## Analisa Sistem Informasi untuk Proses Permintaan Data pada Universitas XYZ
Angellia Debora Suryawan, Veronica Information System Department, Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia asuryawan@binus.edu, veronica@binus.edu
Diterima 1 September 2015
Disetujui 16 Oktober 2016
Abstract — Data is very important component in the organization and should be managed properly. Information with accurate, precise, and reliable data be beneficial for the organization for decision making. XYZ University realize that the data management is very important process. The needs of data must be supported properly and quickly, so that the required data can be accessed anytime and anywhere. In this study discusses the process of providing data according to user demand. The method  in  this  paper  is  identification,  define  the problem, and data collection. XYZ University already has applications to support data requests, but  not  all  data  requests  can  be  fulfilled  in  the system. There is still a process of data requests made   through emails. Overall, the application for data requests very helpful for database and system admin staff, so the routine data requests through emails can be reduced. The application has also features for monitoring data requests from units, so the Manager can monitor the process of the data request and find out any unit that doing frequent data requests each month. But, the application also required for tracking data requests, so user can monitor status of data requests, who’s working on, and estimation time for processing data requests.
Index Terms — data, data request, database, information system
I.  PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Sistem informasi saat ini sudah menjadi hal yang umum dan kebutuhan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi digunakan untuk menunjang dan mendukung proses bisnis agar proses bisnis bisa berjalan dengan efektif dan efisien.  Untuk  membuat  sistem  informasi  yang terintegrasi diperlukan budget yang tidak sedikit, karena harus dipastikan bahwa sistem informasi yang dikembangkan dan diimplementasikan
memberikan keuntungan bagi organisasi.
Sistem informasi yang dikelola dengan baik akan memberikan keuntungan bagi organisasi, yaitu membuat proses operasional perusahaan menjadi lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Selain itu, sistem informasi bisa mendukung dalam pencapaian strategi organisasi, sehingga organisasi bisa kompetitif dalam persaingan bisnisnya.
Untuk menilai sistem informasi, dulu organisasi mengukur melalui cara finansial seperti return of investment [1]. Kemudian berkembang dan diketahui bahwa ada keuntungan nyata dan tidak nyata dari sistem informasi, maka organisasi menggunakan metode balanced scorecards [2] dan benchmarking [3].
Pada paper ini akan dibahas penilaian dan analisa sistem informasi pada Universitas XYZ menggunakan metode balanced scorecards . Analisa dilakukan pada divisi IT dibagian database & system admin yang melayani proses permintaan data yang ada di database Universitas
XYZ untuk mendukung proses bisnis organisasi.
Proses permintaan data biasa didapat melalui email dari divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka.
I.2. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini diantaranya:
1.  Melakukan analisis terhadap Universitas dan Divisi IT menggunakan Balanced Scorecards.
2.  Melakukan  analisis  terhadap  masalah permintaan data.
3.  Membangun  sistem  informasi  untuk permintaan data.

## ISSN 2085-4579

## II.  METODE PENELITIAN
2.1. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Masalah yang ada pada saat ini adalah proses permintaan data dilakukan melalui email, dan terkadang beberapa bagian meminta data dengan format yang sama secara berulang-ulang dalam periode waktu tertentu, sehingga bagian database & system admin harus menarik data yang sama secara berulang kali. User juga kesulitan melakukan tracking permintaan data, sehingga tidak diketahui status pengerjaan permintaan data tersebut. Belum adanya SLA ( Service Level
Agreement ) yang jelas untuk mengukur kinerja staf yang melayani permintaan data.
2.2. Pengumpulan Data
Pada studi kasus ini pengumpulan data diperoleh dari :
1.  Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan teori-teori yang berhubungan dan mendukung penulisan pada paper ini. Bahan studi pustaka didapat dari jurnal-jurnal, artikel, buku, maupun referensi lainnya yang membantu dalam proses pengolahan dan analisa data.
2.  Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu merupakan referensi untuk penulisan paper ini dan dijadikan acuan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

## III. PEMBAHASAN
3.1. Balanced Scorecards
Balanced scorecards menyediakan framework untuk perubahan organisasi melalui eksekusi strategi. Balanced Scorecards berbeda karena didalamnya menghubungkan penyebab dan dampak pada setiap bagian organisasi, sehingga visi dan strategi organisasi jelas dan dimengerti oleh setiap anggota organisasi.
Balanced Scorecard menterjemahkan visi dan strategi organisasi kedalam seperangkat ukuran yang menyeluruh yang memberi kerangka kerja bagi pengukuran dan sistem manajemen strategis [2].
Pada saat pertama kali dikenalkannya konsep balanced scorecard pada tahun 1990 oleh Robert S kaplan dan David P. Norton [2], balanced scorecard hanya digunakan sebagai alat pengukuran kinerja pada organisasi bisnis.
Balanced scorecard sebagai suatu sistem pengukuran kinerja dapat digunakan sebagai alat pengendalian, analisa, dan merevisi strategi organisasi [4]. Balanced scorecard dapat membantu organisasi dalam mengontrol keuangan dan mengukur kinerja organisasi [5]. Pengukuran kinerja pada organisasi dapat meningkatkan pertanggungjawaban dan memperbaiki proses pengambilan [6].
Balanced scorecard merupakan sistem manajemen strategis yang menterjemahkan visi dan strategi suatu organisasi kedalam tujuan dan ukuran operasional [7]. Tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam empat  perspektif  yaitu  perspektif  finansial, pelanggan ( customers ), proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan ( learning and growth ) [2]. Berdasarkan keempat kategori tersebut, finansial, customer , proses internal, dan learning and growth membantu manager tidak hanya fokus pada penilaian dan perhitungan kinerja finansial [8].
Ketika balanced scorecard dilihat sebagai tool untuk  mendefinisikan,  mengeksekusi, dan strategi penilaian, implementasi balanced scorecard juga digunakan untuk membuat keputusan tepat dalam pengambilan keputusan dan perencanaan untuk mencapat strategi tersebut [8]. Kaplan & Norton [2] menyarankan bahwa pengembangan balanced scorecard akan menjadi usaha penggabungan pihak manajer unit dan upper management .
Gambar 1. Balanced Scorecards
3.2. Pembahasan Balanced Scorecards Menurut
Kaplan & Norton Berikut analisa balanced scorecard pada Universitas XYZ :
• Visi dan strategi organisasi Visi : “ A World-class university  … In continuous pursuit of innovation and enterprise ”
Untuk mencapai visi tersebut, Universitas XYZ mempunyai misi untuk berkontribusi pada komunitas global melalui ketentuan/prosedur pendidikan kelas dunia, dengan cara :
1.  Recognizing and rewarding the most creative and value-adding talents
2.  Providing a world-class teaching, learning and research experience that fosters excellence in scholarship, innovation and entrepreneurship.
3.  Creating outstanding leaders for global community
4.   Conducting professional services with an emphasis on application of knowledge to the society
5.   Improving the quality of life of Indonesians and the international community Database & system admin membantu organisasi dalam menunjang dan mendukung pemberian informasi yang dibutuhkan untuk mencapai visi tersebut. Dengan memberikan informasi sesuai kebutuhan, cepat,  dan akurat akan mendukung organisasi dalam proses pengambilan keputusan untuk menghasilkan strategi yang cepat dan kompetitif.
• Finansial
Tujuan  dan  ukuran  keberhasilan  finansial dari setiap implementasi sistem informasi yang mendukung strategi organisasi adalah minimal menghasilkan Return On Investment (ROI), bahkan kalau bisa menghasilkan keuntungan bagi organisasi, baik keuntungan yang tangible atau non tangible . Setiap impelementasi harus di montoring kebutuhan dan kinerja finasialnya.
Sasarannya adalah implementasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan bisa membantu organisasi dalam mendukung pencapaian visi dan strategi organisasi.  Strategi dan eksekusi strategi yang baik, pasti memberikan hasil finansial yang baik bagi organisasi. Sehingga setiap biaya yang dikeluarkan organisasi tidak sia-
sia dan memberikan keuntunhan bagi organisasi.

## • Customer
Customer untuk Universitas XYZ adalah mahasiswa, orang tua mahasiswa, calon mahasiswa, dan pihak-pihak lain yang bekerja sama dengan Universitas XYZ. Untuk mencapai visi tersebut, Universitas XYZ harus memberikan pelayanan yang memuaskan customer , memenuhi ekspetasi customer terhadap Universitas XYZ, memberikan servis dan produk terbaik, dan terus mencari customer baru. Untuk mencapai visi tersebut, Universitas XYZ harus memberikan pendidikan yang sesuai dengan kurikulum kelas  dunia  (contohnya  : smart class ), bekerja sama dengan perguruan tinggi di Negara lain (pertukaran mahasiswa), menyediakan tenaga pengajar yang kompeten, memberikan fasilitas dan sarana yang menunjang proses belajar dan mengajar, serta mempunyai sistem informasi yang mendukung proses bisnis organisasi, sehingga proses bisnis organisasi baik front end dan back end dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Untuk mencari calon mahasiswa baru dibutuhkan analisa informasi yang ada, sehingga bisa dilihat tren data dan hal tersebut sangat bermanfaat untuk marketing dalam menentukan strategi marketing untuk mendapatkan mahasiswa baru.
• Proses bisnis internal
Proses bisnis internal diperlukan untuk mengidentifikasi  dan  menilai  proses-proses yang penting bagi organisasi dalam melayani kebutuhan stakeholder dan customer . Tujuan dari proses bisnis internal adalah mengembangkan proses bisnis yangs sesuai dengan visi dan strategi organisasi, dan membuat proses bisnis yang sudah ada menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien lagi (kualitas proses lebih bagus dengan waktu yang lebih singkat). Diperlukan juga adanya inovasi dalam proses bisnis yang ada, sehingga menjadikan organisasi menjadi kompetitif dalam persaingan didunia bisnis. Dengan adanya ketersediaan informasi yang tepat dan cepat, maka pihak manajemen bisa mengambil langkah strategi baru untuk keuntungan organisasi. Waktu dalam proses pelayanan juga dibuat seoptimal mungkin, sehingga bisa meningkatkan kepuasan

## ISSN 2085-4579

## customer .
• Learning and growth
Untuk mencapai visi dan strategi organisasi, maka diperlukan kemampuan organisasi dan anggota organisasi untuk mengikuti perkembangan dan persaingan dalam dunia pendidikan, agar bisa menjadi perguruan tinggi kelas dunia. Untuk meningkatkan diri, Universitas XYZ terus mengikuti perkembangan dalam dunia pendidikan dan IT. Universitas XYZ terus mengembangkan dan menyediakan sarana IT yang up to date untuk mendukung proses bisnis dan pembelajaran. Sehingga proses pembelajaran dan bisnis menjadi otomatis dan optimal.
Universitas XYZ juga memberikan pelatihan untuk para anggota organisasi (karyawan dan dosen), agar mempunyai anggota organisasi yang kompetitif dan berkualitas mengikuti
perkembangan pasar yang ada.
3.3 Pembahasan Balanced Scorecards Menurut Grembergen Menurut Grembergen, konsep Balance Scorecard yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton [2] dapat diimplementasikan ke fungsi TI dan proses-prosesnya sehingga timbul konsep Information Technology Balance Scorecard . Implementasi Balance Scorecard pada fungsi TI ini menjadi tool yang semakin popular digunakan oleh perusahaan-perusahaan. IT Balance Scorecard terbagi menjadi empat faktor, yaitu: • Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution)
• Orientasi Pengguna (User Orientation)
• Penyempurnaan Operasional (Operational Excellent) • Orientasi Masa Depan (Future Orientation)
Berikut adalah tabel balanced scorecard Universitas secara umum.yang dapat diimplementasikan:
Tabel 1. Balanced Scorecards
Financial : to succeed financially how should we appear to our shareholders? Objectives Measures Targets Initiatives Memberikan keuntungan maksimal Return On Investment (ROI) 90% Tracking cost dan budget Utilization of assets Utilization Rates 10% Tracking assets Peningkatan pendapatan Persentase selisih pendapatan +10% Mengadakan kegiatan open house di Universitas XYZ Customer : to achieve our vision how should we appear to our customers? Customer retention Jumlah mahasiswa aktif dan penurunan NR 2% Customer Relations Management (CRM) Customer service Kuesioner dan survey 90% Customer Relations Management (CRM) Customer relation Persentase feedback dari orangtua mahasiswa 30% Customer Relations Management (CRM) Peningkatan jumlah mahasiswa baru Persentase mahasiswa baru +10% Mengadakan kegiatan open house di Universitas XYZ Internal Business Processes : to satisfy our shareholders and customers, at what business processes must we excel? Kecepatan dalam servis Waktu servis 15 menit Business Proces Rengineering (BPR) Servis yang efektif Solusi untuk pemecahan masalah 70% Customer Relations Management (CRM) Optimal cost Persentase biaya servis 67% Business Proces Rengineering (BPR) Resource utilization Persentase produktifitas 80% Business Proces Rengineering (BPR) Learning and Growth : to achieve our vision, how will we sustain our ability to change and improve? Peningkatan level kemampuan dosen dan karyawan Assessment dan pelatihan karyawan dan dosen 75% Corporate University untuk learning, traning, dan assessment karyawan dan dosen Kepuasan karyawan dan dosen Kuesioner dan survey 75% Quality time initiative
Gambar 2. IT Balanced Scorecards
Berikut adalah standar BSC untuk menganalisis sistem informasi permintaan data di Universitas:

## Tabel 2. IT Balanced Scorecards – User
Orientation
Tabel 3. IT Balanced Scorecards – Corporate
Contribution Tabel 4. IT Balanced Scorecards – Operational Exellence Tabel 5. IT Balanced Scorecards – Future Orientation 3.4. Database & System Admin Database & system admin adalah bagian dari divisi IT yang melayani permintaan data dan informasi dari divisi lain, maupun divisi internal IT sendiri sesuai dengan kebutuhan organisasi. Permintaan data dari user dilakukan melalui email kepada database & system admin . Setiap harinya banyak permintaan data, baik permintaan data dan informasi yang rutin (seperti : pendaftar msdnaa, pendaftar email dosen, data mahasiswa aktif, dan sebagainya), maupun data tidak rutin (seperti  :  hasil  kuesioner  dosen,  data  nilai,  dan sebagainya). Data tersebut sangat penting untuk

## ISSN 2085-4579
divisi lain dalam mendukung proses bisnis mereka.
Setiap hari terdapat banyak permintaan data dan informasi mengenai data yang dibutuhkan dari berbagai divisi. Dan kadang permintaan tersebut diminta berulang-ulang, misal permintaan mahasiswa aktif yang setiap harinya bisa berubah, maka pihak layanan mahasiswa selalu meminta data mahasiswa aktif perharinya untuk mengecek status dan jumlah mahasiswa aktif yang ada.
Permintaan data melalui email juga tidak bisa ditelusuri lama pengerjaannya. Sehingga pada saat banyak email permintaan data dari berbagai divisi, pengerjaannya bisa menghabiskan waktu berhari-hari dan kadang terlupakan. Hal ini membuat user menjadi tidak puas dengan pelayanan database & system admin , karena user harus mengantri dan menunggu data cukup lama.
Pihak database & system admin juga kadang kewalahan menangani permintaan data yang datang bersamaan dan banyak dari berbagai divisi, dimana mereka diminta untuk menyelesaikan permintaan data dengan cepat, tetapi data yang diberikan harus akurat dan sesuai dengan permintan user .
Pihak manajer juga kesulitan dalam proses evaluasi dan monitoring permintaan data dari user . Karena semuanya dilakukan manual dari email. Padahal manajer perlu melakukan evaluasi dan mengawasi divisi mana saja yang paling sering melakukan permintaan data, berapa banyak jumlah permintaan data setiap bulannya, berapa lama waktu pengerjaan permintaan data, berapa banyak yang pengerjaan permintaan data memakan waktu berhari-hari.
Untuk mengatasi semua permasalahan diatas, maka dibuatlah sistem informasi berbasis web yang digunakan sebagai aplikasi permintaan data dari berbagai divisi.  Pada aplikasi ini, user bisa langsung melakukan penarikan data sendiri secara otomatis. Penarikan data tersebut adalah data rutin yang sering diminta pada database & system admin . User bisa meminta kepada pihak database & system admin , data apa saja yang mau mereka tarik sendiri, sehingga bisa dimasukkan ke aplikasi dan mereka bisa mengunduh secara
otomatis.
Gambar 3. Website Permintaan Data – Menu
Home
Dengan adanya aplikasi ini, maka saat pihak user memerlukan data, mereka bisa mengunduh sendiri melalui web, tanpa perlu mengirim email dan meminta bantuan pihak database & system admin . Data bisa di export kedalam  file  excel, word, pdf, csv, xml, dan html. Sehingga proses kebutuhan informasi menjadi lebih cepat, dan user bisa segera mengambil keputusan untuk mendukung proses bisnis mereka.
Berikut adalah contoh data pendaftar mahasiswa baru pada periode 2012, divisi admisi dan marketing bisa melakukan pengecekan siapa saja mahasiswa baru yang sudah daftar ulang ke Universitas XYZ dan jumlahnya.
Gambar 4. Website Permintaan Data – Menu Pendaftar Ulang
Bagi pihak database & system admin , aplikasi ini membantu dalam meringankan pekerjaan sehari-hari mereka, sehingga saat ini database & system admin fokus melayani
permintaan data tidak rutin yang terdapat banyak customize sesuai permintaan user . Dengan adanya aplikasi ini, maka permintaan data melalui email juga berkurang.
Bagi manajer, mereka bisa melihat evaluasi dan monitoring permintaan data perbulannya. Pada laporan bisa terlihat divisi/bisnis unit mana saja yang paling sering melakukan permintaan data, jumlah permintaan data perbulan, dan waktu penyelesaian permintaan data perbulannya. Hal ini memudahkan manajer untuk membuat strategi yang sesuai agar proses bisnis bisa berjalan lebih efektif dan efisien. Memotong proses bisnis yang tidak perlu, sehingga mempercepat proses bisnis yang ada. Dengan proses laporan tersebut, maka manajer bisa melakukan montoring pencapaian KPI ( Key Performance Indicator ) pada divisi database & system admin , sehingga jika KPI rendah bisa segera dilakukan tindakan untuk meningkatkan nilai KPI.
Berikut adalah tampilan laporan permintaan data untuk keperluan manajer melakukan evaluasi dan monitoring permintaan data. Laporan juga bisa disimpan dalam file, sehingga memudahkan manajer dalam menganalisa data.
Gambar 5. Website Permintaan Data – Evaluasi
& Monitoring Permintaan Data
Dibawah ini adalah rekap laporan permintaan data per divisi/bisnis unit pada periode 2012:
Tabel 6. Rekap Laporan Permintaan Data

## Gambar 6. Grafik Rekap Laporan Permintaan Data per Bisnis Unit per Bulan
Gambar 7. Grafik Rekap Jumlah Laporan Permintaan Data per Bisnis Unit
Dibawah ini adalah rekap laporan permintaan data per bulan pada periode 2012 untuk monitoring waktu penyelesaian permintaan data :

## ISSN 2085-4579

## Gambar 8. Grafik Monitoring Waktu Penyelesaian Permintaan Data

## IV. SIMPULAN DAN SARAN

## 4.1. Simpulan
IT Balance Scorecard yang dipakai sudah mendukung pencapaian Balance Scorecard Universitas. Penggunaan IT Balance Scorecard menjadi panduan dan acuan bagi staf database & system admin dalam melaksanakan pekerjaan untuk mendukung kegiatan operasional
Universitas. IT Balance Scorecard juga sudah menjadi target KPI staf database & system admin.
Sistem informasi yang dibuat sudah memberikan manfaat dalam menangani proses permintaan data pada Universitas XYZ, khususnya membantu divisi database & system admin. Dengan adanya sistem informasi tersebut juga membantu manajer dalam proses monitoring KPI database & system admin untuk mendukung tercapainya visi dan strategi Universitas XYZ. Aplikasi tersebut juga sangat bermanfaat bagi user , sehingga memberikan informasi data yang cepat dan akurat. Dengan adanya aplikasi tersebut, proses bisnis dalam hal ini permintaan data untuk mendukung keperluan user menjadi lebih efektif dan efisien. Karena user bisa secara otomatis menarik data kapanpun dan dimanapun secara langsung sesuai kebutuhannya, tanpa harus menunggu dan meminta bantuan database & system admin . Aplikasi ini juga meringankan tugas staf database & system admin , karena dengan adanya aplikasi ini, permintaan data melalui email menjadi berkurang. Aplikasi permintaan data yang diimplementasi pada Universitas dibuat berdasarkan hasil output analisis IT Balance Scorecard. Jadi aplikasi digunakan untuk mendukung unit kerja dan pimpinan dalam mendapatkan dan akses data secara online, cepat, aman, dan reliable sebagai solusi dari masalah, mendukung pencapaian target, dan competitive advantages Universitas . 4.2. Saran Saran yang diberikan penulis, untuk kedepannya adalah menambahkan tracking permintaan data dari user . Sehingga user bisa mendapatkan informasi status pengerjaan permintaan data mereka, siapa yang bertanggung jawab dalam proses pengerjaan permintaan tersebut, dan estimasi waktu pengerjaannya.
Belum semua permintaan data dapat ditarik secara otomatis, harus dibuat sistem permintaan data  yang  lebih  fleksibel,  sehingga  dapat memenuhi permintaan dan kebutuhan user . Aplikasi permintaan data juga harus dibuat dengan lebih interaktif dan informatif, sehingga dapat langsung digunakan untuk mendukung dalam pengambilan keputusan manajemen tanpa harus diolah lagi secara manual.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  H. Rubin, “Into the light: In CIO Magazine,” akses    Febuari  2015,  http://www.cio.com. au/index.php/id;1718970659.
[2]   R.S. Kaplan, dan D.P. Norton, “Translating Strategy  into  Action:  The  Balanced Scorecard,” Harvard Business School Press, Boston, 1996.
[3]   P.B.  Seddon,  “A  Respecification  and Extension of The DeLone and McLean model of ISSsuccess,” Information Systems Research, vol. 8, no. 3, hal. 240–253, 1997.
[4] Campbell, Dennis, Datar, Srikant, Kulp, Cohen, Susan, dan V.G. Narayanan, “Using the Balanced Scorecard as a Control System for Monitoring and Revising Corporate Strategy,” akses Febuari 2015, http:\\www.
ssrn.com.
[5]  S. Modell, “Performance Measurement Myths in Public Sector”, akses Febuari 2015, http:\\www.ssrn.com.
[6]  Ittner, D. Christopher, dan D.F. Larcker, “Innovations in Performance Measurement:
Trends and Research Implications”, akses
Febuari 2015, http:\\www.ssrn.com.
[7]  Hansen, R. Don, dan M.M. Mowen, “Management Accounting, 6th ed,” South- Western, America, 2003.
[8]  W.B. Tayler, “The Balanced Scorecard as a  Strategy-Evaluation Tool: The  Effects  of Implementation Involvement and a Causal- Chain Focus,” American Accounting Association, vol. 85, no. 3, hal. 1095–1117, 2010.