Rancang Bangun Sistem Informasi Pemantauan Pelaporan Di Unit Pusat Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat Menggunakan Design Sprint
Ely Mulyadi 1* , Arvita Agus Kurniasari 2 , I Gede Wiryawan 3 , Khafidurrohman Agustianto 4 , Prawidya Destarianto 5
1,4 Menejemen Informatika, Politeknik Negeri Jember, Jawa Timur 68121, Indonesia
2,5 Teknik Informatika, Politeknik Negeri Jember, Jawa Timur 68121, Indonesia
3 Teknik Komputer, Politeknik Negeri Jember, Jawa Timur 68121, Indonesia elymulyadi@polije.ac.id, arvita@polije.ac.id, wiryawan@polije.ac.id, khafid@polije.ac.id, prawidya@polije.ac.id

## Abstrak
Perkembangan  sistem  informasi  telah  menjadi  bagian  integral  dalam  mendukung  efisiensi  dan  efek- tivitas operasional di berbagai sektor, termasuk dalam lingkungan pendidikan tinggi. Pusat Penelitian dan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  (P3M)  di  Politeknik  Negeri  Jember  (POLIJE)  menjadi  entitas penting  yang  membutuhkan  solusi  inovatif  terkait  pengelolaan  administrasi  pelaporan  kegiatan penelitian  dan  pengabdian.  Dalam  konteks  ini,  penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  sistem pemantauan sebagai solusi terhadap keterlambatan pengumpulan laporan dan pengelolaan administrasi yang masih dilakukan secara manual. Metode Design Sprint diadopsi sebagai pendekatan utama dalam pengembangan  sistem  ini. Design  Sprint memungkinkan  identifikasi  cepat  masalah,  pengembangan prototipe,  dan  pengujian  langsung  dengan  pengguna  potensial  dalam  waktu  yang  singkat.  Langkah- langkah  metodologi  ini  mencakup  tahapan  pemahaman  masalah,  brainstorming  ide,  pemilihan  solusi terbaik,  pembuatan  prototipe,  dan  validasi  melalui  pengujian  dengan  pengguna.  Hasil  dari  penelitian ini  diharapkan  dapat  meningkatkan  produktivitas  dosen  dalam  pengumpulan  laporan,  menjadikan proses  pengelolaan  administrasi  lebih  disiplin,  serta  menciptakan  keterpaduan,  transparansi,  dan pengawasan  yang  efisien  antara  dosen  dan  unit  P3M.  Dengan  demikian,  sistem  informasi  yang dihasilkan  diharapkan  dapat  memberikan  kontribusi  signifikan  dalam  mendukung  visi  P3M  POLIJE untuk menjadi lembaga penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang unggul secara internasion- al.
Kata kunci: Design Sprint, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Sistem Informasi, Efisiensi Operasional.

## Abstract
Information  systems  development  has  become  an  integral  part  of  supporting  operational  efficiency and  effectiveness  in  various  sectors,  including  in  the  higher  education  environment.  The  Center  for Research  and  Community  Service  (P3M)  at  the  Jember  State  Polytechnic  (POLIJE)  is  an  important entity that requires innovative solutions related to the administrative management of reporting on re- search and service activities. In this context, this research aims to design a monitoring system to solve delays in report collection and administrative management, which is still done manually. The Design Sprint method was adopted as the primary approach in developing this system. Design Sprints enable rapid identification of problems, development of prototypes, and live testing with potential users in a short period. This methodology includes the stages of understanding the problem, brainstorming ide- as,  selecting  the  best  solution,  creating  a  prototype,  and  validating  through  testing  with  users.  It  is hoped  that  the  results  of  this  research  can  increase  lecturer  productivity  in  collecting  reports,  make the  administrative  management  process  more  disciplined,  and  create  integration,  transparency,  and efficient supervision between lecturers and the P3M unit. Thus, the resulting information system is ex- pected to significantly support P3M POLIJE's vision to become an internationally superior research and community service institution.
Keywords: Design Sprint, Research, and Community Service, Information Systems,  Operational Effi- ciency.

## 1. PENDAHULUAN
Perguruan  tinggi  adalah  entitas  yang  memiliki tanggung  jawab  besar  dalam  menjalankan  Tri Dharma Perguruan  Tinggi, yang mencakup pen- didikan,  penelitian,  dan  pengabdian  kepada masyarakat.  Salah  satu  unit  penting  di  dalam perguruan  tinggi  adalah  Pusat  Penelitian  dan Pengabdian  kepada  Masyarakat  (P3M),  yang memiliki peran  krusial dalam mengoordinasikan dan  memfasilitasi  kegiatan  penelitian  serta pengabdian kepada masyarakat (Purba, Gunawan dan Handayani, 2023).
Dalam  era  digital  yang  terus  berkembang, pengembangan  sistem  informasi  telah  menjadi kunci  utama  dalam  meningkatkan  efisiensi  dan efektivitas operasional di berbagai sektor, terma- suk di sektor pendidikan tinggi  (Indey, Hartomo dan  Sembiring,  2022).  Institusi  pendidikan,  sep- erti  Politeknik  Negeri  Jember  (POLIJE),  yang secara  aktif  terlibat  dalam  kegiatan  penelitian dan  pengabdian  kepada  masyarakat,  dihadapkan pada  tantangan  signifikan  terkait  pemantauan dan  pelaporan  kegiatan  tersebut  secara  efektif. Unit  Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat  (P3M)  POLIJE  menghadapi  kebu- tuhan  akan  sistem  informasi  yang  mampu  men- dukung  visi  mereka  untuk  menjadi  lembaga penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat yang  memenuhi  standar  mutu  internasional (Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat  (P3M)  Politeknik  Negeri  Jember, tanpa tanggal).
Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat  (P3M)  di  Politeknik  Negeri  Jember (POLIJE)  memiliki  peran  yang  sangat  penting dalam  mendukung  dosen  dalam  menjalankan fungsi  Dwi  Dharma  dari  Tri  Dharma  Perguruan Tinggi, khususnya dalam kegiatan penelitian dan pengabdian  masyarakat.  Kualitas  dari  hasil penelitian  yang  dihasilkan  oleh  dosen  yang mendapatkan  pengakuan  secara  nasional  hingga internasional  dapat  secara  langsung  meningkat- kan mutu dari perguruan tinggi(Simanjuntak dan Wahyanti, 2021). Penelitian yang dilakukan oleh dosen  memiliki  dampak  yang  signifikan  ter- hadap  peningkatan  mutu  perguruan  tinggi (Sembiring et  al. ,  2023).  Oleh  karena  itu,  pent- ing  bagi  sistem  informasi  yang  dirancang  untuk dapat  secara  efektif  mendukung  proses  kegiatan penelitian  dan  pengabdian  masyarakat  sehingga tujuan  kualitas  yang  diharapkan  dapat  tercapai dengan baik(Astutik dan Muzakkir, 2020).
Pendanaan  untuk  kegiatan  penelitian  dan pengabdian di POLIJE dapat berasal dari swada- na  dan  dana  hibah  Penerimaan  Negara  Bukan Pajak (PNPB). Dosen yang berhasil memperoleh pendanaan  PNPB  memiliki  tanggung  jawab  un- tuk  menyusun  proposal  sesuai  dengan  skema pendanaan  yang  telah  ditetapkan.  Proposal  ter- sebut  akan  melalui  proses  seleksi  yang  men- cakup  evaluasi  administrasi  dan  substansi  oleh beberapa  reviewer,  sehingga  proposal  akan terbagi menjadi dua kategori, yaitu lolos dan tid- ak lolos.
Bagi  proposal  yang  lolos,  unit  P3M  akan  me- nyediakan  dana  secara  bertahap  sesuai  dengan kemajuan dan hasil akhir dari kegiatan penelitian dan  pengabdian  yang  dilakukan.  Pencairan  dana dilakukan  dengan  skema  70%  dari  total  dana berdasarkan  pelaksanaan  kegiatan  dan  sisanya sebesar  30%  akan  dicairkan  setelah  hasil  akhir penelitian  dan  pengabdian  disetujui.  Pentingnya sistem  informasi  yang  mampu  memantau  dan melaporkan kemajuan kegiatan secara akurat dan tepat waktu sangat terlihat dari proses ini(Fahmi dan Abtokhi, 2022).
Saat ini, unit P3M di POLIJE masih mengandal- kan  proses  manual  dalam  menerima  hardcopy laporan  kemajuan  dan  laporan  akhir  dari kegiatan penelitian dan pengabdian. Penggunaan sistem  administrasi  manual  telah  menimbulkan sejumlah  masalah  yang  signifikan,  antara  lain kesulitan  dalam  manajemen  tempat  penyim- panan  arsip  yang  sudah  penuh,  kendala  dalam melakukan  pencarian  arsip  lama,  ketidaktersedi- aan  rekapitulasi  yang  jelas  terkait  ketaatan peneliti  atau  pengabdi,  serta  kebutuhan  untuk melakukan  review  laporan  kemajuan  secara kolektif di unit P3M.
Laporan kemajuan memegang peran yang sangat penting dalam proses penelitian dan pengabdian, terutama  untuk  proposal-proposal  yang  telah  di- setujui  dan  mendapatkan  pendanaan  hibah  lem- baga.  Karena  itu,  transparansi  dalam  kegiatan dan  penggunaan  anggaran  menjadi  krusial  agar dapat  dipantau  dengan  mudah  oleh  petugas  di unit  P3M.  Pentingnya  transparansi  ini  sejalan dengan  misi  utama  yang  diemban  oleh  P3M POLIJE,  yaitu  mengembangkan  infrastruktur Penelitian  dan  Pengabdian  kepada  Masyarakat yang berbasis pada penerapan Ilmu Pengetahuan dan  Teknologi  (IPTEK)  (Pusat  Penelitian  dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M)
Politeknik Negeri Jember, tanpa tanggal).
Berdasarkan  gambaran  permasalahan  yang  telah diuraikan  sebelumnya,  diperlukan  perancangan desain  sistem  sebagai  langkah  inovatif  dan  im- plementasi IPTEK  secara  implisit  dalam pelaksanaan  kegiatan  di  unit  P3M.  Perancangan desain  sistem  ini  memiliki  tujuan  sebagai  lan- dasan awal dan pedoman dalam menerapkan sis- tem  yang  lebih  efisien  di  masa  depan  (A  dan Yuliana, 2022).
Perancangan desain sistem menjadi  sangat pent- ing  di  unit  P3M  POLIJE,  terutama  terkait dengan  tantangan  administratif  dan  operasional yang  meliputi  pengelolaan  laporan,  pemantauan kemajuan, dan penggunaan dana secara transpar- an  (Erkamim et  al. ,  2022).  Dengan  adanya  sis- tem  yang  dirancang  dengan  baik,  diharapkan efektivitas  dan  efisiensi  dalam  proses  pengel- olaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dapat ditingkatkan secara signifikan. Hal  ini  sangat  relevan  mengingat  peran  penting P3M  POLIJE  dalam  menggerakkan  fungsi  Dwi Dharma dari Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Selain  itu,  aspek  keamanan  data,  integrasi dengan  teknologi  terkini,  dan  kemudahan penggunaan  sistem  juga  perlu  diprioritaskan. Keamanan data menjadi hal krusial karena sensi- tivitas  informasi  yang  dielola  (Umar,  Riadi  dan Handoyo,  2019),  sedangkan  integrasi  dengan teknologi terkini memastikan kinerja optimal sis- tem dalam lingkungan teknologi saat ini. Kemu- dahan  penggunaan  adalah  kunci  untuk  adopsi sistem  yang  luas  dan  efektif  di  unit  P3M (Ismagilova et al. , 2019).
Pemilihan  Metodologi Design  Sprint sebagai pendekatan  utama  dalam  pengembangan  sistem ini  dipengaruhi  oleh  efisiensinya  dalam  men- gidentifikasi  serta  menyelesaikan  masalah  me- lalui  tahapan  desain  (Sari,  Kanthi  dan  Yahya, 2022),  pembuatan  prototipe,  dan  pengujian  ide bersama  pengguna  dalam  waktu  yang  singkat (Silaen, Yunis dan Sembiring, 2022). Metode ini membantu  tim  dalam  mengatasi  kompleksitas masalah,  meningkatkan  pemahaman  yang  men- dalam  tentang  permasalahan  yang  dihadapi,  dan menciptakan  ruang  untuk  pemahaman  bersama yang berkelanjutan.
Dengan penerapan prinsip-prinsip Design Sprint , penelitian  ini  diharapkan  dapat  menghasilkan sistem  informasi  yang  responsif,  adaptif,  dan mampu  memenuhi  kebutuhan  pengguna  secara efektif  (Irawan,  2023).  Struktur Design  Sprint yang terdiri dari lima fase utama akan dijalankan secara  cermat dan terarah untuk memastikan  so-
lusi  yang  dihasilkan  tidak  hanya  inovatif  dan valid tetapi juga dapat diimplementasikan secara praktis  di  lingkungan  P3M  POLIJE.  Sistem  in- formasi yang dihasilkan diharapkan memberikan kontribusi  yang  signifikan  dalam  meningkatkan efisiensi  dan  efektivitas  operasional  di  unit  ter- sebut.

## 2. METODE
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah Design  Sprint ,  sebuah  pendekatan  yang telah  terbukti  efisien  dan  terstruktur  untuk mengembangkan  sistem  informasi  pemantauan pelaporan  di  Unit  Pusat  Penelitian  dan Pengabdian Masyarakat (P3M).
Gambar 1. Tahap Metode Design Sprint (Kurniasari et al. , 2022)
Design  Sprint adalah  metodologi  kerja  yang digunakan  untuk  mengembangkan  dan  menguji prototipe produk atau layanan dalam waktu yang singkat,  biasanya  lima  hari.  Metode  ini dirancang untuk membantu tim dalam menjawab pertanyaan  bisnis  kritis  melalui  desain,  proto- tipe, dan pengujian ide dengan pelanggan secara cepat  dan  efisien  (Academy,  2024).  Langkah- langkah  utama  dalam Design  Sprint meliputi pemahaman  masalah, brainstorming ide,  pem- ilihan  ide  terbaik,  pembuatan  prototipe,  dan pengujian  prototipe  dengan  pengguna  potensial untuk  mendapatkan  umpan  balik  yang  berharga (Sari, Kanthi dan Yahya, 2022).
Berikut  langkah-langkah  utama  dalam  Design Sprint meliputi:
1. Understand
Tahapan  awal  dalam Design  Sprint adalah  per- siapan  yang  sangat  penting  dalam  pengem- bangan  sistem  informasi  untuk  memantau  dan melaporkan  kegiatan  di  Unit  Pusat  Penelitian dan  Pengabdian  Masyarakat  (P3M).  Pada  tahap ini,  tim  penelitian  melakukan  analisis  menye- luruh  terhadap  masalah  yang  ingin  diselesaikan dan menetapkan tujuan sistem yang akan dikem- bangkan.  Langkah pertama  adalah mengidentifi-
kasi  masalah  yang  dihadapi  oleh  P3M  dalam proses pemantauan dan pelaporan kegiatan, serta pemahaman  terhadap  proses-proses  yang  ada dan kendala-kendala yang sering muncul. Selain itu,  dilakukan  juga stakeholder mapping  untuk mengidentifikasi  pihak-pihak  yang  terlibat  atau memiliki  kepentingan  dalam  sistem,  seperti dosen, staf administrasi, dan pimpinan P3M.
Setelah  itu,  ditetapkan  dengan  jelas  tujuan  dari pengembangan  sistem  informasi  yang  akan dikembangkan,  yang  harus  sesuai  dengan  kebu- tuhan  pengguna  dan  visi-misi  P3M.  Analisis lingkungan  juga  dilakukan  untuk  memahami kondisi  infrastruktur  teknologi,  kebijakan  kea- manan  data,  dan  integrasi  dengan  sistem  lain yang  sudah  ada  di  lingkungan  P3M.  Terakhir, ditetapkan  pula  metrik  kesuksesan  yang  akan digunakan untuk menilai keberhasilan sistem in- formasi, seperti tingkat penggunaan sistem, wak- tu  efisiensi  dalam  proses  pelaporan,  dan  tingkat akurasi  data  yang  dihasilkan.  Tahapan  ini  mem- berikan  landasan  yang  kuat  untuk  perancangan dan pengembangan  selanjutnya, sehingga sistem yang  dihasilkan  dapat  memberikan  solusi  yang tepat dan efektif bagi P3M.

## 2. Diverge
Tahap  Mendivergensikan  dalam Design  Sprint merupakan fase kunci dalam pengembangan sis- tem  informasi  pemantauan  pelaporan  di  Unit Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat (P3M).  Pada  tahap  ini,  tim  proyek  melakukan brainstorming  intensif  untuk  menghasilkan  be- ragam  solusi  yang  potensial  dalam  menanggapi masalah  yang  telah  diidentifikasi  sebelumnya. Semua  anggota  tim  didorong  untuk  ber- partisipasi  aktif  dalam  menyumbangkan  ide-ide kreatif  tanpa  adanya  batasan  pemikiran.  Ide-ide yang  dihasilkan  kemudian  dicatat  dengan sistematis  untuk  dievaluasi  lebih  lanjut,  dengan mempertimbangkan aspek-aspek seperti relevan- si, keterjangkauan, dan kreativitas.
Selanjutnya, ide-ide tersebut dipetakan ke dalam konsep-konsep umum yang menjadi dasar untuk pengembangan  lebih  lanjut.  Konsep-konsep yang paling menjanjikan kemudian dipilih untuk dievaluasi  lebih  lanjut  pada  tahap-tahap  beri- kutnya  dalam Design  Sprint .  Tahap  Mendiver- gensikan  ini  penting  dalam  memastikan  bahwa tim  proyek  mendapatkan  solusi-solusi  inovatif yang  dapat  diimplementasikan  untuk  mengatasi tantangan  pemantauan  dan  pelaporan  di  unit P3M.
3. Decide
Tahap  Mengonvergensikan  ( Decide )  dalam De- sign  Sprint merupakan  langkah  krusial  dalam pengembangan  sistem  informasi  pemantauan pelaporan  di  Unit  Pusat  Penelitian  dan Pengabdian  Masyarakat  (P3M).  Pada  tahap  ini, tim  proyek  melakukan  evaluasi  menyeluruh  ter- hadap  semua  ide  yang  dihasilkan  pada  tahap Mendivergensikan.  Evaluasi  dilakukan  ber- dasarkan  kriteria-kriteria  yang  telah  ditetapkan sebelumnya,  seperti  relevansi  dengan  masalah yang  dihadapi,  potensi  dampaknya  terhadap pemantauan dan pelaporan di P3M, keterjangka- uan  untuk  diimplementasikan,  dan  sejalan dengan  visi  serta  tujuan  sistem  yang  akan dikembangkan.  Ide-ide  yang  telah  dievaluasi kemudian  diprioritaskan  berdasarkan  tingkat keefektifan  dan  potensinya  untuk  memberikan solusi  yang  inovatif  dan  tepat  guna.  Tim  ber- fokus  pada  ide-ide  yang  dapat  memberikan dampak  signifikan  dan  berkelanjutan  terhadap efektivitas  pemantauan  dan  pelaporan  di  ling- kungan  P3M.  Hasil  dari  tahap  Mengonvergensi- kan ini menjadi dasar bagi tim proyek untuk me- langkah  ke  tahap  selanjutnya  dalam Design Sprint , yakni tahap Membuat Prototipe.
4. Prototype
Tahap  Membuat  Prototipe  dalam Design  Sprint adalah tahap  kunci dalam pengembangan sistem informasi  pemantauan  pelaporan  di  Unit  Pusat Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat  (P3M). Pada  tahap  ini,  ide-ide  yang  telah  dipilih  pada tahap  sebelumnya  diimplementasikan  menjadi bentuk  prototipe  sistem  yang  lebih  konkret. Proses ini melibatkan tim pengembang, desainer, dan  pemangku  kepentingan  terkait  dalam  men- gubah  konsep  menjadi  bentuk  nyata  yang  dapat diuji. Prototipe sistem ini bertujuan untuk mem- berikan  gambaran  awal  tentang  cara  kerja  sis- tem,  antarmuka  pengguna  ( user  interface ),  serta fungsionalitas utama yang akan dimiliki oleh sis- tem informasi.
Penggunaan  prototipe  ini  memungkinkan  untuk dilakukannya  pengujian  awal  terhadap  sistem, sehingga  memungkinkan  evaluasi  lebih  lanjut terhadap  keefektifan  solusi  yang  diusulkan. Selain  itu,  prototipe  juga  digunakan  sebagai  sa- rana  untuk  mendapatkan  umpan  balik  dari pengguna  dan  pemangku  kepentingan  lainnya. Hasil  dari  tahap  Membuat  Prototipe  ini  akan menjadi  dasar  untuk  melakukan  iterasi  dan  per- baikan  pada  desain  dan  fungsionalitas  sistem sebelum  melangkah  ke  tahap  implementasi secara menyeluruh.
5. Validate
Tahap  Menguji  ( Validate )  dalam Design  Sprint merupakan  tahap  penting  dalam  pengembangan sistem  informasi  pemantauan  pelaporan  di  Unit Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat (P3M). Pada tahap ini, prototipe sistem yang te- lah  dibuat  diuji  secara  intensif  dengan  melibat- kan  pengguna  dan  pemangku  kepentingan  di lingkungan  P3M.  Pengujian  dilakukan  untuk mengumpulkan feedback dan  evaluasi  langsung dari  pengguna  terkait  dengan  fungsionalitas, antarmuka pengguna, kinerja, dan fitur-fitur lain yang  telah  diimplementasikan  dalam  prototipe. Feedback yang diperoleh dari pengujian ini men- jadi dasar untuk melakukan iterasi dan perbaikan terhadap  desain  sistem  sebelum  dilakukan  im- plementasi  penuh.  Tim  pengembang  dan  desain menggunakan  hasil  pengujian  ini  untuk  men- gidentifikasi  kekurangan,  masalah,  atau  peru- bahan  yang  perlu  dilakukan  agar  sistem  dapat lebih  responsif  dan  sesuai  dengan  kebutuhan pengguna.  Dengan  mengintegrasikan  umpan  ba- lik  dari  pengujian  langsung  ini,  tahap  Validasi memungkinkan  tim  untuk  melakukan  perbaikan yang  tepat  dan  akurat  sebelum  melanjutkan  ke tahap  implementasi  dan  peluncuran  sistem secara menyeluruh. Hasil dari tahap Menguji ini diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi yang  lebih  matang,  efektif,  dan  dapat  diterima dengan  baik  oleh  pengguna  di  lingkungan  P3M, sehingga  dapat  memberikan  kontribusi  positif dalam  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas operasional  dalam  pemantauan  dan  pelaporan kegiatan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Alur Penggunaan Sistem
Alur  dari  hirarki  proses  pengunggahan  laporan kemajuan  dan  laporan  akhir  sesuai  hasil  dari wawancara dengan unit P3M adalah dosen dapat menginputkan  dokumen  laporan  kemajuan  dan laporan  akhir  pada  unit  P3M  dimana  dokumen tersebut  tersimpan  secara  digital  pada  cloud server  database  yang  diolah  datanya  sehingga memberikan keluaran berupa laporan yang dapat dijadikan pertimbangan keputusan terhadap hasil pengawasan oleh para pimpinan unit P3M.
Alur  penggunaan  sistem  dimulai  dari  pengguna yaitu  petugas  P3M  login  kemudian  mengisikan jadwal  pengumpulan  laporan  kemajuan  atau laporan  akhir  dari  penelitian  dan  pengabdian kemudian  akan  tampil  pada  masing-masing
dashboard  login  setiap  dosen  informasi  jadwal pengumpulan  laporan.  Setelah  itu  dosen  yang bertindak sebagai ketua tim melakukan login, se- lanjutnya  halaman  diarahkan  untuk  mengisikan data  laporan  dan  melakukan  unggah  data laporan. Selanjutnya petugas P3M dapat melihat dan  melakukan  review  terhadap  data  laporan- laporan  yang  telah  diinputkan  dosen.  Kemudian pimpinan  P3M  dapat  melihat  hasil  analisis  ting- kat kedisiplinan pengumpulan laporan oleh mas- ing-masing dosen.
Gambar 2. Alur Penggunaan Sistem 3.2. Perancangan desain sistem
Dalam  tahapan  pembuatan  desain  sistem  salah satunya  adalah  menggunakan  use  case  diagram sebagai  analisis  perilaku  sistem  yang  nanti  akan berjalan.  beberapa  aktor  yang  terlibat  dian- taranya  adalah  dosen,  operator  P3M  dan  pimpi- nan P3M. Aktor dosen memiliki hak  akses pada sistem  untuk  melakukan  upload  laporan  kema- juan penelitian, laporan akhir penelitian, laporan kemajuan pengabdian dan laporan akhir pengabdian.  Kemudian  aktor  operator  P3M memiliki akses terhadap sistem untuk melakukan pengolahan  jadwal  pengumpulan  laporan  dan mengelola data para dosen. Aktor pimpinan P3M memiliki  akses  terhadap  sistem  untuk  melihat analisis  data  hasil  monitoring  pengumpulan laporan.
Tabel  1  adalah  penjabaran  dari  setiap  use  case dengan  perilaku  aktor  terhadap  sistem  dida- lamnya.
Tabel 1. Deskripsi Use Case No Use Case Deskripsi 1 Upload  laporan kemajuan penelitian Merupakan perilaku dari  aktor  dosen  untuk melakukan upload dokumen laporan kemajuan penelitian
termasuk melakukan pengisian  data  luaran wajib jika tersedia 2 Upload  laporan akhir penelitian Merupakan perilaku dari  aktor  dosen  untuk melakukan upload dokumen  laporan  akhir penelitian termasuk melakukan pengisian data  luaran  wajib  jika tersedia 3 Upload  laporan kemajuan pengabdian Merupakan perilaku dari  aktor  dosen  untuk melakukan upload dokumen laporan kemajuan  pengabdian termasuk melakukan pengisian  data  luaran wajib jika tersedia 4 Upload  laporan akhir  pengabdi- an Merupakan perilaku dari  aktor  dosen  untuk melakukan upload dokumen  laporan  akhir pengabdian termasuk melakukan pengisian data  luaran  wajib  jika tersedia 5 Mengelola  data jadwal pengumpulan laporan Merupakan perilaku dari aktor operator P3M  untuk  mengelola berupa  menambahkan data  baru  ,  mengubah dan  menghapus  jadwal pengumpulan laporan. 6 Mengelola  data dosen Merupakan perilaku dari aktor operator P3M  untuk  mengelola dan  melihat  data  dosen sebagai  peneliti  dan pengabdi 7 Hasil analisis monitoring pengumpulan laporan Merupakan perilaku dari aktor operator P3M dan pimpinan P3M untuk dapat melihat hasil data mon- itoring pengumpulan laporan  yang  telah  dil- akukan oleh dosen
peneliti dan pengabdi

## Gambar 3. Use Case Diagram
Tahapan  perancangan  selanjutnya  adalah membuat data  flow  diagram (DFD)  dimana pada  jurnal  ini  diberikan  representasi  dalam bentuk  diagram  konteks.  Diagram  konteks merupakan  sebuah  bagian  tersendiri  da- ripada  DFD  yang  digunakan  untuk  men- gidentifikasi  sistem  yang  akan  dibangun dengan  berfokus  pada  sebuah  konsep  utama pada arus informasi, asal tujuan data hingga penyimpanan  data.  Terdapat  tiga  entitas yang  berhubungan  dengan  sistem  yaitu dosen, operator P3M dan pimpinan P3M pa- da sistem yang akan dibangun.

## Gambar 4. Diagram Konteks
Tahapan berikutnya adalah melakukan pem- buatan Entity  Relationship  Diagram (ERD) dengan  melibatkan  8  tabel  yang  ada  dida- lamnya  diantaranya  adalah  tabel  master penelitian,  master  pengabdian,  laporan penelitian,  luaran  wajib  penelitian,  laporan pengabdian,  luaran  wajib  pengabdian,  file penelitian, dan file pengabdian.

## Gambar 5. ERD Database

## 4. KESIMPULAN
Perancangan  Sistem  Pemantauan  Pelaporan Penelitian  dan  Pengabdian  Unit  P3M  Politeknik Negeri Jember ini dalam upaya untuk mewujudkan misi unit P3M untuk mengembangkan payung
Penelitian dan Pengabdian  kepada  Masyarakat  berbasis  IPTEK dengan  membuat  sistem  berbasis  website  yang nantinya bisa memfasilitasi kegiatan pengumpulan  laporan  kemajuan  dan  laporan akhir kegiatan penelitian dan pengabdian a yang tersebut  di  atas.  Selain  itu  juga  sistem  ini  bisa merupakan  sarana  untuk  menertibkan  semua data yang ada sehingga terkumpul dan tersimpan dengan  baik  serta  meningkatkan  kedisiplinan para  dosen  dalam  mengumpulkan  laporan  agar tercipta transparansi dan memudahkan pemantauan  oleh  petugas  dan  pimpinan  unit P3M.

## DAFTAR PUSTAKA
A,  I.K.  dan  Yuliana,  D.  (2022)  ―Rancang
Bangun  User  Interface  (Ui)  Dan  User Experience  (Ux)  Pada  Sistem  Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Website Di Kabupaten Tegal,‖ Ledger Journal Informatic  and  Information  Technology
[Preprint]. Tersedia pada: https://doi.org/10.20895/ledger.v1i2.828.
Academy,  B.  (2024)  ―Design  Sprint:  Tahapan dan  Cara  Melakukan  Workshop.‖  Tersedia pada: https://www.binaracademy.com/blog/design -sprint-tahapan-dan-cara (Diakses: 30 Maret 2024).
Astutik,  F.  dan  Muzakkir,  M.  (2020)  ―Sistem Informasi Manajemen Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat LPPM Ikip Mataram  Dalam  Meningkatkan  Motivasi Riset  Dosen  Internal,‖ Jurnal  Teknologi Pendidikan Jurnal Penelitian Dan Pengembangan  Pembelajaran [Preprint]. Tersedia pada: https://doi.org/10.33394/jtp.v5i1.2855. Erkamim,  M. et  al. (2022)  ―Rancang  Bangun
Sistem  Informasi  Pengelolaan  Penelitian Dosen Menggunakan Metode Prototyping,‖
Tekinfo  Jurnal  Ilmiah  Teknik  Industri  Dan Informasi [Preprint]. Tersedia pada: https://doi.org/10.31001/tekinfo.v10i2.1567 .
Fahmi,  H.  dan  Abtokhi,  A.  (2022)  ―Pendekatan Metode  Scrum  Dalam  Pengembangan Sistem Pengarsipan Penelitian, Pengabdian, Dan  Publikasi,‖ Libtech  Library  and Information  Science  Journal [Preprint].
Tersedia
pada:
https://doi.org/10.18860/libtech.v3i1.15660.
Indey,  Y.M.,  Hartomo,  K.D.  dan  Sembiring,  I.
(2022)  ―Perencanaan  Arsitektur  Sistem
Informasi  Dan  Teknologi  Informasi  Pada Universitas Ottow Geissler Papua Menggunakan Enterprise Architecture Planning  (EAP),‖ Jatisi  (Jurnal  Teknik Informatika Dan Sistem Informasi) [Preprint]. Tersedia pada: https://doi.org/10.35957/jatisi.v9i4.2373. Irawan,  A.  (2023)  ―Construction  of  Digital Entrepreneurship  With  Design  Sprint  and Social Learning Methods,‖ Jurnal Multidisiplin  Madani [Preprint].  Tersedia pada:
https://doi.org/10.55927/mudima.v3i2.2478.
Ismagilova,  E. et  al. (2019)  ―Smart  Cities: Advances  in  Research—An  Information Systems Perspective,‖ International Journal of  Information  Management [Preprint].
Tersedia pada:
https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2019.01.
004.
Kurniasari,  A.A. et  al. (2022)  ―ARIOT: Permainan Edukasi Pertanian Cerdas Sebagai Upaya Menumbuhkan Agro-
Entrepreneurship  Pada  Siswa  Penyandang Disabilitas  Tuna  Rungu,‖ Jurnal  Sains
Komputer  &  Informatika  (J-SAKTI ,  6(2), hal. 1087–1101. Tersedia pada: https://scholar.google.co.id/citations?view_ op=view_citation&hl=id&user=ojOfuZ0A AAAJ&cstart=20&pagesize=80&citation_f or_view=ojOfuZ0AAAAJ:hFOr9nPyWt4C.
Purba,  O.S.M.,  Gunawan,  A.I.  dan  Handayani, E.T.E. (2023) ―Pelatihan Dasar Penggunaan Microsoft  Powerpoint  Di  MTS  Asyafi’iyah 04  Jakarta,‖ Jurnal  PKM  (Pengabdian Kepada  Masyarakat) [Preprint].  Tersedia pada:
https://doi.org/10.30998/jurnalpkm.v6i1.15
558.
Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada
Masyarakat (P3M) Politeknik Negeri
Jember  (tanpa  tanggal)  ―Visi  Misi  -  Pusat
Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat (P3M) Politeknik Negeri Jember.‖ Tersedia pada: https://p3m.polije.ac.id/index.php/Home/vis imisi.
Sari, V.F.A., Kanthi, Y.A. dan Yahya, S. (2022) ―Perancangan  User  Interface  Aplikasi  E- Nelayan  Berbasis  Mobile  Menggunakan Metode  Design  Sprint,‖ Mavis  Jurnal
Desain Komunikasi Visual [Preprint]. Tersedia pada: https://doi.org/10.32664/mavis.v4i01.652.
Sembiring,  D.A. et  al. (2023)  ―Peningkatan
Pengetahuan Dosen Dalam Publikasi Penelitian  Di  Jurnal  Internasional  Melalui Kegiatan Workshop Scientific Writing,‖ El-
Mujtama  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat [Preprint]. Tersedia pada: https://doi.org/10.47467/elmujtama.v3i2.24
68.
Silaen,  D.J.A.,  Yunis,  R.  dan  Sembiring,  S.B.
(2022) ―Analisis Dan Perancangan Aplikasi Mobile  Let’sing,‖ Jurnal  Sistem  Informasi Kaputama  (Jsik) [Preprint].  Tersedia  pada: https://doi.org/10.59697/jsik.v6i2.196.
Simanjuntak,  S.T.  dan  Wahyanti,  C.T.  (2021) ―Analisis  Kinerja  Dosen  Melaksanakan  Tri Dharma  Perguruan  Tinggi  Pada  Masa Pandemi Covid-19: Studi Kasus Di Universitas  Kristen  Satya  Wacana,‖ Jenius (Jurnal  Ilmiah  Manajemen  Sumber  Daya Manusia) [Preprint]. Tersedia pada:
https://doi.org/10.32493/jjsdm.v5i1.13144.
Umar,  R.,  Riadi,  I.  dan  Handoyo,  E.  (2019) ―Analisis  Keamanan  Sistem  Informasi Berdasarkan Framework COBIT 5 Menggunakan  Capability  Maturity  Model Integration (CMMI),‖ Jurnal Sistem Informasi  Bisnis [Preprint].  Tersedia  pada: https://doi.org/10.21456/vol9iss1pp47-54.