## RANCANG BANGUN SISTEM MONITORING DOCUMENT

## MANAGEMENT SYTEM PADA KANTOR NOTARIS – PPAT KUSDWIONO HARDIAN SANTOSO, S.H., M.KN DENGAN METODE BEST FIRST SEARCH
Muhammad Noval R 1) ,  Mei Andayani 2) Teknik Informatika STMIK Yadika Bangil 1) Teknik Informatika STMIK Yadika Bangil 2) E-mail: mriswandha@stmik-yadika.ac.id 1) , meiandayani@mhs.stmik-yadika.ac.id 2)
Abstract:  The Notary Office  – PPAT Kusdwiono Hardian  Santoso, SH., M.Kn which is located at Jalan  Salak Number  412,  Bangil  District,  Pasuruan  Regency  is  one  of  several  Notaries  who  work  in  Pasuruan  Regency, Notary - PPAT projects to make authentic deeds such as underhand agreements, sale and purchase agreement, making PT deed and many more. This Notary Office – PPAT handles various kinds of legal processes and keeps many  important  and  confidential  documents.  In  this  study,  the  problems  faced  by  Notaries  or  staff  are management, document  recording, and also searching  for documents that have been made for a long time, the purpose  of  this  research  is  to  assist  Notaries  and  staff  in  managing,  recording  and  searching  for  documents using  a  monitoring  system.  With  this  monitoring  system,  it  is  hoped  that  it  can  assist  Notaries  and  staff  in monitoring existing documents, and also make it easier to search for documents.
Keywords: Notary Office - PPAT, Monitoring System, Notary Pasuruan Regency.

## 1. Pendahuluan
Berdasarkan  pengertian  Undang-Undang No.  30  Tahun  2004  tentang  Jabatan  Notaris dalam  Bab  I  Ketentuan  Umum  dalam  Pasal  1 disebutkan  pengertian  notaris  adalah  pejabat umum  yang  berwenang  untuk  membuat  akta otentik  dan  kewenangan  lainnya  sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini. [1].
Sedangkan  untuk  PPAT  dijelaskan  pada Undang-Undang  No.  37  Tahun  1998  tentang jabatan  PPAT  dalam  Bab  I  Ketentuan  Umum dalam  Pasal  1  disebutkan  pengertian  PPAT  atau disebut juga Pejabat Pembuat Akta Tanah adalah pejabat  umum  yang  diberi  kewenangan  untuk membuat  akta-akta  otentik  mengenai  pembuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik atas satuan rumah susun. [2].
Salah  satu  kantor  Notaris  -  PPAT  yang berkedudukan  di  Pasuruan,  yaitu  Kantor  Notaris Kusdwiono  Hardian  Santoso,SH.,M.Kn.  yang telah  buka  praktek  sejak  tahun  2014  sejak diangkat  berdasarkan  SK  Menteri  Kehakiman Republik  Indonesia,  yaitu  sejak  tahun  2014. Kantor  notaris  ini  memiliki  akta  perbulannya kurang  lebih  tiga  puluh  sampai  lima  puluh  buah
akta  masuk  perbulannya.  Akta  tersebut  akan disimpan  sebagai  protokol  notaris.  Penyimpanan protokol  notaris  membutuhkan  proses  kehati- hatian  karena  protokol  tersebut  dapat  tercecer, hilang, dan rusak.
Protokol notaris adalah himpunan dokumen arsip negara. Notaris wajib menyimpan dan  memelihara  dokumen  tersebut.  Asli  akta, repertorium,  buku  daftar  nama  pemohon,    buku daftar  yang  di  tandatangani  dihadapan  notaris, daftar  buku  wasiat,  dan  daftar  lainya  wajib disimpan notaris yang diatur oleh peraturan yang ada. [1]
Agar  meminimalisir  permasalahan  yang ada  maka  dibuat  sistem  monitoring  management document  pada  Kantor  Notaris  –  PPAT Kusdwiono  Hardian  Santoso,S.H.,M.Kn.  yang dapat  menyimpan  protokol  notaris  secara  digital yang  disesuaikan  katalog  terhadap  penyimpanan fisik di kantor notaris.

## 2. Metode Penelitian
Pada metode Best First Search, pencarian diperbolehkan  mengunjungi  node  yang  ada dilevel yang lebih rendah, jika ternyata node pada level  yang  lebih  tinggi  ternyata  memiliki  nilai heuristik  yang  lebih  buruk.  Pada  setiap  langkah proses  pencarian  terbaik  pertama,  node-node dapat dipilih dengan menerapkan fungsi heuristik yang  memadai  pada  setiap  node/simpul  yang telah  dipilih  dengan  menggunakan  aturan-aturan tertentu untuk menghasilkan penggantinya.[2]
Langkah-langkah  pencarian  Best  First Search dapat dilihat pada contoh berikut ini :
1. Mulai dengan open yang membangkitkan keadaan awal sebuah node yaitu node A.
2. Bangkitkan semua successor yang ada dalam node A dan harga node yang paling minimal dibangkitkan kembali.
3. Ulangi dari langkah 1 (pertama) sampai semua node telah dibangkitkan dan dipilih harga node yang paling minimal untuk setiap successor dan node.
4. Demikian seterusnya sampai semua node selesai/ditemukan node tujuan.

## 2.1. Tahap Analisis (Analyze)
Tahapan  ini  adalah  sebuah  penjelasan atau  penjabaran  dari  suatu  sistem  yang  utuh kedalam
sebuah bagian-bagian
pada komponennya  dengan  tujuan  untuk  identifikasi dan evaluasi masalah-masalah.
Dalam  penelitian  ini  analisis  kebutuhan sistem  monitoring  dan  identifikasi  masalah  yang dilakukan  adalah  cara  pengelolaan  dokumen  dan perekapan  data-data  yang  lebih  efektif  serta efisien waktu pengerjaan.
Spesifikasi  kebutuhan  perangkat  keras untuk  sistem  monitoring  document  management system adalah sebagai berikut:
Dengan menggunakan
bahasa
pemrograman  PHP  yang  mendukung  berbagai fungsi  pada  aplikasi  dan  Webserver  XAMPP,
MYSQL sebagai database yang digunakan untuk menyimpan data.

## 2.2. Tahap Desain (Design)
Gambar 2.1. Use Case Diagram
Pada gambar 2.1. desain use case diagram diatas untuk  penerapan  metode Best  First  Search terdapat  di  menu  informasi  berkas  karena  di dalam menu tersebut akan ada kolom pencarian.
Gambar 2.2. Activity Diagram User
Gambar 2.3. Activity Diagram Admin
Pada  gambar  2  dan  gambar  3 activity diagram diatas  dapat  dijelaskan  bahwa  untuk  penerapan metode Best  First  Search terdapat  di  menu informasi berkas.

## 2.3. Tahap Pengembangan (Development)
Tahapan  yang  merupakan  perwujudan dari desain menjadi kenyataan secara benar yang telah  dibuat  sebelumnya  sesuai  dengan  kaidah- kaidah atau aturan sebuah perancangan perangkat lunak ( software ) serta pembuatan sistem monitoring .  Pada  penelitian  ini  ada  beberapa pengguna  dalam  sistem  yaitu  admin/notaris  dan user/staf.  Pembuatan  sistem  dalam  hal  ini menggunakan  aplikasi Visual  Studio  Code berbasis web .

## 2.4. Tahap Implementasi (Implement)
Pada  tahap  ini  merupakan  penerapan  uji sistem monitoring yang tengah dibuat pada target beberapa  validasi  notaris  dan  staf  untuk mengetahui  tanggapan  masing-masing  tentang kelayakan  dan  keefektifan  sistem monitoring document management system yang dibuat.

## 2.5. Tahap Evaluasi (Evaluate)
Evaluasi  adalah  tahap  untuk  mengetahui keberhasilan  dan  kesesuaian  sistem  monitoring yang  tengah  dibuat  atau  sebaliknya  (tidak). Evaluasi yang bisa terjadu pada tahap diatas guna untuk lebutuhan revisi.
Evaluasi  yang  dilakukan  berdasarkan pada  hasil  validasi  notaris  dan  staf,  kemudian dilakukan analisa dan seperti mengolah tanggapan,  kritik,  saran  dan  penilaian  responden pada  kuesioner  yang  telah  diberikan,  dengan maksud untuk kelayakan produk akhir yang lebih baik.

## 3. Hasil Capaian
Setelah  melalui  tahap-tahap  yang  sudah ditentukan, diperoleh hasil dari perencanaan yang telah  diimplementasikan  pada  sistem  secara keseluruhan.  Penjelasan  hasil  dari  Sistem Monitoring  Document  Management  System di Kantor Notaris-PPAT Kusdwiono Hardian
Santoso.S.H.,M.Kn dipaparkan sebagai berikut :

## 3.1. Alur Pengelolaan Data dan Perekapan Dokumen
Pada  dasarnya  pengelolaan  data dan  perekapan  dokumen  ini  sangatlah
penting  untuk  para  notaris  karena  data atau  dokumen  yang  ada  di  kantor bersifat  selamanya  jadi  tidak  boleh sampai  tercecer  ataupun  hilang  karena ini termasuk bukti otentik para pemohon dalam melakukan transaksi yang berdasar hukum.

## 3.2. Tampilan Login
Gambar 3. 1. Form Login

## 3.3. Halaman Dashboard
Gambar 3.2. Menu Dasboard Admin
Gambar 3.3. Menu Dashboard User
3.4. Halaman Beranda
Gambar 3.4. Menu Beranda Admin
Gambar 3.5. Menu Beranda User

## 3.5. Halaman Informasi Berkas
Gambar 3.6. Menu Informasi Berkas Admin Gambar 3.7. Menu Informasi Berkas User

## 3.6. Halaman Berkas
Gambar 3.8. Menu Berkas Baru
Gambar 3.9. Form Registrasi Berkas
Baru

## 3.7. Menu Melengkapi Berkas
Gambar 3.10. Menu Melengkapi Berkas

## 3.8. Menu Pelaporan
Gambar 3.11. Menu Pelaporan

## 3.9. Menu Kwitansi
Gambar 3.12. Menu Kwitansi

## 3.10. Menu Setting
Gambar 3.13. Menu Setting
4. Simpulan
Dari  penelitian  yang  dilakukan,  dapat
diambil sebuah simpulan sebagai berikut:
1. Telah  berhasil  dibuatnya  sebuah  Sistem Monitoring  Document  Management  System di  kantor  notaris-PPAT  Kusdwiono  Hardian Santoso,SH.,M.Kn  yang  beralamat  di  Jalan Salak  Nomor  412  Kelurahan  Kiduldalem Kecamatan Bangil.
2. Dengan  adanya  aplikasi website ini  proses pengelolaan  data  dan  perekapan  dokumen dapat  menjadi  lebih  efektif  dan  juga  efisien waktu,  yang  awal  mulanya    proses pengelolaan  data  dan  perekapan  dokumen dilakukan  secara  manual  sekarang  sudah tersistematis.
3. Proses  pencarian  data  juga  menjadi  lebih mudah  dan  efisien,  yang  awal  mulanya pencarian  dilakukan  satu  persatu  sekarang sudah  bisa  langsung  diketahui  dengan aplikasi ini.

## Daftar Pustaka
[1] Krishna Yudhakusuma Putra Munandar, Fajar Pradana, Adam Hendra Brata. Pengembangan  Sistem  Pembukuan  dan Administrasi  Protokol  Notaris  (Studi Kasus:  Kantor  Notaris  Dewi  Andriani, S.H., M.H.) Jurnal Pengembangan Teknologi  Informasi  dan  Ilmu  Komputer ISSN:  2548-964X,  Vol.  3,  No.  5,  Mei
2019.
[2]  Munir,  Rinald.  (2005).  Strategi  Algoritmik. Teknik Informatika ITB, Bandung.
[3]  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia (No.24  Tahun.  2016)  tentang  perubahan atas Peraturan Pemerintah No.37 Thn.1998 tentang  peraturan  Pejabat  Pembuat  Akta Tanah.
[4]  Undang-Undang  Republik  Indonesia  (Nomor 2  Tahun  2014)  tentang  perubahan  atas Undang-Undang  Nomor  30  Tahun  2004 tentang Jabatan Notaris.