## MERANCANG APLIKASI SISTEM INFORMASI JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART PADA BENGKEL HAFIS MOTOR SPORT
Zulhamdi Apriyadi 1) , Samsinar 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : apriyadiz194@gmail.com 1) , samsinar@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Bengkel  Hafis  Motor  Sport  adalah  suatu  badan  usaha  yang  bergerak  dalam  pelayanan  jasa  service  sepeda motor dan penjualan sparepart dan menjual berbagai jenis aksesoris motor, yang beralamat di Jl. Kota Bambu Utara  1  RT/RW  07/02  No.3,  Jakarta  Barat.  Penulis  melakukan  analisis  mengenai  sistem  jasa  service  dan penjualan  sparepart,  dimana  sistem  sudah  berjalan  pada  Bengkel  Hafis  Motor  Sport  masih  dilakukan  secara manual seperti melakukan pencatatan jasa service, penjualan sparepart dan pembuatan laporan bulanan. Data yang  dikelola  ditransaksi  masih  menggunakan  tulis  tangan,  sehingga  menungkinkan  terjadinya  kesalahan kekeliruan dalam penulisan dan perhitungan. Dengan kemajuan teknologi yang berkembang pesat pada saat ini. Hal  tersebut  menjadi  peluang  untuk  menangani  sebuah  banyak  yang  terjadi  pada  Bengkel  Hafis  Motor  Sport dengan merancang sebuah sistem informasi jasa service dan penjualan sparepart yang terkomputerisasi dengan memanfaatkan terknologi, dan mampu memberi dampak yang positif pada Bengkel Hafis Motor Sport. Sehingga kegiatan  Bengkel  Hafis  Motor  Sport  menjadi  lancar  serta  mampu  bertahan  dan  bersaing  dengan  bisnis  yang lain.  Penulis  mengimplementasikan  dengan  menggunakan  Microsoft  Visual  Basic  2008  dan  menggunakan MySQL  sebagai  databasenya. Penulis berharap dengan adanya  sistem ini seluruh informasi  yang ada  menjadi lebih akurat dan mampu membantu mengatasi masalah yang terjadi.
Kata kunci: Sistem Informasi Jasa Service , Penjualan Sparepart , Bengkel.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  saat  ini  berjalan dengan  sangat  cepat  dan  banyak  sekali  keuntungan yang  bisa  di  hasilkan  dari  perkembangan  teknologi informasi  ini.    Keadaan  yang  saat  ini  banyaknya bengkel yang meningkatkan kinerja dbidang layanan jasa  serta  pengolahan  data  dan  keuangan  denga mudah, lebih cepat, serta akurat. [1]
Dalam  dunia  otomotif,  kegiatan  bisnis  seperti jasa service motor  dan  penjualan  Sparepart  sangat membutuhkan  sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi untuk semua segala aktifitas. [2]
Salah  satu  bengkel  yang  sedang  memajukan usahanya di bidang jasa service motor dan penjualan Sparepart atau  usaha  bengkel  adalah  Hafis  Motor Sport .  Hafis  Motor Sport adalah  sebuah  bengkel yang  menjual  Sparepart  serta  melayani  jasa service motor. Berdasarkan hak ini, penulis akan membuatkan  masukan  dengan  analisis  yang  akan diperbaiki  dengan  membuatkan  sebuah  sistem terkomputerisasi dengan adanya ini proses pengolahan  data  lebih  cepat.  Dalam  penelitian  ini penulis  akan  merancang  sistem  informasi Jasa Service  dan  Penjualan  Sparepart  pada  Bengkel Hafis Motor Sport.
2. METODE PENELITIAN
2.1. Identifikasi
Dalam  penelitian  ini,  penulis  melakukan beberapa  proses  yang  harus  dilkerjakan  dalam mengindetifikasi kebutuhan pada  Hafis  Motor Sport
diantaranya memperoleh pokok pikiran dan motivasi.
2.2. Teknik Pengumpulan Data
Hal yang dilakukan mengidentfikasi permasalahan  yang  akan  diselesaikan  dengan  suatu pengembangan  sistem,  tahap  ni  dilakukan  dengan cara:
1) Wawancara Percakapan  yang  bertujuan  mencari  sebuah informasi  dari  informan  antara  dua  orang  atau lebih yaitu narasumber dan pewawancara.
2) Observasi Penulis  langsung  terjun  mengamatisecara sistematis  tentang  masalah  yang  terjadi  di Bengkel Hafis Motor Sport .
3) Studi Kepustakaan Dalam tahap ini informasi dapat diperoleh dari internet dan buku-buku sebagai referensi.

## 2.3. Teknik Analisis Data
Dalam  tahap  ini  metode  Waterfall  yang digunakan  untuk  penelitian,  karena  metode  ini menggnakan  sistem step by  step atau berurutan dari Analisa, Desain, Pengodean dan Pengujian [3]

## 2.4. Kerangka Pemikiran
Diagram Kerangka pemikiran digunakan untuk memecahkan permasalahan yang ada seperti gamabr dibawah ini:
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Ulasan Singkat Organisasi
Organisasi  adalah  berkumpulan  orang-orang yang  mau  bekerja  sama  dengan  tujuan  yang  sama dan dirumuskan sesuai dengan struktur. Hafis Motor Sport bergerak  pada  bidang  jasa service dan penjualan sparepart motor.

## 3.2 Analisa Masalah
Diagram  ini  disebut  dengan  tulang  ikan  yang berfungsi  untuk  apasaja  factor  yang  mempengaruhi kualitas  dan  mempunyai  akibat  yang  ada  pada sebuah perusahaan. [4]
Pada  gambar  2  menjelaskan  beberapa  masalah yang digambarkan dalam bentuk fishbone diantaranya:  tidak  adanya  SPK,  perhitungan  masih manual,  tidak  adanya  STI,  sulinya  mengetahui  stok dan terlambat dalam pembuatan laporan.

## Gambar 2.  Fishbone Diagram

## 3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses  bisnis  sistem  berjalan  akan  dijelaskan pada Activity Diagram berikut:
1. Proses Penerimaan Service
Pelanggan  datang  langsung  ke  bengkel  dengan kendaraanya, lalu pelanggan memberitahu keluhankepada  staf admin,  staf  admin  menerima keluhan  dari  pelanggan  lalu  memberitahu  ke mekanik  keluhan  dari  pelanggan  dan  mekanik melakukan pengecekan. Apabila tidak rumit mekanik  mulai  mengerjakan,  dan  jika  rumit  staf admin  konfirmasi  ke  pelanggan  motor  harus diinapkan.  Jika  pelanggan  setuju  staf  admin
konfirmasi  ke  mekanik,  kemudian  mekanik  mulai mengerjakan,  jika  tidak  setuju  pelanggan  membawa kembali motornya.
Gambar 3. Proses Penerimaan Service
2. Proses Service
Mekanik  melakukan service sesuai  dengan keluhan pelanggan yang disampaikan ke staf admin, kemudian  bila  ada  sparepart  motor  yang  harus diganti,  mekanik  memberitahu  ke  pelanggan  bahwa ada sparepart motor  yang  harus  diganti,  apabila setuju  mekanik  menanyakan  ke  pelanggan  mau menggunakan sparepart yang  ada  di  bengkel  atau membawa sendiri. Jika membawa sparepart sendiri, maka pelanggan memberikan sparepart ke mekanik, jika  tidak  membawa  sendiri,  mekanik  menanyakan kepada  staf  admin,  staf  admin  mengecek  stok sparepart, jika tersedia staf admin mencatanya pada nota  pembayaran  lalu  memberikan sparepart kepada  mekanik  untuk  dilakukan  pergantian,  jika sparepart tidak  tersedia  staf  admin  konfirmasi  ke pelanggan  bahwa sparepart tidak  tersedia  dan  tidak dilakukan pergantian sparepart.
Gambar 4. Proses Service
3. Proses Pembayaran Service
Mekanik  memberi  tahukan  bahwa  motor  telah selesai  di service ,  staf  admin  mengambil  nota pembayaran  dan  menghitung  jumlah  total  yang harus dibayar oleh pelanggan. Kemudian staf admin memberitahukan  jumlah  yang  harus  dibayar  kepada pelanggan. Pelanggan menerima konfirmasi pembayaran  dari  staf admin.  Kemudian  pelanggan
melakukan  pembayaran  ke  staf admin.  Selanjutnya staf  admin  menyerahkan  nota  pembayaran  tersebut sebagai  bukti  pembayaran  kepelanggan.  Lalu pelanggan terima nota pembayaran dari staf admin.
Gambar 5.  Proses Pembayaran Service
4. Proses Penjualan Sparepart
Pelanggan datang ke bengkel, menanyakan spare part yang ingin di beli kepada staf admin.  Lalu staf admin  mengecek sparepart yang  di  minta  ada  atau tidak.  Jika sparepart yang  di  minta  tidak  ada  maka staf  admin  akan  langsung  konfirmasi  ke  pelanggan. Jika  ada,  staf  menyiapkan sparepart tersebut    dan konfirmasi ke pelanggan. Lalu pelanggan melakukan pembayaran,  staf  admin  akan  membuatkan  nota penjualan sparepart yang  akan  diberikan  ke pelanggan sebagai bukti pembayaran.
Gambar 6. Proses Penjualan Sparepart
5. Proses Pembuatan Laporan
Staf  akan  membuatkan  laporan  pendapatan service  dan  laporan  penjualan  yang  akan  diberikan kepada  pemilik  bengkel,  yang  dapat  dilihat  pada Gambar 7 di bawah ini:
Gambar 7. Proses Pembuatan Laporan
3.4 Analisis Sistem Usulan
Use  case  diagram adalah  menggambarkan seluruh actor dan  bertujuan  untuk  memberi  tau interaksi dalam suatu sistem. [4] a. Pada Use Case Diagram Master menggambarkan  hubungan  user  yang  digambarkan sebagai  aktor  yang  berhubungan  langsung  dengan beberapa use  case seperti Entry Data  Pelanggan, Entry Data  Kendaraan, Entry Data Service , Entry Data Mekanik, dan Entry Data Sparepart .
Gambar 8. Use Case Diagram Master
b. Pada Use Case Diagram Transaksi menggambarkan hubungan user  dengan  pelanggan dan  mekanik  yang  berhubungan  langsung  dengan beberapa use  case seperti Entry Order Service ,
Cetak SPK, Cetak STI, Cetak Nota Pembayaran, dan Cetak Nota Penjualan
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi
c.  Pada Use Case
Diagram Laporan menggambarkan  hubungan  user  dengan  pemilik bengkel berhubungan langsung dengan beberapa use case seperti  Cetak  Laporan Service ,  Cetak  Laporan Ganti Sparepart ,  Cetak  Laporan  Pembayaran Service ,  Cetak  Laporan  Penjualan Sparepart ,  Cetak
Laporan Stock Sparepart ,  dan  Cetak  Laporan Rekapitulasi Sparepart yang sering diganti.
Gambar 10. Use Case Diagram Laporan
3.5 Entity Relationship Diagram
Entiry  Relationship  Diagram merupakan model  yang  menggambarkan  sebuah  proses  bisnis yang terjadi pada sebuah instansi dan menggambarkan  hubungan  antara  entitas  yang diperlukan didalam sebuah sistem. [6]

## Gambar 11. Entity Relationship Diagram

## 3.6 Struktur Tampilan Menu
Pada  Gambar  12  ini  berukut  struktur  menu yang  digunakan  dalam  sistem  jasa service dan penjualan Sparepart pada Hafis Motor Sport .
3.7 Rancangan Layar
1) Form Master
Gambar 13. Rancangan Form Master Entry Data Service
Pada  gambar  13  adalah  form  master  entry  data servis kerndaraan dimana saat staf admin  memilih master  lalu  memilh entry data service maka  akan muncul form master service untuk meng- entry data service apa saja yang ada di bengkel. Kode service akan  muncul  secara  otomatis  setiap  staf  admin akan  mengisi  data service baru.  Setelah  kode service muncul  lalu  staf admin  mengisi  nama service dan  biaya service sesuai  dengan  data bengkel lalu klik tombol simpan untuk menyimpan data yang telah diisi ke dalam database pada tabel service . Jika staf admin ingin mengubah data yang sudah  ada  klik  tombol  cari  untuk  mencari  data service tersebut  pada  tabel service ,  setelah mengklik  data  yang  dicari  maka  data service itu langsung  akan  muncul  pada form ,  setelah  data diubah  lalu  klik  tombol  ubah  untuk  menyimpan perubahan.  Jika  ingin  menghapus  data service yang  sudah  ada  klik  tombol  cari  untuk  mencari data service yang  ingin  dihapus,  setelah  data service muncul klik tombol hapus untuk menghapus data service tersebut dari tabel service . Jika  saat  staf  admin  sedang  meng- entry data service dan tidak untuk meng- input data, maka staf admin  dapat  mengklik  tombol  batal  dan  data  yg sudah  diisi  akan  kosong  kembali  secara  otomatis. Jika  ingin  keluar  dari form master service, staf admin dapat mengklik tombol keluar.
2) Form Menu Utama Transaksi
Pada  gambar  14  adalah  form  Cetak  Nota  Penjualan Saat  ada  pelanggan  yang  akan  membeli sparepart , maka staf admin memilih  menu  transaksi  lalu memilih  cetak  nota  penjualan  maka  akan  muncul form nota  penjualan.  Kode  nota  penjualan  akan muncul  setiap  saat  staf admin  akan  membuat  nota penjualan.  Tanggal  nota  penjualan  muncul  sesuai dengan tanggal pada  saat  itu juga.  Staf Admin akan mengklik tombol cari untuk memilih sparepart yang akan  dibeli  pelanggan  dari database  sparepart . Setelah dipilih, data sparepart akan muncul dan staf admin  akan  mengisi  jumlah  total  yang  dibeli pelanggan  dan  kolom  total  akan  muncul  pada form nota  penjualan  secara  otomatis.  Setelah  terisi  staf admin  akan  mengklik  tombol  tambah  lalu  data sparepart akan  muncul  pada listview dan  data sparepart bisa  dipilih  lebih  dari  satu.  Setiap  data masuk  ke  dalam listview sparepart kolom grand total  akan  muncul  secara  otomatis  berdasarkan  isi dari kolom total. Setelah semuanya terisi staf admin akan  mengklik tombol cetak untuk menyimpan data tersebut terlebih  dahulu  ke database nota  penjualan lalu mencetaknya. Jika saat staf admin sedang meng- entry data  nota  penjualan  dan  tidak  jadi  untuk  di- entry maka klik tombol batal dan data yg sudah diisi akan terhapus secara otomatis. Jika staf admin ingin keluar dari form nota penjualan klik tombol keluar,
3) Form Laporan
Gambar 15. Rancangan FormCetak  Laporan Penjualan Sparepart
Pada  gambar  15  Saat  staf admin  akan  membuat laporan surat perintah kerja untuk pemilik, maka staf admin memilih  laporan  lalu  memilih  cetak laporan  surat  perintah  kerja  maka  akan  muncul form laporan penjualan sparepart .
Periode  dipilih  berdasarkan  tanggal  yang  ingin dicetak  dari  tanggal  berapa  sampai  tanggal berapa.  Setelah  menentukan  tanggal,  staf admin mengklik  tombol  cetak  untuk  mencetak  laporan berdasarkan periode tanggal yang telah dipilih. Jika  ingin  keluar  dari form laporan  penjualan sparepart ,  staf admin  dapat  mengklik  tombol keluar.
3.6. Sequence Diagram
Sequence Diagram yang berfungsi menggambarkan  scenario  yang  digunakan  untuk memberikan  pesan  antar  antara  satu  objek  dengan objek yang lain, dan terjadi pada titik tertentu. a. Entry Data Service
Gambar 16. Sequence Diagram Entry Data Service
b. Cetak Nota Penjualan
Gambar 17. Sequence Diagram Cetak Nota Penjualan
c. Cetak Laporan Penjualan

## 3.7. Hasil Cetakan Transaksi dan Laporan

## Gambar 19. Hasil Cetakan Transaksi STI
Cetakan  ini  berfungsi  sebagai  surat  tanda  motor yang  diinapkan  yang  berisikan  tentang  ini  indetitas pemilik dan dicetak berdasarkan dengan nomor SPK apabila  motor diinapkan. Seperti pada gambar 19  di atas.
Gambar 20. Hasil Cetakan Laporan Rekapitulasi Sparepart yang
sering diganti
Cetakan  yang  berfungsi  untuk  mengetahui Sparepart apa  aja  yang  sering  diganti  pada Hafis Motor  Sport, dan  data  yang  ditampilkan  nama sparepart  dan  total  sparepart  yang  diganti  dan terdapat juga table seperti pada gambar 20 diatas.

## 4. KESIMPULAN
Hasil dari penelitian penulis, dapar disimpulkan beberapa kesimpulan sebagai beriku:
a. Dibuatkannya  surat  perintah  kerja,  agar mencegah  kesalah  pahaman  antara  staf  admin dengan mekanik.
b. Merancang  sebuah  program  yang  digunakan untuk  menghitung  biaya  untuk  mempermudah kinerja.
c. Dibuatkannya  program  yang  berfungsi  untuk mengetahui stock barang agar pemilik mengetahui ada berapa stock yang tersisa.
d. Dibuatkannya sistem laporan, guna mempercepat dalam pembuatan laporan karena semua data tersimpan dalam database .
e. Dibuatkannya  sistem  yang  dapat  mencetak surat  tanda  inap,  supaya  pelanggan  percaya akan kendaraannya yang diinapkan.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1]  Saputra,  Y.,  Setyorini,  R.  (2015), Pengaruh Kualitas Pelayanan Service Motor Terhadap  Kepuasan  Konsumen  Pada  Gti Motor , e-Proceeding of Management, II (3), 1-8. [2]  Perkasa,  M.  Y.,  Asep  Deddy,  Partono  2014,
Perancangan Aplikasi Penjualan Sparepart Pada  Bengkel  Fajar  Motor  Menggunakan Metode Berorientasi Objek , Sekolah Tinggi Teknologi  Garut.  Vol  11  No.  1,  ISSN: 2302-7339.
[3]  Rosa  A.S  dan  M.  Shalahuddin.  2014. Model SDLC air terjun (waterfall ).
[4]  Yasin,  V.  (2012). Rekayasa  Perangkat  Lunak Berorientasi Objek : Pemodelan, Arsitektur dan  Perancangan. Bogor:  Mitra  Wacana Media.