Volume 2
Halaman 9– 22
No. 1 September 2018

## PEMBINAAN ARSIP UNIT KERJA SEBAGAI UPAYA PENYELAMATAN ARSIP
Kurniatun Arsip Universitas Gadjah Mada kurniatun@ugm.ac.id

## Abstract
Archives are a source of organizational memory, so that archives can be useful and must be managed properly. In connection with this matter, the author research while carrying out the task of Records Center. The method used in this research is action research.. If the provincial  and  district  or  city  governments  have  a “ Program  Arsip  Masuk  Desa ”. University  Archive  of  Universitas  Gadjah  Mada  has  a  Records  Center    Development Program.  This  activity  aims  to  foster  records  center  within  UGM  so  that  archival governance can run well from the creating agency. The constraints faced in this activity are due to various factors of human resources, infrastructure and filing systems.
Keywords : archives, archive development, archival assistance, archive rescue and records center.

## Intisari
Arsip  merupakan  sumber  ingatan  organisasi,  agar  arsip  dapat  berdaya  guna    harus dikelola  dengan  benar.  Berkaitan  dengan  hal  itu,  penulis  melakukan  penelitian  pada saat  melaksanakan  tugas  Pendampingan  Arsip  Unit  Kerja.  Metode  yang  digunakan dalam penelitian ini adalah action research atau sering juga dikenal sebagai penelitian tindakan.Jika pemerintah provinsi dan kabupaten / kota mempunyai  Program Arsip Desa (AMD), Arsip Universitas Gadjah Mada memiliki Program Pembinaan Arsip Unit Kerja. Kegiatan ini bertujuan untuk membina unit kerja di lingkungan UGM agar tata kelola  kearsipan  dapat  berjalan  dengan  baik  sejak  dari  unit  pencipta  arsip.  Kendala yang dihadapi dalam kegiatan ini adalah karena faktor sumber daya manusia, sarana prasarana dan sistem kearsipan yang beragam.
Kata  kunci: arsip,  pembinaan  arsip,  pendampingan  arsip,  penyelamatan  arsip dan unit kerja.

## PENDAHULUAN
Dalam  bidang  usaha  dikenal  istilah pendampingan  usaha  mikro,  kecil  dan menengah oleh perusahaan BUMN, begitu juga  dalam  bidang  kearsipan.  Untuk tingkat  nasional  dikenal  lembaga  yang bernama Arsip Nasional Republik
Indonesia  (ANRI).  Salah  satu  tugas  ANRI adalah  melaksanakan Penyelenggaraan pembinaan  kearsipan  nasional (Sumber: http://www.anri.go.id). Begitu pula dengan  Arsip  Universitas  Gadjah  Mada (UGM)  sebagai  lembaga  kearsipan perguruan  tinggi,    mempunyai  tugas antara  lain  melaksanakan  pengelolaan arsip  statis  ( Archives  Management ), pengelolaan  arsip  dinamis  inaktif  dan pengembangan  Records  Center ,  serta pengembangan teknologi informasi kearsipan (sumber: http:// arsip.ugm.ac.id/).  Berdasarkan  tugas tersebut  dapat  diketahui  bahwa  Arsip UGM  mempunyai  kewajiban  untuk melakukan  pendampingan  terhadap  unit kerja  dalam  mengelola  arsip  dan pembentukan records center .
Saat ini lembaga/instansi pemerintah  dituntut  dapat  menyajikan informasi secara terbuka kepada masyarakat.
Keterbukaan informasi publik  mempunyai  makna  yang  luas karena  semua  lembaga  pemerintah mempertanggungjawabkannya kepada masyarakat.  Hal  ini  sesuai  dengan Undang-Undang  Dasar  (UUD)  1945  dan Undang-Undang  (UU)  Nomor  14  Tahun 2008  tentang  Keterbukaan  Informasi Publik.
UUD 1945 pasal 28F menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk  berkomunikasi  dan  memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan  lingkungan  sosialnya,  serta  berhak untuk  mencari,  memperoleh,  memiliki dan  menyimpan informasi dengan menggunakan  segala  jenis  saluran  yang tersedia.  Adapun yang dimaksud dengan informasi menurut  UU  Nomor  58  Tahun 2008  adalah  keterangan,  pernyataan, gagasan dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna dan pesan, baik data,  fakta  maupun  penjelasannya  yang
dapat  dilihat,  didengar  dan  dibaca  yang disajikan  dalam  berbagai  kemasan  dan format  sesuai  dengan  perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik. Sedangkan Informasi  publik adalah informasi  yang  dihasilkan,  disimpan, dikelola, dikirim  dan/  atau diterima oleh suatu  badan  publik  yang  berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggaraan  badan  publik  lainnya yang sesuai dengan UU ini serta informasi lain  yang  berkaitan  dengan  kepentingan publik.
Salah  satu  bentuk  penyajian  informasi publik  adalah  dengan  penyajian  arsip. Oleh  karena  pentingnya  keberadaan arsip,  Mantan  Kepala  Arsip  Nasional Djoko Utomo mengemukakan:
Dalam penyelenggaraan pemerintahan  yang  amanah,  peran arsip sangat sentral. Sebab, arsip itu merupakan tulang punggung manajemen termasuk penyelenggaraan pemerintahan yang  amanah.  Tidak  ada  satu kegiatan pun yang tidak memerlukan  arsip  dan  yang  tidak menghasilkan arsip (sumber: http:// www.suaramerdeka. com).
Berdasarkan  pernyataan  Djoko Utomo  tersebut  dapat  diketahui  betapa pentingnya  arsip  bagi  penyelenggaraan pemerintahan  dan  layanan  informasi kepada  masyarakat.  Oleh  karena  itu, pemerintah dituntut dapat menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan  ketentuan  perundangan  yang berlaku.  Apabila  diamati  perhatian pemerintah  terhadap  arti  penting  arsip juga  semakin  meningkat.  Hal  ini  dapat dilihat dari gebrakan pemerintah melalui Arsip  Nasional  Republik  Indonesia (ANRI)  dengan  mencanangkan  program “ Arsip  Masuk  Desa  (AMD)  pada  tahun 2009  dan  Gerakan  Nasional  Sadar Tertib
Arsip (GNSTA) pada tahun 2017”. Pencanangan  AMD  dilakukan  oleh Presiden  Susilo  Bambang  Yudhoyono  di Gedung  ANRI  Jakarta,  pada  tanggal  31 Agustus 2009. Program AMD merupakan sistem  informasi  pengelolaan  arsip pedesaan  yang  merupakan  struktur pemerintahan  paling  bawah.  Program AMD  merupakan  babak  baru  penertiban pengelolaan  arsip  pemerintahan  di tingkat  pedesaan,  seperti  pertanahan, kelahiran  dan  data  kependudukan.
Sedangkan pencanangan
GNSTA dilaksanakan  pada  22  Mar  2017  oleh Sekretaris  Jenderal  Kementerian  Hukum dan  Hak  Azazi  Manusia  (KumHAM)  RI, dengan  disaksikan  oleh    Menteri KumHAM,
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB),  Kepala  ANRI  &  Kepala  Badan Kepegawaian  Negara  (BKN)  (sumber: https://twitter.com/arsipnasionalri). Kalau  pemerintah  provinsi  dan pemerintah kabupaten/ kota mempunyai program  AMD,  Arsip  Universitas  Gadjah Mada  (UGM)  juga  mempunyai  kegiatan serupa  untuk  meningkatkan  pengelolaan arsip  di  lingkungan  UGM.    Arsip  UGM merupakan lembaga kearsipan di lingkungan UGM. UU No. 43 Tahun 2009, pasal  1  ayat  17  menyebutkan  arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan  berbentuk  satuan  organisasi perguruan  tinggi,  baik  negeri  maupun swasta  yang  melaksanakan  fungsi  dan tugas  penyelenggaraan  kearsipan  di lingkungan perguruan tinggi.
Arsip
UGM telah melakukan kegiatan  pendampingan  kearsipan  ke records  center unit  kerja  di  lingkungan UGM.  Kegiatan  ini  sudah  dilaksanakan sejak  tahun  2010  dan  sampai  sekarang masih  berjalan.  Kegiatan  ini  dilakukan oleh  beberapa  arsiparis  Arsip  UGM dibawah  koordinator  Kepala  Bidang Database  yang  bertanggung  jawab kepada Kepala Arsip UGM.

## METODOLOGI
Metode  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah action research atau sering  juga  dikenal  sebagai  penelitian tindakan.  Menurut  V.  Wiratna  Sujarwadi (  2014:  10)  yang  dimaksud  dengan penelitian tindakan merupakan penelitian yang  ditujukan  untuk  menemukan metode  yang  paling  efektif  dalam kegiatan sehari-hari dalam suatu instansi, organisasi  maupun  perusahaan.  Oleh karena  itu,  dalam  metode  ini  peneliti harus  dapat  menyeimbangkan  antara teori  dan  praktik.  Dalam  melaksanakan metode ini, diawali dengan melakukan:
a. identifikasi permasalahan pengelolaan  arsip  pada  saat  awal kegiatan pembinaan arsip unit kerja dilakukan,  yaitu  dengan  kegiatan survei arsip;
b. perencanaan pembinaan arsip yaitu biasanya dengan membuat proposal kegiatan pendampingan arsip; c. tindakan  pembinaan  arsip  kerja yaitu dengan memberikan sosialisasi  akan  arti  penting  arsip bagi  unit  kerja  dan  terjun  langsung dalam  pendampingan  arsip  di  unit kerja;
d. evaluasi  dengan  melihat  dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan analisis  SWOT  antara  sebelum kegiatan pembinaan arsip unit kerja dilaksanakan  dan  pasca  kegiatan; dan e. kegiatan  penyusunan  laporan  hasil kegiatan pembinaan arsip unit kerja dengan  cara  mempublikasikannya dalam bentuk makalah/karya ilmiah  yang  diterbitkan,  misalnya melalui  tulisan  seperti  ini.  Hal  ini bisa  menjadi  salah  satu  cara pembelajaran.

## KERANGKA PEMIKIRAN
Sebelum membahas kegiatan pembinaan arsip unit kerja di lingkungan
Universitas  Gadjah  Mada  perlu  kiranya diketahui  pengertian  arsip  dan  arsiparis berdasarkan  Undang-Undang  No.  43 Tahun 2009. Pasal 1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 disebutkan pengertian:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  & media  sesuai  dengan  perkembangan teknologi  informasi  &  komunikasi yang dibuat & diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,  &  perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara. Arsiparis  adalah  seseorang  yang memiliki  kompetensi  di  bidang kearsipan  yang  diperoleh  melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan  dan  pelatihan  kearsipan serta  mempunyai  fungsi,  tugas,  dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsip UGM merupakan unit pelaksana  yang  bertugas  melakukan pembinaan penyelenggarakaan kearsipan di  lingkungan  UGM.  Hal  ini  disebutkan dalam  Undang-Undang  No.  43  Tahun 2009,  Pasal  8  ayat  (4)  Pembinaan kearsipan  perguruan  tinggi  dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap  satuan  kerja  dan  civitas akademika  di  lingkungan  perguruan tinggi.
Adapun yang
dimaksud pembinaan  kearsipan  menurut  Sauki Hadiwardoyo (2002, 87) adalah Tindakan bersifat instruksional yang pada  umumnya  berisi  saran  atau rekomendasi - rekomendasi pelaksanaan prosedur dan kebijakan kearsipan yang berlaku dan dimaksudkan  untuk  meningkatkan kualitas  penyelenggaraan  kearsipan pada  setiap  instansi/organisasi/ perusahaan.
Selanjutnya,  untuk  mewujudkan penyelenggaraan  kearsipan  perguruan tinggi  yang  komprehensif  dan  terpadu, Arsip  UGM  perlu  membangun  dan melaksanakan  suatu  sistem  kearsipan. Sistem  kearsipan  yang  diterapkan  dalam suatu  lingkungan  perguruan  tinggi  ini diharapkan  dapat  berfungsi  untuk menjamin  ketersediaan  arsip.  Selain  itu, sistem kearsipan yang digunakan sebagai acuan  dalam  penyelenggaraan  kearsipan oleh  lembaga  kearsipan  di  lingkungan perguruan  tinggi  harus  didukung  oleh sumber  daya  manusia,  prasarana  dan sarana,  serta  sumber  daya  lain  sesuai dengan  ketentuan  peraturan  perundang- undangan  yang  berlaku.  Undang-Undang No.  43  Tahun  2009  Pasal  27,
menyebutkan:
1) Arsip  perguruan  tinggi  adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. 2) Perguruan  tinggi  negeri  wajib membentuk arsip perguruan tinggi. 3) Pembentukan arsip perguruan tinggi  dilaksanakan  sesuai  dengan ketentuan  peraturan  perundang- undangan. 4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud  pada  ayat  (1)  wajib melaksanakan  pengelolaan  arsip statis yang diterima dari:
a.  satuan  kerja  di  lingkungan perguruan tinggi; dan
b.  civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Selanjutnya dalam Pasal 28 Undang-
Undang itu menyebutkan:
Selain kewajiban  sebagaimana  dimaksud  dalam Pasal  27  ayat  (4),  arsip  perguruan  tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan  arsip  inaktif  yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. pembinaan kearsipan di lingkungan
perguruan tinggi yang bersangkutan. Dengan  demikian,  dapat  diketahui bahwa  lembaga  arsip  perguruan  tinggi selain berkewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis juga berkewajiban  mengelola  arsip  inaktif serta melakukan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
Kemudian Pasal 36, menyebutkan:
1) Lembaga  kearsipan  menggiatkan sosialisasi  kearsipan  sebagaimana dimaksud  dalam  Pasal  7  huruf  h dalam  mewujudkan  masyarakat sadar arsip. 2) Sosialisasi  kearsipan  sebagaimana dimaksud  pada  ayat  (1)  dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan,  dan  penyuluhan  serta melalui penggunaan berbagai sarana  media  komunikasi  dan informasi.
3) Sosialisasi  kearsipan  sebagaimana dimaksud  pada  ayat  (1)  ditujukan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan.
4) Lembaga  kearsipan  menyediakan layanan  informasi  arsip,  konsultasi, dan  bimbingan  bagi  pengelolaan arsip masyarakat.
Berdasarkan  pasal  tersebut  dapat diketahui  bahwa  dalam  pembinaan kearsipan perguruan tinggi  tercakup juga kegiatan akuisisi, pengolahan arsip statis dan preservasi arsip.
Untuk dapat melaksanakan Undang- Undang  No.  43  Tahun  2009  perlu memperhatikan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan  Undang-Undang  Nomor  43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan.    Dalam Pasal 11 ayat (4), disebutkan:
Lembaga kearsipan perguruan tinggi bertanggung jawab melakukan
pembinaan kearsipan terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas  akademika  dan/  atau  unit kerja  dengan  sebutan  lain  di lingkungan perguruan tinggi.
Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan  tinggi  juga  diatur  dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik  Indonesia  Nomor  22  Tahun 2012 tentang Desain Pembinaan
Kearsipan  pada  Pemerintahan  Daerah. Pasal  4  ayat  3  peraturan  tersebut menyebutkan:
Pembinaan  Kearsipan  terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas  akademika,  dan/atau  unit kerja  dengan  sebutan  lain  di lingkungan perguruan tinggi merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Berdasarkan  ketiga  produk  hukum di  atas  dapat  diketahui  bahwa  ketiganya mengamanatkan  perguruan  tinggi  untuk melaksanakan  pembinaan  kearsipan. Salah satu kegiatan pembinaan kearsipan yang  dilakukan  oleh  Arsip  UGM  adalah dengan  kegiatan  pendampingan  dan pengembangan records  center di  unit kerja  di  lingkungan  UGM.  Kegiatan  ini dilaksanakan  oleh  arsiparis  Arsip  UGM. Arsiparis  UGM  bertugas  mendampingi arsiparis/petugas  pengelola  arsip  di  unit kerja  agar  kegiatan  pengelolaan  arsip dapat berjalan dengan baik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pembinaan arsip unit kerja ini telah dilaksanakan sebelum Peraturan Pemerintah  Nomor  12  Tahun  2012 keluar.  Kegiatan  ini  telah    dilaksanakan oleh  Arsip  UGM  sejak  tahun  2009  di bawah kepemimpinan Kepala Arsip UGM Drs.  Machmoed  Effendhie,  M.Hum. Adapun yang dilaksanakan dalam
kegiatan  pembinaan  arsip  unit  kerja adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pendampingan dan pengembangan  unit  kerja  yang sudah  memiliki Records  Center maupun  yang  akan  mendirikan
Records Center.
2. Pendampingan prosedur dan tatacara  pembentukan Records Center dan desain tata ruang 3. Melakukan pendampingan terhadap kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan di Records Center , seperti memilah dan mengidentifikasi arsip,  mendiskripsi  dan  menyusun skema  arsip,  melakukan  manuver dan penataan fisik arsip, menyusun daftar  pertelaan  arsip  (DPA) definitif,  melakukan  penilaian  dan penyusutan  arsip,  menyusun  DPA Serah,  menyusun  DPA  Musnah  dan pendampingan  dalam  menyusun Berita Acara Serah dan Musnah. Adanya kegiatan ini diharapkan unit kerja  mampu  menjamin  keselamatan bahan  pertanggungjawaban  nasional tentang  perencanaan,  pelaksanaan  dan penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah, sesuai dengan yang diamanahkan  dalam  pasal  3  Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009.  Dalam uraian  yang  lebih  sederhana,  setiap  unit kerja  mampu  menjalankan  suatu  sistem kearsipan  yang  baik.  Sistem  kearsipan dikatakan baik, apabila:
1. Mudah dilaksanakan Sistem  kearsipan  harus  mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, dalam penyimpanan,  pengambilan  dan pengembalian arsip-arsip. 2. Mudah dimengerti Sistem  kearsipan  harus  mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan  banyak  kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus
sederhana  dan  sesuai  dengan  jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. 3. Murah/ ekonomis Sistem kearsipan memerlukan dana/ biaya, pemakaian tenaga, dan peralatan/  perlengakapan  arsip sesedikit mungkin.
4. Tidak memakan tempat Tempat  penyimpanan  arsip  tidak terlalu banyak membutuhkan tempat. 5. Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus  memungkinkan  arsip-arsip yang  disimpan  mudah  dan  cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan,  apabla  sewaktu- waktu diperlukan lagi. 6. Fleksibel atau luwes Fleksibel  atau  luwes  berarti  sistem filing yang  dipergunakan  dapat diterapkan di setiap satuan organisasi  dan  dapat  mengikuti perkembangan  organisasi. Sumber: https://www.anugerahdino.com) Akan  tetapi,  dalam  pelaksanaannya belum  semua  unit  kerja  menjalankan suatu sistem kearsipan dengan baik sejak dari penciptaan sampai dengan penyusutan. Kebanyakan unit kerja sudah baik  pada  waktu  pengelolaan  arsip dinamis aktif, namun saat menjadi inaktif tidak  dilakukan  pemindahan  sesuai dengan prosedur kearsipan sehingga saat inaktif  dibiarkan  begitu  saja  tanpa  ada penataan  sesuai  dengan  pola/system pada  saat  dinamis,  atau  menggunakan system  tertentu,  tanpa  ada  penyusutan, dan  tanpa  ada  pemeliharaan.  Hal  itu mengakibatkan penumpukan arsip, menimbulkan  kesulitan  saat    akan mengakses suatu arsip dan mempercepat kerusakan arsip.
Apabila  unit  kerja  sudah  terbentur dengan  masalah  tersebut  biasanya  baru timbul  keinginan  dari  unit  kerja  untuk membenahi  pengelolaan  arsipnya.  Salah satu  langkah  yang  ditempuh  oleh  unit
kerja  yang  mengalami  masalah  tersebut biasanya  dengan  berkoordinasi  dengan Arsip  UGM  untuk  dilakukan  pembinaan dan pendampingan arsip unit kerja untuk membenahi  permasalahan  kearsipan yang  ada.    Selanjutnya  Pimpinan  Arsip akan  menugaskah  arsiparis  untuk melaksanakan  tugas  pembinaan  arsip unit kerja. Para arsiparis Arsip UGM yang bertugas
melaksanakan
kegiatan pembinaan arsip unit kerja harus mampu bekerja  keras  dan  bekerja  sama  dengan arsiparis/ pengelola arsip di unit kerja.
Pelaksanaan kegiatan
pendampingan  arsip  unit  kerja  ini dilaksanakan  berdasarkan  permintaan dari  unit  kerja  dan  unit  kerja  yang menjadi  target  dari  Arsip  UGM.  Yang dimaksud  dengan  permintaan  dari  unit kerja adalah suatu unit kerja mengajukan permohonan  pendampingan  arsip  ke Arsip  UGM.  Biasanya  unit  kerja  yang minta  pembinaan  adalah  unit  kerja  yang mengalami kendala dalam penataan arsip dan  bingung  ketika  akan  menyusutkan arsip.  Sedangkan  yang  dimaksud  dengan unit kerja yang menjadi target dari Arsip UGM  adalah  unit  kerja  yang  karena tupoksinya  banyak  menghasilkan  arsip- arsip yang berkategori permanen sehingga  unit  kerja  tersebut  menjadi prioritas  pendampingan  agar  arsip-arsip yang berkategori permanen tersebut bisa diselamatkan  dan  bisa  diserahkan  ke Arsip  UGM  atau  diakuisisi  oleh  Arsip UGM.
Berikut  adalah  uraian  tentang pendampingan arsip yang telah dilaksanakan  oleh  Arsip  UGM  dalam beberapa  tahun  terakhir  (tahun  2014- 2018):
Tahun 2014
Secara  normatif  pengelolaan  arsip dilakukan secara berjenjang dan melibatkan  banyak  pihak.  Pengelolaan tersebut  tidak  akan  baik  jika  hanya dilaksanakan  oleh  Arsip  UGM,  tanpa dukungan  dan  kerjasama  dari  unit-unit kerja  (fakultas,  pusat  studi,  lembaga,
direktorat,  bagian  dll.).  Pembinaan  unit kerja ini dimaksudkan untuk mendampingi dan menggalang kerjasama sekaligus  media  pembinaan  kepada  unit kerja.
Sepanjang 2014 kegiatan pendampingan  dilakukan  kepada  tiga fakultas, yaitu: 1. Fakultas Hukum, 2. Fakultas MIPA, dan
3. Fakultas Isipol. Selain  tiga  fakutas  tersebut,  telah dirintis  pula  pendampingan  yang  baru sampai  pada  tahap  survei  pada  Bagian Hukum dan  Organisasi UGM dan Jurusan Elektro Fakultas Teknik.

## Tahun 2015
Pembinaan arsip unit kerja dilakukan  untuk  mendampingi  dan memantau  sekaligus  memberikan  solusi dalam  masalah  pengelolaan  arsip  unit kerja  di  lingkungan  UGM.  Kegiatan pembinaan ini dilakukan secara berkesinambungan.  Kegiatan  pembinaan arsip  unit  kerja  yang  dilakukan  pada tahun 2015 merupakan kegiatan lanjutan tahun  2014  dan  pembinaan  unit  kerja lain  yang  baru  dilakukan  pada  tahun 2015.
Selain  pembinaan  arsip  unit  kerja,
Arsip UGM juga memberikan “ Penghargaan  Kearsipan  kepada  Unit Kerja ”. Pemberian  penghargaan  ini diberikan dalam rangka menyemarakkan Dies  Arsip  UGM  ke-11.    Arsip  UGM memberikan  penghargaan  kepada  unit kerja  di  lingkungan  UGM  yang  telah melaksanakan  pengelolaan  arsip  dengan baik.  Penghargaan  tersebut  diberikan kepada:
1.
Records  Center Direktorat  Sumber
Daya  Manusia  sebagai Records Center Terbaik di lingkungan Kantor Pusat UGM
2. Records  Center Fakultas  Psikologi sebagai Records  Center Terbaik Tingkat Fakultas di lingkungan UGM

## Sumber: Arsip UGM
3. Direktorat  Keuangan  sebagai  Unit Kerja yang paling aktif memindahkan  arsip  beretensi  di atas 10 tahun. No. Unit Kerja Tanggal
Sasaran Pendamp- ingan Keterangan 1 Direktorat Akad- emik (Direktorat Pendidikan dan Pengajaran) Jan – April 2015 Scan data registrasi mahasiswa tahun 2004-2013 dan 2014,2015 (digitalisasi arsip) - kelanjutan tahun 2014 - 4 mahasiswa magang selama 2 bulan - selesai tanggal 15 April 2015 2 Fakultas Hukum 2014 Arsip inaktif - kelanjutan tahun 2014 - melibatkan 4 alumni D3 Arsip 3 Fakultas Isipol 2014 Arsip inaktif ( records center ) - kelanjutan tahun 2014 - melibatkan 2 alumni 4 Pusat Pengadaan dan Logistik Jan 2015 Pengelolaan dan pe- nataan arsip dinamis (aktif dan inaktif) 5 Kantor Jaminan Mutu Feb 2015 Pengelolaan dan pe- nataan arsip dinamis (aktif dan inaktif) 6 Fakultas Kedok- teran Feb 2015 Penataan arsip aktif prodi pendidikan dokter (7 divisi) Dikerjakan oleh 4 alumni D3 Arsip Sekolah vokasi 7 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Feb 2015 Penilaian dan penyusutan arsip (arsip dinamis aktif (surat masuk dan keluar) serta pemisa- han antara central file dengan records
center Dikerjakan 2 alumni D3 Arsip Sekolah Vokasi 8 Direktorat Keu- angan Sept 2015 Penataan, penilaian dan penyusutan arsip - Pengelolaan arsip inaktif Direktorat Keuangan - Dikerjakan oleh 2 alumni D3 Arsip Sekolah Vokasi 9 Fakultas Psikolo- gi Sept 2015 Pengelolaan arsip aktif arsip keuangan Dikerjakan oleh 2 alumni D3 Arsip Sekolah Vokasi

## Tabel 1. Pembinaan Arsip Unit Kerja UGM Tahun 2015
Penghargaan yang diberikan kepada unit kerja  yang  berprestasi  adalah  berupa sertifikat dan 100 buah boks arsip.
Selain  pembinaan  ke  unit  kerjanya, pembinaan  kearsipan  juga  dilaksanakan terhadap  SDM  Kearsipan  di  Lingkungan UGM.  Pembinaan  SDM  kearsipan  ini dilakukan  terhadap  18  arsiparis  PNS,  4 arsiparis  PTN  BH,    dan  36  pengelola arsip/ petugas kearsipan. SDM kearsipan tersebut tersebar di berbagai unit kerja di lingkungan  UGM.    Pembinaan  dilakukan untuk  meningkatkan  kompetensi  SDM kearsipan yang ada supaya mereka dapat melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik  di  unit  kerja  masing-masing. Kegiatan pembinaan yang telah dilakukan selama  tahun  2015  dapat  dilihat  dalam tabel berikut.
Tahun 2016 Pembinaan  Arsip  Unit  Kerja  yang dilaksanakan oleh Arsip UGM pada tahun 2016  ini  meningkat  jika  dibandingkan dengan  tahun  sebelumnya.  Arsip  UGM
melaksanakan  kegiatan  pendampingan arsip unit kerja dalam rangka
mewujudkan  pengelolaan  arsip  yang lebih di 11 unit kerja, lihat table 3.
Dengan  meningkatnya  kesadaran pengelolaan  arsip  oleh  unit  kerja  di lingkungan  UGM,  berpengaruh  pula
No . Kegiatan Tanggal Tempat Tema 1 Diskusi Kearsipan dan Workshop 28 April 2015 Arsip UGM Draf Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM 2 Diskusi Kearsipan Kerjasama dengan Forsipagama 26 Mei 2015 Arsip UGM Sosialisasi Permen PAN RB No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsion- al Arsiparis 3 Studi Banding ke PT KAI dan BPAD Jawa Barat 5 - 6 Juni 2015 PT KAI dan BPAD Ja- wa Barat Manajemen Kearsipan 4 Pembinaan SDM 29 Juli 2015 Arsip UGM Pembinaan Motivasi SDM 5 Diskusi Kearsipan Kerjasama dengan Forsipagama 24 November 2015 Fakultas Ekonomika dan Bisnis UGM Pengelolaan Arsip Inaktif "Sistem Informasi Mana- jemen Arsip Inaktif (SIKI)"
Tabel 2 Kegiatan Pembinaan SDM Kearsipan UGM Tahun 2015
Sumber: Arsip UGM
Tabel 3 Pembinaan Arsip Unit Kerja Tahun
2016 N o Nama Unit Kerja Keterangan 1 Direktorat Keu- angan melanjutkan tahun 2015 2 Fakultas ISIPOL melanjutkan tahun 2015 3 Fakultas MIPA UGM melanjutkan tahun 2015 4 Fakultas Pertanian 6 Fakultas Teknik
7 Fakultas Ekonomika dan Bisnis 8 Resimen Mahasiswa 9 Fakultas Kedokteran 1 0 Fakultas  Ilmu  Bu- daya 1 1 Direktorat SDM 1 2 Direktorat Perencanaan
dengan  meningkatnya  jumlah  unit  kerja yang didampingi oleh Arsip UGM melalui kegiatan pembinaan arsip unit kerja pada tahun  2017.    Berikut  ini  adalah  tabel pembinaan  arsip  unit  kerja  yang dilaksanakan oleh Arsip UGM pada tahun 2017:
Berikut  ini  adalah  tabel  pembinaan arsip  unit  kerja  yang  dilaksanakan  oleh Arsip UGM pada tahun 2018:

## Output Pembinaan Arsip Unit Kerja
Output yang diperoleh dari kegiatan pembinaan  arsip  unit  kerja  adalah terkelolanya  arsip  sehingga  mudah  dan cepat ditemukan apabila akan digunakan sewaktu-waktu.  Dengan  demikian  dapat dikatakan  bahwa  dengan  kegiatan
pembinaan  arsip  unit  kerja  dapat menyelamatkan  arsip  unit  kerja  yang merupakan  aset  bagi  universitas.  Selain itu dengan kegiatan pembinaan arsip unit
No . Unit Kerja Jenis Arsip Keterangan 1 Fakultas ISIPOL Lanjutan 2 Fakultas MIPA UGM Lanjutan 3 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Lanjutan 4 Fakultas Farmasi Tekstual Lanjutan 5 Dit. Perencanaan Tekstual; Kearsitekturan & Kartografi 6 Fakultas Teknik Tekstual 7 Dit. Penelitian Tekstual 8 HUKOR Tekstual 9 Senat Akademik Tekstual 10 MWA Tekstual 11 PSBA Tekstual, Foto 12 Badan Publikasi dan Pen- erbitan (BPP) UGM Tekstual 13 Direktorat Pendidikan dan Pengajaran Tekstual; Arsip Elektronik Tabel 5 Pembinaan Arsip Unit Kerja Tahun 2018 No . Unit Kerja Jenis Arsip Keterangan 1 Fakultas ISIPOL Lanjutan 2 Fakultas MIPA UGM Lanjutan 3 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Lanjutan 4 Fakultas Farmasi Tekstual Lanjutan 5 Fakultas Filsafat Tekstual 6 Dit. Aset Tekstual; Gambar Teknik dan Kearsitekturan; Arsip Foto 7 PSBA Tekstual, Foto
8 BPPM Balairung UGM
Tabel 4 Pembinaan Arsip Unit Kerja Tahun 2017
kerja  mendatangkan  manfaat  lain  yaitu pendirian records  center unit  kerja  dan penyerahan arsip statis oleh unit kerja ke Arsip  UGM.  Berdasarkan  pengalaman yang  diperoleh  oleh  penulis  pada  saat melaksanakan  kegiatan  pembinaan  arsip unit  kerja,  banyak  unit  kerja  yang memandang bahwa arsip itu penting dan perlu  ruang  simpan  khusus  dengan peralatan  simpan  arsip  sesuai  dengan kaidah  kearsipan.  Berikut  adalah  tabel unit  kerja  yang  mendirikan records center :
Berikut adalah penyerahan arsip statis yang dilakukan oleh unit kerja kepada Arsip UGM:

## Kendala
Dalam melaksanakan tugas pembinaan  arsip  unit  kerja  tidaklah semudah  membalikkan  telapak  tangan. Banyak  kendala  yang  dihadapi  di lapangan. Kendala-kendala yang dihadapi pada  kegiatan  pembinaan  arsip  unit kerja, antara lain:
1. Kurangnya  kesadaran  akan  arti penting arsip
Kendala  terbesar  yang  dihadapi dalam  pembinaan  arsip  unit  kerja adalah  belum  adanya  kesadaran akan  arti  penting  arsip.  Dengan belum  adanya  kesadaran  ini  akan berdampak arsip tidak akan dikelola  dengan  baik  karena  arsip akan dibiarkan teronggok di gudang,  disimpan  tanpa  ada  sarana temu  baliknya  dan  tanpa  ada pemeliharaan  arsip.  Hal  ini  bisa menimbulkan  kerusakan  pada  fisik arsip  yang  berakibat  pula  pada hilangnya  suatu  informasi. Selain itu, banyak pandangan yang mengganggap  bidang  kearsipan tidak penting sehingga menghambat perkembangan bidang kearsipan. 2. Kurangnya  Sumber  Daya  Manusia (SDM) Kendala  dari  sisi  SDM  adalah berkaitan  dengan  kuantitas  dan kualitas.  Jumlah  SDM  bidang kearsipan belum memenuhi kebutuhan  sehingga  arsip  yang No Nama Unit Kerja 1 Fakultas Biologi 2 Fakultas Geografi 3 Fakultas Kedokteran Gigi 4 Fakultas ISIPOL 5 Fakultas Hukum 6 Fakultas Psikologi 7 Dit. Perencanaan 8 Dit. Penelitian 9 Dit. Aset
Tabel 7 Penyerahan Arsip Statis Karena Kegiatan Pembinaan Arsip Unit Kerja
No. Unit Kerja Tahun Jenis Arsip 1. Dit. Perencanaan dan Pengem- bangan (Renbang) 2009 Tekstual; Gambar Teknik dan Kearsitekturan 2. Senat Akademik 2013; 2017 Tekstual 3. Fakultas Kedokteran 2016 Tekstual 4. Resimen Mahasiswa 2016 Tekstual 5. PSBA 2017 Foto 6. Dit. Perencanaan 2017 Tekstual; Gambar Teknik dan Kearsitekturan Tabel 6 Records Center yang Terbentuk dari Kegiatan Pendampingan Arsip
tercipta  tidak  sebanding  dengan jumlah  SDM  yang  ada.  Bahkan banyak  unit  kerja  yang  tidak memberikan  plot  khusus  pegawai sebagai  petugas  arsip.  Biasanya pekerjaan  arsip  hanya  menjadi tugas  tambahan  bagi  salah  seorang pegawai.  Terkait  dengan  masalah kualitas,  biasanya  pegawai  yang ditempatkan  di  bagian  arsip  bukan berlatar belakang pendidikan kearsipan.  Akibatnya  pekerjaan kearsipan lebih sering tidak tersentuh  oleh  pegawai  tersebut. Bahkan  ada  unit  kerja  yang mempunyai arsiparis tetapi arsiparis  tersebut  tidak  diberi pekerjaan  kearsipan.  Apabila  unit kerja  yang  mengajukan  pembinaan tidak  mempunyai  arsiparis  atau pegawai  khusus  untuk  mengelola arsip, Arsip UGM biasanya menyarankan untuk merekrut tenaga  kontrak  dari  alumsi  D3 Kearsipan  UGM  atau  tenaga  paruh waktu dari mahasiswa D3 Kearsipan.  Tenaga  kontrak  atau tenaga  paruh  waktu  tersebut  yang bekerja  untuk  mengolah  dan mengelola  arsip  di  unit  kerja tersebut  dengan  bimbingan  dari arsiparis  yang  ditugaskan  untuk melaksanakan pembinaan arsip unit kerja.
3. Kurangnya sarana dan prasarana.
Keterbatasan  sarana  dan  prasarana kearsipan  yang  sesuai  dengan standard    juga  menimbulkan kesulitan tersendiri dalam pengelolaan  arsip.  Keterbatasan sarana  dan  prasarana  kearsipan yang belum sesuai dengan standard biasanya  terkait  dengan  masalah anggaran  untuk  bidang  kearsipan yang  masih  minim.  Hal  ini  juga diakibatkan karena bidang kearsipan  belum  dianggap  penting maka  alokasi  anggaran  untuk bidang  kearsipan  pun  belum “ dipikirkan ”, belum “ dialokasikan ”
atau  kalaupun  sudah  dianggarkan masih  sangat  kecil.  Hal  ini mengakibatkan  banyak    unit  kerja yang  belum  mempunyai records center . 4.
Sistem Sistem  disini  bisa  berarti  beberapa hal  yaitu  sistem  kearsipan  secara manual,  sistem  kearsipan  secara elektronik  dan  sistem  dalam pembagian  tugas  kearsipan  antara unit  pengolah  dan  unit  kearsipan. Banyaknya  sistem  kearsipan  yang digunakan  oleh  unit  kerja  di lingkungan  UGM  yang  sangat beragam juga menimbulkan masalah tersendiri. Hal ini berkaitan dengan sarana simpan yang berbeda,  cara  penyimpanan  yang berbeda  dan  dalam  pengembangan sistem  elektronik  kearsipan  juga berbeda-beda. Oleh karena itu, sejak tahun  2015  Arsip  UGM  melakukan survei  kearsipan  di  beberapa  unit kerja yang meliputi seluruh fakultas, seluruh  direktorat,  beberapa  pusat studi,  perpustakaan,  laboratorium dan badan usaha di lingkungan UGM dalam  rangka  menyusun  Norma Standar  Prosedur  dan  Kriteria Kearsipan  (NSPK)  bidang  arsip dinamis, yaitu pola klasifikasi arsip, jadwal  retensi  arsip  dan  sistem klasifikasi  keamanan  dan  akses arsip.  Pada  tahun  2018  ini,  semua draf  sudah  berada  dalam  tahan finishing di  Hukum  dan  Organisasi (Hukor) UGM menunggu persetujuan  Rektor  UGM.  NSPK  ini yang akan digunakan dalam menyempurnakan  sistem  kearsipan elektroniknya. Cara Mengatasi Masalah Adapun cara mengatasi permasalahan tersebut yang bisa dilakukan  melalui  kegiatan  pembinaan arsip unit kerja, antara lain:
1. Sumber Daya Manusia (SDM) Memberikan
motivasi dan menyamakan persepsi bahwa bidang kearsipan merupakan bidang yang  penting  kepada  arsiparis/ pengelola arsip agar kinerja arsiparis  dan  pengelola  arsip  bisa meningkat  dan  lebih  baik.  Apabila arsip  terkelola  dengan  baik  akan mudah  ditemukan  jika  suatu  waktu diperlukan sehingga dapat meningkatkan kinerja unit kerja. 2. Sarana dan Prasarana Dalam  kegiatan  pembinaan  arsip unit  kerja,  Arsip  UGM  biasanya memberikan  bantuan  boks  arsip dalam  jumlah  tertentu  kepada  unit kerja  tersebut  untuk  mengenalkan dan memberi contoh sarana penyimpanan arsip inaktif ke dalam boks  arsip  (terutama  bagi  unit kerja/ records  center yang  belum mempunyai  boks  arsip).  Selain  itu, dalam  kegiatan  pendampingan  ini juga memberikan masukan-masukan agar  memanfaatkan  sarana  dan prasarana yang ada secara optimal.
3. Sistem Dalam rangka mengatasi permasalahan terkait sistem, penulis menyarankan  pembenahan  sistem kearsipan  agar  sesuai    dengan ketentuan  yang  berlaku  dan  sesuai dengan  kondisi  unit  kerja,  antara lain dengan menggunakan klasifikasi arsip  untuk  memberkaskan  arsip sehingga  tidak  ada  lagi  pemisahan antara surat masuk dan surat keluar. Dengan  kata  lain  surat  masuk  dan surat  keluar  memberkas  menjadi satu kesatuan sesuai dengan subjeknya masing-masing. Selain itu penulis  juga  memberikan  masukan agar ada pembagian tugas yang jelas antara records center
/ unit kearsipan  dengan  unit  pengolah dengan penunjukan petugas sebagai penanggung  jawab  masing  masing unit tersebut.
Untuk sistem pengarsipan berdasarkan elektronik khususnya untuk arsip inaktif, Arsip
UGM
bekerjasama dengan Direktorat  Sistem  dan  Sumber Daya Informasi  (DSSDI)  UGM  membuat Sistem Kearsipan Inaktif (SIKI) yang dapat  digunakan  oleh  semua  unit kerja di lingkungan UGM.

## KESIMPULAN
Kegiatan pembinaan arsip unit kerja meliputi pembinaan kepada unit kerja dan pembinaan  kepada  SDM  kearsipan. Kegiatan ini merupakan kegiatan pembinaan  kearsipan  di  lingkungan  UGM untuk  melaksanakan  amanah  Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009 . Adanya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan  pengelolaan  arsip  unit kerja  di  lingkungan  UGM,  sehingga  arsip dapat  terkelola  dengan  baik  dan  dapat menyelamatkan  memori  kolektif  bangsa bagi  generasi  sekarang  dan  yang  akan datang. Akan tetapi, dalam pelaksanaannya  kegiatan  pembinaan  unit kerja  ini  masih  menghadapi  berbagai kendala  dan  hambatan.  Melalui  kegiatan pembinaan  arsip  unit  kerja  ini,  penulis berharap  SDM  kearsipan  khususnya arsiparis dan pengelola arsip di unit kerja turut  aktif  pada  saat  kegiatan  pembinaan arsip  unit  kerja  berlangsung  sehingga pengelolaan  arsip  di  unit  kerja  dapat berkesinambungan  dengan  baik  di  masa yang akan datang.  Hal ini sangat penting karena  pengelolaan  arsip  yang  baik  di suatu  perguruan  tinggi  sangat  penting karena perguruan tinggi merupakan salah satu  aset  yang  sangat  berharga  bagi Negara Indonesia.

## DAFTAR PUSTAKA
Sauki  Hadiwardoyo,  2002, Terminologi Kearsipan  Nasional ,  Arsip  Nasional Republik Indonesia, Jakarta.
V.  Wiratna  Sujarwadi,  2014, Metodologi Penelitian ,  Pustaka  Baru  Press, Yogyakarta.
Undang-Undang Dasar Republik Indonesia 1945.
Pembinaan Arsip Unit Kerja Sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
Undang-Undang  No.  14  Tahun  2008 tentang Keterbukaan  Informasi
Publik .
Undang-Undang  No.  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan .
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang - Undang  Nomor  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan .
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  RI  No.  8 Tahun 2009 tentang Program Arsip Masuk Desa.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  RI  No.  7 Tahun  2017  tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip.

## Internet
Tugas  dan  Fungsi  ANRI,  Sumber:  http:// www.anri.go.id/detail/39-102- Tugas-Pokok-Fungsi,  diakses  6 Maret 2018.
Visi  dan  Misi  Arsip  UGM,  Sumber:  http:// arsip.ugm.ac.id/profile/visi-misi, diakses 8 Maret 2018. https://twitter.com/arsipnasionalri/ status/844791356371349506, diakses 27 September 2018.
“ Presiden Canangkan Arsip Masuk Desa ”, http:// edukasi.kompas.com/read/  2009/ 08/31/ 14105690/ Presiden.Canangkan.Arsip.Masuk.D esa, diakses 27 September 2018.
Pembinaan Kearsipan Pemerintah Provinsi Daerah  Istimewa  Yogyakarta  oleh Anna  Nunuk  Nuryani,  Dra.  http:// www.bpadjogja.info/file/ 4e8b8622b11650380def737f68fed ee1. pdf, diakses 5 Juni 2013.
“ Pemilihan  Sistem  Penyimpanan  Arsip  Yang Sesuai ”, https:// www.anugerahdino.com/2014/01/ pemilihan-sistem-penyimpanan- arsip-yang.html, diakses
28 September 2018. “ Masih  Banyak  Instansi  yang  Belum  Tahu Peranan Arsip ” http:// www.suaramerdeka.com/
harian/0507/18/pan02.htm,  5  Juni 2013.