## Sistem Informasi Pengelolaan Surat Online Desa Menggunakan Metode
Rational Unified Procces Berbasis Web
Raden Erwin Gunadhi Rahayu 1 , Ade Sutedi 2 , Valentiana Anggun Rahayu 3
Jurnal Algoritma Institut Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@itg.ac.id
1 erwingunadhi@itg.ac.id 2 adesutedi@itg.ac.id
3 1706078@itg.ac.id
Abstrak – Layanan administrasi berbasis web saat ini tidak hanya untuk pemerintah di tingkat kota atau daerah, tetapi sekarang desa juga membutuhkannya untuk mendukung kegiatannya. Di era teknologi saat ini, banyak pelayanan desa yang menggunakan dan memanfaatkan teknologi informasi  sehingga  proses  pelayanan  akan  muda,  transparan  dan  cepat.  Salah  satunya  adalah pelayanan dalam hal surat menyurat. Saat ini, pencatatan surat di Desa Mekarsari Cilawu Garut dilakukan secara manual dengan cara menuliskan daftar surat masuk dan kertas pada buku catatan kertas. Hal ini bisa menyebabkan kesalahan ( human-eror ) serta kesulitan dalam proses pencarian data. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang bisa menangani permasalahan tersebut dan dapat membantu kinerja pegawai dalam hal surat menyurat di Desa Mekarsari. Metodologi penelitian yang digunakan adalah Rational Unified Process (RUP) yang meliputi Inception, Elaboration, Construction .  Kemudian  menggunakan  pemodelan Unified  Modelling  Language (UML)  dan pengujian dengan menggunakan metode Black Box Testing . Hasil penelitian ini adalah berupa sistem  informasi  pengelolaan  surat online desa  berbasis web yang  dapat  membantu  pekerjaan aparatur  pemerintahan  di  Desa  Mekarsari  dan  juga  memudahkan  penduduk  desa  dalam memperoleh informasi tentang pelayanan atau informasi lainnya.
Kata Kunci – Desa; Pengelolaan Surat; Sistem Informasi.

## I. PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi sangat cepat memerlukan agensi untuk melacak perkembangan teknologi. Efisiensi kerja dan  menjadi  pengabdian  masyarakat  meningkat.  Pemerintah  dapat  mengolah  data  yang  berkaitan  dengan pengelolaan  kependudukan  suatu  wilayah.  [1].  UU  Desa  No.  Pada  tahun  6  Pemerintah  Desa  secara  tegas mendelegasikan  kepada  Pemerintah  Desa  pekerjaan  penyelenggaraan  pemerintahan,  pembangunan, pembinaan masyarakat, dan pemberdayaan masyarakat berdasarkan Pancasila. [2] Dalam kehidupan sehari- hari, karakter sangat diperlukan. dari elemen berbeda orang menggunakan karakter dalam kehidupan. Sarana komunikasi tertulis, surat, sertifikat akreditasi  di mana individu dan institusi dilakukan informasi tekstual dapat  berupa  notifikasi,  informasi,  undangan,  tindakan  kirim,  laporan,  permintaan,  dll  [3].  Layanan administrasi berbasis web saat ini tidak hanya untuk pemerintah di tingkat kota atau daerah tetapi sekarang desa juga membutuhkannya untuk mendukung kegiatan pemerintahannya. Di era teknologi saat ini, banyak pelayanan bagi desa yang menggunakan dan memanfaatkan teknologi informasi sehingga proses pelayanan lebih ringan dan lebih cepat salah satunya adalah pelayanan dalam hal surat menyurat, dalam pencatatan surat permasalahan yang sering terjadi adalah human error selain itu pelayanan yang dilakukan masih konvensional yaitu masyarakat datang ke kantor desa dengan membawa berkas di butuhkan untuk pembuatan surat-surat, kemudian masyarakat menunggu antrian untuk di layani oleh pegawai desa  yang mengakibatkan masyarakat
kelelahan dan dapat membuang banyak waktu untuk proses pelayanannya dan kendala lainnya adalah jarak antara desa dengan pemukiman masyarakat relatif jauh. Tidak sedikit pula masyarakat yang membutuhkan surat harus berjalan kaki dikarenakan jarang ada kendaraan yang lewat serta adapula masyarakat yang tidak mempunyai kendaraan. Surat yang paling sering di butuhkan oleh masyarakat ialah Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), Surat Keterangan Usaha (SKU), Surat Keterangan Tanda Penduduk (SKTP). Hal inilah yang terjadi  di  Desa  Mekarsari  Cilawu  Garut  sehingga  dibutuhkan  suatu  sistem  yang  dapat  membantu  kinerja pegawai dalam hal surat menyurat.
Terdapat  beberapa  penelitian  yang  berkaitan  dengan  sistem  informasi  pengelolaan  surat  online  desa diantaranya : penelitian sebelumnya telah membahas mengenai surat menyurat,  membuat sistem informasi yang dimana bertujuan untuk memberikan kemudahan bagi pegawai nya saja dalam pengelolaan surat karena tidak adanya pihak yang lain dalam sistem informasi ini  [4].  Penelitian selanjutnya yang membuat kajian dan rancangan  sistem  aplikasi  pengelolaan  surat  dimana  bertujuan  untuk  mencetak  laporan,  memproses  surat masuk  dan  surat  keluar,  serta  menyimpan  laporan  dalam  direktori  penyimpanan  yang  lebih  tertata  [5] . Penelitian selanjutanya merancang sistem informasi sistem informasi pengelolaan data rujukan pasien yang bertujuan untuk dapat rekomendasi surat pasien, mencetak rekomendasi, dan menampilkan informasi volume data untuk setiap jenis kartu yang digunakan pasien. [6].
Penelitian  selanjutnya  merancang  sistem  informasi  surat  menyurat  bertujuan  dapat  mempermudah  proses pendaftaran  yang  awalnya  harus  mengantri  dahulu  untuk  mendaftar  waktu  berlalu  dan  sekarang  dapat mendaftar melalui situs web tanpa harus masuk ke antrian pendaftaran [7].  Penelitian selanjutnya mengenai pengoptimalisasi  kartu  kendali  pada  sistem  informasi  pendataan  surat  masuk  dan  keluar  bertujuan  untuk memudahkan  pengguna  (admin)  saat  membuat  laporan  akhir  bulan  karena  data  yang  masuk  setiap  hari otomatis terkumpul dalam satu laporan [8]. Pada penelitian selanjutnya menganalisis penggunaan aplikasi tata surat dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dinas Kesehatan yang bertujuan untuk pegawai desa  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  [9].  Penelitianselanjutnya  mengenai implementasi algoritma  sequential  searching untuk  pencarian  nomor  surat  pada  sistem  arsip  elektronik  bertujuan  untuk membuat arsip elektronik ini aplikasi dapat dijalankan dengan benar. Algoritma pencarian sekuensial dapat diimplementasikan dalam pencarian arsip berdasarkan jumlah karakter dalam pesan masuk dan keluar [10]. Penelitian selanjutnya design of employee  presence system using radio frequency  identification  techlonogy bertujuan  untuk  merancang  sistem  kehadiran  menggunakan  teknologi  RFID  memiliki  menu  untuk menambahkan data karyawan, kehadiran karyawan, penundaan identifikasi, manajemen waktu, rekapitulasi kehadiran bulanan untuk setiap karyawan, dan rekapitulasi kehadiran untuk semua karyawan [11]. Namun dari  ke  delapan  penelitian  tersebut  belum  terdapat  fitur  pembuatan  surat  online  berbasis  web  dan penginputan  penghasilan  penduduk  maka  pada  peneltian  ini  menghasilkan  sistem  informasi pengelolaan  surat  online  desa  yang  mampu  membantu  kegiatan  surat  menyurat  di  desa  sehingga memudahkan penduduk untuk mendapatkan surat. Tujuan dari penelitian ini untuk merancang sistem informasi  pengelolaan  surat  online  desa  berbasis  web  untuk  Desa  Mekarsari  sebagai  intansi pemerintahan untuk melayani penduduk.

## II. URAIAN PENELITIAN
Dalam penelitian ini digunakan metodologi Rational Unified Process (RUP), metodologi ini digunakan karena RUP  adalah  fase  pengembangan  sistem  berulang  khusus  untuk  pemrograman  berorientasi  objek  [12]. Metodologi  RUP  digambarkan  dengan  menggunakan  pemodelan Unified  Modeling  Language (UML). Tahapan  yang  akan  digambarkan  pada  perancangan  aplikasi  ini  mencakup  pembuatan  diagram  yang menggambarkan dan membantu menjelaskan tahapan-tahapan didalam aplikasi. Untuk pembuatan diagram diantaranya use case diagram, class diagram, acitivity diagram, dan sequence diagram. Dengan metodologi RUP, yang menggunakan tahap iterative (berulang), akan mengarah pada peningkatan fungsional inkremental (meningkat menarik) dimana setiap iterasi memperbaiki iterasi berikutnya. Penelitian sampai fase transition yang dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1: Kerangka Pemikiran
Penjelasan dari Kerangka Pemikiran pada Gambar 1 adalah sebagai berikut:
1. Tahapan pertama dari seluruh kegiatan ialah sebagai berikut:
a. Kajian  pustaka,  aktivitas  yang  dilakukan  pada  tahapan  ini  ialah  berupa  pengumpulan  data penelitian sebelumnya yang bersangkutan dengan topik yang akan di angkat.
b. Perumusan masalah, aktivitas yang dilakukan ialah merumuskan masalah-masalah yang didapat dari lapangan dan dari penelitian sebelumnya.
c. Diskusi pembimbing yang bertujuan untuk menentukan dan menetapkan topik yang akan diambil dan menambah pemahaman permasalahan yang terjadi di lapangan.
Output dari tiga tahapan ini ialah berupa judul yaitu Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Online Desa Berbasis Web berserta metodologi yang digunakan yaitu Rational Unified Process.
2. Sesuai dengan hasil penentuan metodologi pada tahap sebelumnya, maka proses selanjutnya yang akan dilakukan  ialah  perancangan  sistem  menggunakan Rational  Unified  Process (RUP)  dengan tahapannya yaitu inception , elaboration , construction , transition .
a. Inception, aktivitas  yang  akan  dilakukan  terdiri  dari  identifikasi  proses  bisnis,  menentukan spesifikasi sistem dan identifikasi aktor.
b. Elaboration, aktivitas  yang  akan  dilakukan  terdiri  dari  merancang use  case  diagram , activity diagram , squence  diagram , class  diagram ,  membuat  struktur  menu,  dan  membuat  rancangan antarmuka.
c. Construction, aktivitasnya lebih berfokus pada implementasi ke bahasa pemrograman. Output dari  tahapan  perancangan  ini  ialah  berupa  sistem  informasi  pengelolaan  surat online desa berbasis web.
3. Tahapan terakhir berfokus kepada penyusunan laporan akhir penelitian yang output nya merupakan laporan, publikasi jurnal, dan poster.

## III. HASIL DAN DISKUSI

## A. Hasil Penelitian
Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  aplikasi web pengelolaan  surat  online  yang  dapat  digunakan  oleh instansi pemerintah yang ada di kabupaten Garut sebagai website resmi untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat. Berikut merupakan hasil pembahasan kegiatan penelitian yang terdapat pada metodologi RUP. Adapun bahasa pemrograman yang digunakan yaitu PHP dengan framework Laravel.
1. Inception, yang  dilakukan  pada  tahapan inception ini  ialah  identifikasi  proses  bisnis,  menentukan spesifikasi sistem, dan identifikasi aktor, aktivitas identifikasi proses bisnis yang akan berjalan dapat digambarkan dengan diagram aktivitas, sebagaimana yang tampak pada Gambar 2 berikut:

## Gambar 2: Proses Bisnis Pengelolaan Surat Online
2. Elaboration, pada tahapan ini mengembangkan proses bisnis yang sudah dibuat dan spesifikasi sistem pada langkah sebelumnya. Untuk hasilnya dari tahapan sebelumnya akan dimodelkan pada tahapan elaboration yang diantaranya sebagai berikut Gambar 3:
Gambar 3: Use Case Diagram Sistem Pengelolaan Surat Online Desa
3. Construction, dalam  tahapan  ini  aplikasi  dibangun    menggunakan  Bahasa  pemrogrman  PHP  dan menggunakan framework Laravel . Berikut hasil rancangan:
Gambar 4: Tampilan permohonan jenis surat

## B. Pembahasan Hasil
Hasil penelitian ini adalah aplikasi pengelolaan surat online desa berbasis web yang dapat digunakan di website instansi pemerintahan Desa Mekarsari Cilawu yang menyajikan informasi pengelolaan surat dimana penduduk itu sendiri yang dapat mengelola jenis surat apa saja yang dibutuhkan.

## Pengujian Black-box
Pengujian Black Box testing digunakan untuk menguji sistem informasi pengelolaan surat online desa berbasis web yang hasil pengujian tersebut bertujuan untuk mengetahui dan memenuhi apakah aplikasi yang dirancang dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya. Adapun pengujian sistem dilakukan menggunakan Black-Box Testing sebagai berikut.
Tabel 1: Black-Box Testing Sistem Informasi Pengelolaan Surat Online
Aktivitas Kelas Uji Skenario Uji Hasil yang Diharapkan Keterangan Login Admin Melakukan login yang benar Memasukkan email dan password Login berhasil  dan masuk  ke  halaman beranda Sesuai Melakukan login yang salah Memasukkan email dan password Login gagal dan kembali  ke  halaman login Sesuai Menambahkan Data Penduduk Menambahkan data penduduk Mengklik tambah data  Menampilkan data penduduk Sesuai Mengubah  data penduduk Mengklik  ubah  pada data  penduduk  yang akan diubah dan memasukkan data yang baru Data  penduduk  pada database berhasil diubah Sesuai Menghapus data data penduduk Mengklik  hapus  pada data  penduduk    yang akan dihapus Data  data  penduduk pada database berhasil dihapus Sesuai Memilih Jenis Surat Melihat jenis surat Mengklik jenis surat Menampilkan seluruh jenis surat Sesuai Mengedit  jenis surat Mengklik  edit  pada jenis surat Data surat di database berhasil di edit Sesuai Menghapus data jenis surat Mengklik  hapus  pada data  jenis  surat  akan dihapus Data jenis surat berhasil dihapus Sesuai Kelola Surat Keterangan KTP Melihat jenis surat Mengklik jenis surat Menampilkan jenis surat Sesuai Mengubah jenis surat Mengklik  ubah  pada surat  ktp  yang  akan diubah dan memasukan  data  yang baru Data  surat  berhasil diubah  dan  disimpan pada database Sesuai Menghapus data jenis surat Mengklik  hapus  pada data  jenis  surat  yang akan dihapus Data surat pada database berhasil dihapus Sesuai Kelola Surat Keterangan Tidak Mampu Melihat jenis surat Mengklik jenis surat Menampilkan jenis surat Sesuai Mengubah jenis surat Mengklik  ubah  pada surat  keterangn  tidak mampu  yang  akan diubah dan memasukan  data  yang baru Data  surat  berhasil diubah  dan  disimpan pada database Sesuai Menghapus Mengklik  hapus  pada  Data surat pada Sesuai
Vol. 19; No. 1; 2022; Hal 239-246
Aktivitas Kelas Uji Skenario Uji Hasil yang Diharapkan Keterangan data jenis surat data  jenis  surat  yang akan dihapus database berhasil dihapus Kelola Surat Keterangan Usaha Melihat jenis surat Mengklik data siswa Menampilkan data jenis surat Sesuai Mengubah jenis surat Mengklik  ubah  pada surat  keterangn  usaha yang  akan  diubah  dan memasukan  data  yang baru Data surat keterangan usaha berhasil diubah dan  disimpan  pada database Sesuai Menghapus data jenis surat Menghapus  data  jenis surat Data surat keterangan usaha  pada database berhasil dihapus Sesuai Kelola  Akun Memilih data akun instansi Mengklik  data  akun instansi Menampilkan data seluruh jurusan Sesuai Menambah data akun Mengklik tambah pada halaman data akun Data  jurusan  pada database berhasil ditambahkan Sesuai Menghapus data akun Mengklik  hapus  pada data  akun  yang  akan dihapus Data akun pada database berhasil dihapus Sesuai

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang di peroleh  yaitu sistem informasi pengelolaan surat online desa berbasis web,  yang  mampu  membantu  pihak  desa  dalam  pendataan  penghasilan  penduduk  untuk  pembuatan  surat keterangan tidak mampu (SKTM) dan untuk memudahkan penduduk dalam proses pembuatan surat menyurat tanpa harus datang dan antri di Desa. Sistem informasi pengelolaan surat online desa ini dapat bermanfaat bagi pegawai desa yang ingin memudahkan sistem pengelolaan manual dengan sistem terkomputerisari atau dalam melakukan input data secara online. Sistem informasi pengelolaan surat online ini dapat membantu penduduk desa untuk mendapatkan informasi pembuatan surat secara online agar tidak perlu antri dating ke desa.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A. H. Nugroho and T. Rohimi, “Perancangan Aplikasi Sistem Pengolahan,” Jutis , vol. 8, no. 1, pp. 17749231–5527063, 2020.
[2] S.  Sugiman,  “Pemerintahan  Desa,” Binamulia  Huk. ,  vol.  7,  no.  1,  pp.  82–95,  2018,  doi: 10.37893/jbh.v7i1.16.
[3] B. S. Purwandari, “Implementasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia,” J. Util. , vol. 3, no. 1, pp. 20–26, 2017.
[4] W.  Hadikristanto  and  N.  Paramita,  “Implementasi  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Berbasis Website pada Kantor Desa Sukasari Kabupaten Bekasi,” J. SIGMA , vol. 10, no. 2, pp. 78–85, 2019.
[5] D. I. Desa and T. Kamuning, “RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN SURAT,” no. 1, pp. 269–274, 2016.
[6] Y. Purwasandina et al. , “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA,” pp. 393–397, 2015.
[7] R. Y. Wisudya, W. M. Putra, M. Jakarta, and M. Jakarta, “SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT DESA,” vol. 6, no. 2, pp. 175–183, 2020.
[8] S. Rahayu, S. Syarah, and D. H. Hana, “Optimalisasi Kartu Kendali Pada Sistem Informasi Pendataan
Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar,” SENSI  J. ,  vol.  3,  no.  1,  pp.  105–115,  2017,  doi: 10.33050/sensi.v3i1.764.
[9] A. E. Sawitri and A. Irhandayaningsih, “Analisis Penggunaan Aplikasi Tata Surat Dalam Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah,” J. Ilmu Perpust. , vol. 6, no. 3, pp. 411–420, 2017.
[10]  A. Sonita and M. Sari, “Implementasi Algoritma Sequential Searching Untuk Pencarian Nomor Surat Pada  Sistem  Arsip  Elektronik,” Pseudocode ,  vol.  5,  no.  1,  pp.  1–9,  2018,  doi: 10.33369/pseudocode.5.1.1-9.
[11]  D. D. S. Fatimah, A. Sutedi, M. S. Hidayat, and L. Fitriani, “Design of employee presence system using Radio  Frequency  Identification  technology,” IOP  Conf.  Ser.  Mater.  Sci.  Eng. ,  vol.  1098,  no.  3,  p. 032105, 2021, doi: 10.1088/1757-899x/1098/3/032105.
[12]  R. A. Sukamto and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak : Terstruktur dan Berorientasi Objek Edisi Revisi . Bandung: Informatika, 2018.