Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535

## Peningkatan Keterampilan Penggunaan Fitur Mail-Merge Microsoft Word Bagi Guru dan Staf SMK Muhammadiyah Seputih Raman
Dewi Asiah Shofiana 1 , Yohana Tri Utami 2* , Yunda Heningtyas 3 , Rizky Prabowo 4
1,2,3,4 Jurusan Ilmu Komputer, FMIPA, Universitas Lampung Email: 1 dewi.asiah@fmipa.unila.ac.id, 2* yohana.utami@fmipa.unila.ac.id,
3 yunda.heningtyas@fmipa.unila.ac.id , 4 rizky.prabowo@fmipa.unila.ac.id
(Yohana Tri Utami* : Coressponding Author)
Received Accepted Publish 17-January-2023 23-January-2023 15-March-2023
Abstrak − Perkembangan teknologi informasi tidak hanya berperan dalam bidang industri perekonomian, tapi  juga  bidang  pendidikan.  Teknologi  informasi  telah  diterapkan  di  hampir  semua  jenjang  pendidikan untuk menunjang kinerja guru maupun staf akademik. Salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk menunjang pendidikan dan persoalan administratif adalah Microsoft Word. Perangkat lunak Microsoft Word  memiliki  banyak  fitur  namun  sebagian  besar  fitur  masih  kurang  familiar  di  sebagian  pengguna, termasuk guru dan staf di SMK Muhammadiyah Seputih Raman Lampung Tengah. Banyak guru dan staf yang  belum  terbiasa  dengan tools yang  tersedia  di  Microsoft  Word,  termasuk  fungsi  mail-merge.  Oleh karena itu, tim pengabdian memberikan pelatihan kepada 24 peserta guru dan staf SMK Muhammadiyah Seputih  Raman  untuk  meningkatkan  pemahaman  mereka  tentang  fitur  Microsoft  Word  melalui  metode ceramah, diskusi, dan praktik langsung. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa setelah pelatihan, 79% peserta memahami  materi  yang  diberikan  dan  hampir  semua  peserta  menunjukkan  peningkatan  dalam  tes pemahaman yang dilaksanakan.
Kata Kunci: guru; mail merge; Microsoft Word; staf akademik Abstract − Development  of  information  technology  plays  an  important  role  not  only  in  the  industrial economic  section,  but  also  in  education.  Information  technology  is  applied  at  almost  every  level  of education to support the performance of teachers and academic staff. One software commonly used for education and administration is Microsoft Word. The Microsoft Word software has many features, however most of the features are still unfamiliar to some users, including teachers and staff at SMK Muhammadiyah Seputih Raman, Central Lampung. Many teachers and staff are still unfamiliar with the tools available in Microsoft Word, including the mail-merge function. Therefore, our team provided training for 24 participants of  teachers  and  staffs  to  improve  their  understanding  of  Microsoft  Word  features  through  lectures, discussions, and hands-on practice. Evaluation results show that after the training, 79% of the participants understand the material provided and almost all participants showed an improvement in the test.
Keywords : academic staff; mail merge; Microsoft Word; teacher

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi informasi kini telah berkembang dengan pesat. Hal ini ditunjukan dengan penggunaan teknologi  komputer  yang  sudah  menjangkau  hampir  setiap  segmen  kehidupan.  Teknologi informasi  merupakan  suatu  teknologi  yang  digunakan  untuk  mengolah  data,  memproses, mendapatkan,  menyusun,  menyimpan  dan  membagikan  informasi  (Tata  Sutabri,  2014). Teknologi  informasi  juga  dapat  melahirkan  fitur-fitur  baru  dalam  dunia  pendidikan  dengan berbagai sistem pengajaran (Abdul Kadir & Terra Ch. Triwahyuni, 2013).
Saat  ini  tenaga  pendidik  di  hampir  semua  jenjang  pendidikan  diwajibkan  untuk  dekat dengan teknologi informasi.  Tenaga pendidik pada semua jenjang pendidikan didorong untuk meningkatkan kemampuan terutama kemampuan dalam mengoperasikan aplikasi perkantoran. Aplikasi  perkantoran  sendiri  selain  menunjang  keperluan  administratif  juga  dapat  digunakan dalam menunjang proses belajar mengajar. Dengan demikian maka komputer menjadi peralatan perkantoran yang wajib sebagai barang inventaris kantor. Aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word sudah dipastikan digunakan dalam mendukung semua pekerjaan administratif. Begitupun dengan  sumber  daya  manusia,  harus  mampu  dan  terbiasa  mengoperasikan  Microsoft  Word
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535
sebagai aplikasi untuk mendukung pekerjaan sehari-hari sehingga pekerjaan akan menjadi lebih baik  (Warjiyono  et  al.,  2021).  Teknologi  informasi  pun  tidak  hanya  dibutuhkan  pada  jenjang pendidikan yang tinggi, namun juga dari level pendidikan anak usia dini (PAUD), Sekolah Dasar (SD) dan Menengah, termasuk Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
Kebutuhan administratif adalah hal mutlak dalam sekolah agar tercipta manajemen yang tertata rapi dan meningkatkan kualitas pelayanan itu sendiri. Salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk menunjang pendidikan dan persoalan administrasi adalah Microsoft Word yang tergabung dalam satu paket perangkat lunak Microsoft Office (Atang Gumawang, 2008). Perangkat lunak Word memiliki banyak fitur yang masih kurang familiar di sebagian pengguna, termasuk guru, staf, dan siswa sekolah. Hal tersebut dialami oleh guru-guru dan para staf SMK Muhammadiyah  Seputih  Raman  yang  belum  terbiasa  dengan  berbagai tools yang  banyak disediakan  pada  perangkat  lunak  Microsoft  Word.  Salah  satu  kendala  yang  sering  dijumpai adalah kurang maksimalnya penggunaan fungsi mail - merge di Microsoft Word. Fitur mail-merge ini  berperan  dan  berfungsi  untuk  menangani  masalah  surat  menyurat.  Kelebihan mail-merge adalah dapat memudahkan penyusun dokumen, karena hanya dengan membuat satu jenis surat dokumen maka dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda (Ngibad, 2018) (Emilda et al., 2022) . Fasilitas mail-merge dapat digunakan untuk membuat  dokumen  dengan template yang   sama.   Hal ini berarti bahwa fitur ini dapat digunakan secara  terus-menerus tanpa harus membuat  dokumen  lanjutan  hanya  dengan  memasukan  variabel  data  (Pujiatna,  2019). Penguasaan  penggunaan tools yang  disediakan  tersebut  dapat  meningkatan  efisiensi  dan efektivitas pada berbagai penyelesaian pekerjaan, seperti penyusunan laporan pembelajaran, raport, undangan, dan dokumen administratif lainnya.
Mail-merge adalah tools yang  terdapat  pada  Microsoft  Word  yang  umumnya  digunakan untuk kebutuhan surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan dan berbagai  jenis  dokumen  lainnya,  yang  dapat  dikirim  ke  beberapa  penerima.  Secara  teknis, diperlukan 2 buah file untuk menyusun dokumen surat dengan mail-merge. File pertama adalah isi  surat  sedangkan  yang  lainnya  adalah  data  kepada  surat  tersebut  dikirimkan.  Saat  proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan (MADCOMS, 2016). Namun selain keperluan surat- menyurat  tersebut,  sejatinya mail-merge juga  dapat  digunakan  untuk  efektivitas  di  bidang pendidikan  seperti  penyusunan  rapor  dan  laporan  pembelajaran  yang  data  nilainya  terdapat pada Excel.
Setelah  melihat  dan  menganalisis  kondisi  tersebut,  maka  tim  pengabdian  masyarakat untuk melakukan pengabdian kepada masyarakat dengan memberikan pelatihan  penggunaan fitur  mail-merge  mada  Microsoft  Word  bagi  guru  dan  staf  di  SMK  Muhammadiyah  Seputih Raman.  Kegiatan  ini  akan  diselenggarakan  di  SMK  Muhammadiyah  Seputih  Raman  Lampung Tengah  dengan  metode  ceramah,  diskusi,  dan  praktik  langsung.  Peserta  pelatihan  ini  adalah guru  dan  staf  yang  semuanya  merupakan  civitas  di  SMK  Muhammadiyah  Seputih  Raman Lampung Tengah. Manfaat dari pelatihan pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat pada umumnya adalah meningkatkan kemampuan sumber daya manusia (Djafar et al., 2020). Melalui kegiatan ini, diharapkan keterampilan dan pemahaman peserta meningkat terkait penggunaan perangkat lunak perkantoran, khususnya para guru dan karyawan minimal memiliki kemampuan dalam  memanfaatkan mail-merge untuk  mengelola  data  data  nilai  para  siswanya  masing- masing.

## 2. METODE PELAKSANAAN

## 2.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Kegiatan pelatihan dalam rangka pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan secara offline pada  10  Agustus  2022.  Kegiatan  dilaksanakan  di  SMK  Muhammadiyah  Seputih  Raman,  yang beralamat  di  Jalan  Raden  Intan  Komplek  Pasar  Rukti  Harjo,  Kecamatan  Seputih  Raman, Lampung  Tengah.  SMK  ini  telah  terakreditasi  B  dan  memiliki  empat  program  keahlian  yaitu teknik komputer jaringan, teknik otomotif, keperawatan, dan tata busana.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535

## 2.2 Mitra Pengabdian
Mitra  yang  terlibat  pada  pengabdian  ini  guru  dan  staf  SMK  Muhammadiyah  Seputih  Raman. Berdasarkan  data  dari  (Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan,  2022),  saat  ini  SMK Muhammadiyah Seputih Raman memiliki peserta didik sejumlah 496 siswa yang terdiri dari 152 siswa kelas X, 179 siswa kelas XI, dan 165 siswa kelas XII. Sekolah ini juga sudah memiliki guru dan tendik yang cukup dan sarana prasarana yang sudah memadai untuk menunjang kegiatan pembelajaran.  Dengan  adanya  peningkatan  perkembangan  TIK,  maka  SMKS  Muhammadiyah Seputih perlu meningkatkan keterampilan dan  kompetensi sumber daya manusia, khususnya para  guru  dan  tendiknya.  Kompetensi  profesional  berupa  kemampuan  literasi  digital  guru mempunyai  pengaruh  terhadap  kualitas  pembelajaran  (Maharani  et  al.,  2021).  Pelatihan terhadap  guru  dan  staf  diharapkan  dapat  meningkatkan  kompetensi  peserta  dalam memaksimalkan  penggunaan  fitur  Microsoft  Word,  khususnya mail - merge untuk  kebutuhan penyusunan laporan pembelajaran, undangan, dan dokumen administratif lainnya.

## 2.3 Metode Pengabdian
Kegiatan pelatihan dilaksanakan dengan metode ceramah, diskusi, dan praktik. Tim pengabdian mengawali pelatihan dengan memberikan informasi mengenai fitur mail - merge Microsoft Word. Kegiatan dilanjutkan dengan memberikan pengenalan langkah-langkah menggunakan fitur mail merge untuk  menyusun undangan. Tahapan kegiatan pengabdian kepada masyarakat  secara detailnya adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan pre-test kepada peserta pelatihan.
2. Memberikan informasi terkait Microsoft Word dan fitur mail-merge .
3. Memberikan  pelatihan  terkait  tahapan  penerapan  fitur mail-merge untuk  membuat undangan dengan metode learning by doing .
4. Melaksanakan praktik mandiri bagi peserta pelatihan.
5. Melaksanakan evaluasi kegiatan dengan memberikan post-test kepada peserta pelatihan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pelatihan pengabdian kepada masyarakat ini diawali dengan pembukaan dan  sambutan  yang  diberikan  oleh  Bapak  Joko  Sulistyo,  S.E.  selaku  Kepala  Sekolah  SMK Muhammadiyah  Seputih  Raman.  Dokumentasi  dari  kegiatan  sambutan  tersebut  dapat  dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Sambutan oleh Bapak Joko Sulistyo, S.E.
Kegiatan diikuti oleh 24 peserta yang terdiri dari guru serta staf tata usaha dan difasilitasi oleh  1  pemateri  dan  didampingi  oleh  4  anggota  tim  lainnya  yang  terdiri  dari  3  dosen  dan  1 mahasiswa. Pendamping bertugas untuk membantu peserta yang kesulitan selama melakukan
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535
kegiatan praktik. Pelatihan dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu pemberian materi, praktik mandiri  bagi  peserta,  dan  evaluasi.  Materi  yang  diberikan  meliputi  informasi  mengenai mail- merge dan  cara  menggunakannya  untuk  pembuatan  undangan,  laporan,  dan  dokumentasi administrasi  lainnya.  Untuk  mengukur  keterampilan  peserta,  terdapat  penugasan  praktik mandiri menggunakan fitur mail-merge . Pelaksanaan kegiatan pemaparan materi dan praktik mandiri disajikan pada Gambar 2.
Gambar 2. Pelaksanaan kegiatan pelatihan.
Pemateri  menjelaskan  dan  mempraktikan  cara  menyusun  undangan  menggunakan  fitur mail-merge dengan cara yang cepat, baik dan benar. Sekitar 60% dari peseta pelatihan tersebut cukup mahir dengan materi mail-merge untuk pembuatan undangan, namun 40% masih cukup awam  dan  kesulitan.  Selama  pelaksanaan  pengabdian,  peserta  antusias  mengikuti  kegiatan tersebut. Peserta yang terdiri dari guru dan staf tata usaha aktif berdiskusi serta bertanya terkait materi yang disampaikan oleh pemateri dan pemdamping.

## 3.2 Evaluasi Kegiatan
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini terselenggara dengan baik dan lancar. Peserta mengikuti pelatihan dengan antusias selama kegiatan berlangsung. Hal ini sesuai dengan hasil kuesioner  terkait  metode  pelatihan  yang  menunjukkan  lebih  dari  50%  peserta  menjawab metode learning by doing mendukung peserta untuk lebih aktif dan memahami materi. Materi pelatihan juga membantu guru dan staf tata usaha untuk meningkatkan kualitas tugas akhir dalam pembuatan laporan, undangan, dan administrasi kelas. Meskipun terdapat satu peserta yang  sangat  tidak  setuju  dengan  pernyataan  materi  yang  disajikan  bermanfaat  dan  sesuai dengan  kebutuhan,  akan  tetapi  lebih  dari  50%  peserta  menjawab  sangat  setuju.  Gambar  3 menunjukkan visualisasi hasil kuesioner yang diberikan.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535
Gambar 3. Hasil kuesioner peserta pelatihan.
Selain kuesioner penilaian pelaksanaan kegiatan, pada pengabdian kepada masyarakat ini juga  dilakukan  evaluasi  pemahaman  peserta  terkait  materi  yang  diberikan.  Evaluasi  tersebt dilakukan  dengan  memberikan pre-test dan post-test kepada  peserta  pelatihan.  Gambar  4 menunjukkan perbandingan kedua test tersebut.
(a)                                                                (b)
Gambar 4. Perbandingan persentase nilai (a) pre-test dan (b) post - test peserta pelatihan.
Berdasarkan  perbandingan  nilai pre-test dan post-test ,  pelatihan  mampu  meningkatkan pemahaman  peserta  mengenai  fitur mail-merge pada  Microsoft  Word.  Jumlah  peserta  yang memperoleh nilai antara 21 – 60 berkurang dibandingkan dengan hasil pre- test dan mengalami peningkatan jumlah peserta yang memperoleh nilai antara 60 – 100. Hal ini sesuai dengan hasil kuesioner  peserta  mengenai  pemahaman  materi  yang  diperoleh  pada  Gambar  3.  Dari  hasil kuesioner tersebut, meskipun terdapat satu peserta yang menjawab tidak memahami materi, ditunjukkan bahwa lebih dari 80% peserta lainnya memahami materi yang diberikan.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535

## 3.3 Penutupan Kegiatan
Setelah  kegiatan  telah  dilaksanakan  dengan  baik  dan  cukup  lancar,  pengabdian  kepada masyarakat ini diakhiri dengan penutupan. Kegiatan ditutup oleh Bapak Joko Sulistyo, S.E. dan dilakukan  foto  bersama  dengan  peserta  pelatihan  di  halaman  sekolah  SMK  Muhammadiyah Seputih Raman yang dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Foto Bersama dengan peserta pelatihan.

## 4. KESIMPULAN
Guru-guru dan para staf SMK Muhammadiyah Seputih Raman sebagai peserta pelatihan telah mendapatkan  pelatihan  peningkatan  keterampilan  penggunaan  perangkat  lunak  perkantoran Microsoft Word, khususnya mengetahui manfaat dan dapat menggunakan fitur mail merge pada Microsoft Word. Peserta pelatihan dapat memanfaatkan perangkat lunak Microsoft Word untuk membuat laporan, membuat rapor, undangan, dan administrasi kelas. Hampir seluruh peserta pelatihan  sepakat  setelah  mendapatkan  pelatihan,  kemampuan  dan  keterampilan  dalam menggunakan fitur mail-merge pada perangkat lunak Microsoft Word meningkat. Sebanyak 62% peserta memperoleh nilai di atas 61 dan 33% diantaranya memperoleh nilai antara 81 – 100. Tenaga  pendidik  di  berbagai  level  pendidikan  pada  masa  kini  dituntut  untuk  mahir  dalam menggunakan  komputer,  khususnya  perangkat  lunak  perkantoran  untuk  menyelesaikan beberapa  pekerjaan  di  dalam  maupun  di  luar  pengajaran.  Peningkatan  kemahiran  dan keterampilan dalam penggunaan komputer perlu pelatihan dan pemahaman yang dalam untuk dapat  memaksimalkan  fitur-fitur  yang  sebenarnya  dapat  sangat  membantu  dalam  efektivitas dan  efisiensi  pekerjaan.  Kegiatan  pelatihan  mungkin  memerlukan  durasi  kegiatan  yang  lebih panjang serta aplikasi perkantoran lain dari Microsoft Office seperti Excel dan Powerpoint juga dapat  diberikan.  Materi  pelatihan  yang  diberikan  sebaiknya  menggunakan  studi  kasus  sesuai dengan jenis pekerjaan yang dihadapi oleh peserta.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir, & Terra Ch. Triwahyuni. 2013. Pengantar Teknologi Informasi . Penerbit Andi. Atang Gumawang. 2008. Belajar Otodidak Word, Excel, PowerPoint . Penerbit Informatika. Djafar,  M.  K.,  Budiman,  H.,  Sabran,  L.  O.,  &  Sadri,  S.  2020.  Optimalisasi  Kerja  Daring  (Work  From  Home)  Melalui Pembuatan  Dan  Pengelolaan  Database  Kelurahan  Berbasis  Website. Amal  Ilmiah :  Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat , 2 (1), 1. https://doi.org/10.36709/amalilmiah.v2i1.13436
Emilda, E., Harliyana, I., Maulidawati, M., & Nasrah, S. 2022. Pelatihan Penulisan Surat Dinas Dan Aplikasi Fungsi Mail Merge  Untuk  Aparatur  Desa  Ulee  Reuleung  Kecamatan  Dewantara-Aceh  Utara  Dalam  Meningkatkan  Mutu Pelayanan Masyarakat. Jurnal Vokasi , 6 (1), 10 – 15.
Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/JSSTCS Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 22-28 E-ISSN 2723-2026 (Media Online) P-ISSN 2723-455X (Media Cetak) DOI : https://doi.org/10.33365/jsstcs.v4i1.2535
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, R. dan T. 2022. Data Pokok Pendidikan: Direktorat Jenderal Pendidikan Anak
Usia Dini, Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah .
Https://Dapo.Kemdikbud.Go.Id/Sekolah/6D49943BF3862EFB8EC7. MADCOMS. 2016. Kupas Tuntas Mail Merge MS. Word untuk Administrasi Perkantoran Menggunakan Data MS. Excel dan MS. Access . CV Andi.
Maharani, E. S., Dan, R., & Nasori, A. 2021. Publisher: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Batanghari Jambi ISSN. Jurnal Ilmiah Dikdaya , 11 (2), 161 – 165. https://doi.org/10.33087/dikdaya.v11i1.1 Ngibad, K. 2018. Fungsi Menu-Menu Microsoft Word 2013 .
Pujiatna,  T.  2019.  Pembinaan  Tata  Bahasa  Dan  Tata  Bentuk  Surat-Menyurat  Indonesia  Pada  Kelompok  Bidang
Ekstrakurikuler Sma Muhammadiyah Kedawung Kabupaten Cirebon. Juli , 25 (1). http://jurnal.unimed.ac.id/2012/index.php/jpkm/article/view/14070
Tata Sutabri. 2014. Pengantar Teknologi Informasi . Penerbit Andi.
Warjiyono,  Ery  Suryanti,  Rousyati,  Fanny  Fatmawati,  Imam  Tazali,  Lisnawati,  &  Rosihyana.  2021.  Pelatihan  Aplikasi Perkantoran Untuk Meningkatan Kualitas SDM Perangkat Desa Karangmangu. Jurnal Abdimas BSI , 4 (1), 156 – 163. http://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/abdimas