INNOVATIVE:  Journal  Of  Social  Science  Research Volume 3 Nomor 4 Tahun 2023 Page 5604-5615 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Strategi Implementasi Pengarsipan Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Dalam Manajemen Operasional (Studi Kasus di PT Industri Nabati Lestari)
Yulia Anggraini 1 ✉ , Nurbaiti 2
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Email : yuliaanggrainii94@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Pengarsipan dokumen dengan pendekatan primitif dan manual di lingkungan perusahaan seperti yang terjadi di PT Industri Nabati Lestari (INL) dapat mengakibatkan masalah dalam manajemen operasional. Dokumen-dokumen  penting  dicetak,  ditandatangani,  difotokopi,  dan  disimpan  dalam  lemari penyimpanan fisik. Selain itu, arsip digital juga dikelola dalam komputer pegawai. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dampak dari pengarsipan manual, menjadikan solusi pengarsipan digital dokumen kontrak berbasis web mengatasi tantangan ini, serta mengevaluasi kontribusi pengelolaan arsip digital pada  komputer  pegawai  terhadap  tantangan  manajemen  dokumen  di  PT  INL  .  Melalui  pendekatan kualitatif  dengan  studi  kasus,  data  dikumpulkan  melalui  wawancara  dan  observasi  terhadap  praktik pengarsipan saat ini. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengarsipan manual mengakibatkan efisiensi rendah,  risiko  kehilangan,  serta  keterbatasan  aksesibilitas.  Selain  itu,  pengelolaan  arsip  digital  yang terfragmentasi pada komputer pegawai juga membawa risiko data hilang dan keterbatasan akses. Solusi pengarsipan  digital  berbasis  web  dapat  meningkatkan  efisiensi  pengelolaan  dokumen,  aksesibilitas informasi, serta keamanan data secara signifikan.
Kata  Kunci: Manajemen  Operasional,  Pengarsipan  Digital,  Dokumen  Kontrak,  Berbasis  Web,  Efisiensi, Keamanan Data PT Industri Nabati Lestari (INL)

## Abstract
Archiving documents using a primitive and manual approach in a corporate environment such as what happened at PT Industri Nabati Lestari (INL) can cause problems in operational management. Important documents are printed, signed, photocopied and stored in a physical storage cabinet. Apart from that, digital archives are also managed on employee computers. This study aims to analyze the impact of manual  filing,  make  digital  archiving  solutions  for  web-based  contract  documents  overcome  this challenge,  and  evaluate  the  contribution  of  managing.  digital  records  on  employee  computers  to document management challenges at PT INL. Through a qualitative approach with case studies, data was collected through interviews and observations of current archiving practices. The research results show that manual filing results in low efficiency, risk of loss, and limited accessibility. In addition, managing fragmented digital records on employee computers also carries the risk of lost data and limited access. Web-based  digital  archiving  solutions  can  significantly  improve  document  management  efficiency, information accessibility, and data security.
Keywords: Operational Management, Digital Archiving, Contract Documents, Web Based, Efficiency, Data Security PT Industri Nabati Lestari (INL)

## PENDAHULUAN
Pada  era  digital  ini,  Perusahaan  di  berbagai  sektor  menghadapi  tuntutan  untuk beradaptasi  dengan  kemajuan  teknologi  guna  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas operasional mereka. Salah satu aspek krusial dalam konteks ini adalah “P engarsipan Digital ” . Pengarsipan  digital  merupakan  suatu  pendekatan  dalam  pengelolaan  dokumen  yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.  Menurut Barthos (2012:1), arsip adalah catatan tertulis yang berisi informasi tentang suatu obyek atau peristiwa, termasuk gambar dan bagan, yang diciptakan untuk membantu orang dalam mengingatnya.
Pada masa peradaban Cina Kuno, Yunani Kuno, dan Romawi Kuno, kegiatan kearsipan berkembang  pesat,  terutama  sejak  teknologi  pembuatan  kertas  ditemukan  di  Cina  dan bersamaan  dengan perkembangan  perpustakaan. Pada periode ini,  istilah “arsip”  belum dikenal, dan digantikan dengan istilah Latin “tabularia” ( Margaret, 2010).
Istilah “arsip” (archive) pertama kali diperkenalkan pada awal abad ke -17 di Inggris. Kemudian, di pertengahan abad ke- 18, istilah “arsipis” (archivist) muncul, mengacu pada individu  atau  lembaga  yang  bertanggung  jawab  dalam  aktivitas  kearsipan.  Istilah  ini kemudian menjadi baku dan digunakan hingga saat ini (Archive, 2005).
Ahmad Al-Qalqayandi, yang dikenal sebagai tokoh ilmu arsip dalam peradaban Islam, menguraikan pentingnya manajemen dan administrasi arsip dalam bukunya yang berjudul “Ma’atsir al - Inafah fi Ma’alim al - Khilafah” (Peran Arsip di Alam Kekhalifahan). Dalam konteks ini, istilah yang digunakan untuk kegiatan arsip disebut “inafah” (Sasongko, 2011).
Dalam era revolusi industri 4.0 yang ditandai oleh kemajuan teknologi informasi dan tuntutan  masyarakat  untuk  kesederhanaan  dan  kecepatan,  perkembangan  arsip menghadapi  tantangan  yang  signifikan.  Salah  satu  tantangan  utamanya  adalah menerapkan revolusi arsip melalui digitalisasi sistem.
PT  Industri  Nabati  Lestari  (INL)  sebagai  perusahaan  manufaktur  memiliki  banyak dokumen kontrak yang memerlukan pengarsipan efisien dan mudah diakses. Oleh karena itu,  implementasi  manajemen  operasional  pada  pengarsipan  digital  dokumen  kontrak berbasis web menjadi penting untuk memastikan proses yang efisien dan transparan.
Berkat perkembangan teknologi  komputerisasi  dan  internet, kita  sekarang memiliki kemampuan  untuk  mengakses  dan  berbagi  informasi  secara  bebas,  tanpa  terikat  oleh batasan  ruang  dan  waktu,  sehingga  memungkinkan  kita  untuk  mendapatkan  akses  ke berbagai jenis informasi kapan pun dan di mana pun
Perusahaan PT Industri Nabati Lestari (INL) berfokus pada pengolahan minyak kelapa sawit  (CPO)  menjadi  produk  turunannya  melalui  proses  refinery  dan  fraksinasi  dengan kapasitas produksi sebesar 600.000 ton per tahun. Sayangnya, pengarsipan dokumen di perusahaan ini masih mengandalkan metode yang primitif dan manual. Dokumen dicetak, ditandatangani, kemudian difotokopi dan disimpan dalam lemari penyimpanan. Metode ini memiliki  potensi risiko kerusakan, kehilangan akibat berbagai faktor,  seperti  kecelakaan, kelalaian  manusia,  dan  kerusakan  akibat  waktu.  Selain  itu,  proses  pencarian  dokumen menjadi lebih lambat ketika dibutuhkan dengan cepat, seperti untuk keperluan pemeriksaan oleh BPKRI atau ITJEN.
Dalam  situasi  ini,  dengan  bertambahnya  jumlah  dokumen  penting  yang  dimiliki perusahaan,  ruang  penyimpanan  semakin  terbatas,  sehingga  perusahaan  harus meluangkan ruang tambahan untuk menyimpan arsip dokumen.
Penelitian  sebelumnya  yang  berhubungan  dengan  dampak  digitalisasi  sistem terhadap efisiensi kerja telah dilakukan oleh Sintra dan Sri (2016). Hasil penelitian mereka menunjukkan  bahwa  pengelolaan  arsip  elektronik  atau  digital,  khususnya  dalam  hal memindahkan  dokumen,  menyimpan  dokumen,  dan  mengindeks  dokumen,  memiliki pengaruh  yang  signifikan  terhadap  efisiensi  kerja  karyawan  di  PT.  ABC  Batam.  Namun, indikator  mengontrol  akses  dokumen  tidak  mempengaruhi  efisiensi  secara  signifikan. Demikian  pula,  penelitian  oleh  Valine  Mei  Maengkom  (2015)  menemukan  bahwa pengelolaan  arsip  digital  memiliki  pengaruh  positif  yang  kuat  terhadap  efisiensi  kerja Pegawai  Negeri  Sipil  di  Kantor  Perwakilan  Badan  Pengawasan  Keuangan  Dan Pembangunan Propinsi Sulawesi Utara. Hasil penelitian Istiqomah (2015) juga menunjukkan
bahwa pengelolaan arsip memiliki dampak signifikan pada efisiensi kerja di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tanjung Pinang.
Dari latar belakang yang telah dijelaskan, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip digital memiliki dampak positif dan signifikan terhadap efisiensi kerja karyawan, sedangkan pengarsipan  manual  memiliki  sejumlah  keterbatasan,  termasuk  risiko  kerusakan, kehilangan, dan keterbatasan ruang penyimpanan. Penelitian ini akan fokus pada analisis dampak dari pengarsipan manual, menjadikan solusi pengarsipan digital dokumen kontrak berbasis  web  mengatasi  tantangan  ini,  serta  mengevaluasi  kontribusi  pengelolaan  arsip digital  pada  komputer  pegawai  terhadap  tantangan  manajemen  dokumen  di  PT  INL. Selanjutnya penulis tertarik untuk mengangkat judul “ Strategi Implementasi Pengarsipan Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Dalam Manajemen Operasional (Studi Kasus Di PT Industri Nabati Lestari)”

## Pentingnya Pengarsipan Digital dalam Manajemen Operasional
Menurut Glossary of Library tahun 2009, arsip  didefinisikan sebagai koleksi catatan bersejarah yang tertulis pada berbagai jenis media dan tersimpan dengan sistem tertentu. Catatan bersejarah ini dapat berupa dokumen yang memiliki nilai legal dan formal, yang mencerminkan sejarah administratif, aktivitas komersial/bisnis, serta aspek sosial dan politik individu atau organisasi (Galbraith, 1948).
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  telah  mengembangkan  perangkat  lunak bernama Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), yang dirancang untuk digunakan oleh lembaga-lembaga  di  bawah  naungan  ANRI,  BUMN,  BUMD,  dan  perguruan  tinggi.  SIKD memungkinkan  pengelolaan  arsip  digital  tanpa  perlu  lagi  melibatkan  proses  fisik, menggantikannya dengan penggunaan layanan internet melalui berbagai media (Fitriana, 2017).
Sugiarto (2005) menjelaskan bahwa sistem kearsipan digital pada dasarnya mengikuti konsep  yang  mirip  dengan  teknik  kearsipan  tradisional.  Dalam  kearsipan  tradisional, dokumen-dokumen  penting  disimpan  dalam  kabinet  fisik,  sementara  dalam  sistem kearsipan berbasis komputer ini, terdapat kabinet virtual yang berisi map virtual.
Terry Kuny (2001) mendefinisikan digitalisasi sebagai proses menerjemahkan informasi, seperti buku, rekaman suara, gambar, atau video, menjadi serangkaian bit. Bit adalah unit dasar  informasi  dalam  komputer.  Sementara  menurut  Marilyn  Deegan  (2002),  digitisasi adalah proses mengubah berbagai bentuk  dokumen cetak atau lainnya menjadi format digital.
Dalam  pemerintahan,  digunakan  Sistem  Pemerintahan  Berbasis  Elektronik  (SPBE), yang  esensinya  berkaitan  dengan  penggunaan  surat-menyurat  elektronik,  pendaftaran, penyusunan hasil, dan penerbitan sertifikat (Encep, 2019).
Dalam  konteks  manajemen  operasional,  pengarsipan  digital  dapat  mempercepat akses informasi, meningkatkan efisiensi proses, dan meminimalkan risiko kehilangan dan kerusakan dokumen.
Pengarsipan  digital  memiliki  peran  yang  sangat  penting  dalam  manajemen operasional  perusahaan.  Beberapa  alasan  mengapa  pengarsipan  digital  menjadi  kunci dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen operasional:

## 1) Aksesibilitas yang Mudah
Dengan pengelolaan arsip digital, dokumen dan informasi menjadi dapat diakses dari berbagai lokasi dan kapan saja, selama terdapat akses internet. Ini memungkinkan karyawan untuk mengakses data yang mereka butuhkan tanpa harus berada di kantor fisik. Ini sangat berguna dalam situasi kerja jarak jauh (remote) atau saat bepergian.
2) Efisiensi Pencarian
Sistem pengarsipan digital biasanya memiliki fitur pencarian yang canggih. Hal ini memungkinkan  pengguna  untuk  menemukan  dokumen  dengan  cepat  dan  akurat dengan menggunakan kata kunci atau kriteria lainnya. Dalam manajemen operasional, kemampuan untuk menemukan informasi secara efisien sangat berharga.

## 3) Penghematan Ruang
Pengarsipan  digital  menghilangkan  kebutuhan  akan  ruang  penyimpanan  fisik yang besar untuk dokumen dan arsip. Ini dapat menghemat biaya sewa atau pembelian ruang fisik serta mengurangi kebutuhan akan peralatan penyimpanan seperti lemari dan rak.
4) Keamanan Data
Dokumen-dokumen digital dapat dilindungi dengan langkah-langkah keamanan yang canggih seperti enkripsi  dan  otentikasi ganda. Hal  ini menjaga kerahasiaan dan integritas data, mengurangi risiko hilangnya dokumen atau akses yang tidak sah.

## 5) Kolaborasi yang Lebih Baik
Pengarsipan digital memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif antara tim yang berbeda lokasi atau departemen. Kolaborasi pada dokumen yang sama secara simultan dan berbagi informasi secara langsung dapat meningkatkan produktivitas kerja.
6) Audit dan Kepatuhan
Dalam beberapa industri, seperti keuangan atau perawatan kesehatan, terdapat persyaratan  yang  ketat  terkait  dengan  pengarsipan  dan  retensi  dokumen.  Sistem
manajemen  arsip  digital  dapat  mengotomatisasi  proses  ini  dan  memastikan  bahwa perusahaan tetap sesuai dengan peraturan yang berlaku.

## 7) Pengurangan Risiko
Dengan  pengarsipan  digital,  risiko  kerusakan  atau  kehilangan  dokumen  fisik akibat kebakaran, banjir, atau kecelakaan dapat diminimalkan. Backup data yang teratur juga menjaga dokumen tetap aman dari ancaman kehilangan.

## 8) Efisiensi Proses
Pengarsipan digital juga dapat terintegrasi dengan proses bisnis yang ada, seperti otomatisasi  aliran  kerja  (workflow).  Hal  ini  dapat  mengurangi  waktu  yang  diperlukan untuk  menyelesaikan  tugas-tugas  khusus,  serta  meningkatkan  efisiensi  operasional secara menyeluruh.
Dengan  semua  manfaat  ini,  pengarsipan  digital  bukan  hanya  tentang  menghemat waktu  dan  biaya,  tetapi  juga  tentang  meningkatkan  kemampuan  perusahaan  untuk beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang terus berubah dan bersaing dalam era digital.

## Dampak Negatif Pengarsipan Manual
Sutirman  (2015)  berargumen  bahwa  pengelolaan  arsip  secara  manual  yang  telah diterapkan  sebelumnya  memiliki  beberapa  kelemahan,  seperti  kebutuhan  akan  ruang penyimpanan  yang  luas,  risiko  kerusakan  arsip  akibat  bencana,  ketergantungan  pada jumlah  tenaga  kerja  yang  besar,  dan  waktu  yang  diperlukan  untuk  mencari  kembali dokumen yang lama.
Pengarsipan manual semakin jarang digunakan saat ini karena arsip yang disimpan dengan  metode  manual  cenderung  mengalami  kerusakan  seiring  berjalannya  waktu, bahkan jika dirawat dan dipulihkan secara maksimal. Setiap bahan yang digunakan untuk menyimpan informasi memiliki umur tertentu yang dapat menyebabkan kerusakan atau kehilangan  data.  Oleh  karena  itu,  perusahaan  harus  mencari  solusi  efisien  dalam pengelolaan arsip.
Pengarsipan  manual  memiliki  sejumlah  dampak  negatif  yang  dapat  memengaruhi operasional perusahaan, diantaranya:

## 1) Efisiensi Rendah
Proses pengarsipan manual biasanya memerlukan waktu lebih lama. Pencetakan, tanda tangan, fotokopi, dan penyimpanan fisik dokumen memerlukan upaya manusia yang signifikan, yang dapat menghambat aliran kerja dan memperlambat proses bisnis.
2) Risiko Kehilangan
Manusia bisa melakukan kesalahan, dan dokumen fisik bisa hilang akibat kelalaian atau  ketidaksengajaan.  Hal  ini  dapat  mengakibatkan  ketidakmampuan  untuk menemukan kembali dokumen yang sangat penting. Selain itu, dokumen fisik bisa rentan terhadap akses yang tidak sah atau pencurian. Meskipun beberapa dokumen mungkin memiliki pengamanan fisik, risiko tetap ada.
Dokumen  fisik  juga  rentan  terhadap  kerusakan  fisik  seperti  kelembaban, kebakaran, atau bahkan kehilangan. Dokumen  yang rusak atau hilang  dapat memiliki dampak serius pada bisnis, terutama jika dokumen tersebut memiliki nilai penting.

## 3) Keterbatasan Aksesibilitas
Pengarsipan  manual  akan  lebih  sulit  jika  dokumen  yang  disimpan  secara  fisik hanya dapat diakses di lokasi fisik tempat mereka disimpan. Hal ini dapat menyulitkan akses untuk tim yang bekerja jarak jauh atau memerlukan akses cepat saat tidak berada di kantor, dan rekan kerja atau pihak luar bisa menjadi lebih sulit dengan pengarsipan manual ini. Dokumen fisik perlu dicetak atau dikirimkan secara fisik, yang memerlukan waktu dan biaya tambahan.
Kesulitan mencari kembali dokumen  dalam arsip fisik bisa menjadi tugas yang memakan  waktu.  Tanpa  sistem  pencarian  yang  efektif,  karyawan  mungkin  harus menghabiskan waktu yang signifikan untuk menemukan dokumen yang diperlukan.

## 4) Biaya Penyimpanan
Pengarsipan  manual  memerlukan  ruang  penyimpanan  fisik  yang  dapat menghasilkan biaya tambahan, baik dalam bentuk sewa ruang atau pembelian peralatan penyimpanan seperti lemari dan rak.
Dengan mempertimbangkan dampak-dampak negatif ini, banyak perusahaan beralih ke pengarsipan digital sebagai solusi untuk mengatasi masalah efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas  dalam  manajemen  dokumen  mereka.  Pengarsipan  digital  dapat  mengatasi sebagian besar masalah ini dan meningkatkan produktivitas serta keamanan operasional perusahaan.
Manfaat Pengarsipan Digital
Pengarsipan digital memberikan sejumlah manfaat yang signifikan dalam pengelolaan dokumen  dan  operasional  perusahaan.  Berikut  adalah  beberapa  manfaat  utama  dari pengarsipan digital:

## 1) Efisiensi Pencarian
Dengan sistem pengarsipan  digital, dokumen dapat dicari dan diakses dengan cepat menggunakan fitur pencarian. Ini menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk mencari dokumen secara manual.

## 2) Aksesibilitas Universal
Dokumen yang disimpan dalam bentuk digital dapat diakses dari berbagai lokasi dan kapan saja, selama terdapat koneksi internet. Ini memfasilitasi kolaborasi tim yang lebih baik dan memungkinkan akses informasi secara real-time, bahkan saat bekerja jarak jauh.

## 3) Keamanan Data
Pengarsipan  digital  memungkinkan  tingkat  keamanan  yang  tinggi,  termasuk enkripsi data dan pengaturan izin akses. Ini melindungi dokumen dan data dari risiko kerusakan fisik dan akses yang tidak sah.

## 4) Penghematan Ruang dan Biaya
Dengan  menghilangkan  kebutuhan  akan  ruang  fisik  untuk  penyimpanan dokumen,  perusahaan  dapat  menghemat  biaya  penyewaan  ruang  dan  ruang penyimpanan  fisik.  Ini  juga  membantu  mengurangi  kerumitan  dalam  pemeliharaan peralatan penyimpanan fisik seperti lemari atau rak.
Pengarsipan  digital  memberikan  perubahan  signifikan  dalam  bagaimana  dokumen dan data dikelola, dengan mengoptimalkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan.

## METODE PENELITIAN
Artikel  ini  ditulis  oleh  penulis  menggunakan  metode  deskriptif  kualitatif.  Metode penelitian deskriptif kualitatif bertujuan untuk menggambarkan situasi yang diamati pada saat penelitian dilakukan, sebagaimana dijelaskan oleh Mukhtar (2013: 28).
Pengumpulan  data  penelitian  dilakukan  melalui  wawancara  mendalam,  tinjauan literatur,  serta  observasi  langsung  terhadap  proses  pengarsipan  di  kantor.  Selain  itu, dokumen-dokumen terkait implementasi pengarsipan digital juga dianalisis. Proses studi literatur  mencakup  pengumpulan  dokumen,  baik  cetak  maupun  digital,  yang  relevan dengan topik yang sedang diteliti. Selain itu, pertanyaan mendalam diajukan kepada pihak yang terlibat dalam penelitian, termasuk Kepala Legal Service Business Development Officer PT INL dan koleganya, serta rekan dari Corporate Secretary PT INL.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengarsipan Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web
Pengarsipan  digital  dokumen  kontrak  berbasis  web  adalah  langkah  penting  dalam mengatasi tantangan pengarsipan manual dan membawa manfaat besar dalam manajemen operasional perusahaan. Dibawah ini analisis tentang bagaimana pengarsipan digital seperti ini mengatasi masalah dan memberikan manfaat:

## 1) Mengatasi Tantangan Arsip Manual
a. Efisiensi Pencarian
Dalam pengarsipan manual, pencarian dokumen kontrak seringkali memerlukan waktu yang lama dan upaya manusia yang besar. Dalam pengarsipan digital berbasis web, pengguna dapat dengan cepat mencari dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, atau  kriteria  lainnya.  Ini  mengatasi  masalah  pencarian  yang  sulit  dan  meningkatkan efisiensi.
b. Ruang Penyimpanan
Pengarsipan manual memerlukan ruang penyimpanan fisik yang signifikan. Dalam pengarsipan digital, ruang fisik tersebut tidak diperlukan, sehingga mengatasi masalah ruang penyimpanan yang semakin berkurang.

## c. Keamanan Data
Dokumen fisik rentan terhadap risiko kerusakan fisik seperti kebakaran atau banjir. Dalam pengarsipan digital, dokumen disimpan dengan aman secara elektronik dan dapat di-backup secara teratur, mengatasi risiko kerusakan.

## 2) Manfaat dalam Manajemen Operasional
a. Aksesibilitas Universal
Dokumen kontrak dapat diakses secara fleksibel, dari berbagai lokasi dan kapan saja, selama terdapat koneksi internet. Ini memungkinkan tim yang bekerja dari lokasi yang berbeda untuk mengakses dokumen tanpa hambatan, memfasilitasi kerja jarak jauh dan kolaborasi yang lebih baik.
b. Keamanan Data
Dokumen digital dapat dienkripsi dan dilindungi dengan kontrol izin akses yang ketat. Ini meningkatkan keamanan data dan melindungi informasi yang sensitif.
c. Kolaborasi yang Lebih Baik
Pengarsipan digital berbasis web memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik. Tim  dapat  dengan  mudah  berbagi  dan  mengedit  dokumen  bersama  secara  online, memungkinkan proses kerja yang lebih kolaboratif dan efektif.
d. Integrasi Proses Bisnis
Dokumen  kontrak  yang  disimpan  dalam  sistem  pengarsipan  digital  dapat diintegrasikan dengan proses bisnis lainnya, termasuk otomatisasi aliran kerja (workflow). Ini mempercepat proses bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional.
e. Kepatuhan dan Audit
Pengarsipan digital dapat mencatat semua aktivitas yang terkait dengan dokumen kontrak,  memungkinkan  perusahaan  untuk  memenuhi  persyaratan  kepatuhan  dan memberikan jejak audit yang jelas.
Hasil  penelitian  ini  menggambarkan  dampak  negatif  dari  pengarsipan  manual terhadap efisiensi dan efektivitas operasional PT Industri Nabati Lestari (INL), seperti:

## 1) Penurunan Efisiensi Operasional
Karyawan  di  PT  INL  sering  kali  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  dalam pencarian dokumen kontrak yang dibutuhkan. Ini menciptakan hambatan serius dalam aliran kerja harian. Selanjutnya, Penyimpanan dokumen kontrak pada komputer pegawai menghasilkan  keberadaan  beberapa  sumber  data  terpisah,  yang  dapat  mengganggu manajemen keseluruhan dokumen dan menyulitkan pencarian dan aksesibilitas.
2) Penggunaan Sumber Daya yang Tidak Efisien
Adanya  ruang  kerja  yang  sangat  sempit  akibat  banyaknya  lemari-lemari penyimpanan arsip dokumen kontrak yang ada di kantor INL, yang menjadikan pegawai kurang nyaman dengan keadaan kantor yang sedikit sempit.

## 3) Risiko Kerusakan atau Kehilangan Data
Selama beberapa tahun terakhir, PT INL mengalami kehilangan data, yang dimana banyaknya dokumen kontrak yang terselip akibat salah penyusunan nomor surat. Dan itu menjadi akibat kehilangan dokumen-dokumen yang ada di lemari penyimpanan.
4) Dampak Finansial
Perusahaan menghabiskan lebih dari $10.000 per tahun hanya untuk pencetakan dan fotokopi dokumen kontrak, tanpa memperhitungkan biaya ruang penyimpanan fisik dan biaya lain yang terkait dengan pengarsipan manual.
Hasil  penelitian  mencatat  dampak  negatif  secara  konkret  dari  pengarsipan  manual terhadap operasional PT INL, yang mengakibatkan efisiensi rendah, risiko kehilangan, serta keterbatasan  aksesibilitas.  Selain  itu,  pengelolaan  arsip  digital  yang  terfragmentasi  pada komputer pegawai juga membawa risiko data hilang dan keterbatasan akses.
Dalam  keseluruhan,  pengarsipan  digital  dokumen  kontrak  berbasis  web  adalah langkah penting dalam mengatasi tantangan pengarsipan manual, meningkatkan efisiensi operasional, dan menghadirkan manfaat besar dalam manajemen operasional perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih adaptif, efisien, dan aman dalam mengelola dokumen dan informasi.

## SIMPULAN
Pengarsipan dokumen  yang primitif dan manual  di PT Industri Nabati Lestari (INL) memberikan  dampak  negatif  terhadap  efisiensi  dan  efektivitas  manajemen  operasional perusahaan. Risiko kerusakan, kehilangan, dan keterbatasan aksesibilitas menjadi tantangan utama  di  perusahaan  ini.  Pengarsipan  digital  dokumen  kontrak  berbasis  web  muncul sebagai solusi yang potensial dalam mengatasi tantangan di PT Industri Nabati Lestari (INL).
Dengan penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa pengarsipan digital memiliki manfaat yang efisiensi dalam pencarian, aksesibilitas universal, dan keamanan data. Keuntungan- keuntungan ini berpotensi membawa perubahan signifikan dalam manajemen operasional PT INL.

## DAFTAR PUSTAKA
"archive, n.". Oxford English Dictionary (3rd ed.). Oxford University Press. September 2005.
" Glossary of Library and Internet Terms". University of South Dakota Library. Archived from the original on 10 March 2009. Retrieved 30 April 2007
Agung Sasongko, “ Begini Kearsipan di Masa Kekhalifahan ”, dalam Republika, 13 Februari 2019
Barthos, Basir 2012. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Bumi Aksara
Deegan, Marilyn dan Simon Tanner. 2002. Digital Futures: Strategies For The Information Age. London Library Association Publishing
Encep Supriatna, Digitalisasi Arsip Dinamis, UPI, 2019
Fitriana  Tjiptasari,  “ Perceived  Usefulness  (Persepsi  Kegunaan)  Pengelolaan  Arsip  Digital Menggunakan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)”, dalam Jurnal  Kajian Informasi & Perpustakaan, Vol. 5, No. 2 (Desember 2017), hal. 113
Galbraith, V. H. (1948). Studies in the Public Records. London. hal. 3
Istiqomah, 2015. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pada Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang. Naskah Publikasi. Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang.
Procter,  Margaret  (2010). "What's  an  'archivist'?  Some  nineteenth-century  perspectives". Journal of the Society of Archivists. 31 (1): hal. 15 – 27
Sintra dan Sri. 2016. Pengelolaan Arsip Elektronik Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan Bagian Staf Kantor Pada PT ABC di Batam. Jurnal Inovasi dan Bisnis, Vol. 4, No. 1, Juni 2016, hlm. 67-79.
Sugiarto, Agus & Wahyono, Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari e Ke Basis Komputer. Jogjakarta : Penerbit Gava Media.
Terry Kuni. 2001. Digital Libraries. London : The MIT Press.
Valine  Mei  Maengkom.  2015. Pengaruh  Pengelolaan  Kearsipan  Terhadap  Efisiensi  Kerja Pegawai  Negeri  Sipil  Di  Kantor  Perwakilan  Badan  Pengawasan  Keuangan  Dan Pembangunan Propinsi Sulawesi Utara. JAP No.31 Vol III 2015. hlm. 1-11.