Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
p-ISSN: 2581-2769 e-ISSN: 2598-9502 e
Efektivitas Rapat Online di FKIP Uhamka: Ditinjau dari Perangkat Rapat
1 M. Fauzan Sudiarzon, 2 Sri Astuti, 3 Trisni Handayani Universitas Muhammadiyah Prof. DR. Hamka, Jakarta, Indonesia Email : 1 Fauzansudiarzon2017@gmail.com, 2 sriastuti@uhamka.ac.id
3 trisni@uhamka.ac.id
(Diterima: Juli 2021; Direvisi: Agustus 2021; Dipublikasikan: September 2021)

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  efektivitas  rapat online di Fakulatas  keguruan  dan  ilmu  Pendidikan  Universitas  Muhammadiyah  Prof.  DR. Hamka  yang  ditinjau  dari  perangkat  rapat.  Metode  penelitian  yang  digunakan adalah kualitatif deskriptif. Informan penelitian dipilih dengan menggunakan teknik purposive  sampling,  validitas  data  dengan  teknik  triangulasi,  dan  analisis  data menggunakan Interactive  Model  Analysis .  Hasil  penelitian  menunjukkan, efektivitas  rapat online dibagi  atas  tiga  sub-fokus  diantaranya  agenda  rapat, penjadwalan  dan notulensi, dimana seluruh proses rapat online ini para informan menggunakan  perangkat  pendukung  baik  berbasis  aplikasi  maupun  perangkat keras,  sehingga  untuk  dapat  menunjang  efektivitas  rapat online perlu  adanya peremajaan alat-alat pendukung rapat online .
Kata Kunci: Rapat Online, Efektivitas, Perangkat Rapat
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS

## PENDAHULUAN
WHO menghimbau agar warga dunia  menerapkan social  distancing dan physical distancing , yaitu menjaga  jarak  sosial  secara  fisik dengan  orang  lain  untuk  mencegah penyebaran  virus  Covid-19.  Negara- negara  yang  terkena  virus  ini menerapkan  karantina  dan lockdown yaitu  menutup  semua  akses  jalan, bandara, pelabuhan. Khususnya perusahaan, pimpinan beserta karyawan  diwajibkan  melaksanakan pekerjaannya  dari  rumah.  Hal  ini disebut dengan Work From Home . Melansir dari Lokadata.id, Perusahaan jasa finansial PricewaterhouseCoopers (PwC) mengadakan  survei  tentang  WFH, hasil  surveinya  membuktikan  para pimpinan  perusahaan  di  Indonesia telah  mempermanenkan  pola  kerja jarak jauh (Firmansyah, 2021). Hal ini tentu  berimplikasi  terhadap  siklus perusahaan  dan  yang  paling  krusial adalah pelaksanaan rapat. Rapat merupakan suatu kegiatan rutin yang biasa dilaksanakan oleh sebuah perusahaan
(Cipta  et  al.,  2016;  M.  Yusuf,  2020; Nurdewanto,  2016;  Pranoto  et  al., 2012).  Rapat  berisikan  kumpulan beberapa  orang  atau  organisasi  guna membicarakan suatu masalah ataupun kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahankan  suatu  persoalan  dan sekaligus  mengadakan  perundingan demi  memperoleh  suatu  hasil  yang disepakati/disetujui  bersama  (Faisol et  al.,  2020).  Rapat  konvensional tidak  dapat  dilaksanakan  sehingga beralih menjadi rapat online ( Working From Home ), hal ini perlu dilakukan guna  menghindari  penularan  Covid- 19  (Mungkasa,  2020;  Rahmawati  et
al., 2021) Rapat online memerlukan  3 unsur  utama  untuk  menunjang  segi efektivitas, terdiri dari Agenda rapat, penjadwalan, dan notulensi sekretaris. Proses rapat online masih menemukan banyak kendala baik dari segi  agenda  rapat,  penjadwalan  dan notulensi  yang  mana  kendala  ini berdampak terhadap efektivitas rapat online . Peneliti mengidentifikasi bahwa kendala ini disebabkan perangkat rapat yang tidak
dimanfaatkan  secara  efisien  guna mendukung  jalannya  rapat  oleh  para peserta maupun pimpinan rapat. Studi empiris  peneliti  menemukan  bahwa perangkat rapat tidak pernah dibahas secara  konsisten  dan  serius.  Hal  ini dibuktikan  dari  problematika  rapat online pimpinan kampus FKIP Uhamka seperti polusi suara, suasana meeting yang tidak kondusif,
permasalahan jaringan internet, keterlambatan peserta, dan lambatnya pengiriman hasil rapat. Permasalahan ini  dikonfirmasi  akibat  para  peserta rapat  maupun  penyelenggara  rapat cenderung  mengabaikan  pentingnya perangkat  rapat  untuk  menunjang efektivitas rapat online .
Banyak  penelitian  terdahulu yang  telah  membahas  ketiga  elemen pendukung  efektivitas  rapat online ini.  Tetapi  pembahasan  mengenai perangkat  penunjang  ketiga  elemen tersebut  belum  di  bahas  secara komprehensif.  Maka  penelitian  ini bermaksud  untuk  membahas  urgensi perangkat  rapat  dalam  menunjang efektivitas rapat online yang diuraikan oleh informan. Penelitian ini akan menguraikan permasalahan efektivitas rapat online dengan Teknik  kualitatif  deskriptif.  Sebab
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
fenomena  permasalahan  perangkat rapat  ini  perlu  di  kaji  secara mendalam  agar  makna  dan  saran penelitian ini dapat dirumuskan.
TINJAUAN PUSTAKA 1. Agenda Rapat Agenda  rapat  merupakan daftar  yang  berisi  pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan  dalam  suatu  rapat (Bestari, 2020) Agenda rapat rapat tidak  akan  efektif  jika  tidak memiliki  agenda  yang  jelas, sehingga bisa menyebabkan bentrokan  jadwal  dan  ruangan (Subhiyakto  &  Astuti,  2019).
Pemimpin  rapat  harus  mebuat agenda  yang  jelas  dan  mampu menghasilkan  solusi  yang  tepat. Bukan  hanya  sketsa,  melainkan juga  deskripsi  dari  hal-hal  yang akan dibicarakan. Dengan demikian, peserta rapat mengetahui  hasil  yang  ingin didapat.  Peserta  yang  melakukan presntasi harus menyiapkan semua bahan degan lengkap untuk menyelesaikan presentasinya sesuai  waktu  yang  telah  di tentukan.  Agenda  yang  ditulis secara  detail,  bukan  hanya  berisi tema  karena  hal  ini  sangat  rentan melenceng. Agenda rapat sebaiknya hanya berisi permasalahan yang sedang dialami.  Sebab,  kebanykan  rapat, bukan  hanya  membahas  hal  yang bermasalah,  bahkan  yang  tidak bermasalahpun terpaksa harus berbicara  didalam  rapat.  (Priansa, 2017).
2. Jadwal Rapat
Jadwal  rapat  adalah  jadwal yang  baku  yang  disusun  para manajer    sehingga  laporan  dapat
dilaksanakan  secara  tepat  waktu dan  mendisiplinkan  para  pegawai untuk  menghadiri  rapat  (Priansa, 2017).  Dalam  proses  pengaturan jadwal,  dilakukan  dua  hal,  yaitu menyediakan  informasi  jadwal rapat yang dibutuhkan oleh civitas penanggung  jawab  rapat  dan melakukan  pengecekan  jadwal rapat yang direncakan oleh penanggung jawab rapat (Sastypratiwi et al., 2018). 3. Notulen Rapat
Notulen rapat, notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan (Priansa,  2017).  Notulen  adalah istilah  untuk  catatan  perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi,  atau  sidang  dari  awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang  Notulis,  dilaporkan  oleh Ketua kegiatan, dan dipertanggung jawabkan  suatu  saat  pada  seluruh anggota  atau  peserta  kegiatan. Notulen adalah naskah resmi yang memuat  catatan  jalannya  acara mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, usulan, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan (Behori  &  Alamin,  2018)  Notula memegang  peranan  tinggi  bagi jalannya rapat karena bisa digunakan  sebagai  bukti  telah diadakannya rapat dan manometer atau  ukuran  kesuksesan  rapat.
Notula juga memperlihatkan apakah  semua  tujuan  rapat  yang tertuang dalam notula telah berhasil  dilakanakan  atau  tidak, dan  dapat  juga  digunakan  sebagai acuan  jika  diadakan  pembahasan mengenai  kegiatan  dalam  notula rapat.
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
METODE PENELITIAN Penelitian  ini  menggunakan metode kualitatif deskriptif. Pengumpulan  data  menggunakan pedoman observasi, wawancara mendalam dan dokumentasi. Informan  dipilih  dengan  teknik purposive  sampling ,  informan  terdiri dari KTU FKIP Uhamka, Staff Dekan
FKIP  Uhamka,  Kasubag  Akademik FKIP  Uhamka,  dan  Notulen  Rapat Pimpinan  (Sekretaris).  Analisis  data menggunakan Interactive Model Analysis dimana proses pengumpulan, reduksi, penyajian, dan penggambaran kesimpulan dilakukan tidak sekali jadi, melainkan
berinteraksi  bolak-balik  (Sugiyono, 2014). Lebih jelas, perhatikan gambar berikut;
Gambar 1 . Interactive Model Analysis HASIL PENELITIAN 1. Agenda Rapat di FKIP UHAMKA Serta Perangkat Pendukungnya Agenda  rapat  disusun  dan disesuaikan  berdasarkan  agenda penting  yang  ada  dikampus  FKIP Uhamka, misalnya dalam persiapan pelaksanaan Ujian Akhir Semester  Mahasiswa,  penerimaan mahasiswa baru, persiapan seminar  internal  kampus,  maka untuk  mempersiapkan  kegiatan tersebut diadakan penyusunan agenda  terlebih  dahulu  agar  pada saat pelaksanaannya berjalan lancar.  Penyusunan  agenda  rapat
juga  disesuaikan  dengan  kegiatan eksternal pimpinan, sehingga peluang  keikutsertaan  pimpinan dalam  menghadiri  rapat  akan akurat.  Contoh  dalam  hal  ini adalah  ketika  pimpinan  sedang berada diluar kota untuk mengurus suatu hal seperti kedinasan,
undangan dari universitas lain, cuti dan  sebagainya,  maka  pimpinan berkoordinasi  dengan  staff  untuk mempersiapkan kapan waktu yang tepat untuk mengadakan rapat Dalam pelaksanaanya, pimpinan FKIP Uhamka menyusun sendiri agenda rapatnya yang kemudian diserahkan kepada Staff Dekan. Prinsipnya, informasi apapun  tentang  rapat  itu  turunan dari dekan, staff hanya melanjutkan  agenda  yang  sudah di- setting oleh  pimpinan.  Lebih jelasnya  para  staff  dekanat  tidak mengatur  kapan  pelaksanaannya, tentang apa  (tema),  dan  informasi agenda  rapat  lainnya.  Itu  semua sudah dikendalikan secara mandiri oleh  pimpinan,  tugas  para  staff hanya  mengingatkan  para  wakil dekan  dan  peserta  rapat  tentang rincian  agenda  rapat.  Temuan  ini berbanding  terbalik  dengan  yang diungkapkan  oleh  (Kamal,  2016), bahwa  pimpinan  tidak  lepas  dari sekretaris  maupun  staff  dalam menyusun agenda rapat. Informan kami mengungkapkan bahwa penggunaan perangkat dalam menyusun  agenda  rapat  hanya mengandalkan  Aplikasi Whats
App .  Agenda  akan  disusun  secara rapi dan informasi tentang agenda rapat disebar dalam bentuk sebaran pesan online melalui Whats  App . FKIP Uhamka tidak menggunakan
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
aplikasi  lain  dalam  mendukung agenda  rapat  disebabkan  menurut para  pimpinan  dan  staff  dekanat, Whats  App adalah  aplikasi  yang simple  dan  paling  mudah  untuk menyusun informasi maupun menyebarkan agenda rapat. Tetapi, hanya mengandalkan aplikasi Whats  App sebenarnya  terdapat kerentanan seperti kesalahan penyebaran  informasi  dan  tidak terfokusnya  pembacaan  agenda dikarenakan banyaknya pesan lain yang masuk. Kerentanan ini dapat mengakibatkan  miss  komunikasi dan  agenda  rapat  yang  penting kemungkinan besar terlewatkan/tidak terbaca (ter- skip). Upaya  yang  dilakukan  saat ini adalah memperkuat komunikasi yang baik.  Staff akan mengingatkan dekan, wakil dekan, antar staff dekanat, dan penginformasian tepat waktu kepada para peserta rapat. Khususnya ketika hari pelaksanaan rapat telah dirumuskan,  staff  dekanat  akan mengimbau dan aktif mengingatkan  pada  peserta  rapat sehari sebelum pelaksanaan rapat.
2. Penjadwalan  Rapat  Pimpinan
FKIP  Uhamka  Serta  Perangkat Pendukungnya
Penjadwalan rapat Pimpinan FKIP  Uhamka  dikelola  oleh Kepala Tata Usaha (KTU). Penjadwalan  rapat  ini  bersumber dari kalender akademik yang telah disusun ditingkat Universitas. Sehingga Fakultas akan menindaklanjuti kegiatan-kegiatan yang  ada  di  kalender  akademik. Kemudian, KTU akan mempelajari tupoksi (tugas pokok dan fungsi) pimpinan, dan mengkaji perundangan yang berkaitan dengan pimpinan. Sehingga  berdasarkan  susunan agenda  yang  ada  pada  kelender akademik dan pendalaman tupoksi pimpinan,  KTU  mulai  menyusun penjadwalan rapat.
Table 1. Rincian Rapat Online FKIP
Uhamka Oleh KTU Agenda Kalender Akademik Rincian Agenda Rapat Online Pimpinan Rapat Online Audiensi Pimpinan Fakultas dan Program Studi dengan Lembaga Mahasiswa FKIP UHAMKA Pembahasan audiensi para pimpinan fkip uhamka, kepala program studi dan lembaga-lembaga mahasiswa beserta tindak lanjutnya Dekan FKIP Uhamka Ujian Semester Pembahasan sistematika  ujian semester secara online , pengaturan  ruang ujian, dosen pengawas    ujian dan kepanitiaan Wakil Dekan I Laporan pembayaran biaya kuliah Pembahasan jadwal bimbingan keuangan mahasiswa kepada dosen PA Wakil Dekan II PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru)
Pembahasan sistematika penerimaan mahasiswa  baru online dan penjadwalan gelombang pendaftaran mahasiswa Wakil Dekan III Ujian AIKA Pembahasan dosen penguji dan penjadwalan Ujian  AIKA  di FKIP Uhamka Wakil Dekan IV Tabel diatas merupakan contoh kegiatan yang sudah
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
terjadwal pada kalender akademik, seperti  penerimaan  mahasiswa baru maka pimpinan yang berperan  (memimpin)  jalannya rapat  adalah  Wakil  dekan  III (kemahasiswaan), kegiatan belajar mengajar  (KBM)  oleh  Wakil Dekan I (Akademik), jadwal ujian AIKA (Al Islam Kemuhammadiyahan) oleh wadek IV  (Kemuhammadiyahan)  dan sebagainya.  Kegiatan  ini  sudah terjadwal  tanggal  dan  keterangan pelaksanaannya dikalender akademik FKIP Uhamka, sehingga keseluruhan  kegiatan  ini  akan disusun jadwal rapat pimpinannya oleh  KTU  untuk  dibahas  secara detail. Setelah penyusunan jadwal rapat,  KTU  mulai  berkoordinasi dengan  dekan  dan  para  wakil  nya untuk membuat surat tugas kepanitiaan,  surat  undangan  rapat untuk  seluruh  program  studi  dan persiapan ruangan rapatnya. Walau demikian, pelaksanaan  rapat online oleh pimpinan FKIP Uhamka cenderung bersifat tentatif. Hal ini disebabkan penjadwalan rapat yang  telah  disusun  oleh  KTU terkadang  berbenturan  dengan kegiatan  penting  dan  mendesak lainnya. Misalnya, terdapat jadwal pimpinan fakuktas yang berbenturan dengan kegiatan Lembaga Penjaminan Mutu
(LPM) Uhamka, yang pada akhirnya  KTU  harus  menggeser jadwal pimpinan. Perangkat pendukung dalam proses  penjadwalan  rapat  dibagi atas  dua  kategori  yaitu  perangkat lunak dan perangkat keras. Perangkat  lunak  ialah  berbasis aplikasi baik dalam device
Personal
Computer maupun gadget sedangkan perangkat keras biasanya untuk mendukung hasil/ output penjadwalan  rapat,
dan teknis rapat online . Informan megungkapkan bahwa aplikasi pendukung penjadwalan  rapat  yang  paling krusial  adalah microsoft  word, Whats  App , zoom  meeting, dan microsoft power point.
Microsoft  word digunakan untuk  menyusun  jadwal  rapat beserta keterangan rincinya. Setelah penjadwalan disusun, KTU mulai membuat seluruh link zoom  meeting  untuk  tiap-tiap jadwal  rapat online .  Kemudian link ini akan disebar secara berkala sesuai dengan daftar urutan jadwal rapat.  Pada  tahap  penyebaran informasi jadwal dan room meeting rapat online , KTU mengandalkan aplikasi Whats App . Ketika jadwal dan informasi rapat telah disebar pada grup Whats App , para  pimpinan  dan  peserta  rapat akan  menghadiri  rapat online berdasarkan link  zoom  meeting yang telah disediakan.
Zoom  meeting digunakan untuk mendukung aspek pelaksanaan  rapat  antar  pimpinan dan  kepala  program  studi.  Pada aplikasi  ini  pimpinan  maupun peserta rapat akan saling berkomunikasi  untuk  membahas informasi-informasi  penting  pada rapat online . Pada saat pelaksanaannya, pimpinan maupun peserta rapat akan
membagikan data-data yang berhubungan  dengan  tema  rapat. Untuk membagikan informasi data-data ini akan diramu menjadi sub-sub point yang disusun
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
menggunakan  aplikasi microsoft power  point agar  data  yang komprehensif dapat dipresentasikan dengan baik. Pada segi teknis pelaksanaan rapat online , menyusun dan mengatur  peralatan  rapat online dikoordinasikan bersama tim teknisi  FKIP  Uhamka.  KTU  akan mengirim surat kepada tim teknisi dan  kasubag  Umum  untuk  dapat mengkondisikan  ruangan  rapat, dan  peralatan  pendukung  rapat. Informan  mengungkapkan  bahwa peralatan  pendukung  rapat online yang  paling  krusial  dibagian  ini adalah perangkat keras seperti lcd, proyektor,  sound  system, mic, headphone (bila  diperlukan)  dan sebagainya.    Perangkat  keras tersebut  merupakan  kebutuhan primer dalam mendukung efektivitas  rapat online sehingga apabila  terdapat  kekurangan  akan berdampak  pada  kualitas  rapat online FKIP Uhamka. Sejauh ini, penggunaan perangkat pendukung untuk sistem penjadwalan rapat online pimpinan  telah  digunakan  secara maksimal  oleh  KTU.  Hal  ini  juga didukung oleh kelengkapan perangkat rapat, dan sarana prasarana  rapat  yang  tersedia  di FKIP  Uhamka.  Namun  dalam pelaksanaanya,  terkadang  juga terdapat hal-hal yang dapat mengganggu jalannya rapat online seperti  kesalahan  teknis,  jaringan internet  dan  lainnya.  Sehingga perlu dilakukan tindakan preventif berupa peremajaan perangkat rapat dan  pembaharuan  agar  alat-alat rapat menjadi lebih baik lagi.
3. Notulensi  Rapat  Online  Oleh Sekretaris  FKIP  Uhamka  Serta Perangkat Pendungkungnya. Notula rapat merupakan bukti yang otentik dari hasil rapat online yang dilaksanakan. Pentingnya  laporan  tertulis  dibuat karena menjadi dasar untuk mengambil  keputusan  di  agenda rapat  selanjutnya  (Nugraha  et  al., 2020).  Pada  bagian  ini,  sekretaris Pimpinan FKIP Uhamka memegang  peranan  penting  untuk mencatat  jalannya  rapat online mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan  pengambilan  keputusan, serta  penutupan.  Seperti  yang diungkapkan informan kami,
seluruh  tahapan  rapat online akan dicatat  secara  detail  baik  yang bersifat substansial rapatnya maupun kejadian diluar
pembahasan  rapat.  Disini  notulen harus  benar-benar  berkonsentrasi tinggi untuk mendapatkan catatan- catatan  akurat.  Fokus  dalam memantau  aktivitas  rapat  dibagi atas  3  elemen,  diantaranya  fokus terhadap  agenda  rapat,  fokus terhadap  pimpinan  rapat  dan peserta rapat.  Misalnya, pada saat pembukaan rapat online pimpinan rapat  sedang  membacakan  tema pembahasan  rapat,  namun  pada saat itu ada beberapa peserta yang baru join link meeting atau bahkan ada  peserta  yang left  meeting , maka  notulen  akan  mencatat aktivitas  seperti  itu  secara  detail, siapa peserta yang join/left , dimenit  keberapa  hal  itu  terjadi,
dan sedang ditahap apa. Selama menjadi notulen rapat  informan  mengungkapkan bahwa  tidak  ada  kendala  yang
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
berarti.  Hampir  seluruh  kegiatan dapat dicatat dengan baik. Namun, pada  saat  pandemi  ini  sekretaris FKIP  Uhamka  dituntut  untuk mampu  memanajemen  seluruh aktivitas  dengan  baik.  Terkadang satu device (laptop)  nya  bisa menghadiri  beberapa  rapat  (2-3) sekaligus,  bahkan  jenis  aplikasi yang  digunakan  dalam  beberapa rapat tersebut berbeda-beda seperti memakai Google  Meet,  Zoom Meeting dan  sebagainya.  Ketika hal ini terjadi, informan mengungkapkan disinilah sekretaris harus mampu mengambil  sikap,  ketegasan  dan nalar  yang  baik.  Sekretaris  harus mampu memilah agenda manakah yang paling krusial/prioritas untuk dijalankan. Sekretaris harus mampu  berkomunikasi  dengan baik  kepada  pimpinan  bahwa  dia harus mengikuti salah satu agenda saja  agar  fokus  mencatat  jalannya rapat. Informan mengungkapkan perangkat pendukung dalam pencatatan notulensi rapat menggunakan  beberapa  aplikasi. Sekretaris FKIP Uhamka menggunakan  tablet  catatan keep ,
ataupun menggunakan Ms Word di laptop. Aplikasi ini sudah standby dibuka  sebelum  rapat  dimulai. Sehingga  pada  saat  rapat  aplikasi ini dapat langsung dipakai.
Terkadang,  rapat online berjalan dengan  cepat  dan  pembahasannya bersifat  komprehensif  sehingga notulen  rapat  perlu  meminta dokumen  video  rapat  kepada panitia untuk mengulas kembali isi rapat  sehingga  catatan  rapat  akan lengkap. Secreenshot materi  rapat juga  perlu  dilakukan  oleh  notulen
agar  dapat  mencatat  substansial rapat. Kemudian perangkat berikutnya yang dianggap penting oleh  informan  adalah zoho  forms.
Zoho  Forms merupakan  aplikasi pembuat formulir secara gratis dan mudah  digunakan  karena  tidak membutuhkan  instalasi  dan  tidak membutuhkan  perangkat  khusus (Ndia et al., 2021). Pengguna dapat mengakses hanya dengan bermodalkan  surel.  Berbagai  fitur ditawarkan oleh Zoho Forms untuk mendukung rapat online , misalnya merekam  presensi  peserta  rapat sebagai  salah  satu  kelengkapan dokumen  administrasi  melalui fitur tanda tangan dan upload foto. Dengan beberapa fitur zoho forms ini,  implementasi  rapat online hampir sama dengan keadaan rapat secara offline. Pada  aplikasi  ini peserta  rapat  dapat  mengunggah tanda  tangan  kehadiran  rapat sehingga kualitas administrasi rapat online di  FKIP  Uhamka dapat diakselerasi. Dalam memberikan rangkuman  catatan  rapat  biasanya notulen  menyerahkannya  kepada moderator  dan  pimpinan  rapat.
Saat akhir rapat dibagian kesimpulan, notulen akan memberikan catatan kesimpulannya  pada  moderator ataupun  kepada  pimpinan  rapat untuk  dibacakan  kepada  para peserta. Dalam menyebarkan hasil notulen  kepada  peserta  rapat, notulensi rapat yang dibuat dalam format  lengkap  tidak  bisa  diakses oleh seluruh orang karena itu akan disusun  dalam  bentuk  laporan akademik pimpinan. Namun dicatatan notulensi itu akan dibuat
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
lebih  ringkas.  Ringkasan  ini disusun  dan  bisa  diakses  melalui penyebaran langsung dari pimpinan  rapat,  atau  di  saat penyebaran link  google  drive , dimana link ini berisi kegiatan/dokumentasi rapat beserta catatan ringkas dari notulen.  Hasil  ini  disebar  melalui aplikasi Whats App .

## PENUTUP
Simpulan Efektivitas rapat online di FKIP Uhamka diperhatikan atas 3 sub fokus yang meliputi agenda rapat,
penjadwalan  rapat,  dan  notulensi rapat.    Kesimpulannya,  pertama;
Agenda  rapat online disusun  secara mandiri oleh pimpinan FKIP Uhamka yang  kemudian  diserahkan  kepada staff  dekan  untuk  disusun  dan disebarkan  kepada  peserta  rapat. Perangkat pendukungnya berupa aplikasi Whats App, kedua; Penjadwalan rapat dimanajemen oleh Kepala  Tata  Usaha  (KTU),  dimana penjadwalan bersumber dari kegiatan yang  ada  pada  kalender  akademik. Perangkat pendukungnya berupa perangkat lunak  dan  perangkat  keras ketiga; Notulensi rapat harus dilakukan secara fokus dan membuat skala prioritas agenda rapat sehingga pencatatan rapat akan berjalan lancar. Perangkat pendukung dalam notulensi rapat menggunakan aplikasi catatan keep yang ada di gadget/tablet dan  juga  aplikasi Ms.  Word pada device laptop.

## Saran
Saran yang dapat kami berikan berupa peremajaan alat-alat perangkat rapat  agar  perjalanan  rapat online menjadi  lebih  lancar  dan  untuk  para
peserta rapat agar memberi notifikasi seperti membintangi grup Whats App rapat  agar  pemberitahuan  tentang rapat online dapat langsung dibaca.

## DAFTAR PUSTAKA
Behori,  A.,  &  Alamin,  B.  (2018).  E- Notulen  Rapat  Di  Pondok Pesantren  Salafiyah  Syafi’Iyah
Sukorejo  Situbondo. Jurnal Ilmiah  Informatika , 3 (1),  199– 205. https://doi.org/10.35316/jimi.v 3i1.475 Bestari,  T.  N.  (2020).  Rancang Bangun Aplikasi Agenda Rapat Berbasis Android. Jurnal Manajemen Informatika , 10 (1),
49–57.
Cipta, W., Syahyuni, D., & Sekretari,
P.  S.  (2016).  Analisis  peran sekretaris  dalam  penanganan rapat dan arsip terhadap dengan efektifitas kerja pada perusahaan. Jurnal Widya Cipta , 8 (1), 96–102. Faisol, A., Irawan, J. D., & Pratama,
H. A. (2020). Optimasi Manajemen  Rapat  di  Masa Pandemi  Covid-19  Berbasis
SeMaR. Rekayasa , 13 (3), 284– 290.
https://doi.org/10.21107/rekaya sa.v13i3.9011 Firmansyah, L. M. (2021). 50 persen perusahaan Indonesia permanenkan  WfH,  pekerja happy . Lokadata.Id. https://lokadata.id/artikel/50- persen-perusahaan-indonesia- permanenkan-wfh-pekerja- lebih-happy Kamal, F. (2016). Tinjauan Penanganan Agenda Kerja Pimpinan Pada Badan Kepegawaian  Negeri  Jakarta.
Jurnal Ilmiah, Manajemen Sumber Daya Manusia
JENIUS
Jurnal  Administrasi  Kantor , 4 (1),  117–135.  http://ejournal- binainsani.ac.id/index.php/JAK /article/view/17
M. Yusuf. (2020). Manajemen Rapat, Teori  dan  Aplikasinya  dalam Pesantren. Jurnal  Intelektual:
Jurnal  Pendidikan  Dan  Studi Keislaman , 10 (2),  154–166.
https://doi.org/10.33367/ji.v10i 2.1266 Mungkasa,  O.  (2020).  Bekerja  dari Rumah (Working From Home/WFH):  Menuju  Tatanan Baru  Era  Pandemi  COVID  19. Jurnal Perencanaan Pembangunan: The Indonesian Journal of Development Planning , 4 (2), 126–150. https://doi.org/10.36574/jpp.v4 i2.119 Ndia,  L.,  Rahmat,  Husain,  D.  L.,
Atma,  N.,  Maulidah,  A.,  &
Maryanti,  E.  (2021).  Pelatihan Penggunaan  Zoho  Forms  dan Google Forms Pada Guru-Guru Sebagai Media Evaluasi Pembelajaran Di Masa Pandemi Covid-19. Amal Ilmiah: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 2 (2),  113–118. https://doi.org/http://dx.doi.org/ 10.36709/amalilmiah.v2i2.151 04
Nugraha, I. A., Pradana, F., & Arwan, A. (2020). Pengembangan Sistem  Manajemen  Notulensi dan Dokumentasi Rapat Berbasis  Web  (Studi  Kasus : Jurusan  Teknik  Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya). J- Ptiik.Ub.Ac.Id , 4 (4),  1273–
1280.
Nurdewanto,  B.  (2016).  Sistem Penjadwalan  Rapat  Pimpinan
Universitas  Dengan  Metode
Matriks. Jurnal Teknologi Dan
Manajemen  Informatika , 2 (1),
5–9. https://doi.org/10.26905/jtmi.v 2i1.614 Pranoto,  Y.  M.,  Latumahina,  D.,  & Wibawa, Y. K. (2012). Prototype Desain Aplikasi Berbasis  iPAD  dan  iPHONE Untuk Menyelenggarakan Rapat Jarak Jauh Secara Online .
Seminar  Nasional  Sistem  Dan Informatika 2012 , 2–7. Rahmawati, M., Supeno, W., Lestari, A.  F.,  &  Sabariah,  E.  (2021). Efektivitas Pemanfaatan Aplikasi  Zoom  Cloud  Meeting Dalam Sosialisasi Program Kerja DKM Masjid Jami Darul Hikmah. ABDITEKNA:  Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 1 (April), 1–7.
Sastypratiwi,  H.,  Prihartini,  N., Nyoto,  R.  D.,  &  Anra,  H. (2018). Traceability Kebutuhan dan  Perancangan  Konseptual Manajemen Rapat Terintegrasi. Jurnal  Edukasi  Dan  Penelitian Informatika  (JEPIN) , 4 (1),  43.
https://doi.org/10.26418/jp.v4i 1.24499 Subhiyakto,  E.  R.,  &  Astuti,  Y.  P. (2019). Pengembangan Aplikasi  Penjadwalan  Rapat Menggunakan  Metode  Phased Development. Dinamika Rekayasa , 15 (1), 35. https://doi.org/10.20884/1.dr.2 019.15.1.248 Sugiyono. (2014). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D .
Alfabeta.