## URGENSI KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI SUMBER DAYA MANUSIA

## Oleh : Rr. Sarwendah Pancaningsih
Arsiparis Pertama Politeknik Negeri Semarang Jl. Prof. Sudarto, S.H. Tembalang Semarang 50275

## Abstrak
Arsip    memiliki  peran  yang  sangat  penting  dalam  administrasi,  sebagai  sumber  informasi  dalam melakukan  perencanaan,  analisis,  identifikasi,  pembuatan  kebijakan,  evaluasi,  pengendalian,  dan mengambil  tanggung  jawab  kegiatan.  Arsip  pada  suatu  kantor    adalah  kegiatan  administrasi  yang dilakukan oleh instansi pemerintah atau swasta.
Kata kunci : penting, catatan, efisien, sumber daya manusia

## 1. Pendahuluan
Salah  satu  jenis  kegiatan  yang  banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah  maupun  kantor  swasta  ialah pekerjaan  menyimpan  warkat,  arsip  atau dokumen.  Kegiatan  ini  lebih  dikenal dengan  istilah  administrasi  kearsipan  atau kearsipan.
Pengertian  arsip  dalam  UU  Nomor  43 Tahun  2009  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa  dan  bernegara..  Barthos  (2009) menjelaskan  bahwa  arsip  adalah  setiap catatan  tertulis  baik  dalam  bentuk  gambar ataupun  bagan  yang  memuat  keterangan- keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa  yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Kearsipan  menyangkut  pekerjaan  yang berhubungan  dengan  penyimpanan  warkat atau  surat-surat  dan  dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya organisasi,  yaitu  sebagai  sumber  informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Oleh  karena  itu  lembaga  baik  pemerintah maupun  swasta  masing-masing  memiliki cara  atau  aturan  dalam  menata  arsip,  baik surat  masuk  maupun  keluar  yang  disusun sedemikian  rupa  dan  digolong-golongkan menjadi beberapa kelompok. Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk maupun  keluar  hingga  penyusutan  dan pemusnahannya  lebih  dikenal dengan kearsipan.  Sistem  pengelolaan  kearsipan yang baik dan benar sangat diharapkan oleh setiap organisasi pemerintah maupun swasta  baik  secara  konvensional  maupun digital dalam menunjang efektivitas kinerja serta  kelancaran  administrasi  perkantoran. Hal ini disebabkan arsip sangat berpengaruh  pada  seluruh  kegiatan  yang berhubungan  dengan  pengelolaan  terutama yang  berkaitan  dengan  data  atau  informasi, dan  arsip  menyimpan  berbagai  sumber informasi  penting  bagisetiap  kegiatan  atau aktivitas kantor sehari-hari (Moekijat, 2002: 75).  Kearsipan  yang  teratur  dan  tertib merupakan  alat  informasi  dan  referensi dasar  yang  sistematik  yang  metodenya dapat  membantu  pimpinan  baik  lembaga pemerintah maupun swasta guna kelancaran dalam  pelaksanaan  kegiatan  ataupun  tugas yang  berkaitan  dengan  kedinasan  atau sebagai  sarana  evaluasi  dalam  proses pelaksanaan  kegiatan  organisasi  itu  sendiri terutama sebagai bentuk pertanggungjawaban  dari  proses  kegiatan organisasi  selama  ini.  Dalam  hal  ini bagaimana pemerintah melakukan
peranannya dalam hal akuntabilitas.
Menurut  Dorotul  Yatimah  (2009)  Dalam melaksanakan tugas pekerjaan suatu instansi  khususnya  bagian  yang  menangani kearsipan  harus  melakukan  berbagai  tahap atau  kegiatan  kearsipan  antara  lain  : pengurusan dan pengendalian surat (berkas/dokumen), penyimpanan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.

## 2. Sistem Pengarsipan
Sistem  kearsipan  itu  pada  hakekatnya menurut  Liang  Gie  (2000)  terdiri  atas  lima sistem.  Lima  sistem  yang  dimaksud  adalah sebagai berikut.
a. Penyimpanan menurut abjad Sistem  Abjad  adalah  sistem  penyimpanan arsip  dengan  memakai  metode  penyusunan menurut  abjad.  Umumnya  dipakai  untuk arsip  yang  dasar  penyusunannya  dilakukan terhadap  nama  orang,  nama  perusahaan  / organisasi,  nama  tempat,  nama  benda  dan subjek masalah.
b. Penyimpanan menurut subjek Sistem  perihal  adalah  cara  penyimpanan dan  penemuan  kembali  surat  berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
c. Penyimpanan menurut wilayah Sistem  geografis atau wilayah adalah suatu sistem  penyimpanan  arsip  berdasarkan pembagian  wilayah  atau  daerah  yang menjadi  alamat  suatu  surat. Surat  disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan  geografi/  wilayah/kota  dari surat  berasal  dan  tujuan  surat  dikirim. Dalam  hubungan ini surat masuk dan surat keluar  disimpan  dan  ditempatkan  dalam folder  yang  sama,  tidak  dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus  dibantu  dengan  sistem  abjad  atau sistem tanggal.
d. Penyimpanan menurut nomor
Penyimpanan  menurut  sistem  nomor  ada empat macam, yaitu :
a) sistem  nomor  menurut dewey (sistem desimal/klasifikasi)
b) sistem  nomor  menurut terminal  digit , di  dalam  sistem  ini  kode  penyimpanan dan  kode  penemuan  kembali  surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan  berdasarkan  pada  nomor urut dalam buku arsip.
c) sistem  nomor middle  digit,  s istem  ini merupakan  kombinasi  dari      Sistem Nomor  Decimal  Dewey  dan  Sistem Nomor Terminal Digit.
d) sistem nomor soundex ( phonetic system ),  Sistem soundex adalah  sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan  nama  dan  tulisannya atau  bunyi  pengucapannya  hampir bersamaan.
e. Penyimpanan menurut tanggal Sistem  tanggal  adalah sistem  penyimpanan surat  yang  didasarkan  kepada  tanggal  surat diterima  (untuk  surat  masuk)  dan  tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Namun  lebih  saat  ini  dikenal  dengan  dua sistem  kearsipan  yaitu,  sistem  kearsipan pola lama dan sistem kearsipan pola baru.
Arsip  dan  administrasi  ibarat  dua  sisi  mata uang  yang  saling  berkontribusi.  Tidak  ada arsip (dokumen) tidak akan ada administrasi, sebaliknya tidak ada administrasi tanpa kehadiran arsip. Administrasi  dapat  berjalan  dengan  baik karena  adanya  dukungan  arsip,  sebaliknya arsip akan tercipta seiring aktivitas (administrasi) pemerintah. Semakin banyak aktivitas  yang  dilakukan  maka  akan semakin  banyak  pula  volume  arsip  yang diciptakan.  Jika  sistem  kearsipan  dalam bagian  administrasi  berjalan  dengan  baik maka  kegiatan  administrasi  akan  berjalan dengan  lancar.  Dan  sebaliknya  jika  sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dapat dikarenakan arsip- arsip  atau  dokumen-dokumen  sulit  untuk ditemukan  atau  bahkan  tidak  diketahui keberadaannya  dan  berdampak  terhadap kerja pegawai pada organisasi itu sendiri.
Apabila  suatu  arsip  sulit  untuk  ditemukan akan  menjadi  hambatan  dalam  proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.  Oleh  karena  itu, kegiatan pengarsipan merupakan hal penting  dalam  efisiensi  Sumber  Daya Manusia (SDM).

## 3. Ikhtisar Kearsipan
3.1. Pengertian Arsip dan Fungsi Kearsipan
Menurut  bahasa  Belanda  yang  dikatakan “Archief” yang artinya sebagai berikut.
a. Tempat  untuk  menyimpan  catatan- catatan  dan  bukti-bukti  kegiatan  yang lain;
b. Kumpulan  catatan  atau  bukti  kegiatan yang  berwujud  tulisan,  gambar,grafik, dan sebagainya; dan
c. Bahan-bahan  yang  akan  disimpan sebagai bahan pengingatan.
Menurut  Undang-undang  Nomor  43  Tahun
2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian  mengenai  arsip  dan  kearsipan telah  terangkum  di  dalam  Bab  I  Ketentuan Umum  Pasal  1.  Ketentuan  yang  dimaksud adalah sebagai berikut.
a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip;
b. Arsip adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan bernegara;
c. Arsip  dinamis adalah  arsip  yang digunakan  secara  langsung  dalam kegiatan  pencipta  arsip  dan  disimpan selama jangka waktu tertentu;
d. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya  merupakan  persyaratan dasar  bagi  kelangsungan  operasional pencipta  arsip,  tidak  dapat  diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
e. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya  tinggi  dan/atau  terus menerus;
f. Arsip inaktif adalah  arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;
g. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena memiliki  nilai  guna  kesejarahan,  telah habis  retensinya,  dan  berketerangan dipermanenkan  yang  telah  diverifikasi baik  secara  langsung  maupun  tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan;
h. Arsip  terjaga adalah  arsip  negara  yang berkaitan  dengan  keberadaan  dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya;
i. Arsip  umum adalah  arsip  yang  tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

## 3.2. Fungsi dan Peranan Arsip
Menurut  Barthos  (2  :  2009),  Kearsipan mempunyai  peranan  sebagai  pusat  ingatan, sumber  informasi  dan  alat  pengawasan yang  sangat  diperlukan  dalam  setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,  penganalisaan,  perumusan kebijakan,  pengembangan,  pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan  bahan  pertanggungjawaban nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban  tersebut  bagi  kegiatan pemerintah  (Barthos,  12  :  2009).  Agar tujuan  kearsipan  tersebut  dapat  terlaksana dengan  baik  diperlukan  berbagai  usaha. Menurut  Durotul  Yatimah  (184  :  2009) usaha  yang  diperlukan  untuk  mencapai tujuan kearsipan adalah sebagai berikut.
a. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya;
b. Berusaha  melengkapi  peralatan  atau sarana yang diperlukan;
c. Menyiapkan tenaga-tenaga dalam bidang  kearsipan  yang  mempunyai keahlian  dan  kemampuan  para  petugas bidang  kearsipan  melalui  pendidikan dan  pelatihan  berupa  penataran  atau kursus; dan
d. Memberikan  imbalan  dan  penghargaan kepada para petugas kearsipan. Dengan usaha-usaha tersebut di atas, diharapkan  fungsi  arsip  sebagai  pusat ingatan  dan  pusat  informasi  dapat terwujud dengan sebaik-baiknya.
Maka  pentingnya  kearsipan  mempunyai jangkauan  yang  sangat  luas,  yaitu  baik sebagai  alat  untuk  membantu  daya  ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan  kegiatan  pemerintahan  dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3.3. Urgensi Kearsipan
untuk
Peningkatan  Efisiensi  Sumber  Daya Manusia Tata  pemerintahan  yang  baik  ( good governance ) dapat tercipta apabila memenuhi  5  (lima)  syarat  yaitu  :  adanya efisiensi  dalam  manajemen  sektor  publik, menciptakan akuntabilitas publik, tersedianya  infrastrukur  hukum,  adanya sistem  informasi  yang  menjamin  akses masyarakat  terhadap  inforrnasi  yang  berisi kebijakan,  dan  adanya  transparansi  dari berbagai kebijakan. Pada saat ini, pemerintah  berusaha  untuk  mewujudkan pemerintahan yang bersih ( clean government )  dan  tata  kelola  pemerintahan yang  baik  ( good  governance )  ( World  Bank dalam Prihantono, 2014).
Untuk  memenuhi  harapan  terwujudnya good governance , maka dukungan administrasi  yang  efektif,  akuntabel,  dan transparan  sangat  dibutuhkan.  Dengan administrasi  yang  efektif,  akuntabel,  dan transparan,  juga  akan  mendukung    kinerja Sumber Daya Manusia (SDM) yang efektif pula.  Arsip  adalah  aset  organisasi.  Salah satu  indikasinya  adalah  setiap  pemekaran
wilayah  di  Indonesia,  selalu  disertai  arsip bukti dukungan masyarakat terhadap pemekaran wilayah, dan apabila pemekaran sudah  ditetapkan,  maka  pemerintah  yang dimekarkan  wajib  menyerahkan  arsip  yang berhubungan  dengan  pemerintahan  baru hasil  pemekaran  (Prihantono,  2014).  Ini adalah  bukti  bahwa  arsip  sangat  penting bagi administrasi pemerintahan. Oleh karena  itu  aspek  deseminasi  peraturan kearsipan atau peraturan lain yang berhubungan  dengan  kearsipan,  serta  sisi lain  dari  kearsipan  oleh  lembaga  kearsipan pusat dan daerah selayaknya perlu diperkuat dan diperluas.
Tidak  kalah  penting  adalah  pembinaan  dan pengawasan yang berkesinambungan. Pemanfaatan  teknologi  informasi  di  bidang kearsipan  juga  tidak  kalah  peran  dalam perubahan  mainset  ini.  Ketiga,  Penyediaan SDM  keirsipan  yang  profesional  adalah kebutuhan. Penyediaan program llmu kearsipan  di  perguruan  tinggi  harus  terus dikembangkan.  SDM  adalah  penggerak, perencana,  pelaksana,  dan  pengendali kegiatan  lembaga.  SDM  diperlukan  di setiap lini.
Oleh  karena  itu  dukungan  arsip  dalam menciptakan efektivitas kinerja dan sumber daya  manusia  adalah  sebagai  penyaji  dan sumber  informasi  yang  akurat,  penunjuk kerja yang praktis, sebagai pedoman ilmiah. a. Penyaji informasi yang akurat Secara fisik medium arsip apakah itu kertas atau  film,  mengandung  tiga  unsur  yaitu struktur, isi dan konteks. Dalam perkembangannya,  media  arsip  berubah menjadi data yang tersebar tempat penyimpanannya,  bahkan  mungkin  pula dalam  berbagai  bentuk  program software . Dengan  demikian  maka  arsip  mengalami perubahan  dari  obyek  yang  bersifat  fisik menjadi data, yang ditata melalui metadata . Sebagai  akibatnya  maka  struktur,  isi  dan konteks  yang  semula  terwadahi  dalam  satu medium,  dengan  perantaraan  metadata secara virtual digabungkan kembali menjadi bahan bukti tentang suatu aktivitas
atau  fungsi  organisasi.  Mengingat  bahwa penggunaan  arsip  dan  dengan  sendirinya konteksnya  pun  mengalami  perubahan  dari waktu  ke  waktu,  sehingga  metadata  yang mengatur maupun konteks arsip yang diatur pun  harus  senantiasa  disesuaikan  dengan perubahan yang terjadi, baik yang mempengaruhi  penciptaan  maupun  tujuan penggunaannya.  Dalam  pengertian  yang demikian  inilah  maka  arsip  itu  dianggap sebagai dinamis dan tidak lagi pasif, karena berperan  dalam  kehidupan  manusiaapakah sebagai  individu,  dalam  organisasi  maupun dalam kelompok sebagai masyarakat.
Arsip  mempunyai  kontribusi  dalam  proses penyajian  informasi  bagi  pimpinan  untuk membuat  keputusan  dan  merumuskan kebijakan.  Oleh  karena  itu,  arsip  memiliki berperan  penting  dalam  menyajikan  data yang akurat.
b. Sebagai sumber informasi Arsip  mempunyai  peran  penting  dalam organisasi,  yaitu  sebagai  sumber  informasi dan  pusat  ingatan.  Arsip  bagi  perusahaan diantaranya  berisi  informasi  yang  berguna dalam pengambilan keputusan, sebagai  alat bukti  bila  terjadi  masalah,  sebagai  alat pertanggungjawaban, menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi perusahaan. Pentingnya arsip bahkan dibuktikan  dengan  pemberlakuan  beberapa peraturan  perundangan  yang  mengatur tentang kearsipan.
Arsip  akan  bermanfaat  secara  optimal apabila  dikelola  dengan  tertib  dan  teratur, namun  sebaliknya  apabila  arsip  tidak dikelola dengan secara baik akan menimbulkan  Kendala  lainnya  yaitu  Tata kerja  dan  Fasilitas  pengelolaan  arsip  yang tidak  memadai  dan  tidak  mengikuti perkembangan teknologi kearsipan modern. Maka dari itulah setiap perusahaan dituntut untuk melakukan otomasi arsip.
c. Penunjuk kerja yang praktis Arsip  mempunyai  jangkauan  yang  amat luas,  yaitu  sebagai  alat  untuk  membantu
daya  ingatan  manusia,  maupun  dalam rangka  pelaksanaan  kegiatan  kehidupan kebangsaan.  Selain  itu  kearsipan  juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian  ilmiah.  Usaha-usaha  penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan akan  lebih  mudah  jika  bahan  bahan kearsipan  terkumpul,  tersimpan,  terawat dan  teratur  dengan  baik.  Oleh  karena  itu arsip  berperan  penting  sebagai  petunjuk kerja  yang  praktis  bagi  SDM.  Arsip memberi  informasi  petunjuk  kerja  bagi SDM  secara  runtut  berdasarkan  urutan maupun  kronologi  sehingga  meningkatkan efisiensi  kinerja  SDM.  Arsip  merupakan bagian  dari  rnata  sejarah  bangsa,  sumber informasi pengambilan keputusan dan bukti prestasi  instansi/perorangan  yang  harus dikelola,  ditata,  dipelihara,  diselamatkan dan dilestarikan.
d. Sebagai pedoman ilmiah
Arsip  dapat  di  eksplorasi  untuk  kegiatan penelitian ilmiah, bahkan arsip-arsip tertentu  setelah  melewati  beberapa  kurun waktu bisa memunculkan suatu pemahaman baru  yang  pada  masa  terciptanya  arsip  hal itu belum tergambar dengan jelas.
Arsip  memiliki  arti  yang  sangat  penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu menjadikan  arsip  harus  untuk  diselamatkan karena informasi  yang terekam dalam arsip banyak  menyimpan  berbagai  informasi penting  tentang  memori  kolektif  bangsa atau  lembaga  yang  dapat  dijadikan  sebagai bahan  bukti  pertanggungjawaban  di  masa kini  atau  mendatang.  Arsip  menjadi  bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kelembagaan  yang  merupakan  bagian  dari kehidupan  berkebangsaan.  Oleh  karena  itu arsip  yang  tersimpan  di  lembaga  kearsipan baik  pusat  atau  daerah  dan  lembaga- lembaga atau instansi-instansi pemerintahan harus dikelola dengan baik melalui pemeliharaan  dan  perawatan  yang  tepat sehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan  selamanya  mengikuti  daur hidup arsip.
Arsip  tidak  hanya  berupa  lembaran  kertas, namun  juga  dapat berupa  lembaran  peta, dokumen arsitektural,  foto,  film  maupun rekaman  suara.  Arsip bukan  sembarang data, namun  arsip merupakan   data dengan karakteristik  yang unik,    harus terjamin keasliannya (otentik), harus terjamin keabsahannya (legal), harus dapat dipercaya ( reliable ), utuh atau lengkap ( integrity ) dan bermanfaat ( useability ).
Dengan tetap terjaganya karakteristik tersebut, arsip dapat menjalankan fungsinya dalam  :  mendukung  proses  pengambilan keputusan, menunjang  proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat bukti, sebagai  memori  kolektif  bangsa,  dan menunjang  kegiatan  ekonomi dan politik. Arsip juga adalah sesuatu yang harus dijaga atau  diamankan,  tidak semua arsip  dapat kita bagi dengan Negara lain terutama yang terkait dengan aset negara.
Di  lain  pihak  perkembangan  ilmu  dan teknologi  yang  sangat  pesat  dewasa  ini sangat  berpengaruh  tehadap  kemajuan untuk percepatan pencapaian tujuan berbagai oraganisasi, baik organisasi pemerintah  ataupun  oraganisasi  swasta. Mereka  bersaing  untuk  meningkatkan profesioanalisme di perkantoran, perbankan,  perindustian,  dunia  pendidikan dan  lain-lain.  Untuk  mencapai  kemajuan tersebut  diperlukan  dukungan  manajemen yang  tepat.  Untuk  megelola  manajemen diperlukan  informasi  yang  teliti,  tepat  dan cepat.  Dan  maju  mundurnya  kinerje  suatu organisasi sangat tergantung kepada informasi  yang  diserapnya.  Salah  satu informasi  yang  sangat  penting  bagi  suatu organisasi  adalah  rekaman  dari  berbagai kegiatan  organisasi  itu  sindiri,  sedangkan rekaman  tersebut  diperoleh  melalui  arsip. Di  perkantoran  arsip  tersebut  diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun sebagai  informasi  intern.  Pengambilan keputusan  oleh  manejer  atau  pimpinan banyak  tergantung  kepada  kelengkapan  , kecepatan,  dan  ketepatan  informasi  yang
disajikan  dan  dilaporkan  secara  aktif kepadanya. Dari itu setiap kegiatan diperlukan  bantuan  data  dan  informasi. Demikian  pula  pada  kegiatan  pengambilan keputusan  yang  kita  kenal  sebagai  Sistem Informasi
Manajemen (SIM) atau Management  Information  System (MIS) (Amsyah,  2003:  8).  Setiap  kegiatan tersebut,  baik  dalam  dalam  organisasi pemerintahan  maupun  swasta  selalu  ada kaitannya  dengan  masalah  arsip.  Arsip mempunyai  peranan  penting  dalam  proses penyajian  informasi  bagi  pimpinan  untuk membuat  keputusan  dan  merumuskan kebijakan,  oleh  sebab  itu  untuk  dapat menyajikan  informasi  yang  lengka,  cepat dan  benar  huruslah  ada  system  dan prosedur  kerja  yang  baik  di  bidang kearsipan. Kenyataan bahwa bidang kearsipan  belum  mendapatkan  perhatian yang  wajar  dalam  jaringan  informasi tersebut,  maka  dipandang  perlu  untuk memberikan  petunjuk  kerja  yang  praktis, bagaimana  seharusnya  arsip-arsip  tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Dari  penjabaran  diatas  tampak  bahwa  arti pentingnya  kearsipan  ternyata  mempunyai jangkauan  yang  amat  luas,  yaitu  sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga  merupakan  salah  satu  bahan  untuk penelitian  ilmiah.  Usaha-usaha  penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan bahan kearsipan  terkumpul,  tersimpan,  terawat dan  teratur  dengan  baik.  Mengingat  peran kearsipan  sangat  penting  dalam  organisasi maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan  dan  tugas  pembangunan dengan  baik  perlu  diusahakan  peningkatan dan  penyempurnaan  sistem  kearsipan  serta perhatian  secara  optimal  agar  dapat berfungsi  dengan  baik,  berdaya  guna  dan berhasil guna.

## 4. Penutup
Sebagaimana yang tertuang dalam Undang- Undang  Nomor  43   Tahun  2009   tentang
Kearsipan, arsip adalah rekaman
kegiatan   atau   peristiwa   dalam   berbagai bentuk  dan  media      sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan    daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa  dan  bernegara.  Bagi  individu, arsip  merekam   kehidupannya  sejak  lahir hingga meninggal. Dalam setiap urusannya,  individu  selalu  menggunakan arsip seperti Akta Kelahiran, Surat Keputusan  Pengangkatan  Pegawai,  Rekam Medik,  hingga Surat Kematian. Bagi suatu organisasi,  arsip  adalah  urat  nadi  yang menjadibahan dalam menjalankan  aktivitas atau operasional organisasi    serta  menjadi bentuk akuntabilitas kinerja.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah , Zulkifli, 2003, Manajemen Sistem
Informasi, PT. Gramedia Pustaka. Barthos, Basir, 2009, Manajemen Kearsipan, Cetakan  Ketujuh,  Jakarta,
PT Bumi Aksara. Gie,  The  Liang,  2000, Administrasi
Perkantoran, Yokyakarta,  Modern Liberty.
Moekijat,  2002, Manajemen  Sumber  Daya
Manusia  :  Manajemen  Kepegawaian .
Jakarta, Mandar Maju.
UU Nomor 43 Tahun 2009 Prihantono, Hambali, 2014, Tinjauan Pertanggung  Jawaban  Pemerintah dalam Pengelolaan dan Pengamanan
Arsip  Daerah. ( Studi  pada  Kantor
Arsip  Daerah  Propinsi  Lampung).
Fakultas Hukum, Universitas Lampung Yatimah,    Dorotul,  2009, Pengembangan Sumber Daya Manusia : Kesekretariatan. Modern dan
Administrasi  Perkantoran, Bandung, Pustaka Setia.