INNOVATIVE:  Journal  Of  Social  Science  Research Volume 4 Nomor 3 Tahun 2024 Page 10183-10196 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Perancangan Aplikasi Pencatatan Dan Pengarsipan Surat Berbasis Website Pada Dinas Kehutanan Provinsi Jambi
Akhmad Nasukha 1 ✉ , Abdul Ruzan ² , Afdhal Hidayah ³ , Ariyanda 4 , Deni Pratama Putra 5 ,
Febi Kurniawan 6 , Ferdian Saputra 7 , Fikri Arniansyah 8 , Lailatul Mukarroma 9
Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
Email : sayaafdhal792@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Dinas  Kehutanan  Provinsi  Jambi  masih  menggunakan  sistem  manual  dalam  pencatatan  dan pengarsipan  surat.  Hal  ini  menyebabkan  beberapa  kendala,  seperti  proses  yang  lama,  kurangnya efisiensi,  dan  risiko  kehilangan  surat.Untuk  mengatasi  masalah  tersebut,  dirancanglah  aplikasi pencatatan  dan  pengarsipan  surat  berbasis  website.  Aplikasi  ini  dibangun  menggunakan  bahasa pemrograman PHP dan database MySQL, serta diintegrasikan dengan antarmuka yang user-friendly untuk  memudahkan  pengguna  dalam  mengoperasikannya. Aplikasi  ini  memungkinkan  pengguna untuk mencatat dan mengarsipkan surat secara digital. Pengguna dapat mencari surat dengan mudah dan cepat menggunakan kriteria, seperti asal surat. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur keamanan untuk melindungi data surat.Implementasi aplikasi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat di Dinas Kehutanan Provinsi Jambi. Selain itu, aplikasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan surat.
Kata  Kunci  : Aplikasi, Surat, Website, Arsip

## Abstract
Jambi Provincial Department of Forestry still uses a manual sistem for recording and archiving letters. This causes several obstacles, such as a long process, lack of efficiency, and the risk of losing letters. To  overcome  these  problems,  a  website-based  letter  recording  and  archiving  application  was designed. This application was built using the PHP programming language and MySQL database, and integrated with a user-friendly interface to make it easier for users to operate it. This application allows users to record and archive letters digitally. Users can search for letters easily and quickly using criteria, such as the origin of the letter. This application is also equipped with security features to protect mail data. The implementation of this application is expected to increase the efficiency and effectiveness of mail  management  at  the  Jambi  Province  Forestry  Service.  Apart  from  that,  this  application  is  also expected to increase accountability and transparency in mail management.
Keywords: Applications, Mail, Websites, Archives

## PENDAHULUAN
Dalam  era  digital  saat  ini,  kebutuhan  akan  sistem  yang  efisien  dan  efektif  menjadi sangat penting dalam berbagai sektor, termasuk sektor pemerintahan. Salah satu instansi pemerintah  yang  memiliki  peran  penting  dalam  pengelolaan  sumber  daya  alam  adalah Dinas  Kehutanan  Provinsi  Jambi.  Instansi  ini  bertanggung  jawab  atas  pengelolaan, pengawasan,  dan  pelestarian  hutan  serta  sumber  daya  alam  lainnya  di  wilayah  Provinsi Jambi. Namun, dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Dinas Kehutanan Provinsi Jambi masih  menghadapi  beberapa  kendala,  terutama  dalam  hal  pencatatan  dan  pengarsipan surat.
Pengelolaan surat-menyurat di lingkungan instansi pemerintahan, termasuk di Kantor Dinas Kehutanan Provinsi Jambi, masih banyak dilakukan secara manual. Proses ini rentan terhadap  kehilangan,  duplikasi,  atau  kesalahan  dalam  pengarsipan  dan  distribusi  surat. Selain itu, volume surat yang semakin meningkat juga memperumit tugas administratif dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk pencarian dan penanganannya.
Dalam  rangka  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  pengelolaan  surat-menyurat, serta  untuk  mendukung  terciptanya  pelayanan  publik  yang  lebih  baik,  diperlukan  suatu sistem aplikasi pencatatan dan pengarsipan surat yang terintegrasi dan berbasis teknologi informasi. Dengan  memanfaatkan teknologi,  diharapkan proses  pengelolaan surat dapat dioptimalkan, transparansi informasi terjaga, dan waktu yang dibutuhkan untuk akses dan pemrosesan surat dapat diminimalkan.
Merancang dan mengembangkan sebuah aplikasi pencatatan dan pengarsipan surat yang dapat memfasilitasi proses pengelolaan surat-menyurat di Kantor Dinas Kehutanan Provinsi  Jambi.  Aplikasi  ini  akan  dirancang  dengan  memperhatikan  kebutuhan  dan
karakteristik khusus dari lingkungan kerja tersebut, serta mengintegrasikan prinsip-prinsip manajemen arsip yang baik dan praktek terbaik dalam pengelolaan surat-menyurat.
Dengan  adanya  aplikasi pencatatan  dan  pengarsipan  surat  yang  sesuai  dengan kebutuhan  dan  konteks  Kantor  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Jambi,  diharapkan  dapat meningkatkan  produktivitas  kerja,  mengurangi  birokrasi,  dan  meningkatkan  kualitas pelayanan  publik  secara  keseluruhan.  Selain  itu,  penerapan  teknologi  informasi  dalam pengelolaan  surat  juga  diharapkan  dapat  menjadi  contoh  bagi  instansi  pemerintahan lainnya dalam upaya menuju pemerintahan yang lebih modern dan efisien.
Oleh  karena  itu,  perancangan  aplikasi  pencatatan  dan  pengarsipan  surat  berbasis website  di  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Jambi  menjadi  suatu  kebutuhan  mendesak  untuk meningkatkan  efisiensi  kerja,  keamanan  dokumen,  dan  kualitas  pelayanan kepada masyarakat.

## KERANGKA TEORI

## A. Perancangan Aplikasi
Perancangan adalah proses menggabungkan berbagai ide dan metode untuk membuat sistem,  prosedur,  atau  mesin  yang  dapat  digunakan.  (Rahmawati  &  Sukrim,  2020). Sedangkan  menurut  Haerani  (2020)  perancangan  merupakan  proses  yang  melibatkan penentuan proyek dengan berbagai metode. Perancangan mencakup deskripsi arsitektur, detail komponen, dan masalah yang mungkin dihadapi selama proses pengerjaan. Dalam konteks ini, perancangan dapat merujuk pada berbagai bidang, seperti rekayasa perangkat lunak, arsitektur bangunan, atau bahkan perencanaan acara.
Secara  garis  besar,  tujuan  dari  perancangan  aplikasi  adalah  untuk  menyediakan kerangka kerja awal yang menggambarkan secara keseluruhan suatu program yang siap untuk digunakan dan akan dikembangkan atau diajukan. Proses perancangan ini melibatkan penentuan detail dari berbagai elemen sistem informasi yang akan dibangun dengan detail yang lebih spesifik (Abdullah dkk, 2020).

## B. Website
Website merupakan sekumpulan laman yang terhubung di dunia maya, yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data yang dapat diakses oleh publik melalui internet. Website juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman web yang terhubung dan file nya saling terkait (Abdullah dkk, 2020). Sedangkan definisi sebuah aplikasi berbasis web adalah sebuah program komputer yang memanfaatkan web browser serta teknologi web untuk melakukan tugas-tugas  melalui  internet.  Aplikasi  berbasis  web  menggunakan  kombinasi  server-side
script  seperti  aspek  maupun  PHP  untuk  menangani  penyimpanan  dan mendapatkan informasi (Suryawinata, 2019).

## METODE PENELITIAN
Penulis  menggunakan  beberapa  metode  untuk  memperoleh  data  yang  diperlukan yaitu  menggunakan  metode  observasi  atau  pengamatan,  wawancara,  dan  juga  studi Pustaka.  Sedangkan  untuk  pengembangan software,  metode  yang  digunakan  pada penelitian ini yaitu metode waterfall atau bisa disebut dengan model waterfall. Model  ini adalah model yang sistematis dan skuensial atau terurut, yang dimulai dengan perencanaan dan diikuti oleh tahapan perancangan lalu diselesaikan dengan tahapan pemeliharaan atau maintenance (Kurniawati, 2021).  Tahapan dalam model waterfall ini adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Metode Waterfall
Menurut  Hasanah  &  Untari  (2020),  Adapun  tahapan-tahapan  yang  terdapat  pada metode waterfall ini yaitu:
a. Analisis kebutuhan
Tahap  ini  lebih  pada  mengidentifikasi  permasalahan  yang  terdapat  pada  Dinas Kehutanan Provinsi Jambi, lalu mendefenisikan kebutuhan akan sistem yang akan dibuat dengan mewawancara staff yang mempunyai tugas dalam pengelolaan surat masuk dan keluar.
b. Design/rancangan
Selanjutnya peneliti membuat perancangan arsitektur dan komponen sistem. Membuat desain yang mencakup elemen-elemen yang dibutuhkan untuk membangun sebuah
Analisis Kebutuhan Design/ Rancangan Implementasi Pengujian Pemeliharaan
sistem yang efektif dan efisien.
c. Implementasi
Implementasi merupakan tahapan pengembangan komponen serta fitur-fitur sistem. Melakukan  pengkodean  dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman.  Dari  semua tahapan, tahapan ini adalah inti dari semua nya. Karena pada tahapan inilah aplikasi atau website akan dibangun.
d. Pengujian
Pengujian  dilakukan  untuk  memastikan  kinerjanya  sesuai  dengan  persyaratan  yang ditetapkan. Pada pengujian sistem ini menginterpretasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.
e. Pendukung atau Pemeliharaan
Pemeliharaan  aplikasi  merujuk  pada  serangkaian  kegiatan  yang  bertujuan  untuk memonitor dan mengelola aplikasi selama seluruh tahap siklus hidupnya. Ini mencakup langkah-langkah  seperti  instalasi,  penggunaan  sehari-hari,  pembaruan  berkala, penyediaan bantuan teknis, serta peningkatan terus-menerus untuk menjamin bahwa aplikasi berfungsi dengan efisien dan efektif.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Use Case Diagram
Use Case pada dasarnya merupakan representasi visual yang menggambarkan interaksi standar antara pengguna dan sistem melalui narasi tentang penggunaan sistem tersebut (Kurniawan, 2020).
Gambar 2. Use Case Diagram

## B. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang. Ini terdiri dari serangkaian tindakan atau aktivitas yang dihubungkan oleh garis- garis penghubung yang menunjukkan urutan atau aliran kerja dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya (Sandfreni dkk, 2021). Adapun activity diagram pada penelitian adalah sebagai berikut:
Pengguna Sistem Pilih menu jumlah surat masuk dan tambah surat masuk Pilih tambah data surat masuk Mulai dengan memasukkan username dan password
Menampilkan username dan password salah Menanpilkan halaman dashboard Menampilkan menu formulir tambah data surat masuk Pilih simpan atau batal Menampilkan (menu utama) menu data surat masuk yang sudah di tambahkan
Pilih edit surat masuk
Menampilkan menu formulir edit surat masuk Melihat dan mengisi formular edit data surat masuk Pilih simpan atau batal
Menampilkan (menu utama) menu data surat masuk yang sudah di edit Melihat dan isi formulir tambah data surat masuk Menampilkan (menu utama) menu tambah data surat masuk Batal Simpan Batal Simpan Benar Salah
Pilih disposisi surat masuk
Menampilkan menu formulir disposisi surat masuk Melihat dan mengisi formulir disposisi data surat masuk Pilih simpan atau batal
Menampilkan (menu utama) menu data surat masuk yang sudah di disposisikan Pilih hapus surat masuk Menampilkan menu formulir menghapus data Pilih hapus atau batal
Menampilkan (menu utama) menu data surat masuk yang sudah di hapus Pilih print surat masuk Pilih print atau batal Mencetak surat Batal Print Batal Hapus Batal Simpan 1

## C. Hasil Tampilan Aplikasi
Aplikasi  pencatatan  dan  pengarsipan  surat  adalah  sebuah  platform  digital  yang dirancang untuk membantu pengguna dalam mengelola surat-menyurat secara efisien dan teratur. Berikut adalah penjelasan singkat dari beberapa fitur utama yang ada dalam aplikasi pencatatan dan pengarsipan surat:

## D. Halaman Utama ( Login)
Halaman login merupakan halaman utama dari aplikasi pencatatan dan pengarsipan surat  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Jambi.  Pada  halaman  ini  pengguna  wajib  memasukkan username dan password agar dapat memasuki aplikasi tersebut.
Gambar 4. Halaman Utama ( Login)

## E. Halaman Instrument ( Dashboard)
Halaman ini akan tampil jika pengguna sudah mengklik login di halaman utama. Pada halaman ini akan memberikan gambaran keseluruhan tentang aktivitas terkini terkait surat- menyurat.  Ini  mungkin  mencakup  ringkasan  jumlah  surat  masuk,  surat  keluar,  jumla disposisi, jumlah klasifikasi surat dan jumlah pengguna. Beranda juga bisa berfungsi sebagai pintu masuk ke fitur-fitur lain dalam aplikasi.
Gambar 5. Halaman Dashboard

## F. Transaksi Surat
Fitur  ini  memungkinkan  pengguna  untuk  melihat,  membuat,  mengedit,  dan menghapus surat-surat yang masuk dan keluar. Pengguna dapat menandai status surat, seperti "diterima", "dalam proses", atau "selesai", serta menambahkan catatan atau lampiran jika  diperlukan.  Informasi  seperti  nomor  surat,  tanggal,  pengirim,  penerima,  dan  subjek biasanya terdapat di surat.
Gambar 6. Halaman Transaksi Surat Masuk
Gambar 7. Halaman Transaksi Surat Keluar

## G. Buku agenda
Fitur  ini  adalah  tempat  di  mana  pengguna  dapat  melihat  jadwal  atau  daftar  acara terkait dengan surat-surat yang harus ditanggapi atau diatur. Fitur ini membantu pengguna dalam mengatur waktu dan prioritas dalam menangani surat-menyurat, serta memastikan tidak ada tenggat waktu yang terlewat.
Gambar 8. Halaman Agenda Surat Masuk
Gambar 9. Halaman Agenda Surat Masuk

## H. Galeri File
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengakses file-file terkait dengan surat-surat, atau file-file lain yang berkaitan. Pengguna dapat mengelompokkan file berdasarkan kategori, seperti surat masuk, surat keluar, atau jenis dokumen lainnya, untuk memudahkan pencarian dan referensi di masa yang akan datang.
Gambar 10. Halaman Galeri File Surat Masuk
Gambar 11. Halaman Galeri File Surat Keluar

## I. Pengaturan
Fitur ini digunakan untuk melihat tentang instansi, user, backup database dan restore database.
Gambar 12. Halaman Backup Database
Gambar 13. Halaman Restore Database

## Gambar 14. Halaman Profil Pengguna

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  dan  pembahasan,  dapat  disimpulkan  bahwa  aplikasi pencatatan  dan  pengarsipan  surat  berbasis  website  yang  dirancang  memiliki  beberapa keunggulan pertama meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat. Aplikasi ini memungkinkan  pengguna  untuk  mencatat  dan  mengarsipkan  surat  secara  elektronik dengan mudah dan cepat. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga pengguna, serta meningkatkan  produktivitas  kerja.  Kedua  meningkatkan  akuntabilitas  dan  transparansi. Aplikasi  ini  menyediakan  fitur  pelacakan  surat  yang  memungkinkan  pengguna  untuk mengetahui  status  surat  secara  real-time.  Hal  ini  dapat  meningkatkan  akuntabilitas  dan transparansi dalam pengelolaan surat. Ketiga meningkatkan keamanan data surat. Aplikasi
ini dilengkapi dengan fitur keamanan yang dapat melindungi data surat dari akses yang tidak sah. Hal ini dapat meminimalisir risiko kehilangan atau pencurian data surat. Sehingga aplikasi  pencatatan  dan  pengarsipan  surat  berbasis  website  ini  layak  untuk diimplementasikan di Dinas Kehutanan Provinsi Jambi. Implementasi aplikasi ini diharapkan dapat  membantu  Dinas  Kehutanan  Provinsi  Jambi  dalam  meningkatkan  pengelolaan suratnya secara lebih baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, D. Asmi, K. Warmayan. (2020). Perancangan dan Pembuatan Aplikasi File Server Berbasis  Web  Menggunakan  Metode  Interpolation  Search.  Aceh:  CV  Sefa  Bumi Persada.
Haerani,  R.  Farida,  R.  (2020)  Perancangan  Sistem  Informasi  Media  Komunikasi  Berbasis Android. Jurnal Sistem Informasi, Vol. 7(2).
Hasanah, F, N. Untari, R, S. (2020). Rekayasa Perangkat Lunak. Sidoarjo: UMSIDA Press Kuriawan,  T,  B.  (2020)  Perancangan  Sistem  Aplikasi  Pemesanan  Makanan  dan  Minuman Pada  Cafetaria  No  Coffee  di  Tanjung  Balai  Karimun  Menggunakan  Bahasa Pemrograman PHP dan MYSQL. Jurnal TIKAR, Vol. 1(2).
Kurniawati.  Badrul,  M.  (2021).  Penerapan  Metode  Waterfall  untuk  Perancangan  Sistem Informasi Inventory Pada Toko Keramik Bintang Terang. Jurnal PROSISKO, Vol 8(2).
Rahmawati, D., & Sukrim, S. (2020). Perancangan Sistem E-Learning Berbasis Responsive Web Di Universitas Islam Syekh Yusuf Tangerang. Jurnal Ilmiah Teknik Informatika, 8.
Sandfreni. Ulum, M. Azizah, A. (2021). Analisis Perancangan Sistem Informasi  Pusat Studi Pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Esa Unggul. Sebatik, Vol. 25(2).
Suryawinata, M. (2019). Pengembangan Aplikasi Berbasis Web. Sidoarjo: Umsida Press.