Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
Volume 1 Halaman 82– 92
No. 2 Maret 2018

## PENERAPAN DISASTER RECOVERY AND CONTINGENCY PLANNING PADA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL DI BPN DIY
Lastria Nurtanzila Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada lastrianurtanzila@ugm.ac.id

## Abstract
Protection of vital records in an organization is a must. The position of the vital records in the organization's performance enables the organization to do some protection to its vital  records.  This  study  aims  to  analyze  the  application  of  disaster  recovery  and contingency plan in the protection of vital records in the Yogyakarta Land Regency. This research  uses  qualitative  approach  with  case  study  research  method.  Data  analysis  is used  to  identify  any  vital  rechords  managed  by  BPN  DIY,  as  well  as  possible  disasters. Disaster Recovery and Contingency Plan concept is used to perform strategy mapping in disaster management for protection of vital records at   BPN DIY. The results of this study are expected to gives recommendations to government for the implementation of disaster management strategies (pre disaster, during disasters and post disaster) to vital records in government agencies.
Keywords :  Disaster  Recovery  and  Contingency  Plan,  Vital  Records,  Disaster Management.

## Intisari
Perlindungan  arsip  vital  dalam  suatu  organisasi  merupakan  keharusan.  Posisi  arsip vital  dalam  kinerja  organisasi  memungkinkan  organisasi  untuk  melakukan perlindungan  terhadap  arsip  vitalnya.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis penerapan Disaster Recovery and Contingency Plan dalam  perlindungan  arsip  vital  di Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Analisis data digunakan untuk mengidentifikasi setiap arsip vital yang dikelola oleh BPN DIY, serta kemungkinan terjadinya bencana. Konsep Disaster  Recovery  and  Contingency  Plan digunakan  untuk  melakukan pemetaan  strategi  dalam  penanggulangan  bencana  untuk  perlindungan  arsip  vital  di BPN  DIY.  Hasil  penelitian  ini  diharapkan  dapat  memberikan  rekomendasi  kepada pemerintah untuk pelaksanaan strategi penanggulangan bencana terhadap arsip vital di lembaga pemerintah (pra bencana, selama bencana dan pasca bencana).
Kata kunci: Disaster Recovery and Contingency Plan, arsip vital, manajemen bencana
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...

## PENDAHULUAN
Indonesia,  secara  umum,  memiliki frekuensi  bencana  alam  cukup  tinggi karena  posisi  geografisnya.  Bencana  ini beragam  mulai  dari  bencana  ringan hingga  bencana  dengan  kategori  luar biasa.  Tercatat  dalam  sejarah,  letusan Krakatau  (1883),  Merapi  (2010)  hingga tsunami  di  Aceh  (2004)  meninggalkan kerusakan jangka panjang bagi Indonesia. Bencana  yang  disebutkan  terakhir, bahkan, menyisakan program penyelamatan  dan  pemulihan  ( recovery ) arsip  yang  masih  berlangsung  hingga tahun  2017.  Bahkan,  akibat  besarnya dampak  tsunami  Aceh,  maka  dibangun Balai  Arsip  Tsunami  Aceh  yang  diawasi langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik Indonesia  (anri.go.id).  Rerata,  arsip  yang masuk  dalam  program recovery adalah aset arsip pada bidang agraria.
Dalam Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Kearsipan,
disebutkan  beberapa  jenis  arsip,  salah satunya  adalah  arsip  vital, “ arsip  vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan  persyaratan  dasar  bagi kelangsungan  operasional  pencipta  arsip, tidak  dapat  diperbarui,  dan  tidak tergantikan  apabila  rusak  atau  hilang ” . Sehingga  dapat  dikatakan  bahwa  arsip vital  merupakan  arsip  yang  sangat dibutuhkan  keberadaannya  oleh  suatu organisasi,  apabila  arsip  tersebut  hilang atau  rusak  maka  akan  terhenti  aktivitas organisasi,  sehingga  organisasi  tidak dapat  menyusun  kembali  rekaman informasi yang dapat diterima.
Dalam  hal  manajemen  terhadap kemungkinan  terjadinya  bencana  dan proses  pemulihan  pascabencana  dikenal sebuah  konsep  yaitu Disaster  Recovery And  Contingency  Plan atau  dapat  pula disingkat  menjadi  DRCP.  DRCP  sendiri awalnya diperkenalkan pada perusahaan- perusahaan swasta yang memang memiliki  konsentrasi  tinggi  pada  arsip dan aset mereka. Perlindungan pada aset dan  arsip  vital  sangat  diperhatikan
mengingat  informasi  sangat  dibutuhkan untuk  pelaksanaan  kegiatan  organisasi. Konsep  mengenai  DRCP  sendiri  diawali dengan  konsep  tentang  manajemen resiko  dari  suatu  organisasi.  Dalam pengelolaan  organisasi  permasalahan risiko  seringkali  tidak  menjadi  perhatian manajemen.  Padahal  dalam  konsep pengelolaan  yang  berkelanjutan  sebuah organisasi didirikan dengan asumsi untuk terus  beroperasi  sampai  jangka  waktu yang  tidak  terbatas.  Risiko  seringkali menjadi  faktor  penghambat  operasi sebuah  organisasi  untuk  mencapai tujuan. Organisasi profit memiliki kesadaran tinggi akan perlunya mengelola risiko sehingga muncul konsep pengendalian internal. Tidak begitu lama muncul  konsep  manajemen  risiko  yang secara khusus berfokus pada pengelolaan risiko.
Pada  dasarnya  DRP  dan  BCP dibutuhkan  untuk  menganalisis  dan mengidentifikasi
kemungkinan- kemungkinan  risiko  dalam  suatu  proses kerja  yang  dapat  diantisipasi  dengan menyusun rencana darurat untuk menangani  permasalahan  yang  timbul akibat  risiko-risiko  tersebut.  Meskipun pendekatan  ini  banyak  ditemui  pada organsiasi swasta dan baiasanya digunakan  untuk  kegiatan  perlindungan aset,  namun  dalam  penelitian  ini mencoba menguraikan pendekatan DRCP untuk perlindungan arsip vital. Tentunya secara  kontekstual  pendekatan  ini  dapat diterapkan,  mengingta  pengamanan  aset menguatakan  perlindungan  begitupula dengan  pengamanan  aset  vital  yang  juga membutuhkan perlindungan.
Dimulai  dari  indentifikasi  arsip vital  apa  saja  yang  ada  pada  suatu organisasi tersebut, apa saja kemungkinan  bencana  yang  dapat mengancam eksistensi arsip vital teresebut,  dan  bagaimana  DRCP  nya. Pada  penelitian  ini,  peneliti  memilih lokasi  organisasi  yanga  kan  dilakukan
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
analisis adalah Badan Pertanahan Nasional  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.
Pemilihan lokasi ini dikarenakan beberapa  alasan  yang  dapat  diuraikan sebagi berikut ;
a.  BPN  DIY  merupakan  instasni  yang berwenang dalam perumusan kebijakan tentang pertanahan, sementara permasalahan pertanahan  adalah  masalah  yang komples  dan  vital  bagi  kehidupan publik.
b.  Sebagai  instansi  yang  berwenang dalam  perumusan  kebijakan  dan pelaksanaan  kebijakan,  banyak arsip-arsip  vital  yang  disimpan  dan harus  dikelola  dengan  baik  oleh BPN  DIY  agar  tidak  menimbulakn konflik di kemudian hari.
c.  Selama  ini  belum  ada  penelitian secara  detail  tentang  penerapan DRCP untuk mengelola arsip vital di BPN DIY.
Korelasi antara resiko bencana dan keselamatan arsip argaria menjadi alasan tim peneliti dari Program Studi Kearsipan untuk menggali informasi dan menawarkan suatu program perencanaan penanganan  arsip  pasca  bencana  kepada Badan  Pertanahan  Yogyakarta.  Region Yogyakarta  dipilih  sebab  area  ini memiliki  tingkat  kemungkinan  bencana alam  yang  tinggi  terkait  dengan  posisi geografisnya. Keberadaan Gunung Merapi yang masih aktif memiliki resiko bencana vulkanik.  Sementara  di  sisi  selatan, Palung  Jawa  yang  merupakan  jalur subduksi lempeng Indo-Australia-Eurasia memiliki resiko gempa tektonik. Ancaman  di  atas  belum  termasuk bencana yang lebih ringan seperti angina puting  beliung,  tanah longsor,  banjir dan lain sebagainya. (Bappenas, 2010).
Penelitian  ini  bertujuan  untuk memberikan gambaran mengenai perencanaan yang dapat dilakukan untuk menyelamatkan  sebanyak  mungkin  asset berupa  arsip  yang  tergolong  vital  bagi suatu  organisasi.  Diharapkan  pula,
rancangan ini dapat menjadi contoh bagi organisasi  serupa  untuk  menggiatkan kesadaran  bagi  penyelamatan  arsip, terutama  arsip  yang  menyangkut  hajat hidup orang banyak. Dalam lingkup lebih sempit,  kajian  ini  dapat  dijadikan  acuan bagi  individu  tentang  penanganan  arsip vital seperti sertifikat tanah. Pengetahuan ini  relevan  seiring  dengan  program Presiden Joko Widodo tentang pendaftaran  tanah  dan  pembagian sertifikat  bagi  warga  sebagai  bukti  hak atas tanah (Kompas, 2017). Direncanakan pada  2025,  seluruh  tanah  di  Indonesia sudah terpetakan dan terdaftar.
Pengelolaan dokumen pertanahan selayaknya  saling  berkorelasi  sehingga dapat  mencerminkan  fungsi-fungsi  BPN DIY.  Namun  dalam  berbagai  riset mengenai  arsip  pertanahan  belum ditemukan upaya untuk mengkorelasikan pengelolaan arsip-arsip tersebut sehingga tingkatan atau kelas arsipnya sulit untuk diidentifikasi. Oleh karena itulah penelitian  ini  mencoba  menganalisis penerapan  konsep disaster  recovery  and contingency  planning pada  perlindungan arsip vital di BPN DIY.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan  kualitatif  dengan  jenis  studi kasus,  yaitu  meneliti  suatu  kasus  yang terjadi  pada  tempat  dan  waktu  tertentu dan  mencari  kontekstual  tentang  setting kasus  tersebut,  dengan  mengumpulkan materi  yang  banyak  dari  sumber-sember informasi  yang  jelas  untuk  mendapatkan gambaran kasus secara detail (Satori dan Komariah  ,  2009  :  36).  Penelitian  ini merupakan  penelitian  yang  bersifat yuridis  empiris  karena  penelitian  ini menitikberatkan pada penelitian lapangan  secara  menyeluruh,  sistematis, dan  akurat,  serta  ditunjang  dengan penelitian  kepustakaan  serta  data-data sekunder yang sudah tersedia sebelumnya.  Hasil  dari  penelitian  ini
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
adalah deskriptif analitis. Bersifat deskriptif  karena  dari  penelitian  ini diharapkan dapat memperoleh gambaran secara  menyeluruh  mengenai  penerapan disaster recovery and contingency planning dalam  perlindungan  terhadap arsip vital di BPN DIY

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Organisasi BPN
Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN) adalah Lembaga Pemerintah Non
Kementrian  yang  berada  di  bawah  dan bertanggung  jawab  kepada  Presiden  dan dipimpin  oleh  Kepala.  (Sesuai  dengan Perpres  No.  63  Tahun  2013).  Badan Pertanahan  Nasional  mempunyai  tugas melaksanakan  tugas  pemerintahan  di bidang  pertanahan  secara  nasional, regional  dan  sektoral  sesuai  dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Secara umum, BPN memiliki 4 prinsip utama dalam pengelolaan pertanahan, yaitu : 1.  Pengelolaan pertanahan harus mampu berkonstribusi pada kesejahteraan masyarakat, 2.  Pengelolaan pertanahan harus mampu berkonstribusi pada keadilan penguasaan dan pemilikan tanah, 3.  Pengelolaan pertanahan harus mampu berkonstribusi pada keberlanjutan sistem kemasyarakatan  dan  Kebangsaan Indonesia, 4.  Pengelolaan pertanahan harus mampu berkonstribusi pada
harmoni sosial.

## Analisis Kearsipan BPN
Arsip  vital  dalam  suatu  organisasi, tidak hanya berupa arsip aktif, tetapi juga dapat  mencapai  masa  in-aktif  (Ricks, 1992:  244).  Media  arsip  vital  pun  dapat berupa hard  copy ,  pita  magnetic,  mikro film, optical  disc ,  dan  lain-lain  (Ricks,
1992:  244).  Dalam  studi  kasus  di  Badan
Pertanahan  Nasional  Kanwil  Yogyakarta, media arsip vital berupa kertas atau hard copy . Oleh karena arsip vital dapat berupa aktif  dan  in-aktif,  maka  prosedur pengelolaannya  pun  didasarkan  pada standar  pengelolaan  arsip  aktif  dan  in- aktif.
Pengelolaan  arsip  aktif  mengacu pada pemberkasan arsip yang diperkirakan mencapai 25% dari keseluruhan  arsip  yang  ada  di  suatu organisasi  (Ricks,  1992).  Persentase tersebut  tidak  hanya  berupa  arsip  vital organisasi, tetapi juga termasuk klasifikasi  arsip  penting,  berguna,  dan biasa.
Meski demikian, metode pemberkasan  untuk  arsip  vital  pun sebagaimana  metode  pemberkasan  pada arsip-arsip substanstif. Sistem pemberkasan  yang  digunakan  untuk menata  arsip  buku  tanah  adalah kombinasi  sistem  kronologis  dengan sistem geografis.
Penggunaan sistem geografis didasarkan  pada  lokasi  tanah  yang direkam dalam arsip vital. Menurut Place dan  Hyslop  (1982)sistem  geografis  tepat digunakan pada organisasi yang prosedur kerjanya  berbasis  kewilayahan.  Potensi kelemahan yang timbul akibat penggunaan  sistem  tersebut  adalah apabila  terdapat  beberapa  wilayah  yang memiliki  nomenklatur  sama.  Selain  itu, sistem geografis akan menemui kerumitan  apabila  digabungkan  dengan kode  alphabetik.  Oleh  karena  itu, penataan  arsip  vital  aktif  di  BPN  pun menggunakan sistem pemberkasan numerik,  yaitu  mengacu  pada  kode wilayah tingkat kelurahan.
Prosedur  penataan  buku  tanah, yaitu:
1.  Arsip  buku  tanah  disimpan  dalam personal  file sesuai  dengan  wilayah tanah, kemudian berdasarkan tahun pendaftaran  tanah.  Arsip  dengan angka tahun paling baru diletakkan di  lembar  awal.  Satu personal  file
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
dapat memuat 50 (lima puluh) buku tanah.
2.  Personal  file  berisi  buku  tanah kemudian  disimpan  dalam  roll o ’ pack  dengan  terlebih  dahulu diberikan kode
alphabetic (menunjukkan  wilayah  tanah)  dan kode  numerik  (menunjukkan  kode wilayah  tanah).  Wilayah  tanah dalam  ini  mengacu  pada  wilayah tingkat kelurahan.
Untuk  arsip  yang  belum  disimpan dalam personal  file  folder ,  sarana simpan  sementara  menggunakan box file dengan prosedur sebagaimana  dalam  personal  file folder. Namun kode yang digunakan  dalam  box  file  hanya berupa kode alphabetic.
Prosedur  penataan  tersebut  memiliki kelebihan,  yaitu  karena  fungsi  kerja BPN  adalah  per  wilayah,  maka penemuan kembali berdasarkan wilayah  dan  kode  wilayah  tersebut dapat  dikatakan  mudah.  Namun  pada sisi  kelemahan,  yaitu  pemanfaatan personal  file  folder,  pada  dasarnya tidak  sesuai  dengan  jenis  arsip  buku tanah. Hal ini karena untuk penemuan kembali  detail  informasi  dalam  buku tanah membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan  menemukan  kembali satu  buku  tanah.  Apabila  BPN  tetap menggunakan  sarana  personal  file folder,  maka  daftar  berkas  dan  daftar isi  berkas  harus  dibuat  untuk kemudahan dalam penemuan kembali arsip  buku  tanah.  Adapun  prosedur dalam penataan arsip buku tanah yang telah  memasuki  masa  inaktif,  tidak jauh  berbeda  dengan  penataan  pada masa  aktifnya.  Hal  ini  menyesuaikan dengan  prinsip  original  order,  yaitu mempertahankan penataan awal arsip.

## Pengelolaan Arsip Vital BPN
Definisi  arsip  vital  mengacu  pada dokumen yang memiliki nilai urgensi tak tergantikan  dan  dapat  mengakibatkan
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
hilangnya  aspek  administratif,  keuangan, hingga hukum apabila dokumen tersebut hilang  atau  rusak.  Surotani  (2013) menyebutkan  arsip  vital  adalah  bukti penyelenggaraan  kegiatan  organisasi yang  berfungsi  sebagai  akuntabilitas kinerja,  bukti  hukum,  dan  memori organisasi,  baik  yang  terekam  dalam bentuk media kertas maupun non-kertas. Ricks  (1992:  244)  menekankan  bahwa “ vital records are those records essential to the continued life of a business, also called class  1  records ”. Arsip  vital,  apabila merujuk  pada  ke  dua  pakar  tersebut, dapat  dimaknai  sebagai  arsip  kelas  1 yang  memiliki  nilai  vital  bagi  eksistensi organisasi,  baik  secara  administratif, keuangan,  maupun  hukum.  Pernyataan tersebut  senada  dengan  Perka  ANRI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman
Perlindungan,
Pengamanan,
dan Penyelamatan  Dokumen/Arsip  Vital, yang menjabarkan bahwa:
Arsip  vital  merupakan  informasi terekam  yang  sangat  penting  dan melekat  pada  keberadaan  dan kegiatan organisasi yang di dalamnya  mengandung  informasi mengenai  status  hukum,  hak  dan kewajiban  serta  aset  kekayaan instansi  dan  apabila  hilang  tidak dapat  diganti  dan  mengganggu keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.
Pada  dasarnya,  arsip  vital  yang dikelola oleh BPN DIY adalah cermin dari proses  administrasi  yang  terjadi  dalam pelaksanaan  fungsi-fungsi  BPN  DIY tersebut.  Jika  berdasar  pada  proses administrasi,  maka  arsip  vital  yang tercipta  tidak  hanya  berupa  arsip sertifikat  tanah,  tetapi  juga  termasuk buku  register  tanah,  peta  atau  denah ruang, data hasil survei pertanahan. BPN DIY,  sebagai  pembuat  kebijakan  dan penetapan  keputusan  hak  pertanahan, tidak  akan  dapat  menjalankan  fungsinya
apabila arsip buku register tanah maupun peta  atau  denah  ruang  tersebut  rusak, bahkan  hilang.  Dalam  hal  ini,  BPN  DIY harus melakukan penganggaran kegiatan pengkajian  ulang  sejak  survei  hingga penetapan hak pertanahan yang tentunya tidak  efektif  dan  efisien.  Selain  itu, kegiatan  pengkajian  ulang  tersebut  akan semakin  sulit  dan  birokratis  apabila tanah  yang  dikaji  terjadi  sengketa. Pengelolaan dokumen pertanahan selayaknya  saling  berkorelasi  sehingga dapat  mencerminkan  fungsi-fungsi  BPN DIY.  Namun  dalam  berbagai  riset mengenai  arsip  pertanahan  belum ditemukan upaya untuk mengkorelasikan pengelolaan arsip-arsip tersebut sehingga tingkatan atau kelas arsipnya sulit untuk diidentifikasi.
Arsip  vital  BPN  DIY  jika  dianalisis dari  aspek  struktur  organisasi  dapat diperhatikan  dari  tugas  dan  fungsi  yang melekat  di  masing-masing  unit  kerja sebagai berikut:
1.  Bidang  infrastruktur  pertanahan, menciptakan  arsip  hasil  survei, pengukuran dan pemetaan; 2.  Bidang hubungan hukum pertanahan,  menciptakan  arsip produk  hukum  yang  memutuskan hak-hak pertanahan; 3.  Bidang penataan pertanahan, menciptakan arsip yang mencerminkan kegiatan pemanfaatan pertanahan dan penataan kawasan tertentu; 4.  Bidang pengadaan tanah, menciptakan  arsip  hasil  penilaian tanah, data pengadaan dan pemanfaatan tanah pemerintah; 5.  Bidang  penanganan  masalah  dan pengendalian pertanahan, menciptakan arsip proses
penyelesaian sengketa pertanahan.
Pengelolaan  arsip  vital  di  BPN sendiri  dilakukan  oleh  SDM  khusus  yang merupakn  pegawai  BPN  dengan  latar belakang  non-kearsipan  dibantu  satu
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
orang pegawai honorer. Tentunya hal ini menjelaskan  mengapa  penataan  arsip  di bPN  masih  belum  maksimal.  Selain  itu penyimpangan arsip sudah menggunakan ruang  simpan  sendiri  yaitu  sebanyak  4 ruang,  meski  demikian  2  ruang diantaranya  dinilai  kurang  layak  karena belum  memperhatikan  faktor  suhu  dan kelembapan  serta  keamanan  fisik  dari pencurian. 1 Pada  dasarnya  terdapat  dua jenis  arsip  yang  dikategorikan  sebagai arsip  vital  yaitu  arsip  buku  tanah (merupakan arsip yang informasi didalamnya hampir sama dengan sertifikat tanah, sertifikat tanah dipegang pemohon, sedangkan buku tanah disimpan  BPN,    informasi  didalam  buku tanah meliputi keterangan pemilik tanah, hasil  ukur  tanah,  dan  keterangan  lokasi tanah,  sehingga  ketika  sertifikat  tanah pemilik  rusak/  hilang,  cara  pengurusan kembali  cukup  melihat  data-data  yang terdapar pada buku tanah yang disimpan BPN),  kedua  adalah  arsip  warkah (merupakan arsip yang didalamnya berisi berkas-berkas  persyaratan  permohonan pembuatan  sertifikat  tanah,  seperti  KTP, KK,  surat  pernyataan  kepemilikan,  surat ukur  tanah,  gambar  ukur  tanah,  dan berkas  lainnya  dalam  proses  pembuatan sertifikat tanah yang bersifat administratif) Berdasarkan  struktur  organisasi tersebut  pun  dapat  diperhatikan  bahwa proses  administrasi  antar  bidang  saling berkorelasi. Proses yang saling berkorelasi  tersebut  mengindikasikan bahwa pengelolaan arsip yang diciptakan masing-masing bidang sudah seharusnya juga  saling  berkaitan.  Sebagai  contoh, bidang  hubungan  hukum  pertanahan tidak dapat menetapkan hak-hak pertanahan  tanpa  arsip-arsip  yang diciptakan  oleh  bidang  infrastruktur pertanahan.  Dalam  menetapkan  hak-hak pertanahan,  beberapa  dokumen  krusial yang  menunjang  diantaranya  arsip  hasil
survei,  pengukuran  dan  pemetaan  tanah. Apabila arsip-arsip tersebut tidak dikelola  sesuai  standar  kearsipan,  maka pemutusan  hak-hak  pertanahan  tidak akan  mencerminkan  kondisi  real  di lapangan.
Persentase  arsip  vital,  menurut Ricks  (1992),  ada  pada  kisaran  3-5  % dalam  suatu  organisasi.  Meskipun memiliki persentase yang minim, efektivitas  operasional  organisasi  akan tercapai  apabila  arsip  vital  tersebut dikelola sesuai standar sehingga persentase  kehilangan  menjadi  kecil. Suatu  organisasi,  sebelum  melakukan pengelolaan  arsip  vital,  perlu  memahami lebih  dahulu  ciri-ciri  dari  arsip  vital, yaitu:
1.  Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi;
2.  Memerlukan  perlindungan  dan pengamanan;
3.  Fisik arsip tidak dapat digantikan;
4.  Merupakan aset organisasi;
5.  Alat dasar manajemen

## Analisis DRCP
Pada  dasarnya  DRP  dan  BCP dibutuhkan  untuk  menganalisis  dan mengidentifikasi kemungkinan- kemungkinan  risiko  dalam  suatu  proses kerja  yang  dapat  diantisipasi  dengan menyusun rencana darurat untuk menangani  permasalahan  yang  timbul akibat risiko-risiko tersebut. Oleh karena itulah , untuk memahami konsep ini perlu dipahami  lebih  dahulu  tentang  bencana. Bencana  sendiri  diartikan  sebagai kerusakan  serius  yang  terjadi  pada banyak orang, material maupun lingkungan  yang  mana  mendorong kemampuan  para  pihak  yang  terkena bencana  tersebut  untuk  menanganinya menggunakan  sumberdayanya  sendiri ( Asian  Disaster  Reduction  Center ,  6447). Dalam  penelitian  ini  tentunya  bencana dikhususkan  pada  kerusakan  material,
1 Wawancara  dengan  pihak  BPN  22 September 2017, pukul 09.07 WIB.
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
sebagaimana dimaksudkan material merupakan  arsip  vital  dalam  sebuah organisasi. Sementara Shaluf (2007),
melakukan kategorisasi bencana menjadi tiga bentuk, yaitu:
1. Natural  disasters, yaitu  kerusakan yang  disebabkan  oleh  kerusakan alamiah  atau  natural. Natural disaster bisa  berasal  dari  internal
(permukaan bumi), eksternal (topografi),  cuaca  (meteorologi  dan hidrologi)  dan  fenomena  biologis. Natural disasters sering juga disebut sebagai “ Act  of  God ”  , dalam pengartian istilah ini, penulis artikel memaknai natural disater merupakan  kejadian  yang  berasal dari  Tuhan,  atau  merupakan kehendak  Tuhan,  bukan  buatan manusia ataupun rekayasa teknologi. Contoh dari bencana tipe ini  adalah,  gempa  bumi,  tsunami, gunung  meletus,  longsor,  angin puting  beliung,  tornado,  ombak besar, banjir, badai, hama serangga, dan penyakit-penyakit epidemik.
2. Man - made  disaster, yaitu  kerusakan yang dihasilkan akibat dari keputusan  manusia.  Bencana  ini dapat  berlangsung  dalam  waktu yang  cukup  lama  maupun  secara mendadak.  Bencana  yang  bersifat mendadak  ini  sering  juga  disebut sebagai bencana sosio-teknikal yang terbagi  menjadi  4  kategori  ,  yaitu kegagalan/kerusakan  pabrik  dan perkebunan,
kerusakan transportasi,
kerusakan pada tempat  publik,  dan  kerusakan produksi. Sementara bencana jangka  panjang  lebih  mengarah pada  konflik-konflik  yang  terjadi baik  secara  nasional  maupun internasional. Man - made  disasters , termasuk didalamnya adalah
bencana sosio-teknikal dan warfare .
Bencana sosio-teknikal terjadi karena  eror  dari  pihak  manusia,
teknis dan operasional.
3. Hybrid disasters , yaitu bencana yang disebabkan  oleh  gabungan  antara keduanya,  kerusakan  yang  terjadi merupakan  akibat  dari  faktor alamiah  dan  keputusan  manusia. Contoh dari bencana tipe ini adalah , adanya  penggundulan  hutan  oleh para pembalak kayu liar menyebabkan terjadinya kebakaran hutan  dan  longsor  dibeberapa lereng  akibat  derasnya  air  hutan tidak  tertampung/tertahan. Hybrid disaster ini  kadang  membawa  pada subsequent  disaster yang  memiliki dampak secara ekonomi dan sosial.
Adapun  di  BPN  sendiri  kesdaran tentang identifikasi bencana yang mungkin  dialami  masih  belum  nampak, secara umum pihak BPN lebih memperhatikan  pada  bencana  tipe  2 yaitu  bencana  akibat  ulah  manusia, seperti  pencurian. 2 Sehingga  upaya perlindungan  masih  sebatas  cctv  dan pintu  yang  selalu  dikunci  oleh  petugas yang keluar masuk. Hal ini dimungkinkan karena sampai saat ini resiko yang sering dialami hanya sebatas arsip terselip atau hilang.  Sementara  kasus-kasus  seperti banjir  maupun  kebakaran  belum  pernah dialami.  Dari  sudut  paradigma  DRCP tentunya  hal  ini  tidak  baik,  organisasi haruslah  memahami  apa  saja  yang mungkin menjadi resiko/bencana. Perencanaan
terhadap manajemen bencana  dimulai  dari  indentifikasi  aset apa  saja  yang  dimiliki  organisasi. Beberapa  aset  vital  yang  dimiliki organisasi seperti ;
1.  Komputer
2.  Arsip elektronik
3.  Arsip non-elektronik
4.  Server data
5.  Sumber daya Manusia
2 Wawancara  dengan  pihak  BPN  22 September 2017, pukul 10.00 WIB.
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
Melihat  kasus  yang  terjadi  di  BPN, nampaknya perlu dilakukan perencanaan manajemen  resiko  yang  matang  dari suatu instansi pemerintahan, diantaranya melalui 3 tahapan , yaitu :
1.  Tahapan pra-bencana Dalam  tahapan  ini  yang  paling penting  adalah  mengidentifikasi arsip apa saja yang perlu diselamatkan  pada  saat  bencana terjadi  ,  baik  arsip  elektronik maupun  fisik.  Untuk  arsip  fisik perlu  dipikirkan  desain  bangunan seperti  posisi  ruang  simpan  lebih baik  dekat  dengan  jalur  mitigasi bencana.
Penyimpanan menggunakan  roll  o ’ pack  dinilai sudah  cukup  untuk  pengamanan dari  bahaya  api  mapun  air,  meski demikian  perlu  diperlukan  alih media  agar  arsip  tetap  tersimpan dalam bentuk digital. Setiap intansi pemrintahan  haruslah  memiliki server  pendukung  ,  sehingga  bila server  utama  terkena  virus  ,  maka backup data  dapat  dilakukan.  Alat pemadam kebakaran dan juga jalur mitigasi  bencana  juga  harus terpasang  di  dalam  gedung.  Hal yang paling utama adalah melakukan  sosialisais  dan  simulasi apabila  terjadi  bencana  kepada para  pegawai  sehingga  pegawai tidak  panik  dan  kebingungan menghadapi bencana.
2.  Tahapan saat bencana Dalam  tahapan  ini  hal  yang  perlu dilakukan  adalah menjalankan  SOP mitigasi  bencana.  SOP  tersebut harulah  disusun  sebelumnya,  jika diperlukan  dapat  dibentuk  komite penanganan bencana. SDM biasanya akan panik dan melupakan aset organisasi, tentunya ini adalah hal yang wajar, namun  demikian  perlu  ditetapkan tanggung-jawab masing-masing pegawai pada saat aksi penyelamatan,  misalkan  banjir
terjadi,  siapa  saja  yang  haru  ke gedung untuk menyelamatkan aset, atau  saat  kebakaran  terjadi, pegawai  menyalakan  sensor  air agar  pipa  mengeluarkan  air  secara otomatis, sembari pegawai menyelamatkan diri.
3.  Tahapan setelah bencana
Dalam  tahapan  ini,  fokus  utama adalah recovery, hal  ini  biasanya dilakukan dengan cara mngeidentifikasi  aset  apa  saja  yng masih bisa diselamatkan, arsip fisik dipisahkan sesuai kategori kerusakannya, dan dilakukan proses  penyelamatan  selanjutnya. Sementara  arsip  elektronik  dapat dipindahkan  ke  server  baru  atau dilacak  ulang  kerusakan  sudah sejauh apa.
Oleh  karena  itu  agar  efektif  suatu organisasi harus mempersiapkan rencana pemulihan bencana yang terdiri atas:
1.  Filosofi  organisasi,  visi,  misi,  dan tujuan  yang  berhubungan  dengan rencana  pemilihan  dan  kelanjutan usaha
2.  Penunjukan Komite Eksekutif Manajemen Bencana untuk mengambil  tindakan  dalam  situasi tidak adanya Dewan Direksi 3.  Arahan-arahan  yang  jelas  dan lingkup pemulihan bencana berdasarkan penilaian risiko 4.  Tugas-tugas, autoritas, dan tanggung jawab dari setiap karyawan  untuk  mengelola  kondisi kritis 5.  Rencana pemulihan organisasi untuk  setiap  cabang,  departemen, fasilitas, dan fungsi dalam institusi
6.  Peralatan  untuk  persiapan  kondisi darurat bencana
7.  Dokumentasi yang baik uji coba dan proses  evaluasi  dari  rencana pemulihan  bencana  yang  dilakukan pada beberapa interval tertentu
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
8.  Program pelatihan yang komprehensif untuk semua karyawan  yang  dilakukan  dalam interval  tertentu  minimal  setahun sekali. Pelatihan dapat berisi materi tentang identifikasi dan penggunaan  peralatan,  pemetaan area bencana, dasar-dasar pertolongan  pertama  dan  teknik kelangsungan  hidup,  penjelasan mengenai  tanggung  jawab  masing- masing dalam situasi bencana
9.  Kopi tertulis dari rencana pemulihan  bencana  akhir  yang disebarkan  kepada  setiap  cabang dan pimpinan departemen Sebagai  lokasi  penelitian,  BPN sendiri  belum  memiliki  manajemen resiko  atas  bencana.  Hal  ini  nampaknya masih  banyak  terjadi  di  instansi pemerintahan.  Instansi  pemerintahan cenderung  abai  atas  resiko-resiko tersebut,  mayoritas  dikarenakan  merasa tidak ada nya rasa kepemilikan atas aset. Berbeda  dengan  swasta  yang  merasa bahwa aset merupakan property sehingga  keamanannya  perlu  dijaga. Melalui  penelitian  ini  peneliti  berharap dapat  menjadi  gambaran  apa  saja  yang perlu dilakukan oleh instansi pemerintahan  dalam  manajemen  resiko perlindungan arsip vital mereka.

## KESIMPULAN
Pada  dasarnya,  arsip  vital  yang dikelola oleh BPN DIY adalah cermin dari proses  administrasi  yang  terjadi  dalam pelaksanaan  fungsi-fungsi  BPN  DIY tersebut.  Jika  berdasar  pada  proses administrasi,  maka  arsip  vital  yang tercipta  tidak  hanya  berupa  arsip sertifikat  tanah,  tetapi  juga  termasuk buku  register  tanah,  peta  atau  denah ruang, data hasil survei pertanahan. BPN DIY,  sebagai  pembuat  kebijakan  dan penetapan  keputusan  hak  pertanahan, tidak  akan  dapat  menjalankan  fungsinya apabila arsip buku register tanah maupun peta  atau  denah  ruang  tersebut  rusak,
bahkan hilang.
Secara  umum  BPN  melakukan pengelolaan arsip dnegan sistem kombinasi. Pengelolaan arsip vital sendiri belum  memiliki  standar  manajemen bencana. Hal seperti ini terjadi di banyak instansi  permerintahan  karena  rasa  abai dari  pegawai  atas  aset  milik  organisasi. Konsep  DRCP  mengenalkan  tentang  3 tahapan  penanganan  bencana  yaitu tahapan  pre  bencana,  pada  saat  bencana dan  pasca  bencana.  Ketiga  tahapan tersebut  sebaiknya  dituangkan  dalam dokumen SOP penanganan bencana suatu organisasi.    Selain  itu  tahapan  tersebut dapat dimulai dari tahapan pengidentifikasian  aset  vital,  identifikasi bencana yang mungkin terjadi, identifikasi  manajemen  pelindungannya serta  tupoksi  masing-masing  pegawai terhadap mekanisme penanganan bencana tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
Ricks,  Betty  .  1992. Information  and Image  Management  :  A  Records System  Approach .  South  Western Publishing Lo : Ohio
Penn,  Ira  A.,    Gail  Pennix  and  Coulson. 1994. Records Management Handbook . Gower : USA Ismayati,  Nita.  2015.  "Preservasi  Arsip Vital Perguruan Tinggi: Studi Kasus di Universitas x." Jurnal Pustakawan Indonesia 13.2
Krihanta.  2013. Pengelolaan  Arsip  Vital , Jakarta: UT Press
Sulistyo  Basuki.  2003.  Manajemen
Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta  :  PT.  Gramedia  Pustaka Utama
Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning pada Perlindungan Arsip...
Shaluf,  Ibrahim  Mohamed.  2007.  " An Overview  On  Disasters ",  Disaster Prevention  And  Management  Vol. 16 iss: 5 pp. 687 – 703
Wawancara  dengan  pihak  BPN  22 September 2017.