Vol.1, No. No. 2, Febuary 2018, Pages 76-81
================================================================================
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 76

## Aplikasi Permintaan dan Pelacakan Surat Berbasis Android di Desa Sekaran Kecamatan Siman – Ponorogo

## Aziz Musthafa¹
1) Program Studi S1Teknik Informatika Universitas Darussalam Gontor
1) aziz@unida.gontor.ac.id

## Abstrak
Begitu  cepatnya  perkembangan  teknologi  sangat mempengaruhi pelayanan masyarakat dilingkup desa. Akses cepat dan akurat dalam hal informasi khususnya permintaan dan pengambilan  surat  menjadi  tugas  dari  Kepala  Desa  dan  jajarannya.  Saat  ini  masih menggunakan aplikasi yang berpusat didesa yang mengharuskan warga untuk datang ke kantor desa. Hal tersebut sudah bagus, namun dalam beberapa kasus harus kembali lagi dengan  tangan  kosong  karena  belum  dapat  tanda  tangan  kepala  desa,  tutup,  atau sedang kegiatan desa. Selain itu belum ada kepastian kapan surat dapat diambil. Dengan adanya  aplikasi  permintaan  dan  pelacakan  surat  berbasis  android,  warga  dapat melakukan permintaan surat berbasis  android dan bila surat telah ditandatangi kepala desa  warga  dapat  melihat  informasi  tersebut  pada  smartphone  berbasis  android. Dengan begitu proses pelayanan lebih optimal karena warga ke kantor desa hanya sekali yaitu  saat  surat  sudah  jadi.  Dalam  penelitian  ini  digunakan  aspek  desain  aplikasi  dan peningkatan kecepatan  proses  pelayanan  desa  dalam menguji  aplikasi  berjalan dengan baik atau tidak. Hasil yang dicapai melalui sebaran angket kepada 8 warga yang berbeda keluarga  mendapatkan  respon  yang  positif.  Angket  untuk  kemudahan  dan  desain aplikasi dinilai sebesar 94,2%. Sedangkan tingkat adanya peningkatan kecepatan proses pelayanan desa pada warga sebesar 95%.
Kata kunci : Permintaan Surat , Android, A dministrasi Desa

## PENDAHULUAN
Tuntutan peningkatan kemampuan dalam mengelola data administrasi desa harus  sejalan  dengan  perkembangan teknologi,  sebagaimana  desa  sebagai bagian terkecil dari sistem pemerintahan administratif di Indonesia. Dalam sistem pelayanan
administrasi  kependudukan  di  Desa Sekaran  saat  ini    masih  memanfaat kan aplikasi  terpusat  dikantor  desa.  Hal tersebut  sudah  bagus,  namun  dalam beberapa kasus pemohon harus kembali lagi  dengan  tangan  kosong  karena belum  dapat  tanda  tangan  kepala  desa, tutup, atau sedang kegiatan desa. Selain itu  belum  ada  kepastian  kapan  surat dapat  diambil,  oleh  karena  itu  dalam beberapa  kasus  warga  sering  pulang pergi ke kantor desa namun surat masih belum jadi.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh Guntari & Setiawan bahwa rancang bangun aplikasi
pengelolaan surat di desa tanjung sudah dilakukan dan dapat membantu sekretaris mengelola surat masuk dalam penyimpanan surat dan dalam pembuatan  proses  surat  keluar  lebih cepat(Guntari & Setiawan, 2016). Namun juga belum memunculkan solusi tentang pelacakan surat.
Android merupakan sebuah sistem operasi  untuk  perangkat mobile berbasis  linux  yang  mencakup  sistem operasi, middleware dan aplikasi. Android  menyediakan platform yang terbuka  bagi  para  pengembang  untuk menciptakan  aplikasi  mereka(Safaat  H,
2011).
Dengan aplikasi permintaan dan pelacakan  berbasis  android  berikut n ya dikenal  dengan  SIMADES  2.0,  warga dapat  melakukan  permintaan  surat tanpa  harus  datang  ke  kantor  desa. Apabila  surat  telah  ditandatangi  kepala desa,  warga  dapat  melihat  informasi tersebut di smartphone berbasis android mereka .  Dengan  begitu  warga
Vol.1, No. 2, Febuary 2018, Pages 76-81
================================================================================
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
hanya  sekali  ke  kantor  desa  yaitu  saat surat telah siap diambil.
Selain itu yang mendasari mengapa  aplikasi  ini  dalam  bentuk mobile  android  adalah  selain  sebagian besar  masyarakat  pengguna  ponsel pintar  berbasis  android  juga  dalam kondisi  tertentu  misalnya  ketika  dalam perjalanan, sedang diluar kota, sehingga kebutuhan  akan  ponsel  pintar  menjadi begitu penting(Muriyatmoko & Abdullah, 2017).

## METODE PENELITIAN
Penelitian  dilakukan  pada  Desa Sekaran  Kecamatan  Siman  Kabupaten Ponorogo  selama  bulan  Januari-Agustus 2017.  8  jenis  surat  yaitu  :  Surat kelahiran,  Surat  SKCK,  Surat  Pindah, Surat  Bepergian,  Surat  Status  Nikah, Surat  Ijin  Keramaian,  Surat  Keterangan Miskin, dan Surat Keterangan. Metode pembuatan aplikasi mengadopsi  Siklus  Hidup  Perangkat
Lunak,  atau waterfall yaitu  dengan melalui
lima tahap yang berkesinambungan  membentuk  suatu siklus daur hidup
perancangan perangkat lunak seperti pada Gambar 1
berikut :
Gambar 1. Siklus Hidup Perangkat Lunak(Sommerville, 2011)

## Penjelasan :
Requirements  analysis  and  definition , mengumpulkan kebutuhan secara lengkap  baik  berupa  data  dari  desa, penduduk,  data  berbagai  jenis  surat yang  dibutuhkan  maupun  aplikasi  yang digunakan  dalam  penelitian.  Kemudian dianalisis  dan  didefinisikan  kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan  secara  lengkap  untuk  bisa menghasilkan desain yang lengkap.
System  and  software  design , desain dikerjakan  setelah  kebutuhan  selesai dikumpulkan  secara  lengkap.  Desain disini meliputi :
1. Sitemap,  Merupakan  desain  awal  dari proses  yang  akan  dikerjakan  dalam pengembangan aplikasi.
2. Arsitektur
aplikasi, rancangan didefinisikan dalam USE CASE ,
Activity  Diagram dan  rancangan layar.    Use  case merupakan deskripsi lengkap tentang bagaimana perangkat  lunak  berperilaku  untuk pada aktornya(Nugroho, 2009),
berikut  merupakan  gambaran  use case :
Gambar 2. Use Case Simades 2.0
3. Struktur data, rancangannya didefinisikan dalam Entity Relationship  Diagram (ERD).  ERD pada gambar 3 diambil dari database dari  aplikasi  yang  sudah  ada  yaitu SIMADES 1.0 berbasis web.
Gambar 3. ERD Aplikasi Permintaan dan Pelacakan Surat
Vol.1, No. No. 2, Febuary 2018, Pages 76-81
================================================================================
Implementation and unit testing ,
desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman Java. Pengembangan aplikasi berbasis Android disisi perangkat  mobile  dan  pengelola  disisi perangkat  desa  menggunakan  HTML, PHP dan MySQL. Kemudian aplikasi yang dibangun langsung  diujikan secara offline dan online.
Integration and system testing , penyatuan  unit-unit  aplikasi  kemudian diuji secara keseluruhan (system testing) . Testing  langsung  dilakukan  di  Desa Sekaran  secara  trial  dengan  disaksikan oleh perangkat
desa pemegang administrasi sehingga mendapat masukan yang berarti bagi
pengembangan aplikasi.
Operation  and  maintenance ,  memberi pelatihan  dan  wawasan  perangkat  desa mengenai  cara  mengoperasikan  aplikasi di  lingkungan  desa  dan  melakukan pemeliharaan,  seperti  penyesuaian  atau perubahan  karena  adaptasi  dengan situasi sebenarnya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Karena  pengujian  aplikasi  secara offline dan online sudah  dilakukan  bersama perangkat  desa.  Maka,  penelitian  ini menggunakan  pendekatan  kuantitatif dalam  pengujian  implementasi  kewarga desa. Sehingga diharapkan mampu mengoptimalkan  proses  administrasi desa khususnya dalam hal surat menyurat  yang  berhubungan  dengan warga Desa Sekaran. Syarat  minimum  bagi  pengguna aplikasi SIMADES 2.0 adalah : 1. Menguasai pemakaian aplikasi mobile berbasis android.
2. Sesuai  digunakan  pada  layar  diatas  4 inchi.
3. Sistem operasi yang digunakan harus andriod  versi  4.0.1  / Ice  Cream
Sandwich atau diatasnya. Design User Interface Alur  dan  desain  dari  cara  pakai  aplikasi mobile  SIMADES  2.0  akan  dijelaskan pada tabel 1 berikut :
Tabel 1.   Menu Aplikasi Mobile SIMADES
2.0
No.  Nama Menu Keterangan 1 Selamat Datang  Menampilkan tampilan  awal pengguna 2 Menu Login Menu  Verifikasi Masuk Warga 3 Menu Utama Berisi Pilihan Menu  11  Jenis Surat dan Informasi Surat 4 Menu Surat Berisi Opsi Permintaan Surat dimana warga  mengisi data  keperluan surat 5 Pelacakan Berisi informasi kondisi surat, terdapat keterangan bahwa surat telah siap diambil atau belum 6 Menu Biodata Berisi data penduduk desa
Berikut detail desain dari tabel , gambar 4 yaitu layar tampilan awal saat aplikasi pertama kali dijalankan. Halaman tersebut  menyediakan  hanya  sebagai splash Screen .
Vol.1, No. 2, Febuary 2018, Pages 76-81
================================================================================
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Gambar  5  merupakan  halaman  login yang  diperuntukkan  untuk  warga  Desa Sekaran.  Dihalaman  ini  warga  wajib menginputkan  id  user  dan  password untuk  menuju  pada  menu  utama.  Id user  dapat  menggunakan  nama  awal dari warga, sedangkan password sementara  menggunakan  tanggal  lahir warga.
Gambar 5. Halaman Login
Gambar  6  merupakan  halaman  menu utama  yang  menyediakan  tombol  menu biodata  warga,  8  tombol  menu  jenis surat.
Gambar 6. Halaman Menu Utama
Selain itu bila scrollbar digeser kebawah tersedia menu  traking surat dan tombol keluar aplikasi sesuai gambar 7.
Gambar 7. Halaman Menu Utama 2
Pada  menu  utama  terdapat  tombol Biodata  Warga.  Gambar  8  merupakan halaman  biodata  warga  sesuai  dengan validasi saat login.
Vol.1, No. No. 2, Febuary 2018, Pages 76-81
Gambar 9 merupakan menu berdasarkan pilihan jenis
surat.
Dihalaman ini warga diwajibkan mengisi keperluan  atau  isian  lainnya  sesuai dengan kriteria surat yang dipilih.
Gambar 9. Permintaan Surat SKCK Gambar 10 Merupakan halaman pelacakan  surat  yaitu  informasi  apakah surat yang telah diminta sudah ditandatangi,
perlu pengurusan langsung ke desa, atau belum diproses.
Gambar 10. Pelacakan Surat

## Hasil Pengujian
Hasil  yang  diperoleh  setelah implementasi aplikasi ini terdapat peningkatan  teknologi  dan  kemudahan dalam hal pelayanan administrasi khususnya surat-menyurat. Hal ini terbukti  dari  sebaran  angket  kepada  8 warga desa yang memanfaatkan aplikasi SIMADES  2.0  berbasis  android  sebagai media  permintaan  dan  pelacakan  surat warga. Warga yang mengisi angket tidak ada  hubungan  keluarga  antara  satu dengan yang lain.
Sebagai pengguna aplikasi, warga  desa  memberikan  dukungan sangat baik terhadap
pelaksaan implementasi  SIMADES  2.0  berbasis android  yaitu  terlihat  dari  hasil  sebaran angket  tentang  tingkat  kemudahan penggunaan dan desain aplikasi sebanyak  94,2%.  Hal  ini  merupakan angka  yang  tinggi  sehingga  dapat disimpulkan aplikasi yang dibuat,
mudah di operasikan oleh warga. Sedangkan  hasil  sebaran  angket tentang  adanya  peningkatan  kecepatan proses pelayanan desa Sekaran sebanyak 95%. Dari hasil tersebut dapat
disimpulkan  bahwa  aplikasi  SIMADES 2.0  berbasis  android  diperlukan  bagi Desa Sekaran
khususnya bagian pelayanan  administrasi  dibagian  surat menyurat.  Pada  akhir  penelitian,  juga terdapat  hasil  sebaran  angket  tentang tingkat  keberlanjutan  aplikasi  di  Desa Sekaran  dalam  hal  pemeliharaan  untuk aplikasi  SIMADES  2.0  berbasis  android sebanyak 92,9%. Hal tersebut membuktikan bahwa keinginan masyarakat  khususnya  Desa  Sekaran atas keberlanjutan
pengembangan aplikasi  dalam  hal  teknologi  maupun yang lain terus dinantikan. KESIMPULAN Kesimpulan dari hasil implementasi  dan  pengujian  aplikasi SIMADES  2.0  berbasis  android  dengan menggunakan  angket  oleh  warga  desa sebanyak  8  orang  dari  8  keluarga  yang berbeda . Dengan  hasil  yang  didapatkan dimana tingkat kemudahan  penggunaan dan  desain  aplikasi  sebanyak  94,2% .
Sedangkan  tingkat  adanya peningkatan
Vol.1, No. 2, Febuary 2018, Pages 76-81
================================================================================
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
kecepatan  proses  pelayanan  desa  sejak implementasi aplikasi sebanyak 95%.
SARAN Dalam hal perancangan, pembuatan , hingga implementasi tentunya  aplikasi  ini  masih  banyak kekurangan  yang  dapat  menjadikan pengembangan ketahap selanjutnya.
Sedangkan saran yang dapat disampaikan sebagai berikut : 1. Menu  jenis  surat  belum  dinamis sesuai dengan keinginan perangkat.
2. Penambahan  jenis  surat  baik  secara otomatis  atau  manual  perlu  utuk dilakukan.
3. Pelatihan kepada warga masih belum bisa menyeluruh
4. Pengembangan platform kedepannya
dapat diimpementasikan
dalam platform  Windows  Phone  maupun Ios.

## DAFTAR PUSTAKA
Guntari,  R.,  &  Setiawan,  R.  (2016).
Rancang bangun Aplikasi Pengelolaan  Surat  di  Desa  Tanjung Kamuning. Jurnal Algoritma
Sekolah  Tinggi  Teknologi  Garut , 13 (1), 269–274.
Muriyatmoko, D., & Abdullah, A. F.
(2017). Aplikasi Tamrin Lughoh
(Pembelajaran Bahasa Arab) Pondok Modern Darussalam Gontor Berbasis Mobile. Semnasteknomedia Online , 5 (1), 4-5–49. Retrieved from http://ojs.amikom.ac.id/index.php/ semnasteknomedia/article/view/17 45 Nugroho, A. (2009). Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java . Bandung: Andi. Safaat H, N. (2011). Pemrograman Aplikasi Mobile Smartphone dan Tablet PC Berbasis Android . Bandung: INFORMATIKA. Sommerville, I. (2011). Software
Engineering (Rekayasa Perangkat
Lunak) . Jakarta: Erlangga.