## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA CV. MITRA ANUGERAH
Fanisya Oktarina 1) , Ady Widjaja 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: nisyaoktarina@gmail.com 1) , ady_w168@yahoo.co.id 2)

## Abstrak
CV.  MITRA  ANUGERAH  adalah  salah  satu  perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  pengadaan  barang  dan jasa.  Yang  didirikan  pada  tanggal  25  juni  2008,  beralamat  di  Jl.  Letjen  Soepeno  No.  20,  RT  004/010  Grogol Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Pada CV. MITRA ANUGERAH, penulis melakukan analisa mengenai sistem  pengadaan  barang.  Dimana  sistem  yang  sedang  berjalan  pada  CV.  MITRA  ANUGERAH.  Belum dilakukan  secara  efektif  seperti  melakukan  permintaan  barang,  pemesanan  barang,  penerimaan  barang,  retur barang,  dan  pembayaran.Begitupun  dengan  pengolahan  data  yang  dihasilkan  dari  transaksi  yang  terjadi  masih menggunakan  tulisan  tangan,  sehingga  memungkinkan  terjadinya  kesalahan  atau  masalah  seperti  kekeliruan dalam  penulisan  dan  perhitungan.  Dengan  adanya  teknologi  yang  berkembang  pesat  saat  ini,  sangat  mungkin untuk  mendukung  proses  pengadaan  barang  menjadi  lebih  efisien.  Hal  tersebut  menjadi  peluang  untuk menangani masalah yang terjadi pada CV. MITRA ANUGERAH.  dengan merancang sistem pengadaan barang yang  terkomputerisasi  dengan  memanfaatkan  teknologi,  diharapkan  mampu  memberikan  dampak  positif  bagi CV.  MITRA  ANUGERAH.  Sehingga  dapat  memudahkan  kegiatan  pengadaan  barang.  serta  mampu  bertahan dan  bersaing  dengan  perusahaan  serupa  seperti  yang  ada  saat  ini.  Penulis  mengimplementasikan  dengan menggunakan  Microsoft  Visual  Studio  2008,  dan  menggunakan  database  HeidiSQL.  Penulis  berharap  dengan adanya  rancangan  sistem  informasi  pengadaan  barang  yang  terkomputerisasi,  dapat  membantu  CV.  MITRA ANUGERAH dalam mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi.
Kata kunci : pengadaan barang, sistem informasi pengadaan barang

## 1. PENDAHULUAN
Pada  saat  ini  perkembangan  teknologi informasi  berkembang  semakin  pesat,  hal  ini menyebabkan  perusahaan  membutuhkan  sebuah sistem yang terkomputerisasi agar dapat membantu berjalannya  sebuah  proses  bisnis  pada  perusahaan agar menjadi lebih efektif dan efisien.
CV. Mitra Anugerah adalah sebuah perusahaan  yang  bergerak  dibidang  pengadaan barang  dan  jasa,  dalam  penulisan  tugas  akhir  ini penulis  membahas  tentang  pengadaan  barang  pada CV.  Mitra  Anugerah,  dimana  dalam  melakukan aktifitas  pengadaan  barangnya  masih  dilakukan dalam  bentuk  pembukuan.  Dari  hal  tersebut  maka sering  terjadinya  kesalahan  dan  tidak  adanya  data akurat.
Dari permasalahan yang ada, maka diperlukan sistem  yang  terkomputerisasi  dengan  pengolahan data  yang  akurat,  agar  dapat  membantu  dalam pembuatan  laporan  mengenai  pengadaan  barang. Maka  dari  itu  penulis  akan  membuatkan  sebuah sistem  informasi  yang  terkomputerisasi  dengan judul  “Rancangan  Bangun  Sistem  Informasi Pengadaan Barang Pada CV. Mitra Anugerah”.
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan,  ada beberapa permasalahan yang terdapat pada perusahaan, sebagai berikut :
a. Belum  ada  informasi  data  pemesanan  barang akibatnya  tidak  diketahui  barang  yang dipesan.
b. Belum  ada  informasi  data  penerimaan  barang akibatnya sulit diketahui barang apa saja yang diterima..
c. Belum  ada  informasi  data  retur  barang akibatnya  tidak  diketahui  barang  yang  telah diretur.
d. Belum  ada  informasi  data  pembayaran akibatnya sulit mengetahui barang yang sudah dibayar atau belum  kepada supplier.
e. Belum  ada  informasi  data  stok  barang akibatnya  sulit  dalam  mengelola  proses ketersediaan stok barang.
f. Kesulitan  dalam  mengetahui  permintaan barang  akibatnya  tidak  ada  rekapitulasi permintaan barang.
Penelitian ini mempunyai tujuan yaitu:
1) Membantu  bagian  pengadaan  barang  dalam pemesanan barang.
2) Agar  membantu  dalam  penyimpanan  data penerimaan  barang  agar  dapat  memberikan laporan  penerimaan  barang  dengan  data  yang akurat.
3) Membantu  dalam  pendataan  barang  yang diretur.
4) Menyediakan penyimpanan data untuk pembayaran kepada supplier.
5) Menyediakan  laporan  dengan  informasi  yang terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan.
Pada  penulisan  penelitian  ini  penulis  hanya memfokuskan  pada  pembahasan  yang  dimana hanya  membahas  ruang  lingkup  mengenai  proses pengadaan barang. Yang meliputi proses permintaan  barang,  proses  pemesanan  barang  ke supplier,  proses  penerimaan  barang  dari  supplier, proses  retur  barang  ke  supplier,  dan  proses pembayaran.
Menurut  [1],  pengertian  sistem  ada  2 kelompok  pendekatan,  yaitu  “kelompok  yang menekankan  pada  prosedur  dan  kelompok  yang menekankan  pada  elemen  atau  komponennya. Pendekatan  yang  menekankan  pada  prosedur mendefinisikan  sistem  sebagai  jaringan  kerja  yang saling  berhubungan  untuk  menyelesaikan  suatu sasaran  tertentu.  Sedangkan  pendekatan  sistem yang  menekankan  pada  elemen  yang  berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut  [2],  Informasi  adalah  data  yang diolah  menjadi  bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih berarti bagi penerimanya.
Menurut [3], Fishbone Diagram atau diagram tulang  ikan,  juga  disebut diagram  Ishikawa . Fishbone  diagram terdiri  dari  dua  garis  horizontal utama dimana garis kecil  bercabang garis diagonal utama. Hal ini membuat tampilan grafik nya seperti kerangka  ikan.  Dimana  tulang  ikan  merupakan penyebab  dari  akibat  dimana  diperlukan  untuk memecahkan masalah.
Menurut  [4],  pengadaan  adalah  semua kegiatan  dan  usaha  untuk  menambah  dan memenuhi  kebutuhan  barang  dan  jasa,  dengan menciptakan sesuatu yang belum ada menjadi ada.
Menurut [5], produk atau barang adalah suatu sifat  yang  kompleks,  baik  diraba  atau  tak  dapat diraba,  termasuk  bungkus,  warna,  harga,  prestise perusahaan dan pengecer.
Penelitian  dengan judul “Analisa  Dan Rancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang Dengan  Metodologi  Berorientasi  Obyek:  Studi Kasus  PT.  Liga  Indonesia”  ditulis  oleh  [9], penelitian ini dipublikasikan pada jurnal Telematika  Mkom  Vol  3  No  2  September  2011 dengan  nomor  ISSN  2085-725X,  sistem  informasi ini mengunakan metodologi berorientasi obyek.
Penelitian  dengan  judul  Studi  Penjelajahan Tentang  Kebijakan  Pengadaan  Barang  Atau  Jasa Melalui Internet Di Departemen Pekerjaan Umum” ditulis  oleh  satu  orang  penulis  [10],  penelitian  ini dipublikasikan  pada  jurnal  Spirit  Publik  dengan nmor  ISSN  1907-0489  vol  2  no  2  oktober  2006. Membahas  tentang  pengadaan  barang/jasa  di instansi pemerintahan rentan penyimpangan.
Menurut  [6],  Microsoft  Visual  Studio  2008 adalah  sebuah tools pengembangan  perangkat lunak  untuk  membangun  aplikasi  dengan  ASP Web,  layanan  XML,  Webs,  aplikasi  desktop,  dan aplikasi  mobile,  Visual  Basic  .NET,  Visual C++.NET, VisualJ#.NET; semuanya  menggunakan Integrated Development Enviroment (IDE)
Menurut  [7], HeidiSQL merupakan software IDE  berbasis  dekstop  yang  dapat  digunakan  untuk management beberapa databese.
Menurut  (Walia  dan  Gill,  2014) XAMPP ialah singkatan  dari  Cross-Platform  (X),  Apache  (A), Mysql  (M),  PHP  (P)  dan  Perl  (P).  Ini  adalah distribusi  Apache  yang  sederhana  dan  ringan  yang membuatnya  sangat  mudah  bagi  pengembang untuk  membuat  server  web  lokal  untuk  tujuan pengujian.

## 2. METODOLOOGI PENELITIAN
a. Observasi
Penulis  melakukan  pengamatan  secara langsung  terhadap  proses  bisnis  yang  berjalan pada CV. Mitra Anugerah
b. Wawancara
Dengan  cara  bertatap  muka  langsung dengan  mengajukan  pertanyaan  mengenai proses  bisnis  yang  berjalan  kepada  bagian pengadaan, dan para staf yang ada digudang.
c. Analisa Dokumen
Dilakukan dengan mencari informasi berdasarkan  dokumen  yang  ada  agar  dapat memperoleh  informasi  yang  sesuai  dengan kebutuhan sistem yang akan dibuat.
d. Studi Pustaka Dengan  melakukan  studi  pustaka  dari berbagai  referensi  lain  yang  sesuai  dengan permasalahan  yang    diamati.  Serta  beberapa informasi tambahan melalui internet.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Profil Organisasi
CV. Mitra Anugerah adalah sebuah perusahaan  yang  bergerak  dibidang  pengadaan barang  dan  jasa.  Yang  dimana  hanya  mensuplai barang  dan  jasa  khususnya  untuk  sarana  dan prasarana sekolah yang meliputi : Alat Tulis Kantor (ATK),  Alat  Kebersihan,  Alat  Peraga,  Alat Olahraga, Alat Laboratorium, dan lain-lain.
CV.  Mitra  Anugerah  didirikan  pada  tanggal 25 Juni 2008 yang beralamat di Jl. Letjen Soepeno No.  20,  RT  004/010  Grogol  Utara,  Kebayoran Lama, Jakarta Selatan.

## 3.2 Analisa Sistem
1) Proses Permintaan Barang
Bagian Gudang Barang yang diminta pelanggan Tidak tersedia Membuat lembar permintaan barang Staf Purchasing Menerima lembar permintaan barang Memberi lembar permintaan barang
Gambar 1. Activity Diagram Proses Permintaan Barang

## 2) Proses Pemesanan Barang
Staf Purchasing Membuat lembar pemesanan barang Memesan barang ke supplier Supplier Menerima lembar pemesanan barang Gambar 2. Activity Diagram Pemesanan Barang

## 3) Proses Penerimaan Barang
Staf Purchasing Mengirim barang dan SJ Berserta Invoice Supplier Mengecek Barang [sesuia] [tidak sesuai] Kembalikan barang Menerima kembali barang Menyiapkan barang yang sesuai Dengan pesanan Mengirim kembali barang Menerima barang dan SJ Berserta Invoice Gambar 3. Activity Diagram Penerimaan Barang
3.3 Analisa Masalah (Fishbone Diagram) Proses pengadaan barang tidak terkontrol Proses Belum ada informasi data penerimaan barang Sulit diketahui barang apa saja yang diterima Belum ada informasi data pemesanan barang Tidak diketahui barang yang dipesan Belum ada informasi data retur barang Tidak diketahui barang yang telah diretur Belum ada informasi data pembayaran Tidak diketahui barang yang sudah dibayar atau belum dibayar Kesulitan dalam mengetahui permintaan barang Tidak ada rekapitulasi permintaan barang Bukti Fisik People Belum ada informasi data stok barang Sulit dalam mengolah ketersedian Stok barang Gambar 4. Fishbone Diagram 4.4 Use Case Diagram a) Use Case Diagram Master Staf Purchasing Entry Data Staf Entry Data Supplier Supplier Entry Data Barang Gambar 5. Use Case Diagram Master
b) Use Case Diagram Transaksi Staf Purchasing Cetak  Pemesanan Barang Entry Data Penerimaan Barang Cetak Retur Barang Supplier Entry Pembayaran Entry Permintaan Barang Gambar 6. Use Case Diagram Transaksi c) Use Case Diagram Laporan Staf Purchasing Cetak Laporan Pemesanan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Laporan Pembayaran Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang Direktur Cetak Laporan Stok Barang Gambar 7. Use Case Diagram Laporan
4.5 Rancangan Sistem a. ERD Barang Supplier kirim Pemesanan Ada 3 Penerimaan Ada 2 *no_pemesanan *kd_barang Jml_pesan *kd_barang nm_barang stok satuan nm_jenis Staf untuk 1 *id_staf nm_staf no_telp email *no_permintaan *no_pemesanan *no_pemesanan tgl_pemesanan dapat Ada 4 Retur untuk Pembayaran *no_pemesanan *no_supplier *no_pemesanan *no_penerimaan *no_supplier nm_supplier alamat no_telp email *no_penerimaan *kd_barang Jml_terima *no_penerimaan *no_retur *no_penerimaan *no_pembayaran *no_retur tgl_retur *no_pembayaran tgl_pembayaran no_invoice tgl_invoice jml_pembayaran *no_penerimaan tgl_penerimaan no_SJ tgl_SJ M 1 M N M 1 M 1 1 1 1 N bisa *no_retur *kd_barang jml_retur ket_retur M Permintaan 1 buat *no_permintaan *id_staf Ada 1 N M N *no_permintaan *kd_barang jml_minta *no_permintaan tgl_permintaan 1 M
Gambar 8.Entity Relationship Diagram (ERD)
b. Struktur Tampilan
Rancangan Bangun Sistem Informasi
Pengadaan Barang Pada CV. Mitra Anugerah: RANCANGAN BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA CV.MITRA ANUGERAH Keluar Master Laporan Transaksi Entry Data Supplier Entry Data Staf Entry Data Barang Cetak Pemesanan Barang Entry Penerimaan Barang Entry Pembayaran Cetak Laporan Pemesanan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Retur Barang Cetak Laporan Pembayaran Cetak Retur Barang Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan Barangi Entry Permintaan Barang Cetak Laporan Stok Barang Gambar 9. Struktur Tampilan c. Rancangan Layar dan Deskripsi
1) Rancangan  Layar  Master Entry Data
Barang Form Entry Data Barang X-50-X <<autonumber>> <<pilih>> <<pilih>> X-3-X Kode Barang Nama Barang Cari Entry Data Barang SUPPLIER DAN KONTRAKTOR Jl. Letjen Soepeno No. 20 Rt.004/010 Grogol Utara, Kebayoran Lama Jakarta Selatan 12220 Telp. (021) 5495214 , FAX. (021) 5485916 Simpan Hapus Batal Keluar MITRA ANUGERAH Satuan Nama Jenis Stok Gambar 10. Rancangan Layar Entry Data Barang 2) Rancangan Layar Transaksi Cetak Pemesanan Barang Form Cetak Pemesanan Barang Data Pemesanan <<autonumber>> DD-MM-YYYY 999 <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Display>> <<Dispaly>> CETAK PEMESANAN BARANG SUPPLIER DAN KONTRAKTOR Jl. Letjen Soepeno No. 20 Rt.004/010 Grogol Utara, Kebayoran Lama Jakarta Selatan 12220 Telp. (021) 5495214 , FAX. (021) 5485916 MITRA ANUGERAH Nomer Pemesanan Tanggal Pemesanan Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah Pesan Nomer Supplier Nama Supplier Alamat No. Telpon Kode Barang Nama Barang Nomer Permintaan Id Staf Cari Satuan Jumlah Pesan Tambah Cari Cari CETAK BATAL KELUAR Gambar 11. Rancangan Layar Cetak Pemesanan  Barang 3) Rancangan Layar Cetak Laporan Pemesanan Barang Form Cetak Laporan Pemesanan Barang DD-MM-YYYY DD-MM-YYYY Cetak Laporan Pemesanan Barang Cetak Keluar SUPPLIER DAN KONTRAKTOR Jl. Letjen Soepeno No. 20 Rt.004/010 Grogol Utara, Kebayoran Lama Jakarta Selatan 12220 Telp. (021) 5495214 , FAX. (021) 5485916 MITRA ANUGERAH Periode Periode s/d
Gambar 12. Rancangan Layar Laporan   Pemesanan Barang

## 4) Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang
CV.Mitra Anugerah
SUPPLIER DAN KONTRAKTOR Jl. Letjen Soepeno N0.20 Rt.004/010 Grogol Utara, Kebayoran Lama - Jakarta Selatan 12220 Telp. (021) 5495214 , FAX. (021) 5485916 LAPORAN REKAPITULASI PERMINTAAN BARANG Kode Barang Jumlah Minta X-6-X X-6-X Z Periode : mm/DD/yyyy s/d mm/DD/yyyy X-3-X X-3-X Z
Gambar 13. Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang
d. Sequance Diagram
1) Sequence  Diagram Form Entry Data Barang Staf Purchasing :formentrydatabarang
:barang :ctrlformentrydatabarang open() getautonumber() Getmax(kodebarang)+1 showautonumber() Inputdatabarang() Inputdatabarang() simpan() simpan() simpan() cari() Showdatabarang() cari() getbarang() ubah() ubah() ubah() hapus() hapus() hapus() batal() batal() bersih() keluar() keluar()
Gambar 14. Sequence Diagram Form Entry Data Barang
2) Sequence  Diagram Transaksi Form Cetak Pemesanan Barang
Staf Purchasing :formcetakpemesananbarang :barang :ctrlFormcetakpemesananbarang open() getautonumber() showautonumber() :supplier :detailpesan :pemesanan cari() open() cari() getdata() showdatapermintaan() cari() cari() getdata() showdatasupplier() :permintaan cari() cari() inputjumlahpesan() tambah() tambah() showlistview() cetak() cetak() simpanpemesanan() simpandetailpesan () getpemesanan() showreport() batal() bersih() batal() keluar() keluar() showdatabarang() getdata() inputjumlahpesan() Loop getpermintaan() getsupplier() getbarang() getdetailpesan()
Gambar 15. Sequence Diagram Transaksi Form Cetak Pemesanan Barang
3) Sequence  Diagram Laporan Form Cetak
Laporan Pemesanan Barang Staf Purchasing :formcetaklappemesananb arang :detailpesan :ctrlformcetaklappemesana nbarang open() open() pilihperiode() cetak() getdata() :pemesanan pilihperiode() keluar() keluar() cetak() :supplier :barang Showlappemesanan barang() getdata() getdata() getdata()
Gambar 16. Sequence Diagram Laporan Form Cetak Laporan Pemesanan Barang

## 5.   KESIMPULAN
a. Dengan  adanya sistem  informasi pengadaan barang  proses  pemesanan  dan  pembuatan laporan barang menjadi lebih efisien.
b. Dengan  adanya sistem  informasi pengadaan barang  proses  penerimaan  dan  pembuatan laporan menjadi lebih efisien.
c. Dengan  adanya sistem  informasi pengadaan barang  proses  pembayaran  dan  pembuatan laporan pembayaran menjadi lebih akurat.
d. Dengan  adanya sistem  informasi pengadaan barang  proses  retur  barang  akan  menjadi terdokumen  dan  akan  adanya  laporan  yang mengenai data retur barang.
e. Bukti output yang dihasilkan berupa laporan per  peroidenya  dari  hasil  pengolahan transaksi  dapat  mempermudah  pengecekan stok barang.
f. Dengan  adanya sistem  informasi pengadaan barang  dapat  membuat  laporan  rekapitulasi mengenai  permintaan  barang,  sehingga perusahaan  dapat  mengetahui  barang  yang sering diminta.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ladjamudin,  A.-B.  Bin  (2013). Analisa  dan  Desain Sistem Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu
[2] Hutahaean,  J.  (2015). Konsep  Sistem  Informasi . Jakarta: Deepublish
[3] Prabantini, Dwi. Cracking Creativity The Secret of Creative Genius . Edisi 1. Yogyakarta: Andi, 2010
[4] S.  N.,  Jayani  dan  W.  J.,  Pudjirahardjo.  (2013). Faktor  Penyebab Stagnant dan Stockout Bahan Makanan  Kering  Di  Instalasi  Gizi  RSUD  Bahkti Dharma  Husada  Surabaya Determinant  Factor  In Stagnant  And  Stockout  Of  Dry  Food  Inventory  In Nutrition  Unit  Of  Bhakti  Darma  Husada  General Hospital Surabaya.
[5] E.,  Fardiana.  (2013).  Maksimalisasi  Keuntungan padaa  Toko  Kue  Martabak  Doni  dengan  Metode Simpleks. UG Journal , 6(9).
[6] Supardi,  Y.  (2011). Semua  Bisa  Menjadi Programmer VB 6 Hingga VB 2008 Basic .
[7] Setyoweni,  P.  (2017). Sistem  Informasi  Akuntansi Penggajian Yayasan Bina Darma Salatiga
(Doctoral  Dissertation ,  Program  Studi  siploma Komputerisasi Akuntansi FTI UKSW).
[8] E.  S.,  Walia  dan  E.  S.  K.,  Gill.  (2014).  A Framework  For  Web  Based  Student  Record Management  System  Using  PHP. International Journal  Of  Computer  Science  and  Mobile Computing . 3(8), 24-33.
[9] Mahdiana,  Deni.  (2011).  Analisa  Dan  Rancangan Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang  Dengan Metodologi  Berorientasi  Obyek:  Studi  Kasus  PT. Liga Indonesia. Jurnal Telematika MKom Pascasarjana  Universitas  Budi  Luhur. Vol  3(2). ISSN 2085-725X.
[10] Rino,  A.  Nugroho.  (2006).  Penjelajahan  Tentang Kebijakan  Pengadaan  Barang  Atau  Jasa  Melalui Internet  di  Departemen  Pekerjaan  Umum. Jurnal Spirit Publik . Vol 2(2). ISSN 1907-0489.