## PENGEMBANGAN APLIKASI E-SURAT BERBASIS WEB

## Ahmad Wigi Sudio, Yana Adharani
Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Jakarta ahmadwigisudio@gmail.com

## Abstrak
Fakultas  Teknik  UMJ  telah  menggunakan  e-surat  untuk  melakukan  transaksi  surat menyurat. Pada aplikasi berjalan masih terdapat kendala dimana pengguna tidak dapat melampirkan  file  pada  disposisi  dan  tidak  dapat  melihat  disposisi  terakhir  jika  tidak masuk  ke  fitur  melihat  disposisi.  Pada  penelitian  ini  dibuat  aplikasi  e-surat  dimana pengguna  dapat  melihat  surat  masuk  internal,  surat  masuk  eksternal,  dan  mengirim disposisi.  Pada  sistem  yang  dikembangkan  pengguna  dapat  melampirkan  file  pada disposisi dan melihat disposisi terakhir tanpa harus masuk ke fitur lihat catatan terlebih dahulu. Aplikasi dapat diakses oleh dekan, sekretariat, admin prodi, dan user yang terdiri dari wadek, kaprodi, kasubag dan kabag. Ujicoba dilakukan dengan menggunakan black box  testing.  Hasil  ujicoba  menunjukkan  semua  fungionalitas  aplikasi  berjalan  dengan baik. Pada aplikasi ini juga dapat mengatasi masalah yang ada, dimana pengguna dapat melampirkan  file  pada  saat  memberikan  disposisi  dan  dapat  langsung  melihat  update tanggal serta pengirim disposisi terakhir.
Kata Kunci: Surat, E-Surat, Disposisi

## Abstract
The  Faculty  of  Engineering  of  UMJ  has  used  e-surat  to  conduct  correspondence transactions. In running applications there are still constraints where the user cannot attach files to the disposition and cannot see the last disposition if it does not enter the disposition viewing feature. In this study, an e-surat application was created where users could view internal incoming mail, external incoming mail, and send dispositions. On developed systems users can attach files to the disposition and view the last disposition without having to go into the view notes feature first. Applications can be accessed by deans, secretariats, prodi admins, and users consisting of wadek, kaprodi, kasubag and kabag. The test was conducted using black box testing. The results of the trial showed all the fungionality of the application went well. The app can also resolve existing issues, where users can attach files at the time of giving dispositions and can directly see date updates as well as the sender of the last disposition.
Keywords: Mail, E-Surat , Disposition

## 1. Pendahuluan
Fakultas Teknik UMJ ini mempunyai berbagai  macam  Aplikasi  berbasis  web. Aplikasi  yang  berjalan  di  kampus  Fakultas Teknik  Universitas  Mumammadiyah  Jakarta
(FT-UMJ) ini memiliki fungsi yang berbeda- beda.  Diantaranya  berfungsi  sebagai  sumber informasi  akademik,  pembayan  kuliah, penerimaan  mahasiswa  baru,  dan  lain  lain. Salah  satu  aplikasi  yang  digunakan untuk menunjang operasional kegiatan di FT-
UMJ  adalah  aplikasi  E-Surat.  Aplikasi  ini mempunyai  fitur  yaitu  dapat  mengunggah surat  keluar,  mencari  surat  yang  telah diunggah,  memberikan  disposisi  pada  surat yang telah diunggah, dan melihat surat masuk dan  keluar  internal  maupun  eksternal.  Surat yang  di  unggah  yaitu  surat  kegiatan,  surat pemberitahuan, surat keputusan dan lain lain. Pada saat pengunggahan surat, harus melalui beberapa  prosedur  yaitu  surat  yang  masuk akan diteruskan ke bagian sekretariat, setelah dari  sekretariat,  surat  akan  disalurkan  ke Dekan  dan  setelah  disalurkan  oleh  Dekan, Surat tersebut disalurkan ke pihak-pihak yang bersangkutan. Yang mempunyai akses masuk Aplikasi E-surat ini adalah Sekretariat, Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Admin Prodi, Kepala Sub Bagian dan Kepala Bagian.
Aplikasi  E-Surat  ini  mempunyai masalah yaitu disposisi tidak ada tempat untuk menampilkan  file  jika  ada  perbaikan  pada surat, dan tidak ada update disposisi pada  fitur disposisi. Maka dari itu dibuatlah
Pengembangan Aplikasi E-Surat berbasis web agar  disposisi  mempunyai  tempat  untuk disposisi  dapat  menampilkan  file,  dan  dapat melihat update disposisi pada menu disposisi.
Berdasarkan
latar belakang permasalahan diatas, maka pada penelitian ini dibutuhkan  suatu  pengembangan  aplikasi website  yang  dapat  memecahkan  masalah yang terdapat pada latar belakang. Oleh karena itu,  akan  dibuat  Tugas  Akhir  dengan  judul “ Pengembangan Aplikasi E-Surat Berbasis Web ”.

## 2. Tinjauan Pustaka

## Aplikasi E-Surat
Aplikasi  E-Surat  adalah  aplikasi  yang digunakan  untuk  menunjang  operasional kegiatan di FT-UMJ. Aplikasi ini mempunyai fitur  yaitu  dapat  mengunggah  surat  keluar, mencari  surat  yang  telah  diunggah, memberikan  disposisi  pada  surat  yang  telah diunggah, dan melihat surat masuk dan keluar internal  maupun  eksternal.  Surat  yang  di unggah yaitu surat kegiatan, surat pemberitahuan, surat keputusan dan lain lain. Pada saat pengunggahan surat, harus melalui beberapa  prosedur  yaitu  surat  yang  masuk akan diteruskan ke bagian tata usaha, setelah dari  tata  usaha,  surat  akan  disalurkan  ke Dekan  dan  setelah  disalurkan  oleh  Dekan,
Surat tersebut disalurkan ke pihak-pihak yang bersangkutan. Yang mempunyai akses masuk Aplikasi  E-surat  ini  adalah  Dekan,  Wakil Dekan,  Kepala  Bagian  dan  Ka.prodi  dan KaSubag (Adharani, 2021).
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity  Relationship  Diagram    (ERD) adalah sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan  data-data  atau  objek-objek yang    dibuat   berdasarkan   dan    berasal  dari dunia   nyata   yang   disebut   entitas   (entity) serta  hubungan  (relationship)  antar entitas- entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notasi (Edi & Betshani, 2012).
2. Database
Sistem  database  merupakan  bagian yang  tak  terpisahkan  dari  aplikasi  berskala enterprise . Hampir seluruh aplikasi pada skala enterprise memerlukan system database untuk menyimpan  berbagai  jenis  data  yang dimilikinya.  Semua  proses  bisnis  yang berjalan pada sebuah aplikasi enterprise akan membutuhkan  kinerja  sistem  database  yang optimal.  Ketika  database  server  mengalami kegagalan, maka semua layanan akan terhenti dan  semua  proses  bisnis  tidak  akan  dapat berjalan. Pentingnya peran database ini yang membuat sebuah database diharuskan memiliki  up  time  yang  tinggi.  Data  tersebut merupakan  aset  yang  sangat  penting  bagi perusahaan, sehingga data tersebut tidak boleh rusak  terlebih  lagi  hilang.  Itulah  sebabnya mengapa  reliabilitas  dan  availabilitas  sebuah sistem  database  menjadi  hal  yang  sangat penting (Data, Ramadhan, & Amron, 2017).
3. Use Case Diagram Use  Case  Merupakan  gambaran  dari fungsionalitas  yang  diharapkan  dari  sebuah sistem,  dan  merepresentasikan  sebuah interaksi antara aktor dan sistem. Didalam use case  terdapat  actor  yang  merupakan  sebuah gambaran  entitas  dari  manuasia  atau  sebuah sistem  yang  melakukan  pekerjaan  di  sistem (Booch, 2005) dalam (Prihandoyo, 2018) .
4. Activity Diagram Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan sifat dinamis secara alamiah sebuah sistem dalam bentuk model aliran dan kontrol  dari  aktivitas  ke  aktivitas  lainnya (Henderi,  2007)  dalam  (Simaremare,  Pribadi S, & Wibowo, 2013).
Activity  diagram  menggambarkan berbagai  aliran  aktifitas  dalam  sistem  yang
sedang di rancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi, dan  bagaimana  mereka  berakhir  (Wati  & Kurniawati, 2013).
5. Hierarchy Input Proses Output (HIPO) HIPO  (hirarchy  plus  input  process output)  yaitu  alat  bantu  untuk  membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang  berisi  diagram.  Di  dalam  program  ini berisi input  yang  diproses dan  menghasilkan output.  Spesifikasi  program  menjelaskan megenai  cara  penggunaan  aplikasi  program yang  diusulkan.  Visual  table  of  content
(VTOC) adalah diagram yang
menggambarkan  hubungan  dan  fungsi  pada sistem secara berjenjang (Effendy & Hartono, 2015).
Diagram  HIPO  berfungsi  untuk memperlihatkan  jenjang  atau  hirarki  dari program  yang  akan  dikembangkan.  Dengan demikian  dapat  dijabarkan  urutan  kerja  dari tiap program (Wati & Kurniawati, 2013).

## 3. Metodologi Penelitian
Sistem usulan merupakan sistem yang akan dibuat untuk memecahkan permasalahan  pada  sistem  berjalan. Adapun  tahap  pengembangan  sistem adalah sebagai berikut :

## A. Pengumpulan Data
Pengumpulan  data dilakukan  melalui observasi dan wawancara. Observasi
dilakukan  dengan  cara  melihat  semua tampilan  applikasi  e-surat  pada  sistem berjalan. Sementara itu wawancara dilakukan kepada Kepala IT Fakultas teknik UMJ. Hasil dari  wawancara  diperoleh  informasi  sistem berjalan beserta permasalahannya. Disamping itu  juga  diperoleh  informasi  mengenai kebutuhan fitur lain yang belum terdapat pada aplikasi E-Surat yang ada.

## B. Perancangan Aplikasi
Setelah  melakukan  analisis  pada aplikasi  yang  berjalan  saat  ini  maka  tahap selanjutnya  dilakukan  perancangan  database mengunakan  Entity  Relationship  Diagram (ERD),    perancangan  sistem  menggunakan Unified  Modeling  Language  (UML),  dan perancangan  aplikasi  menggunakan    HIPO (Hierarchy Input Proses Output).
C. Pembuatan Aplikasi
Pada  tahap  ini  dilakukan  pembuatan
Aplikasi  dengan  menggunakan  bahasa pemrograman  PHP  dan  MySQL  sebagai database.
D. Uji coba Aplikasi
Pada  tahap  ini  pengujian  dilakukan terhadap aplikasi yang telah dibangun. Proses pengujian  aplikasi  menggunakan  Black  Box Testing.

## E. Prosedur Sistem Usulan
Berikut  ini  prosedur  sistem  usulan pada  aplikasi  E-Surat  Fakultas  Teknik  UMJ sebagai berikut :
1. Mengirim surat keluar internal
a. User memilih surat internal
b. User memilih surat keluar
c. User  menginput  data  surat keluar
d. User mengirim surat keluar
2. Melihat surat masuk internal
a. User memilih surat internal
b. User memilih surat masuk
c. User melihat surat masuk
3. Melihat surat masuk eksternal
a. User  memilih  surat  masuk eksternal
b. User  melihat  surat  masuk eksternal
4. Memberi Disposisi a. User memilih disposisi b. User menginput disposisi c. User mengirim disposisi dengan  file  atau  tidak  dengan file
5. Melihat Disposisi
a. User memilih disposisi
b. User memilih lihat disposisi
c. User melihat disposisi
6. Manajemen user A. Menambah User a. Admin memilih manajemen user b. Admin  memilih  tambah user
c. Admin menambahkan data User B. Mengedit User a. Admin memilih manajemen user
b. Admin memilih user yang diedit datanya
c. Admin mengedit user
C. Menghapus User
a. Admin memilih manajemen user b. Admin  memilih  hapus user 7. Mengirim Arsip Surat a. Admin memilih arsip surat
b. Admin menginput arsip surat
c. Admin mngirim arsip surat
8. Mencari Surat
a. User  memilih  surat  masuk internal atau eksternal
b. User menginput
c. User  menginput  query  surat yang dicari
9. Melihat Arsip Surat
a. User memilih arsip surat
b. User melihat arsip surat
10 Memvalidasi Surat
a. User memilih surat keluar
b. User memvalidasi surat
F. Perancangan Aplikasi
Pada  sistem  berjalan  terdapat  5 enrolment  untuk  aktor,  yaitu  sekretariat sebagai  admin,  dekan  sebagai  pimpinan, admin  prodi,  kaprodi  dan  user  terdiri  dari wadek,  kabag  dan  kasubag.  Sekretariat mempunyai akses manajemen user, menghapus  dan  mengedit  surat  masuk
internal,  surat  keluar  internal,  surat  masuk eksternal,  mencari  surat,  mendisposisikan surat, melihat disposisi surat, dan menambahkan, melihat, menghapus,
mengedit arsip surat. Dekan mempunyai akses mengirim surat keluar internal, mendisposisikan  surat,  melihat  surat  masuk dan  keluar  internal,  melihat  surat  masuk eksternal,  mencari  surat,  mendisposisikan surat, melihat disposisi surat, dan melihat arsip surat.  Admin  Prodi  mempunyai  akses  yaitu dapat mengirim surat keluar, melihat disposisi,  dan  melihat  arsip  surat.  Kaprodi mempunyai  akses  mendisposisikan  surat,
melihat  surat  masuk  dan  keluar  internal, melihat surat masuk eksternal, mencari surat, mendisposisikan surat, melihat disposisi surat. User mempunyai akses mengirim surat keluar internal, mendisposisikan surat, melihat surat masuk  dan  keluar  internal,  melihat  surat masuk eksternal, mencari surat, mendisposisikan surat, melihat disposisi surat. Perancangan  Aplikasi  usulan  menggunakan use case diagram, Entity Relatioship Diagram, dan HIPO Diagram
Gambar 1 Usecase sistem usulan
Gambar 2 HIPO usulan sisi User
Gambar 3 HIPO usulan sisi Dekan Gambar 4 HIPO usulan sisi Sekretariat Gambar 5 HIPO usulan sisi Admin Prodi
Gambar 5 ERD usulan Aplikasi E- Surat

## 4. Hasil dan Pembahasaan
Tahap selanjutnya adalah pembuatan  aplikasi  dan  ujicoba  aplikasi. Tahap  ini  sesuai  dengan  tahapan  dalam pembuatan aplikasi pada metodologi penelitian.  Adapun  hasil  tampilan  aplikasi adalah sebagai berikut :
Gambar 5 Tampilan Login Sekretariat
Gambar 6 Tampilan Login User
Gambar 7 Tampilan Dashboard Sekretariat
Gambar 8 Tampilan Dashboard Admin Prodi Gambar 9 Tampilan Dashboard KaProdi
Gambar 10 Tampilan Surat Keluar Internal KaProdi
Gambar 11 Tampilan Surat Masuk Internal Dekan
Gambar 12 Tampilan Disposisi User
Gambar 13 Tampilan Detail Disposisi
Berdasarkan  hasil  ujicoba Aplikasi  E- Surat  yang  dikembangkan  dapat  digunakan oleh Dekan, Sekretariat, Admin prodi dan user yang  terdiri  dari  Wadek,  Kaprodi,  Kasubag, dan  Kabag  untuk  melakukan  transksi  surat menyurat.  Setiap  User  dapat  mengirimkan surat  kepada  user  lainnya  dan  memberikan disposisi.  Pada  pemberian  disposisi  selain menambahkan  catatan,  user  juga  dapat melampirkan file jika diperlukan(Gambar 13). User  juga  dapat  melihat  tanggal  disposisi terakhir  pada  fitur  disposisi(Gambar  13). Disamping  itu  user  juga  dapat  melihat  surat masuk,  baik  internal  maupun  eksternal. Khusus  untuk  bagian  sekretariat  terdapat tambahan  fitur  untuk  manajemen  user  dan
mengelola arsip surat.
Hasil  ujicoba  menunjukkan  seluruh fungsionalitas  pada  aplikasi  e-surat berjalan  dengan  baik. Aplikasi juga  dapat mengatasi  permasalahan  pada  aplikasi  e- surat yang ada, dimana pada sistem usulan yang  dikembangkan  pengguna  dapat melampirkan file tambahan pada disposisi, sementara  itu  di  sistem  lama  pengguna tidak  dapat  melampirkan  file  pada disposisi. Disamping itu kelebihan lain dari sistem  usulan  adalah  user  dapat  melihat update  tanggal  dan  pengirim  disposisi terakhir(Gambar  13),  sementara  itu  pada sistem  berjalan  user  tidak  dapat    melihat update  tanggal  disposisi  terakhir  beserta pengirimnya  jika  belum  membuka  fitur disposisi. Jadi secara keseluruhan, aplikasi ini  sudah  menyelesaikan  masalah  pada sistem berjalan.

## 5. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan  Penelitian  yang  telah dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi e-surat dapat digunakan untuk transaksi surat menyurat 2. Transaksi  yang  dapat  dilakukan pada  aplikasi  e-surat  yaitu mengirim  surat  keluar  internal, melihat  surat  masuk  eksternal, melihat surat masuk internal, dan membuat disposisi.
3. Aplikasi e-surat yang dikembangkan  dapat  mengatasi permasalahan pada sistem
berjalan, dimana pengguna dapat melampirkan  file  tambahan  pada disposisi  dan  melihat  update tanggal  serta  pengirim  disposisi terakhir.
4. Hasil ujicoba menunjukkan seluruh fungsionalitas pada aplikasi  e-surat  berjalan  dengan baik.
Saran  yang  dapat  diberikan  untuk pengembangan  lebih  lanjut  mengenai aplikasi  E-Surat  FT-UMJ  yang  dibuat yaitu :
1. Disediakan  fitur  untuk  melihat
laporan  surat  kegiatan  yang belum masuk.
2. Dikembangkan  aplikasi  e-surat berbasis  mobile  sehingga  jika terdapat  surat masuk atau disposisi  baru    notifikasi  dapat langsung  dilihat  di  aplikasi melalui ponsel pengguna.

## 6. Daftar Pustaka
Adharani,  Y.  (2021,  Maret  1).  Aplikasi  E- Surat. (A. W. Sudio, Interviewer) Booch,  G.  (2005). The  unified  modeling language  user  guide. Pearson
Education India. Data, M., Ramadhan, G., & Amron, K. (2017).
Analisis Availabilitas Dan Reliabilitas Multi-Master Database Server Dengan  State  Snapshot  Transfers (SST)  jenis  RSYNC  Pada  MariaDB
Galera  Cluster. Jurnal  Teknologi Informasi  dan  Ilmu  Komputer (JTIIK) .
Edi, D., & Betshani, S. (2012). Analisis Data dengan  Menggunakan  ERD  dan Model  Konseptual  Data  Warehouse. Jurnal Informatika , 71-85. Effendy, M., & Hartono, H. (2015). Rekayasa Model  Aplikasi  Sistem  Product.  46- 55. Henderi. (2007). Analysis and Design System with  Unified  Modeling  Language (UML). Tangerang. Prihandoyo, M. T. (2018). Unified Modeling Language  (UML)  Model  Untuk Pengembangan  Sistem  Informasi Akademik  Berbasis  Web. Jurnal Informatika:  Jurnal  Pengembangan IT , 126-129. Simaremare, Y. P., Pribadi S, A., & Wibowo,
R.  P.  (2013).  Perancangan  dan Pembuatan  Aplikasi  pada  Jurnal SISFO. Teknik Pomits , 470-475. Wati,  E.  F.,  &  Kurniawati,  N.  I.  (2013).
Perancangan Prototipe Berbasis
Desktop Sistem Informasi Penggajian
Pegawai  Pada  Smk  Al-Firdaus
Jakarta. 275-279.