## MANAJEMEN KEARSIPAN SISWA DI SMA NEGERI 1 PULAU RIMAU BANYUASIN
Yulia Safitri 1 , Ibrahim 2 , KMS Badaruddin 3 1 safitriyulia613@gmaiil.com, 2 ibrahim_uin@radenfatah.ac.id , 3 kmsbadaruddin_uin@radenfatah.ac.id , 1,2,3 UIN Raden Fatah Palembang
Abstract : The purpose of this study was to analyze the implementation of student archiving and analyze the supporting factors and inhibiting factors encountered in implementing student archiving at SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin. This study uses a qualitative descriptive method that describes the research object verbally through data that has been collected through interviews, observation and documentation with informants from the school, administrative staff and teachers. The results obtained from research at SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin show that in general this school has carried out a fairly good implementation of student archiving. This can be seen from archive storage which begins with archive identification, document classification, document collection, archiving/tagging, storage and archive maintenance. Cabinets, container boxes, and computers are one of the supporting factors for filing at SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin, however, the lack of equipment (facilities, infrastructure and resources) is an inhibiting factor in carrying out filing at SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin.
Keywords: Identification, Management, Student Readiness
Abstrak :  Tujuan  penelitian  ini  untuk  menganalisis  pelaksanaan  kearsipan  siswa  dan  menganalisis faktor pendukung dan faktor penghambat yang dihadapi dalam menerapkan pelaksanaan kearsipan siswa  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif kualitatif  yang  menggambarkan  objek  penelitian  secara  verbal  melalui  data  yang  telah  terkumpul melalui wawancara, observasi dan dokumentasi dengan informan pihak sekolah, staf tata usaha dan guru.  Hasil  yang  diperoleh  dari  penelitian  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin  menunjukan bahwa secara umum sekolah ini telah telah melakukan pelaksanaan kearsipan siswa yang cukup baik hal ini dilihat dari penyimpanan arsip yang diawali dengan identifikasi arsip, klasifikasi dokumen, pengumpulan  dokumen,  pengarsipan/penadaan,  penyimpanan  dan  pemeliharaan  arsip.  Lemari, container box, dan komputer menjadi salah satu faktor pendukung kearsipan di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin, meski demikian masih kurangnya peralatan (sarana, prasarana dan sumber daya) menjadi faktor penghambat dalam melaksanakan kearsipan di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin. Kata Kunci: Identifikasi, Manajemen, Kearsiapan Siswa

## PENDAHULUAN
Dalam  lembaga  pendidikan,  pengelolaan  informasi  siswa  memiliki  peranan  sentral  dalam rangka  mengoptimalkan  proses  pembelajaran,  pengambilan  keputusan  dan  pemberian  dukungan yang  tepat.  Salah  satu  elemen  yang  menjadi  kunci  dalam  pengelolaan  informasi  siswa  adalah kearsipan. Kearsipan siswa menjadi hal yang krusial dalam lembaga pendidikan, hal ini terkandung dalam  peraturan  dan  kebijakan  dalam  konteks  pendidikan  Undang-undang  Nomor  20  Tahun  2003 tentang  system  pendidikan  nasional  mengamanatkan  bahwa  setiap  institusi  pendidikan  harus memiliki system pengelolaan arsip yang baik dan tertatur. Selain itu, manajemen kearsipan siswa juga dapat  membantu  lembaga  pendidikan  mengetahui  persyaratan  akreditasi  dan  menunjang  kualitas pendidikan yang baik (Nasution, 2020).
Kegiatan organisasi dan pemerintahan akan selalu bertumpu pada informasi dari arsip baik dalam  perencanaan,  pelaksanaan  maupun  pengawasan.  Kearsipan  merupakan  dasar  utama pengambilan keputusan yang berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan atau evaluasi operasional yang ada. Oleh karena itu, pelaksanaan kearsipan siswa yang baik dan teratur merupakan salah satu aspek yang penting dalam pengelolaan administrasi pendidikan di sekolah. Setiap kearsipan siswa yang  terdapat  pada  lembaga-lembaga  pendidikan  akan  merujuk  pada  pengumpulan  data  siswa, penyimpanan  data  siswa,  pengelolaan  dokumen  dan  infromasi  yang  berkaitan  dengan  profil, perkembangan  akademik,  kesehatan,  partisipasi  siswa  dalam  aktivitas  yang  diadakan  sekolah  dan interaksi  dengan  konselor  sekolah  yang  dapat  memberikan  pandangan  holistik  mengenai  siswa
sebagai individu. Informasi ini nantinya akan membantu guru, staf dan orang tua dalam memahami kebutuhan,  potensi,  serta  tantangan  yang  dihadapi  siswa  serta  akan  memungkinkan  mereka memberikan dukungan yang sesuai bagi siswa (Muslih 2018).
Meski  demikian,  dalam  pengelolaan  kearsipan  siswa  tidak  selalu  mudah  dalam pengaplikasiaannya  di  lapangan.  Tantangan  dalam  pengelolaan  kearsipan  siswa  menjadi  semakin kompleks,  hal  ini  terjadi  karena  proses  pengarsipan  yang  dilakukan  rentan  terhadap  kesalahan, kehilangan data dan kesulitan dalam mengakses informasi yang dibutuhkan secara cepat. Selain itu, jumlah arsip yang selalu bertambah sedangkan tempat penyimpanan terbatas juga menjadi tantangan yang  banyak  ditemukan  di  sekolah-sekolah.  Jika  terdapat  kesalahan  dalam  pengelolaan  dokumen maka akan berakibat pada pemborosan biaya, waktu, dan tenaga yang dibutuhkan.
Sistem  manajemen  informasi  sekolah  yang  baik  serta  pemanfaatan  perangkat  digital  dapat membantu  mengatasi  permasalahan  tersebut.  Dengan  demikian,  setiap  dokumen  yang  keluar  dan masuk  harus  disimpan  sebagai  dokumen  arsip,  baik  yang  bersifat  sementara  maupun  tetap. Penyimpanan  arsip  itu  harus  dipisahkan,  penyimpanan  harus  sesuai  dengan  buku  agenda  baik mengenai klasifikasinya maupun urutan penyimpanannya (Hadari, 1983).
Dengan demikian, diperlukannya aturan kearsipan Negara republik Indonesia pada konteks ini adalah untuk bahan pertanggung jawaban bagi generasi muda atau bagi generasi yang akan datang. Kearsipan  berfungsi  sebagai  pusat  ingatan,  sumber  informasi  serta  alat  pengawasan  yang  sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan, baik pada lembaga negara, swasta,  perguruan  tinggi,  dan  sekolah/madrasah.  Hal  ini  terjadi  karena  salah  satu  konteks keberhasilan  suatu  lembaga  sekolah  adalah  dapat  menjaga  dan  mengelola  arsipnya  sebagai  bukti kegiatan yang dapat diakses dan dijaga keamanannya serta diperiksa kondisi dan situasinya secara berulang  hingga  merasa  yakin  bahwa  arsip  terlindungi  dari  berbagai  kerusakan  dan  kehilangan (Oktarina, et.al 2018).  Dari  paparan  diatas  dapat  dilihat  bahwa  selain  efisiensi  dalam  pengelolaan, kearsipan siswa juga mampu menjadi faktor pendukung perencanaan kurikulum yang lebih tepat bagi lembaga  pendidikan.  Hal  ini  berkontribusi  pada  upaya  meningkatkan  kualitas  pendidikan  serta mempersiapkan siswa untuk menghadapi tuntutan global.
Dengan  demkian,  menjadi  kewajiban  bagi  lembaga  pendidikan  dalam  menyiapkan  sarana, prasarana serta sumber daya yang memadai dalam pelaksanaan kearsipan siswa di sekolah. Salah satu sumber  daya  urgent  yang  dibutuhkan  ialah  bagian  khusus  yang  yang  bertugas  dalam  mengelola kearsipan siswa. Bagian khusus tersbut adalah tata usaha sekolah.  Pada hakikatnya tata usaha sekolah merupakan bagian yang menjadi dasar pelayanan jasa pendidikan pada suatu lembaga yaitu badan administrasi sekolah yang secara langsung menangani kearsipan siswa (Amirrudin., 2017). Kearsipan siswa  yang  efektif  nantinya  akan  membantu  lembaga  pendidikan  menciptakan  lingkungan  yang terstruktur,  responsif  dan  adaptif.  Dengan  demikian,  penelitian  mengenai  pelaksanaan  kearsipan siswa  memiliki  nilai  penting  dalam  meningkatkan  kualitas  layanan  pendidikan  dan  memperkuat system pengelolaan adminisrasi di sekolah (Setiawan, 2019).Berdasarkan latar belakang tersbut, studi pada penelitian ini akan berkaitan dengan upaya satff tata usaha dalam mengelola arsip siswa dengan judul “Manajemen Kearsipan Siswa di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin”, dengan tujuan untuk menganalisis  pelaksanaan  kearsipan  siswa  dan  menganalisis  faktor  pendukung  dan  faktor penghambat yang dihadapi dalam menerapkan pelaksanaan kearsipan siswa di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin.
Melalui  penelitian  ini  diharapkan  bahwa  hasil  penelitian  akan  memberikan  masukan  yang berharga bagi lembaga pendidikan terkait dalam mengembangkan strategi pengelolaan dokumen arsip siswa yang lebih baik. Dengan demikian lembaga pendidikan akan menghadirkan pengalaman belajar yang lebih adaptif, efisien serta efektif dalam memenuhi kebutuhan siswa serta menjawab tantangan masa depan dalam dunia pendidikan yang terus berkembang.

## METODE
Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  kualitatif  yang  menggambarkan  objek penelitian  secara  verbal  melalui  data  yang  telah  terkumpul  melalui  wawancara,  observasi  dan dokumentasi  dengan  informan  pihak  sekolah,  staf  tata  usaha  dan  guru.  Menurut  Zuchri  (2021) pendekatan  penelitian  merupakan  sebuah  rancangan  bagaimana  suatu  penelitian  akan  dilakukan, yang  digunakan  untuk  mendapatkan  jawaban  terhadap  pertanyaan  penelitian  yang  dirumuskan. Deskriptif  dapat  diartikan  sebagai  menggambarkan  dengan  apa  adanya.  Penelitian  ini  dilakukan dalam situasi yang alami, sehingga tidak ada Batasan dalam memaknai atau memahami peristiwa yang dikaji.
Sesuai dengan permasalahan yang menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini, maka peneliti  menggunakan  metode  deskriptif,  dalam  penelitian  ini  metode  deskriptif  merupakan  suatu bentuk pendekatan penelitian yang dilakukan sedemikian rupa dengan pendekatan mendalam dan menyeluruh. , rinci dan lengkap. Tujuan dari pendekatan deskriptif ini adalah untuk mendeskripsikan tujuan penelitian dan menjelaskan bagaimana dan mengapa pendekatan dalam penelitian ini dapat terjadi (Lexy, 2013).
Adapun  langkah  dalam  penelitian  ini  meliputi  (1)  Observasi,  pada  penelitian  ini  peneliti melakukan observasi langsung ke SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin dengan tujuan untuk melihat kondisi  di  lapangan.  (2)  Wawancara,  pada  penelitian  ini  menggunakan  jenis  wawancara  semi tersetruktur  dengan  tujuan  menemukan  permasalahan  secara  terbuka,  dimana  pihak  yang diwawancarai  dimintai  pendapat  dan  ide-idenya  ( Ibid )  (3)  Dokumentasi,  teknik  ini  gunakan  untuk memperoleh  data-data  penunjang  penelitian  yang  ada  disekolah.  Data  dokumentasi  dapat  berupa tulisan  atau  lukisan  dapat  pula  berupa  benda-benda  (Seoberdhy.,  dkk  2020).  Menurut  Arum  & Irhandayaningsih (2020) setelah semua data yang dibutuhkan didapatkan nantinya akan dilakukan analisis  data.  Tahapan  analis  data  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  pengumpulan  data, reduksi data, penyajian data, kemudian menarik kesimpulan/ verifikasi. Pengumpulan data memiliki proses yang dilakukan sepanjang penelitian tersebut berlangsung. Pengumpulan data dimulai pada saat  observasi  penelitian,  pengumpulan  data  untuk  penelitian  ini,  wawancara  hingga  melakukan transkrip wawancara.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil
Berdasarkan hasil bahwa pelaksanaan kearsipan siswa yang baik dan teratur juga memiliki manfaat yang tidak dapat diabaikan. Dalam hal ini, kearsipan siswa dapat membantu pihak sekolah untuk memonitor perkembangan siswa secara individu maupun secara keseluruhan. Dengan adanya kearsipan  yang  teratur  dan  terdokumentasi  dengan  baik,  pihak  sekolah  dapat  dengan  mudah menyusun bebagai kebijakan dan program pembelajaran yang lebih efektif dan efisien (Arfin & Sari 2018). Berdasarkan penelitian hasil yang telah dilakukan, diketahui bahwa secara umum pelaksanaan kearsipan siswa yang ada di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin sudah berjalan dengan baik hal ini dapat dilihat pada hasil penelitian dilapangan yang meliputi:

## Identifikasi Arsip
Identifikasi  arsip  ini  bertujuan  untuk  mengelompokkan  dan  membedakan  berbagai  jenis dokumen berdasarkan karakteristik, konten, dan fungsi mereka. Tujuan utama dari identifikasi jenis dokumen  adalah  untuk  memudahkan  pengelolaan,  penyimpanan,  pencarian,  dan  akses  terhadap informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen tersebut.
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  yang  dilakukan  dengan  pihak sekolah yakni Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimua Banyuasin pada saat proses penelitian, didapatkan hasil bahwa terdapat beberapa jenis dokumen yang diarsipkan untuk siswa  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  yaitu  sertifikat  dan  penghargaan  dokumen  ini  mencangkup sertifikat atau penghargaan yang diberikan kepada siswa atas prsestasi akademik dan non akademik dan  prestasi  lainnya  disekolah  kemudian  terdapat  dokumen  evaluasi  dan  laporan,  dokumen  ini mencangkup  transkip  nilai,  raport  semester,  dan  laporan  kemajuan  siswa  dalam  berbagai  mata pelajaran. Selain itu terdapat juga dokumen siswa seperti kartu identitas siswa yang mencangkup kartu identitas  sekolah  dan  kartu  siswa  yang  mencangkup  informasi  pribadi  siswa,  seperti  nama,tanggal lahir dan nomor identias siswa. Kemudian terdapat formulir izin orang tua (meliputi izin kegiatan berkemah,  lomba  antar  sekolah  dan  study  tour  yang  dilakukan  sekolah)  formulir  pendaftaran mencangkup  formulir  pribadi  siswa  dan  informasi  yang  diperlukan  untuk  administrasi.  Dokumen lainnya  yakni  dokumen  keuangan  yang  mencangkup  catatan  pembayaran  sekolah,  tagihan,  dan infomasi  keuanghan  terkait  yang  mencanagkup  beasiswa  atau  bantuan  program  keuangan  yang diterima oleh siswa dari pihak sekolah atau pememrintah pusat.
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  yang  dilakukan  dengan  pihak sekolah yakni, Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rima Banyuasin pada saat proses  penelitian,  didapatkan  hasil  bahwa  dalam  tata  cara  pengarsipan  dokumen  siswa  dan perlindungan privasi di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin dilakukan dengan cara manual ( Filling manual )  berdasasrkan  kriteria  tertentu  seperti  alfabet  dan  numerik  yang  nantinya  akan  diletakan ditempat  penyimpanan  yang  rapi  dan  teratur  agar  memudahkan  dalam  pencarian  jika  dokumen dibutuhkan.  Setelah  itu  dokumen  akan  diberi  label  per  map  dengan  tujuan  memudahkan  dalam
pengenalan dokumen. Demikian dokumen yang tidak lagi digunakan akan dilakukan pemusnahan dokumen.
Selain  itu,  untuk  perlindungan  privasi  dilakukan  pembatasan  akses  kepada  orang-orang tertentu  seperti  petugas  administrasi  sekolah  atau  pihak-pihak  yang  terkait  dengan  tujuan  terjaga privasi dan kerahasiaanya. Meski demikian masih dibutuhkan petugas dalam pemantauan dan audit di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasi.dengan  demikian,  ini  menjadi  menjadi  kekurangan  bagi sekolah dalam melakukan pemantauan rutin dan audit keamanan untuk memastikan bahwa protocol pelindungan  privasi  diikuti  dengan  baik  dan  mengidentifikasi  protensi  celah  keamana.  Sedangkan untuk perlindungan privasi dokumen siswa meliputi jenis data pribadi sensitive yang perlu dilindungi seperti nomor identitas, alamat, tanggal lahir atau informasi kesehatan siswa.
Selanjutnya berkaitan dengan Peralatan dan Sumber Daya yang dibutuhkan untuk kearsipan siswa bahwa yang dilakukan dengan pihak sekolah yakni, Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat proses penelitian, didapatkan hasil bahwa peralatan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk arsip kesiswaan yakni rak arsip atau lemari khusus untuk menyimpan dokumen fisik siswa, computer/server, software pengarsipan elektronik, aksesoris penujang misalnya seperti, gunting, staples, serta peralatan tulis spensil. Dalam ketersediaan sumber daya fisik dan  finansial  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin  menjadi  bagian  yang  harus  ada,  meliputi tim/administrator  yang  bertanggu  jawab  atas  pengelolaan  arsip  siswa,  dan  juga  perangkat  lunak pendukung lainnya yang sangat mempengaruhi kearsipan siswa menjadi efektif dan efisien.

## Klasifikasi Dokumen
Klasifikasi  dokumen  dalam  arsip  adalah  proses  mengelompokkan  dokumen-dokumen berdasarkan ciri-ciri atau karakteristik tertentu agar dapat diidentifikasi, diakses, dan dikelola dengan lebih  efisien.  Tujuan  utama  klasifikasi  adalah  mengorganisir  informasi  sehingga  dapat  dicari  dan digunakan dengan mudah.

## a. Menentukan semua kategori atau jenis-jenis dokumen kearsipan siswa
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  yang  dilakukan  dengan  pihak sekolah yakni : Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat  proses  penelitian,  didapatkan  hasil  bahwa  dalam  menentukan  semua  kategori  atau  jenis-jenis dokumen  kearsipan  siswa  di  dilakukan  dengan  mengklasifikasi  arsip-arsip  tersebut  berdasarkan masing-masing jenis kearsipan siswa dan membuat sistem catatan penomoran yang jelas. Kemudian disimpan berdasarkan jenis arsip yang sama jenisnya dan disimpan didalam lemari khusus arsip. Yang akan mempermudah dalam pencarian arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan Kembali

## Pengumpulan dokumen
Pengumpulan dokumen arsip (pengumpulan arsip) merupakan tahap awal dalam pengelolaan arsip  yang  melibatkan  proses  mengidentifikasi,  mengumpulkan,  dan  mengorganisir  dokumen- dokumen yang memiliki nilai penting untuk diarsipkan.

## a. Metode pengumpulan dokumen secara manual dan system digital
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  yang  dilakukan  dengan  pihak sekolah yakni : Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat  proses  penelitian,  didapatkan  hasil  bahwa  dalam  metode  pengumpulan  data  dapat  dilakukan kombinasi antara metode manual dan sistem digital. metode pengumpulan dokumend secara manual di sekolah ini dilakukan dengan cara fisik, yaitu caranya mengumpulkan, menyortir, dan menyimpan dokumen  secara  tradisional  tanpa  menggunakan  teknologi  digital.  Sedangkan  yang  metode  sistem digital  ini  menggunakan  teknologi  digital  untuk  mengumpulkan,  menyimpan,  dan  mengelola dokumen elektronik. Sedangkan untuk cara digitalnya yaitu dengan cara pencarian dokumen secara elektronik,  dan  Dokumen  diindeks  dan  diidentifikasi  menggunakan  metadata  untuk  memudahkan pencarian  dan  pengelolaan.  Untuk  system  keduannya  yaitu  baik  dengan  metode  manual  maupun digital  itu  sama-sama  dengan  cara  dokumen  tersebut  disusun  secara  teratur  sesuai  dengan  urutan waktu atau abjad (misalnya berdasarkan nama siswa), sehingga memungkinkan pencarian yang lebih efisien.

## Pengarsipan/Penandaan
Penadaan pada arsip memiliki beberapa tujuan atau guna yang penting dalam pengelolaan dokumen  dan  informasi.  Tujuan  tersebut  melibatkan  langkah-langkah  untuk  mengatur, mengorganisir, dan mengelola dokumen dengan baik agar dapat diakses dan dimanfaatkan dengan efisien.
Cara  Menyusun  dokumen  sesuai  dengan  system  pengarsipan,  berdasarkan  hasil  observasi, wawancara dan dokumentasi yang dilakukan dengan pihak sekolah yakni, Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat proses penelitian, didapatkan hasil bahwa system  pengarispan/penandaan  arsip  sudah  sesuai  dengan  prosedur  yang  telah  tetapkan.  Untuk penyusunan dokumen pengarsipan di sekolah ini menggunakan dua cara, cara pertama yaitu dengan system pengarsipan digital, dan kedua dengan cara manual, lalu pengelompokan dokumen-dokumen, dan juga dengan cara menentukan struktur pengarsipannya, dan juga gunakan label atau kode warna yang  disusun  dengan  serapi  mungkin  agar  terlihat  rapi  dan  ketika  mencari  arsip  yang  sedang dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukannya lagi.
Dengan  beberapa  informan  dan  mengobservasi  langsung  dilapangan  serta  melihat dokumentasi yang ada. Sehingga peneliti dapat menyimpulkan bahwa sistem penyusunan arsip yang sudah sesuai dengan prosedur yang telah tetapkan serta dengan dilakukannya kode indeks arsip yang sesuai dengan masing-masing jenis arsip.

## Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  yang  dilakukan  dengan  pihak sekolah yakni : Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat  proses  penelitian,  didapatkan  hasil  bahwa,  kegiatan  menjaga  dan  memelihara  arsip  sudah dilakukan  dengan  baik.  Hal  ini  dapat  dilihat  pada  lemari-lemari  penyimpanan  arsip  yang  disusun dengan  aman,  selain  itu  untuk  menghindari  dengan  kontak  langsung  dari  udara  luar,  lemari dilengkapi kaca untuk mencegah kerusakan dokumen.
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  yang  dilakukan  dengan  pihak sekolah yakni, Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat  proses  penelitian,  bahwa  sekolah  ini  masih  menggunakan  sistem  yang  manual  sehingga penggunaan  sarana  dan  prasarana  yang  dibutuhkan  kurang  memadai  untuk  penyimpanan  arsip seperti lemari khusus penyimpanan arsip masih kurang, jadi terdapat arsip yang disimpan di container box maupun kardus, tetapi untuk fasilitas pendukung kearsipan, seperti kartu indeks, map, dan alat tulis lainnya sudah memadai.
Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  dokumentasi  berkaitan  dengan  pemeliharaan arsip bahwa yang dilakukan dengan pihak sekolah yakni, Kepala Sekolah, Kepala TU dan staf TU SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada saat proses penelitian, bahwa untuk menjaga dan memelihara kearsipan siswa disekolah ini yakni memastikan dokumen-dokumen siswa disimpan di tempat yang aman dan terlindungi dari kerusakan fisik atau bahaya seperti kebakaran, banjir, atau pencurian. Dan juga pengecekan arsip secara manual selama satu tahun sekali secara berkala.
Selain itu, sekolah ini memiliki kebijakan arsip seperti arsip diberi batas waktu penyimpanan arsip yakni untuk 5 tahun kebawah arsip disimpan diruangan kearsipan dan untuk 10 tahun keatas arsip di musnahkan namun jika masih penting diletakan diruangan khusus barang-barang yang tidak terpakai dan menjaga keamanan fisik arsip dengan cara menyimpan semua dokumen dalam ruangan terkunci dan hanya orang tertentu yang dapat melihatnya.

## Pembahasan
Pelaksanaan  manajemen  arsip  yang  baik  sangat  penting  bagi  suatu  lembaga  pendidikan, karena kegiatan kearsipan meliputi proses menyusun dan menyimpan korespondensi atau dokumen sejak sekolah didirikan, didaftarkan, dan dipelihara, penerimaan siswa baru sampai siswa keluar atau lulus, serta sebagai pendaftaran semua data sekolah (Sri Yeyenri, et al ., 2020).
Dengan  pengarsipan  yang  teratur  dan  terdokumentasi  dengan  baik,  sekolah  dapat  dengan mudah  mempelajari  sejarah  presentasi,  ketidakhadiran,  dan  pelanggaran  siswa  tersebut.  Selain  itu, prestasi akademik yang baik juga dapat membantu sekolah mengembangkan kebijakan dan program pembelajaran  yang  lebih  efektif.  Hal  ini  dikarenakan  acuan  dalam  membuat  kurikulum  lebih berorientasi dan disesuaikan dengan kebutuhan siswa (Arfin & Sari 2018).
Berdasarkan  hasil  analisis  data  yang  telah  dilakukan,  diketahui  bahwa  secara  umum pelaksanaan  kearsipan  siswa  yang  ada  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin  sudah  berjalan dengan baik. Sehingga proses administrasi siswa disekolah tidak akan terganggu selain itu, dokumen pribadi  siswa  yang  diarsipkan  akan  terjaga  keamananyan,  hal  ini  diperkuat  oleh  pernyataan Grataridarga dkk, (2020) Association of Records Managers and Administrators (ARMA) menyatakan bahwa setiap  organisasi  atau  lembaga  baik  swasta  atau  pemerintahan  perlu  melakukan  identifikasi  arsip. Identifikasi ini harus sesuai dengan persyaratan operasional, hukum, dan peraturan organisasi atau lembaga untuk menjaga setiap keamanan data pribadi terarsip.

## Identifikasi Arsip
Identifikasi arsip adalah alat atau cara yang digunakan untuk mendukung proses identifikasi, klasifikasi  dan  penilaian  arsip,  Identifikasi  arsip  juga  digunakan  untuk  mengevaluasi  kemampuan internal  mengidentifikasi  dokumen  atau  catatan  yang  relevan  dengan  siswa  dan  pastikan  mereka diidentifikasi  dengan  benar  dan  ditempatkan  di  file  siswa  yang  sesuai.  Kegiatan  identifikasi  arsip dilakukan sebagai suatu pengecekan ulang yang rutin dilakukan untuk pencocokkan dan penyesuaian daftar arsip yang ditransfer dengan fisik arsip yang ditransfer ke kantor arsip (Lasambouw & Novi., 2016).
Identifikasi  arsip  siswa  dalam  penelitian  ini  merujuk  pada  proses  mengenali,  memilih  dan membedakan dokumen dan informasi yang memiliki nilai penting dalam jangka waktu panjang dan pendek. Selain itu identifikasi arsip di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin bertujuan agar proses pengarsipan  siswa  menjadi  lebih  efisensi.  Identifikasi  arsip  pada  sekolah  ini  membantu  dalam mengurangi volume dokumen yang disimpan, dengan kriteria dokumen arsip siswa yang diarsipkan yakni memiliki nilai relevan serta konkret. Dengan adanya identifikasi arsip ini proses pengarsipan menjadi lebih efisien dan tidak memakan tempat berlebihan.
Identifikasi jenis dokumen bertujuan untuk mengelompokkan dan membedakan berbagai jenis dokumen berdasarkan karakteristik, konten, dan fungsi mereka. Tujuan utama dari identifikasi jenis dokumen  adalah  untuk  memudahkan  pengelolaan,  penyimpanan,  pencarian,  dan  akses  terhadap informasi  yang  terkandung  dalam  dokumen-dokumen  tersebut.  Hal  ini  disebabkan  arsip  sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan terutama yang berkaitan dengan  data  atau  informasi,  dan  arsip  menyimpan  berbagai  sumber  informasi  penting  bagi  setiap kegiatan atau aktivitas sekolah sehari-hari (Pancaningsih., 2015).
Dengan demikian, peneliti dapat menyimpulkan bahwa identifikasi arsip untuk jenis dokumen yang  diarsipkan  untuk  siswa  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin  sudah  cukup  baik,  yakni dengan cara memisah misahkan lemari penyimpanan khusus dokumen arsip siswa, serta selanjutnya penyimpanan dapat diakses secara langsung dan ada juga yang disimpan rahasia.
Di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin mengidentifikasi jenis dokumen merupakan salah satu kegiatan yang dapat mempermudah pengambilan keputusan yang lebih tepat dan informasional. Karena  identifikasi  jenis  dokumen  memungkinkan  pengguna  untuk  dengan  cepat  mengidentifikasi dokumen yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Pengguna dapat dengan mudah menavigasi melalui kategori  dokumen  yang  telah  ditetapkan  untuk  menemukan  informasi  yang  diperlukan  dalam pengambilan keputusan.
Berdasarkan  hasil  analisis  data  yang  telah  dilakukan  dapat  dinyatakan  bahwa  pengarsipan dokumen  siswa  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin  harus  dilakukan  secara  terorganisir  dan memperhatikan  perlindungan  privasi  dengan  memastikan  kebijakan  yang  jelas,  keterlibatan  orang tua/wali  murid,  serta  langkah-langkah  keamanan  yang  tepat  untuk  menjaga  integritas  dan kerahasiaan  informasi  siswa.  Hal  ini  diperkuat  oleh  penelitian  Rosaliana  dkk,  (2022)  dimana pengarsipan dokumen siswa digunakan dalam suatu sekolah sebagai bukti, rekaman atau dokumen yang dalam penggunaannya hanya untuk beberapa kebutuhan penting dan hanya boleh digunakan oleh pihak tertentu yang bersangkutan, serta waktu tertentu saja (Rosaliana.,dkk 2022).
Cara pengarsipan yang digunakan oleh pihak SMA Negeri 1 Pualu Rimau Banyuasin yakni tata cara Filling manual merupakan sebuah panduan praktis yang digunakan di lingkungan sekolah untuk mengatur dan menyimpan dokumen-dokumen penting dengan cara yang sistematis. Panduan ini  memberikan  petunjuk  tentang  cara  mengorganisasikan  dan  mengelompokkan  berbagai  jenis dokumen, seperti administrasi sekolah, keuangan, siswa, guru, kurikulum, dan lain-lain. Filling manual akan mengarahkan bagaimana cara memberi label pada folder, cara pengarsipan berdasarkan kategori atau subjek tertentu (seperti berdasarkan kelas, tahun ajaran, atau jenis dokumen), serta cara merawat dan  melindungi  dokumen  agar  tetap  terjaga  keberadaannya  dalam  jangka  waktu  yang  lama (Dewantikasari (2017).
Tujuan dari Filing Manual adalah untuk menjaga keberesan dan aksesibilitas informasi penting bagi  kepentingan  administrasi,  pengelolaan,  dan  pelaporan  di  sekolah.  Dengan  memiliki  sistem pengarsipan  yang  terstruktur  dan  teratur,  sekolah  dapat  menghindari  kehilangan  dokumen, mengurangi  kerumitan  dalam  pencarian  informasi,  dan  mendukung  efisiensi  dalam  operasional sehari-hari (Iswandi dkk., 2018).
Adapun langkah dalam proses peminjaman arsip dokumen sisa di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin pada bagian tata usaha hanya meminjamkan arsip dalam lingkungan sekolah saja. Hal ini dilakukan dengan tujuan perlindungan privasi terhadap dokumen siswa tetap terjaga dengan aman,
hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Nasution (2020) menyatakan bahwa dalam setiap lembaga atau pun pendidikan harus memiliki petugas pengawasan kearsipan (staff bagian tata usaha) fungsi  pengawas  bagi  kearsipan  dokumen  siswa  sebagai  pihak  yang  mengawasi  apakah  dokumen siswa yang telah diarsip tetap dapat terjaga dengan baik dan tersedia ketika dokumen dibutuhkan, demikianlah pengawasan yang baik dan benar. Pengawasan ini dilakukan dengan tujuan manajemen strategi untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi.
Ketersediaan sumber daya fisik dan finansial seperti ruang penyimpanan yang sedikit kurang, perangkat  lunak  arsip  dan  peralatan  kearsipan  seperti  lemari  arsip  dan  rak  dapat  mempengaruhi pelaksanaan kearsipan siswa. Dan tanpa sumber daya yang cukup, pelaksanaan kearsipan siswa dapat menjadi tidak efektif. Berdasarkan penelitian bahwa perlatan yang digunakan di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin masih memiliki banyak kendala dan kekurangan seperti sedikitnya rak dan lemari penyimpanan  untuk  kearsipan  siswanya  sendiri.  Hal  ini  tentu  akan  mengganggu  keberlangsungan proses kearsipan siswa di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin. dimana kantor atau lembaga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlangkapan sukar dijalanka. Selain itu perlatan yang digunakan dalam pengarsipan juga karena membantu mendukung efisiensi, kerapihan, dan keberlanjutan dalam mengelola dokumen dan informasi penting. (Teddy., 2018).
Peralatan  seperti  lemari  arsip,  rak  arsip,  dan  kotak  penyimpanan  membantu  menciptakan sistem pengarsipan yang teratur. Dokumen-dokumen dapat diatur dengan jelas berdasarkan kategori, subjek, atau jenis, sehingga memudahkan dalam pencarian dan akses informasi. Peralatan pengarsipan seperti folder, amplop kertas asam, dan wadah penyimpanan khusus membantu melindungi dokumen dari kerusakan fisik, debu, kelembaban, dan faktor lingkungan lainnya. Ini penting untuk menjaga keawetan  informasi  dalam  jangka  waktu  yang  lama.  Peralatan  seperti  label,  tab,  dan  indeks memungkinkan dokumen diidentifikasi dengan mudah dan cepat. Dokumen yang diberi label dengan jelas  akan  mempercepat  proses  pencarian  dan  menghemat  waktu.  Dengan  peralatan  yang  sesuai, proses pengarsipan dan pencarian informasi dapat dilakukan dengan lebih efisien. Ini membantu staf sekolah  menghemat  waktu  dan  tenaga,  serta  mencegah  kekacauan  atau  kehilangan  dokumen  yang dapat mengganggu kegiatan harian (Susanti, M. R., & Puspasari., 2020).

## Klasifikasi Dokumen
Klasifikasi dokumen mengacu pada atribut atau fitur yang digunakan untuk mengidentifikasi atau membedakan dokumen berdasarkan kategori atau klasifikasi tertentu. Indikator ini membantu dalam proses otomatisasi klasifikasi dokumen-dokumen telah diklasifikasikan dengan benar, jelas dan sesuai dengan sistem atau struktur klasifikasi yang ditetapkan (Perka ANRI., 2015).
Di  SMA  Negeri  1  Pulau  Riamau  Banyuasin,  berdasarkan  hasil  analisis  data  yang  telah dilakukan  bahwa  untuk  mengetahui  arsip  yang  sama  jenisnya  dengan  cara  yang  manual  yaitu menggunakan metode indeks yang dicantumkan informasi tentang jenis arsip, nomor dan kode arsip serta lokasi penyimpanan, dengan cara ini dapat mengidentifikasi arsip-arsip dengan jenis yang sama hal  ini  dilakukan  untuk  mempermudah  dalam  pencarian  arsip  jika  sewaktuwaktu  dibutuhkan kembali.
Adapun pengarsipan metode indeks merupakan suatu pendekatan dalam mengelola dokumen atau informasi dengan menggunakan sistem indeks atau daftar yang mengacu pada entri atau kata kunci tertentu. Metode ini bertujuan untuk mempermudah pencarian dan akses informasi di dalam arsip dengan cara mengorganisir dokumen berdasarkan kata kunci, topik, atau subjek tertentu yang tercantum dalam indeks. Keuntungan dari metode pengarsipan indeks adalah kemampuannya untuk memberikan akses cepat dan efisien ke dokumen yang diperlukan. Namun, metode ini dapat menjadi kurang efektif jika daftar indeks tidak dikelola dengan baik atau jika kata kunci yang digunakan tidak akurat atau terlalu umum. Oleh karena itu, penting untuk merancang dan mengelola indeks dengan hati-hati untuk memastikan keberhasilan sistem pengarsipan ini (Rosalin, 2017).

## Pengumpulan Dokumen
Pengumpulan  dokumen  mengacu  pada  kreteria  yang  digunakan  untuk  memilih  dokumen- dokumen yang akan dikumpulkan dalam suatu konteks atau tujuan tertentu. Adapun berdasarkan wawancara yang telah dilakukan didapatkan bahwa dalam pengumpulan dokumen secara manual dilakukan  dengan  cara  fisik,  yaitu  caranya  mengumpulkan,  menyortir,  dan  menyimpan  dokumen secara  tradisional  tanpa  menggunakan  teknologi  digital.  Sedangkan  metode  sistem  digital  ini menggunakan  teknologi  digital  untuk  mengumpulkan,  menyimpan,  dan  mengelola  dokumen
elektronik  dokumen  diindeks  dan  diidentifikasi  menggunakan  metadata  untuk  memudahkan pencarian dan pengelolaan.
Berdasarkan  hasil  analisis  data  di  SMA  Negeri  1  pulau  rimau  Banyuasin,  metode pengumpulan  data  dapat  dilakukan  kombinasi  antara  metode  manual  dan  sistem  digital. Pengumpulan dan manajemen dokumen di SMA Negeri 1 Pulau rimau sejalan dengan penelitian yang dilakukan  oleh  Rahman  dkk,  (2023)  dimana  pemanfaatan  teknologi  dalam  pengumpulan  dan manajemen dokumen sangat diperlukan hal ini karena teknologi memiliki berbagai kelebihan dalam pengaplikasiaannya.  Kelebihan-kelebihan  tersebut  meliputi  kapasitas  yang  sangat  besar  sehingga dapat difungsikan sebagai penyimpanan utama maupun backup, meski demikian penyimpanan fisik tetap diperlukan untuk antisipasi, efisiensi tempat penyimpanan, dapat diakses dimana saja dan kapan saja,  biaya  yang  lebih  murah,  bisa  melakukan  pengeditan,  privasi  data  terjaga,  kemudahan  untuk dipublikasikan secara umum dan adaptasi kebutuhan kapasitas (Rahman., dkk 2023).

## Pengarsipan/Penandaan
Tujuan dari pengarsipan adalah untuk memudahkan pencarian dan pemulihan dokumen yang dibutuhkan saat diperlukan. Dengan adanya sistem pengarsipan yang baik, dokumentasi siswa dapat tersimpan  dengan  aman  dan  rapi  sehingga  meminimalisir  risiko  kehilangan  atau  kesulitan  dalam menemukan kembali data-data penting tersebut ketika dibutuhkan.
Pengarsipan di sekolah ini sudah dilakukan dengan manual dan digital. Selain itu pengarsipan disekolah ini tetap menggunakan indeks yang berarti dilakukan dengan menentukan nama apa atau subjek apa, atau jenis lainnya kemudian tahap akhir surat akan disimpan (Setiawan., 2015).
Diketahui bahwa untuk menyusun dokumen arsip di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin yang  sesuai  dengan  sistem  pengarsipan  sudah  cukup  baik  dari  segi  digital  maupun  manual,  cara menyusun berkas digital yaitu dapat memberikan nama file yang deskriptif dan menggunakan folder berdasarkan  topik  atau  tanggal.  Sedangkan  cara  yang  menyusun  manual  yaitu  dengan  cara memberikan kode warna, label, atau system nomor untuk setiap kategori dokumen.

## Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
Penyimpanan  dan  pemeliharaan  arsip  sangat  penting  dalam  pengelolaan  informasi  dan dokumen karena memiliki tujuan untuk menjaga keberlanjutan, aksesibilitas, dan keawetan dokumen sepanjang waktu. Hal ini sejalan dengan pernyataan Amsyah (2005) sistem penyimpanan yang tepat juga  akan  memudahkan  dalam  menemukan  arsip  kembali  jika  sewaktu-waktu  dibutuhkan.  Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan hasil analisis data yang telah dilakukan didapatkan hasil bahwa Penyimpanan dan  pemeliharaan  arsip  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau  Banyuasin  ini,  kegiatan  menjaga  dan memelihara arsip sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat pada lemari-lemari penyimpanan arsip yang disusun dengan aman, selain itu untuk menghindari dengan kontak langsung dari udara luar, lemari dilengkapi kaca untuk mencegah kerusakan dokumen. Tindakan dan upaya yang telah dilakukan pihak sekolah dari SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin bertujuan untuk menjaga kondisi, integritas dan ketersediaan dokumen arsip dalam jangka waktu yang panjang serta memastikan bahwa dokumen  arsip  tetap  dapat  diakses,  digunakan  dan  dipelihara  dengan  baik  untuk  mendukung kebutuhan informasi seiring berjalannya waktu.
Pada kegiatan penyimpanan arsip pada sekolah menggunakan asas yang berbeda sesuai apa yang ditetapkan di sekolah tersebut. Sarana tersebut bertujuan untuk memfasilitasi proses kearsipan dan memudahkan aksesibilitas serta pemeliharaan dokumen arsip. Sarana yang mendukung karsipan dapat mencangkup berbagai elemen, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Sarana dan prasarana merupakan  salah  satu  faktor  penunjang  bagi  kelancaran  pengelolaan  arsip.  Adanya  sarana  serta prasarana yang memadai akan memudahkan pekerjaan bidang kearsipan menjadi lebih efektif dan efisien (Rosaliana., dkk 2022).
Adapun berdasarkan hasil analisis data yang telah dilakukan pada saat penelitian diketahui sarana dan prasarana di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin bahwa sarana dan prasarana di sekolah tersebut masih kurang memadai hal ini dapat dilihat dari kurangnya peralatan seperti lemari kearsipan sehingga arsip yang sudah tidak layak pakai hanya disimpan container Box yang akan mengakibatkan arsip tersebut mengalami kerusakan. Sudah seharusnya sarana dan prasarana penunjang pengarsipan di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin dapat terpenuhi dengan baik karena hal ini akan menjaga keberlangsungan dokumen yang diarsipkan. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Istu  Putri  Ardhini  dalam  Sri  Indrahti.  (2015)  menyatakan  bahwa  lembaga  wajib  melakukan  suatu
tindakan kuratif terhadap arsip untuk mencegah rusaknya arsip dari faktor perusal (Istu Putri Ardhini; Sri Indrahti., 2015).
Selian itu sarana lain seperti kebijakan dan pedoman yang jelas terkait dengan kearsipan di organisasi atau lingkungan Anda. Ini akan memberikan arah dan panduan dalam pengelolaan arsip, juga  diperlukan,  kemudian  pelatihan  kepada  staf  atau  individu  yang  bertanggung  jawab  atas pengelolaan arsip. Ini termasuk pelatihan dalam metode pengarsipan, pengelolaan dokumen digital, dan  pemeliharaan  arsip  fisik.  Kemudian  Jika  memungkinkan,  alokasi  ruangan  khusus  untuk penyimpanan arsip fisik. Ruangan ini harus memiliki kontrol suhu dan kelembaban yang sesuai untuk melindungi dokumen. Selain itu prasaranan juga mendukung kearsipan dengan baik, yakni seperti adanya Komunikasi internal hal ini sebagai wadah komunikasi kebijakan kearsipan, prosedur, dan tata cara kepada semua anggota organisasi atau individu terkait serta diperlukannya back up data untuk menghindari hal yang tidak diinginkan (Kuswanto & Hartati., 2019).
Pemeliharaan arsip merupakan tahapan penting dalam pengelolaan dokumen dan informasi. Ini melibatkan upaya untuk menjaga keberlanjutan, integritas, dan aksesibilitas dokumen arsip agar tetap  bermanfaat  dan  dapat  dimanfaatkan  dengan  baik  sepanjang  waktu.  Pemeliharaan  arsip dilakukaan untuk mencegah kerusakan fisik karena dokumen arsip dapat terkena risiko kerusakan fisik  seperti  kelembaban,  serangga,  debu,  dan  bahaya  lainnya.  Pemeliharaan  yang  tepat,  seperti penyimpanan  dalam  wadah  yang  tahan  air  atau  dalam  suhu  yang  tepat,  membantu  mencegah kerusakan  ini.  Selain  itu,  pemeliharaan  arsip  ditujukan  untuk  menghindari  pemudaran,  mencegah kehilangan dan keberlangsungan informasi (Najaf & Nst., 2012).
Selain itu, terdapat kebijakan sekolah yakni bahwa arsip 5 tahun kebawah disimpan diruangan kearsipan dan untuk 10 tahun keatas arsip di musnahkan, namun jika dirasa arsip masih dibutuhkan arsip akan diletakan diruangan khusus dan menjaga keamanan fisik arsip dan membatasi akses bagi orang luar yang tidak berkepentingan. Meski demikian untuk kearsipan siswa di sekolah ini masih kurang memadai dan juga masih menggunakan sistem manual dengan pengecekan setiap satu tahun sekali.  Jika  melihat  tingkat  kepentingan  arsip  yang  ada  di  sekolah  seharusnya  arsip  dilakukan pengecekan  berkala  minimal  satu  bulan  sekali.  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  yang  dilakukan Setiawan (2015) pembersihan arsip setiap satu bulan sekali pada ruang arsip diperlukan agar surat tidak terkena debu, dimakan rayap dan berjamur. Hal ini bertujuan agar arsip tetap terjaga dengan baik. Kebersihan dilakukan untuk menjaga arsip agar tidak rusak. Kerusakan akibat faktor dari luar seperti jamur, rayap dapat merusak isi surat sehingga menghambat kegiatan administrasi. Kerusakan tersebut akan sangat fatal bila terjadi pada arsip yang sangat penting untuk instansi.

## PENUTUP
Berdasarkan analisis data di atas, maka peneliti simpulkan bahwa: secara umum SMA Negeri 1 Pulau Banyuasin telah melakukan pelaksanaan kearsipan siswa yang cukup baik hal ini dilihat dari penyimpanan  arsip  yang  diawali  dengan  identifikasi  arsip,  klasifikasi  dokumen,  pengumpulan dokumen, pengarsipan/penadaan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Lemari, container box , dan komputer menjadi salah satu faktor pendukung kearsipan di SMA Negeri 1 Pulau Rimau Banyuasin, meski demikian masih terdapat kekrungan pada aspek peralatan (sarana, prasarana dan sumber daya) hal  ini  menjadi  faktor  penghambat  dalam  melaksanakan  kearsipan  di  SMA  Negeri  1  Pulau  Rimau Banyuasin.

## DAFTAR PUSTAKA
Amirrudin,  (2017).  Kinerja  Pegawai  Tata  Usaha  Dengan  Mutu  Layanan  Administrasi  di  Madrasah. Jurnal Kependidikan Islam . 3 (1). hlm 126 – 145. Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Arfin,  Z.,  &  Sari,  D.  Analisis  Pengelolaan  Kearsipan  Siswa  Pada  Sma  Negeri  Di  Kabupaten Banyuwangi, (2018). Jurnal Administrasi Pendidikan . 2 (1). hlm. 1-10.
Arum,  T.  N.,  &  Irhandayaningsih,  A.  (2020).  Pengolahan  arsip  dinamis  inaktif  dalam  upaya mendukung layanan informasi di Dinas Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Batang. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 8 (2). hlm 246-255. Asriel, A. S. 2018. Manajemen Kearsipan . Remaja Rosdakarya.
Dewantikasari, Y. (2017). LKP: Pengarsipan Secara Manual dengan Menggunakan Sistem Kronologis di  Program  Studi  DIII  Komputerisasi  Perkantoran  dan  Kesekretariatan  Institut  Bisnis  dan Informatika  Stikom  Surabaya  (Doctoral  dissertation,  Insitut  Bisnis  dan  Informatika  Stikom Surabaya).
Grataridarga, N., Setiawati, R., & Dewi, N. F. (2020). Identifikasi Dan Klasifikasi Arsip Vital Lembaga Sertifikasi  Profesi  Universitas  Indonesia  (Lsp  Ui).  Bibliotika: Jurnal  Kajian  Perpustakaan  Dan Informasi . 4 (2), hlm. 202 – 207. Hadari Nawawi. (1983). Administrasi Pendidikan . PT. Gunung Jati: Jakarta. hlm. 60. Istu Putri Ardhini; Sri Indrahti. (2015). Hubungan Perawatan dan Pelestarian Karesidenan Semarang tahun  1800-1880  terhadap  Kualitas  Layanan  Fisik  di  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan . 4(3).
Iswandi, N., Nazifah, N. A., Khotimah, H., Anggraini, M., & Okshi, J. J. (2018). Sistem Manajemen Arsip di MTS Aulia Cendikia Palembang. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 2(2), 65-74.
Kuswantoro, A., & Hartati, S. H. (2019). Pengaruh kompetensi pegawai dan sarana prasarana kearsipan terhadap  pengelolaan  arsip  dinamis  di  kantor  kelurahan  se-Kecamatan  Gunungpati  Kota Semarang. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 12(2), 171.
Lasambouw, I, F & Novi, K. (2016). Pengelolaan Arsip Vital Pada Kantor Arsip Universitas Indonesi.
Jurnal Utilitas . 2 (1). Lexy Moleong. (2013). Metedologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Pt Remaja Rosdaka Karya. hlm. 38 Muslih Fathurrahmann, (2018). pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi . 3 (2). hlm. 222.
Najaf, F., & Nst, B. (2012). Pemeliharaan Arsip di Kantor Pengadilan Tinggi Padang. Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 1(1), 67-74.
Nasution,  W.,  L.,  (2020).  Manajemen  Kearsipan  di  MAN  1  Deli  Serdang.  HJRI: Jurnal  Manajemen pendidikan dan keIslaman. 9 (1) , hlm 76.
Oktarina, N., Widodo, J., Murwatiningsih, M., Murniawaty, I., & Sholikah, M. (2018). Electronic Agenda (E-Agenda) Systems for Keeping School Archives in Indonesia: Is There A Case in Managing of Archive through Manual Agenda System? KnE Social Sciences , hlm 320–333.
Pancaningsih,  S.  (2015).  Urgensi  Kearsipan  Dalam  Meningkatkan  Efisiensi  Sumber  Daya Manusia. Orbith: Majalah Ilmiah Pengembangan Rekayasa Dan Sosial , 11 (3). hlm195.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (Perka  ANRI)  Nomor  1  Tahun  2015  tentang Pedoman Pengelolaan Dokumen Kearsipan pada Satuan Kerja Instansi Pemerintah.
Rahman, D. Y., Toruan, P. L., Iswan, J., & Sulistyowati, R. (2023). Peningkatan kesadaran pentingnya pengarsipan dan penyimpanan dokumen secara online bagi Siswa SMAN 2 Sungai Are Muara Dua Oku Selatan. Kemas Journal , 1 (1), hlm 12.
Riza, R. M., & Syahyuman, S. (2013). Pemeliharaan Arsip Statis pada Kantor Arsip Dokumentasi dan Perpustakaan Kota Solok. Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 1(2), 39-46.
Rosaliana, T. D., Lolytasari, L. L., & Waruwu, N. D. (2022). Pengelolaan Arsip Vital Sekolah Di SMA PGRI 3 Jakarta. Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. 10 (2) hlm 92. Rosalin, S. (2017). Manajemen arsip dinamis. Universitas Brawijaya Press. Sakir, A. R., Harmadji, D. E., Amelya, D., Widiyawati, A. T., Fahrizal, M., Artawan, P., ... & Susilo, E. (2023). Manajemen Kearsipan. Global Eksekutif Teknologi.
Seoberdhy, Muchlas Samani, Muslimim Ibrahim, Dkk., (2020). Kapita Selekta Metedologi Penelitian , Jawa Timur: Qiara Media. hlm. 28.
Setiawan, A. (2015). Pengelolaan Arsip untuk Mendukung Tertib Administrasi di SMK Negeri 3 Klaten. Laporan Hasil Penelitian Skripsi . hlm 14
Setiawan,  A.  (2019).  Efektifitas  Pengelolaan  Kearsipan  siswa  di  SMA  Negeri  1  Surabaya, Jurnal Kearsipan. 3 (1), hlm. 1 – 12.
Sri Yeyenri, Et Al., (2020). Kearsipan Sekolah Dalam Penerapan Kearsipan Berbasis Digital. Jurnal Of Educational Managemen . 1 (1. hlm. 43.
Supranto, J, Statistik: (2006). Teori Dan Aplikasi . Jakarta: Erlangga..
Susanti,  M.  R.,  &  Puspasari,  D.  (2020).  Analisis  Sistem  Penyimpanan  Dan  Prosedur  Temu  Kembali Arsip  Dinamis  di  PT  Artojoyo  Langgeng  Jaya  Abadi  (JH  Tech  Sidoarjo).  Jurnal  Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 241-251.
Teddy Wahyudin, S. (2018). Proses Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Sub Bidang Pembinaan Kearsipan Dan Sumber Daya Manusia Kearsipan Di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Diy. hlm 18.
Zuchri Abdussamad. (2021). Metode Penelitian Kualitatif . Makasar: CV Syakir Media Press. Cet-1, hlm. 94.