## PERANCANGAN APLIKASI MONITORING PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT INTERNAL PERGURUAN TINGGI
Gerlan Apriandy Manu 1 , Ellen Tantrisna 2
1,2 Universitas Citra Bangsa, Prop Nusa Tenggara Timur
1 gerlan.manu@gmail.com, 2 st.f4nny@gmail.com

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menghasilkan  sebuah  sistem  yang  dapat  memanajemen  kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Lingkup Internal Perguruan Tinggi dengan studi kasus pada Universitas Citra Bangsa.  Untuk menjamin tercapainya target penelitian dan pengabdian masyarakat pada suatu Perguruan Tinggi perlu dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkesinambungan oleh Lembaga  Penelitian,  Pengembangan  dan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  (LP3M)  atau  sejenisnya. Kegiatan monitoring perlu  ditunjang  dengan  adanya  aplikasi  atau  sistem  manajemen  pada  setiap Perguruan Tinggi. Penelitian ini membahas tentang perancangan arsitektur sistem, rancangan basis data, rancangan sistem, serta proses bisnis penggunaan sistem.
Kata kunci : SIMLITABMAS, Monitoring, Rancang Bangun Sistem, PHPMaker

## ABSTRACT
This study purpose to produce a management system that can manage Research and Community Service activities  in  the  Internal  College  with  a  case  study  at  Citra  Bangsa  University.  To  ensure  the accomplished  of  research  and  community  service  targets  at  a  college,  it  is  necessary  to  continuous monitoring and evaluation by the Institute for Research, Development and Community Service (LP3M) or  other  similar  institutions.  Monitoring  activities  need  to  be  supported  by  the  application  or management system at each university. This study discusses about system architecture design, database design, system design, and business processes of system use.
Keywords: SIMLITABMAS, Monitoring, System Design, PHPMaker

## 1. PENDAHULUAN
Pendidikan  merupakan  suatu  proses pengembangan  Sumber  Daya  Manusia (SDM)  untuk  meningkatkan  potensi  diri peserta  didik  yang  memiliki  kekuatan spiritual  keagamaan,  pengendalian  diri, kepribadian,  kecerdasan,  akhlak,  ilmu  dan keterampilan.  Melalui  pendidikan  suatu bangsa  atau  negara  dapat  menyiapkan rakyatnya  untuk  mampu  bersaing  dengan bangsa  atau  negara  lainnya  dalam persaingan  global  saat  ini.  Di  Indonesia
tujuan  dari  pendidikan  diatur  dalam Undang-Undang Sistem Pendidikan
Nasional yakni Nomor 20 tahun 2003 pasal 3.  Perguruan  Tinggi  adalah  salah  satu lembaga yang berperan dalam Pendidikan. Perguruan
Tinggi dituntut untuk menghasilkan  Sumber  Daya  Manusia (SDM)  yang  bermutu  guna  memenuhi kebutuhan  pembangunan  bangsa  atau Negara.  Salah  satu  tujuan  yang  harus dicapai dan dilakukan di Perguruan Tinggi adalah Tri Dharma Perguruan Tinggi.  Tri
Dharma  Perguruan  Tinggi  yaitu  1) Pendidikan  dan  Pengajaran,  2)  Penelitian dan  Pengembangan,  dan  3)  Pengabdian Kepada  Masyarakat.  Penelitian      dan Pengabdian  kepada  Masayarakat  yang merupakan    bagian  dari  Tridarma perguruan tinggi (PT) selain melaksanakan Pendidikan sebagaimana diamanahkan oleh Undang-undang  Nomor  20      Tahun  2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional  Pasal 20 [3] .
Penelitian didefinisikan oleh Howard and Sharp (dalam Bell (1993:2)
mengatakan: research  as  seeking  through methodological process to add to one’s own body of knowledge and hopefully, to that of others,  by  the  discovery    of    non-trivial facts    and    insights. Selanjutnya  Drew (1980)  dalam  Bell  (1993:2)  yang mengatakan bahwa : research is conducted to solve problems and to expand knowledge and he stresses that research is a systematic way  of  asking  questions,  a  systematic method  of  enquiry [2] .  Dengan  demikian, penelitian harus dikerjakan menurut kaidah dan  metode  ilmiah/keilmuan  ( scientific research )  secara  obyektif,  logis  dan sistematis.  Selain  penelitian  dalam  suatu disiplin ilmu tertentu, penelitian juga dapat dilakukan dengan melibatkan berbagai ilmu atau inter-disiplin.
Secara  umum  Pengabdian  Kepada Masyarakat  terdiri  atas  dua  jenis  yaitu Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat yang  berbasis  pada  Penelitian,  dan  yang bersifat  Reguler.  Kegiatan  Pengabdian Kepada  Masyarakat  yang  berbasis  pada Penelitian yaitu kegiatan Kegiatan Pengabdian  Kepada  Masyarakat  yang mengimplementasikan
hasil-hasil penelitian  baik  yang  berorientasi  pada
masyarakat secara umum, industri, instansi pemerintah  dan  lingkungan  internal perguruan  tinggi  tersebut.  Sedangkan Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat yang  bersifat  Internal  yaitu  kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat yang tidak harus  merupakan  implementasi  hasil-hasil penelitian.  Kegiatannya  dapat  meliputi pelatihan-pelatihan, penyulusan atau sosialisasi,  pemberdayaan  masyarakat, pembinaan  unit  usaha  dan  kegiatan  lain yang memberikan manfaat bagi masyarakat berdasarkan kompetensi yang dimiliki oleh perguruan tinggi.
Untuk  menjamin  tercapainya  target penelitian dan pengabdian masyarakat pada suatu  Perguruan  Tinggi  perlu  dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkesinambungan.  Direktorat  Riset  dan Pengabdian Masyarakat – DRPM berperan sebagai fasilitator, penguat, dan pemberdaya  berupaya  terus  mengawal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat  di  perguruan  tinggi.  Terdapat beberapa  program  pendanaan  penelitian juga pengabdian masyarakat yang diselenggarakan  oleh  DRPM.  Ketua Peneliti  dan  Ketua  Tim  Pelaksanaan Kegiatan  Pengabdian  pada  Masyarakat dapat mengusulkan proposal penelitian atau proposal  abdimas  pada  Sistem  Informasi Manajemen  Penelitian  dan  Pengabdian kepada  Masyarakat  –  SIMLITABMAS yang dapat diakses pada http://simlitabmas.ristekdikti.go.id [7] Dengan  SIMLITABMAS,  kegiatan Penelitian dan Pengabdian pada
Masyarakat yang didanai oleh DRPM dapat dilakukan monitoring dan evaluasi dengan baik. Setiap Ketua Peneliti dan Ketua Tim Pelaksanaan  Kegiatan  Abdimas  wajib
melaporkan  proses  kegiatan,  penggunaan dana, hingga pada publikasi jurnal hasil dari penelitian atau abdimas yang dilakukan.
Kegiatan Monitoring dan  Evaluasi terhadap Kegiatan Penelitian atau Kegiatan Abdimas juga perlu dilakukan oleh Internal Perguruan  Tinggi,  baik  kegiatan  yang didanai  oleh  DRPM,  didanai  Perguruan Tinggi,  maupun  didanai  secara  mandiri oleh Tim Peneliti dan Tim Adbimas. Oleh karena  itu  setiap  Lembaga  Perguruan Tinggi  wajib  memiliki  suatu  Sistem Informasi  Manajemen  Penelitian  dan
Pengabdian kepada Masyarakat – SIMLITABMAS  sendiri.  Sehingga  dalam penelitian ini dibahas mengenai rancangan pengembangan Sistem Informasi Manajemen  Penelitian  dan  Pengabdian kepada  Masyarakat  –  SIMLITABMAS
Internal  Perguruan  Tinggi  menggunakan PHPMaker 2020.
PHP Code  Generator adalah  sebuah program  yang  dibuat  khusus  untuk  dapat menghasilkan  intruksi  atau  kode  PHP secara terstruktur mengikuti suatu framework PHP  tertentu.    Seorang pengembang  sistem  ( programmer )  dapat membuat  suatu  sistem  tanpa  perlu melakukan coding . Source code PHP akan terbentuk  secara  otomatis  sesuai  dengan konfigurasi  yang  sebelumnya  telah  diatur oleh programmer .  Dengan  ini  dapat mempersingkat  waktu  pengerjaan  sistem dengan  melewati  tahap  mencari  atau memperbaiki jika terjadi error code .
Terdapat  beberapa  PHP Code Generator antara  lain  CRUDigniter,  PHP Maker, Vemto,
dbQwikSite,
PHP Generator  for  MySQL,  PHP-Peanuts, WizzyWeb dan sebagainya. Beberapa PHP Code
Generator bersifat  gratis  dan
berbayar. Dengan menggunakan PHP Code Generator ini, seorang pengembang sistem tidak memerlukan keterampilan pemrograman yang tinggi. Yang diperlukan adalah  keterampilan  penggunaan web server , dan database server dengan baik PHPMaker  adalah  sebuah  aplikasi yang dapat menghasilkan kode PHP untuk membuat suatu sistem berbasis web dengan mudah dan cepat. PHPMaker menyediakan akses  untuk  koneksi database ,  pengaturan tampilan  ( interface )  sistem,  pengaturan menu,  pengaturan webmail ,  pengaturan keamanan  sistem,  dan  lain  sebagainya. PHPMaker  akan  menghasilkan  sebuah halaman web berupa list page atau halaman berisi  daftar  data  yang  ada  pada  tabel, add/copy  form atau  halaman  formulir tambah data atau salin data, view page atau halaman  melihat  suatu record  data , edit page atau  halaman  formulir  edit  data, delete page atau perintah menghapus data, search  page atau  halaman  pencarian  data berdasarkan kolom tertentu, page number – data pada tabel dapat dilihat dalam nomor halaman tertentu, export – memungkinkan data  tabel  dapat  diekpor  menjadi  file  pdf, doc,  excel,  dan  lain  sebagainya, import – memungkinkan  data  dapat  dimasukkan  ke dalam sistem melalui file excel. PHPMaker juga  dapat  menghasilkan  halaman  berisi chart atau  diagram.  PHPMaker  dapat diperoleh pada laman https://phpmaker.dev/download.php [8] saat  ini  terdapat  PHPMaker  terbaru  yaitu PHPMaker 2020 dengan beberapa kelebihan fitur dibanding versi sebelumnya .

## 2. METODE PENELITIAN
Pada  penelitian  ini  menggunakan metode penelitian SDLC ( Systems

## Development Life Cycle ) atau Siklus Hidup
Pengembangan Sistem.
Tahap-tahap penelitian  menurut  SDLC  adalah  sebagai berikut :
1. Planning (Perencanaan)
Peneliti melakukan observasi
langsung  dan  wawancara  terhadap  Ketua LP3M  Universitas  Citra  Bangsa,  Staf LP3M  dan  beberapa  dosen  Universitas Citra  Bangsa.  Dari  hasil  observasi  dan wawancara  ini  ditemukan  beberapa  fakta- fakta  yang  menjadi  latar  belakang permasalahan  manajemen  Penelitian  dan Pengabdian Masyarakat Internal Perguruan Tinggi  di  Lingkup  Universitas  Citra Bangsa.
2. Analysis (Analisis) Berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan maka peneliti dapat melakukan beberapa analisis yaitu : Analisis Teknologi dan Analisis Informasi.
a. Analisis Teknologi
i. Universitas  Citra  Bangsa  sudah
memiliki  sistem  manajemen  yang  dapat diakses pada laman http://cyber- chmk.net/lpm .    Dosen  dan  LP3M  dapat menggunakan sistem ini untuk melaporkan proses kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat  di  lingkup  Universitas  Citra Bangsa. Namun terdapat beberapa kekurangan  sistem  seperti,  dosen  dapat mengubah dan menghapus masukan data ke sistem  yang  dimasukkan  oleh  dosen  lain. Sistem tidak dapat memberikan laporan per tahun  atau  per  semester  terkait  jumlah penelitian  atau  pengabdian  masyarakat yang dilaporkan dosen per masing-masing program studi. Sistem kurang user friendly – sehingga tidak semua dosen berpartisipasi dalam menambah data.
ii.
Diperlukan
database MySQL  yang  akan  digunakan  untuk menyimpan  data  arsip  yang  diunggah. Database  MySQL  dapat  diakses  secara online  oleh  LP3M,  Dosen  dan  user  lain yang berkepentingan.
iii. Diperlukan pembuatan Sistem  Informasi  Manajemen  yang  baru menggantikan  sistem  yang  lama  dengan melengkapai kekurangan yang ada sebagai interface sistem  yang  juga  dapat  diakses secara online oleh  setiap  jenis  user  yang berkepentingan.
b. Analisis Informasi i. Diperlukan Data Dosen per Program  Studi,  Data  Penelitian  dan  Data Pengabdian  Masyarakat  yang  pernah dimasukkan ke sistem yang lama. ii. Diperlukan SOP Manajemen  Penelitian  dan  Pengabdian Masyarakat  lingkup  Universitas  Citra Bangsa
iii.
Diperlukan  Data  Penelitian dan Pengabdian Masyarakat sebagai contoh data dalam pengujian sistem.
3. Design (Desain)
Pada  tahap  ini  peneliti  melakukan Desain  Sistem  dengan  menggunakan Model  DFD  ( Data  Flow  Diagram )  dan desain Database yang digambarkan dengan Deskripsi Tabel dan Relasi Tabel.
4. Implementation (Implementasi)
Pada  tahap  ini  peneliti  mulai melakukan  pengkodean  ( coding )  dengan menggunakan  Bahasa  Pemrograman  PHP untuk membuat Sistem Efilling berdasarkan  Model  DFD  yang  sudah dirancang  sebelumnya.  Dan  peneliti  juga membuat Database MySQL sesuai dengan desain Database yang telah dirancang pada
tahap  sebelumnya.  Dalam  pengkodean peneliti  menggunakan  PHPMaker  2020 untuk  proses  pengkodean  dengan  waktu yang  singkat  dan  hasil  kode  php  yang maksimal.
5. Testing (Pengujian)
Pada  tahap  ini  peneliti  melakukan percobaan  memasukan  data  contoh,  dan menguji  semua  alur  sistem  yang  sudah dibuat  pada  tahap  implementasi.  Jika ditemukan
kesalahan pengkodean ( error/bug ) ataupun kesalahan logika maka akan  kembali  ke  tahap  sebelumnya  yaitu tahap desain dan implementasi.
6. Maintenance (Perawatan)
Merupakan  tahap  akhir  dalam pengembangan  sistem.  Perawatan  atau Maintenance akan  dilakukan  jika  sistem sudah  digunakan  oleh  pengguna  sistem ( user ), akan dilakukan perbaikan jika masih ditemukan kesalahan pengkodean ( error/bug ).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Arsitektur Sistem Berikut
adalah
Arsitektur Sistem SIMLITABMAS  Internal  Universitas  Citra
Bangsa :
Gambar 1. Arsitektur Sistem
Rancangan  Sistem  ini  menggunakan  DFD ( Data  Flow  Diagram ).  Dalam  perancangan
DFD dapat digambarkan Diagram Berjenjang, Diagram  Konteks  dan  Diagram  Level  0  dan level selanjutnya. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan  model  yang  sering  digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian  yang  lebih  penting  dan  kompleks  dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem [6].
Berikut  adalah  Bagan  berjenjang  yang menggambarkan proses sistem yang berjalan setiap levelnya :
Gambar 2. Bagan Berjenjang
Dapat dilihat pada gambar 2. Bagan Berjenjang terdapat  6  proses  utama  dalam  sistem  yaitu Proses  Login  &  Register,  Proses  Kelola Abdimas,  Proses  Kelola  Penelitian,  Proses Kelola  Jurnal  Penelitian,  Proses  Kelola  Jurnal Abdimas, dan Proses Laporan

## DFD Level 0
Berikut  adalah  gambar  DFD  Level  0 berdasarkan  gambar  Bagan  Berjenjang  diatas (Gambar 2) :
Gambar 3. Diagram Level 0
Pada  gambar  3.  Diagram  Level  0  diatas digambarkan  tentang  alir  data  yang  berjalan dalam 6 proses utama sistem, terdapat dua jenis user  yaitu  LP3M  dan  Dosen.  Masing-masing jenis user memiliki hak akses tersendiri. Dosen dalam  melakukan  manajemen  terhadap penelitian,  dan  abdimas  yang  dilakukannya sendiri  dalam  suatu  tim.  Dan  LP3M  memiliki akses untuk manajemen keseluruhan penelitian dan abdimas yang dilakukan oleh semua dosen.

## Relasi Tabel
Berikut adalah gambar relasi tabel :
Gambar 4. Relasi Tabel
Pada gambar 4. Relasi Tabel dijelaskan tentang hubungan  antara  tabel  yang  digunakan  dalam database sistem. Basis data sistem ini dibangun menggunakan  MySQL  DBMS.  MySQL merupakan  suatu server  database yang membantu pengolahan basis data dengan sangat cepat  menggunakan SQL  Language . [1] . MySQL  bersifat  open  source  dan  merupakan salah  satu  software  database  yang  banyak digunakan [5] .
Halaman Depan
Gambar 5. Halaman Utama Sistem
Pada  gambar  5  diatas  dapat  dilihat  halaman utama  sistem,  terdapat  menu  Login,  Beranda, Pengumuman, dan Bantuan. Menu Login akan mengarahkan  ke  halaman login ,  halaman beranda, menampilkan gambar utama ( header ), Menu  Pengumuman  untuk  mengarah  ke
halaman pengumuman yang berisikan pengumuman  terkait  dengan  Penelitian  dan Abdimas  yang  berlangsung  di  lingkungan Universitas  Citra  Bangsa.  Menu  Bantuan berisikan panduan penggunaan sistem.
Gambar 6a. Halaman Login
Gambar 6b. Halaman Register
Pada halaman login , berisikan form login yang digunakan  untuk  masuk  ke  dalam  sistem (Gambar  6a),  sedangkan  halaman register untuk dosen yang belum terdaftar dalam sistem perlu  melakukan  pendaftaran  atau register terlebih dahulu (Gambar 6b).
Halaman 7. Pengusulan Penelitian oleh Dosen
Gambar 8. Pengusulan Kegiatan Abdimas
oleh Dosen Pada gambar 7, Dosen dapat menambahkan  data  usulan  penelitian  yang nantinya  akan  diproses  oleh  LP3M  untuk disetujui  usulannya  atau  ditolak  atau  revisi. Setelah  usulan  diterima,  dosen  dapat menambahkan proses kegiatan penelitian yang dilakukan  pada  menu  Rincian  Penelitian  dan pada akhir penelitian dosen wajib
menambahkan  data  Laporan  Akhir  Penelitian pada  menu  Summary  Penelitian.  Data  laporan akhir  akan  ditinjau  oleh  LP3M  dan  akan diberikan  Lembar  Pengesahan  untuk  dapat diunduh  oleh  Dosen  dan  dicetak  kemudian  di tandatangani  oleh  Dosen  sebagai  Ketua Peneliti,  disahkan  oleh  Ketua LP3M mengetahui Rektor.
Pada  gambar  8,  Setiap  Dosen  yang berperan  sebagai  Ketua  Abdimas  melakukan pengusulan  abdimas  melalui  SIMLITABMAS UCB  kemudian  akan  dilakukan  persetujuan pengusulan oleh LP3M UCB jika form usulan penelitian  telah  terisi  dengan  lengkap  dan benar. Setelah status usulan penelitian diterima atau  disetujui  oleh  LP3M  UCB,  barulah  Surat Tugas  dapat  diakses  dan  dicetak  oleh  Ketua Abdimas.  Selanjutnya  dalam  sistem,  Ketua Abdimas  atau  Anggota  Abdimas  dapat menambahkan  catatan  atau  rincian  kegiatan Abdimas yang dilakukan selama masa kegiatan Abdimas  dilakukan.  Pada  rincian  Kegiatan Abdimas  diunggah  juga  foto-foto  kegiatan Abdimas  yang  dilakukan  dilengkapi  dengan tanggal  kegiatan  abdimas  dan  lokasi  kegiatan dilakukan.  Pada  akhir  Kegiatan  Abdimas, Ketua  Abdimas  perlu  menambahkan  data
summary  Abdimas  dan  mengunggah  laporan akhir abdimas. Setelah Laporan Akhir diunggah dan  disetujui  oleh  LP3M  barulah  Ketua Abdimas  dapat  mengakses  dan  mencetak Lembar  Pengesahaan  Abdimas,  sebagai  bukti berakhirnya proses kegiatan Abdimas tersebut.
Pada  kegiatan  penelitian  ataupun abdimas  dimulai  dengan  pengusulan  proposal kegiatan.  Tanpa pengusulan proposal kegiatan tersebut,  data  penelitian  atau  abdimas  yang dilakukan dosen baik didanai oleh Kemenristekdikti, Yayasan, Perguruan Tinggi, atau Mandiri tidak akan tercatat dalam sistem. Menurut  Gaol,  sistem  adalah  hubungan  satu unit  dengan  unit  lainnya,  satu  unit macet/terganggu,  unit  lainnya  pun  akan terganggu  untuk  mencapai  tujuan  yang  telah ditetapkan tersebut [4] . Sistem ini pun demikian LP3M  yang  bertugas  untuk  memanajemen kegiatan  penelitian  dan  abdimas  yang dilakukan dosen, dapat melihat data rangkuman penelitian dan abdimas pada sistem jika dosen memasukkan  data  penelitian  atau  abdimasnya melalui standar proses penggunaan sistem yang telah ditetapkan.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan maka peneliti dapat
menyimpulkan  beberapa  hal  sebagai berikut :
1. SIMLITABMAS  Internal  Perguruan Tinggi  dapat  berfungsi  sebagai  sistem monitoring  penelitian  dan  pengabdian masyarakat  yang  dilakukan  oleh  dosen pada suatu perguruan tinggi tertentu.
2. SIMLITABMAS  UCB  ini  hanya  dapat diakses  oleh  Dosen  dan  LP3M Universitas Citra Bangsa.
3. SIMLITABMAS  UCB  ini  memiliki  2 level  pengguna  yaitu  Administrator (LP3M),  dan  Dosen.  Administrator (LP3M)  memiliki  akses  keseluruhan
sistem, sedangkan Dosen memiliki akses terbatas,  mengelola  proses  kegiatan penelitian  atau  pengabdian  masyarakat yang dilakukan.
4. SIMLITABMAS UCB ini dibuat dengan menggunakan  PHPMaker  2020,  yang dapat  mempersingkat  masa  pengerjaan coding system . 5. SIMLITABMAS UCB ini menggunakan Database MySQL.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Agus  Saputra,  2011,  Panduan  Praktis Menguasai  Database  Server  MySQL. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
[2] Bell,  B.F.  1993.  Children’s  Science, Constructivism  and  Learning  in Science. Victoria : Deakin University
[3] Depdiknas.  2003.  Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional [4] Gaol,  L,  Jimmy.  2008. Sistem
Informasi  Manajemen  Pemahaman dan  Aplikasi .  Jakarta  :  Penerbit  PT
Grasindo. [5] Heni A. Puspitosari. 2011. Pemrograman  Web  Database  dengan PHP  &  MySQL.  Yogyakarta  :  Skipta Media Creative. [6] Jogiyanto.  2005.  Analisis  &  Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis . Yogyakarta: CV Andi Offset.
[7] Simlitabmas  :  Sistem  Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat http://simlitabmas.ristekdikti.go.id diakses tanggal 02 september 2020 [8] PHPMaker 2020 - The Best PHP Code Generator https://phpmaker.dev diakses tanggal 02 september 2020