## Sumbangsih Perangkat Lunak Dalam Pengendalian Manajemen Proyek Perangkat Lunak
Yusuf Amrozi 1 ,Moh. Wafiyul Ahdi 2 , Kamal Abdul Aziz 3 123 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Sunan Ampel Surabaya 1 yusuf.amrozi@uinsby.ac.id, 2 wafiyulahdi8@gmail.com, 3 kamal@gmail.com

## ABSTRAK
Pengerjaan suatu proyek bisa dikatakan berhasil apabila pelaksanaan dan pengendalian yang sangat bagus agar terhindar dari kegagalan suatu proyek. Dengan adanya perkembangan perangkat lunak pada bidang manajemen proyek, kini para manajer proyek dapat memanfaatkan hal tersebut untuk menyelesaikan suatu proyek dengan lancar. Manfaat yang dapat dirasakan dalam penggunaan perangkat lunak untuk membantu pengerjaan proyek adalah meningkatnya kualitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian suatu proyek. Tujuan dari  jurnal ini adalah untuk  menggali lebih dalam mengenai sebesar apa sumbangsih dari perangkat lunak terhadap pelaksanaan manajemen proyek. Kesimpulan yang bisa didapat adalah bahwa perangkat lunak memiliki kemudahan dalam akses  dan  manfaat  dalam  pelaksanaan  manajemen  proyek  sehingga  pelaksanaan  proyek  menjadi lancar tanpa adanya kegagalan.
Kata  kunci: sumbangsih,  perangkat  lunak,    manajemen,  proyek,  manajemen  proyek,  sistem informasi.

## ABSTRACT
The execution of a project can be said to be successful if the implementation and control are very good in order to avoid the failure of a project. With the development of perangkat lunak in the field of project management, project managers can now take advantage of this to complete a project smoothly.  The  benefits  that  can  be  felt  in  using  perangkat  lunak  to  help  with  project  work  are improving  the  quality  of  Planning,  implementing  and  controlling  a  project.  The  purpose  of  this journal is to dig deeper into the extent of the contribution of perangkat lunak to the implementation of project management. The conclusion that can be obtained is that the perangkat lunak has easy access and benefits in the implementation of project management so that project implementation is smooth without failure.
Keywords: contribution, perangkat lunak, management, project, project management, information system.

## 1. PENDAHULUAN
Kemajuan dalam kegiatan industri konstruksi saat ini pada beberapa aspek tentu memerlukan manajemen  atau  pengolahan  yang  dituntut  memiliki  kinerja,  kecermatan,  keekonomian, keterpaduan, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir sesuai harapan [5].
Untuk itu dibutuhkan yang namanya manajemen proyek. Manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknik yang terbaik dengan sumber daya terbatas untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapat hasil yang optimal dalam hal  kinerja,  biaya,  mutu  dan  waktu  serta  keselamatan  kerja  [6].  Dalam  hal  ini,  perangkat  lunak sebagai  salah  satu  produk  Teknologi  Informasi  ikut  memberi  sumbangsih  sehingga  tercipta manajemen proyek perangkat lunak.
Manajemen  Proyek  perangkat  lunak  adalah  manajemen  proyek  yang  berfokus  kegiatan mengambangkan perangkat lunak. Sifat manajemen proyek haruslah memenuhi hal-hal ini:
a.  Menyelesaikan masalah,
b.  Mengerjakan sesuatu hingga selesai,
c.  Memiliki batas waktu mulai dan selesainya,
d.  Membutuhkan resource atau sumber daya dan waktu,
e.  Bagi beberapa orang merupakan kesempatan ( opportunity ) dan menarik [1].
selain itu proyek perangkat lunak memiliki tiga karakteristik yang membedakannya dengan proyek lain, yaitu:
a. invisibility yaitu bentuk fisik suatu proyek TI pada kasus tertentu menjadi tidak terlihat, hal ini mengakibatkan kesulitan dalam melihat kemajuannya.
b. complexity yaitu  Sebuah  suatu  proyek  TI  yang  memiliki  kompleksitas  tinggi,  hal  ini membuat sedikit perubahan dapat mempengaruhi bidang proyek yang lain.
c. Flexibility yaitu suatu proyek TI yang hanya menjadi pendukung bagi komponen lain pada lingkungan kerja.
Hal ini mengacu pada kenyataan bahwa proyek IT dan keberadaan proyek IT adalah sarana pendukung bagi komponen lain dalam suatu lingkungan kerja. Dengan demikian proyek IT dapat dikatakan memiliki derajat perubahan yang tinggi ( high degree of change ) [4].
Mengolah manajemen proyek perangkat lunak juga bukanlah hal yang mudah. Menurut survei yang  dilakukan  oleh Standish  Group pada  tahun  2014,  menunjukkan  bahwa  tingkat  kesuksesan proyek perangkat lunak sangatlah rendah, yaitu sekitar 16,2% dari 8.380 proyek, dimana 52,7% dari proyek akan menambah biaya sampai 189% dari biaya awal. Kegagalan disebabkan oleh beberapa hal,  diantaranya:  kurangnya  rencana  dan  estimasi,  kurangnya  standar  dan  pengukuran  kualitas, kesalahan dalam pengambilan keputusan organisasional, kurangnya teknik dalam membuat progres yang nampak, kurang jelasnya pembagian tugas, serta kesalahan dalam memutuskan kriteria sukses [3].
Untuk  itu  sebuah  proyek  perangkat  lunak  perlu  dikelola.  Pengelolaan  itu  berupa  persiapan pekerjaan,  pelaksanaan  rencana,  mengendalikan  proyek  tersebut  dan  terakhir  menutup  proyek dengan sebuah kesimpulan, yaitu sukses. Secara lebih sistematis, berikut adalah tahapan-tahapan proyek:
Gambar 1. Tahapan-tahapan Proyek [7]
a. Initiating yaitu proyek sedang dalam proses untuk dipilih/disetujui, disponsori, didanai, dan diluncurkan.
b. Planning yaitu  perencanaan  proses  yang  berulang.  Perencanaan  pada  dasarnya menggambarkan proses bagaimana proyek akan dilaksanakan hingga selesai.
c. Executing yaitu proses setelah proyek direncanakan, tim proyek memulai pekerjaannya.
d. Controlling yaitu  saat  selama  tim  proyek  mengerjakan  tugasnya,  project  manager  akan mengontrolnya.
e. Closing yaitu  saat  setelah  proyek  diselesaikan  project  manager  akan  menutup  proyek perangkat lunak. Banyak proyek gagal di awal, bukan di akhir. Artinya, persiapan adalah bagian  yang  sangat  penting  bagi  proyek  perangkat  lunak.  Persiapan  diwujudkan  dalam bentuk perencanaan proyek. Tulisan ini menjelaskan poin kedua yaitu Planning [7].
Dalam  tahapan  proyek,  perangkat  lunak  juga  sangat  berperan  dalam  membantu  proses berjalannya tahapan-tahapan dalam proyek sebagai pengendali terhadap proyek yang dikerjakan. Perangkat lunak yang digunakan dalam manajemen proyek perangkat lunak berupa aplikasi yang terintegrasi dan memiliki fitur yang lengkap sehingga dapat banyak membantu dalam pelaksanaan manajemen proyek perangkat lunak. Beberapa contoh perangkat lunak yang memiliki integrasi dan berfitur  lengkap  dalam  menjalankan  manajemen  proyek  seperti; Zoho  project,  Liquid  Planner, Smartsheet, Microsoft Project dan sebagainya. Pada perangkat lunak tersebut memiliki pengaturan yang mudah dan penggunaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan dalam menjalankan manajemen proyek dengan baik dan dapat menghindari kegagalan di hasil akhir dalam pengerjaan manajemen proyek.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempublikasi mengenai sumbangsih perangkat lunak sebagai  salah  satu  unsur  yang  sangat  berguna  dan  dibutuhkan  dalam  proses  manajemen  proyek. Bukan  hanya  itu,  kami  juga  bermaksud  menjadikan  penelitian  ini  sebagai  dasar  untuk mengendalikan sumber daya, proses penyelesaian dan keuntungan dalam manajemen proyek dengan menggunakan perangkat lunak.
Manfaat  penelitian  ini  adalah  dapat  menjadi  bahan  literatur  serta  referensi  dalam  hal pelaksanaan  manajemen  suatu  proyek.  Manfaat  lain  yang  dapat  diberikan  adalah  dapat  memberi kemudahan dalam menyelesaikan suatu masalah yang terjadi pada pengerjaan suatu proyek sehingga dapat meminimalisasi kegagalan suatu proyek.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  proses  pengerjaan  jurnal  ini  adalah  deskriptif kualitatif, dimana penelitian kami menampilkan hasil data apa adanya tanpa proses manipulasi atau perlakuan lain dalam penelitian ini.
Dalam metode pengumpulan data, teknik yang kami gunakan adalah studi literatur. Dengan kata lain,  data yang kami peroleh dalam pengerjaan jurnal ini berasal dari sumber literatur yang relevan.  Kami  mempelajari  beberapa  teori  yang  berkaitan  tentang  manajemen  proyek  perangkat lunak dari beberapa buku, jurnal, dan website terpercaya yang memiliki hubungan dengan penelitian ini.
Sedangkan  teknis  analisis  data  yang  kami  gunakan  adalah  analisis  kualitatif.  Kami mengorganisasikan  data,  memilah-milahnya  menjadi  satuan  yang  dapat  dikelola, mensintesiskannya,  mencari  dan  menemukan  pola,  menemukan  apa  yang  penting  dan  apa  yang dipelajari dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebelum  mengenal  lebih  jauh  mengenai  sumbangsih  perangkat  lunak  manajemen  proyek perangkat  lunak,  ada  baiknya  mempelajari  terlebih  dahulu  pemahaman  umum  mengenai  makna judul  sumbangsih  perangkat  lunak  manajemen  proyek  perangkat  lunak.  Pemahaman  umum  ini dimaksudkan agar pembaca memiliki pemikiran yang sama dengan penulis mengenai makna judul.
Pemahaman  umum  pertama  adalah  mengenai  apa  itu  sumbangsih  perangkat  lunak. Sumbangsih memiliki arti sokongan; bantuan (berupa pemberian karangan, uang, dsb) sebagai tanda kasih. Lalu arti dari perangkat lunak perangkat program, prosedur, dan dokumen yang berkaitan dengan suatu sistem komputer. Pemahaman yang dapat diambil dari makna sumbangsih perangkat lunak adalah sebuah sokongan atau bantuan dari seperangkat program yang berkaitan dengan suatu sistem komputer.
Pemahaman  umum  selanjutnya  adalah  mengenai  manajemen  proyek  perangkat  lunak. Manajemen  adalah  penggunaan  sumber  daya  secara  efektif  untuk  mencapai  sasaran.  Sedangkan Manajemen  proyek  adalah  sebuah  disiplin  keilmuan  dalam  hal  perencanaan,  pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. lalu ada pemahaman  umum  mengenai  manajemen  proyek  perangkat  lunak.  Pemahaman  dari  pernyataan diatas mengenai manajemen proyek perangkat lunak adalah suatu penggunaan sumber daya dalam hal perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan untuk mencapai tujuan suatu proyek dengan bantuan dari rekayasa perangkat lunak.
Dari  Dari  pemahaman  diatas,  dapat  diketahui  bahwa  maksud  dari  penulis  adalah  untuk membuat jurnal mengenai sokongan atau bantuan dari seperangkat program sistem komputer untuk memanfaatkan  sumber  daya  dalam  hal  pengendalian,  perencanaan,  pengorganisasian  dan pengelolaan untuk mencapai tujuan suatu proyek dengan bantuan dari rekayasa perangkat lunak..
Dalam  setiap  pelaksanaan  manajemen  proyek,  tentu  ada  suatu  masalah  yang  timbul  karena ketidakpastian merupakan suatu hal yang pasti dalam melaksanakan suatu proyek. Hal ini lah yang menjadi  sebab  suatu  proyek  menjadi  tidak  berkembang.  Sebut  saja  beberapa  contoh  seperti kemunduran waktu penyelesaian suatu proyek, sumber daya yang tidak cukup, kerumitan dalam melaksanakan suatu proyek, pembengkakan biaya dan sebagainya.
Cara mengatasi masalah yang timbul dalam manajemen proyek perangkat lunak adalah dengan menggunakan risk plan . Risk plan adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh project manager untuk meramalkan risiko, melakukan estimasi dari dampak risiko, dan mendefinisikan respon yang akan dilakukan untuk menangani risiko tersebut. Langkah-langkah berikut dapat menjadi acuan untuk mendapatkan Risk plan :
a.  Pembahasan  resiko  potensial.  Project  manager  akan  memimpin  sebuah  sesi/rapat  untuk mengidentifikasikan  masalah-masalah  yang  mungkin  akan  muncul.  Anggota  tim  akan dipancing  untuk  mengemukakan  resiko-resiko  yang  terpikirkan.  Project  manager  akan menuliskannya  di  papan  tulis  setiap  ada  yang  mengemukakan  pendapat  yang  relevan. Sedikit  pendapat  mungkin  akan  muncul  pada  awalnya,  kemudian  berlanjut  dengan tanggapan  yang  susul-menyusul  hingga  akhirnya  suasana  mendingin  sampai  akhirnya pendapat terakhir diutarakan. Resiko yang dimaksud disini adalah risiko spesifik. Jika suatu resiko dirasa belum spesifik maka project manager akan memancing agar permasalahan disampaikan  secara  lebih  spesifik.  Sumber  masalah  yang  baik  lainnya  adalah  asumsi- asumsi  yang  muncul  ketika  membuat vision and scope dan  melakukan  estimasi  dengan metode Wideband Delphi .
b.  Estimasi dampak tiap resiko/masalah. Tim akan memberikan rating untuk setiap resiko. Nilainya berkisar dari 1 (masalah dengan resiko kecil) hingga 5 (masalah dengan resiko besar, kemungkinan munculnya besar, mungkin menghabiskan biaya besar dan sulit untuk membereskannya);
c.  Buat  sebuah  risk  plan.  Tim  akan  mengidentifikasi  langkah-langkah  yang  akan  diambil untuk mengatasi masalah-masalah yang akan muncul tersebut, dimulai dari resiko bernilai 5. [1]
Cara lain untuk mengatasi masalah pada manajemen proyek perangkat lunak adalah dengan menggunakan  salah  satu  model  pengembangan  rekayasa  perangkat  lunak  yaitu  model waterfall . Model  ini  bertujuan  untuk  meminimalisasi  kerja  ulang.  Secara  lebih  sistematis,  tahapan-tahapan proyek dapat dilihat pada gambar 2:
Gambar 1. Model Waterfall
Model waterfall memiliki beberapa tahap sebagai berikut:
a. System Feasibility yaitu studi kelayakan dengan menentukan konsep yang diperlukan bagi produk piranti lunak serta menentukan daur hidup dari proyek.
b. Software  Plans  and  Requirements yaitu  spesifikasi  fungsi,  tampilan,  dan  kinerja  yang dibutuhkan dari produk piranti lunak secara rinci.
c. Product Design yaitu spesifikasi dari seluruh rancangan piranti lunak dan perangkat keras, struktur  pengendalian,  dan  struktur  data  bagi  produk  dan  komponen  lainnya  yang diperlukan sebagai dokumen bagi user dan tahap pengujian.
d. Detailed Design yaitu spesifikasi dari seluruh rancangan struktur pengendalian, struktur data,  hubungan  tampilan  ukuran,  kunci  algoritma,  dan  asumsi  bagi  setiap  komponen program.
e. Code yaitu komponen program secara keseluruhan.
f. Integration yaitu penyatuan masing – masing fungsi komponen agar piranti lunak dapat bekerja seharusnya.
g. Implementation yaitu operasional kerja dari piranti lunak termasuk tugas, konversi data, instalasi, dan pelatihan user.
h. Operations and Maintenance yaitu perawatan bagi sistem yang telah dibuat [7].
Manfaat dari sumbangsih perangkat lunak dalam pelaksanaan manajemen proyek dapat kita rasakan  secara  langsung  dengan  menilik  beberapa  contoh  implementasi  penggunaan  aplikasi perangkat lunak yang mendukung untuk pembuatan manajemen proyek. Mulai dari perencanaan sampai pada pengendalian suatu manajemen proyek. Sehingga dapat menyelesaikan suatu masalah yang mungkin terjadi.
Kami mengambil contoh aplikasi untuk manajemen proyek yaitu Zoho Project . Dibandingkan dengan  aplikasi Microsoft  Project yang  sangat  banyak  dipergunakan  pada  banyak  proyek, Zoho Project memiliki keunggulan dan kemudahan dari beberapa sisi seperti harga aplikasi, kemudahan pemasangan  dan  perawatan  ( maintenance ),  dan  kebutuhan  perusahaan  ( user )  hanya  dibagian aplikasi manajemen proyek [2].
Alur pemakaian dari Zoho Project ini terbilang mudah, namun tentu masih diperlukan tenaga ahli  untuk  menanganinya.  Hal  pertama  adalah  pelanggan  ( customer )  dengan  suatu  permintaan service generator melakukan panggilan ke instansi yang menggunakan perangkat lunak ini untuk
melaksanakan  manajemen  proyek  dan  direspon  bagian  sales,  lalu  bagian  sales  memasukan  data pelanggan, data generator dan data service yang dibutuhkan kedalam sistem. Field Service akan melakukan  perencanaan service dengan  mempergunakan  template  yang  telah  dipersiapkan.  Pada template  tersedia  semua  ruang  lingkup  pekerjaan  ( scope  of  work/pekerjaan )  yang  sesuai  dengan permintaan, serta standard operating procedure (SOP) untuk semua pekerjaan yang ada. Pada setiap pekerjaan akan ditugaskan teknisi yang harus mengerjakan pekerjaan ini. Secara langsung semua pekerjaan ini terkirim melalui email dan aplikasi Zoho Project . Apabila teknisi menerima/sanggup untuk melakukan pekerjaan ini, maka dia akan melakukan pekerjaan acknowledgement dan semua orang yang ada pada sistem juga akan melihat setiap perubahan yang terjadi pada sistem [2]. Hal ini dapat  mengurangi  beban  dari  manajer  proyek.  Sehingga  kontrol  kualitas,  pengadaan  bahan,  dan pengiriman  tenaga  bantuan  dapat  dilakukan  dengan  baik.  Dengan  begitu,  keterlambatan penyelesaian proyek dapat dihindari.
Setelah semua pekerjaan telah dilakukan dengan baik, laporan pekerjaan dapat juga dimasukan kedalam sistem, sehingga laporan pekerjaan perbaikan hanya perlu mengumpulkan semua data yang ada dalam sistem. Setelah proses pekerjaan perbaikan selesai, teknisi akan melakukan closing pada sistem  dengan  melampirkan  tanda  selesai  pekerjaan  yang  ditandatangani  oleh  pelanggan.  Secara otomatis bagian sales melakukan tagihan ke pelanggan [2].
Meskipun  dengan  bantuan  perangkat  lunak  dapat  membantu  penyelesaian  proyek  menjadi lebih mudah, ada beberapa hal yang mesti diperhatikan lagi. Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah  perlunya  wawasan  yang  cukup  luas  tentang  aktivitas  pekerjaan  proyek  terutama  dalam proyek berskala besar dengan memahami kemajuan penggunaan teknolog konstruksi yang dewasa ini berkembang demikian pesatnya. Lalu hal yang kedua adalah monitoring dan evaluasi berkala sangat  diperlukan  untuk  menjaga  kinerja  proyek  agar  sesuai  dengan  jadwal  rencana  dan  dapat mengantisipasi  keterlambatan  kerja  yang  mungkin  terjadi  selama  pengerjaan  proyek.  Hal  yang terakhir  adalah  menggunakan  perangkat  lunak  untuk  pengelolaan  proyek  tidaklah  cukup  hanya berbekal  pengetahuan  mengoperasikan  program  saja,  namun  perlu  dibekali  dengan  pemahaman dalam proses pengolahan data manajemen konstruksi [8].

## 4. KESIMPULAN
Pada  waktu  pengerjaan  suatu  proyek,  sering  terjadi  suatu  masalah.  Hal  yang  sering  terjadi adalah  tidak  adanya  update  status  pekerjaan  yang  dilakukan  oleh  teknisi.  Hal  ini  lalu  menjadi tanggungan  manajer  proyek.  Untuk  menyelesaikan  masalah  ini  diperlukan  waktu  yang  terbilang lama. Hal ini lah yang menjadi salah satu penyebab mundurnya waktu penyelesaian proyek. Opsi jalan keluar yang bisa dipilih adalah dengan menggunakan bantuan dari perangkat lunak. Dengan menggunakan  perangkat  manajemen  proyek,  secara  tidak  langsung  kita  seperti  mengumpulkan orang-orang  yang  terlibat  dalam  suatu  proyek  dalam  satu  tempat  sehingga  koordinasi  untuk menyelesaikan permasalahan proyek menjadi lebih baik. Dengan begitu para tenaga kerja akan dapat lebih  efektif  dalam  melakukan  pekerjaan  dan  tidak  adanya  batasan  jarak  karena  bantuan  dari perangkat lunak.
Manfaat  yang  diperoleh  dari  penggunaan  aplikasi  perangkat  lunak  untuk  menyelesaikan manajemen proyek adalah terkontrolnya sumber daya, material, biaya dan waktu pengerjaan proyek. Hal ini lebih baik dibandingkan menggunakan cara konvensional. Penggunaan yang mudah dengan hasil  yang  mendekati  sempurna  menjadikan  perangkat  lunak  sebagai  sumbangsih  yang  cukup berpengaruh dalam penyelesaian suatu proyek.
Meskipun  penggunaan  dari  perangkat  lunak  manajemen  proyek  terbilang  mudah,  masih dibutuhkan keahlian lain untuk menyelesaikan proyek seperti wawasan yang luas tentang aktivitas pengerjaan proyek dan pemahaman dalam pengolahan data. Lalu monitoring juga menjadi aspek penting untuk menjaga kinerja proyek agar sesuai jadwal..

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Arifin, Furry. 2011. ‘Manajemen Proyek Perangkat Lunak.’ Jurnal ComTech 2. 1, 284-295.
[2]  Ivan, Bernadus & Munggana, Wira. 2013. ‘Implementasi Aplikasi Manajemen Proyek di PT GLOBAL TWIN STAR Menggunakan ZOHO Project.’ Jurnal Sistem Informasi 4. 2, 65-68.
[3]  Munir. (2015). Manajemen Proyek Perangkat Lunak. Bandung: UPI Press.
[4]  Primawati, Alusianti & Mustari, Dewi. 2013. ‘Analisis Manajemen Proyek Perangkat Lunak Sistem Informasi Akuntansi Pada Biro Sistem Informasi Pt. X.’ Jurnal Sistem Informasi 9. 2, 101-106.
[5]  Ratri Wahyuning, Ika. 2014. ‘Penetapan Alternatif Pelaksanaan Proyek Berdasarkan Kriteria Biaya Pada Pembangunan Sarana Dan Prasarana Komplek Islamic Center di Sampit.’ Jurnal Teknik Sipil Untag Surabaya 7. 1, 39-52.
[6]  Sufa’atin  .2017.  ‘Implementasi  Probability  Impact  Matrix  (PIM)  Untuk  Mengidentifikasi Kemungkinan dan Dampak Risiko Proyek.’ Jurnal Sistem Informasi 8. 1, 43-47.
[7]  Tim  Dosen.  (2015).  Modul  Manajemen  Proyek  Perangkat  Lunak.  Yogyakarta:  Universitas Mercu Buana.
[8]  Wowor  Noktavian,  Fransisko.  dkk.  2013.  ‘Aplikasi  Microsoft  Project  dalam  Pengendalian Waktu Pelaksanaan Pekerjaan Proyek.’ Jurnal Sipil Statik 1. 8, 543-548.