## SOSIALISASI PEMANFAATAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DI PT. BUDI ANDHIKA PRIMA AYUDIA
Uly Amrinaˡ, Muhammad Isa Lufti², Raden Adriyani Oktora³ *
1,2,3 Teknik Industri & Universitas Mercubuana, Jl. Raya Meruya Selatan Kembangan, Jakarta Email Correspondence:adriyani.oktora@mercubuana.ac.id

## ABSTRAK
Pengabdian  masyarakat  ini  bertujuan  untuk  membuka  wawasan  pengusaha  UMKM.  PT.  Budi Andhika Prima Ayudia khususnya sebagai tempat pelaksanaan pengabdian, bergerak di bidang kosmetik.  Pengabdian  yang  dilakukan  meliputi  pemanfaatan  ERP  dalam  proses  bisnis  yang terdiri  dari  modul  pembelian,  persediaan,  dan  penjualan.  Saat  ini  semua  sistem  informasi perusahaan  masih  menggunakan  sistem  manual  (hanya  menggunakan  microsoft  excel),  yang menyebabkan  beberapa  permasalahan  terjadi,  seperti  perbedaan  data  transaksi,  kesalahan pencatatan, kelebihan order , dan lain-lain. Untuk membenahi sistem informasi perusahaan, tim pengabdian  UMB  melakukan  sosialisasi  pemanfaatan  ERP  yang  menyasar  kepada pemilik/direktur  perusahaan  hingga  ke  level  staff.  Pelaksanaan  sosialisasi  yang  dilakukan dilengkapi  dengan  contoh-contoh  kasus,  tim  pengabdian  bermaksud  meningkatkan awareness dan motivasi semua tenaga kerja bahwa dengan melakukan implementasi ERP merupakan salah satu strategi untuk mencapai UMKM yang sustainable .
Kata Kunci: Sosialisasi, ERP, UMKM, Kosmetik, Odoo

## ABSTRACT
This  community  service  aims  to  open  the  insights  of  MSME  entrepreneurs.  PT.  Budi  Andhika Prima Ayudia, especially as a place for community service, is engaged in cosmetics. The service includes the use of ERP in business processes which consist of purchasing, inventory, and sales modules.  Currently  all  company  information  systems  still  use  manual  systems  (only  using Microsoft  Excel),  which  causes  several  problems  to  occur,  such  as  differences  in  transaction data,  recording  errors,  excess  orders,  and  others.  To  improve  the  company's  information system, the UMB service team conducted socialization on the use of ERP targeting the company owner / director down to the staff level. The implementation of the socialization carried out is complemented by case examples, the service team intends to increase awareness and motivation of all workers that implementing ERP is one of the strategies to achieve sustainable MSMEs
Keywords: Socialization, ERP, MSME, Cosmetics, Odoo

## PENDAHULUAN
Usaha  Mikro,  Kecil,  dan  Menengah  (UMKM)  berperan  strategis  dan  kritikal sebagai tulang punggung perekonomian (Achanga et al., 2006), karena UMKM adalah sebuah  bisnis  yang  menyerap  tenaga  kerja  terbanyak,  sehingga  dapat  membantu perkembangan  ekonomi  regional.  UMKM  memberikan  kontribusi  signifikan  terhadap perluasan  kesempatan  kerja,  pembentukan  lingkungan  sosial  yang  inklusif  dan
Vol 4, No. 2, 2021
pengentasan kemiskinan. Meskipun UMKM diharapkan terus berkembang dan mampu bersaing,  namun  kondisi  yang  terjadi  adalah  UMKM  masih  memiliki  beberapa kelemahan  dalam  kinerja  bisnisnya.  Salah  satunya  adalah  kurangnya  pendayagunaan teknologi  informasi  dalam  proses  bisnisnya  (Sungkono  et  al.,  2019),  yang  disebabkan karena keterbatasan modal dan keahlian sumber daya yang dimilikinya.
Banyak  perusahaan  besar  mengimplementasikan  sistem  ERP  sebagai  salah  satu solusi untuk meningkatkan kinerja bisnisnya (Ramli & Widayat, 2017). Beberapa tahun ini,  ERP  mulai  diperhatikan  oleh  UKM  untuk  dapat  diadopsi  dalam    organisasi. Namun, meskipun banyak penelitian yang sukses menunjukkan implementasi ERP pada UKM,  namun  karena  kompleksitas  UKM  yang  beragam  maka  masih  saja  ada  UKM yang belum menerapkannya (Olson & Staley, 2012).
PT. Budi Andhika Prima Ayudia (PT. BAPA) merupakan salah satu UMKM yang bergerak  di  bidang  penjualan  produk  kosmetika  perawatan  tubuh  yang  baru  berdiri  di akhir  tahun  2017.  Meskipun  sebagai  bentuk  usaha  perseroan  terbatas  baru  berusia  3 tahun,  namun  PT.  BAPA  sebenarnya  adalah  pemekaran  dari  PD.  Budi  Andhika  (PD. BA)  yang  memisahkan  antara  fungsi  manufaktur  dan  fungsi  penjualannya.  Gambar  1 menunjukkan foto lokasi kerja PT. BAPA
Gambar 1. Lokasi Kerja PT. Budi Andhika Prima Ayudia
Struktur organisasi PT. BAPA sangat sederhana, hanya terdiri dari 5 orang, yaitu 1 orang  Direktur  Utama,  1  orang  Manager  Operasional  yang  membawahi  3  orang  staff yang meliputi pemasaran, administrasi dan keuangan, serta logistik dan distribusi. Pada awalnya PT. BAPA hanya memiliki 1 vendor (yaitu PD. BA) dan 2 customer berbadan hukum. Seiring dengan perkembangan bisnisnya, PT. BAPA menambah jumlah vendor dan  customer  yang  dimilikinya.  PT  BAPA  memasarkan  lebih  dari  30  produk,  dengan variasi  dalam  jenis  maupun  ukuran.  Saat  ini  system  informasi  yang  berjalan  di perusahaan bersifat manual (dengan menggunakan excel), yang tidak terintegrasi antara pembelian,  persediaan,  dan  penjualan.  Padahal  proses  administrasi  ketiga  fungsi tersebut  hanya  diurus  oleh  1  orang  pegawai  saja.  Pegawai  tersebut  sering  menghadapi kesulitan  ketika  harus  memonitor  jumlah  persediaan  dan  menyeimbangkan  antara pembelian,  persediaan  dan  penjualan.  Namun  perusahaan  tidak  memiliki  kemampuan tentang  teknologi  sistem  yang  dapat  membantu  permasalahan  kinerja  administrasi tersebut
Langkah 1 : Tahap Persiapan → Identifikasi Kebutuhan Sasaran Langkah 2 : Pelaksanaan Sosialisasi dalam 3 termin Langkah 3 : Evaluasi Hasil – Pemetaan Kesiapan Perusahaan Untuk Implementasi
ERP

## METODE PELAKSANAAN
Secara umum langkah-langkah kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini dibagi menjadi  tiga  tahap  yakni  persiapan,  pelaksanaan,  dan  evaluasi  sebagaimana  tergambar dalam Gambar 2.
Gambar 2. Langkah-Langkah Sosialisasi Pemanfaatan ERP Pada PT. Budi Andhika
• Pada tahap persiapan yang dilakukan adalah menganalisa masalah dan kebutuhan. Pelaksana  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  mencari  data  dan  informasi  dari manajemen  PT.  BAPA.  Tahap  ini  menitikberatkan  pada  identifikasi  masalah  dan mencari  upaya  untuk  membantu  mengatasi  masalah  yang  muncul.  Media  yang digunakan  adalah  lewat  komunikasi  seluler  dan  video  conference  via  aplikasi google meets.
• Tahap kedua yaitu pelaksanaan terbagi menjadi beberapa hari. Hari pertama adalah penyampaian  teori  dan  contoh-contoh  disertai  dengan  kuis-kuis.  Hari  kedua dilanjutkan  dengan  materi  yang  lebih  aplikatif  yaitu  pembelajaran  praktik  melalui media komputer dengan aplikasi ERP yang merujuk pada beberapa buku yang ada. Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  ini  ditutup  di  hari  terakhir  dengan laporan hasil kuis dan praktik dari para peserta. Di tahap akhir peserta menunjukan hasil yang di dapat selama pelatihan baik secara teori maupun praktik.
• Selanjutnya sebagai tahap terakhir adalah evaluasi kegiatan dan pemetaan kesiapan perusahaan  dalam  pemanfaatan  ERP.  Evaluasi  ini  dilakukan  dengan  melaporkan kepada pihak manajemen hasil sosialisasi ERP dan mendiskusikan secara mendetail tentang  rencana  aktifikas  dan  jadwal  implementasi  ERP  di  perusahaan.  Pelaksana Pengabdian  Kepada  Masyarakat  juga  akan  merangking  dan  memberikan  reward kepada  peserta  dengan  nilai  Ujian  Kompetensi  Tertinggi.  Hal  ini  bertujuan  agar dapat  memberikan  motivasi  belajar  praktik  peserta  dan  ketercapaian  tujuan  dari kegiatan ini.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Identifikasi Kebutuhan Implementasi
Pada tahapan awal, tim pengabdian masyarakat UMB menemui pihak manajemen PT.  Budi  Andhika  sebagai  mitra  untuk  menjelaskan  rencana  implementasi  ERP  di UMKM kosmetik tersebut.  Kemudian tim  memetakan proses bisnis yang ada saat ini dan mengumpulkan data-data pendukung, yang meliputi :
a. Master Data
• Product catalogue
• Product master
• Vendor master
• Customer master
• Price master
b. Data transaksi (trial)
• Jumlah/kuantitas permintaan
• Tanggal dokumen
• Persediaan awal
• Jumlah penjualan
• Persediaan akhir

## Sosialisasi Implementasi ERP berbasis aplikasi Odoo
Kegiatan  pelatihan  Perhitungan  Biaya  Produksi  dan  Harga  Jual  Produk  telah dilaksanakan pada :
▪ Tanggal: 17 Februari 2020
▪ Waktu : Jam 14.00 s/d 16.00
▪ Tempat : Google Meets (https://meet.google.com/uei-fnkh-tws)
Pelatihan  diikuti  oleh  37  peserta  dari  UMKM  Kosmetik  dan  juga  Masyarakat umum. Masyarakat umum ini terdiri dari mahasiswa dan akademisi Daftar peserta dapat pada Tabel 1.
Tabel 1. Daftar Peserta Pelatihan No Nama Alamat email No HP Asal Institusi Profesi 1 Adam Dian Nugraha adam.dian.nugraha@gmail.com 8561357163 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 2 Adinda Putri Ramadhanti adindaaputriii20@gmail.com 85894377138 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 3 Aditya Putra Nugroho adityaputra1798@gmail.com 85711838625 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 4 Aldi Ferdiansyah aldyeferdian@gmai.com 85716502091 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 5 Arif Prasetya A, SSi arif.forwardcosmetics@gmail.com 8111949497 CV. Cahaya Multi Mandiri UKM 6 Aulia Shinta Astuti popy3yuliarty@gmail.com 81945118870 Umum Akademisi 7 Bagus Pratama Kusuma Putra baguspratamakusuma@gmail.com 81211708316 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 8 Chaedar Saleh Reksalegora chaedar.saleh69@gmail.com 817421543 Yayasan Negeri Rempah UKM 9 Chris Martin Simatupang chrismartinmartin175@gmail.com 85780280246 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 10 Doni Aldini donialdini65@gmail.com 81292607650 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 11 Dra. Effiati Aryoko. apt effiatiaryoko.02@gmail.com 811150025 Budi Andhika Group UKM 12 ENI YUNINGSIH eny_y26@yahoo.com 85695293877 PT. Budi Andhika Prima Ayudia UKM 13 Faizal Dahlan SE MM faizal.dahlan@gmail.com 811755117 CV. Cahaya Multi Mandiri UKM 14 Fauzan Abdu Razak fauzanrazak12@gmail.com 82214430229 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 15 Ghina Rahmatika rahmatika.ghina@gmail.com 82123087078 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 16 Hasri Ariansa hasriarian56@gmail.com 085269197608  Jakarta Global University (JGU) Akademisi 17 Irfan Afriliansyah irfanafrlnsyh@gmail.com 85779648336 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 18 Lila wulandari hailawld17@gmail.com 8192491114 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 19 Mahendra FY ferdinata.yasa@gmail.com 8569905519 Budi Andhika Group UKM 20 Mochamad Nur Arifin marifin66@gmail.com 81556571266 SMKN 3 KEDIRI-JATIM Akademisi 21 Muhamad Rafhel Diva rafheldifaa@gmail.com 81299461427 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 22 Muhammad dian ramadhan myc.ramadhan@gmail.com 87820916458 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 23 Muhammad luthfi naufal muhammadluthfinaufal@gmail.com 81380231625 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 24 Novera Elisa Triana novera.elisa@mercubuana.ac.id 81385850400 Universitas Mercu Buana Akademisi 25 Rafqi Gilang Perdana rafqig@gmail.com 87779261770 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 26 Rastiyo Sembodo rastiyosembodo09@gmail.com 85711413215 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 27 Rastiyo Sembodo rastiyosembodo09@gmail.com 85711413215 Universitas Mercu Buana Mahasiswa 28 Rizky Ruslan rruslan275@gmail.com 82248307910 Universitas negeri makassar Akademisi 29 Rr. Kunti Prasetyoastuti kunti.takariawan@gmail.com 8176583035 PD. Budi Andhika UKM 30 Savira Ayu Febriyanti saviraayufbr@gmail.com 85772284244 Budi Andhika Group UKM 31 Siti Eriyani Sherrysitieriyani@gmail.com 81398503789 STIE IPWI Jakarta Akademisi 32 Sugiarti sugi@jgu.ac.id 81802703354 Jakarta Global University (JGU) Akademisi
Vol 4, No. 2, 2021
33 Sugiarti cmeymeyzuka01860@gmail.com 88806633719 UMKM C'MEY MODISTE UKM 34 Suparno suparno.hastana@gmail.com 82114442133 Bengkel Hastana Bodyrepair UKM 35 Wendy Tri S A hokiwendy@yahoo.com 8159295633 PT BUDI ANDHIKA UKM 36 Yusyida Munsa Idah yusyida_mi@amikompurwokerto.a c.id 81225018973 Universitas Amikom Purwokerto Akademisi 37 zakaria subakti zakariasubakti34@gmail.com 85779236502 PD. Budi Andhika UKM
Pelatihan dilakukan dalam 3 sesi yang dilakukan dengan aktif 2 arah, yaitu :
1. Sesi 1, yang memperkuat pemahaman konsep ERP :
a. Pemaparan  mengenai  permasalahan  yang  dihadapi  UMKM  kosmetik  dan mengapa ERP dibutuhkan
b. Penjelasan  mengenai  konsep  ERP,  manfaat,  dan  bagaimana  cara memanfaatkannya
c. Penjelasan  mengenai  proses  bisnis  UKM  Kosmetik  yang  digunakan  sebagai dasar pengembangan ERP
2. Sesi 2 merupakan sesi praktek yang menunjukkan apa saja isi dari aplikasi ERP dengan menggunakan aplikasi Odoo, yang meliputi :
a. Modul pembelian
b. Modul inventory
c. Modul penjualan
3. Sesi 3 merupakan sesi pengalaman narasumber yang merupakan praktisi Odoo untuk UMKM
Gambar 3. Foto Pelaksanaan Webinar
Hasil yang didapat oleh peserta dari pelatihan ini adalah :
• Peserta dapat memahami permasalahan system informasi di UMKM dan apa yang akan terjadi jika tidak segera dipecahkan.
• Peserta dapat memahami konsep ERP dan mendapatkan contoh-contoh nyata implementasi ERP.
• Peserta memiliki motivasi untuk menerapkan system informasi terintegrasi berbasis ERP dalam bisnisnya.

## Evaluasi Hasil Pelatihan
Sebagaimana disebutkan dalam target luaran, untuk melihat efektivitas dari pelatihan ini, dibagi dalam 2 kriteria :
1. Evaluasi Peserta Pelatihan Untuk mengevaluasi peningkatan kemampuan peserta, tim Pengabdian UMB memberikan kuesioner pilihan ganda dalam google form  yang  harus  diisi  oleh  peserta.  Hasil  dari  nilai  rata-rata  peserta dijelaskan dalam Tabel 3. Peserta juga terlihat sangat antusias dalam diskusi-diskusi yang dilakukan
Tabel 2. Rekap Hasil Evaluasi Peserta Pelatihan No Item Nilai Rata-Rata I Pemahaman mengenai ERP 88 II Attitude 1. Pengetahuan umum 80 2. Partisipasi dalam kuis dan tanya jawab 80

## 2. Evaluasi Program Pelatihan
Berdasarkan hasil survey dengan aplikasi slido yang dishare link nya via google meets, dapat dievaluasi bahwa peserta cukup merasakan manfaat atas pelatihan ini. Hasil rekap Kuesioner yang dibagikan dapat ditunjukkan dalam Tabel 3.

## Tabel 3. Rekap Hasil Evaluasi Program Pelatihan Perhitungan Biaya Produksi dan Harga Jual Produk melalui Kuesioner
No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah materi dan diskusi pada webinar ini cukup membuka wawasan tentang Sistem Terintegrasi 100% 3 Apakah Anda merasakan manfaat dari pelatihan ini 89% 11% 4 Apakah Anda terinspirasi untuk memanfaatkan ERP dengan aplikasi Odoo sebagaimana yang disajikan dalam pelatihan ini
100%
Berdasarkan  hasil  kuesioner  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  program  pelatihan Perhitungan biaya produksi dan harga jual produk ini berhasil dengan indikator:
1. 100% merasa memiliki keterbukaan wawasan.
2. 89% merasakan manfaatnya dengan pelatihan ini.
3. 100% peserta terinspirasi untuk menerapkannya dalam proses bisnisnya

## KESIMPULAN DAN SARAN

## Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
1. Sosialisasi  pemanfaatan  ERP  dapat  membantu  para  PT  Budi  Andhika  Prima Ayudia pada khususnya, dan UMKM kosmetik pada umumnya, dalam memahami permasalahan  krusial  yang  dihadapi  dalam  system  informasi  dan  memiliki motivasi untuk menyelesaikannya dengan ERP.
2. Pelatihan  diselenggarakan  secara  webinar,  tanggal  17  Februari  2021  dan  diikuti oleh 37 peserta dari UMKM Kosmetik dan Masyarakat umum. Studi kasus yang diangkat menggunakan implementasi ERP pada PT. Budi Andhika Prima Ayudia yang telah dikembangkan tim Pengabdian Masyarakat UMB sebelumnya.
3. Pelatihan dibagi dalam 3 sesi, dimana sesi pertama tentang permasalahan UMKM dan  konsep  ERP,  kemudian  di  sesi  kedua  berisi  praktek  implementasi,  dan  sesi ketiga dilengkapi dengan Contoh-contoh kasus implementasi ERP di UMKM oleh narasumber praktisi.
4. Hasil yang didapatkan dari pelatihan ini adalah peserta memiliki pemahaman dan kemampuan untuk mengimplementasikan ERP.
5. Berdasarkan  kuesioner  dan  pengamatan  selama  pelatihan,  88%  peserta  memiliki pemahaman  tentang  pemanfaatan  ERP,  dan  100%  peserta  termotivasi  untuk mengimplementasikannya. Hal ini menunjukkan bahwa program ini cukup efektif.

## Saran
Tim  pelaksana  menyarankan  agar  pelatihan  ini  dapat  diterapkan  pada  semua  produk yang  dihasilkan  oleh  PT.  Budi  Andhika  Prima  Ayudia,  dan  dievaluasi  kembali mengenai efektivitas dan efisiensi nya.

## DAFTAR PUSTAKA
Carter,  W.  K.,  &  Usry,  M.  F.  (2009).  Akuntansi  Biaya  Edisi  14. Jakarta:  Salemba Empat .
Hartoko, A. (2014). Kupas Tuntas Microsoft Office 2010 : PT Elex Media Komputindo.
Jarot, S., Shenia, A., & Sudarma, S. (2012). Buku Pintar Microsoft Office 2007 & 2010: Word-Excel-PowerPoint : MediaKita.
Nurhidayah, F., Sofia, I. P., Wisnantiasri, S. N., & Mutira, P. (2018). Family Financial Management  Training  for  Housewives  in  the  Family  Welfare  Movement  Group (PKK)  in  Sawah  Baru  Village,  Ciputat  Sub-District,  South  Tangerang  District  of Banten  [Pelatihan  Pengelolaan  Keuangan  Keluarga  bagi  Ibu  Rumah  Tangga  pada Kelompok Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) di Kelurahan Sawah
Baru  Kecamatan  Ciputat  Tangerang  Selatan  Banten]. Proceeding  of  Community Development, 1 , 57-66.
Rasid, A. U. (2018). Analisis Profitabilitas Pada PT. Fast Food Indonesia tbk Gorontalo Management Research, 1 (1), 44-58.
Rayburn,  L.  G.  (1999).  Akuntansi  Biaya:  dengan  menggunakan  Pendekatan Manajemen Biaya. Edisi Keenam Jilid, 2 .
Widiastuti,  T.,  Anandha,  A.,  &  Widyaswati,  R.  (2018).  Peningkatan  Kesejahteraan Keluarga  Melalui  Pelatihan  Wirausaha  Produk  Camilan  Sehat  Stik  Seafood  bagi Ibu  Rumah  Tangga  di  Kelurahan  Mlatibaru  Semarang. Journal  of  Dedicators Community, 2 (1), 17-26.