JBEE : Journal Business Economics and Entrepreneurship
http://jurnal.shantibhuana.ac.id/jurnal/index.php/bee
JBEE Volume 1 No 2 2019

## KONSEP PENGELOLAAN ADMINISTRASI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI DESA PADA DESA SEBENTE KABUPATEN BENGKAYANG
Yoseph Erbito 1 , Veneranda Rini Hapsari 2 Akademi Manajemen Bumi Sebalo Bengkayang 1 Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Shanti Bhuana 2 erbito@gmail.com 1)
rini@shantibhuana.ac.id 2)

## Abstrak
Layanan administrasi yang baik merupakan keharusan bagi masyarakat, harus dipenuhi oleh  Pemerintah  Daerah,  layanan  dapat  berjalan  dengan  baik  jika  didukung  oleh  data yang akurat, Pemerintah Desa Sebente berupaya memberikan layanan publik yang efektif dengan  cepat  dan  akurat,  diperlukan  aplikasi  berbasis  web  yang  dapat  memenuhi kebutuhan  ini,  informasi  yang  disajikan  dalam  bentuk  data  umum  dan  layanan administrasi  kependudukan.  Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  deskriptif  dengan metode  kualitatif.  Studi  ini  menganalisis  kondisi  layanan  saat  ini  dan  kemudian menentukan  konsep  Sistem  Informasi  Desa  yang  dapat  diterapkan  di  Desa  Sebente, Kecamatan Teriak, Kabupaten Bengkayang.
Kata kunci: manajemen data, sistem informasi desa, data populasi, layanan publik.

## 1. PENDAHULUAN Latar Belakang
Desa  Sebente  Kecamatan  Teriak berjarak  19  KM  dari  pusat  kota  terletak di  sebelah  selatan  kota  kabupaten bengkayang, sebagian
besar penduduknya  berprofesi  sebagai  petani atau  pekebun,  sebagian  kecil  sebagai pedagang/wiraswasta,  karyawan  swasta dan  pegawai  negeri  sipil.  Lokasi  desa yang  berada  tidak  jauh  dari  pusat  kota memungkinkan  dinamika  masyarakat cukup  tinggi,  informasi  desa  yang terbaru dan pelayanan administrasi kependudukan  yang  cepat  dan  akurat merupakan kebutuhan penting masyarakat,  pelayanan  administrasi  saat ini  kurang  maksimal,  untuk  mengurus administrasi surat
menyurat membutuhkan  waktu yang lama.
Untuk  meningkatkan  layanan  publik diperlukan  sistem  informasi  berbasis komputer  yang  bisa  menyajikan  data yang akurat serta menyelesaikan masalah administrasi surat menyurat.
UU  No.  25  Tahun  2009  tentang Pelayanan  Publik.  Untuk  meningkatkan kualitas dan menjamin penyediaan pelayan  public  sesuai  dengan  asas-asas
umum  pemerintahan  dan  korporasi  yang baik  serta  untuk  memberi  perlindungan bagi  setiap  warga  negara  dan  penduduk dari penyalahgunaan wewenang di dalam penyelenggaraan  pelayan  publik  dengan persetujuan  bersama  Dewan  Perwakilan Rakyat  Republik  Indonesia  dan  Presiden Republik  Indonesia,  maka  pada  tanggal 18  Juli  2009  Indonesia  mensahkan Undang  –  Undang  No  25  Tahun  2009 tentang pelayan publik. Pemerintah Desa adalah lembaga pemerintah yang bertugas mengelola wilayah tingkat desa. Lembaga  ini  diatur  melalui  Peraturan Pemerintah  No.  72  Tahun  2005  tentang pemerintah  desa  yang  diterbitkan  untuk melaksanakan  ketentuan  pasal  216  ayat (1)  Undang  –  Undang  Nomor  32  Tahun 2004 tentang pemerintah  daerah . Sistem Informasi  Desa  adalah  bagian  tak terpisahkan  dalam  implementasi  Undang –  Undang  Desa.  UU  Desa  Pasal  86 tentang  Sistem  Informasi  Pembangunan
Desa dan Pembangunan Kawasan Perdesaan  jelas  disebutkan  bahwa  desa berhak  mendapatkan  akses  informasi melalui sistem informasi yang
dikembangkan  oleh  Pemerintah  Daerah Kabupaten atau Kota.
Beberapa penelitian sebelumnya telah membahas  tentang  sistem  informasi dalam pengelolaan administrasi desa.

## 2. METODE PENELITIAN
Tahap awal penelitian adalah identifikasi  masalah  dengan  melakukan wawancara, kuisioner dan observasi.
Tabel 1. Kerangka Pikir
Analisis model sistem bertujuan menganalisis  semua  kegiatan  dalam arsitektur  sistem  secara  keseluruhan dengan melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan- hubungannya. Desain Model Sistem bertujuan melakukan perancangan sistem berdasarkan analisis  yang telah  dilakukan sebelumnya’ Konstruksi bertujuan untuk menunjukkan  platform,  hardware  dan software  yang  digunakan  serta  batasan dalam implementasi, serta menguji performa  prototipe  perangkat  lunak  yang telah  dibangun  agar  dapat  diketahui apakah  prototipe  tersebut  telah  sesuai dengan spesifikasi analisis dan perancangan  yang  telah  diidentifikasi sebelumnya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan awal sistem dimulai dengan  dilakukannya  identifikasi  masalah yang dimuat dalam table problem statement  matrix  untuk  mendifinisikan
masalah  yang  dihadapi  secara  garis  besar agar dapat dicari solusinya.
Tabel 1.2. Problem Statement Matrix
Dari  hasil  wawancara  dengan  kepala desa  sebente  bapak  Tino,S.Kom  ,  untuk meningkatkan pelayanan administrasi dan data  diperlukan  pengembangan  aplikasi sebagai berikut : a) Aplikasi  berbasis  Web  yang  dapat menyediakan  data  berita,  Wilayah administratif, visi misi, pemerintahan desa, data demografi wilayah administratif, data demografi pendidikan,  data  pekerjaan,  data agama,  data  kependudukan  terkait Desa Sebente, yang bisa diakses oleh masyarakat umum secara offline atau
online b) Aplikasi  berbasis  web  yang  hanya dapat diakses oleh tenaga adminstrasi dengan fasilitas username dan password untuk pelayanan  input  data  desa,  wilayah desa, pemerintahan desa, data kependudukan,  data  statistik  desa,
layanan surat menyurat sesuai standar  peraturan  menteri  dalam negeri,  kesekretariatan  pemerintah desa,  laporan  keuangan  yang  sesuai dengan  penyerapan  ADD  dan  DD dari sistem informasi keuangan desa, data  masyarakat  penerima  bantuan dari pemerintah, data pertanahan dan pemetaan, layanan pengaduan masyarakat. Dari  pengamatan  yang  dilakukan  saat ini pemerintah desa sebente menggunakan media  yang  terbatas  dalam  penyampaian informasi,  untuk  pelayanan  administrasi penduduk dilakukan dengan cara manual.
Fase  analisis  modeling  bertujuan menganalisis  semua  kegiatan  dalam
arsitektur  sistem  secara  keseluruhan dengan melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan- hubungannya a) Pemerintah Desa Sebente Melakukan: Penambahan  informasi,  menghapus informasi,  menambah  data  keluarga, memperbaharui data keluarga, menghapus data keluarga, penambahan data persil dan pemetaan. Impor data keuangan dari Siskeudes b) Masyarakat Desa Sebente : Mengakses  dan  melihat  informasi, mengisi form data keluarga. Desain  Modelling  Sistem  bertujuan melakukan perancangan
sistem
berdasarkan  analisis  yang  telah  dilakukan sebelumnya.
Gambar 1.3 Disain Homepage 1.
Gambar 1.4 Tampilan Admin
Aplikasi  yang  dibangun  menggunakan aplikasi opensource, yaitu  menggunakan aplikasi  opensid.  OpenSID  adalah  Sistem Informasi  Desa  (SID)  yang  dibuat  supaya terbuka  dan  dapat dikembangkan bersama- sama oleh komunitas peduli SID. OpenSID diharapkan  dapat  membantu  pemerintah desa dalam beberapa hal berikut:
a) kantor desa lebih efisien dan efektif;
b) pemerintah  desa  lebih  transparan  dan akuntabel;
c) layanan publik lebih baik;
d) warga  mendapat akses  lebih baik pada informasi desa.

## Gambar 1.5. Tampilan Homepage SID Desa Sebente
Bagian  ini  menampilkan  website  yang bisa  diakses  oleh  publik  tanpa  harus
memiliki  akun  untuk  login  sebagai  admin. Homepage  hanya  menyajikan  informasi umum  satu  arah,  informasi  yang  disajikan sesuai  dengan  data  yang  dikelola  oleh admin sistem.
Gambar 1.6. Administrator Login Page
Gambar 1.7. Administrator Page
Gambar 1.7. Administrator Page
(Rozi,  Listiawan,  &  Hasyim,  2017) dengan  penerapan  Sistem  Informasi  Desa Pelayanan  informasi  desa  dan  administrasi kependudukan menjadi lebih baik.
(Sulistyowati & Dibyorin, 2013) Sistem Informasi Desa dapat berjalan dengan baik jika didukung oleh berbagai pihak.
(Apriyansyah,  Maullidina,  &  Priyo Purnomo,  2018)  Ada  beberapa  hal  yang harus  dipersiapkan  oleh  pemerintah  desa dalam  melaksanakan  fungsi  dan  tanggung jawab  terhadap  pelayanan  publik,  ada empat  hal  yang  harus  dilakukan  oleh pemerintah  desa,  antara  lain  menurut Lumbung Komunitas, (2014):
a) Menata dan menetapkan standar pelayanan
b) Menyusun, menetapkan dan pemberitahuan maklumat pelayanan c) Menempatkan pelaksana yang ahli d) Menyediakan sarana, prasarana, dan/atau memberikan
fasilitas
pelayanan  publik  yang  mendukung pelaksanaan  pelayanan  yang  baik  dan memadai.
Agar penerapan Sistem Informasi Desa dapat  berhasil  dengan  baik  maka  perlu dipersiapkan dengan baik : a. Persiapan Penerapan : 1) Membentuk  Tim  Pengembangan OpenSID,  yang  beranggotakan petugas  kantor  desa  beserta  wakil masyarakat. 2) Mempersiapkan  anggaran  untuk Perangkat  pendukung  (PC,  laptop, perangkat jaringan, akses internet), Sewa domain dan hosting, Pelatihan  dan  bimbingan  staf kantor desa dan petugas operasional OpenSID, Pendampingan penerapan OpenSID. b. Langkah Penerapan : 1) Sosialisasi : a) Peragaan dan lokakarya bersama  semua  staf  kantor desa,  mencakup:  Keharusan adanya  OpenSID,  Peran  dan manfaat OpenSID, Proses penerapan OpenSID, Pengembangan  Sumber  Daya Manusia untuk penerapan OpenSID b) Pertemuan dan peragaan dengan masyarakat, mencakup:  Apa  OpenSID, Mengapa OpenSID diperlukan, Mengajak masyarakat untuk berpartisipasi, Menjelaskan bagaimana  masyarakat  dapat berpartisipasi  dalam  proses penerapan OpenSID. 2) Menyiapkan Perangkat Pendukung: a) Pengadaan PC, laptop, perangkat jaringan, akses internet b) Memasang PC, laptop, perangkat jaringan, akses internet
c) Mendaftar untuk domain desa.id d) Melatih  staf  kantor  desa dalam penggunaan PC, laptop,  perangkat  jaringan, akses internet e) Mendaftar  hosting  OpenSID online 3) Menginstal Sistem Informasi Desa a) Mengunduh  OpenSID  versi terakhir dari https://github.com/OpenSID/ OpenSID/releases b) Memasang OpenSID di server utama kantor desa c) Memasang OpenSID di server cadangan  (seperti pada  laptop petugas teknis) 4) Menyiapkan Aturan Pendukung: a) Menentukan tugas pokok petugas  OpenSID,  termasuk semua tugas operasional OpenSID b) Menerbitkan SK pengangkatan  petugas,  jika dibutuhkan c) Menyusun  alur  dan  prosedur layanan menggunakan OpenSID 5) Menyiapkan SDM Kantor Desa a) Melakukan pelatihan pengoperasian OpenSID kepada semua staf kantor desa b) Menyiapkan panduan penggunaan dan prosedur operasional OpenSID 6) Menyiapkan  Data  Desa  dan  Data Penduduk a) Menyiapkan data desa: Identitas  Desa,  Pemerintah Desa, Wilayah Administrasi b) Menyiapkan  data  penduduk: Memperoleh  data  penduduk dari  Dukcapil,  arsip  kantor desa, survei atau cara lainMenyiapkan data penduduk  dalam  bentuk  yang siap  dimasukkan  ke  dalam database OpenSID 7) Memasukkan  Data  Desa  dan  Data Penduduk a) Memasukkan data desa: Identitas Desa, Pemerintah Desa, Wilayah Administrasi b) Memasukkan  data  penduduk: Mengimpor data penduduk yang telah disiapkan Memeriksa  dan  memperbaiki data penduduk agar semua data valid
8) Menyiapkan Bahan Web :
a) Merancang  Menu  Statis  dan
Dinamis Web Awal.
b) Menyiapkan  bahan  tulis  artikel awal dan artikelnya kita buatkan seara 9) Memasukkan Bahan Web
10) Menyiapkan  Peluncuran  Layanan SID
11) Menyiapkan Peluncuran Web Desa
4. KESIMPULAN
Sistem Informasi Desa yang diimplimentasikan di desa sebente
diharapkan  mampu  menjawab  kebutuhan masyarakat  dalam  pelayanan  informasi dan pelayanan administasi kependudukan. Aplikasi  ini  disiapkan  dalam  dua  versi yaitu  versi  offline  dan  versi  online.  Versi offline  diperlukan  karena  keterbatasan jaringan  internet.  Versi  online  diperlukan agar Sistem Informasi Desa dapat diakses dari  mana  saja  dan  kapan  saja  dengan syarat  terhubung  ke  jaringan  internet, penyesuaian  basis  data  dapat  dilakukan secara online dan berkala, sehingga antara Sistem  informasi  Desa  versi  offline  dan Versi online datanya selalu sama.

## 5. REFERENSI
Apriyansyah,  Maullidina,  I.,  &  Priyo Purnomo, E. (2018). J 1,2,3 . 10–24. Rozi,  F.,  Listiawan,  T.,  &  Hasyim,  Y.
(2017).  Pengembangan  Website Dan  Sistem  Informasi  Desa  Di
Kabupaten Tulungagung. JIPI (Jurnal  Ilmiah  Penelitian  Dan
Pembelajaran  Informatika) , 2 (2),
107–112.
https://doi.org/10.29100/jipi.v2i2.36 6 Sulistyowati,  F.,  &  Dibyorin,  C.  R. (2013).  Partisipasi  Warga  terhadap
Sistem  Informasi  Desa. Jurnal ASPIKOM , 2 (1), 579. https://doi.org/10.24329/aspikom.v
2i1.34