## PENGGUNAAN APLIKASI REKAP SURAT BERBASIS DESKTOP UNTUK PENGARSIPAN SURAT DI PMI KOTA MALANG
Riza Akhsani Setyo Prayoga 1) , Asep Syahrul Mubarok 2) .
1-2 IAIN Ponorogo email: riza.akhsanisp@gmail.com , m.syahrul.iainpo@gmail.com

## Abstract
The Indonesian Red Cross is a humanitarian organization that focuses on collecting and collecting blood.  The  Indonesian  Red  Cross  has  a  branch,  one  of  which  is  in  the  city  of  Malang,  where  the administrative division has a problem regarding the recapitulation of correspondence. In this case, there  is  still  a  manual  for  recaping  correspondence  so  that  it  is  still  difficult  and  confused  if incoming  and  outgoing  letters  at  the  Indonesian  Red  Cross  (PMI)  Malang  City  are  lost  or accidentally wasted. So, we need an application that helps in recapitulating correspondence at the Indonesian  Red  Cross  (PMI)  Malang  City.  From  this  Desktop-Based  Mail  Recap  Application,  the Indonesian Red Cross (PMI) Malang City can save incoming and outgoing letters so that they will be stored by the application in the form of soft files. In addition, with the Desktop-Based Mail Recap Application, it helps in backing up data so that letter files can be stored neatly and the Indonesian Red Cross (PMI) Malang City can find mail files easily.
Keywords:  Desktop-Based Mail Recap Application, Indonesian Red Cross (PMI), Malang City

## Abstrak
Palang  Merah  Indonesia  adalah  organisasi  kemanusiaan  yang  fokus  pada  pengumpulan  dan pengumpulan  darah.  Palang  Merah  Indonesia  memiliki  cabang  salah  satunya  di  kota  Malang, dimana bagian administrasi memiliki masalah mengenai rekapitulasi surat menyurat. Dalam hal ini masih  terdapat  manual  rekap  surat  menyurat  sehingga  masih  sulit  dan  bingung  jika  surat  masuk dan  surat  keluar  di  Palang  Merah  Indonesia  (PMI)  Kota  Malang  hilang  atau  tidak  sengaja terbuang. Sehingga diperlukan suatu aplikasi yang membantu dalam rekapitulasi surat menyurat di Palang  Merah  Indonesia  (PMI)  Kota  Malang.  Dari  Aplikasi  Rekap  Surat  Berbasis  Desktop  ini, Palang  Merah  Indonesia  (PMI)  Kota  Malang  dapat  menyimpan  surat  masuk  dan  surat  keluar sehingga  akan  disimpan  oleh  aplikasi  dalam  bentuk  soft  file.  Selain  itu  dengan  adanya  Aplikasi Rekap  Surat  Berbasis  Desktop  membantu  dalam  membackup  data  agar file  surat  dapat  tersimpan dengan rapi dan Palang Merah Indonesia (PMI) Kota Malang dapat menemukan file surat dengan mudah.
Kata Kunci : aplikasi rekap surat berbasis desktop, palang merah indonesia (pmi) kota malang

## 1. PENDAHULUAN
PMI  yang  merupakan  kepanjangan  dari Palang Merah Indonesia adalah suatu organisasi  yang  bergerak  di  dalam  bidang kemanusiaan  dan  fokus  dengan  perhimpunan maupun  pengumpulan  darah.  PMI  Kota Malang  memiliki  bidang  Tata  Usaha  yang dalam  kinerjanya  masih  terjadi  kendala- kendala  dalam  proses  rekapitulasi  surat- menyurat  sebab  proses  tersebut  masih
dilakukan  secara  manual.  Oleh  karena  itu, perlu sebuah sistem untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Berdasarkan  pada  permasalahan  tersebut, kami mencoba untuk melaksanakan serangkaian  kegiatan  untuk  membuat  sebuah sistem  sekaligus  memperkenalkannya  di lingkungan  kerja  Tata  Usaha  PMI.  Melalui koordinasi  dengan  Team  Pelaksana  maupun Kepala  Seksi  Tata  Usaha  dalam  pembuatan
sistem  ini,  diharapkan  mampu  menghasilkan sebuah  sistem  Rekap  Surat  berbasis  Desktop yang benar-benar akan menjawab permasalahan di lingkungan Tata Usaha PMI.
Aplikasi desktop pada dasarnya merupakan  suatu  aplikasi  yang  berjalan secara  lokal  di  area  lingkungan  desktop  dan dapat  diakses  oleh  pengguna  desktop  [1]. Meskipun  saat  ini  telah  banyak  yang  beralih ke smartphone, Android  maupun  IOS, aplikasi  desktop  ini  masih  efektif  dalam pemanfaatannya . Selain  itu,  Aplikasi  surat berbasis desktop ini, pada dasarnya memerlukan  internet  dalam  penggunaannya. Internet  merupakan  suatu  jaringan  komputer yang  saling  terhubung  antara  komputer  satu dengan  komputer  lain  untuk  keperluan komunikasi  dan  informasi  [2].  Internet merupakan  kependekan  dari interconnected
networking dimana internet ini dapat menghubungkan perangkat kita untuk
mengakses semua informasi di seluruh dunia. Hal ini memungkinkan kita untuk mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan. Aplikasi  ini  bisa  menggunakan  LAN  ( Local Area Network ) sehingga perangkat terhubung dengan  internet  di  area  kantor  maupun lingkup organisasi PMI Kota Malang [3].
Keberadaan sebuah sistem informasi yang terintegrasi dan terkomputerisasi pada dasarnya dapat memaksimalkan kinerja dalam sebuah  tata  keadministrasian.  Selain  itu  juga akan  mampu  menyajikan  data  yang  dapat diakses secara cepat, akurat, relevan, lengkap dan tepat [4].
Melalui  aplikasi  surat  berbasis  desktop yang  memanfaatkan  penggunaan  internet tersebut,  diharapkan  dapat  digunakan  untuk memecahkan persoalan yang ada di PMI Kota Malang  terutama  di  Seksi  Tata  Usaha. Diharapkan  pula  dengan  hadirnya  ICT
( Information and Communication
Technology )  bisa  memudahkan  dalam  proses arsip surat [5].

## 2. IDENTIFIKASI MASALAH
PMI  Kota  Malang  terletak  di  Jalan Buring  10  Kota  Malang.  PMI  Kota  Malang memiliki  bagian/seksi  tata  usaha  yang  masih memiliki  sebuah  permasalahan  berupa  rekap
surat  menyurat  yang  masih  dilakukan  secara manual. Sehingga terkadang terjadi data  fisik surat yang hilang/rusak. Berdasarkan permasalahan ini, perlu adanya sebuah sistem rekap  surat  berbasis  desktop  yang  dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini. Maka  dari  itu,  Tim  Pelaksana  mengusulkan aplikasi  rekap  surat  berbasis  desktop  pada dasarnya  merupakan  aplikasi  yang  dapat membantu  menyimpan  surat  dalam  bentuk soft  file serta  dapat  melakukan backup  data surat  apabila  surat  fisiknya  hilang.  Tim Pelaksana  perlu  melakukan  wawancara  guna mengetahui fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan  sehingga  Tim  Pelaksana  dapat melakukan  penyesuaian  terhadap  kebutuhan dan sekaligus dapat digunakan untuk melakukan implementasi serta pendampingan kepada Pihak PMI Kota Malang.

## 3. METODELOGI PELAKSANAAN
Setiap  langkah  pelaksanaan  kegiatan  ini melibatkan  Tim  Pelaksana  dan  Pihak  PMI Kota Malang. Sehingga Tim Pelaksanaan bisa mengetahui  permasalahan  yang  ada  di  PMI Kota Malang. Berikut langkah - langkah yang dilakukan : (1) Melakukan wawancara dengan Kepala  Seksi  Tata  Usaha  PMI  Kota  Malang. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kebutuhan fitur apa saja  yang  diperlukan.  (2) Melakukan  Perancangan  serta  Implementasi aplikasi.  Dalam  hal  ini,  perancangan  terdiri dari  perancangan data  flow  diagram serta perancangan database. (3) Pelaksanaan pelatihan di lokasi. Berikut bagan Metodenya.
Bagan 1 Flow Chart Metode Pelaksanaan
Selain  Metode  pelaksanaan,  Tim  Pelaksana juga  melakukan  persiapan  seperti:  (1)
Survey dan wawancara
Perancangan Sistem Implementasi
Pelatihan & Pendampingan
Menyiapkan  administrasi  berupa  izin  kepada pihak  PMI  Kota  Malang.  (2)  Menyiapkan laptop  dalam  pengerjaan  aplikasi  dan  juga mempersiapkan internet.

## a) Pelaksanaan Wawancara
Pelaksanaan  Kegiatan  wawancara  ini dilakukan  terlebih  dahulu  untuk  mengetahui apa  saja  yang  menjadi  permasalahan.  Dalam hal ini, Tim Pelaksana mendapatkan informasi  dari  Kepala  Seksi  Tata  Usaha  PMI Kota  Malang  bahwa  di  kantor  tersebut  rekap surat  masih  dilakukan  secara  manual,  dalam arti belum tersistem. Keadaan yang demikian, terkadang
menyebabkan
terjadinya kehilangan arsip surat dan hal ini perlu untuk dihindari maupun diminimalisir
b) Perancangan Data Flow Diagram
Data  Flow  Diagram merupakan  suatu model  proses  data  yang  dibuat  untuk menggambarkan  dari  mana  data  tersebut berasal  dan  ke  mana  tujuan  data  tersebut keluar  dari  sistem,  lalu  data  tersebut disimpan, kemudian proses apa yang menghasilkan  data  tersebut  dilakukan  [6]. Gambar  di  bawah  menjelaskan  hubungan antara  aplikasi  dengan  lingkungan  luarnya. Lingkungan  luar  yang  dimaksud  adalah user yang mengakses aplikasi. User dapat mengakses  aplikasi  rekap  surat  dengan memasukkan username dan password terlebih dahulu.  Jika username dan password sudah benar, user bisa mengakses aplikasi.
Gambar 1 Data level 0 Aplikasi Rekap Surat

## c) Perancangan Database
Database merupakan  suatu  kumpulan data  terhubung  ( interrelated  data )  yang disimpan  secara  bersama-sama  pada  suatu media  penyimpanan  dan    tidak  perlu  suatu kerangkapan data ( controlled redudancy ) [7].
Gambar  di  bawah  menjelaskan  tentang beberapa tabel yang berkaitan dengan sistem. Tabel  yang  berkaitan  dengan  sistem  terdiri dari 3 tabel yaitu tabel user , tabel surat masuk dan tabel surat keluar. Tabel user berisi kode admin  maupun  kode user biasa.  Tabel  surat masuk  berisi input  user dari  jenis  data  surat masuk.  Tabel  surat  keluar  berisi input  user dari jenis data surat keluar
Gambar 2 Perancangan Database

## d) Implementasi
Pelaksanaan  implementasi  ini  dilakukan dengan menerapkan apa yang sudah dirancang  oleh  Tim  Pelaksana  sebelumnya mulai  dari  perancangan data  flow  diagram dan perancangan database. Sehingga nantinya menyesuaikan  dengan  kebutuhan  dari  Pihak PMI  terutama  pihak  Seksi  Tata  Usaha  dalam melakukan rekap surat-menyurat.

## e) Pelaksanaan pelatihan di lokasi
Pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  ini dilakukan  selama  2  minggu  mulai  dari wawancara, serta melakukan perancangan dan implementasi hingga ditutup dengan presentasi  dengan  pihak  PMI  Kota  Malang terutama  dengan  Kepala  Seksi  Tata  Usaha dan  staf.  Lalu  disusul  dengan  pelatihan singkat  dengan  Kepala  Seksi  Tata  Usaha dan staf.
Gambar 3 Dokumentasi di PMI Kota Malang

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  Gambar  4,  merupakan  halaman  login, halaman  awal  ketika  diakses  pertama  kali. User harus  memasukkan username dan
password sehingga aplikasi ini bisa digunakan.  Halaman  ini  juga  merupakan halaman  identifikasi user apakah user tersebut  berhak  melakukan  akses  ke  halaman beranda aplikasi.

## Gambar 4 Tampilan Login Aplikasi

## Gambar 5 Tampilan Halaman Beranda
Halaman  beranda  di  atas  merupakan halaman  setelah  login.  Halaman  ini  berisi perhitungan  berapa  surat  masuk  yang  sudah disimpan  aplikasi  dan  berapa  surat  keluar yang sudah disimpan aplikasi.

## Gambar 6 Tampilan Rekap Surat
Halaman  rekap  surat  ini  merupakan halaman  yang  berisi file surat  yang  sudah disimpan di aplikasi baik surat masuk maupun surat keluar. Kemudian, setiap file yang sudah masuk  di  aplikasi  memiliki  masing-masing  3 action yaitu  bisa  melihat/ preview  file surat tersebut, melakukan edit data /perubahan data dan bisa melakukan hapus file.

## 5. KESIMPULAN
Setelah  dilakukan  kegiatan  pengabdian masyarakat  dapat  diambil  kesimpulan  antara lain :
1. Secara  umum  kegiatan  pengabdian masyarakat  ini  berjalan  dengan  baik mulai  dari  pelaksanaan  wawancara hingga  persentasi  dan  pelatihan  singkat kepada  Kepala  Seksi  Tata  Usaha  dan staf. Bahkan, aplikasi tersebut telah diuji coba  oleh  Kepala  Seksi  Tata  Usaha  dan staf.  Harapannya,  bagi  pihak  PMI  Kota Malang  dapat  menggunakan  aplikasi  ini dengan
baik, dapat dirasakan maanfaatnya  serta  dapat  dikembangkan fitur-fitur  baru  dengan  menyesuaikan kebutuhan  yang  ada.  Harapan  bagi  tim pelaksana  agar  dapat  terus  menggali kemampuan  dalam  menciptakan  kreasi kreasi terkait aplikasi baik yang berbasis web/mobile dimana aplikasi yang berbasis web/mobile sangat  popular  saat ini dan telah banyak berkembang.
2. Aplikasi yang dihasilkan mampu
menjawab  permasalahan  yang  ada  di PMI  Kota  Malang  khususnya  seksi  Tata Usaha.  Hal  tersebut  membuat  proses rekap  surat  bisa  terlaksana  secara otomatisasi  dan  diharapkan  mampu meminimalisir terjadinya kehilangan data maupun kehilangan data fisik surat.
3. Aplikasi  yang  dihasilkan  pada  dasarnya masih memiliki ruang untuk dikembangkan lebih lanjut.
Pengembangan  dapat  dilakukan  dengan memberi  fitur-fitur  baru  yang  bisa memudahkan  pengguna  atau  bahkan membuatnya tidak hanya berbasis desktop  namun  juga  berbasis mobile sehingga bisa
diakses oleh
pengguna/pihak  pegawai  PMI  Kota Malang dengan mudah.

## 6. UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih,  penulis  sampaikan kepada  PMI  Kota  Malang  khususnya  Kepala Seksi  Tata  Usaha  beserta  staf  yang  telah menerima  Tim  Pelaksana  untuk  melakukan kegiatan  pengabdian  masyarakat.  Sehingga Tim  Pelaksana  bisa  memberikan  sesuatu  hal yang  bisa  berguna  bagi  pihak  PMI  Kota Malang  meskipun  masih  ada  beberapa kekurangan.

## 7. REFERENSI
[1] A.  K.  Syahputra  dan  E.  Kurniawan, “Perancangan Aplikasi Pemesanan Dan Pembayaran  Berbasis  Dekstop  Pada Percetakan  UD.  AZKA  GEMILANG Menggunakan Metode Prototype,”
Seminar Nasional  Royal  (SENAR), 2018 .
[2] A. A. Zabar dan F. Novianto, “Keamanan Http Dan Https Berbasis Web Menggunakan  Sistem  Operasi  KalI Linux,”  Jurnal  Ilmiah  Komputer  dan
Informatika., Vol. 4, No. 2, 2015.
[3] I. Ariyanti et al , “Website Sarana Promosi
UKM SOPYAN,”
Aptekmas J.
pengabdi. Kpd. Masy ., vol. 3, pp 24-28, [Online]. Available:
http://dx.doi.org/1036257/apts.vxix.
[4] Pratiwi,  Ratih  dan  Uding  Sastrawan, “Implementasi  Aplikasi  Akuntansi pada UKM Adiraka dalam Pengelolaan
Keuangan,”
APTEKMAS (Jurnal
Pengabdi.  Kpd.  Masyarakat) ,  Vol.  1, No.  2,  2018,  [Online].  Available: https://jurnal.polsri.ac.id/index.php/apt ekmas/article/view/1246.
[5] Lindawati,  I.  Salamah,  M.  Fadhli,  dan
Asriyadi, “Peningkatan Profesionalisme Guru SDN 130 Palembang Melalui Pelatihan Komputer,” APTEKMAS (Jurnal Pengabdi.  Kpd.  Masyarakat) ,  Vol  3,
No  2,  pp,  41-46,  2020,  [Online].
Available:
https://jurnal.polsri.ac.id/index.php/apt ekmas/article/view/2057.
[6] A.  R.  Nugraha  dan  G.  Pramukasari, “Sistem  Informasi  Akademik  Sekolah Berbasis  Web  Di  Sekolah  Menengah Pertama  Negeri  11  Tasikmalaya,”
Jurnal Manajemen Informatika, Vol. 4., No. 2, 2017.
[7] F. Ayu dan N. Permatasari, “Perancangan Sistem  Informasi  Pengolahan  Data Praktek  Kerja  Lapangan  (PKL)  Pada Devisi  Humas  PT.  PEGADAIAN,” Jurnal  Intra  -    Tech,  Vol.  2.,  No.  2, 2018.