ANUVA Volume 4 (2): 153-168, 2020 Copyright ©2020, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva
Penyelamatan Arsip Organisasi Perangkat Daerah di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah Pasca Penggabungan Instansi Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
Nur Safirah Adlina 1*) , Jumino 1
1 Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
*) Korespondensi: nursafirahadlina@gmail.com

## Abstract
[Title:  Archive  Rescue  of  Regional  Organization  Development  at  Archive  Service  and  Regional  Library  of Central Java Province after Post-Institutions Merging of Central Java Province Government]. This study aims to determine  the  process  of  rescuing  the  OPD  archives  at  Archive  Service  and  Regional  Library  of  Central  Java Province  after  the incorporation  of  Government Agencies in  Central  Java  Province.  The  research  method  used in the  study  is  qualitative.  Data  collection  techniques  in  this  study  used  are  interviews  and  observations  to  obtain primary data. Based on the results of the analysis that has been done, it is found 3 themes, namely the preparation of saving the archive, the process of saving the archive, and the obstacles and efforts to save the archive. The first theme is the preparation of saving archives to do things before the activities of saving archives. The matters that can be  done  in  preparation  for  saving  archives  are  providing  or  having  appropriate  procedures,  collecting  OPD (Regional Apparatus Organization), forming a team from the archival service, conducting surveys, and using a form format  that is adapted to  Perka ANRI.  The  second theme is  the  process  of  saving  archives. At this  stage,  archival data collection is carried out through verification and evaluation of  archives, submission of archives, time to save archives,  facilities  and  infrastructure  as  well  as  documents  saved.  The  third  theme  is  the  obstacles  and  efforts  to save the archives.
Keywords: archive rescue; dissolution and merger of agencies; Archive Service and Regional Library of Central Java Province; archival agency

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  proses  penyelamatan  arsip  OPD  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah pasca penggabungan Instansi Pemerintah di Provinsi Jawa Tengah. Metode penelitian yang digunakan  pada  penelitian  ialah  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  menggunakan wawancara  dan  observasi  untuk  memperoleh  data  primer.  Berdasarkan  hasil  analisis  yang  telah  dilakukan, ditemukan  3  tema  yaitu  persiapan  penyelamatan  arsip,  proses  penyelamatan  arsip,  serta  kendala  dan  upaya penyelamatan  arsip.  Tema  pertama  adalah  persiapan  penyelamatan  arsip  untuk  melakukan  hal-hal  sebelum dilaksanakan  kegiatan  penyelamatan  arsip.  Hal-hal  yang  dapat  dilakukan  dalam  persiapan  penyelamatan  arsip dengan  menyediakan  atau  memiliki  prosedur  yang  sesuai,  mengumpulkan  OPD  (Organisasi  Perangkat  Daerah), membentuk  tim    dari  dinas  kearsipan,  melakukan  survey,  serta  menggunakan  format  formulir  yang  disesuaikan dengan  Perka  ANRI.  Tema  kedua  adalah  proses  penyelamatan  arsip.  Pada  tahapan  ini  dilakukan  pendataan  arsip, melakukan  verifikasi dan  penilaian arsip,  penyerahan arsip,  waktu  penyelamatan  arsip,  sarana dan  prasarana  serta dokumen yang diselamatkan. Tema ketiga adalah kendala dan upaya penyelamatan arsip.
Kata  Kunci  :  penyelamatan  arsip;  pembubaran  dan  penggabungan  instansi;  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah; lembaga kearsipan

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  zaman  saat  ini  menyebabkan  berbagai  macam  perubahan  yang  terjadi  pada  setiap  lini kehidupan  masyarakat.  Perubahan  ini  berpengaruh  pada  penyelenggaraan  pemerintahan  yang dilaksanakan  untuk  mewujudkan  kesejahteraan  masyarakat.  Untuk  mewujudkan  kesejahteraan masyarakat, pemerintah melakukan perubahan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah yang disebut
reformasi  birokrasi.  Dengan  adanya  reformasi  birokrasi  ini,  pemerintah  berharap  dapat  meningkatkan kesejahteraan  masyarakat  dengan  cara  meningkatkan  pelayanan  pada  masyarakat,  melakukan pemberdayaan  masyarakat,  dan  meningkatkan  daya  saing  daerah.  Untuk  mewujudkan  hal  tersebut, pemerintah  melakukan  perbaikan  dengan  melakukan  perubahan  tatanan  organisasi.  Hal  ini  yang menyebabkan  perubahan  terhadap  struktur  organisasi  yang  disebut  restrukturisasi  organisasi  yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pelayanan pada masyarakat.
Adanya  restrukturisasi  tersebut  menyebabkan  terjadinya  beberapa  hal  yang  harus  ikut  berubah atau  menyesuaikan.  Dalam  hal  ini  terdapat  beberapa  organisasi  perangkat  daerah  yang  baru  terbentuk yang  diakibatkan  dari  adanya  penggabungan  ataupun  pembubaran  organisasi  perangkat  daerah  yang memiliki  fungsi  dan  tugas  yang  berkaitan.  Restrukturisasi  organisasi  di  lingkungan  pemerintah berdampak  pada  pengelolaan  instansi  pemerintah,  yang  mana  hal  ini  berpengaruh  pada  arsip  yang dihasilkan oleh instansi yang bersangkutan.
Goillart  dan  Kelly  menjelaskan  tentang  konsep  restrukturisasi,  yang  mana  restrukturisasi merupakan bagian dari transformasi organisasi atau disebut The Four R’s Transformation (Aneta, 2015) . The  Four  R’s  Transformation yang  dimaksud  ialah renew,  reframe,  revitaliz, dan restructure .  Dimana restructure yang dimaksud ialah yang berkaitan dengan bentuk organisasi, baik itu menggabungkan atau merampingkan  organisasi  sesuai  dengan  kebutuhan  organisasi  yang  didasarkan  pada  penyesuaian kebutuhan  masyarakat,  yang  menjadi  pertimbangan  dalam  melakukan  restrukturisasi.  . Restrukturisasi dapat  berarti  memperbesar atau  memperkecil  struktur  organisasi.  Adapun  restrukturisasi  menurut  David F. bahwa restrukturisasi sering disebut dengan downsizing atau delayering, yang mana hal ini melibatkan pengurangan  organisasi  di  bidang  tenaga  kerja,  unit  kerja  atau  divisi  atau  pengurangan  tingkat  jabatan dalam struktur organisasi (Pratama, 2018, p. 16)
Restrukturisasi  organisasi  merupakan  penataan  ulang  organisasi  birokrasi  dengan  mengikuti dinamika  lingkungan  birokrasi  (Robbins,  2007).  Dari  beberapa  penjelasan  diatas,  maka  dapat  dipahami makna  restrukturisasi  sebagai  penataan  ulang  organisasi,  baik  itu  melakukan  pengurangan  atau penambahan  struktur  organisasi  sesuai  dengan  kebutuhan  organisasi,  yang  didasarkan  atas  kebutuhan yang dimiliki oleh masyarakat, serta untuk menjawab perkembangan yang ada.
Setiap  organisasi  selalu  memiliki  arsip  yang  disesuaikan  dengan  kebutuhan  dari  organisasi tersebut. Dapat dipahami bahwa arsip merupakan hal vital bagi suatu organisasi yang harus dikelola dan diselamatkan  untuk  menunjang  kegiatan  organisasi.  Hal  ini  dikarenakan  arsip  memiliki  nilai  guna  yang menjadi sangat penting bagi keberlangsungan organisasi. Dengan dilakukannya restrukturisasi organisasi sangat  mempengaruhi  keberadaan  arsip  pada  organisasi.  Hal  ini  dikarenakan  arsip  yang  tercipta  dari sebuah  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  suatu  organisasi  dapat  memiliki  nilai  guna  sebagai  pengingat maupun historis. Dengan adanya restrukrisasi organisasi, dapat sangat berpengaruh pada keberadaan arsip yang  dimiliki  suatu  organisasi  yang  nantinya  akan  berpindah  atau  tetap,  bergantung  dari  hasil restrukturisasi organisasi.
Hal-hal  yang  berkaitan  dengan  adanya  restrukturisasi  pada  organisasi,  dapat  berpengaruh  pada keberadaan  arsip.  Dimana  hal  ini,  selain  menyelamatkan  arsip,  ada  pentingnya  melakukan  pemilihan terhadap  arsip  yang  memiliki  nilai  guna,  ketika  restrukturisasi  organisasi  telah  dilakukan.  Dengan menyelamatkan  arsip  pada  organisasi  yang  mengalami  penggabungan  maupun  pembubaran,  maka  nilai guna  yang  terkandung  pada  isi  informasi  yang  dimuat  arsip,  dapat  diselamatkan.  Melalui  hal  tersebut, maka  keberlangsungan  suatu  organisasi  menjadi  lebih  pasti.  Tentunya  karena  arsip  mengandung  nilai guna.  Selain  itu,  dengan  menyelamatkan  arsip,  maka  keberlangsungan  organisasi  dapat  lebih  terjaga, karena  terdapat  bukti  konkret  yang  dikandung  oleh  arsip.  Hal  ini  dapat  dimengerti  bahwa  dengan menyelamatkan arsip, maka keberlangsungan suatu organisasi dapat lebih terjamin bahkan secara hukum.
Proses  penyelamatan  arsip  pada  suatu  organisasi  yang  mengalami  restrukturisasi  memiliki  arti bahwa  organisasi  tersebut  dapat  terus  berlangsung,  karena  hal-hal  terkait  arsip,  sebagai  bukti  konkret yang  dimiliki  organisasi  terselamatkan.  Melalui  hal  tersebut  arsip  dapat  dijadikan  sebagai  bukti  yang konkret  serta  sah  secara  hukum.  Hal  yang  berkaitan  dengan  kegiatan  penyelamatan  arsip  merupakan kegiatan yang sangat vital, yang sudah seharusnya dilakukan  oleh pemerintah. Adapun pemerintah telah membuat  peraturan-peraturan  yang  diseragamkan,  agar  proses  penyelamatan  arsip  dapat  lebih  terjamin keberlangsungannya.  Peraturan  tersebut  berupa  dasar  hukum  yang  mana  dasar  hukum  ini  dapat dikembangkan mengikuti perkembangan zaman, maupun kondisi dan situasi yang dialami masing-masing organisasi.
Dasar hukum  yang telah  dibuat oleh pemerintah serta yang digunakan untuk penyelamatan arsip pada instansi, yang mengalami penggabungan ataupun pembubaran, yaitu:
1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Dalam undang-undang tersebut pada pasal 35 ayat (2) dan (3) berbunyi:
“dalam  hal  terjadi  penggabungan  dan/  atau  pembubaran  suatu  satuan  kerja  perangkat  daerah, pemerintah  daerah  mengambil  tindakan  untuk  melakukan  upaya  penyelamatan  arsip  dari  satuan kerja  perangkat  daerah  tersebut;  Upaya  penyelamatan  arsip  dari  satuan  kerja  perangkat  sebagai akibat  penggabungan  dan/  atau  pembubaran  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (2)  dilaksanakan oleh  arsip  daerah  provinsi  atau arsip  daerah  kabupaten/kota  sesuai  dengan  ruang  lingkup  fungsi dan tugas” (Republik Indonesia, 2009).
Terkait dengan hal tersebut, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah sebagai lembaga  kearsipan  di  provinsi  Jawa  Tengah,  maka  memiliki  kewajiban  menyelamatkan  arsip-arsip yang  dimiliki  oleh  instansi  pemerintah  Jawa  Tengah,  yang  telah  mengalami  penggabungan  maupun pembubaran instansi, yang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah
Dalam undang-undang tersebut pada pasal 404 disebutkan bahwa:
“serah  terima  personel,  pendanaan,  sarana  dan  prasarana,  serta  dokumen  sebagai  akibat pembagian  Urusan  Pemerintahan  antara  Pemerintahan  Pusat,  Daerah  provinsi  dan  Daerah
kabupaten/kota yang diatur berdasarkan undang-undang ini  dilakukan paling lama 2 (dua) tahun terhitung sejak undang-undang ini diundangkan” (Republik Indonesia, 2014).
Dalam  isi  undang-undang  ini  disebutkan  bahwa  serah  terima  personel,  pendanaan,  sarana  dan prasarana,  dan  dokumen  (P3D)  sebagai  akibat  pembagian  urusan  pemerintah  harus  dilakukan  paling lama 2 (dua) tahun.
3. Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  46  Tahun  2015  tentang  Penyelamatan  Arsip  Penggabungan  atau Pembubaran Lembaga Daerah dan Perangkat Daerah
Dalam Peraturan Kepala ANRI tersebut pada pasal 2 ayat (1) dan (2) disebutkan bahwa:
“Penyelamatan  arsip  penggabungan  atau  pembubaran  lembaga  negara  dan  perangkat  daerah dilaksanakan sejak penggabungan atau pembubaran ditetapkan; Penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh lembaga kearsipan sesuai dengan kewenanganya”  (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2015).
Arsip  merupakan  bagian  penting  dari  suatu  instansi.  Arsip  yang  dihasilkan  oleh  instansi pemerintah  dapat  memuat  informasi  penting  instansi  terkait  yang  terekam  dalam  berbagai  media  seperti media  tulis,  gambar,  maupun  elektronik  yang  dikeluarkan  oleh  intsansi  tersebut  untuk  digunakan  dan selanjutkan dapat disimpan dan dirawat dengan baik agar dapat digunakan kembali jika diperlukan. Selain itu arsip dapat dijadikan sebagai sumber referensi yang memiliki informasi valid. Untuk menjaga agar isi informasi  dan  fisik  arsip  diperlukan  adanya  proses  penyelamatan  arsip  sebagai  langkah  untuk menyelamatkan arsip.
Arsip  merupakan  catatan  tertulis,  baik  dalam  bentuk  gambar  atau  bagan  yang  memuat keterangan-keterangan  mengenai  suatu  subyek  atau  peristiwa  yang  dibuat  untuk  membantu  daya  ingat (Barthos, 2012). Kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan secara cepat ketika  dibutuhkan  dapat  juga  dikatakan  sebagai  arsip  (Gie,  1996).  Selain  itu,  pengertian  arsip  menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa:
“Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (Republik Indonesia, 2009).
Dari  beberapa  pengertian  tentang  arsip  dapat  dijelaskan  arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  atau dokumen  yang  dibuat  secara  sistematis  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  sebagai  sarana temu  balik  informasi  dan  sebagai  bukti  pertanggungjawaban  nasional.  Selain  dijaga  isi  informasinya, arsip  juga  perlu  dijamin  keselamatan  fisik  arsip.  Arsip  merupakan  sumber  acuan  organisasi  dan keberadaan  arsip  didalamnya  merupakan  tulang  punggung  manajemen  organisasi.  Informasi  yang terekam  dalam  arsip  dapat  digunakan  untuk  merencanakan  suatu  kegiatan  dan  sebagai  bukti  terekam
adanya  suatu  kegiatan.  Arsip  juga  memiliki  peranan  penting  dalam  perumusan  kebijakan  dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan (Krihanta, 2014).
Penyelamatan  arsip  merupakan  pengambilalihan  arsip secara sistematis  dari  setiap  instansi  yang berada  di  lingkungan  pemerintah  oleh  lembaga  kearsipan.  Hal  ini  berfungsi  untuk  menjaga  informasi yang terkandung di dalam arsip, serta menjaga bentuk fisik arsip. Oleh karena itu pemerintah melakukan penyelamatan arsip ketika terjadi perubahan struktur instansi pemerintahan dalam bentuk penggabungan maupun pembubaran.
Menjamin  keselamatan  informasi  yang  dimuat  oleh  arsip  sangat  perlu  dilakukan.  Hal  terkait menyelamatkan  informasi  yang  terkandung  dalam  arsip  tersebut  dapat  dilakukan  melalui  beberapa tahapan  penyelamatan  arsip  berdasarkan  Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  46  Tahun  2015  tentang Penyelamatan  Arsip  Penggabungan  atau  Pembubaran  Lembaga  Negara  dan  Perangkat  Daerah  yaitu pendataan  dan  identifikasi  arsip,  penataan  dan  pendaftaran  arsip,  verifikasi  atau  penilaian  arsip, penyerahan arsip statis, dan pemusnahan arsip (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2015).
Untuk melakukan restrukturisasi organisasi, pemerintah  mengeluarkan Undang-undang Nomor 9 Tahun  2015  sebagai  pengganti  Undang-undang  Nomor  23  Tahun  2014  tentang  pemerintahan  daerah. Sebagai  tindak  lanjut  dari  adanya  peraturan  tersebut  pemerintah  daerah  Jawa  Tengah  mengeluarkan Peraturan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  Nomor  9  Tahun  2016  tentang  pembentukan  dan  susunan perangkat daerah. Dengan adanya peraturan daerah tersebut, terdapat beberapa OPD yang dikurangi atau ditambah  fungsinya,  dan  ada  beberapa  OPD  baru  yang  merupakan  gabungan  dari  beberapa  fungsi  dari OPD  lama. Peraturan  daerah  ini  menjelaskan  bahwa  dijelaskan  bahwa  pemerintah  daerah  Provinsi  Jawa Tengah memiliki 23 dinas, 1 inspektorat, dan 4 badan.
Selanjutnya  berdasarkan  Undang-undang  Kearsipan  Nomor  43  Tahun  2009  dijelaskan  bahwa  jika terjadi  penggabungan  atau  pembubaran  suatu  satuan  kerja  perangkat  daerah  maka,  dilakukan penyelamatan arsip statis yang memiliki nilai guna oleh lembaga kearsipan, baik ditingkat pusat maupun daerah  (Republik  Indonesia,  2009).  Terkait  hal  tersebut,  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah Provinsi  Jawa  Tengah  sebagai  lembaga  kearsipan  Provinsi  Jawa  Tengah  berkewajiban  untuk menyelamatkan arsip-arsip milik OPD yang digabung dan atau dibubarkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penyelamatan arsip dilakukan dengan melakukan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip dan diakuisisi  oleh  lembaga  kearsipan.  Lembaga  kearsipan  berkewajiban  melakukan  akuisisi  arsip  dari lembaga  terkait,  seperti  lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan  dan  perseorangan  termasuk  lembaga  swasta  yang  memperoleh  anggaran  negara  atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis merupakan kegiatan pemantauan keberadaan arsip yang memiliki potensi arsip statis (Muliani & Rahmah, 2018, p. 349).
Menurut  Ricks  kearsipan  memiliki  tujuan  untuk  mengurangi  jumlah  arsip  dan  biaya  penyimpanan arsip,  mengendalikan  pemindahan  arsip  secara  terus  menerus  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan, memudahkan  temu  balik  dan  akses  arsip  secara  efisien,  serta  menjaga  keamanan  dan  kerahasiaan  arsip organisasi (Sujono, 2007). Selain memiliki tujuan kearsipan juga memiliki peranan sebagai pusat ingatan
organisasi, alat pembuktian (bukti autentik), bahan dasar dalam perencanaan dan pengambilan keputusan, alat ukur kegiatan suatu organisasi, dan bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya (Sedarmayanti, 2018).
Berdasarkan  hal  tersebut,  maka  setiap  organisasi  perangkat  daerah  sudah  seharusnya  memiliki  unit kearsipan.  Adapun  dalam  unit  ini  arsip  dikelola  dengan  baik  dan  benar  oleh  pencipta  arsip,  hingga waktunya  arsip-arsip  tersebut  dipindahkan  ke  lembaga  kearsipan.  Hal  ini  dilakukan  agar  organisasi perangkat  daerah  dapat  menyelenggarakan  sistem  kearsipan  yang  baik  dan  benar,  demi  terwujudnya kesejahteraan masyarakat.
Berdasarkan  hal  tersebut,  kearsipan  memiliki  peranan  yang  penting  dalam  mewujudkan  tata  kelola pemerintahan  yang baik. Namun  kearsipan masih belum  menjadi prioritas bagi lembaga-lembaga, dalam hal  ini  terkait  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  organisasi  pemerintahan.  Sehingga,  masih  banyak pengelolaan  arsip  pada  satuan  kerja  perangkat  daerah  yang  belum  sesuai  dengan  kaidah  kearsipan (Permana,  2016).  Hal  ini  tentunya  berakibat  belum  berjalannya  tata  kelola  arsip  yang  sesuai  dengan prosedurnya. Sehingga hal tersebut berakibat pada  terjadinya permasalahan di lembaga kearsipan daerah, sebagai  lembaga  yang  memiliki  tugas  dan  fungsi  di  bidang  kearsipan.  Pengelolaan  arsip  yang  belum berjalan sesuai dengan prosedurnya, dapat menjadikan lembaga kearsipan harus bekerja lebih keras untuk memastikan  arsip  yang  memiliki  nilai  guna.  Agar  arsip  tersebut  dapat  diselamatkan  isi  informasi  yang terkandung, sekaligus menjaga dan merawat bentuk fisiknya.
Isi  informasi  yang  dimuat  oleh  arsip  memiliki  nilainya  masing-masing.  Maka  sebagai  lembaga kearsipan  daerah  yang  memiliki  kewenangan  terhadap  pengelolaan  arsip  sudah  seharusnya  melakukan penyelamatan  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  bagi  pemerintah  daerah.  Arsip  diselamatkan  pasca penggabungan  organisasi  perangkat  daerah  ialah  arsip  inaktif  dan  arsip  statis.  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  merupakan  lembaga  yang  berada  di  Provinsi  Jawa  Tengah. Sehingga  memiliki  kewajiban  dalam  menjaga  dan  melestarikan  arsip  pada  organisasi  perangkat  daerah yang ada di wilayah Provinsi Jawa Tengah.

## 2. Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  yaitu  kualitatif.  Strauss mengemukakan  bahwa  penelitian kualitatif  adalah    jenis  penelitian  yang  menghasilkan  temuan-temuan  yang  tidak  diperoleh  oleh  alat-alat prosedur  statistik  atau  alat-alat  kuantifikasi  lainnya  (Ahmadi,  2014).    Selain  itu  penelitian  kualitatif merupakan  penelitian  yang  digunakan  untuk  menyelidiki,  menemukan,  menggambarkan,  dan menjelaskan fenomena yang tidak dapat diukur dengan alat ukur statistik  (Saryono, 2010). Penelitian ini cocok  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif  karena  dalam  penelitian  ini  untuk  mengetahui  proses penyekamatan  arsip  OPD  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  pasca penggabungan instansi pemerintah di Provinsi Jawa Tengah.
Teknik  pemilihan  informan  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan nonprobability sampling berjumlah 2 orang
No Nama Jabatan 1. Sutopo Kasie Akuisisi Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah 2. Sutarja Staf Akuisisi Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Tabel 1. Daftar Informan
Teknik pengambilan data pada penelitian ini yang utama yaitu  menggunakan  wawancara dan observasi. . Wawancara  dilakukan  untuk  mendapatkan  data  dari  sumber  primer  (informan)  dan  observasi  dilakukan untuk mengetahui data apa saja yang ada di lapangan.
Metode analisis data pada penelitian ini menggunakan analisis tematik (thematic analysis) . Menurut Boyatzis (1998) dalam (Braun & Clarke, 2006) analisis tematik ( thematic analysis) adalah metode untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan melaporkan tema-tema yang terdapat dalam fenomena.
Analisis  tematik  nantinya  mampu  untuk  megidentifikasi  hal-hal  yang  relevan  dengan  menjawab pertanyaan pada penelitian. Analisis tematik yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Mengenali Data
Pada  tahap  ini  data  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara  ditulis  dalam  bentuk  teks  yang  dijadikan sebagai transkrip
2. Menginisialkan kode
Hasil  wawancara  yang  sudah  dijadikan  transkrip  kemudian  diberikan  kode  dan  mengelompokkan kode yang sejenis
3. Menentukan tema
Pada  tahap  ini,  kode  yang  telah  ditentukan  menjadi  tema.  Tema  tersebut  dapat  mendeskripsikan sebuah fenomena atau jika memungkinkan dapat menginterpretasikan sebuah fenomena.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Sebelum  dikeluarkannya  Undang-undang  Nomor  9  Tahun  2015  sebagai  pengganti  Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang pemerintah daerah, pemerintah daerah  Provinsi Jawa Tengah memiliki 19 dinas,  1  inspektorat,  dan  11  badan  sesuai  dengan  yang  terdapat  pada  Peraturan  Daerah  Provinsi  Jawa Tengah  Nomor  6  Tahun  2008  tentang  organisasi  dan  tata  kerja  dinas  daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  dan Peraturan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  Nomor  7  Tahun  2008  tentang  organisasi  dan  tata  kerja inspektorat,  badan  perencanaan  pembangunan  daerah  dan  lembaga  teknis.  Namun  setelah  ada  Undang- undang  Nomor  9  Tahun  2015  sebagai  pengganti  Undang-undang  Nomor  23  Tahun  2014  tentang pemerintah  daerah,  terdapat  Peraturan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  Nomor  9  Tahun  2016  tentang pembentukan  dan  susunan  perangkat  daerah,  dimana  dalam  peraturan  tersebut  dijelaskan  bahwa pemerintah  daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  memiliki  23  dinas,  1  inspektorat,  dan  4  badan.  Dalam  hal  ini
terdapat  5  organisasi  perangkat  daerah  yang  merupakan  hasil  penggabungan,  2  organisasi  perangkat daerah yang merupakan hasil pemisahan, dan 3 organisasi perangkat daerah yang berganti nama.
Organisasi  perangkat  daerah  yang  hasil  penggabungan  yaitu  dinas  pendidikan  dan  kebudayaan  yang merupakan  penggabungan  dari  dinas  pendidikan  dan  dinas  kebudayaan  dan  pariwisata.  Dinas  pekerjaan umum  bina  marga  dan  cipta  karya  merupakan  penggabungan  dari  dari  dinas  bina  marga  dan  dinas  cipta dan  tata  ruang.  Dinas  pertanian  dan  perkebunan  merupakan  penggabungan  dari  dinas  pertanian  pangan dan holtikultura dan dinas perkebunan. Badan perencanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan daerah  yang  merupakan  penggabungan  dari  badan  perencanaan  pembangunan  daerah  dan  badan penelitian dan pengembangan  daerah. Dinas lingkungan  hidup  dan  kehutanan  merupakan penggabungan dari badan lingkungan hidup dan dinas kehutanan.
Organisasi  perangkat  daerah  yang  mengalami  pemisahan  yaitu  dinas  tenaga  kerja  dan  transmigrasi dan  dinas  pemberdayaan  masyarakat,  desa,  kependudukan,  dan  pencatatan  sipil  yang  merupakan pemisahan  dari  dinas  tenaga  kerja,  transmigrasi,  dan  kependudukan.  Dinas  perhubungan  dan  dinas komunikasi  dan  informatika  yang  merupakan  pemisahan  dari  dinas  perhubungan,  komunikasi  dan informatika.
Organisasi perangkat daerah yang berganti nama yaitu dinas kearsipan dan perpustakaan daerah yang merupakan penggantian nama dari badan arsip dan perpustakaan. Dinas penanaman modal dan pelayanan terpadu satu pintu yang merupakan penggantian nama dari badan penanaman modal. Dinas pemberdayaan perempuan,  perlindungan  anak,  pengendalian  penduduk  dan  keluarga  berencana  yang  merupakan penggantian nama dari badan pemberdayaan perempuan, perlindungan anak dan keluarga berencana.

## 3.1 Persiapan Penyelamatan Arsip
Persiapan penyelamatan arsip ialah upaya yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah untuk  melakukan  persiapan terkait hal-hal yang dilakukan sebelum  melaksanakan kegiatan  penyelamatan  arsip.  Hal-hal  yang  dapat  dilakukan  dalam  persiapan  penyelamatan  arsip  yaitu, dengan  menyediakan  atau  memiliki  kesesuaian  prosedur,  mengumpulkan  OPD  (Organisasi  Perangkat Daerah),  membentuk  tim,  melakukan  survey,  serta  menggunakan  format  formulir  yang  disesuaikan dengan Perka ANRI.
a. Kesesuaian prosedur penyelamatan arsip
Prosedur  penyelamatan  arsip  untuk  menangani  hal-hal  terkait  pasca  penggabungan  instansi  telah tertuang  dalam  Perka  ANRI  Nomor  46 Tahun  2015  tentang  Penyelamatan  Arsip  Penggabungan  atau Pembubaran  Lembaga  Negara  dan  Perangkat  Daerah.  Penyelamatan  arsip  pasca  penggabungan dilaksanakan  sesuai  prosedur  dengan  mengikuti  keadaan  di  instansi.  Dalam  penyelamatan  arsipnya yang  terpenting  harus  disertai  daftar  arsip  dan  berita  acara  dari  penyelamatan  arsipnya.  Pembuatan daftar arsip dan berita acara dibuat sesuai dengan yang tertera pada lampiran di Perka ANRI tersebut. A  pengumpulan  OPD  ini,  yaitu  terkait  pengkoordinasian  dalam  pengambilalihan  dan  tata  kelola personel,  pendanaan,  sarana  dan  prasarana  serta  dokumen  (P3D)  yang  berada  di  bawah  wewenang
pemerintah daerah provinsi Jawa Tengah.pabila terjadi hal-hal di luar keadaan (kondisi) normal, ketika melakukan  penyelamatan  arsip,  prosedur  yang  ada  tersebut  dapat  disesuaikan  dengan  kondisi  dan situasi  yang  terjadi.  Meskipun  demikian,  hal-hal  yang  bersifat  esensial  pada  prosedur  penyelamatan arsip,  tetap  harus  dipertahankan.  Seperti  tetap  disertakannya  berita  acara  dan  daftar  arsip  yang diserahkan, sebagai bagian yang terpenting dari suatu prosedur penyelamatan arsip,
b. Pengumpulan OPD (Organisasi Perangkat Daerah)
Organisasi  perangkat  daerah  merupakan  organisasi  atau  lembaga  pemerintah  daerah  yang bertanggungjawab kepada kepala daerah, dalam hal  ini gubernur merupakan  kepala  daerah di tingkat provinsi.  Pengumpulan  OPD  merupakan  salah  satu  dari  tahapan  yang  ada  di  dalam  prosedur penyelamatan  arsip.  Maka  dengan  dilakukannya  pengumpulan  OPD  ini  merupakan  salah  satu  upaya penyelamatan arsip terkait adanya penggabungan  maupun pembubaran instansi. Tujuan dilakukannya pengumpulan  OPD  ini,  agar  dapat  dibentuk  tim  khusus  yang  menangani  arsip,  seperti  tim  pengarah dan kelompok kerja pengalihan kewenangan urusan pemerintah. Dinas kearsipan hanya berfokus pada pengurusan  dokumen  yang  terkait  dengan  pemerintah  daerah  yang  harus  mendapat  prioritas penyelamatan terlebih dahulu sebelum OPD tersebut mengalami penggabungan ataupun pembubaran.
Pengumpulan  OPD  yaitu  terkait  pengkoordinasian  dalam  pengambilalihan  dan  tata  kelola personel,  pendanaan,  sarana  dan  prasarana  serta  dokumen  (P3D)  yang  berada  di  bawah  wewenang pemerintah daerah provinsi Jawa Tengah.Pada saat kegiatan mengumpulkan OPD tersebut, dilakukan pendataan  OPD  yang  telah  mengalami  perubahan,  baik  dalam  bentuk  pengurangan  maupun penambahan  fungsi,  serta  terkait  penggabungan  ataupun  pembubaran  OPD,  dan  lain  sebagainya. Pendataan  tersebut  dimaksudkan  untuk  menentukan  arsip  dari  OPD  mana  yang  harus  segera diselamatkan. Pada kegiatan pengumpulan OPD ini tidak  hanya dilakukan  oleh  Dinas Kearsipan saja hal  terkait  pendataan  arsip,  tetapi  juga  terdapat  OPD  lainnya  yang  ikut  bertanggungjawab  terhadap kegiatan pendanaan, personel, dan sarana prasarana.
c. Pembentukan Tim
Dinas  kearsipan  memiliki  tanggung  jawab  terhadap  setiap  dokumen  pemerintah  yang  diselamatkan. Untuk  memudahkan  kegiatan  penyelamatan  dokumen  tersebut,  diperlukan  adanya  pembentukan  tim, yang  dimaksudkan  untuk  mengurus  dokumen-dokumen  tersebut.  Tim  khusus  tersebut  menjadi  wakil dari  dinas  kearsipan  yang  khusus  menangani  seluruh  dokumen  OPD,  sebelum  nantinya  dikelola  oleh dinas  kearsipan.  Hal  yang  dilakukan  oleh  tim  khusus  tersebut  seperti  melakukan  rapat  koordinasi dengan  OPD  lain  untuk  diberikan  penyuluhan  serta  sosialisasi  hal  yang  berkaitan  dengan penyelamatan  dokumen  bagi  OPD  yang  mengalami  penggabungan  maupun  pembubaran,  sesuai dengan  Perka  ANRI  nomor  46  tahun  2015  tentang  penyelamatan  arsip  penggabungan  atau pembubaran lembaga negara dan perangkat daerah.
Pada  rapat  yang  dilakukan  oleh  seluruh  OPD  terkait,  tim  khusus  dari  dinas  kerasipan  ini menerangkan  hal-hal  terkait  kebijakan  pemerintah,  yang  berhubungan  dengan  penyelamatan  arsip,
kewajiban  penyelamatan  arsip,  dan  prosedur  tentang  penyelamatan  arsip.  Pembentukan  tim  khusus yang  memiliki  tujuan  untuk  menyelamatkan  arsip  ini,  dapat  melakukan  penyelamatan  secara  efektif dan efisien, serta terstruktur. Selain itu, melalui pembentukan tim ini dapat lebih memudahkan terkait proses  penyelamatan  arsip.  Dalam  melakukan  tugas  penyelamatan  arsip  tidak  hanya  dilakukan  oleh tim khusus, namun bagian sie akuisisi mendapatkan penyerahan wewenang terkait tugas penyelamatan arsip.  Bagian  sie  akuisisi  tersebut  tidak  bekerja  sendiri,  melainkan  mendapat  bantuan  dari  arsiparis- arsiparis, hal ini terkait pengelolaan arsip maupun dokumen yang harus dilakukan penyelamatan. d. Survey
Setiap  instansi  di  sekitar  lingkungan  pemerintah  Jawa  Tengah  memiliki  kondisi  kearsipan  yang berbeda-beda.  Untuk  mengetahui  kondisi  dari  setiap  arsip  dan  dokumen  di  tiap  instansi  yang membutuhkan  proses  penyelamatan  arsip  perlu  dilakukan survey . Survey ini  dilakukan  untuk mengetahui kondisi terkini arsip, yang dilihat berdasarkan keadaan ketampakan arsip hingga informasi yang  dimuat  oleh  arsip  tersebut.  Adapun survey dapat  digunakan  untuk  mengetahui  keterangan  yang berkaitan  dengan  arsip  yang  ada  di  tiap  instansi.  Hal  ini  dapat  digunakan  untuk  memudahkan  dalam pembuatan  konsep  penyelamatan  arsip.  hasil survey dapat  digunakan  untuk  mengetahui  penyusunan maupun pengaturan arsip, yang nantinya akan diselamatkan pada suatu instansi. Bila di suatu instansi ditemukan  belum  dilaksanakannya  sistem  pengelolaan  arsip  yang  baik,  maka  dari  pihak  dinas kearsipan akan  memberi bantuan, berupa bantuan melakukan pendataan arsip, sebelum arsip tersebut diselamatkan.
e. Penggunaan Form
Penggunaan form  merupakan salah satu instrumen  yang digunakan  untuk  memudahkan  dalam proses penyelamatan  arsip.  Penggunaan  form  tersebut  diseragamkan  formatnya  agar  memudahkan  ketika digunakan  instansi-instansi  lainnya.  Selain  itu,  format yang  digunakan  form  tersebut  telah  disepakati terlebih  dahulu,  sehingga  dapat  lebih  mudah  ketika  digunakan  ( aplicable ).  Penggunaan  form  yang telah  disiapkan  oleh  Perka  ANRI  tersebut  memudahkan  proses  penyelamatan  arsip,  dengan memberikan  tambahan  kolom,  sehingga  hal-hal  terkait  dengan  arsip  dapat  lebih  didata  secara terperinci

## 3.2 Proses penyelamatan Arsip
Proses penyelamatan arsip ialah tahapan yang  harus dilakukan  ketika proses penyelamatan arsip.  Dalam proses  penyelamatan  ini  dinas  kearsipan  mengacu  pada  aturan  dari  Perka  ANRI  nomor  46  tahun  2015 dengan  menyesuaikan  kondisi  pengelolaan  arsip  organisasi  perangkat  daerah.  Tahapan-tahapan  pada proses penyelamatan arsip tersebut, seperti melakukan pendataan arsip (pengumpulan data), verifikasi dan penilaian  arsip,  penyerahan  arsip  (pelimpahan),  waktu  penyelamatan  arsip,  dokumen  dan  arsip  yang diselamatkan, serta sarana dan prasarana yang dibutuhkan ketika melakukan proses penyelamatan arsip. a. Pendataan Arsip
Pendataan  arsip  merupakan  kegiatan  pertama  yang  dilakukan  dalam  melakukan  proses penyelamatan  arsip.  Pendataan  arsip  digunakan  untuk  mengumpulkan  maupun  mencari  data  arsip  yang dimiliki  oleh  OPD,  yang  telah  mengalami  perubahan.  Hal  ini  agar  memudahkan  proses  penyalamatan arsip,  serta  agar  setiap  arsip  maupun  dokumen  tersebut  dapat  terdata.  Proses  pendataan  arsip  ini menggunakan  form  (formulir)  yang  telah  dibuat  oleh  ANRI.  Hal  ini  untuk  memudahkan  pendataan maupun  pengindentifikasian  arsip.  Hal  tersebut  mengacu  pada  ANRI  yang  merujuk  pada  Perka  ANRI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah. Dalam  Perka  ANRI  tersebut  tertulis  bahwa  tahapan  pertama  yang  dilakukan  dalam  penyelamatan  arsip ialah  pendataan  dan  identifikasi  arsip,  yang  mana  pada  pasal  9  huruf  a  dijelaskan  mengenai  pendataan arsip  dengan  menggunakan  jadwal  retensi  arsip  atau  melakukan  pendaftaran  fungsi,  kegiatan  dan  jenis arsip  pada  setiap  satuan  kerja  yang  hasilnya  dihimpun  dalam  daftar  ikhtisar  arsip.  etiap  arsip  tersebut perlu dilakukan adanya proses pendataan, yang mana agar arsip-arsip dapat dikategorikan pada kelompok tertentu  baik  itu  dikelompokkan  kedalam  arsip  dinamis  ataupun  statis.  Sehingga  setelah  dilakukan pendataan tersebut, arsip dapat segera dilimpahkan pada dinas kearsipan untuk segera diolah.
Gambar 1. Format Tabel Pendataan
b. Verifikasi dan penilaian arsip
Setelah  dilakukan  pendataan  arsip,  tahap  selanjutnya  ialah  melakukan  verifikasi  dan  penilaian arsip.  Penilaian  arsip  ini  dilakukan  dengan  cara  melakukan  verifikasi  secara  langsung.  Verifikasi secara langsung tersebut memiliki arti proses verifikasi yang dilakukan untuk arsip dengan jenis arsip statis  dapat  dilakukan  verifikasi  melalui  JRA  (Jadwal  Retensi  Arsip),  serta  memberikan  keterangan tambahan  sebagai  arsip  permanen.  Selain  itu,  setelah  arsip  tersebut  berada  di  dinas  kearsipan,  maka arsip  tersebut  termasuk  dalam  kelompok  arsip  inaktif  dan  permanen.  Untuk  kemudian  dapat  diolah kembali,  setelah  mendapatkan  verifikasi  dan  penilaian  arsip  yang  dilakukan  oleh  tim  penilai  arsip. Verifikasi dan penilaian arsip yang dilakukan oleh tim penilai arsip mengacu pada JRA.
c. Penyerahan arsip
Tahapan  selanjutnya  dari  proses  penyelamatan  arsip  yaitu  tahap  penyerahan  arsip.  Pada  tahap penyerahan  arsip  ini  merupakan  tahapan  terakhir  dari  rangkaian  tahapan  proses  penyelamatan  arsip. Penyerahan  arsip  dilakukan  dengan  cara  menyerahkan  arsip  statis  ke  dinas  kearsipan  setelah melakukan verifikasi dan penilaian arsip disertai dengan berita acara dan daftar arsip yang diserahkan. Hal ini sesuai dengan Perka ANRI nomor 43 tahun 2015 disertai format berita acara dan format daftar arsip.  Untuk  arsip  inaktif,  arsip  dikembalikan  kepada  instansi  pencipta  yang  mengalami  perubahan. Sedangkan untuk arsip yang masa retensinya sudah habis dan tidak diterangkan dipermanenkan maka arsip  tersebut  dimusnahkan  sesuai  prosedur  yaitu  Perka  ANRI  nomor  43  tahun  2015  tentang penyelamatan  arsip  penggabungan  atau  pembubaran  lembaga  negara  dan  perangkat  daerah.  Sebelum melakukan  pemusnahan,  dibuat  daftar    arsip  dan  berita  acara  pemusnahan  yang  digunakan  sebagai bukti  dan  pengganti  arsip  yang  telah  dimusnahkan.  Pemusnahan  arsip  dilakukan  dengan  cara memusnahkan bentuk fisik arsip dan isi informasinya secara total agar tidak dapat dikenali.
Gambar 2. Format Berita Acara Serah Terima Arsip
d. Waktu penyelamatan arsip
Terjadinya  penggabungan  maupun  pembubaran  instansi  pemerintah,  maka  diperlukan  adanya penyelamatan  pada  arsip  maupun  dokumen  instansi  yang  dilakukan  penggabungan  maupun pembubaran  tersebut.  Hal  terkait  penyelamatan  arsip  tersebut  dilakukan  setelah  adanya  keputusan tentang penggabungan  maupun pembubaran instansi tersebut. Berdasarkan keputusan Gubernur Jawa Tengah  Nomor  120/8  Tahun  2015  tentang  Pembentukan  Tim  Pengarah  dan  Kelompok  Kerja Pengalihan  Kewenangan  Urusan  Pemerintahan  Konkuren  di  Provinsi  Jawa  Tengah,  maka  langkah selanjutnya ialah melakukan Pemetaan Perangkat Daerah dan Pengalihan (P3D).
Proses terkait penyelamatan arsip ini memerlukan waktu yang cukup lama, yaitu kurang lebih dua tahun. Selain itu, pada pelaksanaan proses penyelamatan arsipnya juga  melibatkan banyak pihak dari berbagai  instansi,  yang  mengalami  perubahan  nomenklatur.  Selain  melibatkan  instansi  lain,  kegiatan penyelamatan  arsip  ini  membutuhkan  komunikasi  yang  baik  antara  pihak  dinas  kearsipan,  instansi, maupun  arsiparis  pada  instansi  terkait.  Hal  ini  perlu  dilakukan  agar  proses  penyelamatan  arsip  dapat dilakukan  dengan  cepat  dan  tepat,  serta  informasi-informasi  yang  terkandung  dalam  arsip  dapat diselamatkan.  .  Hal  ini  terkait  adanya  penggabungan  maupun  pembubaran  instansi  yang  dapat menghilangkan arsip yang dimiliki suatu instansi.
e. Arsip dan dokumen
Arsip  merupakan  sebutan  dari  dokumen,  baik  dokumen  tertulis,  dokumen  lisan,  maupun  dokumen bergambar,  yang  diambil  atau  diciptakan  pada  waktu  yang  lampau,  yang  berguna  sebagai  pengingat maupun  bahan  sejarah,  dan  memiliki  nilai  guna  berdasarkan  informasi  yang  terkandung  pada  arsip. Berdasarkan perkembangan terkini,  media penyimpanan arsip biasanya dilakukan secara digital, agar masa  simpan  arsip  tersebut  lebih  aman  dan  lebih  mudah  apabila  dilakukan  temu  kembali  informasi (TBI).  Arsip  biasanya  dikeluarkan  oleh  instansi  resmi,  yang  kemudian  arsip-arsip  tersebut  disimpan pada tempat khusus sebagai bahan referensi. Arsip yang diselamatkan oleh dinas kearsipan ialah arsip inaktif  dan  arsip  statis  dari  instansi  terkait,  nantinya  arsip  inaktif  akan  dikembalikan  kepada  instansi terkait. Sedangkan arsip statisnya akan dilakukan akuisisi arsip oleh dinas kearsipan.
f. Sarana dan prasarana
Proses  penyelamatan  arsip  memerlukan  adanya  penunjang  untuk  melaksanakan  kegiatannya.  Maka diperlukan  adanya  sarana  dan  prasarana  yang  memadai  sebagai  bagian  dari  penunjang  proses penyelamatan arsip. Sarana dan prasarana yang  memadai berdasarkan informan Sutopo dan informan Sutarja ialah tersedianya lemari penyimpanan arsip seperti roll o pack , rak (arsip) statis, serta peralatan maupun perlengkapan pendukung penyimpanan arsip, seperti kertas kising, tali rafia, dan daftar arsip. Selanjutnya,  arsip  disimpan  pada  depo  arsip,  guna  memberikan  kemudahan  dalam  proses  temu kembali  informasi,  sebagai  bahan  referensi  yang  dibutuhkan.  Dengan  adanya  daftar  arsip,  proses pencarian  arsip  dapat  lebih  mudah  dilakukan  oleh  arsiparis.  Serta  penyusunan  arsip  pada  lemari khusus arsip dan ruang khusus arsip dapat membuat arsip tersimpan serta terjaga kondisi dengan baik, sehingga mengurangi dampak kerusakan.

## 3.3 Kendala dan Upaya Penyelamatan Arsip
Setiap  kegiatan  yang  dilakukan  tentunya  terdapat  kendala  yang  terjadi.  Kendala  merupakan  faktor  yang menjadi  rintangan  ketika  sedang  melakukan  suatu  kegiatan.  Tak  terkecuali,  kendala  dapat  juga  terjadi pada  proses  penyelamatan  arsip,  yang  mana  melalui  kendala  tersebut  dapat  menghambat  proses penyelamatan arsip.
Hal ini juga terjadi pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah, seperti yang diungkapkan oleh informan Sutopo,“Kendalanya arsipnya masih kacau balau, belum tertata dengan
baik, belum adanya penyortiran arsip, kebanyakan arsip masih kacau balau” (Sutopo, 2 September 2019). Berdasarkan hal-hal yang telah diuraikan oleh informan Sutopo tersebut, dapat diketahui bahwa keadaan dari  arsip-arsip  tersebut  tidak  terpelihara  dengan  baik,  yang  mana  pengelolaan  serta  penyusunan  arsip tersebut masih belum disusun atau ditata dengan baik.
Melalui  keadaan  tersebut  dapat  diketahui  bahwa  kondisi  arsip-arsip  tersebut  yang  sangat  tidak teratur.  Dalam  hal  ini  perlu  adanya  penyortiran  terhadap  arsip,  yang  mana  tahap  pernyortiran  ini  juga belum ada atau dilakukan.
Selain itu, keadaan arsip yang awalnya ada di setiap instansi memiliki kondisinya masing-masing, bergantung pada petugas arsip atau arsiparis yang ada di  instansi tersebut. Namun, seringnya arsip-arsip yang  ada  di  instansi  tersebut  tidak  mendapatkan  penanganan  maupun  pengelolaan  yang  baik.  Hal  ini menyebabkan  sulitnya  melakukan  penyortiran  arsip,  sehingga  tahapan  penyortiran  ini  belum  dapat berjalan  lancar.  Tentunya  melalui  macetnya  tahap  penyortiran  ini,  berpengaruh  pada  rangkaian  proses penyelamatan arsip, Sehingga kendala-kendala semacam ini terus berulang.
“Kendalanya yaitu SDM yang  minim, tidak semua siap menata, waktu pelaksanaan yang  mendadak, anggaran yang tidak direncanakan, serta sarana dan prasarana yang kurang memadai” (Sutarja, 8 Agustus 2019).  Informan  Sutarja  menambahkan  terkait  penyebab  terjadinya  kendala-kendala  tersebut,  bahwa kendala utamanya terkait pada kurangnya sumber daya manusia (SDM), dalam hal ini arsiparis. Selain itu tidak  semua  arsiparis  atau  petugas  arsip  siap  menata  atau  mengelola  arsip-arsip  tersebut  dengan  baik. Adapun masalah lainnya yaitu berkaitan dengan waktu pelaksanaan yang mendadak, sehingga tidak dapat langsung  dikerjakan  atau  diselesaikan.  Sumber  kendala  lainnya  terkait  dengan  anggaran  yang  tidak direncanakan.  Hal  ini  berkaitan  dengan  pelaksanaan  yang  mendadak,  sehingga  instansi  biasanya  tidak menyiapkan anggaran untuk penyelamatan arsip tersebut. Selain  itu, kendala lainnya adalah kurang atau minimnya  sarana  dan  prasarana  yang  memadai  dalam  proses  penyelamatan  arsip  ini.  Jadi,  selain  faktor manusia, dalam hal ini arsiparis atau petugas arsip, faktor-faktor di luar manusia juga menambah kendala- kendala yang terjadi terkait proses penyelamatan arsip ini.
Upaya  penyelamatan  arsip  merupakan  usaha  yang  dilakukan  untuk  mengatasi  masalah  yang dihadapi, dalam hal ini masalah yang dihadapi tersebut berkaitan dengan upaya penyelamatan arsip yang menemui berbagai macam kendala. “Untuk menghadapi SDM yang minim dan tidak semua siap menata kedepannya  akan  dilakukan  sosialisasi  dan  pelatihan,  untuk  anggaran  akan  ditambah  untuk  tahun selanjutnya, dan menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan” (Sutarja, 8 Agustus 2019).
“Upayanya  yaitu  melakukan  peningkatan  kualitas  SDM  kearsipan  melalui  kegiatan  pelatihan  dan penyuluhan  tentang  kearsipan.  Selain  itu  melakukan  evaluasi  agar  kedepannya  jika  terjadi  hal  yang sama penyelamatan dapat dilakukan  lebih baik  lagi  dan  menyiapkan anggaran cadangan” (Sutopo, 2 September 2019).
Menurut  informan  Sutarja  dan  informan  Sutopo,  dalam  menghadapi  kendala  yang  berkaitan  dengan minim  atau  kurangnya  sumber  daya  manusia,  serta  sumber  daya  manusia  yang  siap  dan  sigap  dalam menata.  Selanjutnya  dapat  dibuat  suatu  rancangan  kegiatan  yang  memberikan  sosialisasi  maupun
pelatihan.  Melalui  kedua  kegiatan  tersebut  diharapkan  dapat  memberikan  diseminasi  informasi  terkait pentingnya  suatu  proses  penyelamatan  arsip,  pada  instansi  yang  mengalami  penggabungan  maupun pembubaran.  Selain  memberikan  sosialisasi  dan  pelatihan,  dapat  pula  dibuat  rancangan  anggaran  yang lebih memperhatikan terkait penyelamatan arsip. Selain itu, penting untuk melakukan penambahan sarana dan  prasarana,  agar  proses  penyelamatan  arsip  dapat  berjalan  dengan  lancar,  dan  arsip  dapat  tersimpan dengan  baik.  Perlu  dipahami  bahwa  proses  penyelamatan  arsip  memerlukan  perhatian  dan  kerjasama semua pihak, agar kendala-kendala yang ada dapat diminimalkan.

## 4. Simpulan
Dari  hasil  analisis  penelitian  mengenai  “Penyelamatan  Arsip  Organisasi  Perangkat  Daerah  di  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  Pasca  Penggabungan  Instansi  Pemerintah Provinsi  Jawa Tengah”,  ditemukan  tiga  tema,  yaitu  persiapan  penyelamatan  arsip,  proses  penyelamatan arsip, serta kendala dan upaya penyelamatan arsip.

## Daftar Pustaka
Ahmadi, R. (2014). Metodologi Penelitian Kualitatif . Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Aneta,  Y.  (2015). Restrukturisasi  Organisasi  Dalam  Meningkatkan  Pelayanan  Publik  di  PT.  PLN (Persero) Area Gorontalo . Diakses dari http://repository.ung.ac.id/riset/show/1/1361/restrukturisasi- organisasi-dalam-meningkatkan-pelayanan-publik-di-pt-pln-area-gorontalo.html
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia. Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  46 Tahun  2015  tentang  Penyelamatan  Arsip  Penggabungan  atau  Pembubaran  Lembaga  Negara  dan Perangkat Daerah . , (2015).
Barthos, B. (2012). Manajemen Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara.
Braun, V., & Clarke, V. (2006). Thematic Analysis . 6.
Gie, L. (1996). Administrasi Perkantoran . Yogyakarta: Liberty.
Krihanta. (2014). Pengelolaan Arsip Vital . Tangerang: Universitas Terbuka.
Muliani,  S.,  &  Rahmah,  E.  (2018).  Pelaksanaan  Akusisi  dalam  Rangka  Penyelamatan  dan  Pelestarian Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan , 7 , 348–354. Diakses dari http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/101015/100416
Permana,  I.  (2016).  Strategi  Akuisisi  Sebagai  Upaya  Penyelamatan  Arsip  Dalam  Rangka  Perubahan Kelembagaan Perangkat Daerah. Diakses dari https://basipda.bekasikab.go.id/ website: https://basipda.bekasikab.go.id/berita-strategi-akusisi-sebagai-upaya-penyelamatan-arsip-dalam- rangka-perubahan-kelembagaan-perangkat-daera.html
Pratama, M. I. A. (2018). Keuangan dan Sinergi Perusahaan ( Pada Kasus Perbankan di Indonesia dan di  India  Pada  Tahun  2007-2017  )  Fakultas  Ekonomi  Universitas  Islam  Indonesia  Yogyakarta Keuangan Dan Sinergi Perusahaan ( Pada Kasus Perbankan di Indonesia dan di India Pada Tahun
200 .  Diakses  dari    https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/10913/Cover  Skripsi Muhammad Iqbal Aji P %281%29.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Republik  Indonesia. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan .  , (2009).
Republik  Indonesia. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2014  Tentang  Pemerintah Daerah . , (2014).
Robbins, S. P. (2007). Perilaku Organisasi (Alih Bahasa Drs. Bejamin Molan) Edisi Bahasa Indonesia . Klaten: PT. Intan Sejati.
Saryono. (2010). Metode Penelitian Kualitatif . Bandung: Alfabeta.
Sedarmayanti.  (2018). Tata  Kearsipan  dengan  Memanfaatkan  Teknologi  Modern .  Bandung:  Mandar Maju.
Sujono. (2007). Materi Pokok Arsip Inaktif . Jakarta: Universitas Terbuka.