Penerapan Media E-Journal Menggunakan Sistem IJC Berbasis OJS ...

## Penerapan Media E-Journal Menggunakan Sistem IJC berbasis OJS di STT YUPPENTEK

## Media E-Journal Application Uses the OJS-based IJC System at STT YUPPENTEK
Indri Handayani 1 , Erick Febriyanto 2 , Yuliana 3
Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja Jl. Jend. Sudirman No. 40, Modern Cikokol, Tangerang
1 indri@raharja.info , erick@raharja.info 2 , 3 yuliana.yuli@raharja.info

## Abstrak
Pada  teknologi  yang  berkembang  saat  ini  sudah  mampu  menyajikan  informasi yang  informatif  dan  sangat  mudah  untuk  didapatkan  berupa  elektronik.  Namun  pada STT  YUPPENTEK  dalam  pengelolaan  jurnal  atau  karya  ilmiah  lainnya  masih menggunakan  cara  konvensional  atau  manual  sehingga  menimbulkan  beberapa permasalahan yaitu pada saat proses terbit jurnal membutuhkan waktu yang cukup lama, karena  sudah  terlalu  lama  data  –  data  menjadi  terpisah  –  pisah  dan  dari  segi  biayapun membutuhkan biaya  yang cukup besar, dalam pengelolaan karya ilmiahnya pun belum memenuhi  syarat  yang  ditentukan  oleh  dikti  dengan  perihal  akreditas  jurnal  yang mengharuskan jurnal dikelola secara online karena dengan begitu akan lebih mudah dan cepat.  Dengan  adanya  iJC (iLearning  Journal  Center) dapat  mempublikasikan  jurnal secara online, memudahkan  pengguna  untuk  submit  jurnal,  mengubah  pengelolaan e- journal menjadi lebih terdistribusi dan dapat mempermudah proses penyerahan naskah, review, edit, sampai dengan tahap publikasi serta dengan menggunakan iJC ( iLearning Journal  Center )  akan  menghasilkan e-journal yang  berkualitas.  Pada  penelitian  ini peneliti  menggunakan  beberapa  metode  yaitu  metode observasi, wawancara,  dan  studi pustaka serta menggunakan UML ( Unified Modeling Language).
Kata Kunci — e-journal, IJC, STT YUPPENTEK

## Abstract
In  developing  technology,  it  is  now  able  to  present  information  that  is informative and very easy to obtain in the form of electronics. But in STT YUPPENTEK in  managing  journals  or  other  scientific  works  still  using  conventional  or  manual methods so that it raises several problems, namely when the journal publishing process takes  a  long  time,  because  the  data  has  been  too  long  separated  and  in  terms  of  cost requires which is quite large, the management of scientific work has not yet fulfilled the requirements  determined  by  the  dictation  with  regard  to  journal  accreditation  which requires the journal to be managed online because it will be easier and faster. With iJC (iLearning  Journal  Center)  can  publish  journals  online,  making  it  easier  for  users  to submit journals, change the management  of  e-journals  to be more distributed and can simplify the process of submitting manuscripts, reviews, edits and publication using iJC (iLearning  Journal  Center)  will  produce  quality  e-journals.  In  this  study  researchers
used  several  methods,  namely  the  method  of  observation,  interviews,  and  literature studies and using UML (Unified Modeling Language).
Keywords — E-journal , IJC, STT YUPPENTEK

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  pada  saat  ini  berkembang  sangatlah  pesat  sehingga  mampu menyajikan  informasi  yang  informatif  dan  mudah  untuk  didapat  dalam  bentuk elektronik  dengan  begitu  keinginan  untuk  memberikan  pelayanan  yang  baik  dan mempermudah pengguna untuk mengakses lebih cepat semakin besar.
STT  YUPPENTEK  adalah  sebuah  Perguruan  Tinggi  yang  berada  di  kota Tangerang yang khusus untuk bidang teknik seperti teknik mesin , teknik listrik, teknik sistem  komputer  dan  teknik  industri  yang  dalam  pengelolaan  jurnalnya  masih  dengan konvensional atau masih secara manual oleh karena itu iJC (iLearning Journal Center) memiliki tujuan agar STT YUPPENTEK dapat mempublikasikan jurnal secara online. Pada  dasarnya  untuk  mempublikasikan  suatu  karya  ilmiah  dalam  artikel  ilmiah ataupun jurnal  melibatkan banyak proses dan peran. Beberapa proses  yang dibutuhkan hingga sebuah artikel ilmiah layak untuk diterbitkan atau dipublikasikan ke dalam jurnal ilmiah yaitu proses penyerahan naskah oleh penulis, seleksi awal, reviewer , pengiriman revisi (jika ada yang perlu diperbaiki), dan editoring sehingga artikel ilmiah dapat layak dipublikasikan dan di terbitkan ke dalam sebuah jurnal.
Gambar 1. Logi IJC ( iLearning Journal Center) Sumber : journal.ilearning.co iLearning  Journal  Center (IJC)  adalah  sebuah  inovasi  sistem  jurnal  elektronik (e-journal)  pada  penerapannya  dijadikan  arahan  untuk  dapat  menggantikan  sistem pengelolaan  jurnal  konvensional  (tercetak)  ,  iJC  dengan  menggunakan  Open  Journal System  (OJS)  dari  PKP  ( Public  Knowledge  Project )  sebagai  dasarnya  mampu memberikan  kemudahan,  kecepatan,  serta  integritas  dalam  melakukan  pengelolaan jurnal.[1]
Pada  saat  ini  banyak  sekali  teknologi  yang  baru  dengan  perkembangan  yang sangat canggih, tanpa disadari saaat ini sudah sampai dengan karya ilmiah yang dapat di kelola secara online atau dapat disebut dengan e-journal. Dalam e-journal , semua pihak yang  meliputi  pengelola,  penulis  reviewer  dan  pembaca  dapat  dilakukan  secara  online atau dapat dikatakan bahwa sistem e-journal berfungsi dalam mengotomatiskan proses pengiriman  artikel, editting,  review dan  lainnya  agar  dapat  diproses  dengan  cepat  dan efisien.  Sehingga Format e-journal kini  banyak  diminati  karena  pegeseran  pola  dan kebiasaan  membaca  dokumen  elektronik  dan  kemudahan  serta  kecepatan  akses  hasil- hasil penelitian dan kajian ilmiah [2].
Kewajiban  untuk  menghasilkan  suatu  jurnal  merupakan  keternutan  yang diciptakan  untuk  meningkatkan  mutu  dan  kualitas  pendidikan  di  indonesia.  Perguruan tinggi  .  Lembaga  pendidikan  yang  bergerak  saat  ini  harus  selalu  mengedepankan inovatif  serta  kreatif,  banyaknya  aplikasi  yang  sudah  dibuat  pengelolaan  jurnal  secara online tidak kalah penting dari sistem dan aplikasi lainnya  yang dibutuhkan perguruan
Penerapan Media E-Journal Menggunakan Sistem IJC Berbasis OJS ...
tinggi  karena  dengan  adanya  pengelolaan  secara  online  maka  jurnal  yang  ingin dipublikasi  tidak  akan  tercecer  [3]. Bahkan  sebagian  perguruan  tinggi  lainnya  yang sudah  menggunakan  format e-journal demi  mempermudah  penulis  dalam  melakukan karya  ilmiah,  dan  demi  melatih  mahasiswanya  untuk  mengolah  informasi  maka dijadikan suatu syarat kelulusan dalam proses validasi jurnal bagi mahasiswa sehingga mahasiswa pun dapat lebih mudah mendapatkan suatu nilai pada Perguruan Tinggi, dan sehingga  mahasiswa  dapat  lebih  terlatih  dalam  mengelola  dan  menulis  karya  ilmiah guna memberikan informasi terupdate kepada masyarakat lainnya.[4]
Tujuan  dari    pembuatan  jurnal  yang  dijadikan  syarat  untuk  kelulusan  adalah dapat  menguasai  knowledge  sharing  yang  tertanam  pada  masing  –  masing  mahasiswa karena  memang  ini  juga  merupakan  hal  yang  penting  dalam  suatu  organisasi  melalui proses penyebaran pengetahuan yang dihasilkan atau dimiliki berupa informasi menjadi suatu  informasi  yang  lebih  memiliki  nilai  yang  berharga  untuk  di  kembangkan  yang mampu melihat setiap asset itu berharga dan mempunyai daya saing untuk setiap proses yang terjadi .[5].
Tetapi  Banyak  juga  yang  perguruan  tinggi  yang  masih  menggunakan  sistem  masih manual  sehingga  memiliki  permasalahan-permasalahan  seperti  penerbitan  jurnal  yang  begitu susah  dan  data  terpisah-pisah  karena  membutuhkan  waktu  cukup  lama  dan  biaya  cukup  besar Artikel  ilmiah  pada  STISIP  YUPPENTEK  belum  memenuhi  syarat  ketentuan  dikti  perihal akreditasi jurnal yang mengharuskan jurnal dikelola dengan cara online dalam pengelolaan yang dilakukan  lebih  dengan  mudah  dan  cepat.  Setelah  peneliti  menganalisa  permasalahan  dengan menggunakan suatu metode pengumpulan data berupa observasi, wawancara dan studi pustaka serta  menggunakan  UML  (Unified  Modeling  Language).  Untuk  mengatasi  permasalahan tersebut  peneliti  memberikan  usulan  sistem  yang  memudahkan  pengguna  sehingga  proses pengelolaan jurnal dapat lebih memudahkan pengguna [6].

## 2. METODE PENELITIAN
Didalam  sebuah  penelitian  pasti  membutuhkan  metode  penelitian  agar  dapat  lebih mudah memperoleh informasi yang akurat. Pada penelitian ini menggunakan beberapa metode penelitian  diantaranya  yaitu  metode  perancangan  dan  metode  pengumpulan  data  yang  dimana terdapat  observasi,  wawancara  dan  juga  studi  pustaka.  Dan  berikut  merupakan  gambar  alur proses pengumpulan data :
Gambar 2. Metode Penelitian

## Keterangan :
a. Metode Observasi
Adalah  metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  secara  langsung  dilokasi penelitian. Penelitian ini dilakukan pada STT YUPPENTEK guna memperoleh data yang akurat sesuai dengan yang terjadi
b. Metode Wawancara
Adalah metode  yang digunakan oleh peneliti untuk mendapatkan informasi dengan cara melakukan tanya jawab pada pihak yang bersangkutan.
c. Metode Studi Pustaka Adalah  metode  yang  berguna  untuk  mendapatkan  referensi  peneliti  dalam mendapatkan informasi  yang akurat dari peneltian yang sebelumnya dilakukan dan metode penelitian ini berguna menyimpan informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang relevan dengan topik yang ingin di teliti.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Jurnal    ilmiah    adalah    majalah    publikasi    yang    memuat    KTI    (Karya    Tulis Ilmiah)  yang  secara nyata  mengandung  data  dan  informasi  yang  mengajukan  iptek dan  ditulis  sesuai  dengan  kaidah - kaidah  penulisan  ilmiah  serta  diterbitkan  secara berkala. Pada dasarnya, ada 2 macam jurnal yaitu jurnal konvensional (cetak) dan jurnal elektronik ( non cetak).[7]
Open Journal  System  (OJS) merupakan solusi  sumber terbuka untuk  mengatur, membantu  dan menerbitkan jurnal ilmiah secara on-line[8]. Open Journal System (OJS) merupakan sistem pengaturan dan penerbitan jurnal dengan tingkat pengoperasian yang sangat  mudah  dan  dapat  didownload  secara  gratis  dan  diinstal  ke  penyedia  web  lokal. Open Journal System (OJS) telah dirancang untuk mengurangi  waktu dan tenaga  yang disediakan  untuk  tugas-tugas  penulisan  dan  pengelolaan  yang  berhubungan  dengan mengedit  sebuah  jurnal  sementara  meningkatkan  record-keeping  dan  efisiensi  proses pengeditan.  Open  Journal  System  (OJS)  dimaksudkan  untuk  meningkatkan  kualitas keilmiahan  dan  kualitas  umum  dalam  penerbitan  jurnal  melalui  sejumlah  inovasi, dimulai  dari  pembuatan  polis  jurnal  yang  lebih  transparan  untuk  meningkatkan indeks.[8]
Namun  perkembangan  teknologi  dan  informasi  saat  ini  mampu  menjadikan jurnal  memiliki  beragam  macamnya  dan  juga  menjadi  alasan  perguruan  tinggi diharuskan  memberikan  fasilitas  sebuah  pencarian  informasi  secara  lebih  cepat,  lebih efisien, lebih efektif , dan hemat biaya.
iLearning  Jurnal  Center (iJC)  merupakan  sistem  yang  mempermudah pengelolaan  dan  penerbitan  jurnal  secara  online  atau  biasa  disebut  dengan e-journal , sistem  ini  menggunakan Open  Journal  System (OJS)  yang  dikembangkan  oleh  PKP (Public  Knowledge  Project) secara Open  Source dengan  artian  dapat  dikembangkan oleh  siapa  saja.  iJC (iLearning  Journal  Center) memiliki  tujuan  yaitu  STT YUPPENTEK dapat mempublikasikan jurnal secara online .
Pengelolaan data jurnal  yang diterapkan di STT Yupentek masih menggunakan sistem  jurnal  konvensial  sehingga  hal  ini  menimbulkan  b eberapa  permasalahan  yaitu kurang  efektif  dan efisien,  dah  proses  penyerahan  naskah  juga  cukup  rumit  karena mengharuskan datang ke STT YUPPENTEK.
Penerapan Media E-Journal Menggunakan Sistem IJC Berbasis OJS ...
Use Case Diagram yang diusulkan
Didalam  Gambar  3  terdiri  dari  3 actor yaitu editor jurnal, reviewer jurnal  dan author Jurnal,  digunakan Use  Case  Glossary dan Actor  Glossary yaitu  untuk menjelaskan deskripsi secara singkat dan menjelaskan prosedur sistem yang diusulkan.
Gambar 3. Use Case Diagram Usulan
1. Actor Glossary
Dibawah  ini  adalah  tabel  yang  menjelaskan  secara  singkat  dari  3 actor yang telah ditentukan oleh Use Case Diagram yang diusulkan.
Tabel.1 Actor Glossary No. Aktor Deskripsi 1. Editor Jurnal User yang memiliki hak access untuk mengelola data jurnal secara keseluruhan 2. Review Jurnal User yang memiliki hak access untuk mereview jurnal yang tersedia 3. Author Jurnal User yang memiliki hak access untuk membuat data jurnal dan submit data jurnal
2. Use Case Glossary
Berikut adalah tabel menjelaskan secara singkat yang terdiri dari 3 actor yang telah ditentukan dengan use case yang saling berhubungan.
Tabel.2 Use Case Glossary No. Use Case Deskripsi 1. Melakukan Proses Login   User yang akan mengelola data jurnal harus melalui proses login yaitu dengan memasukkan username dan password 2. Submit data Jurnal User yang akan jurnalnya dipublikasi harus melakukan proses submit data jurnal 3. Notifikasi data jurnal Mamberikan informasi data jurnal kepada pihak editor jurnal, apabila ada jurnal yang baru saja di submit 4. Cek data jurnal Editor melakukan pengecekkan data jurnal. 5. Melakukan Proses Review Jurnal Editor melakukan review jurnal sebelum diberikan kepada reviewer 6. Menugaskan Reviewer Jurnal Editor memilih salah satu reviewer jurnal untuk melakukan review jurnal
7. Menerima email penugasan Reviewer yang telah dipilih akan mendapatkan email penugasan. 8. Menerima tugas review jurnal
Reviewer menerima tugas review yang telah diberikan editor.
9. Review Jurnal
Reviewer melakukan proses review jurnak 10. Menerima Keputusan reviewer jurnal Reviewer akan memberikan hasil review jurnal kepada editor.
11. Menerima Keputusan Review Jurnal Editor akan menerima hasil keputusan jurnal dari reviewer jurnal dengan status ditolak / direvisi
12. Menerima notifikasi keputusan reviewer Informasi mengenai keputusan review terhadap jurnal akan diterima oleh editor 13.  Menerima status jurnal sedang di review Status jurnal yang telah di review oleh reviewer akan di terima oleh author jurnal.
14.  Membuat Edisi Edisi jurnal yang telah lulus review akan di buatkan oleh editor 15.  Menerima status editoring Status editoring jurnal akan diterima oleh author jurnal 16.  Publikasi Jurnal Editor jurnal akan melakukan proses publikasi terhadap jurnal yang telah lulus review dan telah melakukan proses edisi jurnal 17.  Menerima notifikasi publikasi jurnal Pesan notifikasi terhadap publikasi jurnal akan diterima oleh author jurnal

## Implementasi Sistem
1. Tampilan Home
Penerapan Media E-Journal Menggunakan Sistem IJC Berbasis OJS ...
Gambar 4. Tampilan Home (Sumber : http://ijc.ilearning.co/index.php/sttyuppentek )
Tampilan  pada  halaman  home  adalah  halaman  yang  tersedia  pada  saat mengunjungi  website  tersebut  atau  dapat  dikatakan halaman yang  pertama  kali  dilihat klien/pengunjung  saat  mengakses  website.  Tujuannya  adalah  untuk  membuat  pengunjung tertarik  menjelajah  website  lebih  jauh  lagi.  Pada  tampilan  home  juga  pengunjung  dapat mengetahui informasi artikel yang sudah di terbitkan oleh pihak jurnal STT Yuppentek

## 2. Form Login
Gambar 5 . Form Login
(Sumber: http://journal.ilearning.co/index.php/sttyuppentek/login )
Form  login adalah  tampilan  yang  menyediakan field nama  pengguna  dan  kata sandi  seperti  tampilan login pada  umumnya  disertai  dengan  petunjuk  jika  pengguna ingin  membuat  akun  atau  lupa  password.  Pada  form  login  ini  pengunjung  yang  telah
memiliki  akun  dapat  langsung  masukkan  nama  pengguna  dan  juga  kata  sandi  tetapi untuk yang belum mempunyai akun maka cobalah untuk klik menu register yang sudah disediakan.

## 3. Tampilan Menu Daftar
Gambar 6. Tampilan Menu Daftar
(Sumber : http://journal.ilearning.co/index.php/sttyuppentek/user/register )
Menu daftar berfungsi untuk pengguna yang belum memiliki akun,  didalamnya pengguna  diharuskan  mengisi form yang  sudah  di  sediakan  dengan  lengkap  sesuai dengan  instruksi,  sehingga  dapat  mempermudah  penulis  untuk  mensubmit  hasil  karya yang telah di buatnya

## 4. Tampilan Menu Tentang Kami
Gambar 7. Tampilan Menu Tentang Kami
(Sumber : http://journal.ilearning.co/index.php/sttyuppentek/user/register )
Penerapan Media E-Journal Menggunakan Sistem IJC Berbasis OJS ...
Menu tentang kami dapat  di  akses di  tampilan halaman awal  dimana berisi  hal seputar  jurnal  mulai  dari  pelaksanaan,  kebijakan,  penyerahan  jurnal  dan  hal  lain  yang berhubungan, sehingga pengunjung dapat lebih mengenal jurnal yang diterapkan di STT Yuppentek  dan  pada  halaman  ini  juga  tersedia  menu  kontak  yang  dimana  artinya pengunjung  tidak  kesulitan  untuk  mendapatkan  informasi  mengenai  pihak  jurnal  yang ingin di hubungi.

## 5. Tampilan Beranda Pengguna
Gambar 8. Tampilan Beranda Pengguna ( Sumber : http://ijc.ilearning.co/index.php/sttyuppentek/user )
Beranda  pengguna  ini  menampilkan  peran  mulai  dari  manajer  jurnal,  editor, editor  bagian author dan reviewer serta  hak  akses  yang  ditampilkan  berbeda  sesuai dengan perannya, pada halaman ini juga hanya bisa di akses oleh pengguna yang sudah login .

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian diatas membahas pengelolaan dan penerbitan jurnal pada STT YUPPENTEK masih dengan konvensional  atau masih secara manual oleh karena itu  iJC (iLearning  Journal  Center) memiliki  tujuan  agar  STT  YUPPENTEK  dapat mempublikasikan  jurnal  secara online maka  kesimpulan  dari  penelitian  diatas  adalah dengan adanya sistem e-journal ini memudahkan pengguna untuk submit jurnal, dengan menggunakan  iJC  dapat  mengubah  pengelolaan e-journal menjadi  lebih  terdistribusi dan dapat mempermudah proses penyerahan naskah, review, edit, sampai dengan tahap publikasi  serta  dengan  menggunakan  iJC  ( iLearning  Journal  Center )  akan menghasilkan e-journal yang berkualitas.

## 5. SARAN
Media e-journal menggunakan sistem IJC pada STT YUPPENTEK adalah salah satu  cara  untuk  memudahkan  pengguna  dalam  submit  jurnal  secara online .  Namun pengembangan selanjutnya diharapakan dapat menjadi lebih baik lagi dari segi tampilan hingga submit jurnal pada STT YUPPENTEK.

## 6. UCAPAN TERIMAKASIH
Peneliti  mengucapkan  terimakasih  kepada  para  pihak  yang  terkait  dan membantu  dalam  proses  penyelesaian  penelitian  ini.  Terutama  peneliti  mengucapkan terimakasih  kepada  Tuhan  Yang  Maha  Esa,  karena  atas  karunia  dan  nikmat-Nya penelitian ini dapat terselesaikan dengan baik.  Lalu,  yang kedua peneliti mengucapkan terimakasih  kepada  penulis  1  dan  penulis  2  karena  telah  memberikan  waktu  dan bimbingannya  selama  penelitian  ini  berlangsung.  Kemudian  yang  ketiga  terimakasih kepada  STMIK  Raharja  yang  telah  memfasilitasi  tempat  selama  penelitian  ini berlangsung,  dan  yang  terakhir  terimakasih  kepada  semua team IJC  yang  telah membantu dalam memberikan motivasi dan arahan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Handayani,  I.(2015).  Pemanfaatan  Sistem  Ime  (Ilearning  Media)  Dan  Rinfo (Raharja.  Info)  Dalam  Penerapan  Sistem  E-journal  Di  Ccit  Journal  Pada Perguruan Tinggi Raharja.
[2] Handayani, I., Aini, Q., & Oktaviani, F. (2016). Penerapan Sistem Validasi Jurnal Di Pessta+ Sebagai Penilaian Artikel Ilmiah Dalam Mendukung Kegiatan Civitas Akademika. Csrid  (Computer  Science  Research  And  Its  Development  Journal), 8(3), 177-190.
[3] Aripianti,  P.,  &  Widuri,  R.  (2016).  Perancangan  Sistem  Informsi  E-jurnal  Pada Perguruan Tinggi Berbasis Web. Cerita Journal , 2(2), 189-198.
[4] Suroyo,  S.,  &  Tanaamah,  A.  R.  (2017).  Peran  E-journal  Dalam  Knowledge Sharing  Sebagai  Basis  Pengelolaan  Pengetahuan  Di  Universitas  Kristen  Satya Wacana. Smatika Jurnal , 6(02), 05-12.
[5] Pamungkas, K. T., & Susilo, A. (2018). Implementasi Aplikasi E-Journal Pada Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Respati Indonesia .
[6] N. Fajrin, L. Kamelia, and T. Juhana, “Instalasi dan Implementasi Open Journal System di  Local  Area  Network  Laboratorium  Telematika  STEI-ITB”, Prosiding  -  Seminar Nasional Teknik Elektro UIN Sunan Gunung Djati Bandung , pp. 18-29, Jan. 2018
[7] Handayani,  I.,  Warsito,  A.  B.,  &  Pangestu,  S.  A.  (2017).  Pemanfaatan  Website Raharja.  Ac.  Id  Sebagai  Media  Informasi  Dan  Upload  Artikel  Untuk  Ns-ccit Menggunakan Framework Yii. Ccit Journal , 10(1), 127-138.
[8] Wijaya,  N.  H.  (2017).  Pengembangan  E-journal  Hasil  Penelitian  Mahasiswa Fakultas  Ilmu  Kesehatan  Universitas  Respati  Yogyakarta. Jurnal  Teknologi Informasi Respati, 9(26).