## PERAN MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KEHIDUPAN ORGANISASI

## Anung Pramudyo

## (Akademi Manajemen Administrasi YPK Yogyakarta)

## ABSTRAK
Arsip merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam kehidupan suatu organisasi. Arsip bisa berperan sebagai sumber informasi atau rekaman kegiatan yang telah dilakukan oleh sebuah organisasi. Arsip bisa juga berperan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan  dalam  perencanaan,  penganalisaan,  pengembangan  dan  perumusan  kebijaksanaan, pengambilan  keputusan,  pembuatan  laporan,  pertanggungjawaban,  penilaian,  dan  pengawasan atau pengendalian setepat-tepatnya.
Mengelola arsip menjadi suatu keharusan bagi organisasi yang menginginkan untuk dapat terus  bertahan  dan  berkembang  menjadi  lebih  besar.  Oleh  karena  itu  manajemen  kearsipan diperlukan  agar  pekerjaan  pengurusan  arsip  yang  meliputi  pencatatan,  pengendalian, pendistribusian,  penyimpanan,  pemeliharaan,  pengawasan,  pemindahan,  dan  pemusnahan  arsip dapat dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.

## Kata Kunci : Arsip, Manajemen Kearsipan, Organisasi

## Pendahuluan
Organisasi selalu berkembang sesuai dengan tuntutan dan keadaan, demikian juga dengan jumlah  arsip  yang  dihasilkan  dan  diterima.  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan pada Pasal  1  Ayat 2 menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan  atau peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dewasa ini peran arsip bagi sebuah organisasi semakin penting dalam mendukung kegiatan yang  dilaksanakan.  Arsip  dapat  dijadikan  sebagai  bahan  bukti  pertanggungjawaban  di  masa  kini atau mendatang. Amsyah (2003) menyatakan bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai alat pengawasan  yang sangat diperlukan dalam organisasi  dalam  perencanaan,  penganalisaan,  pengembangan  dan  perumusan  kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengawasan atau pengendalian setepat-tepatnya.
Oleh  karena  itu  arsip  dalam  suatu  organisasi  perlu  dikelola  dengan  baik  dan  benar. Penerapan  manajemen  kearsipan  yang  baik  sangat  mutlak  dilaksanakan.  Penggunaan  sistem kearsipan  yang  sesuai  kebutuhan,  sederhana  dalam  penerapan,  dan  mudah  dilaksanakan  akan membuat  arsip  yang  dimiliki  organisasi  dapat  digunakan  secara  optimal  serta  ditemukan  dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.
Amsyah (2003) menyatakan bahwa manajemen kearsipan ( record management ) berfungsi untuk  menjaga  keseimbangan  arsip  dalam  segi  penciptaan,  lalu  lintas  dokumen,  pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.  Tujuan  akhir  manajemen  kearsipan  ialah  untuk  menyederhanakan  jenis  dan  volume  arsip serta  mendayagunakan  penggunaan  arsip  bagi  peningkatan  kinerja  dan  profesionalisme  sebuah organisasi dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Mengingat begitu pentingnya arsip bagi kehidupan organisasi sudah seharusnya organisasi memberikan  perhatian  yang  maksimal  pada  pengurusan  arsip  ini.  Akan  tetapi  saat  ini  tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi (baik pemerintah  maupun  swasta).  Kurangnya  perhatian  terhadap  kearsipan  tidak  hanya  dari  segi pemeliharaan  dan  pengamanan  arsip,  tetapi  juga  dari  segi  sistem  pengarsipan  dokumennya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  diperlukan. Di masa depan  bertambahnya  arsip  secara  terus-menerus  tanpa  diikuti  dengan  manajemen  kearsipan  yang baik  serta  tenaga  ahli  yang  profesional  dalam  bidang  kearsipan  akan  menimbulkan  masalah tersendiri bagi sebuah organisasi.

## Pengertian Arsip
Secara  etimologi  arsip  berasal  dari  bahasa  yunani  kuno  archeion  yang  merupakan perkembangan  dari  kata  arche  yang  memiliki  arti  bervariasi,  misalnya  permulaan,  asal,  tempat utama,  kekuasaan,  kedaulatan,  kehakiman,  dan  kantor.  Dari  kata  tersebut  terbentuklah  kata  jadian archaios  yang berarti kuno, archeion  yang berarti gedung pemerintah yang selanjutnya melahirkan kata archivum (Latin), archive (Inggris), archief (Belanda)  dan  dalam  bahasa  Indonesia  menjadi kata arsip (Basuki, 2008).
Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  pada  Pasal  1  Ayat  2 menyebutkan  bahwa  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip ( record ) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat  keterangan-keterangan  mengenai  suatu  subjek  (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula (Barthos, 2003)
Menurut  Undang-Undang  Nomor  7  Tahun  1971  tentang  ketentuan-ketentuan  pokok kearsipan, arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan Badan-Badan Pemerintahan dalam  bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Badan-Badan  Swasta  atau  perorangan    dalam bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan  Undang-Undang  Nomor  7  Tahun  1971  tersebut,  menurut  fungsinya  arsip dibagi menjadi :
1. Arsip Dinamis
Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  masih  diperlukan  secara  langsung  dalam  perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara  langsung  dalam  penyelenggaraan  administrasi  negara.  Dilihat  dari  kegunaannya,  arsip dinamis ini dibagi menjadi :
a. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b. Arsip Inaktif
Arsip  Inaktif  adalah  arsip  yang  tidak  secara  langsung  dan  tidak  terus-menerus  digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
2. Arsip Statis
Arsip  Statis  adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan, pelaksanaan,  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya  maupun  untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

## Masalah-Masalah Bidang Kearsipan
Menurut  Wahyoedhie  (2013)  masalah-masalah  yang  sering  ditemui  di  bidang  kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Temu  kembali  arsip  secara  cepat  dan  tepat  jika  diperlukan  kembali,  baik  oleh  pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya seringkali belum dapat dilakukan dengan baik.
2. Banyak  lembaga  yang  kehilangan  arsip  sebagai  akibat  dari  sistem  penyimpanan  yang  kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Arsip  selalu berkembang secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi .
4. Tatakerja kearsipan  yang  tidak  mengikuti  perkembangan  ilmu  kearsipan  terkini  karena  para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.
5. Peralatan  atau  fasilitas  pengelolaan  arsip  yang  tidak  memadai,  tidak  mengikuti  perkembangan teknologi  informasi,  karena  kurangnya  dana  yang  tersedia,  serta  pegawai  kearsipan  yang  tidak profesional.
6. Kurangnya  kesadaran  para  pegawai  terhadap  peran  penting  arsip  bagi  organisasi  atau  lembaga, sehingga  sistem  penyimpanan,  pemeliharaan  dan  perawatan  arsip  kurang  mendapat  perhatian yang semestinya.

## Pengorganisasian Arsip
Organisasi  dalam  menyimpan  arsipnya  penting  untuk  dapat  memilih  pengorganisasian arsip yang cocok bagi mereka. Pengorganisasian ini dapat digunakan atau dipilih berdasarkan besar kecilnya suatu organisasi. Menurut Amsyah (2003), pengorganisasian arsip ada tiga macam yaitu : 1. Sentralisasi
Sentralisasi  adalah  penyimpanan  arsip  yang  dipusatkan  di  satu  unit  kerja  khusus  yang sering  disebut  sebagai  Sentral  Arsip.  Arsip  ini  sebenarnya  adalah  surat  yang  sudah  disimpan karena  sudah  selesai  diolah  (diproses).  Keuntungan  yang  dapat  diperoleh  organisasi  dengan menggunakan  sentralisasi  arsip  adalah  a)  Ruang  dan  peralatan  arsip  dapat  dihemat,  b)  Petugas dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada pekerjaan kearsipan, c) Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan, dan d) Sistem penyimpanan dari berbagai  macam  arsip dapat  diseragamkan.  Akan  tetapi  penggunaan  sentralisasi  arsip  juga  mempunyai  beberapa kelemahan yaitu : a) Hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil, b) Tidak semua jenis arsip  dapat  disimpan  dengan  satu  sistem  penyimpanan  yang  seragam,  dan  c)  Unit  kerja  yang memerlukan  arsip  akan  memakan  waktu  lebih  lama  untuk  memperoleh  arsip  yang  diperlukan. Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar diterapkan sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya.

## 2.  Desentralisasi
Desentralisasi  adalah  pengelolaan  arsip  oleh  unit  kerja  masing-masing.  Sistem penyimpanan  ( filing  system )  yang  digunakan  masing-masing  unit  kerja  tergantung  kepada ketentuan  kantor  yang  bersangkutan.  Keuntungan  apabila  suatu  kantor  menggunakan desentralisasi  arsip  adalah  sebagai  berikut  :  a)  Pengelolaan  arsip  dapat  dilakukan  sesuai
kebutuhan  unit  kerja  masing-masing,  b)  Keperluan  akan  arsip  lebih  mudah  dipenuhi  karena berada  pada  unit  kerja  sendiri,  dan  c)  Penanganan  arsip  lebih  mudah  dilakukan,  karena  arsip sudah  dikenal  dengan  baik.  Sedangkan  kerugian  dengan  memakai  desentralisasi  arsip  adalah  : a)  Penyimpanan  arsip  tersebar  diberbagai  lokasi,  dan  dapat  menimbulkan  duplikasi  arsip,  b) Kantor  harus  menyediakan  peralatan  dan  perlengkapan  arsip  disetiap  unit  kerja  (boros),  c) Penataran  dan  pelatihan  kearsipan  perlu  diadakan  karena  petugas-petugas  umumnya  bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan, dan d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja sehingga terjadi pemborosan.

## 3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi dan desentralisasi arsip masih mempunyai kelemahan dalam penerapannya di  sebuah  organisasi.  Untuk  mengatasi  kelemahan  ini  sering  ditemukan  sebuah  organisasi menggunakan  kombinasi  dari  dua  cara  tersebut.  Dalam  kombinasi  ini  arsip  yang  masih  aktif ( active  file )  digunakan  dikelola  di  unit  kerja  masing-masing  pengolah,  dan  arsip  yang  sudah kurang dipergunakan atau inaktif dikelola di Sentral Arsip.

## Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem  penyimpanan  adalah  sistem  yang  dipergunakan  pada  penyimpanan  warkat  untuk mempermudah  penyimpanan  dan  penemuan  warkat  yang  sudah  disimpan.  Pada  prinsipnya penyimpanan dilakukan berdasarkan kata tangkap ( caption ) baik berupa angka maupun huruf yang disusun  berdasarkan  urutan  tertentu.  Penggunaan  kombinasi  dari  beberapa  sistem  pada penyimpanan  warkat  sedapat  mungkin  dihindarkan  karena  akan  menyusahkan  pekerjaan penyimpanan  dan  penemuan  warkat.  Menurut  Amsyah  (2003),  sistem  penyimpanan  arsip  ada beberapa macam yaitu :
1. Sistem Kronologis
Sistem  Kronologis  adalah  sistem  penyimpanan  warkat  yang  didasarkan  pada  urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Biasanya menggunakan map ordner. Hubungan penyimpanan  sangat  erat  dengan  buku  agenda.  Pencarian  menggunakan  buku  agenda  ini memakan  waktu  yang  lama  karena  petugas  tidak  mungkin  ingat  waktu-waktu  warkat  diterima atau  dikirim,  sehingga  informasi  terpaksa  dicari  dengan  membalik  halaman  buku  agenda  satu demi  satu.  Sesudah  informasi  ini  ditemukan  barulah  warkat  dapat  dicari  pada  map  ordner. Sistem  ini  biasa  dilakukan  di  Indonesia,  mulai  dari  RT,  kelurahan,  maupun  kantor-kantor pemerintah  yang  lain  dan  juga  kantor-kantor  swasta.  Cara  pencatatan  pada  buku  secara kronologis ini merupakan salah satu kelemahan penting dalam pelaksanaan sistem administrasi di Indonesia.

## 2. Sistem Abjad ( Alfabetical Filing System )
Sistem  abjad  ( Alphabetical  Filing  System )  disini  adalah  sistem  nama,  yaitu  sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang sendiri  bias  terdiri  dari  nama  lengkap  dan  nama  tunggal,  sedangkan  nama  badan  terdiri  dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi. Penggunaan sistem abjad ini memiliki keuntungan sebagai berikut :a) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok  menjadi  satu,  b)  Surat  masuk  dan  pertingal  dari  surat  keluar  disimpan bersebelahan dalam satu map, c) Pencarian dokumen dapat  dilakukan secara langsung melalui nama  pengirim  atau  yang  dikirimi  surat,  d)  Susunan  guide  dan  folder  sederhana,  e)  Mudah dikerjakan  dan  cepat  di  dalam  penemuan,  dan  f)  Dapat  juga  mempunyai  file  campuran. Sedangkan kerugainnya adalah : a) Pencarian dokumen untuk nama orang harus melalui nama belakang ( last name ), b) Surat-surat yang ada hubungannya satu sama lain tetapi beda pengirim akan terletak terpisah dalam penyimpanan, c) Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch- kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing, dan d) Harus mempergunakan Peraturan Mengindeks.

## 3. Sistem Nomor
Sistem  Nomor  ( Numeric  Filing  System )  adalah  sistem  penyimpanan  warkat  dengan berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama-nama orang atau nama badan. Sistem nomor disebut  sebagai  system  penyimpanan  tidak  langsung  ( indirect  filing  system )  karena  proses pencarian  suatu  dokumen  harus  melalui  indeks  dulu  agar  nomor  dari  suatu  nama  yang  dicari dapat diketahui. Seringkali di suatu kantor penggunaan system nomor ini belum disertai dengan indeks, sehingga apabila catatannya hilang maka dokumen yang bersangkutan akan susah dicari dengan  cepat.  Dengan  demikian  penggunaan  system  nomor  hendaknya  memiliki  tiga  unsur yaitu  file  utama,  indeks,  dan  buku  nomor  (buku  register/buku  induk/buku  besar).  Penggunaan system  nomor  memiliki  keuntungan  :  a)  Teliti,  b)  Kode  nomor  dapat  disamakan  untuk  semua unit kerja, c) Perluasan nomor tidak terbatas, d) Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks, dan e) Indeks memuat seluruh nama responden. Adapun kerugiannya adalah : a) Filing tidak  langsung,  b)  Untuk  map  campuran  diperlukan  file  tersendiri,  c)  Indeks  yang  disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks, dan d) Ongkos agak tinggi.
4. Sistem Geografis
Sistem  Geografis  adalah  sistem  penyimpanan  dokumen  yang  berdasarkan  kepada pengelompokkan  menurut  nama  tempat.  Sesuai  dengan  kebutuhan,  sistem  geografis  dapat dikelola menurut tiga tingkatan yaitu nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara
(misalnya negara bagian / state , kota / city , propinsi, kotamadya / kabupaten dan jajaran-jajaran dibawahnya) dan nama pembagian wilayah administrasi khusus (misalnya wilayah administrasi bank, angkatan udara, angkatan laut, dan sebagainya).
5. Sistem Subjek
Sistem  Subyek  adalah  sistem  penyimpanan  dokumen  yang  berdasarkan  kepada  isi  dari dokumen  bersangkutan.  Isi  dokumen  sering  juga  disebut  sebagai  perihal,  pokok  masalah, permasalahan,  masalah,  pokok  surat  atau  subyek.  Merupakan  sistem  yang  paling  sukar penanganannya. Banyak digunakan oleh instansi-instansi pemerintah  yang besar. Disini sistem subyek  dilaksanakan  secara  seragam  untuk  semua  unit  kerja  di  dalam  instansi  yang bersangkutan.  Untuk  instansi  yang  menyimpan  arsip  secara  sentral  (terpusat  di  suatu  tempat tertentu)  maka  sistem  subyek  adalah  sistem  yang  paling  tepat  untuk  digunakan  karena  arsip tersebut  berasal  dari semua bagian atau unit kerja  yang mempunyai  subyek (kegiatan) sendiri- sendiri  dan  pada  penyimpanan  sentral  semuanya  bergabung  menjadi  satu  sistem.  Untuk penyimpanan  secara  desentralisasi  pemakaian  sistem  subyek  kurang  tepat  karena  setiap  unit kerja sudah mempunyai tugas dan fungsi yang meliputi satu subyek tertentu.

## Kebutuhan Akan Komputerisasi Arsip Bagi Sebuah Organisasi
Pengelolaan  arsip  menggunakan  sistem  komputerisasi  (otomasi)  merupakan  sistem kearsipan  yang  menggunakan  sarana  pengolahan  data  secara  elektronik  dengan  memanfaatkan fasilitas  komputer  dan  teknologi  informasi  lainnya.  Potensi  teknologi  yang  serba  canggih  telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip.
Menurut  Wahyoedhie  (2013)  penggunaan  otomasi  bukan  saja  menjamin  efisiensi,  tetapi juga  mampu   atau  mengembangkan  kebutuhan  duplikasi  apabila  hal  itu  diperlukan.  Pengiriman, pemrosesan,  penyimpanan  dan  penemuannya  kembali  informasi  dapat  dilakukan  melalui  sistem yang  bekerja  secara  cepat.  Bila  kesemuanya  telah  diperhitungkan  dengan  masak  dan  kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi  tertentu  yang  sangat  rinci  akan  dapat dipenuhi  dan  juga  layanan  sistem  manual  dapat diganti  dengan  sistem  otomasi  tersebut.  Pada  sistem  kearsipan  yang  sudah  otomasi,  semua pengelompokkan  atau  klasifikasi  arsip  dapat  disatukan  ke  dalam  satu  database  dan  dapat  untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna.
Amsyah (2003) menyatakan bahwa komputerisasi arsip ini digunakan untuk mempercepat penemuan  kembali  arsip.  Dapat  juga  untuk  menyimpan  seluruh  arsip,  tetapi  memerlukan  biaya tinggi,  disamping  itu  dokumen  aslinya  juga  masih  harus  disimpan  sebagai  arsip  otentik.  Untuk menghemat biaya maka yang terbaik adalah menggunakan komputer sebagai “indeks” atau “daftar isi”  dari  seluruh  koleksi  arsip  yang  disimpan.  Biasanya  pemanfaatan  komputer  dilakukan  secara sentralisasi, walaupun tidak tertutup kemungkinan penggunaan komputer secara desentralisasi.

## Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Arsip  agar  tetap  awet  atau  tidak  rusak  harus  dipelihara  dan  dihindarkan  dari  kerusakan yang disebabkan oleh beberapa musuh kertas. Organisasi sebisa mungkin melakukan tindakan yang dapat  menangani  beberapa  hal  yang  dapat  merusakkan  arsip  ini.  Kerusakan-kerusakan  itu  dapat berupa (Barthos, 2003) :
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam
a. Kertas
Bahan yang digunakan untuk membuat kertas dapat menimbulkan kerusakan kertas itu sendiri misalnya selulose, airnya mungkin tidak bersih, bahan-bahan untuk lapisan atas seperti gelatin dan  kanji  merupakan  makanan  menarik  bagi  serangga  dan  bakteri,  serta  mesin  yang digunakan  dapat  menimbulkan  zat  besi  yang  merupakan  katalisator  bagi  zat  asam  belerang yang ada dalam udara yang dapat merusak kertas.
b. Tinta
Tinta yang dipergunakan dapat luntur dan dapat juga menimbulkan reaksi-reaksi kimia yang merusakkan kertas.
c. Pasta / lem
Bahan-bahan  untuk  membuat  lem  harus  diperhatikan  karena  dapat  menarik  serangga  atau musuh-musuh kertas lainnya sehingga dapat merussakan kertas.

## 2. Kerusakan yang disebabkan dari luar
a. Kelembaban
Kelembaban  yang  tidak  terkontrol  akan  dapat  menyebabkan  timbulnya  jamur,  pasta/lem hilang,  dan  kertas  menjadi  lemah.  Kelembaban  udara  yang  baik  adalah  antara  65-85  derajat Fahrenheit.  Untuk  ruangan  yang  relatif  kecil  dapat  digunakan  anhydrous  calcium  untuk menyerap air. Untuk mengukur kelembaban udara dapat digunakan hygrometer.
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlalu kering dapat menyebabkan kertas rusak karena kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patah.

## c. Sinar matahari
Panas  sinar  matahari  yang  disebabkan  oleh  sinar  ultraviolet  dapat  mengancam  struktur molekul kertas sehingga kertas menjadi buruk, coklat dan luntur tintanya.
d. Debu
Debu  sangat  berbahaya  dan  dapat  merusakkan  kertas.  Untuk  menghindarkannya  dapat dipasang filter atau jaring kawat yang halus di pintu atau jendela.
e. Kekotoran udara
Gas-gas dapat menimbulkan reaksi kimia yang merusak kertas misalnya sulfur dioxide dapat menyebabkan pengaratan.
f. Jamur dan sejenisnya
Jamur dapat dihilangkan dengan alcohol atau dengan menempatkan arsip-arsip di tempat yang terang, kering, dan ruangan yang berfentilasi sempurna.
g. Rayap
Rayap  dapat  makan  kertas.  Untuk  itu  hindarkan  penggunaan  kayu  bangunan  yang  langsung bersentuhan dengan tanah.
h. Gegat
Biasanya  ada  pada  dinding-dinding  yang  basah,  oleh  karena  itu  kertas  jangan  sampai bersentuhan dengan dinding.
Penjagaan  terhadap  arsip  juga  perlu  untuk  selalu  diperhatikan  oleh  suatu  organisasi. Menurut Barthos (2003), penjagaan arsip dapat dilakukan dengan cara : 1) Membersihkan ruangan, 2)  Pemeriksaan  ruangan  dan  sekitarnya,  3)  Penggunaan  racun  serangga,  4)  Mengawasi  serangga anai-anai/rayap, 5) Dilarang makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip, 6) Arsip hendaknya disimpan dengan  rak logam  dan berjarak 6 inchi  dari lantai,  7) Arsip jangan diletakkan berdesak- desakan dan jangan sampai  terlipat,  8) Secara teratur membersihkan arsip, 9) Mengeringkan arsip yang  basah,  10)  Aturlah  sebaik  mungkin  arsip-arsip  yang  sudah  tidak  terpakai,  dan  11) Memperbaiki arsip-arsip yang rusak atau sobek.

## Penutup
Peranan  arsip  yang  semakin  penting  bagi  kehidupan  sebuah  organisasi  hendaknya  benar- benar  diperhatikan.  Peran  arsip  begitu  besar  yaitu  sebagai  “pusat  ingatan”,  sebagai  “sumber informasi”  dan  sebagai  alat  pengawasan  yang  sangat  diperlukan  dalam  organisasi  dalam perencanaan,  penganalisaan,  pengembangan  dan  perumusan  kebijaksanaan,  pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengawasan atau pengendalian setepat-tepatnya. Oleh karena itu arsip dalam suatu organisasi perlu dikelola dengan baik dan benar. Penerapan manajemen kearsipan yang baik sangat mutlak dilaksanakan.
Pada masa sekarang ini komputerisasi arsip juga sangat diperlukan oleh sebuah organisasi. Komputerisasi  arsip  akan  dapat  membantu  dalam  pelaksanaan  tugas-tugas  kearsipan.  Dengan otomasi  menggunakan  komputer  akan  dapat  mempermudah  dan  meringankan  dalam  pengelolaan arsip.  Untuk  kantor-kantor  yang  memerlukan  pelayanan  yang  cepat  dengan   volume  arsip  yang tinggi  otomasi  sangat  diperlukan  karena  penemuan  kembali  arsip  dapat  dilakukan  dengan  lebih cepat  dan  tepat  sehingga  pelayanan  kepada  masyarakat  atau  pelanggan  juga  dapat  lebih memuaskan.  Organisasi  juga  perlu  untuk  selalu  melakukan  pemeliharaan  dan  penjagaan  arsip supaya arsip awet dan tidak mudah mengalami kerusakan.

## Daftar Pustaka
Amsyah,  Zulkifli  (2003). Manajemen  Kearsipan .  Cetakan  Kesepuluh.  Jakarta  :  Gramedia  Pustaka Utama.
Barthos,  Basir  (2003). Manajemen  Kearsipan  untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  dan  Perguruan Tinggi . Jakarta : Bumi Aksara.
Basuki,  Sulistyo  (2008). Manajemen  Arsip  Dinamis  :  Pengantar  Memahami  dan  Mengelola Informasi dan Dokumen . Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Wahyoedhie, Aris (2013). Pentingnya Pengelolaan Arsip Menggunakan Sistem Otomasi .  Diakses melalui : http://ariswahyoedhie.blogspot.co.id/2013/01/pentingnya-pengelolaan-arsip.html