## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Kebijakan Akses Institutional Repository: Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Negeri Malang
Institutional Repository Access Policy: A Case Study in State University of Malang Library
Dwi Novita Ernaningsih 1
Library Science in State University of Malang

## Abstrak
Artikel  ini  membahas  tentang  kebijakan  akses  ke  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan Universitas  Negeri  Malang  (UM).  Kebijakan  pimpinan  terutama  terkait  akses  ke  repositori institusi  menjadi  hal  yang  signifikan  di  era  digital  karena  karakter  pengguna  perpustakaan dewasa ini membutuhkan akses terbuka yang mudah dan cepat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis  kebijakan  akses  dan  aksesibilitas  ke  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan UM,  hambatan  penerapan  akses  terbuka,  serta  pandangan  pemangku  jabatan  terhadap repositori  institusi  akses  terbuka.  Metode  yang  digunakan  adalah  studi  kasus  dengan pendekatan  kualitatif.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  observasi,  wawancara,  dan analisis  dokumen.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  terdapat  resistensi  dan  perbedaan pandangan  antar  pemangku  jabatan  terhadap  repositori  institusi  akses  terbuka  berdampak pada  kebijakan  akses  dan  aksesibilitas  ke  repositori  institusi,  bahwa  dalam  rangka perlindungan  karya  akademik  diterapkan  pembatasan  akses  yang  secara  eksplisit  belum  ada payung  hukumnya.  Pembatasan  akses  tersebut  berimbas  pada  pengguna  dan  visibilitas lembaga  induk  yaitu  timbulnya  komplain  dari  pengguna  perpustakaan  yang  mayoritas generasi digital dan menurunnya peringkat universitas di Webometrics.
Kata kunci: repositori institusi, kebijakan akses, akses terbuka, UPT Perpustakaan UM

## Abstract
This  article  discusses  about  access  policy  to  institutional  repository  in  State  University  of Malang  Library.  Access  policy  of  the  university  leadership,  especially  regarding  access  to institutional  repository  become  significant  in  the  digital  age  because  today  the  character  of users  want  to  require  open  access  that  is  easy  and  fast.  This  study  aims  to  analize  access policy and accessibility to institutional repository, barriers to adoption of open access, as well as the views  of stakeholders  to  open access  institutional  repository. The  method used is  the case study method with qualitative approach. Data was collected by observation, interviews, and  document  analysis.  The  result  shows  that  the  resistance  and  disagreement  among  the stakeholders  toward  open  access  institutional  repository  affect  the  access  policy  and accessibility  to  institutional  repository.  In  protecting  academic  work,  access  restrictions which is explicitly does not have legality is applied. The access restriction affects users and visibility of institution.  It  generates  complaints from  library users most of whom are digital generation. The restriction also declines the university rank in Webometrics.
1 Korespondensi:  Dwi  Novita  Ernaningsih.  Afiliasi:  Ilmu  Perpustakaan,  Fakultas  Sastra, Universitas  Negeri  Malang.  Alamat:  Jl.  Semarang  5  Malang    Telp.  0341-567475.  E-mail: dwi_nov@yahoo.co.id

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Keywords: institutional repository, access policy, open access, UM Library
Pada  tahun  2001  di  Budapest  terdapat  gerakan  yang  mengadakan  pertemuan  dengan nama deklarasi Budapest Open Access Initiative , selanjutnya pertemuan Bethesda, dan Berlin Declaration  on  Open  Access  to  Knowledge  in  The  Sciences  and  Humanities tahun  2003. Gerakan ini dilatarbelakangi oleh adanya ketidakadilan bahwa karya pengarang atau peneliti yang dimuat di jurnal maupun majalah ilmiah, hak ciptanyabukan di tangan penulis tapi ada di  tangan  penerbit  jurnal  terutama  penerbit  jurnal  komersial.  Padahal  peneliti  sudah menghabiskan  dana  untuk  penelitian  dan  juga  harus  membayar  sejumlah “fee” kepada penerbit  jurnal,  sehingga  muncullah  tuntutan  gerakan  akses  terbuka.  Gerakan  tersebut menghasilkan  konsensus  untuk  dapat  memberikan  akses  terbuka  terhadap  publikasi  ilmiah yang dihasilkan oleh berbagai instansi pendidikan dan lembaga penelitian kepada masyarakat luas.  Gerakan  akses  terbuka  ini  bertujuan  agar  informasi  ilmiah  khususnya  makalah  jurnal bermitra  bestari  dapat  diakses  dan  dimanfaatkan  seluas  mungkin  tanpa  halangan  teknis, waktu dan biaya ( Budapest Open Access Initiative , 2002 ; Cullen and Chawner, 2011).
Sebagai  tindak  lanjut  terhadap  deklarasi  tersebut,  berbagai  perpustakaan  perguruan tinggi di dunia termasuk di Indonesia menyediakan akses terbuka kepada pengguna terhadap sumberdaya  informasi  elektronik  yang  dimiliki.  Berbagai  hasil  penelitian  disimpan  dalam bentuk  digital  di  tempat  yang  lazim  disebut  repositori  institusi.  Repositori  institusi memberikan  banyak  keuntungan  bagi  lembaga,  ilmu  pengetahuan,  dan  peneliti  maupun akademisi.  Repositori  institusi  akan  meningkatkan  posisi  dan  prestis  lembaga  karena  dapat menjadi  media  promosi  untuk  menarik  pendanaan  riset,  peneliti  potensial,  dan  mahasiswa yang berkualitas untuk  masuk ke lembaga tersebut. Bagi ilmu pengetahuan,  repositori dapat menjadi  sarana  preservasi  dokumen  melalui  digitalisasi  sekaligus  juga  meningkatkan komunikasi  ilmiah  yang  dapat  mendorong  perkembangan  ilmu  dan  inovasi,  sedangkan  bagi peneliti maupun akademisi, repositori institusi dapat menjadi ajang promosi, diseminasi, dan meningkatkan  dampak  karya  tulis  mereka  (Mondoux  dan  Shiri,  2009;  Veiga  de  Cabo  dan Martin-Rodero, 2011).
Repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  Universitas  Negeri  Malang  (selanjutnya disebut  UM),  diinisiasi  sejak  tahun  2008  dan  diimplementasikan  pada  tahun  2009. Pengembangan  repositori  institusi  di  Perpustakaan  UM  ini  pada  mulanya  dilatarbelakangi oleh fenomena tingginya pertumbuhan karya ilmiah sivitas akademika dalam bentuk tercetak yang  dihasilkan  setiap  tahunnya  dan  dalam  rangka  mengikuti  tren Webometrics .  Tingginya pertumbuhan karya sivitas akademika ini menimbulkan berbagai permasalahan terkait dengan kebutuhan  ruang  penyimpanan  yang  lebih  luas,  pemeliharaan  dan  penanganan  yang kompleks,  serta  masalah  keterbatasan  akses  bagi  pengguna  karena  koleksi  dalam  bentuk tercetak.  Untuk  mengantisipasi  hal  tersebut  maka  dikembangkanlah  repositori  institusi berbasis  digital  yang  didukung  dengan  berbagai  komponen  penting  seperti  kebijakan pimpinan  atau  prosedur  operasional  standar,  sarana  dan  prasarana  berupa  perangkat  keras (hardware) dan  perangkat  lunak (software), jaringan,  konten  repositori,  dan  sumberdaya manusia (SDM) pengelola repositori.
Kebijakan  pimpinan  terutama  terkait  akses  ke  repositori  institusi  menjadi  hal  yang signifikan  di  era  digital  karena  karakter  pengguna  perpustakaan  dewasa  ini  membutuhkan akses terbuka yang mudah dan cepat. Budaya pengguna perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki  kecenderungan  lebih  banyak  memanfaatkan  sumber  informasi  digital  melalui berbagai  media  maupun  gawai  ( gadget) ,  termasuk  dalam  hal  mencari  referensi  untuk kebutuhan  akademik  dan  penelitian.  Namun  di  UPT  Perpustakaan  UM,  kebijakan  akses  ke

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
repositori institusi masih terbatas pada abstrak saja, pengguna belum dapat mengakses karya ilmiah  secara  teks  penuh (fulltext). Sementara  ini  pengguna  perpustakaan  hanya  bisa mengakses karya ilmiah secara teks penuh ( fulltext) di dalam perpustakaan melalui jaringan LAN (Local  Area  Network), tanpa  ada  fasilitas  unduh (download) dan  salin (copy) , sedangkan di luar area perpustakaan mereka tidak dapat mengakses teks secara penuh.
Kebijakan pembatasan akses tersebut telah menimbulkan permasalahan seperti adanya komplain dari pengguna karena  adanya perubahan budaya perilaku akses  informasi, mereka menginginkan  akses  secara  terbuka,  cepat,  akses  yang  tak  terbatas (unlimited  access), dan dapat diakses dari jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan. Kebijakan tersebut  juga berdampak terhadap menurunnya peringkat  UM di Webometrics dari tahun ke tahun.  Pada  tahun  2015  ini  UM  berada  pada  urutan  ke-15  se-Indonesia,  urutan  1947  dunia, dengan  peringkat  kehadiran/keberadaan (presence  rank) 784,  dampak (impact) urutan  ke- 2342, keterbukaan (openness) peringkat ke-28, keunggulan (excellence) peringkat ke-5414. Upaya  penerapan  kebijakan  akses  terbuka  ke  repositori  institusi  di  UM  tentu  saja tidak  luput  dari  berbagai  hambatan.  Dengan  demikian,  penelitian  ini  akan  mengidentifikasi tentang  bagaimana  kebijakan  akses  ke  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM  yang dirumuskan  oleh  para  pemangku  jabatan  yang  memiliki  posisi  strategis  dalam  pembuatan kebijakan di universitas, aksesibilitas ke repositori institusi, hambatan dalam penerapan akses terbuka, dan pandangan pimpinan terhadap akses terbuka.
Tujuan  penelitian  ini  meliputi:  1).  Memahami  dan  mengidentifikasi  kebijakan  akses dan  aksesibilitas  ke  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM.  2).  Mengidentifikasi hambatan  penerapan  akses  terbuka  di  UPT  Perpustakaan  UM.  3).  Menganalisis  pandangan pemangku jabatan terhadap repositori institusi akses terbuka.
Penelitian ini memliki urgensi antara lain: 1). Bagi ilmu perpustakaan dan informasi, dapat menambah khasanah keilmuan dalam ilmu perpustakaan dan informasi terutama  yang berkaitan dengan kebijakan akses dan aksesibilitas ke repositori institusi di perguruan tinggi. 2).  Memahami  dampak  TIK  terutama  menyangkut  aplikasinya  dalam  kegiatan  ilmiah  serta penerbitan  di  lingkungan  perguruan  tinggi.  3).  Sebagai  bahan  rujukan  untuk  penelitian berikutnya  yang berkaitan dengan repositori institusi  di  perguruan tinggi.  4). Sebagai  bahan masukan bagi UPT Perpustakaan UM dalam dalam rangka mengevaluasi dan meningkatkan kualitas repositori institusi.  5). Sebagai bahan pertimbangan dan masukan bagi para regulator atau pemangku jabatan di UM dalam menetapkan kebijakan akses ke repositori institusi yang tepat, agar dapat berkontribusi dalam meningkatkan visibilitas dan kemajuan institusi.

## Metode Penelitian Pendekatan Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  metode  studi  kasus. Penelitian  kualitatif  merupakan  pendekatan  untuk  menggali  dan  memahami  makna  yang berasal dari masalah kemanusiaan atau sosial (Creswell, 2014:4). Studi kasus adalah sebuah desain penelitian dimana peneliti melakukan analisis secara mendalam mengenai satu kasus, terkadang program, peristiwa, aktivitas proses, satu atau lebih individu (Creswell, 2014:14). Studi  kasus  memungkinkan  peneliti  untuk  mempertahankan  karakteristik  holistik  dan bermakna  dari  peristiwa-peristiwa  kehidupan  nyata  seperti  siklus  kehidupan  seseorang, proses-proses  organisasional  dan  manajerial,  perubahan  lingkungan  sosial,  hubungan- hubungan, dan sebagainya (Yin, 2013:4).

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Lokasi Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  UPT  Perpustakaan  Universitas  Negeri  Malang  yang beralamat  di  Jalan  Semarang  No.  5  Malang-Jawa  Timur,  Indonesia  65145.  Tlp.  (0341) 551312  pwt  436,  437,  438.  Fax:  (0341)  571035.  Website:  http://library.um.ac.id,  e-mail: library@um.ac.id

## Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  cara  observasi,  wawancara  mendalam,  dan analisis dokumen. Observasi dilakukan oleh peneliti untuk mencocokkan perolehan data dan informasi yang didapat dari wawancara dan studi kepustakaan dengan keadaan sebenarnya di lapangan. Wawancara dilakukan kepada 10 orang informan yaitu 6 orang pimpinan / anggota senat  universitas,  seorang  staf  TI,  dan  3  orang  pengguna  perpustakaan.  Analisis  dokumen sebagai  pendukung  hasil  penelitian,  wawancara  dan  observasi  meliputi  SK  Rektor  tentang ketentuan pemuatan karya ilmiah, surat  edaran publikasi  karya ilmiah,  roadmap universitas, laporan tahunan dan notulen rapat pimpinan terkait kebijakan akses ke repositori institusi.

## Teknik Analisis Data
Analisis data dilakukan dengan 1) mengolah dan mempersiapkan data untuk dianalisis terdiri dari transkrip wawancara, selanjutnya memilah dan menyusun data tersebut ke dalam jenis  yang  berbeda  tergantung  pada  sumber  informasi;  2)  membaca  keseluruhan  data;  3) melakukan  pengkodean (coding). Pengkodean  merupakan  proses  mengolah  materi  atau informasi menjadi segmen tulisan sebelum memaknai. Tahapan pengkodean yaitu mengambil data tulisan atau gambar yang dikumpulkan, mensegmentasi kalimat atau gambar tersebut ke dalam  kategori;  4)  menginterpretasi  kategori  atau  memaknai  data.  Dalam  penelitian  ini interpretasi  dilakukan  untuk  memaknai  bagaimana  kebijakan  akses  ke  repositori  institusi  di UPT  Perpustakaan  UM  yang  dalam  perumusan  dan  implementasinya  melibatkan  para pemangku  jabatan  yang  memiliki  posisi  strategis  dalam  merumuskan  kebijakan  di universitas, dikaitkan dengan teori yang ada.

## Hasil Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut  Peraturan  Pemerintah  No  24  tahun  2014  perpustakaan  perguruan  tinggi adalah perpustakaan yang merupakan bagian integral dari kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian  kepada  masyarakat.  Fungsi  perpustakaan  perguruan  tinggi  adalah  sebagai  pusat sumber  belajar  guna  mendukung  tercapainya  tujuan  pendidikan  yang  berkedudukan  di perguruan  tinggi. American  Library  Association (2012)  menjabarkan  peran  perpustakaan perguruan  tinggi  sebagai  berikut:  a)  Perpustakaan  mendukung  dan  memfasilitasi  kegiatan belajar  mengajar  fakultas,  b)  Perpustakaan  membantu  mahasiswa  dalam  hal  penelitian, penyelesaian  tugas-tugas  dan  meningkatkan  kemampuan  literasi  informasi,  c)  Perpustakaan menyediakan  bantuan  dan  dukungan  aktif  pihak  fakultas  untuk  meningkatkan  produktifitas penelitian  dan  karya  ilmiah,  d)  Perpustakaan  melanggan  jurnal  elektronik  yang  dibutuhkan fakultas,  e)  Perpustakaan  menyelenggarakan  repositori,  mulai  dari  pengarsipan,  preservasi dan  menjaga  keberlangsungan  segala  sumberdaya  yang  dimiliki,  f)  Perpustakaan  bertindak selaku  gerbang  untuk  pencarian  informasi  kebutuhan  penelitian,  g)  Perpustakaan  juga bertindak  sebagai  penerbit  dan  melakukan  penerbitan  terhadap  karya  ilmiah  sivitas akademika, h) Perpustakaan bertindak sebagai data kurator yang mengumpulkan semua data penelitian  dari  tahun  ke  tahun  untuk  kemudian  dapat  dimanfaatkan  kembali  dan  membantu proses penelitian lebih lanjut.

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Repositori Institusi
Menurut  pandangan  Lynch  (2003)  repositori  adalah  serangkaian  pelayanan  yang diberikan  oleh  perguruan  tinggi  kepada  anggota  komunitasnya  untuk  mengelola  dan menyebarluaskan  bahan  digital  yang  dihasilkan  oleh  institusi  tersebut.  Repositori  institusi sangat  penting  dalam  komitmen  organisasi  untuk  mengelola  materi  digital  termasuk preservasi  jangka  panjang  yang  tepat  maupun  organisasi  dan  akses  atau  distribusi.  Hampir senada  dengan  Lynch,  Mark  Ware  (2004)  mendefinisikan  repositori  institusi  adalah pangkalan  data  berbasis  web  yang  terdiri  dari  materi  ilmiah  yang  jelas  lembaga  yang mengembangkannya,  kumulatif  dan  terus-menerus  bertambah  (koleksinya  terekam), pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran menjadi bagian dari proses komunikasi ilmiah. Termasuk di dalamnya terdapat preservasi materi digital sebagai salah satu kunci dari fungsi repositori. Crow (2002) menyatakan repositori institusi merupakan penangkapan (capturing) koleksi digital dan preservasi keluaran intelektual dari satu atau lebih komunitas universitas, yang  menyediakan  respon  wajib (compelling  response) ke  dalam  dua  persoalan  strategis  di luar institusi akademik.

## Karakteristik Repositori Institusi
Repositori  institusi  memiliki  beberpa  karakteristik  sebagai  berikut  (Genoni,  2004; Johnson,  2002;  Lynch,  2003):  a)  Jelas  lembaga  yang  mengembangkannya (institutionally defined) .  Repositori  institusi  merupakan  representasi  sebuah  entitas  historis  dan  nyata  dari suatu  lembaga.  Konten  repositori  bersifat  spesifik  yang  terdiri  dari  hasil  penelitian anggotanya  dan  muatan  lokal  yang  dikembangkan  oleh  lembaga  yang  memiliki  struktur organisasi dan sistem kerangka kerja yang jelas, b) Konten ilmiah (scholarly content). Semua konten  yang  terdapat  dalam  repositori  institusi  disesuaikan  dengan  tujuan  yang  telah ditetapkan  oleh  masing-masing  institusi.  Repositori  institusi  berfungsi  sebagai  wadah pengumpulan,  preservasi,  dan  penyebarluasan  karya  anggota  institusi  bersifat  ilmiah memerlukan  kebijakan  yang  tepat  dan  mekanisme  yang  jelas.  Kebijakan  tersebut  dapat diwujudkan  melalui  kerangka  kerja  yang  jelas  dan  memiliki  fleksibilitas  kontrol  terhadap siapa  saja  yang  menjadi  kontributor,  menyetujui  kebijakan,  mengakses  dan  memperbarui konten repositori digital, c) Kumulatif dan berkelanjutan (cumulative and perpetual) . Semua karya  ilmiah  yang  sudah  dimasukkan  ke  dalam  repositori  akan  disimpan  secara  permanen. Hal  ini  dimaksudkan  agar  bisa  dimanfaatkan  untuk  kepentingan  pendidikan  dan pengembangan ilmu  pengetahuan di  masa  yang  akan datang. Jika materi  sudah dimasukkan ke dalam repositori institusi maka tidak dapat ditarik kembali dari repositori, kecuali jika ada beberapa  kasus  seperti  plagiarism,  masalah  hak  cipta,  dan  sebagainya  maka  karya  ilmiah tersebut  akan  dihapus  setelah  dilakukan  penanganan  lebih  lanjut,  d)  Terbuka  dan  dapat diakses  masyarakat  luas (open  and  interoperable) .  Melalui  akses  yang  terbuka  dan interoperabilitas,  repositori  institusi  memusatkan,  melestarikan,  dan  menjadikan  modal intelektual  sebuah  institusi  dapat  diakses  secara  terbuka  untuk  kepentingan  lembaga  dan masyarakat luas. Repositori telah menjadi model baru publikasi ilmiah yang membuka fungsi utama  komunikasi  ilmiah.  Di  samping  itu  juga  memiliki  potensi  untuk  menyadarkan masyarakat  luas  agar  melakukan  efisiensi  terkait  dengan  publikasi  ilmiah  yang  awalnya informasi  tersembunyi  dengan  model  penerbitan  secara  vertikal,  sekarang  beralih  ke penerbitan  jurnal  akademik  dengan  akses  terbuka,  e)  Mengumpulkan  dan  mempreservasi semua kegiatan dalam kehidupan kampus secara digital (digitally capture and preserve many events  of  campus  life) .  Semua  kegiatan  kampus  seperti  diklat,  inagurasi,  lustrum,  pelatihan, seminar, workshop  dan sebagainya dikumpulkan, dikelola dan dipreservasi  dalam repositori

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
institusi  agar  dapat  diakses  oleh  sivitas  akademika  maupun  masyarakat  di  luar  universitas yang membutuhkan informasi.

## Manfaat Repositori Institusi
Barton  (2004)  mengemukakan  beberapa  manfaat  repositori  institusi,  antara  lain:  a) Untuk  meningkatkan  visibilitas  dan  dampak  sitasi  karya  ilmiah  institusi.  Dengan  adanya repositori,  sebuah  perguruan  tinggi  dapat  membangun  dan  akan  memudahkan  untuk mengukur seberapa sering sebuah karya ilmiah, artikel jurnal dan hasil penelitian digunakan, dibaca  maupun  di- download, b)  Untuk  menyediakan  kesatuan  akses  terhadap  karya  ilmiah institusi.  Dengan  adanya  penyimpanan  secara  terpusat  pada  satu  lokus,  maka  akan memudahkan  penemuan  kembali  materi  tersebut,  dan  menjadi  acuan  untuk  mengetahui materi-materi yang belum dipublikasikan secara digital, c) Untuk menyediakan akses terbuka terhadap  karya  ilmiah  institusi,  dengan  menyediakan  akses  gratis  terhadap  publikasi  ilmiah kepada masyarakat luas. Keuntungannya adalah hasil penelitian ilmiah dapat dipublikasikan lebih  cepat  tanpa  intermediasi  penerbit,  dan  lebih  efektif  dari  segi  biaya  karena  biaya berlangganan  jurnal  yang  sangat  mahal,  d)  Untuk  menyimpan  dan  melestarikan  aset intelektual sepanjang waktu, sehingga bisa digunakan oleh generasi  yang akan datang untuk kepentingan pendidikan dan pengembangan ilmu pengetahuan.

## Fungsi Repositori Institusi
Academic  Research  Library memaparkan  bahwa  ada  enam  fungsi  utama  repositori institusi, yaitu: a) Penyerahan materi (material submission) . Sebuah sistem repositori institusi harus  memiliki  metode  yang  dapat  memandu  penulis  untuk  memasukkan  muatan  ke  dalam sistem.  Penyerahan  materi  dapat  dilakukan  melalui  sebuah  formulir  berbasis  web  yang  di dalamnya termasuk fitur file penyimpanan ke dalam server. Formulir ini berbentuk sederhana sehingga  semua  orang  dapat  mengisinya  tanpa  perlu  pelatihan  khusus.  Selain  itu  sistem repositori institusi juga harus mempunyai beberapa editor yang bertugas mengontrol kualitas dari  muatan  tersebut,  menilai  ketepatan  pemasukan  dokumen  pada  koleksi  tertentu  dan membuat  metadata.  Proses  penyerahan  materi  terkadang  memiliki  beberapa  fitur  tambahan seperti  program  konversi  otomatis  (misalnya  dari  program  word  ke  PDF)  atau  layanan melalui surat elektronis, b) Aplikasi metadata (metadata application) . Setiap dokumen dalam repositori  institusi  memerlukan  beberapa  level  metadata  yang  biasanya  berbentuk seperangkat  identifikasi  dasar  seperti  judul  dan  nama  penulis,  abstrak,  kata  kunci,  dan beberapa  metadata  deskriptif  dan  bersifat  opsional.  Sistem  repositori  institusi  sendiri  bisa menambahkan  metadata  yang  bersifat  administratif  seperti  tanggal  dan  jam  deposit  serta identitas  depositor.  Semakin  lengkap  metadata  sebuah  repositori  institusi  akan  semakin mudah  koleksinya  untuk  diakses,  b)  Pengawasan  akses (access  control) .  Sebuah  repositori harus mempunyai sistem pengawasan terhadap akses kontennya. Sistem pengawasan tersebut dapat dibuat dengan mengintegrasikan semua autentifikasi data dan sistem manajemen yang dimiliki.  Sistem  tersebut  juga  bisa  dibuat  oleh  administrator  dengan  sistem login dan password .  Institusi dapat membatasi  akses dengan mengatur  area protokol  internet (internet protocol ranges) untuk menjaga keamanan data, c) Dukungan penemuan (discovery support) . Semua  repositori  institusi  harus  memiliki  mekanisme  penemuan  yang  memudahkan pengguna  dalam  mengakses  maupun  penelusuran  informasi.  Mekanisme  ini  berupa  mesin pencari  yang  memiliki  kemampuan  dalam  penelusuran  metadata  hingga  teks  atau  dokumen secara  teks  penuh (fulltext),  d) Distribusi (distribution) .  Sebuah  repositori  institusi  harus dilengkapi  dengan  sistem  yang  dapat  menduplikasi  semua  materi  digital  untuk didiseminasikan  kepada  semua  pengguna  yang  mengaksesnya  dalam  jangka  waktu  yang

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
bersamaan.  Mekanisme  penyebaran  yang  digunakan  tergantung  pada  tipe  materi  yang digunakan. Materi tersebut dapat dilihat dengan menggunakan sistem aplikasi seperti Adobe Reader , e) Preservasi (preservation) . Preservasi  dalam repositori institusi terdiri dari jangka pendek dan jangka  panjang. Untuk preservasi jangka pendek sistem harus memiliki fasilitas untuk  membuat  cadangan (backup) metadata  dan  kontennya,  sedangkan  untuk  preservasi jangka  panjang,  sistem  yang  digunakan  harus  memiliki  mekanisme  untuk  mengidentifikasi dan  mengisolasi  materi  digital  berdasarkan  tipenya,  memiliki  sistem  konversi  materi  digital dari Word ke PDF maupun HTML atau XML.

## Aksesibilitas Penelitian dalam Repositori
Di berbagai  negara terutama negara maju, pemerintah sangat  respek terhadap  hasil- hasil  penelitian  di  perguruan  tinggi.  Mereka  membuat  pedoman  pendanaan  dan  kebijakan untuk  meningkatkan  aksesibilitas  terhadap  hasil  penelitian.  Perpustakaan  perguruan  tinggi memiliki  peran  yang  penting  dengan  mengekspos  hasil  penelitian  kelembagaan  melalui repositori institusi. Melalui web dengan akses terbuka para ilmuwan dapat mendiseminasikan karya mereka untuk siapapun yang ingin mengakses dan menggunakannya.
Pengembangan  repositori  dengan  akses  terbuka  telah  terbukti  dapat  meningkatkan visibilitas dan dampak penelitian maupun kinerja lembaga (Hitchcock, 2010; Wagner, 2010). Dampak tersebut akan menjadi tolak ukur kriteria kualitas penelitian. Dengan menggunakan metode  bibliometrik  seperti  analisis  sitiran  terhadap  karya  ilmiah  atau  hasil  penelitian  yang dikelola  oleh  suatu  institusi  dapat  dijadikan  sebagai  parameter  untuk  mengetahui  tingkat penggunaannya.  Melalui  repositori  akan  memudahkan  pengukuran  seberapa  sering  karya ilmiah atau artikel digunakan baik dibaca maupun diunduh.

## Repositori Akses Terbuka
Dalam  repositori  akses  terbuka,  koleksi  karya  ilmiah  dan  keluaran  penelitian  lain dihimpun dan disediakan untuk semua orang melalui website. Melalui kebijakan yang tepat, semua  keluaran  dari  sebuah  lembaga  seperti  bahan-bahan  yang  penting  dapat  dihimpun menjadi  satu  lokus  dalam  repositori.  Mayoritas  repositori  dikelola  dengan  piranti  lunak sumber  terbuka (open-source). Dua  peranti  lunak  yang  banyak  digunakan  adalah  EPrints (www.eprint.org) dan DSpace (http://www.dspace.org).
Pada  dasarnya  semua  repositori  harus  mematuhi  sejumlah  aturan  dasar  teknis  yang sama  yaitu OAI-PMH  (Open  Archives  Initiative-Protocol  for  Metadata  Harvesting) yang mengatur  bagaimana  cara  repositori  menyusun,  mengelompokkan,  menamai,  dan memperlihatkan isinya kepada mesin pencari web (search engine). Dengan mematuhi aturan dasar  tersebut  maka  interoperabilitas  di  antara  repositori  dapat  terwujud.  Semua  repositori membentuk sebuah jaringan, melalui jaringan akan tercipta sebuah pangkalan data (database) akses terbuka yang besar dan tersebar di seluruh dunia.
Semua  repositori  diindeks  oleh  Google,  Google  Scholar,  dan  mesin  pencari  lain sehingga  melalui  salah  satu  mesin  pencari  dapat  dilakukan  penelusuran  dengan  kata  kunci untuk  menemukan  apa  yang  terdapat  di  berbagai  pangkalan  data.  Penelusuran  juga  dapat dilakukan dengan menggunakan piranti pencari khusus yang hanya mengindeks isi repositori, bukan seluruh web, contohnya adalah Bielefeld Academic Search Engine (http://base.ub.uni- bielefeld.de/en/index.php) atau OAIster (http://oaister.worldcat.org).

## Konsep Kebijakan
Secara  etimologis  istilah  kebijakan (policy) berasal  dari  bahasa  Yunani,  Sansekerta, dan Latin. Akar kata dalam bahasa Yunani dan Sansekerta polis (negara kota) dan pur (kota)

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
dikembangkan  dalam  bahasa  Latin  menjadi politia (negara)  dan  akhirnya  dalam  bahasa Inggris  Pertengahan policie yang  berarti  menangani  masalah-masalah  publik  atau administrasi  pemerintahan.  Dalam  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia,  kebijakan  diartikan sebagai  rangkaian  konsep  dan  asas  yang  menjadi  garis  besar  dan  dasar  rencana  dalam pelaksanaan  suatu  pekerjaan,  kepemimpinan,  dan  cara  bertindak  (tentang  pemerintahan, organisasi,  dan  sebagainya,  pernyataan  cita-cita,  tujuan,  prinsip  dan  garis  pedoman  untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran.
Carl J. Federick sebagaimana dikutip Leo Agustino (2008) mendefinisikan kebijakan sebagai serangkaian tindakan/kegiatan yang diusulkan seseorang, kelompok atau pemerintah dalam  suatu  lingkungan  tertentu  dimana  terdapat  hambatan  (kesulitan)  dan  kesempatan terhadap pelaksanaan usulan kebijaksanaan tersebut  dalam rangka mencapai  tujuan tertentu. Pendapat  ini  juga  menunjukan  bahwa  ide  kebijakan  melibatkan  perilaku  yang  memiliki maksud  dan  tujuan  yang  merupakan  bagian  yang  penting  dari  definisi  kebijakan,  karena bagaimanapun kebijakan harus menunjukan apa yang sesungguhnya dikerjakan daripada apa yang diusulkan dalam beberapa kegiatan pada suatu masalah.

## Elemen Sistem Kebijakan
Bagan 1. Tiga Elemen Sistem Kebijakan Sumber: Diadaptasi dari Thomas R. Dye, Understanding Public Policy.3 rd
Suatu  sistem  kebijakan (policy  system) atau  seluruh  pola  institusional  di  mana  di dalamnya  kebijakan  dibuat  mencakup  hubungan  timbal  balik  diantara  tiga  unsur  yaitu kebijakan  publik,  pelaku  kebijakan  dan  lingkungan  kebijakan.  Kebijakan  publik (public policies) merupakan  rangkaian  pilihan  yang  kurang  lebih  saling  berhubungan  termasuk keputusan-keputusan  untuk  bertindak  atau  tidak  bertindak.  Isu  kebijakan  yang  ada  biasanya merupakan hasil musyawarah yang diselingi dengan konflik mengenai masalah kebijakan.
Definisi  dari  masalah  kebijakan  tergantung  pada  pola  keterlibatan  pemangku kebijakan (policy  stakeholders) yang  khusus,  yaitu  para  individu  atau  kelompok  individu yang  mempunyai  andil  di  dalam  kebijakan  karena  mereka  mempengaruhi  dan  dipengaruhi oleh  keputusan  yang  dibuat.  Pelaku  kebijakan  seperti  agen-agen  pemerintah,  pemimpin terpilih,  dan  para  analis  kebijakan  sendiri  sering  menangkap  secara  berbeda  informasi  yang sama  mengenai  lingkungan  kebijakan (policy  environment) yaitu  konteks  khusus  di  mana kejadian-kejadian  di  sekeliling  isu  kebijakan  terjadi,  mempengaruhi  dan  dipengaruhi  oleh pembuat kebijakan dan kebijakan publik.
Oleh  karena  itu  sistem  kebijakan  berisi  proses  yang  bersifat  dialektis,  yang  berarti bahwa  dimensi  obyektif  dan  subyektif  dari  pembuatan  kebijakan  tidak  terpisah  di  dalam praktiknya. Sistem kebijakan adalah produk manusia yang subyektif yang diciptakan melalui
PELAKU KEBIJAKAN LINGKUNGAN KEBIJAKAN KEBIJAKAN PUBLIK

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
pilihan-pilihan  yang  sadar  oleh  pelaku  kebijakan.  Sistem  kebijakan  adalah  realitas  obyektif yang  dimanifestasikan  ke  dalam  tindakan-tindakan  yang  teramati  berikut  konsekuensinya. Para  pelaku  kebijakan  tidak  berbeda  dari  aktor  kebijakan  lainnya,  merupakan  pencipta  dan hasil ciptaan sistem kebijakan.

## Repositori Institusi di UPT Perpustakaan UM
Repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM  digagas  oleh  oleh  Kepala  UPT Perpustakaan  (masa  jabatan  Juli  2008  -  Januari  2015)  dan  diimplementasikan  pada  tahun 2009.  Repositori  merupakan  serangkaian  pelayanan  yang  diberikan  oleh  perguruan  tinggi kepada anggota komunitasnya untuk mengelola, menyebarluaskan dan mempreservasi bahan digital  sebagai  proses  komunikasi  ilmiah,  dalam  pangkalan  data  berbasis  web  yang  terdiri dari  materi  ilmiah  yang  jelas  lembaga  yang  mengembangkannya,  kumulatif  dan  terus- menerus  bertambah  dalam  rangka  untuk  memperluas  akses  penelitian  dan  meningkatkan visibilitas  institusi  (Crow,  2002;  Lynch,  2003;  Ware,  2004).  Dalam  hal  ini  perpustakaan bertanggungjawab  sebagai  pengelola  materi  digital  tersebut  yang  berupa  karya  akademik sivitas  akademika  kemudian  disebarluaskan  untuk  menunjang  kegiatan  akademik  dan penelitian baik di internal maupun eksternal UM.
Adapun latar belakang diimplementasikannya repositori institusi di UPT Perpustakaan UM  adalah  tingginya  literatur  kelabu  yang  dihasilkan  oleh  sivitas  akademika  dan  dalam rangka  mengikuti  tren Webometrics yang  dilakukan  oleh  berbagai  perguruan  tinggi  di Indonesia.  Repositori  institusi  di  UM  didukung  oleh  tenaga  pengelola,  perangkat  keras (hardware,) perangkat  lunak (software) dan  jaringan.  Tenaga  pengelola  repositori  institusi berjumlah  empat  orang  yaitu  seorang  pembuat  program (programmer),system  analyst ,  teknisi, dan  pengunggah (uploader). Melalui  portal  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM, pengguna  bisa  mengakses  karya  ilmiah  yang  diinginkan  secara  teks  penuh (fulltext) namun aksesnya terbatas di internal perpustakaan melalui jaringan LAN (Local Area Network). Di luar perpustakaan mereka hanya bisa mengakses abstrak karya ilmiah tersebut tidak bisa mengakses secara teks penuh. Saat ini konten yang terdapat dalam portal repositori institusi itu tidak hanya karya  ilmiah saja,  namun ada juga  pidato  guru besar,  artikel pustakawan dan  arsiparis, laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL), Praktik Kerja Industri (Prakerin), dan Penelitian Tindakan Kelas (PTK) sebagai salah satu kekhasan UM sebagai perguruan tinggi berbasis kependidikan.

## Aksesibilitas ke Repositori Institusi UPT Perpustakaan UM
Di era informasi  ini aksesibilitas menjadi  sesuatu  yang sangat  penting. Semua orang membutuhkan  akses  informasi  secara  terbuka,  mudah  dan  cepat.  Pengembangan  repositori institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM  dalam  rangka  meningkatkan  aksesibilitas  masih  belum terlaksana  secara  optimal.  Karya  akademik  seperti  hasil  penelitian,  prosiding,  artikel  jurnal, dan sebagainya (yang semestinya menjadi konten repositori institusi) tersebar di berbagai unit sehingga  menyulitkan  untuk  diakses  oleh  pengguna  karena  tidak  semuanya  tersimpan  di perpustakaan.Mekanisme  akses  informasi  di  UM  termasuk  hasil  penelitian  penempatannya terpisah-pisah  di  beberapa  lembaga  dan  tidak  menjadi  satu  lokus.  Hasil  penelitian  dan pengabdian kepada masyarakat bisa diakses di LP2M, karya akademik terkait pengembangan pembelajaran  di  LP3,  artikel  jurnal  di  program  pascasarjana,  dan  sebagainya.  Di  samping masalah  tersebut,  secara  teknis  masih  ada  berbagai  hambatan  terkait  repositori  institusi seperti keterbatasan SDM dan dana untuk alih media.
Akses  terhadap  karya-karya  monumental  tokoh-tokoh  UM  yang  tersohor  juga  tidak mudah  karena  sulit  dideteksi  di  mana  keberadaannya.  Padahal  semua  itu  merupakan  aset penting  bagi  institusi  yang  layak  untuk  dihargai,  disimpan  dan  dilestarikan  menjadi  konten

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
repositori  institusi.  UM  sebagai  salah  satu  perguruan  tinggi  berbasis  kependidikan  tertua  di Indonesia  telah  banyak  tokoh-tokohnya  yang  menghasilkan  karya  dan  jejak  sejarah  salah satunya  adalah  Soewojo  Wojowasito  seorang  leksikolog  yang  ternama  yang  telah menghasilkan  banyak  karya  terutama  kamus.  Selain  Wojowasito  seorang  ahli  perkamusan, tidak  sedikit  tokoh-tokoh  UM  yang  memiliki  karya  monumental  gemilang  dan  hasil penelitian  berbobot  seperti:  Pak.  Dr.  Tjokorda  Raka  Joni  yang  dikenal  sebagai  arsitek pengembangan pendidikan guru; Pak. Dr. Soepartinah Pakasi  yang dijuluki sebagai maestro pendidikan;  Pak.  Dr.  Sanjaya  Poerwito  pakar  ekonomi;  Pak.  Nuril  Huda  yang  dikenal  di kalangan  dunia  pendidikan  nasional  sebagai  seorang  birokrat  yang  arif,  disiplin,  dan  jujur, Pak.  Johannde  Gijsbertus  de  Casparis  pakar  sejarah,  dan  berbagai  tokoh  lainnya  yang karyanya  mendunia.  Karya  monumental  tokoh  perlu  disimpan  dan  dilestarikan  dalam repositori  institusi  perpustakaan  karena  memiliki  nilai  historis  yang  dapat  dijadikan  pijakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan.

## Kebijakan Akses Terbuka di UPT Perpustakaan UM
Kebijakan  akses  terbuka  ke  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM  belum tertuang  secara  tertulis,  bersifat  sporadis  dalam  bentuk  rapat  terbatas  pimpinan  yang didokumentasikan  dalam  notulen.  Semua  akses  ke  repositori  institusi  secara  daring  masih terbatas pada abstrak. Ada dua hal yang melandasi pembatasan akses ke repositori institusi di UM yaitu untuk mengatisipasi  terjadinya plagiarisme dan dalam rangka perlindungan karya akademik.  Mayoritas  pemangku  kebijakan  di  UM  memiliki  pandangan  bahwa  di  era keterbukaan  akses  sangat  rawan  terjadi  tindakan  plagiasi,  karena  dengan  fasilitas  yang tersedia  di  internet  memberikan  kemudahan  kepada  semua  orang  untuk  mengunduh  dan menyalin karya orang lain  tanpa mencantumkan sumber aslinya. Penerapan kebijakan akses ini sangat kontradiksi dengan kebutuhan akses pengguna yang mayoritas generasi digital.
Dalam  rangka  memenuhi  hak  akses  pengguna  tersebut,  Kepala  UPT  Perpustakaan telah  mengambil  langkah  sendiri  dengan  membuka  akses  secara  teks  penuh  ( fulltext) meskipun hanya bisa diakses di internal perpustakaan, sedangkan di luar perpustakaan konten karya  ilmiah  bisa  diakses  oleh  pengguna  terdiri  dari  abstrak,  bab  1,  bab  2,  dan  bab  5.  Atas kebijakan  kepala  perpustakaan,  melalui  portal  repositori  digital  pengguna  bisa  mengakses keseluruhan bab dari karya ilmiah tanpa harus login  lebih dahulu.  Namun di  portal  tersebut masih belum tersedia fasilitas untuk mengkopi dan mengunduh.
Kepala  perpustakaan  berani  mengambil  langkah  untuk  membuka  akses  secara  teks penuh  di  internal  perpustakaan  karena  dia  mengetahui  bagaimana  kondisi  di  lapangan  yang mana  pengguna  sekarang  mayoritas  generasi  digital  membutuhkan  akses  secara  mudah, cepat,  dapat  diakses  kapan  pun  dan  di  mana  pun  dia  berada  tanpa  harus  datang  ke perpustakaan  jika  dia  ada  keperluan  lain  yang  menyebabkannya  tidak  bisa  datang  ke perpustakaan.  Terlihat  di  sini  bahwa  ada  keberanian  dan  kemandirian  kepala  perpustakaan untuk mengambil kebijakan sendiri.

## Hambatan Penerapan Akses Terbuka
Carl J. Federick sebagaimana dikutip Leo Agustino (2008) mendefinisikan kebijakan sebagai serangkaian tindakan/kegiatan yang diusulkan seseorang, kelompok atau pemerintah dalam  suatu  lingkungan  tertentu  dimana  terdapat  hambatan  (kesulitan)  dan  kesempatan terhadap pelaksanaan usulan kebijakan tersebut dalam rangka mencapai tujuan tertentu.  Ada berbagai  hambatan  mengapa  di  UPT  Perpustakaan  UM  belum  diterapkan  kebijakan  akses terbuka secara penuh, antara lain: belum ada payung hukum secara tertulis seperti yang telah dipaparkan  di  atas,  perbedaan  persepsi  pimpinan,  karya  dosen  dan  mahasiswa  belum

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
memenuhi  standar  kualitas,  dan  posisi  perpustakaan  masih  sebagai  unit  administratif  bukan unit akademik.
Belum adanya kebijakan yang jelas dan tertulis berdampak pada jika terjadi komplain dari  pengguna  perpustakaan  maka  petugas  perpustakaan  kesulitan  untuk  menjawab  secara tepat  karena  tidak  ada  landasan  hukum  yang  kuat.  Perbedaan  persepsi  pimpinan  terhadap akses  terbuka  tampaknya  juga  telah  membuat  diterapkannya  akses  terbuka  di  UM  berjalan hanya  setengah-setengah  belum  secara  penuh.  Secara  umum  pimpinan  yang  wawasan teknologinya  luas  mendukung  akses  terbuka  secara  penuh,  sedangkan  yang  wawasan teknologinya  terbatas  mereka  khawatir  akan  terjadinya  plagiarisme  dan  ketakutan  lain  akan penyalahgunaan karya akademik yang disebarluaskan secara terbuka.
Perbedaan pandangan di antara pemangku kebijakan UM merupakan salah hambatan diterapkan  akses  terbuka  secara  penuh.  Ada  semacam  pro  dan  kontra  terkait  dengan diterapkan akses terbuka yang dapat meningkatkan visibilitas institusi seperti peringkat UM di  web  rank  juga  terkait  dengan  integritas  akademik.  Integritas  akademik  adalah  prinsip- prinsip  moral  yang  diterapkan  dalam  lingkungan  akademik,  terutama  yang  terkait  dengan kebenaran,  keadilan,  kejujuran.  Nilai-nilai  yang  dijunjung  tinggi  dalam  integritas  akademik mencakup  enam  aspek,  yaitu:  kejujuran (honesty), kepercayaan (trust), keadilan (fairness), menghargai (respect), tanggung  jawab (responsibility), dan  rendah  hati (humble). Dengan  akses  terbuka  semua  aspek  integritas  akademik  tersebut  harus  dipatuhi  oleh  sivitas akademika,  karena  jika  tidak  maka  pelaku  akan  mendapatkan  sanksi  akademik,  misalnya dosen  maupun  mahasiswa  yang  ketahuan  melakukan  plagiasi  secara  otomatis  akan  dikenai sanksi secara akademis.
Selanjutnya hambatan lain terkait akses terbuka adalah mengenai masih adanya karya dosen dan mahasiswa yang belum memenuhi standar kualitas sebuah karya akademik. Pihak pimpinan  belum  berani  membuat  kebijakan  publikasi  karya  ilmiah  secara  terbuka  karena kualitas karya akademik dosen dan mahasiswa mereka pandang masih belum memadai. Hal ini terbukti dengan masih banyak kekeliruan dalam penulisan laporan penelitian, dan artikel yang  tidak  ditinjau  atau  di- review .  Karya  akademik  yang  baik  bisa  dinilai  dari  segi  konten, sistematika  penelitian,  metode  dan  hasil  penelitian  yang  berkontribusi.  Di  UM  tampaknya harus  ada  perhatian  khusus  dalam  peningkatan  karya  sivitas  akademika,  sehingga  institusi memiliki  keberanian  dan  rasa  percaya  diri  dalam  mengunggah  dan  menyebarluaskan  karya sivitas akademika.
Beberapa  indikasi  terkait  dengan  karya  akademik  yang  belum  memenuhi  standar kualitas  disebabkan  juga  karena  jumlah  mahasiswa  yang  terlalu  banyak  tidak  berimbang dibandingkan  dengan  jumlah  dosen  yang  ada,  sehingga  dosen  kurang  fokus  dalam membimbing  mahasiswanya.  Dosen  terporsir  untuk  mengajar  sehingga  sedikit  sekali  waktu untuk melakukan penelitian yang berbobot. Indikasi lainnya adalah karya dosen hanya dimuat di  jurnal  UM  tanpa reviewer ,  bukan  jurnal  nasional  maupun  internasional  yang  di- review secara ketat. Padahal jurnal  yang memiliki reviewer, mayoritas karya  yang dimuat berbobot karena  filternya  sangat  ketat.Hal  tersebut  berbeda  dengan  fenomena  yang  terjadi  di  luar negeri  sebagaimana  yang  dikemukakan  oleh  Pak  Andy,  salah  satu  informan  yang  memiliki pengalaman  kuliah  di  luar  negeri.  Universitas  terkemuka  di  manca  negara  lebih mementingkan  kualitas  perguruan  tinggi  daripada  kuantitas.  Para  dosen  fokus  membimbing mahasiswa  yang  mengerjakan  tugas  akhir,  karena  jadwal  mengajar  dan  jumlah  mahasiswa yang  tidak  terlalu  banyak,  sehingga  karya  mereka  memiliki  standar  kualitas  yang  memadai untuk dimuat di jurnal internasional.
Hambatan  berikutnya  dalam  penerapan  akses  terbuka  adalah  posisi  perpustakaan sebagai  unit  administratif bukan unit  akademik.  Dalam Peraturan Rektor no. 17 tahun 2014

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
tentang  pedoman  pendidikan  UM  tahun  akademik  2014/2015  dijabarkan  tentang  unit  mana saja  yang  merupakan  penyelenggara  akademik  dan  unit  mana  saja  yang  merupakan penyelenggara  administratif.  Berdasarkan  pedoman  tersebut,  UPT  Perpustakaan  merupakan salah satu unit pelaksana layanan dan administrasi pendidikan, bukan sebagai unit akademik. Yang  menjadi  unit  akademik  adalah  jurusan,  program  studi,  fakultas,  dan  pascasarjana. Sebagai  unit  administratif  maka  jika  ada  isu  yang  penting,  Kepala  UPT  Perpustakaan  tidak memiliki  akses  dalam  rapat  pimpinan  dan  senat  karena  kedudukannya  setara  eselon  III sebagai  kepala  bagian  dalam  unit  struktural  akan  sulit  bergerak  untuk  menyuarakan  ide-ide dan  permasalahan  yang  terjadi  di  perpustakaan.  Sebagai  unit  administratif,  perpustakaan mendapatkan  anggaran  relatif  terbatas  jika  dibandingkan  dengan  unit  akademik.  Padahal untuk membangun dan mengembangkan repositori akses terbuka diperlukan dana yang tidak sedikit.  Dampaknya  pengembangan  repositori  institusi  di  UPT  Perpustakaan  UM  berjalan belum bisa dilakukan sepenuhnya.
Semua  permasalahan  kebijakan  di  atas  tentunya  tidak  terlepas  dari  masalah  yang bermuara pada pola pikir, pandangan, dan wawasan pimpinan terkait akses terbuka. Untuk itu Kepala  UPT  Perpustakaan  harus  memiliki  kemampuan  untuk  melakukan  pendekatan  dan menjalin hubungan yang baik dengan pemangku jabatan yang memiliki posisi strategis dalam menentukan  kebijakan.  Sebelum  melakukan  pendekatan  perpustakaan  harus  menunjukkan bukti  nyata  sebagai  bahan  untuk  memperkuat  argumentasi  ke  pimpinan.  UPT  Perpustakaan harus  menunjukkan  prestasi,  potensi  yang  ada  dan  produk  berkualitas,  hal  ini  untuk menumbuhkan kepercayaan pimpinan bahwa memang repositori akses terbuka  berkontribusi besar untuk meningkatkan visibilitas dan pemeringkatan UM di Webometrics sesuai dengan tujuan  utama  akses  terbuka  yaitu  untuk  memudahkan  pengguna  mendapatkan  sumber informasi  yang  dibutuhkan  terutama  karya  akademik,  yang  selanjutnya  diharapkan  dapat digunakan  sebagai  rujukan  dalam  menulis,  disitasi,  sehingga  faktor  dampak  ( impact  factor) karya akademik tersebut akan meningkat.

## Simpulan
Di  era  keterbukaan  informasi,  akses  menjadi  suatu  hal  yang  penting  terutama  di perpustakaan  perguruan  tinggi.  Perpustakaan  yang  mulanya  berfokus  terhadap  koleksi (collection centric) dan pengguna (users centric) telah bergeser menuju ke pentingnya akses. Oleh karena itu pembatasan akses ke repositori institusi di UPT Perpustakaan UM tampaknya perlu  dikaji  kembali  dengan  mengacu  pada  perkembangan  teknologi  dan  karakteristik pemustaka  yang  mayoritas digital  natives .  Perpustakaan  hendaknya  adaptif  terhadap perubahan  zaman  dan  dapat  mengakomodir  kebutuhan  pemustaka  terhadap  akses  terbuka yang  mudah  dan  cepat  tanpa  adanya  pembatasan,  hal  ini  memerlukan  kebijakan  pimpinan yang  dapat  mendukung  fenomena  tersebut.  Kebijakan  ini  tentunya  membutuhkan kesepakatan  dan  kesepemahaman  dari  para  pemangku  jabatan  sebagai  regulator  yang berwenang terhadap ditetapkannya sebuah peraturan.
Resistensi  dan  perbedaan  pandangan  antar  pemangku  jabatan  di  UM  terhadap  akses terbuka ke repositori institusi menjadi permasalahan membutuhkan adanya penyelarasan dan kesatuan  pandangan.  Pimpinan  dan  para  pemangku  jabatan  di  UM  sudah  saatnya  berkaca kepada perguruan tinggi yang telah menerapkan akses terbuka yang memberikan dampak luar biasa  terhadap  visibilitas  dan  prestis  mereka  di  kancah  nasional  maupun  internasional. Melalui  akses  terbuka,  informasi  ilmiah  dapat  diakses  seluas  mungkin  yang  berimplikasi terhadap komunikasi ilmiah, perkembangan ilmu pengetahuan dan inovasi.

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Referensi
Agustino, L. (2008). Politik dan kebijakan publik . Bandung: AIPI
American Library Association. (2012). The 2012 state of America’s Libraries: A report from The American Library Association .
Budapest Open Access Initiative. (2002). Budapest open access initiative . http://www.budapestopenaccessinitiative.org/read (Diakses 17 Februari 2015
Creswell,  J.  W.  (2014). Research  design:  Qualitative,  quantitative,  and  mixed  methods approaches. Los Angeles: Sage. Crow,  R.  (2002). The  Case  for  institutional  repositories:  A  SPARC  position  paper . Washington,  DC:  The  Scholarly  Publishing  and  Academic  Resources  Coalition. Retrieved from http://www.arl.org/sparc/bm-doc/ir_final_release_102.pdf
Cullen  R.,  &  Chawner  B.  (2011).  Institutional  repositories,  open  access  and  scholarly communication:  A  study  of  conflicing  paradigms. The  Journal  of  Academic Librarianship, 37 (6): 460-470. doi:10.1016/j.acalib.2011.07.002
Dye, T. R. (1978). Understanding public policy. New Jersey: Prentice Hall Hitchcock, S. (2010). The effect of open access and downloads (‘hits’) on citation impact: a bibliography of studies. Southampton, UK: OPCIT. Retrived from http://opcit.eprints.org/oacitation-biblio.html
Indonesia.  (2014). Peraturan  Pemerintah  Nomor  24  Tahun  2014  tentang  pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional.
Lynch,  C.  (2003).  Institutional  repositories:  essential  infrastructure  for  scholarship  in  the digital age. ARL Bimontly Report,
226. Retrieved from: http://www.arl.org/resources/pubs/br/br226ir.shtml
Mondoux  J.,  Shiri  A.  (2009).  institutional  repositories  in  canadian  post-secondary institutions:  user  interface  features  and  knowledge  organization  systems. Aslib Proceedings, 61 (5): 436-458. doi:10.1108/0001253091
Universitas  Negeri  Malang. Pedoman  pendidikan  UM  tahun  akademik  2014/2015. Malang: Universitas Negeri Malang
Veiga de C. J., Martin-Rodero H. (2011). Open access: New models of scientific publishing in web 2.0 environments. Acceso Abierto: Nuevos Modelos de Edicion Cientifica En Entornos Web 2.07 (SUPPL): 19-27.
Wagner, A. B. (2010). Open access citation advantage: An annotated bibliography. Issues in Science and Technology Librarianship, Winter. Retrieved from http://www.istl.org/10-winter/article2.html
Ware,  M.  (2004). Pathfinder  research  on  web-based  repositories .  London:  Publisher  and Library/Learning
Solutions.
Retrived from
http://www.plasgroup.org.uk/palsweb.nsf/79b0d164e01a6cb880256ae0004a0e34/8c4 3ce800a9c67cd80256e370051e88a/$FILE/PALS%report%20on%20Institutional%20 Repositories.pdf. (Diakses 17 Februari 2015)
Yin, R. K. (2013). Studi kasus: Desain dan metode. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada