## Perbandingan Data Pelaporan Rekam Medis Manal dan SIMRS di Rumah Sakit Medika Permata Hijau
Agnes Pinostari Diantika 1 , Adi Widodo 2 1,2 Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan,Universitas Esa Unggul, Jakarta, Indonesia Jalan Arjuna Utara No.9, Duri Kepa, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, 11510 diantikapinostari@gmail.com

## Abstract
In Permenkes No.1171, it was said that hospital recording and reporting was carried out in order to improve the effectiveness of hospital development and supervision in Indonesia. In this study found differences in data on the number of inpatient visitors in February 2018 at Medika Permata Hijau Hospital on the SIMRS application that was as many as 410 patients and data on the medical record manual report book as many as 404 patients. The purpose of this study is to find out the comparison of medical record reporting data manually and SIMRS at Medika Permata Hijau Hospital. The method used is descriptive analytic, conducted to provide an explanation of the comparison  by  using  interview  and  observation  data  collection  techniques.  From  the  results  of  this  study  was  discovered  that  the  data contained in SIMRS amounted to more than the data contained in the medical record manual report book. The difference in data is caused by the data contained in SIMRS is more detailed and SIMRS does not support medical record reports. We recommend that when planning in the development of SIMRS applications in the future, the Director of the hospital involves the Medical Record department to identify  information  needs  that  must  be  in  SIMRS,  and  also  must  proceed  corrective  actions  by  developers,  consultants,  and  related management, so that there are no data differences to help maximize staff performance and facilitate and improve the quality of service.
Keywords: data comparison, SIMRS application, manual reporting, medical record

## Abstrak
Pada Permenkes No.1171, dikatakan  pencatatan dan pelaporan rumah sakit dilakukan dalam rangka  meningkatkan efektifitas  pembinaan  dan  pengawasan  rumah  sakit  di  Indonesia.  Pada  penelitian  ini  ditemukan  adanya  perbedaan data jumlah pengunjung pasien rawat inap bulan Februari 2018 di RSMPH pada aplikasi SIMRS yang digunakan yaitu sebanyak  410  pasien    dengan  data  pada  buku  laporan    manual  rekam  medis  yaitu  sebanyak  404  pasien.  Tujuan penelitian  ini  untuk  mengetahui  perbandingan  data  pelaporan  rekam  medis  secara  manual  dan  SIMRS  di  Rumah Sakit  Medika  Permata  Hijau.  Metode  yang  diggunakan  deskriptif  analitik,  dilakukan  untuk  memberikan  penjelasan mengenai  perbandingan  data  pelaporan  rekam  medis  secara  manual  dan  SIMRS  dengan  menggunakan  teknik pengumpulan  data  wawancara  dan  observasi.  Dari  hasil  penelitian  ini  diketahui  bahwa  data  yang  terdapat  pada SIMRS  berjumlah lebih banyak dibandingkan dengan data yang terdapat pada  buku laporan manual rekam medis. Perbedaan  data  tersebut  disebabkan,  karena  data  yang  terdapat  pada  SIMRS  lebih  terinci  dan  SIMRS  tidak menunjang laporan rekam medis. Sebaiknya pada  saat perencanaan dalam pengembangan aplikasi  SIMRS dimasa mendatang. Direktur rumah sakit melibatkan departemen Medical Record untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus ada di SIMRS,  serta  perlu dilakukan tindakan koreksi bersama-sama oleh  pengembang, konsultan, dan manajemen  terkait  agar  tidak  lagi  terdapat  perbedaan  data  untuk  membantu  memaksimalkan  kinerja  staf  dan memudahkan serta meningkatkan mutu serta kualitas pelayanan.
Kata Kunci: perbandingan data, aplikasi SIMRS, pelaporan manual, rekam medis
Pendahuluan
Teknologi  informasi  adalah  suatu  teknik  untuk  mengumpulkan,  menyiapkan,  menyimpan, memproses,  mengumumkan,  menganalisis,  dan/atau  menyebarkan  informasi.  Pada  era  modernisasi  saat ini,  berbagai  rumah  sakit  di  dunia  banyak  yang  menerapkan  sistem  pelayanan  berbasis  komputer  yang diikuti  oleh  perkembangan  teknologi  yang  semakin  canggih,  baik  di  negara  maju  mauapun  negara berkembang.Salah  satu  negara  berkembang  yang  menggunakan  sistem  pelayanan  kesehatan  berbasis komputer adalah negara Republik Indonesia.
Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  atau  yang  biasa  disebut  dengan  SIMRS  merupakan subsistem  komputerisasi  yang  mengelola  data  rumah  sakit  meliputi  pelayanan  medik  dan  pelayanan administrasi.Seluruh  SDM  rumah  sakit  turut  serta  dalam  pengelolaan  rumah  sakit,  baik  tenaga  praktisi,
tenaga  medis  maupun  tenaga  teknisi  kesehatan  rumah  sakit,  termasuk  unit  rekam  medis.Saat  ini  Sistem Informasi  Manajemen  berbasis  komputer  rumah  sakit  (SIMRS)  sangat  penting  untuk  mendukung pengelolaan operasional rumah sakit. Dengan SIMRS dalam fasilitas pelayanan kesehatan dapat mencegah terjadinya  redudansi  data,  menyajikan  informasi  ter- update ,  dan  meminimalisir  kesalahan  dalam pencatatan.SIMRS  memiliki  elemen  aktivitas,  yaitupencatatan  data,  pengolahan  data,  perekaman  dan pelaporan.
Kewajiban pembuatan laporan di rumah sakit tergambar dari data-data Sistem Pelaporan Rumah Sakit (SPRS) yang dilaporkan ke dinas kesehatan setempat, data kegiatan rumah sakit baik pelayanan rawat jalan  maupun  rawat  inap  dikumpulkan  dengan  menggunakan  formulir  standar  yang  telah  ditetapkan. Kewajiban pembuatan pelaporan rumah sakit diatur dalam dalam Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Apabila suatu rumah sakit tidak membuat laporan, maka pemilik rumah sakit tidak dapat memantau kegiatan pelayanan yang dilakukan serta tidak dapat melakukan pengukuran kinerja staf rumah sakit tersebut  yang dapat  menyebabkan  kurangnya  performa  pelayanan  yang  diberikan  dan  dinas kesehatan setempat tidak dapatmemonitor indikator pelayanan di rumah sakit tersebut, dan menyulitkan proses akreditasi rumah sakit dimasa mendatang.
Pada Permenkes No.1171 tahun 2011, bahwa pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh rumah sakit dilakukan  dalam  rangka  meningkatkan  efektifitas  pembinaan  dan  pengawasan  rumah  sakit  di  Indonesia, maka dari itu seluruh rumah sakit diwajibkan untuk membuat laporan pada periode yang sudah ditentukan dalam peraturan tersebut.
Berdasarkan penelitian Yonathan (2007) terkait “ Perbedaan Rekam Medis Manual dan Rekam Medis Elektronik  (Digital) ”  yang  ditulis  oleh  Hutama  Yonathan.  Hasil  penelitian  tersebut  menjelaskan  bahwa perbedaan  rekam  medis  manual  dan  rekam  medis  elektronik  adalah  dari  segi  pelaksanaan,  rekam  medis manual cenderung lebih dapat diakui keabsahan dari sudut pandang hukumnya. Seluruh kegiatan rekam medis  manualsudah  diatur  pelaksanaannya  dalam  Permenkes  No.269  tahun  2008  dengan  jelas,  dalam proses pendokumentasian hingga penyimpanan dan pemusnahan serta kerahasiaan dengan jelas aturannya. Tetapi, rekam medis elektronik pada saat ini baru merupakan issue atau wacana yang ingin diterapkan dan diwujudkan dalam kegiatan rekam medis, karena belum begitu banyak yang mengerti bagaimana bentuk dan proses dari rekam medis elektronik ini.
Selain  itu  berdasarkan  penelitian  Handiwidjojo  (2011)  terkait  “ Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah Sakit ”  menjelaskan  bahwa,  rumah  sakit  harus  mampu  memberikan  pelayanan  yang  cepat,  nyaman,  dan berkualitas dengan bantuan SIMRS. SIMRS mendukung pengelolaan rumah sakit yang efektif, efisien, dan akuntabel.  Penelitian  Saputra  &  Misfariyan  (2013)  terkait  “ Analisis  Penerimaan  Sistem  Infromasi  Manajemen Rumah Sakit Umum Daerah Bangkiang Menggunakan Metode Technology Acceptance Model (TAM) ” menjelaskan bahwa, Pengimplementasian SIMRS dapat diterima oleh pengguna berpengaruh  pada kemudahan untuk digunakan,  mudah  dipahami,  tersedianya  petunjuk  penggunaan,    mempermudah  pekerjaan,  kenyamanan dalam  penggunaan,  memberikan  hasil  yang  akurat,  serta  dapat  menyampaikan  kepuasan.  Dan  penelitian Radliya,  Hadiana,  dan  Afrianto  (2008)  terkait  “ Audit  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  (Studi  Kasus pada RSUD Kota Tasikmalaya) ” menjelaskan bahwa, SIMRS harus terintegrasi satu sama lain, baik secara proses maupun data, agar informasi yang dihasilkan konsisten dan data terkelola dengan baik.
Unit  rekam  medis  adalah  sub  bagian  rumah  sakit  yang  mengelola  data  pasien  terkait  pelayanan pengobatan  maupun  administrasi.  Unit  rekam  medis  memiliki  peran  dalam  melakukan  manajemen  data pasien menjadi informasi kesehatan, yang nantinya informasi tersebut akan digunakan oleh administrator rumah sakit sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Rumah  Sakit  Medika  Permata  Hijau  merupakan  rumah  sakit  tipe  C,  pada  bulan  Februari  2018 tempat tidur tersedia 88 buah, BOR 57.63% ,dan jumlah pengunjung pasien rawat jalan sebanyak 4292. Rumah Sakit Medika Permata Hijau memiliki 23 poliklinik yang terdiri dari poliklinik spesialis dan umum. Pada  awal  pengamatan  data  jumlah  pengunjung  pasien  rawat  inap  pada  bulan  Februari  2018  terdapat perbedaan  jumlah  data  pada  SIMRS  dan  buku  laporan  manual  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Medika Permata  Hijau.  Diperoleh  data  pengunjung  pasien  rawat  inap  pada  SIMRS  sebanyak  410  pasien, sedangkan pada buku laporan manual diperoleh sebanyak 404 pasien. Berdasarkan masalah di atas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut mengenai  “Perbandingan Data Pelaporan Rekam Medis Secara Manual dan SIMRS di Rumah Sakit Medika Permata Hijau”.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  analitik,  dilakukan  untuk  memberikan  penjelasan mengenai perbandingan data pelaporan rekam medis secara manual dan SIMRS di Rumah Sakit  Medika
Permata Hijau. Data yang diambil adalah data jumlah pengunjung pasien rawat inap pada bulan Februari 2018,  data  tersebut  bersumber  dari  buku  pelaporan Executive  Report  Medical  Record dan  applikasi  SIMRS (Hits)  yang  digunakan  di  Rumah  Sakit  Medika  Permata  Hijau.  Pengambilan  data  dilakukan  melalui  tiga tahap:  melakukan  observasi  terhadap  data  yang  terdapat  pada  SIMRS  dan  buku  laporan  rekam  medis manual, melakukan wawancara mengenai perbedaan data yang terdapat pada ke dua sumber data terhadap tiga narasumber dan melakukan perbandingan data berdasarkan teori.
Pada Tahap 1 yaitu observasi terhadap data pada SIMRS dan buku laporan rekam medis manual. Pada tahap ini dilakukan pengamatan mengenai cara pengumpulan data, pengolahan data, serta penyajian informasi  yang  dilakukan  secara  manual  dan  digital  di  Rumah  Sakit  Medika  Permata  Hijau,  sehingga peneliti  menemukan  adanya  perbedaan  data  jumlah  pengunjung  pasien  rawat  inap  pada  bulan  Februari 2018  di  Rumah  Sakit  Permata  Hijau  yang  dihasilkan  secara  manual  dan  digital.  Tahap  2  yaitu mewawancarai  narasumber  mengenai  perbedaan  dari  data  pelaporan  secara  manuual  dan  digital.  Untuk menambah  kelengkapan  informasi,  peneliti  mewawancarai  tiga  narasumber  diantaranya  : Kepala  Bidang Penunjang Medis, Kepala Rekam Medis, dan Staf Pelaporan Rekam Medis tentang perbedaan data yang diperoleh dari kedua sumber tersebut. Tahap 3 yaitu perbandingan data, setelah dilakukan observasi dan wawancara guna  mengumpulkan  informasi  serta  ditemukan  adanya  perbedaan  data,  selanjutnya  peneliti membandingkan data-data tersebut berdasarkan teori pada Juknis SIRS tahun 2011 serta berdasarkan pada penelitian sebelumnya yaitu penelitian Yonathan (2007) terkait “Perbedaan Rekam Medis Manual dan Rekam Medis  Elektronik  (Digital)” yang  ditulis  oleh  Hutama  Yonathan . Instrumen  yang  digunakan  adalah  daftar pertanyaan  dan  lembar  ceklis  observasi.  Untuk  mendapatkan  informasi  yang  jelas,  data-data  yang dikumpulkan disajikan dalam bentuk narasi. Lalu berdasarkan teori yang terkait tahapan selanjutnya adalah menarik suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik.

## Hasil dan Pembahasan Pengumpulan Data Secara Manual dan SIMRS
Pengumpulan  data  secara  manual dilakukan  oleh staf  bagian  pelaporan  rekam  medis  dengan mengumpulkan  data  dari  tiap  poliklinik  untuk  data  kunjungan  RJ  dan  bagian admission untuk  data kunjungan  RI,  untuk  data  kegiatan  pelayanan  lainnya  akan  di  distribusikan  oleh  setiap  departemen  ke bagian Medical  Record dengan  periode  harian dan  bulanan.  Sedangkan  pengumpulan  data  SIMRS melalui SIMRS  sudah  dilakukan  secara  otomatis  pada  saat  pasien  pertama  kali  melakukan  pendaftaran  baik  di tempat pendaftaran rawat jalan maupun rawat inap, data pasien yang sudah di input oleh staf pendaftaran selanjutnya akan masuk ke dalam database, kemudian data tersebut dapat diakses oleh staf Medical Record melalui  menu patient  regist  outpatients untuk  pengunjung  RJ  dan patient  regist  intpatients untuk  pengunjung rawat inap pada layar SIMRS.

## Pengolahan Data Secara Manual dan SIMRS
Pengolahan  data  secara  manual  dilakukan  dengan  merekapitulasi  data  yang  sudah  dikumpulkan dengan  menghitung data pengunjung rawat inap per episode dengan dokter penanggung jawab pasien dan di  input  ke  dalam ms.excel untuk  dilakukan  pengolahan  lebih  lanjut. Sedangkan  pada  SIMRS  di  Rumah Sakit Medika Permata Hijau, data yang sudah di input secara otomatis di olah oleh program yang terdapat pada aplikasi tersebut. Untuk mengolah data pegunjung rawat inap, staf pelaporan rekam medis mengakses data tersebut terlebih dahulu melalui menu inpatient admission pada menu order communication , selanjutnya staf pelaporan  akan  menginput  periode  data  yang  diinginkan  pada  layar report ,  kemudian  data  yang  sudah diseleksi akan secara otomatis akan ditampilkan oleh program SIMRS. Namun, pada saat pengolahan data melalui SIMRS, staf pelaporan tidak dapat merekap data seperti yang dilakukan pada saat mengolah data secara manual. Data yang yang terdapat pada SIMRS lebih terinci dengan menampilkan semua data pasien baik dengan dokter penanggung jawab maupun dokter visit. Sehingga data yang  dihasilkan oleh SIMRS lebih banyak dibandingkan dengan data yang dihasilkan secara manual.

## Penyajian Data Secara Manual dan SIMRS
Penyajian  data  secara  manual,  Setelah  data  diolah  selanjutnya  data  disajikan  dalam  bentuk  tabel dan grafik, kemudian data tersebut di print out untuk disimpan di buku excecutive reports medical record dan dilaporkan  ke  Manajer  Rumah  Sakit  dan  Kepala  Bidang  Penunjang  Medis.  Dari  manajer,  data  akan dilaporkan  ke  Direktur  Rumah  Sakit  kemudian  diteruskan  ke  Direktur  Utama  KPJ  Health  Care. Sedangkan  untuk  ke Dinas Kesehatan RSMPH menggunakan  format  yang sudah  terdapat  dalam  Juknis SIRS tahun 2011 dan data diambil dari sensus harian rawat inap. Sedangkan penyaian data melalui SIMRS,
data yang sudah diolah oleh program SIMRS disajikan dalam bentuk tabel dan grafik. Karena SIMRS tidak menunjang  pelaporan  rekam  medis,  maka  penyajian  data  pengunjung  pasien  rawat  jalan  maupun  rawat inap hanya dapat disajikan dalam bentuk tabel saja.
Tabel 1. Statisics February 2018 2018 2017 Var Budget Var Capacity (bed) 88 92 -4% 92 -4% Occypancy Rate (%) 57.63% 40.30% 43.00% 65.00% -27.45% Total Admission 404 368 9.78% 558 -27.45% Resident 87 86 1.16% 148 41.22% Visiting 0 0 0 0 0 Part Time 317 282 12.41% 411 -22.87% Day Care 19 13 46.15% 6 2016.67% Inpatients Days 1420 1038 36.80% 1674 -15.17% Avg. Length Of Stay 3.51 2.82 24.47% Total Outpatients* 4292 3838 11.83% 5581 -23.10% New Cases 494 485 1.86% 823 -40.63% Repeat 3798 3353 13.27% 4749 -20.03%
*Penyajian data jumlah pasien rawat inap secara manual Sumber: Buku Laporan Executive Report Medical Record Medika Permata Hijau Hospital

## Gambar 1.

## Penyajian data jumlah pasien rawat inap melalui SIMRS
Sumber: Aplikasi Hits (SIMRS) Rumah Sakit Medika Permata Hijau

## Perbandingan Data Pelaporan Rekam Medis Secara Manual dan SIMRS
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat perbadaan data jumlah pengunjung pasien rawat inap pada bulan Februari 2018 pada buku laporan manual dan SIMRS.  Data yang terdapat pada SIMRS berjumlah lebih banyak dibandingkan dengan data yang terdapat pada buku laporan manual rekam medis. Perbedaan data tersebut disebabkan, karena data yang terdapat pada SIMRS lebih terinci. SIMRS menampilkan hasil data pengunjung pasien rawat inap   secara keseluruhan, yaitu menampilkan data pengunjung rawat inap per episode dengan dokter penanggung jawab disertai dokter visit pasien. Sedangkan pada buku laporan manual,  data  pengunjung  pasien  rawat  inap  sudah  direkapitulasi  berdasarkan  episode  dengan  dokter penanggung jawab pasien saja. Selain itu, penyebab lain dari perbedaan data tersebut disebabkan karena
SIMRS yang digunakan di Rumah Sakit Medika Permata Hijau tidak dapat menunjang pelaporan rekam medis. Sehingga,data pada SIMRS tidak dapat direkap seperti pada  laporan yang dilakukan secara manual.
Apabila  data  yang  diolah  secara  komputerisasi  dan  manual  masih  menghasilkan  informasi  yang berbeda,  dimungkinkan  karena  adanya  verifikasi  yang  tidak  sesuai  sehingga  berdampak  pada  performa kekonsistenan data yang diolah secara komputerisasi. Verifikasi yang tidak sesuai dapat disebabkan oleh sistem  analis  yang  kurang  jeli  dalam  menterjemahkan  kebutuhan  rumah  sakit  terkhusus  unit  rekam medis.Dampak  dari  data  yang  tidak  konsisten  tidak  dapat  digunakan,  karena  presentasi  kepuasan  dalam pelayanan tidak dapat terukur secara tepat.
Pada  permasalahan  ini  ,  data    pengunjung    pasien  rawat  inap  pada  laporan  secara  manual merupakan data yang  benar dan tepat. Sebab, pelaksanaan kegiatan pelaporan secara manual dengan jelas terdapat  pada  Permenkes  No.55  tahun  2013  tentang  Penyelenggaraan  Pekerjaan  Rekam  Medis,  serta petunjuk  pengisian,  pengolahan  dan  penyajian  data  rumah  sakit  juga  terdapat  pada  Juknis  SIRS  tahun 2011. Selain itu pelaporan manual pelaksanaannya lebih terarah secara jelas dimulai dari dari pengumpulan data, pengolahan hingga penyajian informasi kesehatan.

## Kesimpulan
Pengumpulan  data  pasien  secara  manual  dilakukan  secara  kolektif,  yaitu  dikumpulkan  oleh  satu orang  staf  pelaporan  rekam  medis.  Sedangkan,  pengumpulan  data  SIMRS  dilakukan  oleh  setiap departemen dengan menginput data pasien ke dalam sistem SIMRS. Pengolahan data pasien secara manual dilakukan oleh pihak masing-masing departemen, kemudian data dipilah oleh staf pelaporan rekam medis sesuai  kebutuhan.  Sehingga,  data  yang  dihasilkan  dalam  pengolahan  secara  manual  lebih  terselekesi  dan mempunyai  kualitas  data  yang  lebih  bagus.  Sedangkan,  pengolahan  data  pasien  secara  sistem  SIMRS datanya lebih detail dan kualitas dari data tersebut tidak semuanya memiliki kualitas yang bagus, sebab data tidak  terseleksi.  Penyajian  data  pasien  secara  manual  bisa  disajikan  dalam  bentuk  tabel  dan  grafik. Sedangkan  pada  sistem  SIMRS,  karena  tidak  menunjang  pelaporan  rekam  medis,  maka  penyajian  data pasien hanya bisa disajikan dalam bentuk tabel saja.

## Daftar Pustaka
1. Abdelhak,  M.,  &  Hanken,  M.  A. Health  Information :  management  of  a  strategic  resource. 5th  edition; 2006.
2. Boy S. Sabarguna, H, Sakinah. Rekam Medis Elektronik; 2008.
3. Budi, S. C. Manajemen Unit Rekam Medis; 2011 Feb 1.
4. Daihani, D. U. Komputerisasi Pengambilan Keputusan; 2001
5. Eryando, T. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pelayanan. Published in Repository UI . 2012:1–93.
6. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009  Tentang  Rumah  Sakit.  Jakarta: Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. 2009.
7. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  19  Tahun  2016  Tentang  Informasi  dan  Transaksi Elektronik. Jakarta: Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. 2016.
8. Handiwidjojo, W. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Eksis . 2009:( 2) , 36–41.
9. Petunjuk  Teknis  Sistem  Informasi  Rumah  Sakit  2011.  Jakarta:  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia. 2011.
10. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  55  Tahun  2013  Tentang Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam  Medis.  Jakarta:  Menteri  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia. 2013.
11. Saputra, E., & Misfariyan. Analisis Penerimaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Umum Daerah  Bangkinang  Menggunakan  Metode  Technology  Acceptance  Model  (TAM).  Jurnal  Sains dan Teknologi Industri. 2013:1–7.
12. Susanto, G., & Sukadi. Sistem Informasi Rekam Medis Pada Rumah Sakit Umum Daerah Pacitan Berbasis Web. Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. 2011 :40–46.