## PENGEMBANGAN APLIKASI ASURANSI SWASTA DENGAN METODE FOCUS PDCA DI RSUP SANGLAH DENPASAR
Astiarini Arifin 1* , Atma Deharja 2 , Ervina Rachmawati 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Neger Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: astiariniarifin@gmail.com

## Abstrak
Aplikasi  E-Pasti  khusunya  pada  bagian  asuransi  tidak  memiliki  pemberitahuan  kepada  pasien bahwa berkas pengajuan asuransinya telah selesai diproses. Hal ini mengakibatkan pasien harus menelefon  ataupun  datang  langsung  ke  rumah  sakit  sehingga  menjadi  tidak  effisien. Hal  ini disebabkan  oleh  tidak  adanya  pemberithuan  pada  sistem  dari  poli  bahwa  blanko  telah  selesai Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode FOCUS PDCA. Hasil  yang  diperoleh  setelah  melakukan  tahap  perbaikan  yaitu  Pelayanan  Pengajuan  Asuransi menjadi  lebih  efisien  karena  pasien  tidak  perlu  lagi  datang  atau  menelepon  ke  rumah  sakit  untuk menanyakan status berkas pengajuannya.

## Kata kunci: E-Pasti, FOCUS, PDCA, pengembangan aplikasi

## Abstract
The E-Pasti especially in the insurance department does not have a notification to the patient that the file for insurance has been processed. This resulted in patients having to call or come directly to  the hospital  so  that  which becomes  inefficient.  This  is  caused  by  the  absence  of notification  in the poly system that the blank has been completed. The research method used in this research is to use the FOCUS PDCA method. The results obtained after carrying out the improvement phase, namely  the  Asuransu  Submission  Service,  become  more  efficient  because  the  patient  no  longer needs to come or call the hospital to ask the status of the file.
Keyword: E-Pasti, FOCUS, PDCA, application development

## 1. Pendahuluan
Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin canggih pada masa kini, maka persaingan dalam bidang kesehatan bertambah pesat sehingga pihak rumah sakit harus melakukan perbaikan lingkungan  di  rumah  sakit.  Rumah  sakit  merupakan  institusi  pelayanan  kesehatan  yang menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang  menyediakan pelayanan rawat inap ,rawat jalan, dan gawat darurat (Kemenkes RI, 2010).
Salah satu elemen rekam medis yang tertera pada Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) adalah pelepasan informasi yang terdapat pada penilaian Manajemen Informasi Rekam Medis  elemen  11  dan  14  yaitu  berkas  rekam  medis  dilindungi  dari  kehilangan,  kerusakan, gangguan  serta  akses  dan  pengguna  yang  tidak  berhak  serta  pelepasan  informasi  harus  sesuai prosedur  dan  kerahasiaannya  harus  dijamin  oleh  rumah  sakit.  Dalam  melaksanakan  pelayanan rekam  medis  Rumah  Sakit  Umum  Pusat  Sanglah  menggunakan  sistem  informasi  manajemen rumah  sakit  yang  disebut  SIMARS  dan  sistem  informasi  internal  rekam  medis  E-Pasti.  E-Pasti sendiri  merupakan  sistem  informasi  yang  mengelola  data  peminjaman  berkas,  asuransi  swasta dan kematian yang dicatat secara elektronik.
Aplikasi  E-Pasti  khusunya  pada  bagian  asuransi  tidak  memiliki  pemberitahuan  kepada pasien bahwa berkas pengajuan asuransinya telah selesai diproses. Hal ini mengakibatkan pasien harus menelefon ataupun datang langsung ke rumah sakit sehingga menjadi tidak effisien. Bagian asuransi  ditemukan  masalah  berupa  petugas  mengambil  blanko  asuransi  ke  poli  sebanyak  2 sampai  3  kali  tetapi  blanko  belum  selesai  diproses.  Hal  ini  disebabkan  oleh  tidak  adanya pemberithuan pada sistem dari poli bahwa blanko telah selesai diproses oleh dokter. Pasien yang mengajukan asuransi harus menelepon ke bagian asuransi. Sehari pasien bisa menelfon lebih dari 2  kali  untuk  menanyakan  status  berkas  mereka  bahkan  ada  yang  harus  datang  langsung  ke Rumah Sakit tetapi blanko belum selesai di proses.
Proses  berkas  bisa  memakan  waktu  7-10  hari  tetapi  karena  tidak  ada  pemberithuan  dari Rumah  Sakit  bahwa  berkas  telah  selesai  proses  bisa  memakan  waktu  hingga  19  hari.  Bulan Februari  berkas  pengajuan  asuransi  yang  belum  diambil  mencapai  13  berkas.  Berdasarkan  latar belakang  tersebut  peneliti  tertarik  untuk menyusun  solusi  yang  berkaitan  dengan  Pengembangan Sistem  Pengajuan  Asuransi  dengan  menggunakan  metode  FOCUS  PDCA  di  RSUP  Sanglah Denpasar.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1  Jenis/Desain Penelitian
Penelitian pengembangan aplikasi asuransi swasta ini menggunakan penelitian kualitatif.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  yang  terlibat  dalam  penelitian  ini  adalah  Kepala  Instalasi  Rekam  Medis  RSUP Sanglah  Denpasar,  Koordinator  Mutu  Instalasi  Rekam  Medis  RSUP  Sanglah  Denpasar, Koordinator Administrasi dan Umum Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar, Koordinator Pelayanan    Rekam    Medis    Instalasi    Rekam  Medis  RSUP  Sanglah  Denpasar  dan  Petugas peminjaman berkas rekam medis RSUP Sanglah Denpasar.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  wawancara,  observasi.  Teknik wawancara  digunakan  untuk  menggali  informasi  yang  dibutuhkan  dalam  penelitian  secara mendalam. Teknik observasi digunakan untuk mengamati langsung kondisi nyata di lapangan.

## 2.4 Metode Analisis Data
Metode yang peneliti gunakan adalah FOCUS PDCA . Metode ini ditemukan oleh oleh Walter Shewhart  dan  disempurnakan  oleh  Edwards  Deming  merupakan  proses  perbaikan  mutu  yang banyak dipakai dan sudah diakui di dunia. Merupakan singkatan yang menggambarkan komponen dari proses peningkatam mutu kinerja.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi tahap Find pada pengembangan Aplikasi Pengajua Asuransi Swasta
Bagian  asuransi  ditemukan  masalah  berupa  petugas  mengambil  blanko  asuransi  ke  poli sebanyak  2  sampai  3  kali  tetapi  blanko  belum  selesai  di  proses.  Hal  ini  disebabkan  oleh  tidak adanya  pemberithuan  pada  sistem  dari  poli  bahwa  blanko  telah  selesai  diproses  oleh dokter.Pasien yang mengajukan asuransi harus menelepon ke bagian asuransi. Sehari pasien bisa menelfon lebih dari 2 kali untuk menanyakan status berkas mereka bahkan ada yang harus datang langsung  ke  Rumah  Sakit  tetapi  blanko  belum  selesai  di  proses.Blanko  yang  ada  di  poli  kadang tertumpuk karena tidak segera diambil oleh petugas.
Tabel 1. Data Pengambilan Berkas Asuransi
TU Rekam Medis Status blanko Tanggal Diambil Waktu 24/02/2020 26/02/2020 10/03/2020 10/03/2020 13 hari 24/02/2020 26/02/2020 09/03/2020 09/03/2020 12 hari 21/02/2020 26/02/2020 06/03/2020 -belum diambil- 9 hari 21/02/2020 26/02/2020 06/03/2020 -belum diambil- 9 hari 17/02/2020 25/02/2020 05/03/2020 09/03/2020 9 hari 17/02/2020 25/02/2020 05/03/2020 -belum diambil- 9 hari 17/02/2020 25/02/2020 06/03/2020 09/03/2020 10 hari 14/02/2020 21/02/2020 11/03/2020 -belum diambil- 19 hari
Sumber: Instalasi Rekam Medis di RSUP Sanglah 2020
Berdasarkan  tabel  1.1  didapatkan  data  pengajuan  asuransi  selama  21  hingga  27  proses berkas  bisa  memakan  waktu  7-10  hari  tetapi  karena  tidak  ada  pemberithuan  dari  Rumah  Sakit bahwa  berkas  telah  selesai  proses  bisa  memakan  waktu  hingga  19  hari.  Pada  bulan  Februari berkas pengajuan asuransi yang belum diambil mencapai 13 berkas.
3.2  Mengidentifikasi  tahap  Organize  pada  pengembangan  sistem  pengajuan  asuransi swasta
Tahapan organize dalam evaluasi ini meliputi:
1. Kepala Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
2. Koordinator Mutu Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
3. Koordinator Administrasi dan Umum Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
4. Petugas Bagian Asuransi RSUP Sanglah Denpasar
3.3  Mengidentifikasi tahap Clarify pada pengembangan sistem pengajuan asuransi swasta Tahap Clarify pada Pengajuan Asuransi Swasta di RSUP Sanglah Denpasar
1. SPO Pelayanan Informasi Medis Pasien Pulang Rawat No. Dokumen
]IR.02.01/SPO.XIV.4.4.5/21035/2018
2. Pedoman  pelayanan  instalasi  rekam  medis  RSUP  Sanglah  2018  No  Dokumen HK.01.07/PD.XIV.4.3.1/0631/2018
3. Standar  Nasional  Akreditasi  Rumah  Sakit  (SNARS)  Manajemen  Informasi  Rekam  medis elemen  11  yaitu  berkas  rekam  medis  dilindungi  dari  kehilangan,  kerusakan,  gangguan,  serta akses dan penggunaan yang tidak tepat
4. Standar  Nasional  Akreditasi  Rumah  Sakit  (SNARS)  Manajemen  Informasi  Rekam  medis elemen  14  yaitu  rumah  sakit  menjaga  privasi  dan  kerahasiaan  data  serta  informasi  secara khusus dalam menjaga data dan informasi yang bersifat sensitif. Keseimbangan antara berbagi data  dan  kerahasiaannya diatur, termasuk  data  yang  dapat  diakses  oleh  pasien.  Rumah sakit menetapkan  tingkat  privasi  dan  kerahasiaan  yang  dijaga  untuk  kategori  beragam  informasi (misalnya: rekam medis pasien, data riset, dan lainnya).

## 3.4  Mengidentifikasi  tahap  Understand  pada  pengembangan  sistem  pengajuan  asuransi swasta
Tahap Understand pada Pengajuan Asuransi Swasta di RSUP Sanglah Denpasar
1.  Ada sistem pencatatan pengajuan asuransi tetapi kurang efektif dan efesien
2.  Petugas berulang kali mengecek berkas di poli
3.  Pelayanan kurang efektif dan efsien karena pasien atau keluarga harus datang dan menelepon untuk menayakan status berkasnya
3.5  Mengidentifiasi tahap Select pada pengembangan sistem pengajuan asuransi swasta Mengembangkan  aplikasi  yang  sudah  ada  agar  dapat  mempermudah  proses  pelayanan pengajuan asuransi dan pemberitahuan kepada pasien tentang berkas pengajuan asuransi melalui notifikasi yang dikirikan melalui pesan WhatsApp .
3.6  Mengindetifiasi tahap Plan pada pengembangan sistem pengajuan asurnasi swasta
1.  Merencanakan  konsultasi  kebutuhan  fungsi  tambahan  dari  aplikasi  asuransi  kepada  petugas asuransi,  koordinator  administrasi  dan  umum,  koordinator  mutu  instalasi  rekam  medis    dan kepala instalasi rekam medis pada tanggal 23 - 25 maret 2020
2.  Merencanakan  pengembangan  aplikasi  pengajuan  klaim  asuransi  swasta  pada  tanggal  25 maret –  01  april  2020  bersama  dengan  petugas  bagian  asuransi  dan  pengembang  Aplikasi Asuransi Swasta
3.  Merencanakan  uji  coba  aplikasi  pengajuan  klaim  asuransi  swasta  yang  sudah  dikembangkan pada 03 – 06 April 2020
4.  Merencanakan sosialisasi kepada petugas asuransi di instalasi rekam medis FlRSUP Sanglah pada 07 April 2020
5.  Merencanakan  implementasi  aplikasi  pengajuan  klaim  asuransi  swasta  pada  akhir  kegiatan PKL

## 3.7  Mengidentifikasi tahap Do pada pengembangan sistem pengajuan asuransi swasta
a) Flowchart sistem
Flowchart  sistem  aplikasi  asuransi  di  RSUP  Sanglah  dimulai  dari  pasien  membawa dokumen  asuransi  untuk  dilengkapi  agar  bisa  di  klaim  oleh  pihak  asuransi  terkait.  Pasien membawa  dokumen  asuransi  ke  petugas  asuransi  dan  petugas  asuransi  menerima  dokumen asuransi dan menginputkan pengajuan asuransi ke dalam aplikasi. Petugas setelah menginputkan pengajuan  asuransi  maka  petugas  mengambil  dokumen  rekam  medis  dari  pasien  yang mengajukan  asuransi.  Setelah  mengambil  dokumen  rekam  medis  petugas  menginputkan  nama dokter dpjp yang ada di resume medis ke dalam sistem dan mengantar dokumen rekam medis dan dokumen  asuransi  ke  dokter  dpjp  untuk  mengisi  dokumen  asuransi.  Setelah  selesai  diisi  oleh dokter  dokumen  asuransi  dan  dokumen  rekam  medis  diambil  oleh  petugas  asuransi  kemudian petugas  mengirimkan  pemberitahuan  kepada  pasien  bahwa  dokumen  asuransi  telah  selesai  dan petugas  menginputkan  ke  dalam  aplikasi  bahwa  dokumen  asuransi  telah  selesai.  Pengajuan asuransi  yang  telah  selesai  bisa  diambil  oleh  pasien  ke  loket  asuransi,  kemudian  pasien menandatangani  di  buku  ekspedisi  beserta  nama  pengambil  sebagai  bukti  bahawa  dokumen asuransi telah diambil. Setelah itu petugas menginputkan nama pengambil ke dalam sistem.
Gambar 1. Flowchart sistem aplikasi Asuransi

## b)  Data Flow Diagram
Pada Data Flow Diagram level 0 aplikasi asuransi berbasis web. Data Flow Diagram level 0 di atas terdiri dari 3 entitas yaitu, user, admin, dan pasien. Berikut penjelasan dari keempat entitas tersebut adalah Admin, User dan Pasien dan pada data flow diagram level 1 aplikasi asuransi yang merupakan  dekomposisi  dari  context  diagram  atau  disebut  juga  data  flow  diagram  level  0. Terdapat  2  storage,  5  proses,  dan  3  entitas.  2  storage  tersebut  antara  lain  storage  db  asuransi, dan  storage  db  data  user.  Lima  proses  antara  lain  login,  input  data  login,  input  data  asuransi, pengiriman notifikasi, laporan asuransi.
Berkas Asuransi Berkas Asuransi Admin User Pasien 1 Aplikasi Asuransi Data User info asuransi data asuransi laporan asuransi Gambar 2. DFD Level 0 Akses Login Login cek data user data user Data User Data User Data Asuransi Info Asuransi Admin User Pasien 1.1 Login 1.2 Input Data Login 1.3 Input Data Asuransi 1.4 Notifikasi WhatsApp 1.5 Laporan Asuransi 1 db_data_user 2 db_asuransi Berkas Asuransi Berkas Asuransi Data Asuransi Data Asuransi Data Asuransi Cek data laporan Data Asuransi Laporan Asuransi Laporan Asuransi Gambar 3. DFD Level 1
c)  Map Menu Aplikasi Asuransi Login Home Asuransi Peminjaman Asuransi Laporan Asuransi Data User Logout

## Gambar 4. Map Menu
Map Menu Aplikasi Asuransi di atas menampilkan menu Aplikasi Asuransi di RSUP Sanglah di jelaskan sebagai berikut :
1.  Login,  merupakan  menu  yang  akan  digunakan  oleh  user  dan  admin.  Dengan menggunakan  username  dan  password  tertentu  untuk  membatasi  pihak  yang  tidak berkepetingan untuk masuk.
2.  Home,  merupakan  tampilan  interface  pertama  saat  sudah  login  ke  dalam  aplikasi, pada Home terdapat informasi umum tentang data asuransi.
3.  Asuransi, merupakan suatu menu untuk pengelolaan data asuransi oleh user
4.  Peminjaman Asuransi, merupakan menu peminjaman dari berkas rekam medis
5.  Data  User,  merupakan  menu  yang  digunakan  untuk  membuat  akun  untuk  login  ke dalam aplikasi
6.  Logout, merupakan menu yang digunakan untuk keluar dari sistem.
d) Database Aplikasi
tabel pengajuan id id_dokter id_asuransi kem_id_berkas id_suransi id_berkas nama no_rm tata_usaha rm dokter status_isian tanggal keluar status_berkas tanggal_diambil kelengkapan surat_kuasa surat_pelepasan_informasi surat_ke_direktur kib no_telpon
int int int int(11) int int varchar char date date varchar date date char date char char char char char char
<pk>
<fk1> <fk2> <fk3>
Dokter id_dokter nama_dokter int varchar <pk>
Asuransi id_asuransi nama_asuransi int varchar <pk>
kematian id_berkas no_rm nama_pasien int(11) char(8) varchar(60)
<pk>
user id_user nama_user username password foto level hak_akses instalasi varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar
<pk>
Gambar 5. Database Aplikasi Asuransi
Pada  gambar  5  diatas  merupakan  database  dari  aplikasi  asuransi  yaitu  tabel  pengajuan, tabel  dokter,  tabel  asuransi,  tabel  kematian,  dan  tabel  user.  Tabel  pengajuan  berelasi  dengan dengan  tabel  dokter,  tabel  asuransi  dan  tabel  kematian  untuk  proses  pengajuan  asuransi.  Tabel user  tidak  berelasi  dengan  tabel  lainnya,  tabel  user  digunakan  untuk  login  ke  dalam  aplikasi asuransi.

## e)  Telah merancang dan menguji Aplikasi
Peneliti  sebelumnya  telah  membuat  aplikasi  asuransi  berbasis  web  menggunakan  aplikasi XAMPP  dan  Framework  CI  yang  peneliti  kembangkan  dengan  menambahkan  notifikasi  melalui WhatsApp. Uji  coba  aplikasi  dilakukan  dengan  menggunakan  Black  Box,  yaitu  pengujian  sistem informasi  secara  fungsional  tanpa  menguji  kode  program  maupun  tampilan  interface  (Rosa  dan Salahuddin, 2013). Berikut uji coba aplikasi asuransi yang dilakukan.
f)  Telah Melaksanakan Sosialisasi dan Menerapkan Aplikasi
Sosialisasi  dilakukan  kepada  seluruh  staff  rekam  medis  pemakai  aplikasi  e-pasti  dan khusunya  petugas  asuransi  untuk  pengguna  aplikasi  asuransi.  Penerapan  aplikasi  yang  telah dibuat oleh petugas asuransi. Aplikasi asuransi digunakan oleh petugas asuransi mulai tanggal 1 April  di  komputer  petugas  asuransi.  Dari  penerapan  aplikasi  tersebut  petugas  tidak  perlu  lagi menulis di buku ekspedisi dikarenakan data sudah tersimpan dalam database asuransi.

## 3.8  Mengidentifiasi tahap Check pada pengembangan sistem pengajuan asuransi swasta
Tahapan check merupakan  proses  mengoreksi  dari  tahapan do yang  telah  dilakukan sebelumnya. Berikut merupakan hasil dari tahapan check yang sudah dilakukan:
a.  Setelah  diimplementasika,  Petugas  merasa  lebih  mudah  dan  cepat  dalam  pelaksanaan pelayanan asuransi
b.  Pasien tidak perlu lagi menelepon ke rumah sakit karena akan diberi notifikasi melalui whatsapp
3.9  Mengidentifiasi tahap Action pada pengembangan sistem pengajuan asuransi swasta Hasil dari tahapan Action adalah sebagai berikut ini:
a.  Mengusulkan monitoring dan mengevaluasi proses pengimplementasian aplikasi asuransi.
b.  Mengusulkan buku pedoman penggunaan aplikasi asuransi yang telah dikembangkan;
4. Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
Pengembangan aplikasi pencatatan pengajuan asuransi swasta yang dilakukan pada tahap PDCA  adalah  merencanakan  penambahan  fitur  notifikasi  melalui Whatsapp .  Penambahan  fitur pada  aplikasi  pencatatan  pengajuan  asuransi  swasta,  membuat,  menerapkan  dan  menilai  hasil dari  penerapan  aplikasi  pencatatan  pengajuan  asuransi  swasta.  Hasil  dari  penerapan  aplikasi pencatatan pengajuan asuransi swasta menunjukkan bahwa kecepatan dan ketepatan pencatatan meningkat.

## 4.2  Saran
a.  Saran  yang  dapat  diberikan  untuk  rumah  sakit  dari  kegiatan  praktek  kerja  lapang  ini  adalah mengembangkan  aplikasi  yang  sudah  dibuat  kepada  pihak IT Rumah  sakit,  seperti mengintegrasikan dengan database SIMRS sehingga data identitas pasien tidak diisikan secara manual  dan  mengembangkan  aplikasi  dengan  mengintegrasikan database sistem  ke  jaringan WhatsApp.

## Daftar Pustaka
Febriani,  Fenny.  2018. Evaluasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  Bagian  Pendaftaran dengan Metode  HumanOrganizationTechnology (HOT) - Fit di Rumah Sakit Djatiroto PT Nusantara Sebelas Medika Lumajang . Skripsi. Politeknik Negeri Jember.
Farlinda. Sustin. 2017. Pembuatan Aplikasi Filing Rekam Medis Rumah sakit. Jurnal Kesehatan
Garmelia, E. 2010. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Rumah Sakit . (G. Hatta, Ed.). Jakarta: UI PressM.
Kementerian  Kesehatan  RI.  2008.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit
Kementerian  Kesehatan  RI.  2010.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
KARS  .  2018.  Standar  Nasional  Akreditasi  Rumah  Sakit  Edisi  1  2018.  Jakarta:  Komite  Akreditasi Rumah Sakit
Purba,  E.  2018.  “Analisis  Sistem  Pelepasan  Informasi  Rekam  Medis  Dalam  Menjamin  Aspek Hukum  Kerahasiaan  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Imelda  Pekerja  Indonesia  Medan Tahun  2018”.  Jurnal  ilmiah  perekam  dan  informasi  kesehatan,  3(1).  http://ojs.stikes- imelda.ac.id/index.php/jipdik/article/view/51 [20 Maret 2019].