## Desain Tata Kelola Pelaporan Rekam Medis Rawat Jalan Poli Lansia Berbasis Elektronik dengan Metode Agile
Yuanita Alfa Oma Wele 1 , Yuda Syahidin 2 , Irda Sari 3 1,2,3 Politeknik Piksi Ganesha, Jl. Jend. Gatot Subroto, Bandung, Indonesia Email: piksi.yuanita.19403113@gmail.com 1 , yuda.syahidin@piksi.ac.id 2 , irdasari13@gmail.com 3
Abstrack - Governance in medical record reporting must produce information quickly, precisely, and efficiently  which  will  be  utilized  by  hospital  management  in  making  decisions.  By  designing  an information system on medical record reporting for elderly patients, it can improve the performance process that is still manual, such as when officers need information on elderly patient data or reports on elderly  patient  visits  that  still  take  a  long  time  to  be  computerized  and  produce  timely  and  detailed reports and to support improved services for the elderly. Descriptive qualitative research by means of Field Work Practices at Al Ihsan Hospital, interviews and literature studies. Development of information systems using the Agile Development Software method using Microsoft Visual Studio 2012 into the Visual  Basic  programming  language.  The  result  of  the  research  is  an  elderly  patient  reporting information system that can be applied at Al Ihsan Regional General Hospital.
Keywords – Information System Design, Medical Record Reporting, Elderly, Agile Development.
I ntisari - Tata kelola dalam pelaporan rekam medis harus menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, dan  efisien  yang  akan  dimanfaatkan  oleh  manajemen  Rumah  Sakit  dalam  mengambil  keputusan. Dengan  merancang  sistem  informasi  pada  pelaporan  rekam  medis  bagi  pasien  lansia  dapat meningkatkan  proses  kinerja  yang  masih  manual  seperti  ketika  petugas  memerlukan  informasi  data pasien  lansia  atau  laporan  kunjungan  pasien  lansia  masih  membutuhkan  waktu  yang  lama  menjadi terkomputerisasi  dan  menghasilkan  laporan  yang  tepat  waktu  dan  terinci  serta  untuk  mendukung peningkatan pelayanan bagi lansia. Penelitian kualitatif deskriptif dengan cara Praktik Kerja Lapangan di RSUD Al Ihsan, wawancara dan studi pustaka. Pengembangan sistem informasi dengan metode Agile Development  Software menggunakan  Microsoft  Visual  Studio  2012  ke  dalam  bahasa  pemrograman Visual Basic. Hasil penelitian yaitu sistem informasi pelaporan pasien lansia yang dapat diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Al Ihsan.
Kata Kunci – Perancangan Sistem Informasi, Pelaporan Rekam Medis, Lansia, Agile Development.

## I. P ENDAHULUAN
Konsep tata kelola klinis diantaranya yaitu informasi, analisis, pemahaman dan menyusun rencana  kerja  yang  bermutu  sehingga  dapat  menghasilkan  kegiatan  pengelolaan  data  dan informasi yang baik. Tata kelola klinis dalam membuat pelaporan rekam medis mesti dengan memberikan informasi yang cepat, tepat, dan efisien. Pelaporan informasi di RSUD Al Ihsan khususnya  poli  lansia  masih  dibuat  dengan  manual  pastinya  memerlukan  waktu  yang  lama maka  tidak  efisien.  Selama  penyusunan  laporan  di  RSUD  Al  Ihsan  ditemukan  banyak kekurangan dalam pelaporan, antara lain penulisan nama yang tidak lengkap, informasi usia dan data riwayat hasil pemeriksaan pasien lansia yang tidak sesuai, oleh karena itu pelaporan secara manual ada risiko data hilang atau rusak dan terjadi duplikasi. Kesulitan dalam proses pelaporan  karena  sumber  daya  manusia  yang  tidak  mencukupi,  seorang  petugas  harus melakukan beberapa tugas seperti proses pendaftaran, assembling , pengkodean dan pelaporan
[1]. Menganalisis beban kerja pada setiap departemen dan mengumpulkan tim ahli teknis untuk permasalahan komputer [2].
Perkembangan  sistem  informasi  bukanlah  hal  baru  dalam  industri  kesehatan. Mengintegrasikan  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  (SIMRS)  ke  dalam  ukuran kinerja manajemen yang lebih baik membutuhkan wawasan dari pelaksana sistem informasi manajemen. Laporan diperlukan untuk manajemen rumah sakit dan layanan, membentuk dasar organisasi yang tanggap, inovatif, efisien dan efektif sebagai alat evaluasi dalam pelaksanaan yang  terukur.  SIMRS  berguna  untuk  peningkatan  kinerja  dalam  hal  kecepatan  mengambil keputusan saat membentuk strategi.
Sesuai persoalan dan percobaan yang telah dilakukan sehingga perlu dikembangkan sistem pelaporan  poli  lansia  di  RSUD  Al  Ihsan  agar  tidak  terjadi  kecacatan  dalam  penyusunan pelaporan  kesehatan  lansia.  Data  pelaporan  lansia  diolah  dan  dimanfaatkan  sebagai  acuan pemantauan secara rutin dan pemberian obat sesuai kebutuhan dalam menjaga kesehatan lansia [3].  Penelitian  ini  diharapkan  dapat  memudahkan  perekam  medis  untuk  menghasilkan pelaporan  poli  lansia  tanpa  melalui  proses  waktu  yang  lama.  Penerapan  sistem  informasi pelaporan  poli  lansia  dapat  memudahkan  perekam  medis  dalam  penginputan,  pencarian, pengolahan data pasien lansia, kunjungan pasien lansia, dan melihat hasil rekapitulasi laporan dengan periode perbulan dan pertahun [4].

## II. S IGNIFIKANSI S TUDI

## A. Studi Literatur

## 1. Rumah Sakit
Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat [5]. Rumah Sakit Umum Daerah Al Ihsan Provinsi Jawa Barat mempunyai tugas pokok melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna, pelayanan  rujukan  kesehatan,  penyelenggaraan  pendidikan,  pelatihan  tenaga  kesehatan, penelitian dan pengembangan, serta kerjasama di bidang kesehatan [6]. Rumah Sakit Umum Daerah  Al  Ihsan  mempunyai  poli  lansia  yang  memiliki  beberapa  unit  pelayanan  poli  dalam menunjang pelayanannya, yaitu pendaftaran pasien, pemeriksaan dokter, pengobatan pasien, dan administrasi pasien poli lansia.

## 2. Pelaporan Rekam Medis
Pelaporan  yaitu  pengolahan  informasi  rekam  medis  yang  terdiri  dari  pelaporan  internal fasilitas pelayanan kesehatan dan pelaporan eksternal dari fasilitas pelayanan kesehatan kepada dinas  kesehatan,  kementerian  kesehatan,  dan  pemangku  kepentingan  terkait.  Rekam  medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien [7].

## 3. Lanjut Usia
Lanjut usia adalah seseorang yang telah mencapai usia enam puluh tahun ke atas. Pasien lanjut usia dengan multi penyakit dan/atau gangguan akibat penurunan fungsi organ, psikologi sosial,  ekonomi  dan  lingkungan  yang  membutuhkan  pelayanan  kesehatan  secara  terpadu dengan pendekatan multidisiplin yang bekerja secara interdisiplin [8]. Pembinaan kesehatan bagi pasien lanjut usia harus mengamati faktor risiko agar terhindar dari segala penyakit serta gangguan  yang  mungkin  terjadi.  Selain  itu,  perhatian  juga  harus  diberikan  pada  faktor pelindung  yang  digunakan  untuk  meningkatkan  kesehatan  lansia.  Meningkatkan  layanan kesehatan pasien lanjut usia diutamakan untuk menciptakan masa tua yang sehat. Pelayanan
kesehatan terhadap usia lanjut harus diberikan sejak lanjut usia dini, yaitu umur 45 sampai 59 tahun [9].

## 4. Teknologi Informasi
Teknologi  informasi  yaitu  faktor  terpenting  dalam  manajemen  yang  membutuhkan informasi  yang  sederhana.  Contohnya  Rumah  Sakit  dapat  memanfaatkan  teknologi  untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan [10]. Penggunaan sistem teknologi informasi yaitu solusi  yang  dapat  digunakan  untuk  mencegah  permasalahan  pelayanan  Rumah  Sakit  untuk meningkatkan kualitas khususnya dalam mengolah data. Kualitas layanan adalah indikator yang digunakan  untuk  mengukur  kualitas  layanan  kesehatan  [11].  Dengan  meningkatkan  kinerja pengolahan informasi menjadi penting sebab berkaitan dengan sistem layanan rumah sakit yang akurat  dan  efisien  [12].  Penggunaan  SIMRS  secara  fungsional  berguna  untuk  peningkatan kinerja dan pelayanan, melancarkan koordinasi antar unit dan memajukan sumber daya manusia [13].

## 5. Agile Software Development (ASD)
Menurut  Lubis Agile  Software  Development merupakan  teknik  untuk  membuat  sistem dengan  cepat  ketika  kebutuhan  sistem  terpenuhi  dengan  mengikutsertakan  pengguna  dalam pembuatan perangkat lunak, sehingga kegagalan sistem sangat kecil kemungkinannya [14].

## B. Metode Penelitian
Jenis  penelitian  ini  menggunakan  kualitatif  deskriptif,  yaitu  penelitian  yang  tidak  perlu menggunakan  angka-angka  untuk  mengumpulkan  informasi  serta  dengan  mendeskripsikan suatu  keadaan  secara  objektif  [15].  Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  kegiatan Praktik  Kerja  Lapangan  (PKL)  yang  terletak  di  RSUD  Al  Ihsan,  jalan  Kiastramanggala, Baleendah,  Bandung  40381.  Kemudian  dengan  wawancara  untuk  mendapatkan  informasi kepada kepala rekam medis dan pegawai pengelola pelaporan Rumah Sakit Umum Daerah Al Ihsan. Selanjutnya studi pustaka untuk mencari data dari artikel-artikel ilmiah yang berkaitan dengan program yang sedang dibuat.
Pengembangan  sistem  menggunakan Agile  Software  Development (ASD).  Metode  yang populer sebab memberikan keleluasaan bagi pengembang untuk kembali ke fase sebelumnya jika diperlukan perubahan [16]. Tahapan pengembangan dengan Agile Software Development adalah sebagai berikut:
1. Perancangan Sistem
Langkah awal dengan melakukan Praktik Kerja Lapangan, wawancara dan studi pustaka untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan.
2. Implementasi
Kegiatan perancangan sistem dengan membuat desain dan pengkodingan.
3. Testing
Uji coba sistem dengan menyesuaikan input dan output yang dibuat agar tidak ada bug atau error.
4. Dokumentasi
Proses merekam langkah-langkah sistem yang dibangun untuk memudahkan pemeliharaan di masa mendatang.
5. Deployment
Menyebarkan sistem kepada end-user yaitu petugas Rumah Sakit Umum Daerah Al Ihsan

## 6. Maintenance
Tahapan  pemeliharaan  sistem  secara  rutin  untuk  menjaga  agar  perangkat  lunak  tetap berjalan dan terpelihara dengan kualitas tinggi.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisa Sistem
Analisa Kebutuhan sistem menurut Jogiyanto yaitu pemecahan dari sistem informasi yang lengkap  ke  dalam  elemen-elemen  penyusunnya  untuk  mengidentifikasi  dan  menganalisa permasalahan, rintangan yang timbul dan kebutuhan yang diantisipasi untuk dapat diusulkan perubahannya.  Pada  saat  ini  mengumpulkan  data  pelaporan  masih  sistem  manual  dengan Microsoft  Excel  dalam  melakukan  pencatatan,  yang  dapat  terjadi  adalah  kehilangan  data. Tujuan dari analisis sistem ini adalah untuk membuat sistem baru yang menjadi komputerisasi maka  menjadi  sistem  yang  efektif.  Mengidentifikasi  kebutuhan  pengguna  melalui  hasil wawancara yang dijadikan perancangan aplikasi dengan solusi, diharapkan aplikasi ini mampu input penulisan umur secara otomatis tanpa menghitung manual dan mempresentasikan riwayat kunjungan pasien lansia untuk mengetahui ada berapa pasien di poli lansia per periode. Sistem yang diusulkan untuk proses pelaporan data lansia bisa dilihat dari Gambar 1 dan Gambar 2.

## 1. Use Case
Untuk memvisualisasikan, mendefinisikan, dan mendokumentasikan persyaratan perilaku suatu sistem.
Gambar 1. Use Case Diagram pelaporan rawat jalan poli lansia

## 2. Activity Diagram
Mendeskripsikan  aliran  aktivitas  yang  dapat  digunakan  untuk  memperlihatkan  aliran peristiwa di use case.

## Gambar 2. Activity Diagram
B. Implementasi
Gambar 3. Login
Gambar 5. Halaman Pasien
Gambar 6. Halaman Petugas
Gambar 7. Halaman Data Kunjungan
Gambar 8. Halaman Laporan Data Pasien per No Rekam Medis
Gambar 9. Laporan Data Pasien per Penyakit
Gambar 10. Laporan Data Pasien per Usia
Gambar 11. Laporan Data Pasien per No Rekam Medis
Gambar 12. Laporan Data Pasien per Penyakit
Gambar 13. Laporan Data Pasien per Usia

## IV. K ESIMPULAN
Karena  Microsoft  Excel  masih  digunakan  untuk  pembuatan  laporan,  maka  proses pembuatan laporan menjadi lebih lama karena data harus diolah terlebih dahulu. Rancangan sistem  pelaporan  rekam  medis  pasien  lansia  menghasilkan  data  semakin  terpadu  untuk mendukung  pelaporan.  Perancangan  sistem  informasi  pelaporan  pasien  lanjut  usia menggunakan metode Agile Software Development dengan desain perancangan use case dan activity  diagram.  Implementasi  sistem  perancangan  Microsoft  Visual  Studio  2012  kedalam bahasa pemrograman Visual Basic antara lain data pasien, data petugas, dan data kunjungan pasien lansia serta laporan-laporan yang dibutuhkan seperti laporan kunjungan pasien lansia per periode sesuai nomor rekam medis, per penyakit, dan per usia pasien. Hasil perancangan sistem  informasi  pelaporan  lanjut  usia  dapat  disimpulkan  bahwasanya  penting  untuk menyiapkan informasi pasien lanjut usia agar informasi selalu diupdate dan dapat memudahkan petugas  rekam  medis.  Pengembangan  sistem  informasi  pelaporan  dimaksudkan  untuk membawa  perubahan  dan  dapat  digunakan  sebagai  solusi  untuk  proses  rawat  jalan  secara terkomputerisasi.

## R EFERENSI
[1] A. G. Pamboaji, “Analisis pengelolaan sumber daya unit rekam medis di Rumah Sakit Misi Lebak guna meningkatkan efisensi dan efektivitas pelayanan,” Jurnal Kesehatan Vokasional , vol. 5, no. 3, pp. 132–140, Aug. 2020, doi: 10.22146/jkesvo.48870.
[2] A. Zeta Andhani and I. Sari, “KELENGKAPAN PENGISIAN REKAM MEDIS GUNA MENUNJANG KELANCARAN PELAPORAN JENIS PENYAKIT DI PUSKESMAS CIGUGUR TENGAH,” pp. 151–160, 2021.
[3] D.  Kusumawardani  and  P.  Andanawarih,  “Peran  posyandu  lansia  terhadap  kesehatan lansia di perumahan bina griya indah kota pekalongan,” Jurnal SIKLUS , vol. 7, no. 1, pp. 273–277, 2018.
[4] A. Nullah Arifin et al. , “Sistem informasi laporan pemeriksaan kesehatan lansia di rw.05 Kelurahan Paseban berbasis web,” Jurnal Sains dan Manajemen , vol. 9, no. 1, pp. 22– 35, 2021, doi: 10.31294/evolusi.v9i1.9409.
[5] Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia, Peraturan  Menteri  Kesehatan  tentang Klasifikasi  dan  Perizinan  Rumah  Sakit .  Indonesia,  2020.  Accessed:  Apr.  16,  2023. [Online]. Available: https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/152506/permenkes-no-3- tahun-2020
[6] Gubernur Jawa Barat, Peraturan Daerah (PERDA) tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 23 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Rumah Sakit Daerah Provinsi Jawa Barat . Indonesia, 2014. Accessed: Apr. 20, 2023. [Online]. Available: https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/200107/perda-prov-jawa- barat-no-17-tahun-2014
[7] Menteri kesehatan republik indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang Rekam Medis . indonesia, 2022, pp. 1–20. Accessed: Mar. 10, 2023. [Online]. Available:  https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/245544/permenkes-no-24-tahun- 2022
[8] Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia, Peraturan  Menteri  Kesehatan  tentang Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Lanjut Usia Di Pusat Kesehatan Masyarakat . Indonesia,  2015,  pp.  1–83.  Accessed:  Apr.  09,  2023.  [Online].  Available: https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/116533/permenkes-no-67-tahun-2015
[9] M.  Arianti  Putri  and  S.  Suhartiningsih,  “Pembinaan  kader  lansia  dalam  upaya peningkatan pelayanan  kesehatan lansia,” Journal of Community Engagement in Health , vol. 3, no. 2, pp. 304–308, 2020, doi: 10.30994/jceh.v3i2.84.
[10]  W. S. Ramadhani, Y. Syahidin, and S. Setiatin, “Perancangan sistem pelaporan rawat jalan di Puskesmas Pangalengan DTP,” Jurnal Informatika Sains dan Teknologi , vol. 7, no. 1, pp. 96–105, 2022.
[11]  A. Fiqri, Y. Syahidin, and M. Hidayati, “Perancangan sistem informasi kunjungan pasien rawat jalan berbasis web,” Jurnal Sains, Teknologi, Komputer, dan Manajemen , vol. 12, no. 1, pp. 81–91, 2022.
[12]  S. Rusli, “Implementasi sistem informasi manajemen rumah sakit dalam pengolahan data rumah  sakit,” Jurnal  Kesehatan  Masyarakat ,  vol.  10,  no.  2,  pp.  158–168,  2022,  doi: 10.31596/jkm.v10i2.1036.
[13]  A.  Pujihastuti,  N.  Maya  Hastuti,  and  N.  Yuliani,  “Penerapan  sistem  informasi manajemen rumah sakit dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen,” Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , vol. 9, no. 2, pp. 191–200, Oct. 2021, doi: 10.33560/jmiki.v9i2.377.
[14]  I. Carolina and A. Rusman, “Penerapan Extreme Programming Pada Sistem Informasi Penjualan Pakaian Berbasis Web (Studi Kasus Toko ST Jaya),” Jurnal Inovtek Polbeng- Seri Informatika , vol. 4, no. 2, pp. 157–167, 2019.
[15]  F.  Ridwan  and  I.  Sari,  “Desain  rekam  medis  elektronik  berbasis  web  di  poliklinik rehabilitasi medik RSUPN Cipto Mangunkusumo Jakarta,” Jurnal Akrab Juara , vol. 6, no. 4, pp. 89–101, 2021.
[16]  A. N. Yusril, I. Larasati, and P. Al Zukri, “Systematic Literature Review Analisis Metode Agile dalam Pengembangan Aplikasi Mobile,” Jurnal Sistem Informasi , vol. 10, no. 2, pp. 369–380, 2021, doi: 10.32520/stmsi.v10i2.1237.

## U CAPAN T ERIMA K ASIH
Ucapan terima kasih untuk RSUD Al Ihsan telah memberi kesempatan melaksanakan PKL, kepada dosen pembimbing atas bimbingan pembuatan artikel ini dan juga kepada Tim Jurnal Informatika Polbeng yang telah menyediakan waktu dalam pembuatan template dan mereview artikel ini.