Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran
Volume 2 Halaman 31 – 40
No. 2 Maret 2019

## PENGELOLAAN ARSIP  KELUARGA : ANTARA KEBUTUHAN DAN KESADARAN
Titiek Suliyati Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro suliyati.titiek@gmail.com
Abstract
This article discusses the family archives that has been neglected either by the family or public.  The  family  archives  becomes  evidence  activity  that  is  done  by  members  of  the family.  At  the  present  time,  family  archives  is  very  important  in  family  daily  activity. Activities  in  education,  business,  health,  law,  social, culture,  art,  sport,  and  others  need family archives. For  smoothing  the task  and daily activities of the family, every family should  have  awareness  for  maintaining  family  archives    in  a  good  way.  So  when  the family  archives  is  needed  it    can  be  as  soon  as  possible  found.  Storing  family  archives efficiently becomes a need because the source of information recorded in family archives, when needed,  is available fast. Method applied in writing  this article started from data collecting through observation and interwiew in a number of families, work environment, living  environment  of  the  writer.  Besides    the  data  and  information  found  from  the literature,  documents,  legislation,  regulations  about    family  archives  management. Analysis applied is discriptive analysis. Problem in this article is how to raise awareness and need in the family to manage efisiently, efectively family archives. The results of the discussion shows that many families has already keep family archives, related to their job, education, ownership, health, banking, self archives although not in systematically. The families still find difficulty to find their archives when needed.
Keywords : Archives, family, needs, awareness
Intisari
Artikel ini membahas tentang arsip keluarga yang selama ini kurang diperhatikan, baik oleh  keluarga  maupun  publik.  Arsip  keluarga  menjadi  bukti  dan  penanda  aktivitas yang  dilakukan  oleh  seluruh  anggota  keluarga.  Pada  masa  sekarang  arsip  keluarga sangat  penting  dalam  aktivitas  keseharian  keluarga.  Kegiatan  pendidikan,  bisnis, kesehatan, hukum, sosial, kemasyarakatan, kebudayaan, kesenian, olah raga dan masih banyak  lainnya,  memerlukan  arsip  keluarga.  Untuk  kelancaran  tugas  dan  aktivitas keseharian keluarga, setiap keluarga diharapkan memiliki kesadaran untuk mengelola arsip  keluarga  dengan  baik.  Penyimpanan  arsip  keluarga  secara  efisien  menjadi kebutuhan,  karena  sumber - sumber  informasi  yang  terekam  dalam  arsip  keluarga ketika  dibutuhkan,  tersedia  dalam  waktu  yang  cepat.  Metode  yang  digunakan  dalam penulisan artikel ini dimulai dari penelusuran data melalui observasi dan wawancara pada sejumlah keluarga di lingkungan tempat tinggal, lingkungan kerja dan lingkungan keluarga  penulis.  Selain  itu  data  dan  informasi  diperoleh  dari    literatur - literatur, dokumen,  perundang - undangan  dan  peraturan  tentang  pengelolaan  arsip  keluarga. Analisa yang dipakai adalah analisa diskriptif.    Permasalahan dalam artikel ini adalah bagaimana  menumbuhkan  kesadaran  pada  keluarga  untuk  mengelola  arsip  keluarga secara  efisien  dan  efektif  agar  mereka  dapat  memenuhi  kebutuhan  terhadap ketersediaan  arsip  yang  tepat  dan  cepat.  Hasil  pembahasan  menunjukkan,  bahwa sebagian  besar  keluarga  sudah  menyimpan  arip - arsip  keluarga  yang  terkait  dengan pekerjaan, pendidikan, kepemilikan, kesehatan, data diri, perbankan, walaupun belum secara  sistematis.  Keluarga - keluarga  masih  kesulitan  mencari  arsip  ketika  ada keperluan di berbagai bidang yang mensyaratkan  satu atau beberapa arsip keluarga untuk dilampirkan.
Kata kunci: Arsip, keluarga,  kebutuhan,  kesadaran

## PENDAHULUAN
Dalam  setiap  aktivitas  manusia selalu meninggalkan jejak, baik  berupa ingatan,  tanda - tanda  berupa  gambar dan  catatan,  benda - benda  dan  lain sebagainya.  Seiring  perkembangan  dan kemajuan jaman jejak aktivitas manusia terekam melaui tulisan. Tulisan merupakan  jejak  pertama  dalam kegiatan  kearsipan.  Perkembangan tulisan  diawali  dengan  tulisan  pada batu,  pohon,  daun  papyrus,  lontar, kertas,  sampai  saat  ini  tulisan  terekam dalam media elektronik.
Kegiatan  kearsipan  sebenarnya sudah  terjadi  sejak  lama,  yaitu  ketika firman - firman Allah diturunkan kepada para  nabi.  Surat  Al - Alaq  sebagai  surat pertama  yang  disampaikan  Allah  SWT kepada  nabi  Muhammad  SAW  ayat  1 sampai  5,    penulis    salin  dalam  huruf latin  yaitu :
Iqro ’ bismirobbikalladzii kholaq Kholaqol insaana min ‘ alaq Iqro ’ warobbukal akrom Alladzii ‘ allama bil qolam ‘ Allamal  insaana  maa  lam  ya ’ lam ( QS. Al ‘ Alaq: 1 - 5).
Terjemahannya : Bacalah  dengan  (menyebut) nama Tuhanmu yang menciptakan, Dia  telah  menciptakan  manusia dari segumpal darah Bacalah,  dan  Tuhanmulah  Yang Maha Mulia Yang  mengajar  (manusia)  dengan pena.
Dia  mengajarkan  manusia  apa yang tidak diketahuinya.
Inti  dari  surat  Al - Alaq  ini  adalah perintah  Allah  SWT  kepada    manusia untuk  membaca,    mempelajari,  dan mencari  ilmu  tentang  alam  semesta, sehingga  manusia  terhindar  dari kebodohan.  Surat  al - Alaq  ayat  1 - 5 merupakan  surat  yang  berbicara tentang  rahmat  dan  karunia  Allah
kepada hambaNya serta  tentang proses penciptaan manusia. Selain itu surat  ini juga  menyebutkan  tentang  Allah  SWT yang  mengajarkan  kepada  manusia segala  sesuatu  yang  tidak  diketahuinya (al - Dimisqi,    dalam  Syafi ’,  2017  :  643). Dapat dikatakan bahwa ada keterkaitan antara  surat  al - Alaq  dengan  kegiatan kearsipan,  yaitu  bahwa  manusia  wajib mempelajari  seluruh  isi    alam  semesta yang  dapat  dipandang  sebagai  arsip, yang  telah  diciptakan  oleh  Allah  SWT. Pada  akhirnya  hasil  dari  seluruh pembelajaran  manusia  ini  juga  akan menghasilkan  arsip  yang  berupa  ilmu pengetahuan, yang sangat berguna bagi kehidupan manusia.
Keterkaitan  antara  ayat - ayat  suci yang  diturunkan  Allah  SWT  dengan kegiatan  kearsipan  adalah  pada  proses pencatatan dan pungumpulannya. Pada awal  turunnya  ayat - ayat  suci  Allah  ini hanya dihafalkan oleh nabi Muhammad, yang  kemudian  juga  menyampaikan kepada para sahabat - sahabatnya. Selain dihafalkan  ayat - ayat  ini  juga  ditulis pada  benda - benda  yang  tersebar  di lingkungan  alam  sekitar  seperti  di pohon  kurma,  kulit  atau  tulang binatang,  batu  dan  lain  sebagainya. Selanjutnya Abubakar melakukan upaya  pengumpulan  ayat - ayat  suci  Al - Qur ’ an  ini  sampai  kemudian  Usman merhasil  menyusunnya  dalam  bentuk mushaf  kitab  Al - Qur ’ an  (Izzan,  2009: 69).  Upaya  yang  luar  biasa  sulit  dan lama ini merupakan awal dari kegiatan kearsipan.
Kegiatan  kearsipan  yang  menjadi perhatian  publik  selama  ini  adalah kegiatan  kearsipan  di  instansi - instansi yang  berskala  besar,  seperti  berbagai lembaga  negara,  pemerintah  daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi  politik  dan  organisasi kemasyarakatan. Dalam Undang - undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,  pasal  1  ayat  (2)  disebutkan bahwa:
Arsip  adalah  rekaman kegiatan  atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media  sesuai  dengan  perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Salah satu komponen dalam Undang
- undang  Nomor  43  Tahun  2009, disebutkan “ perorangan ” yang  menjadi pengelola  arsip.  Dari  arsip “ perorangan “ inilah  muncul  arsip  keluarga.  Selain  itu dalam  Undang - undang  Nomor  43  Tahun 2009 pasal 72 (b) juga disebutkan, bahwa masyarakat berkewajiban untuk menjaga arsip  perseorangan  dan  arsip  keluarga. Dengan  demikian  arsip  keluarga  perlu diperhatikan dan dikelola dengan baik.
Di lingkungan keluarga sebagai unit terkecil  dalam  masyarakat,  banyak aktivitas  yang  menghasilkan  arsip  dan atau  membutuhkan  arsip.  Arsip  di lingkungan  keluarga  tercipta  sejak pasangan  suami  istri  berikrar  menikah. Peristiwa pernikahan memunculkan Surat  Nikah,  yang  menjadi  arsip  vital dalam  lingkungan  keluarga.  Selanjutnya akan tercipta berbagai arsip di lingkungan  keluarga  seperti  akte - akte kelahiran  para  anggota  keluarga.  Juga arsip - arsip yang terkait dengan pendidikan  para  anggota  keluarga (seperti  raport,  ijasah,  STTB,  dan  tanda penghargaan atau prestasi sebagai siswa/ mahasiswa  dan  lain  sebagainya).    Selain itu  juga  tercipta  arsip - arsip  yang  terkait dengan bidang pekerjaan (Surat Keputusan  menjadi  pegawai,  Surat
Keputusan kenaikan pangkat dan kenaikan  jabatan  dan  lain  sebagainya), arsip - arsip yang terkait dengan kesehatan  (rekam  medis,  Kartu Badan Penyelenggara  Jaminan  Sosial  atau BPJS, kartu pasien dan sebagainya), arsip - arsip yang terkait dengan kepemilikan (seperti
sertifikat  tanah,  sertifikat  rumah,  Buku Pemilik  Kendaraan  Bermotor  atau  BPKB dan  bukti - bukti  kepemilikan  lainnya), arsip perbankan (seperti buku tabungan, Kartu  Kredit,  ATM,  Perjanjian  Kredit, bukti - bukti setoran dan lain sebagainya), arsip - arsip  pembayaran  rutin  (seperti bukti  pembayaran  langgangan  koran, bukti pembayaran langganan listrik, bukti pembayaran  langganan  air  ledeng  dan sebagainya),  serta  masih  banyak  arsip - arsip lainnya.
Semua  arsip  keluarga  ini  perlu dikelola  dengan  baik  agar  bila  sewaktu - waktu dibutuhkan,  dapat ditemukan dan disiapkan secara cepat. Pengelolaan arsip keluarga secara sistematis saat ini sudah menjadi  kebutuhan  mengingat  bahwa setiap anggota keluarga memiliki kegiatan  yang  memerlukan  dukungan arsip  setiap  saat.  Ketersediaan  arsip dalam  waktu  yang  cepat  dapat  tercapai apabila  masing - masing  anggota  keluarga memiliki  kesadaran  untuk  mengelola arsipnya  secara  baik.  Untuk  mengelola arsip  keluarga  secara  efisien  diperlukan pengetahuan tentang manajemen kearsipan, walaupun sebatas pengetahuan yang sederhana.
Menurut  Amsyah  (1992  :  4), manajemen  kearsipan    adalah  pekerjaan atau  kegiatan  yang  berkaitan  dengan pengelolaan arsip, yang meliputi pencatatan,pengendalian,pendistribusian, penyimpanan,pemeliharaan,pengawasan, pemindahan  dan  pemusnahan.  Definisi manajemen kearsipan tersebut berkaitan dengan
kegiatan administrasi perkantoran.    Walaupun  demikian manajemen kearsipan ini dapat diterapkan  untuk    pengelolaan  arsip keluarga  dalam  bentuk  manajemen kearsipan  yang  lebih  sederhana.  Prinsip kesederhanaan  dalam  pengelolaan  arsip keluarga  bertujuan  agar  semua  anggota keluarga dapat terlibat dalam pengelolaannya.
Bahkan anggota keluarga yang terkecil, yang masih duduk di  bangku  TK  atau  SD  dapat  kita  latih
Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran
untuk  mengelola  arsip  hasil  dari kegiatannya,  misalnya  gambar - gambar yang  mereka  buat  di  sekoalah  atau  hasil ulangan/  testing  dapat  mereka  simpan sendiri.
Budaya yang hidup dalam masyarakat  dapat  dimanfaatkan  untuk menumbuhkan kesadaran setiap keluarga untuk  mengelola  arsi - arsip  keluarga secara  baik.  Kegiatan  dalam  keluarga besar seperti acara pernikahan, “ sunatan ’, kelahiran,  kematian,  ulang  tahun  serta acara - acara yang terkait dengan hari - hari besar  agama  seperti  lebaran,  natal  dan sebagainya,  sering  menghasilkan  arsip berupa  foto - foto  keluarga  dan  catatan - catatan  lainnya.  Foto - foto  keluarga  yang menjadi  bagian  dari  arsip  keluarga seharusnya  disipan  secara  sistematis, sehingga  generasi - generasi  mendatang dari  satu keluarga  tidak  kehilangan  jejak masa  lalunya  dan  mereka  masih  mampu menelusur silsilah keluarga.
Permasalahan  dalam  artikel  ini adalah bagaimana
menumbuhkan kesadaran pada keluarga untuk mengelola  arsip  keluarga  secara  efisien dan efektif agar mereka dapat memenuhi kebutuhan  terhadap  ketersediaan  arsip yang tepat dan cepat.

## METODE PENELITIAN
Makalah ini ditulis dengan menggunakan  metode    studi  pustaka yang  dibandingkan  dengan  kegiatan pengelolaan  arsip  keluarga  di  tengah - tengah  masyarakat.  Pembahasan  dan analisa  dalam  penulisan  makalah  ini menggunakan  metode  analisa  deskriptif, yaitu  melakukan  analisa  terhadap sejumlah literatur, dokumen,  perundang - undangan    dan  peraturan  tentang Kearsipan  serta  sejumlah  sumber  data sekunder lainnya. Data - data yang diperoleh  dari  literatur,  dokumen, peraturan  dan  perundang - undangan dihubungkan  dan  dibandingkan    dengan teori - teori yang terkait dengan pengelolaan  kearsipan secara  umum  dan pengelolaan  serta  pengelolaan  arsip
keluarga secara khusus.
Penelusuran  data    dilakukan melalui  observasi  dan  wawancara  pada 50 keluarga di lingkungan tempat tinggal, lingkungan kerja dan lingkungan keluarga  penulis.  Selain  itu  data  dan informasi  diperoleh  dari    literatur - literatur, dokumen, perundang - undangan dan  peraturan  tentang  pengelolaan  arsip keluarga.
Analisa yang  dipakai  adalah analisa diskriptif.  Dari  analisa  tersebut  akan diketahui  bagaimana  setiap  keluarga mengelola arsip keluarganya.
Hasil  dari  analisa  digunakan  untuk mencari  solusi  untuk  pengelolaan  arsip keluarga  yang  sistematis  dan    mudah dipahami  oleh seluruh anggota keluarga.

## HASIL DAN PEMBAHASAN.
Arsip Yang Dihasilkan Dalam Keluarga Dalam  keluarga  banyak  sekali aktivitas yang menghasilkan arsip. Setiap aktivitas  anggota  keluarga  menghasilkan arsip  yang  tidak  hanya  berguna  bagi pribadi tetapi juga bagi anggota keluarga yang  lain.  Kegiatan  kearsipan  di  instansi pada umumnya meliputi tahap penciptaan  arsip,  tahap  pengurusan  dan pengendalian  arsip,    tahap  referensi, tahap  penyusutan,  tahap  pemusnahan, tahap  penyimpanan  di  Unit  kearsipan, Tahap  penyerahan  arsip  ke  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)/ arsip  daerah  provinsi,  dan/atau  arsip daerah  kabupaten/kota    (Abubakar, 1996  :19 - 23).  Hal  ini  tentu  berbeda dengan  pengelolaan  arsip  di  lingkungan keluarga yang tahapannya lebih sederhana,  yaitu  tahap  penciptaan,tahap penyimpanan,  tahap  penggunaan  dan tahap pengurangan atau penyusutan.
Tahap  penciptaan  arsip  keluarga dimulai  dari  aktivitas  yang  dilakukan seluruh  anggota  keluarga.  Pernikahan anggota  keluarga  menghasilkan  Surat Nikah.  Proses  kehamilan  menghasilkan rekam  medis  yang  terkait  dengan kesehatan ibu dan bayi dalam kandungan
Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran
dan  lain  sebagainya.  Kelahiran  anggota keluarga menghasilkan Surat  Keterangan Lahir  dari  rumah  sakit  atau  rumah bersalin dan Akte Kelahiran  dari Catatan Sipil.  Arsip  yang  tercipta  dari  aktivitas pendidikan anggota keluarga yaitu berkas Pendaftaran  Sekolah,  Pendaftaran  Masuk Perguruan  Tinggi,  Kartu  Peserta  Tes Masuk  perguruan  Tinggi,  Buku  Raport, ijazah,  Tanda  penghargaan  atas  prestasi siswa/mahasiswa  dan  lain  sebagainya. Arsip  yang  tercipta  dari  aktivitas  mata pencaharian, baik sebagai Pegawai Negeri Sipil  (PNS)  atau  pegawai  swasta    yaitu Surat  Keputusan  (SK)  sebagai  PNS  atau pegawai  swasta  tetap,  SK  kenaikan Pangkat,  SK  Kenaikan  Jabatan,  SK Kenaikan  Gaji,  SK  Pensiun  dan  lain sebagainya.  Arsip  yang  tercipta  dari aktivitas  kesehatan  seperti  Kartu  Pasien, Kartu Badan  Penyelenggara  Jaminan Sosial (BPJS), rekam medis, polis asuransi kesehatan  dan  lain  sebagainya.  Arsip yang tercipta dari aktivitas jual beli yang menghasilkan arsip sebagai bukti kepemilikan,  yaitu  serifikat  tanah, sertifikat  rumah,  kartu  Pajak  Bumi  dan Bangunan (PBB), Bukti Pemilik Kendaraan  Bermotor  (BPKB),  Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK),
kwitansi - kwitansi  jual - beli,  Kartu - kartu garansi, bukti angsuran kredit pembelian rumah,  bukti  angsuran  pembelian  mobil atau sepeda motor dan sebagainya. Arsip arsip  yang  tercipta  dari  aktivitas pemenuhan  kebutuhan  rumah  tangga seperti  daftar  belanja  bulanan,  rekening pembayaran listrik, rekening pembayaran koran, rekening
pembayaran  air,  bukti  pembayan  SPP sekolah,  bukti  pembayaran  SPP  kuliah, bukti  sumbangan  sosial  dan  lain sebagainya. Arsip keluarga  yang tercipta dari  aktivitas  sosial  yaitu  kartu  anggota organisasi  sosial,  catatan - catatan  dan notulen - notulen  rapat  dan  sebagainya. Arsip  yang  dihasilkan  dari  aktivitas budaya,  keagamaan  dan  pertemuan keluarga besar adalah foto - foto, rekaman video  keluarga  dan  sebagainya.  Arsip
yang terkait dengan aturan - aturan negara seperti  masalah  kependudukan  yaitu kartu Tanda Penduduk (KTP). Arsip yang terkait  dengan  kewenangan  untuk mengemudi  yaitu  Surat  Ijin  mengemudi (SIM).  Arsip  yang  tercipta  dari  aktivitas perbankan  yaitu  Buku  Tabungan,  Kartu Kredit,  Kartu  Anjungan  Tunai  Mandiri (ATM),  Perjanjian  Kredit,  Laporan Rekening  Koran  dan  lain  sebagainya. Tentu  masih  banyak  kategori  arsip keluarga di luar yang telah disebutkan di atas.
Corak  dan  jenis  yang  beragam  dari data    dan  informasi  yang terekam  dalam arsip keluarga ini tergantung dari kondisi dan kehidupan keluarga tersebut. Tingkat pendidikan  dan  kondisi  sosial  ekonomi suatu  keluarga  sangat  berpengaruh  pada arsip - arsip  yang  tercipta  di  lingkungan keluarga tersebut. Semakin tinggi tingkat pendidikan dan kehidupan sosial ekonomi  suatu  keluarga,  maka  arsip - arsip keluarga yang tercipta juga semakin banyak dan kompleks.
Dari 50 keluarga yang penulis teliti, 30  keluarga  dari  golongan  menengah  ke atas  dan  20  keluarga  dari  golongan bawah.  Keluarga  golongan  menengah  ke atas  memiliki  arsip  yang  lebih  banyak dibandingkan  dengan  keluarga  golongan bawah.  Hal  ini  disebabkan  keluarga golongan  menengah  ke  atas  telah memiliki kesadaran, bahwa bila melakukan  aktivitas  harus  disertai dengan  bukti - bukti  yang  berupa  arsip. Berbeda  dengan  keluarga  dari  golongan atas,  keluarga dari golongan bawah lebih sedikit  memiliki  arsip.  Mereka  hanya menyimpan  arsip - arsip  yang  dianggap penting saja seperti  KTP,  Akte Kelahiran anggota  keluarga  ,  Ijasah,  Sertifikat tanah/rumah,  BPKB,  SIM,  STNK  dan kwitansi  pembayaran  air,  kwitansi pembayaran  listrik,  foto - foto  keluarga dan lain sebagainya.
Tahap  penggunaan  arsip  keluarga adalah  ketika  arsip - arsip  keluarga dibutuhkan  untuk  berbagai  keperluan.
Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran
Beberapa  contoh  penggunaan  arsip keluarga yaitu :
1.
Untuk keperluan mendaftar sekolah diperlukan  Akte  Kelahiran,  Kartu Keluarga,  Buku  Raport  sekolah sebelumnya. 2. Untuk mendaftar sebagai mahasiswa  perguruan  diperlukan ijasah  SMA,  Surat  Tanda  Tamat belajar (STTB) dan sebagainya. 3. Untuk keperluan melamar pekerjaan  diperlukan  arsip  berupa ijasah,  KTP,  Transkrip  Nilai,  foto, Akte Kelahiran dan lain sebaginya.
4. Untuk  pengajuan  kredit  di  bank diperlukan KTP atau paspor, Daftar Gaji,  Nomor  Pokok  Wajib  Pajak (NPWP),  SK  CPNS,  SK  PNS  dan  lain sebagainya. 5. Arsip  keluarga  digunakan  untuk menelusur  silsilah  keluarga  dengan cara menggunakan foto - foto keluarga daftar sislisah 6. Untuk kepentingan kesehatan diperlukan rekam medis, kartu BPJS atau  kartu  Asusaransi  Kesehatan (ASKES) dan sebagainya. 7. Untuk  pengurusan  hak  waris diperlukan  akte  kelahiran,  surat kematian dari pihak yang mewariskan,  kartu  keluarga  dari masing - masing  pewaris  dan  kartu keluarga yang mewariskan dan lain sebagainya 8. Untuk  alat  pembuktian  bila  terjadi sengketa  yang  berkaitan  dengan kepemilikan  tanah,  rumah  atau benda - benda  berharga  lainnya. Segai alat bukti yang sah diperlukan sertifikat  tanah  asli,  sertifikat rumah asli dan bukti - bukti kepemilikan  benda - benda  berharga lainnya. Masih  banyak  urusan - urusan,  yang berkaitan  dengan  aktivitas  keluarga, yang  memerlukan  dukungan  arsip keluarga.
Untuk
mempermudah penggunaan  dan  temu  balik  arsip keluarga,  maka  arsip  keluarga  harus disimpan
secara
sistematis dan
sederhana.  Semua  anggota  keluarga diharapkan  dapat  memahami  sistem penyimpanan arsip keluarganya, sehingga  arsip  tepat  penggunaannya  dan tertib penyimpanannya. Untuk  arsip  keluarga  yang  sudah mulai jarang digunakan dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan lain yaitu sebagai arsip dinamis inaktif. Arsip yang  akan  dipindahkan  sebagai  arsip dinamis inaktif harus dinilai kegunaannya  terlebih  dahulu.  Contoh arsip  yang  dapat  dipindahkan  sebagai arsip  dinamis  inaktif  adalah  surat perjanjian  kredit  yang  masa  berlakunya sudah selesai, SIM yang jangka waktunya sudah habis, STNK yang jangka waktunya sudah  habis,  kwitansi  pembayaran  SPP sekolah  maupun  perguruan  tinggi    2 - 3 tahun  lalu,  PBB  2 - 3  tahun  lalu  dan  lain sebagainya
Arsip keluarga yang disusutkan atau dimusnahkan  adalah  arsip - arsip  yang sudah  tidak  berguna  dalam  aktivitas keluarga.  Contoh  arsip - arsip  keluarga yang  dapat  dimusnakan  adalah  arsip - arsip  yang  sudah  tidak  digunakan  dalam waktu 3 tahun terakhir  seperti kwitansi - kwitansi  pembayaran  air,  kwitansi pembayaran koran, kwitansi pembayaran listrik,  undangan - undangan,  ucapan - ucapan selamat, bukti /kwitansi sumbangan sosial dan lain sebagainya.
Arsip  keluarga  yang  menjadi  arsip statis  dan  tidak  dapat  dimusnahkan adalah  arsip  yang  berupa  Surat  Nikah, Akte  Kelahiran  dari  masing - masing anggota  keluarga,  Sertifikat  Tanah/ Rumah, dan arsip arsip bukti kepemilikan.    Selain  itu  ada  foto - foto keluarga yang tidak dapat dimusnahkan Kebutuhan  Terhadap  Pengelolaan Arsip Keluarga Semakin beragamnya aktivitas setiap  anggota  keluarga,  maka  akan semakin  banyak  dan  beragam  pula  arsip yang  dihasilkan  dari  aktivitas  tersebut. Arsip - arsip  yang  tercipta  dan  tersimpan di  lingkungan  keluarga  ini  perlu  dikelola
secara  sistematis,  sehingga  arsip  tertata dengan  baik  dan  mudah ditemukan.  Saat ini  banyak  aktivitas  administrasi    yang memerlukan  kecepatan  dan  ketepatan. Untuk  itu  dibutuhkan  dukungan  arsip yang dapat disediakan secara cepat pula. Ketersediaan arsip secara tepat dan cepat harus  didukung  sistem  pengelolaan  dan sarana penyimpanan arsip yang tepat dan sederhana.
Keterlambatan  dalam  penyediaan arsip    menyebabkan  proses  administrasi dalam aktivitas yang diikuti oleh seluruh anggota  keluarga  terhambat.  Hambatan dalam proses administrasi
ini menyebabkan  berbagai  kerugian,  baik kerugian  finansial,  kerugian  waktu, hilangnya  kesempatan  dan  kepercayaan dari  pihak lain.  Satu contoh,  ketika  salah seorang  anggota  keluarga  yang  akan mendaftar  sebagai  PNS,  terlambat menyerahkan  berkas  lamaran  yang disertai  lampiran - lampiran  arsip,  maka yang  bersangkutan  akan  kehilangan kesempatan  untuk  menjadi  PNS.  Hal  ini tentu  sangat  mengecewakan  bagi  yang bersangkutan  dan  seluruh  anggota keluarga.  Masih banyak hal - hal  lain  yang gagal kita raih akibat dari keterlambatan penyerahan berkas arsip atau ketiadaaan arsip  pendukung.  Ketiadaan  arsip  yang dapat menjadi pendukung untuk pembuktian,  juga  sangat  merugikan keluarga,  terutama  bila  terjadi  sengketa yang  terkait  dengan  tanah,  rumah  dan barang berharga lainnya.
Pada umumnya sistem penyimpanan  arsip  yang  dapat  dipakai sebagai  sistem  penyimpanan  yang standar  adalah  sistem  abjad,  sistem numerik  sistem  geografis  dan  sistem subjek  (Amsyah,  2008:  71).  Penggunaan sistem  kearsipan  yang  sesuai  untuk mengelola  arsip  keluarga    dapat menggunakan  yang  sistem  kearsipan standar  yang  sederhana  yaitu  sistem penyimpanan abjad  dan sistem subjek.
Penggunaan  sistem  abjad  untuk penyimpanan arsip keluarga penerapannya adalah sebagai berikut : Arsip  milik  anggota  keluarga dikelompokkan dan diurutkan berdasarkan  abjad  nama - nama  anggota keluarga, misalnya :
Abadi (nama ayah). Dewanto  Suryono  (nama  anak pertama). Dewi Sekartaji (nama anak kedua). Kartika Sari (nama ibu). Lanny Kusuma (nama anak ketiga). Di  dalam  masing - masing  berkas nama - nama  tersebut  tersimpan  arsip - arsik  milik  pribadi  atau  arsip  yang menjadi tanggungjawab yang bersangkutan. Contoh : Di dalam berkas penyimpanan milik
Abadi  (ayah)  tersimpan  Kartu  Keluarga, KTP,  ijasah,  BPJS,  Akte  Kelahiran,  Surat Nikah, SK Kenaikan Pangkat, SK Kenaikan Jabatan,  Perjanjian  Kredit,  Rekam  Medis dan  lain  sebagainya.  Demikian  juga  pada berkas penyimpanan arsip milik Dewanto Suryono  (anak  pertama),  Dewi  Sekartaji (anak  kedua),  Lanny  Kusuma  (anak ketiga)  akan  tersimpan  Akte  Kelahiran, raport,  piagam - piagam  penghargaan  dari sekolah,  ijasah  dan  lain  sebagainya. Selanjutnya  pada  berkas  arsip  milik Kartika  Sari  (ibu)  terisi  berkas - berkas Akte Kelahiran, Surat Nikah, KTP, Rekam Medis,  berkas  kegiatan  sosial,  SK Kenaikan  Pangkat    atau  SK  Kenaikan Jabatan  (kalau  ibu  bekerja)  dan  lain sebagainya.
Penggunaan sistem penyimpanan subyek juga dapat diterapkan untuk arsip keluarga. Caranya adalah  melakukan  pemilahan  terlebih dahulu  berdasarkan  subyek - subyek  dari arsip  keluarga,  misalnya  :  Pendidikan, Keuangan,    Kepemilikan,  Kesehatan  dan lain sebaginya. Susunan penyimpanannya    dapat  dibuat  ebagai berikut : 1. Di  dalam  subyek    Pendidikan  akan tersimpan  seluruh  raport  dari seluruh  anggota  keluarga,  seluruh ijasah  anggota  keluarga,  tanda/
sertifikat penghargaan, bukti pembayaran SPP dan lain
Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran
sebagainya. 2. Di dalam subyek Keuangan tersimpan  arsip - arsip  pemasukan dan pengeluaran yang penting  dari seluruh  anggota  keluarga  seperti rekening pembayaran listrik, rekening pembayaran koran, rekening  pembayaran  air,  laporan Rekening  Koran  atau  tagihan  bank, Kwitansi  angsuran  kredit  dan sebagainya. 3. Dalam subyek Kepemilikan tersimpan  arsip  berupa  sertifikat tanah/rumah, BPKB dan sebagainya. 4. Dalam  subyek Kesehatan  tersimpan rekam  Medis  dari  seluruh  anggota keluarga,  kartu  BPJS/ASKES,  polis Asuransi  kesehatan,  Kartu  Pasien dan lain sebagainya. Di  dalam  subyek - subyek  ini masih ada pengelompokan arsip berdasarkan jenis atau berdasarkan nama dari anggota keluarga yang memiliki arsip - arsip tersebut. Untuk penyimpanan arsip foto  biasanya  ditempatkan  di  album  foto yang  disimpan  tersendiri.  Foto  dapat dipilah  berdasarkan  peristiwa  atau kegiatan dan di kelompokkan pertahun. Penggunaan  peralatan  kearsipan, baik  untuk  penyimpanan  sistem  abjad maupun  subyek,  dapat  dipilih  peralatan yang  sederhana  seperti folder,  ordner. Folder/ordner dapat  disimpan  di filing cabinet, rak  arsip,  almari  arsip  dan sebagainya.
Dari seluruh
responden menyebutkan,  bahwa  mereka  belum menerapkan sistem apapun untuk menata arsip - arsip  mereka.  Arsip - arsip  hanya ditumpuk  dan  dimasukkan  ke  suatu tempat, yaitu tas  kerja, map - map plastik , laci  lemari dan sebagainya.
Saat ini kebutuhan untuk mengelola arsip keluarga dirasakan semakin penting,  mengingat  banyak  peristiwa bencana  alam  yang  terjadi  silih  berganti di  Indonesia.  Pengelolaan  arsip  keluarga secara baik diharapkan dapat menghindarkan  arsip    dari    kerusakan yang fatal, yang diakibatkan oleh bencana
alam,  maupun  bencana  akibat  ulah manusia,  seperti  kebakaran,    perang, kerusuhan, pencurian dan sebagainya. Walaupun telah ada Undang - undang dan  peraturan  tentang  pelindungan  dan penyelamatan  arsip,  namun  selalu  saja pengelola  arsip  di  lembaga - lembaga pemerintah,  lembaga  swasta,    organisasi sosial, organisasi masyarakat dan masyarakat  umum  kebingungan  dalam melakukan pelindungan dan penyelamatan  arsipnya  (Surotani,  2011  :
20).
Sudah  saatnya  keluarga - keluarga memperhatikan  nasib  arsip - arsipnya. Arsip  keluarga  juga  merupakan  aset keluarga  dan  negara.    Tidak  jarang  di lingkungan  keluarga  terdapat  arsip  vital atau  arsip  yang  mengandung  nilai kesejarahan,  yang  perlu  dilestarikan  dan disimpan  secara  permanen  di  Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dari  50  responden  yang  menjadi obyek  penelitian,  baik  dari  golongan keluarga menengah ke atas, maupun dari keluarga  golongan  bawah,  mengatakan bahwa  mereka  sering  tidak  dapat menemukan  arsip - arsip  yang  diperlukan dalam  waktu  cepat.  Butuh  waktu  yang lama,  yang  kadang  sampai  berhari - hari untuk mencari 1 (satu) lembar arsip.
Dari  wawancara  dengan  para responden  diketahui,  bahwa  fungsi  arsip keluarga  selain  sebagai  pendukung aktivitas  anggota  keluarga  di  berbagai bidang,  juga  berfungsi  sebagai  memori kolektif  keluarga.  Bahkan  arsip  foto mampu  mempererat  persaudaraan  dan menelusur silsilah keluarga.
Kebutuhan keluarga terhadap pengelolaan arsip yang sistematis memberi  harapan  bahwa  keluarga - keluarga
Indonesia mulai muncul kesadarannya untuk melakukan pengelolaan dan penataan arsip keluarga.
Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran
Kesadaran  untuk  mengelola  arsip keluarga
Kesadaran  untuk  mengelola  arsip keluarga  disebabkan  oleh  kesulitan - kesulitan  yang  dihadapi  keluarga  ketika melakukan  aktivitas  yang  memerlukan dukungan  arsip,  mereka  tidak  dapat memenuhinya.
Kesadaran untuk mengelola  arsip  harus  ditumbuhkan  dan dikembangkan  di  lingkungan  keluarga, dimulai dari anak - anak sejak usia dini. Anggota  keluarga  yang  masik  anak - anak  dapat  dilatih  mengelola  arsipnya sendiri,  walaupun  mereka  belum  banyak menciptakan  arsip.  Anak - anak  dapat dilatih  menyimpan  hasil  karyanya  yang berupa  gambar  hasil  karyanya,  hasil pekerjaan  di  sekolah,  kartu - kartu  ucapan selamat,  buku - buku  cerita  dan  lain sebagainya. Anak –anak dapat menyimpan arsip  berdasarkan  jenisnya,  seperti gambar –gambar disatukan dalam 1 (satu) map, hasil tes atau ulangan dapat disimpan tersendiri, dan lain sebagainya.
Bila  anak - anak  sudah  dapat  tertib menyimpan arsipnya, maka diharapkan ke depan mereka dapat  melakukan penataan arsip secara  sistematis. Dampaknya tentu saja  arsip  keluarga  dapat  tertata  dan tersimpan secara sistematis.
Untuk  membimbing  semua  anggota keluarga menata arsip keluarga diperlukan bimbingan dan arahan dari ayah atau ibu. Diperlukan  disiplin  dan  sikap  konsisten dalam  menerapkan  kegiatan  kearsipan  di keluarga. Semua anggota harus berpartisipasi  aktif    dan  peduli  pada pengelolaan  arsip  keluarga.  Bila  ada  salah satu  anggota  keluarga  yang  tidak memahami  atau  tidak  terlibat  dalam penataan arsip keluarga, maka hal ini akan menimbulkan ketidaktertiban dan mengganggu usaha yang sudah dilakukan. Untuk  mendukung  pengelolan  arsip keluarga  secara  sistematis,  pemerintah diharapkan  lebih  gencar  melakukan sosialisasi  tentang  pengelolaan  arsip keluarga.  Selain  sosialisasi  pemerintah diharapkan  secara  berkala  melakukan pelatihan  singkat  dan  sederhana  tentang pentingnya arsip keluarga.
Bila  sosialisasi  tentang  pengelolaan arsip  keluarga  yang  baik  dilakukan  oleh pemerintah bekerjasama dengan organisasi  kemasyarakatan  dan  angota masyarakat, maka kegiatan kearsipan akan menjadi hal yang menyenangkan. Masyarakat  dan  pemerintah  diuntungkan karena  semua  kegiatan  yang  terkait dengan  administrasi  di  segala  bidang dapat berjalan lancar dan cepat.

## KESIMPULAN
Hasil  pembahasan  menunjukkan, bahwa  45    keluarga  dari  keluarga  yang diteliti  sudah  menyimpan  arip - arsip keluarga  yang  terkait  dengan  pekerjaan, pendidikan,  kepemilikan,  kesehatan,  data diri,  perbankan,  walaupun  belum  secara sistematis. Hampir semua keluarga  masih kesulitan  mencari  arsip  ketika  ada keperluan  di  berbagai  bidang  yang mensyaratkan    satu  atau  beberapa  arsip keluarga untuk dilampirkan.
Selama  ini  arsip  keluarga  belum ditangani  secara  baik.  Anggota - anggota keluarga  mengalami  kendala  dalam mengelola  arsip - arsipnya,  karena  tidak memiliki  pengetahuan  secara  teotitis maupun  praktik.  Sementara  tuntutan jaman memerlukan kecepatan dan ketepatan  dalam  aktivitas  administrasi  di segala  bidang.  Kecepatan  dan  ketepatan proses  administrasi  di  semua  bidang memerlukan  dukungan  arsip  yang  dapat tersedia secara cepat pula.
Pengelolaan  arsip  keluarga  secara sistematis sangat membantu para anggota keluarga  menyelesaikan  masalah - masalah yang  dihadapinya,  mulai  dari  masalah sosial, ekonomi, kemasyarakatan, masalah hukum  dan  lainnya.  Kesadaran  untuk mengelola  arsip  keluarga  perlu  dibina sejak  usia  dini  melalui  kebiasaan menyimpan  arsip  pribadi  secara  tertib. Kesadaran  tentang  penyelamatan  arsip dari  bendcana  juga  menjadi  salah  satu pendorong  pengelolaan  arsip  keluarga yang  baik.    Perlu  kerjasama  pemerintah dan  masyarakat  secara  kontinyu  untuk melakukan  gerakan  sadar  arsip  dan sosialisasi tentang pentingnya pengelolaan arsip keluarga.
Pengelolaan Arsip  Keluarga : Antara Kebutuhan dan Kesadaran

## DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern  :  Sistem  Kartu  Kendali. Jakarta  : Djambatan
Al - Dimisqi,  Abu  Fida  al - Hafiz  Ibn Katsir,  dalam    Syafi,  A.  AS. Kajian Tentang Belajar dalam al - Qur ’ an Surat al - ‘ Alaq Ayat 1 - 5. Sumbula  :  Volume  2,  Nomor  2, Desember 2017
Amsyah,  Zulkifli.  2003. Manajemen Kearsipan Modern . Jakarta: Gramedia.
Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan . Jakarta: Gramedia.
Izzan,Muhammad.  2009. Ulūmul  Qur an:  Telaah  Tekstualitas  dan  Kontestualitas Al - Qur ’ an ,  Bandung: Tafakur
Tobing,
L Tiurma. 2011.
Membudayakan  Arsip  Pada  masyarakat Indonesia .    Berita  ANRI,  Nomor  11,  Juni 1982.
Schellenberg, T.R. dalam  Maygene F. Daniels  and  Timothy  Walch,  1984. A Modern Archives Reader : Basic Reading on Archival Theory and Practise . Washington D.C. National Archives and Record Service U.S  General Sevices Administration
Surotani,
Suhardo.2011.
Perlindungan  Arsip  Vital .Yogyakarta: Kanisius.
Undang - Undang :
Undang - undang  Nomor  43  Tahun 2009 Tentang Kearsipan