Jurnal Vokasi, Vol. 5 No. 1 April 2021 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat

## PELATIHAN PENINGKATAN KEMAMPUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS MICROSOFT WORD DI KANTOR DISTRIK KOKAS
Deisya Maulida Al Hamid 1 *, Riyadh Arridha 2
1*,2 Jurusan Manajemen Informatika, Politeknik Negeri Fakfak Jl. TPA Imam Bonjol, Air Merah, Fakfak, Papua Barat 98613 *Email : deisya@polinef.ac.id

## Abstrak
Melayani  penduduk  yang  berjumlah  3.243  jiwa  (data  BPS  2018),  para  pegawai  Distrik Kokas dituntut untuk mampu bekerja dengan optimal agar segala kebutuhan administrasi masyarakat  dapat  terpenuhi,  namun  sayangnya  sampai  saat  ini  hanya  beberapa  dari pegawai Kantor Distrik Kokas yang mampu mengoperasikan komputer untuk membantu melaksanakan tugas pelayanannya dengan baik dan efisien. Hal ini mengakibatkan tugas pelayanan  berjalan  tidak  prima,  serta  terjadi  penumpukan  pekerjaan  dan  berkas  di beberapa pegawai yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer dari rekan kerjanya  yang  tidak  familiar  dengan  penggunaan  komputer.  Untuk  melaksanakan  tugas pelayanan,  para  pegawai  Distrik  Kokas  harus  dapat  bekerja  dengan  optimal,  dan  salah satu  hal  yang  tidak  dapat  dihindari  adalah  pemanfaatan  komputer  untuk  membantu meningkatkan  kinerja  dan  output  kerja  yang  berkualitas.  Oleh  karena  itu  kegiatan pelatihan  untuk  meningkatkan  kemampuan  pegawai  Distrik  Kokas  untuk  melakukan tugas-tugas  administrasi  dengan  menggunakan  program  Microsoft  Word  digagas  dan akan  dilaksanakan.  Diharapkan  setelah  mengikuti  kegiatan  pelatihan,  seluruh  pegawai dapat mengoperasikan komputer, khususnya menjalankan program Microsoft Word untuk menunjang  pekerjaan  masing-masing  secara  lebih  efisien  dan  tidak  membebani  hanya beberapa pegawai yang biasa bekerja dengan komputer seperti yang selama ini terjadi.
Kata Kunci : Kokas, Peningkatan Kemampuan, Administrasi Perkantoran, Pegawai

## PENDAHULUAN
Kemajuan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  suatu  bangsa  tentu  tidak  terlepas  dari  keberhasilan proses  pembelajaran  di  lembaga-lembaga  serta  institusi-institusi  pendidikan  tinggi  di  negara tersebut.  Tahapan perubahan diharapkan mampu membawa bangsa ke  arah  kemajuan peradaban yang  lebih  tinggi  dan  meresap  secara  utuh  sebagai  jati  diri  bangsa  tersebut.  Tingkat  penguasaan ilmu  dan  teknologi  merupakan  bukti  nyata  keberhasilan  pembangunan  Peningkatan  penguasaan ilmu  dan  teknologi  tidak  hanya  dilakukan  pada  pendidikan  formal,  namun  juga  dapat  dilakukan melalui pendidikan nonformal (Wirawan dkk, 2015).
Teknologi  informasi  memiliki  perkembangan  yang  sangat  pesat  dan  meliputi  berbagai  bidang. Bidang pendidikan merupakan salah satu bidang yang dipengaruhi oleh teknologi informasi. Baik dalam proses pembelajaran formal di sekolah maupun nonformal berupa pelatihan di luar sekolah (Asroni, 2016).
Distrik  Kokas  adalah  salah  satu  distrik  yang  ada  di  wilayah  Kabupaten  Fakfak.  Memiliki  15 kelurahan dan kampung dengan luas wilayah 1.128 km2, Kokas merupakan distrik dengan jumlah kelurahan/kampung  terbanyak  di  Fakfak.  Kantor  distrik  sendiri  berada  di  pusat  Kokas  (wilayah kelurahan Kokas Kota), dipimpin oleh Bapak Jefri Hindom, SH, selaku Plt Kepala Distrik Kokas.
Jurnal Vokasi, Vol. 5 No. 1 April 2021 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Sama  halnya  distrik  yang  lain,  Distrik  Kokas  diharapkan  mampu  menjadi  perpanjangan  tangan Pemerintah  Kabupaten  dalam  melaksanakan  kewenangan  untuk  menangani  sebagian  urusan otonomi  daerah.  Tugas  dan  fungsi  pokok  dari  Kepala  Distrik  Kokas  dan  jajarannya  antara  lain melaksanakan  urusan  pemerintahan  umum,  mengoordinasikan  kegiatan  pemberdayaan masyarakat,  mengoordinasikan  upaya  penyelenggaraan  ketentraman  dan  kepentingan  umum, mengoordinasikan  penerapan  dan  penegakan  peraturan  daerah  dan  peraturan  Bupati, mengoordinasikan  pemeliharaan  prasarana  dan  sarana  pelayanan  umum,  mengoordinasikan penyelenggaraan  kegiatan  Pemerintahan,  membina  dan  mengawasi  penyelenggaraan  kegiatan desa, melaksanakan urusan pemerintah yang didelegasikan oleh Pemerintah Kabupaten.

## Gambar 1. Kantor Distrik Kokas
Melayani penduduk yang berjumlah 3.243 jiwa (BPS, 2018), para pegawai Distrik Kokas dituntut untuk  mampu  bekerja  dengan  optimal  agar  segala  kebutuhan  administrasi  masyarakat  dapat terpenuhi, namun  sayangnya sampai  saat  ini  hanya beberapa dari pegawai Kantor Distrik  Kokas yang  mampu  mengoperasikan  komputer  untuk  membantu  melaksanakan  tugas  pelayanannya dengan baik dan efisien. Hal ini mengakibatkan tugas pelayanan berjalan tidak prima, serta terjadi penumpukan  pekerjaan  dan  berkas  di  beberapa  pegawai  yang  memiliki  kemampuan  untuk mengoperasikan komputer dari rekan kerjanya yang tidak familiar dengan penggunaan komputer. Ini  tentu  menjadi  masalah  yang  menjadi  fokus  perhatian  dari  Kepala  Distrik,  itulah  sebabnya beliau sangat menyambut baik rencana Program Kemitraan Masyarakat ini.
Berdasarkan  hasil  perbincangan  dan  diskusi  dengan  pihak  mitra  serta  para  peserta  pelatihan, ternyata pihak mitra sangat mengharapkan program seperti ini dapat dilaksanakan secara terpadu. Diharapkan  berikutnya  akan  dilaksanakan  pelatihan  untuk  penerapan  aplikasi  Microsoft  Excel dan  Microsoft  Powerpoint  dalam  rangka  peningkatan  kualitas  Sumber  Daya  Manusia  lokal, khususnya para abdi masyarakat.

## METODE PELAKSANAAN
Untuk  melaksanakan  tugas  pelayanan,  para  pegawai  Distrik  Kokas  harus  dapat  bekerja  dengan optimal,  dan  salah  satu  hal  yang  tidak  dapat  dihindari  adalah  pemanfaatan  komputer  untuk membantu  meningkatkan  kinerja  dan  output  kerja  yang  berkualitas.  Oleh  karena  itu  kegiatan pelatihan untuk meningkatkan  kemampuan pegawai Distrik Kokas untuk melakukan tugas-tugas administrasi  dengan  menggunakan  program  Microsoft  Word  digagas  dan  akan  dilaksanakan. Diharapkan  setelah  mengikuti  kegiatan  pelatihan,  seluruh  pegawai  dapat  mengoperasikan komputer, khususnya menjalankan program Microsoft Word untuk menunjang pekerjaan masing- masing  secara  lebih  efisien  dan  tidak  membebani  hanya  beberapa  pegawai  yang  biasa  bekerja dengan komputer seperti yang selama ini terjadi.
Target  yang  ingin  dicapai  dari  kegiatan  ini  adalah  para  pegawai  Distrik  Kokas  mampu mengoperasikan  program  Microsoft  Word,  terutama  dalam  melakukan  tugas-tugas  administrasi, baik  yang  rutin  maupun  insidentil,  khususnya  yang  berhubungan  dengan  pelayanan  kepada masyarakat Distrik Kokas.
Sesuai  dengan  nama  kegiatan  PKM  ini,  yaitu  Pelatihan  Peningkatan  Kemampuan  Administrasi Perkantoran Berbasisi Microsoft Word di Kantor Distrik Kokas, maka kegiatan ini akan dilakukan seperti  halnya  pelatihan  komputer  pada  umumnya  yaitu  dengan  penyiapan  modul,  pemberian materi  disertai  praktikum,  serta  uji  kemampuan  akhir.  Modul  dan  materi  akan  diberikan  sesuai kebutuhan Mitra, berdasarkan hasil diskusi.
Tahap-tahap kegiatan ini adalah sebagai berikut :
1. Observasi,  berupa  wawancara  dan  diskusi  dengan  Mitra  mengenai  metode  penilaian  yang selama ini diterapkan, serta modul dan materi yang akan diberikan selama masa pelatihan.
2. Penyiapan tempat dan sarana pelatihan yang kondusif dan representatif serta penyusunan modul dan jadwal pelatihan.
3. Pelaksanaan pelatihan dengan metode penjelasan materi langsung dilanjutkan dengan praktikum.
4. Setelah masa pelatihan selesai, dilanjutkan dengan kunjungan tim pengusul  untuk berdiskusi dan  konsultasi  mengenai  penerapan  hasil  pelatihan  serta  kendala  yang  dihadapi  pada  masa awal penerapan
Gambar 3. Ruang Pelaksanaan Pelatihan
Jurnal Vokasi, Vol. 5 No. 1 April 2021 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Saat ini rangkaian pelatihan dan kunjungan yang direncanakan telah rampung dilaksanakan, dengan rincian kegiatan sebagai berikut :
1. Persiapan  pelatihan,  dimana  dilakukan  satu  kali  kunjungan  ke  kantor  Distrik  untuk mendiskusikan  berbagai  persiapan,  di  antaranya  mempersiapkan  ruangan,  memastikan ketersediaan aliran listrik (genset), serta mendata jumlah peserta.
2. Pelaksanaan  pelatihan,  kegiatan  ini  dilaksanakan  selama  4  (empat)  kali  pertemuan, dimana  masing-masing  sesi  berjalan  selama  3  (tiga)  jam.  Pelatihan  ini  sempat  mengalami perubahan  jadwal  pelaksanaan  dikarenakan  bentroknya  jadwal  kegiatan  dengan  berbagai agenda  Distrik  dari  Pemda  Fakfak  dan  berbagai  kegiatan  Distrik  lainnya.  Walau  begitu, kegiatan pelatihan ini tetap dapat terlaksana dengan baik.
3. Kunjungan pasca pelatihan dilaksanakan satu kali untuk mereview dan memantau hasil pelatihan kepada para Pegawai Distrik Kokas serta ramah tamah.
Saat  melaksanakan  pelatihan  untuk  pertama  kalinya,  diketahui  bahwa  ternyata  kurang  lebih 2/3 dari jumlah pegawai di Distrik Kokas (total jumlah pegawai 34 orang dan 20 orang yang ditunjuk  menjadi  peserta  pelatihan)  belum  familiar  menggunakan  program  Microsoft  Word dalam  melakukan  tugas  administrasi  yang  menjadi  tupoksinya.  Beberapa  orang  di  antaranya adalah  para  Pimpinan  unit  kerja.  Pada  umumnya  mereka  mampu  untuk  sekedar  membuat dokumen,  mengetik,  dan  menyimpan  dokumen  Word,  namun  mereka  belum  mampu  untuk mengaplikasikan  berbagai  menu  dalam  Microsoft  Word  untuk  merapikan  dokumen  dan mempermudah  pekerjaannya,  seperti  mengatur  pemilihan  font  dan  ukurannya,  membuat paragraf, memberi nomor dan bullet , mengatur kertas, margin ,dan u sebagainya.
Gambar 4. Pelaksanaan Pelatihan
Kepala Distrik Kokas, Bapak Jefri Hindom, SH, sangat berterima kasih dan merasa terbantu dengan program Kemitraan Masyarakat yang dilaksanakan ini. Beliau juga sangat kooperatif dan  menyatakan  kesediaannya  untuk  bekerja  sama  dengan  pihak  Politeknik  Negeri  Fakfak untuk program-program berikutnya, bahkan ingin melibatkan Kelurahan setempat juga dalam kegiatan  sejenis.  Kepala  Distrik  selalu  hadir  dan  memantau  pelaksanaan  pelatihan,  serta terlibat  langsung  memastikan  ketertiban  pelaksanaan  kegiatan.  Untuk  menunjang  pelatihan, Kepala Distrik mempersilakan kami untuk memanfaatkan fasilitas ruangan, jaringan wifi, dan genset  milik  Distrik  Kokas.  Penggunaan  genset  sangat  diperlukan  mengingat  jadwal pengaktifan  aliran  listrik  di  Distrik  Kokas  hanya  dilakukan  pada  pukul  18.00  WIT  sampai dengan pukul 06.00 WIT hari berikutnya.
Jurnal Vokasi, Vol. 5 No. 1 April 2021 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Para peserta mengikuti kegiatan pelatihan ini dengan penuh semangat, perhatian, dan  sangat proaktif  bertanya  dan  meminta  penjelasan  atas  fungsi-fungsi  yang  belum  mereka  pahami. Kondisi  demikian  membuat  tim  PKM  pun  semakin all  out dalam  melaksanakan  pelatihan. Sampai  dengan  dua  kali  pelatihan,  para  peserta  telah  mampu  membuat  beberapa  jenis  surat, seperti undangan, balasan surat penawaran, proposal, dan sebagainya.
Dalam melaksanakan proram pelatihan ini, dilibatkan juga 2 (dua) orang mahasiswa sebagai instruktur  pendamping  untuk  memaksimalkan  hasil  yang  diharapkan.  Keduanya  adalah mahasiswa Program Studi Manajemen Informatika atas nama Otniel Koromath dan Yusrifan. Dengan pengalaman yang diperoleh diharapkan para mahasiswa tersebut akan mampu untuk mengabdikan  dirinya  di  lingkungan  masyarakat  sesuai  dengan  ilmu  dan  kompetensi  yang dimiliki.

## Gambar 5. Pelibatan Mahasiswa dalam Kegiatan Pengabdian
Materi  yang  disampaikan  sesuai  dengan  Modul  yang  telah  dibagikan  yaitu  melanjutkan mempelajari  dan  menerapkan  berbagai  menu  yang  tersedia  dalam  aplikasi  Microsoft  Word. Setelahnya  dilakukan  sesi  latihan  dengan  memberikan  contoh  dokumen  yang  kemudian  harus mampu  dibuat  juga  oleh  para  peserta  di  bawah  arahan  tim  PKM  Polinef.  Pada  akhir  masa pelatihan,  para  peserta  telah  mampu  membuat  beberapa  jenis  surat  (beserta  kopnya),  proposal sederhana serta laporan kegiatan.
Setelah  kegiatan  pelatihan  rutin  selesai  dilaksanakan,  tim  tetap  melakukan  pemantauan  dan pembinaan dengan melakukan kunjungan dan koordinasi lewat pesan, baik SMS atau WhatsApp untuk  memastikan  para  pegawai  Distrik  Kokas  dapat  mengaplikasikan  pengolahan  administrasi perkantoran berbasis Microsoft Word secara optimal untuk menunjang pekerjaannya sehari-hari.
Gambar 6. Tim Bersama Kepala Distrik dan Para Pegawai Distrik Kokas

## KESIMPULAN
Selama  pelaksanaan  pelatihan  Pihak  Pimpinan  dan  para  pegawai  Distrik  Kokas  sangat kooperatif  dan  disiplin  dalam  mengikuti  program  sesuai schedule yang  ada,  dengan beberapa  kali  perubahan  yang  kemudian  disepakati  bersama.  Pada  akhir  pelaksanaan pelatihan  ini,  para  peserta  telah  mampu  membuat  beberapa  jenis  surat  (beserta  kopnya), proposal  sederhana  serta  laporan  kegiatan.  Kegiatan  ini  dilaksanakan  di  Kantor  Distrik Kokas bertempat di ruang sekretaris Distrik. Beberapa latihan yang diberikan relatif dapat diselesaikan dengan baik oleh para peserta pelatihan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Asroni,  dan  Setyawan,  Haris. Pelatihan  MS  Office  dan  Pembuatan  Blog  di  Dusun Kalitengah  Lor, Glagaharjo, Cangkringan Sleman. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (2016).
[2]. Badan Pusat Statistik Kabupaten Fakfak. Distrik Kokas dalam Angka 2018 . Fakfak. Badan Pusat Statistik Kabupaten Fakfak (2018).
[3] Wirawan, I Made  Agus, Wahyuni, Dessy Seri, Paryatna, Ida Bagus Made  Ludy. Pelatihan Microsoft Office untuk Guru-guru se-kecamatan Susut. Singaraja. Universitas Pendidikan Ganesha (2015).