Sistem Informasi Penawaran Proyek Pembangunan Pada CV. Nur Fiqri Pontianak
Deasy Purwaningtias [1] , Deni Risdiansyah [2]
[1][2] Program Studi Manajemen Informatika, AMIK BSI Pontianak E-mail : deasy.dwg@bsi.ac.id [1] , deni.drx@bsi.ac.id [2]

## ABSTRAK
Abstrak— Membuat surat penawaran adalah hal yang wajib dilakukan oleh kontraktor untuk mendapatkan proyek yang mereka inginkan tetapi karena banyaknya persaingan maka  para  kontraktor  bersaing  untuk  membuat  surat-surat  penawaran  yang  sebaik- baiknya agar pihak penawaran lebih tertarik kepada penawar itu sendiri. Tetapi karena media aplikasi yang digunakan sekarang masih di anggap belum cukup fleksibel maka terkadang tidak sedikit kendala dalam pembuatan surat yang dilakukan selama ini. Oleh karena itu dalam penelitian yang dilakukan, diharapkan dapat menghasilkan suatu kayra yaitu sebuah aplikasi yang diharapkan dapat membantu bagian administrasi maupun staf pada CV. NUR FIQRI dalam pembuatan surat-surat penawaran yang baik sehingga dapat membantu dalam pekerjaan.
Kata Kunci : Surat Penawaran, Aplikasi, Perusahaan
Abstract— Creating a letter of offer is something that the contractor must do to get the project they want but because of the competition, the contractors compete to make the best possible bidding letters to make the bidder more interested in the bidder itself. But because  the  media  applications  that  are  used  now  are  still  not  flexible  enough  then sometimes not a few obstacles in the making of letters done so far. Therefore, in research conducted, is expected to produce a kayra is an application that is expected to assist the administration and staff at CV. NUR FIQRI in the making of good offer letters so as to assist in the work.
Index Terms : Offer Letter, Application, Company
——————————  ——————————

## 1. PENDAHULUAN
Kepadatan  penduduk  di  wilayah Kalimantan Barat semakin lama semakin meningkat. Peningkatan jumlah populasi penduduk di wilayah Kalimantan  Barat  membuat  banyaknya peluang  dalam  hal  pembangunan- pembangunan di daerah tersebut. Mulai dari pembuatan maupun perbaikan jalan,
pembangunan gedung-gedung perkantoran, hingga pembangunan perumahan dan ruko. Semakin banyaknya  kontraktor  yang  ikut  serta maka  semakin  banyaknya  persaingan dalam  mendapatkan  peluang  tersebut.
Untuk  bisa  mendapatkan  proyek  yang tersedia  maka  para  kontraktor  saling bersaing untuk membuat surat penawaran yang semenarik mungkin.
CV.  Nur  Fiqri  adalah  salah  satu perusahaan yang bergerak dalam bidang kontraktor.  Salah  tugas  CV.  Nur  Fiqri adalah membuat surat penawaran untuk panitia  penawar  pekerjaan.  Tetapi karena  pembuatannya  yang  masih mengandalkan  text  editor  mocrosoft office membuat pekerjaan CV. Nur Fiqri sedikit kurang efektif.
Adapun permasalahan
yang dihadapi antara lain :
a. Untuk setiap pengerjaan sebuah surat penawaran  mereka  harus  membuat sebuah  file  untuk  surat  tersebut, sehingga  banyak  tempat  file  yang  di simpan di dalam PC/Laptop mereka.
b. Pencarian data yang memakan waktu.
c. Terkadang  ada  surat  yang  tidak ditemukan karena tempat penyimpanan yang terlupakan.
Tujuan  dari  penulisan  ini  adalah dapat  memberikan  alternatif  solusi pemecahan masalah yang dihadapai oleh kontraktor dalam pembuatan surat-surat penawaran.
2.

## TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Menurut Pratama (2014:7) mengemukakan bahwa “Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur  yang  saling  berkaitan  dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama”.
Definisi  menurut  Fatta  (2007:3) yaitu  “Sistem  dapat  diartikan  sebagai suatu  kumpulan  atau  himpunan  dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi,  saling  berinteraksi,  dan saling bergantung sama lain”.

## 2.2. Informasi
Menurut  Pratama  (2014:9)  yaitu “Informasi merupakan hasil pengolahan data  dari  satu  atau  berbagai  sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat” Menurut  Davis  didalam  Fatta (2007:9) mengemukakan
bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya  dan  bermanfaat  dalam pengambilan  keputusan  saat  ini  atau mendatang”.

## 2.3. Sistem Informasi
Menurut Pratama (2014:10) bahwa  “Sistem  informasi  merupakan gabungan  dari  empat  bagian  utama. Keempat bagian utama tersebut mencakup  perangkat  lunak  ( software ), perangkat
keras ( hardware ), infrastruktur, dan Sumber Daya Manusia (SDM)  yang  terlatih.  Keempat  bagian utama  ini  saling  berkaitan  untuk menciptakan  sebuah  sistem  yang  dapat mengelola data menjadi informasi yang bermanfaat”.
Sistem  Informasi  didefinisikan sebagai  suatu  alat  untuk  menyajikan informasi  dengan  cara  sedemikian  rupa
sehingga  bermanfaat  bagi  penerimanya menurut Kertahadi didalam Fatta
(2007:9)  dan  terditi  dari  beberapa komponen sebagai berikut : A. Perangkat  keras,  yaitu  komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan  data,  memproses data, dan keluaran data. B. Perangkat  lunak,  yaitu  program dan intruksi yang diberikan kekomputer.
C. Database ,  yaitu  kumpulan  data dan informasi yang diorganisasikan  sedemikian  rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. D. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna  sistem  dengan  sistem komputer  secara  bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.
E. Manusia,  yaitu  personel  dari sistem informasi, meliputi
manajer,  analis,  programer,  dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.4. Visual Basic
Menurut Komputer (2009:2) mengemukakan  bahwa  “Visual  basic adalah  bahasa  pemograman  tingkat tinggi  yang  sudah  sangat  terkenal, dimulai  dengan  BASIC  yang  terdapat pada  komputer  angkatan  tua,  seperti AT286”.

## 2.5. MySQL
Menurut Faisal (2011:126) bahwa “MySQL  merupakan  database  server yang  bersifat  multiuser  dan  multi- threaded.  SQL  adalah  bahasa  database standar yang
memudahkan penyimpanan,  pengubahan  dan  akses informasi.  Pada  MySQL  dikenal  istilah
database dan tabel. Tabel adalah sebuah struktur  data  dua  dimensi  yang  terdiri dari baris-baris record dan kolom.”
Menurut Madcoms (2008:52) yaitu  “MySQL  merupakan  salah  satu software  database  (basis  data)  open source  yang  dikembangkan  sebuah komunitas bernama MySQL AB dengan tujuan membantu user untuk menyimpan data dalam tabel-tabel”.
Tabel terdiri atas field atau kolom yang mengelompokan data-data berdasarkan  kategori  tertentu,  seperti nama,  alamat,  nomor  telepon,  dan sebagainya. Bagian lain dari tabel adalah record  atau  baris  yang  berisikan  data yang sebenarnya.
MySQL maupun software database  yang  lain    dapat  hubungkan oleh aplikasi-aplikasi yang berbeda, baik dari sisi tujuan maupun dari sisi bahasa pemrograman  yang  digunakan  oleh masing-masing aplikasi yang
bersangkutan. Ada empat instruksi dasar yang  digunakan  dalam  sql  (structured query language), yaitu :
A. Select Digunakan  untuk  menampilan data yang telah ada atua tersimpan.
B. Insert Digunakan  untuk  menambahkan data yang baru kedalam database.
C. Update Digunakan  untuk  mengubah  data
yang  telah  disimpan  sebelumnya pada database. D. Delete Digunakan untuk menghapus data yang telah ada pada database.
2.6. Hierarchy Input Process Output
(HIPO)
Merupakan alat dokumentasi program.  Akan  tetapi  sekarang,  banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik
dokumentasi dalam siklus pengembangan  sistem  yang  berbasis pada  fungsi,  yaitu  tiap-tiap  modul  di dalam  sistem  digambarkan  oleh  fungsi utamanya.  Menurut  Fatta  (2007:147)
HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan
pengembangan
suatu  sistem  yang  dikembangkan  oleh
IBM.
HIPO  dapat  digunakan  sebagai alat  pengembangan  sistem  dan  teknik dokumentasi  program.  Penggunaannya mempunyai beberapa sasaran, yaitu:
A. Untuk menyediakan suatu struktur guna  memahami  fungsi-fungsi dari sistem.
B. Untuk  lebih  menekankan  fungsi- fungsi  yang  harus  diselesaikan oleh program.
C. Untuk  menyediakan  penjelasan yang  jelas  dari  input  yang  harus digunakan dan output yang dihasilkan.

## 2.7. LRS
Model  relasional  secara  formal diperkenalkan oleh Dr. E. F. Codd pada tahun  1970  dan  berkembang  saat  itu melalui serangkaian tulisan. Pada model relasional,  suatu  basis  data  merupakan suatu kumpulan tabel relational. Menurut  Simarmata  (2007:156)  suatu tabel  relasional  adalah  suatu  file  flat yang terdiri atas sekumpulan kolom dan sejumlah  baris  yang  tak  dikenal. Sedangkan  suatu  relationship  adalah suatu  keterkaitan  antara  dua  tabel  atau lebih  yang  hubungannya  dinyatakan dengan kunci utama dan kunci tamu.
Kunci merupakan sebuah
kombinasi  dari  satu  kolom  atau  lebih yang  berada  didalam  suatu  tabel  yang secara unik mendefinisikan baris dalam tabel.  Menurut  Simarmata  (2007:162) ada empat sifat yang
diinginkan pada kunci :
A. Familiarity: Nilai-nilai kunci harus berarti bagi pengguna.
B. Stability:  Nilai-nilai  kunci  tidak harus bisa diubah.
C. Minimality: Kolom harus tercakup di dalam kunci jika penting untuk keunikan.
D. Simpicity:  Pendek,  kunci  yang sederhana  lebih  baik  daripada panjang. Secara konseptual, kunci bersifat kompleks.

## 2.8. SDLC
Menurut  Rosa  dan  Shalahuddin (2013:28)  mengatakan  bahwa  “Model Waterfall adalah Model SDLC air terjun (waterfall)  sering  juga  disebut  model sekuensial linier (sequential linear) atau alur  hidup  klasik  (classic  life  cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan  alur  hidup  perangkat  lunak secara  sekuensial  atau  terurut  dimulai dari analisa, desain, pengkodean,
pengujian dan tahap pendukung
(support)”.

## 3. METODOLOGI
3.1. Pengumpulan Data Primer Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara langsung kepada Direktur dan beberapa karyawan CV. Nur Fiqri Pontianak.

## 3.2. Pengumpulan Data Sekunder
Mengumpulkan  data  dengan  cara membaca  dan  mempelajari  buku-buku, makalah-makalah,  artikel-artikel  dan bahan-bahan  dari  internet  yang  sesuai dengan topik yang sedang dibahas.
3.3. Pengembangan Perangkat

## Lunak
Metode  pengembangan  perangkat lunak  yang  digunakan  adalah  metode
Waterfall.  Sebuah  pendekatan  kepada perkembangan  perangkat  lunak  yang sistematik  dan  sekuensial  mulai  dari tingkat  dan  kemajuan  sistem  pada analisis,  desain,  kode,  pengujian,  dan pemeliharaan.  Terdiri  dari  beberapa tahapan, yaitu: tahap analisis, perancangan, pengkodean, dan pengujian

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
CV.  NUR  FIQRI  didirikan  di Pontianak  pada  tanggal  3  Maret  2008 dengan  Akta  Nomor  12  dihadapan notaris  Eddy  Dwi  Pribadi,  SH  di  Jalan Husin  No.  3  Pontianak.  Tujuan  utama pendirian  perusahaan  ini  adalah  agar dapat ikut berpartisipasi  dan membantu Pemerintah Republik Indonesia di dalam melaksanakan  Pembangunan  disegala bidang jasa konstruksi.
Dengan adanya struktur organisasi maka  tidak  akan  timbul  kesimpang siuran  dalam  melaksanakan  tugas-tugas yang diberikan oleh pemimpin perusahaan.  Dalam  hal  ini  strutur organisasi yang dipakai pada CV. NUR FIQRI adalah sebagai berikut :
Sumber: CV. NUR FIQRI Gambar 1. Struktur Organisasi CV. NUR FIQRI
Dari kebutuhan yang ada maka didapatkan  analisa  kebutuhan  sistem sebagai berikut : a. Proses login Pengguna aplikasi wajib memasukkan username dan password sebagai  bukti  bahwa  pengguna tersebut  memiliki  hak  akses  pada aplikasi yang dibuat. b. Proses memasukkan data-data perusahaan Sebelum pembuatan surat, pengguna wajib memasukkan data-data perusahaan yang sifatnya berkesinambungan  atau  sekali  untuk selamanya hingga ada proses perubahan  data  yang  ditentukan waktu perubahannya maupun tidak.
c. Proses memasukkan data-data
pekerjaan baru Pengguna  cukup  memasukkan  data- data  pekerjaan  pada  form  yang ditentukan, form ini cukup sederhana dan diharapkan dapat mengefisiensikan  waktu  pengerjaan surat. d. Proses mencetak surat penawaran Setelah  semua  proses  di  atas  selesai maka pengguna cukup memilih surat mana  yang  akan  di  cetak.  Setelah memilih maka selanjutnya  pengguna mengklik tombol cetak yang telah di sediakan pada aplikasi. e. Proses menambahkan pengguna Untuk  pengguna  yang  memiliki  hak akses  khusus  /  administrator  dapat menambah  atau  mengungari  daftar pengguna  yang  boleh  mengakses aplikasi demi keamanan data.

## 4.1. Perancangan Aplikasi
Beberapa  rancangan  antarmuka pada aplikasi antara lain sebagai berikut
:
A. Saat program pertama kali dijalankan  maka  akan  muncul tampilan Login, jika berhasil login maka akan muncul halaman utama yang berisikan menu Data Perusahaan,  Pembuatan  Surat, Modal Pekerjaan, Persentase Pekerjaan, Cetak Surat Penawaran,  Tambah  Admin  dan Keluar. B. Menu  Data  Perusahaan  berfungsi untuk  menambah,  mengubah  dan menghapus data-data SITU, SIUP,
Pekerjaan, Persinalia, Perusahaan, Komanditer,  Akta,  IUJK,  Pajak dan  SBU.  Data-data  tersebut cukup  disikan  sekali  saja  untuk dapat  digunakan  saat  pembuatan surat.
C. Menu  Pembuatan  Surat  untuk mengelola  data  surat  penawaran yang  baru  maupun  melihat  daftar surat penawaran sebelumnya.
D. Model Pekerjaan digunakan untuk mendata  asal  dana  yang  didapat selama pekerjaan itu berlangsung.
E. Persentase  Pekerjaan  digunakan untuk memantau progres pekerjaan yang sedang berlangsung. F. Menu  Cetak  Surat  Penawaran digunakan  untuk  mencetak  ulang surat  penawaran  yang  sudah pernah dibuat.
G. Menu  Tambah  Admin  Baru, digunakan  untuk  mengelola  siapa saja yang bisa mengakses aplikasi ini.
H. Menu  Keluar  digunakan  untuk mengakhiri aplikasi.

## 4.2. Hierarchy Input Process Output (HIPO)
Sumber : Hasil Penelitian Gambar 2. HIPO

## 4.3. Database
Sumber : Hasil Penelitian

## Gambar 3. Logical Relational Strukture (LRS)

## 4.4. Desain Interface
A. Tampilan Masuk Tampilan ini digunakan untuk
verifikasi  siapa  saja  yang  berhak  masuk kedalam sistem. Tentu saja data-data admin tersebut  telah  disimpan  terlebih  dahulu sebelum kita mencoba masuk.

## Gambar 4. Tampilan Masuk
B. Tampilan Menu Utama
Ini adalah tampilan kedua pada sistem setelah  kita  berhasil  masuk.  Disini  terdapat beberapa menu diantaranya Data Perusahaan, Pembuatan Surat, Modal
Pekerjaan, Persentase Pekerjaan, Cetak Surat Penawaran,  Tambah  Admin  dan  Tombol Keluar.
Gambar 5. Tampilan Menu Utama C. Tampilan Data Perusahaan Menu  ini  berfungsi  untuk  mengelola data-data yang berhubungan dengan perusahaan  seperti  SITU,  SIUP,  Pekerja, Personalia,  Komanditer,  Akta,  IUJK,  SBU dan  Pajak.  Data-data  tersebut  cukup dimasukkan  sekali  saja  dan  selanjutnya otomatis  terpanggil  ketika  ingin  mengelola surat yang baru akan dibuat.
Gambar 6. Tampilan Data Perusahaan

## D. Tampilan Pembuatan Surat Penawaran
Ini  adalah  fungsi  utama  pada  aplikasi ini.  Pembuatan  surat  penawaran  merupakan gabungan  dari  beberapa  data  perusahaan yang  sebelumnya  telah  tersimpan  dan selanjutnya  data-data  tersebut  akan  dikelola dengan  data  pendukung  lainnya  sehingga terbentuknya Surat Penawaran untuk perusahaan tersebut.

## Gambar 7. Tampilan Pembuatan Surat Penawaran

## E. Tampilan Modal Kerja Perusahaan
Tampilan  ini  sebagai  media  informasi dana  yang didapat dan nominal modal awal yang dipinjamkan oleh pihak Bank.
Gambar 8. Tampilan Modal Kerja Perusahaan F. Tampilan Persentase Pekerjaan Jika pekerjaan sudah berhasil didapat, maka  menu  ini  berfungsi  untuk  memantau progres  pekerjaan  dari  mulai  hingga  selesai dengan hitungan perkiraan.

## Gambar 9. Tampilan Persentase
Pekerjaan
G. Tampilan Cetak Surat Penawaran Menu ini berisikan riwayat pembuatan surat  penawaran  sebelumnya.  Jika  butuh mencetak  ulang  surat  yang  pernah  dibuat maka  pengguna  cukup  akses  menu  ini  dan mencari kode surat yang pernah dibuat.

## Gambar 10. Tampilan Cetak Surat Penawaran

## H. Tampilan Data Admin
Pengguna  bisa  menggunakan  aplikasi ini  jika  data  dirinya  sudah  didata  terlebih dahulu. Menu ini berisikan daftar pengguna yang  diberikan  izin  akses  dan  menambah data pengguna baru.
Gambar 11. Tampilan Tambah Admin

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya:
a. Dalam  mengisi  data-data  perusahaan maka bagian administrasi cukup menginputkan data-data tersebut satu kali saja hingga ada perubahan data, setelah itu bagian  administrasi  cukup  memasukkan data-data  pendukung  untuk  surat-surat yang  akan  di  cetak  sehingga  bagian administrasi  tidak  perlu  membuat  surat dari awal lagi.
b. Data-data  surat  akan  tersimpan  di  dalam satu database sehingga bagian administrasi  tidak  perlu  menyimpan
berkas  surat  yang  banyak  karena  akan sulit dalam pencarian arsip data.
c. Dalam  keamanan  aplikasi  maka  penulis telah  menyiapkan  fungsi  keamanan berupa  login  sehingga  bagi  orang-orang yang tidak memiliki hak untuk mengakses aplikasi ini tidak dapat membukanya.

## REFERENSI
[1] Fatta,  Hanif  Al.  2007.  Analisis  & Perancangan  Sistem  Informasi  untuk Keunggulan  Bersaing  Perusahaan  dan Organisasi  Modern.  Yogyakarta:  CV. Andi Offset.
[2] Komputer,  Wahana.  2009.  Visual Basic  2008.  Yogyakarta  :  CV.  Andi Offset.
[3] Madcoms.  2008.  Teknik  Mudah Membangun  Website  dengan  HTML, PHP,  dan  MySQL.  Yogyakarta:  CV
Andi Offset.
[4] Pratama,  I  Putu  Agus  Eka.  2014. Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung : Informatika.
[5] Simarmata, Janner. 2007. Perancangan Basis  data.  Yogyakarta  :  CV.  Andi Offset.