## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## SISTEM PENCATATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN DUMAI SELATAN MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN PHP
Yuzella Sandra 1 , Fitri Pratiwi 2 , Teuku Radillah 3
1,2,3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Dumai JL. Utama Karya Kel. Bukit Batrem Kec. Dumai Timur, Dumai-Riau 28811 e-mail : yuzellasandra@gmail.com 1

## ABSTRAK
Surat  adalah  sarana komunikasi  untuk  menyampaikan informasi  atau  suatu  pernyataan  secara tertulis  kepada  pihak  lain,  baik  atas  nama  sendiri,  jabatan  yang  disandang  dari  suatu  instansi perusahaan atau organisasi. Telah dilakukan Penelitian pada Kantor Kecamatan Dumai Selatan, dimana terdapat permasalahan yaitu pencatatan data surat masuk maupun surat keluar yang hanya dicatat pada buku  agenda.  Maka  dirancang  sebuah  Sistem  Pencatatan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Pada  Kantor Camat  Dumai  Selatan  Menggunakan  Pemrograman  PHP yang  dapat  membantu proses pencatatan  dan pencarian berkas surat dengan cepat dan mudah, penyimpanan data surat lebih aman dan terhindar dari kerusakan  dan  kehilangan  berkas  surat,  dan  memberi  kemudahan  dalam  membuat  laporan  data  surat pada Kantor Kecamatan Dumai Selatan.
Kata kunci : sistem pencatatan, surat masuk, surat keluar, PHP

## 1. PENDAHULUAN
Kantor  Kecamatan  Dumai  Selatan  adalah salah  satu  instansi  pemerintahan  yang  bergerak di  bidang  pelayanan  dan  di  dalamnya  tidak terlepas dari salah satu kegiatan yaitu pencatatan surat  masuk  dan  surat  keluar.  surat  adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi  atau  suatu  pernyataan  secara  tertulis kepada  pihak  lain,  baik  atas  nama  sendiri, jabatan  yang  disandang  dari  suatu  instansi perusahaan  atau  organisasi.  (Rahmah,  2014). Dalam  suatu  organisasi  baik  swasta  maupun pemerintahan kegiatan pencatatan surat sangatlah  penting,  karena  isi  dari  surat  pada instansi  akan  menjadi  sarana  pencapaian  dari tujuan  instansi  tersebut,  maka  dari  itu  kegiatan pencatatan  surat  masuk  dan  surat  keluar  harus mendapatkan  perhatian  yang  serius  untuk dapat menunjang  perkembangan  perusahaan  atau instansi pemerintah dari sisi administrasi.
Dalam  proses  pencatatan  data  surat  masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Dumai Selatan  masih  dilakukan  secara  manual  dengan menggunakan pulpen  dan buku agenda. Pencatatan  data  surat  masuk  maupun  surat keluar  yang  hanya  dicatat  pada  buku  agenda kemungkinan  dapat  terjadi  redudansi  data terhadap  sistem  pencatatan  surat,  membutuhkan
waktu  yang  cukup  lama  untuk  mencari  berkas surat,  penyimpanan  dokumen hardcopy dapat memungkinkan terjadinya kerusakan dan kehilangan  berkas  surat,  serta  sulitnya  dalam membuat laporan data surat.
Oleh  karena  itu  dibutuhkan  sebuah  solusi sistem pencatatan surat secara digitalisasi untuk dapat membantu proses pencatatan dan pencarian berkas surat dengan cepat, penyimpanan  data  surat  lebih  aman  dan terhindar  dari  kerusakan  dan  kehilangan  berkas surat, dan memberi kemudahan dalam membuat laporan  data  surat  pada  Kantor  Kecamatan Dumai Selatan.
Dari  latar  belakang  diatas  maka  perlu menentukan  tujuan  penelitian  agar  dapat memberikan kejelasan dalam penelitian.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Merancang  sistem  pencatatan  surat  masuk dan  surat  keluar  menggunakan  PHP  untuk mempermudah proses pencatatan surat.
2. Menghindari terjadinya kerusakan dan kehilangan berkas surat.
3. Agar  tidak  adanya  redudansi  data  pada pencatatan surat masuk dan surat keluar.

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## a. Sistem
System  adalah  sekelompok  elemen  yang saling  berhubungan  atau  berinteraksi  hingga membentuk  satu  persatuan.  Konsep  umum sistem  adalah  sekelompok  komponen  yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai  tujuan  bersama  dengan  menerima input serta  mengasilkan output dalam  proses transformasi yang teratur.  (Indrajani, 2015)
b. Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasi  atau  diolah  atau  diinterprestasi untuk  digunakan  dalam  proses  pengambilan keputusan.  Sistem  pengolahan  mengolah  data menjadi  informasi  atau  tepatnya  mengolah  data dari  bentuk  tak  berguna  menjadi  berguna  bagi yang menerimanya. (Sutabri, 2012)

## c. Surat
Surat  adalah  sarana  komunikasi  untuk menyampaikan  informasi atau  suatu  pernyataan secara  tertulis  dari  suatu  pihak  kepada  pihak lain,  baik  atas  nama  sendiri,  jabatan  yang disandang  dari  suatu  instansi  perusahaan  atau organisasi. (Rahmah, 2014)

## d. Surat Masuk
Surat  masuk  merupakan  semua  surat  yang dialamatkan,  ditujukan  dan  diterima  oleh organisasi,  perusahaan  atau  instansi,  baik  yang berasal  dari  perorangan  maupun  dari  suatu organisasi  perusahaan  instansi  dan  lainnya. (Prawono & Pamungkas, 2015)

## e. Surat Keluar
Surat  keluar  adalah  surat  yang  dibuat  oleh instansi atau  perusahaan  yang  ditujukan  kepada instansi  atau  perusahaan  lain  atau  untuk kepentingan  internal.  (Prawono  &  Pamungkas, 2015)
f. Personel Home Page (PHP) PHP  adalah  singkatan  dari  “ Hypertext Preprocessor”, yang  merupakan  sebuah  bahasa scripting yang  terpasang  pada  HTML  untuk membuat webside yang dinamis. PHP merupakan server  side  scripting yaitu  sintak  dan  perintah- perintah PHP akan dieksekusi deserver kemudian hasilnya  baru  ditampilkan  ke browser dalam format HTML. (Dahlan, 2013)
PHP  merupakan  bahasa  berbentuk  script yang  ditempatkan  didalam  server  baru  kemudian diproses.  Kemudian  hasil  pemrosesan  dikirim kepada web browser klien. Bahasa pemrograman
ini  dirancang  khusus  untuk  membentuk  web dinamis.  Artinya,  pemrograman  PHP  dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan  terkini,  misalnya  halaman  yang menampilkan daftar tamu. (Nur Rubiati, 2018)
Gambar 1.  Simbol PHP
Sumber : (Noor, 2016)
g. XAMPP
XAMP merupakan  dari  singkatan  dari  X (empat  sistem  operasi apapun), Apache,  MySQL, PHP ,  dan  Perl.  XAMPP adalah  tool  yang menyediakan  paket  perangkat  lunak  dalam  satu buah paket. Dalam paket XAMPP sudah terdapat Apache  (web  server),  MySQL  (database), PHP ( server  side  scripting),  Perl,  FTP  server, PhpMyAdmin dan  berbagai  pustaka  bantu lainnya.(Andi Offset, 2014)
Gambar 2. Simbol Xampp Sumber : (Noor, 2016)

## h. MySQL
MySQL  merupakan  turunan  salah  satu konsep  utama  dalam  basis  data  yang  telah  ada sebelumnya;  SQL  (Structured  Query  Language). SQL  adalah  sebuah  konsep  pengoperasian  basis data,  terutama  untuk  pemilihan  atau  seleksi  dan pemasukan data yang memungkinkan pengoperasian  data  dikerjakan  dengan  mudah secara otomatis. (Priyanti & Iriani, 2013)

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Adapun  metodologi  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  metode waterfall yang berisikan  kerangka  kerja  yang  dilakukan  guna untuk menyelesaikan permasalahan, yaitu sebagai berikut :
Model  ini  melakukan  pendekatan  secara sistematis  dan  urut  mulai  dari  level  kebutuhan sistem  lalu  menuju  ke  tahap  analisis,  desain, coding , testing / verification ,  dan maintenance . Disebut  dengan waterfall karena  tahap  demi tahap  yang  dilalui  harus  menunggu  selesainya

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
tahap  sebelumnya  dan  berjalan  berurutan . (Pascapraharastyan, Supriyanto, &
Sudarmaningtyas, 2014) Pengumpulan Data Analysis (Identifikasi Masalah
Studi  Literatur
Design (Perancangan Sistem)
Codin g (Pembuatan Sistem /Source Code)
Testing (Uji Coba Sistem)
Gambar 3. Kerangka Kerja Penelitian
Adapun penjelesan dari kerangka kerja pada metode penelitian diatas adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan data Pada  tahap  ini  dilakukan  beberapa  teknik yaitu :
a. Wawancara ( interview) Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data melalui proses tanya jawab  dengan  beberapa  narasumber ditempat dimana objek penelitian dilakukan.  Proses  tanya  jawab  ini dilakukan langsung di Kantor Kecamatan Dumai Selatan.
b. Pengamatan ( Observasi) Pada  metode  ini  dilakukan  pengamatan langsung  pada  Kantor  Kecamatan  Dumai Selatan  untuk  mengumpulkan  data  yang merupakan sumber informasi yang sangat penting  dan  jelas  yang  dapat  membantu dalam  menganalisa  dan  selanjutnya dalam  rangka  pembangunan  sistem  yang sedang dibutuhkan.
2. Analysis (Analisa Masalah) Mempelajari sistem yang ada dan menganalisis terhadap permasalahan untuk mengetahui  kebutuhan  serangkaian  dan  teknik yang  diperlukan  serta  menemukan  batasan- batasan  sistem.  Sehingga  dapat  menentukan  cara yang  paling  efektif  dalam  menyelesaikan  dan akan  memberikan  solusi  yang  diperlukan  serta manfaat yang akan diperoleh.
3. Studi Literatur
Pada  tahap  ini  dilakukan  untuk  pencarian data  dengan  membaca  dan mempelajari  berbagai buku-buku,  internet  serta  pengetahuan  yang berhubungan  dengan  masalah  yang  akan  diteliti
yaitu  sistem  pencatatan  surat  masuk  dan  surat keluar.
4. Design (Perancangan Sistem)
Merupakan  tahapan  analisis  dalam  kaitan mencari  atau  merumuskan  alternatif-alternatif pemecahan masalah. Setelah menganalisis masalah, selanjutnya akan dilakukan perancangan sistem  yang  telah  ditetapkan  menggunakan
Aliran Sistem Informasi (ASI), Context Diagram, Data  Flow  Diagram  (DFD),  Entity  Relationship Diagram (ERD) dan Bagan Alir (Flowchart).
5. Coding (Pembuatan Sistem/ Source Code )
Tahap  pembuatan  kode  merupakan  tahap dimana  membuat source  code yang  diperlukan untuk  sistem  aplikasi  pencatatan  surat  dari perancangan yang telah dibuat sebelumnya.
6. Testing (Uji Coba Sistem)
Proses  uji  coba  yang  dilakukan  untuk mengetahui keberhasilan program yang kita buat, yang  nantinya  akan  diimplementasikan  berupa aplikasi  program  ( software ),  guna  mengetahui apakah  sistem  yang  dibangun  sudah  layak  untuk dioperasikan. Pada tahap ini terdapat dua metode testing yaitu  dengan  metode Black  Box  Testing dan White Box Testing.
a. Metode Black Box Testing
Metode Black  Box  Testing  adalah metode yang  berfokus  pada  spesifikasi  fungsional dari perangkat lunak. Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan  pengetesan  pada  spesifikasi fungsional program. (Mustaqbal, Firdaus, &
Rahmadi, 2015)
b. Metode White Box Testing
Metode Black Box Testing adalah salah satu cara  untuk  menguji  suatu  aplikasi  atau software dengan  cara  melihat  modul  untuk dapat  meneliti  dan  menganalisa  kode  dari program  yang  dibuat  ada  yang  salah  atau tidak. (Mustaqbal et al., 2015)

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  bagian  hasil  dan  pembahasan  ini terdapat  beberapa  bagian  dari  analisis  dan perancangan sistem, diantaranya :

## a. Analisis Sistem (ASI Lama)
Adapun  analisis    sistem  (ASI  Lama)  dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
JFU(Jabatan Fungsional Umum) Kasubbag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Camat
Camat Surat Masuk Surat Masuk Mencatat Keagenda Surat Masuk Surat Masuk Verifikasi Surat Masuk Surat Masuk Bersifat
Penting Surat Masuk
Bersifat Penting Verifikasi Surat Masuk Surat Masuk Bersifat Penting yg Sudah Diverifikasi Surat Masuk BerupaTemb usan Surat Masuk Bersifat Penting yg Sudah Diverifikasi
Disposisi Surat Masuk
Surat Masuk yg Telah Didisposisi
Data Disposisi Surat Masuk Data Disposisi Surat Masuk Data Disposisi Surat Masuk Konsep Surat Keluar Memverifika si Konsep Surat Keluar Surat Keluar Yang Telah di
Verifikasi
Surat Keluar Yang Telah di Verifikasi Memeriksa dan Memaraf Konsep Surat Keluar Surat Keluar yg Sudah Diparaf Sekcam Surat Keluar yg Sudah Diparaf Sekcam Memeriksa dan Menandatan gani Surat Keluar Surat Keluar Konsep Surat Keluar Surat Keluar yg Sudah Ditandatangani Camat Surat Keluar yg Sudah Ditandatangani Camat A A Surat Keluar yg Sudah Ditandatangani Camat Surat Masuk yg Telah Didisposisi
JFU(Jabatan Fungsional Umum) Kasubbag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Camat Camat
Surat Masuk Surat Masuk Mencatat Keagenda Surat Masuk Surat Masuk Verifikasi Surat Masuk Surat Masuk yg Telah Diverifikasi Mendisposisi Surat Masuk Surat Masuk yg Telah Didisposisi Surat Masuk yg Telah Didisposisi Data Disposisi Surat Masuk Data Disposisi Surat Masuk Konsep Surat Keluar Memverifika si Konsep Surat Keluar Surat Keluar
Yang Telah di Verifikasi
Surat Keluar Yang Telah di Verifikasi Memeriksa dan Memaraf Konsep Surat Keluar Surat Keluar yg Sudah Diparaf Sekcam Surat Keluar yg Sudah Diparaf Sekcam Memberi Nomor Surat Keluar Surat Keluar Memeriksa dan Menandatangani Surat Keluar Surat Keluar Konsep Surat Keluar Surat Keluar yg Sudah Ditandatangani Camat Surat Keluar yg Sudah Ditandatangani Camat A A A Surat Masuk yg Telah Didisposisi Surat Keluar yg Sudah Ditandatangani Camat Membuat Konsep Surat Keluar A A A Gambar 4. Analisa Sistem Informasi Yang
Sedang Berjalan (ASI Lama)
Adapun  penjelasan  dari  gambar  Analisa Sistem  Informasi  (ASI)  yang  sedang  berjalan yaitu :
1. Surat  masuk  yang  diterima  Kasubbag Umum dan Kepegawaian diberikan kepada
JFU  untuk  dicatat  ke  buku  agenda  surat masuk.  Setelah  surat  masuk  di  catat  lalu diberikan kepada Sekcam untuk diverifikasi.
2. Surat  masuk  yang  telah  diverifikasi Sekcam  di  berikan  ke  Camat  untuk didisposisikan.  Surat  Masuk  yang  telah didisposisikan  Camat  diberikan  kepada Kasubbag Umum dan Kepegawaian dibuat dua  rangkap  untuk  diarsipkan  oleh Kasubbag  Umum  dan  JFU.  Data  disposisi surat  masuk  juga  dibuat  2  rangkap  oleh Kasubbag  Umum  dan  Kepegawaian  untuk diarsipkan di Kasubbag Umum dan JFU.
3. Lalu  JFU  membuat  konsep  surat  keluar dan  memberikan  konsep  surat  keluar kepada Kasubbag Umum untuk
diverifikasi.  Setelah  Surat  di  verifikasi, selanjutnya  surat  diberi  kepada  Sekcam untuk diperiksa kembali dan diparaf.
4. Surat  yang  sudah  diparaf  Sekcam  di berikan  kepada  Camat  untuk  di  periksa kembali dan ditanda tangani
5. Setelah  surat  di  tandatangani  Camat  lalu diserahkan  kembali  ke  Kasubbag  Umum dan  dibuat  dua  rangkap,  satu  diarsipkan Kasubbag  dan  satu  diberikan  kepada  JFU untuk diberi nomor surat. Surat yang telah di  beri  nomor  lalu  di  buat  dua  rangkap, satu  untuk  diarsipkan  JFU,  dan  satu  lagi untuk dikirim ke alamat tujuan surat.

## b. Analisis Kebutuhan Sistem (ASI Baru)
Adapun  analisis  kebutuhan  (ASI  Baru)  dari sistem ini adalah sebagai berikut :
JFU(Jabatan Fungsional Umum) Kasubbag Umum Dan Kepegawaian Sekretaris Camat Camat Surat Masuk Surat Masuk Verifikasi Surat Masuk Surat Masuk Yang Telah Diverifikasi Mendisposisi Surat Masuk Surat Masuk Yang Telah Di Disposisi Input Data Disposisi Input Data Surat Masuk Data Surat Masuk Data Disposisi Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Disposisi F F Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Disposisi Lap. Data Disposisi Database A A A A Konsep Surat Keluar Konsep Surat Keluar Verifikasi Konsep Surat Keluar Konsep Surat Keluar Yg Telah Diverifikasi Memaraf Konsep Surat Keluar Input Data Pengantar Input Data Surat Keluar Data Surat Keluar Data Pengantar Lap. Data Surat Keluar A Lap. Data Pengantar A Menandatangani Surat Keluar Surat Keluar Yg Telah Di Ttd Lap. Data Surat Keluar Lap. Data Surat Keluar Lap. Data Pengantar Lap. Data Pengantar Surat Keluar Yg Telah Di Ttd A Disposisi Surat Surat Keluar Yg Telah Diparaf Pengantar Surat Cetak Surat keluar F F A A A A A A Surat Keluar Gambar 5. Aliran Sistem Informasi Baru (ASI Baru)

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Adapun penjelasan dari gambar Analisa
Sistem Informasi (ASI) yang baru yaitu :
1. Kasubbag Umum dan Kepegawaian memberikan  surat  kepada  Sekcam  untuk diverifikasi.  Lalu  Sekcam  memberikan surat masuk yang telah diverifikasi kepada Camat untuk di disposisikan.
2. Setelah  surat  masuk  di  disposisikan  oleh Camat,  surat  dikembalikan  ke  Kasubbag Umum dan Kasubbag Umum memberikan surat  kepada  JFU  untuk  menginputkan data surat masuk dan data disposisi.
3. JFU  menginputkan  surat  masuk  dan disposisi  ke  sistem  dan  tersimpan  ke database.  Data  yang  diinputkan  tadi menjadi  data  surat  masuk  dan  data disposisi  dan  masing-masing  diarsipkan dalam bentuk file.
4. Data  surat  masuk  dan  data  disposisi  yang telah  diinputkan  menghasilkan  laporan surat  masuk  dan  laporan  disposisi  yang dibuat  3  rangkap  untuk  diarsipkan  JFU, Sekcam, dan Camat dalam bentuk file.
5. JFU  membuat  konsep  surat  keluar,  lalu konsep diberikan kepada Kasubbag Umum untuk  diverifikasi.  Setelah  konsep  surat dan  lembar  pengantar  di  verifikasi diberikan  kepada  Sekcam  untuk  diparaf, lalu surat dan pengantar yang telah diparaf diberikan kembali  kepada Kasubbag Umum  untuk di inputkan  ke  sistem.  Surat keluar dan pengantar yang sudah diinputkan  menjadi  data  surat  keluar  dan data  pengantar  dan  menghasilkan  laporan data  surat  keluar  dan  laporan  data pengantar  yang  dibuat  3  rangkap  untuk diarsipkan Kasubbag Umum, Sekcam, dan Camat dalam bentuk dokumen arsip.
6. Data  surat  keluar  di  cetak  dan  diberikan kepada camat untuk di
tandatangani.setelah  surat  ditandatangani lalu  diberikan  kepada  JFU  dan  dibuat  2 rangkap  untuk  diarsipkan  dan  dikirim  ke instansi tujuan.

## c. Context Diagram
Context diagram adalah aliran sistem secara keseluruhan.  Adapun Context  Diagram pada penelitian ini adalah :
JFU(Jabatan Fungsional Umum) Kasubbag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Camat Camat Informasi Hak Akses Informasi Surat Keluar Informasi Pengantar Surat Informasi Data Pegawai Informasi Data Bidang Informasi Data Instansi Login Login Login Data Surat Keluar Data Pengantar Surat Data Pegawai Data Bidang Data Instansi Informasi Hak Akses Informasi  Surat Masuk Informasi  Disposisi Surat Informasi Surat Keluar Informasi Pengantar Surat Login Data Surat Masuk Data Disposisi Surat Data User Data Pegawai Data Bidang Data Instansi Informasi Hak Akses Informasi  Surat Masuk Informasi  Disposisi Surat Informasi Surat Keluar Informasi Pengantar Surat Informasi Hak Akses Informasi Surat Masuk Informasi  Disposisi Surat Informasi Data User Informasi Data Pegawai Informasi Data Bidang Informasi Data Instansi 0 Sistem Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Dumai Selatan Menggunakan Pemograman PHP
Gambar 6. Context Diagram
d. Data Flow Diagaram (DFD) Adapun DFD pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
Kasubbag Umum Dan Kepegawaian 2.0 Input Data 3.0 Transaksi 4.0 Laporan Surat Keluar Instansi Data Pengantar Camat Sekretaris Camat JFU(Jurnal Fungsional Umum) Lap. Surat Masuk Lap. Disposisi Surat Lap. Surat Keluar Lap. Pengantar Surat Pengantar Surat Data Pegawai Data Surat Masuk Data Surat Keluar Pegawai Data Disposisi Data Surat Keluar Data Pengantar Surat Keluar Lap. Surat Masuk Lap. Disposisi Surat Lap. Surat Keluar Lap. Pengantar Surat Surat Masuk Disposisi tb_disposisi tb_pengantar tb_suratmasuk tb_suratkeluar tb_pegawai tb_user Data User tb_instansi Data Instansi tb_bidang Bidang Data Bidang 1.0 Login Lap. Surat Masuk Lap. Disposisi Surat Lap. Surat Keluar Lap. Pengantar Surat Lap. Surat Masuk Lap. Disposisi Surat Lap. Surat Keluar Lap. Pengantar Surat Login Login Login Login Surat Masuk Disposisi Data Surat Keluar Data Pengantar Surat Keluar User Pegawai Instansi Bidang
Gambar 7. Data Flow Diagram (DFD)

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## e. Entity Relationship Diagram (ERD)
Adapun  Entity  Relationship  Diagram (ERD) pada pemodelan data penelitian ini adalah sebagai berikut :
tb_surat_masuk tb_disposisi memiliki memiliki tb_surat_keluar tb_user tb_instansi memiliki tb_pengantar telp_instansi kode_instansi nama_instansi alamat_instansi no_surat tanggal_surat sifat nama_instansi ket file isi_disposisi no_disposisi no_surat perihal tanggal_surat tanggal_terima nip nama_instansi no_surat tanggal_surat asal_bidang nama_instansi isi_ringkas nama_pengirim nama_penerima sifat_surat kode_bidang tanggal_surat lampiran kode_instansi alamat_instansi perihal pass akses tb_pegawai nip jabatan nama_pegawai perihal ket memiliki tb_bidang kode_bidang nama_bidang memiliki kode_instansi no_surat memiliki nip memiliki Gambar 8. Entity Relationship Diagram (ERD)
f. HIPO (Struktur Program)
HIPO  adalah  struktur  program  dari  sistem. Adapun HIPO (Struktur Program) pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. HIPO JFU (Jurnal Fungsional Umum)
Dibawah  ini  adalah  tampilan  HIPO  untuk bagian JFU (Jabatan Fungsional Umum), yaitu : Login Home Data Transaksi Laporan Data Surat Masuk Data Disposisi Surat
Lap Surat Masuk Lap Disposisi Surat Lap Surat Keluar Lap Pengantar Surat Surat Masuk Perbulan Surat Masuk Pertahun Disposisi Perbulan
Disposisi Pertahun Disposisi Perinstansi Surat Keluar Perbulan Surat Keluar Pertahun Pengantar Perbulan Pengantar Pertahun Pengaturan Logout Data Master Data Instansi Data Pegawai Data Bidang Data User Tanda Tangan Gambar 9. Hierarchy Input Procses Output
(HIPO) JFU

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
2. HIPO Kasubbag Umum dan Kepegawaian Dibawah  ini  adalah  tampilan  HIPO  untuk
bagian  Kasubbag  Umum  dan  Kepegawaian yaitu :
Login Home Data Transaksi Laporan Data Surat Keluar Data Pengantar Lap Surat Masuk Lap Disposisi Surat Lap Surat Keluar Lap Pengantar Surat Surat Masuk Perbulan Surat Masuk Pertahun Disposisi Perbulan Disposisi Pertahun Disposisi
Perinstansi Surat Keluar Perbulan Surat Keluar Pertahun Pengantar Perbulan Pengantar Pertahun Logout Data Master Data Instansi Data Pegawai Data Bidang Gambar 10. Hierarchy Input Procses Output
(HIPO) Kasubbag Umum dan Kepegawaian
3. HIPO Sekretaris Camat Dibawah  ini  adalah  tampilan  HIPO  untuk bagian Sekretaris Camat, yaitu :
Login Home Laporan Lap Surat Masuk Lap Disposisi Surat Lap Surat Keluar Lap Pengantar Surat Surat Masuk Perbulan Surat Masuk Pertahun Disposisi Perbulan Disposisi Pertahun Disposisi Perinstansi Surat Keluar Perbulan Surat Keluar Pertahun Pengantar Perbulan Pengantar Pertahun Logout Gambar 11. Hierarchy Input Procses Output
(HIPO) Sekretaris Camat
4. HIPO Camat Dibawah  ini  adalah  tampilan  HIPO  untuk
Camat, yaitu : Login Home Laporan Lap Surat Masuk Lap Disposisi Surat Lap Surat Keluar Lap Pengantar Surat Surat Masuk Perbulan Surat Masuk Pertahun Disposisi Perbulan Disposisi Pertahun Disposisi Perinstansi Surat Keluar Perbulan Surat Keluar Pertahun Pengantar Perbulan Pengantar Pertahun Logout Gambar 12. Hierarchy Input Procses Output (HIPO) Camat

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
g. Implementasi Sistem
1. Tampilan Login
Adapun  halaman login Aplikasi  surat  ini adalah sebagai  berikut :
Gambar 13.  Tampilan Form Login Aplikasi Surat
Pada  tampilan login sistem  terdapat  4  hak akses  untuk  user,  yaitu  hak  akses  sebagai  JFU (Jabatan  Fungsional  umum),  Kasubbag  Umum dan  Kepegawaian,  Sekretaris  Camat,  dan Camat.
2. Tampilan Menu Utama
Adapun  tampilan  menu  utama  untuk  JFU (Jabatan  Fungsional  Umum)  adalah  seperti gambar di bawah ini :
Gambar 14. Tampilan Menu Utama JFU
3. Tampilan Input Data Master
a. Input Data Instansi
Adapun  tampilan  input  data  instansi  adalah sebagai berikut :
Gambar  15. Tampilan Input Data Instansi
Pada  tampilan  ini  user  wajib  mengisi  kode instansi,  nama  instansi,  alamat  instansi,  dan  no. telepon  secara  lengkap  lalu  mengklik  tombol simpan untuk menyimpan data.
b. Input Data Pegawai
Adapun tampilan input data pegawai adalah sebagai berikut :
Gambar 16. Tampilan Input Data Pegawai
Pada  tampilan  ini  user  wajib  mengisi  NIP, nama  pegawai,  dan  jabatan  secara  lengkap,  dan mengklik tombol simpan untuk menyimpan data.
c. Input Data User
Adapun  tampilan  input  data  user  adalah sebagai berikut :

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Gambar 17. Tampilan Input Data User
Pada  tampilan  ini  user  wajib  mengisi username,  password,  nama  pegawai,  NIP pegawai, dan akses secara lengkap, dan mengklik tombol simpan untuk menyimpan data.
d. Input Data Bidang
Adapun  tampilan  input  data  bidang  adalah sebagai berikut :
Gambar 18. Tampilan Input Data Bidang
Pada  tampilan  ini  user  wajib  mengisi  kode bidang  dan  nama  bidang  secara  lengkap,  dan mengklik tombol simpan untuk menyimpan data.
4. Tampilan Input Data Transaksi
a. Input Data Surat Masuk
Adapun  tampilan  input  data  surat  masuk adalah sebagai berikut :
Gambar 19. Tampilan Input Data Surat Masuk
Pada tampilan ini user wajib mengisi nomor surat,  tanggal  surat,  nama  instansi,  perihal,  sifat surat  dan  keterangan  secara  lengkap,  dan mengklik tombol simpan untuk menyimpan data.
b. Input Data Disposisi Adapun tampilan input data disposisi adalah sebagai berikut :
Gambar 20. Tampilan Input Data Disposisi
Pada  tampilan  ini  user  wajib  mengisi  kode nomor  disposisi,  nomor  surat,  tanggal  surat, tanggal  terima,  nama  instansi,  perihal  isi disposisi,  diteruskan  kepada,  dan  jabatan  secara lengkap,  dan  mengklik  tombol  simpan  untuk menyimpan data.
c. Input Data Surat Keluar
Adapun  tampilan  input  data  surat  keluar adalah sebagai berikut :
Gambar  21. Tampilan Input Data Surat Keluar
Pada tampilan ini user wajib mengisi nomor surat,  tanggal  surat,  sifat  surat,  lampiran,  asal bidang,  perihal,  nama  instansi  tujuan,  alamat instansi  tujuan  dan  keterangan  secara  lengkap, dan  mengklik  tombol  simpan  untuk  menyimpan data.
d. Input Data Pengantar Surat
Adapun tampilan input data pengantar surat
adalah sebagai berikut :

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Gambar  22. Tampilan Input Data Pengantar Surat
Pada tampilan ini user wajib mengisi nomor surat,  tanggal  surat,  asal  bidang,  nama  instansi, nama  pengirim,  nama  penerima  dan  isi  ringkas secara  lengkap,  dan  mengklik  tombol  simpan untuk menyimpan data.
5. Tampilan Laporan
a. Laporan Data Surat Masuk Adapun  tampilan  laporan  data  surat  masuk adalah sebagai berikut :
Gambar 23. Tampilan Laporan Data Surat Masuk
b. Laporan Data Disposisi Adapun  tampilan  laporan  data  disposisi adalah sebagai berikut :
Gambar 24. Tampilan Laporan Data Disposisi
c. Laporan Data Surat Keluar Adapun  tampilan  laporan  data  surat  keluar adalah sebagai berikut :
Gambar  25. Tampilan Laporan Data Surat Keluar
d. Laporan Data Pengantar Surat Adapun  tampilan  laporan  data  pengantar
surat adalah sebagai berikut :

## Gambar 26.  Tampilan Laporan Data Pengantar
Surat

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  pembahasan  yang  telah diuraikan,  dapat  diambil  kesimpulan  sebagai berikut : 1. Dengan sistem ini  dapat  membantu karyawan melakukan  proses  pencarian data surat dengan cepat. 2. Dengan  sistem  ini  penyimpanan  data  surat lebih  aman  dan  terhindar  dari  kerusakan dan kehilangan berkas surats.
3. Dengan  sistem  ini  memberi  kemudahan karyawan  dalam  membuat  laporan  data surat.

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 9 No. 1, Mei 2017 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## 5. REFERENSI
Andi  Offset.  (2014). Panduan  Aplikasi  &  Solusi Sistem  Informasi  Penjualan  Online  Untuk
Tugas Akhir . Yogyakarta: Wahana Komputer. Retrieved from http://ejournal.stmikdumai.ac.id/index.php/
path/article/view/53
Dahlan, M. (2013). Membuat Web PHP . (Irma & Eti, Eds.). Yogyakarta: CV. Mitra Utama.
Indrajani. (2015). Database  Design .  Jakarta:  PT. Elex Media Komputindo.
Mustaqbal, M. S., Firdaus, R. F., & Rahmadi, H. (2015).  Pengujian  Aplikasi  Menggunakan Black  Box  Testing  Boundary  Value Analysis  (  Studi  Kasus :  Aplikasi  Prediksi Kelulusan  SNMPTN  ). Jurnal  Ilmiah Teknologi Informasi Terapan , I (3), 31–36.
Noor,  A.  (2016).  Aplikasi  Kisah  25  Nabi  dan Rasul  Berbasis  Android. Jurnal  Sains  & Informatika , 2 (2),  76–82.  Retrieved  from http://jurnal.politala.ac.id/index.php/JSI/arti cle/download/130/107
Nur Rubiati. (2018). Aplikasi Informasi Pelayanan  Fitness  Pada  Golden  Fitness Center Dumai Dengan Bahasa Pemrograman  PHP. Jurnal  Informatika, Manajemen  Dan  Komputer , 10 (1),  1–6. Retrieved
from
http://ejournal.stmikdumai.ac.id/index.php/ path/article/view/53
Pascapraharastyan,  R.  A.,  Supriyanto,  A.,  & Sudarmaningtyas,  P.  (2014).  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen Arsip  Rumah  Sakit  Bedah  Surabaya Berbasis Web. Sistem Informasi , 3 (1), 139– 143.
Prawono,  J.  A.,  &  Pamungkas,  A.  R.  (2015). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan  Surat  Keluar  Di  Stmik  Aub  Surakarta. Jurnal Informatika , 2 (1), 26–33.
Priyanti, D., & Iriani, S. (2013). Sistem Informasi Data  Penduduk  Pada  Desa  Bogoharjo Kecamatan  Ngadirojo  Kabupaten  Pacitan, 2 (4), 55–61.
Rahmah,  D.  L.  (2014).  Perancangan  Aplikasi Sistem  Persuratan  Berbasis  Web  Pada  Pt  .
Dwi Pilar Pratama, 7 (3), 282–292.
Sutabri,  T.  (2012). Analisis  Sistem  Informasi . Yogyakarta.