## Manajemen Pengetahuan di Divisi Engineering PT. SKF Indonesia
Hansen Kusuma  1) dan Yusuf Priyandari 2)
1) Mahasiswa Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret
2) Staff Pengajar Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret Jalan Ir. Sutami 36A, Surakarta 57126, Indonesia

## Abstract
Effective and efficient organization is an organization that can benefit form the wealth of knowledge they have and also learn from those experienced before. Identification of existing knowledge in organization is urgently needed before the knowledge  is  managed  with  knowledge  management.  This  study  used  qualitative  análisis  methods  from  the  approach Nonaka’s model and Alavi’s cycle. Alavi cycle is used to identify existing knowledge cycle while the Nonaka’s model is used  to  identify  th  process  of  the  knowledge  formation.  After  the  research  is  done,  then  it  can  be  grouped  into  three business  processes  conducted  in  the  Division,  the  forms  of  knowledge  that  already  exists  and  the  four  domains  of knowledge.  Four  of  these  knowledge  domains  identified  more  related  to  process  creation,  storage,  transfer  and application. The process of the creation of the four domains of knowledge are identified more related to the process of socialization, externalization, combination, internalization.
Keywords : explicit knowledge, tacit knowledge, knowledge management, SECI model, knowledge management cycle

## 1. Pendahuluan
Organisasi merupakan wadah bagi sekelompok orang yang berkerja secara terkoordinasi untuk mencapai tujuan  bersama  (Jones,  2013).  Organisasi  saat  ini  dihadapkan  pada  tantangan  baru  dengan  munculnya perekonomian berbasis pengetahuan (knowledge-based economy ). Organisasi dapat memanfaatkan kekayaan pengetahuan  yang  dimilikinya  dan  juga  belajar  dari  pengalaman-pengalaman  yang  sudah  pernah  dialami sebelumnya. Namun kenyataan yang sering dihadapi adalah pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tidak  terdokumentasi  atau  bahkan  masih  tersimpan  dalam  pikirian  masing-masing  individu  di  organisasi tersebut (Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, 2011)
Menurut  Stewart  (1997),  pengetahuan  dan  informasi  tersebut  dapat  didefinisikan  sebagai  modal intelektual  yang  harus  dikelola  dengan  bijaksana  dalam  suatu  organisasi.  Modal  intelektual  inilah  yang sering  dikaji  dengan  menggunakan  manajemen  pengetahuan  yang  sudah  banyak  diterapkan  pada  segala macam organisasi. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif dan dinamis, pengetahuan telah diakui sebagai sumber  daya  yang  penting  dalam  mencapai  keunggulan  kompetitif  organisasi  (Karl,  2003).  Dalam  era pengetahuan,  pengetahuan  memainkan  peranan  yang  penting  dalam  perekonomian,  oleh  karena  itu  harus dikembangkan dan dikelola secara efektif agar perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya.
Manajemen  pengetahuan  dapat  digunakan  untuk  membantu  proses  pengambilan  keputusan  bagi peningkatan  kinerja  organisasi  serta  evaluasi  dan  penyempurnaan  terhadap  pengetahuan  sebagai  aset intelektual  organisasi  (Turban,  2004).  Salah  satu  faktor  yang  terpenting  dalam  manajemen  pengetahuan adalah  penciptaan  dan  perpindahan  pengetahuan  dalam  suatu  organisasi  (Syed,  2004).  Tujuan  penerapkan konsep  manajemen  pengetahuan  ini  adalah untuk  meningkatkan  serta  memperbaiki  operasional  perusahaan dalam  mencapai  keuntungan  kompetitif.  Selain  itu,  manajemen  pengetahuan  juga  diterapkan  untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan pekerja untuk mempertahankan proses kerja serta menanamkan budaya berbagai pengetahuan dan mengimplementasikan sistem penghargaan berbasis kinerja (Muttaqien, 2006)
Berdasarkan  pemaparan  masalah  diatas  maka  dilakukan  penelitian  untuk  mengidentifikasi pengetahuan  yang  ada  dan  mengolahnya  menjadi  siklus  pengetahuan  dengan  menggunakan  pendekatan Siklus Alavi dan model manajemen pengetahuan dengan Model Nonaka pada Divisi Engineering PT. SKF Indonesia.  Model  Nonaka  dan  Siklus  Alavi  merupakan  pendekatan  yang  paling  sederhana  dalam mengidentifikasi  suatu  manajemen  pengetahuna  dalam  sebuah  organisasi  (Wulantika,  2012).  Penelitian  ini hanya  dilakukan  pada  Divisi Engineering sebagai  pembatas  dan  tidak  membahas  fasilitas  yang  menunjang pelaksanaan  manajemen  pengetahuan  di  divisi  tersebut.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengidentifikasi pengetahuan,  siklus  manajemen  pengetahuan  dan  model  manajemen  pengetahuan  yang  ada  di  Divisi Engineering PT. SKF Indonesia.
 Correspondance : Kusumahansen@gmail.com

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  análisis  kulitatif  untuk  menjabarkan  pengetahuan  apa  saja  yang  ada, silus  manajemen  pengetahuan  dan  model  penciptaan  pengetahuan.  Sebelum  melakukan  identifikasi pengetahuan,  peneliti  terlebih  dahulu  memahami  struktur  organisasi  Divisi Engineering dan  aktivitas  apa saja yang dilakukan di Divisi Engineering ini. Aktivitas-aktivitas yang ada kemudian dikelompokan sesuai tujuan  nya  ssehingga  dapat  terbentuk  proses  bisnis  Divisi Engineering tersebut.  Pengetahuan  yang  ada  di divisi  ini  dijabarkan  melalui  aktivitas  yang  dilakukan  oleh  setiap  jabatan  yang  ada  di  struktur  organisasi sebelumnya. Kemudian diidentifikasi juga knowledge domain atau sumber pengetahuan yang memungkinkan terciptanya pengetahuan tasit yang baru.
Domain-domain yang  sudah  teridentifikasi  dilanjutkan  dengan  penggunaan  siklus  manajemen pengetahuan yang terdiri dari penciptaan pengetahuan, penyimpanan pengetahuan, perpindahan pengetahuan dan  penerapan  pengetahuan  dari  masing-masing knowledge  domain yang  sudah  ada.  Proses  penciptaan pengetahuan  diidentifikasi  lebih  lanjut  dengan  model  manajemen  pengetahuan  yang  terdiri  dari  proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Setelah  penelitian  dilakukan,  aktivitas-aktivitas  yang  ada  di  Divisi Engineering dapat  dikelompokan menjadi tiga proses bisnis yaitu pengadaan jasa perbaikan mekanik, monitoring lini produksi dan pengadaan tools baru. Lebih jelasnya dijabarkan pada tabel 1.
Tabel 1. Proses Bisnis Divisi Engineering No Proses Bisnis Jabatan yang Terlibat 1 Pengadaan jasa perbaikan mekanik Machine Shop, Transfer Handling, Proceess Engineer 2 Monitoring lini produksi Production & Development, Industrial Engineering, Head Engineering, Deputy Head Engineering 3 Pengadaan tools baru Drawing Office, Administration
Proses bisnis ini dibutuhkan untuk mengetahui semua aktivitas yang ada di Divisi Engineering karena setiap  aktivitas  memiliki  pengetahuannya  masing-masing.  Tabel  2  menjabarkan  pengetahuan  yang  ada  di Divisi Enginering sesuai jabatan yang ada serta bentuk pengetahuan tersebut.
Tabel 2. Identifikasi Aktivitas Divisi Engineering No Jabatan Aktivitas Bentuk Pengetahuan 1 Drawing Office Re-Drawing, CAD Eksplisit 2 Production & Development Pengembangan Tools Eksplisit & Tasit 3 Machine Shop Pembuatan Tools Pengganti, Perbaikan Kecil Eksplisit 4 Tranfer Handling Tranfer Handling Eksplisit & Tasit 5 Process Engineer Setting dan Re-Setting , Perbaikan Mekanik Eksplisit 6 Industrial Engineering Perhitungan FMEA, Cp- Cpk, Efisiensi Produksi Eksplisit 7 Administration Pengadaan, Pembuatan SOP Eksplisit 8 Deputy Head Engineering Monitoring Eksplisit & Tasit 9 Head Engineering Monitoring Eksplisit & Tasit
Selanjutnya  dilakukan  identifikasi knowledge  domain yang  ada  karena knowledge domain adalah sumber dimana pengetahuan tacit itu mungkin akan tercipta dan pada umumnya kebanyakan dari knowledge domain memilik pengetahuan yang belum berbentuk explicit . Knowledge domain yang teridentifikasi adalah
monitoring  lini  produksi,  pengembangan tools,  setting dan re-setting ,  dan transfer  handling .  Tabel  3 menjabarkan lebih jelas knowledge domain yang ada.
Tabel 3. Identifikasi Knowledge Domain Divisi Engineering
No Knowledge Domain Deskripsi 1 Monitoring Lini Produksi Pengetahuan pada wilayah ini digunakan untuk mengevaluasi dan memonitoring kinerja yang telah dilakukan di lantai produksi. 2 Pengembangan Tools Pengetahuan pada wilayah ini mencakup pengembangan tools yang ada untuk meningkatkan
output produk dari lantai produksi. Pengetahuan ini juga mencakup pembuat tools pengganti sebelum tools yang baru datang dari pemesanan.
3 Setting dan Re-setting Pengetahuan pada wilayah ini dimiliki oleh semua karyawan Engineering untuk melakukan setting atau re- setting mesin yang ada di lantai produksi. Pengetahuan ini mencakup penangganan mesin apabila mengalami masalah yang biasa sering terjadi. 4 Transfer Handling Pengetahuan pada wilayah ini dimiliki oleh tranfer handling yang bertanggung jawab atas conveyor yang ada di semua lantai produksi. Pengetahuan ini mencakup jalur conveyor dan penanganan conveyor .
Knowledge domain yang ada diidentifikasi lebih lanjut agar terlihat knowledge process Alavi meliputi knowledge  creation,  knowledge  storage,  knowledge  transfer dan knowledge  application. Tabel  4  akan menjabarkan knowledge  process lebih  lanjut.  Gambar  1  menggambarkan  siklus  pengetahuan  terhadap domain monitoring lini produksi yang sudah teridentifikasi.
Tabel 4. Identifikasi Knowledge Process Divisi Engineering Knowledge Domain Storage Transfer Application Monitoring Lini Produksi Soft file, Hard file Sharing Verbal Monitoring lini produksi dan perhitungan efisiensi produksi Pengembangan Tools Soft file, Hard file Praktek Lapangan, Sharing Verbal Pembuatan tools yang dapat meningkatkan output produksi atau menjadi tools pengganti sementara
Setting dan Re-setting Soft file, Hard file Praktek Lapangan, Sharing Verbal Pembuatan lini produksi baru dan pengaturan mesin Transfer Handling Soft file, Hard file Praktek Lapangan, Sharing Verbal Perawatan dan penanganan masalah mengenai conveyor.
Gambar 1. Siklus Manajemen Pengetahuan Domain Monitoring Lini Produksi
Knowledge  creation akan  dikaji  lebih  lanjut  dengan  menggunakan  model  manajemen  pengetahuan Nonaka  yang  meluputi  sosialisasi  ( tacit  to  tacit ),  eksternalisasi  ( tacit  to  explicit ),  kombinasi  ( explicit  to explicit ),  internalisasi  ( explicit  to  tacit ).  Tabel  5  menjabarkan  lebih  jelas  model  manajemen  pengetahuan terhadap knowledge domain yang ada.
Tabel 5. Identifikasi Model Manajemen Pengetahuan Divisi Engineering Knowledge Domain Sosialisasi Eksternalisasi Kombinasi Internalisasi Monitoring Lini Produksi Sharing Verbal, Praktek Lapangan Pembukuan perhitungan monitoring Pencampuran perlakuan monitoring Evaluasi Produksi Pengembangan Tools Sharing Verbal, Praktek Lapangan Pembukuan pengembangan tools Pencampuran pengembangan tools Evaluasi tools pengganti
Tabel 5. Identifikasi Model Manajemen Pengetahuan Divisi Engineering (Lanjutan) Knowledge Domain Sosialisasi Eksternalisasi Kombinasi Internalisasi Setting dan Re- setting Sharing Verbal, Praktek Lapangan Pembukuan penanganan mesin Pencampuran perlakuan penanganan mesin Evaluasi penanganan mesin Transfer Handling Sharing Verbal, Praktek Lapangan Pembukuan penanganan conveyor Pencampuran perlakuan penanganan mesin Evaluasi penanganan mesin
Penciptaan pengetahuan pada Divisi Engineering sering dilakukan melalui tukar pikiran atau berbagi pengalaman  di  antara  individu  yang  terjun  langsung  ke  lini  produksi  dalam  proses  kegiatan jasa  perbaikan dan  pada  saat  monitoring  lini  produksi.  Pengetahuan baru  yang  terbentuk  berupa  pengalaman-pengalaman, baik  yang  berasal  dari  pengalaman  pribadi  maupun  membandingkan  dengan  pengalaman  karyawan  lain  di dalam knowledge  domain yang  sudah  teridentifikasi.  Kegiatan  bertukar  pikiran  tersebut  sudah  dapat dianggap cukup efektif jika ditinjau dari budaya organisasi yang ada di PT. SKF Indonesia.
Kegiatan knowledge  storage dilakukan  dengan  menyimpan file-file dalam  bentuk hard  file dan soft file .  Pada  tingkat  individu  biasanya  proses  penyimpanan  pengetahuan  ini  dilakukan  sendiri-sendiri  dan bergantung  pada  individu itu  sendiri  yang  melakukan  proses. File tersebut disimpan  dalam  komputer  yang ada pada meja kerja masing-masing individu. Beberapa file akan disimpan pada jaringan Spider SKF dan ada juga beberapa file penting yang disimpan pada jaringan sistem informasi berbasis web yang disediakan oleh SKF AB itu sendiri. Pada Spider SKF ini, perlu dilakukan suatu penelitian lebih lanjut yang mengkaji semua aktivitas  di  lantai  produksi  sehingga  aktivitas  produksi  lebih  efektif  dan  efisien. Spider  SKF saat  ini  baru dapat  mendukung knowledge  storage sampai  sebagian knowledge  transfer namun  belum  dapat  memasuki tahap knowledge application.
Knowledge transfer yang paling dominan pada Divisi Engineering adalah praktek atau terjun langsung pada lantai produksi karena dari sanalah terjadi banyak interaksi antar karyawan yang memungkinkan terjadi nya  perpindahan  pengetahuan.  Namun  pada  jabatan  lainnya  bisa  dikatakan  jarang  terjadi  perpindahan pengetahuan  pada  saat  rapat  formal  karena  kuantitasnya  yang  sedikit.  Rapat  formal  dengan  jabatan  lain hanya dapat terlaksana apabila mereka tergabung dalam suatu tim untuk tujuan penyelesaian proyek tertentu.
Hasil  penelitian  ini  juga  menyatakan  bahwa  karyawan  cenderung  lebih  senang  untuk  mendapatkan pengetahuan  dari  praktek  langsung  dan sharing  verbal dari  karyawan  lain  daripada  mendapatkan pengetahuan langsung dari sumber pengetahuan yang sudah berbentuk eksplisit seperti membaca handbook engineering atau  dokumen lainnya.  Hal  ini  menyebabkan Spider  SKF kurang  mendukung  aktivitas  proses knowledge  transfer walaupun  karyawan  dapat  mengakses file-file yang  ada  menjadi  acuan  kegiatan engineering dengan mudah.
Knowledge application atau penerapan pengetahuan yang sudah ada dapat dilakukan sejumlah proses aktivitas di Divisi Engineering . Penerapan pengetahuan tersebut bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan ekeftivitas  jasa  layanan  perbaikan  yang  mendukung  proses  produksi  agar  proses  produksi  secara  tidak langsung juga dapat meningkat. Proses penerapan pengetahuan ini bersifat siklik atau berulang sebagaimana telah disajikan pada bab sebelumnya.
Pada  Divisi Engineering PT.  SKF  Indonesia  itu  sendiri  proses  eksternalisasi  biasa  dilakukan  oleh administration  oleh  sebab  itu  organisasi  harus  mendorong  karyawan  yang  memiliki tacit  knowledge untuk membagikannya kepada seseorang dalam divisi tersebut kemudian administration akan menumpahkan tacit knowledge menjadi  suatu  pengetahuan  yang  berbentuk  eksplisit. Handbook  Engineering dan Spider  SKF merupakan  sarana  yang  paling  mendukung  untuk  menyimpan  pengetahuan  eksplisit  yang  ada.  Sistem informasi  dan  komunikasi  antar  individu  sangat  dibutuhkan  pada  proses  ini  untuk  mendukung  kebutuhan tersebut.  Sebagian  pembukuan  masih  dilakukan  secara  manual  ( hard  file )  dan  merekapnya  pun  secara manual seperti pengetahuan terhadap penanganan mesin dan catatan kerusakan mesin.
Proses  kombinasi  biasa  dilakukan  oleh Deputy  Head  Engineering dan Head  Engineering karena mereka  harus  melakukan  analisis,  pengelompokan  dan  penyusunan  kembali  terhadap explicit  knowledge yang baru tercipta tersebut. Proses ini memerlukan kebutuhan pengetahuan yang mendalam mengenai semua knowledge  domain yang  ada. Explicit knowledge disini  dapat  dibedakan  dalam  2  bentuk  yaitu soft  file dan hard file . Kemudian pengetahuan tersebut disimpan kedalam suatu database dan computer network (Spider SKF) untuk yang berbentuk soft file sedangkan Handbook Engineering untuk yang berbentuk hard file. Proses internalisasi biasa dilakukan dalam kegiatan evaluasi yang terdapat proses sharing didalamnya untuk  memperluas  dan  mengembangkan tacit  knowledge yang  dimiliki  setiap  karyawan.  Namun  kegiatan evaluasi  bisa  dikatakan jarang  dilakukan.  Kegiatan  evaluasi  hanya  terjadi  apabila  divisi  tersebut  menerima proyek  yang  harus  segera  dikerjakan.  Proses  ini  dapat  dikatakan  proses  yang  sulit  karena  mencoba memasukan dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam individu karyawan.

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan,  maka  didapatkan  bahwa  model  Nonaka  dan  Siklus Alavi  dapat  digunakan  untuk  mengidentifikasi  manajemen  pengetahuan  atau knowledge  management didalam  suatu  organisasi.  Model  yang  dibentuk  ini  mimiliki  keterbatasan  karena  hanya  dapat  digunakan untuk mengidentifikasi manajemen pengetahuan.
Hasil penelitian juga didapatkan emapt knowledge domain yang digunakan oleh 13 organizational roles di  Divisi Engineering selama  proses  identifikasi knowledge  management yaitu  monitoring  lini  produksi, pengembangan tools , setting dan re-setting serta transfer  handling .  Keempat knowedge  domain tersebut menjadi  landasan  semua  aktivitas  yang  ada  di  Divisi Engineering .  Pada knowledge  creation ,  penciptaan pengetahuan yang ada di Divisi Engineering adalah melalui tukar pikiran dan berbagi pengalaman diantara karyawan.  Cara  penciptaan  tersebut  dinilai  sudah  relevan.  Namun  belum  terdapat  pelatihan  formal  yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk perangkat lunak Computer Aided Design (CAD).
Ada beberapa bentuk penyimpanan pengetahuan yang ada di Divisi Engineering yaitu hard file dan soft file .  Penyimpanan file-file yang  masih  disimpan  oleh  masing-masing  individu  dinilai  sangat  tidak  praktis. Namun dengan adanya database dan computer network yang memfasilitasi proses knowledge storage maka langkah  ini  dapat  dianggap  relevan.  Pada  tahap knowledge  transfer ,  perpindahan  pengetahuan  di  Divisi Engineering yang  paling  dominan  lebih  banyak  pada  praktek  langsung  pada  lantai  produksi  dibanding dengan aktivitas formal seperti rapat. Langkah ini dinilai sudah cukup relevan.

## 5. Daftar Pustaka
Alavi,  Maryam  dan  E.  Leidner,  Dorothy.  1999. Knowledge  Management  and  Knowledge  Management System : Conceptual Foundation and Research Issues. Insead Working Paper, 99/34/MKT. Alavi,  M.  and  Leidner,  D.  “ Knowledge  Management  Systems:  Emerging  Views  and  Practices  from  the Field,” Communications of the AIS, February , 1999.
Bratianu, C. (2004). A Critical Analysis of Nonaka’s Model of Knowledge Dynamics. Electronic Journal of Knowledge Management Volume 8 Issue 2 , 193-200. Chaffey.2007 . E-Bussiness and E-commerce managemenet . Prentice hall united kingdom issued . Dalkir, K. 2005. Knowledge Management In Theory And Practice. Oxford: Elsevier Inc
Davenport, Thomas H and Prusak, L (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.
Davenport, T. H. and Prusak, L., Working Knowledge, Harvard Business School Press , 1997 Garvin,  D.A.,  1998. Building  a  learning  organization. Harvard  Business  Review  on  Knowledge Management, 47-78 Honeycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategies: Strategi Manajemen Pengetahuan , Elex Media Komputindo Jasimuddin, S. M. (2005 ). An Integration of Knowledge Transfer and Knowledge . GESTS Int’l Trans. Computer Science and Engr., Vol.18, No.1 , 37-48.
Jones,  G.  R.  (2012). Understanding  and  Managing  Organizational  Behavior  Sixth Edition.  New  Jersey: Prentice Hall
Karl, A. K. (2003 ). Human resource management in the knowledge economy. The Academy of Management Executive . Vol. 17, Iss. 2, p.137-139
Nonaka,  I.,  and  Konno,  N., "The  Concept  of  "Ba":  Building  a  Foundation  for  Knowledge  Creation," California Management Review, Vol. 40, no. 3, 1998, 40-54. Nonaka,  I.  and  Takeuchi,  H., The  Knowledge-Creating  Company:  How  Japanese  Companies  Create  the Dynamics of Innovation, Oxford University Press , New York, 1995. Nonaka, I., “ A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation,” Organization Science , Vol. 5, no. 1, Feb. 1994, pp. 14-37.
Pentland,  B.  T. “Information  Systems  and  Organizational  Learning:  The  Social  Epistemology  of Organizational Knowledge Systems,” Accounting, Management and Information Technologies ,” Vol. 5, no. 1, 1995, pp. 1-21.
Richard C. Hicks, R. d. (2006). The five-tier knowledge management hierarchy. Journal Of Knowledge Management VOL. 10 NO. 1 , 19-31. SKF Group. (2016, July). SKF Indonesia. Retrieved from SKF Group: http://www.skf.com/id/en/index.html
Stewart, Thomas A, 1997 , Intellectual Capital: The New Wealth of Organizations , Doubleday. Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management: Konsep Arsitektur dan Implementasi , Graha Ilmu Turban, Efraim, et al. 2005. Decision Support Systems and Intelligent Systems 7 th Ed . New Jersey: Pearson Education.
Vercellis,  Carlo.  (2009). Business  intelligence:  data  mining  and  optimization  for  decision  making . Chichester: John Wiley & Sons
Wiig,  Karl  M  1999.” Knowledge  Management:  An  Emerging  Discipline  Rooted  in  a  Long  History “. Knowledge Research Institute, Inc.
Wulantika, L. (2012). Knowledge Management Dalam Meningkatkan Kreasi Dan Inovasi Perusahaan. Majalah Ilmiah UNIKOM, Vol. 10, No. 2 , 263-270.
Yoshimichi, A. (2011). An Examination of the SECI Model in Nonaka’s Theory in terms of the TEAM Linguistic Framework. 山梨国際研究  山梨県立大学国際政策部紀要 No.6 , 21- 33.