## Pemanfaatan SMTP Client pada Sistem Absensi VB.Net
M A Adiguna
Program Studi Teknik Informatika, STMIK Eresha Kampus B Jl. Raya Puspiptek No.10 Serpong – Tangerang Selatan, Indonesia dosen01864@unpam.ac.id
diterima: 7 April 2020 direvisi: 16 April 2020 dipublikasi: 1 September 2020

## Abstrak
Inovasi Teknologi informasi berperan penting pada sistem  absensi di lembaga pendidikan, baik  lembaga  pendidikan  skala  kecil  maupun  besar.  Pada  penelitian  ini  dilakukan pemanfaatan smtp  client pada  sistem  absensi  di  salah  satu  lembaga  kursus  di  Cikarang Kabupaten Bekasi. Kehadiran Instruktur dan Peserta didik menggunakan notifikasi email dapat membantu pihak lembaga dalam hal efisiensi, baik dalam hal waktu, kontrol maupun biaya.  Latar  belakang  masalah  dari  penelitian  ini  karena  sistem  absensi  pada  lembaga kursus  tersebut output -nya  berupa printout kertas thermal  paperoll .  Adapun  tujuan  dari penelitian  ini  yakni  untuk  efisiensi  kertas  dan  mengoptimalkan  penggunaan  teknologi informasi  melalui  akun  gmail.  Metode  Penelitian  yang  digunakan  pada  penelitian  ini menggunakan action  research dan experiment yang  meliputi  analisis  permasalahan  serta arsitektur yang digunakan untuk menyelesaikan masalah. Aplikasi dirancang menggunakan bahasa  pemrograman  visual  studio  2010/VB.Net  yang  merupakan  bahasa  BASIC ( Beginner  All  purpose  Source  Instruction  Code )  dengan  modul SMTPclient dan MysqlClient .  Batasan  masalah  dari  penelitian  ini  terkirimnya  notifikasi  ke email yang terdaftar  di  database  sesuai record id  Peserta  didik  dan  Instruktur.    Adapun  latar belakangnya  bagaimana  cara  efisiensi  kertas  dan  waktu  untuk  absensi  serta  cara  kontrol peserta  didik  dan  instruktur  untuk  dipertanggungjawabkan  dikemudian  hari.      Hasil  dari pengujian  terhadap  5  record  dataset  yang  diuji  pada  aplikasi  menunjukan  100%  bekerja dengan  baik.  Penelitian  ini  akan  dilanjutkan  dengan  kombinasi sms  gateway dan  mesin fingerprint serta  terhubung  dengan  sistem  informasi  lembaga  tersebut,  agar  informasi sesuai dengan kriteria informasi yang baik, yaitu akurat, relevan dan tepat waktu.
Kata kunci: SMTP Client ; Sistem Absensi; VB.Net

## Abstract
Technological  information  innovations  an  important  role  on  a  system  absentee  at education  institutions,  at  an  institute  of  learning  a  small  scale  or  great  .  In  the  study  is done the use of smtp client on a system absentee in one of the course in Cikarang Bekasi District. The presence of instructors and learners of using e-mail notification can assist the agency  in  terms  of  efficiency,  In  the  time  ,  control  as  well  as  charge.  The  background problem of this research is because the attendance system at the course institute's output is a  thermal  paperoll  printout.  The  purpose  of  this  research  is  to  optimize  paper  efficiency and  optimize  the  use  of  information  technology  through  a  Gmail  account.  The  research method used in this study uses action research and experiment which includes analysis of problems  as  well  as  the  architecture  used  to  solve  problems.  Application  programming designed use of language visual studio 2010/VB.Net That is language BASIC (Beginner All purpose  Source  Instruction  Code)  with  modules  SMTPclient  and  MysqlClient.  Limitation problem  from  this  research,  Sent  notification  to  mail  that  is  registered  in  a  database  in accordance record id of learners and instructors. As for his background How to efficiency
paper and time to absentee and control of learners and instructors to be relied upon at a later date. The test results of the 5 dataset records tested in the application showed 100% working  well.  This  research  will  be  continued  with  a  combination  of  sms  gateway  and machinery  fingerprints  and  connected  with  information  system  of  the  agency,  that information in accordance with criteria good information, that is accurate , relevant and timely.
Keywords: SMTP Client; Absentee System; VB.Net

## 1. Pendahuluan
Absensi  pada  lembaga  pendidikan  merupakan  komponen  penting,  baik  lembaga pendidikan  skala  kecil  maupun  besar.  Hal  tersebut  dimaksudkan  agar  pihak  akademik dapat melakukan kontrol pada proses kehadiran kegiatan belajar mengajar. Sistem absensi dapat  dilakukan manual  yang selanjutnya direkap bidang akademik, atau  dapat  dilakukan secara komputerisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi, misalnya aplikasi desktop atau  jaringan.  Saat  ini  banyak  lembaga  pendidikan  yang  sudah  menggunakan  sistem absensi secara komputerisasi.
Pada  penelitian  ini,  dirancang  sistem  informasi  absensi  menggunakan  vb.net  dengan memanfaatkan smtp  client ,  sehingga  peserta  didik  dan  instruktur  mendapat  notifikasi berupa email . Email tersebut  dapat  menjadi  bukti  nyata  presensi  kehadiran  yang bersangkutan.  Latar  belakang  masalah  dari  penelitian  ini  karena  sistem  absensi  pada lembaga  kursus  tersebut output -nya  berupa printout kertas thermal  paperoll .  Kertas thermal  paperoll adalah kertas yang digunakan oleh mesin-mesin ATM (Anjungan Tunai Mandiri)  dan  struk  pada  beberapa  supermarket  serta  cetak  struk  pada  SPBU  (Stasiun Pengisian  Bahan  bakar  Umum).  Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  yakni  untuk  efisiensi kertas dan mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi melalui akun gmail.
Dengan  metode  yang  digunakan,  hasil  dari  pengujian  terhadap  5 record dataset  yang diuji  pada  aplikasi  menunjukan  100%  bekerja  dengan  baik.  Adapun  metode  penelitian yang  digunakan  pada  penelitian  ini  menggunakan action  research dan experiment yang meliputi  analisis  permasalahan  serta  arsitektur  yang  digunakan  untuk  menyelesaikan masalah.  Penelitian  pemanfaatan smtp  client pada  sistem  absensi  vb.Net  ini  merupakan solusi dari latar belakang masalah yang ada.
SMTP  adalah  protokol  yang  berbasis  teks  dimana  protokol  ini  menyebutkan  satu  atau lebih penerima email untuk kemudian diverifikasi. Jika penerima email valid, maka email akan  segera  dikirim.  Sendmail  adalah  Mail  Transfer  Agent  pertama  yang mengimplementasikan  port  25. Mail  Transfer  Agent yang  mengimplementasikan  SMTP baik  sebagai  client  maupun  sebagai  server,  seperti  Exim,  IBM  Postfix,  Qmail  dan Microsoft Exchange Server [1].
Struktur e-mail dibagi  menjadi  dua  bidang, e-mail  header dan e-mail  body .  Kedua bidang tersebut merupakan input dari pengirim email . e-mail header didefinisikan dalam RFC2822  terdiri  dari  tanggal  yang  menentukan  tanggal  dan  waktu  e-mail  header.  From menentukan  spesifikasi  alamat  pengirim e-mail . To , carbon  copy (Cc)  dan blind  carbon copy (Bcc) merupakan spesifikasi penerima e-mail [2].
Menurut  Norazah  penggunaan  teknologi mobile  wireless seperti  PDA,  telepon  seluler, iPod atau komputer notebook dalam pendidikan dan pelatihan dapat  terus dikembangkan, bahkan  ponsel  didefinisikan  oleh  para  peneliti  pada  inovasi  dan  hal  baru  pada pengembangan  teknologi,  seperti  ponsel,  teknologi  nirkabel,  laptop  yang  memungkinkan akses mudah ke seluruh sumber daya [3].
Proses  sistem  dimulai  saat  instruktur  atau  peserta  didik  melakukan  absensi,  jika  id sesuai dengan data yang ada pada database maka sistem akan mengirim notifikasi melalui email yang terdaftar sesuai dengan pemilik id yang bersangkutan.

## 2. Kajian Pustaka

## 2.1 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
SMTP  merupakan  singkatan  dari simple  mail  tranfer  protocol ,  SMTP  merupakan layanan  yang  dapat  digunakan  pada  proses  pengiriman email .  Menurut  Wawan  Putra Perdana cara kerja SMTP yaitu surat elektronik yang akan dikirim berada pada email client (komputer  pengirim  email)  kemudian  dikirimkan  ke  SMTP server kemudian  di  masukan ke  dalam  jaringan  internet.  Kemudian email  client yang  lain  (tempat  yang  dituju  dalam pengiriman email )  akan  mengambil  surat  elektronik  dari  jaringan  internet  melalui server POP3 yang merupakan penyedia layanan email penerima [5]. SMTP muncul karena sistem email yang  mengharuskan  adanya server untuk  penampung,  sebelum email tersebut diambil oleh penerima.
SMTP merupakan protokol  yang sederhana, berbasis text dimana dapat  menerima satu atau  lebih  penerima email yang  kemudian  akan  diverifikasi,  SMTP  dapat  menggunakan port  25  dan  dapat  dihubungkan  melalui  telnet  [6].  Kelebihan  dari  layanan  SMTP,  yaitu proses berkirim email dapat dilakukan dengan cepat sehingga dapat dapat dikatakan efisien dan  efektif  dalam  berkirim  surat.  Selain  itu  penggunaan  SMTP,  sederhana.  Adapun kekurangan dari layanan ini adalah memungkinkan terjadinya pemalsuan identitas.

## 2.2 Sistem Absensi
Sistem  absensi  adalah  sistem  dimana  terdapat  kegiatan  pengambilan  data,  guna mengetahui  jumlah  kehadiran  pada  suatu  kegiatan  dalam  organisasi.  Menurut  Eko  Budi Setiawan  dan  Bobi  Kurniawan  absensi  itu  suatu  pendataan  kehadiran  yang  merupakan bagian dari aktifitas pelaporan yang ada dalam sebuah institusi [7]. Sedangkan menurut M. Yusuf,  sistem  absensi  adalah  sistem  yang  penting  ada  dalam  pencatatan  presensi  atau kehadiran  dimana  pada thesis -nya  diuraikan  bagaimana  menangkap  pola  wajah  untuk dijadikan  bukti  presensi  kehadiran  dan  terinput  pada database [8].  Berbeda  dengan penelitian  ini,  pada  penelitian  ini  berorientasi  pada output sebagai  notifikasi user . User yang dimaksud adalah peserta didik dan instruktur pada lembaga kursus tersebut.

## 2.3. VB.Net
VB.Net  merupakan  singkatan  dari  visual  basic  dot  net.  Microsoft  Visual  Basic  .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini,  para programmer dapat  membangun  aplikasi Windows  Forms ,  Aplikasi  web  berbasis ASP.NET,  dan  juga  aplikasi command-line .  Alat  ini  dapat  diperoleh  secara  terpisah  dari beberapa  produk  lainnya  (seperti  Microsoft  Visual  C++,  Visual  C#,  atau  Visual  J#),  atau juga  dapat  diperoleh  secara  terpadu  dalam  Microsoft  Visual  Studio  .NET.  Bahasa  Visual Basic  .NET  sendiri  menganut  paradigma  bahasa  pemrograman  berorientasi  objek  yang dapat  dilihat  sebagai  evolusi  dari  Microsoft  Visual  Basic  versi  sebelumnya  yang diimplementasikan  di  atas  .NET  Framework.  Peluncurannya  mengundang  kontroversi, mengingat  banyak  sekali  perubahan  yang  dilakukan  oleh  Microsoft,  dan  versi  baru  ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu [9,10].

## 3. Metode Penelitian
Metode  Penelitian  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  menggunakan action  research dan experiment .  Metode  penelitian  meliputi  analisis  permasalahan,  arsitektur  atau rancangan  metode  yang  digunakan  untuk  menyelesaikan  masalah.  Analisis  permasalahan mendeskripsikan permasalahan yang ada dan diselesaikan dalam penelitian ini. Rancangan menggambarkan  cara  penyelesaian  masalah  dengan  menggunakan  analisa  proses  dan analisa  data.  Penelitian  dilakukan  pada  tahun  2017  di  lembaga  pelatihan  dan  kursus  di  jl yos sudarso kecamatan cikarang utara kabupaten Bekasi.

## 3.1 Analisa Proses
Analisa proses dari penelitian ini dapat tergambarkan pada gambar 1 berikut:
Notifikasi Gagal
Input username dan password Menu Administrator START admin? Sesuai? database tbadmin tbPesertaDidik Input ID Sesuai? Notifikasi Gagal Kirim Email SI Output Interface dan Email END tbInstruktur Gambar 1. Analisa Proses
Analisa  proses  merupakan  proses  analisis  seluruh  informasi  alur  kerja  atau  kegiatan yang  terdapat  pada  penelitian  ini.  Analisa  proses  dituangkan  menggunakan flowchart seperti  pada  gambar  1.  Ketika  program  berjalan, user langsung  diarahkan  pada  seleksi kondisi. Apakah admin atau user ?, jika bukan admin maka user hanya mengisi ID, baik ID Peserta didik maupun ID Instruktur. Jika ID yang diinputkan sesuai dengan tabel instruktur atau tabel peserta didik pada database, maka aplikasi akan mengirim email dan selesai. Jika tidak sesuai maka user diarahkan untuk input ID kembali.
Kembali  pada  seleksi  kondisi  ketika  program  berjalan,  apabila  ternyata  admin  maka interface program  memerintahkan  untuk input username dan password  admin tersebut. untuk masuk halaman admin menggunakan tombol khusus (~). Setelah admin masuk maka admin dapat mengelola data instruktur dan peserta didik pada menu administrator.
Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak

## 3.1.1 Analisa Data
Data peserta didik dan instruktur di- input oleh staf bidang akademik yang terdiri dari id, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, dan lainnya. Dapat ditunjukan pada tabel berikut:
Tabel 1. Struktur Tabel Siswa FIELD TYPE LENGTH ID Char 4 Nama Varchar 50 Jk Enum 0 tmpt_lahir Varchar 30 tgl_lahir Date 0 Alamat Varchar 100 Telp Varchar 20 Email Varchar 50 Agama varchar 15 Status varchar 15 tgl_masuk date 0 Photo mediumblob 0
Struktur  tabel  siswa  merupakan describe dari  entitas  tabel  siswa  atau  peserta  didik. Struktur tersebut meliputi 12 atribut, yakni ID, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir,  alamat,  telepon,  email,  agama,  status,  tanggal  masuk  dan  photo.  Setiap  atribut disesuaikan untuk tipe data dan ukurannya.

## 3.2 Pemrosesan Data
Data  yang  diinput  yang  selanjutnya  disebut  string  ID  diproses  oleh  event  keypress tombol  enter  dengan  kode  ASCII  13.  Jika  ID  tersebut  sesuai  dengan  data  yang  ada  pada tabel instruktur atau peserta didik pada database maka aplikasi akan mengambil nama dan photo  untuk  disajikan  ke  interface  bersama  notifikasi  absensi  diterima.  Aplikasipun mengambil data email yang selanjutnya diolah oleh SMTP. Sehingga notifikasi absensipun dapat diterima oleh email yang terdaftar pada database .

## 4. Hasil dan Pembahasan
Uji  coba  dilakukan  pada  data  instruktur  di  lembaga  tersebut.  Disajikan  pada  tabel berikut:
Tabel 2. Record yang diuji ID NAMA STATUS EMAIL P001 Adhari Instruktur moch.adhari@yahoo.co.id P002 Adi Muhajirin Instruktur adimuhajirin99@gmail.com P003 Ali Said Instruktur alisaidachtar@gmail.com P004 Edo Instruktur edywidodo27@gmail.com P005 Didik Instruktur didik.erfiantoro@gmail.com
Tabel  2  merupakan  data  yang  diujikan  pada  pengujian  implementasi  aplikasi.  Data tersebut  diambil  dari  data  instruktur  yang  ada  pada  lembaga  kursus  tersebut.  Dalam
pengujian  dilakukan  pembacaan  variabel  id  yang  diinput.  Kemudian  aplikasi  mencari  id tersebut  pada  database,  jika  tersedia  maka  akan  mengambil field-field yang  dibutuhkan oleh sistem secara keseluruhan.
Uji coba menggunakan kode berikut: variabel waktu diinisialisasi dengan tipe data date yang  menunjukan  waktu realtime ,  lalu  program  dihadapkan  pada  seleksi  kondisi  agar textbox ID  terisi,  jika  tidak  maka  tetap  pada form  input ID.  Jika textbox ID  diisi  maka algoritma  akan  membuka  dan  mengecek  pada  database  menggunakan  perintah  “ select  * from  tbpegawai  where  nip=txtnip.text ”.  Jika  yang  diinput  sesuai  dengan  database  maka program akan menyimpan aksi pada tabel kehadiran, lalu interface akan menampilkan foto pemilik ID, nama lengkap dan notifikasi absensi diterima serta pemilik ID akan menerima email sesuai  absensi  tersebut  di- generate , realtime . Interface program  ditampilkan  pada gambar  2,  gambar  3  dan  gambar  4.  Jika  Input  ID  tidak  sesuai  dengan  database  maka program  akan  memberi  notifikasi  agar user menghubungi  staf.  Perintah openDB dan closeDB disesuaikan dengan fungsionalitas program. Perintah openDB yaitu perintah untuk membuka koneksi database, sedangkan closeDB digunakan untuk menutup koneksi.
Selanjutnya  untuk  prosedur  kirim email menggunakan  Net.NetworkCredential smtpClient.  Empat  komponen  yang  digunakan,  yakni Mysqlclient , system  net  mail , IO ports , dan threading . Tampilan program ditunjukkan pada gambar berikut.
Gambar 2. Gambar desain tampilan program
Gambar  2  merupakan  gambar  dimana  ketika  program  dijalankanm  apabila user menginput ID berupa ID-nya maka akan dieksekusi algoritma sesuai source code , jika user menginput  simbol  khusus  (~),  maka  akan  masuk  menu  administrator  seperti  yang  sudah dijelaskan pada analisa proses pada gambar 1.
Keterangan:
• User hanya bisa menginput ID atau keluar
• Jika pada kolom ID diinput simbol “~” maka muncul form login untuk masuk menu administrator.
• Apabila id sesuai dengan data yang ada pada database, absensi sukses.
Gambar 3. Interface Absensi Sukses
Gambar  3  merupakan interface apabila user berhasil  mengisi  presensi  kehadiran, dikatakan  berhasil  mengisi  presensi  kehadiran  yakni  data  yang  diinputkan  pada textbox input ID sesuai dengan database tabel peserta didik/siswa atau dengan tabel instruktur. Jika berhasil, interface yang  ditampilkan  berupa  nama  lengkap,  foto, realtime absensi  di- generate dan tombol ok untuk kembali.

## Gambar 4. Notifikasi Absensi Sukses
Gambar 4 yaitu interface user apabila presensi kehadiran diterima dan berhasil dikirim ke email sesuai input ID.  Selain  itu  gambar  4  merupakan  notifikasi  bagi user bahwa presensi kehadirannya berhasil diterima.

## Gambar 5. Notifikasi Absensi Sukses pada email
Gambar 5 merupakan tampilan email user , bukan tampilan program. Hal ini merupakan bukti  nyata  untuk  presensi  kehadiran  bagi  peserta  didik  dan  instruktur  pada  lembaga tersebut.

## 5. Kesimpulan
Kesimpulan setelah dilakukan pengujian pada penelitian ini yaitu dengan memanfaatkan SMTP Client pada  aplikasi  sistem  absensi  dapat  menyelesaikan  masalah  pada  lembaga kursus tersebut.  Adapun  Latar belakang masalah  dari penelitian ini karena sistem absensi pada lembaga kursus tersebut output -nya berupa printout kertas thermal paperoll , sehingga dengan  diimplementasikan  aplikasi  ini  lembaga  dapat  melakukan  efisiensi  kertas  dan waktu. Tujuan dari penelitian ini tercapai dengan baik karena pada akhirnya lembaga dapat melakukan  efisiensi  kertas  dan  mengoptimalkan  penggunaan  teknologi  informasi  melalui akun gmail .
Hasil dari penelitian ini bagi lembaga yaitu efisiensi kertas dan waktu, sedangkan untuk masyarakat  umum  penelitian  ini  merupakan  bukti  bahwa  SMTP Client dapat  berguna untuk  notifikasi  ke  email  pada  sistem  absensi,  sehingga  notifikasi  presensi  kehadiran sukses  dapat  diterima email .  Dari  5  data  yang  diuji,  100%  berhasil.  Kekurangan  dari aplikasi  ini,  aplikasi  ini  belum  dihubungkan  dengan  mesin finger  print agar  memenuhi optimalisasi efisiensi dan otomasi sistem.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terima  kasih  kepada  lembaga  pelatihan  dan  kursus  cikarang  yang  telah mengijinkan  untuk  melakukan  pengujian  data.  Diucapkan  terima  kasih  juga  kepada pengelola Jurnal  Teknologi  dan  Informasi (JATI) yang telah menerbitkan hasil penelitian ini.

## Daftar Pustaka
[1] Bauer,  Building  Secure  Servers  with  Linux,  Gravenstein  Highway  North, Sebastopol: Published by O'Reilly & Associates, Inc., 2013
[2] Muhammad N.Marsono, "A spam rejection scheme during SMTP sessions based on layer-3  e-mail  classification,"  Journal  of  Network  and  Computer  Applications 32(2009)236–257 Elsevier-ScienceDIrect, p. 22, 2009.
[3] Norazah  Mohd.  Nordin,  "The  Mobile  Learning  Environment  for  the  In-Service School  Administrators,"  International  Conference  on  Learner  Diversity  - sciencedirect, p. 9, 2010.
[4] Adminstrator.  Connect  Visual  Basic  .NET  to  MySql  Database.  http://www.visual- basictutorials.com. [Diakses pada 19 Januari 2017]
[5] Wawan Putra Perdana, Wakhyu D, Noptin H.,Pengontrolan Jarak Jauh Menggunakan Email  Application.  Jurnal  Teknik  Elektro  dan  Komputer  Vol.  I,  No.  I,  April  2013, 91-98.
[6] Intan  W.,  Layanan  SMTP,  POP3  dan  IMAP4.  Published  March  2016, http://www.intanwblog.wordpress.com. [Diakses pada 19 Januari 2017]
[7] Eko  Budi  Setiawan,  Bobi  Kurniawan,  “Perancangan  Sistem  Absensi  Kehadiran Perkuliahan  dengan  Menggunakan  Radio  Frequency  Identification  (RFId).”,  Jurnal CoreIT, Vol. 1 No. 2 Desember 2015.
[8] M.  Yusuf,  “Rancang  Bangun  Aplikasi  Absensi  Perkuliahan  Mahasiswa  dengan Pengenalan  Wajah”,  Undergraduate  thesis,  Institut  Teknologi  Sepuluh  Nopember Surabaya. 2016.
[9] Hary  Gunarto,  Introduction  to  Visual  Basic  .NET  Programming,  Tech  Publication. [Diakses: 20-Januari-2017]
[10] Herry Raditya Wibowo dan Jubilee Enterprise, "Buku Pintar VB.NET", ISBN: 978- 602-02-4063-3, PT Elex Media Komputtindo Tahun 2014.