## Perancangan dan Prosedur Penggunaan Out Guide pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu
Nofri Heltiani 1 , Niska Ramadani 2 1,2 Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Sapta Bakti Bengkulu E-mail: 1 nofrihelti11@gmail.com , 2 niskaramadani88@gmail.com

## Abstract
In the return of the loose sheet, the Raflesia Bengkulu Hospital was not immediately put together with other medical record files in the right folder, but instead stored in a box or hung on the side of the filing rack. This is because there is no out guide as a means of replacing loose sheets that come out of the medical record map. Loose sheets that are not directly put together can result in loss of loose sheets so that it can affect the validity of calculations and billing for maintenance costs and misplacement of loose sheets on the right map. This study aims to design and compile procedures for using out guides in storing medical record files at the Rafflesia Bengkulu Hospital. This type of research is descriptive qualitative by means of observational. The data collection technique was carried out by interviewing the loose sheets that followed to the filing room. The stages in this research include the analysis stage, the design stage and the procedure for using the out guide, the testing stage and the out guide maintenance stage. The result of this research is the design of the alternative out guide II with PVC (Pholy Vhynil Chloride) in a rectangular shape with a size of 25x33 cm, in blue with a loose sheet/memo bag made of transparent plastic measuring 23x33 and the procedure for using the out guide consists of three procedures.
Keywords: Loose Sheet, Filling, Out Guide

## Abstrak
Rumah Sakit Raflesia Bengkulu dalam pengembalian loose sheet tidak langsung disatukan dengan berkas rekam medis lainnya dalam map yang tepat, melainkan disimpan di dalam box atau digantungkan pada sisi rak filing. Hal ini dikarenakan belum adanya out guide sebagai sarana pengganti loose sheet yang keluar dari map rekam medis. Loose sheet yang tidak langsung disatukan dapat mengakibatkan hilangnya loose sheet sehingga dapat mempengaruhi keabsahan perhitungan dan penangihan biaya perawatan dan kesalahan penempatan loose sheet pada map yang tepat. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan menyusun prosedur penggunaan out guide pada penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu . Jenis penelitian adalah deskriptif kualitatif dengan cara observasional. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara tentang loose sheet yang datang menyusul ke ruang filing. Tahapan dalam penelitian ini meliputi tahap analisis, tahap perancangan dan prosedur penggunaan out guide , tahap testing dan tahap pemeliharaan out guide. Hasil penelitian adalah rancangan out guide alternatif II dengan bahan PVC ( Pholy Vhynil Chloride ) berbentuk persegi panjang dengan ukuran 25x33 cm, berwarna biru disertai kantong loose sheet /memo berbahan plastik transparan berukuran 23x33 dan prosedur penggunaan out guide terdiri dari tiga prosedur.
Kata kunci: Loose Sheet, Filling, Out Guide

## PENDAHULUAN
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telah diberikan kepada pasien (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis).
Menurut Budi (2013) berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam map kemudian disimpan di filing.
Filing berfungsi sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen atas dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat. Sistem penataan tersebut disebut sebagai sistem penjajaran yang mengatur cara menata berkas rekam medis dalam lemari penyimpanan. Penjajaran ini penting karena jika berkas rekam medis hanya begitu saja dimasukkan ke dalam lemari maka akan timbul kesulitan besar pada saat nanti akan mencarinya kembali (Budi, 2011).
Salah satu permasalahan dalam kegiatan penjajaran berkas rekam medis adalah penataan lembar lepas ( loose sheet). Loose sheet merupakan bagian dari berkas rekam medis yang terpisah dari map rekam medis. Lembar-lembar ini misalnya hasil laboratorium, laporan tindakan, hasil korespondensi dan sebagainya yang sering datang menyusul untuk disatukan kembali dengan berkas rekam medis lain ke dalam map rekam medis yang tepat (Indradi, 2013).
Menurut Indradi (2013), apabila loose sheet rekam medis di antaranya laporan penunjang (hasil laboratorium), laporan tindakan dan hasil korespondensi tersebut tidak diletakkan di out guide, maka akan berdampak pada hilangnya loose sheet rekam medis, kesalahan penempatan loose sheet rekam medis tersebut ke dalam map yang keliru dan membutuhkan waktu yang lama menelusuri lebih lanjut jika loose sheet rekam medis tidak didukung dengan identitas yang jelas (nama pasien dan nomor rekam medisnya) serta dapat mempengaruhi pada keabsahan penagihan dan perhitungan biaya perawatan.
Rumah  Sakit  Rafflesia  Bengkulu  adalah  rumah sakit umum milik swasta dan merupakan salah satu rumah sakit tipe C yang terletak di wilayah Bengkulu.
Berdasarkan survei dan wawancara dengan Kepala Instalasi Rekam Medis yang dilakukan peneliti di Rumah  Sakit  Raflesia  Bengkulu  diketahui  bahwa sistem penyimpanan berkas rekam medis dilakukan secara sentralisasi dengan jumlah berkas aktif ±20.000 dan jumlah pasien rawat jalan rata-rata 200 orang/hari serta pasien rawat inap rata- rata 25 orang/hari dengan jumlah petugas filing berjumlah 10 orang dengan kualifkasi pendidikan rekam medis dengan masa kerja < 1 tahun. Berkas Rekam Medis disimpan di dalam map dan dijajarkan di rak penyimpanan terbuka dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filing , dan berdasarkan observasi dengan cara melihat langsung kondisi ruang filing , ditemukan loose sheet pasien rawat inap, rawat
jalan dan gawat darurat yang datang menyusul ke ruang filing tidak langsung disatukan dalam map rekam medis pasien yang bersangkutan, melainkan disimpan di dalam box khusus dan  digantungkan di sisi rak filing tanpa menggunakan map ataupun cover pelindung. Loose sheet yang berupa laporan penunjang terjadi peningkatan setiap harinya yaitu sebesar 4% atau rata-rata sebanyak 7 laporan penunjang (Surat Jaminan Pelayanan (SJP), biling, hasil laboratorium, lembar resep dan resume medis).
Hal ini disebabkan belum adanya out guide sebagai catatan penggunaan berkas rekam medis dan sekaligus penanda lokasi berkas yang sedang keluar dari map rekam medis, sehingga keluar masuknya loose sheet rekam medis tidak bisa dilacak dengan jelas, tepat dan cepat.

## METODE
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan cara observasional. Teknik pengumpulan data dengan cara wawancara kepada responden dengan menggunakan pedoman wawancara dalam bentuk daftar pertanyaan tentang loose sheet yang datang menyusul ke ruang filing. Tahapan penelitian ini adalah tahap anaisis, tahap perancangan out guide dan prosedur penggunaan out guide , tahap testing out guide dan prosedur penggunaan out guide dan tahap pemeliharaan out guide.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Tahap Analisis
Permasalahan dalam kegiatan penjajaran rekam medis salah satunya adalah penataan loose sheet. Loose sheet merupakan bagian dari berkas rekam medis yang terpisah dari map rekam medis. Lembar- lembar ini misalnya hasil laboratorium, laporan tindakan, hasil korespondensi dan sebagainya yang sering datang menyusul untuk disatukan kembali dengan berkas rekam medis lain ke dalam map yang tepat. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan peneliti, diketahui dan ditemukan loose sheet pasien rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat yang datang menyusul ke ruang filing akan tetapi tidak langsung disatukan ke dalam map rekam medis pasien yang bersangkutan, melainkan disimpan di dalam box khusus dan digantungkan di sisi rak penyimpanan rekam medis tanpa menggunakan map ataupun cover pelindung.
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia  Vol. 9 No.1, Maret 2021 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
Loose sheet tersebut berupa laporan penunjang terjadi peningkatan setiap harinya yaitu sebesar 4% atau rata-rata sebanyak 7 laporan penunjang (Surat Jaminan Pelayanan (SJP), biling, hasil laboratorium, lembar resep dan resume medis) dari 200 pasien. Hal ini disebabkan karena belum adanya out guide sebagai catatan penggunaan berkas rekam medis dan sekaligus penanda lokasi berkas yang sedang keluar dari folder rekam medis, sehingga keluar masuknya loose sheet rekam medis tidak bisa dilacak dengan jelas, tepat dan cepat.
Tahap Perancangan Out Guide dan Prosedur Penggunaan Out Guide
Perancangan/Desain Out Guide
Perancangan out guide sebagai sarana penting dalam mengontrol loose sheet rekam medis yang sering datang menyusul untuk disatukan kembali dengan berkas rekam medis lain ke dalam folder rekam medis yang tepat untuk Rumah Sakit Raffl esia Bengkulu dengan membuat dua alternatif out guide dengan bahan yang kuat serta memilki kantong loose sheet dan/atau memo.
Adapun tahap-tahap dalam merancang out guide yaitu sebagai berikut:
1)  Membuat draft out guide dengan menggunakan software computer coreldraw .
2)  Menentukan bahan, bentuk dan ukuran out guide pada alternatif I dan II.
3)  Membuat kantong loose sheet dan menentukan ukurannya pada alternatif I dan II.
4)  Membuat memo yang berbentuk formulir yang berisi Nomor Rekam Medis, tanggal, ruangan/ poli, loose sheet dan tanggal kembali.
5)  Menentukan warna out guide, dimana warna out guide berbeda dengan warna map dan tracer.
6)  Membuat tulisan ‘OUT” pada bagian pinggir out guide pada alternatif I dan II.
Pada pembuatan rancangan ini, peneliti membuat dua rancangan alternatif out guide . Di bawah ini hasil dari perancangan out guide , yaitu:
Out Guide Alternatif I
Gambar 1. Draft Rancangan Out Guide Alternatif I
Rancangan out guide alternatif I menggunakan bahan karton manila berbentuk persegi dengan ukuran panjang 33x33 cm, serta memiliki kantong loose sheet dan/atau memo yang terbuat dari plastik transparan yang berukuran panjang 33 cm dan lebar 30 cm. warna out guide biru. Pada rancangan alternatif I ini memiliki kelebihan, yaitu bahannya tipis dan ringan serta harganya relatif murah. Akan tetapi pada rancangan alternatif I ini memiliki kekurangan yaitu out guide mudah terselip di antara berkas-berkas rekam medis dikarenakan perbedaannya tidak terlalu terlihat serta out guide mudah robek.
Gambar 2 Draft Rancangan Out Guide Alternatif I
Rancangan out guide alternatif II menggunakan bahan PVC ( Pholy Vhynil Chloride ) berbentuk persegi panjang dengan ukuran panjang 33 cm dan lebar 25 cm, serta memiliki kantong loose sheet dan/atau memo yang terbuat dari plastik transparan yang berukuran panjang 33 cm dan lebar 23 cm. warna out guide biru. Pada rancangan alternatif II ini memiliki kelebihan, yaitu bahannya kuat dan tahan lama, cara penempatan out guide tidak mudah terselip serta loose sheet akan terlindungi dan tidak mudah robek. Akan tetapi pada rancangan alternatif II ini memiliki kekurangan yaitu harga bahan out guide relatif lebih mahal.
Hasil Desain Out Guide
Setelah melalui tahapan perancangan out guide, kemudian dilakukan wawancara kembali kepada responden untuk mengetahui alternatif rancangan
; DOI : 10.33560/jmiki.v9i1.311
yang dipilih yang disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit dengan menyesuaikan dengan bentuk dan ukuran folder rekam medis serta tracer rekam medis yang ada di Rumah sakit Rafflesia Bengkulu. Hasil wawancara menyatakan bahwa rancangan out guide alternatif II yang terpilih dikarenakan bahannya kuat dan tahan lama, cara penempatan out guide tidak mudah terselip serta loose sheet akan terlindungi dan tidak mudah robek. Adapun spesifikasi rancangan out guide yang terpilih adalah sebagai berkut:
Tabel 1. Spesifikasi Rancangan Out Guide yang Terpilih No Spesifikasi Ketarangan 1. Bahan Bahan PVC ( Pholy Vhynil Chloride ) dikarenakan bahannya kuat, tidak mudah terlipat, tahan air dan mudah untuk diaplikasikan serta aman untuk pengguna. 2. Bentuk Bentuk persegi panjang karena peletakan map rekam medis di  Rumah  Sakit  Rafflesia Bengkulu diletakan secara horizontal sehingga out guide akan lebih mudah dikenali serta memudahkan pengguna dalam pencarian dan pengembalian loose sheet dan jika sewaktu-waktu peletakan map rekam medis berubah menjadi vertikal maka out guide tetap bisa digunakan tanpa harus merubah ukuran out guide. 3. Ukuran Ukuran out guide adalah 25x33 cm, lebar out guide lebih lebar dari ukuran folder rekam medis yang berukuran 34 x 24 cm dengan peletakan secara  horizontal yang mana punggung map tidak menopang isi rekam medis dan out guide pun peletakkannya tidak melibihi bibir rak dengan ukuran 40 cm serta tidak berpengaruh pada jarak antar rak karena jarak antar rak pada penyimpanan rekam medis di rumah Sakit Rafflesia Bengkulu adalah 90-100 cm. No Spesifikasi Ketarangan 4. Kantong Loose Sheet / Memo Kantong memo terbuat dari bahan plastik transparan dengan ukuran 23x33 cm. Tujuan penggunaan kantong out guide yaitu sebagai tempat pengarsipan loose sheet dan memo. 5. Warna Warna biru, warna tersebut terpilih karena warna biru kontras dari tracer dan map rekam medis yang mana warna tracer rekam medis di rumah sakit  Rafflesia  Bengkulu adalah merah dan map rekam medis di rumah sakit Rafflesia Bengkulu berwarna oren dan hijau. 6. Memo Memo terdapat nomor rekam medis, tanggal, ruangan/ poli, loose sheet dan tanggal kembali tujuannya untuk memudahkan petugas dalam melacak keberadaan loose sheet yang tidak ada di dalam map rekam medis agar loose sheet tidak hilang atau salah letak.
Menurut Indradi (2013) out guide merupakan sarana penting dalam mengontrol loose sheet. Tujuan penggunaan out guide yaitu sebagai sarana untuk menyimpan loose sheet yang datang menyusul atau ketika loose sheet dipinjam. Apabila loose sheet rekam medis diantaranya laporan penunjang (hasil laboratorium), laporan tindakan dan hasil kerespondensian tersebut tidak diletakkan di out guide, maka akan berdampak pada hilangnya loose sheet dan kesalahan penempatan loose sheet serta dapat mempengaruhi pada keabsahan penagihan dan perhitungan biaya perawatan.
Hal ini sejalan dengan penelitian oleh Megawati (2016) bahwa kekurangan lembar pemeriksaan penunjang akan berpengaruh pada keabsahan penagihan dan perhitungan biaya perawatan pasien terutama pasien Jaminan Kesehatan seperti BPJS karena lembar penunjang merupakan bukti pasien telah melakukan pelayanan tambahan dan apabila saat akan pengajuan klaim BPJS laporan penunjang tidak disertakan karena laporan penunjang tersebut tidak ada di dalam map, maka berkas klaim tersebut akan dikembalikan oleh BPJS Kesehatan untuk dilengkapi atau dilampirkan.
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia  Vol. 9 No.1, Maret 2021 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
Oleh karena itu, dengan adanya out guide maka loose sheet akan lebih terkontrol dan menghindari salah letak dan hilangnya loose sheet . Karena apabila loose sheet terus meningkat maka dengan adanya out guide diharapkan loose sheet terkontrol serta mengurangi ketidaklengkapan berkas rekam medis.
Prosedur Penggunaan Out Guide pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Prosedur penggunaan atau Standar Operasional Prosedur Penggunaan (SOP) merupakan langkah petugas rekam medis dalam melaksanakan kegiatan pelayanan di rumah sakit. Dengan adanya SOP petugas dapat mengetahui langkah- langkah pekerjaannya dan dapat memberikan informasi mengenai kelengkapan rekam medis pasien Prosedur penggunaan out guide (petunjuk keluar) pada penyimpanan berkas rekam medis. Hal ini sejalan dengan Tambunan (2013) prosedur penggunaan atau yang dikenal dengan SOP merupakan pedoman yang berisikan prosedur- prosedur operasional standar yang menjadi pedoman dalam melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan dan ketentuan secara efektif dan efisien.
Prosedur pengunaan out guide yang dibuat peneliti terdiri dari tiga alur prosedur, yaitu:
1) Prosedur Loose Sheet Datang Menyusul dan Rekam Medis Tidak Ada
a)  Apabila rekam medis tidak ada di rak penyimpanan rekam medis kemudian loose sheet datang menyusul ke ruang filing maka disimpan menggunakan out guide
b) Out guide ditempatkan di luar map rekam medis kemudian dijajarkan pada rak penyimpanan berdasarkan nomor rekam medis milik pasien.
c) Out guide diambil kembali ketika map rekam medis telah kembali ke rak penyimpanan
d) Loose sheet dikeluarkan dari kantong kemudian di assembling dan disusun ke dalam map rekam medis
2) Prosedur Loose Sheet Datang Menyusul Rekam Medis Ada
a) Ketika berkas rekam medis di assembling ditemukan loose sheet yang
keberadaannya tidak ada di dalam map rekam medis maka digantikan dengan out guide menggunakan memo sebagai penanda keberadaan loose sheet .
b) Out guide ditempatkan di dalam map rekam medis kemudian dijajarkan pada rak penyimpanan berdasarkan nomor rekam medis milik pasien.
c) Out guide diambil kembali ketika loose sheet telah kembali ke ruang filing
d)  Memo dikeluarkan dari kantong kemudian loose sheet disusun ke dalam map rekam medis.
3) Prosedur Loose Sheet Dipinjam
a) Loose sheet yang dipinjam digantikan dengan out guide menggunakan memo sebagai penanda keberadaan loose sheet .
b) Out guide ditempatkan di dalam map rekam medis kemudian dijajarkan pada rak penyimpanan berdasarkan nomor rekam medis milik pasien.
c) Out guide diambil kembali ketika loose sheet telah kembali ke ruang filing
d)  Memo dikeluarkan dari kantong kemudian loose sheet disusun ke dalam map rekam medis.
Tahap Testing Out Guide dan Prosedur Peng- gunaannya
Setelah rancangan out guide dan pemilihan alternatif rancangan out guide dilakukan yang disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit dengan menyesuaikan dengan bentuk dan ukuran map rekam medis serta tracer rekam medis yang ada di Rumah sakit Rafflesia Bengkulu, sehingga terpilih rancangan alternatif II dikarenakan bahannya kuat dan tahan lama, cara penempatan out guide tidak mudah terselip serta loose sheet akan terlindungi dan tidak mudah robek. Kemudian dilanjutkan dengan melakukan perwujudan out guide yang digunakan untuk tahap testing dalam penggunaan out guide di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu.
Dari hasil testing out guide dan prosedur penggunaannya, petugas rekam medis di bagian penyimpanan berpendapat bahwa out guide yang telah didesain mudah pahami dan mudah dalam
; DOI : 10.33560/jmiki.v9i1.311
penggunaannya. Petugas dipermudahkan dalam mengontrol loose sheet rekam medis yang berupa laporan penunjang (Surat Jaminan Pelayanan (SJP), biling, hasil laboratorium, lembar resep dan resume medis) yang sering datang menyusul ke ruang filing untuk disatukan kembali dengan berkas rekam medis lain ke dalam map rekam medis yang tepat.
Tahap Pemeliharaan Out Guide
Dari testing out guide dan prosedur penggunannya yang telah dilakukan, maka perancangan out guide beserta prosedur penggunaanya yang telah dirancangan siap untuk diimplemetasikan di ruang  filing  rekam  medis  Rumah  Sakit  Rafflesia Bengkulu, serta akan dilakukan monitoring dan evaluasi dalam skala tiga bulan terhitung sejak dilakukan implemetasi.

## SIMPULAN
Desain out guide di Rumah Sakit Rafflesia Bengkulu menggunakan bahan PVC ( Pholy Vhynil Chloride ) berbentuk persegi panjang dengan ukuran 25x33 cm dengan warna biru disertai kantong loose sheet mengunakan plastik transparan berukuran 23x33 cm dan memo yang terdapat nomor rekam medis, tanggal, ruangan/poli, loose sheet dan tanggal kembali serta SOP penggunaan out guide rekam medis terdiri dari tiga alur prosedur, yaitu loose sheet datang menyusul dan rekam medis tidak ada, loose sheet datang menyusul rekam medis ada dan loose sheet dipinjam.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi, S. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta. Quantum Sinergis Media.
Indradi, R. 2013. Rekam Medis Edisi II. Tangerang Selatan. Universitas Terbuka.
Megawati, L & Pratiwi, R. 2016. Faktor- Faktor Penyebab Pengembalian Berkas Persyaratan Klaim BPJS Pasien Rawat Inap di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Jurnal Kesehatan Vaksional Vol.1 Hal 36- 43.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis.
Rachma, A. 2018. Sistem Temu Kembali Arsip Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Hermina Kemayoran Jakarta. Karya Tulis Ilmiah Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri.
Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filling Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Tambunan. (2013). Standar Operasional Prosedur. Jakarta: PT Suka Buku.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
WHO. 2002. Manual Medical Record. ---------- : Geneva