Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## Kajian Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Depo Arsip Kabupaten Bandung
Devita Chandra 1 *, Sukaesih 1
1 Universitas Padjadjaran *Corresponding author, e-mail: devita20001@mail.unpad.ac.id

## Abstract
Archive management is supported by four pillars which will determine the effectivity and efficiency of archival  managing  work.  The  pillars  consist  of  Official  Script  Layout,  Archives  Classification  Codes, Archives Retention Schedules, and Archives Access and Security Classification Systems. This paper mainly discussed one of the pillars that supported archive management activity which was Archives Access and Security Classification Systems. This research was conducted by means of descriptive qualitative methods, which  aimed for gaining  clarity  in  regards  of the subject of study.  As the role model of other archival institutions or work units, ANRI issued a regulation regarding Archives Access and Security Classification Systems to maintain security, confidentiality, and physical form of archives. Result shows that Archives Access and Security Classification Systems issued by the district government of Bandung Regency has covered  the  means  of  protecting  the  confidentiality  of  archives.  The  regulation,  specifically  Regent Regulations  Number  130  Year  2018,  covered  these  following  aspects;  archive  classification,  access classification, means and infrastructure, along with various types of users. This paper will also include sets of examples published within the official regulation to ensure that the information given is clear and detailed.
Keywords : archive, classification, security, access
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Pendahuluan
Pada  hakikat  pelaksanaannya,  kegiatan  pengelolaan  arsip  ditunjang  oleh  empat  pilar  yang  berfungsi sebagai pijakan untuk penyelenggaraan manajemen kearsipan yang efektif dan efisien. Keempat aspek tersebut terdiri  atas  Tata  Naskah  Dinas,  Kode  Klasifikasi  Arsip,  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA),  serta  Sistem  Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (selanjutnya disebut SKKAA) (Rahayuningsih & Hastutiningrum, 2019). Penelitian ini membahas satu dari empat pilar pengelolaan arsip, yaitu SKKAA. Penetapan hal tersebut sebagai satu dari empat aspek  penunjang  kegiatan  kearsipan  didasari  oleh  urgensi  untuk  memastikan  bahwa  nilai  informasi  yang terkandung pada arsip dapat digunakan sebagaimana mestinya. Hal ini juga berkaitan dengan adanya Undang- Undang Nomor 14 Tahun 20008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Pada  dasarnya,  SKKAA  merupakan  himpunan  bulir-bulir  regulasi  yang  disusun  demi  menjamin kerahasiaan dan/atau keterbukaan akses arsip  untuk kalangan tertentu. Penetapan status tersebut  bersumber dari  pelbagai  pertimbangan,  seperti  substansi  arsip,  pemilik  atau  pencipta  arsip,  serta  daya  guna  arsip  untuk khalayak umum. Sebagai pedoman untuk menyusun SKKAA sendiri, lembaga kearsipan merujuk pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 yang memuat petunjuk yang dapat digunakan oleh lembaga kearsipan untuk menyusun Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis milik sendiri agar sesuai dengan kebutuhan.

## Tujuan Penelitian
Sebagai capaian kegiatan penelitian, penulis menetapkan tujuan  berupa peningkatan kesadaran publik mengenai standar yang  dijunjung  oleh lembaga kearsipan untuk  memberi proteksi terhadap hak pencipta dan kewajiban yang harus dilaksanakan pencipta arsip dan pengguna dalam konteks pelayanan arsip. Penyebarluasan informasi  mengenai  kajian  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip  juga  merupakan  bentuk  pencegahan terhadap kejadian penyalahgunaan arsip.

## Literature Review
Terkait  SKKAA,  penelitian  terdahulu  telah  dilakukan  oleh  Handayani  pada  tahun  2020  silam.  Dalam artikelnya  yang  berjudul  ‘Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip  Dinamis  (Kajian  Terhadap  Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”, Jakarta dan Universitas  Padjadjaran,  Bandung)’,  Handayani  mengkaji  komparasi  dua  sistem  yang  dilaksanakan  pada perguruan tinggi yang berbeda (Handayani, 2020). Hasil yang ditemukan adalah perbedaan pada regulasi untuk mengatur  SKKAA  karena  terjadi  penyesuaian  atas  dasar  kebutuhan.  Namun,  sistem  yang  berjalan  pada  kedua institusi tersebut dinilai telah memenuhi standar yang ada.
Artikel  jurnal  kedua  bersumber  dari  pemikiran  Khairoh  (2021)  yang  berjudul  ‘ Sistem  Klasifikasi Keamanan  dan Akses Arsip Universitas Sebelas Maret’. Pokok pembahasan karya tulis  ini adalah SKKAA  yang dikhususkan pada arsip dinamis milik satu lembaga (Khairoh, 2021).

## Tinjauan Pustaka
Signifikansi  arsip  dan  kegiatan  pengelolaan  arsip  dalam  tatanan  institusional  sangat  tinggi.  Hal  yang melatarbelakangi pentingnya pelaksanaan manajemen kearsipan adalah terjadinya kesinambungan penciptaan informasi seiring berjalannya institusi. Rekaman data yang dihasilkan dari suatu unit pelaksana kerja tidak sama dengan apa yang dihasilkan oleh unit lain. Tingkat kualitas dan kuantitas informasi yang terkandung di dalam tiap dokumen  akan  berbeda.  Dengan  berlandaskan  alasan  tersebut,  diperlukan  sebuah  sistem  yang  dapat memungkinkan  penataan  dokumen-dokumen  tersebut  agar  substansi  dan  nilai  gunanya  dapat  terjaga  dan bermanfaat. Saat ini, sistem tersebut dikenal dengan istilah manajemen kearsipan. Esensi pelaksanaan manajemen kearsipan secara sistematis  dan  berkelanjutan pada institusi publik, privat, dan negara sangat penting karena penyelenggaraan kegiatan tersebut dapat menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan di masa mendatang (Santiari, Sarisaya, & Arintasuta, 2021). Dalam manajemen arsip, terdapat dua jenis arsip yang berlainan dari segi fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

## 1. Arsip Dinamis
Intensitas penggunaan arsip dinamis pada suatu lembaga atau unit kerja yang tinggi memungkinkan suatu arsip  dikategorikan  sebagai  arsip  dinamis  (Musrifah,  2016).  Peraturan  perundang-undangan  yang menghimpun regulasi terkait kearsipan menetapkan definisi arsip dinamis, yaitu  arsip yang dipergunakan serta-merta dalam proses penciptaan arsip. Dalam hal ini, arsip dinamis terbagi kembali menjadi tiga jenis.
1. Arsip Aktif Didefinisikan sebagai sekumpulan arsip yang digunakan dengan intensitas tinggi.
2. Arsip Inaktif Arsip yang tingkat penggunaannya menurun. menurun
3. Arsip Vital
Terdiri atas arsip yang sifatnya krusial dan memerlukan penanganan khusus. Keberadaan arsip ini merupakan landasan kelangsungan suatu lembaga. Mengingat sifatnya yang sangat  penting,  maka arsip ini tidak dapat diperbarui dan/atau diganti.

## 2. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
Di dalam peraturan yang diregulasikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), secara spesifik pada  Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  17  Tahun  2011,  terkandung  hakikat  SKKA  untuk  arsip  Dinamis (SKKAAD). Pada dasarnya, peraturan tersebut mempertimbangkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 mengenai  Keterbukaan  Informasi  Publik,  bahwa  semata-mata  sifat  informasi  publik  adalah  terbuka  dan aksesnya  tersedia  untuk  khalayak  yang  menggunakannya.  Sebagaimana  disahkan  dalam  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 42 ayat (1), bahwa penyediaan arsip dinamis oleh pencipta arsip dikhususkan untuk  pengguna  yang  berhak.  Saat  ini  masyarakat  hidup  dengan  sudut  pandang  yang  berbeda  terhadap informasi, di mana peran informasi lebih dihargai dan dimanfaatkan. Oleh karena itu, keterbukaan informasi tentu  menjadi  faktor  penting  untuk  menunjang  kebutuhan  informasi  masyarakat.  Lembaga  ANRI  sebagai percontohan  lembaga  atau  unit  kerja  kearsipan  lain  pun  merumuskan  SKKAAD  demi  menjaga  keamanan, kerahasiaan, dan bentuk fisik arsip. SKKAAD tersusun atas dua komponen kegiatan utama, yaitu klasifikasi keamanan  arsip  dan  klasifikasi  akses  arsip.  Berdasarkan  Peraturan  Kepala  ANRI  yang  sama,  dipaparkan bahwa klasifikasi keamanan arsip merujuk pada kategori yang memperhitungkan tingkat keseriusan dampak arsip terhadap negara dan khalayak umum demi menentukan kategori kerahasiaan arsip tersebut. Sementara itu, klasifikasi akses arsip merupakan kategori yang  menggambarkan batasan akses arsip untuk dipergunakan dalam kepentingan tertentu.

## Metode
Penelitian mengenai substansi SKKAA di Depo Arsip Kabupaten Bandung terselenggara dengan pedoman pendekatan deskriptif kualitatif. Metode tersebut cocok dengan tujuan penelitian, yaitu memaparkan kombinasi data yang direpresentasikan melalui teknik deduksi untuk menghasilkan penjelasan mengenai suatu gejala sosial (Roudsari, 2019). Perolehan data dalam penelitian ini merupakan hasil observasi lapangan secara langsung. Yusuf (2017) memaparkan cakupan data kualitatif, mulai dari penggambaran yang mendetail dari sesuatu, aktivitas, atau  fenomena,  sudut  pandang  dan  pengalaman  yang  diutarakan  oleh  narasumber,  sumber  literatur,  serta penjabaran mengenai sifat dan perilaku (Santiari, Sarisaya, & Arintasuta, 2021).

## Hasil dan Pembahasan
Depo  Arsip  Kabupaten  Bandung  menghimpun  sejumlah  besar  arsip  yang  bersumber  dari  unit  kerja berbeda  yang  bertempatan  di  Komplek  Perkantoran  Pemerintahan  Daerah  Kabupaten  Bandung.  Hal  ini menunjukkan bahwa jenjang substansi arsip sangat variatif. Unit kerja satu dengan yang lainnya menghasilkan arsip yang muatannya berbeda. Oleh karena itu, kode klasifikasi arsip dibuat untuk mempermudah penyimpanan dan temu balik berkas.

## Tabel Klasifikasi Arsip
Kode Keterangan 000 Umum 100 Pemerintahan 200 Politik 300 Keamanan dan Ketertiban 400 Kesejahteraan 500 Perekonomian 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan 700 Pengawasan 800 Kepegawaian 900 Keuangan
SKKAA, dalam melindungi substansi arsip, memiliki tingkatan berbeda. Berdasarkan fakta empiris yang ditemukan di lapangan, diketahui bahwa setiap jenis arsip memiliki tempat penyimpanan yang berbeda. Selain terdapat  perbedaan  dari  segi  penyimpanan,  teknis  pengamanan  dan  pengaturan  akses  tiap  jenis  arsip  pun berbeda. Pengaturan klasifikasi akses arsip yang digunakan meliputi; kelas biasa, kelas terbatas, kelas rahasia, dan kelas sangat rahasia. Berdasarkan data yang tersedia, jenis arsip yang dikelola Depo Arsip terdiri atas arsip kelas biasa,  terbatas,  dan  rahasia.  Adapun  faktor  yang  melatarbelakangi  keberadaan  arsip  kelas  sangat  rahasia berjumlah nol, salah satunya adalah derajat kepercayaan pencipta arsip yang masih terbilang rendah. Pernyataan tersebut sejalan dengan keterangan salah satu Arsiparis di Depo Arsip Kabupaten Bandung, bahwa belum semua unit kerja menyerahkan arsipnya ke Depo Arsip Kabupaten Bandung. Kemungkinan terbesar adalah karena faktor kepercayaan, padahal pengelolaan yang dilakukan di Depo Arsip Kabupaten Bandung sudah memenuhi standar yang berdasar kepada peraturan yang berlaku (I. Permana, wawancara, Maret 2023).

## Tabel Lokasi Penyimpanan Arsip
Jenis Lokasi Kelas biasa Rak arsip, boks penyimpanan, filling cabinet Kelas terbatas, rahasia, dan sangat rahasia Lemari besi, brangkas, roll-o-pact
Meskipun  demikian,  pengelolaan  arsip  yang  terhimpun  di  Depo  Arsip  Kabupaten  Bandung  tetap terlaksana  dengan  baik.  Penyediaan  sarana  dan  prasarana  yang  memadai  menjadi  fakta  yang  mendukung pernyataan sebelumnya. Bentuk sarana dan prasarana yang dikerahkan pada setiap sudut bangunan Depo Arsip Kabupaten Bandung berupa rak arsip, boks penyimpanan, filling cabinet , air conditioner , alat pemadam kebakaran, CCTV,  dan  sebagainya.  Tabel  di  atas  menggambarkan  jenis  kelas  arsip  beserta  lokasi  penyimpanannya.  Arsip dalam kategori kelas biasa, yang dapat secara bebas dipergunakan oleh publik setelah melalui prosedur tertentu, tersusun di dalam boks penyimpanan yang bertengger dengan rapi di rak arsip. Selain itu, digunakan pula filling cabinet sebagai sarana penyimpanannya. Kontras dengan kelas arsip biasa, kelas arsip terbatas, arsip rahasia, dan arsip sangat rahasia menggunakan wadah yang jauh lebih variatif demi menjaga substansi arsip yang termasuk ke dalam kategori tersebut.
Gambar Lokasi Penyimpanan Arsip Terbatas

## Gambar Lokasi Penyimpanan Arsip Biasa
Di  lain  sisi,  penyimpanan  arsip  di  Depo  Arsip  Kabupaten  Bandung  tidak  hanya  mengandalkan  cara konvensional. Depo Arsip Kabupaten Bandung telah  memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengatur arsip yang dihimpun. Adapun platform yang menjadi wadah penyimpan sekaligus temu kembali arsip secara digital adalah SIDOKTER (Sabilulungan Dokumen Terhimpun) . Akses arsip melalui halaman web tersebut sangat  menguntungkan  bagi  pengguna.  SIDOKTER  dapat  menjamin  kecepatan  dan  kemudahan  pencarian,  dan ketersediaan arsip   berbentuk digital  seperti teks,  foto, video, dan audio.  Hal ini sangat dimungkinkan karena SIDOKTER  dirancang  dengan  bertujuan  untuk  mendorong  peningkatan  kinerja  lembaga,  menumbuhkan kemampuan asimilasi dengan teknologi informasi, memperluas khazanah arsip, dan menyebarluaskan informasi demi kepentingan publik.

## Gambar Platform SIDOKTER
Sekumpulan arsip yang terhimpun baik di pada ruang penyimpanan konvensional maupun ruang digital tidak  semena-mena  dapat  diakses  oleh  seluruh  pengguna.  Terdapat  batasan-batasan  yang  berguna  untuk melindungi rahasia dari substansi arsip tertentu. Adapun jenis pengguna arsip yang berbeda berdasarkan regulasi yang dirujuk, yaitu pengguna internal dan pengguna eksternal. Pengguna layanan kearsipan yang termasuk ke dalam kategori eksternal adalah publik yang tidak berafiliasi dengan lembaga pengelola arsip. Sebaliknya, orang- orang  yang  berafiliasi  dengan  lembaga  pengelola  arsip  dikatakan  sebagai  pengguna  internal.  Dalam  kalangan
pengguna internal, terdapat pembeda antara pengguna satu dan lainnya. Hal tersebut didasari oleh peran masing- masing dalam struktur organisasi lembaga.

## Tabel Jenis Pengguna Arsip
Pengguna Internal Uraian Penentu kebijakan Pimpinan tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkat menengah Pelaksana kebijakan Arsiparis, staf, pegawai Aparat penegak hukum Sejumlah aparatur sipil yang menjunjung tinggi keadilan
Sebagai  gambaran  dari  SKKAA,  penulis  melampirkan  masing-masing  contoh  arsip  dari  kelas  berbeda yaitu arsip kelas biasa, kelas terbatas, kelas rahasia, dan kelas sangat rahasia.
Tabel SKKAA I.  UMUM No.  Klasifikasi Jenis Arsip Klasifikasi Keamanan Hak Akses Dasar Pertimbangan Unit Pengolah 1 2 3 4 5 6 7 1 000 UMUM 001 Lambang Biasa Eselon III Signifikasi dampak terhadap kinerja terbilang rendah Bagian  Umum Setda - Lambang Negara Republik Indonesia - Bendera Negara Republik Indonesia
- Daerah
- Jawa Barat
- Kabupaten Bandung ••• 4 030 KEKAYAAN DAERAH 031 SDA Biasa Eselon III Signifikasi dampak terhadap kinerja terbilang rendah Bagian  Umum Setda 032 Aset Daerah Terbatas Eselon III Signifikasi dampak terhadap kinerja terbilang rendah
BAKD 5 040 PERPUSTAKAAN/ KEARSIPAN 041 Perpustakaan Biasa Eselon III Signifikasi dampak terhadap kinerja terbilang rendah DISARPUS 042 Rekod dan file - Foto Biasa Eselon III Signifikasi dampak DISARPUS
- Video - Audio
terhadap kinerja terbilang rendah 045 Kearsipan - Pola Klasifikasi - Tata Berkas
- Penyusutan Arsip
- Kegiatan Pembinaan
- Maintenance Arsip Biasa Eselon III Signifikasi dampak terhadap kinerja terbilang rendah DISARPUS 046 Sandi Rahasia Eselon III Signifikasi dampak terhadap kinerja terbilang rendah Bagian  Umum Setda

## Simpulan
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip merupakan satu dari empat penunjang keberlangsungan manajemen  kearsipan  pada  suatu  lembaga.  Sebagai  lembaga  pengelola  arsip,  Depo  Arsip  Kabupaten  Bandung melaksanakan sistem tersebut dengan berpacu kepada regulasi yang berlaku, yaitu peraturan yang diregulasikan oleh Bupati Bandung pada tahun 2018 tentang  SKKAAD di Lingkungan Pemerintah  tempat aturan Nomor 130 diregulasikan. Penelitian ini memuat analisis terhadap peraturan tersebut. Hasil yang didapatkan berupa uraian yang  mencakup  analisis  terhadap  pedoman  pelaksanaan  kearsipan  yang  berkaitan  dengan  klasifikasi  arsip, klasifikasi akses, sarana dan prasarana, pembagian jenis pengguna, serta lampiran SKKAA yang digunakan dalam menunjang keberlangsungan unit kerja di Komplek Perkantoran Pemerintahan Daerah Kabupaten Bandung.

## Referensi
Bandung, P. D. (2018). Peraturan Bupati Nomor 130 Tahun 2018 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung. Dipetik April 4, 2023, dari  JDIH  BPK  RI:  https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/175245/perbup-kab-bandung- no-130-tahun-2018
Handayani,  T.  (2020). Sistem  klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip  dinamis  (kajian  terhadap  sistem klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip  dinamis  pada  Universitas  Pembangunan  Nasional “Veteran”,  Jakarta  dan  Universitas  Padjadjaran,  Bandung). Anuva:  Jurnal  Kajian  Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 4 (2), 255-269. doi:https://doi.org/10.14710/anuva.4.2.255-269
Indonesia,  A.  N.  (2011). Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  17  Tahun  2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Dipetik April 3, 2023, dari JDIH Arsip Nasional Republik Indonesia: https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_17_tahun_2011.pdf Indonesia, P. R. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dipetik April 3, 2023, dari Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional: https://jdihn.go.id/pencarian/detail/1325762 Indonesia, P. R. (t.thn.). Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dipetik Maret 30, 2023, dari JDIH BPK RI: https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/39047/uu-no-14-tahun-2008
Khairoh, U. (2021). Analisis sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis Universitas Sebelas Maret. Baitul  'Ulum:  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan  dan  Informasi,  5 (2),  15-31. doi:https://doi.org/10.30631/baitululum.v5i2.106
Musrifah, M. (2016). Proteksi arsip vital pada  Badan Perpustakaan dan Arsip daerah DI Yogyakarta.
Jurnal Kajian Informasi & Perpustakaan, 4 (2), 135-148.
doi:https://doi.org/10.24198/jkip.v4i2.10025
Rahayuningsih,  F.,  &  Hastutiningrum,  M.  (2019).  4  pilar  pengelolaan  arsip  kelembagaan  menuju tertatanya arsip yang baik dan sistematis. WIPA: Wahana Informasi Perpustakaan dan UAJY, 23 , 36-51. Dipetik April 3, 2023, dari
https://www.researchgate.net/publication/339737856_4_Pilar_Pengelolaan_Arsip_Kelembag aan_Menuju_Tertatanya_Arsip_yang_Baik_dan_Sistematis
Roudsari,  R.  L.  (2019).  Qualitative  description:  a  less  sophisticated  approach  for  junior  qualitative researchers. Journal  of  Midwifery  &  Reproductive  Health,  7 (4),  1856-1857. doi:10.22038/JMRH.2019.13927
Santiari, L. P., Sarisaya, S., & Arintasuta, I. K. (2021). Analysis of archives management at Universitas Pendidikan  Ganesha. Proceedings  of  the  4th  International  Conference  on  Innovative  Research Across  Disciplines  (ICIRAD  2021). 63 ,  hal.  286-291.  Singaraja:  Atlantis  Press. doi:https://doi.org/10.2991/assehr.k.211222.046