MEJUAJUA : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat https://www.jurnal.yaspenosumatera.org/index.php/mejuajua
Volume 2 | Nomor 1| Agustus |2022 e-ISSN: 2807-2634

## Pendampingan Pengolahan Sistem Informasi Pendataan dokumen Sekolah Berbasis Komputerisasi di SMK Negeri 3 Lhokseumawe
Mutammimul Ula 1) ,Cut Ita Erliana 2) ,  Zahratul Fitri 3) ,  Fakrurrazi 4) , Angga Pratama 5)
1,3,5 Jurusan Teknik Elektro dan Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh
2 Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh
4 Jurusan Sosiologi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politek
Keywords : Sistem Informasi, Administrasi dokumen Komputerisasi

## Corespondensi Author
Email: mutammimu@unimal,ac.id

## History Artikel
Received: 30-06-2022; Reviewed: 30-06-2022
Revised: 29-07-2022 Accepted: 29-07-2022
Published: 01-08-2022
DOI: 10.52622/mejuajuajabdimas.v2i1.42
Abstrak. The  document  data  collection  process  is  one  of the  administrative  management  processes  that  are  still using  manually  for  now.  this  is  for  such  administrative management  takes  a  long  time  so  it  is  not  effective  and efficient.  To  overcome  these  problems,  efforts are needed to  provide  knowledge  about  computer  applications.  With the  existence  of  an  information  system  for  computerized document  administration  will  facilitate  the  work  properly and effectively. The problem raised in this service is how to make computer applications in management information systems administratively and computerized document data collection  and  can  be  neatly  arranged  for  all  documents. The  second  problem  is  how  to  implement  a  management information  system  in  a  directed  manner  so  that  the documents you are looking for are arranged properly. The problem so far is that the management information system data  processing  mostly  uses  a  manual  processing  system, still uses a ledger and is stored in a cupboard. The system, of  course,  has  many  weaknesses  and  in  terms  of administration, poor presentation, sub-optimal service, and low  data  quality.  The  purpose  of  this  service  is  to  help manage  data  and  finances  to  be  more  effective  and efficient. So that the information from the data entered can be  conveyed  properly.  The  result  of  this  service  is  an explanation  of  how  the  Computerized  Document  Data Collection Administration Management Information System  with  various  features  can  be  used  to  manage student, teacher, staff data in managing all files.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License

## Pendahuluan

## 1.Analisis Penelitian
Sekolah  yang  berfungsi  sebagai  tempat  berlangsungnya  proses  belajar-mengajar,  serta  pelatihan dan  pengembangan.  Ketika  ada  berita,  dimungkinkan  untuk  menyampaikan  pengetahuan  akademik
Mutammimul Ula1, Cut Ita Erliana dkk. Pendampingan Pengolahan Sistem Informasi Pendataan dokumen Sekolah…..
secara tepat waktu, akurat, dan berkualitas tinggi [1]. Namun, banyak institusi pendidikan yang masih menggunakan  pengolahan  data  dan  distribusi  informasi  secara  manual.  Akibatnya,  pengolahan  data yang  masih  dilakukan  secara  manual  menimbulkan  beberapa  kendala  dan  tantangan  antara  lain pengolahan  data  secara  administratif  yang  memakan  waktu  lama,  mengakibatkan  terciptanya informasi yang tidak akurat karena sering terjadi kesalahan, dan cukup rumit [2]. Akibatnya, teknologi informasi  sangat  penting  untuk  memenuhi  tuntutan  konsumen  informasi  dan  dapat  digunakan  untuk pengambilan keputusan pada suatu teknologi dimasa mendatang[4].
Adanya  penanganan  Sistem  Informasi  Sekolah  berbasis  web  ini,  maka  pengolahan  data pendaftaran siswa baru dan nilai siswa dapat ditangani dengan cepat serta penyajian informasi dengan cepat dan akurat kepada siswa, guru maupun kepala sekolah [7].
Penanganan bantuan pengabdian masyarakat ini dapat dilakukan dalam sistem informasi dengan aplikasi  berbasis  perkantoran  dalam  memproses  data  pendaftaran  siswa  baru  dan  nilai  siswa  serta menyajikan informasi kepada siswa, guru, dan siswa secara tepat waktu dan cara yang akurat. kepala sekolah  [7].  Tujuan  dari  idetifikasi  penelitian  adalah  untuk  mengidentifikasi  input  yang  dibutuhkan oleh sistem dan output yang dihasilkan sistem [5]. [6]. Pengetahuan yang terbatas tentang administrasi Sistem  informasi  pengumpulan  data  Aplikasi  Google  Formulir.  Hasil  dari  menggunakan  informasi segar untuk menggunakan Google Form [8].
Sekolah  membutuhkan  standar  pendidik  yang  menguasai  baik  isi  maupun  standar  prosedur kurikulum  pendidikan  Indonesia  agar  cepat  menyesuaikan  diri  dengan  perkembangan  teknologi pendidikan [9]; jika tidak, itu akan tampak seperti pelatihan yang berat [10]. [11].
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini tentunya menuntut penggunaan sistem informasi  manajemen  [12].  karena  tantangan  yang  terkait  dengan  penerapan  sistem  informasi manajemen  secara  manual  dapat  diselesaikan  oleh  sistem  informasi  manajemen.  Media  untuk menyebarluaskan  berbagai  informasi  dan  komunikasi  terkait  sekolah  yang  dapat  dilakukan  untuk semua  pengguna  tanpa  kendala  lokasi  dan  waktu.  Komponen  pendukung  utama  adalah  penggunaan sistem informasi manajemen [13].
Sistem  Informasi  Manajemen  adalah  serangkaian  subsistem  informasi  yang  menyeluruh  dan terkoordinasi  dan  secara  rasional  terpadu.  Menyajikan  informasi  guna  mendukung  fungsi  operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi [14].
Kumpulan subsistem informasi yang lengkap, terkoordinasi, dan terintegrasi secara logis disebut sebagai  sistem  informasi  manajemen.  memberikan  data  untuk  membantu  dalam  pengambilan keputusan dan proses manajemen di dalam perusahaan [14].
Sistem  administrasi  adalah  salah  satu  yang  dapat  digunakan  untuk  mempermudah pendokumentasian  dan  pembukuan  di  sekolah.  Manajemen  sekolah  dapat  melacak  pembukuan  dan kegiatan dengan menggunakan sistem ini. Lembaga pendidikan merupakan salah satu organisasi yang mengembangkan sistem informasi manajemen. Setiap lembaga pendidikan harus mengelola sejumlah besar  data  dan  catatan  penting.  Informasi  tersebut  meliputi  kepegawaian,  akademisi,  staf,  dan keuangan.
Pengolahan manajemen kearsipan dapat dilakukan setiap saat atau secara periodik, data keuangan tersebut  akan  mengalami  perubahan  baik  dari  pemasukan  maupun  pengeluaran  disetiap  bulannya. Dengan  memanfaatkan  teknologi  saat  ini  data-data  tersebut  dapat  diolah  menggunakan  sistem informasi untuk mengelola administrasi dan manajemen keuangan dalam satu sistem.
Selain itu pengelolaan data dan  pencarian data saat sedang dibutuhkan akan memakan waktu dan cukup rumit jika dilakukan  secara manual. Oleh sebab itu dibutuhkan sebuah sistem informasi  yang dapat  mengelola data administrasi dan manajemen keuangan dalam satu sistem.
Pengembangan  sistem  informasi  administrasi  dan  pengelolaan  keuangan  ini  bertujuan  untuk meningkatkan  efisiensi  dan  efektifitas  dalam  pelayanan  dan  pengelolaan  administrasi.  Pentingnya peranan  dan  fungsi  arsip  manajemen  perkantoran  sebagai  tugas    pokok  suatu  lembaga  pemerintah, swasta  atau  organisasi,  sehingga  perlu  dibuat  sebuah  Sistem  Informasi  yang  terintegrasi  dengan terkomperisasi.
1.2 Permasalahan yang Dihadapi Mitra
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka permasalahan yang dihadapi Mitra sebagai berikut:
a) Siswa  masih  kurang  paham  dalam  menggunakan  teknologi  informasi  sebagai  media pembelajaran  dengan  menggunakan  platform  aplikasi  yang  berbeda  untuk  tata  kelola Manajemen Administrasi Pendataan dengan baik dan benar
b) Masih  belum  mengerti  media  Teknologi  Informasi  berbasis  komputer  sebagai  alat  untuk Administrasi Pendataan Dokumen Terkomputerisasi berbasis tools aplikasi.
Belum mengertinya siswa dalam pelayanan administrasi  manajemen perkantoran yang baik  dan membuat sistem informasi administrasi

## Metode
1 . Metode Dalam Pengumpulan Data
Metode  dalam  pengumpulan  data  pengabdian  ini  bahan  yang  digunakan  adalah  data Pendampingan Pengolahan Sistem Informasi Pendataan dokumen Sekolah Berbasis Komputerisasi di SMK Negeri 3 Lhokseumawe.
1.Pengumpulan data
Dalam pengabdian ini data yang digunakan diperoleh dari orang-orang yang bertanggung jawab memberikan data. Dalam tahap ini dilakukan pemisahan data sesuai kebutuhan pengabdian. 2.Analisa data
Dalam  tahap  ini  dilakukan  pemisahan  data  sesuai  kebutuhan  pengabdian  yang  diperoleh  dari orang-orang yang bertanggung jawab di sekolah dalam melihat administrasi pendataan dokumen 3. Perancangan
Pada  tahap  ini  penulisan  menyusun  sebuah  data  untuk  komputerisasi  untuk  menyimpan  data yang diinput.
4.Implementasi
Pada  tahap  ini  dilakukan  praktek  dalam  memahami  untuk  mengimplementasikan  perancangan Sistem Informasi Manajemen Administrasi Pendataan Dokumen Terkomputerisasi

## 2. Rencana Kegiatan Pengabdian
Rencana  kegiatan  Pendampingan  Pengolahan  Sistem  Informasi  Pendataan  dokumen  Sekolah Berbasis Komputerisasi adalah sebagai berikut:
1. Pemberian  materi  tentang  penginstalan  aplikasi    sistem  informasi,  cara  mengoperasikan,  mulai mengisi data  pada aplikasi sistem informasi,  menambah, memperbaharui data jemaat  serta cara membuat laporan penyajian data yang dinamis sesuai kebutuhan sekolah secara cepat dan tepat.
2. Pada  tahap  ini  tim  pengabdian  akan  diajarkan  bagaimana  pengelolaan  konten  Sistem  Informasi Manajemen  Administrasi  Pendataan  Dokumen  yang  baik,  kemudian  membarikan  pengarahan tentang  cara melakukan update, hapus, penyisipan data dalam aplikasi.
3. Pada  tahap  ini  tim  pengabdian  akan  menjelaskan  Administrasi  sekolah  yang  baik,  menjelaskan administrasi yang masih menggunakan manual, maka data manual tersebut akan di input kedalam sistem informasi data administrasi yang otomatis.  Sehingga data administrasi bisa mudah diakses dan pencarian data akan lebih cepat didapatkan.
4. Tim  pengabdian  menjelaskan  penggunaan  salah  satu  aplikasi  yang  biasa  digunakan  dalam aplikasi Administrasi Pendataan Dokumen dan tim pengabdian dapat menggunakan aplikasi yang akan diberikan.
3. Metode Kegiatan Adapun  metode  Pendampingan  Pengolahan  Sistem  Informasi  Pendataan  dokumen  Sekolah Berbasis Komputerisasi adalah sebagai berikut:
a. Langkah pertama adalah melakukan survei tempat dan pengurusan perizinan kegiatan dengan pihak sekolah, diskusi penyusunan bahan dan  implementasi proses pengabdian selama berlangsung.
b. Tim pelaksana pengabdian kepada masyarakat menentukan waktu yang tepat untuk melaksanakan pengabdian dan tim memberikan pengarahan dan memperlihatkan isi materi yang akan diberikan.
c. Membuat  Sistem  Informasi  Manajemen  Administrasi  Pendataan  Dokumen  Terkomputerisasi  di SMK  Negeri  3  Lhokseeumawe  tentang  bagaimana  memaksimalkan  materi  yang  diberikan  dan sosialisasi Manajemen Administrasi Pendataan Dokumen Terkomputerisasi .
d. Rencana kegiatan pengabdian ini  memahami menu apa saja yang akan di kembangkan dan analisis siapa pengguna sistem yang akan dibangun, apa yang akan dicapai oleh sistem, dimana serta kapan sistem akan digunakan.
e. melakukan  perancangan  sistem  bagaimana  sistem  akan diterapkan  dan  bagaimana
Mutammimul Ula1, Cut Ita Erliana dkk. Pendampingan Pengolahan Sistem Informasi Pendataan dokumen Sekolah…..
mempertimbangkan  semua  detail  perangkat  keras,  perangkat  lunak,  insfraktuktur,  antarmuka pengguna, program yang akan berjalan
Melakukan  implementasi  sistem  yaitu  melakukan  tahap  pembuatan  adminisrasi  manajemen untuk pemahaman siswa. .

## Hasil dan Pembahasan

## 1. Pelaksanaan Kegiatan
Dalam  pelaksanaan  kegiatan  ini,  Pendampingan  Pengolahan  Sistem  Informasi  Pendataan dokumen  Sekolah  Berbasis  Komputerisasi  di  SMK  Negeri  3  Lhokseumawe.  Adapun  beberapa partisipasi mitra dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut:
a. Siswa  mengikuti  secara  aktif  sosialisasi  yang  dilakukan  yang  bertempat  di  SMK  Negeri  3 Lhokseumawe.
b. Siswa  berpartisipasi  aktif  dalam  pelatihan  dan  pembuatan  Sistem  Informasi  Manajemen Administrasi  Pendataan  Dokumen  Terkomputerisasi  di  SMK  Negeri  3  Lhokseumawe. Selanjutnya Siswa mensosialiasikan informasi yang didapat kepada siswa lainnya.
c. Pihak  sekolah  ikut  menyebarkanluaskan  informasi  pada  siswa,  dan  juga  ikut  dalam  peran  aktif dalam  mensukseskan  Sistem  Informasi  Manajemen  Administrasi  Pendataan  Dokumen Terkomputerisasi di SMK Negeri 3 Lhokseumawe
d. Mitra  ikut  dalam  berpatisipasi  dalam  proses  perencanaan,    dan  evaluasi  hasil  Manajemen Administrasi  Pendataan  Dokumen.  Hal  tersebut  tersebut  benar-benar  mencerminkan  prinsip partisipatif, yaitu melibatkan seluruh siswa selama pengabdian berlangsung
e. Mitra  selaku  Pihak  sekolah  melakukan  dapat  menggunakan  aplikasi  tersebut  dengan  baik sehingga bisa mengelola data-data dan proses terkait administrasi sekolah dan siswa dapat dengan lebih efektif dan efisien.
f. Pihak  sekolah  /  mitra    dalam  kegiatan  ini  juga  menyediakan  tempat  untuk  pengabdian  ini berlangsung  dan  siswa  mempersiapkan  sosialisasi  dan  beberapa  perlengkapan  tim  yang  di butuhkan selama pengabdian berlangsung.

## 2. Capaian Hasil Pengabdian
Capaian hasil Pengabdian ini analisis kebutuhan dilakukan menggunakan metode wawancara dan observasi kepada kepala sekolah, siswa dan staf bendahara. Wawancara dan observasi dilakukan untuk  mengetahui  kebutuhan  yang  diperlukan  dalam  pengembangan  sistem  informasi  manajemen administrasi  dan  keuangan.  Sehingga  didapatkan  informasi  dan  data  yang  berguna  untuk pengembangan  sistem  ini.  Hasil  dari  wawancara  dan  observasi  proses  yang  berjalan  masih menggunakan  metode  manual  pada  proses  pengarsipan  data  siswa,  guru  maupun  staf.    Pertemuan berikut dilaksanakan pada bulan berikutnya untuk  penetapan rencana pengabdian dengan tim, teknis pelaksanaan  yang  terlibat  beserta  mahasiswa  yang  akan  terlibat  pada  kegiatan  ini  serta  persiapan pelatihan dan tekniks pelaksanaan.
Komunikasi  yang  dilakukan  agar  mendapatkan  gambaran  umum  dalam  membangun  sistem. Berdasarkan hal tersebut tim pengabdian sudah mengetahui tentang sistem untuk pengembangan yang digunakan  selama  ini,  kemudian  tim  mengambil  tema  Sistem  Informasi  Manajemen  Administrasi Pendataan Dokumen Terkomputerisasi di SMK Negeri 3 Lhokseumawe.

## 3. Kegiatan Sosialisasi dan Metode Pelaksanaan
Kegiatan  Sosialisasi  dan  Metode  Pelaksanaan  dalam  Pendampingan  Pengolahan  Sistem Informasi  Pendataan  dokumen  Sekolah  Berbasis  Komputerisasi  di  SMK  Negeri  3  Lhokseumawe adalah sebagai berikut :
1. Pemberian Bahan Berupa Materi
Digunakan untuk tahap awal sosialisasi kepada para siswa. Materi ini berisi tentang tema Sistem Informasi  Manajemen  Administrasi  Pendataan  Dokumen  Terkomputerisasi  di  SMK  Negeri  3 Lhokseeumawe.
2. Menampilkan Slide Presentasi
Pada  kegiatan  ini,  ketua  tim  dan  Anggoata  pengabdian  masyarakat  menjelaskan  Sistem Informasi  Manajemen  Administrasi  Pendataan  Dokumen  Terkomputerisasi  di  SMK  Negeri  3 Lhokseeumawe.  Pada  kegiatan  sosialisasi  ini  juga  berisi  tentang  bahan  bagaimana  cara  Administrasi Pendataan Dokumen Terkomputerisasi dengan baik dan benar.

## 3. Kegiatan Materi Pembelajaran
Materi  pembelajaran  disajikan  ini  memuat  berbagai  bahan    dari  disiplin  ilmu  yang  ada, sehingga  dapat  mudah  dicari  dan  diakses  tanpa  terbatas  oleh  waktu  dan  tempat.  Semua  bahan  yang disediakan  dapat    diakses  secara  bersamaan,  mudah  dibagi,  dan  kecepatan  dalam  pencarian.  Materi pembelajaran  Administrasi  Pendataan  Dokumen  Terkomputerisasi  dan  banyak  sekali  tools  yang digunakan.  Oleh    karena  itu,  pengembangan  sistem  pembelajaran  Administrasi  Pendataan  Dokumen Terkomputerisasi dengan baik dapat digunakan.

## 4. Foto Hasil Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Adapun  hasil  presentasi  kegiatan  pengabdian  masyarakat    dalam  Pendampingan  Pengolahan Sistem  Informasi  Pendataan  dokumen  Sekolah  Berbasis  Komputerisasi  di  SMK  Negeri  3 Lhokseumawe adalah sebagai berikut:

## Gambar 1 Foto hasil Pengabdian
Pendampingan Pengolahan Sistem Informasi Pendataan dokumen Sekolah Berbasis Komputerisasi di SMK Negeri 3 Lhokseumawe dalam memberikan bahan
Simpulan Dan Saran
Mutammimul Ula1, Cut Ita Erliana dkk. Pendampingan Pengolahan Sistem Informasi Pendataan dokumen Sekolah…..
1. Hasil dari pengabdian ini  memberi hasil kepada siswa secara pengetahuan dalam pengoperasian aplikasi  sistem  manajemen  administrasi  pendataan  dokumen  berbasis  aplikasi.  Dengan demikian  dapat  meningkatkan  efisiensi  dan  efektifitas  dalam  pembuatan  Pendataan  Dokumen Terkomputerisasi.
2. Sistem Informasi Manajemen administrasi yang dapat  membantu para dosen untuk  mengelola dan mengorganisir data dengan balik,  Pemanfaatan media pada sistem memudahkan para siswa dan  guru  untuk  menggunakan  sistem  kapanpun,  dan  dimanapun  dan  memudahkan  dalam peningkatan manajemen administrasi pendataan dokumen

## Daftar Rujukan
1. [Tonni Limbong, “Pendidikan Berbasis It Dan Etikanya ,” Jayapangus Press, vol. 1, no. 1, pp. 52– 79, 2018.
2. M.  A.  Carter  and  D.  Goldie,  “Educational  media:  Potential  impacts  on  tertiary  students’  mental health,” Int. J. Innov. Creat. Chang., vol. 3, no. 3, pp. 61–88, 2017.
3. B.  Das,  E.  Damanik,  and  W.  Ginting,  “Aplikasi  Sistem  Informasi  Museum  Negeri  Provinsi Sumatera  Utara  Berbasis  Android,”  KakifikomKumpulan  Artik.  Karya  Ilm.  Fak.  Ilmu  Komput., vol. 01, no. 2, pp. 67–72, 2019.
4. H. M. Jogiyanto, Analisis dan Desain (Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Penerbit Andi, 2017.
5. S. A. Sitorus and E. P. Malau, “Sistem Informasi Reservasi Hotel Pada GM. Marsaringar Balige Berbasis Android,” MEANS (Media Inf. Anal. dan Sist., vol. 2, no. 1, pp. 52–57, Jun. 2017, doi: 10.17605/JMEANS.V2I1.24.
6. Siallagan,  N.  J.,  &  Sitorus,  L.  (2019).  Sistem  Informasi  Sekolah  Berbasis  Web  pada  SMP Yapendak Tinjowan. JUKI: Jurnal Komputer dan Informatika, 1(1), 22-29.
7. Eko, E. S. B., Kadafi, A. R., Zuraidah, E., Bachri, C., Sugiyarto, I., Pramitasari, F., ... & Setiyanto, B.  (2021).  Pemanfaatan  Aplikasi  Google  Formulir  Sebagai  Sistem  Informasi  Untuk  Pendataan Pada  Kader  PKK  Kelurahan  Ragunan  Jakarta  Selatan.  JPM:  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat,  2(2), 99-102.
8. Reza,  M.  R.,  &  Syahrani,  S. (2021).  Pengaruh  Supervisi  Teknologi  Pendidikan  Terhadap  Kinerja Tenaga Pengajar. Educational Journal: General and Specific Research 1(1), 84-92
9. Yanti,  H.,  &  Syahrani,  S.  (2021).  Standar  Bagi  Pendidik  Dalam  Standar  Pendidikan  nasional Indonesia. Adiba: Journal of Education, 1(1), 61-68.
10. Aspi, M., & Syahrani, S. (2022). Profesional Guru Dalam Menghadapi Tantangan Perkembangan Teknologi Pendidikan. Adiba: Journal of Education, 2(1), 64-73
11. Endar,  I.,  Nursanti,  E.,  &  Handoko,  F.  (2015).  Rancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Sekolah Berbasis  Web  Interaktif  Terintegrasi  Di  Smk  Negeri  1  Nabire.  Jurnal  Teknologi  Dan  Manajemen Industri, 1(1), 53–59.
12. Wijaya,  W.  M.,  &  Risdiansyah,  D.  (2020).  Dampak  Implementasi  Sistem  Informasi  Manajemen Pendidikan  pada  Kegiatan  Akademik  di  Sekolah  The  Impact  of  the  Implementation  of  Education Management  Information  Systems  on  Academic  Activities  in  Schools.  Jurnal  Penelitian Pendidikan, 20(1), 129–135.
13. Mukred,  M.,  &  Yusof,  Z.  M.  (2018).  The  delone–McLean  information  system  success  model  for electronic  records  management  system  adoption  in  higher  professional  education  institutions  of Yemen.  Lecture  Notes  on  Data  Engineering  and  Communications  Technologies,  5,  812–823. https://doi.org/10.1007/978-3-319-59427-9_84