## Al-Khidma
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022

## PENDAMPINGAN TATA KELOLA ADMINISTARASI PERSONALIA DI SMK KARSA MULIA KOTA PALANGKA RAYA
*Musyarapah, Khadijah, Nurfitria Oktavia, Aulia Afifa IAIN Palangka Raya musyarapah@iain-palangkaraya.ac.id

## Abstrak:
Artikel ini melaporkan hasil pengabdian kepada masyarakat mengenai pemberian materi tentang tata kelola adminitrasi personalia di SMK Karsa Mulia Kota Palangka Raya, karena di antara kendala yang dihadapi  pihak  manajemen  sekolah  SMK  Karsa  Mulia  dalam  pengembangan  lembaga  adalah  terkait dengan persoalan administrai personalia (Sumber Daya Manusia). Kegiatan pendampingan yang akan dilakukan secara kolaboratif antara dosen dan mahasiswa prodi  MMPI Pascasarjana IAIN Palangka Raya  menjadi  sangat  relevan  dan  penting.  Adapun  tujuan  kegiatan  ini  adalah  untuk  memberikan pendampingan  tata  kelola  administrasi  personalia.  Kegiatan  ini  mendapatkan  respon  positif  dan antusias dari para pegawai SMK Karsa Mulia. Pengabdian kepada masyarakat ini memperoleh hasil diskusi  yang  mana  masih  banyak  yang  perlu  diperbaiki  dalam  sistem  pengelolaan  administrasi personalia di SMK Karsa Mulia kota Palangka Raya. Kegiatan pengabdian seperti ini dapat dilakukan secara rutin baik di lokasi yang sama maupun di lokasi yang berbeda dengan sasaran masyarakat yang benar-benar  membutuhkan  pelayanan  dalam  hal  administrasi  dan  manajemen  terlebih  lagi  kampus Pascaarjana IAIN Palangka Raya memiliki Program Studi Magister Manajemen Pendidikan Islam yang dalam hal ini juga termasuk dalam cakupan manajemen pendidikan.
Kata kunci: pendampingan, tata kelola, administrasi personalia, pengabdian kepada masyarakat

## Pendahuluan
Tri Dharma Perguruan Tinggi, khususnya dharma pengabdian kepada masyarakat bagi  dosen  berkolaborasi  dengan  mahasiswa  prodi  MMPI  sengaja  dirancang  dan diarahkan  ke  masyarakat  sekolah tingkat menengah  atas  yakni  di  SMK  Karsa  Mulia Kota Palangka Raya dengan maksud mensosialisasikan visi, misi, sasaran dan tujuan program studi MMPI, transformasi pengetahuan dan keterampilan akademis tata kelola administrasi personalia di sekolah tersebut.
Rencana  ini,  sesungguhnya  mendasarkan  pada  hasil  beberapa  kali  kunjungan calon pengabdi. Setelah dilakukan identifikasi persoalan terkait dengan persoalan tata kelola  administrasi  personalia.  Umumnya  masih  kurang  mendapatkan  perhatian optimal  dari  pihak  manajemen  sekolah.  Ketidak  optimalan  dalam  hal  ini,  terlihat misalnya;  ketidakadaan  dokumen  data  hasil  analisa  kebutuhan  personalia,  arsip  dan rincian  dokumen  setiap  mata  kegiatan  tata  kelola  administrasi  personalia.  Sehingga, bisa  jadi  bahwa  tata  kelola  dimaksud  dapat  dinyatakan  belum  tertib,  padahal    tertib pengadministrasian  pesonalia  merupakan  bagian  kebutuhan  sekolah.  Untuk  itu, memerlukan pembenahan secara terus menerus.
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
Kegiatan pendampingan yang akan dilakukan secara kolaboratif antara dosen dan mahasiswa  prodi  MMPI  Pascasarjana  IAIN  Palangka  menjadi  sangat  relevan  dan penting, tentu dengan maksud untuk ikut membantu tertibnya pengelolaan adminstrasi personalia di SMK Karsa Mulia Kota Palangka Raya, yang secara bertahap akhirnya bisa  sesuai  dengan  teori  dan  praktek-praktek    manajerial  pada  domain  personalia menurut manajemen personalia, yang baik dan benar.
Sesuai  disiplin  keilmuan,  keahlian  dan  kompetensi  yang  dikembangkan  oleh program  studi  MMPI  Pascasarjana  IAIN  Palangka  Raya,  yakni  ilmu-ilmu  dasar manajemen, manajemen pendidikan, dan praktek-praktek manajerial  yang terbingkai dalam Al-Qur`an dan Hadist Rasul, yang referensi aslinya bertuliskan menggunakan bahasa Arab dan Inggris, maka pendampingan ini, satu sisi dosen-dosen dan mahasiswa prodi  MMPI  bisa  mengaplikasikan  teori-teori  manajemen  modern  terkait  tata  kelola administrasi  personalia di sekolah yang menjadi bagian kajian di prodi tersebut. Sisi lain, sekaligus bermaksud ikut membenahi tata kelola dimaksud, yang diduga belum baik dan benar. Sehingga kegiatan pendampingan yang akan dilakukan oleh dosen dan mahasiswa prodi  MMPI dalam hal tata kelola administrasi  personalia di SMK Karsa Mulia  Kota  Palangka  Raya  sangat  niscaya  dan  akan  berdampak  positif  terhadap tertibnya tata kelola yang sesuai dengan standar minimal sistim tata kelola administrasi secara umum, dan khususnya tata kelola administrasi personalia di SMK Karsa Mulia Kota Palangka Raya.
Sekolah  yang  dipilih  untuk  kegiatan  pengabdian  dosen  dan  mahasiswa  prodi MMPI adalah SMK Karsa Mulia Palangka Raya, yang beralamat di Jalan G. Obos Km. 5  No.  130  Kota  Palangka  Raya.  Dipilihnya  SMK  Karsa  Mulia  Kota  Palangka  Raya dengan pertimbangan, di antaranya sebagai berikut :
a. SMK  Karsa  Mulia  Kota  Palangka  Raya  berstatus  sekolah  swasta,  yang  dari  sisi budgeting mengandalkan partisipasi orang tua peserta didik dan itupun sangat terbatas, sehingga akan berpengaruh negatif pada  tata kelola administrasi personalia yang baik dan benar.
b. Umumnya,  pejabat struktural, guru dan  tenaga-tenaga kependidikan di  SMK Karsa Mulia  Kota  Palangka  Raya  belum  semuanya  mengikuti  pelatihan,  pendampingan, workshop dan atau seminar tata kelola administrasi personalia yang baik dan benar.
c. Adanya keunikan yang terjadi pada  praktek-praktek manajerial pimpinan dan tenaga kependidikan,  misalnya  tidak  memiliki    perencanaan  dalam  manajemen  personalia
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
berbasis pada hasil analisis kebutuhan seberapa banyak personalia yang harus diterima di SMK Karsa Mulia Kota Palangka Raya.
d. Guru dan tenaga-tenaga kependidikan  di SMK Karsa Mulia Kota Palangka Raya masih memerlukan bimbingan dan pedampingan dalam hal tata kelola administrasi personalia yang baik dan benar.
Mencermati  dasar  pemikiran  tersebut  di  atas,  maka  bisa  dipahamkan  bahwa pengabdian  masyarakat  melalui  kegiatan  pendampingan  tata  kelola  administrasi personalia  di  SMK  Karsa  Mulia  Kota  Palangka  Raya  serta  sosialisasi  visi,  misi, sasaran  dan  tujuan  program  studi  MMPI,  publikasi  dan  promosi  kepada  pejabat struktural,  orang  tua,  guru-guru  dan  masyarakat, stakeholders ,  jajaran pemerintahan/swasta dan masyarakat luas adalah mutlak segera dilaksanakan.

## KAJIAN TEORITIS

## A. Konsep Administrasi Personalia
Secara  sederhana  administrasi  berasal  dari  kata  Latin  “ad”  dan  “ministro”. Ad mempunyai  arti  “kepada”  dan ministro berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan  administrasi  itu  merupakan  pelayanan  atau  pengabdian  terhadap subyektertentu. 1 Administrasi  dalam arti  sempit adalah  kegiatan  yang meliputi  catat- mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dansebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Namun administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses  kerja  sama  antara  dua  orang  atau  lebih  dalam  mencapai tujuandengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu. 2
Personalia  sekolah  dalam  arti  luas  adalah  meliputi  guru,  murid,  dan pegawai. 3 Namun  lebih  sering  digunakan  untuk  menyebutkan  suatu  golongan  atau organisasi  seperti  pendidik,  pegawai  tata  usaha,  penjaga  sekolah  dan  lainnya  yang merupakananggota  organisasi  dan  bertanggung  jawab  untuk  tercapainya  tujuan  yang sudah ditentukan.
Secara  konsep  personalia  ditangani  oleh  para  manajer  agar  aktivitas  mereka dapat  dipertahankan  dan  semakin  meningkat.  Para  manajer  akan  membina mereka, berusaha mewujudkan antar hubungan yang baik, menilai dan mempromosik
1 Daryanto, Administrasi Pendidikan , (Jakarta: Rineka Cipta, 2001), hlm. 1.
2 Rusmaini, Ilmu Pendidikan , (Palembang: Grafindo Telindo Press, 2014), hlm. 100.
3 Moh. Rifa’i, Administrasi Pendidikan , (Bandung: Jemmars, 1984), hlm.110.
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
an  mereka,  dan  berupaya  meningkatkan  kesejahteraan  mereka,  bukan  hanya  itu yangmenyangkut  aspek  personalia  dimaulai  dari  merencanakan,  merekrut, menyeleksi,meneliti, untuk perbaikan dan sebagainya smpai dengan memberhentikan ataumemberi pensiun kepada para petugas. 4
Dari pengertian di atas, maka administrasi personalia dapat dipahami sebagai salah satu cabang admninistrasi yang terfokus pada pengelolaan karyawan di sebuah lembaga  dalam  hal  ini  yang  terfokus  pada    administrasi  tenaga  pendidik  dan kependidikan di lembaga pendidikan.

## B. Bidang Layanan Administrasi Personalia
Administrasi  personalia  pendidikan  memiliki  beberapa  bidang  cakupan,  di antaranya yaitu:
1. Administrasi personalia bagian tata usaha (TU)
2. Administrasi personalia bidang kepegawaian dan guru
3. Administrasi personalia bidang murid/siswa

## Proses Administrasi Personalia
Secara umum, proses administrasi personalia membicarakan tentang perencaan, pengembangan, antar hubungan personalia, penilaian dan promosi, kesejahteraan,  hingga  penelitian  personalia. 5 Proses  administrasi  personalia  yang dimaksud di sni adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mengolala personalia yang ada di lembaga pendidikan. Proses-pross tersebut, yaitu:
1. Rencana pengadaan personel
• Analisis jabatan
• Inventarisasi personel
• Pengadaan personel
2. Penataan, pengangkatan dan penempatan calon pegawai/personel
• Penerimaan pegawai/guru
• Penempatan pegawai/guru
• Penghasilan/gaji guru/pegawai
3. Kenaikan  pangkat,  ujian  dinas  dan  angka  kredit  bagi  kenaikan  jabatan fungsional
4 Made Pidarta, Manajemen Pendidikan Indonesia , (Jakarta : PT Rineka Cipta, 2004), hlm.108.
5 Made Pidarta, op. cit., hlm. 111.
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
• Kenaikan pangkat regular
• Kenaikan pangkat pilihan
• Kenaikan pangkat istimewa
• Kenaikan pangkat pengabdian 6
4. Pengembangan karir dan peningkatan mutu tenaga kependidikan
• Pentingnya pengembangan karir
• Aspek yang perlu diperhatikan dalam pengembangan karir
• Moral kerja dan produktivitas kerja
• Kesejahteraan pegawai
• Pemindahan, pemberhentian dan pension
• Kode etik jabatan guru
Kegiatan-kegiatan tersebut harus dilakukan dengan baik, disiplin dan sesuai dengan  ketetapan  sehingga  ke  depannya  administrasi  personalia  dapat  berjalan dengan baik dan akan meningkatkan kualitas pendidikan Indonesia.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengelolaan administrasi adalah suatu kewajiban yang harus dilakukan demi tercapainya sebuah tujuan dengan baik dan terstruktur, Jika pengelolaan administrai itu baik maka akan baik pula penyelenggaraan sistem pendidikan lainnya.
Pendampingan tata kelola administrasi yang dilaksanakan di SMK Karsa Mulya Kota  Palangka  Raya  dimulai  dengan  pemberian  materi  dan  diskusi  kemudian dilanjutkan  pendampingan  dengan  menggunakan  media  komputer/laptop.  Peserta dalam pendampingan ini adalah semua Guru di SMK Karsa Mulya yang berjumlah dua puluh orang. Pendampingan dilakukan sebanyak sembilan kali pertemuan dengan total waktu pertemuan adalah dua puluh tujuh jam.
Pada awal pertemuan, terlebih dahulu dilakukan sosialisasi tentang adminitrasi pemerintahan  sesuai Peraturan Menteri Dalam Negeri  Republik Indonesia Nomor 47 Tahun  2016.  Saat  sosialisasi  ini  menjelaskan  betapa  pentingnya  administrasi  dalam rangka tertibnya sebuah perencanaan untuk mencapai tujuan. Pengelolaan administrasi di  SMK  Karsa  Mulya  yang  terkait  dengan  personalia  perlu  adanya  bimbingan  dan
6 A ry H. Gunawan, Administrasi Sekolah , (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002), hlm. 33.
.
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
pedampingan dalam hal tata kelola  yang baik dan benar dengan tujuan membuat tata kelola administrasi menjadi efektif dan benar.
Sebelum  melakukan  pendampingan  tata  kelola  terlebih  dahulu  dilakukan sosialisasi  tentang  pengelolaan  admnistrasi.  Kemudian  dilanjutkan  dengan pendampingan sebanyak Sembilan kali pertemuan dengan metode ceramah, studi kasus dan diskusi bersama para peserta yaitu semua karyawan yang ada di SMK Karsa Mulya. Materi yang diberikan tentang tata kelola administrasi pendidikan, fungsi manajemen administrasi,  admnisitrasi  personalia  dan  keuangan,  dengan  menghadirkan  pemateri yang handal dan profesional di bidangnya kemudian berkolaborasi bersama mahasiswi- mahasiswi dari  Pascasarjana IAIN Palanga Raya program studi Magister Manajemen Pendidikan Islam (MMPI).
Dilihat dari diskusi yang berlangsung bahwa dalam tata kelola administrasi di SMK  Karsa  Mulya  perlu  adanya  pendampingan  dan  pengaturan  secara  efektif mengingat  dalam  masa  pandemi  ada  begitu  banyak  data  dan  pengontrolan  terhadap guru maupun siswa yang masih kurang efektif yang secara tidak langsung berpengaruh terhadap  pencapaian  visi  dan  misi  sekolah.  Kurangnya  analisis  dalam  perencanaan kerja membuat hasil yang akan dicapai belum maksimal. Begitupun dengan pelatihan, pendampingan  dan  workshop  yang  masih  kurang  dilaksanakan  sehingga  berdampak pada berkembangnya potensi para guru yang secara tidak langsung berpengaruh pada pengelolaan sekolah itu sendiri.
Pengabdian  masyarakat  di  sekolah  SMK  Karsa  Mulya  berlangsung  selama sembilan hari dan mendapat respon yang baik dari kepala sekolah dan guru terlihat dari keikutsertaan dan keaktifan mereka selama pelatihan dan pendampingan berlangsung. Setelah  melakukan  sosialisasi,  pelatihan, pendampingan  dan  diskusi  serta  pemberian saran,  motivasi  juga  pendapat  terkait  dengan  tata  kelola  administrasi  di  SMK  Karsa Mulya, hal tersebut menjadikan gambaran kepada kepala sekolah dan para guru untuk perbaikan  tata  kelola  admnistrasi  personalia  agar  lebih  baik  dan  efektif  lagi kedepannya.

## Penutup Dan Saran

## 1. Penutup
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  mengenai  pemberian  materi  dan pendampingan  tentang  tata  kelola  administrasi  personalia  yang  baik  di  SMK  Karsa
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
Mulya  telah  terlaksana  dengan  baik  dan  lancar.  Kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat mendapatkan respon yang antusias dari guru dan karyawan di SMK Karsa Mulya  kota  Palangka  Raya.  Dari  pengabdian  masyarakat  ini  telah  diperoleh  hasil diskusi  yang  mana  masih  memerlukan  banyak  perbaikan  dalam  sistem  pengelolaan administrasi  personalia  di  SMK  Karsa  Mulya  terutama  dalam  hal  rekrutmen  tenaga pendidik  dan  kependidikan.  Kegiatan  pengabdian  seperti  ini  dapat  dilakukan  secara rutin  baik  di  lokasi  yang  sama  maupun  di  lokasi  yang  berbeda  dengan  sasaran masyarakat  yang  benar-benar  membutuhkan  pelayanan  dalam  hal  administrasi personalia.

## 2. Rekomendasi
Berdasarkan  evaluasi  yang  dilakukan  pada  kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat  ini,  maka  rekomendasi  yang  diajukan  yaitu,  terkait  dengan  tata  kelola administrasi  personalia  perlu  adanya  SOP  yang  dilaksanakan  secara  baik  dan  benar. Kegiatan  serupa  juga  hendaknya  bisa  dilaksanakan  secara  kontinyu  untuk meningkatkan  pengetahuan  dan  keterampilan  tenaga  pendidik  dan  kependidikan  di SMK  Karsa  Mulya  agar  terjadi  peningkatan  mengenai  tata  kelola  administrasi personalia serta perlu diadakan kerjasama dengan instansi yang memiliki pengalaman dalam bidang administrasi atau manajemen di lembaga pendidikan.

## DAFTAR PUSTAKA
Asnawir. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB PRESS, 2005.
Daryanto. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta, 2001.
Gunawan,  Ary.  H.  Administrasi  Sekolah  dan  Administrasi  Mikro.  Jakarta:Rineka Cipta, 1996.
Handoko  ,  T  Hani.  Manajemen  Personalia  dan  Sumber  Daya  Manusia,  Yogyakarta: BPFE, 1994.
_______.  Manajemen  Personalia  dan  Sumber  Daya  Manusia,  Yogyakarta:  BPFE Yogyakarta, 2001.
Hasibuan, Malayu S.P. Organisasi dan Motivasi, Jakarta: Bumi Aksara, 1996. _______. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2008. Kamus Umum Bahasa Indonesia, 1976.
_______.  2001  Lieke,  E.M.  Pengaruh  Kompensasi  dan  Motivasi  Kerja  terhadap Komitmen  Organisasi  di  Organisasi  Pendidikan  Islam  X,  Jurnal  Gunadarma Moekizat,  Manajemen  Tenaga  Kerja  dan  Hubungan  Kerja,  Bandung:  Pioner, 1999.
Nitisemito, Alex S. Manajemen Personalia, Jakarta: Ghalia Indonesia,1991.
Al-Khidma: Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol 1 No 2 Oktober 2021-Maret 2022
Notoatmodjo, Soekidjo. Pengembangan Sumber DayaManusia, Jakarta: Rineke Cipta, 2003.
Panggabean, Mutiara S. Manajemen Sumber Daya Manusia, Bogor: Ghalia Indonesia,
2004.
Pidarta, Made. Manajemen Pendidikan Indonesia. Jakarta : PT RinekaCipta, 2004. Purwanto, Ngalim. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Mutiara Press, 1987. Rifa’i, Moh. Administrasi Pendidikan. Bandung: Jemmars, 1984.
Rusmaini. Ilmu Pendidikan. Palembang: Grafindo Telindo Press, 2014