ISSN: 2598-8719   (Online) ISSN: 2598-8700   ( Printed) Vol. 3 No.1  Februari 2019

## PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PENYEWAAN ALAT BERAT
(studi kasus: PT. Jaya Alam Sarana Jakarta)
Julinda Maya Paramudita 1 , Verdi Yasin 2
1 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Jayakarta
2 Program Studi Teknik Informasika, STMIK Jayakarta dhita.dhyaa@gmail.com , verdiyasin@jayakarta.ac.id

## Abstrak
Teknologi Informasi merupakan teknologi yang berkembang cepat pada saat ini. Kemajuan disetiap bidang tak lepas dari teknologi sebagai penunjangnya. Masalah yang dihadapi PT. Jaya Alam Sarana Jakarta adalah belum tersedianya  sistem  berbasis  web  sebagai  media  untuk  penyewaan  alat  berat  yang  selama  ini  dilakukan  oleh customer.  Metode  yang  dapat  digunakan  dalam  pengembangan  sistem  ini  adalah  metode  berorientasi  obyek dengan  menggunakan  tools  desain  Pendekatan  Terstruktur;  Flow  of  Document,  Data  Flow  Diagram  (DFD), Entity  Relationship  Diagram,(ERD),  Selain  sebagai  pelayanan  sistem  berbasis  web  ini  juga  sebagai  media promosi  yang  sangat  dibutuhkan  oleh  perusahaan.  Atas  dasar  itu  perumusan  peneliti  adalah  membuat  aplikasi efektif  berbasis  web  yang  berguna  untuk  customer  menyewa  alat  berat  serta  user  dalam  melakukan  kegiatan pekerjaannya sampai dengan pembuatan laporan sebagai alat Decision Maker bagi Manager sehingga hasil yang dilaporkan  lebih  valid.  Pembahasan  dimulai  dengan  penginstalan  aplikasi  pendukung,  instalasi  Sublime  dan langkah-langkah  penyelesaian  aplikasi  tersebut.  Semua  pembahasan  dan  penerapan  berdasarkan  teori-teori berupa buku panduan aplikasi berbasis web.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan Sistem, Aplikasi Program

## I. PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  berkembang  sangat  pesat. Penggunaaan  alat  bantu  komputer  sebagai  salah satu  sarana  penunjang  dalam  sistem  informasi dapat  memberikan  hasil  lebih  baik  dan  akurat untuk output sebuah  sistem,  tentu  bila  sistem  di dalamnya  telah  berjalan  dengan  baik  dan  sesuai dengan yang di inginkan oleh user . Dalam  hal  ini  pengembangan  teknologi yang  terus  maju  diharapkan  mampu  membantu perusahaan  dalam  memudahkan customer nya untuk mendapatkan
pelayanan,
serta memudahkan user dalam melaksanakan tugasnya,  khususnya  untuk  menghindari  adanya salah  perhitungan  dalam  setiap  transaksi  dan pembuatan  laporan.  PT.  Jaya  Alam  Sarana Jakarta  adalah  sebuah  perusahaan  yang  bergerak dalam bidang konstruksi penyewaan alat berat.
Data  adalah  sesuatu  yang  belum memiliki  arti  bagi  penerimanya  dan  masih membutuhkan  adanya  suatu  pengolahan.  Data dapat  berwujud  suatu  kondisi  atau  keadaan  , suara,  huruf,  simbol,  gambar,  angka,  ataupun bahasa  lainnya  yang  dapat  digunakan  sebagai bahan  untuk  melihat objek, lingkungan, kejadian ataupun  suatu  konsep.  Sedangkan  informasi adalah  hasil  pengolahan  dari  sebuah  formasi, model,  organisasi  ataupun  suatu  perubahan
bentuk  dari  data  yang  mempunyai  keterangan tertentu  dan  dapat  digunakan  untuk  menambah pengetahuan  bagi  yang  menerimanya.  Dengan demikian,data  dapat  dianggap  sebagai  objek  dan informasi  adalah  suatu  subjek  yang  bermanfaat bagi penerimanya.

## 1.1 Rumusan Masalah
Merancang  proses  sistem  informasi  penyewaan alat  berat  berbasis  web  yang  memudahkan customer dalam melakukan pemesanan sewa alat berat  dan admin dalam  memproses  penyewaan dan  pembuatan  laporan,  membangun  sebuah database yang terintegras serta, merancang proses sistem  yang  mampu  melakukan  penyediaan  data dengan cepat dan akurat bagi customer dan user .

## 1.2 Tujuan Pengembangan Sistem
Membangun  sistem  efektif  dalam  penyewaan berbasis  web  secara  sistematis,  tepat,  cepat  dan akurat, mempermudah customer dalam mendapatkan informasi serta melakukan pemesanan penyewaan alat berat, dan memudahkan karyawan atau user dalam melakukan transaksi penyewaan serta pembuatan laporan.
ISSN: 2598-8719   (Online) ISSN: 2598-8700   ( Printed) Vol. 3 No.1  Februari 2019

## II. LITERATUR STUDI
Sistem  merupakan  sekumpulan  elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan  untuk  mencapai  suatu  tujuan. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur  yang  saling  berhubungan,  berkumpul bersama-sama  untuk  melakukan  suatu  kegiatan atau  menyelesaikan  suatu  sasaran  tertentu.[Verdi Yasin, 2012:p261]
Informasi  adalah  data  yang  telah  dikelola dan  di  proses  untuk  memberikan  arti  dan memperbaiki  proses  pengambilan  keputusan [Rommey dan Steinbart , 2015:p4]
Analisis  sistem  adalah  penilitian  atas sistem  yang  telah  ada  dengan  tujuan  untuk merancang  sistem  yang  baru  atau  dapat diperbarui.  Tahap  analisis  sistem  ini  merupakan tahap  yang  sangat  kritis  dan  sangat  penting, karena  kesalahan  di  dalam  tahap  ini  akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.  Sedangkan  Perancangan  sistem merupakan  tahap  selanjutnya  setelah  analisa sistem,  mendapatkan  gambaran  dengan  jelas tentang apa  yang dikerjakan  pada analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut [Verdi Yasin, 2012]

## III. Metode Analisis
3.1 Proses Penawaran Bagian Marketing membuat  Surat  Penawaran Harga  (SPH)  alat  berat  yang  ingin  disewa  dan mengirim  ke customer melalui faximile .  Jika pelanggan  menyetujui  surat  penawaran  tersebut, mereka  memesan  alat  berat  yang  ingin  disewa dengan  mengirimkan  Surat  Pesanan  Sewa  (SPS) ke  bagian Marketing dan  di  arsipkan  ke  Arsip SPS.  Bagian Marketing mengecek  ketersedian alat berat dari data alat berat lalu mengkonfirmasi ke customer .  Setelah  itu, customer mengirimkan Surat  Perintah  Kerja  (SPK),  kemudian  disetujui dan  di  Acc  oleh  bagian  Keuangan  dan Opr.Manager  dan  mengkonfirmasi  ke customer melalui  telepon,  kemudian  SPK  Acc  di  arsipkan ke Arsip SPK Acc.

## 3.2 Proses Pembayaran
Setelah customer mendapat  konfirmasi  tentang penyetujuan  SPK  dari  Marketing, customer melakukan  transaksi  pembayaran via  transfer ke rekening  Bank  yang  ditunjuk.  Setelah transfer ,
customer mengirimkan  bukti transfer yang kemudian  diterima  oleh  bagian Accounting via email .  Berdasarkan  bukti  transfer  tersebut, bagian Accounting membuka  Arsip  SPK  Acc yang  kemudian    dicocokkan  dengan  bukti transfer  tersebut,  kemudian copy kwitansi  di arsipkan  di  Arsip Copy Kwitansi  dan  kwitansi yang  asli  diberikan  kepada customer sebagai bukti pelunasan..
3.3 Proses Pengiriman Alat Berat
Setelah pelunasan pembayaran, Bagian Marketing
membuat Time Sheet lalu memberikannya kepada  Supir  untuk  data pemakaian alat berat nanti.
3.4 Proses Pembayaran Overtime Setelah  pemakaian,  berdasarkan time  sheet pemakaian  yang  dibawa  oleh  supir,  apabila  ada overtime bagian Accounting menghitung  dan membuat invoice overtime serta rekap time sheet pemakaian  sewa  alat  berat,  yang  kemudian  di Acc  oleh  Bagian  Keuangan  dan  Opr.  Manager dan  dikirim  ke customer melalui faximile untuk dilunasi. Invoice  overtime dan  rekap time  sheet acc  di  arsipkan  di  Arsip  Rekap Time  Sheet dan Invoice Acc. customer melakukan  transaksi pembayaran via  transfer ke  rekening  Bank  yang ditunjuk.  Setelah transfer , customer mengirim bukti transfer melalui email yang  kemudian diterima oleh bagian
Accounting untuk diverifikasi  dan  dibuatkan  Kwitansi  untuk pelunasan.
3.5 Proses Laporan
Setiap  akhir  periode  bulan  bagian Accounting membuat Laporan Pemasukan Penyewaan Bulanan  berdasarkan  Arsip Copy Kwitansi. Laporan  tersebut  diberikan  kepada  Presiden Direktur.
ISSN: 2598-8719   (Online) ISSN: 2598-8700   ( Printed) Vol. 3 No.1  Februari 2019
Tabel 3.1 Flowmap Sistem Berjalan START PENAW ARAN SPH SPH SPS YA MENYETUJUI SPH TIDAK END SPS KIRIM SPS CEK DATA ALAT BERAT CEK DATA ALAT BERAT ADA SPK TIDAK KONFIRMI ALAT BERAT SPK ACC SPK SPK ACC SPK KONFIRM SPK ACC PEMBAY ARAN BUKTI TRANSFER BUKTI TRANSFER BUAT KWITANSI BUKTI TRANSFER COPY KWITANSI KWITANSI KWITANSI Marketing Customer Bagian Keuangan dan Opr. Manager Accounting COPY KWITANSI BUAT TIMESHEET TIMESHEET TIMESHEET Supir ISI TIMESHEET TIMESHEET TIMESHEET HITUNG DAN BUAT INV TIMESHEET INV OVERTIME INV OVERTIME INV OVERTIME ACC INV OVERTIME PEMBAY ARAN BUKTI TRANSFER BUKTI TRANSFER BUAT KWITANSI BUKTI TRANSFER KWITANSI COPY KWITANSI KWITANSI COPY KWITANSI DATA LP CETAK LP COPY KWITANSI LP LP COPY KWITANSI LP START Presiden Direktur ARSIP DATA ALAT BERAT ARSIP LP ARSIP COPY KWITANSI ARSIP INV ARSIP SPK ACC

## IV. PERANCANGAN SISTEM PROSES
Diagram  Konteks  digunakan  untuk menggambar  sumber  serta  tujuan  data yang  akan  diproses  atau  dengan  kata  lain diagram  tersebut  untuk  menggambarkan sistem  secara  umum  dari  keseluruhan sistem  yang  ada.  Berikut  ini  gambar  4.1 yang  merupakan  diagram  koneks  sistem yang diusulkan:
0 Perancangan Sistem Penyewaan Alat Berat Pada PT. Jaya Alam Sarana Data Alat Berat, Kwitansi, RTS & Invoice ID, Password, Bukti Pembayaran Laporan Penyewaan Customer Accounting Bukti Pembayaran, Data Sewa, Data Pembayaran ID, Password, Data Pembayaran, Kwitansi, Time Sheet, Data RTS, RTS & Invoice Keuangan & Opr. Manager ID, Password, Data Laporan Penyewaan, Laporan Penyewaan Data Pembayaran, Data Sewa, Data Customer Presiden Direktur Gambar 4.1 Diagram Konteks Usulan A. Diagram Nol dan Detail 1. Diagram Nol Sistem Usulan 1 Log in 3 Pembayaran 2 Input Data Penyewaan Alat Berat Data Customer 4 Pengiriman Alat Berat 5 Pembayaran Overtime ID, Password Salinan Kwitansi Time Sheet ID, Password 6 Pembuatan Laporan ID, Password Data Pembayaran Customer Accounting Keuangan & Opr Manager F. Login Data Login Data Login F. Data Customer F. Alat Berat Data Alat Berat Arsip Kwitansi Bukti Pembayaran F. Data Pembayaran Data Pembayaran F. Penyewaan Kwitansi Supir Data Pembayaran Time Sheet Time Sheet isi F. RTS Data RTS Customer RTS dan Invoice Bukti Pembayaran Data Sewa Data Sewa Data Sewa Data Customer Data Pembayaran Presiden Direktur Laporan Penyewaan F. Laporan Penyewaan Data Laporan Penyewaan Accounting Gambar 4.2 Diagram Nol Usulan 2. Diagram Detail Sistem Usulan
ISSN: 2598-8719   (Online) ISSN: 2598-8700   ( Printed) Vol. 3 No.1  Februari 2019
1.1 Verifikasi Login ID, Password Input Data Penyewaan Alat Berat Data Login F. Login
Gambar 4.3 Diagram Detail Proses 1 Usulan
2.1 Verifikasi Data Customer Customer Input Data Data Customer F. Data Customer 2.2 Verifikasi Data Sewa Input Data F. Penyewaan Data Sewa F. Alat Berat Data Alat Beratt
Gambar 4.4 Diagram Detail Proses 2 Usulan
3.1 Verifikasi Pembayaran Customer Bukti Pembayaran F. Penyewaan Data Sewa 3.2 Input Data Pembayaran Bukti Pembayaran F. Data Pembayaran Data Pembayaran 3.3 Cetak Kwitansi Data Pembayaran Kwitansi Arsip Kwitansi Salinan Kwitansi Gambar 4.5 Diagram Detail Proses 3 Usulan 4.1 Verifikasi Data Pembayaran F. Data Pembayaran Data Pembayaran 4.2 Pengiriman Alat Berat Data Pembayaran Accounting Time Sheet Supir Time Sheet Gambar 4.6 Diagram Detail Proses 4 Usulan 5.1 Verifikasi Data Time Sheet Time Sheet F. RTS Data RTS Data RTS 5.2 Hitung Biaya Overtime Custome RTS & Invoice 5.3 Input Data Pembayaran Bukti Pembayaran F. Data Pembayaran Data Pembayaran 5.4 Cetak Kwitansi Data Pembayaran Kwitansi Arsip Kwitansi Salinan Kwitansi Gambar 4.7 Diagram Detail Proses 5 Usulan Entity Relationship Diagram/ ERD U s e r U s e r_ ID N a m a _ U s e r P a s s w o rd H a k _ A k s e s C u s to m e r L o g in K d _ C u s to m e r N m _ P e ru s a h a a n A la m a t T e lp P e n y e w a a n M e m ili k i K d _ S e w a B a s ic _ J a m B y _ M o b d e m o b T g l_ S e w a J a n g k a _ W a k tu T o ta l M e m p u n y a i A la t U n it K a p a s it a s J e n is _ A la t K d _ A la t M e rk H a rg a M e m p u n y a i P e m b a y a ra n N o _ P e m b a y a ra n T g l_ P e m b a y a ra n J m l_ P e m b a y a ra n M e m p u n y a i T im e s h e e t N o _ R T S P e ri o d e P e m a k a ia n O v e rt im e B y _ O v e rt im e J u m la h M e m p u n y a i L a p o ra n P e ri o d e _ L a p o ra n S u b to ta l 1 1 M M M 1 1
ISSN: 2598-8719   (Online) ISSN: 2598-8700   ( Printed) Vol. 3 No.1  Februari 2019
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram

## V. RANCANGAN INTERFACE

## 1. Tampilan Form Login

## Gambar 4.9 Form Login

## 2. Tampilan Form Customer
Gambar 4.10 Form Customer

## 3. Tampilan Form Alat Berat
Gambar 4.11 Form Alat Berat
4. Tampilan Form Penyewaan Gambar 4.12 Form Penyewaan
5. Tampilan Form Time Sheet Gambar 4.13 Form Time Sheet 6. Tampilan Form Pembayaran Gambar 4.14 Form Pembayaran
Gambar 4.15 Form Laporan

## 8. Tampilan Form Data User
Gambar 4.16 Form Data User F. Flowchart 1. Flowchart Customer STAR T Terdaftar? Input Nama_User, Password Daftar Disini Cek *Password Salah* • Home • Tentang Kami • Daftar Customer • Penyewaan Alat Berat • Logout Tentang Kami Tampilkan Info Tentang Kami Daftar Customer Data Lengkap? Save Data Customer Penyewaan Alat Berat Data Lengkap? Save Data Sewa • Home • Tentang Kami • Daftar Customer • Penyewaan Alat Berat • Logout Logout Input Kode Customer, Nama Perusahaan, Alamat, Telp Input Kode Sewa, Basic Jam, Biaya Mobdemob, Tanggal Sewa, JangkaWaktu, Total FINIS H T T Y Y T Y Y T T T Y Y T T Y Login Y Gambar 4.17 Flowchart Customer 2. Flowchart Accounting
START Login Input Nama_User, Password Cek *Password Salah* • Home • Tentang Kami • Transaksi • Logout Tentang Kami Tampilkan Info Tentang Kami Transaksi Data Pembayaran Save Data Pembayaran Input Kode Sewa T Y Y T T Y T Y • Home • Tentang Kami • Transaksi • Logout • Data Pembayaran • Data Rekap Time Sheet Print Kwitansi Data Time Sheet FINISH T Input Nomor Rekap Time Sheet Y Save Data Rekap Time Sheet Print Invoice dan Rekap Time Sheet • Home • Tentang Kami • Transaksi • Logout Logout Y T Gambar 4.18 Flowchart Accounting
ISSN: 2598-8719   (Online) ISSN: 2598-8700   ( Printed) Vol. 3 No.1  Februari 2019
3. Flowchart  Bagian  Keuangan  dan Opr. Manager START Login Input Nama_User, Password Cek *Password Salah* • Home • Tentang Kami • Daftar User • Daftar Barang • Laporan • Logout Tentang Kami Tampilkan Info Tentang Kami Daftar User Laporan Save Data Laporan Penyewaan Pilih Tanggal awal dan Tanggal akhir T Y Y T Y T T Y Print Laporan Penyewaan FINISH Logout Y T Tambahkan Input Nama User, Password, dan Hak Akses Save Data User Daftar User T Y Tambahkan Input Kode Alat, Jenis Alat, Kapasitas, Merk, Unit, Harga Save Data Alat Berat • Home • Tentang Kami • Daftar User • Daftar Barang • Laporan • Logout Gambar 4.19 Flowchart Bagian
Keuangan dan Opr. Manager

## VI. KESIMPULAN
Aplikasi  sistem  berbasis  web  yang  peneliti  buat, maka perhitungan nilai penyewaan akan lebih cepat dan  akurat.,  Penyewaan  alat  berat  dengan menggunakan  aplikasi  sistem  berbasis  web  jauh lebih  efektif.,  Aplikasi  sistem  ini  belom  berbasis online.

## REFERENSI
[1] Kendall, Kenneth E., dan Julie E Kendall. 2011. Systems  Analysis and Design .  Edisi  ke-8. New Jersey: Pearson Educatin.
[2]  Nugroho,  Adi.  2010. Rekayasa  Perangkat Lunak  Berorientasi  Objek  dengan  Metode
USDP  (Unified  Software  Development Process) . Yogyakarta: Andi Offset.
[3] Puspitawati, Lilis dan Anggadini Sri Dewi.2011 .  Sistem  Informasi  Akuntansi . Yogyakarta : Graha Ilmu.
[4] Sidik, Betha. 2014. Pemrograman Web dengan PHP .  Edisi  Revisi  ke-2.  Bandung:
Informatika Bandung.
[5]  Verdi  Yasin.  2012. RekayasaPerangkat  Lunak Berorientasi Objek . Jakarta: Mitra Wacana Media.
[6] Zulfian Azmi dan Verdi Yasin, 2017. Pengantar
Sistem  Pakar  dan  Metode,  Penerbit  Mitra Wacana Media, Jakarta.