## PENINGKATAN KOMPETENSI GURU SMK KABUPATEN MALANG MELALUI PELATIHAN E-FILING
1* Mohammad Arief, 2 Madziatul Churiyah, 3 Andi Basuki, 4 Buyung Adi
Dharma, 5 Ari Gunawan
Universitas Negeri Malang
*e-mail: mohammad.arief.fe@um.ac.id
Abstrak: Tujuan  Pengabdian  kepada  masyarakat  ini  agar    guru  SMK  OTKP  di Kabupaten  Malang  memiliki  ketrampilan  dalam  penggunaan  software  sistem kearsipan berbasis digital.  Metode yang digunakan yaitu dengan koordinasi dan sinkronisasi  dengan  mitra  yaitu  para  guru  SMK  OTKP  Kab.  Malang,  pelatihan dan pendampingan sistem Kearsipan Elektronik (e-Filing).  Hasil yang diperoleh adalah  1)  Peningkatan  informasi  dan  wawasan  di  kalangan  guru  SMK  MGMP OTKP, 2) Guru SMK juga jadi memiliki ketrampilan dalam penggunaan software sistem  kerasipan  berbasis  digital,  3)  Lebih  dari  80%  para  guru  SMK  memiliki kemampuan tentang sistem pengarsipan berbasis digital yang sangat baik.
Kata kunci: guru SMK OTKP , e-Filing, pendidikan
Abstract: Community Service Objectives so that the OTKP Vocational teacher in Malang  Regency  has  skills  in  using  digital-based  filing  system  software.  The method  used  is  by  comparison  and  published  with  partners  of  SMK  OTKP teachers Kab. Malang, training and mentoring of the Electronic Filing System (e- Filing).  The  results  obtained  are  1)  Improvement  of  information  and  insight among  SMK  MGMP  OTKP  teachers,  2)  Vocational  Teachers  also  have  skills  in using digital-based software systems, 3) More than 80% of SMK teachers support digital-based filing systems that are very good.
Keywords: SMK OTKP teacher, e-filing, education

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  di  abad  21  sudah  tak  terbendung  lagi.  Semua  aspek kehidupan sangat dipengaruhi dengan perkembangan teknologi yang semakin cepat,  semakin  kompleks  yang  ditandai  oleh  peningkatan  kompleksitas peralatan  teknologi.  Semakin  kompleks  tuntutan  dan  fasilitas  teknologi  maka diperlukan SDM yang mampu mengoperasionalkan teknologi. Salah satu aspek yang  sangat  tergantung  dengan  perkembangan  teknologi  adalah  sistem pengarsipan (Hennig et al., 2016).
Adanya  perkembangan  Teknologi  Informasi  yang  sangat  cepat,  maka proses administrasi formal dapat memanfaatkan teknologi  informasi di dalam kegiatan  kearsipan.  Untuk  mewujudkan  tata  kelola  arsip  yang  baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi. Dalam Undang- Undang  No.  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  disebutkan  bahwa,  pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau
melakukan  alih  media  antara  lain  media  elektronik.  Dan  untuk  itu,  mengacu pada Keputusan Menteri Komunikasi dan Informasi No. 56 Tahun 2003 tentang Panduan  Manajemen  Sistem  Dokumen  Elektronik,  bahwa  pengarsipan dokumen  elektronik  perlu  dikelola  secara  elektronik  dengan  menerapkan aplikasi sistem informasi manajemen kearsipan elektronik.
Seseorang yang bekerja di lingkungan kantor khususnya bidang kearsipan akan  dituntut  untuk  menguasai  teknologi,  yaitu  menggunakan  berbagai perangkat  elektronik  yang  tersedia,  memafaatkan  fasilitas  internet,  agar pekerjaan lebih mudah, lebih efisien dan hasil yang diperoleh lebih akurat dan lebih baik (Bullini Orlandi, 2016). Karena pengelolaan arsip secara konvensional memiliki  banyak  kelemahan.  Memerlukan  ruang  penyimpanan  yang  cukup luas  karena  arsip  selalu  bertambah,  mudah  mengalami  kerusakan  dan kehilangan  dokumen,  pencarian  kembali  dokumen  memerlukan  waktu  yang lama,  distribusian  dokumen  antar  unit  organisasi  dan  antar  pegawai  kurang efektif (Sherren et al., 2017).
SMK  khususnya  Program  Keahlian  Administrasi  Perkantoran  Kelompok Bisnis  dan  Manajemen,  mempunyai  tugas  utama  untuk  mencetak  lulusannya ( output SMK)  yang  memiliki  kemampuan  dan  ketrampilan  yang  mumpuni dibidang  penyelesaian  semua  jenis  pekerjaan  kantor,  termasuk  sistem kearsipan.  Dengan  demikian  para  guru  SMK  khususnya  Program  Keahlian Administrasi  Perkantoran  Kelompok  Bisnis  dan  Manajemen  seharusnya memiliki ketrampilan  tentang sistem pengarsipan berbasis digital  yang sangat baik,  sehingga  SDM output SMK  yang  dihasilkan  juga  berkualitas  baik (Munastiwi, 2015).
Kenyataan  menunjukkan  bahwa  pembelajaran  mata  diklat  Mengelola Surat  dan  Dokumen  di  SMK  khususnya  Program  Keahlian  Administrasi Perkantoran  Kelompok  Bisnis  dan  Manajemen  wilayah  Kabupaten  Malang masih  dilaksanakan  secara  konvensional,  dan  belum  berbasis  digital. Penyebabnya  antara  lain:  1)  laboratorium  SMK  juga  belum  memiliki  software kearsipan  digital;  2)  sebagian  besar  guru  SMK  khususnya  Program  Keahlian Administrasi  Perkantoran  Kelompok  Bisnis  dan  Manajemen  di  wilayah Kabupaten  Malang,  kemampuan  tentang  sistem  pengarsipan  secara  digital masih  kurang  memuaskan,  bahkan  ada  yang  belum  mengenal  sistem pengarsipan berbasis digital. Hal ini tentu akan berdampak pada output  SMK yang tidak siap kerja, artinya para lulusan SMK kemampuan tentang kearsipan digital  yang  dimiliki  tidak  sesuai  kebutuhan  pasar.  Dampak  akhir  adalah terjadi pengangguran (Berge, 2018).
Oleh  karena  itu  cara  pembelajaran  mata  diklat  Mengelola  Surat  dan Dokumen  berbasis  komputer  di  SMK  amat  mendesak  untuk  diperkenalkan kepada  para  guru  pengampu  mata  diklat  tersebut,  dengan  harapan  dapat
dengan  segera  diplikasikan  dalam  pembelajaran  sehingga  mampu menghasilkan  lulusan  yang  sesuai  kebutuhan  kerja.  Sehubungan  dengan berbagai persoalan yang dihadapi dan pentingnya upaya peningkatan kualitas pembelajaran  sebagaimana  dikemukakan  di  atas,  maka  sangat  diperlukan adanya  strategi  pengembangan  alternatif  guna  mengatasi  permasalahan- permasalahan dalam pembelajaran mata diklat tersebut.
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan pengabdian masyarakat antara  lain  adalah  guru  SMK  memiliki  ketrampilan  penggunaan  software sistem  kerasipan  berbasis  digital  dan  tercapainya  lebih  dari  80%  para  guru SMK  yang  memiliki  kemampuan  yang  baik  tentang  sistem  pengarsipan berbasis digital.

## METODE
Program  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  memiliki  khayalak  sasaran  yaitu guru-guru  MGMP  OTKP  se-Kabupaten  Malang,  dimana  dengan  diberikannya pelatihan  kearsipan  digital  kepada  guru  MGMP  OTKP  Kab.  Malang harapannya akan mampu memperluas sasaran menjadi seluruh siswa OTKP di Kabupaten  Malang.  Adapun  metode  pelaksanaan  pengabdian  ini  antara  lain: (1) Koordinasi dan sinkronisasi dengan mitra yaitu para guru SMK. Koordinasi jadwal  dan  tempat  pelatihan  bertujuan  agar  para  guru  SMK  bisa  hadir  dan tidak berbenturan dengan kegiatan lain. Sedangkan sinkronisasi materi disusun didasarkan  atas  analisis  kebutuhan  peserta  yang  dilaksanakan  melalui  Tanya jawab  (diskusi)  dengan  melibatkan  perwakilan  guru.  Hal  ini  dilakukan  untuk mengetahui kondisi dan kebutuhan mereka. Dengan demikian materi pelatihan betul-betul sesuai kebutuhan dan pelatihannya bisa berjalan efektif dan efisien. (2) Pelatihan dan pendampingan sistem Kearsipan Elektronik (e-Filing) dengan materi pelatihan: a. Apresiasi dan Instalasi e-Filing; b. Jenis Arsip dan Ekstensi File;  c.  Manajemen  Pengguna;  d.  Hak  Akses  Arsip;  e.  Unggah,  Pencarian, Pencetakan dan Penghapusan Arsip. (3) Evaluasi kegiatan.

## HASIL & PEMBAHASAN
Berdasarkan  hasil  analisis  situasi,  secara  umum  permasalahan  yang  terjadi  di SMK khususnya Program Keahlian Administrasi Perkantoran Kelompok Bisnis dan  Manajemen  yang  berkaitan  dengan  pembelajaran  sistem  pengarsipan antara  lain: 1)  Sebagian  besar  SMK  belum  memiliki  software  sistem pengarsipan berbasis digital. Menurut pengamatan di lapangan, masih banyak SMK  dan  Guru  pengajar  OTKP  masih  belum  memiliki  dan  menggunakan software sistem pengarsipan berbasis digital. Hal ini tentu menghambat proses pembelajaran  kearsipan  elektronik  kepada  siswa-siswa  SMK.  2)  Kemampuan guru  SMK  tentang  pembelajaran  sistem  pengarsipan  berbasis  digital  masih kurang  memuaskan.  Hal  ini  terjadi  karena  guru  SMK  masih  belum  terlatih untuk menggunakan sistem pengarsipan berbasis  digital. Selain karena belum adanya  software  sistem  pengarsipan  digital,  juga  kurangnya  pelatihan mengenai penggunan aplikasi tersebut.
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  “Pelatihan  sistem  kearsipan elektronik  untuk  guru  smk  di  kab.  malang”  dimulai  dengan  kegiatan Koordinasi  jadwal  dan  tempat  pelatihan  bertujuan  agar  para  guru  SMK  bisa hadir  dan  tidak  berbenturan  dengan  kegiatan  lain.  Sedangkan  sinkronisasi materi  disusun  didasarkan  atas  analisis  kebutuhan  peserta  yang  dilaksanakan melalui  Tanya  jawab  (diskusi)  dengan  melibatkan  perwakilan  guru.  Hal  ini dilakukan untuk mengetahui kondisi dan kebutuhan mereka. Dengan demikian materi  pelatihan  betul-betul  sesuai  kebutuhan  dan  pelatihannya  bisa  berjalan efektif dan efisien.
Hasil koordinasi yang telah dilakukan, tim melaksanakan kegiatan dalam bentuk  sosialisasi  dan  pelatihan,  antara  lain;  Apresiasi  dan  Instalasi  e-Filing, Jenis Arsip dan Ekstensi File, Manajemen Pengguna, Hak Akses Arsip, Unggah, Pencarian,  Pencetakan  dan  Penghapusan  Arsip.  Kegiatan  akan  dilakukan  di rentang waktu Juli-September 2019, bertempat di SMKN 1 Turen.
Kegiatan  pelatihan  dan  pendampingan  dilakukan  sesuai  dengan  waktu yang  dilakukan.  Pelatihan  berkutat  pada  materi-materi  tentang  software kearsipan digital beserta instrumen-instrumennya.
Gambar 3 Penyampaian materi Jenis dan Ekstensi file serta Manajemen Pengguna
Gambar 4 Pendampingan kepada guru MGMP OTKP Kab. Malang oleh pemateri
Gambar 5 Ketua beserta anggota Tim Pengabdian menyerahkan sertifikat kepada peserta pelatihan dan pendampingan.
Pendampingan dilaksanakan secara langsung kepada gutu MGMP OTKP agar  berakhirnya  kegiatan  pelatihan  dan  pendampingan  kearsipan  elektronik ini,  guru  benar-benar  mampu  menerapkan  teori  dan  praktik  penggunaan aplikasi  kearsipan  elektronik.  Selain  itu  tim  Pengabdian  membagikan  secara gratis  aplikasi  tersebut  untuk  digunakan,  dipelajari  dan  diterapkan  ilmunya kepada guru lain maupun siswa di sekolah masing-masing. Guru SMK peserta pengabdian  kepada  masyarakat  juga  diberikan  aplikasi  secara  gratis  oleh  tim pengabdian, agar dikemudian hari dapat lebih mendalami dan mempraktekan kepada siswa siswi SMK di Kabupaten Malang.
Pengukuran  hasil  pencapaian  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat dapat  diamati  dari  ketercapaian  tujuan  dan  target  yang  telah  direncanakan. Pasca  kegiatan  pengabdian  dilaksanakan  para  guru  mengalami  peningkatan informasi  dan  wawasan  dalam  penggunaan  aplikasi e-filling .  Dengan  adanya penambahan wawasan dan kompetensi tersebut, diharapkan juga meningkatkan produktivitas dan keilmuan  dalam bidang arsip digital. Hal  ini diharapkan  juga  mampu  memperluas Multiplier  effects yang  positif  bagi lingkungan MGMP OTKP dan sekolah masing-masing.

## SIMPULAN
Pelatihan  adalah  proses  pendidikan  jangka  pendek  yang  menggunakan prosedur sistematis dan terorganisir. Target dan tujuan yang direncakan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat telah tercapai dengan baik, para guru mengalami  peningkatan  informasi  dan  wawasan  mengenai  kearsipan  digital, guru  juga  jadi  memiliki  ketrampilan  dalam  penggunaan  software  sistem
kerasipan  berbasis  digital.  Selain  itu  lebih  dari  80%  para  guru  SMK  memiliki kemampuan  tentang  sistem  pengarsipan  berbasis  digital  yang  sangat  baik. Dengan semakin terbukanya pemikiran dan wawasan para guru MGMP OTKP terkait  kearsipan  digital,  maka  sebaiknya  kedepan  dilakukan  pendampingan secara  berkelanjutan  sehingga  pengetahuan  dan  juga  wawasan  yang  dimiliki oleh guru MGMP OTKP semakin banyak dan utuh dengan begitu tujuan yang diinginkan  dari  seluruh  aspek  pendampingan  dapat  tercapai  dengan  optimal. Selain  itu,  para  guru  MGMP  OTKP  juga  masih  memerlukan  pendampingan terkait pengarsipan elektronik yang berbasis cloud .

## DAFTAR PUSTAKA
Berge,  W.  van  den.  (2018).  Bad  start,  bad  match?  The  early  career  effects  of graduating in a recession for vocational and academic graduates. Labour Econ.,  European  Association  of  Labour  Economists  29th  annual conference,  St.Gallen,  Switzerland,  21-23  September  2017  53,  75–96. https://doi.org/10.1016/j.labeco.2018.05.011
Bullini  Orlandi,  L.  (2016).  Organizational  capabilities  in  the  digital  era:
Reframing  strategic  orientation.  J.  Innov.  Knowl.  1,  156–161. https://doi.org/10.1016/j.jik.2016.01.002
Hennig,  C.,  Maier,  J.,  Grün,  M.,  Krom,  J.,  Blum,  T.,  Grahl,  M.,  Heimann,  P., Riemann,  H.,  Laqua,  H.,  Lewerentz,  M.,  Spring,  A.,  Werner,  A.  (2016). ArchiveDB—Scientific  and  technical  data  archive  for  Wendelstein  7-X. Fusion Eng. Des. 112, 984–990. https://doi.org/10.1016/j.fusengdes.2016.05.026
Munastiwi, E. (2015). The Management Model of Vocational Education Quality Assurance  Using  ‘Holistic  Skills  Education  (Holsked).’  Procedia  -  Soc. Behav. Sci., The 4th World Congress on Technical Vocational Education and  Training  (4thWoCTVET),  5-6  December  2014,  Universiti  Tun Hussein Onn Malaysia, MALAYSIA 204, 218–230.
https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2015.08.144
Sherren,  K.,  Parkins,  J.R.,  Smit,  M.,  Holmlund,  M.,  Chen,  Y.  (2017).  Digital archives,  big  data  and  image-based  culturomics  for  social  impact assessment: Opportunities and challenges. Environ. Impact Assess. Rev. 67, 23–30. https://doi.org/10.1016/j.eiar.2017.08.002