## ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA
Septiya Atik Cahyani 1 *, Andri Permana Wicaksono 2 , Novita Nuraini 3 , Rosita Prananingtias 4 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember 1.2.3
Rumah Sakit Pendidikan Universitas Airlangga 4
* e-mail: septiyacahyani@yahoo.com

## Abstrak
Pengendalian berkas rekam medis adalah suatu pengawasan atau pengontrolan peminjaman berkas rekam medis dari rak penyimpanan maupun  pengembalian berkas rekam medis ke rak penyimpanan. Berdasarkan hasil  observasi  di Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  pada  bulan  Oktober  2019 terdapat  3  dari  5  berkas yang  dipinjam  dan  dikembalikan  melebihi  batas waktu  peminjaman.  Pada  bulan  Desember  2019 sampai bulan Februari 2020 terdapat 11 dari 16 berkas rekam medis yang dipinjam oleh unit lain, namun pada buku ekspedisi  tidak  terdapat  keterangan  terkait  tanggal  pengembalian  berkas.  Keterlambatan  pengembalian berkas rekam medis mengakibatkan terjadinya salah letak (missfile), pada tanggal 9 Maret 2020 sampai 13 Maret 2020 terdapat 237 dari 3053 berkas rekam medis yang mengalami salah letak (missfile). Penelitian ini  bertujuan  untuk  mengalisis  sistem  pengendalian  berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Univeristas Airlangga  menggunakan  metode  5M  (man,  method,  machine,  material  dan  money).    Penelitian  ini merupakan jenis penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Subyek penelitian yaitu petugas rekam medis bagian filling. Hasil penelitian menunjukkan faktor  penyebab  masalah  pengendalian  berkas  rekam  medis  yaitu  beban  kerja  petugas  yang  tinggi, keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, kediplinan petugas dalam menggunakan buku ekspedisi, tidak adanya tracer sebagai pengganti berkas rekam medis dan jumlah rak penyimpanan yang tidak sesuai dengan  kebutuhan.  Upaya  perbaikan  masalah  tersebut  yaitu  menambah  petugas  pada  bagian  filling, melakukan  sosialisasi  serta  evaluasi  terhadap  petugas  dalam  menggunakan  buku  ekspedisi,  membuat aplikasi tracer elektronik dan menambah rak penyimpanan.

## Kata Kunci: pengendalian, rekam medis, missfile

## Abstract
Medical record controlling is the supervision of medical record borrowing and medical record returning to the storage rack. Based on observation at Airlangga University Hospital in October 2019 there were 3 out of 5 borrowed files were returned by exceeding the deadline. From December 2019 until February 2020 there were 11 of the 16 medical record files borrowed by other units, but the expedition book did not contain any information regarding the date of returning file. Delay in the medical record returning file results in misplaced or  miss file. From  March  9th,  2020  to  March  13th,  2020  there were  237  of  3053  medical  record  files  that were misplaced or miss file. This study aimed to analyze the medical record file control system at Airlangga University Hospital using the 5M method (man, method, machine, material, and money). This research was qualitative. Data collection techniques used were observation, interviews, and documentation. The subject of study was medical record officer. The results show that the factors causing problems in controlling medical record  files  are  high  workload  of  officers,  late  return  of  medical  record  files,  officer  discipline  in  using expedition  books,  absence  of  tracers  as  a  substitute  for  medical  record  files,  and  the  number  of  storage shelves  that  were  under  the  needs.  Suggestions  for  the  problems  are  to  add  more  officers  in  the  filling section,  conduct  socialization  and  evaluate  officers  in  using  expedition  books,  make  electronic  tracer applications, and adding storage shelves.
Keywords: controlling, medical record, miss file

## 1.  Pendahuluan
Pengendalian berkas rekam medis adalah suatu pengawasan atau pengontrolan berkas rekam  medis  baik  dalam  peminjaman  berkas  rekam  medis  dari  rak  penyimpanan  maupun pengembalian berkas rekam medis ke rak penyimpanan (Fitroh, 2017). Berkas rekam medis yang telah disimpan akan digunakan kembali untuk keperluan pelayanan atau  keperluan yang lainnya. Berkas  rekam  medis  dapat  dimanfaatkan  sebagai  pemeliharaan  dan  pengobatan  pasien,  alat bukti dalam proses penegakan hukum, keperluan pendidikan atau penelitian, dasar pembayaran pembiayaan  pelayanan  kesehatan  dan  data  statistik  kesehatan  (Kementerian  Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Petugas perlu melakukan kegiatan pengendalian agar berkas rekam medis yang keluar dari ruang penyimpanan dapat diketahui letak dan kegunaannya.
Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit Univesitas Airlangga Surabaya didapatkan hasil sistem  pengendalian  berkas  rekam  medis  masih  kurang  baik  seperti  terjadi  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yang ditunjukkan pada Tabel 1
Tabel 1: Data Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis
No Bulan Nomor RM Tanggal Pinjam Tanggal Kembali 1. September 2019 0000120372 05-09-2019 05-09-2019 0000126954 06-09-2019 06-09-2019 0000128160 27-09-2019 27-09-2019 0000126268 27-09-2019 27-09-2019 0000124137 27-09-2019 27-09-2019 0000064687 27-09-2019 27-09-2019 2. Oktober 2019 0000128514 09-10-2020 15-10-2019 0000121037 21-10-2019 21-10-2019 0000126277 21-10-2019 21-10-2019 0000129792 24-10-2019 06-02-2020 0000128564 24-10-2019 06-02-2020 3. Desember 2019 0000130800 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000050024 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000049374 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000117557 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000134588 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000117918 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000130242 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000097340 03-12-2019 Tidak ada keterangan 0000109228 03-12-2019 Tidak ada keterangan 4. Januari 2020 0000131862 27-01-2020 Tidak ada keterangan 0000136085 27-01-2020 27-01-2020 0000130015 27-01-2020 27-01-2020 0000013824 27-01-2020 27-01-2020 0000131840 27-01-2020 27-01-2020 0000046490 27-01-2020 27-01-2020 5. Februari 2020 0000102741 03-02-2020 Tidak ada keterangan
Sumber : Buku Ekspedisi, 2020.
Berdasarkan  tabel  1  dapat  diketahui  terdapat  beberapa  berkas  rekam  medis  yang dikembalikan  tidak  sesuai  dengan  standar  operasional  dan  standar  yang  ada.  Berdasarkan standar operasional peminjaman berkas rekam medis waktu peminjaman berska rekam medis yaitu  1  x  24  jam.  Hal  ini  juga  sesuai  dengan  PORMIKI  (2010)  yang  menyatakan  rekam medis rawat  inap  segera  dikembalikan  ke  unit  kerja  rekam medis  paling  lambat  2  x  24  jam  terhitung sejak pasien dinyatakan keluar rumah sakit dan untuk rekam medis rawat jalan yaitu 1 x 24 jam. Pada bulan Oktober 2019 terdapat 3 dari 5 berkas rekam medis yang dipinjam dan dikembalikan ke  unit  rekam medis  lebih  dari  2  x 24  jam.  Pada  bulan  Desember 2019,  Januari  dan Februari 2020  terdapat  11  dari 16  berkas rekam  medis  yang  dipinjam  oleh  unit  lain,  namun  pada buku ekspedisi tidak terdapat keterangan terkait tanggal pengembalian berkas tersebut. Hal tersebut tidak  sesuai  dengan  Wardani  (2012)  yang  menyatakan  setiap  penyerahan  dan  pengembalian berkas rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi, yang berisikan nomor rekam medis, tanggal, penggunaan dan nama pasien. Kondisi seperti ini mengakibatkan petugas tidak dapat mengetahui berapa banyak berkas yang kembali. Menurut Ria dalam Fitroh (2017) keterlambatan pengembalian  dokumen  rekam  medis,  dapat  mengakibatkan  terjadinya  salah  letak  sehingga membuat  pelayanan  rekam  medis  menjadi  lambat  dan  akan  menurunkan  standar  mutu pelayanan  kesehatan masyarakat  pada unit pelayanan  kesehatan  tersebut.  Berdasarkan hasil observasi didapatkan data kejadian salah letak ( missfile ) dokumen rekam medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2:  Data Kejadian Missfile di Rumah Sakit Sakit Universitas Airlangga Tanggal Berkas yang Dicari Missfile Presentase Missfile 9 Maret 2020 706 56 7.93 % 10 Maret 2020 629 42 6,67 % 11 Maret 2020 626 64 10,2 % 12 Maret 2020 595 48 8,06 % 13 Maret 2020 497 27 5,43 %
Sumber : Bagian Filling, 2020.
Tabel  2  menunjukan  angka  kejadian missfile berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit Universitas  Airlangga.  Angka  kejadian missfile berkas  rekam medis    tertinggi  pada  tanggal  11 Maret 2020 dengan persentase sebesar 10,2 %. Kejadian missfile mengakibatkan petugas akan membuat berkas rekam medis baru yang menyebabkan pemborosan dalam penggunaan formulir dan map rekam medis, sehingga data medis pasien menjadi tidak berkesinambungan.
Alat yang dapat digunakan dalam proses pengendalian berkas rekam medis selain buku eskpedisi  yaitu  tracer.  Tracer  adalah  suatu  alat  penting  untuk  mengawasi  penggunaan  rekam medis, yang diletakkan sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak  penyimpanan.  Kartu  pinjam  atau  petunjuk  keluar  tetap  berada  di  rak  file  tersebut  sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula. Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit Univesitas Airlangga, peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis hanya dicatat pada buku ekspedisi. Tidak terdapat tracer sebagai out guide berkas rekam medis yang keluar  dari  rak  penyimpanan.  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  penelitian  Wardani  (2012)  yang menyatakan  setiap  dokumen  yang  keluar  dan  masuk  dari  unit  filing  harus  dicatat  di  buku ekspedisi dan harus menggunakan tracer .
Berdasarkan  penjelasan  diatas  penulis  tertarik  melakukan  penelitian  terkait  identifikasi sistem  pengendalian berkas rekam  medis di Rumah  Sakit  Univesitas  Airlangga  menggunakan unsur manajemen 5M yaitu man , machine , method , material dan money dengan judul “Analisis Sistem  Pengendalian  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Univesitas  Airlangga  Sura baya”. Tujuan  penelitian  ini  yaitu  mengalisis  pengendalian  berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit Universitas Airlangga Surabaya

## 2.  Metode Penelitian

## 2.1  Jenis/Desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah penelitia  kualitatif.  Penelitian kualitatif  pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  mengalisis  sistem  pengendalian  berkas  rekam medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga Surabaya menggunakan unsur manajemen 5 M yaitu man , machine , method , material dan money.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subyek pada penelitian ini yaitu semua petugas rekam medis bagian filling yang berjumlah 5 orang.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang digunakan pada  penelitian  yaitu  wawancara,  observasi dan  dokumentasi  dengan  instrumen  pengumpulan  data  berupa  lembar  observasi  dan wawancara.

## 2.4  Metode Analisis Data
Penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil wawancara,  observasi  dan  dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  selanjutnya melakukan upaya perbaikan berdasarkan masalah yang didapat.

## 3.  Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Mengidentifikasi Unsur Man
Man dalam  penelitian  ini  merujuk  pada  sumber  daya  manusia  yang  terdapat  pada  unit rekam  medis  khususnya  bagian filling yaitu  karakteristik  petugas  yang  berperan  dalam melakukan pengendalian meliputi pelatihan, pendidikan, pengalaman kerja dan jumlah petugas. Petugas pada bagian filling tidak pernah mengikuti pelatihan terkait rekam medis. Petugas hanya pernah mengikuti seminar rekam medis yang dilaksanakan oleh pihak rumah sakit. Menurut Fitri
(2018)  dengan  adanya  pelatihan  dan  diikuti  oleh  seluruh  petugas  rekam  medis  dapat meningkatkan  keterampilan,  pengalaman  mutu  dan  pengetahuan.  Kementerian  Kesehatan Republik  Indonesia  (2007)  mengatakan  bahwa  peningkatan  pengetahuan  dan  kemampuan professional,  baik  anggota  maupun  organisasi  dituntut  untuk  meningkatkan  pengetahuan, kemampuan profesi melalui penerapan ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan perkembangan di bidang rekam medis dan informasi kesehatan.
Terdapat 2 dari 5 petugas bagian filling yang merupakan lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA).  Hal  ini  tidak  sejalan  dengan  Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia  (2007)  yang menyatakan  kualifikasi  petugas  rekam  medis  harus  memiliki  pendidikan  formal  minimal  D-III rekam  medis.  Menurut  Afif  dalam  Eka  (2019)  semakin  tinggi  tingkat  pendidikan  akhir  petugas maka semakin mudah dalam menerima informasi dan semakin meningkat kinerjanya termasuk dalam melaksanakan pemeliharaan dokumen rekam medis.
Jumlah  petugas  rekam  medis  bagian filling yaitu  sebanyak  5  orang.  5  petugas  dibagi menjadi 2 shift yang terdiri dari shift pagi dan shift siang. Shift pagi terdiri dari 4 petugas dan 1 petugas berada di shift siang. Berdasarkan perhitungan beban kerja jumlah petugas masih belum sesuai  dengan  beban  kerja  yang  ada  sehingga  menyebabkan  tingginya  beban  kerja.  Santosa dalam  Fitri  (2018)  menjelaskan  beban  kerja  yang  berlebihan  dipercaya  sebagai  salah  satu sumber  yang  paling  besar  penyebab  stress  kerja.  Petugas  yang  mendapatkan shift siang mendapatkan jobdec yang  lebih  banyak  dibandingkan shift pagi.  Petugas  pada shift siang mencari dan mengembalikan berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan dilakukan sendiri, sedangkan  untuk shift pagi  bertugas  mencari  berkas  rekam  medis.  Hal  ini  sejalan  dengan Manuaba  dalam  Fitri  (2018)  yang  menyatakan  bahwa  dampak  beban  kerja  yang  tinggi  akan menimbulkan  kelelahan  fisik  atau  mental  atau  keduanya  dan  tampil  dalam  bentuk  reaksi emosional.

## 3.2  Mengidentifikasi Unsur Method
Method yang  dimaksud  dalam  identifikasi  penelitian  merujuk  pada  pelaksanaan  dan Standart  Operational  Procedure (SOP)  tentang  sistem  penyimpanan,  sistem  peminjaman,  dan sistem  pengembalian  unit  rekam  medis  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga.  Rumah  Sakit Universitas Airlangga telah memiliki SOP terkait sistem penyimpanan, sistem peminjaman dan sistem pengembalian berkas rekam medis, akan tetapi pelaksanaan penyimpanan, peminjaman dan  pengembalian  berkas  rekam  medis  masih  belum  sesuai  dengan  SOP  seperti  petugas terkadang lupa untuk mencatat peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis pada buku ekspedisi. Menurut Wardani ( 2012) setiap dokumen yang keluar dan masuk dari unit filing harus dicatat di buku ekspedisi dan harus menggunakan tracer.

## 3.3  Mengidentifikasi Unsur Machine
Faktor machine yaitu sarana dan prasarana yang mendukung sistem pengendalian berkas rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  seperti tracer dan  buku  ekspedisi.  Tidak terdapat tracer pada ruang filling Rumah Sakit Universitas Airlangga sebagai pengganti berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Hal ini tidak sesuai dengan Wardani (2012) yang menyatakan  petunjuk  keluar  ( tracer )  digunakan  sebagai  pengganti  berkas  rekam  medis  yang keluar dari rak penyimpanan.
Buku  ekspedisi  merupakan  suatu  alat  penunjang  untuk  membantu  dalam  mengontrol rekam  medis  yang  sedang  dipinjam  dan  yang  sudah  kembali.  Terdapat  buku  ekspedisi  pada ruang filling Rumah Sakit Universitas Airlangga namun penggunaan buku ekspedisi masih kurang optimal,  karena  tidak  semua  transaksi  peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis dicatat pada buku ekspedisi. Menurut Wardani (2012) setiap penyerahan dokumen rekam medis harus dicatat dalam buku ekspedisi yang bertujuan agar keamanannya terjamin.

## 3.4  Mengidentifikasi Unsur Material
Material yang dimaksud dalam identifikasi penelitian merujuk pada bahan yang digunakan untuk  rak filing berkas  rekam  medis.  Pengolahan  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Universitas Airlangga salah satunya adalah peletakan berkas rekam medis. Peletakan berkas rekam medis di  rak filing berdesakan  akibat  volume  berkas  yang  bertambah  sehingga  membuat  berkas terdorong terlalu kedalam. Hal ini sangat berpengaruh terhadap keamanan berkas rekam medis seperti adanya kehilangan ( missfile ) berkas rekam medis sehingga informasi pada berkas rekam medis tidak berkesinambungan. Informasi yang berkesinambungan dapat memudahkan petugas
dalam memberikan layanan kesehatan kepada pasien serta dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam perawatan lanjutan kepada pasien (Hikmah, Wijayanti, & Laksono, 2017). Kondisi rak filing yang sudah sesak juga berakibat kerusakan bagi berkas rekam medis. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu pemeliharaan ruangan, perhatian faktor terhadap keselamatan  bagi  suatu  kamar  penyimpanan  berkas  sangat  membantu  memelihara  dan mendorong kegairahan kerja dan produktifitas para pekerja (Fitroh, 2017).

## 3.5  Mengidentifikasi Unsur Money
Penyediaan anggaran untuk pengendalian berkas rekam medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga  tersedia.  Alur  permintaan  sarana  dan  prasarana  terkiat  sistem  pengndalian  yaitu petugas  mengisi  pada  form  permintaan  terakit  barang  yang  diinginkan.  Form  tersebut  harus mendapatkan  tanda  tangan  dan  stempel  dari  atasan  yang  menyatakan  atasan  menyetujuinya dan  terakhir  petugas mengambil barang  yang  telah  disetujui  di bagian  pengadaan.  Salah  satu kompetensi pendukung yang dimiliki profesional perekam medis D-III adalah menyusun anggaran (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2007). Kenyataannya di Rumah Sakit Universitas Airlangga penyusunan anggaran tidak dilakukan oleh petugas perekam medis melainkan bagian pengadaan.
3.6  Upaya Perbaikan Terhadap Masalah Dalam Sistem Pengendalian Berkas Rekam Medis Berdasarkan  identifikasi  yang  dilakukan  permasalahan  yang  terdapata  dalam  sistem pengendalian berkas rekam medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga yaitu :
Tabel 3: Identifikasi Masalah No Variabel Permasalahan 1. Man Beban kerja petugas filling yang tinggi 2. Method Pengembalian berkas rekam medis yang terlambat Petugas  lupa  mencatat  transaksi  peminjaman  dan pengembalian di buku ekspedisi 3. Machine Tidak  terdapat tracer sebagai  pengganti  berkas  rekam medis di rak penyimpanan Penggunaan buku ekspedisi yang kurang optimal 4. Material Jumlah  rak  penyimpanan  yang  kurang  sehingga  berkas rekam medis berdesakan di rak

## 3.6.1  Upaya Perbaikan Terhadap Beban Kerja Petugas Yang Tinggi
Menurut Alfianto & Zakiyah (2015) dalam menentukan kebutuhan sumber daya manusia di unit filling dengan menggunakan metode WISN terdapat beberapa langkah yaitu :
a.  Menetapkan Waktu Kerja Tersedia di Instalasi Rekam Medis
Hari Kerja : 5 hari x 52 minggu (1 tahun) = 260 hari (A)
Cuti Tahunan : 5 hari (B)
Pelatihan atau pendidikan : 2 hari (C) Hari Libur : 15 + 4 hari cuti bersama (D) Sakit dan ijin/th : Tidak ada karena jika sakit atau ijin maka harus mengganti kerja dihari lain (E) Waktu kerja/hr : 8 Jam (F) : 25% x 8 jam = 2 : 8 – 2 = 6 jam Hari kerja tersedia : (A - (B+C+D+E)) (260 – (5+2+19+0)) = 234 hari Waktu kerja tersedia : Hari kerja tersedia x F : (A-(B+C+D+E)xF) 234 x 6 = 1.404 jam/tahun = 84.240 menit/tahun
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber Daya Manusia di Filling
1) Shift Pagi Tabel 4: Standar Beban Kerja Petugas Filling Shift Pagi No Kegiataan Pokok Rata-rata waktu (menit) Standar Beban Kerja 1. Menerima permintaan rekam medis lama 0,5 menit 84.240 = 23.079 3,65    = 23.080 2. Mengeluarkan rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta 2,15  menit 3. Mencatat nomor rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi 0,5 menit 4. Mengelompokkan rekam medis kembali dari pelayanan sesuai ketentuan nomor penyimpanan 0,5 menit Jumlah 3,65 menit Tabel 5: Standar Kelonggaran Petugas Filling Shift Pagi No Kegiatan Frekuensi Waktu Kelonggaran Waktu Kerja Tersedia % SK (menit) (menit/tahun) 1. Ishoma 260 60 15.600 84.240 0,185 2. Rapat 12 60 720 0,0085 Jumlah 0,1935 Kebutuhan tenaga kerja = kuantitas kegiatan pokok + standar kelonggaran standar beban kerja = 84.240 + 0,19
23.080 = 3,64 + 0,9
= 4,24
= 5 orang
2) Shift Siang Tabel 6: Standar Beban Kerja Petugas Filling Shift Siang No Kegiataan Pokok Rata- rata waktu (menit) Standar Beban Kerja 1. Mengeluarkan rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta 2,15 menit 84.240 = 16.517,6 5.1   = 16.518 2. Mencatat nomor rekam medis yang akan dipinjam dalam buku ekspedisi 0,5 menit 3. Mengelompokkan rekam medis kembali dari pelayanan sesuai ketentuan nomor penyimpanan 0,45 menit 4. Mengembalikan rekam medis sesuai nomor rak penyimpanan 2 menit Jumlah 5,1 menit Tabel 7: Standar Kelonggaran Petugas F illing Shift Shift Siang No Kegiatan Frekuensi Waktu Kelonggaran Waktu Kerja Tersedia % SK (menit) (menit/tahun) 1. Ishoma 260 60 15.600 84.240 0,185 2. Rapat 12 60 720 0,0085 Jumlah 0,1935 Kebutuhan tenaga kerja = kuantitas kegiatan pokok + standar kelonggaran standar beban kerja = 84.240+ 0,19
16.518 = 5,09 + 0,9 = 5,99 = 6 orang
Berdasarkan perhitungan WISN perkiraan kebutuhan jumlah petugas rekam medis bagian filling untuk shift pagi yaitu 5 orang sedangkan untuk shift siang yaitu 6 orang.
Tabel 8: Kebutuhan Petugas Filling SDM Yang Ada Kebutuhan SDM Kekurangan SDM Shift Pagi 4 orang 5 orang 1 orang Shift Siang 1 orang 6 orang 5 orang

## 3.6.2  Upaya Perbaikan Terhadap Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis
Permasalahan terkait keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dapat diperbaiki dengan  cara  yaitu  melakukan  sosialisasi  terkait  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis. Sosialisasi adalah salah satu proses atau cara  memperkenalkan sistem kepada seseorang atau masyarakat  (Dwi,  2018).  Sosialiasi  yang  dilakukan  bertujuan  untuk  menjelaskan  terkait pengembalian berkas rekam medis.Sasaran dari kegiatan sosialisasi yaitu perwakilan setiap unit yang  berhubungan  dengan  rekam  medis.  Hal  yang  dibahas  dalam  sosialisasi  tersebut  yaitu mencakup tata cara peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis, waktu pengembalian berkas  rekam  medis,  hal  yang  diperbolehkan  dan  tidak  diperbolehkan  oleh  peminjam  saaat meminjam  berkas  rekam  sesuai  dengan  SOP  peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam medis. Bentuk sosialisasi yaitu dapat berupa rapat yang dilakukan setiap 1 bulan sekali.

## 3.6.3  Upaya Perbaikan Terhadap Kedisiplinan Petugas Mengisi Buku Ekspedisi
Upaya  perbaikan  terhadap  kedisiplinan  petugas  dalam  mengisi  buku  ekspedisi  yaitu melakukan  sosialisasi  dan  evaluasi.  Sosialisasi  adalah  salah  satu  proses  atau  cara memperkenalkan  sistem  kepada  seseorang  atau  masyarakat  (Dwi,  2018).  Sosialasi  yang dilakukan  bertujuan  untuk  menjelaskan  pentingnya  buku  ekspedisi.  Langkah  selanjutnya  yaitu melakukan  evaluasi  untuk  menilai  keberhasilan  dari  sosialasi  yang  telah  dilakukan.  Evaluasi adalah  proses  penilaian  terhadap  pelaksanaan  kegiatan  atau  pencapaian  hasil  kerja  terhadap tujuan  yang  telah  ditetapkan  (Radina  Dining  &  Nyoman  Damayanti,  2013).  Tujuan  dilakukan evaluasi yaitu untuk mengetahui keberhasilan dari kegiatan sosialasi yang telah dilakukan. Selain melakukan  sosialisasi  hal  lain  yang  dapat  dilakukan  yaitu  menempelkan  aturan  atau  prosedur peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis  di  ruang  filling  sehingga  petugas mengetahui alur peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.

## 3.6.4  Upaya Perbaikan Terhadap Tidak Adanya Tracer Sebagai Pengganti Berkas Rekam Medis
Upaya perbaikan terhadap tidak adanya tracer sebagai pengganti berkas rekam medis di rak  penyimpanan  yaitu  membuat tracer elektronik  untuk  membantu  petugas  mencari  dan mencatat  transaksi  peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis.  Keuntungan  yang diperoleh  dengan  membuat tracer elektronik  daripada tracer manual  yaitu  dapat  terintegrasi dengan  sistem  informasi rumah  sakit  sehingga  data  yang  diperoleh dapat berkesinambungan. Berikut adalah flowchart tracer elektronik yang akan dibangun:

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan

## Flowchart Peminjaman Berkas Rekam Medis Komputerisasi
Petugas Filling
Kepala Rekam Medis
Peminjam Mulai Identitas Peminjam Input No. RM Proses Mencari Berkas RM Berkas RM Tersedia ? Database Rekam Medis Input Identitas Peminjam Ambil Berkas RM Berkas RM Berkas RM Selesai Ya Database Peminjaman Konfirmasi Kepada Pihak Peminjam Tidak Identitas Peminjam Membuat Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman
Gambar 1. Flowchart Peminjaman Berkas Rekam Medis Secara Komputerisasi
Alur  peminjaman  berkas  rekam  medis  dimulai  dari  pihak  peminjam  memberikan  data berkas rekam medis kepada petugas filling. Petugas filling menginput data berkas rekam medis kedalam sistem untuk melakukan pencarian terkait data berkas berkas rekam medis yang dicari. Setelah berkas rekam medis ditemukan petugas filling akan menginput identitas peminjam berkas rekam  medis  setelah  itu  hasilnya  akan  di  simpan  pada  database  peminjaman.  Data  yang disimpan  dalam  database  peminjaman  nantinya  dapat  dicetak  sebagai  laporan  peminjaman berkas rekam medis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun.

## Flowchart Pengembalian Berkas Rekam Medis Komputerisasi
Petugas Filling Kepala Rekam Medis Perawat Bangsal Peminjam Mulai Bekas RM Bekas RM Input No. RM Proses Mencari Data Peminjam Database Peminjaman Hasil Peminjaman Proses Pengembalian Database Pengembalian Membuat Laporan Pengembalian Membuat Laporan Keterlambatan Input Data Pasien KRS Proses Simpan Database Bangsal Update Tgl Berkas Kembali Laporan Keterlambatan Laporan Pengembalian Laporan Keterlambatan Laporan Pengembalian
Gambar 2. Flowchart Pengembalian Berkas Rekam Medis Secara Komputerisasi
Alur pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dimulai dari petugas filling menginput data rekam medis dengan tujuan mencari data peminjaman berkas rekam medis. Sistem akan menampilkan data peminjaman berkas rekam medis apabila berkas rekam medis dikembalikan terlambat  maka  sistem  akan  menyimpan  data  tersebut  pada  database  keterlambatan.  Namun apabila  berkas  rekam  medis  dikembalikan  tepat  waktu  maka  sistem  akan  menyimpan  data tersebut  pada  database  pengembalian.  Berkas  rekam  medis  rawat  inap,  perawat  bangsal menginput data pasien KRS pada sistem yang nantinya digunakan untuk menentukan tanggal pengembalian berkas rekam medis. Data yang disimpan dalam database pegembalian nantinya dapat dicetak sebagai laporan peminjaman berkas rekam medis per hari, per minggu, per bulan atau  per  tahun.  Sedangkan,  data  yang  disimpan  dalam  database  keterlambatan  juga  dapat dijadikan  sebagai  laporan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  per  hari,  per minggu, per bulan atau per tahun. a.  Perancangan DFD ( Data Flow Diagram ) Level 0
Gambar 3. Data Flow Diagram Level 0 Data_Berkas_RM Data_Pasien_Pulang Data_Pasien_Pulang Laporan_Pengembalian Laporan_Peminjaman Laporan_Keterlambatan Data_User Data_Pengembalian Data_Peminjaman 1 Sistem Pengendalian Berkas Rekam Medis Kepala_Rekam_Medis Petugas_Filling Perawat_Bangsal
b.  Perancangan DFD ( Data Flow Diagram ) Level 1
Gambar 4. Data Flow Diagram Level 1
c.  Perancangan Interface Tracer Elektronik
1)  Form Login
Gambar 5. Form Login Pada Sistem Tracer Elektronik
2) Form Transaksi Peminjaman Berkas Rekam Medis
Gambar 6. Form Transaksi Peminjaman Berkas Rekam Medis Pada Sistem Tracer Elektronik
1.1 Mengelola_Data_ Petugas_Filling 1.2 Mengelola_Data_Admin 1.3 Login 1.4 Kelola_data_RM 1.5 T ransaksi 1.6 Input_data_pasien_ KRS 1.7 Laporan Petugas_Filling Perawat_Bangsal Kepala_Rekam_ Medis Data_Pengembalian Data_Peminjaman Data_Pengembalian Data_Keterlambatan Data_Pasien_KRS 1 Database_Pegawai 2 Database_Admin 3 Database_Berkas_RM 4 Database_Peminjaman 5 Data_Pengembalian 6 Database_Bangsal Hak_Akses_Admin Data_Admin Data_User Hak_Akses_User Data_Rekam_Medis Data_Rekam_Medis_ Pasien Data_Pasien_KRS Data_Pasien_KRS Data_Peminjaman Data_Keterlambatan ID_Admin Data_Kepala_Rekam_Medis Data_Petugas_Filling ID_User ID_Login_User ID_dan_password_user ID_dan_password_admin Identitas_pasien Akses_user_dan_admin Data_Peminjaman Data_Pengembalian Data_Pasien_KRS Laporan_Peminjaman Laporan_Pengembalian Laporan_Keterlambatan T racer

## 3) Form Transaksi Pengembalian Berkas Rekam Medis
Gambar 7. Form Transaksi Pengembalian Berkas Rekam Medis Pada Sistem Tracer Elektronik
4) Form Bangsal
Gambar 8. Form Bangsal Pada Sistem Tracer Elektronik
5) Form Laporan Peminjaman, Pengembalian dan Keterlambatan Berkas Rekam Medis
Gambar 9. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Pada Sistem Tracer Elektronik
Gambar 10. Form Laporan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pada Sistem Tracer Elektronik
Gambar 11. Form Laporan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pada Sistem Tracer Elektronik

## 3.6.5  Upaya Perbaikan Terhadap Kurangnya Jumlah Rak Penyimpanan
Upaya perbaikan terhadap kurangnya jumlah rak penyimpanan yaitu dengan menambah jumlah  rak  penyimpanan.  Pada  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  terdapat  2  jenis  rak penyimpanan yaitu rak besi terbuka dan roll o pack . Berdasarkan hasil perhitungan dibutuhkan penambahan 10 sub rak untuk rak besi terbuka dan 5 sub rak untuk roll o pack .

## 4.  Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
a.  Petugas pada bagian filling sebagian merupakan lulusan SMA dan sebagian belum pernah mengikuti pelatihan maupun seminar rekam medis
b.  Petugas  pada  bagian  filling  memiliki  beban  kerja  yang  tinggi  terutama  petugas  yang mendapatkan shitf siang dib¬andingkan shift pagi karena hanya bekerja sendiri.
c.  Sistem peminjaman dan pengendalian berkas rekam medis tidak sesuai dengan SOP yang sudah ada.
d.  Tidak  terdapat  tracer  sebagai  pengganti  berkas  rekam  medis  yang  keluar  dari  rak penyimpanan.
e.  Jumlah rak penyimpanan yang masih kurang sehingga mempersulit petugas saat mencari dan mengembalikan berkas rekam medis kedalam rak penyimpanan.
f.  Peneliti memberikan rekomendasi untuk upaya perbaikan terhadap masalah yang terjadi pada sistem pengendalian berkas rekam medis yaitu menambah petugas rekam medis bagian filling terutama  yang  merupakan  lulusan  rekam  medik,  melakukan  sosilasi  terhadap  SOP peminjaman dan pengembalian serta evaluasi minimal 1 kali dalam sebulan, menbuat tracer elektronik untuk mempermudah petugas mengendalikan berkas rekam medis dan menambah rak penyimpanan.

## 4.2  Saran
a.  Penambahan petugas di bagian filing dengan lulusan perekam medis.
b.  Mengadakan  sosialisasi  tentang  SOP  peminjaman  dan  pengendalian  berkas  rekam  medis beserta evaluasinya secara rutin (minimal 1 bulan sekali).
c.  Membuat  tracer  elektronik  untuk  mempermudah  petugas  mengendalikan  berkas  rekam medis.
d.  Menambah  jumlah  rak  penyimpanan  untuk  mempermudah  petugas  saat  mengembalikan berkas kedalam rak.

## Daftar Pustaka
Alfianto, L., & Zakiyah, E. 2015. Analisa perkiraan jumlah SDM rekam medik di unit filing dengan metode WISN (Woarl Load Indicator Staff Need) di RSUD Kabupaten Wonogiri Tahun 2014.
Indonesian Journal On Medical Science , 2 , 69 –72. Retrieved from
http://ejournal.ijmsbm.org/index.php/ijms/article/download/42/42
Dwi, S. R. 2018. Pengaruh Sosialisasi, Persepsi Dan Citra Lembaga Terhadap Motivasi Nasabah Untuk  Menabung  Di  BMT  Pahlawan  Tulungagung .  Institut  Agama  Islam  Negeri Tulungagung.
Eka, E. 2019. Analisis Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Elizabeth Situbondo (Politeknik Negeri Jember). https://doi.org/10.5281/zenodo.1477753
Fitri, R. R. 2018. Analisis Faktor Penyebab Kejadian Missfile di Puskesmas Kencong Kabupaten Jember Tahun 2017 (Politeknik Negeri Jember). https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004
Fitroh, K. A. 2017. Analisis Pengendalian Berkas Rekam Medis di Puskesmas Pasirian Lumajang . Politeknik Negeri Jember.
Hikmah, F., Wijayanti, R. A. W., & Laksono, M. J. C. 2017. Desain Formulir Asesmen Nyeri Dalam Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Daerah  Balung  Jember  Tahun  2016. Jurnal Kesehatan , 5 (3), 138 –148. https://doi.org/10.25047/j-kes.v5i3.28
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor  377/MENKES/SK/III/2007  Tentang  Profesi  Perekam  Medis  Dan  informasi kesehatan.  ,  Pub.  L.  No.  377,  keputusan  menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 377/MENKES/SK/III/2007 7 (2007).
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 2008. PMK No. 269 Th 2008 ttg Rekam Medis.pdf . Retrieved from http://dinkes.surabaya.go.id/portal/files/permenkes/dok_dinkes_87.pdf.
PORMIKI. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan di Rumah Sakit Revisi I . , (2010).
Radina Dining, & Nyoman Damayanti. 2013. Evaluasi Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal Pada  Program  Penemuan  Penderita  Pneumonia  Balita. Jurnal  Administrasi  Kesehatan Indonesia , Volume  1 ,  301 –308.  Retrieved  from  http://journal.unair.ac.id/download- fullpapers-jaki4c0c25b649full.pdf
Wardani, D. A. 2012. Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis Di Unit  Filing  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Pandan  Arang  Boyolali  Tahun  2012 . VI ,  59 –71. Retrieved from https://www.ejurnal.stikesmhk.ac.id/index.php/rm/article/viewFile/269/243