## 217 Jurnal Media Infotama Vol.19  No.1 2023

## SISTEM PENGARSIPAN DATA PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MIXTUREMODELLING BERBASIS WEB
Yulia Darmi 1 , Septedy Prasetya Dwi Chandra 2 , Diana 3 , Pahrizal 4
1 Dosen Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Bengkulu.
2, Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jl. Bali Kota Bengkulu, telp (0736) 22765/ fax (0736) 26161: yoviapridiansyah@umb.ac.id
3,4 Dosen Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Bengkulu. Jl. Bali Kota Bengkulu, telp (0736) 22765/ fax (0736) 26161: yoviapridiansyah@umb.ac.id yuliadarmi@umb.ac.id, septedyspdc@gmail.com , pahrizaldocik@umb.ac.id, diana@umb.ac.id
(Received: November 2022, Revised : Januari 2023, Accepied : April 2023)
ABSTRACT- Technological developments are increasing very fast along withcurrent development. It  encourages  every  human  being,  especially tatabusiness  as  a  provider  of  information  to continuously follow developments and make decisions  to  improve,develop,  and  update  any information  presented  to  provide  good  service.  The general  section  is  part  of  the  institution  that  is authorized  to  handle  documents  andfiling.  In  the General  Section,  verything  related  to  archiving documents  is  archived  and  updated.  The  use  of Microsoft Excel to handle documents in the General Section raises obstacles which include difficulties in searching for old data, formats in the documentation process  that  are  still  inconsistent,  and  difficulty knowing  which  documents  will  be  processed. Therefore  the  researchers  conducted  this  research aiming  to  produce  an  application  that  is  able  to manage  document  data  so  that  managing  document data  is  easier.  From  the  research  that  the  writer  is doing, it will produce an application using the PHP programming  language  and  SQL  Server  as  the database,  where  the  user  of  the  application  is  the user.  With  this  application,  it  can  help  users  in  the process  of  documenting,  filing,  and  preparing document  reports.  The  application  can  also  be  a solution  in  managing,  storing,  and  archiving documents.
Keywords : Archiving, Documents, General Section, Diduscakpil Intisari- Perkembangan  teknologi  meningkat  sangat cepat  seiring  denganperkembangan  zaman.  Hal  itu mendorong  setiap  manusia  terutama  tatausaha sebagai  salah  satu  penyedia  informasi  untuk  terus menerus  mengikutiperkembangan  dan  mengambil
keputusan  untuk  meningkatkan,  mengembangkan, dan memperbaharui setiap informasi yang disajikanuntuk  menunjang  pelayanan  yang  baik. Bagian umum merupakan bagian dari institusi yang diberi  wewenang  untuk  menangani  dokumen  dan pengarsipan.  Di  Bagian  Umum,  semua  yang berurusan  terkait  dengan  pengarsipan  dokumen, diarsipkan  dan  dilakukan  pembaruan.  Penggunaan Microsoft  Excel  untuk  menagani  dokumen  pada Bagian Umum menimbulkan kendala yang diantaranya adalah kesulitan dalam pencarian data- data lama, format dalam proses pendokumentasianya  masih  belum  konsisten,  serta kesulitan  mengetahui  dokumen  yang  akan  diolah. Maka dari itu peneliti melakukan riset ini bertujuan untuk  menghasilkan  sebuah  aplikasi  yang  mampu mengelola  data  dokumen  agar  pengelolaan  data- data  dokumen  lebih  mudah.  Dari  penelitian  yang penulis  lakukanakan  menghasilkan  sebuah  aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan SQL Server sebagai data basenya, dimana pengguna dari  aplikasi  tersebut  adalah  user.  Dengan  adanya aplikasi tersebut maka dapat membantu user dalam proses  dokumentasi,  pengarsipan,  dan  pembuatan laporan  dokumen.  Aplikasi  tersebut  juga  dapat menjadi  solusi  dalam  pengelolaan,  penyimpanan, serta perngarsipan dokumen.
Kata  kunci: Pengarsipan,    Dokumen,    Bagian Umum,  Diduscakpil

## I. PENDAHULUAN
Dalam pengelolaan, arsip memegang peranan penting bagi  jalannya  perusahaan  yaitu  sebagai  sumber
informasi,  yang  dapat  bermanfaat  untuk  bahan penilaian  dalam  pengambilan  keputusan  dan  atau penyusunan  program  pengembangan  perusahaan. Dengan demikian arsip, adalah segala dokumen yang mempunyai  manfaat  bagi  organisasi  sehingga  perlu disimpan. Seiring dengan berjalannya waktu, terdapat dokumen yang akan selesai atauhabis sehingga perlu di lakukan tindak lanjuti. Namun pada kenyataannya selama  observasi,  pegawai  Bagian  Umum  dalam pengelolaannya semua proses masih dilakukan secara konvensional.  Semua  dokumen  yang  ada  di dokumentasikan  dalam  bentuk  format  dokumen Excel .  Kendala  yang  ditemukan  diantaranya  adalah kesulitan  dalam  pencarian  data-data  dikarenakan banyaknya  data  dokumenyang  disimpan,  format dalam  proses  pendokumentasianya  masih  belum konsistendimana  dapat  menyebabkan  data  yang diinput  berulang  kali  (redudansi),  sertakesulitan mengetahui dokumen  yang akan kadaluarsa maupun habis  dan  yangperlu  diurus,  sehingga  dalam pengurusannya  tidak  terjadwal  karena  tidak  adanya pengingat  dokumen  yang  harus  diurus,selain  itu karena  masih  menggunakan  dokumen  berupa Hardcopy ,  mempersulit  Bagian  Umum  dalam memastikan data yang terdistribusi di pegawai adalah sama karena data tidak terpusat karena penyimpanan data  hanya  dalam  satu  komputer  dan  sulit mendistribusikan  data  dokumen  yang  ter update . Pengarsipan merupakan salah satu media pemberitahuan informasi yang menjadi suatu ingatan suatu instansi. Permasalahan pengarsipan yang terjadi pada  Disdukcapil,  khususnya  Bagian  Umum  adalah media  penyimpanan  arsip  masih  belum  tertata rapi,masih  menggunakan  dokumen Excel yang terpusat sehingga mempersulit dalam proses pendistribusiannya  saat  diperlukan.  Dengan  adanya semacam sistem manajemen pengarsipan, membantu Bagian  Umum  dalam  pengelolaan,  penyimpanan,
serta  pencarian  dokumen.  Sehingga  menjadi  lebih tertata  rapi  dan  pencarian  kembali  dokumen  saat dibutuhkan menjadi lebih mudah

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## A. Kearsipan
Arsip  ( record )  dapat  didefinisikan  dengan  segala sesuatu  yang  dicatat  baik  dalam  bentuk  bagan maupun  gambar  yang  berisikan  tentang  suatu informasi  pada  suatu  objek  (pokok  persoalan) ataupun  peristiwa.    Sedangkan  arsip  menurut  ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), arsip merupakan  rekaman  dari  suatu  kegiatan  dalam berbagai  bentuk  yang  disimpan  dengan  teknologi informasi yang berkembang yang dapat diterima oleh banyak pihak.

## B. Website
Website  adalah  sebuah  kumpulan  halaman  pada suatu domain di internet yang dibuat dengan tujuan tertentu dan saling berhubungan serta dapat diakses secara  luas  melalui  halaman  depan  (home  page) menggunakan  sebuah  browser  menggunakan  URL website.

## C. PHP
PHP  merupakan  bahasa  pemrograman  berbasis  web yang  memiliki  kemampuan  untuk  memproses  data dinamis.  PHP  dikatakan  sebagai  sebuah server-side embedded script language artinya sintaks - sintaks dan perintah  yang  kita  berikan  akan  sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML  biasa.  Aplikasi-aplikasi  yang  dibangun  oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser ,  tetapi prosesnya  secara  keseluruhan dijalankan di server

## D. MySQL
MySQL  adalah  sebuah  implementasi  dari  sistem manajemen  basisdata  relasional  (RDBMS)  yang didistribusikan  secara  gratis.  Setiap  pengguna  dapat
secara  bebas  menggunakan  MySQL,  namun  dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk  turunan  yang  bersifat  komersial.  MySQL sebenarnya  merupakan  turunan  salah  satu  konsep utama  dalam  basisdata  yang  telah  ada  sebelumnya SQL  (Structured  Query  Language).  SQL  adalah sebuah  konsep  pengoperasian  basisdata,  terutama untuk  pemilihan  atau  seleksi  dan  pemasukan  data, yang  memungkinkan pengoperasian  data  dikerjakan dengan mudah secara otomatis

## III. METODE PENELITIAN
Mixture  modelling  (Mixture  Modeling  atau  Mixture Model) adalah  suatu  metode  yang  memodel  atau mengelompokkan  data-data  di  dalam  suatu  dataset menjadi  kelompok-kelompok  data  yang  sebelumnya tidak  terdifinisikan.  Metode  yang  diulas  adalah pengelompokan  data  yang  memodel  suatu  distribusi statistik  bercampur  dengan  distribusi  statistik  yang lain dalam bentuk mixture (penjumlahan berproporsi)

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah  dilakukan  perancangan,  maka  tahapan selanjutnya  adalah  perbuatan source  code program dan  pengujian  sistem.  Proses  ini  dilakukan  dengan mengkodekan hasil sistem yang dilakukan sebelumnya, untuk melakukan  pemrograman digunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  MySQL sebagai database ..  Hasil  sistem  pada  tahap  ini melanjutkan  dari  metode  pengembangan prototype yaitu  Hasil  dari  perancangan  sistem  yang  telah didefinisikan  sebelumnya.  Hasil  sistem  digunakan sebagai  pengujian  dari  hasil  program  yang  sudah dibuat untuk pengembangan sistem selanjutnya
A. Hasil Tampilan Halaman Utama
Tampilan terdapat  halaman  utama,  yang  terdapat admin  dan  pegawai  bisa    login  dengan  mengisi username dan pasword.

## Gambar 1 Tampilan Halaman Utama
B. Menu Tampilan Tambah User
Tampilan ini untuk tambah user yang akan membuat, pegawai mengisi biodata diri agar diproses oleh user yang bersangkutan.
Gambar 2 Tampilan Tambah User C. Tampilan Menu Utama Admin
Menu  utama  admin  untuk  pegawai  menampilkan menu  untuk  data  pegawai,  menu  riwayat  keluarga yang terdiri dari suami/istri,anak dan orang tua, menu riwayat  pendidikan  terdiri  dari  sekolah,  menu kepegawaian terdiri dari jabatan, pangkat dan mutasi, menu rekapitulasi, menu management user, dan menu logout.
Gambar 3 Tampilan Menu Utama Admin
Menu untuk pegawai menampilkan biodata pegawai, selain  biodata  pegawai  tedapat  juga  tombol  tambah pegawai  untuk  menambah  data  pegawai,  tombol detail untuk  menampilkan data pegawai perorangan, tombol  edit  untuk  mengedit  atau  mengkoreksi  data pegawai,  serta  tombol  hapus  untuk  menghapus  data pegawai yang hanya bisa dilakukkan oleh admin.

## Gambar 4 Tampilan Menu  Pegawai

## E. Tampilan Menu Tambah Pegawai

## Gambar 5 Tampilan Menu Tambah Pegawai
Menu tambah pegawai tediri dari nip, nama pegawai ,  jenis  kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir,   alamat, nomor telepon dan lain – lain untuk diisi oleh admin, lalu tekan tombol disimpan agar data pegawai dapat tersimpan di database .

## F. Tampilan Menu Edit  Pegawai
Menu  edit  pegawai  tediri  dari  nip,  nama  pegawai, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, alamat,nomor  telepon  dan  lain  –  lain  untuk  di  edit atau  dikoreksi  oleh  admin,  lalu  tekan  tombol disimpan  agar  data  pegawai  dapat  tersimpan  di database kembali apabila terdapat data pegawai yang perlu untuk dikoreksi atau diubah.
Gambar 6 Tampilan Menu Edit Pegawai G. Tampilan Menu Detail Pegawai
Tampilan  detail  pegawai  tediri  dari  nip,  nama pegawai  ,  jenis  kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir, alamat,nomor  telepon  dan  lain  –  lain  yang  telah diinput, agar dapat dilihat secara rinci.
Gambar 7 Tampilan Menu Detail Pegawai H. Tampilan Riwayat Keluarga Suami Istri
Tampilan menu terdiri dari nip, nama pegawai , jenis kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir,  alamat, pendidikan dan lain – lain untuk diisi oleh admin, lalu tekan  tombol  disimpan  agar  data  riwayat  keluarga suami  istri pegawai dapat tersimpan di database .

## Gambar 8 Tampilan Menu Riwayat Keluarga
Suami Istri
I. Tampilan Riwayat Keluarga Anak
Tampilan  terdiri  dari  nip,  nama  pegawai  ,  jenis kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir,  alamat, pendidikan  dan  hubungan  keluarga  untuk  diisi  oleh
admin, lalu tekan tombol disimpan agar data riwayat keluarga anak pegawai dapat tersimpan di database .

## Gambar 9 Tampilan Riwayat Keluarga Anak
J. Tampilan Riwayat Keluarga Orang Tua
Tampilan  terdiri  dari  nip,  nama  pegawai  ,  jenis kelamin,  tempat  lahir,  tanggal  lahir,  alamat, pendidikan  dan  hubungan  keluarga  untuk  diisi  oleh admin, lalu tekan tombol disimpan agar data riwayat keluarga  orang  tua  pegawai  dapat  tersimpan  di database .
Gambar 10 Tampilan Riwayat Keluarga Orang
Tua
K. Tampilan Menu Riwayat Pendidikan

## Gambar 11 Tampilan Menu Riwayat Pendidikan
Tampilan  terdiri  dari  nama  pegawai,  tingkat,  nama sekolah/universitas,   alamat,  jursan,  nomor  ijazah untuk  diisi  oleh  admin,  lalu  tekan  tombol  disimpan
agar  data  riwayat  pendidikan  pegawai  dapat tersimpan di database .

## L. Tampilan Menu Kepegawaian Jabatan

## Gambar 12 Tampilan Menu Kepegawaian Jabatan
Tampilan  terdiri  dari  nama  pegawai,  tingkat,  nama sekolah/universitas,   alamat,  jursan,  nomor  ijazah untuk  diisi  oleh  admin,  lalu  tekan  tombol  disimpan agar  data  kepegawaian  jabatan  pegawai  dapat tersimpan di database .

## M. Tampilan Menu Kepegawaian Pangkat
Tampilan  terdiri  dari  nama  pegawai,  golongan, pangkat,  pejabat  pengesah,  dan  no  tanggal  sk  untuk diisi oleh admin, lalu tekan tombol disimpan agar data pangkat pegawai dapat tersimpan di database .
Gambar 13 Tampilan Menu Kepegawaian Pangkat
N. Tampilan Rekapitulasi
Tampilan  menu  rekapitulasi  ini  terdapar  jmlah  dari pegawai  pria,  pegawai  wanita,  user  admin  dan  user pegawai  tersebut.

## Gambar 14 Tampilan Rekapitulasi

## O. Tampilan Menu Management User
Menu  untuk  pegawai  menampilkan  biodota  admin dan  user  pegawai  ,  selain  biodata  admin  dan  user pegawai  tedapat  juga  tombol  tambah  user  untuk menambah  user  pegawai,    tombol  detail  untuk menampilkan  data user pegawai perorangan, tombol edit  untuk  mengedit  atau  mengkoreksi  data  user pegawai,  serta  tombol  hapus  untuk  menghapus  data user pegawai yang hanya bisa dilakukkan oleh admin.

## Gambar 15 Tampilan Menu Login User

## V. PENUTUP

## A. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pengujian  sistem pengarsipan data Dinas kependudukan dan pencatatan  sipil  (Disdukcapil)  kota  Bengkulu,  maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu: 1. Sistem  yang  dibangun  dalam  pengarsipan  Dinas kependudukan dan pencatatan sipil (Disdukcapil) kota Bengkulu berupa pengelolaan data kepegawaian, baik dari riwayat pegawai, pangkat,
jabatan, dan pendidikan .
2. Dalam sistem aplikasi pengelolaan data kearsipan Dinas  kependudukan  dan  pencatatan  sipil (Disdukcapil)  dapat  digunakan  untuk  mengelola dokumen  pegawai  proses  penyimpanan  menjadi lebih  efektif,  sehingga  pencarian  dokumen  arsip lebih efisien

## E. Saran
Pengembangan dari sisi bahasa pemprograman yaitu dari  PHP  ke  bahasa  pemrograman  Mobile,  untuk bagian  user  diharapkan  adanya  barcode  pada  sistem agak  memudahkan  pencarian  data,  Diharapkan aplikasi ini terus dikembangkan dengan penambahan fitur yang bermanfaat dan desain yang lebih menarik bagi  pengguna.Perlunya  dukungan  pengembangan dari pihak instansi agar dapat digunakan  oleh  semua pihak  yang  terlibat  dalam  pengaplikasiannya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]A, Rosa S. Dan Shalahuddin,M. 2015. ” Rekayasa Perangkat  lunak  terstruktur  dan  beriorentasi Objek” . Bandung: InTampilanatika.
[2] Al Fatta, Hanif, “Analisis & Perancangan Sistem InTampilanasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern” . Yogyakarta:Penerbit ANDI, September 2007. [3]  Bibit,  Sukadi “Sistem  Pengelolaan  Masuk danKeluar Terkomputerisasi Pada Unit
Pelaksana  Teknis  (Upt)  Sekolah  Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Tegalombo” Jurnal No.2 Vol.4 April 2015.
[4]Christianti Meliana, Radiant “Sistem Pengarsipan dan  Akses  “ Bandung:Penerbit  InTampilanatika Bandung, Januari 2008.
[5]  Hidayatullah,  Priyanto. “Pemrograman  WEB”., Bandung:Penerbit INTAMPILANATIKA, 2014.
[6]  Jati,  Dwi  Agus “Rancang  Bangun  Sistem InTampilanasi  Manajemen” .Jurnal SCRIPT, ISSN:0854-9524  No.2 Vol.XIV.
[7]  Jogiyanto.2008,  “Analisa  Perancangan  Sistem InTampilanasi”, Yogyakarta: Penerbit ANDI.
[8] Kadir,  Abdul, “Dasar  Perancangan  dan  Hasil Database Relasional”, Yogyakarta:Penerbit
ANDI., hal 17,2009.
[9]  Kadir,  Abdul, “Membuat  Aplikasi  Web  dengan PHP  +  Database  MySQL”. Yogyakarta:Penerbit ANDI, 2012.
[10]Lukman,  Muhammad “Sistem  Pengelolaan Manajemen  Masuk  dan  Keluar  Pada  Bagian Umum  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Pacitan”
Jurnal No.3 Vol.5 2013.
[12]Nugroho, Eko “Sistem
InTampilanasi Manajemen: Konsep Aplikasi dan Perkembangannya” . Yogyakarta:Penerbit ANDI.