## RANCANGAN SISTEM INFORMASI DALAM UPAYA MENANGANI KETIDAKPUASAN PELANGGAN PADA PELAYANAN ADMINISTRASI SERTIFIKAT DIBIDANG KONSTRUKSI STUDI KASUS: PT. SOA CIPTA JAYA
Adi Santoso 1 , Atik Ariesta 2
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489 E-mail : adisantoso150rr@gmail.com 1) atik.ariesta@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. SOA Cipta Jaya sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang jasa pembuatan sertifikasi konstruksi, sangat penting  dalam  mengelola  data  dan  informasi,  bagaimana  mulai  dari  membuat,  memilih,  menyimpan  dan mengelola kembali baik data baik dari sumber internal maupun sumber internal, untuk dapat dilakukan dengan baik,  yakni  dengan  mampu  diakses  secara  cepat,  tepat,  akurat  dan  relevan  kapanpun  data  atau  informasi dibutuhkan. Pembuatan sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengolahan data lebih baik mulai dari penginputan data hingga menjadi laporan menjadi acuan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada proses administrasi pad PT. SOA Cipta Jaya. Sistem informasi ini dibuat menggunakan database menggunakan MYSQL dan Bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2008. Adapun metodologi yang digunakan adalah metodologi berorientansi obyek diagram yang digunakan di dalam metodologi berorientasi obyek adalah Activity Diagram, Package  Diagram,  dan  Class  Diagram.  Penelitian  ini  menghasikan  Analisa  Perancangan  Sistem  Informasi Administrasi  Sertifikasi  pada  PT.  SOA  Cipta  Jaya  yang  diharapkan  dapat  membantu  meingkatkan  kepuasan pelanggan pada pelayanan Sertifikat dibidang konsturksi.
Kata kunci : Administrasi, Konstruksi, Jasa

## 1. PENDAHULUAN
Kesalahan pencatatan pemesanan sertifikat dapat berpengaruh dalam pelayanan kepada pelanggan PT. SOA  CIPTA  JAYA  dan  belum  adanya  fasilitas pencatatan penerimaan, pengambilan dan pembayaran sertifikasi berpengaruh pada pembuatan laporan  pada  admin  PT.  SOA  CIPTA  JAYA.  Dari beberapa  uraian  permasalahan  diatas,  maka  peneliti bermaksud melakukan peelitian yang dapat membantu  meningkatkan  pelayanan  sertifikasi dibidang konstruksi yang terjadi di PT. SOA CIPTA JAYA.
Sistem  pada  PT.  SOA  CIPTA  JAYA  ini  masih menggunakan  aplikasi  Microsoft  Excel  dan  juga pencatatan manual. Permasalahan yang ada pada PT. SOA  CIPTA  JAYA  antara  lain:  Pembuatan  Surat Permohonan  dan  Kebenaran  Data  membutuhkan waktu  yang  cukup  lama  karena  harus  dilakukan secara  berulang  sehingga  dapat  memungkinkan kesalahaan  perekapan  data  menjadi  kurang  efektif dan  efisien.  Belum  adanya  pencatatan  bukti pembayaran  yang  dapat  dilihat  saat  dibutuhkan dengan  cepat  dan  mudah.  Tidak  adanya  fasilitas pencatatan  dokumen  penerimaan,  pengambilan  dan pengiriman  sertifikat  yang  telah  selesai.  Banyaknya dokumen  yang  hilang  maupun  yang  rusak  akibat tempat  penyimpanan  arsip  sudah  tidak  memadai. Tidak  adanya  catatan  tertulis  saat  melakukan
kesepakatan  dengan  pelanggan  saat  mengajukan permohonan pembuatan sertifikat.
Adapun tujuan dari penelitian ini sebagai berikut: Lebih  mengakuratkan  dan  menghindari  kesalahaan- kesalahaan data yang ada. Membuatkan media untuk menyimpan  dokumen-dokumen  untuk  pembuatan sertifikat yang dibantu oleh PT. SOA CIPTA JAYA. Mengurangi pemborosan ruang penyimpanan berkas pembuatan  sertifikasi.  Dengan  adanya  sistem  ini diharapkan  laporan  dari  proses  pembuatan  sertifikat dapat dilakukan lebih cepat.

## 2. METODE PENELITIAN 2.1. PENGUMPULAN DATA
Metode  yang  digunakan  untuk  melakukan pengumpulan  data  yang  dibutuhkan.  Dengan Tahapan  awal  yang  dilakukan  untuk  mengetahui permasalahan  yang  terdapat  pada  PT.  SOA  CIPTA JAYA  adalah  dengan  mewawancarai  pihak-pihak terkait  dengan  proses  bisnis  pada  PT.  SOA  CIPTA JAYA.  Pada  tahap  ini  peneliti  mendapatkan kesempatan  untuk  mewawancarai  Admin  yaitu Bapak  Wail.  Setelah  mewawancarai  stakeholder, pada  tahapan  berikutnya  peneliti  diberi  kesempatan oleh Admin untuk melakukan observasi langsung ke dalam  beberapa  tahapan  proses  bisnis  yang  ada didalam  perusahaan.  Setelah  melakukan  observasi langsung,  tahapan  berikutnya  adalah  menganalisis proses  bisnis  yang  sedang  berjalan  saat  ini  di  PT.
SOA  CIPTA  JAYA.  Tahapan  selanjutnya  adalah mengidentifikasi  masalah,  tahapan  ini  dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai permasalahan  poin  pelanggaran  yang  terdapat diperusahaan berdasarkan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Setelah mengidentifikasi permasalahan, tahapan berikutnya adalah menganalisa  dokumen  berjalan.  Tahapan  ini dilakukan untuk  mengetahui  dokumen  masukan dan dokumen  keluaran  pada  proses  bisnis  yang  sedang berjalan  saat  ini.  Tahapan  berikutnya  adalah mengidentifikasi kebutuhan atau menganalisa kebutuhan  untuk  mengetahui  fungsi-fungsi  yang diperlukan oleh staf-staf terkait yang belum terdapat pada sistem yang berjalan saat ini.
Sumber  yang  digunakan  untuk  membantu dengan  metode  pengumpulan  data  juga  berdasarkan penelitian  yang  dilakukan  oleh  Leni  Natalia  Zulita dan  Indra  Kenedi  pada  tahun  2011  yang  berjudul “Sistem  Administrasi  Pelayanan  Pada  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu”. Penelitian  tersebut  membahas  kurang  adanya manajemen file yang terstruktur dan perubahan pada data yang mau ditambah, diperbaiki bahkan dihapus memakan  waktu  yang  cukup  lama  karena  harus mencari  data  secara  manual.  Tujuan  utama  dari penelitian  ini  adalah  untuk  membuat  Sistem Administrasi  Laporan  Kutipan  Akta  Kelahiran  pada Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota Bengkulu  menggunakan  Bahasa  Pemrograman Visual Basic 6.0.[1]
Terdapat  pula  hasil  penelitian  yang  dilakukan oleh Anisah dan Nia Novianti pada tahun 2017 yang berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi  Kepegawaian  Pada  Dinas  Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi
Kepulauan Bangka Belitung”. Penelitian ini membahas sudah menggunakan  komputer,  menggunakan  aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel yang disimpan pada  folder,  belum  menggunakan  basis  data (database)  atau  belum  memanfaatkan Database Management  System (DBMS)  sebagai  tempat  untuk menyimpan data yang berkaitan dengan adminsitrasi kepegawaian,  sehingga  data  tersebut  masih  berdiri sendiri-sendiri  tanpa  adanya  keterkaitan  antara  satu data  dengan  data  yang  lainnya.  Sehingga  pada  saat pembuatan  laporan  dan  pencarian  data  adminsitrasi kepegawaian membutuhkan waktu yang lama, karena harus  di  cek  satu  persatusetiap  dokumen  yang  ada. Tujuan  penelitian  ini  agar  pencarian  data  dan pembuatan laporan yang berkaitan dengan administrasi  kepegawaian  dapat  dilakukan  secara cepat, sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi perlu  untuk  diterapkan  agar  semua  permasalahan yang  berkaitan  dengan  administrasi  kepegawaian dapat  teratasi.  Sehingga  dibutuhkan  analisa  dan perancangan sistem informasi adminsitrasi kepegawaian,  yang  dalam  hal  ini  menggunakan metodologi berorientasi objek dengan menggunakan diagram Unified Modelling Language (UML). [2]

## 2.2. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pertama  melakukan  tahap  analisa  proses  bisnis dengan  membuatkan  proses  bisnis  berjalan  dalam lingkup  penelitian  yang  terkait  dengan  penawaran jasa konstruksi, kemudian akan dipaparkan menggunakan Activity Diagram yang
menggambarkan proses bisnis berjalan pada saat ini pada  PT.SOA  CIPTA  JAYA  dengan  menggunakan Software Microsoft Visio 2013. Kemudian melakukan  tahapan  analisa  masalah  digambarkan dengan Cause  Effect  Diagram  (Fishbone) dimana akan ditentukan permasalahan utama  yang ada pada PT.SOA CIPTA JAYA lalu akan diuraikan masalah, sebab dan akibat dari permasalahan tersebut sehingga didapatkan inti permasalahan menggunakan Software Microsoft  Visio 2013.  Tahap  analisa  kebutuhan dilakukan  setelah  permasalahan  pada  PT.SOA CIPTA  JAYA  diketahui,  kemudian  dari  sumber permasalahan  tersebut  dibuatkan  solusi  dengan mengidentifikasi kebutuhan fungsional serta kebutuhan  nonfungsional  yang  diperlukan  dengan menggambarkan Use  Case Diagram  menggunakan Software  Microsoft  Visio 2013.  Tahap  perancangan sistem usulan memodelkan data dengan menggunakan Class Diagram.

## 2.3. METODE PENGEMBANGAN SISTEM
Dalam  penelitian  ini  peneliti  menggunakan metode pengembangan sistem dengan menggunakan metode  Waterfall  Development.  Pemilihan  metode pengembangan sistem berdasarkan kesesuaian model untuk  dipakai,  dalam  metode waterfall setiap tahapan-tahapan  saling  memiliki  keterkaitan  dan pengaruh.  Metode waterfall dimulai  dari  tahap Planning, Analysis, Design, Implementation.

## 3. HASIL PENELITIAN

## 3.1. Analisa Masalah
Berdasarkan pengamatan yang telah dikerjakan, maka  dapat  ditarik  kesimpulan  masalah  yang dihadapi  oleh  PT.  SOA  Cipta  Jaya  untuk meningkatkan  kepuasan  pelanggan,  dapat  dilihat melalui gambar diagram fishbone .
Kurang Efektif dan Efisien Proses Administrasi Jasa Konsutruksi TEMPAT Membuat Surat Permohonanan dan Kebeneran Data memerlukan waktu yang lama Bagian admin melakukan proses penginputan secara berulang Proses Kesalahaan dalam pembuatan Invonve Terlalu banyaknya dokumen yang menumpuk Dan tempat penyimpanan arsip tidak efisien Terselipnya dokumen dan rusaknya dokumen DOKUMEN Bagian admin membuat surat permohonan Dan kebenaran data bersumber dari data pelanggan Banyaknya dokumen yang hilang dan rusak Informasi status sertifikat sering terjadi kesalahan Tidak adanya dokumentasi dalam pengambilan dan pengiriman sertifikat Belum adanya pencatatan status sertifikat Tidak ada dokumentasi pencatatan kesepakatan Sering terjadinya kesalahan pemesanan jasa sertifikat Transaksi kesepakatan dilakukan via telpon Belum ada pencatatan bukti pembayaran Tidak adanya informasi data rekap pembayaran

## Gambar 1. Fishbone Diagram
Masalah yang ada di PT. SOA Cipta Jaya antara lain  memiliki  berbagai  faktor  kesalahaan  mulai  dari Proses yang berjalan diperusahaan dimana
didominasi  dengan  tidak  adanya  sebuah  system dimana  dapat  mempermudah  dalam  memberikan pelayanan  kepada  pelanggan  untuk  membuatkan Surat Permohonan dan lain sebagainya, Tempat yang sudah  tidak  lagi  memadai  untuk  penyimpanan  data pelanggan  sehingga  banyak  memakan  waktu  untuk melakukan  pencarian  berkas  ketika  dibutuhkan  dan dapat  menyebabkan  kekecewaan  karena  pelayanan yang  kurang  cepat,  serta  faktor  dari  dokumen  yang terkadang  suka  tidak  sesuai  dengan  kebutuhan  atau bahkan  ada  kesalahaan  pengisian  data  dikarenakan tidak  hanya  melayani  satu  pelanggan  saja  disatu harinya.

## 3.2. Analisa dan Perancangan Sistem
3.2.1. Activity Diagram 1.  Proses Penawaran Bagian  Markerting  menawarkan  jasa  pembuatan sertifkat  kepada  client  yang  bergerak  pada  bidang konstruksi  melalui  email.  Apabila  client  menyetujui client  mengkonfirmasi  melalui  via  telpon  untuk memberikan  detail  jumlah  sertifikat  yang  akan diajukan  untuk  dibuatkan  sertifikasi  dibidang konstruksi  berupa  Surat  Keterangan  Ahli  atau  Surat Keterampilan sesuai kebutuhan perusahaan oleh PT. SOA Cipta Jaya.
Gambar 2. Activity Diagram Proses Penawaran
2. Proses Pemesanan
Jika  sudah  sepakat  maka  Bagian  marketing memproses transaksi yang telah dilakukan via telpon dengan  menyiapkan  invoice  sebagai  tagihan  dari pembuatan  sertifikat.  Kemudian  invoce  tersebut dikirimkan  melalu  email  kepada  client.  Bila  client menyetujui  invoice  tersebut,  client  mengirimkan persyaratan  berupa  KTP,  NPWP,  Pas  foto  dan dokumen  pendukung  lainya  yang  akan  diajukan untuk pembuatan sertifikat.

## Gambar 3. Activity Diagram Proses Pemesanan
3. Proses Test
Bagian  marketing  menyerahkan  dokumen  surat permohonan dan kebenaran data diberikan oleh client untuk  menandatangani  surat  permohonan  dan kebenaran  data.  Jika  client  sudah  menandatangani dokumen. Bagian marketing menyerahkan dokumen kepada LPJK (lembaga pengembang jasa konstruksi). Kemudian  pihak  LPJK  memberikan  informasi kepada  PT.  SOA  Cipta  Jaya  bahwa  client  bisa mengikuti test tertulis. Bagian marketing menginformasikan  bahwa  client  tersebut  dapat melakukan test tertulis di LPJK dan menunggu hasil dari  tes  tersebut.  Jika  hasil  test  tersebut  lulus  maka LPJK  memberikan  informasi  bahwa  client  tersebut lulus. marketing PT. SOA Cipta Jaya mengirformasikan client bahwa telah lulus uji.

## 4. Proses pembayaran dan pengiriman
Manager  membuat  sertifikat  dan  memberikan kebagian  marketing  untuk  diberikan  kepada  client. Marketing  mengkonfirmasi  kepada  client  bahwa sertifikasi  sudah  selesai  dan  meminta  client  untuk membayarkan tagihan yang tercantum pada invoice. Jika  client  sudah  membayar,  bagian  marketing melakukan  konfirmasi  ke  bagian  keuangan  untuk dibuatakan  kwitansi  dan  diserahkan  kepada  client beserta  sertifikat.  Jika  client  berada  di  luar  daerah maka  pembayaran  melalui  transfer  dan  sertifikat dikirim melalui jasa pengantar barang.
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pembayaran dan Pengiriman
5. Proses laporan
Bagian keuangan membuat rekapan data sertifikat yang telah dibuat dan diberikan bagian manager.
Gambar 6. Activity Diagram Proses Pembuatan Surat Pernyataan

## 3.2.2. Use Case Diagram
Berdasarkan proses bisnis yang terjadi maka diusulkan sebuah batasan sistem meliputi. Use Case Diagram Master, Use Case Diagram Transaksi dan Use Case Diagram Laporan.
Gambar 7. Use Case Diagram Master
Gambar 8. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 8. Use Case Diagram Laporan
Pada  Use  Case  Diagram  Master,  Transaksi  dan Laporan  merupakan  batasan  yang  dilakukan  oleh Staff Admin untuk entry data master, transaksi serta mencetakan  laporan  sesuai  dengan  kebutuhan  PT. SOA Cipta Jaya.
3.2.3. Class Diagram Struktur Class  Diagram yang  dirancang  untuk mendukung batasan  yang telah ditentukan pada Use Case  Diagram  dapat  dilihat  pada  Gambar  9  yang terdiri dari 18 Class.
Gambar 9. Class Diagram

## 3.2.4. Rancangan Layar
Sesuai  dengan Class  Diagram,  Use  Case Diagram dan Activty  Diagram maka  Rancangan Sistem yang diusulkan dapat dilihat sebagai berikut: (1) Struktur Tampilan
Racangan sistem yang terbagi menjadi 4 (Master, Transaksi, Laporan dan Keluar) sesuai fungsi sebagai berikut:
ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMNISTRASI SERTIFIKASI DIBIDANG KONSTRUKSI
STUDI KASUS: PT.SOA CIPTA JAYA Master Transaksi Laporan Entry Sales Entry Jasa Entry Surat Permohonan Entry Pelanggan Entry Bukti Tagihan LPJK Entry Deal Cetak Laporan Pengiriman Cetak Laporan Penerimaan Cetak Pembayaran Per Bulan/ Marketing Entry Invoice Entry Penerimaan Hasil Ujian Cetak Laporan Rekap Transaksi Per Bulan Entry Jenis Syarat Entry Surat Penawaran Cetak Laporan Pengambilan Entry Persyaratan Entry Bidang Entry Sub Bidang Entry Peserta Cetak Kwitansi Keluar Gambar 10. Struktur Tampilan
(2) Rancangan Layar dan Sequence Diagram
Berdasarkan  batasan  yang  sudah  ditentukan berikut adalah beberapa layar yang akan digunakan:
Gambar 12. Rancangan Layar Entry Surat Penawaran
Layar Entry Pelanggan  (Gambar  11)  digunakan untuk  menginput  data  pelanggan,  dapat  melakukan penyimpanan,  penghapusan  data,  merubah  data pelanggan. Rincian alur dapat dilihat pada Sequence Diagram  Gambar  13.  Sedangkan  Layar Entry Surat Penawaran  (Gambar  12)  digunakan  untuk  membuat Surat  Penawaran  yang  akan  diberikan  kepada pelanggan,  rincian  alur  dapat  dilihat  pada Sequence Diagram Gambar 13.
Gambar 13. Sequence Diagram Entry Data Pelangan
Gambar 11. Rancangan Form Entry Data Pelangan
Gambar 14. Sequence Diagram Entry Surat Penawaran
Gambar 15. Rancangan Layar Cetak Rekap Transaksi Per Bulan
PT.SOA CIPTA JAYA JALAN RAYA MERUYA UTARA, NO.65A MERUYA UTARA KEMBANGAN,JAKARTA BARAT 11520 Periode :  DD/MM/YYYY s/d Laporan Rekap Transaksi Per Bulan Kode kwitansi Tanggal Kode peserta Nama peserta Jumlah Jakarta, DD-MM-YYY Manager keuangan 999999999999 X-15-X X-7-X DD/MM/YYY X-7-X X-7-X DD/MM/YYY X-7-X X-15-X 999999999999 DD/MM/YYYY
Gambar 16. Sequence Diagram Cetak Rekap Transaksi Per
Bulan
Gambar 17. Sequence Diagram Cetak Laporan Rekap Transaksi

## Per Bulan
Layar Cetak Laporan Rekap Transaksi Per Bulan (Gambar  15)  digunakan  untuk  mencetak  Laporan Transaksi  ada  setiap  bulannya  berdasarkan  periode
tanggal  tertentu,  dimana  bentuk  hasil  cetakan  dapat dilihat  pada  Mockup  Keluaran  Laporan  Rekap Transaksi Per Bulan (Gambar 16). Alur program pada Cetak Laporan Rekap Tagihan Per Bulan dapat dilihat pada  Sequence  Diagram  Cetak  Laporan  Rekap Transaksi Per Bulan (Gambar 17)

## 4. KESIMPULAN
Setelah mempelajari beberapa permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan  yang dapat diambil seperti dibawah ini.
1. Pada sistem berjalan ditemui beberapa kelemahan antara  lain  masih  kurangnya  ketelitian  dalam pencarian data pelanggan, karena masih disimpan secara manual.
2. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi dapat mempercepat pencarian data dan proses dokumentasi  jadi  bisa  diandalkan,  karena  data- datanya tersimpan didalam database.
3. Penggunaan  sistem  yang  terkomputerisasi  dapat membantu PT.SOA Cipta Jaya dalam membantu dan  mempercepat  pembuatan  laporan,  sehingga kekurangan  sistem  yang  lama  dapat  teratasi dengan baik.
4. Sistem  yang  telah  terkomputerisasi  dapat memberikan  kemudahan  dan  sudah  tidak mengitung  manual  dalam  penentuan  pemesanan sertifikat  dan  informasi  yang  diberikan  lebih detail.
5. Sistem  yang  telah  terkomputerisasi  dapat mengurangi  kesalahan  dalam  proses  pembuatan laporan bulanan yang sering terjadi karena faktor kesalahan ataupun kelalaian manusia pada proses pencatatan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Natalia,  Leni  dan  Kenedi,  Indra  “ Sistem Administrasi  Pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkulu ”.  Bengkulu,
2011
[2] Anisah  dan  Novianti,  Nia  “ Analisa  Dan
Perancangan  Sistem  Informasi  Administrasi Kepegawaian  Pada  Dinas  Kebudayaan  Dan Pariwisata Provinsi Kepulauan Bangka Belitung ”. Bangka Belitung, 2017 : CtrlEntrySuratPenawaran : CtrlEntrySuratPenawaran : Admin : Admin : FormEntrySuratPenawaran : FormEntrySuratPenawaran : Pelanggan : Pelanggan : Sales : Sales : Jasa : Jasa : SuratPenawaran : SuratPenawaran : Dapat2 : Dapat2 Open () Autonumber() Autonumber() Show No_sp() Cari_Pelanggan Cari_Pelanggan() Get Data Pelanggan() Show Data Pelanggan() Cari_Sales() Cari_Sales() Get Data Sales() Show Data Sales() Cari_Jasa() Cari_Jasa() Get Data Jasa() Show Data Jasa() Input Surat Penawaran () Input Surat Penawaran () Tambah() Tambah() Show Listview Surat Penawaran() Simpan & Cetak() Simpan & Cetak() Simpan() Simpan() Batal () Batal() Bersih() Keluar() Keluar() Show Cetak()