PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PT. ABC
Iphov K. Sriwana 1 , Maria Loura Christia 2 , Ellytasia 2 dan Gebriel Chandiawan 2
1 Program Studi Teknik Industri Universitas Esa Unggul
2 Program Studi Teknik Industri Universitas Tarumanagara e-mail: marialoura24@gmail.com, ellytasia96@gmail.com, gebriel.chandiawan@gmail.com

## ABSTRAK
PT.  ABC  bergerak dalam bidang penyediaan barang agrikultur. Saat ini, pencatatan laporan persediaan di PT. ABC belum optimal sehingga menyebabkan  kinerja  perusahaan  menjadi terhambat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa dan merancang sebuah  sistem inventori berbasis web yang dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh top management dan staf perusahaan agar dapat mengetahui dan mengendalikan jumlah stock barang yang terdapat dalam gudang. Alat pengembangan yang  digunakan penelitian ini menggunakan PHP.5.6.3  sebagai bahasa pemrograman dan MySQL versi 5.6.21 sebagai manajemen database sistem inventori serta menggunakan bantuan software ArgoUML. Manfaat yang dapat diperoleh dalam  sistem inventori ini adalah tim manajemen dapat mengetahui siapa saja customer perusahaan PT. ABC dan item apa saja yang paling banyak dibutuhkan, sehingga memudahkan tim manajemen untuk memutuskan strategi manajemen inventori perusahaan pada tahun berikutnya.

## Kata kunci: Manajemen Sistem Inventori, ArgoUML, PHP dan MySQL

## ABSTRACT
PT. ABC is engaged in the supply of agricultural goods. Currently, the recording inventory reports at PT. ABC has  not been optimal, causing the company's performance to be hampered. This study aims to analyze and design a web-based inventory system that can provide  information needed by top management and staff of the company in order to know and control the amount of stock of goods contained in the warehouse. The development tool used in this research is using PHP.5.6.3 as programming language and MySQL version 5.6.21 as an inventory system database management and uses ArgoUML software assistance. The benefits that can be obtained in this inventory system are that the management team can find out who the company ABC's customers are and what items are most needed, making it easier for the management team to decide on the company's inventory management strategy the following year.
Keywords: Inventory Management System, ArgoUML, PHP and MySQL

## PENDAHULUAN
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi informasi menjadi suatu sarana yang penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan dalam suatu perusahaan. Hampir semua bidang bisnis menggunakan sistem informasi dalam menunjang kegiatan operasionalnya  [1]. Pengambilan keputusan secara tepat menjadi salah satu tahapan penting dalam melaksanakan suatu kegiatan operasional.  Berbagai bentuk informasi dan data sangat diperlukan agar perusahaan dapat mengambil keputusan secara tepat dan cepat [2]. Pengambilan keputusan merupakan peranan manajemen yang paling penting. Tersedianya sumber informasi yang reliabel merupakan komponen kunci bagi pembuatan manajemen [3]. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa
kebutuhan akan informasi saat ini menjadi prioritas utama bagi para pengambil keputusan dalam mengelola perusahaan. Berdasarkan realita tersebut, maka kebutuhan informasi pada perusahaan-perusahaan saat ini telah beralih menjadi kebutuhan yang utama. Organisasi selalu membutuhkan sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi-informasi [4]. Informasi yang biasanya didapatkan dengan cara yang tradisional atau manual, sudah tidak dapat digunakan lagi secara maksimal dalam memenuhi kebutuhan perusahaan karena perusahaan menginginkan  adanya informasi yang akurat dan cepat.
Kualitas informasi memegang peranan penting dalam suatu perusahaan untuk mengetahui kegiatan apa saja yang telah terjadi

## Perancangan Sistem Informasi Inventory PT. ABC, Iphov K. Sriwana
Maria Loura Christia, Ellytasia dan Gebriel Chandiawan
di dalam perusahaan  [5]. Melakukan evaluasi apakah kegiatan sudah sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan menjamin agar data tersebut dapat diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat. Salah satu teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan adalah komputer. Dalam sebuah instansi, komputer merupakan sarana  yang sangat dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan perusahaan dengan cepat dan hasil yang sangat memuaskan. Kemampuan dalam mengolah informasi dengan sistem teknologi informasi yang dibangun juga sangat menentukan keunggulan bersaing ( competitive advantage ) perusahaan [6].
PT. ABC merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan barang agrikultur. Sistem yang berjalan dalam perusahaan masih memiliki banyak kekurangan dan kelemahan seperti memerlukan waktu yang cukup lama untuk pengiriman surat perintah kerja, penyusunan laporan yang masih manual menyebabkan kinerja perusahaan menjadi terhambat dan belum mampu menunjang segala kebutuhan yang diinginkan perusahaan. Untuk mengatasi berbagai permsalahan tersebut, maka dilakukan penelitian terhadap pengaturan sistem inventori barang pada PT. ABC, sehingga informasi yang dihasilkan cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu diambil tema ”Pengembangan Sistem Informasi Inventori pada PT. ABC”.
Tujuan penelitian adalah untuk merancang desain aplikasi yang menarik dan user friendly untuk memudahkan karyawan PT. ABC dalam mengolah data barang, menyajikan informasi barang yang akurat  dan menyajikan laporan yang cepat sesuai kebutuhan perusahaan.

## METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini, pengembangan sistem dilakukan dengan menggunaan pendekatan RAD ( Rapid Application Development )  dan  UML Diagram  ( Use case diagram,  Class diagram,  Sequence Diagram dan Activity diagram). Perancangan perangkat lunak berfokus pada pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka dan prosedur pengodean. Flowchart
metodologi penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Flowchart Metodologi Penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan kebutuhan sistem, perangkat lunak yang dibangun harus memenuhi kebutuhan berikut: mampu memudahkan perusahaan dalam proses pengarsipan data-data  barang  ke  dalam database, m ampu memudahkan perusahaan dalam mengolah data-data barang untuk produksi barang, mampu mengidentifikasikan apakah data barang yang masuk dan keluar sesuai dengan batas minimum kebutuhan perusahaan (sebagai  proses  pengambilan keputusan), mampu memberikan efisiensi dan efektifitas ketepatan data  dalam perumusan laporan  ke  tingkat  direktur  utama, mampu memudahkan perusahaan dalam mengkomunikasikan  arus data  dari  dan  ke
Mulai
Studi Pustaka Identifikasi Masalah Studi Literatur Studi Lapangan Pengembangan sistem Observasi Wawancara Kuesioner Hasil dan Pembahasan Rapid Application Development (RAD) UML Diagram Selesai
setiap bagian  perusahaan dan mampu memberi kemudahan dalam pengoperasian sistem untuk end  user.

## Analisis Sistem Berjalan
Sistem berjalan pada  bagian  produksi adalah sebagai berikut: kantor manajemen PT. ABC memiliki gudang yang terpisah sehingga memerlukan waktu perjalanan dari gudang ke kantor, s ystem inventory ditekankan untuk bagian  produksi  yang mengolah, mengatur persediaan, memberikan laporan kondisi produk dan pasokannya kepada direktur utama.

## Analisis Sistem Usulan
Pada  Sistem  yang  diusulkan  terdapat  3 pengguna sistem, yaitu: user dir_utama  yang memiliki akses untuk  melihat  laporan  data barang masuk dan  keluar,  data supplier, data pembeli  dan  laporan  data ready  stock yang
tersedia  digudang, User adm_gudang  yang memiliki hak akses untuk menginput data- data barang masuk dan keluar, data supplier, data pembeli dan  menginput data sortir barang yang dilakukannya serta User front_desk yang memiliki hak ases pada sistem ini hanya untuk mengecek ketersediaan barang di dalam  gudang.
Pada tahapan menggunakan Argo Unified Modelling Language (ArgoUML) sebagai  alat untuk menggambarkan model sistem inventori yang dijalankan.
Diagram Input Output
Suatu sistem diharapkan dapat mengolah masukan  menjadi keluaran  yang digambarkan pada diagram Input Output .  Diagram input dan output sistem inventori untuk memperjelas perancangan sistem dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 2. Block Diagram Sistem Informasi Inventori Usulan

## Perancangan Sistem Informasi Inventory PT. ABC, Iphov K. Sriwana
Maria Loura Christia, Ellytasia dan Gebriel Chandiawan
Gambar 3. Diagram Input dan Output Sistem Inventori
Causal Loop Diagram
Gambar 4. Causal Loop Diagram Sistem Inventori
Causal loop diagram pada Gambar 4 menunjukkan dua balancing (negatif) loop umpan balik (B1 dan B2), dimana B1 menunjukkan hubungan sebab akibat antara pesanan yang diterima dan tingkat persediaan, sedangkan  B2 menunjukkan hubungan antara tingkat persediaan dan pengiriman dilakukan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Permasalahan
Pada sistem yang berjalan saat ini, semua user melakukan perintah kerja dan segala kegiatan pelaporan dilakukan dengan manual. Berikut permasalahannya:
• Pencatatan masih menggunakan kertas lalu dipindahkan ke dalam komputer, serta masih stand alone . • Kebutuhan karyawan atas pelayanan yang memerlukan proses yang cepat dan tepat.
• Pengolahan laporan berkala untuk direktur utama masih terbatas  karena  tidak  dapat dilakukan sewaktu-waktu.

## Desain Sistem (Design)
Perancangan sistem dilakukan untuk menghasilkan sistem baru dengan teknologi terbaru untuk mengurangi dan mengatasi berbagai permasalahan yang ada di sistem yang lama sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Daftar properti entitas dapat dilihat pada Tabel 3.

## Perancangan Program
Dalam perancangan sistem, diggunakan UML ( Unified Modelling Language ) sebagai tools untuk perancangan dan pengembangan aplikasinya, seperti Use Case Diagram, Activity Diagram, Narrative Activity Diagram, Sequential Diagram, Class Diagram dan Tabel Database pada Microsoft Access .

## Use Case Diagram
Use case adalah sebuah alat bantu guna
menstimulasi pengguna untuk mengatakan tentang suatu sistem dari sudut pandangnya.
Dalam sistem ini terdapat aktor manajemen yang dapat mengakses beberapa pilihan yaitu melihat list dan menginput data dari item, supplier, customer, ingoing stock, dan
outgoing stock , serta melihat stock report keseluruhan. Use case diagram pada Gambar 7 menggambarkan tingkah laku dari aktor manajemen  setalah masuk ke dalam menu yang diaksesnya.
Tabel 3. Daftar Properti Entitas
Entitas Atribut Produk Nama Produk, Design , Size , Colour , Kode  Harga
Direktur Utama Nama Direktur, Alamat Direktur, Telp Direktur Admin Gudang Nama Admin, Alamat Admin, Nomor Induk Karyawan Supplier Nama Supplier , Alamat Supplier , Telp Supplier Customer Nama Customer , Alamat Customer , Telp Customer Front Desk Nama Front Desk , Alamat Front Desk , Nomor Induk Karyawan
Distributor
Nama Distributor, Konsinyasi, Alamat Distributor, telp Distributor, Pemilik
Gambar 5 Use Case Diagram Inventori

## Perancangan Sistem Informasi Inventory PT. ABC, Iphov K. Sriwana
Maria Loura Christia, Ellytasia dan Gebriel Chandiawan
Gambar 5 High Level Use Case Diagram
Gambar 6 H igh-level Use Case Sistem Inventori dir_utama actor

## Activity Diagram
Tampilan tahapan aktivitas user administrasi gudang dalam penggunaan
sistem informasi ini, dapat dilihat pada Gambar 7.
Activity diagram pada Gambar 7, menampilkan aktivitas tiap user dalam penggunaan  sistem informasi. Penggunaan aplikasi sistem informasi output data barang dapat dilihat pada Gambar 8.
Activity diagram pada Gambar 8 menampilkan aktivitas tiap user dalam penggunaan sistem informasi. Sedangkan
penggunaan aplikasi sistem informasi ready stock data barang dapat dilihat pada Gambar 9. Dalam diagram aktivitas tersebut, menunjukkan aktivitas yang harus dilakukan oleh user dan bagaimana interaksinya terhadap sistem digambarkan secara bertahap sesuai dengan tahapan kegiatan yang dilakukan.
Gambar 7 Activity Diagram untuk Input Data Barang Masuk
Gambar 8 Activity Diagram untuk Input Data Barang Keluar

## Perancangan Sistem Informasi Inventory PT. ABC, Iphov K. Sriwana
Maria Loura Christia, Ellytasia dan Gebriel Chandiawan
Gambar 9. Activity Diagram untuk Laporan Ready Stock
Gambar 10. Class Diagram

## Class Diagram
Diagram ini adalah deskripsi kelompok objek-objek dengan prototype ,  perilaku dan relasi yang sama. Class diagram yang digunakan seperti pada Gambar 10.

## Implementasi
Implementasi  sistem  menggunakan XAMPP versi 5.6.3 yang mencakup: Apache versi 2.2.4 untuk web server , PHP versi 5.6.3. Selain itu, juga menggunakan Atom sebagai software text editor , MySQL versi 5.6.21 sebagai database management-nya dan, serta
menggunakan ArgoUML untuk tools UML. Selain itu juga sarana  pendukung yang diperlukan agar sistem dapat berjalan sesuai yang diharapkan.

## Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD)  digunakan untuk menggambarkan suatu sistem secara menyeluruh. Gambar DFD level 0 dan 1 dapat dilihat pada Gambar 11 dan 12.
Dalam data flow diagram level 0, merupakan penjelasan arus data diantara user dari sistem informasi inventori yang akan
diterapkan, sedangkan data flow diagram level 1 akan menjelaskan secara detail arah data yang digunakan serta tahapan aliran data yang akan digunakan dalam sistem informasi yang dibuat.
ERD (Entity Relationship Diagram) Gambar entity relationship diagram sistem inventori dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 11. Data Flow Diagram Level 0
Gambar 12. Data Flow Diagram Level 1
Gambar 13. ERD Sistem Inventory
Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antar entitas yang terlibat dalam interaksi penggunaan sistem informasi yang akan diterapkan. Selain menggambarkan hubungan diantara entitas, ERD juga menggambarkan data-data apa saja yang untuk mengelola sistem informasi yang diperlukan perusahaan.

## Coding
Perancangan coding dibuat dengn program software editor Atom , dan dibuka dalam local host PHP  dan  Perancangan tampilan dibuat dalam local host xampp.

## Tampilan Input Customer
Tampilan input customer akan berisi mengenai nama customer dan kontak customer yang dapat dihubungi. Kontak tersebut meliputi nomor telpon, alamat email, dan alamat pengiriman barang yang akan dipesan oleh customer tersebut, sehingga perusahaan memiliki track record data customer yang lengkap dan jelas sehingga jika suatu hari perusahaan memiliki strategi pemasaran baru, dapat ditawarkan ke customer perusahaan tersebut langsung melalui kontak yang terekam dalam sistem informasi tersebut.
Gambar 14. Tampilan Input Ingoing Stock
Input ingoing stock adalah tampilan stok barang yang masuk ke dalam gudang. Sebelum petugas administrasi gudang memasukkan barang ke dalam gudang, barang yang masuk harus di cek terlebih dahulu dan didaftarkan melalui tampilan input ingoing stock ini. Sehingga pihak manajemen dapat melihat barang pa saja yang sudah masuk dan sistem
kemudian dapat menghitung secara otomatis jumlah barang yang tersedia di dalam gudang saat ini.
Gambar 15. Tampilan Input Outgoing Stock
Input outgoing stock digunakan untuk mendaftarkan barang yang keluar dari gudang. Petugas  administrasi barang akan menuliskan barang apa saja dan berapa jumlah barang yang keluar dari gudang. Untuk merekam jejak barang yang keluar, petugas juga harus menuliskan kemana barang itu akan dikirimkan. Sehingga nantinya, sistem ini dapat dihubungkan ke  dalam sistem pengiriman barang yang telah dipesan oleh customer sebelumnya.

## Tampilan Stock Report
Dari seluruh tampilan di atas, keunggulan lain yang dimiliki sistem ini adalah, sistem ini memiliki tampilan stock report yang lengkap, sehingga tim manajemen dapat melihat data secara jelas, mendetail dan menyeluruh mengenai rekap jumlah barang yang tersedia saat ini, dan barang apa saja yang paling sering dipesan oleh customer . Tim manajemen juga dapat melihat customer mana saja yang sering membeli barang dari perusahaan. Langkah kedepannya, tim manajemen dapat mempersiapkan pengembangan perusahaan melalui perencnaan strategis yang paling menguntungkan bagi masa depan perusahaan. Ketika user memilih pilihan untuk melihat stock report maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 16.
Dengan adanya sistem informasi inventori ini, perusahaan menjadi lebih mudah untuk melakukan arsip data-data, terutama untuk data customer dan data supplier yang sering membeli/mengirim barang dari dan ke perusahaan ini. Selain itu, histori barang yang masuk dan keluar gudang tersebut dapat tercatat dengan rapi dalam sebuah sistem terintegrasi. Tim manajemen perusahaan dapat mulai merancang  strategi perkembangan perusahaan dalam jangka panjang, sebab data terbaru mengenai keadaan gudang sekarang ini dapat secara langsung diakses, sehingga direktur utama atau tim manajemen tidak perlu lagi mencari dan/atau mengolah historis data secara manual. Efisiensi waktu, tenaga dan produktivitas perusahaan pun secara tidak langsung akan meningkat.

## KESIMPULAN
Kesimpulan implementasi sistem inventori dengan program PHP yang digunakan dalam sistem inventori yaitu:  sistem informasi inventori berbasis web, mempercepat pembuatan laporan stok barang tanpa merekap ulang data.  Setiap pengguna mempunyai hak akses untuk mengelola sistem informasi inventori , agar dapat diketahui dengan mudah pengguna yang salah dalam pengelolaan data inventori. Memberikan kemudahan kepada pengguna dalam pengelolaan data dalam waktu yang bersamaan karena dibuatkan sistem web base.

## DAFTAR PUSTAKA
[1].   Borroel, Maria Rosario. 2014. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Pada Stikom Dinamika Bangsa Jambi (Studi Kasus: Penjualan
Dan Disposal Aset Tetap). Sekolah Tinggi Ilmu  Komunikasi Dinamika Bangsa, Jambi. http://mediasisfo.stikom-db.ac.id (diakses pada tanggal 15 Juni 2017)
[2].   Susanto, Arisma. 2010. Pengembangan Sistem Informasi Inventori pada PT. Dwiwarna Inti Sejahtera. Universitas Islam Negri, Jakarta. http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstre am/123456789/2014/1/ARISMA%20SUS ANTO-FST.pdf (diakses pada tanggal 22 April 2017)
[3].   Anggadini, Sri Dewi. 2011. Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer dalam Proses Pengambilan Keputusan.
http://jurnal.unikom.ac.id/_s/data/jurnal/v olume-11-2/02-miu-11-2-sri- dewi.pdf/pdf/02-miu-11-2-sri-dewi.pdf (diakses pada tanggal 15 Juni 2017)
[4].   Utami, Sri, Setyaningsih.  2013. Peranan Sistem Informasi Manajemen Untuk Pengambilan Keputusan Pengusaha Kecil Universitas Slamet Riyadi, Surakarta https://media.neliti.com/media/publication s/23335-ID-peranan-sistem-informasi- manajemen-untuk-pengambilan- keputusan-pengusaha-kecil.pdf (diakses pada tanggal 15 Juni 2017)
[5].   Sami, Mohammed. 2011. Quality of
Information as Strategic Factor in Accounting Information System (AIS) towards better organizational performance. Universitas Utara Malaysia, JRMSI, Vol. 2, Hal:1-17
[6].   Subchan. 2014. Peranan Strategi Sistem Informasi Manajemen Untuk Mencapai Tujuan http://ito_riris.staff.gunadarma. ac.id (diakses pada tanggal 15 Juni 2017)
Gambar 16. Tampilan Stock Report