## SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE UNTUK PENINGKATAN PELAYANAN PELANGGAN DALAM RESERVASI KAMAR HOTEL
Victor Marudut Mulia Siregar 1) , Nancy Florida Siagian 2*)
1 Teknik Komputer, Politeknik Bisnis indonesia email: victor.siregar2@gmail.com
2 Keuangan dan Perbankan, Politeknik Bisnis Indonesia
* Korespondensi email: siagiannancyflorida@gmail.com

## Abstract
The research aims to overcome the problem of managing customer data, room data, and transaction data manually at Hotel Fergael. The management of customer data, room data and transaction data that are processed manually, is overcome by building a Front Office Information System for hotel room reservations at Hotel Fergael. The results of the Front Office Information System research for hotel room reservations at the Fergael Hotel can be done quickly, effectively and efficiently at the receptionist's work time, making reports can also assist managers in seeing reservations that have or have occurred at the Fergael Hotel. The system is designed in the form of Visual Basic and uses a MySQL database. With this research, the receptionist can expedite the activities that run at the Fergael Hotel, especially room input, customer input, and room reservations that occur at the Fergael Hotel Pematangsiantar.
Keywords : Information System, Visual Basic, MySQL, Reservation, Hotel.

## 1. PENDAHULUAN
Pesatnya  perkembangan  teknologi  dan ilmu pengetahuan memiliki dampak yang besar, khususnya pada bidang teknologi informasi yaitu mudah dan luasnya akses data maupun informasi yang  ada  di  setiap  instansi  [1]–[8].  Hampir  di setiap instansi perusahaan, organisasi, perkantoran,  hotel,  lembaga,  maupun  instansi pemerintahan membutuhkan pengolahan administrasi  yang  cepat,  tepat,  dan  akurat,  data serta  informasi  tersebut    upaya  peningkatan kinerja dari instansi tersebut [9]–[16], [17]–[21].
Industri  Pariwisata  merupakan  sektor andalan dan menjadi salah satu  pilihan yang baik untuk  perkembangan  ekonomi  di  Negara berkembang  saat  ini.  Banyaknya  fasilitas  yang disediakan  guna  mendukung  jalannya  sektor pariwisata  di  Indonesia,  juga  dapat  menjadi peluang  besar  bagi  bangunan-bangunan  yang digunakan  sebagai  tempat  untuk  menginap  bagi pelancong  ataupun  turis,  apabila  dapat  dikelola dengan baik dan sungguh-sungguh, seperti Hotel.
Hotel  merupakan  sejenis  akomodasi
yang  menyediakan  fasilitas  dan  pelayanan penginapan,  makan  dan  minum,  serta  jasa  jasa lainnya  untuk  umum  yang  dapat  tinggal  untuk sementara waktu, dan dikelola secara komersial. Dewasa  ini  hotel  bukan  hanya  dapat  digunakan bagi  orang-orang  yang  sedang  melakukan perjalanan atau menjalankan liburan saja, namun juga  dapat  dikunjungi  oleh  orang-orang  yang sedang melakukan perjalanan bisnis.
Hotel  Fergael  merupakan  hotel  yang terletak  di  kawasan  Jl.  Medan  Lintas  Sumatera, yang merupakan hotel yang sedang berkembang dan  saat  ini  berusaha  untuk  meningkatkan pelayanannya  terhadap  tamu  hotel  dan  juga senantiasa  berusaha  meningkatkan standar kualitas  hotel  dari  berbagai  jenis  pelayanan termasuk pelayanan pada front office hotel.
Pelayanan pada bagian front office hotel Fergael  saat  ini  masih  menggunakan  sistem manual  dalam  melayani  pemesanan  kamar. Untuk peningkatan pelayanan terhadap pelanggan maka dirancang suatu sistem berbasis komputer  agar  bagian  front  office  dapat  dengan
mudah merekam data transaksi pemesanan kamar dan juga mudah membuat laporan.
Penggunaan  Sistem  Informasi  saat  ini telah  banyak  diterapkan  untuk  mempermudah pekerjaan  di  berbagai  bidang  termasuk  bidang perhotelan    sehingga  memberikan  keunggulan dan  keuntungan  pada  hotel  dan  pelayanan terhadap tamu menjadi lebih maksimal [22], [23]. Oleh  sebab  itu,  dirancang  sebuah  sistem informasi  yang  berfungsi  untuk  mempermudah pekerjaan  Front  Office  Hotel  Fergael  dalam mengelola  pemesanan  kamar  hotel  maupun pembuatan  kwitansi  maupun  laporan-laporan lainnya.  Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Front Office  untuk  reservasi  kamar  hotel  pada  Hotel Fergael  Pematangsiantar  akan  berdampak  pada meningkatnya kinerja dan kualitas hotel tersebut.

## 2. METODE PENELITIAN
Tahapan  yang  dilakukan  pada  proses perancangan  sistem  aplikasi  menggunakan  alat bantu yang terdiri dari :

## Diagram Konteks
Diagram  konteks  ini  menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau  memberikan  informasi  ke  sistem.  Pada gambar 1 terdapat diagram konteks sistem yang diusulkan.
Gambar 1. Diagram Konteks yang diusulkan
Pada gambar 1 dijelaskan bahwa :
1. Pelanggan memberikan datanya agar dapat di input  ke  sistem  oleh  resepsionis  ke  dalam data  pelanggan,  lalu  pelanggan  dapat melakukan pemesanan kamar.
2. Data  pelanggan  dan  data  kamar  dibutuhkan resepsionis  guna  menemukan  pilihan  kamar mana yang akan dipilih oleh pelanggan.
3. Resepsionis  menginput  data  pelanggan  dan data  kamar  ke  dalam  data  transaksi  yang berguna  untuk  mencetak  ( output )  kwitansi bagi pelanggan.
4. Informasi  tersebut  akan  dibebrikan  kepada pelanggan guna mengetahui kamar apa yang t’lah dipesanan oleh pelanggan.
5. Resepsionis  memberikan  ( output )  laporan bagi  manager  agar  manager  mengetahui transaksi apa saja yang terjadi.

## Diagram ERD
Diagram  ERD  merupakan  relasi  antar entitas  yang  digambarkan  melalui  diagram. Dengan  adanya diagram  ERD  ini,  struktur  logis dari suatu basi data dapat gambarkan dengan jelas dan sederhana. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat desain ERD seperti ditampilkan gambar 2.
Gambar 2. Diagram relasi antar entitas (ERD)
Perancangan Antarmuka ( User Interface ) Pada  tahap  ini  dilakukan  perancangan antarmuka  yang  merupakan  bentuk  rancangan tampilan sementara dari sistem front office yang akan  dibangun.  Melalui  perancangan  ini, penjelasan  bagaimana  tampilan  yang  digunakan akan  kelihatan  sehingga  tampilan  Sistem Informasi  Front  Office  untuk  reservasi  kamar hotel    ini  dapat  dirancang  dengan  baik.  Hal  ini dilakukan  agar  pembangunan  sistem  yang memenuhi  prinsip  perancangan  antarmuka  yang baik dapat dilakukan dengan mudah. Perancangan sistem informasi front office untuk pemesanan  dan  pembayaran  kamar  yang  akan dibangun adalah sebagai berikut:
a. Desain Menu Utama (Resepsionis)
Desain Menu Utama digunakan agar Resepsionis dapat mengakses menu Transaksi dan
Pelanggan.Desain menu utama dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Desain Form Menu Utama
(Resepsionis)
b. Desain Menu Pelanggan (Resepsionis)
Menu  Pelangganadalah  menu  yang  digunakan Resepsionis untuk menambahkandata diri pelanggan baru, mengedit sekaligus menghapus. Desain  MenuPelanggan  bagi  Resepsionis  dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Desain Form Menu Pelanggan (Resepsionis)
c. Desain Menu Transaksi (Resepsionis)
Menu Transaksi merupakan menu yang digunakan Resepsionis untuk mencatat data-data transaksi  pelanggan  sekaligus  mencetaknya dalam  bentuk  kwitansi.  Pada  menu  transaksi  ini juga  di  desain  agar  bagian  front  office  dapat menginput, mencetak, mengedit data pelanggan. Desain  Menu  Transaksi  dapat  dilihat  pada gambar 5.
Gambar 5. Desain Form Menu Transaksi (Resepsionis)
d. Desain Menu Kamar (Resepsionis)
Menu  Kamar  merupakan  menu  yang  digunakan Resepsionis  sebagai  bentuk  informasi  dari nomor,  nama,  harga  dan  status  kamar  agar resepsionis  dapat  lebih  teliti  guna  menjelaskan kamar terhadap tamu. Desain Menu Kamar dapat dilihat pada gambar 6.

## Gambar 6. Desain Form Menu Kamar
(Resepsionis)

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  dari  Sistem  informasi  yang dibangun  berisikan  tampilan  eksekusi  program meliputi  login,  form  (input  system),  dan  report (output  system)  yang  sudah  berisikan  data. Beberapa diantara tampilan tersebut terdiri dari:
a. Halaman Menu Pelanggan
Halaman  ini  merupakan  halaman  yang berisi  data  pelanggan  dimana  user  dapat menambahkan  data  pelanggan  baru,  mengedit, dan  menghapus  data  dengan  mengklik  tombol yang sudah disediakan. seperti pada gambar 7.

## Gambar 7. Halaman Menu Pelanggan
b. Halaman Menu Kamar Halaman  menu  kamar  ini  digunakan untuk  menginput,  mengedit,  mengubah,  juga
menghapus  data  kamar  yang  diinginkan. Tampilan  halaman  menu  kamar  dapat  dilihat pada gambar 8.
Gambar 8. Halaman Data Kamar
Gambar 9. Halaman Data Transaksi
c. Halaman Data Transaksi
Halaman  ini  merupakan  halaman  yang berisi  data  transaksi  yang  sedang  maupun  telah terjadi  yang  mana  user  dapat  menambah, mengedit,  menghapus  dan  mencetak  data transaksi  dengan  mengklik  tombol  yang  sudah disediakan. Adapun halaman data transaksi dapat dilihat pada gambar 9.

## 4. KESIMPULAN
Setelah  merancang  Sistem  Informasi Front  Office  untuk  reservasi  kamar  hotel    pada Hotel  Fergael  Pematangsiantar  dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem  yang  dirancang  ini  adalah  Sistem Informasi Front Office untuk reservasi kamar hotel  khusus pada bagian resepsionis. Sistem ini  dapat  memberikan  beberapa  kelebihan, yaitu  efisien  dan  efektif  dalam  pengolaan informasi  pelanggan,  kamar,  maupun  data transaksi.
2. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Front Office untuk reservasi kamar hotel  berbasis Vb.Net ini dapat memudahkan pekerjaan para resepsionis dalam  menginput  pemesanan kamar setiap harinya untuk memaksimalkan kinerja pada bagian resepsi Hotel Fergael dan juga  menghemat  waktu  dalam  melakukan pencarian,  pencatatan  dan  pemasukan  data pelanggan, kamar, maupun transaksi.

## 5. REFERENSI
[1] V.  M.  M.  Siregar,  E.  Damanik,  M.  R. Tampubolon, E. I. Malau, E. P. S. Parapat, and D. S. Hutagalung, “Sistem Informasi Administrasi  Pinjaman  (Kredit)  Pada Credo Union Modifikasi (CUM) Berbasis Web,” J. Tekinkom , vol. 3, no. 2, pp. 62– 69, 2020, doi: 10.37600/tekinkom.v3i2.193. [2] H. Sugara, E. Sirait, M. A. Hanafiah, and N.  F.  Siagian,  “Sistem  Informasi Pembayaran  SPP  Pada  SMK  Swasta
Teladan  Tanah  Jawa  Menggunakan
Vb.Net,” J. Tek. Inf. dan Komput. , vol. 3, no. 1, p. 14, 2020, doi: 10.37600/tekinkom.v3i1.125. [3] S. S. S, A. T. Purba, and V. M. M. Siregar,
“Sistem Pendukung Keputusan
Kelayakan  Pemberian  Pinjaman  Kredit Menggunakan  Metode Topsis  Pada  Cum Caritas HHKBP Pematangsiantar,” J. Tek. Inf. dan Komput. , vol. 3, no. 1, p. 1, Sep. 2020, doi: 10.37600/tekinkom.v3i1.117.
[4] A. T. Purba and V. M. M. Siregar, “Sistem Penyeleksi  Mahasiswa  Baru  Berbasis Web  Menggunakan  Metode  Weighted
Product,” TEKINKOM ,  vol.  3,  no.  1,  pp. 1–8, 2020, doi: 10.37600/tekinkom.v3i1.117.
[5] S. P. Tamba, M. D. Batubara, W. Purba, M. Sihombing, V. M. Mulia Siregar, and J.  Banjarnahor,  “Book  data  grouping  in libraries  using  the  k-means  clustering method,” J.  Phys.  Conf.  Ser. ,  vol.  1230, no.  1,  p.  012074,  Jul.  2019,  doi: 10.1088/1742-6596/1230/1/012074.
[6] V.  M.  M.  Siregar,  H.  Sugara,  and  G.  A. Purba,  “Aplikasi  Pencatatan  Laporan Penjualan  Kita-Kita.Net  Berbasis  Web,” TEKINKOM ,  vol.  2,  no.  1,  pp.  80–86, 2019, doi: 10.37600/tekinkom.v2i1.81.
[7] V.  M.  M.  Siregar,  H.  Sugara,  and  I.  M. Siregar,  “Perancangan  Sistem  Informasi Pendataan  Barang  Pada  PT.  Serdang Hulu,” J.  Comput.  Bisnis , vol.  12,  no.  2,
pp. 111–117, 2018.
[8] V. M. Siregar and H. Sugara, “Perancangan Dan Implementasi Aplikasi Penggajian Berbasis Dekstop Pada Murni Sadar  English  Course,” J.  Tek.  Inf.  dan Komput. , vol. 1, no. 2, pp. 42–48, 2018.
[9] J. Simatupang and S. Sianturi, “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI  PEMESANAN  TIKET BUS PADA
PO. HANDOYO
BERBASIS ONLINE,” J. Intra Tech , vol. 3, no. 2, pp. 11–25, 2019.
[10] Fricles  Ariwisanto  Sianturi,  “Analisa metode teorema bayes dalam mendiagnosa  keguguran  pada  ibu  hamil berdasarkan jenis makanan,” Tek. Inf. dan
Komput. ,  vol.  2,  no.  1,  pp.  87–92,  2019,
[Online]. Available:
http://jurnal.murnisadar.ac.id/index.php/
Tekinkom/article/view/78.
[11] A. Ardian, I. Purnama, and V. Sihombing, “Perancangan  Aplikasi  Pengolah  Data Siswa  Berbasis  Android  (Studi  Kasus : Mis Nurul Huda Labuhan Batu Selatan),” Pengabdi. Masy. Ika Bina En Pabolo , vol. 1, no. 1, pp. 40–53, 2019.
[12] G. J. Yanris, “Analisis Dan Implementasi
Data Mining Dalam Menganalisa Kendala Akademik  Yang  Sering  Dikeluhkan Mahasiswa  AMIK  Labuhanbatu  (Studi Kasus : Amik Labuhanbatu),” Informatika ,  vol.  4,  no.  1,  pp.  15–24, 2016.
[13] V. Sihombing, “Aplikasi Simade (Sistem Informasi  Manajemen  Desa)  Dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi di Kepenghuluan Bakti Makmur Kecamatan Bagan Sinembah Kab. Rokan Hilir Riau,”
SISTEMASI ,  vol.  7,  no.  September,  pp. 292–297, 2018.
[14] W. Purba, S. Tamba, and J. Saragih, “The effect  of  mining  data  k-means  clustering toward  students  profile  model  drop  out potential,” J. Phys. Conf. Ser. , vol. 1007, no. 1, p. 12049, 2018, [Online]. Available: http://stacks.iop.org/1742- 6596/1007/i=1/a=012049.
[15] V.  Sihombing,  “Sistem Informasi Penjualan Mobil Suzuki Di Dealer Bagan Batu,” SISTEMASI , vol. 7, no. 2, pp. 113– 119, 2018.
[16] W.  Purba,  S.  Aisyah,  and  S.  P.  Tamba,
“Perancangan  Sistem  Pakar  Diagnosa Penyakit  Mata  Katarak  Menggunakan Konsep Metode Runut Mundur,” JUSIKOM  PRIMA  (Junal  Sist.  Inf.  Ilmu Komput. Prima) , vol. 1, no. 1, 2017.
[17] S.  Sirait et  al. ,  “Selection  of  the  Best
Administrative Staff Using Elimination Et Choix Traduisant La Realite (ELECTRE) Method,” J.  Phys.  Conf.  Ser. ,  vol.  1933, no.  1,  p.  012068,  Jun.  2021,  doi: 10.1088/1742-6596/1933/1/012068.
[18] V. M. M. Siregar, S. Sonang, A. T. Purba, H. Sugara, and N. F. Siagian,
“Implementation  of  TOPSIS  Algorithm for  Selection  of  Prominent  Student Class,” J. Phys. Conf. Ser. , vol. 1783, no.
1, p. 012038, Feb. 2021, doi:
10.1088/1742-6596/1783/1/012038.
[19] V.  Sihombing et  al. ,  “Additive  Ratio
Assessment (ARAS) Method for Selecting English Course Branch
Locations,” J. Phys. Conf. Ser. , vol. 1933, no.  1,  p.  012070,  Jun.  2021,  doi: 10.1088/1742-6596/1933/1/012070.
[20] V. M. M. Siregar, M. R. Tampubolon, E. P.  S.  Parapat,  E.  I.  Malau,  and  D.  S. Hutagalung, “Decision support system for selection  technique  using  MOORA method,” IOP Conf. Ser. Mater. Sci. Eng. , vol.  1088,  no.  1,  p.  012022,  Feb.  2021, doi: 10.1088/1757-899X/1088/1/012022.
[21] V.  Sihombing,  V.  M.  M.  Siregar,  W.  S. Tampubolon,  M.  Jannah,  Risdalina,  and A.  Hakim,  “Implementation  of  simple additive  weighting  algorithm  in  decision support  system,” IOP  Conf.  Ser.  Mater. Sci. Eng. , vol. 1088, no. 1, p. 012014, Feb. 2021, doi: 10.1088/1757- 899X/1088/1/012014.
[22] P. H. Sutanto, N. Lidwan, and W. Ridwan, “Perancangan  Reservasi  Pariwisata  Dan Kamar  Hotel  Berbasis  Web  Jisamar,” JISAMAR ( J. Inf. Syst. , Appl. , Manag. , Account. Researh) , vol. 4, no. 4, pp. 39– 48, 2020, [Online]. Available: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index. php/jisamar/article/view/274/199.
[23] A.  Prabowo et  al. ,  “Sistem  Informasi Reservasi  Kamar  Hotel  Pada  Hotel Posters MICE,” J. Mhs. Bina Insa. , vol. 1, no. 2, pp. 147–160, 2017.