## BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Vol. 2 No 1,  January 2021, pp. 250-255 DOI: 10.31949/jb.v2i1.720
e-ISSN: 2721-9135 p-ISSN:2716-442X

## SOSIALISASI PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS DI LPMP PROVINSI BALI

## Ida Bagus Gede Sarasvananda, I Komang Arya Ganda Wiguna
Teknik Informatika, STMIK STIKOM Indonesia sarasvananda@stiki-indonesia.ac.id

## Abstract
Management  of  official  travel  management  at  LPMP  Bali  is  still  done  simply  using  the  help  of  a  Microsoft Office  application.  There  are  several  shortcomings  because  it  is  still  carried  out  thoroughly,  namely:  the official travel reports produced are not detailed and realtime, the schedule for the implementation of official trips between employees sometimes clashes, and the storage of official travel files is not good. Based on the aforementioned  problems,  LPMP  Bali  created  a  system  that  aims  to  manage  employee  official  trips.  The system that has been  built is SIPPeDE (Electronic Travel Reporting Information  System). The system was built using the PHP  programming language  and using the MySQL database. In  the implementation of  this community  service  activity,  the  author  is  tasked  with  socializing  how  to  use  the  official  travel  information system at LPMP Bali. Before carrying out PKM activities, the author first prepares and compiles a manual for using the system to make it easier to provide socialization. This PKM activity was held for two days and was located  at  LPMP  Bali.  The  use  of  socialization  aims  to  provide  training  on  how  to  use  SIPPeDE  to  all stakeholders involved in using the system. With the socialization of the use of the official travel information system, system users can ask questions directly and even provide input on the system that has been built. Keywords: official travel, socialization of the use of the system, LPMP Bali, community service

## Abstrak
Manajemen  pengelolaan  perjalanan  dinas  di  LPMP  Provinsi  Bali  masih  dilakukan  secara  sederhana menggunakan  bantuan  aplikasi microsoft  office.  Terdapat  beberapa  kekurangan  dikarenakan  masih dilakukan secara sederhana diantaranya yaitu: laporan perjalanan dinas yang dihasilkan tidak terperinci dan realtime, jadwal pelaksanaan perjalanan dinas antar pegawai terkadang bentrok, dan penyimpanan berkas perjalanan  dinas  yang  kurang  baik.    Berdasarkan  permasalahan  tersebut  di  atas,  maka  LPMP  Provinsi  Bali membuat  sistem  yang  bertujuan  untuk  mengelola  perjalanan  dinas  pegawai.  Sistem  yang  telah  dibangun yaitu,  SIPPeDE  (Sistem  Informasi  Pelaporan  Perjalanan  Dinas  secara  Elektronik).  Sistem  dibangun menggunakan Bahasa pemrograman PHP dan menggunakan basis data MySQL. Dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  ini,  penulis  bertugas  untuk  mensosialisasikan  cara  penggunaan  sistem informasi perjalanan dinas di LPMP Provinsi Bali. Sebelum melakukan kegiatan PKM, penulis terlebih dahulu melakukan  persiapan  dan  menyusun  buku  panduan  penggunaan  sistem  guna  memudahkan  dalam memberikan sosialisasi. Kegiatan PKM ini dilaksanakan selama dua hari dan berlokasi di LPMP Provinsi Bali. Sosialisasi  penggunaan  bertujuan  untuk  memberikan  pelatihan  cara  penggunaan  SIPPeDE  kepada  seluruh stakeholder yang terlibat dalam penggunaan sistem. Dengan adanya sosialisasi penggunaan sistem informasi perjalan  dinas,  pengguna  sistem  dapat  bertanya  secara  langsung  dan  bahkan  memberikan  masukan terhadap sistem yang telah dibangun.
Kata Kunci: perjalanan dinas, sosialisasi penggunaan sistem, LPMP Provinsi Bali, pengabdian kepada masyarakat
Submitted: 2020-12-19 Revised: 2020-12-28 Accepted: 2020-12-31

## Pendahuluan
Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia No 26 Tahun 2020  tentang  Organisasi  Dan  Tata  Kerja  Unit  Pelaksana  Teknis  Kementerian  Pendidikan  Dan Kebudayaan “Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan yang selanjutnya disingkat LPMP merupakan unit   pelaksana   teknis Kementerian     Pendidikan     dan     Kebudayaan     yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur    Jenderal Pendidikan    Anak    Usia    Dini, Pendidikan Dasar, dan Pendidikan Menengah”.
Salah satu LPMP yang ada di Indonesia yaitu LPMP Provinsi Bali. Secara geografis LPMP Provinsi Bali berlokasi di jantung kota Denpasar yaitu di Jl. Letda Tantular No. 14 Renon, Denpasar – Bali.
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Vol. 2 No 1,  January 2021, pp. 250-255
Dalam Pasal 36 Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia No 26 Tahun  2020  disebutkan  bahwa  tugas  dari  LPMP  adalah  untuk  melaksanakan  penjaminan  mutu, pengembangan model dan   kemitraan   penjaminan   mutu   pendidikan   dasar   dan pendidikan menengah      di     provinsi      berdasarkan     kebijakan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan.  Untuk menjalankan tugas sesuai dengan Pasal 36, salah satu kegiatan yang rutin dilakukan oleh pegawai LPMP  Provinsi  Bali  adalah  melakukan  perjalan  dinas  dalam  negeri.  Menurut  Peraturan  Menteri Keuangan Republik Indonesia, nomor  113 /PMK.05/2012 tentang perjalanan dinas jabatan dalam negeri  bagi  pejabat  negara,  pegawai  negeri  dan  pegawai  tidak  tetap  Pasal  1  Ayat  1,  Perjalanan dinas  dalam  negeri  merupakan  perjalanan  ke  luar  tempat  kedudukan  yang  dilakukan  dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara.
Manajemen  pengelolaan  perjalan  dinas  di  LPMP  Provinsi  Bali  masih  dilakukan  secara sederhana  dengan  bantuan  aplikasi Microsoft  office .  Dikarenakan  masih  dilakukan  secara sederhana, maka terdapat beberapa kekurangan diantaranya yaitu: pelaksanaan perjalanan dinas antar  pegawai  yang  tidak  efektif  karena  terkadang  terdapat  bentrok  jadwal  pelaksanaannya, sulitnya  melakukan  rekapitulasi  perjalanan  dinas  baik  yang  akan/sedang/telah  dilakukan  oleh pegawai, tidak dapat melakukan arsip  data perjalanan dinas  dikarenakan tata cara penyimpanan data  yang  tidak  baik,  pimpinan  LPMP  Provinsi  Bali  tidak  dapat  melihat  laporan  perjalanan  dinas secara realtime .
Beberapa penelitian terdahulu yang  sedikit banyaknya ada keterkaitannya dengan  sistem informasi perjalan dinas, diantaranya yaitu: Geniusa dan Samopa (2013) yaitu Pembuatan Sistem Informasi  Perjalanan  Dinas  Kantor  Wilayah  Direktorat  Jenderal  Perbendaharaan  (SIPD-Kanwil DJPBN), sistem yang dibangun dapat mempermudah bagian kepegawaian dan   keuangan   untuk mengelola      perjalanan      dinasnya.    Saepuloh  (2017)  membuat  Sistem  Informasi  Surat  Perintah Perjalanan Dinas pada Pusat Riset Kelautan, dengan adanya sistem yang dibangun alur pembuatan perjalan  dinas  lebih  singkat  dan  dapat  menyajikan  laporan  secara  akurat.  Nurfarida,  dkk  (2020) merancang  dan  membangun  Sistem  Informasi  Biaya  Perjalanan  Dinas,  dengan  adanya  sistem informasi  perjalanan  dinas  dapat  mengubah  kinerja  intansi  pemerintah  menjadi  lebih  baik  dan professional.
Berdasarkan  permasalahan  tersebut  di  atas  dan  dengan  mempertimbangkan  beberapa penelitian  sebelumnya,  maka  dibutuhkan  suatu  sistem  yang  dapat  mengelola  perjalanan  dinas pegawai secara lengkap dan efisien mulai dari penerbitan surat tugas, sampai dengan pembuatan laporan perjalanan dinas. Sistem yang telah dibangun yaitu, “SIPPeDE (Sistem Informasi Pelaporan Perjalanan  Dinas  secara  Elektronik)”.  Sistem  dibangun  menggunakan  Bahasa  pemrograman PHP dan menggunakan basis data MySQL . Setelah sistem selesai dibangun maka tahapan selanjutnya yaitu  dilaksanakan  sosialisasi  penggunaan.  Sosialisasi  penggunaan  bertujuan  untuk  memberikan pelatihan cara penggunaan SIPPeDE kepada seluruh stakeholder yang terlibat dalam penggunaan sistem.  Sosialisasi  dilaksanakan  secara offline di  LPMP  Provinsi  Bali.    Dengan  adanya  sosialisasi penggunaan  sistem  informasi  perjalan  dinas,  pengguna  sistem  dapat  bertanya  secara  langsung dan bahkan memberikan masukan terhadap sistem yang telah dibangun.

## Metode
Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  merupakan  bagian  dari  Tridharma  Perguruan Tinggi  selain  Pengajaran  dan  Penelitian.  Program  pengabdian  kepada  masyarakat  yang dilaksanakan merupakan program kegiatan pengabdian kepada masyrakat yang insidental, dimana waktu  pelaksanaannya  kurang  dari  satu  bulan.  Adapun  lokasi  dilaksanakannya  sosialisasi penggunaan sistem informasi perjalanan dinas yaitu di LPMP Provinsi Bali.
Sarasvananda, Wiguna, Sosialisasi penggunaan sistem informasi perjalanan dinas… 252
Gambar 1. Tempat Sosialisasi Penggunaan Sistem
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  diadakan  selama  dua  hari.  Dimulai dari tanggal 26 - 27 Oktober 2020 dari pukul 08.00 hingga 12.00 WITA yang diikuti oleh peserta sebanyak 20 orang dan 2 orang narasumber.  Adapun metode yang dilaksanakan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarkaat ini meliputi:
1. Rapat persiapan oleh pelaksana program pengabdian kepada masyarakat.
2. Menghubungi pihak LPMP Bali terkait jadwal pelaksanaan kegiatan.
3. Menyiapkan  materi  dan  menyusun  Buku  Panduan  penggunaan  sistem  informasi  perjalanan dinas.
4. Pelaksanaan kegiatan, Adapun tahapan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat ini adalah sebagai berikut:
Hari pertama:
a. Pembukaan oleh Kepala LPMP Provinsi Bali.
b. Pemaparan Materi oleh Narasumber 1 (Pengenalan Sistem Informasi Perjalanan Dinas).
c. Sesi tanya jawab.
Hari kedua:
a. Sosialisasi penggunaan sistem informasi perjalanan dinas oleh Narasumber 2.
b. Pendampingan praktek dan konsultasi secara langsung antara peserta dengan narasumber terkait penggunaan sistem.
c. Peserta memberikan masukkan terkait sistem yang telah dicoba.
d. Penutupan.

## Hasil dan Pembahasan
Kegiatan  Pengabdian  kepada  Masyarakat  ini  diikuti  oleh    seluruh stakeholder yang  terlibat meliputi Ketua LPMP Provinsi Bali, Kasubbag Umum, Kepala Seksi Sistem Informasi dan beberapa perwakilan  dari  masing-masing  Seksi  dan  Sub  bagian  LPMP  Provinsi  Bali  sebanyak  20  orang. Realisasi kegiatan dilaksanakan di LPMP Provinsi Bali yang beralamat di  Jl. Letda Tantular No. 14 Renon,  Denpasar  –  Bali.  Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  dilaksanakan selama dua hari.
Kegiatan  hari  pertama  dibuka  secara  langsung  oleh  ketua  LPMP  Provinsi  Bali,  dalam sambutannya  Ketua  LPMP  berharap  seluruh  pegawai  LPMP  Provinsi  Bali  dapat  memanfaatkan sistem yang telah dibangun guna mempermudah pengelolaan perjalanan dinas pegawai. Setelah Ketua LPMP Provinsi Bali memberikan sambutan, acara dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Narasumber  1  dengan  topik  Pengenalan  Sistem  Informasi  Perjalanan  Dinas  LPMP  Provinsi  Bali. Narasumber  1  menjelaskan  tentang  pengenalan  dari  sistem,  fungsi  sistem  serta  manfaat  dari sistem  yang  telah  dibangun.  Terakhir  acara  dilanjutkan  dengan  sesi  tanya  jawab.  Para  peserta
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Vol. 2 No 1,  January 2021, pp. 250-255
sangat antusias terhadap sistem informasi perjalan dinas yang akan digunakan pada LPMP Provinsi Bali,  hal  tersebut  dapat  dilihat  dari  hampir  keseluruhan  peserta  memberikan  masukan  dan  kritik yang membangun. Gambar 2 merupakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat hari pertama.
Gambar 2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat hari pertama
Kegiatan  hari  kedua  dilanjutkan  oleh  narasumber  kedua  dengan  membawakan  materi sosialisai dan praktek penggunaan sistem informasi perjalanan dinas LPMP Provinsi Bali. Sebelum acara  dimulai,  para  peserta  terlebih  dahulu  dibagikan  buku  panduan  penggunaan  sistem  yang telah  disusun,  guna  memudahkan  memberikan  sosialisasi.  Adapun  teknis  dari  kegiatan  praktek penggunaan  sistem  meliputi:  masing-masing  peserta  dibuatkan username dan password beserta penentuan  grup user ,  masing-masing  peserta  akan  berperan  sesuai  dengan user yang  telah dibuatkan, mulai dari pembuatan surat tugas sampai dengan pelaporan perjalanan dinas.
Secara garis besar, adapaun alur dari sistem informasi perjalanan dinas LPMP Provinsi Bali seperti yang digambarkan pada Gambar 3.
Gambar 3. alur sistem informasi perjalan dinas LPMP Provinsi Bali Berdasarkan  Gambar  3,  maka  dalam  sistem  informasi  perjalanan  dinas  terdapat  9  Grup user /pengguna yang terdiri dari:
1. Usergroup Kepegawaian
2. Usergroup Kasubag
3. Usergroup Pimpinan
4. Usergroup Persuratan
5. Usergroup Pegawai
6. Usergroup Penanggung Jawab
7. Usergroup PPK
8. Usergroup Keuangan
9. Usergroup Bendahara
Kepegawaian membuat Surat Tugas Baru Validasi Kasubag Validasi Pimpinan Bagian Persuratan (Mengisi nomor surat) Ditugaskan (Data Surat Tugas akan masuk ke pegawai ) Buat SPD Melengkapi data dan berkas SPD, dan pengajuan Validasi Penanggung Jawab Validasi PPK Validasi Keuangan Validasi Bendahara
Sarasvananda, Wiguna, Sosialisasi penggunaan sistem informasi perjalanan dinas…

## 254
Berikut merupakan tampilan dari sistem informasi perjalan dinas LPMP Provinsi Bali.
Gambar 4. Halaman dashboard
Gambar 5. Form tambah surat tugas perjalanan dinas
Gambar 6. Tampilan menu SPPD

## Kesimpulan
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  dengan  judul  Sosialisasi Penggunaan  Sistem  Informasi  Perjalanan  Dinas  di  LPMP  Provinsi  Bali  dapat  disimpulkan  berhasil dilaksanakan.  Hal  ini  dapat  ditunjukkan  antara  lain:  adanya  respon  positif  dari  pimpinan  dan pegawai di  LPMP Provinsi  Bali selama mengikuti  kegiatan PKM  ini, seluruh peserta ikut berperan aktif dalam memberikan masukkan terhadap sistem yang disosialisasikan.
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Vol. 2 No 1,  January 2021, pp. 250-255

## Daftar Pustaka
Geniusa,  A.,  Samopa,  F.  (2013).  Pembuatan  Sistem  Informasi  Perjalanan  Dinas  Kantor  Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan (SIPD-Kanwil DJPBN), Jurnal Teknik POMITS , 2 (2), 366 – 370.
Nurfarida., Amalia, H., Yunita. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Biaya Perjalanan Dinas, Jurnal Teknik Komputer AMIK BSI , VI (1), 45 – 52.
Peraturan  Menteri  Keuangan  Republik  Indonesia  Nomor  113/PMK.05/2012  Tentang  Perjalanan Dinas dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap. 3 Juli 2012. Menteri Keuangan Republik Indonesia. Jakarta.
Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2020 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. 26 Juni 2020. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Jakarta.
Saepuloh,  D.  (2017).  Pembuatan  Sistem  Informasi  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  pada  Pusat Riset Kelautan, Jurnal PARI , 2 (2), 89 – 97.