## ISSN 2085-4579 Implementasi Aplikasi Manajemen Proyek di PT GLOBAL TWIN STAR Menggunakan Z oho Project
Bernardus Ivan 1 , Wira Munggana 2
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Multimedia Nusantara, Tangerang, Indonesia b.ivan@me.com, wira@unimedia.ac.id
Diterima 2 Desember 2013

## Disetujui 30 Desember 2013
Abstrak-Manajemen proyek sering dilakukan oleh perusahaan, tetapi perencanaan biasa dilakukan secara spontan, dengan penulisan tugas akhir ini di harapkan agar perencaan tersebut bisa lebih siste- matis dan tercatat dengan cara mempergunakan sistem informasi.
Kata kunci-manajemen, proyek, PT Global Twin Star, ZOHO

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dan ko- munikasi mempermudah siapapun untuk melaku- kan kegiatan usaha tanpa harus mengeluarkan biaya yang cukup besar hanya untuk investasi tempat dan infrastruktur lainnya. Saat ini juga sudah banyak perkembangan applikasi dari proj- ect management software yang profesional dapat dibeli melalui on-line tanpa harus membuat / mengembangkan dari awal.
Manager proyek haruslah merupakan seorang professional dalam bidang manajemen proyek, yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkai- tan dengan bidang industri kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi teknologi. Salah satu tugas dari manajemen proyek ini adalah per- encanaan dan melaporkan perkembangan proyek setiap hari dan melakukan perkiraan kapan sele- sainya.
Zoho project management software yang dipilih oleh penulis adalah suatu software yang dapat dibeli melalui on-line. Software ini sangat
cocok untuk membantu manajer proyek dalam melakukan semua tugasnya, tanpa harus melaku- kan meeting / rapat rutin harian.
Semua kegiatan proyek setiap saat serta kesulitan dalam proyek dapat dimonitor melalui komputer di kantor maupun melalui smartphone, sehingga semua orang dapat bekerja lebih efek- tip.

## II. LANDASAN TEORI

## Sistem Infomasi
Sistem Informasi (SI) adalah perpaduan dari Teknologi Informasi (TI) dan aktivitas orang yang mengunakan teknologi itu untuk men- dukung jalannya operasi dan manajemen.
Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2005:2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinterak- si untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang bet- ul-betul ada dan terjadi.

## III. METODOLOGI PENELITIAN

## Gambaran Umum Objek Penelitian
Untuk melakukan analisis dan pengum- pulan data, penulis melakukan penelitian di PT. Global Twin Star dengan objek penelitian khu- susnya pada bagian manajemen proyek.
PT. ARMS (Advance Rotating Machines Services) adalah salah satu anak perusahaan PT. GTS yang bergerak dalam perbaikan generator listrik ditempat pelanggan.  Perusahaan ini han- ya mempunyai field service team lengkap dengan peralatan yang mudah untuk dibawa dengan mo- bil (portable equipment). Kebanyakan para engi- neer / teknisi berada ditempat pelanggan melaku- kan perbaikan / service.
Pemilihan Aplikasi
Aplikasi yang dipilih adalah Zoho Project Management Software. Dibandingkan dengan Microsoft Project yang sangat banyak diper- gunakan pada banyak proyek, Zoho memiliki keunggulan dan kemudahan dari beberapa sisi seperti harga aplikasi, kemudahan pemasangan dan perawatan ( maintainance ), dan kebutuhan perusahaan ( user ) hanya dibagian aplikasi mana- jemen proyek.
Sebelum membeli Zoho project ini, kita dapat mencoba secara gratis dengan proyek yang terbatas, atau dengan membayar dengan biaya bulanan yang sangat murah. Dengan teknologi on-line kita dapat membeli setiap saat yang kita butuhkan, tanpa harus menunggu jam kerja nor- mal.
Kronologis pemakaian Zoho Project man- agement dalam business service di PT. ARMS adalah sebagai berikut:
Pelanggan (customer) dengan suatu per- mintaan service generator melakukan panggilan ke PT.ARMS dan  direspon bagian sales , lalu ba- gian sales memasukan data pelanggan, data gen- erator dan data service yang dibutuhkan kedalam sistem. Field Service akan melakukan perenca- naan service dengan mempergunakan template yang telah dipersiapkan. Pada template tersedia semua ruang lingkup pekerjaan (scope of work / task) yang sesuai dengan permintaan, serta stan- dard operating procedure (SOP) untuk semua task yang ada. Pada setiap task akan ditugaskan engineer / teknisi yang harus mengerjakan peker- jaan / task ini. Secara langsung semua task ini terkirim melalui email dan software Zoho.  Kalau engineer menerima / sanggup untuk  melakukan pekerjaan ini, maka dia akan melakukan task ac- knowledgement dan semua orang yang ada pada system juga akan melihat setiap perobahan yang terjadi pada sistem.
Manager proyek dan semua orang pada sistem dapat melihat status project yang terjadi pada Gant Chart, juga photo selama pekerjaan berlangsung sangat mudah dimasukan kedalam sistem melalui camera yang ada pada smart- phone. Kalau ada kesulitan selama pelaksanaan pekerjaan, para engineer dapat melakukan chat- ing dengan manager proyek atau dengan gener- ator specialist.
Setiap hari status dari task akan diupdate oleh engineer dan secara otomatis project time schedule akan ter-update secara otomatis, tanpa

## ISSN 2085-4579
memerlukan bagian administrasi. Setiap orang dapat melakukan komentar atau memberi saran pada task atau project ini sehingga tidak diperlu- kan rapat harian seperti pada proyek yang pada umumnya.
Dengan berkurangnya tugas dari manager proyek, maka tugas kontrol kwalitas serta pen- gadaan barang serta pengiriman alat ukur dan tenaga bantuan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Pelanggan / customer dapat juga diberikan link secara terbatas, sehingga dapat mengetahui status perbaikan yang dilakukan oleh PT. ARMS.
Setelah semua task telah dilakukan dengan baik, laporan pekerjaan dapat juga dimasukan kedalam sistem, sehingga laporan pekerjaan per- baikan hanya perlu mengumpulkan semua data yang ada dalam sistem.
Setelah proses pekerjaan perbaikan / ser- vice selesai, engineer melakukan closing pada
sistem dengan melampirkan tanda selesai peker- jaan yang ditanda-tangani oleh pelanggan. Se- cara otomatis bagian sales melakukan tagihan ke pelanggan.

## IV. KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN ZOHO PROJECT MANAGEMENT
Sebelum mempergunakan Zoho Project Management Software pada divisi service gen- erator, banyak kesulitan dalam mengetahui status dari pekerjaan / project dan juga pengontrolan kwalitas serta laporan project yang terlalu lama penyelesaiannya.
Dengan mempergunakan Zoho Project ini diperoleh keuntungan sebagai berikut:
Zoho Project Management adalah merupa- kan salah satu software yang dapat dibeli melalui on-line dengan pilihan biaya mulai dari gratis, bulanan atau tahunan.
-  Software ini sangat mudah untuk dipela-
jari, mulai dari project sederhana, sampai dengan proyek yang besar.
-  Status proyek dapat diketahui setiap saat tanpa harus menunggu laporan dari ba- gian adminstrasi, karena setiap engineer melaporkan status proyek melalui smart- phone atau email.
-  Semua laporan proyek dapat diakses dengan mudah .
-  Karena status proyek diketahui  oleh para engineer, maka mereka dapat mengatur jadwal proyek dengan lebih tepat tanpa ada keterlambatan.

## V. ANALISA DAN HASIL
Sebelum mempergunakan Zoho Proj- ect Management Software ini banyak masalah yang terjadi pada proyek, karena engineer tidak melakukan update status pekerjaan, sehingga tu- gas dari manager proyek sangat sibuk menanya- kan status pekerjaan. Hal ini biasanya dilakukan dalam rapat harian. Kalau ada kesulitan dalam pekerjaan, memerlukan waktu yang sangat lama, karena manager proyek perlu menjelaskan dari awal pada generator specialist.
Penggunaan Zoho project management ini, seperti mengumpulkan semua orang dalam satu ruangan dan semua melihat dan membantu dalam pelaksaan pekerjaan, sehingga pemakaian tenaga kerja / engineer akan lebih efektip. Juga super- visi jarak jauh dengan sangat mudah dilakukan, terutama dengan pengunaan kamera digital pada smartphone sangat membantu sekali, karena pho- to dapat menggantikan sejuta kata.
Dalam percobaan aplikasi Zoho proyek pada proyek perbaikan generator di PT. ARMS banyak manfaat yang diperoleh, diantaranya pen- gontrolan manpower, material dan biaya yang lebih baik dibandingkan dengan metoda konven- sional.

## DAFTAR PUSTAKA
Bentley, L. D., dan J. L. Whitten. Systems Anal- ysis and Design for the Global Enterprise. 7th. Boston: McGraw-Hill Irwin, 2007.
Bentley, L. D., Whitten, J. L. Systems Analysis and Design for the Global Enterprise. 7th. Bos- ton: McGraw-Hill Irwin, 2007.
Connolly, T. M., dan C. E. Begg. Database Sys- tem: a Practical Approach to Design, Implemen- tation, and Management (5th ed). Boston: Addi- son-Wesley, 2010.
Dennis, A., & Wixom, B. H. (2010).Systems Anal- ysis and Design. 4th. Chichester: Wiley, 2010.
Dennis, A., dan B. H. Wixom. Systems Analysis and Design. 4th. Chichester: Wiley, 2010.
Fling, B. Mobile Design and Development: Prac- tical Concepts and Web Apps. California: O’Reil- ly, 2009.
Kendall, K. E., dan J. E. Kendall. Systems Anal- ysis and Design (7th ed.). Upper Saddle River, N.J.: Pearson, 2008.