## JAMBURA JOURNAL OF INFORMATICS
Volume 5, No. 2 | October 2023, 100-107
ISSN 2685-4244, doi: 10.37905/jji. v5i2.21964

## Pengembangan sistem informasi tracer doc surat masuk menggunakan framework Scrum
Muhammad Yassir 1 , Gafur Jamada 2 , Sitti Suhada 3 , Suziyanty 4
1 Institut Teknologi dan Bisnis Nobel, Indonesia
2 Universitas Indonesia Timur, Indonesia
3 Universitas Negeri Gorontalo, Indonesia
4 Pemerintah Kabupaten Bone, Indonesia
Penulis Korespondensi : Muhammad Yassir, Institut Teknologi dan Bisnis Nobel Indonesia, Makassar - 90221, Indonesia. Email: myassir669@gmail.com

## P ENDAHULUAN
Berdasarkan Peraturan Presiden No 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas, pengelolaan surat merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi (Imania & Haryani, 2021). Melalui surat, setiap bagian  dari  organisasi  baik  yang  berada  di  dalam  maupun  di  luar  organisasi  melakukan komunikasi.  Surat  yang  terdapat  pada  organisasi  tersebut  berupa  surat  masuk  dan  surat  keluar.
Riwayat Artikel: Diterima 7 September 2023 Direvisi 25 Oktober 2023 Disetujui 30 Oktober 2023
Diterbitkan 1 November 2023 ABSTRACT . Mail management is essential for an organization. In fact, managing incoming  mail  in  the  Regional  Secretariat  of  Bone  County  still  uses  manual methods.  This  study  aims  to  build  an  incoming  mail  management  information system application at the Regional Secretariat of Bone Regency. For this purpose, this research uses Scrum, an Agile software development method. The stages of the  Scrum  model  used  include  Product  Backlog,  Sprint  Backlog,  Sprint,  and Working Increment of Software.  This method is suitable for managing projects practically. The application is designed to provide a variety of menus and features that allow  organizations to  handle incoming mail  efficiently,  including identity input and mail upload, disposition, tracer doc, and mail archiving. The app has gone through black box testing to ensure that all features work as intended. The results  showed  that  the  developed  application  allows  easier  management  of incoming mail, filing and disposition of correspondence, and real-time tracking of mail positions.
ABSTRAK .  Pengelolaan  surat  merupakan  hal  yang  penting  bagi  sebuah organisasi. Faktanya, pengelolaan surat masuk di Sekretariat Daerah Kabupaten Bone  masih  menggunakan  cara  manual.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk membangun  sebuah  aplikasi  sistem  informasi  pengelolaan  surat  masuk  di Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Bone.  Untuk  tujuan  tersebut  penelitian  ini menggunakan  Scrum,  yang  merupakan  metode  pengembangan  software Agile . Tahapan  metode Scrum yang  digunakan  mencakup Product  Backlog,  Sprint Backlog,  Sprint, dan Working  Increment  of  Software .  Metode  ini  cocok  untuk mengelola proyek secara praktis. Aplikasi dirancang untuk menyediakan berbagai menu  dan  fitur  yang  memungkinkan  pihak  organisasi  untuk  mengelola  surat masuk  secara  efisien,  termasuk input identitas  dan unggah surat, disposisi,  dan tracer doc, serta pengarsipan surat.  Aplikasi telah melalui  pengujian black box untuk  memastikan  bahwa  semua  fitur  berfungsi  sebagaimana  mestinya.  Hasil penelitian  menunjukkan  keberadaan  aplikasi  sistem  yang  dikembangkan memungkinkan pengelolaan surat masuk, pengarsipan, dan disposisi surat yang lebih mudah, serta pelacakan posisi surat secara real-time .
This is an open-access article under the CC – BY-SA license.
Kata Kunci: e-Government Metode Scrum Persuratan Sistem informasi
Berbagai  informasi  penting  mengenai  kegiatan organisasi  disampaikan  kepada  pihak-pihak  yang membutuhkan melalui surat. Dengan kata lain setiap lembaga baik swasta maupun pemerintah pasti memerlukan  suatu  unit  yang  mengelola  segala  sesuatu  yang  berhubungan  dengan  kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan pengagendaan surat masuk dan surat keluar.
Dalam  proses  surat  masuk,  terdapat  beberapa  kondisi  yang  diharapkan  untuk  memastikan pengelolaan surat berjalan dengan baik. Pertama, penerimaan surat yang efisien. Tersedianya sistem yang  efisien  dalam  menerima  surat  masuk.  Hal  ini  meliputi  pengaturan  tempat  penerimaan  surat, penggunaan  teknologi  informasi  untuk  pencatatan  surat  masuk,  dan  penugasan  petugas  yang bertanggung jawab untuk menerima surat dengan cepat dan akurat (Suminten et al., 2021). Kedua, pencatatan dan pengarsipan yang baik. Setiap surat masuk harus dicatat dengan lengkap dan akurat. Informasi yang dicatat meliputi nomor surat, tanggal surat diterima, pengirim surat, dan subjek surat. Selain itu, surat masuk juga harus diarsipkan dengan baik agar mudah ditemukan dan diakses jika diperlukan  (Simanjuntak  et  al.,  2019).  Ketiga,  penanganan  surat  yang  tepat.  Setelah  surat  masuk dicatat  dan  diarsipkan,  langkah  selanjutnya  adalah  penanganan  surat  yang  tepat.  Surat  harus diteruskan ke pihak yang berwenang untuk ditindaklanjuti sesuai dengan isi surat. Proses penanganan surat harus dilakukan dengan cepat dan efektif untuk memastikan respon yang tepat waktu (Londa et al.,  2022).  Keempat,  keamanan  surat.  Tersedianya  sistem  keamanan  terhadap  surat  masuk.  Surat harus dilindungi dari akses yang tidak sah dan kerusakan fisik. Penggunaan sistem keamanan seperti kunci ganda atau pengawasan keamanan dapat membantu menjaga kerahasiaan dan integritas surat masuk (Rizky et al., 2022). Kelima, pelaporan dan evaluasi. Adanya pelaporan dan evaluasi terhadap proses surat masuk. Hal ini meliputi pembuatan laporan berkala tentang jumlah surat masuk, waktu penanganan  surat,  dan  efektivitas  sistem  pengelolaan  surat.  Evaluasi  dilakukan  untuk mengidentifikasi masalah dan perbaikan yang perlu dilakukan dalam proses surat masuk (Azizah & Farah  &  Kuswantoro,  2021).  Dengan  memastikan  kondisi-kondisi  di  atas  terpenuhi,  proses  surat masuk dapat berjalan dengan baik dan efisien. Hal ini akan membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan surat dalam suatu organisasi atau instansi.
Persuratan merupakan suatu hal yang sudah tidak bisa lepas dari aktifitas keseharian, terlebih apabila berada dalam sistem pemerintahan. Surat adalah media komunikasi yang merupakan salah satu bukti kegiatan yang ada dalam suatu organisasi. Hingga saat ini cara konvensional masih digunakan dalam persuratan di instansi pemerintahan khususnya di Sekretariat Daerah Kabupaten Bone. Meningkatnya jumlah surat masuk dan surat keluar dari tahun ke tahun membuat pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Sekretariat Daerah Kabupaten Bone menjadi meningkat pula. Pengelolaan surat masuk yang dilakukan  secara  manual  menjadi  tidak  efektif  disebabkan   banyaknya  surat  yang  masuk  sehingga menimbulkan  masalah  seperti  surat  masuk  yang  tercecer,  surat  masuk  yang  tidak  terdokumentasi dengan baik, lambatnya pencarian surat dari pihak yang bersangkutan sampai pada penataan arsip surat masuk yang tidak maksimal.
Sejalan dengan tuntutan pelaksanaan Good Government  Governance untuk  mengimplementasikan sistem persuratan yang lebih modern  (Shafira & Kurniasiwi, 2021) diperlukan sistem  pengelolaan surat  masuk  yang  dilaksanakan  melalui  sistem  digitalisasi.  Implementasi  persuratan  berbasis elektronik  ini  diharapkan  mampu  untuk  mengoptimalkan  proses  persuratan  di  lingkup  Sekretariat Daerah  Kabupaten  Bone.  Khususnya  dapat  melaksanakan  tata  kelola  surat  sebagaimana  mestinya sebagai upaya meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik, bersih dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme sesuai dengan visi dan misi pemerintah. Terkait dengan fakta-fakta di atas dan potensi pemanfaatan  teknologi  digital  untuk  meningkatkan  kapasitas  persuratan,  penelitian  ini  dilakukan dengan tujuan untuk membangun sistem aplikasi pengelolaan surat masuk melalui sistem digitalisasi pengelolaan surat masuk di lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Bone.
102

## M ETODE
Scrum adalah metode pengembangan software Agile yang digunakan dalam penelitian ini. Metode pengembangan produk ini bersifat cepat fleksibel, dan efektif digunakan sebagai kerangka kerja yang dirancang untuk memberikan nilai kepada pelanggan selama pengembangan proyek. Selain memiliki kelebihan yang fleksibel, jumlah anggota tim yang dibutuhkan tidak terlalu banyak (Yassir, 2023). Metode  ini  dianggap  cocok  untuk  mengelola  proyek  secara  praktis,  karena  metode  ini  dapat membantu tim peneliti melakukan apa yang perlu dan apa yang tidak perlu saat menginspeksi proses dan melakukan perubahan terus menerus untuk menyelesaikan proses tahap demi tahap sesuai dengan kebutuhan  instansi  (Sutherland,  2014;  Rizky  &  Sugiarti,  2022;  Suryantara  et  al.,  2023).  Tahapan metode Scrum yang digunakan pada penelitian ditunjukkan pada Gambar 1.

## Gambar 1. Tahapan pengembangan aplikasi metode Scrum

## Prosedur Penelitian
Product Backlog merupakan daftar fitur yang paling penting yang memberikan nilai kepuasan dan memenuhi  kebutuhan  instansi.  Penulis  dan  tim  mengevaluasi  sistem  informasi  surat  yang  sedang berjalan saat ini. Penulis melakukan observasi dan pengamatan langsung dengan Sekretaris Daerah, Asisten  III,  dan  beberapa  ASN.  Hasilnya  menunjukkan  bahwa  pengelolaan  sistem  informasi persuratan masih dilakukan secara manual.
Sprint Backlog. Setelah melakukan analisis, terungkap bahwa ada banyak konsekuensi yang timbul akibat  masalah  ini,  seperti  keterlambatan  atau  ketidaksampaian  informasi.  Selain  itu,  ASN  harus menggunakan  telepon  atau  pesan  singkat  untuk  memberi  tahu stake  holder tentang  adanya  surat masuk  dan  perlunya  tindak  lanjut.  Penulis  dan tim  mengumpulkan  data-data  penting  dari  instansi tersebut  tersebut,  seperti  data stake  holder ,  ASN,  Sub  Bagian,  dan  jenis  surat,  untuk  merancang sebuah sistem informasi surat masuk berbasis web.
Sprint. Penulis  kemudian  memaparkan  sistem  yang  akan  dibangun  untuk  memenuhi  kebutuhan instansi dengan menunjukkan rancangan antarmuka sistem yang akan dibangun, menjelaskan metode pemanfaatan  dan  pemeliharaan  sistem,  dan  sebagainya.  Selain  itu,  tim  menjelaskan  berapa  lama waktu  yang  dibutuhkan  untuk  membangun  sistem  tersebut,  serta  untuk  melakukan  pendaftaran domain dan hosting agar sistem dapat dijalankan secara online.
Working Increment of Software. Ini adalah langkah-langkah dalam pembangunan Sistem Informasi persuratan untuk memastikan bahwa rancangan sistem berjalan sesuai rencana dan dapat digunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten Bone.

## Pengujian
Terhadap aplikasi yang dikembangkan, dilakukan teknik pengujian Black box testing. Dalam hal ini, teknik Blackbox difokuskan  pada  spesifikasi  fungsi-fungsi  yang  ada  pada  perangkat  lunak  yang dikembangkan (Rahadi & Vikasari, 2020; Yassir, 2023). Kesalahan struktur data, kesalahan akses basis data, kesalahan antar muka, kesalahan kinerja, dan kesalahan inisialisasi dan terminasi adalah beberapa hal yang sering ditemukan melalui pengujian black box.  Teknik pengujian ini digunakan disebabkan keuntungan yang diperoleh adalah (Yulistina et al., 2020): (1) penguji tidak perlu tahu bahasa pemrograman tertentu; (2) pengujian dilakukan dari sudut pandang pengguna, yang membantu menemukan inkonsistensi  atau ambiguitas dalam spesifikasi persyaratan; dan (3) Programmer dan tester saling bergantung satu sama lain.

## H ASIL DAN D ISKUSI

## Pemodelan UML
Setiap sistem yang dibuat wajib dibuatkan pemodelan visual. Bahasa yang biasa digunakan adalah Unified Modeling Language ( UML ). UML adalah bahasa pemodelan visual yang digunakan untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan rancangan dari suatu system  perangkat  lunak  (Sonata,  2019).  Dalam  implementasinya,  aplikasi  sistem  dirancang mempunyai  beberapa  akses  masuk,  diawali  oleh  admin  (Sub  Bagian  Umum)  menerima  dan memasukkan berkas surat ke dalam sistem. Admin memasukkan identitas surat berupa nomor surat, perihal, sifat surat, status surat dan mengunggah isi surat. Selanjutnya admin meneruskan (forward) data  tersebut  ke  staf  Bupati  dan  selanjutnya  disposisikan  ke  Sekretaris  Daerah. Sekretaris  Daerah selanjutnya mendisposisi surat ke Bagian lain. Hal ini sesuai juga dengan penelitian Amalia dan Huda yang menunjukkan kemudahan stake holder untuk mendisposisi surat karena dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja (Amalia & Huda, 2020). Selaras dengan penelitian Alfiareza, posisi surat dapat juga  terlacak  karena  sistem  mempunya history -nya  (Alfiareza  &  Wilantika,  2022).  Tabel  admin digunakan oleh seorang yang dipercayai dan ditugaskan oleh pihak instansi untuk mengelelola sistem informasi  persuratan  yang  telah  dibangun,  admin  juga  ditugaskan  untuk  mengelola  informasi persuratan seperti informasi tanggal, perihal, status, disposisi dan arsip surat. Semua informasi yang sampai ke stake holder dilakukan oleh sistem.
Dari kebutuhan fungsional di atas maka untuk keperluan pemodelan UML dirancang use case dan class diagram (Gambar 1 dan Gambar 2).
Gambar 3. Class diagram

## Implementasi
Setelah tahap development selesai maka selanjutnya dilakukan implementasi sistem seperti terlihat pada Gambar 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10.
Gambar 7. Input identitas surat
Gambar 8. Daftar disposisi surat Gambar 9. Menampilkan isi surat

## Gambar 10. Tracer surat

## Testing
Pengujian  dilakukan  dengan  memasukkan  data  ke  dalam  setiap  form  dan  mencoba  program  yang dibuat. Hasil pengujian dengan metode black box testing menunjukkan bahwa setiap activity menu pada  aplikasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa semua fungsi dari setiap fitur yang telah dikembangkan dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
Tabel 1. Black box testing Data Masukan Hasil yang di Harapkan Pengamatan Kesimpulan Memilih Tambah surat Menampilkan Form Identitas Surat Tampil Form Isian Identitas Surat Sesuai Memilih Inbox Menampilkan Daftar Surat Masuk Tampil Daftar Surat Masuk Sesuai Memilih Forward Menampilkan Daftar Penerima Surat Tampil Daftar Penerima Surat Sesuai Memilih Lampiran Menampilkan Isi Surat Tampil Isi Surat Sesuai Memilih Timeline Menampilkan Tracer Surat Tampil Tracer Surat Sesuai

## K ESIMPULAN
Pengembangan  aplikasi  sistem  informasi tracer  doc surat  masuk  menggunakan  metode Scrum membuat kerja tim lebih efektif, dan masalah yang ditemukan dapat segera dituntaskan sehingga tak memakan waktu. Hal ini memudahkan peneliti karena dapat membantu memecahkan masalah yang ada  dalam  organisasi.  Diawali  dari  penentuan  tim  untuk  mengidentifikasi  masalah,  menentukan waktu  pengerjaan,  menentukan  peran  tim,  mengumpulkan  berbagai  permasalahan,  dan  memulai sprint .  Aplikasi  ini  terdiri  dari  beberapa  menu  yang  mempunyai  fungsi  dan  pendukung  dalam penyampaian informasi persuratan yang dapat digunakan oleh pihak di lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Bone dalam mengelola surat  masuk. Fitur yang tersedia adalah input identitas dan unggah surat, disposisi dan tracer doc serta mengarsipkan surat. Hasil pengujian menggunakan Black box menunjukkan dari setiap fitur yang dikembangkan dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini menunjukkan aplikasi ini dapat digunakan dalam mengelola surat masuk, mengarsipkan dan mendisposisi surat secara any time dan any where serta dapat melacak posisi surat.

## R EFERENSI
Alfiareza,  M.,  &  Wilantika,  N.  (2022).  Sistem  pelacakan  dokumen  berbasis  seluler  dan  kode  QR. Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer , 9 (3), 453. doi: 10.25126/jtiik.2022924519
Amalia, R., & Huda, N. (2020). Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi kabupaten Musi Banyuasin. Jurnal Media Informatika Budidarma , 4 (2), 363. doi: 10.30865/mib.v4i2.2033
Azizah, N., Farah, & Kuswantoro, A. (2021). Pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Economic Education Analysis Journal , 10 (1), 65 – 81. doi: 10.15294/eeaj.v10i1.42853
Imania, A. N., & Haryani, T. N. (2021). E-government di kota Surakarta dilihat dari peraturan presiden no. 95 tahun  2018  tentang  sistem  pemerintahan  berbasis  elektronik. Wacana  Publik , 1 (1),  176. doi: 10.20961/wp.v1i1.53143
Londa, M.  A.,  Wee,  Y.  A., &  Radja, M.  (2022).  Implementasi  sistem  informasi monitoring  disposisi  surat masuk dan surat keluar berbasis website. MATRIK: Jurnal Manajemen, Teknik Informatika dan Rekayasa Komputer , 21 (2), 379 – 388. doi: 10.30812/matrik.v21i2.1443
Rahadi,  N.  W.,  &  Vikasari,  C.  (2020).  Pengujian  software  aplikasi  perawatan  barang  milik  negara menggunakan  metode  black  box  testing  equivalence  partitions. Infotekmesin , 11 (1),  57 – 61. doi: 10.35970/infotekmesin.v11i1.124
Rizky,  A.,  Athoilah,  W.,  Zarkasih,  M.,  Rafanjani,  F.  M.,  &  Nursidi,  A.  (2022).  Implementasi  teknologi blockchain untuk optimalisasi keamanan pengarsipan surat masuk dan keluar pada sebuah perusahaan. Journal of Biology Education, Science & Technology. 5 (2), 452 – 457. doi: 10.30743/best.v5i2.6058 Rizky, M., & Sugiarti, Y. (2022). Pengunaan metode scrum dalam pengembangan perangkat lunak: Literature review. Journal of Computer Science and Engineering (JCSE) , 3 (1), 41 – 48. doi: 10.36596/jcse.v3i1.353 Shafira,  A.,  &  Kurniasiwi,  A.  (2021).  Implementasi  e-Government  dalam  upaya  peningkatan  pelayanan berbasis  online  di  Kabupaten  Kulon  Progo. Jurnal  Caraka  Prabu , 5 (1),  52 – 68. doi: 10.36859/jcp.v5i1.457
Shuterland, J. (2014). Scrum: The art of doing twice the work in half the time hardcover. Crown Currency. Simanjuntak,  N.  J.,  Suryadi,  S.,  &  Silaen,  G.  J.  (2019).  Sistem  pengarsipan  surat  bagian  organisasi  dan tatalaksana  pada  kantor  bupati  Labuhanbatu  berbasis  web. Jurnal  Informatika , 5 (3),  26 – 36. doi: 10.36987/informatika.v5i3.733
Sonata,  F.  (2019). Pemanfaatan  UML  (unified  modeling  language)  dalam  perancangan  sistem  informasi  e- commerce jenis customer-to-customer. Jurnal Komunika: Jurnal Komunikasi, Media dan Informatika ,
8 (1), 22. doi: 10.31504/komunika.v8i1.1832
Suminten, Rani, Roni, F., Anggraini, S., & Indartik, W. (2021). Perancangan sistem informasi pengelolaan surat menyurat berbasis web pada STAI muhammadiyah. Jurnal Teknika , 15 (02), 257 – 264. Suryantara, I. G. N., Andry, J. F., Siska., & Sentosa, K. (2023). Penggunaan framework scrum dalam mencapai optimasi  software  development. Kalbiscientia  Jurnal  Sains  dan  Teknologi.  10 (1),  68 – 80. doi: 10.53008/kalbiscientia.v10i1.2096
Yassir, M. & Agunawan. (2023). Pengembangan aplikasi pantau denyut nadi pasien. Jurnal Fokus Elektroda: Energi Listrik, Telekomunikasi, Komputer, Elektronika dan Kendali) , 8 (1), 29 – 33. Yassir,  M.  (2023).  Pembangunan  sistem  informasi  akademik  (studi  kasus:  STIA  AL  Gazali Barru). Jurnal Fokus Elektroda: Energi Listrik, Telekomunikasi, Komputer, Elektronika Dan Kendali) , 8 (03), 6 – 10. doi: 10.33772/jfe.v8i3
Yulistina, S. R., Nurmala, T., Supriawan, R. M. A. T., Juni, S. H. I., & Saifudin, A. (2020). Penerapan teknik boundary  value  analysis  untuk  pengujian  aplikasi  penjualan  menggunakan  metode  black  box  testing. Jurnal Informatika Universitas Pamulang , 5 (2), 129. doi: 10.32493/informatika.v5i2.5366