## SINKRONISASI DATA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI YANG TERINTEGRASI PADA PRIMAGAMA CABANG SIDOARJO
Jl.Bader No.9 kalirejo Telp.(0343)742070 Bangil – Kab.Pasuruan email: fahruddin_alvan@mhs.stmik-yadika.ac.id
Abstract: The growing need for information systems in Primagama tutoring agencies is needed. Many tutoring Primagama  began  developing  its  information  systems  are  particularly  at  the  administrative section.  However, existing systems can not integrate data, must One by one each process of inputting data. What's more employees become  administrative  officer  who  served  in  Primagama  branch.  Still  trouble  in  integrating  the  data. In this paper the authors purpose to design and construct the integrated information system administration. The method used by the data collection such as observation, interviews, and literature. As well as the software development method  with  the  waterfall  method.  For  data  integration  at  every  process  of  inputting  data  maintained  by Primagama branch administration officer.

## Keywords: information systems, administration, integration.
Abstrak  : Meningkatnya  kebutuhan  Sistem  informasi  dalam  lembaga  bimbingan  belajar  Primagama  sangatlah dibutuhkan. Banyak bimbingan belajar primagama mulai mengembangkan sistem informasinya yang khususnya di bagian administrasinya. Tetapi sistem yang sudah ada belum bisa di integrasikan datanya, harus One by one setiap  proses  penginputan  datanya.    Yang  lebih  lagi  karyawan  yang  menjabat  menjadi  petugas  administrasi cabang  di  primagama.  Masih  kesusahan  dalam  mengintegrasikan  data.  Tujuan  penulis  untuk  merancang  dan membangun sistem informasi administrasi yang terintergrasi. Metode yang digunakan dengan pengumpulan data seperti  observasi,  wawancara,  dan  studi  pustaka.  Serta  metode  pengembangan  perangkat  lunaknya  dengan metode waterfall.  Untuk  integrasi  datanya  pada  setiap  proses  penginputan  data  yang  dikelola  oleh  petugas administrasi cabang primagama.
Kata kunci : sistem informasi, administrasi, integrasi.

## 1. Pendahuluan
Pendidikan  merupakan  salah  satu  komponen yang  utama  dalam  meningkatkan  persaingan globalisasi. Dengan  adanya  pendidikan  akan tercipta  sumber  daya  manusia  yang  berkualitas. Hal ini tentu saja tidak terlepas dari segala upaya yang harus di Negara Indonesia ini sesuai dengan tujuan  nasional  yang  telah  tercantum  dalam pembukaan  Undang-undang  Dasar  tahun  1945 yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa[1].
Pada  Hakikatnya  pendidikan  adalah  usaha sadar  untuk menyiapkan  peserta  didik  melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, dan atau latihan bagi  peranannya  dimasa  yang  akan  datang[1]. Strategi  dalam  pelaksanaan  pendidikan  ini dilakukan  melalui  kegiatan  pengajaran  yaitu bentuk  kegiatan  di  mana  terjadi  interaksi  dalam proses  belajar  mengajar  antara  guru    atau pengajar dengan peserta didik. Hal ini dimaksudkan agar tercapai hasil maksimal dalam proses belajar mengajar[1].
Primagama adalah usaha jasa pendidikan luar sekolah  yang  bergerak  di  bidang  bimbingan belajar,  didirikan  tahun  1982,  Merek  terdaftar. Berkantor  pusat  di Jl.  Diponegoro  89  Jogjakarta. Program Bimbingan Belajar Primagama memiliki pasar sangat luas (siswa 3,4,5,6 SD, 1,2,3 SLTP, dan 1,2,3 SMU) dengan target pendidikan adalah meningkatkan  prestasi  akademik  di  sekolah, UAS, UAN, dan Sukses Ujian Masuk Perguruan Tinggi (bagi SMU/SMK). Saat ini telah memiliki lebih 768 outlet di 33 provinsi serta lebih 250.000 siswa  tahun  2011 /  2012.  Prestasi  Primagama dikenal  dengan  dimilikinya  suatu  metode belajar Smart Solution dan Life Skill Education dan sangat diminati para pelajar kita. Primagama adalah satu-satunya bimbingan belajar  yang  telah  mendapat  sertifikat  ISO 9001:2008  sebagai  bukti  kualitas  dan  jaminan mutu layanan[2].
Fahruddin Arrasyid Alfansuri , Kurniawan Wahyu Haryanto , Saiful Bukhori Jurusan Teknik Informatika,STMIK Yadika Bangil,
Lembaga    bimbingan    belajar    yang dimaksudkan,    misalnya    lembaga    bimbingan belajar    Primagama    yang  banyak    menawarkan cara-cara    cepat  dan    tepat    untuk    mengajarkan atau  menjawab    soal-soal.    Di    lembaga bimbingan  belajar  Primagama,  metode  yang dipakai    adalah    metode    smart  solution.    Smart secara  terminologis berarti  cerdas  atau  pandai yaitu  S (simple)  artinya  membuat  belajar  dan penyelesaian    soal-soal    yang    dirasa  sulit menjadi  mudah  diselesaikan.  M (mind)  artinya menyelesaikan  soal-soal  dengan  menggunakan rumus-rumus    yang    diingat.    A    (applicable) yaitu  dapat  dan  dengan  mudah  rumus - rumus tersebut  diterapkan  untuk penyelesaian  soal.  R (rational)    yaitu  penyelesaian    soal-soal    dengan masuk  akal    dan    tetap    sesuai    dengan    konsep dasar.  T  (trick)  yaitu  cara  penyelesaian  yang cepat  dan  mudah  sekaligus cerdas [2].
Perlu    adanya    suatu    teknologi    yang    dapat mengintegrasikan    semua  sistem  informasi  yang sudah  ada,  dengan  menggunakan  teknologi web service,  yaitu  dengan  cara  menyediakan  layanan yang  akan  diakses  oleh  sistem  informasi  lain yang  membutuhkan. Yang    dimaksud    dengan integrasi    data    adalah    suatu    proses menggabungkan menyatukan  data  yang  berasal dari    sumber    yang    berbeda    dan    mendukung pengguna  untuk melihat kesatuan data [6].
Primagama  Cabang  sidoarjo  sebelumnya sudah  mempunyai  sebuah  sistem  informasi  yang sudah berjalan, dari sistem informasi administrasi hingga  media  informasinya.  Namun  sistem tersebut  dari  pihak  terkait  seperti owner,  siswa, tentor,  dan admin di  Primagama  khususnya  di cabang sidoarjo, masih terdapat kelemahan dalam menangani  sebuah  sistem  informasi. Antara  lain bagi owner masih  menunggu  data  laporan  dari admin. Bagi siswa masih datang  ke tempat untuk melihat  jadwal,  informasi  seputar  bimbel, presensi, nilai, dan data pembayaran. Bagi tentor harus menyalin  (photo  copy)  materi  yang  telah diajarkan dan kemudian diberikan ke siswa. Dan bagi Admin masih  mengalami  kelemahan  saat mengelola  data  siswa,  data  pembayaran,  data presensi, data penilaian, dan data yang mencakup di bidang administrasi primagama.
Tujuan  dalam  penelitian  ini  adalah merancang  dan  membangun  sistem  informasi administrasi  yang  terintegrasi  di  Primagama cabang Sidoarjo. Pengembangan sistem informasi administrasi  terintegrasi  ini  diharapkan  dapat memberikan  kemudahan  kebutuhan  data  yang
diperlukan  dan  menyediakan  layanan  informasi kepada owner, siswa, tentor, admin, penggunanya  dan  pihak  terkait  di  Primagama Cabang Sidoarjo.

## 2. Metode Penelitian
Memperoleh  data  yang  diperlukan  yang berhubungan  dengan  masalah  yang  dihadapi. Dengan  analisa  data  yang  digunakan  untuk menganalisa  masalah  ini  adalah deskriptif.  Yang dimaksud  dengan deskriptif adalah  metode dimana  penulis  melakukan  pengumpulan  data, menggolongkan data, menganalisa untuk memberi  gambaran  akan  kesimpulan  dari permasalahan  di  Primagama  cabang  Sidoarjo. Hal  ini  sangatlah  berguna  sebab  hasil  yang dicapai  akan  lebih  sistematis  dan  terarah  pada tujuan  semula  yang  memperbaiki  cara  penyajian informasi  yang  selama  ini  digunakan  di Primagama cabang Sidoarjo.
2.1. Lokasi Penelitian.
Lembaga  Bimbingan  Belajar  Primagama Cabang  Sidoarjo.  Alamat  :  Graha  Pondok Jati  perum.Pondok  Jati  blok  B  No.3 SIDOARJO – Jawa  Timur.  Telpon  :  (031)
8052030.
2.2. Metode Analisa Sistem sedang Berjalan. Sistem yang sedang berjalan ini memiliki kelemahan dalam mengakses sebuah informasi.  Misalnya  seperti owner, siswa, tentor membutuhkan  informasi tentang  data – data  siswa,  pembayaran,  penilaian, presensi, harus melalui Petugas administrasi cabang  terlebih  dahulu. Maupun  bagi  calon siswa  yang  ingin  melihat  informasi  tentang primagama cabang sidoarjo, harus datang ke tempat  untuk  mendapatkan  kejelasan  dari petugas  administrasi. Dan  juga  sistem  ini masih  belum  terintegrasi.  Berikut  gambar skema sistem yang sedang berjalan :
Gambar 1. Skema sistem informasi administrasi yang sedang berjalan
2.3. Metode Pengumpulan Data.
a. Studi Literatur
Penulis  mencari  jurnal - jurnal  ilmiah untuk  dijadikan  referensi.  Selain  itu penulis  juga  menggunakan  buku-buku tentang  pengembangan  sistem  yang terintegrasi sebagai penunjang pengetahuan sistem yang akan diterapkan pada sistem ini.
b. Observasi Observasi  atau  pengamatan  terhadap proses mekanisme Sistem Informasi yang sedang  berjalan  di  Primagama  cabang Sidoarjo.  Pada  penelitian  ini,  penulis melaksanakan  observasi  secara  langsung dengan mengamati bentuk-bentuk penerapan  dan  pemanfaatan  Sistem Informasi  yang  telah  dilaksanakan  pada sistem berjalan.
c. Wawancara Pengumpulan data dengan cara melakukan  komunikasi  dan  wawancara secara  langsung dengan owner, tentor, admin dan  siswa  Primagama  cabang Sidoarjo.
2.3. Metode Pengembangan Perangkat Lunak.
Metodelogi  yang  digunakan  untuk membangun  sistem  ini  adalah  Model Waterfall.  Model  ini  merupakan  sebuah pendekatan terhadap pengembangan perangkat  lunak  yang  sistematik,  dengan beberapa tahapan, yaitu:
System
Engineering, Analysis, Design, Coding,
Testing dan Maintenance.
Tahapan  dari  Paradigma Waterfall dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2. Paradigma Waterfall (Classic Life
Cycle)
(Sumber: Roger S. Pressman)
Penerapan metode
waterfall dalam pengembangan perangkat lunak sistem informasi administrasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. System Engineering , merupakan bagian awal dari  pengerjaan  proyek  sistem  informasi administrasi.  Seperti  kebutuhan  sistem  yang dipersiapkan dan diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
b. Analysis, tahapan  dimana system  engineering menganalisis  segala  hal  yang  ada  pada pengembangan perangkat lunak yang bertujuan  untuk  memahami  sistem  yang ada, mengidentifikasi  masalah  yang  ada  pada sistem  informasi  administrasi  dan  mencari solusinya.
c. Design, tahapan ini merupakan tahap penerjemah  dari  keperluan  atau  data  yang telah  dianalisis  ke  dalam  bentuk  yang  mudah dimengerti oleh pemakai (user).
d. Coding, menerjemahkan data yang dirancang ke  dalam  bahasa  pemrograman  yang  telah ditentukan.
e. Testing,  merupakan  uji  coba  terhadap  sistem atau program setelah selesai dibuat.
f. Maintenance, yaitu  penerapan  sistem secara  keseluruhan  disertai  pemeliharaan jika  terjadi  perubahan  struktur,  baik  dari segi software maupun hardware.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1. Perancangan Arsitektur Akses Data.
Arsitektur akses data dalam penelitian ini  yang  pertama  terdapat  tingkat data,  tingkat  data  (Data  Tier)  ini adalah  sekumpulan  data – data  yang akan  di  integrasikan.  Yang  kedua  , tingkat  pemikiran(Logic  Tier)  ini berisikan  bagaimana  merancang  dan membangun  sistem  yang  terintegrasi. Yang  ketiga      tingkat  presentasi (presentation  tier)  /  menampilkan hasil  sistem  apa  saja  yang  di integrasikan.  Untuk  lebih  jelasnya dapat digambarkan seperti berikut :
Gambar 3. Arsitektur Akses Data
3.2. Konsep Skenario Sistem
Konsep sistem informasi administrasi sebelumnya masih belum terintegrasi. Untuk itu di  bangunnya sistem  informasi administrasi  yang  terintegrasi ini. Supaya memudahkan  para  pengguna  sistem dapat langsung  menuju  sesuai  dengan  permintaan kebutuhan data, akan tetapi sistem  ini diberikan hak akses sesuai dengan kewenangan  pengguna. misalnya  untuk siswa  diberikan  hak  akses hanya  melihat data  presensi,  pembayaran,  penilaian,  dan menyunting profil pribadinya sendiri.
Untuk integrasinya sistem ini, menggunakan  setiap  proses  penginputan data  pada  masing – masing  kebutuhan  data.
Contohnya penginputan data siswa dan data pembayaran. Pada saat data di olah, nantinya data  tersebut  sudah  menjadi  kesatuan  di dalam  satu database. Berikut skenario sistem  informasi administrasi  yang  sudah terintegrasi :
Gambar 4. Skenario Sistem Informasi Administrasi yang terintegrasi
Semua entitas yang terkait seperti owner, admin, tentor ,siswa  ,  dan  calon  siswa  dalam sistem  informasi  administrasi  ini  sudah  dapat mengakses kebutuhan data yang diinginkan tanpa melalui  petugas  administrasi  cabang. untuk aplikasi  layanan  sms, datanya sudah  dapat di sinkronkan  dengan database yang  ada  pada web server.  Hal  ini  akan memperingkas  dan
meringankan tugas admin untuk tidak menginputkan  data – data  yang  sama  kepada kedua  sistem. Hanya  sekali  proses  data – data sudah terintegrasi. Tetapi untuk mengakses data – data  tersebut,  sistem  ini sudah  diberikan  Hak akses saat mengelola kebutuhan data. Untuk lebih jelasnya  apa  saja  hak  akses  yang  diberikan  pada sistem ini dapat dilihat pada tabel berikut :
No. Nama Hak Akses 1. Owner - Mengelola Semua Data Pada Sistem. 2. Admin - Mengelola  Data Transaksi administrasi(data siswa, data pembayaran, data presensi, data penilaian, dan data informasi ) - Mengelola  data aplikasi  layanan sms

## Tabel 1. Hak akses sistem informasi administrasi
3.3. Proses Penerapan  Sistem Integrasi  pada dua sistem berbeda.
Penerapan  sistem  yang  dimaksud  adalah bagaimana  proses – proses  inputan  data dapat  terintegrasi  datanya,  yang  nantinya kedua aplikasi sistem informasi administrasi  dengan  aplikasi layanan  sms dapat  digabungkan sesuai kebutuhan  data aplikasi layanan sms.
Gambar 5. Sinkronisasi data agar aplikasi layanan sms datanya mengambil dari DB Siadmis melalui web service application
3.3.1. Proses Sinkronisasi Data di web service application dengan  aplikasi layanan sms.
Pada proses ini bertujuan mengintegrasikan  aplikasi  layanan  sms dengan web service application (aplikasi sistem informasi administrasi). Dapat diterapkan dengan menambahkan kode  program XML yang  dimasukkan sebagai  bagian dari  aplikasi  utama sistem  informasi  administrasi.  Aplikasi utama ini menggunakan PHP5 sebagai
interpreter aplikasi  dan MySQL untuk mengelola basis datanya, sehingga kode XML yang  dibuat  telah  disesuaiakan dengan kebutuhan untuk aplikasi PHP.
Berikut  gambar  menjelaskan proses  sinkronisasi  antara  aplikasi layanan  sms  dengan web  service application (aplikasi  sistem  informasi administrasi) :
Gambar 6. Alur Sistem sinkronisasi
File “sync.php” yang  ada  pada web service application (Aplikasi Sistem informasi administrasi) untuk mengadaptasikan  kode XML agar  data dan aplikasi sistem informasi administrasi ini dapat digunakan sebagai dokumen XML. Cara  kerja  dari script “ sync.php ” ini  adalah  mempersiapkan data – data  pada  tabel  mana  saja    yang akan  di  sinkronkan  proses  ini  sudah otomatis  merubah  ke  format XML dan data sudah siap untuk di integrasikan.
3.3.2. Proses  Pengambilan  Data  Ke  aplikasi layanan sms
Setelah file “ sync.php ” langkah selanjutnya  menyinkronkan  data – data ke  aplikasi  layanan  sms. Dari  aplikasi layanan sms ini sudah disediakan tombol untuk proses synchronize data Bertujuan agar  kebutuhan  data – data yang diinginkan sama  dengan  yang  ada  di database  server (DB_SIADMIS). Jadi, tidak  perlu  penginputan  data  dua  kali Pada  sistem yang  berbeda. Lebih jelasnya  berikut flowchart untuk proses sinkronisasi  data pada web  service application (aplikasi  sistem  informasi administrasi) :
3. Siswa - Menyunting Data pribadi siswa. - Melihat Data Pembayaran, data presensi,  data  nilai, dan data informasi. 4. Tentor - Mengelola Data Presensi dan data Nilai 5. Calon  Siswa  / Pengguna - Melihat Informasi (Berita, profil primagama, gallery,dan sebagainya yang berhubungan dengan informasi).
Dengan  penerapan  konsep  sistem  yang terintegrasi  ini,  nantinya  akan  menciptakan beberapa keuntungan sebagai berikut :
1. Saat  proses  pertukaran  data  tidak memakan  waktu  yang  lama,  karena datanya sudah terpusat.
2. Di  aplikasi  layanan  sms  ini  dapat dikembangkan  mekanisme  pertukaran data  (synchronize  data) ,  dimana  data – data  yang  dipertukarkan  hanya  data – data yang  dibutuhkan  oleh  sistem,  tidak berarti  data  yang  ada  di database pusat dapat digunakan semuanya.
3. Memudahkan dalam proses pemeliharaan sistem dan back-up data.
4. Dari  pihak  perusahaan  dapat  memonitor setiap  transaksi  yang  dibutuhkan  ,  serta dengan mudah dan cepat dapat mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

## 4. Simpulan
Pentingnya  Integrasi  Data  pada  sistem ini, membuat  data  yang  diolah  menjadi  lebih akurat  dikarenakan  setiap  aplikasi  sistem informasi  administrasi  yang  ada  memiliki sinkronisasi  data  dengan  aplikasi  yang lainnya.
Memudahkan  kinerja  dan  memberikan alternatif  dalam  pengelolaan  data  sistem informasi  administrasi  yang  terintegrasi. Karena upaya yang diperlukan hanya melibatkan  pengelola  salah  satu  aplikasi sistem informasi administrasi yang ada. Daftar Pustaka [1] Oemar Hamalik, Kurikulum dan Pembelajaran  (Jakarta:  PT  Bumi  Aksara, 2008), h. 2
[2] www.primagama.co.id , profil primagama.
[3] Purnama dian  susan, Web  Service Sebagai Solusi Integrasi Data Pada Sistem informasi akademik  Universitas  Bina  Darma, Jurnal Imiah  MATRIK  Vol95.  No12,April  2008:1 -
20
[4] Mugi  Sugiarto  dan  Pelita  Fajarhati.  2008, Implementasi  Integrasi  Data  Antar  Sistem
Informasi      Untuk    Mendukung    Decission Support    System.    Unit    Sumber    Daya Informasi    Institut    Teknologi    Bandung.
Jakarta : e-Indonesia Initiative [5] Patrick  Ziegler,  Klaus  R.  Dittrich.  2008.    A
Call  for    Personal    Semantic    Data Integration, Cancun,    Mexico    : In Workshop    on    Information    Integration Methods,    Architectures,    and    Systems
(IIMAS  2008)  (in  conjunction  with ICDE 2008) [6] Lenzerini, Maurizio. 2002. ”Data Integration: A Theoretical
Perspective”.Roma : PODS.
[7] Sutanda  Edhy,  Khabib  Mustofa,  Kebutuhan Web Service Untuk Sinkronisasi Data Antar Sistem  Informasi  dalam E-Gov di  Pemkab Bantul  Yogyakarta. JURTIK – STMIK BANDUNG (Edisi Mei 2002).