## PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DISEKRETARIAT DPRD KABUPATEN CIAMIS
Oleh : Novie Achmad Qodar Email : Qodarsukses@gmail.com Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Galuh Jln. R.E. Martadinata No. 150 Ciamis

## ABSTRAK
Penelitian  ini  dilatar  belakangi  oleh  belum  optimalnya  pengelolaan  arsip  dinamis disekretarit DPRD Kabupaten Ciamis. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif survei  dengan  jumlah  informan  sebanyak  6  orang  yang  terdiri  dari  1  orang  kabagmum,  1  orang kasubag  umum  dan  kepegawaian,  1  orang  kasubag  perlengkapan,  1  orang  kasubag  program,  1 orang  kasubag  rapat  dan  risalah,  1  orang  kasubag rapat  dan  perundang-undangan,  dan  1  orang kasubag  pembayaran  dan  pembukuan.  Adapun  teknik  pengumpulan  data  menggunakan  studi kepustakaan dan studi lapangan yang terdiri dari  observasi, wawancara  dan dokumentasi. Teknik analisis  data  yang  digunakan  adalah  reduksi  data,  display  data,  dan  verifikasi  data  yang diinterpretasikan secara kualitatif yang bersumber dari hasil observasi dan wawancara.
Berdasarkan hasil penelitian  diperoleh kesimpulan bahwa Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat DPRD Kabupaten Ciamis belum berjalan secara optimal, hal tersebut dapat dibuktikan  dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  penulis  bahwa  masih  ditemukannya permasalahan  permasalah seperti  pengelolaan  surat masuk,  surat  dinas,  nota  dinas  dan  ekspedisi surat  masih  bersifat  manual,  lamanya  pencatatan  surat  masuk,  surat  keluar  dan  sulitnya  surat ditemukan  kembali  pada  saat  dibutuhkan,  tertumpuknya  surat  atau  dokumen  mengakibatkan hilangnya data dan informasi tidak dapat tersampaikan serta kesulitan untuk mencari keberadaan surat tersebut.Hambatan-hambatan yang ditemukan dalam pengelolaan arsip dinamis disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis meliputi Sumber daya manusia masih minim, Belum memiliki depo arsip khusus,  kurangnya  sarana  dan  prasarana  yang  menunjang  serta  fasilitas-fasilitas  pendukung untuk  mengelola  arsip,  kurangnya  kesadaran  dari  pegawai  dalam  hal  kearsipan,  kurangnya kesadaran  dan  pemahaman  pegawai  dalam  melaksanakan  kegiatan  kearsipan  baik  dalam  hal penciptaan, pemeliharaan maupun penyusutan arsip.
Upaya-upaya  yang  dilakukan  dalam  mengatasi  hambatan-hambatan  pengelolaan  arsip dinamis  disekretariat  DPRD  Kabupaten Ciamis  meliputi  pegawai  yang  bertugas  sebagai Arsiparis diikutsertakan  dalam  program  magang  tata  kelola  kearsipan  yang  baik  dan  benar,  mengajukan permohonan  pembuatan  gedung  arsip  khusus  dan  fasilitas  pengelolaan  kearsipan,  mengajukan tambahan  fasilitas  pendukung  dalam  mengelola  arsip,  memberikan  pemahaman  kepada  pegawai mengenai  IT,  meningkatkan  kesadaran  pegawai  supaya  lebih  tahu  pentingnya  mengelola  arsip dengan baik.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip Dinamis

## I. PENDAHULUAN
Dewasa  ini,  kedudukan  peranan  kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan  keberhasilan  suatu  organisasi  dalam rangka mencapai tujuannya baik dikantor instansi pemerintahan ataupun kantor swasta. Sedarmayanti (2009:2) mengemukakan: Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan
berbagai macamkegiatan  pelasanaan  organisasi  dalam rangka  mencapai  tujuannya,  akan  tetapi  dewasa ini  kantor  mempunyai  makna  lebih  dari  hanya sekedar tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor adalah: 1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi 2. Proses  menangani  informasi,  mulai  dari menerima, mengumpulkan, mengolah menyimpan , sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi Seiring dengan dinamika aktivitas organisasi,  kegiatan  pengelolaan  arsip  di  kantor menjadi  semakin  dinamis,  banyak  sekali  praktisi perkantoran mengalami kesulitan dalam pengelolaan arsip karena mereka kurang memiliki pemahaman yang baik tentang pengelolaan  arsip  baik  secara  konvensional
maupun  secara  elektronik.  Seiring  dengan perkembangan  dan pemanfaatan teknologi  dalam aktivitas perkantoran, maka kegiatan pengelolaan arsip  elektronik  semakin  banyak  dikelola  dalam kegiatan  perkantoran  yang  sekarang  dikenal dengan  kearsipan  modern  dan  sudah  menjadi suatu  keharusan  disetiap  instansi  memanfaatkan teknologi  sebagai  penunjang  dalam  kegiatan perkantoran  terutama  dalam  pelayanan  publik khususnya dalam hal kearsipan.
Konsep dasar kearsipan dengan pemanfaatan teknologi,  pada  dasarnya  memiliki  konsep  yang sama  dengan teknik  kearsipan  konvensional, jika kearsipan  konvensional  memiliki  kabinet  yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan  atau  kantor,  maka  sistem  kearsipan modern  ini  memiliki  kabinet  virtual  yang didalamnya  berisi  map  virtual  yang  berisi lembaran-lembaran  arsip  yang  telah  dikonversi kedalam  bentuk  gambar  (*.bmp,  jpg,  dll)  atau dokumen (*.doc, txt, dll).
Jenis  arsip  sebagaimana  yang  dikemukakan oleh Barthos (2014 : 12) bahwa  “ … adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsionil, yaitu:
1. Arsip  Dinamis,  sebagai  arsip  yang  senantiasa berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya; dan
2. Arsip  Statis,  sebagai  arsip  yang  sudah mencapai  taraf  nilai  yang  abadi  khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintahan.” Namun pada penelitian ini penulis menitikberatkan  pada  pengelolaan  arsip  dinamis. Adapun  pengelolaan  arsip  dinamis  dikantor DPRD  diatur  oleh  bagian  Tata  Usaha  dengan melibatkan  bagian-bagian  lain  yang  terlibat dengan  aktifitas  kearsipan,  pelaksanaannya  pun belum  begitu  sempurna  dikarenakan  masih banyak  keterbatasan  dan  tata  cara  mengelolanya sebagian  masih  menggunakan  cara  lama  mulai dari pembuatan, pemeliharaan hingga penyusutan.
Sehubungan denganuraian-uraian diatas berdasarkan  observasi  yang  telah  dilakukan  oleh penulis  dikantor  Sekretariat  Dewan  Perwakilan Rakyat  DaerahKabupaten  Ciamis  ditemukan permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan  pengelolaan  arsip  dinamis.  Hal  ini  dapat dilihat dari indikator-indikator sebagai berikut:
1. Pengelolaan  surat  masuk,  surat  dinas, nota  dinas  dan  ekspedisi  surat  masih bersifat manual.
2. Lamanya  pencatatan  surat  masuk,  surat keluar  dan  sulitnya  surat  ditemukan kembali pada saat dibutuhkan.
3. Tertumpuknya surat  atau dokumen mengakibatkan hilangnya data dan informasi  tidak  dapat  tersampaikan  serta kesulitan untuk mencari keberadaan surat tersebut.
Berdasarkan  fokus  penelitian  tersebut, selanjutnya untuk mempermudah proses penganalisaan  terkait  dengan  permasalahan  di atas,  maka  disusun  rumusan  masalah  penelitian ini,  sebagai  berikut:  1)  Bagaimana  pengelolaan arsip  dinamis  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten Ciamis?,  2)Apa  saja  hambatan-hambatan  yang dihadapi  pada  proses  pengelolaan  arsip  dinamis di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Ciamis?,dan 3)Bagaimana  upaya-upaya  yang  dilakukan  untuk mengatasi  hambatan  dalam  pengelolaan  arsip dinamis diSekretariat DPRD Kabupaten Ciamis?.

## II. LANDASAN TEORITIS

## 1.  Pengertian Arsip
Pengertiap arsip menurut sedarmayanti (2015: 32) bahwa:
Kata arsip meliputi 3 pengertian, yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Organisasi  atau  lembaga  yang  mengelola dan  menyimpan  kumpulan  naskah  atau dokumen.
2. Jenis Arsip Adapun  menurut  Sugiarto  dan  Wahyono (2015:13):
1. Jenis Arsip menurut subyek atau isinya:
a. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan,  bukti  pembayaran,  daftar gaji,  bukti  pembelian,  surat  perintah membayar dan sebagainya.
b. Arsip kepegawaian,contoh: data riwayat hidup  pegawai,  surat  lamaran,  surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya. c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian  penjualan,  daftar  pelanggan, daftar  pelanggan,  daftar  harga  dan sebagainya.
d. Arsip  pendidikan,  contoh:  kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir siswa,rapor,  transkrip  mahasiswa  dan sebagainya.
e. Dan lain-lain.
2. Jenis Arsip menurut bentuk dan wujudnya,  ada  bermacam-macam  arsip yaitu : a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian
perusahaan,  surat  keputusan,  notulen rapat,  berita  acara,  laporan,  tabel  dan sebagainya.
b. Gambar,foto,peta
c. Compact Disk (CD), DVD
d. Pita rekaman
e. Mikrofilm
f. Disket, dan lain-lain
3. Arsip  menurut  fungsinya,  ada  dua  jenis arsip, yaitu:
a. Arsip dinamis,  yaitu arsip  yang masih dipergunakan  secara  langsung  dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
b. Arsip  statis,  yaitu  arsip  yang  sudah tidak  dipergunakan  secara  langsung dalam  kegiatan  perkantoran  sehari- hari.
3. Arsip Dinamis Bhartos (2014:4)  mengemukakan bahwa:
“Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  masih diperlukan  secara  langsung  dalam  perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan  pada  umumnya  atau  arsip  yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan  adminsitrasi  negara.  Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
a. Arsip aktif Adalah  arsip  yang  secara  langsung  dan terus-menerus  diperlukan  dan  digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit
Pengolah.
b. Arsip inaktif Adalah  arsip  yang  tidak  secara  langsung dan  tidak  terus-menerus  diperlukan  dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi  sehari-hari  serta  dikelola oleh Pusat Arsip.”
Dalam  UU  no  43  tahun  2009  tentang kearsipan  BAB  IV  PENGELOLAAN  ARSIP DINAMIS  Bagian  kesatu  Ruang  Lingkup Pengelolaan  Pasal  40  ayat  (2)  dijelaskan  bahwa “Pengelolaan  arsip  dinamis  sebagaimana  yang dimaksud dalam pasal 9 ayat (2) meliputi:
a. Penciptaan arsip;
b. Penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
c. Penyusutan arsip.”

## III. METODE PENELITIAN
Desain  penelitian  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  menggunaka  metode deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif  karena penelitian  ini  bertujuan  memperoleh  pemaparan yang  objektif  dan  mengungkapkan  gambaran masalah  yang  terjadi  pada  saat  penelitian  ini berlangsung  khususnya  mengenai  pengelolaan
arsip  dinamis  disekretariat  DPRD  Kabupaten Ciamis.  Informan  dalam  penelitian  ini  adalah sebanyak  6  orang  adapun  teknik  pengumpulan datanya adalah studi kepustakaan, studi lapangan (observasi dan wawancara) dan studi dokumentasi.  teknik  pengolahan/analisis  data dalam penelitian ini
adalah data
reduction (reduksi  data), data  display (penyajian data) dan conclusion drawing/verification (verifikasi data).

## IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Berikut penulis sampaikan pembahasan  hasil penelitian berdasarkan hasil penelitian  yang telah penulis  lakukan  dengan  beberapa  informan  di Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Ciamis  berkaitan dengan Pengelolaan Arsip Dinamis di Sekretariat DPRD  Kabupaten  Ciamis.  Untuk  lebih  jelasnya dapat dilihat dalam pembahasan sebagai berikut:
1. Penciptaan Arsip
a. Penciptaan Arsip Yang Autentik
Berdasarkan hasil penelitian, penciptaan arsip baik itu berupa surat/warkat,  rekaman  suara,  rekaman video,  foto  dll  tentunya  harus  arsip  yang autentik  yaitu  layak  diterima,  utuh,  dan terpercaya  serta  dijamin  keabsahannya, hal  ini  sejalan  dengan  Peraturan  Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik  yang  berbunyi  “Autentik adalah  layak  diterima  atau  dipercaya berdasarkan  fakta  dan  ini  identik  (tidak berbeda  sedikitpun)  dengan  asli  serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik)”.
Kegiatan penciptaan arsip di sekretariat  DPRD  Kabupaten  ciamis sudah  baik  dalam  arti  arsipnya  benar- benar  utuh  dan  terpercaya,  keselarasan tersebut  sebagaimana  yang  dituangkan dalam  UU  No  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan  dan  Peraturan  Kepala  Anri Tahun 2011
tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik.
Dengan  demikian,  penciptaan  arsip yang  autentik  sangat  penting  khususnya di  Sekretariat  DPRD  karena  semua urusan-urusan  di  DPRD  menyangkut pada kebijakan publik.
b. Penciptaan  Arsip  Sesuai  Komponen Struktur, isi dan Konteks Arsip
Berdasarkan hasil penelitian, kegiatan  penciptaan  arsip  disekretariat DPRD kabupaten Ciamis pada prinsipnya sudah  memenuhi  komponen  struktur,  isi dan  konteks  arsip  sebagaimana  yang
disampaikan  oleh  Sedarmayanti.  Hal  ini terlihat  dalam  proses  pembuatan  arsip tersebut  arsip  yang  dicipyakan  dapat diterima  dan  dimengerti  oleh  pihak  lain sehingga  tidak  salah  penafsiran.  Dengan demikian  penciptaan  arsip  haruslah memenuhi  komponen  struktur,  isi  dan konteks  arsip  dimana  di  DPRD  dominan sekali  arsip  dipergunakan  dalam  rangka pembuatan  keputusan  kebijakan  publik yaitu PERDA dan PERBUP.
c. Pencatatan  Surat  dengan  Memasukan
Surat  Tersebut  Komputer  dengan Menggunakan  Scanner  Di  Sekretariat DPRD Kabupaten Ciamis Berdasarkan hasil penelitian, pencatatan  surat  masuk  di  sekretariat DPRD Kabupaten Ciamis sudah menggunakan  scanner  sebagai  inputnya dan dimasukan/disimpan ke dalam komputer sebagai wadah untuk menyimpan  surat  sehingga  surat  tersebut menjadi arsip elektronik, artinya pencatatan  surat  masuk  di  DPRD melakukan  pencatatan  kedalam  media elektronis,  hal  ini  diungkapkan  oleh Sugiarto dan Wahyono (2015:99) bahwa:
Pada  dasarnya  arsip  elektronik merupakan  merupakan  informasi yang direkam dan disimpan  dalam media  elektronik  dengan  wujud digital.  National  Archive  and Record  Administration  (NARA) USA mendefinisikan arsip elektronik  merupakan  arsip-arsip yang  disimpan  dan  diolah  dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Sedangkan menurut  Australia  Archive  dalam buku Managing Electronic Record,  arsip  elektronik  adalah arsip  yang  tercipta,  terpelihara, sebagai bukti dari transaksi,
aktivitas  dan  fungsi  lembaga  atau individu yang  ditransfer  dan diolah  di  dalam  dan  di  antara sistem komputer.
Dengan  demikian  pencatatan  surat masuk  dengan  menggunakan scanner ke dalam  komputer  lebih  banyak  manfaat dan  kelebihannya  sehingga  membantu memudahkan dalam pengelolaan kearsipan di Sekretariat DPRD Kabupaten Ciamis.
d. Pencatatan  Surat  Masuk  ke  Dalam Komputer  dengan  Membuat  Folder Khusus
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  pencatatan  surat  masuk di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Ciamis dicatat  di  dalam  komputer  dengan membuat  folder  khusus,  surat  yang masuk  pada  umumnya  hanya  dicatat dalam  buku  pencatatan  surat  masuk  saja kemudian  surat  tersebut  disimpan  dirak arsip dengan diberi label arsip, kemudian didalam  computer  dibuat  folder-folder khusus  untuk  lokasi  penyimpanan  arsip tersebut  dengan  klasifikasi  arsip  yang disebut cabinet virtual dan map virtual . 2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip a. Penyimpanan  Arsip dalam  1  Ruangan Khusus yang steril
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  Sekretariat  DPRD Kabupaten  Ciamis  sudah  mempunyai  1 ruangan  khusus  arsip  namun  hanya digunakan  untuk  bagian  umum  saja, bagian-bagian  lain  tidak  ada  ruangan khusus  dengan  kata  lain  penyimpanan arsipnya menggunakan  pengorganisasian desentralisasi.  Akan  tetapi  penanggung jawab  kearsipan  sudah  menyiapkan konsep  untuk  mengajukan  arsip  yang terpusat atau sentralisasi sehingga pengorganisasiannya  menjadi  kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dengan  demikian  dapat  diketahui bahwa di Sekretariat DPRD
pengorganisasiannya  masih desentralisasi karena tidak  ada 1 ruangan khusus  untuk penyimpanan arsip.
b. Membuat  Duplikasi  Arsip  Dengan
Scanner dan Disimpan Dalam

## Komputer
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  di  sekretariat  DPRD Kabupaten  Ciamis  membuat  duplikasi arsip  dengan scanner berbentuk  gambar dan  disimpan  dalam  komputer,  namun untuk  fasilitas scanner nya  hanya  ada pada  bagian  umum  saja  sehingga  bagian lain  yang  akan  menduplikasi  harus meminjam scanner ke  bagian  umum. Kegiatan  menduplikasi  arsip  dengan scanner ini  adalah  untuk  mengantisipasi jika  arsip  yang  asli  hilang  maka  ada duplikasi  arsip  yang  bisa  di  print  out. Penduplikasian seperti ini adalah termasuk  kedalam  sistem  kearsipan elektronik.
Dengan demikian penyimpanan arsip  di  sekretariat  DPRD  kabupaten ciamis  adalah  dengan  menggunakan sistem kearsipan elektronik.
c. Membuat  Server  Khusus  dengan Menggunakan aplikasi untuk Menghimpun dan Mengelola Arsip
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  di  sekretariat  DPRD Kabupaten  Ciamis  belum  ada  server khusus  yang  menunjang  penyimpanan arsip  apalagi  ruang  pelayanan  informasi yang  ada  hanya  computer  khusus penyimpanan  surat  masuk  saja,  hal  ini terlihat  dari  tidak  tersedianya  jaringan LAN.  Server  arsip  elektronik    perlu adanya karena untuk menunjang keterbukaan  informasi,  dengan  kata  lain prasarana  arsip  di  sekretariat  DPRD belum memenuhi standar. Dengan demikian pentingnya prasarana arsip untuk menunjang pelaksanaan  penyelenggaraan  kearsipan serta  dengan  memanfaatkan  teknologi untuk  mempermudah  pengelolaan  arsip, yaitu  dalam  sistem  kearsipan  elektronik dengan menggunakan perangkat lunak/aplikasi khusus untuk menghimpun dan  mengelola  kearsipan  seperti  yang dikemukakan oleh Sugiarto dan Wahyono (2015:127) mengenai perangkat lunak kearsipan yang
berkembang  “Pada  bagian  ini  kita  akan melihat  beberapa  perangkat  lunak  yang sudah  ada  dan  berkembang  di  beberapa perusahaan.  Beberapa  yang  akan  kita lihat tersebut antara lain; Cabinet NG dan EFS for Singapore Judificial.”
Dengan  demikian  pengelolaan  arsip bisa  lebih  efektif  jika  didukung  dengan perangkat lunak/aplikasi yang menunjang bagi penyelenggaraan administrasi perkantoran.
d. Pengecekan Arsip Secara Periodik Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  disekretariat  DPRD
Kabupaten ciamis  tidak melakukan pengecekan  arsip  secara  periodic  akan tetapi pengecekan hanya dilakukan
secara insidensil yaitu pada saat dibutuhkan  saja.  Jika  dari  manfaatnya pengecekan  arsip  secara  periodic  adalah salah  satu  tindakan  yang  menunjang kemudahan  penyimpanan  dan  penemuan kembali  arsip  serta  untuk  memilah  arsip yang  akan  dimusnahkan  ata  dipindahkan ke  unit  kearsipan.  Dengan  demikian  jika
sekretariat DPRD melakukan Pengecekan Arsip secara periodik akan lebih mempermudah  dalam penyimpanan arsip serta menemukan kembali arsip.
3. Penyusutan Arsip
a. Pemindahan  Arsip  Inaktif  dari  Unit Pengolah  Ke  Unit  Kearsipan  atau Lembaga Kearsipan Daerah Berdasarkan hasil penelitian, di serekretariat DPRD kabupaten ciamis tidak ada  pemindahan  arsip  inaktif  ke  unit kearsipan  daerah  atau  arsip  nasional,  arsip inaktif  cenderung  ditumpuk  saja  sampai volume  arsip  terus  bertambah  sehingga menyebabkan
kurangnya tempat
penyimpanan  arsip.  Tujuan  pemindahan arsip inaktif. Dengan  demikian dapat diketahui bahwa dalam penyusutan arsip,
pemindahan  arsip  inaktif  ke  unit  arsip pusat  sangat  penting  dan  juga  bermanfaat bagi penyelenggaraan kearsipan.
b. Pemusnahan  Arsip  yang  telah  Habis Retensi  dan  Yang  tidak  Memiliki  Nilai Guna  dengan  menggunakan  Mesin

## Pemusnah Arsip
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  di  sekretariat  DPRD Kabupaten Ciamis sejauh ini
melaksanakan  pemusnahan  arsip  sesuai jadwal  retensi  arsip  dalam  jangka  1  tahun, 5  tahun,  10  tahun,  20  sampai  25  tahun dengan  menghadirkan  dari  kantor  arsip serta  pihak  kepolisian,  kejaksaan  sebagai saksi. namun yang dimusnahkan kebanyakan  hanya  surat  undangan  saja yang  berusia  1  tahun  karena  arsip-arsip lain  walaupun  sudah  25  tahun  masih  bisa diperpanjang  masa  retensinya  dikarenakan di DPRD ini arsip yang usia puluhan tahun pun  terkadang  masih  dibutuhkan  untuk kebutuhan khusus DPRD dalam pengkajian.  Pemusnahan  arsip  tidak  dapat dilakukan  begitu  saja  akan  tetapi  ada ketentuan-ketentuan  dalam  memusnahkan arsip.
c. Membuat Aplikasi/Format Khusus Mengenai Jadwal retensi Arsip didalam Komputer
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat diketahui  bahwa  di  sekretariat  DPRD Kabupaten  Ciamis  belum  ada  aplikasi khusus  untuk  meretensi  arsip  dengan demikian  jadwal  retensi  arsip  belum  bisa dikelola  dengan  baik,  namun  sudah  ada format khusus untuk meretensi arsip.
4.    Hambatan-hambatan  Yang  Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah penulis  lakukan  dengan  beberapa  informan, maka  dapat  ditemukan  hambatan  hambatan yang dihadapi dalamPengelolaan Arsip Dinamis  di  Sekretariat  DPRD  Kabupaten Ciamis.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat  dilihat dalam pembahasan sebagai berikut:
1. Sumber  daya  manusia  masih  minim dalam  arti  personil  tata  kelola  arsip yang mumpuni masih kurang sehingga hanya mengandalkan pegawai-pegawai  lain  yang  kurang paham  dalam  mengelola  arsip  dalam arti tidak ada Arsiparis yang professional  serta  masih  kurangnya pemahamanpegawai dalam IT.
2. Belum  memiliki  depo  arsip  khusus, seperti halnya di perpustakaan
mempunyai  depo  khusus  arsip  yang sudah  diamankan,  yang  ada  hanya ruangan-ruangan  tempat  bekerja  yang bersifat minimalis karena untuk membuat depo khusus ataupun gedung  khusus  arsip  harus  memakan biaya  yang  besar  dan  juga  tidak  ada tempat  untuk  penambahan  bangunan sehingga memanfaatkan ruangan- ruangan yang ada akibatnya penyimpanan  arsip  tidak  terkelola dengan  baik  yang  mengakibatkan sulitnya  menemukan  arsip  ketika dibutuhkan  karena  tertumpuk  oleh arsip-arsip yang baru.
3. Kurangnya prasarana  fasilitas-fasilitas pendukung  untuk  mengelola  arsip seperti:  scanner,  box  arsip,  rak  arsip, label kode klasifikasi, mesin pemusnah arsip, dan komputer khusus
untuk server kearsipan dan lain lain. 4. Kurangnya kesadaran dan pemahaman pegawai dalam melaksanakan kegiatan  kearsipan  baik  dalam  hal penciptaan,  pemeliharaan maupun penyusutan arsip.
5. Tidak  ada  pembinaan  khusus  kepada pegawai  dalam  hal  mengelola  arsip sehingga  pegawai  tidak  mengetahui bagaimana  cara  mengelola  arsip  yang baik dan benar. 5.  Upaya-Upaya  Yang  dilakukan  Untuk Mengatasi Hambatan-hambatan Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip
Dinamis  Disekretariat  DPRD  Kabupaten

## Ciamis
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah penulis  lakukan  dengan  beberapa  informan, maka  dapat  ditemukan  upaya-upaya  yang dilakukan untuk mengatasi hambatan hambatan  yang  dihadapi  dalamPengelolaan Arsip Dinamis Disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam pembahasan sebagai berikut: 1. Pegawai yang bertugas sebagai arsiparis diikutsertakan dalam
program magang tata kelola kearsipan yang  baik  dan  benar  di  Badan Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah agar  memahami  cara  mengelola  arsip dengan  baik  serta  meningkatkan kesadaran pegawai untuk lebih memperhatikan arsip.
2. Mengajukan  permohonan  pembuatan gedung  arsip  khusus  dan  fasilitas pengelolaan  kearsipan  supaya  arsip disimpan  dalam  1  gedung  atau ruangan khusus
dengan 1 penanggungjawab arsip sebagai server khusus  kearsipan  tanpa  hilir  mudik pegawai  lainnya  serta  ada  fasilitas pendukung untuk mengelola arsip.
3. Mengajukan tambahan fasilitas pendukung  dalam  mengelola  arsip seperti;  scanner,  box  arsip,  rak  arsip, label kode klasifikasi, mesin pemusnah  arsip  dan  computer  khusus untuk server kearsipan dan lain lain.
4. Memberikan pemahaman kepada pegawai mengenai IT
5. Meningkatkan kesadaran pegawai supaya lebih tahu pentingnya
mengelola arsip dengan baik

## V. KESIMPULAN DAN SARAN

## 1. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  dari  penelitian  yang penulis  lakukan,baik  mulai  dari  pengumpulan data,  pengolahan  data,  sampai  pada  analisis  data dalam  penelitian  ini,  kemudian  penulis  dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan  pengelolaan  arsip  dinamisdi Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Ciamis  belum berjalan  secara  optimal,hal  tersebut  dapat dibuktikan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis bahwa masih ditemukannya permasalahan permasalah seperti  pengelolaan  surat  masuk,  surat  dinas, nota  dinas  dan  ekspedisi surat  masih bersifat manual,  lamanya  pencatatan  surat  masuk, surat  keluar  dan  sulitnya  surat  ditemukan
kembali  pada  saat  dibutuhkan,  tertumpuknya surat atau dokumen mengakibatkan hilangnya  data  dan  informasi  tidak  dapat tersampaikan  serta  kesulitan  untuk  mencari keberadaan surat tersebut.
2. Hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis  di  sekretraita  DPRD  Kabupaten ciamis:
a. Sumber  daya  manusia  masih  minim dalam arti personil tata kelola arsip  yang mumpuni  masih  kurang  sehingga  hanya mengandalkan pegawai-pegawai lain yang  kurang  paham  dalam  mengelola arsip  dalam  arti  tidak  ada  arsipais  yang professional  serta  masih  kurangnya pemahamanpegawai dalam IT.
b. Belum  memiliki  depo  arsip  khusus, seperti halnya di perpustakaan
mempunyai  depo  khusus  arsip  yang sudah  diamankan,  yang  ada  hanya ruangan-ruangan  tempat  bekerja  yang bersifat minimalis karena untuk membuat depo  khusus  ataupun  gedung  khusus arsip  harus  memakan  biaya  yang  besar dan  juga  tidak  ada  tempat  untuk penambahan bangunan sehingga memanfaatkan  ruangan-ruangan  yang ada  akibatnya  penyimpanan  arsip  tidak terkelola dengan baik yang mengakibatkan sulitnya menemukan arsip ketika dibutuhkan karena tertumpuk oleh arsip-arsip yang baru.
c. Kurangnya  prasarana  fasilitas-fasilitas pendukung untuk mengelola arsip
seperti;  scanner,  box  arsip,  rak  arsip, label  kode  klasifikasi,  mesin  pemusnah arsip  dan  computer  khusus  untuk  server kearsipan dan lain lain.
d. Kurangnya  kesadaran  dan  pemahaman pegawai  dalam  melaksanakan  kegiatan kearsipan  baik  dalam  hal  penciptaan, pemeliharaan maupun penyusutan arsip.
e. Tidak  ada  pembinaan  khusus  kepada pegawai  dalam  hal  mengelola  arsip sehingga  pegawai  tidak  mengetahui bagaimana  cara  mengelola  arsip  yang baik dan benar.
3. Upaya-Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat DPRD Kabupaten Ciamis:
a. Pegawai  yang bertugas sebagai  Arsiparis diikutsertakan  dalam  program  magang tata kelola kearsipan yang baik dan benar di  Badan  Perpustakaan  dan  Kearsipan Daerah  agar  memahami  cara  mengelola arsip  dengan  baik  serta  meningkatkan
kesadaran pegawai untuk lebih memperhatikan arsip.
b. Mengajukan  permohonan  pembuatan gedung  arsip  khusus  dan  fasilitas pengelolaan  kearsipan  supaya  arsip disimpan  dalam  1  gedung  atau ruangan khusus dengan 1 penanggungjawab arsip sebagai server  khusus  kearsipan  tanpa  hilir mudik  pegawai  lainnya  serta  ada fasilitas  pendukung  untuk  mengelola arsip.
c. Mengajukan tambahan fasilitas pendukung  dalam  mengelola  arsip seperti: scanner ,  box  arsip,  rak  arsip, label kode klasifikasi, mesin pemusnah arsip dan computer khusus untuk server kearsipan dan lain lain.
d. Memberikan pemahaman kepada pegawai mengenai IT
e. Meningkatkan  kesadaran  pegawai supaya lebih tahu pentingnya mengelola arsip dengan baik. 1.1 Saran Melihat  dari  kesimpulan  penelitian  yang penulis kemukakan sebelumnya, kemudian penulis  dapat  mengemukakan  beberapa  saran atau  rekomendasi  sebagai  bahan  pertimbangan dalam  mengoptimalkan  kinerja  pelaksanaan pengelolaan  arsip  dinamisdi  sekretariat  DPRD Kabupaten  Camis  yang  dapat  penulis  uraikan sebagai berikut:
1. Leader atau  pegawai  yang  bertanggung jawab mengenai  pengelolaan kearsipan mengadakan/membuat  program  peningkatan pemeliharaan  dokumen  berbasis  digital  atau komputerisasi  arsip  sesuai  standar  yang berlaku.
2. Merekrut Arsiparis profesional.
3. Membuat  pedoman  tata  kelola  kearsipan sebagai acuang pegawai untuk melaksanakan pengelolaan kearsipan.
4. Mengadakan diklat/pembinaan dengan memanggil narasumber ahli tentang kearsipan modern dengan tujuan supaya para pegawai sadar bahwa mengelola arsip dengan baik bisa mempermudah kinerja.
5. Melakukan  benchmarking atau  studi banding ke  kabupaten/kota  lain  yang  pengelolaan kearsipannya  sudah  baik  dan  modern  bisa juga  konsultasi  ke  pemerintah  provinsi maupun pusat.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos,  Basir.  2014. Manajemen  Kearsipan Untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  dan Perguruan Tinggi . Jakarta: Bumi Aksara.
Sedarmayanti.2009. Dasar-dasar  Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sedarmayanti.2015. Tata  Kearsipan  Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju
Sugiarto  dan  Wahyono.  2015.  Manajemen Kearsipan  Modern.  Yogyakarta:  Gava Media.
Sugiyono.  2014. Metode  Penelitian  Kuantitatif,
Kualitatif,  dan  R&D .  Bandung:  Alfabeta, CV.
Dokumen :
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia nomor 20 tahun 2011 tentang autentikasi Arsip Elektronik
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia nomor 22 tahun 2012 tentang
Desain Pembinaan Kearsipan pada
Pemerintah Daerah