…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5271 (online)

## Prinsip Kehati-Hatian yang Dilakukan Notaris dalam Penyimpanan Minuta Akta Notaris
Ahmad Mukhlasul Abidin 1 , Moh. Ali 2 , Ainul Azizah 3
1,2,3 Universitas Jember E-mail: abidin141@gmail.com 1 , ali.fh@unej.ac.id 2 , ainulazizah@unej.ac.id 3

## Article History:
Received: 20 Juli 2024
Revised: 08 Agustus 2024
Accepted: 10 Agustus 2024 Abstract:  This  research  aims  to  examine  the principles  of  caution  used  by  notaries  when  storing minutes of notarial deeds. A notary is a public official who has the authority to make deed minutes and save them  in  the  form  of  a  notarial  protocol.  So  far, notaries legally store deeds only in the form of notary protocols, there are no rules that clearly regulate the layout of storing deeds in the notary's office safely and with  confidentiality  maintained.  Apart  from  that,  the Notary must be able to guarantee legal certainty for the  parties  entering  into  a  deed  agreement  by  being given a copy of the deed and storing the minutes of the deed (original deed) safely. Notaries are expected to apply  the  principle  of  prudence  with  the  deeds  they make,  the  authority  and  obligations  they  have  as  a Notary. Bearing in mind the importance of Article 16 paragraph  (1)  letter  b,  which  is  the  obligation  of  a Notary  to  make  a  deed  and  save  it  in  a  Notary Protocol.  This  research  uses  normative  juridical research  with  data  collection  techniques  from literature  consisting  of  primary  legal  and  secondary legal materials.

## Keywords: Precautionary
Principle, Storage of Deed Minutes, Notary Public

## PENDAHULUAN
Notaris  merupakan  kepanjangan  tangan  Negara  yang  dimana  ia  melaksanakan  sebagian tugas  dari  Negara  khususnya dalam  bidang hukum  perdata  yang tercantum  dalam  UUD  Negara Republik Indonesia Tahun 1945, bahwasannya Negara Republik Indonesia ialah Negara Hukum. Satu-satunya pejabat umum yang berhak membuat suatu akta otentik yang fungsinya sebagai alat pembuktian yang sempurna ialah Pejabat Umum Notaris (Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia, 2008). Notaris diwajibkan unutk diposisikan sebagai pejabat umum vang mengemban tugas. Dalam Peraturan  Jabatan  Notaris  (PJN)  1860  telah  dijelaskan  bahwa  pekerjaan  Notaris  ialah  pekerjaan resmi serta satu-satunya pejabat umum yang mempunyai wewenang dalam membuat akta otentik, sepanjang tidak ada peraturan yang memberi wewenang yang serupa kepada pejabat-pejabat lain (Kansil et al., 2003). Pejabat Notaris ada karena kebutuhan masyarakat, baik jaman dulu maupun jaman sekarang. Jaman kuno romawi ada kelompok pelajar yang berprofesi sebagai “SRIBAE” yaitu mempunyai tugas untuk mencatat berupa nota dan minuta dari berbagai catatan kegiatan atau keputusan yang disimpan dan dikeluarkan salinannya, baik menyangkut hubungan privat maupun publik. Jabatan lahir karena adanya kebutuhan masyarakat-masyarakat pada waktu itu yang dalam
perkembangan jaman itu diisebut juga dengan Notaris.
Notaris ialah profesi hukum, maksudnya bahwa profesi Notaris itu adalah salah satu suatu profesi  yang  mulia  (nobile  officium).  Notaris  dalam  melaksanakan  tugas  dan  wewenang profesinya,  berpedoman  pada  UU  Nomor  30  Tahun  2004  tentang  Jabatan  Notaris  yang  diubah sekarang  menjadi  UU  Tahun  2014  Nomor  2  yang  selanjutnya  disingkat  dengan  UUJN.  Dalam melaksanakan  jabatan  dan  tugasnya,  Notaris  wajib  berpedoman  secara  normatif  kepada  aturan hukum  yang berkaitan dengan  segala tindakan  yang akan  diambil untuk  selanjutnya dituangkan dalam  akta.  Bertindak  berdasarkan  aturan  hukum  yang  berlaku  tentu  saja  akan  memberikan kepastian hukum kepada para penghadap/para pihak yang sedang berkepentingan, bahwa akta yang dibuat  oleh  atau  di  hadapan  Notaris  telah  sesuaii  dengan  aturan  hukum  yang  berlaku  saat  ini, sehingga  misal  terjadi  permasalahan  Akta  Notaris  dapat  menjadi  pedoman  oleh  para penghadap/para  pihak.  Notaris  adalah  pejabat  umum  yang  mempunyai  kewenangan,  tugas  dan kewajiban untuk  memberikan  konsultasi  serta  pelayanan  hukum  kepada  masyarakat-masyarakat yang  minim  pemahaman  tentang  Hukum.  Bantuan  hukum  yang  dapat  diberikan  oleh  Pejabat Umum Notaris ialah dalam bentuk membuat alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan autentik, yaitu  berupa  akta  autentik  ataupun  kewenangan  lain  sebagaimana  yang  telah  dimaksud  dalam undang-undang (Marbun, 2023).
Notaris  memiliki  peranan  penting  dalam  membantu  menciptakan  perlindungan  dan kepastian hukum yang lebih bersifat preventif atau kata lainnya bersifat pencegahan jika terjadi masalah hukum, dengan cara membuat akta otentik sesuai dengan wewenangnya yang mengatur status hukum, hak dan kewajiban seseorang dalam hukum. Selain itu akta otentik juga berfungsi sebagai  alat  bukti  yang  paling  sempurna  pada  waktu  di  pengadilan.  Notaris  yang  merupakan pejabat umum yang berwenang dalam membuat suatu akta otentik dalam  menjalankan tugasnya harus  menjunjung  tinggi  dan  menjaga  martabat  profesinya  sebagai  jabatan  kepercayaan  dan terhormat. Notaris sebagai pejabat umum yang diangkat oleh negara dan bekerja untuk pelayanan kepentingan  umum.  Pelayanan  kepentingan  umum  tersebut  adalah  dalam  arti  bidang  pelayanan pembuatan akta dan tugas-tugas lain yang melekat kepada Notaris sebagai salah satu pejabat umum yang  diangkat  oleh  negara  dalam  ruang  lingkup  tugas  dan  kewenangan  Notaris  menurut  UUJN yang memberikan jaminan adanya kepastian hukum bagi masyarakat sebagai penghadap ataupun yang  memiliki  kepentingan  atas  akta  notariil  tersebut.  Sehingga  masyarakat  juga  harus memberikan  kepercayaan  kepada  Notaris  sebagai  pejabat  umum  yang  memiliki  tugas  dan wewenang yang sudah diatur dalam UU Jabatan Notaris (Adjie, 2014).
Penyimpanan Minuta Akta bisa berguna untuk memberikan bukti-bukti secara kuat dalam terjadinya akta otentik.  Namun dalam  hal ini,  penyimpanan  minuta  akta memiliki kekhawatiran dalam  penyimpanannya,  hal  ini  karena  minuta  akta  hanya  berbentuk  lembaran-lembaran  kertas yang  setelah  itu  akan  disatukan  dengan  warkah  lalu  disimpan  di  dalam  Kantor  Notaris  tempat dalam menjalankan jabatannya. Dalam hal ini jika dalam penyimpanannya tidak dilakukan secara benar dan aman, secara tidak langsung akan berakibat fatal nantinya bagi Pejabat Umum Notaris tersebut.  Jika  nantinya  terjadi  hal-hal  yang  tidak  diinginkan  seperti  Minuta  Akta  mengalami kerusakan akibat dimakan tikus dan rayap, terjadinya kebarakan, dan juga kehilangan minuta akta akibat  tidak  disimpan  secara  rapih  dan  aman.  Suatu  saat  jika  terjadi  keadaan  memaksa  seperti mengalami  gempa  bumi,  bencana  banjir,  serta  bencana  lain  yang  diluar  dugaan  manusia. Dikarenakan  Minuta  Akta  adalah  salah  satu  arsip  negara  yang  bisa  juga  dikatakan  nyawa  dari seorang pejabat umum Notaris (Arifaid, 2017). Selain itu dalam melakukan penjagaan minuta akta dengan dilakukannya penyimpanan secara baik sangatlah penting demi mencegah semua hal-hal seperti  yang  dijelaskan  sebelumnya.  Seandainya  bisa  mengikuti  zaman  yang  serba  digital
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5271 (online)
elektronik, mungkin bisa mengatasi sedikit permasalahan yang pada Hukum Kenotariatan. Namun hal itu masih belum bisa atau belum ada yang menerapkan dalam hukum positif di Indonesia (Mulia et  al.,  2022).  Padahal  bila  ditelusuri  lebih  lanjut,  era  digital  ini  memberikan  kemudahan  bagi Pejabat  Umum  Notaris  guna  menghindari  dari  kemungkinan  terjadinya  keadaan  memaksa  yang mana hal ini dapat menghilangkan atau merusak dokumen-dokumen penting Minuta Akta Notaris.
Notaris  selama  ini  dalam  melakukan  penyimpanan  akta  secara  hukum  hanya  disimpan dalam  bentuk  protokol  notaris,  belum  adanya  aturan  yang  secara  jelas  mengatur  tata  letak penyimpanan akta yang ada di kantor notaris secara aman dan terjaga kerahasiaannya. Selain itu Notaris  harus  bisa  menjamin  kepastian  hukum  dari  para  pihak  yang  melakukan  perjanjian pembuatan  akta  dengan  diberi  salinan  aktanya  dan  menyimpan  minuta  akta  (akta  asli)  dengan aman.  Notaris  diharapkan  dapat  menerapkan  prinsip  kehati-hatian  dengan  akta  yang  dibuatnya, kewenangan, serta kewajiban yang dimiliki sebagai Notaris. Mengingat pentingnya Pasal 16 ayat (1) huruf b, yang merupakan kewajiban Notaris untuk membuat akta dan disimpan dalam Protokol Notaris.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  yuridis  normatif  dengan  teknik  pengumpulan  dari kepustakaan  yang  terdiri  dari  bahan  hukum  primer  dan  sekunder.  Sebagai  penelitian  yuridis normatif,  penelitian  ini  berfokus  pada  analisa  bahan  hukum  sebagai  upaya  untuk  menjawab  isu hukum.  Mengenai  bahan  hukum  primer  dalam  penelitian  ini,  yaitu  Undang-Undang  Jabatan Notaris. Sedangkan  untuk bahan hukum  sekunder meliputi buku, artikel jurnal, serta karya  tulis lainnya  yang  bersifat  mengalisis  dari  prinsip  kehati-hatian  yang  dilakukan  notaris  dalam penyimpanan minuta akta notaris.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Urgensi Penyimpanan Minuta Akta Notaris
Notaris suatu pejabat umum yang disumpah untuk  melaksanakan kewenangannya sesuai dengan  hukum  yang  semestinya,  sehingga  notaris  sangat  dibutuhkan  untuk  kepastian  legalitas perbuatan ataupun untuk mencegah terjadinya perbuatan melawan hukum. Maka dari itu  notaris bisa  dikatakan  harus  bertanggung  jawab  penuh  terhadap  mutu  dokumen  atau  aktanya  yang dikategorikan sebagai akta autentik dan mempunyai kekuatan eksekutorial (Makarim, 2020). Pada Pasal  16  ayat  (1)  UUJN  yang  isinya  ialah  mewajibkan  notaris  untuk  menyimpan  minuta  akta sebagai bagian dari protokol notaris, notaris perlu berhati-hati dalam melakukan penyimpanannya, seperti disimpan dalam tempat yang aman dan bebas bahaya, lembab, kebakaran, pencurian, dan lainnya yang bisa merusak dokumen akta notaris. Pasal 1 angka 13 UUJN yang mendefinisikan Protokol Notaris  adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang  harus disimpan dan  dipelihara  oleh  Notaris.  Prinsip  kehati-hatian  sangat  diperlukan  oleh  pejabat  umum  notaris dalam penyimpanan minuta akta yang notaris miliki, yang mana penyimpanan minuta akta tersebut dilakukan hingga masa jabatannya habis atau karena hal-hal lain (Mallolongan & Noor, 2023).
Akta  otentik  yang  dibuat  oleh  di  hadapan  Notaris,  bukan  saja  karena  diharuskan  oleh peraturan  perundang-undangan,  tetapi  juga  karena  dikehendaki  oleh  pihak  yang  berkepentingan untuk  memastikan  hak  dan  kewajiban  para  pihak  demi  kepastian,  ketertiban,  dan  perlindungan hukum bagi pihak yang berkepentingan sekaligus, bagi masyarakat secara keseluruhan. Menurut Pasal 1 ayat (7) UUJN, Akta yang dibuat oleh Notaris adalah akta otentik yang dibuat oleh atau dihadapan Notaris menurut tata cara dan bentuk yang ditetapkan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, dan asli akta notaris disebut minuta akta. Minuta akta ini disimpan oleh Notaris sebagai
bagian dari protokol Notaris, sedangkan yang diberikan kepada pihak yang berkepentingan adalah salinan akta. Pasal 16 UUJN menentukan tentang kewajiab yang harus dilaksanakan oleh Notaris dalam menjalankan jabatannya, yaitu (Jabatan Notaris, 2014) :
a. Bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;
b. Membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol Notaris;
c. Mengeluarkan grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta berdasarkan minuta akta
d. Memberikan  pelayanan  sesuai  dengan  ketentuan  dalam  Undang-Undang  Jabatan Notaris, kecuali ada alasan untuk menolaknya;
e. Merahasiakan  segala  sesuatu  mengenai  akta  yang  dibuatnya  dan  segala keteranganyang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undnag menentukan lain;
f. Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih  dari  50  (lima  puluh)  akta,  dan  jika  jumlah  tidak  dapat  dimuat  dalam  satu  buku,  akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;
g. Membuat  daftar  akta  protes  terhadap  tidak  dibayar  atau  tidak  diterimanya  surat berharga;
h. Membuat  daftar  akta  yang  berkenaan  dengan  wasiat  menurut  urutan  waktu pembuatan akta setiap bulan;
i. Mengirimkan  daftar  akta  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  h  atau  daftar  nihil yang  berkenaan  dengan  wasiat  Departemen  yang  tugas  dan  tanggung  jawabnya  di  bidang kenotariatan dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;
j. Mengirimkan  daftar  Akta  sebagaimana  dimaksud  dalam  huruf  i  atau  daftar  nihil yang  berkenaan  dengan  wasiat  ke  pusat  daftar  wasiat  pada  kementerian  di  bidang  hukum dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;
k. Mencatat  dalam  repertorium  tanggal  pengiriman  daftar  wasiat  pada  setiap  akhir bulan;
l. Mempunyai cap atau stempel yang memuat lambang negara Republik Indonesia dan pada  ruang  yang  melingkarinya  dituliskan  nama,  jabatan,  dan  tempat  kedudukan  yang bersangkutan;
m. Membacakan  Akta  di  hadapan  penghadap  dengan  dihadiri  oleh  paling  sedikit  2 (dua) orang saksi, atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan Akta wasiat di bawah tangan, dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan Notaris; dan
n. Menerima magang calon Notaris.
Peraturan  mengenai  Minuta  akta  notaris  dan  protokol  notaris  bukan  hanya  menjaga kepastian,  ketertiban,  dan  perlindungan  hukum  bagi  pihak-pihak  yang  berkepentingan  semata, namun  juga  bagi  masyarakat  secara  keseluruhan.  Banyaknya  minuta  akta  yang  harus  dan  tetap disimpan  oleh  Notaris  memberikan  permasalahan  baru  yang  muncul.  Masalah  ini  muncul  tidak hanya bagi notaris yang masih dalam masa tugasnya, namun juga berlaku untuk notaris yang nanti menggantikannya setelah notaris lama sudah pensiun atau sudah habis masa tugasnya. Mewarisi arsip tersebut tentunya akan berdampak kepada biaya penyelenggaraan kantor notaris yang cukup besar dan relatif mahal, nyatanya warisan tersebut tidak dengan serta merta mewarisi dalam hal klien itu sendiri yang pernah datang kepada kantor notaris tersebut (Kuswanto & Purwadi, 2017).
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5271 (online)
Minuta akta adalah akta asli Notaris, Pengertian minuta dalam hal ini dimaksudkan akta asli yang disimpan dalam protokol notaris. Dalam minuta akta juga tercantum asli tanda tangan, paraf atau cap jempol tangan kiri dari para penghadap, saksi, dan notaris sendiri. Dan juga bukti-bukti lain yang mendukung akta yang tertempel pada minuta akta tersebut. Minuta akta ini wajib diisimpan oleh Notaris, diberi nomor bulanan dan dimasukkan dalam buku daftar akta notaris (Repertorium) serta  diberi  nomor  Repertorium.  Kewajiban  penyimpanan  tersebut  tidak  hanya  terhadap  minuta akta yang dibuat atau/dan dihadapan notaris, tetapi juga berlaku terhadap protokol notaris lain yang dia  terima  baik,  karena  notaris  lain  tersebut  meninggal  dunia  atau  telah  berakhir  masa  jabatan atapun sebab lain sebagaimana diatur dalam Pasal 62 UUJN. Isi dari Pasal 62 UUJN, sebgai berikut (Fitriyeni, 2012):
Sebelum  dilakukannya  penyimpanan  Minuta  Akta  oleh  Notaris,  minuta  tersebut  terlebih dahulu harus dijilid, dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima  puluh)  Akta,  dan  apabila  jumlah  akta  tersebut  tidak  cukup  dalam  satu  buku,  maka  akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku. Salah satu wewenang dari Notaris adalah membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris. Dalam Undang-Undang Jabatan Notaris tidak diatur secara jelas bagaimana cara penyimpanan minuta akta tersebut, melainkan hanya menyebutkan bahwa kewajiban menyimpan minuta akta dimaksudkan untuk menjaga keotentikan suatu akta dengan menyimpannya akta tersebut dalam bentuk aslinya (Pasal 16 ayat (1) huruf b UUJN). UUJN hanya mengatur dan menjelaskan bagaimana prosedur dan standar penyimpanan minuta akta, namun tidak mengatur tentang penyimpanan minuta akta notaris (Fitriyeni, 2012).
Analisa  dari  penulis  bahwasannya  memang  belum  diatur  secara  jelas  dan  tegas  dalam undang-undang  tentang  bagaimana  prosedur  penyimpanan  minuta  akta  yang  benar  dan  aman. Dalam  UUJN  hanya  mengatur  pembuatan  minuta  akta  dan  menyimpannya  sebagai  bagian  dari Protokol  Notaris.  Tapi  walaupun  tidak  diatur  bagaimana  penyimpanan  minuta  akta  yang  benar. Notaris wajib menjaga minuta akta yang dibuatnya tersebut untuk menjaga kepercayaan dari para klien  atau  para  pihak  yang  sedang  melakukan  perjanjian.  Kewajiban  lain  kenapa  penyimpanan minuta akta harus disimpan dengan baik, ialah untuk menjamin kepastian hukum dan perlindungan hukum  bagi  para  pihak  atau  klien  pada  saat  minuta  akta  dibutukan  dalam  Pengadilan  nantinya. Notaris tersebut mempunyai tanggung jawab atas akta yang dibuatnya, karena nantinya apabila ada kesalahan dalam penulisan atau pembuatan akta maka notaris yang membuatnya atau yang diberi wewenang memegang protokol notaris akan dimintai pertanggung jawabannya.

## Konsep  Penyimpanan  Minuta  Akta  Notaris  yang  Akan  Datang  Sesuai  dengan  Prinsip Kehati-Hatian
Prinsip  prudence  atau  bisa  disebut  dengan  prinsip  kehati-hatian  menurut  Adam  Smith tersebut,  orang  memiliki  keutamaan  ini  selalu  berhati-hati  dan  waspada  terhadap  dirinya, kepentingan  dan  hidupnya,  tidak  hanya  memperhatikan  kepentingannya  untuk  masa  kini, melainkan juga waspada terhadap kehidupannya di masa yang akan datang. Pada saat melakukan sesuatu  hal  maka  seorang  memperhatikan  konsekuensi  jangka  panjang  yang  dapat  terjadi  dari tindakannya  sekarang.  Demi  kepentingannya  tersebut  maka  seorang  juga  peduli  terhadap kepentingan orang lain. Prinsip kehati-hatian suatu tindakan akan diambil jika terdapat suatu bukti yang  memadai,  sehingga  tanpa  adanya  suatu  bukti  yang  memadai  tidak  akan  dilakukan  suatu tindakan  tertentu.  Prinsip  kehati-hatian  memiliki  tujuan  untuk  mengantisipasi  dan  melakukan pencegahan sejak awal terjadinya suatu akibat yang tidak pasti dari suatu kegiatan tertentu yang
dilakukan  oleh  manusia  (Wartini,  2007).  Dari  beberapa  doktrin  mengenai  prinsip  kehati-hatian sebagaimana  diuraikan  diatas,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  prinsip  kehati-hatian  merupakan suatu  landasan  berpikir  yang  dipergunakan  sebelum  melakukan  sesuatu  dengan  terlebih  dahulu mempertimbangkan segala kemungkinan agar tidak terjadi permasalahan di kemudian hari.
Dalam hal penyimpanan minuta akta, Undang-Undang Jabatan Notaris mengaturnya dalam Pasal 16 Ayat (1) Huruf g yaitu, “menjilid Akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima puluh) Akta, dan jika jumlah Akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, Akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta,  bulan,  dan  tahun  pembuatannya  pada  sampul  setiap  buku”.  Setelah  minuta-minuta  akta tersebut  menjadi  bundelan  maka  notaris  wajib  menyimpannya  ditempat  yang  sangat  aman  dari segala  kemungkinan  keadaan  seperti  kebakaran,  kebanjiran,  kelembapan  ruangan  yang  tinggi, binatang rayap hingga pencurian dan perampokan. Lemari besi adalah pilihan yang sangat tepat untuk menyimpan protokol minuta akta tersebut.
Namun faktanya kebanyakan notaris saat ini menyimpan bundel-bundel minuta akta yang telah  dibuat  sejak  awal  menjabat  sebagai  notaris  tidak  disimpan  pada  lemari  besi,  melainkan disusun  diantara  langit-langit  dinding  bagian belakang kantor  dan ada  juga disusun  pada  lemari bukan besi tidak berpintu. Hal ini sangat rentan sekali terhadap kerusakan dan kehilangan minuta akta tersebut, karena mudah sekali dijangkau oleh orang-orang yang tidak memiliki kepentingan terhadap  bundel-bundel  minuta  akta  tersebut  dan  tentunya  sangat  dekat  dengan  kerusakan  yang disebabkan baik oleh rayap, suhu yang lembab, musibah seperti kebakaran hingga terjadi bencana alam  seperti  tsunami  dan  gempa  bumi.  Dengan  demikian  ada  baiknya  jika  seorang  dalam melakukan penyimpanan bundelan-bundelan minuta akta tersebut disusun dan disimpan ditempat yang benar-benar aman dari hal tidak diinginkan yang telah disebutkan (Sjaifurrachman, 2011) . Jika  dilihat  dari  permasalahan  terkait  dengan  banyaknya  notaris  yang  tidak  menerapkan prinsip kehati-hatian dalam penyimpanan minuta akta notaris. Perlu adanya tindakan serius dalam pencegahan supaya bisa meminimalisir terjadinya kerusakan dan kehilangan dalam penyimpanan minuta akta notaris yang dilakukan oleh pejabat umum notaris itu sendiri. Ada beberapa cara yang bisa diterapkan oleh Pejabat Umum Notaris dalam penerapan prinsip kehati-hatian penyimpanan minuta akta notaris, yaiu: Pertama, alat pendeteksi kebakaran, seperti yang sudah diterapkan pada pelayanan publik seperti rumah sakit, kantor-kantor pemerintahan, dan juga di kampus Universitas Jember sudah menerapkan sistem ini. Dengan ini apabila adanya percikan api yang muncul dan terdeteksi dengan alat pendeteksi kebakaran maka secara otomatis alat ini akan mengeluarkan air yang lumayan deras dengan merata di ruangan penyimpanan minuta akta tersebut. Walaupun alat ini mempunyai kekurangan yaitu akan membuat dokumen minuta akta tersebut mengalami basah jika disimpan secara terbuka.
Kedua, dari segi penyimpanan, maksudnya dalam penerapan konsep penyimpanan minuta akta  notaris  sesuai  dengan  prinsip  kehati-hatian  maka  dalam  menyimpan  dokumen-dokumen minuta  akta  yang  disimpan  secara  konvensional  bisa  menggunakan  yang  namanya  brankas  besi yang sudah diterapkan dalam dunia perbankan dan mungkin juga sudah diterapkan di dalam dunia perkantoran. Dengan adanya brankas dokumen-dokumen penting milik notaris seperti minuta akta bisa terjaga dengan aman, terhindar dari adanya kehilangan dokumen akibat di makan rayap atau tikus dan juga terjadi kerusakan akibat kebakaran karena brankas itu biasanya tahan terhadap api dengan suhu yang sangat ekstrim. Walaupun ada kekurangan dari brankas besi itu sendiri adalah harganya yang lumayan cukup mahal yang bisa memberatkan dalam segi pengeluaran oleh pejabat umum notaris tersebut.
Ketiga,  dari  segi  ruangan  penyimpanan,  menurut  notaris  rahmadi  halim  pada  sesi
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5271 (online)
wawancara  pada  waktu  itu,  dalam  penerapan  prinsip  kehati-hatian  penyimpanan  minuta  akta dengan  mempersiapkan  ruangan  khusus  untuk  menyimpan  semua  dokumen  minuta  akta  yang termasuk dalam protokol notaris. Ruangan buat menyimpan harus steril dari rayap dan tikus dengan menerapkan pintu tertutup agar tikus tidak masuk ke dalam ruangan dan jauhkan dari alat-alat yang memicu  terjadinya  kebakaran,  serta  dicek  secara  berkala  untuk  memastikan  dokumen-dokumen minuta akta yang termasuk dalam protokol notaris tetap terjaga aman (Sjaifurrachman, 2011).
Oleh sebab itu, konsep penyimpanan minuta akta yang berlandasan prinsip kehati-hatian itu harus dimulai dari pejabat umum notaris sendiri karena dalam Undang-Undang Jabatan Notaris tidak diatur bagaimana tata cara dan konsep dalam penyimpanan minuta akta yang aman, supaya bisa meminimalisir adanya kerusakan dan kehilangan minuta akta notaris. Maka dari itu beberapa cara untuk menerapkan prinsip kehati-hatian  dalam konsep penyimpanan minuta akta notaris yaitu seperti  memasang  alat  pendeteksi  kebakaran,  menyimpan  minuta  akta  di  brankas  besi,  dan mensterilkan  ruangan  tempat  untuk  penyimpanan  suatu  protokol  notaris  yang  didalamnya  ada minuta akta notaris.  Karena minuta akta itu ialah dokumen yang sangat berharga dan penting bagi para pihak atau para klien yang sedang melakukan perjanjian di kantor notaris dan mempercayakan pejabat umum notaris untuk menyimpannya dokumen minuta akta tersebut.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari pembahasan yang telah diuraikan dalam pembahasan maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan yaitu:
1. Urgensi dari penyimpanan minuta akta notaris bahwasannya memang belum di atur secara jelas  dan  tegas  dalam  undang-undang  tentang  bagaimana  prosedur  penyimpanan  minuta akta  yang  benar  dan  aman.  Dalam  UUJN  hanya  mengatur  pembuatan  minuta  akta  dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris (Pasal 16 ayat (1) huruf b UUJN). Tapi walaupun  tidak  diatur  bagaimana  penyimpanan  minuta  akta  yang  benar,  Notaris  wajib menjaga minuta akta yang dibuatnya tersebut untuk menjaga kepercayaan dari para klien atau para pihak yang sedang melakukan perjanjian. Kewajiban lain kenapa penyimpanan minuta  akta  harus  disimpan  dengan  baik,  ialah  untuk  menjamin  kepastian  hukum  dan perlindungan hukum bagi para pihak atau klien pada saat minuta akta dibutuhkan dalam Pengadilan  nantinya.  Notaris  tersebut  mempunyai  tanggung  jawab  atas  akta  yang dibuatnya,  karena  nantinya  apabila  ada  kesalahan  dalam  penulisan  atau  pembuatan  akta maka  notaris  yang  membuatnya  atau  yang  diberi  wewenang  memegang  protokol  notaris akan dimintai pertanggung jawabannya.
2. Konsep  penyimpanan  minuta  akta  yang  berlandaskan  prinsip  kehati-hatian  itu  harus dimulai dari pejabat umum notaris sendiri karena dalam Undang-Undang Jabatan Notaris tidak diatur bagaimana tata cara dan konsep dalam penyimpanan minuta akta yang aman, supaya  bisa  meminimalisir  adanya  kerusakan  dan  kehilangan  minuta  akta  notaris.  Maka dari itu beberapa cara untuk menerapkan prinsip kehati-hatian  dalam konsep penyimpanan minuta akta notaris yaitu seperti memasang alat pendeteksi kebakaran, menyimpan minuta akta di brankas besi, dan mensterilkan ruangan tempat untuk penyimpanan suatu protokol notaris yang didalamnya ada minuta akta notaris.  Karena minuta akta itu ialah dokumen yang sangat berharga dan penting bagi para pihak atau para klien yang sedang melakukan perjanjian  di  kantor  notaris  dan  mempercayakan  pejabat  umum  notaris  untuk menyimpannya dokumen minuta akta tersebut.

## DAFTAR REFERENSI
Adjie, H. (2014). Hukum Notaris Indonesia: Tafsir tematik terhadap UU No. 30 tahun 2004 tentang jabatan notaris.
Arifaid, P. (2017). Tanggung Jawab Hukum Notaris Terhadap Akta In Originali. Jurnal IUS Kajian Hukum Dan Keadilan, 5(3), 510–520.
Fitriyeni,  C.  E.  (2012).  Tanggung  Jawab  Notaris  Terhadap  Penyimpanan  Minuta  Akta  Sebagai Bagian Dari Protokol Notaris. Kanun Jurnal Ilmu Hukum, 14(3), 391–404. Jabatan Notaris, Pub. L. No. 1, BPK RI (2014). Kansil, C. S. T., KAnsil, C. S. T., & Hukum, P.-P. E. P. (2003). Jakarta, PT. Pradnya Paramita. Kuswanto, M. R., & Purwadi, H. (2017). Urgensi Penyimpanan Protokol Notaris  dalam Bentuk Elektronik dan Kepastian Hukumnya di Indonesia. Jurnal Repertorium, 4(2), 62–69. Makarim,  E.  (2020).  Notaris  dan  transaksi  elektronik:  kajian  hukum  tentang  cybernotary  atau electronic notary.
Mallolongan, L. N., & Noor, H. J. (2023). Peluang Penerapan Penyimpanan Minuta Akta secara Elektronik menuju Era E-Notary berdasarkan Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris. Notary Law Journal, 2(1), 54–81.
Marbun, A. P. (2023). Tanggung Jawab Yuridis Notaris Dalam Penyimpanan Minuta Akta. Media Bina Ilmiah, 18(2), 345–356.
Mulia, J., Rahmi, E., & Nuriyatman, E. (2022). Protokol Notaris Sebagai Arsip Vital Negara Dalam Perspektif Perundang-Undangan Di Indonesia. Mendapo: Journal of Administrative Law, 3(3), 223–241.
Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia. (2008). Jati Diri Notaris Indonesia Dulu, Sekarang Dan Dimasa Yang Akan Datang (Anke Dwi Saputra, Ed.). Gramedia.
Sjaifurrachman, H. A. (2011). Aspek Pertanggungjawaban notaris dalam pembuatan akta. Mandar Maju, Bandung, 252–253.
Wartini,  S.  (2007).  Implementasi  Prinsip  Kehati-hatian  Dalam  Sanitary  And  Phythosanitary Agreemant, Studi Kasus: Keputusan Appellate Body WTO  Dalam Kasus Hormone Beef Antara Uni Eropa Dengan Amerika Serikat. Jurnal Hukum Ius Quia Iustum, 14(2).