SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PENDUDUK (STUDI KASUS: RT/RW KELURAHAN PONDOK KACANG TIMUR)
Wisti Dwi Septiani
Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta www.bsi.ac.id wisti.wst@bsi.ac.id
Abstract — Currently  work  in  every  institution whether  goverenment  or  private  institutions  is involved  the  management  of  population  data. Including  the  management  of  population  at  the Hamlet  level  and  Neighbourhood.  The  current problem  in  Pondok  Kacang  Timur  is  the  lack  of organizational  data  archiving  of  the  population, many  data  is  still  handwritten  and  stored  in  the master book. The proces of submitting a letter takes a long time because it must match the data with the files  in  the  archive.  In  addition,  some  archives scattered  and  disappeared  with  the  migration  of office  stewardship  in  every  assignment  period. Utilization  of  ICT  advancement  needs to  be  applied in order to simplify the problems encountered in the management  of  population.  Solutions  for  solving existing  problem  by  using  waterfall  method  with designing desktop  based  aplication  to  management of population data. The result of this desktop based application  is  to  facilitate  the  storage  of  data  with the  database,  making  of  report  more  effective  and efficient.
Keywords:  Population  Data  Management,  RT  / RW, Waterfall Model.
Intisari — Saat ini setiap pekerjaan di instansi baik pemerintah  ataupun  swasta  terlibat  dengan pengelolaan dan pengarsipan data. Termasuk pada pengelolaan  data  penduduk  di  tingkat  Rukun Warga  (RW)  dan  Rukun  Tetangga  (RT). Permasalahan  yang  terjadi  saat  ini  pada  RT/RW Kelurahan  Pondok  Kacang  Timur  adalah  kurang terorganisasinya  pengarsipan  data  penduduk, masih  tersimpan  dalam  buku  induk  yang  dicatat dengan  tulisan  tangan.  Proses  pengajuan  surat pengantar  memerlukan  waktu  cukup  lama  karena harus  mencocokan  data  dengan  berkas  di  arsip. Selain  itu  beberapa  arsip  tercecer  dan  hilang seiring dengan perpindahan jabatan kepengurusan dari  tahun  ke  tahun.  Pemanfaatan  kemajuan  TIK perlu  diterapkan  untuk  dapat  menyederhanakan permasalah  yang  ditemui  pada  pengelolaan  data penduduk di tingkat RT/RW yang merupakan awal dari  pengajuan  berbagi  surat  pengantar  dan  surat keterangan  ke  tingkat  Kelurahan  dan  Kecamatan. Solusi  penyelesaian  masalah  yang  terjadi  adalah
dengan  menggunakan  metode  waterfall  dengan pembuatan aplikasi atau program berbasis desktop untuk  pengelolaan  data  penduduk.  Hasil  dari aplikasi  berbasi  desktop  ini  adalah  memudahkan dalam  penyimpanan  data  dengan  database, pembuatan  laporan  menjadi  lebih  efektif  dan efisien.
Kata  Kunci :  Pengelolaan,  Data  Penduduk,  RT/RW, Waterfall.

## PENDAHULUAN
Rukun  Warga  atau  RW  adalah  bagian  dari kerja lurah dan merupakan lembaga yang dibentuk melalui  musyawarah  pengurus  RT  di  wilayah kerjanya  yang  ditetapkan  oleh  Pemerintah  Desa atau  Lurah.  Sedangkan  Rukun  Tetangga  atau  RT adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah  masyarakat  setempat  dalam  rangka pelayanan  pemerintahan  dan  kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Pemerintah Desa atau Lurah. RT/RW  mempunyai  tugas  membantu  pemerintah Desa  dan  Lurah  dalam  penyelenggaraan  urusan pemerintahan.  Menurut  Peraturan  Menteri  Dalam Negeri  Nomor  5  Tahun  2007  tentang  Pedoman Penataan Lembaga Kemayarakatan, bahwa RT/RW mempunyai  fungsi:  (a)  Pendataan  kependudukan dan pelayanan administrasi pemerintahan lainnya; (b)  Pemeliharaan  keamanan,  ketertiban,  dan kerukunan  hidup  antar  warga;  (c)  Pembuatan gagasan dalam pelaksanaan pembangunan dengan mengembangkan  aspirasi  dan  swadaya  murni masyarakat;  dan  (d)  Penggerak  swadaya  gotong royong  dan  partisipasi  masyarakat  di  wilayahnya. (RT/RW  Kelurahan  Pondok  Kacang  Timur merupakan  bagian  dari  Kota  Tangerang  Selatan Provinsi  Banten.  Pengelolaan  data  penduduk meliputi  kegiatan  yang  berhubungan  dengan pencatatan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Sistem pengelolaan  data  penduduk  yang  berjalan  saat  ini pada RT/RW hanya menggunakan buku induk dan disimpan  dalam  bentuk  arsip.  Keberadaan dokumen  penduduk  tentunya  berpindah  seiring dengan  pergantian  kepengurusan  atau  jabatan. Kendala  yang  dialami  oleh  RT/RW  dalam menjalankan  tugasnya  adalah  sistem  informasi
yang  tidak  efektif  dan  efisien,  sehingga menyulitkan  dan  memperlambat  dalam  proses pelaporan  dan  perarsipan  data  kependudukan (Setiawan  &  Mahendra,  2015).  Pengelolaan  data penduduk  seperti  pencatatan  data  kelahiran,  data kematian,  data  kepindahan  dan  data  kedatangan, penyimpanannya masih dalam buku arsip sehingga menumpuk  dan  sulit  dalam  pencarian  data (Agustia  &  Nelisa,  2013)    (Hayat,  Retnadi,  & Gunandhi,  2014).  Kesalahan  dalam  mendata penduduk  dikarenakan  dalam  pengolahannya masih dengan proses yang konvensional (Fujiyati & Sukadi,  2015).  Sistem  yang  berjalan  selama  ini memungkinkan  adanya  kesalahan,  membutuhkan waktu  yang  lama  dalam  proses  pencarian  data (Priyanti & Iriani, 2013).
Kendala lain yang dialami oleh RT/RW dalam menjalankan tugasnya berbenturan dengan haknya sebagai  personal  dan  kepala  keluarga  yang  harus mencari  nafkah  bagi  keluarganya,  sehingga  akan kurang optimal untuk dapat mengurus pencatatan data  penduduk  yang  membawa  dampak  cukup signifikan  seperti  pengajuan  layanan  terganggu dan  peyaluran  aspirasi  warna  juga  kurang  dapat terwadai  (Anita  &  Widodo,  2014).  Tujuan  dari penelitian  ini  adalah  memberikan  usulan  berupa masukan  atau  ide  perbaikan  sistem  pengelolaan penduduk  sehingga  dapat  mendukung  terciptanya manajemen  data  yang  baik dengan  memanfaatkan kemajuan  TIK  berupa  implementasi  sistem informasi  berbasis  desktop.    Selain  itu  penelitian ini  juga  bertujuan  untuk  menghasilkan  sebuah sistem informasi pengelolaan data penduduk yang cepat,  tepat  guna,  efektif  dan  efisien  (Priyanti  & Iriani,  2013).  Dengan  adanya  sistem  yang terkomputerisasi dalam pendataan penduduk akan mempermudah  pencatatan  dan  mengurangi kesalahan  data  (Taufik,  Handayani,  &  Prastyo, 2008).

## BAHAN DAN METODE
Pada penelitian ini terdapat rancangan yang merupakan  kerangka  pemikiran  dari  penelitian yang dideskripsikan sebagai berikut:
a. Problems :  Belum  adanya  sistem  informasi pengolahan data penduduk
b. Approach :  Metode  Waterfall  untuk  rancang bangun sistem informasi berbasis desktop
c. Development: Microsoft Visual Basic 6.0
d. Implementation :  Objek  penelitian  yaitu  data penduduk  RT/RW  Kelurahan  Pondok  Kacang Timur
e. Result :  Sistem  Informasi  Pengolahan  Data Penduduk Berbasis Web Sumber  data  yang  digunakan  pada penelitian  ini  adalah  data  penduduk  Kelurahan Pondok Kacang Timur tepatnya di RT/RW 017/08.
Kelurahan  Pondok  Kacang  Timur  termasuk Kecamatan  Pondok  Aren  di  Kota  Tangerang Selatan.
Teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi. Dilakukan pengamatan langsung ke RT/RW  Kelurahan  Pondok  Kacang  Timur untuk  mendapatkan  informasi  mengenai pencatatan penduduk.
2. Wawancara.  Dilakukan  pencarian  informasi dengan  wawancara  melalui  tanya  jawab dengan  pengurus  yaitu  Bapak  Sigit  selaku Ketua  RT  dan  Bapak  Amri  Wiyono  selaku Sekretaris RT.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Requirement Analisis
Analisis kebutuhan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:
1. Pencatatan  arsip  data  penduduk  melalui pendataan  melalui  Kartu  Keluarga  (KK)  dan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
2. Pencatatan dokumen manual berupa Formulir Surat Pengantar dan buku induk.
3. Pencatatan  data  susunan  ketua,  dalam  hal  ini adalah  pejabat  RT/RW  yang  sedang  menjabat sebagai  pihak  yang  berwenang  untuk pengesahan surat.
4. Pengelompokkan  jenis  surat  masuk  dan  surat keluar  yang  terjadi  pada  RT/RW  dan didapatkatkan  jenis  surat  keterangan/surat pengantar yang ada pada RT/RW yaitu:
a. KTP Baru/Perpanjang
b. Kartu Keluarga (KK)
c. Kelahiran
d. Kematian
e. Mutasi (Keluar/Masuk) f. Izin Keramaian g. Keterangan Keluarga Miskin h. Keterangan Usaha
i. Keterangan Tempat Tinggal/Domisili
j. Nikah/Talak/Rujuk/Cerai
5. Dokumen  dan  masukan  data  yang  diterima ditransformasikan ke dalam database menggunakan Microsoft Access dan rancangan program  menggunakan  Microsoft  Visual  Basic 6.0  untuk  pembangunan  Sistem  Informasi Pengelolaan Data Penduduk Berbasis Desktop.
Berdasarkan  analisis  tersebut  maka  Sistem Pengelolaan Data Penduduk Berbasis Desktop yang akan  dibuat  memiliki  analisa  kebutuhan  sebagai berikut:
a. Akses Admin Admin  dapat  login  ke  menu  admin,  admin dapat  menginput,  mengubah  menghapus  dan
menyimpan  data  pengguna  ( user ),  data penduduk,  data  perangkat  ketua,  input  surat pengantar.  Admin  dapat  mencetak  laporan data penduduk, laporan data surat  masuk dan surat keluar.
b. Akses Warga Warga  dapat  login  ke  menu  warga.  Admin dapat  menginput  menginput  form  pengajuan surat  pengantar,  surat  keterangan,  menginput kritik dan saran.
B. System Design
Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan ERD dan LRS untuk rancangan basis data.
1. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD  pada  penelitian  ini  terlihat  pada gambar 2.
tgl_lahir tmp_lahir Penduduk Mengajukan Surat Pengantar nama no_kk nik kel pekerjaan sts_kawin pendidikan propinsi kota agama sts_keluarga kec rw jnskel rt alamat no_surat_pengantar tgl_surat keperluan no_jenis_surat 1 M Jenis Surat Memiliki nama_surat keterangan M 1 sts_penduduk no_jenis_surat nik Sumber: (Septiani, 2018)
Gambar 2. Entity Relationship Diagram
2. Logical Record Structured (LRS) Menurut  Friyadie  (2007:13)  menjelaskan bahwa  LRS  merupakan  suatu  hasil  dari pemodelan  Entity  Relationship  (ER)  beserta dengan atribut sehingga bisa terlihat hubungan- hubungan  antar  entitas  yang  ada.  LRS  pada penelitian ini terlihat pada gambar 3.
C. Implementation
Dalam  penelitian  ini  implementasi  sistem informasi pengelolaan data penduduk berbasis desktop  sehingga  akan  memudahkan  RT/RW dalam pengelolaan data penduduk, pembuatan surat  pengantar  dan  poembuatan  laporan. Berikut  ini  adalah  impelentasi  dari  tampilan program berbasis desktop.
1. Tampilan Login
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 3. Implementasi Tampilan Login
Form  Login  berfungsi  untuk  masuk  kedalam Aplikasi  Sistem  Informasi  Penduduk.  Terdapat User  ID  dan  Password  sebagai  keamanan  data, dimana user yang dapat mengakses adalah petugas yang diberi wewenang oleh Ketua RT.

## 2. Tampilan Menu Utama
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 4. Implementasi Tampilan  Menu Utama
Menu  yang  terdapat  pada  Aplikasi  Sistem Informasi  Penduduk  adalah:  Master,  Transaksi, Laporan,  dan  Tutup.  Pada  menu  Master  terdapat sub  menu  Data  Penduduk,  Data  Jenis  Surat,  dan Data  Susunan  Ketua.  Pada  menu  Transaksi terdapat  sub  menu  Input  Surat  Pengantar.  Pada menu  Laporan  terdapat  pilihan  Laporan  Data Penduduk,  Laporan  Surat  Masuk,  dan  Laporan Surat  Keluar.  Menu  Tutup  berfungsi  untuk  keluar dari Aplikasi Sistem Informasi Penduduk.
3. Tampilan Master Data Penduduk
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 5. Implementasi Tampilan  Master Data Penduduk

## 4. Tampilan Master Data Jenis Surat
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 5. Implementasi Tampilan Master Data Jenis Surat
Form ini  berfungsi  untuk  mengelola  data  surat yaitu  menambah,  menyimpan,  mengubah  dan mengapus data jenis surat.

## 5. Tampilan Master Data Susunan Ketua
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 6. Implementasi Tampilan Master Susunan Ketua
Form  ini  berfungsi  untuk  mengelola  data surat  yaitu  menambah,  menyimpan,  mengubah dan  mengapus  data  susunan  ketua  yang  ada pada  RT/RW  sesuai  jabatan  dan  periode  yang berlaku.
6. Tampilan Input Surat Pengantar
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 7. Implementasi Tampilan Input Surat Pengantar
Form  ini  berfungsi  untuk  membuat pengajuan  surat  pengantar.  Berisi  data penduduk yang mengajukan surat. Setelah data diisi  dan  tersimpan  akan  dicetak  Surat Pengantar  secara  otomatis.  Sehingga  dapat diteruskan baik ke Kelurahan atau Kecamatan.
7. Tampilan Laporan Data Kependudukan
Sumber: (Septiani, 2018) Gambar 8. Implementasi Tampilan Laporan Data Penduduk
Form ini berfungsi untuk melihat Laporan Data Penduduk, Laporan Surat Masuk, dan Surat Keluar.

## D. Integration & Testing
Dalam  penelitian  ini  penulis  melakukan pengujian  dengan  menggunakan  black  box testing.  Pengujian  dilakukan  dengan  tujuan supaya  setelah  aplikasi  diimplementasikan tidak terjadi error atau bugs . Dalam penelitian ini  penulis  melakukan  enam  pengujian,  yaitu: (1)  login,  (2)  master  data  penduduk,  (3) master  data  jenis  surat,  (4)  master  data penduduk, (5) master data susunan ketua, dan (6) input surat pengantar.
Tabel 1. Hasil Pengujian Login No Skenario Pengujian Test Case Hail yang diharapkan Hasil Penujia n Kesi mpul an 1 User  ID  dan Password kosong,  lalu tekan tombol Login User  ID: (kosong) Password: (kosong) Sistem akan menolak  akses user dan menampilan MessageBox “User  ID  dan Password Belum Diisi” Sesuai Harapa n Valid 2 User  ID  diisi dan Password kosong,  lalu tekan tombol Login User  ID: (terisi) Password: (kosong) Sistem akan menolak  akses user dan menampilan MessageBox “Password Belum Diisi” Sesuai Harapa n Valid 3 User ID kosong  dan Password diisi, lalu tekan tombol Login User  ID: (kosong) Password: (terisi) Sistem akan menolak  akses user dan menampilan MessageBox “User ID Belum Diisi” Sesuai Harapa n Valid 4 Mengetikka n  salah  satu kondisi salah  pada User  ID  atau Password, lalu tekan tombol Login User  ID: (terisi) Password: (terisi) Sistem akan menolak  akses user dan menampilan MessageBox “User  ID  atau Password Belum Sesuai” Sesuai Harapa n Valid
Sumber: (Septiani, 2018)

## E. Operation & Maintenance
Tahapan akhir dalam metode Waterfal adalah Operation  and  Maintenance.  Setelah  aplikasi diimplementasi  atau  dipublikasikan,  hal  yang selalu  dilakukan  adalah  perawatan  terhadap aplikasi tersebut. Salah satunya dengan melakukan backup  database,  debugging  untuk  menghindari error yang mungkin terjadi pada aplikasi/program.

## KESIMPULAN
Metode  Waterfall  dapat  digunakan  untuk merancang  dan  membangun  sistem  serta
menyelesaikan masalah yang terjadi pada sistem yang  berjalan  sebelumnya.  Sistem  pengelolaan data penduduk berbasis desktop dapat menyelesaikan  masalah  yang  terjadi  pada manajemen  arsip  dengan  implementasi  program dengan  penyimpanan  di  database.  Dengan adanya  aplikasi  desktop  dapat  memudahkan perangkat ketua RT/RW dalam proses penginputan  dan  pencetakan  surat  pengantar. Selain  itu  juga  dapat  membantu  pembuatan laporan data penduduk, laporan surat masuk, dan surat keluar menjadi lebih cepat dan efisien.

## REFERENSI
Agustia, S. D., & Nelisa, M. (2013). Sistem Penataan Arsip  Dinamis  Inaktif di  Badan  Kepegawaian Daerah  Kabupaten  Padang  Pariaman. Ilmu Informasi  Perpustakaan  Dan  Kearsipan , 2 (1), 299–304. https://doi.org/10.24036/2336- 0934
Anita, & Widodo, S. (2014). Sistem Informasi RT / RW  Sebagai  Media  Komunikasi  Warga Berbasis Web, (November), 20–26.
Fujiyati,  O.  Y.,  &  Sukadi.  (2015).  Sistem  Informasi Pengolahan  Data  Kependudukan  Desa Purwoasri. Artikel Skripsi Universitas
Nusantara PGRI Kediri , 7 (1), 1–15.
Hayat,  E.  A.,  Retnadi,  E.,  &  Gunandhi,  E.  (2014).
Perancangan Sistem Informasi Kependudukan  Berbasis  Web. Perancangan Sistem Informasi Kependudukan Berbasis Web , 11 (2302–7339), 9.
Priyanti,  D.,  &  Iriani,  S.  (2013).  Sistem  Informasi Data  Penduduk  Pada  Desa  Bogoharjo Kecamatan  Ngadirojo  Kabupaten  Pacitan. IJNS  -  Indonesian  Journal  on  Networking  and
Security , 2 (Laporan), 1–7. https://doi.org/10.1123/IJNS.V2I4.181 Septiani,  W.  D.  (2018). Laporan  Akhir  Penelitian
Mandiri  dengan  Judul  Pengelolaan  Data Penduduk  RT/RW  Pada  Kelurahan  Pondok Kacang Timur . Jakarta.
Setiawan,  D.,  &  Mahendra,  Y.  A.  S.  (2015). Perancangan  Sistem  Informasi  Penduduk Pada  Kantor  Desa  Kebonsari. IJNS  - Indonesian  Journal  on  Networking  and Security , 4 (2), 21–26. https://doi.org/10.1123/ijns.v4i2.1309
Taufik,  M.,  Handayani,  S.,  &  Prastyo,  S.  D.  (2008). Sistem  Informasi  Pendataan  Penduduk  Pada Kantor  Kepala  Desa  Ujungrusi  Kabupaten Tegal, 20–30.