## ANALISIS BEBAN KERJA PETUGAS FILLING REKAM MEDIS RAWAT JALAN DENGAN METODE WISN DI RSU HAJI SURABAYA TAHUN 2020
Nur Hasanah Ayu P 1* , Novita Nuraini 2 , Yuni Astuti 3
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2 Rumah Sakit Haji, Surabaya 3 *e-mail: nurhasanah.ayu3@gmail.com

## Abstract
Surabaya Haij General Hospital is one of the type B educational hospitals that has stored medical record files in the filling room.  Surabaya Hajj General Hospital has 37 Outpatient Clinics with the number of visits in 2020 is 93,232 patients with an average number of old patient visits per day is 890.14 patients and the average  number  of  new  patient  visits  per  day  is  42.18  patients  (Haji  Hospital  Surabaya,    2018)  with 95.48% of old patients to the total number of outpatient visits.  Outpatient filling is obtained that there are still a lot of outpatient medical records file that have been scattered or not yet entered on the filling rack. The purpose of this study is to analyze the workload of outpatient filling staff with the Work Load Indicator Staff Need (WISN) method at RSU Haji Surabaya in 2020.  This research uses descriptive research type, with the method of observation and interview of 6 outpatient medical records filling officers.  The object of this  study  is  the  workload  of  medical  records  filling  officers.    The  results  showed  that  the  calculation  of available  working  time  for  outpatient  filling  staff  was  113,100  minutes  /  year,  the  main  activities  of outpatient  filling  staff  at  RSU  Haji  Surabaya  were  44  minutes,  Standard  workload  for  outpatient  filling officers  at  RSU  Haji  Suarabaya  was  49,952  files /  year,   Standard  allowance  for  outpatient filling  staff  at Surabaya Haji Hospital is 0.195 hours / year, with the results of the WISN calculation is 8 officers and a WISN ratio of 19.6.

## Abstrak
Rumah Sakit Umum Haji Surabaya merupakan salah satu rumah sakit tipe B pendidikan yang telah melakukan penyimpanan berkas rekam medis diruang filling. Rumah Sakit Umum Haji Surabaya memiliki 37 Poli Rawat Jalan dengan jumlah kunjungan pada tahun 2020 adalah 93.232 pasien dengan rata – rata kunjungan  pasien  lama  per-hari  adalah  890.14  pasien  dan  rata –  rata  kunjungan  pasien  baru  per-hari adalah  42.18  pasien  (RSU  Haji  Surabaya,  2018)  dengan  95.48%  pasien  lama  terhadap  total  kunjungan pasien rawat jalan. Filling rawat jalan yaitu didapatkan masih banyak berkas rekam medis rawat jalan yang tercecer atau belom masuk di rak filling Adapun tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis beban kerja petugas filling rawat jalan dengan metode Work Load Indicator Staff Need (WISN) di RSU Haji Surabaya Tahun  2020.  Penelitian  ini  menggunakan  jenis  penelitian  deskriptif,  dengan  metode  observasi  dan wawancara Petugas filling rekam medis rawat jalan yang berjumlah 6 orang. Objek penelitian ini adalah  beban  kerja  petugas  filling  rekam  medis .  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  perhitungan waktu kerja tersedia untuk petugas filling rawat jalan yaitu 113.100 menit/tahun, Kegiatan pokok petugas filling rawat jalan di RSU Haji Surabaya sebesar 44 menit, Standar beban kerja petugas filling rawat jalan di RSU Haji Suarabaya yaitu 49.952 berkas/tahun, Standar kelonggaran petugas filling rawat jalan di RSU Haji Surabaya yaitu 0,195 jam/tahun, Dengan hasil perhitungan WISN adalah 8 orang petugas dan WISN ratio 19,6.

## Keywords: Beban kerja, wisn, filling

## 1. Pendahuluan
Menurut  Keputusan  Menpan  No.  Kep.  75/M.PAN/7/2004  tentang  Pedoman  Perhitungan Pegawai  Berdasarkan  Beban  Kerja.  Beban  kerja  adalah  sekumpulan  atau  sejumlah  kegiatan yang  harus  diselesaikan  oleh  suatu  unit  organisasi  dalam  jangka  waktu  tertentu.  Sedangkan menurut  (Permendagri  No.  12  tahun  2008)  tentang  pedoman  analisis  Beban  Kerja  di
Lingkungan  Departemen  Dalam  Negeri  dan  Pemerintah  Daerah,  menjelaskan  bahwa  beban kerja merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal waktu di suatu organisasi.
RSU  Haji  Surabaya  merupakan  rumah  sakit  rujukan  dari  beberapa  daerah  diantaranya adalah  Bangkalan  Madura  dan  rumah  sakit  sekitar  Surabaya.  Rumah  Sakit  Umum  Haji Surabaya  memiliki  37  Poli  Rawat  Jalan  dengan  jumlah  kunjungan  pada  tahun  2020  adalah 93.232  pasien  dengan  rata –  rata  kunjungan  pasien  lama  per-hari  adalah  890.14  pasien  dan rata –  rata  kunjungan  pasien  baru  per-hari  adalah  42.18  pasien  (RSU  Haji  Surabaya,  2018) dengan 95.48% pasien lama terhadap total kunjungan pasien rawat jalan.
WISN  ( Work  Load  Indicator  Staff  Need )  merupakan  indikator  yang  menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga  berdasarkan beban kerja. Standar beban kerja adalah banyaknya jenis  pekerjaan  yang  harus  diselesaikan  oleh  tenaga  kesehatan  profesional  dalam  satu  tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan (Depkes, 2004).
Tabel 1 Volume Beban Kerja Petugas filling Kitir DRM Volume Beban Kerja Waktu penyediaan DRM A 148 890.14 4.05 B 148 890.14 3.11 C 148 890.14 4.10 D 148 890.14 3.05 E 148 890.14 3.15 F 148 890.14 3.10

## Sumber : RSU Haji Surabaya
Berdasarkan praktek kerja lapang di RSU Haji Surabaya khususnya dibagian filling rawat jalan yaitu didapatkan masih banyak berkas rekam medis rawat jalan yang tercecer atau belom masuk  di  rak  filling  dangan  jumlah  sekitar  223  berkas  dari  890.14  jumlah  kunjungan  pasien lama,  25.05%  petugas  sudah  melakukan,  dan  masih  banyak  petugas  yang  kesulitan  dalam mencari status rekam medis yang tidak ditemukan, dan juga masih terdapatnya lembar kontrol pasien yang lepas dari berkas rekam medis tersebut.
Berkas  rekam  medis  yang  belom  masuk  dalam  rak  filling  disebabkan  karena  petugas telat  dalam  pengambilan  berkas  rekam  medis  yang  ada  di  poli  sehingga  petugas  telat  dalam pengkodingan dan menyebabkan petugas telat dalam memasukkan berkas rekam medis ke rak filling sehingga berkas rekam medis tercecer di luar rak penyimpanan sehingga menyebabkan petugas kesulitan dalam menemukan berkas rekam medis dan akhirnya membuat lama dalam pendistribusian  status  atau  berkas  rekam medis.  Beban  kerja  yang cukup  tinggi  pada  petugas filling  rawat  jalan  pasien  menyebabkan  jam  kerja  dan  kuantitas  pekerjaan  petugas  tersebut bertambah, jika hal ini terus berlanjut maka produktivitas petugas filling akan semakin menurun.

## 2. Metode Penelitian
2.1 Subjek Penelitian
Petugas  filling  rekam  medis  rawat  jalan  yang  berjumlah  6  orang.  Objek  penelitian  ini adalah beban kerja petugas filling rekam medis.

## 2.2  Metode Pengumpulan Data
Penelitian  ini  menggunakan  jenis  penelitian  deskriptif,  dengan  metode  observasi  dan wawancara.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi Permasalahan Beban Kerja Petugas Filling Rawat Jalan
Hasil identifikasi di RSU Haji surabaya didapatkan banyak berkas rekam medis rawat jalan yang  tercecer  atau  belom  masuk  di  rak  filling,  dan  terdapat  banyak  petugas  yang  kesulitan dalam  mencari  status  rekam  medis  yang  tidak  ketemu,  dan  juga  masih  terdapatnya  lembar kontrol pasien yang lepas dari berkas rekam medis tersebut. Berkas rekam medis yang belom masuk  dalam  rak  filling  disebabkan  karena  petugas  telat  dalam  pengambilan  berkas  rekam
medis yang ada di poli sehingga petugas telat dalam pengkodingan dan menyebabkan petugas telat  dalam  memasukkan  berkas  rekam  medis  ke  rak  filling  sehingga  berkas  rekam  medis tercecer  di  luar  rak  (box).  Petugas  filling  di  RSU  Haji  Surabaya  terdapat  11  petugas  yaitu  6 petugas  filling,  1  petugas  tracer,  dan  4  petugas  distribusi.  Uraian  tugas  petugas  filling  di  RSU Haji Surabaya adalah sebagai berikut :
1.  Tenaga  penyimpanan  menyortir  rekam medis  perkelompok  angka  awal  dari  00-99  di  ruang penyimpanan (rak filling).
2. Petugas rekam medis mencetak kitir untuk pencariann dokumen rekam medis
3. Pencarian dilakukan dengan mengelompokkan sesuai kelompok nomor rekam medis pada rak penyimpanan dan diurutkan dari digit kecil kedigit yang lebih besar
4. setiap kelompok nomor rekam medis diberikan pada masing maing petugas
5. Petugas  mencari  dokumen  rekam  medis  dan  memastikan  kesamaan  data  pasien  sesuai kitir dan dokumen rekam medis
6. Petugas  menempelkan  kitir  bukti  pendaftaran  di  depan  dokumen  rekam  medis  dengan cara di staples
7. Petugas  distribusi  mengambil  dokumen  tersebut  dan  diletakkan  di  atas  meja  untuk dilakukan  tracer,  setelah  terkumpul  dokumen  maka  petugas  akan  mengantarkan  sesuai dengan poli tujuan.
8. Petugas filling memasukkan/ menyimpan sesuai terminal digit.
Ruang  filling  merupakan  suatu  ruang  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  untuk  berbagai keperluan  serta  melindungi  dokumen  rekam  medis  terhadap  kerusakan  dan  menjaga  isi kerahasiaan isi dari dokumen rekam medis (Budi Riyanto,dkk, 2012

## 3.2  Menghitung Waktu Kerja Tersedia
Tabel 2 Waktu Kerja Tersedia Sim bol Faktor Waktu Kerja Keterang an A Hari Kerja 52 minggu x 5 hari kerja = 260 Hari per tahun B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun C Pelatihan/ Seminar 3 Hari per tahun D Hari Libur Nasional 18 Hari per tahun E Ketidakha diran Kerja 3 Hari per tahun F Waktu Kerja 8,5 Hari per jam Sumber: RSU Haji Surabaya Hari Kerja Tersedia = A - (B+C+D+E)
= 260 – (12+3+18+3)
= 260 – 36
= 224
Waktu Kerja Tersedia untuk petugas filling  = A - (B+C+D+E) x F = 224 x 8,5 = 1.885 jam kerja/tahun
= 1.885 x 60 menit
= 113.100 menit/tahun
Pada  tabel  2  dapat  disimpulkan  bahwa  waktu  kerja  tersedia  untuk  petugas  filling  rawat  jalan pada  tahun  2020  yaitu  113.100  menit/tahun.  Hasil  perhitungan  tersebut  didapatkan  melalui jumlah  pada  tiap  variabel  yang  terdiri  dari  hari  kerja  sebanyak  260  hari/tahun,  cuti  tahunan
sebanyak 12 hari/tahun, pelatihan/seminar sebanyak 3 hari/tahun, hasil libur nasional sebanyak 18  hari/tahun,  ketidakhadiran  kerja  sebanyak  3  hari/tahun  dan  waktu  kerja  sebanyak  8,5 jam/hari.

## 3.4  Menghitung Kegiatan Pokok
Tabel 3 Kegiatan Pokok filling rawat jalan No Kegiatan Pokok Rata-rata waktu 1 Tenaga penyimpanan menyortir  rekam  medis perkelompok angka awal  dari  00-99  di ruang penyimpanan (rak filling). 20 menit 2 Petugas  rekam  medis mencetak  kitir  untuk pencariann dokumen rekam medis 10 menit 3 Dilakukan dengan mengelompokkan sesuai kelompok nomor rekam  medis  pada  rak penyimpanan dan diurutkan dari digit kecil kedigit yang lebih besar 9 menit 4 Petugas mencari dokumen  rekam  medis dan memastikan kesamaan  data  pasien sesuai kitir dan dokumen  rekam  medis serta menempelkan kitir bukti pendaftaran 3 menit 5 Melakukan Tracer berkas rekam medis 2 menit Total 44 menit Sumber: RSU Haji Surabaya

## 3.4 Menghitung Standar Beban Kerja Petugas Filling Rawat Jalan
Standar  beban  kerja  adalah volume/kuantitas  beban  kerja  selama  satu  tahun  per  kategori SDM.  Standar  beban  kerja  untuk  suatu  kegiatan  pokok  disusun  berdasarkan  waktu  yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga (Nuryati, dkk, 2012).
Menurut Kepmenkes No. 81/Menkes/SK/I/2004, standar beban kerja dapat dihitung dengan rumus:
Standar Beban Kerja =
Waktu Kerja Tersedia
Rata − rata waktu pergkegiatan pokok
= 113.100  menit/tahun
44 menit
= 2,570 menit
Jumlah Kuantitatif Kebutuhan
= Jumlah berkas x hari kerja tersedia
= 223 berkas x 224 hari
= 49.952 berkas/tahun

## 3.5 Menghitung Standar Kelonggaran
Penyusunan  standar  kelonggaran  bertujuan  untuk  memperoleh  faktor  kelonggaran  tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang  tidak  terkait  langsung  atau  dipengaruhi  tinggi  rendahnya  kualitas  atau  jumlah  kegiatan pokok/pelayanan.
Langkah  menghitung  standar  kelonggaran  diperoleh  dari  2  faktor  yang  dihitung  secara terpisah,  yaitu  ishoma  dan  kegiatan  lain.  Kegiatan  ishoma  untuk  petugas  filling  Rawat  Jalan dalam  1  hari  adalah  1  jam  dan  untuk  kegiatan  lain  sebanyak  25  menit.  Kegiatan lain tersebut dapat dijabarkan menjadi 2, yaitu menerima telepon dan ke kamar mandi/toilet.
Tabel 4 Standar kelonggaran Faktor kelonggaran Rata – rata waktu Standar kelonggaran Isoma 260 jam/tahun 0,195 jam/tahun Kegiatan lain- lain 108 jam/tahun
Standar kelonggaran diperoleh dari perhitungan sebagai berikut :
Rata – rata waktu kelonggaran
1. Ishoma  =  jam  x  5  hari  (dalam  seminggu)  =  5  (jam/minggu)  x  52  (minggu/tahun)  =  260 jam/tahun
2. Kegiatan Lainnya
= 0,42 jam (25 menit) x 5 hari (dalam seminggu)
= 2,09 (jam/minggu) x 52 (minggu/tahun) = 108 jam/tahun
Standar kelonggaran petugas = (ishoma + kegiatan lainnya):waktu kerja tersedia petugas = (260 jam/tahun + 108 jam/tahun) : 1.885jam/tahun = 368 : 1.885 = 0,195 jam/tahun

## 3.6  Analisis Jumlah Kebutuhan Petugas Filling Rawat Jalan
Kebutuhan Tenaga Kerja = KKP + Standart Kelonggaran
Standar Beban Kerja = 49.952  + 0,195  jam/tahun 2,570 =  19,6

## = (2 orang tambahan Petugas Filling RJ)
Berdasarkan hasil perhitungan standar beban kerja petugas maka dapat dicari kebutuhan SDM  yang  ada  di  bagian  filling  rawat  jalan.  Selain  itu  waktu  kerja  tersedia  petugas  juga mempengaruhi  standar  beban  kerja  petugas  semakin  panjang  waktu  yang  ada  maka  beban kerja juga akan bertambah (Faradilla, 2014). Rata – rata waktu perkegiatan petugas filling rawat jalan  adalah  44  menit.  Kuantitas  kegiatan  pokok  dalam  kegiatan  petugas  filling  49.952 berkas/tahun.  Hari  kerja  tersedia  per  tahun  adalah  224  hari  Jam  kerja  tersedia  per  tahun 113.100  menit/tahun    dan  standar  beban  kerja  dalam  satu  tahun  adalah  35.520  dokumen 49.952  berkas/tahun.  Dari  hasil  perhitungan  tersebut  dengan  metode  WISN  di  dapatkan kebutuhan tenaga kerja petugas filling Rawat Jalan adalah 19,6 atau bisa dibulatkan menjadi 2 petugas.
Tenaga kerja yang sesuai dengan beban kerja sangat mempengaruhi tingkat efisensi dan produktifitas  kerja.  Apabila  tenaga  kerja  tidak  sesuai  dengan  beban  kerja  yang  ada  maka
pekerjaan  tersebut  akan mengakibatkan  kelelahan  kerja  dan  dapat mengakibatkan  penurunan produktifitas  kerja  sehingga  bisa  mempengaruhi  mutu  pelayanan  kesehatan  rumah  sakit  RSU Haji Surabaya.
4  Kesimpulan Dan Saran 4.1 Kesimpulan
1) waktu  kerja  tersedia  untuk  petugas  filling  rawat  jalan  pada  tahun  2020  yaitu  113.100 menit/tahun. Hasil perhitungan tersebut didapatkan melalui jumlah pada tiap variabel yang terdiri  dari  hari  kerja  sebanyak  260  hari/tahun,  cuti  tahunan  sebanyak  12  hari/tahun, pelatihan/seminar  sebanyak  3  hari/tahun,  hasil  libur  nasional  sebanyak  18  hari/tahun, ketidakhadiran kerja sebanyak 3 hari/tahun dan waktu kerja sebanyak 8,5 jam/hari.
2) Kegiatan pokok petugas filling rawat jalan di RSU Haji Surabaya sebesar 44 menit
3) Standar  beban  kerja  petugas  filling  rawat  jalan  di  RSU  Haji  Suarabaya  yaitu  49.952 berkas/tahun
4) Standar  kelonggaran  petugas  filling  rawat  jalan  di  RSU  Haji  Surabaya  yaitu  0,195 jam/tahun.
5) Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan petugas filling rawat jalan dengan metode WISN didapatkan jumlah kebutuhan tenaga untuk petugas filling rawat jalan adalah 8 petugas (2 orang tambahan petugas filling rawat jalan.

## 4.2 Saran
Berdasarkan hasil pembahasan tentang beban kerja petugas filling rawat jalan di RSU Haji surabaya  maka  peneliti  memberikan  saran  yaitu  Pada  bagian  filling  yang  ada  di  rawat  jalan RSU  Haji  Surabaya  maka  perlu  penambahan  2  petugas  untuk  menimalisirkan  beban  kerja, dalam penambahan 2 petugas tersebut maka petugas di tambahkan dalam jobdesk pembuatan DRM baru dan assembling dimana petugas tersebut masih ada 2 petugas, dan  selain petugas assembling  maka  petugas  tambahan  dapat  membantu  pekerjaan  petugas  pencarian  status yaitu  dalam  memasukkan  berkas  RM  yang  masih  belom  masuk  ke  rak  filing  serta  mencari berkas RM yang rusak untuk di ganti (pembuatan DRM baru) maka beban kerja  petugas filling akan  berkurang  dan  produktifitas  kerja  serta  bisa  meningkatkan  pelayanan  mutu  di  RSU  Haji Surabaya.

## Ucapan Terima Kasih
Segala puji syukur kehadirat Allah S.W.T yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada  penulis,  sehingga  dapat  menyelesaikan  penelitian  ini.  Dalam  kesempatan  ini,  penulis juga  menyampaikan  terimakasih  kepada  RSU  Haji  Surabaya  yang  telah  memberikan  ijin melaksanakan penelitian dan pengambilan data.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi  Riyanto,  dkk,  2012.  “ Tinjauan  Pelaksanaan  Penyimpanan  Dan  Pengambilan  Dokumen Rekam Medis Di Bagian Filing Rsud Kabupaten Karanganyar Tahun 2012” Jurnal Rekam Medis, VOL.VI. NO.2
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia.  2004. Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  Nomor:  81/MENKES/SK/I/2004  tentang  Pedoman  Penyusunan  Perencanaan Sumber  Daya  Manusia  Kesehatan  di  Tingkat  Provinsi,  Kabupaten/Kota  serta  Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Depkes  RI.  (2006). Pedoman  Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit . Jakarta: Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik Duwi  dan  Dyah.2015. Analisa  Kuantitatif  Dan  Kualitatif  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Inap Pada  Pasien  Dengue  Haemorrhagic  Fever  Di  Rumah  Sakit  Permata  Medika  Semarang Periode Triwulan I Tahun 2015. Semarang: Alumni UDINUS
Menpan. 2004. Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berasarkan Beban Kerja.
Nuryati, dkk, 2012. “ Perencanaan Kebutuhan Tenaga Rekam Medis Dengan Metode Workload Indicators  Of  Staffing  Need  (Wi sn)  Di  Puskesmas  Gondokusuman  Ii  Kota  Yogyakarta”. Program Diploma Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  12  Tahun  2008 Tentang  Pedoman  Analisis  Beban Kerja Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Warsi  Maryati  (2015)  ‘ Beban  Kerja  Petugas  Filing  Terhadap  Rata-Rata  Waktu  Penyediaan Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan’ ,  Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia, 3(2), pp. 89 –95. doi: 10.33560/.v3i2.90.