Universitas Dharmawangsa

## PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENINGKATAN EFEKTIVITAS, EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN

## Oleh : J. Prayoga

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan teknologi informasi  dalam  peningkatan  efektivitas,  efisiensi  dan  produktivitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kepustakaan (library  research)  yang  didasarkan  pada  pendapat-pendapat  ahli  dan penelitian-penelitian terdahulu yang telah dilakukan. Peranan teknologi informasi dalam perusahaan baik perusahaan besar, sedang maupun kecil membutuhkan sistem informasi yang dapat mengintegrasikan informasi sehingga  dapat  mendukung  produktivitas  perusahaan.  Penerapan teknologi  Informasi  dalam  organisasi  harus  didukung  oleh  sumberdaya manusia yang handal, olehkarena itu dalam usaha meningkatkan efisiensi, efektivitas  dan  produktivitas  perusahaan  dapat  dilakukan  dengan memberikan  keterampilan  melalui  pelatihan  kepada  karyawan. Diperlukan  penguasaan  teknologi  informasi  untuk  diaplikasikan  pada seluruh  proses  dan  sistem  produksi  dan  peningkatan  keandalan  para manajer sebagai pengambilan keputusan.
Kata kunci : teknologi informasi, efektivitasi, efisiensi dan produktivitas

## 1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Salah  satu  tantangan  yang  dihadapi  pada  era  globalisasi dalam berbagai bidang kehidupan adalah teknologi informasi dan komunikasi.  Teknologi  Informasi  merupakan  bagian  yang  tidak dapat  dipisahkan  dari dunia  usaha  terutama  dalam  menghadapi persaingan  bisnis  yang  semakin  kompetitif.  Kebutuhan  akan teknologi informasi merupakan kebutuhan dasar perusahaan agar
dapat  bertahan  dalam  dunia  usaha  yang  penuh  persaingan. Teknologi informasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi produk dan proses, serta terbentuknya masyarakat informasi.
Perubahan  yang  terjadi  akibat  globalisasi  tersebut membawa  dampak  pada  perubahan  lingkungan  bisnis  yang meliputi perubahan teknologi, perubahan persepsi konsumen dan persaingan  produk.  Akibatnya  perusahaan  dituntut  mampu meningkatkan  kualitas  produk,  pelayanan,  efisiensi,  biaya produksi dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Akhirnya penguasaan  teknologi  informasi  menjadi  tuntutan  yang  harus dimiliki oleh perusahaan.
Disamping  itu  perkembangan  teknologi  informasi mempunyai dampak yang besar terhadap keunggulan daya saing perusahaan.  Keunggulan  daya  saing  perusahaan  dapat  dinilai berdasarkan  kriteria  ekonomi  dengan  menggunakan  ukuran- ukuran  seperti  efektivitas,  efisiensi  dan  produktivitas. Perkembangan  teknologi  informasi  menciptakan  produk  dengan kapasitas  besar,  hemat  energi  dan  dapat  melakukan  fungsi  dan jenis  pekerjaan  yang  semakin  banyak  serta  dengan  teknologi informasi  dapat  mengolah,  menyimpan,  menampilkan  data  dan informasi.
Untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan, setiap organisasi  terbentuk  dari  tiga  pilar  utama,  yaitu  proses, sumberdaya  manusia  dan  teknologi.  Dalam  mendesain serangkaian proses, ketiga elemen tersebut harus dipadukan sesuai dengan kebutuhan pasar (pelanggan). Perlu diperhatikan sumber daya  manusia  yang  mengoperasikan  proses  tersebut,  teknologi juga  digunakan  untuk  mendukung  proses  terutama  teknologi informasi.  Teknologi  memainkan  peran  utama,  bersama  dengan proses dan sumber daya manusia. (Racmawati, 2004:28).
Dewasa  ini  sudah  banyak  ramalan  yang  mengatakan bahwa  di  masa  depan  akan  terlihat  “kantor  tanpa  kertas” (paperless office) berkat penggunaan mikro film, kaset, disket, CD
Room dan sejenisnya. Juga dapat dipastikan, semakin meluasnya kegiatan  komputerisasi  dengan  aplikasinya.  Siapapun  akan mengakui, bahwa teknologi informasi (TI) berkembang demikian pesatnya (Siagian, 2002 : 209).

## 1.2. Tujuan Penelitian
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  penerapan teknologi  informasi  dalam  peningkatan  efektivitas,  efisiensi  dan produktivitas perusahaan.
1.3. Metode Penelitian Penelitian ini
menggunakan
metode penelitian
kepustakaan  ( library  research )  yang  didasarkan  pada  pendapat- pendapat  ahli  dan  penelitian-penelitian  terdahulu  yang  telah dilakukan.

## 2. Landasan Teoritis
2.1. Teknologi Informasi
Istilah  informasi  diartikan  beragam  oleh  para  pakar. Definisi informasi secara internasional diartikan sebagai hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih.  Informasi  merupakan  (Hariandja,  2002:23)  :  (1)  data  yang diolah,  (2)  menjadi  bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih  berarti bagi yang menerima, (3) menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)  dan  kesatuan  nyata,  (4)  digunakan  untuk  pengambilan keputusan.
Teknologi  adalah  pengembangan  dan  aplikasi  dari  alat, mesin,  material  dan  proses  yang  menolong  manusia menyelesaikan  masalahnya.  Selanjutnya  Teknologi  informasi adalah  suatu  teknologi  yang  digunakan  untuk  mengolah  data, termasuk  memproses,  mendapatkan,  menyusun,  menyimpan, memanipulasi  data  dalam  berbagai  cara  untuk  menghasilkan informasi  yang  berkualitas,  yaitu  informasi  yang  relevan,  akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis,
dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan  keputusan.  Sedangkan  Martin  mendefinisikan bahwa  teknologi  informasi  tidak  hanya  terbatas  pada  teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk  memproses  dan  menyimpan  informasi  melainkan  juga mencakup  teknologi  komunikasi  untuk  mengirimkan  informasi agar dapat di akses oleh semua orang (Kadir, 2005).
2.2. Peranan Teknologi Informasi
Pendorong  utama  globalisasi  dalam  berbagai  bidang adalah  kemajuan  pesat  dari  teknologi  informasi.  Hanya  berkat kemajuan  teknologi  ini  maka  prasarana  yang  memicu  dan memungkinkan  globalisasi  disegala  bidang  seperti  ekonomi, informasi  dan  sebagainya  dapat  dibangun.  Kemajuan  ini  berikut penerapannya  sangat  pesat,  sehingga  produk  yang  dihasilkan datang silih berganti dengan cepat, seperti terlihat misalnya pada komputer yang hampir setiap tahun muncul dengan kemampuan yang  semakin  tinggi.  Saat  ini  teknologi  informasi  memainkan peranan  di  sebagian  besar  aspek  bisnis  perusahaan,  dari pengembangan produk baru sampai dukungan penjualan dan jasa, dari  penyediaan  informasi  pasar  sampai  data  bagi  analisis keputusan.  Bagi  sebuah  perusahaan  global,  kemampuan  untuk mengambil informasi dari berbagai sistem dan membuatnya dapat diakses luas oleh para manajer dan karyawan merupakan hal yang sangat penting (Dewi, 2005:161).
Kemajuan teknologi informasi tidak hanya mendorong arus komunikasi  global,  tetapi  juga  memacu  laju  pertumbuhan informasi  secara  luar  biasa.  Komputer  dan  jaringan  informasi mempercepat  pertukaran  pikiran  dan  informasi,  melahirkan gagasan teoritis baru, mempersingkat dan mempermudah proses penelitian.  Dengan  kata  lain  kemajuan  teknologi  informasi mendorong pengembangan ilmu pengetahuan serta pengembangan  informasi.  Sementara  itu,  manusia  yang  terlibat
Universitas Dharmawangsa
dalam produksi informasi juga akan makin meningkat, menambah jumlah informasi.
Dalam  dunia  bisnis  sekarang  ini,  maka  perusahaan  yang jauh  lebih  besar  tidak  selamanya  memenangkan  kompetisi terhadap perusahaan yang lebih kecil. Teknologi informasi mampu memberikan  keunggulan  kompetitif  kepada  perusahaan. Sebaliknya pengelolaan teknologi informasi yang tidak benar juga bisa  membawa  ke  jurang  kekalahan  dalam  persaingan  bisnis. Bentuknya bisa seperti kehilangan pelanggan, kesalahan membuat produk  (tidak  sesuai  dengan  keinginan  pasar),  kehilangan karyawan handal, dan sebagainya.
Ketika  penemuan  teknologi informasi berkembang  dalam skala  masal,  maka  teknologi  itu  telah  mengubah  bentuk masyarakat,  dari  masyarakat  dunia  lokal  menjadi  masyarakat dunia  global,  sebuah  dunia  yang  sangat  transparan  terhadap perkembangan informasi, transportasi serta teknologi yang begitu cepat  dan  besar  mempengaruhi  peradaban  umat  manusia, sehingga  dunia  dijuluki  the  big  village  yaitu  sebuah  desa  yang besar  di  mana  masyarakatnya  saling  kenal  dan  saling  menyapa satu sama lainnya. Akses network dapat tiba dengan mudah dan cepat  sehingga  menjadi  salah  satu  faktor  dalam  meningkatkan kinerja  karyawan.  Teknogi  Informasi  telah  mengarahkan organisasi  ke  suatu  bentuk  yang  semakin  datar  dan  menciut (Bungin, 2006:159).
Contoh  penggunaan  email  memberikan  kemudahan  bagi karyawan  dalam  melakukan  komunikasi  langsung  dengan  siapa saja tanpa harus melalui rantai birokrasi dan rantai komando yang panjang.  Selain  itu  informasi  yang  dikirim  dengan  teknologi, informasi tersebut akan tiba di tempat yang di tuju dalam hitungan detik (Ellitan dan Anatan, 2009:18).
2.3. Efisiensi, Efektivitas dan Produktivitas
Filosofi  dan  spirit  tentang  produktivitas  sudah  ada  sejak awal  peradaban  manusia  karena  makna  produktivitas  ada keinginan  ( the  will )  dan  upaya  ( effort )  manusia  untuk  selalu meningkatkan  kualitas  kehidupan  dan  penghidupan  di  segala bidang.  Menurut  Encyclopedia  Britania  disebutkan  bahwa produktivitas dalam ekonomi berarti rasio dari hasil yang dicapai dengan  pengorbanan  yang  dikeluarkan  untuk  menghasilkan sesuatu.Sedangkan  menurut  formasi  national productivity  Board (NPB)  Singapore,  dikatakan  bahwa  produktivitas  adalah  sikap mental  (attitude  of  mind)  yang  mempunyai  semangat  untuk melakukan  peningkatan  perbaikan.  Dalam  Laporan  dewan produktivitas nasional tahun 1983 dikatakan bahwa produktivitas mengandung  pengertian  sikap  mental  yang  selalu  mempunyai pandangan ”mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini”(Sedarmayanti, 2001:56 -57). Secara  umum  produktivitas  mengandung  pengertian perbandingan  antara  hasil  yang  dicapai  (output)  dengan keseluruhan  sumber  daya  yang  digunakan  (input).  Tingkat produktivitas  yang  dicapai  merupakan  suatu  indikator  terhadap efisiensi dan kemajuan ekonomi untuk ukuran suatu bangsa. Jadi dapat  disimpulkan  bahwa  produktivitas  adalah  bagaimana menghasilkan  atau  meningkatkan  hasil  barang  dan  jasa  setinggi mungkin dengan memanfaatkan sumber daya secara efisien.
Dengan  kata  lain  dapat  dikatakan  bahwa  pengertian produktivitas memiliki dua dimensi yakni efektivitas dan efisiensi. Dimensi pertama berkaitan dengan pencapaian untuk kerja yang maksimal,  dalam  arti  pencapaian  target  yang  berkaitan  dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Sedangkan dimensi kedua berkaitan dengan  upaya  membandingkan  masukan  dengan  realisasi penggunaannya atau bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan (Sedarmayanti, 2001:58).
Penjelasan  tersebut  mengutarakan  produktivitas  secara total  atau  secara  keseluruhan  artinya  keluaran  yang  dihasilkan
diperoleh dari keseluruhan masukan yang ada dalam organisasi. Masukan  tersebut  lazim  dinamakan  sebagai  faktor  produksi. Keluaran yang dihasilkan dicapai dari masukan yang melakukan proses kegiatan yang bentuknya dapat berupa produk nyata atau jasa.  Masukan  atau  faktor  produksi  dapat  berupa  tenaga  kerja, kapital,  bahan,  teknologi  dan  energi.  Salah  satu masukan  seperti tenaga  kerja,  dapat  menghasilkan  keluaran  yang  dikenal  dengan produktivitas  individu,  yang  dapat  juga  disebut  sebagai produktivitas parsial.
Efisensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan penggunaan  masukan  (input)  yang  direncanakan  dengan penggunaan  masukan  yang  sebenarnya  terlaksana.  Apabila masukan yang sebenarnya digunakan
semakin besar peghematannya,  maka  tingkat  efisiensi  semakin  tinggi,  tetapi semakin  kecil  masukan  yang  dapat  dihemat,  sehingga  semakin rendah  tingkat  efisiensi.  Pengertian  efisiensi  disini  lebih berorientasi  kepada  masukan  sedangkan  masalah  keluaran (output) kurang menjadi perhatian utama. Efektivitas merupakan suatu  ukuran  yang  memberikan  gambaran  seberapa  jauh  target dapat tercapai. Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada keluaran  sedangkan  masalah  penggunaan  masukan  kurang menjadi perhatian utama.
Kualitas  merupakan  suatu  ukuran  yang  menyatakan seberapa jauh telah dipenuhi berbagai persyaratan, spesifikasi dan harapan. Konsep ini dapat berorientasi kepada masukan, keluaran atau  keduanya.  Disamping  itu  kualitas  juga  berkaitan  dengan proses produksi yang akan berpengaruh pada kualitas hasil yang dicapai secara keseluruhan.
2.4. Efisiensi Penggunaan Masukan
Efisiensi sebaiknya dianggap sebagai ukuran kualitas hasil pekerjaan  di  dalam  suatu  teknologi.  Dengan  perkataan  lain efisiensi  keorganisasian  berhubungan  dengan  bagaimana
sebaiknya  sesuatu  organisasi  menerapkan  teknologi  tertentu. Sedangkan efektivitas keorganisasian dapat dianggap sebagai alat pengukur  kualitas  hubungan  sebuah  organisasi  dengan lingkungannya (Winardi, 2003 :179).
Setiap organisasi mutlak perlu memegang prinsip efisiensi. Secara  sederhana  prinsip  efisiensi  pada  dasarnya  berarti menghindari  segala  bentuk  pemborosan.  Mengingat  kenyataan bahwa  kemampuan  suatu  organisasi  mengadakan  dan  memiliki sarana dan prasarana kerja yang juga disebut sebagai sumber dana dan daya, yang diperlukannya guna menjalankan roda organisasi selalu terbatas, padahal tujuan yang ingin dicapai tidak terbatas, maka  tidak  pernah  ada  pembenaran  untuk  membiarkan pemborosan  terjadi.  Pengalaman  dari  berbagai  organisasi menunjukkan  dengan  jelas  bahwa  banyak  faktor  penyebab terjadinya  inefisiensi,  misalnya  pemborosan  dapat  timbul  karena perilaku yang bersifat disfungsional dari para anggota organisasi dan  karena  ketidaksesuaian  pengetahuan  dan  keterampilan  para pelaku  dalam  menggunakan  dan  memanfaatkan  sarana  dan prasarana yang telah dimiliki itu.
Upaya  peningkatan  produktivitas  kerja  seyogyanya  tidak dipandang  hanya  sebagai  hal  yang  bersifat  teknis.  Segi-segi  lain yang bahkan dapat berperan sebagai faktor penentu keberhasilan upaya tersebut antara lain sebagai berikut (Siagian, 2002:3-9) a. Tujuan Organisasi
Siapapun akan mengakui bahwa suatu organisasi didirikan atau  diciptakan  oleh  seorang  atau  sekelompok  orang  dengan maksud untuk menggunakannya sebagai wahana untuk mencapai tujuan  tertentu.  Para  pakar  umumnya  sependapat  bahwa  tujuan akhir  merupakan  titik  kulminasi  ke  arah  mana  organisasi  akan dibawa  dan  berperan  sebagai  penuntun  bagi  organisasi  dalam menyelenggarakan
berbagai
fungsi dan kegiatannya.
Pihak-pihak  yang  berkepentingan  dalam  kemajuan  organisasi yang  dapat  berupa  pertumbuhan,  perkembangan,  kemampuan
bersaing, kemapanan, perolehan keuntungan yang lebih besar dan penguasaan  pangsa  pasar  yang  lebih  besar  ingin  mengetahui bentuk-bentuk kemajuan yang diperoleh itu dari waktu ke waktu tanpa harus menunggu tercapainya tujuan akhir. Yang dimaksud dengan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) adalah mereka yang telah dan masih akan mempertaruhkan sesuatu demi kepentingan  organisasi  atau  perusahaan  seperti  para  pemodal, pemilik saham, kelompok manajemen, para karyawan dan bahkan juga para pemasok, agen, distributor dan pemerintah. Para menejer berusaha memenuhi keinginan pihak-pihak yang berkepentingan itu dengan melakukan kajian mendalam yang menghasilkan dua jenis  tujuan  antara  yaitu  tujuan  jangka  menengah  dan  tujuan jangka pendek. Ciri-cirinya antara lain :
(1)  sifatnya tidak lagi idelistik tetapi pragmatis (2)  batas  waktu  pencapaiannya  ditentukan,  misalnya  sepuluh tahun, lima tahun atau setahun
(3)  hasil-hasil yang diharapkan dicapai dinyatakan secara konkret
(4)  hasil dimaksud tergambar secara kuantitatif yang mutlak harus terjadi  ialah  bahwa  semua  menerima  tujuan  tersebut  sebagai sesuatu yang wajar, layak, dan pantas untuk dicapai. Dengan demikian, para pelaku akan bersedia terlibat dalam membuat komitmen  yang  lebih  besar  kearah  keberhasilan  organisasi termasuk di dalamnya peningkatan produktivitas kerja.
b. Perumusan Visi dan Misi
Dalam  rangka  mencapai  tujuan  akhir,  manajemen menyatakan  arah  yang  akan  ditempuh  oleh  organisasi  sehingga terwujud  suatu  keadaan  yang  diinginkan  pada  suatu  waktu tertentu  dimasa  depan.  Dengan  kata  lain,  manajemen  perlu menyatakan pandangannya secara eksplisit tentang bentuk masa depan  organisasi  yang  dikehendakinya.  Itulah  yang  dimaksud sebagai visi. Atas dasar rumusan visi, misi dapat ditentukan. Misi adalah  sesuatu  yang  harus  diemban  oleh  semua  komponen organisasi  berupa  kegiatan  pokok  yang  kesemuanya  dilakukan
dalam  rangka  pencapaian  tujuan  yang  telah  ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, jelaslah bahwa visi dan misi harus mempunyai  keterkaitan  kuat  dan  relevansi  yang  tinggi  dengan tujuan yang ingin dicapai.
c. Penentuan Strategi Organisasi
Strategi  merupakan  kiat  yang  diterapkan  biasanya  oleh manajemen  puncak  untuk  memenangkan  peperangan  yang melibatkan  organisasi.  Dalam  dunia  bisnis  lumrah  untuk mengatakan  bahwa  strategi  merupakan  pernyataan  umum  oleh manajemen  puncak  tentang  kegiatan  bisnis  apa  yang  dilakukan organisasi sekarang dan dalam bidang bisnis apa organisasi ingin bergerak  di  masa  depan.  Manajemen  puncak  harus  mengetahui betul  faktor-faktor  kekuatan  apa  yang  dimiliki  oleh  organisasi, kelemahan apa yang mungkin terdapat didalamnya, peluang apa yang  mungkin  timbul  dan  bagaimana  cara  memanfaatkannya, serta  ancaman  apa  yang  mungkin  timbul  dan  bagaimana  cara memanfaatkannya,  serta  ancaman  apa  yang  paling  efektif  untuk menghadapinya.  Sebaliknya  perlu  diketahui  kekuatan  dan kelemahan  lawan  sehingga  dapat  ditentukan  kiat  yang  tepat sehingga lawan tidak memiliki kemampuan untuk memanfaatkan peluang  dan  bahkan  apabila  mungkin  menghilangkan  peluang tersebut  sehingga  tidak  memiliki  keandalan  dalam  menghadapi ancaman yang dihadapinya.
d. Pemanfaatan Teknologi dan Produktivitas Kerja
Tidak dapat disangkal lagi bahwa berbagai terobosan yang terjadi  dibidang  teknologi  dapat  memberikan  sumbangan  yang besar  kepada  peningkatan  produktivitas  kerja  suatu  organisasi. Apabila  dipilih  dengan  tepat,  teknologi  dapat  diterapkan  pada semua  jenis  kegiatan  dalam  organisasi.  Tidak  dapat  dipungkiri bahwa  teknologi  informasi  berkembang  dengan  pesat  dengan aplikasinya  yang  beraneka  ragam,  antara  lain  karena perkembangan  yang  tidak  kalah  pesatnya  dibidang  perangkat lunak. Berbagai terobosan dibidang ini telah berhasil menciptakan
komputer yang semakin canggih, dalam arti ukurannya semakin kecil,  kemampuannya  semakin  tinggi,  penggunaannya  semakin mudah dan harganya semakin murah. Implikasinya pun semakin banyak, seperti dalam proses pengambilan keputusan yang secara tradisional  dalam  banyak  organisasi  tadinya  yang  bersifat sentralistik, akan tetapi karena akses kepada perangkat keras dan perangkat lunak semakin luas dan makin mudah, maka berubah menjadi desentralistik. Demikian prevalennya teknologi informasi dewasa ini sehingga sangat sukar untuk membayangkan adanya aspek kehidupan dan kegiatan organisasional yang tidak disentuh oleh komputerisasi.

## 3. Pembahasan
Teknologi  informasi  terdiri  dari  berbagai  jenis  teknologi. Teknologi yang digunakan pada sistem informasi teknologi adalah teknologi komputer, teknologi komunikasi, dan teknologi apapun yang memberikan nilai tambah bagi organisasi (Jogiyanto, 2009:7). Beberapa alasan penggunaan teknologi informasi, antara lain :
1. Secara  signifikan  meningkatkan  pilihan-pilihan  yang  tersedia bagi  perusahaan  dan  memegang  peranan  penting  dalam implementasi yang efektif terhadap kinerja perusahaan.
2. Mempengaruhi  proses  pengembangan  strategi  pemasaran karena teknologi informasi memberikan lebih banyak informasi ke  manajer melalui  pemakaian sistem  pengambilan  keputusan (Decision Support System atau DSS).
3. Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk
mengintegrasikan  berbagai  bagian  yang  berbeda  dalam organisasi  dan  menyediakan  banyak  informasi  ke  manajer. Sebagai  contoh,  Sistem  Informasi  Eksekutif  (Executive Information System Atau EIS) mempengaruhi aliran informasi secara  vertikal  dalam  perusahaan.  Pihak  manajemen  akan memiliki  akses  informasi  yang  lebih  besar  dan  mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajer menengah.
Jaringan  telekomunikasi  memungkinkan  informasi  mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan devisi yang berbeda.
4. Teknologi  informasi  juga  mempengaruhi  antara  organisasi dengan  lingkungan  seperti  pelanggan  dan  pemasok.  Sistem antara  organisasi  yang  dilengkapi  dengan  pertukaran  data menciptakan hubungan yang lebih dekat antara organisasi dan pemasok,  memfasilitasi  manajemen  persediaan  yang  lebih efisien  dan  memungkinkan  pendekatan  tepat  waktu  dalam pemesanan kembali.
5. Membantu  dalam  menghasilkan  inovasi  produk.  Teknologi Informasi  dapat  membantu  dalam  mendesain  produk  hingga proses produksi menjadi lebih efektif dan efisien.
Tujuan penerapan teknologi bagi perusahaan adalah untuk mendapatkan rantai nilai dari teknologi informasi yang bermanfaat dalam semua aspek bisnis yang berorientasi kepada peningkatan efektivitas, efisiensi dan produktivitas karyawan dan perusahaan untuk mendapatkan margin yang telah ditargetkan dengan resiko dan biaya yang siminimal mungkin.
Berdasarkan  hasil  peneltian  Yeung  dan  Brockbank  (1994) terhadap 160 eksekutif perusahaan besar California menunjukkan terdapat  tiga  faktor  utama  yang  mendorong  dilakukan reengineering  yakni:  pengurangan  biaya,  peningkatan  mutu pelayanan  yang  lebih  baik  dan  perubahan  budaya  perusahaan. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa faktor pengurangan biaya  merupakan  urutan  pertama  yakni  78%  dari  jawaban responden, urutan kedua untuk meningkatkan kualitas pelayanan (76%)  sedangkan  urutan  ke  tiga  (70%)  merubah  budaya perusahaan  yang  bertujuan  mengurangi  birokrasi  dan memberdayakan  perusahaan.  Dengan  reengineering  SDM diharapkan  setelah  layanan  sdm  yang  penting  dan  rutin  terarah serta  terstandarisasi  dengan  menggunakan  teknologi  informasi, maka fungsi-fungsi sdm dapat dibebaskan dari standar dan arah
Universitas Dharmawangsa
tersebut  guna  lebih  memfokuskan  pada  aktivitas-aktivitas  sdm yang bernilai tambah tinggi (Rachmawati, 2004:28-29).
Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah organisasi sangatlah  penting,  untuk  menerapkan  teknologi  informasi  harus dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan teknologi informasi  mampu  meningkatkan  efisiensi  sebuah  perusahaan, sehingga dalam penerapan teknologi informasi dibutuhkan orang yang handal, agar perusahaan dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan  mendasar  teknologi  informasi  di  sebuah  perusahaan, yaitu :
(1)  Fungsi operasional, akan membuat struktur organisasi menjadi lebih  ramping  telah  diambil  alih  fungsinya  oleh  teknologi informasi.  Karena  sifat  penggunaannya  yang  menyebar  di seluruh  fungsi  organisasi,  unit  terkait  dengan  manajemen teknologi  informasi  akan  menjalankan  fungsinya  sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap firm infrastructure.
(2)  Fungsi  Monitoring  dan  kontrol  mengandung  arti  bahwa keberadaan  teknologi  informasi  akan  menjadi  bagian  yang tidak  terpisahkan  dengan  aktivitas  di  level  manajerial  dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya  harus  dapat  memiliki  span  of  control  atau  peer relationship  yang  memungkinkan  terjadinya  interaksi  efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
(3)  Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pemimpin perusahaan yang  dihadapkan  pada  realitas  untuk  mengambil  sejumlah keputusan  penting  sehari-harinya.  Tidak  jarang  perusahaan yang  pada  akhirnya  memilih  menempatkan  unit  teknologi
informasi  sebagai  bagian  dari  fungsi  perencanaan  dan/  atau pengembangan  korporat  karena  fungsi  strategis  tersebut  di atas.
(4). Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi  ditempatkan  posisinya  sebagai  sarana  atau  media individu  perusahaan  dalam  berkomunikasi,  berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
(5). Fungsi  Interoganisational  merupakan  sebuah  peranan  yang cukup  unik  karena  dipicu  oleh  semangat  globalisasi  yang memaksa  perusahaan  untuk  melakukan  kolaborasi  atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan  strategis  atau  partnerships  berbasis  teknologi informasi  seperti  pada  implementasi  Supply  Chain Management  atau  Enterprise  Resource  Planning  membuat perusahaan  melakukan  sejumlah  terobosan  penting  dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.
Tujuan usaha yang dinyatakan oleh Porter, yaitu efektivitas operasional dan strategi positioning yang lebih lanjut dihubungkan dengan penerapan teknologi tnformasi, Jika perusahaan berfokus pada strategi operasi, maka dengan penerapan teknologi informasi, perusahaan  bisa  meningkatkan  efisiensi  dengan  :  (Talon et  al : 1999).
1. mengurangi biaya operasi
2. meningkatkan kualitas produk
3. mempercepat produksi
4. meningkatkan efektivitas perusahaan secara umum
Oleh  karena  itu,  dalam  usaha  meningkatkan  efisiensi, efektivitas,  dan  produktivitas  perusahaan,  penerapan  dibidang teknologi  informasi  menuntut  para  manajer  untuk  memikirkan dan  mengambil  langkah-langkah  untuk  dapat  memanfaatkan sumber  daya  manusia  dengan  memberikan  kepada  karyawan keterampilan baru melalui pelatihan.
4. Kesimpulan
a. Peranan  teknologi  informasi  dalam  perusahaan  baik perusahaan besar, sedang maupun kecil membutuhkan sistem informasi  yang  dapat  mengintegrasikan  informasi  sehingga dapat mendukung produktivitas perusahaan.
b. Penerapan  teknologi  Informasi  dalam  organisasi  harus didukung oleh sumberdaya manusia yang handal, olehkarena itu  dalam  usaha  meningkatkan  efisiensi,  efektivitas  dan produktivitas  perusahaan  dapat  dilakukan  dengan  memberi- kan keterampilan melalui pelatihan kepada karyawan.
c. Diperlukan penguasaan teknologi informasi untuk
diaplikasikan  pada  seluruh  proses  dan  sistem  produksi  dan peningkatan  keandalan  para  manajer  sebagai  pengambilan keputusan.

## Daftar Pustaka
Rachmawati,  E.  2004. Paradigma  Baru  Manajemen  Sumber  Daya Manusia  Sebagai  Basis  Meraih  Keunggulan  Kompetitif. Yogyakarta: Ekonisia. Siagian Sondang P. 2002. Sistem Informasi Manajemen . Jakarta: Bumi Aksara. Hariandja,  Marihot  Tua  Efendi.  2002. Manajemen  Sumber  Daya Manusia:  Pengadaan,  Pengembangan,  Pengkompensasian,  dan Peningkatan Produktivitas Pegawai . Jakarta: Grasindo. Kadir Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi . Yogyakarta : Andi. Dewi, Ike Janita, 2005. Rethinking Information Tecnology Management: Integrasi  Teknologi  Informasi  dengan  Strategi .    Yogyakarta  :
Amara Books. Bungin, Burhan. 2006. Sosiologi Komunikasi . Jakarta: Kencana Media Grup. Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi  Informasi . Yogyakarta  :  Andi Offset.
Ellitan,  Lena  dan  Lina  Anatan.  2009. Sistem  Informasi  Manajemen Konsep dan Praktis. Bandung: Alfabeta. Winardi, 2003. Asas-Asas Ekonomi Modren .  Bandung : Alumni. Sedarmayanti, 2001. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modren .  Bandung: Mandar Maju.
Talon  Paul  P,  K.L.Kramer  and  V.Gurbaxni,  2000. Executif Persenton  Of  The  Business  Value  of  Information Technology:A Prosess-oriented Approach .