## Perancangan  Sistem Informasi Kepegawaian Pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kubu Raya
M. Azhar Irwansyah (1) , Yanto (2)
(1) Program Studi Teknik Informatika, Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura e-mail: gibrand_vanhallen@yahoo.com
Abstrak- Data pegawai merupakan salah satu informasi penting  dalam  sebuah  instansi,  karena  data  tersebut menyangkut  data  pribadi,  data  pendidikan  dan  data prestasi  dan  konstribusi  selama  bekerja  di  suatu perusahaan.  Berhasilnya  tidak  suatu  perusahaan ditentukan  oleh  pegawai  yang  bersangkutan,  sehingga data  pegawai  tersebut  harus  dirancang  seefektif mungkin  agar  memudahkan  dalam  pencarian  data pegawai untuk keperluan tertentu. Beberapa keperluannya seperti pemeriksaan daftar data keseluruhan  pegawai  dan  pemeriksaan  kenaikan  gaji berkala  dan kenaikan pangkat yang biasanya diperiksa setiap sebulan sekali secara manual dengan membongkar arsip-arsip data pegawai untuk mengetahui  pegawai  yang  akan  mendapat  kenaikan.
Sistem  informasi  kepegawaian,  diharapkan  dapat menutupi  kekurangan-kekurangan  yang  ada  dan menyajikan  data  pegawai  secara  sistematis,  salah satunya  seperti  menyajikan  informasi  lengkap  seorang pegawai  yang  dapat  ditinjau/diperiksa  dan  dicetak sewaktu-waktu.
Kata kunci -: Sistem, Sistem Informasi Kepegawaian

## 1. Pendahuluan
Perusahaan  Daerah  Air  Minum  Kabupaten  Kubu Raya  adalah  instansi  pemerintahan  yang  bergerak  di bidang pengadaan air bersih  di daerah Kabupaten Kubu Raya. Sebagai salah  satu instansi pemerintahan, PDAM Kabupaten  Kubu  Raya  mempunyai  tugas  untuk menyediakan kebutuhan air bersih bagi masyarakat yang tergolong kebutuhan primer. Dalam melakukan tugasnya,  PDAM  Kabupaten  Kubu  Raya  memerlukan sumber  daya  manusia  yang  terlatih  dan  terdidik  untuk mencapai  visi  dan  misinya.  Untuk  memudahkan  dalam menentukan  sumber  daya  manusia  yang  tepat  maka diperlukan  suatu  sistem  yang  memuat  tentang  sumber daya  manusia  tersebut  yang  biasa  disebut  daftar  data pegawai.
Data  pegawai  merupakan  salah  satu  informasi penting  dalam  sebuah  instansi,  karena  data  tersebut menyangkut  data  pribadi,  data  pendidikan  dan  data prestasi  dan  konstribusi  selama  bekerja  di  suatu perusahaan. Berhasilnya tidak suatu perusahaan ditentukan  oleh  pegawai  yang  bersangkutan,  sehingga data pegawai tersebut harus dirancang seefektif mungkin agar  memudahkan  dalam  pencarian  data  pegawai  untuk keperluan  tertentu.  Salah  satu  keperluannya  adalah pemeriksaan  kenaikan  pangkat  yang  biasanya  diperiksa
setiap sebulan sekali secara manual dengan membongkar arsip-arsip data pegawai.
Berdasarkan  hal  tersebut  diatas,  daftar  data  pegawai haruslah  tertata  secara  rapi  dan  memudahkan  dalam pemeriksaan  data.  Selama  ini  database  data  pegawai pengelolaannya  menggunakan  program  Micosoft  Excel yang dinilai masih kurang memenuhi kebutuhan sistem. Penggunaan program tersebut dirasakan banyak kekurangan  salah  satunya  adalah  dalam  hal  mencetak laporan data pegawai secara langsung.
Maka  dari  pada  itu,  penulis  merasa    perlu  dibangun sebuah  sistem  yang  bernama  “ Perancangan  Sistem Informasi Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten  Kubu  Raya” .  Dengan  adanya  sistem informasi kepegawaian ini, tentunya dapat menyelesaikan  masalah  yang  timbul  sebelumnya  dan menyajikan  data  pegawai  secara  sistematis,  seperti menyajikan  informasi  lengkap  seorang  pegawai  tentang data  pribadi,  data  kenaikan  dan  lain-lain  yang  dapat ditinjau/diperiksa dan dicetak sewaktu-waktu.
1. Analisis Kebutuhan dan Perancangan Sistem
1.1 Metode Analisis
Metode  analisis  yang  digunakan  adalah  metode analisis diagram arus data ( data flow diagram analysis ). Melalui  metode  tersebut  data  dimodelkan  dan  fungsi- fungsi  diekspresikan  melalui  diagram.  Data-data  yang digunakan berdasarkan pengumpulan data dari Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kubu Raya.

## 1.2 Gambaran Sistem Berjalan
Sistem  yang  digunakan  dalam  pengolahan  data pegawai  Perusahaan  Daerah  Air  Minum  Kabupaten Kubu Raya saat ini masih menggunakan sistem manual, meskipun dalam pengerjaan di lapangan telah menggunakan  komputerisasi  yaitu  dengan  bantuan Microsoft  Excel.  Data  pegawai  tersebut  disusun  dan disimpan  berdasarkan  arsip  per  tahun  dalam  arsip pegawai.
Berdasarkan flowchart sistem  berjalan  tersebut, terlihat proses pengolahan data pegawai dimulai dengan mencatat  data  pegwai.  Kemudian  data  tersebut  dipisah berdasarkan  jenis  data  pegawainya,  apabila  memenuhi syarat  kelengkapan  berkas  data  pegawai  maka dilanjutkan  menginput  data  tersebut  dan  jika  tidak memenuhi  syarat  maka  data  pegawai  akan  disimpan  di berkas  sementara  dan  akan  dilakukan  pengecekan kembali  sampai  data  pegawai  dilengkapi.  Data  pegawai
yang  diinput  terpisah  dalam  2  kategori  berupa  berkas data pegawai tetap.
MULAI SELESAI data pegawai menginput data pegawai menyusun data pegawai penentuan jenis data pegawai memenuhi syarat berkas data pegawai tetap berkas data pegawai kontrak berkas sementara data pegawai Tidak pengecekan kembali data pegawai Ya data pegawai tetap dan pegawai kontrak cetak laporan laporan data pegawai
Gambar 2.1 Flowchart Sistem Berjalan
dikelompokkan  menjadi  data  pegawai  tetap  dan  data pegawai  kontrak.  Kemudian  dan  data  pegawai  kontrak, data  pegawai  tersebut  selanjutnya  disusun  dan  apabila data  pegawai  tersebut  perlu  dicetak,  maka  akan dilakukan  cetak  data  pegawai  yang  berupa  laporan  data pegawai.

## 2.3 Hasil Analisis

## 2.3.1 Fungsi dan Kinerja
Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  di  Perusahaan Daerah  Air Minum  Kabupaten Kubu Raya  memerlukan sebuah  Sistem  Informasi  Kepegawaian  yang  berfungsi mengolah data-data kepegawaian yang ada seperti rekap data pegawai, riwayat data, cetak Surat Keputusan (SK), kenaikkan  gaji  berkala  dan  pangkat  pegawai.  Pada Sistem  Informasi  Kepegawaian  ini  digunakan  oleh  dua orang  admin,  yaitu  admin  pasif  yang  dipegang  oleh Kepala  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  dan  admin aktif  yang  dipegang  oleh  staf  Bagian  Umum  dan Kepegawaian.
Admin  pasif  adalah  admin  yang  mempunyai  hak  akses terhadap semua menu pada Sistem Informasi Kepegawaian,  sedangkan  admin  aktif  juga  mempunyai hak akses yang hampir sama dengan admin pasif, hanya
saja ada satu menu yang tidak bisa diakses yaitu,  menu mendaftar  admin  baru.  Sistem  Informasi  Kepegawaian yang  dibangun  merupakan  aplikasi  berbasis desktop ( desktop  base  application) .  Bahasa  pemograman  yang digunakan  dalam  perancangan  Sistem  Informasi Kepegawaian adalah Borland Delphi 7.0.
Adapun  menu-menu  yang disediakan dalam  Sistem Informasi Kepegawaian ini adalah sebagai berikut:
1. Data Pegawai
Pada  menu  data  pegawai  ini  terdapat  5  sub  menu data pegawai.
2. Data Kenaikan
Pada menu data kenaikan terdapat 3 sub menu data kenaikan.
3. Riwayat Data Pada  menu  riwayat  data  ini    terdapat  7  sub  menu data kenaikan.
4. Surat Keputusan (SK) Pada menu surat keputusan terdapat 1 sub menu
5. Daftar Pada menu ini terdapat 1 sub menu
6. Logout
Pada menu ini terdapat 1 sub menu.

## 2.3.2 Antarmuka
Tampilan  yang  bersifat  ramah  pengguna  ( user friendly )  sehingga  pengguna  tidak  kesulitan  dalam menggunakan  sistem  informasi  yang  berbasis desktop ini. Tampilan sistem informasi yang sederhana dan tidak menggunakan pewarnaan  yang tidak terlalu banyak dan tampilan  menggunakan  beberapa  kombinasi  gambar, ikon dan warna yang baik, sehingga lebih atraktif mudah difungsikan dan informatif.

## 2.4 Perancangan Sistem 2.4.1 Metode Perancangan
Dalam melakukan perancangan sistem, ada tahapan- tahapan  yang  dilakukan  dalam  proses  perancangan yaitu :
1. Perancangan Flowchart Tahapan perancangan yang memaparkan bagaimana sistem berjalan.
2. Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Tahapan perancangan Entity Relationship Diagram (ERD)  yang  digunakan  untuk  menggambarkan hubungan antar data (entitas).
3. Perancangan Struktur Data Tahapan  perancangan  struktur  data  terdiri  dari, spesifikasi  tabel  basis  data  dan  diagram  hubungan antar tabel.
4. Perancangan Diagram Arus Data Tahapan perancangan diagram arus data terdiri dari diagram  konteks  sistem,  diagram overview sistem dan diagram rinci sistem.
5. Perancangan Antarmuka Sistem Informasi
Tahapan  perancangan  antarmuka  sistem  terdiri  dari perancangan antarmuka untuk user.

## 2.4.2 Perancangan Flowchart Sistem
Berikut  ini  adalah  gambar  mengenai  flowchart Sistem  Informasi  Kepegawaian  Perusahaan  Daerah  Air Minum Kabupaten Kubu Raya.
START END input data pegawai manajemen data pegawai pencarian data pegawai simpan data pegawai cetak data pegawai laporan data pegawai data pegawai rekap data pegawai cetak data pegawai Y N Y N
Gambar 2.2 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian

## 2.4.3  Perancangan Entity  Relationship  Diagram
(ERD)
Berikut  ini  adalah  gambar  mengenai  ERD  Sistem Informasi  Kepegawaian  Perusahaan  Daerah  Air  Minum Kabupaten Kubu Raya.
IZIN PEGAWAI TETAP PEMBEBASAN TUGAS GAJI BERKALA PANGKAT KELUARGA SUAMI/ISTRI MEMILIKI 1 M MENDAPATKAN 1 M MENDAPATKAN MENDAPATKAN 1 1 1 M KENAIKAN CUTI SAKIT ANAK MUTASI PENSIUN SANKSI o d d d
Gambar 2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Berdasarkan  Gambar  2.3  di  atas  kardinalitas  relasi one to  one dimiliki  entitas  pegawai  tetap  dengan  admin, pegawai tetap dengan  mutasi  dan pegawai tetap dengan pensiun. Kardinalitas relasi one to many dimiliki entitas pegawai  tetap  dengan  anak,  pegawai  tetap  dengan suami/istri,  pegawai  tetap  dengan  gaji  berkala,  pegawai tetap  dengan  pangkat,  pegawai  tetap  dengan  sanksi, pegawai  tetap  dengan  cuti,  pegawai  tetap  dengan  sakit dan pegawai tetap dengan absen.

## 2.4.4 Perancangan Struktur Data
1.  Spesifikasi tabel basis data, berisikan spesifikasi dari tabel-tabel  yang  dipergunakan  dalam  perancangan sistem  yaitu  tabel  absen,  admin,  anak,  cuti, gajiberkala,  mutasi,  pangkat,  pasangan,  pegawai, pegawaikontrak, pensiun, penyakit dan sanksi.
2.  Diagram  hubungan  antar  tabel,  yaitu  gambaran hubungan antar tabel yang digunakan dalam sistem.
2.4.4.1 Spesifikasi Tabel Basis Data
2.4.4.1.1   Spesifikasi Tabel Absen Nama database : pdamkuburaya Nama tabel : absen Keterangan
: tabel basis data absen
Tabel 2.1  Spesifikasi tabel absen
Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu

## 2.4.4.1.2 Spesifikasi Tabel Daftar Admin
Nama database : pdamkuburaya
Nama tabel : admin
Keterangan
: tabel basis data daftar admin Tabel 2.2 Spesifikasi tabel admin
Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu

## 2.4.4.1.3 Spesifikasi Tabel  Anak
Nama database : pdamkuburaya Nama tabel : anak
Keterangan  : tabel basis data anak Tabel 2.3 Spesifikasi tabel anak
Keterangan : * Kunci Primer
** Kunci Tamu 2.4.4.1.4 Spesifikasi Tabel Cuti Nama database : pdamkuburaya Nama tabel : cuti Keterangan  : tabel basis data cuti Tabel 2.4 Spesifikasi tabel cuti
Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu
2.4.4.1.5 Spesifikasi Tabel Gaji Berkala Nama database
: pdamkuburaya
Nama tabel : gajiberkala
Keterangan  : tabel basis data gaji berkala Tabel 2.5 Spesifikasi tabel gaji berkala
Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu

## 2.4.4.1.6 Spesifikasi Tabel Mutasi
Nama database
: pdamkuburaya Nama tabel
: mutasi Keterangan  : tabel basis data mutasi Tabel 2.6 Spesifikasi tabel mutasi
Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu

## 2.4.4.1.7 Spesifikasi Tabel Pasangan
Nama database : pdamkuburaya Nama tabel : pasangan Keterangan : tabel basis data pasangan Tabel 2.7 Spesifikasi tabel pasangan Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu 2.4.4.1.8 Spesifikasi Tabel Pegawai Nama database : pdamkuburaya Nama tabel : pegawai
Keterangan  : tabel basis data pegawai Tabel 2.8 Spesifikasi tabel pegawai

## 2.4.4.1.9 Spesifikasi Tabel Pensiun
Nama database : pdamkuburaya Nama tabel : pensiun Keterangan  : tabel basis data pensiun Tabel 2.9 Spesifikasi tabel pensiun
Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu

## 2.4.4.2 Diagram Hubungan Antar-Tabel
Diagram  hubungan  antar  tabel  merupakan  model data  berupa  grafis  dalam  pemodelan  data  konseptual yang  menggambarkan  hubungan  antara  penyimpan. Hubungan  antar  tabel  terlihat  seperti  pada  Gambar  2.4 berikut :
absen nik nama hari_kerja bulan tahun sakit izin tanpa_ket cuti tugas_luar jumlah keterangan admin PK kode_admin nik nama username password status anak PK kode_anak FK1 nik nama tempat_lahir tanggal_lahir usia jk stat_anak gol_darah agama alamat anak_ke pendidikan pekerjaan desa kelurahan kecamatan kabupaten provinsi no_akta_lahir stat_tunjangan
foto
cuti PK kode_cuti nik nama no_permohonan tgl_permohonan no_cuti tgl_cuti jenis_cuti lama_cuti alamat keterangan gajiberkala PK kode_berkala nik nama penetap no_sk tgl_sk tmt_sk unit_kerja gaji_lama gaji_baru ms_thn ms_bln gaji_berikut
mutasi
PK kode_mutasi
nik nama no_sk tgl_sk unit_kerja tmpt_mutasi pangkat PK kode_pangkat nik nama penetap no_sk pangkat_gol jabatan unit_kerja tgl_sk tmt_sk tgl_berikut pangkat_berikut pasangan PK kode_pasangan FK1 nik nama tempat_lahir
tanggal_lahir jk hubungan pekerjaan gol_darah agama alamat pendidikan telepon kodepos desa kelurahan kecamatan kabupaten provinsi no_surat_nikah stat_tunjangan foto pegawai PK nik nama tempat_lahir tanggal_lahir jk gol_darah agama alamat pangkat_gol tmt_pangkat jabatan_dulu tmt_jabatan_dulu jabatan tmt_jabatan no_sk tmt_sk pensiun unit_kerja ms_thn ms_bln pendidikan ijazah telepon kodepos desa kelurahan kecamatan kabupaten status
foto keterangan pegawaikontrak nama tempat_lahir tanggal_lahir jk gol_darah agama alamat jabatan tmt_jabatan unit_kerja pendidikan ijazah telepon kodepos desa kelurahan kecamatan kabupaten status foto pensiun PK kode_pensiun nik nama no_pensiun tgl_pensiun unit_kerja penyakit PK kode_penyakit nik nama no_sakit tgl_sakit lama_sakit keterangan sanksi kode_sanksi nik nama jenis_sanksi mulai_sanksi selesai_sanksi no_sanksi tgl_sanksi unit_kerja
Gambar 2.4 Relasi Antar Tabel

## 2.5 Hasil Perancangan
Hasil  perancangan  menghasilkan  sebuah  perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Kantor Perusahaan Daerah  Air  Minum  Kabupaten  Kubu  Raya  untuk memberikan Informasi Data Pegawai.
Berikut adalah tampilan splash screen Sistem Informasi Kepegawaian :
Gambar 2.5  Halaman Splash Screen Admin
Gambar 2.6  Halaman Utama Sistem Informasi Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kubu Raya Form utama  merupakan form login .  Pada form login , admin  pasif  dan  aktif  mengetikkan username dan password untuk mengakses ke halaman berikutnya. Jika username dan password yang  dimasukkan  adalah  akun dari admin maka akan muncul halaman utama admin. Berikut adalah tampilan pada halaman utama admin.
Pada form halaman  utama  admin,  admin  dapat  memilih beberapa  menu  pilihan  yaitu  :  menu  data  pegawai,  data kenaikan, riwayat data, surat keputusan (SK), daftar dan logout.
Pada  menu  data  pegawai  terdapat  sub  menu  master data pegawai, isi data suami/istri dan isi data anak. Pada submenu  master  pegawai  terdapat form yang berisikan rekap data pegawai tetap dan kontrak dan form tambah data  pegawai  tetap  dan  kontrak.  Pada  submenu  isi  data suami/istri  terdapat form tambah  data  suami/istri  jika ingin  menambah  data  tersebut  secara  terpisah.  Pada submenu  isi  data  anak  terdapat form tambah  data  anak jika ingin menambah data tersebut secara terpisah.
Pada  menu  data  kenaikan  terdapat  sub  menu  master kenaikan. Pada submenu  master kenaikan terdapat form yang  berisikan  rekap  data  kenaikan  gaji  berkala  dan pangkat  dan form yang  berisikan  tambah  data  kenaikan gaji berkala dan pangkat.
Pada  menu  riwayat  data  terdapat  submenu  master riwayat  dan  isi  absen.  Pada  submenu  master  riwayat terdapat form rekap riwayat data yang berisikan riwayat mutasi,  pensiun,  sanksi,  sakit  dan  cuti  dan form yang berisikan  tambah  riwayat  mutasi,  pensiun,  sanksi,  sakit dan  cuti.  Pada  submenu  isi  absen  berisikan form manajemen  data  absen  perbulan  sesuai  dengan  masa kerja dalam bulan yang bersangkutan.
Pada  menu  surat  keputusan  (SK)  terdapat  submenu isi  SK  kenaikan  yang  berisikan form isi  data  SK kenaikan gaji berkala dan pangkat.
Pada  menu  daftar  terdapat  submenu  tambah  admin yang berisikan form manajemen data admin.
Pada  menu logout berisi  submenu  untuk logout dari Sistem  Informasi  Kepegawaian  Perusahaan  Daerah  Air Minum Kabupaten Kubu Raya.

## 3. Analisis Kinerja Sistem
3.1 Analisis Kinerja Sistem Informasi Kepegawaian
Berdasarkan  analisa  kebutuhan  sistem,  berikut  ini adalah kinerja-kinerja yang dapat dilakukan oleh sistem informasi yang dirancang :
1. Sistem  yang  dirancang  menggunakan  database sesuai dengan keperluan dalam membangun sistem informasi.
2. Sistem yang dirancang akan melakukan pengolahan  dan  pengelompokkan  terhadap  data- data  pegawai  yang  dimasukkan.  Sistem  akan memberikan  peringatan  kepada  pengguna  jika pengguna  memasukkan  data-data  yang  salah seperti  data username dan password atau  isian pegawai yang belum lengkap.
3. Pencarian/penelusuran  data  dengan  data  yang kosong,  sistem  akan  memberikan  tampilan  data kosong  (tanpa  data  pada  tabel)  bagi  pengguna. Pencarian data yang sesuai dengan kata kunci akan menghasilkan  data  yang  sesuai.  Sedangkan pencarian dengan penggalan data akan menghasilkan data yang mengandung atau mempunyai  kesamaan  dengan  kata  kunci  pada bagian data yang akan dicari.

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan sebelumnya,  maka  kesimpulan  yang  dapat  diambil sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Kepegawaian Perusahaan Daerah Air  Minum  Kabupaten  Kubu  Raya  merupakan sebuah  aplikasi  yang  digunakan  untuk  menangani data  pegawai  tetap  dan  pegawai  kontrak  pada Perusahaan  Daerah  Air  Minum  Kabupaten  Kubu Raya.  Pada  sistem  ini  dirancang  fitur  untuk menyimpan  data  setiap  pegawai  tetap  pada Perusahaan  Daerah  Air  Minum  Kabupaten  Kubu Raya yang meliputi data pribadi, data kenaikan gaji berkala  atau  kenaikan  pangkat  dan  riwayat  data lainnya,  sehingga  dengan  adanya  sistem  ini  data pegawai  tersebut  dapat  terolah  dan  terdata  dengan baik dan rapi.
2. Sistem  ini  mempunyai  fungsi  otomatis  dalam menginput  untuk  menyeleksi  tipe  data  karakter angka  atau  huruf  dan  fungsi  deteksi  untuk mencegah terjadinya kerangkapan (redudansi) data.

## Referensi
[1] Pemerintahan  Kabupaten  Kubu  Raya.  (2010).  Rencana Program  Investasi  Jangka  Menengah  (RPIJM)  Tahun
2009-2013  Kabupaten  Kubu  Raya.  Pengelolaan  Barang Milik Negara/Daerah Kabupaten Kubu Raya.
[2] Kadir,  Abdul.  1999.  Konsep  &  Tuntunan  Praktis  Basis Data. Yogyakarta. Andi Yogyakarta.
[3] Ladjamudin,  Al-Bahra  Bin.  2005. Analisis  dan  Desain Sistem Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu.
[4] Wikipedia.  (n.d.).  Kecamatan  Kabupaten  Kubu  Raya. Retrieved November
25, 2011, from http://id.wikipedia.org/wiki/Kabupaten_Kubu_Raya

## Biografi
M.Azhar Irwansyah , lahir di Pontianak,Indonesia, pada tanggal  6  juni  1985.  Dia  meraih  gelar  sarjana  muda teknik jurusan elektro prodi informatika (ST) pada tahun 2007  dari  Universitas  Tanjungpura-Pontianak  dan meraih gelar Master of Engineering (M.Eng) pada tahun 2009  di  Magister  Teknologi  Informasi  di  Universitas Gadjah  Mada-Yogyakarta.  Bidang  penelitian  yang digeluti antara lain Sistem Informasi Geografis Berbasis Web,  Keamanan  Jaringan  Komputer  dan  pemograman berbasis desktop dan webbase.