## Analisis Distribusi Obat Rawat Inap di Instalasi Farmasi RSUD Tarakan Jakarta Pusat

## Analysis of Inpatien Drug Distribution in The Pharmacy Installation of Tarakan Hospital in Central Jakarta

## IKA PURWIDYANINGRUM
Fakultas Farmasi, Universitas Setia Budi Jln. Letjen Sutoyo-Mojosongo Surakarta-57127 Telp. 0271-852518
* Korespondensi: can_ika@yahoo.com
(Diterima 16 Desember 2010, disetujui 27 Januari 2011)

## Abstrak
Pengelolaan obat di rumah sakit terdiri dari tahap selection, procurement, distribution, dan use . Dari hasil observasi pendahuluan yang dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan ditemukan beberapa masalah ketidakefisienan pada tahap distribution diantaranya yaitu sistem inventory obat yang kurang baik misalnya kontrol terhadap obat rusak dan atau kadaluarsa dan ketidakkecocokan antara obat dengan kartu stok. Untuk itu perlu dilakukan analisis terhadap pengelolaan  distribusi  obat  rawat  inap.  Penelitian  menggunakan  rancangan  deskripsi  bersifat retrospective dan concurrent , dengan melakukan evaluasi terhadap dokumen yang berhubungan dengan  proses  distribusi  obat  rawat  inap.  Penelitian  menggunakan  sampel  obat  yang  termasuk kriteria obat kelas A. Data yang dikumpulkan berupa data kualitatif dan kuantitatif dari pengamatan dokumen serta wawancara dengan petugas terkait. Penyajian data dalam bentuk tabel dan uraian tekstual,  analisis  secara  deskriptif  menggunakan  program  SPSS.  Pengukuran  tingkat  analisis distribusi obat dilakukan dengan menggunakan indikator efisiensi Depkes, Pudjaningsih (1996) dan  WHO  (1993),  kemudian  dibandingkan  dengan  hasil  penelitian  untuk  mengetahui  adanya ketidakefisienan.  Hasil  penelitian  menunjukkan,  menurut  beberapa  indikator  distribusi  obat rawat inap sebagian belum dan sudah efisien. Ketidakefisienan indikator pengelolaan obat pada tahap distribusi terjadi pada kecocokan antara jumlah fisik dengan kartu stok yaitu 93,27%; obat kadaluwarsa dan/atau rusak tahun 2008 adalah 0,23% tahun 2009 adalah 0,48%, TOR tahun 2008 adalah 6 kali dan tahun 2009 adalah 6,9 kali.
Kata kunci : distribusi obat, rawat inap, analisis, Instalasi Farmasi RSUD Tarakan

## Abstract
Drug management in hospital which consist of stages are selection, procurement, distribution and use . Result of preliminary observation done in Pharmacy Installation of Tarakan Hospital found some inefficiency problem in distribution steps such as expired and damage control, conformity of  record  to  physical  checks  on  drug  management,  etc.  Therefore,  it  necessary  to  evaluation the  efficiency  rate  of  inpatient  ward  drug  management  distribution.  Research  using  a  design description is retrospective and concurrent with the evaluation of documents relating to inpatient drug distribution process. The study used a sample of drugs including medicines criteria Class A. Data collected in the form of qualitative and quantitative data from observations of documents and  interviews  with  relevant  officers.  Presentation  of  data  in  tabular  and  textual  descriptions, evaluations descriptively using SPSS. Measurement of the efficiency of drug distribution is done by using indicators of the efficiency of Depkes, Pudjaningsih (1996) and WHO (1993), then compared with the standard or the results of a study to determine the existence of inefficiency. The results showed,  according  to  several  indicators  of  drug  distribution  and  hospitalization  have  not  been efficient.  Inefficiency  drug  management  indicators  at  this  stage  of  the  distribution  occurs  on  a match between the physical card stock is 93,27%; the damaged and expired drugs in 2008 was 0,23% in 2009 was 0,48%; TOR in 2008 was 6 times and in 2008 was 6,9 times.
Keywords : drug distribution, efficiency, Pharmacy Installation of Tarakan Hospital

## Pendahuluan
Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Tarakan merupakan  salah  satu  unit  penyelenggara pelayanan kesehatan milik pemerintah propinsi DKI  Jakarta.  Rumah  sakit  ini  merupakan rumah  sakit  tipe  B  non  pendidikan  sebagai penyelenggara  pelayanan  kesehatan  strata kedua  dengan  jumlah  tempat  tidur  sebanyak 238 dan berbagai pelayanan medis diantaranya penanggulangan  kondisi  gawat  darurat, pemeriksaan  fisik  oleh  dokter  spesialis  atau dokter gigi spesialis, pemeriksaan laboratorium urine, faeces, darah dan dahak rutin ditambah, pemeriksaan  serologis,  pemeriksaan  kimia darah,  serta  pemeriksaan  mikribiologis, pemeriksaan  kunjungan  medik  dengan  alat
radiologi, pengobatan dengan medikamentosa, dietetic, dan fisioterapi dengan menggunakan alat elektromedik sederhana, tindakan medik, operasi  kecil,  sedang  dan  besar,  konseling, rawat inap, pembatasan kecacatan, rehabilitas medik, rujukan.
Instalasi  farmasi  RSUD  Tarakan  memiliki 22 tenaga kefarmasian yaitu 2 apoteker dan 20 asisten apoteker serta 10 tenaga non kesehatan.

## Tabel 1. Indikator rumah sakit RSUD Tarakan rawat inap tahun 2008-
2009 No. Parameter Satuan  2008 2009 Standar 1 BOR ( Bed Occupancy Rate ) (%) 69,22 76,23 60-85 2 LOS ( Length Of Stay ) (hari) 4,46 4,61 6-9 3 TOI ( Turn On Investment ) (hari) 2,00 2,38 1-3 4 BTO ( Bed Turn Over ) (kali) 50,78 54,51 40-50 5 Jumlah kunjungan rawat jalan - 158,18 151,88 - 6 Jumlah kunjungan rawat inap - 13,54 13,44 -

## Sumber: Bagian Rekam Medik RSUD Tarakan
Adapun  beberapa  permasalahan  yang  ada di  Instalasi  Farmasi  RSUD  Tarakan  adalah sistem inventory obat  yang  kurang  baik, misalnya  obat  kadaluwarsa  dan  atau  rusak, resep banyak keluar dan ruang tunggu pasien kurang  memadai.  Berikut  adalah  tabel  nilai obat  kadaluwarsa  dan  atau  rusak  tahun  2008 dan 2009.
Tabel 2. Nilai obat kadaluwarsa dan/atau
rusak Tahun ∑ item obat kadaluwarsa dan atau rusak Nilai obat kadaluwarsa dan atau rusak (Rp) 2008 1447 3.175.981 2009 1827 7.595.388
Sumber data: Instalasi Farmasi RSUD Tarakan
Menurut Quick dkk (1997) tahap distribusi merupakan  tahapan  dari  siklus  manajemen obat yang sangat penting dan komplek, bahkan pada  proses  penyimpanan  dan  distribusi dapat  menghabiskan  komponen  biaya  yang signifikan  dalam  anggaran  kesehatan.  Oleh karena  itu  dalam  pemilihan  sistem  distribusi harus  dipilih  dan  disesuiakan  dengan  kondisi yang  ada  sehingga  pelayanan  obat  dapat dilaksanakan  secara  tepat  guna  dan  hasil guna.  Mengingat  begitu  besarnya  dampak dari  pengelolaan  distribusi  obat  dan  belum banyak penelitian khusus tentang pengelolaan distribusi  obat  rawat  inap,  maka  hal  ini mendorong kami melakukan penelitian untuk mengevaluasi  pengelolaan  distribusi  obat rawat inap di instalasi farmasi RSUD Tarakan. Setelah  diketahui  adanya  permasalahan dalam pelaksanaanya, maka selanjutnya dapat dilakukan tindakan perbaikan.

## Metode Penelitian
Penelitian  dilakukan  di  Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Tarakan.  Bahan penelitian adalah data sekunder yang diambil dari  dokumen  obat  yang  termasuk  kriteria obat  rawat  inap  kelas  A  dari  hasil  analisis Pareto,  laporan  stok  opname,  laporan  obat, serta  laporan  pemusnahan  obat  rusak  dan/ kadaluawarsa.  Data  primer  diperoleh  dari, kartu  stock  dan  wawancara  dengan  orang terkait yaitu: Kepala dan pengelola IFRS.
Penelitian ini dirancang sebagai penelitian deskriptif  bersifat retrospektif dan concurrent
untuk  mengevaluasi  pengelolaan  obat  pada tahap distribusi di Instalasi Farmasi Rawat Inap RSUD Tarakan tahun 2009. Data retrospective yaitu data yang diperoleh dengan penelusuran terhadap  dokumen  tahun  sebelumnya  atau tahun  yang  lalu  (data  sekunder)  yaitu  tahun 2008  dan  2009  antara  lain  laporan  stock opname, resep, laporan pemusnahan obat rusak dan/  kadaluawarsa.  Data concurrent adalah data yang diperoleh pada saat penelitian atau merupakan  data  primer,  diambil  pada  bulan Maret  2010  yang  meliputi  rata-rata  waktu pelayanan  resep,  dan  wawancara  dengan petugas yang terkait.
Evaluasi  ini  dilakukan  dengan  mengukur proses penyimpanan dan distribusi obat:
•   Kecocokan antara obat dengan kartu stok
• Turn Over Ratio
•   Persentase dan nilai obat yang kadaluwarsa dan atau rusak

## Hasil dan Pembahasan

## Kecocokan antara Obat dengan Kartu Stok
Tabel 3. Prosentase kecocokan obat dengan kartu stok Keterangan Nilai Jumlah sampel 104 Jumlah obat yang sesuai dengan kartu stok 97 Persen kecocokan antara obat dengan kartu stok (%) 93,27
Sumber data: data sekunder yang telah diolah
Tabel  3  menunjukkan  bahwa  persentase kecocokan antara obat dengan kartu stok adalah 93,  27%  artinya  bahwa  masih  ada item obat yang  tidak  sesuai  dengan  kartu  stok  sebesar 9,73%  dengan  nilai  nominal  Rp  225.800,00. Menurut  Anonim  (2002)  dan  WHO  (1993) bahwa  kecocokan  antara  kartu  stok  dan  fisik obat  adalah  100%,  dengan  nilai  nominal Rp  559.795.623,00  sedangkan  di  IFRSUD Tarakan  masih  di  bawah  standar,  sehingga dapat diartikan bahwa kecocokan antara obat dengan kartu stok belum efisien.
Ketidakcocokan  ini  dikarenakan  kurang telitinya petugas gudang pada saat memasukkan data penerimaan dan pengeluaran obat, pada saat menerima atau mengeluarkan obat petugas tidak langsung memasukkan data ke komputer sehingga akhirnya petugas lupa.
Ketidakcocokan  tersebut  dapat  diatasi dengan cara meningkatkan ketelitian karyawan. Ketelitian dapat ditingkatkan dengan dibuatnya suatu  kebijakan  tertulis  dalam  Standar Prosedur  Operasional  yang  disesuaikan dengan ISO yang dapat diubah sewaktu-waktu sesuai  dengan  kebutuhan,  dimana  digunakan sebagai alat pengawasan bagi pemimpin agar tercipta  suatu  koordinasi  dalam  pelaksanaan pengelolaan  obat  dan  harus  dipatuhi  serta dilaksanakan  dengan  penuh  tanggung  jawab oleh  karyawan.  Perbaikan  dalam  aspek distribusi  dapat  dilakukan  dengan  memiliki administrasi khusus, jelas batas-batasannya dan ada system pengamanannya sedangkan dalam aspek  penyimpanan,  persediaan  perbekalan farmasi  harus  disimpan  oleh  tenaga  yang kompeten,  terdidik,  terlatih  dan  mempunyai
ijin  menangani,  yaitu  para  farmasis  dapat mengawasi  tempat  penyimpanan  perbekalan farmasi dengan benar, maka perbekalan farmasi harus  disimpan  di  suatu  tempat  yang  secara langsung  di  bawah  pengawasnnya,  untuk menjamin barang persediaan tersebut dijamin tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

## Persentase dan Nilai Obat yang Kadaluwarsa dan/Rusak
Indikator persentase nilai obat kadaluwarsa dan/  atau  rusak  digunakan  untuk  melihat besarnya kerugian rumah sakit yang disebabkan oleh adanya obat kadaluwarsa dan/ atau rusak. Data diambil secara retrospective pada tahun 2008  dan  2009  dari  laporan  obat  kadaluarsa dan/  atau  rusak.  Dari  hasil  pengamatan di  IFRSUD  Tarakan  terdapat  obat  yang kadaluwarsa dan/ atau rusak yang dapat dilihat pada tabel 4.
Tabel 4. Persentase nilai obat yang kadaluarsa dan/ rusak di IFRSUD Tarakan Keterangan Tahun 2008 Tahun 2009 Nilai obat yang kadaluwarsa/ rusak (Rp) 3.175.981,00 7.595.388,00 Nilai stok opname (Rp) 1.385.037.932,00 1.583.976.318,00 Persen nilai obat yang kadaluarsa dan/ rusak (%) 0,23 0,48
Sumber data: data sekunder yang telah diolah
Menurut  kepala  IFRSUD  Tarakan  bahwa masih  adanya  obat  kadaluwarsa  dan/  atau rusak  di  instalasi  farmasi  bahwa  untuk  obat tersebut kurang diperlukan pasien. Berdasarkan pengamatan data sekunder yang sudah diolah, jenis obat yang mengalami expired date dan/ rusak adalah vaksin (vaksin campak dan DPT HB)  dikarenakan expired  date vaksin  pendek (6 bulan) dan merupakan jenis obat yang harus tersedia  di  rumah  sakit.  Pengatasan  terhadap ED  vaksin  dapat  dilakukan  dengan  sosialisasi ke  sekolah-sekolah  atau  masyarakat  sekitar tentang  pengadaan  vaksin  gratis,  sehingga dapat  meminimalkan  biaya expired  date obat. Untuk mengurangi obat-obat kadaluarsa dan  atau  rusak  dapat  dilakukan:  menerapkan sistem penyimpanan obat secara FEFO/ FIFO; menginformasikan  obat-obat  ED  dan/  atau rusak  di  rapat  PFT,  sehingga  dapat  dilakukan langkah  perbaikan;  pengadaan  obat  dengan memperhatikan  kasus  yang  ada,  sesuai dengan  kebutuhan  dan  dilakukan  pembelian perbulan sehingga obat ED dan/ atau rusak bisa dikendalikan dan secukupnya supaya TOR bisa meningkat; pengurangan kuantitas pemesanan obat-obat yang ada dalam daftar expired date ; sistem pengadaan dengan menerapkan sistem pembelian langsung.

## Turn Over Ratio
Tabel 5. Nilai Turn Over Ratio di IFRSUD Tarakan
Keterangan Tahun 2008 Tahun 2009 Harga pokok penjualan obat (Rp) 8.310.227.592,00 10.929.436.594,00 Stok akhir (Rp) 1.385.037.932,00 1.583.976.318,00 Turn Over Ratio (kali) 6 6,9

## Sumber data: data sekunder yang telah diolah
Pada  tabel  5  menunjukkan  bahwa  nilai TOR IFRSUD Tarakan pada tahun 2008 adalah sebesar  6  kali  dan  pada  tahun  2009  sebesar 6,9 kali, masih di luar nilai normal/ kewajaran (lebih  rendah),  dapat  dikatakan  bahwa  TOR IFRSUD  Tarakan  belum  efisien,  dikarenakan masih banyak persediaan yang belum terjual/ terpakai.  Indikator  ini  menunjukkan  bahwa secara ekonomi jumlah persediaan di instalasi farmasi  kurang  efisien  dan  pendistribusian persediaan juga kurang baik atau kurang efisien. Semakin  tinggi  TOR  maka  semakin  efisien pengelolaan  obat.  TOR  rendah  menunjukkan terjadi  penumpukan  obat  atau  pengelolaan obat  tidak  efisien  yang  memungkinkan  untuk mendapatkan  keuntungan  menjadi  kecil karena  persediaan  tidak  laku.  Pengatasan terhadap  rendahnya  TOR  dapat  dilakukan dengan  menghitung  penggunaan  obat  dan stok  opname  setiap  bulannya  sehingga  dapat diketahui  berapa kebutuhan setiap  bulan  dan obat  apa  yang  sebaiknya  dipesan,  sehingga dapat meningkatkan TOR.
Berikut  merupakan  perhitungan  yang  bisa digunakan sebagai acuan untuk meningkatkan TOR tiap tahunnya, dengan cara mentargetkan TOR yang diharapkan
Tabel 6. Nilai Turn Over Ratio yang diharapkan di IFRSUD Tarakan Tahun 2010 dan 2011 Keterangan Tahun 2010 Tahun 2011 TOR yang diharapkan 9 12 HPP (asumsi kenaikan anggaran 10% (Rp) 12.607.498.731 13.629.183.305 Stok akhir yang diharapkan (Rp) 1.400.833.192 1.135.765.275
Tahun 2010 TOR diharapkan 9 kali dengan HPP Rp 12.607.498.731,00 (asumsi kenaikan anggaran  10%  tiap  tahun)  sehingga  stok akhir  yang  diharapkan  Rp  1.400.833.192,00. Tahun  2011  TOR  diharapkan  12  kali  dengan HPP Rp 13.629.183.305,00 (asumsi kenaikan anggaran 10% tiap tahun) sehingga stok akhir yang diharapkan Rp 1.135.765.275,00.

## Kesimpulan
Berdasarkan penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa:
•   Kecocokan antara obat dengan kartu stok atau komputer
Persentase  kecocokan  antara  obat  dengan kartu  stok  atau  komputer  adalah  93,27%, sehingga  kecocokan  antara  obat  dengan kartu  stok/  komputer  belum  efisien.  Rata- rata waktu tunggu resep racikan yaitu 25,7
menit,  resep  non  racik  yaitu  16,4  menit, sehingga  waktu  tunggu  IFRSUD  Tarakan efisien.
•   Persentase dan nilai obat yang kadaluwarsa dan/ atau rusak
Obat  kadaluwarsa  dan/  atau  rusak  tahun 2008 sebanyak 0,23%, tahun 2009 0,48%, sehingga  persentase  nilai  obat  yang kadaluwarsa dan/ rusak belum efisien.

## •   Turn Over Ratio
TOR  IFRSUD  Tarakan  pada  tahun  2008 adalah 6 kali dan pada tahun 2009 sebesar
6,9  kali,  sehingga  dapat  dikatakan  bahwa
TOR IFRSUD Tarakan belum efisien.

## Daftar Pustaka
Anonim. 2002. Pedoman Supervisi dan Evaluasi Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. Jakarta:  Direktorat  Bina  Obat  Publik dan  Perbekalan  Kesehatan,  Direktorat Jenderal  Pelayanan  Kafarmasian  dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan RI.
Anonim. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1197/MENKES/SK/X/2004
Tentang  Standar  Pelayanan  Farmasi di  Rumah  Sakit .  Jakarta:  Direktorat Jenderal  Pelayanan  Kefarmasian  dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan
RI.
Anonim. 2006, The Indonesia Journal of Health Service Management volume 09/ Nomor 04/ Desember/ 2006. Yogyakarta: Pusat Manajemen  Pelayanan  Kesehatan,  FK UGM.
Pudjaningsih  D.  1996.  Pengembangan indikator  efisiensi  pengelolaan  obat  di farmasi rumah sakit [Tesis]. Yogyakarta: Program  Pasca  Sarjana,  Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada.
Quick  JD,  Hume  ML.  Ranking  JR.  O’Connor RW.  1997. Managing  Drug  Supply Second edition, revised and expanded. West Harford: Kumarian Press.
World  Health  Organization.  1993. How  to Investigate Drug Use in Helath Facilities, Selected Drugh Use Indicator . Geneva: Action  Program  on  Essential  Drug, WHO.