## Sistem Informasi Korespondensi Rekam Medis di Rumah Sakit Menggunakan Microsoft Visual Studio
Rismaya Widia, Vini Novianti * , Yuda Syahidin, Meira Hidayati Program Studi Informatika Rekam Medis Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Jawa Barat, Indonesia piksi.rismaya.18403050@gmail.com, piksi.vini.18403048@gmail.com
ABSTRACT – Technological developments in communication systems that are still used by humans. From traditional methods to using modern methods in accordance with current technological developments. One way to communicate using traditional methods that are still used today is by using letters. Medical record correspondence is an activity of correspondence related to patient medical record information in this case at the hospital, namely making letters to be treated, letters to request diagnosis, letters to carry out treatment, letters to finish treatment, and letters to death. Making letters, still manually using Microsoft Word. The process of making a certificate takes 1-2 days, so it is necessary to have an information system that can speed up the making of a certificate to be more efficient and effective. The design method uses the SDLC method. The stages of the method are planning (planning), analysis (analysis), design (design), implementation (implementation), and system maintenance (maintenance), the correspondence information system that has been created can be concluded that the system can facilitate officers in making certificates and can also speed up the creation of letters

## Keywords: Information System, Correspondence, Medical Record, Hospital
ABSTRAK – Perkembangan teknologi pada sistem komunikasi yang masih terpakai oleh manusia. Dari metode yang tradisional  hingga  menggunakan  metode  yang  modern  yang  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  saat  ini.  Salah satunya dengan cara berkomunikasi menggunakan metode tradisional yang masih dipakai pada saat ini adalah dengan menggunakan surat. Korespondensi rekam medis adalah suatu kegiatan dari surat menyurat yang berhubungan dengan informasi rekam medis pasien dalam hal ini di Rumah Sakit yaitu pembuatan surat untuk dirawat, surat untuk meminta diagnosa, surat untuk menjalankan pengobatan, surat untuk selesai pengobatan, dan surat untuk kematian. Pembuatan surat,  masih  secara  manual  dengan  menggunakan  Microsoft  Word.  Proses  pembuatan  surat  keterangan  memakan waktu 1-2 hari, sehingga diperlukan adanya sistem informasi yang dapat mempercepat pembuatan surat keterangan agar lebih efisien dan efektif. Metode perancangan menggunakan metode SDLC. Tahapan metode adalah perencanaan (planning),  analisis  (analysis),  perancangan  (design),  implementasi  (implementation),  dan  pemeliharaan  sistem (maintenance), sistem informasi korespondensi yang telah dibuat ini dapat disimpulkan bahwa sistem tersebut dapat memudahkan petugas dalam pembuatan surat keterangan dan juga dapat mempercepat dalam pembuatan surat.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Korespondensi, Rekam Medis, Rumah Sakit

## 1. PENDAHULUAN
Pelayanan  kesehatan  merupakan  kewajiban  untuk masyarakat  yang  dikembangkan  berdasarkan  tanggung jawab  pemerintahan  dalam  melindungi  masyarakat Indonesia  dari  berbagai  penyakit  maupun  masalah kesehatan yang berkembang di indonesia. Oleh karena itu pemerintah telah mengadakan pelayanan kesehatan
Keputusan Menteri Kesehatan RI No
340/MENKES/PER/III/2010,        rumah        sakit adalah  sebuah  instansi  pelayanan  kesehatan  yang menyelenggarakan  kegiatan  pelayanan  kesehatan perorangan  dengan  cara  paripurna  dengan  menyediakan kegiatan  pelayanan  untuk  rawat  inap,  rawat  jalan  dan rawat  darurat  untuk  menangani  masalah  kesehatan. Rumah  sakit  Khusus  adalah  rumah  sakit  yang  menangani masalah kesehatan berdasarkan jenis penyakit tertentu, yaitu Rumah Sakit Khusus Paru (RSP) [1] .
Rekam  medis  adalah  catatan  medis  tentang bagaimana  pemberian  pelayanan  kesehatan  kepada  pasien
selama  masa  perawatan.  Menurut  PERMENKES  nomor 269/MENKES/PER/3II/2008,   rekam   medis   adalah suatu  berkas  yang  berisikan  catatan  atau  dokumen tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan  medis  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan kepada  pasien.  Petugas  rekam  medis  melakukan  proses pengolahan  data  rekam  medis  sehingga  dapat menghasilkan  informasi  yang  dapat  digunakan  sebagai bahan  pelaporan  rumah  sakit  dengan  melalui  proses pendaftaran  pasien,  merakit  formulir  berkas  rekam  medis (assembling) dan analisis kelengkapan berkas rekam medis rawat inap,  rawat  jalan,  dan  rawat  darurat,  pemberian  kode penyakit (coding), tabulasi  penyakit (indexing), pelaporan rumah sakit, korespondensi rekam medis, peng- input -an e-klaim  BPJS  koding casemix dan  sistem  penyimpanan (filling) [2] . Salah  satu  kegiatan  rekam  medis  yang  ada  di  Rumah Sakit,  yaitu  korespondensi  rekam  medis.  Korespondensi merupakan  suatu  kegiatan  surat  menyurat  yang  berkaitan dengan  informasi  medis  pasien  contohnya  surat  dirawat,

## Terakreditasi SINTA Peringkat 5
Surat Keputusan Menristek / Kepala BRIN No. 200/M/KPT/2020 Masa berlaku mulai Vol. 8 No. 1 tahun 2018 s.d. Vol. 12 No. 2 tahun 2022 Terbit online pada laman web jurnal http://jurnal.ubl.ac.id/index.php/expert
surat meminta diagnosa, surat menjalankan pengobatan, dan surat sudah selesai pengobatan, kegunaan Korespondensi rekam medis yaitu sebagai alat penghubung secara tertulis antara  pasien  atau  keluarga  pasien  dengan  rumah  sakit, sebagai bahan dokumentasi untuk rumah sakit, dan sebagai wakil  dari  suatu  instansi  dalam  hal  ini  adalah  Fasilitas Kesehatan.
Teknologi  komunikasi  saat  ini  adalah  suatu  hal  yang sangat  penting  didalam  kehidupan  manusia.  Namun, manusia  adalah  individu  sosial  yang  masih  saling membutuhkan  bantuan  dari  individu  lainnya.  Begitu  pula, dengan  individu  yang  berhubungan  dengan  individu lainnya  dengan  cara  berkomunikasi.  Seiring  dengan berjalannya waktu, sistem komunikasi yang digunakan oleh manusia  semakin  berkembang.  Salah  satunya  dengan   cara berkomunikasi  yang  sejak  dahulu  masih  dipakai  hingga saat ini adalah dengan melakukan kegiatan surat- menyurat [3] . Dalam hal ini, kegiatan korespondensi rekam medis yang dilakukan di instalasi rekam medis Rumah Sakit yang ditemukan  meliputi  pembuatan  surat  keterangan  untuk dirawat, surat keterangan untuk     meminta diagnosa,  surat keterangan untuk menjalankan pengobatan, surat keterangan sudah  selesai  pengobatan,  dan  surat  keterangan  untuk kematian.  Pembuatan  surat   keterangan  masih  secara manual  dengan  menggunakan  Microsoft  Word.  Proses pembuatan surat keterangan memakan waktu cukup lama sekitar 1-2 hari.
Dengan  adanya  teknologi  yang  berkembang  dengan pesat,  dalam  penelitian  ini  diharapkan  adanya  sebuah sistem  yang  dapat  membatu  proses  pembuatan  surat keterangan  di  Rumah Sakit  ini  bisa  lebih cepat  dan efektif bagi petugas.

## 2. METODOLOGI
A. Teknik Pengumpulan Data
1) Observasi
Observasi  adalah  strategi  atau  teknik  untuk mengumpulkan  data  atau  informasi  dengan  melakukan pengamatan  terhadap  kegiatan  secara  terus  menerus  yang sedang  berlangsung.  Penelitian  ini  menggunakan
observasi  partisipasi.  Dengan  datang  dan  ikut berpartisipasi  dalam  kegiatan  yang  ada  di  instalasi  rekam medis  rumah  sakit  tersebut [4] .  Penelitian  ini  melakukan pengamatan  secara  langsung  dan  mengambil  bagian dalam  kegiatan  rekam  medis  yang  ada  di  Rumah  Sakit tersebut.  Setiap  harinya  dengan  konsisten.  Dari  hasil penelitian  ini,  ditemukan  suatu  masalah  sehingga mendapatkan  data  maupun  informasi  yang  sesuai kemudian dapat ditarik kesimpulan.

## 2) Wawancara
Menurut  Sugiyono  wawancara  adalah  proses pengumpulan  data  atau  informasi  yang  dilakukan  dengan cara  terstruktur  maupun  tidak  terstruktur  dan  bisa dilakukan  secara  langsung  maupun  dengan  menggunakan media  seperti  jaringan  telepon [5] .  Penelitian  ini melakukan  wawancara  dengan  petugas  rekam  medis untuk mendapatkan data yang  diperlukan, data  tersebut berhubungan dengan pembuatan surat keterangan.

## 3) Studi Pustaka
Studi  Pustaka  adalah  suatu  metode  pengumpulan informasi  atau  data  dengan  melakukan  penelaahan  buku- buku,  literatur-literatur,  catatan-catatan,  karya  tulis,  dan laporan-laporan  yang  ada  hubungannya  dengan  masalah yang  akan  dipecahkan [6] .  Dalam  penelitian  ini, menggunakan  referensi  seperti  jurnal-jurnal  dan  berbagai macam  buku  yang  terkait  dengan  masalah  penelitian.  Dari proses  ini,  diharapkan  dapat  melengkapi  informasi  yang berguna  untuk  membantu  dalam  penyelesaian pemecahan masalah.

## B. Model Perancangan
System Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu metode umum  yang  digunakan  untuk  mengembangkan   suatu sistem  informasi.  SDLC  terdiri  dari  beberapa   tahapan yaitu, mulai dari tahap perencanaan (planning), tahap analisis (analysis), tahap  perancangan (design), tahap  implementasi (implementation), dan tahap pemeliharaan sistem (maintenance)
[7] seperti pada Gambar 1 .
Gambar 1. Tahapan System Development Life Cycle (SDLC)

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Analisis Sistem Berjalan
Pembuatan  surat  keterangan  di  Rumah  Sakit  ini masih  secara  manual,  petugas  pertama-tama  akan menginput  data  pasien  melalui  formulir  pengajuan pembuatan  surat  yang  telah  diisi  pasien  ke  dalam  format surat  menggunakan  Microsoft  Word.  Setelah  petugas mengmasukkan  data  pasien  kedalam  format  surat keterangan yang dibutuhkan, surat keterangan dicetak dan petugas  akan  langsung  menghubungi  pihak  yang bersangkutan seperti direktur penunjang dan keperawatan  di  rumah  sakit  tersebut.  Setelah  surat keterangan selesai ditanda tangani, kemudian surat tersebut diberikan ke pasien atau keluarga pasien.

## B. Sistem yang akan Berjalan
Sistem yang akan berjalan pada penelitian ini terdiri dari rancangan Flowmap, Diagram Korteks, Data Flow Diagram (DFD) Level 0, Entity Relationship Diagram (ERD), Database Specifications.
Gambar 2 memperlihatkan, Flowmap sistem yang akan berjalan. Flowmap sendiri  adalah  kombinasi  antara  peta dengan flowchart, yang  menunjukan  pergerakan  alur   benda dari  satu  area  ke  area  lain,  contohnya  yaitu  seperti  jumlah individu yang dipindahkan, jumlah barang yang ditukarkan, atau  jumlah  paket  dalam  jaringan [8] .  Penelitian  ini menjelaskan flowmap sistem yang akan berjalan yaitu mulai dari  pasien  mengisi  formulir  pembuatan  surat,  lalu  surat akan  di  proses  melalui  sistem  yang  sudah  di  buat  dan ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan, setelah itu surat dibawa oleh pasien.
Berikutnya  adalah  Diagram  Korteks.  Diagram Korteks adalah suatu bagian level dari Data Flow Diagram (DFD) yang  digunakan  untuk  menetapkan  konteks  serta  batasan batasan pada suatu sistem yang ada pada sebuah pemodelan sistem yang dirancang [9] . Gambar 3 merupakan Diagram Korteks pada penelitian ini.
Data Flow Diagram atau DFD yaitu suatu teknik untuk membuat suatu kerangka sistem yang berorientasi pada alur data  yang  bergerak  pada  sebuah  perancangan   sistem lainya [10] .  Dan Gambar  4 adalah  DFD  Level  0   pada sistem yang akan berjalan pada penelitian ini.
Gambar 2. Flowmap Sistem yang akan Berjalan
Gambar 3. Diagram Korteks Sistem yang akan Berjalan
Gambar 4. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem yang akan Berjalan
Gambar 5. Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem yang akanBerjalan
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu teknik yang digunakan  untuk  memodelkan  data  dalam  suatu kebutuhan  data  dari  sebuah  organisasi,  biasanya digunakan  untuk  sistem  analisis  dalam  tahap  analisis  ini merupakan suatu
persyaratan proyek
untuk pengembangan  suatu  sistem [10] .  Dan Gambar  5 merupakan  ERD  sistem  yang  akan  berjalan  pada penelitian ini.
Berikutnya  adalah  tahapan Spesifikasi  Basis  Data (Database), Database adalah  kumpulan  data  yang  saling berelasi.  Data  sendiri  merupakan  fakta  mengenai  objek, orang,  dan  lain-lain.  Menurut  Sutarman, Database sekumpulan file yang saling berhubungan dan terorganisasi atau  kumpulan record-record yang  menyimpan    data  dan hubungan diantaranya [9] . Database yang    digunakan dalam pembuatan  sistem  ini  yaitu   menggunakan  Microsoft Access.  Berikut  adalah spesifikasi basis data pada sistem
yang  akan  berjalan,  terdiri  dari  5  tabel  yang  digunakan dalam  pembuatan  database  untuk  sistem  ini  yaitu:  Tabel User, Tabel Pasien, Tabel Dokter, Tabel Rekam Medis, dan Tabel Surat Keterangan.
1) Tabel  User; merupakan  tabel  dalam database yang nantinya akan berfungsi untuk menyimpan data para pengguna  sistem  tersebut. Tabel  1 Nama  tabel: tb_user, Isi: Data user, Primary key: Kd_user.
2) Tabel  Pasien; merupakan  tabel  untuk  pasien  yang berfungsi  untuk  menyimpan  data  pasien  yang berobat  di  Rumah  Sakit. Tabel  2 Nama  tabel: tb_pasien,  Isi:  Identitas  pasien, Primary  Key:
Kd_Pasien.
Tabel 1. Spesifikasi Database Tabel User Field Type Length Keterangan Kd_User Short Text 10 Kode petugas Username Short Text 30 Username petugas Password Short Text 30 Password petugas Jabatan Short Text 20 Jabatan petugas
3) Tabel  Dokter; merupakan  tabel  untuk  dokter  yang bertugas  yang  berfungsi  untuk  menyimpan  data dokter yang ada di Rumah Sakit. Tabel 3 Nama tabel: tb_dokter, Isi: Data dokter, Primary Key: NIP_dokter.
4) Tabel  Rekam  Medis; merupakan  tabel  yang  berfungsi untuk menyimpan data nomor rekam medis pasien, beserta  informasi  medis  pasien. Tabel  4 Nama  tabel:
rekam_medis,  Isi:  Informasi  medis, Primary  Key: No_RM.
5) Tabel Surat Keterangan; merupakan tabel pembuatan surat keterangan. Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data  pasien  yang  akan  membuat  surat keterangan. Tabel  5 Nama  tabel:  tb_Suket,  Isi:  Data  surat keterangan, Primary Key: No_Surat.
Tabel 2. Spesifikasi Database Tabel Pasien Field Type Length Keterangan Kd_pasien AutoNumber 10 Kode pasien Nama Short Text 40 Nama pasien Jenis_klamin Short Text 5 Jenis kelamin Tanggal_lahir Date/Time 25 Tanggal lahir Alamat Short Text 20 Alamat pasien Pekerjaan Short Text 20 Pekerjaan pasien Tabel 3. Spesifikasi Database Tabel Dokter Field Type Length Keterangan NIP_dokter Short Text 10 NIP dokter Nama_dokter Short Text 30 Nama dokter Spesialis Short Text 30 Spesialis Tabel 4. Spesifikasi Database Tabel Rekam Medis Field Type Length Keterangan No RM Short Text 10 Nomor rekam medis Kd_pasien AutoNumber 10 Kode pasien Nama Short Text 30 Nama pasien NIP_Dokter Short Text 20 NIP Dokter Diagnosa Short Text 20 Diagnosa Tabel 5. Spesifikasi Database Tabel  Surat Keterangan Field Type Length Keterangan No_Surat Short Text 20 No surat No_RM Short Text 10 No rekam medis Jenis_surat Short Text 30 Jenis surat Kebutuhan_surat Short Text 50 Kebutuhan surat C. Implementasi Sistem
Pembuatan perancangan suatu sistem yang kami buat program  dengan  menggunakan  aplikasi  Microsoft  Visual Studio  2010  dengan  menggunakan  databse  Microsoft Access  program  tersebut  masih  memiliki  beberapa kekurangan,  yaitu  nomor  Rekam  Medis  yang  tidak  bisa muncul  secara  otomatis,  karena  program  ini  belum terintegrasi  dengan  SIMRS  yang  sudah  diterapkan  di beberapa Rumah Sakit.
Gambar  6 merupakan  halaman login, yang  berfungsi untuk  petugas  yang  akan  menggunakan  aplikasi  dengan mamasukan username dan password yang ada pada sistem. Gambar 7 merupakan halaman menu utama berisikan halaman user,  log  out, halaman  pasien,  halaman  dokter, halaman rekam medis, dan halaman surat keterangan, dan halaman laporan bulanan.
Gambar  8 merupakan  halaman  untuk  pengguna user, berfungsi  untuk  memasukan  data  petugas  yang  belum bisa mengakses ke dalam aplikasi di Rumah Sakit tersebut.
Gambar  9 merupakan  halaman  untuk  pasien  yang berfungsi  untuk  mengisi  data  pasien  oleh  petugas  di Rumah Sakit tersebut.
Gambar  10 merupakan  halaman  dokter  berfungsi untuk petugas memasukan data dokter yang bertugas di Rumah Sakit tersebut.
Gambar  11 merupakan  halaman  surat  ketarangan yang  berfungsi  untuk  petugas  memasukan  nomor  rekam medis  pasien,  lalu  data  pasien  akan  muncul  secara otomatis  dan  petugas  hanya  akan  memasukan  jenis  surat pasien dan keperluan surat yang akan dibuat.
Gambar 6. Tampilan Form Log In
Gambar 7. Tampilan Form Menu Utama Gambar 8. Tampilan Form User
Gambar 9. Tampilan Form Pasien
Gambar 10. Tampilan Form Dokter
Gambar 11. Tampilan Form Surat Keterangan
Gambar 12. Tampilan Form Rekam Medis Gambar 13. Tampilan Form Laporan
Gambar 12 merupakan halaman rekam medis yang berfungsi  untuk  petugas  membuat  nomor  rekam  medis pasien,  karena  aplikasi  ini  belum  terintegrasi  dengan SIMRS  maka  dibuatkan  halaman  untuk  membuat  nomor rekam  medis  pasien  dengan  cara  mencari  nama  pasien, dokter  yang  bertanggung  jawab  dan  memasukan  diagnosa pasien,  lalu  data  akan  disimpan  otomatis  kedalam database  yang  sudah  dibuat. Gambar  13 merupakan halaman  laporan  bulanan  yang  akan  menampilkan
laporan  bulanan  yang  datanya  sudah  tersimpan  didalam sistem menggunakan database .
Berikut  ini  merupakan  contoh  output  yang dihasilkan  dari  program  yang  telah  dibuat. Gambar  14 dibawah  ini  merupakan,  hasil  dari  pembuatan  surat keterangan  kematian  menggunakan  aplikasi  yang  telah dibuat. Gambar  15 merupakan,  tampilan  dari  laporan bulan  Maret  2021  dengan  menggunakan  halaman  laporan yang ada pada aplikasi tersebut.
Gambar 13. Tampilan Form Cetak Surat Keterangan Kematian

## 4. KESIMPULAN
Sistem  informasi  korespondensi  di  rumah  sakit tersebut,  untuk  pembuatan  surat  keterangan  masih  secara manual,  dan  penginputan  data  dilakukan  dengan menggunakan  Microsoft  Word,  hal  ini  menyebabkan petugas  instalasi  rekam  medis  harus  menginput  data pasien  kedalam  format  pembuatan  surat  keterangan,  dan dalam  meminta  tanda  tangan,  dokter  penanggung  jawab pasien,  masih  harus  dengan  menemui  secara  langsung dokter yang bersangkutan untuk meminta tanda tangan, sehingga  belum  bisa  menghasilkan output Surat Keterangan  secara  cepat.  Untuk  itu  perlu  dibuatkannya suatu  program  korespondensi  rekam  medis,  perancangan sistem  ini  diharapkan  dapat  membuat  proses  pembuatan surat keterangan menjadi efektif dan efisien.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Republik  Indonesia,  “UU  RI  nomor  44  tahun  2009 tentang  rumah sakit,” Jakarta,  2009,  doi: 10.1017/CBO9781107415324.004.
[2]  Depkes  RI, “Pedoman Penyelenggaraan      dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.,” J. Chem. Inf. Model., vol. 53, no. 9, 2010.
[3]  E.  Suharto,  Pengantar  Teknologi  Informasi,  1st  ed. Yogyakarta: penerbit ANDI, 2012.
[4]  Zakky, “Pengertian Observasi Menurut Para Ahli dan Secara Umum [Lengkap] ,” www.zonareferensi. com, pp. 1 – 14, 2020, [Online].    Available: https://www.zonareferensi.com/pengertian- observasi/.
[5]  M. Ilham, “Pengertian Wawancara Menurut Para Ahli,” 22 Mei, 2019.
[6]  J. Juhji, “Kepemimpinan: Sebuah Kajian Literatur,” At-Tarbiyat J. Pendidik. Islam, vol. 3, no. 2, pp. 172 – 186, 2020.
[7] Rosa  and  M.  Shalahuddin,  “Pengertian  SDLC  dan penerapannya,” in  Rekayasa  perangkat  lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, 2015.
[8]  H.  Jatnika,  Sistem  Informasi  Manajemen  Berbasis Komputer, 1st ed. Yogyakarta: penerbit ANDI, 2013.
[9]  H.  Jatnika,  Pengantar  Sistem  Basis  Data  Memahami Konsep  Dasar  &  Tuntunan  Praktis  Perancangan Database,  1st  ed.  Yogyakarta:  penerbit  ANDI,  2013.
[10]  S. K.  Tata  Sutabri,  “Sistem  Informasi  Manajemen (edisi revisi),” CV. Andi Offset, 2016.