## Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat
Jati Sasongko, Dwi Agus Diartono Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang jati@unisbank.ac.id, dwiagus@unisbank.ac.id

## Abstrak
Banyak jumlah surat  yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha, sehingga pencarian data akan  menjadi  tidak  efisien  dalam  hal  waktu  dan  tenaga  dengan  menggunakan  sistem  manual.  Sehingga pada  saat  ini  diperlukan  suatu  sistem  administrasi  manajemen  surat  yang  lebih  terstruktur  agar  dapat mempercepat pencarian  data  yang  ada  dan pembuatan  laporan. Aplikasi  kearsipan  ini  mempunyai kemampuan  sebagai  berikutb:  aplikasi  kearsipan  ini  dijalankan  pada  jaringan  personal  komputer  pada bagian ruang tata usaha, petugas tata usaha dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat.
Kata kunci : manajemen surat, sistem informasi

## 1. Pendahuluan
Pada  era  informasi saat  ini,  salah  satu permasalahan  utama  adalah  bagaimana mengolah  data  sedemikian  rupa  untuk menghasilkan  informasi  yang  berguna,  dan mudah  digunakan  oleh  pengguna  informasi. Sistem administrasi manajemen surat yang ada masih  manual,  oleh  karena  itu  pembuatan aplikasi  ini  sangat  dibutuhkan.  Dengan banyaknya  jumlah  surat  yang  dibuat  dan diterima,  maka  pencarian  data  akan  menjadi tidak  efisien  dalam  hal  waktu  dan  tenaga. Pembebanan  tugas  terhadap  seseorang  yang dilakukan  dengan  sistem  manual  juga menyebabkan kemungkinan  tidak  meratanya beban tugas  yang akan ditanggung pada tiap- tiap orang. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu  sistem  administrasi  manajemen  surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pembuatan  laporan  dan  pencarian  data  yang ada.

## 2. Perumusan dan Batasan Masalah
Dari uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi penelitian ini adalah kurang efisiennya  pencarian  data,  serta  bagaimana membuat sistem administrasi manajemen surat
yang uptodate.
Sedangkan  batasan  permasalahan  yang dibahas  hanya  dibatasi  pada  permasalahan- permasalahan sebagai berikut :
 Pencatatan Surat Masuk
 Pencatatan Surat Keluar
 Pembuatan aplikasi menggunakan Delphi
 Database menggunakan MySQL

## 3. Tujuan Penelitian
Tujuan  penelitian  ini  adalah  membuat suatu  sistem  administrasi  manajemen  surat pada  bidang  surat-menyurat  sehingga  dapat membantu  pegawai  tata  usaha  untuk  lebih mudah  dan  cepat  dalam  bekerja  terutama dalam  hal  penanganan  masalah  administrasi surat.

## 4. Tinjauan Pustaka
Selama  ini  proses  administrasi  surat- menyurat  masih  didata  dengan  cara  manual. Proses  yang  dilakukan  selama  ini  hanya memisahkan  proses  surat-menyurat  menjadi dua,  yaitu  surat  masuk  dan  surat  keluar. Semua  proses  keluar  masuk  surat  dicatat dalam sebuah buku besar. Proses surat masuk
dibagi  menjadi  dua,  yaitu  surat  pribadi  dan surat  dinas.  Surat  pribadi  akan  langsung disampaikan  kepada  pemiliknya.  Sedangkan surat  dinas  akan  diperiksa  oleh  bagian  tala usaha. Setelah itu, maka surat akan diteruskan untuk  kemudian diberi  disposisi. Untuk  Surat keluar  setelah  diparaf  oleh  bagian  yang berwenang  dan  ditandatangani,  akan  dicatat dalam  buku  besar  kemudian  surat  dapat dikirimkan.  Hal  ini  tidak  menutup kemungkinan  akan  hilangnya  beberapa  buah surat.  Hal  ini  juga  akan  menghambat  usaha pencarian  sebuah  data.  Dalam  proses pemberian surat tugas, dilakukan penghitungan  jumlah  surat  tugas  untuk masing-masing personal. Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah sistem administrasi manajemen surat dengan menggunakan bahasa pemrograman  Delphi  6  dengan  database menggunakan MySQL.

## 5. Metodologi Penelitian
Metode  penelitian  yang  dilakukan  dalam proses penelitian ini adalah:
a. Studi Literatur
Mempelajari  proses  surat-menyurat  baik surat masuk dan surat keluar.
Mengumpulkan  data  dan  mempelajari semua informasi yang akan dibutuhkan.
b. Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Membuat  desain  sistem  informasi manajemen surat.
Membuat  aplikasi  sistem  informasi manajemen surat
c. Pengujian dan Perbaikan Menguji aplikasi yang telah dibuat.
Mencari  kelemahan  dari  aplikasi  yang telah dibuat.
Memperbaiki  kelemahan-kelemahan  dan kesalahan dari aplikasi.
6. Scope Of Product
Tujuan  dari  pengembangan  proyek program ini yaitu untuk membuat aplikasi baru yang  disebut  dengan  Sistem  Informasi Administrasi  Manajemen  Surat.  Pengguna aplikasi  ini  menginginkan  dapat  mengarsip
surat  masuk  dan  surat  keluar.  Kearsipan termasuk  digitalisasi  surat,  pengarsipan berdasarkan penomoran, tanggal, pengirim dan perihal  untuk  memudahkan  pencarian  surat dan  pembuatan  laporan  surat  masuk  maupun surat keluar.
Aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan seperti di bawah ini : 1. Aplikasi  kearsipan  ini  dijalankan  pada personal computer pada bagian ruang tata usaha.
2. Petugas  tata  usaha  dapat  mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar.
3. Petugas  tata  usaha  dapat  melakukan menambah,  mengedit,  membatalkan, menghapus  dan  menyimpan  surat  masuk dan keluar.
4. Petugas  tata  usaha  dapat  melakukan pencarian  surat  masuk  dan  surat  keluar berdasarkan pengirim dan perihal.
5. Hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id atau tanggal surat.
6. Petugas  Tata  Usaha  dapat  mencetak laporan  berdasarkan  hasil  pencarian  yang telah  dilakukan  berdasarkan  id  surat  atau tanggal surat.
Aplikasi  kearsipan  ini akan  mempunyai beberapa keuntungan :
1. Memudahkan  petugas  tata  usaha  dalam mengarsip surat masuk dan surat keluar.
2. Mempercepat  dalam  pencarian  arsip sehingga  bagian  tata  usaha  akan  lebih produktif.
3. Mempercepat  dalam  pembuatan  laporan surat masuk dan surat keluar.
7. Functional Requirements
7.1. User Interface
a. User Login Application
SRS-001  :  Aplikasi  akan  menampilkan user login aplication
b. Menu Application
SRS-002  :  Ketika  user  login  yang dimaksukkan  berhasil,  maka  aplikasi  akan
menampilkan menú application yang didalamnya terdapat :
 Input data surat
 Pencarian  surat  berdasarkan  perihal  atau pengirim
 Mencetak  laporan  berdasarkan  id  atau tanggal  Keluar aplikasi
Gambar 1. Product Functions

## c. Input Data Surat
SRS-003 : Ketika memilih input data surat, maka  aplikasi  akan  menampilkan  tampilan yang berisi :
 Tab Surat Masuk atau Keluar
 Tab Disposisi
 Tampilan Data Surat Masuk atau Keluar
 Proses untuk menambah, disposisi/mengedit, menghapus,
menyimpan,  membatalkan  dan  menutup tampilan.
SRS-004  :  Ketika masih  dalam  tampilan input  data  surat  dan  memilih tab surat  masuk atau kelaur, maka aplikasi akan menampilkan input  data  surat  masuk  atau  keluar  yang berisi :
 Id
 Tanggal  Pengirim
 No
 Perihal
SRS-005  :  Ketika  masih  dalam  tampilan input  data  surat  dan  memilih  tab  disposisi, maka  aplikasi  akan  menampilkan  input  data disposisi yang berisi :
 Tanggal
 Tujuan
 Disposisi
 Keterangan

## d. Pencarian  Surat  Berdasarkan  Perihal atau pengirim
SRS-006  :  Ketika  di  dalam  menu application  memilih  pencarian  surat,  maka aplikasi akan menampilkan tampilan pencarian berdasarkan perihal atau pengirim yang berisi
 Isian untuk pencarian
 Tab Surat Masuk atau Kelaur
 Tab Disposisi
 Tampilan Data Surat
 Proses  untuk  mencari berdasarkan  perihal atau pengirim dan menutup tampilan.
SRS-007  :  Ketika  masih  dalam  tampilan pencarian  berdasarkan  perihal  atau  pengirim memilih  tab  surat  masuk  atau  keluar,  maka aplikasi  akan  menampilkan  informasi  surat masuk atau keluar berdasarkan pencarian yang berisi :
 Id
 Tanggal
 Pengirim
 No
 Perihal
SRS-008:  Ketika masih  dalam  tampilan pencarian  berdasarkan  perihal  atau  pengirim memilih  tab  disposisi,  maka  aplikasi  akan menampilkan  informasi  disposisi  berdasarkan pencarian yang berisi :
 Tanggal
 Tujuan
 Disposisi
 Keterangan
e. Mencetak  laporan  berdasarkan  id  atau tanggal
SRS-009  :  Ketika  di  dalam  menu application  memilih  mencetak  surat,  maka aplikasi akan menampilkan tampilan mencetak surat  berdasarkan  id  atau  tanggal  dan pengurutan  berdasarkan  id  atau  tanggal  yang berisi :
 Panel  pencarian  berdasarkan  id  atau tanggal
 Panel  pengurutan  berdasarkan  id  atau tanggal
 Tampilan Data Surat
 Cetak
 Menutup tampilan
SRS-010  :  Ketika  masih  dalam  tampilan mencetak  surat  berdasarkan  id  atau  tanggal memilih  panel  pencarian  berdasarkan  id dengan  pengurutan  id  atau  tanggal,  maka aplikasi akan  menampilkan  informasi  surat masuk atau keluar berdasarkan pencarian yang berisi :
 Id
 Tanggal
 Pengirim
 No
 Perihal
 Tanggal Disposisi
 Tujuan
 Disposisi
 Keterangan
SRS-011  :  Ketika  masih  dalam  tampilan mencetak  surat  berdasarkan  id  atau  tanggal memilih panel  pencarian  berdasarkan  tanggal dengan  pengurutan  id  atau  tanggal,  maka aplikasi  akan  menampilkan  informasi  surat masuk atau keluar berdasarkan pencarian yang berisi :
 Id
 Tanggal
 Pengirim
 No
 Perihal
 Tanggal Disposisi
 Tujuan
 Disposisi
 Keterangan
SRS-012  :  Ketika  masih  dalam  tampilan mencetak  surat  berdasarkan  id  atau  tanggal
memilih  cetak  laporan,  maka  aplikasi  akan menampilkan  informasi  surat  masuk  atau keluar  yang  akan  dicetak  berdasarkan  hasil pencarian yang berisi :
 Id
 Kode
 Tanggal
 Pengirim
 No
 Perihal
 Tanggal Disposisi
 Tujuan
 Disposisi
 Keterangan
7.2. Data Entry
a. Input User Login
SRS-013  :  Memasukkan  login  pada tampilan user login.
c. Input Data Surat
SRS-014  :  Memasukkan  tanggal  dengan format hari, bulan dan tahun.
SRS-015  :  Memasukkan  nomor  surat sesuai ketentuan dalam pemberian nomor surat
SRS-016  :  Petugas  dapat  memasukkan data  pengirim,  nomor  surat,  perihal,  tujuan, disposisi dan keterangan

## c. Pencarian  Berdasarkan  Perihal  atau Pengirim
SRS-017  :  Petugas  dapat  memasukkan isian  sesuai  dengan  yang  akan  di  cari berdasarkan perihal atau pengirim

## d. Mencetak berdasarkan id atau tanggal
SRS-018  :  Aplikasi  menyediakan  pilihan pencarian dengan memasukkan isian pencarian berdasarkan id atau tanggal
SRS-019  :  Aplikasi  menyediakan  pilihan pengurutan dalam pencarian dengan
memasukkan isian berdasarkan id atau tanggal

## 7.3. Report Generation
Mencetak laporan berdasarkan kebutuhan.
SRS-020  : Aplikasi  menyediakan  fasilitas untuk mencetak laporan berdasarkan dari hasil pencarian berdasarkan id surat atau tanggal.
SRS-021 : Laporan yang dicetak berisi id surat, nomor surat, tanggal, pengirim, perihal, tujuan, disposisi dan keterangan.

## 8. Perancangan Sistem

## 8.1. Rule Bussines :
1. Aplikasi  kearsipan  ini  dijalankan  pada personal computer pada bagian ruang tata usaha.
2. Petugas  atau  Admin  tata  usaha  dapat mengakses  aplikasi  kearsipan  ini  dengan memasukkan login user yang benar. 3. Petugas  atau  Admin  tata  usaha  dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk atau keluar.
4. Petugas  atau  Admin  tata  usaha  dapat melakukan  pencarian  surat  masuk  dan surat  keluar  berdasarkan  pengirim  dan perihal. 5. Hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan  berdasar  id  surat  atau  tanggal surat. 6. Petugas  atau  Admin  tata  usaha  dapat mencetak  laporan  berdasarkan  hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. 8.2. ERD Sistem Informasi Adm. Manajemen Surat Gambar 2. ERD Surat

## Gambar 3. ERD Password
Tabel 1. Schema Database Surat Masuk
Tabel 2. Schema Database Surat Keluar
Tabel 3. Schema Database Password

## 8.3. Data Flow Diagram
Gambar 4. DFD Level 0
Gambar 5. DFD Level 1
Gambar 6. DFD Level 2 Input
Gambar 7. DFD Level 2 Cari Gambar 8. DFD Level 3 Urut
Gambar 9. DFD Level 3 Urut
Gambar 10. Diagram Level 3 Urut

## 8.4. Arsitektur Jaringan
Gambar 11. Arsitektur Jaringan
8.5. Tampilan Program
Gambar 12. Tampilan Login

## Gambar 13. Tampilan Menu Utama
Gambar 14. Tampilan Input Data Surat Gambar 14. Tampilan Pencarian Perihal atau Pengirim Gambar 15. Tampilan Pencarian ID atau Tanggal
Gambar 16. Tampilan Laporan Surat Masuk Berdasarkan  uraian  pada  bab – bab sebelumnya  mengenai  sistem  informasi administrasi  manajemen  surat  diharapkan kesimpulan  dan  saran  ini  dapat  bermanfaat bagi  pegawai tata  usaha  dalam  menjalankan tugas  dan  fungsinya  sebagai  administrator maupun  user  dalam  mengelola  data  surat masuk maupun surat keluar.

## 9. Kesimpulan
Melalui  proses  pendataan  dari  surat-surat yang  masuk  maupun  pendataan  surat-surat yang  keluar,  sehingga dapat  dirancang  secara sederhana  sistem  informasi  administrasi manajemen surat.
Adapun  dari  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagian berikut:
1. Kelemahan dari kondisi sistem lama yaitu tidak  adanya  aplikasi  khusus  untuk mengelola data surat masuk maupun surat keluar,  yang  ada  hanya  pendataan  yang
dilakukan  secara  manual  atau  dicatat dalam  buku  ekspedisi,  sehingga  belum diolah  secara  maksimal  terutama  untuk pencarian  surat-surat  yang  sudah  pernah diterbitkan  atau  surat-surat  yang  sudah pernah diterima.
2. Kelebihan  dari  aplikasi  ini  adalah  dapat mengelola  data  surat,  baik  surat  masuk maupun  surat  keluar  sehingga  surat-surat tersebut  dapat  dicari  kapan  saja dengan cepat apabila diperlukan.

## Daftar Pustaka
[1] Antony  Pranata, 1998, Pemrograman Borland Delphi, A ndi, Yogyakarta [2] Djoko Pramono, 1996, Contoh Penggunaan  Rutin - Rutin  Borland Delphi, PT.  Elex  Media  Komputindo, Jakarta [3] Edhy Sutanta, 1996, Sistem Basis Data,
Andi Offset, Yogyakarta
[4] Harianto Kristanto, Ir, 1993, Konsep dan Perancangan  Data  Base, Andi  Offset, Yogyakarta
[5] Jogiyanto  H.  M, 1999, Analisa  dan Desain Sistem Infomasi
[6] Jon Matcho dan David R. Faulker, 1997, Panduan Penggunaan Delphi, Andi,
Yogyakarta