## Rancangan Sistem Informasi E –Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
(Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang)
Saryani 1 Harfizar 2 Randi Arianto 3 Dosen Universitas Raharja 1,2
Mahasiswa Fakultas Sains dan Teknologi Jurusan Sistem Informasi Universitas Raharja 3 saryani @raharja.info 1 , harfizar@raharja.info 2 , randi@raharja.info 3

## ABSTRAK
Kemajuan  teknologi  informasi  yang  berbasis  komputerisasi  mampu  memegang  peranan  penting sebagai  alat  bantu  dalam  pengarsipan  dokumen  seperti  surat  masuk  dan  surat  keluar,  pengolahan data,  serta  dapat  membantu  memecahkan  masalah  yang  kecil  sampai  dengan  masalah yang sangat kompleks. Pengarsipan merupakan cara penyimpanan atau pengaturan arsip secara tersusun dengan menyesuaikan  abjad,  numerik,  huruf  dan  nomor  sebagai  identitas  arsip  yang  terkait.  Penelitian  ini bertujuan untuk merancang sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang.  Proses  pegarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  berjalan saat ini bersifat semi komputerisasi yaitu dengan buku agenda dan Microsoft Excel. Adapun kendala yang  sering  terjadi  yaitu  penomoran  pada  surat  masuk  dan  surat  keluar  sering  terjadi  kesalahan seperti redudansi dalam penomoran yang terkadang tidak berurutan, serta dalam pencarian berkas membutuhkan  waktu  yang  lama  dan  belum  adanya  ruang  penyimanan  yang  aman,  maka  sering terjadi  berkas  hilang.  Metode  penelitian  yang  dilakukan  dengan  cara  observasi,  Study  pustaka, Analisa  (PIECES),  Impelemtasi  dan  menganalisa  prosedur  pada  sistem  berjalan.  Dari  rancangan sistem yang telah dilakukan dapat membantu staff dalam proses pengarsipan, serta dalam pencarian berkas  yang  dibutuhkan  bisa  didapat  dengan  cepat,  tepat  dan  akurat  serta  ruang penyimpanannyapun terjamin aman karena hanya staff saja yang dapat mengakses sistem tersebut.
Kata Kunci : Teknologi, sistem informasi, elektronik arsip, pengarsipan, surat masuk, surat keluar.

## ABSTRACT
The  progress  of  computerized  based  information  technology  is  able  to  play  an  important  role  as  a tool in archiving documents such as incoming mail and outgoing mail, processing data, and can help solve  small  problems  up  to  very  complex  problems.  Archiving  is  a  way  of  storing  or  arranging archives  arranged  by  adjusting  alphabetically,  numerically,  letters  and  numbers  as  the  associated archive  identity.  This  study  aims  to  design  an  incoming  and  outgoing  mail  filing  system  at  the Tangerang City Tourism and Culture Office. The process of filing incoming and outgoing letters that is  currently  running  is  semi-computerized,  namely  the  agenda  book  and  Microsoft  Excel.  The problems that often occur are numbering on incoming letters and outgoing mail errors often occur such  as  redundancy  in  numbering  which  is  sometimes  not  sequential,  and  in  file  search  requires a long  time  and  there  is  no  secure  storage  space,  so  files  often  disappear.  The  research  method  is carried  out  by  observation,  literature  study,  analysis  (PIECES),  implementation  and  analysis  of procedures on the running system. From the system design that has been done can help staff in the
filing  process,  as  well  as  in  searching  for  the  files  needed  can  be  obtained  quickly,  precisely  and accurately as well as guaranteed storage space because only staff can access the system.
Keywords : Technology, information systems, electronic archives, archiving, incoming mail outgoing mail

## PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun yang berbasis komputerisasi selalu mengalami  perkembangan  yang  sangat  pesat.  Banyaknya  fasilitas  yang  memberi  kemudahan dalam  hal  komputerisasi  yang  ditimbulkan  oleh  perkembangan  teknologi  informasi  secara langsung berdampak kepada beberapa instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi dan perusahaan  industri  lainnya.  Karena  perkembangan  teknologi  informasi  yang  berbasis komputerisasi  ini  mampu  memegang  peranan  penting  sebagai  alat  bantu  dalam  pengarsipan dokumen  seperti  surat  masuk  dan  surat  keluar,  pengolahan  data,  serta  dapat  membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks ataupun dalam penunjang  keputusan.  Salah  satu  sumber  informasi  dalam  instansi  pemerintahan,  intansi pendidikan, organisasi dan perusahaan industri yang paling berpengaruh keberadaannya adalah pengarsipan.  Pengarsipan  adalah  cara  penyimpanan  atau  pengaturan  arsip  secara  logis  dan sistematis dengan menyesuaikan abjad, nomor/numerik, huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Arsip adalah berkas suatu kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, instansi, organisasi, perusahaan maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang resmi berdiri pada tanggal 1 Desember 2016  berdasarkan  Peraturan  Daerah  Nomor  8  Tahun  2016  tentang  Pembentukan  dan  Susunan Perangkat  Daerah.  Sebagai  salah  satu  Satuan  Kerja  Perangkat  Daerah  (SKPD)  teknis  yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tangerang, mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah  di  bidang  Kebudayaan,  Pariwisata,  Pertamanan  dan  Dekorasi  Kota  yang  menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan pada Daerah sesuai dengan visi, misi dan  program  Walikota  sebagaimana  dijabarkan  dalam  Rencana  Pembangunan  Jangka Menengah  Daerah,  serta  fungsi  dinas  sebagai  perumusan  kebijakan  teknis,  penyelenggaraan, pembinaan  dan  pelaksanaan  tugas  di  bidang  kebudayaan,  pariwista,  pertamanan  dan  dekorasi kota.
Berdasarkan  Peraturan  Walikota  Tangerang  Nomor  76  Tahun  2016  tentang  Kedudukan, Susunan  Organisasi,  Tugas  dan  Fungsi  serta  Tata  Kerja  Dinas  Kebudayaan  dan  Pariwisata, Tugas  Pokok  Dinas  Pariwisata  dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang  adalah  membantu  Walikota melaksanakan  urusan  pemerintahan  di  bidang  Kebudayaan,  Pariwisata,  Pertamanan,  Dekorasi
Kota  yang  tujuan  dan  sasaran  program  Walikota  sebagaimana  dijabarkan  dalam  Rencana Pembangunan  Jangka  Menengah  Daerah,  serta  mengelola  surat  menyurat  seperti  surat  masuk dan  surat  keluar  yang  ditujukan  kepada  Dinas  Pariwisata  dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang ataupun kearsipan.
Proses  pengarsipan  dalam  kegiatan  pencatatan  berkas  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada Dinas  Pariwisata  dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang  masih  bersifat  semi  komputerisasi  yaitu menggunakan buku agenda atau buku besar dan menggunakan Microsoft Excel. Masalah yang sering  terjadi  pada  proses  pengarsipan  yaitu  penomoran  pada  surat  masuk  dan  surat  keluar sering  terjadi  kesalahan  seperti  redudansi  dalam  penomoran  dan  nomor  surat  yang  tidak berurutan, penyimpanan berkas-berkas surat menggunakan rak-rak dan lemari. Sehingga surat- surat  tersebut  menjadi  menumpuk  dan  tersebar,  karena  belum  adanya  sistem  yang  saling terintegrasi  satu  sama  lain.  Serta  dalam  proses  pencarian  berkas  membutuhkan  waktu  yang cukup  lama  bahkan  sering  kali  ada  berkas  yang  terselip,  rusak  dan  hilang.  Selain  itu  dalam penginputan  berkas  masih  menggunakan  MS.  Excel  yang  disimpan  secara  terpisah  -  pisah sehingga  belum  ada  sebuah  sistem  yang  dipakai  untuk  mengelola  berkas  dengan  baik  yang dapat memperoleh informasi secara mudah, cepat, dan akurat.
Dengan  demikian  perlu  diterapkan  sistem  informasi  yang  saling  terintegrasi  agar  dapat membantu atau mempermudah penginputan berkas, penyimpanan berkas, dan pencarian berkas dalam proses pengarsipan sehingga berkas yang akan dicari atau dibutuhkan di kemudian hari bisa didapat secara mudah, cepat, dan akurat.

## PERMASALAHAN
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  tersebut  terdapat  beberapa  pokok  permasalahan.  Pada Proses pengarsipan dalam kegiatan pencatatan berkas surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata  dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang  masih  bersifat  semi  komputerisasi  yaitu menggunakan buku agenda atau buku besar dan menggunakan Microsoft Excel. Masalah yang sering  terjadi  pada  proses  pengarsipan  yaitu  penomoran  pada  surat  masuk  dan  surat  keluar sering  terjadi  kesalahan  seperti  redudansi  dalam  penomoran  dan  nomor  surat  yang  tidak berurutan, penyimpanan berkas-berkas surat menggunakan rak-rak dan lemari. Sehingga surat- surat  tersebut  menjadi  menumpuk  dan  tersebar,  karena  belum  adanya  sistem  yang  saling terintegrasi  satu  sama  lain.  Serta  dalam  proses  pencarian  berkas  membutuhkan  waktu  yang cukup  lama  bahkan  sering  kali  ada  berkas  yang  terselip,  rusak  dan  hilang.  Selain  itu  dalam penginputan  berkas  masih  menggunakan  MS.  Excel  yang  disimpan  secara  terpisah  -  pisah
sehingga  belum  ada  sebuah  sistem  yang  dipakai  untuk  mengelola  berkas  dengan  baik  yang dapat memperoleh informasi secara mudah, cepat, dan akurat.

## METODE PENILITIAN
Dalam melakukan rancangan pada sebuah sistem terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan,  diantaranya  terdapat  metode  penelitian  guna  memecahkan  berbagai  rumusan permasalahan yang ada dalam tahapan penelitian ini. Pada penulisan jurnal   ini  menggunakan 4  tahapan  yang  digunakan dalam metode penelitian adalah  sebagai berikut:

## Observasi                 Literature Review                    Analisa                 Implementasi

## Gambar 1. Metode Penelitian

## A. Observasi
Menurut  Rahardja,  U.,  Harahap  E,  P.,  dan  Anjani,  D.,  (2019).  “Metode  observasi  atau pengamatan  di  lakukan  dengan  cara  melakukan  pengamatan  langsung  kepada  proses berjalannya suatu sistem. Tujuan di lakukannya observasi yaitu untuk mendeskripsikan setting yang di pelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas dan makna kejadian dilihat dan perpekstif mereka terlibat dalam kejadian yang diamati tersebut.
Pada  metode  obeservasi  ini  penulis  melakukan  pengamatan  secara  langsung  ke  Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang yang berada di Jl. Komp. Pu Prosida, Mekarsari, Neglasari,  Kota  Tangerang,  Banten  15129.  Observasi  dilakukan  pada  tanggal  01  Maret  2019 sampai dengan 05 Maret 2019.

## B. Literature Review
Menurut  Nur  Azizah  dkk  dalam  Jurnal  SENSI  Vol.  3  No.  2  tahun  2017  dengan  judul “Perancangan  Sistem  Informasi  Penilaian  Kinerja  Karyawan  SPG  Berstatus  Kontrak  Pada  PT Softe Indonesia Menggunakan Metode Simple Additive Weighting (SAW)”. Literature adalah
kesusatraan  atau  kepustakaan  sedangkan  review  adalah  kegiatan  penulis  dalam  meninjau  dan memeriksa  kembali  suatu  hal  yang  sudah  dilakukan  sebelummnya,  sehingga  literature  review dapat disimpulkan suatu tindakan untuk meninjau dan memeriksa kembali sebuah kepustakaan atau kesusastraan. Literature review berisi tanggapan, rangkuman, dan pemikiran penulis yang dikutip dari sumber pustaka (dapat berupa artikel, buku, slide, informasi dari internet, dan lain- lain) tentang topik yang dibahas, dan ditempatkan pada bab awal.
Pada  metode  Literature  Review  ini  penulis  mempelajari,  mengumpulkan,  dan  meringkas dari beberapa sumber (literature) seperti jurnal, skripsi, buku dan beberapa buku referensi yang terkait dengan penelitian untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan serta sebagai bahan  acuan  oleh  penulis  dalam  penyelesaian  penulisan  jurnal.  Berikut  ini  adalah  penelitian yang  telah  dilakukan  dan  memiliki  korelasi  yang  searah  dengan  penelitian  yang  akan  dibahas dalam jurnal ini, antara lain :
1) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Fauziah  Latif  dan  Aditya  Wirangga  Pratama  tahun  2015 berjudul  “Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  Elektronik  (E-Arsip)  Berbasis Microsoft  Access  Pada  Pt.  Hi-Test”.  Penelitian  ini  mengulas  tentang  merancang    sebuah sistem    informasi    arsip    elektronik    yang    dapat    mempermudah  pencarian  informasi kearsipan yang aman, cepat, akurat, dan lebih efisien waktu. Perancangan sistem informasi ini difokuskan pada arsip dinamis yaitu account payment voucher. Integrase informasi pada e-arsip  berbasis    Microsoft    access.Jenis    penelitian    menggunakan    metode    ekplorasi, metode    yang  digunakan  antara  lain  metode  analisis  data,  perancangan,  desain  aplikasi, pengujian dan implementasi. Hasil  penelitian  ini  yaitu  perancangan  program  aplikasi, dan    aplikasi    yang    telah    dirancang    dapat  digunakan    sebagai    alternative    untuk memecahkan    masalah    di    PT.    Hi-Test,    penggunaan    sistem  perancangan  berbasis Microsoft access diharapkan dapat membantu bagian administrasi untuk dapat  mengelola arsip    secara    efektif    dan    efisiendengan    menggunakan    media    elektronik    dalam pengolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akuratan invoice.
2) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Fauzan  Masykur  dan  Ibnu  Makruf  Pandu  Atmaja  tahun 2015  berjudul  “Sistem  Administrasi  Pengelolaan  Arsip  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar Berbasis  Web”.  Penelitian  ini  mengulas  tentang  memanfaatkan  kemajuan  teknologi informasi  yakni  memanfaatkan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  database  MySql  untuk mengelola  arsip  surat  keluar  dan  surat  masuk.  Pengelolaan  memanfaatkan  bahasa pemrograman PHP dan database MySql tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas  namun  sudah  berupa  file  hasil  dari  pemindai  atau  scan  dari  surat  yang  asli.  Arsip
hasil  scan  akan  disimpan  dengan  kode-kode  tertentu  untuk memudahkan  dalam  pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari.
3) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  I  Nyoman  Eddy  Indrayana  tahun  2016  berjudul “Perancangan Aplikasi Sistem Pengelolaan Arsip jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Bali”.  Penelitian  ini  mengulas  tentang  pengelolaan    arsip    Jurusan  Teknik    Elektro Politeknik    Negeri    Bali      masih  dilakukan    secara    manualdalam    bentuk  hardcopydan disimpan    dalam    suatu    ruangan.    Penyimpanan    secara  hardcopy  membutuhkan    waktu relative  lama  dalam  proses  pencarian  arsip  dan rentan  rusak  karena fator alam.  Oleh karena  itu,  arsip  perlu  ditata dengan  baik  dengan  komputerisasi  untuk  membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan institusi. Dalam penelitian  ini  akan  dirancangsuatu    sistem    kearsipan    jurusan,    dimana    melibatkan beberapa    entitas    diantaranya    Dosen,    Program    Studi,    Mahasiswa,    Arsip    dan    Jenis Arsip    yang    mana    dituangkan    dalamEntitas    Relationship    Diagramuntuk  membentuk table  table  yang  diperlukan.  Proses –proses dan  aliran  data  digambarkan dengan Data Flow Diagram, dimana  terdapat  proses  utama  yaitu  proses  pengelolaan  arsip  pribadi dosen,    proses    pengelolaan  arsip  mahasiswa  dan  proses  pengelolaan  arsip  yang  dimiliki oleh jurusan.
4) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Christian  Situmorang,  Abdul  Sani  Sembiring,  dan  Riswan Limbong tahun 2018 berjudul “Perancangan Aplikasi Arsip Digital Pencarian Surat Masuk Dan  Surat  Keluar  Dengan  Metode  Aho-Corasick  Pada  Poltekkes  Kemenkes  Ri  Medan”.
Penelitian ini mengulas tentang merancang aplikasi arsip digital pencarian data surat masuk dan surat keluar pada Poltekkes Kemenkes RI Medan. Untuk melakukan proses pencarian data  surat  masuk  dan  surat  keluar,  maka  penulis  menerapkan  algoritma  Aho-Corasick, sebagai  algoritma  pencocokan  string,  apakah  sebuah  string  atau  disebut  sebagai  pattern ditemukan  di  dalam  kumpulan  string  lain  dengan  ukuran  yang  lebih  besar  atau  disebut sebagai  teks.  Hasil  yang  diharapkan  pada  penelitian  ini,  dimana  aplikasi  yang  dirancang dapat  mengolah  data  secara  efektif,  serta  dapat  membantu  pekerjaan  pegawai  dalam mencari data surat masuk dan surat keluar pada Poltekkes Kemenkes RI Medan.
5) Penelitian yang dilakukan oleh Aang Gunaidi, Yani Nurhadryani, dan Pudji Muljono tahun 2018 berjudul “Pengembangan Sistem Repositori Arsip Digital Pada Dinas Kependudukan Dan  Pencatatan  Sipil  Dalam  Mendukung  Smart  Governance”.  Penelitian  ini  mengulas tentang  menganalisis  proses  pengarsipan  dan  membuat  prototipe  sistem  repositori  arsip digital  yang  mempermudah  proses  temu  kembali  arsip.  Metode  yang  digunakan  adalah prototyping yang terdiri dari tahap komunikasi, perencanaan cepat, pemodelan perancangan
cepat,  pembangunan  prototipe,  penyebaran,  pengiriman,  dan  umpan  balik.  Proses  bisnis arsip di Disdukcapil DKI Jakarta meliputi penciptaan, pelayanan, penataan, penyimpanan, penyusutan dan pelaporan. Pengembangan sistem repositori arsip digital Disdukcapil DKI Jakarta  dilakukan  dengan  metode  prototyping  sebanyak  dua  kali  iterasi.  Fungsi  utama sistem  ini  adalah  entri  data  arsip,  ekspor/impor,  sirkulasi,  temu  kembali  arsip,  dan pelaporan  arsip.  Sistem  ini  mengubah  proses  bisnis  yang  sebelumnya  dilakukan  secara manual  menjadi  digital.  Hasil  pengujian  dilakukan  terhadap  10  responden  yang  bernilai rata-rata  4,4,  menunjukkan  bahwa  sistem  yang  telah  dibuat  baik  dan  bermanfaat  bagi pengguna.
Berdasarkan  dari  5 Literature  Review  yang  telah  dijelaskan  diatas,  dapat  disimpulkan bahwa  sistem  pengarsipan  pada  saat  ini  sudah  mengalami  perkembangan  yang  sangat  pesat, seperti  elektronik  arsip  berbasis  web  yang  dimana  mampu  memberikan  keamanan  dalam penyimpanan  berkas,  serta  adanya  sistem  yang  saling  terintegrasi  satu  sama  lain  yang memudahkan dalam pencarian berkas di kemudian hari.

## C. Analisa
Menurut  Sunarya  dkk.  (2015:4)  Pada  saat  perencanaan  telah  selesai,  tahap  selanjutnya beralih  pada  analisis  dari  sistem  yang  telah  ada.  Analisis  sistem  adalah  penelitian  atas  sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini  kegiatan  yang  dilakukan  adalah  mengumumkan  penelitian  sistem,  mengorganisasikan  tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek.
Pada  metode  analisa  ini  penulis  mempelajari  dan  menganalisa  sistem  pengarsipan  surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan. Dari hasil analisa  yang  didapat  penulis  menggunakan  Analisa  PIECES  yaitu  (Performance,  Information, Economy, Control, Eficiency and Service).
PIECES Sistem Lama Sistem Baru Performance (Kinerja) Kinerja  yang  dihasilkan  pada  sistem yang  berjalan  saat  ini  masih  kurang efektif. Karena dalam pendataan arsip tersebut  belum  adanya  sistem  yang saling  terintegrasi  satu  sama  lain.
Sehingga mengakibatkan berkas berkas hilang, rusak ataupun terselip.
Dengan  adanya  sistem  yang diusulkan  nanti  oleh  penulis, dalam  pendataan  arsip  akan saling  terintegrasi  dalam  bentuk softcopy  dengan  hardcopynya dan  akan  memudahkan  pegawai dalam  pencarian  berkas  apabila dibutuhkan sewaktu – waktu.
Information (Informasi) Karena  kurangnya  Informasi  yang diberikan pada arsip surat masuk dan surat keluar sering terjadinya redudansi  pada  saat  penomoran  dan pendataan  berkas tersebut. Dengan  adanya  sistem  yang diusulkan oleh penulis, informasi yang diberikan pada saat penomoran  dan  pendataan  pun tidak mengalami redudansi, karena sudah otomatis berurutan pada saat penomoran berkas. Economy (Ekonomi) Dalam  segi  ekonomi  yang  ada  pada  saat ini  banyaknya  beberapa  tumpukan kardus,  kertas  dan  Rak  –  Rak  lemari untuk penyimpanan berkas tersebut. Membutuhkan biaya hanya untuk  perawatan  sistem  yang berbasis  komputerisasi  tersebut. Seperti pembaruan dan upgrade. Control (Kendali) Belum  adanya  sistem  keamanan  dalam penyimpanan berkas pada saat pengarsipan  sehingga  siapa  saja  dapat mengakases  ke  berkas  -  berkas  tersebut. Sehingga  sering  terjadi  hilang  dan rusaknya berkas. Dari  sistem  yang  diusulkan dalam penyimpanan berkas terjamin  ke  amanannya  karena yang hanya bisa mengakses yaitu staff  Tata  Usaha  dan  Pimpinan melalui akun yang telah tersedia.

## Eficiency
(Efisiensi) Pada  saat  pencarian  berkas  harus membongkar satu persatu tumpukan - tumpukan  berkas  yang  mengakibat waktu yang lama.
Dengan  adanya  sistem  yang diusulkan  oleh  penulis  dalam proses  pencarian  berkas  sudah saling  terintegrasi  dengan  kode kode yang sudah tertera dan juga tidak  membutuhkan  waktu  yang lama pada saat pencarian berkas. Service (pelayanan) Dari  segi  layanan  kurangnya  pelayanan informasi  terhadap  surat  masuk  dan surat keluar kepada pengirim. Akan  adanya  layanan  informasi yang  cepat,  tepat  dan  akurat terhadap  arsip  surat  masuk  dan surat keluar.
Gambar 2. Analisa PIECES

## D. IMPLEMENTASI
Menurut  Fauzan  Masykur  (2014:184)  dalam  Jurnalnya  “Implementasi  Yaitu mengimplementasikan rancangan atau desain dengan menuliskan kode program sesuai bahasa pemrograman yang dipilih”.
Pada penelitian ini akan dilakukan perencanaan sistem yang akan diterapkan untuk proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan menggunakan bahasa pemograman PHP dan Unified Modeling Language (UML ).

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Tampilan Halaman Utama (Beranda)

## Gambar 3. Tampilan Halaman Utama (Beranda)
Setelah melakukan login , user langsung masuk ke halaman utama (beranda). Pada gambar halaman  utama  (beranda)  terdapat  beberapa  icon  yang  ada  di  sebelah  kiri  seperti  :  beranda, surat  masuk,  surat  keluar,  disposisi  dan  pengguna.  Pada  halaman  ini  juga  terdapat  logo  dari Dinas  Pariwisata  dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang  (DISBUDPAR),  serta  terdapat  juga keterangan  jumlah  banyaknya    dari  surat  dan  disposisi  yang  telah  di  input  .  pada  halaman utama  ini  memberikan user interface yang  sangat  memudahkan user dalam  proses pengarsipan surat yang terlihat pada tombol button “Tambah” dan dilengkapi juga dengan fitur search engine yang memudahkan proses pada pencarian surat yang dibutuhkan. Kemudian di halaman  ini  terdapat  daftar  –  daftar  surat  yang  telah  di  arsipkan  baik  dalam  bentuk softcopy maupun hardcopy nya yang telah disesuaikan dengan kode surat.

## B. Tampilan Surat Masuk

## Gambar 4. Tampilan Surat Masuk
Pada gambar ke 6 diatas, terdapat tampilan surat masuk yang dimana setelah user menekan icon surat  masuk  yang  berada  disebelah  kiri  pada  tampilan  halaman  utama  (beranda) sebelumnya.Tampilan surat masuk ini terdapat beberapa daftar surat masuk yang telah diinput berdasarkan  kode  arsip,  nomor  surat,  tanggal  surat,  pengirim,  sifat  surat,  disposisi,  perihal, diinput  oleh  dan  tanggal  inputnya.    Pada  halaman  ini, user juga  dapat  menginput  dan menambahkan  surat  masuk  dengan  menekan  tombol button “Tambah”  yang  berwarna  hijau, user juga dapat mengubah surat dengan menekan tombol button ”ubah” yang berwarna biru dan dapat  menghapus  surat  dengan  menekan  tombol button “hapus”  yang  berwarna  merah.  pada halaman  ini  juga  terdapat fitur search  engine yang  memudahkan  proses  pada  pencarian  surat masuk yang dibutuhkan.

## C. Tampilan Tambah Surat Masuk

## Gambar 5. Tampilan Tambah Surat Masuk
Setelah user menekan  tombol button “Tambah”  pada  halaman  surat  masuk  sebelumnya, user akan  masuk  ke  halaman  tampilan  tambah  surat  masuk  yang  berupa  kode  arsip,  no  surat, tanggal surat, pengirim, sifat surat, disposisi, perihal, diinput oleh, tanggal input, lampiran file serta ada tombol button “simpan” dan “batal”.

## D. Tampilan Surat Keluar

## Gambar 6. Tampilan Surat Keluar
Pada gambar ke 8 di atas terdapat tampilan surat keluar yang hanya memuat untuk daftar surat keluar saja. Pada tampilan ini user dapat menginput atau menambahkan surat keluar yang berdasarkan  surat  ,  nomor  surat,  tanggal  surat,  tujuan,  sifat  surat,  perihal,  kode  arsip,  diinput
oleh  dan  tanggal  inputnya.  Pada  halaman  ini, user juga  dapat  menginput  dan  menambahkan surat keluar dengan menekan tombol button “Tambah” yang berwarna merah, user juga dapat mengubah  surat  dengan  menekan  tombol button ”ubah”  yang  berwarna  biru  dan  dapat menghapus surat dengan menekan tombol button “hapus” yang berwarna merah. pada halaman ini juga terdapat fitur search engine yang memudahkan proses pada pencarian surat keluar yang dibutuhkan.

## E. Tampilan Tambah Surat Keluar

## Gambar 7. Tampilan Tambah Surat Keluar
Pada  tampilan  selanjutnya  apabila user menekan  tombol button “Tambah”  pada  tampilan surat keluar maka user akan masuk ke tampilan seperti gambar diatas yaitu Tampilan Tambah Surat  Keluar.  Di  halaman  ini  user  hanya  menginput  surat  keluar  dengan  mudah  berdasarkan surat  ,  nomor  surat,  tanggal  surat,  tujuan,  sifat  surat,  perihal,  kode  arsip,  diinput  oleh  dan tanggal inputnya serta ada tombol button “simpan” dan “batal”.

## F. Tampilan Disposisi

## Gambar 8. Tampilan Disposisi
Pada  tampilan  disposisi  ini user hanya  bisa  menginput  surat  masuk  yang  telah  di disposisikan oleh kepala dinas yang berdasarkan disposisi, kepada, catatan, lampiran file, serta tombol button “Simpan” dan ”Batal”.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  dari  penelitian  yang  telah  dilakukan  dengan  menggunakan  beberapa  metode penelitian, maka dapat disimpulkan beberapa hal mengenai sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar  pada  Dinas  Pariwisata  Dan  Kebudayaan  Kota  Tangerang.  Ada  pun  beberapa  kesimpulan seperti  sistem  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  masih  semi  komputerisasi  yaitu  dicatat dibuku  agenda  secara  manual  kemudian  diinput  kedalam  Ms.Excel.  Banyak  mengalami  kendala seperti pencarian berkas kembali membutuhkan waktu yang lama, belum adanya ruang penyimpanan yang  terjamin  keamannnya  dan  pengiinputan  berkas  masih  dilakukan  pencatatan  kedalam  buku agenda yang mengakibatkan terjadinya redudansi berkas atau pengulangan data. Maka dari itu untuk mengatasi kendala pada sistem yang berjalan perlu adanya suatu sistem informasi berbasis web yang saling terintegrasi dengan tujuan dapat membantu pekerjaan Staff Tata Usaha dalam pencarian berkas kembali, penginputan dan penyimpanan berkas secara cepat, handal, dan akurat.

## SARAN
Berdasarkan  dari  kesimpulan  diatas  dapat  disampaikan  saran  dengan  harapan  dapat bermanfaat  dan  dipertimbangkan  usulan-usulan  yang  diberikan.  Adapun  saran-saran  tersebut,    perlu adanya suatu sistem informasi berbasis web yang saling terintegrasi agar dapat membantu pekerjaan
Staff  Tata  Usaha  dalam  proses  pengarsipan  serta,  menghasilkan  informasi  yang  tepat,  cepat,  dan akurat. Berkas yang diinput harus diklasifikasi berdasarkan kode surat, nomor urut surat, perihal surat dan  jenis  surat,  karena  berpengaruh  terhadap  proses  pencarian  berkas  untuk  dapat  membedakan berkas  -  berkas  yang  ada.  Berkas  sebaiknya  disimpan  dalam  suatu  sistem,  sehingga  dapat  dengan mudah dicari ketika sedang dibutuhkan, riwayat berkas juga sebaiknya di input dalam sistem seperti nomor surat, perihal dan tanggal surat. Maka dari itu perlu adanya sistem keamanan data yang dapat diperbarui  agar    mengelola  surat  masuk  dan  surat  keluar  dengan  database  yang  sudah  terintegrasi dapat diakses lebih efektif dan akurat, data juga tersimpan dengan baik di dalam database, sehingga tidak adanya berkas yang hilang  dan tertumpuk (redudansi).

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Rahardja, U. Purnama, E, H. Anjani, D (2018). Pemanfaatan Rinfogroup Sebagai Media Diskusi dan Penilaian Keaktifan Mahasiswa. Tangerang : STMIK Raharja. Jurnal Ilmiah SISFOTENIKA. (Vol. 8, No. 1, Januari 2018)
[2] Azizah,  Nur  dkk.  2017.  “Perancangan  Sisstem  Informasi  Penilaian  Kinerja Karyawan  SPG  Berstatus  Kontrak  Pada  PT  Softe  Indonesia  Menggunakan  Metode Simple  Additive  Weighting  (SAW)”.  Tangerang  :  STMIK  Raharja.  Jurnal  SENSI. (Vol. 3 No. 2 Agustus 2017 ISSN 2461-1409)
[3] Latif, Fauziah, dan Wirangga Aditya Pratama. 2015. “Perancangan Sistem Informasi Manajemen  Arsip  Elektronik  (E-Arsip)  Berbasis  Microsoft  Access  Pada  Pt.  Hi- Test”. Batam: Politeknik Negri Batam. Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis. (Vol. 3 No. 1 2015. ISSN: 2337-7887 21-31)
[4] Masykur,  Fauzan  dan  Makruf  Ibnu  Pandu  Atmaja.  2015.  “Sistem  Administrasi Pengelolaan  Arsip  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar  Berbasis  Web”.  Ponorogo  : Universitas  Muhammadiyah  Ponorogo.  IJNS  –  Indonesian  Journal  on  Networking and Security. (Volume 4 No 3 – Juli 2015)
[5] Eddy,  I  Nyoman  Indrayana.  2016.  “Perancangan  Aplikasi  Sistem  Pengelolaan Arsipjurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Bali”. Bali : Politeknik Negeri Bali. Jurnal Logic. (VOL. 16. NO.2. JULI 2016)
[6] Situmorang,  Christian.  Sani,  Abdul  Sembiring,.  dan  Limbong,  Riswan.  2018. “Perancangan  Aplikasi  Arsip  Digital  Pencarian  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar Dengan  Metode  Aho-Corasick  Pada  Poltekkes  Kemenkes  Ri  Medan”  Medan  : STMIK Budi Darma. Jurnal Pelita Informatika, (Volume 17, Nomor 2, April 2018) ISSN 2301-9425 (Media Cetak) Hal: 133-137.
[7] Sunarya,  Abas.  Ely,  Nuryani.  dan  Mochamad,  Yusuf  Romdoni.  2015.  “Sistem Informasi  Manajemen  Program  Keluarga  Harapan  Pada  Dinas  Sosial  Kabupaten Serang”.  Jurnal  CICES.  Tangerang  :  Perguruan  Tinggi  Raharja.  (Vol.  1  No.  1  – Agustus 2015).
[8] Masykur,  Fauzan.  2014.  ”Implementasi  Sistem  Informasi  Geografis  Menggunakan Google  Maps  Api  Dalam  Pemetaan  Asal  Mahasiswa”.  Ponorogo  :  Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Jurnal SIMETRIS, (Vol 5 No 2 Nopember 2014 ISSN: 2252-4983)