## ANALISIS KEEFEKTIFAN DAN KEMUDAHAN IMPLEMENTASI IT GOVERNANCE DI INSTANSI X
Maria Ayu Cahyaningrum Program Studi Magister Manajemen, Universitas Tarumanagara mariaayucahyaningrum@gmail.com ( corresponding author )

## Sawidji Widoatmodjo

## Program Studi Magister Manajemen, Universitas Tarumanagara
Masuk : 02-12-2021 , revisi : 24-12-2021 , diterima untuk diterbitkan : 24-12-2021
Abstract: Information Technology (IT) is an important aspect of supporting the success of an organization in the digital business era, so IT governance is required to ensure the alignment of  business  and  IT  in  achieving  company  goals.  Institution  X  is  one  of  the  government institutions that already implemented IT governance based on the COBIT 5 framework in their organizational  governance  structure.  Nevertheless,  various  risks  are  still  found  in  IT operational  activities  such  as  project  delay  and  resource  allocation  problems.  This  problem raises the question of IT governance implementation effectiveness and easiness. This research was  conducted  quantitatively  to  analyze  this  question.  The  research  analysis  descriptively considers the structure, process, and relational mechanism perspectives. From this research can be concluded that the implementation of IT governance in Institution X has been effective and easy.
Keywords: IT Governance, Effectiveness, Easiness, Government Institution
Abstrak:  Information  Technology (IT)  merupakan  aspek  penting  dalam  mendukung keberhasilan  organisasi  di  era  bisnis  digital,  sehingga  IT governance dituntut  untuk memastikan adanya keselarasan bisnis dan IT dalam mencapai tujuan perusahaan. Instansi X merupakan salah satu lembaga pemerintah yang sudah mengimplementasikan IT governance yang mengacu pada framework COBIT 5 dalam tatanan tata kelola organisasi. Namun  pada praktiknya,  masih  ditemukan  berbagai  risiko  dalam  kegiatan  operasional  IT  seperti keterlambatan  proyek  dan  kurang  optimalnya  alokasi  sumber  daya.  Hal  ini  menimbulkan pertanyaan  terkait  keefektifan  dan  kemudahan  implementasi  IT governance .  Penelitian  ini dilakukan secara kuantitatif untuk menganalisis keefektifan dan kemudahan implementasi IT governance .  Analisis  penelitian  ini  secara  deskriptif  mempertimbangkan  perspektif  struktur, proses, dan mekanisme relasional. Dari  penelitian yang sudah dilakukan, dapat  disimpulkan bahwa implementasi IT governance di Instansi X sudah efektif dan mudah.
Kata Kunci: IT Governance , Keefektifan, Kemudahan, Institusi Pemerintahan

## PENDAHULUAN Latar Belakang
Instansi  X adalah lembaga negara yang memiliki fungsi  strategis untuk  perekonomian negara dan menjadi regulator bagi industri perbankan. Industri perbankan sangat erat kaitannya dengan  teknologi  sehingga Instansi  X  sebagai  pusat  industri  mendukung  dengan  kapabilitas teknologi  yang  sesuai. Information  Technology (IT)  menjadi  hal  yang  sangat  penting  dalam mendukung  ketahanan  dan  pertumbuhan  suatu  organisasi.  IT  tidak  hanya  berperan  sebagai faktor  kesuksesan  dalam  keberhasilan  operasional,  tapi  menjadi  faktor critical untuk meningkatkan  keuntungan  yang  kompetitif (De  Haes  et  al.,  2013).  Pada  praktiknya,  banyak tantangan dan risiko yang dihadapi oleh organisasi  dalam mencapai tujuannya. Risiko  dapat berupa keterlambatan proyek atau kurang optimalnya alokasi sumber daya. Kenyataannya IT
tidak  selalu  menunjukkan  hasil  optimal  sehingga  muncul  pertanyaan  mengapa  IT  tidak memberikan suatu ukuran nilai yang diharapkan terhadap bisnis (Van Grembergen, 2004).
Adanya  perkembangan  yang  cepat  di  industri  IT  meningkatkan  ketertarikan  pada  IT governance yang merupakan bagian dari tata kelola perusahaan untuk mendukung keselarasan antara bisnis dan IT dalam menciptakan nilai dari investasi IT (ISACA, 2018). IT governance sangat penting untuk memastikan keberhasilan intervensi IT dalam organisasi. Kesesuaian IT governance akan  berdampak  pada  implementasi  IT  dan  kinerja  organisasi  yang  lebih  baik (Abdollahbeigi  &  Salehi,  2021).  Instansi  X  sudah  mengimplementasikan  IT governance menggunakan framework COBIT 5, namun dengan adanya risiko yang masih terjadi, apakah implementasi IT governance di Instansi X sudah efektif dan mudah? Penelitian ini mencoba untuk menganalisis pertanyaan tersebut mempertimbangkan struktur, proses, dan mekanisme relasional secara kuantitatif. Pendekatan yang digunakan adalah dengan distribusi  kuesioner untuk  mengidentifikasi  nilai  kriterium  dan  perbandingan  skor  dengan  mempertimbangkan perspektif struktur, proses, dan mekanisme relasional secara deskriptif untuk mengevaluasi IT governance yang  telah  diimplementasikan  pada  Instansi  X.  Penelitian  ini  diharapkan  dapat memberikan gambaran key minimum baseline untuk implementasi IT governance di Instansi X  sebagaimana  telah  dilakukan  pada  penelitian  De  Haes  dan  Van  Grembergen  (2009)  pada sektor layanan finansial Belgia.

## Tujuan Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan  untuk  menganalisis  apakah  implementasi  IT governance di  Instansi  X sudah efektif dan mudah untuk  dilakukan. Aspek struktur, proses, dan  mekanisme  relasional  juga  dipertimbangkan  dalam  analisis  keefektifan  dan  kemudahan implementasi IT governance .

## TINJAUAN PUSTAKA
IT governance adalah  kapasitas  perusahaan  untuk  mengatur  penyusunan  dan implementasi strategi IT serta sebagai pedoman untuk penentuan arah perusahaan yang sesuai dalam  mencapai  keuntungan  kompetitif  (Van  Grembergen,  2004).  Pengelolaan  IT  yang terpusat  sebagai  upaya  manajemen  risiko  dan value  generation menjadi  fokus  utama  dalam Governance of Information and Technology (GEIT) (ISACA, 2018). Tata kelola IT merupakan sebuah prinsip yang memastikan bahwa kebutuhan stakeholder , kondisi, dan kehendak suatu organisasi dapat dievaluasi untuk mendapatkan sebuah keseimbangan dan kesepakatan tujuan organisasi, menetapkan arahan sesuai dengan prioritas dan pembuatan keputusan, pengawasan kinerja,  serta  kesesuaian  dengan  tujuan  organisasi  yang  telah  disepakati.  Secara  umum, penerapan  tata  kelola  IT  memiliki  beberapa  keuntungan  yaitu benefit  realization,  risk optimization, dan resource optimization (ISACA, 2012). Dalam  implementasinya, framework IT governance dikembangkan  dengan menggunakan struktur, proses, dan mekanisme relasional. Struktur adalah suatu  keterlibatan dan  keberadaan  fungsi  tanggung  jawab  seperti  IT executive  and  accounts ,  serta  berbagai macam komite IT. Proses adalah pengambilan keputusan strategis terkait IT dan pengawasan. Mekanisme  relasional  adalah  partisipasi  yang  mencakup  bisnis  dan  IT,  kerja  sama, perencanaan strategis, dan shared learning (De Haes & Van Grembergen, 2009).

## METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian, dilakukan distribusi kuesioner untuk memperoleh data primer melalui kepada  pegawai  3  divisi  yang  tugasnya  berkaitan  langsung  dengan  implementasi  IT governance . Pertama, Divisi Strategi dan Transformasi Sistem Informasi (STSI) yang bertugas untuk memastikan harmonisasi antar unit kerja SI, keselarasan strategi, dan kebutuhan Instansi X.  Kedua,  Divisi  Arsitektur Enterprise (AE)  yang  memiliki  tugas  untuk  mengintegrasikan arsitektur  bisnis,  informasi,  aplikasi,  dan  teknologi.  Ketiga,  Grup  Pengembangan  dan Implementasi SI (GPSI) yang bertugas melakukan pengembangan, pemantauan, dan evaluasi proyek serta aset IT. Pemilihan sampel untuk responden dilakukan melalui teknik probabilitas
purposive stratified disproportionate random sampling karena ketiga divisi tersebut memiliki jumlah pegawai yang tidak proporsional. Dari total 186 orang pegawai, diambil sebanyak 150 responden  mulai  dari  staf  sampai  dengan  kepala divisi  dengan  lama  kerja  minimal  1  tahun. Responden menjawab 33 pertanyaan berdasarkan perspektif struktur, proses, dan mekanisme relasional  menggunakan  skala  Likert.  Analisis  dilakukan  secara  deskriptif  dengan perbandingan skor, nilai kriterium, dan distribusi umum dengan pencarian mean dan standar deviasi.

## Perbandingan Skor
Perbandingan  skor  digunakan  untuk  mengidentifikasi  kecenderungan  jawaban responden.  Perbandingan  ini  dapat  mengidentifikasi  tingkat  keefektifan  dan  kemudahan implementasi IT governance secara keseluruhan, ditinjau dari perspektif struktur proses, dan mekanisme relasional termasuk indikator di dalamnya (Sugiyono, 2018).
Nilai  kriterium  adalah  total  nilai  keseluruhan  dari  pertanyaan  penelitian,  jumlah responden, dan skala tertinggi yang dipakai dalam penelitian melalui rumus berikut:
nilai kriterium =  skala tertinggi  ×  jumlah responden ×  jumlah pertanyaan Perbandingan skor digunakan untuk mengidentifikasi kecenderungan jawaban responden terhadap  nilai  kriterium.  Analisis  secara  keseluruhan  dapat  mengetahui  kecenderungan responden  menilai  keefektifan  dan  kemudahan  implementasi  IT governance di  Instansi  X. Namun,  terlebih  dahulu  perlu  dilakukan  perhitungan  skor  aktual  keseluruhan  dengan menjumlahkan  perkalian  jumlah  responden  dengan  masing-masing  skala  untuk  seluruh pertanyaan.
perbandingan skor keseluruhan = skor aktual nilai kriterium x 100%
Rumus perbandingan skor juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi keefektifan dan kemudahan perspektif struktur, proses, dan mekanisme relasional. Namun, perbandingan yang digunakan adalah skor aktual dan nilai kriterium dapat berbeda-beda bergantung pada jumlah pertanyaan masing-masing perspektif.
perbandingan skor perspektif x = skor aktual perspektif x nilai kriterium perspektif x x 100%
Untuk  lebih  terperinci,  rumus  tersebut  dapat  digunakan  untuk  mengidentifikasi kecenderungan  masing-masing  indikator  pertanyaan  untuk  mengetahui  poin  mana  saja  yang paling efektif dan mudah untuk diimplementasikan berdasarkan skor tertinggi.
perbandingan skor indikator X = skor aktual indikator X nilai kriterium keefektifan/kemudahan IT gov x 100%

## Interpretasi Skor
Skor  yang  diperoleh  dari  perhitungan  di  atas  diinterpretasikan  melalui  garis  kontinum digunakan  untuk  mengukur  dan  menunjukkan  besar  tingkat  kekuatan  variabel  yang  sedang diteliti  sesuai  instrumen  yang  digunakan.  Model  garis  kontinum  diperoleh  melalui  rumus berikut dengan hasil sebagaimana pada Tabel 1:
garis kontinum = skala tertinggi − skala terendah jumlah tingkatan
Tabel 1 Interpretasi Skor Pertanyaan
Hasil Kriteria 20% - 35,99% Sangat Rendah 36% - 51,99% Rendah 52% - 67,99% Sedang 68% - 83,99% Tinggi 84% - 100% Sangat Tinggi

## Distribusi Umum
Analisis distribusi umum dilakukan dengan mengidentifikasi mean dan standar deviasi. Mean adalah rata-rata dari kumpulan data, sedangkan standar deviasi adalah ukuran bagaimana konsentrasi  suatu  data  di  sekitar mean .  Semakin  tinggi  konsentrasi  data  maka  standar
deviasinya  semakin  kecil.  Standar  deviasi  yang  kecil  mengindikasikan  bahwa  rata-rata  nilai kumpulan data penelitian dekat dengan mean dari kumpulan data tersebut (Rumsey, 2011).

## HASIL DAN KESIMPULAN
Dari metode perbandingan skor, diketahui bahwa 82,10% responden setuju implementasi IT governance efektif  dan  80,40%  responden  menyetujui  kemudahannya  yang  mana  kedua persentase ini masuk ke dalam kategori tinggi. Metode distribusi umum menunjukkan bahwa rata-rata  skala  keefektifan  adalah  4,1  dengan  standar  deviasi  0,68.  Sedangkan  untuk kemudahan rata-rata, skalanya adalah 4,02 dengan standar deviasi 0,72. Hal ini menunjukkan bahwa pengambilan keputusan strategis dan pengawasan IT serta kerja sama antara area kerja IT dan bisnis sudah efektif dalam mencapai  tujuan IT governance di  Instansi  X. Sedangkan dari  sisi  kemudahan,  responden  lebih  setuju  bahwa  perspektif  mekanisme  relasional  lebih mudah untuk diimplementasikan.
Dari  seluruh  perspektif,  struktur  memiliki  keefektifan  dan  kemudahan  yang  paling rendah  dibandingkan  perspektif  lain  yaitu  81%  dan  79%  berdasarkan  metode  perbandingan skor. Padahal, keterlibatan manajemen senior memiliki hubungan positif terhadap keefektifan IT governance (Abdollahbeigi  &  Salehi,  2021) . Hasil  metode  perbandingan  skor  secara mendetail menunjukkan bahwa fungsi IT governance/officer (S7) memiliki persentase tertinggi sebesar  2,51%.  Peran  tersebut sangat  penting  untuk  mempromosikan,  mengerahkan,  dan mengelola proses IT governance (De Haes & Van Grembergen, 2009). Keefektifan terendah adalah  peran  CIO  dalam  melapor  kepada  CEO  dan/atau  COO  (S5)  sebesar  2,42%,  namun memiliki  kemudahan  implementasi  paling  tinggi  sebesar  2,48%.  Aspek  ini  kurang  efektif karena  adanya  pengambilan  keputusan  yang  berlapis  melewati  proses  cukup  panjang  dan memakan waktu. Namun dalam melaksanakan fungsinya, ketiga posisi ini cukup mudah untuk diimplementasikan karena peran dan tugasnya sudah didefinisikan dengan jelas.
Perspektif proses memiliki persentase keefektifan sebesar 83% dan kemudahan sebesar 80%.  Aspek  IT budget  control  and  reporting (P9)  yang  merupakan  proses  pengelolaan keuangan terkait IT dalam area bisnis dan IT melalui praktik budgeting dan alokasi dana yang adil  dalam  organisasi  paling  efektif  dengan  persentase  2,55%  (ISACA,  2012).  Proses perencanaan biaya ini dilakukan pada saat Forum Perencanaan Manajemen Sistem Informasi (FMSI)  sebelum  suatu  proyek  diinisiasi.  IT governance  assurance dan self-assessment (P7) memiliki  keefektifan  terendah  sebesar  2,44%.  Hal  ini  dikarenakan  pertanggungjawaban Instansi X sangat besar dan melibatkan stakeholder dari lembaga negara lain. Tabel 2 Ringkasan Hasil Penelitian
Keefektifan Implementasi Kemudahan Implementasi Aspek Penilaian Persentase  Mean Standar Deviasi Aspek Penilaian  Persentase  Mean Standar Deviasi Keseluruhan 82,10% 4,1 0,68 Keseluruhan 80,40% 4,02 0,72 Struktur 81% 4,04 0,75 Struktur 79% 3,97 0,76 S7 2,51% 4,14 0,73 S5 2,48% 4,09 0,67 S5 2,42% 3,99 0,76 S11 2,35% 3,88 0,79 Proses 83% 4,13 0,66 Proses 80% 4,02 0,72 P9 2,55% 4,2 0,64 P5 2,48% 4,09 0,65 P7 2,44% 4,03 0,66 P3 2,38% 3,92 0,72 Mekanisme Relasional 83% 4,13 0,65 Mekanisme Relasional 81% 4,06 0,68 R9 2,57% 4,23 0,55 R8 2,49% 4,11 0,69 R1 2,43% 4,01 0,73 R1 2,42% 3,99 0,72
Sumber: Data diolah oleh Peneliti, 2021
Di  samping  itu,  2,48%  responden  setuju  bahwa Service  Level  Agreement (SLA)  (P5) mudah untuk diimplementasikan. SLA adalah kesepakatan formal antara bisnis dan IT terkait pengembangan  proyek  IT  atau  operasional  IT  (De  Haes  &  Van  Grembergen,  2009).
Kemudahan implementasi SLA didukung oleh prosedur baku yang ditetapkan sehingga seluruh stakeholder sudah memiliki pemahaman yang mendalam karena menyangkut reputasi Instansi. Hal  yang  menjadi  perhatian  dengan  persentase  rendah  adalah  pengelolaan  portofolio  (P3) sebesar 2,38%. Ketidakmudahan disebabkan oleh ukuran dan jumlah proyek yang besar yang melibatkan banyak stakeholder internal  dan eksternal. Pengelolaan portofolio harus menjadi pertimbangan penting karena menjadi acuan untuk menilai kinerja IT steering committee dan solution manager terhadap keefektifan IT governance (Heindrickson & Santos Jr., 2014). Perspektif yang memiliki persentase tertinggi untuk keefektifan dan kemudahan adalah mekanisme  relasional  sebesar  83%  dan  81%.  Hal  ini  bertolak  belakang  dengan  penelitian sebelumnya yang rendah keefektifannya dan tidak lebih mudah dari implementasi struktur IT governance IT  (De  Haes  &  Van  Grembergen,  2009).  Mekanisme  relasional  membantu organisasi  untuk  mengembangkan  kerja  sama  antara  bisnis  dan  IT  untuk  menciptakan pemahaman yang sama terkait peran IT dalam suatu organisasi (Chau & Hu, 2002; Preston & Karahanna,  2009).  Komunikasi  internal  perusahaan  yang  memetakan  IT  dalam  operasional harian  adalah  aspek  paling  efektif  dengan  persentase  sebesar  2,57%  (R9).  Komunikasi merupakan  hal  yang  penting  karena terkait  dengan  proses  dan  pengambilan  keputusan  serta memotivasi perilaku organisasi (Abdollahbeigi & Salehi, 2021).
Instansi  X  memiliki  program  rutin  rotasi  pegawai  (R1)  namun  ternyata  pegawainya kurang  setuju  dengan  keefektifan  dan  kemudahan,  sehingga  aspek  ini  memiliki  persentase paling  rendah  sebesar  2,53%  dan  2,42%.  Rotasi  pegawai  cukup  berisiko  terhadap keberlangsungan operasional karena tidak semua pegawai memiliki latar belakang pengalaman dan pemahaman yang sama. Risiko ini dapat dihindari selama terdapat dukungan dari jajaran Pimpinan.  Sebanyak  2,49%  responden  setuju  adanya  kemudahan  kepemimpinan  di  area  IT (R8).  Hal  ini  didukung  oleh  fakta  paling  mendasar  bahwa  pegawai  yang  dipekerjakan  di Instansi  X adalah pegawai  dengan latar belakang dengan kualifikasi  yang tinggi. Saat mulai berkarir, pegawai yang baru masuk akan mengikuti pelatihan dasar terkait tata kelola Instansi X  secara  keseluruhan  termasuk  kepemimpinan  untuk  menempuh  jenjang  karier  yang ditargetkan.
IT governance di Instansi X sudah memasuki fase ke-7 dalam lifecycle IT governance yaitu “ How Do We Keep Momentum Going?” . Untuk melakukan perbaikan terus menerus, IT governance perlu diawasi dan dievaluasi dengan cara mengidentifikasi tujuan dan kebutuhan tata  kelola  yang  baru.  Aspek  yang  memiliki  persentase  keefektifan  dan  kemudahan implementasi  tertinggi  dapat  dijadikan key  minimum  baseline untuk  dipertimbangkan  oleh perbankan  saat  mengimplementasikan  IT governance .  Penelitian  selanjutnya  dapat mempertimbangkan  pengujian  hipotesis  pada key  minimum  baseline yang  tidak  dilakukan dalam  penelitian  ini.  Pihak  manajemen  Instansi  X  dapat  menindaklanjuti  aspek-aspek  yang memiliki  persentase  terendah  agar  dapat  dilakukan  rencana  perbaikan.  Penelitian  ini  hanya berfokus  pada  Instansi  X  sebagai  lembaga  pemerintahan  di  sektor  perbankan  tidak  dapat digeneralisir untuk industri lain. Penelitian selanjutnya dapat dilakukan di industri perbankan komersial atau industri lain yang mengimplementasikan IT governance .

## DAFTAR PUSTAKA
Abdollahbeigi, B., & Salehi, F. (2021). A study of information technology governance initiatives on organizational performance. WSEAS TRANSACTIONS on COMPUTERS , 20 , 39–48. https://doi.org/10.37394/23205.2021.20.5
Chau, P. Y. K., & Hu, P. J. (2002). Examining a model of information technology acceptance by individual professionals: An exploratory study. Journal of Management Information Systems , 18 (4), 191–229. https://doi.org/10.1080/07421222.2002.11045699 De Haes, S., & Van Grembergen, W. (2009). An exploratory study into IT governance implementations and its impact on business/IT alignment. Information Systems Management , 26 (2), 123–137. https://doi.org/10.1080/10580530902794786
De Haes, S., Van Grembergen, W., & Debreceny, R. S. (2013). COBIT 5 and enterprise governance of information technology: Building blocks and research opportunities.
Journal of Information Systems , 27 (1), 307–324. https://doi.org/10.2308/isys-50422 Heindrickson, G., & Santos Jr., C. D. (2014). Information technology governance in public organizations: How perceived effectiveness relates to three classical mechanisms. JISTEM - Journal of Information Systems and Technology Management , 11 (2), 297– 326. https://doi.org/10.4301/s1807-17752014000200005
ISACA. (2012). COBIT 5: A business framework for the governance and management of enterprise IT . ISACA.
ISACA. (2018). COBIT 2019 framework: Governance and management objectives . ISACA. Preston, D. S., & Karahanna, E. (2009). Antecedents of IS strategic alignment: A nomological network. Information Systems Research , 20 (2), 159–179. https://doi.org/10.1287/isre.1070.0159
Rumsey, D. J. (2011). Statistics for dummies (2nd ed.). Wiley Publishing.
Sugiyono. (2018). Metode penelitian bisnis: Pendekatan kuantitatif, kualitatif, kombinasi, dan R&D (3rd ed.). Alfabeta. Van Grembergen, W. (2004). Strategies for information technology governance . Idea Group Publishing. https://www.researchgate.net/profile/Reima-
Suomi/publication/314501133_Governance_Structures_for_IT_in_the_Health_Care_Ind ustry/links/5519414a0cf2d241f355f085/Governance-Structures-for-IT-in-the-Health- Care-Industry.pdf