## OFFICE ADMINISTRATION MANAGEMENT THROUGH MODERN ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING IN IMPROVING PUBLIC SERVICES
Tri Anggraini 1* , Anita Lassa 1 , Handrianus V.M.Wula 2
1 Ilmu Administrasi Negara, Universitas Timor, Kefamenanu 2 Ilmu Pemerintahan, Universitas Timor, Kefamenanu *Email: trianggraini1994@gmail.com (Diterima 08-08-2022; Disetujui 05-09-2022)

## ABSTRAK
Pengabdian  ini  dilatar  belakangi  oleh  kebutuhan  dan  permasalahan  mitra.  Hasil  observasi  awal  yang dilakukan  tim  pengabdian  menemukan  berbagai  permasalah  mitra  terkait  pengelolaan  kearsiapan  di  Desa Naiola, Kab. TTU antara lain sebagai berikut: Pertama, Kurangnya pengetahuan dan keterampilan perangkat Desa terkait kearsipan; Kedua, Kurangnya Sarana dan Prasarana untuk menyimpan dokumen-dokumen arsip yang  ada;  Ketiga,  Tidak  adanya  bagian  dari  perangkat  desa  yang  dengan  khusus  mengurus  pengelolaan Kearsipan;  Keempat,  mitra  hanya  melakukan  pengelolaan  kearsipan  secara  konvensional.  Padahal, pemerintah  desa  diminta  mampu  untuk  mendokumentasikan  seluruh  kegiatan  desa  baik  dalam  bentuk konvensional  ataupun  dalam  bentuk  elektronik  karena  pada  dasarnya  pengelolaan  arsip  yang  hanya mengandalkan  jenis  konvensional  ini  tidak  dapat  diandalkan  karena  tidak  cukup  efektif  dan  efisien.  Oleh karenanya, perlu adanya upaya untuk meningkatkan keterampilan perangkat desa dan membekali perangkat desa  dengan  tambahan  pengetahuan  dan  keterampilan  pengelolaan  administrasi  desa  melalui  pelatihan menajemen  kearsipan  modern  untuk  meningktakan  pelayanan  publik.  Kegiatan  pengabdian  ini  terlaksana sesuai  dengan  rancangan  yang  telah  didtetapkan.  Kegiatan  pengabdian  ini  mendapatkan  banyak  dukungan khususnya  dari  kepala  desa  Naiola  Kab.TTU  yang  juga  beranggapan  bahwa  kegiatan  ini  memberikan motivasi  serta  gambaran  yang  lebih  modern  bagi  perangkat  desa  terkait  dengan  kemajuan  teknologi  yang harus  dapat  dimanfaatkan  dengan  baik  oleh  perangkat  desa  sebagai  upaya  untuk  meningkatkan  pelayanan publik.
Kata kunci: Arsip,Manajemen Arsip, Arsip Modern, Pelayanan Publik

## ABSTRACT
This service is motivated by the needs and problems of partners. The results of initial observations made by the service team, the service team found various partner problems related to the management of Archives in Naiola Village, TTU District, including the following: First, Lack of knowledge and skills of village officials related to archives; Second, lack of facilities and infrastructure to store existing archival documents; Third, there is no part of the Village Apparatus that specifically takes care of the management of Archives; Fourth, partners  only  carry  out  conventional  archive  management.  In  fact,  the  Village  Government  is  asked  to  be able  to  document  all  Village  activities  both  in  conventional  form  or  in  electronic  form  because  basically archive  management  that  only  relies  on  conventional  types  is  not  reliable  because  it  is  not  effective  and efficient  enough.  Therefore,  efforts  are  needed  to  improve  the  skills  of  village  officials  and  equip  village officials with additional knowledge and skills of village administration management through modern archive management  training  to  improve  public  services.  This  service  activity  is  carried  out  according  to  the predetermined plan. This service activity received a lot of support, especially from the village head of Naiola Kab.TTU  who  also  thought  that  this  activity  provided  motivation  and  a  more  modern  picture  for  village officials related to technological advances that must be utilized properly by village officials as an effort to improve public services.
Keywords: Archives, Records Management, Modern Archives, Public Service

## PENDAHULUAN
Dalam  Undang-Undang  No  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipkan  disebutkan  bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan  teknologi  informasi  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi.  Sedangkan  (Maryati  2008:114)  mengungkapkan  bahwa  arsip
adalah  setiap  catatan  tertulis,  baik  dalam  bentuk  gambar  atau  bagan,  yang  memuat keterangan-keterangan  mengenai  suatu  pokok  persoalan  atau  peristiwa-peristiwa  yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu di masa mendatang.
Lebih  lanjut,  terbitnya  Undang-undang  No  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  dan Undang-Undang No 6 Tahun 2014 tentang Desa mengamanatkan desa sebagai organisasi terkecil  dalam  lembaga  pemerintah  harus  menyelenggarakan  administrasi  desa  dan  tata kelola arsip dengan baik. Sedangkan administrasi desa dijelaskan dalam Peraturan Menteri dalam  Negeri  Nomor  32  Tahun  2006  tentang  Pedoman  Administrasi  Desa  adalah keseluruhan  proses  kegiatan  pencatatan  data  dan  informasi  mengenai  penyelenggaraan pemerintahan desa dan informasi mengenai kegiatan pemerintahan desa.
Sasaran  dalam  manajemen  kearsipan  adalah  untuk  memberikan  pelayanan  dalam penyimpanan  arsip  serta  menyediakan  data  dan  informasi  yang  mudah  dan  cepat  terkait data  dan  informasi  yang  dibutuhkan.  Data  atau  informasi  yang  tersimpan  dalam  arsip, harus  tersedia  setiap  saaat  apabila  dibutuhkan  oleh  setiap  orang.  (Nuraida,  2012) menjelaskan  tujuan  penyimpanan  arsip  yaitu  sebagai  referensi,  apabila  instansi membutuhkan suatu data atau informasi kepada  pimpinan untuk pengambilan keputusan, dan  memberikan  keterangan  sangat  penting  atau  vital.  Selain  itu,  arsip  ini  berfungsi sebagai memori bagi rujukan historis (Sulistyo Basuki, 2003).
Oleh karena itu, pemerintah desa diminta mampu untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan  desa  baik  dalam  bentuk  konvensional  ataupun  dalam  bentuk  elektronik  guna mengantisipasi keterbatasan ingatan yang yang dimiliki oleh manusia. Hal ini merupakan salah  satu  solusi  untuk  menghindari  hilangnya  informasi  terkait  kinerja  dari  pemerintah desa dan  menjadi  bukti  otentik  yang  dapat  ditujukan  kepada  masyarakat  terkait  program yang telah direncanakan atau merupakan bagian dari kinerja pemerintah desa.
Namun  sering  kali,  hilangnya  arsip-arsip  penting  atau  rusaknya  arsip-arsip  penting akibat  dari  keusangan  berdampak  pada  tidak  terdokumentasi  dengan  baiknya  arsip-arsip tersebut. Selain itu, kecepatan dalam menemukan arsip membutuhkan waktu relatif lebih lama  serta  seringnya  arsip  aktif  dan  inaktif  tercampur  sehingga  ketika  dibutuhkan  sulit ditemukan. Hal ini akan menjadi  ancaman besar bagi pemerintah desa jika tidak mampu mengelola  arsip-arsipnya  dengan  baik.  Banyak  hal  yang  dapat  dilakukan  untuk memastikan bahwa pengelolaan kearsipan dapat dimanajemen dengan baik, salah satunya dengan meningkatkan keterampilan perangkat desa dan membekali perangkat desa dengan tambahan pengetahuan dan keterampilan pengelolaan administrasi desa melalui pelatihan menajemen kearsipan modern.
Tim pengabdian melakukan wawancara dan observasi di Desa Naiola di Kabupaten Timor Tengah Utara untuk mendapatkan gambaran umum tentang pengelolaan kearsipan di  desa.  Desa  tersebut  terletak  di  Desa  Naiola,  Kab.  TTU  dari  hasil  observasi  yang dilakukan tim pengabdian, tim pengabdian menemukan berbagai permasalah mitra terkait pengelolaan  kearsiapan  di  Desa  Naiola,  Kab.  TTU  antara  lain  sebagai  berikut:  Pertama, Kurangnya  pengetahuan  dan  keterampilan  perangkat  desa  terkait  kearsipan;  Kedua, Kurangnya  sarana  dan  prasarana  untuk  menyimpan  dokumen-dokumen  arsip  yang  ada; Ketiga,  Tidak  adanya  bagian  dari  perangkat  desa  yang  dengan  khusus  mengurus pengelollaan  kearsipan;  Keempat,  mitra  hanya  melakukan  pengelolaan  kearsipan  secara konvensional.
Lebih  lanjut,  dalam  hasil  observasi  dan  wawancara  awal  yang  dilakukan  oleh  tim pengabdian  didapati  informasi  bahwa  pengelolaan  kearsipan  di  Desa  Naiola  hanya menggunakan  jenis  pengelolaan  keasipan  konvensional,  Jenis  kearsipan  konvensional  ini artinya  pendataan  kearsipan  masih  dengan  cara  menuliskan  data-data  kearsipan  secara manual  atau  bentuk  penyimpanan  yang  dilakukan  menggunakan  rak  atau filling  cabinet . Kearsipan  konvensional  memiliki  kabinet  yang  secara  fisik  berfungsi  untuk  menyimpan dokumen-dokumen  penting  yang  dimiliki  (Habiburrahman,  2016).  Jika  demikian,  dapat disimpulkan  bahwa  penerapan  jenis  pengelolaan  kearsipan  yang  diterapkan  oleh  mitra dalam  bentuk  pengelolaan  kearsipan  konvensional  tidak  akan  mampu  menjawab permasalahan mitra.
Pada  dasarnya,  pengelolaan  kearsipan  menggunakan  jenis  konvensional  ini  akan berdampak pada kurang maksimalnya pengelolaan kerarsipan. Pelaksanaan kegiatan yang semakin  maju  dan  berkembang  berbanding  lurus  dengan  banyaknya  jumlah  arsip  yang perlu  dikelola  dan  tersimpan.  Apabila  jumlah  arsip  cukup  besar,  maka  usaha  bagi  para aparat desa untuk dapat menemukan kembali arsip yang dibutuhkan akan memakan waktu yang cukup lama sehingga pengelolaan arsip jenis konvensional ini tidak dapat diandalkan. Sehingga diperlukan adanya pengelolaan kearsiapan modern yang jauh lebih tersistematis. Maka penerapan teknologi menjadi salah satu metode yang tepat guna mengatasi masalah tersebut.
Di  samping  itu,  lembaga/badan  publik  dituntut  agar  dapat  menyajikan  informasi secara  terbuka  kepada  publik/masyarakat.  (Kurniatun,  2013).  Oleh  karenanya,  lembaga publik  diharapkan  mampu  mengikuti  dinamika  perkembangan  teknologi  selaras  dengan amanat  Undang-Undang  No.43  Tahun  2009  tetang  Kearsipan  yang  harus  menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan informasi. Intensitas masyarakat dalam menggunakan
produk-produk  teknologi  hendaknya  berbanding  lurus  dengan  upaya  untuk  mulai mengarsipkan  data  dan  informasi  dalam  format  digital,  yang  artinya  bahwa  pengelolaan kearsipan  harus  menggunakan  manajeman  pengelolaan  kearsipan  modern  sebagai  bagian pendukung bagi peningkatan pelayanan publik.
Dari penjabaran di atas, pelatihan manajemen pengelolaan kerarsipan modern dirasa perlu  untuk  dilaksanakan.  Fenomena  masyarakat  yang  telah  familiar  dengan  teknologi memunculkan  konsep  baru  yang  terus  berkembang  terkait  bagiamana  seharusnya manajemen kearsipan dikelola secara modern yang jauh lebih tersistematis. Sehingga dapat disimpulkan  bahwa  pelatihan  manajemen  pengelolaan  arsip  modern  menjadi  salah  satu solusi  konkrit  bagi  penyelesaian  masalah-masalah  yang  dialami  oleh  mitra  pengabdian untuk membawa sistem pengelolaan sebuah lembaga kearsipan menjadi lebih baik lagi.

## BAHAN DAN METODE

## A. Tempat dan Waktu Pengabdian
Pengabdian  ini  dilaksanakan  di Desa  Naiola yang  terletak  di  Kabupaten  Timor Tengah  Utara.  Kegiatan  ini  dilaksanakan  selama  satu  tahun  anggaran  2022  yang  dibagi menjadi  dua  bagian,  yaitu  pemberian  pelatihan  mengenai  Manajemen  Pengelolaan Kearsipan  Modern,  dan  selanjutnya  dilakukan  pendampingan  terhadap  perangkat  desa melalui  berbagai  media,  aplikasi  atau  juga  melalui  tatap  muka  dengan  rentan  waktu kegiatan pengabdian ini pada bulan Juni-November 2022
B. Alat, Bahan, Teknik dan Peserta Kegiatan Pengabdian
Pertama ,  Alat  yang  digunakan  dalam  kegiatan  pengabdian  ini  antara  lain  media gambar dan video terkait pengelolaan kearsipan. Kedua, bahan-bahan habis pakai seperti kertas,  bolpoit,  spidol  dan  alat  tulis  menulis  lainnya.  Serta  bahan-bahan  untuk  keperluan bahan  tayang  seperti  pointer,  LCD,  papan  tulis,  dan  bahan  pendukung  lainnya. Ketiga,
Teknik  yang  digunakan  dalam  kegiatan  pengabdian  ini  dalam  bentuk  pelatihan.  Dengan memfokuskan pada perbaikan dan pengelolaan kearsipan. Di awal kegiatan dibahas terkait kondisi,  kendala  dan  kesulitan  dalam  pengelolaan  kerasipan  di  Desa  Naiola.  Setelahnya baru  kemudian  dikupas  terkait  pengelolaan  kearsipan  yang  baik  dan  benar  serta pengelolaan  kearsiapan  modern. Keempat, Peserta  dalam  kegiatan  pengabdian  ini  adalah perangkat desa di Desa Naiola, Bikomi Sekalatan. Kab. TTU.

## C.  Prosedur Kegiatan
Prosedur  yang digunakan dalam  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  adalah  dengan menggunakan prosedur sebagai berikut:

## Gambar 1. Prosedur Kegiatan Pengabdian
Pada pelaksanaannya diawali  dengan kunjungan ke lokasi Desa Naiola,  Kab. TTU, kunjungan ini dimaksudkan untuk bertemu dengan Kepala Desa Naiola,  Kab. TTU  guna mengkoordinasikan  dan  mempersiapkan  kegiatan  pengabdian.  Persiapan  dilakukan menyangkut  jadwal,  peserta,  undangan,  konten  pelatihan,  metode/strategi  pelatihan, tempat,  sarana  dan  prasarana,  rencana  tindak  lanjut  (pendampingan  dan  konsultasi),  dan lain-lain.  Selanjutnya  persiapan  dilakukan  sebagai  bentuk  tindak  lanjut  dan  telah mendapatkan  kepastian  jadwal  pelaksanaan,  tim  pengabdian  melakukan  studi  literatur untuk  mempersiapkan  materi  bahan  tayang.  Dalam  studi  literatur  dan  pustaka  yang dikerjakan, team melihat referensi dari jurnal PKM terdahulu dan buku-buku yang relevan tentang bagaimana mengelola kearsipan modern  yang baik dan benar serta desain materi yang akan diberikan dan terakhir desain mekanisme pelatihan.
Pada  desain  pelaksanaan  pelatihan,  metode  pelatihan  yang  digunakan  adalah learning  by  doing, yaitu  pola  pelatihan  dengan  memberikan  praktik  langsung  yang dipimpin oleh instruktur dan didampingi oleh asisten instruktur yaitu 4 orang mahasiswa yang  terlibat  aktif  menjadi  bagian  yang  tidak  terpisahkan  dalam  pengabdian  ini  untuk membantu  apabila  ada  peserta  yang  mengalami  kesulitan  dalam  mengikuti  arahan  dari instruktur. Langkah selanjutnya adalah pelaksanaan pelatihan. Pada pelaksanaan pelatihan ini memiliki struktur sebagai berikut:
1. Pemberian  sambutan  oleh  pihak  tim  pengabdian  dan  perwakilan  dari  mitra,  yaitu Kepala Desa Naiola, Kab. TTU.
2. Diskusi  dan sharing terkait  kondisi,  kendala  dan  kesulitan  perangkat  desa  dalam pengelolaan kearsiapan di Desa Naiola.
3. Pemberian materi yang dipimpin oleh instrutur dan didampingi oleh anggota pengabdi. Materi  Manajemen  Pengelolaan  Kearsipan  dipimpin  oleh  Tri  Anggraini,  sedangkan pendampingan dipimpin oleh Anita Lassa, Handrianus V.M Wula, dan dibantu oleh 4 orang mahasiswa yang terlibat dalam pengabdian ini.
4. Penutupan  salah  satunya  akan  diisi  dengan  kesan  dan  pesan  dari  perwakilan  peserta pelatihan sebagai bahan evaluasi bagi tim pengabdian.

## PERSIAPAN
- Kunjungan ke lokasi pengabdian
- Koordinasi dengan mitra pengabdian
- Studi literatur
- Desain materi bahan tayang
- Koordinasi internal  tim pengabdi

## PELAKSANAAN
PELATIHAN MENAJEMEN PENGELOLAAN KEARSIPAN MODERN

## EVALUASI
- Pelaksanaan Evaluasi Kegiatan - Analisa Hasil Pelatihan
- Penarikan Kesimpulan
Pada  bagian  akhir  tim  pengabdian  akan  menganalisa  hasil  pelatihan.  Selanjutnya yang terakhir yaitu penarikan kesimpulan yang berisi tingkat keberhasilan/kegagalan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini, Selanjutnya, pembuatan laporan kegiatan pengabdian yang  dilakukan  oleh  tim  pengabdian.  Pada  tahap  ini  yang  dilakukan  adalah  melengkapi dokumentasi, pembuatan bab terakhir laporan dan pembuatan artikel untuk dipublikasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Persiapan Pengabdian
Pengabdian  ini  dilatar  belakangi  oleh  kebutuhan  dan  permasalahan  mitra.  Hasil observasi  awal  yang  dilakukan  tim  pengabdian,  tim  pengabdian  menemukan  berbagai permasalah  mitra  terkait  pengelolaan  Kearsipan  di  Desa  Naiola,  Kab.  TTU.  Oleh karenanya,  di  awal  kegiatan  pengabdian  ini  tim  pengabdian  terlebih  dahulu  melakukan observasi dan wawancara kepada PJ Kepala Desa Naiola terkait pengelolaan kearsipan di Desa  Naiola,  Kab.  TTU  yang  dilakukan  pada  tanggal  10  Januari  2022  bertempat  di ruangan Kepala Desa Naiola. pada pukul 09.30 - 10.30 WITA, dalam kunjungan tersebut tim  pengabdian  melihat  kondisi  dan  situasi  yang  dialami  mitra  terkait  pengelolaan kearsipan  di  Desa  Naiola  Kabupaten  Timor  Tengah  Utara  antara  lain  sebagai  berikut: Pertama,  Kurangnya  pengetahuan  dan  keterampilan  perangkat  desa  terkait  kearsipan; Kedua, Kurangnya sarana dan prasarana untuk menyimpan dokumen-dokumen arsip yang ada;  Ketiga,  Tidak  adanya  bagian  dari  perangkat  desa  yang  dengan  khusus  mengurus pengelolaan  kearsipan;  Keempat,  mitra  hanya  melakukan  pengelolaan  kearsipan  secara konvensional.  Padahal,  pemerintah  desa  diminta  mampu  untuk  mendokumentasikan seluruh  kegiatan  desa  baik  dalam  bentuk  konvensional  ataupun  dalam  bentuk  elektronik karena  pada  dasarya  pengelolaan  arsip  yang  hanya  mengandalkan  jenis  konvensional  ini tidak dapat diandalkan karena tidak cukup efektif dan efisien. Berikut kondisi arsip di Desa Naiola:
Kondisi  mitra  ini  menarik  tim  pengabdi  bahwa  perlu  adanya  upaya  untuk meningkatkan  keterampilan  perangkat  desa  dan  membekali  perangkat  desa  dengan tambahan pengetahuan dan keterampilan pengelolaan administrasi desa melalui pelatihan manajemen kearsipan modern untuk meningkatkan pelayanan publik. Upaya tindak lanjut dari  kegiatan  awal  pengabdian  ini  berupa  observasi  dan  wawancara  ini  akhirnya mendapatkan kesepakatan bahwa tim pengabdian akan melakukan kegiatan pengabdian di Desa  Naiola  melihat  kondisi  dan  situasi  yang  dialami  oleh  mitra ini.  Keinginan  dari  tim pengabdi  ini  disambut  baik  oleh  Pj  Desa  Naiola  dengan  memberikan  surat  pernyataan kesediaan  mitra  untuk  melakukan  kegiatan  pengabdian  di  Desa  Naiola  bertemakan Pengelolaan Kearsipan modern.
Sebagai  tindak  lanjut  dari  kegiatan  awal  pengabdian  ini,  tim  pengabdian  kembali mengunjungi Desa Naiola pada tanggal 06 Juli 2022, untuk kembali mengobservasi lebih detail terkait sistem dan pengelolaan kearsipan yang ada di Desa Naiola, upaya observasi ulang  ini  sebagai  bagian  dari  persiapan  tim  pengabdian  untuk  melakukan  kegiatan, mempersiapkan  bahan  dan  materi  ajar  sekaligus  melihat  kesiapan  untuk  dilakukannya kegiatan  pengabdian.  Selain  itu,  dalam  pertemuan  yang  dilakukan  pada  tanggal  itu  juga untuk  membahas  jumlah  peserta  sebagai  target  sasaran  kegiatan  pengabdian  ini.  Dalam pertemuan  awal  ini  juga  dibahas  terkait  apakah  kegiatan  pengabdian  ini  memungkinkan dilakukan  secara  tatap  muka  mengingat  masih  dalam  kondisi  Covid  19  sehingga  perlu melihat kondisi tempat kegiatan. Didapati kesimpulan bahwa kegiatan dapat dilaksanakan secara  tatap  muka  dengan  memperhatikan  protokol  kesehatan  ketat,  khususnya  terkait menjaga  jarak  saat  kegiatan  dikarenakan  ruangan  yang  tersedia  cukup  memadai  untuk dilakukan protokol kesehatan yaitu menjaga jarak.
Selanjutnya  persiapan  kegiatan  pelatihan  juga  mengkoordinasikan  terkait  jadwal kegiatan, jumlah peserta, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam kegiatan pelatihan. Dari hasil koordinasi dengan mitra didapati kesimpulan bahwa kegiatan akan dilaksanakan pada tanggal 13 Juli 2022. Kesepakatan jadwal ini diambil berdasarkan persiapan kesiapan dan kondisi dari mitra dan tim pengabdian dengan mempertimbangkan kesiapan dari tim pengabdian  untuk  menyiapkan  bahan-bahan  dalam  kegiatan  pengabdian  ini.  Kegiatan pengabdian ini menargetkan kegiatan penagabdian akan dilaksanakan pada tanggal 13 Juli 2022  peserta  kegiatan  yang  berasal  dari  pegawai,  staf  di  Desa  Naiola.  Seluruh  staf  dan pegawai  di  Desa  Naiola  diminta  untuk  aktif  terlibat  karena  tim  pengabdian mempertimbangkan bahwa pengelolaan kearsipan hendaknya dapat diketahui oleh seluruh staf dan pegawai sehingga harapannya tidak menggantungkan pengelolaan kearsipan pada
beberapa  orang  saja.  Berikut  dokumentasi  kegiatan  awal  pertemuan  tim  pengabdian bersama mitra pengabdian di Desa Naiola, Kab.Timor Tengah Utara:
Gambar 2. Konfirmasi Kegiatan Pengabdian
Sebagai  bentuk  tindak  lanjut,  tim  pengabdian  selanjutnya  mendiskusikan  terkait dengan kesiapan materi yang akan disampaikan, pematangan konsep kegiatan pengabdian yang menggunakan konsep pelatihan learning by doing , dan persiapan lainnya termaksud terkait  dengan  mahasiswa  yang  akan  dilibatkan  dalam  pengabdian  ini.  Dalam  konsep pelatihan learning  by  doing dengan  desain  kegiatan  pelatihan  akan  menggunakan  media instruksional  bahan  tayang power  point  presentation sebagai  alat  yang  digunakan  untuk menayangkan  materi  yang  akan  disampaikan  media  instruksional  dapat  meningkatkan pemahaman  dan  motivasi  siswa  (Rodgers,  David  L;  Withrow-Thorton,  2005).  Pola pelatihan  yang  memberikan  praktek  langsung  dan  mahasiswa  yang  terlibat  harus  dapat memahami  isi  materi  yang  akan  disampaikan  dikarenakan  mahasiswa  juga  akan  terlibat membantu menjelaskan materi kepada peserta pelatihan mengikuti arahan instruktur dalam hal  ini  tim  pengabdi.  Oleh  karenanya  mahasiswa  yang  terlibat  dipilih  dan  disesuaikan dengan kebutuhan tim pengabdian, untuk itu tim pengabdian terlebih dahulu memberikan materi  terkait  pengelolaan  kearsipan  modern  ini  kepada  mahasiswa  sebelum  menjadi bagian dari kegiatan pengabdian ini. Koordinasi internal ini dilakukan pada tanggal 08 Juli 2022  bertempat  di  Ruang  Dosen  Administrasi  Negara,  Fakultas  Ilmu  Sosial  dan  Ilmu Politik, Universitas Timor, pada pukul 08.15-09.50 WITA.
Persiapan  yang  dilakukan  tim  pengabdian  dengan  melakukan  studi  literatur  untuk mempersiapkan materi bahan tayang dan desain kegiatan pengabdian yang akan dilakukan. Dalam studi literatur dan pustaka yang dikerjakan, team melihat berbagai referensi berupa buku-buku  teks  book  serta  materi  pendukung  lain  yang  bersumber  dari  internet  yang relevan tentang pengelolaan kearsipan modern. Selain mendiskusikan terkait materi  yang akan  disampaikan,  koordinasi  internal  juga  membahas  tentang  alur  dan  mekanisme
kegiatan pengabdian. Dari hasil koordinasi internal tersebut disepakati bahwa penyampaian materi  pelatihan  akan  dilakukan  oleh  satu  orang  dari  tiga  orang  tim  pengabdian, penyampaian materi pelatihan akan disampaikan oleh salah satu tim pengabdian yaitu Tri Anggraini dan Anita Lassa sementara Handrianus V.M Wula sebagai anggota pengabdian lainnya bertindak sebagai pendamping untuk memastikan bahwa materi yang disampaikan dapat  betul-betul  dipahami  oleh  peserta  kegiatan  pelatihan  dan  dibantu  dengan  4  orang mahasiswa.  Pada  pertemuan  ini  juga  membahas  terkait  kegiatan  evaluasi  kegiatan pengabdian  nantinya.  Dimana  evaluasi  sendiri  ialah  bertujuan  untuk  mengukur  tingkat keberhasilan  (Arikunto,  2003).  Untuk  memastikan  kembali  kesiapan  dari  Desa  sasaran kegiatan pada tanggal 11 Juli 2022 tim pengabdian kembali mengkonfirmasi terkait dengan kepastian pelaksanaan kegiatan pengabdian ini. Dan didapati kesimpulan bahwa kegiatan pengabdian akan tetap dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan awal yang telah disepakati.

## B. Pelaksanaan Kegiatan
Pada  tahapan  pelaksanaan  kegiatan  ini,  tim  pengabdian  mengimplementasikan  apa yang  telah  dirancang  pada  tahapan  awal  kegiatan  yaitu  persiapan  kegiatan  pengabdian. Metode learing  by  doing menjadi  pilihan  yang  disepakati  dalam  diskusi  internal  tim pengabdian  karena  metode  pelatihan  ini  dianggap  paling  tepat  digunakan  karena memberikan  materi  sekaligus  praktik  langsung  sehingga  diharapkan  materi  yang disampaikan dalam diimplementasikan dengan baik.
Pelaksanaan  kegiatan  dilaksanakan  sesuai  dengan  kesepakatan  awal  antara  tim pengabdian  dengan  mitra  pengabdian  yaitu  pada  tanggal  15  Juli  2022  yang  bertempat  di ruang  pertemuan  Desa  Naiola,  Kab.  TTU.  Namun,  dalam  pelaksanaannya  kegiatan  yang sedianya  dilaksanakan  pada  pukul  09.00  WITA  bisa  terlaksana  pada  pukul  10.00  WITA hal ini diakibatkan oleh kondisi dan situasi di lapangan. Pelaksanaan kegiatan pengabdian ini  diawali  dengan  kata  sambutan  dari  Kepala  desa  Naiola,  yaitu  Bapak  Damianus  Opat Dalam  sambutannya  Kepala  Desa  Naiola  menyambut  baik  kegiatan  pelatihan  ini  untuk memberikan bekal pemahaman kepada perangkat desa terkait kearsipan modern, sehingga harapannya  pengelolaan  kearsipan  jauh  lebih  tertata,  mudah  dan  cepat.  Dalam sambutannya juga Kepala Desa Naiola berharap bahwa perangkat desa atau seluruh peserta pelatihan  dapat  berperan  aktif  mengikuti  kegiatan  untuk  menambah  wawasan  demi perbaikan  pelayanan  publik  khususnya  terkait  dengan  pengelolaan  kearsipan  di  Desa Naiola, Kab. TTU.
Selanjutnya,  pada  tahapan  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  ini  tim  pengabdian diberikan waktu sepenuhnya untuk melaksanakan kegiatan pengabdian berupa pemberian
materi  dan  praktek.  Sebelum  masuk  pada  kegiatan  pemberian  materi  pelatihan  tim pengabdian  terlebih  dahulu  membedah  sekilas  terkait  hasil  observasi  tim  pengabdian tentang pengelolaan kearsipan di Desa Naiola, Kab. TTU. Hal ini menjadi bagian penting yang  tidak  terpisahkan  untuk  memberikan  pemahaman  dasar  sebelum  masuk  pada  inti materi  kegiatan,  dalam  kegiatan  ini  didapati  informasi  bahwa  perangkat  desa  pengelola arsip  di  Desa  Naiola,  masih  bergantung  pada  pola  kearsian  modern  dikarenakan keterbatasan  sarana,  prasarana  serta  pengetahuan.  Selanjutnya,  perangkat  desa  diminta untuk berbagi terkait bagaimana pemahaman perangkat desa dalam mengelola kearsipan.
Kegiatan  dilanjutkan  dengan  pemberian  materi  pelatihan  kearsipan  modern,  yang dipimpin langsung oleh Ketua Tim Pengabdian yaitu Tri Anggraini bersama dengan Anita Lassa,  sementara  hadrianus  V.M.Wula  dan  4  orang  mahasiswa  yang  telah  lebih  dahulu diberikan pemahaman mendampingi peserta pelatihan jika materi pelatihan yang diberikan belum  dipahami  oleh  peserta  pelatihan.  Dalam  pemberian  materi  pelatihan  ini  tim pengabdian  banyak  menekankan  bahwa  sistem  pengelolaan  kearsipan  modern  jauh  lebih mudah, lebih praktis tentunya akan jauh lebih efektif dan efisien. Hal ini terus ditekankan sepanjang  pemberian  materi  pelatihan  untuk  memberikan  motivasi  bagi  perangkat  desa untuk dapat mengubah pola pengelolaan kearsipan yang sebelumnya konvensional menjadi pengelolaan kearsipan modern. Dalam pelatihan ini peserta pelatihan terlihat antusias dapat dilihat dari keaktifan beserta pelatihan bertanya, mengemukakan pendapat dan berdiskusi dengan  tim  pengabdian.  Keaktifan  pesserta  pelatihan  ini  berdampak  pada  jadwal pelaksanaan  kegiatan  yang  lebih  lambat  45  menit  dari  waktu  yang  telah  ditentukan sebelumnya. Berikut foto-foto kegiatan pelatihan:
Gambar 3. Dokumentasi Kegiatan Pengabdian

## C. Evaluasi Kegiatan Pengabdian
Evaluasi  kegiatan  merupakan  tahapan  akhir  dari  seluruh  rangkaian  kegiatan pengabdian ini. Dari hasil pelatihan yang telah dilakukan pernagkat desa mengeluhkan jika
pengelolaan  kearsiapan  harus  selalu  memerlukan  jaringan  internet  yang  baik  dan  bagus, namun  dalam  kenyataannya  jaringan  internet  sering  kali  terganggu  dan  lambat.  Oleh karena  itu,  tim  pengabdian  mendiskusikan  kembali  cara  yang  paling  tepat  dan  dapat digunakan  walaupun  dengan  kondisi  offline  dan  gangguan  pada  jaringan  internet. Akhirnya  tim  pengabdian  merumuskan  cara  untuk  memudahkan  perangkat  desa  dalam mengelola  kearsipan  dengan  kondisi  yang  dialami  oleh  mitra  pengabdian  tapi  kemudian tetap  mendorong  perangkat  desa  menggunakan  aplikasi  yang  direkomendasikan  tim pengabdian.  Pada  kegiatan  akhir  dalam  kegiatan  tim  pengabdian  ini,  tim  pengabdian memutuskan  untuk  melakukan  tindak  lanjut  kegiatan  pengabdian  dan  sesuai  dengan harapan  peserta  pelatihan  pelatihan  bahwa  harus  adanya  tindak  lanjut  dari  kegiatan pelatihan ini
Pada  sesi  penutup  tim  pengabdian  memberikan  waktu  warna  sari  dan  bincang- bincang  ringan  bersama  peserta  pelatihan  terkait  dengan  kegiatan  pengabdian  yang  telah dilaksanakan ini. Salah satu peserta pelatihan bernama Bergita I Oetpah Kaur Tata Usaha, Desa  Naiola  Kab.  TTU  mengungkapkan  bahwa  pelatihan  sejenis  ini  sebelumnya  belum pernah diikuti, tim pengabdian yang notebanenya masih cukup mudah memberikan banyak motivasi peserta pelatihan untuk mengupgrade kemampuan, khususnya terkait pengelolaan kearsipan  modern.  Dalam  diskusi  tersebut  juga  peserta  pelatihan  mengungkapkan  bahwa ada banyaknya surat menyurat yang dikeluarkan oleh desa khususnya terkait dengan berita acara dan  surat  menyurat  tanah  di  Desa  Naiola mengharuskan  perangkat  desa  mengelola kearsipan dengan baik.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Merujuk  pada  tujuan  awal  dilaksanakan  kegiatan  pengabdian  ini,  tim  pengabdian berkesimpulan bahwa kegiatan pengabdian ini dilaksanakan sesuai dengan rancangan awal yang  telah  ditetapkan  walaupun  dalam  perjalanannya  masih  ada  kekurangan,  namun  tim pengabdian  dapat  mengatasinya  tanpa  mengurangi  esensi  dari  kegiatan  pengabdian  ini. Kegiatan  pengabdian  ini  mendapatkan  banyak  dukungan  khususnya  dari  kepala  desa Naiola Kab. TTU  yang juga beranggapan bahwa kegiatan ini memberikan motivasi serta gambaran yang lebih modern bagi perangkat desa terkait dengan kemajuan teknologi yang harus  dapat  dimanfaatkan  dengan  baik  oleh  perangkat  desa  sebagai  upaya  untuk meningkatkan pelayanan publik.
Lebih  lanjut,  kegiatan  ini  diharapkan  dapat  berlanjut  hingga  terciptanya  kebiasaan baru  yang  konsisiten  dari  aparat  desa  untuk  menerapkan  sistem  kearsipan  modern  ini.
Namun  demikian,  harus  adanya  motivasi  pribadi  dari  para  perangkat  desa  untuk mengembangkan diri dan mau belajar terkait perubahan teknologi  yang berkembang saat ini.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  kepada  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada Masyarakat, Universitas Timor yang telah mendanai dan mendukung kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Serta ucapan terima kasih kepada seluruh perangkat Desa Naiola, Kab. TTU yang telah bersedia menjadi mitra pengabdian dan menyambut baik dan antusias kegiatan pengabdian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Badan  Pusat  Statistik.  (2020,  February).  Tingkat  Pengangguran  Terbuka  (TPT)  sebesar
4,99 persen Badan pusat statistic. Bps.Go.Id . https://www.bps.go.id/pressrelease/2020/05/05/1672/februari-2020--tingkat- pengangguran-terbuka--tpt--sebesar-4-99-persen.html
Inews.id. (2019, September). Pengangguran Lulusan Universitas 737.000 Orang. Inews.Id . https://www.inews.id/finance/makro/per-agustus-2019-pengangguran-lulusan-
universitas-capai-737000-orang
Undang-Undang  Republik  Indonesia  No.  20  Tahun  2003  tentang  Sistem  Pendidikan
Nasional., (2016). http://kelembagaan.ristekdikti.go.id/wp-
content/uploads/2016/08/UU_no_20_th_2003.pdf
Kompas.com.  (2020). Kenapa  Lulusan  Perguruan  Tinggi  Makin  Susah  Mendapat Pekerjaan . https://edukasi.kompas.com/read/2016/04/23/17424071/Kenapa.Lulusan.Perguruan.
Tinggi.Makin.Susah.Mendapat.Pekerjaan.?page=all.
Rodgers,  David  L;  Withrow-Thorton,  B.  J.  (2005).  The  Efect  of  Instructional  Media  on Learner Motivation. Ernational Journal of Instructional Media , 32 (4), 333–34