## ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA OPTIMAL PADA DIVISI FINANCE & TREASURY PT SAWIT PERMAI LESTARI
Eka Nurdiana Septiyani 1) , Siti Rahmawati 2) , Andita Sayekti 3)
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor e-mail: 1) ekanurdiana63@gmail.com, 2) siti@apps.ipb.ac.id, 3) anditasayekti@apps.ipb.ac.id

## ABSTRAK
Perubahan organisasi  yang terjadi pada PT Sawit Permai Lestari  mengakibatkan penurunan jumlah  karyawan  terutama  di  Divisi  Finance  &  Treasury.  Penurunan  tersebut  berdampak pada  pelimpahan  dan  penambahan  pekerjaan  pada  beberapa  jabatan  di  Divisi  Finance  & Treasury.  Penelitian  ini  bertujuan  (1)  mengidentifikasi  deskripsi  pekerjaan  karyawan  Divisi Finance  &  Treasury  PT  Sawit  Permai  Lestari  (2)  mengukur  dan  menganalisis  beban  kerja karyawan  pada  divisi  Finance  &  Treasury  berdasarkan  hasil  analisis  beban  kerja,  dan  (3) menghitung  jumlah  kebutuhan  karyawan  optimal  pada  Divisi  Finance  &  Treasury  PT  Sawit Permai  Lestari.  Teknik  pengambilan  sampel  menggunakan  sensus  dengan  ukuran  sampel sebanyak  16  orang.  Metode  yang  digunakan  yaitu  analisis  beban  kerja  dengan  perhitungan full  time  equivalent  berdasarkan  aktivitas  unit  kerja  dan  expert  judgement.  Hasil  analisis beban  kerja  pada  Divisi  Finance  &  Treasury  menunjukkan  25%  (4  orang)  memiliki  beban kerja  rendah  (underload),  56.25%  (9  orang)  memiliki  beban  kerja  normal  (fit),  18.75%  (3 orang)  memiliki beban kerja berlebih (overload). Kebutuhan tenaga kerja optimal pada Divisi Finance & Treasury adalah sebanyak 18 orang.
Kata  kunci:  analisis  beban  kerja,  expert  judgement,  full  time  equivalent,  kebutuhan  tenaga kerja

## ABSTRACT
The  organizational  transformation  that  occurred  in  PT  Sawit  Permai  Lestari  decreased  the number  of  employees  in  the  Finance  &  Treasury  Division.  This  decline  resulted  in  the delegation and improvement of work in several positions in the Finance & Treasury Division. This research aims (1) to identify job description of the employees in the Finance & Treasury Division  of  PT  Sawit  Permai  Lestari  (2)  to  analyze  employee  workload  in  the  Finance  & Treasury division  based on the results of workload  analysis, and (3) to calculate the needs of optimal  employee  in  the  Finance  &  Treasury  Division  of  PT  Sawit  Permai  Lestari.  The sampling technique used census with a sample size are 16 respondents. This research used Full Time  Equivalent  method  based  on  work  unit  activities  and  expert  judgement  to  analyze  the workload. The results of the workload analysis at the Finance &  Treasury Division show that 25%  (4  employees)  had  a  low  workload  (underload),  56.25%  (9  employees)  had  a  normal workload  (fit),  and  18.75%  (3  employees)  had  excessive  workload  (overload).  The  optimal number of employees in the Finance & Treasury Division should be 18  employees.
Keywords: expert judgement, full time equivalent, labor needs, workload analysis

## PENDAHULUAN
Sektor  pertanian  mempunyai  kontribusi  yang  cukup  besar  dalam  peningkatan perekonomian  di  Indonesia.  Pada  tahun  2017,  sektor  pertanian  memberikan  kontribusi sebesar  13.14  persen  atau  senilai  1786  Triliun  terhadap  Produk    Domestik  Bruto  (PDB). Salah  satunya  pada  ekspor  minyak  kelapa  sawit  dalam  empat  tahun  terakhir  yang cenderung mengalami peningkatan. Tercatat pada tahun 2013, total ekspor minyak kelapa sawit mencapai 22.22 juta ton dengan total nilai sebesar US$ 17,14 milyar dan meningkat menjadi  29.07  juta  ton  pada  tahun  2017  dengan  total  nilai  sebesar  US$  20.72  milyar. Produsen  terbesar  kelapa  sawit  di  Indonesia  didominasi  oleh  Perusahaan  Perkebunan Swasta (PPS) yakni sebesar 57.70 persen dari total hasil produksi kelapa sawit di Indonesia pada  tahun  2017  [1].  Kondisi  persaingan  yang  ketat  tersebut  menuntut  perusahaan  untuk dapat  mengelola  sumber  daya  manusia  (SDM)  dengan  maksimal.  SDM  atau  karyawan merupakan  asset  utama  perusahaan  karena  karyawan  memiliki  peran  strategis  sebagai
Eka Nurdiana Septiyani, Siti Rahmawati, Andita Sayekti
pelaksana  dari  fungsi-fungsi  dan  operasional  perusahaan  [2].  Oleh  karenanya  perusahaan seharusnya dapat melakukan perencanaan tenaga kerja dengan baik.
Perencanaan  tenaga  kerja  merupakan  suatu  proses  untuk  menentukan  kebutuhan tenaga  kerja  melalui  peramalan,  pengembangan,  pengimplementasian  dan  pengontrolan, untuk menjalankan rencana organisasi yang terintegrasi, dengan arus gerakan tenaga kerja ke  dalam,  di  dalam  dan  keluar  organisasi  yang  menjamin  perusahaan  untuk  memiliki jumlah tenaga kerja yang tepat yang diletakkan di tempat yang tepat dan secara ekonomis menguntungkan  [3].  Perencanaan  tenaga  kerja  yang  optimal  dapat  dilakukan  dengan penentuan  jumlah  kebutuhan  karyawan  dalam  suatu  unit  kerja  baik  departemen,  divisi, maupun  perusahaan.  Perhitungan  kebutuhan  SDM  tersebut  dilakukan  menggunakan Analisis  Beban  Kerja  (ABK)  [4],  [5].  Hasil  jumlah  sumber  daya  manusia  yang  optimal dalam  suatu  unit  kerja  dapat  meningkatkan  produktivitas,  efektivitas  dan  efisiensi  kinerja perusahaan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
PT  Sawit  Permai  Lestari  (SPL)  merupakan  induk  perusahaan  sebuah holding company Kencana  Agri  Limited  yang  didirikan  pada  tahun  1996.  PT  SPL  merupakan perusahan  swasta  yang  bergerak  di  bidang  perkebunan  kelapa  sawit  yang  tersebar  di wilayah Kalimantan, Sulawesi, dan Sumatra. Sebagai induk perusahaan, PT SPL memiliki peranan  yang  penting  dalam  menentukan  kebijakan,  pengambilan  keputusan,  dan perencanaan  strategis  perusahaan.  Salah satu  divisi  yang  berpengaruh  dan  menjadi  motor penggerak perusahaan adalah Divisi Finance & Treasury . Divisi ini mempunyai tanggung jawab  dalam  pengelolaan  penggunaan  dana,  pengelolaan  aset-aset  perusahaan  dan pengalokasian  pembayaran  dari  31  perusahaan  yang  terdaftar  ke  dalam holding  company Kencana Agri. Sehingga setiap karyawan di Divisi Finance & Treasury mempunyai andil yang besar dalam kelangsungan hidup ( viability ) perusahaan. Jumlah karyawan Divisi Finance & Treasury sejak Januari 2016 hingga Januari 2018 cenderung mengalami peningkatan. Namun pada tahun 2018 terjadi penurunan karena PT SPL  melakukan  perubahan  manajemen  atau  restrukturisasi  organisasi.  Restrukturisasi  ini merupakan  penyusunan  kembali  komposisi  manajemen,  struktur  organisasi,  pembagian kerja,  sistem  operasional,  dan  hal-hal  yang  berkaitan  dengan  manajerial  dan  organisasi. Restrukturisasi bertujuan untuk memperbaiki dan memaksimalkan kinerja perusahaan [6]. Selain  itu,  penyebab  utama  berkurangnya  karyawan  yaitu  karena  adanya  rotasi  karyawan dan  pengunduran  diri  ( resign ).  Data  jumlah  karyawan  Divisi Finance  &  Treasury dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Jumlah karyawan Divisi Finance & Treasury (per 2016 – Maret 2019) No. Tahun Jumlah Karyawan 1 2016 24 2 2017 24 3 2018 26 4 2019 18 Sumber: Data PT Sawit Permai Lestari, 2019
Berdasarkan Tabel 1 diperoleh informasi bahwa jumlah karyawan Divisi Finance & Treasury meningkat  sebesar  8.33  persen  dari  tahun  2017  ke  tahun  2018.  Sedangkan  dari Januari  2018  ke  Maret  2019  mengalami  penurunan  sebesar  30.76  persen.  Penurunan jumlah  karyawan  tersebut  tiga  kali  lebih  besar  dibandingkan  dengan  peningkatan  pada Januari 2018, sehingga berdampak pada penambahan pekerjaan kepada beberapa jabatan di Divisi Finance  &  Treasury .  Semakin  bertambahnya  pekerjaan  yang  harus  diselesaikan oleh  karyawan,  maka  beban  kerja  yang  harus  diterima  juga  semakin  besar.  Peningkatan beban kerja berhubungan positif dengan penurunan kerja [7].
Dampak lain dari adanya perubahan  organisasi yakni perubahan struktur organisasi. Turunan perubahan struktur organisasi berarti perubahan pejabat atau pengurus organisasi yang  berujung  pada  perubahan  kebutuhan  dan  komposisi  SDM  [8].  Perubahan  struktur organisasi  yang  terjadi  di  PT  SPL  tidak  diikuti  dengan  pembaruan  uraian  pekerjan  dan dokumen struktur organisasi Divisi Finance & Treasury . Oleh karena itu, uraian pekerjaan yang sudah ada tidak lagi relevan dengan kondisi aktual yang dikerjakan dan berpengaruh pada beban kerja karyawan.
Pada  dasarnya  perubahan  organisasi  yang  dilakukan  oleh  sebuah  perusahaan mempunyai  tujuan  tertentu,  yakni  efisiensi.  Namun  perubahan  organisasi  tersebut  perlu diimbangi  dengan  analisis  beban  kerja  karyawan,  karena  perubahan  organisasi mengakibatkan perubahan beban kerja. Karyawan tetap harus bekerja dalam kondisi beban kerja  normal  agar  tercipta  karyawan  yang  produktif.  Karyawan  yang  bekerja  melebihi kapasitas akan menimbulkan stress kerja, menurunkan hasil kerja dan kelelahan fisik. Hasil analisis  beban  kerja  juga  dapat  dijadikan  evaluasi  bagi  perusahaan  dalam  menentukan jumlah  karyawan  yang  optimal  [9].  Selain  itu,  manajemen  PT  SPL  belum  pernah melakukan  analisis  beban  kerja  di  lingkungan  induk  perusahaan  terutama  pada  Divisi Finance & Treasury .

## METODE PENELITIAN Kerangka Pemikiran
PT  SPL  merupakan  induk  perusahan  dari holding  company Kencana  Agri  Limited yang memiliki visi “Menjadi produsen minyak sawit unggulan secara berkesinambungan, serta sebagai pemasok pilihan bagi pasar lokal dan global” [10]. Pada tahun 2018 PT SPL melakukan  restrukturisasi  organisasi  yang  mengakibatkan  terjadinya  penurunan  jumlah karyawan  dan  juga  perubahan  struktur  organisasi  terutama  pada  Divisi Finance  & Treasury .  Hal  tersebut  mengindikasikan  adanya  peningkatan  beban  kerja  yang  diterima oleh  karyawan  Divisi Finance  &  Treasury .  Kondisi  tersebut  mendorong  perlunya perencanaan  sumber  daya  manusia  secara  tepat  dengan  melakukan  analisis  beban  kerja agar karyawan dapat bekerja secara optimal.
Analisis  beban  kerja  diawali  dengan  mengidentifikasi  uraian  pekerjaan  tiap  jabatan dan  mengidentifikasi  instrument-instrumen  analisis  beban  kerja  melalui  wawancara langsung  kepada  responden  dari  tiap  departemen.  Hasil  wawancara  kemudian  ditulis  ke dalam  formulir  analisis  beban  kerja  untuk  dihitung  volume  beban  kerja  tiap  jabatan. Jumlah karyawan optimal kemudian dibandingkan dengan jumlah aktual di setiap jabatan di  Divisi Finance  &  Treasury ,  apabila  jumlah  karyawan  sudah  sesuai  maka  beban  kerja karyawan  sudah  optimal,  tetapi  apabila  terdapat gap diantaranya  maka  perusahaan sebaiknya melakukan penyesuaian. Hasil akhir dari analisis tersebut menjadi rekomendasi bagi  perusahaan  dalam  menyesuaikan  jumlah  karyawan  optimal  yang  dibutuhkan  untuk setiap  jabatan  di  Divisi Finance  &  Treasury ,  sehingga  membantu  perusahaan  dalam melakukan recruitment ,  seleksi,  pelatihan,  pengembangan  SDM,  promosi/rotasi  dan manpower  planning atau  perencanaan  tenaga  kerja  yang  efektif  serta  efisien.  Alur kerangka  pemikiran  mengenai  analisis  beban  kerja  dan  jumlah  kebutuhan  karyawan optimal Divisi Finance & Treasury PT SPL dpaat dilihat pada Gambar 1.

## Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian  dilaksanakan  di Head  Office PT  SPL  yang  berlokasi  di  Kencana  Tower Lt.8,  Business  Park  Kebon  Jeruk,  JL.  Raya  Meruya  Ilir  No.88,  Jakarta  Barat  11620. Penelitian dilaksanakan dari bulan Februari 2019 sampai April 2019.
Eka Nurdiana Septiyani, Siti Rahmawati, Andita Sayekti

## Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer dan data sekunder. Data  primer  diperoleh  dari  hasil  pengamatan  langsung  di  lapangan  dan  wawancara karyawan dari tiap perwakilan unit di Divisi Finance & Treasury PT SPL. Data sekunder diperoleh  melalui  studi  literatur  yang  relevan,  buku,  jurnal,  peraturan-peraturan  terkait analisis beban kerja, annual report dan sustainability report perusahaan [10], [11].
Gambar 1. Kerangka Pemikiran

## Populasi dan Sampel Penelitian
Populasi  dalam  penelitian  ini  yaitu  karyawan  Divisi Finance  &  Treasury PT  SPL. Metode pengambilan  sampel yang digunakan adalah sensus, yaitu dimana  semua anggota populasi diteliti. Hal tersebut dikarenakan sensus memberikan gambaran yang sebenarnya dari  keadaan  populasi,  sehingga  nilai  yang  menggambarkan  ciri/karakteristik  populasi dapat diperoleh. Jumlah responden dalam penelitian ini yaitu sebanyak 16 karyawan.

## Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  primer  dalam  penelitian  ini  dilakukan  dengan  cara  melakukan wawancara terstruktur terkait dengan uraian pekerjaan karyawan dan instrumen-instrumen analisis  beban  kerja  serta  wawancara  tidak  terstruktur  untuk  memperdalam  informasi- informasi  yang  dibutuhkan.  Untuk  memperkuat  hasil  analisis  beban  kerja,  penulis melakukan  validasi  hasil  analisis  beban  kerja  dengan  menggunakan  metode expert judgement kepada Senior Officer tiap jabatan yang ada di Divisi Finance & Treasury . Data sekunder  diperoleh  melalui  studi  literatur  yang  relevan,  buku,  jurnal,  peraturan-peraturan terkait analisis beban kerja, annual report perusahaan dan sustainability report perusahaan.

## Metode Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan dan analisis data diawali dengan pengumpulan dokumen job description [12].  Kemudian  dilakukan  pemeriksaan  dan  verifikasi  kebenaran  dokumen  uraian pekerjaan karyawan Divisi Finance & Treasury melalui wawancara langsung. Pemeriksaan ditinjau  dari  segi  kesesuaian  dokumen  uraian  pekerjaan  dengan  aktivitas  aktual  di lapangan.  Setelah  itu,  melakukan  wawancara  terkait  analisis  beban  kerja  dengan mengajukan  pertanyaan  seputar  kegiatan  pekerjaan,  proses  kerja,  satuan  hasil,  frekuensi aktivitas dalam satu tahun, durasi pengerjaan dalam satuan menit, dan jumlah SDM yang dibutuhkan. Hasil wawancara kemudian diinput ke dalam formulir analisis beban kerja dan diolah  menggunakan  Microsoft  Excel  2010.  Formulir  analisis  beban  kerja  dapat  dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Formulir Analisis Beban Kerja
No. Kegiatan Proses Kerja Satuan Hasil Periode Frekuensi (Tahun) Durasi (Menit) Jumlah SDM Volume Beban Kerja 1.
2. 3. Sumber: [8]
Langkah  selanjutnya  adalah  menganalisis  data,  yakni  menghitung  volume  beban kerja tiap karyawan pada Divisi Finance & Treasury . Volume beban kerja tiap karyawan diperoleh dengan mengalikan frekuensi dalam satuan tahun, durasi dalam satuan menit dan jumlah  SDM.  Selanjutnya  untuk  mengkonversikan  volume  beban  kerja  menjadi  jumlah tenaga  kerja  (orang),  perhitungan  menggunakan  metode Full  Time  Equivalent (FTE) dilakukan  berdasarkan  aktivitas  unit  kerja  yang  diperoleh  dengan  membagi  volume  kerja satu tahun dengan waktu kerja efektif satu tahun [13]. Setelah mendapatkan hasil volume kerja  dan  nilai  FTE  untuk  setiap  karyawan,  kemudian  nilai  TE  dihitung  untuk  setiap jabatan dengan menjumlahkan nilai FTE setiap karyawan pada jabatan tersebut. Hasil dari perhitungan FTE menghasilkan jumlah tenaga kerja optimal pada setiap jabatan di Divisi Finance & Treasury PT SPL.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Divisi Finance & Treasury
Divisi Finance  &  Treasury berada  di  bawah  pimpinan  Direktorat Financial yang terbagi  ke  dalam  empat  Departemen,  yakni  Departemen Plasma  Finance ,  Departemen Treasury , Departemen  Finance  AP  &  AR ,  dan  Departemen Banking  Relations .  Jabatan tertinggi  pada  Divisi  ini  adalah  seorang Head  of  Finance  &  Treasury yang  membawahi satu  orang Manager ,  dan  empat Senior  Officer .  Jumlah  karyawan  tetap  pada  Divisi Finance &  Treasury hingga  Maret  2019  yakni  sebanyak  18  orang  karyawan  yang  terdiri atas satu orang Head of Finance & Treasury , dua karyawan Departemen Plasma Finance , delapan  karyawan  Departemen Treasury ,  lima  karyawan  Departemen Finance  AP  &  AR, dan  dua  karyawan  Departemen Banking  Relations. Struktur  organisasi Divisi Finance  & Treasury PT SPL dapat dilihat pada Gambar 2.

## Menentukan Allowance Time/Waktu Kelonggaran
Pemberian  waktu  longgar  bertujuan  untuk  memberikan  waktu  berhenti  bekerja kepada  karyawan  khususnya  untuk  kebutuhan  pribadi,  menghilangkan  rasa fatigue ,  dan hambatan-hambatan  yang  tidak  dapat  dihindarkan.  Besarnya allowance  time yang digunakan  dalam  penelitian  ini  diukur  menggunakan  standar International  Labour Organization (ILO)  yang  dilihat  dari  beberapa  faktor  yakni constant  allowance yang
Eka Nurdiana Septiyani, Siti Rahmawati, Andita Sayekti
nilainya  sudah  tetap  dan  sudah  distandarisasikan  serta variable  allowance yang  nilainya tidak  tetap  dan  berdasarkan  pengamatan  langsung  secara  aktual.  Nilai allowance  time untuk karyawan pada PT SPL ditunjukkan pada Tabel 3.
Chief of Financial Officer
Secretary Business Analyst Head of Finance & Treasury Manager Plasma Finance
Senior Officer – Banking Relations Senior Officer – Finance AP & AR
Senior Officer – Treasury
Officer –
Finance AP & AR Officer – Treasury Officer – Plasma Finance Gambar 2. Struktur Organisasi Divisi Finance & Treasury PT SPL Tabel 3. Nilai Allowance Time No. Faktor Kelonggaran Persentase (%) 1 Personal Allowance 5 2 Basic Fatigue Allowance 4 3 Light Condition 0 4 Atmospheric Conditions 0 5 Close Attention 0 6 Noise Level 2 7 Mental Strain 1 8 Monotony 1 9 Tediousness 2 Total (%) 15 Sumber : International Labour Organization (ILO) (2008)

## Perhitungan Waktu Kerja Efektif
Waktu  kerja  efektif  yaitu  waktu  kerja  yang  secara  efektif  digunakan  untuk  bekerja. Waktu kerja efektif terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Perhitungan waktu kerja  efektif  dilakukan  berdasarkan  KEP/75/M.PAN/7/2004.  Hari  kerja  efektif  adalah jumlah  hari  dalam  kalender  dikurangi  hari  libur  dan  cuti,  sedangkan  jam  kerja  efektif adalah  jumlah  jam  kerja  formal  dikurangi  dengan allowance  time. PT  SPL  menerapkan waktu  kerja  8  jam  dalam  satu  hari  dan  40  jam  dalam  satu  minggu  untuk  5  hari  kerja (Senin-Jumat).  Jam  kerja  karyawan  dimulai  pukul  08.00  WIB  hingga  pukul  17.00  WIB dengan waktu istirahat selama 1 jam yakni dari pukul 12.00 WIB hingga pukul 13.00 WIB. Cuti  tahunan  yang  diterapkan  oleh  PT  SPL  berbeda  untuk  setiap  level  jabatan,  untuk jabatan Senior Officer jumlah cuti tahunan yang diberikan yaitu 18 hari dan untuk jabatan Officer jumlah cuti tahunan yang diberikan yaitu 17 hari. Sehingga perhitungan waktu kerja efektif  disesuaikan  dengan  jabatannya.  Waktu  kerja  efektif  tahun  2019  untuk  jabatan
Senior  Officer disajikan  pada  Tabel  4  dan  waktu  kerja  efektif  tahun  2019  untuk  jabatan Officer disajikan pada Tabel 5.
Tabel 4. Waktu Kerja Efektif Tahun 2019 untuk jabatan Senior Officer Perhitungan Jumlah Satuan Jumlah hari menurut kalender tahun 2019 365 Hari Jumlah hari Sabtu dan Minggu tahun 2019 104 Hari Jumlah hari libur nasional tahun 2019 16 Hari Jumlah hari cuti 18 Hari Hari kerja efektif tahun 2019 227 Hari Total hari kerja dalam jam 1816 Jam Faktor efisiensi rata-rata 85 % Total Jam efektif bekerja 1543.6 Jam/Tahun 385.9 Jam/Triwulan 128.6 Jam/Bulan 32.1 Jam/Hari 6.4 Jam/Hari 385.9 Menit/Hari Total Menit efektif bekerja 92616 Menit/tahun 23154 Menit/Triwulan 7718 Menit/Bulan 1929.5 Menit/Minggu 385.9 Menit/Hari Sumber: KEP/75/M.PAN/7/2004 Tabel 5. Waktu Kerja Efektif Tahun 2019 untuk jabatan Officer Perhitungan Jumlah Satuan Jumlah hari menurut kalender tahun 2019 365 Hari Jumlah hari Sabtu dan Minggu tahun 2019 104 Hari Jumlah hari libur nasional tahun 2019 16 Hari Jumlah hari cuti 17 Hari Hari kerja efektif tahun 2019 228 Hari Total hari kerja dalam jam 1824 Jam Faktor efisiensi rata-rata 85 % Total Jam efektif bekerja 1550.4 Jam/Tahun 387.6 Jam/Triwulan 129.2 Jam/Bulan 32.3 Jam/Hari 6.4 Jam/Hari 387.6 Menit/Hari Total Menit efektif bekerja 93024 Menit/tahun 23256 Menit/Triwulan 7752 Menit/Bulan 1938 Menit/Minggu 387.6 Menit/Hari
Sumber: KEP/75/M.PAN/7/2004

## Analisis Deskripsi Pekerjaan Divisi Finance & Treasury
Deskripsi  pekerjaan  merupakan  gambaran  tugas  dan  tanggung  jawab  suatu  jabatan yang  harus  ditetapkan  secara  jelas.  Hal  tersebut  dikarenakan  deskripsi  pekerjaan menjadi panduan  dalam  mengetahui  batas-batas  tanggung  jawab  dan  wewenang  masing-masing jabatan  serta  menjadi  standar  tugas  yang  harus  dicapai.  Tidak  ada  format  standar  dalam membuat deskripsi pekerjaan, namun uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut [14]:
1. Identifikasi  pekerjaan  atau  jabatan.  Identifikasi  pekerjaan  berisikan  informasi  terkait nama  jabatan.  Secara  keseluruhan,  dokumen  deskripsi pekerjaan  Divisi Finance  & Treasury telah  mencantumkan  nama  jabatan  pada  setiap  dokumen,  namun  terdapat ketidaksesuaian antara dokumen deskripsi pekerjaan dengan kondisi aktualnya.
2. Hubungan  tugas  dan  tanggung  jawab.  Indikator  ini  memberikan  informasi  tentang
Eka Nurdiana Septiyani, Siti Rahmawati, Andita Sayekti
perincian  tugas  dan  tanggung  jawab  secara  nyata  dan  jelas.  Dokumen  deskripsi pekerjaan Divisi Finance & Treasury telah menjelaskan tanggung jawab utama setiap jabatan  dan  dilengkapi  dengan  indikator  keberhasilan  untuk  setiap  pekerjaannya. Namun  pada  kondisi  aktual  di  lapangan,  beberapa  karyawan  masih  banyak  yang melakukan  pekerjaan  yang  bersifat non-accidental atau  pekerjaan  di  luar  tanggung jawab.  Pada  bagian  wewenang  dan  pekerjaan  berisi  informasi  terkait  dengan kewenangan  dan  prestasi  yang  harus  dicapai  oleh  setiap  pejabat.  Deskripsi  pekerjaan Divisi Finance & Treasury belum mencantumkan poin ini, standar wewenang yang ada pada divisi ini hanya bersifat lisan.
3. Syarat  Kerja.  Syarat  kerja  berkaitan  dengan  penggunaan  alat-alat,  mesin-mesin,  dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan suatu pekerjaan. Pada dokumen deskripsi  pekerjaan  Divisi Finance  &  Treasury PT  SPL  belum  mencantumkan  syarat kerja,  hal  tersebut  dikarenakan  pekerjaan  yang  dilakukan  di  divisi  ini  bersifat administratif.
4. Ringkasan  pekerjaan.  Ringkasan  pekerjaan  hendaknya  menguraikan  bentuk  umum pekerjaan  dengan  hanya  mencantumkan  fungsi-fungsi  dan  aktivitas  utamanya. Ringkasan  pekerjaan  tidak  dicantumkan  dalam  dokumen  deskripsi  pekerjaan  Divisi Finance & Treasury.
5. Penjelasan terkait  jabatan di  bawah dan di  atasnya.  Bagian  ini  memberikan  informasi terkait  hubungan  lini antara  suatu  jabatan  dengan  jabatan  diatasnya  dan  di  bawahnya. Poin  ini  cukup  penting  dalam  uraian  pekerjaan,  karena  menjadi  panduan  untuk berkoordinasi  dalam  menyelesaikan  suatu  pekerjaan.  Secara  keseluruhan,  dokumen deskripsi pekerjaan Divisi Finance & Treasury telah menjelaskan hubungan lini suatu jabatan di setiap departemen.
Jumlah  Beban  Kerja  Divisi Finance  &  Treasury berdasarkan  Hasil  Analisis  Beban Kerja  Beban  kerja  karyawan  Divisi Finance  &  Treasury dihitung  menggunakan perhitungan Full Time  Equivalent (FTE)  berdasarkan  aktivitas  unit  kerja. Pengelompokkan nilai FTE ke dalam 3 kategori dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Kategori FTE Nilai FTE Kategori FTE <1 Underload 1-1.3 Fit > 1.3 Overload Sumber: [15]
Hasil  perhitungan  FTE  masing-masing  karyawan  Divisi Finance  &  Treasury PT  SPL adalah sebagai  berikut:
Tabel 7. Beban Kerja Karyawan Divisi Finance & Treasury PT SPL Nama Posisi Kerja/Jabatan Indeks FTE Keterangan SOF 1 Senior Officer Finance AP & AR 1.63 Overload OFA 1 Officer Finance AP & AR 1.76 Overload OF 1 Officer Finance AP 1.28 Fit OF 2 Officer Finance AP 1.24 Fit OF 3 Officer Finance AP 1.28 Fit SOT 1 Senior Officer Treasury 1.23 Fit SOT 2 Senior Officer Treasury 1.23 Fit OT 1 Officer Treasury 0.81 Underload OT 2 Officer Treasury 0.98 Underload OT 3 Officer Treasury 0.96 Underload
Lanjutan Tabel 7. Beban Kerja Karyawan Divisi Finance & Treasury PT SPL Nama Posisi Kerja/Jabatan Indeks FTE Keterangan C1 Cashier 1.06 Fit ADM1 Administrator 1.08 Fit ADM2 Administrator 1.07 Fit OPF1 Officer Plasma Finance 1.87 Overload SOBR1 Senior Officer Banking Relations 1.07 Fit SOBR2 Senior Officer Banking Relations 0.65 Underload Sumber: Data Diolah (2019)
Berdasarkan Tabel 7, senior officer finance AP & AR memperoleh nilai FTE sebesar 1.63  yang  tergolong  pada  kategori overload. Besarnya  beban  kerja  yang  diterimanya tersebut  dikarenakan  adanya  pelimpahan  pekerjaan  penerimaan  dokumen  dari  salah  satu officer  finance  AP. Officer  finance  AP  &  AR memperoleh  indeks  FTE  sebesar  1.76 termasuk  dalam  kategori overload karena officer  finance  AP  &  AR mengelola  transaksi penjualan tandan buah segar (TBS), penjualan antar PT, dan pembayaran TB Plasma dari 6 anak  perusahaan.  Selain  itu  juga  karena  hanya officer  finance  AP  &  AR yang  menerima tanggung  jawab  untuk  mengelola account  receivable . Officer  finance  AP terdiri  dari  3 orang  karyawan,  dimana  setiap  karyawan  bertanggung  jawab  dengan  jumlah  perusahaan yang  berbeda. Officer  finance  AP 1  bertanggung  jawab  untuk  6  anak  perusahaan, officer finance  AP 2  bertanggung  jawab  untuk  6  anak  perusahaan,  dan  officer  finance  AP  3 bertanggung  jawab  untuk  7 anak  perusahaan. Officer  finance AP  1, officer  finance  AP 2, dan officer  finance  AP 3  memperoleh  kategori fit .  Hal  tersebut  menunjukkan  bahwa pekerjaan yang diterima oleh officer finance AP sudah terdistibusi dengan rata, meskipun pada  kondisi  riil  nya  setiap  karyawan  memiliki  kemampuan  dan  kecepatan  yang  berbeda dalam menyelesaikan tugas.
Jabatan senior  officer  treasury hingga  Maret  2019  diduduki  oleh  dua  orang. senior officer  treasury 1  dan senior  officer  treasury 2  memperoleh  nilai  FTE  sebesar  1.23  dan tergolong  ke  dalam  beban  kerja fit atau  normal.  Artinya senior  officer  treasury 1  dan  2 dapat  mengerjakan  seluruh  pekerjaannya  dengan  baik.  Pada  saat  penelitian  berlangsung, senior  officer  treasury 1  akan  dirotasi  ke  Departemen Tax pada  April  2019,  sehingga senior  officer  treasury 2  yang  sebelumnya  menduduki  jabatan officer  treasury diminta untuk membantu menyelesaikan tugas serta menggantikan posisi senior officer treasury 1 pada April 2019.
Officer  treasury terdiri  dari  3  orang  karyawan  yang  menerima  tanggung  jawab mengelola  pembayaran  dari  setiap  perusahaan  yang  dipegangnya. Officer  treasury 1 bertanggung jawab memegang 10 anak perusahaan, officer treasury 2 bertanggung jawab memegang  12  anak  perusahaan,  dan  officer  treasury  3  bertanggung  jawab  memegang  9 anak perusahaan. Hasil perhitungan FTE menunjukkan bahwa officer treasury 1, 2, dan 3 tergolong  ke  dalam  beban  kerja underload .  Hal  ini  dikarenakan  terdapat  pekerjaan  yang dilakuk  satu  bulan  sekali  yakni  pembayaran  perencanaan  dana  operasional  (PDO)  dan rekonsiliasi bank.
Perhitungan beban kerja menggunakan metode FTE pada cashier menghasilkan nilai FTE  sebesar  1.06  yang  tergolong  pada  kategori  beban  kerja fit atau  normal . Artinya cashier dapat mengerjakan seluruh pekerjaannya dengan baik. A dministrator terdiri dari 2 orang  karyawan  yang  memiliki  beban  kerja fit atau  normal.  Hal  tersebut  ditunjukkan dengan  perolehan  nilai  FTE  sebesar  1.08  untuk administrator 1  dan  sebesar  1.07  untuk administrator 2.  Pekerjaan  yang  diberikan  kepada administrator terdistribusi  dengan  rata dan  masih  dalam  batas  kemampuan  untuk  dikerjakan  oleh  keduanya,  meskipun administrator 1  mendapatkan  pekerjaan  tambahan  berupa  melakukan scan dan mengarsipkan rekonsiliasi bank.
Eka Nurdiana Septiyani, Siti Rahmawati, Andita Sayekti
Officer  Plasma  Finance memperoleh  nilai  FTE  sebesar  1.87  yang  tergolong  ke dalam  beban  kerja overload. Berdasarkan  hasil  wawancara,  pekerjaan  yang  berlebih tersebut  disebabkan  karena  adanya  pelimpahan  pekerjaan  dari  karyawan officer  plasma finance yang  mengundurkan  diri  pada  tahun  2018.  Selain  itu  juga  adanya  penambahan pekerjaan  berupa  melakukan  rekap  dokumen  masuk  ke  dalam  catatan  plasma,  membuat slip pembayaran, dan melakukan proses pembayaran ke Bank.

## Jumlah Tenaga Kerja Optimal Divisi Finance & Treasury
Perhitungan analisis beban kerja menghasilkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk  menyelesaikan  beban  kerja  tersebut  [8].  Jumlah  aktual  pegawai  pada middle management dan first  line  management Divisi Finance  &  Treasury berjumlah  16  orang. Kebutuhan  jumlah  pegawai  optimal  yaitu  sebesar  18  orang,  sehingga  memerlukan penambahan  jumlah  pegawai  sebanyak  2  orang.  Penambahan  pegawai  diperlukan  pada jabatan officer finance AP & AR sebanyak 1 orang dan officer plasma finance sebanyak 1 orang.  Namun,  penambahan  pegawai  tersebut  menjadi  alternatif  terakhir  bagi  perusahaan dalam memenuhi jumlah pegawai optimal.
Perusahaan dapat melakukan alternatif lain berupa manpower planning yakni dengan melakukan job  sharing atau  pembagian  kerja officer  finance  AP  &  AR kepada officer finance AP yang memiliki ruang lingkup dan tingkat pekerjaan yang sama dalam pekerjaan tersebut  atau  melakukan work  simplification yakni  penyederhanaan  pekerjaan  dengan membuat  setiap  komponen  pekerjaan  menjadi  produktif.  Solusi  untuk  mengatasi penambahan  pegawai  pada  jabatan officer  plasma  finance, perusahaan  dapat  melakukan job  engineering dengan  menggabungkan  beberapa  pekerjaan  menjadi  satu  dan  dapat melakukan  pendelegasian  tugas  kepada  jabatan  lain  yang  memiliki  ruang  lingkup pekerjaan  yang  sama.  Selain  itu  juga  dapat  dilakukan  pengkajian  ulang  terkait  dengan tanggung jawab utama jabatan ini.Rekapitulasi kebutuhan karyawan untuk tiap-tiap jabatan pada setiap departemen pada Divisi Finance & Treasury ditunjukkan pada Tabel 8.
Tabel 8. Rekapitulasi Kebutuhan Karyawan Divisi Finance & Treasury
No Jabatan Kondisi Eksisting tahun 2019 Nilai FTE Kategori Beban Kerja Kebutuhan pegawai Pembulatan kebutuhan dan hasil ABK Gap 1 Senior Officer Finance AP & AR 1  1.63 1.3 1.25 1 0 2 Officer Finance AP  & AR 1  1.76 1.3 1.35 2 +1 3 Officer Finance AP (1) 1  1.28 1.3 0.98 1 0 4 Officer Finance AP ( 2) 1  1.24 1.3 0.95 1 0 5 Officer Finance AP (3) 1  1.28 1.3 0.98 1 0 6 Senior Officer Treasury (1) 1  1.23 1.3 0.95 1 0 7 Senior Officer Treasury (2) 1  1.23 1.3 0.95 1 0 8 Officer Treasury (1) 1  0.81 1.3 0.62 1 0 9 Officer Treasury (2) 1  0.98 1.3 0.75 1 0 10 Officer Treasury (3) 1  0.96 1.3 0.74 1 0 11 Cashier 1  1.06 1.3 0.82 1 0 12 Administrator (1) 1  1.08 1.3 0.83 1 0 13 Administrator (2) 1  1.07 1.3 0.82 1 0 14 Officer Plasma Finance 1  1.87 1.3 1.44 2 +1 15 Senior Officer Banking Relations (1) 1  1.07 1.3 0.82 1 0 16 Senior Officer Banking Relations (2) 1  0.65 1.3 0.50 1 0 Sub Total 16 18 2
Keterangan: (+): Menambah pegawai

## Implikasi Manajerial
Berdasarkan  hasil  analisis  beban  kerja,  peneliti  memberikan  rekomendasi  kepada perusahaan berupa implikasi manajerial secara terperinci pada Gambar 3 berikut.

## Gambar 3. Implikasi Manajerial
Analisis beban  kerja pada karyawan Divisi Finance & Treasury menunjukkan hasil beban  kerja overload dan underload .  Beban  kerja overload terdapat  pada  jabatan senior officer finance AP & AR, officer finance AP & AR, dan officer plasma finance. Beban kerja underload terdapat  pada  jabatan senior  officer  banking  relations dan officer  treasury. Beban  kerja overload dan underload menyebabkan  terjadinya  penurunan  kepuasan  kerja, kelelahan,  emosional,  kecemasan,  dan  juga  masalah  kesehatan.  Oleh  karena  itu,  peneliti memberikan  rekomendasi  kepada  Divisi Finance  &  Treasury berupa  program-program yang  dapat  diterapkan  untuk  mengatasi  beban  kerja  tersebut.  Peneliti  memberikan rekomendasi untuk mengurangi beban kerja overload berupa (1) pendelegasian wewenang atau share  leadership yang  dapat  diterapkan  untuk senior  officer  treasury dengan memberikan wewenang kepada middle management yang mempunyai ruang lingkup kerja yang  sama;  (2)    menetapkan  prioritas  utama  pada  pekerjaan  dan  mengurangi  tugas-tugas tambahan; dan (3) menerapkan strategi buy atau merekrut karyawan dari departemen lain di  PT  SPL  yang  masih  dalam  satu  ruang  lingkup  pekerjaan  untuk  membantu  pekerjaan officer  finance  AP  &  AR serta officer  plasma  finance. Untuk  mengurangi  beban  kerja underload ,  peneliti  memberikan  rekomendasi  berupa  (1)  pemberian  tugas  tambahan  atau special  assignment kepada senior  officer  banking  relations; (2) job  enlargement secara horizontal  dengan  menambah  pekerjaan  baru  yang  serupa;  dan  (3) build  talent melalui pelatihan  “ Budgeting  practice  and  cashlow  forecasting  technique ”  untuk  jabatan officer treasury .  Penerapan  program-program  tersebut  diharapkan  menghasilkan  keseimbangan beban  kerja  yang  diterima  pada  masing-masing  pegawai  serta  dapat  meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi kerja  pegawai Divisi Finance & Treasury PT SPL [16].

## KESIMPULAN
Beban kerja karyawan pada Divisi Finance & Treasury PT SPL berdasarkan analisis beban  kerja  adalah  sebesar  25%  atau  4  orang  karyawan  memiliki  beban  kerja  rendah ( underload ), 56.25% atau 9 orang karyawan memiliki beban kerja normal ( fit ), dan 18.75% atau 3 orang karyawan memiliki beban kerja berlebih ( overload ). Jumlah kebutuhan tenaga kerja optimal pada Divisi Finance & Treasury PT Sawit Permai Lestari pada level middle management dan first-line  management adalah  sebanyak  18  orang  dimana  terdapat  2 jabatan yang memerlukan penambahan tenaga kerja yaitu pada jabatan Officer Finance AP & AR dan Officer Plasma Finance masing-masing sebanyak 1 orang.
Eka Nurdiana Septiyani, Siti Rahmawati, Andita Sayekti

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  BPS, “Statistik Kelapa Sawit Indonesia 2017.” BPS Jakarta, 2017.
[2]  V.  Rivai, Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  untuk  Perusahaan .  Jakarta:  PT Rajagrafindo Persada, 2004.
[3]  M. Meldona dan S. Siswanto, Perencanaan tenaga kerja: tinjauan integratif . Malang: UIN-Maliki Press, 2012.
[4]  L.  Widodo,  I.  W.  Sukania,  dan  R.  Angraeni,  “Analisis  Beban  Kerja  dan  keluhan Subjektif  Pekerja  serta  Usulan  Perbaikan  pada  Proses  Pembuatan  Batako,” Jurnal Ilmiah Teknik Industri , vol. 5, no. 3, hlm. 179–190, 2017.
[5]  K. Kasmir, Manajemen Sumber Daya Manusia: Teori Dan Praktik . Jakarta: Rajawali Press, 2016.
[6]  B.  Djohanputro, Restrukturisasi  Perusahaan  Berbasis  Nilai :  Strategi  Menuju Keunggulan Bersaing . Jakarta: PPM, 2004.
[7]  C. L. Cordes dan T. W. Dougherty, “A Review and an Integration of Research on Job Burnout,” Academy of Management Review , vol. 18, no. 4, hlm. 621–656, 1993, doi: https://doi.org/10.5465/amr.1993.9402210153.
[8]  L.  H.  Pranoto  dan  R.  Retnowati, Analisis  Beban  Kerja  Sumber  Daya  Manusia . Jakarta: PPM, 2015.
[9]  M.  Mayasari  dan  A.  Gustomo,  “Workload  Analysis  on  CV.  SASWCO  Perdana,” Journal of Business and Management , vol. 3, no. 6, hlm. 673–681, 2014.
[10] Kencana Agri Limited, “Sustainability Report 2017,” Kencana Agri Limited, Jakarta, 2017.
[11] Kencana Agri Limited, “Annual Report Kencana Agri Limited 2017,” Kencana Agri Limited, Jakarta, 2017.
[12] B.  Aprinto  dan  F.  A.  Jacob, Pedoman  lengkap  profesional  SDM  Indonesia .  Jakarta: PPM, 2015.
[13] Z.  A.  Yasmin  dan  S.  Ariyanti,  “Analisis  Beban  Kerja  pada  Maintenance  BD-Check dengan  Metode  Full  Time  Equivalent,” Jurnal  Ilmiah  Teknik  Industri ,  vol.  6,  no.  1, hlm. 55–62, 2018.
[14] H.  M.  S.  P.  Hasibuan, Manajemen  Sumber  Daya  Manusia .  Jakarta:  Bumi  Aksara, 2003.
[15] T.  Tridoyo  dan  S.  Sriyanto,  “Analisis  Beban  kerja  dengan  Metode  Full  Time Equivalent  untuk  Mengoptimalkan  Kinerja  Karyawan  pada  PT  Astra  International Tbk-Honda  Sales  Operation  Region  Semarang,” Industrial  Engineering  Online Journal ,  vol.  3,  no.  2,  Art.  no.  2,  2014,  Diakses:  Apr  21,  2021.  [Daring].  Tersedia pada: https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/ieoj/article/view/5602.
[16] D.  Belias  dan  D.  Sklikas,  “Aspects  of  Job  Design,” International Journal  of  Human Resource Management and Research (IJHRMR) , vol. 3, no. 4, hlm. 85–94, 2013.