ILKOM  Jurnal  Ilmiah  Volume  9  Nomor 3  Desember  2017

## PENILAIAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MENGGUNAKAN MODEL COBIT 4.1
Muh. Aliyazid Mude aliriset16@gmail.com Universitas Muslim Indonesia

## Abstrak
Lembaga  XYZ  telah  membuat  sistem  informasi  akademik  agar  proses  akademik  berjalan lancar, namun selama ini belum ada penilaian pada sistem yang telah dibuat, apakah sistem itu sudah sesuai dengan standar pengelolaan IT atau belum. Karena itu penelitian ini menggunakan salah satu standar  tata  kelola  TI  yakni  Cobit.  Cobit  Apabila  tata  kelola  TI  sesuai  dengan  standar  yang  diakui, maka pengelolaan dianggap layak dipercaya, Sehingga akan meningkatkan kepercayaan pengguna.. Adapun  pendekatan  yang  digunakan  adalah  kualitatif  dan  kuantitatif.  Pendekatan  kualitatif  dalam penelitian  ini  adalah  data  yang  diperoleh  melalui  pengamatan  (observasi)  dan  didasarkan  pada penafsiran  pemahaman  peneliti  secara  subjektif.  Hasil  penilaian  pada  sistem  yang  diperoleh  berada pada level 3 (defined). Artinya pemahaman pemakai (user) dalam menggunakan sistem belum merata dan terdapat masih ada kebijakan tata kelola IT yang belum lengkap.
Kata Kunci: Cobit 4.1; Penilaian; SIMAK; Tata Kelola TI

## 1.  Pendahuluan
Sistem informasi akademik (SIMAK) yang diterapkan pada lembaga XYZ  telah digunakan untuk membantu  dan  memudahkan  sivitas  akademik  seperti  dosen  dan  mahasiswa  dalam  menjalankan tugasnya. Dalam pengelolaan sistem tersebut belum ada penilaian yang terstandarisasi sebagai alat ukur  atau  panduan  dalam  mengelola  sistem  IT.  Sehingga  dengan  penilaian  ini  pengelola  IT  dapat mengetahui sistem yang diterapkan sesuai standar atau tidak, bila sesuai maka akan dipertahankan atau  ditingkatkan  dan  jika  tidak,  maka  disarankan  ada  perubahan  pengelolaan  secara  infrastruktur. Lembaga yang menggunakan pengelolaan IT secara standar yang diakui akan mendapatkan tingkat kepercayaan pada masyarakat atas kelayakan sistem tersebut. Yang pada akhirnya lembaga tersebut mengalami  suatu  kemajuan  dalam  layanan  IT.  Salah  satu  standar  internasional  yang  diakui  adalah Cobit.  Cobit  kepanjangan  dari Control  Objectives  for  Information  and  Related  Technology. Dimana Cobit  telah  banyak  digunakan  oleh  para  peneliti  tata  kelola  di  seluruh  dunia  termasuk  di  Indonesia dalam  Cobit  terdapat  4  domain  dan  34  proses  TI.  Adapun  4  domain  yakni:  (1) Plan  and  organize, proses  ini  memiliki  fokus  pada  proses  perencanaan  dan  penyelarasan  strategi  TI  dengan  strategi perusahaan; (2) Acquire and implement. Proses ini memiliki fokus pada proses pemilihan, pengadaan, dan  penerapan  teknologi  informasi  yang  digunakan;  (3) Deliver  and  support .  Memiliki  fokus  pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya; (4) Monitor and evaluate . Namun dalam hal ini hanya menggunakan  domain deliver  and  support (DS).  Untuk  rumusan  masalah  bagaimana  melakukan penilaian sistem informasi akademik menggunakan Cobit dan bagaimana memberi usulan perbaikan pada tata kelola TI. dari rumusan masalah ini kami membatasi masalah pada penggunaan DS1, DS2, DS4  dan  DS8  domain  DS,  sehingga  tujuan penelitian  ini  adalah memberikan  penilaian  pada  sistem yang digunakan dan mengusulkan perbaikan tata kelola TI pada sistem (aplikasi) yang diterapkan di lembaga tersebut.

## 2.  Metode
Dalam  penelitian  ini  menggunakan  model  COBIT  4.1  domain  DS.  Gambar  2  memperlihatkan model Cobit 4.1. Model kematangan Cobit dimulai dari tingkat kematangan tidak 0 (tidak ada) sampai 5 (Optimised), tujuannya adalah untuk mengidentifikasi isu-isu organisasi dan bagaimana menetapkan prioritas untuk perbaikan. Sesuai Gambar 1 berikut:

## ILKOM  Jurnal  Ilmiah  Volume  9  Nomor 3  Desember  2017
Tingkat  kematangan  pada  Gambar  2  menunjukkan  angka  dari  0  sampai  5,  yang  mana  tingkat paling  bawah  disebut  sebagai  non-existen  artinya  pengelolaan  IT  tidak  diterapkan,  kematangan tingkat 1 berarti pengelolaan belum terorganisasi dengan baik, tingkat 2 artinya pengelolaan IT biasa saja belum menggunakan otomatisasi, tingkat 3 artinya pengelolaan IT telah terdokumentasi dan telah dikomunikasikan, tngkat 4 ada pengontrolan dan pengelolaan IT sudah terukur dan tingkat 5 artinya pengelolaan IT lebih bagus dan terotomatisasi.
Pada  Gambar  2  menunjukkan  keterkaitan  domain  satu  dengan  domain  lainnya.  Ada  4  domain yang  dimiliki  dengan  jumlah  proses  seluruh  domain  sebanyak  34  proses.  Adapun  domain  yang digunakan  pada  penilitian  ini  adalah  domain deliver  and  support (DS)  yang  terdiri  dari  13  proses, namun hanya 4 proses DS yang dipilih sesuai dengan objek penelitian yakni: DS1 Define and manage service  levels ,  DS2 Manage  third-party  services ,  DS4 Ensure  continuous  service dan  DS8 Manage service  desk  and  incidents .  Adapun  tahapan  yang  dilakukan  terdiri  dari  4  tahapan  penelitian  sesuai Gambar 3 sebagai berikut:
Gambar 2. Model Cobit 4.1 Gambar 1 . Tingkat Kematangan
Gambar  2  menunjukkan  beberapa  tahapan  penelitian  yang  dilakukan.  Pada  tahapan  1  studi pustaka  didalamnya  ada  studi  penelitian  yang  terdahulu  kemudian  mempelajari  model  cobit  4.1 khususnya  pada  domain  DS1,  kemudian  memahami  objek  penelitian.  hasil  tahap  ini  diperoleh  ilmu dasar dalam meneliti.  Pada tahap 2 dilakukan pengumpulan data dimana dalam pengumpulan data ini beberapa hal yang dilakukan diantaranya: pembuatan kuesioner, menentukan dan mengambil data kuesioner. Setelah data dikumpulkan selanjutnya dilakukan tahapan 3 analisis data. Pada tahapan ini beberapa  hal  yang  dilakukan  diantaranya  pengumpulan  data,  perhitungan  data.  Hasil  perhitungan merupakan  dasar  menuju  tahap  4  Usulan  perbaikan  pengelolaan  IT.  Adapun  cara  menilai menggunakan model Cobit dapat di ilustrasikan pada Gambar 4 berikut:
Model Cobit sebagai sentral untuk pemberian usulan perbaikan. Pengamatan pada proses bisnis yang  sedang  berjalan  disesuaikan  dengan  DS  pada  standar  Cobit,  sehingga  diperoleh  data  dari proses bisnis yang sedang berjalan. Pengamatan pada data kuesioner disesuaikan atau dicocokkan dengan sistem yang diterapkan untuk mendapatkan hasil yang sebenarnya. Pada pengamatan sistem (aplikasi)  yang  terkait  dengan  layanan  kepada  pemakai  akhir  disesuaikan  dengan  standar.  Seluruh data dari hasil pengamatan yang dikaitkan dengan Cobit khususnya pada 4 proses DS, maka usulan perbaikan TI dapat diberikan sesuai model standar Cobit.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Hasil yang diperoleh  tiap level setelah dilakukan pengamatan  yang sifatnya subjektif pada  hasil kuesioner  serta  persepsi  pengamatan  pada sistem  yang  diterapkan,  maka  hasilnya  sesuai  Tabel  1. Pada  Tabel  1  menunjukkan  nilai  maturity  rata-rata  diperoleh  bukan  nilai  bulat,  sementara  tingkat kematangan  sesuai  model  Cobit  adalah  nilai  bulat  Gambar  2,  sehingga  pembulatan  tiap proses  DS bernilai  3  atau  defined.  Hal  ini  berarti  pemahaman  pemakai  sistem  belum  merata  dan  terdapat kebijakan tata kelola IT belum lengkap
Gambar 4 Cara penilaian Sistem dengan Cobit Standar Cobit (DS) Usulan perbaikan tata kelola TI Proses bisnis Data kuesioner Sistem / aplikasi Gambar 3  Tahapan Penelitian Tahap 1 Studi Pustaka Tahap 2 Pengumpulan Data Tahap3 Analisis Data Tahap 4 Usulan Perbaikan IT

## ILKOM  Jurnal  Ilmiah  Volume  9  Nomor 3  Desember  2017
Tabel 1 menunjukkan nilai yang diperoleh dari 4 proses DS yakni: (DS1 ) define and manage service 2,93,  yang  artinya  prosedur  pengelolaan  TI  yang  dimiliki  belum  baik,  namun  standar penerapan pengelolaan diterapkan. (DS2 ) define and manage service memperoleh skor 2,88. Artinya pengelolaan  TI  telah  memiliki  prosedur  dan  dokumentasi  dan  kontrak  sudah  dibuat  yang  sesuai dengan  form.  (DS4) ensure  continuous  service memperoleh  skor  2,70.  Artinya  Tanggung  jawab pembagiannya  pengelolaan  sistem  sudah  jelas  dan  perencanaan  tugas  sudah  jelas.  Dan  (DS8) manage  service  desk memperoleh  skor  2,60.  Ini  bantuan  layanan  (help  desk)  sudah  ada,  fasilitas pertanyaan,  tapi  belum  ada  pedoman  prosedur  mengajukan  pertanyaan.  Pemakai  berusaha  sendiri menemukan fasilitas dan pencatatan belum terotomatisasi.
Usulan perbaikan pengelolaan TI diberi tiap proses mulai pada proses DS1, DS2, DS4 dan DS8. Adapun Usulan perbaikan sebagai berikut Mengelola tingkat layanan DS1 merupakan tanggung jawab (amanah)  yang  diberikan  kepada  petugas  agar  diatur  sesuai  dengan  prosedur  yang  telah  dibuat, menjaga  dan  memonitoring  pelaksanaan  tugas  yang  diberikan  dan  menghilangkan  kewenangan secara  pribadi  untuk  kepentingan  bersama  serta  malakukan  perbaikan  sistem  terus  menerus. Membuat pos (help desk) dan prosedur layanan dibuat secara resmi (formal). Usulan perbaikan pada DS2  yakni  prosedur  yang  terkait  dengan  layanan  ke  user  agar  di  dokumentasikan  dengan  rapi, termasuk  isi  kontrak  dan  kesepakatan  dengan  pihak  3,  dokumennya  dijaga  dan  disimpan  dengan baik. Mengawasi dan menjaga hubungan dengan pihak 3. Risiko dan masalah dibukukan (log book) dibukukan.  Usulan  perbaikan  pada  proses  DS4,  membuat  laporan  terkait  layanan  dilakukan  secara prodik.  Dan  inventarisasi  semua  bentuk  dokumen  (komponen)  terkait  22  layanan  dengan  rapi  dan baik.  Semua  rencana  terdokumentasi  dan  pelatihan  atau  workshop  personil  dalam  hal  layanan dilakukan secara priodik dan kontinyu. Menjaga dan memastikan pelayanan berkesinambungan. Dan untuk Usulan perbaikan pengelolaan TI DS8 yakni Melakukan evaluasi pada layanan yang diberikan dan  mendokumentasikan  dengan  baik.  dan  melaksanakan  pelatihan  kepada  personil  agar pemahaman  pada  layanan  dapat  terukur.  Memberi  pedoman  kepada  user  bagaimana  prosedur penanganan insiden bila ada masalah terkait layanan.

## 4.  Kesimpulan dan Saran
Usulan  perbaikan  pengelolaan  TI  didasarkan  pada  kematangan  (maturity)  di  level  3  masing- masing DS. Agar pengelolaan TI berada pada level 3, pihak pengelola SIMAK memenuhi pengelolaan TI  berikut:  Semua  prosedur  telah  dibuat  dan  distandarisasi  serta  didokumentasikan  kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan, namun  pengelolaan TI masih  berada pada level 3. Selanjutnya memenuhi  kriteria maturity  pengelolaan  TI  level  4  yakni:  bahwasanya  pengawasan  dan  pengukuran harus sesuai dengan prosedur. Proses layanan dilakukan perbaikan terus-menerus dan memberikan latihan  kepada  seluruh  personil  .  Kegiatan  yang  terkait  dengan  sistem  sudah  terotomasi  termasuk alat-alat pendukung misalnya sistem sudah terkait dengan sensor, CCTV dan lainnya. Adapun saran, untuk   mendapatkan  hasil  yang maksimal, diharapkan  menggunakan  proses  pada  domain  DS  pada COBIT 4.1 yang belum digunakan yakni: DS3, DS5, DS6, DS7, DS9, DS10, DS11, DS12 dan DS13. Sehingga seluruh domain DS bisa diketahui penerapannya pada sistem IT yang diterapkan.
Tabel 1 Hasil tiap proses
Proses  DS Nilai Maturity yang diperoleh Pembulatan Maturity yang diperoleh (DS1) Define and Manage service 2,93 3 (DS2) Define and Manage service 2,88 3 (DS4) Ensure Continuous Service 2,70 3 (DS8) Manage Service Desk and 2,60 3
ILKOM  Jurnal  Ilmiah  Volume  9  Nomor 3  Desember  2017

## Daftar Pustaka
[1]  Haes, & Grembergen. (2004). IT Governance and Its Mechanisms. Information System .
[2]  ITGI. (2007). COBIT 4.1 framework control objetives management guidelines maturity models. USA: ISACA.
[3]  Purwanto. (2010). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Kerangka Kerja Cobit Dalam Mendukung Layanan Sistem Informasi Akademik Studi Kasus Universitas Budi Luhur . Telematika Mkom , 1-12.
[4]  Rozas, I. S., & Effendy, D. A. (2012). Mengukur Efektifitas Hasil Audit Teknologi Informasi cobit 4.1 berdasarkan perspektif end user. JURANAL LINK , 1-5.
[5]  Sudarmawan. (2013). Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Akademik Menggunakan Framework Cobit 4.1. (Studi Kasus Stmik Amikom Yogyakarta). Yogyakarta: Stmik Amikom Yogyakarta.
[6]  Surendro, K. (2009). Implemetasi Tatakelola Teknologi Informasi. Bandung, Jawa Barat, Indonesia: Informatika.