Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 1609-1613 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3052
Terakreditasi SINTA 5 SK :105/E/KPT/2022                                                                          Rizka Amalia Putri, et.al Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas . Rekam . Medis . di UPT. Puskesmas . Wonorejo Samarinda
Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas . Rekam .
Medis . di UPT. Puskesmas . Wonorejo Samarinda
1) Rizka Amalia Putri, 2) Dewi Mardahlia, 3) Nurhasanah
1,2,3) Administrasi Rumah Sakit, Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Mutiara Mahakam Samarinda, Kota Samarinda, Indonesia
Email Corresponding: rizkaamptri@gmail.com

## INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK
Kata Kunci:
Retensi Pemusnahan Rekam Medis Permenkes Observasi
Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu Upaya yang dilakukan oleh pihak puskesmas dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis diruang penyimpanan. Adapun Metode  yang digunakan  yaitu  metode deskrptif kualitatif yang  berfokus pada  permasalahan berdasarkan  pengamatan  dan  wawancara.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui bagaimana  menyimpan  dan  menghapus  dokumen  medis.  di  UPT.  Puskesmas  Wonorejo Samarinda.  Berdasarkan  hasil  observasi  dilapangan didapatkan  bahwa  Puskesmas  wonorejo telah mengikuti seluruh syarat retensi dan pemusnahan   yang telah ditentukan oleh permenkes. Puskesmas  wonorejo  telah  megikuti  seluruh  alur  prosedur  retensi  dan  pemusnahan  sesusai dengan  permenkes  dan  telah  dilaksnakan  dengan  baik.  Puskesmas  masih  harus  melakukan retensi rekam medis inaktif secara periodik.

## ABSTRACT
Keywords: Retention Extermination Medical Records Regulation Observation
Destruction of medical records is one of the efforts made by the health center with the aim of reducing the accumulation of medical record files in the storage room. The method used is a qualitative  descriptive  method  which  focuses  on  problems  based  on  observations  and interviews.  The  purpose  of  this  research  is  to  find  out  how  to  store  and  delete  medical documents. at UPT. Wonorejo Samarinda Community Health Center. Based on the results of field  observations, it was  found  that the Wonorejo  Community  Health  Center had  complied with all retention and destruction requirements determined by the Minister of Health. Wonorejo Health Center has followed all the retention and destruction procedures in accordance with the Minister  of  Health  and  has  been  implemented  well.  Community  health  centers  still  have  to periodically retain inactive medical records.
This is an open access article under the CC–BY-SA license.

## I. PENDAHULUAN
Puskesmas  adalah  unit  pelaksana  yang  terselenggara  secara  fungsional  dan  berfungsi  sebagai  pusat pembangunan  kesehatan,  pusat  pembinaan,  masyarakat  dalam  bidang  kesehatan,  dan  pusat  pelayanan kesehatan  tingkat  pertama  yang  memberikan  layanan  terpadu  dan  berkelanjutan  kepada  penduduk  lokal. (Kamalia, 2022).
Rekaman  medis  berisi  informasi  lengkap  atau  akurat  tentang  identitas  pasien  dan  perkembangan penyakitnya selama perawatan di puskesmas. Rekam medis dapat digunakan kembali apabila pasien datang berobat ke puskesmas tersebut dan rekam medis yang akan digunakan harus siap. Tenaga kesehatan yang akan memberi pelayanan akan sulit untuk melakukan terapi ataupun tindakan kepada pasien sebelum mengetahui penyakit yang pernah dialaminya apabila rekam medis belum siap, karena semua riwayat dokumentasi medis mencakup semua tindakan atau perawatan yang pernah diberikan kepada pasien (Rizqiana et al., 2022).
Rekam medis sangat penting pada fasilitas kesehatan karena berisi informasi tentang pasien dan semua perawatan yang diberikan kepada mereka, mulai dari saat pasien masuk ke fasilitas hingga saat mereka keluar, baik dalam kondisi hidup atau meninggal. Rekam medis harus dilakukan secara cepat, tepat, akurat, lengkap, dan memuat fakta yang sebenarnya sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 1609-1613 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3052
Terakreditasi SINTA 5 SK :105/E/KPT/2022                                                                          Rizka Amalia Putri, et.al Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas . Rekam . Medis . di UPT. Puskesmas . Wonorejo Samarinda
yang membantu meningkatkan kualitas atau mutu, dan didukung oleh petugas rekam medis yang terampil dan berpengetahuan (Riska, 2022)
Dokumen rekam medis tidak selalu ada di rak. Rekam medis di fasilitas kesehatan non rumah sakit harus disimpan  selama  setidaknya  dua  tahun,  terhitung  dari  tanggal  pasien  terakhir  berobat,  menurut  Peraturan Permenkes 2008 Pasal 09 Ayat 01 (Kemenkes, 2008)
Jumlah rekam medis di puskesmas telah bertambah, sehingga ruang penyimpanan tidak mencukupi lagi untuk  rekam  medis  baru.  Akibatnya,  rekam  medis  harus  dimusnahkan.  Pemusnahan  adalah  proses menghancurkan dokumen yang tidak lagi berguna (Sofyan, 2019).
Penelitian  milik  (Apriliani  et  al.,  2020)  mengatakan  pemusnahan  rekam  medis  yang  dilakukan  pada RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya adalah dengan menggunakan pihak luar yaitu pabrik kertas pakerin tjiwi sebagai  dilakukannya  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis.  Sumber  daya  manusia  pada RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  sudah  cukup  dengan  jumlah  petugas  24  orang  dan  terdapat  lulusan Pendidikan  rekam  medis.  Anggaran  yang  diberikan  untuk  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  rekam  medis sudah  berjalan  dengan  baik  namun,  pada  proses  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  di  RUMTIKAL  Dr Ramelan Surabaya tidak terdapat ruangan penyimpanan khusus rak rekam medis inaktif, penyimpanan hanya diletakkan pada pojok bagian file atas dan file bawah.
Bagian pelaksanaan pemusnahan beberapa rekam medis di Puskesmas Wonorejo dilakukan dengan cara dibakar  atau  disimpan  di  ruang  gudang.  Sementara  permasalahan  dalam  pemusnahan  berkas  rekam  medis adalah sumber daya manusia yang belum memiliki lulusan rekam medis, tidak adanya anggaran khusus, tidak memiliki alat khusus pemusnahan dan menumpuknya rekam medis inaktif.

## II. MASALAH
Adapun  permasalahan  yang  di  temukan  di  Puskesmas  Wonorejo  terkait  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan  rekam  medis,  yaitu  sumber  daya  manusia  yang  belum  memiliki  lulusan  rekam  medis,  tidak adanya anggaran khusus, tidak memiliki alat khusus pemusnahan dan menumpuknya rekam medis inaktif.

## III. METODE
Adapun  metode yang digunakan  penulis  dalam  mengidentifikasi  permasalahan  yaitu  metode  deskriptif kualitatif. Metode kualitatif merupakan metode yang digunakan untuk meneliti kondisi obyek ilmiah, metode kualitatif  menggunakan  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi  (Sugiyono,  2020).  Pendeketan  yang digunakan yaitu pendekatan deskriptif. Penelitian deskriptif adalah jenis penelitian yang menyelidiki situasi, kondisi,  atau  yang  lainnya,  dan  hasilnya  disajikan  dalam  laporan  penelitian.. (Anggelina,  2023) Setelah melakukan  identifikasi  masalah  tahap  selanjutnya  penulis  akan  menganalisis  masalah  yang  dipilih  dengan dilakukan  observasi  dan  wawancara  secara  langsung  untuk  mengetahui bagaimana  retensi  dan pemusnahan rekam  medis  yang  dilakukan  oleh  Puskesmas  Wonorejo  Samarinda.  Metode  pengumpulan  data  dilakukan dengan  cara  melakukan  wawancara  kepada  petugas  rekam  medis,  melakukan  observasi  dilapangan  dan menggunakan Plan Of action sebagai penentu langkah apa yang harus diambil untuk memecahkan masalah yang terjadi.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan pemahaman penulis terkait masalah tersebut, penulis mengamati permasalahan yang dapat dijadikan  dasar  dalam  menentukan masalah.  Untuk  menentukan  identifikasi  masalah  tersebut  maka penulis melakukan observasi dan analisis untuk mengetahui lebih lengkap, permasalahan yang menjadi kendala atau hambatan  di  Puskesmas.  Untuk  meningkatkan  pelayanan  mereka,  puskesmas  harus  mempertimbangkan beberpa hal yaitu retensi dan pemusnahan rekam medis berjalan dengan baik.
a. Syarat pemusnahan rekam medis
Berkas  rekam  medis  harus  disimpan  dalam  jangka  waktu  5  (lima)  tahun  dari  tanggal  pasien terakhir berobat atau dipulangkan, menurut Pasal 8 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.  269/Menkes/Per/III/2008.  Rekam  medis  dapat  dimusnahkan  jika  batas  waktu  tersebut  di  atas dilampaui.  Kecuali  untuk  ringkasan  pulang  dan  persetujuan  tindakan  medik,  rekam  medis  dan ringkasan pulang sebagaimana disebutkan pada ayat (1) dan (3) harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dari tanggal pembuatan ringkasan..
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 1609-1613 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3052
Terakreditasi SINTA 5 SK :105/E/KPT/2022                                                                          Rizka Amalia Putri, et.al Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas . Rekam . Medis . di UPT. Puskesmas . Wonorejo Samarinda
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Wonorejo  Hasilnya  menunjukkan bahwa Puskesmas Wonorejo telah memenuhi syarat pemusnahan berkas rekam medis inaktif sesuai dengan  Permenkes  No.  269/Menkes/Per/III/2008.  Dengan  memenuhi  syarat  pemusnahan  berkas rekam  medis  inaktif,  Puskesmas  Wonorejo  telah  mempertahankan  standar  Puskesmas  di  bagian rekam medis.
Penelitian milik (Susanto et.al., 2018) pada syarat pemusnahan pemunahan rekam medis telah dilaksanakan dengan baik hanya saja pemusnahan Puskesmas Pandanaran juga belum sesuai dengan permenkes  269  tahun  2008  yang  menyatakan  bahwa  rekam  medis  dapat  dimusnahkan  setelah disimpan minimal 2 (dua) tahun.
b. Alur prosedur retensi dan pemusnahan rekam medis
Tabel 1. Standar Operasional Prosedur Puskesmas Wonorejo No Aspek yang diamati Ya Tidak 1 Pemusnahan rekam medis masih dilakukan √ 2 Penialaian sudah mengikuti prosedur yang ada √ Hasil observasi pada Puskesmas Wonorejo menunjukkan bahwa Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008  menetapkan  prosedur  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis  inaktif.  Namun, rekam medis inaktif terkumpul karena beberapa masih disimpan di rak dan belum dimusnahkan. Sistem pemusnahan yang sudah digunakan harus sesuai dengan prosedur standar untuk memastikan bahwa rekam medis di Puskesmas Wonorejo berjalan dengan baik.
Penelitian milik (Istikomah et al., 2019) mengatakan alur prosedur retensi dan pemusnahan rekam medis pada RS Mitra Medika Bondowoso sudah dilaksanakan dengan baik namun,  Rumah sakit masih perlu membuat SOP terbaru dengan didiskusikan  dan  disepakati  bersama  agar petugas rekam medis paham akan isi dari SOP retensi dan pemusnahan.
Gambar 1. Puskesmas Wonorejo Samarinda

## 2. Analisis Masalah
Selanjutnya  di  lakukan  analisis  masalah  dengan  cara  observasi  secara  langsung.  Dari  hasil  analisis tersebut ditemukan masalah yang terjadi yaitu:
Faktor yang pertama yaitu Man , Pelatihan kerja adalah bagian dari investasi sumber daya manusia untuk meningkatkan pengetahuan petugas agar mereka dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan mereka di tempat kerja. Empat orang adalah sumber daya manusia Puskesmas Wonorejo, dengan tingkat pendidikan dari  SMA  hingga  sarjana.  Keempat  SDM  tersebut  memiliki  pengalaman  dalam  pelayanan  rekam  medis puskesmas meskipun mereka tidak memiliki gelar rekam medis.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 1609-1613 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3052
Terakreditasi SINTA 5 SK :105/E/KPT/2022                                                                          Rizka Amalia Putri, et.al Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas . Rekam . Medis . di UPT. Puskesmas . Wonorejo Samarinda
Faktor yang kedua money, Dalam hal ini rencana pemusnahan rekam medis termasuk anggaran yang akan digunakan untuk mendukung proses pemusnahan rekam medis, yaitu mendirikan workshop rekam medis dan membeli mesin pencacah kertas.
Faktor yang ketiga machine , dalam faktor ini merupakan sarana dan prasarana yang terdiri dari alat atau mesin  yang  dibutuhkan  untuk  mencapai  tujuan.  Pada  saat  rekam  medis  dimusnahkan  puskesmas  tidak menggunakan mesin pencacah kertas karena proses pemusnahan hanya dilakukan dengan cara dibakar.
Faktor  yang  keempat materials, karena  banyaknya  rekam  medis  yang  menumpuk,  rak  penyimpanan menjadi  sangat  penuh  dan  sesak.  Akibatnya,  banyak  formulir  yang  sobek  saat  pengambilan  rekam  medis. Alangkah lebih baik jika petugas menyimpan rekam medis secara teratur agar rak tidak terlalu penuh.

## 3. Plan Of Action
Setelah  melakukan  analisis  masalah,  selanjutnya  penulis  membuat plan  of  action untuk  menentukan langkah apa yang harus diambil untuk memecahkan masalah yang terjadi, yaitu:
Tabel 2. Plan Of Action No Kegiatan Sasaran Target Waktu  Penanggung Jawab Anggaran Evaluasi 1 Melakukan Workshop Petugas RM dan Kepala Puskesmas Memastikan pengetahuan petugas dalam pelaksanaan retensi dan pemusnahan berjalan dengan baik 2 tahun sekali Pihak Puskesmas Puskesmas   Petugas rekam medis lebih memahami pelaksanan retensi dan pemusnahn RM 2 Memiliki alat khusus pemusnahan Petugas RM Agar pemusnahan tidak lagi dilakukan pembakaran melainkan menggunan alat pencacah mesin - Petugas RM Puskesmas  Pemusnahn  RM menjadi lebih baik dan cepat 3 Anggaran khusus terkait pemusnahan RM Petugas RM Agar pemusnahan RM berhasil - Pihak Puskesmas Puskesmas  Pelaksanaan retensi dan pemusnahan RM berjalan  dengan baik 4 Melakukan retensi RM inaktif secara berkala Petugas RM Agar rak penyimpanan RM tidak telalu penuh 3 tahun sekali Petugas RM Puskesmas  Tidak menumpuknya RM inaktif

## 4. Rekomendasi
Berdasarkan tabel 2. Plan Of Action serta melakukan observasi maka penulis dapat merekomendasikan hasil  dari  evaluasi  retensi  dan  pemusnahan  rekam  medis  sebagai  berikut:  Puskesmas  Harus  melakukan workshop untuk memastikan pengetahuan petugas dalam pelaksanaan retensi dan pemusnahan berjalan dengan baik  agar  petugas  rekam  medis  memiliki  pemahaman  yang  lebih  baik  dalam  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan  RM,  memiliki  alat  khusus  pemusnahan  agar  pemusnahan  tidak  lagi  dilakukan  dengan pembakaran  melainkan  menggunakan  alat  pencacah  mesin,  memiliki  anggaran  khusus  terkait  pemusnahan
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 1609-1613 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3052
Terakreditasi SINTA 5 SK :105/E/KPT/2022                                                                          Rizka Amalia Putri, et.al Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas . Rekam . Medis . di UPT. Puskesmas . Wonorejo Samarinda
rekam medis untuk memastikan proses retensi dan pemusnahan RM berjalan dengan baik, dan secara teratur melakukan retensi inaktif untuk mencegah rak penyimpanan menjadi terlalu penuh atau terlalu sesak.

## V. KESIMPULAN
Hasil penelitian mencapai beberapa kesimpulan, antara lain:
1. Berdasarkan hasil obeservasi yang penulis lakukan terkait syarat pemusnahan rekam medis puskesmas wonorejo telah mengikuti seluruh syarat yang telah ditentukan oleh permenkes.
2. Untuk alur prosedur retensi dan pemusnahan rekam medis, puskesmas wonorejo telah megikuti seluruh alur prosedur retensi dan pemusnahan sesusai dengan permenkes dan telah dilaksnakan dengan baik.
3. Berdasarkan Plan of Action yang telah disusun, ada beberapa perencanaan tindakan yang dapat diambil untuk  menyelesaikan  masalah  ini,  yaitu  melakukan workshop, memiliki  alat  khusus  pemusnahan, memiliki anggaran khusus dan melukan retensi rekam medis inaktif secara berkala.
4. Berdasarkan Plan of Action serta melukan observasi maka penulis dapat memberikan rekomendasi yang akan menjadi prioritas adalah puskesmas harus melakukan retensi rekam medis inaktif secara periodik.

## DAFTAR PUSTAKA
Anggelina,  M.,  Rosyidah,  U.,  &  Setyawati,  A.  (2023).  Analisis  Kemampuan  Siswa  Menyelesaikan  Soal  Matematika Dalam Bentuk Soal Cerita Pada Siswa Kelas X Smk Negeri 1 Pekalongan. Jurnal Ilmiah Matematika Realistik , 4(1), 89-95.
Apriliani, E. D., Muflihatin, I., & Muna, N. (2020). Analisis Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Rumkital dr Ramelan Surabaya. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 1 (4), 564-574. Istikomah, F. A., Nuraini, N., Erawantini, F., & Ardianto, E. T. (2020). Analisis Prioritas Penyebab Belum Terlaksananya Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di RS Mitra Medika Bondowoso Tahun 2019. J- REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 1 (4), 381-392. Kamalia, L. O. (2022). Manajemen Pelayanan Rumah Sakit dan Puskesmas . Media Sains Indonesia. Kemenkes, RI. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementrian Kesehatan RI.
Riska, D. A. A., Wulandari, S., & Widiyoko, A. (2022). Analisis Mutu Rekam Medik Pasien Penyakit Bronkopneumonia Di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakart Tahun 2021. Journal Health Information Management Indonesia (JHIMI) , 01 (02), 44–52.
Rizqiana, E., & Sudiartha, I. P. (2022). Analisis Tingkat Kelengkapan dan Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Perampuan Tahun 2022. Nusadaya Journal of Multidiciplinary Studies , 1 (3), 7– 12.
Sofyan, & Gemini Sitohang, M. 2019. Perancangan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Sering Medan Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(2), 447–452. Sugiyono. (2020). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Susanto, E., Widodo, W., Garmelia, E., & Sholekhah, D. I. (2018). Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Di Puskesmas Pandanaran Semarang. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan , 1 (1), 37-44.