## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMPN 36 BANDUNG
Sintya Sukarta, ST., MT. dan Dea Ramadhanisa Sukma, Amd. Program Studi Sistem Informasi, Fakulyas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia, Bandung

## ABSTRAK
Akademik merupakan salah satu bentuk kegiatan dibidang pendidikan, sistem informasi akademik di SMPN 36  Bandung dinilai belum efektif dimana pencatatan data siswa, data guru, data nilai dan penjadwalan masih dicatat dalam pembukuan sehingga mudah  rusak  atau  hilang  serta  pembuatan  laporannya  memakan    waktu    yang    lama. Penelitian    ini    bertujuan    untuk  mengetahui    sistem  yang  sedang  berjalan,  membuat perancangan dan mengembangkan sistem informasi akademik yang diusulkan.
Dalam pengembangan sistem informasi akademik penulis menggunakan metode pendekatan  terstruktur  dengan  menggunakan  alat  bantu  berupa  data  flow  diagram serta  entity  relathionship  diagram.  Metode  pengembangan  menggunakan  metode prototype.  Bahasa  pemograman  yang  digunakan  dalam    mengembangkan    sistem informasi  akademik  adalah    java    netbeans    dan  database  yang  digunakan  adalah mySQL.
Melalui  hasil  dari  penelitian  di  SMPN  36    Bandung  yang  berupa  sistem informasi akademik diharapkan dapat membantu bagian Tata Usaha dalam  mengelola data siswa, data guru, data nilai dan penjadwalan  lebih cepat dan  dapat  mengurangi kesalahan  dalam    proses    pencatatan  data  serta  mengurangi  kesalahan  dalam penyampaian laporan.

## Pendahuluan
Saat  ini  dunia  teknologi  informasi  berkembang  pesat,  seiring  dengan  kegiatan manusia  yang  terus  mencari  terobosan  baru.  Manusia  banyak  menggunakan  peralatan yang  serba  canggih  terutama  dibidang  teknologi  informasi.  Perkembangan  teknologi informasi  menyebabkan  pelaksanaan  proses  kerja  menjadi  serba  mudah  dan  berkat dukungan  teknologi  komputer  terbukti  bahwa  mekanisme  kerja  yang  panjang  menjadi lebih  efektif  dan  efisien.  Komputer  memegang  peran  penting  dalam  menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan didalam berbagai bidang.
Penggunaan komputer saat ini tidak hanya di perusahaan-perusahaan besar saja, tetapi  pada  instansi  pendidikan  pun  sudah  seharusnya  menggunakan  komputer  atau teknologi  informasi  untuk  mengolah  data.  Begitu  pula  untuk  sistem  akademik  di sekolah.  Pada  kondisi  saat  ini,  masih  ada  sekolah  yang  pengolahan  data  akademiknya masih  dilakukan  secara  manual.  Padahal  di  era  saat  ini  kecepatan  mengolah  data  dan memperoleh informasi sangat diperlukan dalam dunia pendidikan.
SMPN 36 merupakan salah satu sekolah menengah pertama di Bandung. Sekolah ini terletak di  Jalan Caringin  Babakan Ciparay. Saat ini sistem pengolah data akademik masih  dilakukan  secara  manual.  Proses  pendataan  siswa  dirasakan  masih  banyak kekurangan,  dikarenakan  sistem  yang  ada  masih  menggunakan  buku  induk    dan  arsip sehingga  dapat  menyebabkan  data  siswa  mudah  hilang  ataupun  rusak.  Adapun pengolahan  nilai  siswa  pada  saat  ini  masih  tergantung  pada  tulisan  tangan,  sehingga nilai  yang  dibutuhkan  masih  dihitung  secara  manual.  Serta  sulitnya  pencarian  data akademik dan pengolahan nilai  karena belum adanya data yang terkomputerisasi.
Penelitian  yang  akan  dilakukan  di  sekolah  ini  adalah  untuk  membuat perancangan  sistem  informasi  akademik  yang  dilakukan  pada  SMPN  36  Bandung. Penelitian  ini  memiliki  peranan  untuk  memperbaiki  kinerja  sistem  pengolahan  data akademik  pada  SMPN  36  Bandung  sehingga  diharapkan  akan  menjadi  kemudahan untuk sarana pengolahan data  siswa dan pengolan data  nilai sehingga dapat diperoleh hasil  yang cepat, tepat, akurat, efektif dan efisien. Penelitian ini  juga  diharapkan dapat memperbaiki  sistem  pendidikan  yang  sedang  berjalan,  mempercepat  pengolahan  data dan mempercepat siklus informasi yang dibutuhkan sehingga menjadi sarana penunjang aktivitas  pendidikan  yang  kondusif.  Seiring  dengan  kemajuan  perkembangan  dunia pendidikan saat ini yang menuntut serba cepat, praktis dan akurat dalam penyajian data dan  informasi  pendidikan  serta  memberikan  layanan  yang  baik  bagi  aparatur  sekolah dan para siswa.

## Permasalahan
Berdasarkan pendahuluan yang telah diuraikan di atas, maka dapat di identifikasi beberapa  permasalahan  yang  terjadi  pada  sistem  akademik  yang  ada  saat  ini, diantaranya yaitu : 1. Pengolahan data siswa dan guru masih  disimpan dalam bentuk dokumen atau buku induk,  sehingga  menyebabkan  kesulitan  pencarian  data  dan  data  menjadi  tidak terintegrasi.
2. Proses  penilaian  masih  belum  maksimal,  seperti  dalam  penjumlahan  nilai, penginputan  data  masih  dikerjakan  secara  tertulis,  oleh  karena  itu  sering  terjadi kesalahan dalam penghitungan nilai.
3. Penjadwalan masih bersifat manual sehingga menyebabkan bentrok
4. Sulitnya pencarian data akademik dan pembuatan laporan karena belum adanya data yang terkomputerisasi.

## Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan  Sistem  informasi  Akademik  yang  dapat  mengintegrasikan pengolahan data siswa dan guru, juga meminimalisir pengolahan data dalam bentuk dokumen.
2. Memaksimalkan proses penilaian dengan cara otomatisasi proses penilaian, sehingga dapat meminimalisasi kesalahan perhitungan nilai siswa.
3. Membuat proses penjadwalan dilakukan secara otomatis.
4. Mengolah  data  secara  terkomputerisasi,  sehingga  memudahkan  proses  pencarian data dan pembuatan laporan.

## Metode Penelitian
Dalam  melaksanakan  proses  analisa  dan  desain  sistem,  penulis  menggunakan suatu    metode  terstruktur  yang  dilengkapi  dengan    alat-alat ( tools )  dan  teknik-teknik ( techniques )  yang  dibutuhkan  dalam pengembangan  sistem,    yaitu:  Diagram  Konteks ( Context Diagram) dan Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram). Sedangkan metode pengembangan yang digunakan adalah prototype dengan tahap-tahap sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai 2. Mengembangkan kebutuhan pemakai
3. Menentukan prototyping
4. Penggunaan prototyping
Tinjauan Pustaka 1. Definisi Sistem
Terdapat  dua  kelompok  pendekatan  dalam  mendefinisikan  sistem  yaitu menekankan  pada  prosedur  dan  yang  menekankan  pada  komponen  atau  elemennya. Menurut  Jogiyanto  (2005)  yang  dimaksud  dengan  sistem  adalah  suatu  kesatuan  yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau  subsistem  yang  berinteraksi  untuk  mencapai suatu  tujuan.  Sistem  dapat  diartikan  sebagai  kumpulan  atau  group  dari  sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik, yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kumpulan  elemen  tersebut  terdiri  dari  hardware,  software,  prosedur,  sumber  daya  dan data data yang saling berhubungan dan saling melengkapi satu sama lain unuk mencapai suatu  tujuan  tertentu.  Sedangkan  menurut  Scoot  dalam  Hanif  Al  Fatta  (2007),  sistem terdiri  dari  unsure-unsur  seperti  masukan  ( input ),  pengolahan  ( processing ),  serta keluaran ( output ).

## 2. Definisi Informasi
Menurut  Jogiyanto  (2005)  yang  dimaksud  dengan  informasi  adalah  hasil  dari pengolahan  data  dalam  suatu  bentuk  yang  lebih  berguna  dan  berarti bagi  penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian ( event ) yang nyata ( fact ) yang digunakan unuk  pengambilan  keputusan.  Menurut  Yakub  (2012)  informasi  merupakan  data  yang telah  diproses  sedemikian  rupa  sehingga  meningkatkan  pengetahuan  seseorang  yang menggunakannya.

## 3. Sistem Informasi
Menururt Jogiyanto (2005) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi  yang  merupakan  kombinasi  dari  orang-orang,  fasilitas,  teknologi,  media, prosedur-prosedur  dan  pengendalian  yang  ditunjukan  untuk  mendapatkan  jalur komunikasi  penting,  memproses  tipe  transaksi  rutin  tertentu,  member  sinyal  kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan susatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja  sama  untuk  mengumpulkan,  memproses,  menyimpan,  dan  menyebarkan informasi  untuk  mendukung  pengambilan  keputusan,  koordinasi,  pengendalian,  dan untuk memberikan gmabaran aktivitas didalam perusahaan.

## 4. Akademik & Sistem Informasi Akademik
Pengertian  Akademik,  Akademik  yaitu  kegiatan  yang  dilakukan  didalam lingkungan  dunia  pendidikan  yang  berhubungan  dengan  proses  belajar  mengajar. Menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  Edisi  Kedua,  Akademi  adalah  lembaga pendidikan  tinggi  kurang  lebih  3  tahun  lamanya  yang  mendidik  tenaga  profesi. Sedangkan  akademik  adalah  bersifat  akademik.  Maka  sistem  informasi  akademik adalah  sistem  yang  memberikan  layanan  informasi  yang  berupa  data  dalam  hal  yang berhubungan dengan data akademik.

## Pembahasan

## 1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang berjalan. Ini dilakukan  untuk  mengevaluasi dan  memberikan gambaran  rencana  pemecahan  masalah  yang  dihadapi.  Prosedur  sistem  yang  sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Data  siswa  yang  terdiri  dari  Identitas,STTB  dan  STL  diberikan  kepada  bagian  tata usaha,  oleh  tata  usaha  data  Identitas,  STTB  dan  STL  dicatat  dan  dibuat  ke  dalam dokumen data siswa untuk kemudian dimasukan kedalam arsip dan dari arsip dibuat laporan
2. Dari  arsip  data  siswa  dibuat  data  kelas,  data  kelas  tersebut  dibuat  2  rangkap,  satu untuk siswa, dan satu untuk arsip data kelas.
3. Arsip data kelas dibuat untuk pembuatan jadwal pelajaran.
4. Data  guru    yang  terdiri  dari  biodata  guru  diberikan  kepada  bagian  tata  usaha,  oleh tata  usaha  data  guru  tersebut  dicatat  dan  dibuat  arsip  dari  arsip  data  guru  dibuat untuk laporan data guru untuk kepala sekolah.
5. Arsip  data  guru  dibuat  untuk  pembagian  tugas  mengajar,  untuk  data  walikelas  dan untuk pembuatan jadwal pelajaran.
6. Siswa mememberikan hasil ulangan,tugas, uts dan uas kepada guru, kemudian oleh guru  di  koreksi  dan  di  rekap  untuk  memberikan  laporan  hasil  data  nilai    kepada walikelas, kemudian walikelas mencatat data nilai, data nilai yang sudah dicatat lalu dipindahkan  kedalam  buku  raport,  setelah  itu  buku  raport  diberikan  kepada  kepala sekolah  untuk  ditandatangan,  setelah  itu  raport  yang  telah  ditanda  tangan  oleh kepala  sekolah  diberikan  kembali  kepada  walikelas  dan  dari  walikelas  diberikan kepada siswa
Dari  sistem  yang  sedang  berjalan  tersebut,  terdapat  beberapa  kekurangan  dari sistem yang berjalan yaitu:
1. Pengolahan data siswa dan data guru masih belum terkomputersasi dengan menulis pada buku induk.
2. Pada  pembuatan  laporan  masih  terdapat  kesulitan  pada  saat  pencarian  data  karena tidak terkomputerisasi
3. Proses  penilaian  masih  belum  maksimal  oleh  karena  itu  sering  terjadi  kesalahan pada penginputan data nilai.
4. Pada  pembuatan  jadwal  masih  terjadi  kesalahan  pada  penginputan  mata  pelajaran yang sama.
Dari evaluasi sistem didapat beberapa kesimpulan :
1. Diperlukan  otomatisasi  pengolahan    data  agar  pelaksanaan  sistem  pengolahan  data siswa, data jadwal dan data pengolahan nilai  dapat dilakukan secara lebih cepat.
2. Untuk  menghindari  sistem  eror  diperlukan  pelatihan  dan  pengembangan  terhadap sumber daya manusia dan juga maintenance terhadap sistem yang digunakan.

## 2. Perancangan Sistem Yang Diusulkan
Pada  dasarnya  usulan  perancangan  sistem  yang  dibuat  banyak  berubah  dari sistem  yang  berjalan.  Usulan  sistem  yang  dirancang  berubah  pengolahan  data  yang selama  ini  dilakukan  belum  secara  terkomputerisasi  menjadi  pengolahan  data  yang dilakukan  dengan  bantuan  komputer.  Rancangan  sistem  yang  baru  ditampilkan  dalam bentuk Data  Flow  Diagram  (DFD) dan Entity  Relationship  Diagram  (ERD).  T ahap perancangan ini akan memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang berjalan pada sistem yang baru.
Perancangan  prosedur  merupakan  perancangan  sistem  secara  umum  yang memberikan  gambaran  kepada  user  tentang  sistem  yang  baru.  Berikut  perancangan prosedur yang diusulkan :
1. Data  siswa  diberikan  kepada  bagian  tata  usaha,  oleh  tata  usaha  data  siswa  tersebut diinput  dan  dari  database  data  siswa  dibuat  untuk  laporan  data  siswa  untuk diserahkan kepada kepala sekolah.
2. Dari  database  data  siswa  dibuat  data  kelas  dan  pembagian  walikelas,  data  kelas tersebut dicetak dan diberikan kepada walikelas.
3. Data  guru  diberikan  kepada  bagian  Tata  Usaha,  oleh  tata  usaha  data  guru  tersebut diinput  dan  dari  database  data  guru  tersebut  dibuat  laporan  data  guru    untuk diserahkan kepada  sekolah..
4. Database  mata  pelajaran  dan  Guru  dibuat  untuk  pembuatan  jadwal  pelajaran  dan tugas mengajar.
5. Nilai PU1,PU2,Tugas,UTS dan UAS dihasilkan oleh siswa diserahkan kepada guru. Guru  memberikan  nilai  kepada  tata  usaha,  kemudian  oleh  tata  usaha  data  nilai tersebut diinput dan dari database data nilai sementara dicetak lalu diberikan kepada walikelas untuk dicatat dalam buku raport. Raport diberikan kepada kepala sekolah untuk  ditanda  tangan,  setelah  ditanda  tangan  raport  diberikan  kembali  kepada walikelas untuk dibagikan kepada siswa.
6. Berikut  diagram  alir  data  yang  digunakan  untuk  sistem  baru  pengolahan  data akademik.
1.0 Input Data Siswa 2.0 Cetak Lap Data Siswa Siswa FC STTB, STL, Identittas STTB,STL, Identitas File siswa Data  Siswa File data guru Lap. Data siswa 3.0 Input data guru 4.0 Cetak  Lap Data guru 6.0 Buat jadwal pelajaran dan tugas mengajar 7.0 Cetak   Jadwal Pelajaran dan tugas mengajar File Jadwal F. NIlai Kepala Sekolah Arsip guru Biodata guru Biodata guru Lap Data guru Data guru Jadwal pelajaran Walieklas Tugas Mengajar 8.0 Koreksi Hasil Ulangan Pu1,pu2,uts,uas,tugas 9.0 Input nilai UTS, UAS, TUGAS, PU1, PU2 10 Cetak laporan nilai 5.0
Buat dan Cetak data kelas dan Walikelas Data guru Data Kelas dan Walikelas Nilai Siswa
Gambar 1. DFD Sistem Informasi Akademik Yang Diusulkan
Berikut gambar ERD sistem informasi akademik yang dibangun, yang dijadikan dasar pembangunan database :
Mengupdate detail kelas Jadwa Mata Pelajaran Memiliiki Nilai Kelas Memiliki Guru Memiliki Pembagian Kelas Memiliiki Siswa Memiliki Memiliiki Memiliki
Gambar 2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Berikut  adalah  rancangan  struktur  menu  yang  digunakan  pada  program  yang dikembangkan.  Hal  ini  bertujuan  untuk  memudahkan  pemakai  dalam  berhubungan dengan  program.  Struktur  menu  ini  terdiri  dari  menu  utama  yang  terbagi  dalam beberapa sub bagian, agar lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 3. Struktur Menu Program Sistem Informasi Akademik di SMPN 36 Bandung Login Menu Utama Input Proses Kelas Jadwal Pelajaran Nilai Siswa Guru Kelas Mata Pelajaran Output Laporan Data Siswa Laporan Data guru Laporan Data Nilai

## Kesimpulan
Berdasarkan  uraian-uraian  dan  pembahasan  pada  bab  sebelumnya,  maka  dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan di SMPN 36  Bandung pada sistem  yang berjalan masih belum efektif dimana pencatatan data siswa, data guru, data  mata  pelajaran,    penjadwalan  dan  penilaian  siswa  masih  dicatat  dalam pembukuan  sehingga  mudah  rusak  atau  hilang  serta  pembuatan  laporannya memakan waktu lama.
2. Dengan dibangunnya sistem sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung dapat mempermudah  pengelola  bagian  tata  usaha  dalam  melakukan  pengolahan  data siswa, data guru, data mata pelajaran, penjadwalan dan penilaian siswa
3. Dengan  adanya  aplikasi  akademik  ini  dapat  mengurangi  kesalahan-kesalahan  yang diakibatkan  dari  kesalahan  dalam  penginputan  data  serta  mempermudah  dalam pencarian data.
4. Dengan  adanya  implementasi  sistem  informasi  akademik  di  SMPN  36  Bandung, kegiatan-kegiatan  yang  berkaitan  dengan  akademik  tersebut  dapat  berjalan  dengan lebih efektif dan efisien.

## Saran
Dalam sistem ini disadari masih banyak kekurangan dan kelemahan, oleh karena itu untuk pengembangan selanjutnya disarankan: 1. Perlu  adanya  pengembangan  lebih  lanjut,  seperti  sistem  informasi  yang  berbasis Client  Server /  jaringan,  sehingga  penggunaan  sistem  informasi  tersebut  dapat melibatkan bagian-bagian yang lain.
2. Dalam  penggunaan  sistem  yang  terkomputerisasi  ini  diharapkan  selalu  melakukan Back  up data  (berupa  CD),  sehingga  apabila  terjadi  hal-hal  yang  tidak  diinginkan,
seperti harddisk rusak, maka datanya masih ada. 3. Sistem ini masih terbatas pada laporan nilai siswa dan jadwal pelajaran, diharapkan untuk selanjutnya dapat memberikan laporan data-data lainnya yang berkaitan dalam sistem akademik.

## Daftar Pustaka
Al  Fatta  Hanif.  2007. Analisis  &  Perancangan  Sistem  Informasi  untuk    Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern . Yogyakarta: Penerbit Andi.
HM,  Prof.  Dr.  Jogiyanto,  MBA,  Akt.  2005. Analisis  &  Desain  Sistem  Informasi:
Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu.

## Riwayat Penulis
Sintya Sukarta, ST., MT. , lahir di Manado pada tanggal 15 April 1981. Dosen tetap di prodi Sistem Informasi  Universitas  komputer Indonesia.  Alumni Universitas  komputer Indonesia (S1) dan Institut Teknologi Bandung (S2).
Dea  Ramadhanisa  Sukma,  Amd. ,  lahir  di  Bandung  pada  tanggal    15  Maret  1992. Frontliner  di  Bank  Jabar  Banten  (BJB)  Cabang  Garut.  Alumni  Universitas  komputer Indonesia (D3).