## SISTEM PENGENDALIAN INTERN DALAM SISTEM PENGGAJIAN DI PT CHEVRON PACIFIC INDONESIA

## Zul Hendri, SE, MM
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Syariah Bengkalis Jalan Poros Sungai Alam - Selat Baru, Bengkalis 28751 Telp. (0766) 21550 Fax. (0766) 700 7134

## ABSTRAK
Setiap  perusahaan  akan  menghadapi  suatu  permasalahan  dalam  system penggajian,  karena  hampir  30%  pengeluaran  perusahaan  berasal  dari  gaji/upah. Untuk  mengatasi  permasalahan  itu  diperlukan  sistem  penggajian  yang  baik ditunjang dengan Sistem Pengendalian Intern. PT Chevron Pacific Indonesia telah menggunakan  Sistem  Pengendalian  Intern  terhadap  Sistem  Penggajian.  Ini terbukti  semua  unsur  dari  Sistem  Pengendalian  Intern  telah  dilaksanakan  dengan baik.
Kata Kunci : Sistem Pengendalian Intern, Sistem Penggajian

## I. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam  perkembangan  dunia  globalisasi  sekarang  ini  timbul  berbagai masalah yang komplek yang harus dihadapi oleh berbagai perusahaan,  khususnya di indonesia yang mengalami krisis ekonomi yang membuat banyak perusahaan- perusahaan  besar  dan  kecil  mengalami  kesulitan  keuangan  untuk  mencukupi kegiatan  operasionalnya.  Setiap  perusahaan  mencoba  untuk  melakukan  efisiensi di segala bidang yang bertujuan menekan biaya yang harus dikeluarkan.
Dari  berbagai  masalah  yang  timbul  di  perusahaan  salah  satunya  adalah masalah  penggajian  yang  harus  diterima  oleh  setiap  karyawan.  Masalah penggajian ini akan sering timbul dan selalu dipermasalahkan baik oleh karyawan maupun perusahaan. Bagi karyawan, gaji yang di terima harus sesuai dengan apa yang  dilakukan  untuk  perusahaan  dan  selalu  menuntut  hasil  yang  lebih  besar, sedangkan pihak perusahaan menginginkan pengeluaran yang kecil demi menekan biaya serendah mungkin.
Sering  kali  perusahaan  yang  besar  mempunyai  sistem  yang  bagus  tetapi dalam pengendalian internnya belum dijalankan dengan maksimal, sehingga hasil yang  didapatkan  tidak  maksimal.  Sebagai  contoh  dalam  masalah  kehadiran  yang merupakan salah satu penentu besarnya gaji yang diterima oleh karyawan, sering kali  timbul  kesalahan  dalam  pencatatan  walaupun  perusahaan  tersebut  sudah menggunakan teknologi yang canggih.
Masalah  penggajian  merupakan  hal  penting  dalam  suatu  kelancaran operasi perusahaan karena gaji merupakan bagian yang penting dalam unsur biaya produksi (kurang lebih 30% dari biaya produksi), oleh sebab itu diperlukan suatu kebijakan  yang  tepat  antara  pihak  manajemen  perusahaan  dan  karyawan,  yang dituangkan  dalam  peraturan  perusahaan.  Dalam  hal  ini  diperlukan  suatu  sistem
pengendalian  intern  yang  tepat  dalam  menyelesaikan  masalah  penggajian  ini. Dalam  sistem  tersebut  setiap  elemen  yang  harus  ada  melakukan  tugas  dan wewenangnya dengan baik dan tepat.
Untuk  menghindari  praktek-praktek  yang  tidak  sehat  diperlukan  suatu sistem pengendalian intern yang memadai sehingga harta perusahaan dapat dijaga keamanannya,  oleh  karena  itu  dalam  sistem  penggajian  diperlukan  suatu pengendalian intern yang memadai yang dapat mengatasi masalah penyelewengan ataupun kesalahan dalam pelaksanaannya.

## 1.2 Tujuan Penelitian
Dalam  melakukan  penelitian  di  PT  Chevron  Pacific  Indonesia  penulis mempunyai tujuan tertentu yang antara lain:
1. Untuk  mengetahui  struktur  organisasi  yang  menggambarkan  pemisahan fungsi.
2. Untuk  mengetahui  sistem  otorisasi  dan  prosedur  pencatatan  khusus  masalah penggajian.
3. Untuk mengetahui adanya sistem pengawasan intern.

## 1.3 Metode Penelitian
Dalam  melakukan  penelitian  penulis  dalam  mengumpulkan  data menggunakan  sekunder  dan  primer.  Data  sekunder  yakni  berupa  data  yang  telah diproses  oleh  perusahaan  berhubungan  dengan  sejarah  perusahaan,  struktur organisasi  perusahaan,  formulir  dan  dokumen  yang  digunakan  dan  proses penggajian.  Data  primer  yaitu  data  yang  langsung  diperoleh  dilapangan  seperti prosedur-prosedur dalam proses penggajian.
Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan observasi data yang  diperoleh  melalui  buku-buku  pedoman  yang  ada  di  perusahaan  seperti prosedur  penempatan  pegawai,  proses  pencatatan  waktu  kehadiran  dan  proses penggajian.  Selain  itu  melakukan  wawancara  langsung  kebagian  yang  terkait dalam penggajian.
Penulis  menggunakan  metode  deskriptif  yakni  membandingkan  antara teori dengan praktek dilapangan, sehingga dapat ditarik kesimpulan dalam bentuk laporan penelitian.

## II  LANDASAN TEORI

## 2.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Internal Control System)
Dari segi pengertiannya, sistem pengendalian intern (internal control system) dapat  dibagi  dua  yaitu  dalam  arti  sempit  dan  dalam  arti  luas.  Dalam  arti  sempit dapat  diartikan  sebagai  internal  check  yang  merupakan  sistem  yang  secara otomatis  dapat  saling  memeriksa  pencatatan  data  akuntansi  yang  dilakukan  oleh suatu bagian yang dengan yang dilakukan oleh bagian lain dalam pekerjaan yang sama.  Sedangkan  dalam  arti  luas  pengawasan  intern  tidak  hanya  meliputi pekerjaan  pengecekan  melainkan  meliputi  semua  alat-alat  yang  digunakan pimpinan untuk mengadakan pengawasan.
Menurut AICPA pengertian dari pengawasan intern adalah:
Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan  untuk  menjaga  keamanan  harta  milik  perusahaan,  memeriksa ketelitian  dan  kebenaran  data  akuntansi,  memajukan  efisiensi  di  dalam usaha,  dan  membantu  mendorong  dipatuhinya  kebijaksanaan  manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. 1

## 2.2. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
Di  dalam  sistem  pengendalian  intern  terdapat  unsur-unsur  yang  harus dilaksanakan. Unsur-unsur itu adalah:
Sistem  pengendalian  intern  merupakan  suatu  sistem  pengawasan  yang terdiri  dari  beberapa  unsur,  yaitu  unsur  rencana  organisasi  yang memisahkan  tanggung  jawab  fungsional  secara  tegas,  unsur  sistem wewenang  dan  prosedur  pencatatan  yang  memberi  perlindungan  yang cukup  terhadap  kekayaan,  utang,  pendapatan  dan  biaya,  unsur  praktek yang  sehat  dalam  melaksanakan  tugas  dan  fungsi  tiap  bagian  organisasi dan unsur karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. 2
Baik tidaknya sistem pengendalian intern suatu organisasi usaha dapat dilihat dari  kondisinya.  Menurut  Prof.  S.  Hadibroto,  umumnya  sistem  pengendalian intern dapat dianggap memadai apabila dalam organisasi terdapat hal-hal berikut:
1. Semua  transaksi  dimulai  dari  orang-orang  yang  berwenang  memberikan otorisasi jika perlu disetujui dengan orang kedua.
2. Semua transaksi dicatat dengan baik dalam buku-buku perusahaan.
3. Semua  harta  benda  yang  bersifat  fisik  dipertanggungjawabkan  kepada seseorang yang harus mengawasi.
4. Akuntansi mengenai harta benda dapat dipisahkan dari pengawasan fisik.
5. Pemindahan  harta  benda  (uang,  barang,  alat-alat  dan  sebagainya)  keluar perusahaan dibukukan hanya berdasarkan otoritas yang sah.
6. Semua transaksi dicatat secara tepat pada bukti-bukti asli (faktur voucher, kwitansi dan sebagainya) dan dibukukan secara tepat pula.
7. Sistem  akuntansi  disusun  sedemikian  rupa  sehingga  pengawasan akuntansi  dan  administrasi  adalah  baik  melalui  jalur-jalur  khusus, perkiraan kolektif dan sebagainya.
8. Prosedur-prosedur mengenai berbagai macam transaksi (penjualan kredit, pembayaran piutang dan sebagainya) disusun secara baik. 3
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Intern Dalam Elektronic Data   Processing Suatu perusahaan yang dalam mengolah data menggunakan elektronic data processing (EDP) harus mempunyai pengendalian tersendiri antara lain:
1. Pengendalian Umum (general control)
1 American  Institute  of  certified  Public  Accountans, Internal  Control  Elements  of  a Coordinated System and Its Importance to Management and The Independent Public Accountants , 1949, hal 6
2 Mulyadi, Pemeriksaan Akuntan , Edisi Keempat, Cetakan I, 1992, hal 128-129.
3 S.  Hadibroto, Masalah  Akuntans i, Buku  Tiga,  Lembaga  Penerbit  YKPN  Fakultas Ekonomi UI, Jakarta, 1987, hal 47-48.
Pengendalian  umum  merupakan  standar  dan  panduan  yang  digunakan  oleh karyawan untuk melaksanakan fungsinya.
Menurut AICPA dalam Statement on Aoditing Standard no.3, general control terdiri dari:
a) The plan of organization and operating of the EDP activity.
b) The  procedures  for  documenting,  reviewing,  testing  and  approving system or programs and changes there.
c) Controls  built  into  the  eguipment  by  the  manufacturer  (commonly referred to as ˮ hardware controls ˮ ).
d) Control over acces to eguipment and data files.
e) Other data and procedural controls affecting overall EDP operation . 4
2. Pengendalian Aplikasi (application control)
Pengendalian  aplikasi  dirancang  untuk  memenuhi  persyaratan  pengendalian khusus  setiap  aplikasi.  Pengendalian  aplikasi  mempunyai  tujuan  sebagai berikut:
a) Menjamin  bahwa  semua  transaksi  yang  telah  diotorisasi  telah  diproses sekali  saja secara lengkap.
b) Menjamin bahwa pengolahan data transaksi lengkap dan teliti.
c) Menjamin  bahwa  pengolahan  data  transaksi  benar  dan  sesuai  dengan keadaan.
d) Menjamin  bahwa  hasil  pengolahan  data  dimanfaatkan  untuk  tujuan  yang telah ditetapkan.
e) Menjamin bahwa aplikasi dapat terus menerus berfungsi.
Pengawasan aplikasi ini sering dikelompokkn menjadi:
1. Pengawasan masukan (input controls)
2. Pengawasan proses (processing controls)
3. Pengawasan keluaran (output controls)

## Pengawasan Masukan  (Input Controls)
Dalam statement on Auditing Standards No.3 disebutkan sebagai berikut: Pengawasan  masukan  direncanakan  untuk  memberikan  jaminan  yang  cukup bahwa data yang diterima untuk diproses oleh EDP sudah diotorisasi, dirubah ke  bentuk  yang  dapat  dibaca  oleh  mesin  dan  diidentifikasikan,  dan  data  itu (termasuk  data  yang  dikirim  lewat  jalur komunikasi)  tidak  ada  yang  hilang, berkurang,  bertambah,  diduplikasi,  atau  diubah  tanpa  izin.  Pengawasan masukan  termasuk  pengawasan-pengawasan  yang  berhubungan  dengan penolakan, koreksi, dan yang sudah dikoreksi. 5

## Pengawasan Proses (Processing Controls)
Sebelum  data  (transaksi)  diproses  oleh  komputer,  data  (transaksi)  dicek validitasnya,  walaupun  demikian  pengawasan  proses  harus  direncanakan  untuk menemukan kesalahan yang belum terdeteksi oleh program pengecekan validitas,
4 AICPA, Statement  on  Auditing  Standards  No.3.  The  Effects  of  EDP  on  The  Auditorˊs Study and Evaluation of Internal Contro l, New York, 1974, hal 3.
5 Auditing Standards Executive Commitee, AICPA, Statement  on Auditing Standards No. 3 , New York, AICPA, 1974. Hal 3 dan 4.
sekaligus  mengecek  kesalahan-kesalahan  dalam  proses.  Oleh  karena  itu  dalam Statement on Auditing Standards No.3 menyebutkan bahwa:
Pengawasan  proses  yang  direncanakan  untuk  memberikan  jaminan  yang cukup  bahwa  EDP  telah  dilaksanakan  sesuai  dengan  tujuan  dari  aplikasi tertentu,  misalnya  bahwa  semua  transaksi  diproses  seperti  yang direncanakan, bahwa tidak ada transaksi yang sah yang hilang dan bahwa tidak ada transaksi yang tidak sah yang ditambahkan. 6

## Pengawasan Keluaran (Output Control)
Menurut Auditing Standards Executive Committee adalah sebagai berikut: Pengawasan  keluaran  direncanakan  untuk  menjamin  ketelitian  dalam memproses  hasil  (seperti  rekening  atau  display,  laporan-laporan,  file dalam  pita  magnetis,  faktur,  atau  cek  yang  akan  digunakan  untuk membayar)  dan  menjamin  hanya  pihak  yang  berhak  saja  yang  menerima output itu. 7
Dari  pendapat  Auditing  Standards  Executive  Committee  mengenai pengawasan keluaran mempunyai tujuan untuk menjaga kebenaran data yang akan dilaporkan dan membatasi penggunaan output hanya oleh orang yang berhak.
Menurut Mulyadi pengendalian aplikasi dapat dibagi menjadi dua yaitu:
1. Pengendalian  preventif,  bertindak  sebagai  petunjuk  untuk  membantu sesuatu terjadi seperti yang seharusnya terjadi.
2. Pengendalian  dedektif  tidak  akan  mencegah  terjadinya  masalah, namun akan memberi petunjuk di mana letak terjadinya masalah. 8
Disamping  pengawasan  akuntansi  dalam  Electronic  Data  Processing diperlukan,  juga  yang  tidak  kalah  pentingnya  adalah  pengawasan  fisik  terhadap fasilitas  komputer  yang  digunakan.  Tujuan  dari  pengawasan  fisik  untuk mengamankan  komputer  yang  digunakan  dalam  proses  data  dari  usaha kecurangan/pengrusakan    dari  akibat  lingkungan.Kecurangan/pengrusakan  dan juga mengamankan komputer dari akibat lingkungan.

## 2.4. Sistem Penggajian Pengertian Gaji dan Upah
Gaji  umumnya  merupakan  pembayaran  atas  penyerahan  jasa  yang  dilakukan oleh  karyawan  yang  mempunyai  jenjang  jabatan  manager.  Umumnya  gaji dibayarkan  secara  tetap  per  bulan.  Sedangkan  upah  merupakan  pembayaran  atas penyerahan  jasa  yang  dilakukan  oleh  karyawan  pelaksana.  Pembayaran  upah dilakukan  berdasarkan  hari  kerja,  jam  kerja,  atau  jumlah  satuan  produk  yang dihasilkan oleh karyawan.

## Dokumen yang Digunakan
Dalam penggajian dan pengupahan dokumen yang sering digunakan adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
6 Op-Cit. Hal 3 dan 4
7 Op-Cit. Hal 3 dan 4
8 Mulyadi, Sistem  Akuntansi , Edisi  Ketiga,  Bagian  Penerbitan  STIE  YKPN,  Yogyakarta, 1993.
Dokumen  ini  umumnya  dikeluarkan  oleh  fungsi  kepegawaian  berupa  surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
2. Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen  ini  berisi  jumlah  gaji  dan  upah  bruto  setiap  karyawan,  dikurangi potongan-potongan  berupa  PPh  pasal  21,  utang  karyawan,  iuran  untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen  ini  merupakan  ringkasan  gaji  dan  upah  per  departemen,  yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen  ini  dibuat  oleh  fungsi  pembuat  daftar  gaji  dan  upah  bersamaan dengan  pembuatan  gaji  dan  upah  atau  dalam  kegiatan  yang  terpisah  dari pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar. Dokumen  ini  merupakan  perintah  pengeluaran  uang  yang  dibuat  oleh  fungsi akuntansi  kepada  fungsi  keuangan,  berdasarkan  informasi  dalam  daftar  gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

## Penerapan  Ssistem  Penggajian  Dalam  Lingkungan  Electronic  Data Processing
Distribusi biaya gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut ini:
1. Metode rekening berkolom. Jika  misalnya  manajemen  menginginkan  laporan  biaya  tenaga  kerja  menurut jenis  per  departemen, maka  laporan ini  dapat  dihasilkan  dengan  menyediakan rekening biaya berkolom untuk setiap departemen dalam buku pembantu biaya.
2. Metode summary strip. Distribusi  biaya  upah  langsung  dapat  dilakukan  dengan  membuat  kartu  jam kerja  untuk  setiap  order  produksi.  Kartu  jam  kerja  ini  kemudian  diisi  dengan tarif upah karyawan  yang bekerja untuk  order produksi tersebut dan dikalikan jumlah  jam  kerja,  serta  disimpan  dalam  arsip  sementara  menurut  order produksi.
3. Metode distribusi dengan komputer. Metode  distribusi  pendebitan  yang  timbul  dari  transaksi  penggajian  dan pengupahan  dengan  menggunakan  komputer  dilakukan  dengan memberi  kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan.

## III PEMBAHASAN
Untuk  membahas  mengenai  Peranan  Sistem  Pengendalian  Intern  Dalam Sistem  Penggajian  di  PT  Chevron  Pacific  Indonesia,  penulis membatasi  masalah
pada  unsur-unsur  pengendalian  intern.  Berikut  ini  unsur-unsur  yang  ada  dalam sistem pengendalian intern yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
3. Praktek yang sehat.
4. Karyawan yang cakap sesuai dengan tanggung jawab.
5. Adanya bagian pengawasan intern.
3.1.1. Struktur Organisasi yang Menggambarkan Pemisahan Fungsi
Pengurusan  pembayaran  gaji  dilakukan  oleh  bagian Compensation Accounting ( Payroll ). Compensation Accounting team yang  merupakan  bagian dari  Accounting  Services  dipimpin  oleh  seorang  Manager. Accounting Services dipimpin oleh seorang Manager. Accounting Service itu sendiri merupakan divisi dari Corporate Finance & Treasury yang  dipimpin  oleh Vice President . Accounting Services terdiri  dari  beberapa  bagian  ( team )  yaitu: General Accounting , Accounting Closing & Reconciliation dan Compensation Accounting serta  dilengkapi  dengan Coordination Administration .  Masing-masing  bagian dipimpin oleh Team Manager kecuali bagian Coordination Administration . Pada  bagian  Payroll  yang  terkait  langsung  dalam  prosedur  pembayaran gaji.  Bagian Payroll terdiri  dari  bagain Accounting Analyst yang  dan Finance Analyst .  Secara  garis  besar  bagian  Payroll  mengurusi  segala  macam  yang berhubungan  dengan  gaji,  dengan  pembagian  tugas  atau  wewenang  yang  cukup baik sehingga masing-masing anggota mengetahui tugasnya. Team Manager yang memimpin Payroll mempunyai  tugas  untuk  mengelola Payroll &  Personal Account secara  umum  dengan  bantuan  dari  para  Team  Leader  dan  melakukan pengesahan terhadap berbagai kegiatan yang memerlukan pengesahan dari Team Leader.  Sedangkan  tugas  umum  dari  Team  Leader  adalah  membimbing bawahannya dan memberikan otorisasi dari setiap kegiatan yang dilakukan. Adapun  pembagian  tugas  dari  anggota  di Payroll yang  terlibat  langsung  dalam prosedur pembayaran gaji adalah:
1. Accounting Analyze yang  terdiri  dari  lima  orang  yang  masing-masing  orang mempunyai  tugas  yang  berbeda-beda,  salah  satunya  mempunyai  tugas  dan wewenang sebagai berikut:
a. Memgurusi  pembayaran  dan  membuat  pencatatannya  terhadap  pegawai yang pensiun, resign, pegawai yang meninggal, medically unfit employee.
b. Melaksanakan  peraturan  pajak  pendapatan,  pembayaran  dan  membuat pencatatannya  serta terlibat dalam proses pembuatan pajak rampung (final tax)  baik  karyawan  yang  masih  aktif  maupun  yang  sudah  pensiun  di Pekanbaru, Dumai dan Jakarta.
c. Mempersiapkan  laporan  pensiun  untuk  Yayasan  Dana  Pensiun  dan  Memo Debit (Debit Memo).
d. Mengontrol Contributory Pension Plan dalam hal pembayarannya dan juga sistemnya  serta  menyiapkan  dokumen  untuk  DPLK  Tugu  Mandiri  dan PPIP.
e. Menyiapkan Cash Requirement pada Monthly Payroll Business.
f. Mengontrol  unclaimed  wages  (gaji  yang  tidak  dibayarkan),  pembayaran prepaid  pansion,  Tax  Payable  –  National  Employee  PPh  21,  Pension Liability National – Accrual, Pension Liability National – Funded, Pension
Liability  Unfunded,  Deffered  –  Pension  Charges  dan  Acount  Payable  – Pension Fund National Dappen.
g. Pembayaran Saving Plan (tabungan pegawai dari perusahaan).
2. Finance  Analyze,  terdiri  dari  tiga  orang  yang  juga  mempunyai  tugas  dan wewenang yang berbeda-beda. Salah satunya mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
a. Menetapkan  proses  Payroll  dengan  membuat  kode  baru  dari  pendapatan, pemotongan, direct deposit, pemotongan USD, accounting account charges, termasuk  mengelola  dan  mengembangkan  program  ad-hoc  untuk memperbarui data gaji karyawan.
b. Memelihara  kios  dan  mengembangkan  internet  dari  CHARISMA  WEB, dan  memastikan  bahwa  implementasi  dari  sistem  CHARISMA  tersebut tetap fokus pada sistem payroll dan Web.
c. Menangani  proses  batch  payroll,  KKMC,  P/A  Deduction,  POMC  dan hubungan proses batch lainnya untuk memperbarui data payroll dan untuk membuat program baru.
d. Menangani  Closing  Payroll  bulanan,  termasuk  mengeluarkan  laporan payroll  berupa  hard  copy,  soft  copy,  dan  CHARISMA  Web,  mentransfer data labor cost ke CALFAIS (Chevron Finance Information System).
e. Mengurusi  dokumen  dan  menjamin  kualitas,  realibility,  dan  pengamanan dari parameter sistem CHARISMA Payroll.
f. Mengadakan pelatihan dan konsultasi CHARISMA. Berdasarkan  uraian  di  atas,  struktur  organisasi  telah  dibentuk  dengan adanya  pembagian  tanggung  jawab  terhadap  masing-masing  bagian  sehingga tugas-tugas  pokok  dari  setiap  bagian  yang  telah  ditetapkan  dapat  dijalankan dengan  baik.  Pembagian  tanggung  jawab  fungsional  dalam  organisasi  ini didasarkan pada prinsip-prinsip:
1. Harus  dipisahkan  fungsi-fungsi  operasi  dan  penyimpanan  dari  fungsi akuntansi.
Fungsi  operasi  adalah  fungsi  yang  memiliki  wewenang  untuk  melaksanakan suatu  kegiatan.  Fungsi  penyimpanan  adalah  fungsi  yang  memiliki  wewenang untuk  menyimpan  aktiva  perusahaan.  Fungsi  akuntansi  adalah  fungsi  yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2. Suatu  fungsi  tidak  boleh  diberi  tanggung  jawab  penuh  untuk  melaksanakan semua tahap.

## 3.2. Prosedur Pencatatan dan Sistem Otorisasi
Dalam  organisasi,  setiap  transaksi  hanya  terjadi  atas  dasar  otorisasi  dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut, oleh  karena  itu  dalam  organisasi  harus  dibuat  sistem  yang  mengatur  pembagian wewenang  untuk  otorisasi  atas  terlaksananya  setiap  transaksi.  Formulir merupakan media  yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi, dengan demikian penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
Untuk menjalankan prosedur pencatatan di PT. Chevron Pacific Indonesia diperlukan  formulir-formulir  yang  mendukung  setiap  pencatatan.  Data  yang  di masukan ke dalam komputer berdasarkan formulir yang telah disetujui.
Formulir yang digunakan sebagai dasar untuk proses secara manual, tetapi sebagian  besar  proses  tersebut  sudah  dilakukan  melalui  fasilitas  e-mail. Berdasarkan  formulir-formulir  di  atas  maka  proses  pencatatan  yang  terjadi  di bagian Payroll sebagai berikut:
1. Prosedur Pencatatan pada Pembayaran Gaji
 Dimulai  dari  bagian  Finance  Analyst  (Compentation  Accounting)  dengan menganalisa  laporan  denomination  money  breakdown,  direct  deposit, KKMC,  Wesel  Pos,  asuransi,  laporan  pajak  bulanan,  pajak  akhir  (Final Tax).
 Meninjau,  memeriksa  dan  menganalisa  laporan  seperti:  ketidakcocokan dana.
 Muncul  pertanyaan  apakah  hasil  laporan  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  maka diteruskan ke CH.3.5.1.5 dan jika tidak maka ke CH.3.5.1.4.
 Jika jawaban tidak, diteruskan dengan mengoreksi laporan kembali.
 Jika  ya,  maka  diteruskan  dengan  pertanyaan  apakah  memerlukan  SBU Matter?,  jika  jawaban  ya  maka  diteruskan  ke  CH.3.5.1.6  dan  jika jawabannya tidak maka diteruskan ke CH.3.5.1.7.
 Jika jawaban ya diteruskan ke bagian Accounting Analyst (Compensation Accounting)  dengan  mengurusi  dokumen  penting  dan  mengirimkan dokumen tersebut ke bagian Finance SBU, Finance Support Operation dan Finance  Jakarta.  Pengiriman  tersebut  dilakukan  dua  hari  sebelum pembayaran.
 Jika  jawaban  tidak  diteruskan  ke  bagian  Accounting  Analyst (Compensation  Accounting)  dengan  mengurusi  dokumen  penting, mengurusi  covering  letter,  mengajukan  dokumen  dan  covering  latter setelah  proses  pembayaran  di  CALFAIS  telah  disetujui.  Biasanya dilakukan dua hari sebelum pembayaran.
 Proses  pembayaran  di  CALFAIS  dan  mendapatkan  persetujuan/approval dari team leader.
 Team  Leader  Compensation  Accounting  menerima  dokumen  penting tersebut  dan  covering  letter  yang  diserahkan  oleh  Accounting  Analyst, memeriksa  data  pembayaran  di  CALFAIS  dengan  membandingkan dokumen,  kemudian  menyetujui  pembayaran  setelah  itu  mengembalikan dokumen ke Accounting Analyst.
 Accounting  Analyst  mengirimkan  money  breakdown  dan  slip  sementara ke  BDN  serta  dokumen  lainnya,  sedangkan  untuk  Kantor  Pos,  covering letter harus disampul. Mengirimkan disket ke BDN &  KKMC.  Dokumen tersebut dikirim paling lambat dua hari sebelum pembayaran.
 Finance Analyst SBU, Support Operation, Jakarta menerima dokumen dan disket  dari  Accounting  Analyst  Compensation  Accounting,  mengurusi covering  letter,  mendapatkan  persetujuan  dari  Team  Manager  dan mengirimkan dokumen, disket dan covering letter ke BDN.
2. Prosedur Pencatatan pada Payroll Closing
 Prose  Payroll  Closing  dimulai  dari  Team  Leader  Compensation Accounting  dengan  mengirimkan  semua memo closing  melalui  e-mail  ke Team Manager HR. Jakarta, Team Manager HR. Support Operation, Team
Manager  HR.  Duri,  Bekasap  SBU,  Minas  SBU,  HR  Service  Rumbai, Team  Manager  HOS,  Team  Manager  Finance  &  Accounting  Dumai, Bekasap, Duri, dan Minas, Information Technology, HR. Service dan lain- lain.
 Bagian  Finance  Analyst  melajutkan  ke  proses  pre  pay  creation  untuk service  award,  pajak  kotor  15%  dan  pajak  akhir  15%,  pemotongan  USD, pemotongan KKMC, tunjangan (alimony) dan wesel pos.
 Mulcul  pertanyaan  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  diteruskan  ke CH.3.5.3.6 dan jika tidak diteruskan ke CH.3.5.3.4.
 Pada CH.3.5.3.4, bagian Finance Analyst meminta bantuan kepada HRIS.
 Bagian  HRIS  Specialist  menerima  permintaan  dan  menganalisa permintaan itu.
 Pada  CH.3.5.3.6,  bagian  Finance  Analyst  melakukan  pay  corection, mengecek kesalahan, dan pengecek pay sheet.
 Muncul  pertanyaan  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  maka  diteruskan  ke CH.3.5.3.14 dan jika tidak maka diteruskan ke CH.3.5.3.8.
 Lalu muncul pertanyaan apakah memerlukan bantuan dari HRIS? Jika  ya maka  diteruskan  ke  CH.3.5.3.12  dan  jika  tidak  maka  diteruskan  ke CH.3.5.3.9.
 Melakukan pengoreksian atas kesalahan-kesalahan.
 Diteruskan ke pay unsheet panel untuk menghapus pembayaran yang tidak ada.
 Muncul  pertanyaan  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  maka  diteruskan  ke CH.3.5.3.6 dan jika tidak maka diteruskan ke CH.3.5.3.12.
 CH.3.5.3.12 yaitu bantuan kepada HRIS.
 Bagian  HRIS  Specialist  menerima  permintaan  dari  Finance  Analyst  dan dilakukan pengoreksian.
 Bagian  Finance  Analyst  melakukan  pengecekan  terhadap  kesalahan preliminary  calculation  dan  pengecekan  tanggal  dengan  membandingkan dengan trial data.
 Muncul  pertanyaan  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  diteruskan  ke CH.3.5.3.18 dan jika tidak diteruskan ke CH.3.5.3.16.
 Pada  CH.3.5.3.16  muncul  pertanyaan  apakah  memerlukan  bantuan  dari HRIS?  Jika  ya  diteruskan  ke  CH.3.5.3.12  dan  jika  tidak  diteruskan  ke CH.3.5.3.17.
 Pada  CH.3.5.3.17,  melakukan  pengecekan  dan  penganalisaan  terhadap data according.
 Dilanjutkan  ke  post  preliminary  calculation  panel  untuk  proses pemotongan  personal  account.  Melakukan  pengecekan  dan  penganalisaan data calculation. Mengurusi pendapatan seperti: transportation allowances. Post  preliminary  calculation  diteruskan  setelah  preliminary  calculation diteruskan setelah preliminary calculation berakhir.
 Muncul  pertanyaan  apakah  akan  dilanjutkan  ke  post  preliminary calculation? Jika ya dilanjutkan ke CH.3.5.3.20 dan jika tidak kembali ke CH.3.5.3.16.
 Pada  CH.3.5.3.20,  melakukan  pay  calculation  panel  dengan  preliminary check  mark  off.  Mengecek  dan  menganalisa  perhitungan  akhir pembayaran.
 Muncul  pertanyaan,  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  sudah  dikoreksi  ke CH.3.5.3.22 dan jika tidak kembali ke CH.3.5.3.12.
 Pada  CH.3.5.3.22  melakukan  konfirmasi  pembayaran,  mengecek kesalahan, dan menganalisa pembayaran cek.
 Muncul  pertanyaan,  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  diteruskan  ke CH.3.5.3.24 dan jika tidak kembali ke CH.3.5.3.12.
 Pada CH.3.5.3.24 diteruskan ke post pay confirmation.
 Muncul  pertanyaan,  apakah  sudah  dikoreksi?  Jika  ya  kembali  ke CH.3.5.3.24 dan jika tidak kembali ke CH.3.5.3.12.
 Pada CH.3.5.3.26 membuat laporan.
3. Prosedur Pencatatan pada Cash Requirement
 Proses  dimulai  pada  bagian  Finance  Analyst  dengan  melakukan  query cash requirement dengan menggunakan PS Query di CHARISMA.
 Melakukan  pengoreksian  dan  menganalisa  laporan  dengan  memeriksa denomination money breakdown, total pembayaran direct deposit, asuransi KKMC, salary allotment, cash requirement dan lain-lain.
 Mengumpulkan  data  cash  requirement  dari  saving  plan,  level  allowance, pembayaran advance, dan pembayaran lump sum 55 dan 56.
 Mengurusi  memo  cash  requirement  dan  memberikan  persetujuan  dengan mengajukan memo.
 Team  Leader  atau  Team  Manager  melakukan  pengecekan  dan penganalisaan  dokumen  lalu  pengesahan  dan  mengembalikannya  ke Finance Analyst untuk diurusi lebih lanjut.
 Bagian  Finance  Analyst  menerima  dan  membuat  copy  dan  mengirimkan dokumen asli untuk General Accounting.
4. Prosedur Pencatatn pada Pemotongan KKMC
 Diawali  dari  bagian  Accounting  Analyst  dengan  meneliti  data  KKMC dengan menggunakan PS Query di CHARISMA.
 Melakukan  pengoreksian  dan  pengoreksian  data  dengan  membandingkan pembayaran cek untuk laporan compensation accounting.
 Muncul  pertanyaan  apakah  telah  dikoreksi?  Jika  ya  dilanjutkan  ke CH.3.5.5.4 dan jika tidak dilanjutkan ke CH.3.5.5.5.
 Pada  CH.3.5.5.4  menyimpan  data  KKMC  di  disket  dan  dikirimkan  ke KKMC.
 Mengirimkan permintaan bantuan kepada HRIS untuk dikoreksi.
 Menerima permintaan untuk pengoreksian dan inform.

## 3.2.1. Praktek yang Sehat
Pembagian tanggung jawan fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan  yang  telah  ditetapkan  tidak  akan  terlaksana  dengan  baik,  jika  tidak diciptakan  cara-cara  untuk  menjamin  praktek  yang  sehat  dalam  pelaksanaannya. Cara-cara untuk menciptakan praktek yang sehat yaitu:
1. Penggunaan  formulir  bernomor  urut  tercetak  yang  pemakaiannya  harus dipertanggungjawabkan  oleh  yang  berwenang.  Dibagian  Payroll  setiap transaksi  menggunakan  kode  yang  telah  ada  dalam  sistem  yang  digunakan, sehingga  untuk  memunculkan  suatu  transaksi  dengan  hanya  memunculkan kode lalu muncul transaksi yang diinginkan. Dengan kode yang telah baku itu dapat  memudahkan  suatu  pekerjaan  dan  menghindari  kesalahan  yang  tidak diinginkan.
2. Setiap  transaksi  tidak  boleh  dilaksanakan  dari  awal  sampai  akhir  oleh  satu orang  atau  satu  unit  organisasi,  tanpa ada  campur tangan  dari  orang  atau  unit organisasi  lain.  Dalam  payroll  sendiri  setiap  orang  mempunyai  tugas  sendiri- sendiri  yang  harus  dikerjakannya  .  setiap  pekerjaan  mempunyai  target tersendiri  yang  dibuat  oleh  setiap  orang  yang  diserahi  tugas  tersebut.  Dengan target tersebut dapat diketahui tingkat kemampuan seseorang untuk melakukan tersebut.
3. Perputaran  jabatan  (job  rotation).  Perputaran  jabatan  yang  terjadi  di  PT Chevron Pacific Indonesia didasarkan kepada kemampuan karyawan itu sendiri dan level atau tingkatan karyawan itu sendiri. Untuk menduduki jabatan yang lebih  tinggi  dibutuhkan  persyaratan-persyaratan  yang  harus  dipenuhi  untuk menduduki suatu jabatan itu.
4. Keharusan  pengambilan  cuti  bagi  karyawan  yang  berhak.  Di  PT  Chevron Pacific Indonesia pengambilan cuti bagi karyawan dilaksanakan maksimal tiga kali dalam setahun dengan total harinya selama satu bulan (dua puluh lima hari kerja). Selama cuti tersebut tugas dari karyawan tersebut digantikan oleh orang lain yang bagiannya sama dengan karyawan tersebut seperti bagian Accounting Analyst  dengan  bagian  Accounting  Analyst  atau  Finance  Analyst  dengan Finance Analyst.
3.3. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya
Dalam  penempatan  pegawai  perlu  diperhatikan  faktor  kejujuran,  dengan memperhatikan  kejujuran  dari  pegawai,  pengendalian  intern  dapat  dilaksanakan dengan  baik  untuk  mendukung  unsur  pengendalian  yang  lain.  Faktor  kejujuran harus  ditunjang  dengan  kemampuan  dari  karyawan  itu  sendiri  baik  berupa pengetahuan yang didapat dari pendidikan atau keahlian yang ada pada seseorang. Berdasarkan  darp  pandangan  itu  PT  Chevron  Pacifik  Indonesia  dalam menerima dan menempatkan karyawan selalu melakukan penyeleksian yang ketat terhadap karyawannya. Dengan penyeleksian yang ketat tersebut diperoleh orang yang  benar-benar  kompeten  yang  dapat  mengemban  tugas  yang  akan  diberikan kepadanya.  Guna  mencegah  timbulnya  kesalahan-kesalahan  dalam  pekerjaan, perusahaan  telah  membuat  suatu  peraturan  dan  prosedur  yang  baku  yang  harus oleh  setiap  karyawan,  sehingga  dengan  peraturan  tersebut  setiap  karyawan diharapkan  akan  melakukan  tugasnya  dengan  baik  dengan  meminimalkan kesalahan yang terjadi pada waktu melakukan pekerjaan.
Teknologi  canggih  yang  diterapkan  oleh  PT  Chevron  Pacific  Indonesia harus  diimbangi  dengan  karyawan  yang  mempunyai  pengetahuan  dan  keahlian yang  tinggi.  Untuk  itu  PT  Chevron  Pacific  Indonesia  sedang  mengembangkan suatu program pengembangan sumber daya manusia yang meliputi keahlian dasar, latihan teknik, dan program pengembangan manajemen. Dalam mengembangkan keahlian  dasar  meliputi  latihan  bahasa  inggris,  sedangkan  untuk  latihan  teknik
meliputi  latihan  kejuruan  di  berbagai  bidang,  lalu  untuk  pengembangan manajemen dan latihan kursus diadakan untuk karyawan senior.
Setiap  tahunnya  PT  CPI  mengirim  karyawannya  yang  terpilih  untuk mengikuti pendidikan atau latiha dan pengembangan karier di luar negeri dengan latihan  sambil  bekerja.  Karyawan  yang  mengikuti  latihan  ini  biasanya  karyawan menengah keatas.
Bagian  Compensation  Accounting  (Payroll)  juga  mengikuti  standar  yang diterapkan  oleh  peusahaan.  Karyawan  yang  terdapat  dalam  Compensation Accounting  (Payroll)  itu  sendiri  terdiri  dari  berbagai  level  dimana  secara  umum dikelompokkan  ke  dalam  staff  employee.  Jenjang  pendidikan  yang  diraih  oleh karyawan  di  bagian  Compensation  Accounting  (Payroll)  sebagian  besar  telah meraih pendidikan S-1 tetapi dalam bagian Compensation Accounting khususnya dan PT CPI pada umumnya.
Penggunaan  karyawan  yang  berpendidikan  di  bawah  S-1  rata-rata  telah bergabung dengan PT CPI selama lebih sari 20 tahun. Pengalaman dari karyawan yang  telah  lama  bekerja  dibagianCompensation  Accounting  dan  PT  CPI  pada umumnya  dibutuhkan  sebagai  kombinasi  antara  yang  mempunyai  pengalaman yang  lebih  dengan  yang  mempunyai  pendidikan  S-1  dan  di  atas  S-1.  Pimpinan dari  Compensation  Accounting  yaitu  Team  Manager  dan  Team  Leader mempunyai  pendidikan  S-1  dengan  ditambah  pendidikan  yang  didapat  dalam negeri dan di luar negeri. Masa dinas dari Team Manager itu sendiri selama lebih dari  20  tahun  yang  sudah  penuh  dengan  pengalaman-pengalaman  di  bagian Accounting  pada  umumnya.  Sedangkan  Team  Leader  telah  bekerja  selama  lebih dari 10 tahun dan juga telah mempunyai pengalaman-pengalaman yang lebih.

## 3.4. Adanya Bagian Pemeriksaan Intern.
Pemeriksaan  intern  harus  dilakukan  oleh setiap  perusahaan  tidak  terkecuali PT  Chevron  Pacific  Indonesia  yang  merupakan  perusahaan  besar.  Laporan keungan  yang  disajikan  harus  terlebih  dahulu  diperiksa  kebenarannya.  PT  CPI mempunyai  intern  auditor  tersendiri  yang  mengurusi  pemeriksaan  baik  terhadap laporan keuangan perusahaan maupun prosedur  yang diterapkan. Internal auditor selalu  memantau  perkembangan  dari  laporan  keuangan  maupun  prosedur  yang diterapkan  oleh  perusahaan.  Bila  ada  kejanggalan  baik  dalam  laporan  maupun prosedur  yang  dilakukan  oleh  setiap  departemen  maka  selalu  ada  reaksi  yang diberikan  atas  kejanggalan  tersebut  dengan  mengadakan  pertemuan  atas kejanggalan  tersebut.  Didalam  Payroll  sendiri  setiap  kejanggalan  yang  terjadi terlebih  dahulu  diperiksa  oleh  Team  Leder  dan  Team  Manager  dengan membandingkan  baik  praktek  maupun  laporan  keuangan  bulan  lalu  dengan laporan  bulanan  sekarang.  Jika  ada  perbedaan  yang  jauh  maka  perbedaan  ini ditanyakan langsung kepada orang yang mengurusi bagian tersebut.
Disamping  mempunyai  internal  auditor  sendiri  PT  CPI  juga  diperiksa  oleh pemerintah melalui BPKP dan BKKA. Perusahaan juga menyewa kantor akuntan publik dari singapura seperti KPMJ dan Stock Holder Auditors.

## IV KESIMPULAN
Dalam bab ini penulis berusaha untuk menyimpulkan isi dari pembahasan di PT Chevron Pacific Indonesia sebagai berikut:
1. Struktur  organisasi  yang  ada  di  bagian  Payroll  (Compensation  Accounting) telah  mencerminkan  pemisahan  fungsi  yang  jelas  dimana  setiap  bagian mempunyai  tugas  dan  wewenang  yang  jelas  dalam  melaksanakan  tugasnya. Bagian  Payroll  (Compensation  Accounting)  dipimpin  oleh  seorang  Team Manager  dengan  dibantu  oleh  dua  orang  Team  Leader  untuk  Payroll  dan Personal  Account,  dengan  Team  Member  sebanyak  delapan  orang  untuk bagian Payroll dan empat orang untuk bagian Personal Account. Secara umum tugas  dari  bagian  Payroll  (Compensation  Accounting)  adalah:  mengurusi proses dan pembayaran gaji pegawai, cash requirement, income tax, mengirim data  pensiun  ke  Tugu  Mandiri,  time  sheet  closing,  mengalokasikan  dan mendistribusikan  biaya  tenaga  kerja,  accounting  closing,  payroll  closing, pembayaran  wesel  pos,  pembayaran  advance  salary  cuti,  pengembalian  pajak, dan lain-lain.
2. Dalam prosedur penggajian PT Chevron Pacific Indonesia telah menggunakan teknologi  canggih  dengan  menggunakan  komputerisasi  sebagai  medianya, sehingga  pemakaian  formulir  secara  manual  dapat  diminimalkan  untuk mempercepat  proses,  meminimalkan  biaya  operasional  berupa  penyediaan kertas,  dan  mempersingkat  sistem  otorisasi.  Walaupun  demikian  formulir secara  manual  masih  bisa  dilakukan  secara  personnel  action,  saving  plan, salary  allotment,  dan  time  sheet.  Secara  garis  besarnya  semua  proses pencatatan  yang  terjadi  di  Payroll  sudah  menggunakan  sistem  CHARISMA. Penggunaan  formulir  yang  secara  manual  mempunyai  berbagai  kode  telah dibakukan oleh perusahaan seperti dalam formulir personnel action terdapat 74 kode.  Kode-kode  ini  merupakan  penggolongan  dari  setiap  kegiatan  yang hendak ditulis dalam formulir tersebut.
3. Dalam  mewujudkan  praktek  yang  sehat,  PT  Chevron  Pacific  Indonesia  telah menerapkan cara-cara sebagai berikut :
a. Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak.
b. Setiap transaksi dilaksanakan oleh satu orang dari awal sampai akhir.
c. Perputaran jabatan.
d. Pengambilan cuti.
4. Untuk mengembangkan kualitas dari karyawan PT  Chevron Pacific Indonesia mengadakan  suatu  program  pengembangan  sumber  daya  manusia  yang meliputi  keahlian  dasar,  latihan  teknik,  dan  program  pengembangan manajemen. Untuk karyawan kelas menengah ke atas perusahaan mengadakan pelatihan  dan pengembangan karier di luar negeri.
5. PT Chevron Pacific Indonesia dalam menjaga kehandalan dan kebenaran suatu laporan  keuangan  perusahaan  mempunyai  bagian  internal  auditor  tersendiri, disamping  yang  dari  pemerintah  juga  ikut  memeriksa  laporan  keuangan tersebut,  seperti  BPKP.  Untuk  lebih  memastikan  bahwa  laporan  keuangan perusahaan  telah  dibuat  dengan  baik  dan  benar  perusahaan  juga  menyewa kantor akuntan publik dari singapura, seperti Stock Holder Auditor.

## DAFTAR PUSTAKA
AICPA, Statement  on  Auditing  Standards  No.3.  The  Effects  of  EDP  on  The Auditorˊs Study and Evaluation of Internal Control , (New York, 1974)
_____, Internal Control Elements of a Coordinated System and Its Importance to Management and The Independent Public Accountants , ( 1949)
Mulyadi, Sistem  Akuntansi , Edisi  Ketiga,  Bagian  Penerbitan  STIE  YKPN,
(Yogyakarta, 1993)
_____, Pemeriksaan Akuntan , Edisi Keempat, Cetakan I, (Yogyakarta , 1992)
S. Hadibroto, Masalah Akuntansi , Buku Tiga, Lembaga Penerbit YKPN Fakultas Ekonomi UI, (Jakarta, 1987)