## J-REMI : Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan
Vol. 4, No. 3, Juni 2023, hlm. 118-131 EISSN: 2721-866X URL : https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi

## Analisis Kebutuhan Ideal Tenaga Rekam Medis Pada Unit Filling
Rizal Pratama Adi Putra 1* , Syamsuriansyah 1 , Uswatun Hasanah 1 , Musparlin Halid 1 , Ikhwan 1
1 Politeknik Medica Farma Husada Mataram
adimfh10@gmail.com, sam_bptk@yahoo.com, uswatun.nersuh@gmail.com, musparlinhalid@gmail.com, ikhwanikhwan@gmail.com
Keywords: ABSTRACT Medical Recorder, Filing Unit, WISN The availability of adequate Human Resources (HR) in accordance with the scientific  field  is  the  main  focus  of  various  units  in  the  Mataram  City Hospital,  especially  medical  recorders.  This  study  aimed  to  determine  the ideal  number  of  medical  recorder  personnel  needed  in  the  filing  unit.  This type  of  research  uses  a  quantitative  approach  in  Mataram  City  Hospital with a sample of 4 people. Calculate ideal medical recorder staffing needs using  the  Workload  Indicator  Staffing  Need  (WISN)  method.  The  results show  that  the  workload  is  still  relatively  high.  The  number  of  personnel working at this time is still lacking. The number of medical recorders does not match the workload. The staff should be 7 people, while the current staff is 4 people, so they still need 3 more people. The need for medical recorders is not ideal and the hospital still needs additional medical recorders in the filling unit. Kata Kunci ABSTRAK Perekam Medis, Unit Filling, WISN Ketersediaan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  yang  memadai  dan  sesuai dengan bidang keilmuan menjadi fokus utama berbagai unit yang terdapat di Rumah  Sakit  Umum  Daerah  (RSUD)  Kota  Mataram,  khususnya  tenaga perekam medis. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui jumlah ideal kebutuhan  tenaga  perekam  medis  pada  unit filing .  Jenis  penelitian menggunakan pendekatan kuantitatif di Rumah Sakit Kota Mataram dengan sampel  berjumlah  4  orang.  Perhitungan  ideal  kebutuhan  tenaga  perekam medis  menggunakan  metode  Workload  Indicator  Staffing  Need  (WISN). Hasil  menunjukkan  bahwa  beban  kerja  masih  tergolong  tinggi.  Jumlah tenaga  yang  bekerja  saat  ini  masih  kurang.  Jumlah  tenaga  perekam  medis tidak  sesuai  dengan  beban  kerja.  Jumlah  tenaga  yang  seharusnya  7  orang, sedangkan  tenaga  yang  ada  saat  ini  4  orang,  jadi  masih  membutuhkan  3 orang  lagi.  Kebutuhan  tenaga  perekam  medis  belum  ideal  dan  rumah  sakit masih membutuhkan tambahan petugas perekam medis di unit filling.

## Korespondensi Penulis:
Rizal Pratama Adi Putra, Politeknik Medica Farma Husada Mataram, Jln. Medica Farma No. 1 Batu Ringgit Selatan, Sekarbela, Kota Mataram, Nusa Tenggara Barat Telepon: +6285338088455 Email: adimfh10@gmail.com
Submitted : 14-02-2023; Accepted : 09-05-2023;
Published : 03-06-2023

## Copyright (c) 2023 The Author (s)
This  article  is  distributed  under  a  Creative  Commons Attribution-ShareAlike  4.0  International  License  (CC  BY-SA 4.0)

## 1. PENDAHULUAN
Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  di  Fasilitas  Pelayanan  Kesehatan  (Fasyankes) diharapkan  sebagai  fokus  perhatian  utama  bagi  rumah  sakit  dalam  mewujudkan  visi  dan  misi  serta meningkatkan mutu pelayanan di rumah sakit [1]. Ketersediaan  SDM yang  memadai dan sesuai dengan
bidang  keilmuan  menjadi  fokus  utama  berbagai  unit yang  terdapat  di rumah  sakit,  salah  satunya  adalah kebutuhan tenaga perekam medis [2]. Dalam hal ini, agar dapat mewujudkan mutu pelayanan kesehatan kepada  pasien  harus  mengikuti  kaidah  tertib  secara  administrasi  yang  baik,  oleh  sebab  itu  rumah  sakit perlu  dukungan  yang  lebih  intensif  dalam  proses  pengelolaan  berkas rekam  medis  yang  cepat  dan tepat [3].
Rekam  medis  berisikan  riwayat  berupa  dokumen  tentang  identitas  pasien,  hasil  pemeriksaan, tindakan  pengobatan  dan  pelayanan  lain  yang  terdapat  pada  Fasyankes  [4].  Proses  penyelenggaraan rekam  medis  dapat  terlaksana  dengan  baik  dan  dapat  memberikan  informasi  serta  data  yang  benar, lengkap,  akurat  dan  tepat  jika  didukung  SDM  yang  memadai  dan  mumpuni  dari  segi  kualitas  dan kuantitasnya [5].
Kualitas  mencakup  keterampilan,  pengetahuan  dan  tingkat  pendidikan,  sedangkan  kuantitas mencakup  jumlah  tenaga  kesehatan  yang  sesuai  dengan  beban  kerja.  Tenaga  kerja  yang  sesuai  dengan beban  kerja  sangat  mempengaruhi  tingkat  efisiensi  dan  produktivitas  kerja  [6].  Apabila  jumlah  tenaga kerja  tidak  sesuai  dengan  beban  kerja  yang  ada  maka  akan  mengakibatkan  kelelahan  kerja  dan  dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja sehingga mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan rumah sakit. Selain itu, untuk tercapainya sistem yang di harapkan dalam proses membangun sistem ini di pakai langkahlangkah yang harus di kerjakan secara berurutan [7].
Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang dalam pelayanan rekam medis pasien adalah bagian penyimpanan  ( Filing )  [8].  Dalam  hal  ini,  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan,  rawat  inap  maupun  rawat darurat  harus  disimpan  dengan  baik  karena  bersifat  rahasia  dan  mempunyai  aspek  hukum  serta  dalam pelaksanaan,  penyimpanan  atau  pengambilan  dokumen  rekam  medis  harus  berpedoman  pada  Standar Operasional Prosedur (SOP) [9].
Elemen  penting  dalam  melakukan  perencanaan  SDM  rumah  sakit  adalah  dengan  melakukan analisis kebutuhan sumber daya manusia [10]. Salah satu indikator untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia di institusi pelayanan kesehatan adalah berdasarkan beban pekerjaan nyata yang dilakukan oleh personil di bagian atau unit tempat kerja. Data hasil kunjungan pasien di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kota Mataram pada tahun 2020 dapat disajikan pada Tabel 1.
Tabel 1. Kunjungan pasien di RSUD Kota Mataram pada Tahun 2020 No Bulan Kunjungan Rawat Inap (orang) Kunjungan Rawat Jalan (orang) 1 Januari 1587 17053 2 Februari 1695 16534 3 Maret 1692 15362 4 April 784 7627 5 Mei 501 6718 6 Juni 555 7337 7 Juli 500 8147 8 Agustus 466 8185 9 September 560 9237 10 Oktober 625 9872 11 November 846 11647 12 Desember 850 12133 Total 10.661 121.667
Sumber: Dokumentasi di RSUD Kota Mataram pada tahun 2021
Berdasarkan Tabel 1. jumlah kunjungan pasien pada tahun 2020 cukup tinggi, dimana Kunjungan Rawat  Inap  yaitu  10.661  pasien  dan  Kunjungan  Rawat  Jalan  yaitu  121.667  pasien.  Tingginya  jumlah kunjungan pasien akan menambah beban kerja petugas Filing , sedangkan jumlah SDM di bagian Filing RSUD Kota Mataram mempunyai 4 petugas yang terbagi menjadi 3 shift yaitu shift pagi, shift siang dan shift malam. Jam kerja untuk shift pagi yaitu dari pukul 07.00 WITA-14.00 WITA, shift siang pukul 14.00 WITA-20.00 WITA dan shift malam pukul 20.00 WITA-07.00 WITA. Adapun tugas dari unit Filing di RSUD  Kota  Mataram  yaitu  penjaga  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis,  menyimpan dokumen  rekam  medis  yang  sudah  lengkap  dengan  metode  penyimpanan  angka  akhir  dan  diurutkan sesuai  nomor  urutnya,  mencari  dokumen  atau  menyediakan  dokumen  rekam  medis  untuk  keperluan pelayanan dan keperluan lainnya, melakukan retensi dokumen rekam  medis menjadi dokumen aktif dan non  aktif,  membantu  dalam  penilaian  nilai  guna rekam  medis,  menyimpan  dokumen  rekam  medis  yang diabadikan, dan mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis [11].
Hasil pengamatan  menemukan  bahwa semua  petugas bagian Filing RSUD Kota Mataram, bahwa kondisi ruangan Filing yang kurang memadai serta kurangnya fasilitas rak penyimpanan dokumen rekam medis, sehingga pada saat pengambilan Digital Right Management (DRM), beberapa kali petugas harus bekerja  melebihi  jam  kerja  atau  pun  menunda  untuk  diselesaikan  pada  hari  berikutnya.  Melihat pentingnya peranan petugas rekam medis di bagian Filing , maka perencanaan jumlah kebutuhan sumber daya manusia harus sesuai dengan beban kerja di unit tersebut [12].
Dalam hal ini kelebihan tenaga kerja akan mengakibatkan terjadinya penggunaan waktu kerja yang tidak  produktif,  sebaliknya  kekurangan  tenaga  kerja  akan  mengakibatkan  kelebihan  beban  kerja.  Oleh karena  itu  diperlukan  analisis  perhitungan  kebutuhan  SDM  berdasarkan  beban  pekerjaan  yang  ada sehingga dapat diketahui jumlah SDM yang ideal sesuai dengan beban kerjanya. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui jumlah ideal kebutuhan sumber daya manusia perekam medis di unit filing RSUD Kota Mataram.

## 2. METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kuantitatif.  Pengumpulan data  menggunakan  instrumen  penelitian,  analisis  data  bersifat  kuantitatif/statistic  tentang  jumlah  ideal kebutuhan  sumber  daya  manusia  perekam  medis  pada  unit filing di  RSUD  Kota  Mataram  pada  Juli sampai  dengan  Agustus  2021.  Sampel  berjumlah  4  orang  staf  perekam  medis  di  unit Filing .  Instrumen yang digunakan berbentuk lembar angket, observasi, dokumentasi, dan wawancara.
Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil penelitian  sehingga  dapat  dipahami  dengan  mudah  dan  dapat  memberikan  informasi  kepada  orang  lain dengan  menggunakan  analisis  statistik  berdasarkan  metode  Workload  Indicator  Staffing  Need  (WISN) [13].

## Perhitungan Beban Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja
Analisis perhitungan kebutuhan tenaga perekam medis diunit Filing RSUD Kota Mataram dengan urutan sebagai berikut:
1. Jumlah Waktu Tiap Pola Kegiatan
Aktivitas  personel  dari  hasil  formulir  pengamatan  dan  pencatatan  aktivitas  Staf  unit filling , aktivitas  dikelompokkan  menjadi  aktivitas  produktif  dan  aktivitas  pribadi.  Langkah  selanjutnya, jumlah waktu kegiatan diubah dalam bentuk menit, dengan cara dikalikan 10 karena pengamatan dan pencatatan  kegiatan  dilakukan  setiap  sepuluh  menit.  Hasilnya  merupakan  jumlah  waktu  setiap  pola kegiatan  selama  waktu  kerja.  Jumlah  waktu  tersebut  kemudian  dijumlahkan  sehingga  didapatkan jumlah waktu setiap kegiatan staf selama sepuluh hari penelitian. Jumlah waktu setiap jenis kegiatan dibagi hari pengamatan sehingga didapat rata-rata jumlah waktu setiap jenis kegiatan selama satu hari. Data  ini  kemudian  digunakan  untuk  menghitung  rata-rata  waktu  penyelesaian  setiap  unit  kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran.
2. Menghitung Jumlah Kebutuhan Staf Perekam Medis di Unif Filing RSUD Kota Mataram
Untuk  menghitung  jumlah  kebutuhan  tenaga  perekam  medis,  hasil  pengamatan  yang  dilakukan menggunakan  metode  WISN,  yaitu  prosedur  menghitung  jumlah  kebutuhan  Staf  perekam  medis  di unit Filing berdasarkan indikator beban kerja.
a. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia, dengan Rumus: Waktu kerja tersedia = (A-(B+C+D+E)) x F
A = Hari kerja (jumlah hari kerja/minggu)
B = Cuti tahunan
C = Pendidikan dan pelatihan
D = Hari libur nasional
E = Ketidakhadiran kerja (sesuai dengan rata-rata ketidakhadiran kerja selama kurun waktu 1 tahun, karena alasan sakit, tidak masuk kerja dengan atau tanpa pemberitahuan atau ijin)
F = Waktu kerja (waktu kerja dalam satu hari)
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM
Dalam penelitian ini unit kerjanya adalah unit Filing RSUD Kota Mataram dengan kategori SDM perekam medis.
c. Menyusun standar beban kerja
Standar beban kerja diperoleh dengan membagi waktu kerja tersedia dalam satu tahun dengan rata- rata waktu penyelesaian setiap unit kegiatan pokok. Waktu penyelesaian setiap unit kegiatan pokok
adalah rata-rata jumlah waktu setiap kegiatan pokok (produktif langsung dan tidak langsung) dalam satu hari dibagi dengan rata-rata jumlah kegiatan pokok dalam satu hari kerja.
d. Menyusun Standar Kelonggaran.
Standar  kelonggaran  diperoleh  dari jumlah  waktu  kegiatan  produktif  lain  dan  kegiatan  lain  diluar kegiatan yang berhasil diamati.
Standar kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran / Waktu kerja tersedia
e. Perhitungan kebutuhan tenaga dengan rumus:
Kebutuhan Tenaga = Kualitas Kegiatan Pokok + Standar kelonggaran / Standar Beban Kerja.

## 3. HASIL DAN ANALISIS Karakteristik Responden
Untuk membantu proses analisis hasil work sampling diperlukan informasi dan data kuantitatif lain melalui angket dengan beberapa responden yang dipilih secara random, sehingga analisis bisa dilakukan secara  mendalam  dan  bisa  memberikan  hasil  yang  bermakna.  Karakteristik responden  ditunjukkan  oleh Tabel berikut.
Tabel 2. Karakteristik responden No Responden Jenis Kelamin Umur Pendidikan Lama Bekerja 1 EPD Perempuan 26 Tahun D3 Perekam Medis 7 Tahun 2 DP Laki-laki 24 Tahun D3 Perekam Medis 3 Tahun 3 MSA Laki-laki 24 Tahun D3 Perekam Medis 3 Tahun 4 IPS Laki-laki 22 Tahun D3 Perekam Medis 1 Tahun
Dari Tabel 2 terlihat bahwa responden rata-rata berusia produktif. Meskipun hanya satu responden yang masa kerjanya di atas lima tahun, namun seluruh responden  dapat memberikan data atau menjawab pertanyaan peneliti dengan baik dan sangat jelas karena cukup memahami permasalahan dan kondisi yang ada  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram.  Hal  ini  dapat  penulis  simpulkan  berdasarkan  jawaban  yang diberikan  oleh  responden.  Berdasarkan  data  tersebut,  responden  1  menduduki  jabatan  struktural  yang menjawab pertanyaan mengenai manajerial, administrasi dan operasional. Sedangkan responden 2, 3, dan 4 adalah Staf perekam medis yang menjawab pertanyaan operasional.

## Perhitungan  Kebutuhan  Tenaga  Rekam  Medis  Unit  Filing
Berdasarkan  Metode  WISN  ada  lima  langkah  untuk  menghitung  jumlah  tenaga  rekam medis di Unit Filing sebagai berikut: 1. Menentukan Waktu Kerja Tersedia
Waktu  kerja  tersedia  adalah  waktu  yang  tersedia  untuk  masing-masing  kategori  SDM  yang bekerja  di  Rumah  Sakit  selama  kurun  waktu  satu  tahun.  Data  yang  dibutuhkan  untuk  menentukan waktu kerja tersedia adalah:
a. Hari kerja, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di RSUD Kota Mataram yaitu lima hari dalam satu minggu. Dalam satu tahun 260 hari (5 x 52 minggu). (A)
b. Cuti  tahunan,  sesuai  dengan  ketentuan  SDM  RSUD  Kota  Mataram  bahwa  setiap  karyawan mendapatkan hak cuti tahunan selama 12 hari kerja setiap tahun. (B)
c. Pendidikan  dan  pelatihan.  Ketentuan  SDM  RSUD  Kota  Mataram,  setiap  karyawan  diberikan waktu untuk pendidikan dan pelatihan 48 jam pertahun. (C)
d. Hari Libur Nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri Terkait tentang Libur Nasional dan Cuti Bersama tahun 2021 ditetapkan 14 hari dan 3 hari untuk cuti bersama. RSUD Kota Mataram hanya menggunakan hari libur nasional yaitu 14 hari. (D)
e. Ketidakhadiran kerja, sesuai rata-rata ketidakhadiran kerja selama tiga (3) hari pertahun. (E)
f. Waktu kerja dalam satu hari adalah 7 jam kerja. (F)
Tabel 3. Waktu kerja tersedia staf perekam medis unit filing Faktor Faktor Jumlah Keterangan A Hari Kerja ( 6 x 52 minggu ) 260 Hari/tahun B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun C Pendidikan dan Pelatihan 48 Jam/tahun D Libur Nasional 14 Hari/tahun E Rata-rata ketidakhadiran kerja 3 Hari/tahun F Jam Kerja 8 Jam/tahun G Total Hari Kerja = [ A- (B+C+D+E) ] 229 Hari/tahun
Faktor Faktor Jumlah Keterangan F Waktu Kerja Tersedia = [A- (B+C+D+E) ] x F 1832 Jam/tahun G Total waktu kerja dalam menit 109920 Menit/tahun
Waktu kerja tersedia untuk staf perekam medis adalah 260 hari/tahun atau 1.832 jam/tahun atau 109.920  menit  pertahun.  Dari  waktu  kerja  yang  tersedia  ini  dibagi  menjadi  3 shift .  Jam  kerja  untuk shift pagi yaitu dari pukul 07.00 WITA-14.00 WITA, shift siang pukul 14.00 WITA-20.00 WITA dan shift malam  pukul  20.00  WITA-07.00  WITA.  Untuk  mengatasi  kekurangan  tenaga  pada  saat peak hours dibuat  kebijakan  bah  staf  rekam  medis  dibagian  yang  lain  harts  membantu  bagian  yang kekurangan tenaga.
2. Menentukan Unit Kerja dan Kategori SDM
Unit kerja yang diamati dan dihitung jumlah tenaganya dalam penelitian ini adalah Unit Filing RSUD Kota Mataram dengan kategori SDM adalah Perekam Medis. Hal ini berdasarkan data bahwa tenaga  yang  kurang  adalah  tenaga  Perekam  Medis  sedangkan  tenaga  Perekam  Medis  yang  ada sekarang yaitu 4 orang yang terbagi menjadi tiga shift . 3. Menentukan Standar Beban Kerja
Standar  Beban  Kerja  adalah  volume/kuantitas  beban  kerja  selama  satu  tahun  per  tenaga perekam  medis.  Data  dan  informasi  yang  dibutuhkan  untuk  menetapkan  beban  kerja  masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut:
a. Kategori  SDM  yang  bekerja  pada  unit  RS  sebagaimana  hasil  yang  telah  ditetapkan  pada  langkah kedua.
b. Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS.
c. Rata-rata  waktu  yang  dibutuhkan  oleh  tiap  kategori  SDM  untuk  melaksanakan/  menyelesaikan berbagai pelayanan RS.
d. Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja RS Seperti yang dijelaskan dalam tinjauan kepustakaan bahwa beban kerja masing-masing kategori
SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi:
a. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM.
b. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok.
c. Standar beban kerja per satu tahun masing-masing kategori SDM Untuk  kegiatan  pokok  yang  dilaksanakan  oleh  perekam  medis  pada  Unit Filing RSUD  Kota Mataram adalah sesuai dengan uraian tugas yang ada dalam SOP yaitu aktivitas yang termasuk dalam produktif langsung (pelayanan dokumen rekam medis).
Pengamatan dengan work sampling adalah mencatat aktivitas dari tenaga perekam medis, tetapi tidak  menghitung  berapa  waktu  untuk  menyelesaikan  satu  aktivitas.  Sehingga  rata-rata  waktu  yang dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  setiap  aktivitas  pokok  diperoleh  dari  hasil  pengamatan  beberapa sampel secara acak pada tiap tahap pelayanan dokumen rekam medis, data sekunder waktu penyediaan dokument reklam medis, dan diperkuat dengan wawancara mendalam dengan Kepala Instalasi Rekam Medis dan staf perekam medis berdasarkan pengalaman mereka.
Berdasarkan  hal  di  atas,  standar  beban  kerja  perekam  medis  di  Unit Filing Rumah  Sakit  Per- mata Bunda seperti dijelaskan dalam Tabel berikut:
Tabel 4. Standar beban kerja perekam medis unit filing No Kegiatan Pokok Rata-rata waktu (menit/t) WT SBK(WT/t) 1 Menyimpan  dokumen  rekam medis  dengan  metode  tertentu sesuai dengan kebijakkan penyimpanan  dokumen  rekam medis 1 109920 109,920 2 Mengambil kembali
( retrievew )  dokumen  rekam medis untuk berbagai keperluan 3 109920 36640 3 Memilah  nomor  rekam  medis berdasarkan rak 4 109920 27480 4 Memasukkan  berkas  ke  dalam rak yang sesuai 5 109920 21984 5 Mengantar  berkas  sesuai  poli 3 109920 36640
No Kegiatan Pokok Rata-rata waktu (menit/t) WT SBK(WT/t) yang dituju 6 Pengembalian DRM 3 109920 36640 7 Mencari berkas yang hilang 5 109920 21984 8 Rapat 120 109920 916
Keterangan:  SBK  =  Standar  Beban  Kerja  (jumlah  waktu  kerja  tersedia  dibagi  rata-rata  waktu  untuk menyelesaikan kegiatan pokok), WT = Waktu Kerja Tersedia

## 4. Standar Kelonggaran Perekam medis di Unit Filing
Penyusunan  standar  kelonggaran  tujuannya  adalah  diperolehnya  faktor  kelonggaran  perekam medis  yang  meliputi  jenis  kegiatan  dan  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  kegiatan  yang tidak  terkait  langsung  atau  dipengaruhi  tinggi  rendahnya  kualitas  atau  jumlah  kegiatan pokok/pelayanan.  Penyusunan  faktor  kelonggaran  dapat  dilaksanakan  melalui  pengamatan  dan wawancara kepada tiap kategori SDM tentang:
a. Kegiatan-kegiatan  yang  tidak  terkait  langsung  dengan  pelayanan  pada  pasien,  misalnya  rapat, penyusunan laporan kegiatan
b. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan
c. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Hasil  pengamatan  dengan work  sampling yang  diamati  adalah  aktivitas  perekam  medis  yang akan  diperhitungkan  dalam  menetapkan  standar  kelonggaran.  Rata-rata  waktu  untuk  menyelesaikan setiap aktivitas diketahui dari hasil wawancara dengan Kepala Instalasi rekam Medis dan staf Perekam Medis  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  berdasarkan  pengamatan  dan  pengalaman  mereka. Berdasarkan  hal  tersebut,  dari  hasil  pengamatan  peneliti  menyusun  standar  kelonggaran  untuk perekam medis sebagai berikut:
Tabel 5. Standar kelonggaran perekam medis unit filing 1 Waktu Frekuensi Jml (J) WT SK(J/WT) Rapat 120 12 1440 109920 0,0131
Perhitungan  standar  kelonggaran  di  atas  diperoleh  standar  kelonggaran  untuk Perekam Medis adalah 0,0131 dibulatkan menjadi 0 orang tenaga.
5. Perhitungan Kebutuhan Perekam Medis di Unit Filing RSUD Kota Mataram
Data yang dibutuhkan untuk menghitung jumlah perekam medis yang dibutuhkan adalah:
a. Waktu kerja tersedia
b. Standar Beban Kerja
c. Standar Kelonggaran
d. Kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun
Dari  data  sistem  informasi,  data  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  dan  hasil  wawancara mendalam, jumlah atau kuantitas kegiatan pokok tahun 2021 adalah sebagai berikut:
Tabel 6. Kuantitas kegiatan pokok unit filing No Kegiatan Pokok Kuantitas 1 Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu  sesuai  dengan  kebijakkan  penyimpanan dokumen rekam medis 40680 2 Mengambil  kembali  ( retrievew )  dokumen  rekam medis untuk berbagai keperluan 40680 3 Memilah nomor rekam medis berdasarkan rak 40680 4 Memasukkan berkas ke dalam rak yang sesuai 40680 5 Mengantar berkas sesuai poli yang dituju 40680 6 Pengembalian DRM 40680 7 Mencari berkas yang hilang 2034
Setelah dihitung standar beban kerja dan standar kelonggaran selanjutnya dapat dihitung angka kebutuhan tenaga Perekam Medis di Unit Filing RSUD Kota Mataram Tahun 2021, sebagai berikut:
Tabel 7. Perhitungan tenaga perekam medis unit filing No Kegiatan Pokok Kuantitas (1) SBK(WT/t) (2) Kebutuhan (1/2) 1 Menyimpan  dokumen  rekam  medis dengan metode  tertentu  sesuai dengan  kebijakkan  penyimpanan dokumen rekam medis 40680 109920 0.370087 2 Mengambil kembali ( retrievew ) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan 40680 36640 1.110262 3 Memilah nomor rekam medis berdasarkan rak 40680 27480 1.480349 4 Memasukkan  berkas  ke  dalam  rak yang sesuai 40680 21984 1.850437 5 Mengantar  berkas  sesuai  poli  yang dituju 40680 36640 1.110262 6 Pengembalian DRM 40680 36640 1.110262 7 Mencari berkas yang hilang 2034 21984 0.092522 Total Kebutuhan 7.124181
Menurut  Tabel  7  diperoleh  hasil  bahwa  kebutuhan  jumlah  tenaga  yang  paling  banyak  adalah pada aktivitas atau proses memasukkan berkas ke dalam rak yang sesuai yaitu 1.850437 atau 2 orang. Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  pengamatan,  bahwa  proses  yang  paling  lama  dan  sering  terjadi  adalah penumpukan  dokumen  rekam  medis  untuk  dimasukkan  ke  dalam  rak  yang  tersedia.  Jumlah  tenaga yang ada sekarang untuk keseluruhan tahapan adalah 4 orang untuk shift pagi, siang dan malam. Tidak sesuai dengan beban kerja yang ada.
Berdasarkan  perhitungan  ketenagaan  dengan  metode  WISN  di  atas,  maka  jumlah  Perekam Medis  yang  dibutuhkan  adalah  7  orang.  Saat  ini  Perekam  Medis  yang  ada  berjumlah  4  orang.  Jadi masih kekurangan tenaga sebanyak 3 orang.
6. Rasio Jumlah Tenaga Perekam Medis
Rasio  jumlah  tenaga  Perekam  Medis  adalah  perbandingan  jumlah  tenaga  yang  ada  sekarang dengan  jumlah  tenaga  yang  seharusnya  sesuai  dengan  perhitungan  WISN.  Jumlah  tenaga  Perekam Medis  saat  ini  adalah  4  orang,  sedangkan  jumlah  tenaga  yang  seharusnya  dari  hasil  penghitungan adalah  7  orang.  Dengan  demikian  rasio  tenaga  Perekam  Medis  adalah  4/7 atau 0,57.

## Aktivitas Staf Perekam Medis
Pengamatan  dilakukan  selama  10  hari  selama  7  jam  kerja  dengan  pembagian  waktu  pengamatan yaitu shift 1  pukul  07.00  s/d  14.00, shift 2  pukul  14.00  s.d  21.00,  dan shift 3  pukul  21.00  s.d  07.00. Pen g amatanlangsung  dilakukan  oleh  peneliti  dengan  satu  orang  pembantu  peneliti.  Sebelum  dilakukan pengamatan  peneliti  menjelaskan  dan  meminta  kesediaan  semua  tenaga  yang  ada  di  Unit Filing Rekam  Medis  melalui  Kepala  Instalasi  RSUD  Kota  Mataram  tentang  proses  dan  tujuan  pengamatan. Sebagai instrumen dalam proses pengamatan peneliti menggunakan formulir work sampling , alat tulis dan stopwatch. Aktivitas yang diamati dibagi atas tiga kelompok yaitu:
1. Aktivitas  pokok,  yaitu  aktivitas  yang  langsung  berhubungan  dengan  pasien  atau  pelayanan  kepada pasien.  Aktivitas  pokok  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  adalah  menerima  dokumen  rekam  medis dari  urusan  coding  dengan  buku  ekspedisi,  melaksanakan  penyimpanan  dokumen  rekam  medis, mencatat setiap penggunaan dokumen rekam medis, menyiapkan dokumen rekam medis bagi pasien, melakukan  ekspedisi  peminjaman  dokumen  rekam  medis,  melakukan  retensi  dokumen  rekam  medis secara periodik serta memisahkan dokumen aktif dan non aktif.
2. Aktivitas pribadi, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan kebutuhan dan kepentingan pribadi, seperti makan, minum, shalat dan ke kamar mandi.
Aktivitas  pokok  tenaga  rekam  medis  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  adalah  pelayanan dokumen  rekam  medis.  Dokumen  rekam  medis  yang  dilayani  berasal  dari  pelayanan  poliklinik  rawat jalan dan rawat inap. Untuk proses pelayanan di Unit Filing RSUD Kota Mataram telah berjalan sesuai dengan  SOP  yang  ada  dan  sudah  mempunyai  alur  yang  baik.  Hal  tersebut  dijelaskan  oleh  salah  satu responden nomor 1 yang berumur 26 tahun.
Alur    prosedur    penyimpanan    dokumen    rekam    RSUD Kota Mataram menggunakan  sistem penyimpanan  secara  sentralisasi  yaitu  sistem  penyimpanan  dengan  cara menyimpan  dokumen  rekam medis  rawat  jalan,  rawat  inap  maupun  gawat  darurat  dalam  satu map,  dengan  menggunakan  sistem penjajaran  yaitu  mensejajarkan  dokumen  rekam  medis  berdasarkan  urutan  nomor  rekam  medis  pada  2 angka  kelompok  akhir.  Dokumen  RSUD  Kota  Mataram  masih  disimpan  di  rak  kayu.  Dokumen  rekam medis yang sudah selesai pelayanan atau penelitian selanjutnya ditracking masuk oleh petugas distributor dan  kemudian  dikirim  ke  bagian Filing .  Alur  penyimpanan  yang  dilakukan  oleh  petugas Filing sudah sesuai  dengan  Standar  Prosedur  Operasional  No.  Dokumen  RSDM/SPO.A/RM/01  tentang  Dokumen Rekam Medis Pasien yang berlaku di RSUD Kota Mataram. Adapun hasil dari work sampling dirangkum dalam Tabel 8.
Tabel 8. Distribusi waktu aktivitas tenaga perekam medis di unit filing No Aktivitas f % Per Kegiatan % Keseluruhan 1. Aktivitas Produktif Menyimpan  dokumen  rekam  medis  dengan metode  tertentu  sesuai  dengan  kebijakkan penyimpanan dokumen rekam medis 2340 11.63 9.55 Mengambil  kembali  ( retrievew )  dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan 4880 24.25 19.92 Memilah  nomor  rekam  medis  berdasarkan rak 4880 24.25 19.92 Memasukkan  berkas  ke  dalam  rak  yang sesuai 2760 13.72 11.27 Mengantar berkas sesuai poli yang dituju 1220 6.06 4.98 Pengembalian DRM 3320 16.50 13.55 Mencari berkas yang hilang 600 2.98 2.45 Rapat 120 0.60 0.49 Sub Total 20120 100 82,12 2. Aktivitas Pribadi Menelepon 240 5.48 0.98 Mengobrol 340 7.76 1.39 Menonton TV 380 8.68 1.55 Membaca Koran 340 7.76 1.39 Makan, Minum 1160 26.48 4.73 Sholat 1160 26.48 4.73 Toilet 760 17.35 3.10 Sub Total 4380 100 17,88 Total 24500 100 100
Dari Tabel  8 menggambarkan aktivitas dan waktu yang digunakan personil di Unit Filing selama dilakukan  pengamatan  dengan  formulir work  sampling .  Aktivitas  yang  dilakukan  terbagi  menjadi  dua, yaitu jenis kegiatan dan waktu yang digunakan untuk melakukan Aktivitas produktif, jenis kegiatan dan waktu  yang  digunakan  untuk  aktivitas  pribadi.  Dari  total  penggunaan  waktu  oleh  Staf  Rekam  Medis  di Unit Filing selama  dilakukannya  kegiatan  pengamatan  didapatkan  bahwa  82,12%  waktunya  digunakan untuk melakukan aktivitas produktif penggunaan waktu untuk Aktivitas pribadi adalah sebesar 17,80%.
Selama  kegiatan  pengamatan  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  didapatkan  total kegiatan  yang terbagi  ke  dalam  sepuluh  hari  kerja.  Dimana  dari  masing-masing  hari  pengamatan  didapatkan  total kegiatan yang terangkum ke dalam Aktivitas produktif dan Aktivitas pribadi. Secara lebih rinci dijabarkan berdasarkan Tabel 9.
Tabel 9. Kuantitas Aktivitas di Unit Filing Berdasarkan Tanggal Pengamatan No Tanggal Aktivitas Produktif Aktivitas Pribadi Jumlah Kegiatan 1 Senin, 6 Juni 2021 2370 240 2690 2 Selasa, 7 Juni 2021 2370 240 2690 3 Rabu, 8 Juni 2021 2090 290 2520 4 Kamis, 9 Juni 2021 2050 290 2500 5 Jum’at 10 Juni 2021 1720 240 2150 6 Senin, 13 Juni 2021 2010 360 2450
No Tanggal Aktivitas Produktif Aktivitas Pribadi Jumlah Kegiatan 7 Selasa, 14 Juni 2021 2010 360 2450 8 Rabu, 15 Juni 2021 1880 330 2350 9 Kamis, 16 Juni 2021 1900 390 2450 10 Jum’at 17 Juni 2021 1720 340 2250 Jumlah 20120 3080 24500 Rata-rata Kegiatan Per Hari 2012 308 2450 % Aktivitas 82,12 17,80 100
Berdasarkan Tabel  9 tergambar bahwa selama sepuluh hari pengamatan didapatkan total kegiatan yang  berhasil  diamati  dan  dicatat  sebanyak  24500  kegiatan,  yang  terbagi  menjadi  dua  kategori penggunaan  waktu  yaitu  sebanyak  20120  kegiatan  merupakan  Aktivitas  produktif  dan  Aktivitas  pribadi sebanyak  3080  kegiatan.  Rata-rata  jumlah  kegiatan  pengamatan  setiap  harinya  adalah  sebanyak  2450 kegiatan. Dari data tersebut tergambarkan bahwa jumlah Aktivitas produktif terbanyak terjadi pada hari senin  dan  selasa,  jumlah  Aktivitas  produktif  paling  sedikit  adalah  pada  hari  jum’at.  Kunjungan  pasien paling  banyak  pada  awal  pekan  daripada  di  akhir  pekan  dijelaskan  oleh  para  staf  di  unit Filing dalam menjawab  pertanyaan  tentang  proses  pelayanan  dokumen  rekam  medis  di  unit Filing dan  kesibukan paling besar dalam kegiatan pelayanan di unit Filing sebagai berikut:
Sebagian  besar  responden  sepakat  bahwa  kuantitas  kegiatan  paling  banyak  pada  awal  pekan daripada akhir pekan, hal ini karena kunjungan pasien pada awal pekan lebih banyak dari pada kunjungan di akhir pekan. Untuk hari jumat karena waktu pelayanan terpotong di ibadah solat jumat dan kunjungan pasien yang tidak terlalu banyak maka penggunaan waktu kegiatan produktif lebih kecil jumlahnya di hari jumat dibandingkan dengan penggunaan waktu produktif di hari lain.
Untuk  mengetahui  besarnya  beban  kerja  dilakukan  pengamatan  dengan work  sampling .  Aktivitas yang  diamati  adalah  aktivitas  produktif  dan  pribadi.  Pada work  sampling kita  dapat  mengamati  hal-hal yang spesifik tentang pekerjaan sebagai berikut:
1 Aktivitas apa yang sedang dilakukan personel pada waktu jam kerja
2 Apakah aktivitas personel berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu jam kerja.
3 Proporsi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif atau tidak produktif,
4 Pola beban kerja personel dikaitkan dengan waktu, schedule jam kerja
Tanggung  jawab  utama  dari  perekam  medis  antara  lain  adalah:  menerima  dokumen  rekam  medis dari  urusan  coding  dengan  buku  ekspedisi,  melaksanakan  penyimpanan  doku-men  rekam  medis berdasarkan  metode  angka  secara  berurutan,  mencatat  setiap  penggunaan  dokumen  rekam  medis, menyiapkan  dokumen  rekam  medis  bagi  pasien,  melakukan  ekspedisi  peminjaman  dokumen  rekam medis,  melakukan  retensi  dokumen  rekam  medis  secara  periodik  seria  memisahkan  dokumen  aktif  dan non aktif dan sebagainya. Dari rangkuman hasil work sampling terlihat aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh tenaga Perekam Medis tersebut sesuai dengan tanggung jawab utama atau berkaitan dengan fungsi utama dan tugas mereka pada waktu jam kerja [14].
Aktivitas  tenaga  perekam  medis  dibagi  atas  aktivitas  produktif  langsung  dan  aktivitas  pribadi. Aktivitas  produktif  langsung  adalah  aktivitas  yang  berhubungan dengan  aktivitas  pokok  dari  pelayanan dokumen rekam medis yaitu menerima dokumen rekam medis dari urusan coding dengan buku ekspedisi, melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan metode angka secara berurutan, mencatat setiap  penggunaan  dokumen  rekam  medis,  menyiapkan  dokumen  rekam  medis  bagi  pasien,  melakukan ekspedisi peminjaman dokumen rekam medis, melakukan retensi dokumen rekam medis secara periodik seria memisahkan dokumen aktif dan non aktif. Hal ini sesuai dengan pernyataan bahwa penyelenggaraan rekam  medis  dilaksanakan  melalui  pencatatan,  pendokumentasian  dan  penyimpanan  hasil  pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien [15].
Pengamatan terhadap penggunaan pola waktu pada setiap aktivitas staf Unit Filing Rekam Medis didahului  dengan  mencermati  karakteristik  seluruh  aktivitas  yang  berhasil  diamati  dan  selanjutnya dikelompokkan  ke  dalam  masing-masing  pola  aktivitas.  Dimana  banyaknya  kelompok  pola  kegiatan dapat  dikombinasikan  sesuai  dengan  kebutuhan  penelitian.  Dalam  penelitian  ini  pola  kegiatan  terbagi menjadi  aktivitas  produktif dan aktivitas pribadi [16].
Teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan  menggunakan  formulir  pengamatan work sampling ,  dimana  hasil  pengamatan  terhadap  kegiatan  yang  dilakukan  staf  unit Filing rekam  medis dicatat  dan  dikelompokkan  berdasarkan  kelompok  aktivitas  yang  telah  ditetapkan  sebelumnya.  Metode work  sampling digunakan  karena  memiliki  beberapa  kelebihan,  diantaranya adalah  lebih  mudah  untuk
mendapatkan  gambaran  umum  pola  kegiatan  yang  dilakukan,  selain itu  responden  yang  diamati  lebih banyak  serta  biaya  yang  dikeluarkan  lebih  hemat.  Lama  pengamatan  adalah  selama  sepuluh  hari  kerja dengan  lama  waktu  kerja  7  jam  per  hari.  Total  sampel  pengamatan  yang  didapat  dikalikan  dengan  10, karena  lama  waktu  pengamatan  rata-rata  dilakukan  setiap  sepuluh  menit,  sehingga  didapatkan  jumlah seluruh waktu kegiatan staf Unit Filing Rekam Medis dalam satuan menit dan dikelompokkan ke dalam aktivitas produktif dan aktivitas pribadi [17].
Untuk  mengetahui  besaran  waktu  kerja  produktif  staf  di  Unit Filing Rekam  Medis,  akan  dapat menghitung kebutuhan tenaga yang optimal berdasarkan rumus perhitungan WISN. Sesuai dengan hasil penelitian  dengan  menggunakan  menggunakan  metode work  sampling ,  diperoleh  gambaran  bahwa  staf Unit Filing Rekam  Medis  RSUD  Kota  Mataram  selama  sepuluh  hari  pengamatan,  sebesar  82,12% waktunya produktif, karena digunakan untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pelayanan dan penggunaan waktu untuk kegiatan pribadi adalah sebesar 17,80%. Distribusi waktu untuk aktivitas  produktif  di  Unit Filing Rekam  Medis  paling  banyak  pada  kegiatan  memasukkan  berkas  ke dalam rak. Berdasarkan hasil wawancara bila salah satu personil tidak  hadir sehingga  menambah beban kerja  dalam  pelayanan  dan  mempengaruhi  waktu  pelayanan  yang  lebih  lama  sehingga  butuh  bantuan tenaga dari bagian lain untuk membantu meringankan pekerjaan dalam pelayanan di Unit Filing Rekam Medis.
Mustahil  secara  objektif  mengharapkan  personil  untuk  bekerja  maksimum,  paling  rasional mengharapkan personil bekerja pada titik optimum. Waktu kerja produktif yang optimum berkisar 80%. Parameter ini digunakan untuk menilai apakah betul beban kerjanya tinggi, bukan hanya keluhan personil. Apabila  personil  sudah  bekerja  diatas  80%  waktu  produktifnya,  kita  perlu  mempertimbangkan  dan memperhatikan  bahwa  unit  tersebut  benar-benar  membutuhkan  penambahan  tenaga.  Teknik work sampling adalah  untuk  mengidentifikasi  melalui  pengamatan  presentase  waktu  yang  yang  digunakan untuk  bekerja  secara  produktif.  Hasil  yang  diperoleh,  bahwa  waktu  yang  digunakan  untuk  aktivitas produktif  rata-rata  adalah  80.17%  (pagi  dan  malam).  Presentase  waktu  dikatakan  produktif  apabila  60- 80%  (Kopelman)  atau  75%  (Sinungun)  waktu  yang  tersedia  digunakan  untuk  melakukan  aktivitas produktif. Dapat diketahui bahwa beban kerja yang ada di Unit Filing RSUD Kota Mataram tinggi dan perlu dipertimbangkan untuk penambahan tenaga. Beban kerja yang terlampau tinggi pada akhirnya akan memiliki  beberapa  dampak  buruk,  misalnya  kesalahan  dalam  pengerjaan  pasien,  penambahan  tenaga  di Unit Filing Rekam  Medis  RSUD  Kota  Mataram  merupakan  hal  yang  diperlukan  untuk  mencegah timbulnya  permasalahan  dalam  pelayanan,  selain  itu  data  kunjungan  jumlah  pasien  yang  diperkirakan akan bertambah setiap tahunya dalam menyongsong Universal Health Coverage . Metode  yang  digunakan  untuk  penghitungan  kebutuhan  tenaga  Perekam  Medis  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  adalah  Metode  WISN.  Di  dalam  Kepmenkes  Nomor  81/Menkes/SK/I/2004 Tentang  Pedoman  penyusunan  Perencanaan  Sumber  Daya  Manusia  Kesehatan  di  Tingkat  Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit dijelaskan  bahwa berdasarkan Metode WISN langkah-langkah untuk penghitungan kebutuhan tenaga adalah:

## Waktu Kerja Tersedia
Dari  hasil  penghitungan  didapatkan  waktu  kerja  tersedia  untuk  tenaga  Perekam  Medis  di  Unit Farmasi Rawat Jalan adalah 260 hari/tahun atau 1.832 jam/tahun atau 109.920 menit pertahun. Jumlah ini berbeda  dengan  penghitungan  waktu  kerja  tersedia  untuk  tenaga  kesehatan  perawat  seperti  yang dicontohkan  di  dalam  Kepmenkes  Nomor  81/Menkes/SK/I/2004  yaitu  214  hari/tahun  atau  1712 jam/tahun. Hal ini disebabkan karena di RSUD Kota Mataram tidak ada hari libur karena cuti bersama. Hasil  waktu  kerja  efektif  untuk  tenaga  perekam  medis  adalah  1680  jam/minggu  atau  100800  menit pertahun [18]. Waktu kerja yang tersedia ini jauh lebih sedikit dibandingkan dengan waktu kerja tersedia untuk Perekam Medis di Unit Filing RSUD Kota Mataram karena peneliti tersebut menggunakan formula yang berbeda.

## Kategori dan Aktivitas SDM
Kategori  SDM  yang  akan  dihitung  kebutuhan  tenaganya  adalah  Perekam  Medis.  Hal  ini berdasarkan data dari Instalasi RSUD Kota Mataram, bahwa tenaga yang kurang atau masih dibutuhkan adalah  tenaga  Perekam  Medis.  Aktivitas  atau  kegiatan  SDM  adalah  aktivitas  yang  berkaitan  dengan fungsi atau tugas utama sesuai dengan uraian tugas dalam Buku Pedoman Pelayanan Instalasi RSUD Kota Mataram.

## Standar Beban Kerja
Untuk menentukan Standar beban Kerja data yang dibutuhkan adalah waktu kerja tersedia dan rata- rata  waktu  untuk  menyelesaikan  kegiatan  pokok.  Kegiatan  pokok  di  sini  adalah  kegiatan  yang berhubungan  dengan  tugas  atau  fungsi  utama  Perekam  Medis  yaitu  penyediaan  dokumen  rekam  medis. Untuk  menghitung  standar  beban  kerja  Perekam  Medis  diperlukan  waktu  yang  dibutuhkan  untuk menyelesaikan  kegiatan  Perekam  Medis  yang  umumnya  tercantum  dalam  SPO.  Sehingga  dapat dibandingkan antara hasil pengamatan standar beban kerja dan peraturan standar beban kerja [19]. Namun dalam  SPO  Instalasi  RSUD  Kota  Mataram  belum  mencantumkan  waktu  yang  dibutuhkan  dalam melaksanakan setiap kegiatan.
Dari  hasil  pengamatan  dengan work  sampling ,  tidak  menentukan  waktu  yang  dibutuhkan  untuk menyelesaikan  aktivitas  pokok.  Untuk  mengetahui rata-rata  waktu  yang  dibutuhkan  diperoleh  dari  hasil pengamatan  waktu  penyelesaian  beberapa  sampel  dari  tahapan  pelayanan  dokumen  rekam  medis, disesuaikan dengan data sekunder waktu pelayanan resep yang ada di Unit Filing RSUD Kota Mataram dan diperkuat dengan wawancara dengan beberapa petugas seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Belum  adanya  pedoman  tentang  standar  waktu  penyelesaian  setiap  tahapan  penyediaan dokumen rekam  medis,  menjadi  keterbatasan  peneliti  untuk  menganalisis  waktu  penyelesaian  setiap  tahapan pelayanan resep di Unit Filing RSUD Kota Mataram. Keputusan Meneteri Kesehatan Nomor 129 Tahun 2008 Tentang Standar  Pelayanan Minimal Rumah Sakit hanya menyebutkan waktu penyediaan dokumen rekam  medis  rawat  jalan  adalah  10  menit,  sedangkan  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis rawat  inap adalah  kurang  dari  15  menit  [20].  Tidak  dijelaskan  dalam  peraturan  tersebut  hal  apa  yang menjadi  dasar  penetapan  lamanya  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis,  hanya  dijelaskan  bahwa penetapan  Standar  Pelayanan  Minimal  (SPM)  ini  adalah  berdasarkan  konsensus,  kesepakatan  bersama berbagai komponen atau sektor terkait dari unsur- unsur kesehatan dan departemen terkait [21].
Penggunaan  waktu  produktif  unit  tempat  penelitian  belum  mencapai  nilai  optimum  80%.  Pada penelitian yang dilakukan Malano di Unit Filing Rekam Medis Rawat Jalan menunjukkan bahwa tingkat rata-rata  penggunaan  waktu  produktif  mencapai  77.3%,  pada  penelitian  patuwo  di  unit  laboratorium sebesar  56.3%,  dan  pada  penelitian  yang  dilakukan  Ermawati  di  Unit  Rekam  Medis penggunaan  waktu produktif mencapai 53.9% [21].
Standar  beban  kerja  berdasarkan  aktivitas  pengamatan  di  Unit Filing RSUD  Kota  Mataram memiliki besaran nilai berbeda untuk tiap aktivitas produktif yang dilakukan. Untuk mengetahui rata-rata waktu yang  dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas pokok diperoleh dari hasil pengamatan diperkuat dengan  wawancara  kepada  seluruh  personil.  Standar  beban  kerja  tertinggi  berdasarkan  perhitungan terdapat pada aktivitas membuat tracer document rekam medis yang memiliki besaran nilai standar beban kerja sebesar 109920 menit/tahun [22].

## Standar Kelonggaran
Standar  kelonggaran  di  Unit Filing tentu  berbeda  di  setiap  rumah  sakit,  dipengaruhi  oleh  jumlah kunjungan  pasien  dan  kebijakan  di  masing-masing  unit.  Standar  Kelonggaran  tenaga  Rekam  Medis  di Unit Filing RSUD  Kota  Mataram  diperoleh  dari  waktu  yang dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  aktivitas yang  tidak  terkait  langsung  dengan  kegiatan  pokok  atau  produktif  layanan,  hasilnya  diperoleh  total standar  kelonggaran  di  Unit Filing sebesar  0,0131  tenaga  atau  1,31%,  artinya  petugas  memiliki  waktu untuk pertemuan rutin, pelatihan atau seminar, sebesar 1,31 % dari total waktu kerja tersedia.
Standar  kelonggaran  ini  dibagi  menjadi  2  kategori  yaitu  standar  kelonggaran  terkait  kegiatan (kegiatan produktif tidak langsung), dan standar kelonggaran individu  (kelonggaran  karena  beban  kerja dalam  melaksanakan  kegiatan)  [23].  Standar  kelonggaran  terkait  kegiatan  diperoleh  dari  jumlah  waktu untuk  kegiatan  produktif  tidak  langsung  yang  menunjang  pelaksanaan  kegiatan  pokok  (produktif langsung)  rapat  dengan  atasan  atau  bagian  unit  terkait  lainya  dan  pendidikan  dan  pelatihan  [24]. Sementara  itu,  standar  kelonggaran  individu  yang  digunakan  adalah  standar  kelonggaran  yang disesuaikan dengan faktor kondisi kerja untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut seperti olahraga dan cuti hamil dan sakit pada Staf di Unit Filing RSUD Kota Mataram.
Standar  kelonggaran  dipengaruhi  oleh  rata-rata  waktu  kelonggaran  sebesar  5%  dari  jumlah  jam kerja petugas dan waktu kerja yang tersedia. Bila rata-rata waktu kelonggaran memiliki kebijakan tentang standar  kelonggaran  maka  produktivitas  petugas  dapat  dimaksimalkan.  Standar  kelonggaran  didapatkan dari  faktor  kelonggaran  tiap  kategori  tenaga  meliputi  jenis  kegiatan  dan  kebutuhan  waktu  untuk menyelesaikan  suatu  kegiatan  yang  tidak  terkait  langsung  atau  dipengaruhi  tinggi  rendahnya  kuantitas pokok  pelayanan  [25].  Standar  kelonggaran  yang  diperoleh  sebesar  0,0167  atau  1,67%,  artinya
petugas  memiliki  waktu  untuk  pertemuan rutin,  pelatihan  atau  seminar,  dan  membimbing  mahasiswa sebesar 1,67 % dari total waktu kerja tersedia [26].

## Kebutuhan Tenaga Unit Kerja
Langkah terakhir adalah menghitung kebutuhan tenaga Perekam Medis. Berdasarkan rumus, maka didapatkan jumlah kebutuhan tenaga Perekam Medis di Unit Filing RSUD Kota Mataram adalah 7 orang. Dalam Buku User Manual WISN dijelaskan dari hasil penghitungan WISN dapat dijadikan pertimbangan untuk:
1. Meningkatkan distribusi tenaga saat ini dan mengurangi tekanan akibat beban kerja
2. Meninjau dan menyelaraskan alokasi tugas dari tenaga kerja
3. Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan saat ini, dan
4. Perencanaan tenaga kesehatan di masa yang akan datang.
Jumlah tenaga Perekam Medis di Unit Filing RSUD Kota Mataram saat ini adalah 4 orang. Masih kekurangan  tenaga  sebanyak  3  orang.  Artinya  jumlah  tenaga  yang  ada  sekarang  tidak  sesuai  dengan beban  kerja  yang  ada,  terutama  pada  saat peak  hours .  Beban  kerja  pada  saat  peak  hours  sangat  tinggi karena jumlah pasien bertambah banyak sejak program BPJS, selain itu jumlah dokter yang praktek lebih banyak dan dalam waktu bersamaan sehingga dokumen rekam medis yang harus dilayani sangat banyak. Untuk  mengurangi  beban  kerja  pada  saat  peak  hours  bisa  dengan  membagi  jadwal  praktek  dokter, terutama  untuk  dokter  fulltimer.  Misalnya,  dokter  full  time  praktek  lebih  pagi,  setelah  itu  baru  visite pasien  ke  ruangan  atau  melakukan  aktivitas  lain,  misalnya  tindakan  operasi.  Untuk  dokter  tamu,  waktu praktek  biasanya  agak  siang.  Hal  ini  bisa  dikoordinasikan  antara  manajemen  dan  komite  medis bagaimana  pengaturan  antara  jam  praktek,  tindakan  operasi,  visite  pasien  sehingga  pelayanan  bisa berjalan sebaik mungkin, tetapi tidak terjadi penumpukan pasien dalam waktu yang bersamaan [27].
Petugas di unit rekam medis Rumah Sakit Assalam Gemolong sampai dengan  Bulan Agustus 2017 sebanyak 8 orang. Sedangkan dari hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja unit rekam medis sebanyak 8,56 atau 9 orang. Sehingga kebutuhan tenaga unit rekam medis tahun 2017 memerlukan penambahan 1 orang  tenaga  di  bagian  filling,  karena  bagian  filling  masih  dirangkap  atau  dikerjakan  oleh  petugas pendaftaran  dan  petugas  assembling,  coding  dan  indexing,  untuk  mencapai  produktifitas  kerja  yang optimal perlu adanya pendayagunaan dan pembagian tugas sesuai dengan job description [28].
Dampak beban kerja terhadap waktu pelayanan resep terutama di hari dan jam sibuk di mana beban kerja  yang  tinggi  dapat  memperlambat  waktu  layanan  sehingga  akhirnya  akan  menurunkan  kualitas layanan.  Hal  ini  menjadi  bahan  pertimbangan  bagi  manajemen  RSUD  Kota  Mataram  dalam  hal mengurangi tekanan beban kerja petugas, meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan dan merencanakan kebutuhan tenaga Perekam Medis masa yang akan datang.
Berdasarkan  hasil  penghitungan  jumlah  tenaga  yang  seharusnya  7  orang,  sedangkan  tenaga  yang ada saat ini 4 orang. Diperoleh rasio tenaga Perekam Medis menurut WISN adalah 0,57. Dalam buku user manual  WISN  dijelaskan  bahwa  jika  rasio  tenaga  nilainya  satu,  artinya  jumlah  tenaga  sesuai  dengan tuntutan beban kerja (jumlah tenaga sudah mencukupi). Nilai rasio kurang dari satu, berarti jumlah tenaga tidak  sesuai  dengan  beban  kerja  (jumlah  tenaga  kurang)  dan  jika  nilainya  lebih  dari  satu  menunjukkan jumlah tenaga berlebih sehubungan dengan beban kerja. Semakin kecil rasio WISN, semakin besar beban kerja. Berdasarkan hal di tersebut berarti jumlah tenaga yang ada di Unit Filing RSUD Kota Mataram saat ini tidak sesuai dengan beban kerja yang ada. Beban kerja yang ada lebih besar dari jumlah tenaga yang tersedia.
Beban  kerja  di  unit filing rekam  medis  juga  bisa  dilihat  dari jumlah  dokumen  rekam  medis  yang dilayani  setiap  minggu  dibandingkan  dengan  jumlah  jam  kerja  per  minggunya.  Dengan  meningkatnya jumlah  pasien  maka  semakin  jumlah  dokumen  rekam  medis  yang  dilayani,  akan  meningkatkan  beban kerja  unit  rekam  medis  secara  langsung.  Beban  kerja  yang  tinggi  bisa  memberikan  dampak  bagi pelayanan,  yaitu  bisa  meningkatkan  potensi  terjadinya  kesalahan  penyediaan  dokumen  rekam  medis. Pertimbangan  bagi  manajemen  RSUD  Kota  Mataram  adalah  perencanaan  kebutuhan  atau  penambahan tenaga yang berarti juga mengurangi tekanan akibat beban kerja yang tinggi bagi tenaga Perekam Medis dan sekaligus sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan [29].

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  yang  telah  dilaksanakan  tentang  analisis  kebutuhan  tenaga berdasarkan beban kerja dengan teknik work sampling menggunakan metode WISN di unit filing rekam medis  RSUD Kota Mataram dapat disimpulkan bahwa beban kerja yang ada cukup  tinggi. Berdasarkan
hasil  perhitungan,  jumlah  tenaga  yang  ada  sekarang  masih  kurang,  artinya  jumlah  tenaga  tidak  sesuai dengan  beban  kerja  yang  ada.  berdasarkan  penghitungan  jumlah  tenaga  yang  seharusnya  7  orang, sedangkan tenaga yang ada saat ini 4 orang, jadi masih membutuhkan 3 orang lagi di unit filing.

## REFERENSI
[1] Z.  A.  Ritonga,  “Analisis  Sumber  Daya  Manusia  Terhadap  Beban  Kerja  Di  Bagian  Penyimpanan  Rekam Medis Menggunakan Metode Wisn (Workload Indicator of Staffing Need) Di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Medan,” J. Ilm. Perekam Dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 2, no. 1, pp. 170–177, 2017.
[2] C.  A.  Putri  and  M.  Hidayati,  “Analisis  Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia  Petugas  Rekam  Medis  Dengan Menggunakan  Metode  Analisis  Beban  Kerja  Kesehatan(Abk-Kes),” J.  Manaj.  Kesehat.  Yayasan  RS.Dr. Soetomo , vol. 7, no. 2, p. 257, 2021, doi: 10.29241/jmk.v7i2.637.
[3] H.  Suryanto,  “Analisis  Beban  Kerja  dan  Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia  Petugas  Rekam  Medis Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri,” J. Rekam Medis dan Inf. Kesehat. , vol. 3, no. 1, pp. 29–35, 2020, doi: 10.31983/jrmik.v3i1.5514.
[4] F.  Hakam,  “Analisis  Penyediaan  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Jalan  Berdasarkan  Standar  Operasional Prosedur (SOP)  Di Puskesmas X,” J.  Manaj.  Inf.  dan  Adm.  Kesehat. ,  vol.  1,  no.  1,  pp.  11–15,  2018,  doi: 10.32585/jmiak.v1i1.119.
[5] M.  Chrismawanti,  “TINJAUAN  KEBUTUHAN  SUMBER  DAYA  MANUSIA  DI  REKAM  MEDIS BERDASARKAN METODE ANALISIS BEBAN KERJA KESEHATAN (ABK-Kes) DI RUMAH SAKIT UMUM  DARMAYU  PONOROGO,” J.  Delima  Harapan ,  vol.  7,  no.  1,  pp.  48–57,  2020,  doi: 10.31935/delima.v7i1.95.
[6] P. Melati Hutauruk and M. M. Br Gurning,  “Analisis Kebutuhan Sumber Daya  Manusia  Terhadap Beban Kerja Di Bagian Rekam Medis Menggunakan Metode (Work Load Indicator Staffing Need) Di Rumah Sakit Umum Permatabunda Medan Tahun 2019,” J. Ilm. Perekam dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 5, no. 2, pp. 187– 199, 2020, doi: 10.52943/jipiki.v5i2.406.
[7] R. Fadila, “Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia Rekam Medis di Unit Filing,” J. Rekam Medis dan Inf. Kesehat. , vol. 2, no. 1, p. 48, 2019, doi: 10.31983/jrmik.v2i1.4049.
[8] M. Halid and Maryam,  “Tinjauan  Analisis Kuantitatif  Review Identifikasi pada  Ringkasan Masuk Keluar Berkas  Rekam  Medis  Operasi  Caesar  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Mataram,” J.  Manaj.  Inf.  Kesehat. Indones. , vol. 4, no. 2, Nov. 2016, Accessed: Nov. 07, 2017. [Online]. Available: http://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/138
[9] Y. Asriati, “Analisa Perencanaan Sumber Daya Manusia Dengan Metode Wisn Pada Petugas Rekam Medis Rumah  Sakit  X  Di  Surakarta  Jawa  Tengah,” J.  Manaj.  Inf.  dan  Adm.  Kesehat. ,  vol.  2,  no.  2,  2019,  doi: 10.32585/jmiak.v2i02.628.
[10] E. Fitriyati, R. Chairunnisah, M. Halid, and Y. R. Permana, “Tinjauan Pelaksanaan Kegiatan di Unit Rekam Medis Puskesmas Karang Pule Mataram,” Qual. Assur. Heal. Inf. Manag. , vol. 6, no. 1, pp. 1–7, 2022.
[11] Ikhwan  and  M.  Halid,  “Analysis  of  Differences  in  Timeliness  of  Providing  Outpatient  Medical  Record Documents in the Terminal Digit Filling Filing System at Hospital,” JMMR  (Jurnal Medicoeticolegal dan Manaj. Rumah Sakit) , vol. 8, no. August, pp. 114–123, 2022.
[12] A. G. Pamboaji, “Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Misi Lebak Guna Meningkatkan Efisensi dan Efektivitas Pelayanan,” J. Kesehat. Vokasional , vol. 5, no. 3, p. 132, 2020, doi: 10.22146/jkesvo.48870.
[13] E.  Simanjuntak,  “Analisis  Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia  Pada  Bagian  Rekam  Medis  Menggunakan Metode  Workload  Indicator  Staffing  Need  (Wisn)  Di  Rsu  Tere  Margareth  Medan,” Educ.  Achiev.  J.  Sci. Res. , vol. 2, no. 2, pp. 24–33, 2022, doi: 10.51178/jsr.v2i2.486.
[14] R.  Yulida,  L.  Lazuardi,  and  A.  A.  P.  Pertiwi,  “Tantangan  Implementasi  Rekam  Medis  Elektronik Berdasarkan  Dimensi  Sumber  Daya  Manusia  Di  Rsgm  Prof.  Soedomo  Yogyakarta,”  in PROSIDING DISKUSI  ILMIAH"  Inovasi  dan  Teknologi  Informasi  untuk  Mendukung  Kinerja  PMIK  dalam  Masa Pandemi Covid 19" , 2021, pp. 102–106.
[15] M. D. Prihadi and R. Agustian, “Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia Bagian Penyimpanan Berkas Rekam  Medis  Dengan  Menggunakan  Metode  Beban  Kerja  Guna  Menunjang  Efektivitas  Kerja  Di  Rumah Sakit Al-Islam Bandung,” Ekono Insentif , vol. 14, no. 2, pp. 101–109, 2020, doi: 10.36787/jei.v14i2.293.
[16] G. Ermanus and L. Jannah, “Unit Kerja Rekam Medis Planning Of Human Resorce Reuiment On Service Of Medical Record Work,” Progr. Stud. perekam dan Inf. Kesehat. , vol. 1, no. 377, pp. 8–9, 2018.
[17] K.  S.  Wardani,  Rumpiati,  and  A.  Dharmastuti,  “Manajemen  Organisasi  Sumber  Daya  Manusia  Di  Unit Kerja Rekam Medik Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo,” Glob. Heal. Sci. , vol. 2, no. 02, pp. 173–183, 2017, [Online]. Available: http://jurnal.csdforum.com/index.php/GHS/article/view/104/27
[18] W. C. Hedry and A. Rudi, “Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Berdasarkan Beban Kerja,” J. Perekam Medis Dan Inf. Kesehat. , vol. 1, no. 2, pp. 38–45, 2018, [Online]. Available: http://journal.stikes- kapuasraya.ac.id/index.php/JUPERMIK/article/view/97
[19] S.  Nawangwulan,  “Analisis  Kebutuhan  Pelatihan  dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia,” J.  Manaj. Kesehat. Yayasan RS.Dr. Soetomo , vol. 4, no. 1, p. 24, 2018, doi: 10.29241/jmk.v4i1.98.
[20] H. Fauzi, Z. N. Indira, and M. L. Azizah, “Indonesian Journal of Health Information Management ( IJHIM ) Vol  .  2  No  .  1  (  2022  ),  1  Analisis  Pengelolaan  Sumber  Daya  Unit  Rekam  Medis  Guna  Meningkatkan Efisiensi  Dan  Efektivitas  Pelayanan  Di  Rumah  Sakit  Umum  Muhammadiyah  Siti  Aminah  Bumiayu Analysis,” Indones. J. Heal. Inf. Manag. , vol. 2, no. 1, pp. 1–8, 2022.
[21] R.  D.  Monica  and  E.  Hada,  “Analisis  Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia  Di  Instalasi  Rekam  Medis Berdasarkan  Teori  Workload  Indicators  of  Staff  Need  (  Wisn  )  Guna  Menunjang  Efektivitas  Kerja  Di Rumah Sakit Tni Au Dr . Salamun Bandung,” J. TEDC , vol. 16, no. 55, pp. 158–167, 2022.
[22] R.  Rendarti,  “Faktor-Faktor  yang  Mempengaruhi  Mutu  Pelayanan  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit,” Surya Med.  J.  Ilm.  Ilmu  Keperawatan  dan  Ilmu  Kesehat.  Masy. ,  vol.  14,  no.  2,  p.  59,  2019,  doi: 10.32504/sm.v14i2.125.
[23] R.  Samantha  and  D.  Almalik,  “Analisis  Kebutuhan  Sumber  Daya  Manusia  Unit  Rekam  Medis  Petugas Pengelolaan  Data  Dengan  Metode  Wisn  (Workload  Indicator  Staff  Need)  Guna  Menunjang  Efektivitas Kerja  Di  Rsu  Bina  Sehat  Bandung,” J.  INFOKES ,  vol.  3,  no.  2,  pp.  58–66,  2019,  [Online].  Available: http://www.tjyybjb.ac.cn/CN/article/downloadArticleFile.do?attachType=PDF&id=9987
[24] A.  Mutia  Sari,  “Jurnal  Perekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  Analisis  Perencanaan  Sumber  Daya Manusia  Berdasarkan  Beban  Kerja  Menggunakan  Metode  Full  Time  Equivalent  di  Puskesmas  Kebong,” Jupermik , vol. 3, no. September, p. p, 2020, [Online]. Available: http://stikara.ac.id/jupermik/index.php/JK
[25] R. Nugraheni, “Analisis Pelayanan Rekam Medis Di Rumah Sakit X Kediri Jawa Timur Analysis Services Medical Record in Bhayangkara Hospitals Kediri-East Java,” J. Wiyata , vol. 2, no. 2, pp. 169–175, 2015.
[26] U. Duta and B. Surakarta, “Manajemen mutu sumber daya manusia bidang kesehatan pada unit rekam medis 1,” in Prosiding Seminar Inormasi Kesehatan Nasional (SIKesNas) , 2022, pp. 444–448.
[27] N.  Cahyaningrum,  H.  L.  Noor,  and  R.  A.  Herla  Dewati,  “Tinjauan  Beban  Kerja  Dan  Kebutuhan  Sumber Daya  Manusia  Unit  Rekam  Medis  Berdasarkan  Metode  Wisn  di  RSUI  Banyu  Bening  Boyolali,” J.  Ilm. Rekam  Medis  dan  Inform.  Kesehat. ,  vol.  8,  no.  2,  p.  40,  2018,  [Online].  Available: https://www.ejurnalinfokes.apikescm.ac.id/index.php/infokes/article/view/204
[28] A.  Susanto,  “Manajemen  Mutu    Sumber    Daya  Manusia  di  Unit  Rekam  Medis  PKU  Muhammadiyah Surakarta,” Infokes  J.  Ilm.  Rekam  Medis  dan  Inform.  Kesehat. ,  vol.  8,  no.  2,  pp.  70–79,  2018,  [Online]. Available: http://ojs.udb.ac.id/index.php/infokes/article/view/206
[29] H. Priatmoko, Y. Yunengsih, and S. Setiatin, “Analisa Kebutuhan Tenaga Rekam Medis Berdasarkan Beban Kerja  dengan  Metode  ABK-Kes  di  Bagian  Case  Mix  Rumah  Sakit  X  Palembang  Tahun  2021,” J.  Heal. Sains , vol. 2, no. 8, pp. 1008–1013, 2021, doi: 10.46799/jhs.v2i8.249.