ISSN: 1693-8615 EISSN : 2302-4291 Online : http://farmasiindonesia.setiabudi.ac.id/
Analisis Pengelolaan Obat Pada Tahap Pengadaan Di Instalasi Farmasi RSUD Gambiran Kota Kediri Tahun 2016
Drug Management Analysis Of Procurement In Pharmacy Department Of RSUD Gambiran KotaKediri  Period 2016
Tri Suyanti. Program Pasca Sarjana. Fakultas Farmasi. Universitas Setia Budi

## ABSTRAK
Pengelolaan  obat  merupakan  aspek  penting  dalam  pelayanan  kefarmasian.Tahap pengadaan merupakan salah satu tahap dalam pengelolaan obat  di rumah sakit.Tujuan penelitian ini adalah memperoleh gambaran dan menganalisis pengelolaan obat tahap pengadaan di instalasi farmasi RSUD Gambiran Kota Kediri tahun 2016.
Penelitian  ini  menggunakan  rancangan  deskriptif  dengan  pengambilan  data  secara retrospektif  tahun  2016  untuk  data  sekunder  dan  disertai  wawancara  dengan  pihak  terkait  untuk memperoleh data primer.Pengelolaan obat pada tahap pengadaan dianalisis dengan menggunakan indikator yang ditetapkan Depkes RI dan dibandingkan dengan hasil penelitian sebelumnya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tahap pengadaan obat di RSUD Gambiran Kota Kediri menggunakan sumber dana BLUD (Dadan Layamam Umum Daerah), DAU (Dana Alokasi Umum) dan  DBHCT  (Dana  Bagi  Hasil  Cukai  Tembakau)  dengan  metode  pengadaan  secara  penunjukan langsung dan E-procurement . Hasil analisis tahap pengadaan menunjukkan persentase dana yang tersedia dengan keseluruhan dana  yang dibutuhkan  99,12%, persentase  alokasi dana pengadaan obat  16,53%,  persentase  jumlah  item  obat  yang  diadakan  dengan  yang  direncanakan  76,41%, frekuensi  pengadaan  tiap  item  obat  4  kali/  tahun  sebesar  94,96%,  16  kali/  tahun  sebesar  7,73% dan 32 kali/ tahun sebesar 3,22%, lama tertundanya pembayaran oleh pihak rumah sakit terhadap waktu yang telah ditentukan 22 hari.
Kata kunci : pengadaan obat, instalasi farmasi RSUD Gambiran Kota Kediri

## ABSTRACT
Drug management is an important aspect in pharmaceutical services. Drug procurement is one stage in the hospital drug management. The purpose of this study is to obtain an overview and analyze drug procurement in pharmacy department of RSUD Gambiran Kota Kediri period 2016.
This  research  is  a  descriptive  study  with  data  collection  by  retrospective  based  on  period 2016 for primary data and for secondary data interview with relevant department drug management on procurement analyzed  by Depkes RI and research results before.
The  result  showed  that  the  drug  procurement  in  RSUD  Gambiran  Kota  Kediri  using  the financial  resources  BLUD,  DAU  and  DBHCT  with  direct  method  and  E-procurement.  The  results analysis  drug  procurement  shows:  percentage  of  the  funds  available  at  the  overral  required 99,12%,   percentage of the allocation drug procurement 16,53%, frequency  of the procurement of each drug  items 4 times/  year by  94,96%,  16  times/  year by  7,73% and  32  times/  year by 3,22%, and long delays payment to the specified time 22 day.
Keywords : procurement of drug, pharmacy department of RSUD Gambiran Kota Kediri
PENDAHULUAN Pembangunan kesehatan merupakan investasi dalam
meningkatkan  kualitas  sumber  daya manusia.Pembangunan  kesehatan  yang dilaksanakan  secara  berkesinambungan telah  berhasil  meningkatkan  derajat kesehatan masyarakat secara
bermakna.Salah satu upaya mewujudkan peningkatan kesehatan masyarakat  yaitu peningkatan  pelayanan  di  rumah  sakit (Wirdah, 2013).
Pengelolaan obat merupakan salah  satu  segi  manajemen  rumah  sakit yang  sangat  penting  dalam  penyediaan pelayanan kesehatan secara
keseluruhan, karena ketidakefisienan dan  ketidaklancaran  pengelolaan  obat akan  memberi  dampak  negatif  terhadap rumah  sakit,  baik  secara  medik,  sosial maupun secara ekonomi. Instalasi farmasi  rumah  sakit  adalah  satu-satunya unit  di  rumah  sakit  yang  bertugas  dan bertanggung  jawab  sepenuhnya  pada pengelolaan semua aspek yang berkaitan  dengan  obat  /  perbekalan kesehatan  yang  beredar  dan  digunakan di rumah sakit (Fahriadi, 2011).
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis  pengelolaan  obat  pada tahap  pengadaan  di  instalasi  farmasi RSUD  Gambiran  Kota  Kediri  dengan menggunakan indikator Persentase dana yang  tersedia,  Persentase  alokasi  dana pengadaan obat, Persentase jumlah item obat yang diadakan,
Frekuensi
pengadaan  tiap  item  obat  dan  Lama tertundanya pembayaran.
Penelitian
ini merupakan
penelitian deskriptif dengan pengambilan data  secara retrospektif di  tahun  2016. Bahan  penelitian  meliputi  data  primer yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara, sedangkan  data  sekunder  diperoleh  dari dokumen  tahun  2016  berupa  dokumen anggaran tahun 2016, dokumen penjualan tahun 2016, dokumen pembelian 2016,  tahun  faktur  2016, kartu stok obat, pembelian tahun dokumen usulan
belanja/pengeluaran  tahun  2016.  Subjek pada  penelitian  ini  adalah  kepala  IFRS, bagian perencanaan, bagian pengadaan, dan bagian keuangan.

## METODE PENELITIAN
Pengadaan obat di RSUD Gambiran Kota Kediri dilakukan berdasarkan  sumber  dana,  yaitu  sumber dana  BLUD  (Badan  Layanan  Umum daerah), DAU (Dana Alokasi Umum) dan DBHCT (Dana Bagi Hasil Cukai Tembakau).  Dari  semua  sumber  dana tersebut pengadaan obatnya menggunakan metode penunjukan langsung dan e- procurement .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengadaan obat di RSUD Gambiran Kota Kediri dilakukan berdasarkan  sumber  dana,  yaitu  sumber dana  BLUD  (Badan  Layanan  Umum daerah), DAU (Dana Alokasi Umum) dan DBHCT (Dana Bagi Hasil Cukai Tembakau).  Dari  semua  sumber  dana tersebut pengadaan obatnya menggunakan metode penunjukan langsung dan e-procurement .
Tabel 1. Indikator pengelolaan obat tahap pengadaan Indikator Tujuan Nilai Pembanding Persentase modal/dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang dibutuhkan (Depkes RI, 2008) Mengetahui seberapa jauh persediaan dana rumah sakit memberikan dana kepada farmasi  Mencukupi seluruh dana yang dibutuhkan (Depkes RI, 2008)  100,11% (Rimbawati, 2013) Persentase alokasi dana pengadaan obat (Depkes RI, 2008) Mengetahui seberapa jauh dana yang diberikan kepada farmasi dibandingkan dengan seluruh anggaran rumah sakit  30-40% (Depkes RI, 2008) Persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan (Evi, 2010) Mengetahui ketepatan perencanaan  item yang diadakan sama dengan yang direncanakan Frekuensi pengadaan tiap item obat (Megarumi, 2009) Mengetahui berapa kali obat-obat tersebut dipesan setiap tahunnya  Rendah<12 kali/tahun  Sedang 12-24 kali/tahun  Tinggi >24 kali/ tahun (Megarumi, 2009) Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang telah ditetapkan (Megarumi, 2009) Mengetahui kualitas pembayaran RS  1-5 hari (Megarumi, 2009)

## Persentase dana yangtersedia
Persentase dana pengadaan obat pada  tahun  2016  di  RSUD  Gambiran Kota  Kediri  sebesar  99,12  %  dari  total kebutuhan  pengadaan  obat.  Hal  ini berarti  semua  dana  yang  tersedia  untuk RSUD  Gambiran  Kota  Kediri  belum dapat  memenuhi  kebutuhan  instalasi farmasi  untuk  pengadaan  obat  secara keseluruhan,  hasil  ini  dapat  dilihat  dari lebih besarnya jumlah dana yang digunakan  dibandingkan  dengan  dana
yang tersedia. Angka ideal untuk persentase  dana  yang  tersedia  terhadap keseluruhan dana yang dibutuhkan berdasarkan  Depkes  RI  (2008)  idealnya adalah  dana  yang  disediakan  sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.
Persentase  dana  yang  tersedia dengan keseluruhan dana yang dibutuhkan  di  RSUD  Gambiran  Kota Kediri  tahun  2016  sebesar  99,12%,  hasil ini  lebih  besar  dari  penelitian  yang dilakukan  oleh  Istiyana  (2015)  di  RSUD
Kertosono  Kabupaten  Nganjuk  tahun 2009-  2012  dengan  hasil  2009  sebesar 80%,  2010  sebesar  76%,  2011  adalah 78,13% dan pada 2012 sebesar 74,07%.
Persentase  alokasi  danapengadaan obat Persentase alokasi dana pengadaan obat di RSUD Gambiran Kota Kediri sebesar 16,53%, hasil ini dikatakan belum memenuhi standar yang ditetapkan  Depkes  RI  (2008)  yaitu  30- 40%.
Hal  ini  menunjukkan  jika  alokasi dana yang diberikan rumah sakit terhadap farmasi masih kurang, sehingga mengganggu proses kesinambungan penyediaan  obat  yang  pada  akhirnya akan mengurangi mutu pelayanan di unit pelayanan kefarmasian.
Hasil  ini  hampir  sama  dengan yang diperoleh Evi (2010) di RSUD Tidar Magelang  tahun  2009  adalah  16,64%, dan  lebih  baik  dari  penelitian  Istiyana (2015)  di  RSUD  Kertosono  kabupaten Nganjuk  tahun  2009-2012  yang  pada 2009 persentase alokasi dana pengadaan  obat  adalah  13,30%,  tetapi pada  tahun  2010-2012  RSUD  Kertosono memberikan  hasil  yang  lebih  besar  dari RSUD  Gambiran  Kota  Kediri  sebesar 25,10%, 26,34% dan 28,49%.
Persentase  jumlah  item  obat  yang diadakan.
Persentase jumlah item obat yang diadakan  dengan  yang  direncanakan sebesar  76,41%.Hal  ini  menunjukkan bahwa  obat-obat  yang  direncanakan tidak  semuanya  terealisasi,  disebabkan kerena  banyak  item  obat  yang  tidak
digunakan  tetapi  masih  dimasukkan dalam perencanaan.
Persentase jumlah item obat yang diadakan  dengan  yang  direncanakan  di RSUD  Gambiran  Kota  Kediri  adalah 76,41%, hasil ini lebih kecil dibandingkan dengan  yang  diperoleh  Evi  (2010)  di RSUD  Tidar  Magelang  tahun  2009 sebesar 135,87%.

## Frekuensi pengadaan tiap obat
Penelitian  frekuensi  pengadaan tiap  item  obat  di  RSUD  Gambiran  Kota Kediri  dilakukan  dengan  melakukan penelitian  sebanyak  625  item  obat. Berdasarkan  penelitian  Istiyana  (2015) frekuensi  pengadaan  masuk  kategori frekuensi  rendah  jika  pengadaan  <  12 kali/ tahun, sedang 12-24 kali/ tahun dan tinggi >24 kali/ tahun.
Frekuensi  pengadaan  obat  di RSUD  Gambiran  Kota  Kediri  untuk kategori frekuensi rendah sebesar 94,96%  dari  576  item  obat  dengan  rata- rata  frekuensi  pengadaan  sebanyak  4 kali/  tahun,  frekuensi  sedang  adalah 7,73%  dari  43  item  obat  dengan frekuensi  16  kali/  tahun  dan  frekuensi tinggi  sebesar  3,22%  dari  6  item  obat golongan  injeksi  dan  infus  dengan frekuensi  pengadaan  adalah  32  kali/ tahun.
Hasil  penelitian  yang  diperoleh hasilnya  masih  kurang  dibandingkan dengan  penelitian  yang  dilakukan  Evi (2010)  di  RSUD  Tidar  Magelang  tahun 2009  adalah  88,05%  dengan  frekuensi rendah.  Frekuensi  pengadaan  yang rendah dapat diartikan akan membutuhkan  ruang  penyimpanan  yang
besar  dan  besarnya  resiko  kerusakan obat.  Penyimpanan  dalam  jumlah  besar dapat mempersulit dalam hal pengendalian stok.Rendahnya penumpukan stok obat ditunjukkan
dengan  frekuensi  pengadaan  tiap  item obat yang tinggi.Namun frekuensi pengadaan yang tinggi dapat meningkatkan biaya pemesanan. TabeL 2. Hasil penelitian tahap pengadaan obat Indikator Nilai pembanding Hasil penelitian Persentase modal/dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang dibutuhkan (Depkes RI, 2008)  Mencukupi seluruh dana yang dibutuhkan (Depkes RI, 2008)  100,11% (Rimbawati, 2013) 99,12% Persentase alokasi dana pengadaan obat (Depkes RI, 2008)  30-40% (Depkes RI, 2008) 16,53% Persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan (Evi, 2010) item yang diadakan sama dengan yang direncanakan 76,41% Frekuensi pengadaan tiap item obat (Megarumi, 2009)  Rendah<12 kali/tahun  Sedang 12-24 kali/tahun  Tinggi >24 kali/ tahun (Megarumi, 2009)  4 kali/ tahun 94,96%  16 kali/ tahun 7,73%  32 kali/ tahun 3,22% Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang telah ditetapkan (Megarumi, 2009)  1-5 hari (Megarumi, 2009) 22 hari Lama tertundanya pembayaran Hasil penelitian menunjukkan rata-rata  waktu  tertundanya  pembayaran oleh  RSUD  Gambiran  Kota  Kediri dengan  distributor  sebanyak  22  hari  dari faktur  bulan  Juni  sampai  Desember 2016.
Hasil penelitian di RSUD Gambiran Kota Kediri pada lama
tertundanya  pembayaran  menunjukkan hasil  yang  lebih  lama  dibandingkan dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh Megarumi  (2009)  di  RSUD  Kabupaten Madiun tahun 2006-2008 adalah 5 hari, 4 hari dan 1 hari, tetapi menunjukkan hasil yang  hampir  sama  dengan  penelitian yang  dilakukan  Evi  (2010)di  RSUD  Tidar Magelang  tahun  2009  adalah  21,72  hari.
KESIMPULAN Pengadaan obat di RSUD Gambiran Kota Kediri dilakukan berdasarkan sumber dana. Sumber dana yang  digunakan  adalah  dana  BLUD, DAU  dan  DBHCT,  dimana  penggunaan sumber  dana  tersebut  dilakukan  sesuai dengan  peraturan  mengenai  pengadaan obat.  Penggunaan  dana  dari  ketiga sumber dana yang ada dilakukan dengan metode  penunjukan  langsung  dan e- procurement .
Pada tahap pengadaan diperoleh:
 Persentase dana yang tersedia dengan keseluruhan  dana  yang  dibutuhkan diperoleh hasil  sebesar 99,12%.
 Persentase  alokasi  dana  pengadaan obat sebesar 16,53%.
 Persentase  jumlah  item  obat  yang diadakan  dengan  yang  direncanakan adalah 76,41%.
 Frekuensi  pengadaan  tiap  item  obat dihasilkan  kategori  frekuensi  rendah sebesar  94,96%  dari  576  item  obat dengan  rata-rata  frekuensi  pengadaan sebanyak  4  kali/  tahun,  frekuensi sedang adalah 7,73% dari 43 item obat dengan  frekuensi  16  kali/  tahun  dan frekuensi  tinggi  sebesar  3,22%  dari  6 item  obat  golongan  injeksi  dan  infus dengan frekuensi pengadaan adalah 32 kali/ tahun.
 Lama tertundanya pembayaran terhadap  waktu  yang  telah  ditetapkan adalah 22 hari.

## DAFTAR PUSTAKA
Evi  K.  2010.  Analisis  Pengelolaan  Obat di  Instalasi  Farmasi  RSUD  Tidar
Magelang  (Tesis).  Yogyakarta: Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada.
Fakhriadi A, Marchaban, Pudjaningsih D.
2011.  Analisis  Pengelolaan  Obat di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit PKU  Muhamadiyah  Temanggung tahun 2006, 2007 dan 2008. Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi vol 2. Istiyana  S.  2015.Analisis  Pengelolaan Obat Pada Tahap Procurement di Instalasi Farmasi RSUD Kertosono  Kabupaten  Nganjuk Tahun 2009-2012 (Tesis).Yogyakarta: Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada.
Megarumi  A.  I.  2009.Analisis  Efisiensi
Pengelolaan  Obat  Pada  Tahap Procurement di  Instalasi  Farmasi RSUD  Kabupaten  Madiun  2006- 2008 (Tesis). Yogyakarta: Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada. Wirdah  R.  Fudholi  A.  Gunawan  PW. 2013.  Evaluasi  Pengelolaan  Obat dan  Strategi  Perbaikan  dengan Metode Hanlon di Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  Umum Daerah Karel Sadsuitubun Kabupaten Maluku Tenggara Tahun  2012 .  Prosiding  Seminar Nasional  Perkembangan  Terkini
Sains Farmasi dan Klinik II.