Sistem Informasi Berbasis Web Pada Kearsipan Surat Di Universitas Muhammadiyah

## Sumatera Barat
Hariyadi 1,2 , Ambiyar 3 , Nurhasan Syah 4
Mahasiswa S3 PTK UNP 1 , Dosen Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat 2 , Dosen Universitas Negeri Padang 3,4
Email: hariefamili@yahoo.co.id 1,2 , ambiyar@ft.unp.ac.id 3 , nurhasan12@gmail.com 4
DOI: http://dx.doi.org/10.31869/rtj.v5i1.2975
Abstrak: Arsip  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  penting  yang  dapat  menunjang  proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip  berfungsi  sebagai  pusat  ingatan,  alat  bantu  pengambilan  keputusan,  bukti  eksistensi  organisasi dan  untuk  kepentingan  organisasi  yang  lain.  Berdasarkan  fungsi  arsip  yang  sangat  penting  tersebut maka  harus  ada  manajemen  atau  pengelolaan  arsip  yang  baik  sejak  penciptaan  sampai  dengan penyusutan, sebelum diterapkannya mempunyai kelemahan-kelemahan, di antaranya sebagai berikut: Terjadi  kesulitan  dalam  mencari  atau  mendapatkan  akses  kembali  data  arsip  yang  akan  dibutuhkan karena  harus  mencari  satu  persatu  pada  buku  induk,  Terjadinya  kehilanngan  surat  masuk,  Proses disposisi  surat  Masuk  yang  lama,  dikarenakan  Pimpinan  ada  kegiatan  yang  harus  dipenuhi,  Surat masih disimpan dalam rak almari arsip sehingga dari tahun ketahun surat semakin banyak dan almari arsip  tidak  mampu  menampung  arisip,  namun  setelah  diterapkan  arsip  surat  berbasiskan  website didapat  manfaat  sebagai  berikut:  Kehilangan  Surat  Masuk/Keluar  yang  dahuluya  sering  terjadi, setelah  diterapkan  SIKD  berbasis  website,  surat  sudah  dapat  dikendalikan  dan  disimpan  dimedia penyimpanan  online,  Proses  disposisi  surat  Masuk  yang  sangat  cepat  dikarenakan  dapat  diakses kapanpun dan dimanapun sehingga selama ini pimpinan yang biasa ada tugas atau dinas keluar, sudah dapat  didisposisi  dari  manapun,  Surat  sudah  disimpaan  pada  media  online  yang  tidak  butuh  lemari arsip/ruangan khusus lagi
Kata Kunci: Arsip, SIDK, Online, Website, Sistem Informasi

## PENDAHULUAN
Era globalisasi ditandai dengan perkembangan  teknologi  dan  informasi  yang semakin  maju,  berimbas  pada  meningkatnya kebutuhan  manusia  akan  informasi.  Informasi merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam berbagai  kegiatan  yang  dilakukan  oleh manusia.  Berbagai  macam  dokumen  dan media telah tercipta untuk kemudahan manusia dalam  menyimpan,  mencari  dan  menyebarkan informasi.  Dokumen-  dokumen  tersebut  lebih dikenal  sebagai  arsip,  yang  berarti  suatu rekamam  kegiatan  atau  peristiwa  yang  telah terjadi 1
Arsip,  merupakan  salah  satu  sumber informasi  penting  yang  dapat  menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai  rekaman  informasi  dari  seluruh aktivitas  organisasi,  arsip  berfungsi  sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan,  bukti  eksistensi  organisasi  dan untuk  kepentingan  organisasi  yang  lain. Berdasarkan  fungsi  arsip  yang  sangat  penting tersebut  maka  harus  ada  manajemen  atau pengelolaan  arsip  yang  baik  sejak  penciptaan sampai dengan penyusutan 2
Masalah  kearsipan  belum  sepenuhnya menjadi  perhatian  baik  oleh  masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun organisasi  swasta.  Banyak  orang  yang  masih belum  memahami  arti  penting  dan  manfaat arsip  dalam  kehidupan  sehari-hari,  dalam pelaksanaannya  masih  banyak  ditemui  arsip- arsip  yang  menumpuk  di  dalam  lemari    tidak tersusun  rapi  sehingga  sulit  untuk  ditemukan kembali  apabila  dibutuhkan    untuk  keperluan tertentu. Akibat dari hal ini tentunya informasi yang terkandung di dalam arsip tidak terjamin keamanannya.
Arsip  dapat  bermanfaat  bagi  suatu organisasi  apabila  dikelola  dengan  tertib  dan teratur,  namun  sebaliknya  apabila  arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah  bagi  suatu  organisasi.  Apabila  suatu arsip  sulit  untuk  ditemukan  maka  akan menjadi  hambatan  dalam  proses  pengambilan keputusan  dan  akan  mempersulit  proses hukum  dan  pertanggungjawaban.  Surat  yang ditangani oleh organisasi salah satunya adalah penanganan  surat    masuk  dan  surat  keluar. Mengingat  dengan  pentingnya  surat  dalam suatu organisasi, karena organisasi tanpa surat
dapat  dikatakan  sebagai  organisasi  yang kurang  efektif. Agar kegiatan persuratan dapat berjalan  dengan  baik,  maka  perlu  adanya pengelolaan  surat  yang  tertib  dan  lancar.  Hal ini  dimaksudkan  agar  dalam    melaksanakan kegiatan  persuratan  dapat    terhindar  dari berbagai macam permasalahan – permasalahan yang dapat terjadi dalam bidang persuratan. 3
Pemberkasan  arsip  aktif  menghasilkan tertatanya  informasi  dan  fisik  arsip.  Begitu pentingnya  arsip  bagi  kemaslahatan  seluruh bangsa  Indonesia,  negara  melalui  Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan  khususnya  Pasal  9  ayat  (3)  telah mengamanatkan kepada seluruh pencipta arsip untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis,  yang  meliputi  arsip  vital,  arsip terjaga,  arsip  aktif,  dan  arsip  inaktif.  Setiap organisasi  wajib  melakukan  pemberkasan arsip  agar  dapat  membantu  kelancaran aktivitas suatu organisasi 4 . Oleh sebab itu pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam berupa media komputer  juga  menjadi  alasan  mengapa  arsip harus  dikelola  secara  elektronik.  Dengan adanya media elektronik seperti komputer dan aplikasi-aplikasi  berbasiswa  desktop  maupun web  dapat  membantu  proses  pengelolaan  dan pengurusan  arsip  akan  menjadi  lebih  mudah dan  tidak  akan  memakan  waktu  lama. Pemanfaatan komputer dapat menjadikan arsip konvensional  menjadi  digital  atau  juga  dapat menciptakan  arsip  elektronik.  Penggunaan media  elektronik  dalam  pengelolaan  arsip inilah  yang  sering  disebut  sebagai  Sistem Pengarsipan  Elektronik  (Electronic  Filing System)  yang  berbasiskan  pada  penggunaan komputer..

## METODE
Metodologi  penelitian  merupakan  suatu proses  yang  digunakan  untuk  memecahkan suatu masalah yang logis  menggambarkan apa adanya  dengan  teknik  pengumpulan  data langsung    dari  sumbernya,  membaca  dan mempelajari  sumber-sumber  berupa  buku, literature,  serta  mewawancarai  staf  yang bekerja di Agendaris
Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  UU  No.  43  Tahun  2009, pengertian  arsip  yaitu:  “Rekaman  kegiatan atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan
media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan, dan  perorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat dan bernegara”.
SIKD  adalah  sistem  pengolahan  arsip berbasis  teknologi  informasi  yang  dirancang untuk  menangani  pengelolaan  arsip  dinamis, dikembangkan  oleh  Arsip  Nasional  Republik Indonesia (ANRI) Universitas Muhammadiyah Sumatera  Barat  Mendapatkan  Hibah  Prgram tersebut  pada  tahun  2019.  Aplikasi  ini  adalah web based application dan bersifat multi user. Bahasa  pemrograman  yang  dipergunakan dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan database MYSQL.
Arsip  di  Universitas  Muhammadiyah Sumatera Barat sebelum diterapkannya system informasi  kearsipkan  berbasiskan  website, mempunyai kelemahan-kelemahan, di antaranya sebagai berikut:
a. Terjadi  kesulitan  dalam  mencari  atau mendapatkan akses kembali data arsip yang  akan  dibutuhkan    karena  harus mencari satu persatu pada buku induk.
b. Terjadinya kehilanngan surat masuk
c. Proses  disposisi  surat  Masuk  yang lama,  dikarenakan  Pimpinan  ada kegiatan yang harus dipenuhi
d. Surat  masih  disimpan  dalam  rak almari  arsip  sehingga  dari  tahun ketahun  surat  semakin  banyak  dan almari arsip tidak mampu menampung arisip
Menurut  Siatiras  (dalam  Sugiarto  2014:  87) penerapan  manajemen  elektronik    memiliki beberapa manfaat yaitu:
1. Peningkatan efisiensi dalam pelayanan terhadap  klien internal dan eksternal,
2. Peningkatan  berbagi  informasi  antara staf dan kantor,
3. Mengurangi kewajiban atau manajemen resiko,
4. Peningkatan keamanan informasi,
5. Peningkatan pencatatan dan administrasi informasi,
6. Keamanan  yang  fleksibel  di  tingkat dokumen,  bukan  hanya  di  level direktori versi control,
7. Peningkatan  proses  informasi  dan auditability,
8. Tidak ada duplikasi dokumen,
9. Peningkatan akses ke informasi. Persepsi  tentang  Pengelolaan  Arsip  setelah menggunakan  Sistem  Informsai  Kearsipan Dinamis (SIKD) di Universitas Muhammadiyah  Sumatera  Barat,  dari    hasil wawancara bersama Pihak Rektorat Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat 1. Sistem Pengelolaan Kearsipan Agendaris  mengatakan  tidak  ada masalah dengan sistem yang digunakan,  apapun  sistemnya    yang penting
sesuai dengan
kaidah
kearsipan  yang  berlaku.  Pimpinan  di tingkat pusat dan fakultas mengatakan bahwa pengelolaan
arsip di Universitas Muhamammadiyah Sumatera  Barat  sudah  mulai  dikelola dengan  baik.  Hal  tersebut  dibuktikan dengan  dibentuknya  Bagian  Umum  / Agendaris dimasing-Masing Unit Fakultas  sehingga  Semua  Surat  yang Masuk  terdata  dan  didisposisi  Melalui Sistem Gambar 1. Tampilan Hasil Disposisi 2. Sumber Daya Manusia Saat ini di Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat terdapat  12  orang  arsiparis  yang berada dibawah Bagian Umum, sehingga pemerataan di masing- masing fakultas sudah merata.
3. Sarana Prasarana Kearsipan SIKD Dalam hal prasarana kearsipan (gedung),  sebagian  Univesitas  dan Fakultas belum menyediakan  ruangan Khusus  secara  maksimal,  namun terkait  karena  berupa Software pihak
Universitas menyediakan Sebuah Komputer  Server  yang  terhubung dengan  Internet  24  Jam,  sehingga Sistem  Informasi  SIKD  dapat  diakses
kapanpun dan dimanapun oleh Pemangku  Kepentingan  yang  terlibat dalam Prosos Surat Menyurat terutama Disposisi Surat melalui website www.sikd.umsb.ac.id
4. Penyajian Arsip
Dalam penyajian arsip disajikan dalam waktu  yang  cepat  karena  sudah terintegrasi  dengan  Sistem  Informasi berbasiskan website
Gambar 2. Tampilan Utama Website SIKD Setelah  diterapkannya  pengelolahan  Arsip berbasiskan website melalui www.sikd.umsb.ac.id dalam  kaitannya dengan pengambilan keputusan, diperoleh hasil sebagai berikut : a. Dalam  hal  pencarian  Arsip,  Sudah mudah  dikarenakan  tidak  perlu  lagi mencari  pada  lemari  arsip.  Agendaris cukup mencari pada tombol pencarian,
sehingga mudah dalam mencari rekam jejak  surat  yang  telah  masuk  atau didisposisi
Gambar 3. Tampilan Proses Pencarian Arsip
b. Kehilangan  Surat  Masuk/Keluar  yang dahuluya sering terjadi, setelah diterapkan  SIKD  berbasis  website, surat  sudah  dapat  dikendalikan  dan disimpan dimedia penyimpanan online
c. Proses  disposisi  surat  Masuk  yang sangat cepat dikarenakan dapat diakses  kapanpun  dan  dimanapun sehingga  selama  ini  pimpinan  yang
biasa  ada  tugas  atau  dinas  keluar, sudah dapat didisposisi dari manapun.
d. Surat  sudah  disimpaan  pada  media online  yang  tidak  butuh  lemari arsip/ruangan khusus lagi

## PENUTUP
Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis (SIKD)  medapatkan  beberapa  Manfaaat  di Universitas  Muhammadiyah  Sumatera  Barat Sistem  Pengelolaan  Kearsipan    dikelolah secara  Online,  sehingga  tidak  membutuhkan ruangan  Khusus,  yang  dibutuhkan  adalah Agendaris  dan  Pihak  yang  berkepentingan/ terlibat  harus  paham  dengan  penggunaan SIKD  berbasiskan  website.  Namun  perlu disarankan kepada bagian Teknologi Informasi untuk dapat mengamankan sistem agar ditidak diganggu oleh pihak yang tidak berkepentingan.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Rifauddin,  Machsun.  "Pengelolaan  arsip elektronik  berbasis  teknologi." Khizanah al-Hikmah:  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan,
Informasi,  dan  Kearsipan 4.2  (2016): 168-178.
2. Fathurrahman,  Muslih.  "Pentingnya  arsip sebagai  sumber  informasi." JIPI  (Jurnal Ilmu  Perpustakaan  Dan  Informasi) 3.2
(2018): 215-225.
3. Hendriyani, Mungky. "Pengendalian
Surat  Masuk  Menggunakan  Aplikasi
Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis (SIKD)  di  Subbagian  Persuratan  dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik  Indonesia." KOMPLEKSITAS: JURNAL  ILMIAH  MANAJEMEN  DAN ORGANISASI 9.2 (2020): 37-46.
4. Hendriyani,  Mungky.  "PEMBERKASAN
ARSIP DINAMIS AKTIF DI SUBBAGIAN PERSURATAN DAN ARSIP AKTIF PADA ARSIP NASIONAL  REPUBLIK  INDONESIA (ANRI)." KOMPLEKSITAS: JURNAL ILMIAH MANAJEMEN DAN ORGANISASI 10.01 (2021): 11-17.
5. Adawiyah,  Rabiatul,  and  Elva  Rahmah. "Penerapan Aplikasi Arsip Sistem Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD) dalam  Melakukan  Alih  Media  Arsip Nagari  di  Kantor  Wali  Nagari  Pitalah
Kecamatan  Batipuh  Kabupaten  Tanah
Datar." Ilmu  Informasi  Perpustakaan  dan
Kearsipan 7.1 (2018): 132-142 6. Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor  43  Tahun  2009.  Kearsipan.
Jakarta.