ANUVA Volume 5 (2): 353-364, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Pengelolaan Dokumen Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Semarang
Wahyu Diva Sastradiredja 1*) , Joko Wasisto 1
1 Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
* ) Korespondensi: wadiva1411@gmail.com

## Abstract
[Title: Management Of Population Documents In The Department Of Population And Civil Registration Of Semarang  City] This  study aims  to  determine  the  management  of  population documents in  the  Department  of Population and Civil Registration of Semarang City. The method used in this research is qualitative with a case study  approach.  The  data  collection  technique  in  this  study  used  semi-structured  interviews  by  obtaining informants through purposive sampling, moderate participatory observation, and document study. In this study seven informants were interviewed. The analytical method used in this research is Miles and Huberman's method of analysis. The results of the analysis show that the management of population documents in the Department of Population and Civil Registration of Semarang City is carried out by two areas: service and civil registration, and service  and  population  registration.  Management  of  population  documents  in  the  field  of  service  and  civil registration  includes  creation  and  service,  arrangement,  sorting,  storage,  digitalization,  maintenance  and depreciation.  Then  the  population  document  management  in  the  field  of  service  and  population  registration includes creation and service, arrangement, storage, maintenance and reduction. The findings obtained from the field are that the management of population documents is mostly in accordance with Permendagri number 19 of 2012. What is not in accordance with Permendagri number 19 of 2012 in the field of service and civil registration lies in the sorting and reduction activities. In the field of service and population registration lies in digitalization activities (Italic, Times New Roman 10pt)
Keywords: management of population documents; department of population and civil registration of semarang city

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Semarang. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan studi  kasus.  Teknik  pengambilan  data  penelitian  ini  menggunakan  wawancara  semi  terstruktur  dengan menggunakan informan melalui purposive sampling , observasi partisipatif moderat, dan studi dokumen. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis menurut Miles dan Huberman. Hasil analisis menunjukkan  bahwa  pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota Semarang  dilaksanakan  oleh  dua  bidang:  pelayanan  dan  pencatatan  sipil,  serta  pelayanan  dan  pendaftaran penduduk. Pengelolaan dokumen kependudukan di bidang pelayanan dan pencatatan sipil mencakup penciptaan dan  pelayanan,  penataan,  pemilahan,  penyimpanan,  alih  media,  pemeliharaan,  dan  penyusutan.  Kemudian pengelolaan dokumen kependudukan di bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk mencakup penciptaan dan pelayanan, penataan,  penyimpanan,  pemeliharaan,  dan  penyusutan. Temuan  yang  didapat  dari  lapangan adalah pengelolaan dokumen kependudukan sebagian besar sudah sesuai dengan permendagri nomor 19 tahun 2012. Hal yang belum sesuai dengan permendagri nomor 19 tahun 2012 di bidang pelayanan dan pencatatan sipil terletak pada  kegiatan  pemilahan,  dan  penyusutan.  Pada  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk  terletak  pada kegiatan alih media.
Kata  kunci:  pengelolaan  dokumen  kependudukan;  dinas  kependudukan  dan  pencatatan  sipil  kota semarang

## 1. Pendahuluan
Setiap  organisasi  dan  instansi memiliki  dokumen  yang  digunakan  untuk  kegiatan  sehari-hari  atau  untuk identitas organisasi/ instansi itu sendiri. Dokumen tersebut dapat dikatakan sebagai arsip. Derrida dalam Mhlanga (2014)  berpendapat  bahwa  arsip  merupakan  jejak  proses,  peristiwa,  tertulis  pada  substrat  eksternal termasuk berbagai tulisan seperti tato, gambar, patung. Pendapat tersebut bermakna bahwa arsip tidak dibatasi pada suatu tetapi dapat dalam berbagai bentuk. Berdasarkan pendapat diatas, dapat dikatakan bahwa  arsip  adalah  sebuah  dokumen  dengan  berbagai  bentuk  yang  dapat  dikatakan  penting  karena memiliki  nilai  guna  primer  maupun  sekunder  diberbagai  bidang.  Arsip  juga  dapat  dikatakan  sebagai sebuah media dengan berbagai bentuk yang digunakan untuk mereka kegiatan atau peristiwa yang dibuat maupun diterima oleh lembaga maupun perseorangan untuk keberlangsungan kehidupan bermasyarakat. Tanpa arsip, organisasi atau instansi tidak dapat menjalankan kegiatan sehari-harinya dan bahkan akan berhenti.
Arsip yang terdapat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Semarang khususnya di bidang pencatatan, adalah arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan oleh  unit  pencipta  arsip  tersebut  untuk  kegiatan  sehari-hari  dan  memiliki  nilai  guna  primer.  Menurut Peraturan Pemerintah  nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus, lalu arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Menurut Williams (2006) arsip dinamis terdiri dari informasi yang dihasilkan oleh organisasi dan individu dalam kegiatan bisnis sehari-hari dan transaksi pribadi mereka.
Menurut  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  nomor  19  tahun  2012  tentang  Pedoman Pendokumentasian  Hasil  Pendaftaran  Penduduk  Dan  Pencatatan  Sipil  di  Daerah,  Arsip  dinamis  aktif adalah dokumen dinamis yang diperlukan secara terus menerus dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan, sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan dokumen dinamis yang masih digunakan dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan namun frekuensi penggunaannya lebih sedikit daripada arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang digunakan oleh pencipta guna melakukan pekerjaan sehari-hari dan tingkat penggunaannya tinggi serta memiliki masa penyimpanan kurang  lebih  dua  tahun,  sedangkan  arsip  dinamis  inaktif  adalah  yang  digunakan  oleh  pecipta  arsip tersebut  namun  tingkat  penggunaannya  lebih  rendah  daripada  arsip  dinamis  aktif  dan  masa penyimpanannya antara 5-10 tahun.
Dinas  Kependudukan  Dan  Pencatatan  Sipil  (Disdukcapil)  Kota  Semarang  merupakan  badan pemerintahan yang berada di naungan kementerian dalam negeri yang bertugas melayani masyarakat di lingkup kabupaten/ kota dalam melayani berkas-berkas yang berhubungan dengan data kependudukan seperti  KTP,  akta  kelahiran,  akta  kematian,  akta  perkawinan  dan  perceraian.  Di  Disdukcapil  Kota Semarang terdapat arsip yang berisi informasi mengenai data kependudukan masyarakat Kota Semarang disebut sebagai arsip kependudukan. Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah, arsip
355 kependudukan merupakan sebuah tulisan dengan berbagai media yang di dalamnya memuat informasi- informasi yang berkaitan dengan kependudukan di suatu daerah.
Teknologi informasi memiliki peran dalam pengelolaan dokumen kependudukan, khususnya pada bagian pelayanan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Semarang menerapkan layanan berbasis daring (dalam jaringan) untuk meningkatkan pelayanan dokumen kependudukan.terlebih  pada  saat  pandemi covid-19 ini,  di  mana  dilarang  membuat  kerumunan  dan menerapkan social  distancing .  Maka  Disdukcapil  Kota  Semarang  membuka  pelayanan  daring  yang dapat  diakses  melalui  situs  web  milik  Disdukcapil  Kota  Semarang  dan  melalui  aplikasi  SI  D’Nok (Sistem  Informasi  Dokumen  On-Line  Kependudukan)  yang  dirilis  pada  tanggal  27  maret  2020. Pengelolaan arsip dinamis  menurut Peraturan Pemerintah  nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang  nomor  43  tahun  2009  tentang  kearsipan,  dilakukan  oleh  pencipta  arsip  tersebut. Pengelolaan  arsip  di  Disdukcapil  Kota  Semarang  dilakukan  oleh  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran penduduk  serta  bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil.  Kegiatan  pengelolaan  arsip  dinamis  meliputi penciptaan  arsip,  penggunaan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  penyusutan  arsip.  Adapun  pengelolaan  arsip dinamis  menurut  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  nomor  19  tahun  2012  tentang  Pedoman Pendokumentasian  Hasil  Pendaftaran  Penduduk  dan  Pencatatan  Sipil  di  Daerah  meliputi  pengolahan dokumen dan pengendalian dokumen.
Pengolahan dokumen kependudukan dilaksanakan melalui penciptaan, pelayanan, dan penataan yang  dilakukan  oleh  pihak  disdukcapil  kabupaten/  kota  beserta  instansi  yang  berada  dinaungannya. Adapun  kegiatan  pengendalian  dokumen  kependudukan  meliputi  penyimpanan,  alih  media, pemeliharaan,  pelayanan,  dan  penyusutan.  Pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  Disdukcapil  Kota Semarang  masih  terdapat  beberapa  aspek  kegiatan  yang  belum  sesuai  dengan  Standar  Operasional Prosedur (SOP), yaitu pada penyimpanan dan penyusutan. Penyimpanan dokumen kependudukan belum sesuai  dengan  perundang-undangan  dikarenakan  ruang  penyimpanannya  belum  bebas  polusi  dan beberapa bidang belum terpisah  dengan ruang kerja. Lalu untuk fisik dokumen  yang  disimpan belum dilakukan fumigasi dan penyedotan debu secara rutin. Adapun penyusutan dokumen kependudukan di lingkungan  Disdukcapil  kota  Semarang,  menurut  pengamatan  awal  belum  dilakukan  sesuai  SOP, sehingga  dokumen  kependudukan  menumpuk  dan  menambah  biaya  pemeliharaan.  Pihak  disdukcapil Kota Semarang belum menyusun JRA (Jadwal Retensi Arsip) untuk melakukan penyusutan dokumen kependudukan. Berdasarkan pengamatan awal, tidak dilakukannya penyusutan karena kurangnya SDM bidang Pelayanan dan Pencatatan Sipil yang mengelola arsip serta kurangnya biaya.

## 2. Landasan Teori
Sebuah  penelitian  yang  ditulis  oleh  Eric  C.K.  Cheng  (2018)  berjudul  “Managing  Records  and Archives  in  a  Hong  Kong  School:  A  Case  Study”  (Mengelola  Arsip  Dinamis  dan  Arsip  Statis  di Lingkungan Sekolah Hong Kong: Sebuah Studi Kasus). Penelitian Eric C.K. Cheng  meneliti sekolah menengah  yang  menerima  bantuan  (aided  secondary  school)  dalam  mengelola  arsipnya.  Tujuan  dari penelitian  Eric  C.K. Cheng  adalah  menyelidiki  sistem pengelolaan  arsip  menggunakan  lensa  analisis
356
fungsional dan knowledge management di lingkungan sekolah Hong Kong yang mengadopsi ISO 9001 dalam  mengelola arsipnya. Hasil penelitian  dari Eric C.K. Cheng  menunjukkan bahwa sekolah Hong Kong mengklasifikasikan arsipnya menjadi dua golongan yaitu arsip administratif dan arsip program.
Sebuah  penelitian  yang  ditulis  oleh  Rodger  Osebe,  Jane  Maina,  dan  Kibiwott  Kurgat  (2018) berjudul  “Records  Management  Practice  in  Support  of  Governance  in  the  County  Governments  of Kenya,  a  Case  of  Nyamira  County”  (Praktik  manajemen  arsip  dalam  Mendukung  Pemerintahan  di Pemerintahan  Negara  Kenya,  Kasus  Wilayah  Nyamira).  Terdapat  beberapa  tujuan  dari  penelitian Rodger Osebe, Jane Maina, dan Kibiwott Kurgat, yaitu untuk menentukan jenis arsip yang dikelola di daerah Nyamira, untuk menetapkan kontribusi  manajemen arsip dalam  menjalankan  daerah Nyamira, serta  untuk  menentukan  adopsi  kebijakan  manajemen  arsip  daerah  Nyamira.  Hasil  dari  penelitian Rodger Osebe, Jane Maina, dan Kibiwott Kurgat diketahui bahwa Nyamira menghasilkan berbagai jenis arsip termasuk kebijakan yang berkaitan dengan arsip, arsip keuangan, dan arsip audit. Namun, terdapat beberapa kendala dalam mengelola berbagai jenis arsip tersebut yaitu minimnya tenaga ahli, kurangnya penyusutan arsip, serta kebijakan yang tidak memadai.
Pengelolaan dokumen  kependudukan telah diatur dalam peraturan menteri dalam  negeri  nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk Dan Pencatatan Sipil Di Daerah. Pengelolaan dokumen kependudukan terbagi menjadi dua tahap yaitu pengolahan dokumen kependudukan  dan  pengendalian  dokumen  kependudukan.  Pada  tahap  pengolahan  dokumen kependudukan terdapat kegiatan penciptaan, pelayanan, dan penataan. Adapun pada tahap pengendalian dokumen  kependudukan  terdapat  kegiatan  penyimpanan,  alih  media,  pemeliharaan,  pelayanan  dan penyusutan.

## Bagan 1. Daur Hidup Arsip
Dalam mengelola dokumen kependudukan, dapat menggunakan model Read and Ginn yaitu daur hidup  arsip  (Hendrawan  dan  Ulum,  2019)  yang  dimulai  dari  penciptaan  arsip,  pendistribusian  arsip,
Penciptaan Arsip Pendistribusian Arsip Penggunaan Arsip Pemeliharaan Arsip Penentuan Nasib Akhir Arsip
penggunaan  arsip,  pemeliharaan  arsip,  dan  penentuan  nasib  akhir  arsip.  Pada  tahap  penciptaan  arsip, arsip diciptakan kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, pengambilan keputusan, dan sebagai dasar perencanaan. Adapun pada tahap pendistribusian, arsip disampaikan dari unit kerja satu kepada unit kerja lainnya. Pada saat penyampaian, arsip dikendalikan guna informasi yang dikirim tepat sasaran. Kemudian tahap penggunaan arsip, pada tahap ini arsip dianggap sebagai arsip dinamis yaitu arsip  digunakan  dalam  kegiatan  sehari-hari  oleh  unit  kerja  yang  menciptakannya.  Selanjutnya  tahap pemeliharaan  arsip,  fisik  dan  informasi  yang  terkandung  didalam  arsip  dilindungi  dan  diamankan. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara memerhatikan sarana dan prasarana yang digunakan sesuai dengan standar yang berlaku. Adapun tahap penentuan nasib akhir arsip dimana arsip ditentukan ketika masa aktif arsip tersebut telah habis, arsip akan dimusnahkan atau disimpan oleh unit kerja.

## 3. Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian yang menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus.  Alasan  digunakan  metode  ini  adalah  untuk  memahami  fenomena  yang  dialami  oleh  subjek penelitian secara holistik dan secara deskriptif dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah (Moleong, 2018).  Dalam  memilih  informan,  penelitian  ini  menggunakan  teknik purposive  sampling dengan kriteria:
1. Karyawan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Semarang,
2. Memahami dokumen kependudukan,
3. Memahami pengelolaan dokumen kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Semarang,
4.  Berperan  dalam  mengelola  dokumen  kependudukan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Semarang.
Metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara semi terstruktur kepada tujuh informan, observasi  partisipatif  moderat  dengan  mengikuti  kegiatan  pengelolaan  dokumen  kependudukan  pada bidang pelayanan dan pencatatan sipil  di Disdukcapil Kota Semarang, dan studi dokumentasi. Setelah data  terkumpul,  dilakukan  tahap  reduksi  data  untuk  mendapatkan  data  yang  dibutuhkan.  Kemudian dilakukan coding untuk  memilah  data  sesuai  dengan  jenis  untuk  memudahkan  dalam  penyajian  data. Kemudian ketika data sudah jenuh dilakukan penarikan kesimpulan.

## 4. Pembahasan

## 4.1 Pengelolaan Dokumen Kependudukan Bidang Pelayanan dan Pencatatan Sipil
Bidang pelayanan dan pencatatan sipil bertugas melayani dan mengelola dokumen kependudukan berbagai macam akta kependudukan, diantaranya akta perkawinan, akta perceraian, akta kelahiran, akta kematian,  dan  pembaruan  data.  Berdasarkan  data  yang  telah  peneliti  olah,  diketahui  kegiatan pengelolaan  dokumen  kependudukan  yang  terdapat  di  bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil  adalah penciptaan, pelayanan, penataan, penyimpanan, alih media, dan pemeliharaan dokumen kependudukan. Penciptaan dan pelayanan dokumen kependudukan merupakan satu kesatuan kekgiatan yang tidak dapat

## 358
dipisahkan.  Karena  penciptaan  dan  pelayanan  dokumen  kependudukan  dilakukan  dalam  pelayanan dukcapil  dan  dinas  yang  bernaung  di  bawah  Dukcapil  Kota  Semarang,  yaitu  di  16  TPDK  (Tempat Perekaman  Data  Kependudukan)  Kecamatan  yang  terdapat  di  Kota  Semarang.  Penciptaan  dan pelayanan  dokumen  kependudukan offline dilakukan  dengan  tertib  di  loket  pelayanan  yang  tersedia. Alur  penciptaan  dan  pelayanan  dokumen  kependudukan  yaitu  pemohon  datang  ke  dukcapil  Kota Semarang, sebelum masuk ke dalam karyawan dukcapil bertanya kepada pemohon ingin mengurusi hal apa,  kemudian  diperiksa  kelengkapan  berkas,  jika  sudah  lengkap  pemohon  dipersilahkan  masuk kedalam  gedung  dukcapil  dan  diberi  nomor  antre  loket.  Kemudian  menunggu  sampai  dipanggil  oleh petugas loket lalu menyerahkan berkas syarat pembuatan dokumen kependudukan. Kemudian pemohon menunggu kutipan dokumen kependudukan hingga selesai.
Berbeda dengan pelayanan secara offline , pelayanan dan penciptaan online pemohon  membuka situs web Dukcapil Kota Semarang dan melakukan pendaftaran sesuai dengan kebutuhannya, kemudian melengkapi  berkas  syarat  pembuatan  dokumen  kependudukan  dan  dikirim softfile berkas  tersebut. Selanjutnya  ketika  berkas  sudah  dikirim  ke  pihak  dukcapil,  pihak  dukcapil  melakukan  pengecekan berkas  dan  melakukan  pembuatan  dokumen  kependudukan.  Setelah  dokumen  kependudukan  telah dibuat, pihak dukcapil menghubungi pemohon bahwa kutipan dokumen kependudukan telah dibuat dan bisa diambil secara langsung. Kemudian pemohon datang ke dukcapil menyerahkan berkas persyaratan yang  asli  dan  dukcapil  menyerahkan  kutipan  dokumen  kependudukan.  Penataan  merupakan  proses pengelolaan dokumen kependudukan. Kegiatan penataan dimulai dari berkas dokumen kependudukan yang telah selesai  dilayankan kepada pemohon, di bundel per 50 berkas lalu diikat menggunakan tali rafia. Kemudian bundel tersebut didata menggunakan buku agenda pengiriman. Setelah itu dikirim ke ruang arsip.

## Gambar 1 . Bundel berkas dokumen kependudukan akta kelahiran
Penataan yang dilakukan oleh bidang pelayanan dan pencatatan sipil dilakukan dengan tertib oleh staf  bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil.  Proses  penataan  dokumen  kependudukan  yaitu  setelah kutipan dokumen kependudukan telah dilayankan dan diserahkan kepada pemohon, berkas dan register
dokumen  kependudukan  diurutkan  setiap  hari  kemudian  dikelompokkan  per  50  berkas  yang  sejenis. Setiap  dokumen  kependudukan  yang  dikelola  oleh  bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil  memiliki warna  dan  kode  yang  berbeda.  Untuk  akta  lahir  berwarna  biru  muda  dengan  kode  ALU  (Akta  Lahir Umum) dan ALT (Akta Lahir Terlambat), akta kematian berwarna coklat dengan kode kematian, akta perkawinan  dan  akta  perceraian  berwarna  merah  muda  dengan  kode  perkawinan  dan  perceraian. Kemudian  dicatat  pada  buku  agenda  untuk  dikirimkan  ke  gedung  arsip.  Apabila  ketika  diurutkan terdapat berkas yang belum ada (belum selesai dilayankan), maka dicatat pada cover register dokumen kependudukan bahwa berkas dengan nomor sekian belum ada.
Ketika dokumen kependudukan sudah dikirim ke gedung arsip, dilakukan pemisahan berkas dan register  dokumen  kependudukan  oleh  satu  orang  arsiparis.  Pemisahan  dilakukan  dengan  cara memisahkan berkas dengan register yang ada di dalam satu bundel dan mengikuti panduan buku agenda pengiriman. Ketika dalam melakukan pemisahan terdapat berkas yang tidak cocok atau kurang dari buku agenda  pengiriman,  arsiparis  menulis  laporan  di  selembaran  dan  memberitahu  staf  bidang  pelayanan dan  pencatatan  sipil  bahwa  bundel  berkas  dan  register  tidak  sesuai  dengan  buku  agenda  pengiriman. Setelah  itu  akan  ditindaklanjuti  oleh  staf  bidang  pelayaanan  dan  pencatatan  sipil.  Kemudian  apabila berkas atau register yang kurang sudah ditemukan, maka arsiparis menambahkan berkas atau register kedalam  boks  arsip  atau  buku  register.  Penyimpanan  merupakan  kegiatan  pengelolaan  dokumen kependudukan di mana dokumen kependudukan yang terdapat di bidang pelayanan dan pencatatan sipil disimpan berdasarkan suatu sistem penyimpanan untuk mempermudah penemuan kembali dan menjaga fisik  dokumen  kependudukan.  Penyimpanan  berkas  dan  register  dokumen  kependudukan  bidang pelayanan dan pencatatan sipil cukup tertata.
Sistem penyimpanan yang diterapkan oleh bidang pelayanan dan pencatatan sipil adalah sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut per tahun. Untuk setiap berkas atau register yang sejenis, akan diurutkan dari Januari hingga Desember dan di bundel per 50 berkas/ 50 register, kemudian tiga bundel berkas dimasukkan ke boks arsip yang sudah berketerangan mengenai isi dari boks arsip tersebut dan disimpan  pada  rak  arsip  untuk  menghindari  rayap.  Untuk  register  dijilid  menjadi  buku  dengan  hard cover, untuk buku register kelahiran berwarna biru, buku register perkawinan dan perceraian berwarna merah muda, dan untuk buku register kematian berwarna coklat muda lalu buku register disimpan pada roll  o  pact  untuk  menghindari  rayap.  Penyimpanan  yang  dilakukan  oleh  bidang  pelayanan  dan pencatatan sipil dilakukan dengan sistem subjek dan sistem nomor. Hal itu terlihat pada penataan yang dilakukan  di  mana  berkas  dipilah  sesuai  dengan  jenisnya  (subjek)  kemudian  dibundel  per  50  berkas sesuai  dengan  urutan  nomor  dokumen  kependudukannya.  Alih  media  merupakan  proses  dalam pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  mana  dokumen  berbentuk  fisik  dilakukan  perubahan  bentuk menjadi  elektronik  untuk  menjaga  data  yang  terkandung  di  dalamnya  dan  untuk  menghemat  ruang penyimpanan.
Bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil  melakukan  alih  media/  digitalisasi  yang  dilakukan  oleh pihak  ketiga.  Proses  digitalisasi  dilakukan  dengan  cara  memfoto  register  dokumen  kependudukan menggunakan  kamera  DSLR  kemudian  hasil  foto  di- upload ke database Dukcapil  oleh  pihak  ketiga.

## 360
Pendigitalisasian dokumen  kependudukan  dilakukan setiap satu tahun sekali  yang sudah  dianggarkan oleh  pihak  dukcapil  Kota  Semarang.  Pemeliharaan  merupakan  proses  dalam  pengelolaan  dokumen kependudukan di mana dokumen kependudukan yang elektronik maupun berupa fisik sudah disimpan oleh  bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil  dilakukan  pemeliharaan  untuk  menghindari  kerusakan. Pemeliharaan yang dilakukan oleh bidang pelayanan dan pencatatan sipil yaitu penyuntikan anti rayap pada lantai gedung arsip, penyuntikan dilakukan pada ruang antara lantai yang berada didekat roll o pact dan  rak  arsip.  Pemeliharaan  juga  dilakukan  dengan  cara  membersihkan  langit-langit  ruang  arsip menggunakan vacuum  cleaner dan  alat  pembersih  langit-langit  manual.  Pembersihan  langit-langit dilakukan  oleh  arsiparis  bidang  layanan  dan  pencatatan  sipil  ketika  sudah  terlihat  debu.  Penyusutan merupakan proses dalam pengelolaan dokumen kependudukan di mana dokumen kependudukan yang sudah  tidak  memiliki  nilai  guna  disusutkan/  dimusnahkan  dengan  teknik  tertentu.  Dalam  bidang pelayanan dan pencatatan sipil tidak ada kegiatan penyusutan karena dokumen  kependudukan bidang pelayanan dan pencatatan sipil disimpan secara permanen di gedung arsip.

## 4.2 Pengelolaan Dokumen Kependudukan Bidang Pelayanan dan Pendaftaran Penduduk
Bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk  bertugas  mencatat  biodata  penduduk,  pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi pendudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan. Bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk bertugas melayani dan mengelola dokumen kependudukan Kartu Tanda  Penduduk  (KTP),  Kartu  Keluarga  (KK),  Kartu Identitas  Anak  (KIA),  surat  keterangan  pindah dan datang, Surat Keterangi Penduduk Nonpermanen (SKNP), dan surat keterangan tempat tinggal bagi Warga  Negara  Asing  (WNA).  Proses  pengelolaan  dokumen  kependudukan  bidang  pelayanan  dan pencatatan  sipil  dimulai  dari  penciptaan  dan  pelayanan,  penataan,  peyimpanan,  pemeliharaan,  dan penyusutan dokumen kependudukan.
Pengelolaan  dokumen  kependudukan  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk  tidak  hanya dilakukan  di  disdukcapil  Kota  Semarang,  namun  juga di  16  Tempat  Perekaman  Data  Kependudukan (TPDK) kecamatan yang berada di Kota Semarang. Peneliti  mengambil sampel  TPDK di Kecamatan Gayamsari  untuk  mengobservasi  pengelolaan  dokumen  kependudukan  terutama  pada  kegiatan penyimpanan  dokumen  kependudukan  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk.  Penciptaan  dan pelayanan  dokumen  kependudukan offline dilakukan  dengan  tertib  di  loket  pelayanan  Dukcapil  Kota Semarang  karena diarahkan  oleh operator dan  diberikan nomor antre.  Alur penciptaan dan pelayanan dokumen kependudukan yaitu pemohon datang ke Dukcapil Kota Semarang, sebelum masuk ke dalam karyawan  Dukcapil  bertanya  kepada  pemohon  ingin  mengurusi  hal  apa,  kemudian  diperiksa kelengkapan berkas, jika sudah lengkap pemohon dipersilahkan masuk kedalam gedung Dukcapil dan diberi nomor antre loket. Kemudian menunggu sampai dipanggil oleh petugas loket lalu menyerahkan berkas  syarat  pembuatan  dokumen  kependudukan.  Kemudian  pemohon  menunggu  kutipan  dokumen kependudukan hingga selesai.
Untuk pelayanan dan penciptaan online , pemohon membuka situs web Dukcapil Kota Semarang atau  melalui  aplikasi  Si  D’Nok  dan  melakukan  pendaftaran  sesuai  dengan  kebutuhannya,  kemudian melengkapi  berkas  syarat  pembuatan  dokumen  kependudukan  dan  dikirim softfile berkas  tersebut. Selanjutnya  ketika  berkas  sudah  dikirim  ke  pihak  dukcapil,  pihak  dukcapil  melakukan  pengecekan berkas  dan  melakukan  pembuatan  dokumen  kependudukan.  Setelah  dokumen  kependudukan  telah dibuat, pihak dukcapil menghubungi pemohon bahwa kutipan dokumen kependudukan telah dibuat dan dapat diambil secara langsung. Kemudian pemohon datang ke dukcapil menyerahkan berkas persyaratan yang  asli  dan  dukcapil  menyerahkan  kutipan  dokumen  kependudukan.  Penataan  yang  dilakukan  oleh bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk  dilakukan  dengan  cukup  tertib.  Hal  itu  terlihat  pada pengelompokkan berkas. Berkas dikelompokkan sesuai dengan jenisnya setiap hari kemudian di bundel dan  disimpan  pada  dus  besar  di  ruang  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk.  Hal  itu  terus dilakukan  setiap  hari  hingga  satu  bulan.  Ketika  berkas  sudah  terkumpul  selama  satu  bulan  kemudian dibundel kembali dan disimpan di lemari arsip. Kemudian ketika sudah terkumpul selama satu tahun, berkas disimpan di karung.
Penyimpanan dokumen kependudukan bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk tidak hanya dilakukan  di  disdukcapil  Kota  Semarang,  namun  juga  di  setiap  TPDK  Kecamatan  yang  ada  di  Kota Semarang.  Dokumen  kependudukan  yang  disimpan  di  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk adalah berkas yang bermasalah seperti permohonan pencetakan KTP kembali karena hilang, KTP yang rusak,  KTP  yang  datanya  salah.  Dan  untuk  permohonan  pembuatan  KTP,  berkasnya  disimpan  di masing-masing  TPDK  Kecamatan  yang  ada  di  Kota  Semarang.  Penyimpanan  yang  dilakukan  oleh bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk  dilakukan dengan sistem subjek  dan sistem tanggal. Hal itu  terlihat  pada  penataan  yang  dilakukan  dimana  berkas  dipilah  sesuai  dengan  jenisnya  (subjek) kemudian di bundel per bulan (tanggal).
Sebagai sarana penyimpanan di bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk hanya menggunakan boks besar untuk tempat penyimpanan sementara (berkas harian), kemudian terdapat satu lemari arsip untuk  tempat  penyimpanan  berkas  yang  sudah  dibundel  perbulan.  Ketika  lemari  arsip  sudah  penuh, berkas yang paling lama dipindahkan ke karung dan diletakan di pojok ruangan bidang pelayanan dan pendaftaran  penduduk.  Untuk  sarana  penyimpanan  dokumen  kependudukan  di  TPDK  Kecamatan Gayamsari menggunakan rak arsip. Berkas dokumen kependudukan dikelompokkan dan dikumpulkan perbulan  kemudian  dibundel  dan  dimasukkan  kedalam  boks,  lalu  boks  diberi  stiker  yang  memuat informasi mengenai berkas apa saja yang terdapat di dalam boks.
Dalam hal alih media, bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk tidak melakukan alih media dokumen  kependudukan  dikarenakan  dari  proses  penciptaan,  data  dokumen  kependudukan  sudah dimasukkan kedalam database disdukcapil Kota Semarang dan server pemerintah pusat. Pemeliharaan merupakan  proses  dalam  pengelolaan  dokumen  kependudukan  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran penduduk  dimana  dokumen  kependudukan  yang  elektronik  maupun  berupa  fisik  sudah  disimpan  dan dilakukan  pemeliharaan  untuk  menghindari  kerusakan.  Untuk  dokumen  kependudukan  elektronik dipelihara  oleh  dukcapil  pusat.  Sedangkan  fisik  dokumen  kependudukan  dipelihara  oleh  staf  bidang

## 362
pelayanan dan pendaftaran penduduk serta oleh masing-masing TPDK di Kecamatan yang ada di Kota Semarang. pemeliharaan yang dilakukan oleh bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk  dilakukan dengan cara menyuntikkan cairan anti rayap pada lantai ruang penyimpanan  dokumen  kependudukan serta  menggunakan  pendingin  ruangan.  Penyusutan  dokumen  kependudukan  bidang  pelayanan  dan pendaftaran  penduduk  dilakukan  setiap  lima  tahun  sekali  dan  tidak  dilakukan  di  Disdukcapil  Kota Semarang melainkan dibawa oleh pihak ketiga untuk dilakukan penyusutan dengan cara dicacah.

## 4.3 Kendala Pengelolaan Dokumen Kependudukan
Kendala yang dialami oleh bidang pelayanan dan pencatatan sipil yaitu minimnya Sumber Daya Manusia  (SDM)  untuk  pengelolaan  dokumen  kependudukan  pada tahap  penataan,  gedung  arsip  yang kurang memadai, pemohon yang tidak patuh peraturan, serta adanya dokumen kependudukan yang rusak karena  rayap.  Minimnya  SDM  berpengaruh  pada  kegiatan  pengelolaan  dokumen  kependudukan terutama  pada  tahap  penataan.  Ketika  dokumen  kependudukan  dikirim  dari  bidang  pelayanan  dan pencatatan sipil ke gedung arsip, staf arsip melakukan pengecekan kesesuaian dokumen kependudukan yang telah dikirim kemudian mengelompokkan per bundel. Tahap tersebut menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Dokumen kependudukan yang terus bertambah tiap harinya dan harus disimpan secara permanen oleh  disdukcapil  Kota  Semarang  akan  selalu  membutuhkan  tempat  penyimpanan.  Hal  tersebut mengakibatkan penuhnya rak arsip dan roll o’pact sebagai sarana penyimpanan dan banyak dokumen kependudukan yang belum  diletakkan di sarana penyimpanan tersebut. Terdapat pemohon yang tidak mematuhi aturan atau persyaratan yang telah  diberitahu oleh pihak Disdukcapil Kota Semarang  yaitu terdapat pemohon  yang  memalsukan syarat-syarat pembuatan akta. Kendala berikutnya adalah hama. Hama  yang  menyerang  dokumen  kependudukan  bidang  pelayanan  dan  pencatatan  sipil  adalah  rayap. Meskipun  lantai  gedung  arsip  sudah  diberikan  suntikan  anti  rayap  namun  tetap  ada.  Untuk  dokumen kependudukan  yang  terkena  rayap  dikumpulkan  kemudian  dilakukan  digitalisasi  untuk  menjaga  data yang terkandung didalamnya.
Kendala yang dialami oleh bidang pelayanan dan pendaftaran penduduk yaitu pemakaian blanko yang  tidak  dibutuhkan,  serta  jaringan  internet  dan  listrik.  Blangko  yang  digunakan  untuk  mencetak dokumen  kependudukan  khususnya  Kartu  Keluarga  sering  digunakan  untuk  pelayanan  namun  tidak diambil oleh pemohon. Pemohon hanya datang ke TPDK Kecamatan Gayamsari untuk membuat kartu keluarga,  kemudian  pihak  Kecamatan  Gayamsari  mencetak  kartu  keluarga  menggunakan  blangko, setelah selesai diproses kurang lebih tiga hari, pemohon tidak datang mengambil kartu keluarga tersebut dan  menyebabkan  KK  tersebut  menumpuk  serta  membuang-buang  blangko.  Kendala  kedua,  yaitu masalah  jaringan  internet  dan  listrik,  terkadang  ketika  staf  TPDK  Kecamatan  Gayamsari  melayani pemohon  dalam  mengurus  dokumen  kependudukan,  jaringan  internet  mengalami  gangguan  atau kecepatan  internet  pelan  kemudian  ketika  listrik  padam  saat  sedang  melayani  pemohon,  staf  TPDK Kecamatan Gayamsari tidak bisa melakukan apa-apa sehingga menghambat proses pelayanan.

## 5. Simpulan
Berdasarkan  hasil  analisis  penelitian  tentang  pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  dinas kependudukan  dan  pencatatan  sipil  Kota  Semarang  yang  telah  dibahas  pada  bab  sebelumnya,  dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan dokumen kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Semarang dilaksanakan oleh dua bidang: pelayanan dan pencatatan sipil, serta pelayanan dan pendaftaran penduduk. Pengelolaan dokumen kependudukan di bidang pelayanan dan pencatatan sipil mencakup penciptaan dan pelayanan, penataan, pemilahan, penyimpanan, alih media, pemeliharaan, dan penyusutan.  Kemudian  pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  bidang  pelayanan  dan  pendaftaran penduduk mencakup penciptaan dan pelayanan, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Berdasarkan  Permendagri  nomor  19  tahun  2012  tentang  Pedoman  Pendokumentasian  Hasil Pendaftaran  Penduduk  dan  Pencatatan  Sipil  di  Daerah,  pengelolaan  dokumen  kependudukan  di  dua bidang  tersebut  sebagian  besar  sudah  sesuai  dan  terdapat  beberapa  kegiatan  pengelolaan  dokumen kependudukan  yang  tidak  sesuai.  Perbedaan  yang  ditemukan  di  lapangan  pada bidang  pelayanan  dan pencatatan  sipil  tidak  dilakukan  penyusutan  dokumen  kependudukan  dikarenakan  menurut  informan, dokumen  kependudukan akan selalu dibutuhkan. Perbedaan yang ditemukan di lapangan pada bidang pelayanan  dan  pendaftaran  penduduk  yaitu  tidak  melakukan  kegiatan  alih  media.  Hal  tersebut  tidak dilakukan karena dari awal proses penciptaan, data dokumen kependudukan sudah dimasukkan ke dalam server pusat dan database sehingga sudah menjadi bentuk digital.

## Daftar Pustaka
Cheng, E. C. K. and Cheng, E. C. K. 2018, "Managing records and archives in a Hong Kong school : a case study", doi: 10.1108/RMJ-02-2017-0004.
Hendrawan, M. R and Ulum, M. C 2019, Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen.
3 rd edn. Malang: UB Press.
Kementerian  Dalam  Negeri  2012, Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  nomor  19  Tahun  2012  tentang Pedoman  Pendokumentasian  Hasil  Pendaftaran  Penduduk  Dan  Pencatatan  Sipil  Di  Daerah . Berita  Negara  Republik  Indonesia  Tahun  2012  nomor  177.  Jakarta:  Menteri  Hukum  dan  Hak Asasi Manusia RI.
Mhlanga, B. T. 2014, "The role of the National Archives and Records Service of South Africa In Human Rights Promotion and Protection", (752496).
Moleong,  L.  J.  2018, Metodologi  Penelitian  Kualitatif .  38th  edn.  Bandung:  Remaja  Rosdakarya Bandung.
Pemerintah  Republik  Indonesia  2012, Peraturan  Pemerintah  nomor  28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .  Lembaran RI Tahun 2012 nomor 53. Jakarta:Menteri Sekretariat Negara
Williams,  C.  2006, Managing  Archives:  Foundations,  Principles,  and  Practice .  1st  edn.  Oxford: Chandos Publishing.