Pengaruh Penataan Arsip Terhadap Efektifitas Kerja Pegawai Pada Kantor PT. PLN (Persero) UP3 Ambon

## Jessy Juniu Hahury
Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Ambon jhahuryniaga@gmail.com

## ABSTRACT
This study aims to find out how the influence of archive management on the work effectiveness of employees of PT. PLN (Persero) UP3 Ambon. The problems faced by PT. PLN (Persero) UP3 Ambon, namely: Not optimal arrangement of archives at the office, where archives are only placed in several containers such as: on cardboard, plastic, or just stacked. As a result, it causes disruption to the archive retrieval process because it is not stored in one good place, thus disrupting the service process for its users and requiring a long time (more than 30 minutes) to search for the required data, whereas in theory The Liang Gie (2007) ) archive discovery standard 1 minute. Simple  linear  regression  analysis  according  to  Riduwan  (2010)  regression  or  forecasting  is  a  process  of systematically estimating what is most likely to happen in the future. based on past and present information that is owned so that errors can be minimized.
used  to  test  the  effect  of  the  independent  variable  (independent)  namely  the  arrangement  of  files  (X)  on  the dependent  variable  (the  dependent)  namely  work  effectiveness  (Y).  Arranging  archives  or  managing  archives needs to be done properly and maximally, in order to make it easier for employees to carry out their duties so as to  increase  employee  effectiveness.  Archival  facilities  owned  by  PT.  PLN  (Persero)  UP3  Ambon  is  not sufficient, only (two) 2 wooden cupboards and several odner folders are available for storing archives. There is no special room for archive storage, so archives are stored in the meeting room or in the employee's office. The lack of facilities as a tool to support the equipment used is also a major factor in the smooth running of the filing process. So far, archive handling has been handled by employees who also hold the position of secretary, causing archive management to be ineffective, because the work being done is not focused on one area. just. Based  on  the  results  of  partial  hypothesis  testing,  it  shows  that  the  Archive  Management  variable  (X)  has  a positive  and  significant  effect  on  employee  work  effectiveness  (Y)  at  PT. PLN  (Persero)  UP3  Ambon.  This  is evidenced by the coefficient value of the archive management variable of 4.422 which is greater than t table of 2.048407 and the significant value of the employee work effectiveness variable of 0.00 which is less than 0.05, this  means  that  Ha  is  accepted.  In  conclusion,  the  arrangement  of  archives  affects  the  work  effectiveness  of employees at the PT. PLN (Persero) UP3 Ambon..

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  bagaimana    pengaruh  penataan  arsip  terhadap  efektivitas  kerja pegawai  PT.  PLN  (Persero)  UP3  Ambon.    Permasalahan  yang  dihadapi  oleh  PT.  PLN  (Persero)  UP3  Ambon, yaitu: Belum optimalnya penataan arsip pada kantor tersebut, dimana arsip hanya diletakan pada beberapa wadah seperti: pada karton, plastik,  atau ditumpuk begitu  saja. Akibatnya  menimbulkan terganggunya proses retrieval (penemuan  kembali)  arsip  karena  tidak  tersimpan  dalam  satu  tempat  yang  baik,  sehingga  mengganggu  proses pelayanan  terhadap  penggunanya  dan  membutuhkan  waktu  yang  lama  (lebih  dari  30  menit  )  untuk  pencarian data  yang  dibutuhkan,  sedangkan  dalam  teori  The  Liang  Gie  (2007)  standar  penemuan  arsip  1  menit.  Analisis regresi  linear  sederhana  menurut  Riduwan  (2010)  regresi  atau  peramalan  adalah  suatu  proses  perkiraan  secara sistematis tentang apa  yang paling  mungkin terjadi dimasa  yang akan datang. berdasarkan informasi  masa lalu dan sekarang yang dimiliki agar kesalahannya dapat diperkecil. digunakan  untuk  menguji  pengaruh  antara  variabel  bebas  (independent)  yaitu  penataan  arsip  (X)  terhadap variabel terikat (dependent) yaitu efektifitas kerja (Y). Penataan arsip atau pengelolaan kearsipan perlu dilakukan dengan baik dan maksimal, agar memudahkan pegawai dalam menjalankan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai.Fasilitas kearsipan yang dimiliki oleh PT. PLN (Persero) UP3 Ambon belum memadai hanya tersedia (dua) 2 almari kayu dan beberapa map odner untuk menyimpan arsip. Belum ada ruangan khusus untuk  penyimpanan  arsip,  sehingga  arsip  disimpan  pada  ruangan  rapat  maupun  pada  ruangan  kerja  pegawai. Kurangnya  fasilitas  sebagai  alat  mendukung  perlengkapan  yang  di  gunakan  juga  menjadi  faktor  utama  dalam kelancaran  dari  proses  kearsipan.Selama  ini  Penanganan  arsip  ditangani  oleh  pegawai  yang  juga  merangkap jabatan  sebagai  sekretaris,  sehingga  menyebabkan  pengelolaan  arsip  menjadi  tidak  efektif,  karena  pekerjaan yang dilakukan tidak terfokus pada satu bidang saja.
Berdasarkan  hasil  pengujian  hipotesis  secara  parsial  menunjukkan  bahwa  variabel  Penataan  Kearsipan  (X) berpengaruh positif dan signifikan terhadap Efektifitas kerja pegawai (Y) pada PT. PLN (Persero) UP3 Ambon. Hal  ini  dibuktikan  dengan  nilai  koefisien  variabel  Penataan  kearsipan  sebesar  4,422  lebih  besar  dari  t  tabel 2,048407  dan  nilai  signifikan  variabel  Efektifitas  kerja  pegawai  sebesar  0,00  lebih  kecil  dari  0,05,  ini  berarti bahwa Ha diterima. Kesimpulannya penataan arsip berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai pada Kantor PT. PLN (Persero) UP3 Ambon.
Kata kunci : Penataan Arsip,  Efektifitas Kerja

## 1. PENDAHULUAN
Setiap  pekerjaan  dan  kegiatan  kantor,  baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan,  pencatatan  serta  pengolahan  surat, baik  ke  dalam  maupun  keluar  dengan  system tertentu  dan  dapat  diper-tanggung  Jawabkan. Kegiatan  ini  disebut  dengan  istilah  Administrasi Kearsipan.Kearsipan  sebagai  salah  satu  kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak  mudah.  Arsip  yang  dimiliki  oleh  organisasi harus  dikelola  dengan  baik  sebab  keunggulan  pada bidang  kearsipan  akan  sangat  membantu  tugas pimpinan  serta  membantu  mekanisme  kerja  dari seluruh  karyawan instansi  yang bersangkutan dalam pencapaian  tujuan  secara  lebih  efisien  dan  efektif. Informasi  yang  diperlukan  melalui  arsip  dapat menghindari  salah  komunikasi,  mencegah  adanya duplikasi  pekerjaan  dan  membantu  mencapai efisiensi kerja pegawai.
Masalah  efektivitas  kerja  merupakan  hal  yang sangat  penting,  dan  perlu  diusahakan  oleh  setiap bentuk kerja sama, mengingat fasilitas, sumber daya dan dana yang ada memiliki keterbatasan. Efektivitas  kerja  pegawai  di  dalam  hubungannya dengan  peranan  masing-masing  pegawai  dapat tercapai  apabila  setiap  unit  kerja  pada  organisasi melakukan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya  sendiri  secara  efektif.  Instansi atau  organisasi  yang  di  dalamnya  ada  bidang kearsipan  pasti  memahami  prosedur  penataan  arsip, namun  bukan  berarti  instansi  atau  organisasi  yang bersangkutan  dipastikan  mengelola  arsip  sesuai dengan prosedur secara efektif dan efisien.
Permasalahan  yang  dihadapi  oleh  PT.  PLN (Persero) UP3 Ambon, yaitu:
1.  Belum  optimalnya  penataan  arsip  pada kantor  tersebut,  dimana  arsip  hanya  diletakan  pada beberapa  wadah  seperti:  pada  karton,  plastik,  atau ditumpuk  begitu  saja.  Akibatnya  menimbulkan terganggunya  proses  retrieval  (penemuan  kembali) arsip karena tidak tersimpan dalam satu tempat yang baik,  sehingga  mengganggu  proses  pelayanan terhadap  penggunanya  dan  membutuhkan  waktu yang  lama  (lebih  dari  30  menit  )  untuk  pencarian data  yang  dibutuhkan,  sedangkan  dalam  teori  The Liang  Gie  (2007)  standar  penemuan  arsip  1  menit. Penataan  arsip  atau  pengelolaan  kearsipan  perlu dilakukan  dengan  baik  dan  maksimal,  agar memudahkan  pegawai  dalam  menjalankan  tugas sehingga  dapat  meningkatkan  efektivitas  kerja pegawai.
2.  Fasilitas  kearsipan  yang  dimiliki  oleh  PT. PLN  (Persero)  UP3  Ambon  belum  memadai  hanya tersedia  (dua)  2  almari  kayu  dan  beberapa  map odner  untuk  menyimpan  arsip.  Belum  ada  ruangan khusus  untuk  penyimpanan  arsip,  sehingga  arsip disimpan  pada  ruangan  rapat  maupun  pada  ruangan
kerja  pegawai.  Kurangnya  fasilitas  sebagai  alat mendukung  perlengkapan  yang  di  gunakan  juga menjadi  faktor  utama  dalam  kelancaran  dari  proses kearsipan.
3.  Selama ini Penanganan arsip ditangani oleh pegawai  yang  juga  merangkap  jabatan  sebagai sekretaris, sehingga menyebabkan pengelolaan arsip menjadi  tidak  efektif,  karena  pekerjaan  yang dilakukan tidak terfokus pada satu bidang saja.
Penanganan arsip sering kurang begitu diperhatikan  dan  menjadi  pekerjaan  yang  kurang menarik  di  kantor.  Sebagian  pegawai  masih  enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena dalam pandangan mereka, unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan seperti ini menunjukkan bahwa kurangnya  kesadaran  akan  pentingnya  pengelolaan arsip  dalam  suatu  kantor  untuk  menunjang efektivitas  suatu  pekerjaan.  Padahal  fungsi  arsip sangat  penting  bagi  kelancaran  kegiatan,  antara  lain dapat  dijadikan  sebagai  sumber  refrensi  bila memerlukan keterangan tertentu, atau dapat dijadikan  bukti  sesuai  dengan  ketentuan  hukum. Oleh  karena  itu,  untuk  dapat  mengemban  tugas pegawai  yang  bekerja  pada  unit  kearsipan,  bukan hanya  ditunjang  oleh  factor  kemauan  terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali dengan keterampilan  khusus  mengenai  bidang  kearsipan. Pegawai  yang  telah  terlatih  baik  dan  memiliki  ilmu pengetahuan  dalam  pengarsipan  sangat  dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan.
Dalam  pencapaian  tujuan  organisasi,  yang harus  dijadikan  pijakan  oleh  setiap  pegawai  adalah orientasi kerja yang meliputi efisiensi dan efektivitas kerja  pegawai.  Setiap  pegawai  yang  diserahi  tugas atau  pekerjaan  tertentu  harus  dijalankan  dengan sebaik-baiknya,  dan  penentuan  tugas  bagi  masing- masing pegawai dilakukan melalui proses pembagian  kerja.  Hal  ini  berarti  bahwa  dalam menjalankan tugasnya, pegawai harus bias mencegah  terjadinya  penyimpangan,  pemborosan dan  segala  tindakan  yang  dapat  merugikan organisasi.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Yang  dimaksud  dengan  sistem  penataan  arsip  atau biasa  disebut  dengan  filing  sistem  adalah  kegiatan mengatur  dan  menyusun  arsip  dalam  suatu  tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip  untuk  digunakan  secara  aman  dan  ekonomis. Penataan arsip  harus direncanakan  seawal  mungkin, artinya  suatu  organisasi  melakukan  kegiatannya harus sudah dirancang tentang penataannya.
Penataan arsip merupakan suatu proses pengawasan, penyimpanan  dan  pengamatan  dokumen  serta  arsip, baik  dalam  bentuk  kertas  maupun  elektronik (Odgers 2007).
Menurut  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009 kearsipan adalah 1. Kearsipan  adalah  hal-hal  yang  berkenan dengan arsip
2. Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  berbangsa  dan bernegara.
3. Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip  vital  adalah  arsip  yang  keberandaanya merupakan persyaratan
dasar bagi
kelangsungan  operasional  pencipta  arsip,  tidak dapat  diperbarui,  dan  tidak  tergantikan  apabila rusak atau hilang.
5. Arsip  aktif  adalah  arsip  yang  frekuensi penggunannya tinggi dan/atau terus meneru.
6. Arsip  inaktif  adalah  arsip  yang  frekuensi penggunannya telah menurun.
7. Arsip  statis  adalah  arsip  yang  dihasilkan  oleh pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  dan berketerangan  dipermanenkan yang  telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip  terjaga  adalah  arsip  negara  yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup  bangsa  dan  negara  yang  harus  dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
9. Arsip  umum  adalah  arsip  yang  tidak  termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedangkan  Menurut  Undang-Undang  Nomor  7 tahun  1971  tentang  ketentuan-ketentuan  pokok kearsipan.  Pada  Bab  I  pasal  I  berbunyi  sebagai berikut:
a. Naskah-  naskah  yang  dibuat  dan  diterima oleh  Lembaga-Lembaga  Negara  dan  bahan-bahan Pemerintah  dalam  bentuk  corak  apapun  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok,  dalam rangka kegiatan pemerinta.
b. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal maupun  berkelompok,  dalam  rangka  pelaksanaan kebangsaan.
Dari  pengertian  diatas  dapat  diambil  kesimpulan yaitu  arsip  adalah  suatu  pusat  ingatan  atas  seluruh aktivitas  pekerjaan  yang  telah  dilakukan  dimana surat yang di proses berdasarkan penggolongan yang telah  disusun,  disimpan,  dan  dipelihara  sedemikian rupa apabila masih dibutuhkan.
Menurut buku administrasi kearsipan Widjaja (1993) ada beberapa faktor kearsipan yang baik antara lain :
1. Penggunaan penyimpanan arsip secara tepat
Sistim  penyimpanan  arsip  atau  yang  sering  disebut filing  sytem  adalah  suatu  rangkaian  tata  cara  yang teratur  menurut  sesuatu  pedoman  tertentu  untuk menyusun  atau  menyimpan  warkat-warkat  sehingga bilamana  diperlukan  dapat  diketemukan  kembali secara  cepat..  cepat  atau  lambatnya  ditentukan  oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.
Sistem penyimpanan Menurut Wursanto (2001) menyatakan bahwa: Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah  -  langkah  yang  harus  dilaksanakan  dalam menyimpan  warkat  -  warkat,  sehingga  bilamana diperlukan lagi warkat – warkat itu dapat ditemukan kembali  secara  cepat  ”.  Ada  5  sistem  penyimpanan arsip, diantaranya :
a) Sistem Abjad
Pada system penyimpanan arsip ini merupakan salah satu  system  penataan  berkas  yang  menggunakan metode  penyusunan  berdasarkan  abjad  secara berurutan  dari  A  sampai  dengan  Z  dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
b) Sistem Nomor
Sistem  penyimpanan  arsip  ini  merupakan  system penyimpanan  warkat  yang  berdasarkan  kode  nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut  juga  inderect  filing  system  (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
c) Sistem Tanggal / Kronologi
Sistem penyimpanan arsip ini  merupakan salah satu system  penataan  berkas  berdasarkan  urutan  tanggal, bulan  dan  tahun  yang  mana  pada  umumnya  tanggal dijadikan  pedoman  termasuk  diperhatikan  dari datangnya surat.
d) Sistem Wilayah
Sistem  penyimpanan  arsip  wilayah  atau  geografis adalah suatu system penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu  surat.  Surat  disimpan  dan  ditemukan  kembali menurut  kelompok  atau  tempat  penyimpanan berdasarkan  geografi  /  wilayah  /  kota  dari  surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya  menurut  system  ini  harus  dibantu dengan  sistem  abjad  atau  system  tanggal  sama halnya  dengan  subjek  atau  nomor,  susunan  guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.
e) Sistem Subjek Sistem subjek merupakan suatu system penyimpanan  arsip  berdasarkan  masalah  dimana surat-surat  dikelompokkan  kedalam  daftar  indeks untuk  ditentukan  masalah-masalah  yang  pada umumnya terjadi.
Kelemahan sistim Subjek a.Sulit  mengklarifikasikan  apabila  terdapat  aneka ragam  perihal.yang  hampir  sma  padahal  berbeda satu sama lain.
b. Kurang cocok untuk bemacam jenis surat.x Kelebihan sistim Subjek.
a.Mudah  mencari  keterangan  bila  perihalnya  saja yang ingindiketahui.
b.Dapat  dikembangkan  dengan  tidak  terbatasnya judul dan susunannya.
Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2, berisi tentang pembagian fungsi arsip, yaitu:
1.
Arsip Dinamis
Arsip  dinamis  merupakan  arsip  yang  dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan.  Atau  dengan  arti  lain  yaitu  arsip  yang masih  dimanfaatkan  secara  langsung  dalam  setiap kegiatan  perusahaan  sehari-hari.  Fungsi  arsip menurut fungsi dan kegunaannya yaitu: a. Arsip  aktif  adalah  arsip  yang  masih  dapat digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. b.
Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya  telah  mengalami  penurunan  dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
c. Arsip  in-aktif  atau  arsip  semi  statis  adalah segala  arsip  yang  termasuk  jarang  digunakan  dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan. 2. Arsip  Statis  merupakan  arsip  yang  tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, penyelenggaraan.
Tujuan Arsip menurut Wursanto (2001:22) menyatakan bahwa:
1. Agar  arsip  dapat  disimpan  dan  ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang  terlaksananya  penyusutan  arsip dengan efektif dan efisien
3. Untuk  menjadikan  setiap  record  tersebut  lebih mudah  dicari  apabila  dibutuhkan  untuk referensi.
4. Menjaga  bahan-bahan  arsip  itu,  agar  setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan  disuatu  tempat  tertentu,  baik dalam  kelompok,  subyek,  daerah,  maupun bersamaan.
5. Memudahkan  pencarian  arsip,  jika  sewaktu- waktu diperlukan.
6. Untuk  lebih  mengembangkan  atau  lebih menguntungkan    apabila  bahan  arsip  itu ditempatkan  secara  permanen  demi  untuk kelancaran  tugas  perusahaan  atau  kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.
Menurut  Badri  (2006)  proses  penciptaan  hingga pemusnahan  arsip  (siklus  hidup  arsip  meliputi penciptaan  pemanfaatan,  penyimpanan,  retrivieval (penemuan kembali) dan disposisi.
Arsip  yang  nilai  gunanya  hanya  sebatas  sebagai informasi,  arsip  ini  tidak  perlu  disimpan  dalam jangka  waktu  lama,  karena  setelah  apa  yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai  kegunaannya  arsip  ini  dapat  diberi  tanda  (T) Arsip ini disimpan paling lama dalam jangka  waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa
Yaitu arsip  yang  mempunyai nilai guna saat ini dan masih  diperlukan  pada  waktu  yang  akan  datang
dalam  jangka  waktu  1-5  tahun  puak  arsip  ini  dapat diberi tanda (B).
3. Arsip penting
Yaitu  arsip  yang  mempunyai  hubungan  dengan kegiatan  masa  lampau  dan  masa  yang  akan  datang, arsip  ini  akan  disimpan  dalam  jangka  waktu  5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip vital
Arsip  yang  dipakai  sebagai  pengingat  dalam  jangka waktu  yang  tidak  terbatas  (abadi)  dan  dapat  diberi tanda (V).
Menurut  Kustartini  (2010)  mengukur  efektifitas kerja melalui :
1).  Prestasi  kerja  merupakan  suatu  kesanggupan untuk  dapat  melaksakan  tugas  sesuai  dengan  waktu yang telah ditetapkan dan dapat mencapai hasil yang diharapkan. semua itu sangat diharapkan dari semua pegawai  agar  pencapaian  tujuan  organisasi  dapat terwujud  secara  efektif.  adapun  unsur-usur  yang terkaitdalam prestasi kerja yaitu :
a.  Ketelitian,  ketepatan  dan  kesesuaian  pekerjaan dengan standar mutu.
b. Sikap atasan terhadap prestasi kerja pegawai.
2).Kerajinan/semagat  kerja  merupakan  sikap  mental individu  atau  kelompok  yang  ditandai  dengan kesenangan,  kegairahan,  sehingga  menimbulkan kesediaa  pegawai  untuk  mencari  prestasi  ataupun mencapai  tujuan. unsur-unsur dalam semangat kerja yaitu:
a. Kedisiplinan kerja pegawai dalam organisasi b.  Tanggapan  pegawai  terhadap  perintah  pimpinan organisasi 3).  Hubungan  kerjasama,  merupakan  pencapaian iklim  kerjasama  sangat  penting  untuk  dilakukan sebab  dengan  adanya  sikap  saling  membantu  maka pekerjaan  akan  cepat  terselesaikan  dengan  lebih baik. unsur-unsur dalam hubungan kerjasama, yaitu: a. Rasa saling membantu diantara pegawai b. Terjalinnya kerjasama.
4).  Inisiatif  dan  kepatuhan  kerjasama  merupakan dorongan yang timbul dari dalam pribadi yang tidak disertaiperintah  oleh  sesorang  untuk  melaksanakan sesuatu,  baik  terhadap  peraturan-peraturan  yang telah ditetapkan diantaranya:
a. Kepatuhan pegawai pada jam kerja
b. Kepatuhan pegawai pada  atasan
c. berpakaian  yang  baik  dan  mengenakan
tanda pengenal
d. penggunaan alat-alat perlengkapan kantor Dengan adanya penanganan arsip yang baik dapat  diketahui  bermacam-macam  informasi  yang sudah  dimiliki,  yang  dapat  membantu  menentukan sasaran  yang  akan  dicapai  dengan  menggunakan potensi yang ada secara maksimum.
Sehubungan  dengan  itu  petugas  kearsipan suatu  instansi  atau  organisasi  dituntut  memiliki persyaratan  tertentu,  yakni  kecerdasan,  ketrampilan, ketelitian,  kerapian  agar  dapat  melaksanakan
penanganan arsip dalam rangka penyajian informasi secara  cepat  dan  tepat,  terutama  apabila  informasi tersebut dibutuhkan dengan segera. Petugas kearsipan  yang  cerdas  dan  terampil  bukan  mesti berpendidikan  tinggi,  tapi  mempunyai  daya  pikir yang  cukup  tajam  sehingga  cekatan  dalam menempatkan  dan  menemukan  kembali  arsip. Mereka  tidak  hanya  melaksanakan  tugas  saja,  tapi
juga  ikut  andil  dalam  memperbaiki  cara-cara pelaksanaan  kegiatan  kearsipan  yang  lebih  baik secara efektif dan efisien demi kemajuan organisasi.
Kerangka  konseptual  yang  dideskripsikan dalam  penelitian  ini  adalah  melihat  pengaruh  dari variabel bebas yaitu penataan arsip terhadap variabel terikat yaitu efektivitas kerja pegawai.
Gambar 2.3. Kerangka Konseptual

## 3. METODOLOGI
Tempat  dari  penelitian  ini  adalah  PT.  PLN (Persero) UP3 Ambon, Jalan Kapten Pierre Tendean Halong Atas Ambon.
Populasi  merupakan  keseluruhan  objek  yang memenuhi  syarat-syarat  tertentu  dan  berkaitan dengan  masalah  yang  diteliti.  Populasi  yang  akan diamati  dalam  penelitian  ini  adalah  pegawai  pada PT.  PLN  (Persero)  Unit  Pelaksana  Pelayanan Pelanggan Ambon. Berjumblah 77 Orang.
Sampel  adalah  bagian  dari  jumblah  dan karakteristik  yang  dimilki  oleh  populasi  tersebut (Sugiono, 2014). Dan sampel yang ditetapkan adalah 30%  dari  jumblah  pegawai  sebanyak  77  orang dengan menggunakan metode Proportional Stratified Random Sampling
Analisis  regresi  linear  sederhana  menurut  Riduwan (2010)  regresi  atau  peramalan  adalah  suatu  proses perkiraan  secara  sistematis  tentang  apa  yang  paling mungkin  terjadi  dimasa  yang  akan  datang. berdasarkan  informasi  masa  lalu  dan  sekarang  yang dimiliki agar kesalahannya dapat diperkecil. digunakan  untuk  menguji  pengaruh  antara  variabel bebas  (independent)  yaitu  penataan  arsip  (X) terhadap variabel terikat (dependent) yaitu efektifitas kerja (Y).
Persamaan umum regresi linear sederhana adalah :
Ket:  Y  =  Variabel  dependent  (terikat):  Efektifitas Kerja
a = Konstanta
b = Koefisien arah
X  =  Variabel  independent  (bebas):  Penataan Arsip

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui pengaruh penataan  arsip  terhadap  efektivitas  kerja  pegawai. Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  menyebarkan kuesioner  kepada  responden  dan    dianalisis  dengan menggunakan program SPSS.
Penataan  arsip  yang  digunakan  oleh  PT.  PLN (Persero) UP3 Ambon menggunakan system subjek, yaitu  system  penyimpanan  arsip  yang  disimpan berdasarkan  perihal  atau  masalah  dari  sebuah  surat. Dikatakan  system  subjek  karena  surat  yang  diminta biasanya  dengan  menyebutkan  kode  masalah. Penyimpanan  dengan  system  subjek  terlebih  dahulu harus  dibuat  daftar  klasifikasi  masalah  untuk mengetahui kode masalah berdasarkan tingkatannya, yaitu  masalah  utama,  sub  masalah  dan  sub-sub masalah. Dan pembagian dari tiap tingkatan masalah harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasinya.
Penataan Arsip
(X)
1. Penggunaan Penyimpanan
arsip
2. Fasilitas
3. Sumber daya
manusia
(Widjaja 1993)

## Efektivitas Kerja
(Y)
1. prestasi kerja
2. kerajinan(seman gat kerja)
3. hubungan
kerjasama
4.  inisiatif dan kepatuhan kerja
System  penataan  arsip  sebaiknya  disesuaikan dengan  tempat  penyimpanan  dan  didukung  oleh sarana  kearsipan  yang  baik  dan  sesuai  kebutuhan. System  penataan  arsip  yang  baik  dan  benar,  seperti dalam  penyimpanannya,  penempatannya  sampai penemuan  kembali  arsip  pada  saat  dibutuhkan  akan sangat  berpengaruh  terhadap  efektivitas  kerja pegawai.
Berdasarkan hasil pengujian  hipotesis  yang dilakukan,  menunjukkan  bahwa  variabel  Penataan Kearsipan  (X)  berpengaruh  positif  dan  signifikan terhadap  Efektifitas  kerja  pegawai  (Y)  pada  PT. PLN  (Persero)  UP3  Ambon.  Hal  ini  dibuktikan dengan  nilai  koefisien  variabel  Penataan  kearsipan sebesar  4,422  lebih  besar  dari  t  tabel  2,048407  dan nilai  signifikan  variabel  Efektifitas  kerja  pegawai sebesar  0,00  lebih  kecil  dari  0,05,  ini  berarti  bahwa Ha  diterima.  Artinya  apabila  penataan  arsip dilakukan  dengan  baik  dan  benar  maka  efektivitas kerja  pegawai  akan  meningkat,  begitu  juga sebaliknya. Kesimpulannya penataan arsip berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai pada Kantor PT. PLN (Persero) UP3 Ambon.
Hasil  tersebut  diperkuat  dengan  penelitian  yang dilakukan  oleh  Hamlis  (2015)  yang  berjudul Pengaruh  penataan  arsip  dan  kompetensi  petugas arsip terhadap efektivitas kerja di dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kalimantan Utara, yang menyatakan  bahwa  efektivitas  dikatakan  berhasil apabila  petugas  arsip  tersebut  dapat  memberikan pelayanan, informasi, secara cepat, tepat, dan akurat. hasil  penelitian  hamlis  menunjukkan  bahwa  bahwa penataan  arsip  dan  kempetensi  petugas  arsip  secara bersama-sama  berpengaruh  positif  dan  signifikan terhadap  efektivitas  kerja  di  Dinas  Kelautan  dan Perikanan  Provinsi  Kalimantan  Utara.  Begitu  juga penelitian  yang  dilakukan  oleh  Ardiansyah  (2014) tentang  pengaruh  pengelolaan  kearsipan  terhadap efektivitas  kerja  pegawai  di  Sekretarist  Dinas  PU Provinsi  Bengkulu,  yang  mana  hasil  penelitian menunjukkan  pengelolaan  kearsipan  berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai.
Selain itu dapat dilihat juga pada deskriptif variabel,  dimana  variabel  Penataan  (X)  dalam penelitian
ini diukur
melalui 6
pernyataan/pertanyaan  poin  yang  paling  dominan dari variabel  penataan adalah “poin 4”  dengan item pertanyaan  “Keamanan  dari  arsip  yang  tersimpan sangat  terjamin”  yang  menjawab  “Setuju”  sebesar
73,3%  atau  sebanyak  22  responden.  Hal  ini menunjukan  tanggapan  responden  terhadap  poin  4 bahwa    arsip  yang  tersimpan  pada  kantor  PT.  PLN (Persero)  UP3  Ambon  secara  keseluruhan  sudah baik,  karena  terjamin  kerahasiaannya.  Dimana keluarnya  arsip  dari  tempat  penyimpanan  hanya pada  saat  dibutuhkan  saja  dengan  persetujuan  dari pimpinan.  Sehingga  dengan  sendirinya  akan mengurangi hilangnya arsip dari tempat penyimpanan.
Sedangkan  indikator  yang  paling  rendah pengaruhnya terhadap Efektivitas (Y) adalah poin 1 dengan  item  pertanyaan  “Teliti  dalam  menyusun, menyimpan dan menempatkan arsip” sebesar 76.6% atau  23  responden.  Poin  ini  menunjukkan  bahwa Prestasi  kerja  pada  PT.  PLN  (Persero)  UP3  Ambon masih  rendah.  Hal  tersebut  dikarenakan  belum adanya  petugas  khusus  yang  menangani  bidang kearsipan  pada  kantor  tersebut  dimana  selama  ini sistem  pengarsipan  hanya  dilakukan  oleh  sekretaris dengan  tugas  rangkap,  yang  dimana  selain melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai seorang sekretaris, tapi juga menangani pengarsipan pada  kantor  tersebut,  sehingga  pekerjaan  menjadi tidak  efektif.  Sebaliknya  apabila  sudah  ada  petugas khusus  yang  terampil  menangani  bidang  kearsipan baik  untuk  penyimpanan,  penempatan  letak  arsip yag  tepat  dan  penemuan  kembali  arsip  secara  cepat dan  tepat,  maka  akan  sangat  membantu  dalam menyelesaikan  pekerjaan  secara  efektif  sehingga dapat meningkatkan prestasi kerja.
Prestasi  kerja  sesorang  berhubungan  dengan hasil  kerja  yang  dikerjakan  oleh  pegawai  dalam menyelesaikan  pekerjaan  yang  di  embannya.  Hasil kerja  seseorang  yang  semakin  baik  mencerminkan prestasi  kerja  yang  semakin  tinggi  dan  hal  itu menggambarkan suatu kinerja yang efektif. Sebaliknya  hasil  kerja  yang  buruk  mencerminkan prestasi  kerja  rendah  dan  menggambarkan  kinerja yang  kurang  efektif.  Peningkatan  prestasi  kerja merupakan  salah  satu  ukuran  untuk  menilai  efektif tidaknya kinerja seseorang.
Pendapat  ini  sejalan  dengan  teori  kustartini (2010)  yang  menyatakan  bahwa  prestasi  kerja merupakan suatu kesanggupan untuk dapat melakukan  tugas  sesuai  dengan  waktu  yang  telah ditetapkan dan dapat mencapai hasil yang diharapkan.

## 5. PENUTUP
Penutup terdiri dari Kesimpulan dan Saran.

## 5.1.   Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Penataan arsip berpengaruh terhadap efektivitas  kerja pegawai  Kantor PT. PLN (Persero) UP3  Ambon  dengan  persamaan  regresi  linear sederhana  Y=  9,000  +  0,509  menunjukkan  bahwa
jika penataan  kearsipan baik  atau  meningkat berupa system  penyimpanan  yang  baik,  fasilitas  kearsipan yang  memadai  dan  petugas  arsip  yang  terampil, maka akan meningkatkan efektivitas kerja pegawai. 2. Nilai  koefisien  determinasi  (R  square) sebesar  0.411  yang  mengandung  pengertian  bahwa pengaruh  variabel  bebas  (Penataan  Kearsipan) terhadap  variabel  terikat  (Efektifitas  Kerja  pegawai pegawai) sebesar 41,1% sedangkan sisanya dipengaruhi  oleh  faktor  lain  yang  tidak  diukur  pada penelitian ini.
3. Selama ini Penanganan arsip ditangani oleh sekretaris  (surat  masuk  &  surat  keluar)  dikarenakan belum adanya petugas khusus yang menangani arsip.

## 5.2.   Saran
Saran  yang  dapat  disampaikan  adalah  sebagai berikut:
1. Penataan arsip masih perlu dbenahi, karena masih ditemukan beberapa hambatan  seperti  penyimpanan  arsip  yang  belum tertata  dengan  baik,  penempatan  arsip  yang  belum sesuai pada tempatnya serta penemuan kembali arsip yang membutuhkan waktu yang lama.
2.  Memanfaatkan  secara  optimal  perlengkapan  dan peralatan arsip yang tersedia  untuk  menunjang  penataan  arsip  serta melakukan pengajuan penambahan  perlengkapan  dan  peralatan  arsip  yang masih kurang (belum memadai) 3.  Mengoptimalkan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM) yang ada dengan cara menunjuk  pegawai  yang  khusus  untuk  menangani arsip.  pemberian  pelatihan  atau  pendidikan  secara khusus  tentang  tata  kelola  arsip  kepada  pegawai, agar  memiliki  kemampuan  dan  kreativitas  dalam mengelola  arsip  secara  baik  dan  benar  dalam menunjang efektivitas kerja pegawai.

## DAFTAR PUSTAKA
Andes Wahyu Setiana (2014) Pengelolaan Arsip Di Kecamatan Karang Tanjung Kabupaten Pandeglang.
Ardiansyah (2014) Pengelolaan Kearsipan terhadap
Efektivitas Kerja Pegawai di Sekretariat
Dinas PU Provinsi Bengkulu
Badri, M. S 2006. Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Erlangga :
Jakarta.
Danim, S 2004. Motivasi, Kepemimpinan dan Efektivitas kelompok. PT. Rineka Cipta : Jakarta. Daft. 1989. Aspek-Aspek Efektivitas Kerja Individu, West Publising Company. Eka Rini Winardi 2014, Petugas Kearsipan. Gibson (2013) Penilaian Kinerja.Penerbit Erlangga.
Jakarta. Handoko, T.Hani, 2003, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, BPFE- Yogyakarta. Kustatini 2010. Pokok-pokok Tentang Penelitian dan Pembahasan Hasil Kerja. Mulyono S, 2011. Manajemen Kearsipan. Unnes Press
: Semarang.
Mulyono, Sularso dkk. 2012. Menejemen Kearsipan. Unnes Press: Semarang. Odgers. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya Erlangga.
Riduwan. 2010. Skala Pengukuran Variabel-variabel Penelitian. alfabeta : Bandung.
Ravianto Masruri, 2014. Analisis Efektivitas
Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan (PNPM-PM) (Studi Kasus Pada Kecamatan Bunyu Kabupaten Bulungan tahun 2010). Govemance and Public Policy.
Sugiono. 2014. Metode Penelitian Administrasi.
CV.Alfabeta : Bandung.
Sugiono, 2012. Memahami penelitian kuantitafif”. Bandung: ALFABETA.
Sedarmayanti, 2003. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas kerja, penerbit Ilham Jaya, Bandung.
Hamlis, 2015. Skripsi. Pengharuh Penataan Arsip dan Kompentensi Petugas Arsip Terhadap Efektifitas Kerja di Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kalimantan Utara.
Universitas Terbuka: Jakarta.
The Liang Gie. 2007, Administrasi Perkantoran
Modern. Yogyakarta: Liberty.
Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang
“Ketentuan Pokok Kearsipan”
Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Pasal 2,
Pembagian Fungsi Arsip. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, Kearsipan. Wursanto. 2001. Manajemen Kepegawaian 2.
Yogyakarta: Kanikus Widjaja. 1993. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta: Bumi Aksara. Yuliani Estu Asih (2013) Korelasi Sistem Kearsipan dengan Efektivitas Kerja Pegawai pada Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang”