Annisa Kesy Garside'
ABSTRACT
A cigarete company, PT. Djagung Padi often got fouble or problem in distribution their product especially in acuracy of product delivery that cause lost sale. One of method that can be used to make a good delivery schedule is using Distribution Requirement Planning. lt makes the information of delivery schedule from factory to  distribution or from distributor to company can be  fastly  done and  have high  accuracy.  It  means that  the  company need a  Information Management System ( SIM ). This research's aims in to  design SIM  and DRP in PT. Djagung Padi using these method (system) the factory can save holding cost lack of product cost of Djagung Padi product as
Djagung Padi "hijau" and Djagung Padi "kuning" from Rp 1.782.900,00 to Rp 867.300,00 for a
month and no more lack of product in distribution system.
Key Wonls : Informnion  Menagement Slstunt, DRP

## PENDAHULUAN
Perusalaan Rokok "Djagung Padi" Malang sebagaimana perusahaan lain tentu saja  memiliki  tujuan  dalam operasinya. dirnana  salah  satunya  adalah  untuk memperoleh  keuntungan  yang  optimal sesuai dengan target yang diletapkan. Untuk mencapai  tujuan  tersebut  maka  perlu beberapa usaha dan  salah satunya adalah pengaturan sistem distribusi dengan baik. Dalam usahanya menyalurkan hasil
produksinya, perusahaan perlu menentukan terlebih dahulu daerah pemasaran yang akan dituju. Sampai saat ini  daerah pemasaran rokok  kretek cap Djagung Padi Hijau  dan Djagung Padi Kuning yang mempakan hasil produksi Perusahaan Rokok "Djagung Padi" adalah Blilar.  Pasuruan, Lumajang dan
Malang.. Dalam proses pendistribusian hasil produknya, perusahaan  sering kali menghadapi keterlambatan pengiriman rokok  sehingga kebutuhan konsumen tidak terpenuhi. Hal ini  terjadi karena perusahaan ini  tidak  memitiki sistem pendistribusian yang  baik  yang  dapat  mendistribusikan produk  secara  tepat  sehingga  dapat mencegah  terjadinya  kelebihan  dan kekurangan  dalam  hal pengiriman produknya.
Dalam  penelitian  ini akan mencoba menggunakan  Distribution Requirement  Planning  (DRP) untuk membuat jadwal distribusi atau pengiriman rokok dari gudang menuju distributor. Agar penerapan metode  DRP  tersebut  efektif maka akan dirancang suatu sistem informasi berbasis  komputer  untuk  Distribution
') Dorcn Jnann  Teknik I  utti  Fakuhat Teknik U  r,enitas M  annadjab Malarg
Requirement Planning,  sehingga tidak tedadi lost sales ?

## TINJAUAN  PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen Sistem  informasi  manajemen
( mdngement  inldmation system  )
merupakan penerapan sistem informasi di dalam  organisasi  untuk  mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. SIM (sistem informasi manajemen ) didefinisikan oleh George M. Scoot sebagai
berikut  : SIM  addkh  kampulmt  dari interaksi-interaksi sistem-sis'tem informasi yang  menyediakan informasi  baik  untuk kebutufurn manajerial  maupun kebutuhcm operasi. Mentnut Barry E.  Cushing :  .91M adalah  kumpulan  dari  manusia dan sumber-sumber deya modal di  dal{tm suqtu
ofgsnisqsi  lang beltdnggung  jawab
mengumpulkan dan  mmgolah  data  untuk menghasilkon iryformasi yang berguna untuk semua  tingkatqn  man{rjemen di  dnlam kegiatcm perencanaan dan  pengendalian. Sedangkan menurut Gordon B. Davis : SIM adalah  sistem  manu:ia mesin  yang merryediakmt informani  untuk mendulatng operasi,  manajemen  dan  pengambilan keputusan dari suqlu organisctsi.
Dari  beberapa definisi  tersebut,
dapat dirangkum bahwa
StM adalah :
L  Kumpulan dari  interaksi sistem-sistem informasi.
2.  Menghasilkan informasi yang berguna
untuk semua tingkar manajemen Secara teori, komputer tidak harus digunakan  di dalam  StM. retapi
kenyataannya tidaklah mungkin SIM  yang
komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer.
Dari  definisi yang  diberikan Gordon B. Davis, elemen nonkomputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah sistem mesin Lebih lanjut Gordon B. Davis juga menegaskan bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (comp uter-bqsed infomation processing ) .
Distribution Requirements Planning (DRP) Distrsibution Requirements
Planning  @RP)  nerupakan oplikasi  dari logika  Material  Requirements Planning (MRP) pada akivitas distribusi persediaan. DRP didasarkan pada peramalan kebutuhan pada level terendah dalam jaringan tersebut yalg adkan  menentukan  kebutuhan
persediaan pad  level  yang  lebih  tinggi Konsep DRP  dapat  dilihat  pada gambar berik-ut :
Ukumn  l,ot  I-okal Denmd  tunpy MPS  Stabrl Persediaan Rerdah PLANT / PABRIK
Gambar I Distribution Requir€ments Planning Konsep Distribution Requirements Planning Distri bution Requiremenls
Planning  adalah  suatu  metode  untuik menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan  distribusi  multi  eleson.
Metode ini menggunakan  demand independent, dimana dilakukan peramalan umtuk  memenuhi struktur  pengadaannya. Berapapun banyaknya level  yamng  ada dalam  jaringan,  distribusi,  semuanya yang  independent langsung  memenuhi
Requirements
Plaming  lebih  menekankan pada aktivitas penjadwalan daripada aktivitas pemesanan. Distribution Requiremmts Pkntning mengantisikpasi  kebutuhan  mendatang
dengan perencanaan pada setiap level dari jaringan  distribusi.  Metode  ini  dapat memprediksi  masalah-masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi  serta membersihkan titik  pandang  terhadap jaringan distribusi.
Logika dasar dari Distribulion Reqirements Planning .
l.  Perhitungan .ly'el Requirement (kebul.than bersih). Net  Requirement merupakan selisih antara kebutuhan kotor  dengar keadaan persediaan Qrojected on  hand dan schedu led recei pts).
Nel Requirement :  (Forecast atau gross requirement +  safety stock) -  projected on hand peiode  sebelumnya. Nilai  Net Requirement yang  dicatat adalah nilai yang berharga posotil
2.  Setelah itu  dihasilkan  sebuah Master
Schedule  Receipt sejumlah  Nel Requirement tersebut (atau ukuran lot tenentu) pada periode tersebut.
3.  Ditentukan hari dimana harus dilaL:ukan pemesasnan terceb:ut Mqster  Schedale
Stcut)  dengan  mengurangkan  hari terjadwalnya Master  Schedule Receipt dengan lead lime.
4.  Dthinrng plojected on hand pada peiode tersebut.
projected on hand :  ( projected on hand
+ Master
merupakan  variabel kecuali  level  yang konsumen.
Distribution
penode  sebelumnya
Schedule Receipt ) ( forccast  crtml Gross Requircment )- Deskripsi  Istilah-istilah  Distributirsn Requirement Planning
Dalam  perhitungan  Distribulion Requirements P lannning digunakan istilah- istilah dengan arti  masing-masing sebagai berikut :
>  Fofecast,mefipakan  kebutuhan  yang
harus dipenuhi pada setiap periode. Pada level terendah jumlahnya didapat dari hasil peramalan. Sedangkan pada level yang lebih tinggi dinamakan Distribution
Denand yang jumlahnya dihasilkan dari Planned  order  date  pada  level-level dibawahnya. >  Projected On Hcmd,merupakan
ekspektasi besamya persediaan suatu produk pada suatu periode yang dapat digunakan  untuk  memenuhi  demand pada periode berikutnya.
>  Net Requirements,  mengidikasikan jumlah produk netto yang harus tersedia untuk  memenuhi  kekurangan  akan persediaan pada suatu periode (nilai nol brla  projected  on  hffid melebihi forecast).
b  Mqster Schedule Receipt, adalah produk yang sudah dipesan dan dijadwalkan tiba
pada  periode  tersebut,  besarnya tergantung  pada  ukuran  lot  yang
ditentukan.
>  Mqster Schedule Slqtt, mengindikasikan kapan  suatu  order  harus  dilakukan. Jumlahnya tergantung besarnya ukuran
lot yang ditentukan.

## Mf,TODOLOGI  PENELITIAN
Pengumpulan Data Data-data yang dikumpulkan adalah jenis produk. demand produk unruk masing- masing Distributor, persediaan produk jadi, kapasitas produksi, prosentase cacat produk
dan biaya-biaya yang meliputi biaya set up,
biaya simpan dan biaya pemesanan untuk tiap produk.
Bagan Alir  Sistem
Seluruh kegiata.n dalam  sistem distribusi dapat  digambarkan dengan menggunakan bagan  alir  sistem  sebagai beril'rt :
Keterangan gambar 2 :
1.  Data permintaan masa lalu  disimpan dalam bentuk arsip oleh distributor dan Bagian Pemasaran.
2.  Data  permintaan masa  lalu  yang dimiliki oleh  Bagian  Pemasaran
digunakan untuk  melakukan proses peramalan permintaan, yang kemudian hasilnya disimpan dalam bentuk arsip oleh Bagian Pemasaran.
3.  Hasil  peramalan permintaan tersebut diserahlan kepada Bagian  Produksi untuk  digunakan sebagai dasar dalam melakukan analisa DRP.
Data Permintaan Masa Lalu Hasil Peramalan Permintaan Hasil Peramalan Permintaan Gambar 2 Basan AIir Sistem Proses Peramalan Permintaan
Keterangan Gambar 3 : l.  Hasil  peramalan yang  diterima oleh Bagian  Produksi,  digunakan  untuk
melakukan  analisa  DRP yang
menghasilkan
Master Schedule.
2.  Master  Schedule  terbut  diserahkan kepada direktur dalam bentuk laporan,
untuk menyetujuinya.
3.  Master Schedule yang telah disetujui
oleh direktur disimpan dalam bentuk arsip  dan  juga  diseralkan  kepada
Bagian Produksi.
Hasil Peramalan Permintaan Persetujuan Master Schedule Master Schedule yang disetujui Gambar 3 Bagan AIir Sistem Proses
Analisa DRP Diagram Alir Data
Untuk memahami sistem informasi
untuk DRP pada Perusahaan Rokok Djagung Padi, berikut  ini  Diagram  AIir  Data  dari slstem:
' , . - . 1 - " " . ' ! 1 , : " " , " " 1 " d I | - ' ' I ' ' ' , ' I " l | 1l lr l'l-",r Gambar 4
Diasram Alir Dala Level 0 Proses I
Keterangan :
1.  Data  permintaan masa lalu  yang  ada pada  distributor  diserahftan kepada Bagian  Pemasaran sebagai  masukan untuk proses peramalan permintaan.
2.  Setelah proses  peramalan dilak:ukan maka hasitnya diserahkan kepada Bagian
Produksi.
Gambar  5
Diagram Alir  Data Level 0 Proses 2
Keterangan : l.  Hasil peramalan  permintaan  yang
terdapat pada Bagian Pemasaran
diserahkan  kepada  Bagian  Produksi sebagai masukan untuk analisa DRP.
2.  Hasil  dari  analisa  DRP  yaitu  berupa Master  Schedule  diserahkan  kepada Direktur untuk disetujui.
3.  Master  Schedule yang  telah  disetujui
oleh Direktur diserahkan kembali kepada Bagian Pemasaran.
tF**- Lls"",-",i,::-
Gambar 6 Diagram  Alir  Data Level 1 Proses I
Keterangan : 1.  Data permintaan  masa  lalu  yang disimpan  digunakan  untuk proses peramalan  permintaan  di Bagian
Pemasaran.
2.  Hasil  peramalan permintaan  disimpan
dan juga diserahkan ke Bagian Produksi.
Gambar 7
Diasram Alir  Data Level I  Proses 2
Keterangan
: l  Hasil  peramalan  permintaan  yang
disimpan di  Bagian Pemasaran diakses
sebagai masukan dalam Analisa DRP yang  hasilnya  diserahkan  kepada Direktur.
2.  Direktur melakukan pemeriksaan Master
Schedule untuk menyetujuinya.
3.  Laporan Master Schedule yang disetujui disimpan dan juga  diserahkan kepada Bagian Produksi untuk diimplementasikan. Setelah diagram alir  data dibuat
maka langkah selanjutnya adalah membuat alur  program yang  melipuli  alur  untuk proses perhitungan EOQ (Economic Order Quantity), proses perhitungan DRP dengan
EOQ dan proses perhitungan DRP dengan FOQ (Fixed Order Quantity).

## HASIL  DAN  PEMBAHASAN
Setelah alur program dibuat maka langkah  selanjutnya  adalah  membuat progam  DRP.  Adapun tampilan untuk masirg-masing proses perhitungan adalah : Gambar 8 Form Perhitungan EOQ

## Gambar  9
Form  analisa DRP dengan EOQ
Gambar 10 Form Analisa DRP dengan FOQ
Perbandingan biaya keletrihan dan kekurangan sebelum dan sesudah penerapan SIM Analisa dilakukan berdasarkan permintaan Agustus 2001.

## Tab€l I
Permintaan Djagung Padi IIijau
Dengan sistem baru  maka data permintaan tersebut dimasukkan kedalam program yang telah dibuat, dalam hal ini digunakan 2 ( dua ) metode, yaitu FOQ ( Fir
Order Quantrry )  dan EOQ \. Economic
Order Quanlity )  untuk menentukan besar
lot  size.  Dari  program  temebut  didapat keluaran berupa master schedule. Gambar
dibawah ini  adalah master schedule bulan
agustus 2001 untuk kedua produk dengan menggunakan metode EOQ Gambar l1 Nlaster Schedule Dengan EOQ Djagung
Prdi Hijau
Gambar 12
Master Schedule Dengan EOQ Djagung Padi Kuning Da.ri master scbedule kemudian dilakukan
analisa kelebihan dan kekurangan produk dan diperoleh : 1.  Untuk Djagung Padi Hijau Pada sistem baru terpilih yaitu dengan metode  FOQ terjadi kelebihan pengiriman produk sebanyak 1302 dan lidak  terjadi kekurangan pengiriman produk, sedangkan pada sistem lama tedadi  kelebihan pengiriman produk sebanyak  1736  Ball  dan  terjadi kekurangan pengiriman produk sebanyak 403  Ball.  Biaya  kelebihan  dan
kekurangan dari sistem baru dan sistem
lama adalah sebgai berikut :
.  Sistem Baru
Biaya Kelebiban Pengiriman Produk
= t302 x Rp. 350,- = Rp. 455700,- Biaya kekurangan Pengiriman Produ
:  0 x Rp. 1000,- :  Rp. 0,-
Jadi Biaya Total :  Rp. 455700,- + Rp. 0 :  Rp. 455700,-
.  Sistem Lama
Biaya Kelebihan Pengiriman Produk
:  1736 x Rp. 350,- :  Rp. 607600,-
Biaya kekurangan Pengiriman Produk
:403 x Rp. 1000,-
:  Rp. 403000,-
Jadi Biaya Total :  Rp. 607600 +
Rp.403000 :  Rp. 1010600
Melihat perbandingan biaya yang harus dikeluarkan  dapat  diketahui  bahwa sistem baru bekerja lebih baik daripada
sistem lama.
2.  Untuk Djagung Padi Kuning Pada sistem baru terpilih yaitu dengan metode  FOQ terjadi kelebihan pengiriman produk sebanyak ll'76  dan tidak  terjadi kekurangan pengiriman produk,  sedangkan pada  sistem  lama terjadi  kelebihan pengiriman produk sebanyak  938  Ball dan  teqadi kekurangan pengiriman produk sebanyak
444 Ball
. Sistem Baru
Biaya Kelebihan Pengiriman Produk :  1 176 x Rp. 350,- = Rp. 411600,- Biaya Kekuarangan Pengiriman Produk
= 0 x Rp. 1000,- :  Rp. 0,-
Jadi Biaya Total = Rp. 41 1600 + Rp. 0
= R p  411600.-
. Sistem Lama
Biaya Kelebihan Pengiriman Produk = 938 x Rp. 350,- = Rp. 628300,-
Biaya Kekurangan Pengiriman Produk :444  x Rp. 1000 :  Rp. 444000 Jadi Biaya Total
:  Rp. 328300 + Rp . 444000 = R..p. '7'72300,-
Melihat  perbandingan biaya  yang  harus dikeluarkan dapat dikerahui bahwa sistem baru bekerja lebih  baik  daripada sistem lama.

## KESIMPULAN
Dari  penelitian ini  dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu sebagai berikut :
1.  Masalah sering terjadinya kelebihan
dan  kekurangan produk  disebabkan karena kegiatan produksi dan distribusi yang  dilakukan  tidak  direncanakan dengan baik dan tanpa memperhatikan data permintaan masa lalu  melainkan hanya berdasarkan intuisi.
2. Perancangan Sistem Informasi
Manajemen yang  baru  dilakukan dengan membuat Bagan Alir  Sistem,
Diagram Alir  Data, Bagan alir Program
dan setelah itu dibuat sofwmenya.
3. Dengan menggunakan  Sistem lnformasi untuk Distribution Requirement Planning maka Perusalnan Rokok Djagung Padi dapat mencegah terjadinya lost  sale serta mengurangi terjadinya kelebihan dan
kekurangan rokok Djagung Padi Hijau dan Djagung Padi Kuning.

## DAF'TARPUSTAKA
Effendy, Onong Uchjana, ,  1996, Sistem Informasi Manajemen, CV. Mandar Maju, Bandung.
Elsayed, Elsayed A., Bouchee, Thomas O., 1994, Analysis And  Control  Of Production Systems,  Second Edition, Prentice Hall international H.M.  Jogiyanto, 1997, Sistem Informasi Berbasis Komput€r, BPFE Yoglakarta. Kroenke, David M.,  1992, Management Information Systems, McGraw Hill
Inc.
Mcleod,  Raymond  Jr., 1999,Sist€m Informasi Manajemen, edisi bahasa
Indonesia, PT. Prenhallindo, Jakarta.