p-ISSN : 2460-3562 / e-ISSN : 2620-8989

## Perencanaan Strategi Sistem Informasi Kearsipan DPU Bina Marga Jawa Timur Menggunakan TOGAF
Roro Ayu Pangestuti a1* , Siti Mukaromah a2 , Eristya Maya Safitri a3 , Safina Nur Rahmah a4 , Eli Nurhayati a5 , Ditha Lozera Devi a6 , Apriliana Pramesinta Kusumaningayu a7
a Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jawa Timur Jalan Raya Rungkut Madya No. 1 Gunung Anyar, Surabaya, Jawa Timur
1 20082010128@student.upnjatim.ac.id
2 sitimukaromah.si@upnjatim.ac.id
3 maya.si@upnjatim.ac.id
4 20082010121@student.upnjatim.ac.id
5 20082010115@student.upnjatim.ac.id
6 20082010143@student.upnjatim.ac.id
7 20082010146@student.upnjatim.ac.id

## Abstrak
DPU Bina Marga Jawa Timur merupakan lembaga pemerintahan di tingkat daerah, menghadapi tantangan dalam memanfaatkan teknologi informasi secara efektif, terutama dalam pengelolaan arsip. Proses pengarsipan yang masih dilakukan secara manual menyebabkan ketidakefisienan dalam manajemen arsip. Metode yang diterapkan dalam riset ini menggunakan framework TOGAF ADM dengan melakukan observasi dan wawancara kepada pihak DPU  Bina  Marga  Provinsi  Jawa  Timur.  TOGAF  salah  satu  framework  arsitektur  perusahaan  yang  menyajikan pendekatan mendalam atau terstruktur untuk mengembangkan arsitektur enterprise dan sistem. Pada riset ini, tahapan TOGAF ADM yang dilakukan hanya sampai Phase E: Opportunities and Solution. Hasil penelitian ini berupa blueprint usulan Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) yang diharapkan dapat memberikan dukungan yang bermanfaat bagi DPU Bina Marga Jawa Timur, khususnya dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip secara terkoordinasi. Selain itu, hasil nyata yang sudah diterapkan yaitu adanya sistem informasi sederhana, meskipun masih belum mencakup keseluruhan dari UPT yang ada.
Kata kunci : SI/TI, Arsitektur Enterprise, TOGAF, ADM

## Strategic Planning of Archival Information Systems DPU Bina Marga Jawa Timur Using TOGAF

## Abstract
DPU  Bina  Marga  East  Java  is  a  government  institution  at  the  regional  level,  facing  challenges  in  utilizing information  technology  effectively,  especially  in  archive  management.  The  archiving  process  that  is  still  done manually causes inefficiency in archive management. The method applied in this research uses the TOGAF ADM framework by conducting observations and interviews with the DPU Bina Marga of East Java Province. TOGAF is an enterprise architecture framework that presents an in-depth or structured approach to developing enterprise and system architecture. In this research, the TOGAF ADM stages are only carried out until Phase E: Opportunities and  Solution.  The  results  of  this  research  are  in  the  form  of  a  proposed  Information  System  /  Information Technology (IS / IT) blueprint which is expected to provide useful support for DPU Bina Marga East Java, especially in optimizing archive management in a coordinated manner.
Keywords : IS/IT, Architecture Enterprise, TOGAF, ADM

## I. P ENDAHULUAN
Peningkatan  kemajuan  teknologi  informasi  membuat setiap organisasi dituntut untuk dapat memenuhi berbagai kebutuhan yang semakin kompleks [1]. Keberhasilan tata kelola suatu organisasi sangat bergantung pada kemampuan  untuk  mengelola  dan  mengintegrasikan  data dan  informasi  di  seluruh  fungsi  organisasi.  Perancangan dan  pengembangan  sistem  informasi  menjadi  sangat
penting  dalam  mendukung  keselarasan  dengan  arah, tujuan,  dan  kebutuhan  organisasi,  termasuk  integrasi internal antar fungsi organisasi, serta penyesuaian dengan perkembangan  teknologi dan perubahan kebutuhan bisnis yang  terus  berlangsung.  Oleh  karena  itu,  strategi perencanaan  sistem  informasi  haruslah  seimbang  dan sinkron  dengan  dinamika  organisasi  serta  perkembangan teknologi terkini.
DPU  Bina  Marga  Jawa  Timur  merupakan  salah  satu lembaga  pemerintah  di  tingkat  daerah  (Provinsi  atau Kabupaten/Kota) yang bertanggung jawab dalam perencanaan, pengembangan, dan pemeliharaan infrastruktur jalan dan jembatan [2]. Dalam hal ini, mereka merencanakan pengembangan infrastruktur sesuai dengan kebutuhan  wilayah  setempat.  Setelah  itu,  dilakukan pemeliharaan  setiap  infrastruktur  yang  sudah  dibangun dengan melakukan perbaikan jalan maupun jembatan yang sudah ada.
Saat ini, DPU Bina Marga masih menghadapi tantangan dalam  pengelolaan  arsip  yang  masih  dilakukan  secara manual  dan  belum  mengadopsi  sistem  informasi  secara menyeluruh. Permasalahan yang ada di DPU Bina Marga terletak  di  beberapa  bagian  yang  masih  mengandalkan proses  manual  dan  belum  mengadopsi  sistem  informasi secara  menyeluruh.  Dalam  pengelolaan  arsip,  DPU  Bina Marga menghadapi beberapa permasalahan yang signifikan.  Proses  pengarsipan  yang  masih  dilakukan secara  manual  dengan  aplikasi  Excel  menyebabkan ketidakefisienan  dalam  manajemen  arsip.  Arsip  yang diterima dari berbagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) tidak dapat  segera  dimasukkan  ke  dalam  gudang  arsip  karena memerlukan  pemeriksaan  fisik  dan  pencatatan,  yang tentunya  menghabiskan  banyak  waktu.  Selain  itu,  proses peminjaman  atau  penyimpanan  kembali  arsip  juga  belum terkelola secara efisien sehingga dapat meningkatkan risiko kehilangan data arsip. Lokasi penyimpanan arsip di gudang pusat  juga  belum  terorganisir  dengan  baik,  menyulitkan pencarian arsip  yang diperlukan sehingga  dapat menghambat  akses  terhadap  informasi  yang  penting. Dengan adanya permasalahan terkait pengarsipan tersebut, maka  bukan  tidak  mungkin  dapat  terjadi  keterlambatan dalam  pengambilan  keputusan  di  masa  depan  karena sulitnya  mendapatkan  informasi  yang  diperlukan  dengan cepat.
Dengan  adanya  permasalahan  pengelolaan  arsip  secara manual,  koordinasi  sistem  informasi  di  antara  berbagai bidang  menjadi  suatu  kebutuhan  yang  mendesak.  Proses pengelolaan  arsip  yang  masih  dilakukan  secara  manual telah menunjukkan berbagai kelemahan, seperti ketidakefisienan dalam pencatatan surat masuk dan keluar, risiko kehilangan data, keterbatasan akses pencarian, juga keterlambatan  dalam  pengambilan  keputusan.  Dalam menghadapi  tantangan  ini,  Perencanaan  Strategis  Sistem Informasi  muncul sebagai solusi krusial.
Perencanaan  strategis  sistem  informasi  tidak  hanya memfasilitasi integrasi teknologi informasi untuk meningkatkan  efisiensi  proses,  tetapi  juga  membentuk landasan  untuk  tata  kelola  teknologi  informasi  yang terkoordinasi.  Dengan  merumuskan  strategi  sistem informasi  yang  tepat,  organisasi  dapat  mengatasi permasalahan yang timbul akibat pengelolaan arsip manual dan  memastikan  implementasi  sistem  informasi  yang mendukung  pertumbuhan  dan  kelangsungan  jangka panjang.  Adanya  Perencanaan  Strategis  Sistem  Informasi membuat tata kelola teknologi informasi dapat dikembangkan  secara  terencana  dan  terintegrasi  sehingga memungkinkan  organisasi  untuk  menggunakan  teknologi
informasi secara efektif dalam mendukung operasional dan keputusan bisnis [3].
Dalam perencanaan strategi sistem informasi, diperlukan sebuah framework yang berfungsi sebagai alat bantu  untuk  merancang  struktur,  mengidentifikasi kebutuhan,  dan  menyusun  strategi  implementasi  yang terintegrasi.  Beberapa  framework  yang  digunakan  dalam perencanaan strategi sistem informasi yaitu Zachmann dan The  Open  Group  Architecture  Framework  (TOGAF). Framework  Zachmann  membagi  perspektif  arsitektur menjadi  enam  pandangan,  mencakup  aspek-aspek  seperti data, fungsi, jaringan, orang, waktu, dan motivasi. Namun, seperti  halnya  kerangka  kerja  lainnya,  Zachman Framework memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya  terletak  pada  struktur  yang  mendalam  dan kemampuannya dalam memberikan pandangan komprehensif terhadap kebutuhan dan interaksi di berbagai tingkat  dalam  suatu  perusahaan  [4].  Kekurangannya terletak pada tingkat kompleksitas yang tinggi, yang dapat membuat proses implementasi menjadi cukup rumit. Di sisi lain,  kerangka  TOGAF  menyediakan  metode  sistematis dalam perencanaan, perancangan, dan implementasi sistem informasi  dalam  lingkup  perusahaan  atau  organisasi  [5]. Seluruh  proses  dalam  framework  TOGAF  dilakukan dengan  detail  tentang  implementasi  arsitekturnya  yang biasanya  disebut Architecture  Development  Method (ADM).    Kelebihan  TOGAF  mencakup  keseimbangan antara  aspek  teknis  dan  bisnis,  serta  kesesuaian  dengan prinsip-prinsip  tata  kelola  organisasi.  Ini  memastikan bahwa perencanaan strategis sistem informasi tidak hanya terfokus  pada  teknologi,  tetapi  juga  mencakup  perspektif operasional bisnis yang luas.
Dengan  mempertimbangkan  analisis  masalah  dan informasi  yang  telah  dibahas,  tujuan  dari  penelitian  ini adalah  merancang  perencanaan  strategis  sistem  informasi kearsipan  pada  DPU  Bina  Marga  Jawa  Timur  dengan menggunakan  framework  TOGAF  ADM.  Adapun  riset akan difokuskan hingga tahapan TOGAF Opportunities & Solutions , yang melibatkan identifikasi peluang dan solusi untuk  meningkatkan  efisiensi,  serta  efektivitas  sistem informasi  kearsipan.  Dengan  adanya  riset  ini,  diharapkan dapat  membantu  Dinas  Pekerjaan  Umum  Bina  Marga dalam optimalisasi pengelolaan arsip secara terkoordinasi sehingga  dapat  mendukung  tujuan  bisnis  dan  kebutuhan organisasi  secara  menyeluruh  serta  dapat  menjadi  solusi bagi  DPU  Bina  Marga  Jawa  Timur  dalam  membangun SI/TI  dengan  lebih  terintegrasi  antar  UPT  sehingga  dapat mengatasi  tantangan  pengelolaan  arsip  manual  dan memastikan implementasi sistem informasi yang mendukung pertumbuhan jangka panjang.

## II. M ETODOLOGI

## A. Landasan Teori
1) Perencanaan  Strategi  Sistem  Informasi: PSSI merupakan  proses  identifikasi,  pengembangan,  dan penerapan  yang  sistematis  dan  menyeluruh  dalam mendefinisikan  sasaran  organisasi  serta  menentukan strategi bisnis dengan menggunakan keunggulan SI/TI. [6]. Selain itu, PSSI juga memiliki manfaat jangka panjang bagi
perusahaan  untuk  menghadapi  persaingan  bisnis  dengan perusahaan  lainnya.  PSSI  adalah  tahap  seleksi  portofolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang mampu menunjang proses bisnis organisasi.
2) Sistem  Informasi  Kearsipan: Sistem  informasi kearsipan  merupakan  bentuk  digitalisasi  dari  pencatatan sekumpulan  surat  yang  dicatat  dan  pada  saat  dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan, biasanya sistem informasi ini berupa  website  [8].  Sistem  informasi  kearsipan  memiliki kegunaan  untuk  menyimpan  arsip/berkas  ke  dalam  basis data  yang  setiap  dibutuhkan  dapat  dibaca,  diubah, disimpan,  dan  dihapus.  Sistem  ini  berfungsi  sebagai penyimpanan arsip dengan prosedur yang rapi dan teratur, serta dapat meningkatkan efektivitas dan kualitas layanan organisasi  [9].  Sistem  informasi  arsip  memiliki  peran krusial  dalam  mendukung  strategi  bisnis  dan  manajemen sistem informasi, diharapkan dapat memberikan keunggulan  kompetitif  jangka  panjang  saat  bersaing dengan lembaga lain.
3) TOGAF  ADM: TOGAF  adalah  framework  yang menawarkan pendekatan secara kompleks untuk menciptakan arsitektur dan sistem perusahaan [9]. Dalam penerapannya  Framework  TOGAF  sering  digunakan sebagai  metodologi  yang  kuat  untuk  mengatur  organisasi dalam mengembangkan arsitektur perusahaan yang sesuai dengan  strategi  mereka  [11].  TOGAF  menyediakan kerangka  kerja  tingkat  tinggi  untuk  pengembangan perangkat  lunak  perusahaan  dan  membantu  organisasi dalam  merencanakan,  merancang,  dan  menerapkan arsitektur  yang  sesuai  dengan  tujuan  organisasi. merencanakan,  merancang,  dan  mengimplementasikan arsitektur yang tepat untuk organisasi mereka [12].

## Gambar 1. Fase TOGAF ADM
4) Architecture Development Method: ADM adalah metode  dari  TOGAF  yang  fleksibel  dan  dapat diintegrasikan dengan framework lain untuk menghasilkan arsitektur  yang  lebih  komprehensif  dan  sesuai  dengan kebutuhan  organisasi.  [13].  TOGAF  ADM  menyediakan serangkaian proses iteratif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan  organisasi.  Proses  ini  dimulai  dengan penyusunan  arsitektur,  dilanjutkan  dengan  transisi,  dan diakhiri  dengan  pengelolaan  proses  realisasi  arsitektur. Dalam  melakukan  pengembangan  arsitektur  enterprise, TOGAF  ADM  memiliki  visi  dan  prinsip  yang  menjadi
acuan.  Prinsip-prinsip  ini  digunakan  sebagai  alat  ukur untuk  mengevaluasi  seberapa  berhasil  organisasi  dalam mengembangkan arsitektur enterprise [14].
B. Penelitian Terdahulu
Berdasarkan riset yang berjudul "Perencanaan Arsitektur  Perusahaan  Menggunakan  Togaf  ADM  Pada Dispora  Kota  Salatiga"  oleh  Adimas  Agil  Pangestu  dan Kristoko Dwi Hartomo menunjukkan bahwa tahapan Togaf ADM  hanya  dilakukan  sampai  fase  Peluang  dan  Solusi. Riset  ini  menunjukkan  bahwa  agar  proses  bisnis  berjalan seperti  yang  diharapkan,  ada  perlunya  kesinambungan antar bagian. Studi ini menghasilkan blueprint usulan SI/TI yang akan digunakan sebagai dasar strategi kegiatan proses bisnis di Dispora Kota Salatiga.
Riset  yang  ditulis  oleh  Desy  Angeline  dan  Charitas Fibriani  berjudul  "Perencanaan  Arsitektur  Enterprise Menggunakan  TOGAF  ADM  (Studi  Kasus:  Kantor  Desa Lembang)."  Riset  ini  menghasilkan  cetak  biru  arsitektur enterprise yang akan diberikan pada Kantor Desa Lembang untuk  memaksimalkan  kinerja  pada  Kantor  Desa  untuk kedepannya.
Riset  yang  dilakukan  oleh  Silvia  Dwi  Oktalia,  Rahmi Nur  Shofa,  dan  Rianto  yang  berjudul  "Perencanaan Arsitektur  Sistem/Teknologi  Informasi  Menggunakan Framework TOGAF (Studi Kasus: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Daerah  Kota  Tasikmalaya)"  dilakukan  dengan TOGAF ADM, yaitu dari tahap pertama Preliminary Phase hingga  Tahap  E: Opportunities  and  Solutions .  Riset  ini menghasilkan blueprint (cetak biru) untuk arsitektur bisnis, aplikasi, data, dan teknologi.
C. Metodologi Penelitian.
Metode Architecture  Enterprise TOGAF  ( The  Open Group Architecture Foundation ) digunakan dalam riset ini. Dalam perancangan riset ini, arsitektur TOGAF difokuskan sebagai  penunjang  aplikasi  yang  terintegrasi  dan  sebagai perencanaan strategis sistem informasi dalam menerapkan arsitektur  enterprise.  TOGAF,  sebagai  sebuah  framework yang  menawarkan  pendekatan  komprehensif  untuk mengelola  arsitektur  teknologi  informasi  suatu  organisasi dari  perancangan,  perencanaan,  implementasi,  dan pengelolaan.  Beberapa  ciri  khas  dari  kerangka  kerja TOGAF  meliputi  sifatnya  yang  bersifat open  source , penekanan  pada  siklus  implementasi,  dan  melakukan pendekatan yang menyeluruh.
TOGAF  ADM  juga  menawarkan  berbagai  proses iteratif, mulai dari pengendalian proses realisasi arsitektur hingga  persiapan  dan  transisi  desain.  Kunci  utama  dalam kerangka kerja TOGAF adalah Architecture Development Method yang  dapat  digunakan  dalam  mengembangkan arsitektur  enterprise  yang  memenuhi  kebutuhan  bisnis. Tahapan  pada  TOGAF  ADM  yaitu  berupa Preliminary Phase,  Phase  A:  Architecture  Vision,  Phase  B:  Business Architecture,  Phase  C:  Information  System  Architecture, Phase D: Technology Architecture, Phase E: Opportunities and Solution.
Untuk  menerapkan  tahapan  penelitian  ini,  metode kualitatif digunakan dengan melakukan wawancara dengan pihak organisasi sesuai dengan kondisi saat ini. Kemudian,
berikut merupakan tahapan dari riset yang akan dilakukan dengan menggunakan framework TOGAF ADM:

## Gambar 2. Tahapan Penelitian
1) Tahapan  studi  literatur: Tahapan  studi  literatur akan  dilakukan  pengumpulan  buku,  jurnal,  dan  temuan penelitian  yang  berkaitan  dengan  masalah  atau  tujuan penelitian.  Pada  tahapan  ini  perlu  menggali  lebih  dalam lagi  dasar-dasar  teori  perencanaan  strategis  sistem informasi  menggunakan  kerangka  kerja  TOGAF  ADM. Selain  itu,  literatur  yang  digunakan  harus  selaras  dengan topik yang diangkat dan penggunaan metode yang sama.
2) Tahapan  pengumpulan  data: Tahapan  ini dilakukan  observasi  dan  wawancara  kepada  pihak  DPU Bina  Marga  Provinsi  Jawa  Timur  pada  bidang  kearsipan. Observasi  dilakukan  dengan  pengamatan  langsung  ke kantor DPU Bina Marga. Sedangkan wawancara dilakukan dengan  responden  selaku  Kepala  Bidang  Kearsipan  di Dinas  Pekerjaan  Bina  Marga  Provinsi  Jawa  Timur. Pertanyaan  wawancara  terkait  dengan  arsitektur  visi, arsitektur  bisnis,  arsitektur  data,  arsitektur  teknologi  dan arsitektur aplikasi.

## 3)
Tahapan perumusan fase TOGAF ADM: Tahapan ini  berdasarkan  jawaban  dari  narasumber  terkait  proses bisnis  yang  dilakukan  pada  suatu  organisasi  atau perusahaan tersebut. Perumusan yang dilakukan mencakup enam  fase  pada  tahapan  TOGAF  ADM  mulai  fase preliminary hingga fase opportunities and solution..
4) Penyusunan  blueprint  SI/TI: Riset  ini  akan berakhir  dengan  menghasilkan  blueprint  sebagai  usulan SI/TI  yang  nantinya  dapat  menjadi  landasan  strategi kegiatan  proses  bisnis  di  DPU  Bina  Marga  pada  bidang kearsipan.  Dalam  tahapan  ini,  rekomendasi  SI/TI  akan diberikan,  dokumentasi  rekomendasi  akan  dibuat  untuk setiap  tahapan  TOGAF  ADM,  dan  penarikan  kesimpulan akan  digunakan  sebagai  referensi  untuk  rekomendasi proses  bisnis  bagi  DPU  Bina  Marga  Jawa  Timur  Bidang Kearsipan.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Riset  ini  akan  menjelaskan  terkait  tahapan  pada  fase TOGAF,  dengan  fokus  pada  penerapan  kerangka  kerja tersebut  dalam  konteks  pengembangan  arsitektur  DPU Bina  Marga  Provinsi  Jawa  Timur.  Perumusan  kerangka kerja ini mencakup pada 6 fase. Tahapan tersebut dimulai dengan  tahap  Preliminary,  dimana  kebutuhan  organisasi dievaluasi  untuk  menentukan  dampaknya  pada  arsitektur. Kemudian, Phase A: Architecture Vision merumuskan visi arsitektur untuk mencapai tujuan bisnis, diikuti oleh Phase B: Business Architecture yang mendefinisikan struktur dan proses  bisnis.  Selanjutnya, Phase  C:  Information  System Architecture berfokus  pada  pengembangan  sistem
informasi  sesuai  kebutuhan  bisnis.  Pada Phase  D: Technology  Architecture ,  dipertimbangkan  pemilihan teknologi  yang  sesuai,  dan Phase  E:  Opportunities  and Solution memberikan  pemahaman  tentang  peluang  dan solusi yang dapat diterapkan. Dengan menyelidiki keenam fase  tersebut  secara  komprehensif,  riset  ini  bertujuan menghasilkan pemahaman mendalam tentang implementasi  TOGAF,  serta  membahas  temuan  dan implikasinya  terhadap  masalah  yang  diidentifikasi  dalam pengelolaan  arsip  DPU  Bina  Marga  Jawa  Timur.  Berikut ini penjelasan yang lebih detail terkait 6 fase kerangka kerja TOGAF  dalam  melakukan  perencanaan  strategis  sistem informasi di DPU Bina Marga Provinsi Jawa Timur:

## A. Phase Preliminary
Tahap  pertama  adalah  tahapan  persiapan  dengan menentukan metode yang digunakan serta mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur yang dibutuhkan untuk tercapainya  tujuan  bisnis.  DPU  Bina  Marga  jawa  Timur memiliki  aktivitas  utama  dan  pendukung  untuk  melihat analisis  lingkungan  internal  yang  digambarkan  melalui analisis  value  chain.  Gambar  3  berikut  merupakan  hasil analisis value chain DPU Bina Marga Jawa Timur.
Gambar 3. Value Chain

## B. Phase A: Architecture Vision
DPU Bina Marga Provinsi Jawa Timur beralamat di Jl. Gayung  Kebonsari  No.  167,  Gayungan,  Surabaya,  Jawa Timur, 60235. Visi dari instansi pemerintahan ini yaitu agar “Tersedianya  infrastruktur  jalan  provinsi  aman,  nyaman, dan  lancar  dalam  mendukung  tercapainya  kesejahteraan masyarakat Jawa Timur”. Selain itu, bidang kearsipan DPU Bina Marga Jawa Timur belum memiliki sistem informasi yang baik. Untuk memastikan bahwa proses bisnis berjalan lancar, sistem harus dibuat sesuai yang diinginkan.
Pada  tahap  ini  perlu  dilakukannya  identifikasi stakeholder, memahami kebutuhan bisnis, dan mengidentifikasi  permasalahan  pada  bidang  kearsipan. Tabel  1  berikut  ini  merupakan  pemetaan  hubungan stakeholder yang  terlibat  dalam  aktivitas  kearsipan  pada DPU Bina Marga Jawa Timur.
TABEL 1 S TAKEHOLDER M AP M ATRIX Aktivitas
Stakeholder Kepala DPU Bina Marga Kepala Bagian Kearsipan Petugas Kearsipan Petugas Bagian Gudang Kearsipan
Aktivitas Utama
Penerimaan
Arsip
Pemeriksaan dan Pendataan Arsip Pengelolaan Arsip Penyimpanan Arsip Pencarian Arsip TABEL 2
P ERMASALAHAN P ADA B IDANG K EARSIPAN Tolak Ukur Permasalahan Tidak adanya sistem informasi yang membantu aktivitas bidang kearsipan. - Pencatatan arsip masuk masih manual - Peminjaman arsip masih manual - Pencarian arsip masih manual - Penjadwalan pembakaran arsip masih manual Banyaknya bidang atau UPT yang menghasilkan arsip. Terdapat kurang lebih 18 bidang dan UPT yang aktif menghasilkan arsip dalam setiap pembangunan atau aktivitas proses bisnis lainnya yang dilakukan, diantaranya yaitu bidang sekretariat, bidang pemeliharaan,
bidang pembangunan dan peningkatan, bidang bintek, bidang turdal, depo peralatan, laboratorium pengujian, UPT Surabaya, UPT
Bojonegoro, UPT Mojokerto, UPT Madiun, UPT Pacitan, UPT Kediri, UPT Malang, UPT Probolinggo, UPT Jember, UPT Banyuwangi, dan UPT Pamekasan. Kurangnya efektivitas dalam proses pencarian arsip. Proses pencarian arsip rata-rata memakan waktu 5 -15 menit dikarenakan harus menelusuri dan mencari berkas pada tiap-tiap rak berdasarkan box dan pengelompokannya.
Berdasarkan  masalah  yang  dialami  oleh  bidang kearsipan DPU Bina marga Jatim pada tabel 2 diatas, maka solusi  sistem  informasi  ditawarkan  agar  sistem  informasi dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan yang ada saat ini. Tabel 3 berikut menunjukkan solusi masalah:
TABEL 3 S OLUSI P ERMASALAHAN P ADA B IDANG K EARSIPAN Aktivitas Solusi Kearsipan Membangun  adanya  sistem  informasi atau  aplikasi  yang  dapat  mengelola segala  urusan  pada  bidang  kearsipan seperti halnya dalam proses pencatatan arsip yang masuk, kemudian melakukan pencarian sistem informasi yang  sudah  dimasukkan  dalam  rak arsip, selain itu sistem informasi yang dapat  mencatat  semua  rekam  jejak dalam proses pengarsipan.

## C. Phase B: Business Architecture
Untuk  mendukung  visi  arsitektur  yang  diperoleh  dari DPU  Bina  Marga  maka  melalui  fase  ini  digunakan arsitektur  bisnis.,  yang  berisi  gambaran  aktivitas penerimaan  kearsipan  yang  digambarkan  dalam rich picture .  Rancangan  arsitektur  bisnis  disajikan  dalam
bentuk rich picture , yaitu sebuah representasi visual yang menggabungkan  teks,  gambar,  dan  simbol  untuk menggambarkan arsitektur bisnis. Dalam upaya memfasilitasi pemahaman pengguna tentang desain bisnis arsitekturnya, rich picture dapat membantu prosesnya lebih mudah dan cepat dipahami oleh pengguna. [15].
Gambar 4. Rich Picture Aktivitas Penerimaan Kearsipan DPU Bina Marga
Gambar 4 Rich Picture tersebut menggambarkan proses penerimaan  arsip  oleh  bagian  kearsipan  di  DPU  Bina Marga. Proses ini dimulai dari petugas kearsipan menerima arsip kemudian melakukan pemeriksaan kelengkapan dan keutuhan  arsip.  Jika  arsip  dinyatakan  lengkap  dan  utuh, maka petugas menyerahkan untuk diverifikasi oleh kepala bagian  kearsipan.  Setelah  itu  melakukan  tanda  tangan pertanggungjawaban  dan  arsip  didata  pada  sistem informasi lalu berkas-berkas diserahkan ke petugas gudang kearsipan  untuk  disimpan.  Sehingga  stakeholder  yang berperan disini adalah petugas kearsipan, petugas gudang arsip,  dan  kepala  bagian  kearsipan  sebagai  penanggung jawab aktivitas ini.

## D. Phase C: Information System Architecture
Fase  pengembangan  arsitektur  perusahaan  ini bertujuan  untuk  menghasilkan  arsitektur  sistem  informasi dengan  dukungan  arsitektur  aplikasi  dan  data  yang mendukung  arsitektur  teknologi  dan  bisnis.  Selain  itu, membuat  arsitektur  target  yang  menangani  beberapa elemen  adalah  tujuan  utama  tahap  ini,  seperti  kebutuhan bisnis,  teknologi  yang  digunakan,  dan  interaksi  antara sistem informasi dan proses bisnis [16].
Arsitektur  Aplikasi  dalam  TOGAF  memiliki  peran penting  untuk  menciptakan  sistem  informasi  yang mendukung tujuan bisnis dan rencana strategis organisasi [17]. Dengan mengembangkan model aplikasi yang sesuai dengan  kebutuhan  organisasi,  Arsitektur  Aplikasi  dapat membantu  dalam  memperbaiki  efisiensi  kerja,  serta meningkatkan  keefektifan  manajemen.  Oleh  karena  itu, seperti  yang  tertera  pada  Tabel  4  dibawah  ini  disusunlah rekomendasi aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan DPU Bina Marga Jawa Timur.
TABEL 4 A PPLICATION P ORTFOLIO C ATALOG
No. Nama Aplikasi Kegunaan 1. Sistem Informasi Pencatatan Sistem ini bertujuan untuk membantu dalam melacak, mengidentifikasi, dan
mengorganisasi  arsip.  Hal  ini  mencakup pencatatan  arsip  yang  masuk,  termasuk sumber,  jenis,  dan  tanggal  arsip,  serta informasi  terkait  lainnya  yang  diperlukan untuk  mengidentifikasi  dan  melacak  arsip dengan mudah. 2. Sistem Informasi Pencarian Arsip Sistem  ini  membantu  menemukan  lokasi penyimpanan arsip yang dibutuhkan dengan menggunakan kata kunci, kategori, tanggal, atau  atribut  lainnya.  Dengan  adanya  sistem pencarian  arsip  ini  dapat  meningkatkan efektivitas  proses  pencarian  arsip  yang sebelumnya memakan waktu rata-rata 5 - 15 menit  bisa  dipersingkat  bahkan  dalam hitungan detik saja. 3. Sistem Informasi Peminjaman Arsip Sistem  ini  memungkinkan  akses  terbatas terhadap  arsip  tertentu,  mengatur  proses peminjaman, mencatat semua detail peminjaman,  serta  rekam  jejak  aktivitas peminjaman.
Sedangkan,  Arsitektur  Data  lebih  menekankan  pada pemanfaatan data guna mendukung fungsi layanan, proses, dan  bisnis.  Dilakukan  identifikasi  dalam  merancang arsitektur  data  terhadap  semua  elemen  data  yang diperlukan aplikasi guna menghasilkan informasi esensial bagi organisasi. Perancangan arsitektur data ini melibatkan penggunaan  class  diagram.[18].  Gambar  5  di  bawah  ini merupakan contoh Arsitektur Data pada Sistem Informasi Peminjaman  Arsip  yang  digambarkan  melalui  class diagram di bawah ini.
Gambar 5. Class Diagram Sistem Informasi Peminjaman Arsip

## E. Phase D: Technology Architecture
Pada tahap ini, identifikasi infrastruktur teknologi yang saat  ini  mendukung  proses  operasi  organisasi  dilakukan. Adapun  berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara,  saat ini DPU Bina Marga Provinsi Jawa Timur belum memiliki infrastruktur  teknologi  internal  yang  memungkinkan konektivitas  lintas  departemen  atau  bidang  sebagai penunjang  aktivitas  organisasi.  Sehingga  pada  tahap  ini diusulkan  sebuah  rancangan  infrastruktur  jaringan  yang disesuaikan  dengan  kebutuhan  dan  ketersediaan  fasilitas serta  infrastruktur  TIK  khususnya  pada  bidang  kearsipan DPU Bina Marga Jawa Timur.

## Gambar 6. Arsitektur Jaringan yang Disarankan
Gambar  6  merupakan  infrastruktur  jaringan  yang diusulkan  pada  DPU  Bina  Marga  Provinsi  Jawa  Timur. Terdapat  dua  jaringan  utama  yang  disarankan  pada rancangan  arsitektur  teknologi  yakni  internet  dan LAN (Local  Area  Network) .  Selain  itu,  terdapat  router  yang berperan  dalam  menjaga  keamanan  jaringan  melalui implementasi  fitur-fitur  seperti access  list dan firewall . Jaringan  internet  disediakan  guna  menunjang  efisiensi penggunaan  sistem  pencarian  arsip  yang  berlokasi  di gudang  pusat    untuk  mempermudah  dan  mempercepat proses pencarian arsip yang diperlukan.

## F. Phase E: Opportunities and Solution
Pada  tahap  ini,  dilakukan  analisis  gap  untuk mengevaluasi perbedaan antara arsitektur sistem informasi, arsitektur  bisnis,  dan  arsitektur  teknologi  yang  telah dirancang  sebelumnya  untuk  DPU  Bina  Marga  Provinsi Jawa  Timur,  khususnya  dalam  bidang  kearsipan.  Tujuan dari analisis ini adalah memastikan bahwa arsitektur sistem informasi/teknologi  dapat  memenuhi  target  yang  telah ditetapkan  sebelum  masuk  dalam  proses  implementasi. Selain  itu,  disusun  juga  sebuah roadmap implementasi arsitektur  sistem  informasi/teknologi  untuk  mendukung perencanaan strategis dalam pelaksanaan sistem informasi.
Gambar  7  dibawah  ini  adalah  contoh  analisis  gap matriks yang menunjukkan analisis gap arsitektur bisnis:

## Gambar 7. Matrix Gap Analisis Bisnis pada Pengelolaan Arsip
Berdasarkan kebutuhan dari DPU Bina Marga Provinsi Jawa Timur bidang kearsipan, perlu disusun juga roadmap implementasi  arsitektur  SI/TI  sebagai  proses  penentuan aplikasi  dengan  hubungan  masing-masing  fungsi  bisnis. Setiap  aplikasi  yang  terdapat  dalam  struktur  arsitektur aplikasi memberikan dampak positif terhadap keberlanjutan  bisnis  saat  ini,  maupun  masa  depan  bagi perusahaan.
T ABEL 5 R OADMAP I MPLEMENTASI R ENCANA A RSITEKTUR SI/TI
Berpotensi Tinggi

## JUSTIN (Jurnal Sistem dan Teknologi Informasi)  Vol. 12 , No. 3 , Juli 2024
Sistem Informasi Pencatatan - Operasional Kunci Pendukung Sistem Informasi Peminjaman Arsip Sistem Informasi Pencarian Arsip Pada Tabel 2 menjelaskan terkait rencana pengimplementasian SI/TI pada DPU Bina Marga Provinsi Jawa  Timur.  Dalam  hal  ini,  Sistem  Informasi  Pencatatan berada  dalam  posisi  strategis  karena  aplikasi  tersebut diharapkan  dapat  menunjang  aktivitas  pada  bidang kearsipan, khususnya dalam proses bisnis pencatatan arsip yang  masuk.  Selain  itu,  pada  aplikasi  Sistem  Informasi Peminjaman  Arsip  berada  pada  operasional  kunci  karena aplikasi  tersebut  dapat  menunjang  aktivitas  atau  proses bisnis  pada  bidang  kearsipan,  yaitu  untuk  mengetahui rekam jejak dokumen arsip yang sudah dimasukkan dalam rak arsip. Pada aplikasi Sistem Informasi Pencarian Arsip dimasukkan dalam pendukung karena dapat memudahkan petugas untuk mencari arsip.
Dengan  implementasi blueprint proposal  SI/TI  ini, diharapkan  DPU  Bina  Marga  Jawa  Timur  dapat menghadapi  tantangan  dalam  pengelolaan  arsip  dengan lebih  efektif  dan  efisien.  Selain  itu,  diharapkan  sistem informasi  yang terintegrasi dan terstruktur akan mendukung tujuan bisnis dan kebutuhan organisasi secara menyeluruh, serta meningkatkan kinerja dan produktivitas dalam pengelolaan arsip.

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  riset  yang  diperoleh  dari perancangan arsitektur sistem informasi kearsipan di DPU Bina Marga Jawa Timur menggunakan framework TOGAF hanya  dilakukan  hingga  fase Opportunities  and  Solution . Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan di bidang kearsipan DPU  Bina  Marga  sendiri.  Dari  analisa value  chain menghasilkan  dua  kategori  utama  pada  arsitektur organisasi  yaitu primary  activities dan support  activities . Arsitektur Bisnis dimodelkan dengan rich picture dengan 4 stakeholder .  Pada  tahap  arsitektur  aplikasi  disusun rekomendasi  yang  dibutuhkan  seperti  sistem  informasi pencatatan,  sistem  informasi  pencarian  arsip,  dan  sistem informasi peminjaman arsip. Terdapat dua jaringan utama yang disarankan pada rancangan arsitektur teknologi yakni internet dan LAN (Local Area Network) . Selain itu, terdapat router  yang  berperan  dalam  menjaga  keamanan  jaringan melalui  implementasi  fitur-fitur  seperti access  list dan firewall .  Analisis  gap  juga  dilakukan  pada  tahap opportunities  and  solution .  Selanjutnya  untuk roadmap implementasi di DPU Bina Marga Jawa Timur terdiri dari tiga  aplikasi:  Sistem  Informasi  Pencatatan  berada  dalam posisi  strategis,  Sistem  Informasi  Peminjaman  Arsip berada  pada  operasional  kunci,  dan  Sistem  Informasi Pencarian  Arsip  berada  pada  posisi  pendukung.  Dengan adanya  implementasi  blueprint  SI/TI  ini,  diharapkan bidang  kearsipan  DPU  Bina  Marga  akan  mampu mengoptimalkan operasionalnya melalui sistem informasi
yang terintegrasi dan terstruktur. Selain itu, implementasi blueprint  ini  juga  diharapkan dapat  meningkatkan kinerja dan produktivitas dalam pengelolaan arsip, meminimalisir risiko  kehilangan  data,  meningkatkan  aksesibilitas  dan efisiensi dalam pencarian arsip, serta mempercepat proses pengambilan keputusan di DPU Bina Marga Jawa Timur. Pada  riset  selanjutnya  terhadap  perencanaan  sistem informasi kearsipan di DPU Bina Marga, maka diharapkan untuk  melakukan  penerapan  lebih  lanjut  mulai  fase Migration Planning hingga fase terakhir yaitu Architecture Change  Management agar  mendapatkan  hasil  yang  lebih menyeluruh.

## D AFTAR P USTAKA
[1] A.  A.  Pangestu  dan  K.  D.  Hartomo,  “ENTERPRISE ARCHITECTURE  PLANNING  USING  THE  TOGAF  ADM  IN DISPORA  OF  SALATIGA  CITY,”  JATISI  (Jurnal  Teknik Informatika dan Sistem Informasi), vol. 8, no. 826–836, Jun 2021, Diakses:  11  November  2023.  [Online].  Tersedia  pada: https://jurnal.mdp.ac.id/index.php/jatisi/article/view/879
[2] Dinas  Pekerjaan  Umum  Bina  Marga  Provinsi  Jawa  Timur, Spesifikasi  Umum  Dinas  Pekerjaan  Umum  Bina  Marga  Provinsi Jawa Timur. Surabaya: Pemerintah Provinsi Jawa Timur, 2018.
[3]
H. Hardiyansah, “Perencanaan Strategi Sistem Informasi,” Badan
Kepegawaian  dan  Pengembangan  SDM  Daerah.  Diakses:  12 Desember 2023. [Online]. Tersedia
pada:
https://bkpsdmd.babelprov.go.id/content/perencanaan-strategi- sistem-informasi
[4] Trika C, dan Saepudin S. “Penerapan Zachman Framework pada Arsitektur  Sistem  Informasi  Penjualan  Kantin  RS.  Sekarwangi”. InProsiding  Seminar  Nasional  Sistem  Informasi  dan  Manajemen Informatika Universitas Nusa Putra, 2023, Vol. 1, No. 01, pp. 216- 230.
[5] S. D. Oktalia, R. N. Shofa, dan R. Rianto, “Perencanaan Arsitektur SI/TI  menggunakan  Framework  TOGAF  (Studi  Kasus :  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Kota  Tasikmalaya),”  Jurnal Buana  Informatika,  vol.  10,  no.  1,  Art.  no.  1,  Apr  2019,  doi: 10.24002/jbi.v10i1.1842.
[6] T.  Sutabri,  Konsep  Sistem  Informasi.  Penerbit  Andi.  [Online]. Available: https://books.google.co.id/books?id=uI5eDwAAQBAJ
[7] N.  Desyawulansari,  K.  Ghozali,  and  R.  V.  H.  Ginardi, “Perancangan Enterprise Architecture menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework) pada Pelayanan Pembayaran  Pelanggan  PT  Anugerah  Lapocino  Abadi,”  Jurnal Teknik ITS, vol. 11, no. 2, Aug. 2022, doi: 10.12962/j23373539.v11i2.85660.
[8] Supriyantoko,  Iwan.  "Perancangan  Strategis  Sistem  Informasi  di Smk  Diponegoro  1  Jakarta."  ELINVO  (Electronics,  Informatics, and Vocational Education). vol 3, no. 2, pp. 10-18, 2018.
[9] Solihin,  M.A.,  Firmansyah,  G.,  Ridwan,  M.K.,  Supardi,  S.  and Irawan,  D.  Analisa  dan  Perancangan  Arsitektur  Enterprise menggunakan The Open Group Architecture Framework (Togaf): Studi Kasus Koperasi Syariah Benteng Mikro Indonesia (Kopsyah BMI). Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer). vol 12, no 1, pp.145-151,  2023.
[10] Afif,  Al,  and  Catur  Nugrahaeni  Puspita  Dewi.  "Sistem  Informasi Kearsipan untuk Menunjang Pendataan Surat Internal Menggunakan Metode FAST pada Biro Kepegawaian Kementerian Pertahanan."  In  Prosiding  Seminar  Nasional  Mahasiswa  Bidang Ilmu Komputer dan Aplikasinya, vol. 1, no. 2, pp. 234-246. 2020.
[11] R. Intan, C. H. Chi, H. N. Palit, and L. W. Santoso. “Intelligence in the  Era  of  Big  Data:  4th  International  Conference  on  Soft Computing,  Intelligent  Systems,  and  Information  Technology, ICSIIT 2015, Bali, Indonesia, March 11-14, 2015”. Proceedings. in Communications  in Computer  and  Information  Science.  Springer Berlin Heidelberg,
2015.
[Online]. Available: https://books.google.co.id/books?id=XV0yBwAAQBAJ
[12] Estrach, P. (2023). What is Enterprise Architecture (EA), and Why is  it  Important?  [MEGA].  https://www.mega.com/blog/what-is- enterprise-architecture-definition
[13] Gillis,  A.  S.  (2023).  What  is  Enterprise  Architecture  (EA)?  CIO. https://www.techtarget.com/searchcio/definition/enterprise- architecture
[14] Rahayu,  N.  V.  D.,  Toscany  ,  A.  N.,  &  Irawan  ,  B.  Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan Togaf Adm Pada Kantor Desa Sapta  Mulia  Kecamatan  Rimbo  Bujang.  Innovative:  Journal  Of Social  Science  Research.  vol  3,  no  3,  pp.  5656–5672.  2023. https://doi.org/10.31004/innovative.v3i3.2360
[15] The  Open  Group.  (2009).  The  Open  Group  Architecture Framework:  Architecture  Development  Method,  diakses  pada tanggal 29 November 2023 dari
http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/
[16] Pujiastuti,  Endang,  Aji  Saputro,  Ninda  Islamiaty  Rahardini,  and Putri  Rizki  Widianti.  "PERANCANGAN  ARSITEKTUR
ENTERPRISE BIDANG KETENAGAKERJAAN MENGGUNAKAN  TOGAF  ADM  PADA  PT.  DIAN  PANDU PRATAMA CIKARANG." IJIS-Indonesian Journal On Information System. vol 8, no. 2, pp 187-199, 2023.
[17] The Open Group, “Phase C: Information Systems Architectures.” Diakses:  17  Desember  2023.  [Online].  Tersedia  pada: https://pubs.opengroup.org/architecture/togaf8- doc/arch/chap07.html [18] “Phase  C:  Information  Systems  Architectures  -  Application Architecture.”  Diakses:  17  Desember  2023.  [Online].  Tersedia pada: https://pubs.opengroup.org/architecture/ togaf91- doc/arch/chap11.html [19] S. D. Oktalia, R. N. Shofa, dan R. Rianto, “Perencanaan Arsitektur SI/TI  menggunakan  Framework  TOGAF  (Studi  Kasus :  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Kota  Tasikmalaya),”  Jurnal Buana  Informatika,  vol.  10,  no.  1,  Art.  no.  1,  Apr  2019,  doi: 10.24002/jbi.v10i1.1842.