## Journal of Computer System and Informatics (JoSYC)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)

## Teknologi Tepat Guna E-Government Kotim Untuk Kependudukan dan Administrasi Umum Studi Kasus Desa Tehang

## Mirendi, Depi Rusda
Fakultas Ilmu Komputer, Sistem Informasi, Universitas Darwan Ali, Sampit, Indonesia Email: 1 mirenditenjek@gmail.com, 2 rusdadepi7@gmail.com Submitted: 08/11/2020 ; Accepted: 21/11/2020 ; Published: 27/11/2020
Abstrak −Desa Tehang merupakan salah satu Desa yang berada di Kecamatan Parenggean. Penyampaian informasi pendataan penduduk dan pelayanan surat keterangan yang di berikan tidak masih belum efektif, dan efisien, dikarenakan informasi dan pelayanan surat keterangan yang diterima oleh masyarakat dan juga kepada masyarakat umum masih belum terkomputerisasi. Dikarenakan pada saat masyarakat desa tehang dan umum melihat informasi desa harus datang kekantor desa tehang untuk melihat  informasi  desa.  Pada  saat  masyarakat  Desa  Tehang  mengajukan  surat  keterangan,  dan  untuk  data  penduduk  yang mengajukan surat keterangan surat tersebut masih tersimpan di dokumen komputer dan belum tersimpan ke sistem. Kendala yang sering dihadapi saat penduduk mengajukan surat keterangan lagi diantaranya adalah hilangnya surat, surat yang di simpan terserang virus sehingga berpengaruh dalam pelayanan kepada masyarakat Desa Tehang. Oleh karena itu, sistem yang akan di buat peneliti adalah sebuah sistem E-government Desa Tehang yang digunakan untuk memberikan pelayanan surat keterangan, pembuatan surat keterangan, surat masuk, surat keluar dan informasi Desa kepada masyarakat Desa Tehang yang dapat diakses oleh masyarakat Desa Tehang, ataupun masyarakat umum.
Kata Kunci: Desa Tehang , E-Government, Pelayanan Publik, Dreamweaver CS4 dan MySQL
Abstract −Tehang Village is one of the villages located in Parenggean District. The delivery of population data collection information  and  certificate  services  provided  is  still  not  ineffective  and  efficient,  because  the  information  and  certificate services  received  by the public  and  also  to  the  general  public  are still  not  computerized.  This  is  because when  the village community is interested and in general viewing village information, they must come to the tehang village office to view village information. When the people of Tehang Village submitted a certificate, and the data for the population who submitted the certificate was still stored in computer documents and had not been saved to the system. The obstacle that often arises when residents submit another letter is a letter, a letter stored by an infected virus so that it affects the service to the people of Tehang Village. Therefore, the system that will make researchers is an E-government system in Tehang Village which is used to provide certificate services, making certificates, incoming letters, outgoing letters and Village information to the people of Tehang Village which can be accessed by the people of Tehang Village, or general public.
Keywords : Tehang Village, E-Government, Public Services, Dreamweaver CS4 and MySQL

## 1. PENDAHULUAN
Sistem informasi kependudukan  merupakan  sistem  yang  mempunyai  peran sangat penting dalam pemerintahan dan pembangunan  penyelengaraan  data kependudukan  yang  diarahkan pada  pemenuhan hak dari setiap warga negara.  E-Government  sebagai  aplikasi  teknologi  komunikasi  dan  informasi  dalam  institusi  publik  mulai diperkenalkan menjelang akhir Abad 20, persisnya pada dekade akhir 1990-an, terutama di negara-negara industri maju yang tergabung dalam Organization for Economic Cooperation and Development (OECD).
Sistem  administrasi  umum  dan  kependudukan  telah  banyak  dikembangkan  oleh  pemerintah  untuk mendukung pelayanan terhadap masyarakat, salah satu media yang dimanfaatkan oleh pemerintah adalah media teknologi  informasi.  Media  ini  banyak  dimanfaatkan  oleh  pemerintah  sehingga  terbentuklah  sebuah  konsep  e- government.  yang  telah  dirancang  untuk  mendukung  sistem  informasi  pemerintahan,  termasuk  di  dalamnya menyangkut  sistem  informasi  kependudukan.  Manfaat  diterapkannya  e-government  pada  setiap  lapisan pemerintahan adalah meningkatkan fungsi pelayanan publik serta meningkatkan kinerja sumber daya manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dari pemerintahan desa sampai ke kota.
Pemanfaatan  teknologi  informasi  untuk  menjadi  bagian  tata  kelola  pemerintahan,  seiring  semakin meluasnya  peningkatan  kebutuhan  akan  ketersediaan  informasi  yang  akurat  dan  cepat.  Menurut  Putro,  (2011). Kemajuan teknologi informasi dijadikan sebagai pemanfaattann jaringan internet, yang memungkinkan orang bisa mengakses dan memperoleh data-data yang tersedia secara bersama-sama melalui jaringan yang saling terhubung. Era globalisasi dan teknologi menjadi semakin mendorong timbulnya kebutuhan informasi yang cepat dan tepat, hal tersebut sangat dirasakan vital bagi masyarakat diberbagai bidang.
Meningkatnya  jumlah  penduduk  setiap  tahunnya,  maka  semakin  banyak  data  yang  harus  dikelola  Staf Kantor Desa,  seperti laporan data penduduk,  permintaan surat keterangan, surat masuk, surat keluar pada aktifitas pelayanan kependudukan. Warga di haruskan mengurus surat surat permohonan yang diinginkan pada kantor desa Tehang dengan mengikuti sejumlah prosedur-prosedur yang berlaku sehingga dalam pembuatan surat keterangan memerlukan waktu banyak.
Terkait hal di atas, pada pendataan penduduk di kantor desa tehang memiliki kendala yaitu data penduduk tidak di inputkan dalam suatu sistem berupa website, Sehingga data penduduk masih berupa berkas atau arsip di microsoft excel. Dalam mencari data penduduk yang ingin membuat surat keterangan dan mengakibatkan proses pelayanan penduduk serta laporan data penduduk yang di perlukan dalam kantor Desa Tehang memerlukan banyak
Volume 2, No. 1, November 2020, Page 120-127 ISSN 2714-8912 (media online)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)
waktu.  Sehingga  prakteknya  ada  pengecekan  data  penduduk  apakah  penduduk  tersebut  telah  terdaftar  sebagai penduduk Desa Tehang. Tentu saja ini mengakibatkan terjadinya kesalahan data penduduk dalam pembuatan surat keterangan yang di perlukan oleh penduduk Desa Tehang. Dari masalah itulah mendasari untuk membuat sistem administrasi yang memberikan media pelayanan dalam pembuatan surat keterangan dan informasi desa yang dapat membantu  masyarakat  Desa  Tehang,  ataupun  masyarakat  umum  dalam  memantau  dan  mengetahui  kegiatan- kegiatan di Desa Tehang.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Diperlukan adanya tempat objek penelitian untuk mengetahui keakuratan data dengan sistematis, proses dilakukan agar data yang diperoleh dapat terintegrasi menjadi suatu bagian yang komplek dan dapat dipertanggungjawabkan kebenaran nya. Di dalam penelitian ini data dapat di peroleh dari sumber sumber berikut:

## 2.1 Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari tempat objek penelitian yaitu dari pihak pihak yang berhubungan dengan data yang diambil

## 2.2 Data Sekunder
Data sekunder yaitu data yang di dapat dari data data yang sudah ada seperti data dari buku sebagai dasar contoh lapangan sebagai pelengkap data primer. Adapun teknik pencarian data data sebagai berikut
a. Wawancara ( Interview )
Pengumpulan  data  dengan  cara  melakukan  tanya jawab  dengan  Staf  Kantor  Desa  Tehang  mengenai  sistem pendataan penduduk, penginputan surat masuk, surat keluar, sistem informasi yang ada di kantor Desa Tehang, seperti  pembuatan  surat  keterangan  kelahiran,  surat  keterangan  kematian,  surat  keterangan  domisili,  surat keterangan pindah, surat keterangan tidak mampu, serta bagaimana menyajikan laporan-laporan data penduduk di Desa Tehang.
b. Observasi  ( Observation )
Pengumpulan  data  dengan  cara  melakukan  pengamatan  langsung  ke  Kantor  Desa  Tehang  dan  mengamati proses pendataan penduduk penginputan surat masuk surat keluar dan pembuatan surat keterangan.
c. Studi pustaka ( Library Research )
Metode  ini  dilakukan  dengan  cara  mengumpulkan,    membaca,    dan  mempelajari  data-data  yang  ada  dari berbagai media,  seperti buku-buku,  hasil karya tulis,  jurnal-jurnal penelitian atau artikel-artikel dari internet yang  berhubungan  dengan  masalah  yang  dibahas.  Dengan  mengunakan  metode  ini,  dilakukan  pencarian  e- book, jurnal maupun artikel di internet, dan  membaca buku Tugas Akhir yang ada pada perpustakaan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  bagian  ini  berisi  analisa,  hasil  serta  pembahasan  dari  topik  penelitian,  yang  bisa  di  buat  terlebih  dahulu metodologi penelitian. Bagian ini juga merepresentasikan penjelasan yang berupa penjelasan, gambar, tabel dan lainnya.

## 3.1 Desain Sistem
Berikut rancangan desain sistem yang diusulkan berupa flowmap

## Journal of Computer System and Informatics (JoSYC)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)
Gambar 1 . Flowmap Sistem Usulan
a. Penduduk masuk ke website e-government Desa Tehang.
b. Penduduk bisa melihat informasi dan berita Desa di website . Jika penduduk ingin membuat surat keterangan akan diminta mengisi form data penduduk, agar bisa login dan dapat bisa masuk ke sistem atau bisa langsung login apabila sudah memiliki akun.
c. Penduduk dapat melakukan permohonana surat keterangan  dengan mengklik form surat keterangan yang ada di website, dan penduduk diminta mengisikan data sesuai dengan data yang sudah ada di sistem.
d. Jika  sudah  selesai  mengisikan  data  penduduk  bisa  melakukan  klik  pada  menu/tombol  kirirm  maka  data permohonan surat keterangan yang di ajukan oleh penduduk telah terkirim ke bagian menu admin/staf kantor desa tehang.
e. Setelah itu staf kantor desa tehang melakukan pengecekan data apakah sudah benar atau belum, jika benar staf kantor desa tehang memprint surat keterangan yang di minta penduduk.

## Journal of Computer System and Informatics (JoSYC)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)
f. Penduduk mendapatkan informasi melalui website desa bahwa surat keterangan yang di ajukan telah selesai dan dapat di ambil di kantor Desa Tehang.
3.2 Rancangan Sistem Dalam Bentuk DFD (Data Flow Diagram)
a. Rancangan Data Flow Diagram
Berikut merupakan rancangan dari data flow diagram.
Gambar 2 . Konteks Diagram

## Journal of Computer System and Informatics (JoSYC)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)

## b. Rancangan Entity Relationship Diagram
Berikut merupakan rancangan ERD
Gambar 4 . ERD( Entity Relationship Diagram )

## Journal of Computer System and Informatics (JoSYC)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)
Gambar 5 . RDM (Relational Data Model)

## 3.1 Implementasi Program
a. Halaman Utama
Berikut  tampilan  ketika  pertama  kali  masuk  mengakses  sistem  dimana  setiap  orang  bisa  bebas  melihat informasi/berita desa, jika penduduk mengajukan surat keterangan maka akan diminta untuk login terlebih dahulu atau buat akun bagi yang belum punya harus daftar sebagai anggota.

## Journal of Computer System and Informatics (JoSYC)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)
b. Penduduk
Penduduk bisa  mengajukan surat keterangan pada menu penduduk yang sudah login, kemudian pada form layanan akan menyediakan surat keterangan yang di perlukan oleh penduduk dan penduduk bisa memberikan kritik dan saran terhdapat kinerja pada kantor Desa Tehang.
Gambar 7 . Tampilan menu user/penduduk

## c. Admin
Admin  mampu  mengelola  semua  data  yang  ada  pada  sistem  diantaranya  ada  menu  Master  yang  didalamnya terdapat (data penduduk data surat keterangan, data surat masuk, data surat keluar, data staf kantor desa, dan pada menu Laporan admin bisa melihat laporan apa saja yang sudah terjadi dalam sistem diantaranya ada (kelahiran, kematian, domisili, pindah, tidak mampu, surat masuk, surat keluar dan staf kantor desa), berikut tampilan pada menu Admin.
Gambar 7 . Tampilan menu admin/staf kantor desa
d. Layanan surat online
Disini penduduk mengisikan data penduduk yang sudah tersimpan di sistem dan memilih jenis surat keterangan yang akan dibuat dan megklik tombol kirim data, maka data yang penduduk kirim akan tersimpan di menu admin
Volume 2, No. 1, November 2020, Page 120-127 ISSN 2714-8912 (media online)

## ISSN 2714-7150 (media cetak)

## 4. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  dapat  diambil  kesimpulan  dengan  adanya  sistem  atau  aplikasi  yang  di  buat,  tujuannya memberikan  kemudahan  kepada  staf  kantor  Desa  Tehang,  dalam  hal  memberikan  pelayanan  informasi  kepada masyarakat Desa Tehang dan Masyarakat umum. Sistem Informasi E-government Desa Tehang berbasis web yang di buat dapat mempermudahkan staf desa tehang dalam melakukan penginputan data penduduk dan menyediakan pelayanan surat online, informasi desa. Menjadi lebih transparant terhadap pembangunan desa melalui aplikasi ini.

## REFERENCES
[1] E. S. Rachman and B. Noviyanto, “Pemanfaatan E-Government Pada Desa Wonokarto Untuk Meningkatkan Akurasi Dan Informasi Potensi Desa,” Technol. Accept. Model , vol. 8, no. 1, pp. 45–50, 2017.
[2] D. S. Hermiyanty, Wandira Ayu Bertin, “Pengelolaan Dana Desa Yang Bersumber Dari Apbn Tahun Anggaran 2015,” J. Chem. Inf. Model. , vol. 8, no. 9, pp. 1–58, 2017.
[3] N. M. Hantoro, “Perubahan Status Desa Menjadi Kelurahan Dalam Sistem Ketatanegaraan,” Kaji. , vol. 18, no. 4, pp. 237–254, 2013, [Online].
[4] Apriyansyah, I. Maullidina, and E. P. Purnomo, “Efektivitas Sistem Informasi Desa (SID) Dalam Pelayanan Publik Di Desa Dlingo, Kecamatan Dlingo, Kabupaten Bantul,” J. Anal. Kebijak. dan Pelayanan Publik , vol. 4, no. 1, pp. 10–24, 2018, [Online].
[5] K.  M.  Selatan  and  M.  L.  Kimbal,  “Kualitas  Pelayanan  Publik  Di  Desa  Lalumpe  Kecamatan  Motoling  Kabupaten Minahasa Selatan,” J. Eksek. , vol. 1, no. 1, 2017.
[6] Daryono  and  Jaryono,  “Pengembangan  Inovasi  Administrasi  Pemerintah  Desa  Model  E-Government  Berbasis Information Technology,” Eko-Regional J. Pembang. Ekon. Wil. , pp. 460–465, 2017.
[7] oman somantri, “Implementasi e-Government Pada Kelurahan Pesurungan Lor Kota Tegal Berbasis Service Oriented Architecture (SOA),” vol. 2, no. 1, pp. 23–29, 2017, doi: 10.31219/osf.io/cnx7r.
[8] M. Selatan, “Kinerja Aparat Desa Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Surat Keterangan Tidak Mampu (Sktm) Di Desa Motoling I Kecamatan Motoling Kabupaten Minahasa Selatan,” J. Polit. , vol. 5, no. 1, pp. 1–20, 2016.
[9] Y. Mayowan, “PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DI DESA (Studi Kasus di Kabupaten Lamongan),” Profit , vol. 10, no. 01, pp. 14–23, 2016, doi: 10.21776/ub.profit.2016.010.01.2.
[10]  A.  Subhan  Rasmudin,  “Metodologi  Perancangan  Sistem  Informasi,”  pp.  1–13,  2017,  [Online].  Available: http://agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3412/Konsep+SI.pdf.
[11]  S. Sugiman, “Pemerintahan Desa,” Binamulia Huk. , vol. 7, no. 1, pp. 82–95, 2018, doi: 10.37893/jbh.v7i1.16.