## PENERAPAN METODE TOGAF DAN ZACHMAN UNTUK REKAYASA PERANGKAT ARSITEKTUR PENGADAAN ELEKTRONIK
Ilham M.Said
Fakultas Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Gresik ilham@umg.ac.id

## ABSTRAK
Pilihan  teknologi  tradisional  dalam  otomasi  proses  pengadaan  tidak  langsung  selama  ini  jatuh  pada skenario beli atau  membuat sendiri. Perkembangan teknologi e-business kini  melebarkan pilihan pada outsourcing (sebelumnya  hanya  membeli),  yang  turut  menggeser  peran  aktifitas  pengadaan  kearah  strategis.  Berbagai  pilihan tersebut  dan  juga  kompleksitas  yang  terkait  dengan  pengadaan  membutuhkan  suatu  kerangka  arsitektur  agar organisasi terhindar dari ketidakselarasan antara infrastruktur IT dengan kebutuhan bisnis pengadaan.
Makalah  ini  mencoba  mengangkat  pemodelan  arsitektur  informasi  sebagai  sarana    integrasi  aplikasi  e- Procurement  pada  proses  bisnis  pengadaan  barang  dan  jasa.  Kerangka  arsitektur  informasi  TOGAF  dan  Zachman akan  digunakan  sebagai  acuan  sebagai  pertimbangan  calon  pembeli  ketika  mentransformasikan  proses pengadaannya.  Fokus  arsitektur  ditekankan  pada  fungsionalitas  dan  kemampuan  sistem,  faktor-faktor  penentunya dalam  pengadaan  dan  pemetaan  antara  kedua  kerangka  arsitektur  informasi  tersebut.  Sebagai  hasilnya,  suatu kerangka terintegrasi yang dapat membantu penerapan aplikasi e-Procurement akan dibahas.
Kata kunci : E-Procurement, proses bisnis, Zachman and TOGAF Enterprise Architecture, catalog

## 1. Pendahuluan
Sebelumnya,  bagian  pengadaan  hanyalah  dianggap  sebagai  suatu  fungsi  yang  berdiri  sendiri  dan aktifitasnya  terbatas  hanya  pada  penerimaan  permintaan  pembelian  dari  pengguna  internal  dan  meneruskannya menjadi  sebuah pembelian  barang  yang diminta dengan pihak pemasok, baik  yang terdaftar maupun  yang ad-hoc. Tidak jarang aktifitas pengadaan melibatkan pekerjaan klerikal yang berfokus pada pemrosesan transaksi.
Datangnya  teknologi  berbasis  web,  pemrograman  yang  berorientasi  obyek,  pengembangan  protokol berbasis  XML,  dan  disandingkan  dengan  model  bisnis  area  pemasaran  yang  inovatif,  memulai  era  baru  yang membawa  dampak  mendalam  pada  proses  bisnis  pengadaan  dan  sistemnya,  terutama  pada  pengadaan  barang- barang  tidak  langsung  (selanjutnya  disebut  pengadaan  tidak  langsung  – indirect  procurement) [2]  Bahkan, transformasi ini tidak terbatas pada pembelian saja, tapi juga mempengaruhi dan dipengaruhi oleh model e-business dan proses  lainnya. Yang awalnya  merupakan suatu sistem pengadaan terfokus  yang sempit, telah bertransformasi menjadi jejaring teknologi, pasar, dan strategi bisnis yang berdampak melampaui fungsi pembelian.
Davila, Gupta, dan Palmer [2]  menyatakan  bahwa perusahaan  menggunakan strategi  yang  berbeda dalam mengadopsi/mengintegrasikan teknologi e-procurement  berdasarkan  manfaat dan risiko  yang  berhubungan dengan posisi  bersaing  dan  lingkungan.  Strategi  tersebut berkisar  pada  adopsi  yang  agresif  dan  adopsi  konservatif.  Fokus makalah ini adalah mengupas sisi adopsi konserfatif.  Adanya risiko dan manfaat tersebut mengharuskannya adanya upaya  integrasi  dan  pemahaman  yang  baik  dalam  mengimplementasikan  infrastruktur  teknologi  dan  aplikasi pengadaan  elektronik  (selanjutnya  disebut e-procurement) ke  dalam  aspek-aspek  dalam  proses  bisnis  pengadaan. Pilihan  teknologi  tradisional  dalam  otomasi  proses  bisnsi  selama  ini  jatuh  pada  keputusan make  or  buy  decision. Kini outsourcing menambah pilihan dalam proses integrasi ini.
Berbagai  pilihan  tersebut  dan  juga  kompleksitas  yang  terkait  dengan  pengadaan  membutuhkan  suatu kerangka arsitektur agar organisasi terhindar dari  ketidakselarasan antara  infrastruktur IT dengan kebutuhan  bisnis pengadaan.    Makalah  ini  membahas  secara  teoritis  pendekatan  arstektural  informasi  yang  terbaik  dalam  integrasi aplikasi e-Procurement pada proses bisnis pengadaan barang dan jasa tidak langsung dengan menggunakan kerangka arsitektur  informasi  TOGAF  dan  Zachman  Faktor  seperti  struktur  pasar,  fungsionalitas  dan  kemampuan  sistem, faktor-faktor penentunya keberhasilan, proses bisnis pengadaan dan kedayagunaan pemetaan antara kedua kerangka arsitektur  informasi  tersebut  merupakan  indikator  dalam  merancang  arsitektur  informasi  untuk  integrasi  e- procurement. Sebagai hasilnya, suatu kerangka terintegrasi yang dapat membantu penerapan aplikasi e-Procurement akan dibahas.

## 2. Pengadaan
Pengadaan (Procurement) adalah  proses  antar-  organisasi  yang  dilakukan  oleh  dua  peran:  pembeli  dan penjual  dengan  tujuan  si  pembeli  membeli  barang  atau  jasa  dari  penjual.  Hal  ini  dikerjakan  dengan  adanya pertukaran  berbagai  dokument,  diikuti  dengan  pertukaran  barang  dan  uang.  Terdapat  perbedaan  yang  cukup  jelas antara  pengadaan  dengan  pembelian,  dimana  pembelian  hanyalah  semata-mata  aktifitas  pembayaran  barang  dan jasa.  Sementara  pengadaan,  selain  proses  pembelian,  berbicara  lebih  jauh  yang  dapat  dipandang  sebagai  sebuah siklus.  Siklus  tersebut  dapat  dipandang  sebagai  serangkaian  peristiwa  permintaan  barang,  persetujuan,  hingga  ke proses  pembayarannya.    Aktifitas  pengadaan  dapat  dibedakan  menjadi  dua  poin  utama  [1]  :  (1)  Pengadaan  Tidak Langsung dan (2) Pengadaan Langsung.
Indirect  procurement mencerminkan  proses  pengadaan  untuk  komoditi  yang  tidak  menghasilkan  barang jadi.  Pengadaan  ini  meliputi  dua  jenis  barang  yakni  barang-barang  keperluan  kantor  (sering  disebut Operating Resource  Management  –  ORM) dan  barang-barang  keperluan  pemeliharaan  (sering  disebut Maintenance,  Repair, and  Operation  –  MRO). Kedua  jenis  barang  ini  memiliki  nilai  beli  dari  yang  harga  per  unitnya  rendah  seperti perlengkapan  hingga  yang  harga  per  unitnya  cukup  tinggi  seperti  jasa  konsultasi  dan  peralatan  berat.    Jenis pengadaan  langsung  meliputi komoditi  yang  berkaitan  secara  langsung untuk  menghasilkan produk  jadi. Biasanya nilai  dari  bahan  baku  ini  sangat  besar  dan  memiliki  proporsi  yang  cukup  siginifikan  dalam  penghintungan  harga pokok  produk  per  unitnya.  Contoh  pengadaan  langsung  antara  lain  pengadaan  gas  alam  untuk  pabrikasi  pupuk, pengadaan besi untuk pengolahan baja, dan lainnya. Pengadaan MRO terdiri dari urutan peristiwa- peristiwa berikut.
1. Pencarian Katalog
2. Membandingkan Barang
3. Membuat permintaan
4. Menyetujui permintaan
5. Memesan Barang
6. Memenuhi Order
7. Membayar pemasok
Untuk  memahami  proses  bisnis  di  atas  sangat  kritikal  agar  menjamin  bahwa  usaha  penyelarasaan  bisnis dengan  sistem  informasi  tercipta  secara  menyeluruh  dalam  organisasi.  Oleh  karenanya,  direkomendasikan  untuk merancang  kerangka  arsitektur  informasi  yang  memungkinkan  perusahaan  untuk  mengelola  dan  memperoleh gambaran  menyeluruh  dari indirect  procurement dan  menilai  bagaimana  hal  ini  mempengaruhi  proses  bisnis lainnya.  Contoh  gambaran  rinci  dari  proses indirect  procurement adalah  pembelian  barang  tertentu  dari  satu pemasok atau membandingkan penawaran berbagai pemasok, mengelola katalog berbagai pemasok, dan menangani penerimaan barang [5].

## 3. e-Procuremement dan Faktor-faktor penentu
Migrasi  aplikasi  ke  platform  e-business  pada  aktifitas  procurement  diyakini  oleh  beberapa  peneliti memberikan  dampak  positif,  antara  lain  pengurangan  biaya,  menyederhanakan  proses  bisnis  pengadaan, menyederhanakan  ukuran  pusat  pertanggungjawaban  pembelian,  meningkatkan  pelayanan  pelanggan,  mengurangi fungsi pekerjaan, meningkatkan partisipasi peserta bagian pengadaan, mengurangi error, dan menyajikan informasi yang lebih tepat [1,2,4,8]. e-Procurement memiliki beberapa jenis seperti Tabel 1 dibawah ini.
Tabel 1 Jenis e-Procurement

## Sumber: Mark Dale, 2006[1]
Perusahaan  perlu  menelaah  secara  mendalam  agar  manfaat  bisnis  yang  diargumentasikan  para  peneliti sebelumnya dapat tercapai. Oleh karenanya, dalam konteks pengadaan MRO, perusahaan penting untuk mengetahui faktor penentu keberhasilan proses integrasi ini. Vondrák [8] mengajukan tiga faktor yang penting untuk diperiksa sebagai dimensi penentu dalam menilai derajat solusi e-Procurement pada proses bisnis yang ada.

## 3.1 Aliran Kerja Otomatis
Derajat  solusi  dinilai  dari  kemampuan  aplikasi  untuk  menjalankan  proses  tanpa  campur  tangan  dokumen berbasis  manual.  Teknologi  yang  memungkinkan  aliran  kerja  otomatis  ini  disebut workflow  engine .  Tujuan  dari workflow engine adalah untuk mengotomasi proses penyerahan antar satu proses dengan proses lain. Tanpa aplikasi aliran kerja, tidak ada cara otomatis untuk mengkoordinasi dan mendorong aturan bisnis, yang berlaku untuk seluruh proses. Idealnya sebuah worfklow engine harus memiliki kemampuan berikut:
1. Menangani setidaknya langkah sampai ke penerbitan order MRO.
2. Menangani skenario rute menurut tipe barang MRO yang dibeli.
3. Menangani skenario rute yang berbeda menurut item permintaan user.
4. Memungkinkan  workflow  berbeda  dikonfigurasikan  oleh  pengguna  administrasi,  bukan  programmer. Dari kaca mata integrasi ke proses pengadaan MRO, otomasi aliran kerja dapat dicapai melalui tiga alternatif:
1. Membeli aplikasi e-procurement dengan workflow otomotis
2. Meng-outsource penyedia katalog yang memiliki fungsi workflow
3. Mengintegrasikan dengan workflow engine yang ada

## 3.2 Manajemen Katalog
Integrasi  e-Procurement  lebih  jauh  juga  mendayagunakan  pihak  internal  untuk  melakukan  aktifitas pencarian  barang,  pembandingan  berbagai  aspek  kualitas  barang  para  pemasok  melalui  katalog  online,  dan permintaan pembelian. Katalog online ekuivalen dengan katalog manual. Minimalnya, katalog tersebut mengandung deskripsi produk, harga dan waktu antar.
Kebanyakan  vendor  e-  Procurement  membutuhkan  adanya  database  lokal  yang  mengandung  konten  dari katalog online tersebut. Aktifitas tersebut membutuhkan adanya replikasi dan rasionalisasi data. Namun kebanyakan projek  intergrasi  e-Procurement  menghadapi  masalah  untuk  database  yang  direplikasi  dan  dirasionalisasi  tadi. Rekomendasi untuk kesulitan ini adalah dengan meng-outsource katalog oleh lembaga intermediasi yang memiliki transaksi dengan berbagai supplier relevan yang juga mengagregasikan berbagai katalog menjadi satu.

## 3.3 Integrasi Supplier
Integrasi  supplier  mencerminkan  perubahan  unik  karena  teknologi  yang  terkait  dengan  internet.  Isu integrasi  pemasok  berkisar pada dua titik  sentuh  pemasok. Dua titik tersebut adalah proses penerbitan/penyerahan order dan katalog online.  Penerbitan order adalah titik dimana  batas sistem pengadaan  internal telah tercapai dan
membutuhkan adanya aktifitas pengadaan eksternal, yakni dilakukan pemasok. Tepatnya, proses pengorderan pada sisi  pembeli  harus  dilanjutkan  dengan  proses  pemenuhan  pesanan  ( fulfilment )  oleh  sisi  pemasok/penjual.  Dua teknologi  utama  dapat  dipertimbangkan, Electronic  Data  Interchange  (EDI) dan eXtensible  Markup  Language (XML) .
Baik  EDI  maupun  XML  memiliki  dimensi  tersendiri,  walaupun  XML  disinyalir  mendapat  tempat  yang lebih  luas  dalam  aktifitas  e-Business  yang  akan  datang.  Katalog  online  membutuhkan  format  standar  yang  dapat mengakomodasi  semua  tipe  data  untuk  selanjutnya  diagregasikan  ke  database  baik  oleh  pihak  intermediasi  atau database  lokal  klien  penyelenggara  e-  Procurement. The  open  Buying  on  the  internet  (OBI) adalah  standar  yang mengharuskan  para  pemasok  untuk  mengelola  katalog  mereka  dan  membagi  akses  informasi  tersebut  baik  untuk kepentingan in-house atau outsourced catalogue.
Ketiga  aspek  dalam  e-Procurement  tersebut  mengharuskan  perusahaan  untuk  memetakan  segala perencanaan dan kebutuhan bisnis ke dalam suatu arsitektur yang memungkinkan reusability komponen dikemudian hari untuk kepentingan pengembangan lanjut. Untuk itulah diperlukan arsitektur informasi dalam enterprise.

## 4. Arsitektur informasi
Seperti yang diungkapkan pada bab pendahuluan,  migrasi ke basis elektronik membutuhkan perencanaan yang  mengharuskan  adanya  pemetaan  risiko  dan  kebutuhan  tepat  untuk  merealisasikan strategic  alignment antara bisnis dengan IT. Dalam suatu survey oleh Institute for Enterprise Architecture Development pada 2005, diperoleh hasil  bahwa  mayoritas perusahaan  yang  menerapkan arsitektur enterprise (khususnya arsitektur informasi) berhasil menyelaraskan  struktur  IT  dengan  tujuan  bisnis.  Diantara  sasaran  yang  ada  adalah  penggunaan  kembali  ( reuse) infrastruktur  IT  yang  ada  dan  penyebaran  metode  normal  untuk  manajemen  proyek  dan  pengembangan  sistem  di seluruh perusahaan.
Arsitektur Informasi (AI) merupakan model konstruksi komprehensif atas data, proses bisnis, dan asset-aset teknologi informasi dalam perusahaan. AI menghadirkan pandangan berjangka panjang atas berbagai proses, sistem, dan teknologi yang berdasarkan suatu rancangan yang konsisten dan koheren sehingga proyek-proyek individu dapat menghasilkan sebuah kapabilitas daripada memenuhi kebutuhan secara instant. Suatu kerangka AI menghubungkan misi-misi organisasi, sasaran, dan tujuan proses bekerja serta infrastruktur yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Penulis  menggunakan  dua  kerangka  arsitektur  informasi  yang  banyak  dikenal  dalam  menerapkan  tata  kelola  e- Procurement.

## 4.1 TOGAF
TOGAF merupakan metode terinci dan serangkaian alat pendukung untuk mengembangkan suatu arsitektur informasi.  Kerangka  ini  mempertimbankan  aset  perusahaan  dan  berfokus  pada  berbagai  aplikasi  bisnis mission- critical dan  memungkinkan  perancangan  arsitektur  informasi  yang customized .  TOGAF  merupakan  serangkaian metode dan alat untuk membangun  variasi  arsitektur, termasuk arsitektur bisnis, data, aplikasi dan teknologi.  The Architecture  Development  Method  (ADM)  adalah  fitur  penting  yang  memungkinkan  perusahaan  mendefinisikan kebutuhan  bisnis  dan  membangun  arsitektur  spesifik  untuk  memenuhi  kebutuhan  itu.  ADM  terdiri  dari  fase  fase yang  dibutuhkan  dalam  membangun  arsitektur  sistem  informasi  perusaaan.  Tabel  2  menjelaskan  fase  yang  perlu dilalui dalam kerangka ADM TOGAF.

## 4.2 Zachman Framework (ZF)
ZF  berfokus  pada  usaha  menjamin  agar  seluruh  aspek  dalam  organisasi  terorganisasi  dengan  baik  dan menunjukkan  hubungan  yang  jelas.  Kerangka  ini  menyediakan  cetak  biru  bagi  arsitektur  informasi  dengan menyejikan  taksonomi  untuk  berbagai  pandangan,  model,  dan  bangunan  yang  diinginkan  perusahaan  dalam membangun sistem informasi mereka.  Pada intinya, kerangka ZF menunjukan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Sebuah sistem lengkap dapat dimodelkan dengan menjawab pertanyaan what, how, where, who, when and why pada bangunan sistem informasi.
2. Enam pandangan menangkap seluruh model kritikal untuk pembangunan sistem.
3. Kolom menunjukan abstraksi yang berbeda dan tanpa urutan.
4. Setiap sel mencerminkan perspektif unik.
Penulis  menggunakan  hasil  kerja  Hay  [3]  untuk  menampilan  berbagai  perspektif  dalam  ZF.  Gambar  1 menggambarkan berbagai pandangan tersebut dalma sel-sel yang saling berkaitan terkait pada sistem informasi.

## Gambar 1 Berbagai pandangan pada Zachman Framework Menurut Hay (Disunting)
5. Pemetaan TOGAF dan Zachman pada e- Procurement
ZF  dipengaruhi  oleh  sejumlah  prinsip  arsitektur  dan  mencanangkan  serangkaian deliverables untuk menciptakan arsitektur informasi. Sementara ADM TOGAF merekomendasikan cara mendefinisikan prinsip-prinsip dan menghadirkan beragam deliverable yang mungkin berdasarkan pada kebutuhan dan sasaran spesifik perusahaan. Hal berikut ini memberikan alasan untuk memetakan ADF ke dalam ZF:
a. Pandangan  yang  direkomendasikan  TOGAF  tidak  mencakup  seluruh  36  sel  seperti  pada  ZF  (Tanpa perspektif motivasi).
b. ZF mengabaikan tata kelola sebagai pandangan manajemen yang diakomodasi TOGAF.
c. ZF tidak mendefinisikan proses dalam membangun perspektif berdasarkan tujuan dari arsitektur enterprise.
d. TOGAF tidak mencanangkan suatu deliverable yang spesifik atau jelas.
Proses integrasi e-Procurement dapat dilakukan dengan terlebih dahulu membuat arsitektur informasi hasil dari kombinasi ADM TOGAF dan ZF. Bagian yang ditebalkan dan diberi bayang-bayang pada gambar 1 merupakan abstraksi  tingkat  tinggi  yang  menunjukan  area  dimana  prinsip  pengembangan  arsitektur  TOGAF  dipetakan  pada prinsip  hubungan  perspektif  seluruh  sel  dalam  ZF.  Selanjutnya  integrasi  e-Procurement  dapat  mengacu  pada arsitektur sistem  informasi  hasil pemetaan TOGAF dengan  ZF. Gambar 2  menunjukkan satu pandangan arsitektur yang  mungkin  diikuti  dalam  mengintegrasikan  e-  Procurement.  Kerangka  tersebut  menunjukkan  area  spesifik dimana  integrasi  pengadaan  MRO  difokuskan  dan  dimana  ADM  digunakan  sebagai  alat  untuk  mencapai  sistem target. Dapat dilihat bahwa arsitektur informasi untuk integrasi e- Procurement disusun hanya pada 4 level abstrasi yakni scope, enterprise model system model dan technology model

## 6. Kesimpulan
Dari  hasil  analisis  ini,  dapat  dilihat  bahwa  secara  individu,  kedua  kerangka  arsitektur  informasi  tersebut tidak  dapat  sepenuhnya  memuaskan  kebutuhan  dalam  mengelola  sistem  informasi  untuk  integrasi  e-Procurement MRO ke proses pengadaan intinya. Arsitektur informasi secara utama terdiri atas: arsitektur dasar, rencana transisi, dan  arsitektur  target.  Untuk  dapat  memenuhi  kebutuhan  tersebut,  diperlukan  gabungan  rancangan  arsitektur informasi  yang  menjawab  kebutuhan  multi  persepektif  atas  e-  Procurement  dan  langkah-langkah  yang  perlu ditempuh untuk mengintegrasikan proses pengadaan.
Artikel  ini  menunjukkan  bahwa  faktor  keberhasilan  integrasi  e-Procurement  seperti  otomasi  workflow, katalog online, dan proses integrasi pemasok dapat diidentifikasi dan dikelola dalam membangun mengintegrasikan e-Procurement ke dalam proses bisnis inti. Dengan arsitektur informasi memberikan

## Gambar 2. e-Procurement Mapping ADM to Zachman Framework
Kemudahan  bagi  perusahaan  untuk  melakukan  perencanaan  dan  implementasi  sistem  pengadaan  dari sistem informasi yang kini ada hingga tercapai sistem yang terintegrasi secara baik, sehingga membuktikan manfaat yang diperoleh atas aplikasi pengadaan MRO sebagaimana yang telah diteliti oleh para penulis sebelumnya. Penulis merekomendasikan  untuk  menggunakan  kedua  kerangka  untuk  mencapai  tujuan  akhir  yakni  suatu  solusi  e- Procurement yang adaptif dan terintegrasi secara penuh.

## Daftar Pustaka
[1] Dale, Mark., 2006, E-Procurement, Material in E- Procurement Lecturer, Melbourne, Australia.
[2] Davila, Antonio; Mahendra Gupta; and  Richard J. Palmer, 2002, Moving Procurement Systems to the Internet: The  Adoption  and  Use  of  E-Procurement  Technology  Models, Working  Paper, Oling  Business  School, Washington University in St. Louis, viewed on 10 September 2007 from http://www.olin.wustl.edu/workingpapers/pdf/200 2-04-001.pdf
[3] Hay, DC 2000, 'A Different Kind of Life Cycle: The Zachman Framework', viewed on 28 September 2006, from <http://webraft.its.unimelb.edu.au/615671/prot/We ek%208/A%20Different%20Kind%20of%20Life
%20Cycle%20-%20The%20Zachman.pdf>
[4]  Osmonbekov,Talai;  Daniel  C.  Bello;  and    David  I  Gilliland,    2002,  Adoption  of  electronic  commerce  tools  in business  procurement:  enhanced  buying  center  structure  and  processes  , Journal  of  business  and  industrial marketing, vol.17 no.2/3, pp.151- 166.
[5]  Segev,  A  and  Gebauer,  J.,  2001,  B2B  Procurement  and  Marketplace  Transformation,  I nformation  Technology and Management , Vol. 2, pp 241-260,
[6]  Sowa,  JF  and  Zachman,  JA,  1992,  Extending  and  formalizing  the  framework  for  information  systems architecture, IBM Systems Journal , vol. 31, no. 3.
[7] The Open Group, 2003, The Open Group Architecture Framework) Version 8.1 "Enterprise Edition" , viewed on
10 October 2006, from <http://webraft.its.unimelb.edu.au/615671/prot/We
ek%209/TOGAF%20Version%208.1.pdf>.
[8]  Vondrák,  Leoš,  2000,  eProcurement  Architecture,  viewed  on  20  October  2007  from <http://si.vse.cz/archiv/clanky/2000/vondrak.pdf#s earch=%22e-procurement%20architecture%22>