## PENGARUH PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM TERHADAP
LAYANAN PERPUSTAKAAN (STUDI KASUS STT INDONESIA TANJUNGPINANG)
Dwi Nurul Huda Mahasiswa S2 Amikom Yogyakarta e-mail: dwi.nurulhuda@yahoo.com

## Abstrak
Perpustakaan  merupakan  jantung  ilmu  sebab  Perpustakaan  menyediakan  banyak pengetahuan  dari  segala  bidang.  Dalam  suatu  organisasi  pendidikan  seperti  Perguruan Tinggi,kepemilikan  Perpustakaan  merupakan  sarana  wajib  yang  harus  dimiliki  dalam memenuhi  kebutuhan  pengetahuan  baik  dari  Mahasiswa  ataupun    pengajar.  Proses manajemen perpustakaan merupakan hal yang sangat penting dalam proses perjalanan menuju tujuan  yang  ingin  dicapai.  Penentuan  atau  pemilihan  strategi  yang  baik  dapat  menentukan keberhasilan  manajemen  perpustakaan  pada  suatu  organisasi.  Salah  satu  cara  mencapainya dapat dilakukan berdasarkan proses knowledge management system dimana knowledge yang dimiliki  yang  berkenaan  dengan  masalah  yang  dihadapi  oleh  perpustakaan  dapat  di tangkapkemudian  di  implementasikan  kedalam  bentuk  sistem.  Slims  merupakan  salah  satu sistem  yang  dapat  membantu  dalam  memaksimalkan  layanan  Perpustakaan  dengan memanfaatkan  penerapan  knowledge  management  system.  Paper  ini  akan  mengevaluasi sejauh  mana  pengaruh  penerapan  knowledge  management  system  terhadap  kinerja  layanan Perpustakaan pada STT Indonesia Tanjungpinang. Adapun metode penelitian yang dilakukan adalah  dengan  melakukan  survey  langsungkemudian  melakukan  wawancara  terhadap pengguna  fasilitas  perpustakaan  seperti  pustakawan  dan  Mahasiswa.  Hasilnya  penerapan knowledge  management  system  pada  aplikasi  Slims  dapat  membantu  kinerja  layanan Perpustakaan pada STT Indonesia Tanjungpinang.
Kata kunci —knowledge management system, slims, Perpustakaan

## 1. PENDAHULUAN
Perpustakaan  merupakan  tempat  berkumpulnya  pengetahuan  yang  bersifat  eksplisit. Dimana  pengetahuan  yang  tersedia  pada  Perpustakaan  kebanyakan  merupakan  pengetahuan yang  sudah  tersimpan  atau  terdokumentasi  atau  yang  disebut  sebagai explicit  knowledge . Pengetahuan  eksplisit  merupakan    suatu  pengetahuan  yang  sudah  didokumentasikan  baik dalam  bentuk e-mail , voice  mail ,  gambar,  ataupun  dokumen  baik  itu  berupa  dokumen terstruktur maupun tidak terstruktur[1]. Culture suatu Perpustakaan biasanya akan mengikuti dari culture Perguruan  Tinggi  itu  sendiri.  Semakin  maju  Perguruan  Tinggi  tersebut,  maka biasanya  di  ikuti  dengan  kemajuan  Perpustakaan  didalamnya.  Berkembangnya  suatu Perpustakaan  tidak  lepas  dari  adanya knowledge  management ,  dimana  beberapa  pihak  yang memberikan  layanan  dan  menggunakan  layanan  Perpustakaan  seperti staff dan  Mahasiswa dapat melakukan transfer pengetahuan sesama pengguna lainnya.
Suatu  pengetahuan  selalu  terikat  kepada  orang-orang  dan  divalidasi  dalam  konteks aplikasi[2]. Namun,  secara umum pengetahuan pribadi tetap menjadi  konsep dasar dari tacit knowledge .  Perbedaan  mendasar  mengenai  pengetahuan  dibagi  menjadi  dua  jenis  yaitu tacit dan explicit .  Pengetahuan  eksplisit  sendiri  berasal  dari  pengetahuan  tacit  yang  di  olah sedemikian  rupa,  sehingga  terdokumentasi  dengan  baik  sedangkan  pengetahuan  tacit  sendiri
merupakan  suatu  pengetahuan  yang  belum  atau  tidak  terdokumentasikan,  sehingga  masih berada pada kepala kita . Menurut Michael Polanyi dalam buku Personal Knowledge dikutip dari tacit knowledge making it explicit [3] mengatakan bahwa pengetahuan tacit merupakan : “ type of knowledge that is not captured by language or mathematics. Because of this elusive character, we can see it only by its action.”
Perkembangan  Perpustakaan  selalu  di  dominasi  oleh  kebutuhan  akan  pengguna layanan  yang  semakin  meningkat  dan  permasalahan  yang  semakin  kompleks  dalam  proses layanan  Perpustakaan.  Contoh  dasar  adalah  diberlakukannya  jam  buka  dan  tutup Perpustakaan  yang  membuat  Mahasiswa  merasa  dibatasi  waktunya  untuk  mengunjungi Perpustakaan  walaupun  hanya  untuk  mencari  informasi  mengenai  judul  buku.  Padahal semestinya  Perpustakaan  dapat  menyediakan  informasi  mengenai  judul  buku  yang  terdapat pada  perpustakaan  tersebut  tiap  waktu.    Hal  ini  tentu  saja  dapat  membuat  penilaian  layanan Perpustakaan  menurun.  Belum  lagi  Pengetahuan  yang  dimiliki  Pustakawan  masih  sebatas tacit knowledge , sehingga dapat saja hilang ketika knowledge tersebut dibutuhkan.
Adanya peningkatan terhadap layanan Perpustakaan mendorong penggunaan teknologi informasi dan sistem informasi didalamnya. Dimana knowledge management dapat membantu mengimprovisasi  kebutuhan  kedalam  bentuk  sistem.  Pertukaran  pengetahuan  antara Pustakawan  dengan  Mahasiswa  ataupun  Dosen  demi  meningkatkan  pelayanan  Perpustakaan sangat  penting.  Pertukaran  ini  dapat  dilakukan  dengan  melakukan  pengelolaan knowledge yaitu  dengan  menghasilkan  pengetahuan/ generate  knowledge , capture  knowledge ,menyusun hingga mentrasfer pengetahuan yang dimilikinya kepada orang lain.
Terdapat  beberapa  permasalahan  yang  seringkali  terjadi  pada  proses  pelayanan Perpustakaan di  Perguruan Tinggi,  sehingga mendorong penerapan Knowledge Management System diantaranya adalah :
1. Pengetahuan  yang  dimiliki  dalam  Perpustakaan  biasanya  masih  bersifat tacit knowledge
2. Perlunya  pemodelan  sistem  yang  dapat meng capture  tacit  knowledge menjadi bentuk explicit  knowledge pada  permasalahan  yang  dihadapi  dalam  layanan Perpustakaan
3. Kesulitan dalam meng capture kebutuhan dari para stakeholder
4. Perlu  adanya  sistem  yang  dapat  membantu  meningkatkan  produktifitas  penyedia layanan
5. Perlu adanya sistem yang dapat membantu meningkatkan sharing knowledge atau transfer knowledge dalam kasus yang berkaitan dengan pelayanan Perpustakaan

## 2. TINJAUAN UMUM
A. Knowledge Management
Knowledge  Management  System merupakan  pemodelan  sistem  dari knowledge management, dimana Knowledge  Management  System merupakan  sistem  yang  dapat membantu  dalam  memfasilitasi  proses  yang  terjadi  dalam knowledge  management . Knowledge Management System dapat terbentuk dari tacit knowledge dan explicit knowledge . Knowledge Management System sendiri sangat penting dimiliki oleh suatu organisasi seperti yang dikatakan oleh Kimiz Dalkir dalam bukunya yang berjudul Knowledge Management in Theory  and  Practice bahwa  :  “ A  knowledge  management  system  is  a  virtual  repository  for relevant  information  which  is  critical  to  tasks  performed  daily  by  organizational  knowledge workers “[4] B. SLiMS Senayan  Library  Management  System atau  disingkat  sebagai  SLiMS  merupakan  aplikasi yang  dapat  gunakan  untuk  pengelolaan  sistem  perpustakaan  (library  management  system). Aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  yang  dikembangkan  oleh  Depdiknas  dengan  memberikan
nama  kode  Senayan.  Penamaan  kode  Senayan  disebabkan  karena  awal  dikembangkan  di perpustakaan Depdiknas yang berlokasi di Senayan.

## Gambar 1 Aplikasi SLiMS
Aplikasi  SLiMS  bersifat multiplatform sebab  dapat  berjalan  banyak  sistem  operasi, sehingga memudahkan dalam pengaplikasian perangkat lunak ini seperti Windows dan Linux. Aplikasi ini menyediakan fitur  yang lengkap dan telah digunakan oleh banyak perpustakaan baik dalam negeri maupun luar negeri yang memiliki koleksi buku banyak.

## 3. PEMBAHASAN
Penerapan knowledge  management dalam  Perpustakaan  mampu  menciptakan  transfer pengetahuan  antara  departement,  seperti  kepala  Perpustakaan,  Pustakawan,  Kepala  Pusat Komputer,  Kabag  keuangan  dan  bagian  lainnya  seperti  berapa cost yang  harus  dikeluarkan ketika akan membangun suatu knowledge ke dalam bentuk sistem kemudian infrastruktur apa saja  yang  perlu  dipersiapkan  dalam  menerapkan  teknologi  infromasi  pada  suatu  organisasi. Pentingnya  penggunaan  teknologi  informasi  dalam  bentuk  sistem  informasi  pada Perpustakaan sebagai  jembatan dalam membantu  pelayanan Perpustakaan tidak terlepas dari strategi  yang  diambil  pimpinan  dalam  mencapai  keuntungan  kompetitif  berdasarkan penerapan knowledge  management  system .  Pengaruh  penerapan knowledge  management system dalam  suatu  organisasi  sendiri  masih  menjadi  isu  yang  menarik  untuk  dibicarakan terutama  bila  dikaitkan  dengan  efek  yang  diperoleh  yaitu  dapat  meningkatkan  keunggulan kompetitif  bagi  organisasi.  Beberapa  peneliti  telah  mengangkat  judul  mengenai Knowledge Management dengan  Perpustakaan  diantaranya  adalah  Priti  Jain  yang  menjelaskan  adanya hubungan  antara Knowledge  Management, kepemimpinan  dan  pembuat  keputusan  dalam kasus Perpustakaan Akademik. Dimana seluruh tingkatan dalam organisasi dapat menyatukan pengetahuan yang dimilikinya untuk membuat keputusan yang sesuai dengan kebutuhan pada Perpustakaan Akademik[5].
Selain  itu  terdapat  pula  penelitian  lain  berjudul Knowledge  management  and  new generation  of  libraries  information  services:  A  concepts [6],  Kumar  menjelaskan  bahwa generasi  baru  Perpustakaan  adalah  perpustakaan  modern.  Konsep  penerapan Knowledge Management yang  didukung  oleh  teknologi  dan  sistem  dapat  membantu  meningkatkan efisiensi  Perpustakaan.  Pemodelan  sistem  dengan  menerapkan Knowledge  Management System dapat  menjadi  kunci  dalam  meningkatkan  layanan  Perpustakaan.  Penggunaan  sistem pada  pengelolaan  manajemen  Perpustakaan  dapat  membantu  mengakuisisi  antara tacit knowledge dan explicit  knowledge yang  dimiliki  oleh  Pustakawan.  Perpustakaan  dapat memainkan  peranan  penting  dalam  keberhasilan  penerapan knowledge  management dan memuaskan  pengguna  layanan  Perpustakaan.  Seperti  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Patil, Sudir S.,  bahwa:
“ Library may play an important role in success of knowledge management for their organization. Libraries take care of tacit knowledge in a better way for their
successful working and satisfy their customers. ” [7]
Slims  merupakan  salah  satu  bentuk  hasil  akuisi  pengetahuan  dari  hasil  penerapan proses Knowledge Management . Slims merupakan aplikasi open source berbasis web dimana para stakeholder dapat  melakukan  transfer  pengetahuan  kedalamnya.  STT  Indonesia Tanjungpinang  merupakan  salah  satu  Perguruan  Tinggi  yang  menggunakan  aplikasi  Slims untuk  melakukan  transfer  pengetahuan  kepada  pengguna  layanan  Perpustakaan  dalam lingkungan  eksternal  maupun  internal.  Para  pengguna  aplikasi  ini  tidak  terbatas  oleh  waktu sebab  dapat  diakses  dimanapun  dan  kapanpun  selama  infrastruktur  yang  dimiliki  sesuai dengan  kapasitas  yang  dibutuhkan.  Pengetahuan  yang  disajikan  didalamnya  tergolong lengkap  seperti  bibliografi,  proses  peminjaman  dan  pengembalian  buku,  data  anggota termasuk pendaftaran dan cetak kartu anggota hingga report data.
Penelitian  mengenai  pengaruh Knowledge  Management  System terhadap  layanan Perpustakaan  ini  menggunakan  metode survey dan  wawancara  yang  dilakukan  dengan mengambil sampling secara  acak  sejumlah  20 sample yang  berasal  dari  lingkungan  internal dan  eksternal  perpustakaan.  Berdasarkan  hasil  uji sampling terhadap  kepuasan  layanan Perpustakaan  diperoleh  data  perbandingan  kepuasan  layanan  antara  menggunakan  cara konvensional  dengan  layanan  yang  menerapkan  teknologi  dan  sistem  (hasil  penerapan  dari KMS) sbb :

## Gambar 2  Grafik perbandingan
Berdasarkan  gambar  grafik  diatas  diperoleh  bahwa  6  pengguna  layanan  merasa  cara konvensional  lebih  baik  dibanding  menggunakan  sistem  informasi.  Hasil  wawancara menyebutkan  permasalahan  yang  seringkali  dihadapi  adalah server  down ,  sehingga  ketika akan  mengakses  aplikasi  Slims  mengalami  kendala.  Namun,  terdapat  14  sampling  merasa kinerja pelayanan Perpustakaan lebih baik dengan menggunakan aplikasi Slims. Kebanyakan berpendapat  bahwa  penerapan  sistem  informasi  dengan  memanfaatkan  proses Knowledge Management System pada Perpustakaan dapat mengefisiensikan waktu layanan Perpustakaan.

## 3. PENUTUP
Penerapan Knowledge  Management  System pada  Perpustakaan  dapat  meningkatkan keunggulan kompetitif bagi Perguruan Tinggi. Slims adalah salah tool yang dapat digunakan oleh  Perpustakaan  dalam  membantu  meningkatkan  pelayanan  Perpustakaan.  Berdasarkan pengujian yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Slims  dapat  membantu  pekerjaan  pustakawan  dalam  melakukan  pengelolaan Perpustakaan, sehingga lebih efisien
2. Membantu  mengubah tacit  knowledge ke  bentuk explicit  knowledge dengan membuatnya  kedalam  suatu  sistem  yaitu  aplikasi  Slims,  sehingga  pengetahuan  yang dimiliki tidak akan hilang
3. Membantu melakukan proses transfer pengetahuan antar departement, sehingga dapat meningkatkan produktivitas para stakeholder
0 10 20 Konvensio nal Slims Series1 6 14 Sam p lin g Grafik Perbandingan
Adapun saran yang dapat disampaikan terhadap penerapan Slims dalam Perpustakaan STT Indonesia  Tanjungpinang  adalah  masih  terbatasnya  transfer  pengetahuan  antara  para pengguna  layanan  dengan  kepala  Pusat  Komputer  yaitu  tentang  pembenahan  infrastruktur dalam mendukung penggunaan aplikasi Slims, seperti pembenahan terhadap server .

## DAFTAR PUSTAKA
[1]Laudon,  Kenneth  C.  dan  Laudon,  Jane  P.,  2007, Management  Information  System , Prentice Hall, New Jersey diterjemahkan oleh Sungkono, Criswan dan Mahmudin, Eka P., Salemba Empat, Jakarta.
[2]  Mapoya, Pearl M., 2004, Knowledge management practices in academic libraries: a case study  of  the  University  of  Natal, University  of  KwaZulu-Natal , Pietermaritzburg,  South Africa
[3]  The London School Of Economic and Political Science, 2010, Tacit Knowledge making to explicit , www.lse.ac.uk/economicHistory/Research/facts/ tacit .pdf ,    diakses  tgl  10  April 2016.
[4] Dalkir, Kimiz, 2010, Knowledge Management In Theory and Pactice, McGill University, Elsevier, USA
[5] Jain, Priti,  2015 , Knowledge Management, Leadership and Decision Making: A Case of Academic Libraries, Paper presented at: IFLA WLIC 2015 - Cape Town, South Africa [6]  Kumar,  Sharma  Ajay,  2010, Knowledge  Management  And  New  Generation  Of  libraries Information  Service  :  A  Concepts,  International  Journal  of  Library  and  Information Science Vol. 1(2) pp. 024-030
[7]  Patil,  Sudhir  S.,  2013, Knowledge  Management  in  libraries,  International  Journal  of Digital Libraries and Knowledge Management. Volume 3, Number 2 (2013), pp. 71-74