## SISTEM PELAYANAN MASYARAKAT PADA KANTOR KEPALA DESA BALAM SEMPURNA BERBASIS WEB
1 Roni J. Simamora, 2 Eva Julia G. Harianja, 3 Lilis Krisnawati Sihotang
1, 2, 3 Program Studi D3 Manajemen Informatika,

## Universitas Methodist Indonesia

## ABSTRACT
The Village Service describes the identity of the village itself. So far, the service system for making letters at the office  of  the  Village  Head  of  Balam  Sempurna,  Rokan  Hilir  Regency  uses  services  in  the  form  of  a  manual information system, the service is carried out by a Village Secretary. Some of the problems faced by this service system  are  difficult  and  slow  in  the  process  of  submitting  proposals  for  new  letters,  permits  and  certificates. Meanwhile, people want friendly, fast and effective service. The self-service system can be used as a solution to provide excellent service to the community. In this self-service system, the public can access services such as taking care  of  certificates  and  cover  letters  for  various  purposes  by  entering  or  typing  the  Population  Identification Number into the website. If the data is found, the community can immediately perform the desired service. The result of the application is in the form of a certificate or permit.

## Keywords: community service, writing letters, information

## PENDAHULUAN
Pelayanan Desa merupakan instansi pemerintahan yang berada  pada  tingkat  paling  bawah,  Pemerintah  Desa menyelenggarakan urusan pemerintah dan kepentingan masyarakat  setempat.  Pemeintah  desa  merupakan bagian  dari  birokrasi  negara  yang  disignifikan  dalam membangun  dan  mengelola,  menciptakan  kehidupan yang demokratis, mendorong pemberdayaan masyarakat  serta  memberikan  pelayanan  publik  yang baik. Sistem informasi pelayanan dapat juga dijadikan solusi  untuk  memberikan  layanan  prima  kepada masyarakat  sekaligus  memberikan  edukasi penerapan teknologi informasi kepada masyarakat. Kantor kepala desa Balam Sempurna menyediakan layanan masyarakat dalam mengurus pembuatan surat keterangan  tidak  mampu,  surat  keterangan  domisili, surat  keterangan  jalan,  surat  keterangan usaha,  surat keterangan  pindah,  surat  keterangan  kematian  (akta kematian),  surat  pengantar pembuatan  kartu  keluarga (KK),  surat  keterangan  nikah  (akta  nikah),  surat keterangan  kelahiran  (akta  lahir),  surat  resi,  surat pembuatan  SKCK,  surat  keterangan  SKCK,  dan  surat kehilangan.  Selama  ini  sistem  pelayanan  dikantor Kepala Desa Balam Sempurna Kabupaten Rokan Hilir provinsi  Riau  menggunakan  pelayanan  dalam  bentuk aplikasi  Microsoft  Office,  pelayanan  dilakukan  oleh seorang Sekretaris  Desa.  Dengan  adanya  sistem  ini maka admin akan lebih mudah dalam mengelola semua surat keterangan  sesuai  permintaan  masyarakat.  Maka sesuai  latar  belakang  tersebut  penulis  mengambil sebuah judul “ Sistem Informasi Pelayanan Masyarakat pada kantor kepala desa balam sempurna berbasis web.

## TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem
Sistem adalah terdiri dari atas objek-objek atau unsur-
unsur  yang  berkaitan  atau  berhubungan  satu  sama
lainnya sedemikian rupa sehingga unsur- unsur tersebut merupakan suatu kesastuan  pemprosesan atau pengelolaan  yang  tertentu.  Berdasarkan pendapat para pakar  diatas  maka  dapat  disimpulkan  sistem  adalah kumpulan elemen- elemen yang saling bekerjasama dan berinteraksi  untuk  memproses  masukan  kemudian saling  berhubungan  untuk  mencapai  tujuan  tertentu (fitri Ayu,2018)
Sistem adalah sekumpulan elemen– elemen yang saling bekerja  sama dan  berinteraksi  untuk  memproses masukan kemudian saling berhubungan untuk mencapai suatu sasaran tertentu.(Hermawan,2016)

## Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  sebuah  rangkaian prosedur formal  dimana  data  dikelompokkan,  diproses  menjadi informasi,  dan  didistribusikan  kepada  pemakai  .  Suatu sistem  pada  dasarnya  adalah  sekelompok  unsur  yang erat  hubungannya  satu  dengan  yang  lain,  berfungsi bersama-sama  untuk  mencapai  tujuan  tertentu.  Secara sederhana,  suatu  sistem  dapat  diartikan  sebagai  suatu kumpulan  atau  himpunan  dari  unsur,  komponen,  atau variabel  yang  terorganisir,  saling  berinteraksi,  saling tergantung satu sama lain, dan terpadu (Harison, 2016).

## Komponen Sistem Informasi
Di dalam buku Konsep Sistem  menyebutkan tentang komponen sistem informasi yaitu:
1. Blok Keluaran ( output block ) Keluaran merupakan  informasi  yang  berkualitas  dan dokumentasi  yang  berguna  untuk  semua tingkatan  manajemen  serta  semua  pemakai sistem.
2. Blok  Teknologi  ( technologi  block )  Teknologi merupakan ’ ’tool box ’’ dalam sistem informasi. digunakan  untuk  menerima  input,  menjalankan model,  menyimpan  dan  mengakses  data, menghasilkan  dan  mengirimkan  keluaran,  dan
membantu  pengendalian  dari  sistem  secara keseluruhan.
3. Blok  Basis  Data  ( database  block )  Merupakan kumpulan  data  yang  saling  berkaitan  dan berhubungan  satu  sama  lain,  tersimpan  di perangkat  keras  komputer  dan  menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
4. Blok  Kendali  ( control  block )  Banyak  hal  yang dapat merusak  sistem  informasi,  seperti kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan  dan  sabotase.  Beberapa  pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem  dapat  dicegah  ataupun  bila  terlanjur terjadi  kesalahan  –  kesalahan  dapat  langsung cepat diatasi.

## Pengertian Pelayanan Desa
Kantor Kepala Desa adalah pusat pelayanan di  Desa, menjadi central segala kegiatan yang ada di Desa baik itu dibidang pemerintahan, pemberdayaan, pembangunan  ataupun  pembinaan  semua  bepusat dikantor Desa.  Pelayanan  merupakan  salah  satu  tugas terpenting  dalam  sebuah  instansi-instansi  pemerintah seperti  desa, terlebih  di  jaman  yang  sudah  modern seperti ini, dituntutnya suatu informasi yang akurat dan memperoleh secara cepat dan mudah.

## Sistem Informasi Pelayanan Masyarakat
Sistem informasi pelayanan masyarakat adalah segala bentuk  jasa  pelayanan,  baik  dalam  bentuk  barang publik  maupun  jasa  publik  yang  pada  prinsipnya menjadi  tanggung  jawab  dan  dilaksanakan  oleh instansi  pemerintah  dipusat,  di  daerah,  dan  di lingkungan  Badan  Usaha  Milik  Negara  atau  Badan Usaha Milik Daerah dalam rangka upaya pemenuhan masyarakat  maupun  dalam  rangka  pelaksanaan ketentuan  peraturan  perundang-undangan.  Untuk memperoleh  suatu  informasi  seperti  itu,  maka pelayanan terhadap masyarakat harus lebih ditingkatkan menjadi lebih baik, untuk itu pelayanan masyarakat  harus  dilakukan  secara  terkomputerisasi dalam sebuah sistem informasi.

## Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan  pada prinsipnya adalah  mempelajari  sistem  yang  ada  dengan melakukan  penelitian  dan  pengamatan  terhadap  hal yang  terkait  didalamnya.  Sistem  pada  kantor  Kepala Desa Balam  Sempurna  telah menggunakan komputer sebagai sarana pengolahan data, namun pengolahannya  masih  kurang  optimal  karena  masih menggunakan Microsoft  Office. Masyarakat  yang ingin  mengurus  surat  harus  datang  ke  kantor  Desa sambil membawa dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mengurus surat yang diinginkan. Oleh karena itu, dibutuhkan  sebuah  aplikasi website yang  diharapkan mampu mengoptimalkan proses pengurusan surat dari sekretaris desa sebagai pelayanan bagi masyarakat. Kantor  Kepala  Desa  Balam  Sempurna  dalam
pelayanan  masyarakat  terdapat  beberapa  pengurusan surat-surat keterangan yang dibuat yaitu: 1. Surat Keterangan tidak mampu Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan tidak  mampu  adapun  persyaratan  yang  harus dilengkapi adalah :
a. Fotocopy kartu keluarga (KK)
b. Slip gaji (jika ada)
2. Surat keterangan domisili Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan domisili  adapun  persyaratan  yang  harus  dilengkapi adalah :
a. Fotocopy kartu keluarga (KK)
b. Fotocopy KTP
c. Foto 3x4 1  Lembar
3. Surat keterangan jalan
Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan jalan  adapun  persyaratan  yang  harus  dilengkapi adalah :
a. Fotocopy kartu keluarga (KK)
b. Fotocopy KK & KTP supirnya
c. Fotocopy STNK kendaraan
4. Surat keterangan usaha Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan izin usaha adapun persyaratan yang harus dilengkapi adalah :
a. Fotocopy kartu keluarga (KK)
b. Fotocopy SKGR jika usahanya ladang sawit.
5. Surat keterangan pindah Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan pindah  adapun  persyaratan  yang  harus  dilengkapi adalah :
a. Kartu Keluarga asli
b. Alamat pindah lengkap
6. Surat keterangan kematian Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan kematian  adapun  persyaratan  yang  harus  dilengkapi adalah :
a. Fotocopy KK/KTP yang meninggal
b. Fotocopy KK dan KTP saksi 2 orang
c. Surat  keterangan  kematian  dari  rumah  sakit  (jika ada)
7. Surat pengantar pembuatan Kartu Keluarga (KK) Setiap proses  pembuatan permohonan pembuatan  kartu  y a n g h a r u s   d i l e n g k a p i   a d a l a h
a. Fotocopy KTP keluarga
b. Fotocopy akta nikah
c. Fotocopy akta kelahiran
8. Surat keterangan pengantar nikah Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan akta nikah adapun persyaratan yang harus dilengkapi adalah :
a. Foto gamdeng 4x6 3 Lembar
b. Foto suami istri 3x4 2 Lembar  latar biru
c. Fotocopy  surat  nikah  dari  gereja  (jika  agama kristen)
d. fotocopy Kartu keluarga (KK)
9. Surat keterangan kelahiran Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan kelahiran  adapun  persyaratan  yang harus  dilengkapi adalah :
a. fotocopy KK dan KTP
b. fotocopy surat nikah
c. surat keterangan bidan (asli)
10. Pembuatan Surat Resi
Setiap proses pembuatan permohonan pembuatan surat
Resi  adapun  persyaratan  yang  harus  dilengkapi adalah :
a. Fotocopy kartu keluarga (KK)
b. Pasfoto 3x4  1 Lembar
c. Fotocopy KTP
11. Surat  keterangan  SKCK  (surat  keterangan  catatan kepolisian)
Setiap proses pembuatan permohonan surat keterangan SKCK  adapun  persyaratan  yang  harus  dilengkapi adalah :
a. Fotocopy ijazah 3 Lembar b. Fotocopy KK 2 Lembar c. Fotocopy akta kelahiran 2 Lembar d. Foto  4x6 3 Lembar
12. Surat keterangan kehilangan
Setiap  proses  pembuatan  permohonan  surat  keterangan kehilangan adapun persyaratan yang harus dilengkapi adalah :
a. Fotocopy kartu keluarga (KK)
b. Fotocopy KT P
Skema pengurusan surat dapat dilihat pada Gambar iberikut ini.
Gambar 1. Skema pengurusan surat
Setelah mengetahui proses pengurusan surat saat ini, peneliti menemukan beberapa kelemahan yaitu:
1. Pengurusan surat yang masih bersifat konvensional dimana  masyarakat  harus  datang kekantor  Desa untuk membawa berkas-berkas yang akan dipenuhi sehingga harus bolak-balik.
2. Belum adanya sarana informasi syarat kelengkapan  penguruan  surat  karena  masyarakat harus  datang  ke  kantor  Desa  untuk  mengetahui dokumen-dokumen  yang  harus  dipenuhi  sebagai syarat kelengkapan mengurus surat yang diinginkan.
3. Belum  adanya  sarana  pemberitahuan  status  surat yang  telah  selesai  dari  pengurus  kepada masyarakat.
Berdasarkan  identifikasi  kelemahan  yang  ada, selanjutnya  peneliti  membuat  permodelan  usulan proses  analisis  sistem  usulan  untuk  merancang  suatu aplikasi berbasis web.

## Analisis Sistem Usulan
Gambar 2. Analisis sistem usulan
Diagram Kontek s
Diagram  konteks  merupakan  penggambaran  dan sistem  yang  dirancang  secara  garis  besar.  Diagram konteks terdiri dari sebuah proses yang diberi label 0 dan berinteraksi dengan beberapa entiti.
Gambar  3. Diagram Konteks Hasil dan pembahasan Tampilan utama
Berikut  ini  adalah  tampilan  aplikasi  yang  telah dirancang yang terdiri dari :
1. Halaman Utama
2. Tampilan persyaratan
3. Tampilan Pendaftaran Masyarakat
4. Tampilan Login
5. Tampilan Form Pendadftaran
6. Jenis Surat 7. Upload persyaratan surat
8. Tampilan Notifikasi Pengambilan Surat
9. Tampilan Tambah Penduduk
10. Tampilan Informasi Admin
11. Tampilan Master Surat
12. Tampilan Setelan Surat
13. Form pendaftaran surat
14. Tampilan List Surat
15. Tampilan Upload Persyaratan
16. Tampilan proses pengajuan surat
17. Tampilan laporan surat

## 18. Contoh surat keterangan

## Kesimpulan
Dari  hasil  penelitian  dan  pembahasan  dan pelaksanaan  kegiatan  tugas  akhir  ini,  peneliti menarik  beberapa  kesimpulan  yang  ada,  yaitu sebagai berikut :
1. Dengan  adanya  sistem  informasi  pelayanan masyarakat  ada  kantor  kepala  desa  Balam
Sempurna  ini  dapat  mempermudah  proses pembuatan  surat  pengantar  dan  juga  proses pengajuan  permohonan  surat  keterangan tidak mampu,  surat  keterangan  domisili,  surat keterangan  resi,  surat  keterangan  usaha,  surat keterangan  pengantar  nikah,  surat  keterangan kehilangan, surat keterangan pengantar SKCK, surat keterangan jalan, surat keterangan pindah, surat keterangan kematian, surat keterangan
kelahiran,  surat  keterangan pengantar pembuatan KK tersebut.
1. Dengan  adanya  sistem  ini  pelayanan masyarakat ini dapat memecahkan permasalahan yang ada pada kantor kepala desa Balam Sempurna. Juga dapat membuat data masyarakat menjadi terkomputerisasi. 2. Sistem  ini  dapat  memberikan  notivikasi mengenai  pemintaan  surat  yang  diminta oleh masyarakat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Asmara,  R.  (2016).  SISTEM  INFORMASI PENGOLAHAN DATA
[2]. PENANGGULANGAN. J-Click  Vol  3  No  2 Desember  KABUPATEN  PADANG  PARIAMAN , 80-91.
[3]. Astria  Firman,  H.  F.  (2016).  Sistem  Informasi Perpustakaan  Online  Berbasis  Web  . E-journal Teknik Elektro dan Komputer vol.5 no.2 , 29-36.
[4]. Fitri  Ayu1,  N.  P.  (2018).  PERANCANGAN SISTEM  INFORMASI  PENGOLAHAN  DATA PRAKTEK  KERJA  Manajemen  Informatika, AMIK  Mahaputra  Riau. Jurnal  Intra-Tech ,  12- 26.
[5]. Harison,  A.  S.  (2016).  SISTEM  INFORMASI GEOGRAFIS  SARANA  PADA. Jurnal
a. TEKNOIF Institut Teknologi Padang .