## UJI KETERBACAAN E-ADMINISTRATION PROGRAM STUDI

## PENIDIKAN MATEMATIKA UNIVERSITAS PGRI SEMARANG
Ali Shodiqin 1 , Agung Handayanto 2 ,  Lilik Ariyanto 3
Email: alishodiqin81@gmail.com , agunghandayanto@ikippgrismg.ac.id,ariyanto.lilik144@gmail.com
Universitas PGRI Semarang

## ABSTRAK
Secara  umum  tujuan  penelitian  ini  adalah  mengembangkan e-administration di program studi pendidikan matematika Universitas PGRI Semarang.Penelitian ini tergolong dalam  penelitian  pengembangan.  Pengembangan  dalam  penelitian  ini  adalah  desain  dan perangkat e-administration yang mana mempunyai fungsi pengarsipan, sumber belajar, dan sumber  informasi  pada  progran  Studi.Tahap  uji  keterbacaan  merupakan  tahapan  setelah melakukan pengujian  validitas e-administration berdasarkan  keterangan  ahli yang mengadopsi  metode  pengembangan four-D dari  Thiagarajan.  Dalam  uji  keterbacaan  ini dilakukan  dengan  cara  pengisian  kusioner  dan  lembar  observasi  yang  diisi  oleh  beberapa responden dimana saat pengisian lembar observasi dihadapkan langsung pada perangkat e- administration dan kuosioner diisi setelah itu.
Hasil  yang  diperoleh  dari  uji  keterbacaan  adalah  ada  beberapa  hal  yang  perlu diperbaiki,  terutama  pada  tampilan admintrasi,  dan  beberapa  tambahan  data  seperti  profil dan foto dosen serta tenaga kependidikan yang ada di jurusan pendidikan matematika.
Kata kunci: e-administration, Program Studi,

## A. Pendahuluan
Sampai  saat  ini,  sering  kita  jumpai di kantor-kantor pemerintahan maupun di kantor-kantor  sekolah  maupun  kampus banyak tumpukan file maupun arsip  yang bertumpuk di meja maupun rak-rak almari diruangan  yang  penuh  sesak.  Tidak sampai  disitu,  dalam  mencari  berkas  atau file  dalam  tumpukan  arsip  tersebut tidaklah mudah  dan  singkat  sehingga menyita  waktu  banyak  untuk  mencari dokumen yang diinginkan.
Pada  awal  tahun  2015,  hampir semua Program studi di Universitas PGRI Semarang disibukkan dengan penyusunan borang dan persiapan visitasi  dari Badan Akreditasi  Nasional Perguruan  Tinggi (BAN-PT). Hal tersebut terjadi dikarenakan  oleh  hampir  habisnya  masa status  akreditasi  dari  tiap  program  studi yang  ada  di  Universitas  PGRI  Semarang. Sayangnya,  untuk  pengumpulan  bukti- bukti  berkas,  file,  sertifikat,  karya  dosen, dan  banyak  administrasi  lainnya,  dosen harus bekerja ekstra keras, dimana dosen- dosen  di  masing-masing  program  studi
harus  kerja  lembur  untuk  itu  semua,  hal ini  dikarenakan  oleh  kurang  tertibnya administrasi  dari  segala  lini.  Seperti, pengumpulan  hasil  penelitian dosen  tiga tahun  terakhir  yang  dikerjakan  berbulan- bulan  karena  harus  menagih  bukti  fisik dari  tiap  tiap  dosen.  Lamanya  waktu tersebut  karena  program  studi  belum mempunyai  sistem  administrasi  yang dapat mengcover kebutuhan itu semua.
Di sisi lain, perkembangan teknologi  informasi  dan  komputer  yang sangat  pesat  akhir-akhir  ini  mendapat sambutan  positif  di  masyarakat.  Berbagai layanan
masyarakat sudah mengimplementasikan ICT ( Information and Communication Technology ). Dalam dunia bisnis dikenal dengan  istilah e- business atau e-commerce, di dunia pemerintahan  dikenal  dengan  istilah e- government dan  bagi  dunia  pendidikan dikenal dengan istilah e-learning.
Pemerintah telah mendukung
penggunaan  internet  dan  alat  elektronik lainya dalam pembelejaran maupun pendukung  pembelejaran,  seperti  yang dirilis Republika  18  Februari  2014, Tifatul Sembiringselaku Menteri Komunikasi dan Informatika (Menkominfo) menghimbau bahwa
“semua  pihak  harus  mendorong  anak - anak  dan  remaja  menggunakan  internet sebagai alat yang penting untuk
membantu pendidikan mereka”. Disambung  oleh  Menteri  Pendidikan  dan Kebudayaan (Mendikbud) Anies
Baswedan berencana menggunakan tablet sebagai  alat  bantu  kegiatan  belajar mengajar. Buku untuk menulis akan tetap menggunakan  kertas,  tablet  hanya  akan dipakai  sebagai  media  penyimpan  materi pelajaran.  Pada  tanggal  7  Januari  2015,
okezone.com merilis berita bahwa  “Salah satu  tujuan  dari  penggunaan  tablet  yang dinamai  E-Sabak  ini  adalah  untuk menekan  biaya.  E-Sabak  diadopsi  dari media  pembelajaran sabak  yang  dulu digunakan  masyarakat  untuk  menghemat kertas,"  ujar  AniesBaswedandi  Kantor Kemendikbud, Senayan, Jakarta.
Universitas PGRI Semarang sudah menggunakan teknologi baik yang berupa teknologi offline maupun online yang berbasis  internet,  hanya saja  masih terbatas  pada  administrasi  penerimaan mahasiswa baru, pembayaran SKS, penialian  mahasiswa  dan  lainya,  belum menyentuh  pada  administrasi  pada  tiap- tiap  program  studi  yang  mencakup  karya tulis  mahasiswa  tiap  program  studi, penelitian  dan  pengabdian  dosen  tiap program  studi,  bukti  publikasi  karya dosen, dan yang lain-lain dimana administrasi  tersebut  diperluka  untuk mendukung  program  akreditasi  pada  tiap program  studi  di  Universitas  PGRI Semarang.
Peneliti akan membuat desain dan perangkat electronic  administration (e- administration) di Program Studi
Pendidikan Matematika Universitas PGRI
Semarang sebagai  langkah  awal,  yang mana e-adminsitration mempunyai  tiga fungsi yaitu digunakan untuk pengarsipan, sumber belajar, dan informasi  untuk  mahasiswa dan  alumni. Pengarsipan  disini  maksudnya  adalah untuk  menyimpan  dan  mengunggah skripsi,  hasil  penelitian  dan  pengabdian, karya  ilmiah  dan  juga  untuk  menyimpan scan curriculum  vitae karyawan  dan dosen  disertai  lampirannya,  menyimpan scan  sertifikat  dan  publikasi  ilmiah,  dan hal  lainnya  yang  diperlukan  untuk
kelengkapan  akreditasi  program  studi  di Universitas  PGRI  Semarang.  Sumber belajar  disini  adalah, e-administration dapat digunakan mahasiswa untuk memperoleh rujukan hasil-hasil penelitian dosen  dan  mahasiswa  lainya,  serta mahasiswa dan dosen juga dapat mengkases e-jurnal. Sedangkan e- administration sebagai  informasi  untuk mahasiswa  dan  alumni  adalah  tentang berita-berita  yang  berhubungan  dengan program  studi  serta  informasi  tentang lowongan  pekerjaan  yang dibutuhkan untuk  mahasiwa  dan  alumni.  Selain  itu semua,  pada e-administration program studi  juga  akan  disediakan  forum  diskusi dan  link  saran  guna  menampung  aspirasi dari  berbagai  pihak  untuk  kemajuan  dan kebaikan  program  studi  di  Universitas PGRI Semarang.
Di sisi lain, penelitian  yang sudah
terlaksana  di  luar Universitas PGRI Semarang sudah mulai menyentuh dibagian e-adminstration,  diantaranya adalah Albarda (2006) yang mengembangkan e-administration
berbasis  internet  dimana  pengguna  dapat dengan  mudah  mengakses  file  atau  arsip yang  diinginkan.  Membidik  sisi  lain, Holkov’a (2009)yang menyimpulkan bahwa e-adminstration dapat  mengurangi penggunaan  kertas,  lebih  cepat  dalam mencari  file  yang  diinginkan, serta  dapat dilihat  tanpa  batasan  waktu  dan  tempat. Wibowo (2014) juga mendukung peernyataan Holkov’a
tentang
penghematan kertas dan kemudahan akses file.

## B. Metode Penelitian
Sesuai  dengan  tujuan  penelitian,  maka penelitian  ini  tergolong  dalam  penelitian pengembangan. Yang akan dikembangkan dalam  penelitian  ini  adalah  desain  dan perangkat e-administration. Penelitian  ini akan dilaksanakan selama satu tahun yang terdiri dari tiga tahap, pada tahap pertama kegiatan  penelitian ini bertujuan  untuk mendeskripsikan  penyusunan  desain e- administration dengan  tahapan  sebagai berikut:  (1)  tahap  pendefinisian  dengan mencermati administrasi  dan  kearsipan pada program studipendidikan matematika  yang telah ada di Universitas
PGRI Semarang, (2) tahap pengembangan melalui pengujian validitas e- administration offline dan online
berdasarkan  keterangan  ahli  dan  ujian keterbacaan. Tahapkedua adalahUji  coba
terbatas desain dan perangkat e- administration untuk  memperoleh  data tentang penggunaan e-administration pada mahasiswa dan dosen Program Studi Pendidikan Matematika Universitas PGRI Semarang.Hasil uji coba terbatas digunakan untuk memperbaiki e- administration  sebelum  uji  coba.  Tahap Ketiga  adalah  Sosialisasi  dan  Ujicoba secara  menyeluruh  pada  program  studi pendidikan  matematika  dilakukan  untuk meningkatkan  pelayanan  mahasiswa  dan kinerja dosen.
Setelah e- administrationberjalan pada program studi  pendidikan  matematika,  sosialisasi dan  pelatihan  pada  program  studi  lain harus dilakukan secara bertahap, mengingat dokumentasi, pengarsipan, dan administrasi  pada  program  studi  di Universitas  pendidikan  harus  tertata  dan terkontrol guna  menunjang  akreditasi pada  tiap  program  studi  dan  peningkatan
mutu  universitas  PGRI  Semarang  agar sesuai  dengan  motonya  yaitu  “  Unggul dan Berjatidiri”.
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Berikut meupakan gambar dari e- administration yang telah peneliti kembangkan  guna  menunjang  kelancaran program studi pendidikan matematika dan membantu  pengarsipan  secara  digital untuk persiapan akreditasi program studi.
Dari  Uji Keterbacaan diperoleh  bahwa mayoritas  point e-administration dapat terbaca dengan baik dan dapat digunakan dengan sedikit revisi dibeberapa point, berikut ini rekapitulasi angket respon 10 dosen dan  20 mahasiswa terhadap keterbacaan perangkat e- administration.
Gambar 1. Contoh laman e-administration pendidikan matematika Universitas PGRI Semarang
JKPM, VOLUME 3 NOMOR 1, APRIL 2016
mutu  universitas  PGRI  Semarang  agar
sesuai  dengan  motonya  yaitu  “  Unggul dan Berjatidiri”.
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Berikut meupakan gambar dari e- administration yang telah peneliti kembangkan  guna  menunjang  kelancaran program studi pendidikan matematika dan membantu  pengarsipan  secara  digital untuk persiapan akreditasi program studi.
Dari  Uji Keterbacaan diperoleh  bahwa mayoritas  point e-administration dapat terbaca dengan baik dan dapat digunakan dengan sedikit revisi dibeberapa point, berikut ini rekapitulasi angket respon 10 dosen dan  20 mahasiswa terhadap keterbacaan perangkat e- administration.
Gambar 1. Contoh laman e-administration pendidikan matematika Universitas PGRI Semarang
JKPM, VOLUME 3 NOMOR 1, APRIL 2016
mutu  universitas  PGRI  Semarang  agar
sesuai  dengan  motonya  yaitu  “  Unggul dan Berjatidiri”.
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Berikut meupakan gambar dari e- administration yang telah peneliti kembangkan  guna  menunjang  kelancaran program studi pendidikan matematika dan membantu  pengarsipan  secara  digital untuk persiapan akreditasi program studi.
Dari  Uji Keterbacaan diperoleh  bahwa mayoritas  point e-administration dapat terbaca dengan baik dan dapat digunakan dengan sedikit revisi dibeberapa point, berikut ini rekapitulasi angket respon 10 dosen dan  20 mahasiswa terhadap keterbacaan perangkat e- administration.
Gambar 1. Contoh laman e-administration pendidikan matematika Universitas PGRI Semarang

## TABEL 4.1 REKAPITULASI LEMBAR ANGKET RESPON MAHASISWA TERHADAP KETERBACAAN PERANGKAT E-ADMINISTRATION
No. Aspek yang direspon Respon Peserta didik Ya Tidak 1. Apakah kamu merasa senang atau tidak terhadap komponen-komponen berikut ini? a. E-administration b. Flowchart untuk mahasiswa 70% 60% 30% 40% Baru Tidak 2. Apakah  komponen  pembelajaran  berikut  ini bagimu, baru atau tidak? a. E-administration b. Flowchart untuk mahasiswa 100% 100% 0% 0% Berminat Tidak 3. Apakah kamu lebih senangatau tidakjika administrasi  pada  program  studi  disajikan  dalam bentuk e-administration 90% 10% Jelas Tidak 4. Apakah kamu dapat memahami dengan jelas atau tidak bahasa yang digunakan dalam: a.E-administration b.Flowchart untuk mahasiswa 70% 70% 30% 30% Mengerti Tidak 5. Apakah kamu dapat mengerti atau tidak maksud dari setiap petunjuk yang disajikan dalam: a. E-administration b.Flowchart untuk mahasiswa 80% 75% 20% 25% Tertarik Tidak 6. Apakah  kamu tertarik atau tidak dengan penampilan  (tulisan,  ilustrasi/gambar  dan  letak gambar), yang terdapat dalam: a. E-administration b. Flowchart untuk mahasiswa 90% 75% 10% 25%

## TABEL 4.2 REKAPITULASI LEMBAR ANGKET RESPON DOSEN TERHADAP KETERBACAAN PERANGKAT E-ADMINISTRATION
No. Aspek yang direspon Respon Peserta didik
Senang Tidak 1. Apakah kamu merasa senang atau tidak terhadap
komponen-komponen berikut ini?
a.E-administration b  Flowchart untuk dosen 90% 80% 10% 20% Baru Tidak 2. Apakah komponen pembelajaran berikut ini bagimu, baru atau tidak? E-administration Flowchart untuk dosen 100% 100% 0% 0% Berminat Tidak 3. Apakah kamu berminat atau tidak untuk mengikuti pembelajaran, jika pembelajaran disajikan menggunakan e-administration 100% 0% Jelas Tidak 4. Apakah kamu dapat memahami dengan jelas atau tidak bahasa yang digunakan dalam: E-administration Flowchart untuk dosen 90% 90% 10% 10% Mengerti Tidak 5. Apakah kamu dapat mengerti atau tidak maksud dari setiap petunjuk yang disajikan dalam: E-administration Flowchart untuk dosen 80% 100% 20% 0% Tertarik Tidak 6. Apakah kamu tertarik atau tidak dengan penampilan (tulisan, ilustrasi/gambar dan letak gambar), yang terdapat dalam: E-administration Flowchart untuk dosen 100% 0%
80% 20% Pembahasan Pada tahap uji keerbacaan hasilnya  sudah  baik,  hanya  saja  ada beberapa  point yang  masih  belum  jelas menurut  mahasiwa  yaitu  pada  flowchart e-administration,  hal  ini  terjadi  karena ketika  sampel  mahasiswa  pada  saaat  itu tidak  langsung  menghadap  ke  perangkat e-administrationmya, sehingga mahasiswa masih  banyak  yang  bingung  dalam membayangkan cara pengoperasioannya.
Dari  tabel  4.1  terlihat  bahwa mayoritas  mahasiswa  senang  terhadap  E- administration,  tetapi  untuk  flowchart masih banyak yang belum senang, hal ini terjadi  karena  alur  flowchart  masih pertama tanpa langsung mempraktikkannya.Untuk
kebaruan,
semua mahasiswa menganggap perangkat e-administration  ini  baru  dan  90% mahasiswa  merasa  senang.Bahasa  yang digunakan  dalam  perangkat  menurut mahasiswa sudah baik dan dapat dimengerti  serta  desain,  tulisan,  serta gambar  menurut  mayoritas  mahasiwa menarik.
Dari  tabel  4.2  terlihat  bahwa mayoritas  dosen  senang  terhadap  E-adk progministration,  dan  flowchartnya,  hal ini  terjadi  karena  merupakan  terobosan baru  untuk  program  studi  pendidikan matematika  Universitas  PGRI  Semarang.
Untuk kebaruan, semua dosen menganggap  perangkat  e-administration ini  baru  dan  100%  dosen  merasa senang.Bahasa  yang  digunakan  dalam perangkat menurut mahasiswa sudah baik dan dapat dimengerti serta desain, tulisan,
serta gambar menurut mayoritas mahasiwa menarik.

## D. Simpulan
Pengembangan pengadminsitrasian  menggunakan  media elektronik dengan software SLiMS Cenda sampai  dengan  tahap  uji  keterbacaan merupakan langkah awal dalam mengembangkan e-administration di Universitas  PGRI  Semarang  yang  mana masih harus diuji secara terbatas dan luas untuk  memperoleh  hasil  ,  manfaat  serta kekurangan untuk memperbaiki perangkat yang telah dikembangkan.
Beberapa  point  penting  menurut hasil  validasi  oleh  validator  adalah perangkat  yang  dikembangkan  bagus guna menunjang pembelajaran dan pengadministrasian  di  program  studi pendidikan  matematika  Universitas  PGRI Semarang  serta  menunjang  dan  dapat digunakan  untuk  bukti  visitasi  saat akreditasi  program  studi  pendidikan matematika
Universitas
PGRI Semarang.Uji  keterbacan  dari  perangkat ini  dapat  memberikan  gambaran  sebelum dilakukan  ujicoba  lapangan  dimana  hasil dari uji coba keterbacaan sudah bagus dan dapat  digunakan  untuk  uji  lapanagan dengan beberapa revisi kecil

## DAFTAR PUSTAKA

## Albarda.  2006. Pengelolaan Administrasi
Dokumen PerkantoranBerbasis Teknologi Informasi (E- Administration). Prosiding
Konferensi Nasional Teknologi Informasi  &  Komunikasi  untuk Indonesia3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung Hanzo, H . 2013. Senayan Library Management System Versi 7 Cendana . [online]( http://hattori- itcenter.com/ , diakses 21/05/2015).
Harahap,  R.F - Okezone.  (2015).  “Buku
Pelajaran  Sekolah  akan  diganti
Tablet”  diakses  pada  tanggal  20 Februari 2015 dari http://news.okezone.com/read/2015/ 01/07/65/1089113/buku-pelajaran- sekolah-akan-diganti-tablet .
Holkov’a,  Beata.  (2009). Electronic Administrative
CcompanyingDocument  (E-Aad)  For The  Movement  Of  ExciseGoods Between  Eu  Member  States(In  Intra- Community). Journal  of  Information, Control  and  Management  Systems, Vol.7, No. 2-117.
Isnaini,  A.  2014. SLiMS  Open  Source Library Management System (SLiMS).[online]
(http://slimslampung.net/sejarah- lengkap-slims-senayan-library- management-system/,diakses 21/05/2015).
Lawalata, Caroline F.Ch, 2012. PanduanLengkap Pekerjaan Sekretaris, Padang: Akademia.
Priansa,  D.  J.,  dan  Garnida,  Agus,  2013.
Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien  DanProfesional,  Bandung:
Alfabeta.
Republika.co.id.  2014. Riset:  30  Juta Anak Indonesia Pengguna Internet.
[online].
( http://www.republika.co.id/berita/ nasional/umum/14/02/18/n174jc- riset-30-juta-anak-indonesia- pengguna-internet, diakses 20 Februari 2014)
Sugiarto,  Agus,  dan  Wahyono,  Teguh,
2005. Manajemen Kearsipan
Modern, Yogyakarta, Gava Media.

## Tjandra, Sheddy. N., 2008.Kesekretarisan
Jilid 2 untuk SMK, Jakarta: Direktorat.
Thiagarajan,  S.,  Semmel,  D.  S.  dan Semmel,  M.  I.  1974.Instructional Development for Teacher of
Exceptional
Children.
Bloomington: Indiana University.

## Wibowo, A and Utari, D.R. Penanganan
Arsip Secara Elektronik: Inovasi Bidang AdministrasiPerkantoran Dalam Usaha Pelestarian Lingkungan. Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur