## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.6 No.1, Februari 2021, pp. 51-57 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 51

## Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan Pasien Rawat Jalan Peserta BPJS di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan
Yeyi Gusla Nengsih
Dosen D-4 Manajemen Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRAK Article history: Received Jan 04, 2021 Revised Feb 18, 2021 Accepted Feb 20, 2021 Outpatient care is a service intended for patients to seek treatment or other needs without having to stay in the hospital inpatient room. The outpatient registration site starts from the patient registration until the patient  receives  service.  Based  on  the  survey,  it  was  found  that  if BPJS patients did not complete the requirements such as photocopies of ID cards and family cards, referral letters, photocopies of SKP and photocopies  of  BPJS  cards  in  a  day,  these  patients  would  not immediately  receive  further  services.  Imelda  Indonesia  Hospital Medan workers do not have a special registration procedure so that it is still difficult to trace medical record documents in the filling room and  also  distribution  of  medical  record  documents  to  polyclinics  is still  very  long.  This  causes  BPJS  patient  services  not  immediately fulfilled.  The  research  objective  was  to  determine  the  flow  of outpatient  procedures  for  BPJS  participants.  The  research  was conducted  on  Monday  to  Thursday  08.00  -  11.00  WIB  and  every Friday  to  Saturday  09.00  -  11.00  WIB  for  1  week.  This  type  of research  is  descriptive  with  the  population  in  this  study,  namely participants  of  outpatient  health  BPJS  and  the  object  of  research  at the  Imelda  Indonesia  Workers  Hospital,  Medan.  The  instruments used  were  interviews  and  direct  field  observations.  Based  on  the results  of  the  study,  it  shows  that  the  flow  and  procedures  of  BPJS participants  are  in  accordance  with  standard  operating  procedures (SOP).
Keywords:
Procedure Flow Outpatient BPJS This is an open access article under the CC BY-SA license.

## Corresponding Author:
Yeyi Gusla Nengsih, Dosen Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: yeyigusla22@mail.com

## 1. PENDAHULUAN
Menurut  Undang-undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009  Rumah  Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Sedangkan fungsi dari Rumah Sakit itu sendiri adalah penyelenggaraan  pengobatan  dan  pemulihan  untuk  pasien  sesuai standart operasional prosedur rumah sakit sehingga  memerlukan  manajemen  yang  baik dalam pengelolaannya agar mendapatkan citra yang baik kepada masyarakat terhadap rumah sakit.
52
Menurut (Shofiana dkk, 2019) dalam artikel yang berjudul “Analisis Proses Pelayanan Pendaftaran  Pasien  di  Puskesmas  Jatisrono  I  Kabupaten  Wonogiri”  mengemukakan tentang rawat jalan adalah penyelenggaran pelayanan pasien untuk berobat atau keperluan lain  tanpa  menginap  di  rumah  sakit  dan  itu  merupakan  salah  satu  tanggung  jawab  rumah sakit untuk mengatur pendaftaran dan penerimaan pasien yang akan dirawat jalan.
Alur prosedur pelayanan di setiap rumah sakit berbeda-beda tergantung dari prosedur dan  kebijakan  masing-masing  rumah  sakit  khususnya  pasien  BPJS.  Pasien  BPJS  akan dilayani  oleh  pihak  rumah  sakit  apabila  telah  memenuhi  segala  persyaratan  yang ditetapkan rumah sakit itu sendiri yang dikemukakan oleh (Arief , 2009) dengan buku yang berjudul “Metodologi Penelitian Untuk Ilmu Kesehatan”.
Bagian  TPPRJ  melayani  pasien  dimulai  dari  pendaftaran  hingga  pasien  mendapatkan pelayanan.  Berdasarkan  survey  terdahulu  diketahui  bahwa  jika  pasien  BPJS  tidak melengkapi persyaratan seperti foto  copy KTP dan KK, surat rujukan, foto copy SKP dan foto  copy  kartu  BPJS  dalam  sehari  maka  pasien  tersebut  tidak  segera  mendapatkan pelayanan  lebih  lanjut.  Hal  ini  menyebabkan  pasien  BPJS  mengalami  kesulitan  dalam pendaftaran rawat jalan  yang berakibat tertundanya pelayanan atau tidak segera terpenuhi (Arief, 2009).
Di Indonesia pada tanggal 1 Januari 2014 telah didirikan suatu Badan Penyelenggara Jaminan Sosial  Kesehatan  yang selaras dengan tujuan Organisasi  Kesehatan  Dunia dalam mengembangkan  jaminan  kesehatan  untuk  semua  penduduk.  BPJS  Kesehatan  ini merupakan  badan  hukum  yang  dibentuk  untuk  menyelenggarakan  program  kesehatan (Peraturan BPJS Kesehatan Nomor 1).
BPJS  Kesehatan  harus  memahami  kebutuhan  pelayanan  kesehatan  masyarakat  yang dilayaninya  dalam  menentukan  cara  yang  paling  efektif  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan  bermutu.  Zeithaml  et  al  (dalam  Rangkuti,  2006)  menyatakan  bahwa  pelayanan yang  bermutu  berbentuk  dari  lima  dimensi Service  Quality ( Serqual )  yaitu,  Kehandalan, daya tangkap, jaminan empati dan bukti fisik (Rangkuti, 2006).
BPJS adalah bentuk bantuan sosial untuk pelayanan kesehatan bagi yang tidak mampu serta  peserta  lainnya  dengan  iuran  peserta  dibayar oleh  pemerintah  yang  diselenggarakan secara  nasional  dalam  rangka  mewujudkan  pelayanan  kesehatan  yang  menyeluruh  bagi masyarakat  miskin.  Upaya  melaksanakan  program  BPJS  harus  mengikuti  prinsip-prinsip penyelenggaraan  yang  telah  diatur  dalam  UU  SJSN  No  40 Tahun  2004.  Oleh  karena  itu, diharapkan  kontribusi  dan  peranan  pihak  terkait,  Puskesmas  serta  jajarannya,  balai-balai kesehatan  dan  organisasi  kemasyarakatan  termasuk  lembaga-lembaga  swadaya masyarakat,  pemerintah  pusat  dan  daerah  untuk  membantu  kelancaran  program  BPJS  ini (Rangkuti, 2006).
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
A. Deskripsi Alur dan Prosedur Pelayanan
Menyiapkan  formulir  dan  catatan  serta  nomor  rekam  medis  yang  diperlukan  untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang diperlukan yaitu :
1. Kartu Indeks Utama Pasien
2. Kartu Identitas Berobat
3. Formulir berkas rekam medis yang telah diberi nomor (formulir RM 1 – RM7)
a) RM 1 : Ringkasan Riwayat Poliklinik
b) RM 2 : Catatan Poliklinik
c) RM 3 : Lembar Konsultasi
d) RM 4 : Lembar Persetujuan Tindakan Medis
e) RM 5 : Hasil Lab
f) RM 6 : Salinan Resep
53
g) RM 7 : Biling Pembayaran
B. Prosedur Pelayanan Pasien Baru BPJS
1. Pasien datang
2. Petugas pendaftaran menanyakan tujuan poliklinik yang dibutuhkan pasien
3. Petugas  pendaftaran  meminta  identitas  pasien  (Kartu  BPJS, foto  copy KTP, foto copy KK, foto copy pengantar dari puskesmas)
4. Mencatat setiap penggunaan nomor rekam kedalam buku catatan
5. Mencatat identitas pasien berdasarkan kartu BPJS ke dalam formulir rekam medis
6. Mencatat  identitas  pasien  pada  buku  registrasi  pendaftaran  serta  penggunaan formulir
7. Syarat Kelengkapan BPJS ditempelkan pada dokumen rekam medis pasien
8. Menyerahkan KIB kepada pasien
9. Mengarahkan pasien untuk menunggu sesuai poliklinik yang dibutuhkan
10. Mencatat identitas pada buku ekspedisi TPPRJ
11. Kemudian dokumen rekam medis diberikan dan ditandatangani oleh petugas URJ 12. Membawa kembali buku ekspedisi ke TPPRJ
13. Menyimpan KIUP pada ruang filing berdasarkan sistem penjajaran alphabetic 14. Menerima laporan SHRJ dari URJ
C. Prosedur Pelayanan Pasien Lama BPJS
1. Pasien datang
2. Petugas  pendaftaran  meminta  identitas  pasien  (Kartu  BPJS, foto  copy KTP,  foto copy  KK, foto copy pengantar dari puskesmas)
3. Meminta KIB pasien
4. Nomor rekam medis dicatat berdasarkan KIUP pada tracer
5. Melengkapi  dokumen  rekam  medis  kemudian  menempelkan  semua  kelengkapan BPJS pada dokumen pasien
6. KIB diserahkan kepada pasien
7. Mengisi buku ekspedisi TPPRJ
8. Mendistribusikan  dokumen  rekam  medis  bersamaan  dengan  pasien  ke  poliklinik menggunakan buku ekspedisi TPPRJ
9. Dokumen  pasien  diserahkan  ke  URJ  dan  kemudian  ditanda  tangani  oleh  petugas URJ
10. Membawa kembali buku ekspedisi ke TPPRJ
11. Menerima laporan SHRJ dari URJ

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Dalam  penelitian  ini  metode  yang  digunakan  adalah  metode  deskriptif  dan  obyek penelitiannya adalah alur prosedur pelayanan pasien rawat jalan peserta BPJS di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan.
B. Instrumen Penelitian
1. Pedoman Wawancara Pedoman  wawancara  adalah  sekumpulan  daftar  pertanyaan  yang  digunakan  peneliti untuk  bertanya  secara  langsung  kepada  narasumber  untuk  memperoleh  data  atau informasi mengenai alur prosedur pelayanan pasien rawat jalan.
2. Pedoman Observasi
Pedoman  observasi  yaitu  sekumpulan  daftar  jenis  kegiatan  yang  akan  diamati nantinya untuk mendapatkan data berupa :
a. Pelaksanaan alur prosedur pelayanan
54
b. Jenis formulir dan buku catatan yang digunakan dalam pendaftaran
c. Persyaratan pendaftaran

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
Tempat  pendaftaran  pasien  merupakan  tempat  awal  pelayanan  rumah  sakit  yang dibuka  setiap  hari  senin  s/d  kamis  dari  jam  08.00  –  11.00  WIB  dan  setiap  hari  jumat  s/d sabtu  dari  jam  09.00  –  11.00  WIB.  Tempat  pendaftaran  terdiri-dari  2  loket  yaitu  loket pertama untuk pendaftaran pasien BPJS dan loket kedua untuk pendaftaran pasien umum. Adapun  jumlah  petugas  pendaftaran  terdiri-dari  3  petugas  yaitu  petugas satu bertugas dalam  entry  identitas  pasien  baru  dan  pasien  lama  ke  sistem  database  komputer,  petugas kedua bertugas  sebagai  pengelompokkan  dokumen  rekam  medis  sesuai  poliklinik  yang dituju, petugas ketiga bertugas sebagai penyimpanan dokumen rekam medis. Penelitian ini berdasarkan data-data yang  mencakup tentang alur prosedur  pelayanan pasien rawat jalan sebagai berikut :
1. Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Baru Peserta BPJS
a) Pasien datang
b) Petugas pendaftaran meminta identitas pasien untuk melengkapi data seperti :
(1) Kartu BPJS asli
(2) Foto copy KTP
(3) Foto copy KK
(4) Surat rujukan dari puskesmas
(5) Foto copy kartu BPJS
(6) Foto copy akta kelahiran
c) Apabila  persyaratan  sudah  lengkap  maka  petugas  PPATRS  menerbitkan  Surat Keabsahan Peserta yang dibubuhi stempel dan tanda tangan asli
d) Petugas  PPATRS  menyerahkan  persyaratan  peserta  BPJS  serta  formulir  bukti pembayaran  dan  Surat  Keabsahan  Peserta  kepada  petugas  pendaftaran  untuk  di entry ke sistem komputer
e) Petugas pendaftaran mengentry data meliputi :
(1) Nama pasien
(2) Nomor rekam medis
(3) Hari/tanggal/jam
(4) Umur pasien
(5) Jenis kelamin
(6) Pekerjaan
(7) Agama
(8) Alamat lengkap
(9) Kliniki yang dituju
(10) Nama keluarga (nama ayah dan nama ibu) atau (nama istri dan nama suami)
f) Petugas  pendaftaran  mencetak  lembar  ringkasan  riwayat  poliklinik  kemudian mencatat identitas pasien pada Kartu Identitas Berobat
g) Setelah selesai maka petugas melakukan kegiatan :
(1) Menjumlahkan kunjungan pasien baru BPJS pada hari tersebut
(2) Mencocokkan jumlah pasien di tempat pendaftaran dan dikasir rawat jalan
(3) Berkas dikembalikan ke ruang filing
2. Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Lama Peserta BPJS
a) Pasien datang
b) Petugas pendaftaran meminta identitas pasien untuk melengkapi data seperti :
55
(1) Kartu BPJS asli
(2) Foto copy KTP
(3) Foto copy KK
(4) Surat rujukan dari puskesmas
(5) Foto copy kartu BPJS
(6) Foto copy akta kelahiran
c) Apabila  persyaratan  sudah  lengkap  maka  petugas  PPATRS  menerbitkan  Surat Keabsahan Peserta yang dibubuhi stempel dan tanda tangan asli
d) Petugas  PPATRS  menyerahkan  persyaratan  peserta  BPJS  serta  formulir  bukti pembayaran  dan  Surat  Keabsahan  Peserta  kepada  petugas  pendaftaran  yang bertugas di ruang filing
e) Petugas melakukan pencarian dokumen sesuai nomor rekam medis
f) Petugas pendaftaran mengentry data pasien kedalam sistem komputer
g) Setelah selesai maka petugas melakukan kegiatan :
(1) Menjumlahkan kunjungan pasien baru BPJS pada hari tersebut
(2) Mencocokkan jumlah pasien di tempat pendaftaran dan dikasir rawat jalan
(3) Berkas dikembalikan ke ruang filing
3. Jenis Formulir dan Buku Catatan
a) Kartu Identitas Berobat yang berisi data lengkap pasien yang diisi langsung oleh petugas pendaftaran kemudian diserahkan kepada pasien
b) Lembar  ringkasan  riwayat  poliklinik  yang  berisi  nama,  alamat,  umur,  jenis kelamin, nomor rekam medis, poliklinik yang akan dituju dan di diagnosis.
c) Formulir bukti pembayaran yang berisi nama pasien, alamat, tanggal lahir, berat badan,  tinggi  badan,  nomor  rekam  medis,  kode  ICD-10,  diagnosis  pemeriksaan, tindakan,  kode  ICD-9-CM,  tanggal  verifikasi,  nama  verifikator,  tanda  tangan verifikator dll.
d) Surat Keabsahan Peserta yang berisi nomor kartu BPJS, nomor Surat Keabsahan Peserta, identitas kunjungan serta tanda tangan petugas PPATRS.

## 3.2 Pembahasan Alur Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Alur  prosedurnya  sudah  sesuai  dalam  pelaksanaannya  yaitu  apabila  berkas  pasien tidak  ditemukan  maka  untuk  menelusuri  berkas  itu  kembali  sangatlah  sulit  karena digunakan  buku  ekspedisi.  Buku  ekspedisi  itu  digunakan  untuk  membawa  berkas  ke poliklinik  yang  dituju  dan  mengembalikan  kembali  ke  poliklinik  setelah  pasien mendapatkan pelayanan.
Pendistribusian  dokumen  masih  terlalu  lama  sehingga  menghambat  pelayanan  pasien yang  dikarenakan  petugas  poliklinik  belum  menerima  dokumen  pasien  dari  petugas pendaftaran. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas yaitu kurangnya jumlah petugas pendaftaran  mengakibatkan  tidak  digunakannya  buku  ekspedisi  serta  pendistribusian dokumen  yang  terlalu  lama.  Apabila  penggunaan  buku  ekspedisi  dilaksanakan  maka dianggap kurang efektif, karena proses pendaftaran pasien akan terlalu lama.
Menurut  (Rangkuti,  2006),  Alur  Pelayanan  Rawat  Jalan  adalah  proses  urutan pelayanan  pasien  di  rumah  sakit  sesuai  dengan  kebutuhan  pasien  berdasarkan  ketentuan yang  berlaku.  Dalam  dimensi  ini,  pemberi  jasa  dituntut  untuk  menyediakan  jasa  yang mudah  dipahami.  Jasa  yang  diberikan  jangan  sampai  mengalami  kegagalan,  dengan  kata lain jasa tersebut selalu baik. Menurut asumsi peneliti bahwa ada kaitan antara teori dengan pendapat  pakar,  bahwasannya  alur  pelayanan  rawat  jalan  mayoritas  baik,  dilihat  dari kuesioner  yang  menilai  BPJS  Kesehatan  memberikan  pelayanan  rawat  jalan  yang memuaskan.
56
Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik  Indonesia  Nomor  35  tahun  2012  tentang  Pedoman  Penyusunan  Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah, Standar Operasional Prosedur pendaftaran pasien  baru  rawat  jalan  jaminan  BPJS,  termasuk  jenis  SOP  teknis,  karena  pelaksanannya dalam  kesatuan  tim  dan  berisi  langkah-langkah  rinci  dalam  pelaksanaan  kegiatan.  Dalam pelaksanaan masih ada 3 tahapan dalam prosedur tersebut yang belum dilaksanakan secara maksimal. Hal ini kemudian dikonfirmasi kepada informan kunci, didapatkan bahwa untuk prosedur  nomor  6  masih  ada  3  yang  belum  sesuai  itu  dilakukan  ketika  nomor  antrian kosong  atau  tidak  penuh  maka  pasien  dapat  langsung  mendaftar.  Nomor  7  sebaiknya dibuatkan pembuatan SEP dahulu supaya terlihat jenis pasien BPJS PBI dan non PBI atau pengecekan kartu BPJS apakah masih aktif atau belum bayar iuran bisa terlihat kemudian dilakukan  pendaftaran  ke  bagian billing sehingga  pendaftaran  lebih  efektif  dan  efisien, kemudian  untuk  permasalahan  nomor  8  itu  memang  tidak  selalu  dicetak  kartu  berobat karena selalu hilangpada saat didistribusikan menuju poliklinik yang dituju.

## Jenis Formulir dan Buku Catatan
Buku  dan  formulir  yang  digunakan  dipendaftaran  pasien  rawat  jalan  yaitu  surat keputusan Menteri Kesehatan Nomor 686/MENKES/SK/2010 tanggal 2 juni  2010 tentang pedoman  Badan  Penyelenggaraan  Jaminan  Kesehatan  (BPJS)  yang  dikeluarkan  oleh Kementerian  Kesehatan  RI.  Yang  mana  menjadi  kelengkapan  persyaratan  pasien  rawat jalan  yaitu  foto  copy  kartu  BPJS,  foto  copy  KTP  dan  KK  dan  surat  rujukan  untuk mendapatkan  SKP  yang  berisikan  nomor  kartu  BPJS,  nama,  tanggal  lahir,  jenis  kelamin dan  alamat  asal  pasien  yang  dibubuhi  dengan  stempel,  nama  dan  tanda  tangan  petugas PPATRS.  Hal  ini  sesuai  dengan  teori  bahwa  kartu  BPJS/identitas  kepesertaan  dibawa keloket  PPATRS  untuk  diverifikasi  kelengkapannya  dan  selanjutnya  dikeluarkan  Surat Keabsahan Peserta oleh petugas PPATRS.

## 4. KESIMPULAN
Alur  prosedur  pelayanan  pasien  sudah  sesuai  dengan  standar  operasional  prosedur (SOP) rawat jalan. Akan tetapi, apabila  data-data pasien  lama rawat jalan tidak ditemukan diruang  filing  serta  pendistribusian  dokumen  juga  masih  lama  maka  akan  menyebabkan pelayanan poliklinik terhambat dan pasien menunggu terlalu lama.

## REFERENCES
Arief,  M.  (2009).  “Pengantar  Metodologi  Penelitian  Untuk  Ilmu  Kesehatan”. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Hal 53-4.
Arikunto,  S.  (2006).  “Prosedur  Penelitian  Suatu  Pendekatan  Praktik”. Jakarta:  Rineka Cipta. Hal 23.
Depdiknas. (2008). “Kamus Besar Bahasa Indonesia”. Jakarta: PT Gramedia.
Depkes,  RI.  (1991).  “Petunjuk  Teknik  Penyelenggaraan  Rekam  Medis”. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Hal 3.
Kemenkes,  RI.  (2010).  “Pedoman  Pelaksanaan  Jaminan  Kesehatan  Masyarakat  2010”. Jakarta : Kemenkes RI, Hal 1.
57
Nengsih, Y.G (2020). “Sistem Antrian Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Menggunakan Model  Multi  Channel  Dengan  Pola  Poisson”. Jurnal  Ilmiah  Perekam  dan  Informasi Kesehatan Imelda, Vol. 5 No. 2 Hal. 121-131.
Nengsih, Y.G  (2020). “Sistem Informasi Penjualan Jilbab Pada Toko Karunia Bukittinggi Dengan  Bahasa  Pemrograman  PHP  dan  My  SQL”. Jurnal  Pendidikan  Teknologi Informasi (JUKANTI), Vol. 3 No. Hal. 1 21-28.
Prasasti, T.I. (2017). “Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis Pasien di RSUD Prijonegoro Sragen”. Jkesvo, Vol. 2 No. 1 Hal. 23-30.
Shofiana,  B.N  dkk  (2019).  “Analisis  Proses  Pelayanan  Pendaftaran  Pasien  di  Puskesma Jatisrono  I  Kabupaten  Wonogiri”. Jurnal  Kesehatan  Masyarakat,  Vol.  7  No.  1  Hal. 102-112.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Yeyi Gusla Nengsih, Gelar Sarjana diperoleh dari Universitas Putra Indonesia YPTK Padang, Jurusan Ilmu Komputer pada Tahun 2017. Magister Ilmu Komputer diperoleh dari Universitas Putra Indonesia YPTK Padang pada Tahun 2018. Saat ini aktif sebagai pengajar di Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan Universitas Imelda Medan.