## BIOS : Jurnal Teknologi Informasi dan Rekayasa Komputer
Vol. 4, No. 2, September 2023, hlm. 87 - 95 ISSN: 2722-0850

## Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Berkas Berbasis Android pada Kantor Notaris NJ
Dian Novita Sari 1 , Muhammad Imron Rosadi 2
1 Teknik Informatika, Universitas Yudharta, novitasaridian504@gmail.com
2 Teknik Informatika, Universitas Yudharta, imron.rosadi@yudharta.ac.id
Keywords:

## ABSTRACT
Archive, Notary Office,
Android, Waterfall Method, Black Box Testing, Usability Testing, Archives  is  a  collection  of  records  or  documents  containing  information  on  the activities and transactions of an organization, institution, and company. The Notary office NJ notary has been using conventional methods for  archiving files, which requires a considerable amount of time when needing to retrieve such data in the future. Due to this conventional approach, human errors often occur. The purpose of this research is to develop an Android-based file archiving application for the Notary Office of NJ. The waterfall method is utilized for system development. The application is designed using Figma and built using android studio. Based on the results  of  black  box  testing,  the  developed  application  can  be  used  without  any errors or bugs. Additionally, Usability testing was conducted to measure the level of usefulness, with a learning aspect score of 96%, an efficiency aspect score of 0,024 goals/sec, an average overall relative efficiency of 82.1%, and an error aspect score of 0.04. Based on these results, it can be concluded that the application is suitable according to the usability testing, and it is suitable for implementation in the notary office of NJ Kata Kunci ABSTRAK Berkas, Kantor Notaris, Android, Metode Waterfall, Black Box Testing, Usability Testing, Arsip  adalah  kumpulan  catatan  atau  dokumen  yang  memuat  sumber  informasi tentang  kegiatan  maupun  transaksi  sebuah  organisasi,  instansi  dan  perusahaan. Selama  ini  Kantor  Notaris  NJ  masih  menggunakan  cara  konvensional  dalam menyimpan berkas yang mana membutuhkan waktu yang cukup lama apabila suatu hari membutuhkan kembali data tersebut. Dan dikarenakan masih dilakukan secara konvensional sehingga sering terjadi human eror. Tujuan dilakukannya penelitian ini yakni untuk membuat aplikasi pengarsipan berkas berbasis android pada kantor notaris NJ. Dengan menggunakan metode waterfall sebagai pengembagan sistem. Aplikasi  ini  dirancang  menggunakan Figma . Kemudian  dibangun  menggunakan software Android Studio. Berdasarkan hasil pengujian Black Box testing aplikasi yang  dibangun  dapat  digunakan  tanpa  adanya  eror  dan  bug.  Dan    berdasarkan pengujian usability  testing untuk  mengukur  tingkat  kegunaan  dengan  mengukur aspek  l earmbility dengan  hasil  96%,  aspek efficiency sebesar  0,024  goals/sec dengan  rata-rata overall  relative efficiency 82,1%  dan aspek error sebesar 0,04. Dan hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini sesuai dengan pegujian usability testing dan aplikasi ini layak untuk diterapkan di kantor notaris NJ.

## Korespondensi Penulis:
Dian Novita Sari, Universitas Yudharta Pasuruan, Jl. Yudharta No 7, Kembangkuning, Sengonagung, Pasuruan Telepon : +6289614125030 Email: novitasaridian504@gmail.com
Submitted: 23-08-2023; Accepted: 25-09-2023. Published: 30-09-2023
Copyright (c) 2023 The Author (s)This article is distributed under a Creative Commons Attribution- ShareAlike 4.0 International License (CC BY-SA 4.0)

## 1. PENDAHULUAN
Notaris adalah  pejabat  yang  berwenang  dalam  membuat  akta  otentik  yang  berkaitan  dengan  perbuatan, perjanjian dan/atau peraturan lain untuk menjamin kepastian dari suatu perbuatan hukum diatur dalam UU No. 30
Tahun 2004. Mengingat PPAT berwenang dalam membuat akta otentik khusus untuk menawarkan alat pembuktian hak atas tanah sebagaimana yang disebutkan pada UU No. 37 tahun 1998 [1].
Pada kantor notaris NJ ini memiliki akta perbulannya kurang lebih limapuluh sampai dengan tujuhpuluh akta masuk perbulannya. Dan duaribu surat keluar setiap tahunnya. Akta dan surat keluar tersebut akan di simpan pada lemari penyimpanan. Sehingga, membutuhkan tempat penyimpanan yang luas. (berdasarkan wawancara dengan staff  notaris,  Ika).  Dalam  proses  dokumentasi  saat  ini  masih  dilakukan  secara  konvensional.  Yang  membuat dokumen mudah terselip, hilang maupun rusak. Karena penyimpanan masih dilakukan secara konvensional maka membutuhkan waktu yang lama. Dan tingkat akurasi serta ketelitian yang tidak dapat dipungkiri rentan terhadap human eror atau kesalahan manusia. Apabila diperlukan pencarian data yang dibuat beberapa tahun lalu untuk keperluan  penting  dan  mendadak.  Maka,  diharuskan  untuk  mengetahui  dengan  pasti  nomor  atau  tanggal pembuatan  akta  tersebut.  Atau  mencari  satu  persatu  dalam  pembukuan  bulanan  dan  arsip  tahunan  yang  tidak sedikit. [2]
Menurut  peraturan pemerintah  no. 28  Tahun 2012, Arsip adalah rekaman suatu  peristiwa yang terdiri  dari berbagai bentuk data atau media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dilakukan dan diterima oleh  perseorangan,  badan  usaha,  dan  organisasi,  lembaga  negara  (pemerintah  pusat  dan  daerah)  dalam  kinerja sosial dan bangsa. Arsip digital memiliki kelebihan yaitu lebih cepat mencari informasi dan memiliki salinan arsip dalam bentuk elektronik sehingga lebih mudah untuk diakses. Dimana arsip diolah dengan teknologi digital, maka akan disimpan pada media penyimpanan elektronik disertai dengan pendataan oleh sistem informasi. [3]
Ada  beberapa  penelitian  terkait  aplikasi  Pengarsipan  pada  kantor  notaris  antara  lain,  yang  dilakukan  oleh Lutfi pada tahun 2022, dalam penelitiannya menyatakan bahwa informasi pengelolaan Arsip Digital pada Kantor Notaris  dan  PPAT  dapat  membantu  kegiatan  pengarsipan  yang  ada  di  kantor  Notaris  /  PPAT  Soraya  Isnaini, S.H.,M.Kn [3]. Dalam penelitiannya Romindo dan Novia pada tahun 2019 telah menyimpulkan bahwa penerapan Sistem  Informasi  Pengarsipan  berbasis  web  dengan  pendekatan  Waterfall  di  Kantor  Notaris  Efrina  Nofiyanti Kayadu,S.H.,M.Kn meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja pegawai dan notaris [4]. Dalam risetnya, Mega, Hesti, dan Arifia di tahun 2021 telah mengungkapkan bahwa perancangan sistem informasi untuk mengelola data arsip di kantor notaris Maria Riris Kusriyati SH., MM., M.Kn mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan data arsip, memberikan pelayanan yang lebih optimal, serta mempermudah proses keseluruhan [4]. Dalam studi yang dilakukan oleh Fikri dan Meme  pada tahun  2018, disimpulkan bahwa implementasi Sistem Informasi  di  kantor notaris  dan  PPAT  Hendro  Winata,  SH  dapat  memberikan  kemudahan  kepada  klien  dalam  memantau perkembangan  proses  akta  yang  mereka  ajukan  [2].  Pendekatan  Extreme  Programming  dalam  pemodelan pengarsipan akta di kantor notaris dan PPAT bisa menjadi opsi yang menarik dalam usaha mengelola data terkait akta notaris dan PPAT [5]
Dengan  latar  belakang  masalah  tersebut,  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengembangkan  sebuah aplikasi mobile penyimpanan file di kantor notaris yang dikelola oleh NJ. Dalam penelitian ini, pendekatan Studi Kasus  digunakan  sebagai  metode  penelitian,  sementara  pendekatan  Waterfall  diterapkan  dalam  pengembangan sistem. Metode Waterfall ini mengadopsi pendekatan berurutan dan terstruktur dalam tahap-tahapnya. Pengujian perangkat lunak akan dilakukan dengan metode Black Box Testing  dan User Experience menggunakan metode Usability Testing untuk mengetahui hasil penerapan dari pembuatan aplikasi tersebut.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1 Teknik Pengumpulan Data
2.1.1 Observasi
Pada tahapan ini, penulis melakukan pengamatan secara langsung bagaimana aktivitas pengarsipan berkas pada kantor Notaris NJ. Untuk mengetahui bagaimana gambaran awal tentang skema pengelolaan berkas tersebut.

## 2.1.2 Wawancara
Wawancara digunakan untuk pengumpulan data berdasarkan tatap muka dan sesi tanya jawab oleh peneliti dan  narasumber.  Dalam  hal  ini  dilakukanlah  wawancara  antara  peneliti  dan  beberapa  staff  yang  ada  di  Kantor Notaris NJ.

## 2.1.3 Studi Pustaka
Studi Pustaka dilakukan untuk mencari data referensi dari penelitian sebelumnya atau penelitian terdahulu untuk penelitian terkait. Baik data berupa buku, jurnal maupun internet yang berkaitan dengan program aplikasi yang aka dibuat.

## 2.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem ini menggunakan waterfall [7]. Dimana metode ini berjalan berurutan. Ada 5 tahapan waterfall dalam metode ini, yaitu :
1. Requirement
Pada tahapan ini penulis melakukan komunikasi dengan pengguna untuk  memahami perangkat lunak yang diharapkan oleh pengguna. Informasi ini diperoleh melalui wawancara, diskusi ataupun survei.
2. Design
Setelah  memperoleh  gambaran  peragkat  lunak  yang  dibutuhkan,  selanjutnya  penulis  merancang  desain ternasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka dan prosedur pengkodean.
3. Implementation
Pada tahapan ini penulis mulai melakukan pembangunan sistem dengan menggunakan sndroid studio sesuai dengan desain yang telah di rancang
4. Verification
Setelah  proses  perancangan  selesai.  Sistem  dilakukan  verifikasi  dan  pengujian.  Untuk  memastikan apakah sistem ini telah memenuhi kebutuhan dan kepuasaan pengguna.
5. Maintenance
Dimana pada tahapan ini dimulai ketika sistem diinstal dan digunakan secara praktis. Perubahan dapat terjadi karena  adanya  kesalahan  yang  muncul  dan  tidak  terdeteksi  saat  pengujian  atau  perangkat  lunak  sedang beradaptasi dengan lingkungan baru.

## 3. HASIL DAN ANALISIS
Hasil Analisis dalam penelitian ini dilakukan berdasarkan Pengujian secara sistem maupun pengalaman pengguna. Adapun hasil dari penelitian ini adalah : 3.1 Desain Sistem 3.1.1 Flowchart
Flowchart ini  menggambarkan  urutan  langkah-langkah  menjalankan  aplikasi.  Aplikasi  ini  dapat dijalankan oleh 1 (satu) aktor. Yaitu staff notaris/notaris. Seperti gambar dibawah ini:
Gambar 1 Flowchart
3.1.2

## Use Case
Use Case adalah representasi  visual  yang menggambarkan konteks dari interaksi  antara pelaku (aktor) dengan sistem. Setiap use case menguraikan spesifikasi mengenai cara kerja (fungsionalitas) sistem yang sedang berjalan. berikut adalah gambaran use case pada aplikasi.
Gambar 2 Use Case

## 3.2 Implementasi
Implementasi dilakukan setelah penelitian ini selesai membuat rancangan design interface. Implementasi ini dapat di jalankan pada android minimum 8 (delapan).

## Gambar 3 Implementasi Tampilan Onboarding
Gambar 3 adalah implementasi tampilan Onboarding dimana user pertama kali masuk kedalam aplikasi. Tujuan adamya tampilan ini agar user tidak bingung mengenai aktivitas apa yang selanjutnya dapat ia lakukan. Jadi  pertama    kali  yang  dapat  user  lakukan  adalah  login  atau  registrasi.  Registrasi  dipilih  apabila  user  belum memiliki akun dan login dipilih saat user telah memiliki akun.
Pada gambar 4 dibawah ini adalah implementasi tampilan Register. Pada halaman ini user di minta untuk menginput data diri sesuai dengan form yang telah disediakan. Setelah user melengkapi data diri selanjutnya user tekan tombol daftar pada bagian bawah halaman
Gambar 4 Implementasi Tampilan Registrasi
Setelah proses registrasi berhasil maka akan muncul tampilan login seperti pada gambar 5. Pada halaman ini, pengguna diminta untuk memasukkan kata sandi (password) dan nama pengguna (username). Sesuai dengan data yang telah di daftar.

## Gambar 5 Implementasi Tampilan Login
Selanjutnya jika login itu berhasil maka user akan dibawah ke halaman utama. Pada gambar 6 di bawah ini adalah implementasi tampilan setelah berhasil masuk (login), pengguna memiliki akses untuk melaksanakan tindakan-tindakan  yang  tersedia  dalam  aplikasi  tersebut.  Pada  layar  utama  ini,  pengguna  dapat  memilih  jenis aktivitas yang mereka butuhkan.

## Gambar 6 Implementasi Halaman utama
Pada gambar 7 adalah tampilan  pencarian. User dapat  mencari  data yang sedang dibutuhkan. Melalui kolom pencarian atau jika data yang dibututuhkan user tersebut  lebih dari  satu  dalam beberapa hari  maka user dapat menggunakan fitur kalender awal dan kalender akhir. Caranya user pilih tanggal awal dan selanjutnya user memilih tanggal akhir yang sedang dicari.
Gambar 7 Implementasi Halaman Pencarian
Gambar 8 Implementasi Halaman Detail
Setelah user mencari data yang sedang dibutuhkan selanjutnya user dapat melihat detail yang terdiri dari nama, tanggal pembuatan akta dan keterangnnya. Pada gambar 8 adalalah tampilan  halaman detail berkas. pada halaman ini user dapat menyimpan data untuk bisa disimpan pada akta
Gambar 9 Implementasi Halaman Scan Gambar
aktivitas  selanjutnya  yakni  scan  data.  Ada  2  (dua)  pilihan  tombol  pada  tampilan  ini  yakni  ambil  gambar langsung dari kamera atau jika sudah memiliki file jpg maka bisa pilih ambil dari geleri.

## Gambar 10 Implementasi Input Data
Pada gambar 10 adalah halaman input data. Pada halaman ini user pilih menu input data. Pada halaman input  data  user  di  minta  untuk  melengkapi  kolom-kolom  tersebut  sesuai  dengan  berkas  yang  akan  di  ungah. Setelah itu pilih file yang telah disiapkan dan terakhir yakni upload file.

## 3.3 Pengujian Sistem
3.3.1 Black Box Testing
Tabel 1 Pengujian Black Box Testing No Komponen Yang Diuji Pengujian Hasil Pengujian Valid/Tidak Valid 1 Instal  Aplikasi  OS Androis Instal pada android versi android 9  Berhasil  di  instal dan dapat dijalankan valid Onboarding Tombol Registrasi Berhasil  masuk  ke halaman Registrasi valid 2 Tombol Login Berhasil  masuk  ke halaman Login valid 3 Registrasi Input  form  data  diri,  username, pasword, firstname, dan lastname. Kemudian klik tombol daftar Berhasil  registrasi dan masuk ke menu Halaman login valid 4 Login Input  username  dan  pasword. Kemudian klik tombol login Berhasil  login  dan masuk ke dasboard valid 5 Dasboard Menampilkan  data  yang  baru diupload dan tombol-tombol untuk beralih ke menu selanjutnya Berhasil menampikan data yang baru di upload dan menampilkan tombol-tombol menuju halaman selanjutnya valid 6 Input Data Input nama, tanggal, keterangan Berhasil input nama,  tanggal  dan keterangan valid 7 Upload Dokumen Tombol  upload  berfungsi  untuk mencari  mencari  data  untuk diupload. Berhasil  digunakan untuk  mengupload data valid 8 Scan Dokumen Tombol ambil gambar Berhasil  digunakan mengambil gambar valid 9 Simpan Dokumen Tombol Simpan dokumen Berhasil  digunakan untuk  menyimpan valid
data  yang  diinput kedalam database 10 Cari Menampilkan data yang sedang di cari melalui form input Berhasil menamilkan data sesuai yang di input valid 11 Pilih Tanggal Menampilkan kalender untuk user pilih Berhasil menampilkan kalender.  Dan  user bisa merubah sesuai tanggal yang sedang di cari valid 12 Hapus Data Menampilkan pop up yakin hapus Berhasil menampilkan pop up yakin hapus. valid 13 Log Out Menampilkan pop up yakin keluar.  Berhasil menampilkan pop up yakin keluar. valid

## 3.3.2 Usability Testing
Usability  Testing  untuk  mengevaluasi  pengalaman  terhadap  aplikasi.  Berikut  ini  adalah  hasil penjelasan aspek dari perhitungan Usability testing:
a. Aspek Learnbility:
Mengetahui tingkat kemudahan pengguna ketika berinteraksi dengan aplikasi dengan menyelesaikan task yang sudah ditentukan sebelumnya. Penilaian ini memiliki tiga nilai yaitu: S : Sukses P : Sukses Parsial F : Gagal Berikut ini adalah hasil perhitungan aspek learnbility :
Succes Rate = (𝑆𝑢𝑐𝑐𝑒𝑠𝑠 𝑇𝑎𝑠𝑘 + 𝑃𝑎𝑟𝑡𝑖𝑎𝑙 𝑆𝑢𝑐𝑐𝑒𝑠𝑠 𝑇𝑎𝑠𝑘 x 0,5)
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑇𝑎𝑠𝑘 x 100% = (42 + 3 x 0,5) 9 𝑥 5 x 100% = (42 + 1,5) 45 x 100%
=  96%

## b. Aspek Efficiency:
Aspek Efficiency ini  dilakukan  untuk  mengetahui  seberapa  cepat  pengguna  dalam  menyelesaikan task /tugas saat menggunakan aplikasi.
𝑇𝑖𝑚𝑒 𝐵𝑎𝑠𝑒𝑑 𝐸𝑓𝑓𝑒𝑐𝑖𝑒𝑛𝑐𝑦  = 𝛴 𝑗 𝑅 =1𝛴 𝑖 𝑁 =1 𝑛𝑖𝑗 𝑡𝑖𝑗̇ 𝑁𝑅 = 1 90 + 1 80 + 0 185 + ………..+ 1 20 5 𝑥 9 = 51,07 45 = 0, 024 goals / Sec 𝑂𝑣𝑒𝑟𝑎𝑙 𝑅𝑒𝑙𝑎𝑡𝑖𝑣𝑒 𝐸𝑓𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑐𝑦 = 𝛴 𝐽 𝑅 𝛴 𝑖 𝑁 𝑛𝑖𝑗𝑡𝑖𝑗 𝛴 𝐽 𝑅 = 1𝛴 𝑖 𝑁 = 1 𝑡𝑖𝑗 × 100%
= (1x90)+(1𝑥80)+⋯+(1𝑥20) 90+80+⋯+20 𝑥 100%
= 82, 1 %

## c. Aspek Errors:
Aspek  error  ini  dilakukan  untuk  mengetahui  kemungkinan  terjadinya  kesalahan  yang  dilakukan  oleh pengguna dan seberapa mudah mereka dapat mengatasinya. Berikut ini adalah hasil perhitungan dari Usability Errors :
Deffective Rate   = Total Defect
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑂𝑝𝑜𝑟𝑡𝑢𝑛𝑖𝑡𝑖𝑒𝑠
= 5 115 = 0,04

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  ini,  dapat  disimpulkan  bahwa  Rancang  Bangun  Aplikasi  Pengarsipan  Berkas Berbasis Android Pada Kantor Notaris NJ dengan metode pengembangan sistem waterfall dan perancangan sistem menggunakan android studio dengan framework Laravel. Dapat membantu staff notaris dalam pencarian kembali berkas yang sudah lama. Sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien. Berdasarkan pengujian Black Box Testing yang dilakukan menunjukkan bahwa aplikasi yang di rancang dan dibangun ini dapat berjalan dengan baik tanpa ada eror ataupun bug .  Dan  berdasarkan  pengujian    menggunakan  usability  testing  untuk  mengukur  tingkat kegunaan dengan mengukur aspek learmbility dengan hasil 96%, aspek efficiency sebesar 0,024 goals/sec dengan rata-rata overall  relative efficiency 82,1%  dan  aspek error sebesar  0,04.  Dari  hasil  tersebut  dapat  disimpulkan bahwa aplikasi ini sesuai dengan pegujian usability testing dan aplikasi ini layak untuk diterapkan pada Kantor Notaris NJ.
Pada rancang bangun aplikasi dalam penelitian ini masih memiliki kekurangan, maka saran bagi peneliti selanjutnya  yaitu  aplikasi  ini  dapat  dikembangkan  dengan  penambahan  fitur.  Dan  dari  segi  pengguna  dapat  di buatkan akses penyediaan level akses bagi developer yang telah bekerja sama sehingga mereka juga dapat melihat data user yang telah disimpan.

## REFERENSI
[1]   M.  A.  Muhammad  Noval  R,  "Rancang  Bangun  Sistem  Monitoring  Document  Management  system  Pada Kantor Notaris - PPAT Kusdwiono Hardian Santoso, S.H.,M.Kn Dengan Metode Best First Search," Jurnal SPIRIT, vol. 13, no. 02, pp. 6-10, 2021.
[2]   N. A. Romindo, "Sistem Informasi Pengarsipan Pada Kantor Notaris Efrina Nofiyanti Kayadu, SH.,M.Kn Berbasis Web Dengan metode Waterfall," Riset dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer, vol. 3, no. 2, pp. 81-85, 2019.
[3]   A.  A.  Wahid,  "Analisis  Metode  Waterfall  Untuk  Pengembagan  Sistem  Informasi," Jurnal  Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK, Vols. -, no. -, pp. 1-5, 2020.
[4]   M. S. Fikri Akbar Hedianto, "Sistem Informasi Administrasi pada Kantor Notaris dan PPAT Hendro Winata, SH," Jurnal Teknologi, Informasi, dan Industri, vol. 1, no. 1, pp. 34-39, 2018.
[5]   M. L. MA, "Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital Pada Notaris dan PPAT Soraya Isnaini, SH.,M.Kn Kota Magelang," Jurnal Publikasi Sistem Informasi dan Manajemen Bisnis (JUPSIM), vol. 1, no. 2, pp. 1- 11, 2022.
[6]   M. S. Eri Bayu Prtama, "Pemodelan Extreme Programming Untuk Pengarsipan Akta Pada Kantor Notaris dan PPAT," Jurnal Informatika Kaputama (JIK), vol. 5, no. 2, pp. 268-277, 2021.
[7]   S.  N.  N.  T.  M.  Nur  Amalia  Rizka  Aktori,  "Sistem  Informasi  Dokumentasi  Berbasis  Web  pada  Kantor Notaris/PPAT Merliansyah, S.H., M.Kn," JTSI, vol. 1, no. 1, pp. 33-44, 2020.
[8]   H. W. A. Y. Mega Irma Oktiviani, "Perancangan Sistem Infoemasi  Pengelolaan Data Arsip  Pada Kantor Notaris Maria Riris Kusriyati SH.,MM.,M.Kn," pp. 1-10, 2021.
[9]   I. Ryan Istiqlal Pratama, "Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kecamatan Seberang Ulu Dua Palembang," Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK), vol. 3, no. 2, pp. 167-72, 2022.
[10]  N. Z. Nisa, "Aspek Legalitas Penyimpanan Minuta Akta Notaris Secara Elektronik," Jurnal Civic Hukum , vol. 5, no. 2, pp. 205-219, 2020.