## TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENURUT STANDAR AKREDITASI PUSKESMAS DI PUSKESMAS SUKARAMAI TAHUN 2019

## ABSTRAK
Sistem penyimpan rekam medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas. Sistem penyimpanan berkas  rekam  medis  sangat  penting  untuk  dilakukan  dalam institusi  pelayanan  kesehatan, karena  sistem  penyimpanan  dapat  mempermudah  berkas  rekam  medis  yang  akan  disimpan  dalam  rak penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan di rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya  kerusakan  fisik,  kimiawi,  dan  biologi.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  mengetahui  penyimpanan rekam  medis  berdasarkan  standar  akreditasi  puskesmas  di  Puskemas  Sukaramai.  Jenis  penelitian menggunakan  metode  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  fenomologi.  Penelitian  dilakukan  pada bulan  Oktober  2018-Januari  2019.  Populasi  adalah  seluruh  petugas  rekam  medis  di  Puskesmas Sukaramai.  Sampel  penelitian  berjumlah  6  orang  yang  diambil  secara  purposive  sampling.  Instrumen penelitian yaitu pedoman wawancara dan direkam menggunakan alat perekam audio serta lembar check list untuk observasi. Hasil penelitian diketahui bahwa sistem penyimpanan yang dilakukan di Puskesmas Sukaramai  menggunakan  family  folder,  sistem  penjajarannya  menggunakan  Straight  Numerical  Filing (SNF),  pengambilan  berkas  rekam  medis  masih  sering  dilakukan oleh  petugas  lain yang  bukan  petugas rekam  medis,  tidak  adanya  penggunaan  tracer,  dan  belum  menggunakan  buku  ekspedisi  peminjaman, serta  sistem  pengembalian  berkas  rekam  medis  tidak  dipulangakan  pada  akhir  jam  kerja.  Disarankan bagi pihak puskesmas untuk menambah jumlah petugas rekam medis sesuai kualifikasi pendidikan formal serta  pembagian  tugas  tanggung  jawab  yang  jelas,  memberikan  pelatihan  pada  petugas  filling, pengambilan  rekam  medis  hanya  dilakukan  oleh  petugas  filling,  membuat  tracer  dan  buku  ekspedisi peminjaman rekam medis serta menentukan waktu pengembalian berkas rekam medis.
Kata Kunci : Manajemen, Rekam Medis, Akreditasi, Puskesmas .

## PENDAHULUAN
Puskesmas    adalah  fasilitas  pelayanan kesehatan    yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan  masyarakat  dan upaya kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif  untuk  mencapai  derajat  kesehatan masyarakat    yang  setingi-tingginya  di wilayah  kerjanya  (Permenkes  RI,  2015). Dalam menyelenggarakan fungsinya, puskesmas    harus  melaksanakan  rekam medis (Permenkes RI, 2014).
Rekam  medis  adalah  berkas  berisi catatan  dan  dokumen  tentang  identitas
pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan, dan  pelayanan  lain  kepada  pasien  pada sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2014).
Pengelolahan rekam medis di puskesmas  terdiri  dari  cara  pemberian nomor rekam kesehatan keluarga,
assembling , analisa
kelengkapan,
penyimpanan dan distribusi (Ulfa, 2015).
Sistem  penyimpanan  berkas  rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam institusi  pelayanan  kesehatan,  karena  sistem penyimpanan  dapat  mempermudah  berkas rekam  medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali  atau  pengambilan  berkas  rekam

## Valentina
Dosen STIKes  Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Meda n
E-mail: valentinave89@gmail.com
medis  yang  disimpan  di  rakpenyimpanan, mudah  pengembaliannya,  dan  melindungi berkas  rekam  medis  dari  bahaya  pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Hatta,  2014).  Sistem  penyimpan  rekam medis  menjadi  salah  satu  penilaian  dalam standar  akreditasi  puskesmas  (Menkes  RI, 2015).
Akreditasi Puskesmas adalah pengakuan  tehadap  puskesmas  yang  dinilai telah memenuhi standar pelayanan puskesmas untuk meningkatkan mutu pelayanan puskesmas yang berkesinambungan. Puskesmas wajib
mengadakan  penilaian  akreditasi  setiap  tiga tahun sekali. Kriteria yang memuat penilaian tentang  penyimpanan  rekam  medis  yaitu kriteria  8.4.3  yaitu  adanya  sistem  yang memandu  penyimpanan  dan  pemrosesan rekam medis (Permenkes RI, 2015).
Akreditasi  berdampak  pada  peningkatan kualitas  mutu  pelanyanan.  Dengan  adanya akreditasi  maka  mutu  pelayanan  puskesmas akan jauh lebih baik.
Hasil  survei  awal  diketahui  bahwa Puskesmas  Sukaramai  sudah  terakreditasi dengan  status  Pelayanan  Kesehatan  Dasar pada  Desember  2017.  Dalam  pelaksanaan penyimpan  masih  ditemukan  kekeliruan penyimpanan (misfile) . Oleh karena itu perlu adanya  evaluasi  persiapan  akreditasi  agar puskesmas dapat meningkatkan mutu pelayanan  rekam  medis  dan  lebih  siap menghadapi penilaian akreditasi selanjutnya.

## Perumusan Masalah
Bagaimana  sistem  penyimpanan  rekam medis menurut standar akreditasi puskesmas di Puskesmas Sukaramai?

## Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk
mengetahui  bagaimana  pelaksanaan  sistem penyimpanan  rekam  medis  rekam  medis menurut  standar  akreditasi  puskesmas  di Puskesmas Sukaramai.

## Manfaat Penelitian
1.   Bagi Puskesmas Sebagai  bahan  masukan  dan  saran  bagi pihak puskesmas sebagai bahan evaluasi  tentang  sistem  penyimpanan
rekam medis berdasarkan standar akreditasi puskesmas.
2.   Bagi Intitusi Pendidikan Penelitian ini diharapkan dapat digunakan  sebagai  bahan  referensi  dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang rekam medis.

## METODE

## Jenis Penelitian
Jenis  penelitan  ini  dilakukan  dengan menggunakan  metode  penelitian  kualitatif dengan  pendekatan  fenomologi.  Pendekatan fenomologi merupakan suatu metode penelitian yang kritis dan menggali fenomena  yang  ada  secara  sistematis (Suryono, 2013).

## Waktu Penelitian
Waktu  penelitian  dilakukan  pada  bulan Oktober 2018 sampai Januari 2019

## Tempat Penelitian
Tempat  penelitian  ini  dilakukan  di Puskesmas  Sukaramai  Medan  berlokasi  di Jl.  Arif  Rahman  Hakim  No.28,  Gg.  Kantil, Medan Area, Kota Medan, Sumatera Utara.

## Populasi
Populasi  adalah  seluruh  petugas  rekam medis di Puskesmas Sukaramai.

## Sampel dan Teknik Sampling
Sampel  dalam  penelitian  ini  berjumlah 6  orang  yang  diambil  secara  purposive sampling,  artinya  sampling  yang  dilakukan dengan  pertimbangan  tertentu  (Isgiyanto, 2009).  Adapun  kriteria  inklusinya  adalah bekerja  di  bagian  rekam  medis  puskesmas minimal 2 tahun

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  yang  digunakan dalam penelitian ini yaitu pedoman wawancara  dan  direkam  menggunakan  alat perekam audio serta lembar check  list untuk observasi.

## Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan wawancara dan observasi

## Analisis Data
Dalam  penelitian  ini  analisa  data dilakukan  secara  deskriptif  melalui  reduksi data,  penyajian  dan  penarikan  kesimpulan, sehingga  diperoleh  gambaran  yang  jelas tentang  sistem  penyimpanan  berdasarkan standar  akreditasi  puskesmas  di  Puskesmas Sukaramai.

## HASIL

## Karakteristik Informan
Tenaga  kesehatan  yang  bertugas  di bagian  rekam  medis  seluruhnya  bukan berlatar  belakang  pendidikan  formal  rekam medis. Tabel 1 menunjukkan bahwa 3 orang berpendidikan  D-III  Kebidanan,  1  orang berpendidikan  D-III  Keperawatan,  1  orang berpendidikan  D-IV  Kebidanan  dan  1  orang berpendidikan SMA.
Tabel 1 . Karakteristik Informan Petugas Koding Jenis Kelamin Usia Pendidikan
Informan 1  Perempuan  29 tahun  D-IV Kebidanan Informan 2  Perempuan  28 tahun  D-III Kebidanan Informan 3  Perempuan  32 tahun  D-III
Keperawatan Informan 4  Perempuan  32 tahun  D-III Kebidanan Informan 5  Perempuan  30 tahun  D-III Kebidanan Informan 6  Laki-laki 53 tahun  SMA

## Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi yang peneliti  lakukan,  berkas  rekam  medis  di
Puskesmas Sukaramai dikelola secara sentralisasi mengunakan sistem penyimpanan Stright  Numerical  Filing
(SNF)  dengan  sistem  penomoran family folder berdasarkan wilayah.
Tabel  2. Hasil  Observasi  Penyimpanan Rekam Medis No  Pengamatan Keterangan 1 Penomoran Menggunakan sistem penomoran family folder yaitu satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga tetapi belum terdapat tambahan kode khusus untuk ayah, ibu, dan anak. 2 Penjajaran Masih menggunakan
sistem penyimpanan Stright Numerical
Filing (SNF) sehingga sering terjadi tertukar tempat pada urutan penomoran. 3 Sistem penyimpanan Sistem penyimpanan dilakukan secara sentralisasi, yaitu berkas rekam medis rawat jalan dan pasien IGD disimpan dalam satu ruangan. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis Berdasarkan hasil observasi
menunjukkan  bahwa  pengambilan  berkas rekam  medis  tidak  hanya  dilakukan  oleh petugas rekam medis/petugas filing . Perawat dari  poli  sering  mencari  dan  mengambil sendiri  berkas  rekam  medis  pasien  yang diperlukan.
Tabel  3. Hasil  Observasi  Pengambilan Berkas Rekam Medis
No Pengamatan Keterangan 1 Pengambilan berkas rekam medis juga dilakukan selain petugas Perawat poli sering sekali mengambil sendiri berkas rekam medis yang dibutuhkan
Berdasarkan  hasil  wawancara  terkait pengambilan  berkas  rekam  medis  diperoleh informasi yaitu:
“Kadang-kadang  kalau  banyak  pasien, rekam  medisnya  lama  sampai,  perawatnya ambil sendiri kesini” (Informan 2).
“Yang ngambil berkas  rekam  medis petugas  pendaftaran  sama  petugas filling. Tapi  ada  juga  perawat  yang  mencari  sendiri jika  berkasnya  belum  sampai  ke  poli  yang dituju” (Informan 4).

## Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi
Proses  pengambiloan  berkas  rekam medis  dimulai  dari  petugas  pendaftaran memberikan/menunjukan KIB (Kartu Identitas Berobat) kepada petugas
pendaftaran . Kemudian  petugas  pendaftaran memberikan  nomor  rekam  medis  yang  mau dicari oleh petugas filing pada  rak penyimpanan  setelah  ditemukan  petugas mengambil  berkas  tersebut  tanpa  mengganti
dengan treacer sebagai  alat  bantu  pengganti berkas  rekam  medis  yang  dipinjam  dan petugas  juga  tidak  mencatat  buku  ekspedisi peminjaman berkas rekam medis.
Tabel  4. Tabel  Observasi  Penggunaan
Tracer dan Buku   Ekspedisi No Pengamatan Keterangan 1 Tracer Tidak terdapat tracer 2 Buku Ekspedisi Memiliki buku ekspedisi tetapi tidak digunakan Berdasarkan  hasil  wawancara  terkait penggunaan  tracer  dan  buku  ekspedisi diperoleh informasi yaitu:
“Petugas  pendaftaran  menerima  KIB dari pasien  lalu  melihat nomor rekam  medis yang  sudah  tercantum  di  sana  dan  petugas pendaftaran menyuruh petugas filling mengambil  berkas  rekam  medis  dari  rak penyimpanan,  setelah  ditemukannya  berkas rekam medis tersebut petugas filling langsung memberikannya ke petugas pendaftaran  tanpa  pemakaian treacer dan tidak  menuliskan  pada  buku  ekspedisi” (Informan 3).
“Buku  ekspedisi  ada,  tapi  jarang dipakai.  Kalau tracer ,  kami  nggak  tahu  apa itu tracer?” (Informan 5).
Sistem  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis
Hasil observasi dapatkan bahwa petugas filling mengurutkan  berkas  rekam medis yang telah dikembalikan sesuai nomor rekam medisnya, tetapi pengembalian berkas rekam  medis  ke  dalam  rak  tidak  dilakukan diakhir  jam  kerja  melainkan  keesokan harinya.
Tabel  5. Hasil  Observasi  Pengembalian
Berkas Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1 Pengembalian berkas rekam medis diakhir jam kerja Jika poli mengembalikan berkas rekam medisnya keesokan harinya maka berkas rekam medisnya di susun pada keesokan hainya
Berdasarkan  hasil  wawancara  terkait pengembalian berkas rekam medis diperoleh informasi yaitu:
“Berkas  rekam  medis  dikembalikan sehabis  pulang  jam  bekerja,  tetapi  jika  ada poli  yang  belum  mengembalikan  berkas rekam  medis  kepada  petugas filling maka akan  di  kembalikan  pada  besok  paginya” (Informan 1).
“Rekam  medis  yang  dikembalikan  hari ini  disusun  dulu  lalu  dimasukan  rak,  tapi kadang-kadang baru besok  dikembalikan dan dimasukan rak” (Informan 6).

## PEMBAHASAN

## Sistem Penyimpanan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara  yang  peneliti  dapatkan  dari informan  menyatakan  bahwa  penyimpanan yang  dilakukan  di  Puskesmas  Sukaramai menggunakan family  folder, tetapi  belum terdapat  tambahan  kode  khusus  untuk  ayah, ibu, dan anak. Sedangkan sistem
penjajarannya menggunakan Stright Numerical Filing (SNF).
Hal ini tidak sesuai  teori (Budi, 2011), bahwa  jenis  sistem  penjajaran  yang  sesuai dengan family folder adalah seistem penjajaran Terminal  Digit  Filing (TDF) yang dikelolah secara sentralisasi.
Adapun  akibat  yang  terjadi  jika  tidak menggunakan Terminal  Digit  Filing (TDF) adalah  terjadinya  pertukaran  nomor  urut tempat  berkas  rekam  medis  pada  rak penyimpanan.

## Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  dapatkan bahwa  pengambilan  berkas  rekam  medis dilakukan  oleh  petugas filling dengan  latar belakang  pendidikan  bukan  rekam  medis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas  rekam  medis  memiliki  tugas  lain  di puskesmas  selain  sebagai  petugas  filling, yaitu  menjadi  petugas  layanan  kebidanan dan keperawatan.
Hal  ini  terjadi  karena  puskesmas  hanya memiliki  sedikit  petugas  rekam  medis, sehingga  satu  pegawai  harus  memiliki  tugas tambahan.  Adanya  pekerjaan  tambahan membuat  petugas  kelelahan  dan  tidak  fokus dengan  pekerjaannya  sehingga  kinerjanya menurun.  Pembagian  tugas  yang  jelas  dan uraian  tugas  masing-masing  staf  pelaksana
kegiatan-kegiatan  atau  program  sangat penting agar masing-masing orang bertanggung  jawab  atas  setiap  tugas  yang dikerjakannya (Isminar, 2015).
Pada proses pengambilan rekam  medis, perawat  yang  ada  di  setiap  poli  terkadang mengambil  berkas  rekam  medis  sendiri dengan alasan pasien sudah lama menunggu. Hal  ini  dapat  mengakibatkan misfile karena setiap  orang  bisa  bebas  keluar  masuk ruangan  dan  mengambil  berkas  rekam medis.  Selain  itu  pengambilan  rekam  medis yang  dilakukan  oleh  petugas  lain  petugas filling mengira berkas rekam meidis tersebut tidak  ada  sehingga  mereka membuat  berkas baru  yang  dapat  mengakibatkan  duplikasi pada sistem penyimpanan.
Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  Permenkes No. 55 tahun 2013, yang menyatakan bahwa yang berhak melakukan pengambilan berkas rekam  medis  adalah  petugas filling . Petugas filling adalah  seseorang  yang  memiliki kompetensi perekam medis yang diharapkan benar-benar  mengetahui  seluk  beluk  tentang rekam medis secara luas dan mendalam.Karena  salah  satu  kompetensi rekam  medis  adalah  mampu  mengelolah rekam  medis  dan  informasi  kesehatan  untuk memenuhi  layanan  medis,  administrasi  dan kebutuhan informasi kesehatan.
Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi Berdasarkan  hasil  penelitian  diperoleh bahwa  tidak  terdapat tracer pada  saat pengambilan  berkas,  dan  tidak  dilakukan pencatatan pada buku ekspedisi saat peminjaman  dan  pemulangan  berkas  rekam medis. Petugas filling juga tidak mengetahui bentuk dan kegunaan tracer .
Menurut  Budi  (2011),  tracer  digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filling yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.
Hal yang terjadi apabila tidak digunkannya tracer pada sistem
penyimpanan  adalah misfile karena  petugas filling tidak  tau  berkas  rekam  medis  itu berada di poli mana.
Menurut Rustiyanto dan Rahayu, 2011) langkah-langkah  pengambilan  berkas  rekam medis yaitu:
1. Menerima tracer yang sudah terisi.
2. Mencari nomor rekam medis.
3. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil.
4. Mengambil  dokumen  rekam  medis  yang sudah ditemukan.
5. Mencatat  rekam  medis  yang  keluar  pada buku ekspedisi. Penelitian Mahendra (2011)
membuktikan  bahwa  penggunaan  tracer  di UPT  1  Puskesmas  Wonosari  1  dapat mengurangi berkas misfile.
Sistem  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan  bahwa  pengembalian  berkas rekam  dilakukan  setelah  jam  kerja,  tetapi ada  poli  yang  mengembalikan  berkas rekam medisnya keesokan harinya pada pagi hari.
Ketentuan  yang  harus  ditaati  di  tempat penyimpanan bahwa seseorang yang menerima  atau  meminjam  dokumen  rekam medis  berkewajiban  untuk  mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam peminjaman  harus  dibuat  ketentuan  berapa lama  jangka  waktu  untuk  satu  rekam  medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan (Riyanto, 2012).
Pengembalian yang tidak sesuai dengan ketentuan  dapat  mengakibatkan misfile pada sistem  penyimpanan,  dan  petugas filling pada  keesokan  harinya  menjadi  kewalahan karena  harus  menyusun  berkas  yang  harus dikembalikan dan juga harus mencari berkas dari  pasien  yang  berobat  pada  hari  itu. Sehingga  akan  terjadi  waktu  tunggu  pasien yang  lama  dan    penumpakan  pasien  pada pendaftaran.

## KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang dilakuan oleh peneliti  didapatkan  kesimpulan  sebagai berikut:
1. Sistem  penyimpanan  yang  dilakukan  di Puskesmas Sukaramai menggunakan family folder, sistem penjajarannya menggunakan Straight  Numerical  Filing (SNF).
2. Pengambilan  berkas  rekam  medis  masih sering  dilakukan  oleh  petugas  lain  yang bukan petugas rekam medis.
3. Tidak  adanya  penggunaan tracer untuk pengganti sementara pengambilan berkas rekam medis, dan juga belum menggunakan  buku  ekspedisi  untuk peminjaman  dan  pemulangan  berkas rekam medis.
4. Sistem  pengembalian  berkas  rekam medis tidak dipulangakan pada akhir jam kerja.

## SARAN
1. Bagi Puskesmas
a. Menambah  jumlah  petugas  rekam medis  sesuai  kualifikasi  pendidikan formal serta pembagian tugas tanggung jawab yang jelas.
b. Memberikan pelatihan atau pembinaan  secara  rutin  pada  petugas filling.
c. Pengambilan  rekam  medis  hanya dilakukan  oleh  petugas filling agar tidak  terjadi  kekeliruan  pada  saat pencarian berkas rekam medis.
d. Membuat tracer yang digunakan pada saat pengambilan berkas rekam medis,  dan  dilakukan  penulisan  pada buku  ekspedisi  peminjaman  rekam medis.
e. Sebaiknya  diterapkan  dengan  jelas waktu  pengembalian  berkas  rekam medis kepada petugas filling .

## DAFTAR PUSTAKA
Budi S Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam  Medis .  Yogyakarta:  Quantum
Sinergis Media. Hatta, Gemala R. (2014). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan Keseshatan.
Jakarta:    Universitas  Indonesia  (UI- Press). Isminar,  Hetty.  (2015). Manajemen  Unit Kerja . Yogyakarta: Deepublish. Mahendra,  A.  (2011). Pemanfaatan  Tracer di  Bagian  penyimpanan  berkas  Rekam medis  di  UPT  Puskesmas  Wonosari  1 . Tugas  Akhir.  Yogyakarta:  Program Studi Rekam Medis UGM. Menkes  RI.  (2004). Standart  Akreditasi Puskesmas. Jakarta: Kementerian Kesehatan. Menkes  RI.  (2014).  Peraturan  Menteri Kesehatan RI No. 75 tahun 2014. Pusat
Kesehatan
Masyarakat .
Jakarta:
Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Menkes  RI.  (2015).  Peraturan  Menteri Kesehatan  RI  No.46  tahun  2016. Akreditasi  Puskesmas,  Klinik  Pratama, Tempat  Praktik  Mandiri  Dokter,  Dan Tempat  Praktik  Mandiri  Dokter  Gigi . Jakarta:  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia.
Rustiyanto  E,  Rahayu  W  Amba.  (2004).
Manajemen  Filing  Dokumen  Rekam Medis dan Informasi Kesehatn . Yogyakarta: Poltekkes Permata Indonesia. Riyanto, Budi. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Dan Pengambialan  Dokumen  Rekam  Medis di  Bidang  Filing  RSUD  Kabupaten Karanganyar  Tahun  2012 .  Rekam Medis. Vol.6.  No.2.  Oktober  2012:  50-
58. Ulfa, H Maria. (2015). Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam
Medis di Puskesmas  Harapan  Raya  Kota  Pekan Baru. Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia.  Vol.3.  No.2.  Oktober  2015: 39-40.