Implementasi Sistem Informasi Monitoring Pengolahan Data Inventory Gudang Pada PT.Talaga Mulya Indah
Nurlaila Suci Rahayu Rais 1 , Dedeh Apriyani 2 , Gito Gardjito 3
1 Program Studi Manajemen Informatika Universitas Raharja, 2,3 Program Studi Sistem Informasi
Universitas Raharja
Email: 1 nurlaila@raharja.info, * 2 dedeh.apriyani@raharja.info , 3 gito.gardjito@raharja.info

## Abstrak
Monitoring pengolahan data inventory  gudang  adalah suatu  hal yang penting pada perusahaan. PT.Talaga  Mulya  Indah   masih  manual  dengan  menggunakan  media  kertas  sehingga menyebabkantimbulnya  masalah  yang  mempunyai  pengaruh  pada  informasi  yang  ada,  yaitu: masalah  pada  pengolahan  data  barang  masuk  dan  barang  keluar.  Dan  perbedaan  antara  data jumlah  stok  barang  yang  ada  dengan  data  fisiknya,  sering  terjadi  penginputan  data  lebih  dari satu  kali  untuk  barang  yang  sama,  pencarian  data  yang  tersedia,  dan  pembuatan  laporan sehingga  hal  tersebut  menghambat  perusahaan  dalam  memonitoring  persediaan  stok  barang yang  ada.  Yang  bertujuan  untuk  membuat  suatu  sistem  yang  bisa  memberikan  informasi yang ter update untuk mempermudah admin gudang dalam pembuatan laporan stok barang, dan mengurangi  kesalahan  dalam  penginputan  dengan  cara  pengontrolan  yang  terintegrasi.  Dalam penelitian ini, penulis menggunakan  Metode pengumpulan data yang digunakan dalam analisis ini  menggunakan  metode  observasi,  wawancara,  dan literatur review (studi  pustaka).  Untuk analisis  menggunakan  metode  analisis  PIECES.  Selanjutnya,  desain  sistem  yang  digunakan yaitu  UML  ( Unified  Modeling  Language ).  Hasil  penelitian  ini  diharapkan  dapat  menghasilkan data  yang  tepat  pada  proses  monitoring  pengolahan  data inventory ,  juga  dapat  memberikan informasi  yang  tepat  dan  memudahkan  dalam  mengontrol  ketersediaan  barang  secara keseluruhan.
Kata kunci : Pengolahan data, Monitoring, Sistem informasi

## Abstract
Monitoring  of  warehouse  inventory  data  processing  is  an  important  thing  for  companies.  PT Talaga mulya indah is still manual using paper media, causing problems that have an effect on existing information, namely: problems  with data processing of incoming and outgoing goods. And the difference between data on the amount of stock of goods available with physical data, often occurs inputting data more than once for the same item, searching for available data, and making reports so that it impedes companies in monitoring inventory of existing stock of goods. Which aims to create a system that can provide updated information to facilitate the warehouse admin in making inventory reports, and reduce errors in input by means of integrated control. In this study, the authors used the data collection method used in this analysis using the method of  observation,  interviews,  and  literature  review  (literature  study).  For  analysis  using  the PIECES  analysis  method.  Furthermore,  the  system  design  used  is  UML  (Unified  Modeling Language).  The  results  of  this  study  are  expected  to  produce  the  right  data  in  the  process  of monitoring inventory data processing, also can provide the right information and make it easier to control the overall availability of goods.
Keywords: Data processing, Monitoring, Information systems

## 1. PENDAHULUAN
Monitoring  adalah  penilaian  secara  terus  menerus  terhadap  fungsi  kegiatan-kegiatan program-program  di  dalam  hal  jadwal  penggunaan  input/masukan  data  oleh  kelompok  sasaran berkaitan  dengan  harapan-harapan  yang  telah  direncanakan  [1]. Inventory memiliki  fungsi sebagai  acuan  dalam  mengambil  keputusan  agar  dapat  menentukan  banyaknya  barang  yang musti  disiapkan  digudang,  mengatur  jumlah  minimal  stok,  dan  menentukan  stok  yang  aman. Permasalahan  yang  terdapat  PT.  Talaga  Mulya  Indah  yaitu  kekurangan  dalam  penginputan khususnya  di  bidang inventory gudang.  Seperti  pengplahan  data inventory yang  masih  ditulis tangan lalu di input ke dalam Microsoft Excel , sering terjadi perbedaan antara data jumlah stok barang yang ada dengan data fisiknya, sering terjadi penginputan data lebih dari satu kali untuk barang  yang  sama,  pencarian  data  yang  tersedia,  dan  pembuatan  laporan  sehingga  hal  tersebut menghambat  perusahaan  dalam  memonitoring  persediaan  stok  barang  yang  ada.Oleh  karena itudiperlukannya  suatu  sistem  yang  dapat  menangani  masalah-masalah  yang  terdapat  pada perusahaan dan dapat menyediakan informasi mengenai data monitoring inventory gudang yang dibutuhkan  dengan  menggunakan  sistem  komputerisasi  yang  akurat.Penelitian  ini  memiliki tujuan  untuk  membuat  suatu  sistem  yang  bisa  memberikan  informasi  yang ter update untuk mempermudah admin gudang dalam pembuatan laporan stok barang, dan mengurangi kesalahan dalam  penginputan  dengan  cara  pengontrolan  yang  terintegrasi.  Dalam  penelitian  ini,  penulis menggunakan  Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  analisis  ini  menggunakan metode observasi, wawancara, dan literatur review (studi pustaka). Untuk analisis menggunakan metode  analisis  PIECES.  Selanjutnya,  desain  sistem  yang  digunakan  yaitu  UML ( Unified Modeling  Language ).  UML  ( Unified  Modeling  Language )  adalah  perangkat  lunak  yang berparadigma  ‘berorientasi  objek’.  Pemodelan  ( modeling )  sesungguhnya  digunakan  untuk penyederhanaan  permasalahan-permasalahan  yang  kompleks  sedemikian  rupa  sehingga  lebih mudah dipelajari dan dipahami [2]. Hasil yang diharapkan dapat menghasilkan data yang tepat pada proses monitoring pengolahan data inventory , juga dapat memberikan informasi yang tepat dan  memudahkan  dalam  mengontrol  ketersediaan  barang  secara  keseluruhan.Sistem  informasi adalah  sebuah  aplikasi  yang  tersusun  secara  prosedur,  terorganisir  dan  sistematis,  pada  saat dijalankan  akan  menghasilkan  suatu  informasi  yang  berguna  dan  bermanfaat  bagi  organisasi dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan  organisasi[3].

## LITERATURE REVIEW
1 Penelitian  ini  yang  dilakukan  oleh  Lukman  Nulhakim,  Nur  Azizah,  Mety  Trisna  Ajija  (juli 2018) dengan judul,  Sistem  Informasi Monitoring  Inventory Dengan  Analisa PIECES Pada PT.Care  Spunbond.  pada  jurnal  sensitek.  Penelitian  ini  berisi  tentang  Sistem  yang  berjalan pada  PT.Care  Spundbond  saat  ini  masih  terdapat  beberapa  kelemahan,  yaitu  membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data barang karena harus mencari data barang satu persatu dengan mencari nama barang pada Microsoft Excel dan juga sering terjadi kesalahan dalam  penulisan  kode  barang  sehingga  mengakibatkan  kesulitan  dalam  pencarian  data barang.  Kesalahan  yang  sering  terjadi  yaitu  pada  saat  pencatatan  data  barang  masuk  dan keluar  sehingga mengakibatkan data stok barang  yang  ada tidak sesuai dengan  jumlah fisik barang.  Masalah  lain  timbul  di  sisi  penyewa,  saat  ini  monitoring  pengiriman  dari  gudang hanya  bisa  dilihat  dengan  menghubungi  admin  gudang  untuk  mengetahui  stok  barang  yang tersedia. Dalam penelitian ini penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database Mysql. Metode analisa menggunakan PIECES. Hasil penelitian ini adalah Proses pembuatan laporan  yang  tersistem  lebih  efektif  sehingga  memudahkan  bagi  staff  gudang  bagian keuangan untuk menyajikan laporan kepada pimpinan menjadi tepat [4].
2 Penelitian  ini  yang  dilakukan  oleh  Ilamsyah,  Sri  Rahayu,  Dewi  Lisnawati  (februari  2020) dengan  judul,  Prototype  Aplikasi  Analisa  Sistem  Informasi  Inventory  Barang  Pada  PT Anugrah Distributor Indonesia. pada jurnal ICIT Vol. 6 No.1. Penelitian ini berisi tentang PT Anugrah  Distributor  Indonesia  merupakan  instansi  milik  perusahaan  teknologi  informasi yang  didalamnya  terdapat  bagian  logistik.  Logistik  bertujuan  untuk  mengelola  kegiatan transaksi pembelian dan pengeluaran barang. Pengelolaan tersebut masih menggunakan  Ms
Excel. Sistem tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama pada proses pengelolaan data. Untuk  memperoleh  ketepatan  data,  logistik  memerlukan  suatu  sistem  yang  efisien,  efektif dan  valid  dalam  mengelola  kegiatan  transaksi  pembelian  dan  pengeluaran  barang . Hasil akhir  dari  penelitian  ini  adalah  sistem  informasi  inventory  stok  barang  yang  sesuai  dengan kebutuhan dan memudahkan user dalam menginput dan membuat laporan persediaan barang. Sistem  ini  dibuat  agar  proses  inventory  dapat  terkendali  dengan  baik,  menjadi  efektif  dan efisien[5].
3 Research  conducted  by   D  S  Soegoto  and  D  A  Oktady.  (2018)  with  the  title  Information System Design of an Inventory Online Website, on INCITEST journal. In this journal about: The  purpose  of  this  research  is  to  design  an  information  system  of  an  inventory  online website  that  can  replace  manual  process  in  supporting  the  fulfilment  of  information requirement, assist data processing with computerization, and assist the processing of stock data, materials and orders using computer media. Prototype method was used to develop the system.  The  method  used  in  this  paper  was  descriptive  analysis  method  related  to  online inventory  of  warehousing  system.  The  goal  is  to  produce  an  information  system  of  an inventory online website in the form of warehouse information system that can be accessed through computer application. Therefore, this research is done by discussing the flow map of running  warehousing  system  and  proposed  warehousing  system.  Information  systems  that work should be able to facilitate the company as any process that is running in the company, with  the  information  system  in  inventory  activities  can  replace  the  manual  process  is  very supportive  of  the  fulfilment  of  information  needs  relatively  fast,  accurate  and  keep  up  with the  times,  errors  due  to  duplication  with  the  validation  of  data,  and  can  facilitate  the processing  of  stock  data,  materials  &  orders  using  computer  media,  so  as  to  improve services to all parties who need data quickly [6].

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
teknik pengumpulan data atau fact  finding techniques adalah proses formal menggunakan teknik  seperti  wawancara  dan  daftar  pertanyaan  untuk  mengumpulkan  fakta  tentang  sistem, kebutuhan, dan pilihan [7]. Terdapat 3 (tiga) teknik pengumpulan data yang digunakan:
1. Wawancara.  Dengan  melakukan  sesi  tanya  jawab  langsung  terhadap stakeholder dan user yang berkaitan pada PT.Talaga mulya indah.
2. Metode  observasi.  Dengan  cara  mendatangi  tempat  penelitian  langsung  pada  PT.Talaga Mulya Indah guna mendapatkan data dan keterangan.
3. Metode  studi  pustaka.  Untuk  memperoleh  suatu  informasi  dengan  mempelajari  literature review  atau  buku-buku  yang  bersangkutan  dengan  penelitian  dari  berbagai  sumber  yang tertulis maupun elektronik.

## 2.2 Metode Analisa Sistem
Metode  analisa  digunakan  yaitu  :  metode  analisa  PIECES.  Analisis  PIECES  teknik untuk  mengidentifikasi  dan  memecahkan  permasalahan  yang  terjadi”.  Analisis  PIECES mengidentifikasikan  masalah  utama  dari  suatu  sistem  serta  memberikan  solusi  dari permasalahan  tersebut  [8].  Tujuan  analisa  PIECES  untuk  memecah  sebuah  masalah  ( problem solving  process )   dengan  cara  mengumpulkan  semua  permasalahan  yang  ada  kemudian mengidentifikasi dan menganalisanya.

## 2.3 Metode Perancangan
Metode  perancangan  yang  digunakan  oleh  penulis  yaitu  metode  UML (Unified Modeling Language ).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam  penelitian  ini,  akan  dijelaskan  mengenai  rancangan  sistem  monitoring pengolahan  data  inventory  gudang  pada  PT.Talaga  Mulya  Indah.  Peneliti  merancang  sistem usulan  yang  dapat  membantu  mempermudah staff gudang  dalam  memonitor  pengolahan  data inventory  dan  memberikan  informasi  yang update untuk  mempermudah  admin  gudang  dalam pembuatan  laporan  stok  barang,  dan  mengurangi  kesalahan  dalam  penginputan  dengan  cara pengontrolan yang terintegrasi. Pada penulisan jurnal ilmiah ini, ruang lingkup penelitian yaitu: hanya  pada  sistem  monitoring  pengolahan  data inventory gudang  pada  PT.Talaga  mulya  indah. Dalam  rancangan  permodelan  sistem  menggunakan  UML  ( Unified  Modeling  Language ), dengan tools visual paradigm: Community Edition 10,0.

## 3.1 Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
Berdasarkan  diagram  tersebut,  terdapat  4  (empat)  aktor  yaitu: staff gudang,  admin, manager finance , dan direktur. Lalu 12 (dua belas) use case yang berada dalam sistem.
3.2 Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 2. ActivityDiagram Sistem Yang Berjalan
Berdasarkan  skema  gambar   activity  diagram  tersebut  di  atas,  maka  penulis  uraikan  di dalam  penjelasan  berikut  ini:1  (satu) initial  node ,  merupakan node yang  mengawali  kegiatan peminjaman  arsip.4  (empat) vertical  swimlane yaitu:  staff  gudang,  admin,  manager  finance, direktur.12  (duabelas) action  state dari  sistem  yang  mencerminkan  eksekusi  dari  suatu  aksi.1 (satu) final node, merupakan node yang mengakhiri kegiatan.
3.3 Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 3. SequenceDiagram Sistem Yang Berjalan
Berdasarkan Sequence  Diagram diatas,  dapat  diketahui:5  (lima) lifeline untuk  objek- objek  yang  saling  berinteraksi  diantaranya:  barang  masuk,  barang  keluar,  input,  pengecekan, laporan.4  (empat)  aktor  yang  melakukan  kegiatan  diantaranya:staff  gudang,  admin,  manaj finance,  direktur.12  (dua  belas) message spesifikasi  dari  komunikasi  antar  objek  yang  berisi informasi  –  informasi  tentang  aktivitas  yang  terjadi  dan  kegiatan  yang  biasa  dilakukan  oleh aktor – aktor tersebut.
3.4 Use Case Diagram Usulan
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Yang diusulkan
Use  Case  Diagram  ini  menggambarkan  secara  umum  sistem  monitoring  pengolahan  data inventory  gudang  saat  ini  yang  menggambarkan  alur  sistem  dengan  use  case  dan  actor-actor yang terlibat. Yang berdasarkan diagram tersebut, terdapat 4 (empat) aktor yaitu: staff gudang, admin, manager finance dan direktur. Lalu 12 (dua belas) use case yang berada dalam sistem.

## 3.5 Activity Diagram Usulan
Gambar 5. Activity Diagram Sistem Yang diusulkan
Pada activity diagram admin terdapat 1 initial node, 1 decision node, 3 (tiga) fork node, 7  (tujuh)  action,  1  (satu)  final.  Admin  harus  melakukan  login  terlebih  dahulu  dengan memasukan username dan password yang benar.
3.6 Sequence Diagram Usulan
Gambar 6. Sequence Diagram Sistem Yang diusulkan
Dalam  gambar 6 merupakan  sequence diagram login yang berlaku untuk  semua  aktor, yaitu  Admin,  Staff    Gudang,  Direktur.  Aktor  yang  bisa  melakukan  login  hanyalah  aktor  yang sudah terdaftar sebelumnya pada sistem
3.7 Class Diagram Usulan
Gambar 7. Class Diagram Sistem Yang diusulkan
Berdasarkan gambar 7 Class Diagram sistem yang diusulkan :Terdapat 4 (empat) class, yaitu  ;  login,  barang  masuk,  barang  keluar,  stock  barang,  user,  laporan.  Terdapat  3  (tiga) asosiasi, yaitu merupakan hubungan antara objek satu dengan objek lainnya.

## 3.8 Rancangan Basis Data
1. Nama tabel : Supplier Media : Hard Disk Primary Key : Kode_Supplier Isi : kode_ supplier, nama_supplier, no_telp, alamat. 2. Nama tabel : Barang Media : Hard Disk Primary Key : Kode_barang Isi : kode_ barang,kategori_barang, nama_barang, satuan_barang, harga_barang, stock. 3. Nama tabel : Masuk Barang
Media : Hard Disk Primary Key : no_masuk Isi : no_masuk, tanggal_masuk, kode_barang, qty_masuk, kode_supplier, status. 4. Nama tabel : keluar Barang Media : Hard Disk Primary Key : no_masuk Isi : no_keluar, tanggal_keluar, kode_barang, qty_keluar. 5. Nama tabel : User Media : Hard Disk Primary Key : id_user Isi : id_user, nik, username, password, level.

## 3.9 Tampilan Rancangan Sistem
Gambar 8. Tampilan halaman login
Tampilan prototype halaman login ini berisi tampilan logo, nama perusahaan, username dan password .  Setiap user yang  akan  menggunakan  sistem  ini  harus  memiliki  akun  untuk mengakses sistem dengan memasukkan username dan password.
Gambar 9. Tampilan halaman dashboard
Tampilan prototype  dashboard ini  merupakan  halaman  menu home setelah  memasuki halaman login ,  pada  menu  ini  terdapat  tampilan  jumlah  barang  masuk,  barang  keluar,  rekap pakai dan stok barang.
Gambar 10. Tampilan halaman transaksibarang masuk
Tampilan prototype menu  transaksi  masuk  barang  ini  merupakan  tampilan  ketika  data barang  masuk  yang  telah  diinput.  Pada  menu  ini  terdapat  kode  barang,  nama  barang,  qty, pengirim, tanggal, status.
Gambar 11. Tampilan halamantransaksibarang keluar
Tampilan prototype menu  transaksi  keluar  barang  ini  merupakan  tampilan  ketika  data barang keluar telah diinput. Pada menu ini terdapat kode barang, nama barang, qty dan tanggal.

## Gambar 12. Tampilan halaman laporan
Tampilan prototype Laporan  dimana  user  dapat  melakukan  penyeleksian  terhadap laporan  di  tiap  hari  bulan  maupun  tahunan.  Selanjutnya  dapat  di  cetak  sebagai  bukti  fisik laporan monitoring inventory gudang.
Gambar 13. Tampilan halaman logout
Tampilan menu logout ini digunakan setelah user selesai menggunakan program.

## 4. KESIMPULAN
1. Sistem monitoring pengolahan data inventory gudang yang berjalan pada PT. Talaga mulya indah  masih  manual  dengan  menggunakan  media  kertas  saat  mencatat  data  barang, mencatat  barang  masuk  dan  barang  keluar.  walaupun  berjalan  dengan  baik  namun menyababkan  terjadinya  keterlambatan  dalam  proses  pengolahan  data,  menyebabkan informasi  yang  dihasilkan  kurang  tepat  karena  sering  terjadi  perbedaan  antara  data  jumlah
stok barang yang ada dengan data fisiknya dan memerlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan.
2. Karena sistem yang berjalan saat ini, masih membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga tidak efektif dan efisien, yang dapat menyebabkan kurang maksimalnya pelayanan.
3. Sistem monitoring pengolahan data inventory gudang Pada PT. Talaga Mulya Indah mampu menyediakan  laporan  pengeluaran,  pemasukan,  dan  stok  barang  setiap  hari,  bulan,  dan tahun  setelah  berbasis  web.  dapat  memperoleh  laporan  secara  tepat  dan  akurat  sehingga bagian gudang dapat memantau proses  keluar dan masuk barang secara  langsung dan juga mengurangi kecurangan-kecurangan yang terjadi.

## 5. SARAN
Diperlukan  pengembangan  sistem  laporan  lebih  lanjut  untuk  menunjang  kinerja sistem agar dapat bekerja lebih produktif lagi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Dewayani, J., & Wahyuningsih, F. (2016). Sistem Informasi Monitoring   Persediaan
Spareparts Motor Dengan Menggunakan Metode Fifo Pada Toko   Adil Jaya Motor Semarang. JURNAL ILMIAH KOMPUTERISASI   AKUNTANSI , 9 (1).
[2] Maimunah, M., Manalu, D. E., & Kusuma, D. B. (2017). perancangan prototype visual pada bagian desain sebagai media informasi dan promosi   pada  PT.  sulindafin. semnasteknomedia online, 5(1), 4-6.
[3] Nurmi, N. (2017). Membangun Website Sistem Informasi Dinas Pariwisata. Jurnal Edik Informatika , 1 (2), 1-6.
[4] Nulhakim, L., Azizah, N., & Ajija, M. T. (2018, July). Sistem Informasi   Monitoring Inventory Dengan Analisa PIECES Pada PT Care Spundbond. In   Proceeding Seminar
Nasional Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (Vol. 1, No. 1, pp. 480-485)
[5] Ilamsyah,  I.,  Rahayu,  S.,  &  Lisnawati,  D.  (2020).  Prototype  Aplikasi  Analisa  Sistem Informasi Inventory Barang Pada PT Anugrah Distributor Indonesia.
ICIT  Journal ,
6 (1), 50-60. Retrieved from http://ejournal.raharja.ac.id/index.php/icit/article/view/860
[6] Soegoto, D. S., & Oktady, D. A. (2018, August). Information System Design
of  an
Inventory Online Website. In IOP Conference Series: Materials Science   and
Engineering (Vol. 407, No. 1, p. 012025). IOP Publishing
[7] Indrajani, S. (2018). Database Systems All in One Theory, Practice, and Case
Study. Elex Media Komputindo.
[8] Asbar, Yuli, dan Mochamad Ari Saptari. 2017. “Analisa Dalam Mengukur  Kualitas Pelayanan Terhadap Kepuasan Konsumen Menggunakan Metode   PIECES”.Jurnal Visioner & Strategis Vol. 6 Nomor 2, September 2017: 39-47 Universitas Malikussaleh.