## ANALISA PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN SERVICE (STUDI KASUS PT. PIT ELEKTRONIK)

## Wahyudi
Manajemen Informatika
AMIK BSI Bogor http://bsi.ac.id
wahyudi.wau@bsi.ac.id
Abstract  PT  Pit  Elektronik  are  very  many experienced  technicians  whose  knowledge  is  never collected to become an asset, so when the technician is  out  of  the  science  company  is  lost,  therefore required  a  knowledge  management  to  manage  the asset.  This  study  discusses  the  readiness  of  PT  Pit Electronics  in  applying  knowledge  management. Questionnaires  were  distributed  to  technicians, heads  of  service  sections,  and  managers  of  PT  Pit Elektonik.  Data  were  collected  by  using  structured questionnaires  and  analyzed  using  statistical descriptive  techniques  and  prototype.  The  purpose of  this  research  is  to  measure  the  preparedness  of PT  Pit  Electronic  in  managing  knowledge management.  From  the  results  of  statistical  test results  of  the  results  show  that  the  overall knowledge  management  has  reached  the  optimal conditions, which indicates that the organization is ready  to  apply  knowledge  management.  The  study recommends  that  initiatives  should  be  taken  by organizations  to  adopt  knowledge  management practices to gain more competitive advantage. Keywords:  knowledge  management,  knowledge sharing, prototyping, pit elektronik.
Intisari —Pada  perusahaan  Pit  Elektronik  sangat banyak  teknisi  berpengalaman  yang ilmunya  tidak pernah di kumpulkan untuk menjadi asset, sehingga menimbulkan permasalahan ketika teknisi tersebut keluar  dari  perusahaan  ilmu  tersebut  hilang,  oleh sebab itu diperlukan sebuah manajemen pengetahuan  untuk  mengelola  asset  tersebut. Penelitian ini membahas kesiapan PT Pit Elektronik dalam  menerapkan  manajemen  pengetahuan. Kuesioner  dibagikan  kepada  para  teknisi,  kepala seksi pelayanan, dan manajer dari PT Pit Elektonik. Dalam  hal  ini  penulis  menggunakan  metode  Data dikumpulkan  dengan  menggunakan  kuesioner terstruktur  dan  dianalisis  menggunakan  teknik statistik  deskriptif  dan  prototype.  Tujuan  dari penelitian  ini  adalah  mengukur  kesiapan  dari  PT Pit  Elektronik  dalam  mengelola  manajemen pengetahuan.  Dari  hasil  perhitungan  uji  statistic hasil menunjukkan bahwa manajemen pengetahuan  secara  keseluruhan  telah  mencapai kondisi  yang  optimal,  yang  menunjukkan  bahwa
organisasi  siap  untuk  menerapkan  manajemen pengetahuan.  Penelitian  ini  merekomendasikan bahwa inisiatif harus diambil oleh organisasi untuk mengadopsi praktek-praktek manajemen pengetahuan  untuk  mendapatkan  keuntungan yang lebih kompetitif.
Kata  Kunci :  knowledge  management,  knowledge sharing, prototyping, pit elektronik.

## PENDAHULUAN
Perkembangan  saat  ini  diberbagai  bidang dirasakan  menuntut  kita  untuk  melakukan perubahan  di  berbagai  bidang,  pasar  persaingan bebas  menuntut  para  pengembang  bisnis  untuk lebih  kreatif  lagi  dalam  menjalankan  bidang usahanya,  baik  dalam  pelayanannya  maupun dalam  bidang  teknologi  informasinya.  Organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif saat ini ialah organisasi yang mampu mengeksploitasi pengetahuan  yang  ada  pada  setiap  sumber  daya manusianya  dan  menggabungkannya  menjadi pengetahuan  organisasi  dengan  tujuan  untuk mencapai keunggulan dan daya saing pada tingkat yang  paling  optimal  (Malhotra,  2000;  Setiarso, 2009).
Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang penjualan  mesin  pendingin  dan  jasa  service pendingin,  Pit  Elektronik  dalam  menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai perusahaan memiliki pegawai-pegawai  yang  berpengalaman  dan memiliki  keragaman  pengetahuan  yang  dapat menjadi asset bagi perusahaan dalam meningkatkan keunggulan dan kualitas kerja pada perusahaan.
Pengetahuan  yang  dimiliki  oleh  tiap  tiap karyawan  belum  dapat  terdokumentasi  dengan baik  (Sutabri,  2012).  Budaya  untuk  berbagi  dan bertukar  pengetahuan  juga  belum  mampu dilakukan  sepenuhnya,  menurut  (Mulyono, Harisno,  &  Kristianto,  2013)  pengetahuan  yang ada pada individu bisa hilang ketika mereka tidak lagi  berada  pada  jabatan  tersebut,  sehingga permasalahan yang akan timbul adalah ketika ada teknisi senior yang mengundurkan diri, dan sudah tidak bekerja lagi di Pit Elektronik maka ilmu yang
dimiliki oleh teknisi tersebut juga akan hilang dan melekat  di  teknisi  tersebut,  sehingga  ketika perusahaan  tersebut  merekrut  karyawan  baru, perlu  dilakukan  training  dan  pelatihan  kembali dari awal.
Menurut  (Mathew,  Rodrigues,  &  Alapati, 2012) budaya organisasi dan komitmen manajemen  serta  dukungan  merupakan  kesatuan dari  inisiatif  KM,  sehingga  meskipun  anda memiliki  teknologi  terbaik  dan  sumber  daya lainnya  yang  mendukung  implementasi  KM,  jika karyawan tidak bersedia untuk berbagi pengetahuan,  maka  KMS  tidak  akan  pernah  bisa sukses, sehingga potensi sumber daya pengetahuan  sebagai  intangible  asset  pada  PIT Elektronik  belum  dapat  dioptimalkan  dan dieksplorasi  dengan  baik,  dikarenakan  teknisi mengembangkan  idenya  secara  mandiri  dan belum ada pengelolaan aset pengetahuan tersebut agar  dapat  diinformasikan  dan  digunakan bersama  antar  karyawan  terkait.    Pengetahuan dalam  kapasitasnya  sebagai  kebijakan  dan pengambilan  keputusan  perlu  di  simpan  secara terstruktur  agar  mudah  dicari  dan  digunakan kembali,
Berdasarkan  permasalahan  diatas  maka permasalahan yang menarik untuk dibahas adalah bagaimana kesiapan Perusahaan PT. Pit Elektronik ini agar bisa menerapkan knowledge management terutama  kesiapan  sumber  daya  manusianya  yg dapat  berperan  dalam  proses knowledge  sharing untuk  meningkatkan  kinerja  karyawan  pada perusahaan, serta bagaimana membangun konsep knowledge  management yang  baik  untuk mendukung  proses  pembelajaran  karyawan mengenai  service  dan  maintenance  unit-unit pendingin.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui apakah knowledge  management dapat  diterapkan di  perusahaan  PT  Pit  Elektronik  agar  dapat menciptakan knowledge management system yang baik  untuk  mendukung  proses  pembelajaran  dan inovasi  perusahaan  dalam  bidang  service pendingin.
Penelitian terdahulu yang terkait perancangan  model  Knowledge  Management System, telah dilakukan oleh Setiarso (2003) yang meneliti  Penerapan Knowledge  Management dan Knowledge  Sharing Bidang  Pangan,  Studi  Kasus Bidang Perkebunan dengan Menggunakan Metode Soft  System  Methodologi  (SSM)  dengan  keluaran Prototype Knowledge Management bidang perkebunan  yang  dilakukan  selama  tiga  tahun. Selain  itu  Mirza  (2009) dengan  studi  kasus  di  PT Pos  Kanwil  V  Jabar,  menggunakan  metode penelitan  penggabungan  studi  literatur  dan  studi kasus  serta  keluarannya  berupa  rancangan arsitektur Knowledge  Management  System  (KMS)
dan  strategi  peningkatan  proses  pengelolaan pengetahuan.

## BAHAN DAN METODE
Knowledge (pengetahuan) adalah informasi  yang  kontekstual,  relevan  dan actionable (Turban, Leidner, McLean, & Wetherbe, 2007).  Dalam  penulisan  ini  penulis  menggunakan gabungan yaitu pengumpulan data dan perancangan  system.  Untuk  metode  perancangan sistem yang digunakan adalah The Four Phases of The  10–Step  KM  Road  Map  yang  merupakan langkah  strategik  Tiwana  dalam  menerapkan knowledge  management di  sebuah  organisasi (Tiwana, 1999). Dari 10 tahapan yang ada, penulis hanya menggunakan 9 dari 10 tahapan, yaitu:
1. Analisis  infrastruktur  yang  ada :  dilakukan dengan  melihat  kondisi  perusahaan  dan bertanya  tentang  penggunaan  internet  serta jaringan LAN.
2. Menyelaraskan  KM  dan  strategi  bisnis : mencari tahu fungsi, visi misi, serta tugas yang dapat  dijadikan  sarana  pendukung knowledge management .
3. Desain  infrastruktur  KMS :  pada  tahap  ini dilakukan  perancangan  infrastruktur  yang dapat mendukung proses knowledge management.
4. Audit  aset  pengetahuan  dan  sistem  yang ada :  terlebih  dahulu  mengumpulkan  data sekunder  sehingga  dapat  diaplikasikan  pada level database .
5. Desain  tim  KM :  membentuk  tim-tim  yang ditugaskan  untuk  mengelola  knowledge management  system,  tim  tersebut  nantinya akan  bertugas  baik  dalam  pengelolaan pengguna  knowledge  management  system, maupun  pengelolaan  terhadap  pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dan pegawai.
6. Membuat  cetak  biru/konsep  KMS : data sekunder yang terkumpul kemudian dikelompokkan  dan  dibuat  rancangan  KMS secara global.
7. Mengembangkan  KMS :  setelah  merancang cetak  biru/konsep  langkah  selanjutnya  adalah mengembangkan  KMS  yang  didalamnya terdapat  fitur-fitur  yang  dibutuhkan  dalam proses sharing knowledge di Pit Elektronik.
8. Penyebaran  KMS :  terlebih  dahulu  dilakukan uji  coba  pada  server  lokal.  Kemudian melakukan  perbaikan  terhadap  prototipe menggunakan  metode  RDI  (perbaikan  yang didorong oleh hasil) apabila sistem tidak sesuai dengan yang diinginkan.
9. Evaluasi  KMS :  evaluasi  dilakukan  dengan membandingkan  kebutuhan  pengguna  dengan analisis dan desain yang sudah  dibuat.
Sumber: (Tiwana, 1999)
Gambar 1. Implementasi 9 dari 10 tahapan The 10- Step of KM Road Map .
mengutarakan  bahwa  membuat  pengetahuan seseorang  agar  dapat  diketahui  oleh  orang  lain merupakan  kegiatan  inti  dari  suatu  perusahaan pencipta pengetahuan. Hal itu berlangsung secara kontinyu  dan  berlangsung  di  seluruh  tingkatan dalam suatu organisasi. (Nonaka, 1997).
Diagram  alir  (flowchart)  adalah  bagan  (chart) yang  menunjukkan  alir  (flow)  didalam  program atau  prosedur  sistem  secara  logika.  Diagram  alir terutama digunakan sebagai alat bantu komunikasi  dan  untuk  dokumentasi.  Berikut diagram  alir  aplikasi knowledge  management PT. Pit Elektronik.
Sumber: (Wahyudi, 2018) Gambar 2 . Diagram Alir Web KM

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Secara  umum  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah untuk melihat dampak pada penerapan knowledge management  di  lingkungan  perusahaan  Pit Elektronik, apakah sistem Knowledge Management
ini  bisa  sesuai  dan  bisa  diterapkan  disana. Berdasarkan  metodologi  yang  digunakan  dalam penulisan ini yaitu prototyping . Tahapan-tahapan dalam  Prototyping  adalah  sebagai  berikut: 1. Pengumpulan kebutuhan Disini penulis mengidentifikasikan semua kebutuhan,  dan  garis  besar  sistem  yang  akan dibuat. 2. Membangun prototyping Penulis membangun prototyping dengan membuat  perancangan  sementara  yang  berfokus pada  penyajian  kepada  user  dengan  membuat input dan format output.

## 3. Evaluasi protoptyping
User  melakukan  percobaan  apakah  prototyping yang  sudah  dibangun  sudah  sesuai  dengan keinginan user. Jika  sudah sesuai maka langkah 4 akan  diambil.  Jika  tidak  prototyping  direvisi dengan mengulang langkah 1, 2 , dan 3.

## 4. Mengkodekan system
Dalam  tahap  ini  prototyping  yang  sudah  di sepakati  diterjemahkan  ke  dalam  bahasa pemrograman yang sesuai.

## 5. Menguji system
Setelah  sistem  sudah  menjadi  suatu  perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.  Pengujian  ini  dilakukan  dengan  White Box,  Black  Box,  Basis  Path,  pengujian  arsitektur dan lain-lain.

## 6. Evaluasi Sistem
User mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah  sesuai  dengan  yang  diharapkan.  Jika  ya, langkah  7  dilakukan;  jika  tidak,  ulangi  langkah  4 dan 5.

## 7. Menggunakan system
Perangkat  lunak  yang  telah  diuji  dan  diterima pelanggan siap untuk digunakan.
Pada  tahap  ini  penulis  mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan  dalam  membangun  sistem dengan  melakukan  survey,  observasi,  dan dokumentasi  di  PT  Pit  Elektronik.  Identifikasi tersebut dapat dilihat pada table 1.
Tabel 1: Kegiatan Pengumpulan Data Kegiatan Identifikasi Survey Menyebarkan questioner kepada 10 orang teknisi, 2 orang SDH dan 1 orang manager Observasi Melakukan pengaatan aktifitas baik prilaku maupun non perilaku, seperti mengamati foto-foto kerusakan dan perbaikan, kondisi kantor, ketersediaan peralatan dan prasarana. Dokumentasi Penulis mengumpulkan data sekunder berupa foto-foto kerusakan, lokasi kerusakan, event training bagi karyawan baru, struktur organisasi serta visi misi dan latar belakang perusahaan.
Sumber: (Wahyudi, 2018)
Dalam  hal  ini  penulis  menggunakan  Sistem knowledge  management  menggunakan  Web ForumPIT  sebagai  prototype  yang    dibangun diatas server berikut ini:
Tabel 2. Tabel Perangkat Keras dan Lunak untuk Kebutuhan Sistem Komponen Deskripsi Tahap Perancangan Perangkat Keras Processor Intel Core i3 1.9Ghz RAM 4 GB Hard Drive 250GB Mouse Optic PS/2 Keyboard Standard PS/2 Monitor LCD 19' Perangkat Lunak Sistem Operasi Windows 7 Web Server Apache Database Mysql Browser Chrome Tahap Implementasi Perangkat Keras Processor Intel Xeon 8 Core 2.33Ghz RAM 4 GB Hard Drive 500GB Mouse Optic PS/2 Keyboard Standard PS/2 Perangkat Lunak Sistem Operasi Windows Server 2008 Web Server Apache Database Mysql Browser Chrome Sumber: (Wahyudi, 2018)
Sumber: (Wahyudi, 2018)
Gambar 3. Halaman antarmuka user/pegawai
Sumber: (Wahyudi, 2018) Gambar 4 . Halaman antarmuka admin
Adapun  pengujian  dilakukan  dengan diakses  secara  bersamaan  menggunakan  5 komputer  pc  dan  2  laptop  yang  terhubung  ke jaringan lokal oleh pegawai yang terkait, dalam hal ini  teknisi,  staff  administrasi  dan  SDH  dengan browser mozilla firefox, dan hasilnya semua dapat masuk  kedalam  sistem  dengan  mudah  dan sempurna,  kemudian  masing  masing  sesuai dengan pekerjaannya diminta untuk memasukkan data  kedalam  forum  tersebut,  misal  teknisi diminta  untuk  mengisi  tentang  kerusakan  dan cara  mengatasinya  dengan  diberikan  arahan  cara mengisinya  kedalam  forum  tersebut,  dan  staff administrasi diminta untuk mengisi data customer dan jadwal teknisi setiap harinya.
Dari  hasil  uji  coba  sistem  KM  dengan menggunakan  Prototype  Web  ForumPIT,  maka hasil  penilaian  kualitas  web  KM  yang  diperoleh dari 7 orang responden dapat dilihat pada tabel 3.
Tabel 3. Perangkat Keras Sistem
No Faktor Bobot Faktor Kriteria Bobot Kriteria Nilai Rata- Rata 1 Kehandala n (Reliability ) 0,2 a. Sejauh  mana  web  KM  dapat diharapkan untuk melakukan fungsinya sebagai media penyimpanan dan penyebaran pengetahuan  dilingkungan Pit Elektronik
0,4 7,86
b. Sejauh  mana  web  KM  dapat digunakan  secara  baik  oleh karyawan guna memperoleh informasi pengetahuan tentang  service  di  Pit Elektronik 0.3 8,2
c. Sejauh  mana  interface  web KM  dapat  dimengerti  oleh karyawan
0,3 6,5 2 Efisiensi (Efficiency) 0,2 a. Fungsi  dan  fitur  di  web  KM sudah mengakomodasi kebutuhan berbagi pengetahuan di Pit
Elektronik 0,5 7,5 b. Sejauh  mana  web  KM  dapat mengurangi  rentan  waktu yang dibutuhkan untuk
proses tertentu, seperti untuk  memperoleh  laporan data service 0,5 7 3 Kegunaan (Usability) 0,2 a. Sejauh  mana  kemudahan usaha yang diperlukan untuk mempelajari web KM
0,5 8,5 b. Ketersediaan petunjuk penggunaan  atau  manual book dan pemberian pelatihan  untuk  kemudahan pengoperasian web KM 0,5 8,5 4 Pemelihara an (Maintaina bility) 0,2 a. Usaha yang diperlukan untuk menemukan kesalahan atau memperbaiki kesalahan (error) 0,5 7,5 b. Sejauh  mana  pengelolaan web KM mudah dilakukan 0,5 8,5 5 Kompatibi litas (Compatib ility) 0,2 a. Sejauh  mana  web  K  dapat berjalan  di  browser  yang umum digunakan 1 8,7 Sumber: (Wahyudi, 2018)
dari  tabel  diatas  untuk  perhitungannya  adalah menggunakan rumus Fa=w1c1+w2c2+…wncn . Dan didapatkan hasil: Kehandalan (reliability) =7,554 Efisiensi (efficiency) =7,25 Kegunaan (usability) =8,5 Pemeliharaan (maintainability) =8 Kompatibilitas (compatibility) =8,7
Sehingga total kualitas (∑) yang diperoleh adalah sebagai berikut:
∑= (2 x 7,554) + (2 x 7,25) + (2 x 8,5) + (2 x 8) +
(2 x 8,7) = 15,108 + 14,5 + 17 + 16  + 17,4 = 80,008 x 100% = 80%
Jika  dilihat  dalam  pembobotan  dengan tabel  dibawah  ini  maka  untuk  web  KM  ini  bisa dinilai  sebagai  web  yang  sangat  baik  untuk digunakan  sebagai  web  untuk  memfasilitasi  KM yang akan diterapkan di PT Pit Elektronik.
Tabel 4: Kualitas Sistem Web Persentase Keterangan 80-100 Sangat Baik 60-79,9 Cukup Baik 0-59,9 Kurang Baik Sumber: (Wahyudi, 2018)

## Hasil Penelitan
Dalam  melakukan  penelitian  penulis menggunakan  survey  berupa  kuesioner  yang disebarkan  ke  12  orang  diantaranya  teknisi,  staff administrasi  SDH  dan  GM,  selaku  pegawai  yang terkait  dalam  bisnis  service  di  PT  Pit  Elektronik. Penulis  menyebarkan  kuesioner  dengan  terlebih dahulu menganalisa faktor faktor yang berhubungan  dengan  people,  proses,  serta teknologi  yang  ada  didalam  KM.  Kuesioner  yang disebar  terdiri  dari  pernyataan  sebelum  adanya penerapan  KM  dan  sesudah  KM  sehingga menghasilkan  penerapan  prototyping  web  KM dari  para  responden  sangat  terlihat  bahwa  8.3% mengambil  sikap  sangat  positif  dan  91,7% mengambil  sikap  positif  terhadap  penerapan  KM di lingkungan perusahaan.

## KESIMPULAN
Dari  penelitian  yang  telah  penulis  lakukan di  PT  Pit Elektronik, maka  penulis  dapat  menarik beberapa  kesimpulan  sebagai  berikut:  Kuesioner yang disebar oleh penulis ke beberapa responden, dapat diketahui bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh  karyawan  sudah  sangat  baik,  namun  untuk menerapkan knowledge  sharing di  perusahaan diperlukan  adanya  suatu  sistem  yang  dapat menyimpan  semua  bentuk  kerja  dari  teknisi terutama,  agar  bisa  diakses  kembali  sewaktu waktu  dan  dapat  dijadikan  referensi  bagi  teknisi- teknisi  lainnya  diperusahaan  Pit  Elektronik.  Hasil kuesioner  juga  dapat  disimpulkan  bahwa Perusahaan  PT  Pit  Elektronik  bisa  menerapkan Knowledge Management dilingkungan perusahaan, terbukti dengan adanya perhitungan dengan skala
likert  tentang  adanya  perbandingan  sebelum penerapan KM dan sesudah KM. Untuk sementara fasilitas  forum  yang  dibangun  menggunakan Prototype bisa mengakomodir kebutuhan tersebut diatas.  Terbukti  dengan  pengukuran  kualitas sistem  dengan  metode  McCall  memperoleh  nilai 80% dengan predikat sangat baik.

## REFERENSI
Malhotra,  Y.  (2000).  Knowledge  Management  for E-Business Performance: Advancing Information  Strategy  to  “Internet  Time. Information  Strategy  The  Executives  Journal ,
16 (4),
5–16. https://doi.org/10.1080/07438613.2000.10 744620
Mathew,  A.,  Rodrigues,  L.,  &  Alapati,  V.  (2012). Human Factors & Knowledge Management: A System  Dynamics  Based  Analysis . Journal  of Knowledge Management Practice (Vol. 13).
Mulyono,  J.  A.,  Harisno,  H.,  &  Kristianto,  C.  N. (2013).  The  development  of  Knowledge Management  system  model  in  XYZ corporation. In IEEE International Conference on  Teaching,  Assessment  and  Learning  for Engineering (pp. 188–191). https://doi.org/10.1109/TALE.2013.665442 6
Nonaka,  I.  (1997).  Organizational  Knowledge Creation. In courses.ischool.utexas.edu (p. 3).
Setiarso,  B.  (2009).  Penerapan  Knowledge Management  pada  Organisasi.  Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sutabri,  T.  (2012). Analisis  Sistem  informasi . Yogyakarta:  Andi  Publisher.  Retrieved  from http://andipublisher.com/produk- 0414005176-analisis-sistem-informasi- buku-kerjasama.html
Tiwana, A. (1999). Knowledge Management Toolkit ,  The  Amrit  Tiwana  Knowledge  Management Toolkit  ,  The . Knowledge  Management Toolkit .
https://doi.org/10.1227/01.neu.000040383
3.47211.af Turban, E., Leidner, D., McLean, E., & Wetherbe, J. (2007). Information Technology for Management  Information:  transformation organizations  in  the  digital  economy. Text . https://doi.org/10.1017/CBO97811074153 24.004
Wahyudi.  (2018). Laporan  Akhir  Penelitian Mandiri  dengan  Judul  Analisa  Penerapan Knowledge  Management  Pada  Perusahaan Service Pada Pt. Pit Elektronik . Bogor.