ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DALAM OPTIMALISASI
SISTEM  PEMBELIAN  PADA  PT.  MULIA  SAFETY  SERVICE  SURABAYA (Analysis  of Internal Control System in Optimization of Purchase System At Pt. Mulia Safety Service Surabaya)

## Mersiana Varia Juita
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Yapan Surabaya Email; mersi.stieyapan@gmail.com
Abstract : This study aims to describe the application of the purchasing accounting system in the company and evaluate the internal control system in the company's purchasing  accounting  system.  This  research  utilizes  qualitative  methods.  The scope of research conducted in this study is an evaluation of internal control in the purchasing system at PT. Mulia Safety Service, which is located at Jl. Eastern Silver No. 232, Surabaya. Total respondents were determined using the snowball sampling  technique — respondents  who  were  selected  to  be  key  informants  from the  information  manager  of  PT.  Mulia  Safety  Service,  then  continued  to  other respondents based on recommendations  from  key respondents with assumptions related to the research conducted. Meanwhile, data analysis was carried out by collecting data, reducing data, presenting data, and analyzing data. The results showed that the internal control system for the purchasing accounting system at PT. Mulia Safety Service Surabaya is still not comprehensive. This is  due to the dual  function  of  the  purchasing  department  (purchase  function  and  receiving function)  and  the  lack  of  document  distribution  (goods  receipt  form),  which should  also  be  accepted  by  the  accounting  department.  Therefore,  some improvements  are  needed.  First,  by  creating  a  separate  receiving  section  as  a reception  function  or  by  giving  this  authority  to  the  inventory  section,  and secondly, the receiving function also creates documents (goods receipt forms) so that not only the purchasing and inventory departments receive them but also the accounting department. This improvement is expected to optimize the purchasing accounting system at PT. Mulia Safety Service Surabaya.
Keywords: Purchasing accounting system; internal control system

## PENDAHULUAN
Dewasa  ini  dunia  bisnis  selalu  beroperasi  secara  dinamis.  Kenyataan  menunjukkan  suatu kegiatan berbisnis tidak hanya berdiam di suatu tempat, melainkan terus berkembang. Hal tersebut  tentu tidak  terlepas  oleh  berbagai  macam  aspek,  secara  interna,  atau  eksternal yang  dapat  berpengaruh  pada  keberhasilan  suatu  bisnis.  Terlalu  tinggi  nuansa  persaingan menjadi  sebab  pengelolaan  perusahaan  merumuskan  perencanaan  strategis  bagi kepentingan jangka pendek atau jangka panjang yang dapat berdampak pada tumbuh dan kembangnya suatu usaha.
Keadaan internal suatu perusahaan menjadi suatu pertimbangan untuk masa depan yang berhubungan dengan rencana perusahaan agar  tidak diam dalam pasar  bisnis,  tetapi melakukan  pengembangan  di  dunia  persaingan  bisnis  yang  sehat.  Pengendalian  internal merupakan  strategi  sebuah  perusahaan  yang  memiliki  pengaruh  dalam  mencapai  tujuan perusahan.  (Mardia  et  al.  2021)  menjelaskan  pengendalian  merupakan  proses  memberi pengaruh  atau  menata  suatu  kegiatan  suatu  hal,  kelompok,  maupun  sebuah  sistem. Sedangkan  pengendalian  intern  berdasarkan  penjelasan  (Mardia  et  al.  2021)  merupakan strategi kelompok  dan cara yang dipakai guna melindungi dan menjaga aktiva, memberikan

## ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
DOI: https://doi.org/10.53754/88
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-13
informasi  yang  pasti  dan  diyakini  kebenarannya,  melakukan  perbaikan  efisiensi,  serta memberikan dorongan agar regulasi yang dibuat manajemen dapat ditaati.
Perusahaan diharapkan mampu menjual produk bagus ditinjau berdasarakan kualitas ataupun  berdasarkan  kuantitas  dan  dengan  harga  yang  bersaing  sehingga  mampu memperoleh  laba  yang  tinggi.  Selain  itu,  penjualan  produk  perusahaan  diharapkan mengalami peningkatan secara signifikan dari periode ke periode, sehingga dapat bersaing dengan perusahaan sejenis. Guna mencapai laba yang tinggi, maka diperlukan perencanaan yang  tepat  dan  pengendalian  internal  yang  bagus.  Tanpa  adanya  struktur  pengendalian internal yang baik dan memadai, maka pengawasan atas penyimpangan-penyimpangan yang mungkin  terjadi  sangat  sulit  dilakukan.  Selain  itu,  peluang-peluang  penyimpangan  yang mungkin terjadi dapat mengurangi efektifitas sistematika akuntansi yang telah diaplikasikan dalam  perusahaan,  sehingga  pada  stadium  selanjutnya,  perusahaan  belum  bisa  menuju pencapaian  yang  sudah  ditentukan.  Kemungkinan  yang  terjadi  adalah  perusahaan  sulit bertahan  terhadap  persaingan  yang  ada.  Maka  dari  itu,  struktur  pengendalian  internal diperlukan  guna  mencegah  dan  menemukan  penyimpangan-penyimpangan  yang  mungkin terjadi.  Sebagaiamana  yang  diungkapkan  oleh  (Mardia  et  al.  2021),  bahwa  sistematika pengendalian  intern  merupakan  aturan  dan  langkah-langkah  yang  ditentukan  dalam melakukan penjaminan yang sesuai prosedur untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam sebuah perusahaan, didapati berbagai macam kegiatan, mulai dari pembelian barang,  penyimpanan  barang  di  gudang,  dan  kemudian  penjualan  ke  konsumen,  seluruh aktivitas  tersebut  dilakukan  berdasarkan  aturan  langkah-langkah  yang  sudah  disusun  dan diterapkan oleh pihak perusahaan. (Mulyadi 2015) menjelaskan langkah-langkah pada urutan klerikal  yang  berkaitan  dengan  beberapa  pihak  perusahaan.  Kumpulan  prosedur-prosedur inilah  yang  dapat  membentuk  suatu  sistem,  sebagaimana  menurut  (Mulyadi  2015),  bahwa sistem merupakan sistematika langkah-langkah yang terstruktur berdasarkan aturan dalam menjalankan aktivitas-aktivitas utama perusahaan. Sistem inilah yang dapat berperan pada operasional  perusahaan.  Oleh  karena  itu,  sistem  yang  ada  di  perusahaan  harus  mampu mendukung  proses  pengambilan  keputusan,  baik  sistem  informasi  manajemen  maupun kumpulan informasi terkait akuntansi.
Berkaitan  dengan  sistematika  pengendalian  internal  terhadap  program  akuntansi sebuah perusahaan, suatu hal  yang harus direncanakan yakni program akuntansi pembelian. Menurut (Warren et al. 2005), pengertian program akuntansi merupakan cara dan langkah- langkah dalam mendapatkan, memilah, menjabarkan, dan membuat laporan yang berkaitan transaksasi  yang  dilakukan  pihak  perusahaan.  Dengan  demikian,  dapat  dikatakan  bahwa sistem  akuntansi  pembelian  adalah  metode  dan  prosedur  untuk  mengumpulkan, mengklasifikasikan,  mengikhtisarkan,  dan  melaporkan  informasi  mengenai  transaksi  atau kegiatan dalam sebuah perusahaan.
Program  akuntansi  pembelian  sebagai  suatu  program  yang  cukup  penting  bagi perusahaan. Program ini memerlukan perhatian yang cukup besar karena fungsi dari sistem akuntansi pembelian (departemen pembelian) ialah memilih pemasok dan mengatur jangka
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
waktu pengiriman, sehingga berperan penting dalam menjaga stok persediaan di gudang dan memperlancar proses penjualan barang dagang. Apabila didapati persediaan barang terlalu banyak  maupun  sedikit,  maka  tidak  akan  menguntungkan  perusahaan.  Bila  terlalu  besar, berakibat  pada  biaya  penyimpanan  di  gudang  yang  tinggi.  Sebaliknya,  persediaan  yang rendah  dapat  berakibat  pada  proses  penjualan  yang  tersendat  atau  bahkan  terhenti dikarenakan perusahaan terpaksa melakukan pembelian mendadak. Dampak lain terkadang perusahaan melakukan pembelian dengan harga yang lebih tinggi dari seharusnya.
Masalah yang kemudian muncul dalam perusahaan yang telah memiliki sistem yang teratur  dan  program  pengendalian  internal  adalah  apakah  sistem  tersebut  telah  berjalan sesuai prosedur perusahaan atau dalam pelaksanannya terjadi peyimpangan-penyimpangan. Pelaksanaan sistem yang tidak mengikuti langkah-langkah yang ditentukan pihak perusahaan merupakan  masalah  yang  memiliki  dampak  cukup  besar  bagi  kelangsungan  hidup perusahaan. Apabila sistem yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut tidak dijalankan dengan  benar,  maka  visi  dan  misi,  tujuan,  dan  rencana  strategis  perusahaan  tidak  dapat tercapai  dengan  baik.  Oleh  sebab  itu,  perusahaan  menyadari  pentingnya  dilakukan pengendalian internal atas pelaksanaan sistem yang telah diterapkan.
Cara terbaik untuk mengatasi permasalahan dalam penyimpangan pembelian barang dagang  adalah  dengan  menerapkan  sistem  pengendalian  internal  dengan  efisien  dan memadai  (Ariesta  2021).  Penerapan  sistem  ini  berhubungan  dengan  program  akuntansi pembelian perusahaan. Pengendalian yang memadai dapat meminimalisir adanya kekeliruan maupun  penyalahan  aturan-aturan.  Apabila  suatu  saat  terjadi  kekeliruan  atau penyalahgunaan,  maka  dapat  diselesaikan  dengan  sistem  tersebut.  Selain  itu,  dengan struktur  pengendalian  internal  ini  pula,  perusahaan  dapat  meningkatkan  tujuan  yang dhendak  dicapai,  terutama  dalam  ketepatan  dan  keefektifan  sistem  akuntansi  pembelian yang telah ditetapkan perusahaan.
Didapati  penelitian  terdahulu  yang  relevan  dengan  penelitian  ini. Pertama, (Septianty  2017) . Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  sistem  informasi  akuntansi  yang diterapkan  pada  PT  Wangsa  Jatra  Lestari  sudah  berjalan  dengan  baik.  Hal  ini dibuktikan  adanya  dokumen-dokumen  dan  pencatatan  yang  lengkap.  Hanya  saja dalam pengendalian  intern  adanya  bagian  yang  merangkapan  tugas  yang  dilakukan  oleh  bagian gudang yang merangkap sebagai penerimaan barang. Kedua, penelitian (Gani 2021) dengan hasil  penelitiann  bahwa  prosedur  sistem  penjualan  kredit  perusahaan  kurang  baik  karena terkadang  menerima  pesanan  menggunakan  email  pribadi  dari  Marketing.  Sistem pengendalian  intern  diimplementasikan  pada  PT.  XYZ  belum  terlaksana  dengan  baik. Kekurangan-kekurangan tersebut dapat dilihat secara bersamaan bagian tugas, serta tidak adanya bagian kredit dan penagihan dan formulir yang digunakan oleh perusahaan, meskipun ada  penomoran  dokumen  tetapi  tetap  untuk  kepentingan  setiap  bagian,  sehingga pertanggungjawaban dokumen sulit dilacak. Ketiga, penelitian (UTAMA and NURHUDA, n.d.) dengan  hasil  penelitian  bahwa  penerapan  sistem  pengendalian  intern  kas  pada  PT. Pegadaian    (Persero)   Cabang   Medan  Utama  belum  maksimal,  hal  ini  bisa  dilihat  dari
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi serta pengawasan.
Dari  ketiga  penelitian  terdahulu  di  atas,  peneliti  memberikan  signifikansi  bahwa penelitian  ini  mengulas  penerapan  sistem  akuntansi  pembelian  pada  perusahaan  dan mengevaluasi  sistem  pengendalian  internal  pada  sistem  akuntansi  pembelian  di  PT.  Mulia Safety  Sevice  Surabaya.  Fokus  kajian  penelitian  ini  berbeda  dengan  tiga  penelitian terdahulu.

## METODE
Penelitian  ini  memanfaatkan  metode  kualitatif.  Menurut  (Moleong  and  Surjaman  1989) merupakan rancangan penelitian yang menghasilkan informasi deskriptif dalam bentuk kata- kata  yang  ditulis  maupun  lisan  dan  berasal  dari  responden  penelitian  yang  ditentukan. Kemudian ruang lingkup penelitian dilakukan pada evaluasi pengendalian intern pada sistem pembelian di PT. Mulia Safety Service surabaya, yang beralamat di Jl. Perak Timur No. 232, Surabaya.  Adapun  total responden  ditentukan  dengan  teknik snowball  sampling . Snowball sampling adalah teknik penarikan sample dengan asal mulanya responden yang ditentukan dengan acak  dan memanfaatkan metode non-probabilitas (Martin 2017).
Teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Peneliti melakukan  observasi  di  lokasi  penelitian  PT.  Mulia  Safety  Service  surabaya  dan  mencatat sistem  pengendalian  internal  dalam  perusahaan  tersebut.  Hasil  observasi  ini  selanjutnya dijadikan data penelitian.  Kemudian responden yang terpilih  menjadi informan  kunci  dari informasi adalah manajer PT. Mulia Safety Service surabaya, seterusnya dilanjutkan kepada responden  lain. Dokumentasi  juga  peneliti  lakukan  sebagai  bentuk  penguat  data-data penelitian.
Analisis data dilakukan dengan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan analisis data (Sugiyono 2015). Adapun langkah-langkahnya adalah; 1) mempelajari struktur pengendalian  intern  dalam  sistematika  pembelian  yang  berjalan  pada  PT.  MULIA  SAFETY SERVICE;  2)  mempelajari  sistematika  pengendalian  intern  dalam  sistematika  pembelian dengan  cara  membandingkan  antara  struktur  pengendalian  intern  pada  sistem  pembelian yang  berjalan  dalam  perusahaan  sesuai  konsep;  3)  menarik  kesimpulan  mengenai kelemahan-kelemahan  yang  terjadi  di  perusahaan;  4)  mengevaluasi  sistematika pengendalian intern dalam sistematika pembelian yang berjalan.

## PEMBAHASAN

## A. Landasan teori
1. Pengendalian Intern dan Struktur Pengendalian Intern
Menurut  (Mulyadi  2015)  pengendalian  intern  merupakan  serangkaian  aktivitas  yang dilakukan  pihak  dewan  komisaris,  manajemen,  serta  anggota  lain  yang  diatur  guna meyakinkan  pihak-pihak  terkait  tiga  macam  hal  yang  dicapai  yaitu;  1)  ketepatan
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
laporan keuangan; 2) mematuhi aturan dan hukum yang sudah ditentukan; 3) efektif dan efisien segala aktivitas.
Sementara itu, menurut (Romney et al. 2013), pengendalian intern merupakan strategi kelompok atau cara dalam dunia bisnis yang dipakai dalam mengembangkan aset,  mengumpulkan  informasi  dengan  tepat  dan  cepat,  memberikan  dorongan  dan melakukan  perbaikan  agar  program  dapat  efisien,  serta  memberikan  dorongan berdasarkan aturan yang telah dibuat.
Sistematika pengendalian intern perusahaan memuat beberapa kebijakan dan langkah-langkah  dalam  menyediakan  penjaminan  yang  memadai  bahwa  keinginan pencapaian perusahaan dapat dicapai (Bodnar and Hopwood 2010).

## 2. Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Pembelian
Pembelian  adalah  langkah-langkah  penting  bagi  sebuah  organisasi.  Untuk  itu dibutuhkan suatu sistem pengendalian intern guna menjamin kondisinya. Pengendalian intern  yang  sifatnya  preventif  atau  detektif.  Pengendalian  preventif  berfungsi mengantisipasi  ketidaktepatan  maupun  keliru  dalam  pernyataan,  sedangkan pengendalian detektif berfungsi untuk mengetahui ketidaktepatan maupun hal keliru yang telah berlangsung (Bodnar and Hopwood 2010).
Lebih lanjut (Bodnar and Hopwood 2010) menjelaskan pengendalian pembelian dimulai  pada  saat  permintaan  pembelian  barang  dagang  dilakukan.  Permintaan pembelian dilakukan oleh bagian penjualan apabila di gudang tidak mencukupi untuk melakukan proses penjualan. Dalam mengecek terkait barang dagang yang didapatkan tidak  ada  kesalahan  seperti  yang  diinginkan,  maka  dalam  melaporkan  data  terima perlu sesuai dengan pesanan yang sudah dibeli. Begitupun harga pada saat  membeli pesanan  yang  perlu  dicocokan  dengan  harga  yang  tercantum  pada  faktur  yang diberikan dari pemasok. Sesudah menerima laporan atas barang yang dipesan, faktur dari pemasok dibandingkan, maka perusahaan perlu mendata tersedianya barang yang ada, serta mendata hutang dagang yang ada hubungannya dengan data akutansi.
Pengendalian  dalam  menjaga  pembelian  dapat  dilakukan  dengan  pemisahan tugas  yang  memadai.  Pemisahan  ini  bertujuan  untuk  melindungi  perusahaan  dari penyelewengan  (Rachmad  2021).  Apabila  sesorang  menjalankan  dua  fungsi  tersebut sekaligus,  maka  terdapat kemungkinan  atau  resiko  yang  besar,  bahwa  pihak  ini menetapkan  aktiva  bagi  kepentingannya  sendiri  dan  membandingkan  data  dalam menghapus tanggung jawabnya. Pihak yang bertindak dalam otorisasi transaksi tidak boleh memiliki wewenang dalam aktiva tersebut, karena dapat meningkatkan adanya tindak  penyelewengan  dalam  perusahaan.  Wewenang  dalam  operasional  juga dipisahkan  dari  wewenang  pembukuan  dan  menjamin  agar  informasi  supaya  tidak memihak. Struktur organisasi meyeluruh suatu badan usaha juga dapat menyediakan pemisahan tugas yang pantas.
Otorisasi yang sesuai dengan kegiatan maupun transaksi, yaitu ketetapan pada aturan yang baik dalam bertransaknsi yang difatnya umum atau khusus. Otorisasi atas
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
transaksi  pembelian  dilakukan  melalui  persetujuan  terhadap  semua  transaksi  pada jumlah yang sudah ditetapkan sesuai aturan.
Adapun  dokumen  dan  catatan  atas  transaksi  pembelian  harus  memadai. Dokumen  diberi  nomor  seri  dan pre-numbered untuk  memungkinkan  pengendalian pada  kehilangan  dokumen  yang  menjadi  sarana  dalam  membantu  menempatkan dokumen bila dibutuhkan. Dokumen disediakan ketika transaksi berlangsung maupun sesudah transaksi.
3. Evaluasi Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian Barang
Evaluasi  program  pengendalian  internal  dalam  sistematika  pembelian,  sebagaimana dikutip dalam (Mulyadi 2015);
a) Organisasi, sistem kelompok yang membatasi tanggung jawab dengan tegas.
1) Fungsi pembelian perlu dipisahkan dengan fungsi pendapatan
2) Fungsi pembelian perlu dipisahkan dengan fungsi akuntansi
3) Fungsi pendapatan perlu dipisahkan dengan fungsi penyimpanan barang
4) Transaksi  pembelian  perlu  dijalankan  pihak  fungsi  gudang,  fungsi  pembelian, fungsi pendapatan, fungsi akuntansi. Dalam bertransaksi tidak hanya dilakukan keseluruhan oleh beberapa fungsi tapi oleh seluruh fungsi yang ada.
b) Program  otorisasi  dalam  langkah-langkah  mendata,  program  kewenangan,  dan langkah-langkah mendata dengan menyediakan penjagaan yang memada terhadap kepemilikan kekayaan, hutang, penerimaan, dan akomodasi.
1) Surat  permintaan pembelian otorisasinya dilakukan pihak  gudang,  yakni  pada stok  yang  tersimpa  di  gudang.  Kemungkinan  dilakukan  pengguna  barang, apabila bisa dipakai langsung barang tersebut.
2) Surat  order  pembelian  otorisasinya  dilakukan  pihak  pembelian  maupun  pihak dengan jabatan diatasnya
3) Data barang otorisasinya dilakukan pihak penerima barang
4) Catatan  kas  keluar  otorisasinya  dilakukan  pihak  akutansi  atau  pihak  yang berada diatasnya
5) Pendataan  hutang  berdasarkan  catatan  kas  keluar  dengan  tambahan  surat order pembelian, pelaporan data barang serta bukti oleh pemasok
6) Pendataan  pada  kartu  hutang  dan  pendaftaran  catatan  kas  keluarotorisasi dilakukan pihak akutansi
c) Penerapan  yang  profesional,  penerapan  kerja  yang  profesional  pada  saat menjalankan tanggung jawab dan wewenang semua bagian dari organisasi.
1) Surat permintaan  pembelian  melakukan  pencetakan  sesuai  dengan  urutan nomornya dan penggunaanya merupakan bagian pihak gudang
2) Surat order pembelian melakukan pencetakan sesuai dengan urutan nomornya dan penggunaanya merupakan bagian pihak pembelian
3) Pendataan  penerimaan  barang  dilakukan  pencetakan  sesuai  dengan  urutan nomornya dan penggunaanya merupakan bagian pihak penerimaan
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
4) Pemasok  ditentukan  dengan  tanggapan  diskusi  persaingan  harga  dengan beberapa pemasok
5) Pemeriksaan  barang  yang  didapatkan  dilakukan  pihak  penerimaan  apabila pihak  ini  sudah  mendapatkan  tembusan  surat  order  pembelian  oleh  pihak pembelian
6) Pihak  penerimaan  melaksanakan pengecekan  barang  yang  didapatkan  berasal dari pemasok dengan penghitungan dan penginspeksian barang dan dicocokkan pada tembusan surat order pembelian
7) Dilakukan  pemeriksaan  harga,  persyaratan  dalam  membeli,  dengan  meneliti faktur yang diberikan pemasok dalam proses pembayaran
8) Data  yang  bermanfaat  untuk  membantu  catatan  hutang  dengan  periodik direkonsiliasi pada rekening kontrol hutang pada buku yang tidak kecil
9) Faktur  yang  diberikan  pemasok  dibayar  dilaksanakan  berdasarkan  ketentuan pembayaran untuk mengantisipasi kehilangan kesempatan dalam mendapatkan diskon
10) Data kas keluar dan dokumen yang berkaitan distempel “lunas” dilakukan pihak pengeluaran kas sesudah ditransfer pada pemasok

## B. Analisis Pembahasan

## 1. Sistem Pembeliaan Perusahaan
Dalam flowchart sistem  pembelian,  berawal  dari  bagian  inventory  yang  membuat formulir  permintaan  pembelian  setelah  mengecek  gudang  bahwa  stok  barang  telah mencapai batas minimum atau apabila ada permintaan dari bagian penjualan ( sales ) dan  jumlah  stok  tidak  mencukupi.  Kecuali  untuk  barang-barang  tertentu,  baru dilakukan  permintaan  pembelian  apabila  ada  order  dari customer .  Berdasarkan kebutuhan  tersebut,  maka manager  inventory membuat  formulir  permintaan pembelian  sebanyak  rangkap  tiga  dan  menandatanganinya  untuk  selanjutnya ditindaklanjuti sesuai prosedur pembelian.
Formulir  permintaan  pembelian  asli  (lembar  pertama)  untuk  bagian purchasing , copy satu (lembar kedua) untuk bagian accounting , sedangkan copy kedua (lembar ketiga) untuk peminta barang (bagian inventory ).
Setelah diisi dan ditandatangani oleh manager inventory , formulir permintaan pembelian  asli  (lembar  pertama  diserahkan  ke  bagian purchasing ).  Berdasarkan formulir  permintaan  pembelian  yang  diterima  dari  bagian inventory tersebut,  maka bagian purchasing menghubungi supplier sesuai dengan yang tercantum dalam daftar suplir  untuk  menanyakan  tentang  ketersediaan  barang,  harga  barang,  dan  jangka waktu pembayaran.
Informasi dari supplier kemudian dicatat pada formulir permintaan pembelian oleh  bagian purchasing .  Kemudian  formulir  tersebut  diserahkan  kepada manager purchasing untuk selanjutnya diperiksa kebenaranya (pemeriksaan ini berperan dalam
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
menentukan  jumlah  barang  yang  dibeli  serta supplier yang  terpilih  dengan mempertimbangkan  hasil  evaluasi supplier dari  form  penilaian  vendor,  dimana  data supplier dan harga bisa dilihat dari daftar harga dan daftar supplier). Apabila sudah benar,  maka manager  purchasing memberikan  otorisasi  atau  tandatangan  formulir tersebut. Namun bila belum benar, maka formulir tersebut dikembalikan kembali ke staff  purchasing untuk  diperbaiki.  Setelah manager  purchasing memeriksa  dan menyatakan  formulir  permintaan  telah  diisi  lengkap,  maka  proses  selanjutnya  bisa dilaksanakan.
Formulir  permintaan  pembelian  asli  (lembar  pertama)  disimpan  oleh  bagian purchasing untuk  arsip.  Berdasarkan  formulir  permintaan  pembelian  yang  telah dibuat, bagian purchasing membuat surat order pembelian kepada supplier yang telah terpilih.  Surat  order  pembelian  dibuat  rangkap  tiga.  Surat  order  pembelian  asli (lembar  pertama  untuk supplier ,  surat  order copy satu  (lembar  dua)  untuk  bagian accounting , sedangkan surat order pembelian copy dua (lembar ketiga) untuk bagian purchasing yang kemudian disimpan sebagai arsip.
Hasil  wawancara  kepada  manajer  PT.  Mulia  Safety  Service  tentang  adanya suatu perubahan atau pembatalan pembelian, yang mana bisa disebabkan oleh pihak perusahaan ataupun pihak supplier , maka diberlakukan ketentuan sebagai berikut;
a) Bila pihak perusahaan yang mengubah atau membatalkan pembelian, maka bagian purchasing akan  menanyakan  ke  pihak supplier apakah  pesanan  pembelian  masih bisa  diubah  atau  dibatalkan.  Bila  masih  bisa,  maka  dilakukan  perubahan  atau pembatalan  pembelian  dan  dicatat  pada  formulir  permintaan  pembelian.  Namun bila tidak bisa dibatalkan, maka dikonfirmasikan ke bagian peminta barang (bagian inventory ) bahwa pemesanan pembelian tidak bisa diubah.
b) Bila  pihak supplier yang  mengubah  atau  membatalkan  pembelian,  maka  atas perubahan  atau  pembatalan  tersebut,  bagian purchasing akan  melakukan pembelian  kembali,  kecuali  peminta  barang  atau  bagian  inventory  sudah  tidak membutuhkan barang tersebut (dengan membeli ke lain supplier ).
Setelah  bagian purchasing mengirimkan  order  pembelian  dan  tidak  ada perubahan atau pembatalan, maka minimal satu hari menjelang tanggal penerimaan barang yang diorder, staff purchasing akan menghubungi supplier untuk mengingatkan dan sekaligus menerima konfirmasi tentang kedatangan barang via telepon atau surat elektronik. Setelah barang datang, maka staf purchasing melakukan cek fisik (merk, tipe, jumlah dll.) untuk menetukan apakah barang yang datang sesuai dengan purchase order .  Jika  sudah  sesuai,  maka staff  purchasing menandatangani  surat  jalan  dari supplier dan menerima faktur. Namun jika tidak sesuai,  maka staff purchasing atau manager  purchasing segera  mengontak supplier untuk  meminta  konfirmasi ketidaksesuaian dan jika perlu melakukan proses retur.
Setelah  barang  diterima, staff  purchasing menginformasikan  ke  bagian  yang meminta  barang  (bagian inventory )  bahwa  barang  sudah  datang.  Setelah  bagian
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
purchasing menerima barang, maka bagian purchasing mengisi formulir tanda terima barang rangkap dua yang kemudian yang asli diserahkan ke bagian inventory dan form tanda  terima  barang copy satu  (lembar  kedua)  diserahkan  ke  bagian purchasing bersamaan  dengan  faktur  diberikan  oleh  pemasok  merupakan  tanda  terima  bahwa proses  pembelian  barang  telah  terpenuhi.  Setelah  formulir  penerimaan  barang  dan barang selesai diperiksa, barang kemudian disimpan oleh bagian inventory ke dalam gudang  penyimpanan.  Setelah  melakukan  penyimpanan  barang, staff  inventory melakukan  pencatatan  pada  kartu stock dan  untuk  formulir  penerimaan  barang  asli disimpan  sebagai  arsip.  Dengan  demikian,  bagian inventory menyimpan  dokumen berupa  formulir  permintaan  pembelian copy dua  (lembar  ketiga)  dan  formulir penerimaan barang asli (lembar pertama) sebagai arsip.
Dalam  prosedur  pembelian  ini,  bagian accounting menerima  beberapa dokumen antara lain, formulir permintaan pembelian copy satu (lembar kedua), surat order pembelian copy satu (lembar kedua), dan faktur pembelian. Dengan diterimanya dokumen-dokumen  tersebut,  maka  bagian accounting melakukan  pemeriksaan  ata dokumen-dokumen tersebut. Apabila semua telah sesuai, maka accounting mencatat faktur  ke  dalam  buku  utang  atas  pembelian  kredit  yang  telah  dilakukan.  Kemudian dokumen-dokumen tersebut disimpan oleh bagian accounting sebagai arsip. Sedangkan untuk  bagian purchasing dokumen  yang  disimpan  sebagai  arsip  yaitu,  formulir permintaan pembelian asli (lembar pertama), surat order pembelian copy dua (lembar ketiga), dan formulir penerimaan barang copy satu (lembar kedua).
Untuk  pembelian  dengan  nilai  dibawah  seratus  ribu  rupiah,  maka  prosedur pembelian  tidak  berlaku,  dimana  kepala  bagian  masing-masing  dapat  melakukan pemesanan pembelian dengan sepengetahuan bagian accounting .
2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Dalam Peningkatan Sistem Pembelian
Sistem  pembelian  merupakan  sistem  yang  penting  bagi  sebuah  perusahaan.  Oleh karena  itu  dibutuhkan  suatu  sistem  pengendalian  intern  guna    menjamin    kondisi perusahaan  agar  terhindar  dari  kesalahan-kesalahan  yang  tidak  diharapkan  yang kemungkinan nantinya akan terjadi. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan yang  ditentukan  pihak  manajemen  dalam  pemberian  penjaminan  yang  sesuai  dalam mencapai sebuah tujuan tertentu.
Pengendalian  sistem  pembelian  dimulai  pada  saat  permintaan  pembelian barang  dagang  dilakukan.  Permintaan  pembelian  dilakukan  oleh  bagian inventory apabila  ketersediaan  barang  dalam  gudang  sudah  menuju  tingkatan  minimal,  yang kemudian  bagian inventory menginstruksikan  agar  pihak purchasing melaksanakan proses  pembelian  untuk  pengadaan  barang  dagang.  Dalam  melakukan  pengecekan kecocokan antara barang yang dikirim dan data yang sudah ditentukan apakah sudah sesuai, maka seluruh formulir tanda terima barang perlu sesuai pada purchase order , begitu  juga  dengan harga  dalam purchase  order perluk  dilakukan  pengecekan  harga yang  dikirim  dengan  harga  dari  pemasok  yang  ada.  Sesudah  formulir  tanda  terima
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
barang, purchase order, dan faktur pembelian dicek, perusahaan kemudian mendata dalam buku stok dan hutang dagang.
Hasil wawancara kepada manager menjelasakan, didapati tiga hal yang perlu perhatian  dalam  proses  evaluasi  sistematika  pengendalian  intern  dalam  sistematika pembelian  perusahaan  agar  berjalan  secara  optimal.  Adapun  prosedur-prosedur pengedalian intern dalam sistematika pembelian di PT. Mulia Safety Service yaitu:
a) Pemisahan Tugas
Sistematika  organisasi  dengan  memilah  tugas,  kewenangan,  dan  tanggung  jawab setiap fungsi.
1) Pemisahan  fungsi  pembelian  dengan  fungsi  akuntansi.  Pada  sistematika akuntansi  pembelian,  fungsi  akuntansi  dalam  melakukan  pendataan  hutang. Sedangkan  fungsi  pembelian  yang  melakukan  transaksi  pembelian  dengan pemasok  bertujuan  agar  aset  dalam  perusahaan  dengan  penjaminan  dengan cermat dan ketepatan  akuntansi.
2) Fungsi  penerimaan  yang  dipilah  dengan  fungsi  penyimpanan.  Fungsi penerimaan  berkewajiban  dalam  penerimaan  atau  menolak  stok barang  yang datang  dari  pemasok.  Sedangkan  fungsi  penyimpanan  barang  berkewajiban dalam  menyimpan  barang  yang  sudah  mendapatkan  persetujuan  penerimaan pihak fungsi penerimaan. Hal ini berfungsi agar dapat menjalin ketelitian dan ketepatan  informasi  penerimaan  barang  dan  stok  yang  sudah  berada  dalam gudang.
3) Transaksi  pembelian  dilakukan  pihak  fungsi  gudang,  fungsi  pembelian,  fungsi penerimaan,  dan  fungsi  akuntansi.  Ini  berarti  bahwa  setiap  terjadi  transaksi pembelian  perlu  dilakukan  banyak  pihak  fungsi.  Jadi  dalam  semua  transaksi yang terjadi, dilaksanakan kontrol internal antar fungsi yang terkait.
b) Otorisasi Transaksi dan Aktivitas yang Memadai
1) Formulir  permintaan  pembelian  diotorisasi  oleh  kepala  bagian inventory . Transaksi  pembelian  didahului  dengan  diterimannya  formulir  permintaan pembelian  dari  bagian inventory oleh  bagian purchasing .    Permintaan kesetujuan  dalam  proses  permintaan  pembelian  tersebut  nampak  dengan diwujudkan  tanda  tangan  otorisasi  oleh  kepala  bagian inventory dalam  surat permintaan pembelian tersebut.
2) Purchase order dibuat dan diotorisasi oleh bagian purchasing setelah mendapat formulir  permintaan  pembelian  dari  bagian inventory .  Formulir  permintaan pembelian  merupakan  utama  untuk  bagian  purchasing  dalam  melaksanakan menambah stok yang diperlukan pihak perusahaan.
3) Surat tanda terima barang otorisasi dilakukan pihak bagian purchasing setelah barang diterima dari pemasok.
4) Pencatatan hutang dilaksanakan pihak fungsi akuntansi. Timbulnya hutang yang dicatat pihak fungsi akuntansi dicatat setelah surat order pembelian diotorisasi
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
oleh fungsi pembelian dan dikirim ke pemasok. Fungsi akuntansi memberikan otorisasi  catatan  hutang dengan  memberikan  tanda  tangan  serta waktu pada dokumen utama.
c) Dokumen dan Catatan yang Memadai
Dokumen yang dipakai pada sistematika pembelian yaitu surat tanda terima barang, formulir permintaan pembelian, dan order pembelian. Untuk menjamin tercapainya pengendalian intern maka dokumen-dokumen ini adalah kewenangan pada manajer yang mempunyai hak dalam memakai formulir ini.
Berdasarkan hasil pemeriksaan peneliti terhadap prosedur pembelian di PT. Mulia Safety Service Surabaya dapat diketahui bahwa ada beberapa kelemahan yang perlu mendapatkan perhatian lebih lanjut, antara lain:
1) Terjadinya  perangkapan  fungsi  yang  dilakukan  oleh  bagian purchasing .  Selain sebagai fungsi pembelian juga merangkap sebagai fungsi penerimaan, dimana seharusnya  fungsi  pembelian  perlu  dipisahkan  dari  fungsi  penerimaan. Pemilahan  fungsi-fungsi  ini  dilakukan  dalam  membentuk  pengendalian  intern pada  pemberlakuan  transaksi  pembelian.  Pada  transaksi  pembelian,  fungsi pembelian selain bertugas sebagai bagian pengadaan barang juga berkewajiban untuk  mendapatkan  penjual  terbaik  yang  dipercaya  bisa  menjadi  pemasok utama  bagi  perusahaan.  Sedangkan  fungsi  penerimaan  berkewajiban  untuk menerima stok yang dikirim oleh pemasok. Selain itu, perangkapan fungsi ini berakibat  pada  pembuatan  formulir  tanda  terima  barang,  yang  seharusnya dibuat oleh fungsi penerimaan barang namun dikarenakan tidak adanya fungsi penerimaan  sendiri,  maka  yang  membuatnya  adalah  fungsi  pembelian  dalam hal ini adalah bagian purchasing.
2) Bagian accounting tidak  menerima  formulir  tanda  terima  barang  dari  bagian purchasing.  Sehingga  dalam  pencatatan,  bagian accounting tidak  mengetahui apakah barang telah berada di gudang atau belum.

## KESIMPULAN
Sistem  akuntansi  pembelian  di  PT.  Mulia  Safety  Service  Surabaya  meliputi  prosedur permintaan  pembelian,  prosedur  penawaran  harga,  prosedur  pembelian,  prosedur penerimaan  barang,  dan  prosedur  pencatatan  hutang.  Secara  keseluruhan  sistem pengendalian  intern  atas  sistem  pembelian  barang  di  PT.  Mulia  Safety  Service  surabaya cukup lemah. Hal ini dapat dilihat dari beberapa temuan berikut:
Bagian purchasing PT. Mulia Safety Service merangkap fungsi, yakni fungsi pembelian dan  fungsi  penerimaan  barang.  Seharusnya  fungsi  penerimaan  barang  berdiri  sendiri  atau dilakukan  oleh  bagian inventory ,  agar  tercipta  kontrol  antara  pembuat  order  pembelian dengan pengesahan tanda terima barang.
Perangkapan  fungsi  yang  dilakukan  oleh  bagian purchasing dapat  berakibat  pada pembuatan formulir tanda terima barang, yang seharusnya dibuat oleh fungsi penerimaan
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
barang namun dikarenakan tidak adanya fungsi penerimaan sendiri, maka yang membuatnya adalah fungsi pembelian dalam hal ini adalah bagian purchasing .
Bagian accounting tidak  menerima  formulir  tanda  terima  barang  dari  bagian purchasing . Sehingga dalam pencatatan, bagian accounting tidak mengetahui apakah barang yang diorder telah diterima dan sudah berada di gudang atau belum.
Walupun  sistem  pengendalian  intern  di  PT.  Mulia  Safety  Service  terbilang  lemah, namun  masih  terdapat  beberapa  kelebihan,  diantaranya;  1)  sistem  otorisasi  dan  prosedur pencatatan telah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang telah  diotorisasi  oleh  bagian  yang  bersangkutan,  sebagai  contoh  formulir  permintaan pembelian  ditandatangani  oleh  manager inventory ;  2)  menggunakan  formulir  bernomor sesuai tanggal, karena formulir atau dokumen ini merupakan alat untuk memberkan otorisasi pada pelaksanaan transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan nomor urut ini dapat menetapkan pertanggungjawaban atas terlaksananya suatu transaksi.3) setiap penerimaan barang  telah  didasarkan  pada  surat  order  pembelian  yang  diotorisasi  oleh  manager purchasing , begitu pula dengan pembuatan order pembelian yang didasarkan pada formulir permintaan barang yang telah diotorisasi oleh bagian inventory .
Perangkapan  fungsi  yang  terjadi  pada  bagian purchasing dan  kurangnya  distribusi dokumen  yang  seharusnya  diterima  oleh  bagian accounting mencerminkan  pengendalian intern  yang  masih  belum  komprehensif  dan  cenderung  lemah,  sehingga  dapat  merugikan perusahaan di masa mendatang. Oleh sebab itu, diperlukan perbaikan pengendalian intern pada sistem pembelian agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan.

## BIBLIOGRAFI
Ariesta, Deby. 2021. “Efektivitas Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Catalogue Di  Kecamatan Kebayoran  Lama  Kota  Administrasi  Jakarta  Selatan  Provinsi  DKI Jakarta.” Ascarya: Journal  of  Islamic  Science,  Culture,  and  Social  Studies 1  (2):  156 – 72. https://doi.org/https://doi.org/10.53754/iscs.v1i2.26.
Bodnar,  G  H,  and  W  S  Hopwood.  2010. Accounting  Information  Systems .  Prentice  Hall. https://books.google.co.id/books?id=ZYccPwAACAAJ.
Gani, Alcianno G. 2021. “SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT XYZ.” JURNAL MITRA MANAJEMEN 12 (1): 99 – 112.
Mardia,  M,  R  Tanjung,  A  Karim,  M  Ismail,  E  B  Wagiu,  E  Sudarmanto,  S  Supitriyani,  J  I Sihotang,  and  E  O  P  Damanik.  2021. Sistem  Informasi  Akuntansi  Dan  Bisnis .  Yayasan  Kita Menulis. https://books.google.co.id/books?id=KmkbEAAAQBAJ.
Martin,  O.  2017. Metode  Penelitian  Dalam  Ilmu  Sosial .  CreateSpace  Independent  Publishing Platform. https://books.google.co.id/books?id=0lygswEACAAJ.
Moleong,  L  J,  and  T  Surjaman.  1989. Metodologi  Penelitian  Kualitatif .  Remadja  Karya. https://books.google.co.id/books?id=YXsknQEACAAJ.
Mulyadi. 2015. Sistem Akuntansi . Jakarta: Salemba.
Rachmad,  Ari.  2021. “Pengaruh Aspek  Manajemen  Keuangan  Daerah  Terhadap  Transparansi Pengelolaan  Keuangan  Daerah  Di Lumajang.” Ascarya:  Journal  of  Islamic  Science, Culture, and Social Studies 1 (1): 74 – 95. https://doi.org/10.53754/iscs.v1i1.13.
Romney,  M  B,  P  Steinbart,  J  Mula,  R  McNamara,  and  T  Tonkin.  2013. Accounting  Information Systems . Always Learning. Pearson Australia. https://books.google.co.id/books?id=ncyTNAEACAAJ. Septianty, Vitra Nurul. 2017. “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Dan Pengendalian Intern Dalam  Pembelian  Bahan  Baku  Secara  Kredit  Pada  PT.  Wangsa  Jatra  Lestari  Di
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
This  work  is  licensed  under  a Creative  Commons  Attribution-NonCommercial  4.0
Kartasura.” Institut Agama Islam Negeri Surakarta , 1 – 141. Sugiyono. 2015. Metode Penelitian Kombinasi . Bandung: Alfabeta. UTAMA, PEGADAIAN PERSERO CABANG MEDAN, and NAOMI NURHUDA. n.d. “ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA PT.”
Warren,  C  S,  J  M  Reeve,  P  E  Fess,  A  Farahmita,  and  T  Hendrawan.  2005. Pengantar Akuntansi: Buku 1 . Pengantar Akuntansi: Buku 1. Thomson.
https://books.google.co.id/books?id=dTBdNwAACAAJ.
Copyright (c) 2021 Mersiana Varia Juita
International License .