## Kompetensi Arsiparis Dalam Pengelolaan Kearsipan Terhadap Pemenuhan Kebutuhan Informasi Masyarakat
Iwin Ardyawin
Program Pascasarjana Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
iwinardyawin@gmail.com

## Abstrak
Tingkat  keberadaban  suatu  bangsa  dapat  dilihat  dari  pemeliharaan  dan pelestarian  terhadap  arsipnya.  Berkaitan  dengan  hal  tersebut  arsip  perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar. Pengelolaan arsip  yang  baik  oleh  arsiparis  idealnya  menjadi  bagian  yang  penting  dalam menunjang tercapainya proses pengarsipan dan meningkatkan pelayanan bagi masyarakat dalam penyampaian informasi yang ada di lembaga atau instansi. Hal ini membutuhkan arsiparis  yang berkualifikasi dan berkompetensi sesuai dalam  bidangnya.  Citra  kearsipan  sangat  dipengaruhi  oleh  citra  arsiparisnya itu  sendiri  karena  arsiparis  mempunyai  tanggungjawab  yang  besar  dalam proses  kearsipan  serta  arsiparis  dapat  meningkatkan  eksistensi  lembaga maupun institusi itu sendiri.
Kata kunci: Arsiparis, Arsip dan Informasi

## Abstract
The  level  of  civilization  of  a  nation  can  be  seen  from  the  maintenance  and preservation of its archive. In this respect, archive need to be well managed in a  proper  system  framework.  Good  archive  is  managed  by  archivist  who  can support the archievement of the process of archiving and improve service for the community in the delivery of information in the institusion or agency. The requires a qualified archive and competence in the field. The image of archive is  strongly  influenced  by  the  archivists  have  a  great  responsibility  in  the process of filling and can increase the existence of institusion and agency.

## Keyword: Archivist, Archives, Information

## A. Pendahuluan
Eksistensi  suatu  lembaga  atau  organisasi  tidak  terlepas  dari  faktor  sumber daya  manusia  (SDM).  Sumber  daya  manusia  memegang  peranan  yang  cukup  besar, karena dinamika dan gerak organisasi ditentukan oleh seberapa besar karya dan karsa individu-individu  di  dalam  organisasi  itu  sendiri.  Demikian  juga  dengan  lembaga kearsipan,  sumber  daya  yang  dimiliki  oleh  lembaga  kearsipan  hendaknya  dikelola
dengan  baik  sehingga  memberikan  hasil  yang  maksimal  terhadap  nilai  dari  sebuah informasi.
Menurut  Sumrahyadi  dan  Toto  Widyarsono.  (2014:1)  Kearsipan  pada dasarnya  adalah  sebagai  ilmu  pengetahuan  dan  sebagai  ilmu  terapan.  Sebagai  ilmu pengetahuan  karena  secara  umum  telah  memenuhi  syarat-syarat  yaitu  dapat dipelajari,  mempunyai  metodologi  dan  memenuhi  persyaratan  lainnya.  Sedangkan sebagai ilmu terapan, karena memang pertama kali dikembangkan kearsipan sebagai sesuatu  yang  bersifat  aplikatif  yang  pada  mulanya  diterapkan  di  sektor  dunia usaha/bisnis dan kemudian menyebar pada organisasi pemerintahan yang belakangan ini berkembang dengan sangat pesat.
Di  era  informasi  saat  sekarang  ini  menjadi  kebutuhan  mutlak  bagi  setiap organisasi,  baik  organisasi  pemerintah  maupun  swasta.  Keseluruhan  kegiatan organisasi  pada  dasarnya  membutuhkan  informasi  yang  dapat  membantu  pekerjaan maupun informasi yang bisa menyelesaikan permasalahan yang ada di tengah-tengah masyarakat  dewasa  ini.  Salah  satu  sumber  informasi  penting  yang  dapat  menunjang proses  kegiatan  administrasi  maupun  birokrasi  adalah  arsip  (record).  Arsip  adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  Negara,  Pemerintah  Daerah,  Lembaga  Pendidikan,  Perusahaan,  Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara.  (Sulistyo  Basuki.  2013.  :1.4).  Sebagai rekaman  informasi  dan  seluruh  aktivitas  organisasi,  arsip  berfungsi  sebagai  pusat ingatan,  alat  bantu  pengambilan  keputusan,  bukti  eksistensi  organisasi  dan  untuk kepentingan  organisai  yang  lain.  Berdasarkan  fungsi  arsip  yang  sangat  penting tersebut  maka  harus  ada  manajemen  atau  pengelolaan  arsip  yang  baik  sejak penciptaan sampai dengan penyusutan sehingga akan tercipta sebuah arsip yang dapat digunakan oleh masyarakat sebagai informasi yang penting dalam kehidupan sehari- hari.
Pengelolaan  arsip  secara  baik  dan  tepat  yang  dapat  menunjang  kegiatan administrasi  agar  lebih  lancar  sering  kali  diabaikan  dengan  berbagai  macam  alasan sehingga  dapat  menunda  proses  pengarsipan.  Dalam  membicarakan  kearsipan  tentu
tidak  lepas  dari  membicarakan  arsiparis  sebagai  orang  yang  mengelola  kearsipan serta berperan penting terhadap pencapaian kegiatan kearsipan. Citra kearsipan sangat dipengaruhi  oleh  citra  arsiparisnya  itu  sendiri  karena  arsiparis  mempunyai tanggungjawab yang besar dalam proses kearsipan serta arsiparis dapat meningkatkan eksistensi  lembaga  maupun  institusi  itu  sendiri.  Dalam  pengolahan  arsip  disini  juga arsiparis  mempunyai  peranan  penting  yang  dapat  menunjang  kinerja  institusi,  baik pemerintah maupun swasta. Memasuki era kebutuhan informasi arsiparis memainkan peranan  yang penting sebagai penunjuk jalan atau mediator antara sumber informasi maupun  informasi  itu  sendiri.  Melalui  arsiparis  ini  diharapkan  dapat  memberikan kontribusi kepada lembaga maupun institusi dalam mengelola kearsipan.

## B. Profesi Arsiparis
Menurut Undang Undang Nomor.43 Tahun 2009, Arsiparis adalah seseorang yang  memiliki  kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang  diperoleh  melalui  pendidikan formal  dan  atau  pendidikan  dan  pelatihan  kearsipan  serta  mempunyai  fungsi,  tugas, dan  tanggung  jawab  melaksanakan  kegiatan  kearsipan.  (Undang-Undang  Republik Indonesia Nomor. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan)
Menurut  Permen  PAN  No.  PER/3/M.PAN/3/2009,  Arsiparis  adalah  jabatan yang  mempunyai  ruang  lingkup,  tugas,  tanggung  jawab,  dan  wewenang  untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan  yang diduduki  oleh Pegawai  Negeri  Sipil  dengan  hak  dan  kewajiban  yang  diberikan  secara  penuh  oleh pejabat  yang berwenang. Profesi arsiparis adalah sebuah pilihan yang membutuhkan sebuah  karakter  pribadi  yang    kuat  karena  arsiparis  harus  bertanggung  jawab mengelola kearsipan. Oleh Karena itu, di instansi/lembaga manapun seorang arsiparis mampu  memberikan  peranannya  dalam  peningkatan  kinerja  instansi/lembaganya berdasarkan pengetahuan dan keterampilannya sebagai arsiparis.
Sebagai  profesi  yang  sangat  penting  dalam  semua  institusi  arsiparis  harus mempunyi  kompetensi  yang  meliputi  beberapa  aspek,  yaitu  :aspek  pengetahuan, aspek ketrampilan, dan aspek sikap. Aspek pengetahuan tidak hanya terbatas tentang kearsiapan,  tetapi  ilmu-ilmu  lain  yang  dapat  mendukung  profesi  arsiparis.  Sebagai aspek keterampilan seorang arsiparis harus dapat melaksanakan pekerjaan, mengelola
pekerjaan,  mengantisipasi  segala  kemungkinan  yang  akan  terjadi,  keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan  pekerjaan.  Sikap  juga  menjadi  aspek  yang  penting  untuk  kompetensi  seorang arsiparis  sebagai  performanya  di  tempat  kerja,  tanggapan  lingkungan  kerja, penghargaan, dan penilaian.
Dalam  profesi  ini  profesionalisme  harus  tertanam  pada  seorang  arsiparis. Sebagai  upaya  memantapkan  arsiparis  agar  benar-benar  profesional  di  bidangnya, maka  perlu  ada  pembangunan  kualitas  Management  Information  System  (MIS). Management  Information  System (MIS)  kearsipan  yang  terorganisasi  dengan  baik, tujuannya  agar  melahirkan  seorang  arsiparis  yang  inovatif,  kreatif,  produktif,  yang diikuti  dengan  semangat  atau  etos  kerja  yang  tinggi.  Selain  harus  profesional, arsiparis  dituntut  juga  untuk  memiliki  kesabaran  yang  tinggi  dalam  melaksanakan tugas-tugas kearsipan.
Jaringan  informasi  dalam  hubungan  dengan  information handling / Management  Information  System (MIS),  perlu  mendapatkan  perhatian  untuk  segera disempurnakan,  baik  sistem  perlengkapan/peralatan  maupun  personelnya,  MIS menghendaki  adanya  alat-alat  perlengkapan  dan  sistem  serta  prosedur  kerja  yang modern,  sehingga  tanpa  adanya  perbaikan  sistem  kerja,  prosedur  kerja, peralatan/perlengkapan  kerja,  maka  segala  peralatan  modern  tersebut  tidak  akan berfungsi sebagaimana mestinya. (Basir Barthos. 2013: 3).
Flexner mengemukakan 6 syarat untuk dapat disebut sebagai profesi. Adapun keenam syarat itu ialah:
1) Profesi merupakan pekerjaan intelektual artinya menggunakan intelegensinya secara  bebas  yang  diterapkan  pada  masalah  yang  dihadapinya  dengan  tujuan memahami masalah, menguasainya, serta memecahkannya.
2) Profesi  merupakan  pekerjaan  yang  berasal  dari  ilmu  pengetahuan  dalam  arti luas sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.
3) Profesi  merupakan  pekerjaan  praktis  artinya  tidak  selalu  merupakan  kajian teori akademis melainkan harus juga dapat diterapkan.
4) Profesi memiliki standar pelaksanaan serta tolak ukur keberhasilannya.
5) Profesi  merupakan  pekerjaan  yang  berorientasi  kepada  jasa,  artinya memberikan jasa untuk orang lain bukan untuk dirinya sendiri.
6) Profesi  merupakan  pekerjaan  yang  memiliki  kode  etik  yang  berlaku  untuk kalangan sendiri. (Sulistyo-Basuki. 2003. 354.).
Seorang  arsiparis  harus  mampu  melaksanakan  profesinya  dengan  semangat integritas  yang  tinggi  dan  penuh  tanggung  jawab  sebagai  pengelola  informasi, penjaga,  dan  pemelihara  warisan  budaya  nasional  guna  kepentingan  generasi sekarang  dan  masa  yang  akan  datang.  Dalam  melaksanakan  profesinya,  arsiparis harus bekerja tanpa diskriminiasi dalam berbagai bentuk manifestinya, dengan penuh kearifan  dapat  mengelola  dan  mendaya  gunakan  informasi  arsip  untuk  kepentingan nasional  mengingat  arsiparis  mempunyai  peranan  yang  sangat  penting  pada  setiap institusi.

## C. Kompetensi Arsiparis yang Harus dikembangkan
Banyak orang  yang meremehkan profesi arsiparis sebagai komponen penting pada  setiap  institusi.  Sebagai  profesi  yang  mempunyai  jabatan  penting  pribadi arsiparis  harus  dibangun  agar  anggapan  miring  tentang  arsiparis  tidak  terlontar  lagi. Adapun hal yang perlu dilakukan, yaitu :
− Membangun kepercayaan diri arsiparis sebagai profesi yang mulia dan sangat berpengaruh pada peningkatan kinerja institusi.
− Meningkat  citra  diri  arsiparis  dengan  peningkatan  tingkat  pendidikan, kecakapan  dan  kemampuan,  dan  penampilan.  Arsiparis  dengan  penampilan elegan  akan  sedikit  banyak  mempercantik  citra  diri.  Secara  intelektual, arsiparis  yang  baik  akan  sering  banyak  tampil  dalam  berbagai  hal  sebagai pendukung peningkatan citra diri arsiparis.
− Mengembangkan  potensi  diri,  dengan  cara  penguasaan  logika  dan perencanaan strategi serta siap berkompetisi.
− Mengembangkan organisasi profesi. Seorang arsiparis tidak bisa berkembang kalau  hanya  sebagai  makhluk  individu.  Sebagai  makhluk  sosial  dan profesional sudah seharusnya arsiparis juga mengikuti organisasi profesinya.
Arsiparis  diakui  sebagai  salah  satu  anggota  profesi  sebagaimana  dapat bersanding  dengan  profesi  lainnya,  seperti  dokter,  guru,  dosen  dan  yang  lainnya. Secara  umum  profesi  diartikan  sebagai  suatu  pekerjaan.  Menurut  Sulistyo-Basuki profesi  memeliki  arti  kata  pekerjaan  atau  sebuah  sebutan  pekerjaan,  terutama pekerjaan  yang  memerlukan  pendidikan  atau  latihan.  Profesi  berkaitan  erat  dengan profesional artinya segala sesuatu yang berkaitan dengan atau merupakan bagian dari profesi . (Sulistyo-Basuki.  1991:147).    Pekerjaan  profesional  tersebut  tentunya  tidak akan  luput  dari  suatu  kompetensi  yang  dimiliki  oleh  seseorang.  Keprofesionalan seseorang  akan  dapat  dicapai  dengan  bagaimana  ia  bekerjadengan  kompetensi  yang dimilikinya.  Dalam  hal  ini  kompetensi  sangat  erat  hubungannyadengan profesionalisme seseorang.
Dengan  adanya  suatu  kompetensi  kinerja  seseorang  dapat  diketahui  tingkat kredibilitasnya.  Sebagaimana  dengan  kompetensi  arsiparis,  yang  pada  awal  penulis mengatakan bahwa masih banyak orang yang belum faham akan keberadaan seorang arsiparis  atau  bahkan  arsip  itu  sendiri.  Arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa,  dan  bernegara . (Undang-Undang  RI    Nomor  43  Tahun  2009,  3-4) . Pengertian  tersebut  menunjukkan  bahwa  keberadaan  arsip  merupakan  aset  historis suatu  lembaga,  daerah,  bahkan  bagi  suatu  bangsa.  Menunurut  Gomes  sumber  daya manusia  merupakan  satu-satunya  sumber  daya  yang  memiliki  akal,  perasaan, keinginan, kemampuan, pengetahuan, dorongan, daya, dan karya. (Faustino Cardoso Gomes. 2003:26).
D . Kedudukan  Jabatan Fungsional Arsiparis
-  Jabatan  Fungsional  Arsiparis,  mempunyai  kedudukan  hukum  sebagai  tenaga profesional  di  bidang  kearsipan  yang  memiliki  kemandirian  dan  independen  dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan kewenangannya pada lembaga negara, pemerintahan daerah termasuk desa dan perguruan tinggi negeri.
- Jabatan Fungsional Arsiparis merupakan jabatan karier yang diduduki oleh PNS.
- Dalam kedudukannya sebagai tenaga profesional, Arsiparis memiliki fungsi, tugas, dan kewenangan di bidang kearsipan.
Adapun Fungsi Dan Tugas Arsiparis adalah sebagai berikut:
− Menjaga  terciptanya  arsip  dari  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  lembaga pemerintah,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik, dan ormas.
− Menjaga  ketersediaan  arsip  yang  autentik  dan  terpercaya  sebagai  alat  bukti yang sah.
− Menjaga  terwujudnya  pengelolaan  arsip  yang  handal,  dan  pemanfaatan  arsip sesuai ketentuan Undang-undang.
− Menjaga  keamanan  dan  keselamatan  arsip  yang  berfungsi  untuk  menjamin arsip-arsip  yang  berkaitan  dengan  hak-hak  keperdataan  rakyat  melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.
− Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
− Menjaga  keselamatan  aset  nasional  dalam  bidang  ekonomi,  sosial,  politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan
− Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas   pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip  yang autentik dan terpercaya. ( Peraturan Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara Dan  Reformasi Birokrasi   Nomor 48 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis.)

## E.  Peranan Kearsipan
Kearsipan  mempunyai  peranan  sebagai  “pusat  ingatan”,  sebagai  “sumber informasi”  dan  “sebagai  alat  pengawasan”  yang  sangat  diperlukan  dalam  setiap organisasi  dalam  rangka kegiatan  “perencanaan”.  “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,  penilaian  dan  pengendalian  setepat-tepatnya.  Setiap  kegiatan tersebut,  baik  dalam  organisasi  pemerintahan  maupun  swasta  selalu  ada  kaitannya dengan  masalah  arsip.  Arsip  mempunyai  peranan  penting  dalam  proses  penyajian
informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi  yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada  sistem  dan  prosedur  kerja  yang  baik  di  bidang  kearsipan. (Basir  Barthos.  2013: hlm. 2).
Pada  pasal  3  Undang-Undang  No.  7  Tahun  1971,  antara  lain  dirumuskan bahwa  “tujuan”  kearsipan  adalah  untuk  menjamin  keselamatan  bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahwa pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. (Basir Barthos. 2013:hlm. 3).

## F. Beberapa Permasalahan Di Bidang Kearsipan
Arsip  (record)  yang  dalam  istilah  bahasa  Indonesia  ada  yang  menyebutkan sebagai  “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis  baik  dalam  bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang  memuat  keterangan- keterangan  mengenai  sesuatu  subyek  (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa  yang dibuat  orang  untuk  membantu  daya  ingatan  orang  (itu)  pula.  (Basir  Barthos.  2013. hlm. 1)
Kurangnya  perhatian  terhadap  kearsipan  tidak  hanya  dari  segi  pemeliharaan dan  pengamanan  arsip-arsip,  tetapi  juga  dari  segi  sistem  filing-nya,  sehingga mengakibatkan  arsip-arsip  sulit  ditemukan  kembali  apabila  sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut  Wursanto  (1991:  29)  atas  dasar  uraian  tersebut  di  atas,  masalah- masalah di bidang kearsipan dapat disebutkan secara rinci sebagai berikut:
1. Penemuan  kembali  secara  cepat  dan  tepat  terhadap  arsip-arsip  apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya  arsip-arsip  sebagai  akibat  dari  sistem  penyimpanan  yang  kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya,  yang  jangka  waktunya  lama,  sehingga  arsip  lupa  dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya  terus  menerus  arsip-arsip  ke  dalam  bagian  kearsipan  tanpa diikuti  dengan  penyingkiran  dan  penyusutan  yang  mengakibatkan  tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tatakerja  kearsipan  yang  tidak  mengikuti  perkembangan  ilmu  kearsipan modern  karena  para  pegawai  kearsipan  yang  tidak  cakap  dan  kurang  adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan  modern,  karena  kurangnya  dana  yang  tersedia,  serta  karena  para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang  adanya  kesadaran  para  pegawai  terhadap  peranan  dan  pentingnya arsip-arsip  bagi  organisasi,  sehingga  sistem  penyimpanan,  pemeliharaan  dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

## 1) Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Pasal  3  Undang-undang  No.  7  tahun  1971  mengatakan  bahwa  tujuan kearsipan  ialah  menjamin  keselamatan  bahan  pertanggungjawaban  nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan  serta  untuk  menyediakan  bahan  pertanggungjawaban  bagi kegiatan  pemerintah.  Sistem  kearsipan  yang  dijalankan  oleh  suatu  instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a. Mudah dilaksanakan
Sistem  kearsipan  harus  mudah  dilaksanakan,  sehingga  tidak menimbulkan  kesulitan,  baik  dalam  penyimpanannya,  pengambilan mampu dalam pengambilan arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem  kearsipan  harus  mudah  dimengerti  oleh  para  pegawai kearsipan  sehingga  tidak  menimbulkan  banyak  kesalahan  dalam pelaksanaannya.  Dengan  kata  kata  lain,  sistem  kearsipan  harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/ekonomis
Sistem  kearsipan  yang  diselenggarakan  harus  murah/  ekonomis dalam  arti  tidak  berlebihan,  baik  dalam  pengeluaran  dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. d. Tidak memakan tempat
Yang  dimaksud  tempat  adalah  tempat  menyimpan  arsip-arsip  yang harus  disimpan  oleh  sesuatu  badan  pemerintah  atau  swasta.  Tempat penyimpanan  dapat  berupa  ruangan,  bangunan  atau  gedung  (gudang arsip = archives storage ), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari  jenis  dan  bentuk  tempat  yang  dipergunakan,  pada  dasarnya sistem  kearsipan  yang  dilaksanakan  jangan  terlalu  banyak  memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem  kearsipan  yang  dilaksanakan  hendaknya  cocok  atau  sesuai dengan  jenis  dan  luas  lingkup  kegiatan  organisasi.  Suatu  sistem kearsipan  yang  baik  bagi  suatu  organisasi  belum  tentu  baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem  kearsipan  yang  dilaksanakan  hendaknya  cocok  atau  sesuai dengan  jenis  dan  luas  lingkup  kegiatan  organisasi.  Suatu  sistem kearsipan  yang  baik  bagi  suatu  organisasi  belum  tentu  baik/  cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel  atau  luwes  berarti  sistem filing yang  dipergunakan  dapat diterapkan  di  setiap  satuan  organisasi  dan  dapat  mengikuti perkembangan  organisasi.  Perlu  diingat  bahwa  organisasi  bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap  saat  berubah  yang  disebabkan  oleh  perkembangan  organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah  satu  tujuan  kearsipan  antara  lain  adalah  menyimpan  dengan baik,  memelihara  dan  mencegah  dari  berbagai  macam  bentuk kerusakan.  Oleh  karena  itu  sistem  arsipan  yang  dilaksanakan  harus dapat mencegah campur tangan orang-orang  yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.
i. Mempermudah pengawasan
Untuk  mempermudah  pengawasan  dalam  bidang  kearsipan,  sistem kearsipan  yang  dilaksanakan  dibantu  dengan  mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya:
− Kartu indeks
− Lembar pengantar
− Lembar tunjuk silang
− Kartu pinjam arsip atau out slite, dan sebagainya. (Wursanto, 1991:  hlm. 30-32).

## 2) Perencanaan Sistem Kearsipan yang Baik
Mengenai  pentingnya  perencanaan,  dalam  buku  Pokok-pokok Perencanaan  secara  rinci  pentingnya  perencanaan  bagi  lembaga,  organisasi, perusahaan  untuk  mencapai  tujuan  dapat  dijabarkan  ke  dalam  butir-butir sebagai berikut:
a) Dengan  perencanaan  digariskan  tujuan  organisasi,  sehingga  geraknya dapat diarahkan.
b) Dengan perencanaan semua aktivitas lembaga, organisasi, usaha dapat diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah di tetapkan.
c) Dengan  adanya  perencanaan  dapat  diperoleh  tindakan  yang  tepat  dan terkoordinasi dari berbagai unit kerja.
d) Dengan  adanya  perencanaan,  berdasarkan  penelitian,  ramalan  dan dugaan-dugaan  yang  objektif,  berbagai  situasi  darurat  dapat diperhitungkan.
e) Perencanaan  menjadi  alat  untuk  menyesuaikan  usaha  dengan  situasi dan kondisi yang berubah-ubah karena berbagai faktor.
f) Perencanaan  membantu  menghadapi  ketidakpastian  masa  datang  dan menanggulangi  akibat-akibat  yang  timbul  karena  terjadi  perubahan- perubahan.
g) Perencanaan  dapat  membantu  dalam  menentukan  tindakan  yang membawa ke tujuan.
h) Perencanaan membantu efisiensi kerja.
i) Dengan perencanaan, metode kerja dapat diperbaiki.
j) Perencanaan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha.
k) Perencanaan penting bagi pimpinan dalam rangka menjalankan fungsi- fungsi manajerialnya.
l) Perencanaan menghemat tenaga manajemen.
m) Perencanaan  memungkinkan  delegasi  kekuasaan  dan  pelaksanaan prinsip subsidiaritas.
n) Perencanaan  dapat  dipergunakan  sebagai  alat  atau  pedoman  dalam melaksanakan fungsi pengawasan. ( Wursanto, 1991: hlm. 32-33).

## Penutup
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset  yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan  keberadaannya.  Tingkat  keberadaban  suatu  bangsa  dapat  dilihat  dari pemeliharaan  dan  pelestarian  terhadap  arsipnya.  Berkaitan  dengan  hal  tersebut  arsip perlu  dikelola  dengan  baik  dalam  sebuah  kerangka  sistem  yang  benar.  Pengelolaan arsip  yang  baik  oleh  arsiparis  idealnya  menjadi  bagian  yang  penting  dalam menunjang  tercapainya  proses  pengarsipan  dan  meningkatkan  pelayanan  bagi masyarakat dalam penyampaian informasi yang ada di lembaga atau instansi. Hal ini membutuhkan  arsiparis  yang  berkualifikasi  dan  berkompetensi  sesuai  dalam bidangnya.  Bukan  itu  saja,  manajemen  kearsipan  yang  baik  memerlukan  kerjasama yang  baik  antara  arsiparis  dan  seluruh  pihak  yang  terkait  untuk  berkomitmen  dalam mengembangkan pengelolaan kearsipan secara maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos Basir. 2013. Manajemen Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara.
Basuki-Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan . Jakarta: Gramedia Utama Pustaka.
Basuki-Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis . Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Basuki -Sulistyo. 2013. Pengantar Ilmu Kear sipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Faustino Cardoso Gomes. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia . Yogyakarta: Penerbit Andi.
Handoyo Widhi. 2014. Pemasaran Jasa Kearsipan . Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Sumrahyadi dan Toto Widyarsono. 2014. Manual Kearsipan . Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Wursanto, 1991. Kearsipan 2 . Yogyakarta: Kansius.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.