## SISTEM INFORMASI PENGAGENDAAN SURAT KELUAR MASUKPADA SKPD KECAMATAN POLANHARJO DENGAN APLIKASI MULTI USER
Henny Ekawati (henny2ekawati@gmail.com) Bebas Widada (bbswdd@yahoo.com) Tri Irawati (hervira@sinus.ac.id)

## ABSTRAK
SKPD  Kecamatan  Polanharjo  Kabupaten  Klaten  merupakan  salah  satu  instansi pemerintahan  yang  setiap  saat  mengadakan  suatu  kegiatan  rutin,  sudah  barang  tentu  sangat membutuhkan  data  yang  memiliki  tingkat  akurat,  relevansi  yang  handal  dan  juga  mempunyai ketepatan waktu sehingga di dapatkan suatu informasi yang layak digunakan . Proses pencatatan dan  pengagendaan  surat  keluar  masuk  pada  SKPD  Kecamatan  Polanharjo  Kabupaten  Klaten dikerjakan  secara  dokumen  manual,  yaitu  menggun  akan  kartu  kendali  masuk,  kartu  kendali keluar  dan  lembar  disposisi  yang  berupa  kertas . Untuk  mengatasi  permasalah  yang  dihadapi oleh  SKPD  Kecamatan  Polanharjo  Kabupaten  Klaten,  maka  dibutuhkan  sebuah  aplikasi pengagendaan surat keluar masuk yang sudah terkomputerisasi yang dapat membantu kegiatan operasional  SKPD  Kecamatan  Polanharjo  Kabupaten  Klaten. Metode  penelitian  ini  dilakukan dengan  cara  observasi,  wawancara  dan  studi  pustaka.  Perancangan  system  ini  dibuat  dengan Diagram  Konteks,  Hiearchi  Input  Process  Output,  Diagram  Alir  Data,  Entity  Relationship Diagram,  Desain  Input,  Desain  Output,  Kamus  Data  dan  Desain  Database.  Hasil  dari  system pengagendaan surat masuk dan surat keluar berupa laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak yang  terkait  sehingga  dapat  membantu  mengatasi  permasalahan  tentang  pengagendaan  surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci : Agenda, Surat Masuk, Surat Keluar.

## I. PENDAHULUAN
SKPD  Kecamatan  Polanharjo  Kabupaten Klaten merupakan salah satu instansi pemerintahan  yang  setiap  saat  mengadakan suatu  kegiatan  rutin,  sudah  barang  tentu sangat  membutuhkan  data  yang  memiliki tingkat akurat, relevansi yang handal dan juga mempunyai  ketepatan  waktu  sehingga  di dapatkan suatu informasi yang layak digunakan .
Proses  pencatatan  dan  pengagendaan surat  keluar  masuk  pada  SKPD  Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten dikerjakan secara  dokumen  manual,  sudah  barang  tentu sangat  membutuhkan  data  yang  memiliki tingkat akurat, relevansi yang handal dan juga mempunyai  ketepatan  waktu  sehingga  di dapatkan suatu informasi yang layak digunakan.
Upaya  yang  dilakukan  untuk  mengatasi permasalah yang dihadapi oleh SKPD Kecamatan  Polanharjo  Kabupaten  Klaten, maka dibutuhkan sebuah aplikasi pengagendaan surat keluar masuk yang sudah terkomputerisasi  dan  akan  diarahkan  ke  data digital  dengan  menggunakan scanner yang diharapkan dapat membantu kegiatan
penggagendaaan di SKPD Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten.

## II.  METODE PENELITIAN 2.1 Jenis data
1.  Data  primer  yaitu  datayang  diperoleh langsung  dari  instansi  adalah  yang menjadi objek penelitian,
2.  Data  Sekunder  diperoleh  dari  buku yang mencakup teori-teori yang mendukung  penelitian  pengagendaan surat  Keluar  masuk  Pada  SKPD Kecamatan Polanharjo.
2.2 Metode Pengumpulan Data
1.  Metode Observasi dengan cara Penulis  mengamati  secara  langsung aktifitas yang berkaitan dengan pengagendaan surat masuk dan surat keluar pada SKPD Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten. 2.  Metode Wawancara dilakukan dengan wawancara, dengan mengajukan pertanyaan kepada Kepala Seksi, staf. 3.  Studi Pustaka dengan cara
mengumpulkan  data,  informasi  dan pengetahuan  yang  didapatkan  dari
buku-buku  teori  yang  bersangkutan dalam pembuatan aplikasi yang dibuat. 2.3 Metode Analisa dan Perancangan Sistem 1.  Analisa  merupakan  suatu  penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
2.  Perancangan sistem informasi merupakan  pengembangan  sistem baru dari sistem lama yang ada.
2.4 Alat dan Bahan Penelitian
Hardware dan Software yang  digunakan untuk  membuat  dan  membangun  system aplikasi  ini  adalah Hardware :  Personal Komputer  dengan  spesifikasi  standar (Processor  Intel  Core  i3,  RAM  2GB, Harddisk  500GB),  dan  Printer Software : Sistem  Operasi  Windows  7,  Microsoft Office  2007,  Microsoft  Visio  2007,  Visual Basic  6.0,  SQL  Server,  dan  Crystal Report.
2.5 Pengujian Uji Fungsionalitas Sistem Pengujian blackbox berfokus pada pengujian persyaratan fungsionalitas perangkat lunak  untuk  mendapatkan  serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan  fungsional  suatu  program. Tujuan dari pengujian ini adalah diharapkan  dengan  minimal  tenaga  dan waktu untuk menemukan berbagai potensi kesalahan dan cacat sehingga
harus didasarkan pada
kebutuhan berbagai  tahap  pengembangan,  desain dokumen lain atau program yang dirancang  untuk  menguji  struktur  internal, dan menggunakan contoh-contoh ini untuk menjalankan  program  untuk  mendeteksi kesalahan.  Pengujian  system  informasi harus  mencakup  pengujian  perangkat lunak dan pengujian perangkat keras.

## III.  TINJAUAN  PUSTAKA 3.1. Sistem
Suatu  system  adalah  suatu  jaringan  kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan  suatu  sasaran  yang  tertentu.
[1]

## 3.2. Informasi
Informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk  yang  lebih  berguna  dan  lebih  berarti bagi yang menerimanya. [2]

## 3.3. SistemInformasi
Sistem  informasi  adalah  sekumpulan elemen  yang  bekerja  secara  bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer  dalam  melaksanakan  pengolahan data yang berupapengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk menghasilkan informasi  yang  bermakna  dan  berguna  bagi proses pengambilan keputusan [3]

## 3.4. Surat Masuk
Arsip  (r ecord )  yang  dalam  istilah  bahasa Indonesia ada yang menyebut sebagai warkat pada  pokoknya  dapat  diberi  pengertian sebagai  :setiap  catatan  tertulis  baik  dalam bentuk  gambar  ataupun  bagan-bagan  yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu  subyek  (pokok  persoalan)  ataupun peristiwa-  peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. [4]

## 3.5. Surat Keluar
Pengarsipan  menurut  pengertian  penulis adalah kegiatan atau pekerjaan yang berhubungan  dengan  pengurusan  arsip  yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,  penyimpanan,  pemeliharaan. [5]

## 3.6. Multiuser
Multiuser system adalah Sistem Komputer yang  dapat  dipakai  oleh  lebih  dari  satu  orang, meskipun sebuah mikrokomputer yang dipakai bersama-sama  oleh  beberapa  orang  dapat dipandang sebagai sistem multi user, istilah ini biasa  diperuntukkan  untuk  mesin  yang  oleh beberapa  orang  melalui  fasilitas  terminal jaringan. [6]

## 3.7. Visual Basic
Visual  Basic  merupakan  salah  satu aplikasi  pemograman  visual  yang  memiliki bahasa pemograman yang cukup popular  dan mudah  untuk  dipelajari  dimana  visual  basic menyediakan berbagai perangkat kontrol yang dapat  digunakan  untuk  membuat  program aplikasi dalam sebuah form baik aplikasi kecil, sederhana  hingga  ke  aplikasi  pengolahan database. [7].

## 3.8. Microsoft SQL Server
Microsoft  SQL  Server  adalah  sebuah system  manajemen  basis  data  relasional (RDBMS)  produkmicrosoft.    Bahasa  query utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan  implementasi  dari  SQL  standar
ANSI/ISO  yang  digunakan  oleh Microsoft dan Sybase .Umumnya  SQL  Server  digunakan  di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah,tetapi kemudian  berkembang  dengan  digunakannya SQL Server pada basis data besar [8]

## 3.9. Crystal Report
Crystal  Report  adalah  suatu  progaram aplikasi  yang  dirancang  untuk  membuat laporan-laporan yang dapat digunakan dengan bahasa  pemrogra-man  berbasis  windows, seperti  Visual  Basic  6.0,  Visual    C++,  Visual Interdev.Crystal  Report  adalah  software  untuk membuat laporan yang berdir sendiri terintegrasi dengan Microsoft Visual Basic dan merupakan  salah  satu  media  untuk  membuat laporan dan mencetaknya ke printer [9]

## IV.  HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  merupakan  suatu desain  rancangan  sistem  yang  dibuat  untuk menggambarkan alur jalannya suatu sistem.Berikut  tahapan  dalam  perancangan sistem.

## 1. Diagram Konteks
PENGIRIM BAGIAN ADMINISTRASI Sistem Informasi Pengagendaan Surat Masuk & Surat Keluar CAMAT Surat Masuk - Lap. Data Map / Ordner - Lap. Data Lokasi Arsip - Lap. Data Surat Masuk - Lap. Data Surat Keluar - Lap. Data Agenda - Lap. Permohonan Surat - Agenda - Surat Keluar PENDUDUK Syarat Permohonan Surat Surat Permohonan

## Gambar 1. Diagram Kontek

## 2. Hierarchy Input Process Output (HIPO)
0 Sistem Agenda Surat Masuk & Surat Keluar 3.0 Pengolahan Data Agenda 2.0 Pengolahan Data Lokasi 1.0 Pengolahan
Data Map 5.0 Pengolahan Data Surat Keluar 1.1.P Tambah Data Map 1.2.P Koreksi Data Map 2.1.P Tambah Data Lokasi 2.2.P Koreksi Data Lokasi 3.1.P Tambah Data Pengirim 3.2.P Koreksi Data Pengirim 7.1.P Laporan Data Map 7.2.P
Laporan Data Lokasi
4.0 Pengolahan Data Surat Masuk 7.3.P Laporan Data Agenda 7.4.P
Laporan Surat Masuk 7.5.P Laporan Surat Keluar LEVEL 0 LEVEL 1 4.1.P Tambah Data Surat Masuk 4.2.P Koreksi Data Surat Keluar 5.1.P Tambah Data Surat Keluar 5.2.P
Koreksi Data Surat Keluar 7.0 Pengolahan Data Laporan TOP LEVEL 6.0 Pengolahan Data Permohonan Surat 6.1.P Tambah Data Permohonan Surat 6.2.P Koreksi Data Permohonan Surat 7.6.p Laporan Permohonan Surat
Gambar 2. HIPO

## 3.  Diagram Alir Data
BAG.
AMINISTRASI D1 1.0 Pengolahan Data Map Dt_Map Dt_Map Map 3.0 Pengolahan Data Agenda Dt_Agenda D3 Agenda Dt_Agenda 4.0 Pengolahan Data Surat Masuk D4 Masuk Dt_Srt_Msk Dt_Map CAMAT Dt_Map Dt. Srt_Msk Dt_Agenda 7.1.P Laporan Data Map 7.4.P Laporan Data Agenda 7.4.P Laporan Data Surat Masuk Lap. Data Surat Masuk Lap. Data Agenda Lap. Data Map/ Ordner 2.0 Pengolahan Data Lokasi Dt_Lokasi D2 Dt_Lokasi Lokasi Dt_Lokasi 7.3.P Laporan Data Lokasi Dt_Lokasi Lap. Data Lokasi D1 Map Dt_Map D2 Lokasi Dt_Lokasi Dt_Map Dt_Lokasi Dt_Srt_Msk 5.0 Pengolahan Data Surat Keluar D5 Keluar Dt_Srt_Klr Dt_Srt_klr 7.5.P Laporan Data Surat Keluar Dt_Srt_Klr Dt_Lokasi Lap. Data Surat Keluar Dt_Pengirim Dt_Lokasi PENGIRIM PENDUDUK 6.0 Pengolahan Data Permohonan Surat D6 Mohon Dt_Mhn_Srt Dt_Mhn_Srt 7.6.P Laporan Data {ermohonan Surat Syarat permohonan surat Lap. Data Permohonan Surat Gambar 3. Diagram Alir Data

## 4. Entity Relationship Diagram
MAP MASUK DIGUNAKAN | || 1 M kd_map MAP LOKASI : { Kd_map, Keterangan, Aktif, Inaktif  } : { Kd_lok, Nm_lok } LOKASI DIGUNAKAN | 1 || M MASUK : { No_agd, Kd_lok, Kd_map, Kd_pgrm, No_srt, Perihal, Sifat, Lamp, Tgl_srt kd_lok Tgl_trm, Retensi1, Retensi2, Tgl_aktif, Tgl_inaktif, Kd_file, Catatan } KELUAR DIGUNAKAN kd_map || M | 1 DIGUNAKAN kd_lok _ 1 || M KELUAR : { No_srt, Kd_lok, Kd_map, Kd_pgrm, Perihal, Sifat, Lamp, Tgl_srt, Retensi1, Retensi2, Tgl_aktif, Tgl_inaktif, Kd_file, Catatan }
Gambar 4. Entity Relationship Diagram

## 4.2. Implementasi Sistem 4.2.1.  Form Menu Utama
Dalam  menu utama ini  terdapat beberapa submenu untukpengendalian program, dimana untuk  memilihnya  digunakan  tombol  anak panah untuk menggeser posisi pointer dan bila sudah  yakin  maka  tekanlah  tombol  enter. Menu  Utama  ini  terdiri  dari  4  submenu  yaitu: File, Master, Transaksi dan Laporan.

## Gambar 5. Tampilan Menu Utama

## 4.2.2.  Form Menu Login
Digunakan  untuk  identifikasi  operator dengan  cara  memasukkan user  id dan password masing-masing operator untuk masuk ke program aplikasi
Gambar 6. Form Menu Login

## 4.2.3.  Form Input Data Map
Digunakan  untuk  menambah  data  map atau meng- update data map yang sudah ada.
Gambar 7. Form Input Data Map

## 4.2.4.  Form Input Data Lokasi
Digunakan  untuk  menambah  data  lokasi atau meng- update data lokasi yang sudah ada.
Gambar 8. Form Input Data Lokasi

## 4.2.5.  Form Input Data SuratMasuk
Digunakan  untuk  menambah  data  surat masuk  atau  meng- update data  surat  masuk yang sudah ada.
Gambar 9. Form Input Data SuratMasuk

## 4.2.6.  Form Input Data SuratKeluar
Digunakan  untuk  menambah  data  surat keluar  atau  meng- update data  surat  keluar yang sudah ada.
Gambar10. Form Input Data SuratKeluar

## 4.2.7.  Form Input Data Agenda
Digunakan untuk menambah data agenda atau  meng- update data  agenda  yang  sudah ada

## Gambar 11. Form Input Data Agenda

## 4.2.8.  Form Input Data PermohonanSurat
Digunakan untuk
menambah data permohonan  surat  atau  meng- update data permohonan surat yang sudah ada
Gambar 12. Form Input Data PermohonanSurat

## 4.2.9.  Laporan Data Map
Gambar 13. Laporan Data Map
4.2.10. Laporan Data Lokasi

## 4.2.11. Laporan Data Surat Masuk
Gambar 14. Laporan Data SuratMasuk

## 4.2.12. Laporan Data Surat Keluar
Gambar 15. Laporan Data Surat Keluar
4.2.13. Laporan Data Agenda
Gambar 16. Laporan Data Agenda

## 4.2.14. Laporan Data Permohonan Surat
Gambar 17. Laporan Data Permohonan Surat

## 4.3. Pengujian Sistem
Dalam
pengujian ini penulis menggunakan  metode black  box  testing . Pengetesan ini dilakukan untuk menentukan bahwa program tersebut sudah dapat digunakan dan sudah memenuhi  kebutuhan  yang  diharapkan. Pengujian black box berfokus pada persyaratan  fungsional  perangkat  lunak. Hasil  pengujian  yang  dilakukan  adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Tabel Pengujian
Terhadap  pengujian  system  telah  berhasil dilakukan  dengan  baik  dan  bebas  dari kesalahan  kode  program( syntax) .  Masukkan user id dan password pada login sistem sesuai dengan  kapasitas  masing-masing  bagian. Pada  proses  input  data  semua  tombol  dan coloum  bisa  digunakan  baik  tambah  koreksi maupun  hapus,  sehingga  secara  fungsional sistem  sudah  dapat  menghasilkan output sesuai dengan apa yang diharapkan

## V.  PENUTUP 5.1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang sudah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa: 1.  Terciptanya Sistem Informasi Pengagendaan  Surat  Keluar  Masuk  pada SKPD  Kecamatan  Polanharjo  secara multiuser 2.  Dengan adanya Sistem Informasi Pengagendaan Surat Keluar Masuk, pihak SKPD Kecamatan Polanharjo dapat menggunakan  system  aplikasi  tersebut secara  multiuser  untuk  mempermudah kegiatan  yang  di  lakukan  di  SKPD Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten

## 5.2. Saran
Adapun  saran  kedepannya  yang  ingin kami  sampaikan  adalah  diharapkan  Sistem pengagendaan  surat  masuk  dan  surat  keluar nantinya  dapat  dikembangkan  lagi,  sehingga dapat  menghasilkan  informasi  yang  lebih bermanfaat bagi SKPD Kecamatan Polanharjo Kabupaten Klaten.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Jogiyanto  Hartono Analisis  &  Desain Sistem  Informasi ,  (edisi  III),  Andi  Offset,
Yogyakarta, 2011 2]  Jogiyanto  Hartono, Analisis  &  Desain
Sistem  Informasi ,  (edisi  III),  Andi  Offset,
Yogyakarta, 2010
[3]  Jogiyanto  Hartono, Analisis  &  Desain Sistem  Informasi ,  (edisi  III),  Andi  Offset, Yogyakarta, 2010
[4]  Sondang  P  Siagian, Kerasipan ,  Andi Offset, Yogyakarta, 2011
[5]  Sondang  P  Siagian, Kerasipan ,  Andi Offset, Yogyakarta, 2011
[6]  Andi, Microsoft  Visual  Basic  6.0  Untuk Pemula , MADCOMS, Yogyakarta, 2012
[7]  Andi, Microsoft  Visual  Basic  6.0  Untuk Pemula , MADCOMS, Yogyakarta, 2012
[8]  Arif  Ramadhan, SQL  Server  2000  dan Visual  Basic  6 ,  Jakarta,  PT.  Gramedia, 2010
[9]  Rahardian  Hadi, Membuat    Laporan dengan  Crystal  Report  8.5  dan  Visual Basic  6.0 ,  PT.  Elex  Media  Komputindo,
Jakarta, 2010