Jurnal Indonesia Sosial Teknologi: p–ISSN: 2723 - 6609 e-ISSN : 2548-1398 Vol. 1, No. 3 Oktober 2020

## RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  SURAT  MASUK  DAN  SURAT KELUAR BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE WATERFALL

## Riswandi Ishak, Setiaji, Fajar Akbar, dan Mahmud Safudin
Universitas Bina Sarana Informatika, STMIK Nusa Mandiri Email : riswandi.rik@bsi.ac.id; setiaji.sej@bsi.ac.id; fajar.fkb@nusamandiri.ac.id; dan mahmud.mud@bsi.ac.id

## Abstrac
Correspondence is the most important tool in the administrative section, one of its forms is the  activity  of  managing  incoming  and  outgoing  mail.  The  management  of  incoming  and outgoing  letters  at  SMP  Negeri  207  Jakarta  still  uses  the  conventional  method,  which means storing letters and data in the form of stacked sheets of paper. It can cause loss or damage to the paper and the search for letters can take a long time. In addition, letters are recorded  in  the  agenda  book  using  handwriting  which  can  cause  repetition  of  letter numbers. To solve this problem, an information system is needed that can properly manage incoming  and  outgoing  mail  and  write  mail  reports.  In  the  incoming  and  outgoing  mail system at SMP Negeri 207 Jakarta which will be developed on a website basis by making program  code  using  a  CI-based  framework  (Code  Igniter).  The  method  used  is  SDLC (System  Development  Life  Cycle)  with  a  waterfall  model.  This  method  is  expected  to develop  a  system  in  an  orderly  and  clear  manner.  The  results  of  this  research  are  the design  of  an  information  system  for  incoming  and  outgoing  mail  at  SMP  Negeri  207 Jakarta  as  a  mail  management  system,  mail  search  and  mail  storage  media  that  is  more structured and provides convenience.
Keyword : Information System, Management of Incoming and Outgoing Mail, Waterfall

## Abstrak
Surat  menyurat  merupakan  sarana  terpenting  dalam  bagian  keadministrasian  salah  satu bentuknya  adalah  kegiatan  pengurusan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Pengelolaan  surat masuk  dan  surat  keluar  pada  SMP  Negeri  207  Jakarta  masih  menggunakan  cara konvensional yang artinya menyimpan surat dan data-data dalam bentuk selembaran kertas yang  disusun  bertumpuk.  Hal  itu  dapat  menimbulkan  kehilangan  atau  kerusakan  pada kertas dan dalam pencarian surat memakan waktu yang lama. Selain itu surat dicatat dalam buku  agenda  menggunakan  tulisan  tangan  yang  dapat  menimbulkan  pengulangan  nomor surat.  Untuk  mengatasi  permasalahan  tersebut,  dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi  yang dapat  mengelola  surat  masuk,  surat  keluar  hingga  pembuatan  laporan  surat  dengan  baik. Pada  sistem  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  SMP  Negeri  207  Jakarta  yang  akan dikembangkan  berbasis  website  dengan  pembuatan  kode  program  menggunakan framework  berbasis  CI  (Code  Igniter).  Metode  yang  digunakan  adalah  SDLC  (System Development  Life  Cycle)  dengan  model  air  terjun  (waterfall)  dengan  metode  ini diharapkan dapat mengembangkan sistem dengan terurut dan jelas. Hasil dari penelitian ini adalah  rancang  bangun  sistem  informasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  SMP  Negeri 207 Jakarta sebagai sistem pengelolaan surat, pencarian surat dan media penyimpanan surat yang lebih terstruktur dan memberi kemudahan.
Kata kunci  : Sistem  Informasi,  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Keluar, Waterfall

## Pendahuluan
Pesatnya  perkembangan  teknologi  pada  era  globalisasi  saat  ini  telah  memberikan dampak  pada  semua  aspek  kehidupan.  Hal  ini  tidak  dapat  dipungkiri  dikarenakan kemajuan  teknologi  yang  sangat  cepat.  Suatu  sistem  informasi  dapat  dihasilkan  oleh Teknologi  Informasi,dimana  pemanfaatanya  digunakan  oleh  pengguna diberbagai intansi, perusahaan, atau lembaga baik swasta maupun pemerintahan.
Surat  menyurat  merupakan  sarana  terpenting  dalam  bagian  keadministrasian terutama  pada  instansi  sekolah.  Salah  satu  bentuk  surat  menyurat  adalah  dengan melakukan  kegiatan  pengurusan  surat  baik  surat  masuk  dan  surat  keluar  sesuai prosedurnya (Desti & Nugroho, 2019). Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada SMP Negeri 207 Jakarta selama ini masih menggunakan cara konvensional yang artinya menyimpan surat kertas dalam lemari penyimpanan.
Bentuk  penyimpanan  dengan  menumpuk  surat  akan  menimbulkan  kehilangan atau  kerusakan  pada  kertas.  Dan  untuk  pencarian  surat  masuk  dan  surat  keluar  tidak dapat  berjalan  secara  efisien  karena  memakan  banyak  waktu  dan  tenaga  (Suryadi  & Zulaikhah,  2019).  Selain  itu  surat  masuk  dan  surat  keluar  dicatat  dalam  buku  agenda dengan  menggunakan  tulisan  tangan  sehingga  bisa  menimbulkan  pengulangan  nomor surat.(Sonita & Sari, 2018).
Dengan Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada SMP Negeri 207 Jakarta yang  menggunakan  cara  konvensional  dapat  memungkinkan  data  hilang,  rusak  dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan. Dibutuhkan suatu  sistem  informasi  yang  dapat  membantu  dalam  menyelesaikan  permasalahan tersebut.  Sistem  informasi  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan  efisiensi,  ketepatan  dan keamanan dokumen suratnya.
Menurut  Jogianto  dalam  Hamim  Tohiri  dalam (Saryoko, 2017) mengatakan bahwa,    “sistem  adalah  kumpulan  elemen  -  elemen  yang  berinteraksi  untuk  mencapai tujuan  tertentu”.  Sedangkan    menurut    Tata    Sutabri    dalam  (Supriyatna,  2015) mengatakan  bahwa,  “sistem  adalah    suatu    kumpulan    atau    himpunan    dari    unsur  - unsur,    komponen    atau  variable  yang    terorganisir,    saling    terintegrasi,    saling berinteraksi,  saling  tergantung  satu  sama  lain dan terpadu”. Menurut Sutabri dalam (Handayani  et  al.,  2018)  menjelaskan  bahwa,  “Informasi  adalah  data  yang diklasifikasikan  atau  diolah  atau  diinterpretasikan  untuk  digunakan  dalam  proses pengambilan keputusan”
Menurut    Stair    dan    Reynolds  dalam  (Wiguna,  2017)  mengatakan    bahwa, “Sistem  informasi    (SI)    adalah    seperangkat  komponen    yang    saling    terkait    dalam mengumpulkan,  memproses,  menyimpan,  serta  menyebarkan  data  dan  informasi”. Menurut Jogiyanto  dalam (Supriyatna, 2015), “sistem informasi adalah suatu sistem di dalam    suatu    organisasi    yang    mempertemukan    kebutuhan    pengolahan    transaksi harian,  mendukung  operasi,   bersifat   manajerial   dan   kegiatan  strategi   dari  suatu organisasi    dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan  laporan  -  laporan  yang
diperlukan”  sedangkan  menurut  (Mulyani  &  Purnama,  2013) Sistem  informasi  adalah kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik pisik maupun non pisik yang saling berhubungan  satu  sama  lain  dan  bekerjasama  secara  harmonis  untuk  mencapai  satu tujuan tertentu.
Perancangan  sistem  Informasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  berbasis  web  ini diharapkan  mampu  membantu  dalam  pengelolaan  surat  dan  dokumen,sehingga memudahkan  untuk  mendapatkan  informasi  serta  meningkatkan  efektifitas  kinerja karyawan.

## Metode Penelitian
metode  yang  digunakan  untuk  merancang  bangun  sistem  informasi  informasi  surat masuk  dan  surat  keluar  adalah  metode  pengembangan  perangkat  lunak  yaitu  model waterfall,  Model  waterfall  menyediakan    pendekatan    alur    hidup    perangkat    lunak secara    sekuensial    atau  terurut  dimulai  dari  analisis  kebutuhan  software,  desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support) (Hidayat et al., 2017).
Menurut  (Rosa,  2016)  mengemukakan  bahwa  “Model  SDLC  waterfall  disebut juga  dengan  model  sekuensial  linier  ( sequential  linear )  atau  alur  hidup  klasik  ( classic life  cycle )”.  Berikut  tahapan  pengembangan  perangkat  lunak  untuk  sistem  informasi surat masuk dan surat keluar, sebagai berikut:
1. Analisis
Pada tahap ini penulis mempelajari sistem surat masuk dan surat keluar yang sedang  berjalan  serta  mengevaluasi  permasalahan  yang  ada  seperti  :  banyaknya tumpukan kertas surat yang tidak tersusun rapi dan sulitnya pencarian surat jika suatu waktu  diperlukan.  Sehingga  sistem  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  SMP  Negeri 207  Jakarta  membutuhkan  sistem  yang  terkomputerisasi  untuk  mempermudah pegawai tata usaha dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar
2. Desain
Dalam  perancangan  sistem  ini  penulis  menggunakan  tools  untuk  mendesain sistem  agar  lebih  terstruktur  seperti:  ERD  ( Entity  Relationship Diagram),  LRS ( Logical  Record  Structure )  dan  UML  ( Unified  Modelling  Language ).  Sistem  ini dirancang dengan software StarUML dari mulai membuat activity diagram, use case diagram, class diagram dan sequence diagram
3. Pengkodean
Pada tahap ini perangkat lunak dijalankan sebagai serangkaian program atau unit  program  melalui  pembuatan  database  menggunakan  aplikasi MySQL .  Dan pembuatan kode program menggunakan framework berbasis CI ( Code Igniter ) yang dapat  diakses  melalui browser dan  program  pendukung  XAMPP  yang  terintegrasi dengan MySQL dan Apache
4. Pengujian
Pengujian  dilakukan  untuk  memastikan  bahwa  setiap  bagian  sudah  sesuai padaa  rangkaian  proses  yang  telah  dibuat  pada  tahap  sebelumnya.  Pengujian
dilakukan  dengan  metode  black  box  testing  yaitu  menguji  bahwa  setiap  unit  telah memenuhi fungsi dan logika secara benar sesuai kebutuhan pengguna.
5. Pendukung ( Support )
Pendukung merupakan suatu tindakan dalam pemeliharaan dan pengubahan dalam  pengembangan  perangkat  lunak  yang  telah  dibuat  dan  tidak  terdeteksi  pada tahap pengujian. Hal ini dapat menyebabkan penyesuaian sistem dengan lingkungan yang  baru  untuk  mengetahui  apakah  sistem  yang  telah  dibuat  ini  memiliki kekurangan atau tidak
Hasil Penelitian dan Pembahasan
1. Kebutuhan pengguna
Dalam  program  surat  masuk  dan  surat  keluar  terdapat  dua  pengguna  yang dapat saling berinteraksi dalam lingkungan sistem yaitu: Admin dan Operator. Kedua pengguna tersebut memiliki karakteristik interaksi dengan sistem yang berbeda-beda.
2. Kebutuhan Sistem
Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukan username dan password masing-masing. Sistem memverifikasi data pengguna sesuai username dan password yang benar.  Pengguna harus melakukan logout apabila sudah selesai. Sistem memiliki button untuk tambah, ubah, hapus, simpan dan batal pada halaman surat masuk, surat keluar, instansi, konfigurasi aplikasi dan manajemen user . Sistem menyimpan  data  surat  masuk,  surat  keluar,  disposisi,  instansi,  konfigurasi  aplikasi, dan user. Sistem  kalkulasi  jumlah  seluruh  surat  untuk  rekapitulasi  surat  Sistem memiliki button cetak laporan surat sesuai tanggal yang diinput pengguna.
Diagram use case

## Rancang Diagram Surat Masuk
Sumber : (Penelitian, 2020)

## Rancang Diagram Surat Keluar
Sumber : (Penelitian, 2020)
Rancangan Prototype
Halaman Login Halaman Utama Login

## Halaman Admin Surat Masuk

## Halaman Admin Surat Keluar
Halaman Admin Backup Database
Halaman Utama Operator
Halaman Input Surat Masuk

## Halaman Input Surat Keluar

## ERD (Entity Relationship Diagram)

## LRS (Logical Structure Record)

## Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, dengan mengubah sistem manual  menjadi  sistem  terkomputerisasi  diharapkan  dapat  mengatasi  permasalahan surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  SMP  Negeri  207  Jakarta.  Seperti  Sistem  informasi surat  masuk  dan  surat  keluar  dapat  memberikan  kemudahan  bagi  pegawai  tata  usaha dalam  mengelola  surat.  Misalnya  dahulu  data  surat  dicatat  secara  tertulis  dalam  buku agenda, sekarang data surat sudah bisa diinput secara terkomputerisasi.
Sistem  informasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  dapat  mengkalkulasi  jumlah seluruh  surat,  sehingga  dapat  membantu  pegawai  tata  usaha  dalam  merekapitulasi  dan pembuatan laporan surat dengan cepat.

## Bibliografi
Desti, A. R., & Nugroho, Y. A. (2019). Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat  Keluar  Menggunakan  Delphi  7  Pada  Dinas  Perumahan,  Permukiman  Dan Pemakaman  Kabupaten  Tangerang. Insan  Pembangunan  Sistem  Informasi  Dan Komputer (IPSIKOM) , 7 (2).
Handayani,  V.  R.,  Wijianto,  R.,  Anggoro,  A.,  &  Informatika,  M.  (2018).  Sistem Informasi  Pendaftaran  Seleksi  Kerja  Berbasis  Web  Pada  Bkk  (Bursa  Kerja Khusus) Tunas Insan Karya Smk Negeri 2 Banyumas. Jurnal Evolusi , 6 (1), 76–84.
Hidayat,  R.,  Marlina,  S.,  &  Utami,  L.  D.  (2017).  Perancangan  Sistem  Informasi Penjualan  Barang  Handmade  Berbasis  Website  Dengan  Metode  Waterfall. Simnasiptek 2017 , 1 (1), 175–183.
Mulyani,  W.,  &  Purnama,  B.  E.  (2013).  Pembangunan  Sistem  Informasi  Data  Balita Pada  Posyandu  Desa  Ploso  Kecamatan  Punung  Kabupaten  Pacitan. Speed-Sentra Penelitian Engineering Dan Edukasi , 7 (2).
Rosa, A. S. (2016). Rekayasa perangkat lunak terstruktur dan berorientasi objek .
Saryoko,  A.  (2017).  Sistem  Informasi  Tiket  Bioskop  Pada  Buaran  Teater  Di  Jakarta Timur Berbasis Web. Jurnal Pilar Nusa Mandiri , 13 (1), 98–102.
Sonita,  A.,  &  Sari,  M.  (2018).  Implementasi  Algoritma  Sequential  Searching  Untuk Pencarian Nomor Surat Pada Sistem Arsip Elektronik. Pseudocode , 5 (1), 1–9.
Supriyatna,  A.  (2015).  Analisis  Dan  Evaluasi  Kepuasan  Pengguna  Sistem  Informasi Perpustakaan  Dengan  Menggunakan  Pieces  Framework. Jurnal  Pilar  Nusa Mandiri , 11 (1), 43–52.
Suryadi,  A.,  &  Zulaikhah,  Y.  S.  (2019).  Rancang  Bangun  Sistem  Pengelolaan  Arsip Surat  Berbasis  Web  Menggunakan  Metode  Waterfall. Jurnal  Khatulistiwa Informatika , 7 (1).
Wiguna,  W.  (2017).  Adopsi  Sistem  Informasi  Akademik  Perguruan  Tinggi  BSI Bandung Berbasis TAM. Jurnal Informatika , 4 (2).