RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA KEMENTRIAN ENERGY DAN SUMBER DAYA MINERAL DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Yudi Harsono 1) , Ady Widjaja 2)
1 Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : yudihar34@gmail.com 1) , ady_w168@yahoo.co.id 2)

## Abstrak
Pengadaan merupakan  suatu  kegiatan yang berkaitan  dengan pemenuhan atau  penyediaan  sumber daya (barang atau jasa) pada suatu proyek tertentu. Pengadaan barang atau jasa atau telah banyak dilakukan oleh semua pihak baik dari pemerintah maupun swasta. Pemerintah mengatur tentang pengadaan barang atau jasa yang  dituangkan  ke  dalam  Peraturan  Presiden  (Perpres)  nomor  70  tahun  2012,  yang  merupakan  perubahan kedua dari Perpres nomor 54 tahun 2010. Menurut Perpres nomor 70 tahun 2012, pengadaan barang atau jasa pemerintah  dapat  digolongkan  menjadi  pengadaan  barang,  pengadaan  jasa  konsultansi,  pekerjaan  konstruksi dan  pengadaan  jasa  lainnya.  Perpres  nomor  70  tahun  2012  tentang  pengadaan  barang  atau  jasa  pemerintah mengamanatkan  bahwa  semua  proses  pengadaan  barang  atau  jasa  pemerintah  menerapkan  beberapa  prinsip seperti  transparan,efektif,  efisien,  bersaing  dengan  adil/tidak  diskriminatif  dan  akuntabel  serta  terbuka, sehingga nanti dapat diperoleh penyedia barang atau jasa yang mempunyai kualifikasi dan diharapkan mampu menyediakan barang atau jasa sesuai  dengan spesifikasi  yang disyaratkanKeberadaan suatu  barang mennjadi suatu  hal  yang  sangat  penting  mengingat  proses  pekerjaan  dalam  suatu  instansi  atau  pemerintah membutuhkannya, jika barangyang dibutuhkan tidak tersedia maka akan menghambat suatu pekerjaan. control terhadap  suatu  permintaan  barang  yang  dibutuhkan  pada  Kementerian  Energi  dan  Sumber  Daya  Mineral Republik Indonesia masih kurang ditingkatkan, dikarenakan adanya laporan nominal suatu pengadaan barang yang  tidak  sesuai  dengan  laporan  kepada  Pejabat  Pembuat  Komitmen  hal  tersebut  dikarenan  belum  adanya sebuah sistem yang menangani proses pengadaan barang sehingga diperlukan sebuah sistem yang menangani proses pengadaan barang tersebut kedalam sebuah database .
Kata Kunci : Pengadaan Barang , Sistem Informasi, Barang
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Proses  Pengadaan  Barang  merupakan  suatu kegiatan  yang  berhubungan  dengan  pemenuhan atau  menyediaakan  barang  untuk  bekerja. Pengadaan  barang  atau  jasa  atau  telah  banyak dilakukan  oleh  semua  pihak  baik  dari  pemerintah maupun  swasta.  Pemerintah  mengatur  tentang pengadaan  barang  atau  jasa  yang  dituangkan  ke dalam Peraturan Presiden (Perpres) nomor 70 tahun 2012,  yang  merupakan  perubahan  kedua  dari Perpres  nomor  54  tahun  2010.  Menurut  Perpres nomor  70 tahun  2012,  pengadaan  barang  atau  jasa pemerintah  dapat  digolongkan  menjadi  pengadaan barang,  pengadaan  jasa  konsultansi,  pekerjaan konstruksi  dan  pengadaan  jasa  lainnya.  Perpres nomor  70  tahun  2012  tentang  pengadaan  barang atau jasa pemerintah mengamanatkan bahwa semua proses  pengadaan  barang  atau  jasa  pemerintah menerapkan beberapa prinsip seperti transparan,efektif, efisien, bersaing dengan adil/tidak diskriminatif dan akuntabel serta terbuka, sehingga  nanti  dapat  diperoleh  penyedia  barang atau  jasa  yang  mempunyai  kualifikasi  dan diharapkan  mampu  menyediakan  barang  atau  jasa sesuai dengan spesifikasi yang
disyaratkanKeberadaan  suatu  barang  mennjadi suatu  hal  yang  sangat  penting  mengingat  proses pekerjaan  dalam  suatu  instansi  atau  pemerintah membutuhkannya,  jika  barangyang  dibutuhkan tidak  tersedia  maka  akan  menghambat  suatu pekerjaan.  control  terhadap  suatu  permintaan barang  yang  dibutuhkan  pada  Kementerian  Energi dan  Sumber  Daya  Mineral  Republik  Indonesia masih  kurang  ditingkatkan,  dikarenakan  adanya laporan nominal suatu pengadaan barang yang tidak sesuai  dengan  laporan  kepada  Pejabat  Pembuat Komitmen  hal  tersebut  dikarenan  belum  adanya sebuah  sistem  yang  menangani  proses  pengadaan barang  sehingga  diperlukan  sebuah  sistem  yang menangani  proses  pengadaan  barang  tersebut kedalam sebuah database .

## 2.  Metode Penelitian
Metode  Penelitian  digunakan  untuk  menyusun rencana pembuatan aplikasi pengadaan barang yang akan dibuat, metode tersebut antara lain:
a. Wawancara (Interview)
Proses  wawancara  adalah  memberikan Pertanyaan  secara  lisan  pada  bagian  yang
terlibat  pada  sistem  Pengadaan  barang yang akan dibuat. b. Pengamatan (Observasi)
Untuk  proses  observasi  atau  pengamatan penulis  melakukan  penelusuran  langsung ke  bagian-bagian  yang  terlibat  dalam proses pengadaan barang.
c. Penelitian Kepustakaan Studi  kepustakaan  dilakukan  dengan  cara memahami  berbagai pustaka  yang ada dan berhubungan  dengan  aplikasi  pengadaan barang  terutama  jurnal-jurnal  yang  terkait dengan pengadaan barang.
d. Desain Sistem. Pada tahap desain sistem dilakukan dengan
cara melakukan proses menganalisa sistem yang  akan  dibuat  dan  merancang  sistem yang akan dibuat

## 3.   Hasil dan Pembahasan
Pada Pembahasan mengenai sistem yang sedang berjalan, mulai dari proses bagian yang mengajukan permintaan  barang,  pengadaan  barang  sampai pembuatan  laporan  kepada  Pejabat  pembuat Komitmen .

## 3.1 Proses Bisnis
Adapun  tujuan  dari  Activity  diagram  adalah untuk  mengetahui  proses  pengadaan  barang  pada Kementerian  Energi  Dan  Sumber  Daya  Mineral Republik  Indonesia  dan  digambarkan  melalui diagram  activity,  berikut  activity  diagram  sistem berjalan :
a. Permintaan Barang Pejabat Pembuat Komitmen Bagian Tata Usaha Bagian Kirim FPB (Form Permintaan Barang) Terima FPB Tanda Tangani FPB Terima FPB [Sesuai] [Tidak Sesuai] Cek FPB
Gambar 1 : Activity Diagram Permintaan Barang
Bagian  atau  unit  yang  memerlukan  barang akan  mengirim  sebuah  Form  Permintaan  Barang kepada  Tata  Usaha,  kemudian  Form  Permintaan Barang  akan  diteruskan  kepada  Pejabat  Pembuat Komitmen  untuk  diperiksa,  jika  Form  tersebut disetujui  maka  akan  ditanda  tangani  dan  dikirim kembali ke bagian atau uni Tata Usaha..

## b. Permintaan Surat Penawaran Harga
Supplier Bagian Tata Usaha Meminta kirimkan SPH by phone Buat SPH Kirim SPH Terima SPH

## Gambar 2 : Activity Diagram Permintaan Surat Penawaran Harga
Jika  suatu  barang  yang  diminta  oleh  bagian tidak  tersedia,  maka  Tata  Usaha  akan  melakukan pemesanan  barang  (Purchase  Order)  dan  Bagian Tata Usaha menghubungi supplier untuk memberikan  penawaran  harga  mengenai  barang yang  akan  dipesan,  jika  terjadi  kesepakatan  harga maka  Bagian  tata  usaha  akan  mengirimkan Purchase Order
c. Pembuatan Purchase Order
Supplier Bagian Tata Usaha Buat PO Terima PO Kirim PO

## Gambar 3 : Activity Diagram Purchase Order
Setelah  Supplier  mengirimkan  harga  mengenai barang  yang  akan  dibeli,  maka  bagian  tata  usaha akan membuat Purchase
Order dan mengirimkannya kembali kepada Supplier.
d. Pembuatan Tanda Terima Barang Bagian
Bagian Bagian Tata Usaha Periksa barang yang diminta Terima Barang Dan TTB Serahkan Barang Dan TTB [ Tersedia ] [ tidak Tersedia ] Buat PO G
ambar 4 : Activity Diagram Tanda Terima Barang Bagian
Barang  yang  tersedia  atau  tidak  akan  diperiksa oleh  bagian tata usaha, kemudian  jika telah selesai diperiksa maka bagian tata usaha akan mencetakan tanda  terima  barang  untuk  bagian  yang  meminta, namun  jika  barang  yang  diminta  tidak  tersedia makan akan membuat purchase order
3.2 Fishbone Diagram Laporan Pengadaan Barang Tidak Akurat Laporan Tidak Akurat Kesalahan Perhitungan Pembelian Sulit memantau Stok Barang Tidak adanya sistem Yang memantau stok barang Stop Opname barang seminggu sekali Human Error dalam menghitung harga dan jumlah barang Bagian pengadaan barang Tidak teliti menghitung Arsiip pembelian Ada yang hilang Berkas-berkas pembelian Tidak tersimpan dengan baik

## Gambar 5 : Fishbone Diagram
Pada  proses  pembuatan  dokumen  form permintaan  barang  terkadang  masih  ditemukan kesalahan  perhitungan  total  pembelian,  karena human  error  Bagian  Tata  Usaha  dalam  proses menghitung  harga  dan    kesalahan  menghitung jumlah  barang,  sehingga  mengakibatkan  anggaran pembelian  tidak  sesuai,    sehingga  perlu  Adanya modul yang menangani pembuatan form permintaan  barang,  pada  form  tersebut  harga barang  dan  jumlah  barang  yang  dibeli  harus  dapat melakukan  perhitungan  secara  otomatis,  Pada proses  pembuatan  permintaan  barang  bagian pengadaan  kondisi  stock  barang  atau  ketersediaan barang  yang  ada  di  gudang,    hal  ini  karena  proses stock  opname  yang  dilakukan  seminggu  sekali, sehingga proses pelayanan permintaan  barang oleh
bagian  menjadi  lama,  oleh  karena  itu  diperlukan Sebuah  modul  yang dapat melihat keberadaan stok barang  sehingga  ketersediaan  stok  barang  dapat teratasi.
3.3 Sistem usulan a. Use Case Diagram Untuk melakukan penggambaran akan kebutuhan mengenai aplikasi yang akan dibuat dari sisi user maka dapat digambarkan melalui use case diagram . Entry FPB Bagian Tata Usaha Entry SPH Cetak PO Gambar 6: Use Case Sistem Usulan File Transaksi Bagian Tata Usaha Cetak TTB Cetak TTBS Gambar 7: Use Case Sistem Usulan Pengiriman Bagian Tata Usaha Cetak Laporan Tanda Terima Barang Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Penawaran Harga Cetak Laporan Permintaan Barang Pejabat Pembuat Komitmen
Gambar 8 :Use Case Sistem Usulan Cetak Laporan
Untuk  Proses  atau  langkah  berikutnya  yaitu dengan  merancang  sebuah  basis  data  sehingga menjadi  satu  kesatuan  dan  dapat  menyimpan  data dari aplikasi yang dibuat .
1) Entity Relationship Diagram
( ERD ) Bagian SPH kirim Barang ISI untuk Supplier pilih PO TTB KdBagian NamaBagian KdBrg NamaBrg Satuan HrgBrg Stok NoFPB TglFPB StatusF NoSPH KdBrg HrgSPH Qty Keterangan NoSpl NamaSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl NoPO TglPO TglKirim Untuk StatusP NoTTB TglTTB Note 1 M M N 1 1 M 1 untuk 1 FPB dapat 1 Ajukan NoFPB KdBrg JmlAjukan Deskripsi N M 1 NoSPH TglSPH NoRefSPH TglRefSPH StatusS 1 KdBagian NoFPB NoTTB NoFPB NoFPB NoSPH NoSpl NoSPH NoPO NoSPH Buat TTBS 1 NoPO NoTTBS NoTTBS TglTTBS Catatan 1 Gambar 9 :  ERD.
2) Spesifikasi Basis Data
Pada  proses  spesifikasi  basis  data  setiap  tabel akan  diuraiakan  secara  rinci  dan  detail,  untuk gambaran  mengenaai  spesifikasi  basis  data  dapat dilhat pada tabel berikut;:
a) Nama Tabel     : Supplier Media Data     : Hard Disk
Isi Data : Data Supplier Organisasi file :Index Sequential Primary Key    :NoSpl Panjang Record: 101 Byte
Jumlah Record : 9 Record
Struktur
:
Tabel 1 : Tabel Spesifikasi Basis data Supplier
b) Nama File    : Tanda Terima Barang Media        : Hard Disk Isi : Data Penerimaan Barang Organisasi    : Index Sequential Primary Key : NoTTB Panjang Record: 94 Byte
Jumlah Record: 3168 Record Struktur   : Tabel 2 : Tabel Spesifikasi Basisdata TTB

## 3) Estimasi Kebutuhan Basis Data
(a) Rancangan Estimasi akan  Kebutuhan basis data 3 tahun kedepan
Tabel  3  :  Tabel  Estimasi  kebutuhan  basis data 3 tahun kedepan
(b) Estimasi  Kebutuhan  Simpanan  data  dalam  3 tahun kedepan
Tabel 4 : Tabel Estimasi kebutuhan simpanan data dalam 3 tahun kedepan
a. Struktur Tampilan
.:: APLIKASI PENGADAAN BARANG KEMENTRIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL  ::.
File Master Transaksi Pengiriman Laporan Bagian Supplier Barang Entry FPB Entry SPH Cetak PO Cetak TTB Permintaan Barang Penawaran Harga Pengadaan Barang Tanda Terima Barang Rekapitulasi Pengadaan Cetak TTBS Gambar 10: Struktur Tampilan
b. Rancangan layar ( User Interface )
Berikut  Contoh  Rancangan  layar  Menu Utama.
.:: APLIKASI PENGADAAN BARANG KEMENTRIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL  ::. .:: APLIKASI PENGADAAN BARANG KEMENTRIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL  ::.
File Master Transaksi Laporan
Pengiriman

## Gambar 11 : Rancangan Layar Menu Utama
Rancangan  Layar  dari  menu  Utama  beerfungsi untuk  menampilkan  proses  pengadaan  barang  pada
Kementrian ESDM, setiap fungsi akan dikelompokan  sesuai  dengan  fungsinya  masing- masing  seperti  file  master  yang  berisi  supplier, bagian dan barang
Form Permintaan Barang oleh Bagian Form Permintaan Barang oleh Bagian
Nomor Transaksi
No. FPB [ Tampil ] Tanggal FPB Dd/mm/yyyy
Data Barang Kode Barang [ Tampil ]
Nama Barang
[ Tampil ] Satuan [ 9.999.999 ] Descripsi [ 9999 ] Jumlah Ajukan Harga No. [ Tampil ] Kode Barang Nama Barang
Harga Satuan JumlahAjukan [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] Jumlah Harga [ Tampil ] Cari Tambah [ 9.999.999 ] Total FORM PERMINTAAN BARANG Bagian Kode Bagian [ Tampil ] Nama Bagian Cari [ x – 50 – x  ] Jumlah Harga [ 9.999.999 ] [ Tampil ] Tombol Simpan Keluar Batal

## Gambar 12 : Rancangan Layar  Entry Form Cetak Form Permintaan Barang
Pada  proses  Penginputan  data  Permintaan barang  akan  berisi  mengenai  data  barang  yang diminta  oleh  masing-masing  bagian,  dan  tombol simpan  berguna  untuk  memasukan  data  ke  tabel FPB, serta tombol barang untuk cancel permintaan barang dan tombol keluar untuk keluar dari Form
FormTTBS FormTTBS Data Purchase Order
Nomor PO [ Tampil ]
Nama Supplier Dd-mm-yyyy Nomor TTBS Tombol Simpan Keluar Batal Nomor Transaksi [ Tampil ] Tanggal TTBS Dd-mm-yyyy FORM  TANDA  TERIMA BARANG SUPPLIER [ x – 50 - x ] Catatan Kode Barang
Nama Barang Jumlah [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
[ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]

## Gambar 13 : Rancangan Layar  Entry Form Cetak Tanda Terima Barang Supplier
Pada  Cetak  Tanda  Terima  Barang  Supplier berisi  tentang  data-data  barang  yang  dikirim  oleh supplier, tombol simpan berfungsi untuk menyimpan  data  ke  tabel  TTBS  dan  membuat cetakan Tanda Terima Barang kepada Suplier, batal untuk  membatalkan  Pembuatan  Tanda  Terima Barang  Supplier  dan  keluar  untuk  keluar  dari  form cetak Tanda Terima Barang Supplier
S / D Tombol Cet ak Kel uar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN PENGADAAN BARANG
Gambar 14 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pengadaan

## Barang
Pada  rancangan  layar  Laporan  pengadaan barang,  bagian  tata  usaha  akan  memilih  Periode Laporan mulai dari tanggal periode tertentu sampai dengan  tanggal  akhir  laporan.  untuk  mencetak laporan  maka  bagian  tata  usaha  menekan  tombol cetak
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN REKAPITULASI PENGADAAN BARANG
Gambar 15: Rancangan Layar Cetak Laporan Rekapitulasi

## Pengadaan Barang
Rekapitulasi  Pengadaan  berisi  mengenai nominal  uang  untuk  pembelanjaan  barang  pada periode tertentu, Bagian Tata Usaha akan memilih periode  tanggal  mulai  sampai  dengan  periode tanggal  akhir,  dan  menekan  tombol  cetak  laporan rekapitulasi  pengadaan  akan  tampil  dan  jika  ingin keluar form maka tekan tombol keluar.
c. Sequence Diagram
Berikut contoh sebagaian Sequence Diagram
: Frm_Supplier : Ctrl_Supplier : Supplier Open Form () Open Form () Open Form () Display (noSpl) Counter (NoSpl +1) Input Supplier () Input Supplier () Simpan Supplier () Simpan Supplier () Simpan Supplier () Ubah Supplier () Ubah Supplier () Ubah Supplier () Hapus Supplier () Hapus Supplier () Hapus Supplier () Batal Supplier () Batal Supplier () Keluar Supplier () Keluar Supplier () :Bagian Tata Usaha Gambar 16: sequence diagram entry Supplier : Frm_FPB : Ctrl_FPB : FPB Open Form () Open Form () Open Form () Display FPB (No_FPB, Tgl_FPB) Counter (No_FPB +1) Input Bagian () Input Bagian () Simpan FPB () Simpan FPB () Simpan FPB () Batal FPB () Batal FPB () Keluar FPB () Keluar FPB () : Bagian : Barang : Ajukan Display Bagian () Get Bagian () Loop Input Barang () Input Barang () Get Barang () Input Ajukan () Input Ajukan () Hitung Total Harga () Simpan Ajukan () :Bagian Tata Usaha Gambar 17 : sequence diagram entry FPB
: Frm_Lap Pengadaan : Ctrl_Lap Pengadaan : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Pengadaan () Keluar Laporan Pengadaan () : SPH : FPB Get SPH () Hitung Total Harga () Get FPB () : Supplier Get Supplier () Hitung Total () Cetak Laporan Pengadaan () Cetak Laporan Pengadaan () : Bagian : Barang : Isi Get Bagian () Get Barang () Get isi  () : Bagian General Affair
Gambar 18: sequence diagram Cetak Laporan Pengadaan
Barang : Frm_Lap Rekpitulasi : Ctrl_Lap Rekapitulasi : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Rekapitulasi () Keluar Laporan Rekapitulasi () : SPH : Supplier Get SPH () Hitung Nominal () Get Supplier () Cetak Laporan Rekapitulasi () Cetak Laporan Rekapitulasi () : Isi : Barang Get Isi () Get Barang () :Bagian Tata Usaha
Gambar 19 : sequence diagram Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang

## 4.  Kesimpulan
setelah  melihat  serta  mempelajari  dan mengkaji masalah-masalah yang terjadi maka dapat diperoleh kesimpulan seperti berikut :
a. Kesalahan  dalam  proses  perhitungan anggaran  dalam  pengadaan  barang  dapat diminimalisir
b. Bagian tata usaha dapat memantau stok barang melalui sebuah aplikasi c. Laporan Kepada Pejabat Pembuat Komitmen  menjadi  akurat  karena  dibuat menggunakan aplikasi. 5.  Saran Adapun saran yang diberikan untuk penggunaan aplikasi adalah sebagai berikut :
a. Menggunakan bagian atau unit yang secara khusus  menangani  maintenance  perangkat lunak dan perangkat keras.
b. Pelatihan dan bimbingan mengenai Penggunakan aplikasi yang akan digunakan harus dilakukan. c. Melakukan  proses  backup  secara  periode terhadap  data-data  yang  penting  untuk menghindari kerusakan data.
6.  DAFTAR PUSTAKA
[1]   Andi  dan  Madcoms,  Aplikasi  Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2005
[2]   Jogiyanto,  HM.  Sistem  Teknologi  Informasi: pendekatan terintegrasi konsep dasar, teknologi, aplikasi, pengembangan dan pengolahan, Yogyakarta, Andi Offset, 2003
[3]   Munawar,  Pemodelan  Visual  dengan  UML, Edisi  Pertama,  Cetakan  Pertama,  Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005
[4]   Nurfatimah  Indah  Dwiagus,  Ilham  Perdana, Optimalisasi  Pengelolaan  Pengadaan  Barang Atau  Jasa  Melalui  Perancangan  Sistem
Informasi  Studi  Kasus  PT.Citra  Sukapura Megah Bandung,Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: 161 - 180 [5]  Teguh  Aji  Yulianto,  ”PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DENGAN METODE BERORIENTASI  OBJEK  PADA  BENGKEL KUDA MAS AUTO SERVICE SEMARANG”,  Jurnal  Stekom,  Vol  1,  No  1, 2014