## STUDI KASUS PENYUSUTAN ARSIP DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

## Ahmad Saeroji, Agung Kuswantoro, Ratu Bunga Maremitha Ungu, Ade Rustiana
Fakultas Ekonomi,Universitas Negeri Semarang Indonesia saeroji@mail.unnes.ac.id, agungbinmadik@gmail.com, ratubunga@mail.unnes.ac.id, aderustiana68@yahoo.co.id
Abstrak: Studi Kasus Penyusutan Arsip di Universitas Negeri Semarang. Tujuan dari penelitian ini adalah (1) Untuk mengetahui penyusutan arsip secara peraturan perundang-undangan, (2) Untuk mengetahui cara penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang, (3) Untuk mengetahui prosedur penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus, dimana peneliti menyelidiki secara cermat suatu program, peristiwa, aktivitas, proses atau sekelompok  individu.  Penyusutan  arsip  di  lingkungan  Universitas  Negeri  Semarang  menggunakan prosedur  penyusutan  arsip  menurut  UU  No.  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan,    diantaranya  (a) Pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. (b) Pemusnahan arsip yang telah habis masa  retensinya  dan  tidak  memiliki  nilai  guna  dilaksanakan  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan perundang-undangan. (c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Cara penyerahan  arsip  dari  unit  kerja  ke  lembaga  kearsipan  Universitas  Negeri  Semarang  meliputi  (a) Melalukan pemeriksaan dan penilaian arsip yang akan diserahkan, (b) Pembuatan Daftar Arsip yang akan diserahkan ke UPT Kearsipan, (c) Pembuatan berita acara serah terima arsip, (d) Pelaksanaan penyerahan  arsip.  Prosedur  penyusutan  arsip  di  Universitas  Negeri  Semarang  adalah  Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip yang sudah tidak bernilai guna, dan Penyerahan arsip ke UPT Kearsipan yang bernilai guna permanen/ sejarah.
Kata Kunci: Penyusutan, Arsip, Prosedur.
Abstract: Case Study of Archive Depreciation at Universitas Negeri Semarang . The purpose of this study is (1) To find out the depreciation of the archive by  statutory regulations, (2) To find out how to shrink the archive at Universitas Negeri Semarang, (3) To find out the procedure of shrinkage of records at Universitas Negeri Semarang. The method used in this research is a case study, where researchers  investigate  carefully  a  program,  event,  activity,  process  or  group  of  individuals. Depreciation  of  records  in  the  Universitas  Negeri  Semarang  environment  uses  the  procedure  of depreciation of records according to Law No. 43 of 2009 concerning Archives, including (a) Transfer of Inactive Records from the processing unit to the filing unit. (b) Destruction of archives that have retired and which do not have a value for use are carried out in accordance with statutory provisions. (c)  Submission  of  a  static  archive  by  the  creator  of  the  archive  to  the  archival  institution.  How  to submit archives from work units to the archives institute of Universitas Negeri Semarang include (a) Conducting examination and evaluation of archives to be submitted, (b) Making Archive List to be submitted to the UPT Kearsipan, (c) Preparation of minutes of archive handover, (d) ) Implementation of submission of archives. The procedure of depreciation of records at Universitas Negeri Semarang is the Making of Archive Information Archives list, Transfer of Archives, Destruction of Archives that have no use value, and Submission of archives to UPT Kearsipan that are of permanent / historical value.
Keyword: Depreciation, Archive, Procedure.

## PENDAHULUAN
Arsip tercipta dari kegiatan suatu organisasi atau  lembaga. Arsip tersebut akan digunakan sebagai arsip aktif dalam penyelenggaraan administrasi negara atau pemerintah dan juga perguruan tinggi. Menurut Barthos (2007:3) mengatakan bahwa manfaat arsip adalah membantu daya ingatan manusia dan merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Arsip  yang tercipta dari unit pengolahan akan  selalu  mengalami  peningkatan,  karena  kegiatan  suatu  lembaga  atau  individu  tidak  pernah
terhenti dan akan semakin berkembang. Hal ini disebabkan oleh perkembangan zaman yang semakin maju.
Sedangkan Menurut Sulistyo (1996:13) mengatakan bahwa :
“Arsip itu sendiri mempunyai fungsi sebagai informasi terekam yang dihasilkan oleh suatu instansi, lembaga, organisasi, perorangan yang juga mempunyai banyak fungsi untuk membantu  pengambilan  keputusan,  menunjang  perencanaan,  mendukung  pengawasan sebagai  barang  bukti,  memori  perusahaan,  melestarikan  kegiatan  lembaga  atau  instansi, menyediakan  informasi  produk,  sebagai  rujukan  historis,  menyediakan  informasi personalia  keuangan  dan  sejenisnya,  memelihara  aktivitas  hubungan  masyarakat,  arsip juga digunakan untuk hubungan politik, untuk pendidikan, untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani, dan untuk menelur istilah”.
Arsip  aktif  di  unit  pengolah  kemudian  dipindahkan  ke  unit  kearsipan  dan  akan  menjadi  arsip inaktif  melalui  proses  penyusutan  arsip.  Arsip  yang  ada  di  unit  kearsipan  semakin  lama  akan bertambah  dan  menumpuk  sehingga  terjadi  penumpukan  arsip.  Arsip  yang  menumpuk  tersebut adalah arsip inaktif yang belum disusutkan. Menurut Barthos (2007:4), arsip inaktif adalah arsip yang tidak  secara  langsung  dan  tidak  terus  menerus  diperlukan  dan  digunakan  dalam  penyelenggaraan administrasi  sehari-sehari  serta  dikelola  oleh  pusat  arsip.  Penyusutan  arsip  bertujuan  untuk mengurangi jumlah dan nilai guna arsip yang ada di unit kerja dan unit kearsipan.
Penyusutan  arsip  merupakan  salah  satu  kegiatan  pengelolaan  arsip  inaktif  di  unit  kearsipan. Sudjono (2007:6) berpendapat bahwa:
“Penyusutan arsip adalah upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dalam suatu  organisasi.  Artinya  adalah  menetapkan  mana  arsip  yang  dipindahkan  dan  yang dimusnahkan.  Proses  penyusutan  arsip  akan  berjalan  dengan  lancar  apabila  dilakukan melalui prosedur yang baik dan fasilitas yang mendukung”.
Dalam penyusutan arsip inaktif di Universitas Negeri Semarang terdapat berbagai masalah yang menyebabkan terjadinya penumpukan arsip, baik di unit pengolah ataupun di unit kearsipan. Arsip- arsip  yang  menumpuk  tersebut  menjadi  sumber  masalah  karena  akan  memakan  tempat  dan  biaya untuk perawatannya. sementara arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif.
Selain  itu,  banyaknya  arsip  yang  menumpuk  maka  akan  semakin  sulit  dalam  penataan  dan pencarian arsip kembali sehingga mengakibatkan tidak efektifnya penggunaan arsip-arsip yang ada yang masih memiliki nilai guna tinggi. Penumpukan arsip juga terjadi karena prosedur penyusutan arsip  yang  kurang  sesuai  dengan  standar  operating  procedure  (SOP)  yang  ada.  Jika  melakukan penyusutan arsip dengan tidak berdasarkan prosedur maka akan terjadi kekacauan dalam pengelolaan arsip, yaitu ketika melakukan penyusutan, pemusnahan dan pemeliharaan arsip (Annisa,2013).
Sudjono (2007:74) mengatakan bahwa menyusutkan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1) Pemeriksaan  arsip,  yaitu  pemeriksaan  susunan  arsip  dan  jadwal  retensi  arsip,  pemeriksaan dilakukan  untuk  mengetahui  apakah  arsiparsip  tersebut  benar-benar  telah  habis  jangka simpannya dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip.
2) Pendaftaran, arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusul musnah harus dibuat daftarnya, sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan.
3) Pembentukan  panitia  pemusnahan,  pembentukan  panitia  dilaksanakan  jika  arsip  yang  akan dimusnahkan  memiliki  retensi  sebuluh  tahun  atau  lebih.  Jika  arsip  yang  akan  dimusnahkan memiliki  retensi  dibawah  sepuluh  tahun,  maka  tidak  perlu  dibuat  kepanitiaan,  cukup dilaksanakan oleh unit  yang secara fungsional bertugas mengelola  arsip.  Susunan kepanitiaan sebaiknya terdiri dari ketua, sekretaris, dan anggota dengan jumlah sesuai  kebutuhan instansi, untuk  arsip  yang  retensinya  sudah  melewati  sepuluh  tahun  sebaiknya  panitia  terdiri  dari  unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit hukum, dan unit-unit terkait lainnya.
4) Persetujuan atau pengesahan, arsip yang memiliki retensi dibawah sepuluh tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pemimpin organisasi untuk dilaksanakan  pemusnahan.  Namun  untuk  arsip  yang  memiliki  retensi  sepuluh  tahun  keatas, khususnya untuk instansi pemerintah harus melalui persetujuan Arsip Nasional RI, karena arsip yang memiliki retensi di atas sepuluh tahun kemungkinan lebih besar memiliki nilai sekunder.
5) Pembuatan  berita  acara,  berita  acara  pemusnahan  arsip  dapat  menjadi  dasar  hukum  bahwa pelaksanaan  pemusnahan  arsip  dilakukan  secara  sah,  dan  juga  berfungsi  sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
6) Pelaksanaan pemusnahan, pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau dibuat bubur kertas,  yang penting fisik  dan informasinya tidak dapat  dikenali lagi.  Kemudian dalam  pelaksanaan  pemusnahan  arsip  perlu  disaksikan  minimal  oleh  dua  orang  pejabat  dari bidang  hukum  atau  perundang-undangan  atau  bidang  pengawas  yang  nantinya  akan menandatangani berita acara sebagai saksi pemusnahan.
Sedangkan menurut Widodo (2009:39) berpendapat bahwa prosedur penyusutan nilai guna arsip dilakukan ketika frekuensi kegunaan arsip sudah mulai berkurang atau sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali bagi lembaga pencipta arsip.
Hal lain yang perlu diperhatikan pula dalam proses penilaian arsip menurut Sudjono (2007:29) adalah:
1) Memperhatikan hubungan antara berkas yang satu dengan yang lain.
2) Penilaian berdasarkan kegiatan dokumentasi organisasi yang bersangkutan
3) Memperhatikan arti  dari  sumber arsip  yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan dan kegiatannya.
4) Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.
Berdasarkan beberapa keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa sangat pentingnya penyusutan arsip sesuai dengan prosedur yang benar. Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond dalam Irawan (2009:22) dapat dilakukan dengan tahapan berikut ini:
1) Inventaris,  yakni  menentukan  arsip  apa  yang  dimiliki  suatu  instansi,  di  mana,  berapa banyak, dan sebagainya.
2) Penilaian arsip, menentukan nilai guna arsip.
3) Penyiapan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
4) Pelaksanaan dan pengendalian.
Pengertian  Arsip adalah  naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga-lembaga  dan badan-badan  pemerintahan  dalam  bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun berkelompok  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  pemerintahan  (Amsyah,  2003:65).  Sedangkan menurut Barthos (2007:1) Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan “warkat”,  pada  pokoknya  dapat  diberikan  pengertian  sebagai  :  setiap  catatan  tertulis  baik  dalam bentuk gambaran ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) atau pun peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingatan seseorang.
Berdasarkan  beberapa  pengertian  tersebut  arsip  dapat  diartikan  sebagai  bukti  dalam  sebuah kegiatan atau peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu ingatan, yang biasanya dibuat dan diterima  oleh  instansi  atau  lembaga,  baik  pemerintahan  atau  lembaga  swasta  untuk  menjalankan aktivitas organisasi.
Penyusutan Arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip baik secara fisik maupun informasinya melalui  proses  pemindahan  arsip  dari  unit  pengolah/  kerja  ke  unit  kearsipan,  pemusnahan  dan penyerahan arsip ke lembaga kearsipan. (Krihanta,2008).
Arsip yang akan disimpan adalah arsip yang memiliki nilai guna (Lolytasari,2015). Arsip tidak selamanya harus disimpan, suatu ketika (atas dasar umur arsip) arsip harus disusut dan dipindah dari tempat penyimpanan. Orang dapat membayangkan, bahwa suatu kantor pada suatu organisasi atau lembaga  akan  dipenuhi  arsip  pada  suatu  ketika  apabila  arsip-arsip  harus  disimpan  terus.  Dengan demikian tempat-tempat kegiatan akan didesak untuk penyimpanan arsip. Arsip memang tidak perlu disimpan terus, tetapi arsip juga tidak boleh terus dibuang atau disingkirkan begitu saja karena sudah terlalu banyak arsip di tempat penyimpanan.
Dalam  pasal  2  Peraturan  Pemerintah  No.  34  tahun  1979  disebutkan,  penyusutan  arsip  adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara berikut ini.
Edisi Februari 2020 Volume 17  Nomor 1, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750, Halaman 81-94
1) Memindahkan  arsip  inaktif  dan  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan  dalam  lingkungan  lembaga- lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing.
2) Memusnahkan  arsip  sesuai  dengan  ketentuan-ketentuan  yang  berlaku  untuk  arsip  yang  sudah tidak memiliki nilai guna.
3) Menyerahkan arsip statis (arsip yang mempunyai nilai guna abadi) oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional atau Arsip Nasional Republik Indonesia.
Menyusutkan  dan  memindahkan  arsip  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan  perlu  ditetapkan Angka  Pemakaian  suatu  penyimpanan  arsip.  Arsip  dalam  penyimpanan  perlu  disusut  dan dipindahkan  apabila  Angka  Pemakaian  menunjukkan  angka  batas  atau  di  bawah  batas  yang seharusnya. Angka Pemakaian yang menunjukkan pada batas atau di bawah batas yang seharusnya, berarti arsip  yang disimpan di  unit pengolah sebagain  besar merupakan arsip  yang tidak memiliki nilai  guna  dan  atau  ada  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  abadi  yang  harus  diserahkan  ke  Lembaga Kearsipan (ANRI). Dengan demikian arsip yang disimpan di unit pengolah itu sebagian besar tidak berguna dan atau tidak memiliki kegunaan secara langsung untuk kegiatan lembaga atau organisasi yang bersangkutan. Apabila kondisi yang demikian tidak segera dibenahi (dilakukan penyusutan dan pemindahan) berarti pengelolaan arsip di unit pengolahan tidak efisien. Hal yang lebih parah dan ini banyak  terjadi,  baik  di  lembaga  pemerintahan  maupun  swasta,  yaitu  tanpa  dihitung  Angka Pemakaiannya  diadakan  penyusutan  dan  pemindahan.  Jadi,  jelas  tidak  tepat  mana  arsip  yang seharusnya  disusut  dan  dipindahkan,  mana  arsip  yang  sebaiknya  belum  perlu  disusut  dan dipindahkan.  Dengan  menentukan  Angka  pemakaian  suatu  arsip,  dapat  ditetapkan  perlu  diadakan penyusutan dan pemindahan apabila Angka Pemakaiannya pada titik batas atau di bawah batas dan patokan  yang ditetapkan (patokan kelayakan). Oleh karena itu (Mulyono:2012) menjelaskan lebih lanjut tentang Angka Pemakaian, maka selanjutnya akan dibahas hal-hal berikut ini:
Angka Pemakaian (AP) ialah angka perbandingan antara jumlah permintaan warkat (arsip) untuk dipakai kembali dengan jumlah warkat yang disimpan sebagai arsip dalam bentuk prosentase. Rumus Angka Pemakaian adalah sebagai berikut:
Patokan kelayakan  yang digunakan    adalah apabila arsip aktif (arsip  yang disimpan pada unit pengolahan) menunjukkan penggunaan arsipnya (AP) mencapai angka 15 sampai 20 % (The Liang Gie, 1980: 237). Jadi, apabila diadakan uji kelayakan pada unit pengolah arsip suatu lembaga atau organisasi  ternyata  AP  yang  diperoleh  15  %  dapat  ditetapkan  perlu  diadakan  penyusutan  dan
𝐴𝑃 = ∑ 𝑃𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑡𝑎𝑎𝑛 𝐴𝑟𝑠𝑖𝑝 ∑ 𝐴𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑠𝑖𝑚𝑝𝑎𝑛 × 100%
pemindahan.  Tentu  saja  sebaliknya,  apabila  uji  kelayakan  menunjukkan  AP  30  %  (misalnya), penyusutan dan pemindahan belum perlu dilaksanakan.
Berikut di bawah ini contoh-contoh perhitungan AP dan tindakan yang harus dilakukan.
Arsip yang sudah tidak berguna memang seharusnya disusut dan dipindahkan dari unit pengolah arsip. Jangan lupa, bahwa diantara arsip yang disusut itu ada kemungkinan arsip yang harus disimpan terus atau dengan kata lain memiliki nilai guna abadi. Arsip  yang memiliki nilai guna abadi dapat disimpan terus di lembaga atau organisasi yang bersangkutan selama nilai guna abadi tersebut tidak menyangkut “pelaksanaan kehidupan kebangsaaan” seperti yang tercantum pada pasal 1 ayat 2 UU No.  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan.  Suatu  hal  yang  perlu  mendapat  perhatian  bagi  organisasi swasta maupun perorangan yang memiliki arsip seperti yang dimaksud dalam pasal 1 ayat 2 UU No. 43 tahun 2009 dan pasal 62, pengelolaannya dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.  Pengelolaan  arsip  statis  (memiliki  nilai  abadi)  seperti  pada  pasal  tersebut  di  atas  memang seharusnya dikelola (disimpan) di ANRI sesuai pasal 60 ayat 4 UU No. 43 tahun 2009.
Penyusunan  jadwal  retensi  adalah  suatu  daftar  yang  memuat  kebijaksanaan  seberapa  jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan (pasal 1 ayat 22 UU No. 43 tahun 2009). Dari daftar ini dapat diketahui tentang:
1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip (file inaktif).
2) Jangka  waktu  lamanya  penyimpanan  masing-masing  atau  sekelompok  arsip  sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke Lembaga Kearsipan (ANRI).
Siapa  atau  unit  mana  yang  harus  membuat  Jadwal  Retensi  dari  suatu  organisasi,  ini  sangat penting untuk dikemukan sehingga tidak saling lempar tanggungjawab. Dalam kehidupan organisasi dapat dikatakan hampir semua unit kegiatan menghasilkan warkat atau record yang akan menjelma sebagai arsip. Arsip-arsip aktif dapat dikelola di masing-masing unit atau di pusatkan pada salah satu unit, tetapi arsip inaktif harus ditangani secara sentral. Jadi, suatu organisasi harus memiliki Pusat Penyimpanan Arsip Inaktif. Dengan demikian Jadwal Retensi harus dibuat oleh unit kearsipan dan dibuat secara rutin (dapat satu tahunan, dua tahunan atau periode tertentu). Dengan adanya Jadwal Retensi maka akan terlihat dengan jelas bahwa arsip aktif tidak akan tersimpan bersama-sama dengan arsip  inaktif.  Hal  ini  memudahkan  pengelolaan  baik  arsip  aktif  maupun  arsip  inaktif,  sehingga penyusutan  dan  pemindahan  arsip  dapat  berjalan  sebagai  mana  mestinya.  Peristiwa  yang  sangat menggangu dan merugikan adalah “tidak mudah menemukan kembali” arsip yang diperlukan, karena ketidakteraturan  dalam  penyimpanan  atau  arsip  yang  dimaksud  terlanjur  dihapuskan.  Jelas  tidak efisien apabila arsip yang disimpan jumlahnya banyak dan dan jumlah itu sebagian besar justru arsip yang sudah tidak berguna atau tidak secara langsung memiliki kegunaan. Suatu organisasi tidak perlu
menyimpan  sendiri  arsip-arsip  bernilai  abadi  sepanjang  arsip  tersebut  memiliki  kegunaan  dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangasan. Arsip tentang “Nitisemito” seorang pengusaha rokok dari Kudus  yang  hidup  pada  zaman  kolonial  meskipun  tidak  lengkap  tetap  tersimpan  pada  ANRI. Demikian pula mestinya arsip perseorangan seperti “Tasripin” dan “Oei Tiongham” yang memiliki nilai sejarah, khususnya Kota Semarang perlu disimpan di Lembaga Kearsipan (ANRI).
Membuat  Jadwal  Retensi  berarti  menentukan  kebijakan  dalam  menilai  suatu  arsip,  baik  atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Dari ketiga dasar penilaian ini yang paling esensial adalah penilaian  atas dasar informasi  yang terkandung di  dalam  arsip  yang bersangkutan.  Dengan adanya informasi yang diperoleh dari arsip itu, maka dapat ditentukan nilai kegunaannya. Penetapan jangka waktu  penyimpanan didasarkan atas nilai  guna arsip tersebut.  Penyusutan  dan pemindahan arsip dapat dilakukan atas dasar jangka waktu penyimpanan.
Arsip  yang  disimpan  di  unit  pengolah  maupun  di  tempat  penyimpanan  arsip  inaktif  sifatnya sementara,  artinya  arsip-arsip  itu  tidak  selamanya  disimpan  di  tempat  penyimpanan.  Selama pembuatan jadwal retensi secara kontinyu dikerjakan, maka tempat penyimpanan arsip akan selalu teratur  atau  setidak-tidaknya  tidak  akan  terjadi  kehilangan  arsip  atau  tercecernya  arsip.  Apabila jadwal  retensi  secara  teratur  dikerjakan,  maka  arsip  akan  mengalir  dari  unit  pengolah  ke  tempat penyimpanan  arsip  inaktif  dan  selanjutnya  dilakukan  penghapusan  bagi  arsip  yang  sudah  tidak memiliki nilai guna lagi.
Kapan arsip dipindahkan dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu dari unit pengolah ke gudang penyimpanan  dan  dari  gudang  penyimpanan  ke  tempat  penghapusan  arsip,  atau  ke  tempat penyimpanan tetap (bagi yang bernilai guna abadi) atau Lembaga Kearsipan (ANRI). Waktu  yang yang paling tepat untuk menyusut dan memindahkan arsip adalah akhir tahun. Kalau dapat dilakukan pada setiap akhir tahun, tentu akan sangat tepat, tetapi apabila tidak dapat diatur pemindahan arsip itu pada akhir tahun dalam jangka waktu tertentu (misalnya setiap 2 tahun atau setiap 3 tahun, átau mungkin setiap 5 tahun).  Banyak lembaga atau organisasi baik pemerintah maupun swasta “kurang memperhatikan”  pengelolaan  arsipnya.  Penyusutan  dan  pemindahan  arsip  tidak  teratur,  bahkan cenderung tanpa jadwal  retensi arsip-arsip  yang sudah lama (menurut perkiraan mereka) langsung dihapus.  Dengan  demikian  tidak  memperhatikan  berapa  lama  seharusnya  arsip  tersebut  perlu disimpan.
Untuk  lembaga-lembaga  pemerintah  pada  tingkat  kabupaten,  propinsi  dan  pemerintah  pusat mengalirnya pemindahan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
1) Semua  warkat  yang  masuk  dan  keluar  pada  suatu  lembaga  atau  organisasi  merupakan  bahan arsip, artinya warkat tersebut setelah selesai akan disimpan sebagai arsip.
2) Mulai warkat masuk atau keluar seharusnya dikelompokkan apakah warkat-warkat itu termasuk warkat Tidak penting (diberi kode T), warkat Biasa (diberi kode B), warkat Penting (diberi kode P), dan warkat sangat penting atau Vital (diberi kode V).
3) Dari penggolongan warkat  dengan kode  T,  B, P,  dan V  akan diketahui seberapa lama warkat akan disimpan sebagai arsip.
4) Ada warkat  yang hanya  disimpan dalam waktu  singkat  (kurang dari 1 tahun), ada  yang harus disimpan 1-5 tahun, ada yang harus disimpan 5-10 tahun, dan bahkan ada yang harus disimpan secara abadi.
Proses selanjutnya dalam pemindahan arsip didasarkan atas lamanya arsip perlu disimpan. Hal ini diperkirakan pemindahan arsip dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan yang lain untuk diproses penyusutannya dapat dilihat pada bagan di bawah ini:

## Bagan Pemindahan Arsip
Keterangan:
1) Semua warkat yang sudah selesai diproses diberi tanda pembebas dan selanjutnya disimpan sebagai arsip.
2) Sebagai arsip di unit pengolah sebagian besar kurang lebib 60 % segera disusut dan dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif
3) Selanjutnya yang 40 % akan tetap di unit pengolah sebagai arsip aktif artinya masih digunakan dalam penyelengaraan aktivitas organiasi secara langsung.
4) Dari jumlah 40 % arsip aktif sebanyak kurang lebih 30 % merupakan arsip penting yang secara langsung masih digunakan dalam kegiatan organisasi. Sedang sisanya 10 % merupakan arsip yang sangat panting (arsip statis).
5) Dan arsip statis ini sebagian atau seluruhnya dapat dikirim ke Lembaga Kearsipan. Apabila dari arsip statis ini tidak ada yang memiliki kegunaan secara nasional, maka arsip ini harus disimpan secara abadi oleh organisasi yang bersangkutan.

## WARKAT MASUK DAN
WARKAT KELUAR SECARA KESELURUHAN SELESAI DIPROSES WARKAT MASUK DAN WARKAT KELUAR SECARA KESELURUHAN SELESAI DIPROSES
ARSIP DI UNIT PENGOLAH 100% ARSIP BIASA DAN TIDAK PENTING 60% ARSIP PENTING DAN SANGAT PENTING 40% ARSIP SANGAT
PENTING 10%
ARSIP PENTING 30%
Perhitungan di atas sebagian basar berlaku untuk lembaga-lembaga pemerintah sedangkan untuk organisasi swasta atau perorangan pembagian seperti tersebut di atas tidak berlaku. Terutama pada 10 % arsip statis ada kemungkinan angkanya tidak sampal 1 % bahkan dapat 0 %. Hal yang demikian dapat  terjadi  karena  arsip-arsip  pihak  swasta  atau  perorangan  sangat  kecil  kemungkinan  memiliki arsip yang bernilai guna secara nasional. Tentu saja hal itu tidak menutup kemungkinan bahwa arsip- arsip  statis  dari  pihak  organisasi  swasta  maupun  arsip  perorangan  mempunyai  nilai  guna  secara nasional. Dalam hal ini dapat terjadi adanya arsip dari organisasi swasta tentang penemuan-penemuan yang  bersifat  ilmiah  atau  rekayasa  teknologi.  Sedangkan  arsip-arsip  perorangan  ada  kemungkinan memiliki nilai sejarah baik yang bersifat regional maupun nasional.

## METODE
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  studi  kasus,  dimana  menurut  Creswell (2010) peneliti menyelidiki secara cermat suatu program, peristiwa, aktivitas, proses atau sekelompok individu. Informan dalam penelitian ini adalah pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pengelola arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang. Pemilihan informan ini akan memudahkan peneliti dalam meneliti objek yang diteliti dan dianggap mengetahui masalah yang diteliti atau orang yang terlibat  dalam  penyusutan  arsip  perguruan  tinggi,  sehingga  diperoleh  informasi  mengenai  teknik penyelamatan arsip yang tercipta.
Prosedur pengumpulan data dalam penelitian ini, diantaranya adalah dengan metode observasi, wawancara tidak terstruktur dan pengambilan dokumen. Keabsahan data dapat dicapai dengan proses pengumpulan data yang tepat. Dalam penelitian ini pengujian dilakukan dengan proses triangulasi, yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penyusutan  Arsip  Secara  Peraturan  Perundang-Undangan  di  Universitas  Negeri  Semarang. Penyusutan  arsip  di  Universitas  Negeri  Semarang  dilakukan  karena  volume  arsip  yang  terus bertambah dari waktu ke waktu. Universitas Negeri Semarang menjalankan tugas administrasi untuk memperlancar kegiatan akademik jumlah arsip yang dihasilkan jumlahnya cukup banyak, mulai dari kegiatan akademik, kemahasiswaan, kepegawaian, pengelolaan sarana dan prasarana, penelitian dan pengabdian.
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  diperoleh  dari  wawancara,  observai  dan  dokumentasi  dari Kepala  UPT  Kearsipan  Universitas  Negeri  Semarang,  Ka  BUHK  dan  Kabag  Umum  Universitas Negeri Semarang untuk penyusutan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang menggunakan
prosedur  penyusutan  arsip  menurut  UU  No.  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan,    diantaranya  (a) Pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. (b) Pemusnahan arsip yang telah habis masa  retensinya  dan  tidak  memiliki  nilai  guna  dilaksanakan  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan perundang-undangan. (c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
Penyusutan arsip dilakukan Unit Kerja atau unit pencipta arsip dengan tujuan penyusutan arsip adalah  untuk  Efisiensi  dan  efektifitas  kerja,  enyelamatan  informasi  dari  pihak  yang  tidak  berhak untuk mengetahuinya, dan mengurangi volume arsip yang tersimpan pada setiap unit kerja/ pencipta arsip.
Prosedur dalam penyusutan arsip meliputi : (a) Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif. (b) Prosedur Pemusnahan Arsip. (c) Prosedur Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan (UPT Kearsipan).
Pertama , Prosedur Pemindahan Arsip dilakukan melalui pemeriksaan arsip terlebih dahulu yang selanjutnya  dilakukan  pembuatan  daftar  arsip  inaktif,  penataan  arsip,  pembuatan  berita  acara pemindahan arsip, dan pelaksanaan pemindahan arsip.
Penataan Arsip
Pemindahan Arsip
Gambar1. Pemindahan Arsip Inaktif
Kedua , kegiata penyusutan arsip yang selanjutnya adalah dilakukannya kegiatan pemusnahan. Dalam  kegiatan  pemusnahan  dilakukan  beberapa  prosedur  pemusnahan  arsip  yaitu  dengan  cara dilakukan  pemeriksaan,  pebuatan  daftar  arsip  yang  akan  dimusnahkan,    pembentukan  panitia pemusnahan, penilaian persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara pemusnahan arsip, dan yang terakhir adalah pelaksanaan pemusnahan arsip.
Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip
Gambar 2. Pemusnahan Arsip
Ketiga , prosedur penyusutan arsip selanjutnya adalah penyerahan arsip ke Unit Pelaksana Teknis (UPT)  kearsipan Universitas negeri semarang yang di dalamnya meliputi kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip, pendaftaran arsip yang akan diserahkan UPT, pembuatan berita acara penyerahan, dan pelaksanaan penyerahan arsip ke Unit Pelaksana Teknis (UPT).
Pendaftaran Arsip
Pemusnahan Arsip
Gambar 3. Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan (UPT Kearsipan)
Cara penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang. Cara yang dilakukan penyusutan arsip di  Universitas  Negeri  Semarang  meliputi:  (a)  Pembuatan  Daftar  Pertelaan  Arsip,  (b)  Pemindahan arsip  inaktif  ke  unit  kearsipan,  (c)  Pemusnahan  arsip  inaktif  di  masing-masing  unit  kerja  dan disaksikan oleh pimpinan dan para saksi dari unit kerja terkait. (d) Penyerahan arsip statis ke UPT Kearsipan Universitas Negeri Semarang.
Cara pemindahan/ akuisisi arsip di Universitas Negeri Semarang; (a) Penyeleksian arsip inaktif, (b) Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, (c)Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan,
(d) Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.
Tahapan  kegiatan  pemusnahan  arsip  adalah  sebagai  berikut: (a)  Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau  habis  nilaigunanya.  Pemeriksaan  ini  berpedoman  kepada  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA). (b) Pendaftaran Arsip-arsip  yang  telah  diperiksa  sebagai  arsip  yang  diusulkan  musnah,  harus  dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan. (c) Pembentukan Panitia Pemusnahan Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh  unit  yang  secara  fungsional  bertugas  mengelola  arsip. (d)  Penilaian,  Persetujuan  dan Pengesahan Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian  tersebut  menjadi  dasar  usulan  pemusnahan.  Pelaksanaan  pemusnahan  harus  ditetapkan dengan  keputusan  pimpinan  instansi  yang  bersangkutan  sesuai  dengan  ketentuan  hokum  yang berlaku. (e) Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar  Pertelaan  Arsip  (DPA)  dan  Berita  Acara  (BA),  bahwa  pelaksanaan  pemusnahan  dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi  sebagai  pengganti  arsip  yang dimusnahkan.  (f) Pelaksanaan pemusnahan arsip di Universitas Negeri Semarang dilakukan dengan menggunakan alat pencacah kertas ( paper shrider )
Pemindahan  arsip  yang  dilakukan  adalah  dengan  cara  penyerahan  arsip  dari  unit  kerja  ke lembaga kearsipan Universitas Negeri Semarang meliputi (a) Melalukan pemeriksaan dan penilaian arsip yang akan diserahkan, (b) Pembuatan Daftar Arsip yang akan diserahkan ke UPT Kearsipan, (c) Pembuatan berita acara serah terima arsip, (d) Pelaksanaan penyerahan arsip
Prosedur penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang. Prosedur penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang adalah Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip yang  sudah  tidak  bernilai  guna,  dan  Penyerahan  arsip  ke  UPT  Kearsipan  yang  bernilai  guna permanen/ sejarah.
Sejauh ini, unit-unit kerja ada yang sudah melaksanakan penyusutan arsip. Diantaranya BUHK, BAKK, dan BPK. Unit kerja dapat melaksanakan penyusutan arsip jika memiliki daftar arsip yang akan  disusutkan  yang  telah  habis  masa  retensinya  atau  tidak  bernilai  guna  permanen.  Dalam menentukan retensi arsip dapat melihat Pedoman Jadwal Retensi Arsip.
Arsip  yang  akan  disusutkan  terlebih  dahulu  diusulan  kepada  petugas  atau  arsiparis  yang menangani  arsip  secara  langsung  dan  mengajukan  penyusutan  kepada  pimpinan  terkait  untuk selanjutnya ditindak lanjuti.
Penyusutan  arsip  yang  dilakukan  di  UPT  Kearsipan  Universitas  Negeri  Semarang  harus memenuhi syarat-syarat penyusutan antara lain (a) Tidak memiliki nilai guna, (b) Telah habis retensi dan  berketerangan  dimusnahkan  berdasarkan  JRA,  (c)  Tidak  ada  peraturan  perundang-undangan yang melarang, (d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Berkas-berkas  yang dipersiapkan dalam penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang (a) Daftar Pertelaan Arsip, (b) Berita Acara Penyusutan Arsip
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam penyusutan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang dengan alat pencacah kertas, masker, karung (kantong plastic besar), gunting dan ruang khusus untuk kegiatan pencacahan karena berdebu.

## KESIMPULAN
Penyusutan  arsip  di  lingkungan  Universitas  Negeri  Semarang  menggunakan  prosedur penyusutan arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,  diantaranya (a) Pemindahan Arsip  Inaktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan.  (b)  Pemusnahan  arsip  yang  telah  habis  masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Cara  penyerahan  arsip  dari  unit  kerja  ke  lembaga  kearsipan  Universitas  Negeri  Semarang meliputi (a) Melalukan pemeriksaan dan penilaian arsip yang akan diserahkan, (b) Pembuatan Daftar Arsip  yang akan diserahkan ke UPT Kearsipan, (c) Pembuatan berita acara serah terima arsip, (d) Pelaksanaan penyerahan arsip.
Prosedur penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang adalah Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip yang sudah tidak bernilai guna, dan Penyerahan arsip ke UPT Kearsipan yang bernilai guna permanen/ sejarah.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustakan Utama
Annisa,  Iftah  Fitri  dan  Marlini.  (2013).  Penyusutan  dan  Nilai  Gua  Arsip  di  Unit  Kearsipan  Dinas Prasarana Jalan, Tat Ruang dan Permukiman Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan .Vol. 2. No. 1 Hlm. 323-330.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Creswell,  J.  W.  (2010). Research  Design  Pendekatan  Kualitatif,  Kuantitatif,  dan  Mixed  Edisi  Ke-3 . Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Irawan, Mustari. 2009 . Perancangan Jadwal Retensi Arsip . Jakarta: Universitas Terbuka.
Krihanta.  (2008).  Akreditasi  Lembaga  Kearsipan  Provinsi  dalam  Rangka  Meningkatkan  Layanan kepada Masyarakat. Jurnal Kersipan .Vol. 3 Hlm. 32-83.
Lolytasari. (2015). Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip. Record And Library Journal .Vol.1. No. 1 Hlm. 26-38.
Mulyono,  Sularso,  Partono  dan  Agung  Kuswantoro.2012. Manajemen  Kearispan .  Semarang: UNNES Press.
Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
Sudjono, dkk. 2007. Penilaian dan Penyusutan Arsip . Jakarta: Universitas Terbuka.
Sulistyo, Basuki.1996. Pengantar Kearsipan . Jakarta: Universitas terbuka.
Undang-undang Pasal 1 Ayat 2 No. 43 Tahun 2009 tentang Peyusutan Arsip.
Undang-undang Pasal 26 No. 43 Tahun 2009 tentang Peyusutan Arsip.
Undang-undang Pasal 60 Ayat 4 No. 43 Tahun 2009 tentang Peyusutan Arsip.
Widodo, P. Bambang. 2009. Akuisisi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Pada  bagian  ucapan  terima  kasih  dituliskan  ucapan  terima  kasih  kepada  pihak-pihak  yang  telah berkontribusi pada semua proses pelaksanaan penelitian dan penerbitan artikel ini.

## PROFIL PENULIS
Penulis merupakan dosen di Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang.