## E-NOTULEN RAPAT DI PONDOK PESANTREN SALAFIYAH SYAFI’IYAH SUKOREJO SITUBONDO
Achmad Behori 1) , Badrul Alamin 2)
1 Manajemen Informatika, Universitas Ibrahimy Sukorejo Situbondo email: achmadbehori@gmail.com
2 Manajemen Informatika, Universitas Ibrahimy Sukorejo Situbondo email: badrulalamin86@gmail.com

## Abstact
The process of recording the results of meetings conducted by the notulen of the meeting and then copy back  the  results  of  meetings  decision  into  Ms.Word  causes  doubled  the  work,  the  delivery  model  of meeting results  still requires a long process  so that socialize  well  which certainly takes quite a long time. In addition, at the meeting results of its realization could not reach the lowest level of management of the boarding schools, so many 'umana (caretaker) that sometimes do not know the of meeting results that have been approved by a caregiver .  To resolve this problem need a special system to improve management of the meeting results, so that in practice the meeting results may socialize well and real- time. On this research proposed by using the design of the system development life cycle SDLC model, i.e. (Systems Development Life Cycle). This model is used in order to be on the design of this e-notulen meeting can be made with the needs of users and in accordance with the rules of development of the system.  The  proposed  system  will  be  created  with  web  based  programming  language  PHP  and  the MySQL database. The system is expected to help the workload of the meeting (Secretary) and document well the meeting results, give notification of the schedule of meetings and resolutions of the meeting can be easily socialize to each line with a good, fast and accurate. The results of this research is with the  applied  system  "e-notulen  of  the  meeting  at  boarding  schools  Salafiyah  Syafi'iyah  Sukorejo Situbondo"  which  could  be  handling  big  scheduling  the  meeting,  the  results,  also  meeting  of socialization to each Executive Board under the boarding schools.
Keywords: e-botule, rapat

## 1. PENDAHULUAN
Pondok  Pesantren  Salafiyah  Syafi’iyah
Sukorejo Situbondo dalam mengelola manajemen  pesantren  membentuk  beberapa struktur  bidang  yang  terbagi  dalam  empat sektor
Bidang
Pendidikan, Bidang Kepesantrenan,  Kemananan  dna  Ketertiban, Bidang  Pendidikan  Tinggi  dan  Bidang  Usaha. Masing-  masing  bidang  tersebut  memiliki program  kerja  tahunan.  Baik,  yang  sifatnya manajerial ataupun insidental. Dalam merealisasikan  atau  peningkatan  program pesantren  dilakukan  beberapa  koordinasi- koordinasi  yang  membentuk  pertemuan  rapat antar  bidang,  bidang  dengan  kepala  bagian, serta bidang dengan pengurus harian.
Dalam  rapat  tersebut  nantinya  di  capai beberapa kesepakatan atau keputusan manajerial yang didukung dengan laporan atau pertimbangan  keputusan  pengasuh.  Disinilah dibutuhkan  beberapa  dokumentasi  notulen rapat yang berisi judul rapat, jenis rapat, agenda rapat,  peserta  rapat  yang  hadir,  penanggung
jawab  rapat,  usulan  rapat,  keputusan  dalam rapat.  Selain  itu,  penyajian  hasil  dari  notulen rapat yang dilakukan untuk dilakukan beberapa penyesuaian oleh pengurus di bawahnya.
Pengelolaan  hasil  keputusan  rapat  antar bidang  tersebut  dalam  pengelolaannya  masih menerapkan model konvensional. Yaitu notulen melakukan pencatatan di buku agenda rapat  yang  kemudian  setelah  itu,  hasil keputusan  rapat  yang  dicatat  oleh  notulen tersebut  diketik  kembali  menggunakan  Ms. Word  untuk  dapat  dicetak  untuk  menjadi laporan  hasil  keputusan  disosialisasikan  ke tingkat  pengurus  yang  berada  di  level  lebih rendah. Proses pencatatan model konvensional yang  dilakukan    oleh  notulen    rapat    yang kemudian    menyalin    kembali    hasil keputusannya ke dalam Ms. Word menyebabkan  double  kerja,  disamping  itu model  penyampaian  hasil  keputusan  rapat  ini masih membutuhkan proses yang panjang agar tersosialisasi  dengan  baik  yang  tentunya membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain
itu  juga,  terkadang  pada  realisasinya  hasil keputusan  rapat  tersebut  terkadang  tidak  bisa menjangkau  level  terendah  dari  pengurusan pondok  pesantren,  sehingga  banyak  umana’ (pengurus)  yang  terkadang  tidak  mengetahui hasil keputusan rapat yang sudah disetujui oleh pengasuh.
Seiring  semakin  berkembang  pesatnya teknologi  seharusnya  dapat  dimanfaatkan dengan  baik  untuk  menunjang  revolusi kehidupan  yang  ada  pada  kehidupan  manusia. Pengaruh paling nyata perkembangan teknologi dalam kehidupan manusia adalah cara melakukan manajemen dan organisasi. Kecenderungan  manusia  untuk  melakukan setiap kegiatan dengan memanfaatkan teknologi, juga dirasa penting dalam manajerial hasil keputusan rapat di pondok pesantren. Oleh karena itu, penting  untuk dibangun “e-notulen Rapat di Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah  Sukorejo  Situbondo”  agar  dapat meringankan  beban  kerja  dari  notulen  rapat, serta  mempermudah  akses  hasil  keputusan rapat  bagi  para  pemangku  kepentingan. Sehingga  penyebaran  informasi  terkait  hasil- hasil keputusan rapat menjadi merata ke setiap lini pengurus di pesantren.

## 2. KAJIAN LITERATUR
2.1 Notulen
Notulen  adalah  istilah  untuk  catatan perjalanan  suatu  kegiatan  baik  rapat,  seminar, diskusi,  atau  sidang  dari  awal  sampai  akhir acara  dan  ditulis  oleh  seorang  Notulis, dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan dipertanggung  jawabkan  suatu  saat  pada seluruh anggota atau peserta kegiatan. Notulen adalah  naskah  resmi  yang  memuat  catatan jalannya acara mulai dari pembukaan, pembahasan  masalah,  usulan,  sampai  dengan pengambilan  keputusan,  serta  penutupan. Notulen dapat berisi:
a. Pokok pikiran yang dibahas dalam kegiatan
b. Tujuan kegiatan
c. Tempat Kegiatan
d. Waktu Kegiatan
e. Usulan dan keputusan dalam kegiatan
f. Peserta yang hadir dalam kegiatan.
2.2 Rapat
Rapat
merupakan pertemuan atau berkumpulnya  dua  orang  atau  lebih  untuk mengambil  keputusan  suatu  persoalan.  Rapat juga  dapat  digunakan  sebagai  sarana  untuk
berkomunikasi  antar  manusia  atau  pimpinan kantor  dengan  staffnya.    Rapat  dapat  juga diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sering diselenggarakan  atau  dilakukan  oleh  banyak organisasi swasta ataupun pemerintah.
Rapat  sering  dijadikan  oleh  seseorang  atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan kegiatan tertentu.  Pada  pengertian  lain  rapat  dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang  besifat  formal  dengan  melibatkan  empat orang atau lebih dengan tujuan untuk menjalin komunikasi, membuat perencanaan, menetapkan  kebijakan,  mengambil  keputusan, dan memberikan motivasi.
Sasaran  akhir  adanya  rapat  adalah  untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan  sehingga  pemikiran  ide  untuk menyelesaikan  masalah  dapat  tersampaikan secara langsung.
2.3 PHP
PHP  adalah  bahasa  pemrograman  script server-side yang didesain untuk pengembangan web .  Selain  itu,  PHP  juga digunakan  sebagai  bahasa  pemrograman umum.  PHP  di  kembangkan  pada  tahun  1995 oleh  Rasmus  Lerdorf,  dan  sekarang  dikelola oleh The  PHP  Group melalui  resmi  PHP beralamat di http://www.php.net.
PHP  disebut  bahasa  pemrograman server- side karena skrip PHP berjalan pada sisi server.
Hal  ini  berbeda  dengan  bahasa  pemrograman client-side seperti  JavaScript  yang  berjalan pada web  browser. Dalam  beberapa  tahun perkembangannya,  PHP  menjadi  bahasa pemrograman  web  yang powerful dan  tidak hanya digunakan untuk membuat halaman web sederhana,  tetapi  juga  website  populer  yang digunakan oleh jutaan orang.
2.4 MySql
MySQL  adalah  sebuah  implementasi  dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS)  yang  diberikan  secara  gratis.  yang menggunakan Structured  Query  Language (SQL).  Setiap  pengguna  dapat  secara  bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.
SQL  adalah  bahasa  yang  paling  populer untuk menambahkan, mengakses dan
mengelola  konten  dalam  database.  Hal  ini paling  dikenal  karena  prosesnya  yang  cepat, keandalan  yang  terbukti,  kemudahan  dan fleksibilitas  penggunaan.  MySQL  adalah bagian penting dari hampir semua aplikasi PHP open source.

## 3. METODE PENELITIAN
Model pengembangan sistem dalam membangun  e-notulen  ini  adalah  dengan menerapkan konsep Systems Development Life Cycle (SDLC).  Konsep  SDLC  mempunyai beberapa  tahapan  yang  harus  dilalui  secara bertahap  yaitu, planning,  analysis,  design, implementation,  testing  and  integration ,  dan maintenance .
Gambar 1. Systems Development Life Cycle

## a. Planning
Perencanaan  tentang  kerangka  konsep  yang menyesuaikan  dengan  kebutuhan  pengguna, serta  studi    kelayakan    sistem    baik    secara teknis    maupun  teknologi  serta  penjadwalan pengembangan  sistem.  Pada  tahap  ini melibatkan  peneliti  dan  pihak  bidang pendidikan tinggi.

## b. Analysis
Studi  analisis  untuk  dapat  mengidentifikasi serta  menganalisis  kebutuhan  sistem  agar sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Selanjutnya
dikomunikasikan kembali dengan calon pengguna sistem
c. Design
Desain  struktur  data  dan  database  sebagai tindak  lanjut  dari  hasil  analisis.  Dilanjutkan dengan desain input, output, serta interface.
d. Implementation
Setelah  tahapan  desain  selesai  dilakukan, selanjutnya hasil analisis dan desain tersebut diimplementasikan ke dalam bahasa pemrograman  sehingga  menjadi  sebuah software.

## e. Testing and integration
Tahap  ini  dilakukan  untuk  melakukan  uji coba  terhadap  software  yang  sudah  dibuat, guna  mencari  kesalahan-kesalahan  yang munkin  terjadi  padaproses  pengkodean, sehingga  dapat  dipastikan  sistem  yang dibangun sesuai dengan kebutuhan.
f. Maintenance
Tahap ini dilakukan setelah aplikasi dilakukan  trial  ke  pengguna.  Dalam  masa trial  tersebut  masih  ada  kemungkinan terdapat  kesalahan  ataukegagalan  dalam menjalankan  fungsi,  sehingga  diperlukan perbaikan  setiap  waktu  agar  sistem  berjalan sesuai harapan.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Proses Bisnis
Beberapa  proses rapat  yang  dapat identifikasi  dari  beberapa  dokumen  yang penulis  kumpulkan  selama  masa  penelitian. Diantaranya  adalah  dokumen  jadwal  rapat, dokumen  berita  acara,  dokumen  presensi  dan dokumen  surat  keputusan.  Demikian  juga dengan  bagan  alir  dari  proses  dokumen  pada sistem yang sedang berjalan saat ini.
a. Proses Jadwal Rapat
Proses  jadwal  rapat  dilakukan  dengan menentukan jenis rapat apa saja yang akan dilakukan dalam satu tahun. Kemudian staff administrasi  membuat  daftar  jadwal  rapat sesuai  dengan  jenis  rapat,  hari,  tanggal, tempat dan peserta yang telibat dalam rapat tersebut.  Setelah  daftar  dibuat.  Kemudian, disahkan  oleh  pengasuh  dan  disebarkan pada peserta rapat tersebut.
Gambar 2. Flowchart Jadwal Rapat

## b. Proses Notulen Rapat
Proses  notulen  rapat  dilakukan  setelah semua  peserta  rapat  mengisi  daftar  hadir rapat.  Pimpinan  rapat  mengatur  jalannya rapat.  Peserta  rapat  memberikan  laporan dan  permasalahan  yang  berkaitan  dengan bidangnya  masing-masing  baik  secara tertulis atau lisan, dari laporan ini nantinya dilakukan pembahasan dengan memberikan usulan  terhadap  permasalahan  yang  telah dilaporkan.
Gambar 3. Flowchart Notulen Rapat
c. Proses Surat Keputusan
Surat keputusan
dibuat dengan
mempertimbangkan  hasil  rapat  pada  berita acara  rapat.  Dari  berita  acara  tersebut dilakukan  pemilihan  keputusan  mana  saja yang  perlu  di  buatkan  surat  keputusan. Setelah  surat  keputusan  rapat  dibuat kemudian diajukan pada pengasuh untuk di sahkan dan di sebarkan pada pengurus yang berkaitan  dengan  permasalahan  pada  surat keputusan tersebut.
Gambar 4. Flowchart Surat Keputusan
Rapat
4.2. Pemodelan Sistem Pemodelan Sistem dengan Context diagram  sebagai  gambaran  umum  dari  pihak dalam  analisis  kebutuhan  sistem  dengan menggunakan  pendekatan  pemodelan  yang digunakan oleh Gane and Sarson . Pihak yang berkepentingan  dalam  sistem  digambarkan dengan  simbol  persegi  atau  disebut  juga dengan entitas. Ada beberapa perubahan nama dari analisis kebutuhan dengan yang ada pada context  diagram.  Staf  digantikan  sebagai notulis, pengasuh digantikan dengan pimpinan, demikian  juga  pengurus  diwakili  dengan entitas  umum  karena  banyaknya  pihak  yang berkepentingan dengan output dari sistem yang dikembangkan. Sedangkan adminsistem hanya sebagai  pengelola  dari  user  yang  memiliki akses  terhadap  sistem.  Seperti  yang  tampak pada gambar  5 di bawah ini.
Gambar 5. Context Diagram Enotulen Rapat
Gambar 6. Desain Database

## 4.3. Implementasi
Untuk  menjalankan  sistem  informasi  ini, dibutuhkan  program  aplikasi  web  yang memungkinkan  client  dapat  berinteraksi langsung dengan server. program  yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP tidak dapat langsung dijalankan di sisi client, sebab bahasa pemrograman  PHP  bersifat  Server  Side  dan hanya bisa dijalankan ketika disimpan di server baik  local  ataupun  server  internet.  Dengan demikian,  untuk  menjalankan  program  PHP tersebut, disini digunakan tool yang memungkinkan  untuk  membuat  server  local seperti XAMPP tool yang mendukung bahasa PHP dan Database Mysql.
Saat  pertama  kali  mengakses  sistem  akan diarahkan pada halaman login sebagai otentasi user berdasarkan level yang sudah didaftarkan.

## Gambar 7. Tampilan Login
Setelah  login  berhasil  diotentikasi  user akan  diarahkan  pada  halaman  dashboard aplikasi  dengan  beberapa  pilihan  menu  dari program ini.
Gambar 8. Halaman Dashboard
Setelah berada di halaman dashboard user bisa  mlakukan  proses  jadwal  rapat  dengan mengakses  menu  rapat  dan  akan  ditampilkan halaman kalender rapat.
Gambar 9. Halaman Kalender / Jadwal Rapat Untuk  membuat  jadwal  rapat  cukup dengan  klik  pada  tanggal  dan  isikan  formulir jadwal  rapat  yang  ditampilkan  seperti  Judul, Tempat,  Tanggal,  Peserta  Materi  Rapat, Keterangan.
Gambar 10. Halaman Update Jadwal Rapat
Setelah  jadwal  rapat  dibuat,  proses selanjutnya  adalah  membuat  notulen.  Pada halaman  notulen  akan  ditampilkan  jadwal berdasarkan  rapat  terkini  seperti  pada  gambar 11 berikut.
Gambar 11. Halaman Notulen dengan Jadwal terkini
Dengan  menekan  tombol  mulai  rapat, maka  akan  memulai  tahapan  notulen  untuk rapat tersebut dimulai dari Pengecekan manual rapat,  Presensi  kehadiran,  Notulen  Rapat, Laporan  dan  Permasalahan,  dan  Laporan  dan
Permasalahan dan diakhiri dengan perekaman file laporan dan usulan jika diperlukan.
Gambar 12. Presensi Kehadiran Rapat
Gambar 13. Usulan dan Tanggapan Rapat
Gambar 14. Upload file rekaman atau lampiran
Setelah  seluruh  tahapan  notulen  selesai dilakukan,  user  bisa  melakukan  cetak  Berita acara  Rapat  dan  menyelesaikan  rapat.  Untuk kemudian  dari  rapat  tersebut  dapat  dilakukan proses  surat  keputusan  rapat.  Berita  acara  ini dapat digunakan sebagai arsip dan bahan untuk membuat  maklumat,  dan  surat  edaran  ke asrama  atau  pihak-pihak  terkait  dengan berlandaskan isi dari hasil rapat tersebut.
Gambar 15. Cetak Berita Acara Rapat dan Notulen

## 5. KESIMPULAN
Sekretariat  pondok  pesantren  sebagai  pusat administrasi  pesantren  belum  memiliki  sistem yang  mengelola  data-data  yang  berkaitan dengan  Rapat,  jadwal,  presensi,  notulen,  surat keputusan  ataupun  rekaman  dari  rapat  tingkat pengurus harian.
E-notulen  rapat  ini  adalah  sebuah  Sistem informasi  berbasis  web  yang  memungkinkan untuk  membuat  jadwal  rapat,  mengirim undangan  rapat  elektronik,  presensi  kehadiran dan    notulasi  rapat,  kemudahan  akses  dari tempat  yang  berbeda  dengan  beberapa  fitur seperti  Upload  rekaman  rapat,  Player  Mp3, serta  penyajian  jadwal  dengan  model  event kalender. Sehingga memudahkan dalam pengelolaan  jadwal  berdasarkan  kalender tersebut.  Enotulen  Rapat  ini  diharapkan  dapat digunakan  dan  dikembangkan  sebagai  sistem induk  dari  rapat-rapat  di  tiap  tingkat  pengurus pondok pesantren. Baik dalam menelusuri data notulen  rapat,  keputusan  rapat,  kehadiran peserta  rapat  serta  tingkat  kepentingan permasalahan atau usulan pada rapat.
Enotulen rapat kedepannya akan dikembangkan  dalam  aplikasi  mobile,  guna meningkatkan  mendekatkan  keterlibatan  user dalam keikutsertaan dalam rapat atau memungkinkan  untuk  melakukan  rapat  secara virtual.  Sehingga  tidak  ada  lagi  kemungkinan keterlamabatan  user  dalam  menghadiri  rapat yang sangat penting.
6. REFERENSI
[1] Bahtiar,  Agus.  2008. PHP  Script  Most Wanted . ANDI, Yogyakarta.
[2] Dewi,  Inneke  Kusuma.  2011.  “Notulen Rapat Sebagai Dasar Pemutusan
Perjanjian  Sepihak  Pemberian  Jasa-jasa Pengangkutan  Darat  antara  PT.  Haseda Reminda  dengan  PT.  Caltex  Pacific Indonesia”. Universitas Indonesia, Depok.
[3] Jogiyanto, HM. 1999. Analisis dan Disain Informasi:  Pendekatan  Terstruktur  Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis . Andi Offset, Yogyakarta.
[4] Kendall, dkk. 2014. Analisis dan Perancangan Sistem . Indeks, Jakarta.
[5] Ladjamudin,  bin  Al  Bahra,  2006. Rekayasa  Perangkat  Lunak .  Graha  Ilmu, Yogyakarta.  McLeod,  Raymond.  2008. Sistem  Informasi  Manajemen.  Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
[6] Pariyasto, Sofywan. 2014. Proyek Membuat Radio Streaming dan TV Online dengan PHP. Lokomedia, Yogyakarta.
[7] Prasetio,  Adhi.  2011. Tips  dan  Trik Menjadi Mater PHP . Media Kita, Jakarta.
[8] Priyadi, Yudi. 2014. Kolaborasi SQL dan ERD  dalam  Implementasi  Database . ANDI, Yogyakarta.
[9] Raharjo,  Budi.  Imam  Heryanto.  E. Rosdiana  K.  2014. Modul  Pemrograman Web  HTML,  PHP  dan  MySQL .  Modula,
Bandung.
[10] Ramadhan,  Arief.  2007. Pemrograman Web Database dengan PHP dan MySQL . Elex Media Komputindo, Jakarta.
[11] Wahana  Komputer.  2013. Hot  Tip  dan Trik PHP
Proramming.
ANDI,
Yogyakarta.  Wahana  Komputer.  2010. Paling Dicari : PHP Source Code. ANDI, Yogyakarta.
[12] Wirautama,  I  Komang  Deno.  2013. “Pengembangan  Aplikasi  Pengelolaan Rapat  Studi  Kasus:  Jurusan  Sistem Informasi  Institut  Teknologi  Sepuluh Nopember”.  Dalam  Jurnal  Teknik POMITS  Institut  Teknologi  Sepuluh Nopember, Surabaya.
[13] www.indoset.com. 2017.  “Pengertian MySQL”. 23 Mei
[14] www.kejuruan.click.  2017.  “Notulen  : Pengertian, Tujuan, dan Contoh”. 23 Mei.
[15] www.seocontoh.com.  2017.  “Pengertian dan Contoh Notulen/Notula dan Notulis”. 23 Mei.