## MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK DI UD. SOCIAL AGENCY BARU AMBARUKMO YOGYAKARTA

## Sahidi
Alumnus Program Studi Interdisciplinary Islamic Studies Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Email: isyhad.borneo@gmail.com

## Irva Yunita
Alumnus Program Studi Interdisciplinary Islamic Studies Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Email: i rvata27@gmail.com

## Nur Farida
Alumnus Program Studi Interdisciplinary Islamic Studies Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Email: nfarida@unis.ac.id

## Abstrak
Dokumen yang dihasilkan oleh sebuah organisasi pada akhirnya akan mengalami pergeseran dari hasil cetak ke elektronik, hal ini karena seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Tujuan artikel ini; (1) Untuk mengetahui bagaimana proses pembuatan dokumen elektronik di UD. Badan Sosial Ambarukmo Baru, (2) Untuk mengetahui penyimpanan dokumen elektronik di UD. Badan Sosial  Baru  Ambarukmo.  (3)  Untuk  mengetahui  proses  pencarian  dan  temu  kembali  dokumen elektronik  di  UD.  Badan  Sosial  Baru  Ambarukmo.  Metode  yang  digunakan  dalam  penulisan  ini adalah  teknik  kualitatif  deskriptif  data  pegumpulan  non  partisiapan  observasi,  wawancara,  dan dokumentasi.  Analisis  data  dalam  tulisan  ini  menggunakan  reduksi  data,  tampilan  data,  dan verifikasi dan  kesimpulan.  Hasil  dari  makalah ini adalah  dokumen  elektronik  yang  diproduksi di UD. Badan Sosial Baru (SAB) Ambarukmo adalah dengan cara mengetik ulang isi dokumen yang tercantum  dalam  bentuk  cetak.  Isi  dokumen  apapun  dimasukkan  ke  dalam  bentuk  yang  telah disediakan  dalam  sistem manajemen  yang  digunakan  untuk  mengelola  dokumen  elektronik  yang telah disesuaikan dengan jenis dokumen. Dokumen elektronik di UD. SAB Ambarukmo disimpan ke dalam sistem manajemen, dimana dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis faktur penjualan, faktur  pembelian,  dan  faktur  pajak.  Cari  dokumen  elektronik  di  UD.  SAB  Ambarukmo  bisa dilakukan  melalui  sistem  manajemen  yang  dimiliki  oleh  toko  untuk  mencari  dokumen  dalam folder yang telah disediakan pada tanggal transaksi, nama penerbitnya.
Kata Kunci: Pembuatan dokumen elektronik; Penyimpanan; Temu Kembali.

## Abstract
The  document  produced  by  an  organization  will  eventually  experience  a  shift  from  print  to electronics  it  is  because  along  with  the  development  of  information  technology.  The  aim  of  this article;  (1)  To  find  out  how  the  process  of  creation  of  electronic  documents  in  UD.  New Ambarukmo Social Agency, (2) To determine the electronic document storage at UD. New Social Agency Ambarukmo.  (3)  To  know  the  process  of  search  and  retrieval  of  electronic  documents in
UD.  New  Social  Agency  Ambarukmo.  The  method  used  in  this  paper  is  descriptive  qualitative technique of data pegumpulan non partisiapan observation, interviews, and documentation. Data analysis  in  this  paper  uses  data  reduction,  data  display,  and  verification  and  conclusion.  The results  of  this  paper  is  an  electronic  document  produced  at  UD.  New  Social  Agency  (SAB) Ambarukmo is by way of re-typing the contents of the documents listed in print form. The contents of any document incorporated into a form that has been provided in the management system used to  manage  electronic  documents  that  have  been  adapted  to  the  type  of  document.  Electronic documents at UD. SAB Ambarukmo deposited into a management system, in which the documents are  grouped  by  type  of  sales  invoices,  purchase  invoices,  and  tax  invoices.  Search  electronic documents in UD. SAB Ambarukmo can be done through a management system that is owned by the store to search for documents in a folder that has been provided by the date of the transaction, the name of the publisher / customer, date of publication, and the invoice number.
Keywords: Creation of electronic documents; Storage; Retrieval.

## PENDAHULUAN
Setiap lembaga, perusahaan maupun organisasi dalam kegiatan sehari-hari tentu  saja  menghasilkan  dokumen.  Dokumen-dokumen  tersebut  perlu  disimpan dan  ditemukan  kembali  jika  suatu  saat  dibutuhkan  untuk  sebuah  pengambilan keputusan. Dengan demikian dokumen tersebut perlu dikelola secara baik supaya tidak mengalami kerusakan dan mudah untuk ditemu kembali.
Pada  mulanya  lembaga  maupun organisasi  mengelola dokumen  ini dalam bentuk print out . Seiring dengan perkembangan teknologi dan  mengingat adanya berbagai risiko  yang  mungkin ditimbulkan dari penyimpanan dalam  bentuk print out ini,  misalnya  dengan  adanya  bencana  alam  yang  dapat  membuat  dokumen tesebut  rusak,  maka  para  pengelola  dokumen  tersebut  mengembangkan pengelolaan  dokumen  dalam  bentuk  elektronik.Pengelolaan  dokumen  elektronik banyak diminati oleh berbagai lembaga maupun organisasi karena sistem tersebut memiliki  beberapa  kelebihan  dibandingkan  dengan  pengelolaan  dokumen  dalam bentuk print  out .  Dalam  penyimpanan  arsip  secara  elektronik  akan  diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi.
Menurut Surya Pradana (2009) dalam (http://surya-
pradhana.blogspot.com)  keuntungan  dari  penyimpanan  dokumen  atau  arsip elektronik  adalah  sebagai  berikut:  (1)  Penghematan  investasi  berupa  ruang.  (2) Penghematan  investasi  berupa  kertas,  tinta  cetak  ( printer  &  fotocopy ).  (3) Efisiensi  waktu  akses,  (4)  Penghematan  SDM,(5)  Memperkecil  kemungkinan kehancuran  data:  Dengan  arsip  elektronik  kita  akan  mudah  melakukan Back-up
data,  sehingga  kita  akan  mempunyai  cadangan  terhadap  arsip-arsip  penting  yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.
UD. Social  Agency Baru  merupakan salah  satu unit dagang atau dikenal  sebagai toko  buku  yang  telah  menerapkan  pengelolaan  dokumen  secara  elektronik  UD. Social  Agency  Baru berdiri pada tahun 1996.  Awalnya  merupakan  sebuah usaha kecil  yang  berada  di  lokasi  pedagang  eceran  di  Yogyakarta  atau  sering  disebut shoping yang tepatnya di jalan Senopati, suatu lokasi yang yang strategis di ujung pusat pariwisata Yogyakarta yakni Malioboro.
UD  Social  Agency  Baru  (SAB)  Ambarukmo  yang  terletak  di  jalan Laksada  Adisucipto  ini  merupakan  objek  yang  akan  dilakukan  observasi mengenai  manajemen dokumen elektronik. Sebenarnya kegiatan sehari-hari pada UD.  SAB  Ambarukmo  sudah  menggunkan  komputer  dari  kegaiatan  administrasi sampai kepada kegiatan penjualan dan pembelian. Namun pada tahun 2010, UD. SAB Ambarukmo telah menggunakan aplikasi sistem manejemen yang salah satu fungsinya untuk mengelola dokumen elektronik. Dokumen  yang dikelola di sana merupakan dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatannya sehari-hari. Dan dokumen  tersebut  dihasilkan  setiap  harinya,  sehingga  dokumen  elektronik  yang dimiliki  berjumlah  sangat  besar.  Berdasarkan  hal  tersebut  maka  tulisan  ini  akan membahas mengenai manajemen dokumen elektronik di UD. Social Agency Baru Ambarukmo Yogyakarta.
Adapun  Rumusan  Masalah  dalam  tulisan  ini  adalah  sebagai  berikut:  (1) Bagaimana  penciptaan  dokumen  elektronik  di  UD.  Social  Agency  Baru Ambarukmo?  (2)  Bagaimana  penyimpanan  dokumen  elektronik  di  UD.  Social Agency Baru Ambarukmo?, (3) Bagaimana pencarian dan temu kembali dokumen elektronik  di  UD.  Social  Agency  Baru  Ambarukmo?.  Tujuan  dari  tulisan  ini adalah; (1)Untuk mengetahui cara proses penciptaan dokumen  elektronik di UD. Social  Agency  Baru  Ambarukmo,  (2)  Untuk  mengetahui  penyimpanan  dokumen elektronik di UD. Social Agency Baru Ambarukmo. (3) Untuk mengetahui proses pencarian  dan  temu  kembali  dokumen  elektronik  di  UD.  Social  Agency  Baru Ambarukmo.

## LANDASAN TEORI

## Penciptaan Arsip Elektronik
Secara  tradisional,  rekod  memberikan  objek  fisik,  yaitu  direkam  pada sebuah  medium  (umumnya  adalah  kertas)  dengan  sebuah  symbol  yang  berarti (surat,  angka,  gambar,  dan  lainnya),  di  mana  orang  dapat  mengakses,  atau membaca secara langsunng. Maka rekod elektronik adalah direkam pada medium seperti  pita  atau  fisik.  Di  dalam  kantor  pemerintahan,  juga  sector  swasta,  rekod diciptakan  dan  digunakan  untuk  dokumentasi  kegitan,  pengambilan  keputusan, identifikasi  hak  dan  kewjiban  serta  komunikasi  informasi.  Semua  rekod  dapat dikatakan semua dokumen, tidak tergantung bentuk atau medium, diciptakan atau diterima, dipelihara dan digunakan oleh organisasi (pemerintah atau swasta) atau individu  dalam  rangka  tanggung  jawab  hukum  atau  dalam  transaski  kegiatan, dimana  rekod  tersebut  sebagai  bentuk  bukti  dari  transaski  kegiatan.  Keberadaan rekod  elektronik  sangat  riskan  artinya  rekod  elektronik  dapat  dimanipulasi,  di transmisi karena proses pengelolaannya oleh computer(Mirmani, 2011: 5.4).
Pada  penciptaan  arsip,  ICA  Studies  8,  dalam  Mulyantono  (2012:  3.21) menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada  lingkungan  arsip  elektronik  harus  dikembangkan  ke  belakang  pada  tahap sebelum  penciptaan  arsip,  yang  dirujuk  sebagai  “konsepsional”.  Identifikasi ketentuan  untuk  arsip  dijelaskan  di  dalam  ICA  Studi  16,  yang  merupakan  tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan sistem  informasi  yang telah ada.Tahap ni bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas;
1. Dokumen mana yang harus dikaptur dan dipelihara;
2. Mengapa organisasi harus mengkaptur Dokumennya;
3. Berapa lama dokumen perlu dipelihara;
4. Karakter dokumen apa yang diperlukan dan harus diimplemetasikan.
Tahapan-tahapan di atas  merupakan kemandirian  pada  format dokumen  atau media  yang  disimpan  oleh  organisasi,  yang  berfokus  hanya  pada  aktivitas  dan
transaksi.  Alasan akuntabilitas  menjadi  sangat penting untuk  memelihara seluruh dokumen dalam proses bisnis, sedikitnya untuk waktu tertentu.
Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan   secara  elektronik  atau  otomasi  adalah  menciptakan  dokumen arsip  elektronik  dengan  menggunakan  alat  yang  bersifat  elektronik,  seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2. Penciptaan dokumen atau arsip dengan cara transformasi digital.
Proses  penciptaan  arsip  dengan  transformasi  digital  sering  disebut  proses digitalisasi,  dimana  digitalisasi  mempunyai  arti  secara  umum  adalah  proses penciptaan  arsip  elektronik  dari  arsip  konvensional  dengan  tujuan  untuk melindungi  dokumen  atau  arsip  konvensional  dari  kerusakan  secara  fisik (Budiman, 2009: 5).
Proses  ini  memerlukan  beberapa  tahapan,  yang  masing-masing  tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip/dokumen  elektronik  yang  dihasilkan.  Selain  melalui  beberapa  tahapan, proses  penciptaan  dokumen  elektronik   memerlukan  peralatan  yang  handal dan ruang simpan yang besar.

## Penyimpanan Dokumen Elektronik
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 sebagaiamana yang diulas oleh Mulyantono (2012:  3.25) tentang penyimpanan sebuah dokumen Elektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan:
1. Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk worm ( write once, read many yaitu teknologi diks optic yang hanya dapat  digunakan untuk menyimpanan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca dengan drive yang digunakan untuk menyimpanan data padanya. WORM disebut juga CD-R (Implementasi jenis I).
2. Hanya seals yang  disimpan  pada  disk  WORM,  data  disimpan  dalam jenis penyimpanan lain (Implementasi jenis II).
3. Tidak  ada disk WORM  yang  digunakan  di  dalam  penyimpanan  arsip statis (implementasi jenis III).
Selain  itu  ada  beberapa  keuntungan  dari  Sistem  Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:
1. Mempunyai  tingkat  kecepatan  pencarian  dokumen  yang  tinggi  karena sistem  ini  bersifat  elektronik,  maka  kemampuan  pengelolaan  dan pelayanan  dokumen  dipastikan  dapat  lebih  cepat  daripada  jika dilakukan secara manual.
2. Tingkat  ketepatan  yang  tinggi.  Dengan  menggunakan  Sistem Manajemen  Dokumen  Elektronik,  pengelolaan  dokumen  dapat diidentifikasikan  secara  tepat  karena  menggunakan  sistem  indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen  Elektronik  dapat  juga  mengelola  dokumen  dalam  bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan lain sebagainya.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci ( password )  dan  Mempunyai  salinan  data  ( backup )  yang  disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
5. Pengembangan  ke  depan.  Dapat  di  akses  dengan  intranet  maupun internet,  Dapat  di  integrasi  dengan  sistem  manajemen  dokumen elektronik  lainnya,  dan  Database  aplikasi  dapat  dikolaborasikan dengan  bentuk  database  lainnya  seperti  Ms  SqL,  Oracle,  MSDE  dan lain sebagainya (http://nadiya-nurfiqhi.blogspot.co.id).

## Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Pengelolaan  arsip  elektronik,  tidak  jauh  dari  arsip  manual  yang sama-sama    membutuhkan  peralatan  dan  perlengkapan  untuk  mengelola sebuah  arsip.    Perangkat  yang  digunakan    dibagi  menjadi  dua,  yaitu
hardware (perangkat  keras)  dan software (perangkat  lunak)  merupakan komponen  utama  yang  diperlukan  dalam  implementasi  sistem  kearsipan elektronik  berbasis  komputer.  Sehingga  dua  hal  yang  cukup  penting sebelum  merancang    sistem  adalah  menentukan  dan  menganalisa  terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan dalam sistem.
Komputer sebagai suatu sistem, terdiri  dari subsistem yang saling berhubungan  sehingga  dapat  memiliki  satu  tujuan  dalam  melaksanakan tugas yang diberikan. Sub sistem  yang dimaksud adalah seperti hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), brainware (manusia sebagai perangkat  akal),    prosedur   dan  sumber  daya  (Sugiarto  dan  Teguh,  2015: 127).
Perangkat  lunak  ( software )  adalah  program  yang  berisi  perintah untuk  mengolah  data.  Secara  praktis  sistem  komputer  tersebut  bertugas untukmengolah  data  disimpan  untuk  suatu  kepentingan  tertentu  (Meliana dan Imbar, 2008: 2-3). Sedangkan  perangkat keras  adalah  peralatan fisik komputer.  Sistem I/O dalam  skema komputer terdiri dari 5 bagian  besar, yaitu: media masukan ( input devices ), Central Processing Unit (CPU) dan memori  utama  ( main  memory ),  media  keluaran  ( output  devices ),  media penyimpanan.  Upaya  pemeliharaan  dokumen  elektronik  pada  sebuah organisasi  tentunya  memiliki  sebuah  kebijakan  sendiri  yang  tentunya disesuaikan  dengan  kemampuan  dan  tujuan  organisasi  tersebut. Sedangkan  perangkat keras  adalah  peralatan fisik komputer.  Sistem I/O dalam  skema  komputer terdiri  dari  5  bagian  besar,  yaitu:  media  masukan ( input devices ), Central Processing Unit (CPU) dan memori utama ( main memory ),  media  keluaran  ( output  devices ),  media  penyimpanan  (Meliana dan  Imbar,  2008:  2-3).    Upaya  pemeliharaan  dokumen  elektronik  pada sebuah  organisasi  tentunya  memiliki  sebuah  kebijakan  sendiri  yang tentunya disesuaikan dengan kemampuan dan tujuan organisasi tersebut.
Agar  informasi  di  dalam  dokumen  atau  arsip  elektronik  jatuh ketangan  pihak  yang  tidak  bertanggung  jawab,  perlu  kiranya  diberikan
penanganan khusus, kegiatan pengamanan informasi dalam dokumen atau arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan  prosedur  standar  dalam  pengoperasian  yang  menjamin keamanan  terhadap  kemungkinan  penggunaan  informasi  yang  tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware) , dan  melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
3. Melakukan  pemeliharaan  perangkat  lunak (software), dan  melakukan penyesuaian secara berkala ( http://anugerahdino.blogspot.co.id ).

## Temu Kembali Informasi
Hal  terpenting  dan  menjadi  bagian  tak  terpisahkan  dari  adanya proses temu  kembali  informasi  pada  sebuah  dokumen  elektronik,  dimana secara  spesifik  juga  akan  menyangkut  penelusuran  informasi.  Temu kembali  rekod  sendiri  merupakan  kegiatan  yang  bertujuan  untuk menyediakan  dan  memasok  informasi  rekod  bagi  pemakai  sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.
Menurut  Sulistyo-Basuki  (1992:  7)  Temu  balik  informasi merupakan  istilah generic yang  mengacu  pada  temu  balik  dokumen  atau sumber atau data dari fakta yang dimiliki unit informasi atau perpustakan. Sedangkan  menurut  Salton  (Purwono,2010:  153)    secara  sederhana  temu kembali  informasi  merupakan  suatu  sistem  yang  menyimpan  informasi dan  menemukan  kembali  informasi  tersebut.  Secara  konsep  bahwa  ada beberapa  dokumen  yang  berisi  informasi  yang  diorganisasikan  ke  dalam sebuah  media  penyimpanan  untuk  tujuan  mempermudah  ditemukannya kembali (Purwono,2010: 153). Menurut Lancaster, Sistem Temu Kembali Informasi terdiri dari 6 (enam) subsistem, yaitu:
1. Subsistem dokumen
2. Subsistem pengindeksan
3. Subsistem kosakata
4. Subsistem pencarian
5. Subsistem antarmuka pengguna-sistem
6. Subsistem penyesuaian (Purwono, 2010: 155).

## METODE PENELITIAN
Dalam  penelitan  ini  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif. Menurut  Tohirin  penelitian  kualitatif  yaitu  sebuah  penelitian  yang bertujuan  untuk  memahami  fenomena  tentang  apa  yang  dialami  oleh subjek    penelitian  seperti  perilaku,  tindakan,  dan  lain-lain  secara  holistik dengan cara mendeskripsikannya dalam bentuk uraian kata-kata. (Tohirin, 2012: 3)

## Teknik pengumpulan data
Teknik pengumpulan data merupakan sebuah cara atau sarana yang digunakan peneliti dalam  memperoleh data dalam  kegiatan penelitiannya. Dalam  penelitian  ini  proses  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  cara sebagai berikut:
1. Observasi Non Partisipan
Dalam teknik pengumpulan data ini peneliti terpisah dari kegiatan yang diobservasi. Peneliti hanya mengamati, mencatat apa yang terjadi tanpa ada  keterlibatan  langsung  dari  peneliti  terhadap  objek  yang  diteliti. (Sulistyo-Basuki, 2006: 151)
2. Wawancara
Menurut  Nasution  (2011:  3),  Wawancara  adalah  suatu  bentuk komunikasi  verbal  yang  bertujuan  memperoleh  informasi,  yang dilakukan  dalam  sebuah  percakapan  secara  berhadapan  atau  bisa  pula melalui telepon yang terjadi dalam jangka waktu tertentu.
3. Kajian Dokumen
Kajian  dokumen  merupakan  sarana  yang  membantu  peneliti  dalam mengumpulkan  informasi  dengan  membaca  surat-surat,  pengumuman,
ikhtisar  rapat,  kebijakan  tertulis,  dokumen  kegiatan,  dan  bahan-bahan tulisan lainnya. (Sarwono, 2006: 233).

## Analisis Data
Dalam  penelitian  ini,  peneliti  menggunakan  model  analisis  data yang  dikemukan  oleh  Miles  dan  Huberman  (dalam  Emzir  2012:  129), dengan tahapan sebagai berikut:
1. Reduksi Data
Reduksi  data  merujuk  pada  proses  pemilahan,  pemfokusan, penyederhanaan,  dan  pentransformasian  data  yang  diperoleh  dari lapangan  dalam  catatan  yang  yang  tertulis.  Kegiatan  ini  merupakan suatu  bentuk  analisis  yang  mempertajam,  memilih,  memfokuskan, membuang,  dan  menyusun  data  dalam  suatu  cara  sehingga  dapat digambarkan sebuah kesimpulan akhir.
2. Model Data (Data Display)
Model  data  merupakan  kegiatan  pembuatan  suatu  kumpulan  informasi yang  tersusun  agar  dapat  digunakan  untuk  mengambil  tindakan  dan pendeskripsian  kesimpulan.  Model  data  yang  sering  digunakan  dalam penelitian kualitatif adalah teks naratif.
3. Penarikan / Verifikasi Simpulan
Setelah data di reduksi dan kumpulan informasi telah tersusun, peneliti perlu  melakukan  verifikasi  simpulan.  Penarikan  simpulan  yang  telah dilakukan  hanya  bersifat  sementara,  dan  dapat  berkembang  setelah penelitian di lapangan. (Emzir 2012: 129)

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Penciptaan Dokumen Elektronik
Dalam  kegiatannya  sehari-hari  UD.  Social  Agency  Baru Ambarukmo  menghasilkan  beberapa  dokumen  penting  terkait
pekerjaan  yang  ada  di  perusahaan  tersebut.  Dokumen-dokumen tersebut  ada  yang  di  simpan  dalam  bentuk print  out ,  namun  ada  juga beberapa  dokumen  yang  telah  simpan  dalam  bentuk  elektroniknya juga. Beberapa dokumen yang telah disimpan dalam bentuk elektronik yaitu antara  lain  faktur penjualan,  faktur pembelian, dan  faktur pajak. Beberapa  dokumen  lain  seperti  akta  pendirian  perusahaan  belum disimpan dalam bentuk elektronik.
Penciptaan  dokumen  dalam  bentuk  eletronik  tersebut  dengan  cara memasukkan  data-data  yang  tercantum  pada  dokumen  dalam  bentuk print  out ke  dalam  sebuah form yang  telah  tersedia  dalam  sistem manajemen  dokumen  yang  telah  dimilkinya. Form tersebut disesuaikan dengan jenis dokumennya. Misalnya saja faktur penjualan, dalam  faktur  penjualan  tersebut  diinput  berdasarkan  tanggal,  nama customer, alamat customer, dan jenisnya. Dalam dokumen tersebut ada beberapa field antara lain, nomer, kode, barcode , judul buku, penerbit, harga buku, dan jumlah. Seperti pada gambar di bawah ini.

## Gambar: 1

## 2. Penyimpanan Dokumen Elektronik
Penyimpanan  dokumen  elektronik  yang  dimiliki  oleh  UD.  Social Agency  Baru  Ambarukmo  masih  terintegrasi  dengan  sistem manajemen  yang  digunakan  dalam  kegiatan  sehari-hari.  Di  mana
penyimpanan  dokumen  elektronik  tersebut  masih  tergabung  dalam folder “buku’. Dokumen elektronik yang tersimpan dalam folder buku tersebut berisi penjualan, pembelian, dan pajak. Seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar: 2
Mengenai lama penyinpanan dokumen tersebut ditargetkan  selama 10  tahun.  Dokumen  elektronik  di  toko  buku  tersebut  disimpan  pada sebuah personal computer dan belum memiliki back up data.

## 3. Perawatan Dokumen Elektroik
Perawatan  mengenai  dokumen  elektronik  di  toko  buku  tersebut dengan  cara  mendatangkan  teknisi    untuk  beberapa  bulan  sekali,  dan untuk perawatan hariannya toko buku tersebut juga memiliki karyawan yang paham tentang teknologi komputer sehingga dapat mengantisipasi supaya sistem tersebut tidak terserang virus.
4. Analisis Komponen Manajemen Dokumen
a. Document repository
Pengelolaan  dokumen  elektronik  di  UD.  Social  Agency  Baru Ambarukmo  tersebut  telah  memiliki document  repository yaitu
dengan  menggunakan  sebuah  sistem  manajemen  yang  telah  di desain  oleh  teknisi  perusahaan  tersebut.  Sistem  manajemen tersebut  sudah  memiliki  server  dengan  menggunakan  jaringan intranet.  Sehingga  mempermudah  dalam  pencarian  dokumen  yang dibutuhkan
b. Folder structure
Dalam  manajemen  dokumen  elektronik  di  UD.  Social  Agency Baru Ambarukmo sudah disusun ke dalam beberapa folder, seperti folder  penjualan,  pembelian,  dan  pajak.  Namun  folder  tersebut belum  dikelompokkan  berdasarkan  struktur  organisasi  dari perusahaan tersebut. Masih umum berdasarkan jenis dokumennya. c. Integration with dekstop application
Manajemen  dokumen  di  UD.  Social  Agency  Baru  Ambarukmo tersebut  menggunakan  sebuah  aplikasi  untuk  sistem  manajemen dokumen,  sistem  tersebut  sudah  terintegrasi  dengan  beberapa aplikasi yang ada sebuah komputer. Sebagai contoh sistem tersebut dapat dibuka melalui mozzila , google chrome , dan internet explore .
d. Check in and check out
Mengenai  komponen check  in  and  check  out di  sana  sudah  ada.
Jadi  satu  dokumen  tidak  dapat  dikerjakan  secara  bersama-sama pada dua unit komputer. Hanya bisa diedit pada komputer lain jika komputer awal  yang digunkan untuk  mengelola dokumen tersebut telah ditutup.
e. Versioning
Sistem  di  Social  Agency  belum  memilki versioning atau version control .  Jika  ada  dokumen  yang  telah  di  edit  dokumen  tersebut langsung  berubah  sesuai  dengan  editan  terakhir  tanpa  menyimpan dokumen sebelumnya.
f. Auditing
Untuk  komponen auditing dalam  sistem  manajemen  dokumen  di sana  sudah  ada,  namun  belum  optimal.  Sistem  manajemen  yang
dimiliki  dapat  mengidentifikasi  admin  mana  dan  mengelola dokumen apa saja. Namun tidak dapat diketahui kapan hal tersebut dilakukan.  Hal  tersebut  dapat  diketahui  ketika  melakukan pencarian berdasarkan komputer pengelola. Seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar: 3

## g. Security
Untuk menjaga keamanan dokumen di perusahaan tersebut, sistem manajemen  yang digunakan disana telah  menggunakan user name dan pasword jika  akan  mengakses  sebuah  dokumen  yang tersimpan.  Namun  hanya  ada  satu user  name dan pasword yang dimiliki  oleh  semua  karyawan  bagian  admin.  Dan  ketika  telah mengakses  dokumen  yang  tersedia  maka  orang  yang  mengakses tersebut dapat merubah dokumen yang ada. Seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar: 4

## Gambar: 5
Selanjutnya,  karena  UD.  Social  Agency  Baru  Ambarukmo mempunyai  2  lantai  yang  setiap  lantainya  dilengkapai  komputer untuk melakukan kegiatan penjualan maka ketika login pada lantai satu  dengan  lantai  dua  sudah  terintegrasi.  Sedangkan  ketika seorang  kasir  login  sama-sama  menggunakan username dan pasword sama pula.

## h. Classification and indexing
Untuk  klasifikasi  dan  pengindeksan  dokumen  di  UD.  Social Agency Baru Ambarukmo dilakukan dengan menggunakan tanggal transaksi, nama penerbit/ customer, dan nomer faktur.

## i. Search and retrieval
Untuk  pencarian  dan  penemuan  kembali  dokumen  elektronik menggunakan  sistem  manajemen  dokumen  yang  dibuat  khusus untuk perusahaan tersebut dengan cara memilih jenis dokumen apa yang  ingin  dicari,  kemudian  dilanjutkan  dengan  memilih  menu- menu  yang  tersedia,  dan  selanjutnya  dapat  melakukan  pencarian lanjutan    melalui  tanggal  transaksi,  nama  penerbit/ customer ,  dan nomor faktur. Seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar: 6
Selanjutnya,  UD.  Social  Agency  Baru  Ambarukmo  telah memiliki  banyak  cabang  di  Yogyakarta.  Namun  sistem  yang digunakan  dalam  melakukan  kegiatan  sehari-hari  antara  SAB  satu dengan    yang  lainnya  berbeda-beda.  Belum  semua  SAB menggunakan komputer dalam kegiatan sehari-hari sebagai contoh pada  Komplek  Taman  Pintar  dan  belum  semua  SAB  yang menggunakan  komputer  juga  menggunakan  sistem  manajemen yang  dilakukan  oleh  SAB  Ambarukmo.  Bisa  dikatakan  bahwa  di SAB  Ambarukmo  sudah  selangkah  lebih  maju  dan  inovatif  di banding dengan SAB lainnya. Selain itu dalam hal manajemenpun
antara SAB satu dengan lainnya juga belum terintegrasi jadi masih berdiri  sendiri-sendiri  meskipun  dibawah  hak  kepemilikan  yang sama.

## PENUTUP

## Kesimpulan
Penciptaan  dokumen  elektronik  di  UD.  Social  Agency  Baru  (SAB) Ambarukmo  yaitu  dengan  cara  mengetikkan  ulang  isi  dokumen  yang tercantum dalam bentuk print out . Isi dari setiap dokumen dimasukkan ke dalam  sebuah form yang  telah  disediakan  dalam  sistem  manajemen  yang digunakan  untuk  mengelola  dokumen  elektronik  yang  telah  disesuaikan dengan  jenis  dokumennya.Dokumen  elektronik  di  UD.  SAB  Ambarukmo disimpan  ke  dalam  sebuah  sistem  manajemen,  yang  di  dalamnya dikelompokkan  berdasarkan  jenis  dokumennya  yaitu  faktur  penjualan, faktur pembelian, dan faktur pajak. Lama penyimpanan dokumen tersebut minimal  adalah  10  tahun.Pencarian  dokumen  elektronik  yang  ada  di  UD. SAB  Ambarukmo  dapat  dilakukan  melalui  sistem  manajemen  yang dimiliki  oleh  toko  tersebut  dengan  mencari  dokumen  dalam  folder  yang telah  disediakan  berdasarkan  jenisnya  kemudian  dapat  melakukan pencarian  lanjutan  melalui  tanggal  transaksi,  nama  penerbit/ customer , tahun terbit, dan nomor faktur.
Selanjutnya, UD. SAB Ambarukmo yang memiliki banyak cabang di Yogyakarta  belum  menggunakan  sistem  manajemen  yang  sama.  Bisa dikatakan  bahwa  di  SAB  Ambarukmo  sudah  selangkah  lebih  maju  dan inovatif  dibanding  dengan  SAB  lainnya.  Selain  itu  dalam  hal manajemenpun  antara  SAB  satu  dengan  lainnya  juga  belum  terintegrasi jadi masih berdiri sendiri-sendiri meskipun dibawah hak kepemilikan yang sama.

## Saran
UD.  Social  Agency  Baru  Ambarukmo  telah  cukup  baik  dalam mengelola  dokumen  elektroniknya.  Dengan  sistem  manajemen  yang
dimilikinya juga membantu dalam penemuan kembali dokumen elektronik yang  dikelola.  Namun  perlu  adanya folder  structure dalam  pengelolaan dokumen elektronik sehingga lebih mudah lagi dalam pencarian dokumen tersebut. Selanjutnya perusahaan tersebut juga perlu memiliki back up data dalam  mengelola  dokumen  elektroniknya  sebagai  upaya  untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Budiman.(2009).Muhammad  Rosyid. Dasar  Pengelolaan  Arsip  Elektronik.
Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Emzir. (2012). Metodologi Penelitian Kualitatif: Analisis Data . Jakarta : Rajawali Pers.
http://nadiya-nurfiqhi.blogspot.co.id/2012/05/manajemen-arsip-elektronik.html diakses pada tanggal 20 Oktober 2015 pukul 18.55 wib.
http://anugerahdino.blogspot.co.id/2014/09/cara-pemeliharaan-arsip- elektronik.html diakses pada tanggal 20 Oktober 2015 pukul 18.44 wib.
Imam Mulyantono, M. (2012). Materi Pokok otomasi dalam Kearsipan. Tangrang Selatan: Universitas Terbuka.
J.  Meliana,  Christianti  &  Imbar,  Radiant    Victor.(2008). Konsep  Praktis  Sistem Pengarsipan dan Akses . Bandung: Penerbit Informatika.
Mirmani,  Anom.(2011). Materi  Pokok  Pengantar  Kearsipan, Jakarta:  Universitas Terbuka.
Purwono. (2010). Dokumentasi. Yogyakarta: Ruko Jambusuri.
Pradana,Surya.  (2009) Keunggulan  Pengelolaan  Arsip  Elektronik. Dalam http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan- elektronik.html  diunduh  pada  tanggal  20  Oktober  2015  pukul  18.30 wib.
Sulistyo-Basuki.(1992). Pengantar  Ilmu  Perpustakaan. Jakaarta:  PT  Gramedia Pustaka Utama.
Sugiarto,  AgusdanTeguh,  Wahyono.  (2005). Manajemen  Kearsipan  Modern dariKonvensional ke Basis Modern . Yogyakarta: Penerbit Gava Media.