DOI : http:// 10.31983/jrmik.v2i1.4049

## Medical Records Human Resource Needs Analysis in Filing Units
Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia Rekam Medis di Unit Filing
Rizki Fadila 1)
1) Jurusan Kesehatan Terapan Poltekkes Kemenkes Malang Jl. Besar Ijen 77 C Malang E-mail: rizkifadila@yahoo.com

## Abstract
The increase in the number of patient visits at Permata Bunda Malang Hospital caused additional workloads of employees, especially employees of Medical Records in the Filing Unit. At this time, the number  of  human  resources  in  the  Filing  Unit  Permata  Bunda  Hospital  Malang  is  4  people  with inadequate  or  narrow filing room and a lack of shelving facilities for  medical  record documents, so that  during  the  medical  record  document  collection  several  officers  were  found  have  to  work  over hours. This study aims to determine the magnitude of the medical recorder workload in the Permata Bunda Hospital Filing Unit, then the workload is used to analyze the needs of the number of medical recording staff in the Filing Unit of Permata Bunda Hospital. This study uses a qualitative approach by  conducting  observations,  in-depth  interviews  and  using  work  sampling  techniques.  The  results showed that the use of staff working time for productive activities averaged 82.13%, non-productive activities  averaged  5.13%  and  personal  activities  12.57%.  The  results  of  the  calculation  of  the workforce  using  the  WISN  method  found  that  the  number  of  medical  record  workers  in  the  Filing Unit should be 6 people with a ratio of 0.67. Thus in accordance with the existing workload, there is a need to add 2 people in the Medical Filing Unit at Permata Bunda Malang Hospital.
Keywords : Workload Analysis, Medical Record Filing Unit, WISN

## Abstrak
Peningkatan jumlah kunjungan pasien di RS Permata Bunda Malang menyebabkan penambahan beban  kerja  pegawai  terutama  petugas  Rekam  Medis  di  Unit Filing. Jumlah  SDM  di  Unit Filing RS Permata Bunda Malang saat ini adalah 4 orang dengan kondisi ruangan Filing yang kurang memadai atau  sempit  serta  kurangnya  fasilitas  rak  penyimpanan  dokumen  rekam  medis,  sehingga  pada  saat pengambilan  DRM,  beberapa  kali  didapati  petugas  harus  bekerja  melebihi  jam  kerja.  Penelitian  ini bertujuan  untuk  mengetahui  besarnya  beban  kerja  perekam  medis  yang  ada  di  unit Filing Rumah Sakit  Permata  Bunda , selanjutnya  beban  kerja  digunakan  untuk  menganalisis  kebutuhan  jumlah tenaga  perekam  medis  di  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata  Bunda.  Penelitian  ini  menggunakan pendekatan kualitatif dengan melakukan observasi, wawancara mendalam dan menggunakan teknik work  sampling .  Hasil  penelitian  didapatkan  bahwa  penggunaan  waktu  kerja  staf  untuk  aktivitas produktif rata-rata 82,13%, aktivitas non produktif rata-rata 5,13% dan aktivitas pribadi 12,57%. Hasil perhitungan tenaga kerja dengan metode WISN didapatkan jumlah kebutuhan tenaga Perekam Medis di  Unit Filing seharusnya adalah  6  orang  dengan  ratio  0,67.  Dengan  demikian  sesuai  dengan  beban kerja yang ada, perlu adanya penambahan tenaga Perekam Medis di Unit Filing Rumah Sakit Permata Bunda Malang sebanyak 2 orang.
Kata kunci: Analisis Beban kerja, Unit Filing Rekam Medis, WISN
1. Pendahuluan
Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan  meliputi  pelayanan  promotif, preventif,  kuratif,  dan  rehabilitatif  serta menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat
jalan,  rawat  gawat  darurat.  Salah  satu  unsur terpenting  dalam  sistem  penyelenggaraan rumah  sakit  adalah  terpenuhinya  kebutuhan sumber  daya  manusia  kesehatan  yang memadai. Pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia  kesehatan  harus  menjadi  fokus
perhatian rumah  sakit  agar visi dan  misi  yang ditetapkan  menjadi  tepat  guna,  menjamin ketersediaan SDM yang tepat untuk
menduduki  jabatan  dan  pekerjaan  yang  sesuai sehingga  tujuan  dan  berbagai  sasaran  yang ditetapkan  dapat  tercapai.  Di  sisi  lain,  sumber daya manusia yang memadai akan berpengaruh  pada  produktifitas  kerja  serta terciptanya  keseimbangan  antara  jumlah petugas  dengan  jumlah  pasien  yang  dilayani sehingga  terwujud  kondisi  dan  lingkungan kerja  yang  sehat,  nyaman,  efisien,  dan produktif
Pengelolaan  sumber  daya  manusia  yang baik  menentukan  mutu  pengelolaan  dan keberhasilan  rumah  sakit  dalam  memberikan pelayanan  kepada  masyarakat.  Keberhasilan dalam  pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit dapat  memberikan  kontribusi  yang  besar dalam  mewujudkan  program  Indonesia  Sehat. Dalam  hal  ini,  untuk  mewujudkan  pelayanan kesehatan  yang  mengikuti  kaidah  tertib administrasi yang baik, maka rumah sakit perlu didukung  dengan  pengelolaan  rekam  medis yang  cepat  dan  tepat.  Permenkes  RI  no 269/MENKES/PER/III/2008  bab  I  pasal  I menyebutkan  bahwa  rekam  medis  adalah berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain kepada  pasien  pada  sarana  pelayanan kesehatan.  Selain  itu,  Peraturan  Pemerintah No.32  /  1996  tentang  tenaga  kesehatan menjelaskan bahwa bagi tenaga kesehatan jenis tertentu  dalam  melaksanakan  tugas  profesi berkewajiban  untuk  menghormati  hak  pasien, menjaga  kerahasiaan  identitas  dan  data kesehatan pribadi pasien, memberikan informasi  yang  berkaitan  dengan  kondisi  dan tindakan  yang  dilakukan,  membuat  dan memelihara  rekam  medis.  Setiap  proses penyelenggaraan rekam medis dapat terlaksana dengan  baik  dan  dapat  memberikan  informasi dan data yang lengkap, akurat dan tepat waktu jika  didukung  sumber  daya  manusia  yang memadai  dilihat  dari  segikualitas  dan kuantitasnya.  Kualitas  meliputi  keterampilan, pengetahuan  dan  tingkat  pendidikannya sedangkan  kuantitas  adalah  jumlah  tenaga kerja  yang  ada  harus  sesuai  dengan  beban kerja.  Tenaga  kerja  yang  sesuai  dengan  beban
kerja  sangat  mempengaruhi  tingkat  efisiensi dan produktivitas kerja. Apabila jumlah tenaga kerja tidak sesuai dengan beban kerja yang ada maka akan mengakibatkan kelelahan kerja dan dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja sehingga mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan  rumah  sakit.  Salah  satu  bagian rumah sakit yang menunjang dalam pelayanan rekam medis pasien adalah bagian penyimpanan ( Filing ). Budi (2011) menjelaskan bahwa  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan, rawat  inap  maupun  rawat  darurat  harus disimpan  dengan  baik  karena  bersifat  rahasia dan  mempunyai  aspek  hukum  serta  dalam pelaksanaan,  penyimpanan  atau  pengambilan dokumen  rekam  medis  harus  berpedoman pada Standar Prosedur Operasional (SPO).
Elemen penting dalam melakukan perencanaan  SDM  rumah  sakit  adalah  dengan melakukan  analisis  kebutuhan  sumber  daya manusia. Salah satu indikator untuk menentukan  kebutuhan  sumber  daya  manusia di  institusi  pelayanan  kesehatan  adalah berdasarkan  beban  pekerjaan  nyata  yang dilakukan  oleh  personil  di  bagian  atau  unit tempat kerja (Indriana, 2009). Pada tahun 2003, Kementerian  Kesehatan  melalui  Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 81/Menkes/SK/I/2003 mengeluarkan
Pedoman  PenyusunanPerencanaan  Sumber Daya  Manusia  Kesehatan  Di  Tingkat  Propinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit merupakan pedoman  yang  digunakan  untuk  penyusunan rencana  penyediaan  dan  kebutuhan  SDM  di institusi  pelayanan  kesehatan.  Pedoman tersebut menggunakan metode WISN ( Workload Indicators  of  Staffing  Need ),  yaitu  metode penghitungan  kebutuhan  SDM  berdasarkan beban  kerja.  Meskipun  demikian,  Nuryanto (2005)  menjelaskan  bahwa  hingga  saat  ini hanya beberapa rumah sakit di Indonesia yang baru  menggunakan  metode  WISN  untuk menghitung kebutuhan SDM.
Peningkatan  jumlah  kunjungan  pasien akan  menambah  beban  kerja  petugas Filing , sedangkan  jumlah  SDM  di  bagian Filing RS Permata Bunda Malang adalah 4 orang dengan kondisi  ruangan Filing yang  kurang  memadai atau  sempit  serta  kurangnya  fasilitas  rak penyimpanan dokumen rekam medis, sehingga pada  saat  pengambilan  DRM,  beberapa  kali
didapati  petugas  harus  bekerja  melebihi  jam kerja  ataupun  menunda  untuk  diselesaikan keesokan harinya. Melihat pentingnya peranan petugas  rekam  medis  di  bagian Filing ,  maka perencanaan  jumlah  kebutuhan  sumber  daya manusia  harus  sesuai  dengan  beban  kerja  di unit  tersebut.  Dalam  hal  ini  kelebihan  tenaga kerja akan mengakibatkan terjadinya penggunaan waktu kerja yang tidak produktif, sebaliknya  kekurangan  tenaga  kerja  akan mengakibatkan  kelebihan  beban  kerja.  Oleh karena  itu  diperlukan  analisis  perhitungan kebutuhan  SDM  berdasarkan  beban  pekerjaan yang  ada  sehingga  dapat  diketahui  jumlah SDM yang ideal sesuai dengan beban kerjanya. Berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk meneliti mengenai analisis perhitungan kebutuhan  SDM  rekam  medik  di  unit Filing dengan metode WISN di Rumah Sakit Permata Bunda.

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan kualitatif  dengan  metode  observasi,  pedoman wawancara,  dan  telaah  dokumen.  Untuk mendapatkan jumlah penggunaan waktu setiap pola aktivitas staf perekam medis di unit Filing RS  Permata  Bunda  Malang,  digunakan  teknik work sampling . Dalam hal ini, aktivitas staf yang diamati  akan  diteliti  setiap  waktu  sepuluh menit  selama  sepuluh  hari  kerja.  Selanjutnya penggunaan  waktu  produktif  yang  didapat, digunakan  untuk  menghitung  kebutuhan tenaga  dengan  menggunakan  metode  WISN. Sampel  yang  diambil  dalam  penelitian  ini adalah  informan  yang  dipilih  secara  total sampling .  Yang  menjadi sample penelitian  ini adalah  seluruh  staf  perekam  medis  yang bekerja  di  unit Filing Rumah  Sakit  Permata Bunda  sebanyak  4  orang.  Kriteria  inklusi adalah semua kegiatan staff di unit Filing pada saat  pengamatan,  sedangkan  kriteria  eksklusi adalah aktifitas  staf diluar waktu pengamatan. Pengamatan dilakukan dengan interval sepuluh menit dan hasilnya dicatat di formulir pengamatan.  Selanjutnya  hasil  pengamatan dikelompokkan  menjadi  aktivitas  produktif, tidak  produktif,  dan  pribadi.  Data  Primer  dari form work  sampling yang  telah  dikelompokan, disajikan  dalam  bentuk  tabel  dan  dibuat presentasenya. Data yang dihasilkan
digunakan  untuk  menghitung  standar  beban kerja dan standar kelonggaran.
3. Hasil dan Pembahasan
a. Beban  Kerja  Perekam  Medis  di  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata  Bunda Tahun 2018
Alur  prosedur  penyimpanan  dokumen rekam  di  Rumah  Sakit  Permata  Bunda menggunakan  sistem  penyimpanan  secara sentralisasi  yaitu  sistem  penyimpanan  dengan cara menyimpan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat dalam satu  map.  Dokumen  Rekam  Medis  Rumah Sakit  Permata  Bunda  masih  disimpan  di  rak kayu.  Dokumen  rekam  medis  yang  sudah selesai  pelayanan  kemudian  dikirim  ke  bagian Filing . Alur penyimpanan yang dilakukan oleh petugas Filing sudah  sesuai  dengan  Standar Prosedur  Operasional  yang  berlaku  di  Rumah Sakit  Permata  Bunda.  Hal  ini  sesuai  dengan yang dikatakan oleh informan sebagai berikut: “ Proses  pelayanan  dokumen  Rekam  Medis  di  Unit Filing  sudah  sesuai  ya  dengan  SOP  yang  ada,  di mana  SOP  itu  mengatur  alur  proses  pengambilan documen hingga documen kembali ke tempat semula “ ( Informan 1)
“Mengenai proses pelayanan di kita, alurnya sudah cukup baik. Saya juga sudah tanya- tanya ke rumah sakit lain, alur  pelayanan kita sudah  baik, di mana setiap  petugas  rekam  medis  ada  bagiannya  sendiri- sendiri. Jadi kalau dilihat prosesnya ya sudah cukup baik “ ( Informan 5).
Sebagai instrumen dalam proses pengamatan  beban  kerja  petugas  rekam  medis di  Unit Filing ,  peneliti  menggunakan  formulir work  sampling .  Adapun  aktivitas  yang  diamati dibagi atas tiga kelompok yaitu:
1. Aktivitas  pokok,  yaitu  aktivitas  yang langsung berhubungan dengan pasien atau pelayanan kepada pasien. Aktivitas pokok Unit Filing Rekam  Medis  Rumah  Sakit
Permata Bunda adalah menerima
dokumen rekam medis dari urusan coding dengan  buku  ekspedisi,  melaksanakan penyimpanan  dokumen  rekam  medis, mencatat  setiap  penggunaan  dokumen rekam  medis,  menyiapkan  dokumen rekam  medis  bagi  pasien,  melakukan
ekspedisi  peminjaman  dokumen  rekam medis, melakukan retensi dokumen rekam medis  secara  periodik  serta  memisahkan dokumen aktif dan non aktif.
2. Aktivitas  non  produktif,  yaitu  aktivitas yang  sama  sekali  tidak  terkait  dengan kegiatan pokok dan penunjang atau fungsi unit  dan  tidak  bermanfaat  bagi  unit pelayanan,  seperti:  membaca  koran, mengobrol, dan menonton TV.
3. Aktivitas  pribadi,  yaitu  aktivitas  yang berhubungan  dengan  kebutuhan  dan kepentingan  pribadi,  seperti  makan, minum, shalat dan ke kamar mandi.
Adapun  hasil  dari  work  sampling  dirangkum dalam tabel berikut:

## Tabel 1
Distribusi Waktu Aktivitas tenaga Perekam Medis di Unit Filing Rumah Sakit Permata Bunda
No  Aktifitas f % Per Keg % seluruh 1 Aktivitas Produktif a Membuat tracer 2340  11,63 9,55 b Mengambil berkas sesuai
dengan no RM,
kemudian diganti dengan tracer yang telah dibuat 4880  24,25 19,91 c Memilah nomor rekam medis berdasarkan rak 4880  24,25 19,91 d Memasukkan berkas ke dalam rak yang sesuai 2760  13,71 11,26 e Mengantar berkas sesuai poli yang dituju 1220 6,06 4,97 f Pengembalian DRM 3220 16,5 13,55 Mencari berkas yang hilang 600 2,98 2,44
h Rapat 120 0,6 0,48 Sub Total 20120 100 82,31 2 Aktivitas Tidak Produktif a Mengobrol 340 26,15 1,38 b Menonton TV 380 29,23 1,55 c Membaca Koran 340 26,15 1,38 Sub Total 1300 100 5,3 3 Aktivitas Pribadi a Makan, Minum 1160  37,66 4,7 b Sholat 1160  37,66 4,7 c Toilet 760 24,67 3,1 Sub Total 3080 100 12,57 Total 24500 100 100
Tabel  1  menggambarkan  aktivitas  dan waktu  yang  digunakan  personil  di  Unit Filing selama dilakukan pengamatan dengan formulir work sampling . Aktivitas yang dilakukan terbagi menjadi  tiga,  yaitu  jenis  kegiatan  dan  waktu yang  digunakan  untuk  melakukan  Aktivitas produktif,  jenis  kegiatan  dan  waktu  yang digunakan  untuk  Aktivitas  non  produktif  dan Aktivitas pribadi. Dari total penggunaan waktu oleh  staff  Rekam  Medis  di  Unit Filing selama dilakukannya kegiatan pengamatan didapatkan bahwa 82,13% waktunya digunakan untuk melakukan aktivitas produktif,  sedangkan  waktu  yang  digunakan untuk  melakukan  Aktivitas  non  produktif adalah  sebesar  5.31%  dan  penggunaan  waktu untuk Aktivitas pribadi adalah sebesar 12,57%. Menurut Kopelman (1986) dan Sinungun (1987) seperti  yang  dikutip  oleh  Syukraa  HG  (2012) presentase  waktu  dikatakan  produktif  apabila 60-80%  (Kopelman)  atau  75%  (Sinungun) waktu  yang  tersedia  digunakan  untuk melakukan aktivitas produktif. Dapat diketahui bahwa  beban  kerja  yang  ada  di  Unit Filing Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Permata  Bunda tinggi  dan  perlu  dipertimbangkan  untuk penambahan tenaga.
b. Perhitungan  Kebutuhan  Tenaga  Rekam Medis  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata Bunda dengan Metode WISN Menentukan  Waktu  Kerja  Tersedia  Staf Perekam  Medis  Unit Filing Rumah  Sakit Permata Bunda
Waktu  kerja  tersedia  adalah  waktu  yang tersedia  untuk  masing-masing  kategori  SDM yang  bekerja  di  Rumah  Sakit  selama  kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menentukan waktu kerja tersedia adalah:
1. Hari  kerja,  sesuai  dengan  ketentuan  yang berlaku  di  Rumah  Sakit  Permata  Bunda yaitu enam hari dalam satu minggu. Dalam satu tahun 312 hari ( 6 x 52 minggu ). (A)
2. Cuti tahunan, sesuai dengan ketentuan SDM Rumah  Sakit  Permata  Bunda  bahwa  setiap karyawan  mendapatkan  hak  cuti  tahunan selama 12 hari kerja setiap tahun. (B)
3. Pendidikan  dan  pelatihan.  Ketentuan  SDM Rumah  Sakit  Permata  Bunda,  setiap karyawan diberikan waktu untuk
pendidikan  dan  pelatihan  48  jam  pertahun.
(C) 4. Hari Libur Nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri Terkait tentang Libur Nasional dan Cuti Bersama ditetapkan 14 hari dan 3 hari untuk cuti bersama.
5. Rumah  Sakit  Permata  Bunda  hanya menggunakan  hari  libur  nasional  yaitu  14 hari. (D)
6. Ketidakhadiran  kerja,  sesuai  rata-rata ketidakhadiran  kerja  selama  tiga  (3)  hari pertahun.(E)
7. Waktu  kerja  dalam  satu  hari  adalah  8  jam kerja. (F)

## Tabel 2
Waktu Kerja Tersedia Staf Perekam Medis Unit
Filing Rumah Sakit Permata Bunda No Faktor Jumlah Ket A  Hari  Kerja  (  6  x  52 minggu ) 312 Hari/tahun B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun C Pendidikan dan Pelatihan 48 Jam/tahun D Libur Nasional 14 Hari/tahun E Rata-rata ketidakhadiran kerja 3 Hari/tahun F Jam Kerja 8 Jam/Hari Total Hari Kerja =[A– (B+C+D+E)] 281 Hari/tahun Waktu Kerja Tersedia=. [  A  –  (B+C+D+E)  ]  x 2248 Jam/Tahun
F Total  waktu  kerja dalam menit 134880 Menit/Tahun

## Menentukan Unit Kerja dan Kategori SDM
Unit  kerja  yang  diamati  dan  dihitung  jumlah tenaganya  dalam  penelitian  ini  adalah  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata  Bunda  dengan kategori  SDM  adalah  Perekam  Medis.  Hal  ini berdasarkan  data  bahwa  tenaga  kerja  yang kurang  adalah  tenaga  Perekam  Medis  di  Unit Filing sedangkan  tenaga  Perekam  Medis  yang ada  sekarang  yaitu  4  orang  yang  terbagi menjadi  dua  shift,  tidak  termasuk  Kepala Instalasi.

## Menentukan Standar Beban Kerja
Standar  Beban  Kerja  adalah  volume/kuantitas beban  kerja  selama  satu  tahun  per  tenaga perekam  medis.  Data  dan  informasi  yang dibutuhkan  untuk  menetapkan  beban  kerja masing-  masing  kategori  SDM  utamanya adalah sebagai berikut :
Tabel 3 Standar Beban Kerja Perekam medis di Unit Filing Rumah Sakit Permata Bunda
No Kegiatan Pokok Rata2 waktu (menit/t) WT SBK (WT/t) 1 Membuat tracer 1 134880  134880 2 Mengambil berkas  sesuai dengan no RM, kemudian diganti dengan  tracer yang telah dibuat 3 134880  44960 3 Memilah nomor  rekam medis berdasarkan rak 4 134880  33720 4 Memasukkan berkas ke dalam rak yang sesuai 5 134880  26976
5 Mengantar berkas  sesuai poli yang dituju 3 134880  44960 6 Pengembalian DRM 3 134880  44960 7 Mencari berkas  yang hilang 5 134880  26976 8 Rapat 120 134880 1124
Keterangan  :  SBK  =  Standar  Beban  Kerja  ( jumlah  waktu  kerja  tersedia  dibagi  rata-rata waktu  untuk  menyelesaikan  kegiatan  pokok), WT = Waktu Kerja Tersedia
Menentukan  Standar  Kelonggaran  Perekam medis  di  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata Bunda
Penyusunan  standar  kelonggaran  bertujuan untuk memperoleh faktor kelonggaran perekam  medis  yang  meliputi  jenis  kegiatan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan  kegiatan  yang  tidak  terkait langsung  atau  dipengaruhi  tinggi  rendahnya kualitas atau jumlah
kegiatan pokok/pelayanan.
Tabel 4
Standar kelonggaran Perekam Medis di Unit
Filing Rumah Sakit Permata Bunda
Keg Penunjang Wkt F Jml WT SK (J/WT) Rapat 120 12  1440  134880 0,011
Berdasarkan  perhitungan  standar  kelonggaran di  atas,  diperoleh  standar  kelonggaran  untuk Perekam  Medis  adalah  0,011  dibulatkan menjadi 0 orang tenaga.
Perhitungan  Kebutuhan  Perekam  Medis  di Unit Filing Rumah Sakit Permata Bunda
Setelah  dihitung  standar  beban  kerja  dan standar kelonggaran selanjutnya dapat dihitung  angka  kebutuhan  tenaga  Perekam Medis  di  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata Bunda Tahun 2018, sebagai berikut:

## Tabel 5
Perhitungan Tenaga Perekam Medis di Unit Filing Rumah Sakit Permata Bunda Tahun 2018
No Aktivitas Pokok Kuanti -tas (1) SBK (2) Jml TK (1/2) 1 Membuat tracer 40680 134880   0,30 2 Mengambil berkas  sesuai dengan no RM, kemudian diganti dengan tracer yang telah dibuat 40680 44960 0,90 3 Memilah nomor  rekam medis berdasarkan rak 40680 33720 1,21 4 Memasukkan berkas ke dalam rak yang sesuai 40680 26976 1,51 5 Mengantar berkas  sesuai poli yang dituju 40680 44960 0,90 6 Pengembalian DRM 40680 44960 0,90 7 Mencari berkas yang hilang 2034 26976 0,07 Total Kebutuhan Tenaga 5,81
Tabel  5  diperoleh  hasil  bahwa  kebutuhan jumlah tenaga yang paling banyak adalah pada aktivitas  atau  proses  memasukkan  berkas  ke dalam rak yang sesuai yaitu sejumlah 2 orang. Hal ini sesuai dengan hasil pengamatan, bahwa proses  yang  paling  lama  dan  sering  terjadi adalah  penumpukan  dokumen  rekam  medis untuk dimasukkan ke dalam rak yang tersedia. Jumlah  tenaga  yang  ada  sekarang  untuk keseluruhan  tahapan  adalah  4  orang  untuk shift pagi dan siang. Tidak sesuai dengan beban kerja yang ada.
“kalau  posisi  lagi  sibuk  jadi  numpuk..karena  ini proses  paling  lama  ya..  Kondisi  yang  ada  sekarang
empat  orang  dibagi  dua  shift.  Jadi  sering  numpuk dokumennya. “(Informan 4)
Berdasarkan  perhitungan  ketenagaan  dengan metode  WISN  di  atas,  maka  jumlah  Perekam Medis yang dibutuhkan adalah 6 orang. Saat ini Perekam  Medis  yang  ada  berjumlah  4  orang. Jadi  masih  kekurangan  tenaga  sebanyak  2 orang.
“ Dengan  beban  kerja  dan  jumlah  pasien  yang semakin  banyak,  kondisi  tenaga  yang  ada  sekarang belum  ideal,  sangat  tidak  cukup  ya.  Setiap  tahun sudah  diajukan  untuk  penambahan  tenaga,  tetapi belum terpenuhi .”(Informan 2).

## Rasio Jumlah Tenaga Perekam Medis
Rasio  jumlah  tenaga  Perekam  Medis adalah  perbandingan  jumlah  tenaga  yang  ada sekarang  dengan  jumlah  tenaga  yang seharusnya  sesuai  dengan  perhitungan  WISN. Jumlah tenaga Perekam Medis saat ini adalah 4 orang,  sedangkan  jumlah  tenaga  yang seharusnya  dari  hasil  penghitungan  adalah  6 orang. Dengan demikian rasio tenaga Perekam Medis adalah 4/6 atau 0,67.
Pengamatan  terhadap  penggunaan  pola waktu  pada  setiap  aktivitas  staf  unit Filing didahului  dengan  mencermati  karakteristik seluruh  aktivitas  yang  berhasil  diamati  dan selanjutnya  dikelompokkan  ke  dalam  masing- masing  pola  aktivitas  (Barnes,1980).  Dimana banyaknya  kelompok  pola  kegiatan  dapat dikombinasikan  sesuai  dengan  kebutuhan penelitian  (Ilyas,  2013).  Dalam  penelitian  ini pola  kegiatan  terbagi  menjadi  aktivitas produktif, aktivitas non produktif, dan aktivitas pribadi.
Jumlah  tenaga  Perekam  Medis  di  Unit Filing Rumah  Sakit  Permata  Bunda  saat  ini adalah  4  orang.  Masih  kekurangan  tenaga sebanyak 2 orang. Artinya jumlah tenaga yang ada  sekarang  tidak  sesuai  dengan  beban  kerja yang ada, terutama pada saat peak hours . Beban kerja pada saat peak hours sangat tinggi karena jumlah  pasien  bertambah  banyak  sejak program  BPJS,  selain  itu  jumlah  dokter  yang praktik  lebih  banyak  dan  dalam  waktu bersamaan  sehingga  dokumen  rekam  medis yang  harus  dilayani  sangat  banyak.  Untuk mengurangi  beban  kerja  pada  saat peak hours
bisa  dengan  membagi  jadwal  praktek  dokter, terutama  untuk  dokter fulltimer .  Misalnya dokter fulltimer praktek  lebih  pagi,  setelah  itu visite pasien  ke  ruangan  atau  melakukan aktivitas  lain,  misalnya  tindakan  operasi. Untuk  dokter  tamu,  waktu  praktek  biasanya agak siang. Hal ini bisa dikoordinasikan antara manajemen  dan  komite  medis  bagaimana pengaturan  antara  jam  praktek,  tindakan operasi, visite pasien  sehingga  pelayanan  bisa berjalan  sebaik  mungkin,  tetapi  tidak  terjadi penumpukan  pasien  dalam  waktu  yang bersamaan.
Penelitian sejenis yang dilakukan Rahmawati (2015), dalam penelitianya menjelaskan  petugas  di  unit  rekam  medis Rumah  Sakit  Assalam  Gemolong  sampai dengan Bulan Agustus 2015 sebanyak 8 orang. Sedangkan  dari  hasil  perhitungan  kebutuhan tenaga  kerja  unit  rekam  medis  sebanyak  8,56 atau  9  orang.  Sehingga  kebutuhan  tenaga  unit rekam  medis  tahun  2015  memerlukan penambahan  1  orang  tenaga  di  bagian filling , karena  bagian  filling  masih  dirangkap  atau dikerjakan  oleh  petugas  pendaftaran  dan petugas assembling,  coding dan indexing ,  untuk mencapai  produktifitas  kerja  yang  optimal perlu  adanya  pendayagunaan  dan  pembagian tugas sesuai dengan job description. Selain itu, Ria (2011) memperoleh hasil kebutuhan tenaga perawat  di  Ruang  Rawat  Inap  RSIA  Hermina Podomoro  adalah  14  orang,  sedangkan  tenaga yang  ada  13  orang.  Dengan  demikian  juga disimpulkan  jumlah  tenaga  yang  ada  belum mencukupi  untuk  menyelesaikan  aktivitas perawat  sesuai  beban  kerja  yang  ada.  Peneliti lain,  Astiena  (2011),  melaporkan  kebutuhan tenaga  Perekam  Medis  setelah  perhitungan dengan  metode  WISN  adalah  9  orang, sedangkan tenaga yang ada 13 orang, terdapat kelebihan  tenaga  4  orang.  Hasil  penelitian Patuwo  (2005)  menyatakan  adanya  dampak beban  kerja  terhadap  waktu  pelayanan terutama di hari dan jam sibuk di mana beban kerja  yang  tinggi  dapat  memperlambat  waktu layanan  sehingga  akhirnya  akan  menurunkan kualitas  layanan.  Hal  ini  menjadi  bahan pertimbangan  bagi  manajemen  Rumah  Sakit Permata Bunda dalam hal mengurangi tekanan beban  kerja  petugas,  meningkatkan  kualitas pelayanan  kesehatan  dan  merencanakan
kebutuhan  tenaga  Perekam  Medis  masa  yang akan datang.

## 4. Simpulan dan Saran Simpulan
Hasil  penelitian  yang  dilaksanakan  untuk analisis  kebutuhan  tenaga  berdasarkan  beban kerja dengan teknik work sampling menggunakan  Metode  WISN  di  Unit Filing Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Permata  Tahun 2018  dapat  disimpulkan  bahwa  beban  kerja yang  ada  cukup  tinggi.  Berdasarkan  hasil perhitungan, jumlah tenaga yang ada sekarang masih  kurang,  artinya  jumlah  tenaga  tidak sesuai  dengan  beban  kerja  yang  ada.  Secara garis besar, kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah:
a. Beban Kerja Unit Filing Rekam Medis  pada saat peak  hours sangat  tinggi  sedangkan beban kerja secara keseluruhan masih bisa ditoleransi
b. Waktu  Kerja  Tersedia  untuk  tenaga Perekam Medis di Unit Filing Rumah Sakit Permata Bunda adalah 134880 menit/tahun. c. Hasil  analisis  kebutuhan  tenaga  Perekam Medis  berdasarkan  beban  kerja  dengan menggunakan metode WISN di Unit Filing Rumah  Sakit  Permata  Bunda  Malang diperoleh tenaga perekam medis sebanyak 5,80  orang  atau  jika  dibulatkan  menjadi  6 orang.  Sehingga  dibutuhkan  penambahan 2 orang tenaga perekam medis.
d. Rasio  tenaga Perekam  Medis menunjukkan bahwa  jumlah  tenaga  Perekam  Medis  yang ada sekarang lebih sedikit  dari pada tenaga yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas sesuai dengan beban kerja yang ada.

## Saran
a. Sebaiknya  ada  penambahan  tenaga  staff Perekam  Medis  di  Unit Filing sesuai dengan  perhitungan  analisis  beban  kerja, yaitu satu sebesar dua orang.
b. Sebaiknya dilakukan evaluasi atas ketersediaan  sumber  daya  manusia  yang dimiliki  dan  dilakukan  berkala  guna
mendapatkan  jumlah  kebutuhan  tenaga yang  rasional  serta  memantau  kegiatan produktif kerja di unit tersebut

## 5. Daftar Pustaka
Barnes,  M.  Ralph.    (1980).  Motion  and  Time Study  and  Measurement  of  Work  Seventh Edition. California.
Budi,  S.C.  (2011)  . Manajemen  Unit  Kerja Rekam Medis .Yogyakarta.
Ilyas,  Yaslis.  (2013).  Perencanaan  SDM  Rumah
Sakit: Teori, Metoda dan Formula. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok.
Indriana,  Nani.  (2009).  Analisis  Kebutuhan Personil  di  Bagian  Human  Resource Departement  Rumah  Sakit  Karya  Bhakti Bogor.  Skripsi  S1  Fakultas  Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok.. Nuryanto.  (2005).  Kajian  Kebutuhan  Sumber Daya Manusia dengan Menggunakan Metode  Workload  Indicator  Staff  Need (WISN)  di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit Umum  Pusat  Haji  Adam  Malik  Medan”. Thesis  Program  Studi  Magister  Ilmu Kesehatan Masyarakat,
Universitas
Sumatera Utara, Medan. Patuwo,  Benny.  (2005).  Analisis  Kebutuhan Tenaga  Analis  di  Unit  Laboratorium Pelayanan  Kesehatan  St.  Carolus  Tahun 2005. Thesis Program Pascasarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok. 2005. Rahmawati,  E.  (2015).  Analisis  Kebutuhan Jumlah  Tenaga  Kerja  Berdasarkan  Beban Kerja  Di  Unit  Rekam  Medis  Rumah  Sakit Umum Assalam Gemolong, (http://cfp.apikescm. ac.id/iles/Eni.pdf, diakses 25 Oktober 2018)
Syukraa,  HG.  (2012)  . Analisis  Kebutuhan Tenaga  Berdasarkan  Beban  Kerja  dengan Teknik  Work  Sampling  Menggunakan Metode WISN di Unit Farmasi Rawat Jalan Krakatau  Medikal  Hospital  Cilegon  tahun 2012 . Tesis. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia