## DESAIN SISTEM PERJALANAN DINAS BERBASIS CLOUD STUDI KASUS PADA PT. TIMAH TBK

## MEDIO RAHMAT GUSTIMUDA TARUNA
WELI 1,2

## UNIVERISTAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA JAKARTA

## ABSTRACT
This  study  aims  to  analyze  the  process  of  implementing  a  cloud-based official  travel  filing  system  at  PT.  Timah  Tbk.  This  research  was  conducted  in January to April 2019. Analysis of system implementation was carried out based on  the  System  Development  Life  Cycle  method  using  analytical  tools  such  as Flowcharts,  Data  Flow  Diagrams,  and  Entity  Relationship  Diagrams.  Data collection was carried out using interview and observation methods. The analysis process  was  carried  out  on  the  blueprint  that  had  been  made  in  the  previous stage  then  continued  with  the  implementation  process  using  the  Kec  workflow application.  The  results  of  the  implementation  of  the  new  system,  at  PT.  Timah Tbk has succeeded in increasing the efficiency and effectiveness in carrying out the  submission,  approval,  recording  and  realization  of  payment  processes.  In addition, the new system meets the goals the company wants, namely paperless and cashless.
Keywords: Accounting Information Systems, SDLC, Cloud Systems, Official Travel

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan menganalisis proses implementasi sistem pengajuan perjalanan  dinas  berbasis  cloud  pada  PT.  Timah  Tbk.  Penelitian  ini  dilakukan pada  Bulan  Januari  sampai  dengan  April  2019.  Analisis  implementasi  sistem dilakukan  berdasarkan  metode System  Development  Life  Cycle dengan menggunakan  alat  analisis  berupa Flowchart,  Data  Flow  Diagram,  dan  Entity Relationship  Diagram .  Pengumpulan  data  dilakukan  menggunakan  metode wawancara  dan  observasi.  Proses  analisis  dilakukan  terhadap blueprint yang telah  dibuat  pada  tahap  sebelumnya  kemudian  dilanjutkan  dengan  proses implementasi  menggunakan  aplikasi  kecak  workflow.  Hasil  implementasi  sistem yang  baru,  pada  PT.  Timah  Tbk  berhasil  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas dalam  melakukan  proses  pengajuan,  approval,  pencatatan,  dan  realisasi pembayaran.  Selain  itu,  sistem  yang  baru  memenuhi  tujuan  yang  perusahaan inginkan yaitu paperless dan cashless .
Kata-kata  Kunci:  Sistem  Informasi  Akuntansi,  SDLC,  Cloud  Systems, Perjalanan Dinas
1 Correspondence Author
2 email: weli.imbiri@atmajaya.ac.id
Article Info: Received 08 July 2020 │ Revised 10 August 2020 │Accepted 02 November 2020

## 1.  PENDAHULUAN
PT.  Timah  Tbk  adalah  perusahaan  yang  bergerak  pada  jasa  ekstraktif, berfokus  terhadap  pertambangan  bijih  timah  yang  berada  di  wilayah  Indonesia maupun  luar  negeri.  Selain  itu  PT.  Timah  Tbk  juga  mempunyai  usaha  yang bergerak  pada  bidang  kesehatan,  transportasi,  dan  juga  real  estat.  Saat  ini kegiatan  ekspansi  perusahaan  sedang  mengalami  peningkatan,  oleh  karena  itu perjalanan  dinas  karyawan  terkait  ikut  pula  meningkat.  Perjalanan  dinas dibutuhkan untuk melakukan koordinasi dan berbagai kepentingan bisnis lainnya.
Mengingat  pembiayaan  perjalanan  dinas  dilakukan  menggunakan  sistem reimburse , maka sistem informasi pengeluaran kas memerlukan data yang terinci dan  akurat  dan  memerlukan  pengendalian  yang  memadai  agar  pembiayaan perjalanan  dinas  berjalan  secara  efektif.  Dengan  meningkatnya  frekuensi perjalanan  dinas  karyawan,  maka  PT.  Timah  Tbk  memerlukan  perubahan  dari sistem perjalanan dinas manual menjadi sistem komputerisasi yang terintegrasi.
Beberapa  alasan  lain  yang  menjadi  latarbelakang  perlunya  perubahan sistem perjalanan dinas adalah pada sistem manual, prosedur pengajuan sampai dengan  klaim  biaya  perjalanan  sangat  panjang  dan  kompleks,  selain  itu  juga membutuhkan formulir yang lebih banyak mengingat persetujuan perlu dilakukan dari  beberapa  pihak  dan  banyak  birokrasi  administrasi  yang  perlu  dilalui.  Untuk mengurangi  kertas  dan  mencapai  efisiensi  kerja,  maka  sistem  komputerisasi yang  terintegrasi  merupakan  jawaban  yang  dibutuhkan  untuk  menanggulangi permasalahan tersebut.
Sistem  yang  terintegrasi  dibutuhkan  antara  proses  pengajuan  perjalanan dinas,  pembiayaan  dan  anggaran  yang  diselaraskan  dengan  proses  akuntansi. Proses  bisnis  dan  sistem  akuntansi  utama  pada  PT.  Timah  Tbk  telah menggunakan  sistem  ERP  (Enterprise  Resource  Planning),  oleh  karenanya sistem  yang  dibangun  untuk  perjalanan  dinas  direncanakan  terintegrasi  dengan sistem ERP yang sudah digunakan selama ini.
Pengintegrasian  sistem  perjalanan  dinas  meliputi  pengajuan,  pemrosesan, dan  sampai  pada  prosedur  pengeluaran  kas.  Dengan  adanya  sistem  yang terintegrasi antara sistem perjalanan dinas dan fungsi akuntansi diharapkan akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis dan juga memberi kepuasan pada penggunanya.

## Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka rumusan masalah penelitian ini adalah:
1.  Bagaimana proses pengajuan perjalanan dinas pada PT. Timah Tbk?
2.  Bagaimana  proses  implementasi  aplikasi  cloud  untuk  pengajuan perjalanan dinas?
Hasil  penelitian  ini  diharapkan  memberi  kontribusi  praktis  kepada  perusahaan dan juga kontribusi teoritis terkait pengembangan sistem informasi akuntansi.

## 2.  LANDASAN TEORI

## Perjalanan Dinas
Perjalanan  Dinas  merupakan  perjalanan  yang  dilakukan  oleh  seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas  pekerjaan  kedinasan  dan  untuk  kepentingan  perusahaan  atau  lembaga dimana  karyawan  bekerja  (Wursanto,  2006).  Prosedur  umum  untuk terselenggaranya  perjalanan  dinas  adalah  diawali  dengan  adanya  kepentingan tertentu yang menyebabkan perjalanan seorang atau sekelompok karyawan demi menyelesaikan  masalah  bisnis.  Selanjutnya  pihak  pimpinan  akan  memberi penugasan  kepada  individu  terkait  dengan  jadual  keberangkatan  sesuai  tujuan perusahaan. Selanjutnya penentuan tanggal keberangkatan dan tanggal kembali, penggunaan  transportasi,  dan  akomodasi.  Perjalanan  dinas  dapat  dilakukan untuk tujuan dinas dalam negri maupun luar negri.

## Pemodelan Proses dan Data
Dalam  melakukan  analisis  dan  desain  sistem,  alat  bantu  untuk  pemodelan sistem  secara  konseptual  meliputi  flowchart,  data  flow  diagram,  dan Entity Relationship Diagram (ERD) .

## Flowchart
Flowchart adalah  teknik  analitis  yang  digunakan  untuk  menjelaskan  aspek- aspek dalam sistem informasi secara jelas dan logis (Romney & Steibart, 2014). Penggunaan Flowchart bertujuan  untuk  mencatat  bagaimana  proses  bisnis dijalankan dan dokumen-dokumen mengalir dalam proses bisnis, dan cara untuk menganalisis  bagaimana  perbaikan  dapat  dilakukan  terhadap  proses-proses serta aliran-aliran dokumen yang telah berjalan. Flowchart menggunakan simbol- simbol  yang  dapat  mendeskripsikan  proses  transaksi  yang  digunakan perusahaan dan alir data dari sebuah sistem.

## Data Flow Diagram (DFD)
DFD  mendeskripsikan  alir  data  dalam  satu  atau  lebih  proses  bisnis  dalam suatu  organisasi,  digunakan  untuk  mendokumentasikan  sistem-sistem  yang sudah  ada  dan  merencanakan  serta  merancang  sistem  yang  baru.  DFD  terdiri atas  empat  elemen  dasar,  yaitu  proses,  sumber  atau tujuan  data,  penyimpanan data dan aliran data.

## Entity Relationship Diagram
ERD  adalah  suatu  Teknik  grafis  yang  menggambarkan  skema database . Disebut  ERD  karena  menunjukkan  berbagai  entitas  dalam database dan hubungan-hubungan  penting  diantaranya.  Entitas  dalam  hal  ini  adalah  segala objek yang dikumpulkan datanya.
Selain penggunaan simbol, maka penggambaran ERD juga dilengkapi dengan kardinalitas hubungan antar entitas yang terbagi menjadi tiga jenis, yaitu: a.  Satu  ke  satu  ( one  to  one ),  dimana  setiap  anggota  entitas  A  hanya  boleh berhubungan  dengan  satu  anggota  entitas  B,  begitu  pula  sebaliknya. Kardinalitas entitas ini dijabarkan dengan Notasi 1:1.
b.  Satu  ke  banyak  ( one  to  many )  dimana  setiap  anggota  entitas  A  dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B  tetapi tidak sebaliknya. Kardinalitas entitas ini dijabarkan dengan Notasi 1:n.
c.  Banyak  ke  banyak  (many  to  many),  dimana  setiap  anggota  entitas  A  dapat berhubungan  dengan  banyak  entitas  dalam  himpunan  entitas  B  dan  juga sebaliknya, Kardinalitas entitas ini dijabarkan dengan Notasi m:n.

## 3.  METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  yang  berupa  studi  kasus, dilakukan mulai dari bulan Januari 2019 sampai dengan Februari 2019. Tempat penelitian  adalah  di  Kantor  Pusat  PT.  Timah  Tbk,    yang  berlokasi  di  Jl.  Jendral Sudirman  No.  51,  Pangkalpinang.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan observasi  langsung  untuk  mengetahui  struktur  organisasi,  pengambilan  data yang akan digunakan sebagai dasar proses analisis.
Analisis  data  untuk  penelitian  ini  menggunakan System  Development Lifecycle (SDLC)  yang  berguna  dalam  menggambarkan  bagaimana  data  yang telah terkumpul dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan atas sistem yang telah berjalan. Kegiatan umum yang dilakukan dalam penelitian  adalah  restrukturasi  flowchart  sistem  lama  dan  baru  sebagai perbandingan;  mendesain  database,  dan  proses  penerapan  menggunakan aplikasi  Kecak  Workflow.  Terdapat  4  fase  penting  pada  SDLC  yang  digunakan dalam penelitian ini, yaitu
1.  System Strategy
2.  Project Initiation
3.  Commercial Package
4.  Maintenance and Support
Namun  karena  pada  saat  penelitian  ini  dilakukan,  prosedur  awal  analisis sistem telah dilakukan dan telah menghasilkan blueprint sistem perjalanan dinas berbasis cloud ,  maka  penelitian  ini  dimulai  dari  adanya blueprint tersebut  dan tidak memulai dari awal analisis kebutuhan.

## Gambaran Objek Pembahasan
PT.  Timah  Tbk.  sebagai  Perusahaan  Perseroan  didirikan  pada  tanggal  02 Agustus  1976,  dan  merupakan  Badan  Usaha  Milik  Negara  (BUMN)  yang bergerak  dibidang  pertambangan  timah  dan  telah  terdaftar  di  Bursa  Efek Indonesia sejak tahun 1995. PT Timah Tbk. merupakan   produsen dan eksportir logam timah, dan memiliki segmen usaha penambangan timah terintegrasi mulai dari kegiatan eksplorasi, penambangan, pengolahan hingga pemasaran.
Kegiatan  utama  sebagai  perusahaan  induk  adalah  melakukan  kegiatan operasi  penambangan  timah  dan  jasa  pemasaran  kepada  kelompok  usaha mereka.  Perusahaan  memiliki  beberapa  anak  perusahaan  yang  bergerak dibidang perbengkelan dan galangan kapal, jasa rekayasa teknik, penambangan timah,  jasa  konsultasi  dan  penelitian  pertambangan  serta  penambangan  non timah. Selain berkantor di Pangkalpinang, Provinsi Bangka Belitung, perusahaan juag  memiliki  wilayah  operasi  di  Provinsi  Riau,  Kalimantan  Selatan,  Sulawesi Tenggara serta Cilegon, Banten.

## Prosedur Perjalanan Dinas PT. Timah Tbk.
Berikut gambaran rinci siklus pengajuan surat perjalanan dinas (SPD) berjalan: a.  Pengaju  SPD  akan  menyampaikan  permohonan  dan  memo  ke  Tata  Usaha divisi.  Setelah  menerima  surat  permohonan  dan  memo  petugas  Tata  Usaha membuat  Nota  Permintaan  Surat  Perjalanan  Dinas  (NP  SPD)  dan  Nota
Permintaan  Pembayaran  (NPP).  Nota-nota  tersebut  kemudian  diberikan kepada Kepala Divisi Pengaju.
b.  Setelah menerima NP SPD dan NPP dari Tata Usaha, Kepala Divisi Pengaju akan  melakukan  proses  persetujuan.  Jika  disetujui  akan  diteruskan  kepada Divisi  Sarana,  Prasarana  dan  Umum  (SPAU),  dan  apabila  diperlukan  revisi maka  akan  dikembalikan  kembali  kepada  Tata  Usaha  untuk  dilakukan perbaikan.
c.  Setelah  menerima  NP  SPD  yang  telah  disetujui  oleh  Kepala  Divisi  Pengaju, maka  Tata  Usaha  SPAU  memeriksa  kelengkapan  dokumen  pendukung  dan mengubah NP SPD menjadi Surat Perjalan Dinas (SPD).
d.  Selanjutnya,  SPD  diteruskan  kepada  Kepala  Bagian,  Kepala  Bidang,  dan Kepala Divisi SPAU untuk dilakukan persetujuan berjenjang.
e.  Jika terdapat kesalahan atau ada yang perlu diperbaiki maka akan diteruskan kembali  ke  Tata  Usaha  divisi  pengaju.  Apabila  telah  disetujui  semua  maka akan diteruskan ke pemeriksa di Divisi Akuntansi.
f.  Pemeriksa Akuntansi menerima SPD dari Kepala Divisi SPAU dan menerima NPP  yang  diterima  dari  Divisi  Pengaju.  Kemudian  Pemeriksa  Akuntansi melakukan vouching atas  dokumen  pendukung  yang  berupa  salinan  bukti pengeluaran  yang  dilakukan  oleh  pengaju.  Jika  sudah  lengkap,  akan diteruskan kepada Kepala Bidang Divisi Akuntansi.
g.  Kepala  Bidang  Akuntansi  menerima  Nota  yang  sudah  diverifikasi  oleh Pemeriksa  Akuntansi  untuk  melakukan  persetujuan.  Jika  ditemukan kesalahan  maka  akan  dikembalikan  kepada  Tata  Usaha  divisi  pengaju. Apabila sudah disetujui maka akan diteruskan dahulu kepada staff Akuntansi untuk  dilakukan  pembukuan  melalui  ERP  dan  diteruskan  kepada  Pemeriksa Keuangan.
h.  Staff  Keuangan,  setelah menerima  NPP  dan  SPD  yang  telah  disetujui, maka Pemeriksa  Keuangan  menyiapkan  Surat  Permintaan Membayar  (SPM)  untuk realisasi  pembayaran  dan  juga  melakukan clearing atas  pencatatan  yang dilakukan oleh staff Akuntansi di ERP. Kemudian SPM dan Nota yang menjadi dokumen pendukung diteruskan kepada kepala bidang keuangan.
i.  Kepala  Bidang  Keuangan,  setelah  menerima  Surat  Perintah  Membayar berserta  Nota  sebagai  dokumen  pendukungnya,  maka  Kepala  Bidang Keuangan  akan  melakukan  persetujuan.  Jika  ditemukan  kesalahan  maka akan  dikembalikan  kembali  ke  Tata  Usaha  Keuangan.  Surat  yang  sudah disetujui  akan  diteruskan  kepada  Staff  Treasury  untuk  dilakukan  realisasi pembayaran.
j. Staff  Treasury melakukan  realisasi  pembayaran  dan  mempersiapkan  tanda terima  untuk  diberikan  kepada  pengaju,  kemudian  pengaju  menerima pembayaran  tunai  ataupun  transfer  dan  menandatangani  tanda  terima  yang telah  disiapkan  oleh Staff Keuangan  dan  menyimpan  Salinan  atas  Tanda Terima tersebut.
Berdasarkan gambaran prosedur  pada sistem yang berjalan  diatas maka model flowchart dan data flow diagram disusun seperti pada Gambar 1 dan 2.
Gambar 1
Flowchart Pengajuan Surat Perjalanan Dinas - Lama

## Gambar 2 Data Flow Diagram Pengajuan Surat Perjalanan Dinas - Lama
Langkah selanjutnya adalah mengetahui hambatan pada sistem yang sudah berjalan.  Berdasarkan  hasil  analisis  ditemui  beberapa  hal  yang  menjadi hambatan  yang  dapat  mempengaruhi  efisiensi  dan  efektivitas  proses    bisnis, yaitu:
a.  Proses  berjalan  terlalu  birokratis  dimana  melewati  berbagai  proses persetujuan,  dan  jika  terdapat  revisi  maka  akan  kembali  lagi  ke  tahap awal.
b.  Dokumen  masih  menggunakan  kertas,  sehingga  sering  terjadi kehilangan  dokumen  karena  tercecer  atau  terselip    akibat  volume transaksi yang meningkat.
c.  Proses  persetujuan  yang  mengharuskan  pejabat  yang  bersangkutan hadir  di  tempat  untuk  melakukan  tanda  tangan,  sehingga  proses persetujuan tidak berjalan apabila pejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat.
Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang telah  ada.  Perusahaan  memerlukan  sistem  yang  dapat  mengotomasi  proses bisnis,  digitalisasi  proses  dan  dokumen,  pemotongan  proses  birokrasi,  dan proses  persetujuan  yang  dapat  dilakukan  dimana  saja.  Sistem  tersebut dinamakan Timah e-Approval Payment (TAP).
Selain  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas,    tujuan  dari  pengembangan sistem  yang  baru  ini  adalah  mengembangkan  sistem  dengan  platform  BPM ( Business  Process  Modelling) yang  mampu  membantu  perusahaan  dalam menyesuaikan sistemnya dengan perkembangan industry dan kebijakan negara. Sistem  yang  baru  juga  memungkinkan  perusahaan  untuk  mengukur Key Performance  Index (KPI)  sehingga  perusahaan  dapat  melakukan  evaluasi  atas proses  bisnis  untuk  meningkatkan  kualitas  perusahaan.  Untuk  memudahkan pengembangan  sistem  pada  masa  yang  akan  datang,  maka  sistem  dibuat bedasarkan  modul  yang  fleksibel  dan  dapat  digunakan  kembali  untuk  membuat sistem yang sesuai dengan apa yang perusahaan butuhkan.
Untuk pengembangan sistem tersebut, maka diperlukan platform yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengembangkan sistem tersebut. Oleh karena  itu,  perusahaan  memilih software Kecak  Workflow  sebagai platform
dalam pengembangan sistem baru. Kecak Workflow adalah sebuah aplikasi BPM open  source berbasis web yang  memudahkan  proses  bisnis  terutama  yang berkaitan  dengan  proses approval .  Alasan  dalam  pemilihan  Kecak  Workflow sebagai  basis  software  dalam  pengembangan  sistem  adalah  platform  yang fleksibel  dan  dapat  dihubungkan  dengan  sistem  yang  sebelumnya  telah  ada seperti sistem ERP perusahaan. Kecak Workflow juga mempunyai aplikasi native untuk handphone yang  dapat  disesuaikan  dengan  kebutuhan  perusahaan  dan dapat  memudahkan  pengguna  dalam  melakukan  proses  bisnis  melalui  telefon genggam sehingga dapat melakukan proses persetujuan dimana saja. Selain itu biaya  pengembangan  menggunakan  Kecak  Workflow  sesuai  dengan budget yang disediakan oleh perusahaan. Serta tidak kalah penting adalah tersedianya komitmen  dalam  hal  maintenance  &  support  dari  pengembang  untuk  menjaga sistem agar berjalan tanpa hambatan.

## Desain dan Implementasi Sistem Baru
Berdasarkan  hasil  analisis  terhadap  sistem  lama,  maka  berikut  ini  adalah gambaran  dari  sistem  yang  diusulkan.  Terdapat  perubahan  dalam  melakukan pengajuan dalam perjalanan dinas sebagai berikut:
1.  Divisi  pengaju  menerima  pengajuan  dan  memo  yang  terkait  dengan pengajuan  dan  melakukan  pembuatan  Surat  Perjalanan  Dinas  (SPD) dengan form yang  telah  dibuat  di  aplikasi  TAP  dan  Nota  Permintaan Pembayaran  (NPP)  Kemudian  setelah  ter- create ,  sistem  akan  memberi nomor  SPD  secara  otomatis,  kemudian  meneruskan  SPD  kepada  Kepala Divisi Pengaju dan melakukan login kedalam sistem.
2.  Setelah  menerima  notifikasi  atas  pembuatan  SPD  oleh    Pengaju,  Kepala Divisi  Pengaju  akan  melakukan  proses  persetujuan  dengan  membuka dashboard yang  menampilkan  semua  daftar  pengajuan  yang  dibuat  oleh pengaju  di  divisinya. Jika  disetujui,  sistem  akan meneruskan  kepada   Divisi Sarana,  Prasarana  dan  Umum  (SPAU),  atau  meneruskan  kepada  direksi yang  berhubungan  dengan  divisi  tersebut  jika  pengajuan  dilakukan  oleh pejabat dengan tingkat eselon 4 keatas, dan apabila diperlukan revisi maka akan dikembalikan kembali kepada  untuk dilakukan perbaikan.
3.  Jika  direksi/direktur  menyetujui  pengajuan  maka  akan  diteruskan  kepada SPAU,  apabila  diperlukan  revisi  maka  akan  dikembalikan  kembali  ke    divisi pengaju,  direksi/direktur  juga  bisa  membatalkan  pengajuan  dari  SPD tersebut.
4.  Setelah menerima SPD yang telah disetujui oleh Kepala Divisi Pengaju dan Direksi/Direktur,  maka    SPAU  memeriksa inbox pada  sistem  untuk mengetahui  apakah  ada  SPD  yang  masuk.  SPD  yang  diterima  akan diperiksa  kembali  kelengkapan  lampirannya.  Setelah  itu,  sistem  akan meneruskan SPD kepada Kepala Bagian, Kepala Bidang, dan Kepala Divisi SPAU untuk dilakukan persetujuan berjenjang.
5.  Jika  terdapat  kesalahan  atau  ada  yang  perlu  diperbaiki  maka  akan diteruskan  kembali  ke    Divisi  SPAU.  Apabila  telah  disetujui  semua  maka akan diteruskan ke pemeriksa di Divisi Akuntansi.
6.  Pemeriksa menerima notifikasi SPD dari Kepala Divisi SPAU dan menerima NPP  yang  diterima  dari  Divisi  Pengaju.  Kemudian  Pemeriksa  Akuntansi melakukan vouching atas  dokumen  pendukung  yang  berupa  salinan  bukti pengeluaran  yang  dilakukan  oleh  pengaju.  Jika  sudah  lengkap,  akan diteruskan kepada Kepala Bidang Divisi Akuntansi.
7.  Kepala  Bidang  Akuntansi  menerima  Nota  yang  sudah  diverifikasi  oleh pemeriksa  akuntansi  untuk  melakukan  persetujuan.  Jika  ditemukan kesalahan  maka  akan  dikembalikan  kepada    divisi  pengaju.  Apabila  sudah disetujui  maka  akan  diteruskan  dahulu  kepada  staff  akuntansi  untuk dilakukan  pembukuan  melalui  ERP  dan  diteruskan  kepada  Pemeriksa Keuangan.
8.  Setelah  menerima  NPP  dan  SPD  yang  telah  disetujui,  maka  Pemeriksa Keuangan  menyiapkan  Surat  Permintaan  Membayar  (SPM)  untuk  realisasi pembayaran. Kemudian SPM diteruskan kepada kepala bidang keuangan.
9.  Setelah  menerima  SPM  berserta  Nota  sebagai  dokumen  pendukungnya, maka  kepala  bidang  keuangan  akan  melakukan  persetujuan.  SPM  yang sudah  disetujui  akan  diteruskan  kembali  ke  staff  Treasury  untuk  dilakukan realisasi pembayaran.
10.  Staff  Treasury  melakukan  realisasi  pembayaran  setelah  SPM  disetujui, kemudian  melakukan  transfer  ke  rekening  pengaju  dan  melampirkan  bukti transfer dengan mengunggah bukti transfer kedalam sistem.
Berikut  ini  adalah  model  Flowchart  dan  Data  Flow  Diagram  untuk  usulan Sistem Perjalanan Dinas yang baru;

## Gambar 3
Flowchart Pengajuan Surat Perjalanan Dinas – Baru

## Gambar 4 Data Flow Diagram Surat Perjalanan Dinas - Baru

## Implementasi Database
Sebelum melakukan implementasi system dengan Kecak Workflow,  terlebih dahulu  dilakukan  perancangan Entity  Relationship  Diagram  (ERD) untuk mendapatkan  gambaran  tentang  desain  database  yang  diperlukan  dalam perancangan  sistem  serta  relasi  yang  diperlukan  antar  data  yang  terkait.  ERD untuk  system  informasi  akuntansi  perusahaan  adalah  seperti  yang  dirincikan pada Gambar 5.
Gambar 5 Entity Relationship Diagram Sistem Pengajuan Surat Perjalanan Dinas

## Implementasi Interface dan Proses Sistem
Proses  selanjutnya  adalah  pembuatan  interface  dan  proses  yang  dilakukan menggunakan Kecak Workflow. Proses dimulai dari pembuatan Forms dan user interface (UI)    terdiri  dari forms yang  dibutuhkan  untuk  kegiatan  input  data, pembuatan data list yang digunakan untuk menampilkan data sesuai kebutuhan pengguna, dan pembuatan user view berupa menu sesuai peran dari pengguna aplikasi tersebut.
Setelah  pembuatan  Forms  dan  UI,  maka  dilanjutkan  dengan  membuat Proccess,  yaitu  menerapkan  alur  proses  pengajuan  perjalanan  dinas  kedalam BPMN Flowchart. Setelah  BPMN  Flowchart  selesai  dibuat,  selanjutnya menghubungkan  BPMN participants terhadap users , activities terhadap forms , dan tools terhadap plugins .

## 4.  HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut  ini  akan  menjelaskan  hasil  implementasi  Sistem  Informasi Approval Surat  Perjalanan  Dinas  PT.  TimahTbk.  Saat user membuka  aplikasi  akan disambut  dengan  Form  Login  yang  digunakan  user  untuk  melakukan  login dengan memasukkan username dan password seperti di gambar bawah ini.

## Gambar 6 Tampilan Login Aplikasi TAP
Gambar  di  bawah  ini  merupakan  implementasi  tampilan  pada  saat    divisi berhasil  melakukan  login  ke  dalam  system  untuk  melakukan  Surat  Perjalanan Dinas.  dapat melihat jumlah keseluruhan dari SPD yang diajukan dan Surat Ijin Jalan (SIJ) yang prosesnya sedang berjalan.

## Gambar 7 Tampilan Dashboard TAP
Jika  ingin  mengajukan  SPD  untuk  peminta,  maka    Pengaju  akan  membuat form  pada  aplikasi  dengan  carang  mengklik  “Create  new  SPD”  pada  menu  kiri atau  pada dashboard yang  kemudian  sistem  akan redirect ke  halaman  seperti pada gambar dibawah ini:

## Gambar 8 Tampilan Penyambut Form Create SPD
Kemudian    meng- klik  tombol  “Ajukan  SPD/SIJ”  dan  system  akan menampilkan form pembuatan SPD.

## Gambar 9 Tampilan form Create New SPD
Dalam  tahap  pertama,  TU  Divisi  Pengaju  memilih  jenis  perjalanan  dan mengisikan  data  pengaju.  Setelah  memilih  jenis  perjalanan,  maka  TU  akan memilih  divisi  dan  wilayah  yang  di  lock  oleh  sistem  sesuai  divisi  TU  tersebut berada.  Kemudian  TU  mengetik  nama  karyawan  pada  kolom  yang  ada,  dan secara  otomatis  sistem  akan  mengisi  kolom  dibawahnya  sesuai  dengan  data karyawan.

## Gambar 10
Tampilan form Complete SPD
Dalam  tahap  ini,    mengisi  detail  dari  perjalanan  dinas  yang  diajukan  oleh pengaju sesuai dengan yang diminta oleh pengaju.
Gambar 11 Tampilan Form Additional Requester
Pada  form  ini,    Divisi  Pengaju  menambahkan  pengaju  tambahan  dan  juga melampirkan  dokumen  yang  terkait  dengan  detil  perjalanan  dinas.  Setelah semua data dimasukkan, maka TU tinggal mengklik tombol Save.
Untuk melakukan  approval,  maka  user  yang  bersangkutan melakukan  login kedalam  sistem dan menerima pengajuan SPD melalui Inbox yang tertera pada dashboard sistem.

## Gambar 12 Tampilan SPD Inbox
Setelah membuka inbox , maka approver memilih SPD yang ingin dikerjakan. Sistem  akan  menampilkan  form  dengan  SPD  yang  telah  diisi  dan  menampilkan opsi untuk melakukan persetujuan pada bagian bawah dari dokumen SPD.
Untuk  user  dengan role kepala  divisi,  kepala  bidang,  atau  kepala  bagian, user tersebut  mempunyai  opsi  untuk  melakukan  persetujuan  atau  melakukan revisi atas SPD yang diajukan. Apabila user dengan role tersebut meminta untuk melakukan  revisi  maka  akan  dikembalikan  kembali  menuju  TU  divisi  yang bersangkutan dengan pengaju.

## Gambar 13
Tampilan Approval pada Role Kepala Divisi dan Setingkatnya
Bagi SPD yang diajukan oleh pegawai dengan tingkat eselon 4 dan keatas, maka  SPD  yang  telah  disetujui  oleh  kepala  divisi  diteruskan  dahulu  menuju Direksi  atau  Direktur  sebelum  diproses  menuju  staff  SPAU.  Direksi  mempunyai opsi  untuk  menyetujui,  memberikan  revisi,  dan  juga  mentidaksetujui  SPD  yang diajukan. Jika direksi yang bersangkutan memilih revisi maka akan dikembalikan ke  TU  untuk  diperbaiki,  dan  apabila  direksi  tidak  setuju  dengan  SPD  yang diajukan maka SPD dianggap telah dibatalkan.

## Gambar 14 Tampilan Approval pada User Direksi/Direktur
Setelah  melalui  approval  kepala  divisi  dan/atau  direksi,  maka  Staff  SPAU menerima  SPD  yang  telah  disetujui.  Staff  SPAU  memiliki  opsi  untuk membatalkan  pengajuan  atas  SPD,  serta  diberikan  kolom  untuk  memberikan alasan dilakukan pembatalan atas pengajuan tersebut.

## Gambar 15

## Tampilan Approval pada User Staff SPAU
Untuk  staff  akuntansi  dan  keuangan,  selain  dapat  mengajukan  persetujuan dan  revisi  untuk  diteruskan  kepada  kepala  divisi,  juga  dapat  melakukan  input nomor  dokumen  hasil  dari  posting  transaksi  kedalam  General  Ledger  yang  ada pada aplikasi SAP di kolom yang telah disediakan. Selain itu, staff akuntansi dan keuangan  juga  bisa  melihat  rekening  pengaju  yang  sudah  diinput  sebelumnya saat pembuatan SPD dengan membuka link Bank Transfer List.

## Gambar 16 Tampilan Approval pada Staff Akuntansi dan Keuangan
Setelah proses approval selesai pada tahap dimana kepala divisi keuangan menyetujui untuk melakukan pembayaran, maka staff treasury melakukan proses realisasi  pembayaran.  Pada  tahap  ini,  setelah  melakukan  proses  realisasi pembayaran  dan  melakukan  transfer  pembayaran  menuju  rekening  pengaju maka  staff  treasury  mengunggah  bukti  transfer  kedalam  aplikasi  pada  box lampiran.  Setelah  diunggah  maka  staff  treasury  memilih  untuk  save  sehingga proses realisasi pembayaran sudah selesai.

## Gambar 17 Tampilan Realisasi Pembayaran

## 5.  KESIMPULAN
Berdasarkan  analisis  dan  perancangan  sistem  baru  yang  telah  dilakukan, maka simpulan atas penelitian ini adalah:
1.  Proses  pengajuan  perjalanan  dinas  diawali  dengan  melakukan pembuatan  Surat  Perjalanan  Dinas  dan approval oleh  Kepala  Divisi pada Divisi Pengaju; approval oleh Direksi/Direktur bagi pengaju dengan tingkat  eselon  4  keatas, approval pada  Divisi  SPAU, approval dan pencatatan  ke General  Ledger pada  Divisi  Akuntansi;  dan approval berserta realisasi pembayaran pada Divisi Keuangan.
2.  Pada proses pengajuan perjalanan dinas, terdapat beberapa perubahan seperti  eliminasi  pengajuan  Nota  Perjalanan  Surat  Perjalanan  Dinas pada  awal  pengajuan  sehingga  mengurangi  dokumen  yang  dibutuhkan dalam  pengajuan  perjalanan  dinas,  Adanya  penambahan role direksi/direktur  dalam approval pengajuan  surat  perjalanan  dinas  bagi pengaju dengan tingkat eselon 4 dan keatas, dan penugasan revisi atas surat  perjalanan  yang  diajukan  tidak  perlu  melalui    divisi  pengaju  lagi melainkan  pada    divisi  yang  melakukan  permintaan  untuk  melakukan revisi pengajuan sehingga tidak perlu mengulang proses pengajuan dari awal kembali jika revisi terjadi saat proses pengajuan sedang berjalan.
3.  Pengimplementasian proses pengajuan perjalanan dinas dalam aplikasi Kecak Workflow meliputi pembuatan database dan menghubungkannya kedalam  aplikasi;  membuat forms,  datalist, dan userview yang dibutuhkan; dan membuat BPMN flowchart yang kemudian dihubungkan participants -nya  terhadap users , activities -nya  terhadap forms ,  dan tools -nya terhadap plugins .
Dalam Penelitian ini, terdapat keterbatasan yang dialami selama melakukan penelitian, yaitu:
1.  Admin tidak dapat memberikan akses keseluruhan kedalam modul SPM yang  berada  pada  divisi  keuangan  dikarenakan  unsur  kerahasiaan dalam modul tersebut.
2.  Sistem  yang  diimplementasikan  ini  terdapat  kekurangan  yaitu  tidak adanya  internal  control  pada  TU  Divisi  yang  memungkinkan  terjadinya fraud yang dilakukan oleh karyawan dalam pengajuan perjalanan dinas.
Saran dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.  Akan lebih baik apabila mendapatkan akses data secara detail terhadap database  dan  juga  modul  SPM  sehingga  dapat  memudahkan  peneliti lain dalam mengembangkan sistem yang lebih efisien
2.  Perlunya  pengarahan  kepada  user  dalam  menggunakan  aplikasi  ini untuk mengoptimalkan penggunaan system informasi akuntansi ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Gelinas,  U.  J.,  Dull,  R.  B.,  Wheeler,  P.,  &  Hill,  M.  C.  (2018).  Accounting Information System (11th ed.). Boston: Cengage Learning.
Hall,  James  A.  (2018).  Accounting  Information  System  (10th  ed.).  Boston: Cengage Learning.
Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
McLeod,  R.,  (2007).  Management  Information  Systems  (10th  ed.).  New  Jersey: Prentice Hall.
Object Management Group. (2014). Business Process Model and Notation v2.0.2 Specifications. Massachusetts: Object Management Group.
O’Brien,  &Marakas.  (2010).  Management  System  Information  (10th  ed.).  New York: McGraw Hill.
Romney,  M.B.,  &Steinbart,  P.J.  (2014).  Sistem  Informasi  Akuntansi:  Accounting Information Systems (Edisi 13). New Jersey: Prentice Hall.
Wursanto,  I.  (2006).  Kompetensi  Sekretaris  Profesional.  Yogyakarta:  ANDI Yogyakarta.