*Corresponding author at: Programs of Mathematics, Faculty of Mathematics and Natural Science, Universitas Sumatera Utara, Medan, Indonesia
E-mail address: herawaty.elv@gmail.com
Copyright © 2022 Published by Talenta Publisher, p-ISSN: 2549-4341; e-ISSN: 2549-418X Journal Homepage: https://abdimas.usu.ac.id or https://talenta.usu.ac.id/abdimas

## ABDIMAS TALENTA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Vol. 8, No. 2, 2023 | 867 - 871

## Teaching Digital Archives Management Using Google Sites, Google Drive, and Gmail
Elvina Herawati 1* , Saib Suwilo 1 , Herman Mawengkang 1 , Aghni Syahmrani 1
1 [Programs of Mathematics, Faculty of Mathematics and Natural Science, Universitas Sumatera Utara]
Abstract. Study plans, study modules, practice questions and exams from teachers, results of student exercises and exams, photos and videos of teaching activities, and other teaching files for each subject are teaching data that can be used to obtain quality education. However, some of the data is not documented by Partners in a systematic and comprehensive manner. If the data is physically collected, it will require a repository for the data, so it will take time to organize the warehouse, search for files, and provide files to teachers or students who need the files. To keep teaching data collected without using physical storage warehouses, digital archiving can be used. Google Sites, Google Drive, and Gmail can be used to build digital archives. The USU Mathematics Master’s Program team plans to build a site through Google Sites to archive digital files and to display digital archives that are stored on Google Drive and which can be submitted via Gmail online. In addition, the Team also provides training for Partners to build and develop sites on Google Sites and perform digital archive management on Google Drive and integrate Google Sites and Google Drive with Gmail.

## Keyword: Online Managment, Teaching Digital, Archives
Abstrak. Rencana studi, modul belajar, soal latihan dan ujian dari guru, hasil latihan dan ujian murid,foto dan video kegiatan pengajaran, dan berkas pengajaran lainnya pada setiap mata pelajaran merupakan data pengajaran yang dapat digunakan untuk memperoleh pendidikan berkualitas. Tetapi, sebagian data tersebut tidak didokumentasikan oleh Mitra secara sistematis dan menyeluruh. Jika data tersebut dikumpulkan secara fisik, maka akan membutuhkan gudang penyimpanan untuk data tersebut, sehingga akan membutuhkan waktu untuk menata gudang, mencari berkas, dan memberikan berkas kepada guru atau murid yang membutuhkan berkas tersebut. Untuk menjaga data pengajaran tetap terkumpul tanpa menggunakan gudang penyimpanan fisik, maka dapat digunakan pengarsipan digital. Google Sites, Google Drive, dan Gmail dapat digunakan untuk membangun pengarsipan digital. Tim Program Studi S2 Matematika FMIPA USU berencana membangun situs melalui Google Sites untuk mengarsipkan berkas digital dan untuk menampilkan arsip digital yang disimpan di Google Drive dan yang dapat disampaikan melalui Gmail secara online. Selain itu, Tim juga mengadakan pelatihan kepada Mitra untuk membangun dan mengembangkan situs di Google Sites dan melakukan manajemen arsip digital di Google Drive serta mengintegrasikan Google Sites dan Google Drive dengan Gmail.

## Kata Kunci: Manajemen Online, Pengajaran Digital, Arsip
Received 08 December 2022 | Revised 13 December 2022 | Accepted 22 December 2023

## 1 Pendahuluan
Program Pengabdian Kemitraan Masyarakat akan dilaksanakan pada SMA Negeri 15 Medan yang berada di Jl. Sekolah Pembangunan No.7, Sunggal, Kec. Medan Selayang, Kota Medan, Sumatera Utara 20128. Jarak antara SMA Negeri 15 Medan dari Universitas Sumatera Utara adalah sekitar 6 km seperti diperlihatkan pada Gambar 1.

## Gambar 1. Peta Lokasi Mitra
SMA Negeri 15 Medan, sebagai Mitra, melakukan kegiatan belajar mengajar secara hybrid, yaitu 50% murid belajar offline dan 50% lainnya belajar online secara bergantian. Mitra menggunakan Google Classroom, salah satu sistem manajemen pembelajaran (Google for Education), sebagai sarana untuk melakukan kegiatan belajar mengajar secara hybrid melalui akun Google masing- masing guru. Berkas pengajaran berupa soal latihan dan ujian dari guru, hasil latihan dan ujian murid, serta foto dan video kegiatan pengajaran, sebagiannya diarsipkan oleh guru di Google Drive melalui Google Classroom. Selain itu, karena kegiatan belajar mengajar secara hybrid, maka tidak menutup kemungkinan untuk menghasilkan berkas pengajaran fisik [1].
Guru dan murid, terkhusus di SMA Negeri 15 Medan, selalu menghasilkan berkas pengajaran setiap semester. Di awal semester, guru membagikan rencana studi dan modul belajar kepada murid. Lalu, guru memberikan soal latihan dan ujian kepada murid dan murid memberikan jawabannya kepada guru. Foto dan video kegiatan pengajaran mungkin dihasilkan dari proses pembelajaran, baik secara offline maupun online. Tentunya, berkas pengajaran di suatu semester, baik berkas fisik maupun digital, perlu didokumentasikan, sehingga dapat menjadi data untuk pembuatan berkas pengajaran di semester berikutnya. Berkas pengajaran berbentuk fisik membutuhkan gudang penyimpanan. Kebutuhan gudang akan terus bertambah ketika semester terus berlanjut. Di sisi lain, gudang penyimpanan membutuhkan setidaknya satu orang pegawai yang berfungsi untuk menata gudang, mencari berkas, dan memberikan berkas kepada guru atau murid yang membutuhkan berkas tersebut [2].
Hal ini bertambah buruk saat proses pembelajaran dilakukan secara online, dimana murid atau guru harus datang ke sekolah untuk mengambil atau mengembalikan berkas tersebut. Terlebih lagi, ketersediaan suatu berkas harus lebih dari satu, karena guru atau murid yang membutuhkan berkas tersebut mungkin lebih dari satu. Mitra melakukan kegiatan belajar mengajar secara hybrid melalui Google Classroom [3]. Tetapi, karena setiap guru menggunakan Google Classroom
dengan akun Google tersendiri, maka setiap guru tidak dapat melihat berkas pengajaran guru lainnya dan setiap murid tidak dapat melihat berkas pengajaran dari kelas yang tidak dia masuki di Google Classroom. Terlebih lagi, berkas pengajaran semester-semester lalu di setiap akun Google guru akan tertimbun oleh berkas pengajaran di semester terbaru dan mungkin akan dihapus karena kapasitas penyimpanan Google Drive setiap guru hanya 15 gb. Hal ini merupakan salah satu kendala untuk mencapai pendidikan berkualitas [4-5].

## 2 Metode Pelaksanaan
Tim membuat satu akun Google sebagai admin untuk mengelola situs, mengelola arsip digital, dan sebagai tempat menerima arsip dari guru. Pengelolaan situs, pengelolaan arsip digital, dan penerimaan arsip dari guru secara berturut-turut dilakukan di Google Sites, Google Drive, dan Gmail. Tim membangun dua situs dengan akun admin.  Situs pertama digunakan untuk mengarsipkan berkas digital, sehingga situs pertama hanya dapat diakses oleh admin dan para guru. Situs kedua digunakan untuk menampilkan arsip digital, sehingga situs kedua dapat diakses oleh umum. Oleh karena itu, guru dapat mengirimkan berkas digital melalui dua cara, yaitu melalui Gmail dan melalui situs pertama. Guru dapat memberikan berkas fisik ke admin di sekolah dan berkas fisik akan di pindai ke berkas digital oleh admin.
Satu akun Google memiliki kapasitas penyimpanan sebesar 15 gb di Google Drive. Jika 15 gb tidak cukup untuk menampung berkas pengajaran di sekolah, maka admin dapat membuat satu akun Google lainnya dan menggunakan Google Drive dengan akun tersebut sebagai penyimpanan arsip digital berikutnya. Jika akun Google kedua hampir 15 gb, maka admin dapat membuat akun Google ketiga. Begitu seterusnya jika penyimpanan arsip digital di akun terkini penuh pada semester-semester berikutnya. Namun, satu akun Google yang disiapkan oleh Tim, telah dibeli penyimpanan tambahan sehingga penyimpanan totalnya sebesar 100 gb. Setelah kedua situs selesai dibuat, Tim berkunjung ke SMA Negeri 15 Medan untuk melakukan presentasi penggunaan situs, pemberian akun admin, dan melakukan pelatihan penggunaan Google Sites, Google Drive, dan Gmail kepada satu orang admin dan lima perwakilan guru dalam manajemen arsip digital. Pelatihan dilakukan di laboratorium computer dari Mitra pada tanggal 26 Agustus 2022.

## 3 Hasil dan Pembahasan
Pengabdian dilakukan pada tanggal 26 Agustus 2022 di Laboratorium Komputer SMAN 15 Medan. Pengabdian ini dihadiri oleh 9 guru dengan 2 di antaranya adalah operator pengelola arsip sekolah. Program pengabdian ini berlangsung selama 2 jam, berisikan pemaparan materi dan praktik bersama. Kemudian, program pengabdian dilanjutkan dengan sesi tanya jawab oleh para guru dan diakhiri oleh pemberian cindera mata yang dilakukan oleh Tim ke SMAN 15 Medan dan foto bersama. Semua arsip digital pengajaran disimpan di akun Google Drive arsip SMAN
15 Medan. Google sites digunakan untuk menampilkan arsip digital kepada guru dan siswa. Selain itu, Google Form dan Google Spreadsheet dimanfaatkan untuk merekam dan menampung data email guru dan siswa, sehingga hanya email tersebut yang dapat mengakses arsip digital pengajaran. Terakhir, tim pengabdian memanfaatkan Apps Script yang berbasis Bahasa pemrograman Javascript untuk membentuk otomatisasi, salah satunya membentuk folder mata pelajaran di setiap kelas yang dapat berbeda-beda di setiap semester.
Gambar 2. Foto Bersama Tim Pengabdian dan Mitra
Gambar 3 . Pelatihan Penggunaan Arsip Online kepada Mitra

## 4 Kesimpulan
Kegiatan pengabdian di SMA Negeri 15 Medan berupa pelatihan arsip digital berjalan sesuai rencana. Penerapan dari kegiatan ini dilakukan setelah pengabdian. Tim akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap arsip digital tersebut kepada para guru yang hadir pelatihan, terutama operator. Otomatisasi Apps Script masih perlu peninjauan terhadap penerapan secara langsung di SMA Negeri 15 Medan. Untuk membentuk operator mandiri, Tim akan memberikan arahan terkait bahasa pemrograman Javascript

## 5 Ucapan Terimakasih
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Sumatera Utara yang sudah memberikan dana pengabdian kepada masyarakat skema Profesor Mengabdi dengan kontrak No: 290/UN5.2.4.1/PPM/2020, tanggal 9 Juni 2022 dan kepada SMA Negeri 15 Medan di Jl. Sekolah Pembangunan No.7, Sunggal, Kec. Medan Selayang, Kota Medan, Sumatera Utara 20128.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Bowker, G. C. The Archive, Communication and Critical/Cultural Studies , 7(2), pp. 212-214, DOI: 10.1080/14791421003775733. 2010
[2] Waluyo, J. Persepsi Peserta Pelatihan Terhadap Pemanfaatan Google  Sites Dalam Pembelajaran, Andragogi: Jurnal Diklat Teknis Pendidikan dan Keagamaan , 9(2), pp. 190- 199, DOI: 10.36052/andragogi. v9i2.246. 2021
[3] Beta, A. R., Zurqoni. Learning Management System (LMS) based on Google Sites as an Effective Learning Media during the Covid-19 Pandemic, Proceedings International Education Webinar of IAIN Palopo . 2021
[4] Google for Education. (n.d.). ‘Classroom’. [online] Available at: https://edu.google.com/intl/ALL_id/products/classroom/ [Accessed 25 Mar.2022].
[5] Thomas, O., Simpun, Yulinda. The Effect of Using Google Sites as Learning Sources on Learning Outcomes of Students at SMK Negeri 4 Palangka Raya Academic Year 2021/2022’, Birle-Journal , 5(1), pp. 91-102. 2022