## Jurnal Abdiraja

## SOSIALISASI DAN PENDAMPINGAN SADAR ARSIP DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS WIRARAJA
Roos Yuliastina 1 , Isyanto 2 , Nur Inna Alfiyah 3
1,3) Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Wiraraja
2) Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Wiraraja Email: 1) yuliastina07@gmail.com, 2) isyanto@wiraraja.ac.id, 3) fifi.alfiyah@yahoo.com

## ABSTRAK
Kurangnya  kesadaran  arsip  di  kalangan  masyarakat  khususnya  di  suatu  lembaga  maupun instansi-instansi merupakan salah satu gambaran bahwa selama ini arsip dianggap kurang penting. Sedangkan  arsip  merupakanrekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan bernegara. (UU43/2009, psl 1 angka 2).
Dalam  program  kegiatan  yang  dilakukan  dimulai  dari  tahap  persiapan  tahap  sosialisasi  dan pengenalan  mengenai  pentingnya  sadar  arsip  tahap  pengimplementasian  tahap  pendampingan  dan terakhir  yaitu  tahap  evaluasi.  Dari  beberapa  tahapan  tersebut  telah  mampu  membantu  pencapaian tujuan  lebih  meningkatkan  kesadaran  mengenai  pentingnya  arsip  bagi  seluruh  karyawan  serta membantu pengelolaan arsip di setiap fakultas di Universitas Wiraraja.
Kata Kunci : Sosialisasi, Pendampingan, Kearsipan

## 1. PENDAHULUAN
Universitas  Wiraraja  (UNIJA)  yang merupakan  salah  satu  instansi  perguruan tinggi  swasta,  dokumen-dokumen  penting baik yang menyangkut penyelenggaran administratif  universitas,  data-data  dosen, karyawan dan mahasiswa, legalitas keberadaan  universitas,  serta  kegiatan  atau peristiwa  lain  yang  bersangkutan  dengan Universitas  Wiraraja,  sistem  pengelolaan arsip  masih  kurang  efektif  dan  efisien,  baik dalam  segi  tempat  penyimpanan  arsip, penyusunan arsip dan penataan arsip.
Berdasarkan  hal  tersebut,  maka  itulah yang  mendasari  kegiatan  pengabdian  dengan tema  sardar  arsip  di  lingkungan  Universitas Wiraraja  untuk  membenahi  dan  melakukan perbaikan mengenai arsip dalam segi penataan,  penyusunan  dan  penyimpanan dilingkup  internal  universitas  terlebih  dahulu sebelum mengimplementasikan kepada masyarakat  luas.  Dalam  lingkup  internal
universitas,  kami  melibatkan  secara  langsung Kepala  Tata  Usaha  (KTU)  beserta  seorang staf  dari  tujuh  fakultas  Unija,  yaitu  Fakultas Ilmu  Sosial  Dan  Ilmu  Politik,  Fakultas Ekonomi,  Fakultas  Hukum,  Fakultas  Teknik, Fakultas  Kesehatan,  Fakultas  Pertanian, Fakultas  Keguruan  Ilmu  Pendidikan,  dan melibatkan seorang staf bagian umum di  Biro Administrasi  Umum  (BAU).  Bagian-bagian tersebut  menjadi  sasaran  utama  kami  untuk mengimplementasikan perbaikan sistem pengelolaan  arsip  dalam  segi  penataan, penyususan  dan  penyimpanan  arsip,  karena mereka  yang  mengurus  dan  terlibat  secara langsung dengan arsip.
Untuk menjadikan Universitas Wiraraja yang  lebih  baik  dalam  segi  pengelolaan  dan penyimpanan  arsip,  kami  harus  mampu melakukan  hubungan  kerjasama  yang  baik dengan  semua  komponen  yang  berada  di dalam lingkup universitas, baik dari pimpinan teratas  universitas,  pimpinan  setiap  fakultas,
para  karyawan  maupun  dari  para  mahasiswa Universitas Wiraraja.
Melihat  seberapa  pentingnya  arti  arsip yang  sesungguhnya,  maka  meningkatkan kesadaran  dan  kepedulian  dari  perseorangan adalah  kunci  utama  untuk  menyelamatkan arsip.  Karena  tanpa  kita  sadari,  sejak  lahir hingga  meninggal  dunia  akan  membutuhkan keberadaan  arsip.  Sedangkan  untuk  suatu instansi  atau  lembaga  seperti  Universitas Wiraraja  Sumenep,  arsip  itu  sendiri  dapat dikatakan  sebagai  urat  nadi,  karena  tanpa adanya  arsip  maka  penyelenggaran  program kerja  yang  telah  ditentukan  tidak  dapat beroperasional dengan baik.
Adapun permasalahan utama yang ingin dislesaikan  melalui  kegiatan  pengabdian  ini diantaranya:  (1)  karena  masih  rendahnya kesadaran  staf  bagian  kearsipan  Universitas Wiraraja  akan  pentingnya  pengarsipan  yang baik, (2) masih kurangnya keterampilan SDM tenaga  pendidik  dalam  pengelolaan  arsip dengan efektif dan efisien.
Luaran  yang  diharapkan  dari  kegiatan sosialisasi  dan  pendampingan  ini  diantarnya; (1)  meningkatkan  kesadaran  dan  kepedulian dari  para  tenaga  pendidik  seperti  staf  KTU danstaf  BAU  di  Universitas  Wiraraja  untuk lebih  memperhatikan  tentang  tata  cara penyimpanan  dan  pengelolaan  arsip;  (2) menambah  keterampilan  dan  pengetahuan tenaga  pendidik  dari  para  staf  KTU  dan  staf BAU Universitas Wiraraja dalam meningkatkan  kesadaran  arsip  agar  dapat terjaga secara dinamis
dan berkesinambungan.

## 2. METODE
Metode  kegiatan  dalam  pengabdian  ini, menggunakan  beberapa  tahapan.  Diantaranya tahapan pengurusan ijin, kegiatan sosialisasi,tahap  pelaksanaan,  pendampingan, dan evaluasi. Berikut rincian langkah-langkah kegiatan yang dilakukan:
a. Tahap Pengurusan Ijin
Mengurus  semua  keperluan  perijinan  yang diperlukan agar nantinya dalam pelaksanaan  kegiatan  bisa  berjalan  dengan baik dan lancar.
b. Tahap Pengenalan atau Sosialisasi Pada  tahap  pengenalan  atau  sosialisas memberikan gambaran  secara  umum kepada Kepala Tata Usaha beserta seorang staf  dari  tujuh  fakultas  dan  ditambah seorang  staf  bagian  umum  di    Biro Administrasi Umum (BAU) tentang pelaksanaan  kegiatan  kami.  Sosialisasi mengenai  penting  sadar  arsip  juga  kami lakukan  dengan  melibatkan  radio  FM Unija  yang  merupakan  salah  satu  sumber informasi  di  lingkup  universitas  untuk memberitahukan  kegiatan  yang  kami lakukan  serta  memberikan  pula  gambaran- gambaran  mengenai  arsip  bagi  masyarakat di  luar  universitas.  Selain  itu,  dengan adanya  majalah  yang  memuat  informasi mengenai universitas, kami juga bekerjasama dengan pihak tersebut sebagai salah  satu  awal  untuk  mempromosikan bahwa di Universitas Wiraraja sudah mulai sadar arsip.
c. Tahapan Pelaksanaan dan pendampingan 1) Mengumpulkan kepala tatausaha beserta  seorang  staf  dari  tujuh  fakultas dan  seorang  staf  bagian  umum  di  Biro Administrasi  Umum  (BAU).  Tahap pelaksanaan  pertama  yang  tim  kami lakukan yaitu guna menjelaskan mengenai arsip itu sendiri dan pentingnya  menata  atau  mengelolah arsip.  Pelaksanaan  pertama  ini  yaitu dengan dibukanya forum diskusi interaktif  antara  narasumber  dengan seluruh staf KTU dan staf BAU.
2) Proses Implementasi
Disini  kami  mulai  melalukan  survei  di setiap  fakultas  dan  BAU,  untuk

## Jurnal Abdiraja
menanyakan  kendala  atau  hambatan atau  keluhan  yang  dialami  oleh  para staf selama mereka mengurus kearsipan,  sehubungan  dengan  hasil sosialisasi yang telah kami lakukan.
3) Pendampingan dari Implementasi Setelah melakukan proses implementasi  yaitu  survei  di  setiap fakultas dan BAU, kami tim mendampingi  setiap  fakultas  dan  BAU untuk membantu
menyelesaikan kendala-kendala  yang  mereka  alami seperti penataan dan penyusunan arsip, membantu  menseleksi  antara  arsip yang  penting  dan  arsip  yang  tidak penting.  Mengenai  ruang  kerja  yang mereka rasa kurang nyaman disebabkan  karena  ruang  kerja  yang sempit  serta  sarana  dan  prasarana penyimpanan arsip yang kurang memadai,  hal  itu  tidak  dapat  kami selesaikan  secara  penuh  karena  masih dalam  tahap  pelaporan  kepada  atasan yakni  rektor  Universitas  Wiraraja Sumenep, tetapi dengan penataan arsip yang  rapi  di  ruang  kerja  yang  minim telah  sedikit  memberikan  kenyaman bagi  para  staf  dalam  melaksanakan pekerjaannya.  Pada  saat  melakukan pendampingan,  kami  membagi  tim yaitu satu orang memiliki tanggungjawab pendampingan dua
fakultas.
d. Evaluasi Tim FKMSA melakukan monitoring untuk masing-masing  fakultas  dan  BAU  dari setelah  kami  melakukan  pendampingan  di setiap fakultas dan BAU,  apakah ada yang sudah  menerapkan  dan  melakukan  proses ulang  perbaikan  pengarsipan,  dengan  baik dan benar, apakah penataan dan penyusunan  arsip  tetap  tersusun  dengan
rapi di ruang kerja para staf. Setelah itu tim membagi anggota yang sudah paham untuk saling  berbagi  cara  dengan  peserta  yang lain yang belum paham sehingga kemampuan mereka rata. Dan tim memberikan  stiker  serta  penghargaan berupa  cindramata  bagi  fakultas  atau ruangan  yang  termasuk  dalam  golongan “sadar  dan  memahami  akan  pentingnya arsip”.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sosialisasi  dan  penyuluhan  ini  tidak hanya  kami  lakukan  dalam  bentuk  forum diskusi  interaktif  antara  narasumber  yang kami  datangkan  dengan  para  staf  KTU  dan staf  BAU,  tetapi  dengan  memanfaatkan  radio FM Unija yang merupakan salah satu sumber informasi  mengenai  lingkup  universitas  yang frekuensinya menyeluruh di kabupaten Sumenep,  sehingga  tidak  hanya  masyarakat internal  universitas  yang  dapat  mendengar, tetapi masyarakat secara lebih luas. Kami Tim FKMSA  Universitas  Wiraraja  mendapat kesempatan  untuk  menjadi  narasumber  di radio  FM  Unija,  dan  pada  saat  itulah  waktu dan  kesempatan  bagus  bagi  kami  untuk mempromosikan  sekaligus  lebih  memberikan pemahaman  kepada  masyarakat  agar  lebih sadar arsip, bisa melestarikan dan menyelamatkan  arsip  dengan  baik  secara efektif dan efisien.
Berdasarkan  kegiatan  sosialisasi  dan pendampingan  dapat  ditemukan  dua  masalah utama yang menjadi faktor penghambat dalam penyelamatan arsip di lingkungan Universitas Wiraraja,  diantaranya;  (1)  Ketentuan  umur arsip  yang  dihimbau  oleh  BAU  Universitas Wiraraja  Sumenep  tidak  diterapkan  secara penuh  di  setiap  fakultas,  disebabkan  oleh adanya  ketentuan-ketentuan  tersendiri  dari masing-masing fakultas, sehingga ada beberapa  fakultas  yang  masih  menyimpan

## Jurnal Abdiraja
arsip meskipun telah melebihi batas ketentuan umur  yang  telah  ditentukan.  (2)  Ruang  kerja yang  sempit  serta  tempat  penyimpanan  arsip yang  kurang  efektif  dan  kurang  memadai  di beberapa fakultas.
Menyikapi  permasalahan  di  atas,  maka tim pelaksana pengabdian berupaya semaksimal  mungkin  untuk  mencari  solusi yang  tepat    dari  permasalahan  di  atas, sehingga  kami  mengambil  langkah-langkah sebagai berikut:
a. Tim menyesuaikan waktu dengan para staf KTU  dan  staf  BAU  di  Universitas  agar bisa menanyakan serta mendampingi untuk kegiatan implementasi. Kami juga mengambil  hari  libur  kerja  seperti  hari sabtu  dan  minggu  untuk  memperbaiki  apa yang  kurang  dan  apa  yang  dibutuhkan  di meja  staf  KTU  dan  staf  BAU,  namun sebelumnya  kami  harus  mengadakan perjanjian.
Gambar 1. Kegiatan Seminar Sadar Arsip di lingkungan Universitas Wiraraja
b. Kemudian tim mendampingi para karyawan untuk penataan dan penyesuaian arsip  yang  ada.  Mulai  dari  surat  masuk, surat keluar, ATK yang diperlukan, tempat KRS dan  KHS, dan membantu menseleksi dokumen  yang  masih  dibutuhkan  dengan yang sudah tidak digunakan di tiap fakultas sesuai  dengan  himbauan  BAU  Universitas Wiraraja tentang umur penyimpanan dokumen.
c. Tim pengabdian sedikit melakukan perubahan tempat kerja dari para staf KTU agar  dengan  ruang  kerja  yang  minim, mereka  bisa  melaksanakan  pekerjaannya dengan  efektif  dan  efisien.  Dan  pada  saat kami  melakukan  pendampingan,  para  staf KTU  merasa  tempat  kerjanya  lebih nyaman dari yang  sebelumnya. Serta kami membantu  proses  penataan  arsip  yang  ada di  ruang  kerja  staf  KTU  sehingga  tertata lebih rapi dan lebih efisien.
Gambar 2. Kegiatan pendampingan sadar arsip di Fakultas Universitas Wiraraja

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil kegiatan yang dilakukan  selama  3  bulan  Universitas Wiraraja, terdapat beberapa masalah
kearsipan  yang  perlu  dibenahi,  yaitu  adanya tumpukan-tumpukan dokumen disekitar tempat  kerja,  penyusunan  dan  penataan  arsip yang kurang rapi, serta kurangnya sarana dan prasarana  untuk  penyimpanan  arsip.  Setelah kami  mengimplementasikan  dan  melakukan pendampingan  secara  langsung  kepada  tiap fakultas  serta  BAU,  mereka  memberikan respon  yang  baik  dengan  memperlihatkan kepuasan  atas  apa  yang  telah  kami  lakukan selama  kegiatan  berlangsung.  Penataan  arsip yang  lebih  baik  dan  lebih  rapi,  tempat  kerja yang  lebih  nyaman  sehingga  secara  langsung berdampak  positif  pula  pada  kenyamanan kerja dari para staf, hal itu yang menyebabkan mereka  puas  dengan  apa  yang  telah  kami lakukan
Respon positif dari para staf KTU dan staf  BAU  Universitas  Wiraraja  atas  kegiatan yang  kami  lakukan  ini,  menjadi  salah  satu pendorong  tercapainya  tujuan  dari  kegiatan yang  kami  lakukan,  yaitu  dimana  kami berharap  adanya  peningkatan  ke  arah  yang lebih  baik  mengenai  tata  cara  pengelolaan arsip,  penyimpanan  dan  penataan  arsip, sehingga  program  kerja  yang  terdapat  di universitas  dapat  dilaksanakan  dengan  baik secara efektif dan efisien.  Karena apabila ada beberapa  dokumen  penting  atau  dokumen vital  universitas  yang  hilang  maka  hal  itu akan  menghambat  proses  kerja  di  bagian- bagian  lain  yang  bersangkutan  sehingga  akan berdampak terhadap proses pencapaian tujuan dari universitas itu sendiri. Hal itu membuktikan bahwa mereka memiliki keinginan  untuk  memperbaiki  produktivitas kinerjanya  yang  secara  tidak  langsung  hal  itu telah  sedikit  meningkatkan  kesadaran  dan kepedulian para karyawan atas arti pentingnya arsip.

## 5. DAFTAR PUSTAKA

## Buku  Pedoman  Peraturan  Pemerintah
Republik Indoenesia
Tentang Kerasipan tahun 2009.