Tinjauan  Pengelolaan  Arsip  di  Bagian  Administrasi  Penjualan  PT. Astra Internasional Tbk – Auto2000 Soekarno Hatta
Lina Parlina 1 , Dinda Kartikawati 2
Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik LP3I
e-mail: linaparlina@plb.ac.id , dindakartikawati.r18ab@plb.ac.id
Abstrak:.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  proses  pengelolaan  arsip  di  PT Astra Internasional Tbk Auto 2000 Soekarno Hatta. Metode penelitian ini  di  paparkan secara  deskriftif  kualitatif  dengan    tehnik  pengumpulan  data  melalui  wawancara  dan observasi lapangan. Hasil yang diperoleh penelitian ini bahwa proses pengelolaan arsip di  bagian  administrasi  penjualan  PT  Astra  Internasional  Tbk.,  Auto  2000  terlaksana dengan  kurang  baik.  Dapat  disimpulkan  bahwa  bagian  administrasi  penjualan  di  PT Astra Internasionasional Tbk Auto 2000 belum melaksanakan sistem pengelolaan arsip yang sesuai dengan SOP yang berlaku pada perusahaan tersebut.
Kata Kunci : Admistrasi, arsip, pengelolaan

## PENDAHULUAN
Pengarsipan  merupakan  salah  satu  proses  penyimpanan  dokumen  atau  data,  yang tujuannya  untuk  memudahkan  dalam  mencari  informasi.  Arsip  memiliki  peranan  yang sangat  penting  dalam  sebuah  organisasi.  Arsip  sendiri  merupakan  salah  satu  sumber informasi  yang  akan  sangat  membantu  kita  untuk  menemukan  kembali  dokumen  di masa yang akan datang. Terutama di masa kini, kebutuhan informasi sangat dibutuhkan oleh  setiap  orang.  Teknologi  saat  ini  sudah  berkembang  sangat  pesat.  Segala  macam jenis  pekerjaan  sudah  menggunakan  komputer  sebagai  media  dalam  menyelesaikan tugas, termasuk dalam manajemen di perusahaan, dengan maksud untuk mempermudah menemukan  berbagai  informasi  di  masa  yang  akan  datang  dan  masih  ada  beberapa pekerjaan  yang  harus  dikerjakan  secara  konvensional.  Seiring  bertambahnya  waktu, penyimpanan  arsip  serta  dokumen-dokumen  akan  terus  menerus  bertambah  tanpa diikuti tata kerja serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, akan menimbulkan terjadinya masalah.    Masalah  tersebut  akan  timbul  jika  tidak  segera  ditangani,  olehkarena  itu  di dalam  penyimpanan  arsip    membutuhkan  ruangan, filling  cabinet ,  dan  peralatan lainnnya.  Begitu  pula  dengan  petugas  kearsipan,  jika  tidak  ada  yang  ditugaskan  untuk melaksanakan pengarsipan akan menimbulkan banyak masalah yang dihadapi oleh para pegawai.
Pegawai  yang  tidak  mengerjakan  penyimpanan  arsip  sesuai  dengan    SOP  akan mengakibatkan  banyak  pekerjaan  yang  terbengkalai  terutama  tugas  pokok  yang  akan dikerjakannya  dan  tidak  sedikit  perusahaan  yang  hanya  menyimpan  arsip  dan menumpuk dokumen-dokumen arsip yang disimpan sembarangan  di gudang, sehingga arsip  tersebut  cepat  rusak  dan  sulit  untuk  ditemukan  kembali  pada  saat  dibutuhkan. Arsip    sebagai  pusat  ingatan  dan  merupakan  dokumen  yang  sangat  penting  sebagai bukti  terjadinya  kegiatan  dalam  sebuah  organisasi.  Olehkarena  itu  arsip  tersebut  bisa digunakan sebagai alat pembuktian yang otentik dan bahan pendukung suatu keterangan di  beberapa  perusahaan  besar  maupun  diperusahaan  kecil  yang  masih  menggunakan proses penyimpanan data secara konvensional. Salah satunya di perusahaan Auto 2000, proses  penyimpanannya  masih  menggunakan  cara  konvensional  karena  proses penyimpanan  konvensional  ini  bisa  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  untuk menemukan  kembali  arsip,    karena  ruang  yang  banyak,  dan  juga  proses  menemukan informasi  yang  tidak  bisa  cepat  ditemukan,  salah  satu  arsip  Di  Auto  2000  yang disimpan  secara  konvensional  adalah  Bukti  Serah  Terima  BPKB  dan  STNK  yang diberikan kepada Customer.
Berdasarkan  hasil  pengamatan  di  Sub  Bagian  Administrasi  Penjualan  Auto  2000 Soekarno  Hatta,  bagian  administrasi  Penjualan  merupakan  bagian  yang  menangani laporan  penjualan,  laporan  stok,  laporan  penerimaan  barang,  pembuatan  faktur penjualan  dan  pajak,  dan  bertanggung  jawab  terhadap  kelancaran  administrasi  kredit dan  piutang.  Aktivitas  tersebut  dilakukan  oleh  bagian  administrasi  Penjualan  guna mengolah  data-data  dan  informasi  pelanggan,    proses  pengarsipan  di  Auto  2000 khususnya  bagian  Administrasi  Penjualan  pelaksanaannya  masih  kurang  baik.  Proses pengarsipan masih dilakukan oleh siswa dan mahasiswa yang magang, tidak ada tenaga khusus  yang  menangani  arsip.  Jadi,  hanya  mengandalkan  mahasiswa  atau  pun  siswa yang sedang melakukan Praktek Kerja Lapangan atau Kuliah Kerja Industri, maka  dari itu  yang  menangani  dokumen  yang  diarsipkan  berbeda-beda  orang,  tidak  sedikit dokumen  yang  hilang  ataupun  terselip  di  dokumen  jenis  lain.Juga,  tidak  sedikit dokumen  yang  mengalami  kerusakan  seperti  sobek,  karena  kurangnya  perawatan  . Kondisi ruangan arsip bisa dikatakan kurang terawat. Beberapa sudut ruangan terdapat jaring laba-laba, rak arsip dan odner yang berdebu dan kotor karena jarang dibersihkan. Fasilitas  yang  digunakan  sebagai  penunjang  proses  pengarsipan  masih  tidak  memadai, beberapa dokumen  hanya  dibiarkan di  dalam filling cabinet karena kurangnya  fasilitas dan  beberapa  dokumen  sudah  terisi  penuh  dipaksa  masuk  di odner dengan  dokumen sejenis. Membuat penamaan ordner tidak sesuai dan akan kesulitan ketika menemukan kembali  dokumen  yang  akan  dibutuhkan.  Berdasarkan  uraian  tersebut,  maka  penulis merasa  tertarik  untuk  melakukan  penelitian  dengan  judul:  Tinjauan  Pengelolaan  Arsip di  Bagian  Administrasi  Penjualan  PT  Astra  Internasional  Tbk  –  Auto  2000  Soekarno Hatta.

## KAJIAN PUSTAKA
Berdasarkan  Undang-Undang  nomor  43  Tahun  2009,  tentang  kearsipan  bahwa  arsip arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media  sesuai dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi yang  dibuat  dan  diterima oleh  lembaga  Negara,  pemerintahan  daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  Sedangkan  menurut  The  Liang
Gie  dalam  bukunya  Administrasi  Perkantoran  Modern  (Agus  Sugiarto  dan  Teguh Wahyono,  2014:  24),  arsip  adalah  suatu  kumpulan  dokumen  yang  di  simpan  secara sistematis  karena  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap  kali  diperlukan  dapat  secara cepat ditemukan kembali.
Maka  dapat  disimpulkan  jika  arsip  merupakan  sekumpulan  warkat  yang  di  simpan secara sistematis agar mudah ditemukan kembali jika suatu saat dibutuhkan. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (15:2014) Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan sebagai pusat informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengendalian, pengembangan,  perumusan  kebijaksanaan,  pengambilan  keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip  mempunyai  peranan  penting  dalam  proses  penyajian  informasi  bagi  pimpinan untuk  membuat  keputusan  dan  merumuskan  kebijakan,  oleh  sebab  itu  untuk  dapat menyajikan informasi yang cepat, tepat, dan lengkap, haruslah ada sistem dan prosedur kearsipan  yang  baik.  Mengingat  peranan  arsip  yang  begitu  penting  bagi  kehidupan berorganisasi,  maka  keberadaan  arsip  di  kantor  benar-benar  dapat  mendukung penyelesaian pekerjaan.
Bentuk  arsip  sangat  beragam,  tidak  hanya  berupa  lembaran  kertas  dan  tulisan  seperti yang sering dikenali banyak orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang terutama  berupa  surat  atau  dokumen  berbentuk  lembaran  kertas  bertulisan.  Untuk memahami  jenis-jenis  arsip,  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2014:28) mengungkapkan jenis-jenis arsip sebagai berikut:
a. Arsip dinamis
Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  secara  langsung  digunakan  untuk  perencanaan, pelaksanaan,  dan  pengendalian  kegiatan  operasional  kantor  sehari-hari.  Arsip  dinamis ini ada dua macam, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif yaitu arsip yang sering dipergunakan  secara  terus  menerus  untuk  berbagai  keperluan  perusahaan  atau  arsip dengan  frekuensi  penggunaan  cukup  tinggi  karena  sering  diperlukan  untuk  kegiatan organisasi  saat  ini.Arsip  inaktif  yaitu  arsip  yang  sudah  tidak  dipergunakan  lagi  secara terus-menerus  untuk  kegiatan  perusahaan  saat  ini  atau  arsip  dengan  frekuensi penggunaan rendah. Akan tetapi, arsip inaktif masih perlu disimpan untuk berjaga-jaga jika  suatu  saat  diperlukan  karena  berkaitan  dengan  pekerjaan  yang  saat  ini    sedang dilakukan atau berguna sebagai bahan referensi di 344\kemudian hari.
b. Arsip statis
Arsip  statis  adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk  perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional kantor sehari-hari, akan tetapi tetap disimpan  selamanya  dengan  alasan  historis.  Sistem  Pengelolaan  Arsip    akan  berjalan dengan baik jika memenuhi faktor-faktor penelolaan arsip. Dalam hal ini ada beberapa faktor  pengelolaan  arsip  menurut  Sugiarto  dan  Wahyono  (2015),  yang  perlu diperhatikan yaitu:  1)  Sistem  penyimpanan  arsip, berkaitan dengan  penyimpanan  arsip dengan  sistem  abjad,  geografis,  subyek,  dan  nomor;    2)  Fasilitas  kearsipan  yang memenuhi syarat; 3) Petugas kearsipan; 4) Lingkungan kerja kearsipan. Faktor-faktor  yang  harus  dilakukan  dalam  pengelolaan  arsip  agar  kegiatan  organisasi berupaya  menyelenggarakan  manajemen  kearsipan  dengan  baik,  meliputi:  1) Pegawai/petugas  yang  cakap  sesuai  dengan  bidang  yang  dihadapi;  2)  Keuangan  yang mendukung  untuk keberhasilan rencana pengurusan arsip; 3) Peralatan yang memadai; 4)  Sistem  atau  metode  penyimpanan  yang  baik  serta  didukung  dengan  mesin-mesin yang  akan  mengakibatkan  kelancaran  kerja  pengelolaan  arsip;  5)  Pemilihan  sitem
peralatan  berkas  arsip  yang  sesuai  dengan  aktivitas  masing-masing  melalui  prosedur kerja terarah.

## METODE PENELITIAN
Dalam  pembuatan  jurnal  ini  menggunakan  penelitian  deskriptif  kualitatif  sebagai  cara mendapatkan  informasi,  studi  kepustakaan,  wawancara,  observasi  lapangan  sebuah kegiatan  pengamatan  dan  pencatatan  yamg  dilakukan  secara  langsung,  pada  objek lokasi penelitian.

## PEMBAHASAN
Kearsipan  merupakan  salah  satu  proses  penting  bagi  sebuah  organisasi.  Maka  dari  itu perlu penanganan yang sangat baik karena memiliki peranan yang sangat penting dalam kemajuan  teknologi  saat  ini,  tidak  sedikit  aktivitas  yang  dilakukan  menggunakan  cara digitalisasi sebagai media penyelesaian masalah atau pekerjaan, tetapi tidak sedikit juga perusahaan yang masih menggunakan metode konvensional untuk melakukan aktivitas organisasi, Seperti halnya Auto 2000 Soekarno Hatta yang masih menggunakan metode konvensional untuk proses pengarsipan dokumen-dokumennya.
Pengelolaan  arsip  di  Auto  2000  masih  dilaksanakan  oleh  masing-masing  divisi.  Tidak ada  tenaga  khusus  yang  menangani  dokumen-dokumen  yang  akan  diarsipkan, penanganan  arsip  hanya  dilakukan  oleh  siswa  ataupun  mahasiswa  yang  sedang melakukan  kegiatan  magang.  Unit  bagian  administrasi    jarang    menerima  dokumen seperti  surat  masuk  dan  surat  keluar,  tetapi  terdapat  beberapa  dokumen  yang  perlu diarsipkaan,  salah  satu  contohnya,  bukti  serah  terima  BPKB  dan  STNK  dokumen tersebut  tercipta  setelah  proses  pengajuan,  lalu  setelah  pengajuan  proses  BPKB  dan STNK  di  proses  plat  nomor  kendaraan  dan    diterima  oleh  unit  Bagian  Administrasi  . Tanda Terima BPKB dan STNK merupakan bukti otentik karena terdapat tanda tangan asli  pada  dokumen  tersebut,  digunakan  sebagai  bukti  jika  sudah  terjadi  penyerahan BPKB  dan  STNK  dari  perusahaan  ke  pemilik  kendaraan  dengan  menggunakan  sales sebagai  perantara.  Tanda  terima  BPKB  dan  STNK  baru  bisa  di  arsipkan  setelah  tanda tangan  lengkap,  tanda  tangan  yang  mencetak  dokumen  atau  yang  menyerahkan  tanda tangan penerima BPKB atau STNK yang dapat diwakilkan oleh sales, dan yang terakhir proses  tanda  tangan  Kepala  Bagian  Administrasi  dan  Keuangan,  setelah  itu  dokumen tersebut  disimpan  dalam odner lalu  dimasukan  ke drawer  filling  cabinet .  Sistem penyimpanan  yang  digunakan  di  kantor  tersebut  menggunakan  sistem numerica l. Sistem  penyimpanan  ini  penyimpanan  warkatnya  berdasarkan  kode  nomor  sehinga Kegiatan  penemuan  kembali  arsip  dilakukan  lebih  dari  2  (dua)  menit,  karena  tidak sedikit ordner yang  tidak  diberi  nama  sehingga  perlu  dibuka  satu-persatu  ketika  akan menemukan  kembali  dokumen,  selain  itu  tidak  sedikit  juga  dokumen  yang  terselip  di ordner lain  sehingga  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama.  Kegiatan  peminjaman arsip  di  Bagian  Administrasi  masih  dikatakan  kurang  baik  karena  hanya  beberapa dokumen  saja  yang  melalui  proses  pencatatan  peminjaman  yaitu  dokumen  SPK  (Surat Pemesanan  Kendaraan),  itupun  dilakukan  pencatatan  sederhana  hanya  membubuhkan tanda-tangan  peminjam  saja.  Sedangkan  untuk  dokumen  lainnya  seperti  Bukti  Serah Terima STNK dan BPKB tidak dilakukan pencatatan selain itu proses penyusutan atau pemusnahan arsip  harus  menunggu  perintah  dari kantor pusat.  Jika kantor  pusat sudah
memberikan  surat  wewenang,  maka  pemusnahan  akan  dilakukan  setiap  lima  tahun sekali.  Adapun  hambatan  yang  dihadapi  saat  melakukan  observasi  di  Bagian Administrasi Unit/Penjualan, yaitu sebagai berikut: 1) Tidak adanya tenaga khusus yang menangani  arsip  di  setiap  divisi,  tidak  ada  tenaga  khusus  yang  menangani  arsip  dan dokumen  yang  perlu  diarsipkan  dilakukan  oleh  karyawan,  sedangkan  karyawan memiliki  tugas  pokoknya  masing-masing  yang  lebih  diprioritaskan.  Penanganan  arsip hanya  dilakukan  oleh  siswa  atau  mahasiswa  yang  sedang  menjalani  praktek  kerja lapangan ataupun magang. Maka, jika tidak ada yang sedang melakukan praktek kerja lapangan,  dokumen  tersebut  hanya  ditumpuk  di  atas  meja  .2)  Terdapat  beberapa dokumen  yang  tidak  diarsipkan,  beberapa  dokumen  tersebut  hanya  disimpan  di  atas meja karena sesuai dengan yang sudah dijelaskan di atas, tidak ada tenaga khusus yang menanganinya.  Sehingga  jika  ada  dokumen  yang  dibutuhkan,  sulit  untuk menemukannya  kembali,  butuh  waktu  yang  cukup  lama  untuk  menemukannya,  tidak sedikit  juga  arsip  yang  terselip  di  jenis  dokumen  yang  lain.  3)  Kurangnya  fasilitas penunjang  arsip.  Fasilitas  atau  peralatan  untuk  menunjang  kearsipan  bisa  dikatakan cukup  kurang.  Sehingga  tidak  sedikit  dokumen  yang  hanya  disimpan  di  dalam filling cabinet . Hal ini menyebabkan tidak sedikit dokumen yang hilang atau terselip. Adapun usaha-usaha yang dilakukan untuk menghadapi hambatan-hambatan di atas, antara lain sebagai  berikut.  1)  Untuk  mengatasi  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  Auto  2000 Soekarno-Hatta,  menerima  siswa  atau  mahasiswa  yang  akan  melakukan  kegiatan PKL/Magang,  dengan  begitu  proses  pengarsipan  atau  kegiatan  lainnya  dapat  terbantu dan  tidak  terbengkala.  2)  Dengan  bantuan  siswa  atau  mahasiswa  yang  sedang melakukan  kegiatan  PKL/Magang,  karena  staf  memiliki  tugas  pokok  masing-masing maka  dari  itu  mahasiswa  atau  siswa  membantu  staf  dalam  proses  pengarsipan.  3) Dikarenakan  kurangnya  fasilitas  seperti ordner dan  juga  rak  penyimpanan,  maka dilakukan penggabungan dokumen yang sejenis sampai ordner cukup penuh. Selain itu, kadang  menggunakan ordner bekas  yang  sudah  tidak  digunakan,  dokumen  tersebut sudah  disusun  berdasarkan  sistem  penyimpanan  yang  berlaku,  supaya  dokumen  pada saat  dibutuhkan  tidak  sulit  ditemukan  dan    tidak  memakan  waktu  yang  cukup  lama untuk menemukan dokumen .

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  maka  dapat  disimpulkan  dengan adanya  mahasiswa  ataupun  siswa  yang  melakukan  magang  atau  PKL  dapat meringangkan beban karyawan, sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan masing- masing,  selanjutnya  perlu  membimbing  mahasiswa  ataupun  siswa  agar  sistem pengelolaan  arsip  berjalan  dengan  baik,  tidak  ada  perbedaan  sistem  ataupun  proses penyimpanan arsip meski  berbeda- beda orang yang memegang dan dapat menghemat waktu  ketika  memproses    penyimpanan  arsip    sesuai  dengan  prosedur.  Maka  dari  itu penemuan arsip mudah ditemukan kembali.

## Daftar Pustaka
Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono.  2014. Manajemen  Kearsipan  Elektronik. Yogyakarta. Penerbit Gava Media. Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama
Asep  Sutisna  dan  Anwar  Sanusi.  2008. Surat  Niaga  dan  Kearsipan .  Bandung.  CV Arfino Raya. Nuraida, Ida. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran. Sleman. PT Kanisius. Sukarna. 2011. Dasar-dasar Manajemen. Bandung. Mandar Maju. Sukmadinata. 2011. Metode Penelitian dan Pendidikan. Bandung. Remaja Rosdakarya. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentng Ketentuan-ketentusn Pokok Kearsipan.