## Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Pada SMK Citra Dharma Berbasis JAVA
Wanti Rahayu Program Studi Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraprasta PGRI wanti.reiku@gmail.com

## ABSTRAK
Seiring  dengan  perkembangan  teknologi  dan  informasi  yang  begitu  cepat,  sistem  informasi  memiliki peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan. Peranan teknologi informasi bagi suatu sekolah  dapat  memudahkan  dalam  pengolahan  data  secara  efektif  dan  efesien.  Pada  SMK  Citra  Dharma dalam  pengolahan  data  akademiknya  masih  menggunakan  sistem  komputerisasi  sederhana  yaitu menggunakan  aplikasi microsoft Excel  dan  Word ,  sehingga  memungkinkan  banyak  sekali  kesalahan  dalam pengolahan data akademik. Hal tersebut dapat menghambat pelayanan akademik terhadap siswa-siswa dan guru serta mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data dan menyita waktu dalam pembuatan laporan. Tujuan  Penelitian  ini  adalah  untuk  merancang  sistem  informasi  akademik    di  SMK  Citra  Dharma  sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan data akademik seperti data siswa, data guru, data nilai, data kelas dan data mata pelajaran serta dapat mengatasi permasahalah yang ada. Metode penelitian yang digunakan menggunakan  metode grounded  research ,  dimana  dalam  pengumpulan  data,  dilakukan  dengan  cara observasi dan wawancara. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi akademik dapat membantu mempercepat kinerja  sekolah  serta  memudahkan  sekolah  untuk  mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan  secara  tepat, cepat dan akurat.
Kata kunci : Sistem, Informasi, Akademik, Sistem Informasi, Java

## ABSTRACT
Along with the development of technology and information that is so fast, information systems have a very important role for an organization or company. The role of information technology for a school can facilitate the  processing  of  data  effectively  and  efficiently.  In  the  Citra  Dharma  Vocational  School  in  processing academic data it still uses a simple computerized system that uses Microsoft Excel and Word applications, thus allowing a lot of errors in processing academic data. This can hamper academic services for students and teachers and lead to difficulties in data search and time consuming in making reports. The purpose of this  study  is  to  design  an  academic  information  system  at  SMK  Dharma  Citra  so  that  it  can  facilitate  the processing of academic data such as student data, teacher data, value data, class data and subject data and can overcome the problems that exist. The research method used uses grounded research methods, where in data collection, it is done by observation and interviews. The results of this study are academic applications that can help accelerate school performance and make it easier for schools to get the information needed accurately, quickly and accurately.
Keywords: System , Information , Academic , Information system , Java

## PENDAHULUAN
Seiring  dengan  perkembangan  teknologi  dan informasi  yang  begitu  cepat,  sistem  informasi memiliki  peranan  yang  sangat  penting  bagi suatu  organisasi  atau  perusahaan.  Komputer sebagai  media  pengolah  data,  apabila  dikelola dengan  benar,  akan  menjadi  sebuah  media informasi  yang  sangat  cepat,  tepat  dan  akurat yang  tentunya  sangat  membantu  dalam  proses kemajuan  suatu  organisasi.  Komputer  juga memiliki  kaitan  erat  dalam  memajukan  dunia pendidikan  karena  dapat  dijadikan  sebagai  alat bantu  untuk  melakukan  aktivitas  misalnya dalam  pengolahan  data,  pembuatan  laporan dan  penyimpanan  data  dimana  menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Sekolah  Menengah  Kejuruan  (SMK)  Citra Dharma  merupakan  sekolah  yang  berdiri  di bawah  Yayasan  Pendidikan  Citra  Dharma.  SMK Citra  Dharma  merupakan  instansi  pendidikan yang  memiliki  berbagai  program  keahlian  yang sangat  membutuhkan  sistem  informasi.  Salah satu  sistem  informasi  yang  sangat  dibutuhkan oleh SMK Citra Dharma adalah Sistem Informasi Akademik.  Sistem  akademik  yang  berjalan  di SMK  Citra  Dharma  dalam  pengolahan  data akademiknya  masih  menggunakan  sistem komputerisasi  sederhana.  Walaupun  sudah didukung  dengan  komputer  tetapi  hanya memanfaatkan  program  aplikasi  sederhana seperti Microsoft  Office  Excel  dan  Word sehingga memungkinkan banyak sekali kesalahan  dalam  pengolahan  data  akademik. Hal ini dapat menghambat pelayanan akademik terhadap siswa-siswa dan guru serta mengakibatkan  kesulitan  dalam  pencarian  data dan menyita waktu dalam pembuatan laporan.
Untuk  membantu  pengolahan  data akademik  di  SMK  Citra  Dharma  perlu  adanya suatu  sistem  informasi  agar  setiap  pekerjaan yang menyangkut pengolahan data akademik di SMK  Citra  Dharma  tersebut  dapat  dikurangi tingkat  kesalahannya  serta  dapat  memberikan pelayanan  yang  memuaskan  terhadap  siswa. Berdasarkan  latar  belakang  di  atas  maka
peneliti  mengambil  judul:  “Rancang  Sistem Informasi  Akademik  Pada  SMK  Citra  Dharma Berbasis Java” .
Identifikasi  masalah  yang  terdapat  pada  SMK Citra  Dharma  ini    terutama  pada  bidang administrasi  akademik  yaitu  belum  adanya media  penyimpanan  data  yang  terintegrasi sehingga  kurang      efektif  dan  efisien  karena penyimpanan  data  siswa,  data  guru,  data  nilai, data kelas, data mata pelajaran yang dilakukan saat ini masih menggunakan aplikasi perkantoran offline tanpa  adanya  sebuah database , Tidak tersimpannya data-data dengan  baik  sehingga  data-data  mudah  hilang, dan  sering  terjadinya  kesalahan  atau  tidak akuratnya data dalam pembuatan laporan.
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  diatas maka dapat dirumuskan masalah dari penulisan tugas  akhir  ini  yaitu:  “Bagaimana  merancang sebuah  sistem  informasi  akademik  pada  SMK Citra  Dharma  yang  dapat  memudahkan  bagian Tata  Usaha  dalam  mengolah  data  dan memudahkan Kepala Sekolah dalam memonitoring,  mengambil  keputusan  serta mendapat laporan?”
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk membuat rancangan sistem informasi akademik di SMK Citra Dharma dan mempermudah dalam pengolahan  data  akademik  seperti  data  siswa, data guru, data nilai, data kelas dan  data  mata pelajaran.
Sebelum  merancang  suatu  sistem,  terlebih dahulu  kita  harus  mengetahui  apa  yang dimaksud  dengan  sistem  itu  sendiri.  Sistem adalah  jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur yang  saling  berhubungan,  berkumpul  bersama- sama  untuk  melakukan  suatu  kegiatan  atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Kristanto, 2008:1).
Informasi  merupakan  kumpulan  data  yang diolah  menjadi  bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih  berarti  bagi  yang  penerima  (Kristanto, 2008:6).
Sumber  dari  informasi  adalah  data.  Secara konseptual,  data  adalah  kenyataan  yang menggambarkan  suatu  kejadian-kejadian  dan kesatuan  nyata  (Jogiyanto,  2009:8).  Menurut Mulyanto (2009:29) sistem informasi merupakan  suatu  komponen  yang  terdiri  dari manusia,  teknologi  informasi,  dan  prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis,  dan  menyebarkan  informasi untuk mencapai suatu tujuan.
Akademik  adalah  keadaan  orang-orang  bisa menyampaikan dan menrima gagasan, pemikiran,  ilmu  pengetahuan,  dan  sekaligus dapat  megujinya  secara  jujur,  terbuka,  dan leluasa (Wibawa, 2013:17). Menurut Enterprise (2014:  2) Java adalah  sebuah  bahasa pemrograman yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi dengan
mengimplemantasi  aplikasi  berbasis  internet dan pernagkat lunak pada alat, yang terhubung melalui  jaringan.  MySQL  merupakan database yang  dapat  digunakan  untuk  menyimpan  dan mengelola  data  yang  ada  dalam  aplikasi (Enterprise,  2015:7). MySQL  dapat  dijalankan dalam 2 Operating system yang sangat  popular saat  ini,  yaitu  Windows  dan  Linux.  MySQL merupakan perangkat  lunak  gratis  dibawah lisensi  GPL  ( General  Public  License ).  Di  mana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL.

## METODE
Metode penelitian yang peneliti lakukan dengan menggunakan  metode grounded  research dan metode observasi (pengamatan). Dalam mengumpulkan  data  dan  informasi  yang diperlukan, peneliti berusaha melakukan penelitian  secara  langsung  ke  SMK  Citra Dharma.  Peneliti  bukan  hanya  mencari  dan mengumpulkan  data,  tetapi  juga  langsung melakukan  klasifikasi  terhadap  data  tersebut, mengolah  dan  menganalisa  data.  Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti untuk  mendapatkan  data-data  serta  informasi untuk  mendukung  penyempurnaan  hasil  dari penelitian ini antara lain :
1. Studi Lapangan
Studi  lapangan  ini  peneliti  lakukan  untuk melihat  langsung  terhadap  penerapan sistem  informasi  akademik  di  SMK  Citra Dharma. Dalam studi lapangan ini dipergunakan  teknik  pengumpulan  data antara lain dengan cara :
a. Observasi Penulis  mempelajari  dan  mengamati proses-proses  sistem  akademik  yang terdapat  pada  SMK  Citra  Dharma  yang beralamat  Jl.Swadaya  I,  No.  59.  Bambu Apus, Jakarta Timur.
b. Wawancara
Peneliti tidak hanya melakukan pengamatan langsung, tetapi juga melakukan  wawancara  langsung  kepada bagian Tata Usaha, Bagian Kurikulum dan Kepala  Sekolah  untuk  memperoleh  dan memperjelas  data  dan  informasi  yang peneliti  telah  dapatkan  melalui  metode observasi,  terutama  yang  berkaitan dengan Sistem Informasi Akademik.
2. Studi Kepustakaan
Penulis menggunakan metode studi
kepustakaan  untuk  melengkapi  metode pengumpulan data dalam penelitian grounded  research yang  bertujuan  untuk mendapatkan  data  yang  diperlukan  dengan cara:
a. Mempelajari buku-buku mengenai perancangan dan desain sebuah aplikasi.
b. Mempelajari  buku-buku  Pemrograman Java dan Database MySQL.
Adapun langkah-langkah pengembangan sistem dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Identifikasi Peneliti mengindentifikasikan masalah- masalah  yang  ada  pada  SMK  Citra  Dharma mulai  dari  proses  data  siswa,  guru,  nilai, mata  pelajaran  menjadi  laporan  yang dilaporkan kepada kepala sekolah.
2. Analisis dan Pengumpulan data Pengumpulan  data  dan  informasi  berfungsi sebagai  masukan (input) untuk  sistem  dan untuk  memperoleh  data  yang  berhubungan dengan  penelitian  ini.  Pengumpulan  data
dengan  cara interview kepada  narasumber.
Apabila  sebuah  sistem  yang  akan  dirancang benar-  benar  baru  (belum  ada  sistem informasi  sebelumnya)  maka  pada  langkah ini pengembangan bisa menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.
3. Perancangansistem
Perancangan sistem bertujuan untuk merancang  sistem  yang  akan  dibuat  agar dapat diimplementasikan dengan kebutuhan pengguna.  Perancangan  sistem  merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Beberapa proses dalam perancangan  sistem  yaitu Data  Flow Diagram (DFD), Entity  Relational  Diagram (ERD),  struktur  tabel,  dan  desain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.
4. DesainAplikasi Pada  tahap  ini  dilakukan  perancangan struktur  data,  karakteristik  antar  muka,  dan tampilan  layar  dari  sistem  yang  akan dirancang dengan menarik.
5. Pengkodean dan Pengujian Sistem Sebelum  sistem  dijalankan  maka  harus melaksanakan pembuatan“Perancangan
Sistem  Informasi  Akademik  Pada  SMK  Citra Dharma  Berbasis  Java ” dengan  perintah kode  program.  Setelah  proses  pengkodean selesai  maka akan dilakukan proses pengujian terhadap program yang dirancang untuk  mengetahui  apakah  program  sudah berjalan  dengan  benar  dan  baik  sesuai dengan desain yang dirancang  sebelumnya.
6. Implementasi dan Evaluasi Sistem Implementasi  dilakukan  untuk  memastikan apakah  semua  sistem  berjalan  dengan  baik, dan  apakah  ada  kesalahan  pada  sistem.
Implementasi  atau  pengujian  amat  penting dilakukan  untuk  menjadi  peninjauan  akhir terhadap spesifikasi, desain serta pengkodean.  Proses  evaluasi  dilakukan melalui testing aplikasi  untuk  mengecek  jika terdapat error yang  bisa  menghentikan program  secara  tiba-tiba  atau  fungsi-fungsi yang  tidak  berjalan  sesuai  dengan  apa  yang telah ditentukan.

## HASIL
Masih  manualnya  sistem  berjalan  yang digunakan pada SMK Citra Dharma
menimbulkan  berbagai  masalah  diantaranya adalah :
1. Sistem  akademik  yang  masih  menggunakan cara  manual  membuat  proses pengolahan data tidak efektif dan efisien.
2. Kurangnya  sumber  daya  manusia  di  bidang teknologi informasi.
3. Sistem manual membuat data-data khususnya  data  yang  berhubungan  dengan akademik  menjadi  sulit  jika  ingin  dilihat kembali  dan  rentan  terhadap  berbagai resiko.
Alternatif Penyelesaian Masalah 1. Data dapat disimpan ke dalam database dan apabila  sewaktu-waktu  membutuhkan  data baru dapat menggunakan perintah database tanpa membuat tabel baru.
2. Dapat melakukan pencarian dengan database sehingga lebih muda dan cepat.
3. Informasi  nilai  siswa  dapat  disimpan kedalam  bentuk  database  sehingga  mudah dalam  pengolahannya  dan  terdapat  proses hitung  nilai  rata-rata  sehingga  user  hanya menginput data saja.
4. Data langsung disimpan kedalam database sehingga mudah dalam pengolahannya.
Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik SMK Citra Dharma Guru Kepala Sekolah Siswa Tata Usaha Bagian Kurikulum Menerima Data Guru Jadwal Mengajar Menyerahkan Data Siswa Data Siswa Menyerahkan Data Guru Laporan Nilai Siswa Menyerahkan Nilai Siswa Data Guru Buat Daftar Kelas Jadwal Pelajaran Laporan Data Guru Laporan Data SIswa Wali Kelas Menerima  Data SIswa Buat Daftar Wali Kelas Pembagian Jadwal Pelajaran dan Jadwal Mengajar Laporan Nilai Siswa Pembagian Kelas Menerima Nilai Siswa Data Nilai Pembagian Jadwal Pelajaran dan Jadwal Mengajar Jadwal Pelajaran Jadwal Mengajar Pembagian  Wali Kelas Gambar 1. Diagram Konteks
Diagram Nol
Gambar 2. Diagram nol
ERD ( Entity Relationship Diagram ) SISWA MATA PELAJARAN Mengikuti GURU Diajarkan Kd_Kelas Nama_Mapel Nama_Guru Kelas KKM Agama Nama Kompetensi TTL Jenkel Nis Alamat Tlp Nama_Ortu Alamat Nama Ortu Mendapat NILAI Diberikan Memmpunyai KELAS USER Membuat JADWAL Untuk Kode_Kelas Alamatsklh TahunLulus KdKelas Kd_kelas Kelas NIP Semester Thn_Ajar Wali Kelas UAS UTS NIS Nama_Siswa Kd_Mapel Kd_Kelas Tugas Nama_Mapel NIP Kd_Mapel Nip Nama Jenkel Agama Alamat Status Username Password Kd_kelas Nip Hari Jam Semester Kd_jadwal Kd_Mapel Thn_Ajar I M M M M M M I M I I I I I I
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
Rancangan Tampilan Layar

## Login
Gambar 4. Login
Menu login digunakan  untuk  pertama  kalinya user menggunakan aplikasi akademik ini dengan cara mengisi username dan password kedalam kolom  kemudian  menekan  tombol  login  dari aplikasi ini.

## Menu Utama
Gambar 5. Menu Utama
Menu  Utama  yaitu  tampilan  pertama  untuk dapat  menggunakan  aplikasi  akademik  ini, sehingga user bisa  memilih  setiap  item  menu yang  telah  disediakan  oleh  aplikasi  yaitu  menu item file ,  menu  item  Master  Data,  menu  item Laporan, menu item About.
BAGIAN KURIKULUM GURU KEPALA SEKOLAH TATA USAHA SISWA 1.0 PENDATAAN 2.0 PEMBAGIAN KELAS 3.0 PENJADWALAN 4.0 NILAI 5.0 LAPORAN Data Siswa Menyerahkan Data Siswa Jadwal Pelajaran Menyerahkan Data Guru Buat Daftar Kelas Laporan Nilai Siswa Laporan Data Siswa Laporan Data Guru Data Guru Data Kelas Data Guru Nilai Siswa Data Nilai Data Nilai Data SIswa Menerima Data Guru Menerima Data Siswa Data Guru Data Siswa Pembagian Kelas Buat Daftar Wali Kelas WALI KELAS Pembagian Wali Kelas Data Wali Kelas Data Kelas Pembagian Jadwal Mengajar dan Jadwal Pelajaran Pembagian Jadwal Mengajar dan Jadwal Pelajaran Jadwal Menyerahkan Nilai Siswa Laporan Nilai Siswa Data Guru Buat Jadwal Mengajar dan Jadwal Pelajaran
Menu File
Gambar 6. Menu File
Pada Menu ini, user bisa mengakses tiga pilihan menu  item  yaitu  menu  reset  database  dan logout
Menu Master
Gambar 7. Menu Master Pada  Menu  ini, user bisa  mengakses  6  pilihan Menu  yaitu  menu  data  siswa,  data  guru,  data kelas, data pelajaran, data jadwal dan data nilai.
Menu Laporan
Gambar 8. Menu Laporan
Menu  Laporan,  digunakan  untuk  mencetak laporan  data  siswa,  laporan  data  guru  dan laporan nilai.

## Menu About
Gambar 9. Menu About
Menu  About,  digunakan  untuk  menjelaskan profil singkat sekolah.
Gambar 10. Tampilan Form Data Siswa
Form  Data  Siswa,  digunakan  untuk  menginput dan menyimpan data siswa
Gambar 11. Tampilan Form Data Guru
Form  Data  Guru,  digunakan  untuk  menginput dan menyimpan data Guru
Gambar 12. Tampilan Form Data Kelas
Keterangan : Form Data  Kelas digunakan untuk menginput dan menyimpan data kelas
Gambar 13. Tampilan Form Data Pelajaran
Form Data Pelajaran digunakan untuk menginput dan menyimpan data pelajaran
Gambar 14. Tampilan Form Data Jadwal
Form Data Jadwal digunakan untuk menginput dan menyimpan data Jadwal
Gambar 15. Tampilan Form Data Nilai
Form  Data  Nilai  digunakan  untuk  menginput dan menyimpan data Nilai
Gambar 16. Tampilan Form Laporan Data Siswa dan Guru
Form Laporan Data Siswa dan Guru, digunakan untuk mencetak laporan data siswa dan laporan data guru
Gambar 17. Tampilan Hasil Laporan Data Siswa
Gambar 18. Tampilan Hasil Laporan Data Guru
Gambar 19. Tampilan Hasil Laporan Data Nilai

## SIMPULAN
Adapun  kesimpulan  penulis  yang  didapat  dari proses analisis dan perancangan adalah : 1. Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik yang  sudah  terkomputerisasi  ini  diharapkan dapat  meminimalisir  hilangnya  data-data yang  ada  karna  sebelumnya  pengelolaan data masih berupa arsip – arsip.
2. Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik  ini dapat  membantu  mempercepat  kinerja sekolah  serta  memudahkan  sekolah  untuk mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan secara tepat, cepat dan akurat.
3. Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik  ini dapat  membantu  mempermudah  dan mempercepat  proses  pengolahan  data
siswa,  data  guru,  data  nilai,  serta  data pelajaran.
4. Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik  ini dapat  membantu  mempermudah  dan mempercepat  dalam  proses  pembuatan laporan.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Enterprise,  Jubilee.  (2014). Aplikasi  Penggajian dengan  Java  untuk  Pemula .  Jakarta  :  PT  Elex Media Komputindo.
2. Enterprise,  Jubilee.  (2015). Mudah  Membuat
Aplikasi  Absensi  dengan  Java .  Jakarta  :  PT  Elex
Media Komputindo. 3. Jogiyanto.  (2009). Analisis  dan  Desain
Sistem Informasi . Yogyakarta : Andi 4. Kristanto, Andri. (2008). Perancangan Sistem
Informasi . Yogyakarta : Gava Media.
5. Mulyanto,  Agus.  (2009).  Sistem  Informasi Konsep  &  Aplikasinya.  Yogyakarta  : Pustaka Pelajar.
6. Wibawa,  Julian  Chandra.  (2013).  Implementasi Sistem  Informasi  Akademik  (Studi  Kasus:  SMP Negeri  20  Bandung) . (Jurnal).  Universitas Komputer Indonesia,Bandung. http://profit.is.unikom.ac.id
/ jurnal/implementasi-sistem-informasi.v diakses  pada  tanggal  24  Mei  2017  Pukul  15:20
WIB