## PELATIHAN PEMANFAATAN MICROSOFT OFFICE PADA STAF PENGAJAR DI SMPLBN (Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa Negeri) KOTA MALANG
Moh Miftakhur Rokhman 1 , Suryo Adi Wibowo 2 , Yosep Agus Pranoto 3 , Kartiko Ardi Widodo 4
1,2,3) Teknik Informatika, Institut Teknologi Nasional Malang
4) Teknik Elektro, Institut Teknologi Nasional Malang masmiftakhur@gmail.com

## ABSTRAK
Perkembangan  teknologi  IT  yang  pesat  dapat  membantu  manusia  dalam  menyelesaikan  pekerjaan  manusia  di segala  bidang.  Sebagai  contoh,  dalam  bidang  pendidikan  terdapat  pengelolaan  administrasi  siswa  yang  perlu dikelola  dengan  tepat.    Pengelolaan  administrasi  yang  baik  berdampak  pada  peningkatan  kinerja  dari  sebuah instansi.  SMPLBN  (Sekolah  Menengah  Pertama  Luar  Biasa  Negeri)  kota  malang  merupakan  lembaga  yang memberikan  pengajaran  kepada  siswa  berkebutuhan  khusus  di  kota  Malang  dalam  melakukan  pengelolaan administrasi  sudah  terkomputerisasi,  akan  tetapi  dapat  dikatakan  masih  kurang  optimal  sehingga  dalam pengelolaan administrasi membutuhkan waktu yang lama dan sering terjadi kesalahan.
Microsoft Excel (pengolah angka) dan Microsoft Word (pengolah kata) merupakan bagian dari Microsoft Office yang  sering  digunakan  untuk  menangani  administrasi  perkantoran.  Pemanfaatan  fitur  yang  maksimal  dapat membantu mempermudah dan mempercepat dalam menangani pengelolaan administrasi. Banyak formula pada Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk pengolahan data – data siswa baik biodata maupun data nilai. Fitur mail  merge  merupakan  penggabungan  Microsoft  Excel  dan  Microsoft  Word  yang  dapat  digunakan  untuk membuat raport siswa secara cepat dan tepat.
Pengabadian masyarakat pelatihan Microsoft Excel dan Word pada tenaga pendidik dan administrasi di SMPLBN kota Malang didapatkan hasil memuaskan dimana pelatihan ini dapat membantu tenaga pendidik dan administrasi dalam  mengelola  administrasi.  Setelah  mengikuti  pelatihan  ini  tenaga  pendidik  dan  administrasi  telah  mampu mengaplikasikan Microsoft Excel dan Microsoft word untuk memecahkan permasalahan administrasi yang ada di lingkungan SMPLBN kota Malang.
Keyword : SMPLBN Kota Malang, Microsoft Excel, Microsoft Word

## 1. PENDAHULUAN
Dewasa  ini,  penggunaan  teknologi  di  bidang aplikasi perkantoran sudah menjadi hal yang harus dikuasai sejak dini. Mata pelajaran dasar komputer sudah diajarkan mulai dari Sekolah Menengah Atas dan  Sekolah  Menengah  Kejuruan.  Tetapi  dalam perkembangannya,  banyak  ditemukan  bahwa sebagian besar sekolah belum menerapkan aplikasi perkantoran dalam mengelola administrasi. Padahal,  apabila  digunakan  secara  maksimal, banyak  manfaat  dan  kegunaan    dari  aplikasi tersebut    yang  dapat  membantu  mempercepat  dan mempermudah pengolahan adminitrasi.
Salah satu program aplikasi perkantoran yang saat  ini  berkembang  seiring  dengan  teknologi informasi  dan  komunikasi  adalah Microsoft  office yang dapat digunakan untuk melakukan pengolahan  dokumen  dan  administrasi.  Salah  satu bagian dari Microsoft office adalah Microsoft word untuk  pengolah  kata  dan Microsoft  Excel untuk pengolah  angka.  Dukungan  GUI  ( Graphic  User Interface ) pada Microsoft word dan Microsoft Excel yang  sederhana dan  interaktif  mempermudah user dalam mengoperasikan program aplikasi.
SMPLBN  (Sekolah  Menengah  Pertama-Luar Biasa  Negeri)  kota  Malang  dalam  mengelola  data
administrasi sudah menggunakan program aplikasi perkantoran,  akan  tetapi  masih  dapat  dikatakan kurang  maksimal  karena  banyak  fitur  –  fitur  dari program yang belum digunakan secara optimal.
Berdasarkan  permasalahan  diatas,  maka dilakukan  pelatihan    penggunaan Microsoft  Word dan Microsoft  Excel secara  optimal  bagi  tenaga pengajar  dan  tenaga  administrasi  di  SMPLBN (Sekolah  Menengah  Pertama  Luar  Biasa  Negeri) kota Malang, agar dapat menambah hardskill dan softskill sehingga  dapat  berkontribusi  dalam meningkatkan kualitas, daya saing, daya guna dan kemandirian untuk pendidikan para siswa berkebutuhan khusus.

## 1.2   IDENTIFIKASI DAN PERUMUSAN MASALAH
Masalah  yang  dapat  diidentifikasi  adalah masih  banyak  tenaga  pengajar  dan  tenaga administrasi  di  SMPLBN  (Sekolah  Menengah Pertama  Luar  Biasa  Negeri)  kota  Malang  yang belum  bisa  memanfaatkan  fitur  –  fitur Microsoft Word dan Microsoft Excel secara optimal sehingga kurang  efektif  dan  sering  terjadi  kesalahan  dalam pengolahan data administrasi.
Copyright (c) 2018 Jurnal Mnemonic
Sedangkan perumusan masalah yang dilakukan adalah bagaimana memberikan informasi,  sosialiasi  dan  pelatihan  kepada  tenaga pengajar  dan  tenaga  administrasi  di  SMPLBN (Sekolah  Menengah  Pertama  Luar  Biasa  Negeri) kota  Malang  menggunakan Microsoft  Word dan Microsoft  Excel secara  optimal  dalam  pengolahan data administrasi.

## 2. TARGET DAN LUARAN

## 2.1 TARGET KEGIATAN
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini bertujuan  untuk  memberikan  pelatihan  tentang penggunaan Microsoft  Word dan Microsoft  Excel secara optimal  kepada tenaga pengajar dan tenaga administrasi  di  SMPLBN  (Sekolah  Menengah Pertama Luar Biasa Negeri) kota Malang sehingga mampu  meningkatkan  proses  pengolahan  data administrasi secara cepat, tepat dan efisien.

## Khalayak Sasaran Antara yang Strategis
1. Peserta  pelatihan  yang  terdiri  dari  guru  di SMPLBN  (Sekolah  Menengah  Pertama  Luar Biasa Negeri) kota Malang
2. Para  tenaga  administrasi  di  SMPLBN  (Sekolah Menengah  Pertama  Luar  Biasa  Negeri  )  kota Malang
3. Instruktur  atau  tenaga  pengajar  :  dosen-dosen Teknik informatika , instruktur Laboratorium di Teknik informatika ITN Malang.

## 2.2 LUARAN KEGIATAN
Manfaat  yang  dapat  diperoleh  dari  kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah :
1. Para  pengajar/dosen  Teknik  Informatika ITN  Malang  dapat  lebih  memperdalam pengetahuan  tentang  materi Microsoft Word dan Microsoft  Excel dengan memberikan  pelatihan  kepada  Guru  dan Tenaga administrasi di SMPLBN (Sekolah Menengah  Pertama    Luar  Biasa  Negeri), serta  mendapatkan  pengalaman  yang berbeda untuk memperkaya pengetahuannya. 2. Para guru di SMPLBN (Sekolah Menengah
Pertama  Luar  Biasa  Negeri)  kota  Malang dapat  lebih  memperdalam  ilmu  dan pengetahuan  serta  menambah  wawasan tentang Microsoft  Word dan Microsoft Excel sehingga  dapat  membantu  kegiatan proses belajar mengajar.
3. Para  Tenaga  administrasi  di  SMPLBN (Sekolah  Menengah  Pertama  Luar  Biasa Negeri) kota Malang dapat lebih memperdalam ilmu dan pengetahuan serta menambah  wawasan  tentang Microsoft Word dan Microsoft  Excel sehingga dapat membantu  pengolahan  data  administrasi secara cepat, tepat dan efisien.
4. Menjalin kerjasama  yang  lebih erat antara Prodi  Teknik  Informatika  ITN  Malang dengan  SMPLBN  (Sekolah  Menengah Pertama-Luar Biasa Negeri ) kota Malang
SMPLBN  (Sekolah  Menengah  Pertama-Luar Biasa Negeri)  yang berfungsi  dapat meningkatkan taraf hidup dan kemandirian para siswa berkebutuhan khusus diharapkan mampu mencetak siswa yang memiliki daya saing dan manfaat yang baik pada lingkungan di sekitarnya. Perkembangan teknologi Informatika perlu dimanfaatkan semaksmial mungkin untuk menunjang pembangunan  bangsa.  Sebagai  negara  dengan perkembangan  jumlah  penduduk  cukup  pesat memiliki  prosentase  siswa  berkebutuhan  khusus yang juga meningkat, SMPLBN (Sekolah Menengah  Pertama-Luar  Biasa  Negeri)  harus mampu  mengikuti  perkembangan  jaman  dengan memanfaatkan  teknologi  khusunya  dalam  bidang penerapan Teknologi Informasi.

## 2.3 SMPLBN (Sekolah Menengah Pertama- Luar Biasa Negeri )
SMPLB  Negeri  Malang  adalah  lembaga pendidikan  yang  menyelenggarakan  program pendidikan bagi anak-anak berkebutuhan khusus di kota  malang  yang  berlokasi  di  Jl.  Ali  Nasrudin  2 Kedungkandang Kota Malang. Saat ini lembaga ini masih di  bawah  naungan Diknas Pendidikan  Kota Malang. Mulai tahun 2017, lembaga kami sudah di bawah naungan Diknas Propinsi Jawa Timur.
Di  SMPLBN  (Sekolah  Menengah  Pertama Luar  Biasa  Negeri  )  terdapat  anak  berkebutuhan khusus  dengan  pelbagai  kekhusunan,  seperti Tunanetra,  Tunarungu,  Tunagrahita,  Tunadaksa, Autis,  Downsyndrom,  dan  lemah  belajar. Dimana di  tempat  ini  mereka  mendapatkan  berbagai pendiidkan,  mulai  materi pelajaran reguler, materi kekhususan hingga keterampilan. SMPLBN (Sekolah  Menengah  Pertama-Luar  Biasa  Negeri) kota malang mempunyai banyak fasilitas pendukung, seperti ruang kelas, aula, kamar mandi, ruang  keterampilan,  ruang  musik,  laboratorium komputer dan lain-lain. [3]
2.4  Visi-Misi  SMPLBN  (Sekolah  Menengah Pertama Luar Biasa Negeri) kota Malang Visi SMPLBN (Sekolah Menengah Pertama- Luar  Biasa  Negeri)  adalah  “terwujudnya  layanan optimal bagi anak berkebutuhan khusus untuk dapat mengembangkan diri secara maksimal”. Sedangkan misi  SMPLBN  (Sekolah  Menengah  Pertama-Luar Biasa Negeri) adalah “Mengembangkan potensi diri anak  berkebutuhan  khusus  menjadi  manusia beriman  yang  dibekali  pengetahuan  dasar  dan keterampilan praktis yang relevan dengan kebutuhan hidup.” [3]

## 2.5 MICROSOFT OFFICE
Microsoft Office adalah perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di bawah sistem operasi Microsoft  Windows  dan  Mac  OS  X.  Beberapa aplikasi  di  dalam  Microsoft  Office  yang  terkenal adalah Excel, Word, dan PowerPoint. Versi terbaru dari  Aplikasi  Microsoft  Office  adalah  Office  15 (Office 2013)  yang diluncurkan 29 Januari 2013. [1] Microsoft Office ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Microsoft office [1]
Microsoft  Word atau Microsoft  Office Word atau Word adalah  perangkat  lunak  pengolah kata  ( word  processor )  andalan  Microsoft.  Pertama diterbitkan  pada  1983  dengan  nama  Multi-Tool Word  untuk  Xenix,  versi-versi  lain  kemudian dikembangkan  untuk  berbagai  sistem  operasi, misalnya  DOS  (1983),  Apple  Macintosh  (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah  menjadi  bagian  dari  Microsoft  Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word .  Di  Microsoft  Office  2013,  namanya  cukup dinamakan Word .
Microsoft  Excel  atau  Microsoft  Office  Excel atau  Excel  adalah  sebuah  program  aplikasi  lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan
oleh  Microsoft  Corporation  untuk  sistem  operasi Microsoft  Windows  dan  Mac  OS.  Aplikasi  ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan  menggunakan strategi marketing Microsoft yang  agresif,  menjadikan  Microsoft  Excel  sebagai salah  satu  program  komputer  yang  populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan,  saat  ini  program  ini  merupakan  program spreadsheet  paling  banyak  digunakan  oleh  banyak pihak,  baik  di  platform  PC  berbasis  Windows maupun  platform  Macintosh  berbasis  Mac  OS, semenjak  versi  5.0  diterbitkan  pada  tahun  1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Excel 2013 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office 2013.
Microsoft  PowerPoint  atau  Microsoft  Office PowerPoint atau PowerPoint adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka, Microsoft  Office,  selain  Microsoft  Word,  Excel, Access  dan  beberapa program  lainnya. PowerPoint berjalan di atas komputer PC berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Macintosh yang menggunakan  sistem  operasi  Apple  Mac  OS, meskipun pada awalnya aplikasi ini berjalan di atas sistem  operasi  Xenix.  Aplikasi  ini  sangat  banyak digunakan,  apalagi  oleh  kalangan  perkantoran  dan pebisnis, para pendidik, siswa, dan trainer . Dimulai pada versi Microsoft Office System 2003, Microsoft mengganti  nama  dari  sebelumnya  Microsoft PowerPoint saja menjadi Microsoft Office PowerPoint.  Lalu,  pada  Office  2013,  namanya cukup  disingkat  PowerPoint.  Versi  terbaru  dari PowerPoint  adalah  versi  15  (Microsoft  Office PowerPoint  2013)  yang  tergabung  ke  dalam  paket Microsoft Ofice 2013. [2]

## 3. METODE PELAKSANAAN
3.1  Metode yang Digunakan
Metode  yang  digunakan  pada  pengabdian masyarakat ini dengan  mengadakan pelatihan  yang meliputi  teori  dan  praktek  yang  berkaitan  dengan penggunaan  fitur  –  fitur  pada Microsoft  Word dan Microsoft Excel 2013 .

## 3.2 Tempat dan Waktu Pengabdian
Tempat  pengabdian  dilakukan  di  SMPLBN (Sekolah  Menengah  Pertama  Luar  Biasa  Negeri) kota Malang, yang waktu pelaksanaannya direncanakan mulai pada Bulan Juli-Agustus 2017.

## 3.3 Kerangka Pemecahan Masalah
Kerangka  pemecahan  masalah  diuraikan seperti Gambar 2

## Gambar 2. Kerangka pemecahan masalah

## 3.4 Rancangan Evaluasi
Setelah  selesai  pelatihan,  peserta  dievaluasi dengan  diberikan  tugas  berupa  proyek  yang memanfaatkan fitur – fitur pada Microsoft Word dan Microsoft Excel 2013. Kemampuan yang dievaluasi meliputi  analisa  kemampuan  penggunaan  menu program, rumus (formula), kecepatan dan hasil kerja sesuai dengan hasil yang telah ditentukan.

## 3.5 Rancangan materi yang diberikan
Dalam  pelatihan  ini  rancangan  materi  yang diberikan meliputi :
1. Introduction to Microsoft Excel and Microsoft Word
2. Create and Manage Worksheet and Workbook
3. Create Cells and Range
4. Create Tables
5. Apply Formulas / Function
6. Create Chart and Object
7. Mail Merge
4. Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat
4.1  Kondisi lingkungan  Lokasi Pengabdian

## Masyarakat
Berikut  merupakan  dokumentasi  dari  lokasi dan  kondisi  lingkungan  pada  kegiatan  Pengabdian Masyarakat seperti di tunjukkan pada Gambar 3 dan Gambar 4.
Gambar 3. Lokasi Pengabdian Masyarakat
Gambar 4. Kondisi lingkungan Lokasi Pengabdian Masyarakat

## 4.2 Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Dokumentasi  dari  kegiatan    Pengabdian Masyarakat ditunjukkan pada Gambar 5
Gambar 5. Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Pembahasan  bahan  ajar  dan  review  hasil pelatihan ditunjukkan pada Gambar 6

## Survey tentang pemanfaatan IT di
SMPLBN Kota Malang
Perancangan materi pelatihan Pembuatan modul pelatihan
Pelaksanaan pelatihan
Para guru dan tanaga administrasi mampu memanfaatkan Microsoft
Word dan Microsoft Excel sebagai media pengajaran dan pengolahan administrasi di SMPLBN kota Malang
Evaluasi
Gambar 6. Pembahasan bahan ajar dan review hasil pelatihan

## 4.3 Hasil pengujian sebelum dilakukan Pelatihan
Pada  saat  sebelum  dilakukan  pelatihan dilakukanlah proses wawancara dimana melibatkan 20  orang  terdiri  dari  guru  dan  tenaga  administrasi sebagai  responden.  Berdasarkan  proses  wawancara didapatkan  hasil  sesuai  dengan  Tabel  1  sebagai berikut.
Tabel 1. Pengujian Sebelum Dilakukan Pelatihan
Pertanyaan Penilaian B  C K 1 Apakah guru dan tenaga administrasi mengenal Microsoft Excel dan Microsoft Word? 4 6 10 2 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat serta mengatur worksheet dan workbook pada Microsoft excel ?
3 5 12 3 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat cell dan range pada Microsoft excel ? 4 8 8 4 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat serta mengatur tabel pada Microsoft excel ? 1 5 14 5 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat menerapkan function pada
Microsoft excel ? 1 3 16 6 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat chart dan object pada Microsoft excel ? 3 2 15 7 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat menerapkan mail merge pada
Microsoft word dan Microsoft Excel ? 1 1 18 B = Baik C = Cukup K = Kurang
Berdasarkan  Tabel  1,  prosentase  jumlah peserta  yang  memiliki  kategori  baik  sebelum mengikuti  pelatihan  sebesar  12,14  %,  kategori cukup sebesar 21,42 %, dan kategori kurang sebesar 66,42 %

## 4.4 Hasil pengujian setelah dilakukan Pelatihan
Tabel 2 menunjukkan hasil proses wawancara  setelah  dilakukan  pelatihan,  dengan melibatkan  20 orang yang  sama  sebagai  responden yang terdiri dari guru dan tenaga administrasi. Berdasarkan  Tabel  2,  prosentase  jumlah peserta  yang  memiliki  kategori  baik  setelah mengikuti  pelatihan  sebesar  64,28  %,  kategori cukup sebesar 24,28 %, dan kategori kurang sebesar 11,42 %
Tabel 2. Hasil Pengujian Setelah Dilakukan Pelatihan Pertanyaan Penilaian B C K 1 Apakah guru dan tenaga administrasi mengenal Microsoft Excel dan Microsoft Word? 18 1 1 2 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat serta mengatur worksheet
dan workbook pada
Microsoft excel ? 16 3 1 3 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat cell dan range pada Microsoft excel ? 12 6 2 4 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat serta mengatur tabel pada Microsoft excel ? 14 4 2 5 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat menerapkan function pada
Microsoft excel ?
10 6 4 6 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat membuat chart dan object pada Microsoft excel ?
12 4 4 7 Apakah guru dan tenaga administrasi dapat
menerapkan mail merge
pada Microsoft word dan Microsoft Excel ?
8 10 2
5. Kesimpulan Dan Saran
5.1   Kesimpulan Kesimpulan yang didapat dari hasil pengabdian masyarakat ini meliputi :
1. Setelah  dilakukan  pelatihan,  prosentase peserta kategori baik meningkat sebesar 52,14 %, kategori cukup meningkat sebesar 2,85 %, dan kategori kurang menurun sebesar 55 %.
2. pelatihan  ini  dapat  membantu  proses  belajar mengajar  dan  pengolahan  administrasi  di SMPLBN  (Sekolah  Menegah  Pertama  Luar Biasa Negeri) kota Malang.

## 5.2 Saran
1. Untuk pelatihan berikutnya diharapkan dapat menggunakan modul Microsoft Office 2016.
2. Bahan ajar dapat dikembangkan lagi dengan materi Microsoft  Ofiice yang  lain  seperti Microsoft Power Point dan Microsoft Access .

## DAFTAR PUSTAKA
[1].   Jarot  S.,  Shenia  A.,  Sudarma  S.2012  Buku Pintar  Microsoft  Office  2007  &  2010. MediaKita.
[2].  Shenia  A.,  Sudarma  S.2012Cara  Mudah Menguasai Microsoft Office Excel 2007 dalam Seminggu. MediaKita.
[3].   Anonymous, http://www.ypacmalang.org,
diakses pada tanggal 12 januari 2017