Vol. 6, No. 6 Desember 2023, Hal. 948 – 952 p-ISSN: 2622 – 6014; e-ISSN: 2745 – 8644

## JURNAL PROMOTIF PREVENTIF

## Tinjauan Sistem Penyimpanan dan Penyediaan Rekam Medis di Puskesmas Bungi Kota Baubau

## Review of the Storage and Provision of Medical Records at the Bungi Health Center in Baubau
Mega Ermasari Muzuh, Niska Salsiani Sinta Politeknik Baubau
Article Info
ABSTRACT / ABSTRAK Article History Received: 20 Nov 2023 Revised: 01 Des 2023 Accepted: 14 Des 2023 A medical record storage system is very important in a health service institution, because  the  storage  system  can  make  medical  records  easier.  However,  several obstacles are still found in the implementation and storage of medical records. The aim of this research is to evaluate the medical record storage and provision system at  the  Bungi  Community  Health  Center,  Baubau  City.  This  type  of  research  is descriptive  qualitative  research  with  a  case  study  approach.  Data  collection techniques in this research are interviews, observation and documentation studies.
The  research  subjects  were  the  head  of  medical  records  and  medical  records officers.  The  research  results  showed  that  two  themes  had  been  successfully classified, namely evaluating the implementation of medical record storage, and evaluating  the  implementation  of  medical  record  provision  at  the  Bungi Community  Health  Center.  The  storage  system  at  the  Bungi  Community  Health Center is carried out in a centralized manner. Meanwhile, the implementation of providing medical records at the Bungi Community Health Center still does not use tracer  aids  and  expedition  books  as  well  as  distributing  medical  records  to polyclinics.
Keywords: Implementation of Storage and Provision of Medical Records
Sistem  penyimpanan  rekam  medis  sangat  penting  dilakukan  dalam  suatu institusi  pelayanan  kesehatan,  karena  sistem  penyimpanan  dapat mempermudah rekam medis. Namun beberapa kendala masih ditemukan dalam pelaksanaan  dan  peyimpanan  rekam  medis. Tujuan  penelitian  ini  untuk mengevaluasi  sistem  peyimpanan  dan  peyediaan  rekam  medis  di  Puskesmas Bungi  Kota  Baubau. Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Subjek penelitian adalah kepala rekam medis, dan petugas rekam medis. Hasil penelitian bahwa dua tema telah berhasil digolongkan, yaitu mengevaluasi pelaksanaan peyimpanan rekam medis, dan mengevaluasi pelaksanaan peyediaaan rekam medis di Puskesmas Bungi. Sistem penyimpanan di Puskesmas Bungi dilakukan secara sentralisasi. Sedangkan  pelaksanaan  penyediaan  rekam  medis  di  Puskesmas  Bungi  masih belum  menggunakan  alat  bantu  tracer  dan  buku  ekspedisi  serta mendistribusikan rekam medis ke poli.
Kata kunci: Pelaksanaan Penyimpanan dan Penyediaan Rekam Medis
Corresponding Author :
Name : Mega Ermasari Muzuh, S.KM., M.Kes Afiliate : Program Studi Diploma Tiga Rekam Medis dan Inforamsi Kesehatan Politeknik Baubau Address  : Jl. Cokro Aminto Kel. Lamangga, Kec. Murhum Baubau Sulawesi Tenggara 93725
Email :  megaermasari@gmail.com

## PENDAHULUAN
Sistem penyimpanan rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatuinstitusi pelayanan  kesehatan,  karena  sistem  penyimpanan  dapat  mempermudah  rekam  medis  yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan rekam  medis  yang  disimpan  dalam  rak  penyimpanan,  mudah  pengembaliannya,  dan melindungi rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Hatta, 2008).
Penyimpanan rekam medis yang baik merupakan satu kunci keberhasilan manajemen dari suatu pelayanan. Hal ini harus didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang  bermutu  dan  prosedur  kerja  dan  sasaran  serta  fasilitas  penyimpanan  yang  memadai. Penyimpanan  rekam  medis  dilaksanakan  untuk  menunjang  pelayanan  pasien  rawat  jalan maupun rawat inap. Sistem penyimpanan rekam medis melalui prosedur yang sistematis akan memudahkan petugas dalam penemuan kembali secara cepat dan tepat bila sewaktu-waktu dibutuhkan (Ritonga, 2019).
Namun demikian, Berdasarkan studi pendahuluan yang di lakukan di Puskesmas Bungi, maka  di  ketahui  bahwa  sistem  penyimpanan  di  Puskesmas  Bungi  menerapkan  sistem sentralisasi. Di mana Sistem sentralisasi adalah rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap di jadikan satu dalam ruang penyimpanan dengan sistem, sehingga ditemukan masalah dalam pelaksanaan  penyimpanan  rekam  medis  yaitu  dengan  kurangnya  rak  penyimpanan,  berkas rekam medis yang masih aktif tersimpan di lantai dengan sering terjadi penduplikasian nomor rekam medis dan tidak di gunakan alat tracer dan buku ekspedisi pada saat pengambilan dan pengembalian rekam medis, agar rekam medis jelas siapa yang meminjam dan menerimanya karena akan memperlambat petugas dalam pencarian dan pengambilan rekam medis, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam penyediaan pelayanan rekam medis, karena di ruang penyimpanan jauh dengan ruang pendaftaran.

## BAHAN DAN METODE
Penelitan  ini  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif deskriptif, yaitu  data  yang  di kumpulkan  berbentuk  kata-kata,  gambar,  bukan  angka-angka  dengan  pengumpulan  data berupa hasil wawancara dan observasi. Tempat penelitian di Puskesmas Bungi yang terletak di Kelurahan Liabuku Kecamatan Bungi Kota Baubau. Waktu penelitian ini dilakukan pada bulan Februari  sampai  dengan  bulan  Maret  Tahun  2022.  Objek  pada  penelitian  ini  adalah  sistem penyimpanan dan penyediaan rekam medis di Puskesmas Bungi. Subjek dalam Penelitian ini berjumlah  3  orang  yang  meliputi  kepala  rekam  medis,  dan  2  tenaga  rekam  medis  bagian penyimpanan.
Pengumpulan  data  menggunakan  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi. observasi dengan melakukan pengamatan langsung terhadap ruang penyimpanan. Wawancara kepada  petugas  rekam  medis  bagian  penyimpanan.  Studi  dokumentasi  mengambil  foto-foto yang  terdapat  pada  ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  meliputi  kebijakan  SOP  serta lainnya. Pengolahan dan analisis data dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Penyajian data yang dilakukan dengan yang dilakukan dengan bentuk narasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Mengevaluasi Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis dI Puskesmas Bungi

## Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara di Puskesmas Bungi, mengenai systemm penyimpanan rekam  medis  menggunakan  cara  sentralisasi.  Hal  tersebut  sesuai  Depkes  RI  (1997),  yaitu sistem penyimpanan rekam medis secara sentralisasi. Hal ini sejalan dengan penelitian yang di lakukan Akhmadi (2016), bahwa di Puskesmas Bayan Lombok Utara sistem penyimpanan di lakukan secara sentralisasi.

## Sistem Penjajaran Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  Sistem  penjajaran  di  Puskesmas  Bungi  dengan  cara personal folder. Di mana Personal folder merupakan setiap pasien memiliki satu rekam medis. Hal ini sejalan dengan penelitian yang di lakukan oleh Setiantin (2021) bahwa di puskesmas “X” Bandung sistem penjajaranya menggunakan personal folder. Selain itu sistem penomoran di Puskesmas Bungi secara unit atau Unit Numbering System (UNS). Dengan Pemberian nomor secara unit atau Unit Numbering Sistem ini memberikan satu nomor kepada pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Karena setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke puskesmas dan di gunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.

## Mengevaluasi Pelaksanaan Penyediaan Rekam Medis di Puskesmas Bungi

## Pendistrubusian Rekam Medis Di Puskesmas Bungi
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  di  lakukan  peneliti,  di  Puskesmas  Bungi  dalam pengiriman rekam medis pasien  rawat jalan paling cepat waktu pelayanan 1-3 menit dalam menditribusikan  rekam  medis  ke  poli.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan Antikasari  (2006),  pelayanan  yang  cepat  kepada  pasien  tidak  lepas  dari  kerjasama  antara petugas di puskesmas. Cepat tidaknya pelayanan medis pasien dipengaruhi penyediaan rekam medis.

## Pengambilan (retrieval) Rekam Medis di Puskesmas Bungi
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, di Puskesmas Bungi dalam pelaksanaan pengambilan (retrieval) rekam medis sudah sesuai dengan kebijakan dan SOP serta langkah- langkah  pengambilan  rekam  medis,  namun  di  Puskesmas  Bungi  belum  menggunakan  buku ekspedisi  dan  tracer.  Hal  tersebut  tidak  sesuai  Depkes  RI  tahun  2016,  bahwa  dalam  serah terima  rekam  medis  dengan  menggunakan  buku  ekspedisi  yang  bertujuan  agar  keamanan rekam  medis  terjamin untuk  menghindari  kehilangan  rekam medis dan  sebagai bukti  serah terima  antar  peminjaman  dan  petugas  rekam  medis.  Sedangkan  pengambilan  rekam  medis belum menggunakan tracer sebagai petunjuk rekam medis keluar. Karena tracer berguna untuk mengawasi penggunaan rekam medis sebagai rekam medis yang dipinjam dan pengambilan rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjaman rekam medis.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Penelitian  ini  menyimpulkan  bahwa  pelaksanaan  penyimpanan  rekam  medis  di Puskesmas  Bungi  menggunakan  sistem  penyimpanan  sentralisasi,  system  penjajaran  rekam medis  menggunakan  personal  folder.  Pelaksanaan  penyediaan  rekam  medis  di  Puskesmas Bungi  sudah  baik,  dimana  pendistribusian  rekam  medis  yang  dilakukan  dimulai dari  pasien mendaftar, hingga pasien ke poli yang dituju dengan kurun waktu yang dibutuhkan 1-3 menit.
Disarankan  kepada  pihak puskesmas  bungi  untuk  menambahkan  sarana  dan prasanarana seperti rak peyimpanan rekam medis agar tidak tersimpan dilantai karena rekam medis  pasien  itu  bersifat  kerahasiaan.  Menggunakan  alat  tracer  dan  buku  ekspedisi  agar menghindari  dari  salah  meletakan  dokumen  rekam  medis,  walaupun  sistem  peyimpanan berdasarkan kode warna map dan wilayah. Dan sebaiknya rekam medis yang tidak aktif lagi agar dikeluarkan dari rak peyimpanan, agar tidak tergabung dengan rekam medis yang aktif

## DAFTAR PUSTAKA
Asmayanti, I. N. (2011). Tinjauan Tata KelolaSistem Filing Rekam Medis Rawat Jalan Di Rsud Datu Sanggul Rantau Tahun 2011.
Dwi  Desmarika.  (2018 ). Analisis  Waktu  Penyedian  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di Puskesmas Wates Bulan Agustus Tahun 2018 . Program studi rekam medis dan informasi kesehatan (d-3) fakultas kesehatan universitas jenderal achmad yani yogyakarta, 20.
Diana.  (2019). Analisis  efektivitas  sop  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di puskesmas  lawang. sekolah  tinggi  ilmu  administrasi  malang,  7(2),  128. Https://doi.org/10.33560/jmiki.v7i2.2 26
Ferlina Mauren. (2011). Program Studi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Fakultas Ilmu- Ilmu  Kesehatan  Universitas  Esa  Unggul  Jakarta. Tinjauan  lama  waktu  pendistribusian rekam medis dilihat dari lokasi penyimpanan di RSJ Dr. Soeharto heerdjan karya.
Firzah  Dika  Andria,  I.  S.  (2015 ). Tinjauan  penyediaan  dokumen  rekam  medis  di  rsud  dr. Soekardjo  kota  tasikmalaya. Poltekkes  kemenkes  tasikmalaya, 3(2),  51 – 57. Https://doi.org/10.33560/.v3i2.85
Husnul fatimah. (2017). Tinjauan pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis paska akreditasi di puskesmas ngaglik 1 kabupaten sleman tahun 2017 karya. Program studi perekam dan informasi kesehatan (d-3) stikes jendral achamad yani yogyakarta.
Isti  Nur  Anifah.  (2016). Penyediaan  dokumen  rekam  medis  pasien  rawat  jalan  pada  klinik syaraf rsud tugurejo provinsi jawa tengah periode triwulan iii. Program studi rekam medis dan informasi kesehatan (d-3) stikes jenderal achmad yani Yogyakarta, 2016, 4 (4).
Kinanty,  (2020). Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Lama  Penyediaan  Rekam  Medis  Rawat Jalan. Yayasan Perawat  Sulawesi  Selatan  Sekolah Tinggi  Ilmu  Kesehatan  Panakkukang Prodi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Makassar.
Menkes RI. (2015). Peraturan Menteri Kesehatan RI No.46 tahun 2016. Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Menteri  Kesehatan  RI  No.  129/Menkes/  SK/II.  (2008)  Tentang  Standar  Pelayanan  Minimal Rumah Sakit.
Nurislamiyah, f. (2020). Literature review analisis sistem penyimpanan dokumen rekam medis rumah  sakit . Yayasan  perawat  sulawesi  selatan sekolah  tinggi  ilmu  kesehatan panakkukang prodi d3 rekam medis dan informasi kesehatan.
Purwanto, (2020) . Gambaran Penggunaan Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien  Rawat  Jalan  Puskesmas. Yayasan  Perawat Sulawesi  Selatan  Sekolah  Tinggi Ilmu Kesehatan Panakkukang Prodi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Makassar 2020 Putri, A., & Endang Triyanti, D. S. (2014). Analisis tata ruang tempat penyimpanan dokumen rekam  medis  pasien  ditinjau  dari  aspek  antropometri  petugas  rekam  medis. 3 dosen program studi d iii pikes poltekkes kemenkes tasikmalaya, dosen program studi d iii pikes poltekkes kemenkes tasikmalaya, 2(2), 41 – 49. https://doi.org/10.33560/.v2i2.22