## PERSEPSI PEGAWAI TERHADAP PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR KEJAKSAAN NEGERI BUKITTINGGI

## Danu Putra Iskandar
Jurusan Administrasi Pendidikan FIP UNP

## Abstract
Penelitian  ini  bertujuan untuk  mengetahui  bagaimana  persepsi pegawai  terhadap  pengelolaan  arsip  di  kantor  kejaksaan  negeri bukittinggi,  yang  ditinjau  dari  segi  :  1)  pencatatan  arsip,  2) penyimpanan arsip, 3) peminjaman arsip, 4) pemeliharaan arsip, dan 5)  penyusutan  arsip.  Populasi  penelitian  adalah  seluruh  Pegawai Kejaksaan  Negeri  Bukittingi  dengan  jumlah  38  orang.  Mengingat jumlah  populasi  hanya  38  orang  maka  seluruh  populasi  dijadikan sampel  .  Alat  pengumpul  data  adalah  angket    dengan  model  Skala Likert  yang  telah  teruji  validitas  dan  reliabilitas.Hasil  penelitian menunjukkan bahwa perpsepi pegawai terhadap pengelolaan arsip di kantor Kejaksaan Negeri Bukittinggi kurang terlaksana dengan baik (56,15%).

## Kata kunci : Pengelolaan Arsip

## PENDAHULUAN
Manajemen  kearsipan  adalah  pekerjaan  pengurusan arsip  yang  meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,dan pemusnahan.
Kearsipan  memegang  peranan  penting  di  dalam  suatu  organisasi.  Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap  kegiatan. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan  yang begitu kompleks turutama dalam suatu organisasi.  Selain  sebagai    alat  ingatan  arsip  juga  berfungsi  sebagai  bahan  atau  alat pembuktian  (bukti  otentik),  barometer  kegiatan  suatu  organisasi  mengingat  setiap kegiatan  pada  umumnya  menghasilkan  arsip,  dan  bahan  informasi  kegiatan  ilmiah lainnya.
Tujuan  Pengelolaan  Arsip  yaitu  agar  arsip  terpelihara  dengan  baik,  teratur,  dan aman,  mudah  mendapatkan  kembali  arsip  yang  diperlukan  dengan  cepat dan  tepat, menghindari  pemborosan  waktu  dan  tenaga  dalam  pencarian  arsip,  menghemat tempat  penyimpanan  arsip,  menjaga  kerahasiaan  arsip,  menjaga  kelestarian  arsip,
menyelamatkan  pertanggungjawaban  tentang  perencanaan,  pelaksanaan  dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan masyarakat.
Pengelolaan arsip meliputi kegiatan seperti pencatatan arsip, penyimpanan arsip, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. Secara rinci aspek-aspek ini akan diuraikan sebagai berikut:
1. Pencatatan Arsip
Dalam  pengarsipan  setelah  surat  diterima  dilakukan  pencatatan  terlebih  dahulu sebelum  disimpan  atau  diarsipkan.  Amsyah  (2003:51)  ada  tiga  prosedur  pencatatan arsip  secara  umum  digunakan  yaitu  prosedur  buku  agenda,  kartu  kendali  dan  tata naskah.
2. Penyimpanan Arsip
Menyimpan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan ada 4 (empat) sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, sistem abjad, geografis, subjek dan numerik.
Penyimpanan  hendaknya  berada  ditempat  yang  harus  memenuhi  syarat,  beberapa kriteria alat penyimpanan menurut Sulistyo (2003:107) yang harus diperhatikan yaitu: a)  persyaratan  penyimpanan  dan  temu  balik  arsip,  b)  kebutuhan  ruangan,  c) pertimbangan  keamanan,  d)  biaya  peralatan,  e)  ongkos  operasional  penyimpanan,  f) jumlah  pemakai  yang  mengakses,  dan  g)  karakter  fisik  arsip  yang  akan  disimpan. Sehingga  terhindar  dari  hal-hal  yang  akan  merusak  arsip  jika  dibutuhkan  dapat dengan mudah ditemukan kembali.
3. Peminjaman Arsip
Peminjaman  arsip yang  ada  pada  sebuah  instansi  harus  ada  prosedurnya,  dimana tujuannya  arsip  yang  dipinjam  tidak  hilang  dan  rusak.  Amsyah  (2003:202) menyatakan  peminjaman  adalah  “keluarnya  arsip  dari  file  karena  dipinjam  oleh atasan  sendiri,  teman  seunit  kerja  ataupun  kolega  sekerja  dari  unit  kerja  lain  dalam organisasi”.
4. Pemeliharaan Arsip
Muhkneri  (2000:133)  mengatakan  pemeliharaan  arsip  dapat  dilakukan  dengan cara-cara  sebagai  berikut:  a)  pengaturan  ruangan,  b)  pemeliharaan  tempat penyimpanan, c) penggunaan bahan-bahan pencegah, d) larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar, dan e) kebersihan.
5. Penyusutan Arsip
Penyusutan  arsip  merupakan  tindakan  memusnahkan    arsip  yang  tidak  berguna lagi  sesuai  dengan  ketentuan  dan  undang-undang  yang  berlaku  dalam  bidang kearsipan.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  di  kantor  Kejaksaan  Negeri  Bukittinggi.  Populasi  dan Sampel  dalam  penelitian  ini  berjumlah  38  orang.  Instrumen  penelitian  yang digunakan  adalah  angket  model  skala  Likert.  Sebelum  angket  disebarkan  kepada responden yang  menjadi  sampel  dalam  penelitian  ini  dilakukan  uji  coba  terlebih dahulu untuk mengetahui validitas dan reliabilitas instrumen. Setelah diperoleh valid dan  reliabelnya  instrumen  barulah  angket  disebarkan  kepada  responden  kemudian data dikumpulkan dan diolah dengan menentukan presentase.

## HASIL PENELITIAN
Hasil penelitian persepsi pegawai  terhadap  pengelolaan  arsip ini  meliputi;  (1) pencatatan  arsip, (2)  penyimpanan  arsip ,  (3) peminjaman  arsip,  (4)  pemeliharaan arsip,  dan  (5)  penyusutan  arsip.  Secara lebih  rinci  masing-masing  indikator  tersebut dapat dilihat pada bagian berikut.
Persepsi pegawai terhadap pengelolaan arsip dilihat 30.88% Pegawai Kejaksaan Negeri  Bukittinggi  menyatakan  selalu,  25,26%  menyatakan  sering,  22,48% menyatakan  kadang-kadang,  18,49%  menyatakan  jarang,  dan  5,52%  menyatakan tidak pernah melakukan pengelolaan arsip sesuai dengan baik.
Untuk    memperoleh    informasi  yang  lebih  rinci  mengenai  persepsi  pegawai terhadap pengelolaan arsip,  masing-masing indikatornya, berikut penulis gambarkan tabelnya:
Tabel 1. Rekapitulasi Data Persepsi Pegawai Terhadap Pengelolaan Arsip di Kantor Kejaksaan Negeri Bukittinggi.
No Pengelolaan Arsip Alternatif Jawaban Responden Jumlah SL SR KD JR TP 1 2 3 4 5 Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Peminjaman Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan Arsip 58,54 37,36 21,05 24,34 13,15 30,25 31,04 22,36 21,05 21,63 8,54 17,88 29,99 27,63 28,36 7,89 12,49 22,10 21,05 28,94 2,63 4,60 5,59 5,91 8,88 100 100 100 100 100 Rata-rata 30,88 25,26 22,48 18,49 5,52 100

## PEMBAHASAN
Hasil  penelitian,  persepsi  pegawai  terhadap  pencatatan  arsip  di  kantor Kejaksaan  Negeri  Bukittinggi  telah  dilaksanakan  sebagian  besar  (88,79%)  Pegawai
Kejaksaan Negeri Bukittinggi. Hal ini berarti pencatatan arsip telah terlaksana dengan baik.
Hasil  penelitian  selisihnya  (19,06%)  dari  temuan  tersebut  dapat  disimpulkan bahwa  belum  semua  pegawai  atau  pengelola  arsip  ,  melakukan  pencatatan  arsip dengan  baik.  Hal  ini  disebabkan  karena  pegawai  dalam  mencatat  arsip  kurang didukung  oleh  pengetahuan  bagaimana  prosedur  pencatatan  arsip  yang  mesti dilaksanakan,  hal  ini  yang  menyebabkan  pegawai  kesulitan  dalam  melaksanakan pencatatan  arsip  sehingga  hal  ini  memberi pengaruh  dalam  pencatatan  arsip  karena dapat  dilihat  dalam  selisihnya  belum  semua  pegawai  atau  pengelola  arsip melaksanakan pencatatan arsip dengan baik.
Hasil  penelitian,  persepsi  pegawai  terhadap  penyimpanan  arsip  di  Kantor Kejaksaan Negeri Bukittinggi menyatakan bahwa (68,4%) pegawai tepat melakukan penyimpanan arsip yang sesuai prosedurnya. Hal ini berarti penyimpanan arsip telah terlaksana dengan baik.
Selisih  (34,97%)  dari  temuan  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  belum  semua arsip di Kejaksaan Negeri Bukittinggi tidak disimpan dengan baik. Hal ini disebabkan karena  pegawai  dalam  penyimpanan  arsip  kurang    didukung  oleh  pengetahuan bagaimana  prosedur  penyimpanan  arsip  yang  mesti  dilaksanakan,  hal  ini  yang menyebabkan  pegawai  kesulitan  dalam  melaksanakan penyimpanan  arsip  sehingga hal  ini  memberi  pengaruh  dalam  penyimpanan  arsip  karena  dapat  dilihat  dalam selisihnya belum semua pegawai melaksanakan penyimpanan arsip dengan baik.
Hasil  penelitian,  persepsi  pegawai  terhadap  peminjaman  arsip  di  Kantor Kejaksaan Negeri Bukittinggi menyatakan bahwa baru (43,41%) Pegawai Kejaksaan Negeri  Bukittinggi  tepat  melakukan  peminjaman  arsip  dengan  baik.  Hal  ini  berarti peminjaman arsip belum terlaksana dengan baik.
Hasil  penelitian,  persepsi  terhadap  pemeliharaan  arsip  di Kantor  Kejaksaan Negeri  Bukittinggi  menyatakan  bahwa  baru  (45,39%)  Pegawai  kejaksaan  Negeri Bukittinggi  tepat  melakukan  pemeliharaan  arsip  dengan  baik.  Hal  ini  berarti pemeliharaan arsip tidak terlaksana dengan baik.
Selisih (54,59%) dari temuan tersebut dapat disimpulkan bahwa hampir semua arsip  di  Kejkasaan  Negeri  Bukittinggi  tidak  dipelihara  dengan  baik.  Hal  ini disebabkan karena pegawai atau pengelola dalam memelihara arsip kurang didukung oleh  pengetahuan  bagaimana  prosedur  pemeliharaan  arsip  yang  mesti  dilaksanakan, hal  ini  yang  menyebabkan  pegawai  atau  pengelola  arsip  kesulitan  dalam melaksanakan  pemeliharaan  arsip  sehingga  hal  ini  memberi  pengaruh  dalam
pemeliharaan arsip karena dapat dilihat dalam selisihnya belum semua pegawai atau pengelola arsip melaksanakan pemeliharaan arsip dengan baik.
Hasil  penelitian,  persepsi  pegawai  terhadap  penyusutan  arsip  di  kantor Kejaksaan Negeri Bukittinggi menyatakan bahwa baru (34,78%) Pegawai Kejaksaan Negeri  Bukittinggi  tepat  melakukan  penyusutan  arsip  dengan  baik.  Hal  ini  berarti penyusutan arsip tidak terlaksana dengan baik.
Selisih (66,18%) dari temuan tersebut dapat disimpulkan bahwa sebagian besar semua arsip di Kejaksaan Negeri Bukittinggi kurang dipelihara dengan baik. Hal ini disebabkan karena pegawai atau pengelola dalam memelihara arsip kurang didukung oleh pengetahuan bagaimana prosedur penyusutan arsip yang mesti dilaksanakan, hal ini  yang  menyebabkan  pegawai  kesulitan  dalam  melaksanakan  penyusutan  arsip sehingga  hal  ini  memberi  pengaruh  dalam  penyusutan  arsip  karena  dapat  dilihat dalam  selisihnya  belum  semua  pegawai  atau  pengelola  arsip  melaksanakan penyusutan arsip dengan baik.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  maka  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa  pengelolaan  arsip  di  kantor Kejaksaan  Negeri  Bukittinggi  adalah  sebagai berikut:
1. Persepsi  Pegawai  Terhadap  Pencatatan  arsip  di  Kantor    Kejaksaan  Negeri Bukittinggi  oleh  Pegawai  atau  pengelola  arsip  telah  terlaksana  dengan  baik (88,79%) .
2. Persepsi  Pegawai  Terhadap  Penyimpanan  arsip  di  Kantor  Kejaksaan  Negeri Bukittinggi  oleh  Pegawai  atau  pengelola  arsip  sudah  terlaksana  dengan  baik (68,4%).
3. Persepsi  Pegawai  Terhadap  Peminjaman  arsip  di  Kantor  Kejaksaan  Negeri Bukittinggi  oleh  Pegawai  atau  pengelola  arsip  tidak  terlaksana  dengan  baik (43,41%).
4. Persepsi  Pegawai  Terhadap  Pemeliharaan  arsip  di  Kantor  Kejaksaan  Negeri Bukittinggi  oleh  Pegawai  atau  pengelola  arsip  tidak  terlaksana  dengan  baik (45,39%).
5. Persepsi  Pegawai  Terhadap  Penyusutan  arsip  di  Kantor  Kejaksaan  Negeri Bukittinggi  oleh  Pegawai  atau  pengelola  arsip  tidak  terlaksana  dengan  baik (34,78%).

## SARAN
1. Mengingat belum semua pencatatan arsip sudah baik dilaksanakan oleh pegawai atau  pengelola  arsip  dalam  hal  ini  perlu  kiranya  tindakan  lebih  lanjut  untuk memberikan pelatihan-pelatihan tentang pencatatan arsip pada Kejaksaan Negeri Bukittinnggi.
2. Mengingat  belum  semua  penyimpanan  arsip  sudah  baik  dilaksanakan  oleh semua  pegawai  atau  pengelola  arsip  dalam  hal  ini  perlu  kiranya  tindakan  lebih lanjut  untuk  memberikan  pelatihan-pelatihan  tentang  penyimpanan  arsip  pada Kejaksaan Negeri Bukittinggi
3. Mengingat  peminjaman  arsip  tidak  terlaksana  dengan  baik  oleh  semua  Pegawai atau  pengelola  arsip  dalam  hal  ini  perlu  kiranya  tindakan  lebih  lanjut  untuk memberikan  pelatihan-pelatihan  tentang  peminjaman  arsip  pada  Kejaksaan Negeri Bukittinggi.
4. Mengingat pemeliharaan arsip tidak terlaksana dengan baik oleh semua pegawai atau  pengelola  arsip  dalam  hal  ini  perlu  kiranya  tindakan  lebih  lanjut  untuk memberikan  pelatihan-pelatihan  tentang  pemeliharaan  arsip pada  Kejaksaan Negeri Bukittinggi
5. Mengingat penyusutan  arsip tidak terlaksana dengan baik boleh semua pegawai atau  pengelola  arsip  dalam  hal  ini  perlu  kiranya  tindakan  lebih  lanjut  untuk memberikan pelatihan-pelatihan tentang penyusutan arsip pada Kejaksaan Negeri Bukittinggi

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Barthos, Basir.(2000).Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Gie, The Liang.(2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Martono, Budi. (1997)..Arsip Korespondensi. Jakarta: Sinar Harapan Sulistyo, Basuki. (2003).Manajemen Kearsipan. Jakarta : Rhineke Cipta Suharsimi, Arikunto dan Lia, Yuliana. (2008). Manajemen Pendidikan. Jakarta:
Aditya Media Sutarto.(1997). Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Univ. Gajah Mada