Teknologi Process Aware Information System (PAIS) Manajemen Ekstrakurikuler untuk Otomasi Pemantauan Kegiatan
Gigih Agung Prasetyo 1* , Daurin Nabilatul Munna 2 , Aulia Ilmi Maghfira 3 , Muhammad Ainul Yaqin 4 1,2,3,4 Sains dan Teknologi, Teknik Informatika, UIN Maulana Malik Ibrahim, Malang, Indonesia E-mail: 1* 210605110138@student.uin-malang.ac.id , 2 210605110025@student.uin-malang.ac.id,
3 210605110158@student.uin-malang.ac.id, , 4 yaqinov@ti.uin-malang.ac.id

## Abstrak
Pendidikan di Indonesia, termasuk Kota Malang, telah berkembang pesat dalam beberapa dekade terakhir. Ekstrakurikuler,  sebagai  bagian  integral  dalam  pendidikan,  memberikan  siswa  peluang  untuk mengembangkan  keterampilan,  bakat,  dan  minat  di  luar  kurikulum  utama.  Namun,  manajemen ekstrakurikuler saat ini masih manual dan kurang efisien. Untuk mengatasi masalah ini, kami mengusulkan penerapan Process-Aware  Information  System (PAIS)  untuk  mengotomatisasi  pemantauan  kegiatan ekstrakurikuler.  Sistem  ini  melibatkan  input  berupa  data  sekolah,  data  siswa,  dan  data  ekstrakurikuler. Outputnya  mencakup  laporan  tentang  kegiatan  ekstrakurikuler,  bakat  dan  minat  siswa,  serta  prestasi sekolah. Prosesnya mencakup pendaftaran siswa ke ekstrakurikuler, validasi oleh pengelola, penjadwalan kegiatan, pemantauan kehadiran, dan pelaporan. Sistem ini diharapkan dapat melakukan pemantauan secara efisien dan akurat. Melalui workflow PAIS, kami menyelenggarakan pengelolaan dan pemantauan kegiatan ekstrakurikuler  yang  lebih  efisien  dan  real-time.  Sistem  ini  membantu  dalam  meningkatkan  manajemen ekstrakurikuler, akurasi data, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan penghematan waktu.
Kata kunci: Ekstrakurikuler, Manajemen, PAIS, Pendidikan, Real-time

## Abstract
Education  in  Indonesia,  including  in  Malang  City,  has  seen  rapid  development  in  recent  decades. Extracurricular activities, as an integral part of education, offer students opportunities to develop skills, talents, and interests beyond the main curriculum. However, the current management of extracurricular activities is still manual and inefficient. To address this issue, we propose the implementation of a Process- Aware  Information  System  (PAIS)  to  automate  the  monitoring  of  extracurricular  activities.  This  system involves input such as school data, student data, and extracurricular data. The outputs include reports on extracurricular  activities,  student  talents  and  interests,  and  school  achievements.  The  process  includes student  registration  for  extracurricular  activities,  validation  by  administrators,  activity  scheduling, attendance monitoring, and reporting. This system is expected to efficiently and accurately monitor these activities. Through the PAIS workflow, we ensure more efficient and real-time management and monitoring of extracurricular activities. This system assists in improving extracurricular management, data accuracy, better decision-making, and time savings.
Keywords: Extracurricular, Management, PAIS, Education, Real-time

## 1. PENDAHULUAN
Pendidikan  di  Indonesia  telah  mengalami  perkembangan  yang  pesat  dalam  beberapa dekade  terakhir.  Salah  satu  aspek  penting  dalam  pendidikan  adalah  ekstrakurikuler,  yang memberikan siswa kesempatan untuk mengembangkan keterampilan, bakat, dan minat mereka di luar  lingkup  kurikulum  utama.  Ekstrakurikuler  mencakup  berbagai  kegiatan  seperti  olahraga, seni, kepemimpinan, dan sebagainya [1].
Manajemen  ekstrakurikuler  adalah  bagian  penting  dari  pendidikan  yang  melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi kegiatan ekstrakurikuler. Kota Malang, seperti banyak kota lainnya di Indonesia, memiliki berbagai ekstrakurikuler yang aktif  di  berbagai  sekolah.  Manajemen  ekstrakurikuler  yang  efektif  adalah  kunci  untuk memastikan keberlanjutan dan kualitas kegiatan ini [2].
Namun,  saat  ini,  proses  pemantauan  kegiatan  ekstrakurikuler  di  Kota  Malang  masih dilakukan secara manual dan konvensional. Proses pemantauan manual seringkali menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan, penyalahgunaan waktu dan sumber daya, dan ketidakmampuan untuk mengidentifikasi perubahan signifikan dalam kegiatan ekstrakurikuler dengan cepat.
Beberapa  penelitian  sebelumnya  telah  menyajikan  pendekatan  berbeda  terhadap pemantauan aktivitas real-time. [3] menjelaskan teknik dan kerangka kerja untuk memeriksa dan mengikuti  latihan  pengguna  sistem  komputer  secara  real-time.  [5]  berfokus  pada  pemantauan sadar konteks, menggunakan sistem pendukung keputusan berbasis aturan untuk meningkatkan akurasi pemantauan tanda-tanda vital dan mendeteksi pasien jatuh. Studi-studi ini secara kolektif menyoroti  potensi  aplikasi  pemantauan  tanda-tanda  vital  pasien  secara  real-time  dalam meningkatkan  perawatan  pasien  dan  mencegah  cedera.  Secara  keseluruhan,  penelitian  ini menyarankan  bahwa  pemantauan  aktivitas  real-time  dapat  dilakukan  melalui  berbagai pendekatan, termasuk pemrosesan sinyal, analisis sinyal WiFi, dan pemantauan tanda-tanda vital. Solusi  yang  ditawarkan  untuk  monitoring  kegiatan  berupa  hardware  sedangkan  penelitian  ini menawarkan solusi berupa software .
Oleh  karena  itu,  ada  kebutuhan  yang  mendesak  untuk  mengotomatisasi  pemantauan kegiatan  ekstrakurikuler  secara  umum.  Dengan  mengintegrasikan  teknologi  informasi,  seperti sistem manajemen berbasis data, kita dapat menciptakan alat yang lebih efisien dan efektif dalam memantau  kegiatan  ekstrakurikuler,  serta  mengumpulkan  dan  menganalisis  data  secara  lebih cepat.  Penelitian  ini  akan  mengusulkan  penerapan Process-Aware  Information  System (PAIS) dalam  monitoring  ekstrakurikuler  di  Kota  Malang  sebagai  solusi  untuk  mengatasi  masalah pemantauan  ekstrakurikuler  yang  ada.  PAIS  memungkinkan  pengguna  untuk  merancang, memodelkan,  dan  mengotomatiskan  proses  [4].  Hal  ini  dapat  mengurangi  kerumitan  tugas administratif dan memastikan segala sesuatunya berjalan dengan tingkat efisiensi yang maksimal.
Mengotomatisasi pemantauan kegiatan ekstrakurikuler akan memberikan banyak manfaat, termasuk  meningkatkan  akurasi  dan  ketergantungan  data,  memungkinkan  pengambilan keputusan yang lebih baik oleh pengelola sekolah dan ekstrakurikuler, serta menghemat waktu dan  sumber  daya  [5].  Dalam  penelitian  ini  membahas  potensi  penggunaan  PAIS  dalam pemantauan  kegiatan  ekstrakurikuler  di  Kota  Malang,  menjelaskan  penerapannya, mengidentifikasi  tantangan  implementasi,  dan  mengusulkan  strategi  penyelesaiannya  untuk meningkatkan manajemen ekstrakurikuler dan pengalaman pendidikan siswa secara keseluruhan.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1. Data
Data primer yang diperlukan untuk PAIS melibatkan Data Identitas Siswa, Data Kegiatan Ekstrakurikuler, Data Partisipasi Siswa dalam Kegiatan, Data Sekolah, dan Data Kinerja.  Pada penelitian  yang  ditulis  oleh  [6]  mengeksplorasi  pengembangan  kurikulum  PAI  di  SMP, menekankan  perlunya  langkah-langkah  inovatif  dan  strategis  dalam  perumusan  kurikulum berdasarkan  kebutuhan  sekolah  dan  masyarakat.  Untuk  mengakses  informasi  ini,  metode  yang diajukan mencakup wawancara dan kuesioner dengan siswa, orang tua, dan staf  sekolah untuk mendapatkan data identitas siswa, kehadiran, dan evaluasi kegiatan ekstrakurikuler. Selain itu, diusulkan  untuk  memanfaatkan  rekam  jejak  sekolah  dan  basis  data  yang  sudah  ada  guna mendapatkan  data  kehadiran,  data siswa,  dan  data  kegiatan  ekstrakurikuler.  Sebagai  alternatif, pembangunan  atau  modifikasi  sistem  informasi  sekolah  yang  sudah  ada  juga  dapat  dilakukan untuk  meningkatkan  efisiensi  dalam  pengumpulan,  penyimpanan,  dan  manajemen  data  yang diperlukan.

## 2.2. Perancangan PAIS Manajemen Ekstrakurikuler
Gambar 1. Flow Chart Perancangan PAIS ( Process-Aware Information System )
Gambar  1  merupakan Flow  Chart dalam  perancangan  system  menggunakan  PAIS ( Process- Aware Information System) . Adapun penjelasan mengenai tahapan perancangan PAIS untuk manajemen ekstrakurikuler sebagai berikut:
1) Identifikasi  Data:  Identifikasi  data  penting  dalam  perancangan  PAIS  untuk  manajemen ekstrakurikuler mencakup jenis kegiatan, daftar peserta, jadwal, lokasi, dan informasi terkait lainnya.
2) Pengumpulan Data: Pengumpulan data, setelah identifikasi data yang diperlukan, melibatkan sumber-sumber  seperti  database  sekolah,  formulir  pendaftaran  ekstrakurikuler,  dan  catatan kegiatan  sebelumnya  untuk  memastikan  akurasi  dan  komprehensivitas  dalam  pembuatan sistem yang efektif.
3) Perancangan PAIS: Dalam tahap ini, akan dirancang PAIS yang mencakup langkah-langkah pemantauan kegiatan ekstrakurikuler yang berurutan. Ini termasuk mendefinisikan alur kerja ( workflow )  yang  mencakup  pendaftaran  anggota,  penjadwalan  kegiatan,  pemantauan kehadiran, pelaporan, dan komunikasi antara berbagai pemangku kepentingan. Rancangan ini akan menjadi panduan dalam pembuatan sistem.
4) Implementasi  PAIS  pada  Sistem:  Setelah  perancangan  PAIS,  langkah  berikutnya  adalah mengimplementasikan teknologi informasi, termasuk pengembangan perangkat lunak untuk otomatisasi  proses  bisnis  manajemen  ekstrakurikuler,  dengan  fokus  pada  akses  dan penyimpanan data yang aman.
5) Uji Coba Sistem: Sebelum sistem diadopsi sepenuhnya, penting untuk menguji coba sistem. Ini  mencakup  pengujian  fungsionalitas,  keamanan,  dan  kinerja  sistem.  Selama  tahap  ini, identifikasi dan perbaiki masalah atau kelemahan yang mungkin muncul. Memastikan bahwa sistem dapat mengelola data ekstrakurikuler dengan efisien.
6) Evaluasi  dan  Perbaikan:  Setelah  implementasi  dan  pengujian,  evaluasi  sistem  dilakukan dengan mendengarkan  masukan pengguna,  memastikan pemenuhan persyaratan fungsional, dan melakukan perbaikan berkelanjutan untuk menjaga keefektifan dan keandalan PAIS.

## 2.3. Software Requirements
a. Kebutuhan Fungsional ( Functional Requirements )
1) Pendaftaran  Siswa:  Sistem  harus  memungkinkan  siswa  untuk  mendaftar  dan  memilih kegiatan ekstrakurikuler yang mereka minati.
2) Validasi Pendaftaran: Sistem harus memiliki fitur validasi pengelola ekstrakurikuler untuk menyetujui atau menolak pendaftaran.
3) Penjadwalan  Kegiatan:  Sistem  harus  dapat  membuat  dan  mengelola  jadwal  kegiatan ekstrakurikuler.
4) Pemantauan Peserta: Sistem secara otomatis memantau kehadiran peserta selama kegiatan ekstrakurikuler dan mengumpulkan data
5) Pelaporan  Kegiatan:  Sistem  harus  dapat  menghasilkan  laporan  tentang  kemajuan  dan pencapaian dalam kegiatan ekstrakurikuler.
b. Non-Functional Requirements (Persyaratan Non-Fungsional) adalah sebagai berikut:
Untuk  mendukung  PAIS,  diperlukan  persyaratan  non-fungsional  yang  melibatkan keamanan data, kinerja, skalabilitas, dukungan multi-platform, dan user-friendly. Keamanan data menjadi prioritas utama, memastikan perlindungan yang kuat terhadap informasi sensitif siswa dan kegiatan ekstrakurikuler. Kinerja sistem harus optimal, mampu menangani dengan baik  volume  data  dan  memberikan  waktu  respons  yang  cepat.  Skalabilitas  menjadi  kunci, memungkinkan  peningkatan  atau  perluasan  sistem  sesuai  kebutuhan.  Penelitian  yang dilakukan  oleh  Islamy  pada  tahun  2020  mengemukakan  bahwa  diperluhkannya  sistem pelaporan  kinerja  administrator  komputer  yang  terintegrasi,  berdasarkan Key  Performance Indicators ,  untuk  mengurangi  evaluasi  subjektif  [7].  Dukungan  multi-platform  memastikan aksesibilitas  dari  berbagai  perangkat,  termasuk  komputer  desktop,  ponsel,  dan  tablet. Antarmuka pengguna harus user-friendly, memastikan pengalaman interaksi yang mudah dan intuitif bagi berbagai pemangku kepentingan, mulai dari siswa hingga staf sekolah.

## 2.4. Desain Software a. Input
Adapun  input  yang  diperlukan  dalam  perancangan  manajemen  ekstrakulikuler  adalah sebagai berikut:
1) Data  Sekolah:  Untuk  mengetahui  sejauh  mana  keefektifan  sekolah  yang  berada  di  Kota Malang melakukan kegiatan ekstrakulikuler.
2) Data Siswa: Diperlukan untuk mengetahui bakat minat siswa dan informasi terkait data pribadi
3) Data Ekstrakulikuler: Diperlukan untuk mengetahui kegiatan apa saja yang bisa diikuti siswa untuk mengasah bakat minat.

## b. Output
Adapun  output  yang  akan  didapatkan  dalam  sistem  ekstrakulikuler  ini  adalah  sebagai berikut:
1) Kegiatan ekstrakulikuler: Kegiatan ekstrakulikuler ini mencakup laporan kurun waktu sekolah mengadakan  kegiatan  ekstrakulikuler  dan  kegiatan  apa  saja  yang  dilakukan  serta  evaluasi terkait kegiatan tersebut.
2) Bakat  dan  minat  siswa:  Bakat  dan  minat  siswa  ini  mencakup  hobi  dan  kemampuan  siswa dalam bidan non-akademik khususnya pada bidang ekstrakulikuler.
3) Prestasi sekolah: Prestasi sekolah mencakup sejauh mana siswa pada sekolah di kota malang dapat meraih juara dalam kegiatan non-akademik terutama ekstrakulikuler.

## c. Proses
Dalam proses Manajemen Ekstrakulikuler menggunakan PAIS terdapat 3 user yang masing- masing memiliki akses sebagai berikut:
1) Admin
Memanajemen  segala  data  yang  masuk  dan  melaporkan  pada  kurun  waktu  yang  telah ditentukan.
2) Admin sekolah
Admin sekolah bertanggung jawab penuh akan masuknya data siswa, data ekstrakulikuler yang mencakup pembina dan kegiatan dan data sekolah yang mencakup prestasi dan akreditasi sekolah
3) Dinas pendidikan
Dinas pendidikan akan mendapatkan laporan mengenai segala kegiatan ekstrakulikuler dalam kurun waktu yang telah ditentukan selain itu, dinas pendidikan juga memiliki hak untuk melaporkan  evaluasi  ke  admin  dan  admin  akan  mengolah  evaluasi  yang  nantinya  akan disampaikan ke pihak sekolah.
4) Publik
Output dari  kegiatan  ekstrakulikuler  dapat  diakses  oleh  publik  tujuannya  agar  publik mengetahui prestasi siswa dan sekolah yang ada dalam kota Malang.
Gambar 2. Data Flow Diagram (DFD)

## 2.5. Database
Adapun database yang  digunakan  dalam  Manajemen  ekstrakurikuler  ini  adalah  sebagai berikut:
1) Siswa
Di dalam manajemen ekstrakulikuler ini terdapat data siswa yang berisi nama, id_siswa, nisn, dan tempat tanggal lahir siswa
2) Sekolah
Di  dalam  manajemen  ekstrakulikuler  ini  terdapat  data  sekolah  yang  berisi  id_sekolah, id_siswa, dan nama sekolah
3) Ekstrakulikuler
Di  dalam  manajemen  ekstrakulikuler  ini  terdapat  data  ekstrakulikuler  yang  berisi id_siswa, id_ekskul dan nama_ekskul
4) Dinas pendidikan
Di  dalam  manajemen  ekstrakurikuler  ini  terdapat  data  dinas  pendidikan  yang  berisi id_sekolah, id_dinas dan nama_dinas yang akan berfungsi untuk mengakses laporan kegiatan ekstrakurikuler di Kota Malang.
Gambar 3. Class Diagram
2.6. Arsitektur Process-Aware Information System (PAIS)
Dalam arsitektur PAIS, terdapat beberapa komponen kunci yang membentuk alur kerjanya. Pertama, pada Back-end Application Layer , terdapat sejumlah tabel yang mendukung pengelolaan
data  terkait  ekstrakurikuler,  termasuk  data  siswa,  ekstrakurikuler,  kegiatan  ekstrakurikuler, peserta kegiatan, dan pemantauan kegiatan. Tabel ini berfungsi sebagai fondasi untuk menyimpan informasi yang relevan dengan manajemen ekstrakurikuler di Kota Malang.
Selanjutnya, Intelligent System Layer merupakan komponen yang memanfaatkan teknologi cerdas  seperti AI dan Machine  Learning untuk  meningkatkan  efisiensi  pengelolaan ekstrakurikuler.  Ini  mencakup  berbagai  aspek,  seperti  pemantauan  kehadiran  otomatis, pengelolaan  jadwal,  pemantauan  kinerja  siswa,  rekomendasi  kegiatan,  prediksi  popularitas kegiatan, sistem pemberian izin, pengelolaan sumber daya, notifikasi, komunikasi, analisis data, dan pemantauan keselamatan siswa. Komponen ini membantu dalam membuat sistem lebih pintar dan efektif dalam mengelola kegiatan ekstrakurikuler.
Data Warehouse  Layer adalah lapisan  yang  mengintegrasikan  dan  menyimpan  data  dari berbagai  sumber  dalam  format  terstruktur.  Jameel  (2022)  membahas  struktur  lima  lapisan warehouse system , termasuk data source layer , subject data set layer , data analysis layer , dan data display layer . Ini memungkinkan analisis data dan pelaporan yang lebih baik[8]. Middleware Layer menggunakan Enterprise  Service  Bus (ESB)  untuk  mengintegrasikan  komponen  sistem dengan efisien, mengelola aliran data, dan mendukung otomatisasi proses.
Information  System  Layer mengelola  data  terkait  dengan  manajemen  ekstrakurikuler, mencakup data siswa, data ekstrakurikuler, data kegiatan ekstrakurikuler, dan lainnya. Static Data Layer berperan sebagai  komponen database yang  mendukung  sistem  dengan  menyimpan  data dasar siswa, data kelas, data ekstrakurikuler, dan data akses pengguna.
Terakhir, Front-End Application Layer adalah antarmuka pengguna yang memungkinkan pengguna berinteraksi dengan sistem, dengan fitur seperti verifikasi data input, halaman prestasi, halaman  laporan,  grafik,  visualisasi  data,  dan  jadwal.  Keseluruhan  arsitektur  PAIS  ini memberikan dasar yang kuat untuk pengelolaan informasi terkait ekstrakurikuler di Kota Malang, meningkatkan  efisiensi,  pengawasan,  dan  pengambilan  keputusan  yang  lebih  baik  terkait ekstrakurikuler di sekolah[9].

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Hasil Rancangan
a. Rancangan Sistem Informasi
Sistem  Manajemen  Ekstrakurikuler  yang  dirancang,  dengan  menggunakan  pendekatan Process  Aware  Information  System (PAIS),  memiliki  komponen-komponen  penting  yang mencakup Input , Output , Proses , dan Database (basis data). Berikut adalah penjelasan mengenai rancangan sistem informasi:
1) Input
a) Data Sekolah
Data ini berisi informasi tentang sekolah yang berada di Kota Malang, termasuk nama sekolah,  lokasi  sekolah,  dan  evaluasi  terkait  kegiatan  ekstrakurikuler  yang  diadakan  di sekolah  tersebut.  Data  sekolah  digunakan  untuk  mengevaluasi  efektivitas  kegiatan ekstrakurikuler di sekolah.
b) Data Siswa
Data  siswa  mencakup  informasi  tentang  siswa,  seperti  nama,  nomor  induk  siswa, tanggal lahir, alamat, bakat, minat, dan data pribadi lainnya. Informasi ini penting untuk memahami profil siswa dan membantu dalam komunikasi dengan mereka.
c) Data Ekstrakurikuler
Data  ini  berisi  daftar  kegiatan  ekstrakurikuler  yang  dapat  diikuti  oleh  siswa.  Data ekstrakurikuler  membantu  dalam  memberikan  gambaran  tentang  pilihan  kegiatan  yang tersedia.
2) Output
a) Kegiatan Ekstrakurikuler
Output ini mencakup laporan tentang kegiatan ekstrakurikuler yang diadakan oleh sekolah dalam  periode  tertentu.  Laporan  ini  mencakup  jenis  kegiatan  yang  diadakan,  evaluasi terkait, dan informasi seputar pelaksanaan kegiatan tersebut.
b) Bakat dan Minat Siswa
Output  ini  mencakup  informasi  mengenai  bakat  dan  minat  siswa,  termasuk  hobi, kemampuan, dan partisipasi mereka dalam kegiatan ekstrakurikuler. Ini membantu dalam memahami kontribusi siswa dalam bidang non-akademik.
c) Prestasi Sekolah
Prestasi  sekolah  mencakup  informasi  tentang  sejauh  mana  siswa  dalam  sekolah  Kota Malang meraih prestasi dalam kegiatan ekstrakurikuler. Ini merupakan indikator penting dari efektivitas program ekstrakurikuler di sekolah.
3) Proses
Dalam  sistem  Manajemen  Ekstrakurikuler  menggunakan  pendekatan  PAIS,  terdapat  empat pengguna yang memiliki akses berbeda:
a) Admin
Admin  bertanggung  jawab  untuk  mengelola  semua  data  yang  masuk  ke  sistem  dan menyusun laporan sesuai dengan periode waktu yang ditentukan.
b) Admin Sekolah
Admin  sekolah  memiliki  tanggung  jawab  penuh  terkait  dengan  data  siswa,  data ekstrakurikuler,  dan  data  sekolah.  Mereka  mengelola  informasi  tentang  pembinaan kegiatan ekstrakurikuler di sekolah mereka.
c) Dinas Pendidikan
Dinas pendidikan menerima laporan tentang kegiatan ekstrakurikuler dalam kurun waktu yang ditentukan dan memiliki hak untuk memberikan evaluasi. Admin akan memproses evaluasi tersebut dan menyampaikannya kembali ke pihak sekolah.
d) Publik
Publik dapat mengakses output sistem, yang mencakup informasi tentang prestasi siswa dan sekolah di Kota Malang. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang lebih transparan tentang prestasi non-akademik di sekolah.
4) Database
a) Siswa
Database siswa berisi data tentang siswa, termasuk nama, ID siswa, NISN (Nomor Induk Siswa  Nasional),  dan  tempat  tanggal  lahir  siswa.  Data  ini  digunakan  untuk mengidentifikasi siswa secara unik
b) Sekolah
Database sekolah berisi informasi tentang sekolah, termasuk  ID sekolah, ID siswa, dan nama  sekolah.  Ini  membantu  menghubungkan  siswa  dengan  sekolah  tempat  mereka belajar.
c) Ekstrakurikuler
Database ekstrakurikuler berisi data tentang kegiatan ekstrakurikuler, termasuk ID siswa, ID  ekstrakurikuler,  dan  nama  ekstrakurikuler.  Ini  memungkinkan  pencatatan  partisipasi siswa dalam kegiatan ekstrakurikuler.
d) Dinas Pendidikan
Database dinas pendidikan berisi data yang digunakan untuk mengakses laporan kegiatan ekstrakurikuler  di  Kota  Malang.  Ini  mencakup  ID  sekolah,  ID  dinas,  dan  nama  dinas pendidikan.
Sistem  ini  secara  keseluruhan  membantu  mengelola  dan  memonitor  kegiatan ekstrakurikuler di sekolah Kota Malang dengan lebih efisien. Ini juga memungkinkan evaluasi dan pelaporan yang transparan, serta memberikan informasi yang berharga tentang prestasi siswa dan sekolah dalam kegiatan non-akademik.

## b. Arsitektur PAIS

## Gambar 4. Arsitektur PAIS
Adapun perancangan arsitektur sistem dalam Manajemen ekstrakurikuler ini adalah sebagai berikut :
a. Back-End
1) Application Layer
Terdapat  beberapa  tabel  yang  berfungsi  untuk  melacak  Informasi  tentang  siswa, ekstrakurikuler, kegiatan ekstrakurikuler, peserta kegiatan, dan pemantauan kegiatan. Berikut rincian tabel yang digunakan:
a) Tabel "Siswa" digunakan untuk menyimpan informasi siswa, dengan kolom-kolom seperti ID  ( Primary  Key ),  Nama,  Kelas,  Alamat,  Tanggal  Lahir,  Jenis  Kelamin,  dan  Nomor Telepon.
b) Tabel  "Ekstrakurikuler"  memuat  data  mengenai  kegiatan  ekstrakurikuler  di  sekolah.  Ini mencakup  kolom-kolom  seperti  ID  ( Primary  Key ),  Nama  Ekstrakurikuler,  Deskripsi, Waktu Pelaksanaan, dan Tempat Pelaksanaan.
c) Tabel  "Kegiatan"  adalah  tabel  yang  berfungsi  untuk  mencatat  berbagai  kegiatan  yang diadakan  di  sekolah,  termasuk  detail-detail  seperti  Nama  Kegiatan,  Deskripsi  Kegiatan, Tanggal Kegiatan, Waktu Kegiatan, dan ID Ekstrakurikuler sebagai kunci asing ( Foreign Key ) yang menghubungkannya dengan Tabel "Ekstrakurikuler."
d) Tabel  "Peserta  Kegiatan"  berfungsi  untuk  mencatat  partisipasi  siswa  dalam  berbagai kegiatan. Ini mencakup kolom-kolom seperti ID (Primary Key), ID Siswa sebagai kunci asing  yang  menghubungkannya  dengan  Tabel  "Siswa,"  dan  ID  Kegiatan  sebagai  kunci asing  yang  menghubungkannya  dengan  Tabel  "Kegiatan."  Tabel  ini  membantu  dalam melacak siswa yang berpartisipasi dalam kegiatan tertentu.
e) Tabel "Pemantauan Kegiatan" digunakan untuk memantau dan mencatat kehadiran siswa dalam kegiatan. Ini mencakup kolom-kolom seperti ID (Primary Key), ID Kegiatan sebagai kunci asing yang menghubungkannya dengan Tabel "Kegiatan," ID Siswa sebagai kunci asing  yang  menghubungkannya  dengan  Tabel  "Siswa,"  Status Kehadiran (seperti  Hadir, Tidak Hadir, Izin), dan Catatan. Tabel ini membantu dalam melacak kehadiran siswa dalam berbagai kegiatan dan mencatat catatan yang relevan.
2) Intelligent System Layer
Intelligent  System  Layer pada  PAIS  Manajemen  Ekstrakurikuler  untuk  otomasi pemantauan  kegiatan  dapat  mencakup  berbagai  komponen  yang  memanfaatkan  teknologi cerdas  ( AI,  Machine  Learning ,  dll)  untuk  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  dalam pengelolaan  ekstrakurikuler  dan  pemantauan  kegiatan.  Berikut  adalah  beberapa  komponen yang dapat ada dalam Intelligent System Layer :
a) Sistem Pemantauan Kehadiran Otomatis: Komponen ini dapat menggunakan teknologi pengenalan wajah atau perangkat lain untuk otomatisasi pencatatan kehadiran siswa saat kegiatan ekstrakurikuler. Data ini kemudian diintegrasikan dengan database yang telah dibuat.
b) Pengelolaan  Jadwal:  Sistem  cerdas  dapat  membantu  dalam  mengatur  jadwal  kegiatan ekstrakurikuler,  memastikan  bahwa  tidak  ada  tumpang  tindih,  dan  memberikan rekomendasi waktu yang optimal untuk kegiatan berdasarkan ketersediaan peserta.
c) Pemantauan Kinerja Siswa: Sistem cerdas dapat menganalisis data pemantauan kehadiran dan kinerja siswa dalam kegiatan ekstrakurikuler. Ini dapat membantu mengidentifikasi prestasi siswa dan memberikan umpan balik kepada guru atau administrator.
d) Rekomendasi  Kegiatan:  Sistem  cerdas  dapat  memberikan  rekomendasi  kegiatan ekstrakurikuler yang sesuai dengan minat dan bakat siswa berdasarkan data historis dan preferensi siswa.
e) Prediksi  Kegiatan  Populer:  Dengan  analisis  data  historis,  sistem  cerdas  dapat memprediksi kegiatan ekstrakurikuler yang mungkin paling populer di masa depan dan membantu dalam perencanaan.
f) Sistem Pemberian Izin: Sistem ini dapat membantu dalam mengelola izin untuk kegiatan ekstrakurikuler,  memungkinkan  siswa  untuk  mengajukan  izin  secara  online  dan mengotomatisasi proses persetujuan.
g) Pengelolaan Sumber Daya: Sistem cerdas dapat membantu dalam mengelola sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan ekstrakurikuler, seperti fasilitas, peralatan, dan anggaran.
h) Notifikasi dan Komunikasi: Sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis kepada siswa, orang  tua,  dan  guru  tentang  perubahan  jadwal,  informasi  penting,  dan  perkembangan terkait kegiatan ekstrakurikuler.
i) Analisis Data dan Pelaporan: Komponen ini dapat mengumpulkan dan menganalisis data dari  berbagai  aspek  kegiatan  ekstrakurikuler,  membantu  dalam  menghasilkan  laporan yang dapat digunakan oleh administrator, guru, dan siswa.
j) Pemantauan  Keselamatan:  Sistem  cerdas  dapat  digunakan  untuk  pemantauan keselamatan siswa selama kegiatan ekstrakurikuler, dengan sensor dan perangkat cerdas yang terhubung.
k) Intelligent System Layer ini akan membutuhkan integrasi perangkat keras dan perangkat lunak  yang  cerdas  serta  pemahaman  yang  mendalam  tentang  teknologi  cerdas  dan kebutuhan PAIS Manajemen Ekstrakurikuler. Ini dapat memberikan manfaat signifikan dalam  meningkatkan  manajemen  dan  pengawasan  kegiatan  ekstrakurikuler  dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
3) Data Warehouse Layer
Layer  Data  Warehouse pada  PAIS  terdiri  dari  beberapa  komponen  terhubung  yang memungkinkan pengelolaan data yang efisien. Proses dimulai dengan Data Extraction Layer yang mengambil data dari berbagai sumber seperti sistem manajemen siswa, sistem kehadiran, dan perangkat pemantauan otomatis. Data yang diekstrak kemudian diproses dan divalidasi di Data Staging Layer sebelum dimuat ke Data Warehouse Layer , di mana data dari berbagai sumber  digabungkan  dan  disimpan  dalam  format  terstruktur[9].  Lapisan  ini  juga  dapat mencakup data mart untuk keperluan spesifik, seperti data ekstrakurikuler. Data Integration Layer mengintegrasikan data ke tampilan data terpadu yang dapat diakses melalui antarmuka aplikasi pemrograman (API) atau alat pelaporan di Data Access Layer. Selain itu, Metadata Repository menyimpan informasi metadata untuk pemahaman dan pengelolaan  struktur  data  di Data  Warehouse  Layer . Data  Quality dan Governance  Layer menetapkan  aturan  validasi,  pemantauan  kualitas  data,  serta  kebijakan  keamanan  dan kepatuhan  data.  Data  yang  masuk  melalui  lapisan  ini  mengalami  validasi  dan  pembersihan sebelum  disimpan. Proses  ETL  (Extract,  Transform,  Load) terjadi  secara  teratur  untuk memastikan  data  tetap  terkini,  memungkinkan  pengolahan,  integrasi,  dan  akses  data  yang efisien dalam konteks manajemen ekstrakurikuler di PAIS.
4) Middleware Layer
Enterprise  Service  Bus (ESB)  adalah  solusi  yang  kuat  untuk  integrasi  sistem.  ESB memungkinkan  penggabungan  yang  efisien  antara  berbagai  komponen  sistem,  mengelola komunikasi, mentransformasi pesan, dan mengkoordinasikan aplikasi yang berbeda. Dengan ESB,  aliran  data  dan  informasi  di  seluruh  sistem  dapat  diatur  dengan  baik,  mendukung otomatisasi proses, meningkatkan responsivitas, dan menyederhanakan pengembangan serta pemeliharaan sistem manajemen ekstrakurikuler.

## 5) Information System Layer
Sistem  informasi  manajemen  ekstrakurikuler  di  PAIS  mencakup  data  siswa, ekstrakurikuler,  kegiatan,  pemantauan  kehadiran,  pelaporan,  pendaftaran  peserta,  dan manajemen sumber daya. Dengan komponen-komponen ini, sistem mendukung efisiensi dan pengambilan keputusan terkait ekstrakurikuler di sekolah.

## 6) Static Data Layer
Layer  data  statis dalam  sistem  informasi  ini  mencakup  beberapa  komponen database yang berperan penting dalam mendukung manajemen ekstrakurikuler di lingkungan sekolah. Database siswa  menyimpan  data  dasar  siswa,  seperti  nama,  nomor  siswa,  tanggal  lahir, alamat, jenis kelamin, dan nomor telepon, serta catatan akademik yang mencakup nilai dan absensi. Database sekolah berisi informasi tentang kelas dan program studi siswa, sedangkan database  ekskul  mencatat  daftar  ekstrakurikuler  yang  tersedia  dengan  detail  seperti  nama, deskripsi, jadwal, dan lokasi, serta informasi tentang instruktur atau guru yang terlibat dalam ekstrakurikuler dan daftar peserta yang terdaftar.
Database akses digunakan untuk mengelola hak akses pengguna ke data ekstrakurikuler. Terakhir, dynamic  dashboard  database memungkinkan  tampilan  data  yang  interaktif  dan dapat disesuaikan untuk pemantauan dan analisis data ekstrakurikuler. Keseluruhan layer data statis ini memberikan dasar yang kuat untuk pengelolaan informasi terkait ekstrakurikuler dan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam konteks manajemen ekstrakurikuler di sekolah.
b. Front-End
Layer  aplikasi  front-end  ini  adalah  bagian  dari  sistem  yang  berfokus  pada  antarmuka pengguna dan interaksi langsung dengan pengguna. Lapisan ini juga mencakup fitur-fitur seperti halaman  prestasi,  halaman  laporan,  dan  jadwal,  yang  dirancang  untuk  memberikan  gambaran menyeluruh  tentang  kegiatan  ekstrakurikuler  siswa[10].  Verifikasi  data  input  merupakan komponen yang memastikan bahwa data yang dimasukkan oleh pengguna sesuai dengan aturan dan format yang benar, meminimalkan kesalahan input. Halaman prestasi merupakan tampilan informasi  yang  berkaitan  dengan  pencapaian  dan  kemajuan  siswa  dalam  ekstrakurikuler, memberikan  pandangan  yang  komprehensif  tentang  prestasi  mereka.  Halaman  laporan  adalah fitur  yang  memungkinkan  pengguna  untuk  menghasilkan  laporan  berdasarkan  data ekstrakurikuler,  membantu  dalam  pemantauan  dan  evaluasi.  Grafik  dan  visualisasi  data menyajikan data ekstrakurikuler dalam format yang mudah dipahami, seperti diagram dan grafik, yang  membantu  dalam  menganalisis  tren  dan  pola.  Jadwal  adalah  bagian  yang  menampilkan jadwal kegiatan ekstrakurikuler yang dapat diakses oleh pengguna, memungkinkan mereka untuk merencanakan dan mengatur partisipasi dalam kegiatan tersebut. Keseluruhan layer ini bertujuan untuk memberikan pengalaman pengguna yang baik dan memudahkan interaksi dengan sistem manajemen ekstrakurikuler di sekolah.

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Pendidikan di Kota Malang, Indonesia, telah mengalami perkembangan pesat, dan peran ekstrakurikuler  dalam  mengembangkan  siswa  menjadi  krusial.  Meskipun  ekstrakurikuler melengkapi  kurikulum  utama  dan  membantu  pengembangan  keterampilan  siswa,  pengelolaan kegiatan  ini  masih  manual  dan  menyebabkan  berbagai  masalah.  Artikel  ini  mengusulkan penerapan Process-Aware Information System (PAIS) dalam manajemen ekstrakurikuler di Kota Malang. Sistem ini, melibatkan berbagai pengguna dan database untuk menyimpan data siswa, sekolah,  ekstrakurikuler,  dan  dinas  pendidikan,  bertujuan  untuk  memberikan  pemantauan kegiatan  ekstrakurikuler  yang  efisien,  akurat,  dan  real-time.  Dengan  otomatisasi  yang menggunakan penerapan Process-Aware Information System (PAIS), sistem dapat meningkatkan akurasi data, pengambilan keputusan, efisiensi waktu, dan kemampuan untuk mengidentifikasi tren dalam kegiatan ekstrakurikuler, memberikan kontribusi pada perbaikan dan pengembangan program  ekstrakurikuler  di  kota  malang.  Penulis  juga  memberikan  saran  agar  sistem  ini dikembangkan lebih lanjut meimbang beberapa kelebihan yang dihasilkan dari rancangan sistem.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Haerullah,  H.,  and  Elihami,  E.,  “Dimensi  Perkembangan  Pendidikan  Formal  dan  Non Formal,” Jurnal Edukasi Nonformal , vol. 1, no. 1, pp. 199–207, 2020.
[2] Qiqi, Y. Z., and Ipit, S. M., “Manajemen Ekstrakurikuler Madrasah,” Jurnal Isema: Islamic Educational Management , vol. 3, no. 1, pp. 41-51, 2018.
[3] Arpit, J., et al, “FireNet: a specialized lightweight fire & smoke detection model for real- time IoT applications,” arXiv preprint arXiv:1905.11922, 2019.
[4] Giovanna,  S.  and  Giuseppe,  D.  P.,  “A  mobile  system  for  real-time  context-aware monitoring  of  patients’  health  and  fainting,” IJDMB ,  vol.  10,  no.  4,  p.  407,  2014,  doi: 10.1504/IJDMB.2014.064891.
[5] N. Malhotra, “Implementation of Data Marts in Data Warehouse,” International Journal of  Advance  Research,  Ideas  and  Innovations  in  Technology ,  vol.  1,  2015,  [Online]. Available: https://api.semanticscholar.org/CorpusID:169018361
[6] Chad, L., “Extracurricular activities can play a central role in K-12 education,” Phi Delta Kappan , vol. 102, no. 8, pp. 14–19, May 2021.
[7] T. Makhshun, “Model Pengembangan Kurikulum Pai SMP Di Kota Semarang,” JSPI , vol. 1, no. 1, pp. 97, Feb 2018.
[8] I.  T.  Islamy,  H.  M.  Astuti,  dan  R.  P.  Wibowo,  “Perancangan  dan  Pembuatan  Sistem Pelaporan Kinerja Berbasis Online untuk Pranata Komputer,” Jurnal Informatika , vol. 8, no. 1, pp. 91, 2020.
[9]      Jameel,  K.,  Adil,  A.,  &  Bahjat,  M.,  “Analyses  the  Performance  of  Data  Warehouse Architecture Types,” Journal of Soft Computing and Data Mining , 3(1), 45-57, 2020.
[10]    F.  Piro  et  al.,  “A  1-μW  Radiation-Hard  Front-End  in  a  0.18-μm  CMOS  Process  for  the MALTA2 Monolithic Sensor,” IEEE Transactions on Nuclear Science , vol. 69, pp. 1299– 1309, 2022.