## JURNAL LAMPUHYANG LEMBAGA PENJAMINAN MUTU
STKIP AGAMA HINDU AMLAPURA Volume 14 Nomor 2 Juli 2023 p-ISSN:2087-0760;e-ISSN:2745-5661 http://e-journal.stkip-amlapura.ac.id

## Relevansi Sistem Pengelolaan Arsip Digital Dengan Keamanan Data Di Dunia Pendidikan
Ni Putu Diah Untari Ningsih
STKIP Agama Hindu Amlapura email: niputudiahun@gmail.com Direvisi: 21 Juni 2023 Diterima: 26 Juni 2023 Diterbitkan: 1 Juli 2023
Abstrak :  Tulisan  ini  bertujuan  untuk  mendiskusikan  bagaimana  institusi kearsipan  harus  menyadari  dan  memahami  dimensi  sosial  di  dalam  berbagai tantangan  dan  kemungkinan  yang  ada  dalam  pengelolaan  arsip  di  era  digital, termasuk dinamika sudut pandang dan perilaku dari pengguna internal maupun eksternal.  Perkembangan  teknologi  informasi  di  era  digital  yang  cepat  dan signifikan  mempengaruhi  secara  esensial  pengelolaan  arsip.  Sebagai  respon dari  perkembangan  teknologi  informasi,  kebanyakan  institusi  kearsipan memberikan  penekanan  pada  dimensi  teknis  seperti  ketersediaan  infrastruktur ataupun  memenuhi  standar  dan  kebijakan.  Padahal,  faktor  manusia  kerap memainkan  peran  penting  dalam  transisi  model  atau  sistem  pengelolaan. Implementasi  terbaik  dari  suatu  standar  membutuhkan  pendekatan  yang  lebih holistik  dengan  mempertimbangkan  sudut  pandang  pengguna  dan  juga kolaborasi  dengan  berbagai  pihak  terkait  dalam  menjelaskan  manfaat  dan fungsi  dari  sistem  pengelolaan  yang  baru.  Dengan  menaruh  penekanan  pada faktor manusia pada saat melakukan pelatihan ataupun merumuskan kebijakan, resistensi pengguna dapat diminimalisir dan pada saat bersamaan antusiasme pengguna  dapat  dicapai  untuk  mempercepat  hasil  positif  dari  adaptasi  pada sistem dan tren terbaru.
Kata Kunci: Manajemen Kearsipan, Arsip Digital, Keamanan Data.
Abstract: This paper aims to discuss how archival institutions must be aware of and  understand  the  social  dimensions  of  the  various  challenges  and possibilities  that  exist  in  archive  management  in  the  digital  era,  including  the dynamics  of  the  perspectives  and  behavior  of  internal  and  external  users.  The rapid  and  significant  development  of  information  technology  in  the  digital  era has  an  essential  effect  on  archive  management.  In  response  to  the development  of  information  technology,  most  archival  institutions  place emphasis  on  technical  dimensions  such  as  the  availability  of  infrastructure  or meeting  standards  and  policies.  In  fact,  human  factors  often  play  an  important role  in  the  transition  of  management  models  or  systems.  The  best
implementation of a standard requires a more holistic approach by considering the  user's  point  of  view  as  well  as  collaboration  with  various  stakeholders  in explaining  the  benefits  and  functions  of  the  new  management  system.  By placing emphasis on the human factor when conducting training or formulating policies,  user  resistance  can  be  minimized  and  at  the  same  time  user enthusiasm can be achieved to accelerate positive results from adapting to the latest systems and trends.
Keys Note: Management of Archives, Digital Archives, Data Security.

## I. PENDAHULUAN
Seiring berkembangnya
zaman perkembangan teknologi juga  semakin  pesat,  berdampak pada  seluruh  aspek  kehidupan. Menurut Sedarmayant (2015), setiap  aktivitas  yang  dilakukan  oleh suatu organisasi maupun perseorangan membutuhkan informasi karena informasi dianggap hal  mendasar  dalam  pelaksanaan kegiatan dan kegiatan membutuhkan informasi, baik
secara  langsung  maupun  tidak langsung.
Dikaji  lebih  dalam  dan  ditinjau dari segi kebutuhan. Arsip menempati  posisi  penting  dalam roda  organisasi  terlebih  organisasi yang  memiliki  beragam  aset  di dalamnya  (Barthos,  2007).  Sistem pengelolaan  arsip  suatu  lembaga atau  organisasi  saat  ini  menjadi poitn  penting  dalam  menunjang kelancaran  pelaksanaan  kegiatan
instansi (Peraturan Kepala ANRI No 3  Tahun  2007).  Sehingga  tak dipungkiri  arsip  merupakan  aset penting dan harus dijaga keamanannya  karena  didalamnya terdapat dokumen penting perusahaan.  Kecanggihan  teknologi yang semakin berkembang, menjadi alternatif  bagi  berbagai  lembaga untuk mengelola arsip dalam bentuk digital.
Kehadiran  arsip  dalam  format elektronik  menawarkan  sejumlah kemudahan  dan  berbagai  peluang yang sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam format fisik dalam pengelolaannya.  Namun,  sejumlah riset  telah  banyak  dihelat  untuk mendiskusikan kompleksitas peningkatan  kualitas  teknis  secara konkrit,  tantangan,  resiko  maupun peluang secara umum dalam pengelolaan  arsip  elektronik  agar mampu memberikan kontribusi yang lebih konstruktif bagi pengguna.
Sehingga  dalam  hal  ini  tidak hanya  melihat  dari  sudut  pandang peluang  dari  arsip  digital  tapi  juga perlu  adanya  pengawasan  dalam keamanan  data.  Karena  bocornya keamanan suatu arsip dapat menimbulkan  permasalahan  dalam perusahaan.  Oleh  karena  itu  tulisan ini  akan  mendiskusikan  sistem pengelolaan  arsip  digital  yang  di keamanan  dari  dua  pengelolaan arsip  tersebut  apakah  menjamin keaman data.

## II. KAJIAN PUSTAKA

## A. Manajemen Kearsipan
Arsip  merupakan  unsur  yang sangat  penting  bagi  kelancaran kegiatan  organisasi  maka  dari  itu pengelolaan  sistem  kearsipan  harus dilakukan  dengan  baik  agar  tujuan organisasi tercapai.
Segala pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan  dengan  pengurusan arsip  disebut  dengan  manajemen kearsiapan, dengan kata lain manajemen  kearsipan  merupakan seni  pekerjaan  pengurusan  arsip yang meliputi pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan terhadap  arsip  yang  tercipta  jadi pekerjaan yang meliputi siklus kehidupan  arsip  sejak  lahir  sampai mati.  Sasaran  dalam  manajemen kearsipan  yaitu  untuk  memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip serta menyediakan data dan informasi  yang  mudah  dan  cepat apabila dibutuhkan. Untuk mewujudkan efektivitas  pengelolaan  kearsipan pada suatu kantor, maka memerlukan  usaha  yakni  sebagai berikut: (1)
penyempurnaan penyelenggaraan  kearsipan  dengan sebaik-baiknya,  (2)  berusaha  untuk melengkapi  peralatan  dan  sarana yang  diperlukan  dalam  kearsipan, (3)  mempersiapkan  pegawai  dalam bidang  kearsipan  yang  mempunyai keahlian  dan  kemampuan  di  bidang kearsipan  serta,  (4)  memberikan kompensasi dan penghargaan kepada petugas kearsipan (arsiparis). Selain itu
manajemen kearsipan yang baik, haruslah berlandaskan  pada  prinsip-prinsip pengelolaan arsip, menurut Sugiarto dan Teguh (2014:39) dalam
(Wahyuni  selli,  2020)  prinsip-prinsip pengelolaan arsip meliputi, (1) Pengelolaan  arsip  sedikit  mungkin, (2)  Pengelolaan  arsip  yang  benar- benar  bermakna  atau  berguna,  (3) Pengelolan  arsip  secara  hemat  dan sederhana  dan,  (4)  Pengelolaan arsip  yang  mudah,  cepat  dan  tepat dalam penemuan kembali.
B. Arsip Digital
Di era perkembangan teknologi  informasi  yang  begitu masif  dan  cepat,  akses  pencarian atas  informasi  juga  mendapatkan dampak  dan  tuntutan  yang  sama. Internet  membawa  dampak  yang esensial dalam memunculkan
jaringan  yang  luas  dan  membuat informasi mampu diakses
sedemikian cepat. Perubahan signifikan  di  era  digital  membuat banyak  orang  menginginkan  akses informasi
instan
sekaligus berjejaring dan sebaliknya, tidak lagi mesti  melewati  struktur  hierarkis yang terpusat.
C. Keamanan Data
Keamanan  data  menjadi  hal yang  sangat  penting  pada  saat  ini karena  untuk  setiap  pengambilan keputusan, kebijakan harus
berdasarkan  data.  Banyak  data yang  berisikan  informasi  penting dan  terbatas  untuk  diketahui  pihak yang  terkait  saja.  Pada  dunia perbankan  banyak  kegiatan  yang melibatkan  data  nasabah  yang harus  diproteksi  dan  serta  sifatnya rahasia.
Banyak  kegiatan  yang  akan menimbulkan resiko bilamana informasi yang sensitif dan berharga tersebut  diakses  oleh  orang-orang yang  tidak  berhak  ( unauthorized person ).Faktor keamanan data menjadi  sangat  penting  dan  harus diperhatikan.  Salah  satu  cara  untuk meningkatkan keamanan data diperlukan kriptografi dengan metode enkripsi.
Mengingat  bahwa  data  yang dienkripsi  adalah  data  yang  penting maka  banyak  pihak-pihak  yang justru  berburu  untuk  mendapatkan data  ini  guna  didekripsi  sehingga dapat dimanfaatkan untuk keperluan lain.

## III. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  akan digunakan
adalah kajian pustaka/literatur yakni dengan
mengkaji literatur-literatur yang berkaitan  dengan  topik  penelitian. Teori  dan  pemikiran  yang  tertuang dalam  sumber  pustaka  digunakan sebagai  dasar  bagi  peneliti  untuk mendeskripsikan,  menganalisis  dan memunculkan  ide-ide  baru  dalam menjawab problematika seputar
“Relevansi Sistem Pengelolaan Arsip  Digital  Dengan  Keamanan Data ”
Pengambilan sumber data menggunakan  data  sekunder.  Data sekunder dalam penelitian ini adalah  berupa  foto, brosur , leaflet , internet,  dan  hal-hal  lainnya  yang berhubungan dengan
Sistem
Pengelolaan  Arsip  Digital  dengan Keamanan  Data  dan  mengkaji literatur-literatur yang berkaitan dengan  topik  penelitian.  Teori  dan pemikiran  yang  tertuang  dalam sumber  pustaka  digunakan  sebagai dasar bagi peneliti untuk mendeskripsikan,  menganalisis  dan memunculkan  ide-ide  baru  dalam menjawab tujuan penelitian.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  hasil  analisis data dapatdiketahui bahwa
kehadiran arsip dalam format elektronik  menawarkan  sejumlah kemudahan  dan  berbagai  peluang yang sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam format fisik dalam pengelolaannya. Sebagai contoh, arsip elektronik
memerlukan usaha yang lebih sederhana    untuk  digandakan  atau justru  dapat    dibagi  dengan  mudah sehingga dapat meminimalisir duplikasi.  Arsip  elektronik  juga memberikan perubahan yang signifikan  dalam  kemudahan  dan kecepatan  untuk  melakukan  proses pengiriman dan berbagi dibandingkan dengan arsip
berbentuk fisik.
Selain  itu,  arsip  elektronik juga  memberikan  peluang  bagi institusi  untuk  menghemat  ruangan penyimpanan  secara  fisik  sekaligus membuka peluang akses yang lebih ringkas  bagi  pengguna.  Namun,  di sisi lain arsip elektronik juga memerlukan  tingkat  pengelolaan yang memiliki kompleksitas berbeda dibandingkan pengelolaan arsip fisik.
Bagi  institusi  yang  tengah melakukan transformasi pengelolaan dari
paperbased menuju paperless maupun  digital, tentunya hal ini menimbulkan bermacam tantangan tersendiri.
Pertama,  arsip  elektronik  dengan bentuknya yang tidak memiliki wujud fisik bisa menimbulkan perdebatan terkait
aspek legalitasnya.  Misalnya,  beberapa institusi  masih  belum  dapat  sepakat bahwa  surat  elektronik  memiliki kedudukan yang sama dengan surat fisik.
Lebih  lanjut,  institusi-insitusi lain  juga  masih  mempertimbangkan stempel ataupun tandatangan basah sebagai
parameter otentisitas.  Kedua,    kemunculan arsip  elektronik  merupakan  salah satu  dampak  dari  perkembangan teknologi  informasi.  Institusi-institusi yang  sebelumnya  mengelola  arsip dan  dokumen  dalam  bentuk  kertas tidak dapat menghindar pada keharusan  untuk  berbenah  secara teknis  maupun  kebijakan  yang mengaturnya.
Transformasi  ini  biasanya dimulai  dengan  formulasi  kebijakan
dan  pergantian  infrastruktur.  Arsip elektronik  hanya  dapat  diakses melalui  mesin  pembaca  seperti komputer
dan
pada perkembangannya, membutuhkan dukungan  jaringan  internet  untuk berbagi.
Berbicara dalam segi perlindungan  dan  keamanan,  aspek elektronik  juga  rentan  terkena  virus dan  formatnya  pun  lebih  cepat kedaluarsa  dan  tak  terbaca.  Juga, meskipun  mampu    menghemat ruang, kemudahannya mencipta dan  berbagi  menimbulkan  banjir dalam  kuantitas.  Faktanya,  salah satu  permasalahan  yang  umum ditemui  adalah  bagaimana  institusi kerap  kali    memandang  perubahan pengelolaan  dari  paper-based  ke digital sebagai faktor  teknis semata. Kebijakan  pembelian  infrastruktur ataupun  penentuan  sistem  aplikasi yang  diyakini  mampu  meningkatkan kualitas  fasilitas  sering    lalai  untuk dikompromikan  dengan  pengelola dan pengguna.
Sistem pengolahan arsip suatu  lembaga  atau  organisasi  saat ini  menjadi  point  penting  dalam menunjang kelancaran pelaksanaan
kegiatan  instansi  tersebut,  karena jika  dalam  sistem  pengolahan  arsip tertata dengan rapi, maka dokumen- dokumen  dari  perusahaan  akan tersimpan  dengan  aman.  Termasuk juga dokumen yang sifatnya rahasia. Maksud dari peneliti, kearsipan yaitu suatu proses kegiatan  atau  proses  pengaturan mulai  dari  pembuatan,  penerimaan, pencatatan,  penyimpanan  dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan  kembali  dengan  cepat dan tepat, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. Apabila menggunakan sistem tertentu dalam pengaturan pengolahan arsip, maka arsip  akan  menjadi  lebih  mudah untuk dilakukan penemuan kembali.
Menurut  Pasal  1  angka  2 Undang-Undang  Nomor  43  Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah  rekaman  kegiatan atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk dan media sesuai dengan perkembangan  teknologi  informasi dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi
politik,  organisasi  kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut  UU  No.  8  Tahun 1997  Bab  II  tentang  pembuatan catatan  dan  dokumen  Pasal  8  ayat 1  yaitu  setiap  perusahaan  wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud  dalam  Pasal  8  sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Arsip  di  sebuah  instansi  atau kantor  berperan  penting  dalam pengambilan keputusan dan memberikan  informasi  yang  lebih efektif, sebagai alat bukti bila terjadi masalah,
sebagai alat pertanggungjawaban,  serta  dapat dijadikan alat transparansi
perusahaan.
Suatu perusahaan atau organisasi  pasti  mempunyai  arsip, dokumen-dokumen  yang  merekam keberlangsungan  suatu  perusahaan atau  organisasi.  Pengolahan  arsip harus  memperhatikan  sistem  yang paling  sesuai  dengan  keadaan instansinya,  dengan  penataan  arsip yang  tepat  akan  memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
Faktanya, menerapkan pengelolaan arsip elektronik memang disebut membutuhkan proses  yang  panjang  dan  kompleks (Asogwa,  B.  E.,  2012).  Sebagai contoh, dalam satu kasus kesalahan pemahaman pada perubahan sistem  justru  menimbulkan  satu situasi  dimana  arsip  yang  sudah terlahir  digital  justru  dicetak  untuk kemudian dikelola
dengan
perlakuan
sebelumnya sebagaimana  arsip  kertas.  Hal tersebut  nampaknya  sepele,  namun bisa  jadi  merupakan  kasus  yang tidak  jarang  terjadi  di  banyak institusi karena secara  fundamental terjadi  kekeliruan  cara  berpikir  dan mengelola perubahan.
Informasi  yang  terkandung dalam  kebijakan  maupun  panduan teknis  faktanya  masih  kerap  kali menjadi
multitafsir
dan menimbulkan konflik di antara semua  pihak  yang  berkepentingan (Beach,  J.  &  Oates,  J.,  2014). Tanpa kemampuan memahami sudut pandang pengguna dan mengelola kebutuhan mereka, perubahan  pengelolaan  arsip  akan kesulitan  memastikan  transisi  dan
implementasi  sistem  yang  baru dapat berjalan dengan maksimal.
Menurut  Dikopoulou,  A.,  & Mihiotis,  A.  (2012),  bahkan  percaya bahwa  dibandingkan  teknologi  itu sendiri,  berbagai  isu  sumber  daya manusia sebagai pengguna teknologi  yang  diimplementasikan jauh  lebih  penting.  Implementasi yang  sesuai  tidak  mampu  serta merta  didapatkan  hanya  dalam sekejap  dan  membutuhkan  usaha untuk meningkatkan kualitas maupun  menyelesaikan  berbagai kendala  yang  mungkin  ada  dari berbagai sisi.

## V. PENUTUP
Perubahan pengelolaan arsip di era digital perlu dilihat tidak hanya dalam konteks teknis saja.
Sebaliknya, pengelolaan arsip di era digital sudah semestinya mempertimbangkan  sudut  pandang pengguna  dan  dinamika  perilaku dan  kebutuhan  semua  yang  terkait. Pemahaman  manfaat  dan  fungsi secara  nyata  mesti  diterjemahkan secara  sederhana sehingga mudah dimengerti oleh pengguna.
Namun,  institusi  juga  mesti memperhatikan kebutuhan dan perubahan  apa  yang  diperlukan secara spesifik bagi mereka sendiri. Kerjasama  dan  kolaborasi  mampu menunjang keberhasilan untuk terus berproses  dalam  mengantisipasi perubahan pengelolaan. Selain memegang  peranan  penting  dalam dampak perubahan dan implementasi  dari  cara  pengelolaan yang
baru, mengakomodasi
perspektif  dan  dinamika  kebutuhan pengguna  menjadi  hal  wajib  dalam menjaga relevansi pengelolaan arsip  yang  sesuai  dengan  tuntutan zaman, keberlangsungan bisnis, sekaligus mampu memberikan kontribusi berkelanjutan yang konstruktif.

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia
(ANRI). 2007. Peraturan Kepala ANRI No 3 Tahun 2007 Tentang Petunjuk pelaksanaan
pembuatan  analis  jabatan  di
lingkungan Arsip Nasional Republik  Indonesia.  Jakarta  : ANRI. Asogwa,  B.  E.  (2012).  “The challenge of managing electronic records in developing countries: Implications for records managers  in  sub  Saharan Africa” in Records
Management  Journal,  22(3),
198- 211.
Barthos,  Basir.  2007.  Manajemen Kearsipan.  Jakarta  :  Bumi Aksara.
Beach,  J.  &  Oates,  J.  (2014).
“Information  governance  and record  keeping  in  community practice” in Community practitioner:  the  journal  of  the Community  Practitioners'  & Health  Visitors'  Association, 87(2), 43.
Dikopoulou,  A.,  &  Mihiotis,  A.
(2012).  “The  contribution  of records  management  to  good governance”  in  The  TQM Journal, 24(2), 123-141.
Pemerintahan  Republik  Indonesia. 1997.  UndangUndang  Nomor
8 Tahun 1997 Tentang Pembuatan catatan dan dokumen.  Jakarta  :  Republik Indonesia.
Pemerintahan  Republik  Indonesia.
2009.  UndangUndang  Nomor
43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.  Jakarta  :  Republik Indonesia. Sedarmayanti.  2009.  Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sedarmayanti. 2015. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju. Sugiarto dan Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan
Modern.  Yogyakarta:  GAVA
MEDIA.
Wahyuni,  Selli.  (2020).  Penerapan
Arsip  Manual  Dan  Arsip Elektronik  Pada  Balai  Besar Pengujian  Penerapan  Hasil Perikanan  Jakarta. Skripsi.
Universitas Bina Sarana
Informatika. Diakses dari https://repository.bsi.ac.id/ind ex.php/repo/viewitem/21901 pada tanggal 4 Juni 2023.