## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Pengelolaan Pelaporan Rekam Medis Berbasis Eletronik Khusus Poli Gigi dengan
Metode RAD di RSAU dr. M. Salamun
Cyntia Rivatunisa 1  , Yuyun Yunengsih 2 , Stefanus Ari Sakti Prasetya 3 , Siti Andini 4 , Syifa Qolbiyah 5 , Supriyani 6
1,2,3,4,5,6 Program Studi Manajemen Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia, 40274
E ‐ mail : cyntiarvtns@gmail.com 
Info Artikel:
Diterima : 20 November 2023 Diperbaiki : 27 November 2023 Disetujui : 30 November 2023 Abstract: This community service activity was carried out with the aim of introducing and implementing electronic-based information system technology in medical record management at the RSAU Dr.M.Salamun dental polyclinic. So far, patient report management has been done manually, so there is a need to design applications that can increase accuracy and efficiency in medical reporting. This activity involves training and assistance for health workers in using visual basic- based applications specifically designed for dental polyclinic installations. Through this activity, it is hoped that a reporting system that is fast, precise, effective and efficient can be created, and can improve the quality of dental health services in the community. The methods used in this activity include observation, interviews, and direct training in the field using a descriptive-qualitative approach and system development using the RAD method.
Abstrak: Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan dengan tujuan untuk memperkenalkan dan menerapkan teknologi sistem informasi berbasis elektronik dalam manajemen rekam medis di poliklinik gigi RSAU dr.M.Salamun. Selama ini, pengelolaan laporan pasien dilakukan secara manual, sehingga terdapat kebutuhan untuk merancang aplikasi yang dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pelaporan medis. Kegiatan ini melibatkan pelatihan dan pendampingan bagi tenaga kesehatan dalam menggunakan aplikasi berbasis visual basic yang dirancang khusus untuk instalasi poliklinik gigi. Melalui kegiatan ini, diharapkan dapat tercipta sistem  pelaporan  yang cepat, tepat, efektif, dan
Keywords: Surgeon Poly, Information System, RAD
Kata Kunci : Poli Bedah, Sistem Informasi, RAD

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
efisien, serta dapat meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan gigi di masyarakat. Metode yang digunakan dalam kegiatan ini meliputi observasi, wawancara, dan pelatihan langsung di lapangan dengan pendekatan deskriptif-kualitatif dan pengembangan sistem menggunakan metode RAD.

## Pendahuluan
Kesehatan merupakan aspek vital dalam kehidupan manusia yang sering kali baru disadari nilainya ketika seseorang jatuh sakit. Salah satu masalah kesehatan yang sering diabaikan namun memiliki dampak signifikan adalah kesehatan gigi. Perawatan gigi yang tidak memadai dapat menyebabkan berbagai masalah serius, termasuk infeksi, nyeri kronis, dan dampak negatif pada kesehatan umum. Dalam konteks ini, pengelolaan rekam medis yang efisien dan terstruktur menjadi sangat penting, terutama di poli gigi yang menangani berbagai kasus gigi dan mulut. Sebagai bagian dari pengabdian kepada masyarakat, kami berkomitmen untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan di Rumah Sakit Khusus Gigi dan Mulut Bandung melalui penerapan sistem tata kelola pelaporan rekam medis berbasis elektronik. Program pengabdian ini bertujuan untuk menyediakan solusi teknologi yang dapat mendukung pengelolaan data pasien secara lebih efektif dan efisien. Selain itu, kegiatan ini juga diharapkan dapat memberikan edukasi kepada tenaga kesehatan tentang pentingnya teknologi informasi dalam meningkatkan kualitas layanan kesehatan.
Rumah sakit di Indonesia, termasuk Rumah Sakit Khusus Gigi dan Mulut Bandung, diatur dalam Undang ‐ Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Menurut undang ‐ undang ini, rumah sakit harus memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna, termasuk pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Namun, masih banyak rumah sakit yang mengelola data pasien secara manual, termasuk dalam pendaftaran dan pelaporan di poli gigi. Hal ini menyebabkan proses pengumpulan dan pengolahan data menjadi lambat dan rentan terhadap kesalahan.
Oleh karena itu, program pengabdian ini berfokus pada implementasi sistem informasi rekam medis berbasis elektronik khusus untuk poli gigi. Dengan menggunakan teknologi visual basic dalam manajemen medis, kami berupaya untuk mempermudah tenaga kesehatan dalam mengumpulkan dan mengelola data pasien. Penggunaan sistem ini diharapkan dapat mengurangi beban administrasi, meningkatkan akurasi data, dan mempercepat proses pelaporan yang dibutuhkan oleh rumah sakit.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Melalui kegiatan ini, kami juga akan melakukan pelatihan dan sosialisasi kepada tenaga kesehatan dan staf administrasi rumah sakit untuk memastikan mereka memahami dan mampu menggunakan sistem yang telah dikembangkan. Dengan demikian, diharapkan adanya peningkatan efisiensi dan kualitas pelayanan di poli gigi Rumah Sakit Khusus Gigi dan Mulut Bandung, yang pada akhirnya akan berdampak positif pada kesehatan masyarakat secara keseluruhan. Program pengabdian ini terdiri dari beberapa tahapan kegiatan, yaitu:
1. Melakukan survei dan wawancara dengan staf rumah sakit untuk memahami kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan rekam medis di poli gigi.
2. Merancang dan mengembangkan sistem informasi rekam medis berbasis elektronik yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Sistem ini akan mencakup fitur untuk pendaftaran, pencatatan diagnosis, pengkodean penyakit, dan pelaporan indeks penyakit.
3. Menyelenggarakan pelatihan bagi tenaga kesehatan dan staf administrasi rumah
sakit mengenai penggunaan sistem informasi yang baru. Kegiatan ini meliputi demonstrasi penggunaan sistem, simulasi kasus, dan sesi tanya jawab.
4. Memasang dan menguji coba sistem di poli gigi Rumah Sakit Khusus Gigi dan
Mulut Bandung. Tim pengabdian akan memberikan dukungan teknis selama masa implementasi untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
5. Melakukan monitoring berkala untuk mengevaluasi efektivitas sistem yang telah diterapkan. Feedback dari pengguna akan dikumpulkan untuk perbaikan dan pengembangan lebih lanjut.
Program pengabdian ini diharapkan memberikan beberapa manfaat, antara lain:
1. Mengurangi beban administrasi manual dan mempercepat proses pencatatan serta pelaporan rekam medis.
2. Meminimalisir kesalahan pencatatan yang sering terjadi pada sistem manual.
3. Mempercepat pelayanan pasien karena data dapat diakses dan diolah dengan cepat dan tepat.
4. Meningkatkan pemahaman dan kemampuan tenaga kesehatan serta staf administrasi dalam menggunakan teknologi informasi.

## Metode
Dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini, metode yang digunakan adalah partisipatif dan kolaboratif dengan pendekatan deskriptif ‐ kualitatif. Kegiatan ini melibatkan berbagai pemangku kepentingan, termasuk tenaga kesehatan, staf

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
administrasi rumah sakit, dan masyarakat pengguna layanan kesehatan di poliklinik gigi. Tahapan yang dilakukan meliputi persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi.

## Persiapan
a. Mengidentifikasi kebutuhan dan masalah yang dihadapi oleh poliklinik gigi dalam pengelolaan rekam medis berbasis elektronik melalui wawancara dengan
tenaga kesehatan dan staf administrasi, serta observasi langsung di lokasi.
b. Melakukan sosialisasi kepada seluruh pihak yang terlibat mengenai tujuan dan manfaat dari penerapan sistem informasi rekam medis berbasis elektronik. Sosialisasi dilakukan melalui pertemuan, presentasi, dan penyebaran bahan informasi.
c. Mengadakan pelatihan awal untuk tenaga kesehatan dan staf administrasi tentang penggunaan perangkat lunak yang akan digunakan dalam sistem informasi rekam medis. Pelatihan mencakup pengenalan perangkat lunak, cara pengoperasian, dan simulasi penggunaan.

## Pelaksanaan
a. Penerapan sistem informasi rekam medis berbasis elektronik di poliklinik gigi. Implementasi dilakukan secara bertahap untuk memastikan semua pihak dapat beradaptasi dengan sistem baru. Tahapan ini mencakup instalasi perangkat lunak, migrasi data, dan pengujian sistem.
b. Pendampingan intensif selama tahap awal penerapan sistem untuk memastikan bahwa tenaga kesehatan dan staf administrasi dapat menggunakan sistem dengan benar. Monitoring dilakukan untuk mengidentifikasi kendala yang muncul dan memberikan solusi secepat mungkin.
c. Mengumpulkan feedback dari pengguna sistem (tenaga kesehatan, staf administrasi, dan pasien) mengenai pengalaman mereka menggunakan sistem baru. Berdasarkan feedback ini, dilakukan perbaikan dan penyesuaian pada sistem untuk meningkatkan kinerja dan kenyamanan pengguna.

## Evaluasi
a. Melakukan evaluasi kinerja sistem informasi rekam medis berbasis elektronik setelah beberapa bulan penerapan. Evaluasi meliputi efektivitas, efisiensi, dan kepuasan pengguna.
b. Mengadakan survei kepuasan terhadap tenaga kesehatan, staf administrasi, dan pasien mengenai perubahan yang dirasakan setelah penerapan sistem baru.
c. Menyusun laporan akhir yang mencakup hasil evaluasi, kendala yang dihadapi, solusi yang diterapkan, serta rekomendasi untuk pengembangan sistem lebih lanjut.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905

## Hasil dan Pembahasan
Pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini, kami melaksanakan pelatihan dan pendampingan dalam penggunaan sistem informasi rekam medis berbasis elektronik khusus untuk poli gigi di RSAU. Dr.M.Salamun. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan data rekam medis pasien gigi.

## Pelaksanaan Kegiatan
Pelatihan dilakukan selama tiga hari yang mencakup sesi teori dan praktik langsung. Berikut adalah tahapan pelaksanaan kegiatan :
1. Identifikasi Kebutuhan
Tim melakukan observasi awal dan wawancara dengan petugas rekam medis dan tenaga kesehatan di poli gigi untuk memahami alur kerja dan kebutuhan spesifik mereka terkait pengelolaan rekam medis.
2. Perancangan Sistem
a. Berdasarkan hasil identifikasi, tim merancang sistem informasi rekam medis yang user ‐ friendly dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
b. Sistem ini dirancang menggunakan teknologi Visual Basic dengan fitur ‐ fitur yang memudahkan input data, pencarian rekam medis, dan pembuatan laporan secara otomatis.
3. Pelatihan Teori
a. Peserta pelatihan diberikan materi mengenai pentingnya digitalisasi rekam medis dan manfaat sistem informasi elektronik dalam meningkatkan efisiensi kerja.
b. Materi juga mencakup pengenalan antarmuka sistem dan cara mengoperasikannya.
4. Pelatihan Praktik
a. Peserta diajak untuk langsung mencoba menggunakan sistem dengan panduan dari tim pelatih.
b. Simulasi input data pasien, pencarian rekam medis, dan pembuatan laporan dilakukan untuk memastikan peserta memahami dan mampu menggunakan sistem dengan baik.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Gambar 1. Pelatihan Pelaporan
5. Pendampingan dan Evaluasi:
a. Setelah pelatihan, tim memberikan pendampingan selama satu minggu untuk memastikan implementasi sistem berjalan lancar.
b. Evaluasi dilakukan dengan mengumpulkan feedback dari pengguna mengenai kemudahan penggunaan dan kendala yang dihadapi.
Hasil Kegiatan
Hasil dari kegiatan pengabdian ini menunjukkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi pengelolaan rekam medis di poli gigi RSAU.dr.M.Salamun. Berikut beberapa capaian yang telah diraih:
1. Waktu yang dibutuhkan untuk pencatatan dan pencarian rekam medis berkurang drastis dari rata ‐ rata 15 menit menjadi hanya 5 menit per pasien.
2. Kesalahan dalam pencatatan data menurun karena sistem dilengkapi dengan validasi otomatis yang memastikan data yang diinput sesuai dengan format yang ditetapkan.
3. Hasil survei menunjukkan bahwa 90% petugas merasa lebih terbantu dan puas dengan sistem baru karena memudahkan pekerjaan mereka.
4. Laporan indeks penyakit dapat dibuat dengan lebih cepat dan akurat, sehingga memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan terkait pelayanan kesehatan.
Pengembangan Kegiatan
Untuk pengembangan lebih lanjut, berikut beberapa langkah yang diusulkan:
1. Sistem informasi rekam medis berbasis elektronik perlu diperluas penggunaannya ke seluruh unit pelayanan di rumah sakit, tidak hanya terbatas pada poli gigi.
2. Mengintegrasikan sistem ini dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) untuk memperoleh data yang lebih komprehensif dan meningkatkan koordinasi antar unit.
3. Menambahkan fitur keamanan data yang lebih canggih untuk melindungi informasi pasien dari akses yang tidak sah dan kebocoran data.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
4. Melakukan pelatihan berkala dan lanjutan bagi petugas untuk terus meningkatkan kompetensi mereka dalam penggunaan sistem dan menyesuaikan dengan perkembangan teknologi terbaru.
5. Melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja sistem dan memperbarui fitur ‐ fitur yang diperlukan berdasarkan feedback dari pengguna untuk memastikan sistem tetap relevan dan efektif.

## Kesimpulan
Pengembangan sistem data indeks penyakit ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam mempercepat dan mempermudah pembuatan laporan indeks penyakit di rumah sakit. Dengan implementasi sistem yang dirancang, diharapkan efisiensi dan efektivitas pelaporan dapat meningkat secara substansial. Hal ini akan membantu tenaga kesehatan dalam mengelola data rekam medis pasien dengan lebih baik, serta mengatasi berbagai permasalahan yang terkait dengan pelaporan medis di lingkungan rumah sakit.
Ucapan Terima Kasih
Dengan kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah terlibat dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Dengan penuh rasa syukur kami menghaturkan terima kasih kepada :
1. Dr. H. K. Prihartono AH, Drs., S.Sos., S.Kom., MM., selaku Direktur dari Politeknik Piksi Ganesha Bandung.
2. Ucapan terimakasih kepada Dosen dan Mahasiswa yang telah membantu dalam kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini.
3. Kepada orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan, do’a, motivasi, dan semangat.
4. Kepada semua orang yang telah ikut membantu yang tidak dapat disebutkan satu
per satu, semoga kebaikan yang telah diberikan dapat balasan dari ALLAH SWT..

## Referensi
Andriani, L., & Setiyati, D. (2018). Manajemen Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta: Bumi Aksara.
Budiharjo, A., & Rahardjo, S. (2017 ). Sistem Informasi Kesehatan untuk Pelayanan Rumah Sakit . Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Indrajit, R.E., & Djokopranoto, R. (2016). Manajemen Rumah Sakit: Teori dan Praktik . Bandung: Alfabeta.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2015). Pedoman Manajemen Rekam Medis di Rumah Sakit . Jakarta: Kemenkes RI.

## JURNAL PADMA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Piksi Ganesha Vol. 03 No. 02 (2023) https://journal.piksi.ac.id/index.php/Padma p ‐ ISSN : 2797 ‐ 6394 e ‐ ISSN : 2797 ‐ 3905
Nugroho, A., & Putra, I. (2019). Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Berbasis Elektronik di Rumah Sakit . Surabaya: Airlangga University Press.
Sari, E.K., & Hidayat, S. (2018). Implementasi Teknologi Informasi dalam Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit. Bandung: ITB Press.
Widyastuti, R., & Suryani, T. (2017). Evaluasi Pelaksanaan Rekam Medis di Poli Gigi.
Jakarta: EGC.
Yuliawati, L., & Fauzi, M. (2015). Peningkatan Kualitas Pelayanan Kesehatan melalui
Sistem Informasi Rekam Medis. Malang: Universitas Brawijaya Press.