Jurnal Prodi
P. ADP FE UNY Vol. XIV No.1 Hal. 1 - 112
Yogyakarta,
Februari 2016 ISSN 1412-1131

## EFISIENSI
Penataan  Ruang  Kantor  dalam  Menunjang  Efektivitas Pekerjaan Kantor ( Daimatun Naﬁah ). Halaman 1-22
Peran  Komunikasi  Non  Verbal  dalam  Menunjang Profesionalisme Sekretaris ( Iin Kristiyanti ). Halaman 23-45
Pengaruh Pengetahuan dan Orientasi Religius Terhadap Minat menjadi Nasabah Islamic Mini Bank FE UNY ( Isroah, Mimin Nur Aisyah, Amanati Novi Yushita ). Halaman 46-68
Studi  Tentang  Implementasi  Sistem  Manajemen  Arsip Elektronik Pada Kantor ( Sutirman, Nadia Sasmita Wijayanti, Purwanto ). Halaman 70-97
Peran  Administrasi  dalam  Membangun  Masyarakat Berkarakter ( Muhyadi ). Halaman 98-109

## Kajian Ilmu Administrasi

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## REDAKSI
Ketua Dewan Redaksi
: Dr. Sutirman, M.Pd. Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd. Anggota Redaksi
: Joko Kumoro, M.Si. Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Rosidah, M.Si. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan  Pendidikan Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri
Yogyakarta.
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281.
Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi menerima tulisan terkait hasil penelitian dan kajian-kajian ilmu administrasi. Redaksi berhak menyingkat dan mengedit tulisan yang akan dimuat  tanpa  mengubah  substansi isinya.  Hak  cipta  dilindungi  oleh undang-undang.

## KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha  Kuasa  yang  telah  memberikan  rahmat  dan  karunia-Nya, sehingga Jurnal Efisiensi Volume XIV Nomor 1 Februari 2016 dapat diterbitkan.  Jurnal  Efisiensi  ini  hadir  sebagai  media untuk mengekspresikan  berbagai  gagasan  dan  menyajikan  informasi  hasil- hasil  penelitian  dalam  bidang  administrasi.  Gagasan-gagasan  dan temuan-temuan  penelitian  yang  dipublikasikan  melalui  jurnal Efisiensi ini diharapkan dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu administrasi.
Tulisan  yang  disajikan  pada  jurnal  Efisiensi  Volume XIV  ini diawali dengan gagasan tentang pentingnya penataan tata ruang kantor untuk  menghasilkan efektivitas  pekerjaan  kantor. Rangkaian pekerjaan  dalam  suatu  kantor  dapat  diselesaikan  dengan  cepat  dan tepat  apabila  ruang  kantor  ditata  dengan  baik  sesuai  dengan  alur pekerjaan.  Pengaturan  ruang  tempat  bekerja  yang  sistematis    sesuai dengan  urutan  pekerjaan  dapat  mendukung  tercapainya  efektivitas kerja di kantor.
Tulisan  berikutnya  membahas  tentang  peran  komunikasi  non verbal  dalam  menunjang  profesionalisme  sekretaris.  Sekretaris sebagai profesi yang tugasnya banyak berhubungan dengan pihak lain, dituntut  memiliki  kemampuan  berkomunikasi  yang  baik. Seorang sekretaris tidak hanya dituntut menguasai keterampilan komunikasi verbal, melainkan juga harus menguasai keterampilan komunikasi non
verbal.  Komunikasi  non  verbal  diperlukan  untuk  memperkuat  dan memperjelas pesan dari komunikator kepada komunikan.
Selanjutnya disajikan temuan hasi penelitian tentang pengaruh pengetahuan  dan  orientasi  religius  terhadap  minat  menjadi  nasabah Islamic  Mini  Bank FE  UNY.  Selain  itu  juga  disajikan  temuan  hasil penelitian  tentang  implementasi  sistem  manajemen  arsip  elektronik pada  kantor  pemerintahan  kota  Yogyakarta.  Tulisan  ini  menyajikan informasi  mengenai  penerapan  sistem manajemen  arsip  elektronik oleh  lembaga-lembaga  pemerintah  di  lingkungan  pemerintah  kota Yogyakarta.
Tulisan  terakhir  yang  disajikan  membahas  peran  administrasi dalam  membangun  masyarakat  berkarakter.  Krisis  karakter  yang melanda  generasi  bangsa  Indonesia  harus  diatasi  dengan  berbagai disiplin  ilmu.  Tulisan  ini  menyajikan  gagasan  tentang  membangun masyarakat berkarakter melalui disiplin ilmu administrasi.
Akhirnya,  redaksi  menyampaikan  ucapan  terima  kasih  yang setulus-tulusnya  kepada  para  penulis  yang  telah  menyumbangkan gagasan dan hasil penelitiannya. Semoga gagasan dan temua-temuan hasil penelitian yang disajikan pada jurnal Efisiensi Volume ini dapat merangsang diskusi yang lebih mendalam dan dapat menjadi referensi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di masyakarat. Selamat membaca.
Salam,
Redaksi

## DAFTAR ISI
Halaman Cover .............................................................................. i Redaksi .......................................................................................... ii Kata Pengantar...............................................................................iii Daftar Isi ........................................................................................v 1. Penataan Ruang  Kantor  dalam Menunjang Efektivitas Pekerjaan Kantor (Daimatun Nafiah) 1 2. Peran  Komunikasi  Non  Verbal dalam  Menunjang Profesionalisme Sekretaris (Iin Kristiyanti) 23 3. Pengaruh  Pengetahuan dan  Orientasi  Religius terhadap Minat  Menjadi  Nasabah Islamic  Mini  Bank FE  UNY (Isroah, Mimin Nur Aisyah, Amanita Novi Yushita) 46 4. Studi  Tentang  Implementasi  Sistem  Manajemen  Arsip Elektronik pada  Kantor  Pemerintahan  Kota  Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto) 70 5. Peran  Administrasi dalam  Membangun  Masyarakat Berkarakter (Muhyadi) 98 Rambu-rambu Teknis Penulisan Jurnal Efisiensi 110
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)

## STUDI TENTANG IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK PADA KANTOR PEMERINTAHAN KOTA YOGYAKARTA
Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto sutirman@uny.ac.id , nadiasasmita@uny.ac.id , purwanto@uny.ac.id

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: 1). unit kerja di lingkungan Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta yang mengimplementasikan sistem manajemen  arsip  elektronik;  2).  sistem  manajemen  arsip  elektronik  yang diimplementasikan; 3). jenis arsip yang dikelola dengan sistem manajemen arsip elektronik; 4). sarana yang digunakan dalam implementasi manajemen arsip  elektronik  di  lingkungan  Kantor  Pemerintahan  Kota  Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah metode survei.  Sedangkan dilihat dari  segi  sifat  analisisnya  maka  penelitian  ini  dikategorikan  sebagai penelitian eksploratif deskriptif. Subjek penelitian ini adalah pegawai yang bertugas  mengelola  arsip  pada  kantor  pemerintahan  Kota  Yogyakarta. Jumlah unit kerja yang menjadi subjek penelitian sebanyak 13. Responden yang menjadi sumber data pada setiap unit kerja adalah satu orang, sehingga jumlah responden pada penelitian ini sebanyak 13 orang. Kesimpulan dari hasil  penelitian  ini  adalah:  1).  terdapat  dua  unit  kerja  di  lingkungan pemerintahan  Kota  Yogyakarta  yang  mengimplementasikan  sistem manajemen arsip elektronik, yaitu Dinas Perizinan dan Dinas Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil;  2).  sistem  manajemen  arsip  elektronik  yang diimplementasikan  pada  Dinas  Perizinan  dan  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil adalah sama, yaitu terdiri dari sistem pemindaian dokumen dan  sistem software manajemen  dokumen;  3).  jenis  arsip  yang  dikelola dengan sistem manajemen arsip elektronik adalah arsip dinamis in aktif; 4). sarana  yang  digunakan  untuk  implementasi  sistem manajemen  arsip elektronik di lingkungan Pemerintahan Kota Yogyakarta berupa: komputer, scanner, printer, compact disk, dan software manajemen arsip elektronik.

## Kata kunci : implementasi, sistem, manajemen arsip elektronik, kota
Yogyakarta.
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)

## Pendahuluan
Arsip  merupakan  salah satu  sumber  informasi  yang penting  bagi  suatu  organisasi. Berbagai  infomasi  yang  ber- kaitan  dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu organisasi akan senantiasa ter- jaga seiring dengan terjaganya arsip organisasi tersebut.
Keberadaan  arsip  bagi  suatu organisasi  tidak  sekedar  men- jadi  bukti  sejarah,  tetapi  me- miliki berbagai fungsi dan nilai guna. Secara fungsional, suatu arsip  akan  dibutuhkan  oleh pimpinan  untuk  bahan  per- timbangan  dalam  mengambil keputusan  organisasi.  Arsip juga  diperlukan  sebagai  bahan acauan  dalam  menyusun  pe- rencanaan  organisasi.  Selain itu,  arsip  juga  banyak  diper-
gunakan  mendukung  kegiatan operasional  organisasi. Guna kepentingan pengawasan, arsip menjadi  salah  satu  unsur penting  dalam  pengendalian organisasi.
Selain  memiliki  fungsi yang penting bagi suatu organisasi,  arsip  juga  meng- andung  berbagai  nilai  guna bagi  organisasi,  seperti  nilai guna hukum, nilai guna edukasi,  nilai  guna  finansial, dan nilai guna penelitian. Oleh karena  arsip  memiliki  fungsi dan  nilai  guna  tersebut,  maka arsip  harus  dikelola  dengan baik agar pada saat diperlukan dapat  tersedia  dengan  cepat dan tepat.
Sejalan dengan per- kembangan  teknologi  infor- masi  dan  komunikasi,  serta
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
berkembangnya  berbagai  jenis pekerjaan dan jenis arsip  yang dihasilkan,  maka  pengelolaan arsip secara elektronik menjadi kebutuhan bagi suatu lembaga. Pengelolaan arsip secara elektronik  memiliki  beberapa keuntungan  yang  mengarah kepada  tercapainya  efektivitas dan efisiensi kearsipan.
Pengelolaan arsip secara elektronik  dapat  menghemat tempat  penyimpanan,  mem- permudah  dan  mempercepat dalam penemuan kembali arsip, serta meningkatkan keamanan arsip.
Meskipun  banyak  ke- lebihan  dari  pengelolaan  arsip secara  elektronik,  sampai  saat ini  masih  banyak  lembaga pemerintah  maupun  swasta yang belum menerapkan
pengelolaan arsip secara elektronik.  Sampai  saat  ini belum  diketahui  dengan  pasti implementasi pengelolaan arsip  secara  elektronik  pada kantor-kantor pemerintahan yang banyak memberikan pelayanan  kepada  masyarakat. Belum  banyak  informasi  hasil penelitian dalam bidang manajemen  arsip  elektronik yang terpublikasi dalam  jurnal ilmiah di Indonesia.
Idealnya untuk men- dukung pelayanan kepada masyarakat secara cepat diperlukan  penerapan  sistem berbasis  teknologi  informasi. Namun  dalam  pelaksanaan  di lapangan  masih  menghadapi beberapa  permasalahan  teknis. Masalah  yang  dihadapi  oleh lembaga  dalam pengelolaan
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
arsip  secara  elektronik  antara lain  adalah  kurangnya  sumber daya  manusia  yang  kompeten dalam pengeolaan arsip. Untuk mengelola  arsip  secara  baik diperlukan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan  dan  keterampilan khusus  dalam  bidang  ke- arsipan,  termasuk  kearsipan elektronik.  Masalah  lain  yang dihadapi  adalah  belum  adanya program  aplikasi  dan  sarana pendukung  pengelolaan  arsip elektronik.  Mengelola  arsip secara elektronik mem- butuhkan  beberapa  perangkat pendukung  seperti  komputer, program  aplikasi  kearsipan, serta  teknologi  alih  media arsip.  Tidak  setiap  program aplikasi kearsipan dapat digunakan oleh suatu lembaga,
tetapi harus disesuaikan dengan strukutr organisasi dan jenis  pekerjaan  yang  ada. Penelitian  ini  akan  difokuskan pada upaya mengatasi masalah masih  terbatasnya  informasi hasil kajian tentang implemen- tasi  manajemen  arsip  elektro- nik di kantor lembaga
pemerintahan. University  of  California, Berkeley’s School
of
Information  Management  and Systems (Read & Ginn, 2011:2) pernah  melakukan  penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun 1999 sampai 2002. Salah  satu  hasil  penelitian tersebut  menunjukkan  bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002 telah dihasilkan informasi baru sebanyak 5 exabytes (1 exabyte sama  dengan  10 18 bytes)  yang
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
tesimpan  dalam  media  cetak, film,  magnetik,  dan  media optik.  Jumlah  informasi  baru diprediksi akan bertambah dua kali  lipat  pada  tiga  tahun berikutnya.  Pada  saat  ini, kemungkinan pertambahan jumlah  informasi  baru  lebih besar lagi dibandingkan temuan  pada  tahun  2002
tersebut. Informasi yang
dihasilkan oleh aktivitas organisasi terdiri dari berbagai bidang  dan  dibutuhkan  oleh berbagai  pihak,  sehingga  me- merlukan  adanya  pengelolaan khusus agar informasi tersebut dapat ditemukan dengan segera sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Informasi yang terekam sebagai  bukti  kegiatan  suatu organisasi sering disebut
dengan istilah arsip.
Read  &  Ginn  (2011: 5)
dalam bukunya berjudul
Record Management mengutip
definisi  arsip  dari  ARMA Internasional dan International Organization for Standardization  (ISO) 15489. Menurut  ARMA Internasional arsip  adalah  informasi  yang disimpan  dalam  bentuk  dan karakteristik  apapun,  dibuat atau  diterima  oleh  organisasi sebagai  bukti  kegiatan  serta memiliki  nilai  dalam  jangka waktu tertentu. Sedangkan
International Organization for Standardization (ISO) 15489 mendefinisikan  arsip  sebagai informasi  yang  dibuat,  di- terima,  dan  dipelihara  sebagai bukti  dan  informasi  bagi organisasi  atau  individu  untuk kepentingan  hukum maupun
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
bisnis.  Definisi  dari  ARMA dan  ISO  memiliki  kesamaan yaitu  sebagai  informasi  yang dibuat atau diterima dan disimpan  sebagai  bukti.  Akan tetapi,  ARMA  lebih  me- nekankan pada organisasi, sedangkan  definisi  ISO  me- ncakup organisasi yang individu.
Definisi
lain mengenai  arsip  dikemukakan oleh  Quible  (2005: 475),  yang menyebutkan  arsip  sebagai dokumen-dokumen yang berisi informasi  dalam  bentuk  kertas maupun format elektronik yang digunakan untuk berbagai fungsi  kegiatan.    Selain  itu, secara  lebih  simpel  Diamond (1995: 1)  menyatakan “a record is any form of recorded information.  Arsip  merupakan berbagai bentuk informasi
yang direkam. Beberapa pendapat-pendapat di atas,
menggambarkan  bahwa  secara substansi arsip dapat dikatakan sebagai informasi yang terekam dalam berbagai
bentuk. Rumusan definisi tersebut juga sesuai dengan UU No.43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  yang  merumuskan arsip sebagai rekaman kegiatan atau  peristiwa  dalam  berbagai bentuk  dan  media  sesuai dengan  perkembangan  tekno- logi informasi dan komunikasi yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan  kehidupan  ber-
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
masyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.
Setiap  arsip  memiliki unsur-unsur  yang  terkandung didalamnya. Menurut Kennedy &  Schauder  (Sukoco,  2007: 82), unsur-unsur yang terkandung  pada  setiap  arsip adalah  unsur  isi,  struktur,  dan konteks.  Unsur  isi  adalah informasi  yang terekam  dalam arsip  tersebut.  Informasi  yang dimaksud  dapat  berupa  ide, konsep, dan fakta tentang suatu peristiwa. Unsur struktur merupakan  spesifikasi  dari suatu arsip. Spesifikasi tersebut dapat berupa sistematika penulisan,  jenis  dan  ukuran huruf, serta bagian-bagian dari arsip. Sedangkan unsur konteks  adalah  kondisi  yang melatarbelakangi  diciptakan-
nya  suatu  arsip,  atau  alasan yang  menyebabkan  diciptakan arsip tersebut.
Read  &  Ginn  (2011: 8) membuat  klasifikasi  arsip  ber- dasarkan  tingkat  kepentingan dan nilai gunanya. Berdasarkan tingkat  kepentingannya,  arsip dibedakan menjadi: arsip vital, arsip  penting,  arsip  berguna, dan arsip tidak penting.
Sedangkan menurut nilai guna- nya,  arsip  dibedakan  menjadi arsip yang memiliki nilai guna: administratif, hukum, dan historis. Sementara Quible
(2005: 483)  membuat  klasifi- kasi arsip sesuai dengan rumusan  dari National  Fire Protection  Association,  yakni arsip  vital  dan  arsip  penting. Sukoco  (2007: 82)  mem- bedakan  arsip  menjadi  arsip
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
dinamis  dan  arsip  statis.  Arsip dinamis dibedakan
lagi menjadi arsip dinamis aktif dan dinamis  inaktif.  Sedangkan sesuai dengan Undang-Undang No.  43  tahun  2009  tentang Kearsipan pasal 9, arsip dibedakan  menjadi  arsip  statis dan  arsip  dinamis.  Arsip dinamis terdiri dari arsip vital, arsip, aktif, dan arsip inaktif.
Manajemen  merupakan proses  menggunakan  sumber daya  organisasi  untuk  men- capai  tujuan  melalui  fungsi- fungsi  perencanaan,  pengor- ganisasian,  penggerakan,  dan pengendalian.  Arsip  merupa- kan  salah  satu  sumber  daya yang penting dan bernilai bagi organisasi.  Organisasi  mem- butuhkan informasi yang cepat, lengkap,  dan  akurat  sebagai
bahan  pengambilan  keputusan yang  baik.  Untuk  itulah  maka diperlukan manajemen arsip.
Manajemen  arsip  pada hakekatnya  merupakan  suatu istilah  yang  kompleks,  mem- butuhkan batasan dan pengertian yang hati-hati.
ANRI  (1999: 11)  menyimpul- kan  manajemen  arsip  sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mengelola  keseluruhan  daur hidup (life  cycle) arsip  yang meliputi tiga tahap yaitu penciptaan,  penggunaan  dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.  Read  &  Ginn  (2011: 4) menjelaskan bahwa fungsi manajemen  arsip  di  dalamnya mencakup  manajemen  infor- masi,  sehingga  ada  juga  yang menyebut  manajemen  arsip
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
dengan istilah manajemen arsip dan  informasi.  Secara  lebih formal  Read  &  Ginn  men- definisikan  manajemen  arsip sebagai    pengendalian  sis- tematis  terhadap  seluruh  arsip mulai proses penciptaan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan,  dan  penemuan kembali,  sampai  pemusnahan. Quible  (2005: 475)  menyata- kan  manajemen  arsip  sebagai aktivitas-aktivitas yang dilaku- kan untuk mengendalikan siklus  hidup  arsip,  mulai  dari penciptaan dan sampai dengan pemusnahan.
Sedangkan
Odgers  (Odgers,  2005: 364) mendefinisikan manajemen arsip  sebagai  proses  peng- awasan,  penyimpanan,  dan pengamanan  arsip,  baik  dalam bentuk kertas maupun  media
elektronik. Manajemen  arsip menurut Odgers menggambar- kan  adanya  dua  jenis  arsip, yaitu arsip berbasis kertas, dan arsip  elektronik.  Berdasarkan be-berapa  pendapat  di  atas, manajemen  arsip  dapat  di- maknai sebagai proses pengelolaan terhadap  siklus hidup arsip.
Manajemen  arsip  harus dilaksanakan  dengan  mem- perhatikan prinsip-prinsip tertentu  agar  mencapai  tujuan yang diharapkan. Holliday (2009: 2) menjelaskan prinsip- prinsip  manajemen  arsip  yang meliputi: confidentiality, information integrity, high availability,    adherence  to policy, auditability.
Prinsip-prinsip pelak- sanaan manajemen arsip di atas
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
menunjukkan bahwa pen- gelolaan  arsip  dalam  suatu organisasi  hendaknya  mem- perhatikan  aspek  keamanan arsip. Harus ada kontrol terhadap akses arsip organisasi. Hanya  orang-orang  tertentu yang  diberi  hak  untuk  dapat melihat  atau  mengakses  arsip. Sistem  manajemen  arsip  juga harus dapat menyajikan informasi  secara  terintegrasi mengenai isi, struktur, maupun konteks  arsip.  Tersedianya informasi yang  terintegrasi akan  memudahkan  pencarian arsip  pada  saat  dibutuhkan sehingga  mendukung  prinsip High  Availability,  maksudnya bahwa arsip senantiasa tersedia dan  siap  digunakan  guna mendukung  proses  kegiatan organisasi.  Manajemen  arsip
juga  harus  memiliki kebijakan atau  aturan  yang  jelas  men- genai  cara-cara  penanganan berbagai jenis arsip. Kebijakan ini harus diinformasikan kepada  semua  pihak  yang terkait  termasuk  lembaga  atau unit  pencipta  arsip.  Selain  itu, sistem  manajemen  arsip  yang diterapkan  harus  memung- kinkan  dan  memudahkan  di- lakukannya  penelusuran  ter- hadap  riwayat  arsip.  Harus dapat diketahui oleh siapa saja dan  kapan  saja  suatu  arsip diakses,  sehingga  jika  terjadi kerusakan atau kehilangan arsip  akan  dapat  diketahui siapa yang bertanggung jawab.
Manajemen sebagai suatu  proses  diarahkan  untuk mewujudkan tercapainya suatu tujuan  dengan  memanfaatkan
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
berbagai  sumber  daya  melalui pelaksanaan fungsi-fungsi dalam organisasi. Secara
umum, fungsi-fungsi manajemen  dalam  organisasi meliputi: planning, organizing, leading,  controlling (Read  & Ginn,  2011: 18;  Robbin  & Coulter,  2009: 24;  Griffin, 2002: 8); planning, organizing, staffing,  directing,  controlling (Quible, 2005: 7).
Fungsi  manajemen  arsip dalam organisasi selain
mengacu kepada fungsi-fungsi manajemen secara umum
tersebut, juga mengacu kepada siklus  hidup  arsip.  ANRI (1999: 12)  membagi  siklus hidup arsip menjadi tiga tahap yaitu  penciptaan,  penggunaan dan perawatan, serta penyusutan. Quible (2005:
478)  membagi  tahapan  siklus arsip menjadi lima tahap  yaitu creation,  utilization,  storage, retrieval, dan diposition.
Sedangkan  Read  &  Ginn
(2011: 19)  menggambarkan
siklus hidup arsip dan informasi sebagai berikut:
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
Gambar 1. Siklus Hidup Arsip (Read & Ginn, 2011: 19)
Undang-Undang  No.  43 Tahun  2009  tentang  kearsipan membedakan fungsi-fungsi pengelolaan  arsip  berdasarkan jenis  arsip.  Pada  pasal  40 dinyatakan bahwa pengelolaan arsip  dinamis  meliputi  fungsi penciptaan,  penggunaan  dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip. Pasal  56  menyatakan bahwa  pengelolaan  arsip  vital teridiri  dari  kegiatan  identi- fikasi, perlindungan dan peng- amanan,  serta  penyelamat-an dan  pemulihan.  Sedangkan pengelolaan  arsip  statis  diatur pada  pasal  59  yang  menyata- kan  bahwa  pengelolaan  arsip
CREATION
( or receipt of records from outside the business)
DISTRIBUTION Who gets the record? Internal Users Eksternal Users USE Decisions Reference Inquiries Legal Requirement MAINTENANCE Store/File Retrieve Protect DISPOSITION Transfer Retain OR Destroy
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
statis meliputi kegiatan akuisisi arsip  statis,  pengolahan  arsip statis,  preservasi  arsip  statis, dan akses arsip statis.
Pelaksanaan fungsi- fungsi  manajemen  arsip  harus dilaksanakan secra efektif agar berdampak  positif  terhadap produktivitas organisasi.
Quible (2005: 475)  meng-
identifikasi beberapa ke- untungan  bagi  organisasi  atas pelaksanaan  manajemen  arsip yang  efektif,  yaitu: it  better serves its clients or customers; it increase employee productivity;  it  accomplishes its workload with fewer employees;  it  centralizes  its records  and  information,  thus making  them  readly  available to  all  employees  who  need them;  it  eliminates  duplicate
records  and  information;  it reduces  its  records  storage space; it complies with reporting  regulation  at  the federal, state, and local levels; it  keeps  better  track  of  and control  over  its  records  and information;  it  avoids  costly ligitation and liability issues.
Apabila fungsi-fungsi manajemen  arsip dilaksanakan dengan baik maka akan memberikan  keuntungan  bagi organisasi.  Manajemen  arsip yang  efektif  akan  menyebab- kan pelayanan kepada pelanggan  menjadi  lebih  baik, produktivitas  pegawai  me- ningkat,  menghemat  tenaga kerja, dan mempermudah akses arsip dan informasi oleh semua pegawai  yang  membutuhkan. Selain  itu,  keuntungan  lainnya
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
adalah dapat menghindari terjadinya  duplikasi  arsip  dan informasi  oleh  pihak  yang tidak bertanggung jawab, menghemat penggunaan  ruang penyimpanan,  terjadi  kontrol yang  lebih  baik  terhadap  arsip dan  informasi,  serta  dapat mengemat biaya.
Smith  (2007: 3)  me- nyebutkan  bahwa  manajemen arsip  harus  dapat  menjamin bahwa: the  record  is  present, the record can be accessed , the record  can  be  interpreted,  the record  can  be  trusted,  the record  can  be  maintained through time, the record will be disposed of. Lebih lanjut Smith (2007: 5) menyimpulkan
bahwa ada dua elemen mendasar dari fungsi manajemen arsip,  yaitu: (1) it
covers  records  in  all  formats (paper,  electronic,  oral,  film, microfilm,  etc);  (2)  it  covers records  from  the  moment  that they  are  created  until  their disposal (either by destruction or preservation in an archive). Elemen  fungsi  manajemen arsip  yang  pertama  yaitu meliputi  catatan  dalam  semua format (kertas, elektronik, lisan,  film,  microfilm,  dll.), sedangkan  elemen  yang  kedua adalah mencakup catatan sejak arsip diciptakan sampai pemusnah-an.
Seiring dengan per- kembangan  teknologi  infor- masi, pengelolaan arsip konvensional  mulai  diiringi dengan  sistem  pengelolaan arsip elektronik. Sebagian besar organisasi bisnis maupun
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
pemerintahan  di  era  sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen
dalam bentuk elektronik.  Menurut  Read  & Ginn  (2011: 313) “electronic record  is  a  record  stored  on electronic  storage  media  that can  be  readly  accessed  or changed”. Arsip elektonik merupakan  arsip  yang  di- simpan  dalam  media pe- nyimpanan  elektronik  yang dapat  diakses  atau  diubah. Lebih lanjut Read & Ginn me- nambahkan bahwa “electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal” . Arsip elektronik  dapat  berisi  data kuantitatif,  teks,  gambar,  atau suara  yang  bersumber  dari sinyal elektronik.
Media  elektronik  terdiri dari media magnetik dan media optikal.  Read  &  Ginn  (2011: 313) menjelaskan media magnetik sebagai “a variety of magnetically  coated  materials used  by  computers  for  data storage”. Media  elektronik merupakan  berbagai  bahan yang dilapisi  secara magnetik digunakan  komputer  untuk penyimpanan  data.  Sedangkan media  optikal  adalah “a  high - density  information  storage medium where digitally encoded  information  is  both written and read by means of a laser” .  Media  optikal  me- rupakan  media  penyimpanan informasi  dengan  kepadatan tinggi dimana informasi digital dikodekan menggunakan laser.
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
Pada  era  sekarang  ini telah  banyak  dikembangkan sistem pengelolaan arsip secara elektronik.  Berbagai  sistem pengelolaan  arsip  elektronik yang berkembang sekarang ini dapat  dikelompokkan  menjadi tiga  sistem  (Sukoco,  2007:
116) yaitu: 1) Sistem Manajemen Dokumen Elektro- nik;  2)  Sistem  Pemindaian Elektronik; 3) Software Manajemen  Dokumen.  Sistem Manajemen Dokumen Elektro- nik
merupakan sistem
pengelolaan arsip yang dilakukan  oleh  setiap  pegawai kantor dalam bentuk
penciptaan arsip dan pe- nyimpanan berbasis komputer. Sistem  ini  dilakukan  meng- gunakan program aplikasi komputer yang biasa di-
gunakan dalam pekerjaan kantor,  seperti word  process- ing,  spread  sheet,  publisher, dan  program  aplikasi  per- kantoran  yang  lain.  Sistem Pemindaian  Elektronis  me- rupakan  sistem  pengelolaan arsip  yang  dimulai  dengan proses  alih  media  arsip  kertas menjadi  arsip elektronis,  dan selanjutnya dilakukan pe-
ngelolaan  secara  elektronis. Software Manajemen Dokumen  merupakan    sistem pengelolaan arsip meng- gunakan program aplikasi
(software) khusus.
Pengelolaan  arsip  secara elektronik  mempunyai  banyak manfaat,  terutama  memudah- kan  penemuan  kembali  arsip yang dibutuhkan. Menurut Odegers (2005: 371), beberapa
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
keuntungan  dari  pengelolaan arsip  secara  elektronik  adalah: cepat  ditemukan  dan  me- mungkinkan pemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja
kerja; pengindeksan yang fleksibel dan mudah di- modifikasi;  pencarian  secara full-text;  kecil  kemungkinan file  akan  hilang;  menghemat tempat;  mengurangi  resiko kerusakan  arsip  karena  di- simpan  secara  digital;  me- mudahkan  berbagi (sharing) arsip;  meningkatkan  keaman- an;  mudah  dalam recovery data.
Manajemen arsip elektronik  merupakan  solusi atas  persoalan  arsip  yang semakin  hari  semakin  ber- tambah  banyak.  Melalui  pe- ngelolaan arsip secara  elektro-
nik  dapat  diperoleh  berbagai manfaat yang mendukung terciptanya efektivitas dan efisiensi organisasi.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini  dimaksud- kan  untuk  mengungkap  fakta yang  terjadi  tanpa  melakukan perlakuan  terhadap  variabel maupun  menciptakan  kondisi tertentu.  Metode  penelitian yang digunakan adalah metode survei.  Sedangkan dilihat dari segi sifat  analisisnya  maka penelitian  ini  dikategorikan sebagai  penelitian  eksploratif deskriptif.
Subjek penelitian ini adalah  pegawai  yang  bertugas mengelola  arsip  pada  kantor/ dinas di lingkungan Pe- merintahan  Kota  Yogyakarta.
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
Jumlah kantor/dinas yang
menjadi subjek penelitian sebanyak  13.  Responden  yang menjadi  sumber  data  pada setiap kantor/dinas adalah satu orang, sehingga jumlah responden  pada  penelitian  ini sebanyak 13 orang.
Teknik pengumpulan data  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  adalah  teknik wawancara,  teknik  observasi, teknik  dokumentasi.  Sesuai dengan  teknik  pengumpulan data  yang  digunakan,  maka instrumen penelitian yang digunakan terdiri atas:
pedoman  wawancara,  lembar
observasi, dan daftar dokumen. Teknik  yang  digunakan  untuk menganalisis data pada penelitian  ini  adalah  teknik analisis  deskriptif,  baik  secara
kuantitatif  maupun  kualitatif. Proses  analisis  data  dilakukan dengan  tahapan:  penyajian data, reduksi data, analisis data, dan menyimpulkan hasil pengolahan data.

## HASIL PENELITIAN
1. Unit Kerja yang Meng- implementasikan Sistem Manajemen Arsip Elektronik
Berdasarkan hasil wawancara  dan  observasi
yang dilakukan pada kantor- kantor di pemerintahan Kota Yogyakarta di-peroleh data  yang  disajikan  pada tabel 1.
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
Tabel  1.  Unit  kerja  yang  melaksanakan  manajemen  arsip elektronik
No Kantor/Dinas Sistem MAE Keterangan 1 Bagian Umum Setda Kota Yogyakarta Tidak 2 Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta Tidak 3 Dinas Perhubungan Kota Yogyakarta Tidak 4 Dinas Sosnakertrans Kota Yogyakarta Tidak 5 Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta Tidak 6 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta
Mengimplementasikan Imaging Software: Sistem Register Akta 7 Dinas Permukiman dan Prasarana Wilayah Kota
Yogyakarta Tidak 8 Dinas Perindustrian,
Perdagangan, Koperasi dan Pertanian Kota Yogyakarta Tidak 9 Dinas Pajak Daerah dan Pengelolaan Keuangan
Kota Yogyakarta Tidak 10 Dinas Perizinan Kota Yogyakarta Mengimplementasikan
Imaging Software:
Sistem Informasi Manajemen Dokumen
11 Dinas Pengelolaan Pasar Kota Yogyakarta
Tidak 12 Dinas Ketertiban Kota Yogyakarta Tidak 13 Dinas Bangunan Gedung dan Aset Daerah Kota Yogyakarta
Tidak
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)

## 2. Sistem Manajemen
Arsip Elektronik yang Diimplementasikan Berdasarkan tabel 1
diketahui  bahwa  terdapat  dua
(2) kantor Dinas di lingkungan
pemerintahan Kota Yogyakarta yang menerapkan sistem manajemen  arsip  elektronik,
yaitu  Dinas  Perizinan  dan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan  Sipil.  Sedangkan
sistem manajemen arsip elektronik  yang  diimplemen- tasikan  pada  dua  kantor  dinas tersebut  adalah  sebagaimana disajikan pada tabel 2.
Tabel 2. Sistem manajemen arsip elektronik yang diimplementasikan
No Kantor/Dinas Sistem MAE Jenis Arsip 1 Dinas Perizinan 1. Sistem Pemindaian Dokumen 2. Software Management Document 1. Arsip Substantif 2. Arsip Dinamis In Aktif 2 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 1. Sistem Pemindaian Dokumen 2. Software Management Document 1. Arsip Substantif 2. Arsip Dinamis In Aktif
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)

## 3. Sarana yang Digunakan
dalam Mengimplemen- tasikan Sistem Manajemen Arsip Elektronik Data  mengenai  sarana yang digunakan dalam mengimplementasikan  sistem
manajemen  arsip  elektronik  di
kantor pemerintahan Kota
Yogyakarta  disajikan  pada tabel 3.
Tabel 3. Sarana implementasi sistem manajemen arsip elektronik

## PEMBAHASAN
Berdasarkan  data  hasil
penelitian diketahui bahwa dari
13  unit  kerja  di  lingkungan
kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta yang terdiri dari 12
No Kantor/Dinas Peralatan Sistem MAE
Keterangan 1 Dinas Perizinan 1. Komputer 2. Scanner :
a. A0 b. A4 c. Continous
Paper 3. Printer
4. Software SIMD 2 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 1. Komputer 2. Scanner : a. F4 b. A4
3. Printer
4. CD 5. Software SiRA
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
kantor  dinas  dan  satu  kantor bagian umum sekretariat daerah,  terdapat  dua  (2)  unit kerja  yang  mengimplemen- tasikan sistem manajemen arsip  elektronik.  Unit  kerja yang    mengimplementasikan sistem manajemen arsip elektronik tersebut adalah Dinas  Perizinan  dan  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Sistem  manajemen  arsip elektronik yang digunakan oleh dua  dinas  tersebut  sama,  yaitu Sistem  Pemindaian  Dokumen
dan Sistem Software Management Document. Software  yang digunakan oleh Dinas Perizinan adalah  Sistem Informasi Manajemen Dokumen  (SIMD).  Sedangkan
software yang  digunakan  oleh
Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah Sistem Register Akta (SiRA).
Jenis arsip yang dikelola dengan sistem manajemen arsip elektronik juga sama pada dua  dinas  di  atas,  yaitu  jenis arsip  dinamis  in  aktif.  Arsip yang  dikelola  dengan  sistem manajemen  arsip  elektronik merupakan arsip-arsip dinamis in  aktif  yang  terkait  dengan pekerjaan  pokok  dinas  yang bersangkutan atau disebut dengan  arsip  substantif.  Arsip yang  dikelola  dengan  sistem manajemen  arsip  elektronik pada  Dinas  Perizinan  adalah arsip-arsip  surat  izin  dan lampirannya.  Sedangkan  arsip yang  dikelola  dengan  sistem manajemen  arsip  elektronik pada Dinas Kependudukan dan
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
Pencatatan  Sipil  adalah  arsip akta kependudukan.
Sarana  yang  digunakan oleh Dinas Perizinan dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil  dalam  mengimplemen- tasikan sistem manajemen arsip elektronik pada dasarnya sama, yaitu terdiri dari komputer, scanner, printer dan software.
Sistem
manajemen
kearsipan elektronik perlu
diimplementasikan dalam lingkup  pemerintahan,  karena sesuai Undang-Undang Nomor
7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, dimana dalam penyelenggaraan  praktek    ke- arsipan perlu disesuaikan dengan  perkembangan  dan kebutuhan kehidupan ber-
masyarakat,  berbangsa,  dan bernegara  yang  dipengaruhi oleh  perkembangan  tantangan nasional  dan  global  serta perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi. Pengimplementasian sistem manajemen  kearsipan  elektro- nik  bertujuan  untuk  mencipta- kan sistem manajemen pengelolaan arsip yang bersifat terpadu, sistemik, dan kompre- hensif dalam mewujudkan kinerja  pemerintahan yang baik.
Pengkajian ulang tentang ruang lingkup penyeleng- garaan kearsipan perlu dilakukan  mengingat  dalam Undang-Undang  No.43  Tahun 2009  pasal  5  ayat  (1)  tentang ruang  lingkup  kearsipan  me- liputi  keseluruhan  penetapan
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
kebijakan,  pembinaan  kearsip- an,  dan  pengelolaan  arsip dalam  suatu  sistem  kearsipan nasional  yang  didukung  oleh sumber  daya  manusia,  pra- sarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan
ketentuan peraturan per- undang-undangan. Ruang
lingkup sebagaimana di- maksud pada ayat (1) meliputi kegiatan  yang  dilakukan  oleh lembaga  negara,  pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
lembaga kearsipan Secara tidak
langsung seluruh lapisan manajemen diharapkan mampu mengimplementasikan  praktek tata kelola arsip elektronik.
Pelaksanaan
sistem manajemen kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kota Yogyakarta  masih  mengalami beberapa  hambatan,  diantara- nya  kekurangsiapan  dari  segi Sumber  Daya  Manusia  dan sarana  prasarana.  Salah  satu contoh  kekurangsiapan  dari segi  Sumber  Daya  Manusia adalah  ketika  praktek  kerja kearsipan  sudah  berjalan  dari tingkatan  manajemen  bawah, namun  di  tingkat  manajemen atas belum memberikan respon yang  diharapkan,  yaitu  surat yang dikirimkan oleh manajemen  menengah  dan manajemen bawah tidak segera ditindaklanjuti.  Hal  ini  di- sebabkan  faktor  belum  ter- ampilnya tingkatan manajemen atas dalam penggunaan
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
software dan  teknologi.  Selain keterbatasan  Sumber  Daya Manusia,  dari  segi  kesiapan sarana  dan  prasarana  juga demikian,  beberapa  diantara- nya menghadapi permasalahan, seperti kurang tersedianya software dan perangkat teknologi  yang  secara  ideal harus  ada  dalam  tata  kelola arsip  elektronik.  Sehingga, permasalahan  yang  umumnya dihadapi dalam peng-
implementasian sistem
manajemen  arsip  elektronik  di lingkungan pemerintahan Kota Yogyakarta adalah ke- terbatasan fasilitas dan kebijakan yang
terkait pengelolaan sistem manajemen arsip elektronik itu sendiri.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian yang telah dilakukan, diketahui bahwa:
1. Terdapat  dua  (2)  unit kerja
di lingkungan Pemerintahan Kota Yogyakarta yang men- gimplementasikan sistem manajemen arsip elektronik, Dinas  Perizinan  dan  Dinas Kependudukan  dan  Pen- catatan Sipil.
2. Sesuai  dengan  Undang-
Undang  Nomor  7  Tahun
1971  tentang  Ketentuan-
Ketentuan  Pokok  Kearsip- an, disebutkan tentang perlunya  penyelenggaraan kearsipan  dalam  lingkup dunia  pemerintahan  yang sekiranya  dalam  praktek perlu  disesuaikan  dengan perkembangan dan kebutuh-
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
an bermasyarakat, ber- bangsa  dan  bernegara  yang dipengaruhi  oleh  tantangan nasional dan perkembangan teknologi  informasi  dan
komunikasi
global.
Sehingga dalam sistem manajemen arsip elektronik yang diimplementasikan pada  Dinas  Perizinan  dan Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil adalah sama,  yaitu  terdiri  dari sistem pemindaian dokumen dan sistem software
manajemen dokumen.
3. Jenis  arsip  yang  dikelola
dengan  sistem  manajemen arsip elektronik adalah arsip dinamis  in  aktif,  sesuai dengan yang  ditetapkan dalam Undang-Undang
Kearsipan  No.43  Tahun
2009 pasal 1 tentang kategori arsip, sistem kearsipan  dan  pengelolaan
arsip.
4. Sarana yang digunakan untuk  implementasi  sistem manajemen arsip elektronik di lingkungan Pemerintahan Kota  Yogyakarta  berupa: komputer,  scanner,  printer, compact disk, dan software, sesuai  dengan  pelaksanaan Undang Undang Pokok Kearsipan No.7 Tahun 1971
tentang penyesuaian praktek
kearsipan dengan perubahan tantangan dunia global dalam menciptakan efisiensi dan  efektivitas  kinerja  di lingkup pemerintah.
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)

## Daftar Pustaka
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43, Tahun 2009, tentang Kearsipan. Arsip Nasional Republik Indonesia. (1999). Modul manajemen arsip  dinamis  (Edisi Pertama). Jakarta: ANRI. Diamond, S. Z. (1995). Record management: A practical  approach  (3 th ed.). New York: AMACOM Books.
Griffin, R. W. (2002). Manajemen (Edisi Ketujuh).  Alih  bahasa oleh Gina Gania. Jakarta: Erlangga.
Holliday, J. (2009). Managing
official  records  with microsoft® office share point®  server  2007.
Indianapolis:
Wiley
Publishing, Inc.
Megill, K. A. (2005). Corporate memory: Records and information management in the knowledge age (2 th ed.). Munchen: K. G. Saur.
Odgers, Pattie. (2005). Administrative office management: Short course (13 th ed.). Mason, Ohio: Thomson South-Western. Read,  Judith  &  Ginn,  M.  L. (2011). Record management  (9 th ed.).
Mason, Ohio: Thomson South-Western.
Robbins,  S.  P,  &  Coulter,  M.
(2009). Management
(10 th ed.). Upper Saddle
River, New Jersey: Pearson Education Inc. Smith,  Kelvin.  (2007). Public sector records management: A practical guide. Burlington: Ashgate Publishing Company.
Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta (Sutirman,  Nadia S. Wijayanti, Purwanto)
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen administrasi perkantoran modern. Jakarta: Erlangga.

## Profil Penulis
Ketiga penulis merupakan dosen Jurusan Pendidikan Administrasi, Fakultas Ekonomi,  Universitas  Negeri Yogyakarta.  Sutirman  seorang dosen  dengan  jabatan  Lektor memiliki
latar belakang pendidikan S1 Pendidikan
Administrasi  Perkantoran  dan S2 Teknologi Pembelajaran.
Nadia  S.  Wijayanti  seorang dosen  dengan  jabatan  Asisten Ahli  memiliki  latar  belakang pendidikan  S1  Administrasi Bisnis  dan  S2  Administrasi Bisnis.
Purwanto seorang dosen dengan  jabatan  Lektor  Kepala memiliki latar belakang pendidikan S1 Pendidikan
Administrasi  Perkantoran  dan S2 Manajemen dan Pendidikan Kejuruan.

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN

## JURNAL EFISIENSI – KAJIAN ILMU ADMINISTRASI
1. Tulisan  merupakan  suatu  kajian  ilmiah  tentang  hasil  penelitian dalam  bidang  administrasi,  kajian  permasalahan  tentang administrasi, dan hasil studi pustaka/pemikiran dan belum pernah
dipublikasikan pada media lain baik cetak maupun online.
2. Tulisan  dari  hasil  penelitian  disusun  dengan  sistematika  ilmiah mencakup unsur-unsur sebagai berikut: Judul, Abstrak, Pendahuluan, Metode, Hasil, Pembahasan, Kesimpulan, Referensi, Ucapan Terima Kasih, dan Profil Penulis. (download template pada laman jurnal)
3. Tulisan  dari hasil  pemikiran  dan  kajian  tentang  permasalahan administrasi  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur- unsur sebagai berikut: Judul, Abstrak, Pendahuluan, Pembahasan, Kesimpulan,  Referensi,  dan  Profil  Penulis. (download  template pada laman jurnal)
4. Judul  tulisan  dibuat  secara  singkat  namun  menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
5. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
6. Abstrak  yang  menggambarkan  intisari  keseluruhan  isi  tulisan, disusun  secara  naratif,  kurang  lebih  100  kata,  diketik  satu  spasi.
Dibawah abstrak ditulis kata kunci.
7. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998: 3) menyatakan bahwa …
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998: 4) bahwa …
c. ...  dikemukakan  pula  oleh  Kristiadi  (Azhar  Kasim,  1998:  4)
kebijakan swastanisasi merupakan …
8. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam  Organisasi.  Jakarta:  Lembaga  Penerbit  FEUI  &
PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March, J.G. dan J.P.Olsen (ed). 1990. Ambiguity and Choice in
Organization. Oslo Universitetsforlaget.
9. Profil  penulis  ditulis  dalam  narasi,  memuat  nama  lengkap,  gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
10. Panjang tulisan 10 sampai 15 halaman kuarto ketik spasi ganda (MS Word, Arial 10), diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD (soft file).

## Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website Prodi : http://journal.uny.ac.id/index.php/eﬁsiensi  | E-mail Prodi: eﬁsiensi@uny.ac.id

## Volume XIV, Nomor 1, Februari 2016
ISSN: 1412-1131

## EFISIENSI Kajian Ilmu Administrasi