RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BARANG ASET PADA PERUSAHAAN UMUM LKBN ANTARA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Indrawiza 1) , Ady Widjaja. 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : Iwiza22@gmail.com 1) , Ady_w168@gmail.com 2)

## Abstrak
Sampai saat ini, Perum LKBN ANTARA belum memiliki aplikasi khusus yang membantu Sub Departemen Aset di dalam melakukan pengelolaan barang aset. Namun terdapat beberapa alasan yang menyebabkan pihak Perum LKBN ANTARA menginginkan suatu alur sistem informasi pengelolaan barang-barang aset yang diterima dari Departemen Pengadaan. Adapun proses-proses yang dilakukan dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan barang aset adalah studi literatur, pengumpulan data, identifikasi kebutuhan, perancangan dan desain sistem, implementasi  atau  coding,  pengujian  dan  testing,  serta  dokumentasi  pelaporan.  Sistem  informasi  yang  akan dibangun ini memiliki fungsionalitas sesuai dengan kebutuhan Sub Departemen Aset  yakni master data kategori serta  item  barang,  pengadaan  dan  pen,  penarikan  barang,    pembuatan  laporan  hasil  setelah  transaksi,  serta laporan semua data yang ada dan sangat dibutuhkan sub departemen aset.Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu Sub Depatemen Aset menjadi lebih baik, membantu pengawasan kegiatan transaksi mengenai  barang  aset,  memudahkan  penyimpanan  data  barang  aset  secara  sistematis  dan  terstruktur  serta membantu dalam proses pengelolaan barang aset.
Kata kunci : pengelolaan barang aset, sistem informasi, oop

## 1. PENDAHULUAN
Pada  Perusahaan  Umum  LKBN  ANTARA barang aset  merupakan hal  yang sangat penting. Aset adalah  sumber  dalam      memberikan  manfaat  bagi perusahaan atau bisnis di  kemudian  hari. Barang aset yang  dimaksud  bisa  bermacam-macam  seperti  aset tetap, aset tidak berwujud dan aset lainnya.  Beberapa kendala  atau  masalah  yang  timbul  dari  penggunaan sistem tersebut  seperti kurang akurat, data hilang dan data  dalam  prosesnya  kurang  terstruktur.  Selain  itu, kemampuan  manajemen  yang  kurang  baik  sering mengakibatkan  penggunaan  barang  aset  menjadi kurang  efisien.  Barang  aset  yang  dimiliki  perusahaan diharapkan dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Berkembangnya  perusahaan  berakibat  jumlah barang asset semakin terus bertambah
Adapun  alasan–alasan  diperlukannya  sistem komputerisasi sebagai berikut:
a. Pendataan  barang  aset  yang  belum  maksimal menyebabkan  pengelolaan  barang  aset  yang  tidak cepat, tidak tepat dan tidak akurat.
b. Pimpinan  belum  mendapat  laporan  yang update sehingga  berdampak  tidak  diketahuinya  manfaat dari  alokasi  anggaran  yang  sudah  digunakan sebagai modal untuk pengadaan barang aset.
Kendala – kendala yang dihadapi seperti sebagai berikut:
a. Laporan  data  barang  tidak  akurat,  dikarenakan pencarian  maupun  pembuatan  dokumen  data  aset masih acak.
b. Kurang efisien dalam mendapatkan data pengelolaan  barang  dikarenakan  penyimpanan masih menggunakan Microsoft Office Excel.
c. Memerlukan  media  penyimpanan  cukup  banyak sehingga  memerlukan  ruang  untuk  menyimpan berkas tersebut .
Manfaat dan Tujuan Penulisan a. Tujuan
Dengan tujuan untuk   penyelesaian permasalahan yang  ada  pada  Sub  Departemen  Aset,  agar  setiap permasalahan  dan  solusi  dapat  digambarkan  dengan jelas, dan sesuai alur yang akan dibuat.
b. Manfaat Penulisan
Yang  ingin  dicapai  manfaat  dalam  penulisan  ini adalah membuat rancangan sistem komputer pengelolaan  barang  aset  untuk  pengolahan  data  di Perum  LKBN  ANTARA,  agar  dimasa  mendatang mekanisme  kerja  dapat  berjalan  lebih  efisien  dan efektif serta akurat.
Pada  prosesnya  implementasi  sistem  Pengelolaan Barang Aset membatasi masalah masalah hanya pada: a.  Pengelolaan  hanya  di  entry  oleh  Staf  Sub Departemen  Aset  pada  Departemen  Akuntansi, Divisi Keuangan.
b.  Penerimaan barang dari pengadaan di kantor pusat Jakarta dan seluruh Kantor Cabang/Biro di seluruh Indonesia  merupakan  barang  perusahaan  yang pengelolaannya  dilakukan  oleh  bagian  Sub Departemen Aset.
c.  Berkas lengkap laporan yang telah dibuat staff aset di serahkan kepada Asisten Manager.
2. STUDI PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Berdasarkan pengertian sistem informasi, menurut  [1]  sistem  informasi  ( information  system ) merupakan  kombinasi  Subjek  dari  perangkat  keras, perangkat  lunak,  jaringan  komunikasi,  dan  sumber
data  yang  mengumpulkan,  menyebarkan,  mengubah informasi dalam sebuah organisasi.

## 2.2. Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek
Pada  saat  dilakukan  analisa  dan  perancangan sistem  berorientasi  obyek,  penulis  menggunakan bantuan Unified Modeling Language (UML) Menurut [2],  UML  adalah  sebuah  bahasa  yang  telah  menjadi baku dalam ilmu industri untuk visualisasi, perancangan  dan  dokumentasi  sistem  piranti  lunak. UML  menciptakan  sebuah  standar  baku  untuk merancang  model  sebuah  sistem.  Dalam  penggunaan UML dapat dilakukan proses pembuatan model untuk banyak jenis aplikasi piranti lunak.
Kesimpulannya  yaitu  sebuah  bahasa  yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan
dan membangun  serta  proses  dokumentasi  dari  sebuah sistem  pengembangan  perangkat  lunak  yang  berbasis objek.
Analisa  berorientasi  obyek  bertujuan  untuk menentukan  kebutuhan  pemakaian  secara  teliti. Dalam hal ini pendekatan-pendekatan yang digunakan dalam analisa berorientasi obyek antara lain:
1) Pendekatan  pada  modul  agar  dapat  berjalan  tanpa proses ketergantungan.
2) Penggunaan  alat  bantu  dalam  bentuk  teks  dan grafis dapat memudahkan, dipahami dan dimengerti serta dikoreksi bila ada perubahan.
3) Pendekatan top-down yaitu  memecahkan  masalah ke dalam bagian-bagian kecil atau per level sehingga mudahuntukdiselesaikan.
Alat  bantu  yang  digunakan  dalam  analisa berorientasi obyek sebagai berikut:
a. Activity Diagram
b. Use Case Diagram
c. Sequence Diagram
Sequance diagram mempunyai simbol- simbol antara lain:
1) Entity Class
2) Control Class
3) Boundaries Class
4) Message
5) Thin Boxes
d. Class Diagram
e. Fishbone Diagram

## 2.3. Perancangan Berorientasi Objek
Tahap-tahap  dalam  perancangan  berorientasi obyek, sebagai berikut:
a. Entity Relationship Diagram (ERD) Komponen dalam ERD sebagai berikut: 1) Entitas ( Entity ) 2) Relationship (hubungan/relasi)
3) Atribut
4) Tingkat Hubungan ( Cardinality )
b. Tranformasi ERD ke LRS
c. Logical Record Structure (LRS)
LRS  adalah  struktur  yang  terjadi  dari  sejumlah record tipe,  dimana  setiap record tipe  dituangkan dalam  bentuk  kotak  persegi  panjang  dan  terdapat sebuah  nama  yang  unik  tercantum  diluar  kotak  dan nama field yang ditulis didalam kotak yang berisi link pada  record type ,  dimana  setiap link dicantumkan label  dengan field yang  muncul  pada  kedua  buah record yang dihubungkan oleh link yang dibuat.

## 2.4. Visual Studio 2008
Menurut  Rahmat  Hakim  (2013:5)  S.  Microsoft Visual Studio adalah sebuah perangkat lunak lengkap, dapat  digunakan  dalam  proses  membuat  aplikasi pengembangan,  baik  itu  aplikasi  personal,  aplikasi bisnis,  ataupun  rincian  komponen  aplikasi,  kedalam bentuk  aplikasi console ,  aplikasi web ,  maupun aplikasi Windows.

## 2.5. Mysql
MySQL menggunakan SQL Language ( Structure Query  Language). MySQL  merupakan  standar penggunaan database di dunia untuk pengolahan data (Agus Saputra, 2013).

## 2.6. Sistem Pengelolaan Barang Aset
Manajemen  aset  adalah  seperangkat  praktek bisnis yang mengabungkan keuangan, kontraktual dan inventaris untuk  mendukung  manajemen  siklus hidup aset  dan  strategi  pengambilan  keputusan  bagi lingkungan teknologi informasi (Hart-Sears, 2012).

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Obyek Metode Penelitian
Metodologi  penilitian  digunakan  adalah  metode SDLC  atau  sering  disebut  sebagai  pendekatan  air terjun  ( waterfall ). Waterfall merupakan  model  klasik yang  sistematis,  berurutan  dalam  membangun software .  Output  dari  setiap  tahap  merupakan masukan bagi tahap berikutnya . a. Perancangan Sistem
b. Analisis Sistem
c. Desain Sistem
d. Pengkodean Program
e. Ujicoba Program
f. Implementasi Sistem
g. Pemeliharaan Sistem

## 3.2. Penelitian
Penelitian  tentang  Rancangan  Sistem  Informasi Pengelolaan  Barang  Aset  dilakukan  pada  Perum LKBN  ANTARA,  Wisma  ANTARA  Jl  Merdeka Selatan 17, Jakarta Pusat.

## 3.3. Identifikasi Permasalahan
Identifikasi terhadap suatu masalah dengan cara:
1. Mengurai  berbagai  pertanyaan  tentang  tema tertentu,  yaitu  kebutuhan  informasi  untuk
memperoleh  gambaran  secara  utuh  tentang suatu masalah.
2. Menampilkan  indikasi  terjadinya  masalah  di Perum LKBN ANTARA yang bisa dikaitkan pada kebutuhan informasi.
3. Perumusan masalah dilakukan dengan
menggabungkan antara fokus masalah penelitian dengan teori-teori sebelumnya.Hasil  akhir  tersebut  diwujudkan dalam judul penelitian.

## 3.4. Teknik Pengumpulan Data
Proses  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini adalah  dengan  proses  trianggulasi,  yaitu:  (Moleong, Lexy J, 2004, h.23)
a. Wawancara
Wawancara  digunakan  untuk  mengungkapkan data tentang dampak penggunaan aplikasi pengelolaan aset  terhadap  tingkat  ke  efisienan  pembuatan  dan pelaporan data barang aset. Digunakan alat pengumpulan  data  dengan  pedoman  wawancara  atau instrumen  yang  berbentuk  pertanyaan  ditujukan kepada Asisten ManagerSub Departemen Aset.
b. Pengamatan / Observasi
Merupakan  suatu  penyelidikan  yang  dilakukan secara  sistematik  dan  sengaja  diadakan  dengan menggunakan  alat  indra  terutama  mata  terhadap kejadian  yang  berlangsung  dan  dapat  dianalisa  pada waktu kejadian itu terjadi.
c. Dokumentasi Cara  pengumpulan  data  melalui  peninggalan arsip-arsip  dan  termasuk  juga  buku-buku  tentang pendapat,  teori,  dalil-dalil  atau  hukum-hukum  dan lain-lain berhubungan dengan masalah penelitian.
3.5. Teknik Analisa Data
Teknikanalisis  data  dalam  penelitian  kualitatif dilakukan  sejak  sebelum  memasuki  lapangan,  selama di lapangan dan setelah selesai.
3.6. Alat Bantu Penelitian
Dalam  mengerjakan  penelitian  ini  terdapat beberapa  alat  bantu  yang  digunakan  oleh  penulis, antara lain: a. Perangkat Keras (Hardware) b. Perangkat Lunak(Software) c. Pengembangan Sistem
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Sistem
a. Profil OrganisasiSejarah Organisasi
Perusahaan  Umum  Lembaga  Kantor  Berita Nasional  ANTARA  adalah  perusahaan  milik  negara dibawah  naungan  Kementrian  BUMN  yang  bergerak di bidang pemberitaan, berlokasi di Wisma ANTARA, Jl. Merdeka Selatan 17, Jakarta Pusat.
1). Struktur Organisasi
Stuktur  organisasi  sangat  penting  untuk memudahkan kerangka atau pola tetap hubungan-hubungan  diantara  fungsi,  bagian, tugas,  wewenang  dan  tanggungjawab  yang berbeda dalam suatu organisasi.
2). Tugas dan Wewenang Bertanggung  jawab  dalam  merencanakan, mengkoordinir  dan  mengawasi  pelaksanaan perawatan  dan  pengelolaan  gedung  beserta isinya yang menjadi aset perusahaan.
a. Analisa Sistem
1). Analisa Proses Bisnis
Activity  Diagram sistem  yang  sedang berjalan sebagai berikut:
a). Input Barang
b). Penyerahan Barang
c). Penarikan Barang
d). Barang Hilang
2). Analisa Masukan dan Keluaran a). Analisa masukan Analisa  masukan  merupakan  bagian  dari pengumpulan informasi tentang sistemyang sedang berjalan.
b). Analisa Keluaran
3). Analisa Masalah
Analisa  masalah  disini  menggunakan Analisis Fishbone .
Gambar 1.  Diagram Fishbone Dokumen - Pendataan barang kurang memuaskan - Pembuatan laporan ke Pimpinan Penyimpanan data aset kurang akurat Manusia Administrasi lamban dalam pencarian data Aset Proses Terjadinya kerangkapan data Masih ditulis tangan Kurangnya ketelitian Kurangnya pengawasan Pada form penerimaan dan penyerahan terdapat kategori barang Laporan Pembuatan laporan lambat dan tidak efisien
b. Perancangan Sistem
1)  Model Sistem
a) Use Case Diagram
Gambar 2. File Master Gambar 3. File Transaksi Gambar 4. Cetak Laporan b) Use Case Narrative
Use
case narrative menerapkan penjelasan  singkat  mengenai usecase  yang digunakan dalam sistem usulan. (1) Use Case Input Kategori Nama Use Case : Form Kategori Aktor Utama : Bagian Aset Deskripsi : Use Case ini mendeskripsikan kejadian ketika bagian aset memasukan data kategori Precondition : Admin membuka form kategori Pemicu : Admin akan input data kategori Urutan Kejadian Aktor Sistem
Langkah 1 :
Bagian aset membuka form kategori
Langkah 3 : Bagian aset memasukan data kategori dan menekan tombol simpan Langkah 2 : sistem merespon dan menampilkan form kategori Langkah 4 : sistem melakukan verifikasi data yang diberikan Langkah 5 : sistem akan memberikan informasi data berhasil disimpan Langkah Alternatif : Alternatif langkah 4 : bila inputan data tidak valid maka akan ada peringatan kepada bagian aset (lanjut ke langkah 3) Kesimpulan : Use case berhasil apabila sistem telah memberitahukan bahwa data kategori berhasil disimpan Kondisi Setelah : Data kategori berhasil disimpan
c) Activity Diagram (Usulan)
(1)  Input Penerimaan
Gambar 5. Activity DiagramPenerimaan Barang
Staff Aset Input Kategori Input Item Input Pengadaan Input Pengguna Staff Aset Transaksi Penerimaan Transaksi Penyerahan Transaksi Penarikan Transaksi Barang Hilang Pengadaan Pengguna Staff Aset Cetak Laporan Rekapitulasi Barang Cetak Laporan Penyerahan Barang Cetak Laporan Penarikan Barang Cetak Laporan Barang Hilang Manager Cetak Laporan Penerimaan Barang

## (2) Penarikan Barang
Gambar 6. Activity Diagram Penarikan Barang

## (3) Barang Hilang
Gambar 7. Activity Diagram Barang Hilang

## 2) Model Data
Gambar 8. Entity Relationship Diagram (ERD)

## Gambar 9 Logical Record Structure (LRS)

## 3)  Struktur Tampilan
105
106
Gambar 10. StrukturTampilan Sistem Informasi Pengelolaan
Barang Aset
4) Rancangan Layar
Gambar 11. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 13.  Rancangan Layar Input Penerimaan Barang
Gambar 14. Rancangan Layar Barang Hilang

## 5)  Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Kategori dan Item Barang
105 Gambar 15. Sequence Diagram Kategori dan Item Barang
106
b. Sequence Diagram Penyerahan Barang
107
Gambar 4.38 Sequence Diagram Penyerahan Barang
108 6)  Rancangan Keluaran 109
110 Lampiran 1. Rancangan Keluaran Laporan Penyerahan
Barang

## 5. KESIMPULAN
Diperoleh  kesimpulan:  Dengan  adanya  sistem yang telah terkomputerisasi, maka dapat mengurangi  kesalahan  pencatatan  yang  sering dilakukan oleh Staf Aset (Human Error).

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Yakub, 2012, Pengantar Sistem Informasi , Yogyakarta: Graha Ilmu.
[2] Sugiarti,  Yuni,  Analisis  &  Perancangan  Unified Modeling Language, Graha Ilmu, Yogyakarta: 2013
[3] Wenny,  Ellisya. Analisa  dan  Perancangan  Sistem Informasi  Inventarisasi  Aset ”,  Fakultas  Teknologi Informasi,  Sistem  Informasi  Universitas  Budi  Luhur , Jakarta: 2016.
[4] Bambang  H,  Sistem  Informasi  Manajemen  Berbasis Komputer, Rineka   Cipta, Jakarta: 2013
[5] Munawar  2005,  Pemodelan  Visual  dengan  UML, Edisi Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu.
[6] Oetomo,  Budi  S.  Dharma  2002,  Perencanaan  dan Pembangunan SI, Yogyakarta:  Andi Offset.