Volume 7 Nomor 5, Tahun 2024 e-ISSN: 2597-5234

## DEVELOPMENT OF INTERNET-BASED PRODUCT AND FACILITY DOCUMENTATION METHODS

## PENGEMBANGAN METODE DOKUMENTASI DEVELOPMENT PRODUCT DAN FACILITY BERBASIS INTERNET
Joan Cristopall Chandra 1 , I Nyoman Sutapa 2 *, Togar W S Panjaitan, Jani Rahardjo 3 Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Kristen Petra, Surabaya 1,2,3 C13190062@john.petra.ac.id 1 , mantapa@petra.ac.id 2 , togar@petra.ac.id , jani@petra.ac.id 3

## ABSTRACT
As one of the largest manufacturers of heavy equipment components, PT X has a variety of products and facilities  that  must  be  controlled.  Unfortunately,  due  to  the  large  variety  of  projects,  facilities,  and products,  monitoring  the  progress  and  completeness  of  the  required  documents  becomes  difficult. Therefore,  this  study  was  conducted  to  develop  and  design  a  digital  information  system  in  the Manufacturing Engineering Section Engineering Development and Production Engineering Department. To achieve this goal, the DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) approach was used as the basis for work in the research process and total quality management (TQM) as a control for continuous improvement. Several root causes were found through fishbone diagram analysis. Of all these factors, the method factor is the main focus of the problem, namely, "the absence of standards in document storage and  information  delivery".  To  overcome  this  problem,  a  proposal  was  submitted  to  implement improvements in the form of a new work system supported by the development of the company's internal website.  After  being  tested  in  direct  field  conditions,  the  proposal  obtained  100%  documentation achievement and standardized and digitized information distribution.
Keywords: Manufacturer, DMAIC, TQM, Website, TPM. .

## ABSTRAK
Sebagai salah satu produsen komponen alat berat terbesar, PT X memiliki berbagai macam produk dan fasilitas yang harus dikontrol. Sayangnya, karena banyaknya variasi proyek, fasilitas, dan produk, maka pemantauan terhadap progres dan kelengkapan dokumen yang dibutuhkan menjadi sulit. Oleh karena itu, penelitian  ini  dilakukan  untuk  mengembangkan  dan  merancang  sistem  informasi  digital  pada  bagian Manufacturing Engineering Section Engineering Development dan Production Engineering Department . Untuk  mencapai  tujuan  tersebut,  digunakan  pendekatan  DMAIC  ( Define,  Measure,  Analyze,  Improve, Control )  sebagai  basis  kerja  dalam  proses  penelitian  dan total  quality  management (TQM)  sebagai kontrol  untuk  perbaikan  berkelanjutan.  Beberapa  akar  penyebab  ditemukan  melalui  analisis  diagram tulang ikan. Dari semua faktor tersebut, faktor metode menjadi fokus permasalahan utama yaitu, “belum adanya  standar  dalam  penyimpanan  dokumen  dan  penyampaian  informasi”.  Untuk  mengatasi permasalahan  tersebut,  maka  diajukan  usulan  penerapan  perbaikan  berupa  sistem  kerja  baru  yang didukung dengan pengembangan website internal perusahaan. Usulan tersebut, setelah diuji pada kondisi lapangan  secara  langsung  didapatkan  capaian  dokumentasi  100%  dan  penyebaran  informasi terstandarisasi dan terdigitalisasi.
Kata Kunci: Manufaktur, DMAIC, TQM, Website, TPM.

## PENDAHULUAN
PT.  X,  perusahaan  manufaktur komponen  alat  berat  terkemuka  di
Indonesia, menerapkan Total Productive Management (TPM) untuk mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Namun sistem dokumentasi manual yang masih digunakan menghambat penerapan TPM secara  maksimal.  Hal  ini  mendorong kebutuhan akan sistem informasi
terintegrasi  berbasis  digital  untuk pengelolaan  dokumentasi  produk  guna meningkatkan  efisiensi,  efektivitas,  dan standarisasi  di  seluruh  departemen Manufacturing Engineering (ME). Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengembangkan  sistem  dokumentasi digital terintegrasi yang dapat membantu PT.  X  mencapai  100%  kelengkapan dokumentasi di seluruh departemen ME, yaitu Production  Engineering dan
Engineering  Development .  Sistem  ini
diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan  efektivitas  proses  dokumentasi, meningkatkan  akurasi  dan  kelengkapan dokumentasi, mempermudah akses informasi,  menstandariskan  format  dan konten  dokumen,  serta  meningkatkan penerapan TPM secara keseluruhan. Penelitian ini akan mengembangkan  sistem  dokumentasi digital terintegrasi dengan beberapa fitur utama.  Diantaranya  adalah  digitalisasi dokumen,  sistem  penyimpanan  terpusat, alur  kerja  otomasi,  fitur  pencarian:  dan kontrol  akses.  Melalui  pengembangan sistem  dokumentasi  digital  terintegrasi ini  diharapkan  dapat  memberikan beberapa  manfaat  bagi  PT.  X,  dalam meningkatkan daya saing perusahaan.

## Tinjauan Pustaka DMAIC
DMAIC merupakan singkatan dari
Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control, yang mengacu pada metodologi terstruktur dan berurutan untuk melaksanakan siklus peningkatan berkelanjutan  yang  berlandaskan  data kinerja.  Metodologi  ini  bertujuan  untuk mengoptimalkan, menyempurnakan, dan menstabilkan  rancangan  serta  proses  di suatu  organisasi  sejalan  dengan  konsep Lean  Manufacturing  (Eckes,  2001, Widodo  &  Soediantono,  2022).  Tiap pilar  DMAIC  akan  digunakan  untuk membantuh  mengatasi  masalah  mulai dari identifikasi hingga control improvement . Orientasi pasar merupakan budaya yang ada pada perusahaan dalam menciptakan  nilai  unggul  perusahaan  di mata  konsumen  (Hendrawan,  2022  46). Selanjutnya,  menurut  Craven  &  Piecry, (2013),  orientasi  pasar  adalah  bentuk perspektif terhadap setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan dengan menjadikan  konsumen  sebagai  fokus utama.
Fishbone Diagram sebab-akibat atau diagram  tulang  ikan  (fishbone  diagram) merupakan  instrumen  analisis  yang digunakan  untuk  mengidentifikasi  dan memvisualisasikan  secara  komprehensif berbagai  faktor  penyebab  (root  causes) yang  berpotensi  menjadi  akar  dari  suatu efek  atau  permasalahan  kualitas  secara sistematis  dan  terstruktur  (Gangidi, 2019). Penamaan diagram ini didasarkan pada  kemiripan  bentuknya  dengan kerangka  ikan,  di  mana  'kepala  ikan' merepresentasikan  permasalahan  yang dianalisis, sementara 'tulang-tulang' mewakili  kategori-kategori  penyebab potensial yang menjadi sumber permasalahan tersebut. Menurut  Boca  and  Genovese, (2021), teknik menganalisa (brainstorming)  dan  analisis  diagram tulang  ikan  sangat  memfasilitasi  tim manajemen  mutu  dalam  melacak  akar penyebab ketidaksesuaian atau inefisiensi pada proses produksi maupun operasional  secara  efektif.  Dengan mengkategorikan faktor-faktor penyebab ke  dalam  kelompok-kelompok  utama seperti manusia, mesin, material, metode, lingkungan, dan lain sebagainya,  diagram  ini  memungkinkan evaluasi  yang  lebih  terstruktur  dan mendalam  terhadap  interaksi  antar berbagai elemen dalam suatu proses atau sistem  yang  dapat  memicu  terjadinya permasalahan kualitas
Platform Digital Terintegrasi Platform digital terintegrasi (Platform  Digital  Terpadu  -  PDT) mengacu pada sistem yang menggabungkan  berbagai  platform  atau aplikasi  digital  yang  berbeda  menjadi satu  kesatuan  yang  koheren  (Ahmed  et al.,  2022).  Tujuannya  adalah  untuk memberikan pengalaman pengguna yang lebih mulus dan efisien, serta
meningkatkan  sinergi  antara  berbagai layanan yang ditawarkan.
Platform digital
terintegrasi memiliki  banyak  manfaat,  antara  lain (Kamarudin  et  al.,  2020,  Ahmed  et  al., 2022):
• Meningkatkan pengalaman pengguna. Hal  ini  dapat  menghemat  waktu  dan meningkatkan kepuasan pengguna.Mengotomatisasi  tugas  dan alur  kerja,  sehingga  meningkatkan efisiensi  operasional  dan  mengurangi biaya.
• Menghubungkan  data  dan  informasi dari  berbagai  sumber,  sehingga memungkinkan analisis dan pengambilan  keputusan  yang  lebih baik.
• Menyediakan platform yang fleksibel dan  skalabel  untuk  pengembangan aplikasi dan layanan baru.

## METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  dalam membantu  menyelesaikan  permasalahan dalam  penelitian  ini  yaitu  dengan menggunakan  DMAIC  sebagai  acuan struktur penyelesaian masalah. Pengembangan  sistem  yang  dilakukan dengan menggunakan
metodologi pengembangan  sistem  yang  terstruktur dan  melibatkan  berbagai  pihak  terkait dari  departemen  ME.  Sistem  ini  juga akan  diuji  secara  menyeluruh  untuk memastikan bahwa sistem ini memenuhi kebutuhan  pengguna  dan  dapat  bekerja dengan baik.

## Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  pada  penelitian ini  yang  dilakukan  pada  tahap  Define dan Measurement adalah dengan wawancara  dan  juga  observasi  di lapangan  secara  langsung.  Proses pengumpulan data menunjukkan apa saja permasalahan yang terjadi sebenarnya di lapangan berdasarkan kelengkapan dokumen OE Tabel 1) dan ED (Tabel 2).
Tabel 1. Kelengkapan Dokumen PE

## Tabel 2. Kelengkapan Dokumen ED
Pengolahan  Data  dan  Identifikasi Masalah Tahapan selanjutnya adalah menganalisis atau mengidentifikasi hasil pengolahan  data  yang  diperoleh  dari proses  sebelumnya.  Pada  tahap  ini, pemahaman terhadap konsep seven tools dan  5 whys digunakan  untuk  membantu
menemukan  akar  permasalahan  yang sebenarnya terjadi di lapangan.
Gambar 1. Flow Document Process (Before) PE Instrumen  yang  digunakan  dalam konsep seven tools adalah fishbone diagram, digunakan untuk mengidentifikasi  dan  memvisualisasikan secara  komprehensif  berbagai  faktor penyebab  ( root causes )  yang  berpotensi menjadi  akar  dari  suatu  efek  atau permasalahan  kualitas  secara  sistematis dan  terstruktur.  Selain  itu  5 whys digunakan
dengan mengajukan pertanyaan  "mengapa"  secara  berulang- ulang  hingga  lima  tahap  untuk mengidentifikasi  akar  penyebab  yang mendasari timbulnya suatu permasalahan. Perancangan Usulan Perbaikan Tahapan selanjutnya adalah perbaikan  ( improvement ),  di  mana pemahaman  yang  digunakan  sebagai dasar  perbaikan  dalam  penelitian  ini adalah Sistem Manajemen Berbasis Data (SMBD).  Sebagaimana  diungkapkan Kadir  (2002),  SMBD  pada  dasarnya merupakan  sistem  atau  perangkat  lunak komputer yang berfungsi untuk
melakukan  penginputan,  pengelolaan, penyimpanan,  pencarian  kembali,  serta visualisasi data perusahaan secara akurat dan  terkini.  Selain  itu,  dasar  dari perbaikan  penelitian  ini  dalah  sasaran dari target Total Productive Maintenance (TPM).
TPM bertujuan untuk memaksimalkan  efektivitas  peralatan
melalui  pelibatan  total  dari  seluruh karyawan  dan  dengan  menerapkan aktivitas perawatan produktif di sepanjang siklus hidup peralatan (Sivakumar et al., 2020). HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil yang didapatkan berdasarkan interview didapatkan bahwa kelengkapan  dokumen  PE  dihanya  80% dan  ED  (Tabel  2)  hanya  70%.  Selain kelengkapan ada juga masalah lain yaitu metode  penyimpanan  dan  penyampaian dokumen yang tidak standar.
Gambar 2. Flow Document Process (Before) ED Dalam  identifikasi  masalah  ini juga  ditemukan  bahwa  flow  dokumen kerja yang ada didalam Perusahaan juga belum  standart.  Efisiensi  dan  efektivitas implementasi  sebuah  sistem  sangatlah tergantung  dari  akurasi  dan  detail flowchart yang dibuat, statement tersebut ditegaskan  oleh  (Setiawan,  2021). Penggunaan  garis  putus-putus  berwarna merah  dalam Flow  Chart (Gambar  1 dan  2),  digunakan  sebagai  indikator visual  untuk  menunjukkan  area  yang memerlukan  perhatian  khusus,  seperti adanya  inefisiensi,  pemborosan  sumber daya,  atau  masalah  lain  yang  perlu diperbaiki.
Gambar 3. Fishbone Diagram
Tabel 3. Whys Analysis “Method”

## Analisa Fishbone dan 5 Whys
Analisis  Fishbone  dari  Gambar  3 menunjukkan  bahwa  ketidaksesuaian dalam  pengelolaan  dokumentasi  pada sistem Production Engineering disebabkan  oleh  lima  faktor  utama,
yaitu: Method (metode), Man (manusia),
Material (dokumen), Machine (perangkat), dan Environment (lingkungan).  Faktor Method yang menjadi  fokus  utama  memiliki  tiga  akar masalah,  yaitu:  penyampaian  informasi verbal  tanpa  standar,  ketiadaan  master database,  dan  ketidakseragaman  metode penyimpanan dokumen. Perbaikan difokuskan  pada  tiga  akar  masalah  ini untuk meningkatkan efektivitas, konsistensi, dan kendali dalam pengelolaan dokumentasi, serta mencegah  ketidaksesuaian  dokumentasi
dalam  alur  sistem.  Akar  masalah  pada faktor Method akan  diurai  lebih  lanjut menggunakan alat analisis 5 Whys untuk menemukan  solusi  yang  tepat  dan efektif . Analisa  Fishbone  (Gambar  3)  dan 5  Whys  (Tabel  3)  mengungkap  metode pengelolaan  dokumentasi  yang  tak efisien sebagai bakar masalah. Minimnya  standarisasi  terlihat  dari penyampaian  informasi  verbal,  tak adanya master database, dan cara simpan dokumen  yang  tak  seragam.  Solusinya adalah  pengembangan  website  dengan fitur  standar  prosedur  penyampaian informasi, reminder, dan master database terpusat  untuk  mengatasi  penyimpanan dokumen yang tak beraturan. Website ini diharapkan  efektif  dengan  adanya sosialisasi, standarisasi penggunaan, dan penanggung jawab pengelolaan sistem

## Usulan Perbaikan
Upaya  perbaikan  yang  akan diimplementasikan adalah pengembangan  sistem  kerja  yang terstandarisasi dan terdigitalisasi. Cakupan  perbaikan  tersebut  meliputi pembuatan flow dokumentasi kerja yang baku, perancangan form yang dibutuhkan  dalam  proses  pengumpulan data,  desain form layout ,  desain website layout ,  penentuan  batasan  kinerja  yang akan  dicakup  oleh website ,  penyusunan work instruction standart, materi training ,  program  sosialisasi,  serta penyusunan guidance book .
Konsep Design Form & Website Berikut  ini  akan  ditampilkan beberapa  contoh design form didalam website yang akan dikembangkan dalam penelitian  ini.  Design  form  yang dirancang  (Gambar  4  sampai  Gambar 13),  berdahsarkan  kebutuhan  nyata  dari dokumentasi  tiap  projek  yang  akan dikerjakan.
Proble m Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5 Improveme nt Suggestion Penya mpaia n inform asi secara verbal Tidak ada standar informa si Tidak ada kesada ran tentan g pentin gnya standa risasi inform asi Tidak ada pelatiha n atau sosialisa si tentang pentingn ya dokume nt- asi dan standaris asi pengelol aannya Kuran gnya perhati an dari manaj emen terhad ap pentin gnya pengel olaani nform asi yang baik Manaj emen belum sepen uhnya sadar akan dampa k negati f pengel olaani nform asi yang buruk terhad ap kinerj a organi sasi Menetapka n standar / prosedur penyampai an informasi, terutama informasi proyek /pekerjaan (bisa dalam bentuk dashboard dan reminder) Tidak ada master databa se & metod e standa r dalam penyi mpana n dokum en Gagas an untuk memb a-ngun atau mengi m- pleme n- tasikan master databa se belum terlaksa na Kur ang nya priorit as pentin gnya keleng kapan dokum enta-si untuk menge lola inform asi dan dokum en- tasi secara terpusa t. Belum ada kebijaka n atau program dari manaje- men ntuk meningk at- kan standar dalam penyimp a- nan dokume n Kondi si kesibu kan manag e- ment yang memb uat sulit untuk menge m- bangk an sistem master databa se Menunjuk atau membentu k tim khusus yang bertanggu ng jawab dalam perancang an, pembangu nan, dan pengelolaa n master database.
Gambar 4. Form Concept Planning ED Gambar 5. Form MP Informations
Gambar 6. Form Design Facility ED
Gambar 7. Form Budget Comparison ED
Gambar 8. Form Safety & Permit ED
Gambar 9. Form Concept Planning PE Gambar 10. Form Product Planning
PE
Gambar 11. Form Evaluation &
Assessment
Gambar 12. Form Full Production PE
Gambar 13. Design Drawing PE
Gambar 14. Design Dashboard Website Halaman Utama Setelah  terbentuknya  struktir form yang dibutuhkan, dalam rangka memberikan  pemahaman  yang  lebih jelas  dan  mendalam,  terkait  dengan penelitian yang telah dilakukan, selanjutnya  akan  disajikan  visualisasi desain website yang telah dirancang dan dikonsep sedemikian rupa secara mendalam  oleh  peneliti.  Penyajian visualisasi ini bertujuan untuk mengkomunikasikan  secara  spesifik hasil eksplorasi dan elaborasi yang telah dilakukan  dalam  upaya  menciptakan tampilan  pengguna  yang  optimal  dan memfasilitasi interaksi yang efisien bagi pengguna potensial kedepannya.
Dalam  interface  utama  atau dashboard utama  (Gambar  14),  akan ditampilkan  seluruh  data  dan  informasi yang  pernah  atau  sedang  berlangsung dalam  sistem  yang  berjalan  saat  ini.
Dashboard utama ini mencakup informasi  yang  berasal  dari section PE dan  ED,  mulai  dari  pengeluaran  biaya, cost , saving ,  penanggung  jawab  proyek (PIC),  status  proyek,  informasi  rinci terkait  proyek,  dan  lain  sebagainya. Tujuan dari pembuatan dashboard utama ini adalah untuk memfasilitasi pengguna atau user yang  tidak  memiliki  akses  ke dalam  situs  web  (bukan  staf  PE/ED), sehingga  mereka  hanya  dapat  melihat secara  umum  gambaran  besar  dari proyek  tersebut,  namun  tidak  dapat melakukan  perubahan  atau  modifikasi terhadap  data  yang  ada  di  dalamnya. Dashboard ini  juga  bersifat adjustable , di  mana  pengguna  dapat  melihat  data dan  informasi  sesuai  dengan  kebutuhan spesifik mereka saja.
Gambar  15  menunjukkan  design dashboard  yang  berfungsi  sebagai  pusat data  terpusat  yang  memungkinkan pengguna untuk mengakses dan memantau  setiap  detail  penting  terkait MP informations berjalan  atau  telah diselesaikan.  Dengan  tampilan  yang terstruktur  dan  terorganisir  dengan  baik, dashboard ini  menyajikan  berbagai kolom  yang  mencakup  aspek-aspek krusial  dari  setiap  MP,  seperti  nama proyek,  sumber  MP,  aspek  yang mendasari  MP,  masalah  atau  kendala yang  dihadapi,  gambar  atau  ilustrasi fasilitas  atau  produk  saat  ini, point  to improve ,  dan  informasi  lain  yang relevan.
Gambar 15. Design Dashboard MP Information Seslain  dua dashboard yang sudah  terlampir  sebelumnya,  ada  juga dashboard personal  tiap  PIC  projek untuk  mereka  dapat  melihat  semua projek  yang  sedang  berjalan  di  bawah nama  mereka.  Bagian  utama  dari dashboard ini  terdiri  dari  sebuah  tabel yang  menampilkan  daftar  lengkap proyek-proyek  yang  sedang  berjalan  di bawah kendali PIC tersebut. Setiap baris dalam  tabel  mewakili  satu  proyek,  dan kolom-kolom yang tersedia menyediakan detail penting seperti nama proyek,  tanggal  mulai  dan  target penyelesaian,  status  proyek  saat  ini (misalnya  dalam  proses,  tertunda,  atau selesai), persentase penyelesaian, anggaran yang dialokasikan,
pengeluaran aktual, serta indikator visual yang  jelas  untuk  proyek-proyek  yang telah melewati batas waktu ( overdue ). Tujuan  dibuatnya  sistem  kerja baru  ini  adalah  untuk  mencapai pendokumentasian  100%  dan  juga mempermudah  dalam  penyebaran  serta penyimpanan
dokumentasi. Untuk merealisasikan  hal  tersebut,  maka dibuatlah  sistem  kerja  yang  standar  di mana  setiap  proses  pengerjaan  yang memerlukan  dokumentasi  di  dalamnya akan  terus  dipantau  oleh  pihak  atasan atau manajerial. Pada setiap transisi dari satu  proses  ke  proses  selanjutnya,  akan ada  sistem  di  mana  manajerial  harus melakukan  " Approval "  terhadap  proses tersebut. Setelah mendapatkan persetujuan, barulah dapat dilanjutkan ke proses selanjutnya.
Partner Kerja Penelitian  ini  melibatkan  kerja sama  dengan  perusahaan  teknologi informasi,  sebagai  mitra  strategis  dalam pengembangan sistem. Perusahaan tersebut berkontribusi dalam mengimplementasikan  konsep  menjadi platform  digital  terintegrasi,  serta memberikan konsultasi untuk merancang sistem  yang  efisien, user-friendly ,  dan andal.  Ini  untuk  mencapai  hasil  optimal dalam  pengembangan  dan  perbaikan sistem  kerja  baru,  terutama  dikarenakan system  kerja  baru  ini  menggunakan system  yang  perlu  dukungan  dari software website .
Dalam  menjalankan  kerja  sama yang  baik,  diperlukan  perjanjian  dalam ruang  lingkup  kerja  antara  vendor  dan pihak  internal.  Sebagai  dokumen  yang digunakan  untuk  memperjelas  cakupan pekerjaan  yang  harus  diselesaikan  oleh vendor,  akan  dituangkan  di  dalam dokumen  Ruang  Lingkup  Pekerjaan ( Scope of  Work )  yang  sudah  dibuat (Gambar  16).  Selain  dokumen  Ruang Lingkup  Pekerjaan,  ada  quotation  yang
sudah  sesuai  dengan  perjanjian  kerja sama.  Dokumen-dokumen  ini  berfungsi sebagai  acuan  yang  jelas  dan  terukur bagi kedua belah pihak dalam melaksanakan  kewajiban  dan  memenuhi hak masing-masing.
Gambar 16. Scope of Work Document p.1 & 2
Gambar 17. Flow Document Process (After) PE
Gambar 18. Flow Document Process (After) ED
Perbaikan Flow Document Process
Sebelumnya,  pada  proses  analisis masalah,  ditemukan  permasalahan  di mana  alur  proses  masih  belum  standar. Selain belum standar, tempat penyimpanan  dokumen  pun  masih terlihat  belum  tersentralisasi.  Pada  alur perbaikan  setelah  ini,  penyempurnaan akan  ditandai  dengan  garis  putus-putus berwarna  hijau.  Terdapat  beberapa perubahan  posisi  alur  yang  telah dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan  kemudahan  pemahaman bagi staf yang akan mengimplementasikan  flow  kerja  baru ini  (Gambar  17  dan  18).  Perubahan- perubahan  tersebut  didasarkan  pada masukan  dan  evaluasi  dari  pihak-pihak terkait  untuk  memastikan  bahwa  alur kerja  yang  dihasilkan  dapat  diikuti dengan  baik  oleh  seluruh  pihak  yang terlibat. Pengembangan flowchart improvement ini bertujuan untuk meningkatkan  kejelasan  dan  kemudahan pemahaman.  Ini  juga  untuk  menetapkan sebuah  standar  sistem  kerja  yang berhubungan  dengan  pengelolaan  data dan  alur  dokumentasi  di  section  dan Production  Engineering (PE)  (Gambar
17)  dan Engineering  Development (ED) (Gambar  18).  Sehingga  melalui  standar ini,  diharapkan  proses  dokumentasi dapat  berjalan  dengan  lebih  terstruktur, konsisten,  dan  terintegrasi  antara  kedua divisi tersebut. Selain  itu,  perbaikan  alur  setelah dilakukan penyempurnaan (improvement)  ini  lebih  berfokus  pada peningkatan  alur  kerja  dan  penetapan penanggung  jawab  untuk  setiap  proses pekerjaan.  Selain  itu,  perbaikan  juga mencakup standardisasi dokumen- dokumen  yang  diperlukan  dalam  setiap proses. Salah satu perubahan yang cukup signifikan  dalam  penyempurnaan  ini adalah  pada  tempat  penyimpanan dokumentasi  yang  sudah  tersentralisasi dan juga mengalami digitalisasi.
Gambar 19. Halaman Proses Form Engineering Development
Gambar 20. Halaman Proses Form
Production Engineering
Pengembangan  Sistem  Kerja  Baru Dalam Website
Gambar 21. Master Database

## Penyimpanan Dokumen
Setelah  melalui  tahapan  verifikasi dan  pengembangan  desain  kerja  dalam bentuk  website,  langkah  selanjutnya adalah  melakukan running trial atau implementasi skala kecil. Pada tahap ini, sistem  kerja  yang  telah  dirancang  mulai dari  alur  kerja,  fungsi tools ,  hingga desain website akan  diujicobakan  dalam lingkungan  kerja  yang  sesungguhnya. Running trial ini menjadi sangat penting untuk mengevaluasi apakah sistem kerja yang telah dikembangkan tersebut sudah sesuai  dengan  target  yang  ingin  dicapai atau  masih  memerlukan  penyesuaian lebih lanjut seperti terlihat pada Gambar 19  dan  20.  Melalui  implementasi  skala kecil ini, peneliti dapat mengidentifikasi kendala  ataupun  masalah  yang  mungkin
muncul  serta  mengumpulkan  umpan balik  dari  para  pengguna.  Hasil  dari running trial ini  akan  menjadi  bahan evaluasi untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan sebelum akhirnya sistem kerja  baru  tersebut  diimplementasikan secara menyeluruh. Pengembangan website telah dilaksanakan  sesuai  dengan  rancangan yang diajukan sebelumnya. Sistem kerja juga  telah  diimplementasikan  sesuai dengan  konsep  awal  yang  digagaskan. Konsep penyimpanan yang tersentralisasi  dalam  bentuk  basis  data utama  ( master database )  juga  telah berhasil  dikembangkan  (Gambar  21). Tampilan penyimpanan basis data utama dapat  dilihat  dalam  bentuk  per  proyek ataupun melalui dashboard utama untuk melihat  keseluruhan  proyek .
Untuk mengintrol proses pengrjaan tiap proyek, juga  telah  diatasi  dengan  system reminder untuk  memberi  tahu user kapan  batasan  waktu  dari  tiap  proyek yang ada.

## Gambar 22. Peninggkatan Kelengkapan Dokumentasi Engineering Development

## Perbandingan  Sebelum  &  Setelah Improvement
Hasil  implementasi  sistem  kerja baru  berbasis website dan  terintegrasi jaringan internet telah berhasil meningkatkan tingkat kelengkapan dokumentasi secara signifikan. Sebelumnya,  kelengkapan  dokumentasi hanya  berkisar  antara  70%  hingga  80%, menunjukkan  adanya  masalah  dalam pengelolaan data dan informasi. Namun,
setelah perbaikan sistem, tingkat kelengkapan  dokumentasi  mencapai
100%,  sebagaimana  ditunjukkan  dalam Gambar  22  dan  23.  Peningkatan  ini merupakan  hasil  dari  penerapan  sistem kerja yang terstandarisasi, terdigitalisasi, dan  terpusat,  yang  memudahkan  proses dokumentasi,  pengumpulan  data,  serta akses  informasi  secara  efisien  dan terkendali.

## Gambar 23. Peninggkatan Kelengkapan Dokumentasi Peoduction Engineering
Untuk  memastikan  keberlanjutan dan  keberhasilan  peningkatan  sistem kerja,  diperlukan  metode  kontrol  yang efektif melalui penyusunan quality plan. Elemen pendukungnya meliputi
guidance  book,  work  instruction,  dan program  pelatihan.  Guidance  book berfungsi sebagai panduan lengkap yang menjelaskan  seluruh  aspek  sistem  kerja baru,  termasuk  fungsi  website,  navigasi,
daftar pengguna, dan prosedur maintenance. Work instruction menyediakan  panduan  spesifik  tentang prosedur  operasional  standar.  Program pelatihan  berkala  diberikan  kepada  staf pengguna untuk memastikan pemahaman  dan  pengoperasian  sistem yang  optimal.  Dengan  implementasi metode  kontrol  ini,  diharapkan  sistem kerja  baru  dapat  terus  berjalan  dengan baik dan mendorong continuous improvement di masa mendatang. PENUTUP Kesimpulan Penelitian  ini  berhasil  mengatasi masalah kelengkapan dokumentasi, monitoring  progres,  dan  penyebaran
informasi  melalui  implementasi  sistem kerja  baru  berbasis  website  yang terstandarisasi dan terdigitalisasi. Kelengkapan  dokumentasi  meningkat dari  70-80%  menjadi  100%.  Sistem  ini mengintegrasikan prinsip TPM, khususnya  pada  pilar  Management Development,  dengan  fitur  reminder, progress  tracking,  dan  Maintenance Prevention update. Meskipun  terdapat  kendala  minor seperti  error  website  dan  kesulitan  awal penggunaan,  hal  ini  diatasi  melalui program  pelatihan,  sosialisasi,  serta penyusunan  guidance  book  dan  work instruction.  Penelitian  ini  menjadi langkah awal digitalisasi dokumentasi di perusahaan, khususnya departemen Manufacturing Engineering, dan diharapkan  dapat  terus  dikembangkan untuk  meningkatkan  efisiensi  dan produktivitas perusahaan secara menyeluruh. Beberapa  rekomendasi  yang  dapat diberikan untuk perusahaan:
• Pelatihan  berkala  dan  pemantauan konsisten  terhadap  kinerja  sistem kerja  baru  diperlukan  dalam  jangka waktu tertentu.
• Keterlibatan  dan  dukungan  tim Teknologi  Informasi  (TI)  perusahaan diperlukan untuk memperbaiki kesalahan  (bug)  yang  masih  ada dalam website.
• Keberhasilan  implementasi  sistem kerja baru ini membutuhkan komitmen  kuat  dari  setiap  staf  untuk menjalankannya secara konsisten  dan berkelanjutan, guna mencegah kegagalan  sistem  di  tengah  proses pelaksanaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Ahmed, A., Bhatti, S. H., Gölgeci, I., & Arslan, A. (2022). Digital platform capability and organizational agility of emerging market manufacturing SMEs: The
mediating  role  of  intellectual capital  and  the  moderating  role  of environmental dynamism. Technological  Forecasting  and Social Change, 177, 121513. Boca,  G.  D.,  &  Genovese,  F.  (2021). Tools  Used  to  Improve  Quality Management. Review of Management & Economic Engineering, 20(4). Craven,  David  W.  and  Nigel  F.  Piecry.
2013.  Strategic  Marketing.  10th ed.  New  York:  McGraw-Hill International Edition. Eckes,  G.  (2001).  Making  Six  Sigma Last:  Managing  the  Balance between  Cultural  and  Technical Change. New York: John Wiley & Sons Gangidi,  P.  (2019).  A  systematic approach  to  root  cause  analysis using  3×  5  why’s  technique. International  Journal  of  Lean  Six Sigma, 10(1), 295-310.
Hendrawan, D. (2022). Analisis Strategi Market Driven Untuk Meningkatkan Daya Saing Perusahaan.  Jurnal  Ilmiah  Ilmu Pengetahuan  Teknologi  Dan  Seni,
1(2). Kadir, A. (2002). Konsep dan Tuntunan Praktis  Basis  Data.  Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. Kamaluddin,  L.  A.,  Agunawan,  A.,  &
Razak,  M.  (2020).  Pengembangan Platform Bisnis Digital Terintegrasi  Berbasis  Komunitas Sebagai  Perwujudan  Costumer Relationship Management.
YUME:  Journal  of  Management, 3(3), 128-138. Sivakumar,  S.M.,  Shahabudeen,  P.,  & Krishnamoorthy,  V.  (2020).  Total Productive  Maintenance.  Boca Raton, FL: CRC Press. Setiawan.  (2021).  Flowchart  Adalah:
Fungsi, Jenis, Simbol, dan Contohnya  -  Dicoding  Blog.
https://www.dicoding.com/blog/flo wchart-adalah/
Widodo, A., & Soediantono, D. (2022).
Benefits  of  the  six  sigma  method (dmaic) and implementation suggestion in the defense industry:  A  literature  review. International Journal of Social and
Management Studies, 3(3), 1-12.