https ://ejour nal.uns rat.ac .id/v3/index.php/pharm ac on

## PHARMACON
ISSN (print): 2302 - 2493 ISSN (online): 2721 - 4923

## Evaluasi Pelaksanaan Manajemen Risiko Di Instalasi Farmasi Rumah Sakit X Manado
Marchella Sofi Van Woesik 1* , Widya Astuty Lolo 2 , Gerald Edward Rundengan 3
1,2,3 Program Studi Farmasi, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sam Ratulangi *Corresponding author email: marchellasofi@gmail.com

## I N F O R M A S I A R T I K E L A B S T R A C T
Diterima pada 12 Juli 2023
Disetujui pada 9 Februari 2024 Dipublikasikan pada 11 Februari 2024 Hal. 457 - 463 The Risk Management was a way of organizing the risks that were faced by reducing the risk. The  purpose  of  the  study  was  to  determine  the  implementation  of  risk  management  in  the Pharmacy Installation of X Manado Hospital based on Minister of Health Regulation Number 58 of 2014 concerning Pharmaceutical Service Standards related to risk management which included determining the context, identifying, analyzing, evaluating, and addressing risks. The type  of  research  used  was  qualitative  research.  The  results  of  the  study  showed  that  risk management at X  Hospital had not been effective. Eight risks were identified, 2 of which were obtained  from  incident  reports  and  6  others  based  on  interviews  and  observations,  which showed that risks could not be identified as a whole. The Pharmaceutical Installation also could not determine the level of risk severity and risk management which was only carried out when a risk occurred. This was because there were still several obstacles including the absence of monitoring, high workload, and no training conducted. The conclusion from this study was that the  implementation  of  risk  management  at  X  Manado  Hospital  had  not  been  effective  as  a whole .
Keywords: Risk management, Pharmaceutical Installation
A B S T R A K
Manajemen Risiko merupakan suatu cara dalam mengorganisir suatu risiko yang akan dihadapi dengan cara mengurangi risiko. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen  risiko  yang  diterapkan  di  Instalasi  Farmasi  RS  X  Manado  berdasarkan  Peraturan Menteri  Kesehatan  Nomor  58  Tahun  2014  tentang  Standar  Pelayanan  Kefarmasian  terkait manajemen  risiko  yang  meliputi  menentukan  konteks,  mengidentifikasi,  menganalisa, mengevaluasi, serta mengatasi risiko. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Manajemen Risiko di RS X belum berjalan dengan efektif. Terdapat 8 risiko yang teridentifikasi 2 diantaranya didapatkan dari laporan insiden dan 6 lainnya berdasarkan  wawancara  dan  observasi,  hal  ini  menunjukkan  bahwa  risiko  belum  dapat teridentifikasi  secara  menyeluruh.  Instalasi  Farmasi  juga  belum  bisa  menentukan  tingkat  dari keparahan  risiko  serta  penanganan  risiko  yang  hanya  dilakukan  saat  risiko  terjadi.  Hal  ini dikarenakan masih terdapat beberapa kendala diantaranya, tidak adanya monitoring, beban kerja tinggi  serta  tidak  adanya  pelatihan  yang  dilakukan.  Kesimpulan  dari  penelitian  ini  yaitu pelaksanaan manajemen risiko di RS X Manado belum efektif secara keseluruhan.
Kata Kunci:  Manajemen risiko, Instalasi Farmasi

## PENDAHULUAN
Kerugian  yang  dapat  diakibatkan  oleh  berbagai  macam  insiden  atau  Kejadian  Tidak Diharapkan (KTD) salah satunya dipengaruhi oleh kompleksitas organisasi pelayanan kesehatan yang melebihi  industri  lainnya  sehingga  meningkatkan  potensi  terjadinya  kesalahan  dan  juga meningkatkan kerumitan organisasi untuk menghindarinya. Dalam Pasal 43, UU RI Nomor 44 Tahun 2009,  pemerintah  mewajibkan  rumah  sakit  untuk  menerapkan  standar  keselamatan  pasien.  Hal ini diwujudkan dengan diselenggarakannya program manajemen risiko. Manajemen berasal dari mata "to manage" yang artinya mengatur (Husaini, 2019). Selain berkontribusi pada keselamatan pasien, manajemen risiko juga merupakan wujud penerapan prinsip good corporate governance.
Menurut Permenkes No.72 Tahun 2016, bahwa setiap pemangku kepentingan di Rumah Sakit harus mendukung penerapan Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Berdasarkan standar ini, apoteker dalam melaksanakan kegiatan Pelayanan Kefarmasian harus mempertimbangkan faktor risiko  yang  terjadi  yang  disebut  dengan  manajemen  risiko.  Adapun  manajemen  risiko  di  Instalasi Farmasi dilakukan pada kegiatan yang bersifat manajerial berupa pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
Manajemen  risiko  kefarmasian  pada  rumah  sakit  telah  diatur  dalam  Peraturan  Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Di dalamnya telah diatur mengenai manajemen risiko pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Dalam peraturan tersebut, juga telah diatur langkah- langkah  melakukan  manajemen  risiko  yang  terdiri  dari  penentuan  konteks  manajemen  risiko, identifikasi, analisa, evaluasi, dan mengatasi risiko.
Mengacu  pada  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  peneliti,  mengenai  analisis  pelaksanaan Manajemen  Risiko  di  Instalasi  Farmasi  yang  berada  di  RSUD  Tugurejo.  Menurut  Khansa  et  al., (2018),  menunjukkan  hasil  pengujian  pelaksanaan  manajemen  risiko  di  Instalasi  Farmasi  RSUD Tugurejo Semarang belum efektif dikarenakan masih mengalami hambatan dalam tiap tahapan proses manajemen  risiko  yang  pada  umumnya  disebabkan  oleh  kurang  berjalannya  komunikasi  dan monitoring  yang  baik,  analisis  dan  evaluasi  risiko  sudah  berjalan  baik,  namun  penyusunan  daftar risiko masih didominasi satu pihak dan koordinator kurang dilibatkan untuk berdiskusi. Kemudian mengacu  pada  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  oleh  Zulfani  (2017),  bahwa  Instalasi  Farmasi Rumah Sakit Islam Jemusari Surabaya belum melakukan langkah preventif dalam pengelolaan risiko, dikarenakan  belum  mampu  mengakomodir  keseluruhan  risiko  yang  mungkin  terjadi.  Instalasi Farmasi sudah memiliki data historis mengenai kesalahaan-kesalahan yang menyebabkan timbulnya risiko  negatif.  Hanya  saja,  belum  ada  risk  monitoring  dari manajemen  Rumah  Sakit,  hal  ini  dapat terjadi karena data historis yang dimiliki hanya digunakan sebagai bahan evaluasi pertahunnya.
Rumah Sakit X Manado merupakan salah satu rumah sakit yang berada di Manado dan sudah menjalankan  manajemen  risiko  dalam  rangka  pencapaian  sasaran  keselamatan  pasien.  Manajemen risiko  ini  salah  satunya  dilaksanakan  di  unit  kerja  terkecil  seperti  Instalasi  Farmasi.  Dalam melaksanakan tugasnya sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan, Rumah Sakit X juga masih mengalami permasalahan mengenai pelaksanaan manajemen risiko khususnya di Instalasi Farmasi. Dimana permasalahannya berupa terjadinya kesalahan tetapi tidak ada pelaporan sehingga tidak dapat mengakomodir keseluruhan risiko yang terjadi. Ada beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya hal tersebut diantaranya dikarenakan banyaknya pasien, dan tidak adanya monitoring yang dilakukan.
Berdasarkan pemaparan tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul Evaluasi Pelaksanaan Manajemen Risiko di Instalasi Farmasi Rumah Sakit X Manado.

## METODOLOGI PENELITIAN Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada periode bulan November 2022 – Juni 2023 di Instalasi Farmasi Rumah Sakit X Manado.

## Metode Pengumpulan Data Wawancara
Wawancara  ini  dilakukan  sebagai  studi  pendahuluan  untuk  mengumpulkan  data-data  yang berkaitan dengan penelitian dengan menggunakan pedoman wawancara terbuka.

## Observasi
Survei dilakukan dengan observasi lapangan. Dalam  observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan atau situasi yang diamati sebagai sumber data.

## Analisis Data
Menentukkan konteks manajemen risiko

## Mengidentifikasi Risiko
Beberapa risiko yang berpotensi terjadi dalam pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
a. Ketidaktepatan perencanaan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai selama periode tertentu;
b. Pengadaan  Sediaan  Farmasi,  Alat  Kesehatan,  dan  Bahan  Medis  Habis  Pakai  tidak  melalui jalur resmi;
c. Pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang belum/tidak teregistrasi;
d. Keterlambatan  pemenuhan  kebutuhan  Sediaan  Farmasi,  Alat  Kesehatan,  dan  Bahan  Medis Habis Pakai;
e. Kesalahan  pemesanan  Sediaan  Farmasi,  Alat  Kesehatan,  dan  Bahan  Medis  Habis  Pakai seperti spesifikasi (merek, dosis, bentuk sediaan) dan kuantitas;
f. Ketidaktepatan  pengalokasian  dana  yang  berdampak  terhadap  pemenuhan/ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
g. Ketidaktepatan  penyimpanan  yang  berpotensi  terjadinya  kerusakan  dan  kesalahan  dalam pemberian;
h. Kehilangan fisik yang tidak mampu telusur;
i. Pemberian label yang tidak jelas atau tidak lengkap;
j. dan kesalahan dalam pendistribusian.

## Menganalisa Risiko
Analisa  risiko  dapat  dilakukan  kualitatif,  semi  kuantitatif,  dan  kuantitatif.  Pendekatan kualitatif  dilakukan  dengan  memberikan  deskripsi  dari  risiko  yang  terjadi.  Pendekatan  kuantitatif memberikan paparan secara statistik berdasarkan data sesungguhnya.

## Mengevaluasi Risiko
Membandingkan risiko yang telah dianalisi dengan kebijakan pimpinan Rumah Sakit (contoh peraturan  perundang-undangan,  Standar  Operasional  Prosedur,  Surat  Keputusan  Direktur)  serta menentukan prioritas masalah yang harus segera diatasi..

## Mengatasi Risiko
a. Melakukan sosialisasi terhadap kebijakan pimpinan Rumah Sakit
b. Mengidentifikasi pilihan tindakan untuk mengatasi risiko
c. Menetapkan kemungkinan pilihan ( cost benefit analysis )
d. Menganalisa risiko yang mungkin masih ada
e. Mengimplementasikan rencana tindakan, meliputi menghindari risiko, mengurangi risiko

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Penentuan Konteks
Manajemen risiko di Instalasi Farmasi RS X  sudah berjalan sejak tahun 2022. Hambatan yang ada saat ini adalah penunjukan penanggung jawab manajemen risiko masih belum disertai dengan keputusan  resmi  dalam  pemberian  mandat  sebagai  pemegang  risiko  di  Instalasi  sehingga  dapat menimbulkan ketidakjelasan peran dan tanggung jawab seorang pemegang risiko unit kerja. Dalam keberlangsungannya,  koordinator  dan  penanggung  jawab  tidak  pernah  mendapat  refresh  materi kembali terkait manajemen risiko dan tidak mendapat pelatihan dari pihak manajemen risiko Rumah Sakit, adapun pelatihan manajemen risiko ini sangat penting karena pelatihan atau training ini berarti memberikan  kepada  karyawan  baru  atau  karyawan  yang  ada  keterampilan  yang  mereka  butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Pelatihan sangat penting, jika karyawan yang berpotensi tinggi sekalipun tidak mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, mereka akan berimprovisasi atau tidak melakukan sesuatu sama sekali (Dessler, 2015).

## Identifikasi Risiko
Berdasarkan  hasil  observasi  langsung  dan  wawancara  yang  dilakukan,  didapatkan  8  risiko yang terjadi di Instalasi Farmasi RS X Manado. Lima (5) risiko diantaranya terjadi di Depo Farmasi dan  3  risiko  lainnya  terjadi  pada  bagian  Logistik.  Risiko  –  risiko  yang  terjadi  adalah  kesalahan pemberian obat, salah pemanggilan nama, kesalahan pembacaan resep, kesalahan pengambilan obat, etiket tidak diberikan, keterlambatan pemenuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai, kesalahan penyimpanan serta kehilangan fisik yang tidak mampu telusur. Dari 8 risiko yang ada 2 diantaranya merupakan risiko yang dilaporkan atau tertera pada laporan insiden sedangkan 6 risiko lainnya merupakan risiko yang tidak dilaporkan oleh Instalasi Farmasi.
Pada tahapan identifikasi risiko di Instalasi Farmasi RS X tidak dilakukan identifikasi atau telusuri  langsung  potensi  risiko  oleh  penanggung  jawab  maupun  koordinator  yang  bertugas  di Instalasi Farmasi RS Bhayangkara, sehingga risiko yang teridentifikasi hanya sedikit. Penanggung jawab maupun Koordinator manajemen risiko tidak melakukan pemetaan risiko diseluruh alur proses pelayanan  Farmasi  seperti  yang  mengacu  pada  jenis  Pelayanan  Kefarmasian  yang  ada  dalam Permenkes No. 72 Tahun 2016 Pasal 3 Ayat 2 tentang Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai.
Instalasi Farmasi dalam mengidentifikasi risiko hanya berdasarkan sesuatu yang telah terjadi yang  dianggap  memiliki  dampak  yang  besar  sehingga  cenderung  mengabaikan  risiko-risiko  yang kecil.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Rahardian  (2020),  yang  menyatakan bahwa  dalam  identifikasi  risiko  terdapat  kecenderungan  alamiah  untuk  mengabaikan  risiko-risiko
yang dampaknya dianggap kecil. Hal ini berbahaya karena risiko kecil dapat saling berinteraksi dalam suatu kombinasi dan menghasilkan dampak yang besar.

## Analisa Risiko
Merupakan tahapan lanjut melakukan identifikasi risiko untuk  menentukan besarnya risiko dan melihat tingkat risiko yang dihadapi sehingga dapat diperkirakan dampak dari risiko terhadap kinerja  individu  atau  organisasi  (Dumitrastcu,  2018).  Analisa  risiko  di  Instalasi  Farmasi  RS Bhayangkara dilakukan dengan melihat bagaimana sumber dari risiko dan konsekuensinya. Instalasi Farmasi  dalam  menganalisa  risiko  yang  ada  hanya  sampai  pada  melihat  bagaimana  sebab  dan akibatnya,  belum  sampai  pada  menentukan  mana  risiko  yang  menjadi  prioritas  atau  risiko  yang berpotensi sangat membahayakan serta kemungkinan risiko tersebut muncul kembali..

## Evaluasi Risiko
Dilakukan untuk memprioritaskan risiko yang akan diberi perlakuan. Namun, bentuk evaluasi yang  dilakukan  oleh  Instalasi  Farmasi  RS  X  masih  berupa  rapat  internal  oleh  seluruh  tenaga kefarmasian  di  ruang  Instalasi  Farmasi.  Petugas  yang  bersangkutan  menjelaskan  bagaimana  alur kejadian  terjadi,  kemudian  diberi  saran  agar  lebih  teliti  dan  melakukan  double  check  sebelum pemberian obat. Pada bagian evaluasi ini seharusnya dilakukan untuk memprioritaskan risiko yang akan diberi perlakuan. Pemilihan risiko didasari oleh hasil analisis ditahap sebelumnya.

## Penanganan Risiko
Pada  prosesnya,  setiap  risiko  akan  dianalisis  untuk  dicari  akar  penyebab  terjadinya  risiko, kemudian  akan  ditentukan  tindakan  perbaikan  dan  pencegahannya  (Nauman  &  Bano,  2014). Pengendalian risiko mencakup pengambilan keputusan untuk mengurangi dan/atau menerima risiko. Pengurangan risiko berfokus kepada menghindari risiko. Sedangkan penerimaan risiko berarti suatu keputusan untuk menerima risiko.  Instalasi Farmasi RS X dalam melaksanakan penanganan risiko hanya melakukan penanganan berdasarkan apa yang telah terjadi

## Faktor-Faktor  yang  Mempengaruhi  Belum  Efektifnya  Pelaksanaan  Manajemen  Risiko Pelatihan
Tidak adanya pelatihan manajemen risiko yang diadakan oleh pihak manajemen Rumah Sakit mengakibatkan tidak berjalannya pelaksanaan manajemen risiko di instalasi farmasi dengan efektif. Hal  ini  terlihat  dari  petugas  Farmasi  yang  belum  memahami  bagaimana  tahapan  pelaksanaan manajemen risiko yang baik, dimulai dari bagaimana mengidentifikasi, menganalisa, evaluasi sampai bagaimana  penanganan  risiko.  Adapun  pelatihan  manajemen  risiko  ini  sangat  penting  dilakukan karena  merupakan  cara  yang  digunakan  oleh  organisasi  untuk  mempertahankan,  menjaga, memelihara dan sekaligus meningkatkan keahlian para pegawai untuk kemudian dapat meningkatkan produktifitas dan moral karyawan (Hasibuan, 2011).

## Monitoring
Risiko yang dilaporkan masih relatif sedikit dikarenakan  kurangnya kesadaran dari petugas untuk  melaporkan  risiko  yang  terjadi,  hal  ini  juga  dikarenakan  tidak  adanya  monitoring  yang dilakukan  oleh  penanggung  jawab  manajemen  risiko  dalam  setiap  tahapan  pelaksanan  pelayanan kefarmasian di rumah sakit dikarenakan beban kerja yang tinggi. Hal ini sejalan dengan penelitian yang  dilakukan  oleh  Khansa  et  al,  (2018)  bahwa  monitoring  sangat  penting  untuk  menghasilkan proses pembelajaran dan masukan untuk keberlangsungan manajemen risiko, serta dapat mendeteksi permasalahan yang mungkin muncul pada tiap tahapan untuk dicantumkan pada daftar risiko.
Pelaporan
Tidak adanya pelaporan yang dilakukan oleh petugas instalasi merupakan salah satu kendala dalam  menemukan  risiko-risiko  yang  ada  di  instalasi.  Beban  kerja  tinggi  merupakan  salah  satu penyebab dari kurangnya kesadaran untuk melaporkan setiap insiden yang terjadi. Menurut penelitian Widodo,  Harijanto  (2015)  yang  dilakukan  di  Rumah  Sakit  di  Jawa  Tengah  yang  menyebabkan rendahnya  pelaporan  Insiden  yaitu;  kurangnya  pemahaman  petugas  untuk  melaporkan  insiden keselamatan  pasien,  kurang  optimalnya  pelaksanaan  sistem  pelaporan  insiden  keselamatan  pasien, ketakutan untuk melapor dan tingginya beban kerja sumber daya manusia.
Laporan data insiden keselamatan pasien sangat penting karena insiden keselamatan pasien yang valid dan akurat akan menentukan evaluasi program dan pelayanan kesehatan selanjutnya yang berbasis keselamatan serta mendasari perbaikan sistem pelayanan dan pencegahan terjadinya insiden keselamatan pasien berulang (Hwang, Lee & Park, 2012).

## KESIMPULAN
Instalasi Farmasi Rumah Sakit X Manado dalam pelaksanaan manajemen risiko, dimulai dari tahapan  penentuan  konteks,  identifikasi,  analisa,  evaluasi  serta  penanganan  risiko  masih  belum berjalan dengan efektif secara keseluruhan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

## SARAN
Melakukan evaluasi mengenai SOP (Standar Operasional Prosedur) pelaksanaan manajemen risiko di Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

## DAFTAR PUSTAKA
Almira Hasna Zulfany. 2017. Analisa Risiko Pada Activities Proses Bisnis Instalasi Farmasi Rumah Sakit  Islam  Jemusari  Surabaya  Dengan  Menggunakan  Metode  Failure,  Mode,  Effect,  and Criticality Analysis (FMECA). [Tesis]. FTI Institut Teknologi Sepuluh November. Surabaya. Dessler, Gary. (2015). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat. Dumitrascu, Sorin. (2018). Risk Management: A Practical Guide. New York: Wiley. Fitria, H., & Husaini. (2019). Manajemen Kepemimpinan pada Lembaga Pendidikan Islam. JMKSP (Jurnal Manajemen, Kepemimpinan, Dan Supervisi Pendidikan). 4(1) , 43–54.
Hasibuan, Malayu S.P, (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Askara.
Hwang  Jl,  Lee  SI  and  Park  HA.,  (2012). Barriers  to  the  Operation  of  Patient  Safety  Incident Reporting System in Korea General Hospital. Healtcare Informatics Research. 2012; 18(4): 279-286.
Khansa M Djatnika, Septo P Arso dan Sutopo P Jati. (2018) Analisis Pelaksanaan Manajemen Risiko di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Tahun 2018. [Skripsi]. Universitas Diponegoro. Semarang.
Nauman,  M.  &  Bano,  R.,  (2014). Implementation  of  Quality  Risk  Management  (QRM)  in Pharmaceutical Manufacturing Industry. IOSR Journal of Pharmacy and Biological Sciences,
9(1) , pp. 95-101Safitri, Ayu. 2018. Optimasi Asam Stearat dan Tea Pada Formula Sediaan Krim Ekstrak  Kulit  Pisang  Kepok  (Musa  paradisiaca  L.)  [KTI].  Surakarta.  Program  Studi  DIII Farmasi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Nasional.
Widodo, Harijanto. 2015. Analisis Rendahnya Laporan Insiden Keselamatan Pasien di Rumah Sakit.
Malang. Jurnal Kedokteran Brawijaya. 28(2).