APLIKASI SISTEM INFORMASI REKRUTMEN KARYAWAN DENGAN BERORIENTASI OBYEK STUDI KASUS : PT XYZ JAKARTA
Isya Pamuji 1) , Yudi Santoso 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Email: isya.pamuji@gmail.com 1) , yudi.santoso@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi rekrutmen pada PT. XYZ dalam mengelola data rekapitulasi rekrutmen, memudahkan user melihat hasil tes kandidat serta memberikan informasi laporan data permintaan tenaga kerja yang sudah terpenuhi maupun yang belum terpenuhi, sistem informasi untuk mengelola data  rekrutmen  saat  ini  belum  diterapkan  pada  PT.  XYZ.  Prosedur  perekrutan  karyawan  yang  terjadi  pada perusahaan  tidak  terdokumentasi  dengan  baik  dan  user  tidak  mengetahui  sejauh  mana proses  rekrutmen  yang dilakukan  oleh  HR.  Berdasarkan  alasan  tersebut  penulis  membuat  sebuah  rancangan  sistem  informasi rekrutmen  karyawan  untuk  membantu  menyelesaikan  beberapa  masalah  yang  sering  terjadi.  Penulis menggunakan  metodologi  berorientasi  obyek  untuk  menganalisa  dan  merancang  sistem  usulan,  implementasi sistem  usulan  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dengan  database  MySQL.  Hasil  dari  penelitian  ini adalah produk sistem informasi rekrutmen karyawan studi kasus: PT. XYZ berbasis web yang diharapkan dapat memperlancar kegiatan rekrutmen perusahaan, m emberikan kemudahan bagi pihak HR untuk dapat mengelola data informasi rekrutmen serta menghasilkan rancangan sistem rekrutmen yang saling terintegrasi dengan user terkait sehingga memudahkan user terkait untuk melihat sejauhmana proses rekrutmen.
Kata  Kunci :  Sistem  Informasi  Rekrutmen,  Rekrutmen  Karyawan , Rancangan  Sistem  Infromasi  Rekrutmen Karyawan , Metodologi Berorientasi Obyek.
1. PENDAHULUAN
Saat ini adalah era dimana teknologi berkembang  sangat  pesat  dan  teknologi  informasi menjadi  sangat  dibutuhkan  untuk  mendukung kegiatan bisnis ataupun kegiatan yang lain.
PT.  XYZ  adalah  sebuah  perusahaan  penyedia solusi di bidang IT Software dan peralatan perbankan. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa IT Software dan  peralatan  perbankan  yang  sedang  berkembang, PT.  XYZ  selalu  berupaya  mengoptimalkan  produk dan pelayanannya,  menyadari akan pentingnya peran karyawan  dalam  menyumbangkan  keunggulan  untuk bersaing  menjadi  salah  satu  perusahaan  ternama dibidang IT Software dan peralatan perbankan. Untuk mendapatkan  calon  karyawan  yang  kompeten, prosedur  perekrutan  karyawan  yang  terjadi  pada perusahaan  tidak  terdokumentasi  dengan  baik  dan user tidak mengetahui sejauh mana proses rekrutmen yang  dilakukan  oleh  HR.  Hal  ini  mengakibatkan terjadinya pengulangan proses bisnis yang sama. Jika terus  menerus  seperti  ini  akan  membuat  reputasi perusahaan menurun dan mengalami kerugian.
Beberapa  masalah  yang  sering  terjadi  pada  PT. XZY adalah sebagai berikut:
a. Tidak  ada  pencatatan  data  kandidat  yang  sudah dipanggil  untuk  mengikuti  tes  interview.  Pada saat  mendistribusikan  jadwal  panggilan  tes kepada  kandidat,  HR  sering  lupa  terhadap kandidat  yang  seharusnya  dipanggil  tetapi  tidak dipanggil.
b. Staf  HR  harus  menginput  manual  data  pelamar ke  data  rekapitulasi  rekrutmen  yang  masih berbentuk  ms.excel.  Staf  HR  membutuhkan waktu  untuk  mengetahui  rekapitulasi  rekrutmen seperti,  Form  Permintaan  Tenaga  Kerja  yang belum  terpenuhi  dan  Divisi  yang  sering mengajukan permintaan tenaga kerja.
c. Informasi  jadwal  tes  kepada user hanya menggunakan  email,  tidak  ada  format  jadwal tersendiri  dan  tidak  ada  jumlah  kandidat  yang akan  mengikuti  tes.  Ketika  tes  Interview user , user sering  over  time  sehingga  tes  kandidat sering dijadwalkan ulang.
d. Berkas  kandidat  yang  tidak  terorganisir  dengan baik  karena  penyimpanan  yang  tidak  teratur, bertumpuk  dan  berkas  selalu  berpindah  tangan ke user terkait (sebagai data kandidat). Sehingga banyak  berkas  kandidat  seperti  Interview Resume, form aplikasi dan cv. yang hilang.
Batasan masalah penelitian adalah sebagai berikut:
a. Masalah yang dibahas seperti:
1) Transaksi Form Permintaan Tenaga kerja
2) Transaksi Approve GM
3) Transaksi Approve Pimpinan HR
4) Transaksi Staff HR
5) Transaksi Data Pelamar
6) Transaksi Data Input Hasil Tes
7) Transaksi Jadwal Tes dan Interview
8) Transaksi Update Status Kandidat
b. Masalah yang tidak dibahas seperti:
1) Sistem  yang  akan  dibahas  hanya  sampai perancangan sistem rekrutmen karyawan.
2) Sistem  yang  akan  dibahas  tidak  membahas mengenai  proses  kontrak  dan  pengangkatan karyawan tetap.
3) Proses  tes  tertulis  dan Interview dilakukan secara offline.
4) Proses  penilaian  pelamar  yang  terdiri  dari  tes tertulis dan Interview.
5) Menangani  database  pelamar  bukan  database karyawan.
6) Sistem  yang  dibuat  hanya  berbentuk  aplikasi Back-End.
Tujuan  penulisan  dari  penelitian  ini  adalah membuat  aplikasi  sistem  informasi  rekrutmen karyawan  berorintasi  obyek,  dengan  harapan  dapat membantu PT. XYZ.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
a. Pengertian Sistem
Suatu  kesatuan  yang  terdiri  dari  komponen  atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan  aliran  informasi,  materi  atau  energi untuk mencapai suatu tujuan.
b. Pengertian Informasi
Menurut  Gellinas  and  Dull  (2012:12)  informasi merupakan  data  yang  disajikan  dalam  suatu  bentuk yang berguna terhadap aktifitas pengambilan keputusan.
c. Pengertian Sistem Informasi
Menurut  Stair  and  Reynolds  (2012:415),  Sistem Informasi  adalah  suatu  sekumpulan  elemen  atau komponen berupa orang, prosedur, database dan alat yang  saling  terkait  untuk  memproses,  menyimpan serta  menghasilkan  informasi  untuk  mencapai  suatu tujuan ( goal ). d. Karakteristik Sistem
1. Komponen Sistem ( Components System )
2. Batas Sistem ( Boundary System )
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment System ) 4. Masukan Sistem ( Input System )
5. Pengolahan Sistem ( Processing System ) 6. Keluaran Sistem ( Output System )
7. Sasaran Sistem ( Objective ) dan tujuan ( Goals )
2.2 Teori Pendukung
a. Pengertian Rekrutmen
Rekrutmen adalah suatu kegiatan yang dilakukan  organisasi  untuk  menarik  atau  mengikat karyawan yang sesuai dibutuhkan oleh perusahaan.
2.3 Tools yang digunakan a. PHP Versi 5 Pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan  pembuatan  dan  pengembangan  sebuah situs  web  dan  bisa  digunakan  bersamaan  dengan HTML.
b. MySql
MySQL sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (DBMS) yang multithread, dan multi-user
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain:

## 3.1 Jenis Penelitian
Menggunakan  metode  penelitian  kualitatif untuk  mendapatkan  gambaran  atau  informasi  yang lebih  mendalam  dan  lengkap  mengenai  obyek  yang akan diteliti, seperti dokumen masukan dan dokumen keluaran.

## 3.2 Obyek Penelitian
Obyek  penelitian  ini  pada  PT.XYZ  yang bertanggung jawab terhadap rekrutmen karyawan.

## 3.3 Sumber Data
Data  penelitian  di  dapatkan  melalui  sumber data, yaitu:
a. Data Primer Data yang diperoleh dari wawancara langsung terhadap  narasumber  yaitu staf HR, SPV HR dan Pimpinan HR.
3.4 Data Sekunder
Dokumen yang digunakan oleh narasumber atau informasi dalam proses rekrutmen karyawan  saat ini, studi  literatur,  jurnal  dan  buku  yang  terkait  dengan topik penelitian.

## 3.5 Informan
Informan  rekrutmen  karyawan  yang  berkaitan langsung dengan masalah penelitian adalah: pimpinan  HR  dan  GA,  Staf  HR  dan  SPV  HR  guna mendapatkan data dan informasi yang lebih akurat.

## 3.6 Metode Pengembangan Sistem
Tahapan-tahapan pengerjaan pembangunan sistem yang penulis kerjakan dalam proses rekrutmen karyawan Studi Kasus: PT. XYZ. Metode pengembangan sistem mengacu pada model waterfall atau yang sering disebut juga dengan model air terjun.

## Pengumpulan Data
Analisis Desain Kode Pengujian
Gambar 1. Pengembangan Software Model Waterfall
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa  Proses  Bisnis  Berjalan  Sistem Berjalan
a. Activity  Diagram Proses  Penerimaan  Form
Permintaan Tenaga Kerja

## ACTIVITY DIAGRAM PROSES PENERIMAAN FORM PERMINTAAN TENAGA KERJA
Staf HR Pimpinan Divisi Pimpinan Dept Function Terima form Permintaan Tenaga Kerja Pasang Iklan melalui Jobstreet / mengikuti Jobfair Isi Form Permintaan tenaga Kerja Minta Persetujuan Pimpinan Divisi Analisa dan beri keputusan Informasikan ke Pimpianan Dept Terima informasi (Disetujui) (Tidak disetujui) Analisa dan beri keputusan (Disetujui) (Tidak disetujui) Informasikan ke Pimpianan Divisi

## Gambar 2. Activity Diagram Proses Penerimaan Form Permintaan Tenaga Kerja
b. Activity Diagram Proses Seleksi Berkas Kandidat
Proses Seleksi Berkas Kandidat Kandidat HR Staff Pimpinan Dept/Piminan Divisi Akses melalui Jobstreet atau Jobfair atau datang langsung Cek daftar pelamar Seleksi berkas berdasarkan form permintaan tenaga kerja Terima Berkas surat lamaran beserta CV Seleksi berkas Kandidat Setelah di seleksi HR Terima Berkas surat lamaran beserta CV yang sudah diseleksi Pimpinan Mengirim surat lamaran beserta CV
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pencarian Kandidat
c. Activity Diagram Proses Tes dan Interview Tahap Satu
Proses Tes dan Interview Tahap 1
HR Staff
User Kandidat Input database pelamar dan mengumpulkan form aplikasi beserta cv Mengisi hasil tes skill dan berikan hasil tes skill Terima Berkas cv dan form apkiasi Datang ke perusahaan Mengisi daftar hadir dan form aplikasi Menyerahkan form aplikasi beserta CV Memberikan tes dan interview HR Memberikan Tes skill Mengisi Interview resume (Tes skill) (Interview HR) Menerima Hasil Tes Mengarsip hasil psikotes, tes skill dan interview resume Menerima informasi Memberikan informasi kepada kandidat yang lulus seleksi Disarankan ke unit kerja lain Cek kebutuhan form permintaan tenaga kerja Bisa lanjut ke tahap selanjutnya Tidak bisa melanjutkan tes tahap selanjutnya (Dibutuhkan) (Tidak diibutuhkan) (Tidak Lulus) (Lulus)

## d. Activity Diagram Proses Tes Tahap Akhir
Proses tes tahap akhir Pimpinan Dept/Pimpinan Divisi Pimpinan tertinggi HR
Kandidat HR Mengisi Interview resume Interview user Datang ke perusahaan Mengikuti interview user Menyerahkan interview resume, cv dan form aplikasi (Diterima) Terima Interview resume (Tidak diterima) Menerima interview resume, cv dan form aplikasi Negosiasi gaji dengan kandidat Mengisi form penerimaan karyawan dan di ttd oleh karyawan baru Mengisi interview resume dan serahkan ke HR Memberikan informasi (Menyepakati) (Tidak menyepakati) Mengarsip form penerimaan Menyerahkan from aplikasi,cv dan interview resume menrima from aplikasi,cv dan interview resume Menginformasikan kandidat Terima informasi bahwa tidak bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya
Gambar 5. Activity Diagram Proses Tes Tahap Akhir
4.2. Analisa Masalah
Dalam menganalisa
masalah penulis menggunakan alat Fishbone Diagram yang digambarkan sebagai berikut:
Pencapaian Target Rekrutmen tidak Memuaskan, sering melewati tanggal deadline sehingga operasional perusahaan terhambat Process People Phisical Evidence HR sering lupa terhadap kandidat yang seharusnya dipanggil tetapi tidak dipanggil Tidak ada pencatatan data kandidat yang sudah dipanggil untuk mengikuti tes interview. Staf HR harus menginput hasil tes ke data rekapitulasi rekrutmen yang masih berbentuk ms.excel HR membutuhkan waktu untuk mengetahui rekapitulasi seperti, form permintaan tenaga kerja yang belum terpenuhi dan divisi terbanyak Informasi jadwal tes kepada user hanya menggunakan email, tidak ada template jadwal tersendiri yang menampilkan jumlah kandidat ketika tes user, user sering over time, sehingga Tes kandidat sering di jadwalkan ulang Banyak berkas kandidat seperti interview resume, form aplikasi dan cv yang hilang Berkas kandidat yang tidak terorganisir dengan baik karena penyimpanan yang tidak teratur dan berkas selalu berpindah tangan ke user

## Gambar 6. Fishbone Diagram
Table 1. Deskripsi Fishbone Diagram

## 4.3. Pemodelan Sistem
Model  rencangan  sistem  usulan  menggunakan Use  Case  Diagram. Use  case  diagram didalam sistem  usulan  ini  terbagi  3  bagian  yaitu: Use  Case Diagram  file master, Use  Case  Diagram User Staf
HR, Use  Case  Diagram User Pimpinan  HR, Use Case  Diagram User Pimpinan  Divisi, Use  Case Diagram User Pimpinan  Departemen, Use  Case Diagram file Laporan. Entry Master User Entry Jabatan Entry Master Group Entry Kriteria Entry Divisi Entry Level Jabatan Staf HR Gambar 7. Use Case Diagram Master Login Menu Staf HR Apply Jobs Update Status Kandidat Jadwal Tes & Interview Input Hasil Tes Staf HR Data Pelamar Gambar 8. Use Case Diagram User Staf HR Login Data Pelamar Approve Pim HR Jadwal Tes & Interview Input Hasil Tes Pimpinan HR Gambar 9. Use Case Diagram User Pimpinan HR Login Data Pelamar Approve GM Jadwal Tes & Interview Input Hasil Tes Pimpinan Pim Divisi Permintaan Tenaga Kerja Gambar 10. Use Case Diagram User Pimpinan Divisi
Login Data Pelamar Jadwal Tes & Interview Input Hasil Tes Pimpinan Pim Dept Permintaan Tenaga Kerja Gambar 11. Use Case Diagram User Pimpinan Departemen Pimpinan HR Cetak Laporan Data Kandidat Cetak Lapran Kandidat yang Beergabung Cetak Lapran Permintaan Tenaga Kerja Cetak Lapran Hasil Tes Kandidat Staf HR Cetak Laporan Divisi Sering mengajukan PTK
Gambar 12. Use Case Diagram Laporan

## 4.4. Pemodelan Data
Pemodelan  data  yang  diusulkan  menggunakan Class Diagram .
Kriteria Kriteria Deskripsi +Get_Divisi() +Get_Level() +Get_Jabatan() +Get_Kriteria() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() * Id_kriteria Permintaan Tenaga Keja Permintaan Tenaga Keja * Id_Permintaan_TK Tgl_Permintaan_TK
Jml_kebutuhan
Lokasi Alasan_K
Status Jns_Kelamin
Usia Pengalaman Kemampuan_L
Status_Approve
Alasan_R +GetPermintaanTK() +GetKriteria() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() Pelamar Pelamar
Tgl_Apply Nama_Kandidat Jns_Kelamin Tgl_Lahir Email Telephone Posisi CV Universitas Jurusan Tgl_Join +GetPermintaan_TK() +GetPelamar() +Search() +submit() * Id_Pelamar Approve Test Approve Test Tgl_tes Nama_tes
+GetPelamar() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() * Id_tes Detil_Pelamar Detil_Pelamar Kesimpulan Catatan_P +GetPelamar() +GetTes() +save() Divisi Divisi Nama_Divisi +Get_Divisi() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() *Id_Divisi Jabatan Jabatan Nama_Jabatan +Get_Jabatan() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() *Id_Jabatan Level Level Nama-level +Get_Level() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() * Id_level Jadwal Jadwal Tgl_Tes Waktu Tempat_Tes Agenda +Get_Pelamar() +Get_jadwal() +addNew() +Search() +Edit() +save() +delete() *Id_Jadwal 1..* 1..* 1..* 1 1 1 1 1 1 1 1..* 1 1 1 Group Group Nm_Group Keterangan +Get_Group() +addNew() +Edit() +save() +cancle() +Delete() * No_Group Login Login Nm_User Username Password Status_active Modified_Date +Get_User() +Get_Divisi() +Get_Group() +addNew() +Blok() +save() +cancle() +Delete() * No_User 1 1 1 1..* 1 1 1

## 4.5. Perancangan Grapich User Interface
Grapich User Interface  terdiri  dari  beberapa menu  yaitu,  Menu  transaksi  terdiri  atas:  Entry Permintaan Tenaga Kerja, Menu Approve GM, Menu Approve  Pimpinan  HR,  Menu  Staf  HR,  Menu  Data Pelamar,  Input  Hasil  Tes,  Input  Jadwal  Tes  dan Interview, Update Hasil Tes Kandidat, Cetak Laporan Permintaan  Tenaga  Kerja,  Cetak  Laporan  Hasil  Tes Kandidat, Cetak Laporan Kandidat Yang Bergabung, Cetak  Laporan  Data  Kandidat  dan  Cetak  Laporan Divisi Sering Mengajukan Permintaan Tenaga Kerja. a. Sistem Yang Dibangun
Rancangan layar yang dibangun adalah sebagai berikut: Setiap user yang akan menggunakan sistem ini harus Login dahulu yang dapat dilihat pada gambar 14.
Gambar 14. Menu Login
Setelah  Login  maka  akan  muncul  Halaman  menu utama,  dimana  menu-menu  yang  tampil  sesuai  hak akses masing-masing user . Pada menu utama terdapat Form  apply  jobs,  yang  digunakan  untuk input CV pelamar. Form  apply  jobs ini  muncul  pada  semua user  dan  user  dapat  mengisi form  apply  jobs yang dapat dilihat pada gambar 15.

## Gambar 15. Halaman Menu Utama
Halaman  Data  Pelamar  diperuntukkan  untuk  semua user yang  akan  melihat  data-data  pelamar  sebagai bahan untuk interv iew user terkait yang dapat dilihat pada gambar 16.

## Gambar 16. Halaman Data Pelamar
Halaman  Input  Hasil  Tes,  setiap user terkait  harus mengisi  hasil  tes  kandidat,  halaman  ini  berfungsi untuk  memudahkan  HR  dan user yang  lain  melihat hasil tes kandidat sebagai bahan lanjutan tes kandidat yang dapat dilihat pada gambar 17.
Gambar 17. Halaman Input Hasil Tes
Halaman  Jadwal  Tes  &  Interview,  halaman  ini diperuntukan untuk user terkait dalam melihat Jadwal Tes  &  Interview.  Jadwal  Tes  &  Interview  ini  dibuat oleh user staf HR yang dapat dilihat pada gambar 18.
Gambar 18. Halaman Jadwal Tes & Interview
Halaman  Update  Status  Kandidat,  halaman  ini berfungsi  untuk  memudahkan  HR  dalam  melihat status  kandidat  yang  sudah  dipanggil  tes  maupun yang  belum  dipanggil  tes  dan  untuk delete data kandidat yang dapat dilihat pada gambar 19.

## Gambar 19. Halaman Update Status Kandidat
Halaman  Halaman  Laporan  Permintaan  Tenaga Kerja,  Laporan  ini  menampilkan  permintaan  tenaga kerja  yang  belum  terpenuhi  maupun  yang  belum terpenuhi yang dapat dilihat pada gambar 20.
Gambar 20. Halaman Laporan Permintaan Tenaga kerja
Halaman  Halaman  Laporan  Hasil  Tes  kandidat, Laporan  ini  menampilkan  hasil  tes  kandidat  per Divisi.  HR  memilih  hasil  tes  kandidat  sesuai  divisi yang dapat dilihat pada gambar 21.
Gambar 21. Halaman Laporan Hasil Tes Kandidat

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan tahapan pembagunan sistem informasi  rekrutmen  dengan  berbagai  masalah  yang dihadapi, maka diambil kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem informasi yang dibangun akan memudahkan  pekerjaan  HR  dalam  melakukan proses  penerimaan  karyawan  dengan  pemilihan kandidat  yang  tepat,  serta  mempermudah  melihat status  pelamar  sampai  tahap  mana  proses rekrutmen  yang  sedang  dijalankan  oleh  pelamar. Proses  seleksi  karyawan  yang  baru  akan  lebih terkontrol.
b. Adanya  menu  laporan  rekrutmen,  Staf  HR  akan lebih  cepat  mengetahui  status  permintaan  tenga kerja yang belum terpenuhi dan divisi yang sering mengajukan permintaan tenaga kerja, serta dalam penyajian Laporan – laporan rekrutmen yang akan diberikan  kepada  pimpinan  HR  dan  GA  akan menjadi lebih cepat dan terperinci.
c. Sistem informasi yang dibangun sudah terintegrasi  dengan user terkait,  sehingga user terkait  dapat  melihat  jadwal  tes  dan  interview, serta  jumlah  dan  data-data  pelamar  yang  akan mengikuti proses seleksi.
d. Sistem informasi yang dibangun sudah terintegrasi  dengan user terkait,  sehingga user terkait  dapat  melihat  data-data  yang  didalamnya tertera  CV  pelamar  dan  tersedia  menu  Data Approve  Tes  untuk  menginput  hasil  tes  dan interview pelamar.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Gelinas, J.U., Dull, Richard B., Wheeler, and Patrick R.  2012. Accounting  Information  Systems .  South Western: Cengage Learning.
[2] Stair,  Ralph  M.,  dan  Reynolds,  George  W.  2012. “ Fundamentals  of  Information  Systems (With  Access Code) ”. USA: Cengage Learning.