ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN BARANG PADA PD RIZKY INDAH MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE
Muhammad Revi Randhika Ferides 1) , Lauw Li Hin 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: 1412501320@student.budiluhur.ac.id 1) , lihin@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PD Rizki Indah adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang penjualan barang-barang sembako dalam bentuk  grosir  untuk  dijual  ke  toko  retail.  Permasalahan  yang  dimiliki  oleh  toko  tersebut  adalah  sering  terjadi kesalahan  penulisan  harga  barang  pada  nota  penjualan,  karena  data  barang  yang  banyak  dan  harga  yang sering  berubah.  Tidak  adanya  informasi  mengenai  infromasi  stok  barang,  sehingga  sulit  mengetahui  barang yang habis atau tersedia saat terjadinya transaksi penjualan. Belum adanya pencatatan data pembelian barang, sehingga kesulitan mengetahui dalam perhitungan data pembelian barang ke supplier. Tidak adanya pencatatan saat terjadi transaksi retur, sehingga sulit mengetahui informasi retur barang jika dibutuhkan. Untuk mengatasi permasalahan  tersebut,  maka  diperlukan  sebuah  sistem  informasi  baru  yang  telah  terkomputerisasi.  Dengan adanya rancangan sistem informasi  penjualan dan pembelian barang yang terkomputerisasi, dapat membantu PD Rizky Indah mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi sehingga mutu dan kinerja toko menjadi lebih baik.
Kata kunci : penjualan, pembelian, pencatatan, grosir

## 1. PENDAHULUAN
Kemajuan  teknologi  informasi  yang  sudah membuat  dunia  jadi  lebih  cepat  dan  karena dukungan  teknologi  komputer  yang  sudah  terbukti jika  cara  kerja  yang  panjang  dan  banyak  menjadi lebih  efektif  dan  efisien.  Komputer  mempunyai peran penting saat menunjang kemudahan  aktivitas pekerjaan  di  dalam  sebuah  informasi.  Komputer digunakan sebagai sarana pengolah data yang dapat membantu  manusia  untuk  menghasilkan  informasi yang  dibutuh  lebih  cepat,  tepat,  dan  akurat. Komputerisasi  juga  akan  meringankan  beban administratif  baik  dari  banyaknya  tumpukan  kertas dan juga lambatnya proses dan sulitnya perhitungan data.
PD.  RIZKY INDAH adalah salah satu tempat usaha  yang  menyediakan  barang-barang  grosiran sembako  dalam  bentuk  karton.  Selama  ini pencatatan  data  masih  dilakukan  secara  manual. Pencatatan  data  pembelian  dari  supplier  dan  data transaksi penjualan dilakukan secara manual.
Tujuan penulisan ini adalah untuk memperbaharui  dan  memperbaiki  sistem  yang  ada dengan cara merancang Sistem Informasi Pembelian  dan  Penjualan  yang  akan  membantu dalam mempercepat proses pembelian dan penjualan  dengan  sistem  informasi  dan  juga meningkatkan  efektifitas  kerja  khususnya  dengan menggunakan  sistem  penjualan  tunai  yang  sudah terkomputerisasi.
Saat membuat dan merancang sistem informasi ada beberapa konsep yang digunakan sebagai acuan dan  landasan,  di  konsep-konsep  tersebut  adalah teori  yang  berelasi  dengan  perancangan  sistem informasi  dan  juga  pemecahan  masalah  yang  ada.
pengenalan  lebih  lanjut  tentang  sistem  yaitu pendekatan  sistem  yang  lebih  menekankan  pada elemen,  mendefinisikan  sistem  sebagai  elemen- elemen  yang  terintegrasi  dengan  tujuan  mendapat hasil  yang  sama  untuk  mencapai  tujuan.  Sistem juga  merupakan  sebuah  jaringan  kerja  dari prosedur-prosedur  yang  saling  berelasi,  terkumpul bersama  untuk  melakukan  sebuah  kegiatan  dan untuk tujuan tertentu [1]. Referensi [2] mendefinisikan suatu sistem memiliki karakter atau sifat  tertentu,  yaitu  sebagai  komponen,  batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan  sistem,  keluaran  sistem,  pengolahan sistem dan juga sasaran sistem.
Informasi  yaitu data yang  telah  diolah  menjadi bentuk  yang  bisa  digunakan  dan  berarti  bagi penerimanya.  Sumber  informasi  adalah  data.Data dari kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian  dan  kesatuan  nyata.  Kejadian- kejadian  adalah  kejadian  yang  terjadi  pada  saat tertentu.  Secara  umum  informasi  bisa  didefinisi sebagai hasil dari pengolahan data pada satu bentuk yang  lebih  berguna  dan  berarti  bagi  penerimanya yang  menggambarkan  satu  kejadian  yang  nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan [3]. Pembelian  adalah  proses  transaksi  pada beberapa  pihak  yang  membutuhkan  dan  mengolah barang  jualan  dan  barang  lainnya  dengan  pihak pemasok  barang,  dimana  transaksi  tersebut  dapat dilakukan secara bebas. Referensi [4] mengemukakan proses keputusan pembelian konsumen  dari  lima  bagian  yang  dilakukan  oleh seorang  konsumen  sebelum  tindakan  membeli dilakukan  dan  sudah  terjadi  setelah  pembelian tersebut  dilakukan.  Hal  ini  menunjukan  bahwa
proses  membeli  yang  dilakukan  oleh  konsumen dimulai  jauh  sebelum  tindakan  membeli  dilakukan serta  mempunyai  konsekuensi  setelah  pembelian tersebut  dilakukan.  Penjualan  adalah  aktivitas  atau bisnis  dalam  menjual  produk  atau  jasa.  Dalam proses penjualan, penjual atau penyedia barang dan jasa  memberikan  produk  unggulan  kepada  pembeli untuk suatu harga tertentu. Penjualan adalah bagian dari promosi, dan promosi adalah salah satu bagian dari keseluruhan sistem pemasaran [5].
Studi  mengenai  pembelian  dan  penjualan  juga pernah  di  lakukan  oleh  Rumanta  dengan  judul Perancangan  sistem  informasi  pembelian  dan penjualan  pada  oka  putra  motor  pacitan  [6]. Pengolahan  data  pembelian  dan  penjualan  di  Oka Putra  Motor  Pacitan  dikerjakan  dengan  cara konvensional  sehingga  memakan  waktu  yang  lama dan  tenaga  yang  banyak  dan  tetap  juga  harus dikoreksi  lagi  karena  masih  ada  kesalahan.  Dan diharapkan  dengan  penelitian  ini  akan  pembuatan suatui  sistem  pembelian  dan  penjualan  pada  Oka Putra  Motor  Pacitan  yang  akan  memberikan gambaran  dalam  pembuatan  sistem  komputerisasi selanjutnya.

## 2.1. Teknologi yang digunakan
Ada beberapa teknologi yang di gunakan dalam tugas  akhir  adalah  Visual  Basic  2008,  MySql, Microsoft  Word,  XAMPP  dan  juga  Visual Paradigm.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Identifikasi
Dalam  menyusun  tugas  akhir  ini,  memiliki beberapa tahapan yang dilakukan dalam identifikasi kebutuhan pada PD Rizky Indah diantaranya:
a. Memahami  masalah adalah tahapan  inisialisasi dari kegiatan tugas akhir terhadap permasalahan yang ada.
b. Hasil  dari  identifikasi  masalah  pada  proses bisnis  berjalan  dibuat  menggunakan  fishbone diagram,  pada  diagram  tersebut  akan  terlihat sebab dan akibat masalahnya.
c. Hasil  dari  identifikasi  kebutuhan  dibuatkan dengan  menggunakan  model  data activity diagram dan use case diagram . d. Membuat model dengan sistem entity relationship diagram lalu di transformasikan ke Logical Record Structure .
e. Membuat  Analisa  Dan  Perancangan  Sistem Informasi  Pembelian  dan  Penjualan  Pada  PD. Rizky  Indah  Menggunakan Unified  Modeling Language .

## 3.2. Metode Pengumpulan Data
Untuk  penyelesaian  laporan  tugas  akhir  ini, membutuhkan data yang sesuai dengan sistem yang akan dianalisa dan dibahas dalam topik ini. Metode pengumpulan  data  yang  digunakan  diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Wawancara Membuat pertanyaan langsung untuk memperoleh  data  dan  informasi  yang  akurat dari  pemilik  dan  kasir  mengenai  Sistem Pembelian dan Penjualan.
b. Observasi Suatu  cara  mengumpulkan  data  melalui pengamatan  dengan  melakukan  pencatatan secara  langsung  untuk  mengumpulkan  data- data serta hal-hal yang berkaitan dengan Sistem Pembelian dan Penjualan.
c. Analisa Dokumen Menganalisa dokumen-dokumen yang digunakan  pada  proses  yang  sedang  berjalan, diantaranya  dokumen  masukan  dan  dokumen keluaran.
d. Kepustakaan Penulisan  tugas  akhir  ini  juga  menggunakan bahan-bahan  penelitian  lain  berupa  buku-buku penuntun  yang  menunjang  dalam  pembuatan laporan ini.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Berikut adalah urutan activity diagram berjalan:
a. Pemesanan Barang
Gambar 1. Activity Diagram Pemesanan Barang
b. Penerimaan dan Pembayaran
Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan dan Pembayaran
c. Penjualan Barang
Gambar 3. Activity Diagram Penjualan Barang
d. Retur Barang
Gambar 4. Activity Diagram Retur Barang
4.2. Analisa Sistem Usulan
a. Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi  kebutuhan  merupakan  rangkuman dari  hasil  analisa  uraian  kebutuhan  sistem  yang akan  datang.  Berdasarkan  hasil  analisa  terhadap sistem  yang  berjalan  dapat  dilihat  bahwa  sistem tersebut masih kurang mampu memenuhi kebutuhan  dan  masih  memerlukan  beberapa perbaikan:
a) Kebutuhan : Entry Data Barang
Masalah :  Belum  adanya  penanganan dalam  pengentrian  data  barang sehingga  kurang  efisien  dalam pencarian data barang. Usulan
: Dibuatkan form untuk menyimpan  data  barang  agar  dapat  di-manage dengan baik.
b) Kebutuhan : Cetak Purchase Order
Masalah : Belum adanya pencatatan
purchase order. Usulan : Dibuatkan
form untuk menyimpan  purchase  order  ke
supplier sehingga dapat menyimpan informasi secara cepat dan akurat. c) Kebutuhan : Cetak Laporan Stok Masalah : Belum adanya laporan stok. Usulan : Dibuatkan sistem yang menyimpan  laporan  stok  barang untuk  menginformasikan  jumlah barang   yang tersedia pada periode tertentu.
4.3. Fishbone Diagram
Gambar 5. Fishbone Diagram
4.4. Use Case Diagram
a) Use Case Diagram Master
Gambar 6. Use Case Diagram Master b) Use Case Diagram Transaksi
c) Use Case Diagram Transaksi
Gambar 8. Use Case Diagram Laporan
4.5. Use Case Description
a) Use Case Diagram File Master
Use Case : Entry data master Actor : kasir Deskripsi   : 1) Kasir membuka Form entry data
2) Kasir menginput data
3) Kasir menyimpan data
4) Jika terjadi kesalahan kasir dapat mengedit data
5) Tombol batal untuk membersihkan layar
6) Tombol keluar untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama
b) Use Case Diagram File Transaksi
Use Case : Cetak PO
Actor : kasir
Deskripsi :
1) Kasir membuka Form cetak PO
2) Kasir  melakukan  penginputan  data  cetak PO
3) Kasir menyimpan dan mencetak data PO
4) Tombol batal untuk membersihkan layar
5) Kasir  keluar  dari  form  po  dan  kembali  ke menu utama
c) Use Case Diagram File Laporan
Use Case : Cetak laporan
Actor : kasir Deskripsi :
1) Kasir membuka form laporan
2) Kasir  menginput tanggal awal dan tanggal akhir laporan
3) Kasir mencetak laporan
4) Tombol  keluar  untuk  keluar  dari  form laporan
4.6. Model Data
a. Class Diagram Gambar 9. Class Diagram
b. Logical Record Structured
Gambar 10. Logical Record Structured

## c. Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi  basis  data  merupakan  uraian rinci  tentang  tiap-tiap  relasi  (tabel  atau  file). Berikut  adalah  spesifikasi  basis  data  dari sistem yang diusulkan:
1) Nama Tabel : Barang Media : Harddisk Isi : Data Barang Primary Key : Kd_Brg Frekuensi : 1 / bulan Panjang Record : 57 Byte Jumlah Record : 136
Tabel 1. Tabel Spesifikasi Data Barang
2) Nama Tabel : PO Media : Harddisk Isi : Data PO Primary Key : No_PO, Kd_supplier Frekuensi : 6 /Bulan Panjang Record : 17 Byte Jumlah Record : 216
Tabel 2. Tabel Spesifikasi Data PO
3) Nama Tabel : Beli Media : Hardisk Isi : Data Detil PO Primary Key : No_PO, Kd_Brg Frekuensi : 5 Barang /PO Panjang Record : 29 Byte Jumlah Record : 1.080
Tabel 3. Tabel Spesifikasi Data Beli
4.7. Design GUI
a. Struktur Menu
Gambar 11. Struktur Menu
b. Rancangan Form
1) Rancangan Layar Menu Utama

## 2) Rancangan Layar Form Master
Gambar 13. Rancangan Form Master

## 3) Rancangan Layar Form Transaksi
Gambar 14. Rancangan Form Transaksi

## 4) Rancangan Layar Form Laporan
Gambar 15. Rancangan Form Laporan
4.8. Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Data Barang
b. Sequence Diagram Cetak Purchase Order
Gambar 17. Sequence Diagram Cetak PO
c. Sequence Diagram Cetak Laporan
Gambar 18. Sequence Diagram Cetak Laporan PO

## 5. KESIMPULAN
Setelah  melakukan  beberapa  analisa  dan membuat  rancangan  sistem,  maka  dapat  diberikan beberapa  kesimpulan  dan  saran  sebagai  bagian akhir  atau  penutup  dari  Laporan  Tugas  Akhir  ini, yaitu:
a. Dengan  adanya  laporan  cetak  rekapitulasi barang terlaris, pemilik mengetahui barang yang sering dibeli pada periode tertentu.
b. Dengan  adanya  penyimpanan  data  pembelian dan cetak laporan pembelian barang, memudahkan  pemilik  mengetahui  perhitungan data pembelian barang.
c. Dengan  adanya  penyimpanan  data  barang  dan cetak  laporan  stok  barang  akan  memudahkan mengetahui stok  barang  saat  melakukan transaksi penjualan.
d. Dengan  adanya  cetak  laporan  retur  barang, dapat memudahkan untuk mengetahui informasi barang yang diretur pelanggan.
e. Dengan dibuatkan cetak nota penjualan, kasir akan menghindari kesalahan dalam perhitungan dan penulisan harga barang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Yakub. Perancangan Sistem Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. [2] Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi, 2012. [3] Hutahaean, Jeperson. 2015. Konsep Sistem
Informasi , Yogyakarta: Penerbit: Deepublish. 2015.
[4] Kotler, P. dan K.L Keller. Marketing management , 14th.  Ed,  Pearson  Education,  Inc,  New  Jersey. 2012.
[5] Abdullah, Thamrin  dan Francis Tantri. Manajemen
Pemasaran .  Depok:  PT  Raja  Grafindo  Persada.
2016
[6] Rumanta, Perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan pada oka putra motor pacitan. Vol 2
No.1, ISSN: 2302-1136. 2013