To cite this document: Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Record and Library Journal
https://e-journal.unair.ac.id/index.php/RLJ
e-ISSN: 2442-5168

## Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach

## Layanan prima pada Arsip Universitas Indonesia, sebuah pendekatan Kanban
Wahid Nurfiantara 1 , Anon Mirmani 2
1 Arsip Universitas Indonesia, Indonesia
2 Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Indonesia

## Abstract
Background of the study: The increasing number of archive services with the implementation of online archive services. This increase services needs to work with excellence service in university archive. The Kanban method is a potential service management approach. This study examines the application of kanban in university archive  services  and what needs to  be considered for its successful implementation.
Purpose: This  study  aims  to  evaluate  and  provide  recommendations  for improving  the  implementation  of  the  kanban  system  in  university  archive services.
Method: This study uses a qualitative method (Action research). Collecting data by direct observation and experience of researchers while work as an archivist. Findings: Kanban  method  helps  service  coordinators  to  more  easily  monitor archive service requests through the kanban board. It is necessary to determine the WIP according to the capacity of the service team. There is a redundant task basket  that  needs  to  be  integrated  into  a  single  process.  Improvement  of electronic-based work culture for service division archivists in the application of digital kanban.
Conclusion : Improving the quality of university archive services can be done with a kanban approach. Kanban flexibility can be applied to a variety of archive service  processes.  Periodic  evaluation  needs  to  be  done  so  that  the  applied kanban method is more perfect.
Keywords: kanban, university archive, service excellence

## Paper Type:

## Research Paper
Submitted: 11 October 2021 Revised: 2 January 2022 Accepted: 4 March 2022 Online: 28 June 2022
* Correspondence: Wahid Nurfiantara
E-mail: wahid.nurfiantara31@ui.ac.id
To cite this document: Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Abstrak
Latar Belakang Masalah: Peningkatan jumlah layanan permintaan informasi arsip  meningkat  dengan  penerapan  layanan  arsip  secara online .  Peningkatan tersebut perlu diimbangi dengan pengawasan permintaan layanan yang diterima. Metode  Kanban  menjadi  salah  satu  pendekatan  manajemen  layanan  yang potensial.  Studi  ini  menelaah  penerapan  metode  kanban  pada  layanan  arsip universitas dan hal yang perlu diperhatikan untuk kesuksesan penerapannya.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan penerapan metode kanban sistem pada layanan arsip universitas.
Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan metode kualitatif ( Action research) . Alur penelitian dimulai dari tahap diagnosis permasalahan, perencanaan aksi, menjalankan aksi, dan evaluasi. Pengumpulan data dengan observasi langsung dan pengalaman peneliti.
Temuan: Metode Kanban  membantu  koordinator  layanan  untuk  melakukan pengawasan  permintaan  layanan  arsip  dengan  lebih  mudah  melalui  tampilan kanban board .  Perlu  penetapan  WIP  ( work  in  progess )  sesuai  kapasitas  tim layanan. Terdapat redudansi keranjang tugas yang perlu dijadikan satu proses. Peningkatan  budaya  kerja  berbasis  elektronik  bagi  arsiparis  bagian  layanan dalam penerapan kanban digital.
Simpulan :  Peningkatan  kualitas  layanan  arsip  universitas  dapat  dilakukan dengan  pendekatan  kanban.  Keleluwasaan  kanban  dapat  diterapkan  pada berbagai  proses  layanan  arsip.  Evaluasi  secara  berkala  perlu  dilakukan  agar metode kanban yang diterapkan semakin sempurna.
Kata Kunci: kanban, arsip universitas, layanan prima
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Pendahuluan
Lembaga kearsipan memiliki tugas pengolahan arsip dinamis dan arsip statis. Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah menyediakan layanan informasi arsip, sebagaimana disebutkan pada Pasal 36 Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam Undang-Undang 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dijelaskan tentang peran Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yaitu bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pendokumentasian, dan/atau pelayanan informasi. Layanan informasi  arsip  dan peran terkait fungsi pelayanan informasi publik perlu dilakukan dengan prima. Peran tersebut tidak terlepas dari fungsi lembaga kearsipan, termasuk arsip perguruan tinggi.
Dampak teknologi informasi dirasakan secara nyata dalam bidang kearsipan. Arsiparis harus memiliki pengetahuan terhadap teknologi agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja digital  ( Prom  &  Swain,  2008 ).  Bentuk  adaptasi  dan  peningkatan  layanan  arsip  universitas adalah  dengan  menerapkan  layanan  arsip  secara online .  Layanan  arsip  secara online memberikan keleluasaan bagi pencari informasi agar tidak perlu datang ke lembaga kearsipan untuk  mendapatkan  informasi  arsip  yang  mereka  perlukan (Setiawan,  2017 ; Tarigan  & Christiani,  2019) .  Permasalahan  dimulai  dengan  meningkatnya  permintaan  layanan  secara online tersebut. Meningkatnya permintaan layanan arsip perlu diimbangi dengan manajemen layanan untuk menjaga kualitas layanan tetap berjalan dengan baik.
Di  sisi  lain  membuat  sebuah  sistem  informasi  yang  mampu  mengelola  layanan  arsip secara online diperlukan pengetahuan teknologi informasi, sumber daya dan biaya yang tidak sedikit.  Sedangkan  pengetahuan  terhadap  teknologi  bukan  kompetensi  utama  dari  seorang arsiparis. Sumber daya dan waktu yang terbatas menjadi hambatan pula bagi lembaga kearsipan untuk mewujudkan manajemen layanan arsip berbasis online . Kendala sumber daya dan waktu yang terbatas dijabarkan pula pada penelitian (Fournie, 2020 ). Penelitian tersebut memberikan rekomendasi  manajemen  sumber  informasi  elektronik  tanpa  terkendala  pembiayaan  pihak ketiga.  Namun  terdapat  potensi  untuk  pemecahan  masalah  tersebut.  Penelitian (McLean  & Canham,  2018) menyatakan  bahwa  kanban  menjanjikan  cara  efektif  untuk  mengelola e- resources. Bagaimana manajemen sebuah pekerjaan dalam proses  akuisisi  sumber informasi elektronik dijelaskan pada penelitian ( Ostergaard, 2016 ). Seiring dengan hal tersebut diketahui pula beberapa layanan berbasis awan telah menerapkan metode kanban seperti Trello, Asana, Planner & Project Office 365.
Kanban  dikenal  sebagai  salah  satu  metode  yang  digunakan  dalam  manajemen manufaktur  Toyota  sekitar  tahun  1953  ( Huang  &  Kusiak,  1996 ).  Metode  tersebut  kemudian mulai  dikenal  dan  diterapkan  pula  dalam  bidang  manajemen  proyek  dan  pengembangan perangkat lunak pada bidang teknologi informasi dan industri lainnya. Metode kanban sendiri telah berkembang dalam praktek dan teorinya ( Lage & Filho, 2010) .
Kantor Arsip Universitas Indonesia mulai menerapkan manajemen layanan arsip online sejak 2017 kemudian memperbaharui prosesnya dengan memanfaatkan aplikasi planner pada office365 di tahun 2019. Konsep yang ditawarkan planner serupa dengan prinsip yang terdapat pada  Kanban  sistem.  Namun  dalam  penerapannya  layanan  arsip  universitas  perlu  untuk dilakukan  evaluasi  dan  penyesuaian.  Perbaikan  berkelanjutan  pada  layanan  arsip  harus dilakukan sebagaimana dianut oleh ISO 30301:2019 Management System for Records . Penelitian ini bertujuan untuk melakukan evaluasi bagaimana penerapan kanban pada layanan arsip Universitas Indonesia. Kesenjangan apa saja yang ditemukan dan perlu diperbaiki sehingga  layanan  arsip  dapat  terwujud  sebagai  salah  satu  layanan  prima  di  lingkungan universitas.  Pendekatan  kanban  dalam  manajemen  layanan  arsip  universitas  merupakan  hal baru  dalam  bidang  kearsipan.  Hingga  penelitian  ini  disusun  belum  ditemukan  literatur  yang
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
menjelaskan  bagaimana  layanan  arsip  di  Lembaga  Kearsipan  menerapkan  kanban  dalam pengelolaan  permintaan  layanan.  Peneliti  berharap  studi  ini  dapat  memberikan  kontribusi terkait praktek terbaik pada bidang kearsipan di Indonesia, terutama bagi Lembaga Kearsipan.

## Metode Penelitian
Gambar 1. Alur penelitian action research
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, yaitu action research . Pemilihan metode action  research karena  peneliti  sebagai  arsiparis  terlibat  langsung  dalam  proses  penelitian. Metode  ini  sangat  sesuai  dengan  latar  belakang  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  arsip universitas  tentang metode manajemen yang sesuai  untuk  memudahkan  Arsiparis  mengelola layanan arsip. Agar setiap layanan arsip yang diterima dapat dilacak dan ditindaklajuti dengan baik. Action  research dapat  didefinisikan  sebagai  sebuah  proses  untuk  memecahkan permasalahan  nyata  di  organisasi  dengan  pengetahuan  yang  dimiliki (Coghlan  &  Brannick, 2005 ).  Penelitian  ini  akan  fokus  pada  tahap  evaluasi  penerapan  kanban  di  layanan  arsip universitas  sebagaimana  diilustrasikan  pada Error!  Reference  source  not  found. .  Alur penelitian dimulai dari tahap diagnosis permasalahan, perencanaan aksi, menjalankan aksi, dan evaluasi.  Sejatinya  metode action  research dapat  dilakukan  dengan  iterasi  berulang  kali. Namun penelitian ini akan menfokuskan pada tahap evaluasi penerapan kanban dalam layanan arsip universitas.
Penelitian  dilaksanakan  di  Kantor  Arsip  Universitas  Indonesia  dengan  fokus pembahasan pada proses layanan arsip universitas (permintaan informasi arsip). Pengumpulan data penelitian berupa sumber primer seperti hasil observasi langsung, prosedur layanan arsip dan  data  layanan  arsip  universitas  sejak  tahun  2013  hingga  2020.  Proses  evaluasi  dilakukan dengan membandingkan kondisi ideal dan kondisi yang terjadi pada layanan arsip universitas. Kondisi  ideal  dilihat  dari  praktek  terbaik  penerapan  kanban  dan  dokumen  prosedur  layanan arsip  UI.  Sedangkan  kondisi  yang  terjadi  didapatkan  dari  data  layanan  arsip  universitas, dokumen prosedur layanan arsip, dan pengamatan penerapan kanban pada manajemen layanan
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
arsip universitas.
Analisis terhadap data layanan arsip yaitu telaah jumlah layanan sebelum ada layanan arsip online, layanan arsip sebelum pendekatan kanban dan setelah pendekatan kanban. Sesuai proses layanan arsip pada Gambar 3. Flow chart layanan arsip. Permintaan layanan arsip akan ditelaah  apakah  terdapat  penolakan  atau  permintaan  arsip  terbatas.  Bagaimana  penerapan kanban  pada  layanan  arsip  universitas  dilihat  dengan  apakah  setiap  permintaan  berada  pada keranjang proses yang tepat sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 4. Penjabaran alur kerja menjadi keranjang proses ( bucket ). Apabila terjadi keterlambatan tindaklanjut layanan, apakah terdapat  informasi  tentang  penyebabnya?  Analisa  berdasarkan  kumpulan  data  tersebut  akan menjadi rekomendasi perbaikan proses penerapan kanban pada layanan arsip universitas.

## Hasil dan Diskusi

## Diagnosis permasalahan
Tercatat dalam dokumen Kantor Arsip, proses layanan peminjaman arsip dimulai pada tahun 2013 sebagaimana tercatat dalam laporan tahunan Kantor Arsip tahun 2017. Peminjaman dicatat  pada  buku  peminjaman  arsip.  Jumlah  layanan  arsip  meningkat  di  tahun  2017  saat dimulai  diterapkan  layanan  arsip  secara  online.  Pada  tahap  ini  layanan  arsip  universitas dilakukan secara online . Pengguna apabila ingin melakukan permintaan informasi arsip (baik peminjaman  maupun  penggandaan)  perlu  untuk  melakukan  pengisian  formulir online pada laman situs Arsip UI.
__ sebelum tersedia layanan arsip online __ layanan online sebelum penerapan kanban __ layanan online setelah penerapan kanban Gambar 1. Peningkatan layanan arsip
Setiap  permintaan  layanan  yang  masuk  akan  dikirimkan  secara  otomatis  ke email Kantor  Arsip.  Terbatasnya  arsiparis  yang  dapat  mengakses email Kantor  Arsip  dan  pesan yang  cukup  banyak  menjadi  suatu  permasalahan  dalam  manajemen  layanan  arsip.  Setelah mendapatkan  pelatihan office365 tentang microsoft  flow maka  bagian  layanan  dan pengembangan  sistem  arsip  mulai  merancang  proses  baru  agar  permintaan  layanan  arsip dapat  dikelola  bersama  oleh  arsiparis.  Perancangan  dimulai  dari  arsitektur  sistem  layanan arsip. Ilustrasi arsitektur layanan arsip dapat dilihat pada Gambar 2. Arsitektur sistem layanan arsip online .
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Jumlah Layanan Arsip Universitas
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)

## Gambar 2. Arsitektur sistem layanan arsip online

## Penerapan kanban
Pemahaman  terhadap  sebuah  proses  bisnis  sangat  penting  dalam  penerapan  metode manajemen  pekerjaan,  termasuk  dengan  pendekatan  kanban.  Berikut  adalah  tahapan  dalam menerapkan  kanban  dalam  proses  layanan  informasi  arsip  universitas  (1)  pemetaan  proses bisnis; (2) jabarkan proses berjalan; (3) buat batas proses berjalan; (4) mulai gunakan kanban; (5) amati proses yang terhambat ( bottleneck ); (6) evaluasi dan adaptasi perbaikan (Klipp, 2014).
Gambar 3. Flow chart layanan arsip
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
Ilustrasi alur proses layanan arsip universitas dapat terlihat pada Gambar 3. Flow chart layanan arsip. Dimulai dari proses input oleh pengguna pada portal layanan online situs Arsip Universitas  Indonesia.  Kemudian  Arsiparis  akan  menerima  pemberitahuan  melalui  email terhadap permintaan yang masuk. Selanjutnya Arsiparis melakukan pengecekan koleksi arsip sesuai dengan permintaan pengguna. Analisis terhadap SKKAD (Skema Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis) dilakukan pada tahap ini, apabila koleksi tidak tersedia dan/atau hak akses terbatas maka akan diinformasikan penolakan layanan permintaan oleh Arsiparis. Apabila materi arsip tersedia dan hak akses terbuka, maka layanan akan dilanjutkan pada pengiriman materi  arsip  kepada  pengguna.  Pengiriman  dilakukan  secara  elektronik  (bentuk  digital). Apabila terdapat arsip yang keluar dari ruang simpan secara fisik maka terdapat proses catatan tambahan, yaitu kanban  task tidak akan diberi  tanda selesai  (completed)  selama arsip belum kembali ke ruang simpan.
Penterjemahan  alur  kerja  menjadi  keranjang  tugas  pada  kanban  dapat  dilihat  pada Gambar 4. Penjabaran alur kerja menjadi keranjang proses. Setiap proses yang terdapat pada flow chart layanan arsip dibuat menjadi keranjang proses ( bucket ) pada kanban board .

## Gambar 4. Penjabaran alur kerja menjadi keranjang proses (bucket)

## Fleksibilitas Kanban
Pengamatan  selama  penerapan  kanban  sistem  di  proses  layanan  arsip  Universitas Indonesia  sependapat  dengan  beberapa  penelitian  sebelumnya,  bahwa  kanban  fleksibel (Wakode et al., 2015) untuk diterapkan pada berbagai proses bisnis sehingga tidak hanya pada layanan  arsip  universitas  (khususnya  permintaan  informasi  arsip).  Tercatat  di  Arsip  UI pendekatan  ini  digunakan  pula  pada  proses  layanan  lainnya.  Proses  bisnis  lain  yang menggunakan kanban sistem di arsip universitas antara lain permintaan sarana simpan oleh unit kerja,  layanan  konsultasi  &  pembinaan,  dan helpdesk Aplikasi  Naskah  Dinas  Elektronik Universitas Indonesia (Andieni).
Arsitektur  sistem  layanan  menggambarkan  proses  sejak  pengguna  melakukan  input pada  form  layanan online ,  automasi  sistem  sejak  notifikasi  hingga  membuatkan  pekerjaan ( task ) layanan pada planner . Tahap yang menjadi proses selanjutnya adalah pada internal proses kantor arsip yaitu arsiparis melakukan pengecekan koleksi arsip dan tindaklanjutnya dilakukan pada planner. Sehingga koordinator atau pimpinan arsip universitas dapat memantau layanan dengan tampilan yang jelas.
Penerapan kanban yang dilakukan pada penelitian ini tidak membangun sebuah sistem informasi  tersendiri  namun  memanfaatkan  infrastruktur  yang  telah  tersedia  di  layanan cloud Universitas  Indonesia.  Pemanfaatan  tersebut  antara  lain  dengan  membuat  formulir  layanan
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
online pada  laman  situs https://arsip.ui.ac.id dan  kemudian  setiap  permintaan  akan  dikelola pada layanan berbasis awan office365.ui.ac.id (aplikasi planner ). Penggunaan aplikasi planner (Croitoru,  2018) office365 (Mercurio,  2018); (Árias,  2018) dilakukan  terhadap  setiap permintaan layanan yang diterima. Permintaan layanan yang masuk terlihat secara kasat mata pada  tampilan  aplikasi  planner.  Hal  ini  memudahkan  arsiparis  untuk  melihat  layanan  yang sudah ditindaklanjuti dan yang masih dalam proses. Keterlambatan terhadap sebuah permintaan layanan juga dapat dilihat dengan mudah. Pembagian tugas antar arsiparis di dalam sebuah tim dapat  dilakukan  pada  aplikasi  planner.  Penentuan  tingkat  prioritas,  daftar  cek  list,  dan  juga pemberian komentar pada setiap permintaan layanan dapat dilakukan oleh arsiparis.
Gambar 5. Tampilan planner layanan arsip UI

## Evaluasi dan adaptasi
Berdasarkan pengamatan didapatkan bahwa terdapat penterjemahan proses bisnis pada keranjang  ( task )  yang  masih  belum  efektif  sebagaimana  diperlihatkan  pada  Gambar  4. Penjabaran alur kerja menjadi keranjang proses. Rekomendasi terhadap proses tersebut adalah dijadikan satu antara proses pengecekan keamanan dan hak akses dengan penolakan layanan permintaan.  Rekomendasi  tersebut  berdasarkan  observasi,  bahwa  proses  tersebut  dilakukan beriringan setelah analisis keamanan dan hak akses.
Pada penerapan kanban sistem diperlukan penentuan kapasitas proses berjalan ( work in progress ).  Penentuan  kapasitas  proses  berjalan  diperlukan  karena  setiap  tim  memiliki  batas kemampuan tertentu dalam menyelesaikan pekerjaan. Batas WIP ( work in progress ) tersebut tidak  ditemukan  dalam  pelaksanaan  kanban  pada  layanan  arsip  UI.  WIP  sangat  bermanfaat untuk pengelolaan pekerjaan terutama pada periode saat jumlah layanan meningkat.
Penggunaan  kanban  sistem  ini  sangat  memudahkan  untuk  mengawasi  permintaan layanan.  Kemudahan  tersebut  dapat  diamati  dengan  cepat  karena  tampilan  kanban  dapat memunculkan layanan yang masih belum terselesaikan dan layanan yang telah melebihi batas waktu (14 hari kerja) sesuai prosedur layanan arsip. Hal serupa juga dinyatakan pada penelitian sebelumnya tentang penerapan Kanban mengurangi komunikasi email dan pengawasan batas tanggal tindak lanjut (McLean & Canham, 2018) .
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
Meski  telah  menerapkan  kanban  dengan  aplikasi planner pada office365 .  Arsip  UI masih  perlu  membangun  kepedulian  dan  pembiasaan  budaya  kerja  berbasis  elektronik  pada layanan arsip universitas. Hal tersebut terus dilakukan oleh para koordinator yaitu setiap pekan secara  rutin  mengawasi  pekerjaan  pada  planner  untuk  dikonfirmasi  kendala  yang  dihadapi terhadap  permintaan  layanan.  Diketahui  terjadi  beberapa  keterlambatan  dan  hal  tersebut menjadi catatan baik dalam penerapan kanban, karena keterlembatan menjadi diketahui oleh koordinator layanan.
Kanban sistem masih dapat dianalisis lebih dalam (Getts & Hackemack, 2021) . Analisis menggunakan cumulative flow diagram (CFD) dan cycle time untuk melihat bagaimana setiap layanan  berjalan  dan  berapa  lama  setiap  permintaan  layanan  diselesaikan.  Analisis  tersebut sangat bermanfaat untuk mengukur kinerja tim layanan arsip universitas.
Studi  berikutnya  dapat  menggali  lebih  dalam  tentang  (1)  bagaimana  kanban  dapat dimaanfaatkan  untuk  melihat  kinerja  organisasi;  (2)  bagaimana  penerapannya  pada  proses bisnis lainnya dalam penyelenggaraan arsip universitas, dan; (3) bagaimana penerimaan atau adaptasi  arsiparis  terhadap  penerapan  manajemen  kerja  berbasis  elektronik  terutama  dengan pendekatan kanban.

## Simpulan
Peneliti  menyimpulkan  beberapa  hal  yaitu  peningkatan  kualitas  layanan  arsip universitas dapat dioptimalkan dengan manajemen menggunakan pendekatan kanban, selaras dengan penelitian (Mojarro-Magaña et al., 2018). Untuk manajemen pekerjaan menggunakan kanban  tidak  perlu  membangun  sebuah  sistem  informasi  tersendiri,  dapat  memanfaatkan layanan berbasis awan yang tidak berbayar (McLean & Canham, 2018). Pemahaman terhadap proses layanan di lembaga kearsipan mutlak dimiliki dalam pendekatan manajemen berbasis kanban. Fleksibilitas kanban dapat diterapkan pada berbagai proses layanan arsip universitas, tidak hanya permintaan informasi arsip.

## Referensi
Árias, S. N. (2018). Office 365 Essentials : Get up and Running with the Fundamentals of Office 365, .https://ebookcentral-proquest- com.ezproxy.laureate.net.au/lib/think/reader.action?docID=5400409
Coghlan, D., & Brannick, T. (2005). Doing Action Rearch in Your Own Organization . SAGE Publications Ltd.
Croitoru, H. (2018). Agile Office 365. In Agile Office 365 . https://doi.org/10.1007/978-1-4842- 4081-6
Fournie, J. (2020). Managing Electronic Resources Without Buying into the Library Vendor Singularity. Code4Lib Journal , 47 . Getts,  M.,  &  Hackemack,  B.  (2021). Intro  to  Kanban-Based  Agile  for  Agile/Lean  Program Offices .
Huang,  C.  C.,  &  Kusiak,  A.  (1996).  Overview  of  kanban  systems. International  Journal  of Computer Integrated Manufacturing , 9 (3), 169–189.
https://doi.org/10.1080/095119296131643
Klipp, P. (2014). Getting started with Kanban. Amazon Digital Services .
Lage  Junior,  M.,  &  Godinho  Filho,  M.  (2010).  Variations  of  the  kanban  system:  Literature review and  classification. International Journal of  Production Economics , 125 (1), 13–21. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2010.01.009
McLean, J., & Canham, R. (2018). Managing the Electronic Resources Lifecycle with Kanban.
To cite this document:
Nurfiantara, W., & Mirmani, A. (2022). Service Excellence in University Archive of Universitas Indonesia, a Kanban Approach . Record and Library Journal, 8(1). 98-107 Open access under Creative Commons Attribution-Share A like 4.0 International License
(CC-BY-SA)
Open Information Science , 2 (1), 34–43. https://doi.org/10.1515/opis-2018-0003
Mercurio,  R.  (2018).  Beginning  Office  365  Collaboration  Apps.  In Beginning  Office  365 Collaboration Apps . https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3849-3
Mojarro-Magaña,  M.,  Olguín-Tiznado,  J.  E.,  García-Alcaraz,  J.  L.,  Camargo-Wilson,  C., López-Barreras, J. A., & Pérez-López, R. J. (2018). Impact of the planning from the kanban  system  on  the  company’s  operating  benefits. Sustainability  (Switzerland) , 10 (7), 1–25. https://doi.org/10.3390/su10072506
Ostergaard,  K.  (2016).  Applying  Kanban  principles  to  electronic  resource  acquisitions  with Trello. Journal  of  Electronic  Resources  Librarianship , 28 (1),  48–52. https://doi.org/10.1080/1941126X.2016.1130464
Prom,  C.  J.,  &  Swain,  E.  D.  (Eds.).  (2008). College  and  University  Archives:  Readings  in Theory and Practice . Society of American Archivists.
Setiawan, M. V. (2017). Akses dan Layanan Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Universitas Gadjah Mada. LIBRARIA: Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi , 47–62. Tarigan,  E.  A.,  &  Christiani,  L.  (2019).  Pemanfaatan  Jaringan  Informasi  Kearsipan  Statis Dalam  Mendukung  Akses  Dan  Layanan  Arsip  Statis  Di  Dinas  Kearsipan  Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 6 (2), 21–30. Wakode, R. B., Raut, L. P., & Talmale, P. (2015). Overview on kanban methodology and its implementation. IJSRD-International  Journal  for  Scientific  Research  & Development , 3 (02), 613–2321.