## RANCANG BANGUN  SISTEM INFORMASI JASA PENGIRIMAN DOKUMEN STUDI KASUS : AGEN PT NUSANTARA CARD SEMESTA
Reza Yanuardi Arifianto 1) , Dian Anubhakti 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : rejayanuardi99@gmail.com 1) , dian.anubhakti@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pengiriman   merupakan   salah   satu   kegiatan   penting   dalam   setiap   perusahaan.Untuk   mengawasi   kegiatan pengiriman, maka diperlukan  sistem informasi yang baik, sehingga dapat mengikuti perkembangan perusahaan yang   sedang   bertumbuh.   semakin   banyaknya   informasi-informasi   yang   harus   di   informasikan.   Dalam menangani   sistem   pengiriman   dokumen   pada  Agen   PT  Nusantara   Card   Semesta   masih   di   lakukan   secara manual dan hasil yang di berikan masih kurang maksimal, sehingga hal tersebut menimbulkan permasalahan yaitu   menumpuknya   berkas,   lamanya   pencarian   data,   kesalahan   pencatatan   dalam   pembuatan   waybill pengiriman serta lamanya proses pembuatan laporan-laporan. Agar menghindari terjadinya kesalahan data dalam pembuatan laporan yang dilaporkan dengan baik dan benar di perlukan suatu sistem terkomputerisasi pengiriman   dokumen.   Dari   permasalahan   tersebut   mendapatkan   suatu   gagasan     untuk   membangun   suatu aplikasi   sistem   informasi   untuk   melakukan   pengelolaan   proses   pengiriman   dokumen.   Metodologi   yang digunakan dalam pembuatan ini adalah metode waterfall dengan bahasa pemrograman Visual Basic .Net 2008 dan Ms Access 2007 sebagai databsenya. Tujuan akhir yang ingin dicapai adalah sistem informasi pengiriman dokumen   berbasis   desktop   yang   diharapkan   dapat   membantu   kegiatan   pengolahan   dan   pengontrolan   data transaksi serta menghasilkan data yang lebih akurat, relevan dan tepat waktu pada saat dibutuhkan manajemen dalam   pengambilan   keputusan   dan   dengan   adanya   sistem   komputerisasi   ini   diharapkan   dapat   mengatasi kendala dan hambatan dalam proses pengiriman dokumen.
Kata kunci: metode waterfall , sistem informasi pengiriman dokumen.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Dalam   era   perkembangan   teknologi   zaman sekarang   yang   semakin   berkembang   pesat,   sudah menjadi suatu faktor yang mendukung pertumbuhan dan   perkembangan   suatu   perusahaan   yang   handal dan   ketidaklancaran   dalam   mengelola   arus   sistem informasi   dapat   mengakibatkan   kekeliruan   dalam mengambilan   keputusan,   pengendalian   operasional serta   perencanaan   teknis   dan   strategi.   Dengan adanya   kebutuhan   informasi   yang   semakin   lama semakin   meningkat   maka,   diperlukannya   suatu sistem yang baik dan cepat. Suatu sistem di katakan baik   apabila   sistem   tersebut   akan   memudahkan semua proses,salah satu dengan jalan komputerisasi. Komputerisasi   pada   saat   ini   berpengaruh   dalam segala   bidang   pekerjaan,   baik   di   bidang   politik, keuangan,   pendidikan,   perdagangan,   maupun tempat-tempat lainnya. Tumbuh dan berkembangnya suatu  organisasi   atau  perusahaan  membawa  akibat pula   terhadap   kompleks   masalah   yang   ada. Keakuratan dan ketepatan dalam memproses sebuah informasi, penyelenggaraan pencatatan serta laporan yang   sistematis   akan   sangat   bermanfaat   bagi perusahaan   dan   akan   menjadi   kunci   sukses   untuk memajukan   perusahaan   tersebut   Demikian   yang dirasakan   oleh  Agen   PT.   Nusantara   Card   Semesta
(NCS).Yang bergerak di bidang courier & logistic . Yang   belum   menggunakan   sistem   yang terkomputerisasi  ,semua data pengiriman dokumen masih di tulis manual di buku / logbook dan diketik di software ms.excel  atau ms word, sehingga data yang   ada   pada  Agen   PT.Nusantara   Card   Semesta tidak tersimpan dengan baik.
1.2. Masalah
a) Jika   ada   permintaan   pickup   dokumen   data customer masih diinput secara manual ditulis tangan ke dalam logbook pickup.
b) Jika   ada   permintaan   investigasi   pengiriman data-data masih diinput secara manual ditulis tangan ke dalam logbook request investigasi.
c) Tidak adanya penyimpanan data yang aman. d) Waybill tidak di cetak hanya ditulis tangan. e) Form investigasi masih dibuat di Ms.Excel.
f) Tidak   adanya   informasi   mengenai   total dokumen yang sudah dikirimkan.
g) Untuk   membuat   invoice   pengiriman   masih dilakukan di Ms.Excel.

## 1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
a) Tujuan Penulisan
Adapun   tujuan   penelitian   ini   membangun sistem informasi yang di harapkan :
1) Melakukan   analisa   proses   bisnis   sistem berjalan dan menganalisa permasalahan yang terjadi saat ini
2) Berdasarkan   analisa   masalah   yang didapat,kemudian   memodelkan   sistem usulan berdasarkan kebutuhan pengguna
3) Mengimplementasikan  model sistem usulan ke dalam bahasa pemrograman sebagai alat bantu untuk menjalankan aktivitas bisnis.
b) Manfaat penulisan Manfaat   yang   di   peroleh   dari   penulisan penelitian ini adalah 1) Instansi
a) Sebagai sarana audit sistem.
b) Sebagai evaluasi kinerja.
c) Sebagai buku panduan sistem.
2) Penulis
a) Sebagai   bentuk   pembelajaran   dan menambah   wawasan   penulis   tentang dunia kerja dalam melakukan pembuatan sistem informasi
b) Mampu menerapkan ilmu dan teori yang didapat   dimasa   kuliah   sehingga   lebih bermanfaat lagi.

## 1.4. Batasan Masalah
Dalam   membangun   suatu   sistem   penulis membuat   batasan-batasan   masalah,sehingga   dapat diketahui   batasan   masalah   yang   ada   dalam   sistem yang akan dibangun. Batasan tersebut antara lain :
a) Proses Pickup
b) Proses Pembuatan Waybill
c) Proses Pembuatan Invoice
d) Proses Investigasi Pengiriman
2. METODE PENELITIAN
2.1.  Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara merupakan teknik
pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka   dan   Tanya   jawab   langsung   atara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber atau sumber data terkait.
Wawancara ini adalah untuk memperoleh informasi   mengenai   proses pengiriman dokumen  pada   Agen   PT   Nusantara   Card Semesta.
b. Observasi Metode   pengamatan   penulis   lakukan dengan   meninjau   dan  Mengamati  langsung untuk   memperoleh   dan   mengumpulkan   data yang   dibutuhkan.Pendekatan   observasi   dapat diklarifikasikan   kedalam   observasi   perilaku (behavioral   observation)   dan   observasi   non- perilaku ( nonbehavioral observation ). c. Metode Dokumentasi.
dalam   penelitian   memilliki   sumber   data yang   tidak   berasal   dari  manusia  seperti dokumen, foto-foto
dan bahan statistic.melakukan   metode   dokumentasi merupakan   bentuk   pengambilan   data   yang mudah, sebab peneliti hanya mencermati objek dan   jika   terjadi   kekeliruan   mudah   untuk memperbaikinya  karena  sumber  datanya  tetap dan tidak mengalami perubahan.
d. Tinjauan Kepustakaan Mengumpulkan data dengan mencari dan membaca   tulisan   karya   ilmiah   seperti   jurnal atau   penelitian  serta  perncarian   data   yang berkatian dengan pengiriman guna memperoleh informasi-informasi yang berhubungan dengan teori-teori   dan   konsep   yang   berkaitan   dengan masalah penelitian.

## 2.2. Studi literatur
a) Konsep Dasar Sistem Informasi “sistem   informasi   merupakan   total   semua komponen   yang   mencakup   dan   memiliki   kaitan dengan   sistem   termasuk   hardware,software, organisasi dan data”.[1]
b) Perancangan Sistem Perancangan   sistem   merupakan   pengamatan terhadap   prosedur   yang   berjalan   dalam   suatu instansi.   Hail   ini   bertujuan   untuk   mengetahui   dan memastikan   apakah   perlu   dilakukan   perbaikan dalam   suatu aturan  yang  sudah  berjalan.  Kegiatan perancangan   sistem   meliputi   identifikasi   masalah, analisa masalah dan penyelesaian masalah.[2]
c) Teori Pendukung
1. Pengertian Pengiriman Pengiriman   atau   shipping   adalah bagian   penting   dalam   suatu   rantai persediaan   yang   berfungsi   untuk menyiapkan   dan   mengirimankan   barang atau   dokumen   ke   customer,   transportasi berhubungan dengan model transportasi apa yang dipakai agar efektif dan efisien, baik dari   sisi   biaya,   waktu   pengiriman   dan ketepatan waktu.[3] 2. Pengertian Dokumen
Dokumen   ialah   surat   penting   atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.[4]
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
1. Activity Diagram Proses Pickup
2. Activity   Diagram   Proses   Pembuatan Waybill Pengiriman
3. Activity   Diagram   Proses   Pembuatan Invoice
4. Activity   Diagram   Proses   Investigasi Pengiriman
5. Activity   Diagram   Proses   Pembuatan Laporan
3.2. Analisa Sistem Usulan
a. Fishbone Diagram Dalam   menganalisa   masalah   yang   ada   pada instansi   terkait.Penulis   menganalisa   masalah menggunakan fishbone diagram. Fishbone Diagram dijelaskan sebagai berikut
Gambar 6. Fishbone Diagram
b. Use Case Diagram
Gambar 1. Activity Diagram Proses Pickup
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pembuatan Waybill
Gambar 3. Activity Diagram Pross Pembuatan Invoice
Gambar 4. Activity Diagram Proses Investigasi Pengiriman
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan
Dalam   merancang   sistem   usulan   penulis menggambarkan menggunakan Use Case Diagram. Yang terdiri dari terdiri dari ::
1) Use Case Diagram File
2) Use Case Diagram File Transaksi
3) Use Case Diagram File Laporan
3.3.  Pemodelan Data Untuk memodelkan data penulis menggunakan
Entity Relationship Diagram (ERD) seperti berikut ini :

## 3.4. Desain Graphical User Interface
1) Struktur Tampilan sistem
2) Rancangan Layar a) Menu Utama b) Master Entry Customer
Gambar 6. Use Case Diagram File
Gambar 7. Use Case Diagram File Transaksi
Gambar 8. Use Case Diagram File Laporan
Gambar 9. Entity Relationship Diagram
Gambar 10. Struktur Tampilan Sistem
Gambar 11. Menu Utama
c) Transaksi Entry Resi Pickup
3.5. Sequence Diagram
a. Sequence diagram Master Entry  Customer
b. Sequence  Diagram  Transaksi   Entry   Resi Pickup

## 4. KESIMPULAN
Setelah   melakukan   analisis   dan   perancangan sistem   pengiriman   dokumen   pada   Agen   PT Nusantara   Card   Semesta,   ada   banyak   hal   yang penulis   dapatkan   selama   melaksanakan   Jurnal   ini, hal-hal   yang   dapat   disimpulkan   tersebut diantaranya :
a. Dengan   Sistem   komputerisasi   kendala pencarian data sudah dapat  teratasi untuk melakukan   pencarian   data   sudah   tersedia form popup untuk   memudahkan   dalam melihat   data,   untuk   kerangkapan   data sudah   diminimalisasi   karena   data   yang sudah   tersimpan   dalam   tabel-tabel   di database sudah di rancang dengan konsep perancangan basis data yang baik.
b. Kesalahan-kesalahan   dalam   pembuatan waybill   dapat   dikurangi   dengan penggunaan   sistem   yang   sudah   mencetak waybill secara komputerisasi.
c. Semakin berkembangnya perusahaan maka arsip   perusahaan   akan   menjadi   lebih banyak,   oleh   karena   itu   perusahaan membutuhkan   tempat   penyimpanan   data yang   terkomputerisasi   dan   akan   menjadi sumber informasi bagi perusahaan.
d. Dalam pembuatan laporan sudah dilakukan secara   komputerisasi   akan   mudah pimpinan dalam mengambil keputusan dan melaporkan   kepada   pihak   manajemen perusahaan.
Berdasarkan   kesimpulan   yang   telah   di   buat oleh penulis, maka untuk lebih meningkatkan sistem yang telah di rancang untuk kebutuhan yang akan mendatang   penulis   akan   memberikan   saran-saran
Gambar 12. Master Entry Customer
Gambar 13. Transaksi Entry Resi Pickup
Gambar 14. Sequence Diagram Master Entry Customer
Gambar 15. Sequence Diagram Transaksi Entry Resi Pickup
yang kiranya dapat berguna bagi Agen PT Nusantara Card Semesta diantaranya sebagai berikut :
a. Melakukan backup data   secara periodic untuk   menjaga   dari   hal-hal   yang   tidak diinginkan
b. Sebaiknya   diadakan   pelatihan   sistem pengiriman   dokumen   yang   telah terkomputerisasi   ini   kepada   pihak   yang bersangkutan, agar tidak  terjadi kesalahan dalam menjalankan sistem.
c. Perlunya maintenance   hardware serta software untuk menunjang kelancaran dari sistem   yang   sudah   terkomputerisasi tersebut.
d. Kerjasama   dan   koordinasi   antara   semua pihak   yang   berkaitan   langsung   dengan sistem   pengiriman   dokumen   dapat   lebih ditingkatkan lagi

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajani , 2011, Perancangan basis data dalam All in 1 , Yogyakarta,Mediakom.
[2] Sutabri,   Tata,   2012, Analisis   sistem   informasi, Yogyakarta, Andi.
[3] Yunarto,   2006 ,   Sistem   Informasi   Manajemen , Bandung, Pearson Education.
[4] Gottshcalk,   Louis,   2010, Manajemen   Shipping ,
Jakarta, informatika.