## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUPN Dr. CIPTO MANGUNKUSUMO
Rizky Farah Dilla 1* , Demiawan Rachmata P.M 2, , Gamasiano Alfiansyah 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: faradillarizky253@gmai.com

## Abstrak
Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat  mempengaruhi  pelayanan  rekam  medis  dan akan  menghambat  kegiatan  selanjutnya,  seperti  kegiatan  assembling,  koding,  analisis,  indeks. Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  masih  mengalami keterlambatan.  Pada  bulan  januari  sampai  dengan  februari  total  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang terlambat sebanyak 282 berkas (0,016%) dari 17.616 berkas. Tujuan dari penelitian adalah menganalisis faktor    penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo.  Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  berupa wawancara  dan  observasi.  Subjek  penelitian  ini  adalah  Kepala  Rekam  Medis,  Petugas  Penanggung Jawab  Operasional  Unit  Rekam  Medis,  Petugas  Filling,  Petugas  Pengembalian  Berkas.  Penelitian dilakukan  pada  bulan  februari  sampai  bulan  maret  2020.  Hasil  dari  penelitian  yang  didapatkan  yaitu pengetahuan dan sikap beberapa petugas masih belum paham dengan SOP pengembalian berkas rekam medis  dan  kepatuhan  sikap  petugas  pengembalian  masih  kurang  baik.  Sarana  dan  prasarana  sudah mendukung,  hanya  kurangnya  ketelitian  pada  sumber  daya  petugas  pengembalian.  Sudah  diberikan motivasi oleh koordinator pelayanan Unit Rekam Medis, dan sudah terdapat (SOP) pengembalian berkas rekam  medis.  Upaya  yang  dilakukan  adalah  memberi  tahu  perawat  tentang  batas  waktu  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  jalan,  kepala  rekam  medis  memberi  teguran  kepada  perawat  yang  terlambat mengembalikan  berkas  rekam  medis,  memberikan  motivasi  kerja  dan  sering  melakukan  sosialisasi  SOP terkait pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
Kata Kunci:  Keterlambatan, Pengembalian, Berkas Rekam Medis.

## Abstract
The  delay  in  returning  a  medical  record  file  can  affect  the  medical  record  service  and  will  impede subsequent activities, such as assembling activities, coding, analysis, indices. The return of an outpatient medical record in RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo still had a delay. In January up to February the total delayed outpatient record of 282 files (0.016%) from 17,616 files. The purpose of the study is to analyze the causal factors for the return of an outpatient medical record in RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. The type of research used is qualitative. Data collection techniques in the form of interviews and observations. The  subject  of  this  study  is  the  head  of  medical  record,  the  operating  officer  of  the  medical  record  Unit, Filling  officer,  file  return  officer.  The  study  was  conducted  in  February  to  March  2020.  The  results  of  the research  obtained  is  the  knowledge  and  attitude  of  some  officers  still  do  not  understand  with  the  return SOP  medical  record  and  compliance  officer  attitude  of  the  refund  is  still  not  good.  Facilities  and infrastructures are already supportive, only lack of thoroughness in the resources of the return officer. Has been given motivation by the service coordinator of the medical record Unit, and there is (SOP) Return of medical  record  file.  The  effort  is  to  inform  the  nurse  about  the  deadline  for  the  return  of  an  outpatient record,  the  head  of  the  medical  record,  giving  a  strike  to  the  nurse  who  delayed  returning  the  medical record,  gave  work  motivation  and  often  performed  the  SOP  socialization  regarding  the  return  of  an outpatient medical record.

## Keywords :Delays, Return, Medical Record File

## 1. Pendahuluan
Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat  jalan, dan  gawat  darurat  (Permenkes,  2020).  Rekam  medis  dapat  mendukung  peningkatan  mutu pelayanan kesehatan, yaitu dengan melakukan pendokumentasian secara cepat dan tepat.
Rumah  Sakit  Umum  Pusat  Nasional  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  atau  yang  biasa  disebut RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  merupakan  salah  satu  rumah  sakit  pusat  rujukan  nasional yang  dituntut  memberikan  pelayanan  yang  berkualitas  dan  bermutu  sesuai  dengan  standar yang ada. Dalam pelaksanaan pengisian berkas rekam medis tidak dilakukan secara tepat dan cepat, maka akan berpengaruh dalam proses pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam
medis.  Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat  mempengaruhi  pelayanan rekam medis dan akan menghambat kegiatan selanjutnya, seperti kegiatan assembling, koding, analisis, indexing serta  beresiko  menyebabkan  hilang  atau  rusaknya  dokumen  rekam  medis karena  tidak  disimpan  ditempat  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  yang  sering  disebut missfile . Apabila hal itu terus terjadi, maka akan menghambat kegiatan berikutnya jika dokumen rekam  medis  itu  dibutuhkan  untuk  keperluan  hukum  (Syamsudin,  2016).  Hal  lain  yang  dapat ditimbulkan  dari  keterlambatan  pengembalian  dokumen  rekam  medis  adalah  sering  terjadinya pasien komplain pada petugas ekspedisi ketika pasien akan kontrol pada hari berikutnya.
Pengembalian berkas rekam medis harus dikembalikan 1X24 jam setelah pasien pulang (Permenkes, 2008). Berdasarkan Peraturan Direktur  Utama Nomor : HK.01.07/3.3/50646/2019 Tentang  Pelayanan  Rekam  Medis  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  pengembalian  berkas rekam  medis rawat jalan  atau  instalasi  gawat  darurat yaitu setelah pelayanan (pada hari yang sama),  harus  sudah  dikembalikan  ke  Unit  Rekam  Medis  dengan  target  capaian  100%  berkas harus  sudah  dikembalikan  ke  Unit  Rekam  Medis.  Hal  ini  dimaksudkan  untuk  memudahkan apabila  pasien  tersebut  kembali  berobat  ke  rumah  sakit.  Selain  itu  penyajian  informasi  yang dibutuhkan oleh rumah sakit juga akan lebih mudah.
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan    yang  dilakukan  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo 06 Maret 2020 telah diidentifikasi adanya permasalahan yang dijumpai RSUPN Dr.  Cipto  Mangunkusumo  terdapat  keterlambatan  pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat jalan. Berikut tabel keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis pada tabel 1.
Tabel 1. Data Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pada Bulan Januari dan
Februari Tahun 2020 No. Poliklinik Jumlah Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Total Jumlah Berkas Total Jumlah Berkas Terlambat Persentase Januari Februari 1.   Akupuntur 104 64 168 3 98,21% 2.   Anak 295 8 301 1 99,67% 3.   Geriatri 822 435 1257 9 99,28% 4.   Gigi & Mulut 541 354 895 6 99,33% 5.   Hematologi 1281 870 2151 1 99,95% 6.   Hemodialisa 317 60 377 237 37,14% 7.   Jiwa 882 766 1648 6 99,64% 8. Orthopaedi & Traumatologi 1000 635 1635 2 99,88% 9.   Poli Pegawai 57 47 104 2 98,08% 10. Penyakit Dalam 2130 1528 3658 8 99,78% 11.   Pulmonologi 564 343 907 1 99,89% 12.   Rhematologi 677 544 1221 4 99,67% 13.   Saraf 1108 815 1923 1 99,95% 14.   Urologi 811 558 1369 1 99,93% Jumlah 17616 282 98,40%
Sumber : Laporan Bulanan Kunjungan Semua Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Bulan Januari – Februari Tahun 2020 RSUPN Dr.  Cipto Mangunkusumo
Tabel  1.  menjelaskan  bahwa  pada  bulan  januari  sampai  dengan  bulan  februari  dengan jumlah  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang  terlambat  dikembalikan  sebanyak  282  berkas (0,016%)  dari  17616  berkas  yang  harus  dikembalian  ke  unit  rekam  medis,  sedangkan  target pengembalian  berkas  rekam  medis  harus  mencapai  100%.  Berikut data keterlambatan  berkas rekam medis rawat jalan secara rinci dapat dilihat pada tabel 2:

## Tabel 2. Data Keterlambatan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
No. No. RM Nama Tanggal Kunjungan Tanggal Kembali ke Rekam Medis Keterlambatan (Hari) 1 185-10-xx S.D 24/01/2020  1:30:00 29/01/2020  1:18:00 5 2 438-26-xx A.A.P 20/01/2020  8:06:00 21/01/2020  7:50:00 1 3 436-46-xx Ar 17/01/2020  0:36:00 21/01/2020  8:57:00 4 4 415-14-xx H.H.H 21/01/2020  1:09:00 23/01/2020  3:29:00 2 5 392-74-xx M.G.M 16/01/2020  9:02:00 23/01/2020  9:00:00 7 6 351-13-xx Rb 13/01/2020  0:24:00 17/01/2020  0:09:00 4 7 343-58-xx N.R 10/01/2020  9:09:00 15/01/2020  9:25:00 5 8 395-31-xx N.T 07/01/2020  8:48:00 13/01/2020  9:03:00 6 9 339-55-xx B.S 03/01/2020  8:26:00 06/01/2020  8:36:00 3 10 256-88-xx R.P 27/01/2020  9:25:00 30/01/2020  7:41:00 3
Sumber : Laporan Kunjungan Semua Berkas Rekam Medis Rawat Jalan.
Tabel  2  menjelaskan  bahwa  terdapat  berkas  rekam  medis  rawat  jalan    yang  terlambat kembali ke ruang rekam medis, yang seharusnya menurut peraturan Direktur RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo  rekam  medis  rawat  jalan  kembali  setelah  pelayanan  (pada  hari  yang  sama) setelah pasien pulang harus dikembalikan di Unit Rekam Medis.  Pada tabel 1.2 terdapat salah satu  berkas  rekam  medis  yang  terlambat  hingga  7  hari  atas  nama  M  Gerry  Malik Prahastadengan nomor rekam medis 392-74-xx.
Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  sering  dijumpai  pada  setiap  rumah sakit  seperti  pada  penelitian  Hamidatus  (2014),  banyak  terjadi  keterlambatan  pengembalian berkas  rekam  medis  di  RSUD  Genteng.  Salah  satu  penyebab  dari  permasalahan  tersebut disebabkan  karena  kurangnya  kepatuhan  petugas  poli  dalam  pengembalian  berkas  rekam medis  yang  lebih  dari  1X24  jam.  Keterlambatan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  merupakan salah  satu  perilaku  dari  petugas  rekam  medis  yang  tidak  sesuai  dengan  prosedur  atau peraturan  kerja  rekam  medis.  Petugas  poli  tersebut  masih  kurang  paham  terhadap  standar pengembalian  berkas  rekam  medis.  Masalah  yang  sama  juga  terjadi  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo  mengenai  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  untuk  pasien rawat jalan. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dapat terjadi karena disebabkan oleh  beberapa  faktor  yang  dapat  dikaitkan  dengan  teori  Lawrence  Green  (1980)  dalam Notoatmodjo  (2010)  tentang  perilaku  seseorang  dapat  dipengaruhi  oleh  tiga  faktor  yaitu predisposing  factors (faktor  predisposisi), enabling  factors (faktor  pemungkin)  dan reinforcing factors (faktor penguat). Faktor predisposisi yaitu pengetahuan petugas tentang pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  jalan  meliputi  batas  waktu  pengembalian  berkas,  faktor  pemungkin meliputi sarana prasarana sumber daya yang ada seperti kurangnya  ketelitian  petugas dalam penginputan  pengembalian  berkas,  faktor  penguat  meliputi  motivasi  atau  dorongan  yang diberikan kepada petugas untuk tidak terlambat mengembalikan berkas rekam medis.
Mengingat  dampak  perilaku  yang  tidak  disiplin  menyebabkan    angka  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo.  Dampak yang  terjadi  akibat  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  yaitu  dapat mempengaruhi  waktu  tunggu  pasien  untuk  mendapatkan  pelayanan,  selain  itu  juga  dapat menghambat  kegiatan  selanjutnya  seperti assembling dan  koding,  dan  terlambat  dalam pembuatan  laporan.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk    menganalisis  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  rsupn  dr.  cipto mangunkusumo.

## 2.  Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu penelitian.  Penelitian  kualitatif berfungsi  menggali  permasalahan  yang  terdapat  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo. Permasalahan  yang  digali  adalah  faktor  penyebab  dari  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam medis.

## 2.1   Jenis/desain Penelitian
Jenis penelitian yang  digunakan dalam penelitian  ini  yaitu penelitian kualitatif.  Penelitian kualitatif  berfungsi  untuk  menggali  permasalahan  yang  terdapat  pada  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  dari  penelitian  ini  yaitu  Kepala  Rekam  Medis,  Petugas  Penanggung  Jawab Operasional Unit Rekam Medis, Petugas Filling, Petugas Pengembalian Berkas.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan  data yang digunakan  di dalam  penelitian  ini yaitu wawancara dan observasi.  Wawancara  dilakukan  dengan  cara  terstruktur  yang  mana  peneliti  melakukan wawancara  kepada  Kepala  Rekam  Medis,  Petugas  Penanggung  Jawab  Operasional  Unit Rekam Medis, Petugas Filling, Petugas Pengembalian Berkas tentang penyabab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Observasi dilakukan untuk mengamati berkas rekam medis rawat  jalan  selama  bulan  Januari  sampai  bulan  Februari  tahun  2020  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo.

## 2.4  Metode Analisis Data
Data  pada  penelitian  ini  dianalisis  dengan  menggunakan  analisis  kualitatif  yaitu  dengan memaparkan  hasil  temuan  faktor –  faktor  yang  menyebabkan  keterlambatan  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  menggunakan  observasi  dan  wawancara,  serta dibandingkan  dengan  teori  yang  sudah  ada.  Sedangkan  penyajian  data  yang  digunakan  pada penelitian ini yaitu secara tekstual dengan cara menguraikan hasil dari penelitian dalam bentuk kalimat.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Menganalisis  faktor –  faktor  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Faktor –  faktor  penyebab  dari  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat jalan  ke  Unit  Kerja  Rekam  Medis  yaitu  terdiri  dari  predisposing factors (pengetahuan,  sikap), enabling  factors (sarana  prasarana),  dan reinforcing  factors (motivasi,  standar  operasional prosedur). Pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dilakukan  oleh runner (porter)  yang  bertugas  sebagai  pengirim  berkas  dan  pengembalian berkas  di  masing-masing  poli  untuk  dikembalikan  di  Unit  Rekam  Medis.  Berkas  rekam  medis yang  telah  dikembalikan  ke  Unit  Rekam  Medis  akan  diinput  ke  dalam  EHR  oleh  petugas pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan,  pada  bulan  januari  sampai  dengan  bulan  februari dengan  jumlah  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang  terlambat  dikembalikan  sebanyak  282 berkas  (0,016%)  dari 17.616  berkas  yang  harus  dikembalian  ke  unit  rekam  medis,  sedangkan target pengembalian berkas rekam medis harus mencapai 100%. Standar pengembalian berkas rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  yaitu  pada  hari  yang  sama setelah  pelayanan,  dari  tabel  yang  dipaparkan  di  atas  bahwa  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo belum sesuai dengan standar dan masih belum mencapai target KPI. Hasil dari pemaparan  data di atas dapat diketahui bahwa poliklinik hemodialisa  yang  mengalami  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  yang  paling banyak, dalam bulan januari sampai februari dengan jumlah total berkas yang keluar sebanyak 377  berkas  rekam  medis  sedangkan  berkas  yang  belum  dikembalikan  sebanyak  237  atau bekisar (37,14%). Pengembalian berkas rekam medis rawat jalan menurut standar waktu yang ditentukan  oleh  Dirjen  Yanmed  (2006)  tentang  standar  kinerja  mutu  pelayanan  pengembalian berkas  rekam  medis  yaitu  maksimal  1x24  jam  setelah  pelayanan  poli.  Dengan  adanya  berkas rekam  medis  rawat  jalan  yang  terlambat  dikembalikan  dengan  waktu  pengembalian  1x24  jam setelah pelayanan poli hal tersebut dapat mengambat pelayanan rekam medis.
3.2  Menganalisis  predisposing  factors  (pengetahuan,  sikap)  yang  menyebabkan keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo
a.  Pengetahuan
Berdasarkan hasil studi pendahuluan dapat diketahui bahwa masih ada petugas poli dan petugas  pengembalian  berkas  rekam  medis  yang    masih  belum  mengetahui  standar pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan.    Karakteristik  salah  satu  petugas  runner  yang lulusan  dari  SMA  untuk  proses  pengembalian  berkas  rekam  medis  di  poliklinik  melalui  buku ekspedisi  kemudian  diambil  melalui  label  nama  dan  ditempelkan  pada  buku  ekspedisi, sedangkan salah satu dari petugas runner yang lulusan dari SMK untuk proses  pengembalian juga  melalui  buku  ekspedisi  tetapi  ditulis  di  tangan  untuk  pengembalian  status  berkas  rekam medis.
Tabel 3. Karakteristik Petugas Pengembalian Berkas Rekam Medis di Unit Rekam Medis Pusat RSUPN
Dr. Cipto Mangunkusumo No. Karakteristik Petugas Nama Bagian Pendidikan Terakhir 1. Petugas 1 Prossesing DIII-AKPM 2. Petugas 2 Prossesing SLTA 3. Petugas 3 Prossesing DIII-AKPM 4. Petugas 4 Prossesing DIII-AKPM 5. Petugas 5 Runner SLTA 6. Petugas 6 Runner SLTA 7. Petugas 7 Runner SLTA 8. Petugas 8 Runner SLTA 9. Petugas 9 Runner DIII-AKPM 10. Petugas 10 Runner SLTA 11. Petugas 11 Runner SLTA 12. Petugas 12 Runner SLTA 13. Petugas 13 Runner SLTA 14. Petugas 14 Runner SLTA 15. Petugas 15 Runner SLTA 16. Petugas 16 Runner SLTA 17. Petugas 17 Runner SLTA 18. Petugas 18 Runner SLTA 19. Petugas 19 Runner SLTA 20. Petugas 20 Runner SLTA 21. Petugas 21 Runner SLTA 22. Petugas 22 Runner SLTA 23. Petugas 23 Runner SLTA 24. Petugas 24 Runner SLTA 25. Petugas 25 Runner SLTA 26. Petugas 26 Runner SLTA 27. Petugas 27 Runner SLTA 28. Petugas 28 Runner SLTA 29. Petugas 29 Runner SLTA 30. Petugas 30 Runner SLTA 31. Petugas 31 Runner DIII-AKPM
Sumber : Data Runner RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo 2020
Menurut Notoatmodjo (2012) dalam buku Promosi Kesehatan, pengetahuan adalah hasil penginderaan  manusia  atau  hasil  tahu  seseorang  terhadap  objek  melalui  indera  yang dimilikinya  (mata,  hidung,  telinga  dan  seterusnya).  Kurangnya  pengetahuan  bisa  berdampak terhadap  hasil  kerja,  artinya  pengetahuan  yang  tinggi  dapat  meningkatkan  kualitas  pekerjaan seseorang (Octaviantini, 2018). Berdasarkan pengalaman dan penelitian ternyata perilaku yang didasari  oleh  pengetahuan  akan  lebih  langgeng  dari  pada  perilaku  yang  tidak  didasari  oleh pengetahuan  (Notoatmodjo,  2003).    Pengalaman  merupakan  salah  satu  faktor  yang  dapat mempengaruhi  pengetahuan  yang  berkaitan  dengan  umur  dan  pendidikan  individu.  Hal  ini
mengandung  maksud  bahwa  semakin  bertambahnya  umur  dan  pendidikan  yang  tinggi,  maka pengalaman  seseorang  akan  lebih  jauh  lebih  luas  (Made  Satyawan,  2013).  Sehingga  dari pemaparan  tabel  3.1  karakteristik  petugas  di  atas  dapat  diketahui  bahwa  pendidikan  dapat mempengaruhi pengetahuan seseorang.
Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo memiliki  batas  waktu  pengembalian  di  hari  yang  sama    setelah  pelayanan  selesai.  Menurut Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  Tahun  2006,  standar  pengembalian  berkas  rekam medis pasien rawat jalan adalah 1x24 jam. Artinya, apabila pengembalian berkas rekam medis pasien rawat jalan melebihi batas waktu tersebut, maka dapat dinyatakan bahwa berkas rekam medis  tersebut  terlambat  dalam  pengembaliannya.  Dampak  yang  terjadi  dari  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  yaitu  dapat  mempengaruhi  waktu  tunggu  pasien,  apabila berkas rekam medis pasien rawat jalan tidak tersimpan pada rak penyimpanan, selain itu juga terlambat dalam pembuatan laporan serta dapat menghambat kegiatan selanjutnya.
b.  Sikap
Berdasarkan  hasil  data  pada  tabel  1.  masih  terdapat  beberapa  poliklinik  yang mengembalikan berkas rekam medis rawat jalan lebih dari 1X24 jam. Artinya, masih ada sikap petugas poliklinik dan petugas pengembalian berkas rekam medis yang kurang baik atau yang masih  belum  patuh  terhadap  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  hal  ini  dapat menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan,  hal  ini  sejalan dengan  Rusmala  (2016)  jika  petugas  bersikap  kurang  baik  terhadap  ketepatan  pengembalian berkas  rekam  medis  maka  akan  menghambat  kegiatan  selanjutnya  yaitu assembling ,  koding, verifikasi klaim BPJS serta filing . Menurut Notoatmodjo (2010) dalam buku Promosi Kesehatan, sikap  adalah  juga  respon  seseorang  terhadap  stimulus  atau  objek  tertentu,  yang  sidah melibatkan  faktor  pendapat  dan  emosi  yang  bersangkutan  (senang-tidak  senang,  setuju-tidak setuju, baik-tidak baik dan sebagainya).
3.3  Menganalisis enabling factors (sarana prasarana) yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Enabling  Factors pada  penelitian  ini  adalah  sumber  daya  yang  diduga  dapat menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr. Cipto  Mangunkusumo.  Faktor  pemungkin  meliputi  sumber  daya  yang  ada  seperti  kurangnya ketelitian  petugas  pengembalian  yang  dinas  siang,  masih  terdapat  berkas  rekam  medis  yang sudah  dikembalikan  di  Unit  Rekam  Medis  tetapi  berkas  rekam  medis  tidak  terinput  di  EHR karena  mengingat  jumlah  berkas  rekam  medis  yang  keluar  untuk  rawat  jalan  disetiap  harinya terbilang banyak, sehingga beban kerja  petugas pengembalian yang  dinas siang juga banyak. Waktu pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik datangnya juga bersamaan di jam yang sama sekitar pukul 16.00 – 18.00 WIB, sehingga pada waktu tersebut ketelitian petugas sangat diperlukan. Dampak  dari ketidaktelitian  petugas  bisa  mengakibatkan  banyaknya  berkas  rekam medis  yang  lolos,  artinya  setiap  berkas  rekam  medis  yang  tidak  terinput  di  EHR  misalnya, menurut  petugas  sudah  diketik  di  EHR  tetapi  sebenarnya  belum  diinput  kemudian  dilanjut dengan  ganti  berkas  berikutnya  hal  ini  biasanya  sudah  dianggap  sudah  terinput  oleh  petugas. Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  juga  bisa  disebabkan  karena  banyaknya kepentingan  ataupun  kebutuhan  di  poliklinik,  seperti  kebutuhan  forensik,  penyakit  ataupun diagnosa yang perlu didiskusikan kembali untuk pemberian tindakan maupun pemberian terapi.
3.4  Menganalisis  reinforcing  factors  (motivasi,  standar  operasional  prosedur)  yang menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
a.  Motivasi
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang telah dilakukan diketahui bahwa ada motivasi yang  diberikan  oleh  koordinator  pelayanan  Unit  Rekam  Medis  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo namun hanya pernyataan seperti berikut: “kalau bisa berkas rekam medisnya dipulangkannya setengah – setengah”, namun menurut runner maupun petugas pengembalian hal  ini tidak berjalan dengan lancar, karena kalau pengambilan  berkas rekam  medis dilakukan dengan  setengah –  setengah  terkadang  runner  juga  masih  melakukan  pengambilan  status sehingga  hal  ini  dapat  mengakibatkan  bentrok  pada  waktu  pendistribusian  dan  pengembalian
berkas  rekam  medis.  Kemudian  juga  tidak  diberikan  penghargaan  kepada  petugas  yang mengembalikan berkas dengan tepat waktu.
Secara  umum  motivasi  mengacu  pada  adanya  kekuatan  dorongan  yang  menggerakan kita  untuk  berperilaku  tertentu  (Notoatmodjo,  2010).  Menurut  Handoyo  (2013)  motivasi  kerja dimiliki oleh setiap manusia, tetapi ada sebagian orang yang lebih giat bekerja daripada orang lain.  Ada  juga  yang  lebih  menyukai  dorongan  kerja  tanpa  mengharapkan  imbalan,  sebab  ia menemukan  kesenangan  dan  kebahagiaan  dalam  perolehan  kondisi  yang  dihadapi.  Petugas yang memiliki motivasi rendah akan cenderung mengembalikan merkas rekam medis lebih dari standar  waktu  yang  telah  ditentukan.  Sebaliknya  petugas  yang  memiliki  motivasi  yang  tinggi akan  mengembalikan  berkas  rekam  medis  tepat  waktu  sesuai  dengan  standar  yang  telah ditekntukan (Nafisatun, 2011).
Motivasi  sangat  penting  untuk  di  berikan  kepada  seorang  pegawai  sebagai  bentuk apresiasi  kepada  pegawai  dengan  tujuan  agar  semakin  giat  dalam  melakukan  pekerjaan dengan  baik,  misalnya  dapat  mengembalikan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  tepat waktu.  Sehingga  memungkinkan  bisa  mengurangi  terjadinya  keterlambatan  pengembalian berkas rekam medis rawat jalan ke ruang rekam medis di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.
b. Standar Operasional Prosedur
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  yang  telah  dilakukan  kepada  responden  dapat mengetahui  bahwa  SOP  atau  kebijakan  Rumah  Sakit  tentang  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan sudah ada dan sudah pernah dilakukan sosialisasi terkait SOP pengembalian berkas  rekam  medis  kepada  runner  dan  petugas  rekam  medis.  Sosialisai  SOP  dilakukan supaya petugas runner maupun petugas rekam medis dapat memahami standar pengembalian berkas rekann medis rawat jalan ke ruang rekam medis.
Gambar 1. SOP Pengembalian BRM RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Berdasarkan  pemaparan  SOP  di  atas  dapat  diketahui  bahwa  petugas  runner mengembalikan  berkas  rekam  medis  dari  poliklinik  untuk  dikembalikan  di  bagian prossesing (bagian pengembalian) dimana pada bagian ini petugas rekam medis menerima berkas rekam medis  yang  sudah  diambil  oleh  runner.  Kemudian  petugas  rekam  medis  mengecek pengembalian  berkas  rekam  medis  pada  buku  ekspedisi.  Setelah  itu  petugas  rekam  medis melakukan menginputkan hasil entry pengembalian berkas rekam medis menggunakan aplikasi EHR  ( Electronic  Health  Record ).  Setelah  berkas  rekam  medis  diinput,  maka  berkas  rekam medis  tersebut  di  masukkan  pada  rak  pengembalian  sesuai  dengan  nomor  rekam  medis  dan yang terakhir berkas rekam medis dikembalikan di rak filling berdasarkan tempat dimana berkas rekam medis tersebut diambil.
Standart  Operational  Procedure (SOP)  adalah  standar  yang  harus  di  jadikan  acuan dalam  memberikan  pelayanan  (Natasia,  dkk.  2014).  Menurut  SOP  mengenai  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo,  berkas  rekam  medis
rawat jalan harus dikembalikan ke Unit Rekam Medis pada hari yang sama setelah pelayanan. SOP tersebut sudah pernah diberitahukan dengan cara sosialisai secara bersama-sama. Dalam kegiatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan, adanya SOP dan sosialisasinya akan sangat membantu petugas dalam menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan pertaturan atau prosedur  yang  berlaku,  dalam  hal  ini  SOP  yang  dimaksud  adalah  SOP  pengembalian  berkas rekam medis rawat jalan agar berkas rekam medis rawat jalan dapat dikembalikan dengan tepat waktu sesuai dengan SOP yang telah ditentukan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.

## 4.  Simpulan dan Saran

## 4.1  Simpulan
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  penelitian  maka  dapat  ditarik  kesimpulan  sebagai berikut:
1.  Pada p redisposing factor ditemukan bahwa beberapa petugas masih belum paham dengan SOP pengembalian berkas rekam medis dan kepatuhan sikap petugas pengembalian masih kurang baik.
2.  Pada Enabling  factor ditemukan  bahwa  petugas  kurang  teliti  dalam  proses  pengembalian berkas.
3.  Pada Reinforcing  factor ditemukan  bahwa  sudah  diberikan  motivasi  oleh  koordinator pelayanan Unit Rekam Medis.
4.2  Saran
1.  Setiap  berkas  rekam  medis  yang  ada  di  setiap  poliklinik  apabila  berkas  rekam  medis tersebut  sudah  diperiksa  oleh  dokter  harus  di  croscheck  ulang  oleh  petugas  runner  agar dapat mengetahui apakah ada berkas rekam medis yang masih tertinggal atau tidak kembali dari poliklinik.
2.  Pihak  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  perlu  mengadakan  sosialisasi  SOP  terkait  alur pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  kepada  petugas  poli,  runner,  dan  petugas pengembalian  secara  rutin  setiap  bulan  sekali  pada  minggu  terakhir  agar  petugas  dapat memahami  isi  serta  alur  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  ke  Unit  Rekam Medis.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terimakasih  peneliti  berikan  kepada  pihak –  pihak  yang  membantu  dalam menyelesaikan  penelitian  ini,  yaitu  seluruh  petugas  rekam  medis  di  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo yang sudah memberikan waktunya untuk membantu peneliti.
Daftar Pustaka
Depkes  RI.  2006. Pedoman  Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit. Jakarta: Depkes RI.
Hamidatuz. 2014. Dampak Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis  Rawat Inap Di Rsud Genteng Banyuwangi . Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.
Hikmah,  F.,  Wijayantin,  R.,  &  Rahmadtullah,  Y.  (2019).  Penentu  Prioritas  Dan  Perbaikan Masalah  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  DI  RSD Kalisat.  Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia  (JMIKI),  7(1),  58. doi:http://dx.doi.org/10.33560/jmiki.v7i1.214
Nafisatun.  2011. Analisis  Faktor-Faktor  Yang  Berhubungan  Dengan  Pengembalian  Dokumen Rekam  Medis  Rawat  Inap  Reguler  Di  RSUDDr.  Moewardi  Surakarta .  Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Natasia,  dkk.  2014. Faktor  yang  Mempengaruhi  Kepatuhan  Pelaksanaan  SOP  Asuhan Keperawatan di ICU-ICCU RSUD Gambiran Kota Kediri . Jurnal.
Notoatmodjo, S. 2010. Promosi Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Notoatmodjo, S. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan . Jakarta: Rineka Cipta.
Menkes RI. 2008. Peraturan Menteri  Kesehatan RI Nomor  269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis . Razak,  A.  2010. Perlunya  Standar  Operasional  Prosedur  (Sop)  Untuk  Peningkatan  Mutu Pelayanan . Balai Diklat Keagamaan Manado.
Rusmala,  A.S.  2016. Hubungan  Pengetahuan,  Sikap  Dan  Perilaku  Perawat  Terhadap Ketepatan  Waktu  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Di  RSD  Kota  Tidore Kepulauan . Jurnal. Universitas Indonusa Esa Unggul.
Shofari B. 1999. Pengelolaan Sistem Rekam Medis. Depkes RI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Balai Pelatihan Kesehatan .