## SISTEM INFORMASI INVENTORY ALAT TULIS KANTOR (ATK)
MENGGUNAKAN METODE WATERFALL
(Studi Kasus : Otoritas Jasa Keuangan (OJK))
1 Karlena Indriani, 2 Sudarmadi
1 Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta Jl. RS Fatmawati No. 24 Jakarta Selatan
2 Program Sistem Informasi, STMIK Nusa Mandiri Jakarta
Jl. Kramat Raya No.18 Jakarta Pusat
Email : karlena@bsi.ac.id , Sudarmadi@ojk.go.id

## ABSTRACT
Management Systems ATK (Stationery Office tools) in the Financial Services Authority ( FSA ) is currently  still  done  manually  ,  thus  still  frequent  occurrence  of  error  information  .  With  this information errors , report creation has slowed plans for the use of goods budget submission next year.  How  the  management  of  inventory  data  can  be  integrated  with  both  the  master  data  , transaction  data  and  reports  ?  How  to  design  a  system  that  can  give  information  about  the classification code of the goods so as to facilitate the administration of the Head in managing data items  ?  How  to  design  a  system  that  can  provide  a  warning  when  approaching  the  limit  stock inventory  minimum  ?  How  Kasubag  can  obtain  information  in  the  form  of  a  complete  report  as required  in  the  master  data  and  transaction  data  each  period  ?  Intranet -based  information systems that can provide information on the activities demand ATK (Stationery Office Tools) from each  directorate  or  department  .  Creating  a  management  information  system  design  stationery that  is  expected  to  assist  and  speed  up  the  reporting  process  and  reduce  errors  ATK  usage information that will generate reports that can be accounted for . Key Word: Inventory Information Systems, Stationery Office

## ABSTRAK
Sistem Pengelolaan  ATK (Alat-alat Tulis Kantor) di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) pada saat ini masih dilaksanakan secara manual, dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan informasi. Dengan  kesalahan-kesalahan  informasi  tersebut,  mengakibatkan  lambatnya  pembuatan  laporan rencana  pemakaian  barang  untuk  pengajuan  anggaran  tahun  yang  akan  datang. Bagaimana pengelolaan  data  persediaan  barang  dapat  terintegrasi  dengan  baik  antara  data  master,  data transaksi  dan  laporan? Bagaimana  merancang  sistem  yang  dapat  memberikan  informasi  tentang pengklasifikasian  kode  barang  sehingga  memudahkan  bagian  administrasi  kasubag  dalam mengelola data barang? Bagaimana merancang sistem yang dapat memberikan peringatan apabila persediaan  barang  mendekati  batas  stok  minimum? Bagaimana  Kasubag  dapat  memperoleh informasi  berupa  laporan  yang  lengkap  sesuai  kebutuhan  pada  data  master  dan  data  transaksi setiap  periodenya? Sistem  informasi  berbasis intranet yang  dapat  menyajikan  informasi  kegiatan permintaan  ATK  (Alat-alat  Tulis  Kantor)  dari  masing-masing  direktorat  atau  departemen. Membuat  suatu  rancangan  sistem  informasi  pengelolaan  ATK  yang  diharapkan  dapat  membantu dan  mempercepat  proses  pembuatan  laporan  pemakaian  ATK  serta  mengurangi  kesalahan informasi sehingga akan menghasilkan laporan-laporan yang dapat dipertanggungjawabkan. Kata Kunci: Sistem Informasi, Inventory Alat Tulis Kantor (ATK)

## PENDAHULUAN
Dewasa  ini  aplikasi  teknologi  sangat berkembang  pesat  terutama  dalam  bidang Teknologi  Informasi  dan internet.  Telah diakui  banyak  kalangan  bahwa internet adalah  salah  satu  media  informasi    yang cukup  efektif  dan  murah  dalam segala bidang  kegiatan,  salah  satunya  adalah dengan  menggunakan website. Otoritas  Jasa Keuangan  atau  lebih  dikenal  dengan  istilah OJK,  adalah  sebuah  lembaga  pengawasan jasa keuangan yang independen dan mengawasi industri perbankan, pasar modal, reksadana,  perusahaan  pembiayaan,  dana pensiun  dan  asuransi. Sistem  Pengelolaan ATK  (Alat-alat  Tulis  Kantor)  di Otoritas Jasa  Keuangan  (OJK) pada  saat  ini  masih dilaksanakan secara manual, dengan demikian  masih  sering  terjadinya  kesalahan informasi. Dengan kesalahan-kesalahan informasi tersebut, mengakibatkan lambatnya  pembuatan  laporan  rencana pemakaian barang untuk pengajuan anggaran tahun yang akan datang. Direktorat Logistik  yang  berperan  sebagai  pemasok barang-barang  ATK,  terlambat  menerima laporan dari gudang, keterlambatan pemasokan  barang barang  ATK  ini  secara tidak  langsung  akan  mempengaruhi  proses lamanya  permintaan  yang  ada  di  masing- masing  Departemen/Direktorat.  Setiap  unit kerja/instansi  pada  akhir  tahun  harus mengajukan  rencana  pemakaian  ATK  tahun berikutnya  kepada  bagian  perlengkapan. Bagian  perlengkapan  kemudian  membuat rencana  anggaran  pemakaian  ATK.  Agar rencana anggaran yang dibuat dapat
mencukupi
kebutuhan ATK tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang pemakaian ATK. Adakalanya jumlah barang yang  tercatat  tidak  sesuai  dengan  jumlah barang  yang  ada  digudang,  sehingga  perlu adanya transaksi penyesuaian jumlah barang.  Data  yang  harus  dicatat  adalah rencana  pemakaian  barang  setiap  unit kerja/instansi,  transaksi  pemakaian  barang, transaksi pengadaan barang, transaksi penyesuaian barang, serta data awal barang.Bagian gudang  memiliki tugas  untuk menangani pencatatan data persediaan barang, pembelian barang, permintaan untuk keperluan  kegiatan  operasional  seluruh bagian,  hingga  pelaporan  dan  jumlah permintaan setiap bulannya, hal ini dikarenakan  belum  adanya  sistem  yang mendukung untuk menyediakan informasi.

## BAHAN DAN METODE Pengertian Sistem Informasi Persediaan
Sistem informasi Persediaan adalah suatu  sistem  untuk  mengumpulkan  dan memelihara  data  menjelaskan  mengenai persediaan barang,  mengubah  data  tersebut menjadi  informasi  dan  melaporkan  kepada pemakai (Mcleod, 2002).
Sistem persediaan ini memiliki fungsi utama yaitu  dapat  menghasilkan  arus  informasi yang :
a. Mendukung kerja rutin bagian inventory  control  dengan  mendapatkan dan mencatat data persediaan,
b. Mendukung keputusan yang diperlukan oleh bagian gudang dan bagian control.
c. Membantu  persiapan  laporan  internal dan eksternal.

## Konsep  Dasar  Model  Pengembangan Sistem
Menurut Sukamto dan Shalahuddin
(2013:28) Model SDLC air terjun (waterfall) sering  juga  disebut  model  sekuensial  linier (sequential  linear) atau  alur  hidup  klasik (classic  life  cycle).  Model  air  terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat  lunak  secara  sekuensial  atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support).  Berikut  ini  adalah  gambar  model air terjun :
Sumber : Sukamto  dan Shalahuddin (2013: 29)

## Gambar 1 Ilustrasi Metode Waterfall
Penjelasan  dari  tahap-tahap waterfall  model adalah sebagai berikut :
a. Analisa kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan
dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat  lunak  agar  dapat  dipahami perangkat  lunak seperti  apa  yang dibutuhkan  oleh user.  Spesifikasi kebutuhan  perangkat  lunak  pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. Sistem/Rekayasa Informasi Desain Pengodean Analisis Pengujian
b.
Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan  program  perangkat  lunak termasuk  struktur data,  arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka,  dan  prosedur  pengodean. Tahap  ini  mentranslasi  kebutuhan perangkat  lunak  dari  tahap  analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapa diimplementasikan menjadi program pada tahp selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan  pada  tahap  ini  juga  perlu didokumentasikan.
c. Pembuatan Kode Program Desain harus ditranslasikan ke dalam program  perangkat  lunak.  Hasil  dari tahap  ini  adalah  program  komputer sesuai  dengan  desain  yang  telah dibuat pada tahap desain.
d. Pengujian Pengujian  fokus  pada  perangkat lunak  secara  dari  segi  lojik  dan fungsional, memastikan bahwa semua bagian  sudah  diuji.  Hal  ini  dilakukan untuk  meminilisir  kesalahan (Error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
e. Pendukung
(support) atau pemeliharaan (maintenance) Tidak  menutup  kemungkinan  sebuah perangkat lunak mengalami perubahan  ketika  sudah  dikirimkan ke user. Perubahan bias terjadi karena adanya  kesalahan  yang  muncul  dan tidak  terdeteksi  saat  pengujian  atau perangkat  lunak  harus  beradaptasi dengan  lingkungan  baru.  Tahap pendukung  atau  pemeliharaan  dapat mengulangi  proses  pengembangan mulai  dari  analisis  spesifikasi  untuk perubahan  perangkat  lunak  yang sudah  ada,  tapi  tidak  membuat perangkat lunak baru.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Proses Bisnis Sistem
Setiap satuan kerja mempunyai  sub bagian administrasi yang salah satu tugasnya adalah  menyediaakan  Alat  Tulis  Kantor (ATK)  yang  dibutuhkan  dalam  satuan  kerja tersebut berikut proses bisnis untuk kegiatan Inventory  ATK.  Pada  kegiatan  Permintaan Barang ATK maka Sub Bagian Administrasi mengajukan nota dinas ke Kabag.
Administrasi jika sudah di acc maka Kabag. Adminsitrasi  mengeluarkan  Nota  Dinas Permintaan  ATK  ke  Direktorat  Logistik. Direktorat  Logistik  memberikan  disposisi kepada  Kabag.  Pelaksanaan  Logistik & Pengamanan setelah di acc maka diserahkan ke Bagian Gudang. Pada kegiatan Pengeluaran  Barang  Bagian  Gudang  setelah menerima disposisi dari Kabag. Pelaksanaan Logistik  &  Pengamanan  lalu  mengecek barang sesuai yang diminta oleh Sub Bagian Administrasi  jika  ada  maka  dibuatkan  Surat Perintah  Pengeluaran  Barang  tetapi  jika barang  tidak  ada  maka  Bagian  Gudang konfirmasi  ke Sub  Bagian  Administrasi yang  meminta.  Pada  kegiatan  pengadaan barang  jika  barang  dalam  kondisi  habis maka  Bagian  Gudang  membuat  Catatan Dinas    Permintaan  Barang  Persediaan  ke Kabag. Pelaksanaan Logistik & Pengamanan untuk  melakukan  pengadaan  barang  yang habis pakai ke vendor. Jika barang sudah ada maka  vendor  mengirimkan  tanda  serah terima barang dan barang kebagian gudang.
Gambar. 2 Package Diagram Use CaseHalaman
Administrasi Bagian Gudang
act Business Process Model Vendor Bag. Gudang Kabag. Logistik Kabag. Administrasi Sub. Bagian Administrasi Mulai Memberikan Nota Dinas Terima Nota Dinas Acc Nota Dinas Memberikan Nota Dinas Acc Acc Nota Dinas Memberikan Nota Dinas Acc Terima Nota Dinas Acc Terima Nota Dinas Cek Membuat SPPB Membuat PO Kirim PO Terima PO Kirim Kw itansi dan Barang Terima Kw itansi dan Barang Menyerahkan SPPB Terima SPPB dan Barang

## Analisis Kebutuhan Software
Berikut ini spesifikasi kebutuhan dari Sistem Inventory Alat Tulis Kantor (ATK) pada Otoritas Jasa Keuangan (OJK) berbasis intranet.
Halaman Bagian Administrasi Bagian Gudang:
A1. User dapat melakukan login A2. User dapat mengelola Data Barang A3. User dapat mengelola Data Unit A4. User dapat mengelola Data Bagian A5. User dapat mengelola Kategori A6. User dapat mengelola User A7. User dapat mengelola Inventory A8. User dapat mengelola Laporan

## Use Case Diagram
Package Diagram Halaman Admin Bagian Gudang
Gambar. 3 Package Diagram Use CaseHalaman Administrasi Bagian Gudang
Deskripsi Use case diagram Halaman Mengelola Data Barang:
Gambar. 4 Use Case Diagram Mengelola Data Barang
Gambar. 5 Use Case Diagram Mengelola Inventory Barang
Gambar. 6
Use Case Diagram Mengelola Laporan pkg Inv entory Mengelola Barang Mengelola Unit Mengelola Bagian Mengelola Kategori Mengelola User Mengelola Inv entory Mengelola Laporan uc Use Case Model Administrasi Bag. Gudang List Barang Cancel Form Barang Simpan Edit Hapus Cari «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» act Use Case Model Administrasi Bag. Gudang Tambah Stok Search Barang Tampilkan Barang Kurangi Stok «extend» «extend» «extend» uc Use Case Model Administrasi Bag. Gudang Laporan Barang Keluar Laporan Barang Tampilkan Laporan Laporan Barang Masuk «extend» «extend» «extend»

## C. Activity Diagram
1. Activity Diagram Halaman Administrator
Gambar 7 Activity Diagram Halaman Administrator

## Desain Database
1. ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 8 ERD Sistem Informasi Inventory Alat Tulis Kantor (ATK)

## 2. LRS (Logical Record Structure)

## Gambar 9
Logical Recors Structure Sistem Informasi Inventory Alat Tulis Kantor (ATK)
Software Architecture A. Component Diagram
Gambar 10 Component Diagram system permintaan alat tulis kantor
act Business Process Model Mulai Login Data Barang Data Unit Bagian Form Barang List Barang Form Unit List Unit Kategori Users Merge Merge Form Bagian List Bagian Merge Form Kategori List Kategori Merge Form User List User Merge Selesai Inv entory Kurangi Stok Tambah Stok Merge Laporan Data Barang Barang Keluar Merge Barang Masuk [Login Benar] [Login Salah] cmp Component Model Firew all Xampp pengadaan pengadaandb Web Web SQL Serv er

## B. Deployment Diagram
Gambar 11 Deployment Diagram system InventoryAlat
Tulis Kantor (ATK) 3. User Interface
Tampilan menu Form Login
Gambar 12 User interface Form Login
Tampilan Form Beranda
Gambar 13
User interface Form Beranda
Tampilan Form Data Entry Barang Gambar 14
User interface Form Data Entry Barang
Tampilan Form Inventory Masuk
Gambar 15
User interface Form Inventory Masuk
Tampilan Form Inventory Keluar
Gambar 16
User interface Form Inventory Keluar
deployment Deployment Model Server Web Db Server Xampp pengadaandb pengadaan

## Testing

## Tabel 1
Hasil pengujian Blakbox Testing form login

## KESIMPULAN
Setelah  melewati tahapan  analisis, perancangan  dan  implementasi  yang  ada pada  Otoritas  Jasa  Keuangan  (OJK),  maka penulis  mendapatkan  beberapa  kesimpulan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Dengan adanya aplikasi Sistem Pengadaan  Barang  ATK  yang  sudah terintegrasi ini, tentunya akan memudahkan  user  dalam  mengakses aplikasi ini.
2. Dengan  adanya  peringatan  stok barang  minimum  dapat  memudahkan Bagian  Gudang  dan  Kabag.  Logistik dalam  memantau  stok  barang  alat tulis kantor (ATK).
3. Adanya menu login bagi Sub. Bagian Administrasi dapat memperoleh informasi  data  stok  barang  dan transaksi yang cepat dan tepat.
4. Bagian  gudang dapat  menginput data penerimaan  dan  pengeluaran  barang dengan  cepat,  akurat  dan  dapat dipertanggung jawabkan.
5. Dengan  adanya  fitur  laporan  yang lebih  lengkap  sehingga membantu dalam  memperoleh  informasi  yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
6. Menambah  fitur-fitur  dan  fasilitas yang lebih memudahkan pengguna/user dalam mengolah
Sistem  Informasi  Persediaan  Barang Alat Tulis Kantor (ATK) ini sehingga menjadi  salah  satu  pilihan  untuk pengambilan keputusan yang tepat.
7. Karena  aplikasi  ini  hanya  mengolah data  persediaan  barang  saja,  maka nantinya diharapkan adanya hubungan  yang  terintegrasi  antara aplikasi  ini  dengan  sistem  pembelian barang  dan  penghitungan  budgeting pengadaan barang ATK. 8. Untuk  memaksimalkan  pengamanan sistem maka password yang digunakan  haruslah  kuat  dengan memperhatikan kriteria: berupa kalimat,  terdiri  dari  minimal  10-12 karakter dan harus kompleks. 9. Melakukan  penelitian  yang  lebih mendalam  lagi  sehingga Sistem Informasi  Persediaan  Barang  ini layak  untuk  diterapkan  di  Bagian Logistik  dan  Bagian  Gudang  pada Otoritas Jasa Keuangan (OJK).

## REFERENSI
[1]. Deni Mahdiana. Analisa Dan Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Dengan Metodologi Berorientasi  Obyek :  Studi  Kasus  PT.
Liga  Indonesia. Jurnal  TELEMATIKA MKOM,  Vol.3  No.2,  September  2011 ISSN 2085-725X.
[2]. Deny  Wiria  Nugraha. Membangun Sistem  Informasi  Pengelolaan  Alat Tulis  Kantor  (Atk)  Berbasis  Web. “MEKTEK”  Tahun  XIV  NO.  2,  MEI 2012
[3]. Jogiyanto.  2005.  Sistem  Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
[4]. Jonathan  Sarwono  dan  K  Prihartono A.H.2012.  Perdagangan  Online:  Cara Bisnis  Di  Internet  Jakarta:  Elex  Media Komputindo.
[5]. Madcoms.  2006.  Menjadi  Seorang Programmer Komputer. Semarang: Wahana Komputer.
[6]. McLeod, Raymond and Schell, George. 2002.  Sistem  Informasi  Manajemen. PT. Indeks, Jakarta.
[7]. Minarni  Dan  Susanti.  2014. Sistem Informasi  Inventory  Obat  Pada  Rumah Sakit  Umum  Daerah  (RSUD)  Padang. ISSN  :  1693-752x.  Februari  2014 Jurnal Momentum. Vol.16 No.1.
[8]. Rosa dan M. Shalahuddin. 2011. Model Pembelajaran  RPL  (Terstruktur  dan Berorientasi  Objek). Bandung:  Modula Bandung.
[9]. Sadeli,  Muhammad.  2011.  7  jam belajar  interaktif  Dreamweaver  CS5 untuk orang awam. Palembang:
Maxikom
[10]. Sukamto, Rosa A dan M.
Salahuddin, 2013.  Rekayasa  Perangkat Lunak. Bandung: Penerbit Informatika.
[11]. Yasin,  Verdi.  2012.  Rekayasa Perangkat  Lunak  Berorientasi  Objek
Pemodelan,
Arsitektur
dan Perancangan  (Modelling,  Architecture and  Design).  Jakarta:  Mitra  Wacana Media.
[12]. Zulfikarijah, Fren.
2005.
Manajemen  Persediaan.  UMM  Press, Malang