## SISTEM INFORMASI KEARSIPAN POLITEKNIK NEGERI PADANG BERBASIS WEB

## Oleh :
Rasyidah, Yulherniwati, Ronal Hadi, Meri Azmi
Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang ronalhadi@yahoo.com

## ABSTRACT
The resulting of system is a web based application executed, it can be accessed by many users at the same time trough each on computer from browser by accessing the specified address.  The  users  of  this  system  consists  of  a head,  department  chairman,  the  general secretary of the department and administration of department, this system is build using PHP programming language and MySql database server. Advantages of this system is that it  can  save  paper  (paperless)  and  storage physical  space.  On  this  system  can  monitor incoming mail, incoming mail was processed, outgoing mail and letters that have been in the disposition that is in Polytecnic with available in online then this system becomes more effective performance and efficiently
Keywords : web based application,PHP, MySql

## PENDAHULUAN
Latar Belakang
Politeknik
Negeri Padang administrasi  pengarsipan  surat  masih dilakukan  secara  manual  karena  data yang  diproses  masih  berupa  dokumen.
Ini  beresiko  dokumen  yang  hilang, dokumen tidak bisa dilacak keberadaannya  setelah  dikirimkan  dan memakan  waktu  yang  lama  karena proses  birokrasi  yang  ada.  Karena  itu perlu  dibangun  suatu  sistem  untuk pengelolaan  dan  pengarsipan  berkas- berkas  surat  yang  berupa  aplikasi berbasis web. Sehingga proses administrasi  tersebut  mengarah  ke paperless-work  system, yaitu  segala aktivitas  persuratan  yang  masih dilakukan dengan cara verifikasi manual dapat  di  gantikan  dengan  verifikasi elektronik.  Namun  pada  tahap  awal masih  dilakukan  pengarsipan  dokumen fisik  yang  dilengkapi  dengan  hasil  scan
dan  data  arsip  yang    terintegrasi  dalam basisdata  di  server.  Dengan  demikian dapat  memudahkan  dalam    pencarian arsip.  Disamping  itu  juga  dilengkapi dengan  adanya  notifikasi  tentang  surat masuk atau disposisi kepada penerima.

## Tujuan
1.Dapat  memudahkan  tugas  sekretariat dan  administrasi  jurusan  dalam  hal surat  menyurat.  Sehingga  pekerjaan yang  sebelumnya  dilakukan  secara manual  bisa  lebih  efisien  dan terkomputerisasi dengan baik.
2. Routing surat  dan monitoring surat dapat  memudahkan sekretariat  dalam memanajemen surat menyurat secara teratur  dan  juga  memudahkan pimpinan
dalam mengawasi kelancaran administrasi kearsipan .

## METODOLOGI PENELITIAN
Sistem  Informasi  Kearsipan  Politeknik Negeri  Padang ini  dilakukan  dengan tahap-tahap sebagai berikut : - Studi Pustaka
- Analisis Kebutuhan - Perancangan - Implementasi - Pengujian - Perbaikan - Publikasi
- Pembuatan laporan Berikut adalah penjelasan masing- masing tahap :
1. Studi Pustaka
Studi  Pustaka  dilakukan  untuk mengumpulkan  dan  mempelajari referensi  dan  teori-teori  pendukung yang berkaitan dengan aplikasi yang akan dibangun.
2. Analisis Kebutuhan
Analisis
kebutuhan untuk mengetahui  kebutuhan  fungsional dan non fungsional yang diinginkan dari sistem ini.

## 3. Perancangan
Perancangan
terdiri dari perancangan arsitektur, perancangan data,  perancangan  antarmuka    dan perancangan prosedural aplikasi.

## 4. Implementasi
Aplikasi
diimplementasikan menggunakan PHP pada web server dan  basis data menggunakan MySQL Server.
5. Pengujian Setelah aplikasi selesai  dibuat, selanjutnya  dilakukan  pengujian. Pengujian  dilakukan dengan dua cara yaitu pengujian pada komputer standalone dan pengujian pada web
server di  Jurusan  Teknologi Informasi.
a. Pengujian  Pada  Komputer

## Stand Alone
Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan  dengan  baik.  Pengujian ini  dimulai  dengan    membuka halaman utama ( index ) kemudian menguji akses pengguna aplikasi dan navigasinya.
b. Pengujian Pada Web Server Jika  pengujian  pada  komputer stand  alone telah  selesai selanjutnya  dilakukan  pengujian dengan  menempatkan  aplikasi dan basisdata pada web server di Jurusan Teknologi Informasi dan diakses melalui internet.
6. Perbaikan Aplikasi Berdasarkan hasil pengujian, dilakukan jika ditemukan kelemahan-kelemahan aplikasi sehingga belum memenuhi kebutuhan  fungsional  dan  non fungsional yang ditetapkan.
7. Publikasi Jika proses  perbaikan  telah  selesai selanjutnya  dilakukan  publikasi  pada web .
Gambar 1 memperlihatkan langkah- langkah pembangunan sistem informasi kearsipan Politeknik
Gambar 1. Tahapan Pembangunan Aplikasi

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Gambaran umum sistem yang
dibuat  ditunjukkan  pada  gambar 2 berikut ini :
SISFO KEARSIPAN PNP

## DATABASE
USER
Gambar 2. Gambaran umum sistem informasi Aliran Sistem Informasi ADM PIMPINAN Gambar 3. Aliran umum Sistem Informasi
Sebagai  pembanding, Gambar 3 adalah aliran sistem informasi sebelumnya
Perangkat Lunak
Beberapa  perangkat  lunak  yang digunakan diantaranya adalah : - Web  Server  :
Apache Server
- Database  Management System (DBMS) : MySQL
Server Bahasa pemrograman :PHP INTERNET
Komputer User Web Server Database Server Operating System  Windows  Linux  Windows  Windows Special Software  Internet Explorer, Mozilla Firefox atau software sejenis  Apache  MySQL 5 Hardware  40 giga disk drive  Pentium
 Monitor
 RAM 128 MB
 80 giga disk drive
 Pentium  RAM 1 GB  200 giga disk drive  RAID  Quad Pentium Network  Dial up Connection  Wireless Connection  Dual 100 Mbps Ethernet Basis data Basis
data yang digunakan  dinamakan dbsisip yang terdiri  dari  tabel  Disposisi,  tabel Divisi,  tabel Gambar,  tabel Jabatan,
tabel JenisJabatan,
tabel
KategoriArsip,
tabel Kategoripengguna, tabel Lokasiarsip, tabel Pegawai, table Pengguna, Tabel Suratkeluar dan    tabel  Suratmasuk. Spesifikasi  masing-masing  tabel diperlihatkan  pada Gambar-gambar berikut ini :
Gambar 5 Tabel Disposisi
Gambar 6 Tabel Suratkeluar

## Gambar 7 Tabel Suratmasuk
Gambar 8 Tabel Pengguna
Gambar 9 Tampilan awal sistem

## Antarmuka Web
Gambar 9 menampilkan tampilan awal sistem kearsipan online.
Pada  tampilan  awal  sistem  ini, user diharuskan  untuk  memasukkan ID Pengguna dan  kata  sandi. User  disini hanya ada 2 jenis yaitu administrasi dan pimpinan,  tergantung  siapa  yang ditunjuk  sebagai  administrasi  dan pimpinan  yang  ditunjuk  oleh  masing- masing  unit.  Misalnya  untuk  tingkat jurusan,  pimpinannya  bisa  terdiri  dari Ketua  jurusan  dan  sekretaris  jurusan. Untuk  tingkat  politeknik,  administarsi merupakan  sekretaris  direktur  dan pimpinan adalah direktur. Pada  bagian  administrasi  bertugas mencatat  surat  masuk  dan  surat  keluar, dimana  surat  masuk  dan  surat  keluar tersebut  di- scan kemudian  di- upload ke sistem.  Pimpinan  dengan  membuka sistem  ini  menjadi  tahu  mengenai  surat masuk dan surat keluar yang ada di unit tersebut.
Gambar 10 Tampilan pengisian surat masuk baru
Gambar 11. Tampilan surat keluar
Gambar 11. Tampilan surat keluar baru
Gambar 12 Tampilan pemberitahuan surat masuk

## Gambar 13 Tampilan disposisi baru
Gambar 14 Tampilan Login sebagai ketua jurusan Gambar 15 Tampilan daftar surat masuk jurusan Gambar 16 Tampilan data surat masuk jurusan Pembahasan Sistem yang dihasilkan merupakan  aplikasi  yang  dijalankan berbasis  web,  dapat  diakses  oleh banyak  pengguna  di  waktu  yang bersamaan  melalui  browser  di komputer  masing-masing  dengan mengakses  alamat  yang  ditentukan. Pengguna sistem  ini terdiri  dari pimpinan, struktural, administrator, dan adm. Sistem ini dapat menerima input surat  masuk  dan  surat  keluar dari internal dan eksternal Politeknik dengan cara melakukan scan terlebih dahulu  terhadap  surat  masuk  dan surat  keluar  tersebut,    dapat
menampilkan surat  masuk  kepada pimpinan  dan  mengetahui  apakah surat  tersebut  sudah  dilakukan disposisi atau belum dan kalau sudah dilakukan  disposisi,  kepada  siapa surat  tersebut  di  disposisikan  juga dapat  dilihat  pada  sistem  ini. Bagi staf  pengajar  ,  jika  ada  surat  masuk hanya  bisa  dilihat  oleh  adm  jurusan saja  dan  adm  jurusan  yang akan menyampaikan  kepada  staf  pengajar yang  bersangkutan  nantinya.  Sistem juga  menyediakan  fasilitas  untuk melakukan  pencarian  terhadap  surat masuk  dan  surat  keluar.  Sistem  ini dibangun  menggunakan  bahasa pemrograman  PHP  dan  basisdata MySQL Server. Kelebihan  sistem  ini adalah  dapat menghemat kertas dan tempat penyimpanan  fisik.  Pengisian  data kedalam  sistem  dilakukan  oleh  admin serta  melakukan scan terhadap  surat masuk  dan  surat  keluar.  Dengan tersedianya  sistem  ini  secara  online maka semua pengguna dapat mengakses kapanpun dan dimanapun.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan 1. Sistem Informasi Kearsipan Politeknik  Negeri  Padang ini merupakan aplikasi berbasis web yang  dapat  digunakan untuk pengolahan  surat  masuk  dan surat  keluar  secara  terintegrasi, dan dapat diakses  secara  online oleh  banyak  pengguna  pada waktu yang bersamaan.
2. Sistem  ini  dapat  memudahkan, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dalam memberikan  surat  masuk  dan surat keluar.
3. Sistem  ini  dapat  menyediakan informasi secara  cepat  tentang surat masuk  dan  surat  keluar
yang  ada  di  Politeknik kepada pimpinan  untuk  kemudian  dapat ditindaklanjuti dan kepada administrasi. 4. Kelebihan sistem ini adalah dapat menghemat  kertas  dan  tempat penyimpanan fisik, pengolahannya tidak membutuhkan tenaga kerja khusus dan  hasil  pengolahannya langsung  dapat  diakses  oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 5. Sedangkan keterbatasannya adalah  hanya  terbatas  untuk pimpinan  dan  administrasi  saja sedangkan staf  pengajar atau dosen dosen belum  bisa  melihat surat  masuk  dan  surat  keluar dosen yang bersangkutan .

## Saran
Sistem  ini    dapat  dikembangkan  untuk menambah user sehingga penyampaian surat menjadi lebih cepat dan  tepat.

## UCAPAN TERIMA KASIH
1. Bapak Ir. Aidil Zamri, MT selaku Direktur Politeknik Negeri Padang 2. Bapak Drs,  Roswaldi. SK, M.Kom selaku  Kepala  UPT
PPKM
3. Bapak  Drs.  Erwadi  Bakar, M.Kom  selaku  Ketua  Jurusan Teknologi Informasi
4. Seluruh pimpinan, staf  pengajar dan civitas akademika Politeknik Negeri  Padang terutama  Jurusan Teknologi  Informasi yang  telah membantu  hingga  penelitian ini selesai.

## DAFTAR PUSTAKA
http://repository.ipb.ac.id/handle/123 456789/33842 Pudji Muljono ,

## MANAJEMEN
ARSIP DENGAN SISTEM MODERN http://ejournal.unud.ac.id/new/search .html Rancang Bangun  Sistem Informasi  Persuratan  dan Kearsipan Universitas Udayana menggunakan Paradigma Pemrograman Berbasis Objek, Gusti Agung
Ayu Putri. http://www.ebooklibs.com/word- documents/view.php?file=htt
p://server- aplikasi.dephub.go.id
Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem  Informasi  Persuratan
Elektronik  Berbasis  Intranet, Pusat  Data  Dan  Informasi
Kementrian Perhubungan.
Abdul Kadir, 2008. Belajar Database Menggunakan MySQL
, Andi Offset. Abdul Kadir, 2002, Dasar Pemograman  Web  Dinamis menggunakan  PHP ,  Penerbit Andi Offset, Yogyakarta).
HusniI, Pohan,  2002. SQL  Tutorial , Informatika, Bandung ,
Jogianto,  H.M,  2005, Analisa  dan Disain  Sistem  Informasi , Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya ,  Penerbit  Gaya Media, Yogyakarta.
Ronal Hadi, dkk. Tracer Study untuk Alumni Program Studi Teknik Komputer  Politeknik  Negeri Padang ,  Politeknik  Negeri Padang, 2011.
Wahana  Komputer, 2010, Panduan Belajar  MySQL  Database Server. Mediakita,.
Yulherniwati,  dkk. Rancang  Bangun Aplikasi  Tracer  Study  untuk  Alumni Program  Studi  Manajemen  Informatika Politeknik  Negeri  Padang ,  Politeknik Negeri Padang,