Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## ANALISIS SURVEI PENGELOLAAN ARSIP UNIT DI  UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
Fransisca Rahayuningsih 1 1 Perpustakaan Universitas Sanata Dharma e-mail: fr_rani@mail.usd.ac.id

## Abstract
Archives are created in every institution large and small. College is one of the institutions that produces  many  archives  of  academic  and  administrative  works.  The  archives  created  in universities  need  to  be  managed  and  stored  so  that  they  can  be  traced  and  utilized  by  the institution  concerned  and  by  other  parties  who  need  it.  In  line  with  this,  Sanata  Dharma University  (USD)  as  the  bearer  of  the  Tri  Dharma  of  Higher  Education  seeks  to  manage archives in all units at the university level. The management of the USD institutional archives is carried out by carrying out the mandate of the 2018-2022 USD RENSTRA, where the initial target for achievement is the 1993-2020 USD archives. Archival managers are expected to be able  to  collect  and  archive  all  USD  institutional  documents  from  1955  s.d.  2020.  Records management at the USD level is left to the USD Library.
USD  Library  plans  to  carry  out  acquisitions/archive  collection  of  units.  This  step  was preceded by an online survey of records management in units, so that USD Libraries had an initial  picture  of  archive  management  across  all  units  in  USD.  This  online  survey  was conducted  using  qualitative  methods.  The  population  in  the  survey  is  education  staff,  both permanent and non-permanent  in USD, with a total of 376  people. The sample used in  the survey is 76 people, the sample selection using convenience sampling technique.
The  survey  results  showed  that  there  were  52  people  who  filled  out  the  survey.  The  most types/subjects of archives owned by units in USD are curriculum archives (25 units), lectures (24 units) and student affairs (20 units). The largest media/archive form is print/paper (50 units), but most of the units have been digitized (43 units). Other archival media that are also owned  by  the  unit  are  photos,  souvenirs,  compact  disks,  videos,  digital  video  disks, blueprints, maps and technical drawings. The processing of unit archives in USD varies, both those that have been digitized (33 units), have been inventoried/recorded (25 units), have been  numbered/coded  (6  units),  have  been  destroyed  (2  units)  to  archives  that  have  not been  managed  properly  (  not  yet  digitized,  not  yet  inventoried,  not  yet  coded).  There  are archives that have been arranged in a filing cabinet/rack/file/order box (40 units), archives are  organized  by  year/subject/alphabatic  number  (26  units).  The  majority  of  HR  Archive Managers  in  all  units  do  not  have  HR  that  specifically  manages  archives  (48  units).  The majority of archive borrowing is no archive loan. The majority of facilities/tools/software for archival tracing do not have facilities/tools/software for archival tracing (47 units). Permits for  borrowing  archives  from  units  at  Sanata  Dharma  University,  the  majority  allowed borrowing archives (47 units). The majority of data collection/inventory of archive types to be borrowed from units at Sanata Dharma University answered that data collection/archive inventory  was  carried  out  by  each  unit  to  ensure  the  completeness  and  correctness  of  the archives  to  be  borrowed  (26  units).  Static  Archives  Management  and  Storage  at  Sanata Dharma University answered that the USD Library only manages and stores digital archives and printed archives are stored in their respective units (29 units). The return of the static archives borrowed for processing by the USD Library, the majority answered that the printed static archives were returned to the unit (28 units).
Keywords : Archives, Institutions, Sanata Dharma University
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Introduction
Mutu  sebuah  lembaga  ditentukan  oleh  banyak  hal.  Salah  satunya  adalah  bagaimana  mengelola  arsip kelembagaan  agar  dapat  ditemukan  saat  diperlukan.  Pasal  1,  ayat  2  Undang-Undang  RI  nomor  43  tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa Arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa dan bernegara”.
Arsip tercipta di dalam setiap lembaga besar maupun kecil. Perguruan tinggi salah satu lembaga yang menghasilkan  banyak  arsip  karya  akademis  maupun  karya  administratif.  Arsip-arsip  yang  tercipta  di perguruan tinggi perlu  dikelola dan disimpan agar  dapat ditelusuri dan dimanfaatkan oleh  lembaga yang bersangkutan maupun oleh pihak lain yang memerlukan. Sejalan dengan hal itu, maka Universitas Sanata Dharma  (USD)  sebagai  pengemban  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi  mengupayakan  pengelolaan  arsip  di semua unit di tingkat universitas. Pengelolaan arsip kelembagaan USD ini dilaksanakan dengan mengemban amanat    RENSTRA  USD  2018-2022,  dimana  target  awal  capaiannya  adalah  tertatanya  arsip  USD  tahun 1993-2020.  Pengelola  arsip  diharapkan  dapat  mengumpulkan  dan  mengarsipkan  seluruh  dokumen kelembagaan USD dari tahun 1955 s.d. 2020. Tahap berikutnya, setelah terkelolanya arsip USD tahun 1993- 2020 adalah arsip tahun 1955-1992 yang merupakan Arsip Statis sejak Sanata Dharma berdiri hingga masa akhir IKIP Sanata Dharma. Pengelolaan arsip di tingkat USD ini diserahkan ke Perpustakaan USD.
Perpustakaan  USD  dalam  rangka  mengemban  amanat  dari  Rektor  USD  untuk  mengelola  arsip kelembagaan Universitas Sanata Dharma telah melakukan serangkaian proses. Proses yang telah dilakukan diawali dengan penyusunan Pedoman Pengelolaan Arsip Universitas Sanata Dharma. Pedoman Pengelolaan Arsip  USD  diperlukan  agar  proses  pelaksanaan  pengelolaan  Arsip  USD  berlangsung  atas  dasar  pedoman yang jelas dan tidak menyimpang dari dasar-dasar umum pengelolaan arsip. Setelah pedoman pengelolaan arsip  tersusun  selanjutnya  Perpustakaan  USD  melakukan  pengelolaan  Arsip  Perpustakaan  USD  dengan pedoman yang tersusun. Selanjutnya pada tanggal 09 Maret 2021, Perpustakaan USD melakukan sosialisasi ke unit-unit pengelola arsip.
Tahap selanjutnya Perpustakaan USD merencanakan untuk melakukan akuisisi/pengumpulan arsip dari unit-unit.  Terkait  rencana  tersebut,  Perpustakan  USD  membutuhkan  serangkaian  data  mengenai pengelolaan arsip di unit-unit, agar Perpustakaan USD memiliki gambaran awal terkait pengelolaan arsip di seluruh  unit  di  USD.  Apa  saja  jenis/subyek  arsip  yang  dimiliki  unit,  apa  saja  media/bentuk  arsip  yang dimiliki  unit,  bagaimana  pengolahan  arsip  di  masing-masing  unit,  bagaimana  penataan  arsip  di  masing- masing unit, bagaimana ketersediaan sumber daya manusia pengelola arsip, bagaimana peminjaman arsip di masing-masing unit, apakah tersedia fasilitas/alat/software untuk penelusuran arsip di unit-unit, apakah unit  mengijinkan  peminjaman  arsip  oleh  Perpustakaan  USD,  bagaimana  pendataan/inventaris  jenis  arsip yang  akan  dipinjam  Perpustakaan  USD,  bagaimana  pengelolaan  dan  penyimpanan  arsip  statis  di  unit, bagaimana  pengembalian  arsip  statis  yang  dipinjam  untuk  pengolahan  arsip  oleh  Perpustakaan  USD  dan apa saja masukan/saran dari unit terkait pengelolaan arsip kelembagaan. Bertitik tolak dari banyaknya hal yang  perlu  diketahui  sebelum  pengolahan  arsip  kelembagaan  di  tiap  unit  di  USD,  maka  pada  bulan  April 2021  Perpustakaan  USD  melakukan  survei  pengelolaan  arsip  kelembagaan  online  sebelum  melakukan kunjungan secara langsung ke unit-unit.
Merujuk  pada  latar  belakang,  maka  masalah  yang  dikaji  adalah  bagaimana  pengelolaan  arsip  unit  di Universitas  Sanata  Dharma?  Penelitian  ini  dilaksanakan  secara  bertahap  dan  sistematis  selama  1  bulan dengan  tujuan  untuk  mengetahui  Mengetahui  jenis/subjek  arsip  yang  dimiliki  unit  di  Universitas  Sanata Dharma,  Mengetahui  media/bentuk  arsip  yang  dimiliki  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma,  Mengetahui pengolahan arsip unit di Universitas Sanata Dharma, Mengetahui penataan arsip unit di Universitas Sanata Dharma, Mengetahui Sumber Daya Manusia pengelola arsip unit di Universitas Sanata Dharma, Mengetahui peminjaman  arsip  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma,  Mengetahui  fasilitas/alat/software  untuk penelusuran arsip unit di Universitas Sanata Dharma, Mengetahui ijin peminjaman arsip statis dari unit di Universitas Sanata Dharma, Mengetahui pendataan/inventaris jenis arsip yang akan dipinjam dari unit di Universitas  Sanata  Dharma,  Mengetahui  pengelolaan  dan  penyimpanan  arsip  statis  di  Universitas  Sanata Dharma, Mengetahui  pengembalian arsip statis  yang dipinjam untuk pengolahan  oleh  Perpustakaan USD, dan  Mengetahui  saran/masukan  dari  unit  terkait  pengelolaan  arsip  kelembagaan  Universitas  Sanata Dharma.
Penelitian  ini  perlu  dilakukan  sebagai  langkah  awal  dalam  pengelolaan  arsip  kelembagaan  Univesitas Sanata  Dharma.  Dengan  hasil  penelitian  ini  diharapkan  dapat  memberikan  masukan  dalam  pengelolaan arsip kelembagaan USD selanjutnya.

## Method
Penelitian  (research)  merupakan  rangkaian  kegiatan  ilmiah  dalam  rangka  pemecahan  suatu permasalahan. Hasil penelitian tidak pernah dimaksudkan sebagai suatu pemecahan (solusi) langsung bagi permasalahan  yang  dihadapi,  karena  penelitian  merupakan  bagian  saja  dari  usaha  pemecahan  masalah yang lebih besar. Fungsi penelitian adalah mencarikan penjelsan dan jawaban terhadap permasalahan serta memberikan alternatif bagi kemungkinan yang dapat digunakan untuk pemecahan masalah (Azwar, 2013).
Dalam  penelitian  ini,  penulis  menggunakan  metode  penelitian  kuantitatif.  Sugiyono  (2018) menyebutkan bahwa metode penelitian kuantitatif diartikan sebagai metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat positivism, digunakan untuk meneliti pada populasi atau sampel tertentu, pengumpulan data menggunakan  instrument  penelitian,  analisis  data  bersifat  kuantitatif  atau  ststistik,  dengan  tujuan  untuk menguji hipotesis yang diterapkan.
Populasi adalah keseluruhan elemen yang akan dijadikan wilayah generalisasi. Elemen populasi adalah keseluruhan subjek yang akan diukur, yang merupakan unit yang diteliti (Sugiyono, 2018). Populasi dalam penelitian  ini  adalah  pengelola  arsip  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma  baik  di  unit  laboran,  sekretariat, maupun di biro. Populasi dalam penelitian ini berjumlah 376 orang.
Dalam  penelitian  kuantitatif,  sampel  adalah  “Bagian  dari  jumlah  dan  karakteristik  yang  dimiliki  oleh populasi  tersebut.  Bila  populasi  besar,  dan  peneliti  tidak  mungkin  mempelajari  semua  yang  ada  pada populasi,  misalnya  karena  keterbatasan  dana,  tenaga,  waktu,  maka  peneliti  dapat  menggunakan  sampel yang  diambil  dari  populasi”  Sugiyono  (2018).  Jumlah  sampel  dalam  penelitian  ini  ditetapkan 76  orang. Dalam  penelitian  ini,  teknik  pengambilan  sampel  yang  digunakan  adalah  dengan  convenience  sampling. Convenience  sampling  yaitu  kumpulan  informasi  informasi  dari  anggota-anggota  populasi  yang  dengan setuju mau memberikan informasi tersebut. Dengan begitu, siapa saja yang setuju memberikan informasi- informasi  yang  dibutuhkan  dengan  peneliti  baik  bertemu  secara  langsung  maupun  tak  langsung,  dapat digunakan sebagai sampel pada penelitian ini bila responden tersebut cocok sebagai sumber data (Sekaran, 2006).
Untuk  mengetahui  bagaimana  pengelolaan  arsip  unit  di  Universitas  Sanata  Daharma  Yogyakarta, pengumpulan data dilakukan dengan penyebaran kuesioner secara online dengan google form ke sejumlah sampel.

## Results and Discussion

## 1. Unit Pengelola Arsip
Dalam  Pedoman  Pengelolaan  Arsip  Kelembagaan  USD  disebutkan  bahwa  Unit  pengelola  arsip  di Universitas Sanata Dharma ada 2, yaitu Unit Kearsipan Satuan Kerja (UKSK) dan Unit Kearsipan Universitas (UKU).    Unit  Kearsipan  Satuan  Kerja  (UKSK)  adalah  unit  pengolah  arsip  di  tingkat universitas/fakultas/biro/lembaga  yang  mempunyai  tugas  dan  tanggung  jawab  dalam  penyelenggaraan kearsipan di lingkungan USD khususnya untuk arsip Dinamis (aktif dan inaktif). Sedangkan Unit Kearsipan Universitas  (UKU)  adalah  unit  pengolah  arsip  di  tingkat  universitas  yang  mempunyai  tugas  dan tanggungjawab  dalam  penyelenggaraan  kearsipan  di  lingkungan  USD  khususnya  untuk  arsip  statis/arsip pokok (saat ini dilakukan oleh Perpustakaan USD).
Unit pengelola arsip di Universitas Sanata Dharma yang mengisi survei online sebanyak 52 unit dari 76 unit, sehingga respond rate sebesar 52/76 x 100% = 68%. Berarti dari 76 unit yang dikirimi survei berarti masih ada 24 unit atau 32% yang belum mengisi survei online tersebut.

## 2. Jenis/Subjek Arsip Yang Dimiliki Unit
Jenis  arsip  yang  dimiliki  lembaga  dikelompokkan  menjadi  2,  yaitu  substantif  dan  fasilitatif.  Arsip substantif merupakan arsip pokok yang mencerminkan tugas dan fungsi utama instansi, terdiri dari arsip Penerimaan  Mahasiswa,  Kurikulum,  Tenaga  Pendidik,    Kemahasiswaan,  Perkuliahan,  Data-Informasi- Pengembangan  Akademik,  Penunjang  Akademik,  Penelitian,  Pengabdian  Kepada  Masyarakat,  Publikasi Jurnal/Buku, Wisuda dan Alumni, Penjaminan Mutu dan Tata Pamong.
Sedangkan  arsip  fasilitatif  adalah  arsip  pendukung  yang  mencerminkan  tugas  dan  fungsi  pendukung instansi terdiri dari arsip: Perencanaan, Hukum, Organisasi dan Ketatalaksanaan, Kearsipan, Ketatausahaan, Kerumahtanggaan,  Perlengkapan,  Hubungan  Masyarakat  (Humas),  Pendidikan  dan  Pelatihan,  Teknologi Informasi dan Komunikasi,  Pengawasan, Kepegawaian, Keuangan dan Badan Usaha.
Survei  terhadap  jenis/subjek  arsip  yang  dimiliki  unit  dimaksudkan  untuk  mengetahui  jenis  arsip  apa saja  yang  dimiliki  oleh  setiap  unit.  Jenis/subjek  arsip  yang  dimiliki  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma menunjukkan bahwa jenis arsip yang dimiliki unit sangat bervariasi. Jenis arsip yang paling banyak dimiliki adalah  arsip  tentang  kurikulum  sejumlah  25  unit,  arsip  tentang  perkuliahan  sejumlah  24  unit  dan  arsip tentang  kemahasiswaan  sejumlah  20  unit.  Hal  ini  menunjukkan  fungsi  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi khususnya  Pendidikan  sangat  dominan  di  USD.  Dan  jenis  arsip  yang  paling  sedikit  dimiliki  adalah  arsip tentang pengawasan sejumlah 1 unit. Dari adanya kesamaan jenis arsip yang dimiliki oleh unit perlu  dicek lebih lanjut apakah jenis arsip yang dimilki unit tersebut merupakan arsip yang sama. Hal itu menjadi bekal bagi  UKU  dalam  melakukan  pengolahan  arsip  unit.  Salah  satu  yang  bisa  dilakukan  adalah  dengan memberikan tunjuk silang dari arsip unit satu ke unit yang lain.

## 3. Media/Bentuk Arsip Yang Dimiliki Unit
Media/bentuk  arsip  ada  berbagai  macam.  Survei  terhadap  media/bentuk  arsip  yang  dimiliki  unit dimaksudkan  untuk  mengetahui  media/bentuk  arsip  apa  saja  yang  dimiliki  oleh  setiap  unit.  Selanjutnya dari  jenis  media/bentuk  arsip  terebut  dapat  untuk  mengambil  keputusan  terkait  pengadaan  alat pengolahannya, karena setiap media memiliki fasilitas yang berbeda dalam pengolahaannya, khususnya alih media.
Media/Bentuk Arsip yang dimiliki unit di Universitas  Sanata menunjukkan bahwa media/bentuk arsip yang  paling  banyak  dimiliki  adalah  kertas  sejumlah  50  unit.  Data  ini  menjadi  masukan  berharga  bagi Perpustakaan  USD  dalam  mempersiapkan  mekanisme/prosedur  kerja  pengolahan  arsip  yang  tercetak, penyiapan  alat  alih  media  dan  penyiapan  tempat  serta  tenaga  pengolahan  arsip.  Arsip  digital/elektronik sejumlah  43  unit.  Data  ini  menjadi  masukan  bagi  perpustakaan  untuk  menyiapkan  tempat  penyimpanan arsip  digital  dan  software  pengelolaan  arsip  digital  sehingga  dapat  ditemukan  dengan  baik.  Arsip  foto sejumlah  25  unit,  arsip  cinderamata  sejumlah  17  unit,  arsip  Compact  Disk  (CD)  sejumlah  16  unit,  arsip video sejumlah 12 unit, arsip Digital Video Disk (DVD) 6 unit, arsip Blueprint sejumlah 6 unit, arsip peta sejumlah 2 unit. Dan media/bentuk yang paling sedikit dimiliki adalah gambar teknik sejumlah 1 unit. Data ini menjadi masukan bagi Perpustakaan USD untuk menyiapkan fasilitas alih media baik dari media foto, cinderamata,  Compact  Disk  (CD),  video,  Digital  Video  Disk  (DVD),  Blueprint,  dan  peta,  gambar  teknik  ke format yang disepakati dalam pengolahan arsip USD, yaitu pdf., jpg., dan tiff untuk preservasi.

## 4. Pengolahan Arsip
Arsip agar dapat ditemukan dengan mudah, maka harus dikelola sesuai standar pengelolaan kearsipan. Pengolahan  arsip  minimal  yang  dapat  dilakukan  adalah  dengan    inventaris/pencatatan,  pemberian  kode arsip,  melakukan  alih  media/digitaliasi  arsip,  melakukan  penyusutan  dilanjutkan  pemusnahan  dan penyusunan berita acara.
Survei  terhadap  pengolahan  arsip  di  unit  USD  dimaksudkan  untuk  mendapatkan  gambaran  mengenai pengolahan arsip yang sudah dilakukan oleh unit-unit. Pengolahan arsip unit di Universitas Sanata Dharma menunjukkan bahwa arsip sudah didigitalkan sejumlah 33 unit, arsip sudah diinvetaris/dicatat sejumlah 25 unit,  arsip  sudah  diberi  penomoran/kode  sejumlah  6  unit,  arsip  pernah  dimusnahkan  dan  ada  berita acaranya sejumlah 2 unit. Dari data tersebut menunjukkan bahwa unit-unit sudah melalukan  pengolahan menurut  pemahaman  yang  staf  miliki  berupa  alih  media/digitaliasi  arsip,  melakukan inventaris/pencatatan, melakukan pemberian kode arsip, melakukan penyusutan dilanjutkan pemusnahan dan  penyusunan  berita  acara.  Namun  demikian  masih  ada  unit  yang  belum  melakukan  pengolahan  sama sekali, atau melakukan pegolahan namun secara sederhana.

## 5. Penataan Arsip
Arsip  yang  sudah  diolah,  muara  akhirnya  adalah  agar  dapat  ditemukan  dengan  mudah  pada  saat dibutuhkan. Penataan arsip yang sistematis akan mempermudah temu kembali arsip. Tujuan dari survei ini adalah untuk mengetahui bagaimana penataan arsip yang dilakukan oleh unit-unit di USD. Penataan arsip unit di Universitas Sanata Dharma menunjukkan bahwa terkait penataan arsip unit, dari 52 unit terdapat 40 unit  arsip  ditata  di  filling  cabinet/rak/box  arsip/ordner.  Terdapat  26  unit  Arsip  ditata  berdasarkan tahun/subyek/angka  alfabatis.  Terdapat  14  unit  Arsip  lama/statis  dan  arsip  baru/dinamis  dibedakan
tempatnya. Terdapat 14 unit ada penanda/guide arsip untuk membedakan arsip satu dengan yang lain. Dan terdapat masing-masing 1 unit antara arsip statis dan dinamis belum jelas pembedanya dan penataan arsip masih  dalam  bentuk  sederhana.  Dari  data  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  unit-unit  di  USD  sudah melakukan penataan arsipnya sehingga arsip dapat ditemukan dengan mudah saat dibutuhkan. Dalam hal ini perlu disurvei lagi terkait sistem yang digunakan dalam penataan arsip di masing-masing unit, apakah dengan sistem yang sama ataukan dengan sistem yang ditentukan sendiri oleh unit/home system/sistem inggriya.

## 6. Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelola Arsip
Mengacu pada Pedoman Pengelolaan Arsip Kelembagaan USD, arsiparis/Pengelola arsip/Sumber Daya Manusia  (SDM)  Pengelola  arsip  adalah  seseorang  yang  memiliki  kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang diperoleh  melalui  pendidikan  formal  dan/atau  pendidikan  dan  pelatihan  kearsipan  serta  mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung  jawab melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan  USD. SDM  adalah  aset berharga  bagi  suatu  organisasi.  Pengelolaan  kearsipan  akan  berjalan  dengan  baik  apabila  ada  SDM  yang mengurusi kearsipan dan dibekali dengan pengetahuan kearsipan baik secara pendidikan formal maupun pelatihan.
Tujuan  survei  SDM  pengelola  arsip  ini  untuk  mengetahui  tingkat  ketersediaan  SDM  di  unit  yang mengurusi arsip. SDM Pengelola Arsip unit di Universitas Sanata Dharma menunjukkan bahwa terkait SDM yang secara khusus mengelola arsip, dari 52 unit yang diteliti, terdapat 48 unit yang tidak memiliki SDM yang secara khusus mengelola arsip. Dan hanya  2 unit  yang memilki SDM yang secara khusus mengelola arsip  yaitu  perpustakaan  USD  dan  Prodi  Pendidikan  Profesi.  1  unit  mempunyai  staf  yang  melakukan pengarsipan dibantu  para student staff dan 1 unit dimana masing-masing unit mengarsip sendiri-sendiri, tapi ada juga yang diarsipkan secara bersama.

## 7. Peminjaman Arsip
Sebagai alat bukti yang sah dan autentik, arsip harus mudah diakses oleh pengguna arsip namun juga mempertimbangkan tingkat keamanannya. Untuk menjamin pengelolaan arsip dan kemudahan akses arsip serta perlindungan terhadap keamanan arsip di lingkungan USD telah disusun Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip USD. Pedoman ini mengatur sebuah arsip dapat bersifat terbuka/biasa, terbatas dan rahasia. Jadi ada pengaturan atas keterbukaan/ketertutupan akses terhadap arsip yang dimiliki unit.
Survei peminjaman arsip ini untuk mengetahui ada tidaknya peminjaman arsip di unit-unit. Hasil yang ada selanjutnya akan digunakan untuk memberikan pelatihan kepada unit-unit yang sekiranya melakukan peminjaman arsip, terkait keamanan akses arsip, mana yang sifatnya terbuka/biasa, terbatas dan rahasia bagi publik. Ada atau tidaknya peminjaman arsip unit di Universitas Sanata Dharma menunjukkan bahwa terkait peminjaman arsip, dari 52 unit terdapat 38 unit yang tidak melayani peminjaman arsip. Dan hanya 14 unit yang ada/melayani peminjaman arsip.

## 8. Fasilitas/Alat/Software Untuk Penelusuran Arsip
Keberadaan arsip pada setiap lembaga kearsipan dapat dimanfaatkan atau diakses untuk kepentingan publik,  apabila  telah  dibuat  sarana  bantu  penemuan  kembali  arsip  (finding  aids),  baik  secara  manual maupun  elektronik.  Alat  bantu  penelusuran  arsip  ini  menjadi  hal  yang  vital  agar  arsip  yang  telah  diolah dapat ditemukan kembali dan dapat dimanfaatkan dengan baik.
Survei ini bertujuan untuk mengetahui ketersediaan fasilitas/alat/software untuk penelusuran arsip di tingkat  unit  di  USD.  Fasilitas/alat/software  untuk  penelusuran  arsip  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma menunjukkan  bahwa  terkait  fasilitas/alat/software  untuk  penelusuran  arsip,  dari  52  unit  yang  diteliti, terdapat  47  unit  yang  tidak  memiliki  fasilitas/alat/software  untuk  penelusuran  arsip.  Dan  hanya  5  unit yang memilki fasilitas/alat/software untuk penelusuran arsip, itupun bukan software yang secara spesifik untuk  mengelola  arsip,  namun  hanya  fasilitas  untuk  menyimpan  dan  memudahkan  penelusuran.  Kecuali Perpustakaan  USD,  yang  ahir-akhir  ini  sudah  memanfaatkan  software  ARTERI  untuk  menyimpan  dan menelusur  arsip.  LPMAI  menggunakan  Sistem  Informasi  Litabmas  (SI-Litabmas)  untuk  menyimpan  dan mengelola hasil penelitian dosen. Dan 3 unit yang menggunakan fasilitas penyimpan dan penelusuran arsip, yaitu  penyimpanan video yang diunggah di Youtube, penyimpanan di HDD dan disimpan menurut folder yang sudah ada dan di bagi menurut semester berjalan sedangkan pencarian hanya menggunakan "search" di  system  windows,  penyimpanan  arsip  di  googledrive:  bit.ly/LaporanAkhir56,  bit.ly/LaporanAkhir57, bit.ly/LaporanAkhirKKN58, bit.ly/LaporanAkhir59, bit.ly/LaporanAkhir60, bit.ly/LaporanAkhir61.

## 9. Ijin Peminjaman Arsip Statis Dari Unit
Sesuai  dengan  sifatnya  arsip  diklasifikasikan  menjadi  3,  yaitu  Biasa/Terbuka,  Terbatas  dan  Rahasia. Arsip berklasifikasi Biasa/Terbuka adalah arsip yang informasinya  bersifat umum dan bila diketahui oleh pihak  lain  tidak  memiliki  dampak  yang  mengganggu  kinerja  di  USD.  Arsip  berklasifikasi  Terbatas  adalah arsip  yang  apabila  informasi  atau  fisiknya  diketahui  oleh  pihak  yang  tidak  bertanggungjawab  atau  pihak lain yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga di USD. Arsip  yang  termasuk  klasifikasi  Rahasia  adalah    arsip  yang  informasinya  jika  diketahui  pihak  yang  tidak berhak dapat mengganggu  kinerja lembaga. Arsip ini  bersifat sensitif dan jika diketahui pihak yang tidak bertanggung jawab akan menimbulkan kerugian serius terhadap privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan,  merusak  reputasi  dan  hubungan  kemitraan.  Setiap  unit  tentu  memiliki  ketiga  macam  arsip tersebut.
Survei  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  respon  unit  terkait  ijin  peminjaman  arsip  statis  untuk pengolahan arsip agar dapat ditemukan kembali. Ijin peminjaman arsip statis dari unit di Universitas Sanata Dharma untuk keperluan pengolahan arsip menunjukkan bahwa terkait ijin peminjaman arsip statis untuk pengolahan arsip, dari 52 unit terdapat 40 unit yang mengijinkan peminjaman arsip statis, dimana 7 unit diantaranya mengijinkan atas ijin kepala unit. Sejumlah 2 unit menyatakan belum tahu. 1 unit mengijinkan namun tidak untuk semua arsip karena beberapa dokumen bersifat rahasia. Dan terdapat 1 unit yang tidak mengijinkan peminjaman arsip statis.

## 10. Pendataan/Inventaris Jenis Arsip Yang Akan Dipinjam
Langkah  awal  dalam  pengelolaan  arsip  adalah  pendataan/inventaris  arsip.  Pendataan/iventaris  arsip menjadi hal yang vital karena dengan pendataan ini dapat diketahui nomor arsip, indeks/judul arsip, uraian isi  informasi  arsip,  tahun  penciptaan,  pencipta  arsip,  jumlah  halaman,  tingkat  perkembangan  arsip (asli/copi),  lokasi  simpan  dan  waktu  simpan  arsip.  Terkait  dengan  pengelolaan  arsip  kelembagaan  USD, pendataan arsip dapat dilakukan oleh masing-masing unit atau pihak Perpustakaan USD.
Survei  ini  dilakukan  untuk  mengetahui  pendataan/inventaris  pada  saat  Perpustakaan  USD  mau meminjam  arsip,  sebaiknya  dilakukan  oleh  masing-masing  unit  atau  dilakukan  oleh  Perpustakaan  USD. Pendataan/inventaris jenis arsip yang akan dipinjam dari unit di Universitas Sanata Dharma menunjukkan bahwa terkait pendataan/inventaris  arsip,  dari 52 unit  terdapat 26 unit menjawab pendataan/inventaris arsip  dilakukan  masing-masing  unit  untuk  memastikan  kelengkapan  dan  kebenaran  arsip  yang  akan dipinjam. Dan 25 unit menjawab pendataan/inventaris arsip dilakukan oleh Perpustakaan USD. Dan 1 unit tidak menjawab.

## 11. Pengelolaan Dan Penyimpanan Arsip Statis
Pengelolaan  Kearsipan  di  Universitas  Sanata  Dharma  menggunakan  asas  gabungan,  yaitu  Sentralisasi dan Desentralisasi. Pengurusan khazanah arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif yang memiliki jangka simpan sesuai dengan jadwal Retensi Arsip, dilaksanakan oleh masing-masing Unit Kearsipan Satuan Kerja, dalam  hal  ini  rektorat/fakultas/biro/lembaga.  Sedangkan  pengurusan  khazanah  arsip  statis  atau  yang berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip, dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Universitas. Hal itu berlaku untuk semua arsip baik tercetak maupun digital.
Survei ini bertujuan untuk mengetahui pendapat dari unit terkait pengelolaan dan penyimpanan arsip statis  baik  tercetak  maupun  digital.  Pengelolaan  dan  Penyimpanan  Arsip  Statis  di  Universitas  Sanata Dharma menunjukkan bahwa terkait pendataan/inventaris arsip, dari 52 unit terdapat 28 unit menjawab Perpustakaan USD mengelola dan menyimpan arsip digital saja, dan arsip tercetak disimpan di unit masing- masing. Dan 23 unit menjawab Perpustakaan USD mengelola dan menyimpan arsip tercetak dan digital dari masing-masing unit.

## 12. Pengembalian Arsip Statis
Pasca  pengolahan  arsip  statis  langkah  selanjutnya  adalah  memikirkan  mengenai  penyimpanan  arsip aslinya. Arsip asli yang tercetak dari masing-masing unit dapat disimpan di unit atau di Perpustakaan USD.
Survei ini bertujuan untuk mengetahui pendapat dari unit pasca pengolahan arsip yang dipinjam oleh Perpustakaan  USD,  arsip  asli  tersebut  akan  dikembalikan  ke  unit  atau  disimpan  di  Perpustakaan  USD. Pengembalian  arsip  statis  yang  dipinjam  untuk  pengolahan  oleh  Perpustakaan  USD  menunjukkan  bahwa terkait  pengembalian  arsip  statis,  dari  52  unit  terdapat  28  unit  menjawab  arsip  statis  yang  tercetak dikembalikan ke unit. Dan  24 unit menjawab arsip statis yang tercetak disimpan di Perpustakaan USD.

## 13. Saran/Masukan Pengelolaan Arsip Kelembagaan USD
Berikut kami sampaikan saran/masukan dari unit terkait pengelolaan arsip kelembagaan di USD yang berhasil  dihimpun  dari  survei  yang  dilakukan.  Harapannya  semoga  saran/masukan  tersebut  dapat memberikan  arahan  dalam  pengelolaaan  arsip  kelembagaan  USD  menjadi  lebih  baik.  Saran/Masukan Pengelolaan  Arsip  Kelembagaan  Universitas  Sanata  Dharma  saran/masukan  pengelolaan  arsip kelembagaan USD dalam tabel di bawah ini.
Saran/Masukan Unit Mengusulkan supaya arsip statis disimpan dan dikelola secara terpadu oleh Perpustakaan USD dan bila kami atau unit lain butuh cukup cari di perpustakaan dengan status pinjam. 14 Supaya ada keseragaman dalam pengelolaan arsip dari masing masing unit dan mudah ditemukan/memberi manfaat bagi kebutuhan informasi terutama untuk berbagai keperluan (akreditasi, evaluasi, gallery) 8 Adanya pelatihan pengelolaan arsip, mensosialisasikan penomoran arsip 8 Pendampingan dari tim pengarsian ke setiap unit masing2 4 Dibuatkan sistem informasi kearsipan/database arsip dan aplikasi web khusus yang menarik supaya dapat juga diakses untuk pihak luar USD untuk arsip yang bersifat umum. 4 Ada pemilahan arsip: Arsip yang bersifat rahasia disimpan unit untuk menjaga kerahasiaan, arsip yang bersifat umum dapat dikelola perpustakaan. 4
Tim Kearsipan dari Perpustakaan dapat melaksanakan semacam roadshow ke unit-unit/survei pengelolaan arsip (bertemu dengan pimpinan dan personil unit), agar tercapai dan terbangun komitmen untuk pengelolaan kearsipan yang baik serta menjadi gerak bersama di setiap unit. - Dalam pertemuan itu juga dapat didiskusikan berbagai kesepakatan teknis dan kebijakan bersama terkait pengelolaan arsip sesuai gerak dan kekhasan masing-masing unit.
- Jadwal survei ditentukan oleh pihak perpustakaan
3
Perngarsipkan di unit/ di Prodi terkendala waktu karena berbarengan dengan layanan harian, sedangkan menata arsip butuh fokus.
mungkinkah ada hari khusus/ disediakan waktu khusus bagi unit untuk menyiapkan/ menata arsip sebelum data2 atau berkas2 diambil dan diarsip oleh perpus. misalnya dalam 1 semester mendatang disetiap jumat minggu ke 4 untuk full hanya pengarsipan saja. (tidak ada layanan harian diunit. semacam saat para staf diundang pelatihan) 1 Sebaiknya sebelum pengarsipan dilakukan perlu adanya kesamaan dalam tata naskah dinas sehingga memudahkan pengelola untuk mengarsip. 1 Perlu ditetapkan sistem peminjaman arsip yang telah dikelola oleh perpustakaan USD 1 Semoga pengolahan arsip tidak terjebak dalam pengolahan arsip saja tetapi bagaimana memberi manfaat bagi kebutuhan informasi terutama untuk berbagai keperluan (akreditasi, evaluasi, gallery) 1 sepertinya perlu pengembangan SDM atau tambah tendik untuk pengarsipan 1 Seandanya memungkinkan untk permulaan pengarsipan di mulai dari asip yang belum terlalu lama, karena kalu sdh lama sekret kesulitan mencari, karena berkas sdh di gudang dan tidak tertata. 1 Ada tempat penyimpanan arsip dan fasilitas untuk preservasi arsip 1 Tabel 1 . Saran/Masukan Pengelolaan Arsip Kelembagaan USD Berdasar Jenis

## Conclusion
Unit pengelola arsip di Universitas Sanata Dharma yang mengisi survei online sejumlah 52 dari 76 unit yang dikirim survei.Jenis/subjek arsip yang  dimiliki unit di Universitas Sanata Dharma bervariasi, namun yang  paling  banyak  dimiliki  adalah  arsip  tentang  kurikulum  (25  unit),  perkuliahan  (24  unit)  dan kemahasiswaan (20 unit).
Media/Bentuk  Arsip  yang  dimiliki  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma  bervasiasi,  namun  media  atau bentuk  arsip  yang  terbesar  adalah  cetak/kertas  (50  unit),  namun  unit-unit  sudah  sebagian  besar mendigitalkan  (43  unit).  Media  arsip  yang  lain  yang  juga  dimiliki  unit  adalah  foto,  cinderamata,  compact disk, video, digital video disk, blueprint, peta dan gambar teknik.
Pengolahan arsip unit di Universitas Sanata Dharma bervariasi baik yang sudah didigitalkan (33 unit), sudah diinventaris/dicatat (25 unit), sudah diberi penomoran/kode (6 unit), sudah pernah dimusnahkan (2 unit) sampai pada arsip yang belum  dikelola dengan  baik (belum  didigitalkan, belum  diinventaris,  belum diberi kode).
Penataan arsip unit di Universitas Sanata Dharma tergambar juga bervariasi, ada arsip yang sudah ditata di  filling  cabinet/rak/box  arsip/ordner  (40  unit),  Arsip  ditata  berdasarkan  tahun/subjek/angka  alfabatis (26  unit),  Arsip  lama/statis  dan  arsip  baru/dinamis  dibedakan  tempatnya  (14  unit),  Ada  penanda/guide arsip untuk membedakan arsip satu dengan yang lain (14 unit) dan 2 unit yang belum ditata dengan baik.
SDM  Pengelola Arsip unit di Universitas Sanata Dharma mayoritas  di semua unit tidak ada SDM  yang secara  khusus  mengelola  arsip  (48  unit),  hanya  ada  2  unit  yang  ada  SDM  yang  secara  khusus  mengelola arsip (Perpustakaan USD dan Prodi Pendidikan Profesi).
Peminjaman arsip unit di Universitas Sanata Dharma mayoritas tidak ada peminjaman arsip (38 unit) dan ada peminjaman arsip (14 unit).
Fasilitas/alat/software  untuk  penelusuran  arsip  unit  di  Universitas  Sanata  Dharma  mayoritas  tidak memiliki  fasilitas/alat/software  untuk  penelusuran  arsip  (47  unit).  Hanya  5  unit  yang  memilki fasilitas/alat/software  untuk  penelusuran  arsip,  itupun  bukan  software  yang  secara  spesifik  untuk mengelola arsip, namun hanya fasilitas untuk menyimpan dan memudahkan penelusuran.
Ijin peminjaman arsip statis dari unit di Universitas Sanata Dharma, mayoritas mengijinkan peminjaman arsip  statis  (47  unit  dimana  7  unit  diantaranya  mengijinkan  atas  ijin  kepala  unit).  Sejumlah  2  unit menyatakan  belum  tahu.  1  unit  mengijinkan  namun  tidak  untuk  semua  arsip  karena  beberapa  dokumen bersifat rahasia. 1 unit tidak mengijinkan.
Pendataan/inventaris jenis arsip yang akan dipinjam dari unit di Universitas Sanata Dharma mayoritas menjawab pendataan/inventaris arsip dilakukan masing-masing unit untuk memastikan kelengkapan dan kebenaran arsip yang akan dipinjam (26 unit). Dan 25 unit menjawab pendataan/inventaris arsip dilakukan oleh Perpustakaan USD. Dan 1 unit tidak menjawab.
Pengelolaan  dan  Penyimpanan  Arsip  Statis  di  Universitas  Sanata  Dharma  mayoritas  menjawab Perpustakaan USD mengelola dan menyimpan arsip digital saja dan arsip tercetak disimpan di unit masing- masing (29 unit). Dan menjawab Perpustakaan USD mengelola dan menyimpan arsip tercetak  dan digital dari masing-masing unit (23 unit).
Pengembalian  arsip  statis  yang  dipinjam  untuk  pengolahan  oleh  Perpustakaan  USD,  mayoritas menjawab  arsip  statis  yang  tercetak  dikembalikan  ke  unit  (28  unit).  Dan    menjawab  arsip  statis  yang tercetak disimpan di Perpustakaan USD (24 unit).
Saran/Masukan Pengelolaan Arsip Kelembagaan Universitas Sanata Dharma, yang paling banyak adalah terkait usulan agar arsip statis disimpan dan dikelola oleh Perpustakaan USD dan bila unit membutuhkan cukup  meminjam  dari  perpustakaan  (14  unit),  usulan  untuk  adanya  keseragaman  pengelolaan  arsip  unit agar mudah  ditemukan dan memberi  manfaat untuk  berbagai keperluan (8 unit), usulan untuk pelatihan pengelolaan arsip (8 unit), usulan untuk pendampingan pengelolaan arsip ke unit (4 unit), usulan adanya sistem informasi kearsipan dan web khusus arsip (4 unit), usulan adanya pemilahan arsip rahasia disimpan unit dan arsip bersifat umum dikelola Perpustakaan USD (4 unit).

## References
Azwar, Saifuddin. (2013). Metode Penelitian . Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Hendrawan,  M.  Rosyihan  dan  Ulum,  Mochamad  C.  (2017). Pengantar  Kearsipan:  dari  isu  kebijakan  ke manajemen . Malang: UB Press.
Lawanda, Ike Iswary. (2017). Arsip, Kepemilikan Bangsa, dan Budaya . Jakarta: Sagung Seto. Pedoman Pengelolaan Arsip Kelembagaan Universitas Sanata Dharma Tahun 2019.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  24  tahun  2011  tentang    Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  26  Tahun  2011  tentang  Penyediaan  Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.
Peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi,  dan  Pendidikan  Tinggi  Republik  Indonesia  Nomor  78  tahun  2017 tentang  Penyelenggaraan  Kearsipan  di  Lingkungan  Kementerian  Riset,  Teknologi  dan  Pendidikan Tinggi.
Peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi,  dan  Pendidikan  Tinggi  Republik  Indonesia  Nomor  23  tahun  2018 tentang  Klasifikasi  Arsip,  Jadwal  Retensi  Arsip,  dan  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  UU  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan.
Rencana Stategis (RENSTRA) Universitas Sanata Dharma Tahun 2018-2022. Rosalin, Sovia. (2017). Manajemen Arsip Dinamis . Malang: UB Press. Sekaran, Uma. (2006). Metode Penelitiaan Bisnis . Jakarta: Salemba Empat.
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kombinasi . Bandung: Penerbit Alfabeta. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.