PERANCANGAN e-HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

## BERBASIS WEB PADA PT. STD
Agus Budiyantara Teknik Informatika, STMIK WIDURI Email: agusbudiyantara@yahoo.co.id
Joni Suhartono
Sistem Informasi, School of Information Systems, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
Email : Jonis@binus.edu

## ABSTRAKSI
Tujuan pembuatan sistem e-HRM ini adalah untuk mengelola kegiatan operasional yang ada pada bagian human  resources management  mulai  dari  aktifitas  perekrutan,  cuti,  lembur,  mutasi  hingga  pemutusan hubungan kerja. Metodologi yang di gunakan dalam penulisan penelitian ini meliputi studi pustaka, survei lapangan , serta analisis dan perancangan. Analisis dilakukan dengan cara mewawancarai kepala bagian HRD pada PT. STD untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada unit HRD seperti lamanya proses perekrutan,  sulitnya  proses  cuti  maupun  sulitnya  proses  pemutusan  hubungan  kerja  karena  datanya tersimpan di beberapa file. Simpulan yang diperoleh dari hasil wawancara menunjukan bahwa penggunaan sistem  e-HRM  ini  dapat  membantu  unit  HRD  untuk  menyelesaikan  masalah  yang  ada  di  perusahaan tersebut.
Kata Kunci : e-hrm, sumber daya manusia

## 1.  PENDAHULUAN
Manajemen Sumberdaya Manusia merupakan salahsatu  bidang  dari  manajemen  umum  yang meliputi  segi  –  segi  perencanaan,  pengorganisasian, pelaksanaan  dalam  pengendalian.  Proses  ini  terdapat dalam  fungsi  atau  bidang  produksi,  pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. Karena sumberdaya manusia  dianggap  semakin  penting  perannya  dalam pencapaian  tujuan  perusahaan,  maka  berbagai pengalaman  dan  hasil  penelitian  dalam  bidang  HR dikumpulkan  secara  sistematis  dalam  apa  yang disebut  manajemen  sumber  daya  manusia.  Istilah manajemen  juga  mempunyai  arti  sebagai  kumpulan pengetahuan tentang bagaimana memanage (mengelola)  sumber  daya  manusia  (Rivai & Jauvani, 2010).
Informasi  yang  dibutuhkan  dan  hal  yang  perlu diperhatikan  dalam  manajemen  sumber  daya manusia  adalah  tingkat  keterampilan  karyawan, kemampuan karyawan, dan kapabilitas manajemen dalam  keterkaitannya  dengan  perencanaan  strategi sumber daya manusia. Dengan mengetahui tingkat keterampilan  dan  kemampuan  karyawan,  maka perusahaan dapat menentukan arah strategi sumber daya  manusia.  Tiga  konsep  utama  dalam  strategi sumber  daya  manusia  yang  mencakup  pada keunggulan  kompetitif,  kapabilitas  khusus,  dan kesesuaian  strategi.  Konsep  tersebut  harus  benar- benar  diperhatikan  agar  strategi  yang  dipilih  atau ditetapkan  oleh  suatu  perusahaan  dapat  berjalan dengan efektif (Cahayani, 2005).
Sampai  saat  ini  masih  banyak  perusahaan  – perusahaan,  khususnya  di  Indonesia,  yang  masih mengalami beberapa masalah terkait pengelolaan HR. Permasalahan  tersebut  biasanya  disebabkan  oleh banyaknya  dan  beragamnya  data  terkait  HR yangmengakibatkan  pengelolaan  dan  proses  analisa data  HR  menjadi  tidak  efektif  dan  tidak  efisien. Tantangan  terbesar  dirasakan  oleh  perusahaan  baru yang  masih  dalam  proses  perkembangan  bisnisnya. Trulsson  (2002)  mengatakan  bahwa  data  terkait  HR yang  sangat  perlu  untuk  dikelola  adalah  terkait  skill dan  komitmen  pegawai  yang  telah  bekerja  di perusahaan  yang  dimaksud.  Data  ini  sangat  penting karena  hasil  analisa  dari current  employees akan mengarahkan perusahaan pada bagaimana perusahaan harus mengelola pegawai baru yang akan masuk serta bagaimana  meningkatkan  kemampuan  pegawai  yang dimilikinya  saat  ini.  Hal  ini  juga  sesuai  dengan paparan Bose (2011) bahwa
kualitas  suatu  perusahaan  berangkat  dari  “ People Orientation Strategies ”.
Semakin  besar  suatu  perusahaan,  maka  semakin banyak  dan  kompleks  pula  data  sumber  daya manusia  yang  harus  dikelola  (Kepner  &  Tregoe, 2015). Di lain sisi, keputusan yang cepat dan tepat sangat  diperlukan  oleh  para  pimpinan  perusahaan dalam  pengelolaan  HR  di  perusahaannya.  Pada titik  inilah  dibutuhkan  suatu  integrasi  antara  ilmu manajemen  HR  dan  managemen  TI  (Teknologi Informasi)  sehingga  operasional  divisi  manajemen HR  dapat  berjalan  secara  efektif  dan  efisien. Keberadaan TI dapat membantu perusahaan dalam memecahkan masalah, diantaranya adalah membantu manusia dalam meningkatkan produktivitas, meningkatkan efektivitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan mutu, meningkatkan kreativitas, dan problem solving (pemecahan masalah) (Achmad Sirajuddin, Peran Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis). Salah satu perusahaan yang saat ini sedang dalam proses perkembangan bisnisnya adalah PT.STD.Perusahaan  ini  berdiri  pada  tahun  1987  dan bergerak dalam bidang industri tinta. Saat ini,PT.STD a memiliki kurang lebih 130 karyawan dan PT. STD sedang  berfokus  pada  kualitas  HR  yang  bekerja  di perusahaan  mereka.Dengan  pemahaman  betapa pentingnya  penerapan  integrasi  manajemen  IT  dan manajemen  HR  dalam  meningkatkan  efisiensi  dan efektivitas  pengambilan  keputusan  terkait  HR perusahaan  ini,  penulis  terdorong  untuk  melakukan suatu  penelitian  mengenai  berbagai  persoalan  yang sering muncul dalam tata kelola HR di PT.STD serta memberikan  solusi  efektif  yang  tertuang  dalam penelitian  yang  berjudul  ”Perancangan  e-HRM  pada PT.STD”.

## Ruang Lingkup
 Perekrutan calon karyawan hingga menjadi karyawan tetap    Permintaan Cuti (Cuti kerja, cuti melahirkan , cuti menikah) dan lembur    Penilaian kinerja karyawan 
 Pengunduran dan mutasi karyawan 

## Tujuan dan Manfaat
Tujuan penelitian :
 Melakukan analisa terhadap proses HRM yang berjalan 
 Merancang sistem e-HRM untuk memudahkan  proses bisnis HRM.
Manfaat yang diperoleh adalah :
 Memudahkan staf HRD dalam mengelola proses perekrutan, dan penempatan karyawan    Memudahkan unit departemen dalam mengelola permintaan karyawan, penilaian   karyawan, persetujuan lembur/cuti, mutasi/pemberhentian karyawan

## 2.  METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a.  Metode Pengumpulan Data
 Metode Observasi   Kegiatan  observasi  dilakukan  dengan  melihat langsung  kegiatan  HRD  yang  berjalan  pada kegiatan absensi, ijin cuti/lembur.
  Metode Wawancara   Kegiatan  wawancara  dilakukan  ke  staf  HRD dengan  menanyakan  bagaimana  kegiatan sehari-hari  dari  proses  rekrutment,  permintaan ijin cuti/lembur, persetujuan ijin, penilaian,
 mutasi karyawan. Selain itu kegiatan wawancara  juga  dilakukan  untuk  menggali permasalahan  yang  terjadi  pada  proses  HRD selama  ini  dan  kebutuhan  mereka  terhadap system informasi
  Metode Studi Pustaka   Studi  pustaka  dilakukan  dengan  membaca teori-teori dari bahan pustaka sebagai referensi dalam  penyusunan  penelitian  seperti  proses HRD,  model  penilaian  HRD  maupun  dari  sisi perancangan sistemnya.

## b. Metode Perancangan
Metode  perancangan  yang  yang  dilakukan adalah  System  Development  Life  Cycle dengan  membuat  diagram-diagram  untuk merancang proses, merancang model data, dan merancang tampilan layar

## 3.  HASIL PEMBAHASAN
Pada  proses  bisnis  yang  sedang  berjalan,  kami menganalisis  proses  yang  terdapat  dalam  HRD. Dimana HRD disini melingkupi bagian absensi,
rekrutmen. Perekrutan dilakukan jika ada permintaan penambahan tenaga kerja dari manajer divisi.  Untuk  pekerja  lapangan  biasa  di  lakukan dengan  pengumuman  di  bursa  tenaga  kerja  dekat lokasi.  Untuk  pekerja  kantor  dilakukan  melalui portal  job  di  internet.  Proses  yang  di  lakukan memakan waktu kurang lebih satu minggu.
Pada  proses  abensi,  Perusahaan  mencatat  waktu kehadiran karyawan sebagai catatan untuk penilaian kinerja,jam lembur, jatah cuti dan mutasi karyawan. Teori

## Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut  Bohlander  &  Snell  (2010:4),  Manajemen sumber  daya  manusia  merupakan  proses  dalam mengelola  kemampuan  manusia  untuk  mencapai tujuan perusahaan. Keterampilan karyawan, pengetahuan  dan  kemampuan  adalah  salah  satu sumber  daya  yang  paling  khas  dan  selalu  baru. Segala  aspek  yang  mempengaruhi  sumber  daya manusia di kelompokkan menjadi dua bagian, yaitu competitive  challenges (globalisasi,  teknologi, pengelolaan perubahan, human capital, tanggap & pengendalian  biaya)  dan employee  concerns (perbedaan  latar  belakang, age  distribution, gender,  keamanan  pekerjaan,  tingkat  pendidikan, hak  karyawan, privacy  issues, perilaku  kerja  dan family concerns) .  Sedangkan  menurut  Hoon (2002:4), Manajemen sumber daya manusia adalah suatu  fungsi  yang  menunjukkan  sesuatu  didalam perusahaan  yang  memberikan  fasilitas  secara efektif  untuk  digunakan  dalam  mencapai  tujuan organisasi.  Dari  beberapa  definisi  diatas,  maka dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  manajemen sumber  daya  manusia  adalah  suatu  fungsi  dari organisasi  yang  terdiri  dari  proes  dan  sistem  yang dapat  mempengaruhi  kepegawaian  agar  dapat berjalan  secara  efektif  sehingga  tujuan  dari individu  karyawan  dan  organisasi  keseluruhan dapat tercapai.

## Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Fungsi–fungsi dari manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut:

## Rekrutmen
Merupakan  pengembangan  kumpulan  calon  tenaga kerja yang berhubungan dengan rencana sumber daya manusia  (Stoner,  Freeman  &  Gilbert  2005:71). Adapun  tujuan  dari  rekrutmen  adalah  menyediakan kelompok calon tenaga kerja yang cukup banyak agar manajer  dapat  memilih  karyawan  yang  memiliki kriteria  sesuai  kualifikasi  yang  mereka  perlukan. Menurut Stewart & Brown (2011:160)
merekrut karyawan adalah proses mengidentifikasi dan  menarik  orang-orang  untuk  bekerja  dalam sebuah  organisasi”.  Sedangkan  menurut  Snell  & Bohlander  (2010:188),  rekrutmen  adalah  proses mencari  individu  yang  mungkin  potensial  untuk bergabung  dengan  organisasi  dan  mendorong mereka  untuk  melamar  lowongan  pekerjaan  yang ada atau yang diantisipasi.

## Seleksi
Menurut  Stewart  &  Brown  (2011:45),  seleksi adalah  proses  dimana  instrument  tertentu  terlibat untuk  memilih  dari  kolam  individu  yang  paling cocok  untuk  pekerjaan  yang  tersedia.  Beberapa prinsip  yang  harus  dterapkan  dalam  menjalankan metode  seleksi  yaitu reliability,  validity,  utility, fairness,  and  acceptability .Sedangkan  menurut Snell  &  Bohlander  (2010,  p.254)  menerangkan bahwa seleksi adalah proses memilih individu yang memiliki  kualifikasi  yang  relevan  untuk  mengisi lowongan pekerjaan yang ada atau yang diproyeksikan. Menurut Mondy (2010:158), Seleksi  adalah  proses  memilih  individu  dari sekelompok  pelamar  yang  paling  cocok  untuk posisi tertentu disuatu organisasi.
Bohlander  &  Snell  (2010:254)  menerangkan  bahwa seleksi adalah proses memilih individu yang memiliki kualifikasi  yang  relevan  untuk  mengisi  lowongan pekerjaan yang ada atau yang di proyeksikan. Sebuah proses  seleksi  yang  baik  adalah  salah  satu  yang direncanakan  dengan  baik  dan  dioperasikan  dengan baik. (Mustapha, Ilesanmi, & Aremu, 2013). Langkah – langkah dalam proses seleksi antara lain:
 Melengkapi lamaran pekerjaan 
Mengikuti tes  Penyelidikan latar belakang  Wawancara seleksi
 Menawarkan pekerjaan
 Performance Appraisal
Merupakan  suatu  proses  menyampaikan  informasi secara  terus  menerus  kepada  bawahan  mengenai prestasi  kerja  mereka  yaitu  untuk  memberikan umpan  balik  kepada  karyawan,  berupa  informasi seberapa  baik  mereka  melakukan  pekerjaannya untuk organisasi atau perusahaan (Stoner, Freeman & Gilbert  2005:  87).  Byars  &  Rue  (2006:223) mengungkapkan  bahwa  penilaian  kinerja  adalah proses  mengevaluasi  dan  mengomunikasikan bagaimana karyawan melaukan pekerjaan dan
menyusun  rencana  pengembangan  kepada  para karyawan  itu  sendiri.  Saat  dilakukan  secara  tepat, penilaian  kinerja  tidak  hanya  memungkinkan karywan  mengetahui  seberapa  baik  kinerja  yang mereka  miliki  tetapi  juga  mempengaruhi  tingkat usaha dan arahan tugas mereka dimasa depan.
Proses : 1. Calon Karyawan menyerahkan CV
2. Setelah Calon Karyawan menyerahkan CV, Staff HR mengecek CV Pelamar
3.Jika sesuai kebutuhan, makan Staff HR akan menginput data dari CV Pelamar
4. Sesudah menginput data Pelamar, Staff HR akan melakukan Penjadwalan Test
pada setiap Pelamar tersebut yang nantinya dapat dilihat oleh Staff HR dan HR Manager
5. Setelah itu, Staff HR melakukan pemanggilan kepada pelamar untuk melakukan test
6. Calon Karyawan yang telah mendapatkan panggilan akan melakukan test
7. Calon karyawan yang telah melakukan test, hasilnya akan di setujui oleh HR Manager
8. Jika disetujui, data Calon Karyawan tersebut akan di update oleh Staff HR menjadi Karyawan Kontrak
Gambar 1 Activity Diagram Rekrutment
Activity Diagram Penilaian Kinerja Proses : 1. Manager  Divisi  menyerahkan  komponen- komponen penilaian untuk diinput oleh StaffHR
2. StaffHR menginput Komponen-Komponen KPI
3. Setelah  melakukan  input  komponen  KPI, Manager  Divisi  dapat  melakukan  input  hasil Penilaian Kinerja
4. Hasil Penilaian tersebut dapat dilihat oleh Staff
HR, Manager Divisi dan HR Manager
Gambar 4 Class Diagram
Gambar 2 Activity Diagram Penilaian Kinerja
Gambar 5 Tampilan layar input kebutuhan karyawan
Gambar 3 Use Case Diagram e-HRM
Gambar 6 tampilan layar input penilaian kinerja

## Gambar 7 tampilan layar Input mutasi
4. SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  sistem  dan pembahasan  yang  telah  disampaikan  pada  bab  – bab sebelumnya , maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut :
Tata  kelola  HR  yang  ada  di  PT.STD  tersebut meliputi  proses  perekrutan  karyawan,  mutasi karyawan, penilaian karyawan pemberhentian atau pengunduran  diri  karyawan,  pengajuan  cuti, pengajuan lembur , dan absensi.
Dengan  adanya  perancangan e-Human  Resource Management yang  akurat  dapat  menyelesaikan berbagai  permasalahan  terkait  data  HR  yaitu  HR dapat  mudah  dalam  mengelola  data  karyawan seperti  dalam  melakukan  proses  perekrutan karyawan,  dalam  memilih  calon  pelamar  yang masuk  untuk  dilakukan  proses  lebih  lanjut  karena data  pelamar  dapat  langsung  dilihat  semua  dan juga  membantu  HR  dalam  memantau  permintaan kebutuhan tenaga kerja per divisi ketika terjadinya kekurangan  karyawan  pada  perusahaan,  untuk riwayat  laporan  HR  dapat  dengan  mudah  mencari data  riwayat  –  riwayat  seperti  jatah  ijin  cuti  yang masing  –  masing  berbeda  di  setiap  jenis  cutinya, dan  riwayat  data  karyawan  yang  lembur  untuk keperluan penghitungan gaji.

## REFERENSI
Aprianto, Brian & Jacob,
Fonny,
Arisandy.(2013). Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia (HC). Jakarta : PPM
Bohlander,  George.,  &  Snell,  Scott.  (2010). Principles of Human Resource Management, 15th ed. Mason, OH: South Western – Cengage Learning
Bose. (2011). Hold People Accountable for Results. TKO Management! , 91-101.
Byars,  L.  L.,  &  Rue,  L.  W.  (2006). Human
Resource Management,  8th  Edition. New  York: McGraw-Hill.
Cahayani,  Ati.  (2005). Strategi  &  Kebijakan
Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT. Indeks.
David, Parmenter.(2007). Key Performance Indikators . Jakarta : PT Elex Media Komputindo
Ivancevich,  J.  M.,  &  Hoon,  L.S.  (2002). Human Resource  Management  in  Asia. Singapore  :  Mc Graw-Hill Education (Asia).
Kepner,  H.  C.,  &  Tregoe,  B.  B.  (2015).  The Rational Manager. Journal of Marketing , 30 (1).
Mustapha,  M.  A.,  Ilesanmi,  O.  A.,  &  Aremu,  M. (2013). The Impact of Well Planner Recruitment & Selection  Process  on  Corporate  Performance  in Nigerian  Banking  Industry. International  Journal of Academic  Research  in  Business  &  Social Science, 3 .
Mondy,  R.  Wayne.  (2010). Human Resource Management  Eleventh  Edition . New  Jersey:
Prentice Hall
Mathis Robert L. & Jackson John H.(2006). Human Resource  Management ,  alih  bahasa.  Salemba Empat. Jakarta.
Noe,  Raymond  A.,  &  Liu,  X.  (2010). Human Resource  Management,  Gaining  Competitive Advantage 3rd Edition . McGraw-Hill.
O’Brien,  James  A.  (2005). Pengantar  Sistem Informasi : Persefektif Bisnis  & Manajerial . (12th edition). Salemba edition. Salemba Empat, Jakarta.
Romney, Marshall B., & Steinbart, Paul J. (2006). Accounting Information Systems.(10th ed) . Pearson Prentice Hall, New Jersey.
Rivai, V., & Jauvani, E. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada.
Rahmana, A. (2009). Peranan Teknologi Informasi Dalam  Peningkatan  Daya  Saing  Usaha  Kecil Menengah. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi .
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Systems Analysis & Design: In a Changing World (6th ed.). Boston:  Course Technology : CENGAGE Learning.
Stoner,  J.A.F.,  Freeman,  R.E.,  &  Gilbert,  D.R. (2005). Management Edisi  ke-  13.New  Jersey  : Prentice Hall Uma
Stewart, G. L., & Brown, K. G. (2011). Human Resource  Management:  Linking  Strategy  to Practice,2nd  Edition. United  States  of  America: John Wiley & Sons, Inc.
Trulsson. (2002). Aligning Human Resources and
Business
Strategy. Journal of Research
Management and Business Strategy , 48–59.