## RANCANG BANGUN SISTEM REPOSITORY AKREDITASI PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
Nizar Rabbi Radliya 1 , Rangga Sidik 2
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Jl. Dipati Ukur No. 112-116, Bandung 40132 nizar@email.unikom.ac.id 1 , rangga.sidik@email.unikom.ac.id 2

## ABSTRAK
Akreditasi program studi Manajemen Informatika diperlukan sebagai bentuk pengakuan pemerintah terhadap standarisasi operasional program studi. Pengusulan akreditasi dilandaskan pada borang akreditasi yang telah disusun  oleh  BAN  PT.  Program  studi  Manajemen  Informatika  diwajibkan  memenuhi  setiap  standar  yang diterapkan  dengan  melengkapi  setiap  dokumen  pendukung.  Namun  dalam  penyusunan  borang  akreditasi, program studi sering kali mengalami kesulitan dalam memenuhi kelengkapan dokumen setiap standar mulai dari  standar  satu  sampai  dengan  standar  tujuh.  Adanya  kesemrawutan  penyimpanan  dokumen-dokumen pendukung borang menjadi salah satu hambatan yang muncul. Akibat dari pada pengelolaan dokumen yang kurang baik maka berdampak juga terhadap kefektifan penyusunan borang akreditasi. Dari masalah tersebut maka peneliti melakukan penelitian dalam merancang dan membangun sistem repository dokumen akreditasi program studi Manajemen Informatika. Dengan menggunakan metode pendekatan objek dan penggunaan alat analisis  UML  ( Unified  Modelling  Language )  di  harapkan  dapat  menggambarkan  kebutuhan  sistem  secara pasti  dan  dalam  pembangunannya  menggunakan  model  pengembangan  sistem waterfall .  Hasil  akhir  yang diharapkan  adalah  menciptakan  sebuah  sistem  repositori  dokumen  akreditasi  program  studi  Manajemen Informatika untuk memenuhi pengelolaan dokumen yang berkaitan dengan akreditasi BAN PT.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Repository , Pengelolaan Dokumen

## I. PENDAHULUAN
Akreditasi  program  studi  yang  dilaksanakan  oleh  BAN  PT  (Badan  Akreditasi  Nisional  Perguruan Tinggi) sangatlah penting. Uji kelayakan sebuah program studi di lingkungan universitas menjadi syarat yang  memang  harus  dipenuhi.  Nilai  yang  diperoleh  dari  akreditasi  sebuah  program  studi  dapat mempengaruhi nilai akreditasi dari induknya yaitu Universitas itu sendiri.
Program  studi  Manajemen  Informatika  yang  berada  di  bawah  naungan  Fakultas  Teknik  dan  Ilmu Komputer,  Universitas  Komputer  Indonesia  merupakan  salah  satu  program  studi  vokasi  diploma  III. Untuk  dapat  menjalankan  operasi  program  studi  manajemen  informatika  haruslah  mempunyai  standar kelayakan yang dinilai oleh BAN PT. Penilaian tersebut diajukan oleh program studi ke BAN PT dengan melampirkan  BUKU  IIIA  yang  merupakan  borang  program  studi  dan  disusun  berdasarkan  standar  satu sampai dengan standar tujuh.
Dalam  pelaksanaan  penyusunan  Borang  program  studi,  sangat  memerlukan  banyak  waktu  sehingga proses penyusunan terhambat. Proses pencarian dokumen pendukung menjadi faktor utama keterlambatan penyusunan Borang. Permasalahan tersebut mulai muncul pada kelengkapan dokumen pendukung standar satu sampai dengan standar tujuh. Di karenakan dokumen-dokumen pendukung daripada standar satu dan standar tujuh tidak dikelola dengan baik sehingga penyimpanan dokumen tersebut terkesan acak-acakan yang mengakibatkan kesulitan dalam melakukan pencarian.
Oleh  karena  itu  perlu  dirancang  sebuah  sistem  pengelolaan  dokumen  yang  berkaitan  dengan dokumen  pendukung  setiap  standar,  mulai  dari  standar  satu  sampai  dengan  standar  tujuh  pada  borang program  studi  Manajemen  Informatika.  Fokus  daripada  penelitian  ini  adalah  untuk  merancang  dan membangun sebuah sistem repository (penyimpanan) dokumen-dokumen pendukung akreditasi program studi Manajemen Informatika.

## II. KAJIAN PUSTAKA

## A. Penelitian Terkait
Penelitian  mengenai  sistem  manajemen  dokumen  sudah  banyak  dilakukan  oleh  para  peneliti.  Salah satu yang berkaitan dengan bidang kajian penulis adalah penelitian mengenai aplikasi sistem manajemen dokumen  elektronik  berorientasi  standar  borang  BAN  PT  yang  menghasilkan  sebuah  aplikasi  sistem informasi pengelolaan dokumen yang telah disesuaikan dengan standar-standar yang terdapat pada borang BAN-PT  [1].  Sistem  dirancang  dan  dikembangkan  dengan  menggunakan  metode Unified  Modeling Language dan  model  pengembangan  sistem Unified  Process .  Apabila  merujuk  pada  penelitian  yang sudah  dilakukan  tersebut,  tentu  saja  mempunyai  pandangan  yang  berbeda  terhadap  cara  kerja  institusi terutama  program  studi  Manajemen  Informatika.  Dari  sisi  kinerja,  pelaksanaan  penyusunan  dokumen- dokumen  akreditasi  di  program  studi  Manajemen  Informatika  perlu  tahapan  konfirmasi.  Konfirmasi diperlukan untuk menjaga keselarasan borang dengan dokumen pendukungnya.

## B. Sistem Informasi
Definisi mengenai sistem informasi sudah banyak di kemukakan oleh para pakar.  Sistem informasi merupakan  sistem  yang  dijalankan  pada  organisasi  yang  dapat  mengelola  operasi/transaksi  harian, kegiatan  manajerial dan strategi dari suatu orgnisasi serta mampu untuk menyedikan kebutuhan tertentu perusahaan  yaitu  berupa  laporan-laporan[2].  Dalam  sklusnya,  sistem  informasi  haruslah  dapat menunjukan input, proses, dan outputnya.
Definisi  lain  menyebutkan  bahwa  sistem  informasi  harus  mencakup  komponen-komponen  baik  itu brainware,  teknologi  informasi  serta  prosedur  kerja  yang  akan  di  proses,  dan  mampu  untuk  mencapai sasaran atau tujuan[3].

## C. Standar Borang Akreditasi BAN –PT
Akreditasi  merupakan  bentuk  pengakuan  terhadap  institusi  pendidikak  berupa  perguruan  tinggi atau  program  studi  yang  dapat  menunjukkan  kualitas  institusi  tersebut  dalam  melaksanakan  program pendidikan  dan  mutu  lulusan  yang  dihasilkannya,  telah  memenuhi  ketetapan  standar  oleh  Badan Akreditasi  Nasional  Perguruan  Tinggi  (BAN-PT).  Penetapan  akreditasi  oleh  BAN-PT  dilaksanakan dengan  cara  menilai  proses,  kinerja  dan  keterkaitan  antara  tujuan,  masukan,  proses  dan  keluaran  suatu perguruan  tinggi  atau  program  studi.  Dimana  hal  tersebut  merupakan  tanggung  jawab  setiap  perguruan tinggi atau program studi[4].
Dalam memenuhi pengakuan akreditasi program studi, maka diperlukan beberapa komponen yang perlu di siapkan sebagai bagian pengusulan akreditasi ke BAN PT. Standar akreditasi program studi yang diperlukan program studi meliputi:
 Standar 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian
 Standar 2. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
 Standar 3. Mahasiswa dan Lulusan
 Standar 4. Sumber Daya Manusia
 Standar 5. Kurikulum, Pembelejaran, dan Suasana Akademik
 Standar 6. Pembiayaan, Sarana dan Prasaranan, serta Sistem Informasi
 Standar 7. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama

## D. Repository
Dalam pengelolaan data dan dokumen, repository menjadi kata yang umum untuk di gunakan. Secara harfiah repository dapat di artikan sebagai media untuk menyimpan ( archiving )[5]. Media penyimpanan yang  mengimplementasikan  teknologi  informasi  mendefinisikan  sebagai digital  repository .  Seperti definisi yang diungkapkan oleh Radova Vrana, bahwa digital repository merupakan sebuah tipe sumber informasi  yang  didapat  dari  archive  digital  yang  berasal  dari  setiap  aktifitas  yang  dilakukan  oleh institusi/organisasi[6].  Sebuah repository mempunyai  peranan  penting  bagi  institusi,  keberadaan  format dokumen yang berbeda dapat dengan mudah di simpan, dicari, dan dikelola.

## III. METODE PENELITIAN

## A. Pendekatan dan Pengembangan Penelitian
Guna  mendapatkan  kualitas  penelitian  yang  baik  maka  diperlukan  panduan  sebagai  landasan terencana  mengenai  pelaksanaan  penelitian.  Dalam  penelitian  ini  menggunakan  model  pengembangan waterfall .  Dimana  model  pengembangan waterfall merupakan  model  pengembangan  yang  bersifat sistematis dan memiliki tahapan yang harus dilakukan secara terurut dalam membangun suatu sistem[7].
Gambar 1 Model waterfall

## B. Jenis dan Teknik Pengumpulan Data
Pada  penelitian  ini  diperoleh  data  dengan  menggunakan  beberapa  teknik  tertentu  sesuai  dengan jenis  data  yang  diperlukan.  Berikut  adalah  jenis  dan  teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  pada penelitian, diantaranya:
1. Data Primer
Teknik pengumpulan data primer dalam rangka pembentukan informasi mengenai objek penelitian ini, dilakukan dengan cara:
a. Observasi
Teknik observasi dilakukan dengan cara pengambilan data dengan pengamatan langsung terhadap segala  bentuk  kegiatan  yang  berkaitan  dengan  masalah  dan  tujuan  penelitian[8].  Observasi  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  observasi  langsung  karena  peneliti  melakukan  pengamatan langsung  ke  lapangan  untuk  memperoleh  data  atau  informasi  yang  akurat  terkait  pengelolaan  dokumen akreditasi  dari  setiap  standar  yang  telah  di  tetapkan  oleh  BAN-PT  pada  program  studi  Manajemen Informatika.
b. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh data/informasi untuk tujuan penelitan dengan cara tanya jawab,  antara  penanya  dan  penjawab  dengan  daftar  pertanyaan  yang  sudah  ditetapkan[8].  Dalam penelitian  ini  wawancara  dilakukan  terhadap  kepanitian  skripsi  program  studi  Manajemen  Informatika. Wawancara  ini  berisikan  pertanyaan  tentang  alur  proses  dokumen  dan  keterkaitan  dokumen  dari  setiap standar borang akreditasi. Sehingga diidentifikasi beberapa permasalahan mengenai proses bisnis tersebut. 2. Data Sekunder
Teknik pengumpulan data sekunder dalam rangka pembentukan informasi mengenai objek penelitian ini, dilakukan dengan cara:
a. Studi Pustaka
Metode pengumpulan data dengan mencari data kepustakaan yang menunjang. Kepustakaan tersebut dapat berupa buku, jurnal ilmiah, e-book , dan lain sebagainya yang ada kaitannya dengan penelitian. b. Dokumen Terkait Proses Bisnis
Peneliti menganalisa dokumen-dokumen yang terlibat pada alur proses pengelolaan dokumen terkait akreditasi BAN PT pada program studi Manajemen Informatika.

## C. Prosedur Penelitian
Prosedur  penelitian  yang  dilakukan  mengacu  pada  model Research  and  Development (R&D)  yang dikombinasikan  dengan  model  pengembangan  sistem waterfall .  Adapun  tahapannya  adalah  sebagai berikut:
Tahap I  : Studi Pendahuluan, tahapan ini meliputi: Tahapan  ini  diawali  dengan  studi  literatur  dan  pustaka  terkait  permasalahan  penelitian.  Kemudian dilakukan pengumpulan data di lapangan. Data yang sudah terkumpul diidentifikasi sehingga ditemukan beberapa permasalahan.
Tahap II  : Perencanaan dan Pengembangan Sistem, meliputi:
Pada  tahapan  ini  dilakukan  perencanaan  sistem  yang  akan  dikembangkan.  Hasil  perencanaan divalidasi  berdasarkan  pemikiran  rasional  tim  peneliti.  Hasil  perencanaan  yang  sudah  melalui  tahap validasi sudah siap dikembangkan menjadi bentuk program aplikasi.
Tahap III : Uji Coba dan Revisi Sistem, meliputi:
Program  aplikasi  yang  dihasilkan  pada tahapan  sebelumnya  akan  melalui  tahap  uji  coba.  Tahap  uji coba dilakukan oleh tim peneliti dan beberapa perwakilan calon pengguna aplikasi. Tujuan dari tahap uji coba  ini  adalah  untuk  memastikan  fungsionalitas  sistem  sudah  sesuai  dengan  rencana  awal.  Apabila ditemukan funsionalitas sistem yang kurang atau belum sesuai dengan rencana awal maka akan dilakukan revisi untuk penyempurnaan sistem.
Tahap IV : Diseminasi dan Sosialisasi, meliputi:
Sistem hasil revisi pada tahap sebelumnya sudah siap untuk diseminasi dan disosialisasikan terhadap subyek  penelitian  yaitu  program  studi  Manajemen  Informatika  di  Universitas  Komputer  Indonesia. Gambaran mengenai prosedur penelitian yang dilaksanakan, dapat dilihat pada gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2 Prosedur Penelitian

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Perancangan Sistem
Untuk  mendapatkan  sistem  yang  sesuai  dengan  kebutuhan,  maka  diperlukan  tahapan  analisis terhadap  sistem  tersebut.  Berdasarkan  masalah  yang  muncul  di  program  studi  Manajemen  Informatika,
sistem  usulan  yang  diharapkan  dapat  menjadi  solusi  terciptanya  penyusunan  borang  akreditasi  dan kelengkapan  dokumennya  menjadi  lebih  efektif.  Gambar  3  menunjukan  usecase  diagram  pada  usulan sistem repository dokumen pendukung akreditasi.

## Gambar 3 Usecase Model
Modul prosedur pada sistem repository dokumen yang di bangun ini, terdiri dari dua prosedur utama yaitu  modul  akreditasi  dan  modul repository (lihat  gambar  3).  Pada  modul  akreditasi,  prosedur  hanya melibatkan  3  aktor  yaitu,  Dekan,  Ketua  Program  Studi,  dan  Koordinator  masing-masing  standar. Sedangkan  pada  modul repository hanya  melibatkan  koordinator  masing-masing  standar,  anggota- masing-masing standar, dan sekretariat.
Adapun rincian setiap modul tersebut adalah: 1. Modul Akreditasi
Aktifitas  yang  dilakukan  pada  modul  ini  adalah  pengisian  data-data  dasar  akreditasi  mulai  dari identitas program studi, pengisi borang, panitia akreditasi, definisi standar, dan borang akreditasi.

## 2. Modul Repository
Pada modul ini, aktifitas yang dapat dilakukan adalah upload dokumen pendukung, serta konfirmasi dokumen.  Pada  modul  ini juga  masing-masing  standar  dapat  mengklaim  dokumen  yang  memilki  fungsi yang sama.

## B. Implementasi Database
Dalam  menciptakan  dan  mengembakan  sistem repository yang  mampu  berjaan  secara  optimal  dan sesuai  kebutuhan,  maka  diperlukan  sebuah  aturan  penanganan  data  yang  baik  melalui  implementasi database .  Rancangan relational  diagram yang  terdapat  pada  sistem repository ini  adalah  terlihat  pada gambar 4 berikut ini.
Gambar 4 Relational Diagram
Adapun basis data sistem usulan adalah sebagai berikut (Lihat Tabel 1):
Tabel 1 implementasi Basis Data No Tabel Field 1 Identitas *idIdentitas, prodi, juruasan, fakultas, pt, noSK, tglSK, tglMulai, skIzin, tglskIzin, akreditasi, noSKBand, alamatPs, tlpPS, faxPS, urlPS, emailPS 2 Pengisi *idPengisi, nama, nidn, jabatan, tglisi, **idIdentitas 3 Borang *idBorang, dokumen, **idStandar, waktu 4 TS *idTS, ta1, ta2, jnsSem, noTS, **idIdentitas 5 Standar *idStandar, desStandar 6 Dokumen *idDokumen,  nama,  deskripsi,  status,  catatan,  waktu,  print,  lokasi,  rak, idPanitia, koordinator 7 Dokumen Standar *idDokStan, idDokumen, idStandar, idPanitia 8 Catatan *idCatatan, isi, waktu, idDokumen, idPanitia 9 Panitia *idPanitia, nip, nama, email, tlp, jabatan, **idStandar

## C. Implementasi Antarmuka
Hasil  dari  perancangan  sistem  dan  implementasi  basis  data  dilanjutkan  dengan  implementasi  dan perancangan  antarmuka.  Berikut  ini  merupakan  gambar-gambar  hasil screenshot dari  sistem  yang  telah dibuat. Gambar 5 menunjukan halaman antar muka untuk dashboard aplikasi untuk level administrator .

## Gambar 5 Dashboard Aplikasi
Pada  gambar  5,  menunjukan  halaman  yang  berisi  informasi  mengenai  aktifitas-aktifitas  yang  bisa dilakukan  oleh adminsitrator sistem.  Setiap  dokumen  yang  telah  masuk  ke  dalam repository dapat dipantau  secara  langsung  di  masing-masing  standar.  Setiap  tahapan  akreditas  akan  di  mulai  dengan aktifitas pengisian form identitas borang dan pengisi borang.

## Gambar 6 Halaman Standar Borang
Definisi dan kebutuhan masing-masing standar juga dapat dipantau melalui halaman standar seperti terlihat  pada  gambar  6.  Sedangkan  pada  gambar  7  memperlihatkan  halaman  upload  dokumen  standar yang bisa dilakukan oleh adminitrator, koordinator standar, anggota standar, ataupun sekretariat program studi.

## Gambar 7 Halaman Unggah Dokumen
Menjadi  pokok  bahasan  yang  penting  pada  gambar  7,  bahwa  aktifitas  unggah  dokumen  menjadi prosedur yang akan paling banyak dilakukan oleh user . Setiap dokumen  yang akan dimasukan  kedalam repository harus  melalui  halaman  ini.  Disesuaikan  dengan  hak  aksesnya  bahwa  tidak  semua  pengguna sistem dapat melakukan unggah dokumen. Hanya yang telah mempunyai otentifikasi yang diperbolehkan.

## Gambar 8 Halaman Dokumen
Setiap  dokumen  yang  masuk  kedalam repository ,  tidak  serta  merta  menjadikannya  sebagai  bagian dari  dokumen  pendukung  akreditasi.  Pada  gambar  8  ditunjukan  keberadaan  dokumen  yang  telah  di unggah  dan  status  konfirmasinya.  Konfirmasi  diperlukan  oleh  sistem  untuk  memberikan  validasi kebenaran  dokumen.  Konfirmasi  dilakukan  oleh  koordinator  borang  pada  halaman  dokumen  (lihat gambar 9). Proses konfirmasi hanya bisa dilakukan oleh koordinator borang yang lebih paham mengenai keterkaitan dokumen dengan standar di masing-masing koordinator borang akreditasi.

## Gambar 9 Halaman Konfirmasi Dokumen

## D. Pengujian
Langkah  terakhir  pada  penelitian  yang  dilakukan  adalah  melakukan  pengujian  sistem.  Pengujian sistem  dilakukan  untuk  mengetahui  seberapa  jauh  solusi  sistem  yang  dirancang  dapat  memenuhi kebutuhan  pengguna  dan  memberikan  solusi  yang  efektif.  Tabel  2  menunjukan  bagaimana  pengujian sistem itu dilakukan.
Tabel 2 Rencana dan Hasil Uji No Item Uji Butir Uji Hasil Uji 1 Login Form Validasi input form login [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 2 Authentifikasi User Validasi authentikasi User [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 3 Entry Edit Data Identitias Validasi form Identitas [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 4 Entry Edit Data Pengisi Validasi form Pengisi Borang [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 5 Entry Edit Data Panitia Validasi form Panitia [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 6 Entry  Edit Data  TS Akre Validasi form TS Akre [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 7 Entry Edit Data Standar Validasi form Standar [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 8 Upload Dokumen Validasi form Upload Dokumen [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 9 Konfirmasi Dokumen Validasi form Konfirmasi Dokumen [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 10 Edit Data Dokumen Validasi form Dokumen [√ ] Diterima Kesesuaian Hasil 11 View Dokumen  Validasi view dokumen [√ ] Diterima

## Standar

## Kesesuaian Hasil
Berdasarkan  rencana  uji,  serta  hasil  yang  didapatkan  dari  pengujiaannya,  maka  dapat  disimpulkan bahwa  pengujian  terhadap  sistem  berhasil  dengan  indikasi  bahwa  setiap  item  uji,    dan  butir  uji  yang dilakukan dapat memenuhi kesesuaian hasil yang diharapkan. Oleh karena itu sistem yang diusulkan yaitu sistem repository dokumen  standar  akreditasi  mampu  dan  layak  untuk  di  terapakan  pada  operasional kegiatan persiapan akreditasi program studi Manajemen Informatika.

## V. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah:
1. Sistem repository yang  ada  dapat  mengakomodir  dan  melakukan  pengelolaan  dokumen-dokumen kebutuhan akreditasi secara baik.
2. Kebutuhan  dokumen  yang  sama  dalam  tiap  standar  dapat  dikendalikan  secara  efektif  sehingga  tidak terjadi redudansi dokumen.
3. Pencarian dokumen kebutuhan akreditasi menjadi lebih efektif.
DAFTAR PUSTAKA
[1] H. Suroyo and Z. Amin, “Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi Standar Borang BAN PT,” J. Sist. Informasi, Teknol. Inform. dan Komput. , vol. 8, no. 1, pp. 57–67, 2017.
[2] A. Mulyanto, Sistem Informasi . Pustaka Pelajar, 2009.
[3] A. Kadir, “Pengenalan Sistem Informasi,” Am. Enterp. Inst. Public Policy Res. , 2014.
[4] B. PT, “BUKU I naskah akademik akreditasi program studi diploma,” 2009. [Online]. Available: https://banpt.or.id/instrumen/DIPLOMA.rar. [Accessed: 22-Jan-2018].
[5] F.  Harliansyah,  “Institutional repository sebagai  sarana  komunikasi  ilmiah  yang  sustainable  dan reliable,” Pustakaloka , vol. 8, no. 1, 2016.
[6] R. Vrana, “Digital Repositories and The Future of Preservation and Use of Scientific Knowledge,” IORME , vol. 44, no. 1, pp. 55–62, 2017.
[7] R. S. Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi , 1st ed. Yogyakarta: Andi, 2012.
[8] M. Nazir, Metode Penelitian . Bogor: Ghalia Indonesia, 2009.