## PERANCANGAN APLIKASI DISPLAY AGENDA MEETING MENGGUNAKAN PHP DI PT. KINENTA INDONESIA PURWAKARTA
Ahmad Sahi S.Kom, M.Kom. Dosen Program Studi Manajemen Informatika Politeknik LP3I Bandung e-mail : ahmadsahi.lp3i@yahoo.com
Abstrak  : Internet  menjadi  komponen  penunjang  untuk  teknologi  informasi.  Internet mampu  menghubungkan  koneksi  dari  berbagai  penjuru  dunia  dengan  mudah.  Dari perkembangan Internet inilah muncul aplikasi berbasis web. Aplikasi berbasis web adalah sebuah aplikasi yang dapat diakses melalui Internet.  Kemudahan tersebut sudah banyak digunakan dalam kegiatan manajemen dalam suatu perusahaan. Kegiatan di perusahaan tidak lepas dari teknologi untuk penyimpanan  dan pendistribusian data-data dalam skala besar dan tidak mungkin dilakukan secara manual karena akan menyita waktu yang lama dalam pengerjaannya.
Kata Kunci : Internet, Perancangan aplikasi display, sistem informasi

## 1. Pendahuluan
Menurut Information Technology Association of America (ITAA), teknologi informasi adalah  suatu  study,  perancangan,  pengembangan,  implementasi  dukungan  atau manajemen sistem informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. TI memanfaatkan komputer elektronik dan perangkat lunak komputer untuk mengubah, menyimpan, melindungi, memproses, mentransmisikan dan memperoleh informasi secara aman.
Teknologi informasi dewasa ini menjadi hal  yang sangat penting karena sudah banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Teknologi  informasi  diterapkan  untuk  pengolahan  informasi  yang  menjadi  salah  satu bagian  penting  karena  meningkatnya  kompleksitas  dari  tugas  manajemen  maupun pengaruh  ekonomi  internasional.  Sistem  informasi  ini  mengumpulkan,  memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Kecanggihan teknologi kini telah masuk ke instansi-instansi maupun perushaan untuk di manfaatkan  menjadi  penunjang  pekerjaan  karena  menjadi  lebih  efisien.  Bahkan kecangihan teknologi mampu memudahkan kita melakukan pekerjaan di  manapun kita berada.  Teknologi  tidak  lepas  dari  peran  Internet  sebagai  penghubung,  karena  Internet mampu mengakses secara global dengan cara yang sangat cepat.

## 2. Rumusan Masalah
PT. KINENTA Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang wiring harness yang berada  di  kota  Purwakarta.  Masalah  yang  sekarang  di  hadapi  adalah  ketidak  pastiaan agenda  Meeting  di  PT.  KINENTA  yang  sering  kali  terjadi,  seperti  penuhnya  ruangan utama  Meeting,  bentrok  nya  jadwal  agenda  Meeting  disetiap  departement  dikarenakan tidak adanya informasi  yang mengatur agenda Meeting setiap departement yang ada di PT.  KINENTA  indonesia.  Seperti  yang  kita  ketahui  Meeting  atau  rapat  merupakan kebutuhan di setiap instansi atau pun perusahaan untuk mencapi keputusan bersama, juga pemecahan  masalah  yang  sedang  terjadi.  Setiap  departemen  yang  mengikuti  kegiatan rapat  terbagi  menjadi  dua  yaitu  Meeting  yang  bersifat  rutin  dan  Meeting  kontemporer atau  sewaktu-waktu.  Dapat  disimpulkan  jika  tidak  ada  System  yang  mengatur  agenda
tersebut  dapat  mengakibatkan  ketidak  efisiensi  nya  waktu  kerja,  pemunduran  agenda bahkan bisa saja gagal untuk pelaksaan Meeting. Oleh sebab itu, diperlukan System untuk mengatur agenda maupun menentukan agenda agar tidak terjadi deviasi agenda lagi, jadi Setiap departement yang akan melakukan Meeting diharuskan mebuat agenda di dalam System,  yang  kemudian  akan  di  olah  manjadi  sebuah  display  agenda  Meeting  yang mampu  di  akses  di  aplikasi  berbasis  web.  Untuk  membuat  aplikasi  tersebut  penulis menggunakan  bahasa  PHP  (Hypertext  Preprocessor)  yang  mendukung  untuk pembualatan aplikasi berbasis web.

## 3. System yang Berjalan
System yang berjalan digambarkan dalam Activity Diagram , yaitu : Prosedur Pembuatan Agenda Proses Activity  Diagram dibawah  ini  adalah  proses  dari  Prosedur  Pembuatan Agenda. Dimana proses tersebut dimulai dari Departement Head selaku pimpinan dari departemen yang meminta untuk menjadwalkan Meeting di hari dan waktu yang  di  perlukan  untuk  segera  di  laksnakan  dan  mengundang  pimpinan  dari departement lain nya sesuai kebutuhan kepada pihak PIC yang merupakan bagian manajemen administrasi. Selanjutnya PIC menjadwalkan Agenda Meeting yang di perlukan oleh pimpinannya. Setelah itu PIC memproses agenda dan  mengirim pesan via email, Skype dan juga BBM ke pada setiap PIC departement lain yang di  undang. PIC  yang mengundang harus menunggu konfirmasi  dari Attendance sebagai konfirmasi bahwa
a. Agenda Meeting sepakat akan di laksanakan sesuai yang di agendakan. Kemudian PIC membuat laporan kepada departement Head agenda Meeting akan atau tidak akan dilakasaakan agenda Meeting .
Gambar 1. Prosedur Pembuatan agenda Sumber: PIC Departement IT
phpmydmin .

## 4. Pembahasan
Untuk user sebagai admin , ada beberapa tahapan yang harus dipahami sebagai admin . Admin Database Berhubung database yang akan di gunakan adalah mysql maka ada beberapa aplikasi pendukung yang harus di aktifkan seperti xampp yang merupakan aplikasi server. Berikut adalah cara pengaktifan xampp :
1. Aktifkan Xampp Control Panel
Mysql dan Apache terlebih dahulu harus di aktifkan sebelum
2. Login ke database Mysql
3. Gunakan Browser Mozila kemudian masuk ke localhost Di tahap admin database ini ada beberapa cara yang bisa dilakukan.
membuat database di mysql.
Gambar 2. Control Panel
a. Buat database baru Diantaranya : 1)  Buat database baru 2)  Import Database 3)  Ubah User Password 4)  Ekspor Database 5)  Hapus Database
Cara membuat database :
1) Untuk membuat Database baru
2) Sesuaikan nama database
3) Untuk mengeksekusi database baru
b. Import Database
Pembuatan database baru untuk aplikasi agenda meeting.
Cara Import Database :
1) Untuk masuk kehalaman import database
2) Mencari File di drive computer
3) Memilih File yang akan di import
c. Ubah User Password
User Password merupakan akses untuk Login di aplikasi meeting .
Mengambil data dari database yang sudah di buat.
Buat Database
Menyimpan database ke drive komputer
Cara merubah password :
1) Tentukan table yang akan di ubah ,lalu ubah field password karyawan.
2) Kemudian save atau kirim.
d. Eksport Database
Cara Untuk meng eksport database :
1) Masuk kehalaman eksport
2) Untuk mengambil data
e. Hapus database
Cara untuk menghapus database:
1) Pilih database yang akan di hapus lalu ceklis
2) Untuk mengeksekusi
Admin PIC PIC  merupakan admin di  aplikasi  agenda meeting, yang  mempunyai  wewenang  untuk mengaplikasikan  agenda meeting .Setiap departement memiliki  satu  orang  bahkan  ada yang memiliki 3 orang sekaligus sesuai kebutuhan departement .
Seorang  admin  atau  juga  PIC( Person  In  Charge )  akan  meng Input kebutuhan  agenda meeting yang di minta oleh Departement Head mulai dari menentukan agenda, ruangan dan attendace. Kemudian PIC mengkonfirmasi kepada PIC Attendance mengenai agenda yang telah di ajukan oleh pihak departement tuntuk membahas sesuatu perihal.
Di tahap PIC admin ada beberapa tahap yang bisa di lakukan Diantaranya adalah :
1) Login Sebagai admin
2) Form Menu
3) Input master Ruangan 4) Input master Departement
5) Input master User /PIC
Menghilangkan database di mysql
Eksport Database
6) Input agenda Meeting
7) Display yang berjalan Berikut Penjelasannya :

## 4.1. Login Sebagai admin
Untuk menjalankan aplikasi agenda, jalankan Mozilla Fire Fox,Internet Explorer , atau Browser lainnya. Kemudian ketik alamat server aplikasi ditempatkan 192.168.4.222/agenda, Sehingga muncul screen login seperti dibawah ini :
Cara untuk Login ke aplikasi agenda meeting:
Ketik alamat server apilakasi

## Mengisi User name sesuai kebutuhan
1) Mengsi Password yang sesuai dengan User name
2) Eksekusi untukke Form selanjutnya

## 4.2. Form Menu
form menu merupakan daftar master, display agenda meeting Cara menggunakan Form Menu :
1) Logout untuk mengakhiri login aplikasi
2) Sub Master yang terdiri dari beberapa master
3) Sub Display agenda

## 4.3 Input Master Ruangan
Cara menggunakan Form Ruangan dan pengenalan Tools yang ada di Grid aplikasi :
a. Untuk inputan data baru
b. Jika tombol New data di tekan akan muncul list baru di bagian bawah grid untuk di input data baru.
c. Jika data yang di input sudah sesuai dengan kebutuhan lalu klit tombol save
.
d. Merupakan icon untuk reload grid jika terdapat inputan yang belum muncul di grid . Fungsinya sama seperti perintah refresh .
e. Merupakan icon Next last page dari data grid
f. Merupakan icon Next page
g. Merupakan Setingan Sortir data di grid
h. Untuk edit data bisa langsung di klik dari list grid nya kemudian klik save.
i. Icon  cancel digunakan  untuk  membatalkan  perintah Input Juga  saat melakukan edit data

## 4.4 Input Master Departement
Merupakan Inputan master Departement sesuai data dari PT. KINENTA Cara Penggunaan Master Departement :

## Form Master Departemen
1) Untuk inputan data baru
2) Jika tombol New data di tekan akan muncul list baru di bagian bawah grid untuk di input data baru.
3) Jika data yang di input sudah sesuai dengan kebutuhan lalu klik tombol save.

## 4.5 Input Master User
PIC  PIC atau juga admin merupakan user yang akan akan membuat agenda meeting sesuai kebutuhan department head Cara menggunakan Master User/PIC :
1) Isi kan data diri User PIC berikut dengan departement
2) Merupakan Combobox yang berisi daftar Departement yang di ambil dari master Departement .
3) Jika data sudah sesuai Klit tombol save untuk Menyimpan di system .

## 4.6. Input Agenda Meeting
Proses yang merupakan dari inti aplikasi agenda meeting . Dari form agenda Ini lah agenda meeting akan membuat agenda sesuai data yang di butuhkan mulai dari keperluan ruangan,waktu,dan attendance.
Cara menggunakan Form Input Agenda Meeting :
1) Input data baru
2) Isikan data sesui Kebutuhan. System akan otomatis membuat validasi jiga data ada kesamaan atau agenda di ruangan meeting sedang di gunakan, maka PIC admin harus mencari waktu atau ruangan lain.
3) Simpan data jika sudah sesuai.
Input Agenda Me eting
4.7 Display yang berjalan
Merupakan Tanmpilan dari data master agenda yang akan berjalan.
Implementasi Display agenda :
1) Daftar list yang  sudah  Melewati  waktu  agenda meeting akan  berada  di  atas  dari garis warna biru.
2) Daftar list yang blum dimulai agenda meeting berada di bawah garis biru.
3) Garis biru menandakan agenda yang sedang berlangsung.

## 4. 8 User Manual Admin
Untuk user sebagai User biasa, hanya ada 2 tahap karena aplikasi ini memudahkan user untuk mengingat agenda saja. Berikut adalah tahapan yang harus di lalui user :

## a. User Login
Untuk menjalankan aplikasi  agenda ,jalankan Mozilla  Fire Fox,Internet  Explorer atau Browser lainnya.  Kemudian  ketik  alamat server aplikasi  itempatkan 192.168.4.222/agenda, sehingga muncul screen Login
Form Login
Cara untuk Login ke aplikasi agenda meeting :
1) Ketikan alamat server apilakasi
2) Mengisi User name sesuai kebutuhan
3) Mengsi Password yang sesuai dengan Username
4) Eksekusi untuk ke Form selanjutnya langsung ke display Agenda Meeting.
2. Display Agenda Meeting

## Login sebagai User hanya bisa melihat display saja
Display agenda meeting
Merupakan Tampilan dari data master agenda yang akan berjalan.
Implementasi Display agenda :
1) Daftar list yang sudah Melewati waktu agenda meeting akan berada di atas dari garis warna biru.
2) Daftar list yang blum dimulai agenda meeting berada di bawah garis biru.

## Daftar Pustaka
[1]   Jquery Easyui framework 2010 [2]  Martin Fowler.Uml Distilled Edisi 3, Panduan Singkat Bahasa Pemodelan Objek
Standar, Penerbit andi
[3] Aminudin, penerbit Ankasa, tahun terbit 2014 Ensiklopedia, Teknologi informasi [4] Evi Triandini & Gede Suardika,  Step By Step Desain Proyek Menggunakan UML,
CV. Andi  Offset,  Yogyakarta,  2012