## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.5 No.2, Agustus 2020, pp. 200-206 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 200

## Gambaran Karakteristik Petugas Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2019

## Ali Sabela Hasibuan
Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRACT Article history: Received August 29, 2020 Revised August 30, 2020 Accepted August 31, 2020 Distribution is the process of distributing products from producers to the  hands  of  the  public  or  consumers.  The  ease  with  which consumers  get  the  desired  product  is  the  top  priority  of  every company  to  satisfy  its  customers.  In  a  distribution  system,  the route chosen  is  the  most important  element  in  determining  the  distance  to be traveled and the costs that must be incurred. If the selected route is optimal,  the  distribution  system  will  be  more  effective  and  efficient because it will pass a route with a minimum distance, so the elements that  involve  distance  are  also  minimal,  such  as  transportation  costs, travel  time,  the  level  of  pollution  produced,  and  energy  expended. The  purpose  of  this  study  was  to  determine  the  distribution  of outpatient  medical  record  files  at  the  UPT  Special  Hospital  for  the Lung Year 2019. This study used a descriptive research method with the  aim  of  making  an  objective  description  or  descriptive  of  a situation. The research site was conducted at the Special Hospital for Lung  in  2019  with  a  total  population  of  all  medical  record  officers, namely  5  people  and  the  sampling technique  in this  study  was  total sampling  with  the  characteristics  of  all  medical  record  officers.  So the  researchers  analyzed  the  data  starting  from  editing,  coding, sorting,  data  entry,  cleaning.  The  results  of  the  study  based  on  the majority of high school education were 3 people (60%) minority DIII medical  records  as  many  as  1  person  (20%)  and  S1  education  as many as 1 person (20%), based on the majority of 1-5 years working duration as many as 3 people (60%), and a minority of 6-10 years of work  as  many  as  2  people  (40%).  So  it  can  be  concluded  that  the characteristics  of  medical  record  officers  in  the  most  recent pulmonary hospital are 3 people (60%).
Keywords:
Distribution Medical Records Outpatient
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Ali Sabela Hasibuan, Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan , Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: alisabelahasibuan@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No. 1204/Menkes/SK/X/2004  tentang  Persyaratan  Kesehatan  Lingkungan  Rumah  Sakit, dinyatakan  bahwa:  “Rumah  sakit  merupakan  sarana  pelayanan  kesehatan,  tempat
201 berkumpulnya  orang  sakit  maupun  orang  sehat,  atau  dapat  menjadi  tempat  penularan penyakit  serta  memungkinkan  terjadinya  pencemaran  lingkungan  dan  gangguan kesehatan”.
Dari  pengertian  diatas,  rumah  sakit  melakukan  beberapa  jenis  pelayanan  diantaranya pelayanan  medik,  pelayanan  penunjang  medik,  pelayanan  perawatan,  pelayanan rehabilitasi,  pencegahan  dan  peningkatan  kesehatan,  sebagai  tempat  pendidikan  dan  atau pelatihan  medik  dan  para  medik,  sebagai  tempat  penelitian  dan  pengembangan  ilmu  dan teknologi  bidang  kesehatan  serta  untuk  menghindari  risiko  dan  gangguan  kesehatan sebagaimana yang dimaksud, sehingga perlu adanya penyelenggaan kesehatan lingkungan rumah sakit sesuai dengan persyaratan kesehatan.
Menurut  PERMENKES  No:  269/MENKES/PER/III/2008  yang  dimaksud  rekam medis  adalah  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  antara  lain  identitas  pasien,  hasil pemeriksaan,  pengobatan  yang  telah  diberikan,  serta  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang telah diberikan kepada pasien.
Salah satu bentuk pelayanan rawat jalan di rumah sakit adalah pendistribusian berkas rekam  medis.  Distribusi  adalah  suatu  proses  penyampaian  barang  atau  jasa  dari  produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Untuk  mendukung  pelayanan  yang  baik  maka  waktu  pendustrian  berkas  rekam  medis harus  sesuai  dengan  standar  yang  telah  ditetapkan  oleh  pemerintah.  Standar  pelayanan pendistribusian  ini  dapat  menunjang  kepuasan  pasien  dalam  pelayanan  yang  diberikan rumah sakit kepada pasien (UGM, 2014).
Menurut (Rustiyanto, 2009) rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang  terekam  tentang  identitas,  anamnese  penentuan  fisik  laboratorium,  diagnosa  segala pelayanan  dan  tindakan  medik  yang  diberikan  kepada  pasien  dan  pengobatan  baik  yg dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Di  RSUD  Dr.  Sardjito  Yogyakarta  khususnya  pada  bagian  distribusi  bahwa  dalam penyediaan  dan  pengiriman  berkas  rekam    medis  untuk  sampai  ke  poliklinik  mengalami keterlambatan  berdasarkan  hasil  data  sekunder  dari  sistem  informasi  manajemen  rumah sakit  (SIMRS),  berkas  yang  di  distribusikan  tidak  100%  sesuai  dengan  standar  waktu pengirimannya yaitu berkas rekam medis ≤30 menit.
Distribusi  merupakan  proses  penyaluran  produk  dari  produsen  sampai  ke  tangan masyarakat  atau  konsumen.  Kemudahan  konsumen  dalam  mendapatkan  produk  yang diinginkan  menjadi  prioritas  utama  dari  setiap  perusahaan  untuk  memuaskan pelanggannya.  Dalam  sistem  distribusi,  rute  yang  dipilih  merupakan  elemen  terpenting dalam menentukan jarak yang harus ditempuh dan biaya yang harus dikeluarkan. Jika rute yang dipilih optimal, maka sistem distribusi menjadi lebih efektif dan efisien karena akan melewati  rute  yang  minimal  jaraknya,  sehingga  elemen-elemen  yang  melibatkan  jarak menjadi  minimal  pula,  seperti  biaya  transportasi,  waktu  tempuh,  tingkat  polusi  yang dihasilkan, dan energi yang dikeluarkan.
Berdasarkan  penelitian  (Paramita,  dkk,  2009),  dengan  judul  penelitian  tinjauan pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  rumah  sakit  umum  daerah  Dr. Soeroto  ngawi  Tahun  2009.  Berdasarkan  hasil  penelitian  diketahui  bahwa  pihak  yang bertanggung  jawab dalam melakukan pendistibusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD  Dr.  Soeroto  Ngawi  adalah  pasien  secara  langsung  dan  sudah  sesuai  dengan prosedur tetap rumah sakit. Pihak yang bertanggungjawab dalam pendistribusian dokumen rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  pasien  secara  langsung.  Dalam  pendistribusian  dokumen rekam  medis  rawat  jalan  tanpa  menggunakan  buku  catatan  apapun.  Pendistribusian dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUD  Dr.  Soeroto  Ngawi  untuk  pasien  umum, ASKES,  JAMKESMAS  tidak  dilakukan  oleh  petugas  TPPRJ  melainkan  dilakukan  oleh pasien secara langsung antar unit pelayanan/poliklinik.
202
Berdasarakan  Survey  awal  yang  dilakukan  peneliti  dengan  melakukan  wawancara kepada  petugas  rekam  medis,  menyatakan  bahwa  Tidak  adanya  petugas  pendistribusian berkas rekam medis, Pasien yang langsung mendistribusikan berkas rekam medis, sehingga berkas  rekam  medis  tidak  sampai  kepada  poliklinik  tujuan  atau  salah  ruangan  poliklinik. Berdasarkan  permasalahan  tersebut  penulis  tertarik  untuk  melakukan  penelitian  dengan judul “Gambaran Karakteristik Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2019”.

## 2. METODE PENELITIAN

## A. Jenis Penelitian
Jenis  penelitian  ini  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif.  Metode  penelitian deskriptif  adalah  suatu  metode  penelitian  yang  dilakukan  dengan  tujuan  untuk membuat  gambaran  atau  deskriptif  tentang  suatu  keadaan  secara  objektif.  Metode penelitian  deskriptif  digunakan  untuk  memecahkan  atau  menjawab  permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang (Notoadmojo, 2010).
B. Sampel Menurut  Notoadmodjo,  sampel  adalah  bagian  dari  objek  yang  diteliti  yang  dapat mewakili  seluruh populasi tersebut.  Teknik pengambilan sampel  yaitu dengan Total Sampel. Tehnik Total Sampel yaitu jumlah seluruh pegawai rekam medis di UPT RS Khusus Paru sebanyak 5 orang.
C. Teknik Sampeling Metode sampling yang digunakan untuk objek penelitian adalah Total Sampling .
D. Teknik Pengumpulan Data
Data pada penelitian ini diperoleh dari data primer dan sekunder. Data primer adalah data  yang  diperoleh  secara  langsung  melalui  wawancara  dan  observasi.  Wawancara dilakukan dengan kepala Instalasi Rekam Medis dan petugas rekam medis di bagian pelaksanaan  pendistribusian  rekam  medis  rawat  jalan.  Observasi  dilakukan  untuk pengamatan  terhadap  lama  waktu  pelaksanaan  pendistribusian  berkas  rekam  medis rawat  jalan.  Data  sekunder  diperoleh  dari  profil  UPT  RS  Khusus  Paru  (Sugiyono, 2012).
E. Variabel Penelitian
Variabel dalam penelitian  ini  adalah gambaran karakteristik petugas pendistribusian berkas  rekam  medis  rawat  jalan.  Variabel  yang  dimaksud  yaitu:  jenis  kelamin, pendidikan terakhir, umur, dan lama kerja.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  penulis  mengenai  “Gambaran  Karakteristik Pendistribusian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Di  UPT  Rumah  Sakit  Khusus  Paru Tahun 2019”. Maka hasil yang diperoleh sebagai berikut:
Tabel 1. Distribusi Frekuensi Petugas Pendistribusian Berdasarkan Jenis Kelamin di
Rumah Sakit Khusus Paru Medan Tahun 2019 No Jenis Kelamin Frekuensi Persentase (%) 1 Laki-laki 3 60.0 2 Perempuan 2 40.0 Total 5 100
Berdasarkan tabel di atas menunjukan bahwa mayoritas responden jenis kelamin Laki- laki  adalah  sebanyak  3  responden  (60.0%),  sedangkan  minoritas  perempuan  sebanyak  2 responden (40.0%).
203
Tabel 2. Distribusi Frekuensi Petugas Pendistribusian Bedasarkan Pendidikan
Terakhir di Rumah Sakit Khusus ParuMedan Tahun 2019 No Pendidikan Terakhir Frekuensi Persentase (%) 1 SMA 3 60.0 2 DIII 1 20.0 3 S-1 1 20.0 Total 4 100
Berdasarkan  tabel  di  atas  menunjukan  bahwa  mayoritas  responden  berpendidikan SMA  sebanyak  3  responden  (60.0%),  sedangkan  minoritas  responden  berdasarkan pendidikan D-III sebanyak 1 responden (20.0%) dan S-1 berjumlah 1 responden (20.0%).
Tabel 3. Distribusi Frekuensi Petugas Pendistribusian Berdasarkan Umur di Rumah
Sakit Khusus Paru Medan Tahun 2019 No Umur (Tahun) Frekuensi Persentase (%) 1 17-24 2 40.0 2 25-32 3 60.0 Total 5 100
Berdasarkan  tabel  di  atas  menunjukan  bahwa  mayoritas  responden  yang  berumur 17-24  Tahun  sebanyak  2  responden  (40.0%),  sedangkan  minoritas  responden  yang berumur 25-32 tahun adalah sebanyak 3 responden (60.0%).
Tabel 4. Distribusi Frekuensi Petugas Pendistribusian Berdasarkan Lama Kerja di
Rumah Sakit Khusus ParuMedan Tahun 2019 No Lama Kerja (Tahun) Frekuensi Persentase (%) 1 1-5 3 60.0 2 6-10 2 40.0 3 >10 - - Total 5 100
Berdasarkan tabel di atas dapat disimpulkan bahwa mayoritas lama kerja 1-5 tahun sebanyak  3  responden  (60%),  sedangkan  minoritas  lama  kerja  6-10  tahun  sebanyak  2 responden (40%).
Tabel 5. Distribusi frekuensi Petugas Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat
Jalan di Rumah Sakit Khusus ParuMedan Tahun 2019 No Kategori Frekuensi Persentase 1 Baik 2 40.0 2 Tidak Baik 3 60.0 Total 5 100%
Berdasarkan  tabel  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  kategori  pelaksanaan pendistribusian  berkas rekam  medis rawat jalan di Rumah Sakit Khusus Paru masih tidak baik.

## 3.2 Pembahasan
Berdasarkan  penelitian  (Paramita,  dkk,  2009),  dengan  judul  penelitian  tinjauan pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  rumah  sakit  umum  daerah  Dr. Soeroto  ngawi  Tahun  2009.  Berdasarkan  hasil  penelitian  diketahui  bahwa  pihak  yang bertanggung jawab dalam melakukan pendistibusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD  Dr.  Soeroto  Ngawi  adalah  pasien  secara  langsung  dan  sudah  sesuai  dengan prosedur tetap rumah sakit. Pihak yang bertanggungjawab dalam pendistribusian dokumen
204
rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  pasien  secara  langsung.  Dalam  pendistribusian  dokumen rekam  medis  rawat  jalan  tanpa  menggunakan  buku  catatan  apapun.  Pendistribusian dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUD  Dr.  Soeroto  Ngawi  untuk  pasien  umum, ASKES,  JAMKESMAS  tidak  dilakukan  oleh  petugas  TPPRJ  melainkan  dilakukan  oleh pasien  secara  langsung  antar  unit  pelayanan/poliklinik.  Berdasarkan  hasil  penelitian tentang Gambaran Karakteristik Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2019 maka pembahasannya sebagai berikut:

## A. Petugas Pendistribusian Berdasarkan Jenis Kelamin
Hasil  penelitian  mengenai  karakteristik  petugas  pendistribusian  rekam  medis berdasarkan jenis kelamin yaitu laki-laki sebanyak 3 orang (60%), perempuan sebanyak 2 orang  (40%).  Pendistribusian  berkas  rekam  medis  harus  dapat  mendukung  pelayanan kesehatan,  khususnya  pelayanan  rawat  jalan  yang  bermutu.  Karena  itu  diperlukan  lokasi penyimpanan  dan  petugas  pendistribusian  yang  memadai  agar  pelayanan  kesehatan  dapat berjalan dengan baik dan lancar. (Ferlina Mauren, 2011).

## B. Petugas Pendistribusian Bedasarkan Pendidikan Terakhir
Hasil  penelitian  mengenai  petugas  pendistribusian  rekam  medis  berdasarkan pendidikan terakhir yaitu SMA sebanyak 3 orang (60%), D-III sebanyak 1 orang (20%), S- 1  sebanyak  1  orang  (20%).  Berdasarkan  hasil  wawancara  didapatkan  bahwa  tidak  semua petugas  pendistribusian  dari  lulusan  D-III  Rekam  Medis  sehingga  pendistribusian  tidak berjalan efektif dan efisien.
Menurut  (Budiman  dan  Riyanto,  2013)  faktor  yang  mempengaruhi  pengetahuan:  1) Pendidikan, Proses perubahan sikap dan perilaku seseorang atau kelompok dan merupakan usaha  mendewasakan  manusia  melalui  upaya  pengajaran  dan  pelatihan.  Semakin  tinggi pendidikan  seseorang  maka  semakin  cepat  menerima  dan  memahami  suatu  informasi sehingga pengetahuan yang dimiliki juga semakin tinggi (Sriningsih, 2011).

## C. Petugas Pendistribusian Berdasarkan Umur
Hasil  penelitian  mengenai  petugas  pendistribusian  berdasarkan  umur  yaitu  17-24 tahun sebanyak 2 orang (40%), 25-32 tahun sebanyak 3 orang (60%). Menurut (Mubarak, 2007),  beberapa  faktor  yang  dapat  mempengaruhi  pengetahuan  seseorang,  diantaranya meliputi umur seseorang, tingkat pendidikan, pekerjaan,  minat, pengalaman, serta sumber informasi.

## D. Petugas Pendistribusian Berdasarkan Lama Kerja
Hasil  penelitian  mengenai  petugas  pendistribusian  berdasarkan  lama  kerja  yaitu  1-5 tahun  sebanyak  3  orang  (60%),  6-10  tahun  sebanyak  2  orang  (40%).  Bagaimana  cara menyelesaikan  permasalahan  dari  pengalaman  sebelumnya  yang  telah  dialami  sehingga pengalaman yang didapat bisa dijadikan sebagai pengetahuan apabila medapatkan masalah yang sama. Usia, Semakin  bertambahnya usia  maka akan semakin  berkembang pula daya tangkap  dan  pola  pikirnya  sehingga  pengetahuan  yang  diperoleh  juga  akan  semakin membaik dan bertambah (Budiman dan Riyanto, 2013).

## E. Petugas Pendistribusian Berkas Rekam Medis
Hasil penelitian  mengenai petugas pendistribusian berkas rekam  medis  yaitu kategori baik  sebanyak  2  orang  (40%),  kategori  tidak  baik  sebanyak  3  orang  sebanyak  3  orang (60%).  Menurut  (Gemala  Hatta,)  Rekam  Medis  merupakan  kumpulan  fakta  tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini
205 dan saat lampau yang ditulis oleb para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.

## 4 KESIMPULAN
Dari  hasil penelitian  yang  berjudul  “Gambaran  Karakteristik Petugas Pendistribusian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Khusus Paru” maka dapat disimpulkan:
1. Karakteristik  petugas  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan jenis  kelamin  yaitu  berjenis  kelamin  laki-laki  sebesar  (60%)  dan  berjenis  kelamin perempuan sebesar (40%).
2. Karakteristik  petugas  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan pendidikan  terakhir  yaitu  berpendidikan  SMA  sebesar  (60%),  berpendidikan  DIII sebesar (20%), dan berpendidikan S-1 sebesar (20%).
3. Karakteristik  petugas  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan umur yaitu umur 17-24 tahun sebesar (40%) dan umur 25-32 tahun sebesar (60%).
4. Karakteristik  petugas  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan lama kerja yaitu 1-5 tahun sebesar (60%) dan 6-10 tahun sebesar (40%).
5. Karakteristik  petugas  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  mayoritas kategori tidak baik sebesar (60%) dan minoritas kategori baik sebesar (40%).

## REFERENCES
Astaqauliyah,  (2007). Makalah  Pendistribusian .  Dikutip  Tanggal  29  maret  2019.  Pukul 14.32 WIB        http://Astaqauliyah.com
Budi,  Savitri  Citra.  2011. Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  Medis. Yogyakarta:  Quantum Sinergis Media.
Depkes,  (2006). Pedoman  Penyelenggaraan  &  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit (Revisi II) Jakarta: Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik
Depkes, (2007), Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Depkes RI Dirjen Yanmed. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indinesia. Jakarta : DepKes.2006.
Ery Rustiyanto, (2009). Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan . Graha Ilmu: Yogyakarta.
Esaunggul, (2014). Makalah Pendistribusian. Dikutip Tanggal 01 maret 2019. Pukul 23.00 WIB. http://digilib.esaunggul.ac.id
Firzah,  dika,  (2015 ).  Alur  Pendistribusian. Dikutip  Tanggal  05  maret  2019.  Pukul  20.57 WIB. http://jmiki.aptirmik.or.id
Hurlock, E. B, (2002) Psikologi Perkembangan. 5thedition. Erlanga : Jakarta.
Kepmenkes  RI.  2007. Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  377 Tahun  2007  Tentang  Standar  Profesi  Perekam  Medis  Dan  Informasi  Kesehatan. Diakses dari: www.depkes.go.id tanggal 10 Juni 2019. Muninanjaya, (2004). Manajemen Kesehatan . EGC: Jakarta
206
Notoatmodjo, S. (2003). Pendidikan dan perilaku kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta
Notoatmodjo, (2010). Ilmu Perilaku Kesehatan. Rineka Cipta : Jakarta
Permenkes, (2010). Pengertian Rumah Sakit. Dikutip Tanggal 20 maret 2019. Pukul 15.00 WIB. http://kimbreyesung.com
Permenkes, (2008). No.269/MENKES/PER/2008 tentang Rekam Medis , Jakarta.
Retno,  Andhika  Rizky.  (2015). SPO  distribusi  berkas  rekam  medis .  Dikutip.  Tanggal  25 maret 2019Pukul 22.45 WIB. http://eprintis.dinus/ac.id
Setiadi. (2007). Konsep dan Penulisan Riset Keperawatan Ed.I. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sunny Ummul Firdaus. (2008). Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum dan Etika . Surakarta.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Ali  Sabela Hasibuan, Gelar  D-III  diperoleh  dari  Universitas  Imelda  Medan,  Jurusan Keperawatan pada Tahun 2008, Gelar Sarjana diperoleh dari Universitas Sari Mutiara Medan  Fakultas  Keperawatan  Tahun  2011,  Magister  Keperawatan  diperoleh  dari Universitas  Sumatera  Utara,  Jurusan  Administrasi  Keperawatan  Tahun  2019.  Saat  ini Aktif Sebagai Dosen Tetap di Prodi D-III Keperawatan Universitas Imelda Medan.