Abstrak —PT Gajah Tunggal Tbk. adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang penyediaan ban. Untuk meningkatkan kompetensi karyawan demi memaksimalkan kinerja karyawan di perusahaan dibutuhkan pelatihan yang tepat sehingga hasil yang diharapkan dapat tercapai. PT Gajah Tunggal Tbk. memiliki departemen training yang bertanggung jawab memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan. Dalam prakteknya masih ditemukan kendala dalam penyampaian informasi dari departemen training perihal jadwal pelatihan kepada calon peserta pelatihan. Selain itu proses pencatatan riwayat pelatihan yang masih dilakukan secara manual sehingga dapat mengakibatkan kesalahan pencatatan serta proses pencatatan menjadi lama. Untuk itu, perlu dibangun suatu sistem informasi departemen training untuk menyajikan data pelatihan yang informatif dan untuk mengotomasi pencatatan riwayat pelatihan. Untuk mendukung proses perancangan program yang dikembangkan dengan menerapkan model waterfall, menggunakan bahasa pemrograman
PHP,
perancangan basis data menggunakan basis data MySQL, dan untuk web servernya menggunakan apache. Dengan adanya sistem informasi departemen training membuat proses penyampaian informasi pelatihan menjadi lebih cepat dan informatif, memudahkan proses pencatatan riwayat pelatihan karyawan, dan mengurangi penggunaan kertas karena sudah terkomputerisasi.
Kata Kunci — Sistem Informasi, pelatihan, departemen pelatihan, Web.

## I. P ENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan zaman, penggunaan teknologi informasi menjadi suatu keunggulan kompetitif dalam suatu perusahaan. Perusahaan yang mempunyai teknologi informasi yang baik akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif. Dengan adanya informasi yang cepat dan akurat, maka akan dapat memenangkan persaingan dalam bisnis. Disamping itu juga membutuhkan suatu teknologi yang dapat mengorganisir data dengan baik, secara terstruktur, dan aman, sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja dalam pengaksesan data, serta menghasilkan suatu keputusan yang berkualitas baik.
Departemen training merupakan salah satu departemen yang ada di PT. Gajah Tunggal Tbk, dibangun untuk membantu pencapaian misi perusahaan dengan melakukan kegiatan dalam meningkatkan kemampuan belajar individu
dan organisasi. Salah satu peran terpenting adalah upaya meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di dalam perusahaan.
Dalam prakteknya masih ditemukan masalah distribusi informasi penjadwalan pelatihan, pemilihan trainer yang akan mengisi pelatihan, tempat diselenggarakannya kegiatan pelatihan masih belum diakses oleh calon trainee . Karena Penyampaian informasi training dikirimkan kepada kepala departemen, terkadang informasi tersebut tidak tersampaikan kepada trainee . Kendala lain yang ditemukan adalah trainee yang telah mengikuti kegiatan pelatihan dan dinyatakan lulus pada lain waktu mendapatkan pelatihan dengan topik yang sama. Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan penulis ingin membangun suatu sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP [1] dan basis data MySQL. Untuk membantu staf departemen training mengelola data-data pelatihan dengan keluaran berupa informasi yang dapat diakses mealui situs web.

## A. Definisi Sistem
” Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan” [2] .

## B. Definisi Informasi dan Sistem Informasi
”Informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat”, “Sistem informasi adalah gabungan dari perangkat lunak ( software ), perangkat keras ( hardware ), infrastruktur, dan sumber daya manusia (SDM) yang terlatih yang mana keempat komponen ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat” [3]

## C. Definisi Data dan Basis Data
“Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”, “Basis data ( database ) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi” [4] .
Shanti Ria Serepia 1 , M. Ramaddan Julianti 2 , Doni Langgeng Fauzi 3
1,2 Dosen STMIK Bina Sarana Global, 3 Mahasiswa STMIK Bina Sarana Global
Email : 1 inishanty@yahoo.com, 2 m.ramaddan@stmikglobal.ac.id, 3 mailbox.doni@gmail.com

## Sistem Informasi Pelatihan Departemen

## Training PT Gajah Tunggal Tbk Berbasis Web

## D. Definisi DBMS
Sistem manajemen basis data adalah suatu perangkat lunak sistem yang memungkinkan pengguna membuat, mengolah, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. Menurut Rosa, “DBMS ( Database Management System ) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut Sistem Manajemen Basis Data adalah suatu sistem aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan menampilkan data” [5] .

## E. Definisi MySQL
MySQL dikembangkan oleh sebuah perusahaan Swedia bernama MySQL AB, yang kala itu bernama TcX Data Konsult AB, sejak sekitar 1994-1995, meski cikal bakal kodenya bisa disebut sudah ada sejak 1979. Tujuan mula-mula TcX membuat MySQL pada waktu itu juga memang untuk mengembangkan aplikasi Web bagi klien, TcX adalah perusahaan pengembang software dan konsultan database. Sedangkan penjelasan masria tentang MySQL Masria mengungkapkan, “MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multi-thread, multi-user, dengan sekitar 6 (enam) juta instalasi di seluruh dunia” [6] .

## F. Definisi UML
Unified modeling language adalah bahasa untuk visualisasi, membangun sistem perangkat lunak, serta dokumentasi. UML menyediakan model-model yang tepat, tidak ambigu, dan lengkap. Secara khusus UML menspesifikasi langkah-langkah penting dalam pengembangan keputusan analisis, perancangan, serta implementasi dalam sistem perangkat lunak. UML [7] bukanlan merupakan
bahasa pemrograman tetapi model-model yang tercipta berhubungan langsung dengan berbagai macam bahasa pemrograman.

## G. PHP (Hypertext Preprocessor)
“PHP atau yang memiliki kepanjangan PHP Hypertext Preprocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP menyatu dengan kode HTML, maksudnya adalah beda kondisi. HTML digunakan sebagai pembangun atau pondasi dari kerangka layout web , sedangkan PHP difungsikan sebagai prosesnya sehingga dengan adanya PHP tersebut, web akan sangat mudah di- maintenance .” [8] .

## H. Definisi Website dan XAMPP
“Website atau disingkat Web dapat diartikan sekumpulan halaman yang terdiri atas beberapa laman yang berisi informasi dalam bentuk data digital, baik berupa teks, gambar, video, audio dan animasi lainnya yang disediakan melalui jalur internet”, “XAMPP adalah salah satu paket installer yang berisi Apache yang merupakan web server tempat menyimpan file-file yang diperlukan website dan Phpmyadmin sebagai aplikasi yang digunakan untuk perancangan database MySQL” [9] .

## II. M ETODE P ENELITIAN

## A. Objek Penelitian
Penulis melakukan penelitian pada PT. Gajah Tunggal Tbk. Di Komplek Industri Gajah Tunggal, Jl. Gajah Tunggal KM. 7, Desa Pasir Jaya, Jatiuwung, Kuta Jaya, Pasar Kemis, Kota Tangerang, Banten. Adapun penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses pelaksanaan training yang saat ini berjalan.
Activity Diagram sistem pelatihan karyawan di PT Gajah Tunggal Tbk melibatkan 4 faktor, 1 aktivitas beginning node , 1 aktivitas final node dan 12 action diantaranya:
a. Departement head Pelatihan dan departement head pemohon mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
b. Staff training mendistribusikan form kebutuhan pelatihan kepada setiap departemen.
c. Departement head pemohon mengisi dan menyerahkan kembali form kebutuhan pelatihan kepada staff training .
d. Staff training menerima, merekap dan menyortir form kebutuhan pelatihan dari departement head pemohon.
e. HOD training menetapkan program dan jadwal pelatihan.
f. Departement head training mendistribusikan jadwal pelatihan dan kuota peserta pelatihan kepada departemen pemohon.
g. Departement head pemohon mendaftarkan peserta pelatihan.
h. Staff training menyeleksi peserta pelatihan dan mengkonfirmasi jumlah peserta yang didaftarkan oleh departemen
i. Pada pelaksaan pelatihan karyawan/peserta diwajibkan mengisi daftar hadir, dan mengikuti pre-test dan post-test.
j. Jika karyawan/peserta pelatihan dinyatakan lulus maka , HOD training menerbitkan sertifikan pelatihan; jika tidak maka departement head training menerbitkan surat keterangan kepada departement head pemohon (Gambar 1).
Gambar 1. Activity Diagram Sistem yang Sedang Berjalan

## B. Masalah yang Dihadapi
Di dalam penelitian yang dilakukan penulis dalam sistem yang sedang berjalan, penulis menemukan beberapa masalah. Adapun masalah yang ditemukan dalam prosedur sistem yang sedang berjalan saat ini adalah: a. Terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi dari departemen head kepada karyawan calon peserta pelatihan.
b. Terjadi kekeliruan dalam penyeleksian peserta pelatihan. c. Sering ditemukan kesalahan dalam pencatatan sejarah pelatihan.

## C. Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah
mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, penulis mngusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :
1. Dibangun sistem informasi pelatihan karyawan berbasis web.
2. Dibangun aplikasi e-training.
3. Melaukukan penambahan personel.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Usulan Prosedur Yang Baru
Berdasarkan permasalahan yang telah di paparkan pada bab sebelumnya, pada bab ini akan dibahas mengenai sistem yang diusulkan oleh penulis, dengan menggunakan sistem informasi pelatihan akan membantu departemen training , dan karyawan sebagai calon peserta pelatihan di PT Gajah Tunggal Tbk, untuk memudahkan dalam hal penyampaian informasi dari tahap awal perencanaan pelatihan hingga pencatatan sejarah pelatihan, sehingga resiko kesalahan dapat diminimalisir.
Aplikasi ini berbasis web sehingga pengguna tidak perlu menginstall aplikasi, cukup dengan mengakses URL Web melalui web browser . Setelah website sudah terbuka di web browser tamu dapat melihat jadwal pelatihan. Dan untuk pengguna yang sudah terdaftar dapat melakukan login kedalam aplikasi, dapat menggunakan aplikasi sesuai dengan hak akses yang telah diberikan.

## B. Diagram Rancangan Sistem
Rancangan sistem ini adalah tahapan perancangan sistem yang akan dibentuk yang dapat berupa penggambaran proses-proses suatu elemen-elemen dari suatu komponen, proses perancangan ini merupakan suatu tahapan awal dari perancangan aplikasi dari sistem informasi pelatihan departemen training PT. Gajah Tunggal tbk. berbasis web
Gambar 2. Use Case Diagram yang diusulkan Pada gambar 2 Use Case Diagram yang diusulkan, aktor yang terlibat dalam sistem yaitu admin yang bertugas mengelola user , data peserta pelatihan, jadwal pelatihan, data pelatihan dan sejarah pelatihan.
Tabel 1. Deskripsi Use Case No. Use Case Deskripsi 1. Login Proses yang dilakukan aktor untuk dapat masuk kedalam sistem. 2. Kelola User
Proses yang dilakukan aktor untuk dapat mendaftarkan user kedalam sistem
3. Kelola Data Peserta Pelatihan Proses yang dilakukan aktor untuk mengelola data peserta pelatihan yaitu create, update, delete, export, upload dan melihat data peserta pelatihan 4 Kelola Jadwal Pelatihan Proses yang dilakukan aktor untuk mengelola jadwal pelatihan yaitu create, update, delete , export, kirim dan melihat jadwal pelatihan. 5 Kelola Data Pelatihan Proses yang dilakukan aktor untuk mengelola data pelatihan yaitu create, update, delete dan melihat jadwal pelatihan. 6 Kelola Sejarah Pelatihan Proses yang dilakukan aktor untuk mengelola sejarah pelatihan yaitu update, delete, export, kirim dan melihat sejarah pelatihan.
Activity Diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang menggambarkan aliran fungsionalitas dari sistem. Pada tahap pemodelan sistem, diagram aktifitas dapat digunakan untuk menunjukkan aliran kerja sistem. Dapat juga digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian.

## JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Gambar 3. Diagram Activity yang diusulkan
Deskripsi gambar 3 aktor memilih menu data pelatihan, kemudian sistem menampilkan halaman index data pelatihan. Setelah itu aktor melakukan create data baru dan sistem menampilkan form create data. Kemudian aktor melakukan input data setelah disimpan sistem akan menampilkan data tersebut. Pada proses update hampir sama dengan create, sistem akan menampilkan halaman update data bila dipilih update. Setelah aktor mengubah data yang diinginkan, sistem akan menampilkan perubahan data terbaru. Sedangkan proses delete aktor akan diberikan pesan konfirmasi apakah data akan dihapus/batal, jika yes maka data dihapus, jika no maka kembali ke halaman index . Pada setiap sequence diagram terdapat aksi aktor yang pertama sekali adalah terhadap interface. Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antar objek dalam waktu yang berurutan. Tetapi pada dasarnya sequence diagram digunakan dalam lapisan abstraksi model objek. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antar objek, juga interaksi antar objek, dan menunjukkan sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Komponen utama squence diagram terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama, pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah, dan waktu yang ditunjukkan dengan proses vertikal. Berikut adalah sequence diagram.
Gambar 4. Sequence Diagram Login
Pada gambar 4 diatas dapat dilihat bahwa ada 3 kelas yang saling berinteraksi, yaitu :
1. Aktor 2. Sistem 3. Database
Gambar 4 diatas merupakan Sequence Diagram Login , proses di mulai dengan aktor meng-klik menu login, lalu sistem akan menampilkan halaman login , aktor diminta untuk memasukan username dan password . Kemudian proses selanjutnya sistem melakukan validasi dengan data yang telah tersimpan sebelumnya di database , apabila sesuai pengguna masuk kedalam sistem dan ditampilkan halaman utama.
Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika di instansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class Diagram menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi Class, Package, dan dan Object beserta hubungan satu sama lain seperti containment , pewarisan, asosiasi, dan lain-lain.

## JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Pada gambar 5 adalah Class Diagram yang dibutuhkan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Pelatihan
Departemen Training PT. Gajah Tunggal Tbk. Berbasis Web

## C. Rancangan Tampilan
1. Tampilan Sistem

## Gambar 6. Tampilan Login
Pada gambar 6 menampilkan menu untuk login, dimana terdapat kolom username dan password yang harus di input untuk dapat mengakses masuk ke dalam sistem.
Gambar 7. Halaman Utama
Pada gambar 7 merupakan tampilan halaman utama untuk pengguna yang telah login, tersedia beberapa menu dengan fungsi yang berbeda seperti create jadwal, topik dan kirim surel.
Gambar 8. Form Create
Pada gambar 8 digunakan untuk menambah data baru kedalam database sistem .
Gambar 9. Form Update Pada gambar 8 apabila pengguna menekan update maka akan diarahkan ke halaman ini, pengguna dapat mengubah data yang diinginkan.
Gambar 10. Tampilan Export Sejarah Pelatihan
Pada gambar 10 ditampilkan pesan konfirmasi export apabila kondisi sebelumnya pengguna menekan tombol pilihan format file yang akan dieksport, bila ditekan salah satu tombol maka akan tampil dialog seperti di atas apabila pengguna menekan tombol yes maka file hasil export akan diunduh.
Gambar 11. Tampilan Compose Mail
Pada gambar 11 adalah tampilan untuk membuat surel dan terdapat menu untuk mencantumkan lampiran digunakan untuk mengirimkan berkas yang telah diunduh sebelumnya.

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan perancangan dan implementasi pada proses pembuatan sistem informasi pelatihan departemen training PT Gajah Tunggal Tbk. berbasis web, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi ini memiliki fitur untuk membatu departemen training dalam pengelolaan data-data pelatihan..
2. Aplikasi ini dapat digunakan untuk melihat rekapitulasi sejarah pelatihan
yang telah
dilakukan dengan mengekspornya ke dalam data excel.
3. Data diproses langsung melalui web secara realtime dengan mengunjungi URL yang telah ditentukan.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Dendi. Pengembangan Sistem Kalkulasi Inefisiensi Pelapis Pada Produk Keramik Berbasis Web di PT Satyaraya Keramindoindah ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 2, September 2017. Jurnal Sisfotek Global.2017.
[2] H. Tohari. Astah, Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi Melalui Pendekatan UML . Yogyakarta: Penerbit Andi, 2013.
[3] I P. A. E. Pratama. Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung: Informatika, 2014.
[4] A. Kadir. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi . Yogyakarta: ANDI Offset, 2014.
[5] R. A. Sukamto dan M. Shalahudin Rekayasa Perangkat Lunak . Bandung: Informatika, 2016.
[6] Masria. Perakitan Komputer . Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia, 2012.
[7] A. I. Ardhiansyah,& Mamay Syani. 2017. Sistem Informasi Penjadwalan Pelatihan Divisi Training Seamolec Berbasis Web. ISSN: 2541-5093 Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 Jurnal Masyarakat Informatika Indonesia. 2. 82.
[8] A. Saputra. Trik dan Solusi Jitu Pemrograman PHP. Jakarta: IKAPI, 2012.
[9] R. Abdulloh. Simple and Easy Web Programming. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2016.