Analisis dan Perancangan Perbaikan Sistem Manajemen Pergudangan
Andri Ikhwana 1 , Dewi Rahmawati 2 , Viona Iswi Nurlestari 3
Jurnal Kalibrasi Institut Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@itg.ac.id
1 andri_ikhwana@itg.ac.id
2 dewi_rahmawati@itg.ac.id
3 1803006@itg.ac.id
Abstrak -  Sistem  manajemen  pergudangan  menjadi  salah  satu  faktor  pendukung  peningkatan kinerja  perusahaan  melalui  penataan  sistem  pergudangan  yang  ada  pada  perusahaan  tersebut. Sistem  pergudangan  tersebut  meliputi  bagaimana  penyimpanan  barang  yang  ada  di  gudang tersebut yang harus disertai dengan standard operating procedure agar setiap aktivitas di gudang menjadi  lebih  baik.    Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi  permasalahan  pada aktivitas  pergudangan  yang  disertai  dengan standard  operating  procedure penanganan  barang yang  ada  pada  gudang.    Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  deskriptif  melalui penyebaran kuisioner yang didukung dengan hasil wawancara dengan pihak pengelola gudang. Adapun  pendekatan  pada  identifikasi  permasalahan  di  gudang  tersebut  dengan  menggunakan diagram fishbone serta membuat perancangan perbaikan sistem manajemen pergudangan dengan merancang standard  operating  procedure penyimpanan  barang.    Hasil  penelitian  didapatkan bahwa  permasalahan  timbul  dikarenakan  berbagai  faktor  antara  lain  kondisi  para  pekerja, lingkungan gudang, metode penanganan barang di gudang serta jenis material yang menjadi objek yang  disimpan  pada  gudang  tersebut.    Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  diperlukan  upaya perbaikan  sistem  manajemen  pergudangan  melalui  rancangan standard  operating  procedure penyimpanan barang sebagai pedoman atau aturan dalam melaksanakan aktivitas pergudangan. Untuk  mendukung  perbaikan  pada  penataan  sistem  manajemen  pergudangan  sebaiknya difokuskan pada rancangan standard operating sistem penyimpanan barang di gudang.
Kata  Kunci - Fishbone  Diagram ;  Sistem  Manajemen  Pergudangan; Standard  Operating Procedure .

## I. PENDAHULUAN
Pada  era  ini  perkembangan  dunia  industri  semakin  bergerak  maju  dan  modern  dengan  melihat  banyaknya industri yang bermunculan dimulai dari industri kecil maupun industri besar [1]. Dalam aktivitas perindustrian kebutuhan gudang tentunya memiliki peran yang cukup penting dalam mendukung perusahaan berhasil dalam mencapai tujuannya, karena dalam gudang ini terjadinya proses pengolahan input menjadi output [2]. Menurut Priyambodo gudang yang baik adalah gudang yang memiliki aktivitas pergudangan dimulai dari menerima barang, menyimpan dan mendistribusikan barang atau produk. Gudang harus memiliki area yang cukup luas, memiliki penerangan yang baik dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering, memiliki suhu yang sesuai dengan persyaratan, lokasi gudang teratur dan bersih [3].
Tantangan terbesar bagi suatu perusahaan adalah memahami fungsi pergudangan sejak awal sehingga semua risiko dapat diminimalkan sehingga dalam upaya  mewujudkan fungsi dari sistem manajemen pergudangan setiap perusahaan perlu memahami aktivitas yang ada dalam gudang tersebut, seperti cara penanganan serta
desain  dari  gudang  itu  sendiri.  Keseluruhan  pemahaman  yang  terintegrasi  akan  mendukung  bagaimana perusahaan  itu  sendiri melihat,  memperlakukan,  serta  mengambil keputusan  mengenai  manajemen  gudang dalam mendukung proses operasi yang efisien dalam menghadapi berbagai tantangan yang ada di gudang [4].
PD. Putra Sejati merupakan salah satu gudang yang menyimpan dan menjual jagung pipil sebagai pakan ternak ayam, ikan dan lainnya. Aktivitas yang dilakukan pada gudang tersebut diantaranya penerimaan, penyimpanan, pemindahan, penanganan serta pengiriman.  Namun, pelaksanaannya masih belum dapat dilaksanakan secara optimal karena masih terdapat praktek pada pengelolaan gudang tersebut yang belum sesuai dengan harapan seperti  pengambilan  barang  operator  tidak  mengikuti  arahan  dari  manajemen  sehingga  bekerja  sesuai keinginnya.  Permasalahan tersebut, terjadi dikarenakan di dalam area gudang tersebut tidak adanya prosedur dalam bekerja sehingga berdampak pada pengelolaan gudang yang kurang baik. Oleh karena itu, perlunya standar kerja atau prosedur kerja yang digunakan di gudang sebagai acuan dalam melakukan aktivitasnya. Standar kerja dalam pelaksanaan kerja akan membantu proses pergudangan menjadi lebih efektif dan efisien karena dalam rantai pasok sistem manajemen gudang merupakan kunci yang utama [5] sebagai upaya untuk melakukan kontrol pada setiap aktivitas yang terjadi di dalam gudang [6].
Penelitian  yang  relevan  dengan  sistem  manajemen  pergudangan  menyatakan  bahwa  perusahaan  memiliki permasalahan  dalam  sistem  manajemen  pergudangan  dan  prosedur  kerja  sehingga  peneliti  melakukan perbaikan  sistem  manajemen  pergudangan  dan  membuat  SOP  untuk  bagian  gudang  membantu  membuat proses menjadi efisien dan efektif [7] sehingga diperlukan rancangan sistem manajemen gudang dilakukan untuk mengatur gudang material yang ada seperti pembuatan SOP [8]. Selanjutnya, perusahaan yang telah menerapkan sistem FIFO ( first in first out ) serta administrasi gudang yang didukung dengan SOP yang jelas dan  efektif  dalam  mengelola  pergudangan  [6]  serta  dapat  disimpulkan  bahwa  aktivitas  utama  dalam manajemen pergudangan dilakukan berdasarkan standar operasional prosedur [9] dan SOP kegiatan gudang yang  dirancang  untuk  mengatur  pekerjaan  pada  setiap  aktivitas  yang  ada  di  gudang  [10].    Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada penelitian sebelumnya, penelitian ini menejlaskan mengenai identifikasi permasalahan  pergudangan  dengan  menggunakan  pendekatan fishbone diagram  yang  dilanjutkan  dengan rancangan standard operating procedure .
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  permasalahan  sistem  manajemen  pergudangan  serta  membuat rancangan standard operating procedure (SOP) dalam upaya mengatasi permasalahan yang ada pada aktivitas pergudangan.

## II. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  deskriptif  untuk  mengidentifikasi  permasalahan  pada aktivitas  pergudangan  kemudian  dijelaskan  secara  deskriptif.    Hasil  penelitian  dilakukan  analisis  serta interpretasi  terhadap  rancangan  penyelesaian  terhadap  permasalahan  yang  muncul  terkait  dengan  aktivitas pergudangan [11].
Berdasarkan  sumber  datanya,  penelitian  ini  menggunakan  jenis  data  primer  yang  didukung  dengan  teknik pengumpulan  data  yang  dilakukan  peneliti  yaitu  dengan  observasi  atau  pengamatan  secara  langsung  serta membuat kuesioner.  Observasi meliputi kegiatan pencatatan pola perilaku orang, objek dan kejadian-kejadian dalam suatu cara yang sistematis untuk mendapatkan informasi mengenai fenomena-fenomena yang diminati dan  relevan  dengan  sistem  manajemen  pergudangan  [12].  Interpretasi  data  selanjutnya  dilakukan  melalui wawancara  dengan  tujuan  untuk  mendapatkan  informasi-informasi  terkait  pergudangan  dan  melakukan dokumentasi. Data yang dikumpulkan dalam menjawab rumusan yaitu nama kegiatan atau aktivitas yang ada di gudang dan layout awal gudang berdasarkan hasil dokumentasi.  Adapun alur kegiatan penelitian dijelaskan pada gambar 1.
Studi Lapangan Studi Literatur Identifikasi Masalah Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisis dan Pembahasan Kesimpulan dan Saran Studi Pendahuluan Pengumpulan dan Pengolahan Data Analisis dan Pembahasan
Gambar 1: Alur Kegiatan Penelitian
Tahapan  pengolahan  data  dimulai  dari  identifikasi  permasalahan  dengan  menggunakan fishbone  diagram kemudian penentuan akar permasalahan utama dengan menggunakan skala likert sehingga didapat nilai/skor terbesar  dan  digambarkan  dalam  diagram  pareto.  Selanjutnya,  perancangan  perbaikan  sistem  manajemen pergudangan. Analisis data, penjabaran desktiptif dari hasil pengolahan data sehingga didapat rekomendasi perbaikan  sistem  manajemen  pergudangan  dengan  merancang standard  operating  procedure penyimpanan barang di gudang. Berikut merupakan penjelasan setiap tahapan pengolahan data secara terperinci.
1. Identifikasi permasalahan
Dalam  mengidentifikasi  permasalahan  yaitu  menggunakan fishbone  diagram dengan  tahapan  sebagai berikut [13].
a. Mengidentifikasi permasalahan.
b. Mengumpulkan ide dalam mencari faktor utama penyebab.
c. Mengidentfikasi kemungkinan penyebab dari masalah.
d. Menganalisis diagram yang sudah dibuat.
2. Penentuan permasalahan utama
Berikut merupakan hasil jawaban responden yang terdiri dari 7 responden yang merupakan staff gudang PD.  Putra  Sejati.  Kuesioner  dibuat  dengan  menggunakan  skala  likert  dengan  skala  1  sampai  5  serta keterangan Sangat Tidak Setuju (STS) dengan nilai 1, Tidak Setuju (TS) dengan nilai 2, Kurang Setuju dengan  nilai,  Setuju  (S)  dengan  nilai  4,  Sangat  Setuju  (SS)  dengan  nilai  5  [14].  Dalam  menentukan penyebab utama dari permasalahan, hasil jawaban tiap responden akan dikalikan dengan nilai yang sudah tertera  pada  keterangan  diatas.  Berikut  ini  merupakan  cara  perhitungannya,  dengan  N  merupakan pernyataan.
Pernyataan/indikator pertama = (𝑁 1 × 1) + (𝑁 2 × 2) + (𝑁 3 × 3) + (𝑁 4 × 4) + (𝑁 5 × 5) = (0 × 1) + (0 × 2) + (0 × 3) + (6 × 4) + (1 × 5) = 0 + 0 + 0 + 24 + 5 = 29
3. Perancangan perbaikan sistem manajemen pergudangan
Vol. 20; No. 2; 2022; Hal 158-166
Rekomendasi perbaikan didapat dari hasil pengolahan serta analisis sehingga didapat rancangan standard operating procedure penyimpanan barang di gudang. Tahapan-tahapan dalam membuat SOP diantaranya sebagai berikut.
a. Mengumpulkan informasi.
b. Melakukan brainstorming .
c. Membuat draft SOP.
d. Merancang SOP.

## III. HASIL DAN DISKUSI

## A. Gambaran Gudang
Berdasarkan gambar 2. dapat dilihat bahwa gudang tersebut memiliki masalah yaitu penyimpanan/penataan barang  yang  kurang  optimal,  penumpukan  barang  tidak  beraturan.  Hal  tersebut  berdampak  pada  aktivitas dalam gudang yang menjadi terhambat. Selain itu, penumpukan barang yang tidak beraturan dapat membuat barang rusak. Penyimpanan barang diletakkan pada akses masuk barang sehingga menghambat aksesibilitas. Karyawan dalam proses pemasukan dan pengeluaran barang hanya menggunakan satu akses yaitu akses untuk pengeluaran barang.
Gambar 2: Layout Awal Gudang (Aktual)

## B. Identifikasi Penyebab Masalah
Identifikasi permasalahan menggunakan fishbone diagram untuk menunjukan faktor penyebab dan akibat dari permasalahan  [13].  Beberapa  indikator  penting  yang  menjadi  penyebab  dari  permasalahan  yang  terjadi diantaranya sebagai berikut.
1. Gudang kurang luas.
2. Tidak adanya SOP penyimpanan.
3. Tidak adanya metode penyimpanan barang.
4. Barang tidak terpakai masih disimpan.
5. Kurangnya tenaga kerja.
6. Kurangnya perhatian terhadap kondisi gudang.
7. Kurangnya palet untuk meletakan barang.
8. Tidak adanya alat material handling .

## Gambar 3: Diagram Sebab Akibat Permasalahan
Berdasarkan gambar 3 terdapat beberapa faktor utama penyebab  permasalahan diantaranya faktor manusia yang meliputi kurangnya tenaga kerja dan kurangnya perhatian terhadap kondisi gudang karena beban kerja berlebih. Faktor lingkungan meliputi gudang yang kurang luas karena gudang tidak dibuat secara khusus atau tidak direncanakan sebelumnya. Faktor metode meliputi tidak adanya SOP, tidak adanya metode penyimpanan dan barang yang tidak terpakai masih disimpan di gudang karena pekerja sibuk. Faktor material meliputi tidak ada alat material handling dan kurangnya palet yang digunakan dalam meletakkan barang sehingga sebagian barang disimpan dibawah lantai.

## C. Penentuan Permasalahan Utama
Berikut merupakan hasil penilaian responden berdasarkan perhitungan yang sudah dijelaskan pada tabel 1.
Tabel 1: Rekapitulasi Penilaian Responden
No Pernyataan STS TS  KS S SS Jumlah 1 Gudang kurang luas 0 0 0 24 5 29 2 Tidak adanya SOP penyimpanan 0 0 0 4 30 34 3 Tidak ada metode penyimpanan 0 0 6 20 0 26 4 Barang tidak terpakai masih disimpan 0 2 0 20 5 27 5 Kurangnya tenaga kerja 0 0 0 20 10 30 6 Kurangnya perhatian terhadap kondisi gudang 0 0 15 8 0 23 7 Kurangnya palet untuk meletakkan barang (jagung pipil) 0 0 0 12 20 32 8 Tidak adanya alat material handling 1 6 9 0 0 16

## Gambar 4: Hasil Nilai Responden Dalam Bentuk Diagram
Berdasarkan gambar 4 pada rekapitulasi penilaian responden serta diagram pareto diatas diketahui bahwa nilai tertinggi  sebesar  34  dengan  indikator yang menyatakan  tidak adanya standard operating  procedure (SOP) penyimpanan yang diterapkan di gudang yang merupakan akar penyebab terjadinya masalah.

## D. Rekomendasi Perbaikan
Berdasarkan identifikasi masalah dijelaskan bahwa penyebab utama permasalah pada perusahaan yaitu tidak adanya SOP penyimpanan yang digunakan di perusahaan. Oleh karena itu, perancangan SOP dapat menjadi solusi dalam permasalahan tersebut. Dalam merancang SOP terdapat beberapa tahapan yang dilakukan seperti mengumpulkan informasi, melakukan brainstorming , membuat draft SOP dan perancangan SOP bis akita lihat pada tabel 2.
Tabel 2: Draft SOP Logo dan Nama Perusahaan No. Dokumen   : Mulai Berlaku   : STANDARD OPERATING PROCEDURE PENYIMPANAN BARANG Revisi               : Tanggal Revisi   : Halaman           : 1. Tujuan
Sebagai pedoman proses penyimpanan barang di gudang 2. Ruang Lingkup
Penyimpanan barang
3. Tanggung Jawab
Kepala gudang, administrasi serta operator gudang
4. Uraian Prosedur
a. Petugas melakukan pengecekan kondisi gudang.
b. Petugas menerima barang dari pemasok.
c. Petugas melakukan pengecekan barang.
d. Petugas mencatat jumlah barang masuk.
e. Petugas menyiapkan tempat untuk penyimpanan sesuai dengan seri barang.
f. Petugas menyusun palet untuk meletakan barang.
g. Petugas menyimpan barang secara horizontal & maksimum 8 tumpukan.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Jumlah Kumulatif (%)
Logo dan Nama Perusahaan No. Dokumen   : Mulai Berlaku   : STANDARD OPERATING PROCEDURE PENYIMPANAN BARANG Revisi               : Tanggal Revisi   : Halaman           : h. Petugas melakukan monitoring pergerakan barang.
i. Petugas melakukan update stock barang di gudang.
5. Diagram Alir Prosedur Disetujui Oleh: Diperiksa Oleh: Dibuat Oleh: Nama Petugas Nama Petugas Nama Petugas Jabatan Jabatan Jabatan Perancangan SOP dapat kita lihat pada tabel 3. Tabel 3: Hasil Rancangan SOP Logo dan Nama Perusahaan No. Dokumen    : Mulai Berlaku    : STANDARD OPERATING PROCEDURE PENYIMPANAN BARANG Revisi                : Tanggal Revisi   : Halaman            : Aktivitas PIC Keterangan Kepala Gudang Pengecekan meliputi suhu ruangan gudang Kepala Gudang Kepala gudang menerima barang dari pemasok Operator Meliputi kadar air jagung Administrasi Admin mencatat jumlah barang masuk Mulai Pengecekan kondisi gudang
Penerimaan barang dari pemasok Pengecekan dan penyortiran barang Pencatatan jumlah barang yang masuk Menyiapkan tempat penyimpanan berdasarkan seri barang Dokumen Penerimaan Dokumen
Pencatatan
Vol. 20; No. 2; 2022; Hal 158-166
Logo dan Nama Perusahaan No. Dokumen    : Mulai Berlaku    : STANDARD OPERATING PROCEDURE PENYIMPANAN BARANG Revisi                : Tanggal Revisi   : Halaman            : Operator Penempatan barang menyesuaikan jenis atau seri jagung Operator Barang tidak disimpan langsung di lantai Operator Maksimum 8 tumpukan karung Kepala Gudang Memastikan aliran keluar masuk barang sesuai prinsip first in first out Operator Memastikan kecukupan kapasitas dan efisiensi pemakaian tempat penyimpanan barang
Terdapat beberapa aktivitas yang dapat dijadikan panduan dalam penyimpanan barang di gudang. Setiap pihak yang  berkaitan  dengan  gudang  seperti  kepala  gudang,  bagian  administrasi  serta  operator  gudang  perlu bertanggung jawab dalam menjalankan aktivitas atau pekerjaannya. Dengan adanya SOP penyimpanan barang ini dapat dijadikan sebagai pedoman ataupun prosedur dalam melaksanakan aktivitas di gudang serta pekerja harus mematuhi kebijakan yang sudah dibuat oleh perusahaan.

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan diketahui aktivitas pergudangan di PD. Putra sejati meliputi penerimaan, penyimpanan hingga pengiriman. Terdapat permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan terkait penyimpanan barang yang diakibatkan karena tidak adanya standard operating procedure (SOP). Perancangan perbaikan sistem  manajemen  pergudangan  dilakukan  dengan  membuat  perancangan  SOP  penyimpanan  barang.  Hal tersebut didasarkan pada hasil identifikasi masalah yang ditunjukan dengan diagram pareto yang mana pada diagram tersebut menunjukkan bahwa tidak adanya standard operating procedure (SOP) penyimpanan barang merupakan penyebab utama permasalahan dengan nilai tertinggi. Perancangan SOP meliputi beberapa tahapan dimulai  dari  mencari  informasi  hingga  perancangan  SOP  penyimpanan.  Penelitian  selanjutnya  diharapkan melakukan penelitian mengenai tahapan implementasi SOP yang sudah dibuat untuk melihat perbandingan sebelum dan sesudah dibuatnya SOP penyimpan barang di gudang.
Menyusun palet untuk meletakan barang
Menyimpan barang secara horizontal Monitoring pergerakan barang
Melakukan update
stock barang di gudang
Selesai

## DAFTAR PUSTAKA
[1] H. Aulawi,  D.  Rahmawati,  R. Adawiyah,  and  I.  Putri,  “Strategi  Pencapaian  Keunggulan  Bersaing Minuman Kemasan Lemon Menggunakan Metode Business Model Canvas & SWOT,” vol. Vol. 19; N, pp. 146–151, 2021.
[2] M.  Hudori  and  L.  Belakang,  “Penerapan  Kaizen  untuk  Mempermudah  Pengambilan  Barang  pada Gudang Finished Goods,” vol. 6, no. 2, pp. 4–9, 2017.
[3] S. Saputra, “Analisis Kualitas Pelayanan Pergudangan Pada Pt Agility International Cabang Surabaya,” J. Bisnis dan Pemasar. , vol. 10, no. September, pp. 4–5, 2020.
[4] R. V Martono, Dasar-dasar Manajemen Rantai Pasok . Bumi Aksara, 2019.
[5] A. Ikhwana and F. H. Subagja, “Indentifikasi dan Mitigasi Risiko Rantai Pasok Susu Sapi Perah,” vol. Vol. 20; N, no. 1, pp. 1–10, 2022.
[6] P. Cv, P. Indah, O. N. Cv, and P. Indah, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada Cv. Pasific Indah Manado,” vol. 6, no. 4, pp. 2278–2287, 2018.
[7] A. S. Bona, Jufri, Subhan Hayun, “Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan,” vol. 7, no. 1, pp. 391–402, 2021.
[8] B. Rahardjo, F. T. Industri, P. Studi, T. Industri, U. Kristen, and P. Jl, “Perancangan Sistem Manajemen Gudang Material Penunjang Di PT XYZ,” vol. 12, no. 2, pp. 127–136, 2017.
[9] C. Makatengkeng, A. B. H. Jan, and J. S. B. Sumarauw, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada Pt. Timur Laut Jaya Manado,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 7, no. 4, pp. 5924–5933, 2019.
[10]  S.  S.  F.  erwin  Sitorus,  “Pembakuan Aktivitas  Pergudangan  Dengan  Standard  Operating  Procedure (SOP) di PT. XYZ,” vol. 19, no. 2, pp. 65–71, 2017.
[11]  J. S. Albi Anggito, Metodologi penelitian kualitatif . CV Jejak (Jejak Publisher), 2018.
[12]  N. A.  B. Yulianto,  M.  Maskan,  and A.  Utaminingsih, Metode  Penelitian  Bisnis:  Metode  Penelitian Bisnis . UPT Percetakan dan Penerbitan Polinema, 2018.
[13]  R. Hasibuan, Perencanaan dan Evaluasi Kesehatan Masyarakat . Penerbit NEM, 2021.
[14]  R. A.  Setyawan  and  W.  F. Atapukan,  “Pengukuran  Usability  Website  E-Commerce  Sambal  Nyoss Menggunakan Metode Skala Likert,” Compiler , vol. 7, no. 1, pp. 54–61, 2018.