## PEMBUATAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEBSITE PADA ASOSIASI DOSEN INTEGRATOR DESA (ADIDES)
Dominggo Bayu Baskara 1*) , Arman Hakim Nasution 2) Achmad Amin Faizal 3) ,
1 Fakultas Teknologi Informasi dan Bisnis, Institut Teknologi Telkom Surabaya
2-3 Departemen Manajemen Bisnis, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
1 email: domi@ittelkom-sby.ac.id * 2 , armanhakim.nasution@gmail.com 3 , 5031201052@student.its.ac.id

## Abstract
One of the administrative services carried out by various lecturer associations is the announcement of various scientific collaboration activities between members. At the Asosiasi Dosen Integrator Desa (ADIDES), the process of submitting scientific collaboration activities between members is currently still carried out manually. A manual input process like this is certainly less effective because the time required is longer because it requires confirmation and manual input by the website admin for each announcement  of  scientific  collaboration  activities.  Based  on  these  conditions,  in  this  community service  activity  (PKM)  a  website-based  knowledge  management  system  (KMS)  application  was designed so that each member of the association can add activities and collaborate independently. Through  this  website-based  KMS  application,  it  is  hoped  that  it  can  become  a  means  of communication  and  dissemination  of  information  between  association  members  and  the  general public who are interested in the scientific collaboration programs offered by ADIDES. The scientific collaboration  in  question  includes:  Research,  ABMAS,  Textbook  Writing,  International  Journals, International  Conferences,  or  IPR  Development  between  ADIDES  members.  Implementation  of community service activities is divided into several activities such as: collecting data on association needs; designing and creating website-based KMS applications; to trial the use of website-based KMS applications. During the trial process, a demonstration of the use of the KMS application was carried out with members of the association management and website managers. Based on the test results, information  was  obtained  that  this  KMS  application  has  features  that  are  in  accordance  with  the association's needs and are easy to use. The application being developed is also considered effective in  helping to  announce  scientific  collaboration  activities,  but  it  still  requires  further  development. Therefore, community service activities need to be carried out on an ongoing basis to increase the speed and quality of services to achieve the ADIDES work program.

## Keywords:    KMS  Application,  Lecturer  Association,  Knowledge  Management  System,  Scientific Collaboration

## Abstrak
Salah satu layanan administratif yang dilakukan oleh berbagai asosiasi dosen adalah pengumuman berbagai  kegiatan  kolaborasi  keilmuan  antar  anggota.  Pada  Asosiasi  Dosen  Integrator  desa (ADIDES), proses pengajuan kegiatan kolaborasi keilmuan antar anggota sampai saat ini dilakukan masih  dengan  cara  manual.  Proses  input  manual  seperti  ini  tentunya  efektif  karena  waktu  yang dibutuhkan  menjadi  lebih  lama  karena  membutuhkan  konfirmasi  dan  input  manual  oleh  admin website untuk setiap pengumuman kegiatan kolaborasi keilmuan. Berdasarkan kondisi tersebut, maka pada  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  (PKM)  kali  ini  dirancang  aplikasi  knowledge management  system  (KMS)  berbasis  website  sehingga  tiap  anggota  asosiasi  dapat  menambahkan kegiatan dan berkolaborasi secara mandiri. Melalui aplikasi KMS berbasis website ini diharapkan dapat menjadi sarana komunikasi dan penyebaran informasi antar anggota asosiasi dan masyarakat umum  yang  tertarik  dengan  program  kolaborasi  keilmuan  yang  ditawarkan  ADIDES.  Kolaborasi keilmuan  yang  dimaksud  antara  lain:  Riset,  ABMAS,  Penulisan  Buku  Ajar,  Jurnal  Internasional, Konferensi Internasional, atau Pengembangan HKI antar anggota ADIDES. Pelaksanaan kegiatan
pengabdian masyarakat dibagi ke dalam beberapa aktivitas seperti: pengumpulan data kebutuhan asosiasi; perancangan dan pembuatan aplikasi KMS berbasis website; hingga uji coba penggunaan aplikasi  KMS  berbasis  website.  Saat  proses  uji  coba,  dilakukan  demonstrasi  penggunaan  aplikasi KMS bersama anggota pengurus asosiasi dan pengelola website. Berdasarkan hasil uji coba tersebut diperoleh  informasi  bahwa  aplikasi  KMS  ini  telah  fitur  memiliki  fitur  yang  sudah  sesuai  dengan kebutuhan asosiasi dan mudah digunakan. Aplikasi yang dikembengakan juga dinilai efektif dalam membantu pengumuman kegiatan kolaborasi keilmuan hanya saja masih memerlukan pengembangan lebih  lanjut.  Karenanya,  kegiatan  pengabdian  masyarakat  perlu  dilakukan  secara  berkelanjutan untuk meningkatkan kecepatan serta kualitas layanan untuk pencapaian program kerja ADIDES.
Kata kunci: Aplikasi KMS, Asosiasi Dosen, Knowledge Management System, Kolaborasi Keilmuan

## 1. PENDAHULUAN
Pemerataan kesejahteraan Indonesia masih merupakan  pekerjaan  rumah  bersama,  namun membangun  Indonesia  bukan  hanya  menjadi kewajiban  pemerintah,  membangun  desa adalah kewajiban semua orang dan bagaimana mampu menciptakan kesejahteraan bagi seluruh  rakyat  Indonesia  secara merata  adalah tugas bersama.[1]
Atas  dasar  itulah  ADIDES  didirikan sebagai  perwujudan  andil  perguruan  tinggi dalam  berupaya  untuk  menjadi  rekanan pemerintah dalam meningkatkan kesejahteraan desa-desa  di  Indonesia.  Selain  itu  ADIDES menjadi  sebuah  organisasi  yang  mampu menaungi  semua  dosen  perguruan  tinggi negeri/swasta  serta  para  intelektual,  yang memiliki  minat  tinggi  dalam  melakukan ABMAS  (Pengabdian  Masyarakat)  yang berfokus  pada  kemajuan  desa/BUMDesa (Badan Usaha Milik Desa). [2]
ADIDES Memiliki beberapa program kerja ABMAS  dan  Riset  pengembangan  di  desa, yang  berbasis  pemberdayaan  masyarakat, SDG’s pengembangan pertanian terpadu, serta pertanian  dan  perikanan  cerdas,  yang  akan menunjang peningkatan ekonomi desa. Dengan tagline "Desa  Berdaya,  Negara  Jaya" , ADIDES  turut  berperan  aktif  dalam  berbagai penyusunan  rekomendasi  kebijakan  nasional berkaitan pengembangan desa digital.
Untuk  itu  perlu  di  formulasikan  suatu website  pendukung  yang  berfungsi  untuk mengkomunikasikan  program  ADIDES  ke masyarakat dan memudahkan Anggota ADIDES  melakukan  koordinasi  kegiatan ABMAS  yang  didukung  dengan  sistem
manajemen pengetahuan Knowledge Management  System (KMS).  Sistem  yang dirancang  tersebut  harus    sesuai  dengan kebutuhan    dan    kegiatan    bisnis    yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi tersebut. kurangnya      informasi      yang      memadai,  dan kesalahan   yang   ditimbulkan   oleh   manusia dapat diminimalisir. [3]

## 2. IDENTIFIKASI MASALAH
Pada  Asosiasi  Dosen  Integrator  desa (ADIDES), proses pengajuan kegiatan kolaborasi keilmuan antar anggota sampai saat ini dilakukan masih dengan cara manual. Proses input manual seperti ini tentunya efektif karena waktu  yang  dibutuhkan  menjadi  lebih  lama karena  membutuhkan  konfirmasi  dan  input manual  oleh  admin  website  untuk  setiap pengumuman  kegiatan  kolaborasi  keilmuan. Berdasarkan  kondisi  tersebut,  maka  pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat (PKM)  kali  ini  dirancang  aplikasi  knowledge management  system  (KMS)  berbasis  website sehingga tiap anggota asosiasi dapat menambahkan  kegiatan  dan  berkolaborasi secara mandiri..
KMS  adalah  sebuah  sistem  atau  aplikasi yang berbasis digital yang biasanya digunakan oleh  banyak  oranisasi  untuk  membantu mengatur  dan  mengelola  dokumentasi  berupa pengetahuan  (knowledge),  seperti  pertanyaan dan  informasi  umum  yang  biasanya  dimiliki oleh  masing-masing  anggota  di  dalam  sebuah perusahaan.[4]  Keberadaan  KMS memberikan dampak  positif  bagi  organisasi  karena  KMS memungkinkan  organisasi  untuk  mengakses dokumentasi pengetahuan tersebut di manapun dan  kapanpun  dengan  mudah.  [5]  Karena
kecanggihan  inilah,  KMS  menjadi  alat  yang cocok  digunakan  untuk  perusahaan  ataupun instansi yang ingin berkembang jauh lebih baik lagi.[6]
Melalui  aplikasi  KMS  berbasis  website  ini diharapkan  dapat  menjadi  sarana  komunikasi dan  penyebaran  informasi  antar  anggota asosiasi  dan  masyarakat  umum  yang  tertarik dengan  program  kolaborasi  keilmuan  yang ditawarkan  ADIDES.  Kolaborasi  keilmuan yang  dimaksud  antara  lain:  Riset,  ABMAS, Penulisan  Buku  Ajar,  Jurnal  Internasional, Konferensi  Internasional,  atau  Pengembangan HKI antar anggota ADIDES. Sebagai
akademisi  dan      intelektual,  tuntutan      untuk saling
belajar dan mengembangkan
pengatahuan
bersama tentulah sebuah kewajaran.[7] Berbagai program kerja kolaborasi  keilmuan  tersebut  akan  diwadahi melalui aplikasi KMS berbasis website dengan kerangka kerja aplikasi seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Kerja KMS ADIDES

## 3. METODELOGI PELAKSANAAN
Pelaksanaan kegiatan
pengabdian
masyarakat  dibagi  menjadi  beberapa  tahapan yaitu  pengumpulan  data  kebutuhan  sebagai upaya perumusan masalah. Kemudian dilanjutkan dengan studi literatur dan referensi untuk  mendapatkan  model  KMS  berbasis website yang terbaik. Lalu dilanjutkan dengan perancangan  dan  pembuatan  aplikasi  KMS. Setelah  Aplikasi  berhasil  dibuat,  maka dilakukan proses input data-data program kerja dan  dokumentasi  kegiatan  yang  pernah dilakukan sebelumnya pada lingkup ADIDES.
Ketika  aplikasi  dan  data  telah  aktif  maka dilakukan  pelatihan  dan  uji  coba  penggunaan aplikasi KMS bersama anggota ADIDES untuk kemudian  didapatkan  hasil  evaluasi  terhadap teknologi  yang  telah  dibuat.  Pada  gambar  2 berikut ini, menjadi gambaran pelaksanaan alur proseskegiatan  pengabdian  masyarakat  yang telah berlengsung.
Gambar 2. Alur Proses Kegiatan

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Adapun  pemanfaatan  KMS  pada  Asosiasi Dosen  Integrator  Desa  (ADIDES)  dibuat terintegrasi  dengan  website.  Dimana  anggota ADIDES  yang  teah  resmi  terdaftar  perlu melakukan  login  untuk  mengakses  fitur  KMS ini.  Keberadaan  KMS  membuat  proses integrator  antara  kebutuhan  desa;  kemampuan anggota ADIDES; dan peluang dana hibah/CSR Perusahaan terhubung dengan baik melalui  platform  digital.  Beberapa  manfaat KMS bagi anggota ADIDES diantaranya:

## • Pencarian Informasi
Memudahkan  anggota  asossiasi  secara cepat  dan  praktis  untuk  melakukan  pencarian data  dan  pengetahuan  seperti:  dokumen  resmi pendirian; AD/ART Organisasi; kartu anggota; dan materi presentasi organisasi. Dokumentasi Kegiatan yang sudah dilakukan   berupa   data- data   penting   dapat disimpan    sesuai    dengan kapasitas yang dibutuhkan dengan media yang sesuai, aman, dan mudah diakses. [8]

## • Wadah Koordinasi
Sistem  KMS  memudahkan  antar  anggota asosasi untuk berkoordinasi ataupun berkolaborasi pada aktivitas Tridharma Perguruan  Tinggi  melalui  fitur  forum  untuk penyelengaraan  proyek  atau  acara,  seperti: kolaborasi penulisan Book Chapter ; kolaborasi Riset di bidang pengembangan desa; koordinasi International  Conference dan International Journal.

## • Broadcast informasi
Sistem KMS yang terhubung dengan email juga  menjadi  alat  broadcast  informasi  secara cepat,  seperti:  agenda  kongres  berikutnya; undangan acara penandatanganan MoU; Peluang magang dan KKN.
• Wadah Problem Solving Melalui sistem KMS dapat menjadi wadah dokumentasi  aktivitas  problem  solving  dari pengalaman anggota yang kemudian dibagikan untuk  menjadi  pembelajaran  anggota  lain melalui fitur penulisan blog maupun artikel.

## • Peningkatan Ilmu & Skill
Sistem  KMS  juga  mengakomodir  antar anggota  untuk  berbagi  info  keilmuan  dalam bentuk  modul  ajar  dan  video  pembelajaran yang tersistematis melalui fitur LMS ( learning Management System ).
• Digitalisasi Informasi Dan Pengetahuan Adanya fitur dashboard management untuk memetakan profil dan dan persebaran anggota ADIDES berdasarkan wilayah DPW. Termasuk menjadi  portal database profil  desa binaan/mitra  yang  terdigitalisasi  dengan  baik, sehingga mampu membantu anggota ADIDES melakukan  perencanaan  ABMAS  pada  desa sesuai potensi masing-masing desa binaan.

## •  Halaman  FAQ  (Frequently  Asked
Questions),
Sistem  KMS  juga  menjadi  penting  bagi organisasi, karena kemampuan untuk dokumentasi berbagai macam pertanyaan yang sering ditanyakan oleh anggota dapat dikumpulkan  menjadi  satu  halaman,  sehingga memudahkan  anggota  menemukan  jawaban untuk  pertanyaan  yang  sering  ditanyakan. Sehingga  pengetahuan  yang  dimiliki  oleh  tiap anggota  asosiasi  dapat  terjaga  dan  tersimpan dengan  baik.  Bahkan  bila  anggota  tersebut sudah tidak berada di asossiasi.
Berbagai  fitur  dan  kemudahan  KMS tersebut  diharapkan  dapat  mempercepat  dan memudahkan  ADIDES  dalam  menjalankan berbagai  program  kerja.  Beberapa  program kerja terdekat diantaranya:
• RESEARCH  COLLABORATION  – International Conference
Diseminasi  luaran  Riset  dan  ABMAS dalam bentuk Konferensi Internasional
• RESEARCH  COLLABORATION  –

## International Journal
Diseminasi  luaran  Riset  dan  ABMAS dalam Jurnal Internasional
• ABMAS COLLABORATION Kolaborasi ABMAS lintas negara
• KKN CROSS COUNTRY Kegiatan  Kemahasiswaan  berupa  KKN dan Magang lintas Negara
• INTELECTUAL  PROPERTY  –  Book Chapter
Kolaborasi Penulisan Buku Ajar
• INTELECTUAL  PROPERTY  –  Video Content
Kolaborasi  Pembuatan  konten  video podcast atau e-learning
Setiap anggota akan mendapat opsi untuk:
1. BUKA  Peluang  Kolaborasi  >>  untuk membuka peluang
2. CARI  Peluang  Kolaborasi  >>  untuk mencari peluang yang sedang aktif
Contoh  Tampilan  Sistem  BUKA  Peluang Kolaborasi, ditunjukkan pada gambar 3.
Gambar 3. Tampilan BUKA Kolaborasi
Contoh  Tampilan  Sistem  CARI  Peluang Kolaborasi, ditunjukkan pada gambar 4.
Gambar 4. Tampilan CARI Kolaborasi
Setelah  aplikasi  dan  data  sudah  berhasil aktif pada portal website ADIDES pada tautan https://adides.or.id/ , maka dilakukan proses uji coba  bersama  anggota  ADIDES  dan  admin website  secara  daring  dimana  dokumentasi kegiatan ini dapat diihat pada gambar 5.
Gambar 5. Uji Coba Aplikasi KMS Bersama Anggota ADIDES
Saat proses uji coba, dilakukan demonstrasi penggunaan aplikasi KMS
bersama  anggota  pengurus  asosiasi  dan pengelola  website.  Berdasarkan  hasil  uji  coba tersebut  diperoleh  informasi  bahwa  aplikasi KMS ini telah fitur memiliki fitur yang sudah sesuai  dengan  kebutuhan  asosiasi  dan  mudah digunakan. Aplikasi yang dikembengakan juga dinilai  efektif  dalam  membantu  pengumuman kegiatan kolaborasi keilmuan hanya saja masih memerlukan pengembangan lebih lanjut

## 5. KESIMPULAN
Aplikasi  KMS  berbasis  website  yang menjadi  luaran  aktivitas  kegiatan  PKM  ini dinilai cukup efektif dan dapat mempermudah anggota  asosiasi  ADIDES  dan  Masyarakat umum,  dalam  membuka  dan  mencari  peluang kolaborasi  keilmuan.  Pengembangan  dan pelatihan aplikasi KMS berbasis website seperti ini  perlu  dilakukan  secara  berkelanjutan, sehingga    meningkatkan  kecepatan  serta kualitas  layanan  untuk  pencapaian  program kerja ADIDES sebagai asosiasi dosen berbasis keilmuan di bidang pengembangan desa.

## 6. UCAPAN TERIMA KASIH
Kami  mengucapkan  terima  kasih  kepada Pusat  Kajian  Kebijakan  Publik,  Bisnis,  dan Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (PK-KPBI ITS) yang telah mendanai kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dan Asosiasi Dosen Integrator Desa (ADIDES) selaku mitra.

## 7. REFERENSI
[1] Boekoesoe L. 2022. Optimalisasi Pembangunan  Desa  dalam  Mewujudkan
SDGs  Desa. Jurnal  SIBERMAS ,  11(1): 209-218
[2]  ADIDES.  2023.  Anggaran  Dasar  dan Anggaran Rumah Tangga
[3] Oktarida A. 2020. Komputerisasi Persediaan  Dan  Penjualan  Kain  Tenun Khas  Daerah  Pada  Centra  Tenun  Tajung Palembang. Jurnal  APKTEKMAS ,  3(1):
55-60
[4]  Fitriansyah  A.  2021.  Rancangan  E- Repositori Untuk Mendukung Knowledge Management  System  (KMS)  Pada  SMA
PGRI  24  Jakarta. Jurnal  Rekayasa
Informasi Swadharma , 1(2): 24-30
[5]  Said  M.  2020.  Knowledge  Management Dan  Pengaruhnya  Dalam  Pengambilan Keputusan  Pada  Badan  Pembentukan
Peraturan  Daerah  Dewan  Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Takalar. Journal of Public Policy
and Management , 2(2): 121-127
[6] Fajrillah A.A.N. 2017. Pengaruh Penerapan Knowledge  Management  (Km)  Terhadap
Kesuksesan Pengadaan Sistem Informasi: Pendekatan  Kuantitatif. Jurnal  Rekayasa
Sistem & Industri, 4(2): 115-123
[7]  Putro  Z.A.E.  2020.  Knowledge  Sharing lintas  Keilmuan  Melalui  Web-Based Seminar  Di  Masa  Work  From  Home.
Jurnal APKTEKMAS , 3(4): 26-36
[8] Ridwan R. 2021. Media Cloud Storage Pada Posyandu  Asoka  II  Jati  Ranggon  Bekasi. Jurnal APTEKMAS , 4(4): 40-45