## Prototipe Sistem Informasi Laporan After Sales Maintenance Support

## Arief Herdiansah
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Tangerang email: arief_herdiansah@umt.ac.id
Abstrak –  Prototipe sistem informasi laporan after sales maintenance support merupakan prototipe aplikasi yang dikembangkan untuk  dapat  membantu  tim  support  pada  saat  melakukan  pelaporan  aktifitas  pekerjaan  teknikal  yang  dilakukan  disaat mengerjakan after sales maintenance support. Semakin cepat pelaporan yang diberikan tim support kepada admin proyek, akan mempermudah seorang proyek manager melakukan analisa status atau kondisi proyek yang sedang ditangani, sehingga proyek manager tersebut dapat membuat laporan status proyek untuk keperluan manajerial perusahaan dan laporan kepada pelanggan. Penelitian  ini  menggunakan  metode  elisitasi  dalam  menganalisa  kebutuhan  pengguna  dan  menggunakan  UML  dalam  proses perancangan sistem. Proses pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah model prototipe untuk kemudian sistem  yang  dihasilkan  diuji  menggunakan  metode  black  box testing.  Bahasa  pemrograman  yang digunakan  adalah  PHP  dan mengguakan MySql sebagai database. Prototipe sistem informasi laporan after sales maintenance support yang dihasilkan dari penelitian ini telah diuji coba pada salah satu proyek yang dimiliki PT MTI Tiga dan menurut pengguna telah dapat mempermudah proses pelaporan aktifitas after sales maintenance support yang dilakukan oleh tim support.
Kata Kunci  Prototipe, After Sales, Maintenance, Support, Pelaporan
Abstract − The after sales maintenance support report information system prototype is an application prototype developed to be able to help the support team report their technical work activities while doing after sales maintenance support. The faster the reporting provided by the support team to the project admin, will make it easier for a project manager to analyze the status  or condition of the project being handled, so that the project manager can make project status reports for company managerial needs and reports to customers. This study uses elicitation methods in analyzing user needs and using UML in the system design process. The system development process used in this study is a prototype model for then the resulting system is tested using the black box testing method. The programming language used is PHP and uses MySql as a database.  The Prototype after sales maintenance support  report  information system  created in  this  research  has  been  tested  on  one  of the  projects  owned  by  PT  MTI  Tiga  and according to the user has been able to simplify the reporting process of after sales maintenance support activities carried out by the support team.
Keywords – Prototype, After Sales, Maintenance, Support, Reporting.

## I. PENDAHULUAN
PT MTI Tiga adalah perusahaan  yang bergerak dalam bidang IT  Solution ,  salah  satu  produk  yang  dipasarkan adalah  jasa  perawatan  ( maintenance  support )  perangkat keras  &  jaringan  komputer  yang  ter- install di  pelanggan. Dalam  melakukan pekerjaan tersebut, proyek  manajer PT MTI Tiga membuat schedule perencanaan aktifitas support ke pelanggan. Meningkatnya kompleksitas peralatan telah menyebabkan  peningkatan  beban  kerja  yang  signifikan pada sistem pendukungnya, sehingga diperlukan pertukaran logistik dan aliran informasi dengan lingkungan secara  lebih  akurat,  cepat  dan  sering  [1]. Schedule atau perancanaan  kerja  merupakan  sebuah  kegiatan  yang dilakukan  dengan  sistematis,  terstruktur  dan  logis  untuk pencapaian  sebuah  tujuan yang  telah  ditentukan sebelumnya  oleh  pihak  yang  berwenang  mengkontrol kegiatan tersebut.
Identifikasi masalah yang dihadapi PT MTI Tiga adalah proses  pembuatan  rekapitulasi  laporan after  sales maintenance support belum mengunakan sistem komputerisasi,  sehingg  proses  pelaporan  aktifitas  yang dilakukan  tim  operasional  (teknisi)  ke  proyek  manajer menjadi terhambat. Berdasarkan hal tersebut diatas peneliti merumusakan  permasalahan  penelitian  yang  dilakukan yaitu  bagaimana  dapat  melakukan  desain  sebuah
perancangan  sistem  berbasis  web  mulai  dari  proses pemasukan  data,  pengolahan  data  dari  laporan  harian  tim support menjadi  sebuah  laporan  rekapitulasi  yang dibutuhkan  proyek  manajer,  pimpinan  perusahaan  dan pelanggan.
Penelitian  ini  diharapkan  dapat  menghasilkan  sebuah perancangan  sistem  komputerisasi  untuk  kemudian dikembangkan  menjadi  sebuah  sistem  komputerisasi berbasis  web  yang  dapat  digunakan  sebagai  alat  bantu ( tools )  yang  dapat  menghasilkan  laporan  rekapitulasi laporan after  sales  maintenance  support dengan  cepat, tepat dan akurat.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem  adalah  sekumpulan  unsur  atau  elemen  yang saling  berkaitan  dan  saling  mempengaruhi  dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan [2]. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna  untuk  membuat  keputusan  karena  informasi menurunkan  ketidakpastian/meningkatkan  pengetahuan [3]. Sedangkan Sistem informasi merupakan disiplin yang belum  sepenuhnya  mapan  seperti  matematika  dan ekonomi. Sangat diperlukan pengetahuan dan pemahaman tentang  ruang  lingkup  kajian  bidang  sistem  informasi. Pengetahuan  ini  akan  memberikan  perspektif  yang  lebih
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
luas  untuk  memandang  antara  disiplin  sistem  informasi dangan disiplin ilmu yang lain [4].
Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan  informasi  kepada  seseorang  atau  suatu badan karena tanggung jawab yang di bebankan kepadanya [5].  Laporan  juga  dapat  didefiniskan  sebagai  kumpulan informasi  yang  disusun,  dioleh  dan  dilaporkan  hasil kegiatan yang dilakukan atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Laporan yang dihasilkan dari hasil kegiatan after sales maintenance  support meliputi:  lokasi  pelanggan,  status pekerjaan,  catatan-catatan  teknis  dan  informasi  kendala yang  dihadapi.  Untuk  status  pekerjaan  dalam  rekapitulasi laporan  yang  dihasilkan  terdiri  meliputi  bebera  informasi antara  lain  informasi  jadwal  pekerjaan  dan  informasi progress kegiatan  yang  sedang  dilakukan  ( on  progress, reschedule, done ).
Penelitian ini menggunakan konsep berorientasi obyek, dimana  hal  tersebut  merupakan  pendekatan  untuk mengembangkan  sistem  informasi,  secara  teknis,  metode pengembangan berorientasi objek bisa menggunakan salah satu  model  pengembangan  tradisional  antara  lain: w aterfall,  increamental/paralel,  V-Model,  interacti dan prototype [6].
Pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah  model prototipe,  yaitu  sebuah  model  pengembangan  perangkat lunak ( software ) yang memungkinkan sistem dikembangkan  dengan  cara  cepat  dan  sesuai  dengan kebutuhan  pengguna  serta  teruji  dengan  baik  karena pengujian terhadap model kerja dari aplikasi baru melalui proses  interaksi  dan  berulang-ulang  [7].  Gambar  1 merupakan alur pengembangan sistem model prototipe.
Gambar 1. Pengembangan Sistem Model Prototipe

## III. METODOLOGI PENELITIAN
A. Analisis Kebutuhan Pengguna
Dalam  penelitian  ini  peneliti  menggunakan  elisitas sebagai alat bantu untuk mengetahui kebutuhan pengguna atas  sistem  yang diinginkan. Hasil elisitas  yang diperoleh sebagai berikut:
Tabel I. Tabel Elisitasi Akhir Fungsional Analisa Kebutuhan NO Manajemen PT. MTI Tiga ingin sistem dapat:
1. Menampilkan  menu login dengan  memasukan user name , password , jabatan (PM, tim support , Admin, Pimpinan)
2. Menampilkan menu tampilan utama
3. Pilih Customer Project (kecuali tim support )
4. Mengupload excel menjadi database untuk plan sched ule
5. Tim support mengisi  daftar  teknisi  untuk project berdasarkan service point 6. Membuat real schedule
7. Teknisi  dapat  merubah  Schedule  dengan  persetujuan  tim support dan Admin
8. Pimpinan  dapat  melihat  data plan  sched ule  dengan real schedule
9. Admin  dapat  mencocokan  data plan  sched ule  dengan real schedule
10. Admin membuat Final Schedule 11. PM dan pimpinan dapat melihat Final Schedule
12. Teknisi membuat laporan pengerjaan di lokasi tersebut 13. Admin membuat progress project report 14. Admin membuat summary project report
15. PM dan pimpinan dapat melihat summary project Non Fungsional
NO Manajemen PT. MTI Tiga ingin sistem dapat:
1.
Memiliki tampilan firework aplikasi yang menarik 2. Memiliki tampilan yang user friendly 3. Berbasis aplikasi web ( web based )

## B. Use Case Sistem yang Diusulkan
Gambar  2  dibawah  ini  merupakan use  case  diagram sistem  yang  diusulkan  untuk  meningkatkan  proses  kerja pembuatan laporan after sales maintenance support:
USE CASE DIAGRAM Heading Membuat schedule pengerjaan Project Manajer Monitoring Schedule Membuat Real Schedule teknisi Membuat daftar teknisi project Service Area Technical Support Cek & Review Project Schedule All Manager Admin DSN Membuat lap Final Schedule Membuat Progress Report Project Membuat Report Pengerjaan Harian DI lokasi tsb Teknisi LOGIN <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Membuat Summary Report Project Merequest perpindahan lokasi kpd pihak admin dengan konfirmasi SATS Register <<extend>> Gambar 2. Use Case Diagram yang Diusulkan Tabel II. Penjelasan Use Case Diagram
NO AKTOR PENJELASAN 1 Pimpinan Pimpinan  yaitu  orang  memantau,  melihat, dan melakukan review pengerjaan proyek.
2 Project Manajer  Project  Manajer membuat Plan  schedule pengerjaan  proyek  dan  memonitoring pengerjaan proyek
3 Service Area Tim Support SATS: menentukan daftar teknisi di setiap
Services  Point, membuat Real  Schedule , dan memonitoring teknisi di lapangan.
4 Admin DSN
Admin  DSN  adalah  pengguna  yang mengelola  data schedul e  menjadi  laporan yang dibutuhkan.
5 Tim Support Tim Support yaitu  yang  melakukan kunjungan  ke  lokasi  pelangan  untuk melakukan pengerjaan.

## C. Activity Diagram
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
Gambar  3  dibawah  ini  merupakan activity  diagram sistem  yang  diusulkan  untuk  meningkatkan  proses  kerja pembuatan laporan after sales maintenance support .
ACTIVITY DIAGRAM
USER PROJECT MANAJER SERVICES AREA TECNICAL SUPPORT ADMIN DSN TEKNISI ALL MANAGER P ha se LOGIN PILIH PROJECT CREATE PLAN SCHEDULE CREATE REAL SCHEDULE INPUT DAFTAR TEKNISI PADA PLAN SCHEDULE MENCOCOKK AN DATA PLAN SCHEDULE DENGAN REAL SCHEDULE MEMBUAT/ MENGUBAH REPORT FINAL SCHEDULE REPORT FINAL SCHEDULE REPORT FINAL SCHEDULE MENERIMA SCHEDULE TEKNISI MEREQUSET PERPINDAHA N LOKASI PADA SATS DAN ADMIN MENERIMA PERUBAHAN LOKASI TEKNISI MEMBUAT REPORT PENGERJAAN DI LOKASI TERSEBUT MEMBUAT REKAP PROGRESS SCHEDULE MEMBUAT REPORT SUMMARY PROJECT MEREKAP REPORT TEKNISI MENERIMA REPORT SUMMARY PROJECT MENERIMA REPORT SUMMARY PROJECT MENGIRIMKA N REPORT KEPADA CUSTOMER PROJECT TIDAK SESUAI SESUAI UPDATE Gambar 3. Activity Diagram yang Diusulkan IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
.  Prototipe  sistem  informasi  laporan after  sales maintenance  support yang  dihasilkan  dari  penelitian  ini telah  diuji  coba  pada  salah  satu  proyek  yang  dimiliki  PT MTI Tiga selama kurun waktu 2 bulan. Setelah proses uji coba sistem, pengguna mengatakan bahwa aplikasi ini telah dapat mempermudah proses pelaporan aktifitas after sales maintenance support yang  dilakukan  oleh  tim support . Gambar  4  sampai  dengan  gambar  7  merupakan  tampilan Prototipe sistem informasi laporan after sales maintenance support yang dihasilkan dari penelitian ini.
Gambar 5. Tampilan Plan Schedule SATS Gambar 6. Tampilan Menu Project Status Report Gambar 7. Tampilan Menu Technical Report

## V. PENUTUP
Hasil  dari  kegiatan  penelitian  perancangan  dan pembangunan  prototipe  sistem  informasi  laporan after sales maintenance support, antara lain :
1. Desain  perancangan  prototipe  sistem  informasi dirancang  dengan  menggunakan UML  meliputi use case  diagram,  activity  diagram,  state  diagram, sequence diagram dan class diagram , untuk kemudian dibangun menggunakan aplikasi PHP dengan database MySQL  telah  mempermudah  proses  implementasi prototipe sistem informasi yang dikembangkan.
2. Berdasarkan  hasil  uji  coba  sistem,  prototipe  sistem informasi yang dikembangkan telah mempermudah tim support dalam  proses  pelaporan  aktifitas  kegiatan teknikal support yang dilakukan.
JISA (Jurnal Informatika dan Sains) (e-ISSN: 2614-8404) is published by Program Studi Teknik Informatika, Universitas Trilogi under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License
3. Staff  admin  sangat  terbantu  dalam  proses  pembuatan rekapitulasi laporan aktifitas kegiatan teknikal support yang dilakukan, laporan ini diperlukan untuk keperluan proyek  manajer,  pimpinan  perusahaan  dan  laporan untuk pelanggan.
Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan:
1. Sebaiknya  sistem  yang  dibuat  dapat  dikembangkan menjadi  sebuah  sistem  informasi  laporan after  sales maintenance  support berbasis mobile ,  agar  proses pelaporan jauh lebih efektif.
2. Modul  sistem  sebaiknya  dikembangkan  dengan menambahkan  modul asset  management agar  tim support dapat  mengetahui  dengan  akurat  jumlah ketersediaan spare  part yang  dibutuhkan  pada  saat melakukan aktifitas after sales maintenance support .
DAFTAR PUSTAKA
[1] Li, X., Ma, L., Peng, L., Wang, F,J. 2015. A Modeling and  Simulation  Approach  for  Support  Network Considering Multi-Service Flows. Proceedings of the 2015 IEEE IEEM . pp. 1257-1261.
[2] Suprihadi.,  Hudiono,  K.R.,  dan  Wijaya,  S.L.  2013. Rancang  Bangun  Sistem  Jejaring  Klaster  Berbasis Web Menggunakan Metode Model Controller. Jurnal CCIT  ( Creative  Communication  and  Innovative Technology ) Vol.6 No.3 . STMIK Raharja Tangerang. pp. 308-331.
[3] Rusdiana.,  Irfan,  M.  2014. Sistem  Informasi Manajemen . Bandung. CV Pustaka Setia. pp. 78.
[4] Sudaryono.  2015. Metodologi  Riset  di  Bidang  IT: Panduan  Praktis,  Teori  dan  Contoh  Kasus. Yogyakarta: Andi Offset. pp. 28.
[5] Keraf,  G.  2001.  Diksi  Dan  Gaya  Bahasa.  Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama. pp.284.
[6] Dennis, A., Wixson, H, B., Roth, M.R., 2012, System Analyst  and  Design,  5th  edition. USA,  Don  Fowley Publisher. pp. 510.
[7] Pressman,  S.R.,  2010, Software  Engineering:  A Practitioner’s Approach, 7th edition. New York, The McGraw-Hill Company