ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
( Studi Kasus pada KOPMA Kanjuruhan Malang periode 2015)
Hendro Supriono
hendrofausta@yahoo.co.id

## Sulistyo Rita Indah Mustikowati
(Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kanjuruhan, Malang)

## ABSTRAK  :
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  Pelaksanaan  sistem  akuntansi  pembelian  pada Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  dan  untuk  mengetahui  efektifitas  pengendalian  manjemen  pada Koperasi  Mahasiswa Kanjuruhan Malan periode 2015. Jenis penelitian ini  adalah studi  kasus pada Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang  .  Teknik  analisis  data  yang  digunakan  adalah  analisis deskripsi yaitu menggambarkan sistematis, fakta, sifat serta hubungan antara fenomena yang dimiliki oleh  perusahaan  serta  mengungkapkan  data  secara  menyeluruh  dan  sesuai  data  yang diperoleh  dari sumber langsung selain hal efektifitas merupakan salah satu kriteria penilain dari pelaksanaan sistem akuntansi pembelian. Hasil penelitian menunjukan bahwa Sistem akuntansi pembelian kurang efektif dengan  teori  yang  sudah  ada  karena  adanya  beberapa  fungsi  masi  di  rangkap  yaitu  fungsi  gudang merangkap  fungsi  penerimaan  dan  fungsi  pembelian  sedangkan  sistem  pengendalian  manajemen perlu  adanya  konrol  mengenai  bagian  fungsi-fungsi  yang  terkait  agar  organisasi  dapat  berjalanya sesuia dengan tujuan organisasi dan dapat tercapainya tujuan organisasi.
Kata Kunci : sistem akuntansi pembelian ,efektifitas sitem pengendalian manajemen.
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen

## PENDAHULUAN
Pelaksanakan  kegiatan  operasi  perusahaan  diperlukan  adanya  manajemen  perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Supaya  koperasi mampu bersaing dalam arti mempunyai jumlah pembeli yang banyak, maka diperlukan  persediaan  barang  dagangan  dalam  jumlah  yang  mencukupi,  oleh  sebab  itu, dibutuhkan  suatu  sistem  akuntansi  pembelian  barang  dagangan  yang  sesuai  dengan  kondisi badan usaha  koperasi.  Pengadaan  barang  dagang  tersebut  dilakukan  melalui pembelian yang berarti harus melibatkan beberapa unit organisasi, digunakan berbagai macam formulir dan catatan, sehingga perlu dikelola dengan baik agar dapat dicegah atau ditemukan lebih dini adanya  kesalahan  maupun  penggelapan  yang terjadi.  Sistem   akuntansi  yang  baik dapat  mendukung  efektivitas pengendalian manajemen dalam koperasi  untuk meminimalisir penyelewengan-penyelewengan yang mungkin terjadi, adanya pengendalian manajemen yang efektif akan memberikan efektifitas sumber daya organisasi.
Kesesuaian  data  akuntansi  dapat  mendorong  efisiensi  operasional  organisasi  sehingga kebijakan  ataupun  tujuan  manajemen  yang  telah  digariskan  dapat  tercapai. Koperasi Mahasiswa Kanjuruhan Malang   (KOPMA) sangat   terkait dengan  sisstem. Sistem   ini   ialah yang di sebut sebagaian rangkaian   prosedur.  Prosedur adalah   suatu   urut-urutan   pekerjaan kerani   ( clerical), biasanya  melibatkan   beberapa   orang     dalam   satu bagian   atau   lebih, disusun   untuk     menjamin  adanya  perlakuan  yang  seragam  terhadap  transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Prosedur pembelian   barang  dagangan  dalam  Koperasi Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang   sudah ada  yang  tercantum  dalam  standar  operasional prosedur gudang, dalam prosedur pembelian barang dagangan bagian gudang yang berfungsi sebagai  penyimpanan    barang    juga  merangkap    sebagai    fungsi    pembelian,    fungsi penerimaan barang dan berfungsi dalam pengecekkan barang dari supplier sekaligus sebagai manajer yang memutuskan untuk membeli atau tidak membeli barang dagangan. Perangkapan fungsi  tersebut  nantinya  akan  menimbulkan  masalah  yang  serius  yang  berdampak  pada ketidak efektifan persediaan barang dagang.
Bedasarkan  uraian  di  atas  maka  peneliti  ingin  menulis  judul  penelitian  “Analisis Pelaksanan Sistem Akuntansi Pembelian untuk Meningkatkan Efektifitas Sistem Pengendalia n Manajemen di Koperasi Mahasiswa Kanjuruhan Malang periode 2015”.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Pelaksanaan Sisten Akuntansi Pembelian untuk  Meningkatkan  Efektifitas  Sistem  Pengendalian  Manajemen”  di  Koperasi  Mahasiswa Universitas Kanjuruhan Malang

## TINJAUAN PUSTAKA

## Definisi Sistem
Menurut  pendapat  (Cole,  dalam  Baridwan,  2007:3)  berpendapat  bahwa  Sistem  adalah suatu kerangka dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu  skema  yang  menyeluruh  untuk  melaksanakan  suatu  kegiatan  atau  fungsi  utama  dari perusahaan.
Sistem  adalah  suatu  jaringan  prosedur  yang  dibuat  menurut  pola  yang  terpadu  untuk melaksnakan  kegiatan  pokok  perusahaan.  Mulyadi  (2010:05).  Pendapat  lain  dari  Krismaji (2010:219)  sitem  akuntansi  terdiri  dari  metode  dicatatan  yang  ditetapkan  untuk mengidentifiasi,  merangkai,  menganalisis,  menggolongkan,  mencatat,  dan  melaporkan transaksi-transaksi  perusahaan  dan  memelihara  akuntanbilitas  aktiva    dan  kewajiban  yang terkait..
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen

## Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, atau dapat juga dikatakan  terdiri  dari  prosedur-prosedur  yang  berhubungan.  Gillespie  dalam  Baridwan (2007:5-6) menyatakan bahwa sistem akuntansi pembelian terdiri dari:
1. Order pembelian dan laporan penerimaan barang
2. Distribusi pembelian dan biaya
3. Utang (voucher)
4. Prosedur pengeluaran uang

## Metode
Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  yang  bertujuan  untuk  menggambarkan atau mendeskripsikan secara tepat sifat atau sesuatu yang tengah terjadi dan berlangsung pada penelitian  dilakukan  untuk  memaksa  sebab-sebab  dari  suatu  gejala  tertentu. Alasan  penulis menggunakan  penelitian  jenis  deskriptif dalam  penelitian  ini  adalah  untuk  mendeskripsikan, menggambarkan  secara  sistematis,  faktual  dan  akurat mengenai  fakta  serta  hubungan  antara fenomena.
Ruang  lingkup  penelitian  ini  yaitu  mengenai.  Analisis  Pelaksanaan  Sistem  Akuntansi Pembelian  untuk  Meningkatkan  Efektifitas  Sistem  Pengendalian  Manajemen”  di  Koperasi Mahasiswa Universitas Kanjuruhan Malang  yang diteliti terdiri dari: fungsi terkait, prosedur, dokumen,  catatan  akuntansi.  penelitian  ini  dilakukan  karena  peneliti  ingin  menganalisis pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian untuk Meningkatkan Efektifitas Sistem Pengendalian Manajemen” di Koperasi Mahasiswa Universitas  Kanjuruhan Malang periode 2015.
Penelitian ini menggunakan jenis data kualitatif yang merupakan data yang dinyatakan dalam  bentuk  kata,  kalimat,  dan  gambar.  Data  kualitatif  dalam  penelitian  ini  berupa  Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen.
Teknik  pengumpulan  data  merupakan  langkah  yang  paling  strategis  dalam  penelitian, karena  tujuan  utama  dari  penelitian  adalah  mendapatkan  data.  Tanpa  mengetahui  teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang  ditetapkan.  Oleh  karena  itu,  untuk  memperoleh  data  yang  valid  dan  relevan  dalam penelitian ini, maka peneliti menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
Teknik  pengumpulan  data  merupakan  langkah  yang  paling  strategis  dalam  penelitian, karena  tujuan  utama  dari  penelitian  adalah  mendapatkan  data.  Tanpa  mengetahui  teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang  ditetapkan.  Oleh  karena  itu,  untuk  memperoleh  data  yang  valid  dan  relevan  dalam penelitian ini, maka peneliti menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1) Fungsi   terkait,   teknik   pengumpulan   datanya   melalui   wawancara   dan   observasi mengenai fungsi terkait yang ikut dalam pengadaan barang.
2) Catatan, teknik pengumpulan datanya melalui wawancara dan observasi/pengamatan catatan yang dibuat dalam prosedur pengadaan barang.
3) Dokumen, teknik pengumpulan datanya  melalui  wawancara  dan observasi formulir yang digunakan dalam prosedur pengadaan barang.
4) Prosedur,  teknik  pengumpulan  datanya  melalui  wawancara  dengan  bagian  yang terkait dalam prosedur pengadaan barang
Analisis  data  yang  digunakan  adalah  analisis  deskripsi  yaitu  menggambarkan sistematis,  fakta,  sifat  serta  hubungan  antara  fenomena  yang  dimiliki  oleh  perusahaan  serta mengungkapkan  data  secara  menyeluruh  dan  sesuai  data  yang  diperoleh  dari  sumber langsung.
Analisis data meliputi:
1) Masa pengumpulan data
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
Pengumpulan  data  dilakukan  pada  saat  melakukan  observasi,  wawancara  dan dokumenter  pada  perusahaan  yang  diteliti.  Hasil  pengumpulan  data  tersebut  berupa catatan lapangan baik berupa catatan-catatan mengenai Fungsi Yang Terkait Dalam Akuntansi  Pembelian,  Jaringan  Prosedur  Yang  Membentuk  Sistem  Akuntansi Pembelian, Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian, maupun Catatan Akuntansi Yang Digunakan.
2) Proses triangulasi Proses  triangulasi  adalah  teknik  pemeriksaan  keabsahan  data  yang  memanfaatkan sesuatu yang lain. Peneliti menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Triangulasi  sumber  dan  metode  adalah  data  yang  diperoleh  dicek  kembali  pada sumber  yang  sama  dalam  waktu  yang  berbeda,  atau  dicek  dengan  menggunakan sumber  yang  berbeda,  untuk  triangulasi  metode,  data  yang  dikumpulkan  dengan metode  wawancara,  nantinya  dicek  dengan  menggunakan  metode  observasi  dengan menggunakan analisis dokumen.
3) Proses reduksi data Merupakan suatu bentuk analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengorganisasi data dengan cara sedemikian rupa sehingga  kesimpulan-kesimpulan  final  dapat  ditarik  dan  diverifikasi.  Hasil pengumpulan data tersebut di reduksi dahulu, memilih data yang penting, membuang data yang tidak perlu, agar informasi yang dibutuhkan peneliti benar-benar informasi dan  data  yang  dibutuhkan  peneliti,  contohnya  yang  tidak  ada  kaitanya  dengan pengadaan barang.
4) Proses penyajian data Merupakan  sekumpulan  informasi  tersusun  yang  diberi  kemungkinan  adanya penarikan  kesimpulan  dan  pengambilan  tindakan.  Peneliti  setelah  melalui  beberapa proses lalu data disajikan untuk dilakukan analisis terlebih dahulu.
5) Melakukan analisis sistem yang ada dengan melihat kenyataan yang ada di lapangan dan membandingkan dengan teori yang ada yaitu itu teori efektifitas.
Tabel 3.1 : Kriteria efektifitas dan efektif
Penilaian

## Kriteria efektifitas
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
Sangat efektif 1. keseimbangan biaya keefektifan, 2. fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang 3. Pelaporan yang efektif. 4. sistem yang disusun harus memenuhi prinsip cepat 5. penyesuaian dengan struktur organisasi 1-5 Efektif 1. keseimbangan biaya keefektifan. 2. fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang 3. pelaporan yang efektif. 1-3 Kurang efektif 1. keseimbangan biaya keefektifan. 2. fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang 1-2 Tidak efektif 1. keseimbangan biaya keefektifan, 1
Sumber : Kriteria efektifitas dan efektif Warren (2006:78).
6) Proses menarik kesimpulan Proses  menarik  kesimpulan  yaitu  memberikan  pendapat  atau  kesimpulan mengenai  pelaksanaan  sistem  akuntansi  pembelian  untuk  meningkatkan efektifitas  sistem  pengendalian  manajemen  memberikan  rekomendasi  atas kelemahan-kelemahan yang ada.

## Hasi Penelitian

## Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Realita  :  Koperasi  Kanjuruan  Malang  meupakan  salah  satu  bentuk  bandan  usaha  yang bergerak  dalam  bidang  pertokoan  terkait  dengan  penjelasan  yang  ada  terdapat  beberapa fungsi  yaitu  fungsi  gudang  dan  fungsi  akuntansi.  Penjelasan  mengenai  fungsi  tersebut ternyata koperasi kanjuruan masih terdapat rangkap jabatan terkait dengan pengadaan barang dagang,  ini  terbukti  bahwa  bagian  gudang  masih  melaksanakan  tugas  sebagai  fungsi penerimaan  dan  fungsi  pembelian  oleh  sebab  itu  perlu  adanya  perbaikan  dalam penempatanya.
Teori  :  Menurut  Mulyadi  (2010:299-300)  fungsi  yang  terkait  dalam  sistem  akuntansi pembelian adalah:
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
1. Fungsi gudang
Pada  sistem  akuntansi  pembelian,  fungsi  gudang  bertanggungjawab    untuk mengajukan  permintaan  pembelian  sesuai  dengan  posisi  persediaan  yang  ada  di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
2. Fungsi pembelian
Fungsi  ini  bertanggung  jawab  untuk  memperoleh  informasi  mengena  harga  barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

## 3. Fungsi penerimaan
Fungsi  ini  bertanggung  jawab    untuk  melakukan  pemeriksaan  terhadap  jenis,  mutu, dan  kuantitas  barang  yang  diterima  dari  pemasok  guna  menentukan  dapat  atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi akuntansi Fungsi  akuntansi  yang  terkait  dalam  transaksi  pembelian  adalah  fungsi  pencatatan utang  dan  fungsi  pencatatan  persediaan.  Fungsi  pencatat  utang  bertanggung  jawab untuk  mencatat  transaksi  pembelian  ke  dalam  register  bukti  kas  keluar  dan  untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar)  yang berfungsi  sebagai catatan  utang  atau  menyelenggarakan  kartu  utang  sebagai  buku  pembantu  utang. Fungsi  pencatat  persediaan  bertanggung  jawab  untuk  mencatat  harga  pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan
Tabel 5.1 : Analisis perbandingan teori dengan realita astas fungsi yang terkait.
Fungsi terkait :
1. Fungsi gudang.
2. Fungsi akuntansi
Fungsi terkait :
1. Fungsi gudang
2. Fungsi pembelian
3. Fungsi penerimaan
4. Fungsi akuntansi Analisi  :  Berdasarkan  uraian  tersebut diatas,  fungsi  yang  terkait  dalam  sistem akuntansi  pembelian  adalah  fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang dan fungsi akuntansi. Fungsi dari bagian-bagian tersebut saling berkaitan  dan  mempengaruhi  satu  sama lain.  Apabila  ada  salah  satu  dari  fungsi tersebut  di  hilangkan  maka  proses pembelian  tidak  dapat  berjalan  seperti yang diharapkan.
Sumber : Data di olah 2015

## Dokumen Yang Digunakan Akuntansi Pembelian
Realita  :  Koperasi  Kanjuruhan  Malang  dalam  melakukan  kegiatan  pengadaan  barang  tidak terlepas dari dokumen-dokumen yaitu yang kaitanya dengan formulir yang digunakan dalam pengadaan barang. Adapun formulir-formulir yang digunakan adalah sebagai berikut :
1) Surat  Order  Pembelian.  Formulir  ini  dibuat  oleh  bagian  pembelian  atau  gudang, sebagai bukti pendukung atas pembelian yang di dilakukan, dalam rangka memenuhi persedian yang berada di gudang.
Realita Teori
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
2) Faktur Retur Pembelian. Faktur retur pembelian dikeluarkan oleh bagian gudang jika ada barang  yang diterima dari supplier atau distributor yang rusak atau kadaluwarsa. Formulir  ini  akan  dikirim  ke  supplier  agar  barang  yang  rusak  atau  kadaluwarsa tersebut diganti.
3) Faktur Pembelian. Formulir ini dibuat oleh supplier, sebagai bukti telah dilakukannya transaksi pembelian nanti pada pengecekan diberi stempel.
4) Bukti  Kas  Keluar.  Formulir  ini  dibuat  oleh  bagian  akuntansi,  sebagai  bukti  telah dilakukan pembelian.
Teori : Baridwan (2007:175-179) berpendapat bahwa dokumen (formulir) yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian adalah:
1) Permintaan pembelian Merupakan  formulir  yang  ditulisoleh  kepala  bagian  yang  membutuhkan  barang  atau gudang  atau  bagian  buku  pembantu  persediaan  yang  isinya  meminta  kepada  bagian pembelian  untuk  membeli  barang-barang  atau  jasa  seperti  yang  tercantum  dalam formulir tersebut.
2) Permintaan penawaran harga
Merupakan  formulir  yang  dibuat  oleh  bagian  pembelian  untuk  meminta  daftar  harga dari penjual.
3) Order pembelian
Order  pembelian  yaitu  surat  pesanan  pembelian,  dibuat  oleh  bagian  pembelian  yang berisi permintaan kepada penjualuntuk mengirim barang atau jasa tertentu.
4) Laporan penerimaan barang
Formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang-barang yang diterima.
5) Formulir persetujuan faktur Formulir ini diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa harga, perkalian, dan  pejumlahan  dalam  sudah  betul  dan  barang  yang  diterima  sesuai  dengan  yang dipesan.
6) Formulir debit/kredit Formulir  ini  diisi  oleh  bagian  pembelian  untuk  menunjukkan  barang-  barang  yang dikembalikan pada penjual.
Tabel 5.2 : Analisis perbandingan teori dengan realita astas dokumen yang terkait.
1. Surat order
2. Faktur return  pembelian
3. Faktur pembelian
4. Bukti kas keluar 2. Permintaan pembelian
3. Permintaan penawaran harga
4. Laporan penerimaan barang
5. Formulir persetujuan faktur 6. Formulir debet kredit Analisis  :  Penjelasan  di  atas  bahwa dokumen  yang  digunakan  belum  sesuai dengan  teori  yang  ada  karena  tidak adanya beberapa dokumen yang digunakan  :  Surat  penawaran  harga,  dan laporan penerimaan barang.

## Sumber : Data di olah 2015

## Prosedur Pengadaan barang.
Dalam  prosedur  pembelian  barang  dagangan  di  Koperasi  Mahasiswa  Universitas Kanjuruhan  Malang  masih  menggunakan  standart  yang  lama  dan  belum  terdapat
Realita Teori
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
pembaharuan  yaitu  prosedur  secara  keseluruhan  dalam  pengadaan  barang  dagang  prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang prosedur pencatatan dan dokumen pembelian sangat  berperan penting bagi kelancaran  transaksi    pembelian.
Realita : Koperasi Mahasiswa Universitas Kanjuruhan Malang dalam melakukan pengadaan barang mengacu pada standar operasional prosedur yang ada di koperasi.
Teori     : Mulyadi (2010:301) berpendapat bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3) Prosedur order pembelian
4) Prosedur penerimaan barang
5) Prosedur pencatatan utang
6) Prosedur distribusi pembelian
Tabel 5.3 : Analisis perbandingan teori dengan realita astas prosedur yang terkait.
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur order pembelian,
3. Prosedur  penerimaan barang
4. Prosedur pencatatan
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan  penawaran harga dan pemilihan pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan utang
6. Prosedur distribusi pembelian
Analisis  :  Terdapat  beberapa  hal  yang tidak sesui dengan teori Karena dokumen-dokumen  yang  di  gunakan dalam  Koperasi  Mahasiswa  Kajuruhan Malang tidak ada surat penawaran harga dan  pemilihan  pemasok  maka  salah  satu bagian prosedur tersebut tidak ada.

## Sumber : Data di olah 2015

## Catatan Akuntansi
Realita  :  Catatan  akuntansi  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang  sendiri  terdiri  dari register  bukti  kas  keluar  yang  menyebabkan  keberadaan  catatan  akuntansi  sangat  penting berkaitan  dengan  biaya  operasional  yang  di  keluarkan  untuk  pengadaan  barang  dagang, sehinga  dalam  kaitanya  mengenai  dokumen-dokumen  menganai  formulir  maupun  return yang dapat merubah catatan pengeluaran kas.
Teori : Menurut Mulyadi (2010:308-310)  catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:
a. Register bukti kas keluar ( voucher register ).
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure.
b. Jurnal pembelian.
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure.
Realita Teori
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
c. Kartu utang
Kartu ini digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure.
Tabel 5.3 : Analisis perbandingan teori dengan realita astas prosedur yang terkait.
1. Register bukti kas keluar
2. Jurnal pembelian
1. Register bukti kas keluar
2. Jurnal pembelian
3. Kartu utang Analisis  :  Pencatan  atas  akuntansi pembelian  pengadaan  barang  dagang  di Koperasi Mahasiswa Kanjuruhan Malang tidak  memberikan  kartu  utang  walaupun terdapat  sistem  konsinyasi  (  barang titipan ).
Sumber : Data di olah 2015

## Pembahasan
Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian Koperasi Mahasiswa Universitas Kanjuruhan Malang adalah:
1. Fungsi gudang
Pada  sistem  akuntansi  pembelian,  fungsi  gudang  bertanggungjawab    untuk mengajukan  permintaan  pembelian  sesuai  dengan  posisi  persediaan  yang  ada  di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
2. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan  arsip  dokumen  sumber  (bukti  kas  keluar)  yang  berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.    Fungsi  pencatat  persediaan  bertanggung  jawab  untuk  mencatat  harga pokok
3. Penjual/Supplier
Bagian  penjual/Supplier  ditunjuk    oleh  bagian  pembelian  Koperasi  Universitas Kanjuruhan Malang sebagai sarana pemenuhan kebutuhan barang pada unit toko. Dokumen  yang  Digunakan  Akuntansi  Pembelian  Pesedian  Barang  Dagang  KOPMA adalah sebagai berikut:
1) Surat  Order  Pembelian.  Formulir  ini  dibuat  oleh  bagian  pembelian  atau  gudang, sebagai  bukti  pendukung  atas  pembelian  yang  di  dilakukan,  dalam  rangka memenuhi persedian yang berada di gudang.
2) Faktur Retur Pembelian. Faktur retur pembelian dikeluarkan oleh bagian gudang jika  ada  barang  yang  diterima  dari  supplier  atau  distributor  yang  rusak  atau kadaluwarsa.  Formulir  ini  akan  dikirim  ke  supplier  agar  barang  yang  rusak  atau kadaluwarsa tersebut diganti.
3) Faktur  Pembelian.  Formulir  ini  dibuat  oleh  supplier,  sebagai  bukti  telah dilakukannya transaksi pembelian
Realita Teori
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
4) Bukti  Kas  Keluar.  Formulir ini dibuat oleh bagian akuntansi, sebagai bukti telah dilakukan pengeluaran uang atau pembelian.

## Prosedur Pengadaan barang.
Adapun  prosedur  pembelian  barang  dagangan  pada  Koperasi  Mahasiswa  Universitas Kanjuruhan  Malang,  Prosedur  meliputi  prosedur  permintaan  pembelian  atau  pengadaan barang Adapun penjelasanya sebai berikut :

## 1) Bagian gudang
Bagian  toko  mengecek  barang  yang  habis  ditoko  kemudian  mencatat  ke  dalam surat  order  pembelian,  kemudian  bagian  gudang  mengajukan  kepada  pemasok untuk  membeli  barang  secara  langsung  (tunai)  atau  tidak  langsung  (kredit). Pembelian  langsung  dilakukan  apabila  supplier  tidak  menyediakan  barang sedangkan barang tersebut dibutuhkan atau diminati banyak konsumen. Sedangkan supplier  yang  menaruh  barang  konsinyasi,  bagian  gudang  memutuskan  membeli barang  secara  kredit  dengan  jatuh  tempo yang  di  tentukan,  biasanya  satu  minggu setelah barang datang.
Bagian  gudang  memutuskan  membeli  barang  secara  tunai  maupun  kredit  pada supplier dengan menggunakan surat order  pembelian rangkap 3 yaitu:
a. Lembar ke 1 warna putih, untuk supplier.
b. Lembar ke 2 warna   merah   muda   untuk   bagian   gudang   yang             nantinya diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar untuk membuat jurnal pembelian.
c. Lembar ke  3 warna kuning, untuk pengecekan barang sekaligus sebagai dasar pembuatan  return  jika  ada.  mengecek  jumlah  dan  keadaan  fisik  barang.  Jika terdapat  barang  yang  rusak  atau  kadaluarsa  bagian  gudang  membuat  faktur retur beli yang dibuat sebanyak 2 lembar dan didistribusikan
a) Lembar  ke  1  dikirim  kepada  supplier  untuk  mendapatkan  ganti  dari barang yang cacat tersebut.
b) Lembar ke 2 untuk fungsi gudang   sebagai arsip.
2) Bagian Pemasok/Supplier
Bagian penjual/supplier menerima  order pembelian  lembar ke 1 warna putih, dari bagian  gudang.  Kemudian  supplier  mengirim  barang  yang  dipesan  oleh  bagian gudang  sesuai  dengan  surat  order  pembelian  serta  menyerahkan  faktur  pembelian kepada  bagian  gudang.  Setelah  barang  dikirim,  bagian  penagihan  dari  pihak supplier  melakukan  penagihan  pada  bagian  akuntansi  Koperasi  Mahasiswa Kanjuruhan  Malang  dengan  membawa  bukti  faktur  dan  surat  order  pembelian, lembar  ke  1  warna  putih  surat  order  pembelian  dan  faktur  dari  pengiriman. Kemudian bagian kasir mencocokkan faktur pembelian dan surat order Pembelian. Setelah  cocok  bagian  akuntansi  memberikan  bukti  kas  keluar  lembar  ke  1 bersamaan dengan uang yang harus di bayarkan dan lembar ke 2 sebagai arsip.
3) Bagian Akuntansi
Bagian  akuntansi  mengeluarkan  bukti  kas  keluar  dari  bagian  supplier  dan mencocokkan surat order pembelian dengan faktur pembelian dari bagian gudang. Setelah semua formulir-formulir pembelian tersebut sesuai, kemudian mencatatnya
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
ke  dalam  jurnal  pembelian  dan  pengeluaran  kas.  Setelah  dimasukkan  ke  dalam jurnal pembelian,  faktur pembelian diarsip sesuai dengan nomor urut.besamabukti kas keluar lembar 2.

## Catatan Akuntansi
Catatan  sendiri  terdiri  dari  register  bukti  kas  keluar  yang  menyebabkan  keberadaan catatan akuntansi sangat penting berkaitan dengan biaya operasional yang di keluarkan untuk pengadaan  barang  dagang,  sehinga  dalam  kaitanya  mengenai  dokumen-dokumen  menganai formulir maupun return yang dapat merubah catatan pengeluaran kas.

## Penilaian Efektifitas
Sesuai  dengan  uraian  satu  persatu  analisis  maka  menurut  penulis  sistem  akuntansi pembelian  yang  berjalan  di  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang  bisa  dikatakan  efektif karena  sudah  memenuhi  empat  kriteria  dari  kelima  kriteria  efektifitas  yakni  keseimbangan biaya-keefektifan,  fleksibel  untuk  memenuhi  kebutuhan  yang  akan  datang,  pelaporan  yang efektif  dan  sistem  yang  disusun  harus  memenuhi  prinsip  cepat.  Sedangkan  kriteria penyesuaian dengan struktur organisasi masih belum memenuhi kriteria efektifitas.
Sesuai teori yang telah dikemukakan oleh Warren (2006:78) bahwa suatu sistem  yang efektif adalah sistem yang mempertimbangkan :
1) Keseimbangan biaya-keefektifan (cost-effectivennes balance) Jadi  dalam  kasus  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang  adalah  sudah  memenuhi Keseimbangan  biaya-keefektifan,  karena  peneliti  menilai  biaya  yang  dikeluarkan untuk  pembelian  peralatan  sistem  seperti  komputer  dan  kertas,  maupun  laporan keuangan  seperti  buku  penctatan  kas  keluar  tersebut  sudah  membantu  kinerja  dari bagian akuntansi.
2) Fleksibel  untuk  memenuhi  kebutuhan  yang  akan  datang  (flexibility  to  meet  need future)
Setiap  perusahaan  harus  menyiapkan  diri  terhadap  lingkungan  yang  terus  menerus berubah  jika  beroperasi.  Sistem  akuntansi  harus  cukup  fleksibel  untuk  menghadapi tuntutan  perubahan.  Dalam  hal  ini  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang      sudah menerapkan  bahwa  dalam  setruktur  organisasi  dan  fungsi  terkait  dalam  pengadaan barang  tersebut  terbatas  maka  setiap  pengadaan  barang  dagang  untuk  memenuhi kebutuhan yang akan datang.
3) Pelaporan yang efektif
Penyiapan  laporan  harus  mempertimbangkan  keinginan  dan  pengetahuan  maka Pemakai  laporan  mengandalkan  informasi  relevan  yang  disampaikan  dengan  cara yang  dapat  dipahami.  Pemahaman  seperti  ini  sudah  sangat  muda  dilakukan  oleh Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang,  hal  ini  dibuktikan  peneliti  dengan  adanya komputer  sebagi  penyimpan  data  barang  yang  masuk  dan  keluar  dalam  tiap  hari operasional  dan  yang  dapat  melihat  data  tersebut  tertentu  yang  mempunyai  akses sedangakan  unutuk  pelaporan  laporan  keuangan  sudah  terdapat  dalam  komputer pengurus dan yang dapat mengakses adalah bagian keuangan saja.
4) Penyesuaian dengan struktur organisasi Sistem akuntansi harus dirancang menurut masing-masing struktur perusahaan. Garis wewenang  dan  tanggung  jawab  mempengaruhi  kebutuhan  informasi  perusahaan. Sistem  yang  efektif  memerlukan  persetujuan  dan  dukungan  dari  semua  tingkat manajemen.  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang  belum  cukup  melakukan pemisahan  wewenang  dan  tanggungjawab  karena  masih  terjadi  perangkapan  Bagian
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
Penerimaan,  bagian  pembelian    dan  bagian  gudang  dijalankan  oleh  fungsi  gudang. seharusnya dilakukan pemisahan dari fungsi-fungsi yang terkait.
5) Sistem yang disusun harus memenuhi prinsip cepat Sistem  akuntansi  harus  mampu  menyediakan  informasi  yang  dibutuhkan  tepat  pada waktunya, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas  yang sesuai.  Hal  ini penting  karena  setiap  orang  yang  membutuhkan  dapat  dengan  mudah  mengakses, seperti  yang  telah  dilakukan  oleh  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang.  Ini berkaitan  dengan  pengadaan  barang  dagang  yang  dapat  mempengaruhi  laporan  tiap bulan  untuk  pembayaran  pajak  yang  dapat  di  lakukan  Koperasi  Mahasiswa Kanjuruhan Malang dengan cepat atau tepat waktu.

## Analisis Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
Berdasarkan  analisis  terhadap  organisasi    pada  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan Malang  maka  untuk  dapat  meningkatkan  efektivitas  pengendalian  manajemen  Sistem Akuntansi Pembelian diperlukan beberapa perbaikan antara lain:
1) Fungsi gudang harus dipisahkan dari fungsi pembelian. Pemisahan  fungsi  antara  fungsi  gudang  dengan  fungsi  pembelian  akan  menghindari kemungkinan  terjadinya  penyelewengan  atau  manipulasi  data  persediaan  barang  di gudang  dengan  barang  yang  akan  dibeli    serta  dapat  menghindari  penyalahgunaan wewenang. Sehingga efektivitas sistem pengendalian manajemen dapat tercapai.
2) Fungsi gudang harus dipisahkan dari fungsi penerimaan. Pemisahan  fungsi  antara  fungsi  gudang  dengan  fungsi  penerimaan  maka  tugas  dari masing-masing  fungsi  dapat  berjalan  dengan  lebih  baik,  tertata  rapi,  dan  dapat memperkecil  kemungkinan  terjadinya  kesalahan  karena  pekerjaannya  hanya difokuskan  dalam  satu  bagian  saja.  Sehingga  informasi  penerimaan  barang  dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.
3) Pemisahan  antara  fungsi  gudang,  fungsi  pembelian  dan  fungsi  penerimaan,  maka transaksi pembelian tidak hanya melibatkan fungsi gudang dan fungsi akuntansi saja, akan tetapi fungsi pembelian dan fungsi penerimaan juga harus dilibatkan. hal tersebut dilakukan  agar  kesalahan  dan  penyelewengan  dapat  dihindari,  sehingga  sistem akuntansi  pembelian  dapat  dilaksanakan  dengan  baik  dan  dapat  meningkatkan efektivitas pengendalian manajemen.
Sistem  otorisasi  dan  prosedur  pencatatan  dalam  sistem  akuntansi  pembelian  pada Koperasi Mahasiswa  Kanjuruhan Malang   masih perlu banyak perbaikan terutama terhadap dokumen  yang  digunakan  dalam  sistem  akuntansi  pembelian.  Dimana  dalam  sistem akuntansi  pembelian  dokumen  yang  digunakan  relatif  sedikit.  Fungsi  yang  terkait  perlu membuat  dokumen-dokumen  penting    untuk  memperlancar  prosedur  pembelian  agar pengendalian  manajemen  sistem  akuntansi  pembelian  dapat  tercapai.  Untuk  meningkatkan efektivitas pengendalian intern sistem akuntansi pembelian, perlu dilakukan perbaikan yaitu:
a) Fungsi  gudang  harus  membuat  Surat  Permintaan  Pembelian  (SPP)  dan    harus diotorisasi  oleh  fungsi  gudang  itu  sendiri.  Hal  ini  dilakukan  untuk  mempermudah bagian  pembelian  membuat  keputusan  mengenai  barang-barang  yang  akan  dibeli berdasarkan jumlah persediaan barang yang ada di gudang.
b) Surat Order Pembelian (SOP) harus diotorisasi oleh fungsi pembelian tidak diotorisasi oleh  fungsi  gudang.  Karena  yang  berwenang  dalam  pembelian  barang,  mulai  dari pemilihan pemasok sampai pemesanan barang adalah fungsi pembelian.
c) Fungsi  Penerimaan  Barang  harus  membuat  laporan  penerimaan  barang    (LPB)  dan
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
diotorisasi  oleh  fungsi  penerimaan  itu  sendiri  agar  dapat  dibuktikan  bahwa  barang yang  telah  dipesan  sudah  diterima  oleh  fungsi  penerimaan,  sehingga  dapat  dengan mudah dilakukan pencatatan utang.

## Analisis terhadap Praktik yang  sehat dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Pelaksanaan  praktik  yang  sehat  dalam  sistem  akuntansi  pembelian  sangat  menunjang terciptanya  efektivitas  pengendalian  manajemen.  Praktik  yang  sehat  dapat  dilihat  dari bentuk dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian serta fungsi yang diberi wewenang  dan  tanggungjawab  dalam  pemakaian  dokumen  tersebut.  Pada  dasarnya dokumen  yang  digunakan  dalam  Sistem  Akuntansi  Pembelian  pada  Koperasi  Mahasiswa Kanjuruhan  Malang  sudah  baik  dan  sudah  bernomor  urut  tercetak.  Dokumen  yang  sesuai dengan  praktik  yang  sehat  tersebut  yaitu  Surat  order  pembelian  sudah  bernomor  urut tercetak  dan  pemakaiannya  telah  dipertanggungjawabkan  oleh  fungsi  pembelian  dan  Pada formulir  retur  pembelian  sudah  mencantumkan  nama  dan  alamat  Koperasi  Mahasiswa Kanjuruhan Malang nama dan alamat supplier yang dituju dan sudah mencantumkan nomor urut formulir.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem informasi  akuntansi  pembelian  tersebut  belum  efektif  di  karenakan,  dalam  Organisasi Koperasi  Kanjuruhan  Malang  terdapat  adanya  perangkapan  fungsi  yaitu:  fungsi  gudang merangkap sebagai fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Tidak adanya pemisahan fungsi antara  fungsi  gudang,  fungsi  pembelian  dan  fungsi  penerimaan,  maka  akan  berpengaruh terhadap  pencapaian efektivitas  persedian  barang  dagang, dalam  prosedur  pembelian  barang dagang. Fungsi gudang  melakukan prosedur order pembelian stok barang dengan Surat Order Pembelian  (SOP)  langsung  dikirim  oleh  fungsi    gudang  kepada  supplier  tanpa memberitahukan  kepada  fungsi  penerimaan  karena  fungsi  gudang    juga  merangkap  sebagai fungsi  penerimaan.  Disamping  itu,  Surat  Order  Pembelian  (SOP)  dibuat  rangkap  tiga  dan dalam  pelaksanaan  penagihan  hanya  menggunakan  stempel  sebagai  bukti  bahwah  telah  di lakukan  pembayaran  sehingga  kurangya  pengendalian  jika  pengurus  atau  bagian  yang  lain seperti bagian akuntansi tidak mengetahui hal tesebut. Prosedur dan Sistem  akuntansi  yang baik  dapat  mendukung  efektivitas  pengendalian  manajemen  dalam  koperasi  untuk meminimalisir  penyelewengan-penyelewengan  yang  mungkin  terjadi.  Adanya  pengendalian intern  yang  efektif  akan  memberikan  efektifitas  sumber  daya  organisasi  dalam  Koperasi Mahasiswa kanjuruhan malang

## SARAN
Setelah  mengemukakan  kesimpulan  diatas,  maka  penulis  sedikit  memberi  masukan sebagai  bahan  pertimbangan  yang  sekiranya  dapat  dipergunakan  demi  perbaikan  di  masa yang akan datang. Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan sebagai berikut :
1. Dalam  organisasi  pada  Koperasi  Mahasiswa  Kanjuruhan  Malang  sebaiknya ditambahkan  bagian  pembelian  dan  bagian  penerimaan  barang  dengan  cara mengambil satu orang staf dari Unit Usaha Toko untuk menduduki fungsi pembelian dan satu orang staf dari unit gudang untuk menduduki fungsi penerimaan barang agar terdapat  pemisahan  fungsi  antara  fungsi  operasi  dengan  fungsi  penyimpanan  barang sehingga  efektifitas  pembelian  barang  dagang  terhadap  sistem  akuntansi  pembelian dapat tercapai.
2. Surat Order Pembelian harus diotorisasi oleh fungsi  pembelian agar
Analisis Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Untuk Meningkatkan Efektivitas Sistem Pengendalian Manajemen
efektivitas pengendalian intern dapat tercapai.
3. Mengembangkan sistem yang sudah ada, sehingga terciptanya keefektifan kerja.
4. Menjaga internal control atau penendalian terhadap fungsi terkait.
5. Membuat  sistem  yang  efektif  pada  pengendalian  yang  baik  terhadap  pesedian  yang efisien dan efektif.

## DAFTAR PUSTAKA
Baridwan,  Zaki,  Sistem  Akuntansi:  Penyusunan  Prosedur  dan  Metode  ,  2007, BPFE.
Krismiaji (2010) Sistem Informasi Akuntansi. AMP YKPN Yogyakarta.
Mulyadi.  2010.  Sistem  Akuntansi.  Edisi  Keempat.  Cetakan  Keempat.  Jakarta: Salemba Empat.
Warren,  Carl  S.,  James  M.  Reeve  dan  Philip  E.  Fess.  (2006).  Accounting: Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.