## Optimizing Microsoft Teams-Based Administrative Governance for Administrative Staff at State University of Jakarta

## Optimalisasi Tata Kelola Administrasi Berbasis Microsoft Teams bagi Tenaga Administrasi Universitas Negeri Jakarta
Muhammad Nur Ashar Asnur a,* & Ihwan Rahman Bachtiar b *
a Pendidikan Bahasa Jerman, Universitas Negeri Jakarta, Indonesia
b Pendidikan Bahasa Arab, Universitas Negeri Jakarta, Indonesia

## Abstract
Jakarta  State  University  has  built  a  network  with  the  giant  company  Microsoft  to  optimize  the  performance  of  the  academic community at the level of students, educators, and staffs. Unfortunately, the utilization of the services that have been provided has not been optimal, even though only a few of the academic community are still consistent with the existing services. The focus of this service is to look at one feature that is very productive and has been used in various countries, namely Microsoft Teams . For this reason, this service activity is actualized in the form of training for staffs at the Jakarta State University.
During  the  training  process,  the  enthusiasm  of  the  participants  was  clearly  seen  through  the  questions  asked  by  them  and  their curiosity regarding the application from downloading to using it. Initially, the participants thought that this application could only be  used  for  learning  and  could  not  be  used  by  staffs.  After  training,  the  function  of  this  application  can  finally  be  optimized  in governance.  The  important  point  in  optimizing  this  application  is  how  to  build  a  digital  work  environment,  create  work  plans, progress reports, and feedback. This training went well, and it is important to carry out further training. Most of the participants also recommended that the training process in the future can be carried out offline so that the practice process and communication between participants can run optimally.

## Abstrak
Universitas Negeri Jakarta telah membangun jejaring dengan perusahaan raksasa Microsoft dalam rangka mengoptimalkan kinerja civitas  akademika  baik  dari  level  mahasiswa,  tenaga  pendidik,  maupun  tenaga  kependidikan.  Sayangnya  pemanfaatan  layanan yang telah disediakan belum optimal bahkan hanya sedikit dari civitas akedemika yang masih konsisten dengan layanan yang telah ada.  Fokus  pengabdian  kali  ini  melirik  salah  satu  fitur  yang  sangat  produktif  dan  telah  digunakan  diberbagai  negara  yaitu Microsoft  Teams.  Untuk  itu,  kegiatan  pengabdian  ini  diaktualisasikan  dalam  bentuk  pelatihan  secara  daring  secara  terstruktur kepada tenaga kependidikan di lingkungan Universitas Negeri Jakarta.
Selama proses pelatihan, antusiasme peserta terlihat dengan jelas melalui pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dan keingintahuan menjalankan  aplikasi  mulai  dari  proses  unduh  hingga  menggunakannya.  Awalnya  para  peserta  beranggapan  bahwa  aplikasi  ini hanya  dapat  digunakan  untuk  pembelajaran  saja,  dan  tidak  dapat  digunakan  oleh  para  tenaga  kependidikan.  Setelah  pelatihan, fungsi aplikasi ini akhirnya dapat dioptimalkan dalam tata kelola. Hal yang menjadi poin penting dalam memaksimalkan aplikasi ini  adalah  bagaimana  membangun  lingkungan  kerja  digital,  membuat  rancangan  kerja,  laporan  kemajuan,  dan  umpan  balik. Pelatihan  ini  berjalan  dengan  baik  dan  penting  untuk  dilakukan  pelatihan  lanjutan.  Sebagian  besar  dari  peserta  pun merekomendasikan bahwa proses pelatihan ke depannya dapat dilaksanakan secara luring sehingga proses berlatih dan komunikasi antara peserta dapat berjalan maksimal.
Keywords: Microsoft teams, governance, administration, staffs, optimization .
* Corresponding author:
E-mail address : ashar@unj.ac.id (Muhammad Nur Ashar Asnur)

## 1. Pendahuluan
Kualitas  sumber  daya  manusia  di  berbagai  jenjang  dan  level  tata  kelola  memiliki  peran  yang  srategis  dalam  upaya meningkatkan mutu dan kinerja suatu organisasi. Setiap unsur yang ada harus saling membahu untuk mencapai tujuan tersebut.  Di  level  perguruan  tinggi  misalnya,  tenaga  pendidik  dan  tenaga  kependidikan  merupakan  bagian  sumber daya yang diharapkan unggul dalam melaksanakan proses tata kelola. Hal ini telah ditetapkan dalam undang-undang No.  8  Tahun  1974  tentang  pokok-pokok  kepegawaian  yang  mengatur  tentang  pengembangan  kompetensi  tenaga pendidik dan kependidikan dalam suatu organisasi.
Bagi  tenaga  kependidikan  di  lingkungan  perguruan  tinggi  baik  pada  level  program  studi  maupun  fakultas, pengembangan  kompetensi  dalam  hal  tata  kelola  administrasi  adalah  bagian  penting  juga  perlu  mendapat  perhatian. Alasannya  sangat  mendasar  yaitu  untuk  meningkatkan  mutu  layanan  yang  optimal.  Selain  itu  kondisi  lingkungan kerja  bagi  meraka  bersinggungan  langsung  dengan  mahasiswa  yang  tentu  tidak  sedikit  jumlahnya,  ditambah  lagi dengan beberapa tugas yang diamanatkan oleh atasan untuk dikerjakan berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan.
Faktor  yang  mempengaruhi  kinerja  tenaga  kependidikan  adalah  kompetensi  dan  iklim  organisasi.  Rendahnya kompetensi tenaga kependidikan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya berdampak pada pola kerja yang tidak  maksimal  dalam  hal  efektivitas  tugas  dan  pelaksanaannya.  Begitupula  halnya  dengan  iklim  kerja  yang  terkait keterbukaan,  kesetaraan,  dan  antara  semua  sumber  daya  di  lingkungan  perguruan  tinggi  yang  baik  mendorong  pola kerja  yang  kondusif  pula  (Rohida,  2018).  Dengan  demikian,  kinerja  akan  meningkat  apabila  tenaga  kependidikan memiliki kompetensi yang unggul dan memperoleh iklim organisasi yang positif.
Sumber daya manusia yang ada di Universitas Negeri Jakarta jika dilihat dari jumlah program studi ini sangat besar, dengan beban tugas dan fungsi yang cukup besar juga. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi dan konsep kerja  berbasis  digital  akan  sangat  mendukung  konektivitas  kinerja  yang  lebih  mudah,  dan  efektivitas  pelayanan/tata kelola. Untuk tenaga kependidikan ini sangat dibutuhkan namun tantangannya adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh tenaga kependidikan juga perlu ditingkatkan. Kompetensi yang dimaksud berkaitan dengan kemampuan berupa pengetahuan,  keterampilan,  kecakapan,  sikap  dan  perilaku  yang  diperlukan  dalam  pelaksanaan  tugas  pokok,  fungsi kewenangan dan tanggungjawab yang diamanatkan kepadanya.
National  Education  Association  (2014)  dalam  risetnya  menemukan,  sekitar  35%  dari  38.000  perusahaan  penyedia kerja  mengalami  kesulitan  dalam  menentukan  tenaga  kerja  yang  sesuai  dengan  posisi  yang  telah  disediakan disebabkan  kurangnya  keahlian  dan  talenta  di  pasar  kerja  sehingga  terdapat  penimpangan  yang  sangat  besar  antara kebutuhan dan penyediaan tenaga kerja yang ada.
Disaat  kompetisi  antar  organisasi  berlangsung  sangat  ketat,  persoalan  produktivitas  menjadi  salah  satu  penentu keberlangsungan  organisasi  disamping  persoalan  kualitas  dan  kemampuan  tenaga  kependidikan.  Program  pelatihan dan pengembangan SDM dapat memberi jaminan pencapaian persoalan tersebut pada peringkat organisasional. Peran tenaga kependidikan ini juga sangat penting demi mencapai tujuan Universitas Negeri Jakarta yang dimuat dalam visi, misi, tujuan, dan sasaran kerja. Untuk  itu sangat penting untuk memerhatikan poin  ini khususnya terkait bagaimana manajemen  tenaga  kependidikan  dan  tata  kelola  yang  baik.  Pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang sangat  signifikan  saat  ini  telah  dilakukan  pada  seluruh  penyelenggara  pemerintah  baik  kementerian/lembaga. Teknologi informasi ada untuk memecahkan masalah, untuk membuka kreatifitas, dan untuk membuat orang  menjadi lebih  efektif  daripada  jika  mereka  tidak  menggunakan  teknologi  informasi  dalam  pekerjaannya  (Murhada  dan  Yo Ceng Giap, 2011). Selain itu, Teknologi informasi memberikan lebih banyak kemudahan dalam hal tata kelola yaitu memungkinkan  terciptanya  sumber  daya  yang  efektif,  dan  kontrol  administrasi    yang  relatif  akurat.  Sumber  daya manusia di  unit kerja dapat  bekerja  lebih optimal  dan menghasilkan kinerja tinggi  bagi unit kerja dan  mendapatkan keuntungan.
Microsoft Teams merupakan salah satu platform komunikasi dan kolaborasi terpadu yang dapat menggabungkan fitur percakapan  kerja,  rapat  video,  penyimpanan  berkas,  dan  integrasi  aplikasi.  Microsoft  Teams  memberikan  dukungan obrolan berkesinambungan dan juga agar dapat setiap orang terlibat. Secara umum,  percakapan tim dapat dilihat oleh seluruh anggota tim, namun diskusi pribadi tentu saja dapat dilakukan. Terkait konferensi video dan suara, Microsoft Teams  juga telah terintegrasi. Selain  itu, semua orang dapat menunjukkan kepribadian di ruang kerja digital dengan emoji,  stiker,  GIF,  dan  meme  kustom.  Microsoft  Teams  juga  dapat  terintegrasi  dengan  segala  fasilitas  yang ditawarkan Office 365 untuk mendukung kolaborasi seperti Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner,
Power  BI,  dan  Delve,  sehingga  semua  orang  dapat  langsung  mengakses  seluruh  informasi  dan  alat  yang  diperlukan (Koenigsbauer, 2016)
Dengan  demikian  tentu  saja  pelatihan  menjadi  bagian  penting  dalam  peningkatan  mutu  layanan  dan  tata  kelola administrasi  agar  dapat  mencapai  salah  satu  indikatornya  yaitu  meningkatnya  kualitas  tenaga  kependidikan (Kementrian  Pendidikan  dan  Kebudayaan,  2020).  Pelaksanaan  pelatihan  ini  dilakukan  dalam  upaya  peningkatan tenaga  kependidikan  yang  bermutu  dan  memiliki  standar  kompetensi  yang  harus  dimiliki  tidak  terlepas  dari  proses perencanaan  yang  matang. Untuk  melakukan pelatihan  yang  maksimal perlu dilakukan koordinasi  yang  lebih  intens dan persiapan yang optimal untuk memaksimalkan proses pembelajaran yang lebih baik dan manfaat pelatihan dapat dirasakan oleh peserta pelatihan.

## 2. Metode

## 2.1. Kerangka Pelaksanaan Kegiatan
Sebelum  pelaksanaan  pelatihan  dilakukan,  ada  beberapa  hal  penting  terkait  koordinasi  antara  tim  pelaksana  dengan peserta  selaku  mitra  program  pengabdian  kepada  masyarakat  dengan  mengundang  tim  pelaksana  untuk mendiskusikan rencana pelaksanaan kegiatan, urgensi kegiatan pelatihan, dan kompetensi apa saja yang akan dicapai peserta  setelah  mengikuti  pelatihan.  Setelah  diskusi  dengan  mitra  dilaksanakan,  selanjutnya  dilakukan  persiapan- persiapan tim pelaksana yang meliputi.
a. Melakukan studi pustaka tentang penggunaan Microsoft Teams dalam kelompok kerja.
b. Melakukan persiapan alat dan bahan untuk kegiatan pelatihan
c. Menentukan waktu pelaksanaan dan lamanya kegiatan pengabdian bersama-sama tim pelaksana
d. Menentukan dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan dalam kegitan pengabdian masyarakat.
Setelah  persiapan  tersebut  dilakukan,  kegiatan  selanjutnya  dirancang  untuk  dilaksanakan  melalui  langkah  berikut: Sebelum  acara  pelatihan  dilaksanakan,  para  peserta  pelatihan  terlebih  dahulu  diberikan  survei  singkat  tentang penggunaan  layanan  yang  ada  dan  terkait  penggunaan  Microsoft  Teams.  Setelah  itu,  dilakukan  pertemuan  untuk pelaksanaan  pelatihan  Microsoft  Teams  dalam  rangka  optimalisasi  tata  kelola  administrasi  tenaga  kependidikan selama  empat  kali  pertemuan  yang  dikombinasikan  secara  daring.  Selama  proses  pelatihan  peserta  akan  langsung menggunakan aplikasi Microsoft Teams agar terbiasa bekerja dengan fitur yang ada di dalamnya. Di akhir pertemuan selanjutnya  diberikan  survei  terkait  pengalaman  penggunaan  aplikasi  Microsoft  Teams  dalam  proses  tata  kelola administrasi.
Selama  pelatihan,  peserta  senantiasa  didampingi  oleh  tim  pelaksana  jika  dalam  penggunaan  aplikasinya  terkendala. Proses  tersebut  dilakukan  secara  daring  sesuai  dengan  kondisi  pelaksanaan  kegiatan  menggunakan  metode demonstrasi  dan  contoh.  Demonstrasi  merupakan  metode  yang  dianggap  efektif,  karena  dapat  membantu  peserta memahami pelatihan dengan mengamati secara langsung dan selanjutnya diaplikasikan.

## 2.2. Khalayak Sasaran
Khalayak  sasaran  yang  dikenai  kegiatan  pelatihan  ini  adalah  tenaga  kependidikan  di  Universitas  Negeri  Jakarta dengan  harapan  setelah  pelaksanaan  pelatihan  ini  para  peserta  terampil  menggunakan  Microsoft  Teams  dalam optimalisasi tata kelola administrasi di setiap unit kerja.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dirancang menggunakan dua pola yaitu bauran antara tatap maya melalui zoom dan juga  melalui  Microsoft  Teams.  Hal  ini  bertujuan  agar  peserta  selain  memperoleh  materi  bagaimana  menggunakan aplikasi  Microsoft  Teams  dalam  tata  kelola  administrasi  di  masing-masing  unit  di  lingkungan  Universitas  Negeri Jakarta, peserta juga dapat langsung berlatih melalui Microsoft Teams yang dirancang oleh tim pelaksana. Untuk itu tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan ini dimulai secara runtut sebagai berikut:

## 3.1. Perencanaan

## 3.1.1. Diskusi Kelompok Terpusat
Kegiatan  ini  sangat  penting  dilakukan  oleh  tim  pelaksana  untuk  menentukan  pola  kerja  kegiatan  yang  akan dilaksanakan. Tahapan ini juga ditetapkan tanggal dan waktu yang tepat dilaksanakannya kegiatan pelatihan ini. Hasil diskusi ditemukan beberapa catatan penting untuk menyukseskan kegiatan pelatihan ini utamanya dari segi promosi, doorprize yang disediakan, jumlah peserta pelatihan, serta jadwal kegiatan.

## 3.1.2. Pembuatan Flayer Kegiatan
Flayer merupakan salah satu catatan penting terkait promosi kegiatan untuk itu disusunlan flayer kegiatan yang dapat disebarkan secara daring kepada khalayak. Adapun desainnya seperti pada gambar 1.

## Gambar 1. Desain Flayer Kegiatan

## 3.1.3. Promosi Kegiatan Pengabdian kepada khalayak
Setelah  flayer  disusun  dan  disetujui  oleh  tim,  kegiatan  selanjutnya  ialah  mempromosikan  kepada  para  calon  peserta yang tertarik ikut serta dalam pelatihan ini. Fokus utama  peserta yang ingin diundang dalam kegiatan ini adalah para tenaga kependidikan dalam  lingkungan Universitas Negeri  Jakarta. Meskipun demikian, animo tenaga kependidikan sangat  besar  sehingga  pada  tanggal  pendaftaran  yaitu  10  Juli  2021,  kuota  peserta  telah  memenuhi  bahkan  harus ditambah  karena  jumlah  tendik  di  lingkup  UNJ  yang  belum  terdaftar  diundang  kembali  untuk  ikut  serta.  Hal  ini dikarenakan pelatihan ini sangat penting untuk optimalisasi tata kelola administrasi yang ada UNJ.
Promosi dilakukan cukup melalui media sosial whatsapps yang telah diakomodir oleh Ibu Ester agar dapat mengontrol progress kegiatan P2M. Melalui grup media sosial tersebut dikirimlah informasi pendaftaran dan tautannya, yang selanjutnya beliau membantu kami mengirimnya ke grup tendik UNJ.
Gambar 2. Kegiatan Promosi melalui Media Sosial Whatsapp

## 3.1.4. Penyusunan Platform Microsoft Teams
Microsoft  adalah  platform  yang  telah  disediakan  oleh  Universitas  Negeri  Jakarta  kepada  seluruh  civitas  akademika, mulai dari mahasiswa, tendik, dosen, dan pimpinan. Platform ini juga tidak hanya sebatas penggunaan email institusi saja,  tetapi  berbagai  fitur  yang  ditawarkan  hingga  kapasitas  cloud  yang  mencapai  1  TB  per  akun  seharusnya  dapat dioptimalkan. Untuk kegiatan tata kelola administrasi, fitur yang juga perlu dioptimalkan oleh para tenaga pendidikan ialah  Microsoft Teams,  untuk  itu  dalam  praktinya,  peserta  langsung  diminta  untuk  join  menggunakan  akun  institusi masing-masing dan mendaftarkan dirinya ke dalam channel/saluran dan atau ruang/team yang telah disediakan.
Team yang dibuat ini dijadikan tempat latihan para peserta selama proses pelatihan yang dilaksanakan secara bauran menggunakan Zoom dan Microsoft Teams.

## 3.2. Pelaksanaan dan Evaluasi

## 3.2.1. Pelatihan Daring Menggunakan Zoom
Pelatihan daring dilaksanakan  bersama tim  melalui aplikasi zoom pada tanggal 12  Juli 2021  mulai  pukul 08.00 wib hingga pukul 12.00 wib. Peserta diberikan informasi melalui Whatsapp Group menggunakan tautan berikut ini:
Topic: P2M Optimalisasi Tata Kelola Administrasi Berbasis Digital Time: Jul 12, 2021 08:00 Jakarta Join Zoom Meeting https://us02web.zoom.us/j/86174335949?pwd=dTdHWTZCbXBQTjdGZ3ZKbFVBUFhTdz09 Meeting ID: 861 7433 5949 Passcode: p2m
Tautan  tersebut  diberikan  setelah  peserta  melakukan  pendaftaran  melalui  G-Form  yang  telah  disediakan  dan  akan terhubung  ke  Whatsapp  Group  Peserta.  Grup  ini  dibuat  agar  dapat  memudahkan  proses  koordinasi  dan  komunikasi antara peserta pelatihan dengan narasumber.

## Gambar 4. Proses Pelatihan melalui Zoom Meeting
Peserta yang hadir pada kegiatan ini berjumlah 48 peserta dan dibuka secara resmi oleh Wakil Dekan bidang Umum dan Kepegawaian. Peserta adalah perwakilan dari berbagai Fakultas di Universitas Negeri Jakarta. Sebelum diberikan materi, dilakukan investigasi awal terkait pemanfaatan aplikasi Microsoft Teams dan terkait tata kelola administrasi di masing-masing unit peserta. Hasil identifikasi tersebut diperoleh data sebagai berikut:

## 3.2.2. Pemahaman Terkait Tata Kelola
Berdasarkan identifikasi awal diperoleh informasi bahwa sebagian besar peserta menganggap tata kelola dapat berupa proses  pengarsipan  dokumen  secara  rapih,  mengelola  dan  menyunting  data  secara  efektif  dan  efisien,  manajemen sistem informasi, juga terkait dengan kebijakan, aturan yang mengontrol dan mengelola suatu unit kerja. Hal ini juga mencakup hubungan antara pemangku kepentingan dengan pelaksana kebijakan agar mencapai tujuan bersama.
Pendapat  tersebut  pada  prinsipnya  telah  memenuhi  unsur  yang  terkait  dengan  tata  kelola.  Hal  ini  sejalan  dengan pendapat  Elahi  (2009)  bahwa  United  Nation  Development  Programme  (UNDP)  tahun  1997  membagi  prinsip  tata kelola  kedalam  beberapa  point  penting,  yaitu:  transparansi,  akuntabilitas,  responsivitas,  responsibilitas,  rule  of  law, profesionalitas,  efisiensi,  efektivitas,  partisipasi  masyarakat,  dan  strategic  vision.  Harapannya  bahwa  semakin  baik tata Kelola suatu unit, maka semakin baik feedback masyarakat/civitas terhadap unit tersebut.
Pemahaman  ini  memang  sangat  perlu  mengakar  pada  diri  peserta  pelatihan  yang  juga  berperan  sebagai  tenaga kependidikan  di  lingkup  Universitas  Negeri  Jakarta.  Semuanya  tentu  diawali  dari  diri  sendiri  yang  perlahan  akan membangun pola kerja yang produktif dan berorientasi pada pelayanan.

## 3.2.3. Pengalaman Penggunaan Aplikasi Microsoft Teams
Informasi  terkait  pengalaman  peserta  menggunakan  aplikasi  Microsoft  Teams  perlu  dilakukan  agar  proses  pelatihan tidak membosankan bagi peserta dan menyesuaikan dengan pemahaman secara umum. Hasil indentifikasi selanjutnya disajikan pada gambar 5.

## Gambar 5. Pengalaman Penggunaan Microsoft Teams
Gambar 5 menunjukkan bahwa sebesar 80 persen peserta belum pernah menggunakan aplikasi Microsoft Teams, dan sebesar  20  persen  pernah  menggunakan  Microsoft  Teams.  Peserta  yang  berpengalaman  menggunakan  aplikasi tersebut hanya sebatas pada poin berbagi data dan informasi saja. Terkait pengelolaan administrasi secara runtut dan terorganisir  belum  dipraktikkan.  Hasil  ini  menunjukkan  bahwa  fokus  pelatihan  ini  dilakukan  pada  tata  kelola administrasi yang disusun secara terstruktur agar peserta yang telah berpengalaman menggunakan aplikasi Microsoft Teams lebih antusias dan bagi peserta yang belum berpengalaman juga diberikan dasar-dasar pengoperasiannya.

## 3.2.4. Pengololaan Data Terintegrasi
Hasil gambar 6 terkait pengelolaan data administrasi yang ada dibeberapa unit yang dilakukan oleh peserta pelatihan saat  ini  menunjukkan  bahwa  66  persen  belum  melakukan  proses  tersebut,  dan  sebesar  34  persen  telah  melakukan pengelolaan data administrasi secara terintegrasi. Beberapa menyatakan bahwa telah disediakan beberapa aplikasi tata kelola dan telah berjalan dengan baik, namun terkait ruang data yang disediakan  beberapa menggunakan google drive dan applikasi Whatsapp yang tentu memerlukan kapasistas perangkat keras yang besar dan atau harus berlangganan.
Kelebihan  Microsoft  Team  yang  telah  disediakan  oleh  Universitas  Negeri  Jakarta  salah  satunya  adalah  terkait kapasitas ruang awan untuk setiap akun siviitas akademika adalah 1 TB. Artinya seluruh peserta pelatihan yang dalam hal  ini  tenaga  kependidikan  Universitas  Negeri  Jakarta  memiliki  ruang  awan  yang  cukup  besar  dan  terjamin. Keunggulan  inilah  yang  juga  terintegrasi  dalam  Microsoft  Teams  akan  memanjakan  peserta  pelatihan  dalam mengarsipkan data dan dapat diakses di manapun dan kapanpun.

## Gambar 6. Integrasi Pengelolaan Data Administrasi

## 3.2.5. Kendala Tata Kelola
Seluruh  peserta  yang  ikut  serta  dalam  kegiatan  pelatihan  ini  adalah  tenaga  kependidikan  di  lingkungan  Universitas Negeri Jakarta. Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa mereka pada prinsipnya telah memahami terkait tata kelola yang baik dan seharusnya. Namun tentu dalam beberapa pelakasanaannya khususnya tata kelola administrasi, mereka masih menemukan beberapa tantangan. Tantangan tersebut sebagian besar disebabkan oleh aspek ekternal.
“saat ini kami memiliki banyak aplikasi namun belum terintegrasi” Res.04 “sistem pengambilan data dan penyimpanan data yang belum baik” Res.10
“masih mengelola data secara manual dan terkadang lupa menyimpan data dimana” Res.26
Pendapat  peserta  tersebut  menunjukkan  bahwa  tantangan  terbesar  adalah  integrasi  data  dan  kemudahan  dalam pengarsipan  data.  Beberapa  alasan  yang  timbul  sehingga  tidak  terlaksananya  proses  integrasi  data  adalah keberagaman  data  yang  ada  dalam  sebuah  sistem  informasi  serta  tujuan  data  tersebut.  Padahal  proses  integrasi  ini sangat  bermanfaat  karena  menggabungkan  data  atau  informasi  dari  berbagai  sumber  yang  tersebar  untuk  kebutuhan pengguna (Daromo, 2016).
Tantangan  selanjutnya  adalah  proses  mengelola  data  secara  manual  yang  jika  terus  dilakukan  akan  sangat menghambat efisiensi dan efektivitas kerja. Peserta merasa sangat kewalahan mengelola ribuan data apabila dilakukan secara manual dengan tenggat waktu yang cukup singkat. Dampak yang sering mereka temukan jika dilakukan secara manual ialah lupa menyimpan data dan mengarsip data.
Hasil  identifikasi awal  ini  menjadi dasar penyajian  materi pelatihan agar dapat  mengatasi kondisi  yang dialami oleh para  peserta.  Harapannya  setelah  mengikuti  pelatihan  ini,  peserta  memiliki  pola  pikir  terkait  rancangan  tata  kelola secara digital yang terstruktur dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Teams.

## 3.3. Penyajian Materi
Materi pelatihan yang disajikan disesuaikan dengan konteks pengelolaan data administrasi sehingga dapat terukur dan diharapkan  diaktualisasikan  oleh  tenaga  kependidikan  di  lingkup  Universitas  Negeri  Jakarta.  Untuk  itu  materi pelatihan ini meliputi:

## 3.3.1. Pengantar Aplikasi Microsoft Teams
Para  peserta  awalnya  masih  awam  terkait  pemanfaatan  Microsoft  Teams,  sehingga  materi  terkait  pengantar penggunaan  aplikasi  ini  sedikit  banyak  membantu  peserta  tahap  demi  tahap  memahami  pola  kerja,  ruang  bincang, sistem teams, penugasan, kalender, fitur telepon, hingga management files.
Sebelum lebih jauh menggunakan aplikasi pendukung yang ada di Microsoft Teams, peserta dimanjakan dengan fitur- fitur  menarik  yang  sebenarnya  sering  digunakan  pada  kegiatan  sehari-hari  seperti  MS.  Word,  MS.Excell,  dsb.  dan dapat  secara  gratis  serta  online  dilakukan  proses  tata  kelolanya.  Sehingga  dalam  kurun  waktu  yang  cukup  singkat, beberapa fitur dapat digunakan oleh peserta.

## 3.3.2. Membangun Lingkungan Kerja Digital
Terkait Lingkungan kerja digital, peserta diharapkan  membangun pola pikir  yang sistematis dan terstruktur sebelum menyusun sebuah rencana program kegiatan. Hal sederhana misalnya, merancang sebuah siklus administrasi yang ada di  unit  masing-masing  sesuai  prosedur  dan  tetap  harus  selalu  teliti.  Hal  ini  dikarenakan  jaringan  yang  terkoneksi dalam  Microsoft  Team  sangat  terstruktur  mulai  dari  fungsinya  sebagai  komunikasi,  kolaborasi,  dan  banyak  hal lainnya.
Kesalahan  yang  sering  terlihat  bagi  para  pengguna  platform  dalam  membangun  lingkungan  kerja  digital  bisa mengakibatkan migrasi data yang menghabiskan waktu yang cukup lama, harus dilakukan secara berulang-ulang, dan penggunaan aplikasi yang beragam namun tidak efisien.
Untuk  itu,  peserta  diberikan  gambaran  bahwa  dalam  membangun  lingkungan  kerja  sesuai  dengan  tugas  dan  fungsi masing-masing tim, Microsoft Teams menawarkan fitur saluran (channel). Fitur ini dibuat dan dapat diatur tim siapa saja yang terlibat dalam program kerja yang akan dirancang, serta sebagai media control penanggung jawab program kerja oleh pimpinan untuk melihat perkembangan masing-masing devisi. Hal ini secara rinci dapat dilihat pada uraian gambar 7.
Gambar 7. Dimensi Penting dalam Membangun Lingkungan Kerja Digital

## 3.3.3. Membuat Rancangan Program Kerja, Laporan Kemajuan, dan Umpan Balik
Pada tahap  ini, Peserta diberikan aplikasi pendukung dalam  merancang sebuah program kerja  yang runtut  dan dapat terukur serta telah disematkan dalam Microsoft Teams yaitu Trello. Fitur ini mendukung pola kerja tim dan pelaporan progress kerja dengan tampilan yang sederhana namun sangat dinamis.Alat ukurnya berupa daftar kegiatan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya, Program  yang akan, sedang, dan selesai dilaksanakan. Penanggung  jawab dan atau tim program dapat  mengubah satus program  yang dikerjakan sebagai  laporan kepada pimpinan. Begitupula pimpinan dapat dengan mudah melihat dan memonitoring, program apa saja yang perlu perhatian khusus.

## Gambar 8. Antar muka Trello

## 3.3.4. Berbagi Data dan Informasi
Melalui  kapasitas  kuota  cloud  yang  mencapai  1  TB  sangat  memungkingkan  tenaga  kependidikan  membuat  ruang arsip  digital  yang  besar  dan  dapat  diatur  siapa  saja  yang  dapat  mengaksesnya.  Ruang  Arsip  tersebut  pun  telah disediakan dalam Microsoft Teams dengan  hanya drop and drag data yang diinginkan oleh tim. Ini  adalah  hal  yang sangat menarik dan bermanfaat bagi peserta yang kekurangan space di perangkat kerjanya dan aktif secara mobile.

## 3.3.5. Workflow di Microsoft Teams
Langkah selanjutnya adalah membangun pola kerja para peserta langsung melalui aplikasi Microsoft Teams. Peserta diminta untuk  mengunduh dan memasangnya di perangkat komputer peserta. Mereka juga dapat memanfaatkan fitur Microsoft  Teams  secara  daring  dan  dapat  langsung  diakses  dengan  masuk  ke  akun  institusi  yaitu: https://mail.unj.ac.id/ seperti tampilan gambar 9.
Gambar 9. Tampilan Awal Masuk ke Layanan Microsoft
Peserta diminta memasukkan email institusi dan password lalu peserta akan diarahkan menuju antar muka Microsoft dengan layanan yang disediakan.
Asnur et.al |  Mattawang: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 2022, 3(2): 245–259
Gambar 10. Tampilan dan Layanan Microsoft.
Layanan yang disediakan oleh Microsoft sangat beragam dan peserta dapat mengeksplor layanan tersebut satu persatu sesuai kebutuhannya. Terkait Microsoft Teams, peserta dapat langsung memilih logo  Teams agar dapat terhubung ke layanan Microsoft Teams.
Bagi peserta yang ingin mengunduh aplikasinya juga dapat melalui tautan https://www.microsoft.com/id-id/microsoft- teams/download-app seperti pada gambar 11.
Gambar 11. Tautan Unduh Microsoft Teams
Peserta selanjutnya  melakukan proses tersebut secara  mandiri  namun tetap dipandu oleh  narasumber  melalui Zoom. Pada tahap ini seluruh peserta sangat antusias melakukan proses instalasi hingga peserta berhasil masuk ke antar muka aplikasi  Microsoft  Teams.  Selanjutnya  peserta  diberikan  akses  untuk  masuk  ke  Teams:  Optimalisasi  Tata  Kelola Administrasi  Berbasis  Digital  menggunakan  kode  akses  yang  diberikan  oleh  narasumber.  Antusiasme  tersebut  juga terlihat dari percakapan peserta melalui fitur obrolan yang ada di aplikasi seperti pada gambar 12.
Asnur et.al |  Mattawang: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 2022, 3(2): 245–259

## Gambar 12. Antusiasme Peserta
Peserta memberikan komentar dan Emoticon setelah  berhasil  masuk ke Microsoft Teams dan akses ke Teams. Pada tahap  ini  dijelaskan  bahwa  peserta  dapat  bergabung  ke  dalam  tim  kerja  melalui  kode  akses  ataupun  melalui administrator/penanggung  jawab  tim.    Setelah  itu,  peserta  menggunakan  beberapa  fitur  yang  telah  dijelaskan  dalam pelatihan secara mandiri.
Latihan  berikutnya  adalah  membuat  lingkungan  kerja  digital.  Peserta  dibagi  kedalam  kelompok  yang  nantinya  akan diundang  ke  dalam  Teams  untuk  ikut  serta  sebagai  contoh  kelompok  kerja.  Hasil  kerja  tersebut  dapat  dilihat  pada gambar 13.

## Gambar 13. Hasil Latihan “Membagung Lingkungan Kerja Digital”
Peserta  yang  dibagi  kedalam  kelompok  menghasilkan  beberapa  Teams  dengan  nama  yang  bervariasi  sesuai kesepakatan kelompok. Hasil latihan tersebut dicek secara periodik oleh narasumber. Proses pengecekan hasil latihan kelompok  kerja  dapat  terlihat  jika  ketua  kelompok  mengundang  narasumber  ke  dalam  kelompok  kerja  mereka.
Latihan  berikutnya  adalah  Menyusun  program  kerja  dalam  saluran  (Chanel)  yang  ada  dalam  aplikasi,  membuat  list program kerja, hingga proses kontrol data.
Gambar 14. Hasil Latihan “Membuat Saluran, List dan Kontrol Program Kerja”
Peserta  berlatih  menggunakan  aplikasi  Microsoft  Teams  mulai  tanggal  13  hinggal  15  Juli  2021  secara  bertahap. Keberagaman umur dan kesibukan peserta menjadi alasan pentingya dilakukan secara asynkronous agar peserta dapat mengulang  materi  dan  video  pelatihan  apabila  terdapat  materi  yang  terlewat.  Peserta  diakhir  pelatihan  diberikan lembar  pertanyaan  terkait  pelaksanaan  pelatihan  yang  telah  dilaksanakan  dan  umpan  balik  sebagai  masukan  untuk narasumber untuk peningkatan pelatihan berikutnya.

## 3.4. Umpan Balik Peserta
Umpan  balik  dalam  pelatihan  sangat  penting  bagi  peserta  kepada  narasumber  atau  yang  berkaitan  dengan  kegiatan pelatihan  sebagai  upaya  peningkatan  mutu  pelatihan  berikutnya.  Umpan  balik  pun  dapat  berupa  apresiasi  ekaligus masukan  atau  pendapat  pribadi  peserta.  Hostetter  yang  dikutip  oleh  Herman  (2005:  41)  menjelaskan  umpan  balik tersebut  sebagai  pengulangan  yang  dibuat  berdasarkan  hasil  yang  diperoleh  untuk  dikembalikan  pada  prosesnya. Artinya,  bentuk  timbal  balik  antara  peserta  dan  seluruh  elemen  yang  bersinggungan  dengan  kegiatan  pelatihan. Adapun hasil umpan balik pelatihan ini dapat diuraikan pada tabel 1.
Tabel 1. Umpan Balik Peserta No Item Pertanyaan Skala Penilaian (%) SS S TS STS 1. Materi disampaikan dengan baik dan variatif 85,7 14,3 0 0 2. Peserta Puas dengan kegiatan P2M yang dilakukan 71,4 28,6 0 0 3. Kegiatan Pengabdian ini sangat bermanfaat dan sesuai harapan 87,5 12,5 0 0 4. Koordinasi terkait kegiatan pelatihan dilakukan dengan baik 81,25 12,5 6,25 0 5. Kesediaan mengikuti pelatihan lanjutan 62,5 37,5 0 0
Berdasarkan  tabel  1,  pada  umumnya  peserta  memberikan  respon  positif  terkait  pelatihan  yang  diadakan.  Terkait materi  yang  disajikan  dengan  baik  dan  variatif,  sebanyak  85,7  persen  menyatakan  sangat  setuju  dan  14,3  persen menyatakan  setuju.  Hasil  survei  tersebut  sejalan  dengan  alasan  peserta  bahwa  materi  yang  diberikan  tidak  monoton dan  diselingi  dengan  pembagian  doorprize  di  sela-sela  penyajian.  Peserta  juga  memberikan  respon  dengan
mengajukan pertanyaan terkait tatacara pemanfaatan aplikasi. Kegiatan P2M ini juga menurut mereka berjalan dengan baik dan sesuai waktu yang ditentukan. Hal ini dapat dilihat dari hasil umpan balik yang diberikan bahwa 71,4 persen menyatakan sangat setuju dan 28,6 persen menyatakan setuju.
Selain  itu,  sebanyak  87,5  persen  menyatakan  sangat  setuju  dan  12,5  persen  menyatakan  setuju  bahwa  kegiatan  ini sangat  bermanfaat  bagi  mereka  karena  berkaitan  dengan  tugas  dan  fungsi  mereka  sebagai  tenaga  kependidikan. Terkait koordinasi pelaksanaan pelatihan dengan baik, sebanyak 81,25 persen menyatakan sangat setuju, 12,5 persen menyatakan  setuju,  dan  6,25%  menyatakan  tidak  setuju.  Meskipun  koordinasi  telah  dilakukan  dengan  baik,  namun terdapat sedikit kendala dalam hal distribusi hadiah dan sertifikat peserta. Awalnya pemberian hadiah kepada peserta akan  dilakukan  secara  luring,  namun  kebijakan  terkait  Pemberlakuan  Pembatasan  Kegiatan  Masyarakat  (PPKM) menyebabkan  proses  distribusi  terhambat  dan  membutuhkan  waktu.  Begitupula  proses  distribusi  sertifikat  yang seharusnya diberikan bertepatan selesainya kegiatan harus tertunda karena permasalahan teknis, menyebabkan proses koordinasi  sedikit  terhambat.  Namun  demikian,  segala  sesuatu  terkait  perubahan  tersebut  disampaikan  melalui Microsoft Teams.
Meskipun terdapat  beberapa kendala, peserta tetap memberikan umpan balik positif dan bersedia mengikuti kembali pelatihan  sejenis  di  masa  mendatang.  Sebanyak  62,5  persen  peserta  menyatakan  sangat  setuju,  dan  37,5  persen menyatakan  setuju.  Beberapa  peserta  mengungkapkan  bahwa  mereka  membutuhkan  pelatihan  kontinu  untuk pengembangan  diri  tenaga  kependidikan  karena  itu  penting  dan  perlu  agar  dapat  memperoleh  informasi  terbaru  dan pengetahuan yang sesuai dengan perkembangan zaman.

## 4. Simpulan
Kebutuhan  tenaga  kependidikan  untuk  meningkatkan  kompetensi  khususnya  dalam  upaya  meningkatkan  kualitas pelayanan akademik, kemahasiswaan, sarana dan prasarana sangat perlu dilakukan. Pelayanan prima berbading lurus dengan  kualitas  kompetensi  yang  dimiliki.  Selain  itu,  keterampilan  memanfaatkan  teknologi  dalam  memudahkan pekerjaan juga hal yang tidak bisa diabaikan. Teknologi dapat memberikan manfaat yang cukup signifikan dalam hal efisiensi, efektivitas, kualitas, dan kuantitas kerja.
Melalui  pemanfaatan  Microsoft  Teams,  peserta  pelatihan  dapat  membangun  pola  pikir  dan  kerja  sistematis  dan terstruktur baik dalam membangun lingkungan kerja digital, maupun dalam melakukan proses review dan kontrol tata kelola  di  setiap  unit  kerja.  Prinsip  tata  kelola  setidaknya  dapat  dipenuhi  dengan  pemanfataan  aplikasi.  Selain  itu, kemudahan  kerja  dan  proses  pengarsipan  dokumen  dengan  rapih  serta  kuantitas  ruang  awan  yang  disediakan  cukup besar  sebagai  bagian  dari  kelebihan-kelebihan  Microsoft  Teams,  akan  menarik  perhatian  untuk  dioptimalkan  dalam tata kelola administrasi bagi peserta.

## References
Baskara,  F.,  Sitepu,  T.  M.,  &  Fajri,  M.  (2021).  Pengembangan  Kompetensi  Sumber  Daya  Manusia  di  Lembaga Keuangan. Jurnal Ekonomi dan Bisni s, 14(2)
Damayanti,  S.,  &  Rizal,  D.  A.  (2021).  Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Pendidik  dan  Tenaga  Kependidikan (SIMPATIKA)  Sebagai  Dasar  Pengambilan  Keputusan  dan  kebijakan  di  Kementerian  Agama. Nusantara: Jurnal Pendidikan Indonesia , 1 (1), 77-94.
Daromo, A., 2016, Integrasi Informasi Pemerintahan: Analisis Intitusional Komparatif, Prosiding SENTIA, 8, A196– A201.
Elahi, K. Q. I. (2009). UNDP on Good Governance. International Journal of Social Economics, 36(12), 1167– 1180. https://doi.org/10.1108/030682 90910996981
Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff. Jakarta Selatan: Transmedia Pustaka
Jayanti,
R. (2016). Teknologi Informasi dalam Dunia Kerja. Retrived from https://www.kompasiana.com/rindajayanti/57130badd17e615707e5f814/teknologi-informasi-dalam-dunia- kerja?page=2
Koenigsbauer,  K.  (2016).  Meperkenalkan  Microsoft Teams,  Ruang  Kerja  Berbasis  Obrolan  di  Office  365.  Retrived from https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-365/blog/2016/11/02/introducing-microsoft-teams-the- chat-based-workspace-in-office-365/
Lanjarsih,  L.,  Hubeis,  M.,  &  Afandi,  F.  M.  (2018).  Peran  Tenaga  Kependidikan  Dalam  Pengembangan  Unit Pendidikan Unggulan Fakultas Peternakan, Institut Pertanian Bogor. Jurnal Aplikasi Bisnis dan Manajemen (JABM) , 4 (2), 171-171.
Murhada dan Yo Ceng Giap.(2011). Pengantar Teknologi Informasi. Tangerang: Mitra Wacana Media
National Education Association. (2014). Preparing 21st Century Students for a Global Society: An Educator's Guide to the "Four Cs," 38
Novita,  E.  (2021). Kinerja  Tenaga  Kependidikan  dalam  Pencapaian  Akreditasi  di  Madrasah  Aliyah  Darul  Hikmah Pekanbaru (Doctoral dissertation, Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau).
Pazriansyah, D., & Qohhar, W. (2019). Pengaruh Umpan Balik Dan Motivasi Terhadap Shooting Dalam Permainan Sepakbola. Physical Activity Journal (PAJU), 1 (1), 69-81. doi:10.20884/1.paju.2019.1.1.2004
Pratiwi, R.  W., & Hartono, B. (2021). Analisa Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia pada PD. BPR Bank BAPAS 69 Kabupaten Magelang. CAPITAL: Jurnal Ekonomi dan Manajemen , 4 (2), 103-113.
Rohida, L. (2018). Pengaruh era revolusi industri 4.0 terhadap kompetensi sumber daya manusia. Jurnal Manajemen Dan Bisnis Indonesia , 6 (1), 114-136.
Zane, K, Quible. (2001). Administration Office Management an Introduction. 7th  edition. New Jersey: Prantice Hall