## Perancangan Manajemen Acara untuk Telkom Corporate University Center (Periode Agustus-Desember 2023)
Daffa Diovani Ajibroto 1* , Pradipta Dirgantara 2
1*,2 Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Komunikasi dan Bisnis, Universitas Telkom, Kota Bandung, Provinsi Jawa Barat, Indones ia.

## a r t i c l e  i n f o
Article history: Received 20 December 2023 Received in revised form 26 February 2024 Accepted 25 March 2024 Available online April 2024.
DOI: https://doi.org/10.35870/jti k.v8i2.1958.

## Keywords:
Event Management; Knowledge Transfer; Webinar; Telkom Corporate University Center.

## Kata Kunci:
Manajemen Acara; Transfer Pengetahuan; Webinar; Telkom Corporate University Center.
ACM Computing Classification System (CCS)
Communication and Mass Media Complete (CMMC)

## a b s t r a c t
This research designs an event management plan for the Telkom Corporate University Center  during  August-December  2023.  This  research  explores  knowledge  transfer strategies through webinars, evaluates their effectiveness, and their impact on audience perception  and  engagement.  The  results  show  the  importance  of  communication  in conveying the company's strategic messages and enriching employees' understanding of the competitive business environment. Observation and documentation methods are used to strengthen research design and develop effective event management practices. The conclusion emphasizes the need for employee optimization and knowledge transfer to create human resources that are ready to compete. Despite facing budget and time challenges, the final results of this event demonstrated a positive response from webinar participants and maintained the company's professional image.

## a b s t r a k
Penelitian ini merancang rencana manajemen acara untuk Telkom Corporate University Center selama Agustus-Desember 2023. Penelitian ini mengeksplorasi strategi transfer pengetahuan  melalui  webinar,  mengevaluasi  efektivitasnya,  dan  dampaknya  terhadap persepsi dan keterlibatan audiens. Hasilnya menunjukkan pentingnya komunikasi dalam menyampaikan  pesan  strategis  perusahaan  dan  memperkaya  pemahaman  karyawan tentang  lingkungan  bisnis  yang  kompetitif.  Metode  observasi  dan  dokumentasi digunakan untuk memperkuat desain penelitian serta pengembangan praktik manajemen acara yang efektif. Kesimpulan menekankan perlunya optimalisasi karyawan dan transfer pengetahuan untuk menciptakan sumber daya manusia yang siap bersaing. Meskipun dihadapkan  pada  tantangan  anggaran  dan  waktu,  hasil  akhir  acara  ini  menunjukkan respons positif dari peserta webinar dan mempertahankan citra profesional perusahaan.
*Corresponding Author. Email: daffadiovania@student.telkomuniversity.ac.id 1* .
© E-ISSN: 2580-1643.
Copyright @ 2024 by the authors of this article. Published by Lembaga Otonom Lembaga Informasi dan Riset Indonesia (KITA INFO dan RISET). This work is licensed under a Creative Commons Attribution- NonCommercial 4.0 International License.

## Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi)
Journal Homepage: http://journal.lembagakita.org/index.php/jtik

## 1. Latar Belakang
Beragam  acara  di  Indonesia  diwujudkan  sebagai bentuk  dari  motif-motif  yang  berbeda,  mulai  dari acara pariwisata, acara kenegaraan, acara perusahaan, dan  banyak  lagi  jenis  acara  yang  diselenggarakan mengacu  kepada  output  dari  masing-masing penyelenggara.  Kini acara  tidak  hanya  menjadi  satu bentuk  hiburan  saja,  melainkan  menjadi  alat  atau sarana  sebuah  perusahaan,  lembaga,  atau  institusi dalam melakukan promosi. Event bukan lagi hanya sebagai  hiburan,  namun  event  sudah  dijadikan  alat untuk  sebagai  sarana  sebuah  perusahaan  untuk melakukan  promosi  [1].  Event  merupakan  sebuah kegiatan  yang  diadakan  untuk  acara  penting  dalam hidup  manusia  yang  terikat  dengan  adanya  adat, budaya  dan  agama.  Sebuah  event  biasanya diselenggarakan  secara  offline  atau  fisik  sehingga peserta  atau  audience  akan  hadir  kesebuah  venue untuk menghadiri event tersebut (Noor & Mubarok, 2020) [2]. Pandemi covid yang melanda dunia tahun 2020 membuat seluruh masyarakat diharuskan untuk menjaga  jarak  karena  penyebarannya  yang  sangat cepat.  Pemerintah  Indonesia  sendiri  mengeluarkan peraturan  darurat  pada  tahun  2020  yang  berisikan pembatasan mobilitas. Hal ini mengubah mode dan tren  manajemen  acara,  pada  saat  Covid-19  belum beredar  dan  Peraturan  Pemerintah  perihal pembatasan  mobilitas  belum  terbit,  hampir  acara- acara  yang  diselenggarakan  oleh  berbagai  pihak dilakukan secara tatap muka, dan dimana setiap orang yang hadir pada acara tersebut merasakan euphoria tersendiri,  dengan  pembatasan  mobilitas  yang diterapkan  oleh  pemerintah,  maka  hampir  semua acara dialihkan secara jarak jauh atau menggunakan aplikasi meeting online .
Manajemen  acara  menjadi  salah  satu  media  untuk perusahaan  dalam  meningkatkan  pengetahuan, interaksi,  kualitas  sumber  daya  manusianya.  Untuk meningkatkan  knowledge  Sumber  Daya  Manusia transfer knowledge dibungkus kedalam kegiatan yang berbentuk  Manajemen  Acara.  Dalam  proses operasional  terdapat  elemen-elemen  yang  harus dimiliki  sebuah  perusahaan  seperti  sumber  daya manusia,  modal,  teknologi,  dan  material.  Sumber Daya  Manusia  (SDM)  sebagai  salah  satu  elemen penting  dalam  sebuah  perusahaan  dengan  segala atribut kemampuan atau kompetensinya berpeluang besar  menjadi  penggerak  keunggulan  kompetitif
perusahaan.  Dalam  strategi  bersaing, SDM  memiliki keunggulan  dibandingkan  dengan  sumber  daya perusahaan  lainnya  karena  mampu  berkembang maupun  dikembangkan  sesuai  dinamisnya  waktu, lingkungan  bisnis,  teknologi,  dan  kebutuhan perusahaan.  Hal  itu  membuktikan  perlu  adanya pengembangan dan pelatihan SDM agar kompetensinya dapat meningkat.
PT.  Telekomunikasi  Indonesia  Tbk.  (selanjutnya disebut  PT  Telkom)  adalah  Badan  Usaha  Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang komunikasi dan  Informasi.  PT.  Telkom  ini  melayani  berbagai keperluan  konsumen  terhadap  produk-produk  PT. Telkom.  Perusahan  besar  seperti  PT.  Telkom  selalu mengikuti pertumbuhan atau perkembangan komunikasi  dan  memenuhi  kebutuhan  masyarakat sehingga  mampu  bersaing  dengan  perusahaan telekomunikasi  lainnya.  Untuk  itu,  perlu  cara  atau upaya yang dari perusahaan dalam mengelola sumber daya  manusia  yang  ada  agar  mampu  meningkatkan produktivitas  dan  bersaing  dengan  perusahaan lainnya.  Sebab  dengan  memiliki  sebuah  kunci keberhasilan tersebut maka perusahaan sudah mampu mencapai  tujuan  dan  kelangsungan  hidup  suatu perusahaan  di  masa  yang  akan  datang.  PT.  Telkom memerlukan  peningkatan  kualitas  sumber  daya manusia  agar  menghasilkan  SDM  yang  unggul  dan siap  membawa  PT.  Telkom  bersaing  dengan Kompetitornya.
Ada  banyak  rancangan  manajemen  acara  yang digunakan secara internal untuk meningkatkan SDM Perusahaan  baik  perusahaan  kecil  maupun  besar. Salah satunya adalah PT. Unilever yang mengadakan internal  gathering  guna  memaksimalkan  dan mengoptimalkan  kinerja  karyawannya.  Penerapan strategi  peningkatan  kualitas  kinerja  karyawan  yang dilakukan  PT.  Jasa  Marga  yaitu  dengan  melakukan pelatihan kompetensi karyawan, remunerasi karyawan, promosi jabatan karyawan, dan pemberian penghargaan. Tidak hanya PT. Unilever dan PT. Jasa Marga, PT. Paragon juga kerap mengadakan training karyawan  setiap  dua  bulan  guna  memaksimalkan kinerja dan daya saing karyawan terhadap Perusahaan- perusahaan kompetitor.

## 2. Metode Penelitian
Dalam pelaksanaannya, penelitian ini menggunakan beberapa metode, yaitu:

## 1) Observasi
Menurut Sugiyono (2012), Observasi merupakan Teknik  pengumpulan  data  untuk  mengamati perilaku  manusia,  proses  kerja,  gejala  alam  dan responden.  Teknik  ini  melibatkan  aktivitas seperti  mendengar,  membaca,  mencium  dan menyentuh suatu hal [3].
2) Dokumentasi
Dokumentasi  adalah  pengumpulan,  pemilihan, pengolahan,  dan  penyimpanan  informasi  dalam bidang pengetahuan. Selain itu, dokumentasi juga diartikan  sebagai  pemberian  atau  pengumpulan bukti  dan  keterangan  (seperti  gambar,  kutipan, guntingan  koran,  dan  bahan  referensi  lain. Dokumentasi juga merupakan hal yang dilakukan untuk  mengumpulkan  bukti  dan  juga  informasi yang  berasal  dari  laporan,  tesis,  sumber  tertulis dalam  tulis  maupun  elektronik.  Dalam  hal  ini, penulis mendokumentasikan beberapa hal seperti referensi video untuk menjadi bahan brainstorming,  persiapan  baik  alat  maupun  set lokasi  dan  juga  tentunya  proses  produksinya nanti [4].
Tahap  awal  penelitian  ini  adalah  dilakukannya Observasi  dalam  bentuk  menelaah  dan  mengamati knowledge  apa  yang  dibutuhkan  oleh  karyawan Telkom group guna mengetahui apa tema yang harus diangkat  dan  siapa  pembicara  yang  cocok  untuk memaparkan  materi  tersebut  sehingga  mudah dipahami  oleh  karyawan  Telkomgroup.  Setelah  itu, dilakukannya  dokumentasi  guna  mempersiapkan desain-desain  yang  diperlukan  untuk  aset-aset  pada acara tersebut.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Unit Tribe  Knowledge  Management Telkom Corporate University  Center yang  selanjutnya  dikenal  sebagai Telkom  Corpu  memiliki  program  webinar  yaitu Expert  Insight yang  dilaksanakan  satu  bulan  dua sampai  tiga  kali.  Proses melibatkan 3  tahapan  yaitu tahapan pra produksi, produksi, dan pasca produksi.
Proses  dimulai  dengan  diskusi  dan  brainstorming untuk menemukan konsep dan tema yang segar yang tetap mempertahankan esensi dari Expert Insight yaitu karyawan  Telkom  group  mendapatkan  transfer knowledge dari  para  pembicara  yang Expert ,  guna menambah  pengetahuan  karyawan  Telkom  group guna  mengoptimalkan  dan  menjaga  kestabilan  PT. Telkom  untuk  bersaing  dengan  Perusahaan- perusahaan kompetitor, pada akhirnya muncul salah satu  tema  webinar  “  Menguasai  Tata  Bahasa  dan Ejaan: Penggunaan Kalimat dalam Menyusun Artikel, dan Presentasi yang E fektif”. Dalam proses produksi ini  melibatkan  3  Unit  yaitu  Unit Tribe  Knowledge Managament , Unit P artnership Operation Managament , dan Unit Virtual Advanced Learning Studio , Teknis produksi memperhatikan,  pemilihan  tema,  konsep  dan narasumber  serta  komponen-komponen  yang diperlukan  pada  acara  webinar,  semuanya  bertujuan guna menyampaikan materi yang dibalut dalam suatu webinar yang menarik.
Dalam  proses  produksinya,  pada  awalnya  kami mencari  konsep  dan  tema  webinar  yang  bisa menghadirkan  pemateri  dari  eksternal  yang  dikenal oleh  berbagai  kalangan,  namun  tidak  terlepas  dari berbagai hambatan yang dialami seperti mempertimbangkan  narasumber-narasumber  yang cocok,  target  participant.  Namun,  hambatan  ini dijadikan sebuah tantangan oleh penulis yang Dimana akhirnya  bisa  membuat  hasil  yang  maksimal  dalam proses perancangan acara sampai hari h pelaksanaan.
Unit Tribe  Knowledge  Management memilih  Ivan  Lanin sebagai  narasumber  yang  dianggap  mampu  untuk memaparkan  materi  dengan  judul  acara  yang  sudah disebutkan  diatas.  Konsep  acara  webinar  Expert Insight  mengusung  konsep  acara  Daring  Dimana panitia  dan  peserta  webinar  bisa  mengikuti  webinar dari jarak jauh sehingga mampu menjangkau seluruh karyawan  Telkomgroup,  pada  acara  ini  rangkaian pertama  adalah  Pembukaan  Acara  oleh  MC, Sambutan dari Deputy Senior General Manager Telkom Corpu, Pemaparan materi oleh narasumber, sesi tanya jawab, kesimpulan, Games Kahoot dan ditutup oleh MC. Berikut adalah cuplikan dokumentasi dari acara Webinar Expert Insight ditunjukkan pada gambar 1.
Gambar 1. Cuplikan Dokumentasi Webinar Expert

## Insight di Telkom Corpu
Acara yang berhasil dilaksanakan dengan mengusung konsep  Daring  yang  berjudul  “Menguasai  Tata Bahasa  dan  Ejaan:  Penggunaan  Kalimat  dalam Menyusun  Artikel,  dan  Presentasi  yang  Efektif”. Pada 13 Oktober 2023 tersebutr, terdapat sejumlah elemen  komunikasi,  termasuk  komunikasi  digital, penggunaan  platform  publikasi  dan  eksekusi  acara seperti Instagram, Email, dan Whatsapp group guna media  publikasi,  zoom  meeting,  mydigilearn,  dan youtube guna live streaming dan akses peserta untuk mengikuti webinar tersebut.
Proses persiapan acara ini berjalan sesuai rencana dan konsep  awal  yang  telah  ditetapkan.  Meskipun  tim menghadapi beberapa kendala teknis seperti, koneksi jaringan narasumber yang tidak stabil, keterlambatan memnbuka acara, namun mereka berhasil mengatasi dengan kerja keras dan fleksibelitas. Kendala lainnya muncul terkait banyaknya peserta webinar yang tidak menyalakan  kameranya  saat  berlangsungnya  acara. Meskipun  demikian  itu  adalah  hal  yang  tidak  bisa diatur  dan  dikendalikan  oleh  pihak  penyelenggara, karena acara ini diselenggarakan daring di waktu hari kerja  sehingga  banyak  karyawan  Telkomgroup mengikuti webinar ini sambil bekerja dari tempatnya masing-masing.
Kendala-kendala  tersebut  tidak  dianggap  sebagai hambatan  yang  tidak  teratasi,  melainkan  sebagai peluang untuk belajar, dimasa yang akan datang agar acara bisa dibuat lebih menarik audiens lagi selain dari segi  narasumber,  sehingga  peserta  yang  mengikuti webinar  tersebut  tertarik  untuk  menyalakan kameranya saat webinar berlangsung. Hasil dari acara webinar  ini  pun  menuai  respon  positif  saat  acara berlangsung, hal tersebut dibuktikan dengan jumlah partisipant  yang  hadir  mencapai  843  peserta,  hal
tersebut  tidak  terlepas  dari  publikasi  yang  dilakukan sebelum  berlangsungnya  acara.  Namun,  jangkauan audiens dan pengaruh eksistensi dari narasumber dari publikasi  tersebut  mampu  menarik  massa  sehingga peserta tertarik untuk mengikuti webinar ini. Berikut adalah  bukti  kredibilitas  dan  eksistensi  narasumber yang tertera pada gambar 2.
Gambar 2. Curirculum Vitae Narasumber
Desain  poster  atau  flyer  yang  dipublikasikan  tentu mempengaruhi  ketertarikan  calon  peserta  webinar terhadap konten yang dipublikasikan. Berikut adalah salah  satu  konten  yang  dipublikasikan  melalui Instagram @telkom.corpu seperti yang terlihat pada gambar 3 berikut.
Gambar 3. Poster publikasi di Instagram

## 4. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah  acara  daring webinar Expert  Insight Telkom Corporate  University Center menegaskan  bahwa  perlunya  optimalisasi karyawan,  transfer knowledge kepada  karyawan  guna meningkatkan pengetahuan dan menciptakan sumber daya  manusia  yang  siap  akan  persaingan  dengan Perusahaan-perusahaan  kompetitor,  penyampaian knowledge  dibungkus  menjadi  acara  yang  menarik
sehingga  tidak  hanya  pengetahuan  yang  ditambah tetapi  pengetahuan  akan  cara  membungkus  materi melalui  acara  yang  menarik.  Meskipun  dihadapkan pada  tantangan  budget  dan  waktu,  hasil  akhir  dari acara  ini  menunjukkan  hasil  positif  dari  peserta webinar  dan  memepertahankan  citra  professional perusahaab.  Hal  ini  mengindikasikan  preferensi peserta terhadap penyampaian materi secara formal dalam penyampaian pesan korporat.
Saran  akademis  menekankan  perlunya  peningkatan engagement dan integrasi dengan platform lain serta pengembangan konsep acara terkait webinar Expert Insight dengan berbagai keahlian, termasuk publikasi seperti  TikTok.  Saran  praktis  mencakup  ide  untuk menggunakan  tema  yang  sedang  trending  dengan variasi  yang  menarik,  pemanfaatan  media  publikasi Tiktok untuk teaser, poster dan konten-konten lain sehingga mampu  membuat audiens penasaran akan acara yang akan diselenggarakan.

## 5. Daftar Pustaka
[1] Pahlephi,  R.  (2022).  Dokumentasi  Adalah:
Mengenal Fungsi, Kegiatan, dan
Jenisnya. Daimbil  dari:  https://www.  detik. com/bali/berita/d-6409573/dokumentasi-adalah- mengenal-fungsi-kegiatan-dan-jenisnya .
[2] Hasanah,  H.  (2017).  Teknik-teknik  observasi (sebuah  alternatif  metode  pengumpulan  data kualitatif  ilmu-ilmu  sosial). At-Taqaddum , 8 (1), 21-46. DOI: 10.21580/at.v8i1.1163 PDF.
[3] Uljanatunnisa, U., Handayani, L., & Alisyah, V. (2020).  ANALISIS  MANAJEMEN  EVENT
(Studi  Kasus  Program  CSR  Wirausaha  Muda Mandiri 2019). Expose: Jurnal Ilmu Komunikasi , 3 (1), 95-112. DOI: http://dx.doi.org/10.33021/exp.v3i1.1068. [4] Setiani,  S.  A.,  Supiarza,  H.,  &  Nafsika,  S.  S. (2023).  Implikasi  Kode  Klasifikasi  Program Televisi  Catatan  Si  Bocil  NET  TV  Terhadap Tayangan  Anak. Jurnal  JTIK  (Jurnal  Teknologi Informasi  dan  Komunikasi) , 7 (3),  500-510.  DOI: https://doi.org/10.35870/jtik.v7i3.1011.