## Perancangan Basis Data Peseni, Pesilat dan Pendakwah di Kabupaten Bandung untuk Integrasi dengan Aktivitas KBRI Bangkok
1 Deden A. Wahab Syaroni, 1 Rahma Wahdiniwaty, 1 Yeffry Handoko Putra
1 Jurusan Magister Manajemen UNIKOM
2 Jurusan . Magister Sistem Informasi . UNIKOM Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung, Jawa Barat, Indonesia
rerefahanihan@gmail.com
Abstrak : Kegiatan Budaya di KBRI Bangkok yang mementaskan seni budaya Indonesia merupakan kegiatan terjadwal setiap tahunnya  yang  perlu  untuk  dikoordinasikan  agar  sesuai  dengan  hari-hari  penting  di  Thailand.  Aktivitas  kegiatan termasuk pekerjaan non migran adalah para peseni, pesilat dan pendakwah yang berada di bawah tanggung jawab atase  pendidikan  dna  kebudayaan.  Perancangan  data  base  ini  menekankan  pada  kemudahan  pencarian  data  dan verifikasi data untuk kegiatan rutin mempergunakan platform web. Hasil perancangan ini diusulkan sebagai kegiatan pengabdian pada masyarakat mandiri yang dikelola oleh universitas.

## Kata kunci : Database, non migran, pencarian, verifikasi
Abstract  : Cultural  activities  at  the  Indonesian  Embassy  in  Bangkok  which  perform  Indonesian  cultural  arts  are  scheduled activities every year that need to be coordinated to suit important days in Thailand. Activities including non-migrant work include artists, fighters and preachers who are under the responsibility of the educational and cultural attaché. The design of this database emphasizes the ease of data retrieval and data verification for routine activities using the web platform. The results of this design are proposed as an independent community service activity managed by the university.
Keywords : Database, non migrant, search, verification
I. PENDAHULUAN n
A. Latar a Belakang a Masalah
KBRI Bangkok sebagai perwakilan Indonesia  di  Thailang,  setiap  tahun memiliki  jadwal  kegiatan  budaya  yang sangat  ketat  berupa  pameran,  eksibisi, kajian  di  bidang  seni  kreatif,  pesilat  dan pendakwah. Kegiatan ini memerlukan data yang  akurat  dan  selalu  terupdate  dari  para seniman,  pesilat  dan  pendakwah  di Indonesia yang siap untuk tampil di acara- acara tersebut. Namun proses verifikasi dan pemutahiran  data  merupakan  masalah utama  karena  kedua  belah  pihak  yaitu pengguna  data  dalam  hal  ini  KBRI Bangkok  serta  penyedia  data  belum memiliki  sinergis  yang  sama  karena  di Indonesia  sendiri  kegiatan  tersebut  tidak dapat  diagendakan.  Pengadaan  kegiatan memperlukan  pemutahiran  data  dengan sistem  yang  otomatis,  tersedianya  tenaga penginput  data,  serta  perlunya  anggaran yang  disesuaikan.  Padahal  sederhananya jika  data  diperlukan  oleh  KBRI  Bangkok, maka  data  yang  dipakai  merupakan  data yang sudah rapi dan siap digunakan. Tetapi tidak semudah itu untuk membuat data siap digunakan. Selain dari permasalahan tenaga penginput  data,  juga  dari  kondisi  para seniman, pesilat dan pendakwah yang tidak memiliki  dana  mandiri  untuk  pergi  ke Bangkok.
Saat  ini  data  base  di  KBRI  masih menggunakan  pendekatan  berbasis file ( file-based  approach )  dalam  mengelola data.  Dengan  pendekatan  ini,  terdapat beberapa  masalah  yang  dihadapi,  yaitu antara  lain  data  menjadi  tersebar  dan terisolasi  sehingga  sulit  mencari  dan mengontrol  data,  duplikasi  data  sehingga banyak data yang sama dan tidak tahu mana data  yang  akan  dipakai,  dan  data  tidak sesuai  dengan  keadaan  yang  sebenarnya. Dampak lain akibat penggunaan pendekatan  berbasis file adalah  kesulitan saat ada kegiatan budaya yang memerlukan tambahan  tenaga  non  migran  ini  dalam waktu cepat.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut diperlukan  suatu  perancangan  sistem  basis
data  agar  dapat  meningkatkan  proses penjadwalan  kegiatan  seni  di  KBRI Thailand.  Penggunaan  sistem  basis  data mampu  menyimpan  dan  mengontrol  data non migran (Peseni, pesilat dan pendakwah)  dan  kesediaan  mereka  untuk tampil secara terorganisir. Dengan demikian  siapapun  yang  berhubungan dengan data tersebut, atase pendidikan, para pekerja non migran dan yayasan penyokong akan  mendapatkan  kemudahan  dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

## II. METODOLOGI PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan adalah  pengumpulan  data,  analisis,  dan perancangan basis data. Teknik yang digunakan  dalam  pengumpulan  data  ini mencakup wawancara, mempelajari dokumen, observasi,  dan  studi  kepustakaan  (Indrajani, 2008,  92  ).  Wawancara  dilakukan  pada bagian- bagian yang akan menggunakan sistem basis data yang diusulkan, yaitu Perkumpulan Seni (kerajinan, kain, patung), perguruan silat dan  padepokan.  Pertanyaan-pertanyaan  yang akan  ditanyakan  akan  disiapkan  terlebih dahulu sebelum wawancara berlangsung. Sifat yang akan digunakan adalah gabungan antara pertanyaan  tertutup  dan  terbuka.  Untuk mendapatkan  data  dan  informasi  mengenai kebutuhan pengguna secara lengkap, dilakukan  juga  pengumpulan  dokumen- dokumen  berupa  contoh-contoh  formulir seperti  registrasi  peseni,  pendataan  transaksi yang  terjadi  seperti  kegiatan  yang  pernah diikuti,  kapasitas  keikutsertaan,  pengalaman pendidikan,  pengalaman  tampil  di  beberapa event  internasional  maupun  nasional.  Selain itu  juga  dilakukan  observasi  langsung  ke Bangkok  maupun  di  daerah  kabupaten Bandung
Metode  berikutnya  adalah  metode analisis, di mana dilakukan analisis kebutuhan data  dan  kelemahan  dari  sistem  yang  sedang berjalan.  Metode  terakhir  yang  digunakan dalam penelitian ini adalah metode perancangan  basis  data.  Dalam  metode  ini akan  dibagi  menjadi  tiga  tahap  yaitu (Connolly,  2005,  p.439),  yaitu  perancangan basis data konseptual, perancangan basis data
logikal,  dan  perancangan  basis  data  fisikal. Adapun  perancangan  basis  data  konseptual adalah  perancangan  basis-data  konseptual proses membangun suatu model dari informasi yang  digunakan  dalam  sebuah  perusahaan, terbebas  dari  segala  pertimbangan  fisikal. Perancangan  basis-data  logikal  yaitu  proses membangun suatu model dari informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah model data yang spesifik tetapi  terbebas  dari  DBMS  tertentu  dan pertimbangan  fisikal  lainnya.  Tahapan  ketiga yaitu  perancangan  basis-data  fisik  adalah proses  menghasilkan  sebuah  deskripsi  dari implementasi basis-data pada media penyimpanan sekunder yang mendeskripsikan relasi  dasar,  organisasi file ,  dan  indeks  yang digunakan  untuk  mengakses  data  secara efisien,  dan  setiap  batasan  integritas  terkait dan  ukuran-ukuran  keamanan.  Keseluruhan tahapan  di  atas  terangkum  dalam  bagan  di bawah ini (Gambar 1)
Gambar 1 . Tahapan Perancangan Basis Data

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Hasil Pengumpulan Data
Hasil  dari  pengumpulan  data  yang dilakukan  adalah  berupa  beberapa  prosedur verifikasi dan  penjadwalan  kegiatan di KBRI Bangkok  secara  realtime  antar  negara.  Juga dirancang  beberapa  contoh-contoh  formulir seperti  pendaftaran  pekerja  non  migran, jadwal  kesediaan  untuk  diberangkatkan, pembuatan  even  kegiatan  bersama  dan perancangan anggaran kepergian.

## 2. Hasil Analisis
Dari  hasil  analisis  yang  dilakukan, dapat  dirumuskan  beberapa  masalah  yaitu kesulitan  pencarian  data  peseni,  pesilat  dan pendakwa, kesiapan anggaran untuk berangkat ke Bangkok. KBRI Bangkok menyimpan data peserta aktivitas budaya namun, yang dengan sistem  yang  diusulkan  proses  verifikasi dilakukan dengan penambahan nomor telepon kontak  personal,  pesanggarahan  seni  dan padepokan  persilatan.  Sedangkan  untuk verikasi  pendakwa  dilakukan  koordinasi dengan  departemen  agama  di  Kabupaten Bandung.  Melalui  sistem  data  base  yang diusulkan  pengguna  Informasi  membutuhkan waktu  yang  lama  untuk  mendapatkan informasi  yang  dibutuhkan.  Masalah  lainnya adalah  kesulitan  membuat  dan  menyajikan laporan,  peseni  berobat,  dan  transaksi  yang cukup  banyak  dilakukan  secara  manual sehingga  membutuhkan  waktu  yang  cukup lama  untuk  mengolah  informasi  yang dibutuhkan.  Kemudian  belum  adanya  sistem keamanan  data  dan  backup.  Data  hanya tercatat  pada  buku  dan  berkas  sehingga  bisa terjadi  kesalahan pemasukan data.

## 3. Hasil Observasi
Adapun  proses  penjadawlan  kegiatan budaya  di  KBRI  Bangkok  adalah  sebagai berikut  peseni  datang  ke  para  pekerja  non migran  dafar  di sistem  yang  telah  disediakan atau  para  pensurvey  berkunjung  ke  daerah tempat para pekerja non migran tersebut untuk mengumpulkan data (Kembaran et al., 2008). Penjadwalan  data  dilakukan  secara  otomatis oleh  sistem  maupun  oleh  manusia  untuk memastikan  kelengkapan.  Setelah  semuanya
telah  terisi  dengan  lengkap,  data  yang  sudah terverifikasi  ditandai  sebagai  data  lengkap dalam  format  csv.Berdasarkan  pengumpulan data  yang  dilakukan,  kemudian  analisis kebutuhan  data,  dan  kelemahan  sistem  yang berjalan, dilakukanlah perancangan basis data yang meliputi perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal.

## IV. PERANCANGAN BASIS DATA

## 4,1, Perancangan Konseptual
Proses membangun sebuah rancangan informasi  yang  digunakan  dalam  suatu perusahaan bebas  dari  pertimbangan  fisikal. Perancangan  melibatkan  pembuatan  suatu model data konseptual dari bagian perusahaan. Model  data  dibuat  menggunakan  informasi yang  didokumentasikan  dalam  spesifikasi kebutuhan  pengguna.  Perancangan  basis  data konseptual  secara  keseluruhan  bebas  dari rincian implementasi seperti software DMBS, program  aplikasi,  bahasa  pemrograman, hardware platform, atau permasalahan fisikal lainnya. Langkah-langkah dalam perancangan basis data konseptual, antara lain mengidentifikasi tipe entitas, mengidentifikasi tipe relationship, mengidentifikasi dan asosiasi  atribut  suatu  entitas,  menentukan domain atribut,  mengidentifikasi candidate key dan primary  key suatu  entitas,  mengecek model  redundansi,  dan  melakukan  validasi model konseptual terhadap transaksi pengguna. Adapun entitas-entitas yang dihasilkan  dari  tahapan  ini terangkum  pada Tabel 1 berikut:
Tabel 1 T ipe Entitas
Nama Entitas Ali as Deskripsi Db_pekerjas eni pekerjase ni Menggambarkan  pekerja seni y Db_Kategor i Kategori pekerja non migran Kategori peseni, pesilat dan pendakwah Db_Kegiata n Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan yang dapat diikuti DB_Kebera ngkatan Keberangkat an Jadwal keberangkatan
Di  akhir  tahap  perancangan  basis  data konseptual  ini,  dihasilkan  sebuah  model  data konseptual  yang  benar-benar  mewakili view . Adapun  model  data  konseptual  yang  dihasilkan adalah  seperti  yang  terlihat  pada  ERD  pada Gambar 2 berikut ini :

## 4.3.Perancangan Logikal
Tahap  ini  merupakan  proses  membangun  sebuah rancangan  informasi  yang  pada  rancangan data  yang  spesifik  tetapi  masih  bebas  dari penentuan DBMS dan pertimbangan fisikal yang lain.  Pada  proses  perkembangan  model  data logikal,  model  diuji  dan  divalidasi  terhadap kebutuhan  pengguna.  Tujuan  dari  tahapan  ini adalah  untuk  menghilangkan  fitur-fitur  yang tidak kompatibel dengan model relasional. Pada akhir  tahapan  ini  dihasilkan  satu  model  data logikal. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam  merancang  basis  data  logikal,  yaitu:  (1) menurunkan tabel untuk model data logikal; (2)  memvalidasi  tabel menggunakan normalisasi;
(3) memvalidasi tabel terhadap transaksi pengguna;
(4)  memeriksa  batasan  integritas;  (5)  dan  me- review model data logikal lokal dengan pengguna.
Gambar 2 . Validasi model konseptual terhadap transaksi pengguna.
Contoh  tipe relasi  kuat  antara lain: Db_Peseni  (Id_peseni,  NamaPeseni,
AlamatPeseni, UmurPeseni, JenisKelaminPeseni, permintaanPeseni) Primary Key  Id_peseni
Db_Penjadwal an ( Id_penjadwala n, KeluhanSakit, Diagnosa,
Resep ) Primary Key Id_penjadwala
Seluruh tabel yang dihasilkan pada langkah sebelumnya seharusnya telah berada dalam 3NF. Namun, jika terdapat tabel yang belum 3NF, maka tabel tersebut perlu dinormalisasi. _ 2NF
Dalam relasi Db_pekerjaseni tidak terdapat ketergantungan parsial.
3NF alam relasi Db_pekerjaseni tidak terdapat ketergantungan transitif.

## 2NF
Dalam relasi Db_ penjadwalan tidak terdapat ketergantungan parsial. 3NF Dalam relasi Db_ penjadwalan tidak terdapat ketergantungan transitif.
Berikut adalah model data logical yang dihasilkan seperti yang terlihat pada ERD di bawah ini (Gambar 5):
Gambar 5 . ERD perancangan basis data logikal setelah normalisasi.

## i. Perancangan Fisik
Perancangan basis data fisik merupakan proses  untuk  memutuskan  bagaimana  struktur logikal  diimplementasikan  secara  fisik  (sebagai relasi/ tabel) ke target DBMS. Adapun langkah- langkah yang dilakukan dalam perancangan basis data  fisik  yaitu:  (1)  merancang  relasi  dasar;  (2) memilih  organisasi file ;  (3)  memilih  indeks;  (4) memperkirakan  kebutuhan disk space;  (5) merancang Mekanisme Keamanan.
Merancang  relasi  dasar  bertujuan  untuk mengidentifikasikan relasional basis  data  dalam model  data  logikal  pada  DBMS  dengan menggunakan Database  Design  Language (DBDL). Adapun contoh merancang relasi dasar sebagai berikut :
Db_peseni Domain Id_peseni : numeric Domain Tanggal : datetime Foreign key (Id_kegiatan) references Db_nesenikegiatan (Id_PIC ON
UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION, Foreign  key  (Id_kegiatan)
references Db_kegiatan (Id_kegiatan) ON UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION,
Foreign key (Id_detailPeseni) references
Db_detailPeseni (Id_detailPeseni) ON
UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION; Db_kegiatan Domain Id_kegiatan : numeric Domain  penjadwalan  : variable length character string,Length 50 Domain penjadwalan : variable length character string, Length 100 Domain, ketersediaan keberangkatan NOT NULL, Id_kegiatan Id_kegiatan NOT NULL, Primary key (Id_penjadwalan)); Foreign  key  (Id_kegiatan) references Db_kegiatan (Id_kegiatan) ON UPDATE CASCADE ON
DELETE NO ACTION;
Memilih  organisasi  file  bertujuan  untuk menentukan  organisasi  file  yang  efisien  untuk masing-masing basis relasi. Pemilihan organisasi file  diambil  berdasarkan  organisasi  file  yang digunakan oleh MySQL.
Tahap selanjutnya dari perancangan fisik adalah  memilih  indeks.  Untuk  meningkatkan performa  dari  sistem  sewaktu  mencari  data, dibuatlah  indeks  pada  tabel-tabel  yang  telah dibuat.  Indeks dibuat  berdasarkan field yang sering  digunakan  dalam  proses  pencarian. Berikut  ini  adalah  daftar  indeks  untuk  masing- masing tabel yang ada (Tabel 2).

## Tabel 2
Contoh Pemilihan Indeks
No Relasi Field Nama Indeks Clustered / Non Clustered 1 Db_peseni Id_peseni Db_peseni_idx Non Clustered Id_kegiatan Clustered Id_PIC Clustered namaPeseni Clustered Id_kegiatan Clustered 8 Db_penjadwalan Id_penjadwalan Db_penjadwalan_idx Non Clustered Id_kegiatan Clustered Selanjutnya,  dilakukan  estimasi disk space. Tujuan  dari  langkah  ini  adalah  untuk menghitung kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan  oleh  basis  data.  Perkiraan  kapasitas setiap tabel  adalah sebagai berikut (Tabel 3):
Tahap  terakhir  dari  perancangan  fisik yaitu  merancang  mekanisme  keamanan.  Suatu basis  data merepresentasikan  informasi  penting bagi  perusahaan  dan  keamanan  dari  informasi merupakan faktor penting. Dalam keamanan ada dua  tipe  keamanan,  yaitu  keamanan  sistem  dan keamanan  data.  Keamanan  sistem  mengatur pengaksesan dan penggunaan basis data. Caranya adalah dengan membuat
halaman login sebelum masuk ke halaman utama dari  sistem.  Dalam  halaman login , user diminta untuk  memasukkan username dan password. Sehingga user yang tidak memiliki username tau tidak  memiliki  password  maka  tidak  akan  bisa masuk  ke  sistem.  Sedangkan  untuk  keamanan data, berhubungan dengan relasi basis data (tabel atau  relasi)  dan  aksi  yang user lakukan  terhadap relasi tersebut, misalnya aksi pemilihan, pengisian, pengubahan,  dan  penghapusan  data.  Berikut  ini akan  ditampilkan  matriks  referensi  silang  antara user  dan  relasi.  Tujuannya  adalah  untuk membatasi  hak  akses user terhadap  relasi  yang ada.

## V. PENUTUP
Simpulan  yang  dapat  diambil  dari penelitian  ini  adalah  basis  data  yang  dibuat menghasilkan  integritas  data  yang  baik  tanpa adanya redundance ‘kemubaziran’ serta mekanisme  keamanan  yang  baik  sehingga menghasilkan  informasi  yang  cepat  dan  akurat dalam  mendukung  kegiatan  operasional  dan dalam  pengambilan  keputusan  pada  klinik. Dengan  menggunakan  basis  da ta,  seluruh  data lebih terintegrasi, di mana bila ada data yang berubah pada  suatu  tabel,  data  pada  tabel  lain  yang berhubungan  dengan  tabel  tersebut  akan  ter- update
secara  otomatis.  Klinik  dapat  melakukan  manipulasi data  seperti insert dan update sehingga  dapat meminimalkan kesalahan user pada saat penginputan data  dan  kesalahan  data.  Aplikasi  yang  dibuat membantu  dan  mempermudah  pencarian  dan pengaksesan data karena data sudah dibuat terstruktur dan terorganisir, dalam hal ini medical record peseni lebih  terorganisir.  Tingkat  keamanan  data  lebih terjamin  karena  hanya  yang  memiliki IdLogin dan password saja yang dapat melakukan akses data sesuai dengan hak  akses  yang  dimiliki  oleh  masing-masing user .

## VI. DAFTAR PUSTAKA
Connolly, T. and Begg, Carolyn E. (2005). Database System : A  Practical  Approach  to  Design, Implementation, and Management (4th ed.).
Boston: Addison Wesley Publishing.
Indrajani. (2008). Sistem Basis Data dalam Paket 5 in 1 . Jakarta: Elex Media Computindo.
Kembaran,  S.,  Praptimah,  Y.  E.,  Nur’ainingsih,  D.,
Warmansya, J. (2008). Optimalisasi Rancangan  Sistem  Informasi  Rawat  Inap Menggunakan  DFD  –  ERD  Dikombinasi Dengan  User  Interface. Jurnal  Informatika Komputer. http://jurnal.pdii.lipi.go.id/
Rika  &  Ricky,  Michael  Yoseph.  (2009). Analisis dan  Perancangan  Sistem  Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais Dengan Menggunakan Total Architecture .
Tierney,  W.  M,  Rotich,  J.  K,  Smith,  F.  E.,  Bii,  J., Einterz,  R.  M,  Hannan,  T.  J.  (2002) Crossing  the "Digital  Divide": Implementing  an  Electronic  Medical
Record  System  in  a  Rural  Kenyan Health Center  to  Support Clinical  Care  and Research.  Proceeding of  the AMIA Symposium, 792-795. Diakses dari http://www.mendeley.com/res earch/crossing-the-digital-divide-
implementing-an-electronic-medical-record- system-in-a-rural-kenyan-health-center-to- support-clinical-care-and-research/.
Tierney,  W.M.,  Achieng,  M.,  Baker,  E.,  Bell,  A., Biondich,  P.,  Braitstein,  P.,  Kayiwa,  D., Kimaiyo,  S.,  Mamlin,  B.,  McKown,  B., Musinguzi,  N.,  Nyandiko,  W.,  Rotich,  J., Sidle,  J.,  Siika,  A.,  Were,  M.,  Wolfe,  B.,
Wools-Kaloustian, K., Yeung, A., Yiannoutsos, C. (2010). Experience
Implementing  Electronic  Health  Records  in
Three  East  African  Countries. Openmrs Consortium. Diakses dari
http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/20841 711.