J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Perancangan Basis Data Bagi Sistem Informasi Kerja Praktek Prodi Teknik Mekatronika UNPAR
Triana Mugia Rahayu * , Jonathan Chandra , Lisuarung S. E. Pasande , Levin Halim Program Studi Teknik Elektro (Konsentrasi Mekatronika), Universitas Katolik Parahyangan, Bandung, Indonesia
e-mail: *triana.mr@unpar.ac.id

## Abstrak
UNPAR menggunakan sebuah sistem manajemen pembelajaran berbasis TIK bagi setiap mata   kuliah   yang   diselenggarakannya.  Fasilitas   ini   sangat   mendukung   proses   pembelajaran interaktif   yang   berpusat   pada   mahasiswa.   Namun   ada   mata   kuliah   tertentu   yang   memiliki karakteristik   kebutuhan   yang   belum   dapat   diakomodasi   oleh   fasilitas   tersebut.   Salah   satunya adalah mata kuliah Kerja Praktek yang diselenggarakan oleh Prodi Teknik Mekatronika UNPAR. Salah satu aspek penelitian awal ini adalah pada analisis kebutuhan data dari sistem informasi manajemen mata kuliah Kerja Praktek tersebut. Penelitian ini mengusulkan sebuah rancangan basis data yang dapat melayani kebutuhan data seluruh proses bisnis mata kuliah Kerja Praktek mulai   dari   manajemen   pendaftaran   mahasiswa   peserta,   pembentukan   kelompok,   pencarian perusahaan, pelaksanaan kerja di perusahaan, bimbingan dengan dosen, penilaian, sidang dan pengumpulan laporan. Basis data yang dirancang diproyeksikan untuk digunakan dalam sebuah aplikasi sistem informasi berbasis web.
Kata kunci: Sistem Informasi Kerja Praktek, Basis Data, Perancangan Basis Data

## Abstract
UNPAR uses a learning management system based on ICT for every classes it provides. This facility greatly supports the student-centered interactive learning process. However, some classes have requirement characteristics which have not been catered by the system. Among them is Class Kerja Praktek which is served by Mechatronics Engineering Department of UNPAR. One aspect of this early research work is to analyze the data requirement of the Class Kerja Praktek management information   system.   This   work   proposes   a   database   design   that   is   able   to   serve   the   data requirements of overall business process starting from management of student registration, group formation, company placement, internship, consultation, grading, defense, and colleting report. This database is planned to be used by a web-based information system application.
Keywords: Internship Program Information System, Database, Database Design

## 1. Pendahuluan
Universitas   Katolik   Parahyangan,   atau   yang   selanjutnya   disingkat   UNPAR, menggunakan sebuah aplikasi sistem manajemen pembelajaran ( Learning Management System atau LMS) berbasis TIK yang dikenal dengan istilah IDE UNPAR untuk semua mata kuliah yang diselenggarakannya. Melalui fasilitas kelas virtual ini, dosen dibantu dalam   melakukan   perencanaan,   pelaksanaan,   pemantauan,   dan   evaluasi   proses pembelajaran.   Di   sisi   lain,   mahasiswa   pun   turut   mendapatkan   manfaat   berupa   akses informasi seperti tujuan dan proses pembelajaran selama satu semester, akses ke sumber
doi: 10.34010/jamika.v9i2 132
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
belajar, dan interaksi dengan dosen maupun sesama mahasiswa bahkan di luar jam tatap muka di kelas. Pada setiap awal semester IDE UNPAR akan membuka kelas virtual bagi setiap mata kuliah yang hanya dapat diakses oleh dosen pengampu dan mahasiswa yang terdaftar pada sistem akademik. Pada dasarnya, IDE UNPAR ini adalah sebuah sarana pendukung bagi UNPAR dalam menjalankan pendekatan Blended Learning dalam bidang pengajarannya.
Walaupun datang dengan banyak fitur yang bermanfaat, IDE UNPAR saat ini tidak dapat sepenuhnya dimanfaatkan untuk mata kuliah yang memiliki karakteristik kebutuhan tertentu seperti mata kuliah Kerja Praktek (atau yang kemudian disingkat sebagai KP) yang diselenggarakan oleh Prodi Teknik Mekatronika UNPAR. Beberapa keadaan yang tidak dapat diakomodasi oleh fasilitas IDE UNPAR dari mata kuliah ini antara lain:
a) Pembimbing dari pihak perusahaan tidak dapat dimasukkan ke dalam kelas virtual padahal   pembimbing   perusahaan   terlibat   dalam   evaluasi   perkembangan   belajar mahasiswa   KP.   Keterbatasan   ini   terjadi   karena   pembimbing   perusahaan   tidak memiliki akun email resmi UNPAR.
b) Mahasiswa ditugaskan per kelompok dan setiap kelompok KP memiliki satu dosen pembimbing selain pembimbing perusahaan. Setiap kelompok KP memiliki topik yang   berbeda-beda   tergantung   permasalahan   yang   dikerjakan   di   perusahaan penempatannya.   Kelas   virtual   yang   dibuka   hanya   melibatkan   seorang   dosen koordinator   KP   dan   mahasiswa   KP.   Walaupun   dosen   koordinator   KP   dapat memasukkan   dosen-dosen   lain   yang   ditugaskan   untuk   mejadi   pembimbing mahasiswa KP ke dalam kelas virtual tersebut namun fasilitas ini tidak menyediakan wadah komunikasi antara satu kelompok KP tertentu dengan dosen pembimbingnya secara terpisah-pisah.
c) Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya bahwa kelas virtual baru dibuka di awal suatu   semester   aktif,   sedangkan   proses   pembentukkan   kelompok   KP,  pencarian perusahaan KP, pelaksanaan KP, dan bimbingan dengan dosen pembimbing secara efektif telah dilaksanakan sebelum semester akademik dimulai yaitu selama periode libur  semester. Dalam  hal  ini  kelas  virtual  IDE  UNPAR  tidak  dapat  sepenuhnya memfasilitasi manajemen mata kuliah KP.
d) Kelas virtual dari IDE UNPAR saat ini juga tidak memiliki fasilitas komunikasi bagi pengumpulan   nilai   dari   para   pembimbing   perusahaan   dan   dari   para   dosen pembimbing.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tersebut, untuk membangun sebuah sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi manajemen mata kuliah KP pada Prodi   Teknik   Mekatronika   UNPAR,   penelitian   awal   ini   bertujuan   untuk   menghasilkan sebuah rancangan basis data bagi sistem informasi terkait.
Penelitian   serupa   mengenai   pengembangan software dalam   mengimplementasi sebuah   sistem   informasi   khususnya   yang   mengangkat   aspek/tahap   analisis   dan perancangan sistem informasi telah banyak dikerjakan. Seperti halnya penelitian [1] yang memodelkan aspek-aspek sistem berdasarkan analisis proses bisnis dari sisi fungsionalitas menggunakan use case diagram , abstraksi aliran data dalam sistem menggunakan diagram konteks   dan   urutan   interaksi   pengguna   dengan   sistem   menggunakan activity   diagram. Hasil yang diperoleh adalah perancangan basis data dengan entity relationship diagram dan perancangan antar muka berbasis web. Perancangan sistem informasi oleh penelitian [2][3] memodelkan aliran data dalam sistem, basis data dan perancangan kode program. Pada   [4],   perancangan   sistem   informasi   meliputi   perancangan   fungsionalitas   sistem menggunakan use case diagram , perancangan aspek dinamis pada sistem menggunakan activity diagram , perancangan basis data menggunakan entity relationship diagram , dan doi: 10.34010/jamika.v9i2 133
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
perancangan tampilan web. Penelitian [5] berfokus pada perancangan tampilan berbasis web   dari   sistem   yang   dibantu   dengan   analisis   dan   pemodelan   fungsionalitas   sistem menggunakan use case diagram . Penelitian [6] melakukan analisis aliran data dari dan ke dalam sistem untuk memperoleh struktur basis data bagi aplikasi sistem informasinya. Dari semua   pilihan-pilihan   aspek   sistem   yang   dianalisis   dan   dimodelkan   serta   fokus perancangan yang disajikan, basis data merupakan infrastruktur suatu sistem informasi yang menyediakan kebutuhan dasar dari sistem. Oleh karena itu fokus penelitian awal ini adalah pada perancangan basis data dari suatu sistem informasi.

## 2. Kajian Pustaka
Menurut   [7],   penggunaan   pendekatan   pengembangan   sistem   sebagai   salah   satu metodologi dalam riset mengenai sistem informasi merupakan sebuah metodologi riset yang   absah.   Dalam   hal   ini   pengembangan software merupakan   suatu   metode   dalam menerapkan metodologi riset pengembangan sistem.
Berdasarkan [8], setiap software memiliki siklus hidup yang dilaluinya, entah besar atau kecil. Siklus hidup yang dilalui sebuah software atau program komputer antara lain meliputi:
a) Tahap pemunculan ide b) Tahap analisis kebutuhan/eksplorasi c) Tahap perancangan
d) Tahap pemrograman ( coding & debugging ) e) Tahap pengujian f) Tahap release
g) Tahap perbaikan ( maintenance ) h) Tahap pemberhentian Suatu software dapat saja memadatkan beberapa tahapan siklus menjadi satu dan setiap proses pengembangan software dapat memiliki variasi. Secara fundamental terdapat dua variasi pada proses pengembangan software . Pada variasi yang pertama, sebuah software melalui   sebuah   siklus   penuh,   paling   tidak   tahap   (b)   hingga   (g),   sebelum   kembali   dan memulai versi produk yang baru. Pada variasi yang kedua, sebuah software melalui siklus parsial, biasanya tahap (c) hingga (e), dan mengalami iterasi beberapa kali. Kedua variasi pengembangan software ini   dapat   diimplementasikan   dengan   dua   model   manajemen proyek, entah itu plan-driven models yang lebih tradisional maupun agile development yang merupakan model terbaru. Pilihan variasi dan model manajemen proyek bergantung pada biaya, waktu, kualitas dan fitur dari sistem.
Penelitian   awal   ini   mengangkat   aspek  tahap   analisis   kebutuhan   dan   perancangan pada   siklus   pengembangan   sistem   informasi   manajemen   kelas   Kerja   Praktek.   Tahap perancangan suatu sistem dapat mencakup perancangan arsitektur sistem, basis data dan prosedur, antar muka/interaksi, maupun perancangan/pemodelan program komputer. Fokus dari penelitian ini adalah pada perancangan basis data dari sistem.
Basis data bagi suatu sistem informasi merupakan infrastruktur yang menyediakan kebutuhan data. Terdapat banyak model basis data yang telah dikembangkan. Model basis data yang dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan sistem informasi manajemen mata kuliah Kerja Praktek ini adalah model basis data relasional. Perancangan basis data dengan model ini membutuhkan perancangan yang matang. Model basis data ini umum dipakai pada plan-driven models .
Bagian   selanjutnya   menyajikan   secara   ringkas   kajian   pustaka   dari   [9]   tentang konsep-konsep   dasar   pada   pemodelan   data/informasi   pada   basis   data   relasional   untuk membantu dalam memahami model atau struktur basis data yang dihasilkan. Struktur data
doi: 10.34010/jamika.v9i2 134
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
dalam   basis   data   relasional   dimodelkan   menggunakan   alat   bantu Entity   Relationship Diagram (ERD). Dalam ERD dikenal istilah entitas dan relasi antara entitas. Penelitian ini menggunakan ERD dengan mengikuti notasi crow’s foot .
Entitas data yang dimaksud dapat berupa objek manusia/benda seperti mahasiswa, surat dll. Entitas juga dapat berupa objek kejadian seperti jadwal kuliah. Konsep entitas data ini secara logika direpresentasikan sebagai tabel. Setiap entitas memiliki properti data dan   setiap   properti   direpresentasikan   sebagai   kolom   pada   suatu   tabel.   Sebagai   contoh, entitas mahasiswa dapat memiliki properti nomor induk mahasiswa. Berdasarkan contoh tersebut, maka dapat dibuatkan sebuah tabel Mahasiswa yang memiliki paling tidak sebuah kolom NIM. Walaupun sebuah entitas data dapat memiliki banyak sekali properti data, namun   perlu   diperhatikan   bahwa   hanya   properti-properti   data   yang   memiliki   relevansi yang   berarti   dengan   tujuan   diciptakannya   suatu   basis   data   saja   yang   dilibatkan   dalam struktur sebuah tabel. Oleh karena itu, dalam perancangan basis data hal paling pertama yang   perlu   ditentukan   adalah   penetapan   tujuan   dari   basis   data.   Hal   ini   akan   sangat mempengaruhi penentuan properti apa saja dari suatu entitas data yang perlu dilibatkan.
Selanjutnya, terdapat tiga tipe relasi yang dapat dibentuk antara entitas yaitu relasi one-to-one , one-to-many , dan many-to-many . Relasi one-to-one adalah relasi yang terjadi antar entitas dengan tipe korespondensi satu-satu dimana sebuah record pada suatu entitas A dapat terhubung hanya dengan satu record dari suatu entitas B, begitu sebaliknya. Kasus seperti hubungan antara seorang karyawan pada suatu perushaan dengan rekening payroll - nya   merupakan   contohnya.   Tipe   relasi   berikutnya   yaitu one-to-many yang merepresentasikan   situasi   dimana   sebuah record pada   suatu   entitas  A dapat   terhubung dengan satu atau lebih record dari suatu entitas B, namun sebaliknya sebuah record dari entitas   B   hanya   terhubung   dengan   maksimum   satu record dari   entitas   A.   Sebagai contohnya, satu kelompok KP dapat saja memiliki dua atau lebih anggota mahasiswa. Namun seorang mahasiswa tidak dapat terdaftar pada dua kelompok KP sekaligus pada suatu semester. Dan yang paling terakhir adalah tipe relasi many-to-many dimana situasi yang   direpresentasikan   dapat   diambil   dari   contoh   relasi   antara   mahasiswa   dan   kelas. Seorang mahasiswa dapat saja mendaftar pada lebih dari satu kelas dalam suatu semester begitu   juga   sebaliknya   sebuah   kelas   dapat   saja   memiliki   lebih   dari   satu   mahasiswa. Partisipasi entitas dalam setiap tipe relasi tersebut dapat bersifat mutlak/harus ( mandatory ) atau pun bersifat opsional ( optional ).
Notasi garis antara dua tabel (dengan simbol diujung-ujungnya) digunakan untuk menyatakan bahwa dua buah entitas memiliki relasi. Gambar 1 menunjukkan notasi untuk momodelkan   tipe   relasi   antara   entitas:   (a)   maksimum   terhubung   dengan   satu record (opsional) dari entitas lain; (b) terhubung dengan tepat satu record (harus) dari entitas lain; (c) dapat terhubung dengan banyak record (opsional, bisa nol) dari entitas lain; dan (d) terhubung dengan paling sedikit satu record (harus) dari entitas lain.
Gambar 1. Notasi crow’s foot untuk memodelkan tipe relasi antara entitas
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Untuk merealisasikan tipe relasi one-to-one dan one-to-many , sebuah properti data representatif dan unik yang berperan sebagai primary key pada suatu entitas diduplikasikan untuk dijadikan bagian dari struktur data entitas lain (duplikatnya disebut sebagai foreign key ). Contohnya, relasi antara entitas Mahasiswa dan Nilai pada Gambar 3. Namun pada tipe   relasi many-to-many ,   selain   dengan   bantuan primary   key dan foreign   key ,   sebuah entitas baru yang dikenal dengan istilah linking table perlu dibuatkan antara dua buah entitas yang saling terhubung. Contohnya, relasi antara entitas Semester dan Kelompok KP pada   Gambar   3   membutuhkan   sebuah linking   table yang   diberi   nama   Kelompok   KP Semester. Jadi walaupun secara abstrak, entitas Mahasiswa dan Nilai terhubung dengan tipe many-to-many namun   realisasinya   dalam   logika   dapat   menghadirkan   entitas   baru sebagai penghubung keduanya.
Dalam perancangan basis data dengan menggunakan model basis data relasional, dikenal istilah normalisasi. Normalisasi merupakan rangkaian strukturisasi basis data agar sesuai dengan bentuk normalnya. Tujuan dari normalisasi adalah untuk sedapat mungkin mengurangi redudansi data pada struktur basis data. Salah satu manfaat yang didapat dari normalisasi adalah integritas data yang terjamin.

## 3. Metode Penelitian
Untuk   dapat   menangkap   kebutuhan   data   dari   sistem   informasi   manajemen   kelas Kerja Praktek, kegiatan analisis dilakukan dengan cara wawancara pemangku kepentingan yang terlibat serta melalui telaah dokumen-dokumen administrasi dan laporan yang telah digunakan   pada   periode   kelas   KP sebelumnya.   Salah   satu   pendekatan   yang   dilakukan adalah dengan melibatkan pengguna sistem dalam perancangan tampilan aplikasi sistem baru   yang   berbasis   web.   Hal   ini   sangat   membantu   karena   sistem   yang   hendak   dibuat merupakan   sistem   baru,   sehingga   sejumlah   pengguna   dibantu   untuk   mengeksplorasi kebutuhan data bersama-sama.
Melalui   metode   ini,   hal-hal   yang   hendak   ditentukan   bagi   sistem   yang   dirancang adalah informasi aktor-aktor yang terlibat beserta perannya, rangkaian proses bisnis yang terlibat   dari   sejak   persiapan   KP hingga   penuntasan   KP,  serta   data   dan   tipe   data   yang mengalir di dalam sistem.
Rancangan yang dihasilkan direpresentasikan menggunakan alat bantu perancangan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

## 4. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan analisis, rangkaian proses bisnis dalam sistem informasi manajemen mata kuliah KP (atau yang kemudian disingkat dengan SIKP) dapat dibagi kedalam 6 (enam) tahapan yaitu:
a) Tahapan persiapan KP
Tahapan persiapan KP ini meliputi tiga hal utama yaitu pembuatan akun peserta KP   oleh   staf   TU,   pencarian   perusahaan   oleh   mahasiswa,   dan   penugasan   dosen pembimbing KP oleh koordinator KP.
Pada   awal   tahapan   ini   setiap   mahasiswa   yang   mendaftarkan   dirinya   untuk mengikuti KP dibuatkan akunnya pada aplikasi SIKP oleh staf TU. Email aktivasi akun   akan   dikirimkan   ke   email   mahasiswa   untuk   selanjutnya   diaktivasi   oleh mahasiswa.   Prosedur   pembuatan   akun   yang   serupa   juga   berlaku   untuk   dosen pembimbing,   pembimbing   perusahaan   dan   dosen   penguji.   Untuk   akun   dosen pembimbing dan penguji, staf TU akan membuatnya ketika penugasan dosen telah ditentukan oleh koordinator KP, sedangkan untuk akun pembimbing perusahaan, staf
doi: 10.34010/jamika.v9i2 136
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
TU   akan   membuatnya   ketika   mahasiswa   telah   memperoleh   penempatannya   di perusahaan.
Untuk   pencarian   perusahaan,   mahasiswa   perlu   untuk   meminta   surat   pengantar prodi ke staf TU via aplikasi SIKP yang digunakan untuk mengirimkan lamaran KP ke   perusahaan.   Karena   dalam   suatu   waktu   satu   kelompok   mahasiswa   dapat mengirimkan surat lamaran ke beberapa perusahaan, maka prodi membatasi kuota penerbitan surat pengantar lamaran KP. Prodi juga menyediakan surat pembatalan KP, jika suatu kelompok KP menerima penerimaan di lebih dari satu perusahaan. Pada   tahapan   pencarian   perusahaan   ini,   koordinator   KP dengan   bantuan   staf  TU melakukan   pemantauan   agar   setiap   kelompok   KP   mendapatkan   satu   perusahaan penempatan KP dan semua penerimaan perusahaan lain yang tidak diteruskan untuk mendapatkan surat pembatalan resmi dari prodi.
Selanjutnya koordinator KP akan menugaskan dosen pembimbing bagi setiap kelompok KP yang telah dibentuk melalui aplikasi SIKP. Hal ini dibantu oleh staf TU dengan membuatkan akun dosen pembimbing pada SIKP. Hal yang sama juga berlaku ketika pembimbing perusahaan telah ditentukan.
b) Tahapan semasa mahasiswa KP di perusahaan Semasa   kerja   praktek   di   perusahaan,   kelompok   KP   wajib   membuat   laporan hariannya dengan mengisi Logbook KP Perusahaan melalui aplikasi SIKP. Pihak pembimbing   perusahaan   memiliki   akses   ke Logbook KP   Perusahaan   kelompok mahasiswa bimbingannya untuk melakukan validasi laporan harian.
Pada   akhir   masa   KP   mahasiswa   di   perusahaan,   pembimbing   perusahaan memasukkan   hasil   penilaiannya   terhadap   kinerja   kelompok   KP   melalui   aplikasi SIKP.
Logbook   KP   Perusahaan   yang   telah   divalidasi   dan   penilaian   dari   pihak pembimbing perusahaan merupakan bagian dari komponen-komponen kelengkapan maju sidang KP yang perlu dilengkapi oleh mahasiswa.
c) Tahapan semasa mahasiswa bimbingan dengan dosen di kampus Seusai  mahasiswa  menyelesaikan  masa  kerja  prakteknya  di  perusahaan,  setiap kelompok mahasiswa melanjutkan masa bimbingan pembuatan laporan KP dengan dosen   pembimbing   di   kampus.   Sebenarnya   masa   bimbingan   dengan   dosen pembimbing dapat dilakukan sejak mahasiswa berada di perusahaan. Namun masa bimbingan   setelah   kerja   praktek   selesai   di   perusahaan   hanya   dikhususkan   untuk bimbingan   untuk  penulisan   buku  laporan   KP.  Setiap   kali  tatap   muka  bimbingan, mahasiswa   wajib   membuat   laporan   perkembangannya   dengan   mengisi   form bimbingan   melalui   aplikasi   SIKP   yang   kemudian   akan   divalidasi   oleh   dosen pembimbing.   Jumlah   laporan   merepresentasikan   jumlah   tatap   muka,   maka   prodi menetapkan jumlah laporan minimum sebanyak delapan kali yang perlu dipenuhi mahasiswa dalam melakukan bimbingan sebelum masa sidang KP. Pada akhir proses bimbingan,   dosen   pembimbing   memasukkan   hasil   penilaiannya   melalui   aplikasi SIKP.
d) Tahapan pra-sidang KP
Laporan   bimbingan   dengan   jumlah   minimum   delapan   yang   terpenuhi,   draft laporan KP, dan nilai dari dosen pembimbing merupakan bagian dari dari komponen- komponen kelengkapan maju sidang KP. Khusus untuk dokumen draft laporan KP dikumpulkan langsung ke staf TU, tidak melalui aplikasi SIKP.
doi: 10.34010/jamika.v9i2 137
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Total semuanya terdapat lima komponen kelengkapan sidang yang harus dipenuhi oleh sebuah kelompok KP agar dapat dinyatakan layak maju sidang. Staf TU akan memeriksa   kelengkapan   sidang   setiap   kelompok   dan   menyusun   daftar   kelompok yang lolos masuk ke tahap sidang KP.
Setelah   daftar   kelompok   KP yang   maju   sidang   selesai   disusun,   staf  TU   akan menyebarkan formulir kesediaan sidang kepada seluruh dosen melalui aplikasi SIKP untuk diisi. Karena tidak hanya dosen-dosen pembimbing saja yang perlu mengisi formulir tersebut, maka dosen-dosen lain yang mendapatkan tugas sebagai dosen penguji sebelumnya telah dibuatkan akunnya pada aplikasi SIKP oleh staf TU. Berdasarkan  formulir  kesediaan  waktu  sidang  yang  diberikan  oleh  para  dosen pembimbing  dan penguji, koordinator  KP akan menentukan  jadwal  sidang setiap kelompok   beserta   dengan   dosen   pengujinya.   Informasi   jadwal   sidang   dan   dosen penguji   selanjutnya   diumumkan   oleh   koordinator   KP melalui   aplikasi   SIKP agar dapat diakses oleh semua peserta sidang.
e) Tahapan selama periode sidang KP Dengan ditentukannya jadwal sidang dan tim penguji, staf TU dapat mencetak formulir BAP sidang untuk setiap sesi sidang. Staf TU menyerahkan formulir BAP sidang kepada ketua sidang untuk diisi oleh tim dosen penguji pada saat sidang. Seusai suatu sesi sidang berakhir, ketua sidang akan menyerahkan dokumen BAP sidang yang telah terisi kepada staf TU. Staf TU lalu membuat scan bukti dokumen BAP sidang dan mengunggahnya ke SIKP.

## f) Tahapan pasca-sidang KP
Pada   tahap   pasca-sidang   KP,   kelompok   yang   dinyatakan   lulus   dapat   saja memerlukan   revisi.   Oleh   karena   itu,   terdapat   periode   revisi   yang   diberikan   oleh koordinator KP. Setiap dokumen akhir laporan KP yang telah selesai direvisi perlu memperoleh persetujuan dosen penguji dan dosen pembimbing sebelum dinyatakan layak   naik   cetak.   Hanya   buku   laporan   KP   yang   telah   dicetak   dan   memiliki persetujuan   revisi   dari   dosen   penguji   dan   dosen   pembimbing   saja   yang   dapat dikumpulkan ke staf TU untuk penuntasan KP pada akhir periode revisi.
Untuk setiap kelompok KP yang telah menuntaskan KPnya, koordinator KP akan menonaktifkan akunnya dari SIKP. Begitu juga halnya dengan akun pembimbing perusahaan.
Untuk kelompok KP yang tidak lulus KP, koordinator KP akan menonaktifkan sementara   akunnya   namun   catatan-catatan   progresnnya   akan   tetap   tersimpan   jika seandainya kelompok KP yang sama mendapatkan perpanjangan pengerjaan laporan KP pada semester selanjutnya. Pada periode ekstensi tersebut, akun mereka akan diaktifkan kembali oleh koordinator KP.
Berdasarkan   rangkaian  proses  bisnis  yang  telah  dipaparkan,  dapat   diidentifikasi bahwa SIKP melibatkan lima tipe aktor, yaitu:
a) Mahasiswa: semua mahasiswa yang telah mendaftarkan diri pada koordinator KP untuk mengikuti program KP.
b) Dosen: aktor tipe ini adalah semua dosen yang ditugaskan menjadi pembimbing dan penguji KP namun bukan dosen koordinator KP.
c) Koordinator KP: merupakan dosen khusus yang ditugaskan menjadi koordinator kelas KP, tidak bertugas membimbing kelompok KP.
d) Staf Tata Usaha: membantu koordinator KP dalam urusan administrasi.
doi: 10.34010/jamika.v9i2 138
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
e) Pembimbing Perusahaan: pendamping kelompok KP dari pihak perusahaan, satu kelompok memiliki satu pembimbing perusahaan.
Aliran data dari kelima tipe aktor ini kemudian direpresentasikan oleh sebuah data flow diagram level 0 yang ditunjukkan oleh Gambar 2 berikut ini.
Gambar 2. Diagram konteks dari sistem informasi manajemen mata kuliah KP
Data flow diagram level 0 atau yang dikenal dengan istilah diagram konteks yang ditunjukkan oleh Gambar 2 menampilkan lima tipe aktor yang terlibat dalam proses bisnis manajemen mata kuliah KP. Lima aktor tersebut merupakan entitas luar dari sistem yang merupakan sumber data mengalir ke dalam sistem atau sebagai penerima aliran data dari sistem.
Dengan   menganalisis   properti   setiap   data   yang   muncul   pada   Gambar   2   maka diidentifikasilah   sejumlah   entitas   dasar   yang   terlibat   dalam   struktur   basis   data   sistem diantaranya:
a) Mahasiswa : representasi dari semua mahasiswa yang mendaftar program KP dan telah dibuatkan akunnya oleh staf TU.
b) Kelompok KP : representasi dari kelompok mahasiswa yang dibentuk berdasarkan penempatan  kerja  di perusahaan.  Mata kuliah KP mewajibkan  KP untuk  dijalani dalam kelompok maksimal tiga mahasiswa.
c) Logbook   record :   representasi   dari   catatan   harian   setiap   mahasiswa   selama menjalankan   tugas   KP   di   perusahaan   dan   catatan   bimbingan   dengan   dosen pembimbing.
d) Nilai :   representasi   dari   nilai   setiap   mahasiswa   baik   itu   nilai   dari   pembimbing perusahaan maupun nilai dari dosen.
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
e) Staf : representasi dari golongan pegawai UNPAR yang terlibat yang terdiri dari tiga golongan yaitu staf TU, dosen pembimbing dan dosen penguji. Ketiga kelompok ini memiliki properti umum data yang sama sehingga direpresentasikan sebagai entitas Staf . Properti user_Level pada entitas ini diberikan untuk membedakan peran dari masing-masing kelompok tersebut. Kecuali staf TU dan koordinator KP yang sejak awal telah memiliki akun pada sistem, akun staf lainnya perlu dibuatkan oleh staf TU berdasarkan data dari koordinator KP.
f) Supervisor : representasi dari pembimbing KP di perusahaan.
g) Perusahaan :   representasi   dari   perusahaan-perusahaan   yang   menjadi   penempatan kerja kelompok KP.
h) Record Surat : representasi dari surat yang diterbitkan bagi mahasiswa dalam upaya pencarian tempat KP dan surat balasan dari perusahaan. Tipe surat yang diterbitkan oleh TU dapat berupa surat pengantar lamaran KP maupun surat pembatalan KP.
i) Semester : representasi dari periode semester pelaksanaan KP. Pada setiap semester ganjil tahun akademik tertentu, kelompok KP yang tidak lulus dapat memperoleh perpanjangan pengerjaan laporan KP-nya pada semester genap selanjutnya dengan topik   yang   sama.   Dosen   pembimbing   yang   ditugaskan   dapat   saja   berubah   pada semester perpanjangan tersebut. Riwayat dan status akun kelompok ini akan tetap berlanjut   dan  disesuaikan   dengan  kondisi   yang  baru.  Jika  kelompok  KP tersebut masih gagal menuntaskan mata kuliah KP-nya pada semester genap tersebut maka kelompok KP tersebut dibubarkan dan mahasiswa perlu mengulang lagi prosedur KP dari   awal   pada   semester   ganjil   berikutnya,   hal   ini   termasuk   persiapan   KP   pada periode libur semester.
Berdasarkan entitas-entitas dasar yang telah diidentifikasi, analisis relasi diantara entitas tersebut menghasilkan sejumlah entitas lain yang dapat ditunjukkan oleh Gambar 3.
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Gambar 3. Entity Relationship Diagram bagi basis data sistem informasi manajemen mata kuliah KP
Deskripsi relasi antara entitas yang dimodelkan oleh entity relationship diagram pada Gambar 3 diuraikan sebagai berikut:
a) Relasi   antara Mahasiswa dan Kelompok   KP bertipe many-to-many :   setiap mahasiswa   yang   mengikuti   KP pasti   tergabung   dalam   sebuah   kelompok   KP dan sebaliknya setiap kelompok KP pasti memiliki anggota mahasiswa minimal 2 dan maksimal 3 mahasiswa. Implementasi logika dari konsep tipe relasi ini direalisasikan melalui sebuah tabel penghubung yaitu entitas Anggota Kelompok KP .
b) Relasi   antara Mahasiswa dan Logbook   Record bertipe one-to-many :   setiap mahasiswa   memiliki   catatan   harian   selama   bekerja   di   perusahaan   dan   catatan bimbingan selama bimbingan dengan dosen pembimbing di kampus. Setiap catatan hanya disusun oleh seorang mahasiswa. Baik pembimbing perusahaan maupun dosen pembimbing   wajib   memberikan   validasi   pada   setiap   catatan   mahasiswa   KP bimbingannya.
doi: 10.34010/jamika.v9i2 141
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
c) Relasi antara Mahasiswa dan Nilai bertipe one-to-many : setiap mahasiswa memiliki dua nilai pada tahapan pra-sidang KP yang sudah seharusnya terisi, yang pertama dari pembimbing perusahaan dan yang kedua dari dosen pembimbing. Satu record nilai hanya terhubung dengan satu record mahasiswa.
d) Relasi  antara Mahasiswa dan Record Surat bertipe one-to-many :  staf TU dapat menerbitkan lebih dari satu surat pengantar lamaran KP kepada perusahaan sesuai permintaan yang masuk dari seorang mahasiswa. Koordinator KP dengan bantuan staf TU memantau jumlah maksimal surat yang diterbitkan. Surat pembatalan KP hanya   diterbitkan   jika   surat   balasan   dari   perusahaan   bagi   suatu   surat   pengantar lamaran   KP   ada.   Contohnya,   setelah   menerima   surat   pengantar   lamaran   KP, Perusahaan A dan B sama-sama memberikan surat balasan berisi penerimaan KP bagi suatu kelompok KP dan kelompok KP tersebut hendak melanjutkan program KP di Perusahaan B maka surat pembatalan akan diterbitkan bagi Perusahaan A. Oleh karena itu untuk menunjang struktur basis data bagi Record Surat dibuatlah sebuah entitas Pasangan Record Surat dimana   satu record surat   lamaran   dapat   saja memiliki satu record surat balasan perusahaan dan satu record surat pembatalan KP.
e) Relasi antara Perusahaan dan Record Surat bertipe one-to-many : setiap surat yang diterbitkan TU maupun setiap surat balasan perusahaan yang masuk ke TU hanya terhubung dengan satu perusahaan. Seiring dengan jalannya tahun akademik, setiap perusahaan   dapat   saja   mendapatkan   lebih   dari   satu   surat   pengantar   lamaran   KP maupun surat pembatalan KP.
f) Relasi antara Perusahaan dan Supervisor bertipe one-to-many : setiap perusahaan dapat memiliki lebih dari satu karyawan yang ditugaskan menjadi pembimbing KP dan setiap pembimbing KP merupakan karyawan pada suatu perusahaan.
g) Relasi   antara Supervisor dan Kelompok   KP bertipe one-to-many :   setiap pembimbing KP dapat saja membimbing lebih dari satu Kelompok KP sedangkan satu kelompok KP hanya dibimbing oleh satu pembimbing perusahaan.
h) Relasi antara Semester dan Kelompok KP bertipe many-to-many : setiap kelompok KP dapat mengerjakan tugas KP-nya lebih dari satu semester. Ini terjadi pada kasus kelompok KP yang gagal menuntaskan mata kuliah KP-nya dalam satu semester. Namun kelompok yang sama hanya berlaku maksimal 2 semester. Ini juga berarti bahwa   kelulusan   seorang   mahasiswa   merupakan   kelulusan   kelompok   KP-nya. Selanjutnya pada suatu semester dapat saja terdaftar satu atau lebih kelompok KP. Untuk   merealisasikan   logika   dari   konsep   relasi   kedua   entitas   ini   maka   dibuatlah entitas Kelompok KP Semester .
i) Relasi antara Staf dan Kelompok KP bertipe many-to-many : seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa entitas Staf menaungi kelompok dosen pembimbing dan dosen penguji. Relasi yang terbentuk antara dosen pembimbing dan kelompok KP begitu juga relasi yang terbentuk antara dosen penguji dan kelompok KP sama-sama bertipe many-to-many . Seorang dosen pembimbing dapat memiliki lebih dari satu kelompok KP bimbingan setiap semester sedangkan sebuah kelompok KP dapat saja dibimbing oleh lebih dari satu dosen pembimbing, hal ini dapat terjadi ketika suatu kelompok KP tertentu mendapatkan perpanjangan pengerjaan KP dengan dosen yang berbeda.
doi: 10.34010/jamika.v9i2 142
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Selanjutnya seorang dosen penguji dapat saja menguji satu atau lebih kelompok KP dan, pada saat sidang, satu kelompok KP akan diuji oleh tim penguji.

## 5. Kesimpulan
Fasilitas kelas virtual yang disediakan oleh IDE UNPAR tidak dapat mengakomodasi kebutuhan manajemen mata kuliah Kerja Praktek yang diselenggarakan oleh Prodi Teknik Mekatronika UNPAR. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi baru untuk manajemen kelas Kerja Praktek perlu dikembangkan. Aspek perancangan sistem yang diangkat dalam penelitian   ini   adalah   perancangan   basis   data   sistem.   Penelitian   awal   ini   berhasil mengidentifikasi proses-proses bisnis dalam manajemen kelas KP yang terdiri dari enam tahap yaitu: tahap persiapan KP, tahap mahasiswa KP di perusahaan, tahap mahasiswa bimbingan dengan dosen pembimbing di kampus, tahap pra-sidang, tahap semasa periode sidang KP dan tahap pasca-sidang KP. Dengan memodelkan dan menganalisi aliran data dalam rangkaian proses bisnis tersebut, sebuah rancangan basis data bagi sistem informasi manajemen mata kuliah Kerja Praktek pada Prodi Teknik Mekatronika UNPAR berhasil dibuat. Rancangan basis data yang dihasilkan dapat melayani manajemen mata kuliah KP sejak dari tahapan persiapan KP hingga tahapan pasca-sidang KP.

## Ucapan Terima Kasih
Penelitian   ini   mendapatkan   ijin   dari   pimpinan   Prodi   Teknik   Elektro   konsentrasi Mekatronika UNPAR dan didukung sepenuhnya oleh para dosen, staf dan mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan Kerja Praktek.

## Daftar Pustaka
[1] A.   J.   Oktasari   dan   D.   Kurniadi, “ Perancangan   Sistem   Informasi   Manajemen Kegiatan   Mahasiswa   Berbasis   Web”, Jurnal   Vokasional   Teknik   Elektro   dan Informatika , vol. 7 no. 4, Desember 2019.
[2] D. W. T. Putra dan J. J. Putra, “Perancangan Sistem Informasi Pencarian Lowongan Kerja”, Jurnal TEKNOIF , vol. 6 no. 1, April 2018.
[3] C. E. Suharyanto, J. E. Chandra dan F. E. Gunawan, “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Terintegrasi Berbasis Web (Studi Kasus di Rumah Sakit St. Elisabeth)”, Jurnal Nasional Teknologi dan Sistem Informasi , vol. 3 no. 2, 2017, hal. 225-232.
[4] D.   Tiara   dan   A.   Syukron,   “Perancangan   Sistem   Informasi   Perkembangan   Anak Berbasis Website pada Rumah Pintar Indonesia (RPI) Yogyakarta”, Jurnal Bianglala Informatika , vol. 7 no. 2, 2019.
[5] M. P. H. Setiawan dan F. Masya, “Analisa Perancangan Sistem Informasi Pelaporan Fasilitas   Umum   dan   Informasi   Pembuatan   E-KTP   untuk   Masyarakat”,   RABIT Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi Universitas Mercubuana , vol. 5 no. 1, 2020, hal. 1-8.
[6] R. B. Jakaria, A. Wisaksono dan Fajrillah, “Perancangan Sistem Informasi Supply Chain Produk Usaha Mikro Kecil Menengah”, Jurnal Manajemen Bisnis , vol. 31 no. 1, Desember 2019.
[7] J.   F.  Nunamaker   Jr.,   M.   Chen   dan   T.  D.   M.   Purdin,   “Systems   Development   in Information Systems Research,” Journal of Management Information Systems , vol. 7, no. 3, hal. 89-106, 1990. DOI: 10.1080/07421222.1990.11517898.
[8] J. F. Dooley, “Software Process Models”, dalam buku Software Development, Design and Coding . Illinois, USA: Apress, 2017, bab 2, hal. 7-26.
doi: 10.34010/jamika.v9i2 143
J A M I K A Volume 9 Nomor 2 Edisi Oktober 2019 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
[9] S. Bagui dan R. Earp, Database Design using Entity-Relationship Diagram 2 nd Ed. , Florida: CRC Press, 2012.