## Sistem Monitoring dan Evaluasi Kinerja Program Studi dengan Metode Performance Dashboard
Agus Prasetyo Utomo, Hari Murti, Rara Sri Artati Rejeki Fakultas Teknologi Informasi,  Universitas Stikubank email : mustagus@yahoo.com, hmurti076@gmail.com, rara_artati@yahoo.com

## Abstrak
Program  studi  perlu  melakukan  monitoring  dan  pengukuran  secara  terus-menerus    terhadap  kinerjanya untuk memastikan ketercapaian tujuan yang telah ditetapkan.  Proses monitoring kinerja memerlukan data dan  informasi  yang  diambil  dari    seluruh  bagian  organisasi.  Hasil  monitoring  kinerja  selanjutnya  akan disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, secara efisien dan efektif. Performance Dashboard merupakan  alat  untuk  menyajikan  informasi  secara  sekilas  .  Dashboard    menginformasikan    Key Performance  Indicators  (KPI)  dengan  menggunakan  media  penyajian  yang  efektif.  KPI  yang  digunakan dalam  pembangunan  Performance  Dasboard    program  studi  ini  seluruhnya  menggunakan  instrumen  dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) perguruan tinggi. Metodologi yang digunakan dapat diterapkan dengan baik  pada  studi  kasus  mengenai  pembangunan  dashboard  untuk  menunjang  upaya  penjaminan  mutu program  studi  di  lingkungan  Universitas  Stikubank  Semarang.  Penelitian  ini  lebih  menitikberatkan bagaimana  aplikasi ini bisa memberikan kemudahan informasi terhadap  pengelola program studi, fakultas maupun pihak universitas terhadap capaian mutu dari program studi sarjana.
Kata  kunci  : Performance  Dashboard,  Key  Performance  Indikator,  Badan  Akreditasi  Nasional  (BAN) Perguruan Tinggi.

## PENDAHULUAN
Pentingnya  pengukuran  kinerja  tidak hanya  diperlukan  dan  dilakukan  dalam  dunia bisnis  tetapi  juga  dalam  dunia  pendidikan. Demikian pentingnya pengukuran kinerja dalam pengelolaan  perguruan  tinggi  atau  dunia pendidikan, maka direktorat jenderal pendidikan tinggi memasukkannya dalam format manajemen baru yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan secara berkelanjutan  yaitu  dengan  membentuk  Badan Akreditasi Nasional (BAN).
Universitas  Stikubank    sebagai  sebuah perguruan tinggi sangatlah perlu untuk membentuk  Sistem  Penilaian  Kinerja  demi terciptanya  visi  dan  misi  sebagai  bagian  dari sistem  penjaminan  mutu.  Sistem  penilaian kinerja  yang  baik  haruslah  terintegrasi  untuk semua  unit  dan  aktivitas  di  perguruan  tinggi.
Indikator  kinerja  yang  terbentuk  tidak  hanya berupa  indikator  kinerja finansial (keuangan) tetapi juga indikator kinerja nonfinansial.
Pengelolaan    dan    penyajian    informasi bukanlah    hal    yang    mudah,    mengingat kompleksitas   dan  banyaknya  informasi  yang dimiliki    organisasi.    Organisasi  memerlukan sebuah  sistem  untuk  mengelola  informasi  dan menyajikannya  dalam  bentuk  yang  efisien  dan efektif.  Efisien  berarti  bahwa  informasi  tersebut dapat dipahami  dengan  mudah  dan  cepat  oleh penerimanya.  Sedangkan  efektif  berarti  bahwa makna    yang    terkandung    dalam    informasi tersebut  dapat    dipersepsi    dengan    baik  dan benar    oleh  penerimanya,  sehingga  tujuan  dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai.
Sistem  panel  ( dashboard )  merupakan  alat untuk  menyajikan  informasi  secara  sekilas,
solusi  bagi  kebutuhan  informasi  organisasi (Few, 2006). Sistem Panel ( dashboard ) mengumpulkan  informasi    yang  relevan  dari berbagai bagian organisasi, mengkonsolidasikan, dan  menyampaikannya  secara  aman,  cepat, dengan  personalisasi  sesuai  dengan  peran pengguna  dalam  organisasi.  Metoda  sistem panel  kinerja  ( performance dashboard)  adalah suatu alat bantu yang dapat mengkomunikasikan suatu  kinerja  dengan  menampilkan  informasi terpilih  yang ditampilkan secara visual sehingga kita  dapat  dengan  cepat  menemukan  dimana letak  dari  suatu  permasalahan,  sehingga  dapat segera  pula  dilakukan  langkah  pengambilan keputusannya.
Tujuan dari penelitian ini adalah bagaimana  membangun  sistem  panel  kinerja ( performance dashboard ) yang  dapat digunakan untuk  membantu  pengukuran  kinerja  program studi  jenjang  sarjana  berbasis  BAN  PT  dalam rangka  jaminan  mutu  di  lingkungan  perguruan tinggi Universitas Stikubank Semarang.

## KERANGKA TEORI

## 1. Pengukuran Kinerja
Dalam  kehidupan  sehari-hari  kita  sering melakukan pengukuran, namun dalam penelitian,  untuk  melakukan  pengukuran  harus memenuhi  syarat-syarat  tertentu.  Pengukuran dalam  penelitian  terdiri  dari  pemberian  angka- angka  pada  peristiwa  empiris  sesuai  dengan aturan-aturan tertentu (Cooper et al., 1996)
Dalam  perancangan  suatu  sistem  manajemen kinerja  terdapat  4  tahap  dalam  perancangan sistem manajemen kinerja (Wibisono, 2006):
a. Tahap 0 : Fondasi
Pemahaman atas pedoman prinsip yang harus dijadikan fondasi bagi rancangan sistem manajemen kinerja.
b. Tahap 1 : Informasi Dasar
Informasi dasar yang diperlukan sebagai  masukan  bagi  perancang  sistem manajemen kinerja pada dasarnya menyangkut  lingkungan  usaha  yang  saat ini  sedang  digeluti,  yang  terdiridari informasi  tentang  industri,  pemerintah dan  masyarakat,  pasar  dan  pesaing,  serta
produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan.
c. Tahap 2 : Perancangan
Merupakan  lankah  perancangan  sistem manajemen kinerja yang terdiridari penentuan  visi,  misi,  strategi,  dan  kerangka kerja yang digunakan sebagai dasar penentuan variabel kinerja, keterkaitan antar variabel,  dan  kaji  banding  ( bencmark )  yang akan diambil.
d. Tahap 3: Penerapan
Merupakan tahap penerapan rancangan yang meliputi  display  yang  akan  didukung, laporan  yang  akan  dirancang,  sosialisasi sistem  manajemen  kinerja  kepada  seluruh karyawan, analisis manfaat/biaya bagi penerapan sistem manajemen kinerja, modifikasi proses yang diperlukan, pelatihan yang  harus  disertakan,  sumber  daya  yang akan terlibat, dan kedudukan sistem manajemen  Kinerja  saat  ini  terhadap  sistem manajemen  kinerja  yang  baru.  Pada  saat penerapan,  harus  diuji  apakah  sistem manajemen  kinerja  tersebut  telah  dapat mengakomodasi 4 hal utama, yaitu pengukuran,  evaluasi,  diagnosis,  dan  tindak lanjut yang diperlukan jika kinerja perusahaan  menyimpang  dari  standar  yang telah ditetapkan.
e. Tahap 4 : Penyegaran
Merupakan  langkah  evaluasi  terhadap kemutakhiran  Sistem  manajemen  kinerja yang dirancang dengan mempertimbangkan informasi dan perkembangan pengetahuan terkini. 2. Sistem Panel Kinerja ( Performance Dashboard )
Dashboard adalah  alat  bantu  kontrol untuk  mengidentifikasi  jalannya  proses  bisnis secara mudah dengan menggunakan indikator-indikator  tertentu  seperti  misalnya penggunaan  indikator  warna-warna  khusus yaitu merah, hijau  atau kuning yang mela mbangkan  status  atau  kondisi  dari suatu  bisnis  atau  proyek,  tanda  peringatan, ringkasan-ringkasan, grafik-grafik seperti bar-
chart , pie  chart ,  dimana  biasanya  dibuat  satu set dalam suatu portal, dan dapat diatur.
Performance  Dashboard memiliki  fungsi yang  lebih  dari  hanya  sekedar  grafik-grafik performansi, performance dashboard adalah suatu  bussines  information  sistem yang komplit yang dibangun dari bussines intelegent dan  struktur  data  yang  terintegrasi, dimana p erformance dashboard ini menampilkan  mekanisme-mekanisme  display dengan  mudah.  Istilah information  dashboard didefinisikan  sebagai  tampilan  visual  dari informasi  penting,  yang  diperlukan  untuk mencapai  satu  atau  beberapa  tujuan,  dengan mengkonsolidasikan  dan  mengatur  informasi dalam  satu  layar  ( single  screen ),  sehingga kinerja  organisasi  dapat  dimonitor  secara sekilas.  Tampilan  visual  disini  mengandung pengertian  bahwa  penyajian  informasi  harus dirancang  sebaik  mungkin,  sehingga  mata manusia  dapat  menangkap  informasi  secara cepat  dan  otak  manusia  dapat  memahami maknanya secara benar (Few, 2006).
Definisi Performance  Dashboard (Sistem Panel Kinerja) menurut Eckerson adalah aplikasi yang dibangun berdasarkan business intelligence dan  terintegrasi  dengan  data  yang  digunakan organisasi  untuk  mengukur,  memonitor,  dan mengatur business  performance agar  dapat berjalan lebih efektif (Muntean et al., 2008)

## METODE PENELITIAN

## 1. Bahan Penelitian
Bahan  penelitian  dalam  penelitian  ini  adalah sebagai berikut:
a.   Studi literatur
Tahapan  studi  literatur  dilakukan  untuk memperoleh landasan dan kerangka  berpikir dari data  yang  mendukung  penelitian  ini  disamping memberikan  pemahaman    mengenai  berbagai teori pendukung  dalam analisis dan pembahasan. Studi  literatur  ini    menjadi  acuan  dalam penggunaan  alat  analisis,  proses  analisis  dan penarikan  kesimpulan.  Studi  pustaka  yang dilakukan  pada  penelitian  ini  meliputi  konsep- konsep    pengukuran  kinerja,    Key  Performance Indicator    (KPI),  Konsep  Sistem  Informasi  dan performance dashboard.
b. Jenis Data
Data  yang  dibutuhkan  dan  digunakan untuk  penyelesaian  masalah  dalam  penelitian ini adalah berupa data kuantitatif. Pengumpulan  data  tersebut  dikumpulkan untuk  mengidentifikasi  dan  menyusun Key Performance  Indikator (KPI)  sebagai  dasar dari pembentukan desain performance dashboard ,  dan  data  untuk  menyusun  usulan dari desain performance dashboard itu sendiri. Data  yang  diperlukan  untuk  menyusun desain Performance Dashboard adalah sebagai berikut:
1) Data  Primer,  yaitu  data  yang  diperoleh dengan  survey  melalui  data  hasil  penilaian kinerja  program  studi  yang  dilakukan  oleh seorang  internal  assesor,  dan  wawancara dengan  beberapa  pihak  di  organisasi perusahaan  yang  memiliki  keterkaitan dengan permasalahan seperti proses bisnis,  aliran  data,  sistem  informasi. Dalam hal ini peneliti melakukan wawancara dengan kepala lembaga penjaminan mutu.
2) Data  sekunder,  yaitu  data  yang  telah tersedia dan diperoleh dari pihak perusahaan  seperti  profil  lembaga, job description, instrumen  akreditasi  program studi  sarjana  yang  memiliki  7  standard penilaian dengan 100 butir  penilaian.
c.  Metode Pengembangan Performance
Dashboard
Metodologi  pengembangan  sistem  panel ini  menggunakan  pendekatan  metodologi  yang dikembangkan oleh vendor Pureshare. Metodologi  ini  dikembangkan  oleh vendor PureShare  untuk  memfasilitasi  proyek  yang berhubungan  dengan  upaya  pengukuran  dan pengelolaan kinerja organisasi, termasuk didalamnya dalam pengembangan atau pembangunan  dashboard.  Proyek  pembangunan dashboard  dirancang  agar  selaras  dengan  tujuan bisnis dan kebutuhan teknologinya.
Gambaran umum dari kerangka metodologi  yang  dikembangkan  oleh  vendor PureShare dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1. Metodologi Pengembangan Dasboard PureShare
Metodologi yang dikembangkan oleh Pure Share  memberikan  penekanan  pada  kesesuaian antara  tujuan  bisnis  dengan  kebutuhan teknologi  organisasi.  Perancangan  sistem dilakukan  dengan  pendekatan top-down yang memberikan fokus pada pemenuhan kebutuhan bisnis dan pengguna.
Pembuatan  metodologi  didasarkan  pada kerangka berpikir yang telah dibahas sebelumnya.  Dari  kerangka  berpikir  tersebut, dapat diidentifikasi aktifitas-aktifitas yang diperlukan  untuk  pembangunan  dashboard. Selanjutnya, aktifitas-aktifitas tersebut dihubungkan  untuk  melihat  keterkaitan  antara satu aktifitas dengan aktifitas lainnya. Keterhubungan antar aktifitas membentuk tahapan-tahapan, yang menjadi sebuah metodologi dalam pembangunan dashboard.
Metodologi pembangunan dashboard memiliki 7(tujuh) tahapan utama, sesuai dengan tahapan  dalam  pengembangan  sistem  perangkat lunak,  yaitu  identifikasi  kebutuhan,  perencanaan, perancangan prototype, review prototype, implementasi, deployment ,  dan maintenance . Pada  penelitian  ini  hanya  dibahas  tiga  tahapan yang  pertama,  yaitu  identifikasi  kebutuhan, perencanaan, dan perancangan prototype.

## 2. Jalannya Penelitian.
Kerangka  jalannya  penelitian  sangat diperlukan bagi peneliti untuk memandu peneliti dalam mengerjakan dan menyelesaikan penelitiannya,  maka penulis membuat kerangka
Jalannya  penelitian  yang  akan  dilakukan selama  pengembangan performance  dashboard dalam  sebuah  diagram  alur.  Jalanya  penelitian dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Jalannya Penelitian
Metodologi pembangunan dashboard memiliki 7(tujuh) tahapan utama, sesuai dengan tahapan  dalam  pengembangan  sistem  perangkat lunak,  yaitu  identifikasi  kebutuhan,  perencanaan, perancangan prototype, review prototype, implementasi, deployment ,  dan maintenance . Pada  peneitian  ini  hanya  dibahas  tiga  tahapan yang  pertama,  yaitu  identifikasi  kebutuhan, perencanaan, dan perancangan prototype.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Identifikasi Masalah
Dari  hasil  identifikasi  didapat  bahwa permasalahan terletak pada belum adanya sistem pengukuran kinerja program studi  dalam bentuk d ashboard yang  ditujukan secara khusus sesuai dengan  standar  Badan  Akreditasi  Nasional (BAN)  perguruan  tinggi.  Sehingga  untuk melakukan  monitoring  dan  evaluasi  kinerja program  studi  secara  tidak  langsung  masih dilakukan secara manual oleh semua pihak yang berkepentingan  terhadap  kinerja  program  studi di lingkungan universitas.

## 2. Pengumpulan dan Analisis Data
Pengumpulan  dan  analisis  data  berupa instrumen  akreditasi  program  studi  sarjana  dari Badan  Akreditasi  Nasional  (BAN)  perguruan tinggi yang merupakan pokok dari penelitian ini. Pengumpulan  data  tersebut  dikumpulkan  untuk mengidentifikasi dan menyusun key performance  indikator (KPI)  sebagai  dasar  dari pembentukan  desain  performance  dashboard, dan  data  untuk  menyusun  usulan  dari  desain performance dashboard itu sendiri.
3. Analisis Kebutuhan sistem
a. Identifikasi high-level scenario dashboard
Identifikasi high-level  scenario dashboard dilakukan  melalui  wawancara  dengan  pimpinan lembaga  penja,in  mutu  (LePenMu)  Unisbank Semarang,  yaitu  ketua  Lepenmu  Dari  hasil wawancara  dapat  diperoleh  tujuan  dan  lingkup pembangunan  dashboard.  Jenis dashboard yang dibuat adalah strategic dan tactical dashboard .
b. Identifikasi
Kelompok Pengguna

## Dashboard
Tahap  identifikasi  jenis  dashboard  dan
kelompok  pengguna  dilakukan  melalui  review struktur  hubungan  kerja  LePenMu  dengan bagian  atau  departemen  lain  di  lingkungan UNISBANK  dalam  hubungannya  dengan penjaminan  mutu  program  studi  sarjana  di lingkungan Universitas. Hierarkhi  jenis dashboard dan  kelompok  pengguna  masing masing dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Hierarki Pengguna Sistem  Panel (Dashboard)

## c. Analisis  Warna  dan  Meta-Informasi KPI
Analisis  meta-informasi  dilakukan  untuk menemukan  elemen-elemen  informasi  yang menyertai  setiap  KPI  seperti  prioritas  KPI, sumber data, granularitas, ukuran dan perhitungan, threshold ,  serta alert .  Identifikasi elemen  informasi  yang  menyertai  setiap  KPI disesuaikan  dengan  instrument  dari  BAN  PT. Prioritas  untuk  setiap  KPI  ditentukan  dengan menggunakan  skala  1-4.  Skala  1  menyatakan prioritas  ”Kurang”,  skala  2  menyatakan ”Cukup”, skala 3 menyatakan ”Baik”, dan skala 4  menyatakan  ”Sangat  Baik”  (Anonymous, 2008).  Penetapan  rentang  nilai  sepenuhnya menggunakan  acuan  dari  instrumen  BAN  PT sedangkan untuk memberikan kemudahan pengguna  informasi, alert ditampilkan  dalam bentuk  visualisasi  warna.  Tabel  analisis  warna dari  masing-masing  capaian  standard  mutu maupun  indikator  mutu  dapat  dilihat  pada  tabel 1.
Tabel 1. Analisis Warna dan Meta-Informasi KPI Rentang Nilai Warna  Kriteria Keterangan 3.61 – 4.00 Hijau Tua Sangat Baik Dipertahankan dan ditingkatkan 3.01 – 3.60 Hijau muda Baik Perlu ditingkatkan 2.01 – 3.00 Kuning Cukup Perlu Banyak Upaya untuk Peningkatan < 2 Merah Kurang Perlu Perubahan Radikal
4.   Perancangan Sistem Panel Kinerja
( Performance Dasboard ) Program Studi
a. Perancangan Prototype
Gambaran umum dari sistem panel kinerja dapat  di  gambarkan  ke  dalam  Arsitektur  sistem panel  kinerja    ( dashboard ).  Arsitektur  tersebut dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Arsitektur DashboardProgram Studi
b.  Rincian Tampilan Sistem Panel Kinerja ( Dashboard )
1) Halaman DashboardUtama
Halaman  utama  menampilkan  informasi yang ditampilkan secara ringkas namun menyeluruh.  Dalam  halaman  ini  merupakan informasi  ringkas  berkaitan  hasil  penilaian kinerja mutu dari semua program studi yang ada. Halaman  ini  hanya  bisa  di  akses  oleh  Rektor, Pembantu  Rektor  1  sd  4,  Lepenmu,  Dekan  dan LPPM.  Hasil  Tampilan  halaman utama  dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Halaman Utama Sistem Panel Kinerja Program Studi

## 2) Halaman Dashboard Program Studi
Halaman  ini  menampilkan  dashboard  untuk program  studi  sesuai  program  studi  masing- masing,  halaman  ini    bisa  diakses  oleh  Rektor, Pembantu  Rektor  1  sd  4,  Lepenmu  dan  LPPM, Dekan  fakultas  dan  Program  studi.    Hasil Tampilan halaman ini dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Halaman Sistem Panel Kinerja
Program Studi

## c) Halaman Dashboarddetail Program Studi
Halaman  ini  menampilkan  dashboard  untuk detail  program  studi  standar  1  sampai  standar  7 sesuai  program  studi  masing-masing.  Hasil Tampilan halaman ini dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7. Halaman Sistem Panel Kinerja Detail Program Studi

## KESIMPULAN
Sistem Panel ( Dashboard ) yang digunakan dalam penelitian ini sesuai dengan kebutuhan pengguna, karena semua indikator yang digunakan berdasar pada instrument akreditasi dari Badan Akreditasi Nasional  (BAN)  perguruan  tinggi,  dengan  cara tersebut  setidak-tidaknya  akan  memberikan gambaran yang jelas dari waktu ke waktu kepada manajemen  baik  itu  di  jajaran  pejabat  struktural universitas  maupun  fakultas  di  universitas Stikubank
Semarang berkaitan dengan
pencapaian  mutu  setiap  program  studi  sesuai standar  yang  telah  ditetapkan  oleh  BAN. Metodologi  dapat  diterapkan  dengan  baik  pada studi  kasus  mengenai  pembangunan  dashboard untuk  menunjang  upaya  penjaminan  mutu program  studi  di  lingkungan  universitas.  Data yang  mendukung  indikator-indikator    memiliki frekuensi update satu  tahun  sekali  dikarenakan internal  assesment  dilakukan  per  tahun.  Dapat dikatakan  bahwa  data  yang  digunakan  tersebut tidak  terlalu real  time ,  sehingga  perubahan  nilai- nilai  indikator  pada  sistem  panel  ( dashboard ) juga  tidak  terlalu  sering.  Untuk  dashboard dengan  jenis strategic dan tactical  dashboard , data  dengan  karakteristik  yang  tidak  terlalu real- time tersebut masih cocok untuk digunakan.

## DAFTAR PUSTAKA
Anonymous. (2008). Buku  Petunjuk  Instrument akreditasi  program  studi  sarjana  Badan Akreditasi  Nasional  (BAN)  Perguruan
Tinggi, Tahun 2008
Chowdhary,  P.,  Bhaskaran,  K.,  Caswell,  N.S., Chang, H., Chao, T., Chen, S.K.,   Dikun, M., Lei, H., Jeng, J.J., Kapoor, S.,  Lang, C.A.,  Mihaila,  G.,  Stanoi,  I.,    Zeng,  L., (2006). Model  Driven  Development  for Business Performance Management IBM Systems Journal, VOL 45, NO 3.
Cooper,  D.R.  ,  Emory,  C.W.,  (1996).  Metode Penelitian Bisnis, Erlangga.
Eckerson, W. (2006). Performance Dashboards:
Measuring,  Monitoring,  and  Managing
Your    Business.New  Jersey:John  Wiley
& Sons.
Few,  S.  (2006). Information  dashboard  design . Sebastopol,  Calif.:  O'Reilly.  ISBN:  0- 596-10016-7.
Kirtland,  A.  (2003).  Executive  Dashboard. Website: http://www.boxesandarrows.com/view/ex ecutive_dashboards,    diakses  tanggal  10 febuary 2012.
Malik,  S.  (2005).  Enterprise  Dashboards  - Design  and  Best  Practices  for  IT,  John
Wiley & Sons, Inc.
Muntean, M., Sabau,G.H., Bologa, A.R., Florea,
A.    (2008).  Performance  Dashboards  For
Universities,  Proceeding  of  the  2 nd international conference on manufacturing Enginering, Quality and Production Systems.
Wibisono, D. (2006). Manajemen Kinerja: Kons ep, Desain, Teknik Meningkatkan Daya Saing Perusahaan, Jakarta, Erlangga .