JOISIE Journal Of Information System And Informatics Engineering Vol. 1, No.2 Desember 2017, Hlm 69-76

## SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN BANTUAN PERANTAU MINANG
MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
Rahimullaily 1) , Suardinata 2) , Eka Yulia 3) 1,2,3 Sistem Informasi, STMIK Indonesia Padang email: rahimullaily@stmikindonesia.ac.id , suardinata@stmikindonesia.ac.id , ekayulia23@gmail.com

## Abstract
Biro Administrasi Pembangunan dan Kerjasama Rantau (BAPKR) merupakan salah satu unit kerja mandiri  di  lingkungan  sekretariat  daerah  Provinsi  Sumatera  Barat.  BAPKR  mempunyai  tugas pokok  dalam  menyelenggarakan  perumusan  bahan  kebijakan  umum  dan  koordinasi,  fasilitasi, pelaporan,  evaluasi  dan  pengendalian  administrasi  pembangunan  dan  kerjasama  rantau. Pencatatan  data  pendistribusian  bantuan  perantau  di  BAPKR  menggunakan  Microsoft  Excel. Permasalahan  yang  terjadi  adalah  keterlambatan  dalam  pembuatan  laporannya,  keamanan  data tidak  terjamin,  dan    sering  terjadi  data  ganda  dalam  pencarian  data  bantuan.  Metode  penelitian yang dilakukan adalah melakukan observasi, wawancara dan  pemberian kuisiner kepada pegawai, serta  menggunakan  metode  System  Development  Life  Cycle  (SDLC).  Penelitian  ini  menghasilkan program aplikasi untuk mengolah data  pendistribusian bantuan perantau Minang yang keamanan datanya terjamin dan tidak terjadinya data ganda sehingga menghasilkan laporan pendistribusian perantau Minang yang akurat.

## Keywords: Sistem Informasi, Pendistribusian Bantuan Perantau Minang

## 1. PENDAHULUAN
Dengan  berkembangnya  ilmu  pengetahuan dan  teknologi  pada  saat  ini  memberikan kemudahan  pada  dunia  kerja,  di  mana teknologi  komunikasi  dan  informasi  menjadi penunjang yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan. Biro Administrasi
Pembangunan dan Kerjasama
Rantau (BAPKR) merupakan suatu instansi pemerintahan  yang  memiliki  kekuasaan  untuk menciptakan  kualitas  informasi  yang  baik. Sebagaimana  juga  tercantum  dalam  visi  dan misi  BAPKR  yaitu  Terwujudnya  Masyarakat Sumatera  Barat  Madani  yang  adil,  Sejahtera dan  Bermartabat . Untuk  mewujudkan  sasaran dan  tujuan  dari  visi  dan  misi  itu  diperlukan beberapa  peningkatan  dalam  pengolahan  data bantuan  perantau  agar  terciptanya  pelayanan yang baik.
Dalam kegiatan kerja di BAPKR staf/pegawai  mengolah  data  pendistribusian bantuan perantau Minang menggunakan Microsoft  Excel .  Staf/pegawai  mengumpulkan data  pendistribusian  bantuan  perantau  Minang yang  telah  diserahkan  oleh  masing-masing staf/pegawai  kantor  wali  nagari  dengan  cara mencatat  ulang  ke Microsoft  Excel dalam bentuk sheet ,  sehingga  membutuhkan  waktu yang  lebih  lama.  Mengingat  banyaknya perantau  yang  akan  memberikan  bantuan,  dan pencatatan  ulang  data  membutuhkan  waktu yang lama, sering terjadi data ganda, akibatnya
staf/pegawai  BAPKR  harus  menyeleksi  ulang data  tersebut.  Pembuatan  laporan  bantuan perantau Minang masih belum memiliki sistem informasi  yang  baik,  karena  belum  memiliki sistem informasi  berbasis database .
Sistem  merupakan  suatu  kesatuan  yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub- sub  sistem  yang  saling  terjalin  antara  satu dengan  yang  lainnya  untuk  mencapai  suatu tujuan  (Hanif  Al  Fatta,  2007:3).  Informasi merupakan  data  yang  telah  diolah  menjadi sebuah  bentuk  yang  berarti  bagi  penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat  ini  atau  saat  mendatang  (Abdul  Kadir, 2013:45).  Menurut  Abdul  Kadir  (2013:8) bahwa “sistem informasi merupakan sejumlah komponen  (manusia,  komputer,  teknologi informasi  dan  prosedur  kerja),  ada  sesuatu yang  diproses  (data  menjadi  informasi)  dan dimaksudkan  untuk  mencapai  suatu  sasaran atau tujuan”. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi  terdiri dari  kumpulan  komponen yang saling berhubungan antara komponen satu  dengan  komponen  lainnya  untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat.
Database adalah  sumpulan  dari  data  yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan  di  perangkat  keras  komputer  dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto HM, 2005:217).
Dengan  adanya  permasalahan  yang  ada  di atas  maka  penulis  membangun  sistem  dalam mengolah data pendistribusian bantuan perantau Minang dengan menggunakan pemrograman  PHP  dan  MySQL  sehingga dengan  adanya  data  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  yang  valid  tentu  membuat staf/pegawai  BAPKR  dapat  mengetahui  data pendistribusian bantuan perantau Minang yang tepat,  akurat  dan  pekerjaan  staf/pegawai BAPKR lebih optimal.
Bantuan  perantau  Minang  merupakan bantuan  yang  diberikan  oleh  perantau  untuk nagari  dalam  rangka  membantu  nagari  dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Sistem  informasi  pendistribusian  data bantuan perantau Minang di BAPKR  merupakan suatu sistem  yang  dirancang  untuk  melakukan pengolahan  data  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  menggunakan database MySQL. MySQL merupakan penyimpanan data yang  fleksibel  dan  cepat  untuk  diakses.  Jenis database ini sangat popular dan dan digunakan pada banyak website di internet sebagai bank data. MySQL menggunakan SQL dan  bersifat free (gratis  atau  tidak  perlu  membayar  untuk menggunakannya).  Selain  itu,  MySQL  dapat berjalan di berbagai platform , antara lain linux dan windows (M.  Leo  Agung,  2011:288).
Sistem  informasi  yang  dirangcang  ini  dibuat dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman PHP.
PHP merupakan salah satu bahasa pemrograman  yang  berjalan  dalam  sebuah webserver dan  berfungsi  sebagai  pengolah data  pada  sebuah server .  Untuk  membuat website yang  dinamis  dan  mudah  untuk di update setiap  saat  di browser ,  dibutuhkan sebuah  program  yang  mampu  mengolah  data dari komputer client atau dari komputer server itu sendiri sehingga mudah dan nyaman untuk disajikan di browser (M. Leo Agung, 2011:216).

## 2. METODE PENELITIAN
Untuk  mencapai  tujuan  dalam  penelitian terutama dalam mengumpulkan data-data serta ilmu  pengetahuan  untuk  mendukung  proses penelitian ini dilakukan metode antara lain:
a. Observasi Penulis melakukan pengamatan di
BAPKR  dan  mendapatkan  data  melalui wawancara dan pemberian daftar pertanyaan (kuisioner) kepada staf/pegawai BAPKR.
b. Menerapkan System Development Life Cycle (SDLC) 1) Perencanaan sistem Dilakukan oleh penulis dengan mempelajari konsep sistem yang
diinginkan  oleh  pihak  manajemen,  apakah sistem baru tersebut realistis. 2) Analisis Sistem Analisa  data  yang  diperoleh  saat melakukan perencanaan sistem ke BAPKR.  Penulis  menemukan  kekurangan pada  sistem yang  digunakan  dalam pengolahan  data  pendistribusian  bantuan perantau  Minang.  Kekurangannya  tersebut antara lain: (a) membutuhkan waktu karena staf/pegawai  BAPKR  mengumpulkan  data pendistribusian  bantuan  perantau  Minang yang  telah  diserahkan  oleh  masing-masing staf/pegawai  kantor  wali  nagari  dan mencatat  ulang  ke Microsoft  Excel ,    (b) penyajian  laporan  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  kurang  efektif  dan  tidak akurat  karena  pembuatan  laporan  belum memiliki sistem informasi berbasis database ,  (c)  sering  terjadi  data  ganda dalam  meng input kan  data  pendistribusian bantuan  perantau  Minang  karena  belum adanya  pengelompokkan  data  berdasarkan indeks.  Penulis  memberikan  solusi  dalam menutupi kekurangan sistem yang digunakan  tersebut,  yaitu dengan  membuat atau membangun sistem informasi pendistribusian  bantuan  perantau  Minang menggunakan PHP dan MySQL. 3) Desain Sistem Desain sistem merupakan
pendekatan  awal  untuk  menyelesaikan masalah  dipilih.  Selama  perancangan sistem, struktur keseluruhan diputuskan.  Arsitektur  sistem  adalah suaru  cara  pengorganisasian  sistem  ke dalam  apa  yang  dinamakan  subsistem- subsistem  (Adi  Nugroho,  2005:203).
Kegiatan  yang  dilakukan  penulis  pada tahap  ini  adalah  merancang  struktur database mulai  dari  nama database ,  nama tabel  dan  atribut  yang  dibutuhkan  dalam sistem  informasi  pendistribusian  bantuan perantau Minang.
Desain Hierarchy  Plus  Input  Process Output (HIPO)  ditunjukkan  Gambar  1. Gambar  1  menunjukkan  terdapat  15  buah fungsi di dalam sistem informasi
pendistribusian  bantuan  perantau  Minang sebagai berikut:
1. Fungsi  dengan  nomor  1.0  atau  fungsi entri,  fungsi  2.0  atau  fungsi  proses, fungsi 3.0 atau fungsi laporan merupakan tingkatan yang tertinggi.
2. Fungsi  dengan  nomor  1.1  atau  fungsi perantau,  fungsi  1.2  atau  fungsi  nagari, fungsi  1.3  atau  fungsi  bantuan,  fungsi 1,4  atau  fungsi  potensi  merupakan fungsi  di  bawah  fungsi  1.0  atau  fungsi entri.
3. Fungsi  dengan  nomor  2.1  atau  fungsi transaksi  merupakan  fungsi  di  bawah fungsi 2.0 atau fungsi proses.
4. Fungsi  dengan  nomor  3.1  atau  fungsi laporan  pendistribusian  bantuan  per periode uang dan barang, fungsi 3.2 atau fungsi  laporan  pendistribusia  bantuan per  nagari  uang  dan  barang,  fungsi  3.3 atau fungsi laoran pendistribusian bantuan  berdasarkan  nama  perantau uang  dan  barang  merupakan  fungsi  di bawah fungsi 3.0 atau fungsi laporan.
Gambar 1. Desain HIPO
Desain Context Diagram
(CD)
ditunjukkan  pada  Gambar  2.  Gambar  2 menunjukkan  bahwa  sistem  menerima  data perantau,  data  nagari,  data  bantuan,  data potensi  dari  entitas  operator  BAPKR. Selanjutnta,  sistem  menghasilkan  laporan pendistribusian bantuan per periode uang dan barang ,  laporan  pendistribusian  bantuan  per nagari
uang dan barang , laporan pendistribusian  bantuan  berdasarkan  nama perantau uang dan barang, laporan pendistribusian  bantuan  secara  keseluruhan
yang  telah  di  telah  disetujui  kepada  entitas kabag  kerjasama  rantau.  Selajutnya,  sistem menghasilkan laporan pendistribusian bantuan  per  periode uang  dan  barang , laporan  pendistribusian  bantuan  per  nagari uang  dan  barang ,  laporan  pendistribusian bantuan  berdasarkan  nama  perantau uang dan  barang,  laporan  pendistribusian  bantuan secara  keseluruhan yang  telah  disahkan kepada entitas kepala BAPKR.
Desain Data  Flow  Diagram (DFD) ditunjukkan pada Gambar 3.

## Gambar 3. DFD
Gambar  3  menunjukkan  sistem  1.0 menerima  entri  data  perantau,  nagari, bantuan,  potensi  dari  entitas  operator BAPKR.  Sistem  1.0  menyimpan  data

## Gambar 2. CD
perantau, nagari, bantuan, potensi kemudian  diteruskan  ke  sistem  2.0  untuk dilakukan proses data transaksi. Sistem 2.0 menyimpan data
transaksi dan menyalurkan  data  ke  sistem  3.0  untuk menghasilkan laporan pendistribusian bantuan  per  periode  uang  dan  barang, laporan  pendistribusian  bantuan  per  nagari uang  dan  barang,  laporan  pendistribusian bantuan  berdasarkan  nama  perantau  uang dan barang, laporan pendistribusian bantuan  secara  keseluruhan yang  telah disetujui  kepada  entitas  kepala  BAPKR, laporan pendistribusian bantuan per periode uang  dan  barang,  laporan  pendistribusian bantuan  per  nagari  uang  dan  barang,
laporan
pendistribusian bantuan berdasarkan  nama  perantau  uang  dan barang, laporan  pendistribusian  bantuan secara  keseluruhan  yang  telah  disahkan kepada entitas kabag kerjasama rantau.
Desain Entity  Relationship  Diagram (ERD) ditunjukkan pada Gambar 4.
Keterangan Gambar 4:
a. Entitas  perantau  terdiri  dari  atribut kd_perantau,  nama_perantau,  alamat, telp,  nagari_asal,  profesi,  keterangan berelasi  dengan  entitas  transaksi  yang terdiri dari atribut kd_transaksi, tgl_transaksi,  kd_perantau,  keterangan, kd_nagari, kd_bantuan, kd_potensi, jumlah  melalui  atribut primary  key kd_perantau.
b. Entitas  nagari  terdiri  dari  atribut kd_nagari, nagari, alamat berelasi dengan entitas transaksi yang terdiri dari atribut kd_transaksi, tgl_transaksi, kd_perantau,  keterangan,  kd_nagari, kd_bantuan, kd_potensi, jumlah melalui atribut primary key kd_nagari. c. Entitas  bantuan  terdiri  dari  atribut kd_bantuan, jenis_bantuan, satuan berelasi  dengan  entitas  transaksi  yang terdiri dari atribut kd_transaksi, tgl_transaksi,  kd_perantau,  keterangan, kd_nagari, kd_bantuan, kd_potensi, jumlah  melalui  atribut primary  key kd_bantuan.
d. Entitas  potensi  terdiri  dari  atribut kd_potensi,  bidang,  potensi  berelasi dengan entitas transaksi yang terdiri dari atribut kd_transaksi, tgl_transaksi, kd_perantau,  keterangan,  kd_nagari, kd_bantuan, kd_potensi, jumlah melalui atribut primary key kd_potensi.
e. Entitas  transaksi  terdiri  dari  atribut kd_transaksi, tgl_transaksi, kd_perantau,  keterangan,  kd_nagari, kd_bantuan, kd_potensi, jumlah melalui atribut primary key kd_transaksi. 4) Implementasi Kegiatan  yang  dilakukan  penulis  pada tahap  ini  adalah  melakukan  implementasi sistem  informasi  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  berupa  sosialisasi  program ke BAPKR.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Form Login
Sebelum  masuk  ke  dalam  menu  utama maka  tampil form  login . Form login Sistem  Informasi  Pendistribusian  Bantuan Perantau Minang ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 4. ERD
b. Menu Utama Menu utama Sistem Informasi Pendistribusian  Bantuan  Perantau  Minang ditunjukkan pada Gambar 6.
c. Entri
Menu  entri  berisi  tentang  4 form entri data, yaitu:
1) Entri Data Perantau Form Entri  Data  Perantau  berfungsi sebagai  sarana  untuk  menginputkan data  perantau,  ditunjukkan  pada Gambar 7.
2) Entri Data Nagari Form Entri  Data  Nagari  berfungsi sebagai  sarana  untuk  menginputkan data  nagari,  ditunjukkan  pada  Gambar
8.
3) Entri Data Bantuan
Form Entri  Data  Bantuan  berfungsi sebagai  sarana  untuk  menginputkan  data bantuan  yang  diberikan  oleh  perantau, ditunjukkan pada Gambar 9.
4) Entri Data Potensi
Form Entri  Data  Potensi  berfungsi sebagai  sarana  untuk  menginputkan  data potensi, ditunjukkan pada Gambar 10.
Gambar 6. Menu Utama
Gambar 7. Form Entri Data Perantau
Gambar 8. Form Entri Data Nagari
Gambar 9. Form Entri Data Bantuan
d. Proses
Menu proses berfungsi untuk
memproses  pendataan  transaksi  bantuan, ditunjukkan pada Gambar 11.
e. Laporan
Menu laporan digunakan untuk mencetak  laporan  atau  hasil output dari  data
yang  diproses.  Dalam  menu  laporan  terdiri dari 7 laporan:
1) Laporan  pendistribusian  bantuan perantau Minang per periode bantuan uang (ditunjukkan pada Gambar 12) 2) Laporan pendistribusian bantuan perantau Minang per periode bantuan barang  (ditunjukkan  pada  Gambar 13) 3) Laporan pendistribusian bantuan perantau  Minang  per  nagari  bantuan uang (ditunjukkan pada Gambar 14) 4) Laporan pendistribusian bantuan perantau  Minang  per  nagari  bantuan barang  (ditunjukkan  pada  Gambar 15) 5) Laporan pendistribusian bantuan berdasarkan  nama  perantau  bantuan uang (ditunjukkan pada Gambar 16) 6) Laporan pendistribusian bantuan berdasarkan  nama  perantau  bantuan barang  (ditunjukkan  pada  Gambar 17) 7) Laporan  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  secara  keseluruhan (ditunjukkan pada Gambar 18).
Gambar 10. Form Data Potensi
Gambar 11. Proses
Gambar 12. Laporan Pendistribusian Bantuan Perantau Minang Per Periode Bantuan Uang
Gambar 13. Laporan Pendistribusian Bantuan Perantau Minang Per Periode Bantuan Barang
Gambar 14. Laporan Pendistribusian Bantuan
Perantau Minang Per Nagari Bantuan Uang
Gambar 15. Laporan Pendistribusian Bantuan Perantau Minang Per Nagari Bantuan Barang
Gambar 16. Laporan Pendistribusian Bantuan Berdasarkan Nama Perantau
Bantuan Uang

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan  dari  penelitian  ini  sebagai berikut:
a. Pencatatan data  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  akan  lebih  cepat  dan teratur  apabila  menerapkan  aplikasi Sistem Informasi Pendistribusian
Bantuan  Perantau  Minang  di  BAPKR karena  data  pendistribusian  bantuan tersebut  secara  langsung  disimpan  ke
database sehingga  tidak  perlu  lagi dicatatkan di Microsoft Excel.
b. Keamanan  data  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  terjamin  karena,  data tersebut  telah  disimpan  di  dalam database.
c. Pencarian  data  pendistribusian  bantuan perantau  Minang  akan  lebih  mudah karena,  data  dapat  dicari  berdasarkan indeks.

## 5. UCAPAN TERIMAKASIH
Pada kesempatan ini dan dengan selesainya  penyusunan  artikel  penelitian  ini, maka  kami  sebagai  penulis  mengucapkan terima  kasih  kepada  Yayasan  Amal  Bakti Mukmin  yang  telah  memberikan  dana  dan fasilitas  dalam  penulisan  artikel  ini  hingga selesai.  Selain  itu  juga  kami  mengucapkan terima  kasih  kepada  Ketua  STMIK  Indonesia Padang  dan  Ketua  LPPM  STMIK  Indonesia Padang  yang  telah  mendorong  dan  terus memberikan  semangat  serta  motivasi  kepada dosen-dosen  agar  terus  maju  dan  berinovasi dalam melakukan penelitian.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
.
Agung,  M.  Leo.  2011.  Dreamweaver  CS5 PHP  MySQL  untuk  Pemula.  Andi Offset. Yogyakarta. Alfatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem  Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. HM, Jogiyanto. 2005.  Analisis dan Desain Sistem  Informasi.  Andi  Offset.
Yogyakarta.
Kadir, Abdul. 2013. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Nugroho, Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi
Objek. Informatika. Bandung.
Gambar 17. Laporan Pendistribusian Bantuan Berdasarkan Nama Perantau Bantuan Barang
Gambar 18. Laporan Pendistribusian Bantuan Perantau Minang Secara Keseluruhan