## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI RANTAI PASOK YANG TERINTEGRASI GUNA MENDUKUNG PENGADAAN BAHAN BAKU DI PT. XYZ
Djunita Simatupang, Dadang Surjasa Magister Teknik Industri, Universitas Trisakti

## ABSTRACT
PT. XYZ is a company engaged in the chemistry sector. PT. XYZ which located in Cikarang industrial  area  currently  has  200  people  of  employees  with  the  increament  in  the  production and income for the recent years. This situation means company require to improve management and  supervision  from  the  management  in  order  to  get  the  production  and  income  increament optimized. Accordingly to this, the needs of company management based on integrated supply chain system becoming important.
To  date,  although  the  current  system  mostly  using  computers,  there  are  still  different application in some of computers. Unintegrated system cause the double data input which make the  process  and  output  result  ineffective  and  inefficient.  The  application  of  integrated  system hope  will  support  the  service  activity  specially  providing  information  with  quick,  precise, accurate, and controlled.
Integrated  information  system  here  defined  as  a  system  consist  of  various  component  of data, application, and technology which related each other to support the information needs of the company. This research using literature, data collection, data analysis, data flow diagram, entity  relationship  management,  specification  process,  application  implementation,  and application  trial.  The  problem  solving  including  this  step:  problem  identification,  objective formulation,  inventoring,  compile  and  analysis,  and  the  design  method  of  integrated  supply chain information system.
Keywords : supply chain, integrated information system, inventory, raw material
1. PENDAHULUAN 1
Informasi  yang  akan  dikemas  untuk meningkatkan  kinerja  dalam  perusahaan adalah informasi yang cepat, tepat dan akurat serta  terkendali.  Alur  informasi  tersebut sangat  dibutuhkan  demi  percepatan  putaran barang yang akan diproduksi, sehingga usaha untuk menghasilkan keuntungan yang maksimal  akan  tercapai. Untukmerancang dan  menerapkan  suatu  sistem  informasi diperlukan  suatu  penyajian  data  yang dibutuhkan  dari  berbagai  aspek  yang berkaitan.
Dalam  usaha  untuk  meningkatkan  hasil guna dan daya guna maka manajemen selalu mengambil langkah-langkah penyempurnaan antara  lain  dalam  bidang  operasional, administrasi  dan  keuangan.  Demikian  juga dengan  diadakan  peningkatan  terus-menerus
Korespondensi : Djunita Simatupang E-mail :djunitasimatupang@yahoo.com
di  bidang  sistem  sehingga  meng-hasilkan sistem informasi rantai pasok yang terintegrasi.
Menurut  Indrajit  (2002),  di  dalam  sebuah perusahaan,  pada  dasarnya  ada  3  aliran entitas  yang  harus  dikelola  dengan  baik, yaitu :
1. Aliran barang dan jasa (flow of goods and services)
2. Aliran uang (flow of money)
3. Aliran dokumen (flow of documents) Permasalahan di atas dapat diselesaikan dengan menerapkan suatu sistem manajemen rantai  pasok  yang  terintegrasi  dengan memanfaatkan  teknologi  informasi  yang cepat,  tepat,  akurat  dan  terintegrasi.  Selain itu, aplikasi ini harus dapat mengintegrasikan antara  supplier-suplier  dengan  perusahaan, perusahaan  dengan  logistik/distribusi  dan perusahaan  dengan  konsumen.  Gambar  1 berikut  ini  adalah  aliran  barang  dan  aliran uang  di  dalam  integrasi  logistik  (Rutner, 2007).

## Gambar 1. Integrasi Logistik
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem  merupakan  kumpulan  elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk  satu  kesatuan  dalam  usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang  dimaksud  elemen  dari  sistem  adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan  barang  jadi,  promosi,  penjualan, keuangan,  personalia,  serta  pihak  eksternal seperti  supplier  dan  konsumen  yang  saling terkait  satu  sama  lain  dan  membentuk  satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemprosesan data yang  diperoleh  dari  setiap  elemen  sistem tersebut  menjadi  bentuk  yang  mudah dipahami  dan  merupakan  pengetahuan  yang relevan  yang  dibutuhkan  oleh  orang  untuk menambah  pemahaman  terhadap  fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda  satu  sama  lain  sesuai  dengan kebutuhanya masing-masing.
Manajemen  dikatakan  sebagai  seni karena mengandung arti bahwa hal ini adalah kemampuan  atau  keterampilan  pribadi  dan terdiri  dari  proses  atau  kegiatan  yang dilakukan  oleh  pengelola  perusahaan  seperti merencanakan  (menetapkan  strategi,  tujuan dan  arah  tindakan),  mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan  operasi  untuk  mencapai tujuan yang telah ditetapkan. SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk
menyediakan informasi guna mendukung  pengambilan  keputusan  pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
1. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Definisi dari Sistem Informasi Manajemen tidak hanya merupakan serangkaian gagasan konsep. Sistem informasi  mana-jemen  merupakan  sistem
operasional  yang  melaksanakan  beraneka ragam  fungsi  untuk  menghasilkan  keluaran yang  berguna  bagi  pelaksanaan  operasi  dan manajemen organisasi yang bersangkutan.
Sebuah  sistem  informasi  manajemen dibentuk  atas  dasar  keperluan  informasi  dan pengelolaannya digunakan alat bantu komputer.  Organisasi  menggunakan  sistem informasi untuk mengolah transaksi- transaksi, mengurangi biaya dan
menghasilkan  pendapatan  sebagai  salah  satu produk atau pelayanan.
2. Keterkaitan  Data,  Informasi  dan
Sistem Informasi Manajemen A. Data Dalam  sistem  informasi  manajemen, data merupakan bahan mentah untukdiolah  yang  hasilnya  kemudian men-jadi  informasi.  Dengan  kata  lain, data  yang  diperoleh,  diukur,  dinilai  dan lain-lain  penilaian  dalam  hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai.

## B. Informasi
Informasi  dapat  dikatakan  sebagai  data yang telah di olah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau dimasa mendatang. C. Sistem Suatu  sistem  dapat  diberikan  batasan sebagai suatu kesatuan metode, prosedur  dan  teknik  yang  digabungkan dan  di  atur  sedemikian  rupa  sehingga menjadi  suatu  kesatuan  yang  berfungsi untuk mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan.

## D. Database
Perbedaan  antara  database  dan  data  file adalah  bahwa  database  mempunyai lebih  dari  satu  pemakai  dan  seluruh pemakai  dapat  melihat  seluruh  data yang  disimpan,  sedangkan  data  file mempunyai  lebih  dari  satu  pemakai tetapi  hanya  satu  pemakai  yang  dapat melihat data yang telah disimpan.
E. Data Base Management System (DBMS)
MeMenurut  (Connely  dan  Begg,  2002)  DBMS adalah  sebuah  piranti  lunak,  yang  memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, mengelola  dan  mengontrol  akses  terhadap  sebuah
database.Ada  beberapa  komponen  utama  yang harus dimiliki oleh sebuah DBMS :
a. Perangkat keras
b. Piranti Lunak (Software) c. Data d. Prosedur
e. Orang (pengguna)

## F. Supply Chain Management
Menurut Pujawan (2005),rantai pasok adalah jaringan  perusahaan  yang  secara  bersama-sama bekerja  untuk  menciptakan  dan  menghantarkan suatu produk sampai ke end customer. Perusahaan- perusahaan tersebut biasanya terdiri dari rangkaian supplier/pemasok,  pabrik,  distributor,  toko  atau ritel,  serta  perusahaan-perusahaan  pendukung seperti perusahaan jasa logistik.
Pada suatu rantai pasok, ada 3 macam aliran yang  harus  dikelola  mulai  dari  hulu  (upstream, yaitu  sisi  dimana  barang  masih  berbentuk  raw) hingga  ke  hilir  (downstream,  yaitu  sisi  dimana barang sudah berbentuk final product atau end item yang  siap  dikonsumsi  oleh  end  customer),  yaitu aliran material, informasi, dan uang.
Supply  Chain  Managementadalah  sebuah proses dimana produk diciptakan dan disampaikan kepada  konsumen.  Dari  sudut  struktural,  sebuah Supply  Chain  Management  merujuk  kepada jaringan  yang  rumit  dari  hubungan  dimana organisasi  mempertahankan  dengan  partner  bisnis untuk  memperoleh  bahan  baku,  produksi  dan menyampaikannya  kepada  konsumen(Kalakota, 2001)
Untuk  membangun  suatu  sistem  manajemen rantai pasokan yang optimal, harus perhatikan lima hal dasar sebagaiberikut :
1. Perencanaan
2. Pemasokan
3. Pembuatan
4. Pengantaran
5. Pengembalian
Nilai  informasi  dalam  manajemen  rantai  pasok  di gambarkan pada Gambar 2.
Gambar 2. Nilai Informasi Dalam Manajemen Rantai Pasok
1. Secara  manfaat  informasi  yang memberikan  manfaat  yang  lebih efektif  dibandingkan  dengan  biaya untuk mendapatkan manfaat tersebut. 2. Secara biaya informasi yang memberikan cost benefit bagi perusahaan  yang  mempergunakan informasi tersebut.
Rantai  suplai  yang  terintegrasi  akan meningkatkan  keseluruhan  nilai  yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.
Gambar 3.Aktifitas/Fungsi Supply Chain Management
Manajemen  suplai  ialah  pendekatan antar-fungsi  (cross  functional)  untuk mengatur  pergerakan  material  mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan  dari  barang  jadi  keluar organisasi  menuju  konsumen  akhir. Sebagaimana  korporasi  lebih  fokus dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, harus mengurangi kepemilikan atas sumber material mentah dan kanal distribusi.
G. e-SUPPLY CHAIN MANAGEMENT e-Supply  Chain  Management  adalah suatu konsep manajemen dimana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan  seluruh  mitra  kerja perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem pemasok bahan baku atau sumber  daya  yang  dibutuhkan  dalam proses produksi (Indrajit dan Djokopranoto, 2003) Dalam menentukan kesiapan perusahaan  dalam  menerapkan  e-SCM terdapat  5  tahap  penting  yang  harus dipenuhi, diantaranya :
1. Energize the Organization
2. Enterprise Vision
3. Supply Chain Value Assessment NILAI INFORM
Secara Manfaat
Manfaat lebih efektif dibandingkan
Secara Biaya Bila informasi dapat memberikan cost
4. Opportunity Identification
5. Strategy Decision

## 3. METODE PENELITIAN
Tujuan  untuk  memperbaiki  sebagai fungsi  didalam  sistem  agar  lebih  efisien, untuk  mengubah  sasaran  sistem,  untuk mengganti  output,  untuk  mencapai  tujuan yang  sama  dengan  seperangkat  input  yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan. Menerapkan disain dalam penggunaannya  diperlukan  langkah-langkah
(daur  hidup  sistem),  seperti  halnya  makluk hidup.  Tahap-tahap  dalam  siklus  sebuah sistem antara lain :
1. Permulaan : survei pendahuluan
2. Studi Kelayakan : prosedur yang ada
3. Analisa Sistem : Princian prosedur yang ada
4. Persyaratan Analisa : Kebutuhan
pemakai,  Pengumpulan  data  volume, input-output, file.
5. Disain  :  Sistem  ideal  tanpa  kendala, revisi  untuk  membuat  yang  ideal  dapat diterima.
6. Spesifikasi  :  Logika  pengolahan,  disain file,  input/output,  syarat-syarat  program dan petunjuk kerja. 7. Pemograman Program  komputer  aktual  di  perlukan untuk  membentuk  operasi-operasi  logis bagi pengolahan. 8. Pengujian  :  pegujian  unit,  pengujian modul gabungan, pengujian penerimaan Program-program  harus  di  uji  dengan hati-hati.
9. Latihan : konversi dan pemasangan Salah  satu  tujuan  sistem  pengolahan informasi  yang  baru  adalah  untuk mengganti  prosedur-prosedur  yang  ada, maka  latihan  merupakan  hal  yang penting 10. Operasi : pemeliharaan, peningkatan
Pada  saat  ini  sistem  ini  dijalankan secara rutin, bukan berarti tidak berubah karena sesungguhnya terdapat kebutuhan tetap untuk pemeliharaan dan peningkatan.
Secara  diagram  tahapan-tahapan  metodologi pemecahan  masalah  dapat  dilihat  pada Gambar 4
Gambar 4. Diagram tahapan-tahapan pemecahan masalah

## 4. PENGOLAHAN DATA
Kekhusuan dari data administrasi material  yang  dapat  dijadikan  sumber  data guna  diolah  dan  kemudian  disajikan  atau dijadikan suatu keputusan adalah : 1. Diperlukannya pengakuan atau pengesahan  dari  pihak  perusahaan  yang dalam  hal  ini  dilaksanakan  secara berjenjang  sesuai  dengan  pendelegasian wewenang
2. Data  dari  tiap  material  harus  tetap  ter- record  sejak  material  tersebut  lahir
sampai  dengan  tidak  di  gunakan  lagi harus  tetap  ter-record  karena  berkaitan dengan proses rantai pasok itu sendiri. 3. Data administrasi material dapat diklasifikasikan  bersifat  terbuka  karena menyangkut kesemua bagian.
4. Data  administrasi  material  harus  jelas dan  lengkap  karena  menyangkut  proses alur rantai pasok.

## 5. ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Sebagai  salah  satu  penunjang  dan pendukung  didalam  manajemen  perusahaan, tugas procurement adalah melakukan pencatatan  dan  pengolahan  data  yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan seperti yang  telah  digariskan.  Dukungan  tersebut diwujudkan dalam penyediaan dan penyajian informasi dibidang pembelian yang diperlukan  sebagai  bahan  pertimbangan dalam  mengambil  keputusan.Kondisi  diatas jelas  tidak  menunjang  didalam  usaha perancangan, pembentukan dan pengembangan sistem informasi rantai pasok adalah :
a. Keterpaduan didalam data atau file
b. Keterpaduan didalam komunikasi data
c. Kesulitan didalam file back up
d. Kesulitan didalam komputer back up
e. Kesulitan didalam orientasi pengembangan ketrampilan dan kemampuan personil
f. Keterbatasan  peningkatan  daya  guna dan  hasil  guna  penerapan  sistem informasi.
6. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
1. Manajemen selalu berusaha menyempurnakan  manajemennya  agar selalu dapat memenuhi keperluan saat ini dan  mengatasi  keperluan  dimasa  yang akan  datang,  salah  satu  usaha  untuk memenuhi
keperluan tersebut diantaranya  dengan  menyempurnakan pengelolaan  material,  sumber  daya manusia  dan  tehnologi  yaitu  guna meningkatkan produktivitas.
2. Dari  pengelolaaan  rantai  pasokan  yang ada,telah  banyak  dihasilkan  informasi- informasi yang sangat diperlukan sebagai  bahan  pertimbangan  dalam mengambil  keputusan,  namun  masih terdapat  adanya  informasi  penting  yang belum  dapat  disajikan  secara  lengkap dan baik.

## 6.2 Saran
Untuk  mendukung  penerapan  Sistem Rantai  Pasok,  ada  beberapa  hal  yang  perlu diperhatihkan  dan  merupakan  saran-saran yang harus dilaksanakan :
1. Disarankan  untuk  meningkatkan  tenaga pendukung
yang berorientasi mengoperasikan  dan  mengelola  sistem informasi  manajemen,  agar  diperoleh suatu dukungan tenaga teknis operasional yang optimal.
2. Bidang  data  dan  informasi  disarankan agar diperoleh jalur pengolahan informasi yang optimal tanpa meninggalkan  aspek  pelayanan  data secara umum, disamping orientasi pelaksanaan  dan  pembinaan  sistem informasi manajemen yang konsisten.

## 7. DAFTAR PUSTAKA
[1]  Copra,  S.,Meindl,  2004,  Supply  Chain Mangement  Strategy,  John  Willey  & Sons, New Jersey.
[2] David, B., 2004, Supply Chain
Management Best Practices, John Wiley
& Sons, New Jersey.
[3]  David  Simchi-Levi.et  al,  2000,
Designing And The Managing Supply  Chain,  Mc  Graw  Hill,  New
York. [4] Dejonckheer, D. et al, 2004, Manage Supply Chain Analys & Performance,  W.H.  Freeman  and
Company, New York.
[5]  Handfield,  R.,  Nichols,  2002, Supplay Chain Redesign,  John Willey & Sons, New Jersey.
[6]  Hartmurt,  S.,  2004,  Supply  Chain Management  &  Advanced  Planning, Springer, Berlin.
[7] Indrajit, D., 2002, Konsep Manajemen  Supply  Chain,  PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. [8]  Lambert,  2000,  Consept  Supply
Chain Management, SAGE,
,Florida.
[9]  Pujawan  I.N,  2005,  Supply  Chain
Manajemen, Guna Widya, Jakarta [10]  Rudy,  et.al,  2008,  Analisis  dan Perancangan  berbasis  web  untuk menerapkan  e-  Supply  Chain Management,  Seminar  Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008), Yokyakarta.