## AUDIT  OPERASIONAL  TERHADAP  FUNGSI  PEMBELIAN  GUNA  MENILAI EFEKTIVITAS PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA PT JAYA CIPTA ANUGERAH
Sekar Prabandari  - Mahasiswa Magister Akuntansi Universitas Sangga Buana

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisa  penerapan  audit  operasional perusahaan  dalam  pengelolan  pembelian  dengan  metode  Kualitatif.  Tujuan metode  ini  adalah  untuk  menjelaskan  dan  menguraikan  hasil  yang  di  dapatkan dari  penelitian  ini,  sehingga  dapat  dibuat  perbandingan  antara  teori  dan  praktek di  lapangan,  sekaligus  mengaplikasikan  penerapan  audit  operasional  pada perusahaan untuk menilai efektivitas kegiatan operasional perusahaan.
Penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  penerapan  audit  operassional mengenai  pembelian  yang  telah  diaplikasikan  dengan  baik  sesuai  dengan program  audit  yang  telah  ditentukan  dan  hasil  rekomendasinya  akan mempengaruhi efektifitas pembelian di PT. Jaya Cipta  Anugerah. Penelitian  ini juga menunjukkan bahwa PT. Jaya Cipta Anugerah telah mengaplikasikan audit operasional  pada  perusahaan  dengan  sebaik-baiknya.  Sehingga  kegiatan operasional  perusahaan  dapat  berjalan  dengan  efektif  dan  lancer  sesuai  dengan standart  operasional  perusahaan  yang  telah  di  tetapkan  perusahaan  demi tercapainya tujuan perusahaan.
Kata kunci : Audit Operasional, Pembelian

## PENDAHULUAN

## Latar Belakang
Perkembangan  dunia  usaha  yang  semakin  komplek  dewasa  ini  penuh  dengan  tantangan dan persaingan. Agar perusahaan mampu mempertahankan kelangsungan usahanya, manajemen perusahaan  dituntut  untuk  mampu  mengikuti  setiap  perkembangan  yang  terjadi.  Bekerja  secara efektif  dan  efisien,  baik  dari  segi  produksi,  pembelian  dan  penjualannya  adalah  salah  satu  cara yang dapat ditempuh sehingga perusahaan mampu bersaing dalam memperebutkan pasar.
Siklus  pengeluaran  adalah  rangkaian  kegiatan  bisnis  dan  operasional  pemprosesan  data terkait yang berhubungan dengan fungsi pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Di dalam siklus  pengeluaran,  pertukaran  informasi  utama  adalah  dengan  pemasok  barang  (Vendor).  Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan  baku.  Begitu  barang  dan  bahan  baku  tiba,  pemberitahuan  penerimaannya  mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran.

## JURNAL RISET AKUNTANSI DAN BISNIS

## VOLUME 3 NO 1
JANUARI 2017
Jurnalakuntansi.lp3ibdg@gmail.com
Tujuan  utama  siklus  pengeluaran  adalah  untuk  meminimalkan  biaya  total,  memelihara dan  memperoleh  persediaan,  perlengkapan,  dan  berbagai  layanan  yang  dibutuhkan  organisasi untuk  berfungsi.  Untuk  itu,  pihak  manajemen  perusahaan  harus  mampu  mengawasi  dan mengevaluasi  efisiensi  serta  efektivitas  proses  pengeluaran  khususnya  pada  fungsi  pembelian, yang  membutuhkan  kemudahan  akses  ke  data  terinci  mengenai  sumber  daya  yang  digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mengenai sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan.
Fungsi  pembelian  merupakan  sumber  pendapatan  utama  bagi  suatu  perusahaan  dan memegang  peranan  penting  dalam  perusahaan,  baik  perusahaan  barang/jasa.  Perusahaan memerlukan  suatu  sistem  baku  yang  dapat  digunakan  sebagai  dasar  otoritas  wewenang  dalam setiap  bagian  dan  juga  merupakan  pedoman  bagi  masing-masing  bagian  dan  juga  merupakan pedoman  bagi  masing-masing  bagian  dalam  melakukan  tugasnya  sehingga  tercipta  koordinasi kerja yang baik yang digunakan semaksimal mungkin  untuk mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan  dari  perusahaan  adalah  memperoleh  laba  dari  kegiatan  menjual  produknya  yang nantinya  laba  tersebut  dapat  digunakan  untuk  berbagai  keperluan  dan  investasi  serta keberlangsungan usaha. Kegiatan penjualan ini tidak lepas dari adanya kegiatan pembelian dan kegiatan  produksi,  oleh  sebab  itu  kegiatan  pembelian  kemudian  dianalisa  bagaimana  cara pengendaliannya agar berlangsung aman dan terkontrol dengan baik, dan tidak terjadi penyalah gunaan  wewenang,  sehingga  tidak  terjadi  kemungkinan-kemungkinan  untuk  melakukan kecurangan maupun penggelapan  yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan  yang nantinya kerugian-kerugian tersebut dapat membahayakan bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Karena  itulah  dirasakan  penting  adanya  suatu  prosedur  yang  baik  dalam  kegiatan pembelian,  yang  dapat  mengendalikan  dan  melindungi  hasil  dari  pembelian  suatu  perusahaan baik itu secara tunai maupun  secara kredit  yang tentunya dengan dijalankannya prosedur  yang baik akan dapat membawa hasil yang baik pula bagi perusahaan.
Salah satu alat bantu manajemen untuk memeriksa keandalan prosedur dan meningkatkan efisiensi  dan  efektivitas  operasi  perusahaan  adalah  pemeriksaan  manajemen  yang  dapat mendeteksi  adanya  ketidak  efisienan,  pemborosan  dan  ketidak  efektifan  dalam  operasi perusahaan  serta  menilai  aktifitas  lainnya  telah  dilaksanakan  secara  efisien  dan  efektif  guna mencapai laba yang optimal.
Penelitian  akan  dibatasi  pada  perusahaan  terhadap  salah  satu  aktifitas  bisnis  siklus pengeluaran dalam perusahaan yaitu fungsi pembelian yang pada dasarnya merupakan salah satu fungsi  Sistem  Informasi  Akuntansi  (SIA)  dalam  mendukung  kinerja  efektif  berbagai  aktivitas bisnis organisasi dari kegiatan pemeriksaan operasional.
Dasar  penetapan  hal  tersebut  adalah  mengingat  fungsi  pembelian  dalam  perusahaan merupakan  salah  satu  pusat  kegiatan,  karena  dari  aktifitas  pembelian  inilah  perusahaan memperoleh informasi yang akan menentukan kelangsungan hidup dan kinerjanya.
Untuk  itulah  judul  yang  akan  dibahas  dalam  skripsi  ini  adalah “AUDIT
OPERASIONAL TERHADAP FUNGSI PEMEBELIAN GUNA MENILAI EFEKTIVITAS PENGENDALIAN PERSEDIAAN

## PADA PT JAYA CIPTA
ANUGERAH”.

## LANDASAN TEORI

## Manajemen Audit
Semakin  kompleksnya  kegiatan  di  dalam  suatu  perusahaan  menyadarkan  para  pemilik perusahaan untuk  melakukan suatu  bentuk  pemeriksaan lain  yang tak kalah pentingnya dengan pemeriksaan keuangan. Manajemen audit merupakan suatu konsep pemeriksaan yang mencakup segala bentuk kegiatan perusahaan yang tujuannya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kehematan (ekonomis) dalam pengelolaan manajemen.
Seperti  yang  dikemukakan  oleh Alejandro  R.  Gorospe  (2000) pengertian  manajemen audit adalah :
“Manajemen  audit  adalah  suatu  teknik  yang  secara  teratur  dan  sistematis digunakan  untuk  menilai  efektivitas  unit  atau  pekerjaan  dibandingkan  dengan  standar– standar  perusahaan  dan  industri,  dengan  menggunakan  petugas  yang  bukan  ahli  dalam lingkup  objek  yang  dianalisis,  untuk  meyakinkan  manajemen  bahwa  tujuannya dilaksanakan dan kegiatan yang membutuhkan perbaikan ditemukan“.
Selain  itu  definisi  yang  dikemukakan  dari Soekrisno  Agoes            (2000) mengenai manajemen audit adalah :
“Manajemen  audit  adalah  suatu  pemeriksaan  terhadap  kegiatan  operasi  suatu perusahaan,  termasuk  kebijakan  akuntansi  dan  kebijakan  operasional  yang  telah ditentukan  oleh  manajemen,  untuk  mengetahui  apakah  kegiatan  dari  operasi  tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis“.
Dari  dua  pendapat  diatas  penulis  dapat  menarik  kesimpulan    bahwa  manajemen  audit merupakan  suatu  bentuk  pemeriksaan  secara  menyeluruh  atas  kegiatan-kegiatan  di  dalam perusahaan  yang  dilakukan  secara  objektif,  independent,  konstruktif,  dan  berorientasi  ke  masa depan  yang  bertujuan  meningkatkan  prestasi  dan  kinerja  manajemen  dengan  cara  yang  paling efektif, efisien dan ekonomis.

## Manajemen Audit atas fungsi  pembelian
Di dalam siklus pembelian harus terdapat control yang memadai agar kecurangan (freud) dapat dihindari atau paling tidak diminimalisir. Berikut ini adalah control internal primer dalam siklus pembelian yang sesuai dengan prosedur control yang ditetapkan dalam SAS 78 :

## Otorisasi Transaksi
Departemen  control  persediaan  memonitor  tingkat  persediaan  secara  kontinu.  Ketika tingkat  persediaan  jatuh  ke  titik  pemesanan  kembali,  control  persediaan  secara  resmi mengotorisasi  pengisian  kembali  persediaan  dengan  suatu  permintaan  pembelian.  Pembelian yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan tingkat persediaan yang berlebihan untuk item tertentu sementara item yang lainnya kurang.

## Pemisahan Tugas
Kontrol persediaan harus terpisah dari pengawasan pembelian dan persediaan. Dan juga harus ada pemisahan antara buku besar umum dengan buku besar pembantu utang dagang.

## Supervisi
Supervisi  yang  ketat  akan  mengurangi  eksposure  terutama  di  departemen  penerimaan, seperti  kegagalan  dalam  memeriksa  aktiva  dengan  benar  dan  pencurian  aktiva.  Salah  satu  cara yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa departemen penerimaan benar-benar melakukan
pemeriksaan  atas  barang-barang  yang  diterimanya,  dapat  digunakan blind  copy dari  pesanan pembelian.

## Catatan Akuntansi
Tujuan control dari catatan akuntansi adalah memelihara jejak audit yang memadai untuk menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumbernya ke laporan keuangan.

## Kontrol Akses
Adanya  keterbatasan  pihak-pihak  yang  dapat  berhubungan  langsung  dengan  persediaan atau aktiva lainnya.

## Verifikasi Independen
Departemen  utang  dagang  merekonsiliasi  dokumen  sumber  sebelum  kewajiban  dicatat. Contohnya dalam hal permintaan pembelian, departemen utang dagang harus memastikan bahwa perusahaan  benar-benar  memerlukan  persediaan  tersebut  dan  bahwa  transaksi  tersebut  telah diotorisasi.  Verifikasi  independent  lainnya  yaitu  buku  besar  umum  memverifikasi  bahwa  total kewajiban  dicatat  sama  dengan  total  persediaan  yang  diterima  dan  bahwa  total  pengurangan utang dagang sama dengan total pengeluaran kas.

## Metode-metode Pengendalian Persediaan a.  EOQ MODEL
Seperti  telah  disinggung  sebelumnya,  model  ini  merupakan  salah  satu  teknik pengendalian persediaan paling tua dan paling terkenal. Mudah digunakan akan tetapi didasarkan pada beberapa asumsi :
1. Pemintaan diketahui dan bersifat konstan
2. Lead time yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan, diketahui dan konstan.
3. Permintaan diterima dengan segera.
4. Tidak ada diskon.
5. Biaya yang terjadi hanya biaya set up atau pemesanan   diketahui dan bersifat konstan.
6. Tidak terjadi kehabisan stok.
Dengan  asumsi  seperti  tersebut  diatas,  maka  tahapan  untuk  mencari  jumlah  pemesanan yang menyebabkan biaya minimal adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan pesamaan untuk biaya pemasangan atau pemesanan. b. Mengembangkan persamaan untuk biaya penahanan atau penyimpanan c. Menetapkan biaya pemasangan sama dengan biaya penyimpanan
d. Menyelesaikan persamaan dengan hasil angka jumlah pemesanan yang optimal.
Pendekatan  tradisional  untuk  mengelola  persediaan  adalah  memelihara  persediaan  yang cukup  agar  produksi  dapat  berjalan  terus  tanpa  gangguan  bahkan  jika  pemakaian  persediaan lebih  besar  dari  perkiraan  atau  bahkan  jika  pemasok  terlambat  melakukan  pengiriman. Pendekatan  tradisional  ini  seringkali  disebut  sebagai  pendekatan kuantitas  pesanan ekonomis ( economic  order  quantity -EOQ).  Karena  didasarkan  pada  perhitungan  jumlah  optimal  pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan,penggudangan,dan kekurangan persediaan. Biaya pemesanan meliputi  semua  biaya  yang  berhubungan  dengan  pemrosesan  transaksi  pembelian. Biaya  penggudangan adalah  biaya  yang  berhubungan  dengan  menyimpan  persediaan. Biaya kekurangan  persediaan adalah  biaya  yang  ditimbulkan  dari  kekurangan  persediaan,  seperti hilangnya peluang penjualan atau penundaan produksi.
Penerapan  sesungguhnya  dari  pedekatan  EOQ  berbeda-beda  tergantung  dari  jenis barangnya.  Bagi  barang  yang  berbiaya  tinggi  atau  tinggi  pemakaiannya,  seperti  chip  computer
dan  monitor  yang  digunakan  pada  sebuah  perusahaan,  ketiga  jenis  biaya  tersebut  dimasukkan dalam  formula  perhitungan.  Bagi  barang  yang  berbiaya  rendah  atau  jarang  digunakan,  seperti contohnya  mur  dan  per  untuk  merakit  sebuah  produk  tertentu,  biaya  pemesanan  dan penggudangan  biasanya  diabaikan  dan  tujuan  satu-satunya  adalah  untuk  memelihara  tingkat persediaan yang memadai.
Formula  perhitungan  EOQ  digunakan  untuk  menghitung  seberapa  banyak  yang  harus dipesan. Titik  pemesanan  ulang ( reorder  point )  menspesifikasikan  saat  untuk  memesan. Perusahaan  biasanya  menetapkan  titik  pemesanan  ulang  berdaqsarkan  waktu  pengiriman  dan tingkat  persediaan  aman  yang  diinginkan  untuk  mengatasi  fluktuasi  tidak  terduga  dari permintaan.
Pendekatan  EOQ  tradisional  atas  pengendalian  persediaan  sering  kali  menghasilkan jumlah  penggudangan  persediaan  yang  besar.  Dalam  tahun-tahun  terakhir  ini,banyak  produsen besar di Amerika Serikat, termasuk Xerox, Ford, Motorola, NCR, Intel, McDonell Douglas,dan Delco  Electronics,  telah  mengadopsi  metode-metode  alternative  atas  pengendalian  persediaan yang  bertujuan  untuk  meminimalkan  atau  bahkan  menghilangkan  jumlah  persediaan  yang disimpan.

## b.  POQ MODEL
Pada  model  EOQ  kita  mengasumsikan  bahwa  seluruh  pemesanan  persediaan  diterima pada  satu  waktu.  Meski  demikian  ada  saat-saat  tertentu  dimana  sebuah  perusahaan  dapat menerima  persediaanya  sepanjang  periode.  Keadaan  seperti  ini  mengharuskan  model  lain  yang disebut  POQ  (Production  Order  Quantity),  yang  mana  dalam  model  ini  produk  diproduksi  dan dijual pada saat yang bersamaan.

## c. QUANTITY DISCOUNT MODEL
Untuk meningkatkan penjualan, banyak perusahaan menawarkan potongan harga kepada para  pelanggannya,  semakin  banyak  jumlah  yang  dibeli  akan  mendapatkan  potongan  harga semakin besar. Dengan demikian perusahaan yang membutuhkan bahan baku akan menghadapi penawaran dari benyak pemasok yang biasanya dalam paket paket tertentu dimana harga per unit produk yang ditawarkan bervariasi sesuai potongan harga yang diberikan. Menghadapi hal yang demikian maka  agar supaya perusahaan tidak terkecoh dalam  memilih  paket  mana  yang paling optimal biayanya maka konsep persediaan dengan qualtity discount perlu dipelajari.
Dalam  menentukan  pilihan  mana  yang  paling  tepat  adalah  mempertimbangkan  biaya persediaan total yang paling kecil diantara alternatif yang ada.
Biaya Persediaan total =   Biaya        +        Biaya   +     Biaya Pemesanan
Penyimpanan Produk = D/Q .S + QH/2 + PD Dimana:
Q = Jumlah unit yang dipesan D = Permintaan tahunan dalam satuan S = Biaya Pemesanan per pesanan P = Harga per unit H = Biaya Penyimpanan per unit per tahun Untuk memperjelas akan diberikan contoh berikut :

## Contoh:
Suatu perusahaan menghadapi tiga paket penawaran sebagai berikut:
Paket Jumlah Pembelian Harga per Unit D = 5.000 unit S = Rp. 49.000 I = 20 % A 0 – 999 Rp 5.000,- B 1.000 – 1.999 Rp 4.800,- C 2.000 lebih Rp 4.750,-
Tahapan:
1). Untuk setiap paket , hitung nilai Q *, dengan menggunakan persamaan
2DS
Q * = √
IP
H = IP dalam arti I = persentase dari harga per unit. Maka perhitungannya:
2 (5.000) (4.900) Paket A : Q* = √                                            = 700 0,2 (5.000)
2 (5.000) (4.900) Paket B : Q* = √                                             = 714
0,2 (4.800) 2 (5.000) (4.900)
Paket C : Q* = √                                            = 718
0,2 (4.750)
2). Jika jumlah pemesanan terlalu rendah maka harus disesuaikan jumlah pesanan ke atas  yaitu ke jumlah terendah yang memungkinkan diperoleh potongan harga . Pada contoh ini
Q * A = 700 Q* B = 1.000 (disesuaikan) Q*C = 2.000 (disesuaikan)
3) Dengan menggunakan rumus biaya total  persediaan, hitung biaya persediaan masing-masing paket, biasanya menggunakan tabel:
Tabel 1
Perhitungan Biaya Total Persediaan Pa ket P Q Biaya Pemesan an =D/Q    . S Biaya Penyimpan an =Q . I . P/2 Biaya Produk = P.P Biaya Total Persedia an A 50 00 17 00 350000 350000 25000 000 2570000 0 B 48 00 10 00 245000 480000 24000 000 2472500 0
C 47 50 20 00 122500 950000 23750 000 2482250 0
Sumber : Analisa Penulis
4)  Yang  biaya  total  persediaan  terendah  adalah  Q  =  2.000  unit,  sehingga  paket  B  yang dipilih karena menghasilkan biaya paling optimal.

## PEMBAHASAN

## Perbandingan  antara  Prosedur  Pembelian  Perusahaan  dengan  Realisasi  Pelaksanaan  di Lapangan.
Dari  poin  B  diatas  terlihat  bahwa  PT  Jaya  Cipta  Anugerah  telah  memiliki  sistem  dan prosedur dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang dinilai penulis sudah cukup baik meskipun belum  efisien.  Namun  meskipun  demikian,  apabila  dilihat  dari  kenyataannya  atau  realisasinya dilapangan  banyak  ditemukan  kelemahan-kelemahan  maupun  penyimpangan-penyimpangan yang  terjadi,  antara  lain  adalah  kelengkapan  dokumen  pendukung  pembelian  pada  saat  proses yang seringkali kurang sehingga tidak dilaksanakan sesuai prosedur yang ada.
Dalam  melakukan  observasi  langsung  didapati  bahwa  ada  beberapa  hal  yang  menjadi catatan, seperti:
1. Dokumen yang hilang (missed) di salah satu departemen,
2. Tidak adanya SJ Supplier pada saat pengiriman barang,
3. Adanya form stock barang yang belum terdaftar (belum ada nomor form),
4. Support  dokumen  master  list  untuk  gudang  inventory  control  masih  tercampur dengan material control (seharusnya terpisah),
5. Terdapat  beberapa  dokumen  yang  tidak  ada/tidak  dilengkapi  tanda  approval (authorized)  dari  atasan  yang  terkait/berwenang      (belum  teridentifikasi  oleh atasan/pimpinan).
Sehingga hal-hal yang demikian tersebut dianggap sebagai finding (temuan).
Di  samping  itu  pula,  diidentifikasi  adanya  masalah  pada  fungsi  dan  peran  pengawas dalam  hal  ini  leader,  supervisor,  maupun  manager  khususnya  di  Departemen  Pembelian (Purchasing). Bahwa  ada Job  Description, struktur,  kegiatan,  fungsi  dan  peran  yang  jelas tetapi tidak dilaksanakan secara maksimal. Hal ini juga dianggap sebagai temuan.

## Evaluasi  Terhadap  Efisiensi  dan  Efektivitas  Fungsi  Pembelian  dan  Pengendalian Persediaan.
Penggerak  biaya  utama  dalam  fungsi  pembelian  adalah  jumlah  pesanan  pembelian yang    diproses.    Jadi    menemukan    cara    untuk    mengurangi  jumlah  pesanan  yang  diproses dan  untuk  mempersingkat  langkah-langkah  yang  dilibatkan  dapat  menghasilkan  penghematan yang signifikan. Dalam menilai efisiensi, hal-hal berikut ini membantu mengidentifikasi masalah:
1. Prosedur yang tidak searah dengan tujuan.
2. Prosedur  yang  menyebabkan  penambahan  biaya  padahal  sebenarnya  tidak perlu.
3. Pekerjaan yang sedikit manfaatnya atau tidak bermanfaat sama sekali.
4. Duplikasi usaha.
5. Kelebihan pegawai.

## 6. Pemanfaatan sisa sumber daya.
Dalam  menilai  efektifitas  ada  dua  kategori  dasar  dari  informasi  yang  berhubungan dengan keluaran yang actual. Yang kedua berasal dari aktifitas organisasi. Kedua informasi itu harus  dibandingkan  dan  diidentifikasikan  perbedaan-perbedaannya.  Saran  dari  hasil perbandingan tersebut dapat berupa:
1. Memodifikasi pernyataan tujuan dan sasaran disesuaikan dengan sumber daya.
2. Memberi mode alternatif dalam pencapaian tujuan dan sasaran.
Kesulitan  utama  yang  dihadapi  dalam  audit  operasional  adalah  menentukan rencana untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektifitas telah dicapai.
Dalam  melaksanakan  fungsi  pembelian,  dapat  dinilai  bahwa  perusahaan  belum  cukup efisien dan efektif di dalamnya, dikarenakan masih terdapatnya  kelemahan-kelemahan maupun penyimpangan-penyimpangan  yang  seharusnya  tidak  terjadi  seperti  yang  telah  penulis kemukakan sebelumnya.
Aktifitas bisnis utama kedua yang tidak kalah penting dalam fungsi  pembelian adalah penerirnaan  dan  penyimpanan  barang  yang  dipesan.  Bagian  penerimaan  bertanggung  jawab untuk  menerima  kirirman  dari  para  pemasok.  Bagian  ini  biasanya  bertanggung  jawab  pada manajer gudang.yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi. Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab pada manajer gudang, bertanggu ng jawab atas penyimpanan barang tersebut. Informasi mengenai penerimaan barang dagangan yang dipesan  harus  dikomunikasikan  ke  fungsi  pengendalian  persediaan  agar  dapat  memperbarui catatan persediaan.
Bagian  penerimaan  memiliki  dua  tanggung  jawab  utama  yai tu  memutuskan apakah akan menerima kiriman dan memverifikasi jumlah serta  kualitas barang yang dikirim. Keputusan  pertama  dibuat  berdasarkan  informasi  yang  diberikan  oleh  fungsi  pembelian: keberadaan  pesanan  pembelian  yang  valid  menunjukkan  bahwa  kiriman  harus  diterima. Keputusan  ini  penting  karena  menerima  barang  yang  tidak  dipesan  akan  mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat  dikembalikan.  Memverifikasi  jumlah  barang  yang  dikirim  merupakan  hal  yang  penting untuk  rnemastikan  bahwa  perasahaan  hanya  membayar  barang-barang  yang  benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan diperbarui dengan akurat.
Dalam  mengevaluasi  efektivitas  pengendalian  persediaan  perusahaan  dicoba  untuk mengambil  contoh  guna  menilai  efisiensi  biaya  produksi  dalam  melakukan  pengendalian persediaan bahan baku (raw material).
Biaya produksi terdiri dari biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan biaya  overhead  pabrik.  Dalam  hal  ini  penelitian  hanya  berkonsentrasi  pada  biaya  bahan baku langsung sebagai salah satu elemen penentu biaya produksi.
Dalam  hal  pengendalian  persediaan  penulis  mendapati  bahwa  perusahaan  telah memikirkan batas minimum untuk persediaanya, tetapi tidak menentukan batas maksimumnya.
Pelaksanaan  metode  minimum-maksimum  dimulai  dari  penelitian  terhadap pengalaman masa lalu, untuk kemudian ditetapkan batas minimum dan  maksimum  persediaan yang  harus  ditaati  sepanjang  tahun  produksi.  Jika  persediaan  sudah  menunjukan  batas minimum,  maka  akan  segera  dilakukan  pemesanan  baru  untuk  menambah  jumlah  persediaan hingga  batas  maksimum.  Penerapan  metode  EOQ  akan  sangat  membantu  pelaksanaan  metode ini.
Pada saat  melakukan observasi  lapangan khususnya pada saat_kontrol  penerimaan parts material,  didapati  bahwa  ada  sistem First  in  First  Out (FIFO)  tetapi  ada  permasalahan  dalam pelaksanaan seperti tidak semua proses melakukan  FIFO, disamping itu pula ditemukan adanya penumpukan  persediaan  barang  yang  tidak  sesuai  dengan  jenis  barangnya,  contohnya  terdapat bahan  baku  lempengan  besi  yang  bergunung-gunung  di  gudang  barang  jadi,  bukan  di  gudang bahan  baku.  Didapatkan  informasi,  hal  ini  dikarenakan  bahwa  gudang  penyimpanan  bahan baku  telah  penuh.  Hal  ini  mengindikasikan  adanya  pembelian  bahan  baku  diatas  batas  yang diperkenankan  untuk  persediaan.  Hal  tersebut  akan  mernbuat  biaya  penyimpanan  persediaan bahan baku semakin tinggi sehingga akan meningkatkan biaya produksi secara keseluruhan.
Berdasarkan  penjelasan  diatas,  maka  akan  dilakukan  analisa  apakah  dengan menerapkan  metode  EOQ,  biaya  bahan  baku  dapat  diminimalisir  yang  nantinya  akan  dapat menekan  biaya  produksi.  Berikut  ini  adalah  biaya  produksi  PT  Jaya  Cipta  Anugerah  tahun 2006 :
Biaya bahan langsung: Persediaan bahan baku awal Rp.  24,996,839,500 Pembelian bahan baku Rp.  11,403,947,040 Bahan yang tersedia untuk digunakan Rp.  36,400,786,540 Persediaan bahan baku akhir Rp. (16,990,889,690) Total biaya bahan baku Rp.  19,709,896,850 Total biaya tenaga kerja langsung Rp.  11,146,581,850 Total biaya overhead pabrik Rp.  14,295,982,850 Biaya produksi Rp.  45,152,461,550
Dengan      menggunakan      rumus      EOQ      dan      ROP,      maka      akan      diperoleh perhitungan seperti pada table di berikut ini:
Tabel 3 Perhitungan EOQ dan ROP Nama Bahan CU RU CO CC ROP EOQ Pedal brake Rp. 35,000 160,972 Rp. 34,000 25 % 1.286 1.119 Handle seat Rp.  8,400 18,935 Rp. 34,000 25 % 150 554 Pipe cross Rp.  2,300 125,853 Rp. 34,000 25 % 1.006 863 Arm shift Rp. 18,000 21,246 Rp. 34,000 25 % 169 400 Bartension Rp. 14,600 120,404 Rp. 34,000 25 % 963 1.059
Sumber : PT Jaya Cipta Anugerah yang diolah penulis Berdasarkan tabel diatas kita dapat mengetahui kapan waktu yang tepat bagi perusahaan untuk memesan kembali bahan baku tersebut (ROP). Jumlah tersebut dapat dijadikan patokan bagi perusahaan sebagai titik minimum  persediaan di gudang. Dan dari table EOQ kita dapat melihat berapa banyak unit yang harus dibeli setiap kali memesan.
Batasan  minimum  persediaan  untuk  bahan  baku  diatas  selama  ini  adalah  sebagai berikut:
Pedal brake     : 1.500 pcs Handle seat     :   200 pcs Pipe cross        : 1.500 pcs Arn shift         :     250 pcs
Bartension       :  1.500 pcs Apabila  dibandingkan  dengan  ROP  pada  table  3,  maka  akan  terlihat  bahwa  perusahaan melakukan  pembelian  bahan  baku  pada  saat  yang  tidak  tepat,  karena  batas  minimum  tersebut terlalu  besar  sehingga  dikhawatirkan  akan  terjadi  penimbunan  persediaan.  Selama  ini perusahaan  tidak  menggunakan  perhitungan  matematis  untuk  menetapkan  batas  minimum tersebut.  Penetapan  batas  minimum  ini  hanya  didasarkan  pada  perkiraan  bahwa  jumlah tersebut  akan  cukup  memenuhi  kebutuhan  produksi  selama  2  hari  sementara  perusahaan menunggu  pesanan  yang  akan  datang.    Hal    ini  diperburuk  dengan  tidak  adanya  batasan maksimum persediaan yang diperkenankan disimpan di gudang. Dari table 3  diatas kita juga dapat  mengetahui  berapa  jumlah  pesanan  yang  paling  ekonomis  (EOQ)  yang  dapat  dilakukan perusahaan agar tingkat persediaan yang optimal dapat tercapai.
Berdasarkan  analisa  diatas  ditarik  kesimpulan  bahwa  pengendalian  persediaan  yang dilakukan  perusahaan  tidak  memadai  sehingga  biaya  produksi  yang  dikeluarkan  perusahaan tidak  efisien.  Apabila  perusahaan  menerapkan  metode  pengendalian  persediaan  tersebut dengan  baik  maka  perusahaan  akan  dapat  melakukan  penghematan  dalam  melakukan pembelian bahan baku dengan tetap memiliki persediaan yang optimal, yaitu tidak berlebihan tetapi  tetap  mencukupi  untuk  memenuhi  permintaan.  Sehingga  biaya  pengelolaan  bahan  baku dapat diminimalisir dan nantinya akan berpengaruh pada pengurangan biaya produksi.

## Audit Operasional atas Fungsi Pembelian dan Pengendalian Persediaan di PT. Jaya Cipta Anugerah.
Berdasarkan  uraian  diatas  maka  akan  disusun  tahap-tahap  manajemen  audit  sesuai dengan  ruang  lingkup  pembahasan  yang  telah  ditetapkan,  yaitu  pada  fungsi  pembelian  dan pengendalian  persediaan.  Untuk  perneriksaan  ini  penulis  bertindak  sebagai  pemeriksa  tunggal. Penulis  tidak  memiliki  kompetensi  yang  cukup  untuk  melakukan  pemeriksaan  ini,  itulah sebabnya  hasil  pemeriksaan  di  bawah  ini  tidak  terlepas  dari  berbagai  kekurangan  dan kelemahan.
Tujuan    dari    pemeriksaan    untuk    fungsi    pembelian    dan    pengendalian  persediaan disini adalah untuk :
1. Memperoleh  keyakinan  mengenai  ketepatan  jenis,    kualitas  dan  kuantitas persediaan barang yang dipesan.
2. Memperoleh  keyakinan  bahwa  tidak  ada  penumpukan  persediaan  di  gudang yang akan menimbulkan idle stock, dengan meninjau :
a. Memastikan  bahwa  tingkat  persediaan  dan  perputaran  persediaan telah mencapai tingkat optimal.
b.  Memastikan    bahwa  manajemen    gudang  dan  persediaan    barang  telah berjalan secara efisien dan efektif.
3.  Mernberikan saran-saran rekomendasi
dan perbaikan yang diperlukan.
Dalam  rnembahas  dan  menganalisa  data-data  yang  telah  didapatkan  penulis berpedoman  dan  mengikuti  dari  langkah  langkah  pemeriksaan  yang  terdapat didalam Manajemen Audit. Dimana langkah-langkah pemeriksaan itu adalah :
1) Persiapan Pemeriksaan.
2) Pemeriksaan Pendahuluan.
3) Pemeriksaan Lanjutan
4) Pelaporan.
Dimana      didalam      setiap      tahapan-tahapan      tersebut      terdapat      beberapa  kegiatan- kegiatan  yang  tercakup  didalamnya.  Kegiatan-kegiatan  yang  tercakup  tersebut  merupakan urutan  dari  keseluruhan  kegiatan  yang  dilakukan  apabila  melaksanakan  suatu  manajemen audit terhadap suatu objek pemeriksaan.

## Pemeriksaan Lanjutan
Tahap ini adalah pemeriksaan atau penilaian lebih lanjut atas kegiatan sejauh diperlukan guna  mencapai  tujuan  pemeriksaan.  Kegiatan  dalam  tahap  ini  meliputi  pendalaman  dan pengembangan  semua  informasi  penting  dan  relevan  yang  berguna  untuk  mempertimbangkan, mendukung temuan-temuan, kesimpulan-kesimpulan dan mengajukan rekomendasi.
Pengembangan  temuan  adalah  pengumpulan  dan  pendalaman  temuan  yang  telah didapatkan pada tahap sebelumnya. Temuan ini akan dievaluasi  dan dianalisa sehingga akan dapat ditarik suatu rekomendasi yang akan berguna bagi pimpinan proyek pemeriksaan.
Temuan  yang didapatkan akan dikembangkan sesuai dengan kondisi,  kriteria, penyebab kelemahan,  dan  akibat  dari  kelemahan  tersebut.  Hasil  dari  pengenbangan  temuan  ini  akan disajikan dalam suatu ikhtisar temuan dan saran/rekomendasi seperti di bawah ini:
Tabel 3

## DAFTAR TEMUAN, SARAN DAN REKOMENDASI
Kondisi Kriteria Penyebab Kelemahan Dampak dari Kelemahan Saran / Rekomendasi 1. Dokumen yang hilang (missed) di salah satu departemen dalam  fungsi pembelian. Penyimpanan dokumen (filling) terdaftar pada dokumen master list dan dilaksanakan. Staff ataupun personel yang lalai dalam pengerjaan (human error) Saat dokumen tersebut dibutuhkan, sulit untuk ditelusuri. Sebaiknya pimpinan perusahaan melakukan pengawasan lebih ketat lagi terhadap staff dan personel yang melakukan aktifitas pembelian 2. Tidak  adanya blind  copy  SJ supplier Copy SJ supplier terdokumentasi dengan baik Saat selesai menerima barang dari supplier copy SJ tidak langsung didistribusikan dan disimpan Saat dokumen tersebut dibutuhkan, sulit untuk ditelusuri. Petugas control penerimaan barang segera mendistribusikan SJ tersebut 3. Adanya form stok barang yang belum terdaftar Form stok barang telah terdaftar pada Managemen Review (MR) Operator kurang paham mengenai form Sistem dokumentasinya kurang terkendali dengan baik Segera dilaporkan ke MR untuk dilakukan perbaikan 4. Support Antara Kurang adanya Pada saat Support dokumen
dokumen master list untuk inventory control  masih tercampur dengan material control inventory control dan material control harus terpisah control yang intensif dari atasan membutuhkan salah satu dokumen sulit ditemukan masterlist disesuaikan dengan kebutuhan 5. Terdapat dokumen yang tidak di approv oleh pimpinan terkait Semua dokumen yang harus diketahui atau di otorisasi oleh pimpinan harus di approv oleh pimpinan Operator kurang memahami fungsi dari approval Pimpinan tidak mengetahui adanya transaksi/problem yang terjadi di lapangan Pemahaman pada operator tentang fungsi approval (edukasi oleh pimpinan)

## Sumber : Diolah oleh penulis

## Pelaporan
Tahap  akhir  dari  audit  operasional  ini  ialah  pelaporan  dari  hasil  pemeriksaan.  Laporan pemeriksaan ini didasarkan dari bukti-bukti  yang ada sehingga akan ditemukan suatu temuan- temuan yang akan disertakan suatu saran rekomendasi untuk perbaikan.
Dalam  hal  ini,  pemeriksa  dituntut  untuk  bersikap  independen  dan  kompeten  guna memastikan  bahwa  penyelidikan  yang  dilakukan  serta  rekomendasi  yang  dibuat  tidak menyimpang.  Laporan  hasil  pemeriksaan  harus  dapat  menyampaikan  informasi  yang  akurat, benar dan dapat dipercaya agar bermanfaat bagi si pemakai.

## KESIMPULAN

## Kesimpulan
1. Pelaksanaan  prosedur  pembelian  terhadap  pembelian  yang  dilakukan  PT.  Jaya  Cipta Anugerah dalam hal efisiensi dan efektifitas yang penulis nilai ialah :
a. Dari  segi  efisiensi  penulis  berpendapat  bahwa  kegiatan  prosedur  pembelian  telah dilaksanakan  secara  efisien.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  para  staf  bagian  pembelian melaksanakan prosedur sesuai SOP.
b. Dari  segi  efektivitas  penulis  menilai  bahwa  prosedur  pembelian  yang  dilaksanakan belum efektif.
2. Penulis  berkesimpulan  bahwa  telah  terjadi  penimbunan  persediaan  bahan  baku  secara berlebihan  yang  mengakibatkan idle  stock dalam  kegiatan  mengisi  persediaan.  Hal  ini didasarkan dari pengamatan fisik yang penulis lakukan.
Penulis  mendapati  adanya  penyimpangan-penyimpangan  atau  penyelewengan  yang dilakukan  para  staf  namun  dapat  segera  diketahui  dan  ditelusuri  dengan  melakukan Manajemen Audit.

## Saran
Setelah penulis melakukan penelitian pada PT Jaya Cipta Anugerah, penulis akan menyampaikan beberapa saran yang mungkin dapat bermanfaaat bagi perusahaan. Adapaun saran - saran yang penulis ajukan adalah sebagai berikut:
1. Penulis  menyarankan  agar  perusahaan  membuat  prosedur  tertulis  atas fungsi pernbelian dan pengendalian persediaan.
2. Penulis  menyarankan  agar  perusahaan  menggunakan  metode  EOQ  dalam melakukan  pembelian  bahan  baku  dan  menerapkan  system  minimum- maksimum  dalam  malakukan  pengendalian  terhadap  persediaan  bahan baku.
3. Pihak  manajemen  harus  membuat  anggaran  pembelian  secara  terperinci dan melakukan analisa yang lebih mendalam terhadap varian yang terjadi.
Penulis      menyarankan      agar      perusahaan      secara      rutin      melaksanakan manajemen audit pada setiap fungsi - fungsi perusahaan agar dapat diketahui tingkat efektifitas, efisiensi dan ekonomisasi dari tiap - tiap fungsi tersebut, dan benar - benar mengimplementasikan rekomendasi yang diberikan agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

## DAFTAR PUSTAKA
American Accounting Association Committee. (2002). Basic Auditing Concept. The Institute of Internal Auditing.
Amin, W. T. (2000), Manajemen Audit suatu Pengantar . Jakarta : Harvarindo.
Carter, W. K. (2004). Akuntansi Biaya 1 . Jakarta : Erlangga.
Chaerul, M. (2002), Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta : Grasindo.
Dorothea, A. W. (2000), Manajemen Kualitas. Yogyakarta : Andi Offset.
Hall, J. A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jilid 1. Jakarta : Salemba Empat.
Hani, T. H. (2000), Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Yogyakarta : BPIE.
Ikatan Akuntan Indonesia, (2004), Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta: Salemba Empat.
Kosasih, Rochyat. (2000). Audit Operasional (Suatu Pengantar) . Jakarta ; Harvarindo.
Lalu, S. (2003). Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Salemba Empat.
Marom,Chairul. (2000). Audit Manajemen Kontemporer, .Jakarta ; Harvarindo
Mamduh, M. H. (2003). Manajemen Edisi Revisi. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.
Mowen, H. (2006). Manajemen Accounting. Jakarta : Salemba Empat.
Munawir. (2004). Analisa Laporan Keuangan. Jogjakarta : Liberty.
Niswonger, Wareen & Fess. (1999). Kamus Istilah Akuntansi , Alih Bahasa M Kurdi, Jakarta ; PT Elex Media Komputindo.
Schroeder, R. G. (1998). Manajemen Operasi Jilid I. Jakarta : Erlangga.
Siagran, S. P. (2001). Audit Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara.
Soekrisno, A. (2004). Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh KAP . Jakarta : Harvarindo.
Tunakotta, T. M. (2000). Teori Akuntansi. Jakarta : LPFEUI.
Zulfikarijah, Fien. (2005). Sistem Ak untansi. Yogyakarta ; STIE YKPN