## PERANCANGAN DATA FLOW DIAGRAM UNTUK SISTEM INFORMASI SEKOLAH  (STUDI KASUS PADA SMA PEMBANGUNAN LABORATORIUM UNP)
Rita Afyenni *
* Dosen Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang

## Abstract
Data  Flow  Diagrams  (DFD)  is  a  tool  that  can  be  used  to  describe  the  system  designed.  DFD depictions preceded by Context Diagrams (CD). CD uses three symbols, namely: external entity, a symbol to represent the flow of data and symbols to represent process. DFD using four symbols, namely: all symbols used on the CD plus one more symbol to represent the data store.
DFD depiction is more focused on the process flow of data within the system that will make users better understand how data flows in the system and how the data is processed in the system.
DFD  is  implemented  at  the  school  of  information  systems  at  the  Laboratory  of  High  School Development Padang State University (UNP Laboratory High School Building).
Keywords : data flow diagrams, context diagrams, external entity, data store

## 1. Pendahuluan
Pemahaman  awal  untuk  sistem  yang akan  dirancang  oleh  seorang  penganalisis sistem  perlu  didokumentasikan  dengan  baik sehingga  dapat  dikomunikasikan  dengan penggun  a  lain  yang  terlibat  di  dalam  proses perancangan sistem.
Alat  bantu  yang  dapat  digunakan untuk  hal  ini  cukup  banyak  disediakan,  ada yang  menekankan  kepada  aliran  dokumen berupa  formulir  dan  laporan  termasuk tembusan-tembusannya ( document flowchart ),  ada  juga  yang  menekankan kepada aliran data di dalam sistem ( data flow diagram = DFD ).
Salah  satu  manfaat  DFD  adalah memungkinkan penganalisis
sistem memahami keterkaitan antara subsistem yang satu  dengan  subsistem  yang  lainnya  pada sistem  yang  sedang  digambarkan  karena sistem digambarkan secara terstruktur sehingga dapat digunakan untuk mengkomunikasikan sistem kepada pengguna
(Kendall, 2003).
Implementasi untuk perancangan sistem  menggunakan  alat  bantu  DFD  ini dilakukan  untuk  sistem  informasi  sekolah  di Sekolah Menengah Atas Pembangunan Laboratorium  Universitas  Negeri  Padang (SMA Pembangunan Laboratorium UNP).
Pada  sistem  informasi  sekolah  ini akan  digambarkan  aliran  data  yang  dimulai dari  proses  pendaftaran  siswa  untuk  test, proses  penentuan  siswa  yang  lulus  test,
pendaftaran  ulang  siswa  baru,  pembagian kelas,  kehadiran  siswa,  nilai  siswa,  laporan siswa  yang  lulus  test  dan  diterima  di  SMA Pembangunan  Laboratorium  UNP,  raport siswa dan laporan siswa perkelas.
2. Landasan Teori
2.1 Context Diagram (CD) CD  memperlihatkan  sistem  yang dirancang secara keseluruhan, semua external entity  harus  digambarkan  sedemikian  rupa, sehingga  terlihat  data  yang  mengalir  pada input-proses-output.
CD  menggunakan  tiga  buah  simbol yaitu:  simbol  untuk  melambangkan external entity , simbol untuk melambangkan data flow dan simbol untuk melambangkan process . CD  hanya  boleh  terdiri  dari  satu proses  saja,  tidak  boleh  lebih,  dan  pada  CD tidak  digambarkan data  store .  Proses  pada CD biasanya tidak diberi nomor.

## 2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data  Flow  Diagram  (DFD)  disebut juga  dengan  Diagram  Arus  Data  (DAD). DFD  adalah:  suatu  model  logika  data  atau proses  yang  dibuat  untuk  menggambarkan: darimana  asal  data,  dan  kemana  tujuan  data yang  keluar  dari  sistem,  dimana  data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut,  dan  interaksi  antara  data  yang tersimpan,  dan  proses  yang  dikenakan  pada data tersebut (Kristanto, 2008).
DFD yang di dalam bahasa Indonesia disebut  sebagai  DAD  (Diagram  Arus  Data) memperlihatkan  gambaran  tentang  masukan- proses-keluaran  dari  suatu  sistem/perangkat lunak,  yaitu  obyek-obyek  data  mengalir  ke dalam perangkat lunak, kemudian ditransformasi
oleh elemen-elemen pemrosesan  ,  dan  obyek-obyek  data  hasilnya akan  mengalir  keluar  dari  sistem/perangkat lunak    (S.  Pressman,  2012).  Obyek-obyek data  dalam  penggambaran  DFD  biasanya direpresentasikan  menggunakan  tanda  panah berlabel, dan transformasi-transformasi biasanya direpresentasikan menggunakan lingkaran-lingkaran  yang  sering  disebut sebagai gelembung-gelembung (S. Pressman, 2012).  DFD  pada  dasarnya  digambarkan dalam  bentuk  hirarki,  yang  pertama  sering disebut sebagai DFD level 0 yang menggambarkan  sistem  secara    keseluruhan sedangkan  DFD-DFD  berikutnya  merupakan penghalusan dari DFD sebelumnya.
DFD  menggunakan  empat  buah simbol,  yaitu:  semua  simbol  yang  digunakan pada  CD  ditambah  satu  simbol  lagi  untuk melambangkan data store.
Ada  dua  teknik  dasar  penggambaran simbol  DFD  yang  umum  dipakai:  pertama adalah  Gane  and  Sarson  sedangkan  yang kedua  adalahYourdon  and  De  Marco. Perbedaan  yang  mendasar    pada  teknik tersebut  adalah  lambang  dari  simbol  yang digunakan.  Gane  and  Sarson  menggunakan lambang  segi  empat  dengan  ujung  atas tumpul  untuk  menggambarkan process dan menggunakan  lambang    segi  empat  dengan sisi  kanan  terbuka  untuk  menggambarkan data  store .  Yourdon  and  De  Marco menggunakan  lambang  lingkaran  untuk menggambarkan process dan  menggunakan lambang  garis  sejajar  untuk  menggambarkan data  store .  Sedangkan  untuk  simbol external entity dan  simbol data  flow kedua  teknik tersebut  menggunakan  lambang  yang  sama yaitu:  segi  empat  untuk  melambangkan external  entity dan  anak  panah  untuk melambangkan data flow .
2.3 Kegunaan Masing-masing Simbol pada Data Flow Diagram (DFD)
Ada  empat  buah  simbol  pada  DFD, yang  masing-masingnya  digunakan  untuk mewakili (Jogiyanto, 2005):
a. External  entity (kesatuan  luar)  atau boundary (batas sistem), digunakan untuk
menyatakan:  suatu  kantor,  departemen atau  divisi  dalam  perusahaan  tetapi  di luar  sistem  yang  dikembangkan;  orang atau  sekelompok  orang  di  organisasi tetapi  di  luar  sistem  yang  sedang dikembangkan;  suatu  organisasi  atau orang  yang  berada  di  luar  organisasi misal: langganan, pemasok; sistem informasi  yang  lain  di  luar  sistem  yang sedang dikembangkan; sumber  asli suatu transaksi;  penerima  akhir  dari  suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.
b. Data  flow (arus  data),  digunakan  untuk menunjukkan  arus  dari  data  yang  dapat berupa:  masukan  untuk  sistem  ataupun hasil  dari  proses  system.  Arus  data sebaiknya  diberi  nama  yang  jelas  dan mempunyai arti. Di dalam menggambarkan  arus  data  di  DFD  perlu diperhatikan beberapa konsep berikut:
 Konsep  paket  dari  data  (packet  of data).
Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu  sumber  yang  sama  ke  tujuan yang  sama,  maka  dianggap  sebagai suatu arus data tunggal.
 Konsep arus data menyebar (diverging data flow)
Menunjukkan  sejumlah  tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan berbeda.
 Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Menunjukkan  beberapa  arus  data yang  berbeda  bergabung  bersama- sama menuju ke tujuan yang sama.
 Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu  proses  atau  menuju  ke  suatu proses.
c. Process (proses), digunakan untuk menunjukkan  kegiatan  atau  kerja  yag dilakukan  oleh  orang,  mesin  atau komputer  dari  hasil  suatu  arus  data  yang masuk  ke  dalam  proses  untuk  dihasilkan arus  data  yang  keluar  dari  proses.  Suatu proses  harus  menerima  arus  data  dan menghasilkan arus data.
Beberapa  kesalahan  yang  sering  terjadi dalam penggambaran DFD:
 Proses  mempunyai  input  tapi  tidak menghasilkan  output  ( black  hole = lubang hitam).
 Proses  menghasilkan  output  tapi tidak pernah menerima input( miracle = ajaib)
d. Data  store (simpanan  data)  ),  digunakan untuk  menunjukkan  simpanan  dari  data yang  dapat  berupa:  suatu  file  atau database  di  sistem  komputer;  suatu  arsip atau  catatan  manual;  suatu  kotak  tempat data di meja seseorang; suatu tabel acuan manual; suatu agenda atau buku. Beberapa  hal  yang  perlu  diperhatikan dalam  menggambarkan  suatu  simpanan data:
 Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data.
 Arus  data  yang  menuju  ke  simpanan data  dari  suatu  proses  menunjukkan: proses update . Proses update berupa: menambah  atau  menyimpan  record baru  atau  dokumen  baru  ke  dalam simpanan  data;  menghapus  record atau mengambil dokumen dari simpanan  data;    mengubah  nilai  data di  suatu  record  atau  dokumen  yang ada di simpanan data
 Arus data yang berasal dari simpanan data  ke  suatu  proses  menunjukkan: proses  tersebut  menggunakan  data yang  ada  di  simpanan  data,  berupa: proses  membaca  data  di  disk;  proses mengambil  formulir  atau  dokumen untuk dilihat isinya.
 Untuk proses update sekaligus proses baca maka  dapat  digambarkan: menggunakan satu garis dengan anak panah  yang  mengarah  ke  kedua sisinya  secara  berlawanan  arah;  atau menggunakan arus data terpisah.

## 2.4 Cara Menggambar DFD
Pedoman  penggambaran  DFD  dapat mengikuti  langkah  berikut  ini  (Jogiyanto, 2005):
a. Identifikasi external entity.
b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks ( context diagram )=top level Diagram  konteks  selalu  mengandung satu dan hanya satu proses saja.
d. Gambarlah  bagan  berjenjang  ( hierarchy chart ).
Untuk  mempersiapkan  penggambaran DFD ke level-level lebih bawah lagi.
e. Gambarlah  sketsa  DFD  untuk  overview diagram (level 0).
f. Gambarlah DFD untuk level-level berikutnya (1,2, dst).
g. Gambarlah DFD gabungan semua level.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Aliran Sistem Informasi  Pendaftaran dan  Pembuatan  Raport  yang  dapat  dilihat pada uraian sebagai berikut (Afyenni, 2013): a. Bagian  Tata  Usaha  (TU)  /  Panitia Pendaftaran memberikan blanko pendaftaran  kepada  siswa  yang  ingin mendaftarkan diri sebagai calon siswa.
b. Calon  siswa  mengisi  blanko  pendaftaran dan  kemudian  mengembalikan  blanko tersebut  ke  bagian  TU,  lalu  dilakukan pendataan  dan  seleksi  secara  manual sehingga  diperoleh  hasil  seleksi  calon siswa tahap I dan dibuatkan pengumuman pendaftaran ulang.
c. Dari  proses  daftar  ulang  akan  dihasilkan daftar  siswa  yang  telah  daftar  ulang  dan daftar siswa yang mengundurkan diri.
d. Dari kuota calon siswa yang mengundurkan diri akan dilakukan seleksi  kembali  untuk  daftar  ulang  tahap II dan diumumkan ke calon siswa.
e. Bagi calon siswa yang lulus seleksi tahap II  maka  akan  menjalani  proses  daftar ulang  tahap  II  dan  dihasilkan  laporan siswa  lulus  seleksi  tahap  II  yang  akan digabungkan dengan laporan siswa  lulus seleksi  tahap  I  lalu  dibuatkan  laporan daftar  siswa  yang  diterima  pada  tahun ajaran  ini  kemudian  diberikan  kepada kepala sekolah untuk dilakukan pengesahan.
f. Lalu  diserahkan  kembali  kepada  TU  dan dilakukan pembagian lokal oleh TU yang dilanjutkan  dengan  pengesahan  oleh kepala  sekolah  dan  diserahkan  kembali kepada  TU.  Hasil  ini  satu  rangkap diarsipkan oleh TU dan satu rangkap lagi diberikan kepada wali kelas.
g. Siswa  yang  telah  dibagi  akan  mengikuti proses belajar mengajar sehingga menghasilkan  nilai  siswa  yang  akan didata oleh guru per masing-masing mata pelajarannya.
h. Nilai  siswa  diberikan  oleh  setiap  guru bidang  studi  kepada  wali  kelas  lalu  wali kelas melakukan pendataan terhadap nilai siswa  yang  menghasilkan  laporan  ledger
nilai  siswa  lalu  memberikannya  kepada TU.
i. Wali  kelas  membuat  raport  nilai  siswa berdasarkan  ledger  lalu  menyerahkannya kepada  kepala  sekolah  untuk  disahkan lalu  mengembalikannya  kepada  wali kelas.
j. Wali  kelas  mengarsipkan  raport  tersebut sebanyak  satu  rangkap  sedangkan  satu rangkap lagi diserahkan kepada siswa.
Penggambaran  DFD  untuk  kasus  di atas, sesuai dengan pedoman yang disarankan maka  terlebih  dahulu  ditentukan external entity yang  terlibat,  yaitu:  TU  /  Panitia Pendaftaran, Siswa, Guru Bidang Studi, Wali Kelas dan Kepala Sekolah.
Langkah berikutnya adalah menentukan  input/output  data  untuk  masing- masing external  entity yaitu:  TU/  Panitia Pendaftaran memberikan input dan menerima output ;  Siswa  hanya  menerima output saja;
Guru  Bidang  Studi  memberikan input dan menerima output ;  Wali  Kelas  memberikan input dan  menerima output ;  Kepala  Sekolah memberikan input dan menerima output .
Kemudian digambarkan context diagram , dapat dilihat pada gambar 1.

## Gambar 1. Context Diagram SI Sekolah
Langkah  berikutnya  menggambarkan bagan  berjenjang  ( hierarchy  chart ),  dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Bagan Berjenjang SI Sekolah
Langkah  berikutnya  menggambarkan sketsa  DFD  untuk overview  diagram (level 0),  yang  berisikan  proses  nomor  1,  2,  3,  4, dan  5,  dapat  dilihat  pada  gambar  3.  Pada DFD level 0 ini harus dicermati bahwa semua external  entity dan data  flow yang  terlibat pada context  diagram harus  muncul  kembali karena  DFD  Level  0  adalah overview diagram.
Gambar 3. DFD Level 0 SI Sekolah
Langkah  berikutnya  menggambarkan DFD  untuk  level-level  berikutnya.  Pada kasus  ini  sesuai  dengan  bagan  berjenjang yang ada pada gambar 2 terlihat bahwa hanya diperlukan  penggambaran  sampai  DFD  level 1  saja.  DFD  level  1  untuk  proses  nomor  2 berisikan  sub  proses  dengan  nomor  proses: 2.1,  2.2,  dan  2.3.  DFD  level  1  untuk  proses nomor    berisikan  sub  proses  dengan  nomor proses:  3.1,  3.2,  3.3,  3.4,  3.5,  3.6,  dan  3.7. DFD level 1 untuk proses nomor 4 berisikan sub  proses  dengan  nomor  proses:  4.1,  4.2, dan  4.3.  DFD  level  1  untuk  proses  nomor  5 berisikan  sub  proses  dengan  nomor  proses: 5.1, 5.2, 5.3, dan 5.4. Semua DFD level 1 ini harus  digambarkan  seluruhnya, external entity yang  digambarkan  pada  masing- masingnya  sesuai  dengan  kebutuhan  masing- masing  level  1  tersebut.  Contoh:  pada  DFD level  1  untuk  proses  nomor  2  hanya diperlukan external  entity :  TU  /  Panitia Pendaftaran  saja,  sedangkan  yang  lainnya tidak  terlibat  dan  tidak  perlu  digambarkan. DFD  Level  1  untuk  proses  nomor  1  tidak perlu  dibuatkan  karena  proses  tersebut  tidak memiliki  turunan,  proses  ini  disebut  proses yang primitive .
Langkah  terakhir  adalah  membuat DFD gabungan semua level, yang digambarkan  hanyalah  proses-proses  yang tidak  ada  lagi  turunannya  ( primitive ).  Sesuai dengan diagram berjenjang yang telah dibuat terlihat  bahwa  proses  yang  primitif  adalah proses  dengan  nomor:  1,  2.1,  2.2,  2.3,  3.1, 3.2,  3.3,  3.4,  3.5,  3.6,  3.7,  4.1,  4.2,  4.3,  5.1, 5.2, 5.3, dan 5.4.

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan  uraian  dari  tahap-tahap sebelumnya  dapat  disimpulkan  bahwa: Data
Flow  Diagram dapat  digunakan  untuk menggambarkan  sistem  informasi  sekolah yang  diterapkan  di  SMA  Pembangunan Laboratorium  UNP  sehingga  terlihat  aliran data  yang  digunakan  untuk  kebutuhan input, process maupun output . Hal ini memudahkan untuk  mengkomunikasikan  sistem  yang dirancang  kepada  pengguna  lainnya.  DFD pada  sistem  informasi  sekolah  ini  juga memperlihatkan bahwa sistemnya terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan.

## Daftar Pustaka
Afyenni,  Rita,  2013, Sistem  Informasi Sekolah  (Studi  Kasus  pada  SMA Pembangunan  Laboratorium  UNP) , Penelitian  Dosen  Politeknik  Negeri Padang.
Jogiyanto,  2005, Analisis  dan  Desain  Sistem
Informasi Pendekatan Terstruktur
Teori  dan  Praktek  Aplikasi  Bisnis , Yogyakarta: Andi.
Kendall,  Kenneth  E.  Dan  Kendall,  Julie  E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima Jilid 1 dan Jilid 2 , Jakarta: Prenhallindo. Kristanto,  Andri,  2008, Perancangan  Sistem Informasi dan Aplikasinya, edisi revisi , Yogyakarta: Gava Media. Ladjamudin,  Al-Bahra  Bin,  2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Tangerang: Graha Ilmu.
S. Pressman, Roger, 2012, Rekayasa Perangkat  Lunak  Pendekatan  Praktisi Buku1 dan 2 , Yogyakarta: Andi.