## SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION SINAPRA BERBASIS SISTEM INFORMASI TERPADU

## Nur Hadi Waryanto

## Universitas Negeri Yogyakarta

## Abstrak
Sistem  Informasi  Sarana  dan  Prasarana  (SINAPRA)  merupakan  bagian  dari  beberapa  sistem  informasi  yang dipakai  oleh  Univeristas  Negeri  Yogyakarta.  SINAPRA  merupakan  salah  satu  sistem  yang  akan  dikembangkan dalam Sistem Informasi Terpadu (SIPADU).
Software  Requirements  Specification SINAPRA  merupakan  acuan  teknis  developer  dalam  mengembangkan sistem  untuk  tahap  selanjutnya. Software  Requirements  Specification SINAPRA  dikembangkan  menggunakan model WSU-TC CptS 322  dengan berbasis sistem informasi terpadu UNY Kata Kunci : Software Requirements Specification, WSU-TC CptS 322, SINAPRA

## A. Pendahuluan
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi  informasi  saat  ini  berkembang cukup cepat, sehingga dengan perkembangan ini  telah  mengubah  paradigma  masyarakat dalam  mencari  dan  mendapatkan  informasi, yang  tidak  lagi  terbatas  pada  informasi  surat kabar,  audio  visual,  dan  elektronik,  tetapi juga  sumber-sumber  informasi  lainnya  yang salah  satu  diantaranya  melalui  jaringan internet.  Teknologi  informasi    saat  ini  akan sangat  membantu dalam menangani berbagai macam  masalah  pengolahan  data.  Untuk meningkatkan  efisiensi  dan  efektifitas  dalam bekerja  di  perlukan  suatu  sistem  informasi yang  ber-guna  dan  mampu  mengakses informasi secara cepat dan otomatis. Selama  ini  untuk  sarana  dan  prasarana  di Universitas Negeri Yogyakarta sudah menggunakan  sistem  komputasi,  namun sistem  yang  ada  masih  belum  menunjang
kebutuhan  sistem  informasi  secara  terpadu. Sarana  dan  prasarana  di  UNY  terdiri  dari  4 buah bagian yaitu :
a. Perlengkapan ( terkait pengadaan barang )
b. Kumptala ( Hukum dan tata laksana )
c. Rumah  Tangga  (  peminjaman  sarana dan prasarana)
d. Dan  Bagian  TU  tentang  surat  menyurat dan kearsipan
Dalam pengembangan Software Requirements  Specification ini  berisi Spesifikasi  Kebutuhan  Perangkat  Lunak (SKPL)  untuk  Sistem  Informasi  Sarana  Dan Prasarana  UNY.  Sistem  Informasi  Sarana dan  Prasarana  merupakan  aplikasi  yang memberikan  informasi  sarana  dan  prasarana di  Universitas  Negeri  Yogayakarta.    Sarana dan  prasarana  UNY  yang  yang  termuat dalam  SKPL  ini  baru  dua  bagian,  yaitu Bagian  Rumah  Tangga  dan  Bagian  TU.
Software Requirements Specification Sinapra .......(Nur Hadi W)
Dokumen ini akan memuat SKPL sarana dan prasarana  yang  mencakup  bagian  Rumah tangga,  dan  tata  usaha  (  pada  bagian  surat menyurat ).

## B. Sistem Informasi
Sistem  Informasi  adalah  suatu  sistem buatan manusia yang secara umumterdiri dari sekumpulan  komponen  berbasis  komputer dan  manual  yang dibuat untuk  menghimpun, menyimpan  dan  mengelola  data  serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai (Kadir, 2003). Perkembangan
sistem informasi yang sangat cepat memungkinkan untuk melakukan pengolahan data  yang  hemat  watu,  ruang,  tempat  dan biaya,  namun  dapat  menghasilkan  suatu informasi  yang  bermanfaat.  Kemampuan pengolahandata  dan  informasi  secara  efektif merupakan  hal  yang  penting  bagi  suatu institusi.  Sistem  Informasi  Sarana  dan Prasarana  (SINAPRA)  adalah  suatu  sistem yang dikembangkan untuk kebutuhan manajemen sarana dan prasarana dalam suatu institusi.
C. Software Requirements Specification
Menurut Sommerville (2001) requirement adalah  spesifikasi dari  apa  yang harus
diimplementasikan, deskripsi bagaimana  sistem  harusnya  berkerja  atau
bagian-bagian  yang ada didalam  sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem. Software Requirements  Specification atau  Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) merupakan  dokumen  spesifikasi  aplikasi yang  akan  dikembangkan  dan  menjadi pedoman  bagi  developer  untuk  membangun aplikasi  ditahap  selanjutnya  (James,  2007). Software  Requirements  Specification yang baik memenuhi karakteristik sebagai berikut :
1. Unambiguos - tidak membingungkan
2. complete - lengkap
3. correctness -tepat sesuai kebutuhannya
4. Verifiable - mudah diverifikasi
5. Consistent - tidak kontradiksi
6. Modifiable - mudah dimodifikasi
7. Portability - fleksible untuk dipindahkan
8. Traceable - mudah untuk dilacak
9. Usable (tahap operasi dan maintenance)

## D. Tujuan  dan  Ruang  Lingkup  Software Requirements Specification SINAPRA
Dokumen  SKPL  ini  adalah  dokumen spesifikasi  kebutuhan  perangkat  Lunak Sistem Informasi  Sarana  dan Prasarana  yang akan  menjadi  acuan  teknis  bagi  developer untuk  mengembangkan  aplikasi  pada  tahap selanjutnya.  Dokumen  yang  dikembangkan adalah Software  Requirements  Specification
SINAPRA  Universitas  Negeri  Yogyakarta. Ruang Lingkup SKPL SINAPRA ini adalah :
1. Aplikasi  bernama  Sistem  Informasi
Sarana Dan Prasarana. Merupakan
aplikasi  yang  menampung  data  sarana
Prasaran dari Universitas Negeri
Yogyakarta  baik  dari  Jurusan,  Fakultas maupun Universitas.
2. Aplikasi  Sistem  Informasi  terdiri  dari dua  macam  yaitu  aplikasi  Sarana  dan Prasarana  Rumah  Tangga  dan  aplikasi Sarana dan Prasarana Tata Usaha  (TU)
3. Aplikasi  Sarana  dan  prasarana  bagian Rumah  Tangga  akan  menampilkan  data sarana  dan  prasarana  dari  Universitas, Fakultas, dan  Jurusan  beserta  spesifikasi dan jadwal penggunaan
4. Aplikasi  Sarana  dan  prasarana  Bagian Tata  Usaha  akan  berfokus  pada  sistem informasi Surat-menyurat, terutama pada bagian  disposisi  dan  peminjaman  sarana dan prasarana
SKPL  ini  terdiri  dari  tiga  bagian  yaitu  : bagian  pertama  menjelaskan  tentang  tujuan pembuatan  dokumen,  lingkup  masalah  yang diselesaikan,  definisi,  referensi  dan deskripsi
umum.  Pada  Bagian  kedua  berisi  penjelasan aplikasi  yang  dikembangkan  secara  umum berupa  fungsi  dari  aplikasi,  karakteristik pengguna,  batasan  dan  asumsi  yang  diambil dalam  pengembangan  perangkat  lunak.Pada Bagian  ketiga  berisi  perincian  detail  dari aplikasi.

## E. Prespektif Produk SINAPRA
Sistem  informasi  Sarana  Dan  Prasarana menampilkan  data  sarana  prasarana  dari Universitas  Negeri  Yogyakarta  yang  terdiri dari  data  Sarana  dan  prasarana  dari  Jurusan, Fakultas  dan  Universitas.  Aplikasi  ini mencakup  dua  bagian  yaitu  sistem  Sarana dan  Prasarana  Rumah  Tangga  dan  Sistem Sarana  dan  Prasarana  Tata  Usaha.    Sarana dan  Prasarana  Rumah  Tangga  terbagi menjadi  sarana  dan  prasarana  Akademik Umum,  Sarana  dan  prasarana  akademik khusus,  sarana  dan  prasarana  manajemen, sarana  dan  prasarana  penunjang.  Sarana prasarana  juga  akan  dibedakan  dari  sarana prasarana  di  Universitas,  Fakultas  dan Jurusan.
Software Requirements Specification Sinapra .......(Nur Hadi W)

## Gambar 1. Skema Jaringan

## F. Konstrain Umum
Batasan  untuk  pengembangan  aplikasi  ini adalah:
 SINAPRA memuat informasi data sarana  dan  prasarana  di  Universitas Negeri Yogyakarta dan bisa diakses oleh semua bagian yang terlibat di SINAPRA
 Admin  terdiri  dari  tiga  bagian  yaitu Admin  di Universitas, Admin di Fakultas dan Admin di Jurusan.
 Masing-masing admin hanya bisa mengubah,  menambah,  dan  menghapus data  sarana  prasaran  di  lokasi  masing- masing.
 Untuk  guest  hanya  bisa  menggunakan fitur pencarian data sarana dan prasarana serta  bisa  melihat  sarana  –prasarana  di Universitas Negeri Yogyakarta
G. Fungsionalitas Produk
1.  Fungsionalitas  Produk  Sistem  Sarana dan Prasarana Rumah Tangga.
 Menampilkan  halaman  login  dan autentifikasi    untuk  memisahkan antara  Admin  Universitas,  admin Fakultas,  admin  Jurusan  serta  akun- akun yang sudah dibuat oleh admin.
 Melihat  data  sarana  dan  prasarana Secara keseluruhan per bagian
 Melakukan pencarian data sarana dan Prasarana
 Menambahkan data sarana dan prasarana sesuai bagian user role
 Mengubah  data  sarana  dan  prasarana sesuai bagian user role
 Menghapus data sarana dan prasarana sesuai bagian user role
 Membuat  laporan  data  sarana  dan prasarana
 Backup data sarana dan prasarana

## Jaringan internal UNY
Database Terpusat Sistem Informasi Sarana & Prasarana Rumah Tangga : a. Data Sarpras b. Managemen Sarpras c. Data Peminjaman & pemakaian Sistem Informasi Sarana & Prasarana Tata Usaha : a. Managemen Surat b. Peminjaman Sarpras
 Restore data sarana dan prasarana
 Buat  akun  khusus,  seperti:  ketua jurusan, guest, staff.
 Mengirim data kepusat
 Melihat jumlah barang dan spesifikasi
 Melihat kondisi sarana dan prasarana
 Melihat  jadwal  pemakaian  sarana dan prasarana
2.  Sistem  Sarana  dan  Prasarana  Tata Usaha
 Input surat masuk
 Mengirim Disposisi
 Melihat Status Surat
 Memberikan Balasan Surat
 Melihat  ketersediaan  Peminjaman Sarana-Prasarana

## H. Karakteristik User
Pengguna  aplikasi  SINAPRA  terbagi menjadi  :  admin  dan  user.  Untuk  admin dipecah  menjadi  tiga  yaitu  admin  dari Universitas,  admin  dari  Fakultas  dan  admin dari  Jurusan.  Setiap  admin  memiliki  jatah sesuai role yang diberikan. Untuk user dibuat oleh admin sesuai kebutuhan.  pembagiannya adalah  dalam  Tabel  1  dan  Tabel  2
Tabel 1.Karakteristisk USER SINAPRA Rumah Tangga Kategori Pengguna Tugas Admin Universitas Proses autentifikasi aplikasi Lihat sarana dan prasarana Universitas Negeri Yogyakarta Pencarian data sarana dan prasaran Menambah data sarana dan prasarana di Universitas
Mengubah data sarana dan prasarana di lingkup Universitas
Menghapus data sarana dan prasarana di lingkup Universitas
Membuat laporan khusus sarana dan prasarana Backup data sarana dan prasarana
Restore data sarana dan prasarana Melihat jumlah barang dan spesifikasi Melihat jadwal pemakaian sarana  dan prasarana Melihat kondisi sarana dan prasarana Buat akun khusus Admin Fakultas Proses autentifikasi aplikasi Lihat sarana dan prasarana Universitas Negeri Yogyakarta Pencarian data sarana dan  prasarana Fakultas Menambah data sarana dan prasarana di Fakultas Mengubah data sarana dan prasarana di lingkup Fakultas
Menghapus data sarana dan prasarana di lingkup Fakultas Backup data sarana dan prasarana Restore data sarana dan prasarana Melihat jumlah barang dan spesifikasi
Software Requirements Specification Sinapra .......(Nur Hadi W)
Melihat jadwal pemakaian sarana  dan prasarana Melihat kondisi sarana dan prasarana Buat akun khusus Membuat laporan sarana dan prasarana Admin Jurusan Proses autentifikasi aplikasi Lihat sarana dan prasarana Universitas Negeri Yogyakarta Pencarian data sarana dan  prasarana Jurusan Menambah data sarana dan prasarana di Jurusan
Mengubah data sarana dan prasarana di lingkup Jurusan Menghapus data sarana dan prasarana di lingkup Jurusan Backup data sarana dan prasarana Restore data sarana dan prasarana Melihat jumlah barang dan spesifikasi
Melihat jadwal pemakaian sarana  dan prasarana Melihat kondisi sarana dan prasarana Buat akun khusus Membuat laporan sarana dan prasarana Rekap data sarana dan prasarana User Lihat sarana dan prasarana Universitas Negeri Yogyakarta Pencarian data sarana dan  prasarana Tabel 2. Karekateristik SINAPRA Tata Usaha Admin  Input surat masuk  Mengirim Disposisi  Melihat Status Surat  Memberikan Balasan Surat
 Melihat ketersediaan
Peminjaman Sarana

## I.

## Use Cases SINAPRA
1. Use Case 1 : Login
 Tujuan   :  memvalidasi  data  user  yang akan memasuki sistem
 Aktor : admin
 Use  Case  :  sistem  akan  meminta  user untuk mengisikan username dan password
kemudian  memvalidasi  akun  tersebut agar bias masuk ke dalam sistem
2. Use Case 2 : Lihat data
 Tujuan  :  menampilkan  data  sarana dan prasarana yang ada di UNY
 Actor   : admin dan guest
 Use  Case  :  actor  dapat  mengetahui informasi  tentang  inventaris  apa  saja yang  ada  di  Universitas  Negeri
Yogyakarta  baik  dari  tiap  fakultas maupun tiap jurusan.
3. Use Case 3 : Tambah Data
 Tujuan  :  menambah  data  yang terdapat pada database sistem
 Actor  : admin
 Use  Case:  actor  dapat  menambahkan data sarana dan prasarana yang ada di Universitas Negeri Yogyakarta

## Gambar 2.Use Case SINAPRA
4.Use Case 4 : Update Data
 Tujuan   : mengaupdate data sarana dan prasarana yang ada di database sistem
 Actor  : admin
 Use Case  :  actor  dapat  mengubah  data yang  dulunya  sudah  tersimpan  pada database  untuk  diupdate  ulang  sesuai dengan kubutuhan.
5. Use Case 5 : Rekap Data
 Tujuan   : membuat backup dan laporan  mengenai  data  sarana  dan
prasarana  yang  ada  di  Universitas Negeri Yogyakarta
 Actor : admin
 Use  Case  :  actor  dapat  membuat rekapan/back up dan laporan  mengenai data sarana
dan  prasarana  baik  dari  segi  nama, jumlah, keberadaan, kondisi, dll.
6. Use Case 6 : Hapus Data
 Tujuan   :  menghapus  data  yang  dirasa kurang bermanfaat.
Software Requirements Specification Sinapra .......(Nur Hadi W)
 Actor : admin
 Use Case : actor dapat menghapus data mengenai  sarana  dan  prasarana  yang dirasa kurang bermanfaat.
7. Use Case 7 : Peminjaman
 Tujuan  : melihat data peminjaman
 Actor   : admin  dan tata usaha
 Use  Case  :  Actor  admin  dapat  melihat data peminjaman, actor tata usaha input data peminjaman
H. Logical Database Requirements SINAPRA Database SINAPRA menggunakan
database  terpadu.Hal  ini dilakukan  karena
SINAPRA  merupakan  salah  satu  aplikasi yang  akan  dikembangkan  dalam  Sistem Informasi Terpadu UNY. Sehingga database  dasar  dapat  digunakan  oleh semua sistem.
Gambar 3. Logical Database

## J. Data Flow Diagrams (DFD)
Data  Flow  Diagram  SINAPRA  yang dikembangan  dalam  dokumen  ini  baru mencakup dua bagian, yaitu DFD

## SINAPRA  Rumah  Tangga  dan  DFD
SINAPRA Tata Usaha
1. DFD SINAPRA Rumah Tangga
Gambar 4. DFD SINAPR Rumah Tangga
2. DFD SINAPRA Tata Usaha
Gambar 5. DFD SINAPRA Tata Usaha

## K. Pembahasan
Penyusuan  SKPL  SINAPRA  mengunakan beberapa  pertimbangan  yang  dilakukan pertimbangan, yaitu :
a. Semua  keebutuhan  harus  disusun dengan  spesifikasi  selengkap  dan serinci  mungkin  meskupun  dalam tahap pengembangan perubahan/revisi pasti terjadi kemudian. b. Proses perubahan  formal  yang  terjadi dapat dimulai untuk mengidentifikasi, mengendalikan, merunut dan melaporkan setiap perubahan.
Proses  penyusunan  SKPL  SINAPRA  ini dilaksanakan  terbatas  pada  penyusunan spesifikasi  teknis  yang  diperlukan,  kebtuhan biaya/dana  yang  dibutuhkan  dan  waktu pengembangan sistem belum dilakukan.

## L. Kesimpulan
SKPL SINAPRA disusun sebagai bagian dari Sistem  Informasi  Terpadu  (SIPADU)  yang dikembangankan.  Adanya  revisi sangat mungkin  terjadi  selama  proses  penyusunan SKPL  maupu  pada  waktu  pengembangan sistem,  hal  ini  karena  terkait  dengan  sistem- sistem  yang  lain  yang  ada  dalam  sistem informasi terpadu.

## M. Daftar Pustaka
Kadir,  Abdul  (2003)  Pengenalan  Sistem Informasi. Yogyakarta.Andi Offset
James  L.  Goldman,  George  Abraham,  and Il
Yeol  Song    (2007),  Generating Software  Requirements  Specification
(IEEEStd.8301998)  document  with Use Cases.IRMA Conference. Sommerville, Ian. (2001), “Software
Engineering” 6 th . Addison Wesley