INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 1 Tahun 2024 Page 607-616 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Aplikasi Arsip dan Penyimpanan Surat Menyurat Berbasis Website
Rafael Revi Runtu 1 ✉ , Olivia Kembuan 2
Universitas Negeri Manado Email: rafaelruntu25@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Teknologi,  dari  waktu  ke  waktu  mengalami  perkembangan  dan  pertumbuhan  yang  sangat  pesat. Hampir setiap harinya dalam sistem teknologi pasti ada pembaharuan sistem yang dilakukan. Untuk itu, sebagai manusia harus siap menghadapi perkembangan teknologi. Pada saat ini, Saat ini kita tidak bisa  lepas  dari  adanya  teknologi  di  sekitar  kita.  Seperti  penggunaan  teknologi  digital  yang  sudah memengaruhi interaksi sosial antar manusia. Adanya media sosial, salah satu bukti perkembangan teknologi yang semakin hari semakin memudahkan manusia dalam melakukan aktivitasnya. Sekretariat Dinas Ketahanan dan Pangan memiliki arsip yang manual dan harus di akses melalui perangkat keras yang ada di Kantor Dinas Pangan, Sehingga tidak efektif dan fleksibel ketika kita membutuhkan data tiba-tiba dan tidak mudah untuk harus kembali lagi ke kantor hanya untuk melihat data tersebut Maka berdasarkan penjelasan dan permasalahan yang ada di atas, dengan adanya aplikasi arsip ini sesuai dengan judul “APLIKASI ARSIP DAN PENYIMPANAN SURAT MENYURAT BERBASIS WEBSITE, Kantor Dinas Ketahanan Pangan dapat dengan mudah mengakses data, arsip yang dibutuhkan untu tujuan baik  dari  Dinas  Ketahanan  Pangan.  Aplikasi  ini  menawarkan  kemudahan  untuk  Kepala  Dinas  dan Sekretariat, maka dari itu aplikasi ini harus dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari.
Kata Kunci : Arsip Surat, Arsip Website, Arsip Dinas Ketahanan dan Pangan

## Abstract
Technology, from time to time, experiences very rapid development and growth. Almost every day in the  technology  system  there  must  be  system  updates  carried  out.  For  that,  as  humans  must  be prepared to face technological developments. At this time, we cannot be separated from the existence of technology around us. Such as the use of digital technology that has affected social interactions between humans. The existence of social media, one proof of the development of technology that increasingly makes it easier for humans to carry out their activities. The Secretariat of the Food Security and Food Service has an archive that is manual and must be accessed through the hardware in the Food Service Office, so it is not effective and flexible when we need data suddenly and it is not easy to have to go back to the office just to see the data. So based on the explanations and problems above,  with  this  archive  application  in  accordance  with  the  title  "WEBSITE-BASED  ARCHIVE  AND STORAGE APPLICATION, the Food Security Service Office can easily access the data, archives needed for the good purpose of the Food Security Service. This application offers convenience for the Head of Service and Secretariat, therefore this application must be needed in daily activities.
Keyword: Letter Archive; Website Archive; Food and Security Service Archive

## PENDAHULUAN
Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat di era yang modern saat ini, penggunaan teknologi menjadi semakin luas, efisien, dan efektif. Terlebih dalam bidang usaha dan bisnis kehadiran teknologi sangat membantu dalam menyediakan informasi untuk bisa menunjnag kelancaran suatu usaha.(Huda & Priyatna, 2019)
Pengelolaan surat menjadi salah satu aspek penting dalam kegiatan administrasi dan  manajemen  di  berbagai  organisasi.  Surat-surat  yang  masuk  dan  keluar  harus diklasifikasikan,  disimpan,  dan  diakses  dengan  efisien  untuk  menjaga  kelancaran operasional  dan  keberlanjutan  organisasi.  Namun,  pengelolaan  surat  secara  manual sering  kali  memakan  waktu  dan  tenaga,  serta  rentan  terhadap  risiko  kehilangan  atau kesalahan dalam proses pengarsipan dan pencarian.
Dalam era digital, perkembangan teknologi informasi memberikan potensi untuk mengatasi  kendala  dalam  pengelolaan  surat  secara  manual.  Aplikasi  berbasis  web merupakan salah satu solusi yang efektif dan efisien untuk mengelola surat elektronik dalam  suatu organisasi.  Aplikasi ini memungkinkan dokumen-dokumen  surat dikelola secara terpusat, mempermudah pencarian, mengintegrasikan proses tugas, dan bahkan meningkatkan  kolaborasi  antar  pengguna.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk merancang dan mengembangkan sebuah aplikasi arsip surat berbasis web yang dapat meningkatkan efisiensi manajemen surat pada organisasi. Aplikasi ini diharapkan dapat
menggantikan sistem arsip fisik yang menghabiskan ruang dan waktu, serta memberikan kemudahan akses dan pencarian surat secara elektronik. Dalam pengembangan aplikasi ini,  akan  diperhatikan  aspek  keamanan  data,  responsivitas  antarmuka  pengguna, kemudahan penggunaan, dan fitur-fitur penting yang mendukung efisiensi pengelolaan surat. Melalui  penelitian ini,  diharapkan organisasi  dapat memanfaatkan aplikasi arsip surat berbasis web sebagai solusi yang efektif dan efisien dalam pengelolaan surat. Selain itu, penelitian ini juga akan mengukur respons pengguna terhadap aplikasi melalui survei kepuasan  pengguna,  sehingga  dapat  mendapatkan  masukan  untuk  perbaikan  dan pengembangan lebih lanjut.
Penelitian  ini  terdiri  dari  beberapa  tahapan,  yakni  analisis  kebutuhan  dan perancangan aplikasi, pengembangan prototipe aplikasi, pengujian fungsionalitas, dan evaluasi respons pengguna. Diharapkan hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi nyata dalam pengembangan teknologi informasi untuk manajemen surat dalam suatu organisasi. Dalam bab-bab selanjutnya, akan dijelaskan secara detail mengenai metode yang  digunakan,  pengembangan  aplikasi,  hasil  evaluasi,  dan  kesimpulan  yang  dapat diambil dari penelitian ini.

## METODE PENELITIAN

## Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam melakukan riset penelitian ini adalah melakukan analisis dan melihat permasalahan dari pihak Dinas Ketahanan dan Pangan yang membutuhkan system surat menyurat sekaligus arsip.

## Tahapan Penelitian
Pada penelitian ini menggunakan tahapan penelitian sebagai berikut :
• Planning
Kebutuhan  Pada  tahap  ini  dilakukannya  pengumpulan  data  dan  penyusunan kebutuhan sistem.
• Analysis
Untuk  memenuhi  aplikasi  arsip  ini,  diperlukan  sebuah  data  berupa  berkas  yang berbentuk  digital  seperti  word,excel,powerpoint  dan  sebagainnya.  Berikut  adalah hardware dan software yang akan di gunakan dalam pembuatan Aplikasi ini
• Detailed System Design
Tahap ini kita sudah menentukan projek akan jadi sebagai mana rupa, dalam tahap ini juga rancangan sudah selesai dan tinggal di implementasikan.
• Implementation
Setelah  pembentukan  cluster  langkah  ini  melibatkan  analisis  lebih  lanjut  untuk memahami karakteristik masing-masing cluster dari yang lain.
• Manintenance
Setelah dibuatnya website ini, ada beberapa maintenance yang dibutuhkan seperti penambahan surat masuk keluar yang disertakan tanggal masuk keluar. Arsip akan di input manual dan dapat di akses dimanapun juga Aplikasi ini juga harus di update struktur organisasi jika adanya pergantian kepemimpinan. Dan hasil pengujian aplikasi website ini berjalan dengan baik dan berfungsi sebagaimana rancangan website ini dibuat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Yang pertama adalah kita membuat kode di visual studio code yang sudah terhubung dengan port yang di load dari XAMPP lalu di tampilkan di Chrome yang di akses di alamat Localhost atau Alamat Hosting
Koneksi

## Pencatatan Surat Masuk
Tekan tambah data untuk menginput surat masuk yang siap di arsip.
Yang  wajib  diisi  yaitu  nomor  surat,perihal,tanggal  surat,  instansi  pengirim,  tanggal diterima  surat,  sedangkan  lainnya  tinggal  menyesuaikan  di  tujukkan  ke  bagian  mana. Kemudian setelah mengisi kolom wajib, drag atau tekan di KLIK/DROP FILE DISINI.

## Pencatatan surat keluar
Yang  wajib  diisi  yaitu  Nomor  surat,  perihal,  tanggal  surat  dan  tujuan  surat.  Kolom lainnya hanya menyesuaikan seperti di surat masuk. Kemudian setelah mengisi kolom wajib, drag atau tekan di KLIK/DROP FILE DISINI.
Dalam menu tambah surat masuk, saat surat telah di input ke dalam database, maka tampilan system akan berubah seperti dibawah ini
Ketika kita ingin menghapus data tersebut kita tinggal menekan ikon hapus pada pojok kanan.
Begitupun juga dengan surat pencatatan surat keluar

## Pelaporan Surat Masuk
Pelaporan surat masuk fungsinya untuk mencetak catatan surat-surat masuk yang masuk kedalam arsip.
Untuk mencetak laporan surat masuk, kita perlu melakukan filter, contohnya kita hanya perlu  mencetak  bulan  januari  sampai  desember  di  tahun  yang  sama.  Maka  kita  hanya menyesuaikan dengan tanggal awal dan akhir.
Setelah kita menekan filter, maka surat yang ada dalam jangka waktu yang di tentukan akan di tampilkan jumlahnya, setelah itu siap di
cetak                     .
Pelaporan Surat Keluar
Pelaporan  surat  keluar  fungsinya  untuk  mencetak  catatan  surat-surat  keluar  yang masuk kedalam arsip.
Untuk mencetak laporan surat masuk, kita perlu melakukan filter, contohnya kita hanya
perlu  mencetak  bulan  januari  sampai  desember  di  tahun  yang  sama.  Maka  kita  hanya menyesuaikan dengan tanggal awal dan akhir.
Setelah kita menekan filter, maka surat yang ada dalam jangka waktu yang di tentukan akan di tampilkan jumlahnya, setelah itu siap di cetak
Master Data
Dalam menu master data kita dapat menambahkan siapa saja pegawai dan orang- orang yang ada dalam kantor tersebut. Dan kita juga bisa menghapus kapan saja.
Untuk mengedit dan menghapus data nama pegawai dapat di hapus di icon tempat sampah dan edit.
Logout
Untuk logout dari website, tekan icon di pojok kanan atas, dan ada pilihian logout.
Berikut adalah menu  setelah logout dan  sekaligus menu  login aplikasi arsip Dinas Ketahanan dan Pangan.
Setelah dibuatnya website ini, ada beberapa maintenance yang dibutuhkan seperti penambahan surat masuk keluar yang disertakan tanggal masuk keluar. Arsip akan di input manual  dan  dapat  di  akses  dimanapun  juga  Aplikasi  ini  juga  harus  di  update  struktur organisasi jika adanya pergantian kepemimpinan. Dan hasil pengujian aplikasi website ini berjalan dengan baik dan berfungsi sebagaimana rancangan website ini dibuat.

## SIMPULAN
Dari hasil penelitian, dapat diambil kesimpulan :
1. Dengan  adanya  Web  ini,  dapat  membantu  admin  maupun  user  dalam  proses pemberian informasi maupun mendapatkan informasi dari website ini.
2. Dengan adanya Web ini, para pegawai di Dinas Ketahanan dan Pangan Memiliki penyimpanan surat secara online  dan bersertifikasi dari website Dinas Ketahanan dan Pangan itu sendiri
3. Mempunyai Website resmi yang membantu pekerjaan instansi

## DAFTAR PUSTAKA
Elah  Nurlelah (1) ,  Fuad  Nur  Hasan (2) ,  Yohana  Rosalinda  Situmorang (1) ,  Vol.9  No.1  2023. “Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Terpadu Satu Pintu Berbasis
WEB” Universitas Bina Sarana Teknik Informatika (1) , Universitas Bina Sarana Teknik Informatika. (2) .
I Dewa Bayu Atmaja Darmawan (1) ,I Gede Arta Wibawa (2) . Vol.1 No. 2 2023. “Perancangan Website  E-Commerce  Dengan  Sistem  Rekomendasi  Berbasis  Collaborative Filtering”. (1) Universitas Udayana, (2) Universitas Udayana.
Nana Saharna (1) ,Kasman Rukun (2) . Vol  7,No 1 2019. “Perancangan Sistem E -Commerce Berbasis  WEB  Pada  Toko  Indah  Surya  Furnitute” (1) Universitas  Negeri  Padang Indonesia, (1) Universitas Negeri Padang Indonesia.
Novemli Firdaus (1) , Dedy Irfan (2) . 2020 .” Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter” (1) Universitas Negeri Padang Indonesia,
(2) Universitas Negeri Padang Indonesia.
Siti  Nurbaity.  2010.  “Pengembangan  Sistem  Informasi  Kepegawaian  (SIMPEG)  Berbasis Web”(Studi kasus : Subbag Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta). Skripsi S1 Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Yoshiko Lumintang. 2015. “Rancang Bangun Web Service Sistem Informasi Terintegrasi Gereja Masehi Injili di Minahasa”.