ANUVA Volume 5 (2): 315-328, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Perencanaan Desain Tata Ruang Arsip Perguruan Tinggi: Sebuah Kajian Teoritis
Tri Handayani 1*)
1 Program Studi Sejarah, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
* ) Korespondensi: tri.handayani@live.undip.ac.id

## Abstract
[Design  Plan  of  Space  College  and  University  Archives  Layout:  A  Theoretical  Study] College  and  University Archives is one between a number of archives unit  in College and University, which preserves, manages, stores and presents the university's archives. The information recorded in the archive were no longer required to support daily work  within  the  university  scope,  yet  it  deposits  historical  values  for  the  college  and  the  university.  Archives  are permanently stored in College and University Archives. Archives produced by colleges and universities are related to teaching, research, public service, and administrative activities. These archives are recorded in various forms and media,  including  papers,  digitals,  photos,  films,  and  others.  Archival  recording  media  is  strongly  influenced  by advances  in  science  and  information  technology.  On  this  basis,  the  College  and  the  University  Archives  needs  to prepare  certain  supporting  facilities  for  reading  archives  according  to  the  recording  media,  as  well  as  space  for conducting archives search. Researcher applies the theories presented by  Betty R. Ricks et al, Mary E. Robek et al, Pugh, Maher, Anne Marie-Schwirtlich, Anne Marie-Schwirtlich & Gunnel Bellviken.. The theories that they registered in the form of books need to be considered, for the thoughts of these archival fighters consider many things to maintain the safety and preservation of the physical and information substances of the archives. This study takes an archival approach  with  qualitative  methods.  The  results  of the  study  indicate  that  adjustments  are  needed  to the quality  or value of stored information, archives stored, facilities, careful and coordinated planning in planning the design of searching room in the College and University Archives.

## Keywords: college and university archives; space; design; planning; theory

## Abstrak
Arsip Perguruan Tinggi merupakan Unit Kearsipan di Perguruan Tinggi yang memelihara, merawat, menyimpan dan menyajikan  arsip  statis  milik  perguruan  tinggi  tersebut.  Informasi  yang  direkam  di  dalam  arsip  statis  sudah  tidak diperlukan  lagi  untuk  mendukung  pekerjaan  sehari-hari  di  lingkungan  perguruan  tinggi,  tetapi  memiliki  nilai kesejarahan bagi perguruan tinggi tersebut. Arsip statis disimpan secara permanen di Arsip Perguruan Tinggi.  Arsip yang  dihasilkan  oleh  perguruan  tinggi  berkaitan  dengan  kegiatan  pengajaran,  penelitian,  pengabdian  kepada masyarakat, serta kegiatan administrasi. Arsip-arsip tersebut direkam dalam berbagai bentuk dan media, antara lain kertas, digital, foto, film, dan lain-lain. Media rekam arsip sangat dipengaruhi oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Dengan dasar tersebut, maka Arsip Perguruan Tinggi perlu menyiapkan berbagai sarana bantu untuk membaca arsip sesuai media rekamnya, serta ruang untuk melakukan penelusuran arsip. Peneliti menggunakan teori-teori yang disampaikan oleh Betty R. Ricks et al, Mary E. Robek et al, Pugh, Maher, Anne Marie-Schwirtlich, Anne Marie-Schwirtlich & Gunnel Bellviken. Teori-teori yang mereka tulis dalam bentuk buku perlu diperhatikan, karena  pemikiran  para  pejuang  kearsipan  ini  mempertimbangkan  banyak  hal  untuk  menjaga  keselamatan  dan kelestarian  fisik  maupun  isi  informasi  arsip.  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kearsipan  dengan  metode kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan, bahwa diperlukan penyesuaian terhadap kualitas atau nilai informasi yang disimpan,  arsip  yang  disimpan,  fasilitas,  perencanaan  yang  matang  dan  terkoordinasi  dalam  merencanakan  desain ruang penelusuran pada Arsip Perguruan Tinggi.
Kata kunci: arsip perguruan tinggi; ruangan; desain; perencanaan; teori

## 1. Pendahuluan
Orang  secara  pribadi  maupun  suatu  organisasi  tentu  melakukan  perencanaan  ketika  akan membangun suatu bangunan. Lay out setiap ruang di dalam bangunan diharapkan seefektif dan seefisein mungkin sesuai maksud dan tujuan dibangunnya bangunan tersebut. Efektif menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia online secara umum memiliki arti tercapai sesuai yang dimaksudkan (https://kbbi.web.id/efektif). Sementara itu kata efisien secara umum memiliki arti, bahwa maksud dan tujuan yang telah dicapai semuanya berguna dan tidak ada yang terbuang sia-sia ( https://kbbi.web.id/efisien). Demikian pula ketika suatu organisasi termasuk perguruan tinggi akan membangun gedung atau memanfaatkan suatu ruangan di kampus tersebut yang akan difungsikan sebagai unit kerja dengan tugas mengumpulkan, memelihara, merawat, menyajikan arsip statis yang dihasilkan oleh organisasi tersebut.  (Taylor, 1984).
Arsip statis menurut Pasal 1 angka 7 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang  Kearsipan  merupakan  arsip  yang  isi  informasinya  merupakan  rekaman  kegiatan  seseorang  atau organisasi  yang  sudah  tidak  digunakan  lagi  untuk  medukung  pekerjaan  mereka  sehari-hari.  Namun  isi informasi yang direkam di dalam arsip tersebut memiliki nilai kesejarahan bagi penciptanya sehingga harus disimpan secara permanen. Lebih lanjut peraturan tersebut  mengatur, bahwa lembaga kearsipan nasional merupakan lembaga yang melaksanakan verifikasi secara langsung maupun tidak langsung terhadap status permanen tersebut.
Arsip statis harus dikumpulkan, dipelihara, dirawat, disimpan, disajikan oleh suatu unit kerja yang diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas tersebut. Unit kerja ini juga diberikan tanggung jawab untuk  melakukan  pembinaan  kearsipan  di  lingkungan  organisasinya.  Ketentuan  ini  diatur  dalam  Pasal  1 angka  12  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan.    Sehubungan dengan tugas-tugas khusus tersebut sebagaimana juga diatur dalam Pasal 1 angka 26 dari undang-undang yang sama, maka arsip statis memerlukan pengelolaan yang spesifik untuk setiap tugas. Bahkan undang- undang  kearsipan  tersebut  mengatur  penyelenggaraan  kearsipan  dilaksanakan  secara  terintegrasi  dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Maher  (1992:  19  –  20)  secara  teoritis  menyatakan,  bahwa  tujuan  pendirian  Arsip  Perguruan Tinggi  harus  diidentifikasi  dengan  jelas.  Hal  ini  perlu  dilakukan  karena  misi  masing-masing  perguruan tinggi  tidak  sama.  Berikut  ini  adalah  elemen  umum  tujuan  pendirian  Arsip  Perguruan  Tinggi  menurut Maher:
“   - To  appraise,  collect,  organize,  describe,  make  available,  and  preserve  records  of historical, legal, fiscal, and/or administrativevalue to their institution.
- To provide adequate facilities for the retention and preservation of such records.
- To provide information services that will assits the operation of the institution.
- To  serve  as  a  resource  and laboratory  to stimulate  and  nourish  creative  teaching  and learning.
- To serve research and scholarship by making available and encouraging the use of its collections by members of the institution and the community at large.
- To promote knowledge and understanding of the origins, aims, program, and goals of its institution, and of the development of these aims, goals, and programs.
- To facilitate efficient records management .”
Berdasar  pada  rumusan  tersebut  diketahui  bahwa  arsip  statis  merupakan  arsip  yang  isi  informasi  sudah tidak  diperlukan  oleh  penciptanya.  Meskipun  demikian  arsip  tersebut  perlu  disimpan  secara  permanen karena kandungan isi informasinya mencakup: nilai kesejarahan, hukum, fiskal, dan/atau nilai administrasi. Informasi tersebut pada suatu masa diperlukan oleh penciptanya maupun masyarakat umum untuk berbagai keperluan.  Dengan  demikian  arsip  statis  perlu  diakuisisi,  disimpan,  diolah,  dipelihara,  dirawat,  dan disajikan  pada  suatu  unit  yang  terpisah  dari  unit  kerja  oleh  orang  –  orang  yang  memiliki  keahlian  dan kewenangan mengelola arsip statis.
Maher  menulis  buku The  Management  of  College  and  University  Archives karena  permintaan Dewan the Society of American Archivists (the SAA) pada tahun 1983. Maher mulai melaksanakan tugas tersebut pada tahun 1984 dan selesai pada tahun 1990/1991, diterbitkan pada tahun 1992.  Hasil wawancara Peneliti dengan William Joseph Maher melalui email pada tanggal 31 Maret 2015 menguatkan arti penting keberadaan pedoman pengelolaan arsip. Disampaikan, bahwa Pustakawan Harvard University  menunjuk pengelola  arsip  yang  diciptakan  oleh  perguruan  tinggi  tersebut  pada  tahun  1890.  Clifford  K  Shipton ditunjuk  sebagai  Custodian  of  the  Harvard  University  Archives  pada  tahun  1938.  Selanjunya  Harvard University  Archives  ditunjuk  oleh    the  Harvard  Corporation  sebagai  repositori  arsip  dan  dokumen  yang diciptakan oleh perguruan tinggi tersebut. Para pengelola arsip di perguruan tinggi yang ada di Amerika selama  tahun  tersebut  hingga  tahun  1992  belum  memiliki  pedoman  yang  mereka  sepakati  untuk  acuan dalam mengelola arsip.
Para  pengelola  arsip  perguruan  tinggi  di  Amerika  telah  selama  20  tahun  berusaha  mewujudkan manual pengelolaan arsip perguruan tinggi yang komprehensif, yaitu sejak tahun 1972 hingga terwujudnya hasil penelitian Maher pada tahun 1992. Manual pengelolaan arsip perguruan tinggi sangat diperlukan agar informasi tentang kinerja perguruan tinggi dapat terdokumentasi dengan baik, dan siap digunakan sewaktu- waktu. Merujuk pada kata pengantar yang disampaikan oleh Patrick M. Quin selaku Dewan SAA pada saat itu  yang  dikuatkan  oleh  Maher  dalam  kesempatan  Wawancara  peneliti  dengannya  pada  tanggal  2  April 2015  melalui  email,  bahwa  perguruan  tinggi  di  Amerika  memiliki  tradisi  merayakan  100  tahun kelahirannya. Mereka  memerlukan  informasi yang  memadai untuk  keperluan perayaan tersebut. Dengan demikian  rekaman  perjalanan  capaian  kinerja  perguruan  tinggi,  bagaimana  riwayat  lahir,  tumbuh  dan berkembangnya suatu perguruan tinggi hanya dapat diketahui jika perguruan tinggi tersebut mengapresiasi dan merawat dengan baik arsip-arsip yang mereka ciptakan pada suatu unit kerja yang diberikan tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas tersebut.

## 2. Tinjauan Pustaka

## A.  Dasar Arsip Akademik
Maher  (1992:  17)  menyatakan,  bahwa  Arsip  Perguruan  Tinggi  adalah  program  yang memungkinkan  dokumentasi  capaian  kinerja  perguruan  tinggi  dapat  terus  diakses  ketika  peristiwa  yang
direkam  di  dalam  arsip  tersebut  telah  berlalu  sekian  lama.Arsip  statis  diseleksi  dan  ditangani  secara sistematis berbasis teori dan teknik kearsipan.
Upaya penyelamatan terhadap fisik maupun isi informasi yang direkam di dalam arsip statis karena informasi yang direkam di dalam arsip memiliki nilai yang tinggi bagi orang-orang yang memerlukannya. Perguruan  tinggi  tidak  akan  dapat  menetapkan  kapan  mereka  lahir  tanpa  adanya  dasar  hukum  yang menyatakan kapan perguruan tinggi tersebut ditetapkan, apa dasar pertimbangan perguruan tinggi tersebut didirikan,  bagaimana  proses  pendirian,  serta  tumbuh  dan  kembang  perguruan  tinggi  tersebut,  siapa  saja yang  berperan  dalam  proses  kelahiran  perguruan  tinggi  tersebut,  dan  siapa  saja  yang  mewarnai  tumbuh kembang  perguruan  tinggi  tersebut,  dan  lain-lain.  Tujuan  keberadaan  Arsip  Perguruan  Tinggi  juga dimaksudkan  untuk  memberikan  kontribusi  bagi  misi  pendidikan  karena  komunitas  kampus  diperkaya dengan  adanya  komunitas  kearsipan,  mendukung  pengajaran  dan  pembelajaran,  memberikan  dukungan bagi para ahli maupun masyarakat dalam menggunakan arsip dan dokumen untuk mengenal dan memahami masa lalu (Maher, 1992:18).

## B.  Pertimbangan dalam Perencanaan Ruang dan Fasilitas
Maher (1992: 148) berpendapat, bahwa terdapat bermacam tingkat dan jenis fasilitas yang diperlukan Arsip  Perguruan  Tinggi.  Hal  tersebut  terjadi  karena  perbedaan  volume,  usia  kepemilikan,  tingkat penggunaan, dan jumlah pegawai yang dimiliki unit kerja tersebut. Selain itu keberadaan fasilitas bersama di  lingkungan  suatu  perguruan  tinggi  juga  dapat  mengurangi  kebutuhan  ruang  maupun  fasilitas  Arsip Perguruan  Tinggi.  Hubungan  yang  harmonis  antar  unit  kerja  memiliki  pengaruh  terhadap  kenyamanan setiap pegawai dari berbagai unit kerja yang menggunakan ruang dan fasilitas yang sama secara bersama- sama. Kegiatan kearsipan di Arsip Perguruan Tinggi secara umum meliputi : (Maher, 1992 : 58 – 155)
1) Melaksanakan akuisisi arsip statis dari depot arsip inaktif ke depot Arsip Perguruan Tinggi
2) Mengontrol asal usul arsip yang diakuisisi termasuk dasar hukum perolehannya dari pencipta arsip ( accessioning )
3) Menata arsip di ruang penyimpanan arsip statis
4) Melaksanakan pendeskripsian arsip agar arsip mudah untuk ditemukembali ( retrieval )
5) Melaksanakan preservasi dan konservasi arsip untuk menjaga fisik maupun isi informasi yang direkam didalam arsip statis memiliki ketahanan usia pakai yang panjang
6) Melaksanakan layanan arsip statis kepada penggunanya
Berdasar  pada  paparan  tersebut  dan  paparan  pada  baian  pendahuluan,  diketahui,  bahwa  masing- masing  kegiatan  kearsipan  statis  di  Arsip  Perguruan  Tinggi  memerlukan  ruang,  suhu  udara,  maupun perangkat pendukung yang tidak sama. Hal ini antara lain dipengaruhi oleh media penyimpan arsip, usia arsip, sarana yang digunakan untuk menyelamatkan fisik maupun isi informasi yang direkam di dalam arsip.

## C.  Depot Arsip
Peneliti dalam kesempatan ini mengacu pada Standar Depot Arsip yang berlaku di Indonesia sesuai Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2015  tentang  Pedoman
Pembentukan  Depot  Arsip.  Depot  arsip  sebagaimana  diatur  dalam  Pasal  1  angka  10  peraturan  tersebut diketahui tidak membedakan antara depot arsip inaktif maupun depot arsip statis. Sementara itu teori-teori yang  dikemukakan  oleh  para  pakar  Kearsipan  dan  digunakan  dalam  kajian  ini  berasal  dari  Amerika  dan Australia. Mengingat fokus penelitian ini berfokus pada depot arsip statis, maka dalam beberapa hal akan terjadi  pembahasan  ganda,  karena  terdapat  pakar  yang  dalam  karyanya  spesifik  membahas  depot  arsip inaktif, sementara pakar yang lain spesifik membahas depot arsip statis.
Pembentukan  depot  arsip  menurut  Pasal  1  angka  1  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip adalah “pembentukan depot arsip yang  mencakup tahapan perencanaan pembangunan, pelaksanaan tata ruang gedung, prasarana dan sarana  depot,  serta  pengelolaan  depot  arsip”.  Selanjutnya  pada  Pasal  2  diatur,  bahwa  “Pedoman Pembentukan Depot Arsip merupakan acuan bagi lembaga kearsipan dalam membangun depot arsip.
Pengertian tentang  depot arsip sebagaimana disebutkan dalam Pasal 1 angka 9  Peraturan Kepala Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  31 Tahun  2015  tentang  Pedoman  Pembentukan  Depot  Arsip adalah  “gedung  dan  ruang  penyimpanan  arsip  yang  dirancang  dengan  struktur  khusus  guna  memenuhi kebutuhan  terhadap  pelindungan  arsip,  serta  mengutamakan  tugas  pemeliharaan  dan  perawatan  arsip”. Sementara itu pengertian standar depot arsip disebutkan dalam Pasal 1 angka 10 pada peraturan yang sama, yaitu “spesifikasi teknis minimal yang harus dimiliki oleh suatu depot guna menyimpan arsip, baik standar gedung  arsip  maupun  standar  ruang  penyimpanan  arsip  statis  dan  arsip  inaktif  yang  memiliki  nilai berkelanjutan”. Dari ketentuan tersebut diketahui, bahwa depot arsip sebagaimana diatur dalam peraturan tersebut dimaksudkan sebagai depot arsip inaktif maupun depot arsip statis.
Depot arsip statis adalah tempat dilakukannya kegiatan pengelolaan arsip statis, yaitu pengendalian arsip statis secara efektif, efisien, sistematis. Arsip statis dikendalikan  ketika diolah, ditata, dipreservasi, dan diakses. Ketentuan tersebut diatur dalam Pasal 1 angka 11 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip).
Berdasar  pada  ketentuan  tersebut  di  atas  diketahui,  bahwa  perencanaan  dan  pembangunan  depot  arsip inaktif maupun depot arsip statis di Indonesia telah diatur dalam kebijakan oleh lembaga pembina kearsipan nasional.
Prinsip efektif dan efisien dalam pembentukan depot arsip sangat diperhatikan oleh ANRI. Hal tersebut nampak pada Bab Asas dan Ruang Lingkup. Pada Pasal 3 disebutkan, bahwa :
“  Pembentukan Depot Arsip diselenggarakan dengan berlandaskan pada asas:
a. Kemanfaatan;
b. Keamanan dan keselamatan;
c. Keseimbangan;
d. Keserasian bangunan gedung dengan lingkungannya; dan
e. Aksesibiltas”
Merujuk pada kelima aspek tersebut diketahui, bahwa ANRI sungguh-sungguh  memikirkan aspek-aspek yang diperlukan bagi perlindungan terhadap arsip sejak awal kebijakan tersebut dirancang. Prinsip-prinsip efektif dan  efisien tercermin dari kelima aspek tersebut, bahwa depot arsip harus bermanfaat karena dari
kegiatan  yang  dilakukan  oleh  institusi  tersebut  memang  tercipta  arsip.  Depot  arsip  diperlukan  karena  di dalam depot tersebut diberikan perlindungan terhadap arsip. Keberadaan depot arsip harus seimbang, tidak lebih  menonjol  maupun  tenggelam  di  lingkungannya.  Terakhir,  para  pengguna  dapat  menjangkau  arsip- arsip yang akan mereka akses di depot arsip yang dituju.
Banyak ketentuan yang mengatur tentang perencanaan fisik depot arsip. Ketentuan yang mengatur tentang ruang dalam depot arsip diatur pada Pasal 13 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip, meliputi :
a.   ruang kerja;
b.  ruang penyimpanan;
c.   ruang publik; dan
d.  ruang instalasi teknis.
Secara teoritis sistem penyimpanan arsip di Indonesia terbagi menjadi tiga, yaitu sentral, desentral, campuran (Ig. Wursanto, 1991 :172 -174). Keluasan organisasi perguruan tinggi di Indonesia bisa jadi tidak sama karena mengikuti luas atau sempitnya organisasi yang ada. Semakin luas organisasi, semakin komplek sistem administrasinya, maka perguruan tinggi tersebut menyimpan arsip inaktifnya di depot arsip masing- masing  unit  kerja.  Sementara  itu  penyimpanan  arsip  statis  dilaksanakan  oleh  Arsip  Perguruan  Tinggi (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 17).
Keseluruhan  ruang  di  depot  arsip  sebagaimana  diatur  dalam  Pasal  13  Peraturan  Kepala  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2015  tentang  Pedoman  Pembentukan  Depot  Arsip  bila diterapkan di Arsip Perguruan Tinggi di Indonesia digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan administratif maupun pengelolaan arsip statis. Kegiatan tersebut diatur dalam Pasal 14 Ayat (3) Peraturan Menteri Riset, Teknologi,  dan  Pendidikan  Tinggi  Republik  Indonesia  Nomor  78  Tahun  2017  tentang  Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Kegiatan administrastif terkait pengaturan dalam Pasal tersebut, mencakup pemanfaatan ruang untuk:
1) Menyusun kebijakan kearsipan bagi internal perguruan tinggi
2) Fungsi administratif dalam rangka perencanaan pembinaan kearsipan, penataan sistem kearsipan di lingkungan  internal  perguruan  tinggi,  penyelenggaraan  kerja  sama  di  bidang  kearsipan, pengembangan  teknologi  kearsipan  di  lingkungan  internal  perguruan  tinggi,  evaluasi penyelenggaraan kearsipan, penyusunan laporan kinerja yang telah tercapai dan belum tercapai.
Sementara itu depot arsip digunakan sebagai ruang pengelolaan arsip statis meliputi :
1) menerima, mengolah, menata dan menyimpan, melakukan pemeliharaan dan menyajikan informasi berbasis  arsip  statis  sesuai  dengan  ketentuan  yang  telah  diatur  dalam  peraturan  perundang- undangan.
2) ruang  untuk  tindakan  perawatan,  preservasi,  konservasi  terhadap  koleksi  arsip  statis,  pelacakan terhadap arsip statis.
3) ruang untuk akses dan layanan arsip statis.

## 3. Metode Penelitian
Penelitian  ini  mengkaji  secara  teoritis  tentang  Perencanaan  Desain  Ruang  Penelusuran  dan Publikasi  Arsip  di  Arsip  Perguruan  Tinggi.  Arsip  statis  disimpan  secara  permanen  di  depot  arsip  statis. Nilai kesejarahan yang dimuat dalam arsip statis menjadikan arsip statis bernilai tinggi. Bila arsip tersebut hilang, maka hilang pula akar sejarah perguruan tinggi tersebut. Arsip statis diakuisisi, diolah, dipelihara, dirawat agar dapat disajikan kepada para penggunanya di ruang layanan arsip. Sehubungan dengan fungsi- fungsi tersebut, maka perencanaan tata ruang bangunan depot arsip termasuk lay out ruang  – ruang yang ada  di  dalamnya  perlu  diatur  seefektif  dan  seefisien  mungkin.  Untuk  maksud  tersebut,  maka  peneliti mengkaji  dengan  menggunakan  pendekatan  kearsipan  dari  para  pakar  kearsipan,  yaitu:  Hugh  A.  Taylor (1984),  Betty  R.  Ricks  dkk  (1992),  Mary  E. Robek  dkk  (1987),  Anne  Marie-Schwirtlich (1987), Anne Marie-Schwirtlich & Gunnel Bellviken (1987), serta Maher (1992).
Pemikiran para pakar kearsipan tersebut sudah dipublikan pada tahun 1980-an dan 1990-an. Namun pemikiran  mereka  masih  sangat  relevan  digunakan  untuk  mengkaji  permasalahan  yang  dibahas  dalam penelitian.  Pemikiran-pemikiran  mereka  diketahui,  diadaptasi  oleh  berbagai  negara  termasuk  Indonesia. Pemikiran para pakar yang diadopsi oleh Indonesia adalah pemikiran Betty R. Ricks dkk (1992: 280 – 283) serta Mary E. Robek dkk (1987: 356 - 357) tentang perencanaan area maupun bangunan depot arsip. Point- point di dalam pemikiran mereka dapat kita jumpai pada  ketentuan-ketentuan yang diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip.
Peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif untuk mengumpulkan data penelitian (Creswell, John  W.,  2017:253-254).  Penelitian  ini  merupakan  kajian  teoritis,  maka  peneliti  mengkaji  pemikiran beberapa  pakar  kearsipan  terkait  perencanaan  ruang  penelusuran  dan  publikasi  arsip.  Daftar  para  pakar beserta tahun publikasi karya mereka telah dicantumkan pada alinea sebelumnya. Sementara itu kebijakan kearsipan  termasuk  kearsipan  perguruan  tinggi  diperoleh  peneliti  melalui  internet.  Kebijakan  tersebut meliputi :
1) Keputusan  Presiden  Republik  Indonesia  Nomor  103  Tahun  2001  Tentang  Kedudukan,  Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen
2) Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
3) Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2017  tentang  Penyelenggaraan  Kearsipan  di  Lingkungan  Kementerian  Riset,  Teknologi,  dan Pendidikan Tinggi
4) Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2015  tentang  Pedoman Pembentukan Depot Arsip
5) Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/02/1983 mengenai Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai guna Arsip
6) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Terakhir,  penulis  menggunakan  hasil  wawancara  dengan  William  Joseph  Maher  seorang  pakar kearsipan  perguruan  tinggi  dari  Illinois  University.  Wawancara  tersebut  dilaksanakan  melalui  fasilitas email sepanjang tahun 2015 tentang arsip perguruan tinggi. Namun dalam kesempatan ini  peneliti hanya menggunakan  hasil  wawancara  bulan  Maret  hingga  April  tahun  2015.  Dengan  demikian,  peneliti menggunakan metode wawancara, mengkaji teori, dan mengkaji kebijakan pemerintah Republik Indonesia di bidang kearsipan.

## 4.  Hasil dan Pembahasan
A. Merancang Depot Arsip
Kita harus mempertimbangkan beberapa hal ketika akan merencanakan akan membangun depot arsip. Menurut Schwirtlich (1987:40) pertimbangan yang dimaksudkan adalah :
1) tahu apa kebutuhan Anda saat ini
2) perkiraan kebutuhan Anda untuk lima tahun ke depan
3) mengidentifikasi fitur yang Anda inginkan dan yang harus Anda hindari untuk alasan keamanan
4) biasakan diri Anda dengan apa yang tersedia
5) Anda harus menyadari bahwa Anda mungkin harus sangat sabar dan gigih
Selanjutnya  Schwirtlich  mengingatkan,  bahwa  depot  arsip  memiliki  fungsi  ganda.  Fungsi  yang dimaksud adalah di dalam depot arsip terdiri dari beberapa ruang dengan fungsi masing-masing, yaitu:
1) Ruang  untuk  menyimpan  arsip  statis  dalam  berbagai  bentuk  media  penyimpan  yang disimpan dalam ruang-ruang penyimpan yang berbeda menurut bentuk dan media arsip
2) Ruang  untuk  kegiatan  peneliti  konsultasi  dengan  Arsiparis  terkait  arsip  yang  sedang mereka gunakan untuk data penelitian mereka
3) Ruang untuk melaksanakan tugas administrasi
4) Ruang untuk pegawai mengelola arsip statis
Merujuk pada fungsi depot arsip statis, maka kita harus menjawab beberapa pertanyaan agar depot arsip statis yang diperoleh nantinya benar-benar efektif dan efisien. Beberapa pertanyaan tersebut adalah :
1) Berapa volume dan jenis arsip statis yang dikelola ? Berapa volume dan jenis arsip statis yang dikelola dalam lima tahun kedepan ?
2) Apakah diantara arsip statis yang dikelola terdapat jenis arsip yang memerlukan ruang penyimpan dengan fasilitas khusus ?
3) Berapa  banyak  pegawai  yang  saat  ini  telah  dimiliki  ?  Berapa  banyak  pegawai  yang dimiliki dalam waktu lima tahun kedepan ?
4) Berapa  banyak  peneliti  yang  berkunjung  dalam  waktu  satu  minggu,  satu  bulan,  satu tahun ?
Tahap selanjutnya menurut rekomendasi Swirtlich (1987: 40) adalah :
1) cari area yang Anda nilai dapat diterima ukuran, lokasi, dan kesesuaian
2) Identifikasi  area  yang  kosong  atau  kurang  dimanfaatkan  di  tempat  organisasi  Anda  dan periksalah. Mungkin area kosong tersebut sesuai dengan kriteria depot arsip statis
3) Apabila  organisasi  Anda  merupakan  bagian  dari  Pemerintah  Daerah,  maka  Anda  perlu mencari tahu apakah Pemerintah Daerah  memiliki asset  gedung atau ruangan  kosong  yang dapat difungsikan sebagai depot arsip statis
4) Jika ternyata organisasi Anda harus menyewa gedung atau ruangan untuk difungsikan sebagai depot arsip statis, maka lakukan pembicaraan dengan pemiliki ruangan atau gedung. Selain itu Anda juga dapat memantau iklan di surat kabar untuk mendapatkan iklan sewa ruangan atau gedung.
Beberapa catatan kriteria depot arsip statis yang dapat kita gunakan sebagai pedoman dalam pengadaan depot arsip statis dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Tabel Karakteristik Depo Arsip Statis Swirtlich (1987: 40)
Diharapkan Dihindari Tempat Dekat komunitas pengguna utama  atau  transportasi  yang baik, ruang untuk perluasan Kedekatan dengan target strategis,  industri  atau  utilitas berbahaya,  dataran  banjir,  zona bumi  yang  tidak  stabil,  sinar matahari langsung atau angin Bangunan Bahan  tahan  api  dan  hama, ruang  terbuka  yang  luas,  daya dukung  beban  yang  baik,  titik akses  yang  terbatas,  sebagian besar  di  atas  tanah,  beberapa jendela,  fasilitas  bongkar  muat yang baik, AC Beberapa  bangunan  terpisah, benar-benar  di  bawah  tanah, partisi internal yang luas Posisi dalam bangunan Sama dengan di atas Loteng  atau  basement,  ruangan terpisah  yang  luas,  potensi bahaya  seperti  pipa  air,  toko bahan kimia, instalasi pemanas/AC, dapur
Ruang-ruang yang diperlukan di depot arsip statis adalah (Swirtlich, 1987: 49 – 66; Lihat juga Swirtlich & Bellwiken, 1988 : 48) :
1) Ruang penyimpanan arsip statis, dengan ketentuan:
a. area penyimpanan 60 % - 70 % dari total area.
b. Tidak banyak aktifitas di ruang penyimpanan arsip statis.
c. Demikian  pula  pegawai  yang  masuk  ke  ruang  penyimpanan  arsip  dibatasi.  Apabila memungkinkan  hanya  satu  orang  yang  diberikan  kewenangan  untuk  memasuki  ruang  ini untuk mengambil dan mengembalikan arsip statis ke tempat semula. Tujuannya adalah untuk mengeliminir  arsip  yang  hilang.  Selain  petugas  tersebut,  hanya  petugas  kebersihan  yang boleh memasuki ruang penhimpan arsip statis namun dengan pengawasan yang ketat .
d. Ruang penyimpan arsip statis harus senantiasa bersih, sejuk, bebas dari segala resiko yang membahayakan fisik arsip statis.
e. Lingkungan  ruang  penyimpan  arsip  berbasis  kertas   yang  ideal  adalah    suhu  lebih  dari  15 derajat celcius, dengan kelembababan 50 %.
f. Diperlukan cahaya untuk akses ke arsip tetapi harus dimatikan tidak ada kegiatan temu balik arsip statis.
g. Ruang yang luas merupakan ruang yang ideal untuk difungsikan sebagai ruang penyimpanan arsip statis. Ruang harus efektif dan efisien tanpa ada dinding yang tidak ada manfaat.
h. Hindari kegiatan microclimates (pembuatan iklim buatan) karena berpotensi
i. Simpan arsip dengan media negatif foto, negatif mikrofilm, master magnetic discs, tapes dan diskettess  di  dalam  ruang  penyimpan  arsip  khusus  untuk  media  tersebut  karena  mereka memerlukan  suhu  udara  serta  kelembaban  yang  berbeda  dengan  media  kertas.  Mereka memerlukan suhu lebih dari 10 derajat celsius dengan kelembaban 20 – 30 %
2) Ruang  untuk  memproses  arsip  statis.  Kegiatan  yang  dilakukan  di  ruangan  ini  adalah: penerimaan arsip statis, dilakukan penelitian terhadap asal usul perolehan arsip statis, arsip statis dibersihkan,  arsip  statis  ditata,  arsip  statis  didiskripsikan  untuk  digunakan  sebagai  bahan referensi para penggunan potensialnya
3) Ruang administrasi adalah ruang yang digunakan untuk mengawasi para peneliti yang sedang bekerja di ruang baca apabila petugas yang bekerja di ruang baca tidak ada di tempat.
4) Ruang  layanan  umum  adalah  ruang  yang  digunakan  untuk  kegiatan  di  luar  layanan  arsip.  Di ruang  tersebut  dilakukan  kegiatan  kegiatan  pendidikan  pemakai  arsip  statis,  lokakarya, pengajaran
5) Ruang  baca  adalah  ruang  tempat  para  peneliti  membaca  arsip  terkait  penelitian  yang  sedang mereka lakukan. Ruangan tersebut ukuran idealnya adalah 7 – 10 % dari total area depot arsip
6) Ruang  Pameran  adalah  ruang  untuk  memamerkan  koleksi  arsip  statis  yang  dikelola  di  depot arsip  statis.  Ruang  Pamer  didesain  sedemikian  rupa  hingga  terlihat  menarik.  Copy  arsip diperbesar dipamerkan di ruang tersebut dengan tata cahaya yang menarik
7) Ruang  Seminar  adalah  salah  satu ruang  di  depot  arsip  statis. Ruang  tersebut  digunakan  yang digunakan untuk kegiatan seminar atau pelatihan
Maher  (1992:149)  menempatkan  fungsi  ruang  baca  sebagai  bagian  dari  Fasilitas  Layanan Umum.  Meskipun  demikian  fungsi-fungsi  yang  dimaksudkan  sama  dengan  pemikiran  Swirtlich  & Bellwiken. Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah :
1) Area yang tenang untuk penelitian dan membaca
2) Area  pegawai  mengawasi  pengguna  arsip  statis  untuk  memastikan  keamanan  gedung penyimpanan arsip statis
3) Area akses sarana bantu temu kembali dan area penyimpanan arsip statis sehingga para pegawai dapat memberikan dukungan yang maksimal kepada para peneliti
4) Area promosi Arsip Perguruan Tinggi sebagai pelayan masyarakat yang baik melalui program- program kegiatan kerjanya. Selain itu meyakinkan kepada masyarakat tentang kemampuan Arsip Perguruan Tinggi merawat arsip maupun dokumen.
Maher memiliki pemikiran yang sama dengan Swirtlich & Bellwikenterkait fasilitas umum lainnya yang ada  di  depot  arsip  statis.  Maher  membagi  fasilitas  tersebut  menjadi  empat  fungsi,  yaitu:  ruang  untuk konsultasi  referensi  dan  orientasi,  ruang  penelitian  dan  baca,  ruang  pameran,  ruang  konferensi  atau pertemuan. Lebih lanjut Maher (1992:149) merekomendasikan sebagai berikut :
1) pada Arsip Perguruan Tinggi yang lebih besar memiliki ruangan yang masing-masing benar-benar digunakan sesuai fungsinya (satu ruangan hanya untuk satu fungsi).
2) Arsip Perguruan Tinggi memiliki ruang untuk kegiatan resepsi
3) Arsip  Perguruan  Tinggi  memiliki  ruang  khusus  untuk  wawancara,  sehingga  kegiatan  wawancara tidak mengganggu peneliti yang sedang mempelajari isi informasi yang terkandung di dalam arsip yang sedang dibaca.
4) Arsip  Perguruan  Tinggi  memiliki  ruang  -  ruang  kedap  suara  untuk  peneliti  yang  mempelajari  isi informasi yang direkam di dalam arsip media baru (arsip audio, arsip audio visual)

## B. Merancang Ruang Penelusuran Arsip
Merancang sebuah ruang penelusuran bukan semata-mata merancang ruangan saja, tetapi perlu dipertimbangkan  beberapa  aspek  yang  berhubungan  dengan  masalah  ruang  penelusuran,  antara  lain (Taylor, 1984: 43-49, Lihat juga Pugh, 1992-93-104):
1) Type pengguna arsip.
2) Jumlah pengguna.
3) Jenis koleksi
4) Jumlah koleksi
5) Batas akses.
6) Kebutuhan pengguna.
7) Fasilitas yang diperlukan
8) dan lain-lain.
Ruang  Penelusuran  adalah  bagian  dari  depot  arsip.  Arsip  yang  disimpan  dan  disajikan  di  depot arsip  statis  adalah  arsip  yang  memiliki  nilaiguna  sekunder.  Arsip  dengan  nilaiguna  tersebut  adalah  nilai arsip  didasarkan  pada  kegunaan  arsip  bagi  kepentingan  umum,  yaitu  masyarakat  dan  lembaga  di  luar lembaga  pencipta  arsip  dan  kegunaannya  sebagai  bahan  bukti  dan  bahan  pertanggungjawaban  nasional. Nilaiguna  sekunder  meliputi  nilaiguna  kebuktian  dan  nilaiguna  informasional.  Ketentuan  tersebut  diatur dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/02/1983 mengenai Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai guna Arsip pada angka Romawi II butir 1.
Tujuan  utama  dari  pengadaan  ruang  penelusuran  arsip  adalah  mampu  menyediakan  ruang baca yang cukup menampung peneliti dan pengelola arsip yang telah terlatih agar arsip dapat terakses. Hal ini dikarenakan mereka menata, mendaftar, dan mengkomunikasikan arsip-arsip tersebut (Duchein, 1983:
44). Sehubungan dengan pemikiran tersebut, maka perlu diketahui siapa pengguna potensial arsip statis di suatu depot arsip statis.
Pengguna  potensial  arsip  statis  yang  diciptakan  oleh  perguruan  tinggi  adalah  unsur  civitas akademika kampus sebagai pencipta arsip dan masyarakat umum termasuk peneliti yang berasal dari luar kampus penciptas arsip.
1) Pimpinan  perguruan tinggi
Pimpinan  perguruan  tinggi  sangat  membutuhkan  arsip  statis  sebagai  seumber  informasi dalam  rangka  mereview  kembali  kebijakan  yang  pernah  dilakukan  dimasa  lalu  untuk menghadapi situasi serupa yang terjadi di masa kini. Akreditasi perguruan tinggi, akreditasi program studi merupakan salah satu bentuk kegiatan di lingkungan perguruan tinggi  yang sarat  dengan  sentuhan  arsip. Dari  arsip  Standar  1.  Visi,  misi,  tujuan,  dan  sasaran,  serta strategi,  Pencapaian,  Standar  2.  Tata  pamong,  kepemimpinan,  sistem,  pengelolaan,  dan penjaminan  mutu,  Standar  3.  Mahasiswa  dan  lulusan,  Standar  4.  Sumber  daya  manusia, Standar  5.  Kurikulum,  pembelajaran,  dan  suasana  Akademik,  Standar  6.  Pembiayaan, sarana  dan  prasarana,  serta  sistem  informasi,  sampai  Standar  7.  Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Semua standar tersebut disusun atas  dasar  rekam  jejak  capaian  kinerja  perguruan  tinggi  yang  direkam  di  dalam  arsip. Pimpinan  perguruan  tinggi  tidak  akan  tenang  jika  asesor  Badan  Akreditasi  Nasional Perguruan Tinggi mulai melaksanakan proses visitasi sementara bukti-bukti kegiatan yang dilakukan  belum  lengkap.  Semakin  lengkap  bukti  arsip  yang  dimiliki,  maka  reputasi perguruan tinggi juga semakin baik.
Dengan  dasar  pertimbangan  arti  penting  arsip  sebagai  bahan  bukti  kinerja perguruan tinggi, maka arsip-arsip statis yang terkait dengan kinerja dan reputasi perguruan tinggi  perlu  disimpan  di  depot  arsip  statis  perguruan  tinggi  agar  mudah  dikases  saat diperlukan keberadaannya.
Keberadaan  arsip  sebagai  perekam  peristiwa  dimasa  lalu  melalui  media  kertas, foto, film dan lain-lain seringkali menjadi primadona saat Fakultas atau Perguruan Tinggi hendak  merayakan  Dies  Natalis.  Pada  momen-momen  tersebut  arsip  foto,  film,  kertas seringkali  ditampilkan  untuk  sarana  informasi  kepada  masayarakat  tentang  capaian perguruan  tinggi  tersebut  ( https://iain-surakarta.ac.id/arsip-perguruan-tinggi-upaya- pengembangan-kredibilitas-dan-akuntabilitas/)
2) Dosen
Dosen  adalah  pelaksana  tridharma  perguruan  tinggi  yang  berpotensi  menggunakan  arsip statis yang diciptakan oleh perguruan tinggi dimana mereka mengajar. Pada umumnya arsip yang diperlukan adalah arsip pribadi dan arsip hasil penelitian. Arsip pribadi pada umumnya digunakan  oleh  dosen  yang  telah  pensiun  untuk  mengurus  pensiun  dan  keperluan administrasi  diri  mereka  untuk  membuktikan  bahwa  mereka  adalah  benar  pernah  bekerja
sebagai dosen pada perguruan tinggi tersebut. Selanjutnya arsip hasil penelitian yang pernah dilakukan di masa lalu untuk dikembangkan pembahasannya sesuai perkembagan situasi di masa kini.
3) Mahasiswa
Mahasiswa  aktif  menggunakan  arsip  statis  yang  memuat  informasi  tentang  kinerja perguruan  tinggi  di  masa  lalu  untuk  diteliti.  Sementara  alumni  menggunakan  arsip  statis yang diciptakan oleh perguruan tinggi untuk keperluan bukti bahwa mereka pernah kuliah, lulus atau tidak lulus pada suatu perguruan tinggi
4) Masyarakat Umum
Arsip statis bisa diakses oleh masyarakat umum untuk berbagai keperluan diantaranya untuk rekreasi
Sebagaimana  yang  disampaikan  oleh  Taylor  dan  Pugh,  maka  ketika  merencanakan  pembentukan  Arsip Perguruan  Tinggi  perlu  dilakukan  beberapa  kajian  termasuk  di  dalamnya  tentang  kapasitas  dan  lay  out ruang  penelusuran  arsip.  Kepuasan  pengguna  arsip  statis  bukan  hanya  ketika  mendapatkan  arsip  yang diperlukan dan mendapatkannya dengan, tetapi juga kenyamanan lingkungan di ruang penelusuran arsip. Mereka dapat memanfaatkan arsip konvensional maupun media baru dengan tanpa khawatir mengganggu pengguna arsip lainnya yang ada di ruangan tersebut.

## 5. Simpulan
Diperlukan pertimbangan tertentu ketika suatu perguruan tinggi akan membentuk depot arsip untuk Arsip Perguruan Tinggi. Diantara pertimbangan tersebut adalah terkait volume arsip, jenis arsip, pengguna, jumlah  pengguna.  Dari  pertimbangan-pertimbangan  tersebut  dapat  dirumuskan  tentang  tata  ruang  depot arsip yang diperlukan.

## Daftar Pustaka
Creswell,  John  W.  2017. Research  Design:  Pendekatan  Metode  Kualitatif,  Kuantitatif,  dan  Campuran . Cetakan  Kedua.  Diterjemahkan  oleh  Achmad  Fawaid  dan  Rianayati  Kusmini  Pancasari.  Jakarta  : Pustaka Pelajar
Duchein, Michel, 1983 . Obstacles to the Access, Use and Transfer of Information from Archives: RAMP Study . General Information Programme and UNISIST, Paris.
Ig. Wursanto, 1991. Kearsipan I , Kanisius, Yogyakarta
Keputusan  Presiden  Republik  Indonesia  Nomor  103  Tahun  2001  Tentang  Kedudukan,  Tugas,  Fungsi,
Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen
Maher,  William  J., The  Management  of  College  and  University  Archives ,  The  Society  of  American Archivists and The Scarecrow Press, Inc.,  Metuchen, N.J. & London
Marie-Schwirtlich,  Anne.  1987, Introducing  the  Archival  Profession didalam  Ann  Pederson,  Keeping Archives, Australian Society of Archivists Incorporated, Sydney
Marie-Schwirtlich,  Anne  &  Gunnel  Bellviken,  1988, Getting  Organised .  Ausralian  Society  of  Archives Incorporated, Australia
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi,  dan  Pendidikan  Tinggi  Republik  Indonesia  Nomor  78  Tahun  2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2015  tentang  Pedoman Pembentukan Depot Arsip
Pugh,  Mary  Jo.  1992, Providing  Reference  Services  for  Archives  and  Manuscripts .  The  Society  of American Archivists, Chicago
Ricks  Betty  R.  dkk,  1992, Information  and  Image  Management  (A  Records  System  Approach) ,  South- Western Publishing Co., Cincinnati
Robek, Mary F. Dkk, 1987. Information and Records Management , Glencow, California
Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/02/1983 mengenai Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai guna Arsip
Taylor, Hugh A. 1984. Archival services and the concept of the user: a RAMP study . General Information Programme and UNISIST. United Nations Educational, Scientufuc and Cultural Organization, Paris.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Internet
https://kbbi.web.id/efektif https://kbbi.web.id/efisien
https://iain-surakarta.ac.id/arsip-perguruan-tinggi-upaya-pengembangan-kredibilitas-dan- akuntabilitas/

## Informan
William Joseph Maher, Wawancara melalui internet pada bulan Maret – April 2015
https://iain-surakarta.ac.id/arsip-perguruan-tinggi-upaya-pengembangan-kredibilitas-dan- akuntabilitas/