Vol 6 No 1 Januari 2020, 1-7

## pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293
Vol 6 No 1 Januari 2020, 1 - 8

## SISTEM MONITORING AGEN PADA XAVIER MARKS REALTY SURABAYA
Robertus Bagas 1 , Emmy Wahyuningtyas 2
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Wijaya Kusuma Surabaya
1 robbagas@gmail.com, 2 Emmy@if.uwks.ac.id

## Abstrak
Xavier Marks Realty merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran properti. Berjalannya perusahaan, terdapat  beberapa  kendala  yang  menghambat  pihak  pimpinan  untuk  melakukan  pengambilan  keputusan. Tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan sangat lambat karena tiap agen masih harus menginputkan data closing penjualan secara manual melalui admin tidak secara langsung. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mewujudkan  suatu  sistem  monitoring  yang  efektif,  sekaligus  untuk  mempercepat  tersedianya  informasi  untuk pimpinan. Hasil dari penelitian ini dapat berupa sistem monitoring agen yang mampu mengupdate data penjualan properti  secara  langsung  melalui  agen  tanpa  mengisi  secara  manual  dan  diinputkan  melalui  admin.  Laporan pendapatan dari agen dan perusahaan akan langsung diterima oleh pimpinan sehingga memangkas kinerja admin. Sistem dapat menampilkan perkembangan penjualan agar tiap agen dapat meningkatkan kinerjanya dan pimpinan dapat memonitoring langsung agennya.
Kata Kunci : Sistem Monitoring, Pemasaran Properti, Closing Penjualan, Agen.

## Abstract
Xavier Marks Realty is a company engaged in property marketing. The company runs, several obstacles prevent the leadership to make decisions. The availability of information needed by the leadership is very slow because each  agent  still  has  to  enter  sales  closing  data  manually  through  the  admin  not  directly.  The  purpose  of  this research  is to  create an  effective monitoring  system, as  well  as to  accelerate  the  availability of  information  for leaders. The results of this study can be in the form of an agent monitoring system that can update property sales data directly through an agent without filling in manually and inputted through the admin. Earnings reports from agents and companies will be directly received by the leadership, thus cutting down the admin's performance. The system can display sales developments so that each agent can improve its performance and the leader can monitor directly the agent.
Keywords: Monitoring System, Property Marketing, Closing Sales, Agents.

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi setiap harinya berkembang  semakin  pesat.  Salah  satu  teknologi yang  telah  banyak  digunakan  sekarang  khususnya dalam  suatu  perusahaan  adalah  penerapan  sistem monitoring  yang  dapat  dilakukan  secara  efektif oleh aplikasi berbasis komputer yang dapat diakses dari  mana  saja  pengguna  berada.  Umumnya monitoring  sebagai  suatu  proses  mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan  informasi  untuk  membantu pengambilan  keputusan  pimpinan  pada  suatu perusahaan. (Calyton dan Petry, 1983)
Xavier  Marks  Realty  adalah  salah  satu  perusahaan yang  bergerak  dibidang  penjualan  dan  sewa properti.  Perusahaan  ini  memiliki  yang  bertugas menjembatani  investor  atau  pembeli  dan  penjual. Keberadaan  agen  properti  sangat  membantu  pagi para  penjual  atau  pembeli  yang  ingin  membeli, menyewa,  dan  menjual  properti  yang  diinginkan.
Para agen Xavier Marks Realty masih menggunakan  sistem  berbasis  komputer  yang belum mampu mengakomodasi dan membantu para agen  yang  jumlahnya  cukup  banyak.  Setiap  agen diharuskan untuk melakukan update perkembangan demi  proses  pemasaran  properti  meliputi  area properti paling banyak terjual, jumlah properti yang terjual,  jenis  properti  yang  terjual,  pendapatan  tiap agen.  Saat  ini  proses  tersebut  masih  harus  diinput secara  manual  oleh  admin  perusahaan.  Agen  tidak dapat  update  secara  langsung,  data  perusahaan tidak update dengan cepat, sehingga pimpinan tidak bisa  mendapatkan  data  dan  informasi  ketika sewaktu  –  waktu  dibutuhkan  untuk  pendukung pengambilan  keputusan  kedepan  untuk  tiap  agen yang  tidak  sesuai  dengan  target  yang  ditetapkan oleh perusahaan.
Untuk  mewujudkan  suatu  sistem  monitoring  yang lebih  cepat  sesuai  yang  direncanakan  oleh pimpinan,  maka  peneliti  mengusulkan  sistem monitoring yang mampu mengelola data agen agar

## Melek IT
Information Technology Journal. Vol 6 No 1 Januari 2020, 2 - 8
terupdate langsung dan mengupdate data perusahaan secara cepat. Sehingga sistem diharapkan dapat membantu .

## II. METODE
Metode  penelitian  ini  terdiri  atas  3  tahap  utama yaitu :

## 2.1 Monitoring
Siagian [1], Pengawasan sebagai proses pengamatan dari  pada  pelaksanaan  seluruh  kegiatan  organisasi untuk  menjalin  agar  semua  pekerjaan  yang  sedang dilaksanakan  berjalan  sesuai  dengan  rencana  yang telah  di  tentukan  sebelumnya.  Cassely  dan  Kumar [2], monitoring merupakan program yang terintegrasi,  bagian  penting  dipraktek  pimpinan yang  baik  dan  arena  itu  merupakan  bagian  integral di pimpinan sehari-hari.

## 2.2 Xavier Marks Realty
Xavier  Marks  Realty  menyediakan  produk  dan layanan terbaik untuk membantu properti konsumen  terjual  lebih  cepat,  serta  memberikan kemudahan  dan  perlindungan  bagi  para  calon pembeli dalam memperoleh rumah idaman.
Proses  bisnis  dari  Xavier  Marks  Realty  meliputi area properti paling banyak terjual, jumlah properti yang  terjual,  jenis  properti  yang  terjual,  dan pendapatan tiap agen.

## 2.3 Sistem Informasi
T. Sutabri [3], ada empat operasi dasar dari sistem informasi yaitu mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan  informasi. Informasi mungkin  dikumpulkan  dari  lingkungan  dalam  atau luar  dan  memungkinkan  didistribusikan  ke  dalam atau keluar organisasi.
Sistem  informasi  juga  diartikan  sebagai  sistem  di dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian  yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial  dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada  pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Tahapan Penelitian
Berikut  adalah  alur  metode  penelitian  proses pembuatan  Sistem  Monitoring  Agen  Properti  Pada Xavier Marks Realty. penulis melakukan pengamatan  terhadap  sistem  informasi  yang berjalan pada Xavier Marks. Dari sistem informasi tersebut,  mendapatkan  beberapa  kendala  atau masalah  pada  sistem  yang  dapat  menghambat kinerja  perusahaan.  Oleh  sebab  itu  pada  tahap  ini penulis  menentukan  beberapa  rumusan  masalah
sesuai  hasil  dari  pengamatan  untuk  dijadikan sebagai acuan dan tujuan penelitian.
Dalam menjawab rumusan masalah dan pertanyaan- pertanyaan  penelitian,  hasil  penelitian  harus disimpulkan  secara  eksplisit.  Penafsiran  terhadap temuan dilakukan dengan menggunakan logika dan teori-teori  yang  ada.  Temuan  berupa  kenyataan  di lapangan  diintegrasikan/  dikaitkan  dengan  hasil- hasil penelitian  sebelumnya  atau dengan teori yang sudah  ada.  Untuk  keperluan  ini  harus  ada  rujukan. Dalam  memunculkan  teori-teori  baru,  teori-teori lama  bisa  dikonfirmasi  atau  ditolak,  sebagian mungkin perlu memodifikasi teori dari teori lama.
Gambar 1.  Diagram Alur Penelitian

## 3.2. Rancangan Sistem
Pada  tahap  ini,  penulis  akan  membuat rancangan  sistem  monitoring  agen  yang  berupa diagram  aliran  data  dan  hubungan  antar  entitas berdasarkan analisa kebutuhan. Tools yang digunakan  untuk  merancang  sistem  monitoring agen  ini  menggunakan  Power  Designer  16. Hasilnya adalah berupa gambaran umum rancangan diagram  aliran  data  dan  hubungan  antar  entitas. Berikut adalah gambaran umum rancangan DFD
3.2.1 DFD level context.

## Vol 6 No 1 Januari 2020, 1-7

## pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 6 No 1 Januari 2020, 3 - 8

## 3.2.2 DFD Level 1
Setelah  gambaran  rancangan  umum  DFD level context telah  dibuat.  Maka  dijabarkan  kembali menjadi  DFD level 1  yang  terdapat  3  proses  pada sistem  yaitu  kelola  agen,  kelola  properti,  dan closing  penjualan  properti.  Dari  3  proses  tersebut hasilnya  akan  disimpan  dengan database agen, properti, dan closing properti.
Gambar 3. DFD Level 1

## 3.2.3 DFD Level 2
Pada proses closing penjualan masih terdapat proses lagi  yang  dibutuhkan  diantaranya  validasi  dan laporan  penjualan.  Proses  c losing penjualan  akan dilakukan  perhitungan  pendapatan  agen  dan perusahaan  dimana  didapat  dari  3%  harga penjualan.  Kemudian  dibagi  2  menjadi  1,5%  untuk agen dan 1,5% untuk perusahaan.
Dalam  rancangan  sistem  terdapat  proses  bisnis sistem  monitoring  agen  pada  Xavier  Marks  Realty yang dijabarkan sebagai berikut:
3.2.4 Flowchart Proses Bisnis Kelola Agen
Pada flowchart proses  bisnis  kelola  agen, admin  harus  login  terlebih  dahulu.  Setelah login admin akan memasukkan data agen yang ingin  didaftarkan  dalam  sistem.  Apabila  data yang  dimasukkan  masih  belum  sesuai,  admin dapat  mengupdate  data  agen.  Setelah  itu selesai  akan  muncul  notifikasi  untuk  validasi daftar  agen.  Laporan  data  agen  akan dimunculkan kepada pimpinan.
Gambar 5. Flowchart Proses Bisnis Kelola Agen
3.2.5 Flowchart Proses Bisnis Kelola Properti
Flowchart bisnis  untuk  kelola  properti,  yang mengelola adalah admin. Admin akan memasukkan data  properti  yang  akan  dijual  ke  dalam  sistem. Setelah  data  telah  dimasukkan,  apabila  properti tersebut sudah terjual maka agen harus memsukkan kode  listing  properti  yang  terjual  kedalam. Sehingga  disistem  status  properti  tersebut  akan terupdate.

## Melek IT
Information Technology Journal. Vol 6 No 1 Januari 2020, 4 - 8
Gambar 6. Flowchart Proses Bisnis Kelola Properti 3.2.6 Flowchart Proses Bisnis Closing Penjualan
Flowchart bisnis  untuk closing penjualan  properti, diawali  agen  yang  memasukkan  data closing penjualan.  Data  tersebut  meliputi  data  kode  listing, harga, wilayah, dan jenis properti yang telah terjual. Kemudian  pimpinan  berperan  untuk  validasi penjualan  data  yang  telah  dimasukkan  oleh  agen. Pengurutan untuk jumlah komisi agen, wilayah dan jenis  properti  paling  banyak  terjual  akan  dilakukan oleh sistem. Data yang sudah diproses tersebut akan menjadi  diagram  yang    ditujukan  oleh  agen.  Dan laporan  pendapatan  dari  agen  dan  perusahaan  akan ditujukan ke pimpinan.
Gambar 7. Flowchart Proses Bisnis Closing Penjualan
Setelah  DFD,  terdapat  rancangan  basis  data  dari sistem  yang  diantaranya  CDM  dan  PDM,  yaitu sebagai berikut:

## 3.2.7 CDM
Merupakan  gambaran  yang  lengkap  dari  struktur basis  data  yaitu  entitas  dan  relasi  atau  hubungan antar relasi tersebut. Berdasarkan sistem monitoring  yang  dibuat  dapat  dianalisiskan  seperti pada gambar 3.7. memiliki 6 tabel dan 6 relasi.
Gambar 8. CDM

## 3.2.8 PDM
Perancangan database secara fisik, tipe data bersifat lebih  khusus  dan  spesifik. Perancangan  PDM merupakan  representasi  fisik  yang  sebenarnya  dari database. Setelah CDM dibuat dengan analisis yang sesuai  sistem,  maka  akan  dilakukan  pengubahan menjadi  PDM  untuk  menjadi rancangan  fisik  yang sesuai dengan tabel dan relasinya.
Vol 6 No 1 Januari 2020, 1-7

## pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293
Vol 6 No 1 Januari 2020, 5 - 8
Gambar 9. PDM

## 3.3. Halaman Login
Setiap  user  yang  ingin  mengakses  sistem  harus melakukan login terlebih  dahulu.  User  yang dimaksud adalah admin, agen, dan pimpinan.
Gambar 10. Halaman Login

## 3.4. Halaman Kelola Pegawai
Pada  halaman  kelola  pegawai  terdapat  daftar pegawai  yang  sudah  ditambahkan  oleh  admin beserta  biodatanya.  Halaman  ini  digunakan  admin untuk menambah pegawai baru maupun mengubah data dari pegawai.

## Gambar 11. Halaman Kelola Pegawai

## 3.5. Halaman Tambah User
Halaman  ini  digunakan  admin  untuk  memasukkan data  pegawai  baru,  agar  pegawai  tersebut  dapat mengakses sistem.

## Gambar 12. Halaman Tambah User

## 3.6. Halaman Kelola Properti
Kelola properti digunakan sebagai halaman untuk mengubah data dari properti yang sebelumnya  sudah  dimasukkan  oleh  admin  untuk dijual.

## Gambar 113. Halaman Kelola Properti

## 3.7. Halaman Tambah Properti
Halaman tambah properti digunakan untuk memasukkan  data  properti  yang  akan  dijual.  Kode listing yang diinputkan sudah otomatis dimasukkan oleh sistem dan tidak dapat diubah. Data yang akan dimasukkan  harus  sesuai  dengan  agen  yang menjual propertinya.

## Melek IT
Information Technology Journal. Vol 6 No 1 Januari 2020, 6 - 8

## Gambar 14. Halaman Tambah Properti

## 3.8. Halaman Entry Penjualan Agen
Fitur entry penjualan  terdapat  pilihan  kode  listing sesuai  dengan  yang  dijual  oleh  agen.  Sehingga ketika  kode  listing  dipilih,  data  alamat  dan  harga jual  akan  ditampilkan.  Pada  fitur  harga  penjualan, agen diharuskan memasukkan harga sesuai dengan kesepakatan.
Gambar 15. Halaman Entry Penjualan Agen

## 3.9. Halaman History Penjualan Agen
Halaman  ini  menampilkan  data  penjualan  yang sudah  divaliadasi  oleh  pimpinan  dengan  tampilan warna hijau. Dan juga menampilkan data penjualan yang  belum  divalidasi  oleh  pimpinan  dengan tampilan  warna  merah.  Apabila  data  penjualan belum divalidasi oleh pimpinan, perhitungan jumlah pendapatan agen tidak akan muncul.
Gambar 16. Halaman History Penjualan Agen4
3.10. Halaman Utama Pimpinan
Sama dengan halaman utama admin dan agen, yang membedakan terdapat data penjualan masuk, history penjualan,  dan  laporan.  Grafik  yang  ditampilkan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan  properti  yang  telah  dilakukan tiap  agen  ditampilkan  dengan  grafik batang.
2. Total properti yang telah terjual ditampilkan dengan grafik lingkaran
3. Berdasarkan  wilayah  properti  yang  telah terjual ditampilkan dengan grafik lingkaran
Gambar 17. Halaman Utama Pimpinan

## 3.11. Halaman Validasi Data Penjualan Agen
Halaman  ini  pimpinan  melakukan  validasi,  agar proses perhitungan pendapatan agen dan perusahaan berjalan.
Gambar 18. Halaman Validasi Data Penjualan Agen

## 3.12. Halaman Laporan Pendapatan
Halaman  ini  memiliki  fitur  untuk  menyaring laporan pendapatan sesuai dengan bulan dan tahun yang diinginkan oleh pimpinan.
Gambar 19. Halaman Laporan Pendapatan

## Vol 6 No 1 Januari 2020, 1-7

## pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 6 No 1 Januari 2020, 7 - 8
Pada  gambar  17.  merupakan  hasil  laporan pendapatan  yang  sudah  diproses  oleh  sistem monitoring sehingga pimpinan mendapatkan laporan sesuai yang diinginkan.
Gambar 20. Laporan Pendapatan

## IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari  hasil  dan  analisa  terhadap  Sistem  Monitoring Agen yang telah dibuat, didapat kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem mampu mengupdate data penjualan properti  secara  langsung  melalui  agen tanpa mengisi secara manual dan diinputkan melalui admin.
2. Laporan  pendapatan  dari  agen  dan perusahaan  akan  langsung  diterima  oleh pimpinan  sehingga  memangkas  kinerja admin  sehingga  pekerjaan  akan  lebih ringan.
3. Sistem dapat menampilkan perkembangan penjualan  sehingga  tiap  agen  dapat meningkatkan  kinerjanya  dan  pimpinan dapat memonitoring langsung agennya.
.

## 4.2. Saran
Saran  dari  hasil  dan  analisa  terhadap  Sistem Monitoring  Agen  yang  telah  dibuat  adalah pengembangan  Sistem  Monitoring  Agen  Pada Xavier  Marks  realty  agar  dapat  diakses  melalui smartphone.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] gian,  Sondang  P.  1970. Filsafat  Administrasi.
Jakarta : Gunung Agung.
[2] Casley,  Dennis  J;  Kumar,Krishna.  1987.
Project Monitoring And Evaluation In Agriculture. altimore  and  london:  The  Johns Hopkins University Press.
[3] Tata Sutabri. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
[4] Abdul  Kadir.  (2005). Pengenalan  Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.
[5] Hanif    Al  Fatta.  (2007). Analisis  dan Perancangan  Sistem  Informasi. Yogyakarta  : raha Ilmu.
[6] Roger    S.    Pressman.  (2002). Rekayasa Perangkat    Lunak  Pendekatan    Praktisi (Buku.  Satu).  Yogyakarta  :  ANDI.
[7] Anhar.  (2010). Panduan  Menguasai  PHP  & MySQL Secara Otodidak . Jakarta : Mediakita.
[8] Utomo,  A.  (2013). Sistem  Monitoring  dan Evaluasi  Kinerja  Program  Studi  dengan
Metode Performance Dashboard. Jurnal
Dinamik, Vol 18, No 1.

## Melek IT

## Halaman ini kosong
Redaksi MelekIT