Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.314-319

## Sosialisasi Kegiatan Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis Pasien di Puskesmas Lapai Padang

## Tahun 2020

## Dewi Oktavia*
Program Studi Ilmu Rekam Medis Apikes Iris, Padang, Indonesia * dewioktavia8780@gmail.com

## ABSTRAK
Semua  fasilitas  pelayanan  kesehatan  wajib  menyelenggarakan  rekam  medis,  termasuk puskesmas.  Retensi  merupakan  kegiatan  penyusutan  dokumen  rekam  medis.  Hal  ini dilakukan agar dapat mengatasi masalah bertumpuknya dokumen rekam medis yang tidak mempunyai  nilai  guna  lagi.  Dokumen  rekam  medis  yang  tidak  perlu  seharusnya dimusnahkan  agar  ruangan  tempat  penyimpanan  rekam  medis  menjadi  luas.  Berdasarkan studi pendahuluan didapatkan informasi bahwa Puskesmas Lapai belum pernah melakukan retensi dan pemusnahan rekam medis. Tujuan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat ini  untuk  menambah  pengetahuan  petugas  rekam  medis  akan  pentingnya  kegiatan  retensi dan pemusnahan rekam medis. PKM ini dilaksaknakan pada tanggal 4 bulan Maret 2020 di Puskesmas  Lapai.  Peserta  dari  kegiatan  PKM  ini  adalah  semua  petugas  rekam  medis  di Puskesmas  Lapai  yang  3  (tiga)  orang.  Metode  pengabdian  dilakukan  berupa  pemberian sosialisasi dengan teknik yang sedemikian rupa sehingga menarik, atraktif, dan interaktif, melalui  metode  ceramah  yang  dikemas  dalam  sebuah  acara  yang  menarik.  Hasil  dari kegiatan  PKM  ini  adalah  adanya  peningkatan  pengetahuan  mitra  tentang  retensi  dan pemusnahan rekam medis dari nilai rata-rata 27 menjadi 82 point. Permasalahan mengenai retensi dan pemusnahan rekam medis dapat dilakukan juga dengan cara menganalisis input yang  perlu  disiapkan  dalam  pelaksanaan  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis seperti  menetapkan  panitia  pelaksana  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis, keuangan, material, peralatan juga perlu disediakan.
Kata Kunci : Rekam Medis, Retensi, Pemusnahan
Received: August 5, 2020 Revised: August 23, 2020 Accepted: August 30, 2020
This is an open-acces article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

## PENDAHULUAN
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  (Puskesmas)  merupakan  fasilitas  pelayanan  kesehatan yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan  perorangan tingkat  pertama  dengan  lebih  mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif.  Puskesmas menjadi  rujukan  pertama  pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat,  sehingga  harus  dapat menjaga    kepercayaan    masyarakat.    Pelayanan  puskesmas  yang  berkualitas  akan  timbul kepercayaan  kepada  masyarakat  yang  mengakibatkan  pasien  datang  kembali,  baik  untuk berobat  maupun  hanya  berkonsultasi  tentang  perkembangan  kesehatannya  secara  loyal.
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.314-319
Dengan  demikian,  tujuan  puskesmas  membangun  masyarakat  yang  sehat,  khususnya melalui program-program promotif dan preventif akan tercapai.
Semua  fasilitas  pelayanan  kesehatan  wajib  menyelenggarakan  rekam  medis, termasuk  puskesmas.  Menurut  Edna  K.Huffman  (1994)  rekam  medis  adalah  :  kumpulan dari  fakta-fakta  atau  bukti  keadaan  pasien,  riwayat  penyakit  dan  pengobatan  masa  lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut.  Dengan  pelayanan  rekam  medis  yang  berkualitas  pasien  akan  merasa  puas, khususnya    karena    pasien    dilayani    dengan    cepat,    tepat    dan    aman    oleh    pihak puskesmas.  Ketersediaan  berkas  secara  cepat  dan  tepat  pada  saat  dibutuhkan  akan  sangat membantu  mutu  pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Jika  sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis.
Salah  satu  masalah  yang  muncul  di  bagian  penyimpanan  rekam  medis  disebabkan oleh  karena  ruang  penyimpanan  di  instalasi  rekam  medis  yang  sempit  sehingga  terjadi penumpukan berkas yang mengakibatkan petugas rekam medis mengalami kesulitan dalam proses  pencarian  dokumen  rekam  medis  pasien.  Hal  ini  yang  menyebabkan  proses pencarian dokumen rekam medis menjadi lama.
Masalah  yang  muncul  dari  bagian  penyimpanan  ini  dapat  diatasi  dengan  cara melakukan  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis.  Menurut  Permenkes  No.  269 Tahun 2008 tentang rekam medis menyatakan bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan  non  rumah  sakit,  wajib  disimpan  sekurang-kurangnya  untuk  jangka  waktu  2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
Retensi  merupakan  kegiatan  penyusutan  dokumen  rekam  medis  dengan  cara memindahkan    arsip    rekam    medis    aktif    ke  inaktif    dengan    cara    memilah    pada    rak penyimpanan  sesuai  dengan  tahun kunjungan. Penyusutan merupakan salah satu sarana penting  untuk  mengatasi  masalah  bertumpuknya  arsip-arsip  yang  tidak  mempunyai  nilai guna lagi. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia  tempat  penyimpanan  dan  fasilitas  pemeliharaan  yang  lebih  baik  terhadap  arsip- arsip yang masih mempunyai nilai guna (Paramita, 2017).
Menurut  Edna  K  Huffman  (1994)  rekam  medis  in-aktif  :  “ practically  speaking,  the chief  criterion  for  determining  record  anactivity  is  the  amount  of  space  available  in  the departement  for  the efficient  storage of  newer medical records.  if there is no more space for active record storage, an effort should be made to systematically retire old records to inactive status at the same rate as new records are being added.” inactive record can be (1)  stored  in  another  area  of  the  facility,  (2)  commercially  stored,  (3)  destroyed  in compliance  with  record  retention  status,  or  (4)  microfilmed,  or  (5)  stored  on  disk .  Yang arti nya : “secara praktis, kriteria utama untuk menentukan catatan in -aktif adalah jumlah ruang  yang  tersedia  di  departemen  untuk  penyimpanan  yang  efisien  catatan  medis  yang lebih  baru,  jika  tidak  ada  lebih  banyak  ruang  untuk  penyimpanan  rekaman  aktif,  upaya harus  dilakukan  untuk  pensiun  sistematis  catatan  lama  dengan  status  tidak  aktif  pada tingkat yang sama seperti catatan baru selalu ditambahkan.
Pemusnahan    yaitu    aksi    yang  diambil  terhadap    record-record    yang  telah    habis masa    penyimpanannya  menurut    aturan    dan    prosedur  administrasi    yang    telah ditentukan.  Penghancuran  harus  dilakukan  secara  total    dengan    membakar    habis, mencacah    atau    daur    ulang    sehingga  tidak    dapat    lagi    di    kenali    maupun  bentuknya (Novantoro, 2012).
Pemusnahan  adalah  suatu proses  kegiatan  penghancuran  secara  fisik arsip  rekam medis  yang  telah  berakhir  fungsi.    Proses    retensi    dan    pemusnahan  merupakan    bagian
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.314-319
penting  untuk  mewujudkan  sistem  pengelolaan  berkas rekam   medis   yang  baik  dan benar  guna menunjang  efektifitas  pelayanan  pada pasien.
Berdasarkan studi pendahuluan didapatkan informasi bahwa Puskesmas Lapai belum pernah  melakukan  pemusnahan.  Hal  ini  mengakibatkan  ruang  penyimpanan  di  instalasi rekam  medis  menjadi  sempit  dan  terjadi  penumpukan  berkas  sehingga  menimbulkan kesulitan dalam proses pencarian dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk untuk proses  pencarian  dokumen  rekam  medis.  Padahal,  ketersediaan  berkas  secara  cepat  dan tepat  pada  saat  dibutuhkan  akan  sangat  membantu  mutu  pelayanan  kesehatan  yang diberikan kepada pasien.
Oleh  karena  itu,  berdasarkan  permasalahan  yang  telah  dipaparkan  tersebut,  penulis tertarik  untuk  melakukan  pengabdian  masyarakat  dengan  cara  memberikan  sosialisasi tentang  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis  pasien.  Adapun  tujuan  dari pengabdian kepada masyarakat ini adalah untuk meningkatkan pengetahuan petugas rekam medis  di  Puskesmas  Lapai  khususnya  khususnya  tentang  retensi  dan  pemusnahan  rekam medis pasien dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan rekam medis pasien rawat jalan di Puskesmas Padang Lapai tahun 2019.

## METODE
Dalam  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  metode  yang  digunakan  adalah dalam  bentuk  sosialisasi  tentang  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis  di Puskesmas  Lapai  Padang.  Kegiatan  dilanjutkan  dengan  diskusi  dan  tanya  jawab  terkait tentang kegiatan retensi dan pemusnahan rekam medis. Sebelum sosialisasi, petugas rekam medis  diberikan  pre-test.  Setelah  sosialisasi  dilaksanakan  untuk  monitoring  dan  evaluasi, kegiatan  selanjutnya  dilakukan  pelaksanaan  post-test  kepada  petugas  rekam  medis  untuk mengukur  tingkat  pengetahuan  dan  pemahaman  petugas  rekam  medis  setelah dilaksanakannya kegiatan sosialisasi  kegiatan retensi  dan pemusnahan rekam  medis.  Dari data  tersebut  akan  diketahui  apakah  kegiatan  sosialisasi  berjalan  efektif  dan  mengenai sasaran.

## HASIL
Pelaksanaan kegiatan sosialisasi ini dilakukan pada hari Rabu tanggal 04 Maret 2020 pukul  11.00  WIB  di  Puskesmas  Lapai.  Peserta  yang  hadir  adalah  semua  petugas  rekam medis sebanyak  3  (tiga)  orang.  Lokasi  kegiatan ini  bertempat di  ruangan  aula Puskesmas Lapai.  Secara  keseluruhan  kegiatan  berjalan  lancar,  semua  peserta  yang  hadir  mengikuti kegiatan  dari  awal  hingga  akhir.  Peserta  yang  hadir  ikut  berperan  aktif  saat  sesi  tanya jawab. Setelah sesi tanya jawab, peserta diminta untuk menjawab soal post-test. Hasil dari kegiatan  PKM  ini  adalah  adanya  peningkatan  pengetahuan  mitra  tentang  retensi  dan pemusnahan  rekam  medis  dari  rata-rata  nilai  pre-test  sebesar  27  meningkat  menjadi  82 setelah  dilakukukan  post-test.  Penilaian  ini  bisa  dilihat  lebih  rinci  pada  tabel  1  di  bawah ini:
Tabel 1. Nilai Pre-Test dan Post-Test Soal Nilai Pre-Test Nilai Post-Test Peserta 1 Peserta 2 Peserta 3  Peserta 1  Peserta 2  Peserta 3 1 20 0 10 20 20 10 2 2 0 2 8 10 10 3 0 0 1 8 10 10 4 0 0 6 9 10 10
5 10 0 1 10 0 10 6 10 0 1 5 10 10 7 0 0 5 8 15 80 8 8 0 5 2 10 10 Total Nilai 50 0 31 70 85 90 Rata- Rata 27 81,6

## PEMBAHASAN (Times New Roman; 11pts; Bold)
Pelaksanaan kegiatan sosialisasi ini dilakukan pada hari Rabu tanggal 04 Maret 2020 pukul 11.00 WIB di Puskesmas Lapai. Kegiatan dimulai dari pembukaan oleh moderator. Moderator  memperkenalkan  diri  dan  menyampaikan  tujuan  dari  kegiatan,  lalu mendistribusikan  soal  pre-test.  Setelah  itu,  moderator  memberikan  kesempatan  waktu kepada  pemateri  untuk  memaparkan  tentang  sosialisasi  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan rekam medis. Untuk kegiatan yang pre-test dapat dilihat pada gambar 1 di bawah ini:
Gambar 1. Petugas rekam medis menjawab soal pre-test sebelum materi diberikan Peserta  yang  hadir  adalah  semua  petugas  rekam  medis  sebanyak  3  (tiga)  orang. Lokasi  kegiatan  ini  bertempat  di  ruangan  aula  Puskesmas  Lapai.  Secara  keseluruhan kegiatan  berjalan  lancar,  semua  peserta  yang  hadir  mengikuti  kegiatan  dari  awal  hingga akhir.  Sebelum  dimulai  sosialisasi,  tim  PKM  memberikan  soal  pre-test.  Setelah  itu, langsung  melakukakan  penyampaian  materi  kepada  peserta.  Peserta  yang  hadir  ikut berperan  aktif  saat  sesi  tanya  jawab.  Setelah  sesi  tanya  jawab,  peserta  diminta  untuk menjawab  soal  post-test.  Kegiatan  dalam  penyampaian  materi  ini  dapat  dilihat  pada gambar 2 di bawah ini:
Gambar 2. Penyampaian Materi
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.314-319
Pada kegiatan sesi tanya jawab dapat dilihat pada gambar 3 di bawah ini:

## Gambar 3. Diskusi Tanya Jawab dengan Peserta
Pelaksanaan post-test dapat di lihat pada gambar 4 di bawah ini:
Gambar 4. Pelaksanaan Post-test
Output  dari  kegiatan  ini  peserta  memahami  tentang  pengertian  retensi  dan pemusnahan rekam medis sebesar 82 point. Dengan naiknya rata-rata nilai post-test berarti ada peningkatan pemahaman petugas rekam medis setelah dilakukanya sosialisasi.
Outcome  dengan  sosialisasi  ini  diharapkan  agar  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan rekam  medis  di  Puskesmas  Lapai  bisa  terlaksana  agar  dapat  meningkatkan  kualitas pelayanan rekam medis pasien yang mana pelayanan rekam medis pasien rawat jalan bisa mencapai standar pelayanan minimal rekam medis yakni maksimal 10 menit.

## KESIMPULAN
Dari  hasil  pelaksanaan  pengabdian  di  Puskemas  Lapai  Padang  maka  dapat disimpulkan :
1. Adanya  peningkatan  pengetahuan  petugas  rekam  medis  setelah  dilakukannya  kegiatan sosialisasi.  Hal  ini  bisa  dilihat  dari  peningkatan  kemampuan  petugas  rekam  medis dalam menjawab soal post-test. Hasil nilai rata-rata pre-test diperoleh sebesar 27 point, sedangkan rata-rata nilai post-test sebesar 82 point.
2. Permasalahan  mengenai  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis  antara  lain  jumlah petugas  rekam  medis  masih  kurang  dan  masih  terdapat  yang  petugas  yang  berlatar belakang  bukan  dari  rekam  medis,  tingkat  pengetahuan  mengenai  retensi  dan pemusnahan  rekam  medis  masih  termasuk  rendah  (nilai  rata-rata  pre-test  yaitu  27), belum  terdapatnya  standar  operasional  prosedur  atau  kebijakan  mengenai  retensi  dan pemusnahan  rekam  medis,  belum  adanya  alat  atau  incenarator  untuk  memusnahkan
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.314-319
berkas rekam medis.
Adapun saran dari kegiatan ini antara lain :
a. Petugas  rekam  medis  harus  berlatar  belakang  pendidikan  minimal  D-III  rekam  medis agar pelayanan dalam penyelenggaraan rekam medis lebih profesional.
b. Diperlukan  pelatihan  untuk  petugas  rekam  medis  mengenai  kegiatan  retensi  dan pemusnahan rekam medis agar teori yang diperoleh langsung diaplikasikan.
c. Menganalisis  input  yang  perlu  disiapkan  dalam  pelaksanaan  kegiatan  retensi  dan pemusnahan  rekam  medis  seperti  menetapkan  panitia  pelaksana  kegiatan  retensi  dan pemusnahan rekam medis, keuangan, material, methode, mesin juga perlu disediakan.
d. Membuat penjadwalan kegiatan retensi dan pemusnahan rekam medis.
e. Melakukan  kerja  sama  dengan  pihak outsourching untuk  pelaksanaan  pemusnahaan rekam medis.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis  ucapan  terimakasih  kepada  Apikes  Iris  Padang  yang  telah  memberikan  bantuan Program  Hibah  PKM  Apikes  Iris  Tahun  2020  sehingga  dapat  membantu  terlaksananya program pengabdian kepada masyarakat ini.

## REFERENSI
Anonimous. Modul Sistem Dokumentasi Rekam Medis . [Online]. Diakses dari : dinus.ac.id › docs › ajar › modul_mik_1_-_sistem_penamaan. 07 Desember 2019.
Huffman,  Edna  K.,  1994.  Health  Information  Management. America:  Physicians Record Company , Berwyn Illonis Sadikin, H dan Suparno. Sistem Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis .  [Online]. Diakses dari : www.pormiki-dki.org. 05 Desember 2019.
Novantoro,    Ageng    Bagas.  2012. Analisis    Faktor-Faktor  Belum    Terlaksananya Pemusnahan  Dokumen  Rekam Medis  Inaktif  Hasil  Nilai  Guna Di  Bagian  Filing Di    Rumah  Sakit    Umum    Daerah    Tugurejo  Semarang. Semarang:    Karya  Tulis Ilmiah  dipublikasi  oleh Universitas Dian Nuswantoro.
Paramita,  DA. 2017. Faktor  Penyebab Belum Terlaksananya Sistem Pemusnahan Rekam Medis di Puskesmas Wonosari 2. Jurnal Electronik Theses Gajah Mada University. [Online]. Diakses dari : http://etd.repository.ugm.ac.id/in4. 05 Desember 2019.
Permenkes  RI.  2008.  Permenkes  RI  No.  269  Tahun  2008  tentang  Rekam  Medis.  Jakarta:
Menteri Kesehatan Republik Indonesia.