## Analisis Proses Bisnis Sistem Informasi Alumni UIN

## Sunan Kalijaga Yogyakarta
Muhammad Bahaudin Mahmud 1 , Alya Sabrina 2 , Azza Ibraisama Ersyada 3
Sumarsono 4
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
bahaudinmahmud78@gmail.com 1 , alsbrnaa02@gmail.com 2 , azzaibraisamaersyada@gmail.com 3 , sumarsono@uin-suka.ac.id 4
Seiring dengan kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat, hal ini sudah menjadi bahan pertimbangan  bagi  instansi  atau  perguruan  tinggi  yang  berkepentingan  dalam  mengambil  dan memperoleh  suatu  keputusan  yang  akurat.  Sistem  Informasi  adalah  suatu  alat  penunjang  untuk membantu  kegiatan  suatu  organisasi  untuk  menunjang  kegiatan  manejerial  dalam  bidang  apapun. Sedangkan alumni adalah orang yang pernah atau lulus dari suatu sekolah atau perguruan tinggi. Salah satu cara untuk mendapatkan informasi tersebut salah satunya yaitu data alumni UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta  apabila  sudah  mempunyai  lulusan  tentunya  membutuhkan  informasi  lulusannya  yang bertujuan  sebagai  rekam  jejak  digital  mahasiswa  alumni  tersebut  dengan  menggunakan  Sistem Informasi  Alumni  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta.  Dari  permasalahan  tersebut  penulis  ingin menganalisa permasalahan yang ada di sistem dan mencoba untuk mengembangkan menjadi sistem informasi alumni yang lebih baik dan informatif di di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Kata kunci: Alumni, Sistem Informasi, Analisis Proses Bisnis

## Abstract
This  has been a topic of discussion for organizations or academic institutions  that are interested in making  and  acquiring  correct  decisions,  along  with  the  necessity  for  quick,  precise,  and  reliable information. A management activity in any sector can be supported by an information system, which is a supporting instrument for organizational operations. While  graduates of a school or institution are known as alumni. The UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta alumni database is one resource for finding this information. Since  the  Alumni  Information System  of UIN  Sunan Kalijaga  Yogyakarta  seeks  to be  a digital  record  of  alumni  students,  if  you  already  have  graduates,  you  obviously  require  graduation information. The author hopes to use these issues to study the issues with the system and strive to improve  it  so  that  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  may  have  a  better  and  more  useful  alumni information system.
Keywords : Alumni, Information Systems, Business Process Analysis

## PENDAHULUAN
Analisis  proses  bisnis  adalah  analisis  dan pemodelan  proses  bisnis  untuk  perbaikan  dan otomasi  dan  digunakan  untuk  meningkatkan kinerja bisnis (Putri, 2014). Tujuan inti darianalisis proses  bisnis  adalah  untuk  memastikan  bahwa pada proses  operasi  dan informasi yang
terjadi berjalan dengan semestinya .Pada proses bisnis terdapat rangkaian dan kumpulan kegiatan yang  dibangun  dengan  tujuan  menyelesaikan tujuan  strategik  dari  sebuah  organisasi.  (Ritchi, 2009).
Menurut  Spark  System  ,pada  proses  bisnis terdapat karakteristik yang diperlukan, yaitu
1. Tujuan 2. Beberapa masukan
3. Beberapa keluaran
4.Penggunaan sumber daya
5. Melakukan beberapa kegiatan secara
berurutan
6. Dapat memengaruhi lebih dari satu unit organisasi.
7. Menciptakan  nilai  bagi  konsumen.  Pelanggan bisa  internal  atau  eksternal.Pelanggan  dapat berupa internal atau eksternal.
Sistem  Informasi  adalah  suatu  alat  penunjang untuk  membantu  kegiatan  suatu  organisasi untuk  menunjang  kegiatan  manejerial  dalam bidang  apapun  (Saftian,  2005).  Sebuah  sistem informasi  terdiri  dari  lima  sumber  daya  yang disebut  komponen  sistem  informasi.  Kelima sumber daya tersebut adalah  manusia, perangkat keras,  perangkat  lunak,  data  dan jaringan  (Agus Mulyanto,  2009).  Oleh  karenanya,  tanpa informasi  yang  dikandung  sistem,  sistem  tidak akan berfungsi dengan baik. Namun, informasinya  adalah  perlu  diolah  dan  disajikan terlebih dahulu agar informasi yang disampaikan lebih  akurat  dan  dapat  di  pahami.  UIN  Sunan Kalijaga  Yogyakarta  membutuhkan  penyajian informasi  terutama  dalam  hal  pengelolaan informasi alumni. Alumni berperan penting dalam perkembangan sebuah  institusi pendidikan atau lembaga perguruan tinggi. Alumni adalah mantan pelajar  atau  mahasiswa  sekolah,  lembaga,  atau universitas  tertentu  (Oxford  Advanced  Learners Dictionary,  1995).  Sedangkan  menurut  Kamus Besar  Bahasa  Indonesia,  alumni  adalah  orang yang  pernah  bersekolah  atau  lulus  dari  suatu sekolah  atau  perguruan  tinggi.  Berdasarkan kedua  pengertian  tersebut,  dapat  diketahui bahwa  alumni  adalah  mahasiswa  yang  telah menyelesaikan pendidikannya baik pada lembaga pendidikan formal maupun informal.
Situs web adalah fitur online yang menghubungkan dokumen secara lokal dan jarak jauh.  Dokumen  di  situs  web  disebut  halaman web, sedangkan tautan di situs web memungkinkan  pengguna  berpindah  dari  satu halaman  ke  halaman  lain  (hiperteks)  dan  antar halaman yang disimpan di server yang sama atau server  di  seluruh  dunia.  Halaman  dapat  diakses dan  dibaca  menggunakan  browser  seperti Netscape Navigator, Internet Explorer, Mozilla
Firefox,  Google  Chrome  dan  browser  lainnya. (Hakim  Lukmanul,  2004).  Sedangkan  menurut pendapat  yang  lainnya  “Website  merupakan sebuah media informasi yang ada di internet.Website  tidak  hanya  dapat  digunakan untuk  penyebaran  infomasi  saja  melainkan  bisa digunakan untuk membuat toko online. Website adalah  kumpulan  dari  halaman-halaman  situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di Internet” (N. Mulyadi Rusli,  2019).  Pendapat  lainnya,  situs  web adalah kumpulan dokumen yang dihosting di server yang dapat  dilihat  pengguna  menggunakan  browser web.  Dokumen  dapat  terdiri  dari  beberapa halaman. Setiap halaman memiliki informasi atau interaksi yang berbeda. Informasi atau komunikasi serbaguna. Informasi dan komunikasi ini dapat berupa teks, gambar atau bahkan video, animasi,  suara  dan  lainnya.  (Doni  &  Rahman, 2020).
Berdasarkan  definisi  di  atas,  dapat  disimpulkan bahwa  website  juga  dikenal  sebagai  situs  web, situs,  halaman  informasi  elektronik,  atau  portal elektronik.  Dari  segi  pengertian,  website  adalah kumpulan  halaman  informasi  yang  disediakan melalui  internet  yang  dapat  diakses  di  seluruh dunia  selama  terhubung  dengan  internet  tanpa dibatasi  oleh  ruang  dan  waktu.  Website  adalah sebuah  komponen  yang  memuat  animasi  teks, gambar, dan suara sehingga menjadi media yang menarik untuk diakses oleh orang lain.
Begitu  juga  pada  Alumni  UIN  Sunan  Kalijaga Yogyakarta.  Diperlukan  suatu  wadah  untuk menampung  data  informasi  dari  seluruh  alumni UIN  Sunan  Kalijaga.  Saat  ini  UIN  Sunan  Kalijaga sudah  memiliki  sistem  informasi  alumni  yang berbasis website, namun sistem informasi alumni yang  dimiliki  oleh  UIN  Sunan  Kalijaga  saat  ini kurang  berfungsi  secara  maksimal,  dikarenakan data  seluruh  alumni  yang  tersimpan  pada database hanya dapat diakses oleh  admin sistem. Agar  sistem  informasi  alumni  ini  dapat dimanfaatkan     secara maksimal penulis mengusulkan  untuk  menambah  satu  halaman untuk  pengunjung  yang  dapat  menampilkan informasi  seluruh  alumni  bagi  mahasiswa  atau alumni.

## METODE
Metode pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini  antara lain sebagai berikut:
a. Observasi
Teknik  pengumpulan  data  dengan  cara mengamati  secara  sistematis  fenomena dan gejala yang diteliti. Oleh karena itu, dalam  penelitian  ini  dilakukan  observasi secara langsung terhadap sistem
informasi alumni UIN Sunan Kalijaga.
b. Wawancara
Wawancara          merupakan teknik pengumpulan  data  yang  dilakukan dengan  cara  melakukan  tanya-jawab antar  peneliti  dengan  pegawai  UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang berhubungan langsung dengan
permasalahan yang akan diteliti.
c. Studi Literatur Studi  literatur  dilakukan  guna  mencari landasan  yang  berhubungan  penelitian dengan cara mempelajari
sumber-sumber dari buku, jurnal, majalah  dan  penelitian  terdahulu  yang berhubungan  dengan  penelitian  yang akan dipecahkan.

## H ASIL  DAN P EMBAHASAN
Perancangan  proses  bisnis  yang  terjadi pada website Sistem Informasi Alumni UIN Sunan Kalijaga  Yogyakarta  saat  ini  sedang  menjalani prosedur sistem awal. Berdasarkananalisis proses bisnis  yang  dilakukan  pada  Sistem  Informasi Alumni  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  kami mendapatkan data sebagai berikut :
1. Sistem  alumni  yang  ada  sekarang  ini hanya  memberikan  akses  data  alumni untuk  admin  saja,  sedangkan  alumni hanya bisa mengupdate data diri alumni dan mengisi kuesioner.
2. Beberapa dosen dan mahasiswa mengalami  kesulitan  untuk  mengakses informasi  terkini  seputar  data  alumni yang terbaru.
Berdasarkan  analisis  awal  terhadap  prosedur Sistem  Alumni  UIN  Sunan  Kalijaga  yang  sedang berjalan.  Maka  sistem  alumni  tersebut  dapat  di ilustrasikan  seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Flowmap sistem yang sedang berjalan
Dari  Gambar  1  tersebut  dapat  dilihat bahwa  akses  untuk  melihat  data  dari  seluruh alumni hanya bisa dilakukan oleh admin. Hal ini membuat  Sistem  Informasi  Alumni  UIN  Sunan Kalijaga  Yogyakarta  kurang  berfungsi  secara maksimal.  Seperti  yang  ada  pada  alur  seperti berikut terdapat Admin  dan Mahasiswa  Alumni. Di  bagian  Admin  untuk  mengakses  Sistem Informasi Alumni di website seperti http://(adminalumni).uin-suka.ac.id/
pada halaman  utama  (Login)  langkah  pertama  yang harus dilakukan yaitu login  dengan menggunakan NIP dan Password . Setelah pendaftaran berhasil, nantinya  akan  diarahkan  ke  halaman  utama. Terdapat  beberapa  menu  seperti  Dashboard, Alumni,  Pengguna  Alumni,  Hasil  Survey,  Survey Master, Pengaturan Pengguna, Logout. Kemudian pada menu utama akan terlihat informasi seperti :  Total  alumni  mahasiswa  UIN  Sunan  Kalijaga, total  pengguna  alumni,  total  kuesioner,  total admin. Setelah itu jika admin ingin menampilkan data alumni maka admin harus menuju ke menu alumni  yang  berisi  fitur  pencarian  data  alumni berdasarkan  Fakultas,  Prodi,  Tahun  Angkatan, Tanggal Ijazah. Fitur tersebut untuk
mempermudah admin saat melakukan Pencarian data  alumni  mahasiswa  UIN  Sunan  Kalijaga. Tampilan  dari  data  alumni  bisa  dilihat  pada Gambar 2 dibawah ini.
Gambar 2. Alumni (Admin)
Selanjutnya  tedapat  fitur  pengguna alumni,  untuk  menampilkan  hasil  kuesioner mahasiswa alumni UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan  juga  hasil  kuesioner  pengguna  mahasiswa alumni  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogayakarta.  Pada bagian  fitur  hasil  kuesioner  alumni  terdapat Pencarian  Fakultas,  Prodi,  Tahun  Angkatan, Tanggal  Ijazah  untuk  mempermudah  admin pengelola saat pencarian data alumni mahasiswa UIN  Sunan  Kalijaga.  Tampilan  tersebut  dapat dilihat seperti Gambar 3 dibawah ini.
Gambar 3. Kuesioner Alumni
Menu  utama  kuesioner  memungkinkan untuk  menambahkan  header  jenis  survei  dan header data kuesioner. Kemudian konfigurasi user  ini berfungsi untuk  menambah hak  akses  administrator  alumni.  Jika  ingin menambah  user  dengan  memasukkan  NIP  atau nama  pegawai,  pilih  level  disini.  Ada  2  jenis pengguna:  pengguna  master,  administrator sistem  pusat,  atau  pelajar.  Tampilan  yang dijelaskan sebelumnya dapat dilihat pada Gambar 4
Gambar 4. Pengaturan User
Sedangkan  untuk  mengakses  Sistem  Informasi Alumni dilakukan denngan cara login menggunakan  NIM  dan  Password  seperti  pada Gambar 5.

## Gambar 5. Halaman Login
Kemudian  terdapat  menu  profile  yang  berisi mengenai Informasi Kontak, Informasi Akademik, Informasi  Pribadi  alumni.  Pada  menu  ini  alumni dapat memperbarui data mereka. Beberapa data yang  dpat  diperbarui  anata  lain  nomor  KTP, tempat dan tanggal lahir, dan kewarganegaraan.
Gambar 6. Halaman Profile
Selanjutnya  terdapat  menu  perjalanan karir  yang  berfungsi  untuk  memperbaharui Riwayat Pekerjaan dan Riwayat Pendidikan . Pada menu  ini,  alumni  dapat  mengisi  data  pekerjaan yaitu  status  pekerjaan,  jabatan/posisi,  dan beberapa  data  lainnya  mengenai  data  karir alumni.
Gambar 7. Menu Riwayat Pekerjaan
Sistem  informasi  yang  bagus  seharusnya  bisa memberikan  akses  informasi  kepada  pengguna secara luas, dalam hal ini yaitu alumni, dosen, dan mahasiswa diharapkan nantinya dapat mengakses  sistem  informasi  alumni  tersebut. Oleh  karena  itu,  kami  mengusulkan  sistem informasi alumni seperti yang ada pada Gambar 2.
Gambar 2. Flowmap sistem yang diusulkan
Pada  peneliatian  ini,  penulis  mengusulkan rancangan  sistem  informasi  baru  yang  dapat memberikan  akses  informasi  pada  pengunjung, yaitu  alumni  dan  mahasiswa.  Sistem  yang  akan diusulkan masih sama dengan sistem sebelumnya, namun pada sistem yang diusulkan diberi  penambahan  user  yang  bisa  melihat informasi seluruh data alumni, yaitu pengunjung.
Disini  member  merupakan  alumni  yang  sudah pernah melakukan registrasi pada  sistem, dimana dapat melakukan pembaruan data pribadi meraka masing -masing. Sedangkan pengunjung merupakan  siapa  saja  yang  dapat  melihat informasi  data  dari  seluruh  alumni,  yang  tidak atau  belum  melakukan  proses  registrasi  pada sistem.
Gambar 3. Use Case Diagram Alumni UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

## KESIMPULAN DAN SARAN
Dengan  adanya  penambahan  akses  data informasi  alumni,  yaitu  pengunjung,  diharapkan web Sistem Informasi Alumni UIN Sunan Kalijaga dapat  bertambah  nilai  manfaatnya.  Mahasiswa dan  dosen  menjadi  lebih  mudah  mengakses informasi data alumni.

## DAFTAR PUSTAKA
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Rahardi, Saftian. 2005. Aplikasi Database  Oracle 10g dengan VB6/VB.NET. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Oxford  Advanced  Learners  Dictionary.  1995. Oxford: Oxford University Press.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2015. (Online),(Kbbi.web.id), diakses tanggal 10 Desember 2022.
Mulyadi  Rusli,  N.  2019.  Pengembangan  Sistem Pendukung  Keputusan  Pemilihan  Siswa  Magang Melalui  Metode  Profile  Matching.  Jurnal Akademika. 12(1), Pp. 18–24.
Hakim,  Lukmanul  dan  Musalini,  Uus.  2004.  Cara Cerdas menguasai Layout, Desain dan Aplikasi Web.  Jakarta. Penerbit  PT.  Elex  Media
Komputindo.
Doni, R., & Rahman, M. 2020. Sistem Monitoring Tanaman  Hidroponik  Berbasis  Iot  (Internet  of Thing) Menggunakan Nodemcu ESP8266. J-SAKTI (Jurnal  Sains  Komputer  dan  Informatika).  4(2), 516-522.
Hakim, Lukmanul dan Musalini, Uus.  2004. Cara Cerdas  menguasai  Layout,  Desain  dan  Aplikasi Web.  Jakarta.  Penerbit  PT.  Elex  Media Komputindo.