## PENGAWASAN KEPALA SEKOLAH TERHADAP PENGELOLAAN ARSIP DI SEKOLAH

## Faridatul Munawaroh
Dosen Tetap Prodi PAUD STAI Auliaurrasyidin Tembilahan

## Abstrak
Tulisan  ini    membahas  bagaimana  pengawasan  kepala sekolah  terhadap  pengelolaan  arsip  di  Sekolah  karena Arsip  mempunyai  peranan  sangat  penting  dalam  proses penyajian  informasi  bagi  kepala  Sekolah  untuk  membuat keputusan  dan  merumuskan  kebijakan  untuk  dapat menyajikan  informasi  yang  lengkap,  cepat,  dan  benar harus  ada  sistem  dan  prosedur  kerja  yang  baik dibidangnya.  Penulis  menyimpulkan  bahwa  pengawasan kepala  Sekolah  dengan  pengelolaan  arsip  adalah  suatu proses  atau  kegiatan  dalam  suatu  organisasi  untuk pencapaian  tujuan  dengan  menggunakan  sumber  daya yang  ada,  dimulai  dari  kegiatan  penerimaan,  pencatatan, penyimpanan,  peminjaman,  penyusutan  sampai  dengan kegiatan pemusnahan arsip  dengan beberapa faktor yang mempengaruhi  yaitu  manajemen  sarana  dan  prasarana kurang  memadai,  serta  sumber  daya  manusianya  itu sendiri.

## Keyword: Pengawasan, Pengelolaan Arsip

## A. Pendahuluan
Di dalam lembaga pendidikan, terdapat pemimpin yang kita kenal dengan  sebutan  kepala  sekolah.  Kepala  sekolah  adalah  orang  yang
mempunyai  kemampuan  untuk  mempengaruhi  perilaku  orang  lain  di dalam kerjanya dengan menggunakan jabatannya sebagai pimpinan. 1
Menurut  Melayu Hasibuan, pemimpin  adalah seseorang dengan wewenang  kepemimpinannya  mengarahkan  bawahannya  untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan yang diinginkan.  Jadi  seorang  pemimpin,  harus  membagi  pekerjaannya, harus tetap bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut berprestasi tinggi untuk dirinya sendiri dan para bawahannya. 2
Sedangkan  menurut  Kartini  Kartono,  pemimpin  adalah:  orang tertentu  yang  ditunjuk  sebagai pemimpin didalam organisasi/lembaga berdasarkan  keputusan  dan  pengangkatan  resmi  untuk  memangku jabatan  dalam  struktur  organisasi,  dengan  segala  hak  dan  kewajiban yang berkaitan dengannya, untuk mencapai sasaran organisasi berperan sebagai  manajer,  pemimpin,  pendidik,    administrator,  inovator, motivator, dan sebagai supervisor. 3
Supervisor  yaitu  mensupervisi  pekerjaan  yang  dilakukan  oleh tenaga kependidikan dalam proses yang dirancang secara khusus untuk membantu  para  guru  karyawan/staf  dalam  mempelajari  tugas  di Sekolah;  agar  dapat  menggunakan  pengetahuan  dan  kemampuannya untuk memberikan layanan yang lebih baik pada orang tua peserta didik
1 Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan , (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2006), h. 88-89.
2 Melayu Hasibuan, Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah , (Jakarta: PT Bumi Aksara, Cet, 2006), h. 43-44.
3 Kartini Kartono,  Pemimpin  dan  Kepemimpinan ,  (Jakarta:  Raja  Grafindo Persada, 2002), h. 8
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 97 Fardidatul Munawaroh
dan  Sekolah,  serta  berupaya  menjadikan  Sekolah  sebagai  masyarakat belajar yang lebih efektif. 4
Pengawasan  adalah  fungsi  sistem  yang  melakukan  penyesuaian terhadap  rencana,  mengusahakan  agar  penyimpangan  tujuan  dalam batas-batas yang dapat ditoleransi agar performan petugas, proses dan out  put sesuai  dengan  rencana. 5 Oleh  sebab  itu,  sebagai  kegiatan mengetahui  realisasi  perilaku  personil  dalam  pendidikan  dan  apakah tingkat pencapaian tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian  hasil  pengawasan  tersebut  dilakukan  perbaikan  meliputi pemeriksaan sesuai rencana yang dibuat.
Kepala  sekolah  berasal  dari  kata  “kepala”  dan  “sekolah”  ketua atau pemimpin dalam suatu lembaga, sedangkan sekolah yaitu sebuah lembaga  dimana  menjadi  tempat  menerima  dan  memberi  pelajaran. 6
Dengan  demikian  kepala  sekolah  adalah  seorang  tenaga  fungsional guru yang diberi tugas memimpin suatu organisasi lembaga pendidikan formal  yang  bersifat  relatif  tetap  dan  berubah,  untuk  mendapatkan gambaran  perubahan  data  dari  waktu  ke  waktu  perlu  dilakukan pencatatan  yang  teratur  berkelanjutan,  dengan  menggunakan  sistem yang  baku  agar  pencatatan  menjadi  mudah  dan  sederhana  sehingga memperlancar kegiatan administrasi  yaitu:  Administrasi kepegawaian program pengajaran, Administrasi kesiswaan, Administrasi kepegawaian, Administrasi keuangan dan Administrasi perlengkapan.
4 E. Mulyasa, Menjadi Kepala Sekolah Profesional , (Bandung: Rosda Karya, 2003), cet 3 h. 111
5 Made  Pidarta, Manajemen  Pendidikan  Indonesia ,  (Jakarta:  PT  Rieneka Cipta, 2004), h. 459.
6 Wahjosumejo, Kepemimpinan Kepala Sekolah , (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2005), h. 83
Pengelolaan  berasal  dari  kata  “”  kelola”  menjadi  “mengelola” mengerjakan  (mengusahakan)  untuk  menghasilkan  sesuatu. 7 Jadi pengelolaan  adalah  suatu  proses  kegiatan  organisasi  untuk  mencapai tujuan  dengan  menggunakan  sumber  daya  yang  ada,  dimulai  dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip.
Pasal  3  Undang-undang  No  7  Tahun  1971,  merumuskan  tujuan kearsipan  untuk  menjamin  keselamatan  bahan  pertanggung  jawaban tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan bangsa. Untuk  itu  pemerintah  perlu  memberikan  petunjuk  kerja  yang  praktis sebagaimana  seharusnya  arsip-arsip  tersebut  bisa  diterima  oleh pemakainya dijaga dengan baik, dan dimusnahkan jika tidak memiliki nilai  guna  lagi. 8 Dikelola  oleh  kepala  Sekolah  dibantu  staf  tenaga administrasi agar benar-benar dapat berfungsi semaksimal mungkin.
Dengan  demikian  penulis  ingin  mengetahui  bagaimana pengawasan kepala Sekolah terhadap pengelolaan arsip di Sekolah dan faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan kepala Sekolah terhadap pengelolaan  arsip  di  Sekolah  dengan  mencari  beberapa  literatur kemudian  dianalisis  sesuai  data  yang  ada  sehingga  menjadi  bahan bacaan yang bermanfaat.
7 Mahfan, Kamus Lengkap Bahasa dan Sastra Indonesia , (Jakarta: Sandro Jaya, 2005), h. 270.
8 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan , (Jakarta: Bumi Aksara, 2003),  h. 2-
5.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 99 Fardidatul Munawaroh
B. Pembahasan

## 1. Pengertian Arsip
Menurut Basyir Barthos dalam buku manajemen kearsipan, arsip  ( record )  dalam  bahasa  Indonesia  disebut  “dokumen”  setiap catatan  tertulis  baik  dalam  bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang memuat  keterangan    mengenai  subjek  (pokok  persoalan)  ataupun peristiwa  yang dibuat  orang untuk  membantu daya  ingatan  dalam pelaksanaan  kegiatan  proses  belajar  mengajar  yang  dapat mempengaruhi mutu pendidikan.
Secara  etimologi,  arsip  dalam  bahasa  belanda Archief sedangkan dalam bahasa Ingris disebut Archieve asal katanya Arche yang berarti permulaan. Kemudian berkembang menjadi Ta Archia yang  berarti  catatan.  Kemudian  pengertian  lain Archeion yang berarti gedung pemerintah. Pada akhirnya kembali  ke bahasa latin yang disebut Archium inilah timbul kata Arsip. Secara terminologi dikemukakan  dalam  Undang-undang  No.  7  Tahun  1971  tentang pokok  kearsipan  Pasal  1  ayat  a  dan  Ayat  b  menetapkan  bahwa kearsipan  adalah:  (a).  naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima Negara  dalam  bentuk  corak  apapun,  tunggal  maupun  kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b). naskah-naskah yang dibuat oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk tunggal  maupun  kelompok  dalam  rangka  pelaksanaan  kehidupan bangsa. 9
9 Abu Bakar Hadi, Pola Kearsipan Modern , (Jakarta: Djamarah, 1996), h. 8
Pandangan  Islam  terhadap  arsip  mempunyai  makna  yang sangat penting, dalam surah Yasin ayat 12.
                                                                            
                             
Artinya:  Sesungguhnya  kami  menghidupkan  orang-orang mati  dan  kami  menuliskan  apa  yang  Telah  mereka  kerjakan dan bekas-bekas yang mereka tinggalkan. dan segala sesuatu kami  kumpulkan  dalam  Kitab  Induk  yang  nyata  (Lauh mahfuzh). (QS: Yasin: 12).
Dalam Al-Qur’an surah Al-An’am ayat 165 sebagai berikut:
                                                                      
                                                                                    
      
Artinya:  Dan  dia  lah  yang  menjadikan  kamu  penguasa- penguasa di bumi dan dia meninggikan sebahagian kamu atas sebahagian  (yang  lain)  beberapa  derajat,  untuk  mengujimu tentang  apa  yang  diberikan-Nya  kepadamu.  Sesungguhnya Tuhanmu  amat  cepat  siksaan-Nya  dan  Sesungguhnya  dia Maha  Pengampun  lagi  Maha  Penyayang.  (QS.  Al-An’am: 165).
Pada  pembahasan  di  atas,  secara  umum  telah  disinggung tentang  kepribadian  yang  harus  dimiliki  oleh  pemimpin,  pegawai tata usaha hendaknya memiliki kepribadian sebagai berikut:
a. Ikhlas
Ikhlas  dijadikan  sebagai  ibadah  kepada  Allah  SWT. Pengabdian yang bernilai tinggi disertai dengan keikhlasan hati
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 101 Fardidatul Munawaroh
hanya  karena  Allah  SWT. 10 Dicantumkan  dalam  Al-Qur’an Surat Al-A’raf ayat 2
                                                                             
             
Artinya: Ini adalah sebuah Kitab yang diturunkan kepadamu, Maka janganlah ada kesempitan di dalam dadamu karenanya, supaya  kamu  memberi  peringatan  dengan  Kitab  itu (kepada orang  kafir),  dan  menjadi  pelajaran  bagi  orang-orang  yang beriman. (QS. Al-A’raf :2)

## b. Jujur
Karena  kejujuran  akan  membawa  manusia  benar-benar atau  mampu  mencapai  derajat  ketakwaan.  Dalam  Al-Qur’an surat Az-Zumar ayat 33.
                                                                    
Artinya: Dan orang yang membawa kebenaran (Muhammad) dan  membenarkannya,  mereka  Itulah  orang-orang  yang bertakwa. (QS. Az-Zumar :33).

## c. Tanggung Jawab
Semua tindakan yang dilakukan oleh kepala sekolah akan dimintai  pertanggung  jawaban.  Dalam  Al-Qur’an  surat  Al- Baqarah ayat 286.
                                                                             
                                                                                   
10 Ramayulis , Ilmu Pendidikan Islam , (Jakarta: Kalam Mulia, 2002), h. 238.
102 | Jurnal Al-Afkar Vol. V, No. 2, Oktober 2017
                                                                           
                                                                                     
                      
Artinya: Allah tidak membebani seseorang melainkan sesuai dengan kesanggupannya. ia mendapat pahala (dari kebajikan) yang  diusahakannya  dan  ia  mendapat  siksa  (dari  kejahatan) yang  dikerjakannya.  (mereka  berdoa):  "Ya  Tuhan  kami, janganlah  Engkau  hukum  kami  jika  kami  lupa  atau  kami tersalah. Ya Tuhan kami, janganlah Engkau bebankan kepada kami beban yang berat sebagaimana Engkau bebankan kepada orang-orang  sebelum  kami.  Ya  Tuhan  kami,  janganlah Engkau  pikulkan  kepada  kami  apa  yang  tak  sanggup  kami memikulnya.  beri  ma'aflah  Kami;  ampunilah  Kami;  dan rahmatilah kami. Engkaulah penolong kami, Maka tolonglah kami terhadap kaum yang kafir." (QS. Al-Baqarah :286).
Sejalan  dengan  pendapat  tersebut,  Ferth  dan  R.  Frum mengatakan: The whole of the documents drawings and printed matter,  officially  received  or  produkted  by  an  administrative body or one of its officials, in so rof as these documents were intended to remain in the custody of that body or of that official. Artinya  keseluruhan  dokumen  tertulis,  lukisan-lukisan  dan barang cetakan secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan  pemerintahan  atau  salah  seorang  pejabat,  sepanjang dokumen yang dimaksudkan itu berada dibawah pemeliharaan badan  pejabat  tersebut. 11 Yang  termasuk  dalam  arsip  itu misalnya: surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji ,
11 Lestari dkk, Arsip Dinamis dalam Impormatika , (Jakarta, 1993), h. 23.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 103 Fardidatul Munawaroh
daftar  harga,  kartu  penduduk,  akta  kelahiran,  kartu  keluarga, bagan organisasi, ijazah, foto-foto dan lain sebagainya.

## 2. Pentingnya Arsip
Dalam sekolah, informasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasinya adalah arsip. 12 Dalam menetapkan suatu keputusan, sekolah atau lembaga membutuhkan data  yang  diolah  menjadi  satu  informasi,  kemudian  digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tujuan.
Fungsi  utama  arsip  adalah  memelihara  akumulasi  arsip dinamis dan perorangan termasuk bahan kearsipan semacam buku panduan  yang  dikeluarkan  oleh  badan  organisasi,  instansi,  atau lembaga. 13 Arsip  seperti  catatan  tertulis,  gambar,  atau  rekaman yang  memuat  sesuatu  hal  atau  yang  digunakan  orang  sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu:
a. Guna  informasi; arsip  yang disimpan  merupakan bank data yang  dapat  dijadikan  rujukan  pencarian  informasi  atau sumber ingatan apabila di perlukan
b. Guna yuridis; arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan
c. Sejarah;  arsip  yang  merekam  informasi  masa  lalu  dan
menyediakan informasi untuk masa yang akan datang
12 Sugiarto  Agur  dan  Wahyono  Teguh, Manajemen  Kearsipan  Modern ,
(Yogyakarta: Gaya Media), h. 2.
13 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis , (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 23.
d. Guna ilmu pengetahuan; arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan.
Sebagai  penambahan  pengetahuan  untuk  penataan  arsip dengan  baik,  maka  arsip  perlu  dikelompokkan  dalam  empat golongan  arsip.  Hal  ini  memudahkan  penilaian  dalam penyimpanan  maupun  penyusutan  bagi  arsip  yang  tidak memiliki nilai guna.
a. Arsip  Non-esensial  yaitu  arsip  yang  tidak  memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang  penting,  sehingga  tidak  perlu  disimpan  dalam  waktu yang lama. Arsip ini paling lama 1 tahun penyimpanan.
b. Arsip  yang  diperlukan  yaitu:  arsip  yang  masih  mempunyai nilai  guna,  tetapi  sifatnya  sementara  dan  kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3 tahun.
c. Arsip  penting  yaitu:  arsip  yang  mempunyai  nilai  hukum,
pendidikan, keuangan, dokumentasi dan sejarah. Arsip yang demikian  masih  diperlukan  untuk  membantu  kelancaran pekerjaan.  Apabila  arsip  yang  hilang  sulit  di  ganti  dan memang sulit mencari penggantinya.
d. Arsip  vital  yaitu:  arsip  yang  bersifat  permanen,  langsung disimpan untuk selama-lamanya.
Arsip  yang  timbul  karena  organisasi  perlu  disimpan dalam waktu tertentu sampai 1 tahun, 1-5 tahun, 5-10 tahun dan sebagian  kecil  dari  jumlah  arsip  perlu  disimpan  secara  abadi. Arsip  yang  disimpan  pada  bagian  pengolah  adalah  arsip-arsip
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 105 Fardidatul Munawaroh
yang  frekuensi  penggunaannya  cukup  tinggi.  Arsip  yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip frekuensi penggunaannya sangat rendah. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip dapat dibedakan jenis arsip seperti:
a. Arsip Aktif (dinamis aktif) yaitu arsip yang secara langsung masih  digunakan  dalam  proses  kegiatan  kerja.  Arsip  ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai  bahan  informasi  harus  dikeluarkan  dari  tempat penyimpanan.  Jadi  dalam  jangka  waktu  tertentu  arsip  ini sering keluar masuk tempat penyimpanan.
b. Arsip inaktif yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang dikeluarkan dari tempat penyimpanannya, bahkan tidak  pernah  dikeluarkan  dalam  jangka  waktu  lama.  Jadi kadang-kadang saja diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kegiatan.
c. Arsip  dinamis  yaitu:  arsip  yang  digunakan  secara  langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan bangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (Pasal 2 Ayat a UU No. 7 Tahun 1971). Arsip ini senantiasa masih berubah baik nilai maupun artinya sesuai dengan fungsinya.
d. Arsip statis yaitu:  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara langsung  untuk  perencanaan,  penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari  administrasi  Negara  (Pasal  2  Ayat  b  UU  No.  7
Vol. V, No. 2, Oktober 2017
Tahun  1971).  Arsip  statis  sudah  mencapai  taraf  nilai  yang abadi.
Oleh kerena itu, kearsipan mempunyai peranaan sebagai pusat  ingatan,  sebagai  sumber  informasi,  dan  sebagai  alat pengawasan  yang  sangat  diperlukan  dalam  setiap  organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusaan,  pembuatan  laporan,  pertanggung  jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

## 3. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan  adalah  proses  yang  membantu  merumuskan kebijaksanaan tujuan yang memberikan pengawasan pada hal yang terlibat dalam pelaksanaan pencapaian tujuan dan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu: suatu proses  kegiatan  dimulai  dari  perencanaan,  pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan  penggunaan  sumber  daya  organisasi  lainnya  agar  mencapai tujuan  organisasi  yang  telah  ditetapkan  prosedur  yaitu:  prosedur pencatatan  pendistribusian  surat,  penyimpanan,  pemeliharaan, penyusutan  dan  pengahapusan  arsip.  Dewasa  ini  di  Indonesia  ini terdapat  3  cara  pencatatan  dan  pengendalian  surat,  yaitu  dengan mempergunakan perangkat buku agenda, kartu kendali dan Takah (tata  naskah).  Buku  agenda  beserta  perangkat  umumnya  masih banyak dipergunakan diberbagai kantor sekolah.
Ada 3 prosedur yang umum digunakan dalam pencatatan dan pendistribusian yaitu:
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 107 Fardidatul Munawaroh
a. Prosedur buku agenda
1) Buku agenda; halaman buku ini berisi kolom keterangan (data)  dari  surat  yang  dicatat  dipakai  sebagai  alat  bantu untuk  mencari  surat  yang  disimpan  di file. Walaupun didalam Buku agenda tidak tercantum nomor file , buku ini memang  sering  dipergunakan  untuk  referensi  pertama mencari  surat,  terutama  petunjuk  tanggal  surat  diterima ataupun nomor surat dan lain-lain.
2) Buku  ekspedisi;  dipergunakan  sebagai  tanda  bukti penerimaan,  pengiriman,  atau  pendistribusian  surat  atau barang.  Data  yang  dicatat  disini  lebih  sedikit  dari  buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerimaan.
3) Prosedur  kartu  kendali;  pada  prosedur  pencatatan  dan pendistribusian  surat  dengan  mempergunakan  kartu kendali, surat masuk digolongkan kedalam surat penting, surat  biasa  dan  surat  rahasia.  Surat  penting  dicatat dikendalikan  dengan  kartu  kendali,  surat  biasa  dengan lembaran pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada  pencatatan  dan  pengendalian  surat  sesungguhnya adalah  sebagai  pengganti  dari  Buku  Agenda  dan  Buku Ekspedisi.  Dengan  kartu  kendali,  penemuan  informasi surat-surat  lebih  mudah  dibanding  Buku  Agenda.  Sebab Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda susunannya kronologis. Mengenai
penyimpanan  suratnya  sendiri,  antara  prosedur  Buku Agenda  dan  prosedur  Buku  Kendali  sama  saja,  yaitu tergantung  sistem  penyimpanan  yang  dipilih.  Hal  ini seharusnya tidak terjadi, sebagai Kartu Kendali itu sama juga fungsinya dengan Buku Agenda dan Buku Ekspedisi, yaitu  mencatat,  mengawasi,  mengatur,  mengendalikan, mengedarkan dan mendistribusikan surat.
4) Prosedur  tata  naskah;  disamping  pencatatan  dan pengendalian  surat  dengan  prosedur  Buku  Agenda  dan prosedur Kartu Kendali, masih ada lagi cara ketiga, yaitu prosedur  Tata  Naskah  yang  lazim  disingkat  dengan Takah. Sama seperti dua prosedur  sebelumnya, prosedur Takah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan,  pengawasan,  dan  pencarian  kembali  segi- segi  tertentu  dari  sesuatu  persoalan  yang  dihimpun didalam Takah.
Sesudah pembahasan mengenai prosedur permulaan dari pekerjaan  kearsipan  kini  akan  dibahas  prosedur  penyimpanan. Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat.
Kemudian arsip tersebut harus dijaga atau dipelihara agar tidak  terjadi  kerusakan.  Arsip-arsip  tidak  hanya  merupakan warisan masa lampau tetapi juga memberikan informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu, kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 109 Fardidatul Munawaroh
kerusakan dan kemusnahan baik  yang datangnya dari arsip  itu sendiri maupun dikarenakan oleh serangan dari luar arsip.
b. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan  adalah  sistem  yang  dipergunakan  pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan  dan  penemuan  warkat  yang  sudah  disimpan  dapat dilakukan  dengan  cepat  bilamana  warkat  tersebut  sewaktu waktu  diperlukan. 14 Penyimpanan  arsip  hendaknya  dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan;
1) Penemuan  kembali  dengan  mudah  dan  cepat  apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2) Pengambilan  arsip  dari  tempat  penyimpanan  dapat dilakukan dengan mudah
3) Pengembalian  arsip  ke  tempat  penyimpanan  dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak  karena  sering  diambil  dari  tempat  penyimpanan.  Sistem penyimpanan  arsip  yang  dipergunakan  oleh  masing-masing organisasi  pencipta  arsip  tentu  saja  berbeda-beda.  Hal  ini dikarenakan:
1) Tujuan  masing-masing  organisasi  berbeda-beda  yang mengakibatkan perbedaan jenis kegiatan
14 Amsyah Zulkifli, Manajemen Kearsipan , (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005), h. 71
2) Volume  pekerjaan  tidak  sama  jenis  peralatan  yang dipergunakan tidak sama
3) Kurang  tersedianya  tenaga  ahli  kearsipan  dari  masing- masing organisasi
4) Kondisi fisik dari masing-masing orgnisasi tidak sama. 15
c. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan  Arsip  berupa  melindungi,  mengatasi, mencegah  dan  mengambil  langkah-langkah,  tindakan  yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha berikut;
1) Membersihkan  ruangan-ruangan  penyimpanan  arsip hendaknya  senantiasa  bersih  dan  teratur.  Sekurang- kurangnya  seminggu  sekali  dibersihkan  dengan
vacuum cleaner (alat penyedot debu).
2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya setiap enam bulan tempat  penyimpanan  arsip  dan  daerah  sekelilingnya hendaknya  diperiksa  untuk  mengawasi  kalau  ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3) Penggunaan  racun  serangga    disemprotkan  dengan menggunakan alat bisa ke arah dinding, lantai dan alat- alat yang dibuat dari kayu. Harus diperhatikan jangan sampai  mengenai  kertas  arsip  yang  dapat  merusak kertas,  disamping  itu  kapur  baruspun  bisa  digunakan mencegah serangga.
15 Wursanto, Kearsipan Jilid 2 , (Yogyakarta: Konisius, 1991), h. 32
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 111 Fardidatul Munawaroh
4) Mengawasi serangan anai-anai untuk menghindarinya dapat  digunakan  dengan sodium  arsenite .  Sodium  ini diletakkanlah  di  celah-celah  lantai,  rak  almari  yang dibuat dari kayu dan dioles dengan dieldrin.
5) Larangan  makan  dan  merokok  dibawa  ke  tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan
merupakan daya tarik bagi serangga dan tikus.
6) Rak  penyimpanan  arsip  hendaknya  disimpan  di  rak yang dibuat dari logam dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
7) Meletakkan arsip seperti barang-barang cetakan, peta, bagan  dan  lain-lain  hendaknya  diatur  dengan  baik dengan  diberi  tanda  masing-masing,  barang  tersebut jangan  diletakkan  secara  berdesakan  dan  jangan diletakkan  ditempat  yang  lebih  kecil  ukurannya daripada kertas sendiri, sudut-sudut kertas hendaknya jangan terlipat.
8) Membersihkan  arsip  apabila  kita  menemukan  arsip yang  rusak,  segera  memisahkan  untuk  segera diperbaiki.
9) Mengeringkan  arsip  yang  basah  tidak  boleh  dengan dijemur  di  bawah  terik  sinar  matahari,  bukalah  arsip dari  ikatannya,  bila  terendam  air  pindahkanlah keruangan yang luas sampai mengering.
Vol. V, No. 2, Oktober 2017
10) Arsip-arsip  yang  tidak  dipakai  hendaknya  dijaga dengan cara yang sama tetapi simpanlah tersendiri, atur dengan baik supaya tidak bertaburan.
11) Arsip-arsip  yang  rusak  dan  sobek  jangan  ditampal dengan menggunakan cellulose tape sebab malah dapat merusak  kertas  dan  tulisannya,  untuk  memperbaiki gunakanlah  kertas  yang  sama  dengan  menggunakan perekat kanji. 16

## d. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan  arsip  adalah  tindakan  atau  kegiatan menghancurkan  secara  fisik  arsip  yang  sudah  berakhir fungsinya  serta yang tidak  memiliki  nilai guna. Penghancuran tersebut  harus  dilakukan  secara  total  yaitu  dengan  cara membakar habis, dicacah atau dengan yang lain sehingga tidak dapat lagi dikenal sebagai arsip baik isi maupun bentuknya serta disaksikan  oleh  dua  orang  pejabat  bidang  pengawas  dari lembaga  atau  sekolah.  Dan  untuk  pelaksanaan  pemusnahan arsip dibuat daftar dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan arsip. 17
Dalam  Pasal  10  Ayat  1  PP  Nomor  87  Tahun  1999 mengklasifikasikan  syarat  objek  dokumen  yang  dimusnahkan adalah :
1) Telah melampaui jangka waktu simpan selama 10 tahun
16 Wursanto, Kearsipan Jilid 1, (Yogyakarta: Konisius, tt) h. 221
17 Wursanto, Kearsipan Jilid 2… h. 220-221.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 113 Fardidatul Munawaroh
2) Tidak  lagi  mempunyai  nilai  guna  bagi  kepentingan lembaga atau sekolah
3) Tidak dilarang oleh undang-undang
4) Tidak  terkait  dengan  perkara  perdata  maupun  yang masih dalam proses. 18
Adapun pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
a. Pembakaran,  pembakaran  merupakan  cara  yang  paling dikenal  untuk  memusnahkan  arsip,  yaitu  dengan  cara membakar arsip yang tidak diperlukan.
b. Pencacahan,  pemusnahan  dokumen  dengan  mesin penghancur kertas. Dengan mesin penghancur, dokumen akan hancur sehingga tidak dikenali lagi.
c. Proses  kimiawi  merupakan  proses  pemusnahan  arsip dengan  menggunakan  bahan  kimia,  guna  melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
d. Pembubaran atau pulfling , merupakan pemusnahan arsip yang ekonomis, aman, dan nyaman. Dokumen dicampur dengan  air  kemudian  dicacah  dan  disaring  yang  akan menghasilkan bubur kertas. 19

## 4. Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap Pengelolaan Arsip
Pengawasan  secara  umum  merupakan  upaya  untuk mengendalikan  membina  dan  penelusuran  sebagai  upaya pengendalian  mutu  dapat  dilaksanakan  dengan  baik  dilaksanakan
18 Sugiarto Agus dan Wahyono Teguh, Manajemen Kearsipan Modern … h.
115. 19 Ibid ., h. 116-117.
Vol. V, No. 2, Oktober 2017
oleh  kepala  sekolah  untuk  meningkatkan  kinerja  tenaga kependidikan.  Pengawasan  ini  merupakan  kontrol  agar  kegiatan sekolah terarah pada tujuan yang telah ditetapkan. Pengawasan juga merupakan  tindakan  yang  preventif  untuk  mencegah  agar  para tenaga  kependidikan  tidak  melakukan  penyimpangan  dan  lebih berhati-hati dalam melaksanakan pekerjaannya.
Jadi,  pengawasan  adalah  proses  pengamatan  dari  pada pelaksanaan  seluruh  kegiatan  organisasi  untuk  menjamin  agar semua pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan  sebelumnya. 20 Sebagai  salah  satu  kegiatan  untuk mengetahui realisasi perilaku personil dalam organisasi pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian dari hasil pengawasan tersebut dilakukan perbaikan.
Menurut  Massie  ada  tujuh  prinsip  pengawasan  yang  perlu diperhatikan:
a. Tertuju  kepada  strategi  sebagai  kunci  sasaran  yang menentukan keberhasilan.
b. Pengawasan  harus  menjadi  umpan  balik  sebagai  bahan revisi untuk mencapai tujuan.
c. Harus  fleksibel  dan  responsif  terhadap  perubahan- perubahan dan kondisi lingkungan sekitarnya.
d. Sesuai dengan organisasi pendidikan.
e. Merupakan kontrol diri sendiri.
f. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan kontrol di tempat kerja.
20 E. Muyasa, Menjadi Kepala Sekolah Profesional… h. 111.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 115 Fardidatul Munawaroh
g. Memperhatikan  hakikat  manusia  dalam  mengontrol  para personil pendidikan.
Pengawasan  juga  merupakan  tugas  kepala  sekolah  sebagai manajer dengan fungsi sebagai berikut:
a. Planning yaitu  kepala  sekolah  berfungsi  sebagai  seorang perencana  dalam  bidang  pendidikan  dan  pengajaran  di sekolah. Kegiatan ini tentu dilakukan bersama-sama dengan
para guru
b. Pengorganisasian  yaitu  kepala  sekolah  berfungsi  untuk mengatur sekolah yang dipimpinnya termasuk para personil baik  guru  maupun  staf  tata  usaha  yang  ada  di  sekolahnya. Pengaturan  tersebut  dibidang  administrasi  keguruan, administrasi  kesiswaan  maupun  administrasi  sarana  dan keuangan sekolah
c. Actuating yaitu kepala sekolah berfungsi untuk menggerakkan para staf termasuk guru untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang kerja masing-masing
d. Pengaturan.  Melalui  kegiatan  pengaturan  atau  pengarahan setiap  orang  dalam  organisasi  diajak  atau  dibujuk  untuk memberikan kontribusi melalui kerja sama dalam mencapai tujuan organisasi. 21
Adapun  fungsi  pengawasan  adalah  untuk  mengukur  dan mengoreksi prestasi kerja bawahan guna memastikan bahwa tujuan organisasi  di  semua  tingkat  dan  rencana  yang  didesain  untuk
21 Syarifudin, Manajemen  Lembaga  Pendidikan  Islam ,  (Jakarta:  Ciputat Press, 2005), h. 224.
mencapai tujuan yang akan dilaksanakan dan merupakan follow up dari  perintah  yang  sudah  ditentukan.  Apa  yang  sudah  diperintah haruslah  diawasi,  agar  apa  yang  diperintahkan  itu  benar-benar dilaksanakan. 22 Ada tiga tipe dasar pengawasan yaitu:
a. Pengawasan  pendahuluan;  disebut steering  controls,
dirancang untuk mengantisipasi masalah atau penyimpangan dari  standar  tujuan  dan  memungkinkan  koreksi  dibuat sebelum satu tahap kegiatan tertentu di laksanakan.
b. Pengawasan concurrent (pengawasan  yang  dilakukan bersama  dengan  pelaksanaan  kegiatan).  Pengawasan  ini sering disebut screening control .
c. Pengawasan  umpan  balik  ( feedback  control )  juga  dikenal
sebagai past action controls , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Hal-hal  yang  harus  diperhatikan  oleh  kepala  sekolah  agar pengawasan yang dilakukannya berfungsi dengan baik yaitu:
(a) Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan
(b) Pengawasan  harus  segera  memberikan  petunjuk  tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana
(c) Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategis tertentu
(d) Pengawasan harus objektivitas
(e) Pengawasan harus lues
22 M.  Manullang, Dasar-Dasar  Manajemen ,  (Yogyakarta:  Gadjah  Mada University Press, 2008), h. 172.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 117 Fardidatul Munawaroh
(f) Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi
(g) Pengawasan  harus  efisiensi  terhadap  perencanaan  yang dibuat
(h) Pengawasan harus memilik pemahaman tentang sistem oleh yang terlibat
(i) Pengawasan harus mampu mencari apa yang tidak beres
(j) Pengawasan harus bersifat membimbing. 23
Semua  itu  tidak  bisa  lepas  dari  faktor  sumber  daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak pengelolaan arsip.

## 5. Peran Kepala Sekolah dalam Pengawasan Arsip
Mengingat  peranan  kepala  sekolah  terhadap  pengelolaan arsip  yang  begitu  penting  dalam  kehidupan  berorganisasi,  maka keberadaan  arsip  di  kantor  benar-benar  dapat  mendukung  dalam penyelesaian  pekerjaan  yang  dilakukan  semua  personil  dalam organisasi.  Tujuan  kearsipan  itu  sendiri  adalah  menyediakan  data dan  informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada  yang memerlukan.

## 6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengawasan
Menurut  E.  Mulayasa,  terdapat  beberapa  faktor  yang mempengaruhi produktivitas kerja yaitu:
a. Sikap mental, berupa motivasi, disiplin, dan etika kerja.
b. Pendidikan,  pada  umumnya  orang  mempunyai  pendidikan lebih tinggi akan memiliki wawasan yang luas.
23 Sondang  P.  Siagian, Fungsi-Fungsi  Manajerial ,  (Jakarta:  PT  Bumi Aksara, 2007), h. 135.
Vol. V, No. 2, Oktober 2017
c. Keterampilan,  makin  terampil  ketenaga  pendidikan  akan lebih mampu menjalankan tugasnya dengan baik.
d. Manajemen,  diartikan  dengan  hal  yang  berkaitan  dengan sistem  yang  diterapkan  oleh  pemimpin  untuk  mengelola, mengawasi,  dan  memimpin  serta  mengendalikan  ketenaga pendidikan.
e. Hubungan industrial.
f. Tingkat  penghasilan  yang  memadai  dapat  menimbulkan konsentrasi kerja.
g. Gizi dan kesehatan akan  meningkatkan semangat kerja dan mewujudkan produktivitas kerja yang tinggi.
h. Lingkungan  dan  suasana  kerja  yang  baik  akan  mendorong ketenaga  pendidikan  senang  bekerja  dan  meningkatkan tanggung  jawab  untuk  melakukan  pekerjaan  dengan  lebih baik menuju kearah peningkatan produktivitas.
i. Kesempatan  berprestasi  dapat  menumbuhkan  dorongan psikologis  untuk  meningkatkan  dedikasi  serta  pemanfaatan potensi  yang dimiliki. 24
Selanjutnya  menurut Ngalim Purwanto ada beberapa faktor yang  pada  umumnya  mempengaruhi  perilaku  seorang  pemimpin yaitu:
a. Keahlian  dan  pengetahuan  yang  dimiliki  oleh  pemimpin untuk  menjalankan  kepemimpinannya  termasuk  latar belakang  kependidikannya,  sesuai  tidaknya  latar  belakang
24 E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah , (Bandung; PT. Remaja Rosda Karya, 2004), h. 107.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 119 Fardidatul Munawaroh
pendidikan  dengan  tugas-tugas  kepemimpinannya  yang menjadi tanggung jawabnya
b. Sifat-sifat kepribadian pemimpin. Secara psikologi manusia berbeda-beda  sifat,  watak  dan  kepribadiannya.  Ada  yang selalu  dapat  bersikap  dan  bertindak  keras, tegas tetapi  ada pula yang lemah dan kurang berani.
c. Sifat-sifat  dan  kepribadian  pengikut  atau  kelompok  yang
dipimpinnya . 25

## C. Kesimpulan
Jadi  dari  uraian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  pengawasan kepala Sekolah terhadap pengelolaan arsip di Sekolah dapat dilakukan dengan  segala  kegiatan  pencatatan,  penanganan,  penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi. Dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
25 Ngalim Purwanto, Administrasi dan  Supervisi  Pendidikan ,  (Jakarta:  PT
Remaja Rosda Karya, 2002), h. 30.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos Basir, 2003, Manajemen Kearsipan , Jakarta: Bumi ksara.
Basuki Sulistyo, 2003, Manajemen Arsip Dinamis , Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Fatah Nanang, 2006, Landasan Manajemen Pendidikan , Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Hadi Abu Bakar, 1996, Pola Kearsipan Modern , Jakarta: Djamarah.
Hasibuan Melayu, 2006, Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah , Jakarta: PT Bumi Aksara.
Lestari dkk, 1993, Arsip Dinamis Dalam Impormatika , Jakarta.
Pidarta  Made,  2004, Manajemen  Pendidikan  Indonesia ,  Jakarta:  PT Rieneka cipta.
Kartono  Kartini , 2002, Pemimpin  Dan  Kepemimpinan ,  Jakarta:  Raja Grafindo Persada.
Mahfan, 2005, Kamus Lengkap Bahasa dan Sastra Indonesia , Jakarta:
Sandro Jaya.
Manullang  M,  2008, Dasar-Dasar  Manajemen ,  Yogyakarta:  Gadjah
Mada University Press.
Mulyasa E, 2004, Manajemen Berbasis Sekolah , Bandung: PT. Remaja Rosda Karya.
_______, 2003 Menjadi Kepala Sekolah Profesional , Bandung: Rosda Karya.
Purwanto  Ngalim,  2002, Administrasi  dan  Supervise  Pendidikan , Jakarta: PT Remaja Rosda Karya.
Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap.... | 121 Fardidatul Munawaroh
Ramayulis, 2002, Ilmu Pendidikan Islam , Jakarta: Kalam Mulia.
Siagian Sondang P, 2002, Fungsi-Fungsi Manajerial , Jakarta: PT Bumi Aksarax.
Sugiarto  Agus  dan  Wahyono  Teguh,  2011, Manajemen  Kearsipan Modern , Yogyakarta: Gaya Media.
Syarifudin,  2005, Manajemen  Lembaga  Pendidikan  Islam ,  Jakarta:
Ciputat Press.
Wahjosumejo, 2005, Kepemimpinan Kepala Sekolah , Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Wursanto, 1991, Kearsipan Jilid 2, Yogyakarta: Konisius.
_______, tt, Kearsipan Jilid 1, Yogyakarta: Konisius
Zulkifli Amsyah, 2005, Manajemen Kearsipan , Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.