BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Vol. x No x,  2023, pp. 3583-3588 DOI: https://doi.org/10.31949/jb.v4i4.6974

## Tata Kelola Pemerintahan Desa Dalam Menunjang Penataan Arsip Di Desa Lape Kecamatan Poso Pesisir Kabupaten
Mohammad Rusli Syuaib * , Abddul Khalid HS Pandipa 2
1 Universitas Sintuwu Maroso, Poso, Indonesia
2 Universitas Sintuwu Maroso, Poso, Indonesia *e-mail korespondensi: mohruslisyuaib@gmail.com

## Abstract
The  Technical  Guidance  on  Village  Archives  Management  is  designed  to  assist  village  officials  in  Lape  to improve  their  skills  in  archival  activities.  This  training  activity  is  beneficial  for  the  village  government  in achieving an efficient and well-organised village administration. The intended participants of this activity are the village secretary, head of government affairs, head of development affairs, head of general affairs and head  of  finance  affairs  in  Lape  village,  Poso  Pesisir  sub-district.  However,  theorganisation  of  the  village archives in Lape Village, Poso Pesisir Subdistrict, Poso Regency, issuboptimal not meeting expectations. The archives are disorderly and inadequately organised, impeding the efficiency of archiving activities, hindering the storage and retrieval of archives.This issue is a result of the employees' lack of responsibility. In other words,  archives  are  not  stored  systematically  and  orderly,  resulting  in  difficulties  when  retrieving  them. Furthermore, there are limited archival facilities and infrastructure, as well as a restricted budget for archive management. Therefore, it is advisable to enhance the comprehension of village officials by furnishing them with  technical  instructions  on  archive  management.  Moreover,  it  is  imperative  to  raise  awareness  among village  officials  regarding  the  significance  of  archives  in  achieving  well-organised  and  efficient  village administration. Archives can offer a wealth of information, making efficient and reliable archive management crucial. Every employee or processor involved in archiving should receive comprehensive training, education, courses,  direction,  and  guidance,  in  addition  to  the  archive  manager's  need  and  responsibility  to  ensure optimal file-keeping, leading to improved administrative order.
Keywords: Village Governance ;  Archive Management

## Abstrak
Kegiatan  Bimbingan  Teknis  Penataan  Arsip  Desa  ini  bertujuan  untuk  memberikan  pemahaman  dan keterampilan  kepada  perangkat  desa  di  Kecamatan  Poso  Pesisir  Utara  khususnya  Desa  Lape  dalam melakukan kegiatan kearsipan. Kegiatan pelatihan ini bermanfaat bagi pemerintah desa dalam mewujudkan penyelenggaraan  pemerintahan  desa  dengan  baik  dan  tertib.  Yang  menjadi  sasaran  dalam  kegiatan  ini adalah Sekertaris Desa, Kepala Urusan (Kaur) Pemerintahan, Kepala Urusan Pembangunan, Kepala Urusan Umum dan Kepala Urusan Keuangan di Desa Lape Kecamatan Poso Pesisir. Namun dalam hal ini, penataan arsip desa di Desa Lape Kecamatan Poso Pesisir Kabupaten Poso belum maksimal atau masih kurang baik karena tidak sesuai dengan yang diharapkan yaitu arsip yang masih berantakan atau belum tertata dengan baik  dengan  sistim  yang  digunakan,  sehingga  kegiatan  kearsipan  tidak  berjalan  dengan  lancar  dalam penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip.  Hal  ini  sebabkan  karena  kurang  nya  tanggungjawab  dari pegawai tersebut dengan kata lain setiap arsip tidak disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan sistim, sehingga  dalam  penyimpanan,  arsip  tidak  mudah  dan  cepat  ditemukan  kembali.  Selain  itu  keterbatasan sarana dan prasarana kearsipan, keterbatasan dana atau anggaran untuk pengelolaan arsip. Oleh karena itu kami  menyarankan  perlu  meningkatkan  pemahaman  para  perangkat  desa  yaitu  dengan  memberikan bimbingan teknis mengenai penataan arsip. Selain itu, meningkatkan kesadaran  aparat desa akan penting nya  arsip  untuk  mewujudkan  penyelenggaraan  pemerintahan  desa  yang  baik  dan  tertib.  Arsip  dapat memberikan informasi secaramaksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur serta setiap pegawai atau pengolah arsip harus diberikan pelatihan, pendidikan, kursus-kursus, arahan, bimbingan tentang pengelolaan kearsipan selain itu perlua dan ya tanggungjawab dari pengelola arsip agar pengarsipan dapat berjalan dengan baik dalam meningkatkan tertib administrasi.
Kata Kunci: tata kelola desa; pengelola kearsipan
Accepted: 2023-10-09
Published: 2023-10-31

## PENDAHULUAN
Undang-Undang  Kearsipan  No.43  Tahun  2009,  yang  menyebutkan  arsip  adalah  rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedemikian pentingnya arsip  dalam  kehidupan  berbangsa  dan  bernegara,  Mykland  (1992)  mengibaratkan  dunia  tanpa arsip seperti dunia yang kelam atau gelap karena tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa aturan tentang  hak-hak  yang  sah,  tanpa  ada  pengetahuan  tentang  akar  sejarah  dan  ilmu,  serta  tanpa identitas  dari  masing-masing  bangsa  di  dunia.  Kegiatan  kearsipan  sangat  erat  kaitannya  dengan kegiatan administrasi, baik administrasi di lembaga pemerintah, swasta maupun organisasi. Arsip tercipta  seiring  berjalannya  kegiatan  instansi  bersangkutan.  Kegiatan  di  instansi-instansi  besar yang  semakin  luas  dan  sangat  kompleks  akan  menciptakan  arsip  yang  banyak.  Arsip-arsip  yang jumlahnya sangat banyak ini membutuhkan pengelolaan yang baik dan tepat, agar instansi dapat melakukan tugas pelayanan kepada masyarakat secara efektif dan efisien.
Permasalahan pengelolaan kearsipan tidak hanya terjadi di instansi atau organisasi besar saja, melainkan  juga  di  instansi  kecil,  yang  berada  di  tingkat  dasar,  misalnya  di  instansi  tingkat pemerintah desa yang memiliki tanggungjawab pelayanan kepada masyarakat. Dikarenakan posisi pemerintah desa berada pada strata pemerintahan di tingkat paling bawah, maka masyarakat atau bahkan para pengelola atau perangkat desa memandang semua bidang kegiatan di tingkat desa, termasuk pengelolaan arsip desa, dianggap tidak penting. Sesungguhnya pengelolaan  arsip desa sangat  penting  karena  banyak  kegiatan  yang  langsung  berhubungan  dengan  kepentingan masyarakat  luas.  Pemerintah  desa  memiliki  tugas  yang  luas  berkaitan  dengan  penyelenggaraan pemerintahan  desa,  pelaksanaan  pembangunan  desa,  pembinaan  kemasyarakatan  desa,  dan pemberdayaan masyarakat desa (Peraturan Pemerintah No. 72 tahun 2005 tentang Pemerintahan Desa).Walaupun pemerintah desa merupakan lembaga yang dapat dikategorikan sebagai lembaga yang  kecil,  bukan  berarti  pelayanan  administrasi  kepada  masyarakat  dilakukan  seadanya,  tidak efisien  dan  tidak  sistematis.  Pengelolaan  arsip  desa  harus  sesuai  dengan  manajemen  kearsipan, karena dalam manajemen kearsipan ada beberapa tahap pengelolaan dalam rangkaian siklus atau daur hidup arsip, dimulai dari tahap penciptaan, pengelolaan, penciptaan sampai penyusutan dan pemusnahan  (Wallace,  1992:  2-8).  Sejalan  dengan  siklus  hidup  arsip,  maka  setiap  tahapan pengelolaan  arsip  harus  dilakukan  dengan  baik  dan  sistematis,  karena  pengelolaan  yang  tidak tepat dalam salah satu tahap, maka seluruh sistem pengelolaan arsip tidak efektif dan efisien dan akan  menimbulkan  masalah  dalam  penemuan  kembali  arsip  (Nuraida,  2012:  93).  Oleh sebab  itu manajemen arsip berperan penting dalam pengelolaan arsip desa, karena arsip mudah ditemukan bila diperlukan.
Pemilihan  Desa  Lape  Kecamatan  Poso  Pesisir  dalam  penataan  arsip  desa  sebagai  khalayak sasaran adalah karena berdasarkan pengamatan khalayak sasaran adalah salah satu menyebutkan bahwa  penataan  arsip  desa  di  desa  tersebut  belum  memadai.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  kondisi kearsipan  yang  belum  tertata  secara  sistematis  berdasarkan  klasifikasi  kearsipan.  Sarana  dan prasarana kearsipan seperti ruang penyimpanan arsip yang terbatas, perawatan dan pemeliharaan arsip yang tidak rutin, penggunaan media elektronik untuk temu balik arsip belum dilakukan.
Berdasarkan  hal  hal  tersebut  diatas  ususlan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini bertujuan  untuk  bahwa  pengelolaan  arsip  desa  melalui  pelatihan  dan  bimbingan  teknis  dalam poenataan arsip untuk meningkatkan pemahaman para perangkat desa mengenai penataan arsip. Selain  itu,  meningkatkan  kesadaran  aparat  desa  akan  penting  nya  arsip  untuk  mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan desa yang baik dan tertib.

## METODE
Kegiata  pengabdian  kepada  masyarakat  di  laksanakan  di  Kantor  Desa  Lape  Kcamatan  Poso Pesiisr Kabupaten Poso.Pelaksanaan kegiatan pada tanggal 4 Mei 2023 dengan tahapan kegiatan sebagai berikut :
1. Melakukan Survey dan wawancara
Melakukan survey dan wawancara dengan pihak Mitra yaitu Kepala desa, Sekertaris Desa serta Perangkat  desa.  Kegiatan  ini  melakukan  interviu  langsung  dengan  cara  untuk  mendapatkan imformasi  yang  dihadapi  mitra,  merumuskan  program  kegiatan  apa  yang  menjadi  solusi  atas permasalahan yang ada dan menentukan metoda kegiatan.
2. Metoda Kegiatan /Penyusunan program kegiatan Bimtek Penyusunan program  kegiatan berdasarkan  analisa potensi dan permasalahan yang ada  serta yang dihadapi mitra untuk mencari jalan keluar ( Solusi ) atas permasalahan yang ada.
3. Sosialisasi .Kegiatan
Kegiatan ini adalah proses untuk memberikan informasi kepada Mitra tentang ususlan kegiatan yang  dilakukan  oleh  Tim  pelaksana  pengabdian  kepada  Mitra  sebagai  solusi  alternatif  untuk penyelesaian permasalahan yang ada dengan Mitra kegiatan.
4. Pelaksana Kegiatan
Pelaksana  Kegiatan  ini  dimulai  dengan  melaksanakan  memberikan  materi  (BIMTEK)  tentang adalah  pemahaman  dan  penguasaan  manajemen  dan  pengorganisasian  kearsipan  dari  para perangkat desa dan pegawai di kantor desa belum memadai, sehingga produktivitas dan kinerja para perangkat desa dan pegawai di kantor desa tidak optimal. Di kantor desa belum tersedia pegawai  khusus  atau  arsiparis  yang  menangani  bidang  kearsipan.  Sementara  ini  arsip  desa dikelola  oleh  pegawai  yang  bertugas  di  semua  bidang  pekerjaan,  tidak  khusus  dikelola  oleh petugas arsip.
5. Paloparan kegiatan Pada  kegiatan  ini  akan  disusun  dan  membuat  laporan  akhir  sebagai  bentuk  Akuntabilitas (pertanggungjawaban)  kegiatan  kepada  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Sintuwu Maroso.

## METODA KEGIATAN BIMBINGAN TEKNIS (BIMTEK)

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Observasi dan Wawancara dengan Mitra Kegiatan
Pada Kegiatan ini adalah kegiatan melakukan pengamatan langsung di lapangan ( Observasi ) dan wawancara dengan pihak mitra kegiatan ini adalah Kepala desa beserta perangkat desa yang ada di desa Lape Kecamatan Poso Pesisir sehingga mendapatkan beberapa informasi yaitu : a. Keterbatasan pengetahuan perangkat desa yang menangani arsip,
b. Keterbatasan sarana dan prasarana kearsipan
c. Keterbatasan dana untuk pengelolaan arsip.
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  serta  melakukan  analisis  permasalahan  mitra maka  ada  beberapa  hal  yang  harus  disepakati  bahwa  fokus  pengabdian  diarahkan  pada  upaya kepada penguatan Sumber Daya Manusia Kearsipan Pengembangan arsip desa memerlukan SDM yang handal, terampil dan profesional serta Menyediakan Sarana dan Prasarana yaitu Sarana dan
Survei dan wawancara Metoda kegiatan bimtek Sosialisasi kegiatan Pelaksanaan kegiatan Pelaporan kegiatan
prasarana kearsipan yaitu dengan cara Ketersediaan ruang penyimpanan arsip, Menyediakan ruang penyimpanan arsip, peralatan kearsipan yang lain juga diperlukan.

## 2. Metode Kegiatan /Penyusunan program kegiatan Bimtek
Penyusunan program kegiatan yakni berdasarkan hasil survvei dan metoda wawancara yang ada maka Tim pelaksana kegiatan melakukan rumusan program kegiatan yang merupakan solusi untuk  menyelesaiakan  permasalahan  yang  di  hadapi  Mitra  pada  upaya  penguatan  Sumber  Daya Manusia  Kearsipan  Pengembangan  arsip  desa  memerlukan  SDM  yang  handal,  terampil  dan profesional yaitu dengan cara:
a. Megikutertakan  perangkat  desa  pada  kegiatan  pendidikan  dan  pelatihan,  seminar  atau kursus yang di selengarakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Poso
b. Menyediakan Sarana dan Prasarana yaitu Sarana dan prasarana kearsipan yaitu dengan cara Ketersediaan ruang penyimpanan arsip
c. Meneydiakan ruang penyimpanan arsip, peralatan kearsipan yang lain juga diperlukan dalam jumlah  yang  memadai,  seperti  lemari  arsip,  rak,  arsip,  filing  cabinet,  ordner,  folder,  map, alat pencatatan arsip, kartu kendali, kartu deskripsi dan sebagainya.
d. Menyediakan sarana dan prasarana untuk pemeliharaan dan perawatan arsip juga penting disediakan, seperti pemberian obat anti rayap dan binatang perusak arsip lainnya.
3. Kegiatan Sosialisasi
Kegiatan  Sosialisasi  adalah  kegiatan  yang  dilakukan  mensisoalisasikan  untuk  menyampaikan beberapa  informasi  mengenai  ususlan  kegiatan  yang  akan  dilakukan  Tim  Sosialisasi  pelaksana kegiatan  pengabdian  kepada  Mitra  kegiatan  untuk  mencari  Jalan  keluar  (Solusi)  yang  akan dtawarkan  untuk  menyelesaiakan  permasalahan  yang  ada  dengan  mempertimbangkan  potensi yang  dimiiki  Mitra  dengan  melakukan  beberapa  persiapan  segala  menjadi  kebutuhan  dalam pelaksanaan program tersebut.

## 4. Pelaksanaan kegiatan
Pelaksana  kegiatan  bimbingan  teknis  ini  diawali  dengan  menyampaikan  materi  kegiatan pelaksanaan bimbingan teknis (bimtek) dalam menunjang penataan arsip di desa Lape kecamatan poso pesisir. Penyampaian materi ini disampaikan dengam memberikan modul (bahan ajar) kepada Mitra kegiatan.

## Gambar 1. Dokumentasi pelaksanaan kegiatan

## 5. Pelaporan hasil pengabdian
Setelah  semua  rangkaian  kegiatan  pengabdian  selesai  dilaksanakan,  maka  tim  pengabdi melaporkan seluruh kegiatan pengabdian dalam bentuk laporan hasil pengabdian kepada Lembaga Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat  (LPPM)  Universitas  Sintuwu  Maroso  sebagai  bentuk pertanggungjawaban  tim  pelaksana  kepada  pemberi  anggaran.  Laporan  hasil  pengabdian  ini merupakan rangkaian akhir pada kegiatan pengabdian ini.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  seluruh  rangkaian  kegiatan  pada  bimbingan  teknis  tentang  bimbingan  teknis (bimtek)  dalam  menunjang  penataan  arsip  di  desa  Lape  kecamatan  poso  pesisir  maka  dapat  di berikan beberapa kesimpulan yaitu
1. Tata  kelola  arsip  di  Desa  Lape  Kecamatan  Poso  Pesisi  dapat  dikatakan  belum  memadai, karena selain ada bidang kearsipan yang sudah dikelola dengan baik, tetapi ada yang belum dikelola.
2. Keterbatasan pengetahuan perangkat desa yang menangani arsip,
3. Keterbatasan sarana dan prasarana kearsipan
4. Keterbatasan dana / Anggaran untuk pengelolaan arsip

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama Copyright Gie, The Liang. (1983). Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: NurCahaya
Gie,  The  Liang.  (1993).  Pengertian,  Kedudukan  dan  Perincian  Ilmu  Administrasi,  Yogyakarta  : Liberty
Ida Nuraida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan Peraturan Kepala ANRI No 14 tahun 2009
Sugiarto dan Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern, Salatiga: Gaya Media Suraja, Y. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma. Sutarno, N.S.
Undang –Undang Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa
Undang –Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-Undang