INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 2 Tahun 2023 Page 8703-8714 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Perancangan Perbaikan Proses Bisnis Pada UMKM Mak Pookies Dengan Menggunakan Metode Business Process Improvement
Siwi Lintang Pertiwi 1 ✉ , Endang Chumaidiyah 2 , Muhammad Almaududi Pulungan 3
Teknik Industri, Telkom University
Email: lintangprtiwi@student.telkomuniversity.ac.id 1 ✉

## Abstrak
Mak Pookies merupakan UMKM produsen kue pukis, yang menggunakan metode penjualan made-to-order dengan frekuensi produksi sebanyak 2 hari sekali. Seiring berjalannya bisnis, pemilik merasakan frekuensi produksi tersebut tidak bisa memenuhi permintaan yang ada. Sebanyak 13 dari 20 pelanggan menyatakan bahwa mereka pernah melakukan pembatalan pesanan  dikarenakan  harus  menunggu  terlalu  lama.  Produksi  secara  rutin  belum diaplikasikan karena proses pemesanan yang lama. Metode Business Process Improvement (BPI) dipilih untuk mengurangi hambatan tersebut. Sebelum merancang perbaikan, proses bisnis  eksisting  dipetakan  lalu  diklasifikasi  menjadi  3  golongan  yakni  Real-Value  Added, Business-Value  Added,  dan  Non-Value  Added,  untuk  menghitung  efisiensi  menggunakan parameter waktu siklus. Peningkatan efisiensi dibantu melalui perancangan aplikasi google form  dan  spreadsheet  untuk  mengurangi  waktu  dan  tenaga  yang  digunakan  oleh perusahaan. Hasilnya, proses bisnis yang tadinya memiliki 16 aktivitas, berkurang menjadi 12 aktivitas. Efisiensi proses bisnis juga mengalami peningkatan sebesar  80,61% serta waktu siklus bisa dihemat selama lebih dari 21 jam.
Kata Kunci : BPI, UMKM, Waktu Siklus
Abstract
Mak Pookies produces cakes through the made-to-order method with a production every two days.  As  the  business  continues,  the  owner  feels  the  production  frequency  cannot  meet existing demand. 13 out of 20 customers stated that they had cancelled an order because they wait too long. Routine production cannot be applied because the ordering process takes much time.  The  Business  Process  Improvement  (BPI)  method  reduces  these  obstacles.  Before designing the improvement, existing business processes are mapped and then classified into three groups : Real-Value Added, Business-Value Added, and Non-Value Added, to calculate efficiency using cycle time parameters. Increased efficiency is assisted through the design of Google Forms and spreadsheet applications to reduce the time and effort companies use. As a result, business processes that previously had 16 activities reduce to 12. Business process efficiency has also increased by 80.61%, saving the cycle times for more than 21 hours.
Keyword s: BPI, UMKM, Cycle Time

## PENDAHULUAN
Bisnis Mak Pookies mulai dirintis sejak tahun 2018 dengan sistem made-to-order dimana pelanggan melakukan pemesanan terlebih dahulu. Pemilik usaha membuka order dalam jangka waktu satu hari untuk mengumpulkan pemesan dihari selanjutnya. Dengan kata lain, Mak Pookies akan melakukan produksi setiap dua hari sekali. Pada tanggal 24 Maret 2022  pencatatan waktu proses  dilakukan  dengan  observasi serta wawancara kepada pemilik usaha. Hasilnya didapatkan waktu proses total yaitu selama kurang lebih 23 jam.
Permasalahan  muncul  ketika  pemilik  menyadari  ketidakmampuan  perusahaan untuk  memenuhi  permintaan  pelanggan  dikarenakan  lamanya  proses  bisnis  yang membuat  pukis  tidak  bisa  tersedia  setiap  hari.  Sebanyak  13  dari  20  pelanggan menyatakan  bahwa  mereka  melakukan  pembatalan  pesanan  dikarenakan  harus menunggu lama. Seperti yang  digambarkan pada Gambar  1, 60% dari hasil  survey setuju bahwa produksi setiap hari perlu dilakukan.
12 responden 60% 1 responden 5% 7 responden 35% Apakah Mak Pookies harus melakukan  produksi setiap hari ? (20 Responden) YA TIDAK MUNGKIN
Gambar 1 Hasil survey pelanggan
Selama bulan April 2022 pemilik usaha memutuskan untuk mencoba sistem baru yakni dengan melakukan produksi selama satu kali dalam sehari secara rutin. Ternyata hasil penjualan yang didapatkan adalah seperti pada Gambar 2.
Gambar 2 Perbandingan Omset Penjualan (Sumber : Mak Pookies) Omset yang didapatkan oleh Mak Pookies menunjukkan angka yang lebih besar apabila melakukan produksi secara rutin dalam sebulan. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa  peralihan  sistem  produksi  ini  membutuhkan  banyak  penyesuaian  yang membuat pemilik usaha kewalahan dan berujung kembali menjalankan sistem yang lama. Berdasarkan hasil pemetaan masalah faktor kurangnya sumber daya manusia dan aktivitas bisnis yang masih manual berpengaruh besar sebagai hambatan apabila produksi secara rutin direalisasikan.  Maka dari itu masalah yang dialami Mak Pookies diselesaikan  melalui  perbaikan  proses  bisnis  dengan  mengeliminasi  hambatan menggunakan metode Business Process Improvement (BPI).

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian ditulis untuk menyusun tahapan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti dari awal hingga mendapatkan solusi dari permasalahan yang dibahas.
Pendahuluan
Tahap  pendahuluan  dilakukan  sebagai  awal  mula  dari  penelitian.  Hal-hal  yang berkaitan dengan tahapan ini dilakukan untuk memperjelas tujuan penelitian.

## 1. Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan melalui observasi langsung terhadap objek penelitian dan juga wawancara terhadap pemilik usaha untuk mengetahui kondisi langsung bisnis tersebut.

## 2. Studi Literatur
Studi  literatur  membantu  pemahaman  peneliti  terhadap  masalah  melalui pengumpulan teori serta metode  yang tepat dari  penelitian terdahulu yang memiliki kondisi sejenis.

## Pengumpulan Data
Tahap  pengumpulan  data  dilakukan  untuk  memberikan  input  pada  proses penyelesaian masalah yang telah didefinisikan sebelumnya. Pada tahap ini data yang dikumpulkan dibagi menjadi 2 kategori yaitu.

## 1. Data Primer
Data primer merupakan informasi yang diperoleh secara langsung oleh peneliti dari objek penelitian melalui observasi dan wawancara langsung. Data yang dibutuhkan dalam penelitian adalah proses bisnis eksisting, waktu siklus eksisting, serta sumber daya perusahaan

## 2. Data Sekunder
Data  sekunder  didapatkan  oleh  peneliti  melalui  studi  literatur  khususnya  pada kasus kali ini yaitu mengenai tahapan yang harus dilalui ketika peneliti menggunakan metode  perbaikan  Business  Process  Improvement  (BPI).  Dan  juga  teknik penyederhanaan menggunakan Improvement Technique Wheel.

## 3. Metode Pengumpulan Informasi
Pengumpulan informasi diatas dilakukan melalui observasi yakni mengumpulkan data  dengan  analisis  pengamatan  langsung  terhadap  objek,  dan  juga  wawancara kepada informan kunci yakni pemilik serta karyawan Mak Pookies.

## Pengolahan Data
Tahap pengolahan data dilakukan untuk memproses data yang telah dikumpulkan melalui  metode  yang  dipilih  yaitu  Business  Process  Improvement.  Berikut  tahapan metode BPI menurut Harrington (1991).

## 1. Organizing for Improvement
Tahapan ini dilakukan sebagai persiapan sebelum perbaikan dilakukan. Aktivitas utama  yang  dilakukan  adalah  dengan  memilih  proses  bisnis  mana  yang  akan diutamakan untuk diperbaiki atau biasa disebut proses bisnis kritis. Pemilihan proses tersebut  akan  menggunakan  pendeketan weighted-selection  dengan  4  komponen penilaian yaitu seberapa besar suatu proses berpengaruh kepada pelanggan (Customer
impact),  seberapa  sanggup  perusahaan  melakukan  perubahan  terhadap  proses tersebut (Changeability), seberapa buruk keadaan proses saat ini (Performance), dan seberapa  berpengaruh  perubahan  yang  akan  dilakukan  terhadap  keadaan  bisnis perusahaan (Business impact).

## 2. Understanding the Process
Tahapan ini diawali dengan pemetaan proses bisnis eksisting hasil dari observasi yang  dilakukan  sebelumnya.  Pemetaan  tersebut  dilanjutkan  dengan  klasifikasi  tiap aktivitas menjadi kategori RVA, BVA, atau NVA.  Setelah itu, proses bisnis akan mulai diidentifikasi untuk melihat permasalahan apa yang muncul dari setiap aktivitas.

## 3. Streamlining
Permasalahan yang didapatkan pada tahapan sebelumnya akan disederhanakan menggunakan teknik  pada Improvement Technique  Wheel seperti  dalam  buku Page (2016). Teknik yang digunakan antara lain dengan melakukan eliminasi pada birokrasi, analisis value added, mengeliminasi adanya duplikasi, simplifikasi, mengurangi waktu siklus, serta melakukan otomasi.

## 4. Measurement and Control
Tahapan ini dilakukan untuk menghitung seberapa efisien penyederhanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Hasil waktu siklus yang didapatkan dari proses bisnis usulan akan dihitung efisiensinya, lalu dibandingkan dengan efisiensi sebelum perbaikan untuk melihat apakah ada kenaikan efisiensi yang disebabkan dari perbaikan tersebut.

## 5. Continuous Improvement
Perbaikan berkelanjutan akan  didukung  melalui  perancangan  google form  dan spreadsheet pemesanan usaha Mak Pookies dengan harapan bisa membantu pemilik bisnis untuk mengimplementasikan proses bisnis usulan yang telah dirancang.

## Analisis
Tahap analisis dilakukan untuk menguraikan kembali hasil dari perancangan yang dilakukan sebelumnya. Beberapa hal yang dianalisis pada tahap kali ini adalah.
1. Analisis Proses Bisnis Eksisting
2. Analisis Proses Bisnis Usulan
3. Analisis Proses Efisiensi Proses Bisnis Usulan
4. Analisis Hasil Perancangan google form dan spreadsheet

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Proses Bisnis Eksisting

## Gambar 1 Proses Bisnis Eksisting
Proses bisnis eksisting yang terjadi pada bisnis Mak Pookies terbagi menjadi 4 proses  utama  yaitu  proses  pemesanan,  proses  produksi,  proses  pengemasan  & pengiriman,  dan  proses  pencatatan  keuangan.  Pemetaan  proses  digambarkan  pada Gambar 3 dengan 16 aktivitas dan total waktu siklus selama 1438 menit.

## Analisis Perbaikan Proses Bisnis
Perbaikan  yang  dilakukan  pada  proses  bisnis  Mak  Pookies  diawali  dengan melakukan  identifikasi  pada  setiap  aktivitas  yang  berjalan  pada  kondisi  eksisting. Identifikasi dilakukan dengan klasifikasi aktivitas menjadi 3 kelompok yaitu RVA, BVA, dan NVA. Hasil klasifikasi akan dihitung untuk mengetahui efisiensi waktu siklus dari proses bisnis eksisting perusahaan.
Tabel 1 Efisiensi waktu siklus eksisting
Keterangan Aktivitas RVA BVA NVA TOTAL 146 27 1265 TOTAL WAKTU SIKLUS 1438 EFISIENSI WAKTU SIKLUS 10,15%
Lamanya waktu dengan klasifikasi Non-Value Added merupakan salah satu alasan efisiensi  waktu  siklus  eksisting  menghasilkan  nilai  sebesar  10,15%.  Maka  dari  itu permasalahan  akan  diidentifikasi  berdasarkan  sumber  daya  yang  dimiliki  oleh perusahaan.

## 1. Identifikasi Permasalahan Sumber Daya Manusia
• Beban  kerja  bertumpu  pada  pemilik,  sehingga  dapat  menyebabkan  kelelahan pekerja
2. Identifikasi Permasalahan Teknologi
• Penggunaan sticky notes menimbulkan resiko terjadi kehilangan informasi
• Penggunaan  handphone  yang  belum  maksimal  dapat  menyianyiakan  peluang efisiensi
3. Identifikasi Permasalahan Fasilitas
• Akomodasi  transportasi  yang  dimiliki  hanya  1  buah  sepeda  motor  membuat proses pengiriman pesanan harus dilakukan dalam dua sampai tiga kali antar.
Permasalahan yang telah diidentifikasi akan ditindaklanjuti dengan perancangan usulan  untuk  mengatasi  kendala  yang  ada.  Berikut  merupakan  solusi  yang  bisa diterapkan  untuk  mengatasi  kendala  sumber  daya  perusahaan  yang  dirumuskan sebelumnya.

## 1. Usulan Permasalahan Sumber Daya Manusia
Kerja sama dengan jasa pengiriman lokal bisa dilakukan agar energi pemilik bisa fokus  kepada  proses  produksi  dengan  mengurangi  aktivitas  pengiriman  kepada pelanggan.

## 2. Usulan Permasalahan Teknologi
Pemanfaatan  gadget  yang  dimiliki  perusahaan  bisa  mengatasi  permasalahan penggunaan  sticky  notes,  penggunaan  aplikasi  yang  bisa  diakses  dari  gadget  dipilih untuk mencatat pesanan secara otomatis dan mengurangi potensi kehilangan 3. Usulan Permasalahan Fasilitas
Mengeliminasi penggunaan kendaraan pribadi lalu menggantinya melalui usulan kerjasama  dengan  pihak  jasa  pengiriman  lokal,  sehingga  tidak  perlu  melakukan pengiriman lebih dari sekali.
Usulan perbaikan untuk permasalahan yang ada akan diaplikasikan pada proses bisnis eksisting dengan dilakukannya streamlining. Berikut merupakan hasil dari tahapan streamlining yang dilakukan pada penelitian kali ini.
1. Melakukan  perbaikan  value  added  dengan  penggunaan google  form  serta spreadsheet,  dengan  tujuan  mengotomasi  proses  pencatatan  (pesanan  dan keuangan) agar tidak lagi berjalan manual.
2. Melakukan eliminasi pada aktivitas yang berjalan manual, karena sudah diatasi oleh perbaikan value added.
3. Melakukan simplification pada aktivitas persiapan peralatan untuk pembuatan dan pencetakan adonan, dengan melakukannya pada saat yang bersamaan.
4. Melakukan eliminasi pada aktivitas pengantaran pesanan karena aktivitas ini akan digantikan dengan mengirim pesanan melalui jasa pengiriman lokal.
Analisis Proses Bisnis Usulan

## Gambar 2 Proses Bisnis Usulan
Proses bisnis usulan dijabarkan pada Gambar 4 dan dirancang berdasarkan hasil streamlining. Usulan proses bisnis ini memunculkan 3 jenis aktivitas seperti berikut.
1. Aktivitas Tetap
Aktivitas tetap digambarkan dengan kotak hitam dan berisi kegiatan yang ada pada proses bisnis eksisting dan tidak mengalami perubahan pada proses bisnis usulan 2. Aktivitas Perbaikan
Aktivitas perbaikan digambarkan dengan kotak merah dan berisi kegiatan yang ada pada proses bisnis eksisting dan mengalami perubahan pada proses bisnis usulan. Aktivitas  perbaikan  pada  usulan  kali  ini  anatara  lain  pada  aktivitas  pembagian  link pemesanan  melalui  status  whatsapp,  persiapan  peralatan  oleh  karyawan,  dan  cek keseimbangan pada catatan keuangan
3. Aktivitas Tambahan
Aktivitas tambahan digambarkan dengan kotak merah dan berisi kegiatan yang tidak ada pada proses bisnis eksisting namun ditambahkan pada proses bisnis usulan. Aktivitas  tambahan  pada  usulan  ini  antara  lain  pemesanan  jasa  pengiriman  dan memberikan pesanan kepada jasa pengiriman.
Tabel 2 Analisis Efisiensi Waktu Siklus Usulan
Keterangan Aktivitas RVA BVA NVA TOTAL 108 11 0 TOTAL WAKTU SIKLUS 119 EFISIENSI WAKTU SIKLUS 90,76%
Total waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses  bisnis usulan adalah 119 menit yang terdiri dari 108 menit aktivitas Real Value Added, 11 menit aktivitas Business Value Added, dan 0 menit aktivitas Non-Value Added. Dengan begitu, efisiensi waktu siklus yang didapatkan dari proses bisnis usulan naik menjadi 90,76%.

## Analisis Perbandingan Sebelum dan Sesudah perbaikan
Proses  bisnis  usulan  membuat  kondisi  eksisting  perusahaan  mengalami perubahan dari berbagai macam sisi. Meskipun tidak ada penambahan yang dilakukan untuk  sumber  daya  manusia  perusahaan,  namun  dari  segi  fasilitas  dan  peralatan perusahaan akan mengurangi beberapa hal seperti yang terlampir pada Tabel 3
Tabel 3 Analisis Perbandingan Fasilitas dan Peralatan
No  Proses Fasilitas dan Peralatan Kondisi Esksisting Kondisi Usulan 1 Pemesanan Sticky Notes 1 0 2 Pengemasan & Pengiriman Sepeda Motor 1 0
Copyright@ Siwi Lintang Pertiwi , Endang Chumaidiyah , Muhammad Almaududi Pulungan
3 Pencatatan Keuangan Calculator 1 0 Buku keuangan + atk 1 0 Gadget 0 1
Selain  fasilitas  dan  peralatan,  waktu  siklus  pada  proses  bisnis  juga  mengalami perubahan. Hal ini terjadi karena keseluruhan perbaikan dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi  waktu  siklus  itu  sendiri.  Informasi  mengenai  penghematan  waktu  yang terjadi setelah perbaikan terlampir pada Tabel 4
Keterangan Eksisting Usulan RVA BVA NVA RVA BVA NVA TOTAL 146 27 1265 108 11 0 TOTAL WAKTU SIKLUS 1438 119 EFISIENSI WAKTU SIKLUS 10,15% 90,76% KENAIKAN EFISIENSI WAKTU SIKLUS 80.61%
Terlihat  perbandingan yang cukup signifikan antara  total  waktu  siklus eksisting dan  usulan.  Proses  yang  tadinya  membutuhkan  waktu  selama  1438  menit  direduksi menjadi 119 menit pada proses usulan yang menghasilkan penghematan sebesar 1319 menit.  Perubahan  waktu  ini  juga  mengakibatkan  kenaikan  pada  efisiensi  dimana perbaikan  membuat  proses  bisnis  usulan  memiliki  aktivitas  RVA  yang  mendominasi keseluruhan proses dan menghasilkan peningkatan efisiensi sebesar 80.61%

## Analisis Rancangan Aplikasi
Perbaikan  yang  dilakukan  pada  proses  bisnis  eksisting  memerlukan  alat  bantu untuk memaksimalkan implementasi usulan yang diperlukan. Maka dari itu dirancang google form dan juga spreadsheet untuk mempermudah jalannya proses pemesanan dan juga proses pemesanan. Dengan adanya rancangan tersebut, proses yang ada bisa dilakukan secara otomatis dan mengurangi tenaga yang harus dikeluarkan oleh pemilik bisnis.  Tabel  6  akan  menjelaskan  perbedaan  yang  terjadi  pada  setiap  proses  dengan adanya usulan penggunaan aplikasi.

## SIMPULAN
Proses bisnis eksisting Mak Pookies berisi 16 aktivitas dengan total waktu siklus selama 1438 menit. Terdapat 146 menit aktivitas RVA, 27 menit aktivitas BVA, dan 1265
aktivitas  NVA  yang  menunjukkan  efisiensi  waktu  siklus  sebesar  10,15%.  Setelah perbaikan, Proses bisnis usulan menghasilkan total waktu 119 menit yang terdiri dari 108 menit aktivitas RVA dan 11 menit aktivitas BVA. Efisiensi yang didapatkan menunjukkan angka 90,76%. Perbaikan menunjukkan penghematan  sebesar 1319 menit pada waktu siklus  dan  kenaikan  efisiensi  sebesar  80,61%.  Perancangan  sistem  pemesanan  baru melalui google form dan spreadsheet turut membantu menghemat waktu dan energi dari pemilik bisnis.

## DAFTAR PUSTAKA
Boutros, T., & Cardella, J. (2016). The Basics Of Process Improvement. Taylor & Francis.
E., Monk. (2022). Concepts In Enterprise Resource Planning (4th Edition). Cengage Sp. Hafizha Aulia Rahma, F., Chumaidiyah, E., & Tripiawan, W. (In Press). Perancangan Proses Bisnis  Usulan  Pemeriksaan  Pcr  Di  Laboratorium  Pcr  Rumah  Sakit  Pertamina Balikpapan Dengan Menggunakan Metode Business Process Improvement (Bpi).
Hammer,  M.,  &  Champy,  J.  (2003). Reengineering  The  Corporation:  A  Manifesto  For Business Revolution. Harperbusiness.
Harrington, J. H. (1991). Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy For Total Quality, Productivity, And Competitiveness (1st Ed.). Mcgraw Hill.
Ilham  Achmad,  F.,  Rispianda,  &  Permata  Liansari,  G.  (2016). Business  Process Improvement Untuk Proses Penjualan, Produksi Dan Pembelian Di Cv. Cahaya Abadi Teknik, 4.
Lawton,  G.,  &  Tucci,  L.  (2022,  April  27). Business  Process  Automation  (Bpa).  Cio. Https://Www.Techtarget.Com/Searchcio/Definition/Business-Process- Automation
Mohapatra, S. (2009). Business Process Automation. Phi Learning Pvt. Ltd.
Nanda,  F.,  Tolle,  H.,  &  Priharsari,  D.  (2020). Analisis  Dan  Perbaikan  Proses  Bisnis Menggunakan  Metode  Business  Process  Improvement  (Bpi)  (Studi  Kasus  : Bidang  Usaha  Perikanan  Lele  Di  Pt.  Maksiplus  Utama  Indonesia).  Jurnal Pengembangan  Teknologi  Informasi  Dan  Ilmu  Komputer,  4(10),  3364-3372. Diambil Dari Https://J-Ptiik.Ub.Ac.Id/Index.Php/J-Ptiik/Article/View/7969
Page, S. (2022). The Power Of Business Process Improvement: 10 Simple Steps To Increase Effectiveness, Efficiency, And Adaptability. Amacom.
Setiyani, L., & Rachmawati, R. (2021). PEMODELAN BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT APLIKASI ANTRIAN PENGAMBILAN STNK (STUDI KASUS : KANTOR KEJAKSAAN KARAWANG). Just IT, 11(2), 1. https://doi.org/10.24853/justit.11.2.1-7
Sutalaksana, Iftikar Z. (1979). Teknik Tata Cara Kerja. Institut Teknologi Bandung. Mti-Itb.