## Pelatihan Penggunaan Microsoft Excel Sebagai Pengolah Data Nilai Raport Di SMK PGRI I Palembang

## Hendra Effendi, Jaka Purnama, Yayuk Ike Melani, Vivi Mayah
STMIK PalComTech Palembang, Indonesia Email: hendra_effendi@palcomtech.ac.id

## ABSTRAK
Aplikasi pengolahan nilai raport merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelolah data nilai-nilai siswa. Pengolahan nilai rapor yang dilakukan oleh SMK PGRI 1 Palembang masih menggunakan  cara  konvensional.  Dalam  proses  merekap  nilai  satu  persatu  sering  terjadi kesalahan  penulisan  sehingga  proses  pengolahan  data  nilai  terhambat  dan  membutuhkan waktu  lama  untuk  memperbaikinya.  Aplikasi  yang  digunakan  untuk  mengolah  nilai  rapor adalah  Microsoft  Excel.  Microsoft  Excel  juga  dapat  digunakan  sebagai  alat  perangkingan nilai-nilai  yang  dapat  digunakan  oleh  guru.  Sasaran  mitra  dari  pengabdian  ini  adalah  guru- guru  yang  ada  di  SMK  PGRI  1  Palembang.  Pengabdian  ini  akan  diselesaikan  dalam  tiga tahapan yaitu, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi. Persiapan dilakukan dengan melakukan survey untuk melihat kondisi di lapangan mengenai kegiatan Siswa SMK PGRI 1 Palembang. Pelaksanaan  kegiatan  dilakukan  dengan  metode  pelatihan  dan  pendampingan  langsung kepada peserta, yaitu dengan teknik presentasi dan dilanjutkan dengan latihan praktek kepada guru  SMK  Negeri  PGRI  1  Palembang.  Evaluasi  kegiatan  dilakukan  untuk  masing-masing tahap dengan mengumpulkan dan menyimpulkan data dari masing-masing tahapan kegiatan. Hasil yang dicapai dalam pengabdian ini adalah guru dapat mengaplikasikan Microsoft Excel sebagai alat dalam melakukan pengolahan data nilai siswa SMK PGRI 1 Palembang.

## Kata kunci : raport, microsoft excel, nilai

## PENDAHULUAN
Aplikasi  pengolahan  nilai  rapor  merupakan  aplikasi  yang  digunakan  untuk  mengelolah  data nilai-nilai siswa. Pengolahan nilai rapor yang dilakukan oleh SMK PGRI 1 Palembang masih menggunakan cara konvensional. Setiap wali kelas harus melakukan pengumpulan nilai dan merekap  nilai  satu-persatu  sebelum  dicetak  menjadi  rapor  yang  akan  dibagikan  ke  setiap siswa.  Dalam  proses  merekap  nilai  satu  persatu  sering  terjadi  kesalahan  yaitu  kesalahan dalam penulisan nilai yang diperoleh siswa sehingga proses pengolahan data nilai terhambat dan  membutuhkan  waktu  lama  untuk  memperbaikinya.  Aplikasi  yang  digunakan  untuk mengolah nilai rapor adalah Microsoft Excel. Microsoft Excel mempunyai banyak kegunaan, tidak  hanya  dapat  digunakan  dalam  membuat  catatan  keuangan,  anggaran  serta  menyusun laporan  keuangan  akan  tetapi  Microsoft  Excel  juga  dapat  digunakan  sebagai  alat perangkingan nilai-nilai yang dapat digunakan oleh guru.
Gambar 1. Micorosft Excel
Salah  satu  hal  yang  membuat  aplikasi  Microsoft  Excel  cukup  terkenal  adalah  kelengkapan fitur  formulas  dan  functions  yang  lebih  dikenal  dengan  istilah  rumus  excel.  Formula  dan fungsi ini digunakan untuk membantu dalam mengerjakan beragam proses perhitungan data secara  cepat,  tepat  dan  semi  otomatis.  Microsoft  Excel  juga  telah  dikenal  sejak  lama  oleh siapa pun dan mudah untuk digunakan.
Gambar 2 . Mitra Pengabdian SMK PGRI I Palembang
SMK  PGRI  1  Palembang  adalah  Sekolah  Menengah  Kejuruan  (SMK)  yang  berlokasi  di Macan Lindungan No. 18 Kota Palembang. SMK PGRI 1 Palembang ini mempunyai kurang lebih 600 siswa dan mempunyai beberapa jurusan yaitu Administrasi Perkantoran, Akuntansi, Pemasaran  dan  Akomodasi  Perhotelan.  Untuk  melakukan  pengolahan  nilai  akhir,  maka diadakan pelatihan dan pendampingan menggunakan Microsoft Excel untuk pengolahan nilai akhir siswa SMK PGRI 1 Palembang.

## Permasalahan Mitra
Mitra pengabdian masyarakat ini adalah SMK PGRI 1 Palembang yang bertempat di Macan Lindungan  No.  18  Kota  Palembang.  Permasalahan  yang  dihadapi  mitra  adalah  proses pengolahan  nilai  akhir  siswa  masih  menggunakan  cara  konvensional,  sehingga  sering  kali terjadi human error dimana guru melakukan kesalahan dalam penulisan dan perekapan nilai dari  siswa.  Proses  perekapan  nilai  dengan  mengumpulkan  nilai  dari  guru  mata  pelajaran. Diharapkan pelatihan penggunaan Microsoft Excel dapat membantu guru-guru dalam proses pengolahan nilai akhir siswa.

## Tujuan Kegiatan
Berdasarkan  latar  belakang  yang  menjadi  tujuan  dari  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini adalah  untuk  membantu  guru-guru  SMK  PGRI  1  Palembang  dalam  mengolah  nilai  akhir siswa di sekolah tersebut.

## Manfaat Kegiatan
Manfaat  yang  didapat  dari  pelaksanaan  program  pengabdian  berupa  pelatihan  perhitungan nilai akhir menggunakan Microsoft Excel adalah:
1. Membantu  kinerja  guru  dalam  melakukan  perhitungan  akhir  dari  nilai  siswa  pada  saat akhir semester.
2. Membantu guru dalam mempersingkat waktu dalam penghitungan nilai akhir siswa.
3. Membantu guru-guru dalam mengurasi resiko kesalahan yang sering dihadapi pada saat perekapan nilai akhir siswa SMK PGRI 1 Palembang.

## MATERI DAN METODE PELAKSANAAN

## Materi Pengabdian
Pelatihan dimulai dengan cara memberikan file Excel yang telah berisi komponen dari rapor siswa  yang  biasa  digunakan  oleh  guru.  Beberapa  menu  yang  ada  pada  file  Microsoft  Excel diisi  dengan  data  siswa  yang  ada,  sehingga  aplikasi  bisa  berjalan.  Pada  gambar  3  terlihat beberapa tab menu yang terdiri  dari mata pelajaran setiap kelas, cover rapor, biodata siswa, leger  atau  nilai  tugas  yang  didapat  siswa  selama  satu  semester  per  mata  pelajaran  dan  lain sebagainya.  Jumlah  tab  menu  yang  ada  di  Microsoft  Excel  berjumlah  29  tab  yang keseluruhan harus diisi karena menu satu dan menu lainnya saling berhubungan.

## Gambar 3. Tampilan Menu Aplikasi

## Metode Pelaksanaan
Metode  pelaksanaan  pengabdian  ini  adalah  dengan  cara  langsung  melakukan  pelatihan  dan pendampingan dengan urutan sebagai berikut:
1. Presentasi penggunaan dari aplikasi.
2. Melakukan  pendampingan  terhadap  guru-guru  atas  penggunaan  aplikasi  pengolahan nilai akhir siswa.
3. Sesi tanya jawab seputar aplikasi yang telah diperkenalkan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan  pelatihan  dimulai  dengan  melakukan  perkenalan  dari  guru-guru  SMK  PGRI  I Palembang dan pemberi materi. Kemudian dilanjutkan dengan pemberian materi pengolahan nilai menggunakan Microsoft Excel. Pada sesi ini digunakan file excel yang telah disiapkan
sebelumnya oleh pemberi materi. Materi yang disampaikan meliputi pengisian data sekolah, data siswa, sampai dengan mengisi nilai siswa.

## Gambar 4. Presentasi Penggunaan Aplikasi
Sesi selanjutnya adalah melakukan pendampingan terhadap para peserta, dimana para peserta mempraktekkan secara langsung materi yang telah disampaikan oleh pemberi materi.
Gambar 5. Praktek Penggunaan Aplikasi
Berikutnya  adalah  sesi  tanya  jawab  seputar  aplikasi  yang  telah  diperkenalkan.  Pada  sesi  ini para  peserta  diberikan  kesempatan  untuk  menanyakan  hal-hal  yang  masih  menjadi  kendala ataupun yang belum dipahami oleh para peserta. Kegiatan pendampingan ini diakhiri dengan melakukan foto bersama dengan para peserta.

## Evaluasi Keberhasilan
Keberhasilan  dari  pelaksanaan  program  pengabdian  masyarakat  ini  dilihat  dari  dua  sebagai indikator sebagai berikut:
a. Respon positif dari peserta.
Peserta pelatihan antusias dalam mengikuti pelatihan  pengolahan nilai menggunakan Microsoft Excel. Antusias yang diperlihatkan peserta dengan keaktifan peserta dalam sesi tanya jawab selama pelatihan berlangsung.
b. Berkontribusi bagi para peserta.
Materi  yang  disampaikan  bermanfaat  bagi  para  peserta  dan  peserta  dapat mengaplikasikan materi yang telah didapat.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Pelaksanaan  kegiatan  pelatihan  penggunaan  Microsoft  Excel  sebagai  pengolah  data  nilai rapor  di  SMK  PGRI  I  Palembang  sudah  berlangsung  dengan  baik  dan  lancar.  Para  peserta pelatihan  terlihat  sangat  antusias  selama  kegiatan  pelatihan  berlangsung,  terutama  saat  sesi pendampingan  dan  tanya  jawab.  Keterampilan  para  peserta  dalam  menggunakan  aplikasi Microsoft Excel mengalami peningkatan. Hal ini dibuktikan dengan keberhasilan para peserta dalam  mengaplikasikan  materi  yang  telah  didapat.  Kegiatan  serupa  juga  diharapkan  dapat dilakukan  di  sekolah-sekolah  yang  lain  untuk  meningkatkan  keterampilan  para  guru menggunakan  aplikasi  Microsoft  Excel,  khususnya  untuk  mempermudah  dan  mempercepat proses pengolahan data nilai siswa.

## DAFTAR PUSTAKA
Endrayanto, Herman Yosep Sunu, dan Yustiana Wahyu Harumurti. 2014. Penilaian Belajar Siswa di Sekolah . Yogyakarta: PT Kanisius. Niati,  A.,  Soelistiyono,  A.,  dan  Ariefiantoro,  T.  2019. Pengembangan  Kemampuan  Sumber Daya  Manusia  melalui  Pelatihan  Komputer  Microsoft  Office  Excel  untuk Meningkatkan  Kinerja  Perangkat  Desa  Mranggen .  E-Dimas:  Jurnal  Pengabdian kepada Masyarakat, 10(1).
Rokhman, M.  M.,  Adi  Wibowo, S., Agus  Pranoto,  Y., &  Ardi  Widodo,  K.  2018. Pelatihan Pemanfaatan  Microsoft  Office  Pada  Staf  Pengajar  di  SMPLBN  (Sekolah  Menengah Pertama Luar Biasa Negeri) Kota Malang . Jurnal Mnemonic, 1(1).