ANUVA Volume 5 (2): 213-220, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan untuk Mengelola Data Perpustakaan
Athanasia Octaviani Puspita Dewi 1*)
1 Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
* ) Korespondensi: athanasiadewi@lecturer.undip.ac.id

## Abstract
[Title:  Development  of  Library  Information  System  to  Manage Library  Data] This  article  discusses  some  of the applications of this type of information system that has been widely used in libraries. Management Information System and Office Automation System are often found in libraries, while for other types they are rarely used. Several types of information  systems  can  be combined  into  one  information  system  application to produce  a  complete  information system  starting  from  data  input  activities,  data  processing,  and  producing  output  in  the  form  of  information  for decision support. If the information system is made completely, then the librarian is expected to be able to build a better library in terms of managing library data.

## Keywords: information system; data; library

## Abstrak
Artikel  ini  membahas  tentang  beberapa  penerapan  dari  jenis  sistem  informasi  ini  sudah  banyak  digunakan  dalam perpustakaan. Management Information System dan Office Automation System sudah sering dijumpai di perpustakaan, sedangkan  untuk  jenis  yang  lainnya  masih  jarang  yang  menggunakan.  Beberapa  jenis  sistem  informasi  dapat digabungkan menjadi satu aplikasi sistem informasi  untuk menghasilkan sistem informasi yang lengkap mulai dari kegiatan input data, pemrosesan data, dan menghasilkan output berupa informasi untuk pendukung keputusan. Jika sistem informasi dibuat secara lengkap, maka pustakawan diharapkan mampu membangun perpustakaan yang lebih baik dalam hal pengelolaan data perpustakaan.

## Kata kunci: sistem informasi; data; perpustakaan

## 1. Pendahuluan
Sistem  informasi  saat  ini  banyak  dipakai  di  dalam  berbagai  bidang  untuk  memudahkan  pekerjaan manusia  dalam  mengolah  suatu  informasi.  Menurut  O'brien  dan  George  (2017)  sistem  informasi  adalah sistem yang menerima data sebagai input dan memprosesnya menjadi sebuah output yaitu informasi. Dilihat dari pengertian tersebut, maka sistem informasi melakukan pengolahan dari data yang diterima, kemudian di input kan ke dalam sebuah sistem, kemudian sistem tersebut memproses, dan mendapatkan hasil berupa informasi. Informasi  hasil dari sistem  informasi sendiri  dapat dimanfaatkan untuk  membantu user untuk melakukan pengambilan keputusan.
Sistem informasi yang diterapkan dalam organisasi biasanya yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dan sistem informasi sumber daya  manusia.  Beberapa  sistem  informasi  tersebut  memiliki  tujuan  tertentu,  misalkan  sistem  informasi pemasaran digunakan untuk pengumpulan, pengolahan data, dan penghasilan informasi yang berguna untuk bagian pemasaran suatu produk, sistem informasi sumber daya manusia berguna untuk pengolahan data-
data  sumber  daya  manusia  yang  dimiliki  untuk  nantinya  menghasilkan  laporan  apakah  perlu  dilakukan pelatihan atau tidak, atau keputusan yang lainnya.
Perpustakaan  adalah  salah  satu  bidang  yang  memanfaatkan  adanya  sistem  informasi.  Sistem informasi dalam perpustakaan sering digunakan untuk melakukan pengolahan data anggota, data koleksi, data  peminjaman  dan  pengembalian  koleksi,  data-data  tersebut  juga  digunakan  untuk  menghasilkan laporan.  Sistem informasi yang biasanya ada di perpustakaan berbentuk sistem otomasi perpustakaan.
Berdasarkan pengamatan beberapa sistem otomasi perpustakaan dan beberapa penelitian yang telah dilakukan,  pemanfaatan  sistem  informasi  di  perpustakaan  termasuk  ke  dalam  jenis Management Information  System ,  padahal  untuk  pengembangannya  bisa  juga  ditambahkan  ke  dalam  jenis  sistem informasi  yang  lainnya  seperti Transaction  Processing  System atau  jenis  sistem  informasi  yang  lainnya. Berlandaskan  beberapa  alasan  yang  sudah  dipaparkan  maka  pemikiran  baru  mengenai  sistem  informasi perlu dikaji apa saja sistem informasi yang bisa diterapkan di perpustakaan.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  menambah  pengetahuan  bagi  para  pembaca,  khususnya pustakawan dalam merancang sistem informasi yang tepat dan bisa dimanfaatkan oleh pustakawan maupun pemustaka.  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  studi  literatur,  dengan  menganalisa  tulisan-tulisan dari beberapa sumber.

## 2. Landasan Teori

## 2.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut  Davis  (1991)  sistem  informasi  adalah  suatu sistem  yang  menerima input data  dan  instruksi, mengolah  data  sesuai  dengan  instruksi,  dan  mengeluarkan  hasilnya.  Pengertian  lain  mengenai  sistem informasi  yaitu  menurut  Laudon  dan  Jane  P.  Laudon  (2008)  sistem  informasi  didefinisikan  sebagai sekumpulan  komponen  yang  saling  berhubungan,  mengumpulkan  (mendapatkan),  memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam  suatu  organisasi.  Berdasarkan  dua  pengertian  mengenai  sistem  informasi  tersebut,  maka  dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terhubung, di dalamnya terdapat  kegiatan input data,  memproses  data  dengan  instruksi,  menyimpan,  dan  mendistribusikan informasi yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

## 2.2 Jenis-jenis Sistem Informasi
Saat  kita  membaca,  banyak  dijumpai  jenis-jenis  sistem  informasi.  Menurut  Kadir  dan  Terra  (2003) sistem informasi dibedakan menurut dukungan terhadap berbagai level manajemen, terdapat jenis sistem informasi:
1. TPS ( Transaction Processing System ),
Transaction  Processing  System berfungsi  untuk  mengumpulkan  dan  menyimpan  informasi transaksi yang terjadi dalam sebuah organisasi.
2. MIS ( Management Information System ),
Management  Information  System mengambil  data  dari Transaction  Processing  System menjadi informasi yang lebih berguna bagi sebuah organisasi. Biasanya Management Information System menyediakan output berupa laporan. Gambar 1 dapat dilihat beberapa menu aplikasi Slims yang bisa digunakan untuk  melakukan pengelolaan perpustakaan seperti menu Beranda, Bibliography, Sirkulasi,  Keanggotaan,  Master  File,  Inventarisasi,  Sistem,  Pelaporan,  Kendali  Terbitan  Berseri, dan  menu  Keluar.  Gambar  1  menunjukkan  tampilan  aplikasi  Slims  dari  menu  Pelaporan.  Menu Pelaporan  digunakan  untuk  melihat  beberapa  laporan  seperti  Statistik  Koleksi,  Laporan Peminjaman,  Laporan  Anggota,  Daftar  Judul,  dan  masih  banyak  lagi  pelaporan  yang  lain.  Dari Laporan  Peminjaman  pada  Gambar  1,  menunjukkan  Statistik  Peminjaman  yang  berisi  Total Peminjaman, Total Judul yang bisa ditampilkan  dalam grafik, dan masih banyak lagi yang dapat dilihat.
Gambar 1 . Contoh Tampilan Laporan Peminjaman pada Slims
3. DSS ( Decision Support System ),
Jenis  sistem  informasi  berikutnya  adalah Decision  Support  System, jenis  sistem  informasi  ini digunakan untuk membantu pengambil keputusan dengan cara menyediakan informasi, model, atau perangkat  untuk  menganalisa  informasi. Decision  Support  System biasanya  digabungkan  dengan diagram  alir  untuk  menampilkan  sebuah  keputusan,  atau  biasanya  menggunakan  tambahan algoritma seperti Decision Tree .
4. EIS ( Executive Information System ),
Executive Information System menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif bagi eksekutif. Sistem ini mampu menyediakan kemampuan untuk melihat data lebih detail.
5. OAS ( Office Automation System ),
Office  Automation  System adalah  sistem  yang  menyediakan  fasilitas  untuk  memproses  dokumen atau bertukar pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
6. GSS ( Group Support System ),
Group Support System atau kadang disebut dengan WSS ( Workgroup Support System ) adalah jenis sistem  informasi  yang  digunakan  untuk  mendukung  sejumlah  orang  yang  bekerja  dalam  suatu kelompok.
7. ISS ( Intelligent Support System )
Intelligent  Support  System adalah  sistem  cerdas  yang  digunakan  untuk  membantu  memecahkan masalah.  Contoh  dalam  sistem  ini  adalah  sistem  pakar  ( expert  system ) , yaitu  sistem  yang  dapat meniru kecerdasan manusia dalam bidang tertentu. Gambar 2 menunjukkan contoh tampilan web sistem pakar untuk bidang kesehatan. Gambar tersebut memperlihatkan salah satu pertanyaan yang mengharuskan user untuk  menjawab  pertanyaan  tersebut  sebelum  menuju  ke  pertanyaan  yang selanjutnya.  Beberapa pertanyaan harus diajukan terlebih dahulu sebelum nantinya sistem pakar menyimpulkan rekomendasi apa untuk user yang menjawab pertanyaan tersebut.
Gambar 2 . Contoh Tampilan Web Sistem Pakar ( www.sourcecodeku.com , 2021)
Kemudian  jenis  sistem  informasi  menurut  area  fungsional  dalam  perusahaan  terdapat  sistem-sistem informasi seperti:
1. Sistem informasi akuntansi,
Sistem informasi ini menyediakan informasi yang biasanya dipakai oleh departemen akuntansi, di dalamnya mencakup transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam sebuah organisasi.
2. Sistem informasi keuangan,
Sistem  informasi  keuangan  menyediakan  fungsi  khusus  yang  berhubungan  dengan  keuangan. Biasanya  digunakan  oleh  bagian  keuangan,  di  dalamnya  menyediakan  ringkasan  arus  kas  ( cash flow ) dan informasi pembayaran.
3. Sistem informasi manufaktur,
Sistem  informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk  mendukung  manajemen perusahaan yang berkaitan dengan produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Contohnya berupa data bahan mentah, profil vendor baru, dan jadwal produksi.
4. Sistem informasi pemasaran,
Sistem  informasi  pemasaran  adalah  sistem  informasi  yang  menyediakan  informasi  yang  dipakai oleh ungsi pemasaran, misalnya berupa ringkasan penjualan.
5. Sistem informasi sumber daya manusia
Sistem  informasi  sumber  daya  manusia  adalah  sistem  informasi  yang  dipakai  oleh  bagian personalia, misalnya berisi informasi gaji, informasi pajak, tunjangan, dan juga bisa berisi kinerja pegawai.

## 3. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  kualitatif  deskriptif.  Penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, kemudian melihat beberapa sistem informasi  perpustakaan  yang  menerapkan  beberapa  jenis  sistem  informasi  menurut  Kadir  dan  Terra  dan dijelaskan secara deskriptif beberapa contoh pegembangan yang dapat dilakukan.

## 4. Hasil dan Pembahasan
Sistem  informasi  saat  ini  berkembang  ke  berbagai  bidang,  termasuk  ke  dalam  perpustakaan.  Fungsinya yang  mempermudah  dalam  kegiatan  pengumpulan,  pemrosesan,  penyimpanan,  serta  penyebarluasan informasi  membuat  kegiatan  pengolahan  data  dan  informasi  di  perpustakaan  semakin  efektif.  Sistem informasi perpustakaan yang sering dilihat adalah sistem otomasi perpustakaan. Sistem ini berfungsi untuk mengelola, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan data perpustakaan.
Berikut ini akan dilihat sistem informasi yang bisa dikembangkan dalam perpustakaan menurut dukungan terhadap level manajemen:
1. TPS ( Transaction Processing System ),
Sesuai  dengan  fungsi  dari Transaction  Processing  System yaitu untuk  mengumpulkan  dan menyimpan informasi transaksi yang terjadi dalam sebuah organisasi. Jika dilihat lebih detail lagi, transaksi  dalam  sebuah  perpustakaan  adalah  peminjaman  dan  pengembalian  koleksi.  Jadi Transaction Processing System dalam sebuah perpustakaan berfungsi untuk  mengumpulkan data peminjaman dan pengembalian, dan menyimpan data tersebut, misalkan dapat menampilkan data peminjaman selama kurun waktu tertentu (dalam satu hari atau satu bulan).
2. MIS ( Management Information System ),
Management  Information  System mengambil  data  dari Transaction  Processing  System menjadi informasi  yang  lebih  berguna  bagi  perpustakaan. Management  Information  System dapat menghasilkan  laporan,  contohnya  adalah  menghasilkan  laporan  koleksi  apa  saja  yang  dipinjam dalam satu bulan terakhir, laporan jumlah pengunjung, laporan jumlah koleksi yang ada, rusak dan hilang,  laporan  jumlah  denda,  laporan  keterlambatan  pengembalian  koleksi,  laporan  pengadaan, dan masih banyak lagi jenis laporan yang bisa dihasilkan.
Gambar 3 . Contoh Tampilan Slims ( https://slims.web.id/demo/index.php , 2021)
Gambar 3 merupakan tampilan awal dari Slims versi Bulian yang termasuk ke dalam Management Information System . Tampilan utama dari demo Slims ini berupa tampilan OPAC ( Online Public Access  Catalog )  yang  memperbolehkan user mencari  sebuah  koleksi  yang  ada  dalam  sebuah perpustakaan.
3. DSS ( Decision Support System ),
Decision Support System berguna untuk membantu seseorang dalam mengambil keputusan dengan cara menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi. Di dalam sistem informasi  perpustakaan, Decision  Support  System masih  jarang  digunakan.  Contoh  penerapan Decision Support System yang bisa dikembangkan  dalam sebuah sistem  informasi  misalnya bisa dibuat  aplikasi  web  atau mobile yang  dapat  merekomendasikan  buku  yang  akan  dipinjam berdasarkan sejarah peminjaman yang pernah dilakukan.
4. EIS ( Executive Information System ),
Executive Information System biasanya digunakan untuk kalangan eksekutif atau atasan. Executive Information  System dapat  membandingkan  beberapa  data  penting  sehingga  dapat  memonitor kinerja  dan  mengindentifikasi  kesempatan  dan  masalah.  Saat  ini  kepopuleran Executive Information System kurang terlihat karena sudah banyak sistem informasi yang ditambahkan fitur- fitur yang lengkap. Jadi sebenarnya jenis sistem informasi ini sudah tergabung dengan jenis sistem informasi yang lainnya.
5. OAS ( Office Automation System ),
Penerapan Office  Automation  System dalam  perpustakaan  ini  kurang  begitu  terlihat,  namun sebenarnya sudah digunakan di dalamnya. Penggunaan Office Automation System biasanya terpisah dari  sistem  otomasi  perpustakaan  karena  cenderung  pada  proses  pertukaran  dokumen  antar karyawan atau dalam hal perpustakaan berarti pertukaran dokumen atau pesan antar pustakawan. Sistem informasi jenis ini juga jarang dilakukan dalam lingkup perpustakaan yang kecil, sehingga Office Automation System tidak begitu tersorot.

## 6. GSS ( Group Support System ),
Berdasarkan teori Group Support System , sistem informasi jenis ini hampir sama dengan Decision Support System, akan tetapi lebih ditekankan kepada suatu kelompok atau sejumlah orang. Sistem informasi jenis ini mendukung pertemuan grup dari berbagai letak geografis yang berbeda. Group Support System memiliki banyak tugas dan lebih dari sekedar pengambilan keputusan dan berfokus pada  proses  yang  dilakukan  oleh  kelompok  kerja.  Sistem  informasi  ini  belum  diterapkan  dalam lingkup  perpustakaan.  Biasanya  untuk  grup-grup  dalam  perpustakaan  hanya  sebatas  adanya komunikasi  komunitas  sistem  otomasi  perpustakaan.  Jika  diterapkan  dalam  bidang  perpustakaan bisa jadi diterapkan pada saat membangun sebuah aplikasi berbasis perpustakaan, masing-masing individu  diberi  tugas  untuk  mengerjakan  sesuatu  dan  dapat  saling  memberikan  masukan  untuk nantinya sebagai bahan untuk menentukan sebuah keputusan.
7. ISS ( Intelligent Support System )
Intelligent  Support System memanfaatkan  sistem  cerdas  untuk  membantu  memecahkan  masalah. Disebutkan  dalam  landasan  teori  bahwa  contoh  dalam  sistem  ini  adalah  sistem  pakar  ( expert system ).  Apabila  diterapkan  dalam  bidang  perpustakaan  sistem  pakar  dapat  digunakan  untuk memberikan rekomendasi koleksi untuk pengadaan selanjutnya. Rekomendasi ini berdasarkan pada kelompok buku atau nomor klasifikasi yang paling sering dipinjam oleh pemustaka.

## 5. Simpulan
Sistem  informasi  adalah  sekumpulan  komponen  yang  saling  terhubung  yang  di  dalamnya  terdapat kegiatan input data, memproses data, menyimpan, dan mendistribusikan informasi yang dapat digunakan untuk  pengambilan  keputusan  dalam  sebuah  organisasi.  Menurut  dukungan  terhadap  berbagai  level manajemen  memiliki  beberapa  jenis  sistem  informasi  yaitu  TPS  ( Transaction  Processing  System ),  MIS ( Management Information System ), DSS ( Decision Support System ), EIS ( Executive Information System ), OAS  ( Office  Automation  System ),  GSS  ( Group  Support  System ),  ISS  ( Intelligent  Support  System ). Beberapa  penerapan  dari  jenis  sistem  infromasi  ini  sudah  banyak  digunakan  dalam  perpustakaan  seperti Management  Information  System dan Office  Automation  System ,  untuk  jenis  yang  lainnya  masih  jarang yang menggunakan atau bahkan belum dijumpai di beberapa perpustakaan.
Sesuai  dengan  apa  yang  sudah  dicontohkan,  penggunaan  sistem  informasi  ini  dapat  digabungkan menjadi  satu  buah  aplikasi  yang  lengkap  yang  dapat  dimanfaatkan  untuk  melakukan  pengelolaan perpustakaan dari mulai pengumpulan data ( input ), pemrosesan data (proses), menghasilkan informasi dan menyebarluaskan  informasi  ( output ),  dan  membantu  pustakawan  dalam  memberikan  rekomendasi  untuk pengambilan  keputusan.  Jika  beberapa  jenis  sistem  informasi  ini  dapat  digabungkan,  maka  diharapkan penggunaan sistem informasi ini dapat lebih maksimal dalam membantu pustakawan maupun pemustaka dalam memanfaatkan perpustakaan.

## Daftar Pustaka
Davis, B, Gordon .1991.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Pustaka Binaman Pressindo Kadir, Abdul, dan Terra Ch. Triwahyuni.2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Laudon,  Kenneth  C.,  Jane  P.  Laudon.2008.  Sistem  Informasi  Manajemen:  Mengelola  Perusahaan Digital.Jakarta: Salemba Empat
O’Brien,  James  A.,  George  M.  Marakas.2017. Management  Information  Systems  (Tenth  Edition) .New
York: McGraw-Hill/Irwin
Senayan Library Management System. 2021. Diakses 30 April 2021 dari
https://slims.web.id/demo/index.php
SourceCodeKu.com.2021.diakses  29  April  2021  dari https://www.sourcecodeku.com/2019/10/aplikasi- sistem-pakar-berbasis-web-menggunakan-metode-forward-chaining.html