## J-REMI :JurnalRekamMedik dan Informasi Kesehatan
Vol. 4, No. 1, Desember 2022, hlm. 32-37 EISSN: 2721-866X URL : https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi

## Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan PengembalianRekam Medis Rawat Jalan di RSUD Besuki
Nashrul Kholiqir Rohman*, Rossalina Adi Wijayanti, Novita Nuraini,

## Riskha Dora Candra Dewi
Manajemen Informasi Kesehatan, Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember muhammadnasrul752@gmail.com, rossa@polije.ac.id, novitanuraini@polije.ac.id, riskhadora@polije.ac.id
Keywords: ABSTRACT Delay in medical record, medical records, outpatient. The  return  of  medical  record  files  is  an  activity  to  return  the  completed medicalrecord file to the medical record unit after the patient returns home. The  delay  inreturning  the  outpatient  medical  record  file  at  the  Besuki Hospital  in  the  thirdquarter  of  2021  reached  63.87%.  This  study  aims  to analyze the factors that causedelays in returning outpatient medical record files at Besuki Hospital. This type ofresearch is qualitative. Data collection techniques using interviews, observation,documentation and ultrasound. The results  of  this  study  are  individual  factors  thatcause  delays  in  returning outpatient  medical  record  files,  namely  officers  do  notunderstand  the  SOP for returning outpatient medical record files and officershave not been able to  complete  medical  record  files  because  the  doctor's  workshift  is  only briefly  at  Besuki  Hospital.  Psychological  factors  that  cause  delays inreturning  outpatient  medical  record  files  are  the  lack  of  awareness andresponsibility  of  officers  towards  returning  medical  record  files  and medicalrecord  distribution  officers  have  never  been  motivated  by  the  head of  the  medicalrecord.  The  organizational  factor  causing  the  delay  in returning  outpatientmedical  records  is  that  there  is  no  compensation  given by the hospital to theofficer and the head of the medical record has not been so  firm  in  handling  casesof  late  return  of  outpatient  medical  record  files. Besuki Regional GeneralHospital is expected to provide rewards or rewards to  officers;  make  SOPs  forreturning  outpatient  medical  record  files  and socialize  them  to  officers;  sanctionsare  given  to  officers  who  are  late  in returning  outpatient  medical record  files;  thehead  of  the  medical  record  is even more assertive to his subordinates andprovides motivation. Kata Kunci ABSTRAK Keterlambatan Pengembalian Berkas, Rekam Medis, Rawat Jalan Pengembalian  rekam  medis  adalah  suatu  kegiatan  menyerahkan  kembali rekam medis yang terisi lengkap ke unit rekam medis setelah pasien pulang. Keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUD  Besuki pada triwulan ketiga tahun 2021 mencapai 63,87%. Penelitian ini bertujuan untuk  menganalisis  faktor  penyebab  keterlambatan  pengembalian  rekam medis  rawat  jalan  di  RSUD  Besuki.  Jenis  penelitian  ini  adalah  kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dokumentasi  dan  USG.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  faktor  individu penyebab  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu petugas  belum  paham  tentang  SPO  pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan dan  petugas  belum  mampu  melengkapi  rekam  medis  karena  shift  kerja dokter  yang  hanya  sebentar  di  RSUD  Besuki.  Faktor  psikologis  penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan yaitu kurangnya sikap kesadaran dan tanggung jawab petugas terhadap pengembalian rekam medis dan  petugas  distribusi  rekam  medis  tidak  pernah  dimotivasi  oleh  kepala rekam  medis.  Faktor  organisasi  penyebab  keterlambatan  pengembalian rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  tidak  adanya  imbalan  yang  diberikan  oleh
pihak  rumah  sakit  kepada  petugas  dan  kepala  rekam  medis  belum  begitu tegas  dalam  menangani  kasus  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis rawat  jalan.  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Besuki  diharapkan  memberikan imbalan  atau reward kepada  petugas;  membuat  SPO  pengembalian  rekam medis  rawat  jalan  dan  mensosialisasikan  kepada  petugas;  diberikan  sanksi kepada  petugas  yang  terlambat  mengembalikan  rekam  medis  rawat  jalan; kepala  rekam  medis  lebih  tegas  lagi  kepada  bawahannya  dan  memberi motivasi.

## Korespondensi Penulis:
Nashrul Kholiqir Rohman,
Politeknik Negeri Jember, Jalan Mastrip, Sumbersari, Jember, +6285233282416
Email: muhammadnasrul752@gmail.com Submitted : 25-11-2022; Accepted : 21-12-2022; Published : 29-12-2022
Copyright (c) 2022 The Author (s)
This article is distributed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License (CC BY-SA 4.0)

## 1. PENDAHULUAN
Rumah  Sakit  merupakan  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang  menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan,  dan gawat[1].  Terdapat  beberapa  jenis  pelayaan  di  rumah  sakit  rumah  sakit  diantaranya  yaitu menyelenggarakan  pelayanan  medis,  pelayanan  penunjang  medis  maupun    non  medis,  pelayanan keperawatan,  pengembangan  rujukan,  sebagai  tempat  pendidikan  atau  pelatihan  medik  dan  paramedik, sebagai tempat penelitian, dan pengembangan, serta administrasi umum keuangan. Salah satu pelayanan penunjang di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis.
Rekam  Medis  merupakan  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan  lain yang telah diberikan kepada pasien pada sarana kesehatan,  maka  dokumen  rekam  medis  wajib  dijaga  kerahasiaannya[2].  Catatan  atau  tulisan  tersebut dibuat  oleh  dokter  atau  dokter  gigi  yang  wajib  melengkapi  rekam  medis  sesuai  dengan  ketentuan  yang berlaku. Pendokumentasian  rekam medis yang dilakukan  dengan  tepat  dan  cepat  akan  mengasilkan data  yang  berguna  untuk  perencanaan  dan  pengawasan  dalam  memberikan  pelayanan    kesehatan    yang berkesinambungan    terhadap    pasien.  Rekam  medis  yang  baik  ialah  menyediakan  rekam  medis  dengan tepat  waktu  sesuai  dengan  standart,  apabila  terjadi  keterlambatan  maka  akan  mempengaruhi  pelayanan rekam  medis  dan  akan  menghambat  kegiatan  selanjutnya,  seperti  kegiatan  assembling,  coding,  analisis, indek,  serta  beresiko  menyebabkan  hilang  atau  rusaknya  dokumen  rekam  medis  karena  tidak  disimpan ditempat penyimpanan dokumen rekam medik[3].
Rumah sakit Besuki merupakan rumah sakit tipe D yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan  secara  paripurna  yang  menyediakan  rawat  jalan,  rawat  inap  dan  gawat  darurat,  perharinya banyak pasien yang berkunjung sehingga jika terjadi keterlambatan pengembalian  rekam  medis rawat jalan maka akan berpengaruh  pada  mutu  pelayanan  dan  akan  menghambat  kegiatan  rekam  medis  yang  lain  seperti assembling, coding , indexing ,  dan  pembuatan  laporan.  Berikut  hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan peneliti pada bulan Oktober tahun 2021 menunjukkan adanya permasalahan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan pada tabel 1.1.
Tabel 1. Data Triwulan Ketiga Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat jalan Tahun 2021
No Poli Jumlah Rekam Medis Total Jumlah Berkas Jumlah Berkas Terlambat Presentase Juli Agust us Septem ber Terlamba t Tepat Waktu 1 Dalam 83 70 161 314 165 52,55 % 47,45 % 2 Anak 33 30 30 93 82 88,17 % 11,83 % 3 Obgyn 72 47 101 220 147 66,82 % 33,18 % 4 Bedah 31 11 21 63 30 47,62 % 52,38 %
T abel 1 diatas menjelaskan bahwa pada bulan Juli sampai  September tahun 2021 diketahui total jumlah  rekam  medis  sebanyak  822  berkas,  dari  total  rekam  medis  terdapat  berkas  yang  terlambat dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  sebanyak  525  berkas  atau  63,87%,  hal  ini  tidak  sesuai  dengan  SPO yang  berlaku,  bahwa  seharusnya  berkas  dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  sesuai  dengan  waktu  yang telah ditentukan yakni 1x24 jam untuk rekam medis rawat jalan.
Keterlambatan  pengembalian rekam  medis  sering  dijumpai  pada  setiap  rumah sakit  seperti pada  penelitian  Nugraha [3],  banyak  terjadi  keterlambatan  pengembalian rekam  medis  di  Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso.  Salah  satu  penyebab  dari  permasalahan  tersebut disebabkan  karena petugas  masih  belum  mengetahui  batas  waktu  pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan  ke  ruang  rekam medis  sehingga  masih  terdapat  rekam  medis  rawat  jalan  yang  terlambat.  Sikap    petugas    masih    tidak disiplin  dalam  pengembalian rekam  medis  rawat  jalan  ke ruang  rekam  medis,  serta  kepala  rekam medis  yang  belum  pernah  menegur  perawat  yang mengembalikan rekam medis rawat jalan tidak tepat waktu.  Sarana  yang  ada  di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Bondowoso  belum  mendukung  walaupun  sudah terdapat  buku  ekspedisi  yang  dapat  membantu  pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan,  namun  dalam buku  ekspedisi  tersebut  belum  terdapat  kolom  tanggal  kembali,  kolom  terlambat  dan  kolom  tidak terlambat.

## 2. METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  ini  menggunakan  penelitian  kualitatif.  Penelitian  kualitatif  ini  digunakan  untuk menganalisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan di RSUD Besuki.

## 2.1 Variabel Penelitian
Variabel  dalam  penelitian  ini  adalah  kemampuan,  keterampilan,  sikap,  motivasi,  imbalan  dan kepemimpinan.

## 2.2 Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah rekam medis pasien rawat jalan.

## 2.3 Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang terdiri dari kepala rekam medis, petugas rekam medis dan perawat.

## 2.4 Instrumen Penelitian
Metode pengumpulan  data  yang  digunakan  di  dalam  penelitian ini  yaitu  wawancara,  observasi  dan dokumentasi.  Wawancara  dilakukan  kepada  kepala  rekam  medis,  2  perekam  medis  dan  2  perawat  poli. Observasi  dilakukan  untuk  mengamati  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUD  Besuki.  Dokumentasi digunakan  untuk  bukti  yang  telah  terjadi  di  RS  seperti  pada  variabel  motivasi,  imbalan  dan kepemimpinan.

## 3. HASIL DAN ANALISIS
3.1 Menganalisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  ke Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan Faktor Pengetahuan
Berdasarkan hasil wawancara kepada 5 petugas yaitu kepala rekam medis, 2 petugas rekam medis dan 2 perawat poli dapat disimpulkan bahwa petugas masih belum mampu mengembalikan rekam medis secara tepat waktu karena shift kerja dokter hanya sebentar, jadi dokter bergegas pindah ke faskes lainnya sehingga perawat poli belum sempatmelengkapi rekam medis rawat jalan.
Menurut  Gibson  (1997)[4]  yang  menyatakan  bahwa  semakin  tinggi  tingkat  kemampuan seseorang  maka  semakin  tinggi  pula  kecakapannya  dalam  menyelesaiakan  pekerjaan,  maksudnya  yaitu
5 Umum 63 34 24 121 90 74,38 % 25,62 % 6 Gigi & Mulut 0 11 0 11 11 100 % 0 % Jumlah 822 525 63,87% 36,13%
semakin  mampu atau terampilpetugas dalam melakukannya suatu pekerjaannya maka akan berpengaruh padatingkat ketercapaiannya rumah sakit dalam mencapai targetnya, berdasarkan hasil  wawancara dapat disimpulkan bahwa petugas masih belum mampu dalammencapai tingkat ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat jalanyaitu 1x24 jam karena shift kerja dokter hanya sebentar, oleh karena itu dokter bergegas pindah ke faskes lainnya sehingga perawat poli belum mampu melengkapi rekam medis rawat  jalan  yang  akan  dikembalikan  ke  unitrekam  medis.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Zahro (2019)[5] yang  menyatakan bahwa kemampuan dan keterampilan petugas juga sebagai faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis

## 3.2 Menganalisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  ke Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan Faktor Sikap
Sikap  adalah  kesiapan  mental  yang  dipelajari  dan  diorganisasi  melaluipengalaman  dan mempunyai  pengaruh  tertentu  atas  cara  tanggap  seseorangterhadap  orang  lain,  obyek,  dan  situasi  yang berhubungan  dengannya.  Sikap  dapatdipelajari  dan  menentukan  kecenderungan  orang  terhadap  segi tertentu.
Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada  perawat  poli  dapat  disimpulkan  bahwa  perawat  masih belum bisa melengkapi rekam medis yang nantinya akan segera dikembalikan ke unit rekam medis. Hal ini menunjukkan bahwa kurangnya sikapkesadaran dan tanggung jawab petugas terhadap pengembalian rekammedis.  Hal  tersebut  sejalan  dengan  penelitian  Wirajaya  (2021)[6]  yang  menyatakanbahwa kurangnya  rasa  tanggung  jawab  perawat  dalam  mengisi  isi  rekam  medissecara  lengkap  yang  dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis ke unit rekam medis.

## 3.3 Menganalisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  ke Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan Faktor Motivasi
Motivasi  adalah  karakteristik  psikologis  manusia  yang  memberi  konstribusi  pada  tingkat komitmen  seseorang[7].  Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada  perekam  medis  dan  perawat  dapat disimpulkan  bahwa  petugas  tidak  pernah  mendapatkan  motivasi  yang  diberikan  oleh  atasan  hanya  saja diberi saran, hal ini menjadi faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis. Motivasi sangat penting untuk diberikan kepada seorang petugas sebagai bentuk kepedulian kepada petugas dengan tujuan agar  semakin  gigih  dalam  melakukan  pekerjaan  dengan  baik,  misalnya  dapat  mengembalikan  rekam medis  rawat  jalan  dengan  tepat  waktu.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Fadillah  dkk.  (2020)[8]yang menyatakan  bahwa  petugas  yang  memiliki  motivasi  rendah  akan  berdampak  pada  pekerjaan  yang dilakukan  jadi  kurang  maksimal,  padahal  dengan  adanya  motivasi  yang  diberikan  akan  menambah  rasa semangat dari petugas itu sendiri untuk melakukan pekerjaanya.

## 3.4 Menganalisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  ke Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan Faktor Imbalan
Berdasarkan  hasil  wawancara  dapat  disimpulkan  bahwa  imbalan  sangat  dibutuhkan  untuk meningkatkan semangat kerja. Perekam medis dan perawat  yang mendapatkan imbalan akan cenderung lebih  bahagia  dan  produktif,  dengan  perasaan  senang  akan  bertambah  semangat  dalam  mencapai  target yang  telah  ditentukan,misalnya  mengembalikan  rekam  medis  rawat jalan  dengan  tepat  waktu  begitupun sebaliknya  jika  petugas  tidak  pernah  menerima  imbalan  maka  tidakakan  pernah  mencapai  target  yang telah  ditentukan.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Haqiqi  dkk.  (2020)[9]  yang  menyatakan  bahwa pemberian  imbalan  atau reward kepada  petugas  juga  menjadi  faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian rekam medis.

## 3.5 Menganalisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  ke Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan Faktor Kepemimpinan
Berdasarkan hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa kepala rekam medis hanya memberikan saran  kepada  perekam  medis  dan  perawat  yang  terlambat  mengembalikan  rekam  medis,  dalam  hal  ini kepala  rekam  medis  tidak  begitu  tegas  dalam  menangani  kasus  keterlambatan  pengembalian  berkas. Ketegasan  seorang  atasan  sangat  berpengaruh  terhadap  jalannya  program  yang  dilaksanakan  seperti halnya pengembalian rekam medis rawat jalan. Hal ini sejalan dengan penelitianFilayati, dkk (2017)[10] yang  menyatakan  bahwa  semakin  baik  pemimpinan  dan  efektif  terhadap  bawahan  dalam  hal  ini  adalah perawat  yang  mempunyai  tugasuntuk  menyerahakan  dokumen  rekam  medis  akan  dapat  mendorong kinerja karyawan menjadi lebih baik lagi.

## 4. KESIMPULAN

## 4.1 Kesimpulan
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  berdasarkan  uraian  temuan  dan  pembahasan  penelitian  tentang keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUD  Besuki  yaitu  pada  variabel  sikap  yang menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  yaitu  kurangnya  sikap  kesadaran  dan  rasa  tanggung  jawab dalam mengembalikan rekam medis dengan tepat waktu.

## 4.2 Saran
Pihak  RSUD  Besuki  diharap  memberikan  sanksi  kepada  petugas  yang  terlambat  mengembalikan rekam medis rawat jalan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  peneliti  sampaikan  kepada  dosen  pembimbing  dan  dosen  penguji  saya  yang telah  membimbing  saya  sampai  menyelesaikan  skripsi  ini  dan  terimakasih  kepada  RSUD  Besuki  yang telah memberikn izin untuk melakukan penelitian dan pengambilan data serta kepada seluruh staf medis yang telah membantu memberikan data dan informasi yang dibutuhkan oleh peneliti.

## REFERENSI
[1] K.  tahun  2018  Kesehatan,  “Permenkes  No.4  Tahun  2018,” J.  Phys.  Ther.  Sci. ,  vol.  9,  no.  1,  pp.  1–11,  2018,
[Online].
Available:
http://dx.doi.org/10.1016/j.neuropsychologia.2015.07.010%0Ahttp://dx.doi.org/10.1016/j.visres.2014.07.001%0 Ahttps://doi.org/10.1016/j.humov.2018.08.006%0Ahttp://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/24582474%0Ahttps:// doi.org/10.1016/j.gaitpost.2018.12.007%0Ahttps:
[2] PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008, “permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008,” Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008 , vol. 2008. p. 7, 2008.
[3] M. Nugraha et al. , “J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan,” J. Rekam Med. dan Inf. Kesehat. , vol. 2, no. 2, pp. 271–278, 2018.
[4] J. H. Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., & Donnely, Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses.ed . 1997.
[5] D.  S.  Zahro,  “Analisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  Rumah Sakit : Literature Review,” vol. 15, no. 2, pp. 9–25, 2019.
[6] M. K. M. Wirajaya and  V. F. C. Rettobjaan, “Faktor  yang  Memengaruhi Keterlambatan  Pengembalian  Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit: Kajian Literatur,” J. Kesehat. Vokasional , vol. 6, no. 3, p. 147, 2021, doi: 10.22146/jkesvo.66282.
[7] D.  Yulianti,  “Pengaruh  Karakteristik  Individu  Dan  Psikologis  Terhadap  Kinerja  Perawat  Dalam  Kelengkapan Rekam  Medis  Di  Ruang  Rawat  Inap  Rumah  Sakit  Stella  Maris  Makassar  (Studi  Kasus)  the  Influence  of Individual and Psychological Characteristics on Nurses’ Performance ,” pp. 1–85, 2012.
[8] A. R. Fadillah, N. Nuraini, F. Erawantini, and E. Rachmawati, “Analisis Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso,” J-REMI  J. Rekam Med. dan Inf. Kesehat. , vol. 2, no. 1, pp. 64–72, 2020, doi: 10.25047/j-remi.v2i1.2213.
[9] A.  Haqqi,  N.  N.  Aini,  and  A.  P.  Wicaksono,  “Analisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RS Universitas Airlangga,” J-REMI  J. Rekam Med. dan Inf. Kesehat. , vol. 1, no. 4, pp. 492–501, 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i4.2158.
[10] F. A. Filayati, E. Witcahyo, and A. Ramani, “Hubungan Lingkungan Kerja dengan Kinerja Petugas pada Penyerahan Dokumen Rekam Medis Instalasi Rawat Inap di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang,” J. IKESMA , vol. 13, pp. 135–145, 2017.