## RANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG LANGSUNG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK STUDI KASUS : KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA PUSAT
Rio Andriano 1) , Lis Suryadi 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : rio.andriano92@gmail.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)
Abstrak
Pembelian  barang  langsung  merupakan  kegiatan  membeli  barang  atau  jasa secara  langsung tanpa  melalui proses lelang atau tender. Yang dimaksud disini meliputi software atau hardware untuk kepentingan pekerjaan. Tuntutan  peningkatan  pelayanan  publik  yang  baik  dan  cepat  kepada  Pelanggan  menjadi  suatu  yang  harus dipenuhi  pada  Instansi  Pemerintah  termasuk  Kantor  Pertanahan  Kota  Administrasi  Jakarta  Pusat.  Untuk menunjang  pekerjaan  para  pegawai  kantor,  fasilitas  pengadaan  yang  dilakukan  masih  secara  manual  dan  tidak sepenuhnya  terkomputerisasi  yang  menimbulkan  terjadi  permasalahan  seperti  penumpukan  dokumen,  dalam dalam  mencari  data,  kesalahan  pencatatan  dan  perhitungan,  serta  proses  pembuatan  laporan  pembelian  barang yang  lambat.  Dari  permasalahan  tersebut  muncul  gagasan  untuk  membuat  suatu  aplikasi  sistem  pembelian barang.  Metodologi  yang  digunakan  dalam  pembuatan  aplikasi  ini  yaitu  dengan software Visual  Basic dan database MySQL . Aplikasi ini diharapankan dapat mempermudah proses pembelian barang sehingga dapat lebih efektif, efisien, dan transparan.
Kata kunci: Sistem Pembelian Barang Langsung, Berbasis Object Oriented , Microsoft Visual Studio
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam  suatu  kantor  pertanahan  atau  organisasi, data dan  informasi  adalah  hal  yang penting  dijaga untuk  melakukan  proses  bisnis.  Data  yang  valid merupakan  sebuah  informasi  yang  sangat  berguna dan membantu bagi kelangsungan kinerja pegawai pada  kantor  pertanahan.  Nilai  data  kantor pertanahan  atau  organisasi  sangat  penting  dan perlu dijaga. Selain itu sistem yang terkomputerisasi  dengan  baik  dan  cepat  juga sangat  penting  bagian  kemajuan  kantor.  Sistem yang ada pada  kantor  pertanahan tidak akan  dapat berjalan  secara  optimal  apabila  tidak  sepenuhnya terkomputerisasi  dengan  baik.  Target  kantor  juga akan sulit tercapai dan sulit untuk bersaing dengan kantor  lain  yang  sudah  lebih  dulu  menggunakan sistem komputerisasi..

## 1.2 Masalah
Berikut  identifikasi  masalah-masalah  berdasarkan latar belakang yang telah diteliti:
a. Kesulitan pencarian data, sehingga dibutuhkan lebih banyak waktu.
b. Tidak  adanya  laporan  khusus  pembelian barang, yang mengakibatkan sulitnya membuat laporan akhir pembelian barang.
c. Data  Dokumen  Retur  tidak  ada,  sehingga pengembalian  barang  ke  supplier  kurang terorganisir dengan baik.
d. Proses  seperti  pencarian  dokumen  transaksi dan pembuatan laporan untuk atasan mamakan waktu  yang  cukup  lama  karena  pekerjaan masih  dilakukan  secara  terpisah  dengan
menggunakan Microsoft  Excel dan Microsoft Word .
e. Keakuratan  dan  kecocokan  data  masih  belum terjamin  karena  masih  bisa  terjadi  manipulasi data.
f. Pembuatan  laporan  yang  rumit  karena  harus mencari  dokumen  fisik  satu  persatu  dengan teliti.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem  adalah  sebuah  kelompok  elemen  yang dihubungkan  hingga  membentuk  suatu  kesatuan. Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen yang berhubungan, bekerja sama untuk mencapai  tujuan  dengan  menerima  input  serta menghasilkan  output  susuai  proses  transformasi yang diatur” .[1]
2.2. Analisa Sistem Analisa Sistem
adalah laporan yang menggambarkan  sistem  yang  telah  dipelajari  dan diketahui permasalahannya untuk melihat arah dan strategi  yang  baru,  serta  menyusun  solusi  lain masalah  yang  timbul  dengan  tujuan  membuat spesifikasi dalam pengambilan keputusan [2].
2.3 Konsep Dasar Berorientasi Obyek
Berorientasi obyek adalah “Suatu  strategi pembangunan perangkat lunak yang terkumpul dan menjadikan  perangkat  lunak  sebagai  kumpulan
obyek  yang  berisi  data  dan  operasi  yang  berlaku kepadanya”[3].
2.4. Visual Studio 2008 Microsoft  Visual  Studio.NET 2008  merupakan software berteknologi yang mumpuni dari Microsoft  Windows dan  juga  mendukung  bahasa pemograman SQL ( Structure Query Language ).

## 2.5. Mysql
MySQL ( My Structure Query Language ) termasuk jenis Relational  Database  Management  System ( RDBMS ). MySQL merupakan  sistem database yang menggunakan client-server sebagai arsitektur yang  berpusat  disekitar server . My  SQL bersifat open  source dan juga  dapat  digunakan  secara gratis.

## 2.6. Fishbond
Fishbone  diagram  atau tulang  ikan  adalah  gambar yang  menjelaskan  hubungan  antara  karakteristik kualitas/Akibat  dengan  faktor-faktor/penyebabnya sehingga  muncul  suatu  hubungan  sebab  akibat untuk mencari akar dari suatu pokok permasalahan ditinjau dari berbagai faktor yang ada.

## 2.7. Teori Pendukung
Untuk  pengadaan  langsung  barang  yang nilainya sampai  dengan  Rp.  50.000.000,-  (lima  puluh  juta rupiah)  dapat  dilakukan  dengan  cara pembelian  / pembayaran langsung kepada Penyedia / pedagang. (Pasal  57  ayat  (5)  huruf  a  Perpres 70/2012).
Tanda bukti transaksi
/
perjanjian menggunakan  kwitansi. (Pasal  55  ayat (3) Perpres 70/012). Pengadaan Langsung berdasarkan harga yang berlaku di pasar. (Pasal 39 ayat (2) Perpres 70/2012).[3]
3. ANALISA

## DAN
PERANCANGAN
SISTEM 3.1. Analisa Masalah
Terhambat nya Pekerjaan Informasi Informasi permintaan barang tidak tersedia, jika informasi dibutuhkan harus mencari berkas Banyak waktu terbuangan dalam mencari berkas Kesulitan mengetahui barang apa saja yang telah diterima Tidak tersedianya informasi penerimaan barang Sulit untuk mengetahui barang apa yang sering diretur Informasi retur barang belum tersedia Data acuan untuk pengambilan keputusan terkait pembelian tidak tersedia Pengambilan keputusan menjadi terlambat Manusia Pembelian tidak sesuai kebutuhan pemborosan Kesalahan dalam menentukan supplier Barang tidak sampai diterima Gambar 1. Fishbone
Sistem  yang  tidak  sepenuhnya  terkomputerisasi menyebabkan  tempat penyimpanan  dokumen  fisik tidak  memadai,  kesulitan  dalam  pencarian  data, serta laporan yang tidak valid dan sering terlambat. Hal  ini  mengakibatkan  kesulitan  pemimpin  dalam mengambil keputusan.

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Pemesanan  barang  berdasarkan  kebutuhan barang  dari  unit  kerja  diserahkan  Ke  tata  usaha, selanjutnya  tata  usaha  akan  menverifikasi  apakah
permintaan tersebut harus segera dibeli atau tidak, apa  bila  permintaan  pembelian  memang  sangat dibutuhkan  maka tata usaha akan  segera  membuat PO lalu menyerahkan PO kepada supplier .
Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Pembelian dan Pemesanan Barang
Supplier  mengirim  barang  beserta Delivery  Order (DO) dan Nota  kepada Tata usaha,  lalu tata usaha akan mengecek barang yang telah sampai tersebut, pengecekan  yang  dilakukan  biasanya  tata  usaha menyesuaikan antara fisik barang dengan dokumen DO dan PO.
Gambar 3. Activity Diagram Penerimaan Barang
Tata  usaha  menyerahkan  foto  copy  DO  dan  Nota kepada supplier. Besaran uang yang diminta sesuai dengan  total  yang  tertera  pada  Nota . Proses pembayaran  selama  ini  dilakukan  dengan  cara transfer  langsung  ke  rekening  supplier,  lalu  tata usaha akan menginformasikan kepada supplier jika sudah melakukan pembayaran.
Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran
Barang  yang  telah  diterima  saat  pengiriman, terkadang secara kondisi fisik sudah sesuai namun secara  fungsional  belum  tentu  dapat  digunakan, informasi  retur  didapat  dari  unit  kerja  yang memakai  barang,  selanjutnya  tata  usaha  membuat surat retur yang  berisikan  barang  yang diretur dan keterangan  untuk  diserahkan  kepada  supplier, karena  kebanyakan  supplier  sudah  menjadi rekanan  tetap,  maka  jika  terjadi  retur  maka supplier  wajib  menerima  retur  tersebut  lalu menggantikan  barang  yang  rusak  dengan  barang lain yang baik.
Gambar 5. Activity Diagram Surat Retur
Tata  usaha  membuat  laporan  pembelian,  lalu menyerahkan kepada pimpinan
Gambar 6. Activity Diagram Pembuatan Laporan

## 3.3. Use Case Diagram

## Gambar 7. Package Diagram
Use Case File Master menggambarkan form menu pada aplikasi
Gambar 8. Use Case Diagram Master
Tata  Usaha  dapat  melakukan Entry informasi terhadap
Data Barang, Data Supplier, dan Data Unit Kerja Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi
Tata Usaha dapat melaksanakan Entry Permintaan barang  sesuai  dengan  jumlah  yang  diminta kemudian dilanjutkan dengan Cetak Puchase Order dan  juga  Cetak  Tanda  Terima  Barang  dari
Supplier. Lalu Entry Pembayaran Barang berdasarkan  jumlah  invoce,  apabila  ada  barang yang  tidak  sesuai  dibuat  Surat  Retur  yang  bisa langsung dicetak.

## Gambar 10. Use Case Cetak Laporan
Tata  Usaha  dapat  mencetak  semua  laporan yang  ada  dengan  mudah  pada  menu aplikasi.
3.4. 1 t Rancangan Class Diagram KdSpl NmSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl EmailSpl NoRet TglRet NoDo Permintaan NoPP TglPP KdUnit UnitKerja KdUnit NmUnit AlmtUnit NoPP KdBrg JmlMinta Minta PO NoPo TglPO PPN KdSpl Supplier NoPo KdBrg HrgPO Qty Pesan Nota NoNota TglNota NorefNota JmlNota TglDibayarkan Ket NoPo Do NoDo TglDo NoRefDo NoPo NoDo KdBrg JmlTerima Kirim Barang KdBrg NamaBrg Satuan Harga JenisBrg Retur Noret KdBrg Jmlret KetRet Kembali KdUnit NoPP Kdbrg Kdbrg Kdbrg K d b rg NoPP KdSpl NoPo NoPo NoPo NoDo NoDo NoRet

## Gambar 11. Class Diagram
Gambar  berikut  adalah  Rancangan  Class  Diagram yang  menunjukan  desain  basis  data  pada  sistem aplikasi  yang  menggambarkan  deskripsi  dan struktur class serta hubungan antar class.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Form Master
a. Form Barang
Gambar 12. Form Barang
Form Barang  yang  digunakan  untuk Entry Data Barang.
b. Form Supplier
Gambar 13.Form Supplier
Form Supplier  yang  digunakan  untuk Entry Data Supplier.
c. Form Unit Kerja
Gambar 14. Form Unit Kerja
Form Unit Kerja yang digunakan untuk Entry Data Unit Kerja.

## 4.2. Form Transaksi
a. Form Entry Permintaan Barang
Gambar 15. Form Entry Permintaan Barang
Form Entry Permintaan  Barang  yang  digunakan untuk Entry Permintaan Barang.
b. Form Entry Purchase Order
Gambar 16. Form Entry Purchase Order
Form Puchase  Order  yang  digunakan  untuk memeriksa kembali jumlah pemesanan.
c. Form Entry Penerimaan Barang

## Gambar 17. Form Entry Penerimaan Barang
Form  Puchase  Order  yang  digunakan  untuk memeriksa kembali jumlah pemesanan.

## d. Form Pembayaran Nota

## Gambar 18. Form Pembayaran Nota
Form  Pembayaran  Nota  yang  terdapat  pada  menu Transaksi  digunakan  untuk  menyimpan  data pembayaran.

## e. Form Retur Barang

## Gambar 19. Form Retur Barang
Form Retur  Barang  yang  terdapat  pada  menu Transaksi  digunakan  untuk  Cetak  Retur  Barang apabila ada barang yang diretur.

## 4.3. Hasil Cetakan Sistem
a. Purchase Order

## Gambar 20. Purchase Order
Menampilkan  nama  dan  jumlah  barang yang dipesan kepada supplier.

## b. Tanda Terima Barang

## Gambar 21. Tanda Terima Barang
Menampilkan daftar nama dan jumlah barang yang diterima dari supplier

## c. Laporan Permintaan Barang
Gambar 22. Laporan Permintaan Barang
Laporan  yang  berisi  data  barang  permintaan berdasarkan periode yang ditentukan.

## d. Laporan Penerimaan Barang
Gambar 23. Laporan Penerimaan Barang
Laporan  yang  berisi  data  penerimaan  barang berdasarkan periode yang ditentukan.

## e. Laporan Pembelian Barang

## Gambar 24. Laporan Pembelian Barang
Laporan  yang  berisi  data  pembelian  barang berdasarkan periode yang ditentukan.

## f. Laporan Retur Barang
Gambar 25. Laporan Retur Barang
Laporan yang berisi data retur barang  berdasarkan periode yang ditentukan.
g. Laporan Rekap Pembelian
Gambar 26. Laporan Rekap Pembelian
Laporan yang berisi data Rekap Pembelian barang dari supplier berdasarkan periode yang ditentukan

## 5. KESIMPULAN
Setelah  melakukan  penelitian  dan  menganalisis perancangan  Sistem  Pembelian  Barang  Langsung pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat,  beberapa  hal  yang  penulis  dapat  simpulkan adalah sebagai berikut:
a. Dengan  tersedianya  informasi  permintaan barang,  maka  akan  tersedia  informasi  barang apa  saja  yang  diminta  tiap  unit  kerja,  tanggal berapa  permintaannya,  berapa  banyak  jumlah yang diminta.
b. Mengurangi kesalahan-kesalahan
yang disebabkan  oleh  keterbatasan  manusia  ( human error )  dengan  penggunaan  sistem  ini,  karena sistem  perlu  validasi  data  masukan  dan pekerjaan penghitungan.
c. Melihat  barang  apa  saja  yang  sudah  diterima, kapan  diterimanya  dan  berapa  banyak  jumlah barang  yang  diterima  membuat  informasi  ini dapat  dijadikan  kontrol  barang  antara  barang yang dipesan dengan barang yang diterima
d. Dengan tersedianya laporan permintaan,
laporan  pembelian  dan  penerimaan,  dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dengan cepat.
e. Semakin  berkembang sebuah perusahaan maka arsip  dokumen  akan  menjadi  lebih  banyak, dengan keterbatasan tempat yang ada diperlukan media penyimpanan data bukan lagi berbentuk kertas tapi sudah berbentuk digital.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajani, 2011, Perencanaan Basis Data dalam All in
1 , Jakarta : elex Media Komputindo.
[2] Sutabri, T., 2012, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi.
[3] Rosa A.s., M. Shalahuddin. Rekayasa Perangkat Lunak . Edisi  Pertama.  Bandung  :  Informatika Bandung, 2013.
[4]  Perpres  Nomor  70  Tahun  2012  tentang  Pengadaan Barang  dan  Jasa  Pemerintah  (Perubahan  kedua
Perpres Nomor 54 Tahun 2010)