Analisa perkiraan jumlah SDM rekam medik di unit filing dengan metode WISN (Woarl Load Indicator Staff Need) di RSUD Kabupaten Wonogiri Tahun 2014 (Analysis of estimated amount of human resources in the medical record filing with WISN method (Woarl Load Indicator Staff Need) at District Hospital Wonogiri 2014)
Lucky Alfianto 1 , Erna Zakiyah 2
Poltekkes Bhakti Mulia zaky_ah@yahoo.co.id
Abstract: Hospital filing officer workload Wonogiri  increased with increasing number of patient visits  that  affect  labor  productivity,  with  the  condition  of  filing  space  inadequate  or  narrow  and inadequate facilities medical record document storage shelves, so that  officers found to have to work  beyond  working  hours  or  delay  to  resolve  day  next.  The  study  aims  to  determine  the approximate  number  of  human  resources  needs  in  the  Medical  Record  Filing  Unit  with  WISN method in hospitals Wonogiri 2014. descriptive research with observation and interviews, using cross sectional approach, with sampling by the Maytag Company and one officer at the time of observation retrieval and return of medical record. The results showed that the officers carrying out the activity of the organization based on the medical record books Wonogiri District Hospital. Based  on  the  estimated  number  of  patient  visits  for  the  period  of  2014  a  number  of  89  639 patients, with an effective amount of working time 1918 hours / year and the average time per principal  activity  is  0,050  hours  can  be  obtained  by  standard  workload  is  38  360  hours  / year. When  grace  is  24  hours  per  year,  then  the  standard  time  kelonggarannya 0,012 hours  /  year. Based  on  WISN  calculation,  power  requirements  of  filing  in  2014  some  3  HR.  Period  2014 Hospital Wonogiri require additional 1 filing officer.
Keywords: WISN,  working  time  available,  Standard  workload,  Standard  clearances,  Quantity principal activities.
Abstrak: Beban kerja petugas filing RSUD Kabupaten Wonogiri mengalami peningkatan seiring bertambahnya  jumlah  kunjungan  pasien  sehingga  mempengaruhi  produktivitas  kerja,  dengan kondisi  ruang  filing  yang  kurang  memadai  atau  sempit  serta  kurangnya  fasilitas  rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis,  sehingga  didapati  petugas  harus  bekerja  melebihi  jam kerja  atau  menunda  untuk  diselesaikan  keesokan  harinya.  Penelitian  bertujuan  untuk mengetahui  perkiraan  kebutuhan  jumlah  SDM  Rekam  Medik  di  Unit  Filing  dengan  metode WISN  di  RSUD  Kabupaten  Wonogiri  tahun  2014.  Jenis  penelitian  diskriptif  dengan  metode observasi  dan  wawancara,  menggunakan  pendekatan  cross  sectional,  dengan  pengambilan sampel  berdasarkan  The  Maytag  Company  dan  observasi  1  petugas  pada  saat  pengambilan DRM  dan  pengembalian  DRM.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  petugas  melaksanakan aktivitas  berpedoman  pada  buku  penyelenggaraan  rekam  medis  RSUD  Kabupaten  Wonogiri. Berdasarkan  perkiraan  jumlah  kunjungan  pasien  untuk  periode  tahun  2014  sejumlah  89639 pasien,  dengan  waktu  kerja  efektif  sejumlah  1918  jam/tahun  dan rata-rata  waktu  per  kegiatan pokok  adalah  0,050  jam    dapat  diperoleh  standar  beban  kerja  yaitu  38360  jam/  tahun.  Bila waktu  kelonggaran  adalah  24  jam  per  tahun  maka  standar  waktu  kelonggarannya  0,012  jam per/tahun.  Berdasarkan  penghitungan  WISN,  kebutuhan  tenaga  filing  tahun  2014  sejumlah  3 SDM.  Periode  tahun  2014  RSUD  Kabupaten  Wonogiri  memerlukan  penambahan  1  petugas filing.
Kata  kunci  : WISN,  Waktu  kerja  tersedia  ,  Standar  beban  kerja,  Standar  kelonggaran  , Kuantitas kegiatan pokok.

## I. PENDAHULUAN
Salah  satu  bagian  rumah  sakit  yang menunjang  dalam  pelayanan  rekam  medis pasien adalah penyimpanan ( filing) . Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat  inap  maupun  rawat  darurat  disimpan karena  rekam  medis  bersifat  rahasia  dan mempunyai aspek hukum. Dalam pelaksanaan penyimpanan atau pengambilan dokumen rekam medis
berpedoman pada Standar Prosedur Operasional (SPO). (Budi, 2011). Untuk menyiapkan kembali dokumen rekam  medik  (DRM)  yang  cepat  dan  tepat dalam  pelayanan  harus  ditunjang  dengan sumber daya manusia (SDM) yang memadai,  karena  akan  berpengaruh  pada produktifitas  kerja,  sehingga  perlu  adanya keseimbangan antara jumlah petugas dengan  jumlah  pasien  yang  harus  dilayani
sehingga  tercipta  kondisi  dan  lingkungan kerja  yang  sehat,  nyaman,  efisien,  dan produktif.
Berdasarkan  studi  pendahuluan  di RSUD Kabupaten Wonogiri diketahui bahwa  jumlah  kunjungan  pasien  dari  tahun 2009-2013  selalu  mengalami  peningkatan, seperti pada tabel di bawah ini :
Tabel 1. Jumlah kunjungan pasien di RSUD Kabupaten Wonogiri Tahun 2009 – 2013. Tahun Jumlah Pasien 2009 50156 2010 56756 2011 65875 2012 72329 2013 82329 Sumber  :  Buku  Rekapitulasi  Kunjungan Pasien RSUD Kab. Wonogiri Peningkatan jumlah kunjungan
pasien  akan  menambah  beban  kerja petugas filing ,  sedangkan  jumlah  SDM  di bagian filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri adalah  2  orang  dengan  kondisi  ruangan filing yang  kurang  memadai  atau  sempit serta  kurangnya  fasilitas  rak  penyimpanan dokumen rekam medis, sehingga pada saat pengambilan  DRM,  beberapa  kali  didapati petugas harus
Bekerja  melebihi  jam  kerja  ataupun menunda  untuk  diselesaikan  keesokan harinya.  Hal  tersebut    membuat    penulis tertarik untuk meneliti perkiraan  kebutuhan SDM  rekam  medik  di  unit  filing  dengan metode WISN di RSUD Kabupaten Wonogiri tahun 2014. Penelitian bertujuan untuk
mengetahui  perkiraan  kebutuhan  jumlah SDM  Rekam  Medik  di  Unit Filing dengan metode  WISN    di  RSUD  Kabupaten Wonogiri tahun 2014.

## II. METODE
Jenis  penelitian  ini  adalah  deskriptif yaitu  menguraikan  dan  menggambarkan kebutuhan  SDM  di  unit filing dengan pendekatan cross sectional . Metode pengambilan  data  dalam  penelitian  ini adalah observasi dan wawancara. Populasi dari  penelitian  ini  adalah  jumlah  DRM antara  tahun  2009-2013  dan  2  orang petugas filing dalam  pelayanan  dokumen rekam medik di RSUD Kabupaten Wonogiri.  Sampel  dari  penelitian ini  adalah jumlah  dokumen  rekam  medik  pasien  yang didapat dengan menggunakan cara
sederhana The  Maytag Company yaitu untuk  pengambilan  sebesar  61  DRM  dan pengembalian sebesar 49 DRM. Cara pengumpulan data dalam penelitian  ini  yaitu  menentukan  populasi, menentukan  sampel,  menghitung  waktu kerja  tersedia,  menghitung  standar  beban kerja,  menghitung  standar  kelonggaran, menghitung  kuantitas  kegiatan  pokok, menghitung kebutuhan SDM. Hasil penelitian yang diperoleh kemudian dianalisa secara deskriptif untuk mendapatkan gambaran tentang kebutuhan jumlah SDM dengan metode WISN.

## III. HASIL
1.  Waktu  kerja  tersedia  tahun  2014 berdasarkan jumlah jam kerja efektif di
Unit Filing RSUD Kabupaten Wonogiri
Tabel 2. Waktu Kerja Tersedia di RSUD Kabupaten Wonogiri tahun 2014. Kode Faktor Keterangan A Hari kerja 6 hari / minggu B Cuti tahunan 12 hari / tahun C Pendidikan dan pelatihan - D Hari libur nasional 19 hari / tahun E Ketidakhadiran kerja 7 hari / tahun F Waktu kerja 7 jam / hari Hari kerja tersedia : Per tahun Per hari 1918 jam 7 jam Sumber  :  Surat  edaran  Direktur  RSUD Kabupaten Wonogiri.
Dari  tabel  diatas  dapat  diketahui  bahwa waktu  kerja  tersedia  bagi  petugas filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri  adalah  1918 jam/tahun.
2.  Kategori  SDM  di  Unit  Rekam  Medik RSUD Kabupaten Wonogiri.
Kategori pendidikan sumber daya manusia rekam medis di RSUD Kabupaten  Wonogiri  pada  bagian  sub unit kerja filing adalah SMA.
3.  Standar  beban  kerja  petugas filing RSUD Kabupaten Wonogiri.
Rumus perhitungan beban kerja adalah sebagai berikut :
Standar beban kerja =
waktu kerja tersedia rata − rata waktu kegiatan pokok
Tabel 3. Standar Beban Kerja petugas filing
RSUD Kabupaten Wonogiri. Kateg ori SDM Unit kerja/ Kegiatan pokok Rat a- rata wak tu Waktu Kerja Terse dia Stand ar Beba n kerja SMA Filing Pengambil an DRM Pengemb alian DRM Rata-rata jam 0,03 8 jam 0,06 3 jam 0,05 0 jam 1918 jam 3836 0 jam Sumber  :  Hasil  pengamatan  dengan  objek petugas filing
Jadi  standar  beban  kerja  berdasarkan waktu  kerja  dan  rata-rata  waktu  kerja  per kegiatan  pokok  dalam  setahun  adalah 38360 jam.
4.  Standar  kelonggaran  waktu  staff  Unit
Rekam Medik RSUD Kabupaten Wonogiri. Untuk  menghitung  standar  kelonggaran menggunakan rumus
Standar Kelonggaran = rata − rata waktu per faktor kelonggaran waktu kerja tersedia
a. Waktu kerja tersedia : 1918 jam/tahun
b. Faktor kelonggaran
Rapat  :  2  jam/bulan  (2  jam  x  12  bulan = 24 jam/tahun) Istirahat, sholat dan makan : 45 menit/ hari (4,5 jam x 52 = 234 jam/th)
c. Standar kelonggaran
234 + 24 jam/tahun
1918 /tahun
=  0,13
Jadi standar kelonggaran adalah 0,13
5.  Kuantitas kegiatan pokok petugas filing RSUD Kabupaten Wonogiri tahun 2014.
Untuk  menentukan  kuantitas  kegiatan pokok  tahun  2014  menggunakan  rumus deret  berkala,  data  yang  dibutuhkan adalah  jumlah  kunjungan  pasien  tahun
2009-2013.
6.  Perkiraan kebutuhan jumlah SDM
Rekam  Medik  di  Unit Filing dengan metode  WISN  di  RSUD  Kabupaten
Wonogiri tahun 2014..
Tabel  4.Data  jumlah  kunjungan  pasien
RSUD Kabupaten Wonogiri
Sumber : Rekapitulasi kunjungan pasien RSUD Kabupaten Wonogiri.
Berdasarkan perhitungan
metode kuadrat terkecil dari data yang diperoleh perkiraan  kuantitas  kegiatan  pokok tahun 2014 adalah 89639 pasien.
7. Tabel 5.Hasil Perhitungan SDM dengan WISN.
Berdasarkan  data-data  dari  perhitungan di atas dapat dihitung perkiraan kebutuhan  jumlah  SDM  di filing dengan metode WISN dengan rumus : Kebutuhan SDM = kuantitas kegiatan pokok standar beban kerja + standar kelonggaran
= 89639 38360 +0,013
= 2,33 + 0,013 = 2,46 = 3 SDM
Sumber  :  Hasil  perhitungan  menggunakan metode WISN SDM Yang ada SDM Bantu Keb utuh an SDM Kekur angan SDM Kate gori SDM 2 1 3 1 SMA No Tahun Jumlah Pasien 1 2009 50156 2 2010 56756 3 2011 65875 4 2012 72329 5 6 2013 2014 82329 ?

## IV. PEMBAHASAN
1.  Waktu  kerja  tersedia  tahun  2014
berdasarkan jumlah jam kerja efektif di
Unit Filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri adalah  1918  jam/tahun,  berarti  dalam  1 hari  jam  kerja  efektif  petugas filing adalah  7  jam,  hal  ini  sudah  memenuhi standar  jam  kerja  sesuai  UU  RI  No.  13 Tahun  2003  Tentang  Ketenagakerjaan Paragraf  4,  Pasal  77,  ayat  2,  dimana waktu kerja adalah 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari  dan  40  (empat  puluh)  jam  1  (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
2.  Kategori  pendidikan  SDM filing di  Unit
Rekam Medik RSUD Kabupaten Wonogiri  adalah  SMA,  hal  ini  belum sesuai standar kualitas sebagai petugas rekam  medik  yang  seharusnya  lebih diharapkan  mampu  menguasai  seluruh tugas dan fungsi pokok sebagai petugas filing
3.  Standar  beban  kerja  petugas filing
RSUD  Kabupaten  Wonogiri  adalah 38360  jam/tahun,  dimana  besarnya standar  beban  kerja  dipengaruhi  oleh lamanya  per  kegiatan  pengambilan  dan juga  pengembalian  dokumen  rekam medik.
4.  Standar  kelonggaran  waktu  staff  Unit
Rekam Medik RSUD Kabupaten Wonogiri adalah 0,13. Waktu kelonggaran  yang  diberikan  kepada petugas  sudah  sesuai  diskripsi  waktu kelonggaran  menurut  metode  WISN dimana  waktu  kelonggaran  diberikan untuk  keperluan  rapat,  penyusunan laporan kegiatan, dan menyusun kebutuhan  obat/bahan  habis  pakai, istirahat,  sholat  dan  makan.  Tetapi waktu  yang  digunakan  untuk  pelatihan petugas filing belum ada.
5.  Kuantitas  kegiatan  pokok  petugas filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri  tahun  2014 diprediksikan menggunakan metode kuadrat  terkecil  dengan  hasil  sebesar 89639  pasien  yang berarti  juga  sebesar 89639  DRM,  dimana  dalam  1  hari petugas filing melayani kurang lebih 287 DRM. Dari hasil tersebut dapat diketahui bahwa  jumlah  pasien  tiap  tahun  selalu mengalami peningkatan secara signifikan,  hal  ini  akan  mempengaruhi beban kerja petugas filing. 6.  Perkiraan kebutuhan jumlah SDM
Rekam  Medik  di  Unit Filing dengan metode  WISN  di  RSUD  Kabupaten Wonogiri  tahun  2014  adalah  3  SDM.
Saat ini pekerjaan petugas filing dibantu oleh  1  petugas  TPPRJ,  untuk  itu penambahan  jumlah  SDM  sebaiknya segera  dilakukan  agar  tidak  terjadi rangkap tugas, untuk mengurangi beban kerja  dan  juga  diharapkan  petugas TPPRJ  dapat  melaksanakan  tugasnya sendiri  secara  optimal.  Berdasarkan observasi terhadap petugas filing,
diskripsi  kerja filing yang  dilaksanakan adalah  pengambilan  dan  pengembalian dokumen rekam medik. Menurut Shofari (2000)  seharusnya  petugas filing juga melaksanakan  tugas  seperti  retensi DRM,  penyisiran  DRM  salah  letak, menghitung  tingkat  penggunaan  DRM perbulan  atau  pertahun,  menghitung tingkat kebandelan DRM perbulan (DMR), dan menghitung tingkat kehilangan DRM.

## V. SIMPULAN
1.  Waktu  kerja  tersedia  tahun  2014 berdasarkan  jumlah  jam  kerja  efektif  di Unit Filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri adalah 1918 jam/tahun atau 7 jam/hari.
2.  Kategori  pendidikan  SDM filing di  Unit Rekam Medik RSUD Kabupaten Wonogiri adalah SMA. 3.  Standar  beban  kerja  petugas filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri  adalah 38360 jam/tahun.
4.  Standar  kelonggaran  waktu  petugas filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri  untuk melaksanakan  rapat,  istirahat,  sholat, dan makan adalah 0,13.
5.  Kuantitas  kegiatan  pokok  petugas filing RSUD  Kabupaten  Wonogiri  tahun  2014 diprediksikan menggunakan metode kuadrat  terkecil  dengan  hasil  sebesar 89639  pasien,  atau  kurang  lebih  300 pasien/hari.
6.  Perkiraan kebutuhan jumlah SDM
Rekam  Medik  di  unit filing dengan metode  WISN  di  RSUD  Kabupaten Wonogiri tahun 2014 adalah 3 orang,sedangkan  saat  ini  petugas filing berjumlah 2 orang.

## REFERENSI
Budi,  S.C.  2011. Manajemen  Unit  Kerja Rekam Medis. Yogyakarta Shofari,  Bambang.  2000. Pengelolaan
Rekam  Medis  Dan  Dokumentasi Rekam Medis . Semarang:
PORMIKI. UU  Republik  Indonesia  .2003.  No 13/Paragraf  IV/Pasal  77?Ayat  1-4 Tentang Ketenagakerjaan.