## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42

## Analisis Sistem Penyusutan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta
Ibnu Mardiyoko 1 , Hendra Rohman 2 , Erina Septin Prihaningtyas 3
123 Politeknik Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Email: hendrarohman@mail.ugm.ac.id

## ABSTRAK
Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta belum  terlaksana  secara  rutin.  Kendala  dalam  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis, karena  terbatasnya  petugas  rekam  medis  dan  pekerjaan  yang  semakin  menumpuk  sehingga untuk  melaksanakan  penyusutan  belum  bisa  dilakukan.  Penelitian  ini  dilakukan  untuk mengetahui alur pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis, mengidentifikasi permasalahan pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis serta mengetahui penyelesaian masalah mengenai pelaksanaan  penyusutan.  Penelitian  deskriptif.  Subjek  yaitu  tiga  petugas  rekam  medis,  dua orang sebagai responden dan satu orang sebagai triangulasi sumber. Teknik pengumpulan data dengan  melakukan  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi.  Rumah  sakit  sudah mempunyai  SPO  tentang  penyusutan  berkas  rekam  medis,  di  dalam  SPO  dijelaskan  bahwa waktu  penyusutan  berkas  rekam  medis  dilakukan  setiap  lima  tahun  sekali.  Pelaksanaan penyusutan  berkas  rekam  medis  belum  disosialisasikan  dengan  baik,  tidak  adanya  petugas khusus penyusutan atau petugas filing , karena waktu luang petugas terbatas untuk melakukan penyusutan  sehingga  masih  mengalami  keterlambatan  dalam  melakukan  penyusutan,  tidak adanya ruang dan tempat khusus penyimpanan berkas rekam medis juga menjadi penghambat dalam  pelaksanaan  penyusutan.  Pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  sudah  sesuai dengan  SPO  mengenai  penyusutan  berkas  rekam  medis,  akan  tetapi  waktu  pelaksanaannya belum sesuai dengan yang ada di SPO. Belum adanya ruang dan rak khusus untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif.
Kata kunci: Berkas inaktif, penyusutan berkas rekam medis, retensi

## ABSTRACT
The  implementation  of  shrinking  medical  record  files  at  Puri  Husada  Hospital  Sleman Yogyakarta  has  not  been  carried  out  routinely.  Constraints  in  the  implementation  of  the shrinkage of medical record files, due to the limited number of medical record officers and the work that is piling up so that the depreciation cannot be carried out. This study was conducted to  determine  the  flow  of  the  implementation  of  shrinkage  of  medical  record  files,  identify problems in the implementation of shrinkage of medical record files and find out the solution to problems regarding the implementation of depreciation. Descriptive research. Subjects are three medical record officers, two as respondents and one person as source triangulation. Data collection techniques by conducting observations, interviews and documentation studies. The hospital already has an SPO regarding the shrinkage of medical record files, in the SPO it is explained  that  the  time  for  shrinking  medical  record  files  is  done  every  five  years.  The implementation of shrinkage of medical record files has not been properly socialized, there is no special shrinking officer or filing clerk, because the staff's free time is limited to shrink so that  there  are  still  delays  in  shrinking,  the  absence  of  special  space  and  place  for  storing medical  record  files  also  becomes  an  obstacle  in  the  implementation  depreciation.  The implementation  of  the  shrinkage  of  the  medical  record  file  is  in  accordance  with  the  SOP

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
regarding  the  shrinkage  of  the  medical  record  file,  but  the  implementation  time  is  not  in accordance  with  the  SOP.  There  is  no  special  space  and  shelves  to  store  inactive  medical record files.

## Keywords: Inactive files, shrinkage of medical record files, retention

## PENDAHULUAN
Rekam  medis  harus disimpan sesuai  dengan peraturan yang  ada. Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung.  dari  tanggal  terakhir  pasien  berobat  atau  dipulangkan.  Setelah  batas  waktu  lima tahun,  rekam  medis  dapat  dimusnahkan,  kecuali  lembar  ringkasan  pulang  dan  lembar persetujuan tindakan medik.
Berkas  rekam  medis  dikatakan  aktif  ketika  tanggal  pulang  atau  tanggal  kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang. Berkas rekam medis  dikatakan  inaktif  ketika  rekam  medis  tersebut  jarang  diambil  dan  disimpan  kembali. Oleh  karena  itu,  file  rekam  medis  inaktif  disimpan  di  tempat  yang  jarang  diakses  dari  pada rekam medis yang masih aktif.
Rekam  Medis  yang  dinyatakan  inaktif  tetap  disimpan  karena  informasi  yang  terdapat didalamnya  masih  diperlukan  untuk  pendidikan,  penelitian  dan  berobat  kembali  pasien. Apabila  rekam  medis  inaktif  sudah  disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  sesuai  dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.
Penyusutan adalah proses kegiatan memilih dokumen rekam medis untuk memisahkan dokumen rekam  medis  aktif dan dokumen rekam medis inaktif sesuai  dengan jangka waktu penyimpanannya.  Dalam  melaksanakan  retensi  petugas  bisa  melihat  jadwal  retensi  arsip sebagai  pedoman  untuk  menentukan  jangka  waktu  penyimpanan  dokumen  rekam  medis, dokumen rekam medis tidak selamanya akan disimpan, dokumen rekam medis akan dilakukan penyusutan sekurang-kurangnya lima tahun dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat. Pelaksanaan  penyusutan  bisa  dilakukan  setiap  hari  atau  dalam  periode  bulanan  maupun tahunan  (Permenkes  RI  no  269/Menkes/Per/III/2008).  Hal  ini  bertujuan  untuk  mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang ada, untuk menghindari terjadinya. Penumpukan dokumen rekam  medis  dengan  bertambahnya  dokumen  setiap  harinya  maka  perlu  adanya  penyusutan dokumen  rekam  medis.  Dalam  hal  ini  jika  tidak  dilakukannya  penyusutan  untuk  dokumen rekam medis aktif dapat menimbulkan permasalahan, permasalahan yang sering terjadi adalah berkurangnya kapasitas rak penyimpanan untuk DRM aktif, dan semakin sempitnya ruangan penyimpanan arsip rekam medis ( filing ).
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan melalui wawancara dengan salah satu petugas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  Sleman  Yogyakarta  ditemukan permasalahan  mengenai  penyusutan  berkas  rekam  medis.  Pelaksanaan  penyusutan  berkas rekam  medis  yang  ada  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  belum  terlaksana  secara  rutin, menyebabkan petugas rekam medis dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis pada rak filing mengalami kesulitan. Waktu dalam pelaksanaan penyusutan menjadi kendala dalam  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis,  terbatasnya  petugas  rekam  medis  dan pekerjaan  yang  semakin  menumpuk  sehingga  merasa  kewalahan  untuk  melaksanakan penyusutan. Rak yang terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat proses penyimpanan dan  pencarian  kembali  berkas  rekam  medis,  sehingga  bisa  menyebabkan missfile dan penduplikasian  berkas  rekam  medis.  Untuk  mengurangi  kepadatan  berkas  rekam  medis  di dalam rak penyimpanan perlu dilakukan penyusutan kembali berkas rekam medis

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42

## METODE
Penelitian deskriptif bertempat di Rumah Sakit Puri Husada Yogyakarta pada bulan Mei- Juni 2019. Petugas rekam medis dipilih sebagai subjek dalam penelitian ini karena merupakan orang  yang  mengerti  dan  memahami  tentang  objek  yang  diteliti  serta  orang  yang  bertugas langsung mengurus berkas rekam medis yang tidak lain adalah sebagai objek dalam penelitian ini. Jumlah populasi objek dalam penelitian ini adalah jumlah berkas rekam medis inaktif yang telah disusutkan pada tahun 2018 dan 2019 yaitu sebanyak 600 berkas rekam medis, sedangkan besar sampel yang digunakan peneliti adalah sebanyak 86 berkas rekam medis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Rumah sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta merupakan rumah sakit tipe D dibawah kepemilikan PT. Husada Eduka Holistika. Rumah sakit ini telah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk  pelayanan  administrasi,  pelayanan  rekam  medis,  pelayanan  instalasi  gawat  darurat, pelayanan medik dan pelayanan keperawatan. Rumah Sakit Puri Husada memberikan beberapa jenis  pelayanan  medis  antara  lain  poli  umum,  poli  spesialis  yang  meliputi  poli  dalam,  poli bedah, poli saraf, poli anak, poli gigi, poli mata, rehabilitasi medik, instalasi gawat darurat serta rawat  inap yang terdiri  dari kelas  I,  II,  III, VIP,  VVIP, ruang isolasi,  dan intermediate care yang dilengkapi dengan pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, dan anestesi. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan saat ini berjumlah 50 tempat tidur.
Alur  penyusutan  berkam  rekam  medis  sangat  membantu  dalam  melaksanakan penyusutan  berkas  rekam  medis.  Alur  penyusutan  berkas  rekam  medis  dapat  dibuat  dalam bentuk  standar  prosedur  operasional  (SPO)  yang  merupakan  suatu  standar  atau  pedoman tertulis  yang  digunakan  untuk  mendorong  dan  menggerakkan  suatu  kelompok  agar  dapat mengetahui dan menjelaskan kerja sesuai ketentuan yang telah disiapkan.
Rumah  sakit  telah  melakukan  penyusutan  pada  tahun  2012.  Pelaksanaan  penyusutan seharusnya dilakukan kembali pada tahun 2017 sesuai dengan panduan yang ada dalam SPO, akan tetapi pelaksanaan tersebut kembali dilakukan di tahun 2018 dan 2019 yaitu menyusutkan 600 berkas rekam medis. Rumah sakit telah memiliki alur pelaksanaan dan panduan mengenai pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Namun di sisi lain, rumah sakit belum memiliki ruang dan rak khusus untuk penyimpanan berkas rekam medis inaktif, sehingga berkas tersebut disimpan di gudang yang tidak memiliki pintu sehingga belum memenuhi standar aksesibilitas karena siapapun bisa masuk ke dalam gudang tersebut.
Pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  dilakukan  oleh  petugas  rekam  medis  di bagian pelayanan, dikarenakan tidak terdapat petugas khusus penyusutan. Hal ini terjadi karena keterbatasan  SDM  sehingga  petugas  pelayanan  atau  pendaftaran  merangkap  pekerjaan penyusutan berkas rekam medis sehingga beban kerja petugas menjadi lebih tinggi.
Beberapa permasalahan dalam proses penyusutan berkas rekam medis yaitu keterbatasan sumber  daya  manusia  masih  menjadi  kendala  utama  dalam  proses  pelaksanaan  penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada. Hal ini menyebabkan beban kerja semakin tinggi dan petugas merasa kewalahan untuk melaksanakan penyusutan. Material juga termasuk salah  satu  yang  menjadi  masalah  dalam  pelaksanaan  penyusutan  karena  tidak  ada  tempat khusus untuk penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Berkas rekam medis yang sudah inaktif di  taruh di  kardus dan kantong  kresek ( trash bag ) kemudian disimpan dalam gudang. Perlu diketahui  bahwa  gudang  untuk  menyimpan  berkas  rekam  medis  inaktif  bercampur  dengan barang-barang  yang  lain,  gudang  tersebut  berada  di  belakang  rumah  sakit  dan  bersebelahan dengan rumah warga. Gudang tersebut tidak terdapat pintu jadi siapa saja bisa masuk ke gudang tersebut.

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
Metode yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta yaitu berdasarkan SPO. Dalam melakukan penyusutan Rumah Sakit Puri Husada menggunakan SPO penyusutan berkas rekam medis. Untuk proses melakukan penyusutan sudah sesuai dengan SPO, namun dalam pelaksanaanya belum secara rutin  dilakukan  penyusutan  berkas  rekam  medis  sehingga  mengakibatkan  kepadatan  rak (tempat) penyimpanan berkas rekam medis. Hal ini dapat menjadi masalah dalam melakukan penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada.
Diagram fishbone digunakan  untuk  menganalisis  penyebab  permasalahan.  Berikut analisis faktor penyebab permasalahan menggunakan metode fishbone .

## Gambar 1. Diagram tulang ikan
Permasalahan mengenai man (manusia) yaitu terbatasnya pegawai  rekam  medis untuk melaksanakan  penyusutan.  Upaya  yang  dapat  dilakukan  untuk  mengatasi  kendala  tersebut adalah perlu pergantian shift antar pegawai rekam  medis lain sehingga kegiatan penyusutan berkas rekam medis bisa tetap terlaksana.
Permasalahan mengenai methode (materi) yaitu keterbatasan ruang penyimpanan, karena berkas rekam medis yang telah dilakukan penyusutan hanya dimasukkan ke dalam kardus dan kantung  kresek  ( trash  bag )  dan  disimpan  di  gudang  rumah  sakit.  Upaya  untuk  mengatasi kendala tersebut dengan mengajukan penambahan ruangan penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
Permasalahan mengenai methode (metode) yaitu terbatasnya waktu untuk melaksanakan penyusutan berkas rekam medis dan pekerjaan yang semakin menumpuk. Selain itu mengingat pekerjaan  petugas  yang  banyak,  sehingga  pelaksanaan  penyusutan  belum  terlaksana  dengan baik. Sehingga menyebabkan banyak berkas rekam medis inaktif yang masih menumpuk di rak penyimpanan aktif.
Upaya dari kendala tersebut petugas rekam medis perlu merutinkan dalam pelaksanaan penyusutan, agar kegiatan penyusutan tetap terlaksana dan tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan aktif.
Menurut Terry (1992), Standar Prosedur Operasional (SPO) yaitu serangkaian tugas yang saling berkaitan dan secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Suatu SPO memiliki manfaat yaitu membantu dalam meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien. Adanya petunjuk kerja atau program kerja yang jelas yang harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.  Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan segera dapat diadakan perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya.
Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta sudah terdapat  alur  yang  dapat  dipahami  oleh  petugas  mengenai  pelaksanaan  penyusutan  berkas rekam medis. Dengan adanya alur yang dimuat dalam Standar Prosedur Operasional (SPO),

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
dapat  memudahkan  petugas  dalam  menjalankan  kerja  sesuai  dengan  ketentuan  yang  telah ditetapkan. Sistem penyusutan di rumah sakit menurut Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan pasal 8 disebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang- kurangnya  untuk  jangka  waktu  lima  tahun  terhitung  dari  tanggal  pasien  berobat  dan dipulangkan.  Setelah  batas  waktu  lima  tahun  sebagaimana  dimaksudkan  pada  ayat  (1) dilampui, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2)  harus  disimpan  untuk  jangka  waktu  sepuluh  tahun  terhitung  dari  tanggal  dibuatnya ringkasan  tersebut.  Penyimpanan  berkas  rekam  medis  dan  ringkasan  pulang  sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2) dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pemimpin sarana pelayanan kesehatan.
Berdasarkan  Surat  Edaran  Dirjen  Yanmed  Tahun  1995  Nomor  HK.00.06.1.5.01160 tertanggal 21 Maret 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan  arsip  rekam  medis  di  rumah  sakit,  untuk  pertama  kalinya  sebelum  melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis.
Gambar 2. Jadwal retensi menurut Dirjen Pelayanan Medik Dalam pelaksanaan penyusutan yang perlu dipertimbangkan adalah ketersediaan ruang penyimpanan ( filing ) biasanya selama masih mencukupi maka pihak rumah sakit masih belum melakukan penyusutan berkas rekam medis. Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya kalau di rumah sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya  rumah  sakit  akan  menyimpananya  lebih  lama.  Kasus-kasus  yang  terkait  masalah hukum  ( medico-legal )  biasanya  juga  disimpan  lebih  lama  sampai  20  tahun  seperti  kasus pembunuhan, penganiayaaan, pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya.
Menurut  Depkes  RI  1997,  penyusutan  rekam  medis  merupakan  suatu  kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpana dengan cara memindahkan arsip rekam medis inaktif dari  rak  aktif  ke  inaktif  dengan  cara  memilah  pada  rak  penyimpanan  sesuai  dengan  tahun kunjungan, memikrofilmisasi berkas rekam medis yang telah dimikrofilmisasikan dengan cara

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
tertentu  sesuai  ketentuan,  membuat  berita  acara,  pemindahan  dan  pelaksanaan  pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapatkan persetujuan pemimpin untuk kerja.
Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  untuk  penyusutan  berkas  rekam  medis  inaktif  di Rumah Sakit Puri Husada sudah ada yaitu rekam medis dinyatakan inaktif apabila selama lima tahun terakhir tidak digunakan. Adapun isi prosedur tetap tentang penyusutan berkas rekam medis  yaitu  petugas  rekam  medis  melakukan  pemilahan  rekam  medis  inaktif  berdasarkan tanggal kunjungan terakhir pasien. Pasien yang tidak berkunjung ke rumah sakit lebih dari lima tahun secara berturut-turut rekam medisnya dinyatakan tidak aktif. Setelah dua tahun berkas rekam  medis  dinyatakan  inaktif,  maka  dokumen  yang  tidak  memiliki  nilai  guna  dapat dimusnahkan. Jika pasien lama tersebut datang kembali namun berkas rekam medisnya sudah dinonaktifkan, akan dibuatkan berkas rekam medis yang baru dengan nomor rekam medis yang lama.
Pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Puri Husada sudah sesuai dengan SPO, namun untuk langkah pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis tersebut tidak dijelaskan sampai ke  tahap  penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang  sudah  inaktif.  Hal  ini  nantinya  dapat mengakibatkan kebingungan petugas dalam menyimpan berkas rekam medis inaktif karena di Rumah  Sakit  Puri  Husada  belum  terdapat  SPO  terkait  penyimpanan  berkas  rekam  medis inaktif.
Dalam melakukan penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada belum dilaksanakan dengan rutin yang mengakibatkan berkas rekam medis tidak tersusun dengan rapi dan  mengakibatkan  rak  penyimpanan  menjadi  penuh.  SPO  menyatakan  bahwa  waktu pelaksanaan  penyusutan  dilakukan  lima  tahun  sekali,  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  sudah pernah  dilakukan  penyusutan  pada  tahun  2012,  dan  seharusnya  pada  tahun  2017  di  Rumah Sakit  Puri  Husada  melakukan  penyusutan  kembali  sesuai  dengan  kebijakan  yang  terdapat dalam SPO.
Pada tahun 2018 dikarenakan akan ada akreditasi rumah sakit dan rak penyimpanan juga sudah  tidak  cukup  menampung  berkas  rekam  medis,  maka  petugas  melakukan  penyusutan berkas rekam medis. Pelaksanaan tersebut belum selesai dan dilanjutkan di awal tahun 2019. Pada  tahun  2018  dan  2019  petugas  hanya  berhasil  menyusutkan  600  berkas  rekam  medis. Pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  masih  perlu  dilakukan  kembali  mengingat  rak penyimpanan berkas rekam medis yang sudah terlalu padat.
Ada enam sumber daya manajemen yang dikenal dengan istilah 6M, yaitu man, money, material,  machine,  method dan market . Man (manusia), man merujuk  pada  sumber  daya manusia  yang  dimiliki  oleh  organisasi  dan  dalam  manajemen,  faktor  manusia  adalah  yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa manusia, tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk  kerja.  Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya  orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Material (materi), material terdiri atas bahan setengah jadi dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya, juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Hal ini disebabkan materi dan manusia tidak dapat dipisahkan. Tanpa materi, hasil yang dikehendaki tidak akan tercapai.
Method (metode), method adalah prosedur agar pekerjaan berjalan secara sistematis atau berurutan. Sebuah metode untuk menentukan saat menyatakan pelaksanaan kerja suatu tugas dengan berbagai pertimbangan kepada sasaran, fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu dan uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun kedua metode, sedangkan mereka yang

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
melaksanakan  tidak  mengerti  atau  tidak  punya  pengalaman  maka  hasilnya  tidak  akan memuaskan.
Di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  dapat  diketahui  permasalahan  yang  terjadi  di  antaranya faktor man (manusia),  terbatasnya  petugas  rekam  medis,  karena  tidak  ada  petugas  khusus penyusutan atau petugas filing, perlu adanya petugas penyusutan agar meringankan beban kerja petugas karena apabila tidak ada petugas filing sekaligus petugas penyusutan maka akan terjadi penumpukan pekerjaan. Material (bahan), tidak ada ruang dan rak khusus untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif. Berkas rekam medis yang sudah inaktif diletakkan dalam kardus dan kantung kresek ( trash bag ) disimpan dalam gudang rumah sakit. Method (metode), waktu yang  kurang  untuk  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  karena  pekerjaan  yang merangkap-rangkap.  Pelaksanaan  penyusutan  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  belum disosialisasikan  dengan  baik,  karena  waktu  luang  petugas  terbatas  untuk  melakukan penyusutan  sehingga  masih  mengalami  keterlambatan  dalam  pelaksanaan  penyusutan.  Dari segi  6M  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  yang  menjadi  hambatan  yaitu man,  marterial, dan method, sedangkan money, machine dan market tidak menjadi permasalahan karena dari dana (keuangan)  sudah  disediakan,  mesin  tidak  menjadi  kendala  dan market (pemasaran)  sudah dijalankan dengan baik.
Pelaksanaan  penyusutan  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  belum  tersosialisasikan  dengan baik, karena belum dilakukan penyusutan secara rutin. Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Puri Husada dapat diketahui upaya dalam penyelesaian masalah mengenai pelaksanaan penyusutan  berkas  rekam  medis  yaitu  faktor man (manusia),  menurut  Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1, tenaga kesehatan adalah  setiap  orang  yang  mengabdikan  diri  dalam  bidang  kesehatan  serta  memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui pendidikan dibidang kesehatan yang untuk jenis tertentu  memerlukan  kewenangan  untuk  melakukan  upaya  kesehatan.  Tenaga  rekam  medis yang cukup, merupakan faktor pendukung dari pengelolaan rekam medis, karena peningkatan mutu pelayanan kesehatan sangat tergantung dari tersedianya data atau informasi yang akurat, terpercaya dan penyajian yang tepat waktu. Upaya tersebut hanya dapat di laksanakan apabila faktor  manusia  sebagai  pemeran  kunci  dalam  pengelolaan  rekam  medis  dan  informasi  di siapkan secara seksama dan lebih professional (Hasibuan, 2009).
Terbatasnya  pegawai  rekam  medis  untuk  melaksanakan  penyusutan.  Bertambahnya rekam medis membuat rekam medis inaktif menumpuk di rak penyimpanan aktif. Padahal salah satu tujuan utama dari rekam medis adalah pelayanan pasien. Karena pelayanan pasien yang baik tercermin melalui pengelolaan rekam medis yang baik. Upaya untuk mengatasi kendala tersebut  petugas  perlu  bergantian  shif  antar  pegawai  rekam  medis  sehingga  kegiatan penyusutan berkas rekam medis bisa tetap terlaksana. Material (bahan), upaya penyelamatan dokumen/arsip  bisa  melalui  berbagai  cara  diantaranya  dengan  upaya  preventif  dan  kuratif. Upaya preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi  syarat/standar gedung penyimpanan.  Upaya ini merupakan perlindungn fisik  dan nilai  informasi  dokumen/arsip  terhadap  bahaya  dan  gangguan.  Artinya,  upaya  preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip melalui pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif. Adapun penyelamatan dokumen/arsip  secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya dengan restorasi, duplikasi atau digitalisasi.
Dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam  medis,  keterbatasan ruang penyimpanan menjadi  kendala,  karena  berkas  rekam  medis  yang  telah  dilakukan  penyusutan  hanya diletakkan  dalam  kardus  dan  kantung  kresek  ( trash  bag )  disimpan  di  gudang  rumah  sakit. Upaya  untuk  mengatasi  kendala  tersebut  dengan  mengajukan  penambahan  ruangan penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif.  Agar  berkas  rekam  medis  yang  sudah  inaktif

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
tersimpan  dengan  baik. Methode (metode),  menurut  Peraturan  Menteri  Penyalahgunaan Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi  Republik  Indonesia  No.  35  Tahun  2012  tentang pedoman  penyusunan  standar  operasional  prosedur  administrasi  pemerintahan,  standar operasional prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses  penyelenggaraan  aktivitas  organisasi,  bagaimana  dan  kapan  harus  dilakukan,  dimana dan oleh siapa dilakukan. Dalam Undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan, jadwal reteni  arsip  adalah  daftar  yang  berisi  sekurang-kurangnya  jangka  waktu  penyimpanan  atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan  dan  penyelamatan  arsip.  Hal  ini  terdapat  dalam  SPO,  penyusutan  berkas  rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada bahwa waktu pelaksanaan penyusutan dilakukan lima tahun sekali, akan tetapi  waktu pelaksanaan penyusutan berkas rekam  medis belum sesuai  dengan SPO.
Pelaksanaan penyusutan belum dilakukan secara rutin karena  terbatasnya waktu untuk melaksanakan  penyusutan  berkas  rekam  medis  dan  pekerjaan  yang  semakin  menumpuk. Sehingga  menyebabkan  banyak  berkas  rekam  medis  inaktif  yang  masih  menumpuk  di  rak penyimpanan aktif. Upaya dari kendala tersebut petugas rekam medis perlu merutinkan dalam pelaksanaan  penyusutan,  agar  kegiatan  penyusutan  tetap  terlaksana  dan  tidak  terjadi penumpukan berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan aktif.
Pengelolaan rekam medis membutuhkan kualifikasi petugas dengan latar belakang D3 rekam medis, pembuatan prosedur dari pendaftaran hingga pelaporan (Meianti et al., 2018). Sistem informasi retensi berkas rekam medis berbasis web dapat memudahkan petugas maupun dokter  dalam  melihat  formulir  pasien  yang  sudah  dilakukan  retensi,  dapat  menyimpan  hasil scan formulir rekam medis sebelum dimusnahkan, serta dapat menampilkan formulir hasil scan yang telah di upload ke dalam sistem informasi. Sistem informasi ini membutuhkan data pasien untuk  melihat  daftar  kunjungan  2  tahun  terakhir  yang  digunakan  untuk  menentukan  berkas rekam medis yang akan dilakukan proses retensi (Rohman, 2019).

## KESIMPULAN
Pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta sudah sesuai dengan SPO, namun pada SPO untuk langkah pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis tersebut tidak dijelaskan sampai ke tahap penyimpanan berkas rekam medis yang sudah inaktif. Dalam melakukan  penyusutan  berkas  rekam  medis  belum  dilaksanakan  secara  rutin.  Permasalahan mengenai pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yaitu terbatasnya petugas rekam medis, karena  tidak  ada  petugas  khusus  penyusutan  atau  petugas filing .  Tidak  ada  ruang  dan  rak khusus untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif. Berkas rekam medis yang sudah inaktif diletakkan dalam kardus dan kantung kresek ( trash bag ) disimpan dalam gudang rumah sakit. Waktu yang kurang untuk pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis karena terjadi rangkap pekerjaan. Upaya untuk mengatasi kendala tersebut perlu bergantian shif antar pegawai rekam medis  sehingga  kegiatan  penyusutan  berkas  rekam  medis  bisa  tetap  terlaksana.  Pengajuan penambahan ruangan penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Agar berkas rekam medis yang sudah inaktif tersimpan dengan baik. Petugas rekam medis perlu merutinkan kembali dalam pelaksanaan penyusutan berkas  rekam medis, agar kegiatan penyusutan tetap terlaksana dan tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan aktif.

## DAFTAR PUSTAKA

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
Vol. 1 No. 3 (2020): AUGUST-NOVEMBER 2020
EISSN: 2745-875X (media online) : http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/issue/view/42
Departemen  Kesehatan  RI.  1995. Surat  Edaran  Dirjen  Yanmed  No.  Hk.  00.06.1.501160 Tentang  Petunjuk  Teknis  Pengadaan  Formulir  Rekam  Medis  dan  Pemusnahan  Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit . Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Depkes,  RI.  1996. Peraturan  Pemerintah  No.  32  Tahun  1996  tentang  Tenaga  Kesehatan. Jakarta: Direktoral Jendral Pelayanan Medik.
Depkes,  RI.  1997. Pedoman  Pengelolaan  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  di  Indonesia  Revisi  I . Jakarta: Direktoral Jendral Pelayanan Medik.
Depkes, RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II . Jakarta: Direktoral Jendral Pelayanan Medik. Meianti, A., Rohman, H., & Mayretta, A. (2018). Perencanaan Implementasi Unit Kerja Rekam Medis  Untuk  Klinik  Pratama  Pancasila  Baturetno  Wonogiri.  Jurnal  Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 6(2), 135-141.
Hasibuan,  M.  S.  2009. Manajemen  Dasar,  Pengertian,  Dan  Masalah .  Jakarta:  PT  Bumi Aksara.
Kemenpan  RI.  2012. Peraturan  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  Dan  Reformasi Birokrasi  Republik  Indonesia  Nomor  35  Tahun  2012  Tentang  Pedoman  Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan . Jakarta : Kemenpan RI. Menkes  RI.  2008.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor  269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN & RB) Nomor 35.  2012. Pedoman  Penyusunan  Standar  Operasional  Prosedur  Administrasi Pemerintahan . MenPAN & RB. Jakarta.
Rohman, H. (2019). Sistem Retensi Berkas Rekam Medis Terintegrasi: Perancangan Sistem Informasi  Berbasis  Web  Di  Klinik  Pratama. Jurnal  Manajemen  Informasi  dan Administrasi Kesehatan , 2 (2).
Romana, P. 2010. Application Of Fishbone Diagram To Determine The Risk Of An Event With Multiple Causes. Page 1-20. Terry, George R. 1992. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan . Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1.
UU  Praktik  Kedokteran  RI  No.29  Tahun  2004  Pasal  46  ayat  1  tentang Praktik  Kedokteran , 157–180.