## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT PADA SEKOLAH DASAR DIKAMPUNGBARU BERBASIS WEBSITE
Ike Susilowati 1) , Budiman 2) , Izzatul Umami 3)
1 Teknik Informatika, Universitas Darul ‘Ulum, Mojongapit, Jombang email: lkesusilowati59794@gmail.com , budimanjombang1@gmail.com , izzatulumamimuslim@gmail.com

## Abstract
This  study  aims  to  develop  system  performance  in  Junior  School  agenciesin  terms  of correspondenceadministration, in this digital era, it should be madea system that helps human daily work in termsof filing documents, archives and filesvarious other forms of digital data, this research test  will  bebased  on  the  effectivenessthe  system,  in  terms  of  data  collection  and  features  made  so that it canbecome a website applicationwhich is easy to use. This study also aims to test the effective validation  of  the  application  by  interviewto  users  of  the  application,  so  as to  produce  suggestions and criticism so that in the future,This research can be further developed into an mobile application and user friendly.
Keywords: Website, Administration, File, Filing, Junior School

## Abstract
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengembangkan  kinerja  sistem  dalam  instansi  Sekolahdalam  hal administrasi  surat-menyurat,  dalam  era  digital  ini,  sudah  seharusnya  dibuatsebuah  sistem  yang membantu  pekerjaan  manusia  sehari-hari  dalam  hal filing dokumen,  arsip  danberbagai  macam bentuk data digital lainnya, uji penelitian ini akan didasarkan dalam keefektifansistemnya, dalam hal pencaharian data serta fitur yang dibuat agar bisa menjadi aplikasi website yang mudah digunakan. Penelitian  ini  juga  bertujuan  agar  menguji  validasi  efektif  aplikasi  tersebut  dengan wawancarapadapengguna  aplikasi  tersebut,  sehingga  menghasilkan  saran  dan  kritik  agar  dalam kedepannyapenelitian  ini  bisa  dikembangkan  lagi  menjadi  aplikasi  dengan  format mobile dan user friendly.
Kata Kunci: Website , Administrasi, File , Arsip Dokumen, Sekolah Dasar
This work is licensed under Creative Commons Attribution License 4.0 CC-BY International license

## 1. PENDAHULUAN
Kemajuan  teknologi  dapat  membantu pekerjaanmanusia untuk  lebih mudah dan lebih efisien.Perkembangan teknologi komputer  diikuti  denganpengembangan interface  (antar  muka)  oleh  parapraktisi/ pengembang, baik perangkat keras maupunperangkat  lunak.  Antar  muka perangkat  kerasbiasanya  berupa  peralatan masukan dan keluaran( input-output ),
sedangkan  antar  muka  perangkatlunak meliputi ragam dialog sebuah
programaplikasi komputer.ilmu dan teknologi  dalam  bidang  informasi  dan komunikasi  yang  sangat  pesat  membawa pengaruh  terhadap  seluruh  kegiatan  yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi  komunikasi  yang  digunakan akan  semakin  mempercepat  proses  dalam penyampaian  informasi.  Perkembangan informasi  pun  sudah  merambat  ke  era digital,    informasi  yang  dahulu  masih diolah dengan cara konvensional sekarang telah dikelolah dengan teknologi
komputer,  data-data  yang  dulu  hanya diolah  dan  disimpan  dalam  arsip  berupa buku  ( Paper  Base ),  kini  sudah  di  olah dengan file digital. Arsip adalah salahsatu produk  pekerjaan  kantor  ( office  work ) selain  surat,  formulir  dan  laporan.  [1] Kegiatan  pengolahan  surat  masuk  dan surat  keluar  pada  perusahaan  perlu mendapatkan  perhatian  yang  sungguh, karena  isi  dari  surat  perusahaan  akan sarana  pencapaian  tujuan  dari  perusahaan yang bersangkuatan, maka dalam memperhatikan suratperlu adanya pengurusan  dan  pengendalian  atas  surat.
Hal  itu  harus  di  perhatikan  supaya  dalam menjalankan  tugas  dan  fungsinya  dapat berjalan  lancar  dsesua  dengan  tujuan  yng diharapkan.[2]Pengolahan data surat menyurat  baik  surat  masuk  dan  suart keluar  perlahan  akan  beralih  dari  sistem manual ke sistem terkomputerisasi dengan melakukan  sosialisasi  terlebih  dahulu terhadap  pengolah  dengan  tujuan  untuk memudahkan  pengolahan  data  supaya lebih  terstruktur  sehingga  pengolahanya dapata  dilakukan  dengan  cepat  dan  tidak membutuhkan waktu yang lama.[3] Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  perlu dibuatnya suatu sistem untuk
memanajemen  surat  masuk  dan  surat keluar  agar  dapt  memudahkan  bagian Tata  Usaha  dalam  pengarsipan  sehingga menghasilkan  informasi  yang  dibutuhkan dengan cepat dan akurat.[4]

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Surat
Surat  menyurat  adalah  suatu  kegiatan untuk  megadakan  hubungan  secara  terus menerusantara  pihak  satu  kepada  pihak yang  lainnya.  Surat  terbagi  menjadi  dua macam  yaitu  surat  masuk  dan  surat keluar.  Surat    masuk  adalah  senua  surat yang  diterima  oleh  suatu  perusahaan  atau organisasi  yang  berasal  dari  pihak  lain, baik  itu  perorangan  maupun  perusahaan/ dikeluarkan  oleh  suatu  perusahaan  atau organisasi  untuk  diberikan  kepada  pihak
lain,  baik  kepada  perorangan  maupun perusahaan/ organisasi.[5]
2.2 Dasar Teori
2.2.1 Surat
Surat  adalah  sarana  komunikasi  untuk menyampaikan  informasi  tetulis  oleh suatu  pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan,  permintaan,  buah  pikiran dan  gagasan  alat  bukti  tertulis  alat pengingat  bukti  historis  dan  pedoman kerja.

## 2.3.2 Arsip
Arsip  adalah setiap catatan record /warkat yang  tertulis  tercetak  atau  ketikan  dalam bentuk  huruf  angka  atau  gambar  yang mempunyai  arti  dan  tujuan  tertentu sebagai  bahan  komunikasi  dan  informasi yang terekam  pada kertas
2.3.3 Sistem Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan  dari  komponen  yang  saling berhubungan  satu  dengan  yang  lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuab tertentu.

## 2.3.4 Informasi
Informasi  dapat  didefinisikan  sebagai hasil  dari  pengaolahan  data  dalam  suatau bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih berarti bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian- kejadian  ( event )  yang  nyata  ( fact )  yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.3 Pengertian Website Website adalah  kumpulan  dari  halman- halaman situs yang terdapat dalam sebuah domain  atau  subdomain  yang  berada  di dalam World  Wide  Web ( WWW )  di internet.  Alasan  seseorang  mengunjungi website adalah  karena  konten  yang tersedia  di website tersebut.  Contoh website adalah Google.com dan facebok.com . Penyebaran informasi
melalui website sangat cepat dan mencakup  area  yang  luasserta  tidak  di batasi  oleh  jarak  dan  waktu.  Oleh  sebab itu, website merupakan  saran  penting untuk  mendapatkan  dan  mengelolah informasi. Website adalah kumpulan halaman web yang  saling  terhubung  dan seluruh file saling terkait. Web terdiri dari page  atau  halaman  dan  kumpulan  halama yang  dinamakan  homeage. Homepage
berada pada posisi teratas dengan
halaman-halaman terkait berada di bawahnya.Jenis-jenis website terbagi menjadi 2 yaitu: 2.3.1 Website dinamis, yaitu  sebuah website yang  menyediakan konten atau isi yang selalu berubah setiap saat.  Contoh website dinamis  adalah media berita daring.
2.3.2 Website statis,
merupakan website yang  contentnya sangat  jarang  diubah.  Misalnya,  profil organisasi dan sebagainya.
2.3.3 Fungsi Komunikasi
Situs
web
yang mempunyai
fungsikomunikasi  pda  umumnya  adalah situs  web  dinamis.  Jenis  situs web dinamis dibuat menggunakn pemograman web  ( serverside )  sehingga  fasiliats  yang disediakan  meliputi  fungsi  komunikasi, sepeti webmail , formcontact ,
chattingfrom , dan sebagainya.

## 2.3.4 Fungsi Informasi
Website yang  menyedikan  infirmasi menekan  kan  kuwaliatas  konten  yang  di sediakan  karna  itu  merupakan  atujuan utama.  Fungsi  informasi  dalam  sebuah website  meliputi  teks  dan  grafik  yang dapat  diunduh  dengan  cepat. Website berita  merupakan  contoh penerapan fungsi informasi.
2.3.5 Fungsi Hiburan
Situs web juga  dapat  memiliki  fungsi hiburan.  Penggunaan  animasi,  gambar, dan elemen yang bergerak dapat meningkatkan persentasi desain. Contohnya situs gameonline ,
film,musik,dan sebagainya.
2.3.6 Fungsi Transaksi Situs web dapat dijadikan sarana transaksi bisnis berupa barang, jasa, dan sebagainya.

## 3. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  adalah  cara  yang digunakan  oleh  penulis  dalam  penelitian yaitu  pengumpulan data  dari   penelitian”. Berdasarkan  pengertian  tersebut  dapat dikatakan bahwa metode penelitian adalah cara  yang  akan  dipergunakan  untuk mengumpulkan  data  yang  diperlukan dalam penelitian.
Gambar 1. Tahapan Metode SDLC- Waterfall
a. Analysis  atau  Analisis  kebutuhan
system
Pada tahapan ini dilakukan pengumpula  data  untuk  dianalisis, sehingga  didapatkan  analisis  akan kebutuhan  dari system yang  akan dibangun.
b. Design Tahap desai dilakukan untuk
membentuk  sebuah  rancangan  desain
sistem  yang  akan  dibangun  secara lengakap.  Mulai  dari  desain  antar muka  sampai  pada  algoritma  yang akan  di  gunakan  pada  pembuatan sistem.
c. Implementation Tahap implementasi mencakup pembuatan  sistem,  dalam  hal  ini adesai  sistem  yang  sudah  dirancang di  implementasikan  menggunakan bahasa  pemrograman  tertentu  untuk menghasilkan sistem yang lengkap.
d. Testing Tahap testing ditujukan untuk melakukan  pengujian  pada  sistem sebelum  sistem  disebarkan  kepada pengguna  untuk  memastikan  bahwa sistem  yang  dibuat  sudah  sesuai desain  dengan  desain  yang  telah direncanakan.
e. Deployment Tahap deployment dilakukan  untuk menguji  sistem  ke level pengguna, untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangakan  telah  sesuai  dengan yang disepakati.
f. Maintenance Tahap  terakhir  adalah  maintenance, dimana setelah sistem selesai dikembangkan, maka diperlukan aktifitas pemeliharaan untuk memastikan  bahwa  sistem  tetap  bisa berjalan dengan baik.
3.1 Metode Pengumpulan Data
3.1.1 Observasi(Pengamatan)
Dilakukan  pengamatan  langsung  terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang  diambil.  Hasil  pengamatan  tersebut langsung dicatat dan dari kegiatan observasi dapat  diketahui  kesalah  atau  proses  dari kegiatan pengarsipan surat pada kantor dan juga dapat diketahui kekurangan dari sistem yang sedang dijalankan saat ini.[7]
3.1.2 Interview(Wawancara)
Wawancara  yang  dilakukan  ini  brtujuan untuk mendapatkan informasi secara
lengkap  ,  dan  untuk  mendapatkan  hal  itu maka dilakukan metode tanya jawabmengenai semua kegiatan yang brhubungan dengan pengarsipn surat.[7] 3.1.3 Studi Pustaka Studi  pustaka akan bertujuan  untuk mengumpulkan  data  dan  mempeljari  buku- buku serta mencari informasi yang diprlukan yang berkaitan dengan penyusunan laporan
3.2 Tahap Analisis
Pada  tahap  ini  penulis  mengumpulkan  data yang  diperlukan  dalam  pembuatan  sistem. Kebutuhan data meliputi Data User sebagai pengguna sistem. Sedangkan untuk kebutuhan  informasi  meliputi:  Laporan surat  keterangan  dan  lapora  data  arsip surat.[8] 3.2.1 Surat Masuk
Tata  usaha  menerima  surat  masuk  dari setiap  instansi.  Kemudian  surat  masuk tersebut diserahkan kepada Kepala Sekolah, selainitu  Kepala  SekolahAnalisis  sistem dapat  diartikan  sebagai  suatu  proses  untuk memahami  sistem  yang  ada  dengan  tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui  menyerahkan  kembali  surat masuk  tersebut  ke  bagian  Tata  Usaha,  dan Tata Usaha mencatat susrat masuk kedalam agenda  surat masuk. Lalu disimpan kedalam  agenda  surat  masuk  dan  dijadikan arsip[9].
3.2.2 Surat Keluar
Tata  Usaha  membuat  surat  keluar  dan mencatat  kedalam  agenda  surat  keluar  dan meyerahkan surat keluar ke petuga pengirim  susrat  untuk  disampaiakan  ke instan  tujuan  surat[9].  Alur  proses  dari sistem  informasi  surat  menyurat  sebagai berikut:
Gambar 2. Alur proses sistem informasi surat menyurat
Pada gambar 2 dijelaskan pengguna terlebih dahulu  melakukan  login  pada  sistem  untuk melakukan
pengajuan surat, admin
selanjutnya menyetujui permohonan tersebut  yang  kemudian  pada  platform pengguna  akan  ditampilakan  notifikasi bahwa  t  sudah  selsesai  dan  bisa  segera diambil.
3.3 Flowchart
Flowchart  merupakan  ilustrasi  visual  yang menggambarkan  alur  kerja  atau  proses  dan solusi  dari  suatu  studi  tentang  sebuah masalah.  Setiap  alur  digambarkan  adalam sebuah diagram yang saling berhubungan.
Gambar 3. Flowchart Surat Masuk
3.4 Tahap Perancangan/Desain Sistem
Pada  tahap  selanjutnya  adalah  mendisain sistem  baru  agar  dapat  berjalan  lebih  baik, dan  diharapkan  dapat  mengatasi  masalah- masalah  yang  ada  serta  sedapat  mungkin dapat mengantisipasi kemungkinan- kemungkinan  dari  masalah  yang  akan datang.  Manfaat  disain  sistem  yaitu membrikan  gambaran  rancang  bangun (blueprint)  yang lengkap,  sebagai  penuntun programmer dalam mengembangkan
aplikasi.[10]
Gambar 5. Rancangan data data flow diagram
3.4.1. Use Case Diagram Use  Case  Diagram  digunakan  untuk menggambarkan secara akhusus
fungsionalitas  dari  sistem  yang  akan  di buat.  Diagram  ini  menjelaskan  apa  yang dapat dilakukan oleh sistem serta merepresentasikan  interaksi  atau  hubungan yang  terjadi  antara  aktor  dengan  sistem. Rancangan  use  case  diagram  bisa  dilihat pada gambar 5
Gambar 6. Rancangan data Use Case Diagram

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini menyajikan hasil
penelitian. Hasil penelitian dapat
dilengkapi  dengan  tabel,  grafik  (gambar), dan/atau  bagan.  Bagian  pembahasan memaparkan  hasil  pengolahan  data, menginterpretasikan  penemuan  secara logis, mengaitkan dengan sumber rujukan yang  relevan.  [Times  New  Roman,  12, normal], spasi 1. Format gambar png/jpg.

## SIMPULAN
Kesimpulan  berisi  rangkuman  singkat atas  hasil  penelitian  dan  pembahasan. [Times New Roman, 12, normal], spasi 1.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Berisi  ucapan  terima  kasih  kepada lembaga  pemberi  dana/individu,  dan  atau yang  telah  membantu  dalam  pelaksanaan penelitian  dan  penulisan  manuskrip  serta lembaga  afiliasi  penulis.  [Times  New Roman, 12, normal], spasi 1.

## 4 DAFTAR PUSTAKA
[1]A.  Nur  yulianingsih,  “Perancangan Sistem Informasi Penelolaan Surat Masuk Dan  Surat  Keluar  Pada  MTs  Guppi Jetiskidul,”  Repos.  Univ.  Bina  Sarana
Inform., vol. 3, pp. 59–62, 2014, [Online]. Available:https://repository.bsi.ac.id/inde
x.php/repo/viewitem/24579.
[2] Purwandari, “ImplementasiPengelolaan  Surat  Masuk dan Keluar di Badan Pemeriksa Keuangan
Republik Indonesia,” J. Util., vol. 3, no. 1, pp. 1–7, 2017. [3]F.Roniet al.,“Perancangan Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Menyurat Berbasis Web Pada STAI Muhammadiyah,”  vol.  15,  no.  02,  pp. 257–264, 2021. [4] S.  Mahmudah,  L.  Widiastuti,  and
S. Ernawati, “Sistem Informasi Manajemen  Pengarsipan  Surat  Masuk Dan Surat Keluar (Studi Kasus : Ma Darul Ihya Bogor),” J. Media Inform.
Budidarma,  vol.  3,  no.  3,  p.  225,  2019, doi: 10.30865/mib.v3i3.1215.
[5] K. Praktik, “RancangBangunAplikasiPembuatanSurat MenyuratDenganMetodeBentukPenulisan SuratSetengahLurus  (  SemiBlokStyle  )  di SMA HangTuah 2 SidoarjoBerbasisWeb,” 2019.
[6] J. Barat, “Judika (jurnal
pendidikan  unsika),”  vol.  8,  no.
November, pp. 123–131, 2020.
[7] A.  Suryadi,  “Rancang  Bangun
Sistem  Pengelolaan  Arsip  Surat  Berbasis Web  Menggunakan  Metode  Waterfall (Studi  Kasus :  Kantor  Desa  Karangrau Banyumas),” J. Khatulistiwa Inform., vol. 7,  no.  1,  pp.  13–21,  2019,  doi: 10.31294/jki.v7i1.36.
[8] M.  S.  Huda  and  N.  Susanti, “Sistem  Informasi  Pelayanan  Surat Keterangan  pada  Kantor  Desa  (SI SUKET),”
Indones. J. Technol.
Informatics Sci., vol. 2, no. 2, pp. 75–80,
2021, doi: 10.24176/ijtis.v2i2.6275.
[9] B. A. B. Iv, A. Dan, and P. Sistem,
“Obj100 1,” pp. 1–64, 1986.
[10] D.  L.  Fithri  and  M.  R.  A.  Na’im, “Otomasi  Manajemen  Pelayanan  Surat Keterangan  Desa  Muktiharjo  Berbasis Web,” J. SITECH  Sist. Inf. dan Teknol., vol.  4,  no.  1,  pp.  77–82,  2021,  doi: 10.24176/sitech.v4i1.6332.