## LANGKAH STRATEGIS MANAJEMEN DALAM MENGHADAPI PENGGUNAAN SITUS SOSIAL MEDIA OLEH KARYAWAN PADA JAM KERJA
Bruri Trya Sartana
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jakarta Jl.Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260, Indonesia
E-mail : bruri.tryasartana@budiluhur.ac.id
Abstract  -- Some  institutions  in  Indonesia has  banned  the  use  of  social  networking systems  at  the  office  either  by  enacting legislation  or  blocking  network  access. Social  networking  system  has  encouraged the  use  of  technology  far  beyond  office systems have been developed. Utilization of electronic  communications  concepts  such as knowledge exchange, groupware, collaboration  and  so  forth  have  been  used effectively  and  efficiently  on  systems  of social  networks  in  the  form  of  group communication  facilities  of  friends,  ideas and  developing  ideas  together.  Based  on the  above,  companies  need  to  adapt  and develop  strategies  that  take  into  account the  risks  and  benefits  of  the  use  of  social media sites in office hours.
Keywords : social media, social networking systems

## 1. Latar Belakang
Saat  ini  situs  sosial  media  seperti Facebook  atau  Twitter  berkembang  sangat pesat  sebagai  salah  satu  cara  untuk berkomunikasi. Sebagai media komunikasi, ada  manfaat  yang  bisa  diambil  dari  sosial media  untuk  mengembangkan  hubungan kerja  walaupun  pasti  ada  resiko  dalam pemanfaatannya.[3]
Indonesia  adalah  negara  pengguna Facebook terbanyak kedua di dunia dengan jumlah  pemakai  hampir  39  juta  orang  dari 706  juta pengguna. [7]
Dengan koneksi terhadap begitu banyak  orang,  dewasa  ini  semakin  banyak pihak,  baik  perusahaan,  lembaga,  maupun individu,  yang  memanfaatkan  jaringan
jaringan  soial  media  sebagai  sarana membantu  kegiatan  perkantoran.  Banyak pihak  menyadari  ini  merupakan  cara  yang efisien dan fokus dalam promosi pemasaran.[3] 10 Negara Terbesar Pengguna Facebook 1. United States 152,897,200 2. Indonesia 39,193,980 3. India 31,207,580 4. United Kingdom 29,853,020 5. Turkey 29,697,480 6. Mexico 27,329,180 7. Philippines 25,535,120 8. France 22,698,940 9. Brazil 22,689,780 10. Germany 19,997,700
Gambar 1: Pengguna Facebook di Indonesia
Pemblokiran  pemakaian  sosial  media  pada jam kerja di Indonesia misalnya,  dilakukan di  beberapa  lingkungan  kantor  Pemerintah Kota  (Pemkot)  seperti  di  Yogyakarta ,Balaikota  Bogor,  Malang  dan  Jombang yang  memblokir  situs  Facebook  dan kemudian juga menimbulkan kecaman oleh karyawan sebagai penggunanya. [4] [5]
Berdasarkan hal diatas, sebaiknya
perusahaan perlu beradaptasi dan
mengembangkan
strategi
yang mempertimbangkan  resiko  dan  manfaat dari  pemanfaatan  situs  sosial  media  dalam membantu tugas karyawan.

## 2. Penggunaan  Situs  Sosial  Media  di Perkantoran
Untuk  mendukung  konsep  paperless  office dalam  mengurangi  penggunaan  kertas, dalam  pelaksanaan  kegiatan  perkantoran, terkadang  karyawan  menggunakan  situs sosial media sebagai alat bantu komunikasi sekaligus hiburan dan selingan.
Dalam  banyak  kasus,  pemakaian  sistem jejaring  sosial  ini  lebih  mendominasi  jam- jam kerja karyawan dibanding
pengoperasian sistem
informasi perkantoran  yang  seharusnya  digunakan. [1]  Beberapa  institusi  juga  telah  melarang penggunaan sistem jejaring sosial pada jam kantor  baik  dengan  cara  memberlakukan peraturan  maupun  bloking  akses  jaringan [2].  Daripada  melarang  penggunaannya, sebaiknya  dibuatkan  aturan  dan  kebijakan dan  jika  memungkinkan  elemen-elemen sistem jejaring sosial tersebut diintegrasikan  dalam  sistem  informasi perkantoran  sedemikian  hingga  selain dalam rangka menyelesaikan pekerjaan dan sekaligus bersifat menghibur tanpa kehilangan  efisiensi  dan  efektivitas  kerja pengguna.
Sistem  jejaring  sosial  telah  mendorong penggunaan  teknologi  jauh  melampaui sistem-sistem  perkantoran yang  telah dikembangkan.
Berbagai konsep pemanfaatan  komunikasi  elektronik  seperti
knowledge exchange, groupware,
kolaborasi dan sebagainya telah digunakan secara  efektif  dan  efisien  pada  sistem- sistem jejaring sosial dalam bentuk fasilitas komunikasi
kelompok pertemanan, berbagai  pemikiran  serta  pengembangan ide bersama.
3. Resiko  Penggunaan  Sosial  Media  di Perkantoran Beberapa hal yang ditakutkan perusahaan apabila memperbolehkan pengunaan  sosial  media  di  tempat  kerja antara lain adalah [6]:
a. Menurunnya produktivitas karyawan Menurunnya  produktivitas  karyawan adalah alasan yang paling umum ditakutkan oleh manajemen. Dewan Kota Portsmounth Inggris  melarang  akses  ke  sosial  media setelah  meneliti  bahwa  beberapa  pegawai menghabiskan  hampir  400  jam  sebulan  di jaringan  sosial.  Studi  yang  dilakukan Nucleus  Research  menemukan  bahwa  1 dari  33  pegawai  membuat  profil  Facebook mereka  ditempat  kerja,  dan  87  persen mengatakan  bahwa  pada  dasarnya  mereka mengakses  Facebook  yang  tidak  ada hubungannya dengan pekerjaan
b. Pencurian identitas pengguna dan
kebocoran data
Situs  sosial  media  dapat  disusupi  oleh malware  dan  spyware  yang  ditanamkan oleh cybercriminal .  Program  ini  dapat mengakibatkan kehancuran jaringan internal  dan  data  perusahaan.  Pencurian identitas  user  dan password juga  sangat mungkin  terjadi  dengan  demikian  akan merepotkan  dan  membuang  waktu  untuk divisi TI karena harus membentengi sistem dan membersihkannya bila terjadi pencurian atau kebocoran data.
c. Terancamnya Rahasia Perusahaan Untuk mendapatkan informasi
mengenai  perusahaan,  para  cybercriminal akan  mencoba  untuk  berhubungan  dengan pengguna didalam perusahaan tersebut, hal itu  dilakukan  karena  para  pengguna  yang naïf  seringkali  lebih  terbuka  tentang informasi  pribadi  atau  rahasia  di  situs jaringan sosial.
d. Bandwidth Killer
Penggunaan  bandwidth  yang  sangat besar  terjadi  pada  saat  banyak  karyawan mengakses media  streaming ,  video  atau mendownload Youtube. Hal itu menyebabkan aplikasi-aplikasi bisnis
penting bisa menjadi lebih lambat,
akhirnya perusahaan
mengalami produktivitas  atau  mengeluarkan  dana untuk memperbesar bandwidth

## 4. Manfaat Sosial Media di Perkantoran
Sebagian besar karyawan muda saat ini tumbuh  tidak hanya  di  internet, tetapi  juga di  lingkungan  mobile  seperti  SMS, chatting, blog dan jaringan social.
Kebiasaan  ini  akan  dibawa  kedalam lingkungan kantor dan  sudah menjadi gaya hidup mereka.
Larangan  terhadap  penggunaan  sosial media media pada jam kerja, mungkin akan membuat  mereka  frustasi  atau  benci terhadap  perusahaan  dan  menjauhkan mereka  dari  tempat  dimana  mereka  dapat melakukan  pekerjaan  dengan  baik  atau menghasilkan  ide-ide  kreatif.  Bahkan mungkin saja seorang calon karyawan yang memiliki  keahlian  yang  dibutuhkan  oleh perusahaan  akan  menolak  bila  perusahaan memiliki kebijakan pelarangan penggunaan jaringan sosial media. Survei yang dilakukan  oleh Diacon menyebutkan  16 persen responden kebijakan Internet perusahaan  akan  mempengaruhi  keputusan mereka untuk bergabung dengan perusahaan  tersebut,  dan  persentase  ini akan  meningkat  seiring  dengan  banyaknya karyawan muda yang membanjiri lapangan kerja.  Jika  manajemen  ingin  menarik individu tebaik, mereka harus di perhatikan.
Berikut  adalah  beberapa  manfaat  dari sosial media hasil survey beberapa institusi [6]:
1.  Meningkatkan pengetahuan dan memicu kreativitas Survei  yang  dilakukan  oleh Dynamic Market di Eropa terhadap 2.000 orang, dan 65 persen  menyatakan  bahwa  sosial  media di  tempat  kerja  membuat  mereka  lebih produktif,  dan  45 persen  mengatakan telah memicu  kreativitas.  Ini  karena  diskusi  di
sosial media memungkinkan pegawai untuk melakukan brainstorming dengan  rekanan perusahaan  dan  teman-teman,  dan  proses ini mendorong pendekatan-pendekatan inovatif  terhadap  masalah-masalah  yang tampak  sulit.  Sosial  media  memungkinkan pegawai  untuk  meningkatkan  pengetahuan dengan  berhubungan  dengan  orang  yang ahli, dan mempunyai minat yang sama.

## 2.  Meningkatkan  jumlah  pelanggan  dan menjaga koneksi
Selain  itu,  sosial  media  membantu pegawai  tetap  berhubungan  dengan  teman- teman  sekolah  dan  kampus  yang  kini memiliki  karier  di  berbagai  industri,  yang dapat menjadi mitra berharga atau
pelanggan. Sosial media juga menyediakan akses  ke  orang  dan  peluang  yang  sangat sulit dijangkau. Dengan lebih dari  700 juta pengguna aktif Facebook, dan meningkatnya jumlah anggota situs
berorientasi bisnis seperti LinkedIn, menjadikan  sosial  media  suatu  peluang untuk membuat dan menjaga koneksi.

## 3.   Sumber informasi yang luar biasa
Studi  yang  dilakukan  MIT menemukan bahwa  pekerja  dengan  jaringan  terbesar tujuh  persen  lebih  produktif  disbanding mereka  dengan  teman  Facebook  atau Twitter  yang  lebih  sedikit.  Sosial  media dapat  menjadi  sumber  informasi  yang  luar biasa  tentang  pelanggan,  pegawai,  calon pegawai, pesaing, kondisi industri anda saat ini,  dan  apa  yang  dikatakan  orang  tentang perusahaan anda.
4.   Menjadi alat pemasaran yang efektif
Sosial media perusahaan, blog dan lain- lain juga bisa menjadi alat pemasaran yang sangat beharga. Situs sosial media
perusahaan memungkinkan
bagian penjualan  dan  pemasaran  untuk  terlibat lebih  intim,  dan  berdialog  secara  interaktif dengan pelanggan. Komunikasi dua arah ini tidak  mungkin  dilakukan  jika  perusahaan hanya  mengandalkan  situs  web  biasa  dan iklan.
Menghabiskan  waktu  pada  jam  kerja telah  ada  sebelum  sosial  media  banyak digunakan.  Selain  itu,  orang-orang  yang menghabiskan  waktu  di  situs  tersebut
mungkin  akan  mencari  cara  lain  untuk menghabiskan  waktu  jika  situs  tersebut dilarang.  Meskipun  jika  pegawai  memang menghabiskan  waktu,  bagaimana  jika mereka  memenuhi  atau  melampaui  target, dan atau mereka telah melakukan pekerjaannya dengan baik ?.

## 5. Langkah Langkah Manajemen Menghadapi Situs Sosial Media
Dari  pemaparan  resiko  dan  manfaat diatas,  perusahaan  seyogyanya  mencari jalan  yang  terbaik  agar  penggunaan  sosial media  dapat  bermanfaat  dan  mengurangi resiko-resiko  yang  terjadi.  Berikut  adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan [7][8][9]:

## 1. Melakukan Pelatihan dan Sosialisasi
Karyawan  yang  mengirim  e-mail,  SMS, Instant  massage atau  mengaksese  situs Internet  manapun,  tidak  hanya  situs  sosial media,  harus  diberikan  pelatihan  dan sosialisasi  agar  mengetahui  bahwa  resiko yang  terjadi  dalam  penggunaan  internet seperti virus, malware, pencurian identitas, kebocoran  data,  dan  terungkapnya  rahasia perusahaan  dapat  dicegah.,  dan  menjadi bagian dari orientasi pegawai baru.  Karena sosial  media  sangat  popular,  dan  menjadi tempat  kerja  kedua  bagi  banyak  pegawai. Perlu  adanya  perhatian  khusus  terhadap informasi  perusahaan  yang  terekspos  di situs tersebut.

## 2. Membuat Aturan dan sanksi
Perusahaan harus menyatakan dengan jelas informasi apa saja yang dapat dipublikasikan  pada  situs  jaringan  sosial, apa yang rahasia, apa yang dapat dikatakan mengenai  perusahaan,  situs  mana  yang dapat  dikunjungi  pegawai,  dan  kapan mereka dapat melakukannya (misalnya saat makan  siang  atau  waktu  istirahat  lainnya). Kebijakan  bisa  berupa  pengecualian  untuk bagian  tertentu,  seperti  staf  promosi  dan pemasaran,  yang  mungkin  pelu mengakses situs  sosial  media  lebih  sering  karena alasan  pekerjaan,  tapi  pengecualian  ini harus demi kepentingan perusahaan.
Membatasi  sosial  media  pada  jam  tertentu dan bagian tertentu, akan otomatis berdampak terhadap penggunaan bandwidth dengan mengurangi waktu yang dihabiskan dan jumlah orang yang mengakses situs. Hal yang sama pentingnya adalah komitmen manajemen untuk menegakkan kebijakan. Pada kasus ekstrem,  terkadang  hal  ini  bisa  berarti pemutusan  hubungan  kerja,  terutama  jika pekerjaan  telah  diperingatkan  sebelumnya, melanggar hukum  di  Internet,  atau melalui jalan  belakang.  Jika  pegawai  tidak  diberi sanksi ketika melanggar, mereka tidak akan menganggap kebijakan secara serius.

## 3. Web filtering
Terakhir,  perusahaan  harus  berinvestasi pada  sistem  web  filtering  yang  akan membantu  penerapan  aturan  seefektif mungkin, serta melindungi jaringan internal dari  malwere.  Dengan  menggabungkan sosialisasi, aturan, sanksi, dan web filtering,  perusahaan  dapat  menggambil keuntungan  dari  sosial  media  sekaligus melindungi diri dari menurunnya produktivitas, malwere, pencurian identitas, kebocoran  data,  dan  terungkapnya  rahasia perusahaan. Pegawai menjadi lebih senang, lebih produktif dan efektif, dan orang muda berbakat  lebih  bersedia  bergabung.  Ini adalah  solusi win-win bagi  manajemen maupun pegawai.

## 6. Kesimpulan
Penggunaan sosial media saat ini sudah merupakan  gaya  hidup  bagi  banyak karyawan muda. Manajemen harus mencari langkah strategis yang  terbaik agar karyawan  ini  tidak  frustasi  dan  membenci perusahaan  dan  menjauhkan  mereka  dari tempat  kerjanya  sendiri  hanya  untuk mencari cara agar tetap dapat menggunakan sosial  media.  Langkah  strategis  seperti melakukan  pelatihan,  sosialisasi  tentang ancaman virus, malware, aturan dan sanksi tentang penggunaannya pada jam kerja dan melakukan  web  filtering  adalah  langkah yang  tepat  untuk  menghadapi  situasi tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Dwyer , C., Hiltz S., Widmeyer,G., “Understanding Development and Usage of Social Networking Sites: The Social Software Performance Model,” Proceedings ofthe 41st Hawaii International Conference on System Sciences, 2008 [2] Malkin, Bonie , “Facebook banned by City firms,” Telegraph.co.id http://www.telegraph.co.uk/news/ukn ews/1558630/Facebook-banned-by- Cityfirms.html. 2007
[3] Meyer, Gordon, “My Paperless Office,” Reviews ,
http://www.oreillynet.com/mac/blog/2 007/11/my_paperless_office.htm l
2007
[4]http://kesehatan.kompas.com/read/2009/ 09/05/01433194/larangan.buka.facebo ok.dan.ym.di.pemkot.surabaya [5]http://www.tempointeraktif.com/hg/it/20
09/10/05/brk,20091005-
200880,id.html?page=2
[6]http://blog.fastncheap.com/resiko-dan- manfaat-jaringan-sosial-di-tempat- kerja/
[7] http://www.checkfacebook.com/
[8]http://socialtimes.com/5-social-media- risks-for-companies-and-employees- and-how-to-prevent-them_b14745
[9]http://sustainablebusinessforum.com/mat t-mcgonegle/50619/managing-your-
company-s-social-media-risk