ANUVA Volume 4 (4): 583-594, 2020 Copyright ©2020, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Records Center : Kajian antara Teori dan Kebijakan
Tri Handayani 1*)
1 Departemen Sejarah, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
* ) Korespondensi: tri.handayani.undip@gmail.com

## Abstract
[Records  Center:  Study  between  Theory  and Policy] Records  Center  is  part of the  inactive  records  management program.  The  existence  of  records  centers  is  needed  to  maintain  the  resilience  of  archive-based  information. Inactive  records  are  kept  in  the  records  center  for  a  short  period  of  time.  Even  though  the  use  value  of  the information recorded in the inactive records has decreased, they will still be accessed from time to time to support the implementation of the work of the creator. The government has provided a minimum standard for building and storage  space  for  inactive  records  through  the  Decree  of  the  Head  of  the  National  Archives  of  the  Republic  of Indonesia  Number  03  of  2000.  The  existence  of  this  policy  is  a  guideline  for  leaders  of  government  agencies  or organizations when establishing records centers. The purpose of this research is for the wider community to know about the records center. Collecting data in this study using qualitative methods. Meanwhile, the approach used is archiving. The results showed, that Betty R Ricks et al, Mary E. Robek et al, Jay Kennedy et al have relatively the same thoughts about the records center. According to them, the records center building needs to be divided into two rooms.  The  first  room  is  for  processing  inactive  records,  and  the  second  is  for  storing  inactive  records.  Their thinking is also in line with the policy of the Head of the National Archives regarding minimum standard of building and inactive records storage space
Keywords: building; record; records center; standart; storage; archive

## Abstrak
Records  Center merupakan  bagian  dari  program  pengelolaan  arsip  inaktif.  Keberadaan records  center diperlukan untuk  menjaga  ketahanan  informasi  berbasis  arsip.    Arsip  inaktif  disimpan  di records  center tidak  dalam  jangka waktu  yang  lama.  Meskipun  nilai  guna  informasi  yang  direkam  di  dalam  arsip  inaktif  sudah  menurun,  tetapi sewaktu-waktu  mereka  masih  akan  diakses  sebagai  pendukung  pelaksanaan  kerja  penciptanya.  Dengan pertimbangan  tersebut,  maka  arsip  inaktif  diolah  dan  disimpan  di records  center .  Selain  itu  ruang  yang  semula digunakan  untuk  menyimpan  arsip  tersebut  dapat  digunakan  untuk  menyimpan  arsip  aktif  yang  baru  diciptakan. Merujuk pada pemaparan yang disampaikan secara teoritis dari literatur yang ditulis oleh Betty R Ricks dkk, Mary E.  Robek  dkk,  Jay  Kennedy  dkk  diketahui,  bahwa  pada  prinsipnya  mereka  memiliki  pemikiran  yang  relatif  sama terhadap fungsi records center khususnya dalam kajian ini terkait  dengan tata ruang records center . Sementara itu pemerintah melalui  Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor 03 Tahun  2000 tentang  Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif telah memberikan pedoman tentang standar minimal suatu records  center .  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  agar  masyarakat  luas  tentang records  center .  Penelitian  ini menggunakan  pendekatan  kearsipan,  dan  metode  kualitatif.  Hasil  penelitian  menunjukkan,  bahwa  Betty  R  Ricks dkk, Mary E. Robek dkk, Jay Kennedy dkk memiliki pemikiran yang relatif sama tentang records center . Menurut mereka bangunan records center perlu dibagi menjadi dua  fungsi. Fungsi pertama untuk mengolah arsip inaktif, dan fungsi kedua adalah untuk menyimpan arsip inaktif.
Kata kunci: gedung; record ; records center ; standar; ruang simpan; arsip inaktif

## 1. Pendahuluan
Penelitian ini berjudul Records Center : Teori, Kebijakan, Praktik. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memasyarakatkan records center kepada masyarakat luas.  Kata records lebih dikenal di Indonesia sebagai  arsip  dinamis.    Arsip  dinamis  terdiri  dari  arsip  aktif  dan  arsip  inaktif.  Meskipun  demikian  pada umumnya  orang-orang  hanya  menyebut  sebagai  arsip  saja.  Arsip  tercipta  karena  adanya  kegiatan administrasi pada suatu organisasi maupun kegiatan administrasi yang dilakukan oleh setiap warga negara
atau  penduduk.  Arsip  diciptakan  setiap  hari  oleh  setiap  organisasi,  karena  hari  efektif  bekerja  di lingkungan  setidaknya lima hari dalam satu minggu. Penduduk disisi lain belum tentu menciptakan arsip setiap  hari.  Mereka  menciptakan  arsip  disaat  mereka  memerlukan  saja.  Penduduk  pada  umumnya menciptakan  arsip  untuk  keperluan  pribadi,  misal  keperluan  pengurusan  Kartu  Tanda  Penduduk,  Akte Kelahiran,  berkas  pernikahan,  Akte  Kematian,  pindah  rumah,  pendaftaran  sekolah,  pergi  ke  luar  negeri, dan  lain-lain.  Media  perekam  informasi  berbasis  arsip  di  era  teknologi  informasi  saat  ini  bukan  hanya media  konvensional,  tetapi  juga  media  elektronik.  Arsip  konvensional  maupun  arsip  elektronik  harus dilakukan  pengelolaan  dengan  sistem  penyimpanan  yang  tepat  agar  mereka  mudah  diakses  saat diperlukan (Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl, 1998: 14).
Keberadaan  arsip  harus  dikelola  dengan  sistem  kearsipan  yang  dikembangkan  oleh  organisasi tersebut  agar  organisasi  tersebut  dapat  maju  dan  berkembangan  didukung  oleh  kesiapsiagaan  informasi berbasis  arsip    (Kennedy,  Jay  and  Schauder,  Cherryl,  1998:  14).  Keberadaan  sistem  kearsipan  akan memudahkan organisasi mengelola informasi berbasis arsip yang tercipta di organisasi tersebut. Semakin komplek  bidang  kerja  yang  dikerjakan  oleh  suatu  organisasi,  semakin  tinggi  volume  arsip  yang diciptakan.  Sebagai  contoh,  semakin  banyak  fasilitas  layanan  kesehatan  yang  disediakan  oleh  suatu penyelenggara  fasilitas  pelayanan  kesehatan,  semakin  banyak  pasien  yang  berkunjung  untuk  berobat, semakin banyak rekam medis yang dibuat. Huffman, Edna K (1994:1) menyatakan, bahwa :
“ The  medical  record  serves  as  a  communication link  among  care-givers.  Documentation  in  the medical record also serves to protect the legal interests of the patient, health care provider, and health care facility. Medical records are important to the financial  well-being of the facility as they  substantiate  reimbursement  claims.  Other  uses  of  medical  records  include  provision  of data for medical research, education of health care providers, public health studis, and quality review .”
Penjabaran  yang  disampaikan  oleh  Huffman  menunjukkan,  bahwa  informasi  yang  direkam  pada  catatan medis pasien memiliki multi fungsi, yaitu :
(1) Catatan  medis  merupakan  alat  komunikasi  antar  dokter  yang  memberikan  perawatan  terhadap satu  pasien  yang  sama.  Seorang  pasien  mungkin  didiagnose  memiliki  penyakit  yang  komplek sehingga  memerlukan  layanan  kesehatan  lebih  dari  satu  dokter  spesialis.  Perkembangan kesehatan pasien tersebut dapat dianalisis oleh beberapa dokter yang merawatnya melalui catatan medisnya.
(2) Keberadaan catatan medis dapat memberikan perlindungan hukum bagi pasien, penyedia layanan kesehatan,  dan  fasilitas  pelayanan  kesehatan.  Bagaimanapun  catatan  medis  memuat  informasi mengenai  diagnose  maupun  tindakan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Dengan  demikian  semua pihak terlindungi secara hukum terhadap layanan kesehatan yang diberikan kepada pasien.
(3) Informasi yang direkam di dalam catatan medis diperlukan baik bagi pemberi layanan kesehatan maupun  pasien  yang  diberikan  layanan  kesehatan.  Melalui  informasi  yang  direkam  di  dalam catatan  medis  dapat  diketahui,  apakah  pasien  dengan  asuransi  kesehatan  perlu  menambah  biaya perawatan atau tidak, dan lain-lain
(4) Perkembangan  kesehatan  pasien  yang  dicatat  di  dalam  rekam  medis  juga  bermanfaat  bagi perkembangan  ilmu  pengetahuan  kesehatan.  Tidak  dapat  dipungkiri  bahwa  tren  pertambahan jenis penyakit semakin maju seiring dengan kemajuan peradaban manusia. Seperti halnya saat ini ketika  di  hampir  seluruh  dunia  terjangkit  pandemi  virus  covid-19.  Semua  pihak  memiliki kepentingan yang sama untuk mendapatkan vaksin untuk melawan virus tersebut. Maka, para ahli di bidangnya melakukan penelitian untuk menemukan vaksin tersebut. Contoh kasus lain tentang arti  penting  informasi  yang  direkam  di  dalam  catatan medis  pasien  adalah  untuk  data  penelitian penyediaan  layanan  kesehatan.  Dengan  demikian  pasien  mendapatkan  layanan  kesehatan  yang prima  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang  mereka  tuju.  Contoh  kasus  berikutnya  tentang  arti penting informasi yang direkam di dalam catatan medis adalah untuk studi kesehatan masyarakat, serta tinjauan terhadap kualitas layanan kesehatan.
Contoh  kasus  arti  penting  arsip  di  dunia  kesehatan  hanyalah  salah  satu  contoh  kasus  dari  banyak  kasus lainnya.  Misal  arti  penting  keberadaan  arsip  bagi  berbagai  sektor  industri,  pendidikan  dengan  berbagai jenjang pendidikan, organisasi masyarakat, pemerintahan, organisasi penegak hukum, dan lain-lain. Bukti yang penulis tunjukkan  merupakan bukti awal bahwa semua pihak  memerlukan  informasi berbasis arsip untuk  mendukung  keberlangsungan  dari  organisasi  –  organisasi  tersebut.  Dengan  demikian  arsip  harus dikelola dengan cermat seberapapun volume yang tercipta.
Kemudahan terhadap akses informasi berbasis arsip antara lain dipengaruhi oleh sistem kearsipan yang  berlaku  bagi  organisasi  tersebut.  Arsip  yang  frekuensi  penggunaannya  sudah  menurun  tetapi keberadaannya masih diperlukan oleh organisasi harus dipindahkan dari unit kerja ke records center atau Pusat  Arsip.  Records  center  merupakan  tempat  dan  semua  fasilitas  yang  keberadaannya  sejak  awal dirancang  sebagai  unit  untuk  mengolah,  memelihara,  menyimpan  arsip  inaktif  Robek,  Mary  F.  and Brown, Gerald F. and Maedke, Wilmer O., (1987:351)

## 2. Tinjauan Pustaka

## A. Arsip
Definisi  arsip  menurut  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan Pasal 1 angka 2 adalah:
“ rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”
Dari  definisi  tersebut  diketahui  bahwa  arsip  merupakan  media  penyimpan  informasi  dalam  berbagai bentuk dan media penyimpan informasi yang diciptakan oleh seluruh aspek kehidupan masyarakat.
Kennedy  dan  Schauder  (1998:7  –  8)  membagi  perekam  informasi  menjadi  tiga,  yaitu records, documents dan archives .    Mereka  mengutip  dari  Australian  Standard  AS  4390-1996  tentang  definisi records . Records menurut standard tersebut adalah (Standards Australia 1996, pt.1, p.7, 4.21) :
“... recorded information, in any form, including data in computer systems, created or received and maintained by an organisation or person in the transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence of such activity”
Merujuk  pada  definisi  tersebut  dapat  diketahui,  bahwa  bentuk  perekam  informasi  bermacam-macam termasuk  arsip  elektronik.  Arsip  diciptakan  oleh  perorangan  maupun  organisasi  karena  kegiatan  kerja. Bentuk arsip dapat berupa (Kennedy dan Schauder, 1998:5 – 6):
“ (a)  Paper, microfilm or electronic (b)   Documents or files, maps, plans, drawings, photographs, etc
(c)  Data  from  business  systems,  word  processed  documents,  soreadsheets,  electronic  mail message, digital images
(d)  Audio or video
(e)  Handwritten documents
(f)  Loosely  structured  records  such  as  correspondence  or  highly  structured  records  such  as forms.”
Berdasar pada uraian tersebut dapat  kita ketahui, bahwa media penyimpan informasi dapat berupa media konvensional maupun elektronik.
Perekam  informasi  kedua  menurut  Kennedy  dan  Schauder  adalah  document  (dokumen).  Definisi dokumen menurut  Standards  Australia  1996,  pt.1,  p.6,  4.1.2  adalah  “ structured  units  of  recorded information, published or unpublished, in hard copy or electronic form, and managed as discrete units in information  systems “  (Kennedy,  Jay  and  Schauder,  Cherryl  1998:7  –  8).  Dari  definisi  tersebut  kita ketahui, bahwa dokumen memiliki makna lebih luas dibanding arsip, karena dokumen merupakan media perekam    informasi  yg  diterbitkan  maupun  tidak  diterbitkan.  Selanjutnya  dari  penjabaran  Kennedy  dan Schauder juga diketahui bahwa cakupan dokumen sebagaimana diatur dalam Commonwealth of Australia 1995, section 47 meliputi :
“ (a)  anything on which there is writing; or (b)  anything on which there are marks, figures, symbols or perforations having a meaning for persons qualified to interpret them; or
(c)   anything from which sounds, images or writings can be reproduced with or without the aid of anything else; or
(d)  a map, plan, drawing or photograph ”
Berdasar  pada  penjabaran  tersebut  dapat  kita  ketahui,  bahwa  media  perekam    informasi  berbasis dokumen memiliki kesamaan dengan media perekam informasi berbasis arsip dinamis ( record ).
Archives  (arsip  statis)  adalah  “those  records  which  are  appraised  as  having  continuing  value”. Definisi tersebut diatur dalam Standards Australia 1996, pt.1, p.6, 4.5 sebagaimana dikutip oleh Kennedy and  Schauder  (1998:  7).  Berdasar  kepada  definisi  tersebut  diketahui  bahwa  diantara  arsip  dinamis  yang diciptakan, memiliki potensi nilai guna yang panjang.

## B. Arsip Inaktif
Arsip  inaktif  merupakan  bagian  dari  kategori  arsip  dinamis.  Arsip  tersebut  menurut  Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 angka 3 adalah “arsip yang digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip  dan  disimpan  selama  jangka  waktu  tertentu”.
Sementara  itu  pengertian  dari  arsip  inaktif  menurut  Pasal  1  angka  6  dari  undang-undang  yang  sama adalah  “arsip  yang  frekuensi  penggunaannya  telah  menurun”.  Mengingat  arsip  inaktif  memiliki  nilai berkelanjutan,  maka  keberadaan  dari  arsip  tersebut  perlu  diselamatkan  dan  disimpan  di  depot  arsip. Ketentuan tersebut diatur dalam Pasal 21 pada undang-undang yang sama.
Arsip  dinamis  menurut  Surat  Edaran  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor SE/02/1983  tentang  Pedoman  Umum  untuk  Menentukan  Nilai  Guna  Arsip  termasuk  bagian  dari  arsip dengan nilai guna primer. Arsip yang memiliki nilai guna primer terdiri dari:
(a) Nilaiguna  administrasi,  yaitu  arsip  yang  isi  informasinya  memuat  tentang  proses  kebijakan dirumuskan  dan  dilaksanakan.  Arsip  dengan  nilaiguna  administrasi  digunakan  oleh penciptanya untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi mereka.
(b) Nilaiguna  Hukum,  yaitu  arsip  yang  memuat  aspek  hukum  terkait  hak  dan  kewajiban  warga negara  maupun  pemerintah.  Contoh  arsip  dengan  nilaiguna  hukum  antara  lain  surat-surat keputusan, surat-surat perjanjian, dan sejenisnya.
(c) Nilaiguna  Keuangan,  yaitu  arsip  yang  memuat  informasi  tentang  transaksi  keuangan  maupun pertanggungjawaban keuangan. Contoh arsip dengan kategori tersebut antara lain: pembukuan keuangan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sejenisnya.
(d) Nilaiguna  Ilmiah  dan  Teknologi,  yaitu  arsip  hasil  kegiatan  penelitian  murni  yang  tidak diterbitkan.
Kategori  arsip  berdasar  nilai  guna  arsip  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  pada  tahun  1983 menyerupai kategori arsip yang diintroduksi oleh Kennedy dan Schauder (1998: 11 - 12), meliputi:
(a) Arsip  hasil  kegiatan  administrasi  meliputi  prosedur  pendokumentasian,  formulir  –  formulir dan surat menyurat oleh organisasi. Contoh arsip dari kategori ini antara lain manual pegawai. Kata  manual  dalam  konteks  manual  pegawai  didefinisikan  sebagai  pedoman  kerja  bagi  para pegawai  di  suatu  organisasi  (https://kbbi.web.id/manual-2).  Contoh  lain  dari  arsip  hasil kegiatan  administrasi  adalah  daftar  nama,  arsip  atau  catatan  pekerjaan,  arsip  atau  catatan pekerjaan pemeliharaan properti, arsip atau catatan pesan perjalanan.
(b) Arsip  hasil  kegiatan  administrasi  keuangan,  antara  lain  meliputi  laporan  –  laporan  keuangan, formulir  –  formulir  dan  surat  menyurat  yang  terkait  dengan  administrasi  keuangan.  Contoh arsip  dari  kategori  ini  antara  lain  faktur,  arsip  atau  catatan  rekening  bank,  laporan  tagihan kepada pelanggan
(c) Arsip  laporan  kerja,  antara  lain  surat  menyurat,  memo  atau  nota  dinas,  dokumentasi perkembangan produk, dan arsip-arsip lainnya yang merekam kegiatan produksi
(d) Arsip terkait hukum, antara lain arsip pelanggan, arsip personalia, asuransi, arsip kontrak dan arsip-arsip terkait hukum
Arsip dinamis  atau arsip primer menurut Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983  tentang  Pedoman  Umum  untuk  Menentukan  Nilai  Guna  Arsip.  Arsip  dinamis  terdiri  dari arsip aktif  (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 angka
5) dan arsip inaktif (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1  angka    6).  Arsip  aktif  maupun  arsip  inaktif    dikelola  oleh  pencipta  arsip.  Ketentuan  tersebut  diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 9 ayat (3).
Arsip  inaktif  merupakan  bagian  dari  kategori  arsip  dinamis.  Arsip  tersebut  menurut  Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 angka 3 adalah “arsip yang digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip  dan  disimpan  selama  jangka  waktu  tertentu”. Sementara  itu  pengertian  dari  arsip  inaktif  menurut  Pasal  1  angka  6  dari  undang-undang  yang  sama adalah  “arsip  yang  frekuensi  penggunaannya  telah  menurun”.  Mengingat  arsip  inaktif  memiliki  nilai berkelanjutan,  maka  keberadaan  dari  arsip  tersebut  perlu  diselamatkan  dan  disimpan  di  depot  arsip. Ketentuan tersebut diatur dalam Pasal 21 pada undang-undang yang sama.
Arsip  dinamis  menurut  Surat  Edaran  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor SE/02/1983  tentang  Pedoman  Umum  untuk  Menentukan  Nilai  Guna  Arsip  termasuk  bagian  dari  arsip dengan nilai guna primer. Arsip yang memiliki nilai guna primer terdiri dari:
(e) Nilai  guna  administrasi,  yaitu  arsip  yang  isi  informasinya  memuat  tentang  proses  kebijakan dirumuskan  dan  dilaksanakan.  Arsip  dengan  nilaiguna  administrasi  digunakan  oleh penciptanya untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi mereka.
(f) Nilai  guna  Hukum,  yaitu  arsip  yang  memuat  aspek  hukum  terkait  hak  dan  kewajiban  warga negara  maupun  pemerintah.  Contoh  arsip  dengan  nilaiguna  hukum  antara  lain  surat-surat keputusan, surat-surat perjanjian, dan sejenisnya.
(g) Nilai guna Keuangan, yaitu arsip yang  memuat informasi tentang transaksi  keuangan  maupun pertanggungjawaban keuangan. Contoh arsip dengan kategori tersebut  antara lain: pembukuan keuangan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sejenisnya.
(h) Nilai  guna  Ilmiah  dan  Teknologi,  yaitu  arsip  hasil  kegiatan  penelitian  murni  yang  tidak diterbitkan.
Kategori  arsip  berdasar  nilai  guna  arsip  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  pada  tahun  1983 menyerupai kategori arsip yang diintroduksi oleh Kennedy dan Schauder (1998: 11 - 12), meliputi:
(e) Arsip  hasil  kegiatan  administrasi  meliputi  prosedur  pendokumentasian,  formulir  –  formulir dan surat menyurat oleh organisasi. Contoh arsip dari kategori ini antara lain manual pegawai. Kata  manual  dalam  konteks  manual  pegawai  didefinisikan  sebagai  pedoman  kerja  bagi  para pegawai  di  suatu  organisasi  (https://kbbi.web.id/manual-2).  Contoh  lain  dari  arsip  hasil kegiatan  administrasi  adalah  daftar  nama,  arsip  atau  catatan  pekerjaan,  arsip  atau  catatan pekerjaan pemeliharaan properti, arsip atau catatan pesan perjalanan.
(f) Arsip  hasil  kegiatan  administrasi  keuangan,  antara  lain  meliputi  laporan  –  laporan  keuangan, formulir  –  formulir  dan  surat  menyurat  yang  terkait  dengan  administrasi  keuangan.  Contoh arsip  dari  kategori  ini  antara  lain  faktur,  arsip  atau  catatan  rekening  bank,  laporan  tagihan kepada pelanggan
(g) Arsip  laporan  kerja,  antara  lain  surat  menyurat,  memo  atau  nota  dinas,  dokumentasi perkembangan produk, dan arsip-arsip lainnya yang merekam kegiatan produksi
(h) Arsip terkait hukum, antara lain arsip pelanggan, arsip personalia, asuransi, arsip kontrak dan arsip-arsip terkait hukum
Arsip dinamis  atau arsip primer menurut Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983  tentang  Pedoman  Umum  untuk  Menentukan  Nilai  Guna  Arsip.  Arsip  dinamis  terdiri  dari arsip aktif  (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 angka 5) dan arsip inaktif (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1  angka    6).  Arsip  aktif  maupun  arsip  inaktif    dikelola  oleh  pencipta  arsip.  Ketentuan  tersebut  diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 9 ayat (3).
Penyelenggaraan records center atau pusat arsip secara teoritis merupakan salah satu sub rangkaian dari  manajemen  arsip,  khususnya  manajemen  arsip  inaktif.  Merujuk  pada  pendekatan the  life  cycle  of  a record diketahui  bahwa  arsip  yang  isi  informasinya  sudah  jarang  digunakan  oleh  penciptanya  akan disimpan di pusat penyimpanan arsip inaktif (Ricks, Betty R. and Swafford, N.J. and Gow, Key E., 1992: 14).    Sementara  itu  penyelenggaraan  penyimpanan  arsip  inaktif  ditinjau  dari  pendekatan records continuum model , terjadi pada dimensi ketiga. Disebutkan, bahwa (Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl, 1998: 11 - 12):
“ First dimension – records of business activities (as defined in the Australian Standard AS 4390- 1996)  are  created  as  part  of  business  communication  processes  within  the  organisation,  e.g. through email, document management software, or other software applications.
Second dimension – records which have been created or received in an organisation are tagged with information (metadata) about them, including how they link to other records.
Third  dimension --  Records  become  part  of  a  formal  system  of  storage  and  retrieval  which constitutes the corporate memory of the organisation.
Fourth  dimension – certain records which are required for purposes of societal accountability (e.g.  by  corporate  law)  or  other  forms  of  collective  memory  become  part  of  wider  archival systems which comprise records from a range of organisation ”
Merujuk  pada  uraian  sebelumnya  diketahui,  bahwa  arsip  inaktif  merupakan  arsip  yang    frekuensi penggunaannya untuk  mendukung pelaksanaan tugas sehari-hari sudah  menurun. Mengingat arti penting tersebut, maka arsip tersebut disimpan dan ditemu kembali di records center .

## C. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Kerja ke Records Center
Pemindahan  arsip  inaktif  adalah  memindahkan  arsip  inaktif  dari  unit  kerja  ke  unit  pengelolaan arsip inaktif (Soebroto, 1977: 22). Sementara itu dalam Pasal 1 angka 18 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan, bahwa pemindahan arsip inaktif dilakukan dari Unit Pengolah ke  Unit  Kearsipan.  Unit  Kearsipan  yang  dimaksud  adalah  Unit  Kearsipan  II  sebagaimana  diatur  dalam Pasal  18  Ayat  (2)  huruf  b.  Sementara  itu  pemindahan  arsip  inaktif  ke  unit  kearsipan  di  lingkungan perusahaan tersebut ketentuannya didasarkan kepada keputusan pimpinan perusahaan. Ketentuan tersebut
diatur  dalam  Pasal  7  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  8  Tahun  1997  tentang  Dokumen Perusahaan.
Pemindahan  arsip  inaktif  dari  Unit  Kerja  ke records  center mengikuti  beberapa  tahapan.  Menurut Ricks, Betty and Swafford, Ann J., and Gow,Kay E., (1992: 284) tahapan tersebut meliputi :
(1) Arsip  yang  dipindahkan  merupakan  arsip  yang  sudah  dilakukan  penentuan  nilai  guna informasinya  berdasar  jadwal  retensi  arsip  yang  berlaku  bagi  organisasi  penciptanya.  Masa simpan arsip di Unit Pengolah sudah ditentukan sejak arsip tersebut tercipta. Dengan demikian arsip yang dipindahkan sudah diketahui kapan mereka akan dipindahkan ke records center .
(2) Pengelolaan  yang  baik  terhadap  setiap  arsip  yang  diciptakan  memudahkan  pengelola  arsip untuk menentukan arsip yang sudah memasuki masa untuk dipindahkan dari Unit Pengolah ke records center .
(3)   Pengelola  arsip  mempersiapkan  arsip  inaktif  yang  akan  dipindahkan  ke records  center . Dengan  demikian  arsip  inaktif  yang  akan  dipindahkan  sudah  memberkas  dan  disimpan  di dalam boks arsip inaktif.
(4)   Pengelola arsip mengatur proses pemindahan arsip inaktif ke records center.
(5)   Pengelola arsip di records center menerima arsip inktif di tempat penyimpanan arsip inaktiff Sementara  itu  Kennedy,  Jay  and  Schauder,  Cherryl  (1998:  3)  menyebutkan  bahwa  terhadap  arsip yang  frekuensi  penggunaannya  untuk  mendukung  pekerjaan  sehari-hari  sudah  menurun  dilakukan pengelolaan sebagai arsip inaktif. Kegiatan yang dilakukan adalah :
(1)   Dilakukan pemilihan terhadap fasilitas depot penyimpan arsip inaktif.
(2)   Dilakukan prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit yang mengelola arsip inaktif.
(3)   Dilakukan prosedur untuk menentukan arsip yang dinilai sudah tidak memiliki nilai guna bagi organisasi,
(4)   Menentukan aturan serta tanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif.
Jadwal  Retensi  Arsip  merupakan  pedoman  bagi  para  pengelola  arsip  ketika  melakukan  penilaian terhadap arsip yang tetap berada di unit kerja, arsip yang akan dipindahkan ke records center , atau arsip yang  akan  dimusnahkan.(Kennedy  dan  Schauder,  1998:249)  Kegiatan  penilaian  terhadap  nilai  informasi di dalam arsip akan sulit dilakukan bila organisasi tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip. Resiko terburuk yang  akan  dihadapi  organisasi  adalah  mereka  akan  kehilangan  informasi  berbasis  arsip  yang  sangat diperlukan oleh organisasi tersebut untuk pendukung pekerjaan mereka.

## 3. Metode Penelitian
Penelitian  ini  mengkaji  tentang records  center .  Diketahui  bahwa  records  center  merupakan  salah satu  salah  satu  fasilitas  kearsipan.  Keberadaannya  sangat  penting  sebagai  penjaga  ketahanan  informasi berbasis  arsip  bagi  penciptanya.  Penulis  menggunakan  pendekatan  kearsipan  dari  Robek,  Mary  F.  and Brown, Gerald F. and Maedke, Wilmer O., (1987); Ricks, Betty and Swafford, Ann J., and Gow,Kay E., (1992);  Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl (1998) untuk melakukan kajian dalam penelitian ini.
Penulis menggunakan metode penelitian kualitatif untuk mengumpulkan data penelitian. Creswell, John  W.  (2017:254)  menyebutkan  terdapat  empat  jenis  strategi  untuk  mengumpulkan  data  dalam penelitian  kualitatif.  Empat  strategi  tersebut  adalah:  observasi  atau  pengamatan,  wawancara  kualitatif, mengumpulkan  data  kualitatif  yang  berasal  dari  dokumen  publik,  misal:  surat  kabar,  laporan. Selain  itu data  juga  dapat  dari  dokumen  pribadi,  misal  data  yang  berasal  dari  email,  surat,  buku  harian.  Jenis  data kualitatif  keempat  adalah  data  audio    dan  visual  kualitatif,  misal  data  berupa  foto,  objek  seni,  dan sejenismya.  Dalam  kegiatan  penelitian  ini  penulis  hanya  melakukan  observasi  terhadap records  center yang telah dibentuk oleh lembaga pemerintah daerah melalui media website lembaga pemerintah tersebut. Era  keterbukaan  informasi  sungguh  memudahkan  siapapun  untuk  melihat  “etalage”  lembaga pemerintahan melalui website mereka.
Penulis  mengumpulkan  dokumen-dokumen  kualitatif  yang  relevan  dengan  penelitian  ini,  yaitu: Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan,  Peraturan  Pemerintah Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan,  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  8  Tahun  1997 tentang  Dokumen  Perusahaan,  Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  03  Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung  dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip Kepala Arsip Nasional Republik  Indonesia,  Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  12  Tahun  2000 Tentang  Standar  Penyimpanan  Fisik  Arsip,  Surat  Edaran  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.
Dokumen  –  dokumen  kualitatif  terakhir  yang  dikumpulkan  oleh  penulis  adalah  unggahan  para pengelola  arsip  di  lingkungan  lembaga  pemerintah  melalui  website  institusi  mereka.  Penulis  dapat mengamati  sekaligus  menganalisis  bagaimana  pimpinan  lembaga  pemerintah  tersebut  memperlakukan arsip-arsip inaktif yang diciptakan di lembaga yang mereka pimpin.
Hasil pengamatan dan analisis terhadap data yang berhasil dikumpulkan digunakan untuk dianalisis perbandingannya secara teori, kebijakan, dan prakteknya.

## 4.  Hasil dan Pembahasan

## A. Records Center dalam Perspektif Teori
Records center merupakan salah satu komponen penting dalam program pengelolaan arsip. Penulis menggunakan  tiga  literatur  untuk  mengkaji  topik  records  center  ini.  Literatur  pertama  ditulis  oleh  Jay Kennedy  dan  Cherryl  Schauder.  Mereka  membahas  tiga  hal  penting  yang  harus  diperhatikan  oleh organisasi pencipta arsip untuk memastikan bahwa arsip inaktif yang tercipta benar – benar mendapatkan pengelolaan yang tepat. Ketiganya adalah: (1) Pengembangan Jadwal Retensi Arsip, Jadwal Retensi Arsip diperlukan  untuk  memastikan  bahwa  arsip-arsip  yang  diciptakan  oleh  organisasi  tersebut  benar-benar disimpan  dalam  jangka  waktu  yang  sesuai  untuk  masing-masing  kategori  (aktif,  inaktif,  statis,  musnah). seperti  itu  digunakan  untuk  memastikan  bahwa  catatan  disimpan  selama  periode  waktu  yang  sesuai;  ini
juga  dapat  digunakan  untuk  menyediakan  proses  transfer  catatan  dari  ruang  kantor  yang  mahal  ke penyimpanan  sekunder.  Jay  Kennedy  dan  Cherryl  Schauder  berpendapat,  bahwa  ruang  unit  kerja memiliki nilai ekonomi yang tinggi. Dengan demikian, arsip inaktif yang sudah jarang digunakan sebagai pendukung  pelaksanaan  kerja  sudah  seharusnya  dipindahkan  ke  tempat  yang  lebih  rendah  nilai ekonominya;  (2)  Sudah  ada  keputusan  tentang  media  yang  digunakan  untuk  menyimpan  arsip  inaktif. Keputusan  seharusnya  sudah  dibuat  tentang  apakah  arsip  akan  disimpan  dalam  bentuk  kertas,  film, magnetik, atau optik. Di saat literatur Jay Kennedy dan Cherryl Schauder ini terbit pada tahun 1998, pada umumnya  organisasi  masih  memilih  untuk  untuk  menyimpan  arsip  dalam  bentuk  kertas  karena  alasan biaya pengelolaan arsip dalam bentuk  kertas pada saat itu dinilai paling  murah;(3) Sudah ada keputusan tentang  fasilitas  penyimpanan  arsip.  Pada  tahap  ini  organisasi  harus  sudah  memilih  jenis  fasilitas  yang tepat  untuk  arsip  organisasi,  mempertimbangkan  pembiayaan  pengelolaan  arsip  inaktif  sekaligus merencanakan  fasilitas  internal.  Organisasi  juga  harus  mempertimbangkan  metode  pemusnahan  arsip yang aman. Pernyataan tersebut berasal dari Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl (1998:252 -253). Tetapi pada  dasarnya  pernyataan  tersebut  sama  dengan  yang  dikemukakan  oleh  Robek,  Mary  F.  and  Brown, Gerald  F.  and  Maedke,  Wilmer  O.,  (1987:  351  –  352)  serta  Ricks,  Betty  and  Swafford,  Ann  J.,  and Gow,Kay E., (1992: 267 – 268)
Organisasi  –  organisasi  pencipta  arsip  memiliki  dua  opsi  untuk  penyimpanan  arsip  inaktif  yang diciptakan. Mereka dapat menyimpan di perusahaan jasa penyimpanan arsip dengan membayar sejumlah uang  sebagai  imbal  jasa  terhadap  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan.  Sementara  itu  opsi  kedua  adalah, mereka  dapat  memanfaatkan  ruangan  yang  ada  atau  membangun  bangunan  baru  sebagai  ruang  untuk pengelolaan  arsip  inaktif  (Kennedy,  Jay  and  Schauder,  Cherryl,  1998:254).  Membentuk  records  center untuk  pertama  kali  diperlukan  pemahaman  terhadap  teknik  yang  digunakan  di records  center modern (Robek,  Mary  F. and  Brown,  Gerald  F.  and  Maedke,  Wilmer  O.,  (1987:  352  –  353). Perencana  records center harus benar-benar memperhitungkan volume arsip inaktif yang mungkin diciptakan oleh organisasi tersebut meskipun masa simpan arsip inaktif di depot records center relatif sebentar. Records center dapat diibaratkan  sebagai  ruang  transit  arsip  setelah  nilai  guna  informasinya  menurun  bagi  pendukung pelaksanaan kerja sehari-hari. Arsip-arsip tersebut menunggu masa penggunaan selanjutnya, apakah akan disimpan sebagai arsip statis atau akan dimusnahkan.
Pertimbangan-pertimbangan  prinsip  yang  perlu  dilakukan  dalam  pembentukan records  center adalah menentukan lokasi dan tata ruang records center, meliputi: fasilitas anjungan untuk memuat arsip, ruang  administrasi,  ruang  pengolahan  arsip  inaktif,  ruang  referensi/layanan,  staging  area  atau  ruang persiapan yang digunakan untuk mengantrikan arsip yang akan diolah (https://www.collinsdictionary.com/amp/english/staging-area), ruang pemusnahan arsip.

## B. Tata Ruang Records Center dari Aspek Kebijakan di Indonesia
Pemerintah  Indonesia  melalui  Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  telah menerbitkan  kebijakan  tentang  standar  minimal  gedung  dan  ruang  penyimpanan  arsip. Records  center
atau  gedung  penyimpanan  arsip  inaktif  menurut  Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor  03  Tahun  2000  tentang  Standar  Minimal  Gedung  dan  Ruang  Penyimpanan  Arsip  Inaktif  adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip  inaktif.  Berdasar  pada  ketentuan  yang  dimuat  dalam  Surat  Edaran  tersebut  diketahui,  bahwa pemerintah  tidak  mewajibkan  lembaga  pemerintah  membangun  bangunan  baru  untuk  menyimpan  arsip inaktif.  Keuntungan  bila  dibangun  gedung  baru  adalah  desain  bangunan  termasuk  di  dalamnya  desain ruang sudah sejak awal disesuaikan dengan kebutuhan serta tugas dan fungsi records center. Dilain pihak bila fungsi records center menggunakan ruang yang sudah ada, maka lembaga pemerintah atau organisasi apapun  dapat  menghemat  anggaran.  Adapun  kelemahannya,  penata  ulang  ruangan  harus  pandai  menata ruang  agar  tugas  dan  fungsi  records  center  dapat  dilakukan  di  ruangan  tersebut.  Prinsip  dasar records center adalah murah, luas, aman, mudah diakses.
Standart  tata  ruang  records  center  menurut  ketentuan  Keputusan  Kepala    Arsip  Nasional Republik  Indonesia  Nomor  03  Tahun  2000  tentang  Standar  Minimal  Gedung  dan  Ruang Penyimpanan  Arsip  Inaktif  adalah  :  Ruang  yang  ada  dijadikan  dua  fungsi,  yaitu  untuk  ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip.
1. Kegiatan yang dilakukan di ruang kerja adalah:
(1) Ruang untuk kegiatan penerimaan arsip inaktif,
(2) Ruang layanan atau ruang baca arsip inaktif,
(3) Ruang pengolahan arsip inaktif,
(4) Ruang memusnahkan arsip yang nilaiguna informasinya sudah tidak ada,
(5) Ruang fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja;
2. Ruang  penyimpanan  arsip  inaktif  adalah  depot  penyimpanan  arsip  inaktif.  Terhadap  ruang  ini digunakan  khusus  untuk  menyimpan  arsip  sesuai  dengan  tipe  dan  medianya  yang  suatu  saat akan  dimusnahkan.  Ruangan  ini  dianjurkan  untuk  tahan  api,  terlebih  lagi  apabila  ruangan  ini juga  digunakan  untuk  menyimpan  arsip  vital,  arsip  bentuk  khusus,  seperti:  foto,  film,  video, rekaman suara, arsip elektronik.
3. Selain  kedua  fungsi  tersebut,  keberadaan  records  center  dianjurkan  untuk  dilengkapi  dengan kantin,  toilet,  ruang  ibadah.  Keberadaan  fasilitas  tersebut  adalah  untuk  memberikan kenyamanan bagi para pengguna arsip inaktif.
Sekolah  Vokasi  UGM  nampak  telah  memulai  untuk  membentuk  records  center  sesuai  pedoman yang telah ditetapkan. Dari hasil kajian Sari, Indah Novita ( Record Center SEKOLAH VOKASI UGM:
Analisis  Kebutuhan,  Rancangan  dan  Desain  Untuk Teaching  Industry,  Jurnal  Diplomatika,  Vol.1,  No.1 September  2017 )  diketahui,  bahwa  kajian  telah  dilakukan  secara  menyeluruh  dengan  mengacu  kepada Keputusan  Kepala    Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  03  Tahun  2000 tentang  Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.

## 5. Simpulan
Hasil penelitian menunjukkan, bahwa tata ruang records center secara teoritis dengan kebijakan pemerintah  (Keputusan  Kepala    Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  03  Tahun  2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan  Arsip Inaktif)  menunjukkan adanya persamaan.  Ruang  atau  gedung  yang  difungsikan  sebagai  records  center  dibagi  menjadi  dua fungsi, yaitu ruang pengolah arsip inaktif dan ruang simpan arsip inaktif.

## Daftar Pustaka
Creswell,  John  W.  2017.  Research  Design:  Pendekatan  Metode  Kualitatif,  Kuantitatif,  dan  Campuran.
Cetakan  Kedua.  Diterjemahkan  oleh  Achmad  Fawaid  dan  Rianayati  Kusmini  Pancasari.  Jakarta  : Pustaka Pelajar
Huffman,  Edna  K.,  1994.  Health  Informastion  Management.  Berwyn,  Illinois:Physicians  Record Company
Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl, 1998, Records Management: a Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne, Australia: Addison Wesley Longman Australia Pty Limited
Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  03  Tahun  2000  tentang  Standar  Minimal
Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang  Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Ricks,  Betty  and  Swafford,  Ann  J..  and  Gow,Kay  E.,  1992.  Information  and  Image  Management  (a Records Systems Approach)., Cincinnati,Ohio: South-Western Publishing Co.
Robek,  Mary  F.  and  Brown,  Gerald  F.  and  Maedke,  Wilmer  O.,  1987.  Information  and  Records Management  (Third  Edition).  Mission  Hills,  California:  Glencoe  Publishing  Company  Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Soebroto, 1977. Kearsipan, dan Dokumentasi. Yogya: Balai Pembinaan  Administrasi Universitas Gadjah Mada
Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/O2/1983 TANGGAL : 16 Mei 1983
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Internet
https://www.collinsdictionary.com/amp/english/staging-area
https://kbbi.web.id/manual-2