Rancang Bangun Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat 84

## Rancang Bangun Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

## Yanuardi dan Arief Jananto
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Sikubank Semarang email : yan@unisbank.ac.id; arief@unisbank.ac.id
ABSTRAK  : Sistem  informasi  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat  pada  LPPM  Universitas Stikubank  digunakan  untuk  mengelola  dan  mengorganisir  data-data  hasil  dari  penelitian  dan  pengabdian yang  dilakukan  oleh  dosen  di  lingkungan  Universitas  Stikubank.  Informasi  yang  dihasilkan  oleh  sistem informasi  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  hanya  digunakan  oleh  LPPM  Universitas Stikubank. Dosen, Program Studi maupun Fakultas dapat memperoleh informasi yang dbutuhkan  terutama yang berkaitan dengan hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan baik untuk keperluan dosen bersangkutan maupun digunakan oleh Program Studi dan Fakultas.
Kata kunci : informasi, LPPM, DAD, database

## PENDAHULUAN
LPPM  (  Lembaga  Penelitian  dan Pengabdian  pada  Masyarakat  )  adalah  sebuah unit  kegiatan  yang  berfungsi  mengelola  semua kegiatan  penelitian  dan  pengabdian  kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh dosen dalam kaitan  dengan  peningkatan  kualitas  dosen tersebut.  Pada  saat  ini  data-data  penelitian maupun  pengabdian  masih  dikelola  secara manual dengan menggunakan aplikasi Microsoft excel  maupun  word.  Pencatatan  data  dapat dilakukan  pada  banyak  file  yang  berbeda  yang dapat  disimpan  pada  tempat  yang  berbeda.  Hal ini  mengakibatkan  membutuhkan  waktu  yang tidak  sebentar  pada  saat  melakukan  manipulasi terhadap data untuk menyusun laporan.
Dengan  model  pencatatan  seperti  ini  juga dapat  mengakibatkan  terjadinya  kesalahan- kesalahan    baik  disengaja  maupun  tidak disengaja.  Disamping  itu  pengelolaan  data penelitian dan pengabdian seperti ini juga dapat mengakibatkan  integritas  dan  keamanan  data yang  tidak  terjamin.  Disini  pengelolaan  data secara  komputerisasi  dengan  sebuah  program aplikasi  khusus  sangat  diperlukan  untuk mendukung sebuah sistem informasi yang cepat dan  akurat,  sehingga  permasalahan  waktu  dan
tingkat  validitas  data  penelitian  dan  pengabdian masyarakat dapat ditekan seminimal mungkin.
Selain  itu  kebutuhan  terhadap  informasi dari  lembaga  ini  sangat  diperlukan  dalam kondisi yang cepat dan tingkat akurasi informasi yang  tinggi  untuk  mendukung  perkembangan dosen  itu  sendiri  secara  khusus  maupun Unisbank  secara  umum.  Sebagai  contoh keterlambatan  penyajian  informasi  seperti rekapitulasi per program studi dapat menghambat  penyusunan  laporan  akreditasi. Permasalahan  lain  yang  sering  muncul  selain keterlambatan  adalah  kesalahan  informasi berkaitan  dengan  identitas  peneliti,  jumlah penelitian yang telah dilakukan, pengelompokan.  Hal  ini  muncul  karena pencatatan  data  masih  bersifat  manual  dan tersimpan  pada  banyak  file  yang  berakibat integritas  dan  validitas  data  tidak  terjamin dengan baik.

## RUANG LINGKUP PERMASALAH
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan  pada  LPPM  Unisbank  Semarang, maka  dapat  disimpulkan  adanya  permasalahan “Bagaimana membangun sebuah sistem informasi  berbasis  komputer  yang  dapat digunakan  untuk  mengelola  data  kegiatan
penelitian dan pengabdian masyarakat khususnya  pada  LPPM”.  Karena  begitu kompleksnya  permasalahan  yang  ada  pada LPPM Unisbank Semarang, maka permasalahan dibatasi pada :
1. Proses  pendataan  usulan  penelitan  dan pengabdian  masyarakat  yang  nantinya digunakan  untuk  pembuatan  surat  usulan surat tugas kepada pimpinan.
2. Penyusunan  laporan  berdasarkan  suatu kriteria untuk menunjang kebutuhan informasi secara khusus, antara lain :
a. Rekapitulasi  penelitan  dan  pengabdian per program studi
b. Rekapitulasi  penelitan  dan  pengabdian per fakultas
c. Rekapitulasi  penelitan  dan  pengabdian per semester
d. Rekapitulasi  penelitian  dan  pengabdian per dosen

## TUJUAN PENELITIAN
Membangun  sebuah  sistem  informasi berbasis  komputer  untuk  mengelola  data penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat pada  LPPM  Unisbank  Semarang  yang diharapkan dapat mempermudah dalam pengelolaan dan pengorganisiran data-data hasil penelitian dan pengabdian.
Dan  juga  diharapkan  dapat  membantu dosen, pihak program studi serta fakultas dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

## METODE PENELITIAN

## 1. Obyek Penelitian
Obyek  penelitian  adalah  bagian  Lembaga Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat (LPPM) di Universitas Stikubank (Unisbank ) Semarang yang berlokasi di Jl. Tri Lomba Juang No.1 Mugas  Semarang.

## 2. Sumber Data
Data Primer Primer  data  yang  diperoleh secara  langsung dari  sumbernya  yaitu  Bagian  Lembaga Penelitian  dan  Pengabdiann  Masyarakat  di
Universitas  Stikubank  Semarang.  Data  ini diperoleh  dengan  cara  wawancara  dengan staff LPPM maupun dengan Kepala LPPM.
Data Sekunder Data  sekunder  adalah  data  yang  diperoleh dari  berbagai  sumber  selain  LPPM Unisbank,  seperti  buku  diperpustakaan, publikasi-publikasi ilmiah, peraturan- peraturan  pemerintah,  majalah  dan  lain sebagainya  yang  berhubungan  dengan masalah yang sedang diteliti.

## 3. Metode Pengumpulan Data
Metode Observasi Merupakan  metode  pengumpulan  data dengan cara melakukan pengamatan terhadap  objek  penelitian  secara  langsung dan  kemudian  menarik  kesimpulan  dari seluruh kegiatan pada objek tersebut
Metode Wawancara Merupakan  metode  pengumpulan  data melalui  tatap  muka  secara  langsung  dengan pihak-pihak  tertentu,  dalam  hal  ini  adalah staff LPPM dan kepala LPPM
Metode Studi Pustaka Pengumpulan  data  dengan  cara  membaca dan  mamahami  terhadap  literature,  buku, artikel  maupun  bahan  kepustakaan  yang berhubungan  dengan  masalah  yang  sedang diteliti.
4. Metode Pengembangan Sistem
a. Metode  pengembangan  sistem  yang digunakan adalah Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development  Life  Cylce)  yang  terdiri dari  beberapa  tahap,  dimana  tahapan yang digunakan adalah :
b. Tahap Perencanaan Sistem
c. Tahap Analisa Sistem
d. Tahap Perancangan Sistem
e. Tahap Rencana Implementasi Sistem
Rancang Bangun Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat 86

## GAMBARAN KERJA SISTEM
Gambaran sistem ini merupakan mekanisme  yang  saat  ini  sedang  berjalan. Pembuatan  usulan  surat  tugas  penelitian, pengabdian  yang  diusulkan  oleh  dosen  yang bersangkutan  dan  usulan  surat  tugas  untuk memenuhi  undangan  yang  diterima  dari  pihak luar  yang  bisa  berupa  menghadiri  seminar, workshop,  pelatihan-pelatihan  dosen,  lokakarya dan lainnya. Untuk mengilustrasikan   mengenai sistem  yang  saat  ini  sedang  berjalan  digunakan alat bantu berupa diagram arus dokumen. Proses Usulan Surat Tugas
Dosen  yang  hendak  melakukan  penelitian atau  pengabdian  membuat  proposal  sebanyak  2 (dua)  eksemplar  yang  diajukan  kepada  Dekan masing-masing  fakultas  untuk  memperoleh persetujuan dari Dekan, lalu setelah memperoleh persetujuan  dari  Dekan  selanjutnya  dosen  yang bersangkutan  mengajukan  proposal  penelitian dan pengabdian yang telah disetujui oleh Dekan kepada  Kepala  LPPM  untuk  memperoleh persetujuan.
Kepala  LPPM  akan  melihat  terlebih dahulu  proposal  yang  diajukan  dengan  melihat banyaknya  kuota  yang  tersedia  pada  program studi  yang  bersangkutan  apabila  kuota  telah penuh  untuk  semester  yang  bersangkutan  maka akan  dimasukkan  dalam  rencana  semester  yang akan datang sedangkan jika kuota masih tersedia maka  Kepala  LPPM  akan  memberikan persetujuan  selanjutnya  Kepala  LPPM  akan menginstruksikan  kepada  Sekretaris  LPPM
untuk  membuatkan  usulan  surat  tugas  untuk proposal yang telah diajukan.
Setelah  sekretaris  LPPM  membuatkan usulan  surat  tugas  berdasarkan  proposal pengajuan  maka  usulan  surat  tugas  ini  diajukan ke  Pembantu  Rektor  1  melalui  BAUK. Sekretaris  LPPM  lalu  mengarsipkan  proposal yang diajukan serta usulan surat tugas.
Bila  surat  tugas  telah  dibuat  dan didistribusikan  ke  dosen  yang  bersangkutan maka sekretaris LPPM juga mengarsipkan surat tugas tersebut. Proses Laporan
Selama  ini  dalam  pembuatan  informasi mengenai  hasil,  jumlah  penelitian  atau pengabdian yang telah dilakukan untuk masing- masing  program  studi  hanya  berdasarkan  file usulan  surat  tugas  yang  telah  diajukan  lalu dibuatkan  report  dengan  mengelompokkan berdasarkan proram studi.

## RANCANG BANGUN SISTEM
Rancangan  sistem  baru  yang  akan dilakukan sebenarnya tidak jauh berbeda dengan gambaran  sistem  yang  sedang  berjalan  di  atas. Untuk  gambaran  yang  lebih  rinci  tentang perancangan sistem baru ini digunakan diagram arus data, diagram relasi entitas serta melakukan transformasi  diagram  relasi  entitas  ke  dalam bentuk tabel yang nantinya akan dijadikan dasar dalam merancang tabel dalam sebuah database.
BAUK Sistem I nformasi Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat KA. LPPM Proposal  P&P ACC Dekan & Ka. LPPM Usulan Surat Tugas DEKAN Laporan Penelitian per Fakultas Laporan Penelitian per Program Studi Laporan Penelitian per Semester Laporan Pengabdian per Fakultas Laporan Pengabdian per Program
Studi Laporan Pengabdian per Semester Laporan Penelitian per Semester Laporan Pengabdian per S t Undangan Pihak Luar ACC Ka. LPPM 1. Diagram Arus Data ( Data Flow of Diagram )
a. Diagram Konteks Sistem Baru ( Context Diagram )
Gambar 1. Diagram konteks
Keterangan P&P : Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
b. Diagram Level Nol
Gambar 2. Diagram level 0
Keterangan
P&P : Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat UST : Usulan Surat Tugas
KA. LPPM 1.* Pendataan Dosen BAUK DEKAN Proposal  P&P ACC Dekan & Ka. LPPM 2.0 Pendataan Usulan Surat Tugas Dosen Anggota Penelitian Pengabdian Proposal  P&P ACC Dekan & Ka. LPPM UST Penelitian UST Pengabdian 3.0 Cetak Laporan Laporan Penelitian per Fakultas
Laporan Penelitian per Program Studi Laporan Penelitian per Semester Laporan Pengabdian per Fakultas Laporan Pengabdian per Program Studi Laporan Pengabdian per Semester
Laporan Penelitian per Semester Laporan Pengabdian per Semester Kuota Undangan Pihak Luar ACC Ka. LPPM

## c. Diagram Rinci Proses 2
Gambar 3. Diagram rinci proses 2
Keterangan
P&P : Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat UST : Usulan Surat Tugas
KA. LPPM 2.1 Cek Kuota Proposal  P&P ACC Dekan & Ka. LPPM 2.2 Entri Usulan Surat Tugas Penelitian Dosen Kuota Penelitian 2.4 Entri Usulan Surat Tugas Pengabdian 2.3 Cetak Usulan Surat Tugas Penelitian Proposal  P&P ACC Dekan & Ka. LPPM Kuota Ada Anggota Proposal  P&P ACC Dekan & Ka. LPPM Kuota Ada 2.5 Cetak Usulan Surat Tugas Pengabdian Dosen BAUK Dosen Dosen UST Penelitian UST Pengabdian
Rancang Bangun Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat 90
d. Diagram Rinci Proses 3 Gambar 4. Diagram rinci proses 3 Anggota 3.1 Cetak Laporan Penelitian per Fakultas 3.2 Cetak Laporan Penelitian per Program Studi 3.3 Cetak Laporan Penelitian per Semester 3.4 Cetak Laporan Pengabdian per Semester 3.5 Cetak Laporan Pengabdian per Program Studi 3.6
Cetak Laporan Pengabdian per Fakultas KA. LPPM Dekan Laporan Penelitian per Semester Laporan Pengabdian per Semester Laporan Penelitian per Semester Laporan Pengabdian per Semester Laporan Penelitian per Program Studi Laporan Penelitian per Fakultas Laporan Pengabdian per Program Studi Laporan Pengabdian per Fakultasr Dosen Penelitian Pengabdian
2. Diagram Relasi Entitas ( Entity Relationship Diagram ) Gambar 5. Diagram relasi entitas Dosen Penelitian Melakukan 1 1 M M Anggota Pengabdian Melakuka NIK Nama Golongan Pangkat
J abatan NoSura
Fakultas Progdi J udul … NoSura Fakultas Progdi J udul … Mempunyai Mempunyai 1 1 M M NoSurat NI K Nama Status

## IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi  sistem  ini  akan  menampilkan form  tampilan  masukan  yang  telah  dirancang yang dihasilkan serta kebutuhan perangkat keras ( hardware ),  perangkat  lunak  ( software ) yang mendukung sistem ini.
1. Tampilan form dosen
Gambar 6. Tampilan form dosen

## 2. Tampilan form usulan surat tugas penelitian
Gambar 7. Tampilan form usulan surat tugas penelitian

## 3. Tampilan form usulan surat tugas pengabdian
Gambar 8. Tampilan form usulan surat tugas pengabdian

## KESIMPULAN DAN KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN
Melalui  pengamatan  secara  langsung  dan data  yang  diperoleh  pada  LPPM  Universitas stikubank  dapat  diketahui  sehingga  dapat dirancang    secara  sederhana  sistem  informasi penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat pada LPPM Universitas stikubank.
Adapun  dari  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan  maka  penulis  dapat  mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Kelemahan  dari  kondisi sistem  lama karena masih  banyak  terjadi  kesalahan  dalam informasi  yang  berkaitan  dengan  identitas peneliti,  jumlah  penelitian  yang  telah dilakukan, pengelompokkan. Hal ini muncul karena  pencatatan  data  masih  bersifat manual dan tersimpan pada banyak file yang
berakibat  integritas  dan  validitas  data  tidak terjamin dengan baik.
2. Pengelolaan  data  atau  informasi  mengenai penelitian  dan  pengabdian  kurang  baik  dan penyediaan  informasi  yang  dibutuhkan  baik dari  fakultas  maupun  program  studi membutuhkan persiapan yang agak lama.
3. Kelebihan sistem baru ini adalah input untuk pengajuan  usulan  surat  tugas  akan  lebih mudah di organisir serta dalam memperoleh informasi mengenai penelitian dan pengabdian  baik  secara  per  fakultas,  per program  studi  dan  per  semester  dengan cepat  sehingga  bila  informasi  tersebut dibutuhkan akan selalu tersedia.
4. Kemungkinan  pengembangan  sistem  yaitu pada  penggunaan  web  database  agar informasi dapat diakses melalui internet.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Jogiyanto,  H.M,  1999, Analisa  dan  Desain Sistem Informasi .
2. Kadir  A.,  1999, Pemrograman  Basis  Data dengan Visual Foxpro jilid 2 , Andi
3. Kadir  A.,  2002, Pengenalan  Sistem Informasi.
4. Kristanto H., 1998, Konsep dan Perancangan Database .
5. Martina  I.,  Ir.,  2002, Visual  Foxpro  6.0 , Elexmedia
6. Pohan  H.I.,  1997, Pengantar  Perancangan Sistem .
7. Syaukani  M.,    ST.,  2004, Membangun Aplikasi  Database  dengan  Visual  Foxpro
8.0 dan Bahasa SQL , Elexmedia.
8. Tjahjadi  D.,  2004, Mengelola  Data  dengan Visual Foxpro 8.0 , Andi.
9. UURI no 18, tahun 2002