## Kepuasan Karyawan  dalam Konteks Menejemen Perkantoran
Oleh:

## *) Idham Khalik

## **)Dosen Tetap Fakultas Ekonomi Universitas Batanghari Jambi

## Abstrak
Manajemen Kantor adalah kegiatan  yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan  mengontrol  setiap  aktivitas  kantor,  dimana  hasil  akhir kegiatan  kantor  ini  berujud pelayanan  informasi  pada  berbagai  pihak.  Sedangkan  beberapa bentuk  kegiatan/pekerjaan kantor  antara  lain:  kegiatan  catat  mencatat,  komunikasi, pengumpulan  dan  penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
Usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti  bahwa penyelenggaraan  kegiatan  perkantoran  memerlukan  pimpinan  dan  staff  yang mengerti akan tugas fungsinya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Kata Kunci : Manajemen Kantor, Perkantoran

## Pendahuluan
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,  kepemimpinan,  dan  pengendalian upaya  anggota  organisasi dan menggunakan  semua  sumber  daya  organisasi  untuk  mencapai  tujuan  yang  telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari  proses yang  ditunjukkan  oleh  garis  (line)  mengarah  kepada  proses  perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan,  dan  pengendalian,  yang  mana  keempat  proses  tersebut saling  mempunyai fungsi  masing-masing  untuk  mencapai  suatu  tujuan  organisasi.  Dapat disimpulkan bahwa
Manajemen  Kantor adalah  kegiatan  yang  dilakukan  untuk mengelola,  merencanakan, dan  mengontrol  setiap  aktivitas  kantor,  dimana  hasil  akhir kegiatan  kantor  ini  berujud pelayanan  informasi  pada  berbagai  pihak.  Sedangkan  beberapa bentuk  kegiatan/pekerjaan kantor  antara  lain:  kegiatan  catat  mencatat,  komunikasi, pengumpulan  dan  penyimpanan informasi(arsip),  pelayanan  tamu,  pelayanan  rapat  dan  lainsebagainya.Dalam  proses manajemen,  sasaran  yang  ingin  diperoleh  adalah  tercapainya  tujuansecara  efisien.  Apabila
dalam  mencapai  tujuan  tidak  sesuai  dengan  perencanaan  dan dalam proses  kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan  tersebut,  maka  sumber-sumber  daya  yang akan  dimanfaatkan  dalam  proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan  perkantoran  memerlukan  pimpinan  dan  staff  yang  mengerti akan tugas fungsinya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya  secara  bersungguh-sungguh,  dan  berusaha  untuk  dapat  mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

## Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen  Kantor  adalah  Perencanaan,  pengorganisasian,  pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Manajemen  Kantor  adalah  seluruh  kegiatan  penataan  yang  berhubungan  dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang  bermakna  bagi  proses  pembuatan  keputusan.Manajemen  bukan  saja  dapat  dianggap sebagai  suatu  jenis  ilmu,  tetapi  juga  aktivitas  (kegiatan).  Sebagai  suatu  ilmu  dan  aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.
a. Fungsi Manajemen :
 Perencanaan
 Pengorganisasian
 Pengkoordinasian
 Pengawasan
b. Elemen Manajemen
 Man
 Money
 Material
 Market
 Machine
 Method (Metode)
Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut  penglihatan  yang berbeda,  yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.
 Dari  sudut  manajemen,  manajemen  kantor  merupakan  kegiatan  untuk  merencanakan, mengorganisasikan,  mengarahkan,  mengendalikan,  mengoordinasikan,  mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.
 Dari  sudut  sasaran,  manajemen  kantor  merupakan  segala  kegiatan  penataan  yang ditujukan  kepada  segala  hal  yang  berhubungan  dengan  pelaksanaan  tatausaha  dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Dua sudut penglihatan manajement kantor:
 Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
 Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada  segala  hal  yang  berhubungan  dengan  pelaksanaan  tata  usaha  dalam  sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga  keahlian  dalam  memimpin  orang – orang.  Artinya,  memotivasi  orang  lain  agar  mau bekerja dengan giat dan kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu  menggerakan  bawahannya  agar  berhasil.  Dengan  kata  lain,  manajer  yang  berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk  maju,  dalam  arti  mampu  meningkatkan  dan  mengembangkan  keahlian  serta pengabdiaan bawahannya

## A. Aktivitas dari Manajemen Kantor
Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:
 Kegiatan komunikasi
 Kegiatan kalkulasi
 Pengolahan Warkat
 Penyusunan laporan
 Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:
a. Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)
b. Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)
c. Evaluating results (penilain hasil pekerjaan
d. Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat  cara  pengawasan  melalui  manajemen  pengendalian  dapat  dijelaskan  sebagai berikut:

## a) Develoving performance standard
Pekerjaan  yang  harus  di  selesaikan  oleh  manajer  dalam  menetapkan  alat – alat pengukuran ( yard – stick ). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya
b) Measuring performance
Menetapkan  status  pekerjaan yang  sedang  dilaksanakan  dan  yang  telah  selesai.
Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.
c) Evaluating result
Menetapkan  arti  perbedaan – perbedaan  dan  kekecualian – kekecualian  dengan cara  membandingkan  hasil  pekerjaan  yang  sebenarnya  dengan  ukuran  hasil pekerjaan.
d) Taking corrective action
Meluruskan  dan  mengadakan  perbaikan  terhadap  penyimpangan – penyimapangan yang terjadi.
Fungsi  pokok  manajemen  dalam  perkantoran  yang merupakan  pekerjaan  manajer seperti berikut:
1. Perencanaan ( pleaning )
 Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
 Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
 Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakuka
 Membuat  kebijaksanaan,  prosedur,  standard  dan metode – metode  untuk pelaksanaan kerja
 Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
 Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
2. Pengorganisasian ( organizing )
 Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
 Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
 Menggabungkan  jabatan – jabatan operasional  kedalam  unit – unit  yang  saling berkaitan
 Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
 Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
 Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
 Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
 Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
3. Penggerakan ( Actuating )
 Melakukan  kegiatan  partisivasi  dengan  senang  hati  terhadap  semua  keputusan, tindakan atau perbuatan
 Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
 Memotivasi anggota
 Berkomunikasi secara efektif
 Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
 Memberikan  imbalan  penghargaan  terhadap  pekerja yang  melakukan pekerjaan dengan baik
 Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya
4. Pengendalian ( controllig )
 Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
 Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
 Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
 Membuat media pelaksanaan secara tepat
 Memberitahukan media pengukur pekerjaan
 Memindahkan  data secara  terperinci  agar  dapat  terlihat  perbandingan  dan penyimpangan – penyimpangannya
 Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
 Memberitahu  anggota – anggota  yang  bertanggung  jawab  terhadap  pemberian penjelasan
 Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

## B. Proses Manajemen Kantor
a) Perencanaan kantor
Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal  yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.
b) Pengorganisasian kantor
 Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
 Adalah  suatu  sistim  kerja  sama  yang  meliputi  pola  pembagian  kerja,  susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.
c) Pengoordinasian kantor
Merupakan  suatu  kegiatan  untuk  menjamin kerja  sama  dan  partisipasi  sejumlah kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).
d) Tujuan kantor
 Penerimaan Informasi
 Pencatatan informasi
 Penyusunan informasi
 Pemberian Informasi
 Perawatan aktiva
e) Aspek manajemen kantor
 Tujuan,  yang  dapat  dirumuskan  untuk  menilai  dan  menetapkan  keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
 Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
 Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan
 Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
 Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
 Mesin  dan  perlengkapan,  mencakup  segenap  benda  mati  yang  digunakan  dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
f) Harapan manajemen kepada manajemen kantor
 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi
 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
 Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
 Manajer  kantor  hendaknya  menyisihkan  waktu  untuk  mengembangkan  dirinya  dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil
 Manajer  kantor  hendaknya  dapat  mermalkan,  membayangkan  dan  merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g) Peranan  manajemen  kantorMenyiapkan  informasi  agar  manajemen  puncak  dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :
 Ringkas ( concise )
 Cermat ( accurate )
 Dalam bentuk yang tepat ( in the correct form )
 Tepat waktu ( right time )
 Biaya rendah ( low cost )

## C. Perumusan Organisasi
Organisasi  yang merupakan  usaha  dari  manusia  itu  segala  kebutuhannya  tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.
1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
 Manajer Umum
 Petugas Pembeliaan
 Manajer Produksi
 Manajer Pemasaran
2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang
 Direktur Pengelola
 Petugas Pembeliaan
 Manajer Produksi
 Manajer Pemasaran

## D. Pendekatan Fungsional dalam organisasi
a) Sentralisasi
Untuk  meningkatkan  efisiensi,  semua pekerjaan  kantor  harus  dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor  ini  dengan  memberikan  pelayanan  seperti yang  mungkin  diminta oleh manajer departemen atau fungsional.
b) Desentralisasi
c) Manajer Umum
d) Petugas Pembelian
e) Manajer Produksi
f) Manajer Pemasaran
g) Manajer kantor
h) Kantor pembelian
i) Kantor pabrik sio

## E. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja
a) Delegasi
Adalah proses  dimana  individu  atau  kelompok memindahkan kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu.
Delegasi  dapat dinyatakan  secara  ringkas  sebagai suatu  proses  dimana seorang manajer :
 Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
 Memberi  mereka  wewenang  untuk  membuat  komitmen  sampai  batas  yang dianggap perlu untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
 Menciptakan  kewajiban  pada  pihak  setiap  bawahan  untuk  melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.
b) Analisis pekerjaan
Adalah proses penelitian tugas kantor
 Langkah-langkahnya: Menentukan  pembagian  pekerjaan  secara  umum  di dalam kantor
 Pembagian tugas: Menurut fungsi dan menurut proses

## Kesimpulan
Manajemen  Kantor adalah  kegiatan  yang dilakukan  untuk  mengelola,  merencanakan, dan  mengontrol  setiap  aktivitas  kantor,  dimanahasil  akhir  kegiatan  kantor  ini  berujud pelayanan  informasi  pada  berbagai  pihak.  Sedangkan beberapa  bentuk  kegiatan/pekerjaan kantor  antara  lain:  kegiatan  catat  mencatat,  komunikasi, pengumpulan  dan  penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
Manajemen  Perkanotran  dapat  di  nyatakan  sebagai  “Kekuatan  yang  tidak berwujud,  yang  merencanakan,  mengorganisasikan  da  mengkoordonasikan  manusia, bahan- bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga dicapai sasaran perusahaan”.

## Daftar Pustaka
http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-perkantoran.html http://wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/ http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/ http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-tentang.html http://thisismeyunus.wordpress.com/2012/01/09/pendekatan-pendakatan-manajemen- perkantoran/
http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-perkantoran.html