## SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN PEMERINTAH DESABERBASIS WEBSITE STUDI KASUS KANTOR BALAI DESAKENDALKEMLAGI KECAMATAN KARANGGENENG KABUPATEN LAMONGAN
Putra Samudra 1) , Siti Mujilahwati 2) , M.Ghofar Rohman 3)
1)Program Studi Teknik Sipil,Teknik Elektro,Teknik Informatika Universitas Islam Lamongan 2) Dosen Fakultas Teknik Prodi Teknik.... Universitas Islam Lamongan
3) Dosen Fakultas Teknik Prodi Teknik.... Universitas Islam Lamongan
Email : Samoedra99@gmail.com 1) , Modjee@gmail.com 2) M.Ghofarohman@Unisla.ac.id 3)

## ABSTRAKS
Dalam  pemerintahan  desa  ditemukan  beberapa  permasalahan,  mulai  dari  pelayanan  surat  keluar  yang kurang  rapi,  pembuatan  laporan  registrasi  kependudukan  hingga  kesulitan  dalam  pembuatan  rencana  anggaran pendapatan  dan  belanja  desa.  Untuk  menyelesaikan  permasalahan  yang  ada,  maka  dibuat  sebuah  Sistem Administrasi  Pelayanan  Pemerintah  Desa  (SAPPDESA)  Berbasis Website menggunakan  metode waterfall. Metode waterfall ini  merupakan  metode  yang  digunakan  dalam  sebuah  perancangan  perangkat  lunak. Website adalah  suatu halaman  web yang  saling  berhubungan  dan  berisikan  kumpulan  informasi  yang  disediakan  secara perorangan, kelompok, atau organisasi.  Dalam aplikasi  ini disediakan  beberapa  jenis surat keterangan  maupun formulir  kependudukan  yang  disediakan  oleh  pemerintah  desa  setempat  yang  dapat  diajukan  oleh  masyarakat tanpa  harus  datang  ke  kantor  balai  desa.  Tujuan  utama  dari  pembuatan  sistem  ini  adalah  untuk  mendukung program pemerintah dalam meningkatkan pelayanan publik kepada  masyarakat. Ada beberapa fitur utama yang ada  dalam  aplikasi,  yaitu  memiliki  nomor  surat  yang  didesain  otomatis,  penomoran  tanggal,  serta  memiliki seluruh surat yang disediakan di Kantor Balai Desa.
Kata Kunci : Sistem Administrasi, Website Desa, Sappdesa

## ABSTRACT
In the Government of the village found some problems, ranging from the outgoing mail service which is less tidy, making residency registration to report difficulty in making the plan of budget revenue and expenditure of  the  village.  To  resolve  the  problems  that  exist,  it  is  created  a  system  of  Administrative  Service  of  the Government of the village (SAPPDESA) based on websites using the method waterfall.  the waterfall method is a the method used in a design software. The website is a web page that contains a collection of interconnected and  information  is  provided  for  individual,  group,  or  organization.  In  this  application  provided  some  type  of form or certificate of residence provided by the local village government that may be filed by the public without having to come to the Office of the village hall. The main objective of the creation of this system is to support the Government in improving public services to the community. There are several key features that exist in the application, that has a number of mail-designed automatic numbering, date, as well as having the entire letter is provided at the Office of the village Hall.
Keyword : Administration System, Village Website, Sappdesa

## PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan memuat mengenai Latar Belakang,  dan  Tujuan  serta  Kegunaan  Hasil Penelitian.  Dimana  muatan-muatan  tersebut dijelaskan sebagai berikut:
Pada  dasarnya  administrasi  kependudukan merupakan  sub  sistem  dari  adminstrasi  negara, yang memiliki peran penting dalam pemerintahan dan penyelenggaraan administrasi
kependudukan.  Dalam  proses  administrasi kependudukan  sering  menuai  masalah,  karena sistem  administrasi  pemerintahan  desa  yang berjalan  saat  ini  masih  menggunakan  sistem manual. Dengan pemanfaatan teknologi informasi  saat  ini  dapat  digunakan  untuk membangun sebuah sistem administrasi kependudukan  yang  akurat,  terpercaya  dan up to  date .  Maka  dalam  penelitian  ini  akan dirancang  sebuah  sistem  administrasi  desa
berbasis website dengan  menggunakan  metode waterfall .  Karena website dirasa  paling  cepat, efektif  serta  efisien  untuk  mendukung  program pemerintah  desa  dalam  rangka  meningkatkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat.
Tujuan  yang  ada  pada  penelitian  ini  adalah untuk  membuat  sebuah  sistem  administrasi pemerintah  desa  berbasis  website  dengan menggunakan metode waterfall untuk menyelesaikan  permasalahan  yang  ada  dalam penelitian ini.
Manfaat  dari  pembuatan  aplikasi  ini  akan dirasakan  oleh  warga  dan  pemerintah  desa setempat.  Masyarakat  desa  akan  dimudahkan untuk  mengajukan  surat  keterangan  maupun formulir  kependudukan  serta  petugas  registrasi yang ada di kantor balai desa akan mendapatkan  informasi  laporan  administrasi secara  cepat,  efektif  dan  efisien  sesuai  dengan data yang telah diajukan oleh warga.

## Tinjauan Pustaka/Referensi
Dalam  bab  ini  terdapat  beberapa  teori  yang mendukung penelitian ini, diantaranya adalah :
Menurut  Agus  (2015,  h.10),  Administrasi desa  adalah  keseluruhan  proses  kegiatan pencatatan  data  dan  informasi  mengenai penyelenggaraan  pemerintahan  desa  pada  buku administrasi desa.  Administrasi desa ditetapkan dengan  Keputusan  Menteri  Dalam  Negeri  akan tetapi  teknis  pelaksanaan  dan  pembinaan operasionalnya  ditetapkan  dengan  Keputusan Bupati  berdasarkan  UU  No.  32  Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.
Menurut  Agus  (2015,  h.22),  Anggaran Pendapatan  dan  Belanja  Desa  (APBDesa) merupakan rencana keuangan tahunan pemerintahan  desa  dan  memerlukan  Peraturan Bupati/Walikota  untuk  mengatur  mengenai pengelolaan keuangan desa. Pengelolaan keuangan  desa  adalah  keseluruhan  kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan desa.
Menurut  Rosa  dan  M.  Salahudin.  (2013,  h. 1),  Rekayasa  Perangkat  Lunak  adalah  sebuah profesi yang dilakukan oleh seorang perekayasa perangkat  lunak  yang  berkaitan  dengan pembuatan dan pemeliharaan aplikasi perangkat lunak dengan menerapkan teknologi dan praktik dari  ilmu  komputer,  manajemen  proyek,  dan bidang-bidang  lainnya.  Dalam  penelitian  ini akan  menggunakan  metode waterfall yang  ada
dalam rekayasa perangkat lunak untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Gambar 1  merupakan  sebuah  model  air  terjun  akan memacu  tim  pengembang  untuk  merinci  apa yang seharusnya perangkat lunak lakukan.

## Gambar 1 Model Waterfall
Menurut  didik  (2013,  h.1),  merupakan sebuah software yang  akan  dijadikan  sebagai perangkat  lunak  acuan  dalam  pembuatan aplikasi administrasi desa ini. Dalam penelitian ini  akan  dibuat  sebuah  aplikasi  administrasi desa  berbasis  website.  Dalam  penelitian  ini akan  dikembangkan  mulai  dari  perbaikan sistem  yang  berjalan,  tampilan  aplikasi,  tingkat keamanan  aplikasi,  serta  peningkatan  dalam kemudahan  penggunaannya.  Dalam  penelitian ini  nomor  surat  akan  dibuat  secara  otomatis sesuasi  dengan  urutan  terakhir,  sehingga penggua  tidak  memasukkan  nomor  secara manual.

## PEMBAHASAN
Dalam  bab  ini  berisi  mengenai  beberapa pembahasan  yang  ada  dalam  penelitian  ini, diantaranya adalah :
Dalam tahapan  analisa  sistem  yang  sedang berjalan,  ditemukan  bahwa  sistem  registrasi kependudukan  yang  berjalan  di  Kantor  Balai Desa  masih  kurang  rapi  atau  tidak  teratur. Terbukti  dari  banyaknya  pencatatan  arsip penduduk yang tidak dibedakan antara kategori yang  satu  dengan  yang  lainnya.  Seluruh pelayanan  akan  ditulis  dalam  sebuah  buku  dan tidak dibedakan sesuai dengan kategori masing- masing saat dilakukan pencarian data.
Pembuatan  aplikasi  ini  sangat  dibutuhkan dalam  sistem  administrasi  yang  berjalan  di Kantor  Balai  Desa.  Dalam  sebuah  sistem adminitrasi dibutuhkan kecepatan serta
ketepatan  pengolahan  data  sampai  laporan, yang  bertujuan  untuk  dapat  meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh petugas registrasi  yang  bertugas  di  Kantor  Balai  Desa. Sehingga  ikut  mendukung  program  pemerintah pusat  untuk  meningkatkan  pelayanan  publik kepada masyarakat.
Untuk menyelesaikan permasalahan adminitrasi  yang  ada  pada  kantor  balai  desa kendalkemlagi  kecematan  karanggeneng,  maka akan  dibuat  blok  diagram,  berupa  data  flow diagram yang digunakan untuk menggambarkan  suatu  sistem  yang  telah  ada atau  sistem  baru  yang  akan  dikembangkan secara logika sesuai dengan kebutuhan.
ADMIN WARGA 1 Surat Keterangan 2 Formulir Kependudukan 3 Laporan 4 Utility 5 Rapbdesa KEPALA DESA 1 form saves 2 users 3 form desas 4 pages 5 apbdes 6 wargas Input data Input data Input data pemohon Input data pemohon Menerima surat keterangan Menerima formulir kependudukan Mengolah data laporan Menerima laporan registrasi Menerima laporan rapbdesa Mengolah data rapbdesa Mengolah data user

## Gambar 2 Data Flow Diagram
Dalam  desain  diatas  dijelaskan  mengenai cara  kerja  dari  sistem  yang  akan  dibangun, terdapat  sebanyak  5  proses  yang  akan dijalankan  yaitu surat  keterangan yang memiliki  sebanyak  18  macam  surat  keterangan yang dapat diajukan oleh masyarakat setempat; Dalam proses formulir kependudukan memiliki sebanyak 8 macam formulir kependudukan,  salah  satunya  adalah form permohonan kartu tanda penduduk.
Dalam proses laporan yang dijalankan oleh admin  akan  menghasilkan output berupa laporan  registrasi  kependudukan  yang  nantinya diberikan  kepada  kepala  desa  setempat;  Dalam proses utility dijalankan  oleh  admin  untuk memasukkan  data  warga  sesuai  dengan  data yang  terdaftar  pada  kantor  balai  desa,  yang bertujuan untuk mempercepat proses administrasi yang berjalan; dan
Proses rapbdesa merupakan rancangan anggaran  pendapatan  dan  belanja  desa yang
disusun  setiap  tahun. Rapbdesa  ini  digunakan untuk  membantu  petugas  administrasi  selaku perangkat  desa  setempat  dalam    merancang anggaran  pendapatan  dan  belanja  desa.  Dalam perancangan  sistem ini  juga dibuat Information Oriented Flowchart (IOFC) yang akan menjelaskan alur kerja sistem secara keseluruhan.
Tabel 1 Desain IOFC
PEMOHON PETUGAS KEPALA DESA DATABASE START Input Data Pemohon Pengolahan Data Surat Keterangan Pengesahan SAPPDESA END Verifikasi Data Mengolah Data Administrasi START Laporan Administrasi desa
Dalam  alur  yang  dibuat,  warga  dapat melakukan  pengajuan  surat  kependudukan langsung melalui website tanpa harus mengantri dikantor  balai  desa . Aplikasi  akan  melakukan verifikasi data terhadap nomor induk kependudukan  (nik)  yang  dimasukkan  oleh masyarakat,  apabila  nik  yang  dimasukkan, terdaftar dalam data kependudukan yang ada di kantor  balai  desa  setempat  maka  masyarakat dapat  mengajukan  surat  sesuai  dengan  yang dibutuhkan.
Pada  penelitian  ini  menggunakan  metode pengujian black box testing yang berfokus pada persyaratan  fungsionalitas  perangkat  lunak. Penanganan  kesalahan  (error  handling),  dan white  box  testing adalah  pengujian  yang didasarkan  pada  pengecekan  terhadap  detail perancangan menggunakan struktur kontrol dari desain  program  secara procedural untuk membagi  pengujian  kedalam  beberapa  kasus pengujian.
Setelah  dilakukan  pengujian  pada  sistem administrasi pelayanan pemerintah desa berbasis website menggunakan  kedua  metode ini,  maka  peneliti  mendapatkan  hasil  bahwa program  yang  dibuat  sudah  sesuai  dengan
perancangan  sistem  yang  diinginkan,  untuk menyelesaikan  permasalahan  yang  dihadapi dalam penelitian ini.
Keunggulan dari sistem baru yang dibuat ini adalah  terdapat  sebanyak  26  jenis  surat  sesuai yang  terdapat  dikantor  balai  desa.  Masyarakat dapat  langsung  memilih  dan  mengajukan beberapa jenis surat yang ada yang dapat dilihat pada gambar 3

## Gambar 3 Daftar Surat Permohonan
Salah  satu  contoh  surat  yang  ada  dalam daftar adalah permohonan kartu tanda penduduk  baru  sesuai  dengan  Permendagri  No. 19 Tahun 2010 mengenai formulir kependudukan. Setelah memilih surat permohonan  yang  ingin  diajukan,  maka  akan muncul form untuk  memasukkan  nik  yang  ada pada gambar 4

## Gambar 4 Input NIK
Apabila  nomor  induk  kependudukan  yang dimasukkan  terdaftar  pada  aplikasi,  maka  akan muncul form pengisian permohonan kartu tanda penduduk. Form akan  terisi  secara  otomatis sesuai  dengan  yang  terdapat  pada  data  yang terdaftar dikantor balai desa, sehingga pemohon tinggal  melengkapi  beberapa  kategori  yang belum terisi.

## Gambar 5 Form Pengisian
Setelah  mengisi  data  pada form yang disediakan,  maka  pemohon  dapat  mengajukan surat  tersebut.  Pemohon  akan  mendapatkan sebuah nomor tiket yang dibawa ke kantor balai desa  untuk  mengambil  surat  keterangan  yang telah diajukan sebelumnya.

## Gambar 6 Kode Tiket
Sistem  pengajuan  dengan  menggunakan nomor  tiket  diatas  berlaku  untuk  semua  surat yang ada dalam daftar. Admin akan melakukan pencetakkan  surat  yang  telah  diajukan  sesuai dengan  nomor  tiket  yang  ada,  admin  akan melakukan  pengecekkan  pada  registrasi form warga pada gambar 7

## Gambar 7 Registrasi Form Warga
Admin  akan  melakukan  pengecekkan  tiket yang  diberikan  oleh  pemohon  untuk  mencetak surat yang telah diajukan sebelumnya.

## Gambar 8 Input Tiket
Apabila  nomor  tiket  yang  dimasukkan terdapat  pada  registrasi  kependudukan,  maka akan  muncul  surat  permohonan  tersebut  dan siap untuk dicetak.

## Gambar 9 Tampilan Cetak Surat
Proses  pengecekkan  serta  pencetakkan  ini berlaku  untuk  semua  pengajuan  yang  telah dilakukan oleh masyarakat. Selain menjalankan sistem  diatas,  admin  juga  melakukan  proses pengolahan  laporan  registrasi  kependudukan yang  akan  diberikan  kepada  kepala  desa. Gambar  10  merupakan  tampilan  laporan registrasi kependudukan

## Gambar 10 Registrasi Kependudukan
Dibanding  aplikasi  desa  pelayanan  prima (ADPP) yang dijadikan sebagai perangkat lunak
acuan,  sistem  yang  dibuat  ini  memiliki beberapa kelebihan, yaitu memiliki sistem yang dapat  digunakan  untuk  merancangan  anggaran pendapatan  dan  belanja  desa  (RAPBDESA) yang saat ini sangat dibutuhkan oleh pemerintah desa. Dalam menu input APB desa, admin  dapat  memasukkan  anggaran  yang  ada dalam  perancangan  APB  desa  yang  akan diproses oleh sistem aplikasi.
Gambar 11 Input APB Desa
Setelah  admin  berhasil  memasukkan  data APB  desa  yang  telah  dimasukkan  sebelumnya, maka masyarakat dapat mengecek laporan pada menu  layanan  APBD  Desa,  yang  dapat  diakses oleh seluruh user.

## Gambar 12 APB Desa
Gambar  diatas  merupakan  rancangan  APB desa yang telah disusun oleh petugas balai desa selaku admin, seluruh pengguna dapat mencetak  laporan  APB  desa  diatas,  sehingga masyarakat  dapat  ikut  berperan  aktif  dalam proses pemerintahan desa yang sedang berjalan. Gambar 13 merupakan tampilan cetak dari APB desa.

## Gambar 13 Cetak APB Desa

## KESIMPULAN
Setelah  menyelesaikan  penelitian  ini,  maka dapat  ditarik  beberapa  kesimpulan  diantaranya adalah :
1. Aplikasi  ini  dirancang  dan  dibuat  dengan menggunakan metode waterfall;
2. Keuntungan  yang  didapat  oleh  pemerintah desa adalah semakin cepat dalam menjalankan sistem administrasi yang berjalan di pemerintah desa; dan
3. Keuntungan  yang  didapat  oleh  masyarakat adalah  tidak  perlu  terlalu  lama  mengantri untuk  mendapatkan  pelayanan  administrasi yang diberikan oleh pemerintah desa.
Adapun  saran  yang  dapat  diberikan  oleh peneliti  untuk  mengembangan  aplikasi  ini adalah:
1. Penambahan form formulir  yang  lebih banyak;
2. Perbaikan desain interface ; dan
3. Membuat  koneksi  dengan  pemerintah  pusat untuk mempercepat pengiriman informasi

## PUSTAKA
Agus, Puji. 2015. Pengelolaan Keuangan Desa
: Sistem dan Prosedur Pelaksanaan Keuangan Desa. Jakarta : https://www.bppk.kemenkeu.go.id Didik  Kurniawan,  Welly.  2013. Aplikasi  Desa Pelayanan Prima (ADPP). Tulungagung:https://visiecom.co.id/aplikasi-
desa, diakses pada 03 November 2015 Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten  Lamongan.  2014. Tugas  dan Tanggungjawab Petugas Registrasi. Lamongan  :  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kabupaten Lamongan.
Rosa  A.S,  M.  Salahudin.  2013. Rekayasa Perangkat Lunak : Terstruktur dan
Berorientasi Objek . Informatika.