## ISSN 2085-4579
Rancang Bangun Aplikasi Manpower Request Bagian Recruitment pada PT Dynapack Asia
Listiani 1 , Friska Natalia 2
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Multimedia Nusantara, Tangerang Selatan, Indonesia listiani@student.umn.ac.id friska.natalia@umn.ac.id
Diterima 24 Januari 2019
Disetujui 24 Juni 2019
Abstract — PT  Dynapack  Indonesia  consists  of several divisions, one of them is IT division which has Application Development sub division that is in charge  of  designing  and  developing  application which  is  needed  for  the  company.  PT  Dynapack Indonesia  is  a  multinational  company,  that  it  is necessary  to  maintain  the  quality  of  Human Resources, considering the Human Resources (HR) division  is  a  strategic  factor  for  both  profit organizations  and  non-profit  organizations  [1]  . Therefore,  the  IT  division  of  PT  Dynapack Indonesia  developed  a  web-based  Manpower Request  application  system  with  the  purpose  of assisting HR division in recruiting process to data archiving.  Development  of  Manpower  Request application  system  uses  CodeIgniter  framework, jQuery,  Metronic,  Bootstrap,  SAP  and  MySQL database.  Testing,  fixing  bugs,  and  updates  has been  done  while  the  application  was  being developed. Manpower Request application is ready to  use  and  has  been  made  in  accordance  with requirements.
Keywords — CodeIgniter, Human Resources,
Recruitment, website

## I. P ENDAHULUAN
Seiring  berkembangnya  teknologi,  pencarian terhadap sesuatu sangat bergantung pada teknologi dan berdasarkan  riset  sebelumnya  ada  aplikasi  yang digunakan  untuk  menemukan  alergi  dalam  bentuk website [2] dan untuk menemukan rute terpendek yang dibuat  berbasis  android  [3].  Pada  penelitian  ini  akan dibuat  suatu  aplikasi  berbasis  website  untuk meningkatkan efisiensi dalam rekrutmen dan pencatatan kebutuhan tenaga kerja.
PT  Dynapack  Asia  merupakan  perusahaan rigid packaging yang memiliki 10 perusahaan serta 20 pabrik manufaktur di 5 negara (Indonesia, Thailand, Vietnam, Malaysia,  dan  China).  PT  Dynapack  Indonesia merupakan salah satu bagian dari Dynapack Asia yang bertempat  di  Indonesia.  Perusahaan  ini  menggunakan SAP untuk melakukan integrasi antar perusahaan dalam Dynapack Asia.
PT  Dynapack  Indonesia  telah  menggunakan teknologi  informasi  untuk  membantu  proses  bisnis yang  berjalan,  namun  masih  ada  beberapa  hal  yang berjalan secara manual, seperti: proses rekrutmen calon pekerja dan proses permintaan tambahan pekerja. Pada perusahaan multinasional seperti Dynapack, diperlukan efisiensi kinerja dalam setiap proses bisnis. Agar dapat meningkatkan efisiensi dalam rekrutmen dan pencatatan  kebutuhan  tenaga  kerja,  divisi Human Resources pada  PT  Dynapack  Indonesia  memutuskan untuk  melakukan  automasi  proses  rekrutmen  dengan membuat sistem aplikasi rekrutmen berbasis web.

## II. L ANDASAN T EORI

## A. Pemrograman Berorientasi Objek
Pemrograman berorientasi objek merupakan praktik  menciptakan  arsitektur  perangkat  lunak  yang memungkinkan  fleksibilitas  melalui  desain  yang bersifat modular.
Pemrograman berorientasi objek bukan merupakan bahasa, melainkan merupakan konsep berpikir dibalik pengembangannya [2].

## B. PHP
PHP  merupakan  bahasa server-side yang  didesain untuk membangun aplikasi berbasis website. PHP telah digunakan  oleh  beberapa  aplikasi  manajemen  konten bisnis  online,  selain  itu  juga  merupakan  alat pengembangan  situs  web  dinamis.  Kode  PHP  dapat disisipkan dengan mudah di dalam bahasa HTML. PHP mendukung  banyak  basis  data,  seperti:  MySQL, Generic ODBC, Solid, dan Oracle [4].

## III. M ETODE P ENELITIAN

## A. Metode Pengumpulan Data
Data yang dibutuhkan serta alur sistem didapatkan melalui  observasi  serta  wawancara  di  Dynapack  Asia pada tanggal 3 Juli 2017 hingga 5 Juli 2017.

## B. Metode Pengembangan Sistem
Implementasi  model  akan  dibangun  dengan menggunakan metode
Rapid Application

## ISSN 2085-4579
Development. Berikut ini merupakan tahapan pengembangan sistem yang digunakan:
1. Analisa dan Perancangan Sistem Pada  tahap  ini,  dilakukan  wawancara  dengan divisi Human  Resource serta  observasi  langsung untuk mengetahui masalah dan proses bisnis yang terjadi  pada  proses  rekrutmen  dan  proses permintaan karyawan baru.
Setelah  mengetahui  proses  bisnis  yang berjalan  serta  masalah  yang  perlu  diselesaikan, dilakukan  analisa  dan  perancangan  sistem  yang dapat menyelesaikan masalah yang ada.
2. Pengembangan Antar Muka
Antar muka aplikasi dikembangkan berdasarkan  analisa  sistem  yang  telah  dilakukan pada tahap sebelumnya. Antar muka dikembangkan dengan menggunakan Axure RP 7.
3. Implementasi Basis data serta sistem fungsional dibangun di
tahap  ini.  Sistem  fungsional  serta  basis  data diimplementasikan terhadap antar muka yang telah dikembangkan pada tahap sebelumnya. Implementasi sistem fungsional dilakukan menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan kerangka kerja CodeIgniter
4. Pengujian dan Pemeliharaan Pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa program  berjalan  sesuai  yang  diharapkan. Setelah lolos  tahap  pengujian,  sistem  aplikasi  Manpower Request  dapat  digunakan  oleh  seluruh  karyawan Dynapack Asia.
Pemeliharaan aplikasi dilakukan agar aplikasi Manpower  Request  tetap  relevan  mengikuti perkembangan teknologi dan proses bisnis.
5. Dokumentasi
Dokumentasi  merupakan  bagian  yang  penting dalam proses pengembangan  sistem  aplikasi.  Dan yang paling
penting, menghilangkan mendokumentasikan  proses  pengembangan  dapat menyebabkan hilangnya data perusahaan [5].

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisa dan Perancangan Sistem
Hasil  analisa  didapatkans  setelah  wawancara dengan  divisi Human  Resource serta  observasi langsung untuk mengetahui masalah dan proses bisnis yang  terjadi  pada  proses  rekrutmen  dan  proses permintaan  karyawan  baru.  Oleh  karena  itu,  sebelum masuk  ke  dalam  pengembangan  sistem,  diperlukan alur sistem yang jelas agar pengembangan sistem tidak terhambat.  Sistem  aplikasi  rekrutmen  berbasis web yang  selanjutnya  akan  disebut Manpower  Request bagian rekrutmen memiliki beberapa fitur yaitu:
 Fitur Create Request
 Fitur Update Request
 Fitur History Request
 Fitur Request Next List
o Fitur Pretest
o Fitur HR Interview
o Fitur Psychological Test o Fitur User Interview o Fitur Offering o Fitur Medical Checkup o Fitur Finalize
A.1. Fitur Create Request
Pengguna  dapat  membuat  permintaan  untuk tenaga kerja baru. Setelah divisi Human Resources menerima permintaan, divisi Human Resources akan memutuskan  apakah  permintaan  ini  layak  untuk diterima.
Gambar 1. Flowchart Fitur Create Request

## A.2. Fitur Update
Pengguna  yang  telah  membuat  permintaan dapat  mengubah  dokumen  permintaan  yang  sudah diajukan  selama  divisi Human  Resources belum melakukan proses update .
Gambar 2. Flowchart Fitur Create Request

## A.3. Fitur History Request
Pengguna  yang  telah  membuat  permintaan dapat  memantau  status  permintaan  yang  telah diajukan.
Gambar 3. Flowchart Fitur History Request

## ISSN 2085-4579
A.4. Fitur Request Next List
Apabila permintaan disetujui oleh divisi Human Resources (HR),  kini  permintaan  akan  muncul  di halaman Next  List sehingga  HR  dapat  memulai proses rekrutmen.
Gambar 4. Flowchart Fitur Request Next List
1. Fitur Pretest
Pada fitur ini, pengguna dapat memasukkan hasil Pretest aplikan. Sistem akan memeriksa apakah  ada  status  gagal  disalah  satu  proses HR  Interview , Psikotest , User  Interview , Offering , Finalize . Jika ditemukan kegagalan disalah  satu  proses,  pengguna  tidak  dapat menambahkan data Pretest . Setelah pengguna menambahkan data Pretest , pengguna memutuskan  apakah  data  yang  dimasukkan sudah  bersifat  final.  Jika  dianggap  sudah final,  maka  pengguna  dapat  memberikan tanda check pada  kotak check yang tersedia. Kemudian,  pengguna  menekan  tombol Submit untuk  melakukan  validasi  data kemudian  memasukkan  data  ke  dalam database .

## 2. Fitur HR Interview
Pada fitur ini, pengguna dapat memasukkan hasil HR  Interview aplikan.  Sistem  akan memeriksa  apabila  ada  status  gagal  di  salah satu  proses.  Jika  tidak  ada,  pengguna  dapat memasukkan  tanggal  Interview  oleh  HR. Setelah  HR  melakukan interview dengan aplikan,  pengguna  akan  memasukkan  data hasil interview HR.  Apabila  data  yang dimasukkan sudah final, pengguna
memberikan tanda check pada checkbox yang tersedia.  Setelah  mengisi  data,  pengguna menekan  tombol Submit dan  sistem  akan melakukan  validasi  terhadap  data  yang dimasukkan  oleh  pengguna.  Apabila  data lolos  proses  validasi,  data  akan  masuk  ke database .
Gambar 6. Flowchart Fitur HR Interview

## 3. Fitur Psychological Test
Pada fitur ini, pengguna dapat memasukkan hasil Psikotes aplikan. Pada bagian Psikotes, sistem  akan  memeriksa  apabila  ada  status gagal  di  salah  satu  proses.  Jika  tidak  ada, pengguna dapat memasukkan tanggal Psikotes. Setelah aplikan melakukan psikotes , data  hasil  tes  perlu  dilampirkan  ke  sistem. Apabila  data  yang  dimasukkan  sudah  final, pengguna  memberikan  tanda  check  pada checkbox  yang  tersedia.  Tanda checkbox berarti  data  sudah  tidak  dapat  diubah  lagi. Setelah  mengisi  data,  pengguna  menekan tombol  Submit  dan  sistem  akan  melakukan validasi terhadap data yang dimasukkan oleh pengguna. Apabila data lolos proses validasi, data akan masuk ke database.
Gambar 7. Flowchart Pretest
4. Fitur User Interview
Pada fitur ini, pengguna dapat memasukkan
hasil User  Interview aplikan.  Pada  bagian User  Interview, sistem  akan  memeriksa apabila ada status gagal di salah satu proses. Jika tidak ada, pengguna dapat menjadwalkan tanggal  untuk  melakukan User  Interview . Sistem  akan  mengirimkan e-mail ke user yang akan melakukan interview tiga hari dan satu  hari  sebelum  tanggal interview yang dijadwalkan. User merupakan  calon  atasan dari  aplikan  tersebut  saat  ia  bekerja.  Setelah User melakukan  interview  dengan  aplikan, seluruh data hasil interview perlu dilampirkan dalam sistem. Apabila data yang dimasukkan sudah  final,  pengguna  memberikan  tanda check  pada  checkbox  yang  tersedia.  Setelah mengisi  data,  pengguna  menekan  tombol Submit  dan  sistem  akan  melakukan  validasi terhadap  data  yang  dimasukkan  oleh pengguna. Apabila data lolos proses validasi, data akan masuk ke database.
Gambar 8. Flowchart User Interview
5. Fitur Offering
Pada  fitur  ini,  pengguna  dapat  memasukkan hasil Offering aplikan. Sistem akan memeriksa apabila ada status gagal di salah satu proses. Jika tidak ada, pengguna dapat memasukkan tanggal Interview oleh  HR.  Setelah  HR  melakukan interview dengan  aplikan,  pengguna  akan memasukkan  data  hasil interview HR.  Apabila
data  yang  dimasukkan  sudah  final,  pengguna memberikan  tanda check pada checkbox yang tersedia.  Setelah  mengisi  data,  pengguna menekan  tombol Submit dan  sistem  akan melakukan  validasi  terhadap  data  yang dimasukkan oleh pengguna. Apabila data lolos proses validasi, data akan masuk ke database.
Gambar 9. Flowchart Offering
6. Fitur Medical Checkup
Pada fitur ini, pengguna dapat memasukkan hasil Medical  Checkup aplikan.  Sistem memeriksa  apabila  ada  status  gagal  di  salah satu proses. Selain itu, sistem juga memeriksa apakah  aplikan  sudah  lolos  tahap  offering. Jika sudah lolos tahap offering dan belum ada status  gagal  pada  seluruh  proses,  pengguna dapat memasukkan tanggal Medical Checkup . Setelah  aplikan  menyelesaikan medical checkup , pengguna  melampirkan  dokumen medical checkup sebelum menetapkan status tes  aplikan.  Apabila  data  yang  dimasukkan sudah  final,  pengguna  memberikan  tanda check  pada  checkbox  yang  tersedia.  Setelah mengisi  data,  pengguna  menekan  tombol Submit  dan  sistem  akan  melakukan  validasi terhadap  data  yang  dimasukkan  oleh pengguna. Apabila data lolos proses validasi, data akan masuk ke database.
Gambar 10. Flowchart Medical Check-up
7. Fitur Finalize
Pada fitur ini, pengguna dapat memasukkan
hasil Finalize aplikan. Sistem akan
melakukan pemeriksaan, apakah aplikan yang bersangkutan telah memenuhi ketentuan yang dibutuhkan.  Agar  seorang  aplikan  dapat  di- hire ,  aplikan  perlu  memenuhi  syarat  berikut ini:
 Tidak  ada  status  gagal  di  salah  satu proses
 Aplikan sudah lolos Medical Checkup
 Aplikan  belum  dipekerjakan  di  nomor request manapun
 Jumlah  karyawan  yang  dibutuhkan belum mencukupi
Kemudian,  divisi Human  Resources (HR) akan menganalisa dan membuat pilihan untuk menolak  aplikan  atau  menerima  aplikan. Apabila  HR  memutuskan  untuk  menerima aplikan,  pengguna  akan  mengisi  beberapa data kemudian menekan tombol Hire , setelah data  tervalidasi,  data  akan  masuk  ke  dalam database .
Gambar 11. Flowchart Finalize

## B. Pengembangan Antar Muka
Setelah  mengetahui  secara  jelas  alur  sistem, dilakukan  pengembangan  antar  muka  untuk  setiap proses.
Gambar  12  menunjukkan  antar  muka  halaman untuk membuat permintaan tenaga kerja baru.
Gambar 12. Antar Muka Halaman Create Request
Gambar  13  menunjukkan  antar  muka  halaman untuk  menampilkan history permintaan  tenaga  kerja yang telah dibuat.
Gambar 13. Antar Muka Halaman History Request
Gambar  14  menunjukkan  antar  muka  halaman Recruitment – Next List yang  digunakan untuk melihat Request yang  telah  mendapatkan  persetujuan  dari pihak  yang  bersangkutan  dan  tersedia  untuk melakukan proses hiring .
Gambar 14. Antar Muka Halaman Next List
Gambar 15 merupakan antarmuka halaman Pretest, HR  Interview,  Psychological  Test,  User  Interview, Offering, serta Medical  Checkup .  Keenam  bagian tersebut  akan  memiliki  antarmuka  yang  sama. Pengguna dapat menjadwalkan serta menyimpan data hasil proses yang bersangkutan.
Gambar 15. Antar Muka Halaman Pretest
Gambar  16  merupakan  antarmuka  halaman Finalize yang  digunakan  untuk  menentukan  apabila kandidat tersebut lolos dan berhak menjadi karyawan Dynapack Asia.
Gambar 16. Antar Muka Halaman Finalize

## C. Implementasi
Implementasi  dilakukan  dengan  menggunakan bahasa  pemrograman  PHP  dengan  framework CodeIgniter,  serta  menggunakan  MySQL  sebagai database.

## D. Testing dan Maintenance
Testing dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang  dibangun  telah  bebas  dari  kesalahan  dan  sesuai dengan  permintaan client .  Dalam  kasus  ini,  divisi Human Resources adalah sebagai user dari testingnya. Proses maintenance juga  masih  berlangsung  hingga sekarang. Tahap terakhir adalah melakukan perpindahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Sebelum  adanya Manpower  Request ,  seluruh  proses bersifat  manual  atau  hanya  dilakukan  pertukaran dokumen  secara  fisik.  Proses  elektronik  hanya  terjadi pada saat proses hiring. Divisi Human Resources akan memasukkan  data  tenaga  kerja  baru  ke  dalam  sistem SAP.

## ISSN 2085-4579
Dengan  adanya Manpower  Request pertukaran dokumen secara fisik dapat diganti menjadi pertukaran informasi  secara  elektronik  dan  lebih  mudah  dalam melakukan proses integrasi antar perusahaan manufaktur serta menghindari redudansi data. Redudansi data yang dimaksud adalah jika calon tenaga kerja  A  pernah  melamar  di  salah  satu  perusahaan Dynapack, kemudian ditolak, namun suatu saat ketika ia melamar ulang, bagian Human Resources tidak perlu memasukkan  datanya  lagi.  Sistem  akan  mendeteksi serta  memberikan  notifikasi  bahwa  orang  tersebut sudah ada di dalam database .
Konversi  sistem  terdiri  dari  empat  pendekatan, yaitu:  pendekatan  langsung,  paralel, phase-in ,  serta pilot [5]. Pendekatan yang digunakan pada studi kali ini merupakan pendekatan paralel, yaitu sistem lama tetap digunakan sambil menggunakan sistem baru.

## E. Dokumentasi
Pada  tahap  ini  dilakukan  penulisan  dokumentasi mengenai  fungsi,  alur  proses,  serta user  guide yang digunakan  pada  saat  dilakukan  sosialisasi  mengenai sistem aplikasi Manpower Request .

## V. S IMPULAN
A. Kesimpulan
Aplikasi Manpower  Request berbasis web bagian Recruitment telah  berhasil  dirancang  dan  dibangun pada  PT  Dynapack  Indonesia.  Aplikasi  ini  dibangun dengan framework CodeIgniter dan memiliki beberapa fitur, yaitu fitur penambahan data aplikan menggunakan  form excel ,  fitur reporting ,  fitur Next Process untuk  mengakomodir  proses  tes  yang  akan dilalui  aplikan  hingga  akhirnya  divisi Human Resources dapat melakukan proses hiring pada aplikan tersebut.  Aplikasi  ini  dapat  diakses  lewat  sistem intranet  perusahaan,  sehingga  dapat  diakses  dengan mudah oleh karyawan Dynapack Asia.

## B. Saran
Adapun beberapa saran untuk penelitian selanjutnya:
1. Penambahan  grafik  interaktif  pada  bagian reporting agar  pengguna  lebih  mudah  untuk menangkap maksud dari laporan tersebut.
2. Migrasi dari dokumen lampiran hasil tes/ interview menjadi form di  website  yang dapat diakses kapanpun, agar analisa data lebih mudah dilakukan

## D AFTAR P USTAKA
[1]  T.  Yuniarsih  and  M.  D.  Sugiharto,  "Human  Resource Management  Model  to  Create  Superior  Performance,"
International Journal of Education, pp. 74-81, 2016.
[2]  A. Halim , F.N. Ferdinand, C. S. Ko (2018), Ontology-Based Decision  Support  System  for  Hypersensitivity  Disorder Allergy, ICIC Express Letters , vol.12, no.8, pp.847-854
[3]  DJIKSTRA Algorithm Based Approach to Shortest Path Model in  Public  Bus  Transportation, International  Journal  of Computer Science and Engineering (IJCSE) , Vol 7 No.6., pp 1-8
[4]  B.  Smith,  Advanced  ActionScript  3,  New  York:  Springer,
2015.
[5]  Bello  and  R.  Oluwaseun,  "A  University  Examination  Web Application  Based  on  Linear-Sequential  Life  Cycle  Model," DIU Journal of Science and Technology , vol. 12, no. 1, 2017.
[6]  M. F. F. A. Nasution and H. R. Weistroffer, "Documentation in Systems  Development:  A  Significant  Criterion  for  Project Success," Hawaii  International  Conference  on  System Sciences, 2009.
[7]  M.  B.  Romney  and  P.  J.  Steinbart,  Accounting  Information Systems, Global Edition, Harlow: Pearson Education Limited, 2014.