## IMPLEMENTASI PHPMYADMIN PADA RANCANGAN SISTEM PENGADMINISTRASIAN
Rahmawati Erma Standsyah 1 , Intannia Sari Restu N.S 2
1 Universitas Dr. Soetomo, rahmawati.erma@unitomo.ac.id
2 Universitas Dr. Soetomo, intanniasarirestu@gmail.com
Abstract .  A  large  number  of  letters  has  made  and  received  in  the  administrative division, so the search data will become inefficient in terms of time and energy by using manual system. MySQL - phpMyAdmin beside of database has main advantages is the accelaration.  So  this  research  implements  phpmyadmin  on  the  design  of  letter administration  system.  The  results  obtained  from  the  design  of  this  mailing  archive application can facilitate administrators in managing mail archiving .
Keywords : mail arching, My SQL, PHP, Databse
Abstrak. Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi atau tata usaha, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. MySQL  - phpMyAdmin dalam akses pembuatan database  memiliki  kelebihan  utamanya  adalah  kecepatannya.  Penelitian  ini mengimplementasikan  phpmyadmin  pada  rancangan  sistem  administrasi  surat.  Hasil yang  diperoleh  dari  rancangan  aplikasi  arsip  surat  menyurat  ini  dapat  memudahkan pegawai administrasi dalam mengelola pengarsipan surat.
Kata Kunci : Arsip Surat, MySQL, PHP, Databse

## 1 Pendahuluan
Dalam  suatu  lembaga  atau  badan  baik  itu  lembaga  pendidikan  atau  lembaga  non pedidikan  terdapat  aktivitas  surat-menyurat,  sehingga  semakin  lama  lembaga  tersebut beraktivitas  maka  arsip  surat  baik  surat  keluar  maupun  surat  masuk  akan  semakin banyak. Tak jarang masih banyak lembaga yang menggunakan cara konvensional untuk mengelola  keadministrasiannya.  Cara  tradisional  tersebut  ialah  cara  penyimpan  data- data masih berupa hard copy atau lembaran-lembaran kertas, demikian juga dengan data surat masuk dan surat keluar.
Pengolahan  data  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  suatu  lembaga  yang  masih menggunakan cara manual dalam penginputan data. Cara penyimpanan ini rentan terjadi kerumitan dan kesulitan serta kerusakan jika surat tersebut sudah sekian lama tersimpan dalam lemari penyimpanan sehingga perlu dikembangkan dengan berbasis database. Penyimpanan  arsip  atau  sistem  administrasi  dengan  menggunakan  perangkat komputer sekarang ini sedang dikembangkan melalui sistem aplikasi berbasis database . Dengan  memanfaatkan  teknologi  ini  bisa  dengan  mudah,  akurat  dan  tahan  lama meskipun  sudah  setahun  yang  lalu.  Penyimpanan  arsip-arsip  tersebut  akan  berupa  file atau  softcopy  dengan  disertai  kode-kode  tertentu  sehingga  memungkinkan  kemudahan dan kenyamanan dalam hal pencarian dan tidak rusak dimakan waktu.
Beberapa  Jurnal  rancangan  atau  implementasi  database  telah  banyak  dibuat

## Unisda Journal of Mathematics and Computer Science
dengan  berbagai  macam  tipe.  Diantaranya  ada  Jurnal  dengan  judul  “ Penerapan Database  Persediaan  dan  Data  Pasien  Berbasis  Microsoft  Access  Dalam  rangka Meningkatkan  Efisiensi  Operasi  Pada  Puskesmas  Sukaharja ”  [3],  selain  itu  ada  juga penelitian pada tahun 2013 yang berjudul “ Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu .” [4].
Software yang  dapat  digunakan  untuk  database  meliputi  Ms.Office  yakni Ms.Access,  My  SQL  dan  banyak  lagi.  Akan  tetapi  menggunakan  MySQL- phpMyAdmin  dalam  akses  pembuatan  database  memiliki  kelebihan  utamanya  adalah kecepatannya  serta  keamanan  datanya  cukup  aman  walaupun  tidak  sehebat  Postgre apalagi  Oracle. Selain itu softwar e ini multiplatform sehingga mampu diaplikasikan  di berbagai sistem operasi.
Berdasarkan  pemasalahan  yang  telah  diuraikan  maka  dalam  penulisan  ini diimplementasikan  phpMyAdmin  pada  rancangan  sistem  administrasi  surat  dengan studi kasus pada LSP Universitas Dr. Soetomo Surabaya [5]. Hasil yang diperoleh dari rancangan  aplikasi  arsip  surat  menyurat  ini  dapat  memudahkan  pegawai  administrasi dalam mengelola pengarsipan surat.

## 2 MySQL – phpMyAdmin
MySQL  adalah  sebuah  perangkat  lunak  sistem  manajemen  basis  data  SQL  (bahasa Inggris: database  management  system )  atau  DBMS  yang multithread , multi-user , dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia.
MySQL  AB  membuat  MySQL  tersedia  sebagai  perangkat  lunak  gratis  dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial  untuk  kasus-kasus  dimana  penggunaannya  tidak  cocok  dengan  penggunaan GPL. Relational Database Management System (RDBMS).
MySQL adalah RDBMS  yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL. Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan  yang bersifat  komersial. MySQL  sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL ( Structured Query Language ). SQL  adalah  sebuah  konsep  pengoperasian  database,  terutama  untuk  pemilihan  atau seleksi  dan  pemasukan  data,  yang  memungkinkan  pengoperasian  data  dikerjakan dengan  mudah  secara  otomatis.  Keandalan  suatu  sistem database (DBMS)  dapat diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program  aplikasinya. Sebagai database server, MySQL  dapat  dikatakan  lebih  unggul  dibandingkan  database  server  lainnya  dalam query data.  Hal  ini  terbukti  untuk  query  yang  dilakukan  oleh  single  user,  kecepatan query MySQL bisa sepuluh kali lebih cepat dari PostgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan Interbase.
PhpMyAdmin  adalah  sebuah  aplikasi/perangkat  lunak  bebas  ( opensource )  yang ditulis dalam bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk menangani administrasi database  MySQL  melalui  jaringan  lokal  maupun  internet.  phpMyAdmin  mendukung berbagai  operasi  MySQL,  diantaranya  (mengelola  basis  data,  tabel-tabel,  bidang ( fields ),  relasi  ( relations ),  indeks,  pengguna  ( users ),  perijinan  ( permission s),  dan  lain- lain).
Perbedaan  phpMyAdmin  dengan  MySQL  terletak  pada  fungsi.  PhpMyAdmin merupakan alat untuk memudahkan dalam mengoperasikan database

## Unisda Journal of Mathematics and Computer Science
MySQL, sedangkan  MySQL  adalah database  tempat  penyimpanan  data.  Phpmyadmin sendiri digunakan sebagai alat untuk mengolah/ mengatur data pada MySQL [1].

## 3 Metode Penelitian
Berikut ini diagram alir metode penelitian yang dilakukan.
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

## 4 Implementasi Program
Implementasi  program  pada  penelitian  ini  menggunakan  komputer  dengan  processor Intel(R)  Pentium(R)  CPU  B980  @2.40GHz  dan  RAM  2  GB.  Namun  sebelumnya dipastikan  software  XAMPP  telah  terinstal  dan  sudah  bisa  menjalankan  aplikasi XAMPP.  Sehingga  sekarang  PC  sudah  bisa  dijadikan  server.  Sebagai  contoh  untuk disimulasikan  pada  program  ini  adalah  administrasi  Lembaga  Sertifikasi  Kompetensi (LSP) Universitas Dr. Soetomo Surabaya. Adapun langkah- langkah pengimplementasian dijelaskan sebagai berikut [2]:
1. Masuk ke
phpmyadmin di XAMPP. Ketik di browser
alamat http://localhost/phpmyadmin
2. Pada  menu Database, masukkan  nama database yang  diinginkan  kemudian klik Create .
3. Tabel database sudah  bisa  dibuat  dengan  klik  nama database yang  baru  saja dibuat.
4. Dalam  pembuatan  Tabel  Surat  Masuk  bisa  digunakan  perintah  SQL  sebagai berikut :
INSERT  INTO  `surat_masuk`(`nomor`,  `alamat_pengirim`,  `tanggal_surat`,
`nomor_berkas`,  `perihal`,  `tanggal_masuk`,  `nomor_petunjuk`,  `File`)  VALUES
([value-1],[value-2],[value-3],[value-4],[value-5],[value-6],[value-7],[value-8])
5. Dalam  pembuatan  Tabel  Surat  Keluar  bisa  digunakan  perintah  SQL  sebagai berikut  :  INSERT  INTO  `surat_keluar`(`nomor`,  `alamat_penerima`,  `tanggal`, `perihal`,  `no_berkas`,`File`)  VALUES  ([value-1],[value-2],[value-3],[value- 4],[value-5],[value-6])

## 5 Simulasi Hasil Program
Hasil implementasi terdiri atas 7 bagian atau form tampilan. Tampilan tersebut yaitu :
Study Literatur Rancangan Database Implementasi Program Simulasi Hasil Program

## Unisda Journal of Mathematics and Computer Science

## 5.1 Menu Utama
Setelah  menuliskan  url localhost/LSP/ maka  tampilan  menu  utamanya  dapat  dilihat pada  Gambar  2    Pada  menu  utama  user,  akan  ditampilkan  menu-menu  yang  berisikan pilihan menu surat masuk dan surat keluar.
Gambar 2 . Tampilan Menu Utama

## 5.2 Tampilan Input Surat Masuk
Pada  halaman  ini  merupakan  halaman  akses  user,  yang  memiliki  tool  -  tool  untuk penginputan data surat masuk. Gambar 3 memperlihatkan tampilan input surat masuk.
Gambar 3. Tampilan Input Surat Masuk

## 5.3 Tampilan Tabel Search Surat Masuk
Pada halaman ini user dapat menggunakan kolom pencarian untuk mencari arsi – arsip surat  masuk  yang  sudah  lama  terarsipkan.  User  dapat  mencari  arsip  surat  masuk berdasarkan Alamat Pengirim, Tanggal Masuk, Perihal, ataupun No. Berkas. Gambar 4 memperlihatkan  tampilan  tabel search surat  masuk.  Selain  itu  dari  tampilan  tabel tersebut, user dapat mengedit ataupun menghapus arsip surat masuk yang tidak sesuai.
Gambar 4 . Tampilan Tabel Search Surat Masuk

## 5.4 Tampilan Cetak Surat Masuk
Pada halaman ini user bisa mencetak arsip surat masuk yang user inginkan. Akan tetapi sebelum  user  masuk  pada  halaman  ini,  user  harus  terlebih  dahulu  klik  nomor  berkas yang ada pada tabel  pencarian surat  masuk.  Gambar 5 memperlihatkan tampilan cetak surat masuk.
Gambar 5 . Tampilan Cetak Surat Masuk

## 5.5 Tampilan Input Surat Keluar
Pada  halaman  ini  merupakan  halaman  akses  user,  yang  memiliki  tool  -  tool  untuk penginputan data surat keluar. Gambar 6 memperlihatkan tampilan input surat keluar.
Gambar 6 . Tampilan Input Surat Keluar

## 5.6 Tampilan Tabel Search Surat Keluar
Pada halaman ini user dapat menggunakan kolom pencarian untuk mencari arsi  – arsip surat  keluar  yang  sudah  lama  terarsipkan.  User  dapat  mencari  arsip  surat  keluar berdasarkan  Alamat  Penerima,  Tanggal,  Perihal,  ataupun  No.  Berkas.  Gambar  7 memperlihatkan  tampilan  tabel search surat  keluar.  Selain  itu  dari  tampilan  tabel tersebut, user dapat mengedit ataupun menghapus arsip surat keluar yang tidak sesuai.
Gambar 7 . Tampilan Tabel Search Surat Keluar

## 5.7 Tampilan Cetak Surat Keluar
Pada halaman ini user bisa mencetak arsip surat keluar yang user inginkan. Akan tetapi sebelum  user  masuk  pada  halaman  ini,  user  harus  terlebih  dahuu  klik  nomor  berkas yang  ada  pada  tabel  pencarian  surat  keluar.  Gambar  8  memperlihatkan  tampilan  cetak surat keluar.
Gambar 8 . Tampilan Cetak Surat Keluar

## 6 Kesimpulan
Dari  hasil  pembuatan  aplikasi  arsip  surat  menyurat  ini  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut :
1. Hasil implementasi membantu dalam adminstrasi surat dan pendokumentasian file surat dengan penyimpanan file digital pada sistem.
2. Dengan adanya fitur pencarian berdasarkan kategori perihal surat, nomor, alamat dan  tanggal  pencarian,  memudahkan  pegawai  dalam  menemukan  surat  dan menampilkannya.

## Daftar Pustaka
[1]    Kadir,  Abdul.  2009. From  Zero  To  A  Pro  -  Membuat  Aplikasi  Web  Dengan  Php  dan  Database Mysql . Andi Publisher. Yogyakarta .
[2[    Masykur, Fauzan, dan Atmaja, Ibnu. 2015. Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web. Indonesian Journal on Networking and Security . 4(3).
[3]   Triandi  dan  Prabowo,  Agung.  2008.  Penerapan  Database  Persediaan  Dan  Data  Pasien  Berbasis Microsoft Access Dalam rangka Meningkatkan Efisiensi Operasi Pada Puskesmas Sukaharja . Jurnal Ilmiah Kesatuan . 1(10).
[4]   Triyono dkk. 2013. Pembuatan Sistem Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu. Jurnal Teknik Pomits . 2(2).
[5]   Unitomo. 2017. https://lsp-unitomo.rhcloud.com/ diakses pada tanggal 24 Maret 2017 Pukul 09.10