## ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT ISLAM JEMURSARI SURABAYA
Rizqiyah 1 , Ernawaty 2
1 Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya
2 Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Surabaya E-mail: Rizqiyah2002@yahoo.com

## ABSTRACT
Based  on  Permenkes  No.  749a  /  Menkes  /  Per  /  XII  /  1989  about  medical  records,  that  any health  services,  including  hospitals  are  required  to  held  medical  records  .  Medical  records management at the hospital used to support the achievement of orderly administration in an effort to achieve the goal of hospitals to improve the quality of health care in hospitals . One of the standards that must be met by hospitals is related to the quality of medical records (Depkes RI,  1994).  One  of  the  issues  raised  in  the  Islamic  Hospital  Jemursari  Surabaya  related  to medical  records  that  have  not  yet  managed  properly.  The  purpose  of  this  research  was  to analyze  the  data  management  system  in  place  of  registration  of  inpatients,  assembling activities,  coding,  analising  and  reporting  until filling  activities  at the  Medical  Record  Unit Islamic  Hospital  Jemursari  Surabaya.  This  research  uses  descriptive  qualitative  research methods.  The  results  showed  that  there  are  shortcomings  in  the  system  of  registration  of inpatients,  the  implementation  of  assembling,  coding  implementation,  implementation analising and reporting, as well as the implementation of the filling .
Keywords : hospital, inpatient, medical record

## ABSTRAK
Berdasarkan  Permenkes  No  749a/Menkes/Per/XII/1989  tentang  rekam  medis,  bahwa  setiap pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit diwajibkan untuk menyelenggarkan rekam medis. Pengelolaan  rekam  medis  di  rumah  sakit  digunakan  untuk  menunjang  tercapainya  tertib administrasi dalam rangka upaya mencapai tujuan rumah sakit meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Salah satu standar yang harus dipenuhi oleh rumah sakit adalah terkait kualitas rekam medis (Depkes RI,1994). Salah satu permasalahan yang terjadi di Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya terkait dengan rekam medis yang belum belum dikelola dengan baik. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis sistem pengelolaan data di tempat pendaftaran pasien rawat  inap,  kegiatan assembling , coding , analising  and  reporting sampai  dengan  kegiatan filling di  Unit  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Islam  Jemursari  Surabaya.  Jenis  penelitian  ini menggunakan  metode  penelitian deskriptif  kualitatif. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa masih  terdapat  kekurangan  dalam  sistem  pendaftaran  pasien  rawat  inap,  pelaksanaan assembling ,  pelaksanaan coding ,  pelaksanaan analising  and  reporting ,  serta  pelaksanaan filling .
Keywords : Medical record,Rawat  Inap, Rumah Sakit

## PENDAHULUAN
Rumah  sakit  adalah  salah  satu  organisasi pelayanan kesehatan yang padat modal dan padat karya, sehingga harus dikelola secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaaannya rumah  sakit  memiliki  tugas  memberikan pelayanan  kesehatan  perorangan  secara paripurna. Rumah sakit menyelenggarakan kegiatan pelayanan berupa pelayanan rawat jalan,  rawat  inap,  gawat  darurat,  rujukan yang mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis yang dapat dimanfaatkan untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian bagi para tenaga kesehatan. Di era JKN ini setiap  rumah  sakit  diharuskan  untuk mengikuti  akreditasi  RS  yang  bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan  yang diberikan.    Berdasarkan  Permenkes  No 749a/Menkes/Per/XII/1989  tentang  rekam medis,  bahwa  setiap  pelayanan  kesehatan termasuk  rumah  sakit  diwajibkan  untuk menyelenggarkan rekam medis.
Rekam  medis  merupakan  bukti tertulis  mengenai  proses  pelayanan  yang diberikan  kepada  pasien  oleh  dokter  dan tenaga  kesehatan  lainnya  yang  dapat dipertanggungjawabkan. Rekam medis digunakan dalam pengelolaan dan perencanaan fasilitas dan pelayanan kesehatan. Selain itu juga dapat digunakan untuk  penelitian  medis  dan  kegiatan statistik  pelayanan  dikala  pasien  datang
kembali  ke  tempat  pelayanan  kesehatan. Pengelolaan  rekam  medis  di  rumah  sakit digunakan  untuk  menunjang  tercapainya tertib  administrasi  dalam  rangka  upaya mencapai  tujuan  rumah  sakit,  yaitu peningkatan  mutu  pelayanan  kesehatan  di rumah sakit. Salah satu standar yang harus dipenuhi  oleh  rumah  sakit  adalah  terkait kualitas rekam medis (Depkes RI,1994).
Rumah  Sakit  Islam  Jemursari merupakan  salah  satu  dari  3  instansi  yang dikelola  oleh  Yayasan  Rumah  Sakit  Islam Surabaya  (YARSIS).  Rumah  sakit  ini termasuk  dalam  tipe  B  dan  sudah  lulus akreditasi  16  pelayanan.  Salah  satu permasalahan yang terjadi di rumah sakit ini terkait  dengan  rekam  medis  yang  belum belum  dikelola  dengan  baik.  Tujuan penelitian  ini  adalah  menganalisis  sistem pengelolaan rekam medis rawat inap di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.

## METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  ini  menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif , yaitu penelitian yang  menggambarkan  dan mendeskripsikan  pengolahan  data  rekam medis  rawat  inap,  sistem  pengolahan  data rekam  medis  rawat  inap  dan  kendala pengolahan data rekam medis rawat inap di
Rumah  Sakit  Islam  Jemursari  Surabaya. Pengambilan  data  dilakukan  pada  bulan Februari sampai Maret 2016, menggunakan cara  dengan observasi dan  wawancara mendalam.  Tehnik  triangulasi  dilakukan dengan  membandingkan  hasil  wawancara dengan  data  hasil observasi .  Wawancara dilakukan  kepada  koordinator  unit  rekam medis dan petugas yang bertanggung jawab dibagian  tempat  pendaftaran  pasien  rawat inap  (TPPRI);  (assembling;  coding  and indexing;  analising  and  reporting;  dan filling).
HASIL

## PENELITIAN
DAN

## PEMBASAN
A. Pengolahan Data di Tempat Pendaftaran  Pasien  Rawat  Inap  di Rumah Sakit Islam Jemursari
Surabaya
Gambaran pengelolaan data di tempat pendaftaran  pasien  rawat  inap  (TPPRI)  di RumahSakit  Islam  Jemursari  Surabaya sudah  menggunakan  pengolahan  data elektronik  yaitu  pasien  baru  yang  datang harus membawa surat pengantar rawat inap yang  kemudiand  imasukkan  kekomputer. Untuk  dicetak  kartu  masuk  rumah  sakit (MRS).Setelah  selesai  maka  keluarga pasien  memeriksa  kesesuaian  data  pasien. Jika  sudah  sesuai  maka  keluarga  pasien kembali ke UGD atau poli untuk menunggu ruangan  disiapkan  oleh  perawat.  Untuk pasien lama yang akan rawat inap kembali maka  menunjukkan  kartu  identitas  pasien RSI  Jemursari untuk mencari berkas rekam medis  yang  sudah  tersimpan  dibagian filling .  Berikut  ini  adalah  flow  chart  dari pendaftaran  pasien  rawat  inap  di  RSI Jemursari:
Sumber: Pedoman Pengorganisasian Unit Informasi dan Kerjasama Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
Gambar 1 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap di RSI Jemursari Surabaya
PASIEN / KELUARGA Surat Pengantar MENGENTRY DATA PASIEN RAWAT
CETAK PRINT Print Out MRS
MEMERIKSA DATA DATA PASIEN PASIEN / KELUARGA PERAWAT POLI RAWAT JALAN PERAWAT UGD PENDAFTARAN RAWAT YA TIDA
Bagian  TPPRI  berada  dibawah  Unit Informasi dan Kerjasama, pada pendaftaran pasien  rawat  inapyang  terdiri  dari  petugas admisidan  petugas  rekam  medis.Petugas rekam  medis  yang  ada  di  TPPRI  bertugas dalam mengerjakan sensus harian dan Surat Keterangan  Medis  (SKM).  Sedangkan petugas  admisi  bertugas  dalam  meneliti kelengkapan  administrasi  yang  diperlukan dalam pendaftaran pasien rawat inap.

## B. Pelaksanaan Assembling
Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  Unit Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Islam Jemursari Surabaya Assembling merupakan proses
pengecekan kelengkapan dari berkas rekam medis. Proses assembling dilakukan setelah pasien  keluar  dari  rumah  sakit.  Petugas rekam  medis  akan  berkeliling  ke  ruangan setiap  dua  hari    untuk  mengambil  berkas rekam  medis  pasien.  Kegiatan  assembling di  Unit  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Islam Jemursari belum berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari masih banyaknya dokumen rekam  medis  yang  belum  terisi  dengan lengkap dan belum tertata dengan rapi. Pada tahap  ini  sering  terjadi  kesalahpahaman antara  petugas  rekam  medis  dan  tenaga kesehatan  terkait  kelengkapan  pengisian berkas rekam medis.
C. Pelaksanaan Coding dan Indexing Berkas Rekam Medis Rawat Inap di Unit  Rekam  Medis  Rumah  Sakit Islam Jemursari Surabaya
Gambaran pelaksanaan coding di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya  masih  belum  berjalan  dengan optimal. Pelaksanaan coding dilakukan oleh seorang petugas dari lulusan rekam medis. Berbagai hambatan yang terjadi di pelaksanaan  coding  salah  satunya  terkait ketidakjelasan  tulisan  dokter  terhadap diagnosa  penyakit  pasien  sehingga  hal  ini menghambat petugas coding dalam
memasukkan  kode  penyakit.  Menurut Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor
377/MENKES/PER/III/2007  tentang  Uji
Kompetensi Perekam Medis yaitu: Klarifikasi dan kodefikasi penyakit, masalah-masalah  yang  berkaitan  dengan kesehatan  dan  tindakan  medis,  yaitu perekam  medis  mampu  menetapkan  kode penyakit  dan  tindakan  dengan  tepat  sesuai klasifikasi  internasional  tentang  penyakit dan  tindakan  medis  dalam  pelayanan  dan manajemen kesehatan meliputi nomor kode diagnosis, fungsi indeks penyakit, registrasi,  aplikasi  ICD-10,  penyediaan informasi morbiditas & mortalitas, manfaat data  diagnosis  dalam  klaim  asuransi,  etika coding .
D. Pelaksanaan Analising dan Reporting  Berkas  Rekam  Medis Rawat  Inap  di  Unit  Rekam  Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
Pengambilan  berkas  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Islam  Jemursari  dilakukan oleh petugas analisa. Batas maksimal waktu pengambilan  2x24  jam  setelah  pasien selesai melakukan perawatan dan dinyatakan keluar dari rumah sakit. Berkas rekam medis nantinya akan di analisa untuk dimasukkan ke komputer.
Berkas  rekam  medis  yang  dianalisis untuk  dimasukkan  ke  komputer  terlebih dahulu  di  teliti  kelengkapannya  oleh petugas  assembling.  Nantinya  petugas analisa  akan  mengelompokkan  berkas rekam medis medis menjadi 3 yaitu berkas rekam  medis  yang  lengkap,  berkas  rekam medis yang kembali ke ruangan untuk diisi oleh  perawat  atau  yang  biasa  disebut dengan istilah retur dan berkas rekam medis untuk dokter sebagai pekerjaan rumah (PR).
Rekam  medis  retur  biasanya  rekam medis  yang  belum  diisi  lengkap  oleh perawat  sehingga  akan  dikembalikan  lagi ke masing-masing ruangan untuk dilengkapi sampai lengkap 100%.
Sedangkan rekam medis PR adalah sebutan untuk  berkas  rekam  medis  yang  masih belum  diisi  lengkap  oleh  dokter.  Hal  ini disebabkan oleh kesibukan dokter sehingga tidak  sempat  untuk  mengisi  resume  rekam medis. Sistem ini diterapkan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari untuk
meningkatan pengisian berkas rekam medis guna menunjang proses akreditasi RS.
Pelaporan berkas rekam medis rawat inap  di  Rumah  Sakit  Islam  Jemursari dilakukan  ke  pihak  internal  dan  eksternal rumah  sakit.  Pelaporan  internal  dilakukan setiap bulan yang berasal dari sensus harian dan kunjungan dari setiap ruangan. Hal ini untuk mengetahui indikator kinerja instalasi rawat  inap  yang  terdiri  dari  BOR,  TOI, ALOS,  BTO  dan  lama  hari  perawatan. Keseluruhan indikator tersebut akan dijadikan  masukan  untuk  pengambilan keputusan di tingkat manajemen. Sedangkan laporan eksternal yang diberikan kepada:
1. Dinas Kesehatan Kota Surabaya
dilakukan setiap sebulan sekali.
Laporan yang diberikan meliputi:
1) FPPD surveilans aktif RS
2) Laporan kematian
3) Laporan indikator kinerja pelayanan
4) Laporan jumlah kunjungan
5) Laporan kematian bayi dan balita
6) Laporan kematian ibu
7) Laporan Px gizi buruk
8) Laporan kelahiran (persalinan)
9) Rekap lahir hidup
10) STP RI
11) W2 (laporan mingguan)
2. Kementrian  Kesehatan  RI  melalui SIRS  online  dilakukan  sebulan  sekali.
Laporan yang diberikan meliputi:
1) R.L 5.1 tentang pengunjung khusus rehabilitasi, hemodialisa, rawat jalan dan instalasi gawat darurat.
2) R.L 5.2 tentang kunjungan jalan
3) R.L  5.3  tentang  10  besar  penyakit rawat inap
4) R.L  5.4  tentang  10  besar  penyakit rawat jalan
E. Pelaksanaan Filling Berkas  Rekam Medis  Rawat  Inap  di  Unit  Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari
Surabaya
Gambaran pelaksanaan penyimpanan data  pasien  rekam  medis  ( filling )  di RumahSakit  Islam  Jemursari  Surabaya dengan menggunakan sistem
desentralisasi. Desentralisasi adalah penyimpanan  rekam  medis  pada  masing- masing  unit  pelayanan.  Terjadi  pemisahan antara rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
Selain itu penyimpanan juga menggunakan sistem numerik (berdasarkan angka atau nomor) dengan sistem terminal digit.  Sistem  ini  menggunakan  nomor dengan  6  angka  yang  dikelompokkan menjadi  3,  masing-masing  terdiri  dari  2 angka.  Angka  pertama  adalah  kelompok  2 angka  yang  terletak  paling  kanan,  angka kedua  adalah  kelompok  2  angka  yang terletak  ditengah  dan  angka  ketiga  adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Masalah  yang  sering  terjadi  pada bagian filling berkas  rekam  medis  rawat inap adalah lamanya waktu yang digunakan untuk  mencari  berkas  rekam  medis  pasien yang sudah pernah melakukan rawat inap di Rumah  Sakit  Islam  Jemursari.  Hal  ini disebabkan oleh berkas rekam medis belum tertata dengan rapi.
Retrival
(pengambilan kembali berkas rekam medis) dengan menggunakan sistem  outguide.  Petunjuk  keluar  adalah suatu  alat  yang  penting  untuk  mengawasi penggunaan  rekam  medis.  Petunjuk  keluar ini  digunakan  sebagai  penggantian  pada tempat rekam medis  yang diambil dari rak penyimpanan  dan  tetap  berada  di  rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali.Berkas  rekam  medis  dikatakan tidak  aktif  jika  sudah  melampaui  batas waktu  5  tahun  sejak  terakhir  pasien berkunjung.  Berikut  ini  adalah  flow  chart dari  assembling  sampai  dengan  filling  di unir rekam medis RSI Jemursari:
Rekam Medis di Ruangan

## Sumber: Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSI Jemursari Surabaya Gambar 2 Alur Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Jemursari

## PEMBAHASAN
A. Pengolahan Data di Tempat
Pendaftaran  Pasien Rawat Inap di Rumah  Sakit  Islam  Jemursari Surabaya
Unit rekam medis menjadi salah satu pintu dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit.  Ruang  lingkup  unit  rekammedis dimulai  dari  penerimaan  pasien  sampai dengan  pelaporan  informasi  kesehatan. Tugas  unit  rekam  medis  mulai  dari pengumpulan data, pemrosesan data sampai dengan  penyajian  informasi  yang  nantinya akan  disampaikan  ke  pihak  terkait  sebagai bahan  pertimbangan  dalam  pengambilan keputusan. Data yang dikumpulkan berupa data sosial yang berasal dari kartu identitas pasien  dan  data  medis  yang  didapatkan selama  pasien  menjalani  pemeriksaan  dari tenaga kesehatan (Rustiyanto, 2010).
Menurut  Markus  (2010)  proses registrasi  pasien  merupakan  sumber  data yang  penting  karena  didapatkan  sejak pasien  pertama  kali  mendaftar  yang menyangkut  data  diri  dan  status  sosialnya. Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang dilakukan  oleh  Hatta  (2008)  bahwa  unsur informasi kesehatan harus berkualitas, salah satu  ciri  data  yang  berkualitas  yaitu  data bersifat  akurat  artinya  data  sudah  dinilai kebenarannya.  Pada  pendaftaran  pasien rawat inap di Rumah Sakit Islam Jemursari sudah  menggunakan  sistem  elektonik sehingga memudahkan dalam proses pencatatan  dan  penyimpanan  data  pasien. Namun masih ada beberapa masalah terkait dengan  pengelolaan  data  di  TPPRI  yaitu sering  terjadi  kesalahan  penulisan  tanggal pasien  keluar  rumah  sakit  (KRS)  yang disebabkan  perbedaan  persepsi  antara perawat  ruangan  dengan  petugas  yang  ada dibagian keuangan (kasir).
B. Pelaksanaan Assembling Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  Unit Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Islam Jemursari Surabaya
Bagian assembling yaitu  salah  satu bagian di unit rekam medis yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen  rekam  medis  sebelum  disimpan.
Dokumen rekam medis yang telah diisi oleh petugas  ruangan  seperti  dokter,  perawat, dan  petugas  operasi.  Lembar  formulir dalam dalam dokumen rekam medis diatur kembali  sesuai  urutan  riwayat  penyakit pasien dan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis. Fungsi dan peranan assembling dalam  pelayanan  rekam  medis adalah  sebagai  perakit  formulir  rekam medis,  peneliti  isi  data  rekam  medis, pengendali  dokumen  rekam  medis  tidak lengkap,  pengendali  penggunaan  nomor rekam medis, dan formulir rekam medis.
Assembling sangat  penting  dalam memanajemen data agar data tersusun rapi dan  akurat.  Hal  ini  sejalan  dengan  Hatta (2008)  bahwa  unsur  informasi  kesehatan harus berkualitas, salah satu ciri data  yang berkualitas yaitu data bersifat akurat artinya data  sudah  dinilai  kebenarannya.  Oleh karena  itu  proses assembling harus dilakukan  dengan  baik.  Apabila  proses  ini dilakukan  sekadarnya  tidak  sesuai  dengan teori  maka  akan  menimbulkan  berbagai masalah dikemudian hari.
C. Pelaksanaan Coding dan Indexing Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus diberi kode  dan  selanjutnya  diindeks  agar memudahkan  pelayanan  pada  penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan,  manajemen  dan  riset  bidang kesehatan.  Kode  klasifikasi  penyakit  oleh WHO ( World Health Organization ) bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan.
Menurut Depkes RI (1997) kecepatan dan  ketepatan  coding  sangat  bergantung pada  pelaksana  yang  menangani  rekam medis tersebut yang meliputi tenaga medis dalam menetapkan diagnosis, tenaga rekam medis  sebagai  pemberi  kode  dan  tenaga kesehatan lainnya.
Setiap
fasilitas kesehatan mengupayakan  supaya  pengisian  rekam medis  harus  lengkap  sesuai  dengan
peraturan  yang  berlaku  untuk  pengodean yang  akurat  diperlukan  rekam  medis  yang lengkap coding harus  melakukan  analisis kualitatif terhadap isi rekam medis tersebut untuk  menemukan  diagnosis,  kondisi, terapi, dan pelayanan yang diterima pasien (Hatta, 2008).

## D. PelaksanaanAnalisingdan Reporting
BerkasRekamMedisRawatInap  di Unit RekamMedisRumahSakit

## Islam Jemursari Surabaya
Pelaporan  rumah  sakit  dibuat  untuk menunjang  proses  manajemen  baik  di tingkat  lokal,  wilayah  maupun  nasional. Semua data-data yang penting bagi masing- masing jenjang kepemimpinan perlu dilaporkan.Hanya  masalahnya  yang  sulit dipecahkan  adalah  data  yang  bagaimana yang  diperlukan  yang  dapat  diperoleh dengan  mudah  tanpa  beban  tambahan penting  untuk  dilakukan  suatu  kondisi terpadu  antara  Dinas  Kesehatan  Provinsi Jawa Timur dan Kementrian Kesehatan RI untuk memformulasikan data yang perlu di laporkan  sehingga  tidak  terjadi  duplikasi yang  tidak  perlu.  Perlu  diperhatikan  pula bahwa data yang dilaporkan harus singkat, jelas dan tepat waktu.
Menurut PMK No 1171 Tahun 2011 disebutkan bahwa setiap rumah sakit wajib melaksanakan  Sistem  Informasi  Rumah Sakit  (SIRS).  Pelaporan  SIRS  terdiri  dari pelaporan  yang  bersifat  terbarukan  setiap saat ( updated ) dan pelaporan  yang bersifat periodik.
Pelaporan SIRS yang bersifat terbarukan setiap saat ( updated ) ditetapkan berdasarkan  kebutuhan  informasi  untuk pengembangan  program  dan  kebijakan dalam  bidang  perumahsakitan.  Dalam  hal ini  RS  Islam  Jemurasri  Surabaya  sudah melakukan  pelaporan  yang  terbarukan  ini. Pelaporan  biasanya  dilakukan  sebulan sekali  yang  diberikan  kepada  internal rumah  sakit  (Direksi  RS)  dan  Dinas Kesehatan  Kota Surabaya. Untuk formulir yang  ada  dilaporan  tersebut  seperti  yang sudah dijelaskan pada bagian hasil.
Pelaporan SIRS yang bersifat periodik dilakukan dua kali dalam satu tahun. Untuk laporan  periodik  RS  Islam  Jemursari Surabaya  hanya  melakukan  sekali  dalam setahun  yang  akan  dikirim  ke  Kementrian Kesehatan  melalui  SIRS  online.  Namun yang  bertanggungjawab  dalam  laporan  ini yaitu  bagian  kesekretariatan.  Unit  rekam medis  sendiri  hanya  melakukan  pelaporan terbarukan yang dilakukan sebulan sekali.
E. Pelaksanaan Filling Berkas Rekam Medis  Rawat  Inap  di  Unit  Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya
Filling merupakan  salah  satu  bagian dalam  unit  rekam  medis.peran  dan  fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan  BRM.  Bagian  ini  biasanya dilakukan  setelah coding dan  menjadi proses  terakhir  dalam  proses  pengolahan berkas  rekam  medis.  Penyimpanan  BRM dilakukan  untuk  melindungi  arsip-arsip BRM  terhadap  kerahasiaan  isi  data  rekam medis  dan  pelindung  arsip-arsip  BRM terhadap  bahaya  kerusakan  fisik,  kimiawi dan biologi.
Menurut  penelitian  Jogiyanto  (2005) menyatakan  bahwa  kualitas  dari  suatu informasi  salah  satunya  yaitu  tepat  pada waktunya  yang  berarti  informasi  yang datang pada penerima tidak boleh terlambat sebagai  landasan  dalam  pengambilan keputusan.  Sedangkan  menurut  WHO (1992)  untuk  mengontrol  semua  informasi medis pasien yang baik harusnya disimpan di  satu  folder.  Hal  ini  dilakukan  untuk memudahkan dalam pengendalian informasi  karena  disimpan  dalam  satu tempat.
Hal  ini  disesuaikan  dengan  ruang penyimpanan  yang  ada  di  setiap  rumah sakit. Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis  bahwa  rekam  medis  untuk  sasaran saranan  pelayanan  kesehatan  non  rumah sakit  wajib  disimpan  sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
Pada umumnya rekam medis
dinyatakan  tidak  aktif  apabila  selama  5
tahun  terakhir  rekam  medis  tersebut  tidak digunakan  lagi.  Apabila  tidak  tersedia tempat  penyimpanan  rekam  medis  aktif, harus  dilaksanakan  kegiatan  menyisihkan rekam medis seirama dengan pertambahan jumlah  rekam  medis  baru  dan  pada  saat diambilnya  rekam  medis  tidak  aktif,  di tempat  semula  harus  diletakkan  tanda keluar  untuk  mencegah  pencarian  yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam emdis  yang  tidak  aktif  disimpan  di  ruang bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika diganakan microfilm rekam medis aktif dan  tidak  aktif  dapat  disimpan  bersamaan, karena  penyimpanan  microfilm  tidak banyak memakan tempat (Dep. Kes, 1991).

## SIMPULAN DAN SARAN
Dari  hasil  penelitian  didapatkan bahwa  masih  terdapat  masalah  mulai  dari sistem  pendaftaran  pasien  rawat  inap sampai  dengan  pelaksanaan  filling  berkas rekam  medis  rawat  inap  di  Unit  Rekam Medis  Rumah  Sakit  Islam  Jemursari Surabaya. Perlu adanya peningkatan komitmen  dari  seluruh  tenaga  medis  baik itu  dokter,  perawat  maupun  tenaga kesehatan  lainnya  untuk  mengisi  rekam medis  dengan  lengkap  dan  tepat  waktu. Selain itu, data rekam medis lebih dikelola dengan  baik  sehingga  memudahkan  pada saat data dibutuhkan sewaktu-waktu.

## SARAN
1. Mengintegrasikan informasi mengenai  ketersediaan  kamar  untuk setiap  ruangan  kedalam  Sistem Informasi  Rumah  Sakit  (SIRS)
sehingga  memudahkan  petugas  di TPPRI
2. Menerapkan  sistem  poin  kepada tenaga  medis  yang    tidak  mengisi rekam medis dengan lengkap 3. Mengadakan  pertemuan  secara  rutin antara  petugas  ruangan  dan  petugas rekam medis terkait masalah kelengkapan berkas rekam medis agar tidak terjadi kesalahpahaman
4. Membuat  aplikasi  online  terkait berkas  rekam  medis  rawat  inap  agar memudahkan proses pelaporan
5. Lebih mengoptimalkan kegunaan dari rekam  medis,  tidak  hanya  untuk fungsi  dokumentasi  tetapi  untuk fungsi lainnya sesuai CIALFREDS

## DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI. (1991).
Petunjuk  Teknis  Penyelenggaraan Rekam  Medis  /  Medical  Record Rumah  Sakit.  Jakarta  :  DEPKES RI.
Depkes  RI.  (1994).  Buku  Pedoman Pencatatan  Kegiatan  Pelayanan Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Dirjenyanmed
Depkes  RI.  (1997).  Pedoman  Pengelolaan Rekam  Medis  Rumah  Sakit  di Indonesia.Jakarta: Dirjenyanmed Fajri, Erick. (2008). Filling System Rekam Medis . filling  system  rekam medis.pdf
Hatta,  G.R.  (2008).  Pedoman  Manajemen Informasi  Kesehatan  Di  Sarana Pelayanan  Kesehatan . Universitas Indonesia
Jogiyanto  HM.  (2007).  Sistem  Informasi Keperilakuan . Yogyakarta: ANDI Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 749a/MENKES/PER/XII/1989 tentang Rekam Medis. Menkes RI. Jakarta Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 377/MENKES/PER/III/2007 tentang  Standar  Profesi  Perekam Medis.Menkes RI. Jakarta Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Menkes RI. Jakarta Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 1171/MENKES/PER/VI/20 11 tentang Sistem   Informasi Rumah Sakit. Menkes RI. Jakarta
Shofari,  Bambang.  2004.  Pengelolaan Sistem Rekam Medis Kesehatan. Semarang
Suryo Nugroho Markus. (2010). Rancangan
Database dalamPengembangan
Rekam  Medis  Elektronik  Rawat
Jalan di Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta Rustiyanto,  E,.  (2010).  Statistik  Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan . Cetakan pertama,
Graha Ilmu , Yogyakarta