## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI HRD BERBASIS WEB MENGGUNAKAN ADMINISTRATIVE WORKFLOW SYSTEM
Panca Rahardiyanto 1) Irma Azzahrah 2) Prodi Teknik Informatika, STMIK Yadika, 1),2)
email: panca.rahardiyanto@stmik-yadika.ac.id , irmaazzahrah@mhs.stmik-yadika.ac.id
Abstract : The development of information technology and computers is growing faster, has indeed become one of  the  factors  that  contribute  to  the  growth  and  development  of  a  company  as  is  the  case  with  PT  XYZ,  a company engaged in the export import of processed seafood. The company has several different departments and functions  according to  their  respective  authorities.  One  of  them  is  the  Human  Resources  Development  (HRD) section  that  is  responsible  for  managing  existing  staffing  data  in  the  company  environment  and  managing  the administration  of  employee permits which  currently  use  manual processes.  Some  problems  occur  including scattered letters, misdirected  letters, handling letters  that spend time, inefficient use of labor, handling of jobs that are not optimal, it is difficult to track the position of letters and status of letters not recorded properly and many more. To assist the company in solving existing problems, a web-based HRD administrative information system  was  created  with  the  application  of  administrative  workflow  systems that  are  used  as  a  means  to automate HRD administrative processes such as process flow, approval and record keeping. All processes have been well integrated and produce programmed and timely reports.
Keywords: information systems, Human Resources Development, administrative workflow system
PPT XYZ  merupakan  Perusahaan  yang bergerak  di  bidang  expor  impor  makanan olahan laut. Perusahaan ini memiliki beberapa departemen yang berbeda dan berfungsi sesuai dengan  kewenangan  masing-masing.  Salah satunya  adalah  bagian  Human  Resources Development  (HRD)  yang  bertanggung  jawab dalam  mengelola  data  kepegawaian  yang  ada di  lingkungan  perusahaan dan mengurus administrasi  surat  izin  karyawan  yang saat  ini masih  menggunakan  proses  manual.  Beberapa permasalahan  terjadi  antara  lain  surat  yang tercecer,  surat  yang salah  kirim,  penanganan surat  yang sering menghabiskan  waktu, penggunaan  tenaga  kerja  yang  tidak  efisien, penanganan  pekerjaan  yang  kurang optimal, sulit  untuk  melacak  posisi  surat  dan  status surat yang tidak  tercatat  dengan  baik  dan banyak  lagi  kesalahan yang  timbul  akibat proses pengelolaan surat perijinan yang belum optimal.
Untuk  membantu  pihak PT  XYZ dalam menyelesaikan masalah yang ada, maka dibuat sistem informasi berbasis web dengan penerapan administrative  workflow  systems yang digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan proses administrasi HRD pada PT  XYZ.  Sistem  informasi  berbasis  web  ini
dapat mengendalikan proses administrasi pada peusahaan tersebut. Proses monitoring administrasi ini dilakukan dengan memberikan notifikasi  kepada  setiap  departemen  yang bersangkutan  yang  berisi  informasi  mengenai apa  yang  harus  dikerjakan  oleh  departemen tersebut.
Sistem  informasi  berbasis  web  ini  juga dapat memberikan informasi kepada departemen terkait mengenai  sejauh  mana administrasi tersebut  sudah  diproses.  Selain itu,  sistem  ini juga dapat memberikan  laporan berupa teks dan grafik kepada manager seluruh departemen  yang  terlibat  dalam  proses administrasi  karyawan untuk  memberikan evaluasi  sebagai  tindak  lanjut  kegiatan  yang akan  dilakukan.  Dengan  adanya  sistem ini diharapkan  proses administrasi  HRD pada PT XYZ dapat berjalan lebih baik dan cepat. Serta dapat  membantu seorang  admin  dalam menyelesaikan sebuah proses pekerjaan

## Metode
Menurut Chaffey (1998), administrative workflow  systems adalah  sistem  alur  kerja yang  dapat  melacak  apa  yang  dilakukan  oleh setiap  pengguna  dan  memberikan  tugas  baru menurut  seperangkat  aturan. Administrative workflow  systems tidak  memerlukan  struktur
yang kompleks. Dalam administrative workflow systems,
pengguna akan menjalankan aktivitasnya dengan mendapatkan informasi melalui notifikasi yang berisi instruksi dan komentar.
Administrative Workflow Systems merupakan  salah  satu  tipe  dari Workflow
Management Systems (WFMS). Administrative workflow  systems biasanya  melibatkan  proses pengendalian dan pemantauan sistem, biasanya  sering juga disebut messaging-based workflow systems. Keuntungan dalam menggunakan administrative workflow
systems adalah  didasarkan  pada  sistem pemberitahuan  yang  biasanya  digunakan seperti  email  dan  biayanya  tergolong  murah. Administrative  workflow  systems  umumnya digunakan dengan menggunakan form elektronik  yang  terhubung  dengan  e-mail. Sistem  ini  biasanya  digunakan  dalam  tugas- tugas  seperti  persetujuan  pengajuan  liburan, proses  pemesanan  pembelian  dan  proses penanganan  klaim.  Dalam  alur  kerja  berbasis seperti  JetForm,  pengguna  mengisi  form administrasi pada layar komputer dan kemudian  sistem  akan  secara  otomatis mengalihkan ke orang yang akan mengotorisasi  dari  departemen HRD.  Rute pengotorisasian tersebut ditentukan dan dibuat oleh  administrator.  Rute  biasanya  dicapai dengan  melampirkan  isi  form  e-mail  yang kemudian  akan  diteruskan  kepada  orang  yang bersangkutan.  Proses  pelacakan  rute  tujuan dan  efisiensi  pelaporan  yang  disampaikan adalah fitur penting dalam proses administrasi workflow systems ini.

## Gambar 1. Elemen Kunci Utama dalam

## Workflow System (Chaffey, 1998)
Dalam  penelitian  ini,  proses  untuk membuat  sistem  informasi administrasi  HRD
dilakukan  melalui  3  tahapan  utama,  yaitu mendesain aliran data dalam sistem, mendesain  database  yang  akan  digunakan dalam sistem dan mendesain tampilan interface  yang  akan  dibuat  dalam  sistem.
Proses  mendesain  aliran  data  dalam  sistem dapat dilihat pada Gambar 2
Gambar 2. Sysflow Sistem Informasi HRD
Pada  tahapan  mendesain  aliran  data, dilakukan proses analisis kebutuhan data yang dibutuhkan  oleh  sistem  nantinya.  Dalam tahapan ini, semua masukan dan keluaran dari sistem akan digambarkan dengan jelas. Entitas yang  terdapat  dalam  sistem  juga  akan digambarkan  dalam  proses  mendesain  aliran data. Gambar  desain  aliran  data  / Data Flow Diagram(DFD) dapat dilihat pada Gambar 3.
Tahapan  selanjutnya  yang  dilakukan adalah  mendesain database yang  akan digunakan  oleh  sistem.  Tahapan  ini  akan menjelaskan mengenai  hubungan  entitas  yang satu  dengan  yang  lainnya dan  terhubung dengan indeks yang sesuai. Proses  mendesain database dilakukan  dalam  rancangan Entity Relationship  Diagram  (ERD) dan dilanjutkan dengan membuat struktur tabel di MYSQL.
Setelah  mendesain  database  yang  akan digunakan  dalam  sistem,  tahapan  selanjutnya yang  akan  dilakukan  adalah  mendesain tampilan  interface  yang  akan  dibuat  dalam sistem  yang  berguna  untuk  mengartikan  suatu desain sistem.
Pada  tahapan  ini,  proses  desain  interface akan digunakan sebagai acuan dalam pembuatan  tampilan  dalam  sistem  yang  akan dibuat. Desain interface akan menggambarkan keadaan  dari masukan dan  keluaran  yang
terjadi  dalam  sistem  informasi administrasi HRD ini.
Gambar 3. DFD Level Context

## Hasil dan Pembahasan
Hasil  penelitian  sistem  informasi  administrasi ini  masih  berupa  prototype  yang  akan dikenalkan  dan  diuji  coba  oleh perusahaan terkait.  Setelah  melakukan  analisa  kebutuhan sistem dan perancangan sistem maka didapatlah hasil sebagai berikut.

## 1 Proses Login Sistem
Sebelum  bisa  mengakses  aplikasi  sistem informasi  ini  pengguna  diwajibkan  untuk melakukan  proses  autentikasi  terlebih  dahulu, hal  ini  dilakukan  untuk  menjaga  keamanan sebuah  data.  Pengguna  dalam  hal  ini  adalah pihak admin  dan manajemen perusahaan. Sistem  akan  meminta  masukan ID  karyawan dan password seperti dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Proses Login sistem
Setelah  proses  autentikasi  diterima  dan benar.  Selanjutnya  pengguna  akan  masuk kehalaman  utama  dengan  ditampilkan pop-up berupa  grafik  rekrutmen  karyawan  dan beberapa  menu,  diantaranya menu master,
menu  rekrutemen dan menu laporan.  Seperti gambar dibawah ini
Gambar 5. Tampilan Menu Utama

## 2 Tampilan Master User
Halaman  ini  berfungsi  untuk  melakukan maintenance    data  user.  Pada  halaman  ini, admin  dapat  melakukan  input  data,  ubah  data dan  hapus  data.  Dalam  melakukan  input  data, admin  harus  memilih  tombol  tambah  user. Kemudian  akan  muncul  halaman  dimana admin bisa melakukan input data user. Setelah selesai  mengisi  data  user,  admin  dapat memilih  tombol  simpan,  maka  data  user  akan tersimpan.  Jika  admin  ingin  mengubah  atau menghapus  data  yang  ada,  maka  admin memilih  tombol  ubah  atau  hapus  yang  ada  di sebelah  kanan  data  yang  ingin  diubah  atau dihapus.  Tampilan  master  user  dapat  dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Master User

## 3 Tampilan Monitoring Permintaan
Halaman  ini  berfungsi  untuk  melakukan pemantauan data transaksi permintaan persetujuan.  Admin,  manajer  dan  induk perusahaan  dapat  melihat  proses pengajuan administrasi yang  dikerjakan  oleh  tiap admin departemen pada halaman ini. Proses pengajuan dapat  dilihat  pada  tabel monitoring hasil pengajuan administrasi yang menunjukkan proses  persetujuan tersebut
sudah  ditangani  oleh  departemen  mana  saja. Jika proses  administrasi  telah  mendapat persetujuan oleh pihak manajemenmaka secara otomatis  sistem  akan  mengubah status  dari in progress menjadi complete.  Tampilan  proses monitoring  administrasi dapat  dilihat  pada Gambar 7.

## Gambar 7. Tampilan Monitoring Administrasi

## 4 Laporan
Laporan  yang  dibuat  bertujuan  untuk melihat history  permintaan  yang ada,  hal  ini penting  untuk  mengetahui administrasi yang ada.  Berikut  tampilan  dari  halaman menu laporan dapat dilihat pada Gambar 8.

## Gambar 8. Tampilan Cetak Laporan

## Kesimpulan
Dari  hasil  aplikasi  Sistem  Informasi Administrasi HRD menggunakan  metode Administrative  Workflow  System pada PT XYZ dapat  ditarik  beberapa  kesimpulan, sebagai berikut :
a. Dengan  adanya  sistem  administrasi  HRD pada PT XYZ dapat mengurangi
penggunaan  kertas  untuk  pengisian  form yang  biasanya  dilakukan  dengan  cara manual.
b. Dengan adanya sistem ini dapat meminimalisir waktu seorang admin dalam menyelesaikan sebuah proses pekerjaan.
c. Dengan  adanya  sistem  ini  data  sekarang atau  data  lama  akan  tersimpan  ke  dalam database  sehingga  pencarian informasi yang diinginkan dapat dilakukan dengan cepat, akurat dan lengkap. d. Keseluruhan proses dengan mudah komunikasi  dan  kontrol  antar  departemen dalam setiap transaksi. e. Seluruh proses sudah terintegrasi dengan baik dan menghasilkan laporan yang terprogram dan tepat waktu.

## Daftar Pustaka
[1] Dian Meilantika  (2017),  Rancang  Bangun Sistem  Informasi  Adminitrasi  Menggunakan Throwaway  Prototyping  Development  pada Sultan Sport. JUTIM Vol. 2 No. 2.
[2] Hafidz  Riskiyanto  (2012),  Pembuatan
Perangkat Lunak untuk Workflow Pengelolaan Surat Dinas Bagian Surat Keluar di Pemerintah  Kabupaten  Buton  Utara.  Jurnal TEKNIK ITS Vol. 1, ISSN: 2301-9271. [3] Sanada  Tommy,  A.B.Tjandarini,  (2014), Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Penanganan  Klaim  dengan Administrative  Workflow  System  (Study
Kasus  :  PT.  E-T-A Indonesia).  Jurnal Sistem Informasi, Vol.3 No.1
[4]  Yohannes, Iqbal  Muhammad,  (2017), Pemodelan  Sistem  Informasi  Administrasi Human  Resource  Development pada  PT. Srikandi  Multi  Rental. Prosiding  SINTAK 2017, ISBN: 978-602-8577-20-7