semakin  beragam,  mengakibatkan  terciptanya  berbagai  alat bantu yang berfungsi memudahkan  manusia dalam mendapatkan  informasi  yang  akurat  dan  bersifat mobile , contohnya  adalah smartphone (ponsel  pintar)  dan  PC  Tablet (Supriyanto, 2005).
Smarthphone dan  PC  Tablet  yang  sedang  berkembang pesat  penjualannya  saat  ini  adalah  android,  hal  ini  terbukti saat  ini  hampir  semua vendor-vendor smartphone sudah memproduksi smartphone berbasis android, antara lain HTC, Motorola,  Samsung,  LG,  Huawei,  dan  masih  banyak  lagi vendor  smartphone di  dunia  yang  memproduksi smartphone android (Safaat, 2012).
Android  merupakan platform yang  lengkap  mulai  dari sistem  operasi,  aplikasi, developing  tool (alat  pengembang), pasar  aplikasi,  dukungan vendor industri handphone serta dukungan  dari komunitas opensystem .  Selain itu,  pada  tahun 2009,  pasar smartphone untuk  Android  tumbuh  1073,5% disaat platform lain  tidak  ada  yang  mencapai  pertumbuhan 100 % (Mulyadi, 2010).
Proses tersebut masih berjalan secara manual dan bentuk surat berupa fisik. Proses disposisi surat mengalamai kendala yaitu  membutuhkan  waktu  untuk  mendapatkan  disposisi karena  ketidak  beradaan  pimpinan  di  kantor.  Tuntutan  tugas mengakibatkan  para  pimpinan  di  Pusbin  KPK  harus  lebih sering  berada  di  lapangan  atau  daerah  dari  pada  berada  di kantor  yang  berakibat  bertambah  panjangnya  waktu  untuk mendapatkan  tanggapan  dari  pelaksana  kegiatan  dalam  isi surat  yang  bersangkutan.  Surat-surat  yang  membutuhkan disposisi  akhirnya  mengalami  penundaan  untuk  ditindak lanjuti sehingga mengakibatkan lambatnya proses penyampaian  informasi  dari  pimpinan  kepada  staff.  Kendala lainnya  yaitu  disposisi  surat  sering  tidak  sampai  pada tujuan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak tercapai. Hal  seperti  ini  tidak  sesuai  dengan  kebutuhan  mereka  serta kurang  efisien.  Melihat  permasalah  yang  ada  maka pentingnya  pembuatan  sistem  informasi  disposisi  surat berbasis android.

## I. LANDASAN TEORI

## 2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem  merupakan  sekumpulan  dari  beberapa  sub sistem  yang  paling  terintegrasi  untuk  mencapai  tujuan

## Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Android
Diajeng Rahmawati 1 , Nia Kumaladewi 2 , Yuni Sugiarti 3
Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Android                                            D. Rahmawati, Dkk
tertentu.  Untuk  lebih  mendalami  suatu  konsep  dasar  dari sistem,  terdapat  beberapa  ahli  yang  berpendapat  mengenai apa itu sistem, karakteristik sistem.
2.2 Data dan Informasi
Informasi  adalah  data  yang  diolah  menjadi  bentuk  yang lebih  berguna  dan  lebih  berarti  bagi  yang  menerimanya. Informasi merupakan pengetahuan dari hasil pengolahan data- data yang berhubungan  menjadi sebuah kesimpulan (Mulyanto,  2009).  Menurut  Whitten  &  Bentley  (2007), informasi  merupakan  data  yang  telah  diproses  atau  ditata kembali  menjadi  lebih  bermakna  dan  merupakan  kombinasi dari data-data yang diharapkan  memiliki arti bagi penerimanya.
2.3 Surat
Surat adalah sarana komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan administrasi untuk menyampaikan berita/informasi,  penjelasan  atau  pernyataan/pendapat  yang berasal  dari  siapapun  yang  ditujukan  kepada  instansi pemerintahan  atau  lembaga  Negara  atau  sebaliknya.
(Dokumen
: RPN-PKDI.06-2006
Nomor
: 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir, BATAN)
2.4 Lembar Disposisi
Lembar  disposisi  adalah  lembaran  untuk  menuliskan disposisi  suatu  surat  baik  yang  diberikan  oleh  atasan kebawahan maupun sebaliknya (Basir, 2009)

## 2.5 Android
Menurut  Lee  (2011,p2)  Android  adalah  sebuah mobile operating  system yang  berasal  dari  versi  linux  yang  telah dimodifikasi. Android merupakan open source, dan tidak ada pengaturan  hardware  dan  software  yang  tetap,  jadi android dapat di atur sesuai kebutuhan pengguna
.
II. METODOLOGI PENELITIAN
3. 1. Metode Pengumpulan Data
Kegiatan pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan  beberapa  teknik  pengumpulan  data  sebagai berikut:
1. Observasi  (melihat  langsung  proses  dan  kegiatan  bisnis yang berjalan)
2. Wawancara (wawancara dilakukan secara tidak terstruktur untuk  mendapatkan  informasi  terkait  informasi  utama yang dibutuhkan dalam membangun sistem)
3. Studi  Literatur  (melihat  hasil  penelitian  sejenis  sebagai referensi dalam membangun sistem)
3.2 Metode Pengembangan Sistem Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode OOAD
(Object  Oriented  Analysis  and  Design) dengan  model pengembangan Rapid  Application  Development (RAD) (Kendall & Kendall, 2008).
Dalam penelitian ini hanya digunakan 4 (empat) tahapan RAD, yaitu: Fase Requirement Plannin, Design Workshop dan Fase Implementation

## III. HASIL DAN PEMBAHSAN

## 3.1 Gambaran Umum Pusbin KPK
Pusbin  KPK  (Pusat  Pembinaan  Kompetensi  dan Pelatihan  Konstruksi)    merupakan  unit  satuan  kerja  dari Kementrian  Pekerjaan  Umum,.  Kementerian  Pekerjaan Umum,  melalui  Pusat  Pembinaan  Konstruksi  dan  Pelatihan Pekerjaan  Umum  mengemban  amanah  yang  tidak  ringan, untuk  mewujudkan  SDM  konstruksi  yang  berkualitas  dan berdaya saing.
Kementrian Pekerjaan Umum Badan Pembinaan Konstruksi Pusat  Pembinaan Penyelenggaraan Konstruksi Pusat Pembinaan Sumber Daya dan Investasi Pusat Pembinaan Usaha dan Kelembagaan Pusat Pembinaan Kompetensi Pelatihan Konstruksi
Bidang Kompetensi dan Konstruksi Bidang Pengembangan
Keahlian Konstruksi Bagian TU (Tata Usaha) Bidang Pelatihan Ketrampilan Konstruksi

## Struktur Organisasi Kementrian PU & Pusbin KPK

## 3.2 Sistem Analisis
Dari hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh penulis bahwa dalam sistem disposisi surat yang berjalan pada Pusbin  KPK,  dimulai  ketika  surat  pertama  kali  diterima  oleh sekretaris. Oleh sekretaris, kemudian melakukan pencatatan di buku  agenda  surat  masuk.  Hal-hal  yang  dicatat  dalam  Buku Agenda  Surat  Masuk  seperti  nomor  agenda,  tanggal penerimaan  surat,  nomor,  tanggal  dan  perihal  surat,  tujuan surat, Pengirim surat.
Setelah  melakukan  pencatatan,  sekretaris  kemudian membuat  salinan  surat  dan  mendokumentasikan  surat  dalam arsip, sedangkan salinan surat diteruskan ke pimpinan disertai dengan  lembar  disposisi  .  Lembar  disposisi  berisi  sifat  surat (biasa,  segera,  perlu  perhatian  khusus  dan  perhatikan  batas waktu),  penerima  disposisi  dan  tanggapan.  Lembar  disposisi ini  akan  selalu  menyertai  surat  hingga  ke  tangan  penerima terakhir.
Selanjutnya adalah surat keluar, yaitu surat yang dikeluarkan dari instansi. Tahapan ini dimulai oleh sekretaris membuat konsep surat keluar dan memberikannya kepada pimpinan. Pimpinan memeriksa konsep surat yang di ajukan oleh sekretaris, setelah konsep disetujui maka surat di cetak dan ditanda tangani oleh orang yang berwenang. Sebelum surat keluar di kirim, sekretaris membuat salinan surat keluar untuk di arsipkan.
a. Sistem berjalan
Gambar 4 (a) Gambaran Sistem Berjalan Pusbin KPK –
Surat Masuk. b. Sistem Berjalan Surat Keluar Sekretaris Pimpinan 1 1. Sekretaris membuat konsep surat balasan atau surat keluar dan memberikanya kepada pimpinan 2
2. Konsep diperiksa, dan setelah disetujui akan di print out oleh sekretaris dan di tanda tangani oleh orang yang berwenang 3 3. Sebelum surat dikirim keluar, sekretaris membuat salinan surat keluar untuk di arsipkan Surat keluar 4 4. Surat balasan/surat keluar siap dikirim Gambar 4 (b) Sistem Berjalan Surat Keluar. c. Sistem Usulan
Penjelasan gambar 4.4, yaitu sebagai berikut :
1. Admin merupakan kunci dalam proses pelaksanaan sistem disposisi  surat  untuk  dapat  melakukan  proses access dan manage data  ( edit , delete dan update )  segala  yang berkaitan dengan proses pelaksanaan dalam sistem.
2. Sekretaris  akan  meng- input data  surat  masuk  yang diperlukan kedalam sistem, meng- upload file (scanan surat masuk).
3. Pimpinan menerima data surat masuk.
4. Pimpinan  melakukan  disposisi  surat  dengan  mengisi  isian disposisi dan tujuan disposisi.
5. Sekretaris  dapat  mengakses  atau  melihat  daftar  disposisi dari pimpinan.
6. Pegawai  terkait  dapat  melihat  isian  disposisi  dari pimpinan.
7. Pegawai  melakukan  konfirmasi  apabila  telah  membaca surat dan disposisi dari pimpinan.
8. Pimpinan  membuat  konsep  /  catatan  pada  surat  balasan atau  surat  keluar  sesuai  dengan  instruksi  yang  diinginkan oleh pimpinan.
9. Sekretaris menerima catatan atau konsep surat keluar yang telah diberikan oleh pimpinan.
10. Sekretaris  membuat  surat  keluar  sesuai  instruksi  pada catatan yang diberikan oleh pimpinan.
11. Pimpinan  memeriksa hasil  surat keluar  yang  sudah  dibuat oleh sekretaris.
12. Pimpinan memberikan feedback pada sekretaris mengenasi surat keluar, apakah sudah benar atau harus diperbaiki.
13. Sekretaris  menerima feedback dari  pimpinan,  dan melaksanakan sesuai instruksi
3.3 Sistem Desain Workshop
Tahap  ini  merupakan  tahap  perancangan  proses  yang akan dituangkan dalam bentuk notasi dalam UML.
a. Usecase diagram Admin Pegawai Sekretaris Sistem Informasi Disposisi Surat 1 Pimpinan 2 3 4 8 5 6 7 9 10 11 12 13
Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Android                                            D. Rahmawati, Dkk
Gambar 4 (a) Usecase diagram .
b. Activity diagram Gambar 4 (b) Activity diagram .
c. Sequence diagram
Gambar 4 (c) Sequence diagram . d. Class diagram
Gambar 4 (d) Class diagram .
System Admin Login Pegawai Pimpinan kelola data user input surat masuk input surat keluar kelola agenda surat masuk kelola agenda surat keluar Disposisikan surat masuk validasi surat keluar Lihat isi disposisi Logout Sekretaris <<include>> kelola klasifikasi surat kelola sifat surat kelola jenis surat kelola  periode cari arsip menampilkan data disposisi lembaga/instansi <<include>> <<include>> kelola isian disposisi <<extend>> Admin Sistem Pilih menu kelola user menampilkan halaman kelola user pilih tindakan delete edit add menampilkan form input data user menginput data user menampilkan form edit data pengguna pilih tindakan save cancel data berhasil dihapus klik ok menampilkan halaman kelola user save cancel menyimpan dalam database surat_masuk +id_surat_masuk (PK) +no_surat
+tanggal_surat +tanggal_surat_masuk +pengirim +alamat_pengirim +perihal +keterangan +periode +stamp +stamp_update +file_surat surat_keluar +id_surat_keluar (PK) +no_surat_keluar +tanggal_surat_keluar +keterangan +file_surat_keluar
+file_lampiran_surat_keluar +perihal +penerima +alamat_penerima +status_penerima +catatan isi_disposisi +id_isi_disposisi (PK) +kode_isi_disposisi +isi_disposisi +tambah() +ubah() +hapus() disposisi +id_disposisi (PK) +tanggal_disposisi +keterangan +isi_disposisi +stamp relasi_disposisi +id_relasi_disposisi (PK) +nip_pengirim +nip_penerima +read_flag periode +id_periode (PK) +tahun +edit() klasifikasi_surat
+id_klasifikasi_surat (PK) +kode +nama +tambah()
+ubah() +hapus() jenis_surat +id_jenis_surat (PK) +jenis_surat +tambah() +ubah() +hapus() user +nama +nip +telp +email +alamat +tanggal_lahir +jenis_kelamin +foto sifat_surat +id_sifat_surat (PK) +sifat_surat +tambah() +ubah() +hapus() 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
g.   Struktur Database Isi : Data Disposisi Jenis Tabel : Master File Primary Key : id_disposisi Foreign Key : id_surat_masuk Tabel 4.22 Spesifikasi Tabel Disposisi No. Nama field Tipe Data Keterangan 1 Id_disposisi Int (11) Identitas disposisi 2 Tanggal_disposisi Date Tanggal disposisi surat 3 Keterangan Date Keterangan disposisi 4 Isi_disposisi Text Isi disposisi surat 5 Id_surat_masuk Int (11) Identitas surat masuk 6 Stamp datetime Tanggal Isi : Data Isi disposisi Jenis Tabel : Transactional File Primary Key : id_isi_disposisi Foreign Key : - Tabel 4.24 Spesifikasi Tabel Isi_Disposisi No Nama field Tipe data keterangan 1 Id_isi_disposisi Int(11) Identitas disposisi 2 Kode_isi_disposisi Varchar (50) Keterangan kode disposisi 3 Isi_disposisi Varchar (50) Keterangan isi Isi : Data jenis surat Jenis Tabel : Transactional File Primary Key : id_jenis_surat Foreign Key : - Tabel 4.25 Spesifikasi Tabel Jenis_Surat No Nama field Tipe data keterangan 1 Id_jenis_surat Int (11) Identitas jenis surat 2 Jenis_surat Varchar (50) Keterangan jenis surat 3 Kode Varchar (50) Keterangan kode Isi : Data klasifikasi surat Jenis Tabel : Transactional File Primary Key : id_klasifikasi_surat Foreign Key : - Tabel 4.26 Spesifikasi Tabel Klasifikasi_Surat
No Nama field Tipe data keterangan 1 Id_klasif ikasi_su rat Int (100) Identitas klasifikasi surat 2 Kode Varchar (200)  Keterangan kode surat 3 Nama Varchar (200)  Keterangan nama surat Isi : Data Instansi Jenis Tabel : Transactional File Primary Key : id_instansi Foreign Key : - Tabel 4.23 Spesifikasi Tabel Instansi No  Nama field Tipe data keterangan 1 Id_instansi Int (10) identitas instansi 2 Nama Varchar (50) Keterangan nama instansi 3 Alamat Varchar (100) Keterangan alamat 4 Telp Varchar (100) Keterangan telepon 5 Email Varchar (100) Keterangan email 6 Web Varchar (100) Keterangan web IV. PENUTUP
4.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya,  maka  dapat  dapat  diambil  kesimpulan  dari penelitian  sistem  informasi  disposisi  surat pada  Pusat Pembinaan  Kompetensi  dan  Pelatihan  Konstruksi  ini,  adalah sebagai berikut:
1. Dengan  adanya  sistem  ini  dokumentasi  surat  dapat dilakukan  dengan scanning  data dalam  bentuk softcopy sehingga  memiliki backup yang  dapat  meminimalisir terjadinya hilang data atau rusak.
2. Dengan  adanya  sistem  ini  pengelolaan,  penyimpanan menjadi  lebih  tertata  rapi  dan  pencarian  kembali  data menjadi    lebih  mudah  karena  dapat  dicari  dengan menggunakan id surat.
3. Dengan  adanya  sistem  ini  pimpinan  dapat  melakukan disposisi  secara real  time dan  dimana  saja,  serta  dapat memonitor penerima disposisi.
4.2 Saran
Berdasarkasn  uraian  dan  pembahasan  pada  bab-bab sebelumnya, maka terdapat saran-saran antara lain:
1. Diharapkan  penelitian  selanjutnya  dapat  membuat  sistem yang  dapat  di  akses  dari  berbagai  sistem  operasi,  tidak hanya android.
2. Diharapkan dalam penelitian selanjutnya dapat mengembangkan    keamanan  sistem  agar  tidak  mudah dalam pencurian data.
Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Android                                            D. Rahmawati, Dkk
REFERENSI
[1] Anggraini, D. (2008). Jurnal ilmiah Pengembangan  Sistem  Informasi  Pada  Tata Persuratan  Menggunakan  UML  dan  Natural Language Processing.
[2] Arbie.  (2004). Manajemen  Database  dengan MySQL. Yogyakarta: Andi.
[3] Azis,  M.  F.  (2001). Pemrograman  PHP  4  : Bagi  web  Programmer. Jakarta:  Elex  Media Komputindo
[4] Basir,  B.  (2009). Manajemen  Kearsipan  . Jakarta: PT. Bumi Aksara.
[5] Booch, G., Maksimchuk, R. A., Engle, M. W., Young,  B.  J.,  Conallen,  J.,  &  Houston,  K.  A. (2007). Object - Oriented Analysis and Design with Applications. Boston: Pearson Education.
[6] Dennis,  A.,  Wixom,  B.,  &  Tegarden,  D. (2009). Systems Analysis Design UML Version
2.0  An  Object-Oriented  Approach  Third Edition. John Wiley & Sons, Inc.
[7] Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi (I ed.). Yogyakarta: Andi Offset
[8] Jogiyanto. (2008). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
[9] Kadir, A. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
[10]  Kadir, A. (2008). Belajar Database Menggunakan MySQL. Yogyakarta: Andi
[11]  Kendall,  K.  E.,  &  Kendall,  J.  E.  (2008). Systems  Analysis  and  Design (7  th  ed.).
NewJersey: Pearson Prentice Hall
[12]  Lee, W.-M. (2011). Begining  Android Application  Development. Indianapolis:  Wiley Publising, Inc
[13]  Marakas,  G.  M.  (2006). System  Analysis Design  :  An  Active  Approach (2nd  ed.).  New York: Mc Graw Hill/Irwin.
[14]  Mathiassen, A., Munk-Madsen, P., Nielsen, P., &  Stage,  J.  (2000). Object-Oriented  Analysis & Design. Marko Publishing House.
[15]  Meier,  R.  (2010). Professional  AndroidTM  2 Application  Development  . Wiley  Publishing, Inc.
[16]  Moleong,  L.  (2000). Metodologi  Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
[17]  Mulyadi.  (2010). Memuat  Aplikasi  Untuk android. Yogyakarta:  Multimedia  Center Publishing.
[18]  Mulyanto,  A.  (2009). Sistem  Informasi  : Konsep  &  Aplikasi. Yogyakarta:  Pustaka Pelajar.
[19]  O'Brien,  J.  A.,  &  Marakas,  G.  M.  (2010). Introduction  to  Information  System (fifteenth ed.). New York: McGraw Hill.
[20]  Prasetyo,  E.  (2008). Pemrograman  Web dengan  PHP  &  MySql. Yogyakarta:  Graha Ilmu.