Efektifitas  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi  terhadap  Tata Persuratan  Elektronik  (Paperless  Office  System)  (Studi  Kasus:  Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang)
Awang Sugiarto awangsugiarto@radenfatah.ac.id

## Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data, UIN Raden Fatah Palembang
Diterima: 17 April 2020 | Direvisi: 25 Mei 2020 | Disetujui: 29 Mei 2020 © 2020 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Indonesia
Abstrak:  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  seberapa  efektif  dan  efisiennya  tata persuratan pada kampus Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang setelah pemanfaatan teknologi  informasi  dan  komunikasi  secara  elektronik  (paperless  office  system)  yang  berbasis online  dalam  memproses  pelayanan  surat  masuk.  Pemanfaatan  teknologi  informasi  dan komunikasi dalam tata persuratan merupakan suatu manajemen tata persuratan suatu instansi dalam memanfaatkan teknologi informasi berupa media komputer, internet atau me dia lainnya baik menggunakan sistem secara manual maupun secara elektronik. Pokok pembahasan dalam penelitian  ini  adalah  seberapa  efektifnya  pemrosesan  pelayanan  surat  masuk  dengan  sistem elektronik serta kendala-kendala yang dihadapi dalam menerapkan kedua sistem tersebut pada manajemen  persuratan.  Hasil  dari  penelitian  ini,  Universitas  Islam  Negeri  Raden  Fatah Palembang  dalam  pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  secara  elektronik  sudah berjalan lebih lancar dan sangat efektif, khususnya dalam pe mrosesan surat masuk. Sedangkan untuk  pengurusan  surat  keluar  belum  dapat  diterapkan  karena  sistem  aplikasi  belum  sesuai dengan prosedur sehingga pelaksanaannya masih secara manual.
Kata Kunci: Teknologi Informasi, e-office, paperless office system
Abstract: This research aims to determine how effective and efficient correspondence management is at  the  Raden  Fatah  State  Islamic  University  Palembang  campus  after  the  use  of  online-based information  and  communication  technology  (paperless  office  system)  in  processing  incoming  mail services.  Utilization  of  information  and  communication  technology  in  correspondence  system  is  an agency's  correspondence  management  in  utilizing  information  technology  in  the  form  of  computer, internet or other media, either manually or electronically. The subject matter of this research is how effective is the processing of incoming mail services using electronic systems and the constraints faced in implementing the two systems in correspondence management. The results of this study indicate that the  Raden  Fatah  State  Islamic  University  of  Palembang  in  the  use  of  electronic  information  and communication  technology  has  run  more  smoothly  and  is  very  effective,  especially  in  processing incoming  mail.  Meanwhile,  the  outgoing  mail  management  cannot  be  implemented  because  the application system is not in accordance with the procedure so that the implementation is still manual. Keywords: Information Technology, e-office, peperless office system

## 1 PENDAHULUAN
Bekerja di kantor sangat diminati bagi semua orang, kantor juga menjadi pusat kegiatan karyawannya  dalam  membantu  pimpinan,  memberikan  informasi,  menghimpun  informasi sampai  mendistribusikan  informasi.  Tugas  kantor  adalah  melaksanakan  pekerjaan  bersifat administratif  yang  menyiapkan  data  dan  informasi  untuk  kepentingan  organisasi  dan kepentingan umum (Sugiarto & Wahyono, 2014).
p-ISSN: 2460-092X, e-ISSN: 2623-1662 Volume 6, Nomor 1, Juni 2020 Hal. 45 - 54

## JUSIFO
JURNAL SISTEM INFORMASI
Teknologi  merupakan  sebuah  kebutuhan  yang  sangat  penting dalam  era  teknologi  saat ini,  perkembangan  teknologi  komputer  pada  saat  ini  sangatlah  penting  dalam  hal  layanan publik  (Khairil,  2012).  Dalam  bahasa  sehari-hari  kata  teknologi  berdekatan  artinya  dengan istilah tata cara. Sedangkan kata informasi dapat diartikan sebagai berita yang mengandung maksud tertentu. Manusia memiliki pengetahuan dan pengalaman yang selalu ingin dibagikan pada  orang  lain.  Pengalaman  atau  pengetahuan  yang  dikomunikasikan  kepada  orang  lain tersebut  merupakan  pesan  atau  informasi.  Jadi,  pesan  atau  informasi  menuntut  adanya kehadiran pihak lain. Kata komunikasi berasal dari bahasa latin communicare yang bermakna berbagi  atau  menyampaikan  pesan,  berita,  informasi  dan  perasaan  kepada  orang  lain (Parsaorantua  et  al.,  2017).  Jadi  dapat  disimpulkan  bahwa  pengertian  teknologi  informasi merupakan  tata  cara  atau  sistem  atau  sebuah  media  yang  digunakan  untuk  menyampaikan pesan baik itu untuk memperoleh suatu data/informasi maupun memberikan informasi kepada orang  lain  serta  dapat  digunakan  untuk  alat  berkomunikasi  baik  satu  arah  ataupun dua  arah (Nurhadi & Kurniawan, 2017).
Seluruh  instansi  pemerintah  sekarang  ini  baik  itu  pemerintahan  pusat  maupun  instansi pemerintahan  daerah  telah  dan  memanfaatkan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  (TIK) sebagai  pendukung dalam  melaksanakan  tugas  pokok dan  fungsi  (Tupoksi).  Namun  seiring dengan  perjalanan  dan  perkembangannya,  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  belum dimanfaatkan  secara  maksimal  untuk  meningkatkan  administrasi  perkantoran  dan  sebagian masih menggunakan sistem manual (Sulistiyono & Yasin, 2016). Tata  kelola  pemerintah  ( management )  dan  teknologi  akan  membantu  pemerintah  untuk meningkatkan  kualitas  di  bidang  pelayanan  publik.  Elektronik Government merupakan penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain (masyarakat) (Supriyanto, 2016).
E-government diperlukan  karena  jawaban  atas  perubahan  lingkungan  strategis  yang menuntut administrasi negara yang efektif, efisien, berorientasi pada publik, transparan dan akuntabel.  Menyadari  akan  besarnya  manfaat E-government ,  pemerintah  Indonesia  sejak tahun  2003  telah  mengeluarkan  kebijakan  tentang  penerapan E-government dalam  bentuk Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003. Dalam E-government dikenal sebuah layanan untuk mendukung kegiatan perkantoran khususnya administrasi dengan nama e-office (Sulistiyono & Yasin, 2016).
Perkembangan  teknologi  yang  semakin  maju  memudahkan  manusia  dalam  melakukan aktivitasnya,  misalnya  dalam  pengelolaan  dokumen  yang  pada  mulanya  hanya  dimasukkan dalam  lemari  arsip  kini  berkembang  dalam  sistem  manajemen  dokumen  berbasis  digital. Dengan  demikian  dibutuhkan  adanya  suatu  sistem  informasi  yang  dapat  membantu  dalam pengembangan mutu maupun kinerja dari sebuah lembaga atau instansi. Pada saat ini banyak lembaga mulai menggunakan sistem informasi untuk memperoleh informasi yang digunakan oleh  berbagai  level.  Para  staf  menggunakan  informasi  dari  komputer  untuk  mempercepat pelayanan  kepada  pelanggan  atau  untuk  kepentingan  internal  maupun  manajemen  (Reja  & Suban, 2016).
Dengan  perkembangan  teknologi  yang  semakin  pesat  mengakibatkan  keperluan administrasi perkantoran, seperti dalam proses pengarsipan, dokumentasi dan surat menyurat yang  sering  dilakukan  dalam  lingkungan  perkantoran  menjadi  lebih  efektif  dan  efisien. Teknologi informasi yang dapat mendukung kegiatan tersebut diantaranya yaitu penerapan e- office (Herdiana & Marsofiyati, 2019). E-office sebagai salah satu hasil dari pekembangan teknologi tentunya akan membantu pegawai di kantor dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka. Tidak hanya pegawai, tetapi para pemimpin pun juga akan ikut menikmati hasilnya misalnya menghasilkan laporan yang dapat digenerate dengan cepat berdasarkan data terpadu yang ada didalam sistem e-office . Sistem e- office selain  meminimalisasi  penggunaan  kertas  ( paperless ), e-office juga  mempermudah penyimpanan  dan  pengolahan  data  di  dalam  suatu  kantor  karena  data  menjadi  terpusat ( centralized )  dengan  bantuan  database  sehingga  data  yang  ada  akan  saling  terhubung  dan
Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata…
menjadi  kesatuan  utuh  yang  dapat  memberikan  informasi  bagi  pegawai  kantor  (Mulyono, 2018).
Perkembangan  teknologi  di  era  revolusi  industri  4.0  membawa  kemudahan  dan pergeseran dalam berbagai hal, semua ruang kehidupan bertransformasi menjadi digital, baik instansi  pemerintah  maupun  swasta.  Lebih  dari  itu, Paperless  Office  System dibuat  bukan hanya  dengan  tujuan  sekedar  pengurangan pemakaian  kertas,  tetapi paperless  office  system membentuk  budaya  baru,  yang  menuntut  penggunaan  perangkat  digital  yang  berada  pada semua lini proses bisnis suatu instansi. Berikut ini manfaat dari paperless office system , antara lain:
1.   Meningkatkan produktivitas, efektifitas dan efisiensi.
2. Memperlancar Komunikasi dan Kemudahan kolaborasi.
3. Mengurangi biaya operasional.
4.   Peningkatan keamanan.
5.   Ramah lingkungan, serta
6.   Menjadikan pekerjaan kantor sebagai aktivitas yang tidak membosankan.
Universitas  Islam  Negeri  Raden  Fatah  Palembang  yang  merupakan  suatu  lembaga pemerintah  yang  memberikan  pelayanan  di  dunia  pendidikan  tinggi  memandang  bahwa Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan suatu keniscayaan. Univeristas Islam Negeri Raden  Fatah Palembang  menjadikan  teknologi  informasi  dan komunikasi  bagian  terpenting dalam melaksanakan reformasi birokrasi sehingga pemanfaatannya perlu penekanan dan harus dapat memberikan nilai tambah dalam tata kelola administrasi pemerintahan.
Berdasarkan  standar  proses  sebuah  surat  masuk  ke  instansi,  surat  di  terima  di  bagian administrasi  tata  usaha,  di  agendakan  pada  buku  kendali  kemudian  diteruskan  ke  pimpinan sesuai  tujuan  surat  sampai  dengan  proses  penyelesaian  akhir  maksud dan  tujuan  surat  akan membutuhkan  waktu  yang  tidak  bisa  di  pastikan  atau  dapat  memakan  waktu  berhari-hari, menyebabkan  layanan  terhadap stakeholder menjadi  sering  terhambat.  Seringnya terhambatnya  inilah  menjadi  serius  ketika  suatu  instansi  pelayanan  publik  tidak  dapat memberikan  kepastian  layanan.  Pemrosesan  surat  masuk  sangat  tergantung  pada  kehadiran pimpinan,  kehadiran  pimpinan  merupakan  faktor  utama  dalam  pemberian  layanan  dalam memberikan  perintah,  dimulai  dari  pimpinan  tertinggi  maupun  pimpinan  setingkat  di bawahnya.  Jam  kerja  yang  sangat  terbatas  dengan  hanya  tujuh  setengah  jam  dalam  sehari membuat tingkat efektifitas pemrosesan surat menjadi sedikit, berdampak pada penyelesaian pekerjaan atau pemberian layanan kepada stakeholder .

## 2 METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  analisis  dengan  pendekatan  kualitatif  dengan menggunakan  metode  deskriptif  dengan  tujuan  untuk  mengetahui  tingkat  efektifitas pemanfaatan paperless office system atau sistem informasi perkantoran yang berbasis web .

## 2.1 Metode Penelitian Deskriptif
Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang berusaha mendeskripsikan suatu gejala peristiwa  dan  kejadian  yang  terjadi  pada  saat  sekarang,  dimana  peneliti  berusaha  memotret peristiwa  dan  kejadian  yang  menjadi  pusat  perhatian  untuk  kemudian  digambarkan sebagaimana  adanya.  Metode  penelitian  deskriptif  digunakan  untuk  memecahkan  masalah sekaligus  menjawab  permasalahan  yang  terjadi  pada  masa  sekarang.  Dilakukan  dengan menempuh langkah-langkah pengumpulan data, klasifikasi dan analisis atau pengolahan data (Sugiyono, 2013).
2.2 Pendekatan Kualitatif
Pendekatan kualitatif adalah untuk mengungkapkan atau memperoleh informasi dari data penelitian secara menyeluruh, luas dan dalam. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang lebih  mengutamakan  pada  masalah  proses  dan  makna/persepsi,  di  mana  penelitian  ini
diharapkan  dapat  mengungkap  berbagai  informasi  kualitatif  dengan  deskripsi-analisis  yang teliti  dan  penuh  makna, yang  juga  tidak  menolak  informasi  kuantitatif  dalam  bentuk  angka maupun jumlah. Pada tiap-tiap obyek akan dilihat kecenderungan, pola pikir, ketidakteraturan, serta  tampilan  perilaku  dan  integrasinya  sebagaimana  dalam  studi kasus  genetik  (Muhadjir, 1996).
2.3 Analisis Alur Surat Masuk

## Gambar 1 Alur Surat Masuk di Rektorat
Kampus UIN Raden Fatah Palembang memiliki 2 (dua) kategori surat masuk, yaitu surat masuk internal dan surat masuk eksternal. Surat masuk internal merupakan surat yang masuk dari  Fakultas,  lembaga  atau  unit-unit  yang  ada  di  dalam  lingkungan  UIN  Raden  Fatah Palembang.  Sedangkan  surat  masuk  eksternal  merupakan  surat  yang  masuk  dari  luar lingkungan  UIN  Raden  Fatah  Palembang,  misalnya  surat  pribadi  dari  masyarakat  atau  dari instansi di luar UIN Raden Fatah Palembang.
Surat masuk internal maupun eksternal di kampus UIN Raden Fatah Palembang melalui satu  pintu,  yaitu  melalui  Bagian  Umum  yang  menjadi  tugas  dari  Sub  Bagian  Tata  Usaha. Pegawai atau arsiparis atau operator pada bagian Sub Bag Tata Usaha menginput detail surat masuk ke dalam sistem, mulai dari nomor, perihal, tanggal, penandatanganan dan tujuan surat. Surat yang telah diinput tersebut secara otomatis masuk ke akun Kepala Subbag Tata Usaha untuk diketahui dan verifikasi apakah surat masuk tersebut layak di teruskan atau tidak.
Setelah di setujui oleh Kepala Subbag Tata Usaha, surat masuk ke akun pimpinan sesuai tujuan  surat  yang  di  input  oleh  operator  secara  otomatis.  Pimpinan  kemudian  memberikan disposisi  kepada  bawahan  secara  berjenjang  sesuai  struktur  organisasi  di  UIN  Raden  Fatah Palembang. Proses yang dilakukan oleh sistem ini berbasis online, pimpinan dapat memproses surat masuk ke akun mereka tanpa dibatasi oleh kehadiran pimpinan di ruang kerja. Pimpinan dapat  memproses  surat  saat  sedang mobile atau  sedang  dalam  keadaan  tugas  di  luar  kota maupun di luar jam kerja.
Rektor
Wk. Rektor I Wk. Rektor II Wk. Rektor III Biro AUPK Biro AAKK Kepala-Kepala Bagian Kepala-Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Tata Usaha Operator/Arsiparis Di verifikasi Surat Masuk (Dinas/Pribadi) Di input di aplikasi e-office Tujuan Surat Diteruskan ke Tujuan surat Cetak Disposisi/arsipkan Surat Masuk di kirim dari Fakultas/ Lembaga/Unit
Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata…
Berdasarkan  pengamatan  penulis,  sebelum  pemanfaatan  teknologi  informasi  atau paperless  system, surat  masuk  di  kampus  UIN  Raden  Fatah  Palembang  sudah  melalui  satu pintu, yaitu melalui Bagian Umum yang menjadi tugas dari Sub Bagian Tata Usaha. Pegawai pada  Subbag  Tata  Usaha  mencatat  surat  masuk  ke  dalam  buku  agenda  surat,  kemudian disampaikan  ke  Kepala  Sub  Bagian  Tata  Usaha  untuk di  verifikasi  arah  tujuan  surat.  Surat yang telah di setujui oleh kepala Sub Bagian Tata Usaha di  antar  langsung oleh petugas ke bagian  resepsionis  yang  melayani  pimpinan. Surat  tidak  dapat  proses  oleh  pimpinan  ketika pimpinan  sedang  tidak  berada  di  ruang  kerja,  surat  masuk  akan  terus  bertambah  dan menyebabkan terjadi penumpukan jika pimpinan lama meninggalkan tempat kerja atau sedang tugas di luar kantor. Dengan menumpuknya surat di meja pimpinan mengakibatkan layanan perkantoran menjadi terlambat.

## Gambar 2 Diagram Gambar Alur Surat Masuk di Fakultas
Fakultas di lingkungan UIN Raden Fatah Palembang juga memiliki 2 (dua) kategori surat masuk, yaitu surat masuk internal dan surat masuk eksternal. Surat masuk internal merupakan surat  yang  masuk  dari  Rektorat,  Fakultas,  lembaga  atau  unit-unit  yang  ada  di  dalam lingkungan UIN Raden Fatah Palembang. Sedangkan surat masuk eksternal merupakan surat yang masuk dari luar lingkungan UIN Raden Fatah Palembang.
Surat masuk internal maupun eksternal di fakultas-fakultas UIN Raden Fatah Palembang melalui  satu  pintu,  yaitu  melalui  Bagian  Tata  Usaha  yang  menjadi  tugas  dari  Sub  Bagian Umum. Pegawai atau arsiparis atau operator pada bagian Subbag Umum menginput nomor, perihal, tanggal, penandatanganan dan tujuan surat ke dalam sistem. Surat yang telah diinput tersebut secara otomatis masuk ke akun Kepala Subbag Umum untuk diketahui dan verifikasi apakah surat masuk tersebut layak di teruskan atau tidak.
Setelah disetujui oleh Kepala Subbag Umum, surat masuk ke akun pimpinan sesuai tujuan surat yang di input oleh operator secara otomatis. Pimpinan kemudian memberikan disposisi kepada bawahan secara berjenjang sesuai struktur organisasi di UIN Raden Fatah Palembang. Proses yang dilakukan oleh sistem ini berbasis online, pimpinan dapat memproses surat masuk ke  akun  mereka  tanpa  dibatasi  oleh  kehadiran  pimpinan  di  ruang  kerja.  Pimpinan  dapat
Dekan Wk. Dekan I Wk. Dekan II Wk. Dekan III Kepala Bagian Tata Usaha Kepala-Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Umum Operator/Arsiparis Di verifikasi Surat Masuk (Dinas/Pribadi) Di input di aplikasi e-office Tujuan Surat Cetak Disposisi/arsipkan Diteruskan ke Kepala Bagian Tata Usaha Kepala-Kepala Program Studi Kirim Surat Keluar ke Kantor Pusat/ Lembaga/Unit
memproses surat saat sedang mobile atau sedang dalam keadaan tugas di luar kota maupun di luar jam kerja.
Berdasarkan hasil pengamatan, sebelum pemanfaatan teknologi informasi atau paperless system, surat masuk di kampus UIN Raden Fatah Palembang sudah melalui satu pintu, yaitu melalui Bagian Umum yang menjadi tugas dari Sub Bagian Tata Usaha. Pegawai pada Subbag Tata  Usaha  mencatat  surat  masuk  ke  dalam  buku  agenda  surat,  kemudian  disampaikan  ke Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk di verifikasi arah tujuan surat. Surat yang telah di setujui oleh kepala Sub Bagian Tata Usaha di antar langsung oleh petugas ke bagian resepsionis yang melayani  pimpinan.  Surat  tidak  dapat  proses  oleh  pimpinan  ketika  pimpinan  sedang  tidak berada  di  ruang  kerja,  surat  masuk  akan  terus  bertambah  dan  menyebabkan  terjadi penumpukan jika pimpinan lama meninggalkan tempat kerja atau sedang tugas di luar kantor. Dengan menumpuknya surat di meja pimpinan mengakibatkan layanan perkantoran menjadi terlambat.
Paperless  system UIN  Raden  Fatah  Palembang  yang  beralamat  pada http://e- office.radenfatah.ac.id/ merupakan  layanan  yang diterapkan  oleh kampus  UIN  Raden  Fatah Palembang  sejak  bulan  Mei  2019.  Penggunaan  sistem  ini  tergolong  sederhana  dan  mudah, semua  unsur  pimpinan  mulai  dari  yang  terendah  hingga  pimpinan  tertinggi  memiliki  akun sistem masing-masing. Sistem ini di buat secara berjenjang sesuai dengan struktur organisasi dari  UIN  Raden  Fatah  Palembang,  pimpinan  tertinggi  tidak  dapat  mendisposisikan  surat langsung  ke  pimpinan  terendah.  Pimpinan  hanya  dapat  mendisposisikan  surat  ke  pimpinan satu tingkat dibawahnya.
Paperless system UIN Raden Fatah Palembang dapat di akses dimana saja, dikarenakan sistem  ini  sudah  berbasis online ,  serta  dapat  di  akses  melalui  komputer  atau PC , laptop/ notebook , bahkan melalui smartphone dan semua sistem operasi, contohnya Microsoft Windows , mac OS maupun Linux.
Paperless  system UIN  Raden  Fatah  Palembang  memberikan  notifikasi  atau pemberitahuan  yang  menandakan  ada  pesan  masuk  atau  surat  masuk.  Pemberitahuan  atau notifikasi  dapat  terlihat  ketikan  user  membuka  dan login ke  sistem.  Pemberitahuan icon berkedip-kedip  untuk  menandakan  ada  surat  masuk.  Sistem  ini  belum  memberikan pemberitahuan  secara  visual  atau  suara.  Sebagai  pemberitahuan  untuk  memberi  peringatan, penerima surat akan menerima notifikasi melalui aplikasi pihak ketiga yaitu pesan dari aplikasi Telegram.
Paperless system UIN Raden Fatah Palembang ini juga telah memberikan fitur tambahan, jika  pimpinan  hanya  membaca  saja  surat  tanpa  memberikan  disposisi,  operator  dapat mengaktifkan  kembali  surat  tersebut  dan  memberitahukan  bahwa  surat  tersebut  belum  ada disposisi.
Paperless system UIN Raden Fatah Palembang ini memberikan kemudahan bagi bagian Umum atau Tata Usaha untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar, laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Bagian Umum atau Tata Usaha dapat mengecek surat yang belum di selesaikan oleh pimpinan dan surat yang telah diselesaikan oleh pimpinan.

## 3 HASIL DAN PEMBAHASAN
Penggunaan  layanan  aplikasi  e -office sangat  membantu  pimpinan  dan  pegawai  dalam menyelesaikan kegiatan pengelolaan arsip, membuat surat, dan lainnya sehingga pimpinan dan pegawai lebih cepat dan tepat waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya. Skema dan proses paperless office system yang diterapkan di Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang dapat  bekerja  secara  optimal  dan  dapat  memberikan  kemudahan  kepada  pimpinan  dan karyawan sehingga membantu dalam efektivitas dan efisiensi waktu serta dapat meningkatkan produktivitas pegawai khususnya pimpinan. Meningkatnya produktivitas tersebut dapat dilihat dari  kinerja  pegawai  yang  semakin  hari  semakin  baik  dan  mampu  menyelesaikan  tugasnya sesuai waktu yang telah ditentukan.
Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata…
Pemanfaatan paperless office system ini dapat membantu mengurangi penggunaan kertas yang  banyak  serta  menghindari  penumpukan-penumpukan  berkas  di  meja  pimpinan.  Surat yang diinput ke dalam sistem yang sudah di lengkapi histori disposisi dapat di jadikan sebagai arsip digital. Dengan adanya arsip digital, akan memudahkan pencarian dokumen surat di masa lampau.
Dilihat  dari  hasil  pengamatan,  pemanfataan paperless  office  system pada  kampus Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang ini di analisis berdasarkan pengamatan tingkat keefektifitasan pemrosesan surat khususnya distribusi surat masuk dimulai dari diterimanya  surat  sampai  dengan  proses  penyelesaian  maksud  dan  tujuan  dari  surat tersebut  dengan  membandingkan  sebelum  pemanfaatan  atau  tata  persuratan  secara manual  dengan  setelah  pemanfaatan  tata  persuratan  menggunakan paperless  office system .

## 3.1 Analisis sebelum pemanfaatan paperless office system
Berdasarkan  standar  proses  sebuah  surat  masuk  ke  instansi  Universitas    Islam  Negeri Raden  Fatah  Palembang,  dari  awal  surat  di  terima  di  bagian  administrasi  tata  usaha,  di agendakan pada  buku kendali  kemudian diteruskan ke  pimpinan  sesuai  tujuan  surat  sampai dengan  proses  penyelesaian  akhir  maksud  dan  tujuan  surat  akan  membutuhkan  waktu  yang tidak bisa di pastikan atau dapat memakan waktu berhari-hari menyebabkan layanan terhadap stakeholder menjadi sering terhambat. Permasalahan seringnya keterhambatan inilah menjadi serius  ketika  suatu  instansi  pelayanan  publik  tidak  dapat  memberikan  kepastian  layanan. Kendala  yang di  hadapi  oleh  Universitas  Islam  Negeri  Raden  Fatah  Palembang  selama  ini, antara lain:
1) Pemrosesan surat masuk sangat tergantung pada kehadiran pimpinan, kehadiran pimpinan merupakan faktor utama dalam pemberian layanan dalam memberikan perintah, dimulai dari pimpinan tertinggi maupun pimpinan setingkat di bawahnya atau pegawai penerima perintah surat. Sebuah surat tidak bisa di proses  sampai dengan kehadiran pimpinan di ruang kerjanya.
2) Jam kerja yang sangat terbatas dengan hanya tujuh setengah jam dalam sehari membuat tingkat efektifitas pemrosesan surat menjadi sedikit yang pastinya akan berdampak pada penyelesaian pekerjaan atau pemberian layanan kepada stakeholder .
Sehingga dengan sistem konvensional atau sistem manual seperti ini akan menghambat jalannya layanan administrasi dan berdampak pada ketidak puasan serta menimbulkan asumsi negatif bagi publik terhadap layanan pada Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang.

## 3.2 Analisis setelah pemanfaatan paperless office system
Universitas Islam Negeri (UIN) Raden Fatah Palembang mulai memanfaatkan teknologi informasi  tata  persuratan  surat  masuk  berbasis online atau paperless  office  system ini  sejak Mei  2019.  Semua  surat  masuk  ke  UIN  Raden  Fatah  Palembang  diinput  ke  dalam  sistem melalui  sub  bagian  tata  usaha  di  Rektorat  dan  sub  bagian  umum  di  fakultas.  Banyak permasalahan  yang  dihadapi  dalam  penerapan paperless  office  system ,  antara  lain:  masih adanya  kekurangpahaman  pegawai  terhadap  penggunaan  teknologi  informasi,  jaringan internet yang belum merata, kurang pahamnya terhadap alur bisnis proses dari suatu paperless office system ini.
Pemanfaatan paperless  office  system sangat  dirasakan  manfaatnya.  Pelayanan  kepada publik  dapat  diselesai  tanpa  tergantung  dari  kehadiran  pimpinan,  pimpinan  dapat menginstruksikan  atau  mendisposisikan  surat  masuk  dimanapun  pimpinan  berada  tanpa  di batasi oleh tempat dan waktu. Pimpinan dapat mendisposisi surat saat di luar jam kerja maupun di hari libur. Hal ini dapat dilihat dari data waktu pemrosesan surat tanpa mengabaikan tata kelola administrasi pemerintahan.

## Gambar 3 Grafik Waktu Pemrosesan Surat
Data waktu pemanfaatan paperless office system ini di ambil dari bulan Desember 2019,  Januari  2020  dan  Februari  2020.  Dari  grafik  waktu  tersebut,  di  bulan  Desember 2019  dalam  20  hari  kerja  surat  masuk  695  surat  dengan  rata -rata  surat  masuk  per-hari 34,75  surat.  Surat  yang  diselesaikan  atau  di  disposisi  oleh  pimpinan  dalam  jam  kerja berjumlah  239  surat  dan  456  surat  diselesaikan  pimpinan  di  luar  jam  kerja,  artinya 65,61% surat diselesaikan di luar jam kerja. Bulan Januari 2020 dalam 23 hari kerja surat masuk  585  surat  dengan  rata-rata  surat  masuk  per-hari  25,43  surat.  Surat  yang diselesaikan  atau  di  disposisi  oleh  pimpinan  dalam  jam  kerja  berjumlah   239  surat  dan 346 surat di selesaikan pimpinan di luar jam kerja, artinya 59,15% surat diselesaikan di luar jam kerja. Dan, di bulan Februari 2020 dalam 20 hari kerja  surat masuk 552  surat dengan  rata-rata  surat  masuk  per-hari  27,60  surat.  Surat  yang  diselesaikan  atau  di disposisi oleh pimpinan dalam jam kerja berjumlah 136 surat dan 416 surat di selesaikan pimpinan di luar jam kerja, artinya 75,36% surat diselesaikan di luar jam kerja .

## Tabel 1 Pemanfaatan Paperless Office System
No. Uraian Penyelesaian per bulan Hari Kerja Rata- rata perhari dalam Jam Kerja luar jam kerja persentase di luar jam kerja 1 Desember 2019 695 20 34,75 239 456 65,61 2 Januari 2020 585 23 25,43 239 346 59,15 3 Pebruari 2020 552 20 27,60 136 416 75,36
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari data aplikasi e-office Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, rektor dapat menyelesaikan banyak surat yang diterima dalam waktu  saat  di  luar  jam  kerja.  Pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  merupakan suatu  hal  yang  sangatlah  penting,  ini  dikarenakan  bahwa  suatu  teknologi  informasi  dan komunikasi  dapat  meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi  layanan  instansi  Universitas  Islam Negeri  Raden  Fatah Palembang  terhadap  publik  dalam  memberikan  layanan.  Manfaat  yang ditimbulkan dari pemanfaatan paperless office system ini, antara lain:
1) Banyaknya surat yang dapat di baca atau diproses oleh pimpinan.
2) Lebih dari 50% surat dapat di proses di luar jam kerja.
3) Tidak adanya penumpukan berkas surat di meja kerja pimpinan.
4) Tidak terhambatnya pemberian pelayanan administrasi perkantoran kepada publik.
1:00:00 2:00:00 3:00:00 4:00:00 5:00:00 6:00:00 7:00:00 8:00:00 9:00:00 10:00:00 11:00:00 12:00:00 13:00:00 14:00:00 15:00:00 16:00:00 17:00:00 18:00:00 19:00:00 20:00:00 21:00:00 22:00:00 23:00:00 0:00:00 W ak tu Hari
Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata…
Kepercayaan  masyarakat  terhadap  lembaga  Universitas  Islam  Negeri  Raden  Fatah Palembang tetap terjaga.

## 4 KESIMPULAN
Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan, bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi tata persuratan (paperless office system) di Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang  khususnya  pemrosesan  surat  masuk  sudah  berjalan  lancar  dan  sangat  efektif. Dengan  efektifitasnya  dari  pemanfaatan paperless  office  system ini,  memberikan  dampak terhadap  tata  persuratan  UIN  Raden  Fatah  Palembang  semakin  baik,  kemudahan  dalam pencarian  arsip,  tidak  terhambatnya  pemberian  layanan  administrasi  perkantoran  kepada stakeholder , serta tingkat kepercayaan masyarakat terhadap lembaga Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang tetap terjaga.

## DAFTAR RUJUKAN
Herdiana,  F.,  &  Marsofiyati.  (2019).  Penerapan  dan  Pemanfaatan  E-Office  sebagai perwujudan paperless office. Informasi Dan Komunikasi , 3 (1), 74.
Khairil. (2012). Implementasi Pengamanan Database menggunakan MD5 . 8 (1), 29–44.
Muhadjir, N. (1996). Metodologi Penelitian Kualitatif . Rake Sarasin.
Mulyono, T. (2018). Sistem Informasi E-Office Pendukung Program Paperless Korespondensi Perkantoran ( Studi Kasus : Bagian Administrasi Akademik Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik ). Tecnoscienza , 2 (2), 108–122.
Nurhadi,  Z.  F.,  &  Kurniawan,  A.  W.  (2017).  Kajian  Tentang  Efektifitas  Pesan  Dalam
Komunikasi. Jurnal  Komunikasi  Hasil  Pemikiran  Dan  Penelitian-ISSN , 1 ,  90–95.
https://journal.uniga.ac.id/index.php/JK/article/view/253
Parsaorantua,  P.  H.  P.,  Pasoreh,  Y.,  &  Rondonuwu,  S.  A.  (2017).  Implementasi  Teknologi
Informasi  Dan  Komunikasi  (Studi  Tentang  Web  E-Government  Di  Kominfo  Kota Manado). Acta Diurna , VI (3).
Reja,  I.,  &  Suban,  A.  L.  (2016). Analisis  Penerapan  dan  Optimalisasi  Sistem  Informasi Sekolah  Terpadu  (  SisTer  )  Sebagai  perwujudan  Paperless  Administration  Menuju Sekolah Berbasis E-Document . Senapati .
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik . Gava Media.
Sugiyono. (2013). Metode penelitian pendidikan:(pendekatan kuantitatif, kualitatif dan R &
D) . Alfabeta.
Sulistiyono,  M.,  &  Yasin,  F.  (2016).  Pemanfaatan  Paperless  Office  System  Dalam  E-
Goverment  Studi  Kasus  Kementrian  Pendidikan  Dan  Kebudayaan. Jurnal  Teknologi Informasi , XI (31), 1–9.
Supriyanto,  E.  E.  (2016).  Kebijakan  Inovasi  Teknologi  Informasi  (IT)  Melalui  Program Elektronik  Goverment  dalam  Meningkatkan  Kualitas  Pelayanan  Publik  di  Indonesia.
Jurnal Ilmu Pemerintahan : Kajian Ilmu Pemerintahan Dan Politik Daerah , 1 (1), 141. https://doi.org/10.24905/jip.v1i1.438