Strategi Peningkatan Aksesibilitas Arsip Statis Sebagai Informasi Publik Pada Lembaga Kearsipan di Era Keterbukaan Informasi

## ABSTRACT
Accessibility  of  archive  in  the  disclosure  of  information  era marked  by  the  development  Information  Communication  and Technology  (ICT),  which  is  a  challenge  for  archival  institutions  in meeting  community  needs  for  historical  information  sourced  from archives. As a public information institution, archival institutions must transform in carrying out their functions and duties in order to provide excellent  service  to  the  public  in  using  static  archives.    However, making  archives  as  a  source  of  public  information  accessible  at archival institutions facing problems concerning archive as a collective memory. This is caused by two things, namely that there are still many archive  creators  who  have  not  submitted  archives  to  archival institution,  and  the  limited  understanding  and  archival  access  of  the public.  This  study  describes  how  to  improve  the  accessibility  of archives  as  public  information  on  LK  in  the  era  of  information disclosure, using a qualitative approach and literature study methods. The results of this study indicate that the low accessibility of archives is  caused  by  the  lack  of  optimal  archival  management  development, the low availability of archives as a result of the low quality of archive management in LK, and the lack of public understanding of the role of LK as a repository of historical information.

## INTISARI
Aksesibilitas  informasi  arsip  pada  era  keterbukaan  informasi ditandai  dengan  perkembangan  teknologi  dan  informasi  merupakan tantangan  bagi  lembaga  kearsipan  dalam  memenuhi  kebutuhan masyarakat terhadap informasi kesejarahan yang bersumber dari arsip statis (archives). Sebagai lembaga informasi publik, lembaga kearsipan harus bertransformasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya agar dapat  memberikan    pelayanan    prima  kepada  masyarakat  pengguna arsip statis. Namun, pada praktiknya upaya  mewujudkan aksesibilitas arsip statis sebagai sumber informasi publik pada lembaga kearsipan (LK)  mengalami  permasalahan  terkait  deposit  khazanah  arsip  statis sebagai memori kolektif. Hal ini yang disebabkan oleh dua hal, yakni masih  banyak  pencipta  arsip  yang  belum  menyerahkan  arsip  statis kepada kepada LK, serta terbatasnya pemahaman dan keterjangkauan publik.  Penelitian  ini  mendeskripsikan  bagaimana  meningkatkan aksesibilitas  arsip  statis  sebagai  informasi  publik  pada  LK  di  era keterbukaan  informasi,  dengan  menggunakan  pendekatan  kualitatif dan  metode  studi  literatur . Hasil  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa rendahnya aksesibilitas arsip statis disebabkan oleh belum optimalnya pembinaan  kearsipan,  rendahnya  ketersediaan  arsip  statis  sebagai akibat  rendahnya  kualitas  pengelolaan  arsip  statis  pada  LK,  dan kurangnya  pemahaman  masyarakat  terhadap  peran  LK  sebagai repositori informasi kesejarahan. Oleh karena itu, untuk meningkatkan aksesibilitas  arsip  statis  sebagai  informasi  publik  pada  LK  di  era keterbukaan informasi, maka kapasitas LK sebagai badan publik harus terus  dioptimalkan  melalui  penerapan  konsep  literasi  informasi, peningkatan  kualitas  pengelolaan  arsip  statis,  serta  promosi  dan penjangkauan kearsipan.

## 1,2 Universitas Indonesia
Submitted: 01/12/2021 Received: 22/02/2022
*Correspondence: Tri Yekti Mufidati mufidati2013@gmail.com

## KEYWORDS:
Archives accesibility Public information disclosure Archival institution Information literacy Archival outreach
KATA KUNCI: Aksesibilitas arsip
Keterbukaan informasi publik
Lembaga kearsipan Literasi informasi Penjangkauan kearsipan
1 Tri Yekti Mufidati, 2 Luki Wijayanti
CITE THIS ARTICLE: Mufidati, T. Y., & Wijayanti, L. (2021).
Strategi Peningkatan Aksesibilitas Arsip Statis Sebagai Informasi Publik Pada Lembaga Kearsipan di Era Keterbukaan Informasi
. Jurnal Diplomatika, 5 (1), 14-25. http:// dx.doi.org/10.22146/
diplomatika.70883

## PENDAHULUAN
Aksesibilitas  informasi  arsip  pada  era  keterbukaan  informasi  merupakan tantangan  bagi  lembaga  kearsipan.  Era  keterbukaan  informasi  ditandai  dengan perkembangan  teknologi  dan  informasi  (TIK)  yang  semakin  maju,  berimbas  pada meningkatnya  kebutuhan  manusia  akan  informasi.  Informasi  merupakan  hal  yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia.
Pemanfaaatan  TIK  dalam  pengelolaan  informasi  semakin  terasa  sangat  penting dengan  adanya  pandemi  wabah  penyakit  menular  yang  disebabkan Corona  Virus Disease  2019 (Covid - 19)  yang  melanda  negara  di  dunia  yang  membawa  dampak disrupsi  terhadap  kehidupan  di  berbagai  bidang  termasuk  bidang  pengelolaan informasi oleh lembaga kearsipan. Sehingga terdapat transformasi dalam pengelolaan informasi dengan munculnya berbagai macam dokumen dan media yang telah tercipta untuk kemudahan manusia dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi.
Arsip  sebagai  salah  satu  informasi  publik  terekam  ( recorded public information ) merupakan  sumber  informasi  yang  objektif  menyangkut  berbagai  bidang  seperti politik,  sosial,  ekonomi,  budaya,  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi.  Sebagai  informasi, arsip  berdasarkan  fungsinya  terdiri  atas  dua  jenis,  yakni  arsip  dinamis  ( records ) dan arsip statis ( archives ).
Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan pencipta  arsip  dan  disimpan  selama  jangka  waktu  tertentu.  Arsip  statis  adalah  arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan dan masuk kategori  permanen  dalam  jadwal  retensi  arsip  yang  telah  diverifikasi  baik  secara langsung  maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  dan/atau lembaga kearsipan (Undang - Undang Nomor 43, 2009).
Sebagai salah satu sumber informasi penting kesejarahan, arsip statis ( archives ) harus  dikelola  dengan  baik  sebagai  bahan  pertanggungjawaban  nasional  bagi kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara  oleh  lembaga  kearsipan. Lembaga  kearsipan  merupakan  lembaga  yang  memiliki  fungsi  dan  tugas  pokok mengelola  sumber  informasi  publik  berupa  khazanah  arsip  statis  yang  dapat  diakses dan  dimanfaatkan  oleh  masyarakat/pengguna  arsip  ( archive  user )  untuk  berbagai kepentingan.  Lembaga  kearsipan  (LK:  selanjutnya  dalam  tulis  ini  digunakan  untuk menyebutkan istilah lembaga kearsipan) sebagai lembaga informasi publik merupakan penyelenggara    pelayanan    publik  yang  dituntut    untuk    memberikan    pelayanan informasi  yang tersaji  dalam  arsip  statis secara  prima,  yaitu:  pelayanan  yang  cepat, hemat,    murah,    responsif,  akomodatif,    inovatif,    dan    produktif    sesuai    tuntutan masyarakat.
Undang - Undang  No.  14  (2008),  mengamanatkan  pelayanan  informasi  tersebut terkait dengan aksesibilitas arsip statis sebagai informasi publik yang sejalan dengan pelaksanaan  kebijakan  keterbukaan  informasi  publik  (KIP)  di  Indonesia.  Penerapan KIP  pada  LK  sebagai  badan  publik  merupakan  wujud  penyelenggaraan  negara demokratis,  transparan,  dan  bertanggung  jawab  yang  mengedepankan  kedaulatan rakyat.
Arsip  statis  yang  diserahkan  oleh  pencipta  arsip  kepada  LK  akan  dikelola  dan dilestarikan  untuk  kepentingan  masyarakat/publik  dari  berbagai  latar  belakang  dan profesi.  Dalam  hal  ini,  LK  wajib  menjamin  kemudahan  akses  arsip  statis  sebagai informasi  publik  untuk  kepentingan  pemanfaatan,  pendayagunaan,  dan  pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,  keamanan,  dan  keselamatan  arsip.
Namun,  pada  praktiknya  upaya  mewujudkan  aksesibilitas  arsip  statis  sebagai sumber informasi  publik pada  LK  mengalami permasalahan  terkait  deposit  khazanah arsip  statis  antara  lain:  (1)  masih  banyak  pencipta  arsip  yang  belum  menyerahkan arsip  statisnya  kepada  LK  untuk  dilestarikan  sebagai  memori  kolektif  bangsa;  (2) khazanah  arsip  statis  pada  LK  belum  dikelola  secara  optimal;  (3)  pemahaman  dan keterjangkauan arsip statis oleh publik pada LK masih terbatas.
Kondisi  tersebut  dapat  terjadi  dikarenakan  oleh  tiga  hal. Pertama, belum optimalnya  pembinaan  kearsipan  yang  dilakukan  LK  kepada  entitas  pencipta  arsip sebagaimana  diamanatkan  (Undang - Undang  No.  43,  2009). Kedua ,  rendahnya ketersediaan  arsip  statis  sebagai  akibat  rendahnya  kualitas  pengelolaan  arsip  statis pada  LK. Ketiga, kurangnya  pemahaman  masyarakat  terhadap  peran  LK  sebagai repositori informasi kesejarahan di Tanah Air.
Bertolak  dari  pemikiran  di  atas,  maka  dalam  tulisan  singkat  ini  penulis  akan mendeskripsikan bagaimana meningkatkan aksesibilitas arsip statis sebagai informasi publik pada LK di era keterbukaan informasi.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  karena  objek  penelitian  yang dibahas    harus    digali    secara    mendalam   sehingga   mampu  mengangkat  jawaban yang  diinginkan  dari  permasalahan  penelitian  (Sugiyono,  2016).  Selain  itu,  penelitian kualitatif  menurut  Hennink  et  al  (2020)  adalah  pendekatan  penelitian  yang memungkinkan  untuk  memeriksa  pengalaman  orang  secara  rinci  dengan menggunakan seperangkat metode penelitian tertentu seperti wawancara mendalam, diskusi  kelompok  fokus,  pengamatan  lapangan/observasi,  analisis  konten,  metode visual, dan sejarah kehidupan atau biografi.
Tahapan pengumpulan data merupakan tahap untuk menetapkan batasan teknik pengumpulan  data  dalam  penelitian  dengan  mengumpulkan  informasi  antara  lain melalui  pengamatan  lapangan/observasi  dan  wawancara,  studi  dokumen,  dan  materi visual  yang  tidak  terstruktur  atau  semi  terstruktur  serta  menetapkan  cara  untuk merekam informasi (Creswell, 2018).
Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  dengan menggunakan  studi  literatur  dengan  menggunakan  data  sekunder  dari  beberapa sumber  referensi,  peraturan  perundang - undangan,  dan  referensi  lain  yang  relevan dengan  topik tulisan,  serta  pengamatan  lapangan/observasi.  Lokasi  penelitian  adalah Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  sebagai  lembaga  kearsipan  nasional. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif ( descriptive research ), karena bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai suatu gejala dan event aksesibilitas arsip statis sebagai informasi publik pada lembaga kearsipan yang merupakan badan publik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Informasi  publik  adalah  informasi  yang  dihasilkan,  disimpan,  dikelola,  dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan  negara  dan/atau  penyelenggara  dan  penyelenggaraan  badan  publik lainnya  yang  sesuai  dengan  Undang - Undang  ini  serta  informasi  lain  yang  berkaitan dengan kepentingan publik (Undang - Undang No. 14, 2008).
Hak  untuk  mendapatkan  informasi  merupakan  hak  setiap  orang  yang  harus dihormati  bagi  seluruh  penyelenggara  pemerintahan,  tidak  terkecuali  LK  sebagai instansi  pemerintah  dan  badan  publik  yang  mengelola  infromasi  publik  berupa  arsip statis  ( archives ).  Sesuai  dengan  fungsinya,  LK  sebagai  agen  dan  repositori  informasi publik  bernilai  kesejarahan  sudah  sepatutnya  menjadi “ garda  terdepan ” dalam mengusung keterbukaan dan aksesibilitas informasi publik di Indonesia.
Aksesibilitas arsip statis sebagai informasi publik adalah kemudahan masyarakat mendapatkan  arsip,  menggunakan,  dan  memanfaatkannya  sesuai  dengan  ketentuan peraturan  perundang - undangan  dan  kaidah  kearsipan.  Sesuai  Undang - Undang  No.43 (2009),  aksesibilitas  arsip  statis  pada  LK  merupakan  kewenangan  kepala  LK.  Arsip statis  ( archives )  adalah  arsip  yang  sudah  tidak  digunakan  secara  langsung  dalam kegiatan  pencipta  arsip  tetapi  memiliki  nilai  guna  kesejarahan  ( historical  value ). Dengan historical  value yang  terdapat  dalam  arsip  statis  maka  fungsinya  adalah sebagai memori kolektif, identitas, dan jati diri bangsa (Azmi, 2019).
Berdasarkan  Undang - Undang  No.43  (2009)  tentang  Kearsipan  bahwa  tanggung jawab  pengelolaan  arsip  statis  berada  pada  LK  sesuai  wilayah  yuridiksinya.  Oleh karena  itu,  diperlukan  pendekatan  yang  sistematis  terhadap  pengelolaan  arsip  agar arsip  statis  sebagai  bahan  bukti  kegiatan  dan  alat  bukti  yang  sah  dapat  dilindungi, dilestarikan,  dan  dimanfaatkan  dengan  baik  untuk  kepentingan  internal  penciptanya maupun pihak eksternal/di luar pencipta arsip (publik).
Dalam  menjalankan  funsinya  sebagai  pengelola  arsip  statis,  setiap  LK berkewajiban menjamin kemudahan akses arsip statis kepada publik. Setiap lembaga kearsipan  berkewajiban  menjamin  kemudahan  akses  arsip  statis  untuk  kepentingan pengguna arsip dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip,  serta  didasarkan  pada  sifat  keterbukaan  dan  ketertutupan  arsip  sesuai  dengan ketentuan peraturan perundang - undangan. (Undang - Undang No. 43, 2009).
LK  merupakan  salah  satu  badan  publik  yang  mempunyai  peran  sebagai  garda terdepan dalam layanan arsip statis sebagai informasi publik. Peran penting LK sebagai badan  publik  tidak  terlepas  dari  pentingnya  arsip  statis  yang  merupakan  sumber informasi  publik  yang  merekam  jejak  faktual  sejarah  perjalanan  bangsa  sebagai indentitas  dan  jati  diri  bangsa  Indonesia.  Pentingnya  keberadaan  LK  terkait  dengan pemenuhan  kebutuhan  administrasi  pemerintahan,  kebutuhan  budaya  dalam menjamin  pelestarian  arsip  sebagai  salah  satu  sumber  budaya  manusia,  kebutuhan khusus yang  berakar pada  sejarah perkembangan  masyarakat  serta  kebutuhan  resmi dalam menunjang kepentingan administrasi aparatur negara (Azmi, 2019).
Dalam materi Rapat Koordinasi Kearsipan Nasional BUMN yang diselenggarakan Arsip  Nasional  RI  (ANRI)  di  Hotel  Kemang  Jakarta  Selatan  pada  2019,  salah  satu narasumber  dari  ANRI  menyampaikan  contoh  kasus menarik  yang  dialami  oleh  PT Aneka  Tambang  (PT  ANTAM)  terkait  arsip  sebagai  informasi  publik  sebagai  contoh kasus dalam di bawah ini.
“Pada  2  Des  2017,  Assegaf  Hamzah  &  Partners  selaku  kuasa  hukum  PT.  ANTAM (Persero)  Tbk,  mengirimkan  surat  kepada  Kepala  ANRI  perihal  permohonan bantuan  pegawai  ANRI  untuk  hadir  dalam  Persidangan  Perkara  Perdata  pada Rabu  13  Des  2017  di  Pengadilan  Negeri  Jakarta  Selatan.        Surat  tersebut merupakan  gugatan  perbuatan  melawan  hukum  yang  diajukan  oleh  PT. Perusahaan  Toradja  (PT.  PERTO    dahulu  N.V.  PERTO),  perkaranya  terdaftar  di Kepaniteraan  Perdata  Pengadilan  Negeri  Jaksel  No.  Perdata  116/PDT.G/2017/ PN.JKT.SEL.
Dalam perkara ini, selaku tergugat I adalah PT ANTAM (Persero) Tbk. Tergugat II Pemerintah  RI  c.q.  Menteri  Energi  dan  Sumber  Daya  Mineral  (dahulu  Menteri, Perindustrian/Pertambangan dan Energi), Tergugat IIi Pemerintah RI c.q. Menteri Keuangan. Tergugat IV Pemerintah RI c.q. Menteri Badan Usaha Milik. Gugatan itu dilayangkan atas dasar pengambilalihan aset dan pencemaran nama baik oleh PT. ANTAM (PT. ANTAM dahulu PT. Nikkel Indonesia/ BPUPTUN).
Surat dakwaan berbunyi “Pada 6 Nov 1959, hak Penggugat untuk mengekspor hasil tambangnya  kemudian  dilarang  oleh  Penguasa  Perang  Daerah  Sulawesi  Selatan dan Tenggara melalui SK No. 170/Kpts/Peperda-SST/59, 6 Nov 1959. Pada 10 Nov 1959,  hak  Penggugat  untuk  melakukan  eksplorasi  dan  eksploitasi  di  Daerah Sulawesi  Selatan/Tenggara  dicabut  melalui  Peraturan  No.  158/Prt./Peperda SST/59  ttg  Peraturan  Badan  Urusan  Perindustrian/  Pertambangan  Sulawesi Selatan  dan  Tenggara  jo.  UU  Keadaan  Bahaya  No.  74  Tahun  1957.  Pada  16  Des 1959,  Penguasa  Perang  Pusat  membentuk  panitia  yang diketuai  oleh Letkol  Gusti Baleo  dengan  tugas  mengadakan  penertiban  pada  bidang  penambangan  dan ekspor bahan hasil tambang berdasarkan SK No. KPTS-Peperpu/01157/1959”
Penggugat  mengajukan  tuntutan  berupa  kerugian  materiil  sebesar  Rp 107.889.043.233.057.  Dalam  menghadapi  kasus ini  peran  Arsip  Nasional  Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan (LK)  adalah selain memberikan saksi ahli  juga  menyediakan  arsip  statis  PT  ANTAM  (Persero)  Tbk,  yang  tersimpan  di ANRI antara lain:
a. Asli  Putusan  Mahkamah  Agung  Nomor  335/SIP/1971,  21  Juli  1971  ttg Penolakan Permohonan Kasasi PT.PERTO Mining co.ltd;
b. Salinan  SK  Panglima  Daerah  Militer  XIV  Sulselra  Nomor  062/Kpts/Peperda SST/61, 6 April 1961 ttg Pengambilan Oper Semua Kegiatan Pertambangan Nikkel di daerah Kolaka oleh PT. Pertambangan Nikkel Indonesia;
c. Asli  Surat  Direksi  Badan  Pimpinan  Umum  (BPU)  Perusahaan-perusahaan Tambang Umum (Pertambun) Nomor 2481-Dir/E/1.11,10 Oktober 1963 ttg Penetapan  Nama-nama  anggota  Panitia  yang  dibentuk  oleh  Direksi  BPU Pertambun;
d. Salinan  Surat  Wakil  Perdana  Menteri  III  Nomor  D/VIII/1158/09/1964,  26 Maret 1964 kepada Menteri Perindustrian/Pertambangan perihal Ganti Rugi pada PT.PERTO;
e. Memo  Direktur  Utama  BPU  Pertambun,1  Februari  1967  kepada  Direktur Djenderal Pertambangan perihal PT.PERTO;
f. Surat Direksi BPU Pertambun No. 3433, 27 November 1967 kepada Menteri Pertambangan ttg Hutang Pemerintah Pada PT.PERTO;
g. Surat  Direksi  PN  ANTAM  Nomor  4218-Dir/E/1.11  10  Sept  1971  kepada perwakilan  PN  ANTAM  Unit  Pertambangan  Niekel  Pomalaa  ttg  Ganti  Rugi kepada PT. PERTO MINING co.ltd;
h. Surat Direktur Muda Keuangan atas nama Direksi PN. ANTAM No. 2040-IV/ E/1.11, 3 Mei 1972 kepada Inspeksi Padjak Udjung Pandang ttg Pembayaran Ganti Rugi kepada PT. PERTO di Udjung Pandang;
i. Surat  Direktur  Utama  PN.  ANTAM  perihal  Stock  Nikkel  PT.PERTO  di Pomalaa/Batukilat”.
Cerita akhir dari contoh kasus tersebut adalah dalam persidangan di Pengadilan Negeri  Jakarta  Selatan  pada  2017  PT  ANTAM  dan  Pemerintah  dinyatakan  tidak bersalah dan tuntutan PT.PERTO tidak bisa dipenuhi.
Lesson learned dari kasus PT ANTAM menunjukkan bahwa ketersediaan arsip statis sebagai  informasi  publik  pada  LK  akan  terwujud  apabila  pencipta  arsip  (PT  ANTAM) mau menyerahkan arsip statis kepada LK (ANRI) kemudian LK mengelolanya dengan tepat untuk disajikan kepada publik pengguna arsip statis (kuasa hukum PT ANTAM). Dengan  adanya  kesadaran  penyerahan  arisp  statis  oleh  PT  ANTAM  kepada  ANRI sebagai  LK  yang  selanjutnya  dikelola  oleh  ANRI  secara  tepat,  maka  arsip  statis  PT ANTAM  senantiasa  tersedia  untuk  dimanfaatkan  oleh  publik/masyarakat  sebagai informasi publik bernilai kesejarahan ( historical value ).
Untuk  meningkatkan  aksesibilitas  arsip  statis  sebagai  informasi  publik  pada  LK pada era keterbukaan informasi, maka kapasitas LK sebagai badan publik harus terus dioptimalkan.  Hal  ini  dapat  dilakukan  melalui  tiga  hal,  yaitu:  (1)  penerapan  konsep literasi  informasi;  (2)  peningkatan  kualitas  pengelolaan  arsip  statis;  (3)  promosi  dan penjangkauan kearsipan.

## a. Literasi Informasi
Literasi  informasi  fokus  pada  pemahaman  kebutuhan  informasi  seseorang, dilakukan dengan kemampuan untuk menemukan dan menilai informasi yang relevan serta  menggunakannya  secara  tepat.  Menurut Chartered  Institute  of  Library  and Information Professionals (CILIP), literasi informasi adalah kemampuan berpikir secara kritis  dan  menarik  penilaian  secara  berimbang  terhadap  seluruh  informasi  yang ditemukan dan digunakan. Kemampuan ini bermanfaat bagi seseorang untuk mencapai dan mengekspresikan pandangan yang berbasis informasi yang memadai serta untuk terlibat  sepenuhnya  dalam  masyarakat. Sedangkan American Library Association (ALA) mendefinisikan  literasi  informasi  sebagai  serangkaian  kemampuan  yang  dibutuhkan seseorang  untuk  menyadari  kapan  informasi  dibutuhkan  dan  kemampuan  untuk menempatkan,  mengevaluasi,  dan  menggunakan  informasi  yang  dibutuhkan  secara efektif.
Dalam  hasil  survei  tentang  penerapan  strategi  literasi  informasi  perpustakaan yang  diimplementasikan  dalam  konteks  kearsipan  oleh  Barrett  et  al  (2010), menunjukkan bahwa literasi informasi yang bertujuan mengedukasi pengguna tentang arsip  merupakan  bagian  dari  program  penjangkauan  yang  dimaksudkan  untuk meningkatkan  kesadaran  publik  tentang  peran  lembaga  dan  pengelola  informasi. Untuk  meningkatkan  pemahaman  pengguna  tentang  penggunaan  khazanah  arsip, diperlukan adanya peningkatan metode standar penjangkauan edukasi pengguna yang harus diperluas dan dikembangkan menjadi literasi informasi, seperti halnya di bidang perpustakaan, termasuk literasi digital.
Fokus pada literasi informasi ini memberi pengguna perpustakaan keterampilan dan  kepercayaan  diri  untuk  mencari,  mengidentifikasi,  dan  memanfaatkan  informasi. Pendekatan yang sama ini dapat digunakan dalam konteks kearsipan dengan membuat program  literasi  yang  mengajarkan  pengguna  arsip  saat  ini  dan  pengguna  potensial tentang bagaimana penelusuran informasi arsip menggunakan sarana bantu penemuan kembali, cara meminta item, bagaimana mengidentifikasi apa yang mereka butuhkan, serta bagaimana menggunakan sumber daya arsip dengan cara yang paling efektif.
Strategi  literasi  informasi  dalam  konteks  kearsipan  di  Indonesia  diperlukan karena  penyelenggaraan  kearsipan  nasional  saat  ini  pada  dasarnya  belum  bersifat terpadu,  sistemik,  dan  komprehensif  yang  semuanya  tidak  terlepas  dari  pemahaman
dan pemaknaan umum terhadap arsip yang  masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan,  termasuk  di  kalangan  penyelenggara  negara.  Hal  ini  berimbas  terhadap bagaimana tata kelola arsip di lingkungan pencipta arsip (lembaga negara, perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan).  Sementara  tata kelola  arsip  yang  tidak  baik  di  lingkungan  pencipta  arsip  berakibat  rendahnya penyerahan  arsip  statis  kepada  LK,  yang  pada  akhirnya  mengakibatkan  rendahnya aksesibilitas dan ketersediaan arsip statis sebagai sumber informasi publik.
Literasi  informasi  dilakukan  untuk  menghubungkan  pengguna  arsip  statis ( archives user ) terhadap tersedianya informasi yang berkualitas dan sesuai dengan akses yang  dibutuhkan.  Tanpa  adanya  literasi  informasi,  dalam  masyarakat  sering  terjadi masalah  terkait  keterjangkauan,  ketersediaan  dan  kesesuaian  informasi  itu  sendiri. Selain itu, juga terjadi pada masyarakat di mana mereka dikelilingi oleh informasi yang berlimpah dan kemudahan akses memperolehnya serta mereka yang tidak mengetahui bagaimana dan di mana mendapatkan informasi dan tidak mengerti nilai informasi.
Selanjutnya,  peningkatan  penguasaan  literasi  informasi  bagi  pengguna  arsip statis pada lembaga kearsipan melalui berbagai bentuk sarana informasi, seperti buku, materi  audiovisual,  komputer  dan  akses  internet.  Dalam  memberikan  pelayanan informasi bagi archives user , LK juga harus mempunyai sarana penelusuran yang baik untuk  membantu  pencarian  informasi  secara  efektif  dengan  menggunakan  sarana bantu penemuan kembali arsip ( finding aids ) seperti daftar arsip, inventaris arsip, dan guide arsip. Selain itu, LK juga perlu menyediakan layanan referensi untuk konsultasi pencarian  informasi  yang  dilakukan  oleh  arsiparis  yang  ada  di  bagian  ini.  Arsiparis harus  mempunyai  pengetahuan  dan  keahlian  di  bidang  penelusuran  informasi  yang efektif,  yaitu  literasi  informasi  dan  penguasaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi yang memadai.
Dengan  melakukan  penguatan  literasi  informasi,  maka archives  user yang berliterasi  informasi  akan  memahami  bagaimana  sebuah  informasi,  bisa  memahami bagaimana  memanfaatkan  informasi  (baca:  arsip  statis)  itu  untuk  meningkatkan pengetahuan,  memperbaiki  kinerja,  kebutuhan  spesifik  mereka  dan  selanjutnya meningkatkan kualitas kehidupan mereka. Karena itu, walaupun telah tersedia segala sarana  dan  infrastruktur  informasi  yang  canggih,  tetapi  pemakainya  tidak  berliterasi informasi,  maka  aksesibilitas  arsip  stais  sebagai  informasi  publik  bagi archives user belum optimal.

## b. Peningkatan Kualitas Pengelolaan Arsip Statis
LK  merupakan  salah  satu  badan  publik  yang  mempunyai  peran  sebagai  garda terdepan dalam layanan informasi publik. Peran penting LK sebagai badan publik tidak terlepas  dari  pentingnya  arsip  statis  yang  merupakan  sumber  informasi  publik  yang merekam jejak faktual sejarah perjalanan bangsa sebagai indentitas dan jati diri bangsa Indonesia.  Pentingnya  keberadaan  LK  terkait  dengan  pemenuhan  kebutuhan administrasi  pemerintahan,  kebutuhan  budaya  dalam  menjamin  pelestarian  arsip sebagai  salah  satu  sumber  budaya  manusia,  kebutuhan  khusus  yang  berakar  pada sejarah  perkembangan  masyarakat  serta  kebutuhan  resmi  dalam  menunjang kepentingan administrasi aparatur negara (Azmi, 2019).
Dalam  Pasal  1  angka  12  Undang - Undang  No.43  (2009)  disebutkan  lembaga kearsipan  memiliki  tugas  dan  tanggung  jawab  di  bidang  pengelolaan  arsip  statis  dan pembinaan  kearsipan.  Keberadaan  LK  tidak  terlepas  dari  pentingnya  arsip  statis sebagai  informasi  publik  yang  mempunyai  nilai  keberlanjutan  ( continue value )  untuk diselamatkan dan dilestarikan bagi kepentingan publik.
Pengelolaan  arsip  statis  adalah  proses  pengendalian  arsip  statis  secara  efisien, efektif,  dan  sistematis  meliputi  akuisisi  ( acquisition ),  pengolahan  ( arrangement and description ),  preservasi  ( preservation ),  akses  dan  pemanfaatan  ( access and utilization ). Unsur - unsur atau tahapan dalam proses pengelolaan arsip saling berkaitan satu sama lain,  untuk  sampai  pada  tujuan  akhir  dari  pengelolaan  arsip  statis,  yaitu  tertatanya informasi  dan  fisik  arsip  serta  tersusunnya  sarana  bantu  temu  balik  arsip  statis ( finding aids ).
Arsip  yang  sudah  diakuisisi  oleh  LK  harus  diatur  informasi  dan  fisiknya berdasarkan  prinsip - prinsip  kearsipan  serta  dipreservasi  dengan  memanfaatkan teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK)  agar  arsip  statis  senantiasa  dapat  diakses publik dalam jangka panjang ( long term ) secara cepat, tepat, lengkap, dan murah.
Pemanfaatan  TIK  dalam  peningkatan  kualitas  pengelolaan  arsip  statis  untuk menjamin keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan arsip statis yang dikelola oleh LK  serta  kecepatan  publik  dalam  mengakses  setiap  khazanah  arsip  statis  yang tersimpan  pada  LK.  Sistem  pengelolaaan  arsip  statis  berbasis  TIK  harus  dibangun secara komprehensif dan terpadu sehingga antarsubsistem memiliki keterkaitan yang saling  mengisi  dan  memperkuat  kinerja,  meliputi  akuisisi,  pengolahan,  preservasi, akses dan pemanfaatan arsip statis pada LK.
Sebagai suatu sistem, maka sistem pengelolaaan arsip statis meliputi komponen atau subsistem input, proccess, ouput, dan outcome .
1. Input , arsip statis dalam berbagai bentuk dan media rekam yang berasal dari dari  berbagai  pencipta  arsip  (pemerintah,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan).
2. Proccess ,  proses  kerja  pengelolaan  arsip  statis  mulai  dari  akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan pelayanan arsip statis berbasis TIK.
3. Output :  Tersedianya  arsip  statis  yang  autentik,  terpercaya,  utuh,  dan  dapat digunakan sebagai sumber pengetahuan dan memori kolektif bangsa.
4. Outcome :  Meningkatnya  jumlah  masyarakat  Indonesia  dan  internasional yang mengakses dan memanfaatkan khazanah arsip statis pada LK.
Dengan  demikian  LK  dapat  menjamin  pelindungan  kepentingan  negara  dan rakyat,  menjamin  keselamatan  aset  nasional  dalam  bidang  (ekonomi,  sosial,  politik, budaya, pertahanan, keamanan), dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Hal ini inline dengan  keterbukaan informasi publik sebagaimana diatur dalam UU No. 18/6448 tentang  Keterbukaan  Informasi  Publik  (KIP),  bahwa  informasi  publik  merupakan informasi  yang  dihasilkan,  disimpan,  dikelola,  dikirim,  dan/atau  diterima  oleh  suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/ atau  penyelenggara  dan  penyelenggaraan  badan  publik  lainnya  yang  sesuai  dengan Undang - Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
Dalam  pemenuhan  terhadap  keterbukaan  informasi  publik  LK  harus meningkatkan aksesibilitas publik pengguna arsip statis ( archives user ) terhadap arsip statis  yang  tersimpan  pada  LK  sebagai  informasi  publik  yang  memiliki  nilai kesejarahan  dan  warisan  budaya  bangsa.  Dengan  demikian,  LK  dapat  menjamin  hak setiap  warga  negara  Indonesia  (WNI)  untuk  mendapatkan  informasi  publik  yang bersumber dari arsip statis sebagai kebutuhan pokok setiap WNI guna pengembangan pribadi  dan  lingkungan  sosialnya  serta  merupakan  bagian  penting  bagi  ketahanan nasional.

## c. Promosi dan Penjangkauan Kearsipan
Menurut  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Sniffin  &  Marinof  (2003)  dalam Pavelin (2019), menunjukkan bahwa belum terjangkaunya arsip oleh beberapa pihak, memberikan  kesan  bahwa  publik  belum  memahami  tentang  arsip  itu,  dan  manfaat arsip atau mengapa mereka memerlukan arsip. Hal tersebut menimbulkan pertanyaan mengapa dukugan yang cukup memadai terhadap LK sebagai sebagai lembaga budaya. Dalam  beberapa  dekade  terakhir,  kita  dapat  melihat  peningkatan  kebutuhan  untuk promosi  arsip  dan  pentingnya  bahan  arsip  dengan  tujuan  menginformasikan  publik tentang  arsip  dengan  lebih  baik.  Namun,  ada  kebutuhan  yang  meningkat  untuk merombak  prioritas  arsip  dan  termasuk  pengembangan  kegiatan,  yang  akan membantu mendekatkan arsip dan LK lebih dekat dengan publik.
Untuk lebih mendekatkan arsip statis dengan publik, upaya yang harus dilakukan LK  adalah  mempromosikan  arsip  statis  sebagai  sumber  informasi,  pengetahuan, sejarah,  memori  kolektif,  dan  warisan  budaya  bangsa  yang  autentik  dan  terpecaya sehingga masyarakat lebih mengetahui pentingnya arsip statis sebagai informasi publik yang dikelola oleh LK.
Hal  ini  dapat  dilakukan  LK  dengan  melakukan  inovasi  dalam  penyediaan informasi yang berkualitas dengan memperkuat infrastruktur layanan informasi arsip statis,  serta  memastikan  masyarakat  pengguna  arsip  statis  tahu  cara  memperoleh, mengakses, dan menganalisa informasi arsip statis yang dibutuhkannya.
Untuk  mencapai  kondisi  ini,  perlu  adanya  pelayanan  referensi  yang memungkinkan  untuk  berbagai  aktivitas  akses  dengan  melakukan  kegiatan  advokasi dan  penjangkauan.  Advokasi  terdiri  atas  pola  pikir  dan  alat  infrastruktur  yang diterapkan  untuk  mengembangkan  program  publik  yang  komprehensif  dengan berbagai  kegiatan  penjangkauan.  Ini  menggambarkan  sikap  dan  teknik  yang  penting untuk mendefinisikan pentingnya publik, mengembangkan strategi/taktik, memelihara hubungan  penting  dan  mengidentifikasi  peluang  promosi  yang  merupakan  prasyarat untuk melakukan kegiatan dan proyek promosi (Williams, 2006).
Terdapat beberapa penelitian sebelumnya yang berfokus pada pada survei untuk menentukan penjangkauan, untuk menjelaskan bagaimana penjangkauan dibandingkan  dengan  layanan  dasar  dan  referensi,  dan  untuk  menggambarkan  jenis penjangkauan  apa  yang  sedang  dilakukan  (Chute&Dearstyne  dalam  Barrett  et  al., 2010).    Hal  ini  didukung  dengan  survei  lainnya  yang  menunjukkan  bahwa penjangkauan  telah  digunakan  untuk  mendapatkan  wawasan  tentang  bagaimana pengguna  arsip  mencari  informasi,    dan  bagaimana  perkembangan  yang  ingin dilakukan pengguna untuk memanfaatkan arsip (Duff, Craig, &Cherry dalam Barrett et al, 2010).
Penjangkauan  menurut  Pearce - Mose  dalam  Setyawan  (2020)  adalah  proses mengidentifikasi dan menyediakan layanan kepada pengguna dengan kebutuhan yang relevan  dengan  misi  repositori/lembaga  informasi,  terutama  kelompok  yang  kurang terlayani, dan menyesuaikan layanan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Dengan  beberapa  hasil  penelitian  tentang  kegiatan  penjangkauan  tersebut, menjadi  penting  kiranya  untuk  melakukan  promosi  kearsipan  melaui  peningkatan penjangkauan  dalam  pelayanan  publik  dan  bagaimana  gagasan  pelayanan  publik Penjangkauan arsip juga telah dianggap sebagai komponen pemasaran arsip, sehingga penjangkauan  menjadi  kebutuhan  dalam  keberhasilan  strategi  menempatkan penjangkauan  arsip  dalam  konteks  pemasaran  yang  dapat  meningkatkan  visibilitas arsip, peran arsiparis, dan LK.
Hal ini lebih lanjut diwujudkan dalam bentuk pelayanan referensi sebagai bagian dari  pemanfaatan  dan  akses  arsip  statis  dalam  rangka  pelayanan  publik  ( public service )  dilakukan  dengan  pelayanan  yang  menitikberatkan  pada  aspek  layanan  arsip kepada pengguna.  LK bisa melakukan upaya agar akses dan pemanfaatan arsip statis dapat  lebih  efisien  dan  efektif  baik  dengan  peningkatan  pelayanan  penggunaan  arsip statis  maupun  program  penjangkauan  dan  pengembangan  pengguna.  Untuk  efisiensi dan efektivitas akses dan pemanfaatan arsip statis, LK perlu menggunakan pendekatan yang  menyesuaikan  dengan  perkembangan  TIK  dalam  memberikan  layanan  kepada publik dan membuka potensi baru untuk penjangkauan.
Upaya LK dalam peningkatan akses dan pemanfaatan arsip statis tersebut antara lain dengan pelayanan penggunaan arsip statis secara prima yang didukung oleh SDM kearsipan yang profesional, serta prasarana dan sarana yang representatif, pelayanan peminjaman  dan  penggunaan  arsip  statis  secara online dengan  tema - tema  tertentu yang  bersumber  dari  berbagai  media  arsip  (kertas,  foto,  film,  rekaman  suara,  peta) yang  terkoneksi  dengan  sistem  informasi  dan  jaringan  informasi  kearsipan  yang memungkinkan  user  melakukan  permintaan  peminjaman  arsip  secara  langsung melalui website tanpa  harus  mengisi  formulir  cetak  karena  permintaan  dilakukan secara digital, penerbitan naskah sumber, dan pameran secara regular ke daerah dan/ atau lokasi/tempat tertentu, pameran secara virtual, serta program penjangkauan dan pengembangan pengguna arsip statis.
Hal  tersebut  di  atas  dapat  dilakukan  melalui  beberapa  upaya  antara  lain publikasi, talkshow , pendidikan dan pembelajaran, komunitas pendukung, media sosial yang bisa lebih mendekatkan arsip statis kepada masyarakat/publik dengan mengacu dan  berpijak  pada  peraturan  perundang - undangan  terkait,  yaitu  UU  Kearsipan,  UU Keterbukaan  Informasi  Publik,  UU  Pelayanan  Publik,  UU  Informasi  dan  Transaksi Elektronik,  serta  pedoman  penyelenggaraan  pameran  kearsipan  ( archival exibition manual ) yang disusun oleh LK.
Untuk memastikan bahwa program ini berjalan dengan baik dan dapat mencapai tujuan  yang  telah  ditetapkan  perlu  adanya  evaluasi  layanan  akses  yang  dapat menunjukkan pemenuhan standar dan pencapaian tujuan dalam waktu dan kapasitas sumber daya tertentu.
Pengelola  layanan  arsip  statis  dapat  memanfaatkan  teknologi  dan  data  yang dimiliki LK secara proaktif untuk meningkatkan pengaruh layanan yang dimiliki pada seluruh pihak yang berkepentingan. Evaluasi sebagai bentuk audit salah satunya dapat dilakukan  dengan  menggunakan Standard  Public  Service  Quality  Group (PSQG). Dengan  Standar PSQG  dapat  menunjukkan  perbandingan  praktik yang dilakukan  dan kebijakan  dengan  menunjukkan  bukti  dan  menganalisis  hasil  layanan  program penjangkauan kearsipan ( archival outreach ).

## KESIMPULAN
Aksesibilitas  arsip  statis  terkait  dengan  pentingnya  arsip  statis  sebagai  sumber informasi  penting  bagi  publik  yang  mempunyai  nilai  keberlanjutan  ( continue value ) untuk  dilestarikan  bagi  kepentingan  publik.  Ketersediaan  arsip  statis  pada  LK dipengaruhi  oleh  inovasi  yang  dilakukan  LK  dalam  menjadikan  arsip  statis  sebagai informasi  publik  yang  mudah  untuk  diakses  dan  dimafaatkan  oleh  publik  pengguna arsip  statis  dari  berbagai  latar  belakang  dan  profesi,  sehingga  dapat  meningkatkan pengetahuan, memperbaiki kinerja, kebutuhan spesifik mereka, dan selanjutnya dapat meningkatkan kualitas kehidupan mereka.
Arsip statis merupakan salah satu jenis informasi publik berkonten kesejarahan yang  wajib  disediakan  oleh  LK  sebagai  badan  publik  untuk  kepentingan  masyarakat Indonesia.  Pasalnya,  memperoleh  informasi  publik  yang  bersumber  dari  arsip  statis pada LK merupakan hak asasi manusia dan hak konstitusional setiap WNI sebagaimana dijamin oleh UUD RI 1941.
Peningkatan  aksesibilitas  arsip  statis  sebagai  informasi  publik  pada  LK  di  era keterbukaan  informasi  dapat  dilakukan  melalui  tiga  aspek,  yaitu  peningkatan penguasaan literasi informasi bagi user arsip statis, peningkatan kualitas pengelolaan arsip  statis,  serta  promosi  dan  penjangkauan  kearsipan  ( promotion  and archival outreach ).

## DAFTAR PUSTAKA
Azmi,  A.  (2019).  Scenario  Planning  Peningkatan  Kinerja  Lembaga  Kearsipan  dalam Pengolahan Arsip Statis Guna Meningkatkan Akses dan Pelayanan Publik. Jurnal Kearsipan , 8 (1), 7 - 41.
------- .  (2019).  Strategi  Preservasi  Arsip  Statis  dalam  rangka  Menjamin  Kelestarian Arsip  Statis  sebagai  Memori  Kolektif  Bangsa  Pada  Lembaga  Kearsipan. Jurnal Kearsipan , 7 (1), 171 - 148.
------- .  (2019).  Menjadikan  ANRI  sebagai  Lembaga  Kearsipan  Kelas  Dunia  melalui Kinerja Pengelolaan Arsip Statis. Jurnal Kearsipan , 9 (1), 6 - 28.
------- . (2020). Pelindungan Arsip Keluarga. Republika, 17 Januari 2020
Barrett,  C.,  Cannon,  B.,  &  O ’ Hare,  L.  (2010).  The  Application  of  Library  Outreach Strategies  in  Archival  Settings. Dalhousie  Journal  of  Interdisciplinary Management , 5 (1).
Budiani, R., & Suliyati, T. (2016). Analisis Kegiatan Evaluasi Layanan Informasi Publik Oleh Komisi Informasi Jawa Tengah Tahun 2013 - 2011. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5 (7), 71 - 80.
Creswell, W. J., & Creswell, J. D. (2018). Research Design: Qualitative, Quantitative and Mixed Methods Approaches Fifth Edition. Los Angeles: Sage Publication.
Hennink,  et  al  (2020). Qualitative Research Methods Second  Edition.  London:  Sage Publications.
Literasi  informasi.  (2021). https://id.wikipedia.org/wiki/Literasi_informasi ,  diakses pada tanggal 1 Juli 2021.
Pambayun,  K.  G.  (2017).  Analisis  Implementasi  Kebijakan  Keterbukaan  Informasi Publik  pada  Badan  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Provinsi  Jawa  Barat. Jurnal Politik Pemerintahan Dharma Praja, 10(1).
Pavelin,  G.,  &  Cingula,  D.  (2019).  Archival  Institutions,  Media  and  Public  Relations:  A Case  Study  of  The  State  Archives  of    Zadar. Economic and Social Development: Book of Proceedings , 266 - 273.
Setyawan, H. (2020). Pameran Virtual Sebagai Salah Satu Upaya Program Penjangkauan Kearsipan oleh Arsip Universitas Gadjah Mada. Jurnal Kearsipan , 15 (6).
Sugiyono (2016). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung : Alfabeta.
Wahyuningsih, Diyah, Edi Pranoto (2020). Keterbukaan Informasi Publik dalam Akses Layanan Arsip: Magistra Law Review. 1(01).
Williams,  C. (2006).  Managing  Archive:  Foundations,  Principles  and  Practice.  Oxford: Chandos Publishing (Oxford) Limited.
Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Undang - Undang Nomor 21 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.