Rancang Bangun Apartment Inventory System (APINSYS)
Miwan Kurniawan Hidayat 1 , Suryanto 2 , Muhammad Ikbal Tajudin 3
Universitas Bina Sarana Informatika Email: miwan@bsi.ac.id 1 , suryanto.syt@bsi.ac.id 2 , ikbaltajudin14@gmail.com 2

## Abstract
The limited area of residential land compared to the current population growth is one of the factors driving the construction of apartments as residential places that are commercialized either by buying or renting systems. To create  a  safe  and  comfortable  residential  environment,  good  management  is  needed  in  managing  it.  Apartment Inventory  System  is  a  system  that  provides  information  services  on the  results  of  processes  consisting  of  incoming goods, warehousing, outgoing goods and reporting. In order to improve the performance of inventory management in apartments, it is necessary to design and build an inventory information system that provides information services in the form of reports required by the apartment management. The system designed can simplify, speed up and reduce error  rates  in  data  processing  compared  to  the  manual  method.  The  system  was  developed  using  the  waterfall method  and  uses  PHP  and  MySQL  databases,  which  are  expected  to  assist  management  in  managing  inventory data.
Keywords : system; information system; inventory

## Abstrak
Luas lahan permukiman yang terbatas dibandingkan pertumbuhan jumlah penduduk saat ini menjadi salah satu  faktor  pendorong  pembangunan  apartemen  sebagai  tempat  hunian  yang  dikomersialisasikan  baik  dengan sistem beli atau sewa. Untuk mewujudkan lingkungan permukiman  yang aman dan nyaman diperlukan manajemen yang  baik  dalam  mengelolanya. Apartment  Inventory  System merupakan  suatu  sistem  yang  memberikan  layanan informasi  hasil  dari  proses-proses  yang  terdiri  barang  masuk,  pergudangan,  barang  keluar  dan  pelaporan.  Dalam rangka  peningkatan  kinerja  manajemen  persediaan  barang  pada  apartemen  perlu  dirancang  dan  dibangun  suatu sistem  informasi inventory yang  memberikan  layanan  informasi  berupa reports yang  diperuntukan  bagi  manajemen apartemen.  Sistem  yang  dirancang  dapat  mempermudah,  mempercepat  dan  mengurangi  tingkat  kesalahan  dalam pengolahan  data  dibandingkan  dengan  cara  manual.  Sistem  dikembangkan  dengan  metode waterfall dan menggunakan PHP serta basis data MySQL, yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam mengelola data persediaan barang.
Kata Kunci: sistem; sistem informasi; persediaan

## I. PENDAHULUAN
Pada  era  ini  pertumbuhan  apartemen  di perkotaan begitu pesat dan beragam pilihan. Hal ini seiring dengan pertumbuhan jumlah penduduk yang  diikuti  dengan  kebutuhan  akan  tempat hunian.  Pemilihan  apartemen  sebagai  tempat hunian  perlu  mempertimbangkan  banyak  faktor diantaranya  yaitu  keamanan  dan  kenyamanan. Untuk mewujudkan lingkungan permukiman yang aman  dan  nyaman  diperlukan  manajemen  yang baik  dalam  mengelolanya.  Salah  satu  hal  yang penting  pada  berbagai  bidang  usaha  masa  ini yaitu  manajemen  informasi,  atau  dengan  kata lain  bagaimana  cara  mengelola  data-data  yang terkait  dengan  suatu  perusahaan  supaya  lebih efektif,  akurat  dan  efisien  sesuai  dengan kebutuhan. Teknologi saat ini khususnya teknologi  informasi  telah  hadir  dan  berperan sebagai teknologi pendukung dalam pengelolaan data  sehingga  menghasilkan  informasi-informasi yang  cepat  dan  akurat  sebagai  pertimbangan untuk mengambil keputusan  pada tingkat manajemen pada suatu organisasi.

## II. MASALAH
Pengelolaan  persediaan  barang  pada manajemen  apartemen  jika  dilakukan  secara manual  maka  akan  berdampak  terhadap  proses
pengolahan  data  terutama  dari  sisi  kecepatan dan  keakuratan  informasi  yang  dihasilkan. Beberapa hal yang menjadi masalah yaitu:
1.  Keterlambatan  penanganan  dokumen  yang masuk  atau  keluar  yang  terkait  dengan persediaan barang.
2.  Duplikasi  suatu  data  yang  disebabkan  input data yang sama secara berulang.
3.  Memungkinkan  informasi  tidak  akurat  yang berpengaruh kepada pengambilan keputusan.

## III. METODE
Strategi  untuk  mandapatkan  solusi  dari masalah yang dihadapi adalah dengan menyusun tahapan langkah kerja, yaitu:

## Pengumpulan Data
A.  Observasi
Tahap  observasi  dilakukan  dengan  cara mengamati  manajemen  persediaan  barang suatu  apartemen  guna  mendapatkan  data dan informasi yang tepat sesuai masalah.
B.  Wawancara
Tahap lain yang dilakukan guna mendapatkan data adalah melakukan
wawancara  yaitu  bertanya  kepada  pihak yang terkait dengan   manajemen persediaan barang di apartemen.
C.  Studi Pustaka Buku  dan  tulisan  ilmiah  sebagai  sumber rujukan  ketika  mengumpulkan  data  tentang manajemen persediaan barang.

## Pengembangan Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen (SIM) berkaitan  dengan  perencanaan,  pengembangan, manajemen,  dan  penggunaan  alat  teknologi informasi  untuk  membantu  ketika  melakukan semua tugas yang berkaitan dengan pemrosesan informasi  dan  manajemen  (Haag  &  Cummings, 2013).
Data  adalah  fakta  yang  belum  matang menggambarkan  suatu  fenomena  seperti  tingkat panas  udara  saat ini,  harga  sewa  film,  atau  usia seseorang.  Informasi  adalah  data  yang  memiliki makna  tertentu  dalam  konteks  tertentu  (Haag  & Cummings,  2013).  Contohnya  adalah  data  suhu saat ini akan menjadi informasi ketika menentukan  jenis  pakaian  yang  digunakan sesuai suhu saat ini. Contoh lain yaitu ketika data usia  sekelompok  orang  akan  menjadi  informasi usia rata-rata, usia termuda dan usia tertua.
Gambar 1. Data dan Informasi
Manajemen mengoordinasikan dan mengawasi  kegiatan  kerja  orang  lain  sehingga kegiatan mereka diselesaikan secara efisien dan efektif.  Efisiensi  mengacu  pada  mendapatkan hasil  terbanyak  dari  jumlah  input  yang  paling sedikit.  Sesuatu  yang  efektif  bisa  digambarkan sebagai  "melakukan  sesuatu  yang  tepat"  yaitu melakukan  aktivitas  kerja  yang  akan  membantu organisasi  mencapai  tujuannya  (Robbins  & Coulter, 2013).
Semua  organisasi  memiliki  beberapa  jenis perencanaan  dan  sistem  kontrol  persediaan. Sebuah  bank  memiliki  metode  untuk  mengontrol persediaan  tunainya.  Sebuah  rumah  sakit memiliki  metode  untuk  mengontrol  persediaan darah  dan  obat-obatan.  Badan  pemerintahan, sekolah,  serta  setiap  organisasi  manufaktur  dan produksi  pada  dasarnya  perlu  memperhatikan perencanaan  dan  kontrol  persediaan  (Heizer  & Render, 2008).
System  Development  Life  Cycle (SDLC) adalah  tahapan  langkah  demi  langkah  yang terstruktur guna mengembangkan sistem informasi.  Ini  mencakup  tujuh  fase  utama  dan berbagai  kegiatan  di  dalamnya  (Haag  & Cummings,  2013).  Versi  SDLC  ini  disebut  juga dengan  metode  waterfall  yang  terdiri  dari langkah-langkah  secara  linear  serta  sekuensial. Langkah  yang  dilalui  pada  setiap  tahap  yaitu
perencanaan, analisis, perancangan, pengembangan,  uji  coba,  implementasi  dan tahap yang terakhir yaitu pemeliharaan. A.  Perencanaan ( Planning )
- Menentukan sistem yang akan
dikembangkan.
- Menentukan ruang lingkup proyek.
- Membuat perencanaan proyek.
B.  Analisis
- Menganalisis kebutuhan sistem C.  Perancangan ( Design )
- Merancang  kebutuhan  teknis  pendukung sistem.
- Merancang model sistem.
D.  Pengembangan ( Development )
- Membangun arsitektur teknis.
- Membangun basis data dan program.
E.  Pengujian ( Testing )
- Menentukan  kondisi  sistem  yang  akan diuji.
- Melakukan uji coba terhadap sistem.
F.  Implementasi
- Menulis  dokumentasi  pengguna  secara rinci.
- Menyediakan  pelatihan  bagi  pengguna
sistem. G. Pemeliharaan ( maintenance )
- Membangun help  desk untuk  mendukung pengguna sistem. - Menyediakan suatu lingkungan yang mendukung perubahan sistem.
Gambar 2 . SDLC Waterfall
Basis  data  adalah  sekumpulan  informasi yang dikelola dan diakses sesuai dengan struktur logis  dari  informasi  itu  (Haag  &  Cummings, 2013).  Basis  data  relasional  (RDMS)  secara logika  menggunakan  tabel  dua  dimensi  yang direlasikan  untuk  menyimpan  informasi  dalam bentuk  basis  data.  Langkah  dalam  proses perancangan RDBMS adalah:
A.  Menentukan setiap entitas dan primary keys .
B.  Menentukan relasi antar entitas.
C.  Menentukan  informasi  ( fields )  untuk  setiap relasi.
D.  Menggunakan data  definition  language
(DDL) untuk membuat basis data.
PHP  adalah  perangkat  lunak untuk mengembangkan  program  berbasis  web  yang dinamis serta dapat ditulis pada dokumen HTML. PHP  berupa  skrip  program  yang  dapat  bekerja disisi  server  (Prabowo  &  Syani,  2017). Hyper Text  Markup  Language (HTML)  merupakan dokumen teks  yang  dapat  dibuat  menggunakan editor teks  apapun.  Dokumen  ini  disebut  juga sebagai halaman web.
Pada  penelitian  yang  telah  dilakukan  saat ini  terkait  dengan  pengembanagan  apliaksi sistem inventory ,  yaitu  penelitian  Sitiani  Zalukhu dan  Inge  Handriani  pada Journal  Scientific  and Applied  Informatics (2019)  yang berjudul  Analisa Dan  Perancangan  Aplikasi  Sistem  Inventory (Studi  Kasus:  PT.  Cakra  Medika  Utama), dijelaskan  bahwa  perancangan  sistem inventory bisa  mengatasi  masalah  yang  dihadapi  pada sistem sebelumnya yaitu pendataan dan pelaporan input dan output barang  masih dilakukan  dengan  cara  pencatatan  pada  suatu buku besar yang memerlukan waktu yang cukup lama dalam menyelesaikan setiap informasi yang diperlukan (Zalukhu & Handriani, 2019).

## IV. PEMBAHASAN Analisis Kebutuhan
Sistem inventory yang dikembangkan berdasarkan  hasil  identifikasi  kebutuhan  sistem yang  dilakukan  pada  tahap  analisis.  Beberapa form yang dirancang yaitu:
1. Form Login 2. Form Dashboard
 Rekap barang
 Rekap supplier
 Rekap persediaan
 Rekap user
 Rekap transaksi masuk
 Rekap transaksi keluar
3. Form Supplier
4. Form Satuan Barang
5. Form Jenis Barang
6. Form Barang
7.  Laporan Barang Masuk
8.  Laporan Barang Keluar
Rancangan Database
Pembuatan  d atabase sistem inventory ini menggunakan software MySQL . Database yang dibuat  bernama  persediaan_barang  dengan spesifikasi tabel sebagai berikut:
Tabel 1. Spesifikasi Tabel User Atribut Tipe Panjang Ket id_ user Int 11 Primary Key Nama Varchar 50 Username Varchar 50 Email Varchar 100 no_telp Varchar 15 Password Varchar 255 created_at Int 11
Foto Text is_active
Tinyint 1 Tabel 2. Spesifikasi Tabel Supplier Atribut Tipe Panjang Ket id_ supplier Int 11 Primary Key nama_ supplier Varchar 50 no_telp Varchar 15 Alamat Text
Tabel 3. Spesifikasi Tabel Barang Atribut Tipe Panjang Ket id_barang Char 7 Primary Key nama_barang Varchar 225 Stok Varchar 11 satuan_id Varchar 11 jenis_id Varchar 11 Tabel 4. Spesifikasi Tabel Jenis Atribut Tipe Panjang Ket id_jenis Int 11 Primary Key nama_jenis Varchar 20 Tabel 5. Spesifikasi Tabel Satuan Atribut Tipe Panjang Ket id_satuan Int 11 Primary Key nama_satuan Varchar 15 Tabel 6. Spesifikasi File Barang Masuk Atribut Tipe Panjang Ket id_barang_masuk char 16 Primary Key
supplier _id Int
user_ id Int
11 barang_id char 7 jumlah_masuk Int 11 tanggal_masuk date

## Tabel 7. Spesifikasi File Barang Keluar
Akronim Tipe Panjang Ket id_barang_keluar Char 16 Primary Key user_ id Int 11 barang_id Char 7 jumlah_masuk Int 11 tanggal_masuk Date

## Implementasi
Hasil  implementasi  pengembangan  sistem ini  berupa  aplikasi Apartment  Inventory  System (APINSYS)  yang  apartemen  yang  ditunjang dengan hardware , software ,  basis  data  dan antarmuka pengguna sebagai penghubung antara user dengan sistem.
Gambar 4 . Dashboard
Gambar 5 . Form Supplier
Gambar 6 . Form Satuan
Gambar 7 . Form Jenis
Gambar 8 . Form Barang
Gambar 9 . Form Barang Masuk
Gambar 10 . Form Barang Keluar
Gambar 11 . Laporan Barang Masuk
Gambar 12 . Laporan Barang Keluar
Pengujian  terhadap Apartment  Inventory System (APINSYS)  yang  dibuat  menggunakan blacbox testing yang fokus pada proses masukan dan  keluaran  ketika  aplikasi  persediaan  barang berjalan.
Tabel 8. Hasil Pengujian Form Login No Skenario Pengujian Hasil Pengujian
Kesimpulan 1. Username dan
Password blank kemudian klik tombol login Sesuai Harapan
Valid
2. Mengetikan Username dan Password blank kemudan klik login Sesuai Harapan Valid
dan Password
diisi kemudian klik Login Sesuai
Harapan Valid 4. Mengetikan suatu kondisi false pada username atau password
Sesuai Harapan Valid 5. Mengetikan
Username serta
Password dengan tepat lalu klik login Sesuai Harapan Valid Tabel 9. Hasil Pengujian Form Barang No Skenario Pengujian Hasil Pengujian Kesimpulan 1. Semua yang ada di data barang tidak di isi (kosong), lalu klik simpan Sesuai
Harapan Valid 2. Mengisi semua data barang dengan benar
(tidak kosong), lalu klik simpan
Sesuai Harapan Valid 3. Admin  ingin mengedit salah satu data barang, klik edit Sesuai Harapan Valid Tabel 10. Hasil Pengujian Form Barang Keluar No Skenario Pengujian Hasil Pengujian Kesimpulan 1. Tidak mengisi
Field barang,
stok (kosong), lalu klik simpan Sesuai Harapan
Valid 2. Mengisi Field barang, jumlah keluar  dengan benar (tidak kosong), lalu klik simpan
Sesuai Harapan Valid 3. Admin ingin menghapus salah satu data barang keluar, klik hapus Sesuai Harapan Valid

## V. KESIMPULAN
Hasil  penerapan Apartment  Inventory System (APINSYS)  dapat  diambil  beberapa kesimpulan yaitu:
1.  APINSYS  bisa  meningkatkan  efisiensi  waktu dalam  menyampaikan  informasi  ketersediaan barang di gudang dengan cepat dan akurat.
2.  APINSYS dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam  perekaman  data  persediaan  barang yang masuk dan keluar dengan tepat waktu.
3.  APINSYS mengurangi kerugian atas
persediaan  barang  yang  melewati  batas waktu kadaluarsa.
4.  APINSYS merekam data secara unik sehingga tidak terjadi duplikasi data.
Sebagai saran
dalam penerapan Apartment  Inventory  System (APINSYS)  yaitu perlu  dilakukan  pemeliharaan  sistem  secara berkelanjutan  untuk  menjaga  performa  sistem agar tetap berjalan baik sebagaimana mestinya.

## DAFTAR PUSTAKA
Jay,  H.,  &  Render,  B.  (2008). Operation Management, 9th ed. Pearson Education.
Prabowo,  Faizal  Ari;  Syani,  M.  (2017).  Sistem Informasi  Pengolahan  Sertifikat  Berbasis Web  Di  Divisi  Training  Seamolec. Jurnal Masyarakat Informatika Indonesia , 2 (January), 73 –81. Robbins, S. P., & Coulter, M. (2013). Management . Pearson. Stephen,  H.,  &  Maeve,  C.  (2013). Management Information  Systems  For  The  Information Age Ninth Edition . McGraw-Hill/Irwin.
Zalukhu,  S.,  &  Handriani,  I.  (2019).  Analisa  Dan Perancangan  Aplikasi  Sistem  Inventory (Studi  Kasus:  PT.  Cakra  Medika  Utama). JSAI (Journal Scientific and Applied Informatics) , 2 (1), 116 –122. https://doi.org/10.36085/jsai.v2i1.153