Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
Volume 1
Halaman 1– 11
No. 1 September 2017

## PENGELOLAAN ARSIP DI ERA DIGITAL: MEMPERTIMBANGKAN KEMBALI SUDUT PANDANG PENGGUNA
Widiatmoko Adi Putranto Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada widiatmokoputranto@ugm.ac.id
Abstract
The  quick  and  significant  development  of  information  technology  in  the  digital  era essentially  affects  records  and  archives  management.  This  paper  aims  to  discuss  how archives  should  be  aware  and  understand  the  social  dimension  in  the  challenges  and possibilities of managing records and archives in the digital era, including the dynamic of perspectives  and  behaviours  of  both  internal  and  external  users.  In  response  to  the development of information technology, archives put emphasizes mostly in the technical dimension of infrastructure availability and the standard or policy compliance. However, people  factor  often  plays  significant  role  in  the  transition  of  management  model  or system.  The  best  implementation  of  a  standard  needs  a  more  holistic  approach  by considering the users point of view as well as collaboration with various stakeholders in explaining  the  benefits  and  functions  of  the  new  management  system.  By  putting emphasizes  on  people  factor  when  conducting  training  and  developing  policy,  users’ resistance can be minimized while users’  enthusiasm can be achieved to accelerate  the positive result in the adaptation of the new system and trends.
Keywords :  records  and archives  management, electronic  documents  and  records management system, digital era

## Intisari
Perkembangan  teknologi  informasi  di  era  digital  yang  cepat  dan  signifikan mempengaruhi  secara  esensial  pengelolaan  arsip.  Tulisan  ini  bertujuan  untuk mendiskusikan bagaimana institusi kearsipan harus menyadari dan memahami dimensi sosial di dalam berbagai tantangan dan kemungkinan yang ada dalam pengelolaan arsip di  era  digital,  termasuk  dinamika  sudut  pandang  dan  perilaku  dari  pengguna  internal maupun eksternal. Sebagai respon dari perkembangan teknologi informasi, kebanyakan institusi  kearsipan  memberikan  penekanan  pada  dimensi  teknis  seperti  ketersediaan infrastruktur ataupun memenuhi standar dan kebijakan. Padahal, faktor manusia kerap memainkan peran penting dalam transisi model atau sistem pengelolaan. Implementasi terbaik  dari  suatu  standar  membutuhkan  pendekatan  yang  lebih  holistik  dengan mempertimbangkan  sudut  pandang  pengguna  dan  juga  kolaborasi  dengan  berbagai pihak terkait dalam menjelaskan manfaat dan fungsi dari sistem pengelolaan yang baru. Dengan  menaruh  penekanan  pada  faktor  manusia  pada  saat  melakukan  pelatihan ataupun merumuskan kebijakan, resistensi pengguna dapat diminimalisir dan pada saat bersamaan  antusiasme  pengguna  dapat  dicapai  untuk  mempercepat  hasil  positif  dari adaptasi pada sistem dan tren terbaru.
Kata  kunci : pengelolaan arsip, sistem pengelolaan dokumen dan arsip elektronik, era digital
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi dengan kecepatannya di era digital dalam dua  dekade  terakhir  telah  membawa dampak  yang  esensial  dalam  bidang kearsipan.  Pengelolaan  arsip  berbasis kertas yang sebelumnya menjadi konsentrasi  dengan  segera  digantikan oleh  format  elektronik  yang  membludak secara  kuantitas  dan  penggunaan.  Di  era digital,  pengelolaan  arsip  elektronik menjadi tren sekaligus
fokus pengembangan pengelolaan
dalam banyak  institusi.  Sejumlah  riset  telah banyak  dihelat  untuk  mendiskusikan kompleksitas peningkatan kualitas teknis secara konkrit, tantangan, resiko maupun peluang secara umum dalam pengelolaan arsip elektronik agar mampu memberikan  kontribusi  yang  lebih konstruktif  bagi  pengguna.  Seiring dengan proses modernisasi, arsip elektronik  dianggap  lebih  sesuai  dengan kebutuhan zaman yang menuntut kecepatan berbagi, kemudahan akses dan fleksibilitas  dalam  berjejaring.  Oleh karenanya,  kefasihan  institusi  dalam beradaptasi  untuk  mengelola  arsip elektronik menjadi penting untuk menjaga  keberlangsungan  bisnis  dan memenuhi kebutuhan informasi.
Kehadiran  arsip  dalam  format elektronik menawarkan sejumlah kemudahan  dan  berbagai  peluang  yang sebelumnya  tidak  dimiliki  arsip  dalam format  fisik  dalam  pengelolaannya. Sebagai contoh, arsip elektronik memerlukan usaha yang lebih sederhana untuk  digandakan  atau  justru  dapat dibagi  dengan  mudah  sehingga  dapat meminimalisir duplikasi. Arsip elektronik juga  memberikan  perubahan  yang signifikan dalam kemudahan dan kecepatan  untuk  melakukan  proses pengiriman  dan  berbagi  dibandingkan dengan  arsip  berbentuk  fisik.  Selain  itu, arsip  elektronik  juga  memberikan peluang  bagi  institusi  untuk  menghemat ruangan  penyimpanan  secara  fisik sekaligus  membuka  peluang  akses  yang
lebih  ringkas  bagi  pengguna.  Namun,  di sisi lain arsip elektronik juga memerlukan  tingkat  pengelolaan  yang memiliki kompleksitas berbeda dibandingkan  pengelolaan  arsip  fisik. Bagi  institusi  yang  tengah  melakukan transformasi  pengelolaan  dari paper- based menuju paperless maupun  digital, tentunya hal ini menimbulkan bermacam tantangan tersendiri.
Pertama,  arsip  elektronik  dengan bentuknya  yang  tidak  memiliki  wujud fisik  bisa  menimbulkan  perdebatan terkait  aspek  legalitasnya.  Misalnya, beberapa  institusi  masih  belum  dapat sepakat bahwa surat elektronik memiliki kedudukan yang sama dengan surat fisik. Lebih  lanjut,  institusi-insitusi  lain  juga masih mempertimbangkan stempel ataupun  tandatangan  basah  sebagai parameter otentisitas. Kedua,
kemunculan  arsip  elektronik  merupakan salah  satu  dampak  dari  perkembangan teknologi  informasi.  Institusi-institusi yang  sebelumnya  mengelola  arsip  dan dokumen  dalam  bentuk  kertas  tidak dapat menghindar pada keharusan untuk berbenah secara teknis maupun kebijakan yang mengaturnya. Transformasi  ini  biasanya  dimulai dengan formulasi kebijakan dan pergantian infrastruktur. Arsip elektronik hanya  dapat  diakses  melalui  mesin pembaca  seperti  komputer  dan  pada perkembangannya, membutuhkan dukungan  jaringan  internet  untuk berbagi.
Berbicara dalam segi perlindungan  dan  keamanan,  aspek elektronik  juga  rentan  terkena  virus  dan formatnya  pun  lebih  cepat  kedaluarsa dan  tak  terbaca.  Juga,  meskipun  mampu menghemat ruang, kemudahannya mencipta  dan  berbagi  menimbulkan banjir  dalam  kuantitas.  Faktanya,  salah satu  permasalahan  yang  umum  ditemui adalah  bagaimana  institusi  kerap  kali memandang  perubahan  pengelolaan  dari paper-based ke  digital  sebagai  faktor teknis  semata.  Kebijakan  pembelian infrastruktur  ataupun  penentuan  sistem
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
aplikasi
yang diyakini mampu meningkatkan  kualitas  fasilitas  sering lalai  untuk  dikompromikan  dengan pengelola dan pengguna. Akibatnya, alih- alih  mampu  memaksimalkan  potensi peningkatan fasilitas, perubahan pengelolaan arsip dan dokumen berbasis elektronik  justru  kerap  menimbulkan ketakutan  pada  kegagapan  teknologi, kecemasan  akan  kompleksitas  aplikasi, atau  bahkan  penolakan  atas  prosedur yang baru.
Perubahan pengelolaan arsip di era digital  tidak  seharusnya  dipandang melalui satu sudut pandang tunggal yang dimiliki  institusi  saja.  Tulisan  ini  akan mencoba untuk mendiskusikan bagaimana  pengelolaan  arsip  di  era digital dapat mempertimbangkan kembali  posisi  dimensi  sosial,  termasuk di  dalamnya  sudut  pandang  pengelola sebagai  pengguna  internal  maupun masyarakat  umum  sebagai  pengguna eksternal.  Institusi  tidak  semestinya  abai terhadap  perspektif  maupun  perilaku pengelola  dan  pengguna.  Sehingga, pengelolaan  arsip  elektronik  sudah semestinya  memberikan  kontribusi  yang lebih  konstruktif  dengan  membuat pengelola dan pengguna mampu mengerti  keuntungan  yang  ditawarkan, kemudahan  yang  didapat  ataupun  visi institusi  di  masa  depan  dan  bukan  rasa cemas  akan  kompleksitas  pengelolaan dan akses.

## TINJAUAN PUSTAKA
Pengelolaan arsip di era digital Di  era  perkembangan  teknologi informasi  yang  begitu  masif  dan  cepat, akses  pencarian  atas  informasi  juga mendapatkan dampak dan tuntutan yang sama.  Internet  membawa  dampak  yang esensial  dalam  memunculkan  jaringan informasi  yang  luas  dan  membuat informasi  mampu  diakses  sedemikian cepat.  Harries  dalam Managing  records, making  knowledge  and  good  governance mengatakan bahwa perubahan signifikan di  era  digital  membuat  banyak  orang
menginginkan  akses  informasi  instan sekaligus  berjejaring  dan  sebaliknya, tidak  lagi  mesti  melewati  struktur hierarkis  yang  terpusat  (Harries,  2009, p.20).  Orang  mengharapkan  mereka mampu  mendapatkan  informasi  tanpa harus  menunggu  lama  ataupun  melalui prosedur  yang  berbelit-belit  dan  tidak hemat  waktu,  biaya  dan  energi.  Artinya, hal  ini  membuat  mereka  yang  berada pada  posisi  pengelola  informasi  harus mau dan mampu menyesuaikan tuntutan para  pengguna  yang  didorong  oleh dampak  situasi  dan  kondisi  lingkungan tersebut.  Institusi,  tidak  terkecuali mereka  yang  mengelola  kearsipan, membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi dan mampu secara maksimal berfungsi  memenuhi  tuntutan  tersebut (Reed, 2010, p. 124).
Dalam  prosesnya,  sebagai  dampak dari  tuntutan  dan  keadaan  lingkungan yang  berubah  maka  institusi-institusi pengelola  informasi  berbenah  dan melakukan
berbagai perubahan pengelolaan informasinya,  termasuk pengelolaan arsip. Perubahan ini membangun  keahlian  dan  pengetahuan baru  sebagai  dampak  atas  apa  yang disebut  Gregory  sebagai  tantangan intelektual  masif  sebagaimana  orang- orang  akan  dituntut  memahami  cara perangkat lunak bekerja, mampu menjelaskannya  kepada  orang  lain  dan berpikir  serta  bertindak  secara  berbeda (Gregory,  2005,  p.  85).  Perubahan  ini biasanya  direspon  institutsi  dengan memulai  merumuskan  kebijakan  dan aturan  baru,  sekaligus  melakukan  usaha peningkatan terhadap ketersediaan infrastruktur yang mampu menyesuaikan tuntutan  dan  kebutuhan.  Akan  tetapi, pada kenyataannya McDonald,
sebagaimana dikutip di Wilkins, Swatman &  Holt  dalam Achieved  and  tangible benefits: lessons  learned  from  a  landmark EDRMS  implementation beranggapan bahwa
kemajuan infrastruktur pengelolaan  belum  berbanding  lurus
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
dengan  kualitas  implementasi  dari kemajuan  itu  sendiri  (Wilkins,  L., Swatman, P. M. C., & Holt, D., 2009, p.38). Infrastruktur  berkualitas  bisa  jadi  telah tersedia, tetapi perumusan kebijakan atas pengelolaan infrastruktur tersebut masih belum  dapat  memberikan  kontribusi maksimal yang nyata kepada penggunanya.
Seringkali,  perubahan  dilakukan dengan  hanya  mempertimbangkan  satu sudut  pandang.  Perubahan  pengelolaan arsip  atas  dampak  kemajuan  teknologi informasi  tersebut  kerap  kali  dilakukan dengan  fokus  memenuhi  tuntutan  pada kebijakan dan peraturan tertentu semata (Sheperd, 2006, p. 8). Permasalahan yang bisa  jadi  muncul  adalah  apakah kepatuhan pada peraturan dan kebijakan tersebut  mampu  membawa  dampak  atas perubahan  yang  diharapkan.  Sheperd, Stevenson  dan  Flinn  dalam Records management in English local government: the  effect  of  freedom  of  information menyatakan bahwa alih-alih mempertimbangkan bagaimana
implementasi  terbaik  pada  situasi  dan kondisi  lingkungan  nyata  yang  ada, kebijakan  seringkali  menekankan  pada memenuhi  tuntutan  teoritis  (Shepherd, E.,  Stevenson,  A.,  &  Flinn,  A.,  2011,  p. 124).  Padahal,  McLeod  dalam On  being part  of  the  solution,  not  the  problem: Taking  a  proportionate  approach  to managing records
menggarisbawahi bahwa daripada
menargetkan kesempurnaan,  kemampuan  mencari proporsi  kebutuhan  yang  diperlukan sesuai  tujuan  institusi  sehingga  progres yang  positif  dari  suatu  perubahan  dapat dicapai  dengan  memakai  pendekatan yang  cocok  (McLeod,  2012,  p.94).  Tanpa adanya dampak signifikan yang ditimbulkan  dari  implementasi  system elektronik,  pengguna  dan  pengelola  itu sendiri  tentu  tidak  menyadari  adanya perubahan  yang  diharapkan  mampu memenuhi  tuntutan  dan  kebutuhan mereka.
Perubahan pengelolaan arsip di era digital  sudah  semestinya  fokus  pada implementasi  konkrit  yang  membawa perubahan  dan  mampu  dirasakan  oleh para  pengelola  maupun  penggunanya. Arsiparis  maupun  pengelola  informasi secara  umum  seharusnya  memahami perubahan  yang  terjadi  di  sekeliling mereka  dan  juga  jenis  pendekatan  yang diperlukan untuk menyesuaikan tuntutan atas perubahan yang ada (McLeod, 2012, p.193). Tanpa hal tersebut, suatu institusi pengelola  informasi  tidak  lagi  dianggap mampu  beradaptasi  dan  relevan  dengan tuntutan  zaman  dan  pada  akhirnya ditinggalkan  oleh  para  penggunanya. Oleh  karenanya,  Sheperd  menyarankan perlunya  sumber  daya  yang  mampu diandalkan serta memiliki komitmen dan visi  jangka  panjang  (Sheperd,  2006,  p. 10). Di samping itu, selain mendefinisikan kembali  tujuan  keberlangsungan  bisnis dan  sarananya,  sejatinya  perubahan pengelolaan  arsip  dari  fisik  menuju digital dimaksudkan menggantikan struktur birokrasi dan administratif yang kaku  dengan  kelompok  kerja  yang  lebih fleksibel  dalam  suatu  institusi  (Asogwa, 2012,  p.  200).  Menurut  Harries,  dengan penggunaan  dan  kenyamanan  internet yang  sudah  sedemikian  melekat  dalam kehidupan sehari-hari masyarakat, respon  pengelolaan  arsip  terhadap  tren terbaru  seharusnya  mampu  memberikan sumbangsih  sosial  yang  penting,  seperti berpartisipasi dalam peningkatan kualitas  layanan  dan  kebijakan  publik dengan
memanfaatkan teknologi berjejaring (Harries, 2009, p. 18).
Arsip elektronik Kemunculan informasi dalam bentuk elektronik ataupun tren digitalisasi  merupakan  hal  yang  tidak terhindarkan  sebagai  bagian  dari  proses modernisasi  di  era  digital.  Harries menyatakan  bahwa  saat  ini  pengelolaan informasi elektronik merupakan hal yang esensial  bagi  keberlangsungan  bisnis
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
suatu  institusi  yang  disebabkan  tuntutan untuk  beradaptasi  dengan  lingkungan maupun  memenuhi  kepatuhan  pada kebijakan  (Harries,  2009,  p.  18). Kemunculan informasi elektronik memungkinkan  penggunaan  informasi dalam  banyak  tujuan  yang  berbeda  yang sebelumnya  belum  pernah  mampu dicapai  (Kallberg,  2012).  Sehingga, institusi  lebih  banyak  menciptakan maupun  saling  berbagi  informasi,  tak terkecuali arsip dalam format elektronik. Selain  itu,  pengelolaan  arsip  elektronik membuat  insitusi  pada  saat  terjadi bencana  dapat  memiliki  opsi recovery dengan back-up data  (Johnston,  G.  P.,  & Bowen, D. V., 2005, p.134). Suatu hal yang tidak  dengan  mudah  mampu  dilakukan dalam  pengelolaan  arsip  fisik.  Arsip elektronik diadopsi oleh banyak stakeholders di sektor industri terkait dan karenanya dibutuhkan kemampuan untuk  mengelolanya  dengan  tujuan menciptakan  sistem  administrasi  publik yang  lebih  efektif  dan  transparan Meskipun  demikian,  pengelolaan  arsip elektronik  memiliki  sejumlah  tantangan yang  kerap  kali  belum  mampu  diatasi oleh institusi.
Asogwa menyebut
sejumlah tantangan  yang  dihadapi  institusi  dalam pengelolaan  arsip  elektronik  seperti keamaan  dan  privasi,  resiko  kehilangan data,  isu  otentisitas,  sumber  daya manusia  dan  infrastruktur  ataupun kebutuhan  pengelolaan  secara  umum (Asogwa,  2012).  Secara  umum,  institusi pengelola  informasi  tengah  melakukan transisi  pengelolaan  dari paper-based menuju  pengelolaan  berbasis  elektronik. Transisi ini tak terhindarkan dan bisa jadi dikarenakan apa yang dikatakan Wilkins, Swatman dan Holt (2009, p. 40) bila arsip fisik  memiliki  sejumlah  keterbatasan yang  menghambat  kebutuhan  untuk menyesuaikan  tuntutan  atas  kecepatan informasi  pada  saat  ini.  Akan  tetapi,  hal tersebut  kerap  kali  menjadi  kompleks dengan  banyak  aturan  dan  kebijakan institusi sebelumnya yang bersifat paper-
based  (Reed,  2010,  p.  125)  sehingga implementasi  secara  bertahap  dan transisi  yang  dilakukan  institusi  mesti menyesuaikan  budaya recordkeeping yang  ada  (Gregory,  2005,  p.  80).  Lebih lanjut,  dinamika  sumber  daya  manusia menjadi  salah  satu  hal  yang  memiliki dampak  pada  isu  teknis  maupun kebijakan. Sebagai contoh, Harries (2009, p.  18)  menyebut  ketidakmampuan mengoperasikan sistem ataupun kehilangan  dokumen  elektronik  juga masih  terus  berlangsung.  Menurut  Reed (2010, p. 125), biaya pembelian software , lisensi  ataupun  perawatan  kerap  kali menimbulkan keengganan karena dianggap  terlalu  mahal.  Akibatnya, tantangan teknis tidak hanya muncul dari keterbatasan  infrastruktur  melainkan resistensi  dari  sumber  daya  manusia yang  ada.  Padahal,  arsiparis  disebut Kallberg  (2012,  p.  112)  harus  memiliki tekad  untuk  terus  belajar  tanpa  harus menunggu sumber daya yang mencukupi sehingga  membuat  mereka  dapat  tetap relevan.

## Dimensi  sosial  dalam  pengelolaan
arsip
Ismail  dan  Jamaludin  (2009,  p.  140) menyatakan bahwa bukan hanya infrastruktur semata yang membutuhkan fokus  dalam  pengembangan  pengelolaan arsip  elektronik  di  era  digital,  melainkan juga  faktor  manusia.  Institusi  mesti memahami  bahwa  pendekatan  yang menyeluruh  terhadap  berbagai  elemen amat  dibutuhkan  di  dalam  pengelolaan arsip di era digital. Hal ini ditegaskan oleh McLeod,  Childs  dan  Hardiman  (2011) yang  menemukan  bahwa  faktor  manusia dan  hal-hal  yang  menyertainya  saling berkelindan  erat  dengan  faktor  proses dan teknologi serta berperan kuat dalam mempercepat  transisi  yang  berdampak positif.  Manusia  tidak  hanya  bisa diartikan  sebagai  pengguna  dalam artian masyarakat  umum  semata,  melainkan justru juga termasuk staff pengelola yang
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
menjadi  bagian  dan  mengoperasikan pengelolaan  itu  sendiri.  Maka, people issues merupakan hal utama, fundamental dan  menantang  (McLeod,  2012,  p.  189) yang  dipercaya  Harries  (2009,  p.  20) tidak boleh diabaikan oleh institusi dalam pengelolaan arsip elektronik di era digital apabila  prinsip  utama  arsip  adalah  salah satunya untuk meningkatkan akuntabilitas dan tata kelola pemerintahan yang baik.
Sebelum  fokus  kepada  masyarakat atau  siapapun  pengguna  di  luar  institusi, ada  baiknya  pengelolaan  arsip  di  era digital  yang  fokus  pada  perubahan teknologi  dan  format  elektronik  ini mencoba  untuk  memahami  pengguna internal  yang  tak  lain  adalah  staff pengelola  sendiri.  Sebab,  Johsnton  & Bowen  (2005,  p.  136)  berpendapat bahwa  staff  kerap  kali  memposisikan pengelolaan arsip dan dokumen elektronik  kerap  kali  sebagai  ancaman karena dianggap jauh lebih kompleks dan bahkan  tidak  memberikan  manfaat (Johnston & Bowen 2005, p. 136). Hal ini didukung  oleh  Reed  (2010,  p.  125)  yang berpendapat  bahwa  ada  kendala  dalam memberikan  penjelasan  akan  manfaat konkrit  yang  didapat  dengan  mudah  dan bahwa  di  antara  komunitas  yang  saling berinteraksi,  kebijakan  dan  nilai  kerap kali  mengalami  dinamika  penafsiran (Harries, 2009, p. 23). Maka, tidak jarang ditemui keengganan staff untuk menerima sekaligus beradaptasi terhadap  perubahan  model  pengelolaan.
Sebagai  contoh,  banyak  pustakawan  dan arsiparis  senior  di  Afrika  yang  secara psikologi memiliki fobia terhadap perkembangan  teknologi  karena  mereka merasa  harus  belajar  hal  baru  kembali bersama  mereka  yang  lebih  muda  dan sebagai  akibatnya,  tidak  lagi  merasa menjadi expert dan  terancam  (Asogwa, 2012,  p.  202).  Padahal,  resistensi  staff disebut  Wilkins,  Swatman  dan  Holt (2009, p. 43) sebagai salah satu penyebab kegagalan  implementasi  pengelolaan arsip elektronik. Maka, kegagalan
melakukan analisa pada perilaku pengguna  internal  dapat  berakibat  fatal.
Sehingga, dibutuhkan kemampuan dalam mengelola  resistensi  ini  agar  transisi pengelolaan tersebut dapat diimplementasikan secara sukses (Asogwa, 2012, p. 202). Selain pengguna internal, perspektif dan  perilaku  publik  sebagai  pengguna pada  umumnya  juga  perlu  mendapatkan pertimbangan  untuk  memenuhi  tuntutan akan  keberlangsungan  bisnis.  Seperti kebanyakan  cara  berpikir  konsumen yang  menginginkan  untuk  mampu melakukan  banyak  hal  dengan  lebih sedikit  usaha,  pengguna  arsip  pun  juga berpandangan  demikian  (Harries,  2009, p.  18).  Maka,  menjadi  penting  bagi arsiparis  untuk  mampu  menganalisa pasar  dan  menentukan  metode  terbaik guna  terus  membuat  konsumen  tertarik. Standar  ideal  mesti  diterjemahkan  pada implementasi terbaik dengan menyesuaikan situasi dan  kondisi institusi,  maupun  kebutuhan  pengguna (Sheperd,  2006,  p.  10;  Asogwa,  2012,  p. 201)  karena  pada  hakikatnya,  nilai-nilai dan  fungsi  dasar  dari  arsip  memang diperuntukkan  baik  bagi  pencipta  dan pengguna  (Dikopoulou  &  Mihiotis,  2012, p.  125).  Tanpa  hal  tersebut,  pengelolaan arsip  di  yang  berfokus  pada  transisi perubahan
paper-based
menuju elektornik tidak akan mampu terimplementasi dengan maksimal.
Dimensi  sosial,  dengan factor  people didalamnya merupakan hal yang signifikan  karena  terkait  dengan  budaya institusi,  cara  berpikir  dan  kepedulian terhadap  pengelolaan,  preferensi  dan kemampuan  mengelola  arsip  (McLeod, 2012, p. 193).

## METODE
Penelitian  ini  merupakan  kajian eksploratif  dengan  kombinasi  metode tinjauan  pustaka  sekaligus  observasi- partisipasi  secara  langsung.  Penulis merupakan  peneliti  dan  dosen  pada
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
program  studi  Kearsipan  sekaligus pernah  berpartisipasi  secara  langsung dalam  berbagai  pengelolaan  arsip  pada beberapa  institusi  pengelola  arsip  di Indonesia  dan  Australia.  Kombinasi pendekatan  yang  dilakukan  diharapkan mampu memberikan perbandingan antara  kajian  teoritis  dengan  praktek  di lapangan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Transisi atas
perubahan pengelolaan  arsip  di  era  digital  sudah semestinya  juga  mempertimbangkan sudut pandang dan kebutuhan pengguna. Faktanya,  Salah  satu  faktor  penyebab kegagalan  implementasi  pengelolaan arsip elektronik adalah terlalu banyaknya penekanan  satu  sisi  untuk  memenuhi standar infrastruktur teknologi informasi dan bukan bagaimana dinamika pengelolaan  di  institusi  dapat  secara konkrit  berubah  (Harries,  2009,  p.  18). Pengelolaan  arsip  di  era  digital  dinilai hanya berdasarkan
indikator ketersediaan  fasilitas.  Padahal  menurut Gregory (2005),  dibutuhkan kemampuan yang  sama  untuk  memahami  perbedaan antara  keinginan  dan  kebutuhan  serta budaya  dalam  suatu  institusi  acap  kali turut memegang perananan dalam proses perubahan  tersebut.  Elemen-elemen  ini tidak ditentukan justru oleh ketersediaan infrastruktur,  melainkan  sumber  daya manusia yang mengelola dan menggunakannya.
Teknologi hanya memiliki  presentase  20%  karena  80% perubahan  budaya  kerja  ditentukan  oleh kemampuan  mengelola  isu  kultural (McLeod,  2012,  p.  193).  Oleh  karenanya, menjadi  signifikan  bagi  institusi  untuk memahami  mengapa  mereka  mesti melakukan  hal  tersebut  dan  bagaimana mereka  dapat  mengakomodasi  dinamika perilaku manusia yang terkait.
Institusi  mesti  menyadari  bahwa keberhasilan  pengelolaan  arsip  tidak hanya  bergantung  dari  segi  teknis  yang memadai,  melainkan  pendekatan  yang lebih holistik dalam mengelola
perubahan.  Di  era  digital  yang  serba terhubung  dan  berjejaring,  Ismail  dan Jamaludin  (2009,  p.  144)  berpendapat bahwa  dalam  mengelola  perubahan  atas ketersediaan infrastruktur yang baru juga diperlukan  transisi  cara  berpikir  untuk memahami  pengelolaan  arsip  yang sistematis dan terintegrasi. Dapat diperdebatkan  bila  menawarkan  cara berpikir baru membutuhkan proses yang membutuhkan  usaha  jauh  lebih  besar dibandingkan melakukan akusisi fasilitas.
Faktanya,  menerapkan pengelolaan  arsip elektronik memang disebut membutuhkan  proses  yang  panjang  dan kompleks  (Gregory,  2005).  Sebagai contoh,  dalam  satu  kasus  kesalahan pemahaman  pada  perubahan  sistem justru  menimbulkan  satu  situasi  dimana arsip  yang  sudah  terlahir  digital  justru dicetak  untuk  kemudian  dikelola  dengan perlakuan sebelumnya sebagaimana arsip  kertas  (Sheperd,  2006,  p.  9).  Hal tersebut  nampaknya  sepele,  namun  bisa jadi  merupakan  kasus  yang  tidak  jarang terjadi  di  banyak  institusi  karena  secara fundamental  terjadi  kekeliruan  cara berpikir  dan  mengelola  perubahan.
Informasi  yang  terkandung  dalam kebijakan  maupun  panduan  teknis faktanya  masih  kerap  kali  menjadi multitafsir  dan  menimbulkan  konflik  di antara semua pihak yang berkepentingan (Harries, 2009, p. 19). Tanpa kemampuan memahami sudut pandang pengguna dan mengelola kebutuhan mereka, perubahan pengelolaan arsip akan kesulitan memastikan  transisi  dan  implementasi sistem  yang  baru  dapat  berjalan  dengan maksimal. McLeod (2012, p. 193) bahkan percaya  bahwa  dibandingkan  teknologi itu  sendiri,  berbagai  isu  sumber  daya manusia  sebagai  pengguna  teknologi yang  diimplementasikan  jauh  lebih penting.  Implementasi  yang  sesuai  tidak mampu  serta  merta  didapatkan  hanya dalam  sekejap  dan  membutuhkan  usaha untuk  meningkatkan  kualitas  maupun
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
menyelesaikan  berbagai  kendala  yang mungkin ada dari berbagai sisi.
Pengelola  dan  pengguna  bisa  jadi akan mempertanyakan mengapa perubahan  perlu  dilakukan  dan  bukan tidak  mungkin  resistensi  internal  di dalam  institusi  itu  sendiri  akan  terjadi. Menurut Ryan (2005), kehadiran infrastruktur tidak serta merta membuat pengelola dan pengguna yang terdampak mampu  mengerti  apa  fungsi  dan manfaatnya  dalam  praktek  atau  bisnis yang  dikelola  institusi.  Faktanya,  bukan data,  sistem  atau  infrastruktur  yang diberikan  yang  terpenting  melainkan memahami  cara  mengelola  hal-hal tersebut (Yahaya, sebagaimana dikutip di Asogwa,  2012,  p.  200).  Maka,  menjadi esensial  bagaimana  pemahaman  akan perubahan disampaikan dan diterjemahkan  dalam  suatu  penjelasan yang  mampu  dimengerti  semua  pihak. Membuat people merasa  diikutsertakan dalam  setiap  proses  perubahan  dalam pengelolaan  arsip  yang  lebih  baik menjadi  penting  (McLeod,  Childs  & Hardiman, 2011) karena penerimaan dari mereka,  selain  memberikan  pengertian apa  manfaat  yang  didapatkan,  akan mendorong  kesadaran  dan  kemauan untuk  menggunakan  sistem  tata  kelola yang  baru  (Johnston  &  Bowen,  2005,  p. 136).  Menyampaikan  pemahaman  yang memadai  dan  mampu  diterima  oleh semua  pihak  yang  berkepentingan menjadi  salah  satu  tantangan  yang dihadapi institusi.
Sebaliknya,  proses  perubahan  akan terkendala  apabila  pemahaman  tidak secara merata dimiliki oleh semua pihak. Studi  yang  dilakukan  Hagmann  (2013) mengingatkan  bahwa  inisiatif  kebijakan yang  hanya  mempertimbangkan  satu sudut  pandang  dapat  menimbulkan  bias. Oleh  karenanya,  penting  bagi  suatu institusi  untuk  melakukan  pendekatan secara  menyeluruh  baik  dari  sisi pencipta,  pengelola  maupun  pengguna. Sehingga, apa yang dikatakan oleh Beach dan  Oates  (2014,  p.  43)  bahwa
pemahaman  yang  sama  di  antara  semua pihak terkait dan berkepentingan dengan pengelolaan  maupun  penggunaan  arsip sebagai  hal  yang  wajib  dapat  tercapai. Berbicara  dalam  konteks  psikologis, perubahan  juga  bukan  hal  yang  disukai oleh  kebanyakan  orang.  Secara  umum, orang  cenderung  memilih  untuk  tidak berubah  ketika  mereka  memiliki  pilihan tersebut  sehingga  dibutuhkan  kombinasi antara  persuasi  dan  paksaan  (Gregory, 2005,  p.  84)  atau  bahkan  ganti  rugi  dan hukuman  guna  menumbukan  kemauan yang mendasar untuk melakukan perubahan pengelolaan dengan lebih baik (McLeod,  Childs  &  Hardiman,  2011). Mengelola perubahan guna meningkatkan  pengelolaan  arsip  yang sesuai dengan tuntutan zaman membutuhkan kemampuan untuk melihat dinamika perilaku manusia. Menyelenggarakan  pelatihan  dan pemanduan  menjadi  salah  satu  cara untuk
mengakomodasi kebutuhan pengguna  internal  dan  eksternal  dalam mengelola  perubahan.  Memungkinkan proses  belajar,  salah  satunya  lewat pelatihan,  disebut  Harries  (2009,  p.  23) mampu  meningkatkan  kemampuan  di antara  semua  partisipan.  Akan  tetapi, proses  ini  bisa  jadi  akan  terkendala banyak hambatan  seperti  jumlah  mentor yang  dibutuhkan  yang  cukup  banyak, tempat  serta  situasi  dan  kondisi  yang mencukupi sehingga membutuhkan waktu,  energi  dan  biaya  yang  bisa  jadi tidak  mampu  dijangkau  oleh  institusi. Faktanya,  pelatihan  yang  sedemikian intensif  juga  tidak  menjamin  apabila sistem  yang  diimplementasikan  kurang user-friendly ,  tidak  mudah  dipahami manfaatnya  atau  justru  menimbulkan konflik  dengan  kebijakan  atau  proses pengelolaan sebelumnya yang sudah ada. Sebelum  mengeset  suatu  sistem  dalam pengelolaan  arsip  elektronik  di  suatu institusi,  diperlukan  pengenalan  dan penjelasan
prinsip-prinsip
dasar pengelolaan arsip dan dokumen
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
elektronik  serta  kemauan  institusi melakukan  perubahan  (Maguire,  2005) serta  apa  fungsi  dan  manfaat  yang didapat  bagi  mereka  yang  terdampak (McLeod, 2012, p. 193) secara sederhana dan  mudah  dipahami  maupun  diakui (Harries,  2009,  p.  18)  oleh  staff  dengan latar  belakang  teknologi  informasi  yang berbeda-beda  (Johnston  &  Bowen,  2005, p.  136).  Konteks  non-teknis  inilah  yang menjadi salah satu segi fundamental yang harus disampaikan dalam suatu pelatihan.
Perubahan pengelolaan arsip di era digital tidak seharusnya dimaknai sebagai perubahan  fisik  pengelolaan  arsip  dari paper-based menjadi  elektronik.  Selain kesiapan  mengakomodasi  pertanyaan- pertanyaan  tak  terduga  yang  menjadi kebutuhan  pengguna  (Gregory,  2005,  p. 84),  Johsnton  dan  Bowen  (2005,  p.  136) menggarisbawahi bahwa pelatihan memegang unsur penting dalam menjelaskan  bukan  hanya  bagaimana suatu  perangkat  lunak  bekerja,  namun juga  penjelasan  mendasar  mengapa pengelolaan  arsip  berbasis  elektronik diperlukan,  bagaimana  dampaknya  pada pengguna sekaligus memberikan antisipasi  untuk  meredakan  kecemasan akan perubahan. Standar dalam pelatihan pun juga seharusnya lebih cair dan tidak bergantung pada satu formula yang kaku. Sebaliknya,  pelatihan  mesti  diberikan menyesuaikan dengan kebutuhan institusi  dan  kapasitas  sumber  daya manusianya (Gregory, 2005, p. 80).
Pada akhirnya, perubahan membutuhkan dukungan yang terintegrasi  dari  berbagai  aspek  dan manajemen  dalam  institusi.  Diperlukan dukungan  dari  manajemen  senior  dan adanya  tim  khusus  yang  mengelola perubahan untuk melewati masa transisi dengan  lebih  mudah  (Gregory,  2005). Institusi  juga  mesti  mempertimbangkan kebijakan baru dalam mengatur perubahan  sekaligus  efeknya  bagi penerapan sistem pengelolaan yang baru. Akan  tetapi,  Willis  (2005)  menyebut
bahwa  kebijakan  tidak  berguna  tanpa implementasi  yang  efektif  dan  sistem yang  diterapkan  harus  realistis,  sesuai dengan  kebutuhan  organisasi,  dan terintegrasi.  Integrasi  menjadi  elemen penting di era digital yang membutuhkan akses  berbagi  yang  instan  dan  akurat. Integrasi  menjadi  kebuthan  sekaligus tantangan  karena  acapkali  sukar  untuk diterapkan secara menyeluruh. Selain itu, integrasi juga mesti tidak hanya dimaknai dalam  konteks  sistem  melainkan  juga seberapa sinkron kebijakan yang dicetuskan  (Sheperd,  Stevenson  &  Flinn, 2011).  Harries  (2009,  p.  22)  juga menunjuk  pentingnya  integrasi  dalam jaringan  pengelolaan  arsip  elektronik  di antara  semua stakeholders terkait. Integrasi  ini  juga  mendapat  tantangan besar mengingat banyaknya sektor publik di  Indonesia  yang  bahkan  masih  belum memiliki  pengelolaan  arsip  berbasis elektronik hingga saat ini.
Pada  akhirnya,  kemauan  untuk terus belajar dan berkolaborasi juga turut memegang  peran  serta.  Dengan  semakin eratnya  kebutuhan  keahlian  untuk memahami  perkembangan  teknologi informasi,  Asogwa  (2012)  menekankan pentingnya  kerjasama  dan  keterlibatan dengan  professional  lain  yang  juga memiliki  perhatian  di  bidang  teknologi informasi.  Mengantisipasi  perubahan pengelolaan arsip di era digital membutuhkan
kerjasama dengan berbagai  pihak  dan  sudah  semestinya dilakukan  dengan  pendekatan  yang mengakomodasi berbagai ide, kebutuhan dan sudut pandang yang terkait.

## KESIMPULAN
Perubahan pengelolaan arsip di era digital  perlu  dilihat  tidak  hanya  dalam konteks teknis saja.
Sebaliknya, pengelolaan  arsip  di  era  digital  sudah semestinya  mempertimbangkan  sudut pandang pengguna dan dinamika perilaku  dan  kebutuhan  semua  yang terkait.  Pemahaman  manfaat  dan  fungsi
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
secara  nyata  mesti  diterjemahkan  secara sederhana  sehingga  mudah  dimengerti oleh  pengguna.  Namun,  institusi  juga mesti  memperhatikan  kebutuhan  dan perubahan  apa  yang  diperlukan  secara spesifik  bagi  mereka  sendiri.  Kerjasama dan  kolaborasi  mampu  menunjang keberhasilan  untuk  terus  berproses dalam mengantisipasi
perubahan pengelolaan.  Selain  memegang  peranan penting  dalam  dampak  perubahan  dan implementasi dari cara pengelolaan yang baru,  mengakomodasi  perspektif  dan dinamika  kebutuhan  pengguna  menjadi hal  wajib  dalam  menjaga  relevansi pengelolaan  arsip  yang  sesuai  dengan tuntutan  zaman,  keberlangsungan  bisnis, sekaligus mampu memberikan kontribusi berkelanjutan yang konstruktif.

## DAFTAR PUSTAKA
Asogwa,  B.  E.  (2012).  “The  challenge  of managing  electronic  records  in developing  countries:  Implications for  records  managers  in  sub Saharan Africa” in Records Management  Journal ,  22(3),  198-
211.
Beach,  J.  &  Oates,  J.  (2014).  “Information governance  and  record  keeping  in community  practice”  in Community practitioner:  the  journal  of  the Community  Practitioners'  &  Health Visitors' Association , 87(2), 43. Dikopoulou,  A.,  &  Mihiotis,  A.  (2012). “The  contribution  of  records management  to  good  governance” in The TQM Journal , 24(2), 123-141. Gregory,  K.  (2005).  “Implementing  an electronic  records  management system:  A  public  sector  case  study” in Records Management Journal , 15 (2), 80-85.
Hagmann, J. (2013). “Information governance–beyond  the  buzz”  in Records Management Journal , 23(3),
228-240.
Harries,  S.  (2009).  “Managing  records, making  knowledge  and  good
governance”
in Records
Management Journal, 19(1), 16-25. Ismail,  A.,  &  Jamaludin,  A.  (2009). “Towards  establishing  a  framework for managing trusted records in the electronic  environment”  in Records Management  Journal ,  19(2),  135- 146.
Johnston,  G.  P.,  &  Bowen,  D.  V.  (2005). “The  benefits  of  electronic  records management  systems:  A  general review  of  published  and  some unpublished  cases”  in Records Management  Journal ,  15(3),  131- 175.
Kallberg,  M.  (2012).  “Archivists  2.0: redefining the archivist's profession in  the  digital  age”  in Records Management Journal , 22(2), 98-115.
Maguire,  R.  (2005).  “Lessons  learned from  implementing  an  electronic records  management  system”  in Records Management Journal , 15(3),
150-175. McLeod,  J.  (2012).  “On  being  part  of  the solution,  not  the  problem:  Taking  a proportionate approach to managing  records”  in Records Management  Journal ,  22(3),  186- 197. McLeod,  J.,  Childs,  S.,  &  Hardiman,  R. (2011). “Accelerating positive change in electronic records management-Headline findings from  a  major  research  project”  in Archives  &  Manuscripts ,  39(2),  66-
94. Mnjama,  N.,  &  Wamukoya,  J.  (2007).  “E- government and records management:  an  assessment  tool for e-records readiness in government”  in The  Electronic Library , 25(3), 274-284.
Reed,  B.  (2010).  “Service‐oriented architectures and recordkeeping” in Records Management Journal , 20(1), 124-137.
Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...
Ryan,  D.  (2005).  “The  future  of  managing electronic  records”  in Records Management Journal , 15(3), 128-176.
Sheperd,  E.  (2006).  “Why  are  records  in the  public  sector  organizational assets?”  in Records  Management
Journal , 16(1), 6-12.
Shepherd,  E.,  Stevenson,  A.,  &  Flinn,  A.
(2011).  “Records  management  in English  local  government:  the  effect of  freedom  of  information”  in Records  Management  Journal ,  21(2), 122-134.
Sva rd,  P.  (2014).  “The  impact  of information  culture  on  information/ records management: A case study of a  municipality  in  Belgium”  in Records  Management  Journal ,  24(1), 5-21. Wilkins,  L.,  Swatman,  P.  M.  C.,  &  Holt,  D. (2009).  “Achieved  and  tangible benefits:  lessons  learned  from  a landmark  EDRMS  implementation” in Records  Management  Journal ,  19 (1), 37-53.
Willis,  A.  (2005).  “Corporate  governance and management of information and records”  in Records  Management Journal , 15(2), 86-97.