Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia – ISSN : 2541-0849 e-ISSN : 2548-1398 Vol. 3, No 5 Mei 2018

## CAUSE  AND  EFFECT  ANALYSIS  PADA  SISTEM  LAYANAN  AKADEMIS UNIVERSITAS KEBANGSAAN

## R. Irman Hariman
Universitas Kebangsaan Bandung Email: Irmanhariman@gmail.com

## Abstrak
Informasi  dalam  suatu  organisasi  atau  lembaga  baik  bisnis  maupun  non  bisnis merupakan  aset  penting  dan  sangat  berharga  demi  kelangsungan  bisnis perusahaan,  demikian  pula  bagi  sebuah  perguruan  tinggi  termasuk  Universitas Kebangsaan.  Guna  meningkatkan  layanan  akademik  yang  akuntabel  maka pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  penggunaan  sistem  informasi  akademik sudah  menjadi  kebutuhan  utama  yang  harus  dipenuhi  guna  meningkatkan kepercayaan  publik  dalam  hal  ini  stakeholder  perguruan  tinggi  yaitu  Mahasiswa, Orang  Tua  Mahasiswa,  Masyarakat,  Pemerintah,  Dosen,  Karyawan,  bahkan Yayasan sebagai pemilik lambaga. Pentingnya layanan sistem informasi akademik ini bagi Universitas Kebangsaan tidaklah cukup sampai semua fungsi layanan bisa dilakukan tetapi perlu memperhatikan tingkat kebutuhan dikemudia hari, sehingga kemungkinan  munculnya  beberapa  permasalahan  yang  akan  terjadi,  baik  yang sudah  teridentifikasi  sebagai  risiko  yang  sebelumnya  tercatat  ataupun  yang  tidak teridentifikasi  sebelumnya.  Pemasalahan  yang  teridentifikasi  dalam  pemanfaatan bahkan pengembangan teknologi informasi di Universitas Kebangsaan dikemudian hari perlu dilakukan dengan lebih baik lagi. Penyebab tidak maksimalnya layanan akademik  Universitas  Kebangsaan  bahkan  dampaknya  teridentifikasi  dengan  baik sehingga suatu saat dapat dibuatkan perencanaan mitigasi terhadap dampak yang mungkin  terjadi  sehingga  kerugian  dapat  ditekan.  Untuk  itu  perlu  dilakukan kagiatan analisis dan evaluasi permasalahan dengan menggunakan metode Cause and Effect Analysis dengan perangkat Fishbone, sehingga dapat diketahui dampak yang harus segera di eliminir bahkan dihilangkan guna meningkatkan performansi layanan sistem akademik Universitas Kebangsaan.
Kata Kunci : Cause And Effect, Layanan Akademis, UK.

## Pendahuluan
Layanan akademik yang baik dan terpercaya bagi seluruh stakeholder perguruan tinggi secara tidak langsung dapat menjamin keberlangsungan kegiatan suatu perguruan tinggi,  demikian  pula  dengan  layanan  sistem  informasi  akademik  Universitas Kebangsaan. Layanan dari kegiatan akademik pada perguruan tinggi haruslah memadai

## Cause And Effect Analysis Pada Sistem Layanan Akademis Universitas Kebangsaan
dan  harus  tersedia  guna  menujang  kegiatan  perkuliahan  yang  baik  pula.  Untuk  itu pengembangan  sistem  informasi  layanan  akademik  perlu  memperhatikan  semua  hal tersebut  dan  kegiatan  tersebut  bukanlah  suatu  aktifitas  yang  sederhana  dan  mudah karena begitu besarnya data dan proses yang terkait dalam sistem tersebut.
Permasalahan  dalam  pengelolaan  sistem  layanan  akademik  begitu  peliknya karena    pengolahan  data  dan  informasinya  semestinya  bisa  terhubung  dengan  sistem pangkalan data perguruan tinggi, sehingga pelaporan akademik menjadi mudah. Untuk itu  maka  dalam  pengembangan  sistem  layanan  akademik  perlu  memahami  beberapa aspek  yang  penting  baik  ditinjau  dari  infrastruktur  maupun  infostruktur  serta  standar layanan yang baku sesuai dengan kebijakan perguruan tinggi dalam hal ini Universitas Kebangsaan.  Guna  memberikan  penilaian  yang  akuntabel  dalam  menganalisis permasalahan  dalam  sistem  akademik  maka  pada  jurnal  ini  akan  diuraikan  dengan menggunakan  pendekatan cause  and  effect  analysis menggunakan  diagram fishbone . Diagram Fishbone digunakan untuk menganalisis keterlibatan bidang dan hal lain yang terkait  dengan  penggunaan  sistem  layanan  akademik  selain  proses  bisnis  yang  terjadi, sehingga  akan  memberikan  penilaian  yang  lebih  aktual,  sesuai  dan  tentunya  lebih objektif. Penggunaan diagram fishbone diharapkan mampu memberikan gambaran yang akurat  dari  permasalahan  yang  ada  bahkan  penyebab  permasalahan  yang  memicu keterbatasan  layanan  akademik  terutama  waktu  respon  yang  tidak  terpenuhi  sehingga menghambat layanan prima sistem akademik.

## Metodologi Penelitian
Metode  Penelitian  dasar  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode deskriptif, yaitu metode yang memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang ada  pada  masa  sekarang,  pada  masalah-masalah  yang  aktual,  data  yang  dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan, dan kemudian dianalisis sehingga metode ini sering juga disebut dengan metode analitik (Surakhmad, 1994).
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan analisis data kualitatif, yaitu dengan melakukan  analisis  secara  langsung  pada  sistem  pelayanan  akademis  yang  terjadi melalui proses (1) data reduction, yaitu penulis memilih dan memilah-milah data yang akan  dianalisis  berupa  kata,  kalimat, atau  ungkapan  sesuai  dengan  metode  penokohan, yaitu  metode  langsung  dan  metode  tidak  langsung;  (2)  data  display,  yaitu  penulis  me
nampilkan  data  yang  telah  dipilih  dan  dipilah-pilah  dan  menganalisis  jenis  metode penokohannya;  (3)  verification,  yaitu  penulis  menyimpulkan  hasil  analisis  terhadap penggunaan metode penokohan yang dipakai (Muchtar, 2013: 135)

## Hasil dan Pembahasan
Diagram Fishbone atau Ishikawa Diagram digunakan untuk mengidentifikasi penyebab potensial suatu permasalahan dengan memperhatikan kategori masukan proses apa sajakah yang merupakan  sumber  variabilitas  terbesar  dalam  keluaran  proses.  Analisis  terhadap  penyebab masalah dan akibat yang akan terjadi ( cause and effect analysis ) dirancang oleh profesor Kaoru Ishikawa  yang  merupakan  langkah  awal  dalam  proses  penyaringan,  setelah  mengidentifikasi penyebab  akar  potensial  terjadi  kemudian  dilakukan  pengujian  lebih  lanjut  untuk mengkonfirmasi penyebab utama.
1. Langkah-langkah pembuatan fishbone diagram :
a. Identifikasi permasalahan
Dengan  membuat  pernyataan  permasalahan  yang  sesuai  dengan  kondisi  (problem statement)
b. Identifikasi kategori-kategori
Untuk menentukan kategori permasalahan khusus industri jasa maka ditentukan :
i. Surroundings (lingkungan)
ii. Stakeholder (pemasok)
iii. Systems (sistem)
iv. Skills (keterampilan)
v. Security (keselamatan)
c. Dilakukan brainstorming
Kategori perlu diuraikan menjadi sebab-sebab (ditempatkan pada fishbone)
d. Mengkaji ulang semua penyebab yang memungkinkan berpengaruh

## 2. Analisis Permasalahan
Untuk  melakukan  kegiatan  analisis  penyebab  dan  dampak  pada  permasalahan  yang terjadi  pada  layanan  akademik  di  Universitas  Kebangsaan  perlu  mengikuti  langkah- langkah sebagai berikut :
a. Identifikasi permasalahan
Layanan  akademik merupakan  layanan  utama  dalam  suatu  perguruan  tinggi. Permasalahan  yang  kerap  terjadi  dalam  sistem  layanan  akademik  di  Universitas Kebangsaan  adalah  permintaan  informasi  berupa  data  hasil  studi  mahasiswa  dan rekapitulasi  kehadiran  dosen  yang  melalui  proses  validasi  pada  layanan  akademik yang  waktu  responnya  lambat.  Hal  ini  akan  sangat  berdampak  jika  permintaan terhadap layanan akademik sangat tinggi.
CAUSE EFFECT
Gambar 1. Identifikasi Penyebab Masalah
b. Identifikasi kategori-kategori
Pada  tahap  ini  ditentukan  kategori-kategori  yang  menjadi  parameter  suatu permasalahan  dan  mungkin  terjadi  pada  sistem  layanan  akademik  di  Universitas Kebangsaan. Kategori ini akan dikaitkan terhadap penggunaan teknologi informasi dan manajemen yang digunakan dalam layanan tersebut, yaitu :
i. Surroundings (lingkungan)
Lingkungan  perguruan  tinggi  di  Universitas  Kebangsaan  terdiri  dari  4  Fakultas dan  10  program  studi  yang  dikelola  dengan  baik  dan  teratur  guna  memenuhi kebutuhan para penggunanya.
Pengelolaan  data  akademik  saat  ini  masih  belum  dilakukan  koordinasi  secara baik bahkan secara terpusat, hal ini terjadi karena belum adanya sebuah bagian yang  secara  kelembagaan  bertanggung  jawab  dalam  pengelolaan  data  dan informasi yang baik, sehingga manakala data dan informasi tersebut dibutuhkan
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik
dalam  layanan  akademik  dapat  terpenuhi  secara  maksimal  sehingga  para stakeholder terpenuhi kebutuhannya.
ii. Stakeholder (pemasok)
Stakeholder dalam perguruan tinggi di Universitas Kebangsaan terdiri dari :
a) Rektor dan para Wakil Rektor
b) Dekan dan para Wakil Dekan
c) Tata Usaha Fakultas
d) Kaprodi dan Sekprodi
e) Biro Administrasi Akademik
f) Biro SDM dan Umum
g) Bagian Keuangan
h) Mahasiswa dan Orang Tua/Wali
i) Pemerintah
Seluruh stakeholder diatas sangat terkait dengan kebutuhan akan sistem layanan akademik  guna  memperoleh  data  atau  informasi  akademik  mulai  dari  data registrasi  akademik  dan  keuangan,  data  kontrak  akademik  dan  perwalian,  data perkuliahan, rekapitulasi perkuliahan bahkan evaluasi pembelajaran
iii. Systems (sistem)
Secara organisasional di Universitas Kebangaan sistem layanan akademik sudah adan  dan  digunakan  namun  belum  mampu  memberikan  layanan  yang  optimal bagi  para  stakeholder.  Teknologi  informasi  yang  digunakan  guna  mendukung pengelolaan  data  dan  informasi  bagi  layanan  informasi  akademik  belum  bisa maksimal,  baik  penggunaan  aplikasi  (software)  dan  infrastruktur  jaringan internet juga belum digunakan secara baik.
iv. Skills (keterampilan)
Keterampilan yang dimiliki oleh para karyawan yang bertugas dan bertanggung jawab dalam pengelolaan sistem akademik belum maksimal. Hal ini dikarenakan belum  adanya  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  layanan  akademik  guna dijadikan  panduan  dalam  bertugas.  Termasuk  juga  didalamnya  adalah kemampuan  penggunaan  teknologi  informasi  yang  belum  maksimal,  serta jenjang  pendidikan  yang  belum  mumpuni  sebagai  pelaksana  tugas  layanan akademik  yang  seyogiyanya  mengelola  perkuliahan  pada  jenjang  strata  1  (S1).

## Cause And Effect Analysis Pada Sistem Layanan Akademis Universitas Kebangsaan
Bahkan pengalaman  yang masih kurang  karena tidak pernah dilakukan training atau pelatihan pengelolaan akademik yang berorientasi “prima excelent”.
v. Security (keselamatan)
Ancaman  kerusakan  bahkan  kehilangan  data  dan  informasi  akademik  menjadi suatu  yang  perlu  diwaspadai  agar  tidak  terjadi.  Data  dan  informasi  akademik perguruan  tinggi  harusnya  menjadi  sumber  daya  yang  harus  terlindungi  dari berbagai  aspek  yang  mengancamnya,  dari  kehilangan,  kerusakan,  perubahan yang  tidak  seharusnya  terjadi  dan  tidak  bertanggung  jawab,  terjadinya  akses yang  keliru  bagi stakeholder .  Beberapa  hal  yang  perlu  dilakukan  pengamanan diantaranya mulai dari sistem aplikasi layanan akademik dan basis datanya, serta infrastruktur  jaringan  komputernya  termasuk  pengelolaan  servernya.  Namun yang  tidak  kalah  pentingnya  bagaimana  membagun  pemahanan  pada  seluruh stakeholder  agar  peduli  pada  keamanan  sistem  ( management  awareness )  pada seluruh level manajemen.
CAUSE

## EFFECT
Gambar 2. Mengidentifikasi Kategori-Kategori

## c. Dilakukan brainstorming
Pada  bagian  ini  akan  diuraikan  mategori  diatas  menjadi  sebab-sebab  melalui diagram  fishbone.  Untuk  itu  perlu  dibuatkan  secara  detail  mengenai  penyebab masalah berdasarkan kategori diatas, yaitu :
i. Surroundings (lingkungan)
a) Lingkungan  dengan  gedung  yang  terpisah  untuk  setiap  fakultas,  program studi dan departemen lainnya.
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik Surroundings Stakeholder Systems Skills Security
b) Keragaman data dan informasi yang diolah sangat tinggi.
c) Belum  terhubung  langsung  antara  fakultas  dan  Program  Studi  dengan  Biro Akademik dan Bagian Keuangan.
d) Belum adanya kelembagaan khusus mengelola data akademik.
ii. Stakeholder (pemasok)
a) Belum  adanya  kebijakan  secara  standar  yang  mengatur  mengenai  tanggung jawab stakeholder terkait layanan akademis
b) Belum  adanya  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  yang  digunakan  dalam penggunaan  dan  pemanfaatan  data  dan  informasi  akademik  pada  semua pemangku kepentingan.
iii. Systems (sistem)
a) Aplikasi sistem pengelolaan akademik belum sempurna sesuai dengan proses bisnis yang semestinya dan SOP.
b) Terjadinya  sekresi  data  antar  bagian  dalam  pengelolaan  data  dan  informasi akademik.
c) Infrastruktur  yang belum mendukung dalam kecepatan pengelolaan data dan informasi akademik.
d) Belum adanya sinkronisasi data dan informasi akademik dengan PDPT dikti.
iv. Skills (keterampilan)
a) Belum adanya standarisasi lulusan bagi pengelola layanan akademik.
b) Terbatasnya  kemampuan  penggunaan  teknologi  informasi  bagi  pengelola sistem layanan akademik saat ini.
c) Belum memiliki kemampuan dalam perawatan sistem komputer.
v. Security (keselamatan)
a) Belum adanya SOP yang mengatur keamanan sistem
b) Belum  maksimalnya  Pengamanan  terhadap  sumberdaya  fisik  dan  non  fisik yang belum maksimal.
c) Belum  adanya  pembagian  akses  pengguna  dan  manajemen  akun  pengguna yang baik.
d) Belum adanya enkripsi terhadap jaringan komputer dan basis data.

## Cause And Effect Analysis Pada Sistem Layanan Akademis Universitas Kebangsaan
Berdasarkan penyebab masalah diatas maka dapat digambarkan fishbone tersebut secara lengkap, namun untuk sub penyebabnya digambarkan melalui notasi saja
CAUSE
EFFECT
Gambar 3. Menemukan Sebab-Sebab Potensial
Ket :
Untuk  sub  penyebab  masalah  diberikan  nomor  sesuai  dengan  point-point  pada brainstorming
d. Mengkaji ulang penyebab yang mungkin berpengaruh Setelah setiap kategori dibuat maka perlu dicari penyebab yang paling mungkin di antara  semua  sebab-sebab  dan  sub-subnya.  Jika  sebab-sebab  yang  muncul  pada lebih  dari  satu  kategori,  kemungkinan  merupakan  petunjuk  sebab  yang  paling mungkin.
CAUSE
EFFECT
Gambar 4. Melingkari Sebab yang Paling Mungkin
Ket :
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik Surroundings Stakeholder Systems Skills Security i.a i.b i.c i.d ii.a ii.b iii.a iii.b iii.c iii.d iv.a iv.b iv.c v.a v.b v.c
Lambatnya waktu respon Layanan Akademik Surroundings Stakeholder Systems Skills Security i.a i.b i.c i.d ii.a ii.b iii.a iii.b iii.c iii.d iv.a iv.b iv.c v.a v.b v.c v.d

## Penyebab yang sangat mungkin terjadi
Berdasarkan gambar 4 tersebut maka penyebab  utama dalam sistem layanan akademik tidak  mampu  memberikan  respone  yang  cepat  sat  adanya  suatu  permintaan  data  dan informasi adalah :
a) Keragaman data dan informasi yang diolah sangat tinggi.
b) Belum  terhubung  langsung  antara  fakultas  dan  Program  Studi  dengan  Biro Akademik dan Bagian Keuangan.
c) Belum adanya kelembagaan khusus mengelola data akademik.
d) Belum  adanya  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  yang  digunakan  dalam penggunaan dan pemanfaatan data dan informasi akademik pada semua pemangku kepentingan.
e) Aplikasi sistem pengelolaan akademik belum sempurna sesuai dengan proses bisnis yang semestinya dan SOP.
f) Terjadinya  sekresi  data  antar  bagian  dalam  pengelolaan  data  dan  informasi akademik.
g) Infrastruktur  yang  belum  mendukung  dalam  kecepatan  pengelolaan  data  dan informasi akademik.
h) Terbatasnya  kemampuan  penggunaan  teknologi  informasi  bagi  pengelola  sistem layanan akademik saat ini.
i) Belum adanya SOP yang mengatur keamanan sistem

## Kesimpulan
Dengan  teridentifikasikannya  setiap  permasalahan  yang  berpengaruh  terhadap layanan  sistem  akademik    secara  baik  dan  sesuai  kondisi  yang  terjadi  pada  institusi Universitas Kebangsaan, maka dalam kegiatan pengembangan layanan sistem informasi akademik yang akan datang perlu memperhatikan setiap pointnya.
Objektifnya  pengembangan  sistem  yang  akan  datang  harus  mampu mengeliminir  permasalahan  yang  ada  dan  memperbaikinya  sehingga  menjadi  sistem yang  handal  dan  mampu  memberikan  kualitas  layanan  akademik  yang  diharapkan seluruh stakeholder Universitas  Kebangsaan.  Sehinga  pada  akhirnya  layanan  sistem informasi  akan  mampu  menghasilkan  informasi  yang  berkualitas  baik  cepat,  akurat, relevan dan tepat waktu.

## BIBLIOGRAFI
Gaspersz,  Vincent.  1997.  Manajemen  Kualitas  Penerapan  Konsep-Konsep  Kualitas Dalam Manajemen Bisnis Total. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Harsono,  Ari.  2008.  Metode  Analisis  Akar  Masalah  dan  Solusi.  MAKARA,  SOSIAL HUMANIORA, VOL. 12, NO. 2, DESEMBER 2008: 72-81
Iswani, A. dan T. S. Yanti. “Analisis Faktor-Faktor Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Universitas  Islam  Bandung  sebagai  Institusi  Pendidikan    Tinggi”.  Makalah    yang dipresentasikan  pada  Prosiding untuk Universitas Islam Bandung, 2011. Retrieved from http://proceeding.unisba.ac.id/index.php/sosial/article/viewFile/304/pdf Surakhmad, Winarno. 1994. Pengantar Penelitian Ilmiah dan Dasar Metode Teknik. Transito: Bandung.
Mukhtar. 2013. Metode Penelitian Deskriftif Kualitatif . Jakarta : GP Press Group
Purba,  H.H.  2008.  September  25. Diagram  fishbone  dari  Ishikawa .  Retrieved  from http://hardipurba.com/2008/09/25/diagram-fishbone-dari-ishikawa.html
Tague, N. R. 2005. The quality toolbox . (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Retrieved from http://asq.org/quality-press/display item/index.html?item=H1224