## Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
Ernita Siambaton
Staf Pengajar Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta

## Abstrak
Profesi merupakan suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian atau keterampilan dari pelakunya.  Sebutan “profesi” biasanya selalu dikaitkan dengan pekerjaan atau jabatan yang dipegang/diemban  oleh seseorang.  Profesi ialah suatu jenis pekerjaan yang karena sifatnya menuntut pengetahuan yang tinggi, khusus dan latihan yang istimewa, termasuk dokter, pengacara, akuntansi, dosen, arsitek, sekretaris dan profesi lainnya.  Seseorang yang mengawali karir sebagai seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama  dalam proses. Pada umumnya, persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal setingkat diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui seseorang dalam meniti karirnya sebagai sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris profesional. Terpenting dari semua, profesi sekretaris profesional selalu menjunjung tinggi kode etik profesi sekretaris yang tentu lebih mengedepankan etika dan  etiket dalam meniti  karir sebagai seorang sekretaris profesional.  Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya.

## kata kunci : Etika, Etiket, Sekretaris, Profesi, Profesional

## Abstract
Profession is a position or a job that requires the expertise or skills of the perpetrators. The term "profession" is usually always associated with the job or position held/carried by someone. Profession is a type of work which by its nature requires a high knowledge, specialized and special training, including doctors, lawyers, accounting, professors, architects, secretaries and other professions. Someone who started his career as a secretary is not necessarily directly into a professional secretary, but must go through stages which sometimes requires a long period of time in the process. In general, the formal requirements needed to become a secretary is to have competence in the field of the usual secretarial evidenced by the never attended formal education diploma (DI - D-IV). But there is no guarantee of a person having diploma in secretarial field can be successful in a career as a professional secretary. Sometimes encountered someone in his career as a secretary at all just do not have formal training in secretarial, but can be successful in the category as a professional secretary. Most important of all, the profession of professional secretary always uphold professional ethics secretary   of  course emphasizes ethics and etiquette in holding career as a professional secretary. Profile of a professional secretary not only indicate the presence of high technical competence backed dress neat and attractive, but also to inspire and to love his/her profession.
Keywords : Ethics, Etiquette, Secretary, Profession, Professional

## PENDAHULUAN
Profesi merupakan suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian atau keterampilan dari pelakunya.  Sebutan “profesi” biasanya selalu dikaitkan dengan pekerjaan atau jabatan yang dipegang/diemban  oleh seseorang. Namum  tidak semua pekerjaan atau jabatan dapat disebut profesi karena profesi menuntut keahlian bagi para pemangkunya.  Dengan demikian, suatu pekerjaan atau jabatan yang disebut profesi tidak dapat dipegang oleh sembarang orang, akan tetapi memerlukan suatu persiapan khusus melalui pendidikan dan pelatihan yang dikembangkan khusus untuk profesi tersebut. Oleh karena itu, pekerjaan tidak sama dengan profesi.  Istilah profesi telah dimengerti oleh banyak orang bahwa suatu jabatan  yang berkaitan dengan suatu bidang pekerjaan yang sangat dipengaruhi oleh pendidikan dan keahlian, sehingga banyak orang yang bekerja tetap sesuai dengan profesi masing-masing. Namum berbekal keahlian saja yang diperoleh dari pendidikan kejuruan, juga belum cukup disebut profesi. Perlu penguasaan teori sistematis yang mendasari praktek pelaksanaan, dan hubungan antara teori dan penerapan dalam praktek. Telah diketahui umum penggunaan istilah profesi untuk bidang- bidang pekerjaan seperti kedokteran, guru, dosen, militer, pengacara, dan bahkan telah meluas sampai mencakup berbagai bidang seperti manajer, wartawan, pelukis, penyanyi, artis, sekretaris dan lain sebagainya.
Istilah yang mudah dimengerti oleh masyarakat awam adalah sebuah profesi sudah pasti menjadi sebuah pekerjaan, namun sebuah pekerjaan belum tentu menjadi sebuah profesi. Profesi memiliki mekanisme serta aturan yang harus dipenuhi sebagai suatu ketentuan, sedangkan kebalikannya, pekerjaan tidak memiliki aturan yang rumit seperti itu. Sudah diketahui umum bahwa profesi
merupakan suatu jabatan yang harus dibarengi dengan keahlian dan etika. Meskipun sudah ada aturan yang mengatur tentang kode etik profesi, namun hingga saat ini masih sangat banyak terjadi pelanggaran-pelanggaran ataupun penyalah-gunaan profesi. Tulisan ini membahas etika dan etiket profesi sekretaris profesional.

## Pengertian Profesi dan Ruang Lingkup Profesi
Pengertian profesi dan lingkupnya selalu beragam. The Collins COBUILD English Dictionary” (1987: 1146) mendefinisikan profesi atau “ Profession is a type of job that requires special training and that brings a fairly high status ”  – ‘Profesi adalah suatu tipe jabatan yang membutuhkan pelatihan khusus dan menghasilkan suatu status yang tinggi’. Menurut Tedjosaputro (2003: 35-36), pengertian profesi dapat dipahami sebagai berikut:
1. Profesi adalah pekerjaan dengan menggunakan keahlian khusus sebagai mata pencaharian tetap. Pemain profesional dapat diartikan sebagai pemain bayaran, lawannya amatir.
2. Profesi ialah suatu jenis pekerjaan yang karena sifatnya menuntut pengetahuan yang tinggi, khusus dan latihan yang istimewa, termasuk dokter, pengacara, akuntansi, dosen, arsitek, sekretaris dan profesi lainnya. Pekerjaan profesional ( profesional job ) ialah suatu tugas, pekerjaan atau jabatan yang memerlukan standar kualifikasi keahlian dan perilaku tertentu. Jabatan sebagai guru, dosen, dokter, hakim, pengacara, notaries, sekretaris dan peneliti adalah beberapa contoh pekerjaan profesional.
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
_____________________________________________________________________________________________________
Dari kedua pengertian ini dapat ditarik kesimpuan bahwa profesionalisme memiliki unsur-unsur, meliputi:
(1). Suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian;
(2). Perlu mendapatkan pelatihan khusus; dan (3). Memperoleh penghasilan tetap dari padanya.

## Ciri-ciri  Profesi
Ciri-ciri profesi seperti yang telah dirangkum oleh Tedjosaputro (2003: 35- 36), meliputi:
1.  Memerlukan persyaratan berupa pelatihan ekstensif (“ extensive training ”) untuk dapat berpraktik secara profesional;
2. Pelatihan ini harus mengandung apa yang dinamakan “ a significant intellectual component ” atau unsur ilmiah yang sesuai, tidak sekadar berupa pelatihan keterampilan semata;
3.  Pentingya kesadaran untuk mengabdikan segala kemampuan di atas untuk pelayanan terhadap masyarakat yang semakin kompleks sebagai akibat adanya proses modernisasi.
4. Setiap profesi cenderung memiliki tiga ciri sebagai berikut:
a. Menggunakan serangkaian pengetahuan akademis, baik yang bersifat teoritis maupun terapan di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat;
b. Lebih mengutamakan pemakaian standar-standar teoritis dalam upayanya mengukur keberhasilan suatu profesi;
c. Memiliki suatu sistem pengawasan terhadap praktik para pengemban profesi dengan menetapkan kode etik sebagai salah satu standar perilaku para pengemban profesi.

## Etika Profesi
Etika profesi berkaitan erat dengan pekerjaan seseorang. Etika ini berlaku dalam suatu kerangka yang diterima oleh
semua orang yang memiliki jenis pekerjaan sama yang secara hukum atau moral mengikat mereka dalam suatu kelompok profesi. Etika profesi dikembangkan dan dilembagakan dalam bentuk “kode etik”, seperti kode etik dokter, hakim, pengacara, pegawai negeri, guru, sekretaris dan sebagainya (Alemina, 2004: 44). Menurut Peraturan Pemerintah No. 16 Tahun 1994 tentang  Jabatan    Fungsional Pegawai  Negeri  Sipil, Pasal 3, Butir b: “Yang  dimaksud  dengan  etika  profesi adalah  norma-norma  atau  kaidah-kaidah yang ditetapkan  oleh disiplin ilmu pengetahuan dan  organisasi  profesi  yang harus dipatuhi  oleh  pejabat  fungsional di dalam  melaksanakan  tugas dan tanggung-jawabnya.  Organisasi  profesi dibentuk  dan  menjadi  wadah  bagi  para pejabat  fungsional  sesuai  dengan rumpun  jabatan  fungsional  yang bersangkutan”.
Sedangkan,  rumpun  jabatan  adalah kelompok-kelompok  jabatan yang erat hubungannya bila  dipandang  dari sudut kewajiban-kewajiban,  tanggungjawab- tanggungjawab,  kecakapan-kecakapan, atau  unsur  jabatan  yang  lain.  Misalnya, jabatan  jurutulis,  pengetik,  jurutulis- pengetik, pegawai pengolah  kata-kata, dan  sekretaris,  membentuk  suatu rumpun  jabatan. Pada  umumnya,  etika profesi berhubungan erat dengan kelompok-kelompok  masyarakat  yang membentuk  organisasi   profesi  mereka demi suatu  pengabdian  atau  pelayanan kepada  masyarakat  umum.
Adanya etika profesi di Indonesia, dibutuhkan untuk  menciptakan ketenangan,  ketenteraman,  keselarasan, keseimbangan  dan  terjalinnya  hidup gotong-royong  sesuai  dengan  falsafah Pancasila.  Untuk  men-jamin  suasana tersebut  dapat berjalan  dengan  baik, maka perlu  adanya  aturan-aturan  secara tertulis  maupun  tidak  tertulis.  Aturan- aturan  tersebut dipergunakan sebagai pedoman dalam kehidupan ber- masyarakat,  berbangsa  dan  bernegara.
_____________________________________________________________________________________________________

## Etika  Sekretaris
Ditinjau dari segi etimologi (asal-usul kata), “etika” berasal  dari bahasa Yunani kuno. Kata Yunani “ ethos ” dalam bentuk tunggal  mempunyai banyak arti: tempat tinggal yang biasa; padang rumput; kebiasaan, adat; akhlak, watak; perasaan, sikap, cara  berpikir. Dalam  bentuk jamak (“ ta etha ”), berarti: adat kebiasaan. Dan arti jamak  inilah yang menjadi latar belakang terbentuknya kata “etika”. Kata “etis”  berasal  dari  bahasa Belanda, “ ethisch ”,  artinya:  termasuk  dalam bidang  baik dan  buruk. Dengan demikian menurut pengertiannya yang asli, sesuatu yang  dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat.  Kemudian lambat laun, pengertian ini berubah, etika adalah suatu  bidang ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku  manusia, mana yang dapat dinilai baik, atau sebaliknya.  Sedangkan, kata sekretaris berasal dari kata Inggris, yaitu “ secret ” yang artinya rahasia. Jadi tugastugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan  diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas- tugasnya. Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya.

## Peranan  suara  hati  nurani  sekretaris
Hati  nurani  berasal  dari  bahasa Latin,  “ conscientia ”.  Kata  ini  berasal dari  kata  kerja  “ scire ”, artinya: ‘mengetahui’ dan  awalan  “ con -”, berarti:
‘bersama  dengan,  turut’. Jadi hati nurani sesuai kata “ conscientia ”, berarti ‘turut mengetahui’. Hati  nurani  berkaitan  erat dengan  kenyataan  bahwa  manusia mempunyai  kesadaran. Kenyataan  ini
tampak  jelas dalam  kata  bahasa  Inggris, “ consciousness ”, berarti  ‘kesadaran’ dan “ conscience ”, berarti ‘hati  nurani’. Dalam bahasa  Perancis, misalnya, kata  yang sama,  “ conscience ”,  berarti  : ‘kesadaran’  atau ‘hati  nurani’.
Dalam  kedua  kamus  baku  bahasa Indonesia,  (1)  “Kamus  Besar  Bahasa Indonesia” (Departemen  Pendidikan dan Kebudayaan,  1996  : 344) dan  (2) “Kamus  Umum  Bahasa  Indonesia” (W.J.S.  Poerwadarminta,  1996  :  350), sama-sama  mendefinikan  suara  hati nurani atau  kata  hati  sebagai :  (1)  “hati yang  telah  mendapat  cahaya  atau terang  dari  Tuhan; dan  (2)  “perasaan hati  yang  murni  dan  yang  sedalam- dalamnya.”
Pada  kenyataannya,  suara  hati nurani  seorang  sekretaris  merupakan petunjuk  dari  Tuhan,  agar  ia  selalu berpihak  pada  hal-hal  yang  benar dan memberi  petunjuk  kepadanya  tentang baik  dan  buruknya  sesuatu  tindakan yang  akan  dilakukannya.  Suara  hati nurani  selalu  menunjukkan  jalan kebaikan  dan  bilamana ternyata tindakan  seorang  sekretaris  tidak  sesuai dengan  suara  hati  nuraninya,  maka  ia akan  mengalami  konflik  batin. Adapun peranan  suara  hati  nurani  seorang sekretaris  dapat  dikemukakan, sebagai berikut:
(a).  Bahwa  ada  kesadaran  tentang  baik dan  buruk  dalam  diri  setiap    orang yang  berprofesi  sekretaris;
(b).  Setiap  sekretaris   bertindak  secara etis  artinya  melakukan  tindakan nyata  secara  sadar  kemudian  dinilai oleh  kata hatinya  apakah  yang telah  dilakukannya  itu  baik  atau buruk;
(c).  Setelah  ada  pilihan  kemudian menentukan  sikap  bahwa tindakannya itu  baik  atau  buruk.

## Etika  Profesi  Sekretaris
Etika  profesi  sekretaris  akan memberi  arah  dan  petunjuk  untuk membentuk  kepribadian  seorang

## Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
_____________________________________________________________________________________________________
sekretaris  sesuai  dengan  bidang profesinya.  Etika  profesi  sekretaris menjiwai  seorang  sekretaris  dalam menjalankan  tugas  dan  tanggung jawabnya,  sehingga  menyelesaikannya dengan  seksama  untuk  memperoleh hasil  kerja  yang  memuaskan. Di samping itu,  etika  profesi  sekretaris dapat  membentuk  pribadi  seorang sekretaris  menjadi  lebih  mantap.  Ciri- ciri  seorang  sekretaris  sesuai  dengan etika  profesinya, harus memiliki beberapa sikap  yang  baik berikut:
(a).  Mau  menyelami  perasaan  orang lain  dan  tidak  egoistis;
(b).  Mau  berbagi  perasaan  dan tenggang  rasa;
(c).  Selalu  mengoreksi  diri  pribadi  atas penilaian  atau  kritik  dari  orang lain;
(d).  Mau  menerima  penilaian-penilaian orang lain  tentang  diri  pribadinya dan berupaya mengambil sisi positif dari semua penilaian  yang di- terimanya;
(e).  Mau mengakui dan memaafkan kesalahan yang telah dilakukannya terhadap orang  lain;
(f).  Menghindarkan  diri  dari  perbuatan yang  tercela  misalnya  senang mengumpat,  senang  mencaci  maki, senang  ngobrol,  gosip, dan mengeluh serta perbuatan lain  yang dianggap kurang  terpuji;
(g).  Sanggup dan  mampu  menahan  diri (emosi) apabila  dihadapkan  pada hal-hal yang  dapat  menyebabkan ia marah;
(h).  Sabar  dan  bijaksana  dalam menghadapi  segala  persoalan  dan mampu mengatasinya tanpa merugikan  orang  lain;
(i).   Dapat  menyesuaikan  diri  dengan segala  situasi;
(j).  Dapat  dan  pandai  mengatur  atau menempatkan  diri  sehingga  ia dihormati oleh orang  lain;
(k).  Selalu memberikan saran yang positif dan  selalu  memperhatikan kepentingan  orang  lain;
(l).  Mampu  menciptakan  suasana  yang menggembirakan  dalam  pergaulan hidup sehari-hari yang tidak memberi  celaan  dalam  bentuk apapun;
(m). Merasa  senang  atas  keberhasilan atau  keberuntungan  orang  lain dengan memberi  salam  serta menyampaikan  ucapan :  “Proficiat” atau  “Selamat Sukses”;
(n).  Mengetahui  aturan-aturan  sopan santun  dan  selalu  menghormati pendapat   dan  kepentingan  orang lain;
(o).  Selalu berpikir  sehat  dan menunjukkan  kesungguhan,  artinya tidak berpura-pura  atau  basa-basi dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan sebagai seorang sekretaris.

## Kode  Etik  Profesi  Sekretaris
Telah  ketahui umum   bahwa dibentuknya  kode  etik  oleh  suatu organisasi  profesi,  karena  adanya  latar belakang  pendidikan  yang  sama diantara  para  anggota  dan  mereka secara  bersama-sama  memiliki  keahlian khusus jika dibandingkan dengan orang lain.  Dengan   demikian,  profesi  dalam kelompok  masyarakat  tersebut mempunyai  kekuasaan  tersendiri, karena  mempunyai  tanggung  jawab khusus.
Khusus  profesi  sekretaris,  kode  etik yang  telah  disepakati  bersama oleh para anggotanya,  guna  mengatur  tingkah laku  setiap  anggota   sesama  profesi sekretaris,  meliputi:
(a). Menjunjung  tinggi  kehormatan  dan kemuliaan  serta  nama  baik  profesi sekretaris.
(b). Bertindak  jujur  dan  sopan  dalam setiap  tingkah  laku,  baik  dalam melaksanakan tugas maupun melayani  di  luar  lingkungan    kerja dan  masyarakat;
(c).  Menjaga  kerahasiaan segala informasi demi  kepentingan  pribadi;
(d). Meningkatkan  mutu  profesi  melalui pendidikan  atau  kerja  sama dengan
_____________________________________________________________________________________________________
rekan-rekan  seprofesi  baik  pada tingkat  nasional  maupun internasional;
(e).  Menghormati  dan  menghargai reputasi  rekan  seprofesi,  baik  di dalam maupun  di  luar  lingkungan pekerjaan.

## Etiket  Sekretaris
Kata  “etiket”  berasal  dari  bahasa Perancis,  “ etiquette ”,  berarti  kartu undangan,  yang  lazim  dipakai  oleh raja-raja  di  Perancis  apabila mengadakan  pesta. Dalam perkembangan selanjutnya,  kata  etiket berubah  bukan  lagi  berarti  kartu undangan,  tetapi lebih  menitikberatkan pada  cara-cara  berbicara  yang  sopan, cara  berpakaian,  cara  duduk,  cara menerima  tamu  di rumah  maupun  di kantor  serta  sopan  santun  lainnya, sehingga  “etiket”  adalah  “aturan sopan santun  dalam  pergaulan”. Menurut W.J.S.  Poerwadarminta  (1996:278)  dan DEPDIKBUD  (1996:271),  etiket dapat diartikan sebagai:  (1) secarik  kertas yang dilekatkan pada  botol  atau  kemasan barang dagangan; dan (2)  aturan  sopan santun  dalam  pergaulan  yang  mengatur hubungan  baik  antara  sesama  manusia. Selain  mematuhi  etika  dan  kode etik  sekretaris,  seorang  sekretaris  tentu perlu  juga  memahami  dengan  baik etiket  sekretaris,  yaitu:  sekumpulan norma  dan  sikap  dalam  pergaulan  antar manusia.  Etiket  ini  dapat  diterjemahkan sebagai  tata  krama atau  sopan  santun. Inti  dari  adanya  etiket  sekretaris  adalah menjunjung  tinggi  aturan dan tata  nilai yang  menjamin  keselarasan  kerja  sama untuk  meningkatkan  semangat  kerja dalam  melaksanakan  tugas  sekretaris. Adapun etiket yang perlu diperhatikan oleh seorang  sekretaris,  meliputi: (a).  Rajin  bekerja, datang  ke kantor/tempat  kerja  lebih  awal  dari pada pimpinan  dan  bila  tidak masuk  kantor/tempat  kerja, memberi  tahu pimpinan  dengan
memberi  alasan  yang  tepat  dan logis;
(b).  Menghindari  pinjam-meminjam uang  atau  perlengkapan  dari  rekan sekerja  kecuali  dalam  keadaan gawat  atau  terpaksa;
(c). Tidak  mengulur-ulur  waktu  jam makan  yang  telah  ditetapkan, sehingga menunda pekerjaan yang seharusnya  dapat  diselesaikan tepat waktu;
(d). Tidak perlu  mengeluh karena tidak akan menyelesaikan  permasalahan yang dihadapi;
(e).  Memegang  teguh  rahasia perusahaan  tempat ia bekerja dan oleh  karena  itu  ia hanya bicara seperlunya  saja;
(f). Ramah  yang  tulus  tanpa  dibuat- buat,  dan  tegur  sapa  tidak  sekedar basa-basi;
(g).  Menghindari  obrolan  ditempat kerja;
(h).  Bila  memberi  saran  atau  kritik kepada kolega atau bawahannya jangan  dilakukan di depan  karyawan lainnya;
(i). Menghindari  pemakaian  telepon untuk  urusan  pribadi yang berlebihan ,  kecuali  bila sangat perlu;
(j).  Menghindari  terlalu  sering menerima  tamu  pribadi.
Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata  pergaulan,  maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang  mantap,  meliputi:
1. Perilaku: Dalam  berperilaku  hendaknya berorientasi  pada  tugas  pokok sebagai sekretaris bukan  pada kepentingan  pribadinya.  Sikap  yang perlu  dimiliki  adalah  kebijaksanaan, tenang,  tulus  ikhlas,  jujur,  kreatif, dan  percaya  diri.  Percaya  diri adalah  ciri kepribadian  yang  dapat membantu  seorang  sekretaris  untuk memotivasi  diri dan  memperoleh kepercayaan  dari  orang  lain.

## Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
_____________________________________________________________________________________________________
2. Penampilan:
Sikap  jasmani  yang  baik  disertai penampilan  yang  rapi mencerminkan  pribadi  yang anggun.  Memiliki  kecakapan  atau kemampuan, pengertian, kebijaksanaan,  kewaspadaan,  dan kecermatan  yang  dapat  diandalkan.
3. Keterbukaan: Keterbukaan akan menghilangkan rasa curiga  dan  menumbuhkan saling  percaya,  sehingga  segala pekerjaan dapat  diselesaikan  dengan baik.  Dengan  bersikap  terbuka, semua  tamu  yang  datang mendapat kesan  yang  baik  dan menyenangkan.
4. Kemampuan  daya  tangkap  dan pemahaman:
Keberhasilan  dan  kegagalan seorang  sekretaris  seringkali ditentukan  oleh  kemampuannya dalam  menangani  tamu,  apakah tamu  tersebut  perlu  dipertemukan dengan  pimpinan,  disalurkan kepada  bagian  lain,   atau  cukup ditangani    sendiri.  Ia harus cepat tanggap dalam segala situasi yang menguntungkan.  Apa  yang diinginkan  oleh  pimpinan  harus dapat  segera  dicerna  dan dilaksanakan  secepat  mungkin dengan  sebaik-baiknya. Hal inilah yang menunjang  keberhasilan  dalam kariernya.
5. Menyenangkan  orang  lain: Menyenangkan  orang  lain  melalui saling  menghargai  dan menghormati dalam  suatu kantor/perusahaan sehingga
meningkatkan  gairah  kerja.  Perilaku seorang  sekretaris  yang menyenangkan adalah  selalu menyapa  dengan ramah,  menyebut dan menulis nama  orang  dengan benar.  Menawarkan  pelayanan khusus  seperti  memesan  taksi, mengatakan  atau  mengucapkan kata-kata  selamat  berpisah  kepada seorang  tamu  yang  akan
meninggalkan  ruangan  tempat  ia bekerja.
6. Kemampuan   untuk  memahami perasaan  orang  lain:
Kemampuan  ini  dimulai  dari introspeksi  pada  diri  sendiri.  Pada waktu  seorang  sekretaris menyampaikan  pesan  dari  pimpinan kepada  orang  lain, ia harus menunjukkan  kesan  bahwa  ia  telah berusaha  sedapat  mungkin    untuk memahami  dan  memaklumi.  Bila harus menyampaikan  pesan pimpinan  untuk  menolak  seorang tamu,  maka  sikapnya harus  jujur dan  menunjukkan  rasa  ikut kecewa,  namun  penolakan  tersebut perlu  disampaikan  kepada  yang bersangkutan.    Sebaliknya,  ia bersikap  lugas  dan jujur  tetapi tegas  dari  pada  bersikap  berpura- pura.
7. Keterusterangan: Seorang  sekretaris  dituntut  perlu memiliki  jiwa  besar,  yaitu mengakui  kesalahan-kesalahan   atau kekeliruan  yang  telah  dilakukannya dan  berusaha  untuk  memperbaiki agar  tidak  terulang  lagi di kemudian hari. Bersedia  menerima  saran  dan kritik  demi  kemajuan  dan pengembangan  pribadinya.  Tidak perlu  menutupi  kekurangan  yang telah  ia  lakukan.  Dengan  demikian, ia  tidak  perlu  mencari  kompensasi untuk  menutupi  kekurangannya.
8. Kegembiraan: Menunjukkan roman  muka  yang ceria  dan  gembira  agar  orang  lain juga  ikut  bergembira.  Senang membantu  atau  menolong  orang lain  tanpa  pamrih.  Berusaha membuat  orang  lain  senang, sehingga  beban  berat  yang mungkin diderita  orang  lain  akan menjadi  ringan  dan  malah  bisa hilang  serta  mungkin akan  tercipta suatu  suasana  hidup  yang  dinamis.
Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015

## 9. Kemampuan  untuk  memberi perhatian:
Dalam  hal  ini  seorang  sekretaris perlu  belajar  menjadi  pendengar yang  baik,  agar  dapat  menangkap apa  yang  dikatakan  oleh  lawan bicara.  Segala  sesuatu  yang  dirasa kurang  cocok  yang  telah dilakukan oleh  orang lain,  ia  perlu memberitahukan  yang  kurang cocok  tersebut  dengan  ramah, sehingga orang tersebut akan berterima  kasih  atas  perhatiannya.
10. Kemampuan  Berkomunikasi:
Kemampuan  untuk  berkomunikasi yang  efektif,  yaitu  kemampuan menyampaikan  pesan  langsung pada  maksudnya,  tanpa  basa-basi dengan berbagai  alasan  yang  dibuat. Bicara  perlahan-lahan,  tetapi mantap  dan jelas,   sehingga  lawan bicara  cepat  memahami  pesan  yang disampaikan.

## Profil Sekretaris Profesional
Pertanyaan penting yang perlu dicari jawabannya disini, bagaimanakah sebenarnya profil seorang sekretaris profesional itu?  Telah diketahui umum bahwa istilah profesional tidak hanya berkaitan dengan masalah kompetensi, tetapi juga sikap. Istilah profesional sudah pasti mengisyaratkan adanya  suatu kebanggaan pada pekerjaan, komitmen pada kualitas, dedikasi  pada kepentingan pelanggaran/ nasabah, dan keinginan tulus untuk membantu. Konsep dan makna inilah kiranya dapat diterapkan pada konsep dan makna sekretaris profesional. Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya. Wujud rasa cinta pada profesi tersebut antara lain ditandai dengan yang bersangkutan merasa bangga terhadap pekerjaannya sebagai seorang sekretaris. Ia juga harus menunjukkan komitmen pribadi yang tinggi pada
kualitas, mendengarkan kebutuhan orang- orang yang dilayani, jujur, bisa dipercaya dan setia.
Sekretaris profesional harus mampu bertindak proaktif. Ia harus mampu merencanakan dan melakukan tugas- tugasnya, tidak harus menunggu perintah dari bosnya. Ia juga harus tanggap terhadap situasi yang ada, tidak hanya bertahan pada peran yang telah diterapkan baginya, atau puas dengan asal selesai tugas atau pekerjaannya tanpa ada kreativitas. Misalnya, dalam pembuatan surat ia tidak hanya dituntut mampu membuat surat dengan bahasa yang baik dan benar, sopan dan menarik. Sebagai contoh, dalam pembuatan surat-surat penolakan pesan-pesanan ataupun penagihan, ia harus mampu membuat rumusan yang tidak menyinggung perasaan penerima surat, relasi, atau klien. Sikap semacam ini juga harus ditampilkan ketika ia menerima tamu atau bertelepon. Sebaiknya ia tidak hanya mencari tahu kepentingan tamu dan mengantarkannya pada pimpinan ataupun menerima dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Begitu juga dalam mengelola arsip ataupun tugas-tugas kesekretarisan yang lain, ia tidak hanya dituntut mampu melakukan dan menuntaskan tugas- tugasnya sebagai sekretaris, tetapi yang terpenting selama proses penyelesaian tugas-tugas tersebut, ia dituntut menyelesaikan semua tugasnya secara efektif dan efisien, dengan segala upaya dan kreativitas.
Sebagai seorang sekretaris profesional, ia juga perlu memiliki pikiran dan sikap mental yang positif sehingga ia dengan tulus memberikan pelayanan secara total pada bos, organisasi, atau pihak-pihak lain yang ia layani. Seorang sekretaris profesional dituntut mampu mengunakan pikiranya untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Rasanya tidak layak seseorang disebut sekretaris profesional, jika setiap kali menemui kesulitan dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai sekretaris langsung bertanya pada

## Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
_____________________________________________________________________________________________________
pimpinan tanpa terlebih dahulu  berusaha sendiri untuk memecahkannya. Sekretaris semacam ini tergolong malas untuk berpikir, mudah menyerah dan menyerahkan pekerjaan dan kesulitannya pada pimpinannya. Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak hanya dituntut sebagai pekerja keras ( hard worker ), tetapi juga sebagai pekerja cerdas ( smart worker ). Oleh karena itu, seorang sekretaris profesional harus senantiasa memiliki pengetahuan yang luas dan belajar terus, termasuk belajar dari kegagalan masa lalu yang pernah dialaminya. Ia suka akan hal-hal yang baru dan selalu mengikuti perkembangan terkini dalam berbagai aspek kehidupan di media massa maupun media elektronik, termasuk media internet. Hal-hal inilah yang membedakan sekretaris profesional dengan sekretaris amatir yang hanya memiliki keterampilan mengetik, lebih betah duduk dibelakang meja menunggu perintah pimpinan tanpa memiliki inisiatif untuk melakukan tugas-tugas yang mendukung kelancaran pekerjaan pimpinannya. Sebutan yang paling tepat diberikan kepada sekretaris profesional bukan lagi membutuhkan bos, tetapi sebaliknya, boslah yang selalu tergantung padanya. Hal ini mudah dipahami karena bos membutuhkan seorang sekretaris yang handal, dalam arti seorang sekretaris yang tidak perlu diarah dan didikte terus- menerus. Ia harus tahu kapan mulai dan selesai bekerja, tanggap terhadap kelancaran tugas pimpinan, dan mampu meringankan beban pikiran bos. Ia harus dapat menjadi rekan kerja yang mampu memecahkan masalah bila bos menemui kesulitan, dan mampu memahami jalan pikiran bos.
Profil sekretaris ini adalah profil sekretaris pimpinan yang profesional, dalam arti sekretaris yang membantu pribadi pimpinan di perusahaan. Dalam kondisi ini tidak berarti sekretaris tersebut lepas dari perusahaan. Sekretaris dan bosnya tetap menjadi karyawan suatu
perusahaan, dan termasuk digaji oleh perusahaan.

## Syarat-Syarat Menjadi Sekretaris Profesional
Sudah dapat dipastikan bahwa mengawali karir sebagai seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pada umumnya, persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal setingkat diploma (D-I  –  D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui seseorang dalam meniti karirnya sebagai  sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris profesional. Bila seorang sekretaris sudah melewati banyak tahap dan memiliki pengalaman sebagai seorang sekretaris profesional, maka keberadaannya dalam suatu perusahaan justru menjadi tumpuan keberhasilan pimpinan dalam menjalankan fungsi managerialnya. Bahkan perannya menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan. Dengan demikian, pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang terus- menerus dan berkesinambungan menuju sekretaris yang profesional. Upaya pengembangan diri seorang sekretaris tidak hanya menyangkut peningkatan dan pengembangan kompetensi sekretaris, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan sikap mental. Dalam upaya pengembangan sekretaris yang terus- menerus dan berkesinambungan tersebut akan diperoleh sekretaris yang mampu memahami profesinya, semakin menjiwai
_____________________________________________________________________________________________________
perannya, semakin bertanggungjawab terhadap fungsinya, dan ingin selalu maju dan berkembang, serta semakin memiliki kepribadian yang matang dan memiliki kenerja yang prima.

## KESIMPULAN
Mengawali karir sebagai seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pada umumnya, persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal setingkat diploma (D-I  –  D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui seseorang dalam meniti karirnya sebagai  sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris profesional. Terpenting dari semua, profesi sekretaris profesional selalu menjunjung tinggi kode etik profesi sekretaris yang lebih mengedepankan etika dan etiket dalam meniti karir sebagai seorang sekretaris profesional.  Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya.

## DAFTAR PUSTAKA
Alemina, 2004. Pentingnya etika dalam birokrasi. MITRA (ISSN: 0852-
2553), April (Nomor 1): 43 – 45.
Alemina.  2009. Etika Profesi dan Profesi Sekretaris.  Penerbit PT Grafika Timor Idaman, Kupang.
Bertens, K. 1997.  Etika.  Cetakan Ketiga,  Penerbit  PT  Gramedia Pustaka  Utama,  Jakarta.
Bratawidjaya, T.W. 1994.  Sekretaris Profesional.  Cetakan  Kedua. Penerbit  PT  Pustaka  Binaman Pressindo,  Jakarta.
Julanan, J. (Ed.), 1992.  Peranan Sekretaris  -  Hasil  Wawancara Dengan  Beberapa Sekretaris Profesional.  Cetakan  Pertama. Penerbit  Arcan, Jakarta.
Moekijat, 1995.  Asas-Asas  Etika. Cetakan  I.  Penerbit  CV Mandar Maju,  Bandung.
Ria Pembangunan, 1997. Aturan  Sopan Santun  Dalam  Pergaulan.  Cetakan Kedua.  Penerbit Mutiara  Sumber Widya,  Jakarta.
Sumarto, R.H. dan Dwiantara, L. 2000. Sekretaris Profesional. Penerbit Kanisius, Yogyakarta.
Tedjosaputro, L. 2003. Etika Profesi dan Profesi Hukum. Penerbit Aneka
Ilmu, Semarang.
Waworuntu, T. 1995.  Manajemen  Untuk
Sekretaris. Cetakan  Kelima. Penerbit PT Gramedia,  Jakarta.
Wursanto, I. 1987. Etika Komunikasi
Kantor.  Cetakan Pertama.  Penerbit
Kanisius,  Yogyakarta.

## Ernita Siambaton
Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional
_____________________________________________________________________________________________________