## IDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB KETIDAKSESUAIAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIK INAKTIF DI RS HUSADA UTAMA KOTA SURABAYA
Dwi Winda Agustin 1* , Rossalina Adi Wijayanti 2* , Gilang Nur Permana 3 Prodi Rekam Medik, Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2 Rumah Sakit Husada Utama, Surabaya, Indonesia 3 *e-mail: dwi.windaagustin@gmail.com

## Abstrak
Rumah  sakit  sebagai  salah  satu  fasilitas  pelayanan  kesehatan  diwajibkan  untuk  membuat  rekam  medis. Retensi  adalah  pemindahan  DRM  nonaktif  ke  filing inaktif  untuk  pengurangan jumlah  DRM  yang  ada  di  rak filing  aktif.  Jumlah  kunjungan  yang  terdapat  di  RS  Husada  Utama  Surabaya  setiap  tahun  mengalami peningkatan  yang tidak sebanding  dengan  besarnya  kapasitas ruang  penyimpanan  sehingga menyebabkan ketidaksesuain  pelaksanaan  SOP  retensi  dokumen  rekam  medik.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah mengidentifikasi  permasalahan  dengan  menggunakan  lima  unsur  manajemen  yaitu  man,  money,  method, material,  machine.  Penelitian  ini  merupakan  jenis  penelitian  kualitatif.  Hasil  penelitian  ini  adalah  identifikasi permasalahan  yang  terjadi  dan  didapatkan  penyebab  masalah  yaitu  pengetahuan,  pendidikan,  pelatihan, biaya  operasional,  ruang  penyimpanan  inaktif,  rak  rekam  medis,  alat  scanning,  komputer  dan  SOP.  Akibat dari  permasalah  tersebut  akan  mengakibatkan  penumpukan  berkas  rekam  medis  yang  mengakibatkan penyempitan pada ruang penimpanan yang mempengaruhi standart akreditasi rumah sakit. Adapun alternatife pemecahan masalah yaitu adanya sosialisasi SOP, mengikuti pelatihan, adanya anggaran untuk  pengadaan alat,  adanya  perluasan  ruang  penyimpanan  dan  penambahan  rak  berkas  rekam  medis,    diberikannya  alat scanning dan komputer serta melakukan evaluasi SOP .

## Keywords: Dokumen rekam medis, retensi, Inaktif

## Abstract
Hospitals as a health service facility are required to make medical records Retention is the transfer of inactive DRM to inactive filing to reduce the amount of DRM that is on an active filing rack . The number of visits in the Husada Utama Hospital in Surabaya each year has increased that is not proportional to the large capacity of storage  space,  causing  an  incompatibility  of  the  implementation  of  medical  record  document retention  SOP. The purpose of this study was to identify problems using five elements of management namely man, money, method,  material,  machine.  This  research  is  a type  of  qualitative  research. The results of  this  study  are the identification  of  problems  that  occur  and  the  causes  of  the  problem  are  knowledge,  education,  training, operational costs, inactive storage space, medical record shelves, scanning equipment, computers and SOP. As  a  result  of  these  problems  will  result  in  a  buildup  of  medical  record  files  which  causes  narrowing  in  the storage room that affects the hospital's accreditation standards. The alternative solutions to problems are the existence of SOP socialization, attending training, the existence of a budget for procurement of equipment, the expansion of storage space and the addition of medical record file shelves, the provision of scanning tools and computers as well as SOP evaluation.

## Keywords: Medical record, retention

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat  darurat.  Rumah  sakit  sebagai  salah  satu  fasilitas  pelayanan  kesehatan  diwajibkan  untuk membuat rekam medis.
Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi  informasi  mengenai  segala  tindakan  dan  segala  keadaan  pasien  pada  masa  lalu  maupun masa sekarang. Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien maka berkas tersebut harus  dikelola  dengan  baik  agar  dapat  digunakan  sebagai  dasar  pengobatan  bagi  pasien.  Jadi, pengertian  rekam medis  bukan  hanya  sebuah  kegiatan  pencatatan,  tetapi juga  berbagai  kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan kembali maupun pemusnahan.
Pemusnahan dilakukan setelah melakukan retensi. Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/2008  tentang  penyimpanan,  pemusnahan,  dan  kerahasiaan.  rekam  medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima)
tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan, setelah batas waktu 5 (lima) tahun. Setelah 5 tahun dilakukan retensi.
Retensi  adalah  pemindahan  DRM  nonaktif  ke filing inaktif  untuk  pengurangan  jumlah  DRM yang  ada  di  rak  filing  aktif.  Tujuannya  adalah  mengurangi  beban  penyimpanan  DRM  di  rak  filing aktif  dan  menyiapkan  kegiatan  penilaian  nilai  guna  rekam  medis  untuk  memilah  DRM  abadi  dan yang  dimusnahkan.  Kegiatan  retensi  dilakukan  oleh  petugas  filing  secara  periodik  yang  dibentuk harus  memiliki  pengetahuan  dan  konsentrasi  untuk  meretensi  berkas  rekam  medik  agar  tidak terjadinya  kesalahan  dalam  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medik  sesuai  dengan Standard  Operating  Procedure .  Setiap  penyelenggaraan  pelayanan  kesehatan  penting  untuk memperhatikan  sistem  pelayanan  rekam  medik  sesuai  dengan Standard  Operating  Procedure (SOP)  agar  pelayanan  kepada  pasien  dapat  optimal  dan  meningkatkan  mutu  pelayanan  rumah sakit.  Dokumen  yang  sudah  diretensi  harus  disimpan  di  rak  filing  terpisah.  Penyimpanan  DRM inaktif  dikelompokan  menurut  jenis  penyakitnya  dengan  mengurutkannya  berdasarkan  tanggal terakhir berobat.
Proses pelaksanaan retensi membutuhkan proses dan waktu yang lama, sehingga membuat beberapa  rumah  sakit  kesulitan  dalam  pelaksanaanya.  Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  di RSUP  Dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten,  pelaksanaan  rekam  medik  di  bagian  filling  rawat  jalan memakai Standard Operating Procedure (SOP) diketahui bahwa belum sesuai dengan SOP rekam medik yang ada dikarenakan tingkat pemahaman petugas terhadap SOP yang ada masih kurang (Cahyaningrum,  2013).  Penelitian  yang  dilakukan  di  Rumah  Sakit  Siloam  Hospitals  Kebun  Jeruk Tinjauan  Pelaksanaan  Penyusutan  Berkas  Rekam  Medik  Inaktif  di  lakukan  sejak  tahun  2006. Penyusutan  berkas  rekam  medik  di  lakukan  dengan  bertahap,  yaitu  mulai  dari  pemilahan, pemindahan,  penilaian  dan  pemusnahan.  Sebelum  berkas  rekam  medik  tersebut  di  musnahkan, berkas rekam medik tersebut di scan terlebih dahulu. Scanning berfungsi untuk menduplikat objek layaknya mesin fotokopi ke dalam bentuk digital (Rahayu, 2012).
Berdasarkan studi pendahuluan di Rumah Sakit Husada Utama, didapatkan informasi terkait tidak  sesuainya  SOP  pelaksanaan  retensi  pada  dokumen  rekam  medis  dimana  dokumen  rekam medis inaktif tidak dipindahkan ke ruang inaktif melainkan diletakkan di bawah dan disamping rak sehingga  terjadi  penumpukan  dokumen  rekam  medis  yang  mangakibatkan  penyempitan  ruang filling.  Terbatasnya  ruangan  penyimpanan  berkas  rekam  medik  yang  hanya  terdiri  dari  satu ruangan tanpa adanya komputer dan alat scanning sebagai alat penunjang merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi tidak sesuainya dilakukannya retensi yang diakibatkan karena adanya faktor kendala ruangan dan  keuangan. Ruang penyimpanan yang memadai yaitu ruangan yang di lengkapi  dengan  alat  penyimpanan  yang  baik,  penerangan  dan  pengaturan  suhu  ruangan  yang baik, rak penyimpanan yang sesuai dengan volume  berkas, serta pemeliharaan dan keselamatan berkas  dalam  ruangan  penyimpanan  (Rahayu,  2012).  Tidak  ada  jadwal  khusus  pelaksanaan retensi.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian Pelaksanaan  Retensi  Dokumen  Rekam  Medik  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Kota Surabaya

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  pendekatan  penelitian  kualitatif.  Pendekatan kualitatif adalah suatu mekanisme kerja penelitian yang mengandalkan uraian deskriptif kata, atau kalimat  yang  disusun  secara  cermat,  dan  sistematis  mulai  dari  menghimpun  data  hingga menafsirkan, dan melaporkan hasil penelitian.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek penelitian yaiyu 1 kepala rekam medis , 1 rekam medis bagian rawat jalan dan 1 rekam medis bagian rawat inap sehingga total subjek penelitian berjumlah 3.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data menggunakan  wawancara  dan  observasi.  Hasil  penelitian  akan  diolah dan, dianalisa berdasarkan teori yang ada.

## 2.4 Metode Analisis Data
Metode  yang  digunakan  yaitu  mengidentifikasi  factor  penyebab  menggunakan  5m (Man, Money,Material,Machine, Method).

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Identifikasi  faktor  man  yang  menjadi  faktor  ketidaksesuaian  pelaksanaan  retensi dokumen rekam medik inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya.
Faktor  man  yang  dimaksud  disini  sumber  daya  manusia  (SDM)  yang  telibat  dalam melakukan aktifvitas dalam perusahaan maupun instusi kesehatan untuk mencapai tujuan.
Berdasarka  hasil  observasi  dan  wawancara  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  terdapat dokumen  rekam medis  yang  sebelum  5 tahun  telah  diakukan  retensi  dan  dokumen  rekam medis yang telah di retensi tidak dipindahkan ke ruang inaktf melaikan di tempatkan disebelah rak yang dan responden telah mengetahui SOP pelaksanaan retensi. Masalah tersebut di sebabkan karena tidak semua rekam medis lulusan rekam medis dan semua rekam medis belum pernah mengikuti pelatihan dan seminar.
Pengetahuan  responden  tentang  retensi  dokumen  rekam  medis  berpengaruh  terhadap ketidaksesuaian  pelaksanaan  SOP  retensi  dokumen  rekam  medik.  Semakin  tinggi  pengetahuan responden  tentang  retensi  dokumen  rekam  medik  maka  akan  semakin  sesuai  saat  melakukan retensi dokumen rekm medis (Mas’auty, 2018) .
Menurut  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2006  tentang  Sistem Pelatihan  Kerja  Nasional,  pelatihan  kerja  adalah  keseluruhan  kegiatan  untuk  memberikan, memperoleh,  meningkatkan  serta  mengembangkan  keterampilan,  produktivitas,  disiplin,  sikap kerja dan etos kerja pada tingkat keterampilan tertentu yang pelaksanaannya lebih mengutamakan praktek dari  pada teori.
Berdasarkan  fakta  dan  teori  tersebut,  perlu  diadakan  pelatihan  dan  juga  seminar  untuk petugas guna meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kinerja petugas tentang retensi.
Segi  pendidikan merupakan  bagian  yang  tidak terpisahkan  dalam menentukan cara terbaik untuk  memulai  proses  perubahan  perilaku,  dengan  pendidikan  maka  akan  semakin  luas pertambahan pengetahuan, ini akan menjadi dasar petugas untuk lebih memahami tugas sebagai tanggung  jawabnya.  T ingkat  pendidikan  yang  tinggi  dari  seorang  pegawai  dapat  mempengaruhi kemampuan dalam mencapai kinerja yang optimal, dimana diharapkan kemampuan sumber daya manusia yang tinggi untuk mencapai misi organisasi (Alfiansyah et al., 2020)
Kualifikasi  pendidikan  petugas  rekam  medik  berdasarkan  Keputusan  Menteri  Kesehatan Republik Indonesia nomor 377/ Menkes/SK/III/2007 adalah : a.  Diploma  3  (D3)  Rekam  Medik  dan  Informasi  Kesehatan  yang  ditempuh  selama  6  (enam) semester, dengan gelar Ahli madya b. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK c.  Strata  1  (S1)  Manajemen  Informasi  Kesehatan  yang  ditempuh  selama  8  (delapan)  semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.
d. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4 (empat) semester.

## 3.2  Identifikasi  faktor  money  yang  menjadi  faktor  ketidaksesuaian  pelaksanaan  retensi dokumen rekam medik inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya
Faktor  anggaran  yang  dimaksud  disini  adalah  anggaran  untuk  pengadaan  alat  dan  bahan yang dibutuhkan utuk proses retensi. Responden mengatakan bahwa perencanaan anggaran dana pada  kegiatan  retensi  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  belum  menyediakan  anggaran  khusus karena  pihak  unit kerja  rekam medik  sudah melakukan  pengajuan  anggaran  untuk  proses  retensi tetapi pihak rumah sakit belum menyediakan anggaran terebut.
Anggaran merupakan pernyataan mengenai estimasi kinerja yang hendak dicapai selama periode  waktu  tertentu  yang  dinyatakan  dalam  ukuran .  Lazimnya  penyusunan  anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksiran masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan  untuk menjalankan kegiatannya. (Erina and Suartana, 2016)
Kegiatan  retensi  diperlukan  beberapa  alat  dan  bahan  penunjang  yang  disesuaikan  dengan cara retensi yang disepakati. Rumah sakit Husada Utama memerlukan alat untuk menggandakan sesuai pengalaman petugas menggunakan komputer, alat scanning yang digunakan untuk proses dokumentasi  rekam  medis  yang  sampai  saat  ini  belum  ada.  Penambahan  rak  dan  ruangan  yang telah tidak cukup menampug banyaknya dokumen rekam medis . Namun pihak rumah sakit masih belum menyediakan anggaran khusus untuk kegiatan retensi berkas rekam medik.
Unsur  money  atau  anggaran  juga  merupakan  faktor  penghambat  dari  kegiatan  retensi berkas  rekam  medik  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  karena  pihak  rumah  sakit  belum  di  buatnya anggaran untuk kegiatan retensi
3.3  Identifikasi  faktor  material  yang  menjadi  faktor  ketidaksesuaian  pelaksanaan  retensi dokumen rekam medik inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya.
Faktor  material  atau  bahan  yang  dimaksud  disini    adalah  bahan  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medik, tempat untuk pelaksanaan retensi serta berkas rekam medik inaktif.
Berdasarkan  wawancara  dan  observasi  yang  telah  dilakukan  telah  telah  terdapat  tempat khusus  untuk  berkas  yang  telah  inaktif  dan  juga  telah  terdapat  rak  untuk  menata  berkas  rekam medik yang telah inaktif namun rak tersebut telah penuh dan perlu penambahan.
Sarana  pelayanan  kesehatan  wajib  menyediakan  fasilitas  yang  diperlukan  dalam penyelenggaraan rekam medik salah satunya rak dan ruang penyimpanan rekam medik. Rak dan ruangan rekam medik sangat penting untuk berjalannya sistem penyimpanan di rumah sakit. Rak dan ruang rekam medis yang cukup dan yang memenuhi standart, maka penyimpanan akan dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang ada(Kemenkes, 2008).
Berdasarkan  hasil  observasi  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  belum  bisa  memenuhi kebutuhan  rak  dan  ruangan  untuk  penyimpanan  rekam  medis  aktif  dan  inaktif.  Berikut  gambar ruang rekam medis dengan tumpukan berkas :

## Gambar 1. Ruangan Penyimpanan Rekam Medis
Salah  satu  responden  telah  mengetahui  lembar  apa  saja  yang  harus  dilestarikan  seperti ringkasan  masuk  dan  keluar,  resume,  informed  consent,  laporan  operasi  dan  kematian,  serta identifikasi bayi lahir hidup.
Menurut  surat  Edaran  Dirjen  Yanmed  No.  HK.  00.  06.  1.  5.  01160  tahun  1995  tentang petunjuk  teknis  pengadaan  formulir  dasar  rekam  medis  dan  pemusnahan  rekam  medis  di  rumah sakit. Bahwa rekam medis yang perlu dilestarikan yaitu : a. Ringkasan masuk dan keluar b. Resume c. Lembar operasi d. Lembar identifikasi bayi lahir hidup
e. Lembar persetujuan
f. Lembar kematian
Unsur material atau bahan juga merupakan faktor penghambat dari kegiatan retensi berkas rekam medik di Rumah Sakit Husada Utama karena pihak rumah sakit yaitu  kapasitas rak karena penyimpanan berkas yang  sudah penuh dan kurangnya ruang penyimpanan berkas rekam medik serta  belum  dilakukannya  proses scanning walaupun  sebagian  petugas  telah  mengetahui lembar apa saja yang harus dilestarikan.
3.4  Identifikasi  faktor  machine  yang  menjadi  faktor  ketidaksesuaian  pelaksanaan  retensi dokumen rekam medik inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya.
Faktor machine atau mesin yang dimaksud disini adalah alat atau peralatan yang digunakan perusahaan maunpun institusi pelayanan kesehatan untuk mecapai tujuan. Mesin yang digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  komputer  dan scanning sebagai  pengasipan  dan  penokumentasian dokumen rekam medik.
Berdasarkan wawancara dan observasi yang telah dilakukan di Rumah Sakit Husada Utama tidak  terdapat  komputer  untuk  khusus  untuk  retensi.  Scanning  ada  namun  telah  rusak  dan sebagian dokumen ada yang tidak dilakukan pengarsipan.
Menurut  surat  Edaran  Dirjen  Yanmed  No.  HK.  00.  06.  1.  5.  01160  tahun  1995  tentang petunjuk  teknis  pengadaan  formulir  dasar  rekam  medis  dan  pemusnahan  rekam  medis  di  rumah sakit.  Bahwa  rekam  medis  sebelum  di  musnahkan  ,  harus  melalui  beberapa  tahap  penyusutan seperti  pemilahan  dan  pemindahan,  penilaian,  dan  pemusnahan  setelah  dilakukan  penilaian berkas  rekam  medik  tersebut  di  scan  terlebih  dahulu  dan  penyusutan. Menurut  penelitian  yang dilakukan Yasmin Ari tentang analisis penyusutan arsip rekam medis dalam rangka penyelamatan arsip di rumah sakit islam sultan agung semarang ,Tata cara pemusnahan retensi dilakukan dengan bertahap, yaitu mulai dari pemilahan, pemindahan, penilaian, setelah dilakukan penilaian berkas rekam medik tersebut di scan terlebih dahulu dan penyusutan.
Berdasarkan  hasil  wawancara  tidak  terdapat  komputer  untuk  khusus  untuk  retensi. Dibutuhkan  komputer  khusus  retensi  agar  tidak mengganggu  kegiatan  ainnya  dan  proses  retensi bisa dilakukan seacara cepat Scanning ada namun telah rusak dan  sebagian dokumen ada yang tidak dilakukan pengarsipan
Unsur machine atau mesin yang menjadi faktor penghambat kegiatan retensi berkas rekam medik  adalah  tidak  adanya  alat  yang  mendukung  untuk  dilakukannya  proses  retensi  berupa  alat scanning dan komputer yang digunakan untuk dokumentasi rekam medik.
3.5  Identifikasi  faktor  method  yang  menjadi  faktor  ketidaksesuaian  pelaksanaan  retensi dokumen rekam medik inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya.
Faktor  method  atau  metode  yang  dimaksud  disini  yaitu  SOP  pelaksanaan  retensi. Keseluruhan  petugas  menjawa  bahwa  terdapat  SOP  pelaksanaan  retensi  rekam  medik,  namun tidak  ada  penjelasan  di  dalam  SOP  terkait  penggunaan  scanning  atau  pengarsipan.  Menurut responden 2 terdapat SOP retensi namun tidak mengetahui secara keselurahan.
SOP  merupakan  sistem  yang  disusun  untuk  memudahkan,  dan  menertibkan  suatu pekerjaan,  dimana  berisi    urutan  proses  pekerjaan  mulaidari  awal  sampai  akhir Sebagai  acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor (Indrawati, 2017).
Pelaksanaan  retensi  dapat  dilakukan  secara  periodik  harian,  bulanan  atau  tahunan  untuk mengurangi  penumpukan  DRM.  Retensi  dapat  dilakukan  dengan  cara  penyisiran  dirak  filing (Meimoniesh, 2016).
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  bahwa  hanya terdapat SOP secara umum tentang retensi tanpa ada deskripsi tugas untuk retensi dan siapa saja yang  melakukan  tugas  tersebut  serta  tidak  adanya  SOP  untuk  proses  pengarsipan  dan pertelaahan berkas. Berikut adalah gambar SOP retensi yang ada.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian “Identifikasi Faktor Penyebab Ketidaksesuaian Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medik Inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya” diperoleh kesimpulam sebagai berikut:
a. Unsur man yang menjadi faktor Penyebab Ketidaksesuaian Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam  Medik  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Kota  Surabaya  yaitu  Pendidikan  dan pelatihan.  Ketidaksesuaian  latar  belakang  pendidikan  petugas  dan  belum  dilkukannya pelatihan  maupun  seminar  kepada  petugas  mengenai  ilmu  rekam  medis.  Kurannya pengetahuan  terhadap  SOP  secara  keseluruhan  mengakibatkan  beberapa  petugas  yang ada  tidak  memahami  ilmu  terkait  melaksanakan  retensi  dokumen  rekam  medik    inaktif. Alternatif permasalahan yaitu perlu adanya sosialisi SOP retensi dokumen rekam medik dan kedepannya  mengusahakan  untuk  petugas  bisa  mengikuti  pelatihan/seminar  rekam  medik
sehingga  petugas  rekam  medik  mampu  mengetahui  pentingnya  alur  kegiatan  retensi dokumen rekam medik.
b. Unsur money yang  menjadi  faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Pelaksanaan  Retensi Dokumen  Rekam  Medik  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Kota  Surabaya  yaitu  tidak adanya  anggaran  untuk  pengadaan  alat  dan  bahan  yang  dibutuhkan  utuk  proses  retensi. Alternatif  permasalahan  yaitu  melakukan  sosialisasi  tentang  pentingnya  rekam  medik kepada direktur rumah sakit salah satunya yaitu workshop.
c. Unsur material yang  menjadi  faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Pelaksanaan  Retensi Dokumen  Rekam  Medik  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Kota  Surabaya  yaitu kurangnya  ruang  dan  rak  penyimpanan  berkas  rekam  medik  tempat  untuk  pelaksanaan retensi  serta  berkas  rekam  medik  inaktif.  penyimpanan  berkas  dan  yang  kurang mengakibatkan  berkas  rekam  medik  menumpuk  sehingga  dilakukan  retensi  belum  pada waktunya  dan  dokumen  rekam  medis  tidak  diletakkan  di  ruang  inaktif.  Alternatif permasalahan  yaitu  diperlukan  adanya  perluasan  ruang  penyimpanan  berkas  rekam medik agar  lebih  ergonomis  dan  Adanya  penambahan  rak  rekam  medik  disesuaikan  dengan kebutuhan.
d. Unsur machine yang  menjadi  faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Pelaksanaan  Retensi Dokumen  Rekam  Medik  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Kota  Surabaya  yaitu  tidak adanya komputer dan scanning sebagai pengarsipan dan penokumentasian dokumen rekam medik.  Alternatif  permasahan  Adanya  anggaran  khusus  dan  dukungan  pihak  rumah  sakit terhadap  proses  retensi  dengan  diberikannya  alat  scanning  dan  adanya  anggaran  khusus serta dukungan pihak rumah sakit terhadap proses retensi dengan diberikannya Komputer
e. Unsur method yang (Rahayu, 2012)menjadi faktor Penyebab Ketidaksesuaian Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medik Inaktif di Rumah Sakit Husada Utama Kota Surabaya yaitu tidak  ada  penjelasan  di  dalam  SOP  terkait  penggunaan  scanning  atau  pengarsipan, gambaran  SOP  retensi  yang  ada  masih  dituliskan  secara  keseluruhan.  Alternatif permaslahan perlu adanya pembaruan SOP dimana dijelaskan secara menyeluruh.

## 4.2  Saran
1. Dilakukan pelatihan untuk membuat petugas lebih memahami tentang  retensi berkas rekam medik mengingat tidak semua petugas berlatar belakang rekam medic
2. Dilakukannya  pengadaan  alat  seperti  penambahan  alat  scanning  dan    komputer  serta  rak berkas inaktif dan tempat untuk proses retensi.
3. Melakukan  sosialisasi  tentang  pentingnya  rekam  medik  kepada  direktur  rumah  sakit  salah satunya yaitu workshop.
4. Alternatife  permasalahan  yang  harus  diselesaikan  dahulu  yaitu  anggaran  dana,  dimana anggaran dana dapat berpengaruh besar terhadap kesesuaian dalam melaksanakan retensi seperti adanya anggaran khusus dalam pelaksanaan retensi yaitu gaji tambahan, pembelian alat dan penambahan rak rekam medik inaktif.
5. Perlu adanya pembaruan SOP dimana dijelaskan secara menyeluruh

## Ucapan Terima Kasih
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam proses penyelesaian penelitian ini.

## Daftar Pustaka
Alfiansyah,  G. et  al. (2020) "J- Remi : Jurnal  Rekam Medik  Dan  Informasi  Kesehatan  Determinan Keamanan  Dan  Kerahasiaan  Dokumen  Rekam  Medis" .  J- REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan Informasi Kesehatan’, 1(2), pp. 37–51.
Anshori, Muslich. 2017. Metodologi Penelitian Kuantitatif . Surabaya: Airlangga University Press. Dirjen Yanmed. 1995. Surat Edaran No.: HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir  Rekam  Medis  Dasar  dan  Pemusnahan  Arsip  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit . Jakarta: Dirjen Yanmed.
Erina,  N.  and  Suartana,  W.  (2016)  " Pengaruh  Partisipasi  Penganggaran,  Penekanan  Anggaran,
Kapasitas Individu, Dan Kejelasan Sasaran Anggaran Pada Senjangan Anggaran ", E-Jurnal Akuntansi , 15(2), pp. 973 –1000.
Indrawati,  L.  (2017)  " Identifikasi  unsur  5m  dalam  ketidaktepatan  pemberian  kode  penyakit  dan tindakan (systematic review) ", Ekp , 13(3), pp. 1576 –1580.
Kemenkes (2008) "Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis".
-----------------.  2006.  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2006  Tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional.Jakarta
-----------------. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2018 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit . Jakarta: Kemenkes RI
Mas’auty,  E.  U.  (2018)  " Analisis  Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Pelaksanaan  Sop  Retensi Dokumen  Rekam  Medik  Inaktif  Di  Rsud  Dr.H.Slamet  Martodirdjo  Kabupaten  Pamekasan ". Jember : Politeknik Negeri Jember
Meimoniesh  (2016)  " Tinjauan  Pelaksanaan  Retensi  Dokumen  Rekam  Medis  Nonaktif  Menurut Kebijakan Akreditasi Di Rsud Ambarawa Tahun 2016 ".Kediri : Universitas Dian Nuswantoro
Nurani, Ari. ( 2016) " Analisis Penyusutan Arsip Rekam Medis Dalam Rangka Penyelamatan Arsip Di Rumah Sakit Islam Sultan Agung Semarang . Semarang: Universitas Diponogero
Rahayu (2012) " Tinjauan pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif di siloam". Jakarta: Universitas Esa Uggul
RSHU Surabaya. 2016. 368/RSHU/CEO-SK/IV/2016 tentang Kebijakan pelayanan di Rumah Sakit Husada Utama . Surabaya. RSHU Surabaya. 2018. 908/RSHU/Dir-SK/IX/2018 tentang Revisi Kedua Kebijakan Penyelenggaraan Unit Rekam Medik Rumah Sakit . Surabaya.
-----------------------. Pedoman Pengorganisasian. Surabaya .