## FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE DI BAGIAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS RUMAH
SAKIT MITRA MEDIKA MEDAN TAHUN 2017
1. Esraida Simanjuntak; 2. Lisna Wati Oktavin Sirait
1. Dosen APIKES  Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan; 2. Alumni APIKES Imelda
E-mail: 1. esra_soqute@yahoo.com

## ABSTRAK
Ketidaktepatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis    (missfile)  dapat  menghambat  pelayanan  kesehatan. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  faktor-faktor  penyebab  terjadinya  missfile  di  Bagian Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan  Tahun  2017.    Penelitian  ini bersifat deskriptif kuantitatif  dengan menggunakan kuesioner dan pedoman observasi.  Hasil penelitian ini menunjukkan dari sampel 99 berkas rekam medis yang diteliti terdapat 6 (6%) berkas missfile dan 4 orang  petugas  penyimpanan.    Faktor  pertama  penyebab  missfile  di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan adalah faktor petugas penyimpanan, diperoleh responden yang menjawab Ya merupakan faktor penyebab missfile  sebanyak  75%  dan  yang  menjawab  Tidak  sebanyak  25%,  dikarenakan  pendidikan,  pelatihan tidak  pernah  dilakukan,  dan  adanya  penambahan  beban  kerja  petugas.  Faktor  kedua  adalah  faktor sarana  penyimpanan,  diperoleh  seluruh  responden  menjawab  Ya  merupakan  faktor  penyebab  missfile sebanyak  100%,  dikarenakan  masih  dilakukannya  peminjaman  berkas  rekam  medis  masih  secara manual,  belum  adanya  tracer  sebagai  pengganti  berkas  yang  diambil,  dan  belum  adanya  kode  warna pada  sampul  sehingga  menyulitkan  petugas  mencari  nomor  rekam  medis.    Diharapkan  agar  petugas untuk  mengikuti  pelatihan-pelatihan  khususnya  tentang  penyelenggaraan  penyimpanan  berkas  rekam medis,  dibuatkannya  kode  warna  pada  sampul  berkas    rekam  medis,  dan  digunakannya  tracer  sebagai pengganti berkas yang keluar dari lemari penyimpanan maupun yang dipinjam .
Kata kunci: Missfile, Penyimpanan Berkas Rekam Medis.

## PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan pencegahan penyakit (preventif)  kepada  masyarakat  (WHO, 2000).    Rumah  sakit  merupakan  salah  satu fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang  memiliki peran  penting  dalam  upaya  mempercepat peningkatan  derajat  kesehatan  masyarakat. Menurut  Undang-Undang  nomor  44  tahun 2009  tentang  rumah  sakit,  bahwa  rumah sakit  mempunyai  kewajiban  pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, anti diskriminasi dan efektif dengan
mengutamakan  kepentingan  pasien  sesuai standar pelayanan rumah sakit.
Dalam  rangka  upaya  peningkatan  mutu serta efisiensi pelayanan kesehatan di rumah sakit,  perlu  adanya  dukungan  dari  berbagai faktor  yang  terkait.    Salah  satu  faktor  yang ikut mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah terlaksananya penyelenggaraan rekam  medik  yang  sesuai  dengan  standar yang berlaku (Firdaus, 2008).
Rekam  medis  menurut  Permenkes Nomor  55  Tahun  2013,  adalah  berkas  yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan dan  pelayanan  lain  kepada  pasien  pada fasilitas pelayanan kesehatan.  Rekam medis berisikan informasi tertulis tentang perawatan  kesehatan  pasien  yang  dapat digunakan  dalam  pengolahan,  perencanaan fasilitas,  pelayanan  kesehatan,  dan  juga
digunakan  untuk  penelitian  media  dalam kegiatan statistik pelayanan kesehatan.
Rekam  medis  merupakan  komponen penting  kegiatan  manajemen  rumah  sakit. Rekam medis berfungsi menyajikan informasi  yang  akurat  dan  lengkap  tentang proses  pelayanan  medis  dan  kesehatan  di rumah  sakit,  baik  masa  lalu,  masa  kini maupun  yang  diperkirakan  akan  terjadi dimasa mendatang (Muninjaya, 2016).
Penyelenggaraan  rekam  medis  dimulai saat  diterimanya  pasien  di  rumah  sakit, diteruskan  kegiatan  pencatatan  data  medis pasien  selama  pasien  itu  mendapatkan pelayanan  medis  di  rumah  sakit,  dan dilanjutkan  dengan  penanganan  berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan  serta  pengeluaran  berkas  dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan  ataupun  peminjaman  untuk keperluan  lainnya.    Penyelengaraan  rekam medis  yang  baik  selain  dilihat  dari pencatatannya juga dapat dilihat pengolahan data yang baik pula.  Salah satu bagian dari pengolahan data adalah bagian penyimpanan. Unit  penyimpanan  digunakan  sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan. Penyimpanan  rekam  medis  dilaksanakan oleh  petugas  yang  ditunjuk  oleh  pimpinan sarana  pelayanan  kesehatan.    Penyimpanan sangatlah  penting  untuk  melihat  riwayat penyakit pasien dan kunjungan ulang pasien oleh  sebab  itu  cara  penyimpanan  berkas rekam medis harus diatur dengan baik.
Penyimpanan berkas rekam medis yang baik  merupakan  satu  kunci  keberhasilan manajemen dari suatu pelayanan maka, cara penyimpanan  berkas  rekam  medis  harus diatur  dengan  baik  agar  memudahkan petugas dalam mencari kembali berkas yang diperlukan.
Namun,  sistem  penyimpanan  di  rumah sakit  belum  terlaksana  dengan  baik,  di bagian  rak  penyimpanan  berkas  rekam medis  masih  sering  terjadi  kesalahan misalnya  kesalahan  penempatan  berkas rekam  medis,  salah  simpan  berkas  rekam medis,  ataupun  tidak  ditemukannya  berkas rekam  medis  di  rak  penyimpanan.    Hal  ini yang disebut sebagai missfile.
Terjadinya missfile pada bagian penyimpanan mengakibatkan adanya penambahan  kerja  petugas  karena  harus membuatkan  rekam  medis  yang  baru  untuk pasien  lama,  sehingga  proses  pendaftaran cenderung lebih lama dan terjadi penggandaan rekam medis di rak penyimpanan.    Hal  tersebut  juga  akan menghambat  pelayanan  yang  diberikan dokter  kepada  pasien  karena  tidak  adanya informasi mengenai riwayat penyakit sebelumnya.
Rumah  sakit  di  Indonesia  sering  sekali terjadinya missfile
pada bagian penyimpanan . Berdasarkan  hasil  penelitian oleh  Retno  Astuti  S  di  RSUD  Bayumas tahun 2013 terjadi kesalahan dalam penempatan  berkas  rekam  medis  di  rak penyimpanan (missfile) dengan  persentase sebesar  7,9%.    Sedangkan  dari  hasil penelitian  oleh  Ria  Anggraeni  di  RS Bhayangkara Semarang tahun 2013
terjadinya salah simpan berkas rekam medis ( missfile) dengan  persentase  sebesar  20%. Dan  berdasarkan  hasil  penelitian  oleh Pestanta  Tarigan  di  RSUP.H.Adam  Malik Medan tahun 2013 terjadi tidak ditemukannya  berkas  rekam  medis  di  rak penyimpanan  ( missfile) dengan  persentase sebesar 10 %.
Banyak  faktor  yang  menjadi  penyebab terjadinya missfile ,  faktor-faktor  tersebut antara lain yaitu faktor sistem penyimpanan, sistem penomoran, sistem penjajaran, sarana ruang  penyimpanan,  dan  petugas  ruang penyimpanan.    Hal  ini  sesuai  dengan penelitian yang dilakukan oleh Retno Astuti (2013),  dimana  sistem  penyimpanan,  sistem penjajaran,  sarana  ruang  penyimpanan,  dan petugas  ruang  penyimpanan  merupakan penyebab terjadinya missfile .
Rumah  sakit  umum  Mitra  Medika Medan  adalah  salah  satu  rumah  sakit  milik organisasi sosial kota Medan yang bertipe C. Rumah  sakit  Mitra  Medika  beralamat  di Jl.K.L.Yos  Sudarso  Km.7,5  Tanjung  Mulia. Upaya  yang  dilakukan  rumah  sakit  Mitra Medika  Medan  untuk  mempromosikan  dan meningkatkan  pelayanannya,  dengan  cara memberikan penyuluhan kepada masyarakat dan  mengutamakan  keramah  tamahan  pada setiap pelayanannya.
Dari  hasil  wawancara  yang  dilakukan pada  bulan  Februari  2017  dengan  kepala unit  rekam  medis  di  RSU  Mitra  Medika Medan,  sistem  penyimpanan  berkas  rekam medis  yang  dilaksanakan  adalah  sistem sentralisasi, sistem penjajaran yang dilaksanakan  adalah  sistem  angka  akhir ( straight  digit  filing) dan  jumlah  petugas  di tempat  penyimpanan  berkas  rekam  medis sebanyak  4  (empat)  orang.    Di  RSU  Mitra Medika Medan pada pelaksanaan penyusunan berkas rekam medis terdapatnya missfile pada  rak  penyimpanan  yang
menyebabkan terlambatnya penyediaan berkas,  selain  itu  petugas  penyimpanan menjadi  lebih  sibuk  karena  harus  mencari cari berkas rekam medis yang diperlukan.
Berdasarkan  latar  belakang  diatas penulis  tertarik  untuk  melakukan  penelitian dengan  judul  “Faktor-Faktor  Penyebab terjadinya Missfile di  Bagian  Penyimpanan Berkas  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Mitra Medika Medan Tahun 2017”.

## Rumusan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  di atas,  maka  penulis  merumuskan  masalah dalam  penelitian  ini  adalah  Apa  “Faktor- Faktor  Penyebab  terjadinya Missfile di Bagian  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan  Tahun 2017 ?”

## Tujuan Penelitian
Adapun  yang  menjadi  tujuan  dalam penelitaian  ini  adalah  untuk  mengetahui Faktor-Faktor  Penyebab  terjadinya Missfile di  Bagian  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan Tahun 2017.

## Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit Sebagai  bahan  masukan  bagi  petugas rekam  medis  untuk  meningkatkan kualitas  pelayanan  khusus  pada  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis dalam menyelesaikan missfile.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Sebagai referensi/ bahan materi pengajaran  di  APIKES  Imelda  Medan dan  untuk  penelitian  serta  bahan pertimbangan  bagi  mahasiswa  Rekam
Medik dan Informasi Kesehatan (RMIK)  atau  bagi  pihak  lainnya  yang memerlukan.
3. Bagi  penulis  agar  dapat  menerapkan teori dengan permasalahan yang penulis temukan sehingga dapat menambah  wawasan  berfikir  dalam melaksanakan tugas rekam medik yang profesional.

## METODE

## JenisPenelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah  bersifat deskriptif kuantitatif dengan desain penelitian cross  sectional untuk  mengetahui apa faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian penyimpanan berkas rekam  medis Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan  Tahun 2017. Dan metode penelitian ini menggunakan  observasi  dan  kuesioner. Observasi  adalah  proses  pengamatan  dan pencatatan  secara  sistematis  mengenai gejala-gejala  yang  diteliti.    Sedangkan, Kuesioner  adalah  sejumlah  pertanyaan tertulis  yang  digunakan  untuk  memperoleh informasi  dari  responden  (Saryono  & Anggraeni, 2013).

## Waktu Penelitian
Waktu  penelitian  dilaksanakan  mulai dari bulan September- Oktober  2017.

## Tempat Penelitian
Penelitian  ini  dilaksanakan  di  Rumah Sakit  Mitra  Medika  Medan,  khususnya  di bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis. Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan  adalah salah  satu  rumah  sakit  milik  organisasi sosial  kota  Medan  yang  bertipe  C  dan beralamat  di  Jl.K.L.Yos  Sudarso  Km.7.5, Tanjung  Mulia.    Alasan  peneliti  mengambil tempat penelitian ini adalah peneliti sebelumnya  telah  melakukan  wawancara pada  petugas  rekam  medis  dan  hasil wawancara  mengatakan  bahwa  adanya kejadian misfile di  bagian  penyimpanan berkas  rekam  medis.    Selain  itu,  lokasi penelitian dapat dijangkau oleh peneliti.

## Populasi
Populasi  adalah  keseluruhan  sumber data yang diperlukan dalam suatu penelitian
(Saryono, 2008).  Populasi dalam penelitian ini  adalah  berkas  rekam  medis  pada  15  rak yang  terdiri  dari  7.000  berkas  rekam  medis dan seluruh petugas  di bagian penyimpanan berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Mitra Medika Medan berjumlah 4 (empat) orang.

## Sampel
Sampel  adalah  sebagian  dari  populasi yang  mewakili  suatu  populasi  (Saryono, 2008).    Sampel  dalam  penelitian  ini  adalah berkas rekam medis sebanyak 99 berkas dan petugas  di  bagian  penyimpanan  berkas rekam  medis  Rumah  Sakit  Mitra  Medika Medan berjumlah 4 (empat) orang.

## Teknik Sampling
Teknik  Sampling  yang  digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan accidental sampling, teknik accidental sampling  merupakan  teknik  pengambilan sampel  berdasarkan  kebetulan,  yaitu  siapa saja  yang  secara  kebetulan  bertemu  dengan peneliti  dapat  digunakan  sebagai  sampel (Saryono,  2008).    Dalam  pengambilan sampel  penelitian  ini  diperoleh  99  berkas rekam  medis  dari  15  rak  yang  berisi  7.000 berkas  rekam  medis  dan  petugas  di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  Rumah Sakit  Mitra  Medika  Medan  berjumlah  4 (empat) orang.
n =
Keterangan: n = Jumlah Sampel N = Jumlah Populasi d 2 = Tingkat Keakuratan 10 %
n = n = n = n =
n = 99
Maka,  diperoleh  sampel  pada  penelitian  ini adalah sebanyak 99 berkas rekam medis.

## Variabel Penelitian
Variabel  adalah  hal-hal  yang  menjadi objek  penelitian,  yang  ditatap  dalam  suatu kegiatan penelitian (Arikunto, 2010).
Adapun variabel-variabel yang akan diamati oleh peneliti adalah:
1. Sistem Penomoran
2. Sistem Penjajaran
3. Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam
Medis 4. Petugas Ruang Penyimpanan (SDM) 5. Sarana  Penyimpanan  Berkas  Rekam
Medis 6. Missfile

## Definisi Operasional
Definisi operasional adalah
mendefinisikan  variabel  secara  operasional yang diamati
untuk memudahkan
pengumpulan  data  dan  membatasi  ruang lingkup operasional (Saryono, 2008). 1. Sistem Penomoran Sistem penomoran adalah cara pemberian  nomor  rekam  medis  yang digunakan pasien untuk berobat/ kunjungan  selanjutnya  di  Rumah  Sakit Mitra Medika Medan. Sistem Penjajaran  Sistem  penjajaran  adalah penyusunan secara sejajar berkas rekam  medis  sesuai  nomor  rekam medisnya  oleh  petugas  di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan.
2. Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis  Sistem  penyimpanan  berkas rekam medis adalah penempatan berkas rekam  medis  yang  akan  disimpan  di bagian  penyimpanan  berkas  rekam medis    rumah  Sakit  Mitra  Medika Medan.
3. Petugas Ruang Penyimpanan (SDM)
Petugas  ruang  penyimpanan  (SDM) merupakan  orang  yang  bertugas  di bagian  penyimpanan  berkas  rekam medis  Rumah  Sakit  Mitra  Medika Medan. 4. Sarana  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis  Sarana  penyimpanan  berkas rekam medis berupa tangga, rak/lemari, tracer  yang  digunakan  di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan.
6. Missfile
Missfile adalah  kesalahan  penempatan berkas  rekam  medis,  salah  simpan berkas  rekam  medis,  ataupun  tidak ditemukannya  berkas  rekam  medis  di
bagian  penyimpanan  Rumah  Sakit Mitra Medika Medan.

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  adalah  alat  atau fasilitas  yang  digunakan  peneliti  dalam mengumpulkan  data  agar  pekerjaanya  lebih mudah  dan  hasilnya  lebih  baik  (cermat, lengkap  dan  sistematis)  sehingga  lebih mudah  diolah  (Saryono,  2008).  Instrumen penelitian ini adalah menggunakan
kuesioner dan pedoman observasi . Kuesioner  adalah  sejumlah  pertanyaan tertulis  yang  digunakan  untuk  memperoleh informasi  dari  responden  tentang  faktor penyebab  terjadinya missfile di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  Rumah Sakit  Mitra  Medika  Medan.  Pedoman observasi  adalah  berisi  daftar  hal-hal  yang perlu diamati yang telah disusun sebelumnya dan  menggunakan  alat  tulis  untuk  mencatat hasil  observasi.    Checklist  adalah  daftar pengecek,  berisi  subjek  dan  identitas  lain dari sasaran pengamatan (Saryono& Anggraeni, 2013).

## Cara Pengumpulan Data
Data  primer  adalahdata  yang  diperoleh langsung  dari  subjek  penelitian  dengan menggunakan  alat  pengukuran  atau  alat pengambil  data,  langsung  pada  subjek sebagai sumbe rinformasi yang dicari.  Data primer  pada  penelitian  ini  adalah  diperoleh dari  hasil  observasi  dan  kuesioner  yang diberikan  kepada  petugas  penyimpanan rekam
medis tentang kemungkinan penyebab  terjadinya missfile dan  observasi di tempat penyimpanan.
Data  sekunder  adalah  data  yang diperoleh  lewat  pihak  lain,  tidak    langsung diperoleh oleh peneliti dari subjek penelitiannya. Data sekunder pada penelitian  ini  adalah  data  ataupun  dokumen di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan  yang terdiri  dari    profil  rumah  sakit,  jumlah  dan pendidikan petugas rekam medis di instalasi rekam  medis  khususnya  petugas  di  bagian penyimpanan berkas rekam medis.

## Teknik Pengolahan Data
Dalam  pengolahan  data  yang  telah terkumpulkan, ada beberapa langkah pengolahan data yang terdiri dari:
1. Editing Data Mengoreksi jawaban yang telah diberikan  responden,  apabila  ada  data yang salah atau kurang segera dilengkapi. 2. Coding Data
Melakukan pengkodean terhadap beberapa  variabel  yang  akan  diteliti, dengan  tujuan  untuk  mempermudah pada saat melakukan analisis data.
3. Tabulating / Penyajian Data Suatu  penyajian  sistematik  daripada data  numerik,  yang  tersusun  dalam kolom.

## Analisis Data
Analisis  data  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  secara  deskriptif,  yaitu dengan  cara  mendeskripsikan  data  yang telah  dikumpulkan  untuk  melihat  faktor- faktor penyebab terjadinya missfile di bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  Rumah Sakit Mitra Medika Medan.

## HASIL
Setelah  melakukan  penelitian  tentang faktor penyebab terjadinya missfile di bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  Rumah Sakit  Mitra  Medika  Medan  dengan  jumlah responden  sebanyak  4  orang.    Maka  hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut:

## Karakteristik Responden
Tabel  1. Distribusi  Faktor  Penyebab Missfile di  Bagian  Penyimpanan  Berkas Rekam  Medis  Berdasarkan  Pendidikan Petugas  Penyimpanan  Rumah  Sakit  Mitra
Medika Medan No  Pendidikan Frekuensi % 1 SMA 4 100 2 D3 0 0 Total 4 100
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa responden yang berpendidikan SMA sebanyak  4  orang  (100%)  dan  yang berpendidikan D3 tidak ada (0%).
Tabel  2. Distribusi  Faktor  Penyebab Missfile di  Bagian  Penyimpanan  Berkas Rekam Medis Berdasarkan Pelatihan Petugas  Penyimpanan  Rumah  Sakit  Mitra Medika Medan No  Pelatihan Frekuensi % 1 Pernah 0 0 2 Tidak Pernah 4 100 Total 4 100
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa semua  responden  tidak  pernah  mengikuti pelatihan ada sebanyak 4 orang (100%).

## Persentase Kejadian Missfile
Tabel  3. Distribusi    Jumlah  Kejadian  Missfile  di  Bagian  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan
No Pengamatan Nomor Rekam Medis Missfile % Tidak Missfile % 1 Nomor Rekam Medis 6 6 93 94
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa  dari  99  berkas  rekam  medis  yang  diteliti  jumlah kejadian missfile pada  bagian  penyimpanan  Rumah  Sakit  Mitra Medika  Medan adalah  6 (6%) dan yang tidak missfile berjumlah 93 (94%).
Faktor-Faktor Penyebab Missfile
Tabel 4. Distribusi Faktor Penyebab terjadinya Missfile di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan
No Penyebab Missfile Ya Tidak Total F % F % F % 1 Sistem Penomoran 0 0% 4 100% 4 100% 2 Sistem Penjajaran 0 0% 4 100% 4 100% 3 Sistem Penyimpanan 0 0% 4 100% 4 100% 4 Petugas Penyimpanan 3 75% 1 25% 4 100% 5 Sarana Penyimpanan 4 100% 0 0% 4 100%
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  pada kuesioner sistem penomoran, sistem
penjajaran,  sistem  penyimpanan,  responden yang  menjawab  Ya  merupakan  faktor penyebab missfile adalah  sebanyak  0  (0%) dan menjawab Tidak faktor missfile sebanyak 4 (100%). Pada kuesioner petugas penyimpanan, responden yang menjawab Ya merupakan  faktor  penyebab missfile adalah sebanyak  3  (75%)  dan  menjawab  Tidak faktor missfile sebanyak 1 (25%).  Dan pada kuesioner  sarana  penyimpanan,  responden yang  menjawab  Ya  merupakan  faktor penyebab missfile adalah sebanyak 4 (100%) dan menjawab Tidak faktor missfile sebanyak 0 (0%).

## PEMBAHASAN
Setelah  dilakukan  penelitian  mengenai faktor  penyebab  terjadiya missfile di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  Rumah Sakit  Mitra  Medika  dengan  4  (empat) responden,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa seluruh petugas penyimpanan berpendidikan SMA.    Seluruh  petugas  penyimpanan  yang tidak  pernah  mengikuti  pelatihan  ada sebanyak  4  orang  (100%).    Dan  hasil penelitian ini juga menunjukkan bahwa dari 99  sampel  terdapat  6  berkas  yang  salah simpan (6%) oleh petugas penyimpanan.
Faktor-  faktor  yang  dapat  menjadi penyebab terjadinya missfile di Rumah Sakit Mitra Medika Medan adalah sebagai berikut:
1. Sistem Penomoran
Dilihat  dari  hasil  penelitian  yang  telah disajikan  pada  tabel    4.4  di  atas
diketahui bahwa hasil persentase faktor penyebab missfile berdasarkan sistem penomoran yang digunakan adalah 0%.
Berdasarkan  pengamatan  di  Rumah
Sakit Mitra Medika Medan pada sistem penomoran berkas rekam medis menggunakan unit  numbering  system yaitu pasien hanya memiliki satu nomor rekam  medis  yang  akan  digunakan kembali  apabila  pasien  berobat  lagi. Hal  ini  bukan  merupakan  faktor penyebab  terjadinya missfile karena apabila  pasien  pertama  kali  berobat diberikan satu nomor rekam medis yang digunakan pada kunjungan selanjutnya, dan tersimpan dalam satu map dibawah satu nomor.
2. Sistem Penjajaran
Dilihat  dari  hasil  penelitian  yang  telah disajikan  pada  tabel    4.4  di  atas diketahui bahwa hasil persentase faktor penyebab missfile berdasarkan sistem penjajaran  yang  digunakan  adalah  0%. Prosedur  penjajaran  di  Rumah  Sakit Mitra Medika Medan dilakukan dengan baik. Sistem penjajaran yang digunakan  adalah straight  numerical filing ,  yaitu  sistem  penjajaran  dengan menggunakan metode penomoran angka    langsung  dan  nomor  rekam medis  dibagi  menjadi  tiga  kelompok, contoh: 03 66 32 I II              III a.  Kelompok I disebut kelompok primer.
b.  Kelompok II disebut kelompok sekunder.
c.  Kelompok III disebut kelompok tersier.
Proses  pengambilan  dan  pemulangan berkas  rekam    medis  di  Rumah  Sakit  Mitra Medika Medan:
1.   Prosedur  pengambilan  berkas  rekam medis  pertama  peminjam  meminta berkas  dengan  nomor  yang  dipinjam pada  petugas  penyimpanan  kedua petugas mengakses berkas rekam medis di  lemari  tempat  penyimpanan  berkas rekam  medis  berdasarkan  petunjuk nomor  rekam  medis  kemudian  berkas diberikan pada peminjam untuk melakukan  proses  peminjaman  atau
pemakaian  berkas  dicatat  di  buku ekspedisi pengeluaran yang berisi nama pasien, nomor rekam medis, peminjam, tanggal  peminjaman,  tujuan  berkas yang akan dipinjam.
2.   Prosedur  pengembalian  berkas  rekam medis  berkas  yang  sudah  diproses  oleh pemakai  dikembalikan  kepada  petugas pengambil  dan  penyimpan  berkas rekam  medis,  berisi  identitas  rekam medis,  tanggal  pemulangan,  nama pengembali,  nomor  rekam  medis  di buku  peminjaman  pemulangan  berkas rekam  medis,  dan  berkas  dikembalikan ke rak. Sistem penjajaran yang dilakukan di rumah sakit Mitra Medika Medan  adalah  sesuai  SOP  yang  ada oleh  sebab  itu  sistem  penjajaran bukanlah faktor penyebab missfile . 3.   Sistem Penyimpanan
Dilihat  dari  hasil  penelitian  yang  telah disajikan  pada  tabel    4.4  di  atas diketahui bahwa hasil persentase faktor penyebab missfile berdasarkan sistem penyimpanan  yang  digunakan  adalah 0%. Sistem penyimpanan adalah sistem yang  dipergunakan  pada  penyimpanan berkas agar kemudahan kerja penyimpanan  dapat  diciptakan  dan penemuan  berkas  yang  sudah  disimpan dapat  dilakukan  dengan  cepat  bila berkas
tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit Mitra Medika Medan adalah
menggunakan  sistem  sentralisasi,  yaitu dimana  penyimpanan  rekam  medis rawat  jalan  dan  rawat  inap  disatukan dalam  satu  tempat.  Berdasarkan  hasil pengamatan  yang  telah  dilakukan, sistem  penyimpanan  berkas  rekam medis  di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika sudah dilakukan dengan baik dan sesuai teori.    Hal    tersebut  bukanlah  faktor penyebab  terjadinya missfile di  Rumah Sakit Mitra Medika Medan.
4.   Petugas Penyimpanan (SDM) Dilihat  dari  hasil  penelitian  yang  telah disajikan  pada  tabel    4.4  di  atas diketahui bahwa hasil persentase faktor penyebab missfile berdasarkan petugas penyimpanan  yang  digunakan  adalah 75%.    Berdasarkan  hasil  pengamatan
juga  diketahui  bahwa  seluruh  petugas penyimpanan  di  Rumah  Sakit  Mitra Medika  adalah  berpendidikan  SMA.
Menurut  YB  Mantra  yang  dikutip Notoadmojo, pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga perilaku  seseorang  akan  pola  hidup terutama dalam memotivasi untuk sikap berperan  serta  dalam  pembangunan. Pada umumnya, makin tinggi pendidikan  seseorang  makin  mudah menerima informasi (Wawan &  Dewi, 2011).  Berdasarkan  hasil  pengamatan diketahui bahwa jumlah petugas penyimpanan  sudah  cukup,  karena dalam  1  (satu)  hari  berkas  yang dikeluarkan adalah sebanyak 100
berkas.  Petugas  penyimpanan  berkas rekam  medis  dilakukan  shift  pagi  2 (dua)  orang,  dan  shift  sore  2  (dua) orang.  Petugas penyimpanan pada shift sore  adanya  tambahan  kerja,  yaitu membuat  surat  pernyataan  rawat  inap dan surat kematian yang mengakibatkan petugas  shift  sore  menjadi  lebih  sibuk dan  sangat  lelah.      Hal  tersebut dikarenakan  kurangnya  jumlah  petugas pembuat  surat  rawat  inap  dan  surat kematian.  Selain itu, petugas juga tidak pernah  mengikuti  pelatihan  tentang penyimpanan. Pelatihan dapat membantu  karyawan  dalam  memahami suatu pengetahuan praktis dan penerapannya, guna meningkatkan keterampilan,  kecakapan,  dan  sikap yang  diperlukan  oleh  organisasi  dalam uasaha  mencapai  tujuan  (Sutrisno, 2009). Seharusnya petugas penyimpanan sering diberikan pelatihan agar  petugas  lebih  memahami  dan mengerti  tentang  cara  penyimpanan berkas  rekam  medis  serta  dapat mencegah  terjadinya missfile di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan. Hasil  analisis  penelitian bahwa  petugas penyimpanan  dapat  mejadi  faktor penyebab  terjadinya missfile di  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan.
5. Sarana Penyimpanan
Dilihat  dari  hasil  penelitian  yang  telah disajikan  pada  tabel    4.4  di  atas
diketahui bahwa hasil persentase faktor penyebab missfile berdasarkan petugas penyimpanan  yang  digunakan  adalah 100%.  Berkas rekam medis yang telah disimpan  pada  lemari  penyimpanan, sewaktu-waktu  akan  diambil  kembali guna  keperluan  tertentu.    Oleh  karena itu dibutuhkannya sarana untuk memudahkan pengambilan dan
pengembalian  berkas  rekam  medis seperti  lemari/rak,  tracer,  tangga,  buku bukti pengembalian pengambilan berkas  rekam  medis.    Di  Rumah  Sakit Mitra Medika Medan pencatatan pengambilan  dan  pengembalian  berkas rekam medis masih secara manual pada buku  ekspedisi.  Tidak  digunakannya tracer  dapat  menyebabkan  beberapa petugas kesulitan dalam mengembalikan dokumen yang
dipinjam, sehingga dapat meningkatkan kejadian missfile. Tidak  digunakannya tracer  karena  kurangnya  biaya  dari pihak  Rumah  Sakit  Mitra  Medika Medan.  Selain  tidak  digunakannya tracer,  kurangnya  pencahayaan  pada ruang  penyimpanan.    Hal  lain  yang menyulitkan petugas dalam pengembalian  dan  pengambilan  berkas rekam  medis  pada lemari penyimpanan adalah  tidak  adanya  kode  warna  pada sampul  berkas  rekam  medis.    Sebagai contoh jika warna coklat untuk angka 8 dan  warna  hijau  untuk  angka  4,  maka map yang bernomor 04-02-84.  Kurang tersedianya sarana penyimpanan mengakibatkan terjadinya missfile. Oleh  sebab  itu,  sarana  penyimpanan dapat menjadi faktor penyebab terjadinya missfile.

## KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  dapat  disimpulkan bahwa  faktor  yang  dominan  penyebab terjadinya missfile di  bagian  penyimpanan berkas  rekam  medis  Rumah  Sakit  Mitra Medika  Medan  menunjukkan  petugas  75% dapat menjadi faktor penyebab misssfile dan 25% bukanlah faktor penyebab missfile .
Hal  ini  dikarenakan  petugas  tidak pernah  mengikuti  pelatihan  dan  adanya penambahan  beban  kerja  bagi  petugas
penyimpanan  shift  sore.    Faktor  lainnya adalah  sarana  penyimpanan yang  digunakan
sebanyak 100%, dikarenakan masih dilakukannya pencatatan pengambilan pengembalian  berkas  rekam  medis  masih secara  manual,  belum  adanya  tracer  sebagai pengganti  berkas  yang  diambil  dari  lemari, dan belum adanya kode warna.

## SARAN
Untuk  mengatasi  terjadinya missfile di Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan,  penulis menyarankan sebagai berikut:
1. Petugas penyimpanan mengikuti pelatihan maupun dilakukannya sosialisasi  yang  diadakan  oleh  pihak Rumah  Sakit  maupun  dari  luar  Rumah Sakit. 2. Diberikannya  kode  warna  pada  sampul berkas rekam medis untuk memudahkan  petugas  dalam  pencarian berkas rekam medis yang dibutuhkan.
3. Dibuatkannya  tracer  sebagai  pengganti berkas  rekam  medis  yang  keluar  dari rak penyimpanan.

## DAFTAR PUSTAKA
Aditama YT. (2007). Manajemen Administrasi  Rumah  Sakit.  Edisi  ke-2 .
Jakarta: UI-Press. Ali  U.  (2015). Pengertian Rumah  Sakit  dan
Tujuannya. Diakses: 10 April 2017 Jam 21.50 WIB. Http://www.pengertianpakar.com/2015/ 05/pengertian-rumah-sakit-dan- tujuannya.html . Anggreini.  (2013). Tinjauan  Pengendalian Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  di Filing  Rawat  Jalan  Rumah  Sakit Bhayangkara  Semarang  Tahun  2013.
Artikel  Program  Studi  DIII  Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Fakultas  Kesehatan  Universitas  Dian Nuswantoro Semarang. Oktober 2013. Arikunto  S.  (2010). Prosedur  Penelitian Suatu  Pendekatan  Praktik .  Jakarta:
Rineka Cipta. Budi  S.  (2011). Manajemen  Unit  Kerja Rekam  Medis .  Yogyakarta:  Quantum Sinergis Media.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indoensia . Revisi ke-2. Jakarta: Depkes RI.
Firdaus  SU.  (2008). Rekam  Medis  dalam Sorotan  Hukum  dan  E tika.  Surakarta: LPP UNS dan UNS Press. Muninjaya.  (2016). Manajemen  Kesehatan. Edisi ke-3. Jakarta: EGC. Physio H. (2017). Undang-Undang Republik Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009 tentang  Rumah  Sakit .  Diakses:  11  Mei 2017 Jam 19.08 WIB. Http://www.peraturan.go.id/uu/nomor- 44-tahun-2009.html.
Pormiki.  (2015). Definisi  dan  Isi  Rekam Medis  Sesuai  Permenkes  269  Tahun 2008. Diakses:  10  April  2017  Jam
22.04 WIB.
Https://pormiki.or.id/definisi-dan-isi- rekam-medis-sesuai-permenkes-no- 269menkesperiii2008.html . Pratama  A.  (2016). Tingkat  Pengetahuan Petugas  Rekam  Medis  tentang  Sistem Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  di
Rumah Sakit Sufina Aziz . KTI APIKES Imelda. Medan: APIKES Imelda. Retno Astuti. (2013). Faktor-Faktor penyebab Terjadinya Missfile di Bagian
Filing  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Banyumas  Tahun  2013. Penelitian Ilmiah. Juni 2013. Rustiyanto E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis  dan  Informasi  Kesehatan. Edisi ke-1. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sanjaya  A.  (2015). Peralatan  Arsip  dan Sistem Penataan Dokumen . Diakses: 11 Mei 2017 Jam 20.40 WIB. Http://www. landasan teori.com/2015/07/peralatan- dokumenarsip-dan-sistem.html.
Saryono  &  Anggraeni.  (2013). Metodologi Penelitian  Kualitatif  dan  Kuantitatif dalam  Bidang  Kesehatan .  Yogyakarta: Nuha Medika. Saryono.    (2008). Metodologi  Penelitian Kesehatan . Yogyakarta: Mitra Cendikia Offset. Tarigan  P.  (2013). Tingkat  Pengetahuan Petugas Rekam Medis Bagian Penyimpanan Terhadap Tingginya Angka  Missfile  di  RSUP  H.  Adam
Malik .  KTI  APIKES  Imelda.  Medan:
APIKES Imelda. Wawan A & M Dewi. (2011). Pengetahuan, Sikap dan Perilaku Manusia . Yogyakarta: Nuha Medika.