## Faktor Penyebab Missfile Pada Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit
Wahyuana Amelia Putri 1 , Nabilla Wahyu Nur Aini 2 , Lilis Masyfufah A.S 3 , Nuril Istifadah 4 , Ratih Damayanti 5 , Seliyana 6 , Septanti Wahyu Azizah 7 , Sonieu Ayu Naima Gati 8 , Tahta Pratiwi 9 , Hani Jumrotin 10 , Yessi Priyatini Trisnawati Susia 11 1 STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo Surabaya

## Ameliaputri.ap367@gmail.com

## Abstract
This study was aimed to identified missfile in medical records’ file. Missfile frequenlty happening when storing a medical records’ file, specifically a file that which will borrowed or which will returned that causes the service not going properly. The study was to oversees a health quality service is by giving a quick and appropriate service in medical records’ retrieval. The aim of this study was to analyze missfile factor of medical records’ file. The approach of this study was descriptive, observating a medical records’ file while being storaged were used as the instruments of eliciting data. This article was a review from several journal. After the data was collected and being analyzed, the results showed that there was 70% causative missfile factor (such as; education, age, and length of work) from medical record operator. Another factor that really matters is Standart Operational Procedure and Tracer. Therefore, it is necessary to set up a training and to improve the quality of medical record operator, by adjusting the Standard Operating Procedure (SOP) with work process, and provide the medical records’ file.
Keywords: Education, Standart Operational Procedur, Tracer

## Abstrak
Kegiatan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam saat ini masih ditemukan terjadinya missfile baik berkas yang akan dipinjam maupun dikembalikan yang dapat menyebabkan pelayanan menjadi terganggu. Salah satu upaya dalam menjaga mutu pelayanan kesehatan adalah dengan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat dalam pengambilan berkas rekam medis. Pelaksanaan pelayanan kesehatan tidak lepas dari berkas rekam medis pasien. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis faktor penyebab  missfile berkas rekam medis. Jenis penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan cara mengobservasi kegiatan penyimpanan berkas rekam medis. Artikel ini merupakan review paper dari beberapa jurnal. Setelah data terkumpul dan dianalisis maka diperoleh hasil penelitian yaitu sebesar 70% faktor penyebab missfile adalah karakteristik petugas rekam medis (pendidikan, usia dan lama bekerja). Namun beberapa faktor yang lain adalah SOP dan tracer. Oleh sebab itu perlu mengadakan pelatihan serta meningkatkan tingkat pendidikan petugas rekam medis, melakukan kesesuaian SOP dengan proses kerja dan juga menyediakan tracer berkas rekam medis.
Kata Kunci: Pendidikan, Standar Prosedur Operasional, Tracer

## Pendahuluan
Rumah Sakit sebagai instalasi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna serta menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat instalasi ini dapat menghasilkan data dan informasi dengan kecepatan dan ketepatan yang tinggi. Demi terselenggaranya pelayanan rumah sakit yang baik, maka suatu rumah sakit wajib menyelenggarakan rekam medis (Anunggra Dian Ingwi, 2013).
Pelaksanaan kegiatan di Rumah Sakit dibutuhkan rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang berikan kepada pasien. Catatan tersebut tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi tentang segala tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam pemberian pelayanan kesehatan dari dokter , dokter gigi, dan tenaga kesehatan rekam medis (K. Kesehatan, n.d.).
Berdasarkan beberapa jurnal didapatkan bahwa data dalam satu hari proses pencarian berkas rekam medis (BRM), minimal tiga kali terjadi tidak ditemukannya berkas rekam medis pasien yang
akan berobat. Perlu adanya pengendalian kejadian salah sisip dokumen rekam medis tersebut agar kejadian salah sisip dokumen rekam medis dapat berkurang. Pengendalian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjamin agar setiap kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan apabila terjadi kesalahan dapat dikoreksi sehingga yang diharapkan dapat tercapai (Shinta Yuliana Anastasya, Afandi Dedi, 2018)
Ketidaktepatan penyimpanan berkas rekam medis ( missfile ) dapat menghambat pelayanan kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor- faktor penyebab terjadinya missfile berkas rekam medis. Penelitian tentang missfile dan duplikasi berkas rekam medis dapat memberikan manfaat bagi yang bersangkutan untuk membenahi sistem pada unit rekam medis agar tercapai tertib administrasi serta kesinambungan data rekam medis (Karlina, Putri, & Santoso, 2017).

## Metode Penelitian
Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu dengan cara mengobservasi kegiatan penyimpanan berkas rekam medis. Subjek dari penelitian ini adalah 10 jurnal yang sudah ditelaah untuk mendapatkan data. Data diperoleh dari lembar observasi setelah data diperoleh dilakukan proses pengolahan dengan cara perhitungan presentase.

## Hasil Penelitian
Setelah dilakukan observasi dan melakukan pehitungan data maka didapatkan hasil presentase penyebab missfile dari beberapa jurnal yaitu :
Faktor penyebab Missfile berkas rekam medis Fre- kuensi Presen- tase Man Pendidikan 4 40 Usia 2 20 Lama Bekerja 1 10 Methode Ketidaksesuain SOP 1 10 Machine Tidak adanya tracer 2 20 Jumlah 10 100 Berdasarkan tabel penelitian diperoleh hasil bahwa peyebab missfile berkas rekam medis paling besar
disebabkan oleh faktor Man dengan karakteristik tingkat pendidikan dengan presentase sebesar 40%. Faktor lain yang menyebabkan terjadinya missfile adalah Methode yang berupa SOP tidak sesuai dan Material yang berupa tracer belum tersedia.

## Pembahasan
Hasil penelitian yang dilakukan juga menunjukkan bahwa dalam sehari terjadinya sebanyak 3 berkas yang salah simpan oleh petugas penyimpanan.
Faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab missfile di Rumah Sakit adalah sebagai berikut:
Karakteristik petugas rekam medis di bagian penyimpanan di Rumah Sakit yang dapat mempengaruhi terjadiya missfile yaitu

## Tingkat pendidikan
Dilihat dari hasil penelitian yang sudah dilakukan diketahui bahwa tingkat pendidikan petugas rekam medis mempunyai pengaruh yang cukup besar. Hal ini dikarenakan pendidikan yang tidak sesuai dengan standar dan kompetensi yang seharusnya dilakukan oleh petugas rekam medis. Menurut Permenkes petugas rekam medis dengan tingkat pendidikan minimal D3 Rekam Medis dan Informasi (M. Kesehatan, n.d.). Petugas dengan tingkat pendidikan yang sesuai standar dan memliki kompetensi dapat dengan cepat melakukan dalam pencarian dan pengembalian berkas rekam medis. Umumnya bahwa semakin tinggi pendidikan yang dimiliki akan meningkatkan produktivitas kerja karyawan (Simanjuntak & Sirait, 2018). Hal tersebut terjadi karena para petugas sudah mendapatkan pengetahuan dan pendidikan tentang rekam medis selama menempuh pendidikan. Ditambah petugas dengan tingkat pendidikan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesahatan sering mengikuti pembelajaran diluar lembaga pendidikan seperti seminar yang membuat petugas dengan tingkat pendidikan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesahatan mendapatkan pengetahuan lebih. Berdasarkan hasil pengamatan petugas dengan tingkat pendidikan SMA tanpa melakukan pelatihan mengenai rekam medis menyebabkan petugas tidak memiliki kompetensi yang harus dimiliki oleh perekam medis (Karlina et al., 2017). Petugas dengan tingkat pendidikan SMA hanya mendapatkan pengetahuan dari pengalaman dan informasi yang diberikan oleh petugas dengan tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Oleh sebab itu disarankan petugas
memiliki tingkat pendidikan minimal D3 rekam medis dan informasi kesehatan.

## Usia
Menurut hasil penelitian yang sudah dilakukan usia dapat mempengerahi produktivitas kerja (Kumbadewi, Suwendra, & Susila, 2016). Dari hasil penelitian yang sudah dilakukan diketahui bahwa usia petugas rekam medis juga mempunyai pengaruh terhadap terjadinya missfile . Hal ini dikarenakan usia yang sudah tidak produktif lagi dan beban kerja yang bertambah membuat petugas sering merasa lelah sehingga dapat melakukan kesalahan dalam pencarian ataupun pengembalian berkas rekam medis. Oleh karena itu petugas yang sudah tidak produktif lagi saat bekerja dibantu dengan petugas yang masih berusia produktif.

## Lama Bekerja
Dilihat dari hasil penelitian yang sudah dilakukan Karyawan yang mempunyai pengalaman yang lebih lama akan mempunyai keterampilan yang lebih tinggi (Sulaeman, n.d.). Oleh sebab itu petugas rekam medis yang mempunyai jangka waktu bekerja lebih lama hanya sedikit melakukan kesalahan dalam pengambilan atau pengembalian berkas rekam medis. Hal ini disebabkan karena sudah mempunyai pengalaman lebih banyak. Petugas dengan pengalaman bekerja yang belum lama tentunya belum terbiasa untuk melakukan pekerjaan dibagian pengambilan atau pengembalian berkas rekam medis sehingga hal ini mempengaruhi kelihaian dalam melakukan tugasnya sebagai petugas rekam medis dibagian pengambilan atau pengembalian berkas rekam medis walaupun petugas tersebut adalah lulusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Oleh karena itu dalam melakukan penempatan petugas rekam medis yang baru harus dilakukan orientasi terlebih dahulu dan didampingi oleh pekerja dengan pengalaman kerja lebih lama.
Methode yang dapat mempengaruhi terjadinya missfile di bagian penyimpanan berkas rekam medis adalah ketidaksesuaian proses kerja yang dilakukan petugas rekam medis dengan SOP yang telah dibuat . Hasil pengujian hipotesis ditemukan bukti bahwa standar operasional prosedur berpengaruh positif dan signifikan terhadap produktivitas kerja karyawan (Abdulloh Yayan, 2017). Petugas rekam medis melaksanakan pekerjaan tidak sesuai SOP yang ada hal tersebut dikarenakan petugas mempunyai pemikiran bahwa dengan melakukan pekerjaan
sesuai SOP maka akan membuat pekerjaan petugas semakan lama. Petugas juga kurang menyadari bahwa dengan adanya SOP maka pekerjaan petugas akan semakin mudah. Oleh karena itu setiap petugas diwajibkan menjalankan SOP yang sudah ditetapkan.
Machine yang dapat mempengaruhi terjadinya missfile berkas rekam medis adalah tidak adanya tracer . Tracer sebagai alat bantu dalam melakukan pengambilan ataupun pengembalian berkas rekam medis agar mengurangi kejadian missfile (Anunggra Dian Ingwi, 2013). Tidak adanya tracer tersebut dikarenakan untuk perlengkapan atau bahan pembuatan tracer belum disediakan (Masyfufah & ., 2017). Petugas dengan lama bekerja yang lebih lama mempunyai tingkat pemahaman lebih tentang tata letak berkas rekam medis, sehingga petugas yang sudah mempunyai pengalaman lebih lama tidak memperdulikan aturan rekam medis mengenai tracer . Berbeda dengan petugas baru dan mempunyai tingkat pendidikan rekam medis, mereka akan merasa kesulitan dalam pencarian berkas rekam medis dikarenakan tidak sesuai dengan kaidah rekam medis. Hal tersebut membuat petugas memerlukan waktu yang cukup lama dan juga dapat membuat berkas rekam medis sulit dicari dan ditemukan. Oleh karena itu setiap rumah sakit dibagian penyimpanan berkas rekam medis diwajibkan memiliki tracer untuk mempermudah petugas dalam menjalankan tugasnya

## Simpulan
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa penyebab missfile berkas rekam medis paling besar disebabkan oleh faktor SDM dengan presentase sebesar 70%. Meliputi tingkat pendidikan yang belum sesuai standar dan kompetesi yang ada , usia kerja yang sudah produktif dan lama bekerja petugas rekam medis 10%. Faktor lain yang mepengaruhi terjadinya missfile adalah ketidaksesuaian dalam pelaksanaan SOP  yang membuat petugas kesulitan dalam pengembalian atupun pengambilan berkas rekam medis. dan tidak adanya tracer menyebabkan terjadinya missfile dengan presentase sebesar 20%. Saran dalam penelitian ini adalah meningkatkan kesadaran petugas agar melakukan pekerjaan sesuai SOP yang ada dengan cara memberikan reward kepada petugas yang melakukan pekerjaan sesuai SOP. Memberikan motivasi kepada petugas bahwa SOP dapat memudahkan dalan produktivitas kerja.

## Daftar Pustaka
Abdulloh Yayan, Y. S. A. (2017). Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Dan Pelaksanaan Sistem Shift Kerja Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Dimoderasi Standar Operasional Prosedur (Studi Pada Pt. Pan Maritime Wira Pawitra Jakarta). Jurnal Online Internasional & Nasional , 5 (2), 27–38.
Anunggra Dian Ingwi. (2013). Faktor-Faktor Penyebab  Terjadinya  Missfile  Di  Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Banyumas Tahun 2013 . 1–15.
Karlina, D., Putri, I. A., & Santoso, D. B. (2017). Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis. Jurnal Kesehatan Vokasional , 1 (1),44.https://doi.org/10.22146/ jkesvo.27477
Kumbadewi, L. S., Suwendra, I. W., & Susila, G. P. A. J. (2016). Pengaruh Umur, Pengalaman Kerja, Upah, Teknologi, dan Lingkungan Kerja Terhadap Produktivitas Karyawan. Journal Bisma  Universitas  Pendidikan  Ganesha Jurusan Manajemen , 4 , 1–11. Retrieved from https://ejournal.undiksha.ac.id/index.php/ JJM/article/viewFile/6729/4590
Masyfufah,  L.,  &  .  R.  (2017).  Factors Affecting Implementation of Standard Operating Procedures Tracer of Medical Record of Islamic Hospital Surabaya. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI) , 5 (2), 148–152. https://doi.org/10.33560/.V5I2.170
Shinta Yuliana Anastasya, Afandi Dedi, W. A. (2018).
ANALISIS PENGENDALIAN KEJADIAN SALAH SISIP DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT ISLAM IBNU SINA PEKANBARU TAHUN 2018. Jurnal Ilmu Kesehatan  Masyarakat  (Journal  of  Public Health Sciences) , 7 (1), 1–10.
Simanjuntak, E., & Sirait, L. W. O. (2018). Faktor- Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan Tahun 2017. Ilmiah Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan Imelda , 3 (1), 370–379. Retrieved from http://ojs.stikes-imelda.ac.id/index.php/ jipdik/article/view/48.
Sulaeman, A. (n.d.). Pengaruh Upah dan Pengalaman Kerja  terhadap  Produktivitas  Karyawan Kerajinan Ukiran Kabupaten Subang .