PUTERI HIJAU: Jurnal Pendidikan Sejarah, 8 (2) (2023): 251-255 DOI: 10.24114/ph.v8i2.48896
PUTERI HIJAU: Jurnal Pendidikan Sejarah
Available online http://jurnal.unimed.ac.id/2012/index.php/ph

## OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA RECORD CENTER DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN PERLINDUNGAN ANAK PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA (DP3AP2KB) PROVINSI JAWA TENGAH
Farisa Rahmawati 1 , Yayuk Endang Irawati 2
Program Studi Informasi Dan Hubungan Masyarakat, Fakultas Sekolah Vokasi, Universitar Diponegoro, Indonesia 1,2
farisarahmawati@students.undip.ac.id 1 , yayukendangirawati@lecturer.undip.ac.id 2
Accepted: 17 Juli 2023             Published: 18 Juli 2023

## Abstract
Inactive  archive  management  as  part  of  archive  maintenance  is  important  to  maintain  authenticity, integrity, security and ensure the availability of information on files. As a file maker, the Central Java Provincial Office of Women's Empowerment, Child Protection, Population Control and Family Planning (DP3AP2KB) needs to organize files so that they are effective and efficient. Records Center is part of an inactive  records  management  program.  Inactive  archive  files  stored  in  the  record  center  for  various lengths of time. Although the usefulness of information recorded in inactive archives has decreased, it still occasionally needs to be accessed as support for the implementation of its creation work. With this in mind, inactive archives are then processed and stored at the archive center. Inactive archives are then processed and stored at the archive center. The purpose of this research is to demonstrate to the wider community the role of archives centers. This research uses archival and qualitative methods.
Key words: Arrangement, Optimalization, Inactive Archive, Record Center.
How to Cite: Rahmawati. F., Irawati. Y. E. (2023). Optimalisasi Penataan Arsip Inaktif Pada Record Center Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak Pengendalian Penduduk Dan  Keluarga  Berencana  (DP3AP2KB)  Provinsi  Jawa  Tengah.  .  Puteri  Hijau:  Jurnal Pendidikan Sejarah. (251-255) * Corresponding author: farisarahmawati@students.undip.ac.id ISSN 2460-5786 (Print) ISSN 2684-9607 (Online)

## INTRODUCTION
Pemeliharaan  arsip  dinamis  adalah kegiatan  yang  membutuhkan  perawatan integritas,  Kerahasiaan  dan  keamanan  Arsip baik  secara  fisik  maupun  informasional kegiatan pengarsipan dan penyimpanan arsip inaktif,  Sistematis  dan  penyimpanan  arsip pada  unit  arsip  yang  diimplementasikan melalui  program  pengaturan  fisik  arsip, pemrosesan  dan  kumpulan  informasi  daftar arsip  inaktif.  Langkah-langkah  penyetelan arsip  fisik  melalui  kegiatan  pengarsipan nomor  seri,  label  dan  mengatur  boks penyimpanan (Syukron, Wulandari, &
Mardiyati,  n.d.).    tercipta  pusat  perekaman volume turun
Arsip  tidak  aktif  disimpan  di  unit pencipta  arsip  (record  center)  mengontrol arus arsip dari pusat arsip ke Pusat Arsip tidak aktif, pengambilan file mudah (pengambilan), hemat biaya, terjamin keamanan arsip inaktif, termasuk fisik dan informasi arsip tersebut.
Keberadaan  rekod  harus  dikelola dengan  sistem  pencatatan  yang  terorganisir dan  berkembang  sehingga  organisasi  dapat maju dan berkembang berdasarkan penyusunan  informasi  berbasis  rekod (Kennedy & Schauder, 1998). Memiliki sistem pengarsipan  memudahkan  organisasi  untuk mengelola informasi tersimpan yang dibuat di dalam  organisasi.  Pengorganisasian  arsip merupakan  pekerjaan  yang  wajib  dilakukan oleh  pencipta  arsip  untuk  menjamin keamanan  informasi  dan  arsip  fisik  adalah arsip  yang  dinamis.  kegiatan  pengelolaan menurut UU No. 43 Tahun 2009,Pasal 45 ayat 1:31 (Aryasatya & Katili, 2018).
Record  center    adalah  fasilitas  yang dirancang untuk menyimpan arsip yang tidak aktif yang digunakan untuk dua tujuan utama: pemusatan  penyimpanan  arsip  dan  sebagai pusat  pelayanan  referensi  (Sheehan,  Ricks, Ripple,  &  Paustenbach,  1992),  fungsi  arsip adalah penyimpanan, penggunaan,
perawatan,    serta  layanan  pengguna  untuk mengakses arsip yang tidak aktif. Ruangan dan bangunan  yang  luas,  aman,  bersih,  dan lengkap dengan infrastruktur yang
diperhatikan  dalam  pembentukannya  pusat.
Tujuan record center adalah untuk mengurangi  volume  arsip  tidak  aktif  yang disimpan  di  unit  pembuatan  repositori  (file pusat),  untuk  mengontrol  aliran  arsip  tidak aktif  dari  file  pusat  ke  penyimpanan  pusat, memfasilitasi  pemulihan  arsip,  mengurangi biaya,  dan  memastikan  keamanan  repositori
yang  tidak  aktif  baik  secara  fisik  maupun melalui informasinya.
Berdasarkan  hal  tersebut,    penting untuk mengoptimalkan penataan arsip inaktif di  record  center    agar  arsip  intansi  inaktif dapat dipelihara dan diarsipkan secara efisien. . Selain itu, penataan arsip  yang berfungsi baik diharapkan  menyimpan  tata  letak  yang gunakan,  juga  dapat  dilakukan    penilaian tentang  bagaimana  arsip  inaktif  harus  diatur. Hasil evaluasi dapat memberikan optimalisasi yang lebih  baik digunakan serta  sesuai dengan ketentuan  peraturan  penataan  arsip  inaktif. Berdasarkan  hal  diatas,  masalah  penelitian dapat  didefinisikan  sebagai  berikut  “ ‘’Bagaimana  optimalisasi  penataan  arsip dinamis  inaktif  di  record  center  Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak Pengendalian Penduduk Dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) Provinsi Jawa Tengah?” METHODOLOGY Penulis menggunakan metode penelitian kualitatif guna mengumpulkan data penelitian yaitu observasi langsung, menjelaskan  bahwa  ada  empat  jenis  strategi tersebut adalah: observasi atau pengamatan,wawancara,  pengumpulan  data dalam  penelitian  kualitatif  (Sugiyono,  2013). Keempat  strategi  tersebut  adalah:  observasi atau  pengamatan,wawancara,  pengumpulan data kualitatif dari dokumen publik (laporan), dan mengumpulkan data dokumen penulis (data  yang  berasal  dari  email,  seperti  foto, audio, dan lain-lain).
Dalam penelitian ini, penulis melakukan  observasi  terhadap  optimalisasi penataan  arsip  inaktif  pada  record  center DP3AP2KB Jawa Tengah. Penulis menggunakan dokumen kualitatif yang relevan untuk  penelitian yaitu, yaitu : a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan;
b. Peraturan  Gubernur  Jawa  Tengah Nomor  17  Tahun  2022  tentang Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Provinsi
Jawa Tengah;
c. Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional Republik  Indonesia  Nomor  12  Tahun 2000  tentang  Standar  Penyimpanan Fisik Arsip.

## RESULT AND DISCUSSION
DP3AP2KB  Provinsi  Jawa  Tengah merupakan salah satu instansi yang membantu
tugas  gubernur  dalam  penyelenggaraan urusan  pemerintahan,  terutama  dibidang pemberdayaan  perempuan  perlindungan anak,  pengendalian  penduduk,  dan  keluarga berencana  memiliki  fungsi  komunikasi, informasi  dan  edukasi,  data  dan  partisipasi masyarakat.  Berfungsi  untuk  melaksanakan evaluasi  dan  pelaporan  kualitas  hidup  dan perlindungan  perempuan,  pemenuhan  hak dan perlindungan anak, pengendalian penduduk dan keluarga sejahtera, pelaksanaan dan pembinaan administrasi dan kesekretariatan  kepada  seluruh  unit,  serta pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  kedinasan  lain yang  diberikan  oleh  gubernur  sesuai  dengan tugas dan fungsinya. Records center merupakan salah satu komponen penting
dalam program pengelolaan  arsip.  Kondisi  riil  arsip  dinamis inaktif  pada  instansi  dapat  dikatakan  cukup berantakan  dikarenakan  arsip  dan  non  arsip masih tercampur satu sama lain di dalam boks, baik itu boks arsip atau boks biasa. Kemudian terdapat  arsip  personal  file  dari  pegawai- pegawai  didalam  ordner  yang  sudah  diberi keterangan tahun pada ordner tersebut. Arsip yang dikerjakan penulis mulai dari tahun 2007 sampai 2018, kemudian terdapat lembar surat menyurat  juga  hasil  kegiatan  pada  instnasi terkait.  Arsip  dinamis  inaktif  yang  sudah dipindahkan  di  depo  arsip  hanya  diletakan bertumpuk  sehingga  penulis  mengalami kesulitan  pada  saat  pemilahan.  Pengelolaan arsip  dinamis  inaktif  akan  dilakukan  ketika ada  sumber  daya  manusia  yang  dapat menangani  maupun  mengerjakan  arsip dinamis inaktif tersebut. Dikarenakan di pada Dinas tersebut hanya terdapat 1 pranata arsip dan kurang nya tenaga untuk mengelola arsip dinamis inaktif.
Gambar 1 Kondisi Record Center DP3AP2KB Provinsi Jawa Tengah

## Gambar 2 Record Center DP3AP2KB Provinsi Jawa Tengah
Dari  hasil  pengamatan  penulis,  arsip dinamis  inaktif  yang  berada  pada  instansi dengan retensi penggunaan yang sudah mulai menurun  yaitu  mulai  dari  tahun  2007  hingga awal  tahun  2018  hanya  dimasukan  didalam boks.  Kemudian  setelah  itu  tidak  dilakukan langkah  pengelolaan  sesuai  prosedur  seperti pemilahan  ataupun  pembungkusan  arsip sesuai  tahapan  pengelolaan  arsip  dinamis inaktif  ada.  Hal  ini  terjadi  karena  tidak  ada tempat  untuk  memilah  arsip,  arsip-arsip tersebut  dibawa  kemudian  dipindahkan  ke dalam record center.
Dalam  penataannya  dikatakan  belum efektif  karena  masing-masing  arsip  masih menumpuk  di  ruang  transit  arsip  yang membuat  arsip  menumpuk  dan  terbengkalai sehingga  menimbulkan  arsip  tertumpuk  dan kurangnya kepedulian tentang sadarnya arsip. Tahapan kegiataan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Record Center adalah sebagai berikut:
1.Pemilahan Arsip Pemilahan  arsip  merupakan  kegiatan memilah  antara  berkas-berkas  arsip  dengan non arsip. Yang dimaksudkan non arsip seperti formulir kosong,map ordner,koran,copy arsip, dan  arsip.  Selain  itu  apabila  ada  arsip  yang mempunyai  kesamaan  masalah  atau  kegiatan dijadikan satu. Dan apabila terdapat arsip yang double, maka dipilah dengan keterangan arsip yang  lengkap  dan  asli.  Kemudian  sisanya dimusnahkan
2.Pengelompokkan Arsip
Pengelompokkan  arsip  yaitu  berkas arsip  berdasarkan  surat  masuk  atau  surat keluar  lalu  sesuai  masalah  atau  subjeknya  . Kemudian  dibagi  lagi  surat  keputusan,surat tugas,  nota  dinas,  berita  acara,  surat
pertanggungjawaban atau lainnya.
3.Pendiskripsian Arsip Input  data  program  merupakan kegiatan dimana seluruh informasi yang ada di lembar  katu  deskripsi  tiap-tiap  berkas dimasukkan  atau  diinput  program  atau  ke Microsoft Excel. Kegiatan ini dilakukan untuk memberi  keterangan  terkait  informasi  dari suatu arsip. Pembungkusan Arsip
Pembungkusan  arsip  adalah  kegiatan pembungkusan  arsip  yang  sebelumnya dilakukan pendeskripsian arsip yang kemudian  arsip  tersebut  dibungkus  kertas kissing.Kedua  lipat  bagian  bawah  kertas kissing  menutupi  bagian  bawah  arsip.Ketiga lipat  bagian  kiri  kertas  kissing  menutup seluruh  arsip.  Keempat  bagian  kanan  kertas kissing  menutup  seluruh  arsip.  Keempat bagian kanan kertas kissing sampai menutup arsip.Keempat  bagian  kertas  kissing  sampai menutup
4. Penataan Dalam Boks Arsip
Arsip yang telah diberi label lalu dimasukkan ke dalam boks arsip secara urut sesuai dengan nomor definitive. Jumlah arsip
yang  dimasukkan  ke  dalam  boks  bervariasi karena  tebal  berkas  berbeda-beda  sati  sama lainnya.
5.
Pelabelan Boks Arsip Memberi  lebel  pada  boks-boks  arsip  yang sudah  terisi  dengan  berkas  yang  telah dibungkus urut sesuai dengan nomor definitif. Label  boks  berisi  keterangan  nomor  sistem kodifikasi  arsip  yang  berlaku.  Sistem kodifikasi  yang  digunakan  berdasarkan  pada Peraturan  Menteri  Lingkungan  Hidup  dan Kehutanan  Republik  Indonesia  Nomor P.44/Melhk/Sekjen/Kum.1/5/2016  tentang pedoman tata kearsipan Kementerian
Lingkungan  Hidup  dan  Kehutanan.  Adapun sistem kodifikasi arsip yang digunakan adalah sistem  subjek.  Sistem  sini  merupakan  sistem penyimpanan  dan  yang  ditata  berdasarkan pengelompokan  nama  masalah  ataupun subjek pada isi berkas (Lee & Sukoco, 2007).
Kode klasifikasinya meliputi : 1) PUG   =>    Pengurus    Utamaan Gender 2) PP => Perlindungan Perempuan 3) PHPA  =>  Peningkatan  Hidup  dan Perlindungan Anak 4) KHPP      => Kualitas Hidup Perempuan dan Perlindungan Perempuan 5) KBKAIE  =>  Keluarga  Berencana, Komunikasi, Informasi, dan Edukasi 6) SET         => Kesekretariatan 7) KEU        => Keuangan 8) Program => Program CONCLUSION Berikut ini dapat disimpulkan. Pertama, sistem manajemen arsip yang penting adalah operasi yang sangat penting yang harus dilakukan oleh pembuat arsip Pertama, sistem penataan  arsip  dinamis  inaktif  di  Record Center  sampul,  nomor  boks,  tahun  arsip,  dan permasalahan  arsip.  Memasukkan  Boks  Arsip ke dalam Rak Boks arsip yang telah diurutkan sesuai  nomor  boks  lalu  ke  dalam  rak  arsip. Penyusunan      boks      mulai      dari      kiri  dan seterusnya.  Pada  record  center      yang      ada dapat  disimpulkan  hal  s  berikut.  Pertama, sistem  arsip  adalah  kegiatan  penting  yang harus dilakukan oleh pencipta arsip. Pertama, sistem  penataan  arsip  dinamis  inaktif  di Record  Center  penataannya  masih  tercampur dan tertumpuk di ruang transit arsip. Sehingga sering terjadi kesulitan dalam  proses temu kembali.  Sebaiknya  diterapkannya  penataan arsip inaktif yang sesuai dengan ilmu kearsipan dan memberikan pelatihan bagi petugas arsip; Kedua, kendala yang ditemui sering terjadinya penumpukkan  arsip  dinamis  inaktif dan kurangnya kesadaran tentang pentingnya terhadap arsip.

## REFERENCES
Aryasatya, A. B., & Katili, A. Y. (2018). Undang-
Undang  Kearsipan  dan  Keterbukaan Informasi  Publik  dalam  Menjawab Kebutuhan Informasi Masyarakat. Libraria , 6 (2), 439. Kennedy,  J.,  &  Schauder,  C.  (1998). Records Management:  A  guide  to  corporate recordkeeping, South Melbourne . Longman.  Addison  Wesley  Longman Australia Pty Limited. Lee, L. T., & Sukoco, B. M. (2007). The effects of entrepreneurial orientation and knowledge  management  capability  on organizational  effectiveness  in  Taiwan: the  moderating  role  of  social  capital. International  Journal  of  Management ,
24 (3), 549.
Sheehan, P., Ricks, R., Ripple, S., & Paustenbach, D. (1992). Field evaluation of a sampling and analytical method for environmental levels  of  airborne  hexavalent  chromium.
American  Industrial  Hygiene  Association Journal , 53 (1), 57–68. Sugiyono,  D.  (2013). Metode  penelitian pendidikan pendekatan kuantitatif, kualitatif dan R&D . Syukron, M. R. A., Wulandari, R., & Mardiyati, W.  (n.d.).  PENEMUAN  KEMBALI  ARSIP DITINJAU DARI ASPEK SISTEM SARANA DAN PRASARANA SERTA PEMBERKASAN AKTIF. Jurnal Administrasi Bisnis Terapan (JABT) , 4 (1),
6.