## Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Universitas Multimedia Nusantara Periode 2016
Wella 1 , Stella Aprilia Sirapanji 2
Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Multimedia Nusantara Tangerang, Indonesia wella@umn.ac.id 1 , ellasirapanji@gmail.com 2
Diterima 3 Oktober 2016 Disetujui 7 November 2016
Abstract - Not only for enterprises, educational institution use  information  technology  for  teaching  and  learning. Universitas  Multimedia  Nusantara  (UMN)  aware  that  IT is  very  important  in  the  world  of  education.  To  measure effectiveness  in  IT  governance,  UMN  needs  audit information  system  using  the  COBIT  5.0  framework  in order to determine the extent to which the performance of the  IT  department  and  also  know  the  UMN  produce  a solution to every problem is unresolved. The object of this study is the Department of Information Technology UMN. This  study  uses  COBIT  5.0  with  5  domains  that  is Evaluate,  Direct  and  Monitor  (EDM);  Align,  Plan  and Organize  (APO);  Build,  Acquire  and  Implement  (BAI); Deliver, Service and Support (DSS) and Monitor, Evaluate and  Assess  (MEA).  At  37  the  process  of  the  5  IT governance domains belonging to COBIT 5.0 by using the stages of COBIT 5.0 is filtered into 10 processes. The data collection  was  done  by  interviewing  the  manager  of  IT department,  observation  of  documentation,  and  the distribution of questionnaires to the two heads of divisions within  the  IT  department  manager  for  IT  departments demand UMN. The results of this study each domain is at 1 st level (incomplete).  Capability  level values achieved by EDM01 is 81.84%, EDM02 is 76.17%, APO01 is 73.28%, APO02  is  67.72%,  APO03  is  52.30%,  APO05  is  66.44%, APO07  is  64.20%,  APO08  is  75.19%,  BAI01  is  56.33%, and BAI02 is 65.20%.
Keyword:  Audit  Information  System,  Capability  Level, Framework COBIT 5.0, IT Governance.

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  menjadi sangat  penting  bagi  setiap  perusahaan,  termasuk institusi  pendidikan  salah  satunya  adalah  UMN. Untuk  itu  UMN  memerlukan  tata  kelola  dan manajemen  yang  mapan  terutama  pada  sistem Departemen  Teknologi  Informasi  (TI).  Departemen TI  menjadi  salah  satu  bagian  penting  dalam menunjang  pertumbuhan  UMN  kedepannya.  Karena hal  tersebut  maka  perlu  dilakukan  audit  Sistem Informasi menggunakan framework COBIT 5.0 untuk melihat  sejauh  mana  performa  dari  Departemen  TI UMN  dan  juga  menghasilkan  solusi  untuk  setiap permasalahan yang belum terpecahkan.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mengukur tingkat  kapabilitas  dan  untuk  memberikan  hasil temuan,  dampak  dan  rekomendasi  atas  pengukuran
tingkat kapabilitas dengan objek penelitiannya adalah Departemen  Teknologi  Informasi  di  Universitas Multimedia Nusantara dan penelitian ini menggunakan framework COBIT  5.0  sebagai  acuan penelitian.

## II. L ANDASAN T EORI
Penelitian yang dilakukan ini memiliki persamaan dengan penelitian terdahulu yaitu, penelitian yang dilakukan oleh Amnah [1]. Penelitian Amnah  [1]  memiliki  judul  Analisa  Proses  Audit Sistem Informasi Biro Manajemen Asset dan Logistik Menggunakan Framework COBIT  4.1  pada  Institut Informatika  dan  Bisnis  Darmajaya  Bandar  Lampung. Penelitian yang dilakukan Amnah [1] ini menggunakan framework COBIT  4.1,  tahapan  audit Gallegos,  dan  menggunakan  proses  PO5,  PO7,  AI2, dan  ME2  dengan  hasil  penelitian  yaitu  tingkat kematangan  pada  Institut  Informatika  dan  Bisnis tersebut berada pada level 4 dan apa yang diharapkan oleh  manajemen  rata-rata  sudah  terpenuhi  dan dijalankan.  Pada  penelitian  Amnah  [1],  penulis mengadopsi  tahapan  audit  digunakan  yaitu  tahapan audit Gallegos [2].
Perbedaan  penelitian  ini  dengan  penelitian terdahulu  tersebut  adalah  penulis  meneliti  pada  tata kelola Departemen Teknologi Informasi di Universitas Multimedia Nusantara yang menggunakan framework COBIT  terbaru  yaitu COBIT  5.0.  Penulis  juga  hanya  berfokus  pada  10 proses  COBIT  5.0  yaitu,  EDM01,  EDM02,  APO01, APO02,  APO03,  APO05,  APO07,  APO08,  BAI01, BAI02, sedangkan penelitian Amnah [1]
menggunakan framework COBIT  4.1  dan  hanya berfokus pada 4 proses COBIT 4.1.

## III. M ETODE P ENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan untuk melakukan  pengukuran  kapabilitas  tata  kelola  dan manajemen  teknologi  informasi  ini  adalah  metode COBIT  5.0,  dengan  objek  penelitiannya  adalah Departemen  TI  Universitas  Multimedia  Nusantara (UMN) dimana merupakan sebuah lembaga perguruan  tinggi  dengan  teknologi  informasi  dan

## ISSN 2085-4579
komunikasi sebagai dasar dalam setiap proses belajar mengajarnya.
Selain  itu,  penelitian  ini  menggunakan  tahapan audit dari Gallegos [2] yaitu:
1. Perencanaan ( Planning )
Tahap  perencanaan  yang  akan  dilakukan  adalah menentukan  objek  yang  akan  diaudit  yaitu Departemen TI Universitas Multimedia Nusantara kemudian  standart  evaluasi  dari  hasil  audit  dan komunikasi  dengan  manajer  pada  departemen  TI UMN  dengan  menganalisa  visi,  misi,  sasaran  dan tujuan objek yang diteliti serta strategi, kebijakan- kebijakan yang  terkait  dengan  pengolahan investigasi.
2. Pemeriksaan Lapangan ( Field Work ) Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  pengumpulan informasi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan  data  dengan  pihak-pihak  yang terkait. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapan berbagai metode pengumpulan data yaitu: wawancara  dengan  manajer  TI,  memberikan kuesioner  dan  melakukan  observasi  langsung  ke lokasi  ruang  kerja  departemen  TI.  Setelah  proses pengumpulan  data,  maka  akan  didapat  data  yang akan diproses untuk dihitung berdasarkan perhitungan tingkat kapabilitas. Berdasarkan hasil perhitungan tingkat
kapabilitas
akan mencerminkan kinerja departemen saat ini.
3. Pelaporan ( Reporting )
Pada tahap ini akan memberikan informasi berupa hasil-hasil dari temuan audit dari tahap sebelumnya,  kemudian  memberikan  gambaran jika temuan audit tersebut tidak segera di perbaiki dan memberikan rekomendasi untuk memperbaiki temuan  audit  tersebut.  Kemudian  memberikan rekomendasi  target  tingkat  kapabilitas  yang  akan dicapai kedepannya.
4. Tindak lanjut ( Follow Up ) Tahap  ini  yang  dilakukan  adalah  memberikan laporan  hasil  audit  berupa  rekomendasi  tindakan perbaikan  kepada  pihak  departemen  TI  UMN, untuk  selanjutnya  wewenang  perbaikan  menjadi tanggung jawab departemen TI UMN apakah akan diterapkan  atau  hanya  menjadi  acuhan  untuk perbaikan dimasa yang akan datang.
Kemudian untuk mengukur nilai tingkat kapabilitas tata  kelola  dan  manajemen  teknologi informasi  dilakukan  dengan  melakukan  sejumlah tahapan/alur  dari  COBIT  5.0  yaitu,  menentukan tujuan  perusahaan  yang  kemudian  dari  hasilnya  akan digunakan  untuk mapping dengan enterprise  goals COBIT  5.0.  Langkah  selanjutnya  adalah mapping Enterprise  Goals ke IT  Goals yang  hasilnya digunakan untuk mapping ke proses COBIT.
Pemberian nilai akan didasari dengan kriteria yang dimiliki  dalam capability  level .  Tingkatan  pada capability level adalah sebagai berikut [3]:
Tabel 1. Tingkat Kapabilitas
Tingkat Model Kapabilitas 5 – Optimising Process 4 – Predictable Process
3 – Established Process
2 – Managed Process
1 – Performed Process
0 – Incomplete Process
Capability level memiliki 6 tingkatan, yang diawali dengan  tingkat  0,  lalu  tingkatan  tertinggi  berbobot  5. Teknik  pencapaian  pada capability  level bersifat mature ,  yang  berarti  organisasi  perlu  memenuhi level rendah untuk dapat mencapai level berikutnya.  Misal, organisasi harus mendapatkan nilai ≥ 85% untuk dapat melanjutkan penilaian ke tingkat selanjutnya. Kategori penilaian  dalam  menggunakan capability  level dapat dilihat pada Tabel 2[3].
Tabel 2. Kategori Penilaian Kategori Penilaian Nilai Tidak Dilakukan 0-15% Dilakukan Sebagian Kecil 16-50% Dilakukan Sebagian Besar 51-85% Dilakukan Sepenuhnya 86-100%

## IV. A NALISIS DAN P EMBAHASAN
Berikut  hasil  analisis  dan  pembahasan  penelitian sesuai dengan tahapan audit Gallegos [2]:
1. Perencanaan ( Planning )
Dalam  tahap  perencanaan  ini  dilakukan  tiga tahapan  COBIT  5.0  [4]  yaitu  mengidentifikasi Enterprise  Goals dimana  pemimpin  departemen  TI UMN  diminta  untuk  mengurutkan  17 Enterprise Goals tersebut.  Tahap  selanjutnya  adalah  melakukan mapping  Enterprise  Goals ke IT  Goals. Hasilnya terdapat  15 IT  Related  Goals yang  menjadi  prioritas. Tahap  selanjutnya  adalah  melakukan  mapping IT Goals ke  dalam  proses  COBIT  5.0.  Hasil  dari mapping tersebut  yaitu  terdapat  24  jenis  proses  yang menjadi  prioritas.  Dari  24  jenis  proses  tersebut disaring  menjadi  10  proses  yang  menjadi  prioritas dari IT Related Goals nomor 1 sesuai dengan pilihan dari manajer departemen TI UMN dimana IT Related Goals nomor  1  merupakan  prioritas  utama  bagi departemen TI UMN. Dari IT Related Goals nomor 1 tersebut  menghasilkan  10  proses  COBIT  5.0  yaitu, EDM01 ( Ensure Governance Framework Setting and Maintenance ),  EDM02  ( Ensure  Benefits  Delivery ), APO01  ( Manage  the  IT  Management  Framework ), APO02 ( Manage Strategy ), APO03 (M anage Enterprise Architecture ), APO05 ( Manage Portfolio ), PO07 ( Manage Human Resources ), APO08 ( Manage Relationship ),  BAI01  ( Manage  Programmers  and

## ISSN 2085-4579
Projects ), dan BAI02 ( Manage Requirements Definition ).
Adapun  fokus  utama  dari  masing-masing  proses COBIT 5.0 sebagai berikut [3]:
a. EDM01  – Ensure  Governance  Framework Setting  and  Maitenance .  Pada  proses  ini dilakukan analisa terhadap persyaratan untuk tata  kelola  TI  di  organisasi,  prinsip-prinsip, proses  dan  praktek  yang  jelas  terhadap tanggung  jawab  dan  wewenang  untuk mencapai  visi,  misi,  tujuan  dan  objek organisasi.
b. EDM02  – Ensure  Benefits  Delivery .  Pada proses  ini  mengoptimalkan  kontribusi  nilai bisnis  dari  proses  bisnis,  layanan  dan  asset TI  yang  dihasilkan  dari  investasi  yang dilakukan oleh organisasi.
c. APO01  – Manage  the  IT  Management Framework .  Pada  proses  ini  memperjelas visi,  misi  organisasi  dan  memelihara  tata kelola  TI.  Menerapkan  dan  memelihara mekanisme  untuk  mengelola  informasi  dan penggunaan TI di organisasi dalam mendukung  tujuan  pengelolaan  yang  sejalan dengan prinsip dan kebijakan yang ada.
d. APO02  – Manage  Strategy .  Pada  proses  ini memberikan  pandangan  yang  menyeluruh dari  bisnis  saat  ini  dan  lingkungan  TI,  arah masa  depan  dan  inisiatif  yang  diperlukan untuk lingkungan di masa depan.
e. APO03  – Manage  Enterprise  Architecture . Pada proses ini membangun arsitektur umum yang  terdiri  dari  proses  bisnis,  informasi, data, aplikasi dan teknologi untuk mewujudkan strategi organisasi dan TI  yang efektif dan efisien.
f. APO05  – Manage Portfolio . Pada proses ini menjelaskan  tentang  pengaturan  strategi untuk  investasi  yang  sejalan  dengan  visi, arsitektur  dan  karakteristik  organisasi  yang diinginkan  dari  investasi  dan  jasa  terkait portofolio.
g. APO07  – Manage  Human  Resources .  Pada proses  ini  menjelaskan  tentang  melakukan pendekatan  terstruktur  untuk  memastikan struktur  yang  optimal,  penempatan,  hak keputusan  dan  keterampilan  sumber  daya manusia.
h. APO08 – Manage Relationship . Pada proses ini menjelaskan tentang pengelolaan hubungan antara bisnis dan TI secara formal dan  transparan  yang  fokus  pada  pencapaian tujuan  bersama.  Mendasarkan  hubungan saling percaya dan terbuka.
i. BAI01  –  M anage  Programmers  and Projects. Pada  proses  ini  menjelaskan tentang pengelolaan program dan projek dari
investasi  portofolio  yang  sejalan  dengan strategi organisasi yang terkoordinasi.
j. BAI02  - Manage  Requirements  Definition .
Pada  proses  ini  mengidentifikasi  solusi, menganalisa  persyaratan  sebelum  akuisis atau pembuatan untuk memastikan kesesuaian  dengan  persyaratan  strategis organisasi  yang  meliputi  proses  bisnis, aplikasi,  informasi/data,  infrastruktur  dan layanan.
2. Pemeriksaan Lapangan ( Field Work).
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan  informasi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang diterapkan  dalam  3  metode  yaitu,  kuesioner, wawancara,  dan  observasi  [5]  yang  kemudian  akan menghasilkan bukti-bukti audit mengenai departemen TI UMN.
Berikut  ini  hasil  total  perhitungan  tingkat kapabilitas  departemen  TI  UMN  yang  diperoleh  dari nilai kuesioner
Tabel 3. Total Perhitungan Kuesioner
NO PROSES TOTAL STATUS KETERANGA N 1 EDM01 81.84% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 2 EDM02 76.17% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 3 APO01 73.28% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 4 APO02 67.72% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 5 APO03 52.3% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 6 APO05 66.44% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 7 APO07 64.2% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 8 APO08 75.19% Dilakukan Sebagian Besar Proses berhenti pada level 1 9 BAI01 56.33% Dilakukan Sebagian Besar
Proses berhenti pada level 1
10 BAI02
65.2% Dilakukan Sebagian Besar
Proses berhenti pada level 1
Nilai Tertinggi: EDM01 (80,84%) Nilai Terendah: APO03 (52.3%) Nilai rata-rata: 81.84% + 76.17% + 73.53% + 67.72% +  52.3%  +  66.44%  +  64.2%  +  75.19%  +  56.33%  + 65.2%  /10  =  678,92%  /10  =  67,9%  (Dilakukan Sebagian Besar)

## 3. Pelaporan ( Reporting)
Kuesioner  yang  digunakan  pada  penelitian  ini ditujukan  kepada  2  responden  kepercayaan IT manager yaitu pada coordinator divisi IT support dan IT  development yang  bertujuan  untuk  melengkapi penelitian  dari  sudut  pandang  karyawan  dalam departemen  TI  UMN.  Kuesioner  yang  digunakan memiliki  345  butir  pernyataan  berdasarkan  standar COBIT 5.0.
Pada  penelitian  ini,  penulis  menggunakan  teknik wawancara  yaitu  berkomunikasi  langsung,  dalam  hal ini berkomunikasi yang di maksud adalah berbincang- bincang,  mengajukan  26  pertanyaan  yang  berguna mendapatkan  informasi  mengenai  departemen  TI UMN  yang  dilakukan  kepada IT  manager UMN (Bapak Dwi Kristiawan).
Observasi  dilakukan  penulis  yaitu  dengan berhadapan langsung dengan situasi dan kondisi kerja dari  departemen  TI  UMN  yang  dilakukan  bersamaan dengan pembagian kuesioner, pengambilan kuesioner dan  wawancara  yang  dilakukan  didalam  ruang  kerja departemen  TI  UMN,  untuk  melihat  seperti  apa kondisi  lingkungan,  bagaimana  proses  kerja  dan  apa saja yang mendukung kelancaran kerja departemen TI UMN  seperti  orang-orang  yang  terlibat  langsung dalam    pembuatan  dan    pemeliharaan  sistem  dan perangkat  lunak  yang  berkaitan  dengan  departemen TI UMN.
Berdasarkan kuesioner, wawancara dan observasi,  berikut  ini  hasil  rekomendasi  untuk Departemen TI UMN.
Tabel 4. Rekomendasi Perbaikan

## Rekomendasi Perbaikan APO03
- Sebaiknya  sumber  daya  dan  strategi  bisnis  yang  di gunakan  dipersiapkan  dengan  matang  terlebih  dahulu dan dikonfirmasikan kepada setiap tenaga kerja.
- Sebaiknya  sebelum  melaksanakan  proyek,  menejer memberikan  penjelasan  yang  terperinci  mengenai proyek  yang akan di kerjakan pada karyawan dan terus memonitor  setiap  langkah  kerja  dari  karyawan  agar semua  tindakan  sesuai  prosedur  dan  peraturan  yang  di tetapkan.
- Memberikan perlindungan terhadap kabel-kabel eksternal  supaya  dapat  menghindari  kerusakan  - kerusakan dan jika diperlukan, letakkan  kabel eksternal di bawah tanah agar lebih aman.
- Sebaiknya  meletakkan  tabung  pemadam  kebakaran  di dalam  ruangan  TI  agar  mudah dijangkau  ketika terjadi kebakaran  dan  tidak  perlu  keluar  dari  ruangan  untuk

## Rekomendasi Perbaikan
memadamkan api di dalam ruangan.

## APO07
- Membuat  kebijakan  mengenai  tata  tertib  karyawan atau  staf  masuk  ke  dalam  ruangan  TI  untuk  tidak membawa  makanan  dan  minuman  untuk  mengurangi resiko kerusakan.
- Memberi training tambahan  pada  pegawai,  sehingga dapat menambah wawasan pegawai.
BAI01
- Sebelum  melakukan  tugas,  identifikasi  terlebih  dahulu keinginan  dan  kebutuhan stakeholder secara  terperinci dan disebarkan pada setiap tenaga kerja
- Sebaiknya  sebelum  melakukan  proyek,  melakukan analisis secara terperinci kemungkinan resiko yang akan terjadi  selama  pelaksanaan  proyek  agar  proyek  dapat selesai sesuai target secara maksimal.
BAI02
- Membuat  laporan  secara  resmi  yang  disetujui  oleh stakeholder dan  user  mengenai  proyek  yang  akan dilakukan  secara  detail,  agar  tidak  ada  pihak  yang dirugikan.
Berdasarkan  target  tingkat  kapabilitas  yang sesuai dengan permintaan pihak departemen TI UMN yaitu pada level 2, rekomendasi agar mencapai tingkat kapabilitas level 2  yang  disimpulkan  sebagai  berikut.
Sebaiknya
pihak Departemen
TI
UMN mengidentifikasi  tujuan,  me- monitor ,  memelihara, menyediakan  sumber  daya  dan  informasi,  menjaga hubungan yang baik dengan setiap pihak yang terlibat dan mengalola setiap dokumentasi mengenai kerangka kerja, strategi, arsitektur, portofolio, sumber daya manusia, dan proyek perusahaan.
4. Tindak Lanjut ( Follow Up )
Rekomendasi  yang  menjadi  opini  auditor dikomunikasikan  kepada  kepala  departemen  TI Universitas  agar  dapat  ditindaklanjuti  proses perbaikan  untuk  bisa  mencapai  target level ,  yaitu level 2.

## V. S IMPULAN
Berdasarkan  penelitian,  pembahasan  dan  analisis dari  kuesioner,  obesrvasi  dan  wawancara  mengenai tahapan  audit  yang  telah  dilakukan,  dapat  diambil kesimpulan  untuk  setiap  proses  COBIT  5.0  yang  di gunakan sebagai berikut:
1. Pada proses EDM01 membahas tentang memastikan pengaturan dan pemeliharaan kerangka perusahaan. Pengukuran Tingkat Kapabilitas  EDM01  berada  pada level 1  dengan skor 81,84% dimana proses ini merupakan proses yang memiliki skor paling tinggi.
2. Untuk  proses  EDM02  membahas  tentang memastikan  menyampaian  manfaat  yang  dicapai departemen  TI.  Pada  proses  ini,  pengukuran Tingkat  Kapabilitas  berada  pada level 1  dengan skor 76,17%. Proses ini dilakukan sebagian besar
oleh departemen TI UMN akan tetapi belum bisa mencapai level berikutnya.
3. Untuk penerapan proses APO01 yang membahas tentang  mengelola  menejemen framework IT memiliki pengukuran Tingkat Kapabilitas berada pada level 1 dengan skor 73,53%.
4. Pada  penerapan  proses  APO02  yang  membahas tentang  pengelolaan  strategi  yang  digunakan  di dalam departemen TI. Pada proses ini pengukuran  Tingkat  Kapabilitas  hanya  mencapai level 1 dengan skor 67,72%. 5. Pada proses APO03 membahas tentang pengelolaan  arsitektur  perusahaan.  Pada  proses ini  mencapai level 1  dengan  skor  paling  rendah dari proses yang lain yaitu 52,3%.
6. Untuk  penerapan  proses  APO05  memilki  tingkat kapabilitas  pada level 1  dengan  skor  66,436%. Proses APO05 ini membahas tentang pengelolaan portfolio dalam departemen TI.
7. Untuk  penerapan  proses  APO07  memilki  tingkat kapabilitas  pada level 1  dengan  skor  64,199%. Proses APO07 ini membahas tentang pengelolaan sumber daya manusia di dalam departemen TI.
8. Untuk  penerapan  proses  APO08  memilki  tingkat kapabilitas  pada level 1  dengan  skor  75,187%.
Proses APO08 ini membahas tentang pengelolaan hubungan  ( relationship )  antara  internal  dan eksternal IT.
9. Pada proses BAI01 membahas tentang pengelolaan program dan proyek  yang dilakukan departemen TI. Proses ini  memiliki skor 56,32% yang  berarti  hanya  mencapai  tingkat  kapabilitas level 1. 10. Pada  proses yang  terakhir yaitu  BAI02 membahas tentang pengelolaan definisi permintaan  dalam  departemen  TI.  Proses  ini memiliki  skor  65,2%  yang  berarti  hanya mencapai tingkat kapabilitas level 1.
D AFTAR P USTAKA
[1] Amnah.  2014.  Analisa  Proses  Audit  Sistem  Informasi  Biro
Manajemen  Asset  dan  Logistik  Menggunakan  Framework COBIT  4.1  pada  Institut  Informatika  dan  Bisnis  Darmajaya Bandar  Lampung.  Jurnal  Informatika,  Volume  14  Nomor  1, Juni 2014 .
[2] Gallegos,  F.  2008.  Information  Technology  Control  and Audit, Third Edition. USA: CRC Press.
[3] ISACA.  COBIT  5.0.  United  States  of  America:  IT Governance Institute, 2013.
[4] ISACA.  COBIT  5:  A  Business  Framework  for  the Governance and Management of Enterprise IT. 2012.
[5] Sugiyono.  “Memahami  Penelitian  Kualitatif”.  Bandung: ALFABETA, 2012.