## TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI KLINIK PSC KOTA DOLOKSANGGUL TAHUN 2021
Notapiaman Harefa* )
Author: notapiaman.harefa@stikeskb.ac.id
Program Studi S1-Administrasi Rumah Sakit STIKes Kesehatan Baru

## INTISARI
Klinik merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang  menyediakan  pelayanan  medis  dasar  dan/  atau  spesialistik.  Klinik  PSC  belum  memiliki  Standar Prosedur  Operasional  (SPO)  Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis.  Pada  Klinik  PSC  pasien  yang  datang mendapatkan  nomor  rekam  medis  berbeda  saat  mendaftar  pada  poli  umum  dan  poli  gigi  berdasarkan urutan  pada  buku  register  masing-masing  poli,  sistem  penjajaran  pada  poli  umum  dan  poli  gigi  sama. Tujuan  penelitian  ini  adalah  mengetahui  prosedur  pelaksanaan  sistem  penyimpanan  rekam  medis  dan melakukan perancangan SPO sistem penyimpanan rekam medis di Klinik PSC Kota  Doloksanggul. Jenis penelitian  yang  digunakan  adalah  deskriptif  kualitatif  dengan  pendekatan  studi  kasus.  Subyek  yang digunakan peneliti yaitu ketua mutu Klinik PSC, penanggung jawab Klinik PSC, dan petugas administrasi Klinik  PSC.  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  wawancara  dan  observasi.  Hasil  penelitian  ini mengungkapkan  bahwa  rekam  medis  di  Klinik  PSC  disimpan  di  dalam  rak  penyimpanan  besi  dengan sistem  penyimpanan  rekam  medis  sentralisasi  dan  menggunakan  sistem family  folder .  Pemberian  nama pasien  menggunakan  cara  petunjuk  silang.  Penomoran  menggunakan  unit numbering  system dengan penyusunan nomornya menggunakan alphanumeric numbering . Penjajaran pada Klinik PSC menerapkan metode alphanumeric .  Pengambilan  rekam  medis  belum  memanfaatkan  tracer  sebagai  alat  pengganti rekam  medis  yang keluar. Rekam  medis dikembalikan ke dalam rak penyimpanan setelah 7 (tujuh)  hari disimpan  di  meja  pendaftaran.  Klinik  PSC  belum  melakukan  pemusnahan  sejak  tahun  2014. Menghasilkan rancangan SPO sistem penyimpanan rekam medis di Klinik PSC. Melakukan pembenaran dalam  sistem  penomoran,  menggunakan tracer pada  proses  pengambilan  rekam  medis,  melakukan pemusnahan  rekam  medis  yang  sudah  melampaui  waktu  2  (dua)  tahun,  penambahan  petugas  lulusan rekam medis dan informasi kesehatan dan membuat SPO kegiatan sistem penyimpanan rekam medis pada Klinik PSC.
Kata kunci: Administrasi, Klinik, Sistem Penyimpanan Rekam Medis, SPO

## ABSTRACT
[English Title: Review of Medical Record Filing System in PSC Clinic Doloksanggul City] Clinic is a  health  service  facility  that  organizes  personal  health  services  that  provide  basic  and  /  or  specialist medical services. The PSC Clinic does not yet have a Standard Procedure Operational (SPO) on medical record  filing  system.  At  the  PSC  Clinic  patients  who  come  will  get  a  different  medical  record  number when  registering  at  the  general  clinic  and  dental  clinic  based  on  the  order  in  the  register  book  of  each clinic, the alignment system at the general system and dental clinic are the same. The study aims to know the  procedures  for  implementing  a  medical  record  storage  system  and  design  a  SPO  filing  system  of medical record at the PSC Clinic  Doloksanggul City. The kind of research used a qualitative descriptive case  study  approach.  The  subjects  used  by  researchers  were  the  chair  of  the  PSC  Clinic  quality,  the responsible person of the PSC Clinic, and the administration staff of the PSC Clinic. This research used interviews and observation methods. The results of this study is to reveal that the medical records at the PSC Clinic are saved in an iron storage rack with a centralization medical record filing system and uses a
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
family  folder  system.  Giving  the  patient’s  name  using  the  method  of  cross-reference.  The  numbering method  using  unit  numbering  system by  compiling  the  numbers  using  alphanumeric  numbering.  The alignment  system  at the  PSC  Clinic  applies  the  alphanumeric  method.  Retrieval  of  medical  records  has not used the tracer as substituting for medical records that comes out.  Medical records are returned to the storage  rack  after  7  (seven)  days  stored  at the  registration  desk.  The  PSC  Clinic  has  not  carried  out  an eradication since  2014.    It  produces  a  draft  of  SPO  medical  record  filing  system  in  PSC  Clinic.  PSC Clinic  should  be  justified  for  the  numbering  system,  used  tracers  in  the  process  of  retrieval  medical records, destroyed  medical records that  have exceeded 2 (two) years  validity period, and  made SPO for medical record filing system at the PSC Clinic.
Keywords: Administration, Clinic, Medical Record Filing System, SPO

## 1. PENDAHULUAN
Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam  Medis  disebutkan  pada  bab  IV (empat) tentang penyimpanan, pemusnahan,  dan  kerahasiaan.  Sistem penyimpanan  adalah  salah  satu  kriteria penilaian  untuk  pengambilan  hasil akreditasi  sesuai  Standar  Akreditasi Nasional,  khususnya  pada  fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama.
Salah  satu  fasilitas  pelayanan kesehatan tingkat pertama sesuai dengan  Peraturan  Menteri  Kesehatan Republik  Indonesia  Nomor  9  Tahun 2014  yaitu  tentang  Klinik.  Klinik merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan  kesehatan  perorangan  yang menyediakan  pelayanan  medis  dasar dan/  atau  spesialistik.  Klinik  dibagi menjadi  2  (dua)  jenis  yaitu;  klinik pratama, dan klinik utama.
Berdasarkan  wawancara  yang penulis  lakukan  saat  studi  pendahuluan terhadap  petugas  Klinik  PSC  Kota Doloksanggul,  kegiatan  penyimpanan rekam  medis  menggunakan  family folder  namun  setiap  anggota  keluarga mendapat  nomor  rekam  medis  pada buku  register,  pasien  yang  datang mendapatkan  nomor  rekam  medis berbeda saat mendaftar pada poli umum dan  poli  gigi  berdasarkan  urutan  pada buku  register  masing-masing  poli, sistem  penjajaran  pada  poli  umum  dan poli gigi dibedakan tempat penyimpanannya  namun  penjajarannya sama  yaitu  diurutkan  sesuai  abjad  lalu per  abjadnya  diurutkan  secara  numerik, sistem  penomoran  dan  penjajaran  yang berlaku  sekarang  masih  mengikuti aturan terdahulu tetapi sudah disesuaikan  dengan  aturan  update  dari Badan  Penyelenggaran  Jaminan  Sosial (BPJS)  Kesehatan  dan  tidak        adanya Standar  Prosedur  Operasional  (SPO) yang  menjadi  kebijakan  untuk  sistem
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
penyimpanan  rekam    medis,  selain  itu Klinik  PSC  akan  melakukan  akreditasi pada tahun 2020.
Berdasarkan  Peraturan  Menteri Kesehatan  Nomor  9  Tahun  2014 tentang Klinik Disebutkan  bahwa  puskesmas,  klinik pratama, tempat praktik mandiri dokter, dan  tempat  praktik  mandiri  dokter  gigi wajib terakreditasi setiap 3 (tiga) tahun. Hal ini    menunjukkan bahwa akreditasi klinik pratama digunakan untuk mengukur  mutu  pelayanan  di  klinik pratama  dan  menjaga  mutu  pelayanan secara  berkesinambungan,  oleh  karena itu  perlu  adanya  upaya  evaluasi  setiap kegiatan  pelayanan  guna  persiapan akreditasi  yang  telah  dilakukan  agar klinik pratama dapat lebih siap menghadapi akreditasi selanjutnya.
Berdasarkan uraian tersebut peneliti  tertarik  untuk  mengetahui sistem  penyimpanan  rekam  medis,  dan merancang  SPO  pelaksanaan  prosedur sistem      penyimpanan  pada  Klinik  PSC Kota Doloksanggul.
2. Metode Penelitian
Jenis      penelitian      ini menggunakan metode penelitian deskriptif  kualitatif  dengan  pendekatan studi  kasus.  Metode  penelitian  yang
digunakan adalah wawancara dan observasi.  Subyek  yang  digunakan peneliti  yaitu  ketua  mutu  klinik, penanggung   jawab klinik, dan petugas administrasi klinik.
3. Hasil dan Pembahasan

## Hasil
Pengelolaan  Rekam  Medis  di  Klinik PSC:
a. Sistem Penyimpanan Rekam

## Medis
Rekam  medis  disimpan  dengan sistem family  folder .  Pada  Klinik PSC  terdapat      2  (dua) family  folder yang  dibedakan  menjadi family folde r  poli  pelayanan  umum  dengan warna merah muda dan poli kesehatan  gigi  dengan  warna folder kuning.    Penyimpanan rekam medis diletakkan  pada  lemari  besi  yang terdapat dibelakang meja pendaftaran pasien.  Penyimpanan  antara folder poli  pelayanan  umum  dan  poli kesehatan      gigi  dipisah section penyimpanannya.
Pada Klinik PSC belum tersedia Standar      Operasional  Prosedur (SOP)  yang  mengatur  pelaksanaan sistem  penyimpanan  rekam  medis. Kegiatan  pengelolaan  rekam  medis mengikuti  aturan  terdahulu  yang
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
sudah  ada  sejak  klinik  berdiri.  Pada saat  ini  pengelolaan  rekam  medis  di Klinik  PSC  mengikuti  peraturan yang diberikan oleh BPJS Kesehatan dan Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia.
b. Sistem Penamaan Pasien di Klinik

## PSC
Penulisan    nama    pasien pada rekam medis disesuaikan dengan nama yang   tertera pada Kartu Keluarga pasien yang diberikan saat melakukan pendaftaran bagi pasien baru.
c. Sistem Penomoran Family Folder di Klinik PSC
Penomoran family  folder yang digunakan  terdiri  dari  huruf  dan angka.  Huruf  di  awal  merupakan huruf awal dari nama kepala keluarga  dan  angka  merupakan angka berdasarkan nomor pada buku register  di  Klinik  PSC.  Setiap anggota  keluarga  diberikan  nomor rekam  medis  yang  sama  dengan nomor  rekam  medis  keluarga  pasien tersebut  tanpa  ada  pemberian  angka extra  yang  menunjukkan  posisi seseorang  di  dalam  keluarga,  seperti kode  00  untuk  ayah/kepala  keluarga,
kode  01  untuk  ibu,  kode  02  untuk anak pertama, dan seterusnya.
d. Sistem Penjajaran
pada Penyimpanan  Rekam  Medis  di
Klinik PSC
Penjajaran family  folder pada Klinik  PSC  diletakkan  pada  rak penyimpanan yang berada di
belakang  meja  tempat  pendaftaran pasien. Folder
dijajarkan berdasarkan  urutan  abjad  huruf  awal nama  kepala  keluarga  dan  angka yang  tertera      sebagai      nomor rekam      medis family  folder yang diperoleh dari buku register pasien.
Penjajaran tersebut berlaku untuk family  folder pelayanan  poli kesehatan  umum  dan  untuk  poli kesehatan gigi
e. Sistem Pengambilan Rekam Medis di Klinik PSC
Pelaksanaan pengambilan rekam medis family  folder pasien  tidak memanfaatkan
tracer untuk  digunakan  sebagai petunujuk bahwa rekam medis keluar untuk    pelayanan kesehatan pasien. Di  Klinik  PSC  proses  pengambilan family folder pasien dilakukan dengan cara melihat nomor  rekam  medis  pada family
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
folder ,  nama  kepala        keluarga,  dan alamat dari pasien.
Dengan tidak digunakannya tracer sebagai  penanda family  folder pasien  keluar  dari  rak  penyimpanan,
hal ini dapat mengakibatkan terjadinya missfile family          folder dan terjadi kesalahan dalam pengambilan  maupun  pengembalian family folder di Klinik PSC.
f. Sistem Pengembalian Rekam

## Medis di Klinik PSC
Pengembalian family  folder di Klinik  PSC  terhitung  lambat  karena rekam  medis        yang  sudah  selesai digunakan untuk pelayanan pengobatan  pasien,  rekam  medis disimpan dahulu di meja pendaftaran selama  7  (tujuh)  hari  dengan  alasan untuk  mempermudah  apabila  pasien melakukan kunjungan berobat di hari selanjutnya.
Berikut langkah–langkah
pengembalian rekam medis di Klinik
PSC: 1) Rekam  medis  kembali  setelah selesai digunakan dalam
pelayanan kesehatan.
2) Kemudian  rekam  medis  pasien tersebut  dikumpulkan  dahulu  di meja  pendaftaran  selama  7
(tujuh)  hari  untuk  kepentingan bila  ada  pasien  yang  melakukan kunjungan berobat kembali pada periode  tujuh  hari  tersebut  agar tidak mempersulit dalam pencarian berkas family folder .
3) Jika  setelah    tujuh    hari    tetapi pasien tidak melakukan
kunjungan berobat kembali, maka  rekam  medis  dimasukkan ke  dalam  amplop  (map  berkas rekam    medis)    dan    langsung dimasukkan ke rak penyimpanan berdasarkan urutan alphanumeric (huruf awal    nama    kepala    keluarga dan    nomor        urutan        pada buku register).

## g. Sistem Pemusnahan Rekam Medis di Klinik PSC
Klinik  PSC  belum  melakukan pemusnahan  rekam  medis  sejak pertama kali berdiri hingga sekarang. Family  folder pasien  di  Klinik  PSC yang  sudah  lewat  dari  2  (dua)  tahun tetap disimpan dalam rak penyimpanan, seharusnya rekam medis yang melewati masa simpan 2
(dua) tahun harus segera dimusnahkan untuk menghindari
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
terjadinya penumpukan family folder
pada rak penyimpanan yang menjadikan  family  folder  rusak karena  saling  bertumpuk  di  dalam ruangan  yang  sempit,  dan  akan kesulitan        dalam  pencarian  rekam medis      pasien      saat      akan digunakan dalam menunjang pelayanan pengobatan pasien.
Perancangan  Standar  Operasional Sistem Penyimpanan Klinik PSC
Klinik      PSC      belum      memiliki SPO sistem penyimpanan rekam medis, sedangkan  Klinik  PSC  akan  melakukan reakreditasi  pada  tahun  2020  ini,  yang mana dalam salah satu elemen penilaiannya mengharuskan adanya SPO  dalam  kegiatan        penyimpanan rekam medis. Persiapan menuju
penilaian  akreditasi  Klinik  PSC  masih dalam tahap awal
yaitu mengikutsertakan  petugas  Klinik  PSC pada  pelatihan      persiapan  akreditasi klinik.
Format  dalam  perancangan  SPO Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis mencakup beberapa hal sebagai berikut:
a. Kop/Heading SPO
Kop/ heading pada  SPO  mencakup beberapa item pendukung yaitu :
1) Logo FKTP (Klinik)
Dicantumkan  logo  Klinik  PSC pada  kop/ heading SPO  Sistem Penyimpanan Rekam Medis.
2) Nama FKTP (Klinik)
Diberikan nama Klinik PSC
pada kop/ heading SPO Sistem Penyimpanan Rekam Medis.
3) Judul SPO
Kotak judul diberikan judul SPO Sistem  Penyimpanan  Rekam Medis  sesuai      dengan  proses kerja pada Klinik PSC.
4) Tulisan “SPO”
Digunakan sebagai penanda bahwa  dokumen  ini  adalah Standar  Prosedur  Operasional (SPO).
5) Nomor Dokumen
Diisi   setelah   rancangan   SPO Sistem  Penyimpanan  Rekam Medis  disetujui      oleh  pihak Klinik PSC. Contoh: SPO.RM.01.
6) Nomor Revisi
Diisi  setelah  rancangan  SPO Sistem  Penyimpanan  Rekam Medis  dilakukan  pembenaran dan  disetujui  oleh  pihak  Klinik PSC. Contoh: 00.
7) Tanggal Terbit
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Diberikan  tanggal  terbit  setelah rancangan SPO Sistem Penyimpanan Rekam Medis disetujui  dan  diterbitkan  oleh
pihak  Klinik  PSC  sebagai  dasar baku  penyelenggaraan  sistem penyimpanan rekam medis
Klinik  PSC.  Contoh:  11  Mei
2020.
8) Halaman Disesuaikan dengan jumlah halaman  pada  rancangan  SPO Sistem  Penyimpanan  Rekam Medis  yang  dibuat  peneliti. Contoh: 1 s/d 3.
9) Nama Kepala FKTP (Klinik)
Diisi  nama  kepala  Klinik  PSC guna  keabsahan  SPO  Sistem Penyimpanan    Rekam    Medis yang dirancang oleh peneliti. 10) Tanda  Tangan  Kepala  FKTP
(Klinik) Diberi    tanda    tangan    kepala Klinik  PSC  guna  keabsahan SPO Sistem
Penyimpanan
Rekam  Medis  yang  dirancang oleh  peneliti.  Jika  SPO  disusun lebih  dari  satu  hal  aman,  pada halaman  kedua  dan  seterusnya SPO  dibuat  tanpa  menyertakan kop/ heading .

## b. Komponen dan Isi pada SPO
Merupakan  item  –  item  isi  dari SPO Sistem   Penyimpanan   Rekam Medis
untuk  menjelaskan  alur  prosedur sistem penyimpanan rekam medis di Klinik  PSC      dasar  hukum  yang digunakan  dalam  pelaksanaan  alur tersebut,  dan  unit  apa  saja  yang terakit dalam alur tesebut.
Isi dari SPO Sistem Penyimpanan Rekam Medis setidaknya  memuat  item  seperti diatas.  Berikut  adalah  penjelasan dari item–item isi SPO tersebut:
1) Pengertian
Diisi definisi sistem penyimpanan rekam medis untuk
menghindari pemahaman  yang  mungkin  sulit dipahami  atau  menyebabkan salah  pengertian/  menimbulkan multi  persepsi  pada  definisi sistem penyimpanan rekam medis.
2) Tujuan
Berisi  tujuan  pelaksanaan SPO Sistem Penyimpanan Rekam Medis secara spesifik.
3) Kebijakan
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Berisi      nomor      surat keputusan  dari  kepala  Klinik
PSC yang menjadi dasar dibuatnya SPO sistem penyimpanan rekam medis
Klinik PSC.
4) Referensi
Pada  rancangan  SPO  sistem
penyimpanan rekam medis Klinik  PSC  yang      dibuat peneliti      kolom  referensi      diisi dengan      Peraturan  Menteri Kesehatan  Nomor  269  tahun 2008  tentang  Rekam  Medis, Peraturan  Menteri  Kesehatan Nomor  9  Tahun  2014  Tentang Klinik.
5) Prosedur/ Langkah – Langkah
Menguraikan langkah – langkah kegiatan sistem penyimpanan  rekam  medis  di Klinik PSC untuk menyelesaikan proses kerja
sistem penyimpanan tersebut.
6) Diagram Alur Digunakan sebagai instruksi
kerja  dalam  langkah  –  langkah kegiatan  penyimpanan  rekam medis di Klinik PSC.
7) Unit Terkait
Berisi  unit  –  unit  yang  terkait dalam proses kerja penyimpanan rekam  medis  di  Klinik  PSC yaitu  unit  pendaftaran,  poli pelayanan kesehatan umum, poli pelayanan  kesehatan  gigi  dan mulut, dan unit farmasi.
Pembahasan
Pengelolaan Rekam Medis di Klinik PSC
a. Sistem Penyimpanan Rekam

## Medis di Klinik PSC
Klinik  PSC  menggunakan  cara penyimpanan  rekam  medis  secara sentralisasi. Sentralisasi sendiri menurut  teori  yang  ada  berarti penyimpanan  rekam  medis  pasien dalam  satu  kesatuan  baik  catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama  seorang  pasien  dirawat, disimpan  pada  suatu  tempat  yaitu bagian rekam medis.
Petugas  rekam  medis  pada Klinik  PSC  belum  sesuai  dengan Peraturan  Menteri  Pendayagunaan Aparatur  Negara  Dan  Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30  Tahun  2013  Tentang  Jabatan Fungsional  Perekam  Medis  Dan Angka  Kreditnya  pada  Bab  11 dijelaskan  bahwa  di  lingkungan
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
fasilitas  pelayanan  kesehatan  selain rumah sakit dan puskesmas
menyediakan 2 (dua) orang Perekam
Medis  Terampil  dan  1  (satu)  orang
Perekam Medis Ahli. Pada Klinik PSC penyelenggaraan sistem
penyimpanan    rekam    medis belum berdasarkan      peraturan      baku  atau dalam  arti  lain  belum  memiliki  SPO sistem     penyimpanan rekam medis. Telah dijelaskan bahwa tanpa adanya SPO  sistem        penyimpanan  rekam medis  sebagai  dasar  yang  baku dalam pengelolaan penyimpanan rekam  medis  dapat  menimbulkan hambatan  seperti  antar  petugas  tidak
memiliki kesamaan dalam pengelolaan penyimpanan rekam medis, dan Klinik PSC akan
mengalami kesulitan untuk melakukan  penilaian  mutu  saat  akan akreditasi  karena  kurang  berkas administratif  seperti  berkas  SPO sistem penyimpanan rekam medis.
b. Sistem  Penamaan  Pasien  di  Klinik

## PSC
Pemberian  nama  pasien  pada rekam  medis  Klinik  PSC  sudah sesuai  dengan  teori  yang  ada  yaitu menggunakan  cara  petunjuk    silang
yaitu    penulisan  nama  pasien  yang sesuai  dengan  KTP/  SIM/  PASPOR, diharapkan satu pasienhanya memiliki    satu    nomor    di    rumah sakit/ puskesmas/ klinik.
c. Sistem  Penomoran  Family  Folder di Klinik PSC
Penomoran  family  folder  pada pasien Klinik PSC menggunakan unit numbering  system  yaitu  sistem penomoran  dimana  pada  saat  pasien datang  pertama  kali  untuk      berobat maka  pasien  akan  mendapatkan  satu nomor  rekam  medis  yang  mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan – kunjungan selanjutnya.
Pemberian  nomor family  folder di  Klinik  PSC  menggunakan  metode alphanumeric numbering yang merupakan kombinasi dari huruf dan angka.  Pada  Klinik  PSC  pemberian nomor  terdiri  dari  satu  huruf  pada digit pertama yang berasal dari huruf awal  nama  kepala      keluarga  dan nomor  urutan  nama  kepala  keluarga pada  daftar  nama  dengan  awalan huruf  yang  sama  di  buku  register pasien. Namun menurut teori pemberian nomor apabila
menggunakan  metode alphanumeric
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
numbering kombinasi  digit  huruf berasal  dari  urutan  kunjungan  dan bukan  sebagai  penanda  dari  nama kepala keluarga atau nama pasien itu sendiri.
Klinik  PSC  belum  menerapkan pemberian  family  number  atau  extra nomor        rekam        medis        pada setiap individu dalam keluarga, misal seperti  nomor  1  untuk  kepala keluarga/  ayah,  nomor  2  untuk  ibu, nomor  3  untuk  anak/  keluarga  yang lain, dan seterusnya.
d. Sistem Penjajaran pada
Penyimpanan Rekam Medis di

## Klinik PSC
Penjajaran  family  folder  di Klinik  PSC  menggunakan  sistem penjajaran alphanumeric ,  karena  di Klinik  PSC  nomor  rekam  medisnya menggunakan  metode alphanumeric numbering . Sistem penjajaran alphanumeric berarti penjajaran nama dengan mengurutkan kombinasi  angka  dan  abjad.  Pada Klinik  PSC  menggunakan  cara penjajaran  numeric  jenis  straight numerical  filing  yaitu  suatu  sistem penyimpanan      rekam      medis dengan  mensejajarkan  rekam  medis berdasarkan  urutan  langsung    nomor
rekam medisnya pada rak penyimpanan.  Sebagai  contoh,  nama kepala  keluarga      Bagus      dan nomor      urutan  pada  buku  register adalah  176  maka  ditulis  B176  pada family  folder.  Lalu,  pasien  lain dengan  nama  kepala  keluarga  Bagas dan nomor urutan pada buku register adalah  177  maka  ditulis  B177  pada family folder. Maka untuk penjajarannya      diurutkan      dari nomor  B176  milik  keluarga  Bagus, dan  dilanjutkan  nomor  B177  milik keluarga Bagas begitu seterusnya dan berlaku pada semua abjad.
e. Sistem Pengambilan Rekam Medis di Klinik PSC.
Pelaksanaan pengambilan rekam medis di Klinik PSC belum memanfaatkan alat   bantu pengganti rekam  medis  seperti  tracer.  Menurut Depkes  RI  1997  menyatakan  bahwa tata  cara  pengambilan  berkas  rekam medis  disebutkan  bahwa  setiap berkas rekam medis yang keluar dari ruang penyimpanan harus menggunakan petunjuk   keluar   atau biasa   disebut tracer.
f. Sistem Pengembalian Rekam Medis di Klinik PSC
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Pada Klinik PSC jangka
pengembalian  rekam  medis    untuk dimasukkan    kembali      kedalam  rak penyimpanan  adalah  7  (tujuh)  hari.
Sehingga
pelaksanaan pengembalian rekam medis di Klinik PSC belum sesuai dengan Keputusan Menteri  Kesehatan      Nomor      129 Tahun      2008  tentang  Standar Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit rekam    medik yang lengkap adalah, rekam  medik  yang  telah    diisi lengkap    oleh    dokter    dalam  waktu ≤  24  jam  setelah  selesai pelayanan rawat      jalan      atau      setelah  pasien rawat    inap    diputuskan    untuk pulang,  yang  meliputi  identitas pasien,  anamnesis,  rencana  asuhan, pelaksanaan  asuhan,  tindak  lanjut dan resume.
Setelah  rekam  medis  digunakan untuk penunjang pelayanan kesehatan  pasien  tidak  langsung dikembalikan ke dalam rak penyimpanan namun diletakkan dulu pada  meja  pendaftaran  selama  7 (tujuh)  hari  agar  jika  pasien  datang kembali  untuk  berobat  tidak  perlu mencari  rekam  medis  di  dalam  rak penyimpanan.  Hal  tersebut  tidak sesuai dengan prosedur
pengembalian  rekam  medis  menurut Depkes  RI  1997  rawat      jalan      dan rawat   inap   yang dijelaskan sebagai berikut:
1) Rekam medis pasien rawat jalan yang  telah  dilengkapi  oleh dokter  yang  memeriksa  harus segera  dikirim  ke  unit  rekam medis  sebelum  berakhirnya  jam kerja.
2) Rekam      medis      rawat      inap harus  segera  dikirim  ke  unit rekam  medis  setelah  pasien keluar rumah sakit paling lambat 2 x 24 jam setelah pasien keluar secara lengkap dan benar.
3) Berkas rekam medis yang belum lengkap  dikembalikan  keruang inap  masing  –  masing      untuk segera  dilengkapi  baik  oleh dokter maupun perawat.
4) Rekam        medis        disimpan sebaik mungkin sehingga
apabila diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat.
5) Rekam medis tidak boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang tidak berwenang serta tidak boleh keluar dari    rumah    sakit kecuali        oleh  permintaan pengadilan.
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
g. Sistem  Pemusnahan  Rekam  Medis di Klinik PSC
Penyelenggaraan pemusnahan rekam medis pada Klinik PSC belum terlaksana      sejak      klinik      berdiri yaitu  tahun  2014  hingga  sekarang. Sedangkan, menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 tahun 2008  tentang        Rekam        Medis telah  dijelaskan  bahwa  rekam  medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang –  kurangnya  untuk  jangka  waktu  2 (dua)  tahun  terhitung  dari  tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu  sebagaimana  dimaksud  pada ayat  (1)  dilampaui,  rekam  medis dapat dimusnahkan.
Perancangan Standar Prosedur Operasional Sistem Penyimpanan Klinik PSC
Surat Edaran Direktur Pelayanan
Medik Spesialistik Nomor YM.00.02.2.2.837        pada  buku Pedoman Penyusunan
Dokumen
Akreditasi  Fasilitas  Kesehatan  Tingkat Pertama  menjelaskan      bahwa      tujuan penyusunan  SPO  adalah  agar  berbagai proses  kerja  rutin  terlaksana  dengan efisien,  efektif,  konsisten/  seragam  dan aman,  dalam  rangka      meningkatkan
mutu      pelayanan  melalui  pemenuhan standar  yang  berlaku.  Maka  dari  itu perancangan  SPO  sistem  penyimpanan rekam  medis  di  Klinik  PSC  ini  akan berpengaruh  terhadap  penyelenggaraan sistem  penyimpanan  rekam  medis  agar lebih  konsisten,  efektif,  dan      efisien dalam penyelenggaraannya.
Perancangan  SPO  dapat  membantu Klinik  PSC  dalam  meningkatkan  mutu pelayanan  untuk  pemenuhan  dalam akreditasi  yang  akan  dilaksanakan  pada tahun 2020.
Format      rancangan      SPO berdasarkan  Surat  Edaran  Direktur Pelayanan Medik
Spesialistik  Nomor  YM.00.02.2.2.837 pada buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas
Kesehatan      Tingkat  Pertama  adalah sebagai berikut:
a. Kop/Heading SPO
Kop/ heading pada  SPO  mencakup beberapa item pendukung yaitu :
1) Logo FKTP (Klinik)
Bagi     Klinik     Pratama     dan Tempat      Praktik      Mandiri Dokter/  Tempat      Praktik Mandiri      Dokter  Gigi,  logo yang  dicantumkan  adalah  logo Klinik      Pratama  dan  Tempat
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Praktik      Mandiri      Dokter/ Tempat Praktik Mandiri  Dokter Gigi.  Logo  pada      SPO      yang peneliti      rancang  sesuai  dengan teori tersebut.
2) Nama FKTP (Klinik)
Kolom pemberian nama Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri   Dokter/   Tempat Praktik Mandiri   Dokter   Gigi. Pada   SPO rancangan    peneliti sudah    terisi nama Klinik PSC.
3) Judul SPO
Diberikan   judul/   nama   SPO sesuai  proses  kerjanya.  Kotak judul  pada  SPO  rancangan peneliti  terisi  8  judul      SPO Sistem      Penyimpanan  Rekam Medis.
4) Tulisan “SPO”
Sebagai  penanda  kalau  berkas ini    berisi    alur    prosedur    kerja atau yang biasa    disebut    SPO. Pada rancangan    SPO    peneliti tertera  tulisan  “SPO”  pada kolom tersendiri
5) Nomor Dokumen
Diisi  sesuai  dengan  ketentuan penomoran  yang  berlaku  di FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis      agar      ada
keseragaman.  Pada      SPO peneliti      untuk      nomor dokumen  tidak  terisi    karena SPO  tersebut  sifatnya  masih sementara/  rancangan        belum disetujui        oleh  pihak  Klinik PSC.
6) Nomor Revisi
Diisi    dengan    status    revisi, dapat        menggunakan        huruf dan dapat   juga   menggunakan angka. Nomor   revisi   di   SPO rancangan  peneliti  belum  terisi karena  bersifat  rancangan,  akan dimasukkan apabila sudah disetujui  pihak  Klinik  PSC  dan telah dilakukan pembenaran.
7) Tanggal Terbit
Diberi  tanggal  sesuai  tanggal terbitnya atau
tanggal diberlakukannya  SPO  tersebut. Pada  kolom  ini  belum  bisa  diisi karena  SPO  rancangan  peneliti ini  belum  sebagai  SPO  yang akan digunakan dan diberlakukan pada Klinik PSC.
8) Halaman
Diisi  nomor  halaman  dengan mencantumkan juga total halaman  untuk  SPO      tersebut (misal      1/5).  SPO  rancangan
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
peneliti  pada  kolom  halaman
belum terisi. 9) Nama Kepala FKTP (Klinik) Sebagai keabsahan SPO dicantumkan nama kepala
FKTP.  Pada  SPO  rancangan peneliti  pun  diisi  nama  kepala Klinik  PSC  guna  keabsahan SPO  apabila  disetujui  pihak Klinik PSC. 10) Tanda  Tangan  Kepala  FKTP
(Klinik) Sebagai keabsahan SPO dicantumkan tanda tangan kepala FKTP. Pada SPO
rancangan  peneliti  pun      tertera tanda      tangan      kepala  Klinik PSC      guna      keabsahan      SPO apabila  disetujui  pihak  Klinik PSC.
b. Komponen SPO
Peneliti      mengisi      komponen      SPO berdasarkan   Surat   Edaran   Direktur Pelayanan  Medik  Spesialistik  Nomor
YM.00.02.2.2.837 pada buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi  Fasilitas      Kesehatan Tingkat      Pertama  yang  sebagai
berikut:
1) Pengertian
Diisi  definisi  judul  SPO,  dan berisi penjelasan dan atau definisi  tentang  istilah  yang mungkin  sulit  dipahami  atau menyebabkan  salah  pengertian/ menimbulkan    multi persepsi.
2) Tujuan
Berisi  tujuan  pelaksanaan  SPO secara  spesifik.  Kata  kunci: “Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk.......”.
3) Kebijakan
Berisi  kebijakan  kepala  FKTP yang  menjadi  dasar  dibuatnya
SPO tersebut.
4) Referensi
Berisi dokumen eksternal sebagai  acuan  penyusunan  SPO, bisa  berbentuk  buku,  peraturan perundang–undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
5) Langkah – langkah Prosedur
Bagian  ini  merupakan  bagian utama yang menguraikan langkah–langkah  kegiatan  untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
6) Unit terkait
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Berisi unit–unit yang terkait dan/
atau  prosedur  terkait  dalam proses kerja tersebut.
7) Diagram Alur
Diagram  alur  digunakan  untuk memudahkan dalam pemahaman langkah –langkahnya. Rancangan SPO
sistem penyimpanan rekam medis peneliti pada kolom  pengertian,  tujuan,  kebijakan, referensi,  langkah  –  langkah  prosedur, unit terkait, dan diagram alur telah terisi sesuai  dengan  definisi  pada  masing  – masing komponen dan mencakup penyelenggaraan kegiatan sistem penyimpanan  rekam  medis  pada  Klinik PSC.
4. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
a. Kegiatan pengelolaan sistem
penyimpanan  rekam  medis  pada Klinik  PSC  disimpulkan  sebagai berikut:
1) Klinik  PSC  belum  memiliki dasar  yang  baku  atau  Standar Prosedur Operasional (SPO) untuk  mengatur  pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis.
2) Sistem penyimpanan rekam
medis di Klinik PSC
menggunakan sistem family folder  dengan  cara  sentralisasi. Tempat  penyimpanan  rekam medis  di      Klinik      PSC menggunakan  rak  penyimpanan besi.
3) Penamaan  untuk  pasien  Klinik
PSC menggunakan cara petunjuk  silang  yaitu      sesuai pada kartu identitas yang dibawa pasien saat mendaftar.
4) Penomoran  rekam  medis  pasien di  Klinik  PSC  menjadi  satu dengan  family  folder  pasien tesebut  dengan  menggunakan sistem  unit  numbering  system. Pemberian  nomor  family  folder menggunakan metode alphanumeric  numbering  pada setiap  keluarga  pasien  Klinik PSC  namun  tidak  tertera  angka extra sebagai tanda    kedudukan pasien    dalam keluarga.
5) Sistem  penjajaran  pada  Klinik PSC menggunakan sistem penjajaran sistem penjajaran alphanumeric.  Cara  penjajaran rekam  medsinya  menggunakan jenis straight numerical filing.
6) Pengambilan  rekam  medis  di Klinik  PSC  tidak  menggunakan
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
tracer sebagai alat bantu pengganti  saat  rekam  medis keluar dari rak penyimpanan.
7) Pengembalian rekam medis
Klinik PSC   melebihi   waktu 1
x  24  jam  setelah  digunakan untuk menunjang pelayanan
kesehatan pasien. 8) Klinik PSC belum melaksanakan pemusnahan rekam   medis   sejak tahun 2014 hingga sekarang. b. Perancangan SPO sistem penyimpanan  rekam  medis  Klinik PSC  mengikuti  Surat          Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialistik Nomor YM.00.02.2.2.837 pada buku Pedoman  Penyusunan  Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat  Pertama  untuk  penyusunan kop/heading,  dan  komponen  serta isi dalam rancangan SPO     sistem penyimpanan     rekam medis.
Saran
a.  Diharapkan  pihak  Klinik  PSC melakukan  pembenaran  terhadap sistem  penomoran  rekam  medis pasien.  Jika  menggunakan  sistem family  folder  maka  setiap  anggota keluarga  mendapatkan  angka  extra
2  (dua)  digit  sebagai      kedudukan dalam   keluarga tersebut.
b.  Klinik  PSC  menyediakan  tracer untuk  membantu  dalam  sistem pengambilan  rekam      medis  agar tidak  terjadi  kehilangan  rekam medis,  dan  missfile  jika  rekam medis akan dipinjam untuk pelayanan kesehatan pasien.
c.  Klinik  PSC  diharapkan  dapat melakukan pemusnahan rekam medis  agar  rekam      medis  yang tersimpan  tidak        membuat        rak penyimpanan semakin sempit sehingga  family  folder  baru  sulit untuk disimpan dalam rak penyimpanan.
d.  Dapat  melakukan  penambahan petugas  dari  lulusan  pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan sebagai petugas
administrasi    Klinik    PSC    yang bertanggung    jawab    pada  rekam medis pasien.
e.  Pihak          Klinik          PSC          dapat segera  melakukan        pembuatan SPO  sistem  penyimpanan    rekam medis    yang    akan  bermanfaat sebagaidasar  baku  petugas  dalam melaksanakan    prosedur    sistem penyimpanan  rekam  medis,  dan
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
bahan penunjang dalam
peningkatan      mutu  pelayanan.
SPO      juga      akan      berguna  untuk peningkatan      nilai      saat      Klinik PSC melaksanakan penilaian akreditasi  yang  akan  dilaksanakan pada tahun 2020.
5. Ucapan Terima Kasih
Terima  kasih  kepada  semua pihak  yang  telah  membantu  dalam penyusunan penelitian ini, dan
kepada Poltekkes Kemenkes Doloksanggul yang telah memberikan kesempatan untuk menerbitkan karya tulis ilmiah ini.

## 6. Daftar Pustaka
Anggraeni,  Mekar  Dwi  dan  Saryono.
(2010 ).  Metodelogi  Penelitian Kualitatif  dan  Kuantitatif  dalam Bidang  kesehatan .  Yogyakarta:
Nuha Medika. Badan  Pengembangan  dan  Pembinaan
Bahasa, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia. (2016). Kamus Besar Bahasa Indonesia . Jakarta: Pusat Bahasa Kementerian Pendidikan Nasional. Departemen Kesehatan Republik
Indonesia  Tahun  2006  tentang
Pedoman  Penyelenggaraan  dan Prosedur  Rekam  Medis  Rumah Sakit  di  Indonesia .  Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Direktorat  Bina  Upaya  Kesehatan Dasar. (2015). Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi  Fasilitas  Kesehatan Tingkat Pertama . Jakarta:
Direktorat  Jenderal  Bina  Upaya
Kesehatan Republik Indonesia. Hatta,  Gemala  (Ed).  (2013). Pedoman
Manajemen Informasi
Kesehatan  di  Sarana  Pelayanan Kesehatan . Jakarta: UI Press.
Hidayah,  Aep  Nurul.  (2015).  Konsep Sistem  Penyimpanan  Rekam Medis. (online),
http://aepnurulhidayat.wordpress
.com/2016/04/11/konsep-sistem- penyimpanan-rekam-medis-by- aep-nurul-hidayah, diakses tanggal 5 Desember 2019. Mathar,  Irawati.  (2018). Managemen Informasi Kesehatan
Pengelolaan Dokumen    Rekam Medis .    Sleman: Deepublish.
Khoirunnisa.  (2019). Faktor-Faktor Penyebab  Terjadinya      Misfile di      Bagian      Filing  Rawat
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Jalan   Studi   Kasus   Di   UPT Puskesmas          Sibela          Kota Surakarta .
Doloksanggul:
Jurusan  Rekam  Medis  dan Informasi Kesehatan. Konsil  Kedokteran  Indonesia.  (2006).
Manual Rekam Medis . Jakarta Kristina,  Indah.  &  Hajir  Indriyani.
(2018).  Tinjauan  Penyimpanan
Rekam  Medis  di  Klinik  Prodia
Occupational Health Center Jakarta Selatan. MEDICORDHIF  Jurnal  Rekam Medis . 2. 2-9.
Mardyawati, Eka., & Akhmadi.
(2016).  Pelaksanaan        Sistem
Penyimpanan  Rekam        Medis Family    Folder    di Puskesmas Bayan    Lombok   Utara. Jurnal Kesehatan  Vokasional .    1  (1),
27-33.
Notoatmodjo, Soekidjo. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan .  Jakarta:    Rineka Cipta. Peraturan Menteri Kesehatan Republik  Indonesia  Nomor  9 Tahun  2014  tentang  Klinik .
Jakarta:  Kementerian  Kesehatan
Republik Indonesia.
Peraturan Menteri Kesehatan
Republik  Indonesia  Nomor  46 tahun  2015  tentang  Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,
Tempat      Praktik      Mandiri
Dokter,  dan  Tempat  Praktik
Mandiri  Dokter  Gigi .  Jakarta:
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan
Republik  Indonesia  Nomor  269
Tahun  2008  tentang          Rekam Medis . Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Peraturan  Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi  Republik      Indonesia Nomor      30      Tahun  2013
Tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis Dan Angka  Kreditnya .  Jakarta  :
Kementerian Pendayagunaan Aparatur        Negara  Dan Reformasi   Birokrasi   Republik Indonesia.
Peraturan  Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi  Republik      Indonesia Nomor      35      Tahun  2012
Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan . Jakarta: Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia. Pratiwi,  Ine.  (2017). Redesain  Tracer (Outguide)  Pada  Penyimpanan Berkas Rekam   Medis Di Rumah Sakit  Panti  Nugroho  Sleman
Yogyakarta . Yogyakarta: Sekolah        Tinggi        Ilmu Kesehatan Achmad Yani Yogyakarta.
Sudra,  Rano  Indradi.  (2017). Rekam Medis  (Edisi  2) .  Tangerang
Selatan: Universitas Terbuka.
Susanto,  Edy  dkk.  (2016). Pedoman
Penulisan  Karya  Tulis  Ilmiah . Doloksanggul: Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Semarang. Wijaya,  Lily  dan  Deasy  Rosmala Dewi. (2017). Manajemen
Informasi Kesehatan III:  Sistem dan  Sub  Sistem  Pelayanan RMIK . Jakarta: Badan Pengembangan dan
Pemberdayaan  Sumber      Daya Manusia Kesehatan Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia.