## PENGOLAHAN ADMINISTRASI SEKOLAH DI PAUD KB YAYASAN AL IKHLAS KOTA DEPOK

## Rini Widia Putri Z, Purni Munah Hartuti
Prodi Informatika, FTIK, Universitas Indraprasta PGRI

## Abstrak
Pemanfaatan  teknologi  dan  informasi  sangat  dibutuhkan  untuk  meningkatkan  kualitas pendidikan.  Tidak  hanya  dalam  proses  pembelajaran,  tetapi  juga  dalam  pengolahan administasi sekolah untuk menunjang pelaksanaan pembelajaran. Salah satunya pada mitra pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  di  PAUD  KB  Yayasan  Al  Ikhlas  Kota  Depok. Pengolahan  administasi  yang  telah  berjalan  di  sekolah  masih  menggunakan  cara  yang manual, sehingga pengolahannya belum terstruktur dan optimal. Tim pelaksana pengabdian masyarakat melakukan pelatihan bagi para guru dengan tujuan untuk membantu para guru mengelola administrasi sekolah secara terstruktur dengan menggunakan software Microsoft excel.  Metode  pelaksanaan  berupa  pelatihan,  pendampingan,  dan  diskusi.  Pelatihan dilakukan dengan cara memberikan materi dan praktik oleh para guru dalam pengoperasiaan Microsoft  excel  untuk  pengelolaan  administrasi  sekolah.  Pelatihan  dilaksanakan  dalam  2 sesi. Sesi pertama untuk pemberian materi dan latihan, sementara sesi kedua untuk latihan penyelesaian  persoalan  administrasi  sekolah  menggunakan  Microsoft  excel.  Hasil pelaksanaan pelatiahan adalah 90% guru mengenal dan memahami pemakaian fungsi operasi dasar dan 75% guru dapat memahami pemakaian fungsi kondisional pada Microsoft excel.
Kata Kunci : administrasi sekolah, pelatihan Microsoft excel.

## Abstract
Utilization of technology and information is needed to improve the quality of education. Not only in the learning process, but also in the processing of school administration to support the implementation of learning. One of them is the community service implementation partner in Al Ikhlas Foundation's Depok PAUD KB PAUD. Processing administration that has been running at school still uses manual methods, so the processing has not been structured and optimal. The community service implementation team conducted training for teachers with the  aim  of  helping  teachers  manage  school  administration  in  a  structured  way  using Microsoft Excel software. The method of implementation is in the form of training, assistance, and discussion. The training is carried out by providing materials and practices by teachers in operating Microsoft Excel for managing school administration. The training was held in 2 sessions. The first session is for giving material and training, while the second session is for training in solving school administration problems using Microsoft Excel. The result of training is that 90% of teachers know and understand the use of basic operating functions and  75%  of  teachers  can  understand  the  use  of  conditional  functions  in  Microsoft  Excel.
Keywords: school administration, Microsoft excel training.
Correspondence author: Rini Widia Putri Z, r.widia.putri@gmail.com , Jakarta, Indonesia
This work is licensed under a CC-BY-NC

## PENDAHULUAN
Pendidikan  Anak  Usia  Dini  (PAUD)  KB  Al  Ikhlas  merupakan  sebuah  lembaga pendidikan swasta tingkat dini yakni anak usia dibawah 6 tahun yang beralamatkan di Jl. Bakti  Abri  No.  67,  RT.  03/08  Kp.  Sindangkarsa,  Kel.  Sukamaju  Baru,  Tapos,  Kota Depok, Jawa Barat, Kode Pos 16955, Telp. 082114202294. Sekolah tersebut mulai berdiri pada tahun 2007 dibawah Yayasan  Al  Ikhlas Sukamaju Baru.  Sarana dan prasarana di sekolah  tersebut  sudah  cukup  memadai,  terdapat  beberapa  ruang  kelas,  kantor,  taman bermain,  kamar  kecil,  dan  parkiran,  namun  belum  tersedianya  komputer  khusus  untuk pengelolaan  administrasi  sekolah.  Pengolahan  administrasi  di  sekolah  masih  bersifat manual  karena  lebih  banyak  menggunakan  catatan  di  buku.  Jika  ada  yang  berkaitan dengan surat-menyurat, sekolah hanya menggunakan laptop pribadi milik guru.
Hasil observasi tim pelaksana di lapangan, diperoleh salah satu permasalahan yaitu pengelolaan administrasi sekolah masih belum terstruktur/ optimal. Hal ini terjadi karena adanya  keterbatasan  pemanfaatan  teknologi  informasi  terutama  dalam  pengelolaan administrasi sekolah. Menurut (Ayuliana, dkk. 2011),
Pemanfaatan  teknologi  informasi  sangat  diperlukan  dalam  proses  pengolahan sekolah,  baik  dalam  pengolahan  administrasi  akademik  dan  administrasi kepegawaian  karena  teknologi  informasi  adalah  suatu  istilah  kontemporer  yang mendeskripsikan  kombinasi  dari  teknologi  komputer  (perangkat  keras  dan  piranti lunak)  dengan  teknologi  telekomunkasi  (data,  gambaran,  dan  suara).  Segala informasi yang berkaitan dengan sekolah dapat dengan mudah dan cepat diakses oleh siswa, guru, orang tua maupun masyarakat yang membutuhkannya, sehingga dapat meningkatkan daya saing sekolah-sekolah.
Para  guru  belum  terampil  menggunakan  komputer  khususnya  dalam mengoperasikan microsoft excel, sehingga mereka lebih nyaman mencatat administrasi sekolah  secara  manual.  Pengelolaan  administrasi  yang  belum  sepenuhnya terstruktur/optimal tersebut berdampak ke pelayanan terhadap murid maupun wali murid. Pencatatan  administrasi  sekolah  secara  manual  akan  mengakibatkan  pencarian  berkas yang seharusnya sebentar menjadi lama dan pada administrasi keuangan resiko kesalahan perhitungan  keuangan  lebih  mungkin  terjadi.  “Perekaman  data  secara  manual  bisa dilakukan  pengolahan  data  secara  lebih  mudah,  apabila  data  tersebut  dipindahkan  ke rekaman komputer” (Subagyo, 2010: 13).
Pengelolaan  administrasi  sekolah  sangat  penting  dalam  menunjang  kelancaran proses  pendidikan.”Penyelenggaraan  dan  keberhasilan  proses  pendidikan  pada  semua jenjang dan satuan pendidikan tidak akan terlepas dari peran tenaga administrasi sekolah. Oleh karena itu, jika kualitas dan kinerja tenaga administrasi sekolah yang rendah akan berdampak  pada  kelancaran  penyelenggaraan  pendidikan”  (Achmadwati  dkk.,2018:7). Pentingnya  pengelolaan  administrasi  sekolah  juga  telah  menjadi  perhatian  beberapa peneliti,  seperti:  pembuatan  sistem  aplikasi  administrasi  TK  MTA  Gemolong  berbasis Web  (Sulistiyani,  N  dan  Rohmadi,  2013:  106-112),  pembuatan  program  administasi keuangan  untuk  Paud  Hudan  Cendekia  dan  Paud  Bina  Mandiri  (Andarwati    dan Dwipasari,2014:65-70),  dan  pengelolaan  administrasi  Madrasah  Tsanawiyah  Negeri Padang Panjang (Kristiawan, M dan Asvio, 2018: 86-95).
Pengelolaan  administrasi  di  Pendidikan  Anak  Usia  Dini  (PAUD)  KB  Al  Ikhlas dapat  dikatakan  belum  teraplikasi  baik.  Hal  ini  sesuai  dengan  pendapat  (Nurfadilah, 2017)  yang  menyatakan  bahwa  “Ketika  tenaga  kependidikan  tidak  dapat  memberikan
pelayanan yang memuaskan dan tidak menguasai teknologi maka dapat dikatakan bahwa pelayanan yang diberikan belum teraplikasikan dengan baik”. Sekolah Pendidikan Anak Usia  Dini  (PAUD)  KB  Al  Ikhlas  yang  belum  terstruktur/optimal  perlu  memperbaiki sistem pengelolaan administrasi tersebut agar dapat meningkatkan pelayanannya, salah satunya  dengan  memanfaatkan  teknologi  informasi  berbantukan software microsoft excel. Salah satu alternatif untuk megatasi permasalahan administrasi pendidikan adalah pendayagunaan TIK (Winarno, 2017) .
Microsoft  excel adalah  sebuah  aplikasi  berjenis spreadsheet yang  merupakan bagian dari paket software microsoft office. Software tersebut dibuat dan didistribusikan oleh  Microsoft  Corporation  untuk  sistem  operasi  Microsoft  Windows  dan  Mac  OS. “Microsoft Excel merupakan aplikasi yang penting dalam kegiatan input data serta olah data numerik. Olah data tersebut menghasilkan statistik pendidikan yang menyajikan data dari berbegai aspek” (Faadilah, 2016). Banyak formula pada Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk pengolahan data – data siswa baik biodata maupun data nilai (Rokhman, dkk. 2018). Pemberian pelatihan software Microsoft Excel  di  PAUD KB  Al  Ikhlas ini diharapkan  dapat  meningkatkan  kualitas  guru  dan  membantu  proses  pengelolahan administrasi sekolah yang lebih terstuktur dan optimal. Permasalahan yang dihadapi mitra adalah  pengelolahan  administrasi  sekolah  masih  belum  terstruktur/optimal  karena keterbatasan kemampuan guru dalam mengoperasikan microsoft excel.
Untuk  menyelesaikan  persoalan  tersebut  tim  pelaksana  akan  melakukan  suatu pelatihan  pengembangan  keterampilan  para  guru  dalam  pengelolahan  administrasi sekolah  berbasis  Microsoft  excel  di  lingkungan  mitra.  Pelatihan  ini  menggunakan software microsoft excel 2010. Konten mengenai isi dan rancangan dibuat berdasarkan analisis situasi di lingkungan mitra dan hasil diskusi dengan mitra. Adanya pelatihan ini diharapkan dapat membantu sekolah menyelesaikan administrasi sekolah secara efektif, terstuktur,  dan  optimal  serta  meningkatkan  kemampuan  guru  dalam  menggunakan aplikasi microsoft excel. Prosedur pelatihan yang telah dilakukan tim pelaksana adalah :
1. Menyiapkan modul dan soal-soal latihan pada saat pelatihan.
2. Menyiapkan sarana dan prasarana pelatihan.
3. Evaluasi dan analisis hasil kegiatan pelatihan.
Tujuan  pelatihan  ini  untuk  membantu  mengatasi  permasalahan  pengelolahan administrasi sekolah. Pelatihan mengunakan software Microsoft excel agar pengolahan administrasi sekolah lebih terstukstur dan optimal.

## METODE PELAKSANAAN
Kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan pada Oktober 2019- Februari 2020 di PAUD KB Al Ikhlas Kota Depok. Waktu dan tempat pelaksanaan disesuaikan dengan kesepakatan pihak sekolah.
Metode yang dilakukan dalam kegiatan pelatihan ini adalah melalui beberapa tahap : 1) Observasi Langsung dan Wawancara.. Sebelum kegiatan berlangsung, tim melakukan observasi terlebih dahulu ke PAUD KB Al Ikhlas guna mengetahui langsung sistem yang sudah berjalan. Di samping itu, tim juga langsung mewawancarai kepala sekolah guna memperoleh masalah yang tengah dihadapi sekolah.  Selanjutnya tim menawarkan solusi yang akan dijadikan bahan materi dalam pelatihan nantinya. 2) Ekspositori, Presentasi, Pendampingan,  dan  Diskusi  Metode  pelatihan  yang  dilakukan  adalah  ekspositori, presentasi, dan tanya jawab. Salah satu anggota tim mempresentasikan materi di depan
sedangkan  peserta  langsung  mempraktikannya  di  laptop  masing-masing.  Anggota  tim yang lainnya memberikan pendampingan langsung kepada peserta.
Untuk  menunjang  pelaksanaan  pelatihan  pengolahan  administrasi  sekolah,  tim pelaksana menyiapkan modul sebagai bahan materi dan latihan yang digunakan para guru dalam memahami software Microsoft excel. Modul telah dirancang agar dapat langsung diaplikasikan  pada  permasalahan  pengolahan  administrasi  sekolah.  Isi  modul  memuat perkenalan  Microsoft  excel,  fungsi  operasi  berupa  operasi  dasar  dan  operasi  lanjutan, contoh-contoh, dan latihan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan ini diawali dengan mengurus surat perizinan ke sekolah mitra PAUD KB Al Ikhlas pada 2 September 2019 . Setelah berdiskusi dengan pihak sekolah, pelaksanaan pelatihan  dilakukan  pada  22  Oktober  2019.  Kegiatan  dilaksanakan  selama  4  jam  dari pukul 10.00- 14.00. Pelaksanaan dibagi dalam 2 sesi. Sesi pertama dimulai jam 10. 00 sampai  12.  00  materi  yang  disampaikan  mengenai  perkenalan  awal  dan  fungsi  operasi dasar  Microsoft  excel  beserta  pembahasan  contoh  terkait.  Sesi  kedua  dilanjutkan  dari 12.15 sampai 14.00 membahas tentang fungsi operasi lanjutan Microsoft excel, contoh terkait,  dan  latihan.  Pada  pelaksanaan  pelatihan  tim  pemateri  menjelaskan  langsung masuk  ke  contoh  agar  pelatihan  lebih  efektif,  sehingga  peserta  dapat  mengaplikasikan operasi-operasi yang diperlukan dalam pengelolahan administrasi sekolah.
Gambar 1. Kegiatan Pelatihan di PAUD Al Ikhlas
Hasil  kegiatan  pelatihan  dijabarkan  berdasarkan  empat  indikator  yang  dicapai, yaitu:
1. Mengenal  dan  memahami  pemakaian  fungsi  operasi  dasar  pada  Microsoft  excel. Sekitar  90%  indikator  ini  telah  tercapai.  Hal  ini  terlihat  dari  kemampuan  peserta menyelesaikan soal yang berhubungan dengan penggunaan operasi dasar aritmatika secara manual. Selain itu, pada bagian penggunaan rumus dasar statistika yang sudah tersedia  dalam  Microsoft  excel  juga  mudah  dipraktekkan  para  peserta.  Ada  lima fungsi statistika dasar yang dibahas pada pelatihan yaitu penggunaan “ SUM, MAX, MIN,  AVERAGE,  dan  COUNT ”.  Penggunaan  fungsi  ini  tentunya  sangat  sering dipergunakan  dalam  pengelolahan  administrasi  sekolah.  Dengan  adanya  materi penggunaan rumus di Microsoft excel ini, peserta merasa dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
2. Memahami  pemakaian  fungsi  kondisional  pada  Microsoft  excel.  Ketercapaian indikator  ini  sebesar  sekitar  75%.  Pada  pelaksanaannya,  penggunaan  fungsi kondisional  pada  Microsoft  excel  terasa  lebih  sulit  bagi  peserta.  Hal  ini  karena dibutuhkan logika berpikir untuk menggunakan rumus yang cocok dengan data yang ada. Selain itu, dibutuhkan ketelitian dalam penulisan rumus kondisional agar hasil yang  diperoleh  benar.  Sebagaimana  diketahui,  cara  kerja  Microsoft  excel  sangat memerlukan perumusan yang tepat, jika ada notasi yang salah akan diberi peringatan error. Selain itu, butuh waktu yang cukup lama bagi peserta untuk menyelesaikan soal yang berkaitan dengan penggunaan fungsi kondisional ini.
3. Menyelesaikan latihan/ tugas terkait penggunaan operasi fungsi pada Microsoft excel. Ketercapaian  indikator  ini  sebesar  sekitar  75%.  Pada  saat  pelaksanaan,  tim mempersiapkan 5 buah tugas yang akan dijadikan bahan evaluasi. Tingkat kesulitan tugaspun  bertingkat  dari  yang  mudah  ke  yang  sulit.  Tugas  1  sampai  3  dapat diselesaikan  peserta  dengan  baik,  walaupun  terkadang  masih  ada  kesalahan  dan keragu-raguan.    Tugas  4  dan  5  tidak  sempat  diselesaikan  saat  pelaksanaan  karena keterbatasan  waktu  dan  kondisi  peserta  yang  sudah  lelah.  Tim  mempersilahkan peserta  untuk  menyelesaikan  tugas  di  rumah  dan  diberikan  kunci  jawaban  untuk mengecek kebenaran atas apa yang dikerjakan.
4. Menyelesaikan  permasalahan  administrasi  sekolah  menggunakan  Microsoft  excel. Ketercapaian indikator ini sebesar sekitar 50%. Tingkat pencapaian indikator ini lebih rendah daripada indikator yang lain dikarenakan penyelesaian masalah administrasi sekolah sudah menggunakan fugsi operasi yang lebih kompleks, sehingga beberapa perserta  masih  ragu-ragu  menggunakan  fungsi  operasi  apa  yang  cocok  digunakan untuk menyelesaikan pengelolahan administrasi sekolah.

## SIMPULAN
Berdasarkan  kegiatan  pelatihan  yang  telah  dilaksanakan,  dapat  diambil  beberapa kesimpulan,  yaitu  :  1)  Guru  mengenal  dan  memahami  pemakaian  fungsi  operasi  dasar pada Microsoft excel. 2) Guru memahami pemakaian fungsi kondisional pada Microsoft excel. 3) Guru mampu menyelesaikan pengelolahan administrasi sekolah menggunakan Microsoft excel.

## DAFTAR PUSTAKA
Achmadwati  W,  dkk.  (2018).  Pemanfaatan  Sarana  Prasarana  Kerja, Self  Capacity Building ,  dan  Kinerja  Tenaga  Administrasi  Sekolah. Jurnal  Administrasi Pendidikan . XXV (1) hlm. 1-12
Andarwati,  M.  dan  Dwipasari,  L.  (2014).  Desain  Sistem  Informasi  Administrasi  dan Keuangan  Paud  untuk  Mencapai  Akreditasi. Jurnal  Matics,  Ilmu  Komputer  dan Teknologi Informasi . 6(2) hlm. 65-70.
Ayuliana,  dkk.  (2011).  “Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  Untuk  Sistem  Informasi Manajemen  Sekolah:  Studi  Kasus  Pada  SMA  78  Jakarta.” ComTech:  Computer, Mathematics and Engineering Applications 2(2):1172.
Faadilah, A. (2016). Excel Untuk Administrasi Pendidikan Modul ICT .
Kristiawan, M. dan Asvio, N. (2018). Pengelolaan Administrasi Madrasah Tsanawiyah Negeri  Dalam  Meningkatkan  Kualitas  Pendidikan  Madrasah. Jurnal  Manajemen Pendidikan . 5(1) hlm. 86-95
Nurfadilah, I. (2017). Hubungan Pemanfaatan Teknologi Informasi Dengan Pelayanan Administrasi  Tata  Usaha  Di SDIT  Asy-Syifa  Qolbu  Bogor .  (Skripsi).  Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
Rokhman, dkk. (2018). “Pelatihan Pemanfaatan Microsoft Office Pada Staf Pengajar Di SMPLBN (Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa Negeri) Kota Malang.” Jurnal MNEMONIC 1(1):4–9.
Subagyo.  (2010).  Manfaat  Fitur  “Pivot  Table”  dari  Microsoft  Office  Excel  untuk Pengelolaan  Data  Statistika  Perpustakaan. Jurnal  Pustakawan  Indonesia .  10(1) hlm.13-22.
Sulistiyani, N dan Rohmadi. (2013). Perancangan sistem aplikasi administrasi TK MTA Gemolong Berbasis Web. Prosiding Seminar Riset Unggulan Nasional Informatika dan Komputer FTI UNSA . 2 (1) hlm. 106-112.
Winarno.  (2017). Pendayagunaan  Teknologi  Informasi  Dan  Komunikasi  Dalam Administrasi  Pendidikan  Dan  Pembelajaran  Di  SDIT  MTA  Gemolong .  (Skripsi). Universitas Muhammadiyah Surakarta.