MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMK PGRI 15 JAKARTA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Indah Tyas Kartini 1) , Humisar Hasugian 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : indahtyas21@gmail.com 1) , humisar.hasugian@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Perpustakaan merupakan sarana penting bagi kegiatan pendidikan. Semakin meningkatnya atau bertambahnya koleksi  bahan  pustaka,  kebutuhan  informasi  yang  berkaitan  dengan  bahan  pustaka  yang  ada.  Permasalahan yang timbul dalam perpustakaan ini adalah kesulitan dalam pendataan, kesalahan dalam pencatatan, data yang tidak  tersimpan dengan baik dan memerlukan waktu yang cukup lama. Tujuan penelitian ini adalah membuat sistem  informasi  perpustakaan  menggunakan  metodologi  berorientasi  obyek  untuk  menangani  proses  tersebut agar dapat meningkatkan pelayanan kepada para pengguna perpustakaan. Dengan rancangan sistem informasi perpustakaan  ini,  diharapkan  dapat  memberikan  pelayanan  yang  baik  kepada  pengguna  perpustakaan  dan meminimalkan  kesalahan  dalam  pengolahan  data.  Sistem  informasi  perpustakaan  dimulai  dari  pendataan anggota,  pendataan  buku,  pendataan  donatur,  peminjaman  buku,  pengembalian  buku,  donasi  buku,  dan pembuatan laporan. Manfaat sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat membantu dan mempermudah pelayanan kepada pengguna perpustakaan dan mempelancar proses  pengolahan data menjadi lebih cepat dan akurat.  Perancangan  sistem  ini  menggunakan  bantuan  tool  antara  lain  software  vb.net  untuk  perancangan aplikasi perpustakaan dan DBMS MySQL untuk pembuatan basisdata
Kata kunci : Sistem Informasi, Perpustakaan, Pelayanan

## 1. PENDAHULUAN
Perpustakaan  sekolah  adalah  merupakan fasilitas  atau  tempat  yang  sudah  disediakan  oleh sekolah  sebagai  pendukung  dan  penunjang  dalam kegiatan  mengajar  maupun  belajar  bagi  para siswa/i. Keberadaan dalam sebuah fasilitas perpustakaan  yang  sangat  meringankan    untuk menambah maupun meningkatkan ilmu pengetahuan dan sumber wawasan bagi para siswa/i di  sekolah.  Dalam  meningkatnya  dari  fungsi perpustakaan secara optimal maka bisa diharapakan juga  memberikan  ilmu  pendidikan  yang  maksimal untuk  para  siswa/i  di  sekolah.  Dalam  satu  langkah yang  harus  di  terapkan  untuk  mengoptimalkan fungsi  dari  sarana  perpustakaan  itu  sendiri merupakan  sistem  pengolahan  data  yang  cepat  dan efisien. Dikemukakan  oleh  UU  RI  No  43  Tahun 2007  tentang  yaitu  Perpustakaan  pasal  23  ayat  (1) yang  berisikan  definisi  dari  perpustakaan  sekolah yaitu sebagai berikut:
Dalam
fasilitas sekolah/sarana belajar menyelenggarakan perpustakaan  yang  melengkapi  standar  nasional perpustakaan yaitu memperhatikan standar nasional pendidikan [1].
Perpustakaan merupakan jantungnya pendidikan.  Setiap  sekolah  yang  menginginkan pendidikan berkualitas mutlak senantiasa menumbuh  kembangkan  perpustakaan,  khususnya untuk  siswa  SMK  PGRI  15  JAKARTA.  Sebagai adanya  sarana  perpustakaan,  bisa  mempermudah para  siswa/i  untuk  memperoleh  buku  –  buku  atau apa yang  diperlukan.
Permasalahan  yang  terjadi  pada  penelitian ini yaitu:
a. Tidak  adanya  laporan  pencatatan  data  pada transaksi  donasi  dan  laporan  donasi  yang menyebabkan tidak diketahuinya berapa banyak buku yang didonasikan.
b. Kesulitan  dalam  pendataan  peminjaman  yang terjadi  pada  perpustakaan  yang  disebabkan karena pencatatan tidak tersimpan dengan baik.
c. Sering  adanya  kesalahan  dalam  pencatatan, sehingga  laporan  peminjaman  memerlukan waktu cukup lama.
Tujuan dalam Penulisan penelitian ini adalah:
a. Sistem  ini  diharapkan  dapat  memudahkan  dan meningkatkan  kualitas  penyimpanan  data  dan kualitas hasil pengolahan data menjadi informasi yang lebih bermutu, cepat dan akurat.
b. Pelayanan peminjaman dan pengembalian buku terhadap  para  anggota  menjadi  lebih  cepat  dan akurat.
c. Untuk mempermudah petugas dalam melakukan proses peminjaman pada perpustakaan.
Batasan  masalah  atau  ruang  lingkup  yang dibahas  dalam  penelitian  ini  hanya  membahas mengenai proses
Peminjaman,
Proses
Pengembalian, Proses Donasi, dan Proses Pembuatan Laporan
2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1. Metodologi Pengumpulan Data
a. Observasi
Observasi  adalah  teknik  dalam  pengumpulan data  dengan  melalui  pengamatan  secara  langsung atau  peninjauan  yang  cermat  di  lapangan  atau tempat  lokasi  penelitian.  Dengan  ini,  sebagai peneliti yang berpedoman kepada pembuat penelitiannya  perlu  mendatangi  tempat  penelitian untuk  melihat  atau  mengamati  secara  langsung berbagai  macam  atau  suatu  kondisi  yang  ada  di tempat  lokasi  atau  lapangan.  Menurut  hasil penemuan  ilmu  pengetahuan  yang  harus  dimulai dengan  observasi  dan  juga  kembali  kepada  teknik observasi  untuk  memberikan  bukti  kebenaran  ilmu pengetahuan yang di teliti.
b. Wawancara Yang dimaksud dalam wawancara  merupakan bisa  juga  disebut  salah  satu  teknik  pengumpulan data  yang  bisa  melalui  cara  tanya  -  jawab  secara langsung  dari  koordinator  pengurus  petugas perpustakaan  ataupun  pihak  yang  berwenang  yaiu kepala  sekolah  untuk  memberikan  informasi penting  tekait  permasalahan  yang  dihadapi  pada perpustakaan. Sehingga peniliti dapat mempermudah mendapatkan informasi untuk kepentingan pada penelitian.
c. Analisa Dokumen Arti  dari  Analisis  dokumen  yaitu  merupakan kegiatan dalam menganalisa atau memperoleh hasil dokumen    yang  tersedia  pada  suatu  sistem, khususnya  sistem  informasi  perpustakaan  yang digunakan  sebagai  acuan  pada  tahap  perancangan atau  pengembangan  sistem  dan  dokumen-dokumen pada  suatu  sistem  yang  saat  ini  sedang  berjalan yang menjadi sebagai tempat penelitian.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Ulasan Singkat Organisasi
SMK  PGRI  15  JAKARTA  memilik  empat jurusan  yaitu  Program  Keahlian  Akuntansi, Program Keahlian Administrasi Perkantoran,
Program Keahlian Pemasaran dan Program Keahlian Akomodasi Perhotelan yang beralamatkan di  Jalan  H.Muchtar  Raya  Gg.  H.  Doel  Petukangan Utara Pesanggrahan Jakarta Selatan.

## 3.2. Struktur Organisasi
Struktur  organisasi  adalah  yaitu  salah  satu kerangka  yang  menunjukkan  tempat,bentuk  atau pola  gambar  tetap  dari  kerja  antara  peranan  atau kedudukan dengan suatu ruang lingkup lingkungan tertentu.  Dalam  memudahkan  koordinasi  dan komunikasi juga memperjelas tugas dan wewenang serta  tanggung jawab tiap bagian didalam aktifitas kinerja suatu perusahaan.
Gambar 1 : Struktur Organisasi pada  Perpustakaan SMK PGRI 15 Jakarta
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan Activity  Diagram yaitu  merupakan  suatu teknik  dalam  mendefinisikan  ke  alur  logika prosedural,  melalui  proses  bisnis,  dan  arah  jalur kerja. Dalam beberapa suatu  hal.  Arti lain activity diagram  adalah memperlihatkan  peran  mirip  yang disebut  diagram  alir,namun  perbedaan  dalam prinsip  antara  alur  notasi  diagram  alir  merupakan activity diagram yang mendukung teknik behavior paralel .  Antara  lain Node pada  sebuah  peran activity  diagram bisa  juga disebut action ,  hal  ini diagram  tersebut  menggambarkankan  sebuah  arti activity yang bisa tersusun seseuai dari action [2].
a. Proses Peminjaman Buku Anggota  yang  ingin  datang  berkunjung  ke perpustakaan  tersebut,  datang  ke  perpustakaan  dan mengisi  daftar  kunjungan  dengan  membawa  kartu pelajar  lalu  memilih  buku  yang  akan  dipinjam, anggota  memberikan  buku  yang  akan  dipinjam beserta  kartu  pelajar  kepada  petugas  perpustakaan. Kemudian  petugas  perpustakaan  akan  memeriksa buku yang akan dipinjam,  jika buku yang dipinjam lebih  dari  3,  petugas  perpustakaan  akan  menolak dan  tidak  boleh  meminjam  buku  tersebut.  Setiap anggota  hanya  diperbolehkan  meminjam  buku selama 7 hari. Setelah itu petugas akan mencatatnya kedalam buku peminjaman. Proses bisnis peminjaman  buku  tersebut  dapat  digambarkan seperti pada Gambar 2:
Gambar 2 : Activity Diagram pada  Proses Peminjaman
Buku Anggota Petugas Perpustakaan Isi daftar kunjungan Pilih buku Serahkan buku dan kartu pelajar Mengecek peminjaman buku Terima buku Catat data peminjaman Memberikan buku Terima buku [>=3 buku ] [ Tolak ] [<=3 buku] [ Terima ]
b. Proses Pengembalian Buku
Anggota  yang  ingin  mengembalikan  buku  ke perpustakaan  maka anggota tersebut mengisi daftar kunjungan,  lalu  anggota  memberikan  buku  kepada petugas perpustakaan, kemudian petugas perpustakaan  memeriksa  untuk  setiap  buku  yang dipinjam, bila buku dalam kondisi rusak dan hilang maka  peminjam  harus  mengganti  dengan  buku yang baru. Proses bisnis pengembalian buku  sesuai dengan Gambar 3 di bawah ini :

## Gambar 3: Activity Diagram pada Proses Pengembalian Buku
c. Proses Donasi Buku Donatur  datang  ke  perpustakaan  membawa dan  menyerahkan  kepada  petugas  perpustakaan, kemudian  petugas  perpustakaan  mencatat  dilembar donasi . proses  bisnis  donasi  buku  tersebut  seperti Gambar 4 :
Gambar 4 : Activity Diagram pada Proses Donasi Buku
d. Proses Pembuatan Laporan
Setiap  akhir  bulan,  petugas  perpustakaan membuat  laporan  kunjungan  perpustakaan,  laporan peminjaman  dan  pengembalian  buku  yang  akan diserahkan  kepada  Kepala  Sekolah.  Proses  bisnis pembuatan laporan tersebut seperti pada Gambar 5:

## 4.4. Analisa Masalah
Diagram  ini  disebut  juga  tulang  atau  juga  bisa disebut  duri  ikan  ( fishbone  chart )  hanya  berguna untuk  menampilkan  komponen  –  komponen  awal yang  sangat  berpengaruh  dengan  kualitas  dan memliki  seba  –  akibat  dari  masalah  dalam  yang sesuai  kita  pelajari  [3].  Berikut  ini  merupakan Fishbone  Diagram seperti  terlihat  sesuai  dengan Gambar 6 di bawah ini :
Gambar 6. Fishbone Diagram
4.5. Use Case Diagram
Use  case  Diagram disebut  juga  yaitu  pemodelan dalam  kelakuan  suatu  sistem  informasi  yang  pasti dibuat.  dalam Usecase bisa  menjelaskan  arti interaksi  maupun  salah  satu  atau  lebih  aktor  yang memiliki sistem informasi dalam proses pembuatannya. Yang secara kasara usecase dipakai untuk  memberi  tahu  arti  fungsi  apa  saja  yang tersedia  dalam  suatu  sistem  dan  pihak  siapa  saja yang  menggunakan  atau  memakai  dari  fungsi- fungsi suatu sistem tersebut [4].
a. Use Case Diagram Master Arti pada Use  Case  Diagram Master  yaitu terdiri  dari  4  menu  yaitu Entry Data  Anggota, Entry Data  Buku, Entry Data  CopyBuku, Entry Data  Donatur.  Berikut  adalah Use  Case  Diagram Master  yang  dapat  digambarkan  seperti  sesuai dengan Gambar 7 di bawah ini :
Gambar 7. Use Case Diagram pada  Master
b. Use Case Diagram Transaksi
Maksud Use  Case  Diagram dari  Transaksi yaitu  terdiri  dari  4  menu  yaitu Entry Kunjungan, Entry Peminjaman  Buku, Entry Pengembalian Buku,  Cetak  Bukti  Donasi.  Berikut Use  Case Diagram Transaksi  dapat  digambarkan  sesuai dengan Gambar 8 di bawah ini :
Anggota Petugas Perpustakaan Isi daftar kunjungan Serahkan buku Melalukan pemeriksaan Menerima buku Mengganti buku baru Serahkan buku Terima buku [Rusak/Hilang] [Tidak Rusak/ Tidak Hilang] Donatur Petugas Perpustakaan Memberikan sumbangan buku Menerima sumbangan buku Mencatat dilembar donasi buku Terhambatnya untuk perkembangan perpustakaan Dokumen Proses Orang Belum adanya pencatatan donasi buku Sulit mengetahui data donasi Sering adanya kesalahan dalam pendataan dan pencatatan Pencatatan tidak tersimpan dengan baik dan memerlukan waktu lama. Rawannya kesalahan dan kehilangan data siswa Masih menggunakan tulisan tangan dalam mengolah data Kesulitan siswa dalam meminjam buku Menghambat siswa dalam meminjam buku Tidak adanya laporan donasi
Gambar 8. Use Case Diagram pada Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
Yang  dimaksud  dari  arti Use  Case  Diagram merupakan  sebuah  menu  tampian Laporan  terdiri dari  5  menu  yaitu  Laporan  Kunjungan,  Laporan Peminjaman  Buku,  Laporan  Pengembalian  Buku, Laporan  Donasi,  Laporan  Buku.  Berikut Use  Case Diagram Laporan  dapat  digambarkan  sesuai dengan pada Gambar 9 :
Gambar 9. Use Case Diagram pada Laporan
4.6. Model Data
a. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan representasi grafis dari logika database  dengan  menyertakan  deskripsi  detail mengenai  seluruh  entitas (entity) ,  hubungan (relationship) , dan batasan (constraint) [5]. Berdasarkan hasil dari analisa basis data yang didefinisikan yaitu terdiri dari Kunjungan, Anggota, Peminjaman,  CopyBuku,  Buku,  Donatur,  Bukti Donasi.  Berikut  yang  terlihat  sesuai  dengan Gambar 10 di bawah ini :
Berikut ini Gambar 10 pada : Entity Relationship Diagram (ERD)

## 4.7. Rancangan Antar Muka
a. Struktur Tampilan
Arti  dari    Struktur  tampilan  merupakan tampilan  pada  rancangan  suatu  sistem  ini  terdiri dari  3  bagian  yaitu  pertama  Master,    kedua Transaksi  dan  terakhir  Laporan.  Seperti  sesuai dengan Gambar 11 di bawah ini :
Gambar 11. pada: Stuktur Tampilan
b. Rancangan Layar Form Master Anggota
Maksud  dari  Tampilan  Rancangan  Layar    ini pada  layar  menu  master  terdiri  dari  yang  pertama yaitu Entry Data Anggota yang dimana petugas dari perpustakaan  tersebut  dapat  membuka  menu form Entry Data  Anggota  tersebut,  kode  anggota  yang akan secara otomatis terisi dari suatu sistem dengan menggunakan
autonumber , petugas dari perpustakaan langsung melakukan penginputan dari data anggota, tombol cari digunakan untuk mencari data  anggota  yang  sudah  diinput  ke  dalam database , jika petugas perpustakaan ingin mengubah  data  anggota,  maka  terlebih  dahulu petugas  perpustakaan  mengklik  tombol  cari  untuk memilih  data  yang  akan  diubah.  Kemudian  data yang  diinginkan  akan  tampil,  maka  petugas perpustakaan dapat menekan tombol ubah, lalu data akan ter update dengan sendirinya, jika petugas dari perpustakaan  yang  ingin  membatalkan entry data anggota,  lalu  pihak  dari  petugas  perpustakaan menekan  tombol  batal  yang  telah  tersedia, kemudian  untuk  keluar  dari  menu  tampilan form entry data  anggota  tersebut,  maka  dari  itu  pihak petugas  dari  perpustakaan  mengklik  tombol  keluar yang  tersedia.  Seperti  yang  terlihat  sesuai  pada Gambar 12 berikut ini:
Gambar12. Rancangan Layar Form Master pada Entry Data
Anggota Anggota Entry Data Anggota SIMPAN BATAL KELUAR cari Kode Anggota Nama Anggota <<X-50-X>> <<autonumber>> Tanggal Lahir Alamat No. Telpon <<X-12-X>> Data Anggota Jenis Kelamin dd/mm/yyyy <<pilih>> <<X-50-X>> <<pilih>> Kelas
c. Rancangan Layar Form Transaksi Peminjaman
Maksud  dari  Tampilan  Rancangan  Layar  ini pada layar menu transaksi terdiri dari yang pertama yaitu Entry Peminjaman Buku yang dimana petugas dari  perpustakaan  tersebut  dapat  membuka Form Entry Peminjaman  Buku,  kode  peminjaman  akan terisi  secara  otomatis  pada  sistem  dengan menggunakan autonumber ,  petugas    perpustakaan akan melakukan penginputan dari data peminjaman buku,  tombol  cari  digunakan  untuk  mencari  data anggota  yang  sudah  diinput  ke  dalam database , selanjutnya  petugas  perpustakaan  akan  mengklik tombol  cari  untuk  mencari  dan  memilih  data copybuku,  setelah  data  yang  diinginkan  sesuai, petugas  perpustakaan  akan  mengklik  tombol tambah  untuk  berapa  banyak  buku  yang  akan dipinjam,  table  akan  terisi  otomatis  oleh  sistem setelah  tombol  tambah  diklik,  selanjutkan  petugas perpustakaan  akan  mengklik  tombol  simpan  agar dapat menyimpan data peminjaman buku ke dalam database ,  untuk  membatalkan Entry Peminjaman Buku,  kemudian  petugas  perpustakaan  dapat mengklik tombol batal, agar dapat keluar dari form entry  peminjaman  buku,  maka  petugas  peminjama mengklik tombil keluar. Seperti yang terlihat sesuai pada Gambar 12 berikut ini:
Gambar 12. Rancangan Layar Form Transaksi pada Entry Peminjaman Buku
d. Rancangan Layar Form Laporan Peminjaman Maksud  dari  Tampilan  Rancangan  Layar  ini pada layar menu Laporan terdiri dari yang pertama yaitu  Laporan  Peminjaman  Buku  yang  dimana petugas  dari  perpustakaan  tersebut  dapat  membuka Form Laporan Peminjaman Buku, petugas perpustakaan akan menginput tanggal awal, petugas perpustakaan akan menginput tanggal akhir, setelah menginput,  petugas  perpustakaan  mengklik  tombol cetak  agar  dapat  mencetak  laporan  peminjaman buku,  jika  ingin  keluar  pada Form Laporan Peminjaman Buku, selanjutnya petugas perpustakaan  dapat  mengklik  tombol  keluar  untuk keluar  dari Form Laporan  Peminjaman.  Seperti yang terlihat sesuai pada Gambar 13 berikut ini:

## Gambar 13. Rancangan Layar Form Laporan  pada Entry
Peminjaman Buku
e. Hasil Laporan Peminjaman
Hasil  dari  laporan  peminjaman  buku  seperti yang  terlihat  sesuai  pada  Gambar  14  berikut  ini:

## Gambar 14. Hasil Laporan Peminjaman

## 5. KESIMPULAN
Setelah  melakukan  analisis  dan  perancangan Sistem  Informasin  Perpustakaan  SMK  PGRI  15 JAKARTA,  ada  banyak  hal  yang  penulis  dapatkan selama  melaksanakan penelitian ini, hal  – hal yang dapat disimpulkan tersebut diantaranya:
a. Kesulitan  yang dialami pada  saat  menghasilkan laporan donasi maka pada sistem ini disediakan fitur untuk cetak laporan donasi.
b. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Perpustakaan yang  terkomputerisasi,  dapat  mempercepat proses pelayanan peminjaman dan pengembalian  buku,  karena  pekerjaan  yang bersifat manual diambil oleh sistem.
c. Dengan  Sistem  Informasi  tersebut  pencatatan data  disimpan  didalam database, hal  ini  dapat memudahkan  pencarian,  jika  sewaktu  –  waktu data tersebut dibutuhkan.
d. Kesalahan  –  kesalahan  yang  disebabkan  oleh keterbatasan  manusia  ( human  error) maupun ketidak adanya kesengajaan yang bisa diminimalisir  dalam  pengguna  suatu  sistem yang  sudah  komputerisasi,  karena  sistem  dapat melakukan validasi data masukkan dan mengambil alih pekerjaan dalam perhitungan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Undang  –  undang  RI.  No  43  Tahun  2007  tentang perpustakaan
[2] Fowler,  Martin, 2005. Unfied  Modelling  Language (UML).
[3] Render and Heizer. Pengertian Fishbone , 2010.
[4] A.S.  Rosa  dan  Shalahuddin,M,  2013, Pengertian Use Case Diagram.
[5] Toledo,  2007, Mata  dan  Cushman  Entity Relationship Diagram (ERD).

## Laporan Peminj aman
Laporan Peminjaman
CETAK KELUAR dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy s/d Ta ngg al Awa l Ta ngg al Akh ir