## SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT X

## THE LOANING INFORMATION SYSTEMS OF MEDICAL RECORDS DOCUMENT IN X HOSPITAL

## Jerhi Wahyu Fernanda
Info Artikel Abstrak
Latar  Belakang :  Sistem  informasi  peminjaman  dokumen  rekam  medis  pada Rumah Sakit X dinilai belum efektif karena pencatatan data peminjaman dan data pengembalian  masih  dilakukan  secara  tertulis  dengan  pencatatan  menggunakan buku dan kertas sehingga sistem ini tidak efisien dalam menghemat waktu, tenaga dan  materi. Tujuan :  Membangun  sistem  informasi  peminjaman  dokumen  rekam medis  pada  Rumah  Sakit  Umum  X  untuk  efisiensi  pencatatan  dan  pengembalian dokumen  rekam  medis. Metode :  Penelitian  bersifat  deskriptif  dengan  metode pengembangan  system  SDLC  ( System  Development  Life  Cycle ).  Bahasa pemrograman  yang  digunakan  adalah  PHP  dengan  database  yang  digunakan adalah  MySQL. Hasil :  Terbentuknya  rancangan  untuk  aplikasi  sistem  informasi peminjaman rekam medis di Rumah Sakit X yang meliputi informasi peminjaman, data peminjam, dan laporan peminjaman. Simpulan dan saran : Sistem Informasi Peminjaman  dapat  membantu  pegawai  dalam  mengelola  data  peminjaman, pengembalian  dan  dapat  mengurangi  kesalahan  dalam  pembuatan  laporan. Pengembangan  dari  sistem  ini  dapat  dilanjutkan  ke  sistem  big  data  supaya  dapat mengelola seluruh data rekam medis di rumah sakit.

## Sejarah Artikel
Diterima 30 Maret 2015 Disetujui 10 April 2015 Dipublikasikan 16 Juni
2015
Kata Kunci: Sistem informasi, rekam medis, peminjaman
Keywords: Information system, medical record, loaning.

## Abstract
Background: The loaning information systems of medical records document in X Hospital is not efficient because the registry of loaning medical record document is still manually. This condition need more time, energy and materials. Objective : To  develop  loaning  information  system  of  medical  records  document  in  X Hospital  for  recording  of  medical  record  document. Methods :  This  study  was descriptive  using  SDLC  (System  Development  Life  Cycle)  as  the  development tool.  This  study  also  using  PHP  as  programming  language  and  MySQL  as database. Result :  Result  of  study  was  design  of  loaning  information  system application  of  medical  record  (loaning  information,  user  data,  and  loaning report) in X hospital. Conclusiom and suggestion: Loaning Information System help employees in managing the data of  loaning can reduce errors in reporting. The  further  research  should  be  use  big  data  in  order  to  manage  the  whole  of medical records in hospital.
Jerhi Wahyu Fernanda | Sistem Informasi Peminjaman Dokumen ….. Jurnal Wiyata, Vol. 2 No. 1 Tahun 2015

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi sekarang  ini  melaju  sangat  pesat  dan  cepat menyebar ke berbagai bidang salah satunya di bidang  kesehatan.  Perkembangan  teknologi informasi  sangat  dirasakan  pada  bidang kesehatan  khususnya  di  suatu  rumah  sakit. Rumah  sakit  sebagai  salah  satu  sarana pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan pelayanan  kesehatan  rawat  jalan  maupun rawat  inap  sangat  membutuhkan  teknologi informasi untuk meningkatkan kualias pelayanannya  khususnya  dalam  pengolahan data 1 .  Data-data  tersebut  tercatat  pada  rekam medis pada pelayanan rekam medis.
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan kepada pasien 2 . Penerapan teknologi informasi akan membuat pelayanan rekam medis lebih efisien, dan efektif 3 . Salah satu  proses  dimana  dapat  diterapkannya teknologi  informasi  adalah  pada  proses peminjaman  dokumen  rekam  medis  rawat inap
Sistem  peminjaman  di  rekam  medis rawat  inap  hanya  dicatat  di  buku  ekspedisi peminjaman dan meng-gunakan tracer peminjaman  sebagai  petunjuk  keluar  berkas rekam  medis  rawat  inap,  kemudian  akan dicabut  dan  diekspedisi  kembali  apabila berkas  dokumen  rekam  medis  dikembalikan sesuai dengan tanggal pengembalian. Sistem  peminjaman  ini  sering  membuat petugas rekam medis sulit menemukan rekam medis  apabila  akan  dipinjam  kembali  karena harus  membuka  kembali  buku  ekspedisi pemin-jaman  rekam  medis  dan  lama  waktu peminjaman rekam medis yang tidak terkontrol sehingga  memperlambat pelayanan peminjaman  dokumen  rekam  medis.  Kondisi ini akan berpengatuh terhadap mutu
pelayanan  rekam  medis  yang  diberikan 4 . Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  maka penulis  ingin  membuat  rancangan  sistem informasi peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit X.

## METODE PENELITIAN
Desain  Penelitian  yang  digunakan adalah  deskriptif  dan  teknik  sampling  yang digunakan  adalah simple  random  sampling yaitu  bahwa  setiap  anggota  atau  unit  dari populasi  mempunyai  kesempatan  yang  sama untuk  diseleksi  sebagai  sampel 5 .  Prosedur simple  random  sampling yaitu  dengan mengambil  secara  acak  petugas  rekam  medis yang  akan  diwawancara  tentang  sistem peminjaman  dokumen  rekam  medis.  Metode pengembangan  system  yang  dipakai  adalah SDLC  ( System  Development  Life  Cycle ). Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  adalah PHP dengan database yang digunakan adalah MySQL 6 .

## HASIL PENELITIAN
Berdasarkan  penelitian  yang  telah dilaksanakan, maka diperoleh Prosedur Tetap Peminjaman  Dokumen  Rekam  Medis  yang tercantum  di  dalam  Standar  Operasional Prosedur  di  RS  X.  Prosedur  Peminjaman Dokumen  RS  X  terdiri  atas  peminjaman untuk  kunjungan  ulang  dan  peminjaman untuk keperluan pihak ketiga.
Prosedur peminjaman
untuk kunjungan  ulang  berupa  petugas  pendaftaran langsung  mengambil  berkas  rekam  medis yang  lama  dengan  menyelipkan tracer. Berkas  rekam  medis  yang  sudah  ketemu dicatat di buku peminjaman.
Prosedur peminjaman untuk
keperluan  pihak  ketiga  berupa  pihak  luar rumah  sakit  ( extern) harus  mengajukan permohonan  peminjaman  yang  ditujukan  ke Direktur  Rumah  Sakit.  Selanjutnya,  petugas
Jerhi Wahyu Fernanda | Sistem Informasi Peminjaman Dokumen ….. Jurnal Wiyata, Vol. 2 No. 1 Tahun 2015
SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS Pegawai Kepala Bidang KASI RM Laporan peminjaman Info Peminjam Data Peminjam Data Peminjaman Info Peminjaman peminjaman menerima formulir daftar peminjaman  dari  pihak  yang  meminjam. Petugas  membuatkan tracer dengan  isi  a) Nama  pasien,  b)  Nomor  rekam  medis,  c) Tanggal  peminjaman,  d)  Nama  dan  ruang peminjam. Kemudian, petugas mengambilkan berkas  rekam  medis  dengan  menyelipkan tracer .  Berkas  rekam  medis  yang  dipinjam ditulis  di  buku  peminjaman  dengan  di  tanda tangani oleh peminjam.
Dari prosedur diatas, maka rancangan untuk  aplikasi  sistem  informasi  peminjaman rekam medis direpresentasikan melalui
diagram konteks di bawah ini. Gambar 1. Diagram Konteks Aplikasi sistem
informasi peminjaman  dokumen  rekam  medis  meliputi informasi  peminjaman,  data  peminjam,  dan laporan  peminjaman.    Pada  menu  awal aplikasi akan muncul menu login seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 2. Menu login
Menu login pada sistem informasi ini dibedakan menjadi dua user yaitu user admin dan uset staf rekam  medis. User admin dapat mengakses  semua  menu  yang  ada  di  sistem sedangkan  menu  staf  hanya  diberikan  untuk tenaga rekam medis.
Staf  rekam  medis  akan  mendapatkan menu  seperti assembling,  coding  indexing , input  peminjaman  dan  data  peminjaman,  dan menu  pelaporan.  Menu  peminaman  dalam melakukan  kontrol  terhadap  dokumen  rekam medis yang sedang dipinjam.
Untuk  kegiatan  pelaporan,  sistem  ini juga mampu membuat pelaporan setiap bulan atau  setiap  tahun.  Dalam  pelaporannya  juga bisa  dilihat  keperluan  peminjaman  dan persentase  dari  total  dokumen  yang  ada. Menu  pelaporan  ini  yang  akan  sangat membantu  pekerjaan  tenaga  rekam  medis lebih efisien dan efektif. Berikut ini disajikan gambar contoh aplikasi peminjaman dokumen rekam medis dan laporan peminjaman.
Gambar 3. Menu data peminjaman
Jerhi Wahyu Fernanda | Sistem Informasi Peminjaman Dokumen ….. Jurnal Wiyata, Vol. 2 No. 1 Tahun 2015

## PEMBAHASAN
Hasil  wawancara  kepada  petugas filing di  Rumah  Sakit  X  pada  saat peminjaman menyatakan bahwa petugas filing hanya mencatat tanggal pinjam, nomor rekam medis nama pasien, ruang peminjaman, nama peminjaman, keperluan, tanda tangan, tanggal kembali.  Sistem  peminjaman  ini  sering membuat petugas rekam medis sulit menemukan  rekam  medis  apabila  akan dipinjam  kembali  karena  harus  membuka kembali  buku  ekspedisi  peminjaman  rekam medis  dan  lama  waktu  peminjaman  rekam medis yang tidak terkontrol. Kondisi ini akan berdampak  pada  pelayanan  terhadap  pasien menjadi  terhambat  dan  pengajuan  klaim menjadi  terlambat  khususnya  pada  pasien BPJS 7 .  Sistem  ini  juga  akan  membuat pengambilan  keputusan  manajemen  rumah sakit  menjadi  tidak  efektif  dan  pembuatan laporan  peminjaman  bulanan  menjadi  lebih lambat  karena  petugas  harus  mengolah  data secara manual dulu dari buku ekspedisi 8 . Kekurangan  tersebut  dapat  diatasi dengan  sistem  informasi  peminjaman  rekam medis  yang  telah  dibuat  oleh  peneliti.  Sistem informasi peminjaman rekam medis memberikan  kemudahan  bagi  pihak  rumah sakit  dalam  menyimpan  dan  mengakses  data rekam  medis  pasien  yang  dipinjam  secara lengkap.  Dengan  adanya  sistem  informasi rekam  medis pasien rawat jalan ini pencarian data dilakukan dengan lebih mudah, pembuatan  laporan  juga  lebih  cepat  dan menghasilkan data yang akurat.
Sistem  informasi  peminjaman  ini memiliki dua akses pengguna yaitu admin dan staf  rekam  medis.  Status  admin  dapat mengakses  seluruh  menu,  seperti.  Sedangkan status  rekam  medis  dapat  mengakses  menu yang  hanya  difokuskan  untuk  pekerjaan rekam  medis  seperti Assembling,  Coding,
Filing .  Akses  kedua  ini  hanya  dipakai  oleh petugas rekam medis saja.
Sistem  informasi  ini  pada  juga mampu  memberikan  informasi  tentang  data peminjam.  Manfaat  dari  informasi  ini  adalah apabila  terjadi  keterlambatan  pengembalian ataupun  jika  waktu  pengembalian  harus segera  dikembalikan  (mendekati  2x24  jam), maka  petugas  dapat  mengkonfirmasi  pada peminjam  untuk  segera  mengembalikan dokumen  rekam  medis.  Menu  pada  sistem informasi  ini  juga  memuat  tentang  laporan keperluan  peminjaman.  Menu  ini  akan memberikan  informasi  jumlah  dokumen rekam  medis  yang  dipinjam  berdasarkan keperluan peminjaman.

## SIMPULAN
Dari  penelitian  pembuatan  sistem informasi  peminjaman  Rekam  Medis  di Rumah  Sakit  X  ini  dapat  diambil  beberapa kesimpulan, antara lain:
1. Sistem  informasi  peminjaman  ini  dapat menghasilkan laporan jumlah peminjaman dalam periode 1 bulan.
2. Sistem  informasi  peminjaman  ini  dapat memberikan kemudahan bagi pihak rumah sakit  dalam  menyimpan  dan  mengakses data  rekam  medis  pasien  yang  dipinjam secara lengkap.
3. Dengan  adanya  sistem  informasi  rekam medis pasien rawat jalan ini pencarian data dilakukan dengan lebih mudah, pembuatan laporan juga lebih cepat dan menghasilkan data yang akurat.

## SARAN
1. Sistem  informasi  peminjaman  ini  hanya bisa  membuat  laporan  peminjaman  secara bulanan,  untuk  penelitian  selanjutnya  bisa di  tambahi  dengan  membuat  laporan triwulan, tahunan dan lama peminjaman.
Jerhi Wahyu Fernanda | Sistem Informasi Peminjaman Dokumen ….. Jurnal Wiyata, Vol. 2 No. 1 Tahun 2015
2. Desain  halaman,  form  dan  tabel  bisa dikembangkan  dengan  lebih  bagus  lagi untuk peneliti selanjutnya
3. Pengembangan  dari  sistem  ini  dapat dilanjutkan  ke  sistem  big  data  supaya dapat mengelola seluruh data rekam medis di rumah sakit.

## REFERENSI
1. Lestari,  E.,  K.D  Tania,  dan  L.  Rahmi. 2011. Sistem informasi rekam  medis pada Rumah Sakit Bersalin Graha RAP Tanjung Balai  Karimum. Jurnal  Sistem  Informasi
(JSI) 3(2).
2. Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen  Informasi  Kesehatan  Di Sarana  Pelayanan  Kesehatan .  Penerbit
Universitas Indonesia.Jakarta
3. Horden,  A.,  Georgiou,  A.,  Whetton,  S., Prgoment, M. 2011. Consumer e-health:an Overview  of  research  evidence  and implication  for  future  policy. Health
Information Management Journal 4(2)
4. Rahmani, E. 2010. Analisa Keterlambatan Penyerahan  Dokumen  Rekam  Medis Rawat  Inap  di  Rumah  Sakit  POLRI  dan
TNI Semarang. Jurnal VISIKES 9(2) 5. Notoatmodjo,  Soekidjo.  2012. Metodelogi Penelitian  Kesehatan. PT.  Rineka  Cipta.
Jakarta 6. Kadir,  A.  2014. Pengenalan  Sistem Informasi  Edisi  Revisi .  Yogyakarta:  Andi
Offset
7. Fauziah,  U.,  Sugiarti,  I.  Gambaran Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis Rawat Inap Ruang VII Triwulan IV Tahun 2013  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Tasikmalaya. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia 2(1)