## ISSN 2085-4579 Pengembangan Prototipe Piranti Lunak Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Perekayasa Dengan Microsoft Excel

## Ivransa Zuhdi Pane
Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Aero Gas-dinamika dan Getaran, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Tangerang Selatan, Indonesia izpane@gmail.com
Diterima 31 Oktober 2014 Disetujui 11 Desember 2014
Abstract —Management of engineering activities based on information systems is expected to increase Engineer’s perfomances in executing the daily tasks. The software of such management information system should be built on the platform which is easy to use and adaptable to the dynamics of engineering activity management in the future. Software engineering, consisting of analysis, design and implementation, was carried out to realize a prototype which is ready to be applied in the further development stages.
Index Terms— engineering activity, Engineer, information system, software engineering

## I. Pendahuluan
Perekayasa adalah jabatan fungsional yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan kerekayasaan dalam suatu kelompok kerja fungsional pada bidang penelitian terapan, pengembangan, perekayasaan, dan pengoperasian yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwanang. Pelaksanaan kegiatan Perekayasa diatur dalam Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) nomor 105 tahun 2013 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Perekayasa dan Angka Kreditnya (selanjutnya disebut petunjuk teknis).
Petunjuk teknis merekomendasikan adanya pengelolaan kegiatan Perekayasa secara teratur dan berkesinambungan, seperti pencatatan kegiatan, dokumentasi petunjuk kerja dan laporan teknis berkala, serta pengajuan angka kredit. Hal ini dipandang penting karena angka kredit dalam jabatan fungsional Perekayasa sebagian besar didasarkan pada bukti-bukti tertulis dari kegiatan kerekayasaan yang telah dilakukan oleh seorang Perekayasa. Secara teoritis pengelolaan dokumentasi seperti ini
dapat dilakukan secara manual. Namun, kegiatan kerja nyata di lapangan acap kali menjadi kendala bagi para Perekayasa untuk dapat meluangkan waktu melakukannya. Kasus terburuk potensial adalah gagalnya seorang Perekayasa menyusun Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) akibat ketiadaan bukti kegiatan secara tertulis, yang berdampak pada terhambatnya kenaikan pangkat dan penjenjangan jabatan dari seorang Perekayasa.
Salah satu solusi alternatif untuk memecahkan masalah ini adalah sistem informasi yang mampu mendukung pencatatan dan dokumentasi kegiatan kerekayasaan secara terpadu. Dengan sistem informasi ini, Perekayasa diharapkan dapat merencanakan dan membukukan kegiatan kerekayasaannya ke dalam basis data dalam waktu singkat, untuk selanjutnya dapat memvalidasi dan menggunakan rekaman kegiatan tersebut untuk keperluan penilaian angka kredit. Agar dapat dimanfaatkan secara optimal, maka piranti lunak dari sistem informasi ini selayaknya dibangun pada platform yang mudah digunakan dan mampu beradaptasi terhadap dinamika manajemen kegiatan kerekayasaan di masa mendatang. Untuk pengembangan prototipe, maka Microsoft Excel dapat diusulkan menjadi kandidat platform tersebut karena memenuhi dua kriteria yang dimaksud dan kemampuannya untuk dikostumasi dengan kode Visual Basic Application (VBA) tanpa kompleksitas tinggi.
Tujuan dari kegiatan penelitian dan pengembangan ini adalah membangun piranti lunak sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa yang dimaksud dalam alinea sebelumnya melalui proses prototyping secara bertahap hingga mencapai prototipe piranti lunak yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan tahap lanjut menuju piranti lunak target. Makalah ini terlebih dahulu menguraikan metodologi prototyping yang digunakan, dilanjutkan dengan pembahasan mengenai kegiatan pengembangan piranti lunak, hasil kegiatan
pengembangan, dan diakhiri dengan kesimpulan serta saran.

## II. Prototyping
Prototyping adalah pendekatan rekayasa piranti lunak yang dicirikan dengan pembangunan prototipe secara bertahap dalam siklus waktu singkat hingga piranti lunak target dirampungkan secara sempurna. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 1, tahapan prototyping terdiri dari kegiatan analisis, perancangan dan pembangunan protot y pe, seperti halnya metode rekayasa piranti lunak konvensional (model waterfall atau sequential linear ), ditambah dengan kegiatan evaluasi umpan balik terhadap hasil prototipe yang dibangun. Setiap siklus prototyping dilakukan dalam siklus waktu yang relatif singkat untuk memenuhi kebutuhan piranti lunak secara bertahap.
Gambar 1. Konsep prototyping

## III. Analisis
Menurut petunjuk teknis, domain kegiatan
Perekayasa dapat dikategorikan menjadi empat jenis, seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 2. Di antara empat jenis kegiatan tersebut, kegiatan kerekayasaan merupakan kegiatan yang melibatkan organisasi kerja seluruh jenjang jabatan Perekayasa (Perekayasa Pertama hingga Perekayasa Utama), memerlukan pencatatan kegiatan secara memadai, melibatkan dokumentasi secara berjenjang dan mendorong Perekayasa untuk mengajukan DUPAK secara berkala. Kegiatan pendidikan cenderung bersifat statis dan hanya terjadi sekali dalam beberapa tahun. Kegiatan pengembangan profesi merupakan pelengkap kegiatan kerekayasaan, khususnya bagi Perekayasa Madya dan Perekayasa Utama, dimana kedua jenjang jabatan ini disyaratkan untuk mengumpulkan sejumlah angka kredit minimal tertentu dalam penitian karirnya dari kegiatan ini. Sementara kegiatan penunjang merupakan kegiatan sekunder yang porsi penilaiannya lebih rendah dalam penjenjangan jabatan Perekayasa, meski nilai nyata pelaksanaan kegiatan relatif lebih besar.

## Gambar 2. Kegiatan Perekayasa.
Setiap jenis kegiatan Perekayasa dibagi menurut butir dan sub-butir yang lebih rinci, dan disertai dengan angka kredit. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang Perekayasa ditugaskan dalam suatu sistem tata kerja kerekayasaan (STKK) dengan peran tertentu, seperti Engineering Staff ( ES ), Program Manager ( PM ) atau Chief Engineer ( CE ), sesuai jenjang jabatannya. Perekayasa selanjutnya melakukan perencanaan kegiatan sesuai butir dan sub-butir kegiatan yang bersesuaian dengan perannya. Angka kredit yang diperoleh oleh seorang Perekayasa berasal dari kegiatan tersebut dengan memperhatikan faktor bobot pengali tertentu. Pencatatan setiap kegiatan yang telah dilakukan memegang peranan penting dalam karir seorang Perekayasa. Dengan mengetahui kegiatan yang telah dikerjakan, angka kredit yang bersesuaian beserta jumlahnya dalam suatu kurun waktu tertentu dan bukti berupa dokumen teknis maupun  sertifikat,  maka  seorang  Perekayasa dapat mengajukan penilaian angka kredit dan berhak mendapat kenaikan pangkat serta jabatan apabila angka kredit tersebut diakui dan memadai.
Gambar 3. Proses pengajuan DUPAK dari awal hingga akhir.

## ISSN 2085-4579
Gambar 3 mengilustrasikan secara sederhana proses pengajuan DUPAK yang dimulai sejak seorang Perekayasa dialokasikan dalam suatu STKK, merencanakan kegiatannya, melakukan pencatatan kegiatan dan dokumentasi teknis, hingga penyusunan DUPAK, untuk selanjutnya menyerahkannya ke tim penilai. Petunjuk teknis dan ilustrasi dalam Gambar 2 merupakan sumber penggalian kebutuhan utama dalam pengembangan sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa. Petunjuk teknis memberikan informasi tentang butir kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan oleh Perekayasa untuk selanjutnya ditata menjadi DUPAK. Sedangkan ilustrasi dalam Gambar 3 menjadi petunjuk bagi pengembang sistem informasi dalam merancang antarmuka pengguna, basis data dan algoritma dari sistem informasi. Sebagai langkah awal dari pengembangan sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa secara terpadu dan berkesinambungan, makalah ini membatasi kegiatan analisis (dan perancangan terkait) pada kegiatan pencatatan kegiatan dan penyusunan DUPAK (Gambar 3.c dan 3.d). Adapaun proses pengembangan selanjutnya akan meliputi kegiatan lainnya dalam Gambar 3.
IV. Perancangan Gambar 4 menunjukkan rancangan form menu utama dari antarmuka piranti lunak sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa UPT- LAGG. Dalam menu utama, terdapat tujuh button yang terhubung ke form sub-menu lainnya, yaitu :
Gambar 4. Menu utama.
1. Sub-menu data pribadi (Gambar 5)
Form yang berfungsi untuk memasukkan data pribadi pengguna yang akan digunakan pada saat penyusunan surat pernyataan dan DUPAK.

## Gambar 5. Sub-menu data pribadi.
2. Sub-menu keperekayasaan (Gambar 6)
Form yang berfungsi untuk mencatat kegiatan keperekayasaan sesuai petunjuk teknis, yang terdiri dari empat jenis kegiatan utama, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 2.
3. Sub-menu surat pernyataan (Gambar 7)
Form yang berfungsi untuk mencetak surat pernyataan sesuai dengan empat jenis kegiatan keperekayasaan. Gambar 7 memperlihatkan contoh surat pernyataan untuk kegiatan pendidikan. Form sejenis juga disediakan untuk surat pernyataan kegiatan kerekayasaan, pengembangan profesi dan penunjang.
4. Sub-menu DUPAK
Form yang berfungsi untuk mencetak DUPAK sesuai dengan format dalam petunjuk teknis.
Gambar 6. Sub-menu keperekayasaan.
Gambar 7. Sub-menu surat pernyataan.
Basis data dari sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa dirancang terdiri dari dua tabel, seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 1 untuk penyimpanan data pribadi dan Tabel 2 untuk penyimpanan data kegiatan keperekayasaan, dimana keduanya memiliki relasi one-to-one .
Algoritma untuk sub-menu data pribadi diupayakan memudahkan pengguna melakukan data entry dan terhindar dari kesalahan. Berdasarkan pola pikir ini, maka pemasukan data pribadi yang sifatnya terpola dan memiliki sejumlah alternatif pilihan dapat dilakukan dengan menggunakan komponen combo box , seperti dicontohkan dalam Gambar 8 untuk data Jabatan Fungsional. Dalam hal ini, item jenjang jabatan mulai dari Perekayasa Pertama hingga Perekayasa Utama dimasukkan ke dalam combo box pada saat inisialisasi piranti lunak, sehingga pengguna dapat memilih jenjang jabatan yang sesuai tanpa kesalahan. Sedangkan data pribadi yang harus dimasukkan secara manual, maka pemasukannya dapat dilakukan dengan menggunakan text box , seperti dicontohkan dalam Gambar 9 untuk data Nomor Kartu Pegawai. Penggunaan sub-menu data pribadi berakhir bila pengguna telah selesai memasukkan seluruh data pribadinya dan dapat kembali ke menu utama dengan event click dari button Menu Utama.
Tabel 1. Tabel data pribadi Tabel 2. Tabel kegiatan keperekayasaan
Gambar 8. Combo box untuk Jabatan Fungsional.
Gambar 9. Text box untuk Nomor Kartu Pegawai.
Seperti halnya sub-menu data pribadi, algoritma untuk sub-menu keperekayasaan juga diupayakan menggunakan komponen combo box yang diinisialisasi dengan item sesuai kebutuhan pemasukan data butir kegiatan, sub-butir kegiatan dan data terpola lainnya, dengan memperhatikan ada tidaknya relasi antara satu combo box dengan yang lainnya yang berhubungan. Contoh sederhana diilustrasikan dalam Gambar 10 untuk relasi antara combo box untuk data Unsur dan combo box untuk data Sub Unsur, dimana perubahan yang terjadi pada combo box Unsur

## ISSN 2085-4579
harus  direfleksikan  ke combo box Sub Unsur dengan menginisialisasi ulang item dalam combo box Sub Unsur. Hal yang sama juga berlaku pada relasi antara data Sub Unsur dan data Butir Kegiatan Level 0, relasi antara data Butir Kegiatan Level 0 dan data Butir Kegiatan Level 1, dan seterusnya, secara berjenjang.
Gambar 10. Relasi antara combo box Unsur dan combo box Sub Unsur
Sub-menu keperekayasaan dilengkapi dengan komponen grid untuk ‘menampung’
dan menampilkan data kegiatan yang telah dimasukkan melalui combo box Unsur, Sub Unsur dan komponen untuk keperluan data entry lainnya. Record dalam grid ini bersesuaian dengan record dari tabel kegiatan keperekayasaan yang didefinisikan  dalam  Tabel  2.  Tiga button , yaitu button Tambah, button Edit dan button Hapus masing-masing berfungsi untuk menambahkan, mengedit dan menghapus record . Data dalam grid inilah yang selanjutnya menjadi rujukan bagi sistem pada saat penyusunan surat pernyataan dan DUPAK. Sebelum hal ini dilakukan, pengguna harus kembali ke menu utama dengan ke menu utama dengan event click dari button Menu.
Sub-menu surat pernyataan dan DUPAK merupakan sejenis pratinjau cetak ( print preview ) yang mengintegrasi data yang dimasukkan di sub-menu data pribadi dan sub-menu keperekayasaan. Format masing-masing dokumen ini dirancang sesuai format yang  didefinisikan  dalam  petunjuk  teknis  dan  dapat disertai dengan beberapa penyesuaian, seperti citra logo unit kerja maupun data pendukung lain yang tidak secara eksplisit didefinisikan di dalam petunjuk teknis,
namun menjadi kebutuhan internal unit kerja.
Gambar 11. Antarmuka pengguna implementatif

## ISSN 2085-4579

## V.
Hasil dan Pembahasan Implementasi piranti lunak sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel VBA 2007. Hasil implementasi ditunjukkan dalam Gambar 11. Sesuai dengan hasil rancangan, antarmuka terdiri dari tujuh form , yaitu Menu Utama, Data Pribadi,
Keperekayasaan, Surat Pernyataan Pendidikan,
Surat Pernyataan Kegiatan Kerekayasaan, Surat Pernyataan Pengembangan Profesi, Surat Pernyataan Kegiatan Penunjang, dan Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK). Enam form terakhir merupakan sub-menu yang dapat diakses melalui event click dari komponen button yang bersesuaian di Menu Utama.
Form Data Pribadi dibangun dengan menggunakan sejumlah komponen combo box untuk pemasukan data yang terpola, seperti Tanggal Lahir dan Jabatan Fungsional, untuk mempermudah dan menghindarkan pengguna dari kesalahan pemasukan data. Sedangkan untuk data yang harus dimasukkan secara manual, pemasukan datanya dilakukan dengan menggunakan cell standard Excel. Pembatasan jumlah karakter untuk data tertentu, seperti Nama hingga 50 karakter, diterapkan untuk menjaga konsistensi pencetakan data tersebut dalam Surat Pernyataan dan DUPAK.
Form Keperekayasaan juga dilengkapi dengan combo box untuk pemasukan data unsur dan sub- unsur kegiatan secara berjenjang. Pencatatan record tiap kegiatan dilakukan dengan event click dari button ‘Add’. Record dapat diedit atau dihapus dengan button ‘Edit’ dan ‘Delete’. Sedangkan button ‘View More/Less’ digunakan untuk memperlebar atau mempersempit ukuran form sesuai kebutuhan.
Form Surat Pernyataan serta DUPAK lebih bersifat sebagai pratinjau pencetakan, dan dilengkapi dengan dua button fungsional pencetakan. Button yang pertama adalah ‘Preview’, untuk melihat pratinjau pencetakan sesungguhnya berdasarkan driver printer yang terinstalasi, sedangkan yang kedua adalah ‘PDF’, untuk  mengkonversi  hasil  pencetakan  ke  file dengan format Portable Document Format (PDF).
Semua form sub-menu dilengkapi dengan button ‘Main’, yang berfungsi mengembalikan tampilan antarmuka pengguna ke Menu Utama. Sedangkan form Menu Utama sendiri dilengkapi dengan button ‘Close’ untuk terminasi aplikasi
yang didahului dengan konfirmasi penyimpanan file sebelum terminasi.

## VI. Simpulan dan Saran
Pengembangan prototipe piranti lunak sistem informasi manajemen kegiatan Perekayasa telah dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel 2007 untuk menunjang pelaksanaan tugas dan kinerja Perekayasa. Prototipe ini diharapkan menjadi acuan untuk pengembangan piranti lunak target pada tahap selanjutnya. Uji coba prototipe ini oleh Perekayasa sebagai pengguna potensial diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi pengembangan piranti lunak yang berorientasi pada keramahan bagi pengguna.
Pengembangan piranti lunak yang juga mengintegrasikan perencanaan kegiatan kerekayasaan sejak awal sangat perlu dilakukan mengingat pelibatan sejumlah Perekayasa yang memiliki tugas dan kompetensi berbeda, yang berimbas pada seleksi butir dan sub-butir oleh masing-masing Perekayasa. Disamping itu, pengembangan berorientasi jejaring atau web patut pula dilakukan agar Perekayasa dapat mengakses rekaman kegiatan kerekayasaannya dari berbagai lokasi dan berkoordinasi dengan sesama Perekayasa tanpa harus bertemu secara fisik.

## Daftar Pustaka
[1] Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi No. 105 Tahun 2013 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Perekayasa dan Angka Kreditnya.
[2] I. Z. Pane, “Pengembangan Sistem Informasi Organisasi Fungsional Kerekayasaan UPT LAGG”, Presentasi Ilmiah Forum Fungsional UPT LAGG, 9 Januari 2013.
[3] R.S. Pressman, “Software Engineering, A Practitioner’s Approach” 6 th Edition, McGraw-Hill, 2005.
[4] I. Sommerville, “Software Engineering”, 8 th Edition,
Pearson, 2006.