## PEMODELAN SISTEM INFORMASI JASA SERVICE MOTOR DAN PENJUALAN SPAREPART
PADA

## BENGKEL BERKAH JAYA MOTOR
Pijar Imanu Ghifari 1) , Lusi Fajarita 2)
1) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2) Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753, Fax. (021) 5866369
E-mail : gifar9696@gmail.com 1) , lusi.fajarita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Berkah Jaya Motor merupakan usaha yang bergerak di  bidang  otomotif khususnya pada kendaraan bermotor dan memiliki  tujuan  sebagai  tempat  perbaikan  kendaraan  bermotor  yang  baik,  cepat,  aman,  dan  terpercaya.  Untuk memperoleh  tujuan  tersebut  terdapat  masalah  pada  saat  penanganan  dan  pembayaran  service,  penjualan  dan pencarian sparepart. Hal ini di sebabkan karena tidak adanya informasi data sparepart sehingga proses pencarian stok  menjadi  lama  karena  masih  menghitung  stok  secara  manual.  Selain  itu  pencatatan  data  transaksional  pada media  atau  dokumen  kertas  dapat  berakibat  data  mudah  hilang  atau  rusak.  Oleh  karena  itu  bengkel  Berkah  Jaya Motor membutuhkan sistem yang mendukung kemajuan bengkel sehingga mengikuti teknologi yang berkembang dan tidak tertinggal  dengan bengkel  lainnya dan juga diharapkan  dapat  mengatasi  masalah  yang  sering  terjadi  dalam kegiatan bengkel saat ini. Sistem ini akan dikembangkan dengan menggunakan tools yang mendukung agar berjalan dengan baik, seperti : Microsoft Visual Studio 2008 dan MySql sebagai database sebagai tempat penyimpanan dan keamanan  data.  Dengan  merancang  sistem  jasa  service  dan  penjualan  Sparepart  yang  diharapkan  mampu memberikan dampak positif bagi bengkel Berkah Jaya Motor.
Kata Kunci : Bengkel, Fishbone , Jasa Service, Penjualan Sparepart.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berkah Jaya Motor adalah sebuah bidang usaha yang  dimiliki  oleh  Perorangan  yang  bergerak  dalam bidang  pelayanan  perbaikan  kendaraan  motor.  Dan dalam  berkembangnya  ilmu  pengetahuan  dan teknologi  yang  semakin  pesat  ini  Bengkel  Berkah Jaya  Motor  sampai  saat  ini  dalam  melakukan aktivitas  usahanya  masih  dilakukan  dengan  cara manual  seperti  melakukan  kegiatan  penjualan sparepart, penanganan  awal  pada  saat service , pembayaran,  dan  pembuatan laporan  disetiap bulannya.  Dengan  wujud  komputerisasi  pekerjaan manusia  menjadi  lebih  cepat  dan  mudah.Dalam melakukan  pengolahan  data  secara  manual  dan memakan  waktu,  tenaga  dan  biaya  menjadi  lebih berkurang  dan  pekerjaan  dapat  dilakukan  dengan lebih mudah, cepat, efektif dan
efisien.  Menyadari  pentingnya  hal  tersebut,  Bengkel Berkah Jaya Motor harus memiliki sistem pengolahan data  yang  baik  dengan  tujuan  untuk  mempermudah atau mempercepat aktivitas pengolahan data, pengecekan stock suku cadang dan administrasi yang masih menggunakan metode cara manual.
Dengan mengacu pada kebutuhan sistem, maka  perlu dibuatkan  sistem  yang  terkomputerisasi  agar  dapat membantu  pemilik  bengkel  dalam  menyelesaikan masalah-masalah yang sering dihadapi, serta bermanfaat bagi Bengkel Berkah Jaya Motor sebagai peningkatan  mutu.  Dan  menjadikan  nya  sebuah usulan  rancangan  sistem  agar  manajemen  bengkel yang  masih  kurang  teratur  dan  kurang  terorganisir dengan baik, bisa menjadi lebih baik ke depan nya.

## 1.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem  dapat  diartikan  sebagai  kumpulan  dari unsur-unsur  atau  elemen-elemen  yang  membentuk kesatuan  yang  saling  bekerjasama  untuk  mencapai suatu tujuan. Rohmat Taufiq (2013)[6]
mengungkapkan :  “sistem  merupakan kumpulan dari
sub-sub  sistem  yang  abstrak  dan  maupun  fisik  yang akan  saling  terintegrasi  dan  berkolaborasi  untuk mencapai sesuatu tujuan yang tertentu”.

## 1.3 Teori pendukung
a. Penjualan Penjualan  menurut  [2]  adalah  suatu  yang  akan  di proses  pertukaran  barang  maupun  jasa  antara penjual atau pembeli.
b. Jasa Service
Menurut  [3] Service yang  merupakan  sebuaah aktivitas  dari  perusahaan  dalam  memberikan layanan  pelanggan  yang  meliputi  penanganan pelanggan  atau  keluhan  pelanggan.  Berdasarkan pendapat  para  ahli,  dapat  disimpulkan  bahwa Service adalah  seluruh  aktivitas,  tindakan,  kinerja ataupun  manfaat  yang  dasarnya  tidak  berwujud, yang  juga  dapat  diberikan  dari  satu  pihak  dari kepada pihak lainnya, yang pada hal dasarnya tidak berwujud dan tidak akan mengakibatkan kepemilikan yang akan sesuatu dan  apapun.

## 1.4 Konsep Analisa Sistem
Analisa  sistem  adalah  kegiatan  untuk merujuk  sebuah  sistem  yang  sudah  berjalan  dan bagaimana yang bagus dan tidak bagus  kemudian mendokumentasikan  semua  kebutuhan  yang  akan dipenuhi oleh sistem baru.
1.5 Konsep Berorientasi Obyek ( Object-Oriented)
Analisa  berorientasi  objek  atau  Object Oriented  Analysis  menurut  [5]  adalah  “Metode cara  analisa  yang  akan  memeriksa  requirement (syarat  dan  keperluan)  daan  harus  dipenuhi  oleh suatu sistem dari sudut pandang setiap kelas-kelas dan  objek-objek  yang  di  ruang  lingkup  dari perusahaan”.  Sistem  berorientasi  obyek  adalah darii  sebuah  sistem  yang  akan  dibangun  dengan berdasarkan  metode  berorientasi  obyek  yang  ada dimana sebuah sistem yang mempunyai komponennya      menjadi  kelompok  data  -  data. Setiap  komponen  dalam  sistem  berorientasi obyeek  dapat  mewarisi  atribut-atribut  dan  sifat- sifaat  dari  komponen  tersebut,  dan  dapat  di berinteraksi  antara  satu  komponen  ke  komponen tersebut.

## 1.6 ERD
Diagram Hubungan Entitas ( Entity Relationship Diagram ), diagram hubungan entitas dipergunakan  untuk  menggambarkan  hubungan antara  entitas  store  yang  ada,  dan  bukan menggambarkan proses yang akan terjadi[1]. ERD akan digunakan untuk menggambarkan dari  dari  interaksi  data  secara  sistematis  dalam
konteks  dari  entitas  dan  hubungannya  dari  dalam suatu database tersebut.
1.7 Definisi Diagram Sequence
Suatu  Sequence diagram  akan  digunakan untuk menggambarkan  oleh  banyaknya  interaksi antara  dari obyek yang ada akan di dalam sistem yang  telah  disusun  oleh  berdasarkan  suatu  dari urutan dan yang rentang pada waktu tertentu.

## 1.8 Definisi Diagram Fishbone
Diagram  ishikawa  atau  dering  disebut juga oleh    Cause  dan  Effect  Diagram merupakan  dari sebuah  diagram  yang  akan  digunakan  untuk mengidentifikasi  dari  penyebab  dan  efek  dari masalah  [4].  Membuat  tampilan  grafik fishbone benar-benar menjadi layaknya seperti dari kerangka  tulang  ikan.  Tulang  ikan  tersebut  bisa dibilang  menjadi  dari  penyebab  dari  akibat  dalam hal  situasi  dimana  yang  aka  diperlakukan  untuk memecahkan    banyak  masalah  produksi  atau dilema-dilema  lainnya.  Diagram  tulang  ikan memberikan  perspektif    padagambaran  yang  lebih baik  dan  cepat  dari  pada  hal  sebuah  blok  teks tersebut,  yang  merupakan  bagian  dari  utama bandingan untuk mencapai eksekutif sibuk.
1.9 Definisi Diagram Use Case
Use  case memperlihatkan  hal  sebuah interaksi antara, dari satu aktor atau lebih dari satu ke  aktor  dengan  dari  sistem  informasi  yang  akan dibuat  yang dimana setiap aktor mempunyai peran yang berbeda disetiap masalahnya..

## 1.10 Studi Literatur
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  [7]  yang berjudul  “Pengembangan Sistem Informasi Service Kendaraan  pada  Bengkel  KFMP”.  Peneltian  ini membahas sistem yang belum terkomputerisasi dan masalah-masalah  yang  terjadi  seperti  proses penyelesaian transaksi yang sampai sekarang masih menggunakan  sistem  manual,  mulai  dari  proses pendaftaran pelanggan, pendataan tanda pembayaran  serta  pembuatan  laporan  sehingga  hal ini  dapat  menyebabkan  kesalahan  menentukan harga service, dan  kesalahan  pembuatan  laporan penjualan.  Dari  maslah  tersebut  akan  beradampak pendapat  pada  bengkel  akan  menurun.  Dengan adanya  sistem  yang  terkomputerisasi  di  harapkan mampu  memberikan  kemudahan  pada  Bengkel KFMP.

## 2. METODE PENELITIAN
Untuk  Menyelesaikan  masalah  yang  ditemukan pada  Bengkel  maka  dilakukan  metode  pengumpulan data sebagai berikut :
1. Observasi Penulis  akan  melakukan  sebuah  pengamatan dan  langsung  dari  terjadinya  proses  dan  bisnis yang  sedang  berjalan  dari  di  Bengkel  Berkah Jaya Motor.
2. Wawancara Pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan  cara bertatap muka dan langsung dengan mengajukan ke  beberapa pertanyaan-pertanyaan tentang  mengenai  proses  bisnis  yang  sedang berjalan  kepada  bapak  Sutrisno  selakupemilik Bengkel Berkah Jaya Motor
3. Analisa Dokumen Pengumpulan dari data dalam penelitian dengan dan  mencari  informasi  yang  berdasarkan dokumen dan berjalan yang terkait agar dapat di diperoleh ke informasi yang sesuai dengan akan kebutuhan sistem yang akan dibuatkan.
4. Studi Kepustakaan Penelitian  ini  melakukan studi kepustakaan dari berbagai  buku  serta  referansi  lain  yang  sesui dengan  adanya  permasalahan  yang  akan diamati.  Selaiin  itu  juga  mencari    sebuah informasi tambahan melalui jaringan internet.

## 3. PEMBAHASAN DAN HASIL
3.1 Analisa Masalah

## Gambar 1: Fishbone Diagram
Pada  gambar  1  tersebut  dijelaskan  beberapa masalah yang ada diantaranya:  Terjadi nya kerusakan atau hilangnya dokumen  dengan  mudah  disebabkan  oleh dokumen  yang  tidak  tersimpan  dengan  rapih
dan  tidak  mempunyai  tempat  penyimpanan khusus.
 Tidak  adanya  sistem  informasi  tentang  stok sparepart sehingga  sering  kesulitan  dalam mencari sparepart.
 Data  yang  dicatat  dalam  laporan  pendapatan tidak  dihitung  secara  rinci  sehingga  tidak jelasnya jumlah pendapatan bengkel.
 Kesalahan pencatatan biaya pada saat transaksi  dikarenakan  tidak  teliti  dalam pencatatan biaya.
 Masih  belum  tersedia  bukti  jasa service inap, tidak ada bukti khusus untuk jasa service inap.

## 3.2 Analisa Sistem
a) Proses pendaftaran dan perbaikan Datangnya  pelanggan  dan  mendaftaar dahulu  ke  administrasi  bengkel    lalu administrasi  bengkel  kemudian  mekanik melakukan  pengecekan  masalah  motor  jika masalah tidak rumit bisa langsung melanjutkan service tetapi  jika  rumit menginformasikan kepada administrasi
bengkel  untuk service inap,  administrasi bengkel  kemudian  menyampaikan  informasi tersebut kepada pelanggan, pelanggan kemudian memutuskan menginapkan motornya  jika  pelanggan  tidak  setuju perbaikan  maka  tidak  dilakukan  jika  setuju akan mengkonfirmasikan kepada administrasi  bengkel,  kemudian  admin bengkel  membuatkan  nota  pembayaran sebagai bukti service inap
Gambar 2 : Activity Diagram Proses penerimaan dan
perbaikan b) Proses pembayaran service
Mekanik melakukan service kmudian memeriksa  sparepart  motor  apakah  ada  yang  harus diganti  atau  tidak,  jika  tidak  perlu  bisa  melanjutkan service  motor  jika  ada  yang  harus  diganti  mekanik menginformasikan  kepada  administrasi  bengkel kemudian administrasi bengkel menyampaikan kembali  informasi  tersebut  kepada  pelanggan  untuk pergantian  sparepart  jika  pelanggan  tidak  setuju service  dilanjutkan  kembali  jika  menyutujui  maka melakukan  pengajuan  untuk  segera  diganti.  Setelah service  sudah  selesai  mekanik  mengkonfirmasi kepaada  administrasi  bengkel  lalu  administrasi bengkel  mencatat  ke  dalam  WO  dan  melakukan konfirmasi  jumlah  yang  harus  dibayar  kepada pelanggan  setelah  pelanggan  menerima  konfirmasi lalu  melakukan  pembayaaran  kepada  administrasi bengkel dan kemudian administrasi bengkel membuatkan  nota  pembayaran  yang  diserahkan kepada pelanggan.
Gambar 3 : Activity Diagram Proses Pembayaran Service
c) Proses Penjualan sparepart
Pelanggan  datang  ke  bengkel  menanyakan sparepart motor  yang  ingin  dibeli  kemudian administrasi  bengkel  akan  memperlihatkan  daftar harga sparepart kepada  pelanggan.  Jika  pelanggan merasa  tidak    merasa  yakin  dengan  harga  dan sparepart yang  ingin  dibeli,  pelanggan    dapat membatalkan  pembeliannya.  Jika  pelanggan  cocok dengan  harga  dan sparepart sesuai  dengan  yang diinginkannya  maka  pelanggan  akan  membayarnya dan  administrasi  bengkel  akan  membuatkan  sebuah nota penjualan sparepart dan menyerahkan sparepart nya kepada pelanggan itu.
Gambar 4 : Activity Diagram Proses Penjualan sparepart
d) Proses pengembalian motor
Pelanggan  data  ke  bengkel  dengan  membawa nota  pembayaran  lalu  melakukan  pembayaran  serta menyerahkan  nota  pembayaran  tersebut  kepada administrasi  bengkel, kemudian administrasi  bengkel mengkonfirrmasi  nota  pembayaran  tersebut  sebagaai tanda  bukti service inap  lalu  administrasi  bengkel segera  mengembalikan  motor  pelanggan  yang diinapkan serta menyerahkan kembali nota pembayaran tersebut kepada pelanggan.
Gambar 5 : Activity Diagram Proses pengembalian motor
e) Proses Pembuatan Laporan
Setiap  akhir  bulan  Pembuatan  laporan  akan dibuat oleh administrasi bengkel berdasarkan laporan pendapatan  yang  diterima  oleh  bengkel  yang kemudian  diserahkan  kepada  pemilik  bengkel  pada akhir bulan.
Gambar 6 : Activity Diagram Proses peembuatan laporan
3.3 Diagram Use Case
a. Master Use Case Diagram

## Gambar 7 :Master Use Case Diagram
Pada gambar no.7 tersebut akan dijelaskan use case diagram master  tersebut  yang  diantaranya  ada  : Entry Data  Pelanggan, Entry Data  Kendaraan, Entry Data Sparepart, Entry Data  Mekanik, Entry Data Service yang  dimaksud  jenis service apa  saja yang ada di bengkel tersebut.
b. Diagram Use Case Transaction
Gambar 8 :Diagram Use Case Transaction
Pada  gambar  no.8  dijelaskan use  case  diagram transaksi  yang  diantaranya  ada:  Cetak  Nota Penjualan,  Entry  WO,  Cetak  Nota  pembayaran service,  Cetak  Bukti  Service  inap,  yang  nantinya akan diberikan kepada pelanggan bengkel.
c. Diagram Use Case Report
Gambar 9 :Diagram  Laporran Use Case
Pada  gambar  no.9 tersebut  dijelaskan Diagram use case laporan  yang  diantaranya  ada  :  cetak  laporan pendapatan  service,  cetak  laporan  penjualan sparepart,  cetak  laporan  rekapitulasi  sparepart terlaris,  cetak  laporan  WO,  cetak  laporan  kinerja mekanik,  cetak  laporan  stock  sparepart,  cetak laporan  bukti  service  inap,  yang  nantinya  laporan tersebut akan diberikan kepada pemilik bengkel.

## 3.4 ERD
Entity yang ada di pada sistem ini adalah :
Pelanggan,  Kendaraan,  WO,  Nota  Pembayaran, Mekanik, Sparepart ,,  Nota  penjualan,  Bukti service inap, Service . (gambar 10)
Gambar 10 : ERD

## 3.5 Tampilan Menu Structure

## Gambar 11 :Tampilan Menu Structure
Pada  gambar  11  tersebut  dijelaskan  tampilan menu  yang  ada  pada  sistem  antara  lain master,transaksi dan laporan.

## 3.6 Rancangan Layar
Gambar 12 : Rancngan Layar Nota Pennjualan
Ini  merupakan   salah  satu contoh rancangan layar  yang  dibuat  dari  penelitian    ini,  berupa: rancangan  layar  cetak  nota  pejualan sparepart ,  , kemudian  bagian  administrasi  mencari  kode sparepart ,pada  tombol  cari  untuk  mencari  data
sparepart dan  nama sparepart, lalu  ,masukan jumlah sparepart yang diinginkan dari harga satuan dan  kemudian  klik  untuk  menambahkan  untuk menambah  dan  memasukan  di  data  kedalam table list  view ,  jika  sparepartnya  sudah  disetujui pembeliannya  lalu  bagian  administrasi  bengkel menekan  tombol  cetak  untuk  mencetak  nota penjualan  dan menekan tombol keluar untuk keluar dari form .(gambar 12)

## 3.7 Sequence Diagram
Gambar 13 : Sequence Diagram Nota Pennjualan
Pada gambar 13 akan dijelaskan di sequence diagram pada  di  sistem  yang  akan  dipakai  oleh Bagian dari Penjualan, yang mempunyai 3 entitas yaitu : entitas sparepart, nota penjualan, detilnp.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian  yang telah dilakukan pada  Bengkel  Berkah  Jaya  Motor,  maka  dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan  diadakannya  sistem  yang  sudah terkomputerisasi maka meminimalisir
adanya  sebuah  kerusakan  dan  kehilangan data, karena sudah tersedianya penyimpanan berupa database .
b. Sistem yang terkomputerisasi akan mempercepat  pihak  bengkel  mengecek ketersediaan sparepart untuk pelanggan dan mengetahui  jumlah stock  sparepart yang tersedia setiap harinya.
c. Dengan  dibuatnya  sistem  komputerisasi membantu  pihak  bengkel  mempermudah
mengetahui pendapatan service dan penjualan sparepart dengan baik. d. Penghitungan otomatis oleh sistem komputerisasi  meminimalisirkan  terjadinya human  error pada  kegiatan  administrasi pada bengkel ini. e. Membuatkan  bukti service inap  untuk mempermudah  bengkel  menyatakan service inap pada para pelanggan yang menggunakan jasa tersebut.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] AS.,  Rosa  dan  Shalahuddin,  M.  2013. Rekayasa  dari  Perangkat  Lunak  Terstruktur Dari  Berorientasi  Objek  sistem.  Informatika. Bandung.
[2] Irwan  Sahaja.  (2014).  Pengertian  dari Penjualan . ( http://irwansahaja.blogspot.com /2014/05/pengertian-penjualan.html,  diakses 12 Juni 2014).
[3] Manurung,  Laurensius,  &    Saputra,  Imelda 2012,  Pengertian  sebuah  Definisi  Service (Online), 3 Januari 2018,
https://carapedia.com/pengertian_definisi_ser vice_info2099.html . [4] Saeger & Feys, Diagram Ishikawa (Online), 3 Januari 2018, https://www.amazon.de/diagramme-
dIshikawa-liens-cause-effet/dp/2806262453 .
[5] Sugiarti,  Yuni,S.T.M.Kom,  2013.  Analisis dan  Perancangan  UML  (Unified  Modeling Languege)  Graha Ilmu. Yogyakarta.
[6] Taufiq,  Rohmat.  2013.  Sistem  Informasi Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu.
[7] Yohanes  Yahya  Welim  T.W.  Wisjhnuadi, Rasip  Firmansyah.  2015.  “Pengembangan Sistem  Informasi  Service  Kendaraan  Pada Bengkel KFMP”. Jakarta Selatan: Universitas
Budi Luhur.