BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Vol. 4 No 2,  2023, pp. 1758-1765 DOI: https://doi.org/10.31949/jb.v4i3.5600

## Pelatihan Microsoft Excel Advanced dalam Meningkatkan Keterampilan Administrasi Perkantoran bagi Siswa Di SMKS Kharisma Mengwi
Nengah Widya Utami 1* , I Nyoman Purnama 2
1 STMIK Primakara, Denpasar, Indonesia
2 STMIK Primakara, Denpasar, Indonesia *e-mail korespondensi: widya@primakara.ac.id

## Abstract
In the era of the Industrial Revolution 4.0, the role of ICT (Information and Communication Technology) subjects for students was indispensable in dealing with the changes and demands of the times. Since the enactment of the 2013 curriculum (K-13), ICT has only been taught in vocational high schools to enrich or deepen the field of information and communication technology. SMK functions as a vocational school that organizes  skills  programs  such  as  engineering,  offices,  fine  arts,  restaurants,  administration,  and  others, which can provide education, including hard skills that support professional skills. Currently, students must have the ability to run programs on Windows and the most commonly used programs such as Microsoft Office. Kharisma Vocational School is one of the schools located in the Mengwi area, Badung district. The current problem in ICT learning at Kharisma Vocational High School is the use of computer labs that are not optimal,  and  because  online  learning  during  the pandemic,  the  use  of  computer  programs  has  not  been maximized, so students still have not mastered skills, especially Microsoft Excel Advanced. In the Microsoft Excel Advanced training held at Kharisma Vocational School, students are expected to have skills in using the Microsoft Excel Advanced application for data management and preparation of financial reports which include Basic  Formulas,  Vlookup  and  Hlookup,  Conditional  Formatting,  Pivot,  Graphic,  and  Mail  Merge. Implementation methods include problem identification, formulation of solutions, preparation of materials and instruments, training and mentoring, evaluation, and preparation of reports. Participants involved in this training consisted of 36 students majoring in office automation and management, as well as accounting and finance. This training is carried out by discussing and practicing the use of Microsoft Excel both in groups and independently.
Keywords: workshop; excel; advanced; smks kharisma; mengwi

## Abstrak
Pada era Revolusi Industri 4.0, peran mata pelajaran TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) bagi siswa sangat diperlukan untuk menghadapi perubahan dan tuntutan zaman. Sejak diberlakukannya kurikulum 2013 (K-13), TIK hanya diajarkan di sekolah menengah kejuruan untuk memperkaya atau memperdalam bidang teknologi  informasi  dan  komunikasi.  SMK  berfungsi  sebagai  sekolah  kejuruan  yang  menyelenggarakan program keterampilan seperti teknik, perkantoran, seni rupa, restoran, administrasi, dan lain-lain, yang dapat memberikan pendidikan, termasuk hard skill yang mendukung keterampilan profesional. Saat ini, siswa harus memiliki kemampuan untuk menjalankan program di Windows dan program yang paling umum digunakan seperti  Microsoft  Office.  SMKS  Kharisma  merupakan  salah  satu  sekolah  yang  berada  di  daerah  Mengwi, kabupaten Badung. Permasalahan yang terjadi saat ini dalam pembelajaran TIK di SMKS Kharisma adalah penggunaan  lab  komputer  yang  kurang  optimal,  dan  karena  pembelajaran  daring  selama  pandemi, penggunaan  program  komputer  belum  maksimal,  sehingga  siswa  masih  belum  menguasai  keterampilan khususnya Microsoft Excel Advanced. Pada pelatihan Microsoft Excel Advanced yang diselenggarakan di SMK Kharisma, siswa diharapkan memiliki keterampilan menggunakan aplikasi Microsoft Excel Advanced sebagai pengelolaan data dan penyusunan laporan keuangan yang meliputi Formula Basic, Vlookup dan Hlookup, Conditional Formatting, Pivot, Graphic, dan Mail Merge. Metode pelaksanaan meliputi identifikasi masalah, perumusan  solusi,  penyusunan  materi  dan  instrument,  pelatihan  dan  pendampingan,  evaluasi,  dan penyusunan  laporan.  Peserta  yang  terlibat  dalam  pelatihan  ini  terdiri  dari  36  siswa  jurusan  otomasi  dan manajemen  perkantoran,  serta  akuntansi  dan  keuangan.  Pelatihan  ini  dilakukan  dengan  berdiskusi  dan praktikum penggunaan Microsoft Excel baik secara berkolompok maupun mandiri.
Kata Kunci: pelatihan; excel; advanced; smks kharisma; mengwi
Accepted: 2023-06-08
Published: 2023-07-03

## PENDAHULUAN
Penggunaan  teknologi  dalam  pendidikan  membantu  siswa  mengembangkan  keterampilan teknologi yang penting di dunia yang semakin terhubung. Siswa dapat belajar tentang penggunaan perangkat lunak, penulisan kode, analisis data, dan keterampilan digital lainnya yang relevan untuk masa depan. Bahkan teknologi tidak lagi dipandang sebagai kebutuhan tersier akan tetapi sudah menjadi kebutuhan primer baik teknologi komunikasi, komputasi, peralatan rumah tangga, dan lain sebagainya (Harahap et al., 2022). Sehingga peran mata pelajaran TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)  sangat  dibutuhkan  bagi  para  siswa  sebagai  bekal  bagi  mereka  dalam  menghadapi perubahan  dan  tuntutan  jaman.  Namun,  hal  ini  kurang  didukung  oleh  perkembangan  sistem kurikulum SMA/MA di Indonesia (Febriandirza & Saraswati, 2022).
SMK sebagai sekolah yang menyelenggarakan pendidikan kejuruan yang menerapkan program keahlian yang mempunyai peran penting dalam mengasah hard skill yang menunjang profesional skill seperti memahami penggunaan komputer. Hard skill adalah ketrampilan teknis dalam bidang ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  yang diperoleh  baik  dari  otodidak,  bangku  sekolah,  kuliah,  atau pelatihan (Petro & Swatan, 2019). SMK juga bertujuan untuk mengembangkan keterampilan teknis dan vokasional siswa. Melalui program pembelajaran yang berfokus pada praktek dan pengalaman langsung,  siswa  diberikan  kesempatan  untuk  mengasah  keterampilan  spesifik  yang  dibutuhkan dalam pekerjaan. Tujuan ini bertujuan untuk membuat siswa menjadi tenaga kerja yang kompeten dan terampil di bidang yang akan dipilih.
SMKS  Kharisma  Mengwi  adalah  salah  satu  satuan  pendidikan  dengan  jenjang  SMK  di  Werdi Bhuwana,  Kec.  Mengwi,  Kab.  Badung,  Bali.  Dalam  menjalankan  kegiatannya,  SMKS  Kharisma Mengwi berada di bawah naungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Sekolah  ini memiliki beberapa  kompetensi  keahlian  diantaranya  Akuntansi  dan  Keuangan  Lembaga,  Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, Tata Boga, Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran, Perhotelan, dan  Kuliner.  Dari  hasil  wawancara  yang  dilakukan,  adapun  beberapa  permasalahan  yang  terjadi yaitu:
a) Akibat pandemic covid19 yang mengharuskan siswa belajar secara daring mengakibatkan kurangnya praktikum komputer;
b) Perlu peningkatan kemampuan dan pengetahuan siswa SMKS Kharisma Mengwi terhadap optimalisasi penggunaan aplikasi khususnya Microsoft Excel;
c) Kurang maksimalnya pemanfaatan lab komputer
Salah satu program aplikasi perkantoran yang saat ini berkembang seiring dengan teknologi informasi  dan  komunikasi  adalah Microsoft  office  untuk  melakukan  pengolahan  dokumen  dan administrasi  (Miftakhur  Rokhman  et  al.,  2018). Microsoft  Office  adalah  sebuah  paket  aplikasi produktivitas yang dikembangkan oleh perusahaan teknologi Microsoft. Paket ini mencakup berbagai program yang dirancang untuk membantu pengguna dalam melakukan berbagai tugas produktivitas, seperti pengolahan kata, pengolahan angka, pembuatan presentasi, pengelolaan email, pengelolaan data, dan lainnya. Keterampilan administrasi digital yang perlu dikuasai oleh para siswa salah satunya adalah  kemampuan  dalam  melakukan  pengolahan  data.  Kebutuhan  olah  data  dapat  dilakukan dengan  menggunakan  fasilitas  yang  biasa  dikenal  dengan  nama  aplikasi Microsoft Excel. Aplikasi perkantoran tersebut biasa digunakan oleh para pengguna komputer untuk menyelesaikan berbagai kebutuhan dilingkup administrasi perkantoran berbasis digital (Jaya et al., 2019). Aplikasi ini juga masih diterapkan untuk pembelajaran di SMKS Kharisma Mengwi.
Tujuan kegiatan ini adalah memberikan bekal pengetahuan dan keterampilan kepada para siswa di SMKS Kharisma Mengwi tentang pemanfaatan Microsoft Excel dalam administrasi perkantoran. Berdasarkan  permasalahan  di  atas,  bentuk  pelatihan  Microsoft  Excel  sebagai  peningkatan
keterampilan  hard  skill  siswa  SMKS  Kharisma  Mengwi  yang  akan  dilaksanakan  nantinya  menjadi solusi tepat. Dipilihnya pelatihan ini berdasarkan pertimbangan:
a) Permintaan khusus dari SMKS Kharisma Mengwi;
b) Untuk menambah dan mengembangkan keterampilan sebagai siswa SMKS Kharisma Mengwi dalam menghadi dunia kerja/industri.

## METODE
Adapun  langkah-langkah  kegiatan  yang  dilakukan  didalam  program  pengabdian  kepada masyarakat ini seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.

## Gambar 1. Metode Pelaksanaan Kegiatan
Berikut penjabaran dari masing-masing tahapan pelaksanaan.
1) Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan langkah awal dalam proses perencanaan dan pelaksanaan suatu kegiatan atau proyek. Pada tahap ini, tujuan utamanya adalah mengidentifikasi dan memahami masalah atau tantangan yang ada. Hal ini dilakukan melalui pengumpulan data, analisis  situasi,  dan  pemahaman  mendalam  tentang  konteks  masalah  yang  akan diselesaikan. Permasalahan yang terjadi saat ini dalam pembelajaran TIK di SMKS Kharisma adalah  penggunaan  lab  komputer  yang  kurang  optimal,  dan  karena  pembelajaran  daring selama pandemi, penggunaan program komputer belum maksimal, sehingga siswa masih belum menguasai keterampilan khususnya Microsoft Excel Advanced dalam administrasi dan pengelolaan keuangan.
2) Perumusan Solusi
Setelah  masalah  diidentifikasi,  langkah  berikutnya  adalah  merumuskan  solusi  yang  tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Perumusan solusi melibatkan pemikiran kreatif, analisis alternatif,  dan  penelitian  terkait.  Solusi  haruslah  realistis,  dapat  diimplementasikan,  dan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai. Solusi yang dilakukan kepada mitra adalah yaitu Peningkatan  pengetahuan  mitra  dalam  optimalisasi  penggunaan  aplikasi  Microsoft  Excel Advanced sebagai pengelolaan data dan penyusunan laporan keuangan.
3) Penyusunan Materi dan Instrumen
Setelah  solusi  diidentifikasi,  langkah  selanjutnya  adalah  menyusun  materi  dan  instrumen yang  akan  digunakan  dalam  kegiatan  pelatihan  atau  pendampingan.  Materi  tersebut mencakup konsep, teori, dan praktek yang relevan dengan solusi yang diusulkan. Instrumen dapat berupa panduan, modul, presentasi, atau alat bantu lainnya yang diperlukan untuk menyampaikan materi secara efektif kepada peserta.
4) Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan dan Pendampingan
1. Identifikasi Masalah
2. Perumusan Solusi 3. Penyusunan Materi dan Instrumen 4. Pelatihan dan Pendampingan 5. Evaluasi 6. Penyusunan Laporan
Setelah  persiapan  materi  dan  instrumen  selesai,  kegiatan  pelatihan  dan  pendampingan dapat dilaksanakan. Pelaksanaan dilakukan dengan mengikuti rencana yang telah disusun sebelumnya,  termasuk  jadwal,  metode  pengajaran,  dan  interaksi  antara  fasilitator  dan peserta. Pada tahap ini, penting untuk memastikan bahwa materi disampaikan dengan jelas, peserta  terlibat  aktif,  dan  dukungan  pendampingan  diberikan  sesuai  kebutuhan.Pelatihan dilakukan  kepada  mitra  secara  luring  di  SMKS  Kharisma  Mengwi.  Pelaksanaan  kegiatan diawali dengan melakukan Pretest untuk mengetahui tingkat kemampuan peserta. Setelah itu,  tim  pengusul  memberikan  pelatihan  dengan  cara  demonstrasi  tentang  penggunaan aplikasi Microsoft Excel dalam admnistrasi perkantoran.
5) Evaluasi
Evaluasi dilakukan setelah kegiatan pelatihan dan pendampingan selesai. Tujuannya adalah untuk  mengevaluasi  keberhasilan  pelaksanaan  kegiatan  dan  efektivitas  solusi  yang diterapkan. Evaluasi dapat dilakukan melalui pengumpulan umpan balik dari peserta, analisis data, observasi, dan pengukuran indikator keberhasilan yang telah ditentukan sebelumnya. Hasil evaluasi akan memberikan wawasan tentang keberhasilan pelaksanaan dan membantu dalam perbaikan di masa depan.
6) Penyusunan Laporan dan Luaran
Setelah evaluasi selesai, langkah terakhir adalah menyusun laporan dan luaran dari kegiatan tersebut. Laporan mencakup analisis masalah, solusi yang diusulkan, proses pelaksanaan, hasil  evaluasi,  dan  rekomendasi  untuk  tindakan  lanjut.  Selain  itu,  kegiatan  ini  akan dipublikasi menjadi artikel di jurnal nasional.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan      pengabdian      kepada      masyarakat  (PKM)    yang      dilaksanakan      dengan memberikan  pelatihan Microsoft  Excel  Advanced  untuk  meningkatkan  keterampilan  administrasi perkantoran bagi siswa di SMKS Kharisma  Mengwi oleh   dosen   dengan melibatkan 2 (dua) orang mahasiswa STMIK Primakara. Pelaksanaan kegiatan pengabdian ini dilakukan    selama    tiga    hari dengan metode pelaksanaan project based learning (pelatihan offline dan pendampingan online). Kegiatan  dilakukan  secara  langsung  di  SMKS  Kharisma  Mengwi  dengan  jumlah  peserta  39 siswa/siswi.  Pelaksanaan  kegiatan  diawali  dengan  memberikan  Pre  test  kepada  peserta  untuk mengukur tingkat kemampuan siswa. Adapun soal pretest ditunjukkan pada Gambar2  berikut.
Gambar 2. Soal Pretest
Setelah  dilakukan  pretest,  dari  36  peserta  60%  berhasil  menyelesaikan  dengan  benar, selanjutnya diberikan reward kepada peserta.
Gambar 3. Pemberian Reward kepada Peserta Pelatihan
Pada tahap pelaksanaan pelatihan dilakukan setelah pretest, para siswa dibekali pengetahuan dan  mempraktekkan  secara  langsung  materi-materi  yang  disampaikan.  Adapun  materi  praktikum yang dilakukan dijabarkan sebagai berikut.
a) Formula Basic
Formula  dasar  dalam  Excel  digunakan  untuk  melakukan  perhitungan  matematika  dan pemrosesan  data.  Contohnya  adalah  penjumlahan  (+),  pengurangan  (-),  perkalian  (*),  dan pembagian  (/).  Formula  dasar  memungkinkan  Anda  untuk  melakukan  operasi  matematika sederhana atau kompleks dengan angka atau sel di dalam lembar kerja Excel.
Gambar 4. Worksheet Formula Basic Microsoft Excel
b) Vlookup dan Hlookup
VLOOKUP (Vertical Lookup) dan HLOOKUP (Horizontal Lookup) adalah fungsi dalam Excel yang digunakan untuk mencari nilai dalam tabel dan mengembalikan nilai yang terkait dari kolom atau baris yang sesuai. VLOOKUP digunakan untuk mencari nilai dalam kolom tertentu berdasarkan kunci  pencarian,  sedangkan  HLOOKUP  digunakan  untuk  mencari  nilai  dalam  baris  tertentu berdasarkan kunci pencarian.
Gambar 5. Worksheet Vlookup dan Hlookup Microsoft Excel
c) Conditional Formatting
Conditional  Formatting  (Pemformatan  Berdasarkan  Kondisi)  memungkinkan  untuk memberikan format khusus pada sel atau rentang sel berdasarkan kondisi tertentu. Misalnya, mengubah  warna  latar  belakang  sel  jika  nilainya  lebih  besar  dari  suatu  angka  atau mempertebal  teks  jika  nilai  memenuhi  kriteria  tertentu.  Conditional  Formatting  membantu menyoroti informasi penting dan membuat data lebih mudah dibaca.
Gambar 5. Worksheet Conditional Formating Microsoft Excel
d) Pivot
Pivot atau Pivot Table adalah fitur dalam Excel yang memungkinkan untuk menganalisis dan merangkum  data  yang  besar  dan  kompleks.  Pivot  Table  memungkinkan  untuk mengelompokkan,  menghitung,  dan  menyajikan  data  dalam  format  yang  terstruktur  dan dapat dicustomize. Dengan menggunakan Pivot Table, dapat dengan mudah menghasilkan laporan, mengidentifikasi tren, dan mendapatkan wawasan dari data yang rumit.
Gambar 6. Worksheet Pivot Table Microsoft Excel
e) Graphic
Excel menyediakan berbagai jenis grafik yang memungkinkan untuk memvisualisasikan data dengan cara yang lebih mudah dipahami seperti membuat grafik batang, grafik garis, grafik pie, grafik area, dan banyak lagi. Grafik sangat membantu dalam menganalisis dan menyajikan data secara visual, sehingga memudahkan pemahaman pola dan tren dalam data.
Gambar 7. Worksheet Chart Microsoft Excel
f) Mail Merge
Mail Merge (Gabungan Surat) adalah fitur dalam Excel yang memungkinkan menggabungkan data  dari  lembar  kerja  Excel  dengan  dokumen  Microsoft  Word.  Dengan  Mail  Merge  dapat membuat surat atau dokumen yang personal dengan menggunakan data dari Excel, seperti daftar alamat atau informasi kontak.  Sehingga sangat berguna ketika akan mengirim surat massal atau dokumen dengan variasi data yang berbeda.
Gambar 8. Worksheet Mail Merge Microsoft Excel
Setelah pemaparan materi dan praktikum menerapkan , selanjutnya dilakukan pendampingan secara  online  dan  memberikan  penugasan.Berikut  adalah  beberapa  dokumentasi  pelaksanaan pengabdian di SMKS Kharisma Mengwi.
Gambar 9. Pelaksanaan Pelatihan di SMKS Kharisma Mengwi
Kegiatan  ini  sangat  diapresaiasi   oleh   semua peserta  pelatihan  dan dianggap  sangat membantu dalam  peningkatan  proses  pembelajaran. Kegiatan  pelatihan  ini  berhasil  dan peserta mengatakan  mendapatkan  pengalaman  baru  dan  keterampilan  pemanfaatan  fitur-fitur  canggih Microsoft Excel setelah mengikuti pelatihan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil kegiatan pelatihan implementasi fitur Microsoft Excel yang dilaksanakan di SMKS  Kharisma  Mengwi  Kabupaten  Badung,  memberikan  ketrampilan  baru  bagi  siswa  dalam penggunaan  aplikasi  komputer  sebagai  sarana  TIK  dalam  pengelolaan  administrasi  perkantoran. Setelah  mengikuti  pelatihan Microsoft  Excel  Advanced  peserta  diharapkan  memiliki  kemampuan dalam  mengembangkan  struktur  formula  dalam  mengolah  data spreadsheet,  menganalisa  hasil perhitungan dan membuat pelaporan data secara lebih efektif dan efisien. Agar  kegiatan  ini lebih optimal, maka diharapkan peserta meningkatkan  kemampuan  dalam  bentuk  melatih diri secara mandiri.  Selain  itu  diharapkan  adanya kegaitan   pelatihan   yang   berkelanjutan   sehingga terjadi peningkatan kemampuan peserta.

## DAFTAR PUSTAKA
Febriandirza, A., & Saraswati, A. M. (2022). Pelatihan Microsoft Excel dalam Penyusunan Laporan Keuangan  bagi  Siswa  SMA  Muhammadiyah  4  Depok. Abdi  Reksa,  3(1),  9–15. https://ejournal.unib.ac.id/index.php/abdireksa/article/view/17206
Harahap,  A.  M.,  Nora,  A.,  Maharani,  F.,  &  Nurdelila.  (2022).  Pelatihan  Microsoft  Excel  Di  Kantor Badan  Perencanaan  Dan  Penelitian  Pengembangan  Daerah  Kota  Padangsidempuan. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Radisi, 2(2), 50–55. https://doi.org/10.55266/pkmradisi.v2i2.157
Jaya, S., Handoko, P., & Purnama, D. G. (2019). Pelatihan Olah Data Menggunakan Ms.Excel Bagi Pengelola  Rptra  Dan  Guru  Paud  Di  Wilayah  Kelurahan  Bintaro,  Kecamatan  Pesanggrahan.
Prosiding Seminar NasionalPengabdian Masyarakat LPPM UMJ, September. http://jurnal.umj.ac.id/index.php/semnaskat
Miftakhur Rokhman, M., Adi Wibowo, S., Agus Pranoto, Y., & Ardi Widodo, K. (2018). PELATIHAN PEMANFAATAN MICROSOFT OFFICE PADA STAF PENGAJAR DI SMPLBN (Sekolah Menengah Pertama  Luar  Biasa  Negeri)  KOTA  MALANG. Jurnal  Mnemonic,  1(1),  4–9. https://doi.org/10.36040/mnemonic.v1i1.12
Petro, S., & Swatan, K. H. (2019). Pelatihan Microsoft Excel Sebagai Penunjang Ketrampilan Hard Skill Bagi Siswa Pada Smk Ypsei Palangka Raya. Jurnal Abdimas BSI: Jurnal Pengabdian Kepada
1766
Masyarakat, 2(2), 280–286. https://doi.org/10.31294/jabdimas.v2i2.6011