## IT GOVERNANCE DENGAN FRAMWORK COBIT DI BIRO PUSAT STATISTIK JAWA BARAT DENGAN METODE KUANTITATIF DESKRIPTIF

## Ade Andri Hendriadi
Universitas Singaperbangsa Karawang Jl. HS. Ronggowaluyo Telukjambe Karawang hendriadi@unsika.ac.id

## ABSTRAK
IT  governance  adalah  tanggung  jawab  dari  Board  of  Directors  dan  eksekutif  manajemen. Merupakan bagian dari enterprise governance dan terdiri dari proses dan struktur organisasi dan kepemimpinan  yang  menjamin  bahwa  IT  yang  dimiliki  organisasi  menjaga  dan  memperluas strategi  dan  objektif  organisasi.  COBIT  merupakan  salah  satu  kerangka  kerja  yang  digunakan untuk menilai, mengukur dan mengendalikan kinerja institusi dalam pengelolaan TI. COBIT juga bisa diterima dan diselaraskan oleh para penggunanya, karena kerangka kerja ini dibangun dari tujuan,  aturan  &  kebijakan  institusi.  Lalu  semua  proses  dianalisa  dengan  melihat  keselarasan antara  tujuan  yang  akan  dicapai  dengan  prosedur/kebijakan  yang  diimplementasikan  oleh institusi tersebut
Kata Kunci : IT Governance, Cobit

## PENDAHULUAN
Badan  Pusat  Statistik  (BPS)  merupakan  suatu  badan  yang  berdiri  sendiri  atau  badan  non departemen  yang  bertanggung  jawab  langsung  terhadap  presiden.  BPS  mempunyai  tanggung jawab  untuk  menyelesaikan  masalah-masalah  statistik,  mulai  dari  kependudukan,  ekonomi,  dan lain sebagainya  guna direpresentasikan kedalam angka-angka dan  grafik demi  memudahkan baik pemerintah maupun badan non pemerintah untuk melihat kondisi real Indonesia.
1. Dibutuhkan sebuah rancangan dengan metode pengukuran IT governance  readiness dengan  menggunakan  Maturity  Level  serta  mendesain  kontrol  yang  sesuai  dengan  kondisi organisasi sebagai tool pengukuran.
2. Melakukan pengukuran di Lembaga Pemerintahan.
3. Merancang database Maturity Level kesiapan IT Governance .

## METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi  penelitian  menggunakan  metodologi  Non  Rekaysa  dengan  Pendekatan Kuantitatif  Deskriftif.

## Pembuatan Surat Perizinan
Dalam hal perizinan pengambilan data dan informasi pada lembaga pemerintahan cukup sulit karena selalu terhalang dengan birokrasi yang berbelit-belit, mulai dari pembuatan perizinan yang harus  diberikan  beberapa  tembusan  terhadap  beberapa  sub  bagian  kepegawaian,  untuk menyelesaikan  masalah  ini  diggunakan  teknik  lama  dengan  mengadakan  pendekatan  terhadap beberapa pejabat yang berkompeten dalam hal pengeluaran data.

## Proses Survei
Setelah  mendapatkan  surat  izin  mengadakan  survei  kontak  dengan  pejabat  BPS  yang membawahi  beberapa  bagian  termasuk  bagian  sistem  informasi.  Setelah  mengadakan  beberapa kali pertemuan dan memberikan kuisioner yang telah distandardisasi terlebih dahulu  mengadakan
wawancara  langsung  pada  bagian  sistem  informasi  dan  memberikan  beberapa  pertanyaan  yang dianggap  sangat  dibutuhkan  dalam  proses  analisis.  Yang  di  survei  bukan  BPS  pusat  tetapi  BPS regional  yaitu  BPS  regional  Jawa  Barat,  dengan  itu  sebagian  data  analisis  didapat  dari  web  site resmi BPS – Indonesia yang berdomisili di Jakarta.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Perencanaan dan Pengorganisasian Perangkat IT

## IT Strategic Planning
Sampai dengan saat ini, sudah terorganisir dan telah terdokumentasi dengan baik tetapi badan yang  berwenang  untuk  menyimpan  dan  mengakases  hanya  BPS  pusat,  dan  tidak  dapat dipublikasikan secara umum. IT palan pada BPS sudah ditranslasikan kedalam jangka pendek, dan mekanisme  yang  tahu  dalam  hal  perencanaan  ini  adalah  BPS  pusat.  Dalam  hal  bisnis  dalam perencanan  plan  BPS  belum  mengakomodasikan  kedalam  kegunaan  IT  plan  hanya  digunakan diinternal lembaga. Dalam aktifitas  TI dalam pengawasan sudah ada steering commite. Beberapa proyek IT sudah dilengkapi dengan dokumentasi yang memadai.

## Information Architecture
BPS  telah  memiliki  strategic  plan  dan  telah  menggunakan  data syntax  rules ,  tetapi  dalam menetapkan  kontrol  pada  input,  pemrosesan  dan  pelaporan  tidak  deberikan  secara  jelas  dan terperinci. BPS telah memiliki kebijakan dan prosedur klasifikasi data pada level securty, accsess, dan  data-data  tersebut  hanya  disediakan  untuk  yang  membutuhkan  saja  baik  secara  langsung ataupun tidak langsung.

## Determine Technological Direction
BPS  masih  menggunakan  sistem  yang  terpusat  maka  belum  ada  proses  yang  digunakan mengupdate  infrastruktur  IT  secara  reguler,  tetapi  telah  ada  proses  evaluasi  terhadap  status teknologi  organisasi  guna  untuk  mengevaluasi  dan  memonitor  teknologi  informasi  yang dikembangkan pada saat ini dan waktu yang akan datang.

## IT Organization and Relationships
Manager  IT  untuk  sementara  masih  memiliki  kemampuan  yang  terbatas  dikarenakan wewenang  dari  para  manager  IT  masih  dipegang  oleh  beberapa  kepala  kepagawaian  yang notabene  belum  mengerti  betul  pada  kajian  teknis.  Tingkat  keamanan  dan  control  yang  tinggi membuat dalam hal pengawasan  terhadap kegagalan sistem IT selalu terjadi control yang baik.

## Manage the IT Investment
BPS telah  memiliki kebijakan  yang  mengatur secara khusus anggaran pembiayaan IT tetapi dalam  hal  pengeluaran  anggaran  tersebut  masih  bersifat  sentralisasi  yaitu  pemberian  anggaran secara langsung oleh pusat.

## Communication of Management Aims and Directions
Manajemen  IT  BPS  pada  tingkat  pusat  telah  membuat  dan  mendokumentasikan  kebijakan dan  prosedur  pengelolaan  sistem  informasi  dan  telah  menyampaikan  kebijakan  dan  prosedur tersebut kepada yang sesuai dalam hal ini adalah pejabat yang berwenang.

## Management of Human Resources
Belum  ada  kontrol  yang  tepat  dan  sesuai  untuk  mengantisipasi  perubahan  pekerjaan  dan pemutusan tenaga kerja.

## Compliance With External Requirements
Telah ada proses monitoring terhadap perubahan perundangan yang berhubungan dengan IT practice dan kontrol sehingga terjadi kesesuaian perudangan dan aturan hukum yang berlaku.
Assessment of Risks Belum  diterapkanya Assessment  of  Risks framework secara  periodik  untuk  menilai  resiko- resiko sistem informasi dalam mencapai tujuannya.

## Management of Projects
Belum adanya framework manajemen proyek dalam setiap pengembangan sistem dan dengan itu dapat diambil kesimpulan juga belum memilikinya SPMP ( software Quality Assurance Plan ).

## Management of Quality
Walaupun  telah  memiliki  dokumentasi  standar  dalam  aktifitas  IT    tetapi  belum  adanya aktifitas untuk memelihara quality assurance dari aktifitas IT.

## Program Development And Program Change

## Identify Automated Solutions
Dalam  merencanakan development, baik itu  memodifikasi system  yang lama atau  membuat yang  baru,  BPS  telah  melakukan  analisa  kebutuhan  dari  user.  Keputusan  yang  dikeluarkan  pun merupakan  solusi  yang  terbaik  setelah  dilakukan  analisa  terhadap  berbagai  macam  solusi alternative. Dokumentasi terhadap system pun sudah memadai, sehingga cukup membantu user.

## Acquire or develop application software
BPS pada saat ini telah mengacu kepada SDLC dalam mengembangkan system dilingkungan mereka.  Tentunya  dengan  mencakup  berbagai  macam  hal  seperti  security,availability  dan intergritas pemrosesan.

## Acquire technology infrastructure
Prosedur  yang  terdokumentasi  dalam  mengembangkan  infrastruktur  system  saat  ini  bisa dikatakan belum memadai.Namun review terhadap infrastruktur teknologi ini tetap dilakukan.

## Develop and maintain policies and procedures
BPS didalam mengembangkan systemnya  selalu menggunakan SDLC yang secara kebijakan telah direview dan di update oleh pihak manajemen.

## Install and test application software and technology infrastructure
Untuk  strategi  pengujian  yang  dilakukan  sebelum  BPS  mengembangkan  aplikasi  dan infrastruktur    tidak  mengetahuinya.  Namun  demikian,  dalam  mengembangkan  aplikasinya  BPS telah melakukan pengujian konversi antara sumber dan tujuan.

## Manage changes
Apabila  dalam  pengembangan  suatu  sistem  diperlukan  change  management,  pihak  BPS memiliki prosedur change management.

## Computer Operation And Access To Program And Data Define and Manage Service Level
Untuk bagian service level  tidak mengetahui apakah BPS telah memiliki service level dalam mendukung kebutuhan system dalam organisasinya atau tidak.

## Manage Third-Party Services
Dalam membangun sistem IT-nya, BPS tidak jarang pula menggunakan pihak ketiga/vendor yang  bertanggung  jawab  kepada  orang  tertentu  yang  ditunjuk  oleh  manajemen.  Pihak ketiga/vendor yang terpilih merupakan hasil dari prosedur dalam pemilihan pihak ketiga/vendor..

## Manage Performance and Capacity
Pihak manajemen IT selalu mengawasi performance dan level kapasitas dari suatu sistem dan jaringan.
Apabila terdapat hal-hal yang tidak optimal,
pihak manajemen IT akan melakukan follow-up untuk meresponnya.

## Ensure Continuous Services
Pada  bagian  ini    tidak  mengetahui  apakah  BPS  memiliki  kebijakan  dan  prosedur  dalam perencanan service continuity.

## Ensure System Security
Untuk  menjaga  keamanan  system,  BPS  telah  memiliki  security  policy  yang  baik.  Salah satunya adalah prosedur untuk otentikasi user ke system yang harus diikuti oleh semua user. Untuk  konektivitas  jaringan  BPS  telah  menerapkan  firewall  pada  servernya  yang  dikontrol  oleh administratornya..

## Identify and Allocate Cost
Selain mempunyai kebijakan dalam hal mengembangan sistem, BPS pun memilki kebijakan dan prosedur dengan perencanaan dan persiapan anggaran IT. Namun untuk mekanismenya seperti apa,  tidak mengetahuinya.
Dalam  penyimpanan  datanya  BPS  telah  menggunakan  enkripsi  dan  otentikasi  selain melindungi data tersebut secara fisik di tempat yang aman.

## Manage Facilities
Untuk menunjang keberlangsungan layanan IT, fasilitas IT di BPS juga menggunakan UPS, AC  serta  rest  floor.  Selain  itu  untuk  tidak  sembarang  orang  bisa  mengakses  fasilitas  IT.  Hal tersebut juga berlaku bagi data center yang dimiliki oleh BPS.

## Manage Operations
Security  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam  sebuah  organisasi.  BPS  pun  telah mempunyai  prosedur  standar  yang  telah  terdokumentasi  yang  baik.  Bagi  end  user  telah  ada  pula kebijakan  dan  prosedur  pemrosesan    computer  mengenai  hal  security,  availability,  dan  integritas pemrosesan yang telah diikuti oleh pihak terkait. Backup data juga telah dilakukan oleh BPS dan hanya  bisa  diakses  oleh  user  terbatas.  Verifikasi  input,  pemrosesan  dan  output  juga  dilakukan untuk mengecek kelengkapan dan akurasinya.

## Monitor and Evaluate IT Environment

## Monitoring
Performance  indicator  untuk  perangkat  IT  dari  sumber  eksternal  maupun  internal  telah ditentukan.  Selain  itu  di  BPS  telah  ada  mekanisme  untuk  mengatur  aktifitas  sehari-hari  dari departemen IT.

## Adequacy of Internal Control
Penyimpangan  serius  yang  terjadi  dalam  operasi  control  selalu  dilaporkan  ke  manajemen senior. Selain itu efektifitas internal control operasi sehari-hari telah diawasi oleh manajemen IT.

## Independent Assurance
Untuk independent review, review pada internal control, dan dokumentasi yang terkait   tidak memiliki informasi yang dibutuhkan.

## Internal Audit
Sama seperti independent assurance  pun tidak memiliki informasi ada tidaknya internal audit beserta prosedurnya di BPS.

## Educate and Train Users
Untuk  kebutuhan  training  user  dan  prosedurnya  di  BPS    tidak  mengetahui  apakah  ada  atau tidak.

## Assits and Advise Cutomer
Tidak mengetahui apakah BPS memberikan training yang berkelanjutan kepada semua staff.

## Manage the Configuration
Pada  saat  ini  BPS  telah  memiliki  prosedur  instalasi  software,  selain  itu  juga  telah  memiliki prosedur  pencegahan  dan  penanggulangan  virus  computer.  Sehingga  penyebaran  virus  dapat dikendalikan.

## Manage Problems and Incidents
BPS belum memiliki prosedur problem manajemen dan incident response dalam menanggapi aktifitas illegal yang terjadi.

## Manage Data
Dalam  hal  pengaturan  data,  BPS  telah  memiliki  prosedur  penanganan,  distribusi  dan penyimpanannya.

## KESIMPULAN
Dari  hasil  observasi,  pengumpulan  data  dan  analisa  dengan  teknik    studi  literature  COBIT dapat disimpulkan hasil benchmarking implementasi teknologi informasi dan perancangan strategi IT governance di BPS  adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan  dan  pengorganisasian  perangkat  IT  sudah  sebagian  besar  diterapkan  pada  level sistem  informasi  dan  dalam  hal  pengaksesan  dari  dokumentasi-dokumentasi,  diperlukan wewenang khusus dari pejabat yang berwenang.
2. Program  Development  And  Program  Change di  BPS  belum  secara  maksimal diimplementasikan guna memenuhi standar cobit dalam analisis.
3. Monitor  and  Evaluate  IT  Environment tidak  diberikannya  informasi  secara  jelas  terhadap analisis yang diberikan, sehingga  ambil kesimpulan standar.

## DAFTAR PUSTAKA
De Haes, Steven and Van Grembergen, Wim. IT Governance and Its Mechanisms. www.isaca.org . IT Governance Institute. COBIT Framework 4.1 Edition. (2007) IT  Governance  Institute.  COBIT Focus Volume  1.  (2008). The  newsletter  dedicated  to  the COBIT® user community
IT  Governance  Institute.  COBIT Mapping .  (2006). Overview  of  International  IT  Guidance.  2nd Edition
ISACA COBIT Student Book . (2007). IT Governance Institute ISACA Integrating  COBIT  into  the  IT Audit  Process  (Planning, Scope  Development,  Practisee) . (2006). IT Governance Institute ISACA COBIT 4.1 . (2007).  IT Governance Institute Information System Control Journal. Volume 4. (2004). COBIT in Relation to Other International Standard
Nanang  Sasongko.  Pengukuran  Kinerja  Teknologi  Informasi  Menggunakan Framework  Cobit Versi.  4.1,  Ping  Test Dan Caat Pada Pt.Bank  X  Tbk.  Di  Bandung.  (2009). Seminar  Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009

## BIODATA PENULIS
Ade Andri Hendriadi, S.Si, M.Kom. Lahir di Bandung, tanggal 02 April tahun 1979. Pendidikan terakhir S2 Sistem Informasi STMIK LIKMI.