## ANALISIS OTOMASI SEBAGAI PENGENDALI PENGURUSAN SURAT DI SKPD PROVINSI JAWA TENGAH

## THE ANALYSIS AUTOMATION CONTROLLER AS MANAGEMENT LETTER OF  SKPD
IN THE CENTRAL JAVA PROVINCIAL

## Didik Singgih Hadi
Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah Jl. Setiabudi No.201 A Srondol Kota Semarang, Jawa Tengah e-mail: didiksinggihhadi@yahoo.co.id
Diterima: 14 Desember 2016, Direvisi: 23 Pebruari 2017, Disetujui: 12 Maret 2017

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  seberapa  besar  pengaruh otomasi pengurusan  surat  terhadap  kemudahan  SKPD  Provinsi  Jawa  Tengah dalam  menangani pengurusan  surat.    Maetode  penelitian  yang  dipergunakan  dengan  pendekatan  populasi yaitu mendata seluruh SKPD dan Biro yang berada di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang  berjumlah  58  Instansi  dengan  mempergunakan  kuesioner  Skala  Likert  dengan  5 tingkatan. Dari hasil kuesioner sebanyak 67 pertanyaan yang dikirimkan ke 58  SKPD dan Biro  di  Provinsi  Jawa  Tengah  sebagai  responden  awal  oktober  2016  ditutup  dan  diolah datanya pada tanggal 12 Oktober 2016 ditanggapi 54 responden. Sebanyak 43 responden menjawab  dengan  mencantumkan  nama  pengurus  surat  beserta  nama  SKPD/Bironya, 7 responden menjawab kuesioner  tanpa mencantumkan nama pengurus surat beserta nama SKPD/Bironya,  4  responden  tidak  menjawab  pertanyaan  kuesioner  (hanya  mengirimkan kuesioner kosong kembali). Ada satu responden di keluarkan dari populasi karena di luar SKPD/Biro  Provinsi  Jawa  Tengah. Sehingga  data  yang  diolah  dengan  valid  ada  42 responden. Data  diolah  langsung  dengan fasilitas  “GOOGLE  FORMS”  sekaligus dipergunakan  untuk  menyebarkan  kuesioner  ke  seluruh  (58)  SKPD/Biro. Pengurus  surat memahami dan melaksanakan Keputusan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa  Tengah  Nomor:  048/2143  tahun  2008  tentang  Pedoman  Aplikasi  Arsip Aktif. Pengurus  surat  sangat  memerlukan  adanya  ketersediaan komputer  dan  scanner  dalam pelaksanaan  kerjanya.  Pengurus  surat  merasakan  mudahnya  melaksanakan  tugas  dengan aplikasi  arsip  aktif. Pengurus  surat  merasakan  Adanya  kemudahan  pengontrolan  surat dalam  pelaksanaan  pekerjaannya, Keputusan  Kepala  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor : 048/2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi Arsip Aktif agar  mempunyai  kekuatan  hukum  yang  setara,  perlu  upaya pembuatan  regulasi. Diperlukan piranti komputer dan scanner dalam pelaksanaan pengurusan surat di SKPD, serta perlu adanya reward bagi pengurus surat.

## Kata kunci :Otomasi, Pengurusan Surat

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  how  much  influence  the  ease  of  automation  as obtaining affect SKPD Central Java Province in dealing with the maintenance of the letter. The research method used by the population approach is to record the entire SKPD and the
Bureau  which  were  in  Central  Java  Provincial  Government  totaling  58  institutions  using the questionnaire Likert scale with 5 levels. From the results of the questionnaire as many as 67 questions were sent to 58 SKPD and Bureau in Central Java province early October 2016 as respondents were closed and processed data on October 12, 2016 responded to 54 respondents. 43 respondents answered by stating the name of the letter along with the name board SKPD / bureau, 7 respondents answered the questionnaire anonymously board letter and name of SKPD / bureau, 4 respondents did not answer the questionnaire (just send a blank questionnaire returned). One respondent issued from the population because they are outside SKPD / Bureau of Central Java province. So the data is processed with valid there were  42  respondents with  identity  and  7  respondents  without  identity..  The  data  is processed  directly  by  the  facility  "GOOGLE  FORMS"  once  used  to  distribute  the questionnaire  to  all  (58)  SKPD  /  Bureau.  Board  letter  understand  and  implement  the decision of the Head of Archives and Library Agency Central Java Province No. 048/2143 of  2008  on  Guidelines  Active  Archive  Applications  .  Board  letter  so  requires  the availability  of  a  computer  and  a  scanner  in  the  execution  of  works.  Board  felt  the  letter simply performing the task with an active archive applications. Board letter ease of control felt the existence of the letter in the execution of work, decision of the Head of Archives and Library Agency Central Java Province No. 048/2143 of 2008 on Guidelines Active Archive Applications  To  have  equal  legal  force,  efforts  to  regulation.  Computer  and  scanner devices required in the implementation of the maintenance of the letter in SKPD. the need for reward for the management letter.
Keywords: automation, Management Letter

## PENDAHULUAN
Badan  Arsip  dan  Perpustakaan Provinsi  Jawa  Tengah  mengadakan  tero- bosan  dengan  mengubah  paradigma  lama ke paradigma baru dalam pengurusan surat yang  ada  di  semua  Satuan  Kerja Pemerintah  Daerah  (SKPD)  dan  Biro Sekretariat  Daerah    yang  berjumlah 58 di seluruh Provinsi Jawa Tengah. Pengurusan surat  ini  adalah  jawaban  atas  dikeluar- kannya Undang  Undang  nomor  43  Tahun 2009  tentang  Kearsipan  dan  Peraturan Pemerintah  nomor  28  Tahun  2012 Tentang  Pelaksanaan  Undang  Undang nomor  43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan. Pengurusan  surat  yang  berparadigma baru yang  dimaksud  adalah  berbasis  komputer dengan  program access yang  akan link pada alamat surat yang dituju. Pada model sebelumnya  diterapkan  pengurusan  surat mengggunakan  sistem  Pola  Baru  yaitu pola  yang  mempergunakan  model  Kartu
Kendali  dan  buku  agenda. Selain  itu pengurusan  surat  sudah  mengalami  empat kali perubahan sistem sejak diterapkannya pada suatu institusi . Urutan kronologisnya adalah;  1)  Sistem  verbal,  2)  Sistem Agenda,  3)  Sistem  Kaulbach,  dan  4) Sistem Pola Baru.
Diulas  dua  sistem  yang  relevan dengan pembahasan yang ada di sini yaitu Sistem  Agenda  dan  Sistem  Pola  Baru. Sistem  Agenda  sistem  yang  menganut penerimaan  maupun  pengiriman  surat ditulis  identitasnya  dalam  buku  agenda. Sedangkan  Sistem  Pola  Baru  adalah sistem  yang  menganut  penerimaan dan pengiriman  surat  diinventarisir  identitas- nya  dalam  Kartu  Kendali.  Kedua  sistem ini masih dianut banyak Instansi Pemerintah. Padahal mempergunakan satu sistem saja sudah cukup. Sistem Pola Baru secara  resmi  telah  dibackup dengan Peraturan  Menteri  atau Peraturan  Bupati/
Wali  kota  atau  Gubernur  dimana  suatu institusi  berada. Pelaksanaan  pengurusan surat  di  seluruh  SKPD  Provinsi  Jawa Tenagah sudah diakomodir dengan Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 109  tahun  2003  tentang  Pedoman  Peng- urusan  Surat  di  Lingkungan  Pemerintah Provinsi  Jawa  Tengah.  Pada  pelaksanaan regulasi  tersebut, alat  pengendali  surat berupa  kartu  kendali.  Kartu  kendalinya ada dua macam yaitu kartu kendali masuk dan  kartu  kendali  keluar. Kartu  kendali masuk  ada  tiga  warna  yaitu  putih  merah dan  kuning.  Warna  putih  dan  kuning disimpan  di  unit  penerima  dan  pengirim surat  pertama  (central  file)  dan  merah disimpan  di  unit  pengolah.  Sedang kartu kendali  keluar  ada  dua  yaitu  putih  dan merah.  Putih  berada  di central  file dan merah ada di unit pengolah Permasalahan  timbul  ketika  pengi- riman  surat  sudah  sampai  pada  penerima alamat.  Ilustrasinya  secara  sederhana sebagai  berikut:  instansi    X  menerima surat  dari  Instansi  Y,  kemudian  Sub Bagian  Umum  yang  mengurusi  surat menjalankan  tugas  dengan  menambah lembar  Kartu  Kendali  3  lembar  ditambah lembar Disposisi kemudian didistribusikan dalam  langkah  pertama  ke Top  Mana- gement (Kepala  Kantor/Dinas/ Badan). Setelah  Top  management  memberikan tulisan  pada  lembar  disposisi  yang merupakan  “komando”  untuk  diterusk an ke  target  surat  (Kabid/Kabag/hingga Subid/Subag),  pengurus  surat  kemudian melaksanakan  langkah  distribusi  yang  ke dua  yaitu  menyerahkan  surat  yang dimaksud kepada target surat yang tertulis dalam  lembar  disposisi.  Pengurus  surat meminta  tanda  bukti  penyerahan  surat dengan meminta tanda tangan pada lembar kartu  kendali  atau  Buku  Ekspedisi/ Agenda.  Di  sinilah  permasalahan  krusial- nya  yang  sering  timbul  dimana  pihak penerima ” merasa belum menerima”.
Badan  Arsip  dan  Perpustakaan menjawab  permasalahan  pengurusan  surat “ merasa  belum  menerima” ke  dalam bentuk paradigma baru dengan mengemas melalui  teknologi  informasi  yang  handal guna  mempermudah  dan  mempercepat tugas dalam penyampaian surat atau arsip. Program  ini  disebar  ke  seluruh  SKPD yang  berada  di  Pemerintah  Provinsi  Jawa Tengah.  Langkah  ini  diambil  pada  tahun 2013.  Rintisan program  otomasi  ini dimulai dengan terbitnya Keputusan
Kepala  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan Provinsi  Jawa  Tengah  Nomor:  048/2143 tahun  2008  tentang  Pedoman  Aplikasi Arsip Aktif. Dilanjutkan dengan membangun  jaringan online pada  tahun 2011. Ditambah dengan program Pelatihan kader/arsiparis  yang  mengoperasikannya pada  tahun  2012.  Saat lounching pertama pada  tahun  2013  diambil  10  sampel sebagai  rintisan,  kemudian  tahun  2014 ditambah 15, dan tahun 2015 ditambah 15 sampel  lagi    terakhir  dituntaskan  semua SKPD yang ada di Provinsi Jawa Tengah.
Bentuk  aplikasi  arsip  aktif    ini adalah terjemahan dari pelaksanaan pengurusan  surat  dan  penataan  berkas berdasarkan  Keputusan  Gubernur  Jawa Tengah  Nomor  109  tahun  2003  tentang Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan SK Gubernur Jawa Tengah Nomor: 108 tahun 2003 tentang Penataan Berkas di Lingkungan  Pemprov  Jateng  yang  masih manual.  Pada  tahun  2013  mulai  dirintis secara integratif dengan komputer.
Mencermati  sedemikian  berdam- pak  positifnya  pengurusan  surat  dengan basis  komputer  yang  dikembangkan  oleh Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi Jawa Tengah ini, perlu adanya penanganan lebih lanjut atas prakarsa yang sedemikian cerdas. Sebenarnya program yang dikembangkan  dalam  pengurusan  surat berbasis teknologi informasi ini mengemas juga  penataan  berkas  secara  sentralistik
dengan  mem  “ back  up ”  surat  yang diterima  dengan  me  “ scanning ”  dan menyimpannya dalam komputer.
Sebenarnya  pengurusan  surat  dan penataan berkas dalam penerapan pekerjaan    arsip  di  suatu  Satuan  Kerja Pemerintah  Daerah  merupakan  sesuatu yang  tidak  terpisahkan.  Namun  secara keilmuan arsip memang dibedakan.
Pengurusan  surat  berdiri  sendiri  dan penataan  berkas  juga  berdiri  sendiri. Langkah awal yang ditangani Badan Arsip dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah dalam menjalankan siklus kehidupan arsip merupakan  terobosan  yang  tidak  bisa dikesampingkan.    Atas  dasar  hal  inilah, penelitian    ini  dilakukan  dengan  tema “otomasi sebagai  pengendali pengurusan surat  di  Satuan  Kerja  Pemerintah  Daerah Provinsi Jawa Tengah”

## METODE PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  metode  yang digunakan adalah metode
sensus.
Penelitian  dititikberatkan  pada  otomasi pengurusan  surat  dengan  mengambil data seluruhnya  (Populasi  sistem)  pada  SKPD dan Biro yang ada di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah sebanyak 58 instansi dengan fokus penelitian otomasi pengurusan surat. Penelitian mempergunakan angket dengan skala Likert dalam lima tingkatan sebanyak 67 pertanyaan.
Analisis data  dilakukan  dengan deskriptif kuantitatif berupa analisis rerata rasio.  Adapun  proses  pengumpulan  dan pengolahan  data menggunakan perangkat “Google  form” dengan  alamat https: //goo.gl/forms/DiYSmXLVfyYtud3X2. Skala pemberian nilai adalah : SP : Sangat Penting = 5 P : Penting = 4 CP : Cukup penting = 3 KP : Kurang Penting = 2 TP : Tidak Penting = 1
Penilaian Skala Sangat Penting dan Penting  masuk  dalam  ranah  positif, Sedang    titik  netral  berada  pada  Cukup Penting,  sedangkan  Kurang  Penting  dan Tidak  Penting  dalam  ranah  negative. Penelitian  dilaksanakan melalui penye- baran  angket dan  analisis  dilakukan pada tanggal 1 sampai dengan 12 Oktober 2016

## HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil
Dari  hasil  kuesioner  sebanyak  67 pertanyaan  yang dikirimkan ke 58  SKPD dan Biro di Provinsi Jawa Tengah sebagai responden  awal  oktober  2016  ditutup  dan diolah  datanya  pada  tanggal  12  Oktober 2016 ditanggapi 54 responden. 43 respon- den  menjawab  dengan  mencantumkan nama  pengurus  surat  beserta  nama SKPD/Bironya, 7  responden  menjawab kuesioner    tanpa  mencantumkan  nama pengurus  surat  beserta  nama  SKPD/Biro- nya, dan 4  responden  tidak  menjawab pertanyaan kuesioner (hanya mengirimkan kuesioner  kosong  kembali).  Ada  satu responden  di  keluarkan  dari  populasi karena  di  luar  SKPD/Biro  Provinsi  Jawa Tengah. Sehingga data yang diolah dengan valid ada 42 responden.
Perolehan  hasil  pengolahan  data dari responden  yang mencantumkan nama pengurus  surat  dan  SKPD  nya  sebanyak 42 responden sebagai berikut :
1. Katagori Pemahaman Keputusan
Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor : 048/2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi Arsip aktif Aktif. a. Ranah Positif mendapatkan 87,2 persen (19 responden Skala Sangat Penting,22 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 8,5 persen (4 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 4,3
persen (0 Responden Skala Kurang
penting, 2 Responden Skala Tidak Penting)
2. Katagori Pelaksanaan Keputusan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah Nomor: 048/ 2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi Arsip Aktif.
a. Ranah Positif mendapatkan 87,2 persen (15 responden Skala Sangat Penting,26 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 8.5 persen (6 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 4.3 persen (2 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak
Penting)
3. Katagori Ketersediaan Komputer sebagai sarana utama kerja
a. Ranah Positif mendapatkan 87,2 persen (18 responden Skala Sangat Penting,23 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 10,6 persen (5 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 2,1 persen (0 Responden Skala Kurang penting, 1 Responden Skala Tidak Penting)
4. Katagori Ketersediaan Scanner sebagai sarana kerja
a. Ranah Positif mendapatkan 77.9
persen (13 responden Skala Sangat Penting,22 responden Skala Penting) b. Ranah Netral mendapatkan 15,6 persen (7 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 6,4 persen (2 Responden Skala Kurang penting,1 Responden Skala Tidak
Penting)
5. Katagori kemudahan pelaksanaan pengurusan surat dengan Aplikasi Arsip
a. Ranah Positif mendapatkan 80,8
persen (15 responden Skala Sangat
Penting, 23 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 14,9 persen (7 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 4,2 persen (1 Responden Skala Kurang penting, 1 Responden Skala Tidak Penting)
6. Katagori satu pintu pengurusan surat a. Ranah Positif mendapatkan 80,4 persen (14 responden Skala Sangat Penting,23 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 8.7 persen (4 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 10,9 persen (5 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak Penting)
7. Katagori pengontrolan tindak lanjut surat
a. Ranah Positif mendapatkan 73,9 persen (12 responden Skala Sangat Penting,22 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 17,4 persen (8 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 6,7 persen (1 Responden Skala Kurang penting, 2 Responden Skala Tidak Penting)
Sedangkan responden yang tidak mencantumkan nama pengurus surat dan SKPD nya sebanyak 7 responden sebagai berikut :
1. Katagori Pemahaman Keputusan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor : 048/
2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi Arsip aktif Aktif.
a. Ranah Positif mendapatkan 47,15 persen (3 responden Skala Sangat Penting, 1 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 42,85 persen (3 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 0 persen (0 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak Penting) 2. Katagori Pelaksanaan Keputusan
Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomor : 048/2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi Arsip Aktif. a. Ranah Positif mendapatkan 42.85 persen (2 responden Skala Sangat Penting, 1 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 42.85
persen (3 responden Skala Cukup Penting) c. Ranah Negatif mendapatkan 4.1 persen (1 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak Penting) 3. Katagori Ketersediaan Komputer sebagai sarana utama kerja
a. Ranah Positif mendapatkan 71,40
persen (4 responden Skala Sangat Penting, 1 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 29,60 persen (2 responden Skala Cukup Penting) c. Ranah Negatif mendapatkan 0
persen (0 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak Penting) 4. Katagori Ketersediaan Scanner sebagai sarana kerja
a. Ranah Positif mendapatkan 71.4
persen (4 responden Skala Sangat Penting, 1 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 29,6 persen (2 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 0.0
persen (0 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak Penting)
5. Katagori kemudahan pelaksanaan pengurusan surat dengan Aplikasi
Arsip
a. Ranah Positif mendapatkan 29,60
persen (1 responden Skala Sangat Penting, 1 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 57,14
persen (4 responden Skala Cukup
Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 13,26 persen (1 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak
Penting)
6. Katagori satu pintu pengurusan surat
a. Ranah Positif mendapatkan 85,71 persen (5 responden Skala Sangat Penting, 1 responden Skala Penting)
b.  Ranah Netral mendapatkan 14,29
persen (1 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 0,0 persen (0 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak
Penting)
7. Katagori pengontrolan tindak lanjut surat
a. Ranah Positif mendapatkan 29.60 persen (0 responden Skala Sangat Penting, 2 responden Skala Penting)
b. Ranah Netral mendapatkan 71,4 persen (5 responden Skala Cukup Penting)
c. Ranah Negatif mendapatkan 0,0
persen (0 Responden Skala Kurang penting, 0 Responden Skala Tidak Penting)
Dari pengolahan data dapat diringkas dalam tabulasi di bawah ini.
Tabel 1. Pengolahan Data No Katagori Ranah Positif Netral Negatif ID % TID% ID% TID% ID% TID% 1 Pemahaman Kepka Barpus no 048/2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi ArsipAktif. 87.20 47.15 8.50 43.85 4.30 0 2 Pelaksanaan Kepka Barpus no 048/2143 tahun 2008 tentang Pedoman Aplikasi Arsip Aktif. 87.20 42.85 8.50 42.85 4.20 4.10 3 Perlu Ketersediaan Komputer 87.20 71.40 10.60 29.60 2.10 0 4 Perlu Ketersediaan Scanner 77.90 71.40 15.60 29.60 6.40 0 5 Kemudahan pelaksanaan aplikasi 80.80 29.60 14.90 57.14 4.20 13.26 6 Pengurusan surat satu pintu 80.40 85.71 8.70 14.29 10.9 0 7 Kemudahan Pengontrolan surat 73.90 29.60 17.40 71.40 6.70 0 Keterangan :
 ID : Identitas: Responden yang menjawab dengan mencantumkan nama pengurus surat dan SKPD nya
 TID  :  Tanpa  Identitas: Responden  yang  menjawab  tanpa    mencantumkan  nama  pengurus  surat  dan SKPD nya

## Pembahasan
Pemahaman  ranah  positif,  ranah netral,  dan  ranah  negatif dijabarkan sebagai  berikut.  Penilaian  Skala  Sangat Penting  dan  Penting  masuk  dalam  ranah positif,  titik  netral  berada  pada  Cukup Penting,  sedangkan  Kurang  Penting  dan Tidak Penting dalam ranah negatif.
Dengan  adanya    penggunaan  sara- na  tugas pengurusan surat dengan kompu- ter  dan scanner memberikan  percepatan penyelesaian pekerjaan yang tinggi dibandingkan  bila  mempergunakan  kartu kendali  biasa. Hal  ini  didukung  dengan hasil  penyebaran  kueioner  untuk  katagori Pemahaman  Keputusan  Kepala Badan Arsip  dan  Perpustakaan  Nomor 048/2143 tahun  2008  tentang  Pedoman  Aplikasi Arsip  Aktif menunjukkan  angka  pada ranah  positif  sebesar  87,20 persen pada responden yang beridentitas yang mengandung  makna  bahwa  responden memahami akan adanya Keputusan Kepala  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan. Sedangkan  untuk  responden  yang  tanpa identitas menunjukkan angka 47,15 persen hal  ini  terjadi  karena  masih  memperguna-
kan  kartu  kendali  sebagai  sarana  bantu pengurusan surat.
Untuk  katagori  Pelaksanaan  Kepu- tusan  Kepala  Badan  Arsip  dan  Perpusta- kaan  nomor 048/2143  tahun  2008  tentang Pedoman  Aplikasi  Arsip  Aktif menunjuk- kan angka pada ranah positif sebesar 87,20 persen pada  responden  yang  beridentitas mengandung  makna  bahwa  responden melaksanakan    Keputusan  Kepala  Badan Arsip dan Perpustakaan.  Sedangkan untuk responden yang tanpa identitas menunjuk- kan  angka  42,85 persen hal  ini  mengan- dung  arti  bahwa  responden  tidak  melak- sanakan otomasi.
Untuk  katagori  perlunya  keterse- diaan komputer sebagai sarana pengurusan surat menunjukkan  angka  pada  ranah positif sebesar  87,20 persen pada  respon- den  yang  beridentitas. Sedangkan  untuk responden yang tanpa identitas menunjuk- kan angka 71,40 persen. Hal ini  mengan- dung  makna  bahwa  kedua  responden memerlukan komputer sebagai pendukung pekerjaannya.
Untuk  katagori  perlunya  keterse- diaan scanner sebagai  sarana  pengurusan
surat menunjukkan  angka  pada ranah positif sebesar 77,90 persen pada responden  yang  beridentitas. Sedangkan untuk  responden  yang  tanpa  identitas menunjukkan  angka 71,40 persen. Hal  ini mengandung makna bahwa kedua responden  memerlukan komputer  sebagai pendukung  pekerjaannya.  Terjadi  penu- runan  persentase  pada  katagori  perlunya ketersediaan scanner untuk  responden beridentitas  bila  dibandingkan  dengan katagori  perlunya  ketersediaan komputer. Hal  ini  terjadi  karena komputer  lebih utama  dibandingkan  dengan scanner. Namun  angka  yang  sama  didapat  oleh responden  yang  tanpa  identitas  dalam katagori perlunya komputer dan scanner.
Untuk  kemudahan  pelaksanaan aplikasi menunjukkan angka  pada  ranah positif sebesar 80,80 persen pada responden yang  beridentitas. Sedangkan untuk  responden  yang  tanpa  identitas menunjukkan  angka 29,60 persen. Hal  ini mengandung  makna  bahwa    responden yang  beridentitas  merasakan  kenyamanan penyelesaian pengurusan  surat  dengan aplikasi. Sedangkan responden yang tanpa identitas  menunjukkan  angka  pada  ranah negatif. Hal ini mengandung makna bahwa responden  tidak  melaksanakan  tugas pengurusan surat dengan aplikasi komputer.
Untuk  Pelaksanaan  pengurusan surat satu  pintu menunjukkan  angka  pada ranah  positif  sebesar  80,40 persen pada responden  yang  beridentitas. Sedangkan untuk  responden  yang  tanpa  identitas menunjukkan  angka 85,71 persen. Hal  ini mengandung  makna  bahwa  kedua  respon- den menginginkan sentralisasi pengurusan surat.
Untuk  kemudahan  pengontrolan surat menunjukkan  angka  pada  ranah
positif sebesar 73,90 persen pada responden  yang  beridentitas. Sedangkan untuk  responden  yang  tanpa  identitas menunjukkan  angka  pada  ranah  negatif 29,60persen. Hal  ini    mengandung  makna bahwa  responden  beridentitas  merasakan kemudahan  mengontrol  keberadaan  surat yang  dikirimkan.  Sedangkan  responden tanpa  identitas  berada  pada  ranah  negatif yang  bermakna  bahwa  mereka  kesulitan mengontrol surat dengan programnya

## SIMPULAN
Keputusan  Kepala  Badan  Arsip dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah Nomor:  048/2143  tahun  2008  tentang Pedoman  Aplikasi  Arsip aktif Aktif merupakan  tindak  lanjut  dari Keputusan
Gubernur  Jawa  Tengah Nomor 109  tahun 2003  tentang  Pedoman  Pengurusan  Surat di  Lingkungan  Pemerintah  Provinsi  Jawa Tengah. Agar mempunyai kekuatan hukum  yang  setara,  perlu  ditindak  lanjuti dengan  menuangkan  dalam  Keputusan Gubernur.
Diperlukan  piranti komputer  dan scanner dalam  pelaksanaan  pengurusan surat di SKPD. Dari hasil wawancara baru saebagian  kecil  SKPD  yang  mempergu- nakan komputer  dan scanner dalam pelaksanaan pekerjaannya.
Pengurus  surat  merasakan Kenya- manan  dalam  melaksanakan  tugasnya dengan  program  aplikasi  arsip  aktif, sehingga mempercepat pelaksanaan kerjanya Pengurus  surat  merasakan adanya kemudahan  pengontrolan  surat  dalam pelaksanaan pekerjaannya, sehingga
mengetahui  surat  yang  sudah  terdesposisi sudah  atau    belum  ditindaklanjuti  oleah targer  disposisi/surat. Bahkan  kontrol  ini bisa diakses oleh Kepala Badan/Biro

## DAFTAR PUSTAKA
Abu  Bakar,  Hadi,  1997,
Cara-cara Pengelolaan Kearsipan Yang Praktis  dan  Efisien,  Djambatan, Jakarta. Ghozali,  Imam,  2006, Aplikasi  Analisis Multivariate dengan Program
SPSS, Edisi  IV, Semarang :  Badan
Penerbit Universitas Diponegoro. http://kodzan.blogspot.co.id/2010/04/siklus
-hidup-arsip-life-cycle- of.html#.V6CcKU9zJVA
Martono, Boedi,  1994, Penyusutan  dan
Pengamatan  Arsip  Vital  dalam
Menajemen  Kearsipan,  Pustaka
Seminar Harapan, Jakarta.
Milburn  D,  Smith. Information  and Records Management. United
States  of  America:  The  Omni Group, Ltd. 1986.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan D e n g a n Me  m  a  n  f  a  a  t  k  a  n    Teknologi Modern.  Bandung:  CV.Mandar Maju. 2005.
Wallace,  Jo  Ann  Lee,  &  Dexter  R  . Schubert  . Records  Management Interated Information System. New Jersey U.S.A: Prentice Hall. 1992. Widjaja, A.W, 1990, Himpunan Undang- Undang  dan  Peraturan  Kearsipan RepublikIndonesia,  Rajawali  Pers, Jakarta.