Peran Penataan Arsip Dinamis Inaktif dalam Mendukung Aktivitas Organisasi di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri

## ABSTRACT
An  organization  that  carries  out  its  functions,  whether  public  or private, will certainly produce records. Records are capturing activities or evidence  of  the  organization's  activities  in  carrying  out  their  functions. Functionally,  there  are  categorized  into  two  types  that  is  records  and archives. Records are files that are directly used by the organization that created  it  for  the  operational  interests  of  the  organization.  While archives are generally no longer used in the operations of the creator's but they have historical value and research value, so they are preserved as archives. As a records, the existence of an inactive records must still be  maintained  according  to  records  rules  because  its  dynamic  nature means  that  the  records  is  still  needed  in  organizational  activities.  In general,  because  the  frequency  of  use  has  decreased  causing  inactive records  to  be  neglected  and  not  even  managed.    In  such  conditions, inactive  records  are  generally  in  an  irregular  state.  This  study  seeks  to explore the condition of inactive records and their role in organizational activities at the Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. This research is descriptive-analytical  with  qualitative  method.  This  research  data collection  includes  observation,  interviews,  and  document-library studies.    The  main  conclusion  of  this  research  is  that  the  condition  of records at Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri is still mixed between records  with  non-records  and  inactive  records  in  irregular  conditions.
The  implementation  of  the  arrangement  of  inactive  records  at Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri has also not gone well because it  is  not  in  accordance  with  the  records  rules  and  records  procedures that apply.

## INTISARI
Suatu  organisasi  yang  menjalankan  fungsinya,  baik  publik  maupun privat,  pasti  akan  menghasilkan  arsip.  Arsip  adalah  rekaman  kegiatan atau  bukti  kegiatan  organisasi  dalam  menjalankan  fungsinya.  Secara fungsional,  arsip  dikategorikan  menjadi  dua  jenis,  yaitu  arsip  dinamis dan  arsip  statis.  Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  langsung  digunakan oleh  organisasi  yang  membuatnya  untuk  kepentingan  operasional organisasi.  Sedangkan  arsip  statis  adalah  arsip  yang  pada  umumnya tidak  lagi  digunakan  dalam  operasional  organisasi  pencipta  tetapi karena  mempunyai  nilai  sejarah  dan  penelitian,  maka  arsip  tersebut dilestarikan  sebagai  arsip  permanen.  Sebagai  arsip  yang  dinamis, keberadaan  arsip  inaktif  tetap  harus  dipertahankan  sesuai  kaidah  arsip karena  sifatnya  yang  dinamis  berarti  arsip  tetap  dibutuhkan  dalam kegiatan organisasi. Pada umumnya karena frekuensi penggunaan yang semakin berkurang menyebabkan arsip inaktif terbengkalai bahkan tidak dikelola. Dalam kondisi demikian, arsip inaktif umumnya dalam keadaan tidak  teratur.  Penelitian  ini  berupaya  untuk  mendeskripsikan  kondisi arsip  inaktif  dan  peranannya  dalam  kegiatan  organisasi  di  Universitas Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri.  Penelitian  ini  bersifat  deskriptif-analitik dengan  metode  kualitatif.  Pengumpulan  data  penelitian  ini  meliputi observasi,  wawancara,  dan  studi  pustaka  dokumen.  Kesimpulan  utama dari  penelitian  ini  adalah  kondisi  arsip  di  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA)  Kediri  masih  tercampur  antara  arsip  dengan  non  arsip  dan arsip  inaktif  dalam  kondisi  tidak  teratur.  Pelaksanaan  penataan  arsip inaktif  di  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  juga  belum  berjalan dengan baik karena tidak sesuai dengan aturan kearsipan dan prosedur kearsipan yang berlaku.

## 1,2 Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
Submitted: 02/10/2022 Received: 31/01/2023
*Correspondence: Sonia Putri Permadani soniaputri@mail.ugm.ac.id
KEYWORDS: arrangement inactive records Universitas Islam Kadiri
KATA KUNCI: penataan arsip dinamis inaktif Universitas Islam Kadiri
1 Sonia Putri Permadani, 2 Waluyo
CITE THIS ARTICLE:
Permadani, S. P., & Waluyo. (2021). Peran
Penataan Arsip Dinamis Inaktif dalam Mendukung Aktivitas Organisasi di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Jurnal Diplomatika, 5(1), 34-45. http:// dx.doi.org/10.22146/ diplomatika.78033

## PENDAHULUAN
Arsip  dinamis  inaktif  adalah  arsip - arsip  yang  frekuensi  penggunaannya  untuk penyelenggaraan  administrasi  sudah  menurun.  Hal  serupa  juga  termuat  dalam  UU Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  dan  PP  28  tahun  2012  yang  menyebutkan bahwa arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Secara teoritis  frekuensi  penggunaan  yang  menurun  tersebut  dapat  mencakup  dua  hal; pertama adalah  arsip  tersebut  masih  digunakan  meskipun  sudah  sangat  jarang;  yang kedua ,  arsip  tersebut  sama  sekali  sudah  tidak  digunakan  dalam  pelaksanaan  kegiatan organisasi,  dan  menunggu  retensinya  berakhir  sesuai  ketentuan  pada  JRA  ( records retention  schedule ).  Menurut  E ncyclopedia  of  Archival  Science ,  keduanya  memiliki terminologi  yang  berbeda;  yang  pertama  disebut  sebagai semi-active ,  sedang  yang kedua disebut inactive records (Duranti & Frank, 2015:587). Dalam konteks Indonesia (berdasarkan  perundang - undangan)  keduanya  disebut  sebagai  arsip  dinamis  inaktif. Berdasarkan  penataannya  terdapat  2  (dua)  jenis  yaitu arsip dinamis  inaktif teratur dan arsip tidak teratur. Arsip dinamis inaktif disebut teratur apabila secara fisik sudah tertata  dalam  sistem  yang  jelas dan  seluruh  kelengkapan  serta  instrumen  kontrol pengelolaan  arsip ( daftar  arsip  dan  jadwal  retensi  arsip)  telah  dimiliki. Sedangkan, arsip  tidak  teratur  merupakan “ arsip-arsip ” yang  selain  secara  fisik  masih  belum teridentifikasi  sistem  penataannya  dan  tidak dilengkapi  instrument  kontrol pengelolaannya ( Rusidi, 2008) .
Untuk arsip dinamis inaktif yang tidak teratur diperlukan proses pengolahan agar arsip tersebut menjadi tertata dan dapat didayagunakan untuk kepentingan organisasi. Ditinjau  dari  peran  penting  arsip  dinamis  inaktif,  maka  mengharuskan  agar  arsip dinamis inaktif dapat dijaga dan dipertahankan keberadaannya, baik dari segi kondisi fisik, maupun isi informasinya. Kondisi fisik arsip perlu dijaga dari segala sesuatu yang dapat  mengakibatkan  kerusakan  dan  kehilangan  arsip.  Arsip  yang  rusak  bisa disebabkan  karena  arsip  tersebut  terlipat,  sobek,  maupun  berkerut.  Informasi  arsip harus dijaga agar arsip tidak diakses oleh sembarang orang yang bisa mengakibatkan bocornya informasi arsip oleh orang yang tidak bertanggung jawab (Musliichah, 2017).
Salah  satu  cara  menjaga  dan  mempertahankan  kondisi  fisik  dan  informasi  arsip dinamis  inaktif  adalah  dengan  melakukan  penataan  arsip.  Seperti  yang  dijelaskan dalam  Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  9  Tahun  2018  Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (2018). Oleh karena itu, penataan arsip dinamis inaktif menjadi salah satu kegiatan penting dalam kegiatan pemeliharaan arsip dinamis inaktif di suatu organisasi. Penataan arsip dinamis inaktif tidak hanya sekedar menata arsip  dalam  sebuah  rak,  tetapi  juga  harus  memperhatikan  tahap  demi  tahap  secara teliti  agar  penataan  arsip  bisa  optimal.  Menurut  Sambas  Ali  (2016:179), “ pada umumnya  arsip  inaktif  dibutuhkan  informasinya  dalam  rangka  penyusunan  atau pelaksanaan kegiatan organisasi ”.
Sebagai  suatu  organisasi  yang  melakukan  aktivitas  menjalankan  fungsinya. Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  dipastikan  menghasilkan  arsip.  UNISKA Kediri  memiliki  6  fakultas  dan  13  program  akademik.  Dengan  bertambahnya  jumlah prodi, arsip semakin bertambah di setiap unitnya, sehingga UNISKA Kediri membentuk Unit  Kearsipan  pada  tahun  2015,  namun  masih  menjadi  bagian  dari  Sekretariat Universitas.  Pada  tahun  2016,  gedung  kearsipan  diresmikan  untuk  mendukung kegiatan kearsipan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip dari setiap unit pengolah  UNISKA  Kediri  berupa  arsip  inaktif.  Penyelengaraan  kearsipan  meliputi kebijakan,  pembinaan  kearsipan,  pengelolaan  kearsipan,  dan  bantuan  kearsipan lainnya.
Berdasarkan  observasi  ditemukan  bahwa  terjadi  penumpukan  arsip  di  ruangan
kearsipan  UNISKA  Kediri.  Sebagian  arsip - arsip  yang  berada  di  UNISKA  Kediri  sudah dikelola  dan  sebagian  belum  dikelola  dengan  baik.  Arsip  yang  berada  di  ruangan kearsipan  UNISKA  Kediri  sebagian  besar  hanya  diletakkan  di  atas  rak  arsip  dan  ada yang  dibiarkan  tergeletak begitu  saja  di  lantai.  Dari  aspek kebersihan  ruangan  sudah cukup  diperhatikan  walaupun  ruang  penyimpanan  belum  dilengkapi  (AC) air conditioner dan  hanya  mempunyai  kipas  angin  yang  mampu  menyerap  debu  pada arsip.  Secara  umum,  kondisi  tersebut  menggambarkan  bahwa  penataan  arsip  di UNISKA  Kediri  masih  sangat  perlu  pembenahan  karena  belum  sesuai  dengan  kaidah kearsipan pedoman tata kearsipan yang berlaku.
Berdasarkan  latar belakang  tersebut,  maka  penelitian ini  hendak mengeksplorasi tentang Peran Penataan Arsip Dinamis Inaktif Dalam Mendukung Aktivitas Organisasi. Secara lebih jelas rumusan masalah akan dirinci dalam pertanyaan penelitian sebagai berikut;
1. Bagaimana mekanisme penataan arsip dinamis inaktif di UNISKA Kediri?
2. Apakah peran arsip inaktif dalam aktivitas organisasi?
3. Kendala  apa  saja  yang  dihadapi  ketika  melakukan  penataan  arsip  di  UNISKA Kediri?.
Tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu,  untuk  menjelaskan  pelaksanaan  penataan    arsip dalam  mendayagunakan  arsip  dinamis  inaktif  di  UNISKA  Kediri.  Untuk  menjelaskan peran  arsip  inaktif  dalam  aktivitas  organisasi  di  UNISKA  Kediri.  Mengidentifikasi kendala  atau  permasalahan  yang  dihadapi  dalam  pelaksanaan  penataan  arsip  di UNISKA Kediri.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus pada bagian  kearsiapan  UNISKA  Kediri.  Menurut  Creswell  (2014),  penelitian  kualitatif ( qualitative  research )  yaitu  pendekatan  yang  dugunakan  untuk  menggali  dan menganalisis  masalah - masalah  sosial  suatu  individu  atau  kelompok.  Data  yang dihasilkan berupa data deskriptif, selanjutnya peneliti menginterpretasikan data hasil penelitian tersebut. Penulisan laporan dipengaruhi oleh pandangan, cara berpikir, dan cara interpretasi penulis sehingga laporan bersifat fleksibel atau tidak baku.
Teknik  pengumpulan  data  meliputi. pertama, observasi  yaitu  melakukan pengamatan  terhadap  proses  dalam  tahapan - tahapan  penataan  arsip  hingga  kendala yang  dihadapi  selama  proses  penataan  arsip.    (UNISKA)  Kediri. Kedua ,  wawancara teknik  ini  digunakan  untuk  menggali  informasi  terkait  kebijaakan,  kondisi  dan implementasi penataan arsip inaktif. Beberapa narasumber yang diwawancarai berasal dari  tingkatan  atau  jabatan  yang  berbeda  yaitu  Ka.  Bag.  TU  dan  Kearsipan,  Kepala Sekretariat  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri,  Kepala  Biro  Administrasi Akademik Kemahasiswaan serta beberapa staff atau pegawai Universitas Islam Kadiri (UNISKA)  Kediri. Ketiga, studi  pustaka - dokumen.  Tenik  Studi  Pustaka - dokumen, merupakan  penelusuran  literatur  dan  dokumen  yang  relevan  dengan  permasalahan penataan arsip dinamis inaktif.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Pengelolaan Arsip di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri

## Jenis, Volume dan Kondisi Arsip
Arsip  inaktif  yang  dikelola  oleh  unit  kearsipan  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA) Kediri  berjumlah  186  boks.  Oleh  karena  itu,  volume  arsip  yang  dimiliki  Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri adalah 35.34 ML.  Jadi perhitungan volume arsip dinamis inaktif sebagai berikut :
Arsip - arsip tersebut yaitu arsip dari tahun 1983 hingga tahun 2021. Arsip - arsip pada tahun  1983  merupakan  arsip  statis  sehingga  dipermanenkan  oleh  karena  itu  arsip - arsip tersebut tersimpan dengan baik di dalam boks dan sampai saat ini masih terawat dan juga dapat dibaca sebagai sumber primer penelitian.

## Sistem Pengelolaan
Dasar  hukum  atau  pedoman  pengelolaan  arsip  di  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA)  Kediri  meliputi;  Undang - undang  Nomor  20  tahun  2003  Tentang  Sistem Pendidikan  Nasional,  Peraturan  Menteri  Pendidikan  Nasional  No  42  Tahun  2006 Tentang  Tata  Persuratan  di  Lingkungan  Departemen  Pendidikan  Nasional,  Undang - undang  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan,  Peraturan  Pemerintah  Republik Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  Tentang  Pelaksanaan  Undang - Undang  Nomor  43 Tahun  2009  Tentang  Kearsipan,  Surat  Keputusan  Rektor  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA)  Kediri  Nomor  301/SK/B.UNSIKA/IX/2017  Tentang  Pedoman  Tata  Naskah Dinas, Surat Keputusan Rektor Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri Nomor 301/ SK/B.UNISKA  /IX/2017  Tentang  Buku  Pedoman  Kearsipan  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA)  Kediri  serta  Surat  Keputusan  Rektor  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA) Kediri  Nomor:  407/SK  /B.UNISKA/XI/2021  Tentang  Pedoman  Jadwal  Retensi  Arsip Dan  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  Arsip  Dinamis  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA) Kediri Tahun 2021.”
Pengelolaan  arsip  aktif  di  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  dimulai  dari pengurusan  surat.  Surat  masuk  dan  keluar  menggunakan  sistem  pencatatan  pada aplikasi  SITASIP.  Surat  masuk  yang  telah  diregistrasi  pada  SITASIP  menghasilkan lembar  disposisi  yang  berguna  sebagai  alat  kendali  surat.  Setelah  arsip  diregistrasi kemudian  didistribusikan  harus  diberkaskan  sebagai  arsip  aktif  berdasarkan klasifikasi.  Pemberkasan  arsip  aktif  dilakukan  melalui  kegiatan  pemeriksaan  arsip, penentuan  indeks,  pengkodean  arsip,  pengelompokkan  berdasarkan  (abjad,  alfabetis, kronologis,  geografis, subjek), pelabelan, pembuatan daftar berkas  dan penyimpanan. Namun  jika  belum  memiliki  sebuah  klasifikasi  maupun  Jadwal  Retensi  Arsip penyimpanan arsip pada pengelompokkan berdasarkan subjek/masalah. Pemberkasan arsip aktif atau pembuatan daftar berkas pada unit pengolah menjadi tanggung jawab pimpinan  unit  dan  dilaksanakan  oleh  petugas  pengolah  arsip  atau  administrator. Kemudian untuk daftar berkas disampaikan ke unit kearsipan paling lama enam bulan setelah  pelaksanaan  kegiatan  setiap  tahun.  Pemberkasan  arsip  aktif  dilakukan  agar fisik  arsip  lebih  tertata,  tersusun,  tidak  mudah  rusak  serta  memudahkan  dalam penemuan kembali arsip. Tahapan Pengelolaan Arsip Aktif Di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri sebagai berikut :
Pemeriksaan Arsip Penentuan Indeks Pengkodean Arsip Pengelompokkan
Arsip Pelabelan Arsip Pembuatan Daftar Berkas Penyimpanan Arsip

## Penataan Arsip Dinamis Inaktif
Arsip  dinamis  inaktif  seharusnya  dikelola  di  unit  kearsipan,  namun  di  UNISKA masih  ditemukan  bahwa  beberapa  arsip  dinamis  yang  dikategorikan  inaktif  masih dikelola  oleh  unit  pengolah.  Hal  ini  dikarenakan  unit  pengolah  masih  menganggap arsip  inaktifnya  bersifat  penting  atau  vital  dan  terkadang  masih  dibutuhkan  oleh pengolah tersebut. Kondisi ini menyebakan arsip - arsip tersebut belum dipindahkan ke Unit  Kearsipan.  Meskipun  demikian  diharapkan  bahwa  unit  pengolah  untuk  menata sesuai aturan Kearsipan di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri.
Pada kegiatan penataan arsip dinamis inaktif di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri,  terdapat  beberapa  sarana  prasarana  yang  dibutuhkan  untuk  mencapai  hasil yang optimal. Sarana dan prasarana penataan arsip dinamis inaktif di Universitas Islam Kadiri  (UNISKA)  Kediri  diantaranya  alat  tulis  kantor,  Kertas  Casing,  boks  arsip,  rak arsip,  lemari  besi,  odner,  paper  clip,  dan  karpet  untuk  duduk.  Sedangkan  untuk prasarananya yaitu record center , terdapat alat pemadam api ( Fire Extinguisher ) dan AC ( air conditioner ).
Penataan  arsip  dinamis  inaktif  dilaksanakan  berdasarkan  Peraturan  Pemerintah Nomor  28  Tahun  2012  Tentang  Pelaksanaan Undang - Undang  Nomor  43  Tahun  2009 Tentang  Kearsipan  pasal  44  ayat  (2)  dan  Keputusan  Rektor  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA)  Kediri  Nomor  301/SK/B.UNISKA/IX/2017  Tentang  Buku  Pedoman Kearsipan Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Pelaksanaan penataan arsip yang dilakukan di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri juga tidak jauh berbeda dengan prosedur  yang  dijabarkan  dalam  dasar  hukum  penataan  arsip.  Berikut  tahapan pelaksanaan  penataan  arsip  dinamis  inaktif  di  UNISKA  Kediri  yaitu  pemilahan  arsip, klasifikasi  arsip,  pemberkasan  arsip  dan  pendeskripsian  arsip,  penoomoran  arsip, pembungkusan  arsip,  penataan  dan  penyimpanan  arsip  dalam  boks,  pemberian  label pada boks, dan pembuatan daftar arsip.
Pemilahan pada arsip ini dilakukan untuk mengetahui atau memeriksa kondisi fisik arsip  dalam  keadaan  rusak,  sobek,  atau  tulisannya  tidak  jelas.  Selain  itu  juga memisahkan arsip yang memiliki duplikasi lebih dari satu. Untuk arsip yang berada di sebelah  kiri,  sedangkan  untuk  yang  non  arsip  di  sebalah  kanan.  Arsip  yang  masih tercampur tersebut di letakkan di atas lantai seperti gambar berikut:
Gambar 1. Tumpukkan arsip dan non arsip yang diletakkan diatas lantai.
(Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 21 April 2022)
Proses  pengklasifikasian  arsip  yang  dilakukan  di  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA) Kediri untuk arsip - arsip inaktif dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan klasifikasi  unit  pengolahnya,  ada  beberapa  klasifikasi  meskipun  seperti  unit  Biro Administrasi  Akademik  Kemahasiswaan  (BAAK)  terdapat  klasifikasi  keuangan  maka akan  tetap  dimasukkan  ke  unit  Biro  Administrasi  Akademik Kemahasiswaan  (BAAK). Jadi klasifikasi arsip keuangan sesuai dengan unitnya. Pola klasifikasi yang diterapkan di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri disusun berdasarkan subjek/masalah yang
mengacu pada peraturan yang berlaku yaitu Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia  Nomor  19  Tahun  2012  Tentang  Pedoman  Penyusunan  Klasifikasi  Arsip. Kode klasifikasi tersebut dapat dilihat pada tabel sebagai berikut :
Tabel 1. Kode Hal Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri

## (Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 21 April 2022)
Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  dalam  melakukan  penataan  arsip dilakukan  dengan  dua  cara  yang  pertama  pendeskripsian  arsip  dinamis  inaktif menggunakan  cara  manual  dengan  langsung  menginput  kedalam  aplikasi Microsoft excel ,  lalu  untuk  selanjutnya  pendeskripsian  arsip  statis  dilakukan  melalui  Sistem  Tata Naskah dan Kearsipan (SITASIP) untuk yang dimasukkan kedalam SITASIP yaitu arsip Pakta  Integritas  milik  perseorangan.  Gambar  mengenai  contoh  format  arsip  pada SITASIP sebagai berikut :

## Gambar 2. Data Arsip pada SITASIP
(Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 30 Mei 2022)
Informasi  arsip  yang  harus  dientri  dalam  SITASIP  memuat  nomor  arsip,  nomor kelompok  arsip,  unit  pengolah,  tanggal  masuk  arsip,  perihal/isi  arsip,  keterangan, klasifikasi, boks, nomor rak, retensi/jangka waktu penyimpanan, sifat arsip, dan jenis arsip.  Setelah  mendeskripsikan  arsip  dinamis  inaktif,  kegiatan  selanjutnya  adalah pemberian  nomor  arsip.  Pemberian  nomor  arsip  dilakukan  langsung  di  bagian  pojok kanan atas pada arsip yang sudah dikelompokkan sesuai dengan tahun pembuatannya.
No. Perihal Kode 1. Akademik AKA 2. Akuntasi AKA 3. Analisis Jabatan AJ 4. Kemahasiswaan MHS 5. Keuangan KEU 6. Kurikulum KR 7. Pendidikan dan Pelatihan PP 8. Penelitian LIT 9. Pengabdian Kepada Masyarakat PKM 10. Perlengkapan LKP 11. Sarana dan Prasarana PS 12. Umum UM 13. Lain - Lain
LL
Kegiatan penomoran harus dilakukan dengan teliti. Nomor berkas inilah yang menjadi acuan  dalam  mencari  arsip,  oleh  karena  itu jika  terjadi  kesalahan  dalam  pemberikan nomor  maka  pencarian  arsip  akan  sulit  dilakukan.  Penomoran  arsip  menggunakan pensil.
Gambar 3. Pemberian Nomor Pada Berkas Arsip (Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 30 Mei 2022)
Arsip - arsip  yang  telah  diinput  di  laptop  atau  komputer  dan  telah  diberi  nomor berkas  kemudian  dibungkus  menggunakan  kertas  pembungkus.  Kegiatan  ini  dapat dilakukan dengan cara melipat kertas pembungkus menjadi empat lipatan, setelah itu arsip  diletakkan  di  salah  satu  lipatan,  kemudian  arsip  tersebut  dibungkus.  Kertas pembungkus  ini  terbuat  dari  bahan  yang  bebas  asam  dengan  tujuan  agar  arsip  yang disimpan  tidak  rusak.  Selain  itu,  pembungkusan  arsip  dilakukan  agar  arsip  tetap menjadi satu kesatuan. Setelah dibungkus, arsip tersebut diikat menggunakan tali rafia agar tidak lepas dari pembungkus. Pada bagian pojok kanan atas kertas pembungkus diberi  stiker  dan  ditulis  nomor  berkas  sesuai  pada  daftar  arsip  inaktif.  Berikut merupakan kondisi arsip yang telah dibungkus menggunakan kertas casing :
Gambar 4. Kondisi arsip yang telah dibungkus dan diberi stiker nomor berkas (Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 21 April 2022)
Arsip  yang  sudah  diberi  nomor  arsip  dimasukkan  ke  dalam  boks  arsip  secara berurutan  sesuai  dengan  nomor  yang  ada  di  kertas casing dan  daftar  arsip  dinamis inaktif.  Arsip  yang  memiliki  nomor  kecil  diletakkan  di  bagian  depan  dan  seterusnya. Kapasitas  boks  arsip  disesuaikan  dengan  tebal  tipisnya  arsip  dinamis  inaktif. Penyimpanan  arsip  ke  dalam  boks  tidak  boleh  terlalu  penuh,  sebaiknya  disisakan selebar  7 - 10  cm  untuk  memudahkan  dalam  pengambilan  arsip  (Basuki,  2003:305). Penyimpanan  arsip  di  dalam  boks  bertujuan  untuk  memperpanjang  usia  arsip  dan untuk menghemat ruang simpan.
Gambar 5. Penataan arsip ke dalam boks (Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 21 April 2022)
Setelah semua arsip sudah dimasukkan ke dalam boks, tahapan selanjutnya yaitu memberikan label pada boks arsip. Pelabelan ini untuk memberikan penjelasan nomor boks,  nomor  berkas,  kode,  serta  tahun  penciptaan.  Pelabelan  boks  berfungsi  sebagai tanda  untuk  mengetahui  kode  permasalahan  apa  yang  disimpan  dan  untuk memudahkan saat penemuan kembali. Label dicetak dengan warna yang berbeda - beda sesuai dengan unit pengolah.
Ada dua puluh tiga warna yang digunakan yaitu, Kuning untuk Unit Ekonomi, Hijau untuk Unit Pertanian, Biru untuk Unit Teknik, Putih untuk Unit KIP, Merah untuk Unit Hukum, Merah Mudah/Pink untuk Unit Pasca, Abu - Abu untuk Unit Sekretariat, Orange untuk Unit LPM, Hijau Tosca untuk Unit LPPM, Ungu Tua untuk Unit Kepegawaian, Biru Laut  untuk  BAU,  Cream  untuk  Unit  BAAK,  Hijau  Muda  untuk  Unit  BKM,  Ungu  Muda untuk Unit Perpustakaan, Kuning Muda untuk Unit Biro SIM, Coklat Muda untuk Unit Yayasan,  Biru  Aqua  Ligter  60%  untuk  Unit  Sarpras,  Abu  Tua  untuk  Unit  Puskom, Kuning Tua untuk Unit Koperasi, Putih untuk arsip Repository, Coklat untuk arsip Usul Musnah,  Toska  Tua  untuk  arsip  SITASIP,  dan  Coklat  Kunir  untuk  arsip  Digitalisasi Arsip.
Setelah  selesai  membuat  label  boks  selanjutnya  adalah  menempelkan  label  boks pada boks arsip sesuai dengan isi boks tersebut. Label boks ditempelkan tepat di kotak label  boks  yang  sudah  disediakan.  Berikut  daftar  warna  boks  arsip  Unit  Kearsipan Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri dan boks arsip yang telah ditata di rak arsip sebagai berikut.
Gambar 6. Daftar Warna Boks Arsip Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri.
(Sumber : Dokumentasi pribadi tanggal 21 April 2022)
Gambar 7. Label pada Boks Arsip Dinamis Inaktif di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri (Sumber: Dokumentasi pribadi tanggal 21 April 2022)
Pembuatan  daftar  arsip  sudah  dimudahkan  ketika  pencatatan  deskripsi  arsip. Melalui  aplikasi Microsoft  Excell arsip  sudah  dikategorikan  sesuai  dengan klasifikasinya  dan  nomor  boks  juga  telah  tersedia.  Daftar  arsip  ini  berguna  sebagai panduan koleksi arsip inaktif yang disimpan Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Daftar arsip juga berguna, jika akan melakukan penyusutan arsip.

## Peran Arsip Inaktif Dalam Aktivitas Organisasi
Arsip di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri berperan sebagai bagian utama dalam  pelaksanaan  fungsi  organisasi  dan  sebagai  bukti  otentik  pelaksanaan  aktivitas serta kinerja organisasi. Universitas Islam Kadiri salah satu universitas swasta di Kediri yang  mempunyai  unit  kearsipan.  Keberadaan  unit  kearsipan  tersebut  sebenarnya dapat  menjadisalah  satu  indikator  kesadaran  organisasi  tersebut  akan  pentingnya arsip.
Namun, berdasarkan indentifikasi pada implemantasi fungsi unit kearsipan di atas ditemukan  bahwa  arsip - arsip  di  UNISKA  masih  banyak  yang  belum  ditata,  atau ditemukan    hanya  disimpan  di  dalam  lemari  dan  tidak  dilakukan  penataan.  Contoh arsip - arsip  yang  diidentifikasi  anatara  lain  adalah  Surat  Keputusan  (SK),  data  dosen, data  mahasiswa,  dan  yang  arsip  yang  berhubungan  dengan  pembangunan  di Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri.  Arsip - arsip  tersebut    masih  banyak  yang tertahan di unit - unit pengolah dan belum dipindahkan ke unit kearsipan. Hal tersebut dapat menyebabkan administrasi menjadi terganggu. Arsip - arsip yang lain terdiri dari bukti  kegiatan  mahasiswa,  kegiatan  unit  pengolah,  kegiatan  rutin,  Laporan Pertanggung jawaban (LPJ) dan laporan pengajian.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  Ibu  Nurul  Sa ’ diyah  pada  tanggal  30  Mei 2022,  Peranan  arsip  inaktif  di  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  yaitu  untuk Akreditasi  Universitas,  AKU  (Anugerah  Kampus  Unggulan),  penelitian  hibah  yang berhubungan  dengan  LPPM,  serta  saat akan melakukan  sertifikasi. Contoh  kasus,  ada beberapa arsip yang tidak ditemukan di SDM kemudian petugas mencarinya pada Unit Kearsipan.  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  juga  melakukan  pelayanan terhadap  dosen  dan  pegawai  untuk  mengajukan  permohonan  jabatan  fungsional  dan kenaikan golongan. Arsip - arsip yang disimpan di unit kearsipan dapat digunakan untuk memberikan kenang - kenangan atas jasa dosen yang telah meninggal, kemudian untuk prosedurnya  yaitu  pegawai  universitas  mencari  data  arsip  yang  bersangkutan  dari arsip - arsip  dapat  diketahui  apa  yang  selama  ini  dikerjakan  oleh beliau  semasa  masih bekerja di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri.

## Kendala  Dalam  Penataan  Arsip  Dinamis  Inaktif  di  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA) Kediri
Berdasarkan  hasil  teknik  pengumpulan  data  merupakan  cara  yang  digunakan dalam  proses  penelitian  untuk  mendapatkan  data - data  di  lapangan,  dalam  penelitian ini  penulis  menggunakan  beberapa  metode  observasi  dan  wawancara.  Beberapa kendala  yang  teridentifikasi  dalam  proses  penataan  arsip  dinamis  inaktif  di  UNISKA adalah sebagai berikut;
Pertama, Kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  di  bidang  Kearsipan  hal  ini berarti  Keterbatasan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  yang  ahli  di  bidang  Kearsipan menjadi hambatan dalam kegiatan penataan arsip, mengingat volume arsip yang ditata dan  diolah  di  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  sangat  banyak  dan  penataan arsip yang dilakukan membutuhkan waktu yang lebih lama;
Kedua , sarana prasarana yang belum memadahi. Kurangnya sarana dan prasarana dapat  menghambat  pengolahan  arsip.  Oleh  karena  itu,  selanjutnya  penulis berkoordinasi  dengan  pengolah  arsip  untuk  membeli  sarana  yang  dirasa  kurang. Selanjutnya  sarana  dan  prasarana  yang  dirasa  kurang  adalah  tidak  adanya  (AC) air conditioner pada record  center .  Dalam  melakukan  penataan  arsip  dinamis  inaktif membuat pengadaan sarana dan prasarana di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri sudah  diperhatikan,  tetapi  di  dalam record  center ini  tidak  mempunyai  (AC) air conditioner dan  hanya  mempunyai  kipas  angin  yang  mampu  menyerap  debu  pada arsip;
Ketiga ,  masih  rendahnya  kesadaran  akan  pentingnya  arsip.  Hal  ini  menjadi  aspek krusial  diberbagai  organisasi.  Terkait  kendala  tersebut,  hal  ini    terjadi  karena kurangnya  monitoring  dan  evaluasi  dari  pihak - pihak  terkait  mengenai  pentingnya arsip.  Upaya  untuk  meningkatkan  kesadaran  terhadap  pentingnya  arsip  masih  perlu dipuyakan bagi setiap pegawai yang ada di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri. Selain  itu  kurangnya  kesadaran  akan  pentingnya  arsip  juga  berdampak  ketika  akan melakukan  kegiatan  penataan  arsip  yang  dilakukan  apabila  setelah  diberikan sosialisasi  dan  BIMTEK  setelah  itu  tidak  dikerjakan  kembali.  Ketika  tidak  dikerjakan harus segera diberikan penekanan untuk menyadarkan arsip, karena di masing - masing unit pengolah apabila tidak memiliki bagian tidak akan membantu dikarenakan bukan menjadi tugasnya.

## KESIMPULAN
Berdasarkan pada pembahasan yang telah dikaji, dapat diambil kesimpulan bahwa kondisi arsip di Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri masih tercampur antara arsip dengan  non  arsip.  Unit  kearsipan  berperan  dalam  melaksanakan  penataan  arsip
dinamis  inaktif  untuk  unit  kerja/unit  pengolah  yang  ada  di  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA)  Kediri.  Pelaksanaan  penataan  arsip  dinamis  inaktif  di  Universitas  Islam Kadiri  (UNISKA)  Kediri  belum  berjalan  dengan  baik  karena  belum  sesuai  dengan pedoman tata kearsipan yang berlaku.
Tahapan  penataan  arsip  dinamis  inaktif  dimulai  dari  pemilahan  antara  arsip  dan non  arsip.  Selanjutnya  klasifikasi  arsip  berdasarkan  unit  pengolahnya.  Selanjutnya yaitu  pemberkasan  arsip  dan  pendeskripsian  arsip  dilakukan  untuk  membuat  daftar arsip berupa kegiatan mencatat atau merekam informasi arsip secara langsung dengan menggunakan  laptop  atau  komputer.  Selanjutnya  dilakukan  pemberian  nomor  pada arsip  dan  pembungkusan  arsip.  Lalu  dilakukan  penataan  dan  penyimpanan  arsip  ke dalam  boks.  Terakhir  yaitu  pemberian  label  pada  boks.  Prosedur  penataan  arsip dinamis  inaktif  di  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  ini  sudah  efektif,  dengan adanya Sistem Tata Naskah dan Kearsipan (SITASIP) yang membantu dan mendukung dalam pelaksanaan penataan arsip.
Arsip  dinamis  inaktif  memiliki  peran  dalam  aktivitas  organisasi  sebagai  pusat ingatan, sumber informasi, dan media pemantauan untuk perencanaan, analisis proses, pengembangan,  perumusan  kebijakan,  pengambilan  keputusan,  pembuatan  laporan, akuntabilitas,  penilaian,  dan  pengendalian.  Kemudian  untuk  peranan  arsip  inaktif  di Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  yaitu  untuk  Akreditasi  Universitas,  AKU (Anugerah Kampus Unggulan), penelitian hibah yang berhubungan dengan LPPM, serta saat  akan  melakukan  sertifikasi.  Contoh  kasus,  ada  beberapa  arsip  yang  tidak ditemukan  di  SDM  kemudian  petugas  mencarinya  pada  Unit  Kearsipan.  Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri juga melakukan pelayanan terhadap dosen dan pegawai untuk mengajukan permohonan jabatan fungsional dan kenaikan golongan.
Dalam  penataan  arsip  dinamis  inaktif  di  UNISKA  mengalami  beberapa  kendala. Kendala pertama kurangnya sumber daya manusia (SDM) di bidang kearsipan sehingga menjadi  kendala  dalam  proses  penataan  arsip  dinamis  inaktif.  Kendala  kedua  yaitu persiapan sarana yang masih kurang kuantitasnya. Selain itu, sarana dan prasarana di record  center juga  kurang  memadai.  Kendala  terakhir  yaitu  kurangnya  kesadaran terhadap pentingnya arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
Basuki,  S.  (2003). Manajemen  Arsip  Dinamis  Pengantar  Memahami  dan  Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta : Greamedia Pustaka Utama.
Creswell,  J.  W.  (2014). Research  Design  :  Qualitative,  Quantitative,  and  Mixed Approaches; Four Edition. United Kingdom : Sage Publications.
Keputusan  Rektor  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri  Nomor  301/SK/ B.UNISKA/IX/2017  Tentang  Buku  Pedoman  Kearsipan  Universitas  Islam  Kadiri (UNISKA) Kediri Tahun 2017. (n.d.).
Keputusan  Rektor  Universitas  Islam  Kadiri  Nomor  :  407/SK/B.UNISKA/XI/2021 Tentang  Pedoman  Jadwal  Retensi  Arsip  Dan  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  Arsip Dinamis Universitas Islam Kadiri (UNISKA) Kediri Tahun 2021. (n.d.).
Musliichah.  (2017). Bunga Rampai Kearsipan . Yogayakarta  :  Gadjah  Mada  University Press.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia  Nomor  19  Tahun  2012  Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. (n.d.).
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia  Nomor  24  Tahun  2011  Tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Perguruan Tinggi. (n.d.).
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional Republik  Indonesia  Nomor  26  Tahun  2011  Tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik. (n.d.).
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  9  Tahun  2018  Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. (n.d.).
Peraturan  Menteri  Pendidikan  Nasional  Nomor  42  Tahun  2006  Tentang  Tatat Persuratan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. (n.d.).
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (n.d.).
Undang - Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistematis Pendidikan Nasional. (n.d.).
Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (n.d.).
Winata,  S.  A.  (2016). Manajemen  Kearsipan  Untuk  Organisasi  Publik,  Bisnis,  Sosial, Politik dan Kemasyarakatan. Bandung : CV Pustaka Setia.
Sumber Web:
Portal  Web  Universitas  Islam  Kadiri  (UNISKA)  Kediri.  (2022).  Sejarah.  Tersedia  di https://www.uniska - kediri.ac.id/page/detail/sejarah - singkat diakses pada Senin, 11 Juli 2022.
Portal  Web  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta.  (2022).  Mengenal
Berbagai Macam Nilai Guna. Tersedia di https://
arsipdanperpustakaan.jogjakota.go.id/article.php?artikel  id=14#:~:text=Secara% 20umum%20nilai%20guna%20arsip,dan%20keuangan%20bagi%20pencipta% 20arsip diakses pada Selasa, 26 Juli 2022
MN.  Abidin.  (2019).  BAB  II  TINJAUAN  PUSTAKA.  http://repository.um - surabaya.ac.id/3636/3/BAB_II.pdf. diakses pada Rabu, 27 Juli 2022.
Rusidi.  2008.  Penanganan  arsip  inaktif  tidak  teratur. 1 – 10. http://dpad.jogjapro v.go.id/article/archive/download/penanganan - arsip - inaktif - tidak - teratur - 69.