INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 1 Tahun 2024 Page 9340-9353 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Pelaksanaan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Di SMP Negeri 55 Palembang
Saipul Annur 1 ✉ , Ibrahim 2 , Ardian Febrianto 3
Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Sumatera Selatan, Indonesia Email: saipulannur_uin@radenfatah.ac.id 1 ✉

## Abstrak
Penelitian ini membahas tentang pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55  Palembang.  Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  untuk  menganalisis  bagaimana  pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan apa sajakah kendala yang di hadapi dalam pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang. Penelitian ini menggunakan penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  deskriptif,  dan  informan  utama  dalam  penelitian  ini  adalah arsiparis,  sedangkan  informan  pendukung  adalah  kepala  sekolah  dan  waka  sarpras.  Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang dipakai yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan simpulan. Uji keabsahan data penelitian dengan  triangulasi  sumber,  triangulasi  teknik  dan  triangulasi  waktu.  Setelah  dilakukan  penelitian ditemukan bahwa dalam pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah berjalan dengan cukup baik dengan membawa perubahan dari waktu ke waktu. Adapun proses tahapan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang yaitu pertama, tahap pemeriksaan tahap ini adalah  persiapan  penyimpanan  dokumen  dengan  cara  memeriksa  setiap  lembar  dokumen  untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan, kedua, tahap pengindeksan tahap ini adalah tahap menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap  lainnya,  surat  akan  disimpan.  Penentuan  kata-tangkap  ini  tergantung  kepada  sistem penyimpanan yang digunakan, ketiga, tahap pengkodean tahap ini adalah tahap memberi tanda garis atau  lingkaran  dengan  warna  mencolok  pada  kata-tangkap  yang  sudah  ditentukan  pada  tahap pekerjaan  mengindeks, keempat,  tahap  penyortiran  tahap  ini  adalah  tahap  mengelompokkan dokumen-dokumen untuk persiapkan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Dengan dilakukan tahap ini dapat  mempermudah  proses  peletakan  dokumen  berdasarkan  klasifikasi  dan  urutan  yang  sudah ditentukan,  dan kelima,  tahap  penyimpanan  tahap  ini  adalah  tahap  menempatkan dokumen  sesuai dengan  sistem  penyimpanan  dan  peralatan  yang  digunakan.  Simpulan  dalam  penelitian  ini  adalah
pertama, pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan lembar disposisi, dan buku agenda tunggal, kedua, sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan tanggal. Saran yang diberikan  adalah pertama,  menambah  jumlah  sarana  prasarana  penyimpanan  surat,  kedua, meningkatkan perhatian terhadap pengamanan arsip, ketiga, menyegerakan adanya dana tambahan dari komite sekolah.
Kata Kunci: Pelaksanaan, Arsip, Surat Masuk, Surat Keluar

## Abstract
This research discusses the implementation of archiving incoming and outgoing letters at SMP Negeri 55 Palembang. The aim of this research is to analyze how the archiving of incoming and outgoing letters is implemented and what obstacles are faced in implementing the archiving of incoming and outgoing  letters  at  SMP  Negeri  55  Palembang.  This  research  uses  qualitative  research  with  a descriptive approach, and the main informant in this research is the archivist, while the supporting informants are the school principal and deputy head of sarpras. The data collection techniques used were  observation,  interviews  and  documentation.  The  data  analysis  techniques  used  are  data reduction, data presentation and drawing conclusions. Test the validity of research data by source triangulation, technical triangulation and time triangulation. After conducting research, it was found that the implementation of archiving incoming and outgoing letters had gone quite well, bringing about changes from time to time. The process for archiving incoming and outgoing letters at SMP Negeri 55 Palembang is first, the inspection stage, this stage is preparation for document storage by checking each sheet of document to obtain confirmation that the documents in question are ready to be stored, second, the indexing stage. this is the stage of determining under what name or what subject, or other catch-word, the letter will be saved. Determining the catch-word depends on the storage system used, third, the coding stage, this stage is the stage of marking a line or circle with a striking color on the catch-word that has been determined at the indexing work stage, fourth, the sorting stage, this stage is the stage of grouping documents -documents to prepare for the final stage, namely  storage.  Carrying  out  this  stage  can  simplify  the  process  of  placing  documents  based  on predetermined classifications and sequences, and fifth, the storage stage, this stage is the stage of placing  documents  according  to the  storage  system  and  equipment  used.  The  conclusions  in  this research are first, the recording of incoming and outgoing letters uses a disposition sheet and a single agenda book, second, the storage system used is a date storage system. The suggestions given are first, to increase the number of letter storage infrastructure, second, to increase attention to archival security, third, to hasten additional funding from the school committee.
Keywords: Implementation, Archives, Incoming, Outgoing Letters

## PENDAHULUAN
Pendidikan merupakan upaya manusia yang ditujukan kepada manusia lain dengan harapan mereka mampu menjadi manusia yang dewasa yang dibekali ilmu pengetahuan yang diperoleh pada saat mereka menjalani proses pendidikan. Dengan ilmu pengetahuan itu manusia diharapkan dapat berguna bagi bangsa, negara dan agamanya.
Dalam  UUD  No.  20  tahun  2003  tentang  SISDIKNAS  dijelaskan  bahwa  pendidikan adalah  usaha  sadar  dan  terencana  untuk  mewujudkan  suasana  belajar  dan  proses pembelajaran agar siswa secara aktif dapat mengembangkan potensi dalam dirinya untuk memiliki spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia dan berpengetahuan  luas  dengan  falsafah  ideology  bangsa.  (Rusmaini,  2017,  p.  118).  Seiring dengan perkembangan zaman kehidupan manusia di era modern saat ini tidak terlepas dari kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi yang berkembang saat ini memiliki peran penting dalam proses perpindahan informasi dari suatu tempat ke tempat lain. Interaksi lisan maupun tertulis saat ini dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung untuk berkomunikasi.
Perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  berkembang  pesat menciptakan berbagai alat komunikasi yang banyak bermunculan seperti telepon seluler, televisi,  radio,  telegram,  faximile,  dan  lain  sebagainya  yang  sangat  bermanfaat  untuk mendukung  efektifitas  dan  efisiensi  kegiatan  organisasi.  Dengan  adanya  komunikasi diharapkan  terjadinya  perpindahan  informasi.  Perpindahan  informasi  yang  baik  terjadi apabila tidak ada kesalahpahaman antara informan dan pihak yang menerima terhadap informasi yang diberikan. Oleh karena itu dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna mendukung tercapainya tujuan organisasi. Salah satu alat komunikasi tertulis yang tidak  dapat dilupakan  keberadaanya, bahkan masih tetap terpakai  seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi canggih yang banyak bermunculan yaitu adalah surat.
Surat  merupakan  sebuah  alat  atau  sarana  yang  difungsikan  untuk  mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainya, baik itu dilakukan atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari satu instansi perusahaan ataupun  juga  sebuah  organisasi.  (Pratama,  2000,  p.  1).  Dalam  suatu  organisasi  seperti sekolah terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk keperluan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan yang lain.
Melihat pentingnya peranan surat sebagai alat komunikasi dan informasi yang tidak terlepas dari sebuah organisasi atau institusi, maka perlu adanya perhatian pada bidang kearsipan.  Untuk  menjaga  keamanan  dan  menjamin  keselamatan,  serta  harus
dipertanggung jawabkan kedepan atau dilestarikan mengenai arsip surat-menyurat, karena itulah  pengarsipan  juga  bertujuan  untuk  menjaga  pertanggung  jawaban  perencanaan, pelaksanaan  dan  penyelenggaraan  kegiatan.  Arsip  adalah  catatan  tertulis  baik  gambar maupum  maupun  bagan  yang  memuat  keterangan-keterangan  mengenai  suatu  subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingat manusia. Dengan  demikian  penting  adanya  pengelolaan  arsip  yang  baik  di  setiap  instansi pemerintahan.
Salah  satu  wujud  pelaksanaan  pengarsipan  surat  bagi  organisasi  adalah  dengan melakukan kegiatan pengarsipan surat yang baik dan benar dalam hal ini yaitu pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Adapun proses kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar  yaitu  mulai  dari  kegiatan  pemerriksaan  arsip,  mengindeks  arsip,  memberi  tanda, menyortir arsip, dan menyimpan arsip. Dalam pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang belum dilaksanakan secara optimal. Hal ini dapat dilihat dari kegiatan penyimpanan dan penataan arsipnya yang tidak sesuai.
Berdasarkan hasil observasi awal yang dilakukan  peneliti pada tanggal 23 Agustus 2022 di SMP Negeri 55 Palembang peneliti menemukan permasalahan yang terjadi pada proses  kegiatan  penyimpanan  dan  penataan  arsip  surat  masuk  dan  surat  keluar  hal  ini dikarenakan  petugas  kurang  teliti  dalam  menyortir  surat,  sehingga  sering  dijumpai penempatan  arsip  tidak  sesuai  dengan  subyeknya  sehingga  arsip  sulit  dicari  apabila diperlukan.
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas tentang pelaksanaan pengarsipan surat  masuk  dan  surat  keluar  maka  peneliti  tertarik  untuk  melakukan  penelitian  dan mengambil judul “Pelaksanaan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di SMP Negeri 55 Palembang” .

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  dengan  menggunakan  pendekatan  kualitatif. Menurut  (Sugiyono,  2019,  p.  9)  menyatakan  penelitian  kualitatif  adalah  penelitian  yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek alamiah yang dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data yang  dilakukan  secara  triangulasi,  analisis  data  bersifat  kualitatif  dan  hasil  penelitian kualitatif lebih menekankan pada makna. Desain penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif. Menurut (Annur, 2008, p. 29) pendekatan deskriptif kualitatif artinya pendekatan yang dilakukan dengan menjelaskan, menerangkan, dan menguraikan pokok permasalahan yang hendak dibahas dalam penelitian ini kemudian ditarik kesimpulan secara deduktif.
Peneliti menggunakan pendekatan dengan metode kualitatif yang bertujuan untuk menganalisis  proses  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  SMP  Negeri  55 Palembang. Alasan peneliti menggunakan metode kualitatif karena peneliti ingin menggali data berdasarkan keadaan sebenarnya terhadap objek yang diteliti dan dari sudut pandang narasumber dalam bentuk informasi yang rinci. Lokasi penelitian berada di SMP Negeri 55 Palembang yang berada pada jalan H. Kol. Sulaiman Amin Kel. Karya Baru, Kec. Alang-alang Lebar Palembang, Km.7, Kode Pos 30152, Kota Palembang, Sumatera Selatan.
Dalam  penelitian  ini  sampel  sumber  data  dipilih  secara  Purposive  Sampling  dan bersifat  Snowball  Sampling.  Penentuan  data  bersifat  sementara  dan  akan  berkembang kemudian  setelah  melakukan  penelitian  di  lapangan.  Menurut  (Moleong,  2014,  p.  165) menyatakan bahwa informan kunci ialah narasumber yang mengetahui dan mengerti point yang diteliti dilapangan. Informan kunci adalah narasumber yang bersedia berbagi konsep dan pengetahuan dengan peneliti dan sering di jadikan sebagai tempat informasi peneliti.
Data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  sumber  data  primer  dan sumber data sekunder. Adapun sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah pertama  data  primer,  menurut  (Andrew  Fernando  Pakpahan,  2021,  p.  67)  data  primer merupakan  data  yang  dikumpulkan  seorang  peneliti  secara  langsung  tanpa  melalui perantara orang lain. kedua data sekunder, menurut (Sugiyono, 2022, p. 134) data sekunder adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data skunder bersifat data yang mendukung keperluan data primer.
Menurut (Sugiyono, 2022, p. 224) Teknik pengumpulan data merupakan tahap yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data  yang  memenuhi  standar  data  yang  ditetapkan.  dalam  teknik  pengumpulan  data kualitatif, pengumpulan data dilakukan pada kondisi yang alamiah, sumber data primer, dan teknik pengumpulan data pada kondisi lebih banyak pada observasi serta wawancara mendalam dan dokumentasi.
Dalam bukunya menurut (Sugiyono, 2022, p. 247) reduksi data merupakan rangkuman hal-hal  pokok,  berfokus  pada  hal  yang  penting,  dicari  tema  dan  polanya.  Reduksi  data diartikan  sebagai    proses  pemilihan,  pemustan  perhatian  pada  penyederhanaan  dan trasformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data adalah  struktur  atau  peralatan  yang  memungkinkan  kita  untuk  memilih  memusatkan perhatian, mengatur dan menyederhanakan data. Melalui proses reduksi data ini, peneliti bertugas untuk mengetahui dengan pasti data apa saja yang memang diperlukan, sehingga bisa  dibuang  seandainya  terdapat  data  yang  tidak  relevan.  Setelah  masalah  ditemukan
pada tahap observasi, masalah tersebut dimasukkan pada tahap reduksi data, sehingga dapat memfokuskan pada hal yang menjadi pokok penelitian. Dengan mempelajari data, mengatur  dan  menyusunnya  dengan  cara  yang  mudah  dipahami  kemudian  akhirnya peneliti dapat menarik kesimpulan dari objek yang diteliti.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Hasil Penelitian
1. Tahap Pemeriksaan Surat
Sebelum  sebuah  dokumen  disimpan  secara  tetap  maka,  kita  harus  memastikan apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum. tahap ini adalah persiapan penyimpanan  dokumen  dengan  cara  memeriksa  setiap  lembar  dokumen  untuk memperoleh  kepastian  bahwa  dokumen-dokumen  bersangkutan  memang  sudah  siap untuk disimpan. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan, maka kita dapat memberikan suatu tanda siap disimpan (release mark). Tanda atau simbol yang digunakan dapat berupa tulisan file, arsip, dokumen, tanda centang, dan lain-lain. (Agus Sugiarto, 2014, p. 53).
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  beberapa  informan  tersebut  maka  peneliti mengambil  kesimpulan,  bahwa  benar  dilakukan  tahap  pemeriksaan  dalam  kegiatan pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Pada  tahap  pemeriksaan  kepala  sekolah memberikan perintah kepada arsiparis dan  petugas untuk memastikan  surat-surat telah siap disimpan/diarsipkan, pemeriksaan surat-surat dilakukan dengan cara memeriksa setiap lembar surat yang telah ditandai oleh kepala sekolah dalam lembar disposisi seperti siap untuk disimpan/arsipkan.
Berdasarkan  hasil  observasi  peneliti  melihat  bahwa  dalam  tahap  pemeriksaan  ini arsiparis telah melakukan pemeriksaan terhadap surat masuk dan surat keluar yang akan disimpan/diarsipkan. Pemeriksaan dilakukan dengan memeriksa tanda dari kepala sekolah pada lembar disposisi seperti simpankan/arsipkan.
Berdasarkan hasil dokumentasi tersebut arsiparis melakukan tahap pemeriksaan yaitu dengan  mengumpulkan  semua  surat-surat  kemudian  menyiapkan  peralatan  dan perlengkapan  seperti  map,  folder,  guide  dan  alat  ATK  lainnya.  Selanjutnya  arsiparis melakukan  pemeriksaan  pada  setiap  lembar  surat  untuk  memastikan  bahwa  surat-surat tersebut telah siap untuk disimpan.
Berdasarkan hasil wawancara, dan observasi langsung dilapangan, serta dokumentasi yang  ada  dapat  disimpulkan  bahwa  tahap  pemeriksaan  surat  masuk  dan  surat  keluar merupakan kegiatan yang dilakukan arsiparis yaitu mulai dari mengumpulkan surat-surat
terlebih  dahulu  kemudian  arsiparis  melakukan  pemeriksaan  pada  lembar  disposisi  atau surat  untuk  memastikan  bahwa  surat-surat  tersebut  telah  siap  untuk  disimpan  atau diarsipkan.

## 2. Tahap Pengindeksan Surat
Setelah mendapatkan kepastian untuk menyimpan dokumen, maka tahap berikutnya adalah  mengindeks.  Mengindeks  adalah  pekerjaan  menentukan  pada  nama  apa  atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata-tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan. (Agus Sugiarto, 2014, p. 54)
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  beberapa  informan  tersebut  maka  peneliti mengambil  kesimpulan,  bahwa  benar  dilakukan  tahap  pengindeksan  dalam  kegiatan pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  SMP  Negeri  55  Palembang.  Pada  tahap pengindeksan  sudah  berjalan  cukup  baik,  pengindeksan  dilakukan  oleh  arsiparis  pada lembar daftar indeks sesuai dengan sistem penyimpanan tanggal yang digunakan sekolah, mengindeks surat masuk dan surat keluar berfungsi untuk membedakan antara surat satu dengan lainnya dalam suatu berkas. Adapun tahapan dalam melakukan pengindeksan yaitu pertama melihat nama pada kop surat setelah mengetahui nama surat, kedua membalik nama surat dengan menukar posisi nama depan dan belakang, ketiga mengurutkan nama surat yang diindeks sesuai dengan abjad.
Berdasarkan  hasil  observasi  peneliti  melihat  bahwa  dalam  tahap  pengindeksan  ini arsiparis  telah  menyiapkan  lembar  daftar  indeks  kemudian  melakukan  pengindeksan dengan  teliti  dan  hati-hati.  Dilapangan  peneliti  menyaksikan  secara  langsung  ketika arsiparis  melakukan  pengindeksan  pada  surat  masuk  dan  surat  keluar  sesuai  dengan tahapan-tahapan dalam mengindeks.
Berdasarkan  hasil  dokumentasi  tersebut  arsiparis  melakukan  tahap  pengindeksan yaitu dengan menyiapkan lembar daftar indeks kemudian mengindeks surat masuk dan surat  keluar  dengan  tahapan  yaitu  pertama  melihat  nama  pada  kop  surat  setelah mengetahui nama surat, kedua membalik nama surat dengan menukar posisi nama depan dan belakang, ketiga mengurutkan nama surat yang diindeks sesuai dengan abjad.
Berdasarkan hasil wawancara, dan observasi langsung dilapangan, serta dokumentasi yang  ada  dapat  disimpulkan  bahwa  tahap  pengindeksan  merupakan  kegiatan  yang dilakukan  arsiparis  dalam  mengindes  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  lembar  daftar indeks. Adapun tahap pengindeksan surat yaitu melihat nama pada kop surat, membalik nama surat dengan menukar posisi nama depan dan belakang, mengurutkan nama surat yang diindeks sesuai dengan abjad.

## 3. Tahap Pengkodean Surat
Setelah  menentukan  nama  atau  indeks  yang  tepat  dan  sesuai  dengan  sistem penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Tahap ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan  secara  sederhana  yaitu  dengan  memberi  tanda  garis  atau  lingkaran  dengan warna  mencolok  pada  kata-tangkap  yang  sudah  ditentukan  pada  tahap  pekerjaan mengindeks. (Agus Sugiarto, 2014, p. 54)
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  beberapa  informan  tersebut  maka  peneliti mengambil  kesimpulan,  bahwa  benar  dilakukan  tahap  pengkodean  dalam  kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pada tahap pengkodean sudah berjalan cukup baik, pengkodean atau pemberian tanda arsip surat dilakukan oleh arsiparis dengan sistem penyimpanan tanggal yang diterapkan sekolah, pengkodean surat sangat sederhana kode diberikan  berdasarkan  tanggal,  bulan,  dan  tahun  saat  surat  itu  diterima  atau  surat dikeluarkan oleh sekolah. Kemudian adapun tujuan pemberian kode arsip yaitu diantaranya untuk  mengenali  keterangan  yang  dikandung  arsip,  menentukan  letak  penyimpanan, kemudian mengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan arsip sistem tanggal.
Berdasarkan  hasil  observasi  peneliti  melihat  bahwa  dalam  tahap  pengkodean  ini arsiparis  melakukan  pengkodean  dengan  teliti  dan  hati-hati.  Dilapangan  peneliti menyaksikan secara langsung ketika arsiparis melakukan pengkodean dengan memberikan kode berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun surat.
Berdasarkan hasil dokumentasi tersebut terlihat surat yang telah diberikan kode oleh arsiparis  dengan  sistem  penyimpanan  tanggal,  bulan,  dan  tahun  kode  diberikan  pada lembar surat dengan pembatas kertas sebelum ke tahap selanjutnya yaitu penyortiran.
Berdasarkan hasil wawancara, dan observasi langsung dilapangan, serta dokumentasi yang ada dapat disimpulkan bahwa tahap pengkodean merupakan tahap yang dilakukan arsiparis  pada  setiap  lembar  surat  masuk  maupun  surat  keluar  sesuai  dengan  sistem penyimpanan  tanggal.  Pengkodean  surat  menggunakan  sistem  penyimpanan  tanggal dilakukan dengan menentukan tanggal, bulan, dan tahun surat sebagai kode penyimpanan, tanggal sebagai folder, bulan sebagai guide, dan tahun sebagai laci.

## 4. Tahap Penyortiran Surat
Untuk menghindari kesalahan peletakan yang dapat berakibat fatal, maka sebelumnya melakukan peletakan ke dalam tempat penyimpanan sebaiknya dilakukan pengelompokan dokumen berdasarkan indeks yang sudah ditentukan. Menyortir adalah mengelompokkan dokumen-dokumen  untuk  persiapkan  ke  tahap  terakhir  yaitu  penyimpanan.  Dengan
dilakukan  tahap  ini  dapat  mempermudah  proses  peletakan  dokumen  berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan. (Agus Sugiarto, 2014, p. 54)
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  beberapa  informan  tersebut  maka  peneliti mengambil  kesimpulan,  bahwa  benar  dilakukan  tahap  penyortiran  dalam  kegiatan pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Pada  tahap  penyortiran  surat  arsiparis mengelompokan surat-surat berdasarkan kode klasifikasi yang telah diberikan sebelumnya, tahap  penyortiran  dilakukan  dengan  memeriksa  terlebih  dahulu  kode  surat,  kemudian dikelompokan dan diurutkan sesuai dengan kode surat, sebelum ke tahap terakhir yaitu penyimpanan surat.
Berdasarkan hasil observasi peneliti melihat bahwa dalam tahap penyortiran arsiparis melakukan penyortiran dengan hati-hati. Dilapangan peneliti menyaksikan secara langsung ketika  arsiparis  melakukan  penyortiran  surat  masuk  dan  surat  keluar  dengan  melihat melihat kode klasifikasi arsip yang telah diberikan sebelumnya kemudian dikelompokan, dan diurutkan sesuai dengan kode arsip sistem tanggal.
Berdasarkan hasil dokumentasi tersebut terlihat bagaimana arsiparis melakukan tahap penyortiran  dengan  memeriksa  kode  klasifikasi  surat-surat  yang  telah  diberikan sebelumnya, kemudian dikelompokan, dan diurutkan sesuai kode arsip sistem tanggal.
Berdasarkan hasil wawancara, dan observasi langsung dilapangan, serta dokumentasi yang ada dapat disimpulkan bahwa tahap penyortiran surat masuk maupun surat keluar merupakan kegiatan yang dilakukan arsiparis untuk membedakan antara surat satu dengan surat yang lain dengan cara dikelompokan dan diurutkan sesuai dengan kode klasifikasi penyimpanan sistem tanggal.

## 5. Tahap Penyimpanan Surat
Tahap  terakhir  adalah  penyimpanan,  yaitu  menempatkan  dokumen  sesuai  dengan sistem  penyimpanan  dan  peralatan  yang  digunakan.  Ada  5  (lima)  sistem  standar  yang sering  dipilih  salah  satu  sebagai  penyimpanan,  yaitu  sistem  abjad,  tanggal,  geografis, subjek,  dan  numerik.  Tahap  ini  merupakan  tahap  terakhir  atau  final  dalam  prosedur penyimpanan  dokumen.  Sehingga  tahap  ini  harus  dilakukan  secara  teliti  dan  hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalahan  peletakan, yang  dapat mengakibatkan hilangnya  suatu dokumen.  Bila  terjadi  kesalahan  letak,  maka  semua  tahap  prosedur  kearsipan  dari  awal sampai dengan tahap menyortir dapat dikatakan sia-sia. (Agus Sugiarto, 2014, p. 54)
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  beberapa  informan  tersebut  maka  peneliti mengambil  kesimpulan,  bahwa  benar  dilakukan  tahap  penyimpanan  dalam  kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pada tahap penyimpanan arsip surat masuk dan
surat  keluar  arsiparis  melakukan  persiapan  dengan  menyediakan  peralatan  dan perlengkapan untuk menyimpan surat-surat tersebut seperti map, guide, folder, dan alat tulis kantor. Kemudian arsiparis memasukan surat-surat ke dalam folder, lalu diberi guide atau pembatas kertas, di dalam map juga terlampir lembar buku agenda dan daftar indeks selanjutnya arsip disimpan dalam laci arsip. Penyimpanan arsip ini sangat penting karena arsip  merupakan  sumber  informasi,  tujuan  penyimpanan  arsip  dimaksudkan  agar  arsip dapat tertata dengan rapi, memudahkan dalam penemuan kembali arsip, dan arsip terjaga keamanannya sehingga informasinya dapat terpelihara.
Berdasarkan  hasil  observasi  peneliti  melihat  bahwa  dalam  tahap  penyimpanan  ini arsiparis melakukan penyimpanan dengan menyiapkan map, guide, folder, dan alat tulis kantor.  Dilapangan  peneliti  menyaksikan  secara  langsung  ketika  arsiparis  melakukan penyimpanan  dengan  memasukan  arsip  surat  ke  dalam  folder,  lalu  diberi  guide  atau pembatas  kertas,  di  dalam  map  juga  terlampir  lembar  buku  agenda  dan  daftar  indeks sebelum akhirnya arsip disimpan dalam laci arsip.
Berdasarkan hasil dokumentasi tersebut terlihat bagaimana arsiparis melakukan tahap penyimpanan arsip surat yaitu dengan menempatkan arsip surat masuk dan surat keluar ke dalam  folder/map,  kemudian  diberi  guide/pembatas  kertas,  terakhir  folder/map  arsip disimpan dalam laci/lemari arsip.
Berdasarkan hasil wawancara, dan observasi langsung dilapangan, serta dokumentasi yang ada dapat disimpulkan bahwa tahap penyimpanan surat masuk maupun surat keluar merupakan kegiatan yang dilakukan arsiparis yaitu dengan menyimpan surat-surat tersebut menggunakan map bindex, guide, dan laci yang pada tahap sebelumnya sudah disediakan beserta  kode-kodenya,  dengan  dilakukannya  tahap  terakhir  yaitu  penyimpanan  maka selesai  sudah  proses  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  SMP  Negeri  55 Palembang.

## Pembahasan
1. Tahap Pemeriksaan Surat
Pemeriksaan dapat juga dilakukan dengan mengumpulkan surat-surat dari berbagai unit  terlebih  dahulu  menjadi  satu,  pastikan  surat-surat  tersebut  layak  disimpan.  Apabila dalam  surat  terdapat  tanda  siap  untuk  disimpan  berarti  arsip  layak  untuk  disimpan. (Puspitasari, 2010, p. 49)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  maka  dapat  diambil kesimpulan bahwa tahap pemeriksaan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu tahapan/proses  dari  prosedur  penyimpanan  arsip  surat  masuk  dan  surat  keluar.
Pemeriksaan surat masuk dan surat keluar berdasarkan perintah dari kepala sekolah pada lembar disposisi atau pada surat itu sendiri. Kemudian arsiparis mengumpulkan surat-surat yang akan diperiksa atau biasanya agar tidak terjadi penumpukan surat masuk maupun surat  keluar  langsung  ditindak  lanjuti,  setelah  itu  pemeriksaan  dilanjutkan  dengan memeriksa  perintah  kepala  sekolah  pada  lembar  disposisi/surat  dengan  keterangan simpankan/arsipkan, jika keterangan tersebut sudah ada maka arsiparis dapat memastikan dengan benar bahwa surat telah siap disimpan/diarsipkan.

## 2. Tahap Pengindeksan Surat
Arsip yang telah siap disimpan, terlebih dahulu dilihat tanggal pembuatannya untuk menentukan  tempat  penyimpanan  surat  proses  tersebut  disebut  dengan  pengindeksan surat sistem tanggal. (Puspitasari, 2010, p. 49)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  maka  dapat  diambil kesimpulan bahwa tahap pengindeksan merupakan tahap untuk menentukan nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada tahap pengindeksan sudah berjalan  cukup  baik,  pengindeksan  dilakukan  oleh  arsiparis  pada  lembar  daftar  indeks sesuai  dengan sistem penyimpanan tanggal  yang  digunakan sekolah, mengindeks surat masuk dan surat keluar berfungsi untuk membedakan antara surat satu dengan lainnya dalam  suatu  berkas.  Adapun  tahapan  dalam  melakukan  pengindeksan  yaitu  pertama melihat nama pada kop surat setelah mengetahui nama surat, kedua membalik nama surat dengan menukar posisi nama depan dan belakang, ketiga mengurutkan nama surat yang diindeks sesuai dengan abjad.

## 3. Tahap Pengkodean Surat
Hasil pengindeksan surat selanjutnya dapat digunakan untuk mengkode surat dengan memberikan kode sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. (Puspitasari, 2010, p. 50)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  maka  dapat  diambil kesimpulan  bahwa  tahap  pengkodean  surat  merupakan  tahap  yang  dilakukan  oleh arsiparis, tahap ini bertujuan untuk memberikan kode pada arsip surat masuk dan surat keluar yang akan disimpan, pengkodean atau pemberian tanda arsip surat dilakukan oleh arsiparis dengan sistem penyimpanan tanggal yang diterapkan sekolah, pengkodean surat sangat  sederhana  kode  diberikan  berdasarkan  tanggal,  bulan,  dan  tahun  saat  surat  itu diterima atau surat dikeluarkan  oleh  sekolah. Kemudian adapun tujuan pemberian kode arsip yaitu diantaranya untuk mengenali keterangan yang dikandung arsip, menentukan letak penyimpanan, kemudian mengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan
arsip sistem tanggal.

## 4. Tahap Penyortiran Surat
Surat-surat  yang  berjumah  banyak  perlu  disortir  sebelum  disimpan,  surat – surat tersebut dipilah dan dimasukan ke  dalam folder sesuai dengan tanggalnya. (Puspitasari, 2010, p. 50)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  maka  dapat  diambil kesimpulan  bahwa  tahap  penyortiran  dalam  pelaksanaan  pengarsipan  surat  masuk  dan surat  keluar  di  SMP  Negeri  55  Palembang  penyortiran  dilakukan  oleh  arsiparis  dengan mengelompokan surat-surat berdasarkan kode klasifikasi yang telah diberikan sebelumnya, tahap  penyortiran  dilakukan  dengan  memeriksa  terlebih  dahulu  kode  surat,  kemudian dikelompokan dan diurutkan sesuai dengan kode surat, sebelum ke tahap terakhir yaitu penyimpanan surat.

## 5. Tahap Penyimpanan Surat
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan dengan tepat dan hati-hati. Letakan arsip dengan posisi menghadap ke depan. Apabila dalam folder terdapat tanggal yang sama, penyimpanan disesuaikan urutan abjad. (Puspitasari, 2010, p. 50)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  maka  dapat  diambil kesimpulan  bahwa  tahap  penyimpanan  merupakan  tahap  terakhir  yang  dilakukan  oleh arsiparis  dalam  pelaksanaan  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Pada  tahap penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar arsiparis melakukan persiapan dengan menyediakan peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan surat-surat tersebut seperti map,  guide,  folder,  dan  alat  tulis  kantor.  Kemudian  arsiparis  memasukan  surat-surat  ke dalam folder, lalu diberi guide atau pembatas kertas, di dalam map juga terlampir lembar buku agenda dan daftar indeks selanjutnya arsip disimpan dalam laci arsip. Penyimpanan arsip ini sangat penting karena arsip merupakan sumber informasi, tujuan penyimpanan arsip dimaksudkan agar arsip dapat tertata dengan rapi, memudahkan dalam penemuan kembali arsip, dan arsip terjaga keamanannya sehingga informasinya dapat terpelihara.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  peneliti  lakukan  di  SMP  Negeri  55  Palembang yang berjudul pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang, peneliti menyimpulkan hasil penelitian bahwa pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di SMP Negeri 55 Palembang sudah berjalan dengan cukup baik, hal ini dapat dilihat dari proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan
arsiparis  dengan penuh ketelitian  dan  tanggung  jawab dalam melaksanakan  tugasnya yang diberikan oleh kepala sekolah. Walaupun hasil yang diberikan saat ini belum optimal namun  hasil  tersebut  sudah  cukup  memberikan  manfaat  dan  pengaruh  yang  baik, terutama  mengenai  informasi-informasi  penting  bagi  sekolah.  Adapun  proses  dari pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  adalah Pertama  tahap  pemeriksaan,  tahap pemeriksaan surat masuk dan  surat keluar merupakan salah satu tahapan/proses  dari prosedur penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar. Pemeriksaan surat masuk dan surat keluar berdasarkan perintah dari kepala sekolah pada lembar disposisi atau pada surat itu sendiri. Kemudian arsiparis mengumpulkan surat-surat yang akan diperiksa atau biasanya  agar  tidak  terjadi  penumpukan  surat  masuk  maupun  surat  keluar  langsung ditindak lanjuti, setelah itu pemeriksaan dilanjutkan dengan memeriksa perintah kepala sekolah  pada  lembar  disposisi/surat  dengan  keterangan  simpankan/arsipkan,  jika keterangan tersebut sudah ada maka arsiparis dapat memastikan dengan benar bahwa surat  telah  siap  disimpan/diarsipkan. Kedua  tahap  pengindeksan,  tahap  pengindeksan merupakan tahap untuk menentukan nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pada tahap pengindeksan sudah berjalan cukup baik, pengindeksan dilakukan oleh arsiparis pada lembar daftar indeks sesuai dengan sistem penyimpanan tanggal  yang  digunakan  sekolah,  mengindeks  surat  masuk  dan  surat  keluar  berfungsi untuk membedakan antara surat satu dengan lainnya dalam suatu berkas. Ketiga tahap pengkodean, tahap pengkodean surat merupakan tahap yang dilakukan oleh arsiparis, tahap ini bertujuan untuk memberikan kode pada arsip surat masuk dan surat keluar yang akan disimpan, pengkodean atau pemberian tanda arsip surat dilakukan oleh arsiparis dengan sistem penyimpanan tanggal yang diterapkan sekolah, pengkodean surat sangat sederhana kode diberikan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun saat surat itu diterima atau  surat  dikeluarkan  oleh  sekolah. Keempat  tahap  penyortiran,  tahap  penyortiran dilakukan oleh arsiparis dengan mengelompokan surat-surat berdasarkan kode klasifikasi yang  telah  diberikan  sebelumnya,  tahap  penyortiran  dilakukan  dengan  memeriksa terlebih dahulu kode surat, kemudian dikelompokan dan diurutkan sesuai dengan kode surat, sebelum ke tahap terakhir yaitu penyimpanan surat. Kelima tahap penyimpanan, tahap  penyimpanan  merupakan  tahap  terakhir  yang  dilakukan  oleh  arsiparis  dalam pelaksanaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pada tahap penyimpanan arsip surat  masuk  dan  surat  keluar  arsiparis  melakukan  persiapan  dengan  menyediakan peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan surat-surat tersebut seperti map, guide, folder, dan alat tulis kantor. Kemudian arsiparis memasukan surat-surat ke dalam folder, lalu diberi guide atau pembatas kertas, di dalam map juga terlampir lembar buku agenda
dan daftar indeks selanjutnya arsip disimpan dalam laci arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
Agus Sugiarto, T. W. (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media. Andrew Fernando Pakpahan, d. (2021). Metode Penelitian Ilmiah. Jakarta: Yayasan Kita Menulis.
Annur, S. (2008). Metode Penelitian Pendidikan. Palembang: Grafika Telindo Press.
Ibrahim,  A.  K.  (2020).  Pengadaan  Bahan  Pustaka  di  Perpustakaan  MTs  Negeri  2 Palembang. Education Journal of Islamic Management, 56.
Lexy J, M. (2014). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Lexy J, M. (2017). Metodologi Penelitian Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Machali, D. K. (2012). Manajemen Pendidikan: Konsep Prinsip Pengelolaan. Yogyakarta: Ar-Ruz media.
Moleong, L. J. (2014). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Pratama. (2000). Teknik Menulis Surat Menyurat Lengkap. Jakarta: Pustaka Setia.
Puspitasari, F. (2010). Mengelola Sistem Kearsipan. Yogyakarta: KTSP.
Rusmaini. (2017). Ilmu Pendidikan Islam. Palembang: Grafika Telindo Press.
Saipul  Annur,  N.  K.  (2021).  Peran  Tata  Usaha  Dalam  Meningkatkan  Kualitas  Pelayanan Administrasi  di  MTs  Nurul  Fajri  Desa  Tambangan  Kelekar. Jurnal  Pengabdian Masyarakat Indonesia, 10.
Sugiyono. (2019). Metode Penelitian Kuantitafif dan Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Sugiyono. (2019). Metodologi Penelitian. Jakarta: Alfabeta.
Sugiyono. (2022). Metode Penelitian Kualitatif pendekatan kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.