## Jurnal Sistim Informasi dan Teknologi
https://jsisfotek.org/index.php 2023 Vol. 5 N o .   4 Hal:  88-94 e-ISSN: 2686-3154
Automasi Surat Perintah Perjalanan Dinas Berbasis Website Menggunakan Metode User Centered Design
Ika Lestari 1  , Vicky Andria Kusuma 2 , M. Ihsan Alfani Putera 3
1,2,3 Institut Teknologi Kalimantan
ihsanalfani@lecturer.itk.ac.id

## Abstrak
Kebutuhan terhadap teknologi informasi pada sekarang ini telah menjadi kewajiban untuk setiap industri ataupun organisasi. Rata-rata seluruh aktifitas baik yang terletak pada sesuatu industri maupun organisasi tidak terlepas dari kedudukan teknologi informasi yang ada saat ini. Teknologi informasi merupakan sekumpulan komponen yang digunakan untuk memproses sebuah informasi serta melaksanakan tugas - tugas yang berkaitan dengan pemrosesan informasi. Institut EFG adalah perguruan tinggi yang sedang berkembang disalah satu pulau di Kalimantan. Sejak tahun 2012, Institut EFG berupaya untuk mempersiapkan organisasi dan tata kerja dengan memadukan sumberdaya yang ada dan standarisasi sistem administrasi ke dalam organisasi dan tata kerja. Penataan organisasi dan tata kerja dilakukan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan mengadopsi struktur dan tata kerja yang menerapkan prinsi-prinsip Good University Governance (GUG). Penataan organisasi dan tata kerja yang tepat dalam suatu organisasi dan tata kerja akan menjamin tercapainya tujuan dan sasaran dari organisasi dan tata kerja tersebut. Oleh karena itu, permasalahan yang telah dijabarkan maka dibutuhkan suatu sistem berbasis website untuk proses Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di Institut EFG. Berdasarkan permasalahan yang ada dapat dinyatakan bahwa metode User Centered Design (UCD) tepat untuk digunakan dalam melakukan perancangan website yang dapat diimplementasikan untuk digunakan dalam proses administrasi yang dibutuhkan di Institut EFG. Diharapkan dari perancangan website ini dapat memudahkan pihak-pihak terkait untuk proses pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD). Penelitian ini dilaksanakan dalam beberapa tahapan diawali dari identifikasi masalah, studi literatur, pembangunan aplikasi, dan kesimpulan dan saran.
Kata kunci: Institut EFG, Sistem informasi, Surat Perintah Perjalanan Dinas, User Centered Design, Website.
JSISFOTEK is licensed under a Creative Commons 4.0 International License.

## 1. Pendahuluan
Pesatnya  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  menuntut  sumber  daya  manusia  yang  mampu memanfaatkan teknologi untuk membantu berbagai macam kegiatan atau perkerjaan menjadi lebih mudah dan efisien  [1].  Kebutuhan  terhadap  teknologi  informasi  pada  sekarang  ini  telah  menjadi  kewajiban  untuk  setiap industri ataupun organisasi. Rata-rata seluruh aktifitas baik yang terletak pada sesuatu industri maupun organisasi tidak terlepas dari kedudukan teknologi informasi yang ada saat ini. Teknologi informasi merupakan sekumpulan komponen yang digunakan untuk memproses sebuah informasi serta melaksanakan tugas - tugas yang berkaitan dengan pemrosesan informasi. Teknologi informasi saat ini sudah menjadi fokus utama dari setiap kegiatan bisnis serta  sudah  memberikan  kontribusi  yang  besar  terhadap  perubahan  mendasar  dalam  manajemen  serta  struktur organisasi [ 2 ]. Institut EFG merupakan perguruan tinggi negeri baru (PTNB) yang didirikan pada tahun 2012 dan disahkan melalui Perpres No. 125 Tahun 2014. Sebagai perguruan tinggi negeri baru, saat ini Institut EFG masih berada pada tahap rintisan sebagai institusi pendidikan baru di bidang sains dan teknologi yang ada di Kalimantan. Sejak  tahun  2012,  Institut  EFG  berupaya  untuk  mempersiapkan  organisasi  dan  tata  kerja  dengan  memadukan sumberdaya yang ada dan standarisasi sistem administrasi ke dalam organisasi dan tata kerja. Penataan organisasi dan tata kerja dilakukan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan mengadopsi struktur dan tata kerja yang menerapkan prinsi-prinsip Good University Governance (GUG). Prinsip - prinsip ini meliputi transparansi, efisiensi,  akuntabilitas  dan  responsibilitas  [3].  Pada  peningkatan  teknologi  di  Institut  EFG  telah  dilakukan pengembangan sistem profile company sebagai pengenalan kampus pada media digital [4]. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi kualitas pendidikan di suatu perguruan tinggi, salah satunya adalah pelayanan surat menyurat yang merupakan salah satu jenis pelayanan yang terpenting yang ada disetiap perguruan tinggi dan sebagai sarana yang dapat menunjang kegiatan baik dari sisi akademik maupun non-akademik. Salah satu sistem informasi yang akan dibangun saat ini adalah sistem informasi surat perintah perjalanan dinas. Dimana sistem ini digunakan untuk mengakomodir  kinerja  tenaga  kependidikan  di  lingkungan  Institut  EFG.  Atas  dasar  itu  maka  perlu  dilakukan penelitian untuk mengetahui proses pembangunan sistem informasi manajemen Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)  di  Institut  EFG. Sebagai  penyelesaian  permasalahan,    peneliti  melakukan  penelitian  dengan  membuat aplikasi  automasi  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  Berbasis  Website  dengan  metode  kerangka  berpikir  User Centered  Design  (UCD).  Pada  penelitian  sebelumnya  dalam  perancangan  berpikir  yang  diterapkan  terdapat
beberapa metode seperti Design Thinking, User Centered Design (UCD) , dan Human Centered Design (HCD). Sedangkat  pada  kerangka  kerja  yang  digunakan  pada  implementasi  perangkat  lunak  terdapat  beberapa  metode seperti waterfall,  RAP,  Agile,  Sprint,  Exteme  Programming,  Scrum, dan  masih  banyak  lagi.  Untuk  kerangka berpikir Design Thinking terdapat kebebasan pengembangan implementasi yang trarah sesuai kebutuhan pengguna tidak ada pola yang statis dalam kerangka berpikir karena disesuaikan dengan tim pengembang dan hal ini bisa diterapkan pada kerangka kerja yang fleksibel seperti metode SCRUM dan metode agile lainnya [5,6]. Pada metode HCD  kerangka  berpikir  ini  berfokus  pada  pengguna  yang  tidak  menuntuk  kemungkinan  untuk  digunakan  oleh siapapun tanpa ada Batasan sejang awal dirancang. Metode ini cocok digunakan berbasis pada pengembang itu sendiri  tanpa  melibatkan  client  atau  pengguna  secara  langsung  [7,8].  Sedangkan User Centered  Design (UCD) adalah  pendekatan  yang  digunakan  untuk  mengembangkan  sistem  interaktif  yang  melibatkan  pengguna  dalam proses pengembangan. UCD adalah suatu metode dalam perancangan dan pengembangan sistem yang bertujuan untuk melibatkan pengguna dalam proses pengembangan sistem sehingga mampu beradaptasi dengan kebutuhan pengguna (ISO:9241- 210, 2010). Penelitian yang dilakukan menggunakan metode User Centered Design yang mana  rancangan  yang  dibuat  berfokus  kepada  kebutuhan  pengguna,  keberhasilan  dari  metode  ini  ditunjukan apabila pengguna merasa sesuai dengan apa yang diinginkan [9,10]. Pada penelitian ini menerapkan kerangka kerja Extreme Programming dimana pada pengembangan dengan metode ini sangat fleksibel dan tidak menyita banyak waktu untuk dokumentasi sistem. Hal ini beertujuan untuk target pengerjaan yang dilakukan dengan singkat dan jika  terdapat  penambahan  fitur  atau  maintenance  dapat  dilaksanakan  secara  langsung  [11  -14].  Tidak  seperti metode waterfall yang memperhatikan dokumentasi requirement, desain hingga dokumentasi maintenance yang dimana  dalam  implementasi  pengerjaan  tidak  dapat  berubah  –  ubah,  dan  linier  sehingga  tidak  sesuai  dengan penelitian yang dilakukan pada kasus ini yang tidak perlu memperhatikan dokumentasi dan permintaan fitur yang dapat berubah atau bertambah sewaktu-waktu [15,16].

## 2. Metode Penelitian
Pada  pembuatan  Automasi  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  Berbasis  Website  Menggunakan  UCD dalam perancangan dengan alur sebagai berikut [17-20] :
Gambar 1. Metode Penelitian
2.1. Planning
Plan  the  human-centered  design  process ,  pada  proses  ini  mengadakan  diskusi  terhadap  pengguna  yang membutuhkan pembangunan sistem informasi. Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi mengenai apa saja yang  dibutuhkan  oleh  pengguna.  Proses  pembangunan  sistem  dirancang  dengan  batasan  dan  estimasi  waktu pengerjaan yang akan disepakati.

## 2.2 Specify the Context of Use
Pada tahap ini menentukan responden yang akan memberikan evaluasi pada akhir pengembangan. Juga dilakukan studi lapangan dan studi literatur mengenai permasalahan yang mungkin terdapat pada Institut EFG. Pada tahap ini  akan  menghasilkan Unified  Modeling  Language (UML)  sebagai standarisasi  penulisan  dalam  pembuatan diagram  dimana  didalamnya  termasuk  sebuah  bisnis  proses,  penulisan  kelas-kelas  dalam  sebuah  Bahasa  yang spesifik [17].

## 2.3. Specify the User Requirement
Pada tahap specify the user requirements, tahapan ini melakukan proses identifikasi kebutuhan pengguna dalam menggunakan  aplikasi.  Pada  dasarnya  pada  tahap  ini  adalah  tahap  penggalian  informasi  atau  data  untuk menggumpulkan  kebutuhan  dari  pengguna,  kemudian  setelah  informasi/data  telah  terkumpul,  dilakukanlah penataan  informasi  dari  data  kebutuhan  pengguna  tersebut,  lalu  kebutuhan  pengguna  digambarkan  ke  dalam berbagai bentuk/teknik, seperti narasi, gambar, atau diagram salahsatunya untuk model basis data [18].

## 2.4. Produce Design Solution
Pada tahapan ini dilakukan proses pembangunan desain tampilan sebagai solusi dari aplikasi yang dibangun dan desain pertama diciptakan. Sketsa, maket, simulasi dan bentuk lain dari prototipe yang digunakan untuk membuat ide-ide  terlihat  dan  memfasilitasi  komunikasi  yang  efisien  dengan  pengguna.  Ini  mencegah  kemungkinan kebutuhan dan biaya tinggi yang terkait untuk pengerjaan ulang produk pada langkah berikutnya dari metode UCD. Ketika  solusi  desain  disajikan  kepada  pengguna,  mereka  juga  harus  diperbolehkan  memberikan  umpan  balik pengguna yang dikumpulkan, sehingga dapat menjadi masukkan dalam perbaikan solusi desain [19].

## 2.5. Evaluate The Design
Tahapan ini melakukan proses evaluasi terhadap desain yang dibangun dengan mengacu pada hasil analisis konteks dan kebutuhan pengguna. Tujuannya adalah untuk menghasilkan umpan balik untuk lebih meningkatkan produk dan untuk menentukan apakah desain memenuhi kebutuhan penggunayang ditentukan, tujuan kegunaan dan sesuai dengan pedoman kegunaan umum. Siklus proses UCD terus berlangsung selama tujuan kegunaan belum dipenuhi.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1. Pengumpulan Data
Berdasarkan  hasil  observasi  berdasarkan  informasi  melalui  website  [20],  perilaku  dan  wawancara  dari  tahapan Specify the User Requirement didapatkan fitur sebagai berikut : a. Laman yang dikhususkan untuk membuat surat perintah perjalanan dinas dimana dapat memuat setiap detil pengeluaran anggaran pada perjalanan dinas yang akan dan telah dilakukan.
b. Fungsi  yang  dapat  menghitung  total  pengeluaran  anggaran  dimana  terdapat  laman  yang menampilkan sisa total anggaran per mata anggaran yang tersedia.
c. Memiliki kemampuan untuk merekaptulasi semua data surat perintah perjalanan dinas yang telah disimpan dalam sistem untuk dijadikan sebagai bahan audit.
3.2. Arsitektur Sistem dan Use case Diagram
Arsitektur sistem merupakan gambaran mengenai kebutuhan sistem secara spesifik dan terstruktur. Pada Gambar. 2 ditampilkan gambaran mengenai arsitektur sistem aplikasi berbasis web ini.
Gambar 2. Arsitektur Sistem
dapat diketahui pada Gambar 2. bahwa user atau pengguna melakukan akses ke server melalui website dalam web browser . Selanjutnya pengguna dapat mengaplikasikan fitur yang terdapat pada website dan kemudian dikirim ke server .  Data  yang  dikirimkan  kepada server disimpan  dalam database ( PHPMyAdmin ).  Adapun  pada server terdapat web server yang berisikan kode program PHP . Selanjutnya dirancang Usecase Diagram pada Gambar 3. Yaitu  nantinya  User  selaku  pengelola  akan  mengolah  data  surat  tugas  hingga report yang  dapat  dicetak  dan mengolah anggaran rincian hingga nantinya dapat mengecek kwitansi selama perjalanan.

## Gambar 3. Usecase Diagram SPPD
3.3. Sequence Diagram Sequence  diagram memiliki  kegunaan  untuk  menggambarkan  interaksi  objek  yang  berada  di  sistem  dengan sekitarnya. Terdapat 16 Sequence Diagram , 2 diantaranya Pada gambar 4. dijelaskan mengenai sequence diagram pada saat user menggunakan fitur menambah, mengubah dan menghapus data surat perintah tugas.
Gambar 4. Sequence Diagram pada user saat mengubah, menambah dan menghapus data Surat Perintah Tugas
Pada gambar 4.6 merupakan sequence diagram pada saat user menggunakan fitur memberikan file export dengan format  .xls  yang  berisi  rincian  dana  yang  terpakai  serta  kwitansi  biaya  yang  digunakan  selama  perjalan  dinas berlangsung oleh pegawai yang bersangkutan.
Gambar 5. Sequence Diagram pada user saat export data Surat Perintah Tugas dan VISUM

## 3.4 Perancangan Solusi
Perancangan dari desain solusi dibuat mengacu pada hasil analisis kebutuhan dan kendala yang dihadapi pengguna. Terdapat landing page bagi SISFO- SPPD. Pada Gambar 6. berisikan laporan mengenai jumlah pegawai, Jumlah SPT  yang  masih  bersifat  PANJAR  maupun  RAMPUNG.  Terdapat  pula  total  dari  anggaran  murni,  anggaran perubahan, realisasi anggaran dan juga sisa dari mata anggaran yang tersedia. Sedangkan pada Gambar 7.  SPT akan menampilkan data SPT yang siap untuk diubah, ditiambah, ataupun dihapus. Terdapat fitur print SPT dalam laman  ini  yang  akan  mengunduh  file  VISUM  dan  juga  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  dengan  format  (.xls). Adapun terdapat pada Gambar 8. merupakan file excel yang berasal dari fitur Print pada laman Data SPT akhir. File ini berisikan rincian biaya perjalanan dinas dan juga kwitansi sebagai tanda terima dana yang sah.
Gambar 7. Export VISUM

## Gambar 8. Export Rincian Perjalanan Dinas

## 3.4 Evaluate Design
Pada  tahapan  ini  evaluasi  yang  dilakukan  berdasar  pada  tiga  aspek  usability  yakni,  efektivitas,  efisiensi  serta kepuasan  pengguna  dengan  menggunakan  empat  responden  sebagai  pemberi  evaluasi.  Pada  aspek  efektivitas diukur melalui tugas yang diberikan kepada responden, tugas yang diberikan dikerjakan oleh  responden dengan pengawasan peneliti. Jika responden mampu menyelesaikan tugas maka akan diberi label “berhasil” pada lembar observasi. Namun jika responden tidak berhasil akan diberi label “tidak berhasil”. Pada aspek efisiensi responden akan mengerjakan tugas-tugas tertentu dengan pengawasan peneliti yang akan mengukur waktu yang dibutuhkan oleh  responden  dalam  menyelesaikan  tugas-tugas  yang  disediakan.  Pada  aspek  kepuasan  pengguna,  responden diberikan kuesioner untuk dilakukan penilaian oleh responden pada aspek yang dibahas. Adapun hasil observasi dari evaluasi pada aspek efektivitas telah ditampilkan pada tabel 1. Telah dilakukan evaluasi usability dan tingkat kepuasan yang dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 1 Hasil Evaluasi Usability dan Kepuasan Pengguna
Aktivitas: mengolah data SPT dan menampilkan file SPT (SPPD dan VISUM) Usability Sebelum Implementasi Setelah Implementasi effectiveness 90 % 100% efficiency ± 15 menit 5 menit Kepuasan 89% 100%

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis, perancangan dan evaluasi dari SISFO-SPPD berbasis web menggunakan metode UCD, dapat  disimpulkan  bahwa  analisis  konteks  dan  kebutuhan  pengguna,  dengan  melakukan  observasi  dan  studi  di lapangan untuk memperoleh data kebutuhan dapat menjadi dasar perancangan  pengembangan sistem informasi berbasis web ini. Adapun hasil analisis tersebut diimplementasikan menjadi bentuk use case diagram . Berdasarkan rancangan  tersebut  telah  dikembangkan  SISFO-SPPD  dengan  berbasis  website  mengingat  telah  dilakukannya evaluasi terhadap sistem informasi yang dirancang dengan nilai rata-rata efektifitas 100%, efisiensi penggunaan 5 menit dan kepuasan sebesar 100% pengguna merasa puas dengan performa sistem informasi yang dirancang.

## Daftar Rujukan
[1] Putera MI, Natasia SR, Arisa NN. Pengembangan Sistem Informasi Nilai Pajak Air Tanah dengan Menggunakan Model Scrum. Jurnal Sistim Informasi dan Teknologi. 2022 Aug 7:99-105.
[2] H., A. R., & Muhammad., I. (2014). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: CV Pustaka Setia
[3] Lestari I, LD KR, Putera MI. Rancang Bangun Research Profile Company Pada Universitas XYZ Menggunakan Metode Personal Extreme Programming. Jurnal Sistim Informasi dan Teknologi. 2023 Feb 23:50-6.
[4] Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, “Rencana Strategis Penelitian Institut Teknologi Kalimantan 2019-2024,” p. 1, 2019.
[5] Arisa, Nursanti Novi, et al. "Perancangan Prototipe UI/UX Website CROWDE Menggunakan Metode Design Thinking." Teknika 12.1 (2023): 18-26.
[6] Brown, Tim. "Design thinking." Harvard business review 86.6 (2008): 84.
[7] Kurosu, Masaaki. "Human centered design." Second International Conference, HCD. 2011.
[8] Ulwan, Ahmad. "Perancangan User Interface Aplikasi Absensi Berbasi Android Menggunakan Metode Human Centered Design Pada PT. Ofeq Inovasi." Prosiding Seminar Nasional. Vol. 1. No. 1. 2021.
[9] Gabbard, Joseph L., Deborah Hix, and J. Edward Swan. "User-centered design and evaluation of virtual environments." IEEE computer Graphics and Applications 19.6 (1999): 51-59.
[10] Heriyanto, Y. (2018). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RENTAL MOBIL BERBASIS WEB PADA PT.APM RENT CAR. Jurnal Intra Tech. ISO:9241-210. (2010). Ergonomics of human-system interaction — Part 210: Human- centred design for interactive systems.
[11] Beck, Kent, and Martin Fowler. Planning extreme programming. Addison-Wesley Professional, 2001.
[12] Putera,  M.  Ihsan  Alfani  Putera,  Nur  Fajri  Azhar,  and  Syamsul  Mujahidin.  "PENGEMBANGAN  SMART  SERVICE VILLAGE  SYSTEM  (SSVS)  DALAM  MENDUKUNG  SMART  GOVERNANCE  MENGGUNAKAN  METODE PERSONAL EXTREME PROGRAMMING." Antivirus: Jurnal Ilmiah Teknik Informatika 15.2 (2021): 228-241.
[13] Sari,  Nurwahyuni,  and  Dwi  Cahyani.  "Perancangan  Sistem  Informasi  Monitoring  Sertifikat  Menggunakan  Extreme Programming." Jurnal Ilmiah Computer Science 1.1 (2022): 1-6.
[14] Kniberg, Henrik. Scrum and XP from the Trenches. Lulu. com, 2015.
[15] Petersen,  Kai,  Claes  Wohlin,  and  Dejan  Baca.  "The  waterfall  model  in  large-scale  development."  Product-Focused Software  Process  Improvement:  10th  International  Conference,  PROFES  2009,  Oulu,  Finland,  June  15-17,  2009. Proceedings 10. Springer Berlin Heidelberg, 2009.
[16] Fikri,  Ahmad  Maulana,  Dorce  Berkat  Tandirau,  and  M.  Ihsan  Alfani  Putera.  "Pembuatan  Sistem  Informasi  Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SI-SEPI) Berbasis Website." SPECTA Journal of Technology 4.1 (2020): 92-101.
[17] Prihandoyo, M. T. (2018). Unified Modeling Language (UML) Model Untuk Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web. Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT.
[18] Bassil, Youssef. "A comparative study on the performance of the Top DBMS systems." arXiv preprint arXiv:1205.2889 (2012).
[19] Latifah,  Ayu,  Asep  Deddy  Supriatna,  and  Imam  Saputra.  "Rancang  Bangun  Sistem  Pengelolaan  Ruangan  Berbasis Website." Jurnal Sistem Cerdas 5.3 (2022): 147-154.
[20] Prabowo, I. Putu Deny Arthawan Sugih, et al. "JMTI ITK ROADSHOW 2021: RANGKAIAN PELATIHAN BIDANG MATEMATIKA DAN TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI UPAYA PERKENALAN JURUSAN MATEMATIKA DAN TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN KE KHALAYAK NASIONAL." Jurnal Pengabdian Mandiri 2.3 (2023): 911-918.