## PENERAPAN ELECTRONIC SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DALAM UPAYA MENGATASI PENGADAAN BAHAN BAKU UNTUK PRODUKSI PADA PT. BANDAR WIREPRIMA
Erwin Saputra 1) , Bullion Dragon Andah 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1412520015@student.budiluhur.ac.id 1) , bullion.dragon @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Semakin   majunya   perkembangan   industri   apapun,   apabila   tidak   memiliki   sebuah   sistem   yang   tidak   dapat memberikan   informasi   secara   efektif   dan   efesien,   akan   berdampak   buruk   pada   kelangsungan   kehidupan perusahaan tersebut yang mengakibatkan sulitnya bersaing dengan perusahaan yang sudah menciptakan sistem informasi yang baik. Untuk meningkatkan hasil usaha, dibutuhkan sistem yang dapat menyampaikan informasi dari supplier sampai ke perusahaan secara efektif dan efesien. PT. Bandar Wireprima merupakan salah satu Perusahaan yang bergerak di bidang Industri Baja, salah satu jenis produksi dari PT. Bandar Wireprima adalah berupa Kawat Duri / Kawat Seng. Saat ini, proses pengadaan bahan baku terkadang mengalami keterlambatan dikarenakan respon yang lambat dari supplier, kualitas bahan baku yang tidak menentu dari supplier, sulitnya memprediksi   stok   bahan   baku,   dan   tidak   tersedianya   informasi   laporan   harga   yang   pimpinan   untuk pengambilan   keputusan.   Peneliti   bertujuan   untuk   mengembangkan   sistem   yang   sudah   berjalan   dengan pengumpulan   data   sebelumnya   dan   melakukan   pendekatan   melalui   metode   supply   chain   management. Penelitian ini dapat memberikan informasi berupa notifikasi pengingat untuk email ke supplier, membuat daftar laporan follow up supplier, laporan kebutuhan stock berupa grafik dan tabel, laporan rekapitulasi penawaran harga   dan   juga   informasi   daftar   pencekalan   supplier-supplier   bahan   yang   kurang   baik   sehingga   sistem Electronic Supply Chain Management ini dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Kata kunci: Electronic Supply Chain Management , Pengadaan Bahan Baku, E-SCM.
1. PENDAHULUAN
Persaingan Bisnis antar perusahaan yang terjadi saat ini semakin hari, sudah semakin terlihat sangat jelas bagaimana mereka berlomba untuk lebih baik dari   hasil   yang   akan   dicapainya   seiring   dengan perkembangan   teknologi   informasi   yang   telah mengubah   sistem   perusahaan   menjadi   lebih mengutamakan   strategi   bisnis   yang   harus   semakin baik, bukan hanya dalam proses pemasarannya saja, namun juga dalam proses pra-produksi dan produksi. Apabila   diperhatikan,   inti   dari   persaingan   bisnis tersebut   menjurus   pada   bagaimana   sebuah perusahaan   mampu   menerapkan   proses   penciptaan suatu   produk   atau   jasa   menjadi   lebih   murah   dan lebih berefisiensi dalam segala aspek. Pada proses penciptaan suatu produk, perusahaan dituntut untuk dapat lebih memperhatikan kinerja suatu perusahaan agar   dapat   bertahan   dalam   ketatnya   persaingan bisnis   yang   terjadi   [1].   Dengan   hadirnya Supply Chain   Management dapat   membantu   sistem informasi yang ada semakin baik, efektif dan efesien Mengidentifikasi   proses   bisnis   serta   menganalisa permasalahan   yang   berkaitan   dengan   proses pengadaan bahan baku, proses produksi, pengecekan stok bahan baku, dan penambahan sistem pengaturan penyimpanan   bahan   baku   di   gudang   bahan   baku hingga pencatatan supplier yang dinilai kurang baik
dalam segi kualitas bahannya sehingga dikemudian hari, pihak Perusahaan dapat mensortir supplier yang akan di pilih untuk pembelian bahan produksi [2]. PT.   Bandar   Wireprima   merupakan   salah   satu perusahaan   yang   bergerak   di   bidang   industri   baja dengan   salah   satu   produk   yang   dihasilkan   ialah Kawat duri, kawat seng, dan berbagai jenis kawat lainnya   yang   bertempat   di   daerah   Tangerang   PT. Bandar Wireprima memiliki beberapa kendala dalam proses   bisnis   perusahaan   diantaranya   adalah Kurangnya   Koordinasi   dengan   supplier   dalam pengadaan   bahan,   tidak   ada   informasi   kebutuhan stock   bahan   yang   akan   digunakan,   keterbatasan informasi harga bahan baku, dan tidak tersedianya informasi supplier-supplier bahan yang kurang baik untuk diproduksi. penulis mencoba menganalisa dan memberikan solusi agar dapat membantu mengatasi kendala yang dialami oleh PT. Bandar Wireprima. Guna meningkatkan target produksi yang memiliki kualitas   baik   dan   akurasi   waktu   yang   tepat   dlam produksi barang [3]. Informasi merupakan data yang sudah   diolah   yang   ditujukan   untuk   seseorang   , orgnasisasi ataupun siapa saja yang membutuhkan. Informasi akan menjadi berguna apabila objek yang menerima   informasi   membutuhkan   informasi tersebut [4].

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian   yang   dilakukan   penulis   mulai   dari pengumpulan   data,   pengidentifikasian   masalah, hingga   diimplementasikan   ke   dalam   perancangan sebuah sistem.
Gambar 1 dapat diuraikan suatu metode yang digunakan dalam tahapan penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu :
1. Identifikasi   masalah   yakni   dengan   cara mengidentifikasi   permasalahan   yang   terjadi pada   perusahaan   dengan   cara   menganalisa suatu proses bisnis yang berjalan serta melihat kebutuhan data dari perusahaan.
2. Pengumpulan   data   yaitu   dengan   mencari informasi   melalui   wawancara   langsung   pada bagian   terkait   permasalahan   di   perusahaan, survey langsung ke tempat riset dimana bagian yang   mengalami   permasalahan,   menganalisa dokumen-dokumen berjalan
dan mengumpulkan   data-data   dari   perpustakaan sesuai kebutuhan yang terkait.
3. Teknik analisa data yaitu dengan menganalisa sistem   berjalan   perusahaan   tersebut   ke   dalam bentuk activity   diagram ,   memahami   masalah yang   terjadi   dan   dituangkan   ke   dalam   model fishbone guna   mempermudah   Analisa permasalahan dan merancangkan sistem usulan dengan mengikuti sistem yang sudah berjalan dan   memberikan   tambahan   informasi   terkait masalah   yang  ada  untuk  solusi  pada  masalah tersebut.
4. Tools yang   digunakan   dalam   perancangan sistem   adalah Office   Word yang   membantu proses pengetikan, Visio yang membantu dalam pembuatan activity diagram & fishbone, ERD, LRS ,   Rasional   Rose yang   digunakan   untuk pembuatan sequence diagram , code igniter dan notepad++ digunakan   untuk   membantu mengaplikasikan sistem prototype yang dibuat,
Mysql   digunakan   untuk   pembuatan   database,
dan Mozilla   firefox digunakan   untuk menjalankan program.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
PT.   Bandar   Wireprima   adalah   perusahaan swasta yang betempat Jl. Raya Kalibaru, Kawasan Industri 19 Sungai Yuri Blok B1 No.3 Tangerang– Indonesia. PT. Bandar Wireprima berdiri sejak tahun 2008 dan produksi yang dihasilkan di bidang kawat duri   beberapa   produk   lainnya   seperti   Kawat Seng/Kawat   Galvanize,   Kawat   Beton/Bendrat, Kawat Duri, Rantai Galvanis, Wire Hanger.
Pada gambar 2 sampai 7 Sistem berjalan pada PT. Bandar Wireprima :
Gambar   2  menjelaskan   mengenai   alur   proses entr y   data   master   bahan   baku   yang   dapat   diakses oleh staff purchasing.
Gambar 3 merupakan proses entry data barang jadi yang dapat diakses oleh Staff Purchasing.
Gambar 1. Tahapan penelitian Gambar 2. Entry data Bahan Baku
Gambar 3. Entry data master Barang Jadi
Gambar 4 merupakan penjelasan suatu proses entry Supplier yang   dapat   diakses   oleh   Staff Purchasing.
Gambar 5 merupakan proses entry Surat Order Produksi   yang   dapat   diakses   oleh   Kabag   Pabrik   / Staff Produksi.
Gambar 6 merupakan proses Surat Permintaan pembelian   bahan   yang   dapat   diakses   oleh   Staff Purchasing.
Gambar 7 adalah proses cetak data PO yang dapat diakses oleh staff purchasing.
Gambar   8   menerangkan   diagram fishbone analisa   masalah   yang   dialami   oleh   PT.   Bandar Wireprima.
Gambar  9 merupakan  penjelasan  tentang use case data master yang akan di buat untuk rancangan usulan.
Gambar 4. Entry data master Supplier
Gambar 5. Surat Order Produksi
Gambar 6. Surat Permintaan Pembelian Bahan
Gambar 7. Data PO PRODUKSI TIDAK SESUAI TARGET MATERIAL METODE MANUSIA Kurangnya kualitas Bahan Baku Produksi yang baik Tidak tersedia informasi supplier-supplier bahan kurang baik Tidak ada informasi kebutuhan stock Sulit memperkirakan stock barang yang akan digunakan Kurangnya Koordinasi dengan supplier Terlambatnya barang Datang ke Gudang Keterbatasan informasi harga barang Pimpinan sulit untuk mengmbil keputusan Pembelian Bahan Gambar 8. Fishbone Analisa Masalah Staff Purchasing Entry Bahan Baku Entry Supplier Gambar 9. Use Case Data Master
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 3   N o . 1 ,   J a n u a r i   2 0 2 0   | 17
Gambar 10 adalah use case transaksi yang akan di buat untuk rancangan usulan.
Gambar 11 merupakan use case laporan yang akan   di   buat   untuk   rancangan   usulan   informasi berupa laporan.
Gambar   12   menjelaskan Logical   Record Structure yang dibuat untuk tabel database.
Gambar 13 merupakan rancangan layar untuk entry bahan baku dan penambahan field minimum stok
Gambar 14 adalah suatu rancangan layar untuk entry Supplier dan akan menampilkan status supplier blacklist atau status OK.
Gambar 15 merupakan rancangan layar untuk status follow up PO ke customer yang nantinya akan
Purchasing Supplier Entry Data Status Follow Up supplier (By PO) Staff Produksi Entry Data Kebutuhan Bahan Produksi Cetak Email Pengingat PO Supplier Entry Penerimaan Bahan Baku Gambar 10. Use case Transaksi Gambar 11. Use Case Laporan bahan_baku PK kd_bahan_baku nama_bahan_baku keterangan satuan total_bahan min_stok produk_jadi PK kd_barang nama_barang jml_barang satuan kebutuhan_bahan_produksi PK kd_bahan_baku kd_barang qty_butuh_bahan sop PK no_order_produksi tgl_sop produksi PK no_produksi tgl_produksi detail_produksi kd_bahan_baku PK kd_barang no_produksi jml_brg_jadi jml_bahan_produksi sppb PK no_sppb tgl_sppb detail_sop PK kd_barang no_sop qty_brg_sop penerimaan_bb PK no_surat_jalan no_po (FK) tanggal_surat_jalan tanggal_diterima bahan_baku supplyer qty detail_bhn_sph PK kd_sph kd_bahan_baku hrg_bahan_sph sph PK no_sph tgl_sph kd_supplyer (FK) supplier PK kode_supplyer nama_supplyer alamat_supplyer tlp_suppyer cp_supplyer email_supplyer status_supplyer catatan_supplyer detil_minta_bb no_sppb PK kd_bahan_baku qty_ po PK no_po no_sppb (FK) no_sph (FK) tgl_po status kd _ b ah an kd _ ba ha n kd _b rg kd _b a ha n no_sppb no_order_produksi no_order_produksi no_produksi kd_bahan no_sppb n o_ sp h no_sph kd _s u pp lie r n o_ p o
Gambar 13. Rancangan Layar Entry Bahan Baku Gambar 14. Rancangan Layar Entry Supplier
Gambar 15. Rancangan Layar Data Status Follow Up (By PO)
terdapat   notifikasi   pengingat   kepada   purchasing untuk follow up ke supplier.
Gambar 16 merupakan rancangan layar untuk laporan minimum stock berupa tabel dan grafik.
Gambar 17 menjelaskan rancangan layar untuk laporan   rekapitulasi   penawaran   harga   untuk mendapatkan   pimpinan   dengan   mudah   mengambil keputusan pembelian bahan baku yang relatif murah.
Pada Gambar 18 di atas menjelaskan tentang sequence   diagram   entry bahan   baku   berdasarkan rancangan sistem yang diusulkan.

## Tabel 1. Tabel Analisa Masalah
Kurangnya   Koordinasi dengan supplier a. Membuat Notifikasi Pengingat   Untuk email ke supplier
b. Membuat
informasi   daftar laporan follow up supplier Tidak   ada   informasi kebutuhan stock Laporan kebutuhan stock (berupa Grafik dan Tabel Kebutuhan Stock) Keterbatasan   informasi harga bahan baku. Membuat Laporan Rekap-itulasi   Penawaran harga Tidak   tersedia   infor- masi   supplier-supplier bahan kurang baik. Membuat List Pencekalan supplier bahan yang kurang baik.
Tabel   1   merupakan   analisa   masalah   yang terjadi di PT. Bandar Wireprima.

## 4. KESIMPULAN
Setelah   mempelajari   masalah   yang   di   hadapi dan solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai Berikut:
1. Masalah   kurangnya   koordinasi   dengan supplier   dikarenakan   follow   up   yang terlewat sehingga bahan baku lama di kirim dapat   dikurangi   dengan   adanya   notifikasi follow   up   berupa   email   notifikasi   ke supplier yang berfungsi notifikasi pengingat untuk   supplier   dan   notifikasi   pengingat untuk purchasing
2. Masalah tidak adanya informasi kebutuhan stock   dapat   dikurangi   dengan   adanya penambahan field pada master data bahan baku yaitu minimum stock dan pembuatan laporan   stock   bahan   baku,   sehingga notifikasi   akan   muncul   pada   saat   bahan baku menyentuh angka minimum stock.
3. Masalah   keterbatasan   informasi   harga bahan   baku   yang   berdampak   pada keputusan   pemimpin   untk   memilih   harga bahan   baku   yang   termurah   bahkan termahal,   dapat   dikurangi   dengan   adanya laporan rekapitulasi penawaran harga bahan baku   untuk   lebih   spesifikasi   melihat   nilai terendah dari suatu bahan baku yang akan di pesan.
4. Masalah   tidak   tersedianya   informasi supplier-supplier bahan kurang baik, yang berdampak   pada   kualitas   dan   kuantiti produk   yang   akan   diproduksi   dapat
Gambar 16. Rancangan Layar Laporan Minimum Stock
Gambar 17. Rancangan Layar Laporan Rekapitulasi Penawaran Harga
: K ab ag  P abri k : K ab ag  P abri k : E n try  Dat a Ba ha n  B aku : E n try  Dat a Ba ha n  B aku : Ctrl B a ha nB aku : Ctrl B a ha nB aku : B a h an B aku : B a h an B aku 1 :  Ope n  ( ) 2: G et_ Ba h a n Ba ku  ( )
3 :  Get_ Ba ha n  B a ku  ( )
4 :  Di sp l ay Ba ha n B aku  ( ) 5:  Get_ Bah a n Ba ku  ( ) 6 :  In pu t Dat a Bah a n  B aku  ( )
7 : In pu t Da ta  Ba h an  Ba ku  ( )
8 :  Si m p an  ( ) 9 : Si m p a n (  ) 1 0 : Si m pa n ( ) 1 1: Ub ah  ( ) 1 2 : Uba h ( ) 1 3: Ub ah  ( ) 1 4: Ha pu s  ( ) 1 5: Ha pu s  ( ) 1 6: Ha pu s ( )
Gambar 18. Sequence Diagram Entry Bahan Baku
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 3   N o . 1 ,   J a n u a r i   2 0 2 0   | 19
dikurangi   dengan   adanya   list   pencekalan supplier-supplier   bahan   kurang   baik, sehingga   purchasing   dan   pimpinan   dapat melihat   rekap   supplier   bahan   mana   yang baik dan kurang baik untuk dipilih menjadi supplier bahan yang akan di pesan
Agar sistem usulan ini dapat berjalan dengan baik sesuai harapan, maka penulis mempunyai saran yang   bermanfaat   bagi   perkembangan   dan implementasi sistem usulan ini sebagai berikut:
1. Diperlukan   analisa   dan   pemeliharaan sistem secara berkala sehingga sistem yang berjalan dapat membantu segala kebutuhan tanpa ada kendala.
2. Melakukan Maintenance hadware secara rutin untuk kesetabilan penggunaan sistem.
3. Perlu   dilakukan   backup   secara   berkala untuk menghindari hilangnya data-data saat terjadi kerusakan sistem
4. Penulis menyadari sistem ini masih belum sempurna, mungkin dari pihak perusahaan ataupun   dari   pihak   peneliti   selanjutnya dapat   mengupgrade   sistem supply   chain management ini menjadi lebih baik lagi dan lebih terefesiensi dengan baik.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Prihatmanto,   B, Supply   Chain .   Jakarta:   Kompas Gramedia, 2018.
[2] Sakti, F. (2016). Konsep Supply Chain Management (SCM)   Pda   proses   produksi   dalam   Pengeleloaan Persediaan Bahan Baku. Jurnal Teknologi Informasi, Volume 12, Nomor 2, Agustus 2016.
[3] Taufiq,   R, Sistem   Informasi   Management, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013, p.18.
[4] Mulyani, S. Metode Analisis dan Peracangan Sistem. Jakarta: Abdi Sistematika.
[5] Pujawan,   I.,   &   Mahendrawathi.   (2012). Supply Chain Management, Edisi Kedua. Surabaya: Guna
Widya.