## ANALISA DAN AUDIT TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN COBIT 5 FRAMEWORK P.O.07 PADA BIRO ADMINISTRASI UMUM UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKARAYA
Analysis and Audit of Information Technology Governance Using Cobit 5 Framework P.O.07 at the General Administration Bureau of the University of Muhammadiyah Palangkaraya
Ika Safitri Windiarti 1
Fitriani 2
Mita Sari 3
Agung Prabowo 4
1 Dosen Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Teknik. Universitas Muhammadiyah Palangkaraya.
2,3 Dosen Program Studi Administrasi Negara, Fisip. Universitas Muhammadiyah Palangkaraya.
4 Dosen Program Studi Sitem Informasi STMIK Palangkaraya
*email: ikasafitri@gmail.com

## Abstrak
Tata  kelola  teknologi  informasi  adalah  bagian  yang  terintegrasi  dari pengelolaan  organisasi  yang  mencakup  kepemimpinan,  struktur  serta proses  organisasi  yang  memastikan  bahwa  teknologi  informasi dimanfaatkan seoptimal mungkin. Suatu institusi setaraf UMP terutama di bagian  BAU,  sudah  saatnya  dikelola  dengan  berbasis  TI  mengingat kompleksitas pekerjaan dan untuk efisiensi dan efektivitas kerja karyawan yang  berkerja  di  BAU  UMP.    Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk mengetahui  kondisi  tata  kelola  TI  di  BAU  UMP  untuk  saat  ini  dan menganalisa  kebutuhan  TI  untuk  5-10  tahun  yang  akan  datang  dengan menerapkan metode COBIT 5 Framework. Berdasarkan data responden, untuk 5-10 tahun yang akan datang, BAU UM Palangkaraya memerlukan paling tidak 6 orang staff dengan latar pendidikan IT atau Ilmu Komputer untuk  masing-masing  bagian  sebanyak  1  orang  staff.  Untuk  penelitian kelanjutannya adalah bekerja pada subdomain PO.08 dan PO 09.
Kata Kunci:
COBIT 5 tatakelola IT
Audit TI manajemen IT
Keywords :
COBIT 5
IT governance
IT audit IT management

## Abstract
Information  technology  governance  is  an  integrated  part  of  organizational management  that  includes  leadership,  organizational  structure  and  processes that  ensure that  information  technology  is  utilized  as  optimal  as  possible.  An institution  similar  to  UMP,  especially  in  the  BAU  section,  it  is  time  to  be managed on an IT-based basis in view of the complexity of the work and for the  efficiency  and  effectiveness  of  the  work  of  employees  working  at  BAU UMP. The purpose of this study is to determine the condition of IT governance in  the  UMP  BAU  for  now  and  analyze  IT  needs  for  the  next  5-10  years  by applying the COBIT 5 Framework method. Based on respondent data, for the next  5-10  years,  BAU  UM  Palangkaraya  requires  at  least  6  staff  with educational background in IT or Computer Science for each section of 1 staff member. For further research is to work on subdomains PO.08 and PO 09.
© yearThe Authors. Published by Institute for Research and Community Services Universitas Muhammadiyah Palangkaraya. This is Open Access article under the CC-BY-SA License (http://creativecommons.org/licenses/by- sa/4.0/). DOI: https://doi.org/10.33084/anterior.vxix.xxx .

## PENDAHULUAN
Di  era  globalisasi  ini  perkembangan  teknologi informasi  menunjukkan  bahwa  masyarakat  dunia sudah  sangat  membutuhkan  adanya  teknologi  yang cepat  dan  akurat.  Perkembangan  sistem  teknologi informasi menyebabkan perubahan- perubahan peran mulai  dari  peran  efisiensi,  efektivitas  sampai  pada peran strategik. Teknologi informasi (TI) tidak hanya difungsikan sebagai pendukung ( support ) tapi menjadi bagian  atau  penentu  kesuksesan.  Hal  ini  dibuktikan dengan adanya fakta bahwa pengelolaan TI diarahkan untuk  peningkatan  kinerja  suatu  organisasi  dan merupakan  tanggung  jawab  seluruh  manajemen dalam  organsisasi.  Tata  kelola  teknologi  informasi adalah  bagian  yang  terintegrasi  dari  pengelolaan organisasi  yang  mencakup  kepemimpinan,  struktur serta  proses  organisasi  yang  memastikan  bahwa teknologi informasi dimanfaatkan seoptimal mungkin. Pada  penelitian  ini  dilakukan  analisa  dan  audit  tata kelola  teknologi  pada  Biro  Administrasi  Umum (BAU)  Universitas  Muhammadiyah  Palangkaraya (UMP)  dengan  menggunakan  COBIT  5  Framework pada  Domain  P.O.  7  yang  meliputi  IT  Human Resources  atau  Sumber  Daya  Manusia  Teknologi Informasi (SDM-TI).
Hal  yang  melandasi  peneliti  ingin  melakukan penelitian  ini  adalah  bahwa  dalam  suatu  institusi setaraf UMP terutama di bagian BAU, sudah saatnya dikelola  dengan  berbasis  TI  mengingat  kompleksitas pekerjaan  dan  untuk  efisiensi  dan  efektivitas  kerja karyawan  yang  berkerja  di  BAU  UMP.  UMP  dengan mahasiswa  aktif  sejumlah  kurang  lebih  4500 mahasiswa  dan  arus  kegiatan  belajar  mengajar  yang sangat  aktif  dan  padat,  akan  sulit  untuk  dikelola apabila tidak menggunakan adanya implementasi TI.
Rumusan  masalah  dalam  penelitian  ini  didasarkan pada  kondisi  saat  ini  di  BAU  UMP,  tata  kelola  TI masih bersifat stand-alone artinya bahwa pemanfaatan TI  dalam  mendukung  pekerjaan  di  BAU  UMP  sudah ada  tetapi  masih  berdiri  sendiri-sendiri  di  masing- masing  bagian.  Belum  ada  suatu  sistem  yang terintegrasi  untuk  mengelola  TI  tersebut.  Kondisi awal  ini  perlu  adanya  assessment  (penilaian)  dengan menggunakan COBIT  5  Framework  untuk mengetahui baseline analisa dan auditnya.
Adapun  tujuan  diadakannya  penelitian  ini  adalah untuk mengetahui kondisi tata kelola TI di BAU UMP untuk saat ini dan menganalisa kebutuhan TI untuk 5- 10  tahun  yang  akan  datang  dengan  menerapkan metode  COBIT  5  Framework.  Hasil  dari  penelitian ini  nantinya  akan  digunakan  sebagai  baseline  analisa kebutuhan tenaga SDM TI di BAU UMP serta sebagai acuan  rekomendasi  penerapan  aplikasi  digitalisasi data  dan  informasi  di  Universitas  Muhammadiyah
Palangkaraya.

## TINJAUAN PUSTAKA
Terdapat  5  lingkup  proses  tata  kelola  berdasarkan peraturan  Menteri  Komunikasi  dan  Informatika Nomor: 41/PER/MEN/KOMINFO/11/2007, yaitu:
1. Perencanaan  sistem  yaitu  proses  ini  menangani identifikasi  kebutuhan  organisasi  dan  formulasi inisiatif-inisiatif  TI  yang  dapat  memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.
2. Manajemen  belanja/investasi  yaitu  proses  yang menangani pengelolaan investasi/belanja TI.
3. Realisasi sistem yaitu proses ini menangani pemilihan, penetapan, pengembangan sistem TI, serta manajemen proyek TI.
4. Pengoperasian  sistem  yaitu  proses  ini menangani  operasi  TI  yang  memberikan jaminan  tingkat  layanan  dan  keamanan sistem TI yang dioperasikan.
5. Pemeliharaan  sistem  yaitu  proses  ini  menangani pemeliharaan  asset-  aset  TI  untuk  mendukung pengoperasian sistem yang optimal.
Penerapan teknologi informasi memiliki nilai investasi yang tinggi sehingga perlu adanya pengelolaan TI yang signifikan.  Melalui  pengelolaan  TI  yang  baik  maka proses  TI  yang  ada  dapat  berjalan  secara  sistematis, terkendali,  efektif,  efisien,  dapat  mengurangi  biaya operasional dan meningkatkan daya saing. Hasil yang baik  dari  sebuah  pengelolaan  TI  dapat  dicapai  jika dikembangkan  dengan  menggunakan IT  Framework berstandar Internasional salah satunya adalah Control Objective  for  Information  and  Related  Technology (COBIT).
COBIT  ( Control  Objective  for  Information  and  related Technology ) merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan  untuk  mengimplementasikan IT  Governance, kerangka  kerja  yang membantu  auditor,  manajemen dan  pengguna  ( user )  untuk  menjembatani  pemisah ( gap )  antara  resiko  bisnis,  kebutuhan  kontrol  dan permasalahan- permasalahan teknis. COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) yang merupakan  bagian  dari Information  System  Audit  and Control Association (ISACA. 2012).
Terdapat  kelebihan  dan  kekurangan  pada  kerangka kerja COBIT. Kelebihan dari COBIT yaitu efektif dan efisien,  berhubungan  dengan  informasi  yang  relevan terkait  dengan  proses  bisnis,  integritas,  ketepatan dan  kelengkapan  informasi  yang  diberikan  dan proteksi  terhadap  informasi  sensitif  dari  pihak  yang tidak bertanggung jawab. Sedangkan kekurangan dari COBIT yaitu COBIT hanya berfokus pada kendali dan pengukuran, tidak memberikan panduan implementasi  operasional  maka  perlu  mengadopsi
berbagai  kerangka  kerja  lain  seperti  Infrastructure Library dan kerumitan dalam penerapan.
COBIT  5  adalah  sebuah  kerangka  kerja  untuk  tata kelola dan manajemen teknologi informasi dan semua yang  berhubungan,  yang  dimulai  dari  memenuhi kebutuhan stakeholder akan  informasi  dan  teknologi (ISACA,  2012).  COBIT  5  memiliki  2  (dua)  area utama  yaitu  area  tata  kelola  ( governance )  dan  area manajemen  ( management ).  Pengaturan  ( Govern ) terkait  hal-hal  apa  yang  mendasari  tata  kelola tersebut  yang  ditentukan  melalui  pendefinisian strategi  dan  kontrol.  Sedangkan  pengelolaan
( manage )  terkait  bagaimana  tata  kelola  tersebut dilaksanakan  merupakan  cakupan  dari  pengelolaan ( manage ) yang ditentukan melalui rencana taktis.
Prinsip  ini  menjelaskan  bahwa  dalam  kerangka  kerja ( framework ) COBIT 5 membuat perbedaan yang jelas diantara  tata  kelola  ( governance )  dan  manajemen ( management ).  Tata  kelola  ( governance )  melibatkan pengambilan  keputusan  pada high  level ,  tanggung jawab  direksi  di  bawah  kepemimpinan  ketua. Sedangkan, manajemen ( management ) adalah tanggung jawab manajemen eksekutif dibawah kepemimpinan CEO. Tabel 1 Perbedaan Mengatur dan Menatakelola TI (Jogiyanto dan Abdillah, 2011) Kriteria Mengatur ( Manage ) TI Menata kelola ( govern ) TI Batasan ( Scope ) Lebih sempit karena bagian dari tata kelola TI Lebih luas Mekanisme Departemen TI Korporasi Keputusan TI Keputusan TI spesifik Keputusan TI korporat Fokus Proses internal Internal dan eksternal Horison Sekarang dan jangka pendek Jangka panjang Objek keputusan Keputusan yang dibuat Siapa dan bagaimana membuat keputusan Proses implementasi Dapat dialihkan ( outsourcing ) Tidak dapat dialihkan Pihak yang bertanggung Jawab Manajer TI (CIO) Dewan direksi termasuk CIO
Dalam  penerapan  COBIT  5  Framework  ada sekumpulan  155tatis  yang  mempengaruhi  sesuatu yang  akan  dikerjakan  oleh  organisasi  yang  disebut sebagai Enablers (ISACA, 2012). Dalam hal ini terkait pengelolaan teknologi informasi di organisasi, yaitu:
1. Prinsip,  Kebijakan  dan  Kerangka  Kerja ( Principles,  Policies  and  Framework );  adalah  alat atau  pendorong  untuk  menerjemahkan  tingkah laku  ke  dalam  panduan  praktis  untuk manajemen sehari-hari.
2. Proses ( Processes ); menjelaskan tentang sekumpulan  kegiatan  yang  terorganisir  untuk mencapai  tujuan  tertentu  dan  menghasilkan sekumpulan output dalam mendukung pencapaian tujuan IT.
3. Struktur  Organisasi  ( Organizational  Structures ); adalah  entitas  dalam  organisasi  sebagai  kunci dalam membuat keputusan.
4. Budaya,  Etika  dan  Perilaku  ( Culture,  Ethics  and
Behaviour );  merupakan  155tatis  keberhasilan dalam kegiatan tata kelola dan manajemen.
5. Informasi ( Information ); dalam organisasi terdiri dari  informasi  yang  dihasilkan  dan  digunakan. Informasi  dibutuhkan  agar  organisasi  dapat berjalan dengan baik.
6. Layanan,  Infrastruktur  dan  Aplikasi  ( Service, Infrastructure  and  Applications );  melibatkan infrastruktur  teknologi  dan  aplikasi  yang menyediakan  proses  dan  layanan  teknologi informasi bagi organisasi/organisasi.
7. Orang, Kemampuan dan  Kompetensi  ( People, skills  and  competencies );  berhubungan  dengan seorang  individu  dan  kebutuhan  untuk memenuhi  semua  aktifitas  untuk  mencapai kesuksesan dan membuat keputusan yang tepat dengan langkah yang tepat.
Idealnya  dalam  analisa  dan  audit  tata  kelola  TI  di suatu  organisasi,  melibatkan  secara  keseluruhan  5
framework  yang  ada  sebagai  standar,  Akan  tetapi dalam implementasinya, suatu organisasi menganalisa dan  mengaudit  tata  kelola  TI  menggunakan framework dan domain yang relevan saja, yang pada
saat itu diperlukan untuk dianalisa dan diaudit.
Ada  5  Framework  Utama  dalam  COBIT  5,  seperti pada Gambar 2.1 berikut
Gambar .1. Cobit Framework
Adapun  penjelasan  domain  tiap-tiap  framework  dijelaskan  pada  table  2  yang  meliputi  total  sejumlah  34  Domain Proses COBIT, Skor dan tingkat Maturity dari tiap proses.
Tabel 2 Domain, skor dan tingkat maturity
Plan and Organize
NO KODE  PROSES SKOR  TINGKAT MATURITY 1 PO1 Menetapkan rencana Strategis TI 3 Define 2 PO2 Menetapkan arsitektur 156tatis informasi 0 Non-Existent 3 PO3 Menetapkan arah teknologi 3 Define 4 PO4 Menetapkan proses TI, organisasi dan hubungannya 3 Define 5 PO5 Mengatur investasi TI 3 Define 6 PO6 Mengkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen 4 Manage 7 PO7 Mengelola sumberdaya manusia 4 Manage 8 PO8 Mengatur kualitas 3 Define 9 PO9 Menilai dan mengatur resiko TI 0 Non-Existent 10 PO10 Mengatur Proyek 0 Non-Existent Rata-rata Domain PO 2.3 Repeatable Acquire and Implement
NO KODE  PROSES SKOR  TINGKAT MATURITY 1 AI1 Identifikasi solusi-solusi otomatis 0 Non-Existent 2 AI2 Mendapatkan dan memelihara perangkat lunak aplikasi 3 Define 3 AI3 Mendapatkan dan memelihara infrastruktur teknologi 3 Define 4 AI4 Menjalankan operasi dan menggunakannya 3 Define 5 AI5 Pengadaan sumber daya TI 3 Define 6 AI6 Mengelola perubahan 0 Non-Existent 7 AI7 Instalasi dan akreditasi solusi serta perubahan 0 Non-Existent Rata-rata Domain AI 1.7 Repeatable Delivery and Support NO KODE  PROSES SKOR  TINGKAT MATURITY 1 DS1 Menetapkan dan mengatur tingkat layanan 0 Non-Existent 2 DS2 Pengaturan layanan dengan pihak ketiga 3 Define 3 DS3 Mengatur kinerja dan kapasitas 0 Non-Existent 4 DS4 Memastikan ketersediaan layanan 3 Define 5 DS5 Memastikan keamanan sistem 3 Define 6 DS6 Identifikasi dan biaya tambahan 0 Non-Existent 7 DS7 Mendidik dan melatih user 3 Define 8 DS8 Mengelola bantuan layanan dan insiden 0 Non-Existent 9 DS9 Mengatur konfigurasi 0 Non-Existent 10 DS10 Mengelola masalah 0 Non-Existent 11 DS11 Mengelola data 3 Define 12 DS12 Mengelola fasilitas 3 Define 13 DS13 Mengelola operasi 3 Define Rata-rata Domain DS 1.6 Repeatable Monitor and Evaluate NO KODE  PROSES SKOR  TINGKAT MATURITY 1 ME1 Monitor dan Evaluasi Kinerja TI 3 Define 2 ME2 Monitor dan Evaluasi Pengendalian Internal 3 Define 3 ME3 Mendapatkan jaminan independent 0 Non-Existent 4 ME4 Penyediaan untuk tatakelola TI 3 Define Rata-rata Domain ME 2.3 Repeatable
Pada  penelitian  ini,  digunakan  domain  PO  07  yaitu Mengelola  Sumberdaya  Manusia  dengan  skor  4  dan tingkat maturity Manage. Pada proses ini menjelaskan tentang  melakukan  pendekatan  terstruktur  untuk memastikan struktur yang optimal, penempatan, hak keputusan dan keterampilan sumber daya manusia.
METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  karena objek  penelitiannya  bersifat  alamiah.  Metode penelitian  kualitatif  digunakan  untuk  meneliti  suatu objek yang alamiah yang menghasilkan data deskriptif berupa  kata-kata  tertulis  atau  lisan  dari  objek penelitian yang diamati (Sugiyono, 2013).
A. Metode Pengumpulan Data
Pada penelitian ini dilakukan pengumpulan data. Data yang digunakan yaitu:
1) Data  primer  adalah  data  yang  diperoleh langsung di lapangan, yaitu:
 Observasi; adalah teknik atau pendekatan  untuk  memperoleh  data dengan  cara  mengamati  langsung  objek datanya \.
 Wawancara;  adalah  komunikasi  dua arah  untuk  mendapatkan  data  dari responden. Wawancara dilakukan untuk menemukan masalah secara lebih terbuka  melalui  pendapat  dan  ide  yang disampaikan oleh responden (Sugiyono, 2012).
 Kuesioner;  adalah  teknik  pengumpulan data  yang  dilakukan  dengan  cara memberi  seperangkat  pertanyaan  atau pernyataan  tertulis  kepada  responden untuk dijawabnya (Sugiyono, 2012).
2) Data  sekunder  adalah  data  yang  diperoleh
dari beberapa kajian pustaka yang berhubungan dengan 158tati dan permasalahan pada penelitian, yaitu:  Studi  Literatur;  adalah  proses  kegiatan menelaah  dan  membaca  bahan  pustaka seperti buku-buku, dokumen, mempelajari  penelitian  sejenis  yang pernah  dilakukan  orang  lain,  serta mempelajari  mengenai  158tati  terkait penelitian  yang  dilakukan  (Sanjaya, 2013).

## B. Metode Analisis Data
Penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  data deskriptif  kualitatif  yang  menekankan  pada  sumber data dan fakta. Kemudian data  dikembangkan  dengan acuan  pada capability  level COBIT  5  dan  skala pengukuran Likert.

## ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN
Dari  hasil  analisa  profil  responden  yang  dilibatkan dalam  penelitian  ini,  maka  diperoleh  secara  statistik jumlah personil dengan latar belakang pendidikan non IT yaitu sebesar 15 orang.
Gambar 2. Latar Belakang Pendidikan Responden
Menurut  hasil  observasi  di  lapangan,  ada  2  orang  di bagian  Humas  dan  Protokoler  yang  memiliki kemampuan IT secara otodidak, yaitu dibidang desain grafis  dan  video  making/editing.  Selebihnya,  mereka memiliki kemampuan IT sebagai lever operator yaitu menguasai  Microsoft  Word,  Excell  dan  Powerpoint. Selain itu mereka mampu bertindak sebagai Internet
Super User di tingkat Basic, yaitu menggunakan web browser,  email,  aplikasi-aplikasi  sederhana,  serta mengoperasikan printer dan scanner.
Setelah  dilakukan  wawancara  dan  Tanya  jawab kuisioner,  maka  diperoleh  pendapat  para  resonden dengan  keterangan  seperti  pada  Gambar  3  berikut ini:
0 2 0 2 0 3 0 3 0 2 0 3 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 Non-IT IT L a t a r  B e l a k a n g  P e n d i d i k a n
General Administration International Affairs Finance Asset Management Human Resources Public Relations and Protocoler
Dari hasil pendapat mereka pada kuesioner tersebut, maka  dapat  dianalisa  bawa  staff  di  BAU  UM Palangkaraya  sudah  sangat  menyadari  adanya kebutuhan  akan  kemampuan/skill  di  bidang  IT  untuk bidang  pekerjaan  mereka.  Secara  detil  mereka merincikannya di dalam proses wawancara. Harapannya  adalah  bias  dilakukan  penambahan  staff IT di tiap bagian di BAU UM Palangkaraya.

## KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
1.  Berdasarkan data responden, untuk 5-10 tahun yang akan datang, BAU UM Palangkaraya memerlukan paling tidak 6 orang staff dengan latar pendidikan IT atau Ilmu Komputer untuk masing-masing bagian sebanyak 1 orang staff
2. Ada beberapa staff yang walaupun tidak memiliki latar belakang IT, tetapi punya ketrampilan IT yang didapatkan secara otodidak, dan hal ini perlu untuk diapresiasi, dan kepada mereka perlu diberikan training secara berkala.

## B. SARAN
1. BAU UM Palangkaraya sangat memerlukan SDM berlatar belakang IT
2. Rekomendasi ini sesuai dan bisa diimplementasikan di BAU UM Palangkaraya
3. Untuk kelanjutan riset ini bias dikembangkan sub domain PO 8 (Manage Quality) dan PO9
(Manage IT Risks)

## DAFTAR PUSTAKA
ISACA.  2012.  COBIT  5  A  Business  Framework  for the  Governance  and  Management  of  Enterprise  IT. USA: IT Governance Institute.
ISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute .
ISACA. 2013. COBIT 5 Process Assessment Model . USA: IT Governance Institute
Jogiyanto,  H.M.  &  Abdillah,  W.  2011. Sistem  Tata Kelola Teknologi Informasi .
Yogyakarta: ANDI
Sugiyono.  2012. Memahami  Penelitian  Kualitatif . Bandung: ALFABETA.
Sugiyono.  2010.  Metode  Penelitian  Kuantitatif Kualitatif & RND. Bandung: Alfabeta
0
0 7 7
0 7 0 0 1 0 0 0 3 2 6 1 0 7 64 56 58 31 35 49 38 47 29 52 70 42 P ro se s
re kr u tme n ka ry aw an me mp er ti mb an g ka n … K e ma mp u an d an K o mp ete n si TI
d imi lik i o le h ka ry aw an P e n e mp ata n p o si si d an ja b ata n ka ry aw an d in ila i d ar i… P e n gg u n aa n a la t b an tu Te kn o lo gi
In fo rma si (K o mp u te r, P ri n te r d an … K e ma mp u an TI me n ja d i k ri te ri a ev al u as i k in e rj a ka ry aw an PO 7. 1 PO 7. 2 PO 7. 3 PO 7. 4 PO 7. 5 PO 7. 7

## Proporsi Responden terhadap Pernyataan COBIT 5
Sub Domain PO7
STS TS KS S SS