Jurnal WIDYA LAKSMI | http://jurnalwidyalaksmi.com Vol 1 | No 1 | Januari 2021 e-ISSN : 2775-0191 | p-ISSN : 2774-9940 | DOI : 0000000000 Penerbit : Yayasan Lavandaia Dharma Bali

## PELATIHAN PENGGUNAAN MICROSOFT OFFICE DAN EMAIL UNTUK ADMINISTRASI SURAT MENYURAT DI DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI BALI
Putu Wirayudi Aditama 1 , I Gusti Agung Indrawan 2 , I Komang Arya Ganda Wiguna 3 , Ketut Jaya Atmaja 4 1,2,3 STMIK STIKOM Indonesia Jl. Tukad Pekerisan No. 97 Panjer, Denpasar, Indonesia e-mail: wirayudi.aditama@stiki-indonesia.ac.id 1 , agung.indrawan@stiki-indonesia.ac.id 2 , kmaryagw@stiki- indonesia.ac.id 3 , ketutjayaatmaja@stiki-indonesia.ac.id 3
Received : Desember, 2020 Accepted : Januari, 2021 Published : Januari, 2021

## Abstrak
Pemberian  pelatihan  penggunaan  Microsoft  Office  saat  ini  sangat  diperlukan  terhadap  lembaga  pemerintahan Dinas Perhubungan Provinsi Bali untuk menunjang keterampilan administrasi dan juga surat menyurat. Dalam hal  ini  Dinas  Perhubungan  Provinsi  Bali  menjalin  kerjasama  dengan  STMIK  STIKOM  Indonesia  untuk memberikan pelatihan terkait Microsoft Office. Pelatihan yang diberikan berupa Microsoft Word untuk membuat surat, Microsoft Exel menyimpan database, Microsoft Power Point untuk membuat persentasi yang menarik dan informatif.  Hasil  pelatihan  ini  diharapkan  dapat  meningkatkan  kemampuan  dalam  mengoprasikan  Microsoft Office. Dengan hasil post-test yang didapat adalah 80% mendapat nilai 90 dan 20% mendapat nilai 80.
Kata Kunci: Microsoft Office, pelatihan, Administrasi

## Abstract
Providing training in the use of Microsoft Office is currently very much needed for government agencies of the Bali Province Transportation Service to support administrative skills and correspondence. In this case, the Bali Provincial Transportation Agency collaborates with STMIK STIKOM Indonesia to provide training related to Microsoft Office. The training provided was in the form of Microsoft Word for writing letters, Microsoft Excel for storing databases, Microsoft Power Points for making interesting and informative presentations.
Keywords: Microsoft Office, trainning, Administration

## Pendahuluan
Pemberian
pelatihan penggunaan Microsoft Office saat ini sangat diperlukan terhadap lembaga pemerintahan Dinas Perhubungan Provinsi Bali untuk menunjang ketrampilan administrasi dan juga  surat  menyurat.  Dalam  hal  ini  Dinas Perhubungan  Provinsi  Bali  menjalin  kerjasama dengan STMIK STIKOM Indonesia untuk memberikan  pelatihan  terkait  Microsoft  Office. Pelatihan  ini  dikhususkan  untuk  para  pegawai  dan staf  Dinas  Perhubungan  Provinsi  Bali.  Pelatihan yang  diberikan  berupa  Microsoft  Word  untuk membuat  surat,  Microsoft  Exel  menyimpan database,  Microsoft  Power  Point  untuk  membuat persentasi yang menarik dan informatif.
Permasalahan  yang  terjadi  pada  mitra pengabdian  masyarakat  ini  adalah  perlunya meningkatkan  ketrampilan  dalam  administrasi  dan
penggunanaan  Microsoft  Office  sebagai  upaya memberikan pelayanan yang maksimal.
Microsoft  Excel  merupakan  program aplikasi  spreadsheet  (lembar  kerja  elektronik) pengolah  data  angka  dibawah  sistem  Operasi Windows.  Microsoft  Excel  dapat  digunakan  untuk menghitung  angka-angka,  bekerja  dengan  daftar data, dan menganalisis data-data serta mempresentasikannya kedalam bentuk grafik/diagram. Microsoft Word berisi kemampuan penerbitan  desktop  yang  belum  sempurna  dan merupakan  program  pengolah  kata  yang  paling banyak digunakan di pasaran. File Word umumnya digunakan sebagai format untuk mengirim dokumen teks  melalui  email  karena  hampir  setiap  pengguna dengan  komputer  dapat  membaca  dokumen  Word dengan  menggunakan  aplikasi  Microsoft  Word, yaitu  penampil  kata  atau  pengolah  kata  yang
mengimpor  format  Word.  Microsoft  Powerpoint adalah  sebuah  program  aplikasi  microsoft  office yang  berguna  sebagai  media  presentasi  dengan menggunakan beberapa slide. Kehadiran powerpoint  membuat  sebuah  presentasi  berjalan lebih  mudah  dengan  dukungan  fitur  yang  sangat menarik  dan  canggih.  Fitur  template/desain  juga akan mempecantik sebuah presentasi powerpoint.
Mengacu  kepada  butir  Analisis  Situasi, teridentifikasi  yaitu  berdasar  hasil  identifikasi masalah  ditemukan  masalah  utama  yang  dihadapi mitra  yaitu  Perlunya  meningkatkan  ketrampilan dalam  administrasi  dan  penggunanaan  Microsoft Office  sebagai  upaya  memberikan  pelayanan  yang maksimal.  STMIK  STIKOM  Indonesia  membantu memberikan  pelatihan  Microsoft  Office  dengan menyiapkan  materi  terkait  administrasi.  Pelatihan ini  bertujuan  untuk meningkatkan  ketrampilan penggunaan  Microsoft  Office  dalam  pelayanan administrasi  dan  Menambah  pengetahuan  dan wawasan  bahwa  teknologi  informasi  khususnya penggunaan Microsoft Office.

## Metode
Pada persiapan dan pembekalan terdapat 2 tahapan yaitu tahapan
A. Mekanisme  pelaksanaan  kegiatan  Pengabdian meliputi tahapan berikut:
1. Pembekalan (coaching)
2. Penyiapan alat dan bahan untuk kegiatan Pengabdian
B. Materi persiapan dan pembekalan kepada team mencakup:
1. Sesi pembekalan/coaching
a. Panduan  dan  pelaksanaan  program Pengabdian oleh ketua Pengabdian
2. Sesi pembekalan/simulasi:
a. Persiapan materi ajar yang akan diberikan dan alokasi waktu.
b. Mekanisme  pelaksanaan  dalam  bentuk metode  yang  akan  digunakan  dalam pengajaran nanti.
3. Pelaksanaan tahapan
kegiatan
Pengabdian
a. Monitoring dan evaluasi
Bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan oleh peserta  pengabdian  masyarakat  adalah  pelatihan pengenalan Teknologi informasi khususnya komputer,  yang  diajarkan  tentang  penggunaan aplikasi  office  seperti  word,  excel,  yang  dapat membantu  dalam  kegiatan  administrasi  Dinas Perhubungan Provinsi Bali.

## Tabel 1. Uraian Pekerjaan, Program dan
Volumenya dalam 2 hari
No Nama Pekerjaan Program Volume Keterangan 1 Pembuatan Surat menyurat, Microsoft office : Microsoft 8 Jam 3 orang Tutor
penyimpanan database, membuat slide persentasi Word, Microsoft Exel, Microsoft Power Point 2 Pelatihan Membuat email dan mengirim email Email 2 Jam 1 orang Tutor

## Hasil dan Pembahasan
Kegiatan  Program Aksi  STIKI  Peduli  ini dilaksanakan  selama  dua  hari  terhitung  mulai tanggal  18  Mei  2019  s/d  19  Mei  2019.  Tahapan pencapaian target  hasil diuraikan  menurut runtutan metode  pelaksanaan  dengan  beberapa  modifikasi sesuai  kondisi  lapangan,  dan  selanjutnya  secara detail diuraikan berikut. Kegiatan yang dilaksanakan  pada  tanggal  18  Mei  2019.  Dengan langsung  mengadakan  pre-test  tentang  Microsoft Office dan email. Dari hasil pre-test tersebut dapat mengetahui  kekurangan  yang  dimiliki  peserta pelatihan, sehingga dengan data tersebut kami akan memfokuskan materi yang akan disajikan. Jawaban yang paling banyak kesalahannya dapat dilihat dari data di bawah ini dari soal 1 sampai dengan 10.

## Grafik 1 : Data Jawaban yang salah pada pre-test
Setelah itu pelatihan dimulai dengan materi di  hari  pertama  dengan  pembuatan  surat  menyurat pada Microsoft Word, Penyimpanan data base pada Microsoft  Exel,  Membuat  slide  persentasi  yang menarik  pada  Power  Point.  Untuk  mengukur  hasil dari  pelatihan  tersebut,  dilakukan  post  test  dengan materi  yang  sudah  dijelaskan  pada  saat  pelatihan. Sebanyak 80% peserta mendapat nilai 90 dan 20%
0 5 10 15 20 25 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

## Pre Test Microsoft Office
mendapat  nilai  80.  Dapat  dilihat  pada  diagram  di bawah ini.
Grafik 2 : Persentase post-test
Pelatihan  pembuatan  surat  menyurat  dapat  dilihat  pada  gambar  1,  di  mana  kegiatan  tersebut  dimulai dengan menata layout pada Microsoft Word kemudian dilanjutkan dengan membuat surat untuk administrasi.
Gambar 1 : Pemberian Materi Pembuatan Surat dengan Microsoft Word
Pelatihan penyimpanan database dapat dilihat pada gambar 2, di mana kegiatan tersebut dimulai dengan menyiapkan data yang akan diolah  pada Microsoft Exel.

## Persentase
90 80
Gambar 2. Pemberian Materi Pengolahan Data dengan Microsoft Exel
Pelatihan pembuatan slide persentasi dapat dilihat pada gambar 3, di mana kegiatan tersebut dimulai dengan menyiapkan gambar dan materi yang menarik pada Microsoft Power Point.
Gambar 3. Pemberian Materi Pembuatan Slide Persentasi dengan Microsoft Power Point
Kegiatan yang dilaksanakan pada tanggal 19 Mei 2019 dengan memberikan materi tentang pembuatan dan pengelolaan email
.
Gambar 4. Pemberian Materi Pembuatan Email dan Pengiriman Email

## Simpulan dan Saran
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat berupa pelatihan penggunaan Microsoft Office  dan  Email  untuk  Administrasi  Surat Menyurat di Dinas Perhubungan Provinsi Bali telah memberikan beberapa hasil yang dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan kegiatan dapat berjalan lancar sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan.
2. Maksud  dan  tujuan  kegiatan  pengabdian telah terpenuhi yaitu sebagian besar peserta dapat  menguasai  materi  yang  telah disampaikan pada saat pelatihan .

## Daftar Rujukan
Pujiriyanto, 2009, Peranan Komputer Sebagai Media  Pembelajaran  Bagi  Anak,  Dinamika Pendidikan, Vol. 16, No. 1, FIP, Universitas Negeri Gorontalo
Sri  S.  Dewantik  dkk,  2010,  Penerapan Pembelajaran  Berbasis  Komputer  Sebagai  Dasar Pengenalan Teknologi Informasi Pada Guru Taman Kanak-Kanak  di  Kota  Semarang,  Jurnal  Abdimas, Vol. 14, No. 2, 2010: 113-117
Hafizd, K. A., Sayyidati, R., Informatika, J. T., Negeri, P., Laut, T., & Selatan, K. (N.D.). Pelatihan Penggunaan Media Pembelajaran. 2–5
Poerwanti,  J.  I.  S.,  &  Mahfud,  H.  (2018). Optimalisasi  Penggunaan  Media  Pembelajaran Interaktif  Dengan  Microsoft  Power  Point  Pada Guru-Guru  Sekolah  Dasar  Optimization  Of Interactive Learning Media Using Microsoft. Jurnal Pengabdian Dan Pemberdayaan Masyarakat (JPPM) UMP, 2(2)
Julaeha  Siti  &  Somawat.  (2019).  Sosialisasi Pengoperasian Microsoft Excel Untuk Administrasi Data Matematis Pada Karang Taruna. Jurnal PKM : Pengabdian kepada Masyarakat, 280-286
Rafika  Sari,  dkk.  (2020).  Optimalisasi Penggunaan MS. Word dan MS. Excel Pada Siswa SMP PGRI Astra Insani Bekasi. Jurnal ABDIMAS (Pengabdian kepada Masyarakat) UBJ, 95-104
Kompas. (2014). Pemanfaatan Internet Sebagai  Alternatif  Sumber  Belajar  Dan  Media Pendidikan  Jarak  Jauh  -  KOMPASIANA.com.
Retrieved
from http://www.kompasiana.com/hariyono21/pemanfaa tan-internet-sebagaialternatif-sumber-belajar-dan- media- pendidikanjarakjauh_55003ff4a33311c271510187
Santiari Linda Ni Putu, dkk. (2018). Pelatihan Ms.  Word  Pada  Sdn  1  Gulingan  Training  Of  Ms. Word  At  Sdn  1  Gulingan.  Jurnal  Pengabdian kepada Masyarakat Borneo, 8-13
Solihat Fitriyanty,Sejarah perkembangan microsoft office,Bandung:2012.
Rusman, dkk. (2012). Pembelajaran  Berbasis Teknologi  Informasi  dan  komunikasi.  Jakarta:  PT Raja Grafindo Persada