ISSN:2746-0576, Vol 3, No 4, 2023, 209-217
https://doi.org/10.35912/yumary.v3i4.1571

## Peningkatan Kreatifitas dan Inovasi Pamong Desa melalui Pelatihan  Digitalisasi  File  Arsip  Desa  (Increasing
Creativity  and  Innovation  of  Village  Officials  through Training on Digitizing Village Archive Files)
Rr Chusnu Syarifa Diah Kusuma 1 , Mochamad Hanafi 2 , Suhartanto Suhartanto 3
Universitas Negeri Yogyakarta, Yogyakarta 1,2,3 chusnu@uny.ac.id 1 , m.hanafi@uny.ac.id 2 , suhartanto1992@uny.ac.id 3

## Riwayat Artikel
Diterima pada 21 November 2022 Revisi 1 pada 5 Desember 2022 Revisi 2 pada 24 Desember 2022 Disetujui pada 4 Januari 2023

## Abstract
Purpose: This activity aims to provide training to village officials in  digitizing  village  archive  files  at  the  Ketawang  Village  office, Kec. Grabbag, Kab. Magelang, Prov. Central Java.
Research  Methodology :  The  community  service  team  chose activity  methods  including  discussions  to  provide  knowledge  and understanding,  training  to  provide  technical  skills,  and  evaluation for  supervision  and  assessment  to  village  officials  in  digitizing village archive files at the village office.
Results: The  implementation  of  the  service  begins  with  the coordination of the service team to determine the location and time of service. For the first day, it was conducted for the presentation of  materials  related  to  the  digitization  of  village  archives.  On  the second  day,  the  practice  of  managing  electronic  archives  was carried  out  starting  from  digitizing  documents  and  storing  them digitally.  Village  officials  have  improved  understanding  of differences,  manual  and  electronic  archives,  knowledge  of electronic  archives,  life  cycle  of  electronic  archives,  creation  of electronic  filing  systems,  practice  of  making  electronic  filing systems.
Conclusions: Service  activities  have  been  carried  out  well  and smoothly so as to provide benefits for village officials. Participants have the understanding and skills related to digital archiving. This training  is  very  useful  to  help  the  participants'  work  in  service efforts to the community.
Limitations: Activities are limited to only 30 participants. Contribution: Activities  related  to  digitizing  village archive  files at  the  Ketawang  Village  office,  Kec.  Grabbag,  Kab.  Magelang, Prov. Central Java.
Keywords: Creativity,  Innovation,  Digitization,  Archives,  Village Officer How  To  Cite: Kusuma,  R.C.S.D.,  Hanafi,  M.,  Suhartanto,  S. (2023). Peningkatan Kreatifitas dan Inovasi Pamong Desa melalui Pelatihan Digitalisasi File Arsip Desa. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 3(4), 209-217.

## 1. Pendahuluan
Seorang pemimpin dalam menggerakan organisasi seorang pemimpin membutuhkan informasi untuk mengambil keputusan. Informasi akan mudah didapat apabila organisasi tersebut memiliki bank data. Untuk  memiliki  bank  data  tersebut  dibutuhkan  pengelolaan  arsip  yang  mapan  dan  berkelanjutan. Arsip sebagai sumber dari informasi semestinya dikelola secara baik oleh organisasi, baik organisasi publik,  privat,  maupun non-governmental  organization (NGO).  Informasi  yang  mudah  didapat meminimalkan  biaya  dan  mempercepat  pemimpin  dalam  mengambil  keputusan.  Pengelolaan  arsip yang  baik  menciptakan  efisiensi  dan  efektifitas  kinerja  organisasi.  Menurut  Choiriyah  (Priansa  & Agus Garnida, 2019) dalam istilah bahasa Indonesia, arsip disebut warkat. Warkat merupakan setiap
catatan  tertulis,  baik  dalam  bentuk  gambar  ataupuan  bagan  yang  memuat  keterangan  mengenai sesuatu  subjek  (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk  membantu  daya  ingat orang. Arsip, merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi  maupun  birokrasi  (Fathurrahman,  2018;  Mahmud,  2016).  Beberapa  organisasi menyimpan  arsip  secara  tradisional  seperti  horisontal  (bertumpuk),  vertikal  (bederet  ke  belakang), atau  lateral  (berderet  menyamping)  dalam  lemari  penyimpanan.  Berkembangnya  teknologi menjadikan organisasi menyimpan arsip dalam bentuk digital, sehingga menghemat sumberdaya dan ruang. Sektor arsip sedang mengalami pergeseran paradigma dari kertas ke digital, sambil mengamati bahwa teknologi digital menghadirkan banyak peluang sekaligus tantangan (James et al., 2018). Arsip digital  yang  mengganggu  dan  bagaimana  hal ini  menantang  beberapa  norma  praktik  kearsipan  yang sudah mapan sambil juga mendorong kolaborasi yang lebih besar.
Mengelola  arsip  dimulai  dari  menciptakan  arsip,  penggunaan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  dan penyusutan  arsip  (Rosalin,  2017).  Dalam  pengelolaan  tersebut  dibuat  klasifikasi  dan  indeks  untuk mengatur  dan  menyimpan  arsip  dengan  benar,  sehingga  dikemudian  hari  arsip  tersebut  dapat ditemukan  kembali  dengan  cepat  dan  tepat.  Sistem  pengelolaan  arsip  sendiri  dapat  menggunakan sistem  abjad,  sistem  subyek,  sistem  nomor,  sistem  tanggal,  dan  sistem  wilayah.  Dibutuhkan  juga peralatan dan perlengkapan dalam mengelola arsip seperti filling cabinet , rotary filling , lemari arsip, rak  arsip,  map  arsip, guide , ordner , stapler ,  perforator,  numerator,  box  arsip,  dan  label.    Secara konsep  arsip  adalah  menyimpan  “suatu  sumber  informasi”,  namun  arsip  tidak  selamanya  untuk disimpan.  Arsip  disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  dan  ketika  sampai  pada  masa  tersebut  arsip akan  dimusnakan.  Pemilihan  kualitas  peralatan  arsip  akan  perpengaruhi  terhadap  jangka  waktu penyimpanan arsip (Rosalin, 2017). Agar arsip dapat disimpan sesuai jangka waktu yang diinginkan dan  mendapatkan  manfaat  dari  menyimpan  arsip  tersebut.  Setelah  memperoleh  manfaat  dan  sampai batas  waktu  penyimpanan  arsip  maka  akan  dimusnakan.  Hal  tersebut  dilakukan  untuk  menghindari penumpukan  arsip  yang  memakan  sumberdaya  dan  ruang.  Di  Indonesia,  berdasarkan  Peraturan Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  No.  14  Tahun  2015,  arsip  yang  memiliki  nilai guna  administrasi  memiliki  masa  simpan  dua  (2)  tahun  dan  arsip  yang  memiliki  nilai pertanggungjawaban  keuangan  memiliki  masa  simpan  10  tahun.  Sejauh  mana  legalitas  pengelolaan arsip  elektronik  dapat  mewujudkan  E-government  Indonesia  (Harisanty  &  Anugrah,  2022;  Putra, 2020).
Arsip  bagi  organisasi  adalah  suatu  sumberdaya  yang  penting,  namun  masih  ada  organisasi  yang mengelola  arsip  dengan  tidak  baik.  Arsip  diletakan  dimana-mana,  tidak  jelas  tataletaknya,  dan bertumpuk jadi satu. Dalam kondisi tersebut akan sulit untuk menemukan arsip kembali dan memutus informasi  yang  dibutuhkan  pimpinan  organisasi.  Pengelolaan  arsip  yang  baik  dapat  meningkatkan pelayanan  terhadap  masyarakat  (Kurniasih  &  Elizabeth,  2021).  Kesadaran  orang-orang  dalam organisasi  yang  menjadi  faktor  penting,  arsip  dianggap  sebagai  sumber  informasi  atau  sekedar tumpukan kertas. Kesalahan tersebut terjadi bisa dikarenakan tidak ada sumber daya (arsiparis) yang mampu mengelola arsip dengan baik (Ig. Wursanto, 1991). Pengelolaan arsip dapat disebabkan oleh budaya organisasi karena pengelola harus terbiasa untuk tertib administrasi sehingga dapat tertib arsip (Langgeng Basuki & Khalid, 2021). Pengarsipan yang baik maka akan meningkatkan produktivitas di tempat  kerja  (Onyekwelu  et  al.,  2022).    Pada  organisasi  publik  yang  tujuan  utama  adalah  melayani masyarakat,  file-file  rekapan  pelayanan  menjadi  kewajiban  untuk  disimpan  dan  tertata  rapi. Pengelolaan arsip perlu dilakukan oleh orang yang kompeten di bidang arsip yaitu arsiparis (Seran et al.,  2022).  Pada  organisasi  publik  tingkat  pusat,  provinsi  dan  kabupaten/  kota  yang  memiliki sumberdaya  manusia  dan  pendanaan  yang  mapan  pengelolaan  arsip  tersebut  tersimpan  dan  tertata rapi.  Namun  masih  ditemukan  organisasi  publik  pada  tingkat  dasar  seperti  kantor  desa  yang berhubungan  langsung  dengan  masyarakat  belum  baik  dalam  mengelola  arsip.  Tentu  karena minimnya sumberdaya manusia dan pendanaan untuk mengelola arsip.
Pemerintah  desa  melalui  kepala  desa  dan  perangkat  desa  atau  pamong  desa  dituntut  memberikan pelayanan  sesuai  kebutuhan  masyarakat  yang  terus  berkembang.  Masyarakat  kini  telah  memasuki revolusi industri 4.0 yang mengharuskan segala bidang menggabungkan otomatisasi dengan teknologi
melalui  digitalisasi  (Setyadarma  &  Pratama,  2020).  Untuk  mengimbangi  perkembangan  kebutuhan masyarakat, pamong desa harus selalu memperbarui informasi, baik dari sumber informasi baru atau lama  seperti  arsip.  Oleh  karena  itu  pamong  desa  harus  memperhatikan  pengelolaan  arsip  untuk memberikan  pelayanan  yang  terbaik  kepada  masyrakat.  Tuntutan  tersebut  tidak  sejalan  dengan sumberdaya  manusia  dan  pendanaan  di  kantor  desa  untuk  mengelola  arsip.    Pada  tahun  2021  tim pengabdi  telah  melakukan  pelatihan  pengelolan  arsip  menggunakan  sistem  kronologis.  Pada  tahun 2022  observasi  dan  survei  di  Kantor  Desa  Ketawang,  Kec.  Grabag,  Kab.  Magelang,  Prov.  Jawa Tengah menemukan beberapa permasalahan. Perangkat desa belum seluruh dan sepenuhnya mampu untuk melakukan digitalisasi arsip. Perangkat desa belum mampu untuk mengalihmediakan arsip yang ada.  Ketidakmampuan  tersebut  karena  minimnya  sumberdaya  manusia  untuk  mengelola  arsip  dan minimnya pendanaan untuk mengelola arsip. Berdasarkan masalah tersebut tim pengabdi pada tahun 2022, berupaya untuk meningkatan kreatifitas dan inovasi pamong desa melalui pelatihan digitalisasi file  arsip  desa  di  Kantor  Desa  Ketawang,  Kec.  Grabag,  Kab.  Magelang,  Prov.  Jawa  Tengah. Diharapkan  melalui  Kegiatan  Mengabdi  di  Desa  ini,  tim  dapat  menyelesaikan  masalah  minimnya sumberdaya manusia dan pendanaan untuk mengelola arsip di pemerintah desa. Melalui pelatihan dan praktik sumberdaya manusia (pamong desa) mampu mengimplementasi digitalisasi file arsip.
Permasalahan  yang  dihadapi  Pemerintah  Desa Ketawang,  Kec.  Grabag,  Kab.  Magelang,  Prov.  Jawa Tengah  adalah  minimnya  sumberdaya  manusia  dan  pendanaan  untuk  mengelola  arsip.  Pemecahan masalah yang dilaksanakan oleh dari tim pengabdi adalah pelatihan dan praktik digitalisasi file arsip. Melalui  pelatihan  dan  praktik  sumberdaya  manusia  (pamong  desa)  mampu  mengimplementasi digitalisasi file arsip. Melalui pelatihan, praktik, dan pendampingan diharapkan pamong desa mampu mengimplemntasikan  digitalisasi  file  arsip.  Penilaian  indikator  capaian  dalam  kegiatan  ini  adalah pamong  desa  mampu  mengimplemntasikan  digitalisasi  file  arsip  melalui  angket  pra  dan  pasca pelaksanaan PkM.
Dalam  menggerakan  organisasi  seorang  pemimpin  membutuhkan  informasi  untuk  mengambil keputusan.  Informasi  akan  mudah  didapat  apabila  organisasi  tersebut  memiliki  bank  data.  Untuk memiliki  bank  data  tersebut  dibutuhkan  pengelolaan  arsip  yang  mapan  dan  berkelanjutan.  Arsip sebagai sumber dari informasi semestinya dikelola secara baik oleh organisasi, baik organisasi publik, privat, maupun non-governmental organization (NGO). Informasi yang mudah didapat meminimalkan biaya  dan  mempercepat  pemimpin  dalam  mengambil  keputusan.  Pengelolaan  arsip  yang  baik menciptakan  efisiensi  dan  efektifitas  kinerja  organisasi.    Menurut  Choiriyah  dalam  istilah  bahasa Indonesia, arsip disebut warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupuan  bagan  yang  memuat  keterangan  mengenai  sesuatu  subjek  (pokok  persoalan)  ataupun peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk  membantu  daya  ingat  orang  (Priansa  &  Agus  Garnida,  2019). Dalam  buku  yang  berjudul  Manajemen  Kearsipan  yang  ditulis  oleh  Basir  Barthos,  pengertian  arsip sebagai  suatu  badan  (agency)  yang  melakukan  kegiatan  pencatatan,  penanganan,  penyimpanan, sampai ke pemeliharaan surat atau warkat yang dianggap penting baik kedalam maupun keluar, baik yang  berhubungan  dengan  pemerintahan  maupun  non-pemerintahan,  dengan  menerapkan  kebijakan dan  sistem  tertentu  yang  dapat  dipertanggungjawabkan  (Kusumaningrum  et  al.,  2017).  Mengelola arsip  dimulai  dari  menciptakan  arsip,  penggunaan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  dan  penyusutan  arsip (Rosalin, 2017). Kesadaran orang-orang dalam organisasi yang menjadi faktor penting, arsip dianggap sebagai sumber informasi atau sekedar tumpukan kertas. Kesalahan tersebut terjadi bisa dikarenakan tidak ada sumber daya (arsiparis) yang mampu mengelola arsip dengan baik (Ig. Wursanto, 1991).
Menurut  Undang-Undang  Nomor  11  Tahun  2008  Pasal  1  Tentang  Informasi  dan  Transaksi Elektronik,  dokumen  elektronik  adalah  setiap  informasi  elektronik  yang  dibuat,  diteruskan, dikirimkan,  diterima  atau  disimpan  dalam  bentuk  analog,  digital,  elektromagnetik,  optikal  atau sejenisnya,  yang  dapat  dilihat  ,  ditampilkan,  dan/atau  didengar  melalui  komputer  atau  sistem elektronik,  termasuk  tetapi  tidak  terbatas  pada  tulisan,  suara,  gambar,peta,  rancangan,  foto  atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses simbol yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh  orang  yang  mampu  memahaminya.  Priansa  &  Garnida  menjelaskan  bahwa  sistem  adalah kumpulan  grup  dari  sub  sistem/bagian/komponen  apapun,  baik  fisik  ataupun  non  fisik,  yang  saling
berhubungan  satu  sama  lain  dan  bekerja  sama  secara harmonis untuk  mencapai satu  tujuan tertentu. Sistem  kearsipan  elektronik  mempunyai  sejumlah  komponen  penting  yang  saling  berinteraksi  untuk mencapai  tujuan  (Priansa  &  Agus  Garnida,  2019).  Dimana  komponen  system  kearsipan  elektronik meliputi  pengolahan  data  dan  fakta  menjadi  informasi  manajemen,  metode,  alat  dan  evaluasi. Keseluruhan  komponen  itu  saling  berinteraksi  dan  berhubungan  bersama-sama  diarahkan  untuk mencapai  tujuan.    Dengan  demikian,  sistem  kearsipan  merupakan  kombinasi  dan  penyusunan  yang unik dari unsur proses kearsipan yang di desain untuk mencari solusi atau masalah-masalah kearispan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Sistem kearsipan elektronik yang telah  berkembang, memiliki  banyak  variasi  dan  membawa  kemudahan  dalam  melaksanakan  tugas-tugas  kearsipan. Untuk  kantor-kantor  yang  memerlukan  pelayanan  yang  cepat  dengan  volume  arsip  yang  tinggi, menggunakan sistem kearsipan elektronik ini akan meringkatkan atau mempermudah proses.
Terdapat  empat  komponen  dasar  yang  bisa  dijadikan  pegangan  dalam  memilih  sistem  kearsipan elektronik  yaitu:  (a)  kecepatan  dalam  memindai  dokumen,  (b)  kemampuan  dalam  menyiapkan dokumen, (c) kemampuan dalam mengindeks dokumen, dan (d) kemampuan dalam mengontrol akses. Kecepatan  memindai  dokumen  dapat  dilakukan  dengan  beberapa  metode  diantaranya:  scanning, conversion  dan  importing.  Kemampuan  menyimpan  dokumen  harus  mampu  mendukung  perubahan teknologi,  peningkatan  jumlah  dokumen,  dan  mampu  bertahan  dalam  waktu  lama.  Kemampuan mengindeks  dokumen  memerlukan  beberapa  metode  agar  mudah  dipahami,  ada  tiga  metode  yaitu indeks  fields,  full  text  indexing,  folder  atau  file  structure.  Kemampuan  dalam  mengontrol  akses merupakan  aspek  terpenting  dalam  sistem  kearsipan elektronik,  diperlukan  control  dan  tingkat  yang berbeda antar pengguna dengan pertimbangan ketersediaan fungsi dan keamanan penggunaan.

## 2. Metode Penelitian
Pelaksanaan PkM direncanakan antara bulan Maret sampai September. Pelaksanaan PkM terdiri dari pelatihan, praktik, pendampingan, dan evaluasi selama 4 (empat) hari yang terpisah. Pelatihan sebagai tindakan  untuk  memberikan  pengetahuan  dan  pemahaman  kepada  para  pamong  desa  dalam digitalisasi  file  arsip.  Praktik  sebagai  tindakan  untuk  memberikan  keterampilan  teknis  kepada  para pamong  desa  dalam  digitalisasi  file  arsip.  Pendampingan  sebagai  tindakan  untuk  memonitoring  dan penguatan pamong desa dalam mengimplementasi digitalisasi file arsip. Sedangkan evaluasi sebagai tindakan untuk penilaian pamong desa dalam mengimplementasi digitalisasi file arsip desa.  Sasaran dalam kegiatan pengabdian adalah para pamong desa  di Kantor Desa Ketawang, Kec. Grabag, Kab. Magelang,  Prov.  Jawa  Tengah.  Tim  berkerjasama  dengan  pemerintah  Desa  Ketawang  untuk menyelenggarakan  di  Gedung  Serba  Guna  Desa Ketawang.  Koordinasi  antara  tim  PPM  dan  sasaran dilakukan  sebelum  melaksanakan  pelatihan  untuk  mempersiapkan  berbagai  hal  yang  dibutuhkan. Materi yang disajikan dalam kegiatan pengabdian disesuaikan dengan kebutuhan yaitu digitalisasi file arsip desa. Dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini tim pelaksana memilih metode kegiatan diskusi, pelatihan, dan evaluasi.
Pada  awal  pelaksanaan,  pemateri  menyampaikan  materi  berkaitan  dgan  digitalisasi  file  dan dilanjutkan diskusi. Diskusi dilakukan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada para pamong  desa  dalam  digitalisasi  file  arsip  desa  di  kantor  desa.  Pelatihan  sebagai  tindakan  untuk memberikan keterampilan teknis kepada para pamong desa dalam digitalisasi file arsip desa di kantor desa.  Evaluasi  sebagai  tindakan  untuk  pengawasan  dan  penilaian  kepada  kepada  para  pamong  desa dalam  digitalisasi  file  arsip  desa  di  kantor  desa.  Evaluasi  kegiatan  dilakukan  untuk  mengetahui keberhasilan  pengabdian  ini.  Evaluasi  dilakukan  melalui  tingkat  kehadiran  dan  tingkat  pemahaman materi  dan  kemmapuan  praktik.  Tim  pengabdi  menargetkan  tingkat  kehadiran  sebesar  95%  dari  30 peserta.  Tim  pengabdi  mengukur  pemahaman  materi  dan  kemampuan  praktik  para  peserta  dengan menggunakan angket pra dan pasca pelaksanaan kegiatan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Mitra  sasaran  pada  pelaksanaan  PkM  ini  adalah  Pemerintah  Desa  Ketawang,  Kec.  Grabag,  Kab. Magelang,  Prov.  Jawa  Tengah.  Mitra  masuk  dalam  kategori  yang  tidak  produktif  secara ekonomi/sosial, namun memberikan pelayanan publik dasar yang dibutuhkan masyarakat desa. Pada
tahun 2021 tim pengabdi melaksanakan pelatihan dan praktik pengelolan arsip menggunakan sistem kronologis  kepada  pamong  desa.  Sistem  kronologis  atau  sistem  tanggal  merupakan  sistem penyimpanan  arsip  berdasarkan  urutan  waktu  atau  kronologis  tanggal,  bulan  dan  tahun  pengiriman atau  penerimaan  arsip  (Agita,  2019).  Setelah  beberapa  bulan  pelatihan  tersebut  para  perangkat  desa merasa  sudah  mampu  dan  membutuhkan  keterampilan  lanjutan  berkaitan  dengan  kearsipan.  Pada tahun 2022 ini, tim pengabdi ingin melanjutkan pengabdian yang telah dilakukan di tahun 2021 yaitu pelatihan  dan  praktik  digitalisasi  file  arsip.  Di  era  teknologi  informasi,  pengelolaan  arsip  dapat dilakukan  dengan  menggunakan  sistem  informasi  atau  digitalisasi  file  (Sholeh  et  al.,  2020).  Di  era digitalisasi  kecepatan  dalam  komunikasi  data  mempunyai  peranan  penting  dalam  menopang  segala kegiatan  yang  berkaitan  dengan  penggunaan  piranti  digital  (Na’im,  2021).  Melalui  pelatihan  dan praktik  diharapkan  sumberdaya  manusia  di  kantor  kelurahan  (pamong  desa)  mampu mengimplementasi digitalisasi file arsip. Penggunaan piranti digital (komputer) juga digunakan oleh pemerintah  desa  dalam  memberikan  pelayanan  kepada  masyarakat  (Na’im,  2021).  Pemanfaatan sistem informasi arsip desa  merupakan trobosan dan inovasi terbaru yang direkomendasikan kepada aparatur desa sebagai solusi yang tepat untuk menata informasi arsip desa secara terbuka, efektif dan memberikan pelayanan yang berkualitas bagi masyarakat dan lembaga lainnya (Hidayat et al., 2021) Tim  pengabdian  membagi  tugas  sesuai  kesepakatan  bersama.  Ketua  sebagai  koordinator  yang memastikan  perencanaan  PkM  ini  berjalan  sesuai  timeline  yg  disusun,  pengadaan  transportasi  pada hari  pelaksaan  kegiatan,  dan  terlaksananya  kerjasama  (IA  dan  MoA).  Anggota  1  (satu)  sebagai pemateri dan instruktur pelatihan pada pelaksanaan kegiatan. Materi dan bahan praktik juga diadakan oleh  anggota  1  (satu).  Anggota  2  (dua)  melakukan  observasi  dan  survei  lanjutan,  mengadakan konsumsi,  dan  mencari jurnal sebagai  sasaran  publis.  Anggota  3  (tiga)  menyusun  proposal, laporan, dan artikel. Untuk anggota 4 (empat) mengadakan form angket dan bertugas sebagai pembawa acara. Terakhir  anggota  5  (lima)  mengadakan  form  presensi  dan  sebagai  petugas  resepsionis  pada  hari pelaksanaan kegiatan. Ketua dan anggota 1 (satu) sampai 3 (tiga) dosen, sedangkan anggota 4 (empat) dan 5 (lima) mahasiswa.
Pelaksanaan  pengabdian  ini  dimulai  dengan  koordinasi  tim  pengabdi  untuk  menentukan  lokasi  dan waktu  pengabdian.  Berdasarkan  permintaan  pamong  desa  kepada  salah  satu  anggota  tim  pengabdi untuk  mengadakan  bimbingan  teknis  tentang  pengelolaan  arsip  desa,  maka  tim  pengabdi  merespon untuk  mengadakan  PkM  di  tempat  tersebut,  yaitu  Desa  Ketawang,  Kec.  Grabag,  Kab.  Magelang, Prov. Jawa Tengah. Perlu adanya pembinaan secara intens dengan memberikan pengetahuan dibidang pengelolaan informasi dan arsip desa sehingga aparatur desa menyadari akan pentingnya pengelolaan informasi arsip desa yang dijalankan lebih sistematis dan terjaga secara aman semua informasi terkait desa  (Hidayat  et  al.,  2021).  Fokus  pengabdian  di  tahun  ini  yaitu  digitalisasi  file  arsip  untuk melanjutkan  pengabdian  di  tahun  lalu  dengan  tema  kearsipan  manual.    Pelaksanaan  pengabdian dimulai dengan koordinasi tim pengabdi untuk menentukan lokasi dan waktu pengabdian. Untuk hari pertama  dilakukan  untuk  pemaparan  materi  terkait  digitalisasi  arsip  desa.  Digitalisasi  merupakan proses  alih  media  atau  konversi  dokumen  fisik  kedalam  bentuk  dokumen  digital  (Samsugi  et  al., 2021).  Pada  hari  kedua  dilakukan  praktik  pengelolaan  arsip  elektronik  yang  dimulai  dari mendigitalisasi  dokumen  serta  penyimpanan  secara  digital.  Perangkat  desa  telah  mengalami peningkatan  pemahaman  perbedaan,  kearsipan  manual  dan  elektronik,  pengetahuan  kearsipan elektronik,  siklus  hidup  arsip  elektronik,  pembuatan  sistem  kearsipan  elektronik,  praktik  membuat sistem kearsipan elektronik.
Gambar 1. Pelaksanaan PkM
Setelah tim pengabdi berkoordinasi dengan sasaran maka diputuskan untuk diadakan pada hari Selasa 24  Mei  2022  dan  Rabu  25  Mei  2022.  Peserta  yang  mengikuti  kegiatan  pelatihan  digitalisasi  arsip berjumlah 30 orang. Tim pengebdi mendatangkan narasumber yang ahli dibidangnya. Dua orang tim pengabdi  membantu  presensi,  menyerahkan  uang  transport,  dan  membagikan  konsumsi  peserta dimeja  resepsionis.  Satu  orang  menjadi  MC  (master  of  ceremony)  dan  moderator.  Tiga  orang pengabdi  sisanya  dari  mahasiswa  mendampingi  dan  membantu  peserta  selama  proses  pemaparan materi dan praktik.  Pada hari pertama dilakukan pemaparan materi terkait digitalisasi arsip desa yang meliputi  perbandingan  kearsipan  manual  dan  elektronik,  dasar  penyelenggaraan  pengelolaan  arsip elektronik,  dan  konsep  arsip  elektronik.  Peluang  era  digitalisasi  harus  mampu  memberikan  dampak signifikan  bagi  kemajuan  pelayanan  desa,  disamping  aparatur  desa  yang  mampu  menjalankan komputer maka kesempatan ini menjadi peluang untuk dijalankannya digitalisasi arsip desa (Hidayat et al., 2021). Kegiatan pengabdian di hari pertama dilaksanakan dengan bentuk ceramah, tanya jawab, dan  diskusi.  Peserta  mengikuti  materi  yang  disampaikan  oleh  narasumber  beserta  menyimak  materi yang  telah  dibagikan  sebelumnya.  Pada  hari  kedua  dilakukan  praktik  pengelolaan  arsip  elektronik yang dimulai dari mendigitalisasi dokumen serta penyimpanan secara digital. Praktik didampingi oleh tim pengabdi besera mahasiswa administrasi perkantoran. Kegiatan praktik berjalan secara  interaktif dengan peserta mempraktikkan melaksanakan digitalisasi arsip dan tim pengebdi mendampingi. Tim pengabdi  mengarahkan  peserta  sampai  mereka  mampu  untuk  melaksanakan  digitalisasi  arsip. Sehingga  harapannya  dapat  dimanfaatkan  untuk  melaksanakan  pekerjaan  dalam  rangka  pelayanan kepada masyarakat.
Gambar 2. Penyampaian Materi dan Praktik Digitalisasi Arsip
Evaluasi ketercapaian kegiatan dilakukan melalui formulir yang diisi oleh peserta. Evaluasi peniliaian terhadap tingkat keberhasilan peserta pelatihan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam kegiatan ini.  Evaluasi  adalah  proses  penilaian  yang  dilakukan  untuk  memperoleh  gambaran  tentang keberhasilan  suatu  kegiatan  (Anwar,  2021).  Formulir  diisi  sebelum  dan  sesudah  mendapatkan pelatihan.  Formulir  evaluasi  untuk  mengetahui  terkait  tingkat  pemahaman  tentang  perbedaan
kearsipan  manual  dan  elektronik,  tingkat  pemahaman  tentang  pengetahuan  kearsipan  elektronik, tingkat  pemahaman  tentang  siklus  hidup  arsip  elektronik,  tingkat  pemahaman  dalam  pembuatan sistem  kearsipan  elektronik,  pemahaman  untuk  membuat  atau  praktik  sistem  kearsipan  elektronik. Berdasarkan  hasil  evaluasi  menunjukkan  bahwa  pemahaman  peserta  PkM  telah  meningkat  terkait perbedaan kearsipan manual dan elektronik setelah diadakan kegiatan pengabdian. Semula yang tidak paham berjumlah 9 menjadi 0, kurang pahgam dari 16 turun menjadi 7, paham dari 5 menjadi 19 dan sangat paham dari 0 menjadi 4 orang. Berikut gambar grafiknya.

## Gambar 3. Tingkat Pemahaman Tentang Perbedaan Kearsipan Manual Dan Elektronik
Sumber: Data diolah (2022)
Setelah diadakan kegiatan PkM, pemahaman perangkat desa Desa Ketawang terkait kearsipan digital menjadi  meningkat.  Perangkat  desa  yang  tidak  paham  awalnya  dari  12  menjadi  0,  kurang  paham semula 14 orang menjadi 8, paham 4 orang meningkat menjadi 18 orang, dan sangat paham dari tidak ada sama sekali menjadi 4 orang. Berikut gambar grafiknya.

## Gambar 4. Tingkat Pemahaman Tentang Pengetahuan Kearsipan Elektronik
Sumber: Data diolah (2022)
Perangkat  desa  Desa  Ketawang  mempunyai  pemahaman  yang  lebih  baik  setelah  diadakan  pelatihan digitalisasi arsip. Peserta tidak paham awalnya 14 menjadi 0, kurang paham dari 13 menjadi 8, paham meningkat dari 3 menjadi 18 dan sangat paham dari 0 menjadi 4 orang. Berikut gambar grafiknya.
0 5 10 15 20 Pre Post SP P KP TP 0 5 10 15 20 Pre Post SP P KP TP 0 5 10 15 20 Pre Post SP P
KP TP
Gambar 5. Tingkat Pemahaman Tentang Siklus Hidup Arsip Elektronik Sumber: Data diolah (2022)
Kegiatan  PkM  dapat  meningkatkan  pemahaman  perangkat  desa  dalam  pembuatan  sistem  kearsipan elektronik. Dilihat dari jumlah peserta yang tidak paham dari 13 orang menjadi 0, kurang paham dari 15  menurun  menjadi  11,  peserta  paham  dari  2  meningkat  menjadi  15,  dan  sangat  paham  dari  0 menjadi ada 4 orang. Berikut gambar grafiknya.
Gambar 6. Tingkat Pemahaman Dalam Pembuatan Sistem Kearsipan Elektronik Sumber: Data diolah (2022)
Selain  pemahaman  secara  teori,  perangkat  desa  Desa  Ketawang  mengalami  kenaikan  pemahaman untuk  membuat  atau  mempraktikkan  sistem  kearsipan  elektronik  setelah  adanya  kegiatan  PkM. Semula 14 orang tidak paham  menjadi 0,  kurang paham dari 16 orang menurun setengah menjadi 8 orang, peserta paham dari tidak satupun menjadi 20 orang, dan sangat paham dari tidak ada menjadi 2 orang. Berikut gambar grafiknya.
Grafik 7. Pemahaman Untuk Membuat Sistem Kearsipan Elektronik Sumber: Data diolah (2022)

## 4. Kesimpulan
Kegiatan pengabdian telah dilaksanakan dengan baik dan lancar serta dapat memberikan manfaat bagi perangkat  desa.  Peserta  mempunyai  pemahaman  dan keterampilan terkait  dengan  kearsiapan  digital. Perangkat  desa  telah  memhami  perbandingan  kearsipan  manual  dan  elektronik,  dasar penyelenggaraan pengelolaan arsip elektronik, dan konsep arsip elektronik. Selain itu peserta mampu mempraktikkan  pengelolaan  arsip  elektronik  yang  dimulai  dari  mendigitalisasi  dokumen  serta penyimpanan  secara  digital.  Semangat  dari  peserta  pengabdian  dapat  memperlancar  kegiatan. Harapannya di tahun depan dapat melanjutkan kegiatan pengabdian untuk manajemen kearsipan.

## Limitasi dan Studi Lanjutan
Keterbatasan  pada  kegiatan  pengabdian  ini  berkiatan  dengan  pendaaan.  Kegiatan  hanya  dapat dilakukan terhadap 30 peserta yang terdiri dari perangkat desa dan anggota  lembaga desa. Di waktu mendatang diharapkan dapat meningkat pendanaan sehingga lebih banyak peserta.
0 5 10 15 20 Pre Post SP P KP TP 0 5 10 15 20 25 Pre Post SP P
KP TP

## Referensi
Agita,  A.  M.  (2019).  Pentingnya  Penyimpanan  Arsip  Dinamis  Di  Kantor. Universitas  Negeri Yogyakarta , 53 (9), 1689–1699.
Anwar,  K.  (2021).  Urgensi  Evaluasi  Dalam  Proses  Pembelajaran. Rausyan  Fikr :  Jurnal  Pemikiran Dan Pencerahan , 17 (1). https://doi.org/10.31000/rf.v17i1.4183
Fathurrahman,  M.  (2018).  Pentingnya  Arsip  Sebagai  Sumber  Informasi. Jurnal  Ilmu  Perpustakaan Dan Informasi , 3 (2), 215–225.
Harisanty,  D.,  &  Anugrah,  E.  P.  (2022).  Legality  of  electronic  archive  management  in  realizing Indonesia
E-government. Digital Library Perspectives , 38 (1), 88–103.
https://doi.org/10.1108/DLP-12-2020-0123
Hidayat,  I.,  Andiriyanto,  A.,  &  Firmansyah,  I.  D.  (2021).  Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Arsip  di Desa Bilangan
Kecamatan Batang-Batang. Jurnal
ABDIRAJA , 4 (1), 30–35.
https://doi.org/10.24929/adr.v4i1.1150. Ig. Wursanto. (1991). Himpunan Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan . Kanisius. James, J., Johnson, V., & Hunter, I. (2018). Archives matter. In Insights: the UKSG Journal (Vol. 31). Ubiquity Press Ltd. https://doi.org/10.1629/uksg.417
Kurniasih,  D.,  &  Elizabeth,  E.  (2021).  Pengaruh  Kualitas  Pelayanan,  Citra  Merek  dan  Getok  Tular terhadap  Keputusan  Pembelian  Jasa. Reviu  Akuntansi,  Manajemen,  Dan  Bisnis , 1 (1),  1–8. https://doi.org/10.35912/rambis.v1i1.400.
Kusumaningrum,  T.,  Juniarti,  R.,  Indrawati,  T.,  Paramita,  S.,  &  Indawati,  N.  (2017).  Mewujudkan Tata Kelola Arsip Untuk Menunjang Peningkatan Kapabilitas Manajerial pada SD Kendangsari 1 Surabaya. Seminar Nasional Pengabdian Kepada Masyarakat , 6 .
Langgeng  Basuki,  P.,  &  Khalid,  Z.  (2021).  The  Influence  of  Organizational  Culture  and  Working Environment  on  Employee  Performance  at  PT.  Pusaka  Ayu  Bahari. Reviu  Akuntansi, Manajemen, Dan Bisnis , 1 (1), 21–26. https://doi.org/10.35912/rambis.v1i1.403 Mahmud,  M.  (2016).  Pentingnya  Manajemen  Sistem  Penyimpanan  Arsip.  In Universitas  Negeri Gorontalo .
Na’im,  A.  (2021).  Analisis  Dan  Rancang  Bangun  Jaringan  Komputer  Kantor  Desa  Pungpungan Kecamatan Kalitidu Kabupaten Bojonegoro. Jurnal Intake : Jurnal Penelitian Ilmu Teknik Dan Terapan , 12 (1), 8–12. https://doi.org/10.48056/jintake.v12i1.142 Onyekwelu,  N.  P.,  Monyei,  E.  F.,  &  Muogbo,  U.  S.  (2022). Flexible  Work  Arrangements  and Workplace Productivity : Examining The Nexus . 4 (3), 303–314. Priansa,  D.  J.,  &  Agus  Garnida.  (2019). Manajemen  Perkantoran:  Efektif,  Efisien  dan  Profesional . Alfabeta.
Putra, W. I. (2020). Pengelolaan Arsip Elektronik. Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan , 8 (2). Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis - Sovia Rosalin - Google Books. In UB Press . Samsugi, S., Nurkholis, A., & Azizul Andika, T. (2021). Digitalisasi Sistem Peminjaman Buku Pada Smk  Negeri  2  Kalianda  Lampung  Selatan. Journal  of  Technology  and  Social  for  Community Service (JTSCS) , 2 (2).
Seran, E. R., Kase, P., & Nursalam, N. (2022). The effect of competence, workload, and incentives on the  interest  of  civil  servants  to  become  commitment-making  officials  in  Malaka  Regency. Annals of Human Resource
Management Research , 2 (1), 15–30. https://doi.org/10.35912/ahrmr.v2i1.1127.
Setyadarma,  Q.  ’,  &  Pratama,  Y.  (2020).  Pola  Interaksi  Penyelenggaraan  Pemerintah  Desa  Kemiri Kecamatan  Pacet  Dalam  Mengoptimalkan  Pelayanan  Publik  Di  Era  Revolusi  Industri  4.0. Prosiding  Simposium  Nasional  ''Tantangan  Penyelenggaraan  Pemerintahan  Di  Era  Revolusi Indusri 4.O" , 0 (0), 139–155. http://research-report.umm.ac.id/index.php/PSIP/article/view/3489 Sholeh, M., Fatkhiyah, E., & Diterima, N. (2020). Pendampingan Kegiatan Pengelolaan Arsip Digital dengan Aplikasi Arteri di SD Muhammadiyah Pandes Bantul. Jurnal Panrita Abdi , 4 (3), 357– 368. http://journal.unhas.ac.id/index.php/panritaabdi.