## JURNAL TEKNIK INFORMATIKA
Halaman Jurnal: http://jurnal.stmik-dci.ac.id/index.php/jutekin/ Halaman LPPM STMIK DCI : http://lppm.stmik-dci.ac.id/

## SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA KONSUMEN DI PT. DINASTI PERTIWI
“PERUMAHAN DEWASARI”
Dadang Haryanto 1 , Dhea Argadila 2
Prodi Teknik Informatika , STMIK DCI. dadang@stmik-dci.ac.id 1 Prodi Manajemen Informatika, STMIK DCI. dheaargadila8@gmail.com 2

## ABSTRAK
Sebagaimana  kita  ketahui  bahwa  perkembangan  ilmu  dan  teknologi  semakin meninggkat,salah  satunya  perkembangan  teknologi  komputer  yang  perkembangannya sangat pesat karena komputer merupakan sarana untuk mendapatkan hasil yang optimal. Dalam  hal  ini  sistem  informasi  yang  menggunakan  sarana  komputer  digunakan  untuk membantu mengolah informasi sesuai dengan kebutuhan suatu instansi.
Mengingat  pentingnya  hal  tersebut  untuk  sebuah  instansi,  maka  penyusun melakukan penelitian mengenai kebutuhan sistem informasi di Perumahan Puncak Madina Rancah  Kabupaten  Ciamis.  Oleh  karena  itu  untuk  memenuhi  kebutuhan  akan  sistem informasi penyusun melakukan analisis dan merancang sistem informasi Pengarsipan data Konsumen yaitu dengan mengumpulkan keterangan, data-data konsumen
Seiring  dengan  hasil  yang  didapatkan  dari  penelitian  tersebut,  maka  penyusun mengusulkan rancangan sistem informasi dan laporan sesuai dengan diharapkan.
Kata Kunci : Sistem. Pengarsipan, Data, Konsumen, Perumahan.

## I. PENDAHULUAN

## 1.1
Latar Belakang Dalam  perkembangan  ilmu  dan teknologi dewasa ini telah banyak media baru yang
dapat membantu penyampaian  informasi  yang  tepat, cepat  dan  dapat  diandalkan.  Seperti perkembangan  teknologi  tentang  ilmu computer  Sistem  informasi  erat  dengan komputerisasi,
karena computer merupakan  salah  satu  alat  pendukung (komponen utama). Sistem
komputerisasi ini akan sangat diperlukan oleh manajemen organisasi.
Kearsipan  merupakan  kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan terencana, karena mempunyai kegunaan agar  setiap  kali  diperlukan  dapat  secara cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah  kantor  maupun  organisasi, apabila  arsip  yang  dimiliki  kurang  baik pengelolaannya  dapat  mengakibatkan sulitnya  menemukan  informasi  yang disimpan
dan akhirnya dapat
memperhambat proses
pekerjaan selanjutnya.
Dalam  proses  pengelolaan  data konsumen di PT. Suka Mekar Properties khususnya  di  Perumahan  The  Villas Kahuripan yang dilakukan bagian administrasi memiliki beberapa kekurangan diantaranya dalam pengelolaan Sistem Informasi Pengarsipan Data Konsumen masih harus dicatat dan dibukukan . II. LANDASAN TEORI
2.1. Perumahan The Villas Kahuripan 2.1.1 Sejarah Singkat Sejarah singkat berdirinya perumahan The Villas Kahuripan berada dibawah  naungan  PT.  Suka  Mekar Properties atau disingkat dengan PT. SM Properties  berdiri  berdasarkan  Akta Notaris  Siti  Nurzanah,  SH.,SP.  Nomor  : 422  berdiri  pada  tanggal  30  Desember 2006  yang  beralamat  di  Jl.  Noenoeng Tisna Saputra Rt/Rw 001/011 Kelurahan Kahuripan  Kecamatan  Tawang  yang  di Pimpin  oleh  Ignatirus  R.  Laoh  sebagai Direktur  Utama.  Perumahan  The  Villas
Kahuripan  terdiri 49 Kavling dan  3 Type yaitu Janggala, Airlangga, Dharmawangsa. 2.1.2 Struktur Organisasi Gambar 2.1 Struktur Organisasi 2.2. Teori Dasar 2.2.1  Pengolahan Data Menurut  Ladjamudin  (2013:9), Pengolahan  data  adalah  masa  atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi formasi yang memiliki kegunaan.
2.2.2  Pengertian Pengarsipan Pengarsipan  adalah  suatu  proses mulai  dari  penciptaan,  penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem tertentu (Badri, 2007).

## 2.2.3  Konsumen
Konsumen  adalah  semua  pihak yang  menggunakan  barang  atau  jasa yang  ada  di  masyarakat,  baik  untuk kepentingan  pribadi,  orang  lain,  dan makhluk hidup lainnya dan tidak untuk di jual kembali.

## 2.2.4  Perumahan
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2011 tentang Perumahan dan Pemukiman. Perumahan adalah  kelompok  rumah  yang  berfungsi sebagai  lingkungan  tempat  tinggal  atau lingkungan  hunian  yang  dilengkapi dengan  sarana  dan  prasana  lingkungan. Perumahan  merupakan  salah  satu hunian yang memiliki kaitan yang sangat erat dengan masyarakatnya.

## 2.3. Pengertian Data dan Informasi
Data  adalah  keterangan  tertulis mengenai  sesuatu  fakta  (kenyataan) yang masih berdiri sendiri-sendiri, belum mempunyai pengertian sebagai kelompok,  belum  terkoordinasi  satu sama  lain,  dan  belum  diolah  sesuai keperluan  tertentu.  Informasi  adalah
data  yang  sudah  diolah  dengan  cara tertentu  menjadi  bentuk  yang  sesuai dengan  keperluan  pengguna  informasi bersangkutan.
Informasi dapat didefinisikan
sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu  bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih  berarti  bagi  penerimanya  yang menggambarkan kejadian-kejadian
( event ) yang nyata ( fact ) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

## 2.4. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang  saling  terkait  atau  terpadu  yang dimaksudkan  untuk  mencapai  suatu tujuan.

## 2.4.1  Karakteristik Sistem
Suatu Sistem mempunyai karakteristik  atau  sifat-sifat  tertentu, yaitu mempunyai: 1. Komponen Sistem
2. Batasan Sistem
3. Lingkungan Luar Sistem
4. Penghubung Sistem
5. Masukan Sistem
6. Keluaran Sistem
7. Pengolahan Sistem
8. Sasaran Sistem

## 2.4.2  Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  adalah  tahap awal  dimana  pendekatan  awal  untuk menyelesaikan  masalah  dipilih.  Selama perancangan sistem, struktur keseluruhan diputuskan. Arsitektur
sistem  adalah  cara  pengorganisasian sistem ke dalam susbsistem. 2.4.3  Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dari  beberapa  definisi  Sistem Informasi Manajemen diatas bisa
disimpulkan  bahwa  Sistem  Informasi
Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sub-sub  sisem  yang  saling  berhubungan atau  terintergrasi  antara  sistem  satu dengan sistem yang lain, yang bertujuan untuk  membantu  manajemen  dalam dalam  mendapatkan  informasi  yang berkualitas.

## 2.4.4  Analisis  dan  Perancangan  Sistem Informasi
Adapun tahapan yang dilakukan di dalam analisis sistem diantaranya:
1. Identify, yaitu  mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu  memahami
kerja dari sistem yang ada 3. Analizy, yaitu  membuat  laporan
hasil analisis
4. Report, yaitu  membuat  laporan hasil analisis 2.4.5  Tujuan Perancangan Sistem Informasi Sedangkan  tujuan  lainnya  dari perancangan sebuah sistem informasi, di antaranya: 1. Agar sistem menghasilkan informasi  yang  tepat  waktu  dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen 2. Agar elemen-elemen sistem informasi mempunyai nilai manfaat lebih besar dari biaya 3. Agar keluaran sistem harus
mempunyai  tingkatan  ketelitian yang  tinggi  dan  sistem  dapat beroperasi secara efektif.
4. Agar  sistem  harus  mempunyai kapasitas  yang  memadai  untuk menangani periode operasi puncak. 5. Agar sistem harus cukup
sederhana  sehingga  struktur  dan operasi  dapat  dengan  mudah
dimengerti dan prosedurnya mudah dipahami 6. Agar  sistem  harus  fleksibel  untuk menampung perubahan- perubahan kepentingan.

## 2.4.6  Siklus  Pengembangan  Sistem
Informasi
Secara umum siklus atau  tahapan dalam  pengembangan  sistem  informasi adalah:
1. Siklus pengembangan sistem dimulai  dengan  adanya  kebijakan dan perencanaan sistem informasi yang baru. Hal ini dapat
disebabkan  adanya  kebutuhan informasi,  teknologi  yang  baru atau ketidak sesuaian sistem yang ada  dalam  memenuhi  kebutuhan pemakai sistem informasi.
2. Analisis terhadap kebutuhan- kebutuhan pemakai sistem informasi.  Tahap  analisis  sistem, dimana suatu rencana dikembangkan  untuk  mengatasi kelemahan-kelemahan sistem
yang ada.
3. Perancangan  sistem  yang  baru disesuaikan  dengan  kebutuhan- kebutuhan  yang  diperlukan  oleh pemakai sistem informasi.
4. Tahap  implementasi,  merupakan tahap  pembuatan  dan  pengujian sistem  yang  baru  apakah  sudah sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem informasi.
5. Sistem  informasi yang baru  dapat beroperasi  setelah  sistem  itu menghasilkan informasi yang
sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem informasi.
6. Pemeliharaan  ( maintenance )  dan modifikasi.
2.5. Alat Bantu Perancangan Sistem 2.5.1  Entity Relationship Diagram (ERD) Tabel 2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Lambang Kegunaan Menyatakan himpunan
entity/entitas.
Menyatakan atribut,  atribut dari entity/entitas.
Menyatakan himpunan relasi.
Sebagai penghubung  antar himpunan relasi dengan  himpunan entity/entitas  dan himpunan entity/entitas dengan atributnya.
Menunjukan key Atribut. #
2.5.2  Data Flow Diagram (DFD)
Tabel 2.2
Data Flow Diagram (DFD)
2.6. Basis Data
Basis  data  terdiri  dari  dua  kata, yaitu  Basis  dan  Data.  Basis  dapat diartikan  sebagai  markas  atau  gudang, tempat  bersarang  atau  berkumpul. Sedangkan  data  adalah  representasi fakta  dunia  nyata  yang  mewakili  suatu objek  seperti  manusia  (pegawai,  siswa, pembeli,  pelanggan,)  barang,  hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka,  huruf,  simbol,  teks,  gambar,
bunyi, atau kombinasinya.

## 2.7. Bahasa Pemrograman
Bahasa  merupakan  suatu  sistem untuk  berkomunikasi.  Bahasa  tertulis menggunakan  simbol  yaitu  huruf  untuk membuat  kata.  Dalam  ilmu  komputer bahasa manusia disebut bahasa alamiah (natural language) yang mana komputer tidak  bisa  memahaminya  sehingga kemudian  diperlukan  suau  bahasa komputer Bahasa pemerograman merupakan  notasi  untuk  memberikan secara tepat program komputer.

## 2.8. Alat Bantu Software
2.8.1  Microsoft Visio
Microsoft  visio  adalah  sebuah program  aplikasi  komputer  yang  sering digunakan  untuk  membuat  diagram, diagram alir (flowchart), brainstorm, dan skema jaringan yang dirilis oleh Microsoft Corporation.  Aplikasi  ini  menggunakan grafik  vektor  untuk  membuat  diagram- diagramnya.

## 2.8.2  MySQL
MySQL  adalah  sebuah  perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL
(bahasa  Inggris: database  management Lambang Nama
Lambang Kegunaan External Entity Simbol ini
digunakan untuk
asal  atau  tujuan data.
Proses
Simbol ini
digunakan untuk
proses pengolahan
atau transformasi data. Data Flow
Simbol ini digunakan untuk aliran  data  yang
sedang berjalan.
Data
Store Simbol ini digunakan untuk data  flow  yang sudah  disimpan
atau diarsipkan.
system )  atau  DBMS  yang multithread , multi-user , dengan sekitar 6 juta instalasi ( pemasangan ) diseluruh dunia.

## 2.8.3  XAMPP
Nugroho (2013:1), “XAMPP adalah paket program web lengkap yang dapat Anda pakai untuk belajar pemrograman web ,  khususnya  PHP  dan  MySQL,  paket ini  dapat  di download secara  gratis  dan legal.”
III. ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis  Sistem  Yang  Sedang Berjalan Dalam pembahasan analisis sistem yang  berlaku  di Perumahan  The  Villas kahuripan yaitu  pengolahan  datanya
menggunakan cara manual, dimana data diinput menggunakan ms. Excel. Sehingga  pengolahan  datanya  kurang efektif. Penyimpanan dalam file memiliki resiko  tersendiri,  diantaranya  hilangnya data karena terhapus, memory terformat, atau terkena virus.

## 3.1.1 Analisis Data Masukan
Analisis data masukan merupakan analisis  yang  dilakukan  terhadap  data- data  dari  entitas  luar  yang  dimasukan kedalam subsistem dengan tujuan untuk dapat memahami sistem secara keseluruhan  sebagai  persiapan  menuju tahap perancangan. Analisis data masukan terdiri dari data-data konsumen 3.1.2 Analisis Data Konsumen Tabel 3.1 Data Konsumen N o Isi Pro ses Pemb uatan Tuj uan 1 2
3
4 5 6 Kavling Nama Konsumen No Hp Type Tanggal Booking Tanggal Akad Ma nua l Bagian Admin istrasi
3.2 Analisis Prosedur Tabel 3.3 Prosedur Pengarsipan Data No Proses Uraian Proses 1. Data  berasal  dari konsumen  berupa fotocopyan, diterima oleh bagian  pemasaran untuk  diserahkan kepihak  bank  dan pihak admin Manual 2. Data yang diterima kemudian diberikan  kepada bagian administrasi untuk  di  input  di buku  agenda  dan kemudian di masukan ke excel Manual IV. PERANCANGAN SISTEM 4.1 Kebutuhan  Sistem  Yang  Akan Dirancang
Adapun rancangan sistem informasi  yang  diajukan  penulis  akan digambarkan dengan menggunakan beberapa  alat  bantu  deskripsi  seperti diagram  alir  data  ( Data  Flow  Diagram ) yang  meliputi  diagram  konteks  dan diagram  rinci.  Kamus  data  merupakan penjelasan  arus  data  atau  aliran  data yang ada. Sedangkan mengenai struktur data  ( Data  structure ).  Digambarkan dengan  memakai  rancangan file dan diagram hubungan Entity ( Entity Relationship Diagram ).
Rancangan  program  yang  akan dibuat oleh penulis antara lain:
1. Pencatatan Data Konsumen Pencatatan  data  tersebut  diatas adalah proses penginputan data Konsumen  yang  biasanya  dilakukan secara  manual  nantinya  dilakukan dengan  metode  komputerisasi.  Dan diharapkan dapat
meminimalisir kesalahan  dan  dapat  mempermudah proses pencarian.
2. Pencetakan Laporan-laporan
Pencetakan  laporan  dari  hasil penginputan  atau  pencatatan  data konsumen  yang diusulkan dengan sistem komputerisasi ini diharapkan dapat lebih
cepat dan dapat mengatasi permasalahan yang sering timbul. 4.2 Prosedur Yang Akan Dikomputerisasi Berdasarkan  analisis  masalah,
dalam  sistem  yang  sedang  dibahas terdapat  beberapa  macam  prosedur, prosedur-prosedur  tersebut  terbentuk dari beberapa proses dalam sistem yang ada  dilokasi  penelitian  semuanya  masih dikerjakan  manual.  Adapun  prosedur- prosedur yang akan dirancang, dikerjakan  dan  di  implementasikan dengan komputer adalah sebagai berikut:
1. Pengarsipan Data Konsumen 2. Pembuatan laporan Data Konsumen 4.3 Rancangan Data Flow Diagram 4.3.1 Diagram  Konteks  Sistem Informasi Absensi Pengarsipan Konsumen di Perumahan  the  Villas Kahuripan 4.3.2 DFD  Level  0  Perancangan pengolahan Data Konsumen 4.3.3 DFD  Level  1  Pengolahan Data Konsumen 4.3.4 DFD Level 1 Proses 1 4.4 Perancangan  Entity  Relationship Diagram (ERD) 4.5 Perancangan File atau Database V. IMPLEMENTASI SISTEM VI.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Nasihin, Anwar. Haryanto, Dadang. 2018. Sistem  Informasi  Kearsipan  Surat Masuk Dan Surat Keluar Di STIKes Mitra  Kencana  Kota  Tasikmalaya. JUTEKIN. Vol 6 No 2.
Noer,  Zeni  Muhammad.  Maesaroh,  Siti. 2017. Optimasi Query Implementasi  Penjualan  Kerupuk Sukajaya Purbaratu Kota Tasikmalaya. JUTEKIN. Vol 5 No 1.