http://ejournal.poltekkes-smg.ac.id/ojs/index.php/link
OPTIMALISASI PEMBERIAN KODE WARNA PADA MAP REKAM MEDIS PUSKESMAS KARANGANYAR
Harjanti* 1) , Noorlitasari 2) , Astri Sri Wariyanti 3) , Epik Pusfitasari 4)
1), 2) Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, STIKes Mitra Husada Karanganyar; J l. Brigjen Katamso Barat, Gapura Papahan Indah, Papahan, Tasikmadu
3) D4 Manajemen Informasi Kesehatan STIKes Mitra Husada Karanganyar; J l. Brigjen Katamso Barat, Gapura Papahan Indah, Papahan, Tasikmadu
4) Puskesmas Karanganyar; Jl. Ronggowarsito, Bejen, Karanganyar, Jawa Tengah

## Abstrak
Kode  warna  merupakan  suatu  upaya  yang  dapat  dilakukan  untuk  mencegah  terjadinya misfile (salah  letak)  Rekam  Medis.  Adanya  3-digit  Kode  Wilayah  dapat  dimanfaatkan  untuk memaksimalkan  pemberian  Kode  Warna  pada  Map  Rekam  Medis.  Tujuan  pengabdian  yaitu untuk  mengoptimalkan  Kode  Warna  pada  Map  Rekam  Medis  di  Puskesmas.    Metode  Difusi Ipteks  dengan  merancang  s ticker kode  warna.  Tahapan  kegiatan  yang  dilakukan  wawancara permasalahan  mitra,  Observasi,  pengukuran,  mendesain,  sosialisasi  dan  simulasi  Simulasi pemasangan Sticker Kode Warna. Hasil perancangan Sticker Kode Warna dengan ukuran 3 x 6 cm, warna terbagi menjadi 13 sesuai pembagian kode wilayah dengan memanfaatkan 1-digit pada digit ke-3 meliputi ungu, kuning, hijau tua, orange, biru muda, coklat tua, magenta, hijau muda, merah,  biru  tua,  hitam,  pink,  abu-abu dan  bahan  sticker  mirror.  Evaluasi  yang  dilaksanakan  1 minggu  setelah  kegiatan,  Petugas  merasa  terbantu  dengan  adanya  kode  warna  ada  yang  salah langsung bisa dipindahkan  ke  rak yang benar.  Rencana  ke  depan akan  dilaksanakan  bimbingan tehnis penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang penerapan kode warna.
Kata kunci: Kode Warna, Map Rekam Medis

## Abstract
[OPTIMIZATION OF COLOR CODING IN THE KARANGANYAR PUSKESMAS MEDICAL RECORD MAP] Color coding is an effort that can be done to prevent medical record misfiles. The existence  of  a  3-digit  Area  Code  can  be  used  to  maximize  the  provision  of  Color  Codes  in  the Medical  Record  Map.  The  purpose  of  the  service  is  to  optimize  the  Color  Code  on  the  Medical Record  Map  at  the  Puskesmas.  Science  and  Technology  Diffusion  Method  by  designing  color- coded stickers. The stages of activities carried out by interviewing partner problems, Observation, measurement, designing, outreach, and simulation Simulation of installing Color Coded Stickers. The results of the design of the Color Code Sticker with a size of 3 x 6 cm, the colors are divided into  13  according  to  the  division  of  the  area  code  by  utilizing  1  code  in  the  3rd  digit  including purple, yellow, dark green, orange, light blue, dark brown, magenta, light green, red, dark blue, black,  pink,  gray  and  mirror  sticker  material.  The  evaluation  was  carried  out  1  week  after  the activity. The officers felt helped by the color code. If something went wrong, it could immediately be moved to the right shelf. In the future, technical guidance will be carried out for the preparation of Standard Operating Procedures (SOP) regarding the application of color codes.
Keywords: Color Coding, Medical Record
1. Pendahuluan
Kode warna (colour  coding) adalah pemberian  warna  tertentu  pada  sampul  rekam medis  untuk  mencegah  keliru  simpan  dan
memudahkan mencari berkas yang salah simpan ( misfile) (Depkes,  2006) . Penerapan  kode  warna sangat penting dan harus ada. Adapun manfaat kode  warna  yaitu  meminimalisir  terjadinya misfile, memudahkan penyimpanan, pengembalian  kembali  sesuai  dengan  kode
*) Correspondence Author (Harjanti) E-mail: harjantimhk@gmail.com
warna,  sehingga  dapat  menghasilkan  informasi yang berkesinambungan dan kecepatan pelayanan  berkas  rekam  medis  (Sudra,  2020), (Yutisya, 2020).
Mitra  yang  dipilih  menerapkan  Sistem Penomaran Family  Numberyng  System .  Susunan penomoran  yang  diterapkan  di  Puskesmas Karanganyar  yaitu  8  digit  dengan  pembagian  2 digit  urutan  keluarga,  4  digit  nomor  rekam medis  dan  3  digit  kode  wilayah.  Pemilihan sistem  tersebut  karena  adanya  kode  wilayah. Dengan adanya kode wilayah akan memberikan kemudahan dalam pengambilan
dan pengembalian Dokumen
Rekam Medis. Pengelompokan  rekam  medis  berdasarkan wilayah  sehingga  petugas  akan  lebih  fokus hanya  di  rak  tersebut  (Janti  &  Wariyanti,  2020). Jika  tanpa  kode  wilayah  akan  menyebabkan rekam medis tidak tertata rapi sehingga petugas akan  kesulitan  mencari  rekam  medis  dan  akan lebih  memudahkan  jika  menggunakan  kode warna (Marlina, 2014). Namun dalam pelaksanaannya  masih  ditemukan misfile atau salah  letak  rekam  medis,  dimana  Petugas  salah meletakan  rekam  medis  berdasarkan  kode wilayah  sebagai  contoh  pada  kode  wilayah angka 3 masuk pada kode wilayah B.
Upaya  yang  telah  dilakukan  untuk mengendalikan dokumen rekam medis sudah di coba  menggunakan tracer sebagai  penunjuk keberadaan  dokumen  rekam  medis.  Namun upaya  ini  belum  efektif  karena  peletakan  t racer secara  vertikal  dengan  kantong  plastik  diatas namun  jatuh  diantara  tumpukan  DRM  karena kedalaman  rak  filing  melebihi  Panjang  DRM, selain  itu  rak  bagian  belakang  yang  tidak  rata sehingga  map  tidak  bisa  disejajarkan  dengan sama  (Harjanti;  Noorlitasai;  Wariyanti,  2022). Maka  usulan  untuk  Pengabdian  kepada Masyarakat  yang  selanjutnya  yaitu  dengan melakukan  Optimalisasi  penggunaan  Kode Warna pada Map Rekam Medis.
Mitra  yang  akan  dilaksanakan  untuk kegiatan Pengabdian yaitu Puskesmas Karanganyar yang merupakan Mitra pengabdian pada  periode  sebelumnya  yang  memiliki masalah  m isfile DRM.  Optimalisasi  kode  warna diharapkan  dapat  mengurangi  angka  kejadian misfile tanpa  mengganti  map  namun  bisa diberikan  kode  warna  di  map  yang  lama sehingga akan menghemat pengeluaran pengadaan kode warna.
2. Metode Pelaksanaan kegiatan
Pengabdian dilaksanakan  mulai  bulan  November  2022 sampai  Februari  2023.  Metode  kegiatan  dengan difusi  ipteks yaitu  akan  membuat  desain  Sticker Kode  Warna  pada  digit  ke-3  Kode  wilayah dalam  Map  Rekam  Medis.  Tahapan  kegiatan meliputi  Wawancara  kepda  Petugas  Rekam Medis  untuk  mengidentifiksi  permasalahan Puskesmas  Karanganyar,  Observasi  Ruangan Filing untuk  melakukan  identifikasi  warna  map rekam medis dan pengukuran Kotak Penempatan Sticker Kode  Warna,  Mendesain Sticker Kode  Warna,  Sosialisasi  dan  Simulasi pemasangan Sticker Kode Warna.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Identifikasi  permasalah  Mitra  dilaksanakan dengan  kegiatan  wawancara  dan  observasi adanya misfile atau  salah  letak  dokumen  rekam medis  dan  rak  yang  tidak  mendukung digunakannya tracer sebagai upaya pengendalian  dokumen  rekam  medis.  Pada prinsipnya  penggunaan  tracer  sebenarnya memudahkan  petugas  untuk  mengetahui keberadaan  dokumen  rekam  medis,  sehingga memudahkan  petugas  untuk  mengembalikan dokumen  rekam  medis  sesuai  tempatnya (Jayanti et al., 2022).
Kegiatan yang diusulkan yaitu mengoptimalkan  sistem  penjajaran  yang  telah diterapkan  dengan  menggunakan  kode  warna untuk  mengurangi  angka  .kejadian  Misfile.  Hal ini  sesuai  dengan  (Djohar  et  al.,  2018)  yang menyatakan  bahwa  penggunaan  kode  warna pada  folder  agar  kejadian misfile bisa  diatasi. Solusi yang dipilih yaitu dengan memanfaatkan kode wilayah pada nomor rekam medis di Map Rekam  Medis.  Kode  wilayah  di  Puskesmas Karanganyar  ada  terdiri  dari  3  digit  namun dalam  pemberian  kode  warna  hanya  1  digit angka  akhir  dari  3  digit  kode  wilayah.  Hal tersebut  dilakukan  karena  untuk  digit  1  dan  2 memiliki angka yang sama pada semua wilayah, selain  itu  untuk  menghemat  penggunaan  stiker warna.  Dengan  1  digit  angka  akhir  menurut informasi  dari  Responden  sudah  cukup  sebagai penanda  masing-masing  wilayah.  Pemanfaatan kode  wilayah  memudahkan  petugas  untuk menjajarkan rekam medis sesuai kelompok desa dan memudahkan penyimpanan dengan menggunakan  kode  warna  pada  map  (Harjanti &  Wariyanti,  2019b).  Berikut  tahapan  kegiatan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan pada bulan januari s.d Februari 2022:

## Observasi dan Pengukuran
Kegiatan  observasi  dan  pengukuran  untuk mendapatkan  informasi  tentang  warna  map, ukuran  kolom  nomor  rekam  medis  dan  data jumlah pembagian wilayah.
Gambar 3 Warna Dokumen Rekam Medis
Hasil  observasi  dan  pengukuran  yaitu ukuran  kolom  nomor  rekam  medis  3  x  3  cm,
pembagian  wilayah ada 13, warna rekam medis yaitu  warna  orange  untuk  rekam  medis  lama, warna hijau muda untuk rekam medis baru,

## Mendesain Sticker Kode Warna
Pemberian  kode  warna  pada  map  Rekam Medis  dilakukan  dengan  menempelkan  sticker kode warna bukan merubah desain Map Rekam Medis.  Desain  dibuat  dengan  ukuran  yang disesuaikan  dengan  kolom  nomor  rekam  medis 3  x  3  cm,  ukuran  sticker  dibuat  3  x  6  cm dikarenakan  pemasangan  dilipat  kebelakang dgn  ukuran  yg  sama  sehingga  memudahkan pemasangan.  Bentuk  sticker  persegi  Panjang dengan di bagian kiri diberikan identitas berupa angka digit ke-3 dari kode Wilayah.
Warna sticker mengikuti kode wilayah yang terbagi  menjadi  13  warna  mengikuti  digit  ke-3. Misal  kode  wilayah  911  Lalung  maka  yang dipilih angka 1 untuk menentukan kode warna. Berikut pembagian warna sticker:
Tabel 1. Pembagian Kode Warna
Pemilihan  warna  tersebut  sesuai  dengan hasil  diskusi  dengan  pihak  Puskesmas  ditempel pada  map  dengan  latar  belakang  warna  map putih  sehingga  akan  terlihat  mencolok.  Bahan yang  dipilih  dalam  pembuatan  sticker  yaitu Mirror  A3.  Pemilihan  bahan  tersebut  karena hanga  relative  terjangkau,  1  lembar  A3  dapat dibagi  menjadi  45  sticker,  selain  itu  bahan mengandung  plastic  sehingga  akan  lebih  awet dan  tidak  mudah  luntur.  Sesuai  dengan penelitian (Yutisya & Anggia,
2020),
(Agustiningtyas  et  al.,  2021).  Desain  yang  telah dibuat:
Kode Wilayah Warna 911 Ungu 912 Kuning 913 Hijau Tua 914 Orange 915 Biru Muda 916 Coklat Tua 917 Magenta 918 Hijau Muda 919 Merah 91A Biru Tua 91B Hitam 91C Pink 91W Abu-abu
Gambar 1 Pengukuran Kolom Nomor Rekam Medis
Gambar 2 Pembagian Kode Wilayah
6 cm 3 c m Gambar 4 Contoh Desain Sticker Kode Warna
Gambar 5 Contoh Sticker Kode Warna yang sudah cetak
Sosialisasi  dan  Simulasi  pemasangan  Sticker Kode Warna
Pelaksanaan sosialisasi
dilakukan bersamaan  dengan  pemasangan  sticker  kode warna  pada  Map  Rekam  Medis.  Hal  tersebut dilakukan  agar  lebih  efektif  mengingat  petugas juga  melaksanakan  pelayanan  sehingga  tidak memungkin  untuk  di  cari  waktu  khusus  dalam melakukan  sosialisasi.  Tahap  pertama  sticker yang  dipasang  sejumlah  1170  sticker  yang  di bagi  menjadi  13  warna  sesuai  kode  wilayah, masing-masing wilayah 75 sticker yang dipasang.
Gambar 4 Proses Pemasangan Sticker Kode Warna
Kegiatan yang dilakukan
sebelum
pemasangan  sticker  kode  warna  yaitu  dengan mengelompokkan  Rekam  medis  sesuai  dengan
wilayah,  hal  tersebut  dilakukan  karena  terdapat rekam medis yang salah menempatkan wilayah. Sebagai  contoh  kode  B    (Delingan)  salah membaca  menjadi  3  (Jantiharjo)  atau  disebut dengan  kesalahan transcript (Situmorang  et  al., 2022).  Tahap  selanjutnya  pemasangan  kode warna  pada  Map  Rekam  Medis  sesuai  dengan wilayah.
Pemasangan dilakukan dengan
membagi setiap wilayah.
Kegiatan  tahap  akhir  yaitu  penataan  ulang Rekam  Medis  sesuai  dengan  kode  warna  yang telah di pasang.

## Gambar 5 Penataan Rekam Medis

## Evaluasi kegiatan
Evaluasi kegiatan dilakukan kurang lebih 1 minggu setelah pemasangan, Petugas merasakan manfaat  dengan  adanya  kode  warna  jika  ada dokumen rekam medis yang salah menempatkan  bisa  langsung  dibetulkan.  Pihak Puskesmas  akan  melakukan  pengadaan  kode warna  lagi  dan  proses  pemasangan  dilakukan pada  saat  rekam  medis  akan  digunakan  untuk pelayanan  sehingga  rekam  medis  yang  belum terpasang  kode  bisa  semua  terpasang.    Usulan kegiatan pengabdian
selanjutnya yaitu
bimbingan  tehnis  penyusunan  SOP  tentang penerapan  kode  warna  yang  akan  digunakan sebagai pedoman kerja.
Pemanfaatan  Kode  warna  juga  sudah diterapkan  di  Puskesmas  Wilayah  Dinas Kesehatan Kota Surakarta dengan menggunakan 2  angka  depan.  Kode  warna  berdasarkan Wilayah untuk mempermudah proses
pengambilan  dan  penyimpanan family  folder (Harjanti & Wariyanti, 2019a) .

## 4. Simpulan dan Saran
Pemberian  sticker  kode  warna  pada  Map Rekam  Medis  sangat  membantu  Petugas  untuk menjajarkan Rekam Medis lagi dan mengurangi angka  kejadian misfile. Kegiatan  pengabdian disambut baik oleh Pihak Puskesmas, selanjutnya pengadaan sticker kode warna akan dilaksanakan  secara  bertahap  sehingga  semua
1
map  rekam  medis  terdapat  kode  warna. Kedepannya  usulan  dari  Pihak  Puskesmas  akan dilaksanakan kegiatan bimbingan tehnis penyusunan SOP tentang penerapan kode warna yang akan digunakan sebagai pedoman kerja

## 5. Ucapan Terima Kasih
Terima  kasih  kepada  STIKes  Mitra  Husada Karanganyar  yang  telah  mendanai  kegiatan Pengabdian  dan  Puskesmas  Karanganyar  yang telah  memberikan  ijin  dan  kepercayaan  kepada Tim.

## 6. Daftar Pustaka
Agustiningtyas, E., Marhaeni, T., & Wahyudi, D.
(2021).  Pembuatan  Kode  Warna  Untuk Memudahkan  Penjajaran  dan  Mencegah Missfile  di  Bagian  Filling  RS  TK.  II DR.Soepraoen  Malang. JPKEMAS  STIA Malang , 03 , 88 – 103.
Depkes.  (2006). Pedoman  Penyelenggaraan  dan Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  di Indonesia  Rev  II  Departemen  Kesehatan  RI 2006 .
Djohar,  D.,  Oktavia,  N.,  &  Damayanti,  F.  T. (2018).  Analisis  Penyebab  Terjadinya Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat Jalan  di  Ruang  Penyimpanan(Filling) RSUD  Kota  Bengkulu  Tahun  2017. Jurnal Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia ,
6 (2), 79. https://doi.org/10.33560/.v6i2.190
Ernawati,  S.,  Lestari,  T.,  &  Harjanti.  (2013).
Tinjauan  Pelaksanaan  Sistem  penjajaran Dokumen Rekam Medis Di Bagian Filing Rsud Kabupaten Sukoharjo Tahun 2013 . VII , 69 – 76.
Harjanti;  Noorlitasai;  Wariyanti,  A.  S.  (2022). Pendampingan
Pemanfataan
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dalam Pembuatan Tracer (Petunjuk Keluar). Indonesia  Journal  Of  Health  Informasion Management Service (IJHIMS) , 2 (1), 1 – 6.
Harjanti,  H.,  &  Wariyanti,  A.  S.  (2019a).
Identifikasi  Penerapan  Family  Numbering System  di  Puskesmas  Wilayah  Dinas Kesehatan  Kota  Surakarta. Jurnal  Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan .
https://doi.org/10.31983/jrmik.v2i2.5346
Harjanti, & Wariyanti, A. S. (2019b). Identification of the Implementation of the Family Numbering System  in  the  Health  Center  of  the  Dinas Kesehatan Kota Surakarta Identifikasi
Penerapan  Family  Numbering  System  di Puskesmas  Wilayah  Dinas  Kesehatan  Kota Surakarta Mitra Husada Karanganyar peny . 2 .
Janti,  H.,  &  Wariyanti,  A.  S.  (2020).  Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Family
Numbering  System  di  Puskesmas  Dinas Kesehatan  Kota  Surakarta. Jurnal  Rekam Medis  Dan  Informasi  Kesehatan , 3 (1),  18 – 23. https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i1.5554
Jayanti, K. D., Nurkhalim, R. F., Ardila, N. M. I., Pranoto,  B.,  Setyawan,  I.,  &  Susilowati,  I. (2022).  Tinjauan  Penyebab  Terjadinya Misfile  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat Jalan Di RSUD Kabupaten Jombang Tahun 2020. Jurnal  Ilmiah  Perekam  Dan  Informasi Kesehatan  Imelda  (JIPIKI) , 7 (2),  170 – 176. https://doi.org/10.52943/jipiki.v7i2.950
Marlina, E. (2014). Tinjauan pelayanan rekam medis bagian  filing  di  puskesmas  bejen  kabupaten temanggung  tahun  2014  evi  marlina .  11. eprints.udinus.ac.id
Nastiti,  J.  P.,  Rumpiati,  &  Nurjayanti,  D.  (2019). Sistem  Penjajaran  Straight  Numerical
Filling Guna Meningkatkan Mutu Pelayanan Kesehatan di Puskesmas
Kauman,  Kabupaten  Ponorogo. Jurnal Elektronik , 9 (3), 237 – 242.
Situmorang,  M.,  Mulyana,  &  Sundari,  T.  (2022). Analisis  Faktor  Penyebab  Terjadinya  Missfile Berkas  Rekam  Medis  dengan  Pengkodingan Penyakit  di  Rumah  Sakit  X  Kota  Batam . 16 , 916 – 926.
Sudra,  R.  I.  (2020). Rekam  Medis (Ketiga).
Universitas Terbuka.
Yutisya, A. M. (2020). Perancangan Kode Warna (Color  Coding)  pada  Map  Rekam  Medis Rumah Sakit Raflesia Bengkulu Tahun 2020.
Jurnal LTA .
Yutisya, A. M., & Anggia, B. (2020). Perancangan Kode  Warna  (Color  Coding)  Pada  Map Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Raflesia Bengkulu. Jurnal LTA .