## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Layanan Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Melalui Aplikasi Email Autoresponder
Hendar Rubedo 1 , Herwan Suwandi 2 , Syahrul Mauluddin 3
Program Studi Ilmu Administrasi Niaga, Universitas Wanita Internasional, Bandung, Indonesia 1 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Wanita Internasional, Bandung, Indonesia 2 Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Komputer Indonesia, Bandung, Indonesia 3 hendarrubedo@yahoo.com * 1 , herwans70@gmail.com 2 , syahrul.mauluddin@email.unikom.ac.id 3

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk membuat media alternatif berupa layanan informasi penerimaan mahasiswa baru (PMB) yang bersifat otomatis di Universitas Wanita Internasional. Hal ini karena panitia PMB memerlukan waktu yang lama untuk mengirimkan satu persatu pengumuman hasil ujian saringan masuk (USM) melalui Short Message Services (SMS).  Selain itu, layanan informasi PMB seperti profil universitas, kurikulum, pembayaran PMB perlu memiliki media alternatif selain penyampaian   melalui   website   kampus   yang   memungkinkan   adanya   gangguan.   Solusi   yang ditawarkan   melalui   penelitian   ini   yaitu   membangun   aplikasi   email   autoresponder   yang   dapat melayani permintaan informasi terkait PMB secara otomatis. Untuk mencapai itu semua, dalam penelitian   ini   menggunakan   metode   pengembangan   sistem   prototipe   dengan   pendekatan berorientasi objek. Aplikasi email autoresponder ini dibangun menggunakan java SE dan database MySQL.   Dengan   adanya   aplikasi   email   autoresponder   maka   peserta   PMB   mempunyai   media alternatif untuk mendapatkan informasi PMB. Aplikasi tersebut akan mengirimkan balasan secara otomatis   sesuai   permintaan.   Berdasarkan   pengujian   sebanyak   10   kali,   lamanya   proses mendapatkan balasan adalah antara 19 detik sampai 27 detik dengan rata-rata 24,19 detik.
Kata kunci: Email; Autoresponder;  Penerimaan Mahasiswa Baru, Prototipe.

## Abstract
This   study   aims   to   create   alternative   media   in   the   form   of   automated   student   admission information services (PMB) at the International Women University. The problem in this research is the sending of the entrance test results (USM). PMB committee needs a long time to send one by one announcement of the results of the entrance examination (USM) via Short Message Services (SMS). In addition to PMB information services such as campus information, majors, curriculum, PMB payments also need to have an alternative media besides delivery via the campus website that allows interference. The solution offered through this research is to build an autoresponder email application that can serve requests for information related to PMB automatically. To achieve this, in this study using a prototype system development method and an object-oriented approach. This email   autoresponder   application   was   built   using   java   SE   and   the   mysql   database.   With   the autoresponder   email   application,   PMB   participants   have   alternative   media   to   obtain   PMB information. The application will send replies automatically on request. Based on testing 10 times, the length of the process to get a reply is between 19 seconds to 27 seconds with an average of 24.19 seconds.
Keywords: Email; Autoresponder; Student Admission, Prototype

## 1. Pendahuluan
Penerimaan   Mahasiswa   Baru   (PMB)   adalah   kegiatan   rutin   tahunan   pada   sebuah perguruan tinggi. Setiap perguruan tinggi akan berusaha memberikan layanan yang terbaik
doi: 10.34010/jamika.v10i1 84

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
untuk   memudahkan   para   calon   mahasiswa   dalam   mengakses   informasi   terkait   PMB, sehingga   semua   informasi   terkait   PMB   dapat   tersampaikan   dengan   baik   dan   dapat melakukan pendaftaran sebagai calon mahasiswa baru.
Universitas Wanita Internasional adalah salah satu perguruan tinggi swasta di kota Bandung yang sedang berkembang dan terus berusaha memberikan layanan yang terbaik bagi   semua   stakeholder.   Dalam   kegiatan   PMB,   Universitas   Wanita   Internasional menyampaikan informasi PMB (Profil Universitas, Profil Program Studi, Kurikulum dan Brosus PMB) dilakukan melalui website kampus, sedangkan dalam menyampaikan hasil Ujian Saringan Masuk (USM) dilakukan melalui Short Message Services (SMS). Cara penyampaian informasi PMB melalui website kampus memiliki kelemahan yaitu website dapat   terjadi   gangguan   sehingga   informasi   PMB   tidak   dapat   diakses.   Sedangkan penyampaian informasi hasil USM melalui SMS memiliki kelemahan yaitu memerlukan waktu yang cukup lama karena harus mengirimkan hasil USM satu persatu melalui SMS dan pengiriman melalui SMS memungkinkan adanya kesalahan nomor telepon, sehingga informasi tidak sampai pada peserta USM.
Melihat   permasalahan   di   atas   maka   dibutuhkan   sebuah   media   alternatif   untuk mengakses dan menyampaikan informasi terkait PMB maupun hasil USM. Berdasarkan hasil analisis permasalahan bahwa solusi yang diberikan yaitu dengan membangun aplikasi autoresponder   berbasis   email   gateway   dengan   tujuan   untuk   otomatisasi   layanan penerimaan   mahasiswa   baru,   kemudian   aplikasi   ini   disebut   dengan   aplikasi   email autoresponder. Aplikasi email autoresponder dipilih dengan pertimbangan bahwa 1) Setiap mahasiswa memiliki smartphone, dan di setiap smartphone sudah tertanam aplikasi email. 2) Aplikasi email sudah canggih mampu memberikan notifikasi ketika ada email masuk, sehingga pengguna dapat mengetahui informasi yang masuk melalui email dengan mudah layaknya ada sms masuk. 3) Email mampu menerima data file yang besar  [1].
Melalui dibangunnya aplikasi email autoresponder diharapkan dapat menjadi media alternatif   bagi   masyarakat   khususnya   para   calon   mahasiswa   baru   untuk   mendapatkan informasi terkait PMB dan memudahkan para peserta USM untuk mengetahui hasil USM tanpa harus menunggu kiriman informasi dari panitia PMB.

## 2. Kajian Pustaka
2.1 Aplikasi
“Aplikasi   atau   juga   disebut   program   aplikasi   adalah   program   yang   dibuat,   yang ditujukan hanya untuk melakukan suatu tugas khusus”  [2]. Pengertian aplikasi lainnya adalah “perangkat lunak yang digunakan untuk tujuan tertentu, seperti mengolah dokumen, mengatur windows, permainan (game), dan sebagainya” [3].

## 2.2 E-Mail Gateway
“Email   Gateway   ini   merupakan   sebuah   aplikasi   yang   berfungsi   mengirim   pesan email ke alamat yang ingin kita tuju melalui sebuah skrip yang dibuat secara khusus. Email Gateway berfungsi layaknya SMTP yang berperan sebagai penerima email. Akan tetapi, selain dapat menyimpan atau meneruskan email yang masuk, email gateway dapat dapat membuat skrip yang akan dijalankan untuk memproses pesan. Skrip itu dipakai untuk menerima dan mengolah isi pesan ataupun menjawab pesan, log, serta membuat aturan penanganan kesalahan yang dilakukan secara otomatis” [4] .
doi: 10.34010/jamika.v10i1 85

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## 2.3 EMail
“Email adalah Electronic mail (surat elektronik), merupakan metode surat menyurat dari   menulis,   mengirim,   menerima   dan   menyimpan   surat   melalui   sebuah   sistem komunikasi elektronik” [5].

## 2.2.1 Post Office Protokol versi 3 (POP3)
“Protokol   sederhana   yang   dipakai   untuk   mengambil   e-mail   dari   mailbox   adalah POP3   (Post   Office   Protocol).   Tujuan   dari   POP3   adalah   untuk   mengambil   e-mail   dari mailbox dan menyimpannya pada mesin lokal pengguna untuk kemudian dapat dibaca“ [6]. “POP3 hanya memungkinkan pengguna untuk mengunduh email dari server ke klien” [7] .

## 2.2.2 Internet Message Access Protokol (IMAP)
“Internet Message Access Protocol (IMAP) adalah protokol standar untuk mengakses atau mengambil email dari server. IMAP memungkinkan pengguna memilih pesan email yang   akan   diambil,   membuat   folder   di   server,   mencari   pesan   email   tertentu,   maupun menghapus pesan email yang ada” [8].

## 2.2.3 Simple Mail Transport Protokol (SMTP)
“SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) merupakan salah satu protokol email yang umum digunakan untuk pengiriman email di Internet. Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkan data dari komputer pengirim ke server email tujuan. SMTP adalah protokol yang cukup sederhana, berbasis teks dimana protokol ini menyebutkan satu atau lebih penerima email untuk kemudian diverifikasi. Jika penerima email valid, maka email akan segera dikirim” [9].

## 3. Metode Penelitian
Tahapan-tahapan   dalam   membangun   aplikasi   email   autoresponder   ini   mengacu kepada metode pengembangan sistem model prototipe seperti pada gambar 1 di bawah ini.
Gambar 1. Model Prototipe [10]

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan tersebut:
1. Mengidentifikasi   kebutuhan   pemakai.   Tahapan   pertama   adalah   melakukan identifikasi kebutuhan pemakai dengan melakukan wawancara untuk memperoleh gambaran sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Kemudian   melakukan   pemodelan   terhadap   sistem   yang   sedang   berjalan berdasarkan informasi yang didapatkan.
2. Mengembangkan   Prototipe.   Pada   tahap   ini   dilakukan   perancangan   dan pembangunan aplikasi Email Autoresponder PMB meliputi perancangan database, perancangan antar muka dan koding.
3. Menentukan   apakah   prototipe   dapat   diterima.   Pemakai   memberikan   masukan kepada analis apakah prototipe sudah sesuai kebutuhan atau belum. Jika belum sesuai maka kembali ke tahap awal.
4. Menggunakan   Sistem   Operasional.   Jika   sistem   sudah   sesuai   dengan   kebutuhan pemakai maka sistem siap untuk diimplementasikan.

## 3.1 Teknik Pengumpulan Data
Data   pada   penelitian   ini   berasal   dari   dua   sumber   yaitu   sumber   data   primer   dan sekunder. Data primer diperoleh melalui kegiatan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan   untuk   mengamati   keadaan   fisik   lokasi   penelitian   di   Universitas   Wanita International, sedangkan wawancara dilakukan antara penulis dengan panitia penerimaan mahasiswa   baru   untuk   mengumpulkan   informasi   terkait   permasalahan   dan   kebutuhan sistem. Selain itu, ada yang berasal dari sumber data sekunder yaitu dikumpulkan melalui teknik  dokumentasi  dengan cara mengumpulkan  dokumen-dokumen  yang berhubungan dengan obyek penelitian, seperti data-data penerimaan mahasiswa baru.

## 4. Hasil dan Pembahasan
Dalam membangun aplikasi email autoresponder ini mengacu kepada tahapan model pengembangan sistem prototipe. Berikut ini paparan dari masing-masing kegiatan tahapan berdasarkan model prototipe.

## 4.1. Mengidentifikasi Kebutuhan Pemakai
Melalui   tahapan   pertama   yakni   mengidentifikasi   kebutuhan   pemakai   diketahui bahwa universitas wanita internasional memerlukan adanya sebuah media alternatif dalam layanan informasi penerimaan mahasiswa baru yang dapat memudahkan perserta USM atau calon mahasiswa dalam memperloleh hasil USM atau informasi seputar penerimaan mahasiswa baru.

## 4.2. Mengembangkan Prototipe
Tahapan kedua yaitu mengembangkan prototipe. Pada tahapan ini dilakukan kegiatan perancangan fungsi aplikasi, perancangan database dan perancangan format pengiriman email.

## 4.2.1. Fungsionalitas Aplikasi
Fungsi   aplikasi   email   autoresponder   ini   terdiri   dari   pembaca   email   masuk,   dan pengirim jawaban berupa pengiriman panduan PMB, profil universitas, brosur PMB, dan hasil   USM.   Untuk   gambaran   lebih   jelasnya   dapat   dilihat   melalui   diagram-diagram   di bawah ini.
doi: 10.34010/jamika.v10i1 87

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## 1) Use case diagram
Fungsionalitas aplikasi email autoresponder dapat dilihat pada pada gambar 3.
Gambar 3. Use case diagram Aplikasi Email Autoresponder
Berdasarkan gambar 3 di atas, aplikasi email autoresponder ini memiliki dua fungsi utama, yaitu membaca email masuk dan menjawab email secara otomatis. Adapun fungsi layanan yang dapat dilakukan aplikasi adalah mengirimkan panduan, profil universitas, brosur dan hasil USM (Ujian Saringan Masuk).

## 2) Activity diagram
Gambar 4. Activity diagram Baca Email Masuk
Berdasarkan   gambar   4,   bahwa   fitur   baca   email   masuk   ini   akan   melakukan pengecekan   email   masuk   setiap   5   detik   dan   jika   subjek   berisi   kata   PMB   maka   akan disimpan ke dalam database yakni tabel inbox.
doi: 10.34010/jamika.v10i1 88
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Gambar 5. Activity diagram Jawab Email
Berdasarkan   gambar   5,   bahwa   fitur   jawab   email   ini   akan   memproses   semua permintaan informasi PMB yang ada pada tabel inbox setiap 5 detik. Jika format email sesuai dengan salah satu format permintaan maka aplikasi akan memproses permintaan dan mengirimkan   informasi   sesuai   permintaan   yaitu   dapat   berupa   file   panduan,   profil universitas dan brosur yang berupa file pdf dan data hasil USM (Ujian Saringan Masuk).

## 4.2.2. Perancangan Database
Database aplikasi email autoresponder terdiri dua tabel yaitu tabel inbox dan sent. Untuk rincian field dapat dilihat pada gambar 6 di bawah ini.
Gambar 6. Rancangan Database Aplikasi Email Autoresponder
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## 4.2.3. Hasil Rancangan Antar muka
Berikut ini hasil rancangan antar muka aplikasi Email Autoresponder:

## 1) Halaman Utama
Aplikasi email autoresponder memiliki dua fitur yaitu baca email masuk otomatis dan Jawab Email otomatis. Kedua fitur dapat diakses melalui menu pada halaman utama aplikasi seperti terlihat pada gambar 7.

## Gambar 7. Halaman Utama
2) Fitur Membaca Email Masuk
Pada   halaman   utama   pilih   menu   Baca   Email   Masuk   Otomatis,   kemudian   tekan tombol aktifkan untuk mengaktifkan fitur membaca email masuk. Contoh status fitur baca email masuk otomatis dapat dilihat pada gambar 8 dan 9.
Gambar 8. Status Aplikasi Tidak Aktif
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## Gambar 9. Status Aplikasi Aktif

## 3) Fitur Kirim Permintaan
Pada   halaman   utama   pilih   menu   jawab   email   otomatis   kemudian   tekan   tombol aktifkan untuk mengaktifkan fitur jawab email secara otomatis. Contoh kondisi status fitur jawab email secara otomatis dapat dilihat pada gambar 10 dan 11.
Gambar 10. Status Fitur Jawab Email Otomatis Tidak Aktif

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## Gambar 11. Status Fitur Jawab Email Otomatis Aktif

## 4) Format permintaan Informasi Hasil USM langsung dari aplikasi email
Cara   melakukan   permintaan   informasi   hasil   USM   seperti   pada   gambar   12. Tahapannya yaitu buka aplikasi email, pilih compose, masukan alamat email yang dituju pusat.info.pmb@gmail.com,   isi   subject   dengan   kata   “PMB”,   Isi   email   dengan   format permintaan   informasi   yaitu   USM#NO_PESERTA,   Contoh:   USM#20190001,   kemudian tekan tombol Send.
Gambar 12. Kirim Permintaan Hasil USM
Setelah   kirim   email,   selanjutnya   menunggu   email   balasan   hasil   USM   dengan tampilan seperti pada gambar 13.
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika

## Gambar 13. Balasan Permintaan Hasil USM

## 5) Format Permintaan Brosur PMB
Cara   melakukan   permintaan   informasi   hasil   USM   seperti   pada   gambar   14. Tahapannya yaitu masuk ke aplikasi e-mail, pilih compose, masukan alamat email yang dituju pusat.info.pmb@gmail.com, isi subject dengan kata “PMB”, Isi email dengan format permintaan informasi yaitu BROSUR kemudian tekan tombol Send.
Gambar 14. Pengiriman Permintaan Brosur
Selanjutnya tunggu email balasan sampai muncul notifikasi email masuk seperti pada gambar 15.

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Gambar 15. Balasan Permintaan Brosur
Adapun format permintaan informasi penerimaan mahasiswa baru sebagai berikut: 1. Format permintaan panduan informasi PMB
PANDUAN
2. Format permintaan brosur Pmb

## BROSUR
3. Format permintaan profil universitas

## PROFIL

## 4. Format permintaan hasil USM USM#NOPERSERTA

## 4.3. Pengujian
Setelah   dilakukan   10   kali   percobaan   disimpulkan   bahwa   lamanya   proses   yang diperlukan untuk mendapatkan balasan dari aplikasi email autoresponder ini yaitu antara 19 detik sampai 27 detik. Dengan rata-rata yaitu 24,19 detik dan waktu tercepat adalah 19,70 detik pada percobaan keempat.
Tabel 1. Hasil Pengujian Aplikasi Email Autoresponder No Waktu (detik) 1 24,38 2 21,50 3 26,45 4 19,70 5 24,97 6 26,73 7 21,03 8 26,62 9 23,74 10 26,80 Rata-rata 24,19 5. Kesimpulan
doi: 10.34010/jamika.v10i1 94

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 1 Edisi April 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Dengan   adanya   aplikasi   email   autoresponder,   calon   peserta/peserta   PMB   memliki media   alternatif   untuk   mendapatkan   informasi   terkait   PMB.  Setelah   dilakukan   10  kali percobaan   bahwa   lamanya   proses   yang   diperlukan   untuk   mendapatkan   balasan   dari aplikasi Email autoresponder ini yaitu antara 19 detik sampai 27 detik.

## Ucapan Terima Kasih
Kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Direktorat Riset dan Pengabdian   Masyarakat,   Direktorat   Jenderal   Penguatan   Riset   dan   Pengembangan, Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi yang telah memberikan dana hibah penelitian tahun anggaran 2019.

## Daftar Pustaka
[1] S.   Mauluddin,   L.   P.   Hasugian,   dan   A.   S.   Sitanggang,   “Automation   Lecture Scheduling Information Services through the Email Auto-Reply Application,” Int. J. Adv. Comput. Sci. Appl. , vol. 9, no. 12, hal. 291–297, 2018.
[2] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi, 2003.
[3] H. Abdurahman dan A. R. Riswaya, “Aplikasi Pinjaman Pembayaran Secara Kredit Pada Bank Yudha Bhakti,” Juranl Comput. Bisnis , vol. 8, no. 2, hal. 61–69, 2018.
[4] T. M. Zakaria dan O. Wongso, “Studi dan Implementasi Teknologi Flashdisk dan Email   Gateway   dalam   Penyewaan   Alat   pada   Perusahaan   X   (The   Study   and Implementation on Technology of Flashdisk and Email Gateway in X Equipment Rental Company),” J. Inform. , vol. 6, no. 2, hal. 161–174, 2012.
[5] M.   N.   Faiz,   R.   Umar,   dan   A.   Yudhana,   “Implementasi   Live   Forensics   untuk Perbandingan   Browser   pada   Keamanan   Email,” JISKA   (Jurnal   Inform.   Sunan Kalijaga) , vol. 1, no. 3, hal. 108–114, 2017.
[6] P. B. Utomo, A. A. Zahra, R. R. Isnanto, dan L. B. Masalah, “Pemanfaatan Layanan SMS pada Ponsel Untuk Aplikasi E-Mail,” Transmisi , vol. 3, no. 3, hal. 1–7, Feb 2012.
[7] P.  Heinlein   dan   P.  Hartleben, The   Book   of   Imap:   Building   a   Mail   Server   With Courier and Cyrus . Munich: Press GmbH, 2008.
[8] A. Handojo dan A. Theovani, “Sharing Content Website Menggunakan Parser Pada Internet   Message  Access   Protocol   (IMAP),” Prosiding   Seminar   Nasional   ReTII , 2015.
[9] Y. Y. Y. Syahrir, X. B. N. Najoan, dan A. A. E. Sinsuw, “Rancang Bangun Aplikasi Cross Protocol Email dan SMS,” J. Tek. Inform. , vol. 13, no. 1, Jan 2018.
[10] R. McLeod dan G. Schell, Sistem Informasi Manajemen . Jakarta: Indeks, 2004.