## PENGEMBANGAN WEBSITE FAKULTAS TEKNIK DAN SAINS PADA FITUR FRONTEND PERSURATAN (STUDI KASUS FAKULTAS TEKNIK DAN SAINS UNIVERSITAS IBN KHALDUN BOGOR)
Hanif Hidayaturrahman 1 , Fitrah Satrya Fajar K 2 Universitas Ibn Khaldun Bogor E-Mail : hanif@gmail.com 1

## Abstrak
Surat  adalah  suatu  sarana  komunikasi  yang digunakan  untuk  menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Persuratan bagian penting dalam berkomunikasi antar instansi  sebagai  alat  bantu  dalam  menyampaikan  informasi.  Pada  zaman  ini  sudah  tidak  asing mendengar kata e-mail dikehidupan kita. Setelah berkembangnya waktu e lectronic menjadi suatu hal  yang  memudahkan  pekerjaan  masyarakat  dalam  berkomunikasi  kepada  pihak  yang  ingin diberikan informasi. Pada  penelititian  ini  dilakukan  dalam  3  tahap  terdiri  dari  tahap  analisis sistem,  tahap  perancanga  sistem  dan  database,  dan  yang  terakhir  tahap  implementasi  sistem. Adapun  tujuan  penelitian  dalam  mengembangkan website fakultas  teknik  adalah  untuk memudahkan  koordinasi  masalah  persuratan  sehingga  pengirim  surat bisa  melacak  status keberadaan surat sudah sampai dimana, dan memudahkan Tata Usaha Prodi dan Fakultas dalam proses pengarsipan berkas sehingga ketika ingin mencari arsip surat yang sudah pernah dibuat, maka  akan  menjadi  lebih  mudah  ditemukan.  Hasil  dari  penelitian  ini  yaitu  membuat  Aplikasi Pengarsipan surat agar dapat melihat status pengiriman surat, karena layaknya pengiriman surat sebelumnya, pengiriman ini dirancang sesuai hirarki yang sudah ditentukan. Serta memudahkan tata usaha untu membuat disposisi melalui website . Fokus Pembahasan ini adalah bagian frontend dimana tampilan tampilan yang akan dilihat pada user.
Kata Kunci : Surat, Email, Fakultas Teknik.

## Abstract
Letter is a means of communication used to convey written information by one party to another. Correspondence is an important part of communicating between agencies as a tool in conveying information. In this day and age, it is no stranger to hear the word e-mail in our lives. After the development of electronic time, it has become something that makes it easier for the community  to  communicate  with  those  who  want  to  be  given  information.  This  research  was carried out in 3 stages consisting of the system analysis stage, the system and database design stage,  and  the  last  stage  was  the  system  implementation  stage.  The  research  objectives  in
developing the engineering faculty website are to facilitate the coordination of correspondence problems so that the sender of the letter can track the status of where the letter has arrived, and facilitate the Administration of Study Programs and Faculties in the process of archiving files so that when you want to find an archive of letters that have been made, it will become easier to find. The result of this research is to make a mail archiving application so that you can see the status of mail delivery, because like previous mail deliveries, this delivery is designed according to a predetermined hierarchy. As well as facilitating administration to make dispositions through the website. The focus of this discussion is the frontend where the display will be seen by the user.
Keywords : Letter, Email, Faculty of Engineering.

## 1. PENDAHULUAN
Surat adalah suatu sarana komunikasi  yang  digunakan  untuk menyampaikan  informasi  tertulis  oleh satu pihak kepada pihak lain. Persuratan bagian  penting  dalam  berkomunikasi antar  instansi  sebagai  alat  bantu  dalam menyampaikan  informasi.  Pada  zaman ini sudah tidak asing mendengar kata e-
mail dikehidupan kita. Setelah berkembangnya waktu e lectronic menjadi  suatu  hal  yang  memudahkan pekerjaan masyarakat dalam berkomunikasi kepada pihak yang ingin
diberikan informasi.
Fakultas  Teknik  dan  Sains
Universitas Ibn Khaldun Bogor memiliki aplikasi sistem informasi berbasis
website yang  sudah  pernah  dibuat,
namun  dari  bagian  sistem  itu  sendiri perlu  adanya  pengembangan  terkait dengan  fitur-fitur  untuk  memudahkan
pengguna dalam mengerjakan
pekerjaannya. Website fakultas  Teknik dan  Sains  sedang  mengembangkan aplikasi  sistem  informasi  berbasis website untuk  kepentingan  identitas profil dan sistem pengarsipan surat untuk melakukan  pengajuan  kepada  pimpinan Fakultas Teknik dan Sains.
Berdasarkan latar belakang tersebut  maka  perlu  diadakan  dan  di realisasikan suatu aplikasi yang berfungsi sebagai  sistem  pengarsipan  surat  serta untuk  pengajuan  atau  pemberitahuan dari  pimpinan  Fakultas  kepada  wakil dekan, program studi, himpunan,
maupun dosen yang bersangkutan, judul yang akan dibahas adalah Pengembangan Website Fakultas Teknik Dan Sains Pada Fitur  Frontend
Persuratan.
Pada  hasil  uji  coba  sistem pengembangan  website  surat  fakultas
Teknik  dan  Sains  Universitas  Ibn

## Khaldun Bogor ini menggunakan metode
Black  Box  Testing . Metode  ini  adalah salah satu metode testing yang digunakan  sepenuhnya  dengan  hanya menilai  kebutuhan  dan  spesifikasi software .  Dengan  kata  lain  metode testing ini  cukup  meninjau  input  dan output  sistem software tersebut  tanpa pengetahuan tentang internal
programnya.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu: (1) tahap
analisis kebutuhan, (2)
tahap
perancangan sistem dan database, dilakukan  dengan  cara    membuat diagram  dan  tabel,  dan  (3)  tahap implementasi sistem.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis
Dalam  penelitian  ini  terdapat  dua analisis kebutuhan yaitu analisis kebutuhan pengguna  dan  analisis  untuk menunjang  proses  kebutuhan  bisnis sistem  dari  sistem  pengiriman  surat Fakultas  Teknik  dan  Sains  Universitas Ibn Khaldun Bogor.
1. Analisis Pengguna
Analisis pengguna yang
dilakukan  pada  pembuatan  sistem aplikasi  pengiriman  surat  Fakultas
Teknik dan Sains dilakukan beberapa pengguna  yang  akan  terlibat  dalam menggunakan dalam sistem
pengiriman  surat  ini,  antara  lain: Himpunan, Dosen, TU Program Studi, TU  Fakultas,  Dekan,  Wakil  Dekan, dan  Keuangan.  Aplikasi  ini  berfokus pada  sistem  pengiriman/pengajuan surat kegiatan kepada Fakultas Teknik dan  Sains  Universitas  Ibn  Khaldun Bogor maupun memberikan surat dari dekan kepada  bagian  tertentu  dengan mengikuti  alur  hirarki  yang  sesusai dengan ketentuan Fakultas Teknik dan Sains.  Berikut  ini  adalah  penjelasan untuk analisis pengguna sistem aplikasi  pengiriman  surat  Fakultas Teknik dan Sains:
 Himpunan  dapat  mengirim  surat kepada  TU  Program  Studi,  TU
Fakultas,  hingga  Dekan  Untuk mengajukan kegiatan/proposal yang  diajukan  serta  menerima surat  dari  bagian  TU  ataupun dekan.
 Dosen  dapat  mengirim  surat kepada  TU  Program  Studi,  TU
Fakultas,  hingga  Dekan  Untuk mengajukan kegiatan/proposal yang  diajukan  serta  menerima surat  dari  bagian  TU  ataupun dekan.
 TU Program Studi dapat mensetujui  atau  menolak  surat
dari  Dosen ataupun  Himpunan ke
TU Fakultas untuk ditindak lanjut, serta dapat membuat  surat  kepada dekan.  TU  Prodi  dapat  membuat surat langsung kepada Dosen dan Himpunan.
 TU  Fakultas  dapat  mensetujui atau menolak surat kepada Dekan untuk menindak lanjuti surat dari
Himpunan, Dosen, dan TU Program Studi, serta dapat membuat  surat  kepada  Dekan
ataupun  langusng  kepada  TU
Program Studi, Dosen, dan Himpunan
 Dekan dapat menerima surat dari
Himpunan,  Dosen,  TU  Program Studi, TU Fakultas untuk
mensetujui  atau  menolak,  dekan melanjuti  surat  kepada  wakil dekan  yang  bersangkutan  untuk memproses  pembuatan  disposisi surat  yang  diajukan,  serta  dekan dapat  membuat  surat  langsung kepada instansi yang dituju.

## 2. Analisis Proses Bisnis
Proses  analisis  bisnis  ini  dibuat untuk memudahkan dalam pengarsipan surat  dan  pengajuan  kegiatan  atau
proposal  Fakultas  Teknik  dan  Sains, sebelumnya proses atau alur kegiatan ini sebelum  adanya  sistem  aplikasi  ini masih  dilakukan  serta  berjalan  secara manual  tanpa  adanya  bantuan  sistem yang berjalan, sehingga  dapat  diketahui bahwa dimulai dari kegiatan pengajuan surat, mendisposisikan surat, mensetujui surat  serta  menginformasikan  surat kepada  bagian  yang  mengajukan  surat masih menggunakan  cara  manual, oleh karena  itu sistem  aplikasi  pengiriman surat  ini  ditambahkan  pada  fitur  web fakultas  Teknik  dan  Sains  untuk mempermudah  pengiriman  surat  yang dapat  melacak  status  keberadaan  surat dan  menjadi  arsip  surat  yang  dapat mudah ditemukan ketika sedang dibutuhkan kembali.

## Perancangan Sistem
Website Fakultas  Teknik  dan Sains  dirancang  dan  dikembangkan berbagai pembaharuan  fitur-fitur  dalam aplikasi  tersebut.  Didalamnya  terdapat fitur  sistem  pengiriman surat yang bisa melakukan pengiriman dengan pemantauan  status  surat.  Pengiriman surat  ini  berlaku  seperti  halnya  sistem pengiriman  surat  yang  biasa  dilakukan ketika  mengirim  surat  langsung  ke  TU prodi  dan  akan  dilanjutkan  ke  pihak yang  bersangkutan.  Oleh  karena  itu
sistem  persuratan  ini  juga  sebagai pengarsipan  surat  yang  bisa  diakses langsung ketika user ingin melihat surat yang sudah selesai sebagai arsip surat.

## 1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram  yang  terdiri  dari  suatu  proses dan  menggambarkan  ruang  lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan  diagram level  tertinggi  dari
DFD  yang  menggambarkan  seluruh input  ke  sistem  output  dari  sistem.
Dalam diagram konteks hanya ada satu proses.  Diagram  konteks  pada  sistem aplikasi  website  Fakultas  Teknik  dan Sains khususnya  pada  fitur  pengiriman surat ditunjukan pada Gambar 1.
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem

## Persuratan Fakultas Teknik
2. Use Case Diagram
 Use Case diagram  untuk Himpunan
pada  sistem  ini  dapat  dilihat  pada Gambar 2.
Gambar 2. Use Case Diagram Himpunan
 Use  Case  Diagram untuk  Dosen dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Use Case Diagram Dosen
 Use Case Diagram Tata Usaha Program Studi dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Use Case Diagram TU Program Studi
 Use Case Diagram untuk Tata
Usaha Fakultas dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Use Case Diagram TU Fakultas
 Use Case Diagram untuk Dekan dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Use Case Diagram Dekan
 Use  Case  Diagram untuk  Wakil
Dekan dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Use Case Diagram
Wakil Dekan  Use Case Diagram untuk Keuangan dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Use Case Diagram TU Keuangan 3. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan  tentang  aktifitas yang  terjadi  pada  sistem  dari
pertama sampai akhir. Dengan kata lain Activity  diagram menunjukan
langkah-  langkah  dalam  proses kerja sebuah sistem.
4. Squence Diagram Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan antar objek  yang  saling  berinteraksi  dalam mengirim pesan atau data dalam urutan waktu  tertentu.  Sequence  Diagram juga mempersentasikan perubahan dan proses apa saja yang terjadi pada objek.
 Sequence Diagram Login
Gambar 9. Sequence Diagram Login
 Sequence Diagram Surat Masuk Gambar 10. Sequence Diagram Surat
Masuk
 Sequence Diagram Surat Keluar
Gambar 11. Sequence Diagram Surat
Keluar
 Sequence Diagram Disposisi
Gambar 12. Sequence Diagram
Disposisi
Implementasi  Sistem
 Sistem User Interface 1. Halaman Login Pada Halaman ini menampilkan form login untuk masuk ke  dalam  halaman  admin  sistem aplikasi  website  Fakultas  Teknik. Tampilan  dapat  dilihat  pada  Gambar 13.
Gambar 13. Halaman Login
2. Login sebagai himpunan
Pada  halaman  ini  terdapat dua menu yang ditampilkan, yaitu menu surat masuk dan surat keluar. Dimana  surat  masuk  berisi  tabel untuk menerima pesan dari
instansi  yang  mengirimkan  surat kepada  himpunan.  Serta  surat keluar untuk membuat surat kepada
instansi yang dituju.
Gambar 14. Halaman Dashboard

## Himpunan
3. Himpunan membuat surat kepada dekan Tampilan  ketika
himpunan  sedang  membuat surat  yang  ditujukan  kepada dekan untuk permohonan dana kegiatan himpunan.
Gambar 15. Halaman Membuat Surat
4. Surat himpunan masuk kedalam disposisi TU Prodi
Tampilan ini adalah tampilan  user  admin  Tata  Usaha Program  Studi.  Disini  terdapat halaman  untuk  mendisposisikan surat dari himpunan untuk melanjutkan ke TU Fakultas.
5. Surat dapat dilanjutkan dengan komentar
Prodi  dapat  melihat  surat  dan  dapat melanjutkan  surat  ke  bagian  TU
Fakultas, setelah itu jika ditolak maka akan  kembali  ke  user  himpunan untuk diperbaiki, atau diterima  untuk dilanjutkan dengan kolom komentar.
Gambar 17. Halaman Lanjutkan

## Surat
6. Surat diterima di Halaman user TU Fakultas Sebagai Disposisi Pada halaman ini menjukan surat dari himpunan sudah masuk  kedalam  halaman  disposisi
TU  Fakultas  dan  akan  dilanjutkan lagi kepada dekan.
Surat dapat dilanjutkan atau ditolak dengan komentar dari TU Fakultas
Gambar 19. Halaman Lanjutkan Surat dari TU Fakultas
Jika Berhasil maka akan ada notifikasi
saved pada tampilan
Gambar 20. Halaman Surat Berhasil dikirim
Kemudian  surat  masuk  kedalam surat  masuk  pada  user  dekan.  Dimana tugas  dari  dekan  ini  adalah  mensetujui
atau menolak permohonan dari
himpunan.  Jika  disetujui  maka  dekan
akan  meneruskan  ke  bagian  yang bersangkutan. Gambar 21 Halaman Surat Disetujui atau ditolak dengan komentar Maka Status surat dapat dilihat di akun himpunan beserta komentar dari dekan.
Gambar 22. Halaman Dashboard Himpunan untuk melihat status surat

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan
pembahasan, maka dapat diambil
beberapa kesimpulan diantaranya :
1. Pengembangan  Website  Fakultas
Teknik  dan  Sains  Universitas  Ibn Khaldun Bogor telah dilaksanakan
sesuai  dengan  hasil  rancangan dalam penulisan laporan ini.
2. Hasil uji coba yang dilakukan oleh penunjang  atau  pengguna  sistem
informasi  Fakultas  Teknik  dan
Sains berbasis Website telah sesuai dengan  hasil  analisis  yang  telah dilakukan.
3. Hasil uji coba sistem

## DAFTAR PUSTAKA
Herliana,  A.  dan  Rasyid,  P.  M.  (2016) ‘Sistem Informasi Monitoring Pengembangan  Software  Pada  Tahap’,
Jurnal Informatika, (1), pp. 41–50. Trimarsiah,  Y.  dan  Arafat,  M.  (2017) ‘Analisis  Dan  Perancangan  Website Sebagai Sarana Informasi’, Jurnal Ilmiah MATRIK, Vol. 19 No, pp. 1–10.
Cruz,  R.  S.  dan  Casquilho,  M.  (2019) ‘Distributed Computing’, Iberian Conference on Information Systems and Technologies,  CISTI,  2019-June,  pp. 15–26. doi: 10.23919/CISTI.2019.8760827.
Suendri (2018). ‘Implementasi Diagram UML  (Unified  Modelling  Language) Pada  Perancangan  Sistem  Informasi
Remunerasi  Dosen  Dengan  Database Oracle  (Studi  Kasus:  UIN  Sumatera Utara  Medan)’,  Jurnal  Ilmu  Komputer dan Informatika, 3(1), pp. 1–9. Availabl e at: http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/algori tma/article/download/3148/1871. Febio, R. S. dan J. (2011). ‘MEMBANGUN APLIKASI E- LIBRARY  MENGGUNAKAN  HTML, PHP SCRIPT, DAN MYSQL DATABASE
Rini Sovia dan Jimmy Febio’, Processor, 6(2), pp. 38–54.
Haryana,  K.  S.  (2008)  ‘Pengembangan Perangkat Lunak Dengan Menggunakan Php’, Jurnal Computech & Bisnis, 2(1),
pp. 14–21. Available at:
http://jurnal.stmik- mi.ac.id/index.php/jcb/article/view/74. Wardana.  (2010)  Menjadi  Master  PHP dengan  Framework  Codeigniter,  Elex Media Komputindo, Bau-Bau. Silviana,  A.  B.  dan  Thalib,  F.  (2018) ‘Pengembangan  Situs  Web  sebagai Wadah  Berbagi  Jurnal  Menggunakan Framework Codeigniter’, (100).
Matondang, F.
et al. (2016)
‘Perancangan  Aplikasi  Text  Editor
Dengan  Menerapkan  Algoritma  Knuth-
Morris-Pratt’,  JURIKOM  (Jurnal  Riset Komputer),  3(4),  pp.  16–21.  Available at: https://ejurnal.stmik- budidarma.ac.id/index.php/jurikom/artic le/view/332/282. Gloldbot,  Micah.  2016.  “Frontend Architecture for Design System”. California: O'Reilly Media