## PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN SAMBAS PROVINSI KALIMANTAN BARAT

## Riazmi Yusma Sari, Sri Rohyanti Zulaikha
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Email: riazmiysari@gmail.com

## ABSTRACT
Archive is a document that is stored by individuals, companies and agencies both in print and electronic. In order for the existence of an archive, proper care and management must  be  done.  This  research  uses  a  qualitative research  method  with  a  descriptive approach.  Data  collection  techniques  used  in  this  study  were  through  observation and interviews. The researchers observed by surveying the mass media owned by the Sambas District Library and Archives Service related to information needs, namely the  archives.  Research  interviews  conducted  through  whatsapp  communication media with Darmadi, who is a staff in the field of archival administration under the head of the archiving and supervision section. Research also use books supporting information  needs  in  this  study.  Based  on  this  research,  it  was  concluded  that  the Library and Archives Office of the Sambas Regency had carried out well according to the classification of dynamic and static archives. However, because the archiving facilities and infrastructure in the Sambas Regency Regional Library and Archives Service are minimal, archival storage is still using conventional media such as cabinet filing and filing shelves. This is far from the current development that uses digital as a storage medium. Maintenance of the archive is carried out periodically for 3 months with makeshift maintenance such as giving camphor in each archive storage media. For the destruction of archives, the Sambas Regency Library and Archives Service has never destroyed archives due to the limited and structural funds that deal with this frequently changing so that the knowledge about the destruction of archives is inadequate but the regulations regarding the archive retention schedule (JRA) have been completed in the formulation and made the regent regulation number 14 of 2014.

## ABSTRAK
Arsip  merupakan  dokumen  yang  tersimpan  oleh  perorangan,  perusahaan  maupun instansi baik secara cetak maupun elektronik. Guna keeksistensian sebuah arsip maka perawatan dan pengelolaan dengan baik harus dilakukan. Penelitian yang termuat dalam tulisan ini peneliti lakukan dengan menggunakan metode penelitian kualitatif yang dilakukan dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam  penelitian  ini  adalah  melalui  observasi  dan  wawancara.  Observasi  peneliti lakukan  dengan  mensurvei  media  massa  yang  memberitakan  Dinas  Perpustakaan dan  Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas  terkait  kebutuhan  informasi  yaitu  arsip. Wawancara  peneliti  lakukan  melalui  media  komunikasi whatsapp dengan  Darmadi yang  merupakan  staf  di  bidang  penyelenggaraan  kearsipan  dibawah  Kepala  Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan. Penelitian dilengkapi dengan buku penunjang kebutuhan informasi dalam penelitian ini. Hasil kesimpulan dari penelitian ini yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas sudah melaksanakan dengan  baik  sesuai  klasifikasi  arsip  dinamis  dan  statis.  Namun,  karena  sarana  dan
prasarana kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas sangat  minim,  maka  penyimpanan  arsip  masih  menggunakan  media  konvensional seperti  filing  kabinet  dan  rak  arsip.  Ini  jauh  dari  perkembangan  saat  ini  yang menggunakan digital sebagai media penyimpananya. Perawatan arsip yang dilakukan yaitu secara periodik selama 3 bulan sekali dengan perawatan seadanya seperti memberi kapur  barus  di  setiap  media  penyimpanan  arsip.  Untuk  pemusnahan  arsip,  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas  belum  pernah  melakukan pemusnahan arsip berhubung dana yang terbatas dan struktural yang menangani hal tersebut sering berganti-ganti sehingga pengetahuan tentang pemusnahan arsip belum memadai tetapi peraturan tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) sudah selesai disusun dan dijadikan Peraturan Bupati No.14 tahun 2014.
Kata Kunci : Arsip, Pengelolaan Arsip, Kabupaten Sambas
maupun lainnya yang bergerak bersama-sama dalam  mencapai  visi,  misi,  dan  tujuannya maka  akan  memiliki  arsip,  yang  mana  arsip tersebut dapat menjadikan instansi, organisasi, perusahaan  dan  lainnya  dapat  mengingat visi  dan  misi  sebuah  organisasi  tersebut dan  bergerak  melakukan  sesuatu.  Instansi, organisasi, perusahaan  dan lainnya diharapkan dapat  mengelola  arsip  dengan  baik,  maka diperlukan pengelolaan arsip baik berupa arsip dinamis 1 dan statis 2 .
Arsip  adalah  hasil  rekaman  suatu peristiwa maupun kegiatan yang pernah terjadi, maka dengan ini arsip harus dijaga dan pelihara agar tetap ada. Perkembangan zaman saat ini, penyimpanan  arsip  dapat  dilakukan  dengan beberapa media baik cetak maupun elektronik ( online ). Pengelolaan arsip sudah diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada Undang- Undang ini mencakup semua hal yang berkaitan dengan arsip dan kearsipan.
Undang-Undang  tentang  Kearsipan  ini adalah  sebuah  pedoman  atau  acuan  dalam pengelolaan arsip. Namun, yang harus menjadi
1  Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  dipergunakan  secara langsung  dalam  kegiatan  penciptaan  arsip  dan  disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut record.
2  Arsip  Statis  adalah  arsip-arsip  yang  disimpan  di  Arsip Nasional  (ARNAS)  yang  berasal  dari  arsip  (dinamis)  dari berbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa Inggris disebut archieve.
persoalan  sekarang  adalah  apakah  arsip  dan kearsipan  dapat  berjalan  sesuai  dengan  yang tertera  dalam  Undang-Undang  Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009. Pada penulisan ini,  penulis  melakukan mini  research tentang Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas.
Sejarah  di  dirikannya  Perpustakaan  dan Kearsipan Daerah ini, yaitu untuk pemenuhan kebutuhan  informasi  serta  bahan  yang  dapat dilihat  kembali  dan  dibaca  oleh  masyarakat, melalui  Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri No.  56  Tahun  1994  tentang  Perpustakaan Umum  telah  diatur  mengenai  pembentukan Perpustakaan Umum Daerah Tingkat II. Oleh karena  itu  tindak  lanjut  yang  dilakukan  dari Keputusan  Mendagri  diatas,  berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sambas No. 16 Tahun 1996, tanggal 3 Desember 1996  maka  dibentuklah  Kantor  Perpustakaan Umum Kabupaten Daerah Tingkat II berubah menjadi  Unit  Pelaksana  Teknis  (UPT)  Dinas Pendidikan  Kabupaten  Sambas.  Hasil  dari keputusan  tersebut  maka  dilakukannya perubahan  status  yang  didasarkan  pada Keputusan Bupati Sambas No. 22 Tahun 2002 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata  Kerja  Perpustakaan  Daerah.  Kemudian pada Tahun 2008 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor  9  Tahun  2008  UPT  Perpustakaan

## PENDAHULUAN
Setiap  institusi,  organisasi,  perusahaan
Daerah bergabung dengan Kantor Arsip Daerah dengan  nama  Kantor Arsip  dan  Perpustakaan Daerah Kabupaten. 3
Pengelolaan  arsip  akan  penulis  bahas dengan  mendiskripsikan  hasil  wawancara melalui media komunikasi ( whatsapp ) dengan pengelola arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan  Kabupaten  Sambas  Provinsi Kalimantan Barat.
dituangkan  pada  tulisan  ini  menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif.  Disebut  penelitian  kualitatif  yaitu memuat  temuan-temuannya  yang  tidak diperoleh  melalui  perhitungan  statistik  dan bentuk  lainnya  lainnya  yang  bertujuan  untuk mengungkapkan  gejala  secara  holistik- konstektual  melalui  pengumpulan  data  dari latar alami dengan melibatkan peneliti langsung sebagai instument kunci. 4 Penelitian deskriptif dapat dilihat dari apa yang digambarkan sesuai dengan  kejadian  yang  terjadi  kemudian  di telaah  secara  teratur-ketat,  dilakukan  secara cermat dan obyektif. 5
Pendekatan  kualitatif  dengan  metode deskriptif  yang  peneliti  lakukan  yaitu  dengan cara mengumpulkan informasi yang kemudian diolah menjadi data yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan mencari informasi melalui media massa facebook dan  website  Dinas  Perpustakaan dan  Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas terkait dengan arsip. Wawancara yaitu peneliti lakukan  melalui  media  komunikasi whastapp kemudian  peneliti  jabarkan  dan  deskripikan dalam  penulisan  ini.  Penulis  mewawancarai
3  Sejarah  berdirinya  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Daerah  Kabupaten  Sambas, https://arsip-indonesia. org/nl/zoeken?mivast=50000&mizig=190&miad t=50000&miaet=14&  micode=ORGANISASI&m inr=1031126&milang=nl&misort=pla%7Casc&m iview=ldt , di akses pada tanggal 7 Mei 2019. 4  Eko  Sugiarto, Menyusun  Proposal  Penelitian  Kualitatif Skripsi dan Tesis, (Yogyakarta: Suaka Media, 2015), 8. 5  A  Furchan, Pengantar  Penelitian  dalam  Pendidikan, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar Offset, 2014), 54.
Darmadi  yang  merupakan  staf  di  bidang penyelenggaraan  kearsipan  dibawah  kepala seksi  pembinaan  dan  pengawasan  kearsipan. Beliau  berumur  43  tahun  dan  sudah  bekerja selama  14  tahun  di  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas.
kegiatan  yang  mengarah  kepada  pengelolaan rekaman-rekaman  atau  dokumen-dokumen yang  ada  dalam  instansi,  organisasi,  serta perusahaan dan lain sebagainya dengan tujuan sebagai  penunjang  aktifitas  organisasi  agar dapat  berjalan  sesuai  dengan  tujuannya.  Ada beberapa  pengertian  tentang  pengelolaan menurut beberapa ahli, yaitu: 6
1.  Harold  koontz  dan  Cyril  O’Donel mengartikan  pengolahan  dan  pengelola sebagai unsur tercapainya suatu usaha yang bertujuan  untuk  sesuatu  yang  dilakukan dalam kegiatan orang lain.
2.  Andrew F. Sikul mendefinisikan pengelolaan  yaitu  pengkaitan  antara aktifitas-aktifitas yaitu rencana, organisasi, pengendalian,  penempatan,  pengarahan, pemotivasian,  serta  komunikasi  dan pengambilan  keputusan  yang  dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang  dimiliki  oleh  perusahaan  sehingga akan menghasilkan suatu produk atau jasa secara efektif.
3.  Prajudi  Atmosudirdjo  mengungkapkan bahwa  pengelolaan  adalah  pengendalian dan  pemanfaatan  dari  pada  semua  faktor dan  sumber  daya,  yang  menurut  suatu perencanaan ( planning ), diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta atau tujuan kerja yang tertentu.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  yang  peneliti  lakukan  dan

## HASIL DAN PEMBAHASAN Pengolahan  kearsipan  merupakan  suatu
Arsip  yang  termuat  dalam  Undang- Undang  Republik  Indonesia  nomor  43 Tahun  2009  tentang  kearsipan  memiliki  arti yaitu  hasil  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa yang  sudah  terjadi  yang  terdapat  dalam bentuk  maupun  media  yang  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  serta komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 7
Dari  beberapa  definisi  pengelolaan yang  telah  di  jabarkan  diatas  terkait  dengan pengertian arsip, penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan  arsip  yaitu  aktifitas-aktifitas atau  kegiatan  yang  dilakukan  dalam  proses perencanaan,  pengelolaan,  pengendalian, pemanfaatan  hasil  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  yang  termuat  dalam  bentuk  apapun termasuk media sesuai perkembangan teknologi saat ini.
Pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas Provinsi Kalimantan Barat meliputi penciptaan, pengelolaan,  penyimpanan,  perawatan,  serta pemusnahan.  Berikut  akan  dijabarkan  sedikit mengenai poin-poin tersebut, yaitu:
1.  Penciptaan Arsip Penciptaan  arsip  yaitu  proses menciptakan, mendapatkan dan menghasilkan  arsip  (dokumen)  melalui kegiatan  perekaman  informasi  yang dilakukan untuk melaksanakan tugas serta fungsi  dari  sebuah  organisasi.  Sedangkan penggunaan arsip yaitu suatu proses yang dilakukan  guna  memanfaatkan  arsip sebagai kepentingan sebuah organisasi. 8
Penciptaan  arsip  yang  dilakukan di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Daerah  Kabupaten  Sambas  senantiasa
7  Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009 bab I Pasal I, diakses pada tanggal 05 mei 2019.
8  Sovia  Rosalin, Manajemen  Arsip  Dinamis, (Malang:  UB Press, 2017), 12.
berpandu  pada  kaidah-kaidah  kearsipan seperti  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri (Permendagri)  No.  52  tahun  2009  dan dilanjutkan Permendagri No. 42 tahun 2006 tentang tata naskah dinas, kode klarifikasi arsip, Peraturan Bupati No. 24 tentang tata naskah  dinas  dan  persatuan ANRI  No.  7 tahun 2018. 9
Peneliti menyimpulkan bahwa pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten  Sambas  sudah  sesuai  dengan apa  yang  seharusnya,  yang  mengacu kepada  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri hingga Peraturan Bupati.
2.  Pengelolaan Arsip Pengelolaan  arsip  yang  termuat dalam  buku  Manajemen  Administrasi Perkantoran  yaitu  terdiri  dari  beberapa prosedur penyimpanan, antara lain: 10
a.  Pemeriksaan Dokumen Pemeriksaan dokumen ini dilakukan  untuk  memastikan  apakah dokumen  tersebut  sudah  bisa  di simpan  atau  harus  ditindak  lanjuti terlebih  dahulu  kemudian  beru disimpan. Pemeriksaan dilakukan agar tidak  ada  dokumen  yang  salah  atau dokumen  yang  kurang  untuk  proses penyimpanan.
b.  Pemberian  Indeks/klasifikasi  dan pencatatan arsip Pemberian  indeks  atau  klasifikasi pada  dokumen  dilakukan  dengan tepat,  seperti  nama  wilayah  atau subjek,  nomor,  abjad,  atau  bahkan tanggal masuknya arsip tersebut. Bisa diambil  contoh  aturan  indeks  diluar negeri yang berdasarkan family name. Kemudian  dilakukannya  pencatatan arsip  secara  digital  maupun  secara
9  Hasil  Wawancara  melalui  media  komunikasi Whatsapp dengan  Darmadi  selaku  staf  di  bidang  penyelenggaraan kearsipan, pada tanggal 7 Mei 2019.
10  Ida  Nuraida, Manajemen  Administrasi  Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2012), 102.
manual  agar  sistem  bisa  teratur. Pencatatan  dilakukan  secara  digital maupun  manual  seperti  pencatatan  di buku  agenda,  pencatatan  di  agenda digital.
c.  Pembuatan cross-reference
Pembuatan cross-reference dapat dilakukan apabila suatu dokumen dapat dicari dengan cara-cara yang berbeda- beda.  Misalnya,  suatu  perpustakaan menyediakan  fasilitas cross-reference sehingga  proses  penemu  kembali dokumen dapat dicari dalam pencatatan dokumen  di  komputer  yaitu  mencari melalui key word (kata kunci) seperti judul  buku,  nama  pengarang,  atau bahkan nama penerbit yang diurutkan berdasarkan abjad dan kronologis. d.  Penyimpanan
Penyimpanan  dilakukan    dengan cara  menempatkan  dokumen  dalam folder yang  sesuai  dengan  sistem klasifikasi. Kemudian dokumen itu  di  simpan  di  tempat  yang  sudah ditentukan.
Pengelolaan/  pengolahan  arsip  di dinas  perpustakaan  dan  kearsipan  daerah kabupaten  sambas  dibagi  menjadi  dua yaitu: 11
a.  Pengolahan  /  pengelolaan  arsip dinamis 1)  Pengolahan  atau  pengelolaan arsip aktif: pengelolaan arsip aktif berpandukan  pada  kaidah  kaidah kearsipan yang telah dijelaskan di atas.
2)  Pengelolaan  arsip  inaktif  melalui tahapan-tahapan antara lain arsip  aktif  yang  disimpan  masa retensinya  sudah  berkurang  (2-5 tahun)  dipindahkan  ke  record center setelah 2-3 tahun di record center maka arsip dinilai retensinya
11  Hasil  Wawancara  melalui  media  komunikasi Whatsapp dengan Darmadi
kembali  sebelum  di  inatifkan melalui  metode  pengolahan  arsip inaktif.
b.  Pengelolaan/  pengolahan  arsip  statis terbagi menjadi 2 metode:
1)  Arsip  statis  melalui  metode akuisisi arsip statis yang ada di unit kearsipan  yang  telah  di  serahan dan metode penelusuran arsip baik yang  ada  di  masyarakat  maupun arsip  statis  yang  ada  di  lembaga kearsipan seperti DPKD Provinsi, ANRI dan DPKP Kabupaten
2)  Arsip  statis  melalui  metode penilaian kembali arsip inaktif.

## 3.  Penyimpanan Arsip
Penyimpanan  arsip  yaitu  penempatan dokumen-dokumen yang dilakukan sesuai  dengan  sistem  penyimpanan  dan tempat  penyimpananya.  Adanya  sistem penyimpanan  arsip  dilakukan  agar dokumen-dokumen  tersimpan  dengan baik,  dan  tidak  terjadinya  kerusakan bahkan  kehilangan.  Jika  ditinjau  dari keadaan  pengarsipan  yang  ada  diluar negeri, ini sangat jauh perbedaannya. Yang mana di luar negeri cara penyimpanannya dan  tempat  penyimpannya  sangat  maju. Sangat  aman  dan  terjaga.  Sedangkan di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kabupaten  Sambas  masih  menggunakan cara konvensional.
Berhubung  sarana  dan  prasarana kearsipan  di  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas sangat  minim  maka  penyimpanan arsip masih menggunakan media konvensional  seperti filing kabinet  dan rak arsip. 12 Menurut penulis perlu adanya penggalakkan  yang  lebih  keras  lagi  dan perhatian  yang  lebih  lagi  terhadap  arsip oleh pemerintah. Karena arsip merupakan dokumen  yang  sangat  penting,  apalagi Kearsipan Daerah yang dokumennya terkait 12  Ibid.
dengan  daerah  Sambas  yang  perlu  lebih kuat dan dalam lagi penjagaannya karena memiliki  nilai  guna  yang  snagat  tinggi sebagai  sumber  informasi  baik  kemajuan maupun  kemunduran  suatu  daerah.  Perlu juga menggunakan database 13 , yang dapat dikatakan sebagai buku telepon elektronik atau Filing  Cabinet elektronik,  yang menggunakan  sumber  daya  komputer untuk pengoperasiannya. 14
4.  Perawatan Arsip
Perawatan  adalah  masalah  terpenting yang  menjadi  tugas  dari  staf  maupun arsiparis. 15 Dikatakan  penting  karena dengan perawatan dapat menjaga dokuemen tersebut  agar  tetap  baik,  terjaga,  tidak rusak dan bahkan tidak hilang. Perawatan harus  dilakukan  sebaik  mungkin,  agar kejadian  atau  hal  yang  tidak  diinginkan terjadi,  seperti  kebakaran,  gempa  bumi dan lainnya yang menyebabkan arsip rusak maupun hilang.
Perawatan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas di lakukan secara periodik selama 3 (tiga) bulan  sekali  dengan  perawatan  seadanya seperti  memberi  kapur  barus  di  setiap media  penyimpanan  arsip. 16 Menjamin keselamatan  bahan  pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana terkandung  dalam  Undang-Undang  No. 7  tahun  1971  pasal  3  adalah  dengan melakukan  pemeliharaan  dan  perawatan arsip.  Pemeliharaan  dan  perawatan  arsip dilakukan  agar  tidak  adanya  kerusakan. Kerusakan arsip disebabkan oleh 2 faktor yaitu faktor dalam dan faktor luar.
13  Database adalah salah satu bentuk software yang digunakan untuk manajemen data.
14  Feri  Sulianta, Manajemen  IT, (Jakarta:  PT.  Elex  Media Komputindo, 2008), 8.
15  Arsiparis  adalah  seseorang  yang  memiliki  kompetensi di  bidang  kearsipan  yang  diperoleh  melalui  pendidikan formal  dan/atau  pendidikan  dan  pelatihan  kearsipan serta  mempunyai  fungsi,  tugas,  dan  tanggung  jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
16  Ibid.
Faktor  dalam  yang  menyebabkan arsip  rusak  adalah  bahan  rekam  yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa  komponen  yang  saling  kontak, yang  masing-masing  mengandung  asam yang  dapat  mengakibatkan  bahan  arsip menjadi rusak, faktor lainnya yaitu kertas, air  pasta  bahkan  lem  yang  digunakan dalam  menciptakan,  mengolah  serta menghasilkan  arsip  tersebut.  Sedangkan faktor  dari  luar  yaitu  seperti  kelembaban udara,  udara  yang  terlalu  kering,  cahaya (sinar  matahari),  kotoran  udara,  debu, mikro organisme (jamur dan sebagainya), rayap, gegat dan tikus serta oleh manusia atau  petugas  arsip  yang  kurang  tepat bahkan  salah  dalam  penanganan  maupun penjagaannya. 17
5.  Pemusnahan Arsip
Pemusnahan  arsip  artinya  proses penghapusan rekaman suatu peristiwa atau kejadian  yang  disebut  arsip  dari  tempat penyimpanannya.  Proses  penghapusan dilakukan  dengan  menghancurkan  bentuk arsip/wujud  atau  bentuk  fisik  arsip tersebut  dengan  mempertimbangkan masa  berakhirnya  fungsi  dan  nilai kegunaannya. 18 Kegiatan  pemusnahan arsip  dapat  dilakukan  dengan  keterangan dan prosedur sebagai berikut, yaitu: 19
a.  Hal yang pertama kali yaitu persetujuan untuk  pelaksanaan  pemusnahan  arsip dari  pimpinan  sebuah  organisasi atau  instansi  berdasarkan  hasil pertimbangan dari panitia penilai arsip.
b.  Selanjutnya  yaitu  penetapan  rekaman kejadian  atau  dokumen  dalam  bentuk arsip  yang  akan  dimusnahkan  oleh pimpinan organisasi.
c.  Pemusnahan  arsip  dilakukan  setelah mendapat  pertimbangan  tertulis  dari
17  Rusidi,  “Pemeliharaan  dan  Perawatan  Arsip,” dpad. jogjaprov.go.id/article/archive/download/pemeliharaan-dan- perawatan-arsip-84, diakses pada tanggal 10 Mei 2019.
18  Adlan  Ali  dan  Tanzili, Pedoman  Lengkap  Menulis  Surat, (Jakarta: Kawan Pustaka, 2006), 12.
19  Sattar, Manajemen  Kearsipan, (Yogyakarta:  Deepublish, 2019), 98.
panitia  penilai  arsip  dan  persetujuan tertulis dari kepala ANRI.
d.  Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan.
e.  Pelaksanaan  pemusnahan  disaksikan oleh  minimal  dua  pejabat  dari  unit hukum  dan/atau  pengawasan  dari organisasi yang bersangkutan. f.  Pemusnahan  arsip  dilakukan  secara keseluruhan  sehingga  isi  informasi arsip  musnah  dan  tidak  dapat diperbaharui  kembali  atau  dihasilkan kembali.
g.  Setelah  semua  proses  pemusnahan dilakukan, selanjutnya yaitu
menyimpan hasil pelaksanaan pemusnahan  arsip  oleh  bagian kearsipan untuk diarsipkan. Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Daerah  Kabupaten  Sambas  belum  pernah melakukan  pemusnahan  arsip  berhubung dana  yang  terbatas  dan  struktural  yang menangani  hal  tersebut  sering  berganti- ganti  sehingga  pengetahuan  tentang pemusnahan  arsip  belum  memadai  tetapi peraturan  tentang  jadwal  retensi  arsip (JRA) sudah selesai disusun dan dijadikan Peraturan Bupati No. 14 tahun 2014. 20
Pemusnahan  arsip  dilakukan  karena jumlah  arsip  di  unit-unit  kerja  dan  unit sentral selalu berkembang semakin banyak. Semakin  banyak  kegiata,  informasi, catatan beserta dokumen lainnya semakin banyak  juga  arsip  yang  disimpan.  Maka perlu  di  adakannya  pemindahan  ataupun pemusnahan  suatu  arsip.  Namun  karena dana  yang  terbatas,  Dinas  Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas belum  pernah  melakukan  pemusnahan arsip.
20  Hasil  Wawancara  melalui  media  komunikasi Whatsapp dengan Darmadi.
pasal 3 mengamanatkan untuk memelihara dan merawat arsip, yang digunakan untuk menjamin keselamatan dan pertanggungjawaban nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan, dan  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan. Perkembangan  zaman  saat  ini,  penyimpanan arsip  dapat  dilakukan  dengan  beberapa media baik cetak maupun elektronik ( online ). Penciptaan  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas  sudah melaksanakan sesuai dengan kaidah kerasipan yang  terkandung  dalam  Peraturan  Menteri Dalam  Negeri  (permendagri)  No.  52  tahun 2009  dan  dilanjutkan  Permendagri  No.  42 tahun  2006  tentang  tata  naskah  dinas,  kode klarifikasi  arsip,  Peraturan  Bupati  (Perbup) No. 24 tentang tata naskah dinas dan persatuan ANRI No. 7 tahun 2018.
Pengelolaan/  pengolahan  arsip  di Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah Kabupaten  Sambas  sudah  melaksanakan dengan  baik  sesuai  klasifikasi  arsip  dinamis dan statis. Namun karena sarana dan prasarana kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah  Kabupaten  Sambas  sangat  minim, maka penyimpanan arsip masih menggunakan media konvensional seperti filing kabinet dan rak  arsip.  Ini  jauh  dari  perkembangan  saat ini  yang  menggunakan  digital  sebagai  media penyimpananya.
Perawatan  arsip  di  Dinas  Perpustakaan dan  Pearsipan  daerah  Kabupaten  Sambas dilakukan secara periodik selama 3 bulan sekali dengan  perawatan  seadanya  seperti  memberi kapur barus di setiap media penyimpanan arsip. Untuk pemusnahan arsip, Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan  Daerah  Kabupaten  Sambas belum  pernah  melakukan  pemusnahan  arsip berhubung dana yang terbatas dan pejabat yang menangani  hal  tersebut  sering  berganti-ganti sehingga pengetahan tentang pemusnahan arsip belum memadai tetapi peraturan tentang jadwal

## KESIMPULAN
Undang-Undang  Nomor  7  tahun  1971
retensi arsip (JRA) sudah selesai di susun dan di jadikan Peraturan Bupati No. 14 tahun 2014. Hal  terakhir  yang  menjadi  fokus  juga  adalah minimnya  Sumber  Daya  Manusia  (arsiparis) dalam hal ini terlibat penting dalam pengelolaan dan  pengolahan  sebuah  arsip  daerah.  Maka Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah Sambas perlu menambah Arsiparis yang ada dan membenahi  strukturalisasi  hingga  organisasi yang  ada  agar  tercapainya  program-program pengelolaan,  pengolahan  serta  pemusnahan arsip.
Menulis Surat, Jakarta: Kawan Pustaka, 2006.
A  Furchan, Pengantar  Penelitian  dalam Pendidikan, Yogyakarta: Pustaka Pelajar Offset, 2014.
Eko  Sugiarto, Menyusun  Proposal  Penelitian Kualitatif Skripsi dan Tesis, Yogyakarta: Suaka Media, 2015.
Feri Sulianta, Manajemen IT, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2008.
Hasil  Wawancara  melalui  media  komunikasi Whatsapp dengan Darmadi selaku staf di bidang penyelenggaraan kearsipan, pada tanggal 7 Mei 2019.
History, http:  //arsipindonesia.  org/nl/zoeken? mivast= 50000& mizig = 190& miadt=50 000&miaet=14&micode=ORGANISAS I&minr=1031126&milang=  nl&misort= pla% 7Casc& miview= ldt , di akses pada tanggal 7 Mei 2019.
Ida  Nuraida, Manajemen  Administrasi Perkantoran, Yogyakarta:  Kanisius,
2012.
Muhammad  Rosyihan  Hendrawan  dan Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen,
Malang: UB Press, 2017.
Rusidi,  Jurnal  “Pemeliharaan  dan  Perawatan Arsip,” dpad.  jogjaprov.  go.id  /article/ archive/  download/  pemeliharaan- dan-perawatan-arsip-84,  diakses  pada tanggal 10 Mei 2019.
Saifuddin, Pengelolaan Pembelajaran Teoritis dan  Praktis, Yogyakarta:  Deepublish,
2014.
Sattar, Manajemen  Kearsipan, Yogyakarta: Deepublish, 2019.
Sovia  Rosalin, Manajemen  Arsip  Dinamis, Malang: UB Press, 2017.
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009 bab I Pasal I, diakses pada tanggal 05 mei 2019.
Zulkifli  Amsyah, Manajemen  Kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2005.
DAFTAR PUSTAKA Adlan  Ali  dan  Tanzili, Pedoman  Lengkap