IMPLEMENTASI PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN LIMA TAHAP SKENARIO EVOLUSI DI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 4 MALANG
M. Imam Nahrowi E-mail:    owirwx@gmail.com
Universitas Negeri Malang
Abstrak: Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  analisis perkembangan  sistem  informasi  dengan  mengimplementasikan lima  tahap  skenario  evolusi  dalam  organisasi  atau  perusahaan.
Penelitian  mengambil  sampel  perpustakaan  sekolah  yaitu perpustakaan SMK Negeri 4 Malang. Hasil penelitian menunjukkan  bahwa  perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang  sudah menerapkan  lima  tahap  evolusi,  yaitu  dengan  menerapkan teknologi Laser.
Kata kunci: Sistem informasi, perpustakaan sekolah
Abstract :  This  study  aims  to  determine  the  analysis  of  the development  of  information  systems  by  implementing  the  five stages  of  evolution  scenario  within  an  organization  or  company. The study took a sample of school libraries namely SMK Negeri 4 Malang. The results showed that SMK Negeri 4 Malang is already implementing  five  stages  of  evolution,  namely  by  applying  laser technology.
Keywords : Information systems, school libraries
Salah  satu  pusat  sumber  informasi  dalam  dunia  pendidikan  yaitu perpustakaan.  Kehadiran  sebuah  perpustakaan  pada  setiap  satuan  pendidikan merupakan  suatu  keharusan  mengingat  bahwa  perpustakaan  merupakan merupakan  salah  satu  sarana  wajib  di  lingkungan  sekolah  sebagai  penunjang peningkatan  kualitas  pendidikan.  Selain  itu  perpustakaan  juga  sebagai  wadah untuk mencari referensi yang mendukung dalam kegiatan belajar mengajar. Tidak hanya  menyediakan  bahan  pustaka  sebagai  rujukan,  tetapi  perpustakaan  sekolah juga menyediakan jasa informasi.
Menurut Lasa Hs. (1998), perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan  penyajian  serta  penyebaran  informasi,  perpustakaan  sebagaimana  yang  ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi,
sumber  ilmu  pengetahuan,  penelitian,  rekreasi,  pelestarian  khasanah  budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya.
Sistem  informasi  yang  terus  berkembang  saat  ini  dinilai  sebagai  konsep yang relevan dengan kebutuhan dan penguasaan keterampilan untuk menghadapi era informasi  yang terus berlanjut. Dengan dukungan sistem informasi yang baik dan  teratur  maka  sebuah  perpustakaan  dalam  suatu  lembaga  pendidikan  akan mendukung  berbagai  keunggulan  kompetitif  sehingga  lembaga  tersebut  mampu bersaing dengan lembaga pendidikan yang lain.
Penggunaan  teknologi  informasi  di  perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang tidak  hanya  sebagai  proses  otomatisasi  terhadap  akses  informasi,  tetapi  juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem, sehingga proses transaksi yang terjadi akan menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat  mendukung  ketersediaan  informasi  sebagai  upaya  menciptakan  berbagai kemudahan  -  kemudahan  dalam  melakukan  semua  transaksi  yang  ada  pada perpustakaan,  antara  lain  pendaftaran  anggota  baru,  peminjaman  koleksi, pengembalian koleksi, stok koleksi dan pencarian koleksi.

## PEMBAHASAN

## Sistem informasi
Sistem  merupakan  sekumpulan  komponen  yang  saling  berhubungan  dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan informasi merupakan suatu data  yang  diolah  untuk  memenuhi  kebutuhan  tertentu.  Menurut  Ladjamudin (2005:13),  Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  yang  dibuat  oleh  manusia  yang terdiri  dari  komponen-komponen  dalam  organisasi  untuk  mencapai  suatu  tujuan yaitu menyajikan informasi.”
Pendapat  diatas  juga didukung oleh Yuliati  (2009 :  22)  yang mengatakan bahwa sistem  Informasi  adalah  suatu  sistem  didalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi, bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Putra (2012:8), sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem
informasi  dituntut  tidak  hanya  mengolah  data  dari  dalam  organisasi  saja,  tetapi juga  dapat  menyajikan  data  dari  pihak  luar  yang  mampu  menambah  nilai kompetisi  bagi  dalam  organisasi.  Dengan  demikian  sistem  informasi  harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat.  Hal  ini  dimaksudkan  supaya  sistem  informasi  tersebut  dapat  menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.
Dari  beberapa  definisi  diatas,  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  informasi adalah  suatu  sistem  manajerial  yang  dibuat  oleh  suatu  organisasi  untuk mendukung  seluruh  kegiatan  dan  kinerja  organisasi  dalam  memenuhi  kebutuhan informasi baik kebutuhan informasi bagi organisasi itu sendiri maupun kebutuhan informasi dari pihak luar.

## Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah merupakan perpustakaan yang diselenggarakan oleh sekolah  dan  merupakan  fasilitas  yang  disediakan  untuk  dimanfaatkan  seluruh warga  sekolah  sebagai  pusat  sumber  belajar,  serta  merupakan  bagian  integral untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pendidikan sekolah dan sesuai dengan kurikulum yang berlaku di sekolah.
Menurut  Sulistyo-Basuki  (2010:2.16),  perpustakaan  sekolah  adalah perpustakaan  yang  berada  pada  lembaga  pendidikan  formal  di  lingkungan pendidikan  dasar  dan  menengah  yang  merupakan  bagian  integral  dari  kegiatan sekolah  yang  bersangkutan  dan  merupakan  pusat  sumber  belajar  untuk mendukung  tercapainya  tujuan  pendidikan  sekolah  yang  bersangkutan.  Di  dalam Standar  Nasional  Perpustakaan  (SNP)  juga  dijelaskan  bahwa  perpustakaan sekolah  adalah  perpustakaan  yang  berada  pada  satuan  pendidikan  formal  di lingkungan pendidikan dasar, dan menengah yang merupakan bagian integral dari kegiatan  sekolah  yang  bersangkutan  dan  merupakan  pusat  sumber  belajar  untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan.
Perpustakaan  sekolah  tidak  hanya  sebatas  ruangan  atau  gedung  untuk menyimpan  bahan-bahan  pustaka  saja,  tetapi  perpustakaan  sekolah  merupakan bagian penting yang ada di dalam ruang lingkup sekolah untuk mendukung proses pembelajaran  dan  mendukung  kualitas  pendidikan.  Menurut  Hermawan
(2010:37),  secara  umum  tujuan  perpustakaan  sekolah  diselenggarakan  sebagai suatu perangkat kelengkapan pendidikan untuk bersama dengan kelengkapan-kelengkapan  yang  lain  guna  meningkatkan  ketaqwaan  Terhadap Tuhan Yang Maha Esa, kecerdasan dan keterampilan, mempertinggi budi pekerti dan  mempertebal  semangat  kebangsaan  dan  cinta  tanah  air  agar  dapat menumbuhkan  manusia-manusia  pembangunan  yang  dapat  membangun  dirinya sendiri  serta  bersama-sama  bertanggung  jawab  atas  pembangunan  bangsa berdasarkan  sistem  pendidikan  nasional  yang  berdasarkan  Pancasila  dan Undang-Undang Dasar 1945.

## Metode analisis
Untuk menganalisa perkembangan sistem informasi di perpustakaan SMK Negeri  4  Malang,  penulis  akan  menggunakan  perkembangan  sistem  informasi dengan  lima  tahapan  skenario  evolusi  yang  biasa  dilalui  oleh  sebuah  organisasi dalam  suatu  perusahaan  yang  kemudian  akan  diimplementasikan  dengan perkembangan sistem informasi dalam suatu perpustakaan.
Secara  garis  besar lima  tahapan  evolusi  pemanfaatan  teknologi  informasi dapat  dilihat  dari  dua  sudut,  yaitu  fokus  atau  harapan  manajemen  akan  benefit
yang  harus  diberikan  teknologi  informasi,  dan  penggunaan  atau  fungsinya sehari-hari  untuk  memenuhi  harapan  tersebut.  Menurut  Primozic  et.al.,  (1991) dalam artikel Indrajit lima tahapan evolusi sebagai berikut.
Pertama ,  problem  efisiensi  proses  kerja  atau  aktifitas  operasional  setiap hari  Permasalahan  ini  sangat  klasik  dihadapi  perpustakaan  konvensional  sampai perpustakaan  modern,  karena  semua  melibatkan  urusan  administrasi.  Mulai  dari fungsi keuangan sampai dengan urusan paperworks.
Kedua ,  evolusi  disebut  sebagai leveraging  investment dimana  komputer atau  teknologi  informasi  dipandang  sebagai  suatu  asset  perusahaan  yang menguntungkan  dibandingkan  dengan  penggunaan  teknologi  serupa  (value  for money).  Biasanya  perbandingan  tersebut  dilihat  dari  seberapa  menguntungkan dari segi finansial
seandainya  teknologi  informasi  menggantikan  teknologi  terdahulu  dalam  proses penciptaan produk atau pelayanan yang ditawarkan perusahaan.
Ketiga , ketika teknologi informasi sudah dilibatkan secara langsung dalam proses penciptaan produk atau jasa sehingga secara nature meningkatkan kualitas produk  atau  jasa  yang  ditawarkan.  Kriteria  cukup  jelas  di  sini  untuk  mengukur seberapa jauh tingkat efektivitas teknologi informasi yang dimiliki.
Keempat ,  tahapan  dimana  perusahaan  yang  sudah  mature  akan mempertimbangkan  untuk  memperbaiki  kinerja  internal  perusahaan.  Caranya adalah dengan memfokuskan diri pada kualitas pengambilan keputusan. Decision Support  System dan Executive  Information  System adalah  dua  jenis  aplikasi teknologi informasi yang mendominasi perusahaan-perusahaan modern yang ingin meningkatkan  kualitas  manajemen  dalam  menunjang  proses  pengambilan keputusan.
Kelima ,  evolusi  terakhir  yang  dialami  terutama  oleh  perusahaan  yang bergerak  di  bidang  jasa.  Pada  tahap  ini,  perusahaan  secara  agresif  melakukan eksploitasi pengembangan teknologi informasi untuk menjangkau para pelanggan atau  calon  pelanggan  di  mana  saja,  kapan  saja,  24-jam  sehari,  dan  7  hari seminggu.  Bahasa  populernya  adalah  bahwa  di  era  globalisasi,  teknologi menawarkan dunia industri untuk menembus batas ruang dan batas waktu. Sesuai dengan  teori supply  chain  management yang  menekankan  pentingnya  hubungan
langsung antara pelanggan dan perusahaan dapat dengan mudah dilakukan melalui utilisasi teknologi informasi tercanggih.

## HASIL ANALISIS

## Layanan Pengguna SMK Negeri 4 Malang
Salah  satu  kegiatan  utama  perpustakaan  adalah  melaksanakan  pelayanan pengguna  berupa  layanan  bahan  pustaka  dan  menyebarluaskan  informasi  yang dimiliki  oleh  perpustakaan.  Melalui  pelayanan  tersebut  pengguna  akan mendapatkan  informasi  secara  optimal.  Layanan  pengguna  merupakan  kegiatan pelayanan  kepada  pengguna  berkaitan  pemanfaatan  koleksi  dan  penggunaan koleksi di perpustakaan.
Perpustakaan  akan  memberikan  pelayanan  kepada  pengguna  dengan sebaik-baiknya  agar  pengguna  perpustakaan  tidak  akan  bosan  untuk  berkunjung ke  perpustakaan.  Dalam  proses  kegiatan  di  perpustakaan  terdapat  dua  layanan yaitu sistem
layanan terbuka dan layanan tertutup. Perpustakaan SMK Negeri 4 Malang menggunakan  sistem  layanan  terbuka.  Setiap  siswa  yang  ada  di  perpustakaan secara langsung dapat masuk keruang koleksi untuk melihat-lihat dan mengambil sendiri koleksi sesuai dengan keinginan. Kemudian pengguna dapat menggunakan fasilitas  yang  tersedia  di  perpustakaan  antara  lain  OPAC,  layanan  Sirkulasi (peminjaman  &  pengembalian),  layanan  mandiri,  area  baca,  home  theater  3D, layanan  referensi,  layanan  internet  &  wifi.  Perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang juga  menyediakan  layanan  informasi,  yaitu  kotak  Saran  yang  ada  pada  OPAC, facebook, dan Web yang dapat diakses oleh pemustaka kapanpun dan dimanapun.

## Implementasi Lima Tahap Skenario Evolusi di Perpustakaan SMK Negeri 4 Malang
Evolusi pertama urusan administrasi dan dokumentasi. Perpustakaan SMK Negeri  4  Malang  sudah  menggunakan  teknologi  komputer  dan  menggunakan aplikasi  Laser.  Dari  hal  ini  perpustakaan  dapat  mengontrol  kegiatan  administrasi dan dokumentasi secara efisien dan efektif.
Evolusi  kedua  disebut  sebagai  leveraging  investment  dimana  komputer
atau  teknologi  informasi  dipandang  sebagai  suatu  asset  perusahaan  yang menguntungkan  dibandingkan  dengan  penggunaan  teknologi  serupa  (value  for money).  Perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang  sudah  menggunakan  teknologi komputer  dengan  menggunakan  aplikasi  Laser.  Selain  itu  perpustakaan  juga menyediakan  layanan  wifi  yang  dapat  digunakan  oleh  pemustaka  saat  berada  di perpustakaan.  Dengan  memanfaatkan  teknologi  internet  pemustaka  dapat mengakses  informasi  melalui  Web  perpustakaan  atau  bertukar  pesan  melalui email.  Dengan  menggunakan  wifi  pustakawan  juga  dapat  menghemat  waktu  dan biaya.  Misalnya,  pada  dahulu  kala  antar  organisasi  harus  menggunakan  surat. Untuk saat ini hanya dengan menggunakan email tanpa mengeluarkan biaya.
Evolusi  ketiga  yang  dilalui  adalah  ketika  teknologi  informasi  sudah dilibatkan  secara  langsung  dalam  proses  penciptaan  produk  atau  jasa  sehingga secara nature meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. Salah satu kegiatan  utama  perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang  adalah  melaksanakan pelayanan  pengguna  berupa  layanan  bahan  pustaka  dan  menyebarluaskan informasi  yang dimiliki oleh perpustakaan. Melalui pelayanan tersebut pengguna akan  mendapatkan  informasi  secara  optimal.  Layanan  pengguna  merupakan kegiatan  pelayanan  kepada  pengguna  berkaitan  pemanfaatan  koleksi  dan penggunaan koleksi di perpustakaan.
Dalam proses kegiatan di  perpustakaan terdapat  dua layanan  yaitu sistem layanan  terbuka  dan  layanan  tertutup.  Dari  hasil  pengamatan  ditemukan  bahwa perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang  menggunakan  sistem  layanan  terbuka  dan terotomasi.  Setiap  siswa  yang  ada  di  perpustakaan  secara  langsung  dapat  masuk keruang koleksi untuk melihat-lihat dan mengambil sendiri koleksi sesuai dengan keinginan.  Kemudian  pengguna  dapat  menggunakan  fasilitas  yang  tersedia  di perpustakaan antara lain OPAC, layanan Sirkulasi (peminjaman & pengembalian) layanan tersebut sudah terotomasi.
Layanan  kotak  saran  juga  disediakan  bagi  pemustaka.  Seluruh  pengguna perpustakaan  baik  Siswa,  Guru,  Staff  dan  warga  sekolah  lainya  dapat menggunakan  layanan  kotak  saran  ini  untuk  menyampaikan  saran  dan  kritik kepada  perpustakaan.  Walaupun  sistem  layanan  yang  ada  pada  SMK  Negeri  4 Malang bersifat terbuka tidak menutup kemungkinan ada pengguna  yang enggan
untuk  menyampaikan kritik ataupun saran secara  langsung terhadap pustakawan. Dengan  adanya  layanan  kotak  saran  tersebut  pengguna  dapat  secara  leluasa menyampaikan kritik  dan saran tanpa ada rasa  enggan ataupun takut. Dari kotak saran  tersebut  pengguna  akan  mendapatkan  jawaban  dari  apa  yang disampaikanya.  Perpustakaan  yang  mendapat  kritik  dan  saran  dari  pengguna kemudian akan menanggapinya dan memberikan jawaban.
Evolusi  tahap  empat  adalah  tahapan  dimana  perusahaan  yang  sudah mature akan mempertimbangkan untuk memperbaiki kinerja internal perusahaan. Caranya  adalah dengan  memfokuskan diri pada  kualitas pengambilan keputusan. Perpustakaan SMK Negeri 4 Malang terbukti sudah mendapatkan akreditasi “A”. Dari  prestasi  tersebut  perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang  telah  melakukan evaluasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna. Salah satunya dengan menerapkan  SNP  perpustakaan  dan  mengembangkan  perpustakaan  yang  semula perpustakaan  segala  kegiatannya  manual  menjadi  terotomasi.  Pada  awal  tahun 2017 perpustakaan SMK Negeri 4 Malang mengadakan  renovasi  bangunan  yang semula  hanya  satu  lantai  menjadi  tiga  lantai.  Tentu  saja  renovasi  tersebut  juga dibarengi  dengan  teknologi  informasi  yaitu  penggunaan  aplikasi  Laser  yang sangat  memudahkan  dalam  berbagai  hal  layanan.  Hal  tersebut  sudah  pasti  demi meningkatkan  sistem  informasi  yang  ada  di  perpustakaan  untuk  memenuhi kebutuhan pengguna.
Era  kelima  yang  merupakan  evolusi  terakhir  yang  dialami  terutama  oleh perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  jasa.  Pada  tahap  ini,  perusahaan  secara agresif  melakukan  eksploitasi  pengembangan  teknologi  informasi  untuk menjangkau  para  pelanggan  atau  calon  pelanggan  di  mana  saja,  kapan  saja, 24-jam sehari, dan 7 hari seminggu. Dalam implementasinya, perpustakaan SMK Negeri  4  Malang  menggunakan  Web  sebagai  sarana  informasi  perpustakaan dengan  pengguna.  Namun  Web  kurang  digunakan  secara  maksimal.  Dari pengamatan web terkahir di posting pada tahun 2009. Web dapat diakses melalui laman    www.perpuspapat.wordpress.com.  Mungkin  karena  era  globalisasi pemustaka cenderung menggunakan aplikasi yang lebih populer yaitu facebook .
Facebook  dapat  dilihat  di  “perpuspapat”.  Penggunaan  facebook  oleh perpustakaan SMK Negeri 4 Malang di sambut dengan antusias oleh pemustaka.
Hal tersebut dilihat dari pengamatan melalui akun facebook aktif yang digunakan oleh  perpustakaan  dengan  pemustaka  untuk  berkomunikasi.  Tidak  hanya pemustaka  yang  aktif  memberikan  kritik  dan  saran,  namun  pihak  perpustakaan dalam hal ini pustakawan juga aktif untuk meminta pendapat atau kritik dan saran berkaitan  dengan  kegiatan  atau  perubahan  segala  bentuk  yang  ada  dalam perpustakaan.  Baik  perbaikan  atau  pembenahan  infrastrukur  yang  ada.  Dari komunikasi  dua  arah  ini  tentu  sangat  berdampak  positif  bagi  pengguna perpustakaan dan perpustakaan itu sendiri. Pengguna dapat puas apabila kritik dan saran dapat direspon dan diaplikasikan oleh perpustakaan. Tentu pemustaka akan lebih  berantusias  untuk  mengunjungi  perpustakaan.  Sementara  dampak  positif untuk  perpustakaan,  yaitu  perpustakaan  akan  selalu  ramai  dikunjungi  oleh pemustaka sehingga exsistensi perpustakaan akan semakin meningkat.

## KESIMPULAN
1. Sistem  merupakan  sekumpulan  komponen  yang  saling  berhubungan  dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan informasi merupakan suatu data yang diolah untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
2. Perpustakaan  SMK  Negeri  4  Malang  sudah  menerapkan  lima  tahap  evolusi,
yaitu dengan menerapkan teknologi Laser.

## Daftar Pustaka
Hermawan,  Rachman  S.,  Zen,  Zulfikar.2010. Etika  Kepustakawanan. Jakarta:
Sagung Seto.
Indrajit. Management  Sistem  Informasi  dan  Teknologi  Informasi. Jakarta: STIMIK    Perbanas Renaissance Center.
Ladjamudin,  Al-Bahra  bin,  2006, Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu
Lasa  Hs.  1998. Kamus  Istilah  Perpustakaan .  Yogyakarta:  Gadjah  Mada University    Press.
Putra. 2012. Proposal Proyek Sistem Informasi Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan  Pada  SMA  Negeri  1  Klakah  –  Lumajang. (Online),  ( http://blog.stikom.edu/lusiani/files/2012/09/Perpustakaan- 08.39010.0016-1.doc ), diakses 28 Maret 2017.
Suistyo,  Basuki.  1993.  Pengantar  Ilmu  Perpustakaan.  Jakarta:  Gramedia  Pustaka Utama
Yuliati.  2009. Pedoman  Perpustakaan  Sekolah  Dasar . Semarang:  Badan  Arsip Dan    Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.