## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA KUPANG

## Mardhalia Saitakela
Abstrak :
Perpustakaan adalah salah satu tempat akses informasi yang sangat penting. Salah satu langkah agar berhasil dan tidaknya berbagai macam proses yang dilakukan seseorang maka perlu adanya kegiatan membaca, oleh karena itu perlu dikembangkan budaya giat membaca bagi  masyarakat Indonesia pada umumnya sehingga  bisa lebih maju satu langkah kedepan. Perpustakaan daerah Kota Kupang masih banyak kekurangan dalam hal manajemen pengelolaan  yang  berhubungan  dengan  pengelolaan  buku.  Semua pengelolaan  kegiatan peminjaman dan pengembalian buku masih dilakukan dengan pencatatan biasa oleh petugas pada satu buku induk perpustakaan, hal ini sangat memakan waktu yang cukup lama dan tidak efisien serta sulitnya petugas mengetahui jenis dan jumlah buku yang belum dikembalikan oleh peminjam. Solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut adalah dengan membangun aplikasi yang dapat membantu petugas dalam hal mempermudah dalam proses pencatatan daftar buku serta pencarian informasi ketersediaan buku dan pengembalian buku oleh peminjam serta dapat melihat banyaknya minat pembaca yang menggunakan fasilitas perpustakaan.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah berupa aplikasi manajemen perpustakaan pada badan perpustakaan daerah Kota Kupang.
Kata kunci : Sistem Informasi, Manajemen, Perpustakaan.

## 1. PENDAHULUAN
Perpustakaan  adalah  salah  satu  tempat akses informasi yang sangat penting. Salah satu langkah  agar  berhasil  dan  tidaknya  berbagai macam proses yang dilakukan seseorang maka perlu adanya kegiatan membaca, oleh karena itu perlu dikembangkan budaya giat membaca bagi masyarakat Indonesia pada umumnya sehingga bisa  lebih  maju  satu  langkah  kedepan. Pemerintahan  Kota  Kupang  dalam mengembangkan sumber  daya  manusia  telah menyediakan perpustakaan daerah yang dapat dimanfaatkan  sebagai  tempat  menuai  ilmu pengetahuan bagi masyarakat baik mahasiswa, siswa  sekolah  maupun kelompok  masyarakat umum lainnya,  salah  satu perpustakaan  yang
disediakan  pemerintah  di  Provinsi  Nusa Tenggara Timur  adalah  Perpustakaan Daerah Kota  Kupang  yang  beralamatkan  di  Jln.  SK. Lerrik  No  1 Kota  Baru  Kupang.  Penyediaan perpustakaan  daerah  ini  dilakukan  demi mewujudkan  otonomi  daerah  yang  memiliki sumber daya manusia yang memadai.  Banyak ilmu pengetahuan yang dapat dipetik jika  rajin membaca, wawasan masyarakat akan bertambah luas ditambah dengan penyediaan buku-buku yang  biasa  dipinjam  secara  gratis  karena perpustakaan  daerah  merupakan  salah  satu program pemerintah untuk meningkatkan daya tarik  membaca  masyarakat  dan  memperluas ilmu  pengetahuan.  Manajemen  Perpustakaan merupakan  kesinambungan kerja  dari unsur-
Saitakela , Adalah Dosen Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Uyelindo Kupang
 25
unsur perpustakaan meliputi petugas, peminjam atau  anggota  sampai  pada  buku  itu  sendiri. Pengolahan manajemen perpustakaan yang baik menggunakan  aplikasi  pada  Perpustakaan Daerah Kota Kupang akan sangat mendukung program  pemerintah  yang  disebutkan  di  atas sehingga semua  masyarakat  dapat menikmati pengetahuan di luar bangku pendidikan secara merata.  Masih  banyak kekurangan dalam hal manajemen  pengelolaan  buku-buku  baik pengelolaan peminjaman maupun pengembalian buku oleh masyarakat. Pencatatan, daftar buku, peminjaman  dan  pengembalian  buku  masih dilakukan dengan pencatatan biasa oleh petugas pada  satu  buku  induk  perpustakaan  hal  ini sangat memakan waktu  yang cukup lama dan tidak efisien serta sulitnya petugas mengetahui jenis dan jumlah buku yang belum dikembalikan oleh peminjam dikarenakan tidak diberlakukan denda  bagi  peminjam  yang  terlambat mengembalikan  buku.  Solusi  untuk menyelesaikan  permasalahan  tersebut  adalah dengan  membangun  aplikasi  yang  dapat membantu  petugas  dalam  hal  mempermudah dalam  proses  pencatatan  daftar  buku  serta pencarian  informasi  ketersediaan  buku  dan pengembalian buku oleh peminjam serta dapat melihat  banyaknya  minat  pembaca  yang menggunakan fasilitas perpustakaan.

## 2.  METODE PENELITIAN

## 2.1. Metode pengumpulan data
a.Studi Pustaka
Dilakukan    dengan    mencari    literatur pendukung    penelitian    yang  mampu memberikan   informasi   yang memadai dalam menyelesaikan  penelitian b.Metode Observasi Observasi  dilakukan  dengan  cara mengadakan  pengamatan langsung  terhadap  suatu objek  yang  akan  diteliti yaitu pada Badan Perpustakaan Daerah Kota Kupang.

## 2.2.Metode Perancangan Sistem
Untuk  membuat  aplikasi  manajemen perpustakaan  pada  badan  perpustakaan  Kota Kupang,  perancangan  sistem  menggunakan metode terstruktur yaitu bagan alir (Flowchart), diagram konteks, dan ER-D.
a.Flowchart sistem aplikasi Flowchart dokumen merupakan bagan yang menunjukkan arus dokumen dalam formulir atau  menggambarkan  prosedur  di  dalam sistem. Flowchart dokumen menunjukkan alur didalam program atau prosedur sistem secara logika (Kristanto, 2003),  seperti terlihat pada gambar 1.

## Gambar 1. Flowchart
b.Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem (Fathansyah, 2007). Dari defenisi ini dapat disimpulkan bahwa diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan alur ruang lingkup dari suatu sistem dan terdiri dari dokumen-dokumen  serta  fungsi-fungsi terkait. Seperti terlihat pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram Konteks


## 26
Jurnal Ilmiah

## FLASH Volume 1
Nomor 1    Desember  2015

## c. Entity Relationship Diagram (ER-D)

## Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ER-D)

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut  merupakan  pembahasan  hasil perancangan yang dibuat dalam bentuk Aplikasi :
3.1. Menu Utama
Gambar  4. Menu utama
Di dalam master data terdapat tiga tombol, yaitu  data  jenis  buku,  data  buku,  dan  data anggota. a. Form Jenis Buku, form ini digunakan untuk memasukan  data-data  jenis  buku  seperti pada gambar  5.
Gambar 5. Tampilan form data jenis buku b. Form  Buku,  form  ini  digunakan  untuk memasukan data-data buku
Gambar 6. Tampilan form data buku c. Form Anggota, form ini  digunakan untuk memasukan  data anggota yang ada di Badan Perpustakaan Daerah.
Gambar 7. Tampilan Form data anggota

27
Saitakela, Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Pada Badan Perpustakaan Daerah Kota Kupang

## d. Form  Peminjaman,  digunakan  untuk memasukan data peminjaman
Gambar 8. Tampilan form data peminjaman buku
e. Form  Pengembalian,  digunakan  untuk memasukan data pengembalian buku.
Gambar 9. Tampilan form pengembalian buku
f. Tampilan cetak laporan
Gambar 10. Cetak laporan
g. Tampilan cetak laporan anggota.
Gambar 11. Tampilan cetak laporan anggota h. Tampilan cetak laporan peminjaman
Gambar 12. Cetak laporan peminjaman
i. Tampilan Laporan pengembalian.
Gambar 13. Laporan pengembalian
 28 Jurnal Ilmiah

## FLASH Volume 1
Nomor 1    Desember  2015
j. Tampilan cetak kartu anggota
Gambar 14. Cetak kartu anggota

## 4.  KESIMPULAN
Dengan  adanya  Sistem  Informasi Manajemen  perpustakaan  diharapkan  dapat memberikan  kemudahan  pada  Badan Perpustakaan  Daerah  Kota  Kupang  dalam mendata buku, membuat kartu anggota, mendata peminjaman dan mendata pengembalian buku serta  dapat  menyediakan  laporan  data  jenis buku,  laporan  data  buku  yang  ada  pada perpustakaan, laporan data peminjaman buku laporan data pengembalian buku

## 5. SARAN
Sistem informasi Manajemen perpustakaan yang dapat dikembangkan dengan berbasis online sehingga dapat dengan mudah diakses oleh siapa saja selama terhubung dengan jaringan internet.
 29
Saitakela, Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Pada Badan Perpustakaan
Daerah Kota Kupang

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Fathansyah, 2007, Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. [2] Kadir  Abdul,  2007, Pemrograman Database dengan Delphi 6 menggunakan Access , Andi, Yogyakarta.
[3] Kristanto Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi    Dan  Sistem Aplikasinya, Gavamedia, Yogyakarta.
[4] Siaga, Sondang P ., , 2011 Sistem Informasi Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta.
[5]  Sutabri  Tata,  ,  2009, Analisis  Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta.