## SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN RAJA AMPAT PROVINSI PAPUA BARAT
Laila Qadriyani Malikin Rumakat Program Studi Administrasi Negara, FISIP, Universitas Muhammadiyah Sorong

## ABSTRAK
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu- waktu  dibutuhkan  bisa  dengan  cepat  ditemukan  kembali.  Penelitian  ini  dilaksanakan  di  Dinas Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat.  Jenis  penelitian  yang  dipilih  dalam penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif  dengan  pendekatan  secara  kualitatif,  pengumpulan  data penelitian  ini  dilakukan  dengan  berpedoman  pada  observasi,  interview,  dan  dokumen,  yaitu pengumpulan  data  yang  dilakukan  melalui  bahan-bahan  tertulis  yang  ada  hubungannya  dengan permasalahan  yang  diteliti.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  sistem  penataan  arsip  belum baik,  masih  sangat  perlu  untuk  melakukan  pembenahan.  Pembenahan  yang  paling  perlu dilakukan  adalah  pada  peralatan  penyimpanan  arsip.  Peralatan  penyimpanan  arsip  sangat  perlu untuk  ditambah  agar  dapat  menampung  semua  dokumen  yang  ada,  sehingga  dokumen  dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali.
Kata Kunci : Sistem Pengelolaan, Kearsipan, Administrasi.

## PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu teknologi yang  sangat  pesat  dewasa  ini  sangat berpengaruh terhadap perkembangan aktivitas-aktivitas  organisasi.  Begitu  juga pada  organisasi  Pada  Dinas  Tenaga  Kerja Dan  Transmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat, selalu berusaha untuk meningkatkan produktivitasnya dengan menggunakan teknologi yang tersedia. Usaha-usaha tersebut  adalah untuk  mencapai  tujuan  yang telah  ditetapkan  sebelumnya.  Keberhasilan organisasi  ini  dalam  mencapai  tujuan tersebut  dipengaruhi  oleh  beberapa  faktor
salah  satunya  pengelolaan  arsip.  Organisasi ini  dalam  mencapaitujuan  tersebut  harus didukung  oleh  pelayanan  perkantoran  yang terdiri  dari  segenap  pekerjaan  kantor (office work).
Pada intinya arsip adalah kumpulan  warkat  yang  disimpan  secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan  bisa  dengan  cepat  ditemukan kembali. Sehingga arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi dalam kehidupan  dan  perkembangan  informasi antara  lain  tentang  kegiatan-kegiatan  yang
telah  berlangsung  dalam  suatu  organisasi. Penggunaan  arsip  pada  Dinas  Tenaga  Kerja Dan  Transmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat misalnya  berupa  kuitansi,  ijazah,  sertifikat dan  lain-lain.  Sebab  tidaklah  mungkin seseorang  mengingat  segala  sesuatu  dengan baik dan benar apa lagi yang berupa tulisan. Jadi,  arsip  dapat  dipakai  sebagai  alat  bantu untuk  mengingat  baik  itu  dalam  keperluan administrasi, hukum, kepentingan pembuktian  yang  otentik  dan  sebagainya. Dengan  demikian  pada  Dinas  Tenaga  Kerja Dan  Trasmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat telah terlibat bahwa peranan arsip itu sendiri sangat  penting  yaitu  sebagai  pusat  ingatan dan informasi dalam kehidupan dan perkembangan organisasi antara lain tentang kegiatan-kegiatan  yang  telah  berlangsung dalam organisasi. Seiring dengan perkembangan  organisasi,  maka  kegiatan- kegiatan dalam organisasi tersebut bertambah, sehingga diperlukan suatu pengelolaan arsip yangbaik.
Pada  Dinas  Tenaga  Kerja  Dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat, sering dijumpai  bahwa  dalam  bidang  administrasi yang  harus  mengolah  suatu  persoalan dengan  tersendat-sendat  prosesnya.  Karena surat-surat  atau  arsip  yang  bersangkutan sedang diperlukan belum  diketemukan  yang mengandung  data  atau  informasi  sebagai
penunjang  persoalan  yang  sedang  dihadapi. Agar  arsip  dapat  membantu  kelancaran aktivitas  organisasi  ini,  maka  diperlukan suatu  administrasi  kearsipan.  Administrasi kearsipan  pada  Dinas  Tenaga  Kerja  Dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat mempunyai  peranan  yang  penting  yaitu sebagai  pusat  ingatan  dan  sumber  informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan  laporan,  penilaian,  pengendalian dan  pertanggung  jawaban  dengan  secepat- cepatnya.
Namun ironisnya hingga kini pada Dinas  Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi Kabupaten  Raja  Ampat  masih  belum melakukan  penataan  arsip  dengan  baik, meskipun  administrasi  kearsipan  memiliki peranan  yang  penting  dalam  pencapaian tujuan  organisasi  tersebut.  Bagi  Dinas Tenaga  Kerja  dan  Trasmigrasi  Kabupaten Raja  Ampat,  tanpa  adanya  pelaksanaan administrasi  kearsipan  yang  teratur  maka hampir  seluruh  aktivitas  organisasi  ini  akan tertahan atau macet. Masih banyak dijumpai bahwa  pada  Dinas  Tenaga  Kerja  dan Transmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat  arsip- arsip  yang  hanya  ditumpuk  begitu  saja, sehingga  cepat  rusak  dan  sulit  ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat adalah instansi pemerintah yang berfungsi melayani kepentingan  umum  dan  merupakan  tempat yang  memerlukan  penataan  arsip  yang sebaik-baiknya.  Jika  tidak,  maka  pelayanan masyarakat  yang  diberikan  akan  berjalan dengan  lamban  dan  tidak  memuaskan. Beberapa  faktor  yang  menyebabkan  Dinas Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten Raja  Ampat  belum  atau  tidak  melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya  antara  lain  adalah  kurang  adanya kesadaran dari para pegawai akan
pentingnya  arsip  dalam  suatu  organisasi.  Di samping itu, tidak tersedianya pegawai yang ahli dalam kearsipan.
Seperti  tercantum  dalam Undang- Undang  No.  7  Tahun  1971 tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok
Kearsipan (Widjaja, 1993:102), bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan  bahan  pertanggung  jawaban nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.  Dalam  pengertian  tersebut nampak bahwa arti penting arsip mempunyai jangkauan  yang  sangat  luas  yaitu  sebagai alat  bantu  daya  ingat  manusia  maupun
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.  Maka  perlu  di  usahakan peningkatan dan menyempurnakan kearsipan secara optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna.
Berdasarkan  paparan  di  atas menjadikan bahasan tentang sistem pengelolaan kearsipan administrasi perkantoran  adalah  sesuatu  yang  menarik dengan judul ” Sistem Pengelolaan Kearsipan  Administrasi  Perkantoran    Pada Dinas  Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat”.

## KAJIAN PUSTAKA
Sistem  adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian dalam  keadaan  yang  saling  tergantung  satu sama lain. Sebuah sistem terdiri bagian yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa  sasaran  atau  maksud.  Sebuah sistem  bukanlah  seperangkat  unsur  yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur  yang  dapat  dikenal  sebagai  sesuatu yang  saling  melengkapi  karena  satunya adalah maksud tujuan atau sasaran. Menurut Ananda  Santoso  dan  A.R.AlL  Hanif  (2004; 348)  mendefinisikan “Sistem  yaitu  : peraturan;  cara  jalan;  susunan  yang  teratur dari  pandangan  teori;  asas;  seperangkat unsur  yang  secara  teratur  saling  berkaitan
sehingga  membentuk  suatu  keseluruhan”. Sementara  itu,  pendapat  lain  disampaikan oleh  Eti  Rochaety,  Tupi  Setyowati,  Faizal Ridwan.Z  (2011;  2)  yang  mendefenisikan; sistem  yaitu  “suatu  kesatuan  yang  terdiri dari dua atau lebih.
Selanjutnya terkait tentang kearsipan,  dikemukakan  bahwa  kearsipan berasal  dari  kata  dasar  arsip.  Arsip  berasal dari  bahasa  yunani  “ arche “  yang  artinya permulaan,  jabatan,  fungsi,  atau  kuasa hukum.  Kemudian  berubah  menjadi  “ to arche “ yang artinya dokumen, catatan. Arsip dalam  bahasa  belanda,  berasal  dari  kata archief .  Menurut  Atmosudirdjo  (1992) (dalam  Wursanto,  2000:  14)  bahwa archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut.1. Tempat penyimpanan  secara  teratur  bahan-bahan arsip  yaitu  bahan-bahan  tertulis,  piagam- piagam,  surat-surat,  keputusan-keputusan, akte-akte,daftar-daftar,  dokumen-dokumen, peta-peta.2.  Kumpulan  teratur,  dari  pada bahan  kearsipan  tersebut.  3.  Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Sedangkan  berdasarkan  Undang- undang  Republik  Indonesia  Nomor  43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin  ke  2  mendefinisikan “Arsip  adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan
perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  Negara,  pemerintahan  daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Dari  beberapa  definisi  yang  telah diuraikan  diatas  tentang  makna  dari  kata arsip,  maka  kita  dapat  memahami  bahwa arsip  sebenarnya  merupakan  sesuatu  yang hidup,  tumbuh  dan  berkembang  seirama dengan  tata  kehidupan  masyarakat  maupun tata  pemerintahan  karena  arsip  adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh satuan organisasi ataupun perorangan dalam bentuk corak  apapun  baik  dalam  keadaan  tunggal maupun  berkelompok  yang  informasinya dapat  digunakan  untuk  pelaksanaan  tugas atau kegiatan selanjutnya.
Kearsipan  merupakan  salah  satu bidang  kerja  ketatausahaan.  Tata  usaha merupakan  salah  satu  unsur  administrasi. Widjaja  (2000  :  92). mengemukakan “Administrasi  kearsipan  diartikan  sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya  pengumpulan  warkat  sampai penyingkirannya”.  Soebroto  (2000:123) “Administrasi  kearsipan  adalah  kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan,
penyimpanan,  penggunaan,  pemeliharaan, penyusutan  dan  pemusnahan  benda-benda arsip”. Dari kedua pengertian tersebut dapat ditarik  kesimpulan  bahwa  administrasi kearsipan  adalah  rangkaian  kegiatan  yang berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,  penggunaan,  pemeliharaan, penyusutan  dan  pemusnahan  benda-benda arsip.
Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses cara mewujudkan  suatu  pekerjaan.  Sehingga pelaksanaan  administrasi  kearsipan  dapat diartikan sebagai suatu cara untuk mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,  penggunaan,  pemeliharaan, penyusutan  sampai  pemusnahannya.  Karena kegunaan  arsip  yang  sangat  penting  bagi suatu  organisasi,  maka  setiap  instansi pemerintah  maupun  swasta  harus  mampu melaksanakan  suatu  sistem  kearsipan  yang baik.
Selanjutnya, administrasi perkantoran  adalah  berhubungan  langsung dengan  sistem  manajemen  administrasi  di sebuah perkantoran. Manajemen administrasi  perkantoran  merupakan  salah satu bagian dari manajemen yang
memberikan  informasi  layanan  di  bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan  kegiatan  secara  efektif  dan mampu  memberikan  dampak  kelancaran pada  bidang  lainnya.  Memang  banyak sumber yang menggunakan istilah administrasi  perkantoran  dan  manajemen perkantoran sebagai hal yang sama. Pengertian administrasi perkantoran menurut para  ahli  juga  bisa  diartikan  melalui  istilah manajemen perkantoran. Namun, yang lebih sering  digunakan  adalah  istilah  administrasi perkantoran  karena  lebih  sesuai  dengan pengertiannya secara luas.
Administrasi  perkantoran  mencakup berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang  ketatausahaan.  Kegiatan-kegiatan yang tercakup di dalamnya adalah mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan, menelepon, menggandakan, mengirim surat, mencatat,  dan  menyortir.  Dalam  pengertian administrasi  perkantoran  menurut  para  ahli di atas  dikatakan  bahwa  manajemen perkantoran  memiliki  fungsi-fungsi  dalam kegiatannya,  fungsi-fungsi  tersebut  adalah manajemen  dan  pengarahan,  tata  laksana, pelaksana  efisien,  manajemen,  pengawasan, pengendalian  dan  pengawasan,  pengarahan dan pengawasan, pengarahan, serta perencanaan pengendalian dan
pengorganisasian.  Kesemua  fungsi  tersebut
harus  dilakukan  dengan  aturan  dan  tatanan yang sesuai agar perusahaan atau kantor bisa mencapai  tujuan  yang  ingin  dicapai  dan sudah  ditentukan  sebelumnya  (Barthos, 1999:23).
Selanjutnya,  terkait  tentang  sistem kearsipan  administrasi  perkantoran,  dapat jelaskan  terlebih  dahulu  bahwa  istilah administrasi  bukan  merupakan  istilah  yang asing  lagi  karena  administrasi  sudah  ada sejak dulu. Secara etimologis Kata “ administrasi ”  berasal  dari  kata  Junani (Latin)  yaitu  AD  +  MINISTRARE  yang berarti melayani, membantu ataupun memenuhi. Dalam bahasa Inggris “Administration”  sebenarnya  berasal  dari perkataan-perataan  bahasa  laitin  yaitu  AD yang berati intensif dan MINISTRARE yang berarti  to serve yang  melayani.  Jadi  secara etimologi administrasi  berarti  melayani secara rapi dan sempurna.
Dari  keterangan-keterangan  tersebut diatas tadi maka dapatlah diartikan Administrasi itu sebagai pengabdian, pemberian  jasa,  pemberian  bantuan  ataupun pemberian pelayanan yang baik dan sempurna.  Intinya,  administrasi  melingkupi seluruh  kegiatan,  dari  pengaturan  hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
Administrasi dapat berjalan dengan dua atau banyak orang terlibat didalamnya.

## METODE PENELITIAN

## Lokasi dan Rancangan Penelitian
Penelitian  dilaksanakan  di  Dinas Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten Raja Ampat. Metode yang digunakan dalam penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif, karena  berusaha  menemukan  fakta  tentang peran sistem pengelolaan kearsipan administrasi perkantoran pada Dinas Tenaga Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten  Raja Ampat,  dengan  interpretasi  yang  tepat  dan melukiskan  secara  akurat  sifat  dan  tindakan dari  fenomena  kelompok  maupun  individu pada  tataran  empirik.  Pendekatan  atau desain  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah pendekatan kualitatif .

## Teknik Pemilihan Informan
Informan,  merupakan  sumber  data primer yang sangat penting dalam penelitian dengan  pendekatan  kualitatif.  Oleh  karena itu,  menurut  Creswell  (2002:29)  bahwa “cara  dan  syarat  menentukan  informan menjadi  sangat  menentukan  dalam  suatu penelitian guna menjawab permasalahan dan tujuan penelitian dimaksud”. Dalam penelitian ini penentuan informan dilakukan secara purposive  sampling atau  pemilihan informan  dilakukan  dengan  sengaja  dengan
kriteria  tertentu  sesuai  dengan  kapasitas dasar  kompetensi  yang  dimiliki.  Dalam penelitian  kualitatif, seorang peneliti adalah juga  seorang  instrumen  penelitian.  Teknik yang digunakan adalah partisipan observation yang dilengkapi dengan indepth interview dengan key person dan pembuatan catatan  harian  mengenai  peristiwa-peristiwa yang ditemui di lapangan.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data dilakukan dengan: observasi, wawancara, dan studi dokumentasi.    Adapun  teknik  analisa  data dalam  penelitian  ini    berdasarkan  perspektif emik dan etik .

## KAJIAN PUSTAKA
A. Proses Penciptaan Arsip (Proses

## Pengurusan Surat)
Proses  penciptaan  arsip  (pengurusan surat)  disuatu  organisasi,  sangat  penting untuk  diketahui  alurnya,  hal  ini  karena proses  penciptaan  arsip  adalah  bagian  awal dari  seluruh  kegiatan  kearsipan  dalam  suatu organisasi.  Jika  arsip  yang  ada  dalam  suatu organisasi  tidak  jelas  alur  penciptaannya, maka  sangat  sulit  untuk  melaksanakan kegiatan  kearsipan  dengan  baik  dan  benar sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk itu, mengawali uraian tentang sistem pengelolaan  kearsipan  pada  Dinas  Tenaga
Kerja  dan  Transmigrasi  pada  bagian  Tata Usaha,  terlebih  dahulu  penulis  menguraikan tentang  proses  penciptaan  arsip  pada  Dinas Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten Raja  Ampat.  Untuk  mengetahui  alur  proses penciptaan  arsip  pada  Dinas  Tenaga  Kerja dan Transmigrasi, terlebih dahulu dilakukan penelusuran  pada  sub  bagian  tata  usaha dengan  melakukan  wawancara  dengan Bapak  Yulianus  Mambraku,  SH  selaku Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat  pada hari Jum’at, 04 Desember 2015 sekitar pukul 10.17  Wita,  dimana  beliau  menjelaskan bahwa :
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat  keluar  dibuat  oleh  masing- masing  sub  bagian  yang  ada,  lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke sub bagian untuk pemberian  nomor  surat,  pencatatan surat pada buku agenda surat keluar.
Selanjutnya, Ibu Nelly Nonce Mambrasar,  S.AN  yang  merupakan  Kasub. Tata Usaha  yang diwawancarai oleh penulis pada hari Selasa, 07 Desember  sekitar pukul 10.23 Wita menjelaskan bahwa :
“Proses  penciptaan  arsip  yang berupa  surat  masuk  yaitu,  setiap surat  dimasukkan  melalui  sub bagian  Tata  Usaha,  lalu  pada  sub bagian Tata Usaha dilakukan pencatatan  dan  pemberian  lembar disposisi  terhadap  surat  masuk
untuk  selanjutnya  dibawa  ke  setiap sub bagian tujuan surat”.
Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat memperoleh gambaran  bahwa  proses  penciptaan  arsip yakni  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada Kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat menggunakan  asas  kombinasi  antara  asas sentralisasi dan  asas desentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat pada Kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi    baik  itu  surat  masuk  maupun surat  keluar  dilakukan  bersama-sama  yaitu antara  sub  bagian  Tata  Usaha  dengan  sub bagian  lainnya  dimana  dalam  hal  ini penyampaian  surat  keluar  dilakukan  oleh masing-masing  sub  bagian  tetapi  proses pemberian nomor dilakukan pada sub bagian tata usaha dan untuk surat masuk, penyampaian  surat  masuk  dilakukan  oleh sub bagian tata usaha kepada sub-sub bagian yang bersangkutan dengan surat masuk (sub bagian tujuan surat  masuk) dan pengelolaan terhadap  surat  masuk  dilakukan  pada masing-masing sub bagian.
Sementara  itu,  berdasarkan  hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk  dan  surat  keluar  pada  Dinas  Tenaga
Kerja  dan  Transmigrasi  diperolah  data sebagai berikut :
B. Penyimpanan Arsip
Keberhasilan suatu organisasi
dalam penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini karena apabila  sistem  yang  digunakan  dalam menyimpan  arsip  sudah  sesuai  dengan kebutuhan  organisasi  maka  tujuan  yang ingin  dicapai  dalam  penerapan  sistem kearsipan  yakni  mengatur  dan  menyusun arsip  dengan  baik  dan  benar  akan  tercapai sehingga  dapat  membentuk  suatu  susunan arsip yang sesuai dengan tipe dan kegunaannya  bagi  kepentingan  di  dalam pemberkasan, dimana didalamnya mempersiapkan  kelengkapan  atau  sarana penempatan  berkas  sesuai  dengan  tujuan yang  ingin  dicapai  yaitu  penemuan  kembali arsip  secara  cepat,  tepat,  dan  lengkap. Penyusunan  arsip  dilakukan  dengan  sistem desentralisasi,  dimana  setiap  sub  bagian menyimpan  sendiri  arsipnya.  Sub  bagian lain  hanya  berhubungan  dengan  sub  bagian umum  untuk  kepentingan  penomoran  dan pencatatan surat terhadap surat keluar.
Dari  hasil  wawancara  dan  hasil pengamatan (observasi) langsung  yang dilakukan  penulis  dilokasi,  maka  penulis dapat  menyimpulkan  bahwa,  meskipun
dalam  proses  pengurusan  suratnya  pada Dinas  Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat menggunakan sistem  kombinasi,  namun  dalam  proses penataan arsipnya, pada Dinas Tenaga Kerja dan  Transmigrasi  hanya  menggunakan sistem desentralisasi saja, dimana setiap sub bagian benar-benar menyimpan sendiri arsi- arsipnya,  tanpa  adanya  pengontrolan  dari sub  bagian  lain (tidak  ada  ruangan  lain yang  menjadi  pusat  penyimpanan  duplikat arsip) ,  sehingga  masing-masing  sub  bagian bertanggung  jawab  atas  arsipnya  masing- masing.
Berdasarkan  hasil  wawancara  ini, penulis  menyimpulkan  bahwa  dalam  hal klasifikasi  dan  prosedur  penyusunan  dan penyimpanan  arsip  pada  sub  bagian  tata usaha Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat, setiap pegawai yang akan memasukkan suatu berkas pada bundel, harus  memperhatikan  dengan  baik  nomor bundel,  dan  nama  pemilik  bundel  lalu disesuaikan  dengan  pencatatan  pengelola arsip.  Sistem  penataan  arsip  belum  baik, masih  sangat  perlu  untuk  melakukan pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada peralatan penyimpanan  arsip.  Peralatan  penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah agar dapat menampung  semua  dokumen  yang  ada,
sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan  tidak  berantakan  serta  jika  sewaktu- waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali.
Dari semua hasil wawancara penulis, baik  wawancara  dengan  pihak  pegawai  sub bagian  tata  usaha  Dinas  Tenaga  kerja  dan Transmigrasi  berdasarkan hasil pengamatan langsung  yang  dilakukan  oleh  penulis sendiri,  maka  penulis  menarik  kesimpulan bahwa,  kegiatan  penyimpanan  arsip  pada sub  bagian  tata  usaha  pada  Dinas  Tenaga Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten  Raja Ampat  masih  perlu  pembenahan,  agar  arsip yang ada terjaga dengan baik keberadaannya,  karena  pada  dasarnya  arsip memanglah harus dijaga dengan baik karena arsip  adalah  sumber  informasi  utama  dalam suatu organisasi  dan merupakan titik sentral kegiatan  administrasi  dalam  organisasi. Selain  itu,  kelemahan  paling  mendasar  dari sistem  penataan  arsip  pada  Dinas  Tenaga Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten  Raja Ampat  adalah  tidak  adanya  tenaga  arsiparis terampil  pada  setiap  sub  bagian  yang  ada serta  tidak  memadainya  alat  penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses penyimpanan  arsip,  sehingga  arsip  tidak terjaga keselamatan dan keberadaannya.
C.  Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi Sistem Penataan (Filling) Arsip.
1. Sumber Daya Manusia
Secara  umum,  masalah  sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi  dalam  kegiatan  kearsipan  karena merupakan  faktor  yang  menentukan dalam  perencanaan  tujuan.  Berhasil tidaknya  pencapaian  tujuan  organisasi sangat  tergantung  pada  petugas  yang menangani  arsip  sesuai  dengan  tugas yang  dibebankan  kepadanya.  Hal  ini menyebabkan  sumber  daya  manusia sering  disebut  faktor  sentral  dalam kegiatan  kearsipan.  Tanpa  persionil  atau sumber daya manusia, tidak ada organisasi  dan  tanpa  organisasi,  tidak akan  ada  pula  administrasi,  begitu  pula dalam  pelaksanaan  sistem  penataan (filling) dan  penemuan  kembali  arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber  daya  manusia  yang  ahli  dan memiliki  pengetahuan  khusus  mengenai kearsipan.
Untuk  dapat  memperoleh  data yang  akurat,  selain  memperhatikan  hasil wawancara dengan para informan, penulis  juga  melakukan  pengamatan langsung (observasi) di  lokasi  dan  juga melakukan  pengamatan  yang  mendalam pada  bagan  peta  jabatan  yang  ada  pada
Dinas  Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi Kabupaten  Raja  Ampat.  Berdasarkan hasil  wawancara  dan  hasil  pengamatan langsung  penulis  di  lokasi  penelitian, penulis  menarik  kesimpulan  bahwa  pada sub bagian tata usaha memang belum ada tenaga  arsiparis  yang  tugas  pokoknya adalah mengurusi  arsip-arsip  yang ada di ruangan,  yang  ada  hanya  pegawai  yang tugas  pokoknya  bukan  menangani  arsip, sementara  melihat  volume  arsip  yang dikelola oleh sub bagian tata usaha cukup besar,  seharusnya  pada  sub  bagian  tata usaha  ditempatkan  tenaga  arsiparis  yang fokus  tugasnya  mengelola  arsip-arsip yang  ada  di  sub  bagian  tata  usaha  Dinas Tenaga Kerja, namun yang menjadi fakta di  adalah  kurangnya  kinerja  yang  baik dalam penataan sistem arsip.
Berdasarkan uraian diatas dalam hal  masalah  sumber  daya  manusia  ini penulis dapat meyimpulkan secara keseluruhan  bahwa,  kepedulian  suatu organisasi  terhadap  pentingnya  arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga arsiparis  yang  handal  dan  dengan penempatan  tenaga  arsiparis  yang  ada secara  merata  di  setiap  unit  yang  ada  di dalam organisasi utamanya dalam organisasi yang  menerapkan  sistem desentralisasi dalam kegiatan
pengelolaan  arsip,  khususnya  pada  unit- unit  organisasi  yang  volume  arsipnya cukup  besar,  sehingga  arsip  dapat dikelolah  dengan  baik  dan  terselamatkan dari  kehilangan  atau  dengan  kata  lain arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, serta pelaksanaan  kegiatan  kearsipan  dalam organisasi  dapat  berjalan  dengan  lancar secara merata, artinya kegiatan kearsipan di  semua  unit  organisasi  yang  ada  dapat berjalan dengan baik.

## 2. Sarana Dan Prasarana
Sarana  dan  prasarana  dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung  dalam  pelaksanaan  sisten kearsipan  yang  baik.  Tanpa  ditunjang dengan  peralatan  yang  memadai,  maka akan  sangat  sulit  bagi  organisasi  untuk melakukan  pengelolaan  terhadap  arsip- arsipnya  dengan  baik  sesuai  dengan prosedur  dan  mekanisme  pengelolaan arsip yang baku.
Berdasarkan tata kearsipan yang berlaku,  pada  Dinas  Tenaga  Kerja  dan Transmigrasi  Kabupaten  Raja  Ampat sebenarnya  alat-alat  penyimpanan  arsip yang  tersedia  dapat  dikatakan  masih sangat  minim,  masih  sangat  jauh  dari standar yang seharusnya. Jika berpatokan pada  aturan  tata  kearsipan,  seharusnya
tersedia Filling Kabinet untuk menyimpan  arsip  yang  ada,  namun  pada kenyataannya Filling  Kabinet belum tersedia  yang  tersedia  hanylah  lemari penyimpanan  yang  terbuat  dari  kayu, peralatan inipun sangat terbatas jumlahnya,  sehingga  banyak  arsip  yang disimpan bukan lagi pada lemari penyimpanan karena kapasitas dari lemari penyimpanan yang tersedia sangat terbatas, sementara setiap harinya jumlah penambahan  arsip  sangat  banyak.  Dari hasil  wawancara  diatas,  maka  penulis dapat  menyimpulkan  bahwa  sarana  dan prasaranan  penyimpanan  arsip  yang  ada di  sub  bagian  tata  usaha  Dinas  Tenaga Kerja  dan  Transmigrasi  khususnya  pada ruangan  angka  kredit,  masih  sangat minim, jauh dari yang seharusnya.

## SIMPULAN DAN SARAN

## A. Kesimpulan
Dalam proses pengelolaan arsip dinamis  Kantor  Dinas  tenaga  Kerja  dan Transmigrasi  bagain  Tata  Usaha  Kabupaten Raja  Ampat  dalam  hal  sistem  penataan (filling) arsip menggunakan sistem desentralisasi walaupun dalam proses pengurusan  surat  menggunakan  sistem kombinasi  yakni  perpaduan  antara  sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi.
Peminjaman arsip, dimana prosedur peminjaman  arsip  yang  diterapkan  tidak begitu  ketat  sehingga  pihak  peminjam seringkali  tidak  menjaga  dengan  baik  arsip yang  dipinjamnya.  Hal  inilah  yang  sering sekali  menyebabkan  arsip  tercecer  dan  sulit ditemukan jika diperlukan.

## B. Saran
Penting  bagi  pihak  Dinas  Tenaga
Kerja khususnya bagian Tata Usaha menempatkan  tenaga  arsiparis  yang  sudah ada  secara  merata  pada  setiap  unit  yang volume  arsipnya  cukup  banyak,  misalnya Sub  Bagian  Dinas  Tenaga  Kerja,  agar pengelolaan arsip yang ada dapat dimaksimalkan,  jika  tenaga  arsiparis  yang ada tidak memungkinkan untuk dipindahkan pada unit-unit lain, maka penting bagi pihak Dinas  untuk  menambah  tenaga  arsiparis (perlu  dibuka  formasi  penerimaan  pegawai kearsipan)  jika  mengadakan  penerimaan pegawai  baru.  Jumlah  fasilitas  kearsipan yakni Filling  Kabinet perlu  diadakan,  dan ditempatkan secara merata disetiap unit yang ada,  karena  fasilitas  penyimpanan  sangat menentukan keselamatan arsip, dan menjadi sarana  vital  dalam  mendukung  tercapainya sistem penataan arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen
Kearsipan .  Jakarta:  PT.  Gramedia Pustaka Utama
Barthos Basir .2009. Manajemen Kearsipan , Jakarta  Penerbit.  Bumi  Aksara,  cet. 7.  Jakarta
Bacal, Robert, 2001. Performance Management . Jakarta: PT. Gramedia.
Budiarjo,  Eko,  2002. Peningkatan  Kinerja Pegawai  Negeri  Sipil  di  Indonesia, Dalam  Wacana  Pengembangan Manajemen  Kepegawaian  Daerah Provinsi  Jawa  Tengah ,  Semarang: Badan Kepegawaian Daerah. Creswell,  John  W,  2002. Researh  Design. Quanlitative &Quantitative Approaches .  New  York:  Sage Publication, Inc.
Dimiyati  Achmad  Natakusumah,  2005
Implementasi  Good  Governance.
(Pemerintah Kabupaten Pandeglang).
Pandeglang.
Denzin,  Norman,  K,  and  vonna  S.  Lincoln, (eds), 1994. Handbook of Qualitative Research , London: Sage Publications, Hlm 27.
Darwin,  Muhadjir  M,  2005. Memanusiakan Rakyat
:PenanggulanganKemiskinan
Sebagai Arus UtamaPembangunan . Yogyakarta : Benang Merah Dharma,  Surya,  2005. Manajemen  Kinerja,
Falsafah, Teori dan Penerapannya .
Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Em  Zul  Fajri  Ratu  Aprilia  Senja,  2007,
Kamus  Lengkap  Bahasa  Indonesia ,
Edisi Revisi/t.tp/t.th. Jakarta
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi
Perkantoran  Untuk  Maneger  dan
Staff. Jakarta Selatan. Visimedia.
Hendi Haryadi. 2009. Adminisrasi
Perkantoran  untuk  Manajer  dan
Staf. Cet. I. Jakarta.
Ismail Marsya. Dkk. 1978. Manajemen. Cet.
Effhar  Offset.Visimedia. Jakarta.
Kumorotomo,  Wahyudi,  dkk.  1996. Sistem
Informasi Manajemen dalam Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Lambock  V.  Nahattands.  Deputi    Sekretaris
Kabinet.  2010. Undang-undang
No. 43 Tahun 2009, Kearsipan dan
Perpustakan. Penerbit Pustaka
Timur. Yogyakarta.
Murdick,  G.  Robert  dkk.  1991. Sistem Informasi Manajemen untuk
Manajemen Modern.
Miftah  Thoha . 2005 .  Ilmu  Administrasi
Publik Kontemporer, edisi pertama.cet 2. Jakarta.
Narbuko,  Cholid  dan  Achmadi,  Abu, 2005. Metodologi
Penelitian . Jakarta:Bumi Aksara Nawawi, Hadari & Hadari, Martini, 1994. Ilmu  Administrasi ,  Jakarta  :
Bumi Aksara
Partanto  Pius  A  ,  M  Dahlan  Al-Barry,1994,
Kamus  Ilmiah  Populer ,  Penerbit Arkola. Surabaya.
Sagiarto  Agus,  &  Teguh  Wahyono,2005.
Manajemen Kearsipan Modern. Penerbit.Gava Media. Cet.I. Yogyakarta. Sedarmayanti, 2003, Tata Kerasipan
Dengan  Memanfaatkan  Teknologi Modern .  Penerbit.  CV.  Mandar Maju. Cet. III. Bandung.
Sukoco,  Munir  Badri.  2006. Manajemen Administarsi  Perkantoran  Modern. Jakarta : Erlangga.
Sulistyo,  Basuki.  2003. Manajemen  Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama
Sutarto.  1980. Sekretaris  dan  Tata  Warkat.
Yogyakarta: Gadja Mada University
Press.
Syamsi, Ibnu. 2000.
Pengambilan Keputusan  dan  Sistem  Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Sugiyono. 2005. Metode Penelitian
Administrasi .  Bandung:  Alfabeta.
Edisi Ke-12. The Liang Gie, 1996. Administrasi
Perkantoran  Modern .  Yogyakarta
:Liberty.
Widjaja, A.W,2003. Administrasi Kearsipan .
Edisi Revisi.Jakarta : Rajawali.