BIBLIOTIKA: Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi Volume 7 Nomor 1, Tahun 2023, Hal 38-44 DOI: http://dx.doi.org/10.17977/um008vi12017p001 Eissn: 2579-3802

## PENGELOLAAN DAN PENDATAAN ULANG ARSIP DI DPUPRPKP KOTA MALANG
Moch.Alfa Alfiansyah 1 *, Annisa Nur Hasnah 2 , Laily Khoiri Syafiya 1, dkk.
Univesitas Negeri Malang, Jl. Semarang No. 5 Malang, 65111, Jawa Timur, Indonesia Surel: moch.alfa.2002146@students.um.ac.id 1* , annisa.nur.2002146@student.um.ac.id 2 ,
laily.khoiri.2002146@students.um.ac.id 1 ARTICLE INFO

## ABSTRACT
Article history:
Received: 4 Des 2022
Accepted: 5 Jun 2023 Published: 14 Jun 2023
Keyword : MBKM UM,Archive management, Archive restructuring Program  MBKM  UM  ini  memberikan  kesempatan  bagi  seluruh mahasiswanya untuk belajar serta mendapatkan pengalaman diluar perkuliahan,  serta  merasakan  langsung  terjun  kedunia  pekerjaan. Arsip  merupakan  rekaman  kejadian  atau  kegiatan  pada  setiap instansi  atau  perusahaan.  Kegiatan  yang  berkenaan  dengan kearsipan  adalah  pengelolaan  dan  pendataan  arsip.  Dalam melakukan  pengelolaan  dan  pendataan  arsip  ini  masih  banyak lembaga  atau  instasi  yang  belum  melakukan  pengelolaan  arsip dengan baik dan sesiau dengan prosedur yang ada. Artikel ini di tulis menggunakan pendekatan Fokus penelitian adalah pokok persoalan yang menjadi pusat perhatian dalam penelitian. Penelitian kualitatif dibatasi  berdasarkan  pada  tingkat  kepentingan,  urgensi  dan fasebilitas  masalah  yang  akan  dipecahkan,  sehingga  kegiatan  ini memfokuskan pada kegiatan pengelolaan arsip dan penataan ulang arsip.
This  internship  provides  an  opportunity  for  all  of  her  students  to learn  and  gain  experience  outside  of  college,  as well  as  experience coming  directly  into  the  work  world.  Archives  are  recordings  of events or activities on any agency or company. Archival operations are the management and filing. For the management and application of these archives there are many institutions or instations that have not done properly and properly. This article was written using the focus  of  research  as  a  subject  of  interest  in  the  study.  Qualitative research  was  limited  to  the  level  of  interest,  the  urgency  and immobility  of  the  problem  to  be  solved,  so  this  activity  focuses  on archival management activities and archive restructuring.

## PENDAHULUAN
Berbagai  upaya  dilakukan  oleh  perguruan  tinggi  dalam  rangka  mewujudkan  visi misinya, yakni Tri Dharma Perguruan Tinggi yang terdiri dari pendidikan, penelitian, dan pengabdian  pada  masyarakat.  Dunia  perkuliahan  memberikan  kesempatan  kepada mahasiswa  untuk  mendapatkan  keTerutamasempatan  mempelajari  ilmu  pengetahuan baik  yang  sesuai  dengan  program  studi  yang  ditempuhnya  maupun  tidak.  Pembelajaran dan  pengalaman  belajar  selama  berkuliah  bukan  hanya  didapatkan  melalui  bidang akademik,  namun  juga  kegiatan  di  luar  kelas  seperti  kegiatan  kemahasiswaan.  Data  ini
juga diperkuat dengan hasil Survei Angkatan Kerja Nasional (Sukernas) oleh Badan Pusat Statistik (2019) yang mencatat sejumlah 6-7 persen sarjana menjadi pengangguran. Fakta ini menunjukkan banyaknya sarjana yang tidak terserap dunia kerja karena dinilai tidak memiliki hardskill maupun softskill yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja.
Untuk  mengatasi  masalah    di  atas,  dunia  perkuliahan  telah  berbenah  dengan meluncurkan  program  Merdeka  Belajar  Kampus  Merdeka  (MBKM).  Program  tersebut memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk belajar dan mendapatkan pengalaman di  luar  perkuliahan  dengan  tetap  mendapatkan  haknya  sebagai  mahasiswa.  Salah  satu kegiatan  yang  ditawarkan  oleh  MBKM  adalah  magang  (internship).Menurut  Rusidi (2006:3)  dalam  Azwar  (2019),  magang  merupakan  salah  satu  mata  kuliah  yang  harus diselesaikan setiap mahasiswa sebagai cara mempersiapkan diri untuk menjadi SDM yang propersional yang siap kerja. Jadi, dapat disimpulkan bahwa magang adalah pelatihan atau praktek  untuk  menguasai  keahlian  tertentu  dibawah  bimbingan  dan  pengawasan instruktur  yang  berpengalaman.  Dalam  ranah  MBKM,  Magang  MBKM  adalah  bentuk Kegiatan  Pembelajaran  (BKP)  yang  memberikan  wawasan  dan  pengalaman  praktis kepada mahasiswa mengenai kegiatan riil di dunia industri, dunia usaha, dan dunia kerja yang dilaksanakan selama 1 semester yang diakuisisi setara 20 SKS.
Salah  satu  bidang  yang  mengalami  kekurangan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM) adalah  bidang  kearsipan.  Arsip  merupakan  suatu  rekaman  informasi  dari  keseluruhan kegiatan  suatu  lembaga/organisasi  yang  memiliki  fungsi  sebagai  alat  ingat  lembaga, membantu  dalam  pengambilan  keputusan  dan  kebijakan,  bukti  eksistensi lembaga/organisasi  serta  kepentingan  lembaga  lainnya.  Dilaksanakannya  pengelolaan arsip  yang  sesuai  ketentuan  dimulai  dari  kegiatan penciptaan  arsip, pemeliharaan  arsip, hingga kegiatan penyusutan arsip. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan  Pasal  1  ayat  2,  disebutkan  bahwa  “Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara”.  Landasan  hukum tersebut  menjadikan  pengingat  lebih  bagi  anggota  lembaga/organisasi  untuk  lebih menyadari  keberadaan  arsip.  Tujuan  kearsipan  pada  dasarnya,  yaitu  untuk  menjamin keselamatan  arsip  sebagai  alat  pertanggungjawaban  terhadap  kegiatan  pemerintah. Barthos,  (2009:12)  menyatakan  bahwa  tujuan  kearsipan  ialah  “Untuk  menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaran kehidupan berbangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”. Berlandaskan tujuan dari kearsipan itu, maka  ditugaskanlah  lembaga  arsip  termasuk  di  dalamnya  adalah  arsiparis  yang  wajib melaksanakan  penyelamatan  arsip  salah  satunya  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip dengan baik dan menurut prosedur.
Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan, dan Kawasan Permukiman (DPUPRPKP) Kota Malang memiliki tugas memberikan pelayanan pada bidang kearsipan dengan melaksanakan pengelolaan arsip baik arsip internal atau yang bersifat eksternal. Pengelolaan kearsipan di DPUPRPKP Kota Malang memiliki beberapa masalah, antara lain terbatasnya  ruangan  dan  volume  pengolahan  arsip,  kurangnya  Sumber  Daya  Manusia (SDM), tidak adanya alur kerja yang baik, dan manajemen data yang kurang tersusun.

## METODE PENELITIAN
Kegiatan  menggunakan  metode  magang  yang  bertempat  di  DPUPRPKP  Kota Malang ini dilakukan dengan cara penelitian secara kualitatif. Penelitian kualitatif adalah suatu  penelitian  yang  digunakan  untuk  memperoleh  kebenaran  data  secara  menyeluruh dan  dipakai  sebagai  dasar  untuk  memperoleh  kebenaran  data  secara  ilmiah  dan memandang  objek  dengan  menyeluruh  dan  dipakai  sebagai  dasar  untuk  mempunyai tujuan  mendeskripsikan  pelaksanaan  pengelolaan  pada  arsip  yang  ada  pada  Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan, dan Kawasan Permukiman (DPUPRPKP) Kota Malang.
Fokus  penelitian  adalah  pokok  persoalan  yang  menjadi  pusat  perhatian  dalam penelitian.  Penelitian  kualitatif  dibatasi  berdasarkan  pada  tingkat  kepentingan,  urgensi dan fasebilitas masalah yang akan dipecahkan, sehingga kegiatan ini memfokuskan pada kegiatan  pengelolaan  arsip  dan  penataan  ulang  ruangan  di  Dinas  Pekerjaan  Umum, Penataan  Ruang,  Perumahan,  dan  Kawasan  Permukiman  (DPUPRPKP)  Kota  Malang. Sumber  data  dalam  penelitian  kualitatif  berupa  kata-kata  yang  didapatkan  dari  hasil Tindakan, dokumen, wawancara serta data tambahan seperti dokumentasi, dan lain-lain. Menurut  Lofland  dalam  Moleong  (2009:157)  sumber  data  utama  dalam  penelitian kualitatif  ialah  kata-kata  dan  juga  Tindakan,  selebihnya  adalah  data  tambahan  seperti dokumen. Penelitian ini dikelompokkan menjadi dua jenis data primer dan data sekunder. Data  primer,  yaitu  didapatkan  dari  proses  wawancara  kepada  Pembina  lapangan  dari Dinas  Pekerjaan  Umum,  Penataan  Ruang,  Perumahan,  dan  Kawasan  Permukiman (DPUPRPKP) Kota Malang. Data sekunder berupa dokumen-dokumen resmi yang terdapat di  Dinas  Pekerjaan  Umum,  Penataan  Ruang,  Perumahan,  dan  Kawasan  Permukiman (DPUPRPKP)  Kota  Malang.  Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  antara  lain Tindakan, observasi, dan dokumentasi.
Penelitian  ini  menggunakan  teori  utama  manajemen  kearsipan  dari  Amsyah, Amsyah  (2005:4)  menyatakan  bahwa  “manajemen  kearsipan  adalah  pekerjaan pengurusan  arsip  yang  meliputi  pencatatan,  pengendalian  dan  pendistribusian, penyimpanan,  pemeliharaan,  pengawasan,  pemindahan  dan  pemusnahan”,  Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan, dan Kawasan Permukiman (DPUPRPKP) Kota  Malang  sebagai  Lembaga  yang  memegang  tanggungjawab  dan  bertugas  dalam mengurus  penataan  ruang,  perumahan  dan  Kawasan  permukiman,  salah  satunya  yaitu kearsipan yang ada di lingkungan pemerintah Kota Malang sebagaimana tertuang dalam UU  Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  disebutkan  bahwa,  “Kabupaten/Kota memiliki  tugas  melaksanakan  pengelolaan  arsip  inaktif  yang  memiliki  retensi  sekurang- kurangnya  10  (sepuluh)  tahun  yang  berasal  dari  satuan  kerja  perangkat  daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota”.
Terlaksananya  pengelolaan  arsip  yang  baik  dapat  meminimalisir  penumpukan arsip  pada  bagian  unit  pengolah.  Sebagai  alat  pertanggungjawaban  dalam  pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara,  arsip  harus  diurus  dan  dipelihara sebagaimana mestinya agar terjaminnya keamanan dan keselamatan dari arsip, sehingga terlaksananya  tertib  administrasi  .  Dengan  demikian,  arsip  dapat  dimanfaatkan  oleh pencipta  arsip  itu  sendiri  maupun  pihak  yang  berkepentingan  dengan  informasi  yang termuat  pada  arsip.  Alasan  menggunakan  metode  ini  karena  proses  pembelajaran  yang dilakukan  dengan  metode  magang  atau  pengalaman  lapangan  agar  mahasiswa  terbuka
terhadap  pengalaman-pengalaman  baru  dan  mampu  menghadapi  tantangan  serta menyelesaikan masalah di lingkungan sekitar, khususnya di dunia pekerjaan.
Pemilihan metode penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara  mendalam  mengenai  masalah  manusia  serta  lingkungan  sosial.  Sehingga mahasiswa  dapat  menginterpretasikan  bagaimana  subjek  memperoleh  makna  dari lingkungan sekitar. Selain itu, penelitian kualitatif dapat digunakan untuk menemukan dan menggambarkan secara naratif kegiatan yang dilakukan dan dampak dari tindakan yang telah  dilakukan  sehingga  nantinya  akan  mendapatkan  hasil  analisis  dari  penelitian kualitatif berupa proyek ataupun program kerja yang telah dibuat.

## HASIL PENELITIAN
Pelaksanaan  kegiatan  yang  telah  terlaksana  di  DPURPKP  kota  Malang menghasilkan  luaran  yang  akan  membantu  operasional  arsiparis  dalam  mengelola, mengendalikan,  dan  mengatur  arsip  di  dinas  ini.  Terdapat  5  kegiatan  yang  telah dilakukan  diantaranya  pembuatan  denah  ruangan  arsip,  mendata  arsip  lama, pembuatan  label  arsip,  pembuatan  kartu  kendali,  menata  ulang  peletakan  arsip. Kegiatan tersebut telah terlaksana dalam 4 bulan pelaksanaan magang yakni sejak 29 Agustus  hingga  16  Desember  tahun  2022.  Dalam  pelaksanannya  belum  ditemukan kendala yang signifikan sehingga proses berjalannya kegiatan berjalan baik dan lancar.
Pada pembuatan denah ruangan arsip, penulis lakukan selama kurang lebih 1-2 minggu  pengerjaan,  dengan  mendata  arsip  terlebih  dahulu,  kemudian  dilanjutkan dengan  pembuatan  sketsa  yang  selanjutnya  dikonsultasikan  dengan  pendamping magang  sehingga  dalam  pengerjaannya  memiliki  kesesuain  dan  ketepatan  dengan ruangan  arsip  sebenarnya.  Pembuatan  denah  ini  bertujuan  agar  arsiparis  maupun pemustaka memahami tata letak dalam ruangan arsip tersebut sehingga memudahkan dalam  pencarian  dan  temu  kembali  arsip.  Ruangan  tersebut  memiliki  13  rak  dan  9 baris  pada  tiap  raknya.  Selain  itu  dalam  pengerjaan  ini  penulis  juga  mendata  arsip pada  tiap  rak  yang  kemudian  diletakkan  dalam  tabel  tabel  sesuai  dengan  daftar  rak yang  telah  ada.  Dalam  membedakan  daftar  pada  tiap  rak,  penulis  melakukannya dengan pemberian warna yang berbeda pada setiap rak yang juga kami urutkan sesuai dengan abjad seperti pada gambar 1-2
Gambar 1 . Denah Ruang Arsip 1 Gambar 2 . Denah Ruang Arsip 2
Kegiatan  dilanjutkan  dengan  memberikan  label  pada  tiap  box  dan  rak  arsip. Dengan  tujuan  untuk  mengenali  identitas  rak  ataupun  box  yang  akan  mudah dipahami  oleh  pelihat.  Selain  itu  pelabelan  ini  juga  diberikan  warna  yang  berbeda untuk membedakan jenis subjek arsip seperti arsip bina marga, arsip cipta karya, arsip tata  ruang,  dan  arsip  perumahan  dan  permukiman  serta  arsip  administratif  dari DPUPRPKP kota Malang. Sehingga dalam pencarian bisa dengan sangat mudah untuk memahami  bidang  arsip  pada  box  yang  telah  tersusun  didalam  rak  tersebut.  Seperti pada gambar 3 juga telah tercantum jenis bidang, tahun, kode, hingga nomor dokumen tersebut.  Pembuatan  kode  pada  tiap  rak  telah  dilakukan  dengan  mendaftar  nomor  1 hingga  9  untuk  urutan  baris  pada  setiap  rak  dan  penamaan  rak  sesuai  engan  huruf abjad.
Gambar 3 . Penomoran Rak Arsip
Dalam  pembuatan  kartu  kendali  ini  merupakan  salah  satu  inovasi  baru dikarenakan  di  DPUPRPKP  ini  belum  ada  kartu  kendali  diruang  kearsipannya. Sehingga  kartu  kendali  sangat  diperlukan  untuk  menjaga  ataupun  mengendalikan sirkulasi  kegiatan  arsip  didalam  ruangan  kearsipan  tersebut.  Kartu  kendali  dibuat dengan  format  seperti  pada  gambar  4  yang  memiliki  rincian  seperti  subjek,  perihal, tanggal  masuk/keluar,  lampiran,  tanda  tangan  penerima  ataupun  peminjam,  dan catatan.  Rincian  dalam  kartu  kendali  tersebut  telah  disesuaikan  dengan  kebutuhan atau hal yang diperlukan untuk memperjelas pengendalian sirkulasi arsip tersebut.
Pendataan  arsip  lama  juga  telah  dilakukan  sebagai  bentuk  mengadakan  data yang  bisa  diakses  dalam  bentuk softfile dan  juga  sebagai  langkah  awal  dalam  proses penyusutan arsip pada DPUPRKPK kota Malang ini. Pendataan ini dilakukan dengan mendata  kedalam  Microsoft  Excel  dengan  memasukkan  nama  berkas,  tahun,  kondisi berkas,  jumlah,  dan  bentuk  berkasnya.  Dalam  proses  pendataan  ini.  Seperti  pada gambar  5,  Arsip  yang  dilakukan  pendataan  berawal  dari  tahun  2007  sampai  tahun 2017. Yang mana untuk berkas pada tahun 2010 sampai 2007 dapat dilakukan proses penyusutan  arsip  lebih  lanjut  agar  tidak  menghabiskan  banyak  ruang  didalam ruangan arsip di DPUPRPKP.
Gambar 5 . Pendataan Ualang Arsip
Pelaksanaan  re- layouting atau  penataan  kembali  arsip  didalam  ruangan  arsip menghasilkan  susunan  arsip  yang  lebih  tertata  berdasarkan  keperluan  dan  skala prioritas peletakan arsip agar memudahkan arsiparis apabila terdapat arsip baru yang masuk dan dapat diletakkan pada tempat yang telah disediakan sesuai pada gambar 6. proses  pengerjaan  ini  juga  dilakukan  dengan  memilih  dan  memilah  kembali  berkas atau  arsip  yang  akan  ditaruh  pada  bagian  samping,  kanan,  kiri,  atas,  dan  bawah. Mengingat  di  ruangan  arsip  tersebut  masih  tercampur  antara  arsip  yang  baru  masuk dan arsip yang telah lama. Selain untuk memudahkan proses masuknya arsip baru, re- layouting ini juga bisa memudahkan arsip keluar karena telah dibedakan dan disusun untuk mudah ditemu kembalikan.
Gambar 6 . Relayouting Ruangan Arsip

## KESIMPULAN
Berdasarkan  kegiatan  magang  yang  dilakukan  di  DPUPRPKP  Kota  Malang menghasilkan  luaran  yang  akan  membantu  operasional  arsiparis  dalam mengelola,  mengendalikan,  dan  mengatur  arsip  di  dinas  ini.  Pada  kegiatan magang ini menghasilkan 5 kegiatan atau program kerja yang telah dilakukan diantaranya :
1. Pembuatan  denah  ruangan  arsip  yang  menghasilkan  pendataan  arsip dan pembuatan sketsa
2. Mendata  arsip  lama  dengan  pendataan  melalui Microsoft  Excel dengan memasukkan  nama  berkas,  tahun,  kondisi  berkas,  jumlah,  dan  bentuk berkasnya
3. Pembuatan label arsip dengan cara diberikan warna yang berbeda untuk membedakan jenis subjek arsip,
4. Pembuatan  kartu  kendali  bertujuan  untuk  menjaga  ataupun mengendalikan sirkulasi kegiatan arsip di dalam ruangan kearsipan
5. Menata  ulang peletakan arsip atau re -layouting agar susunan arsip lebih tertata  berdasarkan  keperluan  dan  skala  prioritas  peletakan  arsip  agar memudahkan arsiparis.
Dapat  disimpulkan  bahwa  hasil  dari  kegiatan  magang  yang  dilakukan di DPUPRPKP Kota Malang adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa mampu mengaplikasikan dan menuangkan pengetahuan secara teoritis dalam kondisi nyata khusunya dalam dunia kerja
2. Mahasiswa  mampu  mengasah softskill melalui  kegiatan  yang  telah dibuat
3. Mahasiswa  mampu  berinteraksi  dengan  baik  bersama  rekan  kerja ataupun  tim  dalam  kegiatan  magang,  baik  itu  sesama  tim  maupun pembimbing
4. Mahasiswa  mampu  memanfaatkan  mitra  magang  sebagai  sarana untuk memperoleh pengalaman kerja sehingga dapat menumbuhkan dan meningkatkan softskill untuk menjadi sumber dyaa manusia yang professional dan siap menghadapi dunia kerja

## DAFTAR RUJUKAN
Azwar, E. (2019). Program Pengalaman Lapangan (Magang) terhadap

## Kepercayaan Diri Mahasiswa Pendidikan Jasmani  Kesehatan dan
Rekreasi. Jurnal Penjaskesrek , 6 (2), 211-221.
Badan Pusat Statistik (BPS). (2017). Survei Angkatan Kerja Nasional
(SAKERNAS).
Barthos,Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan.
Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Watson, Towers. (2014). Global Talent Man Rewards Study. UK. Towers
Watson.