Copyright © The Author(s) This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License

## Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil Zakat Menggunakan Perspektif Nirlaba
Hanifah Permatasari*, Indah Nofikasari hanifah_permatasari@udb.ac.id * *Penulis korespondensi

## Universitas Duta Bangsa Surakarta - Indonesia
Diterima: 26 Jul 2021 | Direvisi: 18 Agu - 27 Sep 2021 Disetujui: 28 Des 2021 | Dipublikasi: 31 Des 2021 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Indonesia

## ABSTRACT
The Amil Zakat Institution (LAZ) is a private non-profit organization that assists the Government of  Indonesia  in  managing  zakat.  LAZ  will  produce  performance  reports  and  financial  reports every year to ensure the accountability of the institution. The report is crucial, because it is the result  of  the  performance  of  all  LAZ  partners  and  branch  offices,  so  it  must  be  stored  and controlled properly. This performance reporting will be done centrally, so that in the process of making  it,  some  authentic  evidence  that  can  be  used  as  proof  that  it  has  been  accepted  and happened, or as a reference and complement, must be managed and distributed efficiently. The file management information system is a solution that can be applied for  the management of report materials and the storage of valid reports. This research has resulted in business process flow design, system activity design, and file management information system interface design on LAZ. The theory of accountability of non-profit organizations is used as an analytical study along with  the  PIECES  parameters,  to  ensure  that  the  resulting  design  is  in  accordance  with  the supposed accountability. The design in this study has been presented systematically, so that it can be understood by LAZ managers or executives who are not from the information technology field. Keywords: File Management Information System, Amil Zakat Institutions, Accountability

## ABSTRAK
Lembaga  Amil  Zakat  (LAZ)  merupakan  lembaga  nirlaba  swasta  yang  membantu  Pemerintah Indonesia  dalam  mengelola  zakat.  LAZ  akan  menghasilkan  laporan  kinerja  dan  laporan keuangan  setiap  tahun  guna  menjamin  akuntabilitas  lembaganya.  Laporan  tersebut  bersifat krusial, karena merupakan hasil kinerja seluruh mitra dan kantor cabang LAZ, sehingga harus disimpan dan terkontrol dengan baik. Pelaporan kinerja  ini akan dikerjakan secara terpusat, sehingga dalam proses pembuatannya, beberapa bukti otentik yang dapat digunakan sebagai pembuktian  bahwa  hal  tersebut  pernah  diterima  dan  terjadi,  atau  sebagai  rujukan  dan pelengkap,  harus  dikelola  dan  didistribusikan  dengan  efisien.  Sistem  informasi  manajemen berkas  adalah  sebuah  solusi  yang  dapat  diterapkan  untuk  pengelolaan  bahan  laporan  dan penyimpanan  laporan yang  valid.  Penelitian ini telah  menghasilkan desain alur proses bisnis, aktifitas  sistem,  dan  antarmuka  sistem  informasi  manajemen  berkas  pada  LAZ.  Perspektif akuntabilitas lembaga nirlaba digunakan sebagai kajian analisis bersamaan dengan parameter PIECES, untuk menjamin bahwa rancangan yang dihasilkan sudah sesuai dengan akuntabilitas yang  seharusnya.  Rancangan  dalam  penelitian  ini  telah  disajikan  secara  sistematis,  sehingga dapat dipahami oleh manajerial atau eksekutif LAZ yang bukan berasal dari bidang teknologi informasi.
Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen Berkas, Lembaga Amil Zakat, Akuntabilitas
p-ISSN: 2460-092X, e-ISSN: 2623-1662 Vol. 7, No. 2, Desember 2021 Hal. 65 - 80

## PENDAHULUAN
Lembaga  Amil  Zakat  (LAZ)  merupakan  lembaga  dibentuk  oleh  komunitas masyarakat,  yayasan,  atau  organisasi  islam  untuk  membantu  Pemerintah  Indonesia dalam mengelola zakat (Kementerian Hukum dan HAM, 2011). Lembaga ini diberikan legalitas bersyarat untuk menjamin akuntabilitas kinerja dan keuangannya oleh Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS). Seluruh kegiatan operasional dan hasil kinerja LAZ harus dilaporkan kepada BAZNAS sesuai dengan periode yang telah ditetapkan (Ramadhita, 2012). BAZNAS bukan merupakan satu-satunya lembaga yang menerima laporan kinerja dari LAZ, akan tetapi LAZ juga wajib memberikan laporan kepada beberapa pemangku kepentingan yang lain. Pada prinsipnya, LAZ akan selalu mengupayakan tata kelola yang baik, dengan memberikan laporan tepat waktu dan sesuai pada hak yang seharusnya diterima  oleh  pemangku kepentingan.  Hal  ini  dikarenakan  sifatnya  yang  nirlaba,  LAZ memiliki sumber pendanaan yang mayoritas bersumber dari masyakarat atau organisasi lain, dan dana tersebut dipergunakan untuk kegiatan sosial ekonomi, atau kemanusiaan (Apriliyani & Andraeny, 2020).
Dukungan  dan  perhatian  Pemerintah  Indonesia  terhadap  keberadaan  zakat  juga telah  dilakukan  sehingga  pengelolaan  zakat  dilakukan  dengan  baik  (Ismawati  et  al., 2020).  BAZNAS  yang  juga  dibantu  oleh  LAZ  terus  mendukung  kegiatan  perencanaan, pelaksanaan,  dan  pengoordinasian  dalam  pengumpulan,  pendistribusian,  dan pendayagunaan  zakat  sesuai  dengan  UU  Nomor  23  tahun  2011.  Lembaga  ini dikelompokkan  berdasarkan  skalanya  (Nasional,  Provinsi,  dan  Kabupaten),  serta memiliki  beberapa  cabang,  dan  mitra  pengumpul  zakat.  Masing-masing  LAZ memberikan  wewenang  yang  berbeda  pada  kantor  cabangnya.  Berdasarkan pengamatan,  ada  beberapa  LAZ  yang  memberikan  wewenang  penghimpunan  dan distribusi  kepada  kantor  cabangnya,  dan  ada  beberapa  LAZ  yang  hanya  memberikan wewenang kepada kantor cabang untuk penghimpunan saja. Adapun mitra pengumpul zakat yang dimaksud dalam hal ini adalah organisasi dengan skala kecil yang membantu LAZ dalam menghimpun dana dari masyarakat untuk kemanusian. Mitra-mitra ini belum memiliki legalitas lembaga, sehingga mereka akan melaporkan data penghimpunan dan distribusi  kepada  LAZ  yang  telah  memiliki  legalitas.  Banyaknya  cabang  dan  mitra pengumpul zakat, menyebabkan LAZ harus menjadi lebih efisien dalam koordinasi data dan informasi. Guna memudahkan koordinasi tersebut, seluruh data LAZ harus terpusat, karena  audit  akan  dilakukan  secara  terpusat.  Lembaga  Amil  Zakat  memiliki  3  divisi utama  guna  memperlancar  tugas  pengelolaan  zakat,  yaitu  Penghimpunan,  Keuangan, dan Distribusi/Pendayagunaan.
Ketiga  divisi  tersebut  harus  mengumpulkan  beberapa  bukti  otentik  yang  dapat digunakan sebagai pembuktian bahwa hal tersebut pernah diterima atau terjadi, atau sebagai rujukan dan pelengkap dalam membuat laporan. Saat ini, ada beberapa LAZ yang masih membuat dan mengumpulkan file laporan yang terpisah dari sistem informasi. Berdasarkan  hasil  observasi  di lapangan,  ada  2  alasan  yang menyebabkan ini  terjadi. Pertama, sistem informasi yang dimiliki belum bisa mengintegrasikan data dari cabang dan  mitra,  atau  masih  dalam  pengembangan.  Kedua,  lembaga  memang  merasa  perlu menyimpannya  di  tempat  berbeda  sebagai backup .  Selain  itu,  LAZ  juga  masih mengumpulkan  berkas  dalam  bentuk  fisik,  terutama  pada  berkas  yang  terverifikasi dengan tandatangan dan cap stempel. Banyaknya berkas kinerja yang dihasilkan oleh masing-masing divisi dan pada tiap-tiap cabang, menjadikan LAZ membutuhkan sebuah sistem  yang  bisa  memanajemen,  dan  mendokumentasikan  berkas-berkasnya. Pengelolaan  berkas  ini  tidak  hanya  membuat  arus  penyampaian  dan  penyimpanan berkas  menjadi  lebih  tertata,  akan  tetapi  juga  membuat  LAZ  memiliki  struktur pemberkasan yang konsisten dari tahun ke tahun, sehingga adanya pergantian sumber daya manusia atau sumber daya material akan mengurangi risiko kehilangan berkas.
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil …
Penelitian mengenai sistem informasi manajemen berkas sudah banyak dilakukan. Cahyo  Nugroho  (2019)  mengembangkan  sistem  informasi  manajemen  surat  tugas berbasis website . Sistem informasi ini digunakan untuk memperlancar aktivitas Program Studi  dalam  pembuatan  surat  tugas, serta memudahkan  dalam hal  penyimpanan  dan distribusi surat tugas kepada dosen yang membutuhkannya. Simanjorang & Damanik (2020)  mengembangkan  sistem  informasi  e-direktori  untuk  membantu  proses pemberkasan  dan  dokumentasi  pada  seluruh  kegiatan  universitas  secara  terpusat, sehingga memudahkan dalam kegiatan akreditasi. Beberapa penelitian lainnya seperti pada penelitian Fauziah & Gunawan (2021), Hermawan & Rahayu (2019), Putra et al. (2019) telah membahas dan menjelaskan bahwa pengelolaan berkas merupakan sesuatu yang krusial bagi organisasi, dan organisasi sangat memerlukan sebuah sistem terpusat untuk mengelolanya.
Pada  dasarnya,  seluruh  proses  bisnis  pada  LAZ  harus  berlandaskan  prinsip akuntabilitas.  Beberapa  penelitian  berbasis  sistem  informasi  pada  LAZ,  prinsip  yang digunakan  sebagai  landasan,  serta  tujuan  yang  hendak  dicapai  adalah  akuntabilitas lembaga.  Penelitian  pengembangan  sistem  informasi  yang  melibatkan  akuntabilitas diterapkan pada pengembangan sistem informasi yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan (Bayu & Jamali, 2015; Hisan et al., 2020; Winarto & Annisa, 2020). Namun, pengembangan ini tidak mencakup manajemen berkas keuangan, melainkan lebih pada pendataan penerimaan donasi. Pengelolaan catatan keuangan adalah salah satu hal yang paling  krusial  karena  mengintegrasikan  data  pada  penghimpunan,  keuangan,  dan distribusi (Warno, 2016). Berdasarkan pengetahuan tersebut, dapat dikatakan bahwa akuntabilitas LAZ tidak hanya dari segi proses bisnis saja, akan tetapi sistem informasi yang digunakan juga menerapkan prinsip akuntabilitas.
Tujuan penelitian ini adalah membuat desain sistem informasi manajemen berkas terpusat LAZ dengan perspektif akuntabilitas nirlaba. LAZ merupakan lembaga nirlaba, dan  tentunya  memiliki  syarat  akuntabilitas  yang  berbeda  dengan  lembaga  profit. Perspektif akuntabilitas nirlaba ini digunakan karena berkas merupakan sesuatu yang krusial  bagi  Lembaga  Amil  Zakat,  sehingga  pada  rancangannya  harus  diperhatikan kontrol akuntabilitasnya.

## METODOLOGI PENELITIAN
Data  yang  berkaitan  dengan  proses  bisnis  diperoleh  dari  hasil  observasi  dan wawancara  dengan  LAZ  Yayasan  Solo  Peduli  Ummat  pada  tahun  2019  sampai  2021. Narasumber dalam penelitian ini terdiri dari Manajer Keuangan, Manajer Fundraising dan Koordinator Digital Marketing. Tahap penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.

## Review Akuntabilitas Lembaga Nirlaba
Tahap  pertama  dari  penelitian  ini  adalah  mengkaji  beberapa  literatur  yang berkaitan dengan akuntabilitas lembaga nirlaba. Hasil dari kajian ada pada Tabel 1.
Tabel 1. Kerangka Analisis Akuntabilitas pada Organisasi Nirlaba Konstruk Faktor Akuntabilitas Kinerja Akuntabilitas  program    meliputi  pengembangan  program, pengawasan  program,  dan  hasilnya;  serta  akuntabilitas  spiritual meliputi  kesesuaian  antara  kegiatan  dan  misi  organisasi,  kinerja eksekutif dan staf, dan pengelolaan keuangan. Akuntabilitas Publik Akuntabilitas  layanan  meliputi  tindakan  atau  aktivitas  yang membuat  publik  tetap  mengetahui  tentang  misi  dan  program organisasi. Sumber: (Anheier, 2014; Doyle, 2005; Endahwati, 2014)
Akuntabilitas  kinerja,  meliputi  kesesuaian  antara  kegiatan  dan  misi  organisasi, kinerja  kepala  eksekutif  dan  staf,  aspek  keuangan  (anggaran,  audit,  kontrak,  dana), pengawasan program, dan pengembangan program (Anheier, 2014). Pada konteks LAZ, akuntabilitas ini mengandung nilai amanah dan professional. Nilai amanah diwujudkan pada akuntabilitas spiritual, sementara nilai professional diwujudkan pada akuntabilitas program. Akuntabilitas spiritual artinya LAZ telah menyampaikan hak apa saja kepada pemiliknya, tidak mengambil sesuatu melebihi haknya dan tidak mengurangi hak orang lain, baik berupa harga maupun jasa. Akuntabilitas program artinya LAZ telah mengelola donasi  sesuai  dengan  program  yang  diamanahkan  oleh  donatur.  Adapun program ini bertujuan untuk mendistribusikan donasi yang efektif dan efisien dalam peningkatan taraf hidup, misalnya dakwah, sosial, pendidikan, dan ekonomi (Doyle, 2005; Endahwati, 2014).
Akuntabilitas  publik,  meliputi  publikasi  laporan  tahunan,  atau  tindakan  sukarela seperti situs web dan kegiatan lain untuk membuat publik tetap mengetahui tentang misi dan  program  organisasi  (Anheier,  2014).  Pada  konteks  LAZ,  akuntabilitas  ini mengandung nilai professional. Nilai tersebut diwujudkan dalam akuntabilitas layanan, yaitu  pemberian  layanan  atas  program-program  sesuai  undang-undang  yang  berlaku (Endahwati,  2014).  Banyak  penyandang  dana meminta  organisasi  untuk menetapkan sasaran  program  termasuk  sasaran  yang  terkait  dengan  hasil  dan  kemudian  secara publik melaporkan pencapaian sasaran tersebut (Doyle, 2005).
Beberapa  aturan  yang  membahas  tentang  pengelolaan  zakat  adalah  Undang- Undang  Nomor  23  Tahun  2011  Tentang  Pengelolaan  Zakat,  Peraturan  Pemerintah Nomor  14  Tahun  2014  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Nomor  23  Tahun  2011 Tentang  Pengelolaan  Zakat,  Peraturan  Menteri  Agama  Nomor  5  Tahun  2016  tentang Tata  Cara  Pengenaan  Sanksi  Administratif  Dalam  Pengelolaan  Zakat,  dan  Surat Keputusan  Dewan  Pertimbangan  BAZNAS  Nomor  001/DP-BAZNAS/XII/2010  tentang Pedoman Pengumpulan Dan Pentasyarufan Zakat, Infaq, dan Shadaqah Pada Badan Amil Zakat Nasional.

## Analisis Proses Bisnis yang Berjalan
Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  analisis  dari  proses  penyimpanan  dan pendistribusian  berkas  pada  LAZ.  Analisis  dilakukan  dengan  parameter PIECES (Performance,  Information,  Economy,  Control,  Effieciency,  Service) .  Parameter  ini digunakan  untuk  mengidentifikasi  permasalahan  dari  sistem  yang  sedang  berjalan sehingga dapat diperoleh gambaran desain yang tepat sasaran. Adapun detail parameter terdapat pada Tabel 2.
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil …
Tabel 2. Indikator Analisis PIECES Parameter Indikator Performance ▪ Mekanisme penyimpanan berkas ▪ Mekanisme pencarian berkas Information ▪ Mekanisme distribusi berkas ▪ Ketepatan memperoleh berkas Economy Anggaran penyimpanan dan pendistribusian berkas Control Pengendalian berkas terkait SDM dan teknologi yang digunakan Efficiency Kecepatan dalam mengelola seluruh berkas Service Penyediaan berkas pendukung laporan oleh Lembaga

## Perancangan Desain Sistem yang Dikembangkan
Pada tahap ini akan digambarkan proses dari sistem manajemen berkas yang akan dikembangkan  menggunakan  Diagram Rich  Picture .  Selanjutnya,  aktifitas  sistem informasi yang dikembangkan akan dirancang dengan Use Case Diagram .

## Perancangan Desain Antarmuka Sistem yang Dikembangkan
Pada tahap ini, setelah data dan aktifitas dari sistem digambarkan, selanjutnya yaitu merancang  antarmuka  dari  sistem  yang  akan  dikembangkan.  Rancangan ini  memiliki konsistensi yang kuat dengan desain yang dihasilkan dari tahap sebelumnya. Desain ini merupakan gambar yang paling mudah untuk dipahami oleh pengguna awam, sehingga bisa digunakan sebagai bahan pengembangan oleh LAZ, meskipun LAZ tersebut tidak banyak memiliki sumber daya teknis di bidang teknologi informasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Proses Bisnis yang Berjalan
Terdapat dua proses bisnis yang digambarkan, yaitu (1) proses pengajuan berkas dari kantor cabang ke kantor pusat, dan (2) proses penyimpanan dan distribusi berkas yang  sedang  berjalan  di  LAZ.  Proses  pengajuan  berkas  dapat  dilihat  pada  Gambar  2, sedangkan  proses  penyimpanan  dan  distribusi  berkas  dapat  dilihat  pada  Gambar  3.
Gambar 2. Proses Pengajuan Berkas yang sedang Berjalan
Gambar 3. Proses Penyimpanan dan Distribusi Berkas yang sedang Berjalan
Staff  kantor  cabang  akan  mengirimkan  berkas  ke  staff  pusat  dengan  cara mengunggah berkas ke Google Drive. Setelah itu, link diaktifkan dan disebarkan melalui platform  pesan  elektronik  ( WhatsApp , Telegram ,  atau Gmail ).  Apabila  berkas  yang diminta adalah berkas valid, maka berkas akan disimpan pada akun pribadi staff. Namun apabila  ada  revisi,  maka  berkas  akan  dikirimkan  kembali  melalui  platform  pesan elektronik tersebut.
Berdasarkan  Gambar  2  dan  Gambar  3  dapat  diketahui  bahwa  mekanisme penyimpanan  dan  distribusi  berkas  tidak  dilakukan  secara  terpusat.  Beberapa permasalahan yang timbul dari proses penyimpanan dan distribusi berkas yang sedang berjalan, yaitu:
1) Berkas  tersimpan  pada  beberapa  media  penyimpanan,  dan  didistribusikan  oleh beberapa media penyimpanan pula.
2) Berkas  tersimpan  pada  akun  atau device individu,  sehingga  apabila  individu mengalami mutasi kerja, atau tidak sedang di tempat akan kesulitan dalam request berkas.
3) Berkas yang dikirim bisa berulang-ulang dalam pendistribusiannya, sehingga rawan inkonsistensi  data  (karena  tidak  tahu  mana  berkas  yang  valid,  dan  mana  berkas yang sifatnya masih draft).
Tahap selanjutnya, akan dilakukan analisis PIECES yang akan memetakan kondisi yang  sedang  berjalan  dan  membuat  usulan  bagaimana  seharusnya  sistem dikembangkan,  dengan  merujuk  pada  akuntabilitas  apa  yang  harus  ada  pada  sistem informasi  manajemen  berkas.  Secara  lengkap  dapat  dilihat  pada  Tabel  3,  Tabel  4, Tabel 5, Tabel 6, Tabel 7, Tabel 8.
Tabel 3. Performance Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Mekanisme penyimpanan berkas Berkas elektronik disimpan melalui google drive , dan harddisk masing-masing perangkat.
Berkas elektronik yang tersimpan pada harddisk masing-masing perangkat diminimalisir. Berkas tersimpan pada Google Drive dengan satu akun Workspace . (AK1) Perangkat atau media penyimpanan tidak melanggar hukum, dan tidak membebani anggaran dana.
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil …
Tabel 3. Lanjutan Performance Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Mekanisme pencarian berkas Berkas elektronik masih tersimpan pada akun masing-masing, dan nama berkas belum ada standarnya. Sehingga apabila ada keperluan dalam pencarian berkas, harus menghubungi staff yang memiliki data tersebut. Berkas elektronik yang valid diletakkan pada satu akun Google Workspace , dan diberikan label yang standar, supaya berkas bisa dicari tanpa menunggu staf yang  membuat data tersebut. (AK1) Terdapat standarisasi penyimpanan, dan bisa diterapkan pada kantor cabang dan pusat. Tabel 4. Information Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Mekanisme pendistribusian berkas Berkas elektronik didistribusikan melalui flashdisk , email , WhatsApp / Telegram , dan
Google Drive . Beberapa masalah timbul ketika bekas mengalami revisi. Berkas yang sudah revisi dan belum revisi tidak terorganisir dengan baik. Distribusi berkas elektronik dari kantor cabang ke pusat dilakukan pada satu sistem. Sebelum masuk ke penyimpanan kantor pusat, hendaknya ada proses review dan validasi oleh atasan, sehingga berkas yang terdistribusi adalah berkas yang valid. (AK1) Berkas kinerja yang tervalidasi dan yang bersifat draft bisa teroganisir dengan baik, sehingga tidak salah dalam membuat, memberi, atau mendistribusikan laporan. Ketepatan Mengelola Berkas Penyimpanan yang masih terpisah, dan media distribusi yang bermacam-macam, maka informasi mengenai berkas pun tidak terkelola dengan baik. Pusat informasi berkas mutlak ada di pembuat data. Setiap data atau setiap grup data, diberikan label yang jelas sehingga mudah dalam memperoleh berkas. Selain itu, berkas juga bisa diurutkan atau disaring berdasarkan kebutuhan. Distribusi dan penyimpanan harus ada pada satu tempat supaya berkas mudah dikelola secara terpusat. (AK1) Pengelolaan berkas yang terpusat akan memudahkan koordinasi antara staff dengan eksekutif. Tabel 5. Economy
Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Anggaran penyimpanan dan pendistribusian berkas Anggaran masih terkendali, karena tidak ada beban tambahan lisensi, atau layanan yang berkaitan dengan penyimpanan. Pusat berkas tersimpan dalam platform penyimpanan Cloud yang gratis seperti Google Drive . (AK2) Meminimalisir keuangan operasional, supaya kegiatan sosial bisa berjalan secara maksimal.
Tabel 6. Control
Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Pengendalian berkas terkait SDM dan teknologi. Adanya mutasi kerja pada staf pembuat data, dan upgrade atau pemindahan device kerja akan menyebabkan sulitnya pengendalian berkas di masa lampau. Adanya sistem informasi berbasis web yang fleksibel untuk diakses kapanpun, dimanapun, dan digunakan pada device apapun. Adanya sistem yang memungkinkan staf baru untuk bisa mengakses berkas dengan hak akses yang berikan oleh lembaga. (AK1) Konsistensi dan kompatibilitas informasi pada organisasi.
Tabel 7. Efficiency Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Kecepatan dalam mengelola seluruh berkas Penyimpanan, dan distribusi berkas yang masih terpisah-pisah membuat LAZ sulit dan lama dalam mengelola seluruh berkasnya. Hal ini diperparah dengan bergantinya sumber daya manusia, atau rusaknya perangkat tempat menyimpan data. LAZ memiliki satu sistem yang memungkinkan untuk menyimpan, mengelola, mengajukan, mevalidasi, dan mendistribusikan berkas dari cabang ke pusat. (AK1) Integritas dan kualitas data/informasi dalam LAZ, akan mempengaruhi kualitas informasi dan penyajian laporan kinerja. Tabel 8. Service Indikator Situasi Usulan Akuntabilitas (AK1/AK2)* Penyediaan berkas pendukung laporan oleh Lembaga Lembaga menyediakan berkas pendukung laporan kinerja dengan cara koordinasi melalui grup WhatsApp / Telegram Lembaga bisa menyediakan berkas dalam satu sistem terpusat. (AK2) Berkas terpublikasi secara konsisten dan tersimpan dengan cara yang valid.

## Desain Sistem yang Dikembangkan
Desain sistem yang digambarkan meliputi alur sistem menggunakan Rich Picture , dan  aktifitas  sistem  dengan Use  Case  Diagram .  Desain  alur  sistem  terdapat  pada Gambar 4, sedangkan desain aktifitas sistem terdapat pada Gambar 5.
Sistem yang akan dikembangkan memungkinkan Staff Pusat LAZ menerima berkas dari  Staff  Kantor  Cabang,  dan  melakukan  proses  verifikasi  terlebih  dahulu  sebelum berkas  masuk  ke  sistem.  Sistem  ini  juga  memungkinkan  berkas  tersimpan  secara terpusat,  sehingga  adanya  mutasi  kerja  sumber  daya  manusia  tidak  mempengaruhi ketersediaan berkas. Berkaitan dengan kontrol staff Pusat dan staff Cabang, maka harus
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil …
ada  satu  hak  akses  yang  diberikan  sebagai  level  tertinggi.  Hak  akses  tersebut  adalah super  admin,  yang  bisa  digunakan  oleh  Pimpinan  LAZ  dalam  mengendalikan  akses sistem.

## Gambar 4. Desain Alur Sistem yang Dikembangkan
Gambar 5. Desain Use Case Diagram
Secara lengkap penjelasan mengenai aktor-aktor yang terlibat di dalam sistem yang dikembangkan, sebagai berikut:
1) Super admin adalah aktor yang mengendalikan hak akses orang-orang yang bisa masuk ke dalam sistem, dan mengendalikan seluruh informasi LAZ yang tampil di dalam sistem.
2) Admin divisi di Pusat adalah aktor yang berasal dari masing-masing divisi di kantor Pusat. Misal pada sebuah LAZ terdiri dari tiga divisi (Penghimpunan, Keuangan, dan Distribusi) maka masing-masing divisi tersebut memiliki satu perwakilan sebagai admin dalam manajemen berkas.
3) Admin cabang adalah aktor yang memiliki kendali penuh terhadap seluruh berkas yang  ada  di  kantor  cabang  tersebut.  Biasanya  sumber  daya  manusia  yang menempati posisi ini adalah koordinator wilayah.

## Desain Antarmuka Sistem yang Dikembangkan
1) Antarmuka Super Admin
Gambar 6. Antarmuka Mengelola Hak Akses Pusat
Gambar 7. Antarmuka Mengubah Hak Akses Pusat
Gambar 8. Antarmuka Mengelola Hak Akses Cabang
Gambar 9. Antarmuka Mengubah Hak Akses Cabang
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil …
Pada Gambar 7 dan Gambar 8, untuk data username , NIK Pegawai, dan cabang/level pusat tidak bisa diubah. Apabila ada mutasi kerja, maka admin baru harus membuatkan username baru.

## Gambar 10. Antarmuka Mengelola Data Cabang
Gambar 11. Antarmuka Mengelola Informasi Lembaga Amil Zakat

## 2) Desain Antarmuka dari Aktor Admin Divisi di Pusat

## Gambar 12. Antarmuka Mengelola Berkas Sendiri
Halaman  mengelola  berkas  sendiri  akan  dijabarkan  dalam  beberapa  desain, diantaranya  adalah  desain  membuat  direktori  utama  (Gambar  13),  lihat  direktori (Gambar 14), membuat direktori pendukung (Gambar 15) dan Upload File (Gambar 16).
Gambar 14. Antarmuka Lihat Direktori Pendukung
Gambar 15. Antarmuka Membuat Direktori Pendukung
Gambar 16. Antarmuka Upload File
Gambar 17. Antarmuka Memverifikasi dan Menyimpan Berkas Cabang
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil …
Pada  desain  halaman  verifikasi  dan  menyimpan  berkas  cabang,  ada  2  desain  di dalamnya yang akan digambarkan, yaitu review berkas yang diajukan (Gambar 18), dan pengembalian berkas apabila ada revisi (Gambar 19).
Gambar 18. Antarmuka Review Berkas yang Diajukan
Gambar 19. Antarmuka Pengembalian Berkas
Pada  antarmuka  pengembalian  berkas,  notifikasi  pengembalian  akan  dikirim  ke email  kantor  cabang  oleh  email  kantor  pusat.  Berkas  yang  dikembalikan  tidak  akan masuk ke direktori pusat.

## 3) Desain Antarmuka dari Aktor Admin Cabang
Desain antarmuka dari aktor Admin Cabang terdiri dari Mengelola Berkas Sendiri, Mengajukan  Pengajuan,  Mengelola  Penyimpanan  Berkas  Tervalidasi.  Khusus  pada Mengelola Berkas Sendiri, terdapat persamaan dengan halaman Admin Divisi di Pusat, yaitu: Gambar 12, Gambar 13, Gambar 15, dan Gambar 16. Desain yang berbeda adalah melihat direktori pendukung, dikarenakan di sana ada tombol “Pengajuan” seperti pada Gambar 20.
Gambar 20. Antarmuka Lihat Direktori Pendukung
Gambar 21. Antarmuka Mengajukan Berkas ke Pusat
Gambar 22. Antarmuka Mengelola Berkas Tervalidasi
Gambar 23. Antarmuka Mengelola Berkas Tertolak

## KESIMPULAN
Penelitian  ini  telah  sesuai  dengan  tujuannya,  yaitu  menghasilkan  desain  sistem informasi  manajemen  berkas  dengan  menggunakan  perspektif  akuntabilitas  nirlaba. Adapun desain yang dihasilkan adalah desain alur proses bisnis dan desain sistem yang akan  dikembangkan.  Guna  membuat  desain  yang  tepat,  penelitian  ini  menggunakan analisis  dengan  parameter PIECES yang  dihubungkan  dengan  kerangka  akuntabilitas lembaga  nirlaba,  supaya  beberapa  hal  yang  harus  dipenuhi  dalam  perancangan  bisa ditemukan,  dan  desain  yang  dihasilkan  tidak  hanya  mampu  menyelesaikan  masalah, namun juga bisa dipastikan memenuhi kaidah akuntabilitas. Desain yang sangat mudah
Konsep Desain Sistem Informasi Manajemen Berkas Terpusat di Lembaga Amil … untuk dipahami oleh manajerial atau eksekutif LAZ adalah desain antarmuka. Desain ini merupakan  jabaran  dari  aktifitas  sistem  yang  digambarkan  oleh  Use  Case  Diagram. Faktanya,  beberapa  jabatan  eksekutif  LAZ  dipegang  oleh  sumber  daya  manusia  yang memiliki  latar  pendidikan  ekonomi,  hukum,  akuntansi,  ataupun  agama.  Rancangan dalam  penelitian  ini  telah  disajikan  dengan  lengkap,  supaya  para  manajemen  LAZ mampu  memahami,  kemudian  bisa  mengembangkannya  untuk  diterapkan  pada  LAZ masing-masing. Adapun kontribusi ilmiah pada penelitian ini adalah melahirkan konsep baru dalam manajemen berkas dalam organisasi nirlaba. Selain itu, penelitian ini juga mampu menghasilkan induksi teknologi baru yang bisa dikembangkan untuk kemajuan di  sektor  lembaga  nirlaba,  mengingat  banyak  penelitian  yang  lebih  cenderung mengembangkan teknologi di lembaga profit.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  disampaikan  kepada  Kementerian  Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi yang telah mendanai penelitian ini pada tahun pelaksanaan 2021, sehingga  penelitian  dapat  dilakukan  dengan  lancar.  Semoga  penelitian  ini  bisa diterapkan  pada  Program  Pengabdian  Masyarakat  yang  diadakan  oleh  Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi tahun pelaksanaan 2022.

## DAFTAR RUJUKAN
Anheier,  H.  K.  (2014). Nonprofit  Organizations:  Theory,  Management,  Policy . https://books.google.co.id/books?id=aBhgAwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=id &source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false
Apriliyani,  K.,  &  Andraeny,  D.  (2020). Analisis  Penerapan  Good  Amil  Governance  di Lembaga  Amil  Zakat  (Studi  Kasus  pada  Dompet  Sejuta  Harapan  Klaten) [IAIN Surakarta]. http://eprints.iain-surakarta.ac.id/57/
Bayu, M. R., & Jamali, N. (2015). Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) dalam Peningkatan Akuntabilitas dan Mutu Pengelolaan Zakat, Infaq dan Sedekah [UIN Syarif Hidayatullah]. https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/123456789/34154 Doyle, L. (2005). Nonprofit Board Accountability: A Literature Review and Critique. SPNA
Review , 1 (1). https://scholarworks.gvsu.edu/spnareview/vol1/iss1/3 Endahwati,  Y.  D.  (2014).  Akuntabilitas  Pengelolaan  Zakat,  Infaq,  dan  Shadaqah  (ZIS).
Jurnal Ilmiah Akuntansi Dan Humanika , 4 (1), 1356 – 1379. https://doi.org/10.23887/JINAH.V4I1.4599 Fauziah, E., & Gunawan, C. E. (2021). Analisis Sistem Proses Pengelolaan Surat Masuk di Dinas  Kesehatan  Provinsi  Sumatera  Selatan  Menggunakan  Pendekatan  PIECES. Prosiding Seminar Nasional Unimus , 4 (0). https://prosiding.unimus.ac.id/index.php/semnas/article/view/788
Hermawan, A., & Rahayu, S. (2019). Sistem Informasi Manajemen dan Tracking Berkas (Studi Kasus: PTSP Kecamatan Kebon Jeruk). JUSIBI (Jurnal Sistem Informasi Dan E- Bisnis) , 1 (2), 49 – 58. https://jurnal.ikhafi.or.id/index.php/jusibi/article/view/73 Hisan, K., Magdalena, L., & Hatta, M. (2020). Sistem Informasi Penerimaan Donasi Zakat,
Infaq, dan Shodaqoh (ZIS) Berstandar PSAK 109 Berbasis Web (Studi Kasus: Graha Yatim dan Dhuafa). Jurnal Digit , 10 (1), 23 – 34.
https://doi.org/10.51920/JD.V10I1.153
Ismawati,  I.,  Sumarlin,  S.,  Samsul,  S.,  Sapa,  N.  Bin,  &  Supriadi,  S.  (2020).  Sosialisasi Pentingnya Zakat di Lingkungan Bontoparang Kelurahan Bontokadatto Kecamatan Polongbangkeng  Selatan  Kabupaten  Takalar  Sulawesi  Selatan. Abdimas  Unwahas ,
5 (1), 37 – 44. https://www.publikasiilmiah.unwahas.ac.id/index.php/ABD/article/view/3334
Kementerian  Hukum  dan  HAM.  (2011). UU  RI,  Nomor  23  Tahun  2011 (pp.  1 – 29).
https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/39267/uu-no-23-tahun-2011
Nugroho,  A.  C.  (2019).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  Tugas Berbasis  Web  Menggunakan  Waterfall  Model. Jurnal  Informatika:  Jurnal Pengembangan IT , 4 (2), 146 – 151. https://doi.org/10.30591/JPIT.V4I2.1382 Putra,  I.  K.  A.  H.,  Pramana,  D.,  &  Srinadi,  N.  L.  P.  (2019).  Sistem  Manajemen  Arsip Menggunakan Framework Laravel dan Vue.Js (Studi Kasus : BPKAD Provinsi Bali). Jurnal  Sistem  Dan  Informatika  (JSI) , 13 (2),  97 – 104. https://jsi.stikom- bali.ac.id/index.php/jsi/article/view/214 Ramadhita, R. (2012). Optimalisasi Peran Lembaga Amil Zakat Dalam Kehidupan Sosial. Jurisdictie: Jurnal Hukum Dan Syariah , 3 (1), 24 – 34. https://doi.org/10.18860/J.V0I0.2182
Simanjorang,  R.  M.,  &  Damanik,  M.  J.  (2020).  Sistem  Informasi  E-Direktori  dalam Peningkatan Kualitas Layanan Perguruan Tinggi. MEANS (Media Informasi Analisa Dan Sistem) , 94 – 98. https://doi.org/10.54367/MEANS.V5I2.919
Warno,  W.  (2016).  Akuntabilitas  Pengelolaan  Zakat  Infak  dan  Shodaqoh  (ZIS)  dalam
Penerapan  UU  Pengelolaan  Zakat  No.  23  Tahun  2011  pada  Lembaga  Pengelola Zakat. Jurnal STIE SEMARANG , 8 (2), 157 – 179. http://jurnal3.stiesemarang.ac.id/index.php/jurnal/article/view/45
Winarto,  W.  W.  A.,  &  Annisa,  F.  (2020).  Sistem  Informasi  Akuntansi  Zakat,  Infak,  dan Sedekah  (Studi  Kasus  pada  LAZISNU  Kota  Pekalongan). JAS  (Jurnal  Akuntansi Syariah) , 4 (2), 140 – 153. https://doi.org/10.46367/JAS.V4I2.235