Kesmas Uwigama : Jurnal Kesehatan Masyarakat P-ISSN 2460-0350, E-ISSN  2477-5819 June 2023, Vol. 9 No. 1 https://journal.uwgm.ac.id/index.php/KESMAS P-ISSN: 2477-1880; E-ISSN: 2502-6623 June 2023, Vol. 9 No. 1
Review Of Factor Causing Delay Return Of Medical Record In Puskesmas Demak IIII
Author : Eiska Rohmania Zein 1 , Disna Abrilya Ertafiani 2
First Author E-mail: eiskazein@poltekkes-malang.ac.id, Poltekkes Kemenkes Malang,
Indonesia 1 disnau06@gmail.com, Poltekkes Kemenkes Semarang, Indonesia 2
DOI :10.24903/kujkm.v8i1. 2136
Received : April 2023
Accepted : May 2023
Published : June 2023
P-ISSN: 2477-1880  E-ISSN: 2502-6623 Kesmas Uwigama : Jurnal Kesehatan Masyarakat

## Abstract
Background: The  minimum  service  standard  for  returning  outpatient  medical record  files  from  the  patient  has  received  medical  services  until  the  medical record  files  are  returned  to  the  medical  record  room  within  1x24  hours. Returning  medical  record  files  at  Puskesmas  Demak  III  takes  more  than  1x24 hours,  even  up  to  1  week  from  the  time  the  patient  returns.  This  problem resulted in delays in providing patient medical record files.
Objectives: To  identify  the  factors  causing  delay  return  of  medical  record  in Puskesmas Demak III.
Research  Metodes: The  identification  methods  used  were  observation  and interview  methods.  Observations  were  made  on  the  data  sources  collected, either  primary  data  or  secondary  data  related  to  the  causes  of  delay  in returning the medical record files. Interviews were conducted by researchers to officers related to delays in returning outpatient medical record files.
Results: The  results  showed  that  the  factors  causing  the  delay  in  returning medical  records  were  the  absence  of  SOP  for  returning  medical  records,  the officers  who  were  less  competent  because  they  did  not  have  a  D3  Medical Record educational background.
Conclusion: Puskesmas need  to make  policies and SOP’s regarding the return of medical records and add medical record staff, conduct training for officers. Keywords: delay; medical record;, outpatient; puskesmas

## Abstrak
Latar  Belakang: Standar  pelayanan  minimal  pengembalian  berkas  rekam medis  rawat  jalan  dari  pasien  selesai  mendapatkan  pelayanan  medis  sampai berkas rekam medis kembali ke ruangan rekam medis dalam waktu 1x24 jam. Pengembalian  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Demak  III  memakan  waktu lebih dari 1x24 jam, bahkan bisa sampai 1 minggu dihitung sejak pasien pulang. Masalah  tersebut  mengakibatkan  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam medis pasien.
Tujuan: Mengidentifikasi  faktor  penyebab  keterlambatan  pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Demak III.
Metode  Penelitian: Metode  yang  digunakan  yaitu  metode  observasi  dan wawancara.  Observasi  dilakukan  pada  sumber  data  yang  dikumpulkan  baik data  primer  atau  data  sekunder  yang  berkaitan  dengan  penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Wawancara dilakukan oleh peneliti  kepada  petugas  yang  berkaitan  dengan  keterlambatan  pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
Hasil: Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian  rekam  medis  yaitu  belum  adanya  SOP  pengembalian  rekam medis,  petugas  yang  kurang  kompeten  karena  bukan  berlatar  pendidikan  D3 Rekam Medis.
Kesimpulan: Puskesmas  perlu  membuat  kebijakan  dan  SPO  tentang pengembalian  rekam  medis  dan  menambah  tenaga  perekam  medis, melakukan pelatihan untuk petugas.
Kata kunci : keterlambatan; rekam medis; rawat jalan; puskesma

## Copyright Notice
This work is licensed under Creative Commons Attribution 4.0 International License.

## Pendahuluan
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  No.43  Tahun  2019  mengatakan Pusat  Kesehatan Masyarakat  yang selanjutnya disebut  Puskesmas  adalah  fasilitas  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif di  wilayah  kerjanya.  Dalam  pelayanan kesehatan  perlu  didukung  adanya  sumber informasi  medis  yang  berfungsi  sebagai  alat komunikasi,  analisis  dan  evaluasi  kegiatan yaitu rekam medis.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  No.269  Tahun  2008  tentang  rekam medis  menyebutkan  bahwa  rekam  medis merupakan  berkas  yang  berisi  catatan  dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien  (Kemenkes,  2008).  Dengan  demikian dokumen  rekam  medis  harus  dikelola  dengan baik  agar  tidak  rusak  atau  hilang  sehingga dapat dipergunakan kembali untuk pengobatan atau pemberian pelayanan lainnya (Depkes RI, 2006).
Rekam medis dikatakan terlaksana dengan  baik  apabila  administrasi,  penyediaan berkas, pengolahan data, penyimpanan, retensi maupun  pemusnahan  dokumen  dilakukan dengan  baik  begitupula  dengan  pengembalian berkas rekam medis. Untuk pasien rawat jalan setelah  pasien  keluar  dari  fasilitas  pelayanan kesehatan  berkas  rekam  medis  pasien  harus dikembalikan  selambat-lambatnya  1x24  jam setelah  pasien  keluar,  secara  lengkap  dan benar (Depkes RI, 2008).
Puskesmas Demak III menyatakan bahwa rekam  medis  pasien  harus  kembali  1x24  jam setelah  pasien  pulang.  Ketepatan  waktu pengembalian  berkas  rekam  medis  berperan penting  dalam  menunjang  pelayanan  rekam medis,  khususnya  pada  pengolahan  rekam medis.  Pengembalian  berkas  rekam  medis
yang  tidak  tepat  waktu  akan  mempengaruhi mutu pelayanan di Puskesmas.
Syamsudin  (2016)  mengatakan  bahwa keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis  dapat  mempengaruhi  pelayanan  rekam medis  dan akan  menghambat kegiatan selanjutnya,  seperti  kegiatan  assembling, koding,  analisis,  indeksing  serta  beresiko menyebabkan  hilang  atau  rusaknya  dokumen rekam  medis  karena  tidak  disimpan  ditempat penyimpanan  dokumen  rekam  medis  yang sering disebut missfile.
Dari  hasil  studi  pendahuluan  yang dilakukan  penulis  pada  tanggal  07  sampai tanggal  09  Desember  2020  di  Puskesmas Demak  III,  ditemukan  permasalahan  terkait keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis  dari  poli  ke  ruang  penyimpanan. Petugas  filing  mengatakan  bahwa  berkas rekam  medis  pasien  seringkali  terlambat dikembalikan  bahkan  sampai  satu  minggu belum kembali ke ruang filing. Selain itu juga didapatkan  data  pengembalian  rekam  medis sebagai berikut:
Tabel  1.  Rekapitulasi  Waktu  Pengembalian Berkas  Rekam  Medis  Pasien  Lama  di Puskesmas Demak III.
No Ketepatan Waktu N % 1 Tepat (1x24 jam) 0 0 2 Tidak  Tepat  (  >1x24 jam) 100  100
Dari  hasil  pengamatan  diatas  dapat diketahui  bahwa  pengembalian  berkas  rekam medis  melebihi  batas  waktu  yang  telah ditetapkan untuk pasien rawat jalan yaitu 1x24 Jam.  Hal  ini  menyebabkan  petugas  filing kesulitan  mencari  berkas  rekam  medis  pasien sehingga  menyebabkan  waktu  tunggu  pasien menjadi lama. Berdasrkan unsur-unsur manajemen  menurut  Terry  (1977)  ada  lima unsur  dasar  dari  manajemen,  yaitu  man, money,  materials,  machines,  methode.  Ulul Mizanna  (2019)  dalam  Hanifah  Helminiatun (2020) mengatakan bahwa aspek Money tidak
June 2023, Vol. 9 No. 1
mempengaruhi  keterlambatan  pengembalian rekam  medis  karena  dalam  pengembalian rekam  medis  tidak  membutuhkan  biaya  yang besar, begitupula aspek Materials karena pada pengembalian  rekam  medis  material  yang digunakan hanyalah buku ekspedisi.
Peneliti  mengambil  tiga  aspek  yang  di anggap paling berpengaruh dalam keterlambatan  pengembalian  rekam  medis yaitu Man, Machines, dan Methode. Berdasarkan  latar  belakang  tersebut  maka peneliti  tertarik  untuk  melakukan  penelitian mengenai  aktor  Penyebab  Keterlambatan Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  di Puskesmas Demak III.

## Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah menggunakan  jenis  penelitian  deskriptif  yaitu menggambarkan  suatu  masalah  yang  terjadi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif.  Istilah  peneltian  kualitatif  adalah penelitian  yang  bermaksud  untuk  memahami fenomena misalnya perilaku, persepsi, motivasi,  tindakan,  dll,  secara  holistik  dan dengan cara deskriptif dalam bentuk kata-kata dan  bahasa,  pada  suatu  konteks  khusus  yang alamiah  dan  dengan  memanfaatkan  berbagai metode alamiah. Penelitian ini menggambarkan  tentang  faktor  penyebab terjadinya keterlambatan pengembalian berkas rekam  medis  dari  poli  ke  ruang  penyimpanan di  Puskesmas  Demak  III.  Subjek  pada penelitian  kali  ini  adalah  satu  orang  kepala bagian  tata  usaha  di  Puskesmas  Demak  III, dua  orang  petugas  filing,  dan  dua  orang petugas  pendaftaran.  Objek  penelitian  pada karya  tulis  ilmiah  ini  adalah  rekam  medis pasien  yang  terlambat  dikembalikan  dari  poli ke bagian filing.
Metode pengumpulan data dalam penelitian  ini  menggunakan  studi  wawancara, studi  observasi,  dam  studi  dokumentasi. Metode  wawancara  melibatkan  pengajuan pertanyaan  atau  pembahasan  hal-hal  dengan orang-orang yang bersangkutan dengan penelitian.  Pada  penelitian  ini,  penulis  akan
melakukan  wawancara  dengan  empat  orang responden,  yang  masing-masing  adalah  satu orang  Kepala  bagian  Tata  Usaha,  dua  orang petugas  filing,  dan  dua  orang  petugas  rekam medis  di  Puskesmas  Demak  III.  Observasi berupa  checklist  digunakan  untuk  mengetahui aspek  machines  dan man  yang mempengaruhi keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  di Puskesmas  Demak  III.  Dokumen  yang digunakan  yaitu  karakteristik  petugas  untuk mengetahui  usia,  jenis  kelamin,  Pendidikan, masa kerja, dan pelatihan. Pedoman dokumentasi  digunakan  untuk  mengabadikan gambar  kegiatan  yang  berkaitan  dengan pengembalian  rekam  medis  di  Puskesmas Demak III.
Hasil Penelitian
1. Standar Operasional
Prosedur Pengembalian  Rekam  Medis  di Puskesmas Demak III
Puskesmas  Demak  III  tidak  memiliki  SOP pengembalian rekam medis yang terperinci hal ini dibuktikan dengan hasil wawancara peneliti dengan  responden  yang  tidak  mengetahui tentang  SOP  pengembalian  rekam  medis Banyak  petugas  yang  tidak  mengetahui mengenai SOP yang ada di Puskesmas Demak III sehingga saat penulis melakukan wawancara  terhadap  responden,  penulis  tidak mendapatkan  informasi  mengenai  SOP  yang ada di Puskesmas Demak III.

## 2. Alur  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis di Puskesmas Demak III
Berdasarkan  wawancara  dan  pengamatan secara  langsung  yang  dilakukan  peneliti mengenai  gambaran  alur pengembalian  rekam medis di Puskesmas Demak III diperoleh hasil sebagai berikut:
Gambar 1. Alur Pengembalian Berkas Rekam Medis
Kesmas Uwigama : Jurnal Kesehatan Masyarakat P-ISSN 2460-0350, E-ISSN  2477-5819 June 2023, Vol. 9 No. 1

## 3. Mengidentifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  rekam medis dari aspek man
Pada  aspek  Man  pada  penelitian  ini adalah  sumber  daya  manusia  yaitu  petugas rekam medis yang terlibat dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di  Puskesmas  Demak  III.  Aspek  Man  yang digunakan dalam penelitian ini yaitu usia, jenis kelamin, pendidikan dan masa kerja kerja dari sumber  daya  manusia  yang  terlibat  dalam kegiatan  pengembalian  berkas  rekam  medis. Melalui hasil observasi pada tabel diatas, dapat diketahui  bahwa  tidak  ada  atau  belum  ada petugas  rekam  medis  dengan  latar  belakang pendidikan D3 Rekam Medis. Melalui metode wawancara  dengan  empat  orang  petugas rekam  medis  diketahui  bahwa  tiga  dari  empat petugas rekam medis di Puskesmas Demak III adalah  lulusan  SMA,  sedangkan  satu  orang yang  bertugas  sebgai  perekam  medis  berlatar belakang  Pendidikan  S2  Psikologi.  Salah  satu petugas  sudah  bekerja  di  Puskesmas  Demak III  selama  21  tahun,  satu  petugas  lain menginjak tahun kedua, dan dua orang petugas rekam medis baru satu tahun bertugas sebagai perekam medis di Puskesmas Demak III.
4. Mengidentifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  rekam medis dari aspek machines
Pada aspek machines, penulis mendapatkan  informasi  melalui  metode observasi.  Hasil  observasi  faktor  yang mempengaruhi  keterlambatan  pengembalian rekam medis dari aspek machines digambarkan  pada  tabel  diatas.  Pada  tabel diatas  dapat  diketahui  bahwa  di  Puskesmas Demak III memiliki sarana dan prasarana yang lengkap  namun  Puskesmas  Demak  III  tidak memiliki  buku  ekspedisi  karena  buku ekspedisi hanya terdapat di bagian tata usaha. Kemudian  di  Puskesmas  Demak  III  juga  tidak memiliki  buku  pencatatan  karena  sudah menjadi  satu  dengan  buku  ekspedisi.  Tracer juga  tidak  dipergunakan  pada  Puskesmas Demak  III,  hal  ini  mengakibatkan  petugas
tidak  mengetahui  dokumen  rekam  medis mana yang tidak ada di rak penyimpanan.
5. Mengidentifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  rekam medis dari aspek methode Pada aspek methode penulis menggunakan  prosedur  wawancara  kepada  4 orang  petugas  rekam  medis  dan  seorang kepala bagian tata usaha di Puskesmas Demak III.  Petugas  masih  belum  melaksanakan pengembalian  rekam  medis  sesuai  dengan Standar  Depkes  RI  yang  berlaku  yaitu  1x24 jam. Selain itu dikarenakan dokter yang belum tanda  tangan  dan  dokter  tidak  selalu  berada di ruangan, hal ini menyebabkan berkas tidak segera  dikembalikan  ke  ruang  filing  rekam medis karena masih menunggu berkas  rekam medis  lengkap.  Responden  juga  menuturkan bahwa  kurang  adanya  sosialisasi  terkait  SOP pengembalian  dan  pengisian  berkas  rekam medis terhadap petugas di Puskesmas Demak III  sehingga  petugas  masih  sering  tidak  tepat wakt  dalam  melaksanakan  pengembalian berkas rekam medis ke ruang filing.
Sosialisasi  tentang  SOP  pengembalian dokumen  rekam  medis  dapat  memberikan kejelasan  bagi  seluruh  petugas  untuk mengembalikan dokumen rekam medis tepat waktu. Pengembalian rekam medis yang tidak tepat  waktu  mengakibatkan  waktu  tunggu dan  penyediaan  berkas  rekam  medis  yang lama  karena  berkas  tidak  ada  dalam  rak penyimpanan  maka  petugas  harus  mencari berkas  rekam  medis  di  poli  terlebih  dahulu sehingga pasien tidak kunjung dilayani.

## Pembahasan

## 1. Standar Operasional Prosedur di Puskesmas Demak III
Puskesmas  Demak  III  tidak  memiliki  SOP mengenai pengembalian rekam medis.
Namun  ada  atura  tetap  yang  menyatakan bahwa  waktu  pengembalian  rekam  medis rawat  jalan  di  Puskesmas  Demak  III  adalah 1x24 jam dan aturan tersebut sudah ada sejak
June 2023, Vol. 9 No. 1
dahulu  dan  dijadikan  sebagai  aturan  tetap menurut  para  petugas  yang  bekerja  di Puskesmas  Demak  III.  Sejalan  dengan UndangUndang  No.29  tahun  2004  tentang Praktik  Kedokteran  pasal  50  mengenai  SOP. Puskesmas  Demak  III  seharusnya  membuat SOP  pengembalian  rekam  medis  untuk meminimalisir  terjadinya  masalah  masalah terkait  pengembalian  berkas  rekam  medis. Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Rachmani (2010)  yang  menyatakan  bahwa  SOP  dapat merupakan  salah  satu  faktor  keterlambatan pengembalian rekam medis kembali ke ruang penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Bila Puskesmas  tidak  memiliki  SOP  tentang pengembalian  rekam  medis  maka  kegiatan pengembalian  rekam  medis  tidak  dapat berjalan  dengan  baik  karena  tidak  memiliki acuan  atau  suatu  aturan  dalam  tata  cara pengembaliannya.

## 2. Alur  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis di Puskesmas Demak III
Alur  pegembalian  rekam  medis  di Puskesmas  Demak  III  sebenarnya  sudah berjalan  dengan  baik.  Rekam  medis  disikan setelah  dilakukan  pemeriksaan  dan  tindakan kepada  pasien.  Setelah  mengisi  kelengkapan rekam  medis  pasien  maka  berkas  rekam medis  akan  dikembalikan  ke  ruang  filing dalam  kurun  waktu  1x24  jam  setelah  pasien pulang.  Setelah  dikembalikan  maka  petugas yang berada di poli akan mengisi status rekam medis  di  aplikasi  SIMPUS  dengan  merubah status  rekam  medis  menjadi  sudah  kembali. Seseorang  yang  menerima/meminjam  rekam medis,  berkewajiban  untuk  mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Dan harus  dibuat  ketentuan  berapa  lama  jangka waktu  peminjaman  berkas  rekam  medis  atau rekam medis berada diluar ruang penyimpanan  rekam  medis”  (Depkes  RI, 2006).
Dalam  penelitian  nya  di  RS  An-Nisa Tangerang  Raysha  (2017) mengatakan  bahwa
prosedur  pengembalian  rekam  medis  rawat jalan  di  Rumah  Sakit  tersebut  adalah  sebagai berikut: 1) Lakukan pengecekan rekam medis saat  dikembalikan  dari  poliklinik  berdasarkan print  out  daftar  jumlah  kunjungan  pasien masing – masing  poliklinik.  2)  Periksa  dan hitung  kembali  jumlah  rekam  medis  yang dikembalikan. 3) Selesai koding, rekam medis dibawa  ke  RMIK  untuk  di  assembling.  4) Lakukan  penyimpanan  sesuai  sistem.  Melihat dari penelitian sebelumnya, alur pengembalian  rekam  medis  di  Puskesmas Demak  III  sudah  baik  hanya  saja  waktu pengembalian  nya  belum  sesuai  yaitu  1x24 jam.  Hal  ini  mengakibatkan  aktfitas  atau kegiatan pelayanan pasien menjadi terhambat karena  saat  ada  pasien  lama  dating  berobat dan  rekam  medis  belum  dikembalikan  ke  rak filing  maka  pasien  harus  menunggu  lama untuk  penyediaan  berkas  rekam  meids  nya sehingga  pasien  akan  merasa  tidak  puas  atas pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas.

## 3. Mengidentifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  rekam medis dari aspek man
Berdasarkan  hasil  observasi  menyatakan bahwa  semua  petugas  rekam  medis  di Puskesmas  Demak  III  bukan  lulusan  rekam medis.  Menurut  Kemenkes  RI  (2013)  sumber daya  rekam  medis  minimal  berpendidikan  D3 Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan. Petugas  rekam  medis  harus  memahami kompetensinya. Salah satu kompetensi pendukung  yang  dimiliki  perekam  medis adalah  menerapkan  latihan  bagi  staf  yang terkait dalam sistem data pelayanan kesehatan (Kemenkes RI, 2007). Irawan (2013) menyatakan  tenaga  kerja  yang  lebih  terlatih dinilai akan memiliki produktivitas yang lebih tinggi di dunia kerja dan dunia usaha sehingga pada akhirnya mampu meningkatkan pendapatan, kesejahteraan dan kualitas hidupnya.
June 2023, Vol. 9 No. 1
Tujuan utama diadakannya pelatihan adalah  untuk  menambah  wawasan  para karyawan  agar  lebih  profesional  dalam pekerjaanya. Menurut Marfungah (2013) lama bekerja  adalah  suatu  kurun  waktu  atau lamanya  tenaga  kerja  itu  bekerja  di  suatu tempat.  Lama  kerja  dikategorikan  menjadi dua, meliputi : a) Lama kerja kategori baru ≤ 3 tahun  b)  Lama  kerja  kategori  lama  >  3  tahun Dalam  Utaminingsih  (2014)  usia  dan  prestasi kerja  saling  terkait.  Ada  suatu  keyakinan bahwa  produktifitas  kerja  akan  semakin menurun  seiring  bertambahnya  usia.  Usia produktif  dianggap  sudah  mampu  bekerja dengan  maksimal  dan  menghasilkan  barang maupun jasa.
Menurut  Hasibuan  (2001)  pendidikan  juga merupakan suatu indikator yang mencerminkan  kemampuan  seseorang  untuk dapat menyelesaikan  suatu  pekerjaan.  Dengan latar  belakang  pendidikan  pula  seseorang dianggap  akan  mampu  menduduki  suatu jabatan  tertentu.  Semakin  tinggi  tingkat pendidikan  seseorang  maka  hasil  kerja  akan lebih  baik  begitupula  sebaliknya  seseorang yang  berpendidikan  rendah  maka  hasil  kerja rendah  pula.  Kemudian  menurut  Henry Simamora  (2004)  pelatihan  mempunyai  andil besar  dalam  menentukan  efektivitas  dan efisiensi  organisasi.  Petugas  yang  tidak memiliki  latar  belakakang  Pendidikan  D3 Rekam  Medis  dan  kemudian  tidak  pernah mengikuti pelatihan tentu saja akan mempengaruhi kinerja petugas tersebut, dibutuhkan  pelatihan  agar  petugas  dapat melaksanakan  pekerjaannya  dengan  baik  dan optimal.
Kesimpulan  dari  aspek  man  ditemukan beberapa permasalahan. Petugas tidak memiliki  latar  belakang  Pendidikan  rekam medis dan informasi Kesehatan, belum pernah dilakukan  pelatihan  terkait  kompetensi  rekam medis  khususnya  terkait  pengembalian  berkas rekam  medis.  Adanya  petugas  yang  lama kerjanya  ≤  3  tahun  dikategorikan  belum memiliki  pengalaman  yang  cukup  ditambah belum  adanya  pelatihan  dapat  membuat pengetahuan petugas kurang optimal.
Kemudian  usia  yang  petugas  yang  sudah saatnya  penisun  juga  mempengaruhi  kinerja petugas  karena  fisik  dan  daya  pikirnya  tidak lagi  sekuat  saat  usia  muda.  Menurut  peneliti pelatihan  sangat  penting  bagi  para  pegawai karena  dapat  menambah  wawasan  dan keterampilan  agar  dapat  bekerja  secara profesional  dan  memiliki  produktivitas  yang tinggi.  Sehingga  dengan  mengikuti  pelatihan mengenai  rekam  medis,  pengisian  dan pengembalian berkas rekam medis diharapkan dapat  menambah  pengetahuan,  meningkatkan keterampilan bagi petugas dan dapat menunjang kegiatan pengisian dan pengembalian  berkas  rekam medis  serta  dapat meminimalkan kejadian
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Demak III.
4. Mengidentifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  rekam medis dari aspek machines
Fasilitas  dalam  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  jalan  sangat  diperlukan agar  pengembalian  tepat  waktu  dan  lengkap. Berdasarkan  hasil  observasi  yang  telah dijabarkan  di  bab  4  bahwasanya  perlu  adanya fasilitas  sendiri  khusus  dibagian  filing  agar petugas lebih optimal dalam menggunakannya. Berdasarkan  Larinse  dkk  (2019),  yang  dapat mempengaruhi berjalannya suatu sistem seperti sumber pembiayaan, kebijakan manajemen,  dan  komunikasi  dalam  rangka mendukung  penerapan  sistem  informasi  yang berjalan  di  suatu  instansi.  Kebijakan  sendiri merupakan  faktor  terpenting  yang  mengatur prosedur  pelaksaan  dari  sebuah  sistem  yang dapat  diwujudkan  maka  dari  itu  kebijkaan dalam  pembaruan  sistem  seperti  software  dan hardware  sangatlah  penting  untuk  menjamin sistem informasi yang baik.
5. Mengidentifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  rekam medis dari aspek methode
Menurut undang-undang No.29 tahun 2004 tentang  praktik  kedokteran  pasal  50  yang dimaksud dengan Standar Operasional Prosedur  (SOP)  adalah  suatu  perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan
June 2023, Vol. 9 No. 1
untuk  menyelesaikan  suatu  proses  kerja  rutin tertentu.  Standar  Operasional  Prosedur  atau SOP  memberikan  langkah  yang  benar  dan terbaik  berdasarkan  konsensus  bersama  untuk melaksanakan  berbagai  kegiatan  dan  fungsi pelayanan  yang  dibuat  oleh  sarana  pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.
Direktur rumah sakit wajib membuat prosedur kerja  tetap  penyelenggaraan  rekam  medis  di rumah  sakit  masing-masing  (Dirjen  Yanmed, 1997).  Sejalan  dengan  teori  tersebut  petugas diharuskan  untuk  menjadikan  SOP  sebagai pedoman  dalam  bekerja  untuk  menyelesaikan proses  kerja  rutindalam  hal  ini  pengembalian berkas  rekam  medis  agar  dapat  berjalan dengan baik.
Menurut peneliti dalam kegiatan pengembalian  berkas  rekam  medis,  adanya SOP dan sosialisasinya akan sangat membantu petugas  dalam  menyelesaikan  pekerjaannya sesuai  dengan  peraturan  atau  prosedur  yang berlaku,  dalam  hal  ini  SOP  yang  dimaksud adalah SOP mengenai pengisian dan pengembalian berkas rekam medis agar berkas dikembalikan  tepat  waktu  sesuai  dengan  SOP yang  sudah  ditentukan  di  Puskesmas  Demak III. Peneliti berpendapat bahwa dengan adanya SOP  pengembalian  dan  pengisian  berkas rekam  medis  disetiap  poli  dan  dengan mengadakan  sosialisasi  secara  rutin  dapat meningkatkan kesadaran petugas dalam melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga dapat diharapkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dapat diminimalisir.

## Kesimpulan
1. Puskesmas  Demak  III  tidak  memiliki SOP pengembalian rekam medis yang mengakibatkan petugas tidak mengetahui tentang pelaksanaan pengembalian rekam medis
2. Alur  pengembalian  rekam  medis sudah terlaksana dengan baik namun dokmen  rekam  medis  sering  tidak terisi dengan lengkap
3. Faktor penyebab keterlambatan
pengembalian  rekam  medis  dari aspek Man, Machines, dan Methode.
a. Man
Pengetahuan  yang  dimiliki  oleh petugas  terkait  pengembalian  dan pengisian  berkas  rekam  medis masih kurang, dikarenakan petugas tidak memiliki latar pendidikan  D3  Rekam  Medis. Kurangnya  pelatihan  bagi  petugas terkait rekam medis serta kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya sebuah pelatihan
b. Machines Tidak  ada  buku  ekspedisi  maka pada  saat  rekam  medis  medis dikembalikan  tidak  ada  bahan pencatatan sebagai evaluasi terkait permasalahan
c. Methode
Tidak  terdapat  SOP  pengembalian rekam  medis  setiap  dan  tidak dilakukannya  sosialisasi  terkait waktu  pengembalian  rekam  medis sehingga  petugas  kurang  memiliki kesadaran  terhadap  pentingnya ketepatan  waktu  pengembalian rekam medis

## Referensi
Gusti,  R.  L.  N.  (2017).  “Tinjauan Pelaksanaan Pengembalian Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  Di  RSUD
Panembahan Senopati Bantul.”
Han, S. E., & Goelman. A. (2019). Journal of  Chemical  Information  and  Modeling 53(9):  1689 – 99.  Kemenkes  RI.  (2016). “Buku  Data  Dasar  Puskesmas  Kondisi Desember 2015.”
Pusat  Data  dan  Informasi  Kementerian Kesehatan RI 53(9): 1 – 169.
Kesehatan,  Kementerian.  2019. Αγαη 8(5): 55.
Kristiana.  I,  &  Maulana.  F.  I.  (2015). “Tinjauan  Keterlambatan  Pengembalian Rekam Medis Pasien Pasca Rawat Inap Di Rumah  Sakit  Mitra  Keluarga  Kelapa Gading.” Medicordhif 02(1): 1– 14.
June 2023, Vol. 9 No. 1
Kuntoro,  W.,  &  Istiono,  W.  (2017). “Kepuasan  Pasien  Terhadap  Kualitas
Pelayanan Di Tempat Pendaftaran
Pasien.” E -Journal 2(1): 140 – 48.
Lestari,  D.  F.  A.,  Wicaksono,  A.  P.,  & Deharja,  A.  (2020).  Tinjauan  Faktor Ketidaktepatan  Pengembalian  Sensus Harian Rawat Inap Di RSUP DR.  Soeradji Tirtonegoro Tahun 2020. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan.” 1(3): 374 – 80.
Maryani.  (2016).  “Analisis  Dampak
Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Kia  PKU Muhammadiyah  Kotagede  Yogyakarta.” Journal  of  Chemical  Information  and Modeling 53(9): 1689 – 99.
Muliadi, D. (2015).
“Universitas Sumatera Utara 7.” : 7– 37. Nugraha, M. S. (2015). “Pembelajaran PAI Berbasis  Media  Digital.”  Universitas Pendidikan Indonesia.
Puskesmas, D I, & Jatisrono I Kabupaten. (2019).  “Analisis  Proses  Pelayanan Pendaftaran Pasien Di Puskesmas
Jatisrono  I  Kabupaten  Wonogiri.”  Jurnal Kesehatan  Masyarakat  (e-Journal)  7(1): 105 – 12.
RI,  Kemenkes.  (2008).  “Permenkes  No. 269/Menkes/Per/III/2008::Rekam Medis.” : 7.
Utami, T. W. (2016). “Prediksi Kebutuhan Tempat  Tidur  Berdasarkan  Standar  BOR Depkes Di Bangsal Rawat Inap RSUD Prof DR Margono Soekarjo Purwokerto Tahun 2016- 2021.” Eprints.Dinus.Ac.Id: 12– 24.
Yulia,  N.,  &  Muchtar,  R.  D.  (2017). “Kecepatan Pendistribusian Rekam
Medis  Ke  Poliklinik  Di  Rumah  Sakit  An- Nisa Tangerang.” Inohim 5(1): 109– 13