## Perancangan Sistem Informasi Kesiswaan di MI Terpadu X
Abdul Muksith * , Otong Rukmana
Prodi  Teknik  Industri,  Fakultas  Teknik,  Universitas  Islam  Bandung, Indonesia.
* amuksith94@gmail.com, otongrukmana@gmail.com
Abstract . MI Terpadu X is an elementary school that has several administrative processes, one of which  is  student  administration.  The  activities  in  the  student  administration  are  considered  less effective because there is no regular relationship between aspects of student administration activities plus the Covid-19 pandemic condition which makes it difficult for school workers, teachers as well as  parents and  students  to access  data  quickly  plus  the  number  of  students who  continue  to  work.
increasing every year so that there is a need to improve the quality of national education standards in the  management  aspect  with  the  aim  of  building  good  administrative  services.  An  alternative  in solving problems experienced by student administration is to design an information system for student administration  services  using  the  Prototyping  information  system  development  method.  The Prototyping method is a method that builds a prototype design to make it the basis before making the actual  system.  This  method  has  four  main  stages,  namely  planning,  analysis,  design  and implementation by communicating openly to the school workforce to create the system they want.
Based on data processing, it is obtained that the student administration information system design has been arranged in a system by maximizing the function of the administrative section as the manager to store  data  related  to  student  administration  used  by  the  student  department,  treasurer,  homeroom teacher, curriculum and other sections so that storage data becomes centralized and can be accessed by parents, prospective students and students through the website presented.
Keywords: Student Administration, Information System, Prototyping Method.
Abstrak. MI  Terpadu  X  merupakan  sekolah  tingkat  dasar  yang  memiliki  beberapa  proses administrasi  salah  satunya  adalah  administrasi  kesiswaan.  Kegiatan  yang  ada  di  administrasi kesiswaan  tersebut  dinilai  kurang  efektif  karena  tidak  adanya  hubungan  yang  teratur  antar  aspek kegiatan administrasi kesiswaan ditambah kondisi pandemi Covid-19 yang menyulitkan tenaga kerja sekolah, guru maupun orang tua dan siswa dalam mengakses suatu data secara cepat ditambah jumlah siswa  yang  terus  meningkat  setiap  tahunnya  sehingga  perlu  adanya  peningkatan  kualitas  standar nasional pendidikan pada aspek pengelolaan dengan tujuan untuk membangun layanan administrasi yang baik. Alternatif dalam penyelesaian masalah yang dialami oleh administrasi kesiswaan adalah merancangan  sistem  informasi  layanan  administrasi  kesiswaan  dengan  menggunakan  metode pengembangan  sistem  informasi  Prototyping.  Metode  Prototyping  merupakan  metode  yang membangun  rancangan  prototype  untuk  menjadikannya  landasan  sebelum  membuat  sistem sesungguhnya.  Metode  ini  memiliki  empat  tahapan  utama  yaitu  perencanaan  (planning),  analisis (analysis), perancangan (design) dan implementasi (implementation) dengan
mengkomunikasikannya  secara  terbuka  kepada  tenaga  kerja  sekolah  untuk  membuat  sistem  yang mereka  inginkan.  Berdasarkan  pengolahan  data diperoleh  rancangan sistem  informasi administrasi kesiswaan telah diatur secara sistem dengan memaksimalkan fungsi dari bagian tata usaha sebagai pengelolanya  untuk  menyimpan  data  data  yang  berkaitan  dengan  administrasi  kesiswaan  yang digunakan  oleh  bagian  kesiswaan,  bendahara,  wali  kelas,  guru,  kurikulum  dan  bagian  lainnya sehingga penyimpanan data menjadi terpusat serta dapat diakses oleh orang tua, calon siswa dan siswa melalui website yang disajikan.
Kata Kunci: Administrasi Kesiswaan, Sistem Informasi, Metode Prototyping.

## A. Pendahuluan
Pendidikan  nasional  merupakan  fasilitas  dalam  mengembangkan  serta  menyalurkan kemampuan  dan  potensi  peserta  didik.  Guna  mewujudkan  pendidikan  nasional  yang  dapat memaksimalkan kemampuan dan potensi peserta didik diperlukan sumber daya pendidikan yang didukung dengan pengelolaan layanan administrasi yang baik melalui sebuah sistem informasi manajemen  seperti  yang  tertulis  pada  Peraturan  Menteri  Pendidikan  Nasional  No.  19  Tahun 2007 (1). Menurut Laudon (2) Sistem informasi berfungsi sebagai penunjang dalam koordinasi melalui  input  yang  didapat  kemudian  proses  yang  dikelola  sedemikian  rupa  sehingga menghasilkan  output  sebagai  pengambilan  keputusan  serta  control  di  suatu  organisasi. Keputusan  yang  cepat  dan  tepat  dapat  dicapai  dengan  pengelolaan  sistem  informasi  melalui pengelolaan  perangkat  keras  dan  lunak  serta  teknologi  dalam  manajemen  data,  jaringan  dan komunikasi  yang  baik  akan  menghasilkan  kesimpulan  yang  diharapkan  dapat  membantu organisasi dalam melakukan proses bisnisnya.
MI Terpadu X merupakan sekolah tingkat dasar yang berdiri pada tahun 2018, terletak di  Jl.  Pemuda  II  Desa  Kec.  Pasawahan  Kab.  Purwakarta.  Sekolah  ini  menerapkan  kurikulum Madrasah Ibtidaiyah yang memiliki porsi agama islam lebih banyak jika dibandingkan dengan sekolah  tingkat  dasar  lainnya.  MI  Terpadu  X  memiliki  beberapa  proses  administrasi  salah satunya  pengelolaan  administrasi  yang  memiliki  peran  penting  dalam  melihat  perkembangan siswa adalah administrasi kesiswaan.
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  dilakukan  dengan  pegawai  menyebutkan  bahwa kegiatan administrasi kesiswaan tersebut dinilai kurang efektif karena tidak adanya hubungan yang  teratur  antar  aspek  kegiatan  administrasi  seperti  yang  disinggung  pada  Peraturan Pemerintah No 19 Tahun 2005 Bab VIII Pasal 57 (3) ditambah kondisi pandemi Covid-19 yang menyulitkan  tenaga  kerja,  guru  maupun  orang  tua  siswa  dalam  mengakses  suatu  data  secara cepat  ditambah  jumlah  siswa  yang  terus  meningkat  setiap  tahunnya  sehingga  perlu  adanya peningkatan kualitas standar nasional pendidikan pada aspek pengelolaan.
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah  diuraikan,  maka  perumusan  masalah  dalam penelitian  ini  sebagai berikut:  “Bagaimana  kebutuhan sistem informasi  yang akan digunakan serta perangkat sistem informasi seperti apa yang akan diterapkan pada administrasi kesiswaan di Mi Terpadu X?”. Selanjutnya, tujuan dalam penelitian ini diuraikan dalam pokok-pokok sbb.
1. Untuk mengetahui proses bisnis yang berlangsung saat ini di Mi Terpadu X.
2. Untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan administrasi kesiswaan di Mi Terpadu X.
3. Untuk mengetahui efisiensi pada perbaikan administrasi kesiswaan Mi Terpadu Daar El Ilm.

## B. Metodologi Penelitian
Peneliti  menggunakan  metode  Prototype  yang  memiliki  keunggulan  ketika  pengguna mengalami kesulitan dalam mendeskripsikan sistem serta metode yang membangun rancangan prototype untuk menjadikannya landasan sebelum membuat sistem sesungguhnya.  Metode ini memiliki empat tahapan utama yaitu perencanaan ( planning ), analisis ( analysis ), perancangan ( design )  dan  implementasi  ( implementation ).  Tahapan  perencanaan  melakukan  identifikasi dengan system  request dan  studi  kelayakan.  Tahapan  analisis  melakukan  analisis  terhadap proses bisnis khsusnya pada bagian administrasi  kesiswaan dan  identifikasi kebutuhan sistem secara  fungsional  dan  non-fungsional  kemudian  melakukan  pemodelan  logis  interaksi  sistem menggunakan Bussiness  Process  Modeling  and  Notation (BPMN),  interaksi  pengguna menggunakan Use Case Diagram dan pemodelan data logis menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Tahap perancangan membuat rancangan prototype yang didalamnya terdapat perancangan  data  fisik  yang  menampilkan  ERD  dan  rancangan  tabel  basis  data,  perancangan proses  fisik  yang  menampilkan  proses-proses  yan  dilakukan  didalam  sistem  menggunakan BPMN  dan  perancangan  antarmuka  sistem.  Pada  tahap  implementasi  membangun  basis  data yang terdiri dari tabel-tabel serta antarmuka prototype menggunakan kolaborasi antara platform Caspio, Google Classroom dan Google Site.
166 | Abdul Muksith, et al .
Gambar 1. Metodologi System Prototype

## C. Hasil Penelitian dan Pembahasan Hasil Sistem Informasi yang Dibangun
Proses  pembelajaran  dimulai  dengan  kurikulum  menyusun  rencana  kerja  serta,  kegiatan  dan menjabarkan kalender akademik yang menjadi panduan guru serta wali kelas dalam melakukan perencanaan kebijakan terkait pembelajaran kemudian menentukan tugas guru serta menyusun jadwal  pelajaran.  Selanjutnya  adalah  bagian  kesiswaan  membina  serta  melakukan  koordinasi dengan  guru  dan  wali  kelas  terkait  perkembangan  siswa  kemudian  menyusun  program penerimaan  siswa  baru  dan  mengelolanya.  Hasil  dari  penentuan  mata  pelajaran,  jadwal pelajaran,  kelas,  program  sekolah  atau  kalender  akademik  di  upload  ke  database  untuk ditampilkan  di  website  sekolah.  Proses  belajar  mengajar  di  sekolah  diawali  dengan  program penerimaan  siswa  baru,  calon  siswa  melihat  informasi  mengenai  sekolah  dan  melakukan pendaftaran  pada  wesbite  sekolah,  kemudian  bagian  kesiswaan  untuk  mengelola  calon  siswa tersebut dengan membagikannya kedalam kelas yang telah disediakan. Orang tua calon siswa membayar  rincian  biaya  masuk  sebesar  Rp.990.000  pada  website.  Calon  siswa  yang  telah membayar biaya masuk maka telah resmi menjadi siswa MI Daar El Imi dan siap melakukan pembelajaran  yang  kemudian  diberikan  informasi  mengenai  kelas  dan  jadwal  pelajaran  yang bisa di akses pada website
Sebelum melakukan proses pembelajaran, guru menyiapkan terlebih dahulu materi apa yang akan diajarkan kepada siswa seperti tugas, kuis, ujian, praktek dan lain sebagainya yang mendukung suasana belajar mengajar pada google classroom. Para siswa belajar sesuai dengan tingkatan  mereka  kemudian  mengisi  tugas,  kuis  ataupun  ujian  beserta  praktek  yang  telah diajarkan  oleh  guru  sebelumnya  pada  google  classroom  yang  bisa  di  akses  melalui  website sekolah. Tugas, kuis dan ujian yang telah siswa lakukan diberi nilai oleh guru sesuai apa mata pelajarannya, kemudian nilai  tersebut diberikan  ke bagian  tata  usaha untuk diupload  kedalam database  kemudian  dicantumkan  dalam  rapot  nilai  siswa  yang  diberikan  setiap  akhir semesternya.  Orang  tua  melihat  laporan  perkembangan  siswa  melalui  website  beserta penampilan grafik penilaiannya sehingga bisa dilihat secara langsung pola potensi peserta didik seperti  apa.  Terdapat  pembayaran  di  MI  X  setiap  bulannya  yang  dinamakan  Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) sebesar Rp.100.000. Pembayaran dilakukan dengan mengupload bukti transfer kedalam website kemudian bagian bendahara mengelola uang yang masuk pada website untuk dijadikan laporan.
Database  dan  website  sekolah  akan  dikelola  oleh  bagian  tata  usaha,  database  dan website  dikelola  berdasarkan  kebutuhan  dari  pegawai  lain  seperti  adanya  perubahan  data, menambahkan suatu agenda kegiatan pada website atau adanya error yang terjadi. Pengelolaan yang  dilakukan  oleh  tata  usaha  tidak  akan  menambah  beban  karena  bagian  tata  usaha  ada tanggung  jawab  untuk  mengelola  emis  madrasah  dimana  emis  madrasah  berfungsi  untuk melaporkan data dan nilai siswa ke pusat.
Berikut  adalah  proses  bisnis  administrasi  kesiswaan  pada  gambar  2  kemudian  proses bisnis setelah diterapkan sistem informasi pada gambar 7, tampilan interaksi pengguna sebelum dan sesudah yang ditunjukan pada gambar 3 dan 4 serta tampilan database serta antar muka dari sistem informasi yang telah dibangunn yang ditunjukan pada gambar 5 dan gambar 6.
Gambar 2. Pemodelan Proses Bisnis
Gambar 3. Interaksi antar pengguna saat ini
Gambar 4. Interaksi antar pengguna setelah diterapkan sistem informasi
168 | Abdul Muksith, et al .
Gambar 5. Tampilan database sistem informasi
Gambar 6. Tampilan website sistem informasi
Gambar 7. Pemodelan Proses Bisnis Secara Fisik
Pada proses pembangunan  sistem informasi terdapat beberapa perubahan jumlah fitur dari 39 menjadi 30 fitur berdasarkan hasil masukan dan saran dari tenaga kerja sekolah tanpa mengurangi  fungsi  utama  dari  fitur  yang  dibutuhkan  berdasarkan  hasil  analisis  proses  bisnis. Berdasarkan  pembangunan  aplikasi  disimpulkan  bahwa  semua  kebutuhan  fungsional  sistem dapat  terpenuhi  dan  tersedia  pada  sistem  yang  telah  dikembangkan.  Proses  yang  terjadi sebelumnya  pada  setiap  bagian  telah  diidentifikasi  dan  pada  saat  melakukan  proses pengembangan  sistem  informasi,  sistem  baru  dapat  mengalami  penambahan  proses, pengurangan proses dan perpindahan proses.
Proses  yang  terjadi  sebelumnya  pada  setiap  bagian  telah  diidentifikasi  dan  pada  saat melakukan proses pengembangan sistem informasi, sistem baru dapat mengalami penambahan proses,  pengurangan  proses  dan  perpindahan  proses.  Adapun  perubahan  proses  yang  terjadi adalah sebagai berikut:

## Calon siswa
1. Melihat informasi sekolah yang tersedia di website
2. Melakukan  daftar  ulang  dengan  mengisi  formulir  pendaftaran  dan  membayar administrasi penerimaan siswa baru pada website sekolah

## Tata Usaha
1. Selain mengelola Emis Madrasah, bagian tata usaha juga mengelola database website sekolah
2. Tidak perlu merekap seluruh kegiatan administrasi kesiswaan secara tulis tangan

## Bendahara
1. Tidak perlu lagi untuk merekap melalui buku pembayaran sekolah
2. Mengakses laporan pembayaran melalui website sekolah

## Kesiswaaan
1. Tidak perlu merekap formulir siswa masuk
2. Memasukan data siswa, kelas kedalam website
3. Mengakses laporan penilaian melalui website sekolah

## Kurikulum
1. Memasukan data mata pelajaran, jadwal pelajaran kedalam wesbite
2. Mengakses laporan mata pelajaran dan jadwal pelajaran melalui website

## Wali kelas
1. Tidak perlu lagi merekap seluruh nilai mata pelajaran siswa untuk dicantumkan di rapor
2. Tidak  perlu  lagi  merekap  data  pembayaran  siswa  dan  menuliskannya  pada  kartu pembayaran
3. Kegiatan rapor nilai dan pembayaran sudah otomatis dilakukan oleh sistem

## Guru Mata Pelajaran
1. Seluruh kegiatan pembelajaran bisa disesuaikan dengan kondisi darling ataupun luring
2. Melakukan penilaian dan memasukan data nilai memalui website

## Siswa
1. Tidak perlu lagi megumpulkan kartu pembayaran ke wali kelas
2. Kegiatan belajar dapat disesuaikan dengan kondisi daring ataupun luring
3. Informasi jadwal pelajaran dan data kelas bisa diakses di website

## Orang Tua
1. Membayar SPP melalui transfer dan mengirimkan bukti pembayaran ke website sekolah serta melihat laporan pembayaran
170 | Abdul Muksith, et al .
2. Memeriksa rapor online  siswa pada  website  beserta laporan  perkembangan  akademik siswa

## Hasil System Request
Pada tahapan perencanaan sistem, terdapat system request yang menampilkan hasil identifikasi pada sistem saat ini dan sistem yang diharapkan oleh pengguna. Tabel 1. menampilkan status dari  system  request  setelah  dilakukan  pengembangan  sistem  informasi  dimana  dari  tabel tersebut  dapat  dilihat  bahwa  semua  indikator  yang  diharapkan  pada  system  request  dapat terpenuhi.
Tabel 1. Status System Request Alasan Utama (Main Reason) Sistem Saat Ini (Current System) Sistem Permintaan (System Request) Status Kontrol yang lebih kuat (Stronger Control) Data  hanya  bisa diakses  oleh  guru dan pegawai. Data bisa diakses oleh pegawai,  orang  tua, siswa,  guru,  dan  wali kelas sesuai perannya Terpenuhi, Data bisa  di  akses  sesuai dengan bagian tertentu sesuai perannya Lebih Banyak Informasi (More Information) Data disimpan pada rak penyimpanan berkas di suatu lemari Data  bisa  ditampilkan oleh  siapa  saja  sesuai tugasnya dan data bisa diakses kapan saja Terpenuhi, Data bisa  diakses  oleh kapan saja Performa Lebih Baik (Better Performance) Proses perekapan data dilakukan secara terpisah seperti  guru,  wali kelas  dan  pegawai lainnya Mudah melakukan masukan dan keluaran data  dan  pencarian suatu data Terpenuhi, Data bisa  dicari  dengan menggunakan  kata kunci  dan  hasil  bisa ditampilkan  dengan cepat Peningkatan Pelayanan (Improved Services) Informasi nilai didapat  pada  akhir semester dan pembayaran pada akhir  bulan  serta pendaftaran  siswa baru perlu dilakukan secara tatap muka Informasi terkait nilai, pembayaran dan pendaftaran bisa diakses secara langsung tersedia oleh pihak yang membutuhkan Terpenuhi, Pelayanan informasi pendaftaran, pembayaran dan penilaian sudah tersedia secara daring sehingga memudahkan  para calon  siswa,  orang tua  dan  siswa  untuk melakukan  kegiatan sesuai dengan perannya
Berdasarkan  wawancara  yang  dilakukan  serta  simulasi  dijalankannya  perancangan sistem  informasi Prototype didapatkan  bahwa  waktu  pengerjaan  proses  administratif  yang berkaitan  dengan  kesiswaan  sebelumnya  adalah  sekitar  13.100  menit  atau  sekitar  216  jam kemudian  setelah  dijalankannya  perancangan  sistem  informasi  terdapat  penurunan  menjadi 3500 menit atau 58 jam, penurunan yang terjadi yaitu sebesar 158 jam atau adanya penghematan sebesar 73,15%. Diharapkan dengan adanya  penurunan  waktu ini,  kegiatan yang  sebelumnya
dapat dialokasikan untuk keperluan lain ketika telah diterapkannya sistem informasi.

## D. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dalam penelitian ini, peneliti menyimpulkan beberapa hasil penelitian sebagai berikut:
1. Integrasi  secara  langsung  dilakukan  pada  bagian  tata  usaha,  bendahara,  kesiswaan, kurikulum, calon siswa, orang tua dan siswa yang setiap bagiannya memiliki kebutuhan yang berbeda.
2. Dengan terpenuhinya kebutuhan sistem dari hasil pembangunan prototype diatas, maka pengembangan  sistem  informasi  dapat  dilanjutkan  ke  tahapan  perancangan  dan implementasi pada sistem yang sebenarnya.
3. Dengan adanya sistem informasi kesiswaan yang informatif diharapkan mempermudah lembaga sekolah, orang tua, siswa dan calon siswa dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan sehingga aktivitas kesiswaan dapat berjalan dengan lebih efisien khususnya dalam hal administrasi.

## Acknowledge
Saya  ucapkan  terima  kasih  kepada  Bapak  Otong  Rukmana,  S.T.,  M.T.,  IPM.  yang  telah menyediakan  waktu,  tenaga  dan  pikiran  dalam  membimbing  penelitian  ini.  Tak  lupa  ucapan terima  kasih  juga saya berikan  kepada  Bu  Iam dan  tenaga  kerja MI X yang bersedia menjadi narasumber dalam penelitian.

## Daftar Pustaka
[1] Republik  Indonesia.  Peraturan  Menteri  Pendidikan  Nasional  No.  19.  Jakarta:  Menteri Pendidikan Nasional; 2007.
[2] Laudon, K. C., & Laudon, J. P. nagement Information Systems. United States of America: Pearson Education; 2014.
[3] Republik  Indonesia.  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  No.  19.  Jakarta:  Presiden Republik Indonesia; 2005.