Jurnal Prodi
P. ADP FE UNY Vol. XIV No.1 Hal. 1 - 112
Yogyakarta,
Februari 2016 ISSN 1412-1131

## EFISIENSI
Penataan  Ruang  Kantor  dalam  Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor ( Daimatun Naﬁah ). Halaman 1-22
Peran  Komunikasi  Non  Verbal  dalam  Menunjang Profesionalisme Sekretaris ( Iin Kristiyanti ). Halaman 23-45
Pengaruh Pengetahuan dan Orientasi Religius Terhadap Minat menjadi Nasabah Islamic Mini Bank FE UNY ( Isroah, Mimin Nur Aisyah, Amanati Novi Yushita ). Halaman 46-68
Studi  Tentang  Implementasi  Sistem  Manajemen  Arsip Elektronik Pada Kantor ( Sutirman, Nadia Sasmita Wijayanti, Purwanto ). Halaman 70-97
Peran  Administrasi  dalam  Membangun  Masyarakat Berkarakter ( Muhyadi ). Halaman 98-109

## Kajian Ilmu Administrasi

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## REDAKSI
Ketua Dewan Redaksi
: Dr. Sutirman, M.Pd. Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd. Anggota Redaksi
: Joko Kumoro, M.Si. Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Rosidah, M.Si. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan  Pendidikan Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri
Yogyakarta.
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281.
Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi menerima tulisan terkait hasil penelitian dan kajian-kajian ilmu administrasi. Redaksi berhak menyingkat dan mengedit tulisan yang akan dimuat  tanpa  mengubah  substansi isinya.  Hak  cipta  dilindungi  oleh undang-undang.

## KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha  Kuasa  yang  telah  memberikan  rahmat  dan  karunia-Nya, sehingga Jurnal Efisiensi Volume XIV Nomor 1 Februari 2016 dapat diterbitkan.  Jurnal  Efisiensi  ini  hadir  sebagai  media untuk mengekspresikan  berbagai  gagasan  dan  menyajikan  informasi  hasil- hasil  penelitian  dalam  bidang  administrasi.  Gagasan-gagasan  dan temuan-temuan  penelitian  yang  dipublikasikan  melalui  jurnal Efisiensi ini diharapkan dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu administrasi.
Tulisan  yang  disajikan  pada  jurnal  Efisiensi  Volume XIV  ini diawali dengan gagasan tentang pentingnya penataan tata ruang kantor untuk  menghasilkan efektivitas  pekerjaan  kantor. Rangkaian pekerjaan  dalam  suatu  kantor  dapat  diselesaikan  dengan  cepat  dan tepat  apabila  ruang  kantor  ditata  dengan  baik  sesuai  dengan  alur pekerjaan.  Pengaturan  ruang  tempat  bekerja  yang  sistematis    sesuai dengan  urutan  pekerjaan  dapat  mendukung  tercapainya  efektivitas kerja di kantor.
Tulisan  berikutnya  membahas  tentang  peran  komunikasi  non verbal  dalam  menunjang  profesionalisme  sekretaris.  Sekretaris sebagai profesi yang tugasnya banyak berhubungan dengan pihak lain, dituntut  memiliki  kemampuan  berkomunikasi  yang  baik. Seorang sekretaris tidak hanya dituntut menguasai keterampilan komunikasi verbal, melainkan juga harus menguasai keterampilan komunikasi non
verbal.  Komunikasi  non  verbal  diperlukan  untuk  memperkuat  dan memperjelas pesan dari komunikator kepada komunikan.
Selanjutnya disajikan temuan hasi penelitian tentang pengaruh pengetahuan  dan  orientasi  religius  terhadap  minat  menjadi  nasabah Islamic  Mini  Bank FE  UNY.  Selain  itu  juga  disajikan  temuan  hasil penelitian  tentang  implementasi  sistem  manajemen  arsip  elektronik pada  kantor  pemerintahan  kota  Yogyakarta.  Tulisan  ini  menyajikan informasi  mengenai  penerapan  sistem manajemen  arsip  elektronik oleh  lembaga-lembaga  pemerintah  di  lingkungan  pemerintah  kota Yogyakarta.
Tulisan  terakhir  yang  disajikan  membahas  peran  administrasi dalam  membangun  masyarakat  berkarakter.  Krisis  karakter  yang melanda  generasi  bangsa  Indonesia  harus  diatasi  dengan  berbagai disiplin  ilmu.  Tulisan  ini  menyajikan  gagasan  tentang  membangun masyarakat berkarakter melalui disiplin ilmu administrasi.
Akhirnya,  redaksi  menyampaikan  ucapan  terima  kasih  yang setulus-tulusnya  kepada  para  penulis  yang  telah  menyumbangkan gagasan dan hasil penelitiannya. Semoga gagasan dan temua-temuan hasil penelitian yang disajikan pada jurnal Efisiensi Volume ini dapat merangsang diskusi yang lebih mendalam dan dapat menjadi referensi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di masyakarat. Selamat membaca.
Salam,
Redaksi

## DAFTAR ISI
Halaman Cover .............................................................................. i Redaksi .......................................................................................... ii Kata Pengantar...............................................................................iii Daftar Isi ........................................................................................v 1. Penataan Ruang  Kantor  dalam Menunjang Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah) 1 2. Peran  Komunikasi  Non  Verbal dalam  Menunjang Profesionalisme Sekretaris (Iin Kristiyanti) 23 3. Pengaruh  Pengetahuan dan  Orientasi  Religius terhadap Minat  Menjadi  Nasabah Islamic  Mini  Bank FE  UNY (Isroah, Mimin Nur Aisyah, Amanita Novi Yushita) 46 4. Studi  Tentang  Implementasi  Sistem  Manajemen  Arsip Elektronik pada  Kantor  Pemerintahan  Kota  Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto) 70 5. Peran  Administrasi dalam  Membangun  Masyarakat Berkarakter (Muhyadi) 98 Rambu-rambu Teknis Penulisan Jurnal Efisiensi 110
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)

## PENATAAN  RUANG KANTOR DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PEKERJAAN KANTOR

## Daimatun Nafiah
desantaima@yahoo.com

## ABSTRAK
Dalam  melaksanakan  suatu  pekerjaan,  salah  satu  faktor  yang menentukan  keberhasilannya  adalah  penyusunan  tempat  kerja  dan alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Agar pekerjaan dalam  suatu  kantor  dapat  berjalan  dengan  baik,  ruang  kantor  perlu ditata menurut kebutuhan dan persyaratan kerja.  Dalam kantor  yang tertata dengan baik, maka para karyawan juga akan merasakan suasana yang mendukung pelaksanaan tugas dengan sebaik-baiknya, tidak ada kesulitan untuk menghubungi rekan kerja dan pimpinan dapat dengan mudah mengawasi pekerjaan para karyawannya. Jika dilihat dari sisi karyawan,  ketepatan  pemilihan tata  ruang kantor  ini  dapat  me- ningkatkan  produktivitas,  kekreatifan  dan  kenyamanan  karyawan secara tidak langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas kerja. Tata ruang dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan. Penataan ruang kantor sangat mendukung  terciptanya efisiensi  dan  efektivitas  pekerjaan  kantor.  Dengan  penataan  ruang yang  baik  diharapkan  dapat  membantu  perusahaan  dalam  mencapai tujuan yang diharapkan. Di samping itu, penataan ruang kantor yang baik juga mempengaruhi citra perusahaan/organisasi.

## Kata kunci : tata ruang kantor, efektivitas pekerjaan
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)

## Pendahuluan
Setiap karyawan kantor membutuhkan  ruangan  untuk bekerja.  Salah  satu  sarana kantor  yang  perlu dikelola adalah  ruangan  kerja.  Dalam melaksanakan  tugas  kantor, tatanan  tempat  kerja  menentu- kan kelancaran kegiatan kantor,  hal  ini  akan  me- mengaruhi kenyamanan  dalam bekerja,  dan  mendukung  ter- capainya penyelesaian pekerja- an.  Dalam  sehari  manusia mengalokasikan  waktu  untuk bekerja  selama  delapan  jam. Sepertiga  dari  seluruh  waktu dalam sehari dihabiskan  untuk bekerja  di  kantor.  Mengingat waktu yang dialokasikan untuk bekerja  di  kantor  cukup  besar, maka  sudah  sewajarnya  jika kenyamanan  dalam  bekerja
perlu  dipertimbangkan  dalam penataan  ruang  kantor.  Kantor didefinisikan  sebagai  suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utamanya adalah sebagai
tempat/kegiatan kerjasama
yang  melibatkan  orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan  untuk  tujuan-tujuan perkantoran. Tata ruang kantor merupakan    cara  penyusunan perabotan,  peralatan  dan  per- lengkapan  kantor,  serta  mesin kantor pada tempat yang tepat, sehingga karyawan dapat bekerja  dengan  baik,  nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak,  sehingga  tercapai efesiensi  kerja.  The  Liang  Gie (1996: 186) menyatakan bahwa tata  ruang kantor  adalah  pe- nyusunan alat-alat kantor pada
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
letak  yang  tepat  serta  peng- aturan  tempat  kerja  yang  me- nimbulkan  kepuasan  bekerja bagi para karyawan.
Tata  ruang yang  baik  me- mungkinkan  pemakaian  ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas  lantai  tertentu  dapat  di- pergunakan  untuk  keperluan yang sebanyak-banyaknya. Pe- nataan tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan keuntungan-keuntungan  bagi organisasi  yang  bersangkutan dalam menyelesaikan pe- kerjaan. Dengan adanya penataan  ruang  yang  baik,  hal ini  akan  mencegah  peng- hamburan  tenaga  dan  waktu para karyawan karena berjalan mondar-mandir  yang  sebenar- nya  tidak  perlu,  sehingga
menjamin    kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
Menurut  Nuraida  (2008: 142)    tujuan  dalam  menyusun tata  ruang kantor  adalah: 1) Memudahkan  pengawasan;  2) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja; 3) Memberikan kepuasan  dan  kenyamanan kerja;  4)  Menyediakan pe- layanan  yang  dibutuhkan; 5) Memberikan  rasa  aman  dan keleluasaan  pribadi; 6)  Men- jauhkan pekerjaan yang menimbulkan  bunyi  keras  dan gaduh;  dan 7)  Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan
Dari  uraian  di  atas  dapat diketahui  bahwa tata  ruang kantor yang baik akan menimbulkan kesan bagi tamu yang  datang.  Kesan  pertama
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
penting bagi para tamu  karena tamu  akan  lebih  tertarik  untuk berkunjung  ke  kantor  dengan tata  ruang yang  baik  dan efektif. Hal ini akan berdampak positif  bagi  citra  organisasi, untuk jangka  panjang  demi kelangsungan organisasi.

## Teori dan Pembahasan
Menata  ruang  bagi  sebuah kantor sudah merupakan suatu kebutuhan. Tata ruang merupa- kan suatu metode untuk membenahi  dan  menyusun perabotan  maupun  peralatan dan perlengkapan kantor dengan  tujuan  memberikan kenyamanan  bagi  karyawan yang  sedang  bekerja.  Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan,  maka  diperlukan suatu  perencanaan  yang baik
terhadap tata  ruang kantor. Perencanaan tata  ruang kantor perlu  dilakukan  oleh  pihak manajemen.  Karena  penting- nya  perencanaan tata  ruang kantor, maka manajemen perlu memahami dengan pasti segala persoalan  yang  berhubungan dengan perencanaan tata ruang kantor tersebut. Menurut Komaruddin (1993: 143) faktor-faktor  yang  berkaitan dengan tata  ruang kantor adalah bentuk organisasi, sistem  dan  prosedur  kantor, penampakan  gedung  secara fisik,  penempatan  perlengkap- an  dan  perabot  dan  jumlah personalia.  Oleh karena  itu, sebelum  menempatkan  suatu perabotan  maupun  peralatan lainnya, sebaiknya sebelumnya digambar ke dalam skala yang
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
teliti  di  atas  kertas  petak  yang memperlihatkan kedudukan dinding,  pintu,  jendela,  dan setiap  rintangan  dan  peng- halang seperti pilar, bentangan langit-langit, dinding penopang dan sekat-sekat permanen lain- nya. Dengan adanya gambaran mengenai  tata  letak  sebuah ruangan,  diharapkan  dapat  di- peroleh tata ruang yang praktis dan  nyaman.  Ruangan  yang memadai  bagi  sebuah  kantor tidak hanya mampu menempat- kan  perabot  dan  perlengkapan lainnya,  akan  tetapi  juga memberikan kemudahan untuk bergerak  dari  sebuah  ruangan ke ruangan lainnya.
Seorang  ahli tata  ruang Richard  Muther  (The  Liang Gie,  1996:  190)  merumuskan asas  pokok tata  ruang yang
terbaik.  Walaupun  asas-asas tersebut  diperuntukkan  bagi tempat  kerja  yang  usahanya menghasilkan  suatu  barang, namun  dengan  penyesuaian seperlunya  dapat  dijadikan sebagai  dasar  bagi tata  ruang kantor. Asas-asas tersebut adalah: a) Asas mengenai jarak terpendek,  yaitu  suatu tata ruang yang  memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan  dengan  menempuh
jarak  yang  sependek-pendek- nya; b) Asas mengenai rangkaian  kerja,  yaitu  pe- nempatan  para  karyawan  dan alat-alat  kantor  menurut  rang- kaian  yang  sejalan  dengan urut-urutan  penyelesaian  pe- kerjaan  kantor yang  ber- sangkutan;  c) Asas  mengenai penggunaan  segenap  ruang,
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
yaitu mempergunakan se- penuhnya  semua  ruang  yang ada.  Ruang  itu  tidak  hanya yang  berupa  luas  lantai  saja (ruang  datar),  melainkan  juga ruang  yang  vertikal  ke  atas maupun  ke  bawah.  Jadi  di- usahakan tidak ada ruang yang dibiarkan  tidak  terpakai;  d) Asas mengenai perubahan susunan  tempat  kerja,  yaitu sebuah tata  ruang yang  dapat diubah  atau  disusun  kembali dengan  mudah  atau  tidak memakan biaya yang besar.
Di samping itu, ada beberapa  pedoman  yang  baik untuk  dipertimbangkan  dalam mengusahakan  efisiensi  dan efektivitas fungsi ruang kantor, yaitu: bagian-bagian yang tugas  pekerjaannya  memang khusus melayani publik,
hendaknya  ditempatkan  pada posisi  yang  mudah  didatangi publik  sehingga  tidak  meng- ganggu  bagian  yang    lainnya. Tempat  yang mudah didatangi tersebut  biasanya  di  ruang terdepan  gedung  yang  ber- sangkutan. Apabila tidak memungkinkan,  maka  dapat dibuat alternatif dengan membuatkan  papan  petunjuk yang akan membawa publik ke bagian  tersebut.  Hal  tersebut akan  mengurangi  gangguan publik  terhadap  karyawan  lain yang  sering  harus  memberi petunjuk. Bagian-bagian  yang pekerjaannya berhubungan erat satu  sama  lain  hendaknya dikelompokkan pada satu
tempat sehungga dapat memperlancar pekerjaan. Pada
gedung yang bertingkat-
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
tingkat, penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan.  Dengan  demikian, asas  raangkaian  pekerjaan  dan jarak terpendek dapat terjamin. Bagi  publik  keuntungan  yang dapat  diambil  yaitu  mereka tidak  perlu  mondar-mandir atau  naik-turun  tangga  jika harus pergi dari satu bagian ke bagian  lain.        Bagian  pusat yang mengerjakan semua pekerjaan  ketatausahaan  dari organisasi  hendaknya  diberi tempat di tengah-tengah sehingga  bagian-bagian  lain mudah  untuk  menghubungi- nya.    Bagian  yang  tugas pekerjaannya  bersifat    gaduh hendaknya disendirikan sehingga  tidak  mengganggu bagian lain  yang pekerjaannya membutuhkan  konsentrasi  dan
ketenangan  (Suparjati  dkk,
2000: 80).
Sehubungan dengan penataan  ruang  kantor,  ada beberapa  macam tata  ruang kantor. Menurut The Liang Gie (1996:  192) tata  ruang kantor dibedakan  menjadi  2  macam yaitu: a)  Tata  ruang  yang terpisah-pisah;  dan  tata  ruang kantor terbuka,
Tata  ruang yang  terpisah- pisah,  yaitu tata  ruang kantor untuk bekerja yang dipisahkan atau  dibagi  dalam  kamar- kamar kerja/dibagi dalam beberapa  bagian. Kelebihan tata  ruang kantor  terpisah adalah:  Konsentrasi kerja lebih terjamin,pekerjaan  yang  ber- sifat rahasia dapat lebih terjamin atau terlindungi, untuk menambah kewibawaan,
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
status  pejabat  sehingga  selalu terpelihara  adanya  kewibawa- an  pejabat/pimpinan, untuk menjamin  keberhasilan  kerja dan  merasa  ikut  bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut  memiliki.  Sedangkan  ke- kurangan tata  ruang kantor terpisah  adalah  komunikasi langsung antar karyawan tidak dapat  lancar,  diperlukan  biaya yang  lebih besar  untuk  biaya pemeliharaan ruangan, pe- ngaturan penerangan dan biaya peralatan  lainnya,  pemakaian ruangan  kurang  luwes  apabila ada perubahan dan per- kembangan  organisasi,  mem- persulit pengawasan dan memerlukan  ruangan yang luas.
Tata  ruang kantor  terbuka, adalah  ruangan  besar  untuk
bekerja  yang  ditempati    oleh beberapa karyawan yang bekerja bersama-sama diruang- an  tersebut  tanpa  dipisahkan oleh  penyekat.  Kelebihan tata ruang kantor  terbuka,  adalah memudahkan dalam peng- awasan,  pengaturan  cahaya, udara,  pengaturan  warna  dan dekorasi,  luwes  atau  fleksibel apabila  diperlukan  perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya  tinggi,  mudah  untuk mengadakan hubungan langsung,  pengawasan,  pe- nyeragaman kerja dan pembagian  peralatan  kerja, biaya  lebih  hemat  atau  murah untuk  pemeliharaan ruangan kerja,  penggunaan  kelengkap- an  ruangan  dan  peralatan, penggunaan  telepon  dan  lain- lainnya.  Sedangkan  kekurang-
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
an tata  ruang kantor  terbuka kemungkinan  timbul  atau  te- rjadi  kegaduhan  atau  ke- bisingan, karyawan sulit untuk melakukan  pekerjaan  dengan penuh konsentrasi, batas kedudukan  antara  pimpinan dan  bawahan  tidak  nampak jelas,  pekerjaan  yang  bersifat rahasia  sulit  dilakukan, ke- mungkinan nampak  adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya,  sehingga  mengakibat- kan pemandangan yang kurang baik.
Selain itu ada alternatif lain selain  dua tata  ruang di  atas yaitu tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Landscape  Offices).  Yang dimaksud  dengan  tata  kantor berpanorama  adalah  ruangan
untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,  dekorasi  dan  lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar
lingkungan ruangan per-
kantoran nampak seperti pemandangan  alam  terbuka dan  benar-benar  merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan  dan  ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Kelebihan tata ruang kantor berhias atau berpanorama para karyawan akan merasa nyaman dan  betah  bekerja,  ketegangan syaraf  dapat berkurang  atau dihindarkan,  kebisingan  dan kegaduhan  dapat  berkurang atau dihindarkan, produktivitas kerja  dapat  meningkat,  pe- kerjaan  dilaksanakan  dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat
mudah
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
dicapai.  Adapun  kekurangan tata  ruang kantor  berhias atau bertaman/berpanorama mem- butuhkan  biaya  cukup  tinggi untuk  mengadakan  taman  dan dekorasi lainnya, biaya pemeliharaan tinggi, memerlu- kan  tenaga  ahli  yang  tidak mudah  dan  tidak  murah.  Pada zaman  sekarang  ini  sudah banyak  kantor-kantor  yang memilih  sistem tata  ruang berhias/berpanorama dengan
pertimbangan  lebih  nyaman sehingga
diharapkan produktivitas kerja akan meningkat.
Menurut  The  Liang  Gie (1996:  193)  agar  tercipta kenyamanan  karyawan  dan keindahan serta kerapian kantor,  teknik  yang  dapat digunakan untuk mencapai tata
ruang kantor  yang  terbaik adalah  sebagai  berikut: a)
Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap  ke  jurusan  yang sama; b)      Pada tata  ruang terbuka,  susunan  meja-meja dapat  terdiri  atas  beberapa baris; c) Diantara baris-baris meja tersebut disediakan lorong  untuk  keperluan  lalu lintas
para karyawan.
Sebaiknya  di  tengah  ruangan terdapat  sebuah  lorong  utama yang  lebarnya  120  cm;  d) Jarak antara suatu meja dengan meja  yang  didepan  atau  di belakangnya (ruang untuk duduk  karyawan)  selebar  80 cm; e) Pejabat pimpinan bagian yang  bersangkutan  ditempat- kan di belakang para karyawannya. Di satu pihak ini
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
akan  memudahkan  pengawas- an, di pihak lain akan
mencegah para karyawan mengangkat kepala untuk melihat  siapa  yang  menemui pejabat pimpinan; f) Karyawan yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar,  ditempatkan  di  pojok yang tidak sering dilalui orang, misalnya Bagian Keuangan; g) Lemari  dan  alat-alat  per- lengkapan lain diletakkan
didekat tempat duduk
karyawan
Kondisi tata  ruang kantor dapat  memberikan  pengaruh terhadap  hasil  kerja  karyawan di  suatu  perusahaan  yang nantinya  akan  memberikan dampak tersendiri pada perusahaan  tersebut.  Seperti letak tata  ruang yang  kurang
tepat  dan  suasana  lingkungan perkantoran yang kurang nyaman, ataupun prosedur kerja yang belum sesuai dengan  kebutuhan  perusahaan itu  sendiri.  Situasi  seperti  ini dapat membuat karyawan cepat lelah,  rasa  malas  dan  suntuk, kurangnya  konsentrasi  ter- hadap  pekerjaan,  serta  rasa bosan yang terus menerus. Hal ini dapat menjadi suatu permasalahan  yang  sulit  di- hindari  apabila  perusahaan tidak  sesegera  mungkin  me- rubah  sistem  dan  menjadikan- nya lebih baik lagi.
Faktor  yang  mempengaruhi tata ruang kantor yaitu
lingkungan fisik kantor. Lingkungan  fisik  kantor  dapat memberikan  pengaruh  yang
besar terhadap kinerja
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
karyawan.  Lingkungan  fisik tersebut meliputi kedaaan penerangan,  keadaan  sirkulasi udara  dan  pengaruh  warna  di sekitarnya.  Menurut  Moekijat (1995:135),    lingkungan  fisik kantor  adalah  sesuatu  yang berada  di  sekitar  para  pekerja yang  meliputi  warna,  cahaya, udara,  suara  serta  musik  yang dapat  mempengaruhi  dirinya dalam menjalankan tugas- tugas yang dibebankan.
Lingkungan  fisik  yang  baik akan  mendorong  timbulnya semangat kerja karyawan.
Dengan  semangat kerja  yang tinggi,  karyawan  akan  dapat bekerja dengan perasaan senang dan bergairah sehingga mereka  akan  berprestasi  kerja dengan baik. Sebaliknya
apabila lingkungan fisik buruk
tentu produktivitas kerja menurun,  karena  karyawan
akan  merasa  tidak  nyaman dalam bekerja. Dengan demikian semangat kerja seorang karyawan sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dengan
semangat  kerja  yang  tinggi maka  kualitas  sumber  daya manusia dapat meningkat sehingga tujuan organisasi yang  telah  ditetapkan  dapat tercapai.
Setiap  kantor  mempunyai persyaratan  lingkungan  fisik yang  harus    diperhatikan  dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer kantor.  Sebagai contoh di negara Inggris ditetapkan  sebuah  undang- undang  tentang  kantor-kantor (The  Offices  Act)  yang  antara
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
lain  menetapkan  persyaratan linhkungan fisik (physical
conditions) yang harus
diusahakan pada setiap kantor. Menurut The Liang Gie (1996: 211) persyaratan tersebut meliputi : a)  Kebersihan, yaitu bangunan,  perlengkapan  dan perabotan harus dipelihara kebersihannya; b)   Luas  ruang kantor  tidak  boleh  dijejal dengan karyawan. Ruang kerja harus  menyediakan  luas  lantai 40  square  feet  untuk  setiap petugas  (3,7  m 2 ); c)    Suhu udara yang layak harus dipertahankan  dalam  ruang kerja  (minimum  16 o C  atau  ± 61 o F); d)  Ventilasi, peredaran udara  segar  atau  udara  yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja;
e)   Penerangan cahaya, cahaya
alam  atau  lampu  yang  cocok dan  cukup  harus  diusahakan, sedang perlengkapan pe- nerangan  dirawat  sepatutnya; e)   Fasilitas kesehatan, seperti kamar kecil, toilet dan sebagainya  harus  disediakan untuk para petugas serta dipelihara  kebersihannya;  f) Fasilitas  cuci  muka/tangan dengan  air  hangat  dan  dingin berikut  sabun  dan  handuk harus disediakan seperlunya; g) Air  minum  untuk  keperluan minum petugas harus disediakan  melalui  pipa atau tempat  penampungan  khusus; h)    Tempat  pakaian.  Setiap kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian  yang  tidak  dipakai petugas  sewaktu  kerja  dan fasilitas  untuk mengeringkan
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
pakaian yang basah; i)   Tempat duduk  harus  disediakan  untuk keperluan bekerja dengan sandaran  kaki  bila  perlu;  j) Lantai, gang dan tangga, lantai harus  dijaga  agar  orang  tidak mudah  tergelincir,  tangga  di- beri  pegangan  utnuk  tangan, dan  bagian-bagian  yang  ter- buka diberi  pagar; k)    Mesin mesin  yang  berbahaya  harus diberi  pelindung  dan  petugas yang memakainya harus cukup terlatih; l) Beban berat, petugas tidak  boleh  ditugaskan  meng- angkat,  membawa  atau  me- mindahkan  beban  berat  yang dapat mendatangkan kecelaka- an;  m) Pertolongan  pertama, atau  lemari  obat  untuk  per- tolongan pertama maupun seorang  petugas  yang  terlatih untuk memberikan pertolongan
tersebut; n) Penjagaan kebakar- an.  Alat  pemadam  kebakaran dan sarana untuk melarikan diri dari  bahaya  kebakaran  harus disediakan  secara  memadai, termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran; o)    Pemberitahuan kecelakaan. Kecelakaan dalam kan;tor  yang  menyebabkan kematian  atau  absen  petugas lebih dari 3 hari harus dilapor- kan kepada yang berwajib.
Dalam mencapai tujuannya, setiap kantor pasti mempunyai cara-cara  agar  dapat  mencapai tujuan  itu  secara  efektif  serta efisien.  Padahal,  dalam  ke- nyataannya, kantor satu dengan yang  lain  berbeda-beda  baik tujuan,  kegiatan,  letak,  luas, dan  lain-lain.  Maka  dari  itu, diperlukan  suatu  cara  yang dapat  digunakan  untuk  men-
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
siasati kekurangan-kekurangan yang  ada  pada  suatu  kantor. Selanjutnya menurut The Liang  Gie  (1996:  212)  ada beberapa  hal  penting  yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam  pekerjaan  perkantoran yaitu: cahaya, warna, udara dan suara.
Cahaya
(penerangan)
sangat besar manfaatnya untuk keselamatan  bekerja  dan  ke- lancaran kerja bagi para karyawan,  maka  perlu  diper- hatikan  adanya  penerangan (cahaya)  yang  terang  tetapi tidak  menyilaukan.  Cahaya yang  kurang  jelas  (kurang cukup) mengakibatkan  pe- nglihatan kurang jelas,
sehingga pekerjaan akan
lambat, banyak terjadi kesalahan, dan tentu saja hal ini
menyebabkan  kurang  efesien dalam  pelaksanaan  pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tidak  dapat  dicapai  secara efektif.  Penerangan  yang baik merupakan  hal  vital  yang dibutuhkan  panca indera  pe- nglihatan    untuk  dapat  me- laksanakan tugas kantor.
Tugas-tugas  kantor  ini  lebih banyak  tuntutannya  karena yang  dilihat  adalah  catatan- catatan  kantor,  sehingga  harus didukung oleh penerangan dalam  jumlah  dan    mutu  yang tepat  dan  dalam  tempat  yang tepat  pula.  Penerangan  kantor yang  optimal  berguna  untuk mengurangi terjadinya ke- salahan, sehingga dapat meningkatkan mutu dan
produktivitas kerja.
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
Warna  merupakan  faktor penting  untuk  meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna juga mempunyai penting terhadap  penerangan  kantor. Perusahaan dapat meng- gunakan  warna  muda  apabila ingin melakukan efisiensi dalam  penerangan.  Menata warna  dalam  ruangan  kerja perlu dipelajari dan direncana- kan  dengan    sebaik-baiknya. Penggunaan  tata  warna  dalam kantor  mempunyai  pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan  seseorang.  Setiap warna  mempunyai  pengaruh yang  berlainan  bagi  setiap orang.  Sifat  dan  pengaruh warna kadang-kadang me- nimbulkan  rasa  senang,  sedih dan  lain-lain,  sehingga  di dalam  sifat  warna  itu  sendiri
dapat  merangsang  perasaan manusia. Misalnya, warna
merah mempunyai sifat dinamis, merangsang ke- gembiraan  dan  kegiatan  kerja, tetapi  kadang-kala  juga  bisa meng-ganggu.Warna merah cocok  untuk  ruangan  dengan pekerjaan sepintas lalu (singkat).  Warna  kuning  ber- sifat anggun, bebas dan hangat, hal  ini  menimbulkan  rasa gembira dan merangsang.
Warna  kuning  cocok  untuk gang-gang  atau  jalan  lorong dalam suatu kantor. Warna biru bersifat  tenang,  tenteram  dan sejuk, hal ini dapat mengurangi tekanan atau tegangan.
Demikian  pula  warna  putih. Warna  putih  dan  biru  cocok untuk  ruangan  yang  mem- butuhkan  konsentrasi.  Warna
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
hijau  mempunyai  sifat  dingin atau netral, dan  memiliki efek psikis  menyenangkan.  Efek warna-warna di atas diberlaku- kan  untuk  penggunaan  pada dinding  kantor,  langit-langit kantor,  lantai,  karpet,  gordin jendela,  perabotan  kantor  dan lain-lain.
Khususnya di Indonesia
yang dilalui khatulistiwa  dan  tergolong panas,  warna  biru,  hijau  dan abu-abu  lebih  dianjurkan  agar memberi kesan nyaman. Selain warna  merangsang  emosi  atau perasaan,  warna  juga  dapat memantulkan sinar yang diterimanya,  adapun  banyak atau  sedikitnya  pantulan  dari sinar  tersebut  tergantung  dari macam  warna  itu  sendiri. Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata
warna  yang  baik,  karena  itu dekorasi  tidak  hanya  mem- permasalahkan  hiasan  ruangan kerja  saja  tetapi  harus  di- perhatikan cara mengatur letaknya,  susunan  dan  tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
Udara  juga  merupakan  hal yang  sangat  penting  bagi seorang karyawan yang sedang bekerja.  Udara  dalam  hal  ini ditinjau  dari  suhu  temperatur, kelembaban, sirkulasi/ventilasi dan kebersihan. Seorang karyawan  akan  sulit  bekerja dengan  baik,    apabila  mereka bekerja di ruangan kantor yang udaranya  panas  dan    pengap. Menurut American  Society  of Heating and Ventilating Engineering (The  Liang  Gie, 1996:  219)  suhu  udara  yang
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
dianggap nyaman untuk bekerja  adalah  25,6°C  dengan nilai  kelembaban  45%.  Oleh karena  itu  perlu  diusahakan adanya  ventilasi  cukup,  yang dapat  membantu  pertukaran udara  dengan  lancar,  sehingga para  karyawan  di  ruang  kerja- nya tetap mendapat udara yang segar  dan  nyaman.  Dalam hal ini    Moekijat  (1995:  144)  ber- pendapat bahwa
Air Conditioner (AC) dapat mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran,  kelembaban,  dan kebersihan. Efisiensi kerja menunjukkan keuntungan rata- rata  20%  setelah  diberi  AC. Dengan  terpenuhinya  kualitas dan  kuantitas  udara  yang  baik maka akan meningkatkan mutu dan produktivitas kerja.
Faktor  suara  dapat  meme- ngaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan  yang  membutuhkan kosentrasi,  karena  suara  yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan karyawan.
Oleh  karena  itu,  maka    suara bising  hendaknya  dihindarkan agar  pelaksanaan  pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan  efesien  sehingga  produk- tivitas  kerja  akan  meningkat. Sehubungan dengan suara, ada suara  yang  dapat  menambah semangat  kerja  yaitu  musik. Menurut  Nuraida  (2008:  162) musik  dapat  mempengaruhi keadaan  fisik  dan  mental karyawan. Musik berguna untuk  meningkatkan  efisiensi, kepuasan  dan  produktivitas kerja,  mengurangi  ketegangan
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
mental, menimbulkan rasa rileks,  mengurangi  kejenuhan serta  menambah  kegembiraan kerja.  Hal  ini  dapat  terjadi apabila  pekerjaan  tidak  mem- butuhkan  konsentrasi  tinggi, bersifat  monoton,  sehingga menimbulkan  kejenuhan  dan kebosanan kerja. Sebuah musik dapat  menimbulkan  semangat kerja  apabila  volumenya  tidak terlalu kuat, temponya sedang, lembut  dan  tenang  serta  tidak dibunyikan secara terus menerus, melainkan pada waktu-waktu tertentu saja, misalnya pada pagi hari, siang hari, pada waktu makan siang/waktu  istirahat,  itupun hanya sekitar lima belas menit saja.  Oleh  karena  itu  lagu- lagu/musik  yang  lembut  dapat digunakan di tempat  kerja,
sedangkan  musik yang terlalu keras justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

## Kajian
Suatu  tata  ruang  dalam kantor  hendaknya  dapat    di- ubah atau dipindah-pindahkan. Apabila  suatu  ruang  ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu-ragu untuk menyem- purnakannya.  Hal-hal  yang umumnya  menjadi  penyebab adanya  perubahan suatu  tata ruang kantor adalah penambah- an atau pengurangan karyawan pada kantor yang ber- sangkutan,  penambahan  atau penggantian  perabot  kantor atau  alat-alat  kerja  lainnya, perubahan  mengenai  proses penyelesaian  suatu  pekerjaan,
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada  satuan  kerja  yang  ber- sangkutan, baik mengenai macam maupun kuantitasnya.
Menurut  Nuraida  (2008: 45),  penataan  ulang  perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya  berbagai  masalah atau perubahan, diantaranya: a)
Layout yang ada menimbulkan hambatan bagi karyawan dalam melaksanakan  pekerja- an; b) Adanya keluhan  dari karyawan  yang  disebabkan oleh  kondisi  lingkungan  fisik kerja;  c) Mulai  menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan; d) Tata ruang yang ada perlu disegarkan kembali
Peninjauan  terhadap  suatu tata  ruang  kantor,  sebaiknya dilakukan  secara  berkala.  Hal
ini  berlaku  apabila  tidak  ada suatu perubahan terhadap kantor yang bersangkutan.
Apabila  pada  suatu  ketika terjadi  perubahan  atau  per- pindahan  yang  mempunyai pengaruh  terhadap  tata  ruang kantor itu, sebaiknya dilakukan peninjauan kembali.

## Kesimpulan
Menata ruang dan lingkung- an kantor merupakan kebutuh- an  penting  bagi  setiap  kantor. Penataan  ruang  kantor  yang efisien perlu mendapat prioritas  utama  dan  perlu ditinjau  secara  berkala  atau ditata  ulang  sesuai  dengan situasi  dan  kondisi  terbaru. Penyusunan perabot kantor dan peralatan  kantor  lainnya  pada tempat yang tepat, serta
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
penataan  bagian  atau  ruangan kantor yang baik sesuai dengan kebutuhan  akan  memberikan kenyamanan  dalam  bekerja. Hasil  kerja  yang  baik  ter- gantung dari proses penyelesai- an pekerjaan  yang  dilakukan secara  baik.  Hal  ini  akan tercapai apabila susunan
ruang/tempat kerja teratur dengan tata ruang dan lingkungan  kantor  yang  baik. Tata ruang  kantor    dan  ling- kungan  kantor  yang  baik  akan meningkatkan produktivitas kerja.  Hal  ini  akan  sangat bermanfaat  bagi  perusahaan/ organisasi.

## Daftar Pustaka
Komaruddin, 1993, Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung, Trigenda Karya Moekijat,  1995,  Tata  Laksana Kantor; Manajemen Perkantoran, Bandung, Mandar Maju
Moekijat,  1997,  Administrasi
Perkantoran, Bandung, Mandar Maju Nuraida, Ida, 2008, Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta, Kanisius
Suparjati,  Tuginem  dan  Puji
Rahayu, 2000, Tata Usaha  dan  Kearsipan, Yogyakarta, Kanisius
Penataan  Ruang Kantor dalam Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah)
The Liang Gie, 1996, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta, Liberty Biodata Nama lengkap Daimatun Nafiah, M.Pd. Lahir di Sleman pada tanggal 28 Februari 1973. Menyelesaikan
pendidikan program sarjana di
Pendidikan Administrasi Perkantoran IKIP Negeri Yogyakarta,  lulus  tahun  1996. Kemudian  melanjutkan  S2 Manajemen Pendidikan Universitas Muhammadiyah
Surakarta dan lulus pada tahun 2011.  Daimatun Nafiah adalah Staff  Pengajar  Tetap  ASMI DESANTA Yogyakarta.

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN

## JURNAL EFISIENSI – KAJIAN ILMU ADMINISTRASI
1. Tulisan  merupakan  suatu  kajian  ilmiah  tentang  hasil  penelitian dalam  bidang  administrasi,  kajian  permasalahan  tentang administrasi, dan hasil studi pustaka/pemikiran dan belum pernah
dipublikasikan pada media lain baik cetak maupun online.
2. Tulisan  dari  hasil  penelitian  disusun  dengan  sistematika  ilmiah mencakup unsur-unsur sebagai berikut: Judul, Abstrak, Pendahuluan, Metode, Hasil, Pembahasan, Kesimpulan, Referensi, Ucapan Terima Kasih, dan Profil Penulis. (download template pada laman jurnal)
3. Tulisan  dari hasil  pemikiran  dan  kajian  tentang  permasalahan administrasi  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur- unsur sebagai berikut: Judul, Abstrak, Pendahuluan, Pembahasan, Kesimpulan,  Referensi,  dan  Profil  Penulis. (download  template pada laman jurnal)
4. Judul  tulisan  dibuat  secara  singkat  namun  menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
5. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
6. Abstrak  yang  menggambarkan  intisari  keseluruhan  isi  tulisan, disusun  secara  naratif,  kurang  lebih  100  kata,  diketik  satu  spasi.
Dibawah abstrak ditulis kata kunci.
7. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998: 3) menyatakan bahwa …
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998: 4) bahwa …
c. ...  dikemukakan  pula  oleh  Kristiadi  (Azhar  Kasim,  1998:  4)
kebijakan swastanisasi merupakan …
8. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam  Organisasi.  Jakarta:  Lembaga  Penerbit  FEUI  &
PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March, J.G. dan J.P.Olsen (ed). 1990. Ambiguity and Choice in
Organization. Oslo Universitetsforlaget.
9. Profil  penulis  ditulis  dalam  narasi,  memuat  nama  lengkap,  gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
10. Panjang tulisan 10 sampai 15 halaman kuarto ketik spasi ganda (MS Word, Arial 10), diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD (soft file).

## Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website Prodi : http://journal.uny.ac.id/index.php/eﬁsiensi  | E-mail Prodi: eﬁsiensi@uny.ac.id

## Volume XIV, Nomor 1, Februari 2016
ISSN: 1412-1131

## EFISIENSI Kajian Ilmu Administrasi