## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART DAN JASA SERVICE

## PADA BENGKEL BENGKEL XYZ BERBASIS OBJECT ORIENTED
Deri Setiawan 1) , Yudi Santoso 2)
Program StudiSistemInformasi, Fakultas TeknologiInformasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : derysetiawands@gmail.com 1) , yudi.santoso@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Bengkel merupakan sarana untuk menyediakan ruang dan peralatan untuk melakukan konstruksi atau manufaktur, dan memeperbaiki benda. Dalam pelaksanaannya sistem yang berjalan di  Bengkel XYZ dinilai belum. Bengkel Bengkel  XYZ  merupakan  usaha  yang  bergerak  dibidang  penjualan  dan  jasa  service  motor.  Dengan  sistem pengolahan  data  penjualan  dan  jasa  service  sampai  saat  ini  masih  belum  menerapkan  sistem  yang terkomputerisasi, sehingga sering terjadi keterlambatan informasi yang dihasilkan seperti pembuatan laporan, data sparepart terjual sering terjadi kesalahan dalam perhitungan.Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka diperlukan sistem komputerisasi penjualan dan jasa service yang sangat sesuai untuk mendukungnya. Untuk menganalisa dan merancang sistem usulan, penulis menggunakan metodologi berorientasi obyek. Implementasi sistem usulan menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dengan database MySQL. Penulis berharap dengan adanya  rancangan  sistem  informasi  yang  terkomputerisasi,  dapat  membantu  Bengkel  Bengkel  XYZ  dalam mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi.
Kata kunci : sistem informasi penjualan, metodologi berorientasi object
1. PENDAHULUAN
Penggunaan teknologi modern kini berkembang sangat cepat, dan untuk itu dibutuhkan tenaga-tenaga  terampil  di  bidang hardware dan software untuk menangani sistem dalam pengolahan komputer atau informasi.
Penggunaan  teknologi  terkomputerisasi  akan berdampak  baik  terhadap  jalannya  suatu  kerjaan. Dalam hal ini bengkel Bengkel Bengkel XYZ adalah merupakan  suatu  usaha  yang  bergerak  di  bidang penjualan sparepart dan perbaikan khusus kendaraan  bermotor.  Pengelolaan  data  yang  masih masih  manual  menyebabkan  kurang  efektifnya pendataan di toko bengkel tersebut.
Permasalahan  yang  dihadapi  oleh  Bengkel XYZ adalah sebagai berikut:
a) Staff  admin  suka  keliru  menghitung  data penjualan  karena  harga  barang  yang  tidak menentu.
b) Pembuatan laporan penjualan tidak tepat waktu karena staff admin harus melihat dari tumpukan faktur.
c) Tidak  adanya  sistem  informasi  tentang  stok sparepart sehingga  sering  mengalami  kesulitan dalam mencari sparepart . d) Pimpinan sulit memantau perkembangan penjualan  karena  staff  admin  tidak  bisa memberikan informasi laporan rekap
Adapun tujuan dan manfaat yang diperoleh dari penulisan adalah:
a) Mempermudah staff admin bengkel mendapatkan informasi laporan penjualan.
b) Mempermudah staff adminbengkel mendapatkan informasi tentang perhitungan hasil penjualan.
c) Mempermudah staff adminbengkel untuk mendapatkan  informasi  mengenai          jumlah sparepart yang terjual.
d) Mempermudah staff admin bengkel menghitung jumlah stok sparepart .
e) Membantu mempercepat proses terhadap pemesanan pada Bengkel Bengkel XYZ.
f) Untuk mempercepat staff admin dalam memberikan laporan.
2. LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Berorientasi Obyek Analisis berorientasi objek
adalah:
"Menggambarkan objek baru atau modifikasi objek untuk  digabungkan  dengan  objek  yang  ada  dalam aplikasi komputer bisnis yang bermanfaat" [1].

## 3.2 Pengertian Jasa
J asa merupakan layanan yang ditawarkan oleh  salah  satu  pihak  ke  pihak  yang  lain.  Proses tersebut  tidak  terkait  dengan  produk  fisik  atau  jasa yang tidak berwujud, dan biasanya tidak menyebabkan  kepemilikan  dari  salah  satu  faktor produksi [2].

## 3.3 Pengertian efektif
Eektif adalah suatu keadaan yang menunjukan sejauh  mana  rencana  bisa  dicapai,  semakin  efektif pula kegiatan tersebut, sehingga kata efektif dapat di artikan juga sebagai tingkat keberhasilan yang dapat di capai agar cara atau usaha tertentu sesuai dengan tujuan yang hendak dapat di capai [3].

## 2.4 METODOLOGI PENELITIAN
a. Metode Pengumpulan Data
Untuk  mendpatkan  permasalahan  yang terjadi pada benkel windys racinf properties maka disusun sebagai berikut:
1) Wawancara
Wawancara  dilakukan  untuk  mencari tahu kendala atau masalah apa yang dikeluhkan pemilik  Bengkel  Windys  Racing  Propertie terkait yang menjadi pembimbing bagi penulis.
2) Observasi
Aktivitas terhadap suatu proses atau objek
dengan  maksud  menelit  lalu  memahami pengetahuan
dari sebuah fenomena
berdasarkan  pengetahuan  juga  gagasan  yang sudah diketahui sebelumnya
3) Dokumentasi
Dokumentasi  adalah  sebuah  cara  yang dilakukan untuk menyediaan dokumen- dokumen  dengan  menggunakan  bukti  yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi, sebagai bahan penelitian
4) Literatur Literatur adalah  sumber  atau  pedoman yang  digunakan  untuk  memperoleh  informasi tertentu  yang  dapat  berupa  buku  ataupun tulisan dalam bentuk selain buku
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan a. Proses Penjualan Sparepart
Pelanggan Staff Datang Kebengkel Tanya Sparepart Konfirmasi Sparepart yang di inginkan Cek Ketersediaan Sparepart Menyiapkan Sparepart Membuat Nota Menerima Pembayaran Menyerahkan Nota Sparepart Menerima Nota Dan Sparepart Melakukan Pembayaran [Ada] [Tidak Ada] Konfirmasi Ketidaktersediaan Terima Konfirmasi Ketidaktersediaan Gambar 1. Activity Diagram Proses Penjualan S parepart
b. Proses Pemesanan Retur
Pelanggan Staff Datang Langsung Kebengkel mengajukan retur Membawa Nota & Sparepart Menerima Nota & Sparepart Cek Tanggal Nota Tanya Alasan Retur Catat Alasan Retur Dan Catat Sparepart Yang Diretur Kedalam Nota Penjualan yang Disimpan sebelumnya Menyerahkan Sparepart Menjelaskan Alasan Retur Menerima Sparepart [Sebelum 2 Hari] [Lebih 2 Hari] Menyerahkan Nota Dan sparepart Tidak Akan Dilayanin
c. Proses Penanganan Service Pelanggan Staff Mekanik Mencatat Keluhan Kerusakan Motor Di WO Menyerahkan WO Terima WO Memberi tahu Keluhan Kerusakan Motor Lakukan Pemeriksaan dan Service Temukan Kerusak Konfirmasi Sparepart Harus Diganti Terima Konfirmasi Dan Konfirmasi Pelanggan Terima Konfirmasi Konfirmasi Pergantian Terima Konfirmasi Siapkan Sparepart
Dan Serahkan Ke Mekanik
Konfirmasi Dan Terima Sparepart Lakukan Pergantian Sparepart [ Setuju ] [Tidak Setuju] Gambar 3. Activity Diagram Proses Penanganan Service
d. Proses Pembayaran Service Mekanik Staff Pelanggan Terima Nota Pembayaran Terima Dan Konfirmasi Buat Nota Pembayaran Memberikan Data WO Serah Nota Pembayaran Lakukan Pembayaran Gambar 4. Activity Diagram proses Pembayaran Service
e. Proses Laporan Staff Pemilik Membuat Laporan Penjualan Serahkan Laporan Terima Laporan Gambar 5: Activity Diagram Proses Laporan 3.2 Analisa Sistem Usulan
a. Fishbone Diagram
Penulis  menganalisa  masalah  di  instansi menggunakan  tool Fishbone  Diagram . Fishbone Diagram dijelaskan sebagai berikut:
Menurunnya pelanggan dan penyajian Informasi Penjualan dan Pendapatan bengkel tidak akurat Menyulitkan pada saat dibutuhkan kembali Hasil informasi penjualan tidak akurat Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan biaya transaksi Menyulitkan untuk mengetahui pemasukan bengkel tiap periodenya Sulit dalam pencarian stok sparepart Penyajian informasi penjualan dan jasa service kurang jelas Dokumen masih berfungsi ganda antara nota dengan bukti retur Tidak adanya informasi yang menyajikan data sparepart Gambar 6. Fishbone Diagram

## b. Use Case Diagram
Proposed  system  design  is  Described using  Use  Case  Diagram.  The  Case  Diagram consists of :
1) Diagram Master Staff Entry Jenis Sparepart Entry Sparepart Entry Service Entry Kendaraan Entry Staff Entry Mekanik Entry Pelanggan Gambar 7. Use Case Diagram Master 2) Diagram Transaksi Staff Cetak Nota Penjualan Cetak Work Order Cetak Work Order Inap Cetak Nota Service Pelanggan Entry Retur Mekanik Gambar 8. Use Case Diagram Transaksi 3) Laporan Staff Cetak Laporan Stok Sparepart Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Penjualan Sparepart Cetak Laporan Pendapatan Service Pemilik Bengkel Cetak Laporan Rekapitulasi Sparepart Paling Banyak terjual Cetak Laporan Nota Service

## 3.3 Pemodelan Data
To  model  the  date,the  author  uses  Entity Relationship Diagram (ERD) Such as the following :
Sparepart Punya *No_Retur *Kd_SP Jml_Retur M 1 Minta Retur Nota_Penj Deti_Penj Ada Jenis_SP Isi Staff Detil_WO WO Buat Detil_Serv Service Nota_Serv Cetak Pesan Kendaraan Tulis Dapat Mekanik WO_Inap *No_Retur *Tgl_Retur Alsn_Retur *No_NP *No_Retur *Kd_Staff Nm_Staff Almt_Staff Tlp_Staff 1 1 M *Kd_Staff *No_NP *No_NP Tgl_NP Total_Hrg_NP *No_NP *Kd_Sp Hrg_Jual_NP Jml_Jual_NP M N N N M *Kd_Sp Nm_Sp
Hrg_Sp Stock *Kd_Jns_Sp *Kd_Sp *Kd_Jns_Sp Nm_Jns_Sp *No_WO *No_WO_Inap *No_WO_Inap Tgl_WO_Inap 1 1 *No_WO *Kd_Sp Hrg_Jual_WO Jml_Jual_WO M 1 M N *No_WO *Kd_Srv Hrg_SWO *No_WO Tgl_WO Tgl_Msk Tgl_Estimasi Slsai Keluhan 1 M M *Kd_Srv Nm_Srv Hrg_Srv *No_NS Tgl_NS Total_Hrg_NS *No_WO No_NS 1 1 *No_Pol Nm_Knd Warna_Knd *Kd_Mknk Nm_Mknk Almt_Mknk Tlp_Mknk
1
*Kd_Mknk *No_WO *No_Pol *No_WO *Kd_Staff *No_WO M Pelanggan 1 Milik M *Kd_Plg Nm_Plg Almt_Plg Tlp_Plg Gambar 10. Entity Relationship Diagram
3.4 Desain Graphical User Interface
a. Struktur Tampilan
“Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sparepart  dan Jasa Service  pada Bengkel Windys Racing Properties Berbasis Object Oriented ”. Master Entry Jenis Sparepart Entry Sparepart Entry service Cetak Nota Penjualan Cetak Work Order Cetak Work Order Inap Laporan Laporan Stok Sparepart Laporan Retur Laporan Penjualan Laporan Nota Service Laporan Pendapatan Service Keluar Transaksi Laporan Rekapitulasi Sparepart Paling Banyak Terjual Enry Retur Entry Pelanggan Entry Kendaraan Entry Mekanik Cetak Nota Service Entry Staff Gambar 11. Struktur Tampilan b. Rancangan Layar
1) Menu Utama
Gambar 12. Rancangan Layar Menu Utama (a) Menu  ini  adalah  Menu  Utama  untuk  mengentri data master, Transaksi dan Laporan.

## 2) Form Master Jenis Sparepart
Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Jenis Spartpart
(a) Staff membuka Form Entry Data Jenis Sparepart (b) Klik  “CARI”  jika Staff mencari  data  jenis sparepart ,  “ EDIT ”  atau  “HAPUS”  Data  Jenis Sparepart (c) Kode Data Jenis Sparepart Autonumber
(d) Staff input Data Jenis Sparepart
(e) Staff input Nama Jenis Sparepart
(f) Klik tombol “SIMPAN” untuk menyimpan Data Jenis Sparepart
(g) Klik tombol “BATAL” untuk membatalkan Data Jenis Sparepart
(h) Klik tombol “KELUAR” untuk keluar dari Form
3) Form Entry Work Order
Gambar 14. Rancangan Layar Entry Work Order
(a) Staff membuka Form Cetak Work Order (b) No Work Order Autonumber
(c) Jika tanggal masuk dan Selesai sama Maka Akan Langsung dicetak
(d) Jika  tanggal  masuk  dan  selesai  berbeda  makan akan otomatis tersimpan
(e) Staff akan  meilih  data sparepart yang  ada ditampilan menu work order jika ada pelanggan yang  melakukan  pergantian sparepart saat service (f) Staff akan meilih data service kemudian memilih data service lalu menekan tombol tambah (g) Staff Mencari  Data Staff Dan  Data Staff Akan muncul lalu Memilih Data Staff (h) Staff Mencari  Data  MekanikDan  Data  Mekanik Akan muncul lalu Memilih Data Mekanik (i) Staff Mencari  Data  KendaraanDan  Data Kendaraan  Akan  muncul  lalu  Memilih  Data
Kendaraan
(j) Staff Mencari  Data  Pelanggan  Dan  Data
Pelanggan  Akan  muncul  lalu  Memilih  Data Pelanggan (k) Klik tombol “CETAK/SIMPAN” untuk mencetak/menyimpan Work Order
(l) Klik  tombol  “BATAL”  untuk  membatalkan
Work Order
(m)

## Klik tombol “KELUAR” untuk keluar dari
Form

## 4) Form Laporan
Gambar 15. Cetak Laporan Rekapitulas i
(a) Staff membuka Form Laporan  Rekapitulasi
Sparepart paling banyak terjual
(b) Input tanggal Periode
(c) Klik tombol “CETAK” untuk mencetak Laporan rtekpitulasi sparepat paling banyak terjual
(d) Klik tombol “KELUAR” untuk keluar dari Form

## 5) Rancangan Dokumen Keluaran
Gambar 16. Rancangan Keluaran Cetak Work Order
Gambar 17. Rancangan KeluaranCetak Work Order Inap
Gambar 18. Rancangan Keluaran Laporan Rekapitulasi

## Sparepart Yang Paling Banyak Terjual

## 5.1. KESIMPULAN
Berikut  perancangan  sistem  dan  hasil  analisa diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
a) Dengan  diterapkan  sistem  penjualan sparepart dan  jasa service yang  berbasis  komputer  atau terkomputerisasi  proses  transaksi  menjadi  lebih mudah  sehingga  data  nota  lebih  efektik  dan akurat.
b) Penyimpanan data yang terkomputerisasi disimpan ke dalam database data akan teroganisir tidak akan mudah hilang atau rusak.
c) Kesulitan  dalam  pencarian  stok sparepart dengan  adanya  sistem  yang  terkomputerisasi akan mempermudah dalam pencarian stok.
d) Penyajian  laporan  yang  tidak  rinci  dan keuntungan  yang  didapatkan  bengkel  tidak akurat  dengan  adanya  sistem  informasi  yang terkomputerisasi akan
mempermudah mengetahui  rincian  penjualan  dan  pembuatan laporan akan lebih mudah.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Bentley,  L.  D.,  &  Whitten,  J.  L., Systems Analysis & Design for the Global Enterprise Seventh Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc., 2010.
[2] Lovelock,  Chirstopher  &  Jochen  Writz,
“ Service Marketing, 2011 .
[3] Muasaroh, Aspek-aspek Efektifitas studi Tentang  Efektifitas  Pelaksanaan  Program Pelaksanaan PNPM-MP .
Universitas Brawijaya Malang, 2010.