Vol. 13, No. 2,  141-146,  Januari  2017

## Desain Flowchart Pemrosesan Transaksi Perusahaan Pada Sistem Informasi Akuntasi Berbasis Komputer
Diaraya †

## Abstrak
Pengalaman  menunjukkan  bahwa  sebuah  image  visual  dapat  membawa  informasi  sistem vital  lebih  efektif  dan  lebih  efisien  dari  kata-kata.  Sebagai  desainer  flowchart,  dapat membantu  para  auditor  sistem  informasi    maupun  akuntan  menggunakan  dokumentasi sistem  secara  rutin.  Kemampuan  untuk  mendokumentasikan  sistem    dalam  bentuk flowchart  merupakan  salah  satu  keahlian  yang  dimiliki  oleh  Jurusan  Matematika, khususnya  bidang  Matematika  Komputasi.  Keahlian  mendesain  flowchart  tersebut, teramat penting untuk memudahkan para auditor sistem informasi  maupun akuntan dalam menganalisis Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berbasis komputer.
Keywords: Flowchart,  sistem  informasi,  Sistem  Informasi  Akuntasi  (SIA), pemrosesan transaksi .

## 1.  Pendahuluan
Dalam  sebuah  bisnis,  segala  aktivitas  dan  transaksi  yang  dilakukan  akan menghasilkan data, yang nantinya data tersebut perlu disimpan dan diolah sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Transaksi  keuangan  yang  paling  umum  adalah  pertukaran  ekonomi  dengan  pihak- pihak  eksternal.  Dalam  hal  ini,  termasuk  penjualan  barang  dan  jasa,  pembelian  persediaan, pembebasan  kewajiban  keuangan  dan  penerimaan  kas  dari  pelanggan.  Transaksi  keuangan juga  terdiri  atas  peristiwa-peristiwa  internal  seperti  penyusutan  aktiva  tetap,  aplikasi  tenaga kerja,  bahan  baku  dan overhead ke  proses  produksi  dan  transfer  persediaan  dari  satu departemen ke departemen yang lain.
Siklus  transaksi  (sistem  pemrosesan  transaksi)  memproses  sebagian  besar  kegiatan ekonomi perusahaan. Siklus transaksi ada dalam semua jenis bisnis, baik yang  mencari laba maupun yang tidak mencari laba (nirlaba).
Penerapan  teknologi  umumnya  dapat  lebih  menyederhanakan  tugas-tugas  pokok operasional  dan  kontrol  yang  terdapat  pada  sistem  pemrosesan  transaksi.  Untuk  itu,  perlu kiranya  dibuat  sistem  informasi  akuntansi  yang  berfungsi  membantu  organisasi  untuk mengumpulkan  dan  penyimpanan  data  tentang  aktivitas  yang  dilakukan,  mentransformasi data kedalam informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan perencanaan.
Pada umumnya, sebelum sebuah sistem informasi dibuat, terlebih dahulu didesain flowchart atau diagram alur untuk memudahkan dalam menganalisis permasalahan. Sebuah  flowchart  adalah  representasi  grafikal  dari  sebuah  sistem  yang  menjelaskan  relasi fisik diantara entitas-entitas kuncinya.

## 2. Sistem Informasi Akuntasi (SIA)
SIA mempunyai tiga sub sistem utama, yaitu: (1) sistem pemrosesan transaksi, yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi; (2) sistem pelaporan keuangan (buku besar),  yang menghasilkan laporan  keuangan,  seperti:  neraca,  laporan  laba  rugi,  laporan  arus  kas,  pengembalian  pajak,
† Staf Pengajar pada Jurusan Matematika FMIPA Universitas Hasanuddin Makassar

## Diaraya
dan (3) sistem pelaporan manajemen, menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan, seperti: anggaran, dan lain-lain.
Sistem Pemrosesan Transaksi ( transaction processing system ) merupakan pusat dari seluruh  fungsi  sistem  informasi  dengan:  (i)  mengkonversi  peristiwa  ekonomi  ke  transaksi keuangan,  (ii)  mencatat transaksi  keuangan  dalam  record  akuntansi  (jurnal dan buku  besar), dan  (iii)  mendistribusikan  informasi  keuangan  yang  utama  ke  personel  operasi  untuk mendukung kegiatan operasi harian.
Sistem  pemrosesan  transaksi  terdiri  atas  tiga  siklus  transaksi,  yaitu:  (1)  siklus pengeluaran,  (2)  siklus  konversi  dan  (3)  siklus  pendapatan.  Dalam  makalah  ini,  siklus pemrosesan  transaksi  difokuskan  pada  siklus  pengeluaran,  sebagaimana  yang  diuraikan berikut.

## Siklus Pengeluaran
Pada  umumnya  transaksi  pengeluaran  didasarkan  pada  relasi  kredit  diantara  mitra dagang.  Pengeluaran  kas  aktual  dilakukan  pada  saat  setelah  penerimaan  barang  atau  jasa. Transaksi pengeluaran memiliki dua bagian: (1) komponen fisik (akuisisi barang dagang) dan komponen  keuangan  (pengeluaran  kas  ke  pemasok).  Setiap  komponen  diproses oleh  sebuah subsistem terpisah dari siklus tersebut. Subsistem utama dari siklus pengeluaran adalah :
o Sistem pembelian/utang dagang
Sistem ini mengakui  kebutuhan untuk membeli persediaan fisik (seperti bahan baku mentah)  dan  melakukan  pemesanan  dengan  pemasok.  Ketika  barang-barang diterima,  sistem  pembelian  mencatat  peristiwa  tersebut  dengan  menambah persediaan  dan  membentuk    akun  utang  dagang  untuk  dibayar  pada  tanggal  yang ditetapkan.
o Sistem pengeluaran kas
Ketika kewajiban dihasilkan dari sistem pembelian jatuh tempo, sistem pengeluaran kas  mengotorisasi  pembayaran  tersebut,  mengeluarkan  data  kepada  pemasok,  dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang.
o Sistem Gaji
Sistem  gaji  mengumpulkan  data  pemakaian  tenaga  kerja  dari  setiap  pegawai, menghitung  gaji,  dan  mengeluarkan  cek  pembayaran  kepada  pegawai.  Secara konseptual, gaji merupakan pembelian sebuah sistem kasus-khusus dan pengeluaran kas.  Karena  kompleksitas  akuntansi  yang  berkaitan  dengan  gaji,  kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pembayaran gaji.
o Sistem Aktiva Tetap
Suatu  sistem  aktiva  tetap  perusahaan  memproses  transaksi-transaksi  berkaitan dengan  akuisisi,  pemeliharaan  dan  penghentian  aktiva  tetap.  Sistem  aktiva  tetap merupakan  item-item  yang  relatif  permanen  yang  seringkali  secara  kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar yang dilakukan oleh organisasi.

## 3. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Berbasis Komputer
Sistem  Informasi  Akuntansi  ( Accounting  Information  Sistem )  berbasis  komputer adalah sebuah sistem yang terintegrasi dari aspek hardware, software  dan brainware.

## Jenis-Jenis File
File Induk : Sebuah file induk secara umum berisi data-data akun. Nilai data-data dalam file induk  (buku  besar  dan  buku  besar  pembantu)  diperbarui  dari  transaksi.  File  Transaksi  : Sebuah  file  transaksi  adalah  file  sementara  yang  menyimpan  record  transaksi  yang  akan digunakan  untuk  mengubah  atau  memperbarui  data  dalam  file  induk.  Pesanan  penjualan, penerimaan persediaan dan penerimaan kas adalah contoh dari file transaksi.
File Referensi : Sebuah file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Contoh file referensi adalah sebuah file kredit.
File  Arsip  :  Sebuah  file  arsip  berisi  record-record  tentang  transaksi  masa  lalu  yang dipertahankan  untuk  referensi  akan  datang.  File  arsip  meliputi:    jurnal-jurnal,  informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.

## Record Akuntansi
Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer  disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda: file induk, file transaksi, file referensi dan file arsip.

## Jejak Audit Magnetis
James (2001)  menjelaskan  SIA  berbasis  komputera  adalah    kondisi  ketika  jejak audit  dalam  sistem  yang  berbasis  komputer  kurang  bisa  diamati  daripada  sistem  manual tradisional,  mereka  tetap  eksis.  Record  akuntansi  dalam  sistem  yang  berbasis  komputer disajikan  dalam  empat  jenis  file  magnetis  yang  berbeda:  file  induk,  file  transaksi,  file referensi dan file arsip.
Relasi  di  antara  file-file  dalam  membentuk  jejak  audit  diberikan  gambarannya secara jelas pada Gambar 1 berikut.
Gambar 1. Relasi Antar File Dalam Membentuk Jejak Audit Magnetis.

## 4. Flowchart
Flowchart  dapat  digunakan  untuk  menyajikan  kegiatan  manual,  kegiatan pemrosesan  komputer  atau  keduanya. Flowchart  adalah    rangkaian  simbol  yang  digunakan untuk mengkonstruksi . Simbol yang digunakan adalah :
Terminal, Operasi manual Dokumen sumber File  untuk  dokumen
4 1 2 3 Dokumen Sumber
Pesanan Penjualan Kunci (keying) Jejak Audit Neraca PD xxx Pesanan Penjualan FileTransaksi File Referensi File Kredit Jurnal Updating Program File Salah Buku Besar Pembantu PD Buku Besar Persedian File Induk Buku Besar Umum Akun Kontrol : -Piutang Dagang -Persedian -Harga Pokok Penjualan -Penjualan
menunjukkan  sumber atau tujuan dari dokumen dan laporan atau laporan sumber  penyimpanan dan laporan Catatan akuntansi (jurnal,  buku  besar, dan lain-lain) Konektor halaman Konektor halaman lain Jalur arus dokumen

## 5. Kasus Pemrosesan Transaksi Perusahaan
Kasus  di  bawah  ini  diambil  dari  pertanyaan  tentang  permasalahan  pada  James (2001),  halaman  119-120.  Hal  berikut  ini  menjelaskan  prosedur  siklus  pengeluaran  untuk masalah transaksi  perusahaan :
o Petugas administrasi kontrol persediaan mempelajari record persediaan untuk item- item yang harus ditambah, dan menyiapkan daftar keperluan dua bagian yang ingin dibeli.  Salinan  1  dari  daftar  keperluan  itu  dikirim  ke  departemen  pembelian  dan salinan 2 disimpan.
o Ketika menerima daftar keperluan itu, petugas administrasi pembelian menyeleksi seorang  pemasok  dari  file  pemasok  yang  sah  (file  referensi)  dan  menyiapkan pesanan  pembelian  tiga  bagian.  Salinan  1  dikirimkan  ke  pemasok;  salinan  2 dikirimkan  ke  departemen  utang  dagang,  dimana  salinan  ini  disimpan  sementara, dan salinan 3 disimpan di departemen pembelian.
o Beberapa hari setelah pemasok mengirim pesanan tersebut, barang-barang tersebut sampai pada departemen penerimaan. Mereka diinspeksi dan petugas administrasi penerimaan menyiapkan laporan penerimaan tiga bagian yang mendeskripsi nomor dan kualitas item-item yang diterima. Salinan 1 dari laporan penerimaan menyertai barang-barang itu ke gudang, dimana mereka ditempatkan dan laporan penerimaan itu disimpan. Salinan 2 dikirim ke departemen kontrol persediaan, dimana petugas administrasi memposkan ke record persediaan dan menyimpan dokumen tersebut. Salinan  3  dikirim  ke  departemen  utang  dagang,  dimana  dokumen  itu  disimpan dengan pesanan pembelian.
o Satu  atau  dua  hari  kemudian,  petugas  administrasi  utang  dagang  (UD)  menerima faktur  pemasok  (tagihan)  untuk  item  yang  dikirimkan.  Petugas  adminitrasi  itu menarik  pesanan  pembelian  dan  laporan  penerimaan  dari  file  sementara  dan membandingkan  kuantitas  yang  dipesan,  kuantitas  yang  diterima,  dan  harga  yang dibebankan.  Setelah  merekonsiliasi  ketiga  dokumen,  petugas  tersebut  kemudian memasukkan pembelian tersebut ke jurnal pembelian dan memposkan jumlah yang terutang ke akun buku besar pembantu utang dagang.
o Saat  pembayaran  jatuh  tempo,  petugas  administrasi  utang  dagang  memposkan  ke akun  buku  besar  pembantu  utang  dagang  untuk  memindahkan  utang  dan menyiapkan  satu  faktur  yang  mengotorisasi  pembayaran  ke  pemasok.  Faktur  ini kemudian dikirim ke petugas pengeluaran kas.
o Ketika  menerima  faktur  tersebut,  petugas  administrasi  pengeluaran  kas menyiapkan  satu  cek  dan  mengirimnya  ke  pemasok.  Satu  salinan  dari  cek  itu disimpan dalam departemen.
Pertanyaan  : Buat  flowchart  dari  prosedur  siklus  pengeluaran  yang  dijelaskan  di atas.

## Diaraya
Berdasarkan  permasalahan  yang  diberikan,  maka  berikut  ini  diberikan  flowchat untuk menjawab pertanyaan tersebut di atas.
Departemen Kontrol Persedian (i) Departemen Utang Dagang (ii) Gudang (iii) Departemen Pembelian (iv) Departemen Penerimaan (v) Departemen Pengeluaran Kas (vi) Petuga s Admin
Pesanan
Lapo ran Pem Memban dingkan Kuantitas Harga yang dibebankan Kuantitas yang diterima Kuantitas Petuga s Admin Mempe rsiapka n Bara ng- Bara Salin an Kepe Siap kan Dafta 2 1 N C N B D A B Jurna l
Pem Buku Besar Pemba Memindahka n Utang & Menyiapkan Fak tur Memindahkan Utang Buk u
Bes
F Salin an Kepe

## Diaraya

## 6. Kesimpulan dan Saran
Dengan  mendesain  flowchart  sesuai  simbol-simbol  yang  telah  didefinisikan,  akan lebih memudahkan menganalisis permasalahan yang dihadapi, khususnya dalam pemrosesan transaksi perusahaan.
Di  masa  yang  akan  datang,  diharapkan  akan  ada  yang  merancang  pemrograman komputer dari   permasalahan  pemrosesan  transaksi  perusahaan.  Dan  dianjurkan,  sebelum mendesain  flowchart  dari  permasalahan  pemrosesan  transaksi,  terlebih  dahulu  membuat Diagram Alur Data dari permasalahan yang akan dianalisis.

## Daftar Pustaka
[1]   James, H.A., 2001, “Accounting Information Sistems , 3rd Edition”. College Publishing, South-Western.
[2]  Mujahidin,  2004, “ Siklus  bisnis  pada  sistem  informasi  Akuntansi ” , Jurnal Ilmiah Teknologi  Informasi  (JITU), Volume  3  Nomor  2  tahun  2004. Fakultas  Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.
[3]  Matatoledo,  R.A.,  Cushman,  P.K.,  2000, “Fundamentals  Of  Relational  Databases, Schaum’s Outline Series” . McGraw-Hill, New York.
Petugas Administr Menyel eksi Pemaso D 1 Petugas Administr
Menyiapk an Laporan Petugas Administr Menyiapk an Cek F E D 2 Salin 3 2 1 Pemaso k B N E Salin 3 2 1 A C B Salinan Cek D Cek N Salin Salin Salin Salin
Gambar 2. Flowchart dari Prosedur Siklus Pengeluaran