RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA SEKRETARIAT UTAMA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA (BNPB) DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Liris Mardiyanti 1) , Ady Widjaja 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail: liristian@gmail.com 1) , ady_w168@yahoo.co.id 2)

## Abstrak
Ketersediaan suatu barang merupakan hal yang sangat penting dan krusial, mengingat barang merupakan alat yang  digunakan  untuk  kerja  pada  suatu  instansi  atau  perusahan-perusahaan.  Ketiadaan  suatu  barang  dapat menghambat  kinerja  pada  suatu  bagian.  Begitu  juga  yang  terjadi  pada  biro  umum  Badan  Nasional Penanggulangan  Bencana  (BNPB)  pada  proses  penyediaan  barang  masih  terdapat  beberapa  kendala  seperti ketidak  tersediaanya  suatu  barang  ketika  suatu  biro  ingin  meminta  barang  membutuhkan  waktu  yang  lama, dikarenakan pengecekan keberadaan suatu barang masih  dilakukan dengan cara melihat langsung ke gudang penyimpanan  dan  proses  tersebut  dilakukan  seminggu  sekali  sehingga  update  informasi  barang  tidak  akurat. Permasalahan  lainnya adalah laporan nominal pembelian barang yang dilakukan biro umum kepada supplier sering  tidak  akurat,  dikarenakan  laporan  tersebut  dibuat  dengan  melihat  berkas-berkas  purchase  order  yang terkadang  ada  berkas  atau  dokument  pembelian  yang  terselip  sehingga  tidak  terlaporkan.  Melihat permasalahan  tersebut  maka  peneliti  ingin  membantu  permasalahan  yang  terjadi  pada  Biro  Umum  Badan Nasional  Penanggulangan  Bencana  (BNPB)  sehingga  hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  aplikasi pengadaan  barang  yang  dapat  membantu  Biro  Umum  dalam  mencari  jumlah  barang  yang  tersedia  secara otomatis melalui sistem serta dapat membuat laporan-laporan yang akurat melalui sistem.
Kata kunci : pengadaan barang, sistem informasi pengadaan barang

## 1. PENDAHULUAN
Ketersediaan  suatu  barang  merupakan  hal yang sangat penting dan krusial, mengingat barang merupakan  alat  yang  digunakan  untuk  kerja  pada suatu instansi atau perusahan-perusahaan. Ketiadaan  suatu  barang  dapat  menghambat  kinerja pada  suatu  bagian.  Begitu  juga  yang  terjadi  pada biro  umum  Badan  Nasional  Penanggulangan Bencana  (BNPB)  pada  proses  penyediaan  barang masih  terdapat  beberapa  kendala  seperti  ketidak tersediaanya  suatu  barang  ketika  suatu  biro  ingin meminta  barang  membutuhkan  waktu  yang  lama, dikarenakan  pengecekan  keberadaan  suatu  barang masih  dilakukan  dengan  cara  melihat  langsung  ke gudang penyimpanan dan proses tersebut dilakukan seminggu  sekali  sehingga  update  informasi  barang tidak  akurat.  Permasalahan  lainnya  adalah  laporan nominal  pembelian  barang  yang  dilakukan  biro umum  kepada  supplier  sering  tidak  akurat, dikarenakan laporan tersebut dibuat dengan melihat berkas-berkas  purchase  order  yang  terkadang  ada berkas  atau  dokument  pembelian  yang  terselip sehingga  tidak  terlaporkan.  Melihat  permasalahan tersebut maka peneliti ingin membantu permasalahan yang terjadi pada Biro Umum Badan Nasional  Penanggulangan  Bencana  (BNPB) sehingga  hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah aplikasi  pengadaan  barang  yang  dapat  membantu Biro  Umum  dalam  mencari  jumlah  barang  yang tersedia  secara  otomatis  melalui  sistem  serta  dapat
membuat  laporan-laporan  yang  akurat  melalui sistem .

## 2 . METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah sebagai berikut:
a. Metode wawancara Mewawancarai  biro-biro  yang  terlibat  dalam proses  pembuatan  sistem  informasi  pengadaan barang.
b. Metode Observasi Langsung Langsung kebiro umum yang  menangani proses pengadaan barang serta mempelajari permasalahan-permasalahan yang terjadi.
c. Metode Perpustakaan Mempelajari  studi  kasus  yang  pernah  terjadi diinstansi lain dengan melihat jurnal-jurnal atau makalah-makalah  ilmiah  terkait  pengadaan barang.
d. Metode Desain . Mendesain  sistem  pengadaan  barang  yang dibuat  mulai  dari  form-form  sampai  dengan desain laporan-laporan.

## 3.   HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  proses  Hasil  dan  Pembahasan  akan membahasa  mengenai sistem yang sedang berjalan, mulai  dari  proses  Pengadaan  Barang  mulai  dari pengajuan  permintaan  barang  yang  dilakukan  oleh
Biro  yang  meminta  barang  kepada  Biro  Umum sampai dengan pembuatan laporan .

## 3.1 Proses Bisnis
Proses  bisnis  bertujuan  untuk  mengetahui proses  yang  terjadi    pada  Biro  Umum  Badan Nasional  Penanggulangan  Bencana  (BNPB) mengenai  pengadaan  barang,  berikut  activity  yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis :
a. Permintaan Barang
Kepala Biro Umum Biro Umum Biro Kirim FPB (Form Permintaan Barang) Terima FPB Tanda Tangani FPB Terima FPB [Sesuai] [Tidak Sesuai] Cek FPB
Gambar 1. Activity Diagram Proses Bisnis Permintaan Barang Oleh Biro
Biro atau bagian yang ingin meminta barang akan mengirimkan  sebuah  form  permintaan  barang, kemudian  form  tersebut  diterima  biro  umum  dan dilakukan  pengecekan  terhadap  jumlah  barang dan nama barang jika sesuai maka akan dikimkan kepada  kepala  biro  umum  untuk  ditandatangani sebagai bukti bahwa form tersebut disetujui.
b. Permintaan Surat Penawaran Harga
Supplier
Biro Umum Meminta kirimkan SPH by phone Buat SPH Kirim SPH Terima SPH
Gambar 2. Activity Diagram Proses Bisnis Permintaan

## Surat Penawaran Harga dari Supplier
Biro  umum  akan  menghubungi  supplier  untuk mengirimkan  daftar  harga  barang  beserta jumlah  barang  berdasarkan  form  permintaan barang  dari  biro.  Kemudian  supplier  akan memberikan  surat  penawaran  harga  dan diterima oleh bagian umum.
c. Pembuatan Purchase Order
Supplier Biro Umum Buat PO Terima PO Kirim PO Gambar 3. Activity Diagram proses bisnis Purchase Order kepada supplier
Berdasarkan  surat  penawaran  harga  maka  biro umum akan membuat Purchase order atau bukti pemesanan barang kepada supplier.
d. Pembuatan Tanda Terima Barang Biro Biro Umum Periksa barang yang diminta Terima Barang Dan TTB Serahkan Barang Dan TTB [ Tersedia ] [ tidak Tersedia ] Buat PO

## Gambar 4. Activity Diagram Proses Bisnis Tanda Terima Barang Kepada Biro Yang Meminta Barang
Biro  umum  akan  mengecek  barang  yang  diminta oleh  biro  yang  mengajukan  permintaan  barang. Jika  barang  tersebut  tersedia  maka  biro  umum akan  memberikan  barang  tersebut  dan  biro  yang meminta  barang  akan  menerima  barang.  Namun jika  tidak  ada  maka  akan  membuat  purchase order.

## 3.2 Fishbone Diagram
Gambar 5. Fishbone Diagram permasalahan pada biro umum BNPB
Pada  saat  Proses,  pembuatan  form  permintaan barang  dibuat  dengan  Microsoft  Office  sehingga kesulitan  dalam  mencari  data  barang,  solusinya yaitu  dengan  membuat    modul  yang  dapat menangani  permintaan  barang  dan  pada  form tersebut dapat mencari stok barang  melalui  sistem. Pada  informasi,  dana  yang  dikeluarkan  oleh  bito umum untuk membeli barang tidak terinformasikan dengan  jelas,  kemudian  tidak  ada  bukti  bawah barang  tersebut  telah  diterima  oleh  biro  yang meminta  barang.  Serta  tidak  ada  informasi mengenai  barang  yang  sudah  diajukan  atau ditawarkan  supplier.  Solusinya  adalah  dengan membuat  sebuah  sistem  yang  dapat  mengetahui jumlah  biaya  yang  dikeluarkan  biro  umum  dalam membeli  barang,    sedangkan  Dari  sisi  manusia, jumlah  rekapitulasi  barang  yang  diminta  oleh bagian tidak akurat. Dan kesalahan dalam membuat perhitungan  total  pembelian  barang.  Solusinya adalah  adaya  modul  yang    mampu  menangani pembuatan Laporan Rekapitulasi pengadaan barang Dan  pada  Prosedur    yaitu  tidak  adanya  sistem pengadaan  barang  serta  data  pada  laporan pengadaan  suatu  barang  tidak  informatif  atau kurang  jelas,  sehingga  diperlukan  sebuah  modul yang  menghasilan  sebuah  Laporan  pengadaan barang.

## 3.3 Sistem usulan
a. Use Case Diagram
Menggambarkan  pihak-pihak  yang  berhak mengaksis  sistem  informasi  pengadaan barang . Biro Umum Entry Biro Entry Barang Entry Supplier Gambar 6. Use Case Diagaram Sistem Usulan menu utama File Master Entry FPB Biro Umum Entry SPH Cetak PO Gambar 7. Use Case diagaram Sistem Usulan menu transaksi
Biro Umum Cetak Laporan Tanda Terima Barang Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Penawaran Harga Cetak Laporan Permintaan Barang Kepala Biro Umum Gambar 8. Use Case Diagaram Sistem Usulanmenu Cetak Laporan b. Rancangan Basis Data
Menggambarkan keterlibatan atau hubungan dari satu tabel ketabel lainnya .
1) Entity Relationship Diagram ( ERD ) Biro SPH kirim Barang ISI cetak Supplier pilih PO TTB Kdbiro Namabiro Kdbrg Nama_Brg Satuan HrgBrg Stok NoFPB TglFPB StatusF NoSPH Kdbrg HrgSPH Qty Keterangan Nospl NamaSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl NoPO TglPO TglKirim Untuk StatusP NoTTB TglTTB Note 1 M M N 1 1 M 1 untuk 1 FPB dapat 1 Ajukan NoFPB Kdbrg JmlAjukan Deskripsi N M 1 NoSPH TglSPH StatusS 1 Kdbiro NoFPB NoTTB NoFPB NoFPB NoSPH NoSpl NoSPH Nopo NoSph Buat TTBS 1 Nopo NoTTBS NoTTBS TglTTBS Catatan 1 Gambar 9. Proses ERD 2) Spesifikasi Basis Data
Menggambarkan
tabel-tabel yang
digunakan  pada  sistem  informasi  pengadaan barang:
Tabel 1. Tabel Data Supplier

## Tabel 2. Tabel Data  TTB
3) Estimasi Kebutuhan Basis Data
(a) Rancangan  basis data yang dibutuhkan dalam menyimpan data pada 3 tahun.
Tabel  3.  Tabel  Rancangan  Basis  Data  yang Dibutuhkan Dalam Menyimpan Data pada 3 tahun
Panjang Jumlah Jumlah Dalam Record (P) Record (j) Byte (P x J) 1 Biro
31 7
217
2 FPB 30 3.168 95.040 3 Barang 53 920 48.760 4 Ajukan 46 12.672 582.912 5 Supplier 101 9 909 6 SPH 36 2.112 76.032 7 Isi 53 6.336 335.808 8 PO 88 2.112 185.856 9 TTB 94 2.112 198.528 10 TTBS 94 2.112 198.528 Total 1.722.590
No Nama File/Table
Rancangan  kebutuhan  sebuah  penyimpanan  dalam memenuhi kebutuhan media penyimpnana 3 tahun.
Tabel 4. Tabel Rancangan kebutuhan sebuah penyimpanan dalam memenuhi kebutuhan media penyimpnana 3 tahun.

## a. Struktur Tampilan
.:: APLIKASI PENGADAAN BARANG PADA SEKRETARIAT UTAMA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA (BNPB) DI BIRO UMUM  ::. File Master Transaksi Pengiriman Laporan Bagian Supplier Barang Entry FPB Entry SPH Cetak PO Cetak TTB Permintaan Barang Penawaran Harga Pengadaan Barang Tanda Terima Barang Rekapitulasi Pengadaan Cetak TTBS
Gambar 10. Struktur Tampilanlayar menu utama aplikasi pengadaan barang
b. User Interface Aplikasi Pengadaan Barang
Rancangan  layar  menu  utama  dari  aplikasi pengadaan barang.
.:: APLIKASI PENGADAAN BARANG PADA SEKRETARIAT UTAMA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA (BNPB) ::.
.:: APLIKASI PENGADAAN BARANG PADA SEKRETARIAT UTAMA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA (BNPB) ::. File Master Transaksi
Laporan Pengiriman

## Gambar 11 : Rancangan Layar Menu Utama aplikasi pengadaan barang Biro Umum BNPB
Rancangan  layar  menu utama aplikasi pengadaan barang  pada  Biro  Umum  BNPB  dikelompokan menjadi  masing-masing  menu,  yaitu  menu  file master  yang  berisi  Biro,  Barang  dan  Supplier. Kemudian  menu  transaksi  yang  berisi  Form permintaan  barang,  Surat  penawaran  harga,  dan menu Purchase order. Kemudian menu berikutnya adalah  menu  pengiriman  yang  tanda  terima barang dan tanda terima barang supplier dan yang terakhir  adalah  menu  laporan  yaitu  laporan permintaan  barang,  laporan  penawaran  harga, laporan pengadaan barang, dan laporan rekapitulasi pengadaan barang.

## Form Permintaan Barang oleh Biro
Form Permintaan Barang oleh Biro
Nomor Transaksi No. FPB [ Tampil ] Tanggal FPB Dd/mm/yyyy
Data Barang Kode Barang [ Tampil ]
Nama Barang
[ Tampil ] Satuan [ 9.999.999 ] Descripsi [ 9999 ] Jumlah Ajukan Harga No. [ Tampil ] Kode Barang Nama Barang
Harga Satuan JumlahAjukan [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] Jumlah Harga [ Tampil ] Cari Tambah [ 9.999.999 ] Total FORM PERMINTAAN BARANG Biro Kode Biro [ Tampil ] Nama Biro Cari [ x – 50 – x  ] Jumlah Harga [ 9.999.999 ] [ Tampil ] Tombol Simpan Keluar Batal
Gambar 12. Rancangan Layar  Entry Form Cetak Form
Permintaan Barang oleh biro
Pada  form  permintaan  barang  akan  berisi nomor  transaksi  dan  tanggal  yang  secara otomatis  tampil,  kemudian  biro  yang  meminta barang  serta  data  barang  yang  ingin  diminta oleh  biro  dan  akan  tampil  detail  barang  yang diminta, terdapat tombol simpan  yang  berguna untuk  menyimpan  data  ketabel  penyimpanan kemudian  tombol  batal  untuk  membatalkan transaksi serta membersihkan form dan terakhir tombol keluar yang berfungsi untuk keluar dari form permintaan.
FormTTBS FormTTBS
Data Purchase Order Nomor PO [ Tampil ] Nama Supplier Dd-mm-yyyy
Nomor TTBS Tombol Simpan Keluar Batal Nomor Transaksi [ Tampil ] Tanggal TTBS Dd-mm-yyyy FORM  TANDA  TERIMA BARANG SUPPLIER [ x – 50 - x ] Catatan Kode Barang Nama Barang
Jumlah [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
[ Tampil ]

## Gambar 13 : Rancangan Layar  Entry Form Cetak Tanda Terima Barang Supplier
Pada  form  tanda  terima  barang  akan  berisi  nomor transaksi  dan  tanggal  yang  secara  otomatis  tampil, kemudian  data  purchase  order  yang  berisi  data pemesanan  dan  tampil  juga  nama  supplier.    dan akan  tampil  detail  barang  yang  diterima  dari supplier,  terdapat  tombol  simpan  yang  berguna untuk  menyimpan  data  ketabel  penyimpanan kemudian  tombol  batal  untuk  membatalkan transaksi  serta  membersihkan  form  dan  terakhir tombol  keluar  yang  berfungsi  untuk  keluar  dari form tanda terima barang supplier.
S / D Tombol Cet ak Kel uar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal

## LAPORAN PENGADAAN BARANG
Gambar 14 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pengadaan Barang
Pada  tampilan  layar  form  laporan  pengadaan barang  akan  tampil  secara  otomatis  tanggal laporan,  pilih  tanggal  dari  laporan  akan  dibuat sampai  dengan  tanggal  akhir  laporan  dan  tekan tombol  cetak,  akan  tampil  cetakan  laporan pengadaan barang.
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN REKAPITULASI PENGADAAN BARANG

## Gambar 15. Rancangan Layar Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang
Pada  tampilan  layar  form  laporan  Rekapitulasi pengadaan  barang  akan  tampil  secara  otomatis tanggal  laporan,  pilih  tanggal  dari  laporan  akan dibuat sampai dengan tanggal akhir laporan dan tekan tombol cetak, akan tampil cetakan laporan rekapitulasi pengadaan barang.
c. Sequence Diagram Berikut contoh sebagaian Sequence Diagram
: Frm_Supplier : Ctrl_Supplier : Supplier Open Form () Open Form () Open Form () Display (noSpl) Counter (NoSpl +1) Input Supplier () Input Supplier () Simpan Supplier () Simpan Supplier () Simpan Supplier () Ubah Supplier () Ubah Supplier () Ubah Supplier () Hapus Supplier () Hapus Supplier () Hapus Supplier () Batal Supplier () Keluar () :Biro Umum Clear Form () Keluar Form ()
Gambar 16. Sequence Diagram Entry Supplier
: Frm_FPB : Ctrl_FPB : FPB Open Form () Open Form () Open Form () Display FPB (No_FPB, Tgl_FPB) Counter (No_FPB +1) Input Biro () Input Biro () Simpan FPB () Simpan FPB () Simpan FPB () Batal () Keluar () : Biro : Barang : Ajukan Display Biro () Get Biro () Loop Input Barang () Input Barang () Get Barang () Input Ajukan () Input Ajukan () Hitung Total Harga () Simpan Ajukan () :Biro Umum Clear Form () Keluar Form ()
Gambar 17. Sequence Diagram Entry FPB
: Frm_Lap Pengadaan : Ctrl_Lap Pengadaan : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Pengadaan () Keluar Laporan Pengadaan () : SPH : FPB Get SPH () Hitung Total Harga () Get FPB () : Supplier Get Supplier () Hitung Total () Cetak Laporan Pengadaan () Cetak Laporan Pengadaan () : Biro : Barang : Isi Get Biro () Get Barang () Get isi  () :Biro Umum
Gambar 18. Sequence Diagram Cetak Laporan Pengadaan Barang
: Frm_Lap Rekpitulasi : Ctrl_Lap Rekapitulasi : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Rekapitulasi () Keluar Laporan Rekapitulasi () : SPH : Supplier Get SPH () Hitung Nominal () Get Supplier () Cetak Laporan Rekapitulasi () Cetak Laporan Rekapitulasi () : Isi : Barang Get Isi () Get Barang () :Biro Umum Gambar 19. Sequence Diagram Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang

## 4.  KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  diuraikan  dari permasalahan yang terjadi adalah :
a.  Besarnya  dana  yang  digunakan  oleh  setiap biro  dalam  melakukan  pemesanan  barang dapat dilihar melalui sistem.
b.  Barang  yang  pernah  ditawarkan  oleh masing-masing  supplier  dapat  dilihat  dan dapat dilaporkan melalui sistem.
c.  Laporan rekapitulasi penjualan barang dapat tersaji  dengan  akurat  karena  data  diolah melaui sistem.
d.  dengan  adanya  aplikasi  maka  tidak  terdapat kerangkapan data atau dokument pengadaan barang
e.  Untuk  mencari  informasi  data  barang  dapat dilihat  melalui  sistem  sehingga  update barang digudang selalu terjaga.
f.  Laporan-laporan  menjadi  akurat  serta kesalahan  dalam  proses  perhitungan  dapat diminimalisir  karena  sudah  menggunakan aplikasi pengadaan barang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Munawar,  2005. Pemodelan  Visual  dengan  UML , Yogyakarta: Graha Ilmu
[2] Dwiagus,  N.I.  Perdana,  Ilham.  Optimalisasi Pengelolaan  Pengadaan  Barang  Atau  Jasa  Melalui Perancangan  Sistem  Informasi, Jurnal  Sistem Informasi , Vol. 9 No. 2, September 2014: 161 - 180
[3] Yulianto,  T.A.  ”Perancangan  Sistem  Informasi Pengadaan  Barang  Dengan  Metode  Berorientasi Objek  Pada  Bengkel  Kuda  Mas  Auto  Service Semarang”, Jurnal Stekom , Vol 1, No 1, 2014