## APLIKASI MOBILE LAYANAN ADMINISTRASI DESA/KELURAHAN UNTUK LAYANAN DI ERA PANDEMI COVID-19
Yaman Khaeruzzaman 1) , Adhi Kusnadi 2) , Marlinda Vasty Overbeek 3) , Moeljono Widjaja 4) , Dennis Gunawan 5) , Ni Made Satvika Iswari 6)
1,2,3,4,5,6 Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Multimedia Nusantara email: adhi.kusnadi@umn.ac.id

## Abstract
Village administration services are a routine activity carried out at village and/or kelurahan offices including  Medang  Village,  Tangerang,  Banten.  This  activity  is  very  possible  for  the  mobility  and crowding  of  citizens  which  should  be  avoided  during  the  current  pandemic.  The  procedure  for village/kelurahan administration services requires a series of approvals from the RT head, RW head, apparatus  and  village/kelurahan  head  so  it  takes  a  relatively  long  time.  Village  administration services will be very good if they can be done electronically using devices that are commonly owned by residents such as smartphones so that it can be done faster, complying with recommendations to avoid  mobility  and  crowds  and  the  slogan  "stay  at  home"  can  be  implemented.  The  stages  of community  service  activities  carried  out  started  from  needs  analysis  and  system  design  using  the waterfall model development method. This activity will be continued at the implementation stage so that  it  can  be  used  widely  for  the  community.  The  development  and  installation  of  village administration service applications is planned to be based on Android with centralized data in the cloud.  The  system  design  is  then  verified  and  validated  by  a  number  of  users,  especially  from  the kelurahan because those parties are the ones who know the existing service process. The verification test states that the service process is in accordance with what is needed and the validation test states that the design is in accordance with the user's needs
Keywords:  Service, administration, design, android

## Abstrak
Pelayanan  administrasi  desa  merupakan  sebuah  kegiatan  rutin  yang  dilakukan  pada  kantor  desa dan/atau  kelurahan  termasuk  Kelurahan  Medang  Tangerang  Banten.  Kegiatan  ini  sangat memungkinkan terjadinya mobilitas dan kerumunnan warga yang seharusnya dihindari pada masa pandemi seperti sekarang ini. Prosedur pelayanan administrasi desa/kelurahan memerlukan deretan persetujuan mulai dari ketua RT, ketua RW, perangkat dan kepala desa/kelurahan sehingga memakan waktu yang relatif lama. Pelayanan administrasi desa akan sangat baik jika dapat dilakukan secara elektronik  menggunakan  perangkat  yang  umum  dimiliki  oleh  warganya  seperti  telepon  genggam pintar  (smartphone)  sehingga  dapat  dilakukan  lebih  cepat,  mematuhi  anjuran  untuk  menghindari mobilitas  dan  kerumunan  dan  slogan  “tetap  di  rumah  saja”  dapat  terlaksana.  Tahapan  kegiatan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan dimulai dari analisa kebutuhan dan disain sistem dengan menggunakan  metode  pengembangan  waterfall  model.  Kegiatan  ini  akan  dilanjutkan  pada  tahap implementasi  agar  dapat  digunakan  secara  luas  bagi  masyarakat.  Pengembangan  dan  instalasi aplikasi pelayanan administrasi desa direncanakan berbasis android dengan data terspusat di awan. Disain sistem ini kemudian dilakukan verifikasi dan validasi oleh sejumlah pengguna terutama dari pihak kelurahan karena pihak tersebut yang mengetahui proses pelayanan yang ada.  Uji verifikasi menyatakan  bahwa  proses  pelayanan  sudah  sesuai  dengan  apa  yang  dibutuhkan  dan  uji  validasi menyatakan disain sudah sesuai dengan kebutuhan penggunal
Kata kunci : Pelayanan, administrasi, disain, android
1. PENDAHULUAN
Tata  kelola  suatu  instansi  tentunya  akan semakin  baik  dengan  penggunaan  sebuah sistem yang mampu menampilkan, mengelola dan  menyalurkan  data  dengan  baik  [1]. Pengelolaan  data  yang  dilakukan  secara terkomputerisasi lebih baik jika dibandingkan pengelolaan data yang masih dilakukan secara manual  [2]. Sehingga diperlukan suatu sistem pengolahan  data  pada  suatu  instansi  agar pengelolaan datanya dapat terorganisir dengan lebih  baik  [3].  Kantor  kelurahan  Medang Tangerang  Banten  merupakan  salah  satu instansi  pemerintah  yang  mempunyai  tugas untuk melayani kebutuhan masyarakat (Gambar 1). Miliki penduduk sebanyak 20.084 jiwa  dengan  jumlah  laki-lakinya  sebanyak 9.911 orang dan jumlah perempuan sebanyak 10.173  orang  dengan  jumlah  kepala  keluarga
(KK) sebanyak 4.365KK, menjadikan Kelurahan  Medang  sebagai  kelurahan  yang paling  banyak  penduduknya  di  tingkat  desa dan  kelurahan  yang  ada  di  Kecamatan Pagedangan  Tangerang.  Dengan  demikian urusan  administrasi  kependudukan  menjadi hal  yang  krusial.  Karena  data  kependudukan digunakan sebagai alat kontrol untuk mengetahui  pertumbuhan  dan  perkembangan penduduk desa/kelurahan tersebut [4].
Gambar 1. Kantor Kelurahan Medang Tangerang
Jumlah  penduduk  yang  besar  menjadikan urusan admistrasi penduduk menjadi hal yang besar pula. Apalagi dimasa pandemi Covid 19 ini,  untuk  mencegah  penyebaran  maka dihindarkan terjadinya kerumuanan. Selain itu pelayanan  administrasi  di  Kelurahan  Medang masih  dilakukan  secara  manual  dengan melakukan  proses  yang  cukup  panjang  dan memerlukan  mobilitas  yang  tinggi  mulai  dari meminta  persetujuan  atau  rekomendasi  dari
ketua RT, ketua RW, perangkat desa/kelurahan  dan  kepala  desa/kelurahan. Proses  ini  mempengaruhi  durasi  dari  proses pembuatan surat-surat yang dibutuhkan warga, tidak  ada  kepastian  kapan  permohonan  dapat diselesaikan    Pemohon  juga  harus  membawa dokumen –  dokumen yang dibutuhkan  ketika hendak  membuat  surat.  Tidak  jarang  juga ketika  ada  penduduk  yang  datang  untuk meminta  surat  penduduk  tidak  membawa dokumen  yang  diperlukan.  Walaupun  data penduduk sudah tersimpan di dalam komputer aparat  kelurahan  namun  untuk  mencari  data penduduk  tersebut  membutuhkan  waktu karena  data  tersebut  tersimpan  di  komputer yang berbeda. Sehingga akan memakan waktu lama  dalam  pembuatan  laporan  oleh  aparat kelurahan.  Di  samping  itu, proses  pembuatan (pengetikan)  surat-surat  keterangan  warga yang  dilakukan  belum  berbasis  template  dan basisdata  menjadikan  terjadinya  antrian  dan kerumunan  warga  yang  hendak  meminta pembuatan surat-surat keterangan dari desa/kelurahan, yang seharusnya dihindari.
Solusi permasalahan tersebut adalah  perlu adanya  optimalisasi  peran  konten  teknologi informasi dengan menggunakan sistem pengolahan  data  pada  pelayanannya.  Oleh karena  itu,  perlu  dibuat  sistem  yang  dapat melakukan pendataan penduduk dan administrasi  surat  desa/kelurahan  dan  dapat diakses secara online menggunakan perangkat telepon  gengam  yang  umum  digunakan  oleh warga. Dengan menggunakan sistem pengolahan  data,  pendataan  penduduk  serta administrasi  surat  menyurat  desa/kelurahan akan  lebih  terpantau,  pencarian  arsip  lebih mudah,  sehingga  waktu  pelayanan  untuk membuat  surat  akan  menjadi  lebih  cepat  dan mudah, serta kerumunan warga yang berpotensi  dalam  penyebaran  virus  Covid-19 dapat dikurangi.
Dengan  adanya  sistem  yang  akan dikembangkan ini, diharapkan dapat mempermudah  pemakai  [5][6]  termasuk meningkatkan  kinerja  aparat  kelurahan  pada Kantor  Kelurahan  Medang  dalam  melayani administrasi  penduduk  [2].  Sistem  yang  akan dikembangkan  berbasis web-android sehingga bisa di akses oleh setiap komputer yang ada di kelurahan  tanpa  khawatir  data  akan  terpisah
satu dengan yang lainnya karena data tersebut disimpan dalam server yang sama, serta dapat juga  diakses  oleh  warga  dan  perangkat kelurahan  menggunakan  telepon  genggam berbasis android. Pembuatan sistem ini sesuai dengan  keahlian  oleh  tim  pengabdian  pada masyarakat  (PKM)  UMN,  terdiri  dari  dari  6 dosen  Informatika  dengan  2  strata  S3 komputer  dan  sisanya  bergelar  master komputer.

## 2. IDENTIFIKASI MASALAH
Pembahasan  latar  belakang  sebelumnya menjelaskan terdapat masalah dimana
administrasi  dilakukan  secara  manual,  durasi waktu  yang  tidak  pasti,  dokumen  pengantar yang  banyak dan potensi kerumunan. Sehingga rumusan masalah yang terjadi yaitu bagaimana  merancang  aplikasi  pelayanan surat-surat  keterangan  untuk  warga  berbasis Andoid  dengan  basisdata  terpusat  di  awan, sehingga diharapkan proses  pembuatan  surat- surat keterangan warga dapat dilakukan secara optimal dan aman.

## 3. METODELOGI PELAKSANAAN
Pengembangan  aplikasi  ini  menggunakan metode  pengembangan waterfall model. Dalam  waterfall  terdapat  beberapa  tahapan utama yang menggambarkan aktivitas diilustrasikan pada Gambar 2.
Gambar 2. Waterfall model menurut Sommerville [7]
Model  ini  memiliki  tahapan  yang  tegas pada setiap prosesnya, sehingga pada kegiatan yang  dilakukan pada  saat  ini  baru  melangkah pada  tahap  pembuatan  analisa  kebutuhan ( requirement  definition )  dan    disain  sistem ( system and software design ).

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  tahap  analisis  kebutuhan  dilakukan pengumpulan  data  dengan  cara  mendatangi langsung  Kantor  Kelurahan  Medang  di  Jl. Raya  Kelurahan  Medang,  Medang,  Kec. Pagedangan,  Kabupaten  Tangerang,  Banten 15334.  Dilakukan  pada  tanggal  7  September 2021,  bertemu  langsung  dengan  Lurah Mohamad  Tarlan  S.Sos  dan  beberapa  staf kelurahan.
Gambar 3. Kunjungan Tim Ke Kantor Kelurahan Medang
Gambar  3  memperlihatkan    tim  PKM UMN Bapak Moeljono Widjaya (kiri gambar) bertemu dengan staf kelurahan Kasie Pemerintahan Yudi  Irhamsyah  (tengah  gambar) dan  dan  Sekretaris  Kelurahan Junaini  (kanan gambar). Pertemuan bertujuan untuk mengumpulkan data kebutuhan dengan teknik wawancara dan observasi. Hasil tahap analisis didapat  karakteristik  setipa  pengguna  sistem (Tabel 1).

## Tabel 1. Tipe dan Karakteristik Pengguna Aplikasi
Pada  publikasi  ini  perancangan  sistem tidak  tidak  disertakan  semua  disain  yang  ada karena  keterbatasan  tempat,  hanya  rancangan yang dianggap penting saja yang disajikan.
Gambar  4  merupakan  penjelasan  dari deployment sistem pengolahan data pelayanan administrasi  penduduk.  Sistem  dapat  berjalan
pada perangkat komputer maupun smartphone menggunakan  browser  sebagai  penerjemah file – file HTML, CSS Bootstrap (antar muka sistem),  PHP  (pemproses  data)  serta  MySQL sebagai databasenya yang tersimpan di server yang terhubung melalui jaringan internet.
Tipe Karakter Keahlian Teknik Fungsi Sistem Admin (Sekretariat Kelurahan) Paham tentang prosedur  pada  hak akses  sistem  dan alur sistem Dapat  mengelola  data master pada sistem Tampilan antarmuka sistem dengan input yang mudah dipelajari Paham terhadap prosedur dan penanganan data serta laporan data Dapat mengelola semua informasi yang ada Peninjau (Lurah) Paham mengenai informasi  data  yang telah dikelola Dapat  mencetak  data laporan yang telah dikelola Tampilan antarmuka sistem dengan input yang mudah dipelajari Operator (Perangkat Kelurahan /Ketua RT) Paham    prosedur pengelolaan pelayanan  surat  dan prosedur penginputan data penduduk Dapat  mengubah  status daftar  permintaan  surat penduduk dan meng input pengajuan surat penduduk Tampilan antarmuka sistem dengan input yang mudah dipelajari Peninjau (Ketua RW) Paham mengenai informasi  data  yang telah dikelola Dapat  mencetak  data laporan yang telah dikelola Tampilan antarmuka sistem dengan input yang mudah dipelajari Pengguna (Penduduk) Paham tentang prosedur  registrasi dan  login user dan Paham    prosedur pengajuan surat Dapat  melakukan input pengajuan surat Tampilan antarmuka sistem dengan input yang mudah dipelajari
Gambar 4. Rancangan Deployment Sistem
Gambar  5  merupakan  penjelasan  arsitektur sistem dari sistem pengolahan data pelayanan administrasi penduduk. Sistem berjalan pada
server  secara  online  sehingga  dapat  di  akses dimanapun menggunakan jaringan internet.
Gambar 6 merupakan penjelasan
antarmuka  yang  akan  terdapat  pada  sistem pengolahan  data  administrasi  penduduk.
Adapun  data  yang  dikelola  antara  lain  data penduduk,  data  mutasi  penduduk  dan  data surat  penduduk.  Data  yang  dikelola  akan
menghasilkan  output  berupa  laporan  data penduduk,  laporan  mutasi  penduduk  dan laporan surat penduduk.
Gambar 3. Rancangan Arsitektur Sistem
Gambar 6. Penjelasan Rancangan Antarmuka
Gambar 5. Rancangan Arsitektur Sistem
Gambar 7. Use Case Diagram Gambar  7  merupakan use  case  diagram yang  digunakan  untuk  memodelkan  atau menggambarkan  batasan  sistem  dan  fungsi- fungsi utamanya. Mendeskripsikan fungsi dari sebuah  sistem  dari  perspektif  pengguna,  use case  bekerja  dengan  cara  mendeskripsikan tipikal  interaksi  antara  pengguna  sebuah sistem  dengan  sistemnya  sendiri  melalui sebuah  cerita  bagaimana  sebuah  sistem dipakai.
Gambar  8  menggambarkan  alur  dari aktivitas kelola data perangkat kelurahan yang merupakan salah satu ativitas dalam use case. User  yang  dapat  mengelola  data  perangkat kelurahan  hanya  user  yang  memiliki  level sebagai  administrator  dan  operator.  User terlebih  dahulu  login  kedalam  sistem  lalu memilih  menu  perangkat  kelurahan,  maka
Gambar 8. Activity Diagram Pengolahan Data Perangkat Kelurahan
sistem  akan  menampilkan  daftar  perangkat kelurahan  yang  telah  tersimpan  dalam database.  Pada  halaman  daftar  perangkat kelurahan  terdapat  tombol  untuk  menambah, mengedit  dan  menghapus.  Saat  user  memilih tombol  Tambah  atau  Edit,  maka  sistem  akan menampilkan  sebuah  form.  Admin  mengisi form,  kemudian  form  yang  sudah  diisi  oleh user  akan  divalidasi  oleh  sistem.  Data  akan tersimpan dalam database jika data yang diisi dianggap  valid  oleh  sistem  dan  sistem  akan menampilkan  data  perangkat  kelurahan  yang terbaru.  Apabila  data  tidak  valid,  maka  form akan  ditampilkan  kembali  dan  user  kembali mengisi  form.  Saat  user  memilih  tombol Hapus,  maka  sistem  akan  menampilkan sebuah  pop-up  alert  untuk  mengkonfirmasi data yang akan dihapus. Apabila user memilih ‘Ya’ maka data akan dihapus dari database dan ditampilkan  kembali  menu  daftar  perangkat kelurahan. Apabila user memilih ‘Tidak’ maka data  batal  dihapus  dan  kembali  menampilkan daftar perangkat kelurahan.
Sejumlah  diagram  lain  seperti  activity diagram  untuk  aktivitas  dalam  use  case, sequence  diagram,  class  diagram  dan  relasi tabel tidak ditampilkan.
Disain  sistem  ini  kemudian  dilakukan verifikasi dan validasi oleh sejumlah pengguna terutama  dari  pihak  kelurahan  karena  pihak tersebut  yang  mengetahui  proses  pelayanan yang  ada.  Verifikasi  merupakan  proses pemeriksaan  desain  dan  ketelitian  antara logika operasional model (program komputer) dengan  logika  diagram  alir.  Tujuan  dari  uji verifikasi  adalah  untuk  menilai  apakah program  berjalan  sesui  dengan  yang  di rencanakan. Setiap diagram dijelaskan dihadapan  pengguna  dan  diverifikasi  setiap alur atau proses yang direncanakan. Hasil dari pengujian ini menyatakan bahwa disain sudah sesuai dengan proses pelayanan. Kemudian uji validasi  untuk  mengetahui  apakah  disain sistem  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna, hasil  pengujian  validasi  menyatkan  bahwa disain  sudah  sesuai  dengan  kebutuhan pengguna.
Pelatihan  dan  sosialisasi  perlu  diadakan agar  pengguna  dapat  menggunakan  aplikasi ini. Pelatihan yang  sudah  terlatih  selanjutnya akan    menyebarluaskan    kepada    seluruh
pengguna  lain.  Pelatihan  dapat  dilakukan dengan  2  tahap,  yaitu  1)  Sosialisasi tentang aplikasi ini  2)  Pelatihan  penggunaan aplikasi [8].  Sebenarnya  tidak  hanya  aplikasi  ini  saja, hampir semua aplikasi menggunakan teknologi komputer memerlukan pelatihan [9], karena masyarakat awam, banyak yang belum dapat  menggunakan  teknologi  komputer, Disinilah  peran  perguruan  tinggi  berperan dalam mengatasi kesenjangan ini.

## 5. KESIMPULAN
Perancangan  aplikasi  mobile  layanan administrasi  desa/kelurahan  untuk  layanan  di era pandemi covid-19 ini telah berhasil dibuat. Aplikasi direncanakan berupa aplikasi android, karena hampir semua orang memiliki dan  sudah  mengenai  peralatan  ini.  Kemudian server  menggunakan  cloud  agar  minim perawatan  dimana  kelurahan  Medang  masih minim  tenaga  di  bidang  komputer.  Tahapan disain merupakan awal tahapan menuju tahap implemetasi dala, waterfall model. Tahapan ini sangat tegas, sehingga setiap tahapan memerlukan  pengujian  agar  kesalahan  dapat diminimalkan.  Oleh  karena  itu  uji  verifikasi dan validasi dilakukan, untuk menguji bahwa proses pelayanan sudah benar dan perancangan  sudah  sesuai  dengan  yang dibutuhkan  oleh  pengguna.  Hasil  pengujian menyatakan  bahwa  disain  proses  pelayanan sudan  benar  dan  disain  sudah  sesuai  dengan yang dibutuhkan penggunanya.

## 6. UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada Universitas Multimedia Nusantara dan Kelurahan  Medang  atas  bantuan  dana  dan teknis dalam kegiatan PKM ini.

## 7. REFERENSI
[1] S.  Fajarwati,  S.  Sarmini,  and  Y. Septiana, “Evaluasi  Tata  Kelola Teknologi  Informasi  Menggunakan Kerangka  Kerja  COBIT  5,” JUITA  J. Inform. , vol. 6, no. 2, pp. 73–80, 2018.
[2] N.  M.  S.  Iswari,  “Review  Perangkat Lunak  StarUML  Berdasarkan  Faktor Kualitas  McCall,” Ultim.  J.  Tek. Inform. , vol. 7, no. 1, 2015.
[3] O. O. Olga, “Peran Data Analyst pada Divisi  Lembaga  Pengabdian  dan Penelitian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas  Multimedia  Nusantara.” Universitas  Multimedia  Nusantara, 2019. [4] A.  Arisanti,  “Perancangan  Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis  Web  Menggunakan  Metode Waterfall pada Desa Bogorejo Kecamatan  Gedongtataan,” Fak.  Ilmu Komput. STIMIK Pringsewu Lampung ,
2014.
[5] M.  I.  P.  Koesoemadinata,  D.  W.
Soewardikoen, I. D. A. D. Putra, I. G. A.  R.  Lawe,  and  I.  D.  Rahadianto, “Perancangan dan Pelatihan Pengelolaan Website Pondok Pesantren Assubkiyah Kabupaten
Bandung,” Aptekmas  J.  Pengabdi.
pada Masy. , vol. 4, no. 1, 2021.
[6] A. Mayub, M. L. Firdaus, and H. Johan, “PRAKTEK  PEMBUATAN  DAN SIMULASI ROBOT LINE FOLLOWER UNTUK MENINGKATKAN MINAT BELAJAR  SISWA  BIDANG  IPA  DI RUMAH PADA SMPN 6 SELUMA,”
Aptekmas  J.  Pengabdi.  pada  Masy. , vol. 4, no. 1, 2021.
[7] I.  Sommerville,  “Software  process models,” ACM Comput. Surv. , vol. 28,
no. 1, pp. 269–271, 1996. [8] A.  Supiyani,  D.  Sukmawati,  and  S. Rahayu, “PELATIHAN PEMBUATAN  SEDIAAN OBAT

## TOPIKAL BERBAHAN DASAR
HERBA  VIRGIN  COCONUT  OIL (VCO)  TANPA  PEMANASAN  DAN
BAHAN KIMIA TAMBAHAN,” Aptekmas  J.  Pengabdi.  pada  Masy. , vol. 5, no. 1, pp. 11–15, 2022.
[9] A.  Kusnadi,  W.  Wella,  and  R. Winantyo, “Upaya Peningkatan Jumlah Usaha  Rintisan  melalui  Program Pengembangan  Kewirausahaan,” J. Solma , vol. 9, no. 1, pp. 186–200, 2020.