## PENGEMBANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGADAAN DAN PERSEDIAAN BARANG  DENGAN METODE

## PERPETUALINVENTORYMETHOD DAN ECONOMIC ORDER QUANTITY
(Studi Kasus  :  Divisi Logistik Rumah Sakit Krakatau Medika Cilegon)
G ilang S o n ar A m anu, Y uliani In d rianingsih
Program  Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto Yogyakarta informatika@stta.ac.id

## A B S T R A C T
The  accuracy  o f  data  is  the  capital fo r   making  very  useful  information forthe  company  business continuity.  The  value  o f  data  can  be  very  expensive  i f  it  can  be  made  into  good  information  and  the right  target.  Procurement  and  inventory  data  is  one  o f  the  things  to  note  in  particular  the  logistics division  on  the company.  Therefore it needs a system  using a particular method that can  be support the data  management o f  goods procurem ent and it can  also  help  the  managers  take  the  decision  o f stock control.  Based on  that,  it can  be  developedto  integrated system  between procurem ent data processing and  the  amount  o f  purchasingmaterials  a  single  web-based  application  that  implement  a  m ethod  o f stock record such  as perpetual  inventory  m ethod and economic  order quantity  m ethod as  well  as  the methods  used  to  support  the  decision  in  calculating  the  amount o f inventory  to  be  optimal.  Using  the development  o f   the  decision  support  system,  some  errors  related  to  the  recording  o f  data  on procurem ent  and  inaccuracies  in  determining  the  amount  o f  inventory  can  be  reduced.  Then  the company can avoid the material losses.
Keyword : Decision  Support  System,  Procurement,  Stock,  Perpetual  Inventory  Method,  Economic Order Quantity Method.

## 1. P en d ah u lu an
Informasi  akan  persediaan  barang  yang  tepat  dan  akurat  merupakan  hal  penting  pada  suatu perusahaan  dan  organisasi,  terutam a pada perusahaan berskala besar yang  memiliki jum lah persediaan barang  yang  sangat  banyak  dan  bernilai  tinggi.  Selain  itu,  ketepatan  pencatatan  data  pengadaan  dan pengeluaran  barang ju g a dapat mempengaruhi  kinerja perusahaan.  Ketidaktepatan  data pengadaan  dan pengeluaran  barang  yang  terjadi  akan  menimbulkan  berbagai  resiko  termasuk  kerugian  materil.  Oleh karena itu  dibutuhkan  suatu  sistem  informasi  yang  dapat menunjang  proses manajemen pengadaan  dan manajemen persediaan dari perusahaan tersebut dan juga dapat menghasilkan data serta informasi yang tepat dan akurat.
Saat  ini  Rumah  Sakit  Krakatau  Medika  (RSKM )  m asih  menggunakan  sistem  dengan  metode sederhana,  dan  pengambilan  keputusan  yang  berkaitan  dengan  perhitungan jum lah  persediaan  barang ju g a  m asih  dilakukan  secara  manual,  sehingga  peluang  terjadinya  kesalahan  masih  besar.  Adanya kesalahan  ataupun penyelewengan pencatatan  data pengadaan  dan pengambilan  keputusan  perhitungan jum lah  persediaan  barang  akan  sangat  berbahaya,  karena  dapat  merugikan  perusahaan  dalam  segi materi.Berkaitan  dengan  permasalahan  yang  ada,  maka  penulis  berinisiatif  untuk  mengembangkan sebuah  sistem  manajemen  pengadaan  dan  persediaan  barang  berbasis  website  dengan  menerapkan sistem  pendukung  keputusan  didalamnya.  Ada  beberapa  metode  yang  dapat  digunakan  dalam pemgembangan  sistem  tersebut  salah  satunya  adalah  metode  pencatatan  persediaan  perpetual
(Perpetual  Inventory  M ethod) dan  metode  pengontrol  jum lah  persediaan  EOQ (Economic  Order Quantity ).

## 2. K ajian  P u stak a
Fatona (2013) membahas tentang pengembangan  sistem pendukug keputusan dengan metode EOQ yang  diimplementasikan  dengan  pemrograman Borland  Delphi 7.0.  Dengan  adanya  pengembangan tersebut,  akan  didapatkan  hasil  yaitu  informasi  jum lah  pengontrol  penyediaan  barang  dan  jum lah pembeliaan barang.
N ur  Hayati  dan  Adhi  Antono  (2010)  membahas  tentang  sistem  informasi  pembelian  barangdan produksi  sebagai  penyedia  informasi  perencanaan  dan  pengendalian  pembelianbarang  dan  produksi. Diharapkan proses pengadaan barang akan lebihefektif dan efisien dengan dibentuknya sistem tersebut.
M unawaroh  (2006)  membahas  tentang  sistem  informasi  persediaan  alat  tulis  kantor.  Sistem  ini tujuannya  adalah  menyediakan  segala  kebutuhan  alat  tulis  kantor  yang  dibutuhkan  bila  ada  suatu kegiatan dan pada akhirnya nanti bisa membuatsuatu laporan yang dapat digunakan untuk evaluasi pada waktu yang akan datang.
3. M etode Penelitian
3.1  Sistem  P e n d u k u n g  K ep u tu san
Sistem  Pendukung  Keputusan  (SPK)  adalah  sebuah  sistem  informasi  berbasis  kom puter  yang interaktif,  fleksibel  yang  dapat  menyesuaikan  diri,  khususnya  dibangun  untuk  mendukung  solusi  dari problem yang dihadapi  sehingga menghasilakan keputusan yang terbaik (Turban, 2005).

## 3.2  E conom ic Order Q uantity(EO Q )
EOQ  adalah  jum lah  pesanan  yang  dapat  meminimumkan  total  biaya  persediaan  dan  pembelian yang  optimal,  untuk  mencari  berapa total  barang  yang  tetap  untuk  dibeli  dalam  setiap  kali  pengadaan untuk menutup kebutuhan selama satu periode.  (Y amit,  1999) Perhitungan EOQ dapat dirumuskan sebagai berikut :
Keterangan  :
S  :  Biaya order setiap kali pesan D  :  Jumlah Kebutuhan Periode Tertentu
H   :  Biaya Penyimpanan Per Unit
2  :  Konstanta
Model EOQ berlaku jik a  memenuhi beberapa asumsi-asumsi (Subagyo, 2000),  sebagai berikut :
1.  Jumlah kebutuhan barang  selama setahun dapat diperkirakan dan kebutuhan barang  sepanjang tahun relatif stabil.
2.  Hanya ada 2 macam biaya yang relevan, yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan barang.
3.  Biaya pemesanan  untuk  setiap  kali  pemesanan besarnya  selalu  sama, tidak terpengaruh oleh jum lah yang dipesan.
4.  Biaya pemeliharaan barang  setiap  unit setiap  tahun  sama,  dengan  kata lain pemeliharaan barang  ini bersifat variabel tergantung pada jum lah barang yang disimpan dan lama waktu penyimpanan.
5.  Usia barang relatif lama dan tidak cepat rusak.
6 .  Harga setiap unit barang selalu sama (stabil) dalam  satu periode.
7.  Tidak ada kendala atau batasan mengenai jum lah barang yang dipesan.
Jika  asumsi-asumsi  diatas  dapat  terpenuhi,  maka  model  EOQ  dapat  digunakan.  Secara  klasik model persediaan yang dianggap  ideal seperti yang diperlihatkan dalam Gambar  1.
( 2.1  )
Gambar 1.  Grafik Model Persediaan
Dimana Q  adalah jum lah pembelian penggunaan tetap, persediaan akan habis dalam waktu tertentu dan  ketika jum lah  persediaan  hanya memenuhi  atau  sama  dengan jum lah  persediaan  yang  dibutuhkan pada waktu tunggu (lead time), m aka pemesanan kembali (Reorder Point) harus  segera dilakukan. Keterangan  :
Q
:  Jumlah pemesanan Q/2 :  Rata-rata persediaan
A : Safety Stock
B : Reorder Point ac = ce  :  Interval pemesanan ac = cd = e f :  Tenggang waktu
3.3  Perpetual Inventory M eth o d (PIM )
Metode  Perpetual  adalah  pencatatan  yang  berkaitan  dengan  persediaan  barang  yang  dilakukan secara continue,  sehingga bila terjadi  suatu pengadaan,  akan menambah jum lah persediaan  barang  dan bila terjadi pengeluaran, m aka akan mengurangi jum lah persediaan barang.
3.4  P eran c a n g a n  Sistem
3.4.1 A nalisa Awal
Sistem  pengelolaan  data  pengedaan  dan  persediaan  barang (inventory  system) yang  digunakan sebelumnya  merupakan  aplikasi  berbasis  desktop  dengan  bahasa  pemrograman  DBase  dan menggunakan  database  DBF.Dari  penelitian  yang  dilakukan,  terdapat  beberapa  kelemahan  dan kelebihan  yang  ada  pada  aplikasi  yang  sebelumnya,  adapun  kelemahan  dan  kelebihannya  adalah sebagai berikut  :
1. Kelemahan
a.  Tampilan aplikasi yang menurut para pengguna kurang menarik.
b.  Merupakan  aplikasi  oflineyang  harus  dilakukan  penginstalan  satu  persatu  ke  setiap  komputer yang ada.
c.  Database  antar  user  tidak  tersinkronisasi  dan  dapat  menimbulkan  masalah  karena  ketidak cocokan  data  antara  komputer  satu  dengan  komputer  yang  lainnya.  Dibutuhkan  suatu  proses reindex  database yang  harus  dilakukan  oleh  setiap user di  komputernya  masing-masing  guna melakukan pencocokan data setiap terjadi perubahan, terutam a perubahan pada master data.
d.  Pengiriman  data  rincian  pengadaan  barang  atau  surat  undangan  kerjasam a  kepada  supplier masih dilakukan dengan cara pengiriman surat melalui jasa pos.
e.  Perhitungan  jum lah  persediaan  barang  rutin  yang  dilakukan  oleh  m anajer  masih  dilakukan dengan  cara  memperkirakan  saja  tanpa  menggunakan  metode  perhitungan  tertentu  untuk mendapatkan  hasil  perhitungan  yang  optimal.  Ini  sangat  beresiko  dalam  mengontrol  jum lah pengadaan barang,  karena sangat memungkinkan terjadinya kelebihan  stok barang (over stock)
atau  kekurangan  stok  barang (buffer  stock), sehingga  dapat  menghambat  kinerja  perusahaan bahkan dapat merugikan dari  sisi financial.
2.  Kelebihan
a.  Tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang tinggi
b.  Kecepatan proses aplikasi cukup baik
c.  Tidak membutuhkan akses jaringan internet
d.  Dengan menggunakan  sistem  pencatatan persediaan periodik, jik a  tidak terdapat penyelewengan data,  m aka  laporan  setiap  akhir  bulan  akan  lebih  akurat,  karena  adanya  pengecekan  langsung secara fisik  secara berkala yang dilakukan oleh petugas gudang.
e.  Bagi  karyawan  lama  aplikasi  ini  lebih  dikenal,  karena  aplikasi  ini  sudah  digunakan  dari  awal terbentuknya perusahaan.
3.4.2  Proses Bisnis
Skema  proses  bisnis  yang  diterapkan  dalam  melakukan  proses  transaksi  pengadaan  barang berdasarkan SOP (standard operational procedure) yang berlaku, dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2.  Skema Proses Pengadaan Barang
3.4.3  A rsite k tu r Sistem
Berikut  ini  merupakan  gambaran  mengenai  rancangan  arsitektur  pengembangan  sistem,  seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3.
3.4.4  Data Flow D iagram (DFD)
Berikut ini adalah data flo w  diagram yang menjelaskan proses alur data yang berjalan pada sistem. Adapun DFD tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.
Input Master
Data
Lap Master Data
n Input Data
EOQ M em ber Lap Hasil EOQ In p ut M aster  D a ta Master Data Lap Master
Data Master Data
D1 D a ta  M aster
DataTransak si
v 'f
Proses  E O Q Hasil EOQ ( persediaan Optimal) ------------------- > Lap Hasil EOQ
D2 Da ta  Persediaan
Data Persediaan Optimal Proses  Transaksi D3 D a ta  Tran saksi
Gambar 4. Data Flow Diagram (DFD)
Terdapat tiga proses pada DFD  level  1  ini,  adapun proses-proses tersebut adalah sebagai berikut:
1.  Proses  1  adalah  proses  mem ber  memberikan  masukan  m aster  data  yang  dibutuhkan  untuk  proses transaksi  dan  proses  EOQ  dan mem ber akan mendapatkan  informasi  serta laporan  dari  pengelolaan master data.
2.  Proses  2  adalah proses  perhitungan jum lah persediaan  dan pemesanan barang  dengan metode  EOQ menggunakan  data  yang  terdapat  pada database master  data,  database  persediaan,  dan  juga datahistory transaksi  yang  ada  pada database transaksi.  Hasil  dari  proses  EOQ  ini  akan  tersimpan pada database persediaan  dan  nantinya  akan  digunakan  sebagai  bahan  pembantu  menajer  dalam mentukan jum lah pemesanan barang pada proses transaksi disetiap periodenya.
3.  Proses  3  adalah  proses  transaksi  pengadaan  dan  pengeluaran  barang  dimana  setiap  kali  terjadi transaksi  maka  jum lah  persediaan  barang  akan  dicatat  dengan  menggunakan  metode  pencatatan perpetual inventory. Transaksi pengadaan barang dilakukan saat stok barang  sudah berada pada titik pemesanan  kembali,  dimana  titik  pemesanan  tersebut  didapat  dari  hasil  perhitungan  proses  EOQ.
Dan untuk jum lah pemesanan barang  yang  akan dipesan, juga mengacu pada hasil perhitungan yang telah dilakukan pada proses EOQ.

## 4. Hasil D an P em b ah asan
4.1  Im plem entasi
Berikut ini tampilan dari implementasi  sistem pendukung keputusan yang dibangun dengan bahasa pemrograman  PHP  dan  database  Postgre  SQL.  Pemrograman  berbasis  website  ini  dibangaun  dengan mengunakan fam ew okC odeigniter dan frontendfram ew ork Twitter Bootstrap.
F O R M E O Q HASIL PERHITUNGAN EO Q Economic  Ord er Quantity Safety  Stock Kebutuhan/Lead Tim e Reorder Point / ROP
Gambar 6. Perhitungan EOQ

## Gambar 7. Proses Pengadaan Barang
4.2  P em b ah asan
Analis  sistem  pendukung  keputusan  dilakukan  dengan  cara  membandingkan  hasil  perhitungan metode  EOQ  secara matematis  dan  perhitungan  yang  menggunakan  sistem  yang  telah  dibangun.  Jika perhitungan  pada  sistem  menghasilkan jum lah yang  sama dengan  perhitungan  secara matematis,  maka sistem dinyatakan sudah berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan.
Pengujian dilakukan dengan contoh kasus berikut ini  : Diketahui  : Biaya Pesan  :  Rp.  3000 Biaya Penyimpanan  :  Rp.  150 Kebutuhan Dalam  3  Bulan  :  100 Unit W aktu Tunggu  :  3  Hari Kebutuhan Pengaman  :  10%
Ditanya :
1. Economic Order Quantity  ?
2. Safety Stock ?
3. Reorder Point ?
Perhitungan dengan metode EOQ  :
1.  P e n en tu an  E O Q
/ 2 * 3 0 0 0 * 1 0 0 EOQ =  J --------------------
V
150 EOQ = 63 U nit
2.  P e n en tu an  R O P
Menghitung reorder  p o in t waktu  pemesanan  kembali  berdasarkan  jum lah  stok  atau  pengontrol persediaan  barang.  Namun  sebelum  melakukan  perhitungan  ROP  akan  dilakukan  perhitungan- perhitungan lainnya yang mendukung perhitungan ROP tersebut, diantaranya sebagai berikut :
a. Menghitung rata-rata kebutuhan dalam  1  bulan. (Jumlah pengeluaran dalam periode  3  bulan / 3  )
Rata-rata kebutuhan =  100 / 3  = 33  U nit
b. Menghitung kebutuhan pengaman.
10  % *  Rata-rata kebutuhan  1  bulan
Kebutuhan pengaman =  10  % *  33  = 3 Unit
c. Menghitung kebutuhan pada m asa lead time.
(Rata-rata kebutuhan  1  bulan / 30)  *  3
Kebutuhan waktu tunggu = ( 33  / 30 )  *  3  = 3 U nit
Setelah  perhitungan  yang  sifatnya  mendukung  proses  ROP  dilakukan,  selanjutnya  penentuan  ROP dapat dilakukan.
Kebutuhan pengaman + Kebutuhan waktu tunggu ROP = 3  Unit +  3  Unit
ROP = 6 U nit
Dari perhitungan diatas, m aka didapatkan hasil  sebagai berikut  : E O Q  = 63 U nit Safety Stock = 3 U nit Reorder P o in t = 6  U nit
Hasil  EOQ  adalah jum lah  pengadaan  barang  paling  optimal  dan  akan  digunakan  sebagai  pendukung keputusan  pada  proses  transaksi  pengadaan  barang.  Sedangkan  hasil reoder  point, merupakan  titik pemesanan  kembali,  yang  artinya  disaat  stok  barang  sudah  pada  angka  6,  maka  divisi  logistic  harus segera melakukan pengadaan barang untuk periode berikutnya sejumlah 63  Unit.

## 5. P en u tu p
5.1  K esim pulan
1.  Pengembangan sistem berbasis website  ini dapat menanggulangi permasalahan sinkronisasi database yang terdapat di sistem sebelumnya.
2.  Aplikasi  proses  pencatatan  pengadaan  dan  pengeluaran  barang  dengan  menggunakan  metode pencatatan perpetual inventory m ethod dan proses perhitungan untuk mengontrol jum lah persediaan barang  dengan  menggunakan  metode economic  order  quantity, dengan  tingkat  kesalahan  dalam pencatatan jum lah pengadaan dan pengeluaran barang yang kecil.
3.  Pengembangan  sistem  dengan  menggunakan  metode  pencatatan  persediaan perpetual  inventory method dan  perhitungan  jum lah  persediaan economic  order  quantity terbukti  menghasilkan informasi yang tepat dan sesuai dengan perhitungan yang dilakukan secara manual.
5.2 S aran
1.  Pengembangan  metode  pencatatan  transaksi,  tidak  hanya  dengan  menggunakan  metode perpetual inventory  method namun  ju g a  dapat  ditambahkan  fitur  dengan  menerapkan  metode  pencatatan periodik. Agar hasil dan ketepatan data aplikasi terhadap keadaan sesungguhnya semakin akurat.
2.  Ada  beberapa  faktor  yang  harus  terpenuhi  agar  metode economic  order  quantity dapat  berfungsi dengan  maksimal,  salah  satunya  adalah  harga  barang  yang  harus  cenderung  stabil  dalam  setiap periode tertentu.  Pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan mengembangkan metode economic order  quantity itu  sendiri  atau  dengan  mencari  metode  lain  yang  dapat  mengontrol  jum lah persediaan  yang tepat tanpa harus  terbatasi  dengan  faktor-faktor tertentu  seperti  yang terdapat pada metode economic  order  quantity, terutam a  faktor  kestabilan  harga  barang  atau  pada  saat  terjadi pengurangan harga (diskon) dalam pemesanan setiap barang pada jum lah tertentu.

## D a fta r P u sta k a
Fatona,  Elyas, 2013,Pengembangan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol Persediaan Dan Jumlah Pembeliaan  Barang M enggunakan M etode  EO Q  (Economic  Order  Quantity)  Studi Kasus di  Perusahaan  Wjes  Frozen  F ood  Singaraja, KARMAPATI,  Vol.2,  N o .l,  Januari  2013,  ISSN 2252-9063.
Hakim,  Lukmanul, 2011, Trik dahsyat menguasai A JA X  dengan jQ uery, Lokomedia.
Kusrini.  2001, Konsep dan Aplikasi Sistem pendukung Keputusan,Andi Offset.
Munawaroh,  Siti,  2006, Perancangan  Sistem  Informasi Persediaan  Barang  (Studi  Kasus  Universitas Stikubank Semarang).  Jurnal  Teknologi Informasi Dinamik, V o l.ll,  No.2,  Juli  2006,  ISSN  0854- 9 5 2 4 ,pp  124-133.
N ur  Hayati,  Enty,  Adhi  Antono,  2010, Analisa  Perancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang. Jurnal  Ilmiah Dinamika Teknik, Vol.4, N o .l, Januari 2010, pp 38-50.
P,  Subagyo, 2000, M anajemen  Operasi,  Edisi Pertama, Penerbit BPFE.
Riyanto.  2011, M em buat  sendiri  aplikasi  e-commerce  dengan  PH P  dan  M ySQ L  menggunakan Codeigniter dan jQuery, Andi Offset.
Suadi, Arief,  Siregar Baldric,  dkk.  2011, Akuntansi Biaya, Edisi 2,Bagian Penerbitan  STIE YKPN.
Turban, E, Aronson J.E., dkk.  2005, Decission support System and intelligent
System
(Sistem
Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas), Andi Offset.
Y,  Supriyanto, dkk.  2010, M anajemen Keuangan I, Bagian Penerbitan STIE YKPN.
Yamit, Yulian.  1999,  Manajemen Persediaan,  FE UII, Yogyakarta.
http : //api. j q uery.com/ ,  di  akses p a d a  tanggal 20 F e b ru a ri 2014.
http://ellislab.com/codeigniter/user-guide/, di akses p a d a  tanggal 25 F e b ru a ri 2014.
http ://getbootstrap.com/ ,  di akses p a d a  tanggal 20 F e b ru a ri 2014. http://postgresql.org/docs/9.3/static/index.html,  di akses pada tanggal 22 Februari 2014.