## IMPLEMENTASI ERP PADA PROSES BISNIS DI IKM KOSMETIK MENGGUNAKAN ODOO 14.0
Uly Amrina 1 , Muhammad Isa Lufti 2 , Raden Adriyani Oktora 3 , Bagus Pratama Kusuma Putra 4
1,2,3,4 Teknik Industri & Universitas Mercubuana, Jl. Raya Meruya Selatan Kembangan, Jakarta Email Correspondence:adriyani.oktora@mercubuana.ac.id

## ABSTRAK
Enterprise  Resource  Planing (ERP)  merupakan  suatu  sistem  terintegrasi  yang  bertujuan mengatur  dan  menata  bisnis  proses  yang  ada  pada  sebuah  perusahaan,  sehingga  terjadi  suatu kolaborasi  yang  efektif  dan  efisien.  PT.  Budi  Andhika  Prima  Ayudia  adalah  perusahaan  yang bergerak dibidang industri kosmetik yang berdiri sejak 22 desember 2017. Perusahaan ini telah memiliki  konsumen  yang  tersebar  di  beberapa  daerah  seluruh  Indonesia.  Proses  bisnis perusahaan yang menjadi fokus penelitian ini adalah proses pembelian dan persediaan, dimana proses tersebut masih dilakukan secara manual dan masih dilakukan oleh 1 orang pegawai saja. Hal ini menyebabkan seringnya disinkronisasi data antara departemen satu dengan departemen lainnya pada perusahaan. Untuk itu dibutuhkan integrasi sistem informasi untuk seluruh elemen yang terlibat dalam perusahaan khususnya pada proses pembelian dan persediaan. Implementasi ERP yang dilakukan pada perusahaan, menggunakan software ERP Odoo 14.0. Penerapan Odoo modul purchase dan inventory pada  PT.  Budi  Andhika  Prima  Ayudia  yaitu  pada  proses melakukan pembelian barang dan melakukan pengaturan persediaan barang sesuai proses bisnis perusahaan .
Kata Kunci : Enterprise Resource Planning , Software Odoo, Industri, Kosmetik.

## ABSTRACT
Enterprise Resource Planning (ERP) is an integrated system that aims to regulate and organize existing business processes in a company, so that an effective and efficient collaboration occurs. PT.  Budi  Andhika  Prima  Ayudia  is  a  company  engaged  in  the  cosmetics  industry  which  was founded  on  December  22,  2017.  This  company  already  has  consumers  spread  across  several regions  throughout  Indonesia.  The  company's  business  processes  that  are  the  focus  of  this research are the purchasing and inventory processes, where the process is still done manually. This  results  in  frequent  synchronization  of  data  between  one  department  and  another  in  the company. To achieve efficiency and effectiveness in business processes, it  requires integration between all elements involved in the company. ERP implementation carried out at the company, using  ERP  software  Odoo 14.0.  This  ERP  software is  open source  based  which has  Purchase and  Inventory  modules,  by  implementing  this  implementation  it  will  be  able  to  support  the company's business processes to be more effective and efficient and more integrated.
Keywords : Enterprise Resource Planning, Software Odoo, Industry, Cosmetics.

## PENDAHULUAN
PT.  Budi  Andhika  Prima  Ayudia  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang Industri  kosmetik  yang  memiliki  produk  unggulan Beauty  Treatment  1001 adalah perusahaan  yang  baru  berdiri  pada  tahun  2017.  Selain  menjual  produknya  kepada customer Perusahaan ini juga dapat menerima pemesanan produk dengan menggunakan merk  milik customer sendiri,  hal  ini  memberikan  dampak    perkembangan  perusahaan menjadi sangat cepat. Namun integrasi sistem informasi pada proses bisnis perusahaan masih  belum  dimiliki  hingga  saat  ini,  sehingga  menimbulkan  disinkronisasi  data  satu dengan  yang  lainnya.  Seiring  berkembangnya  sebuah  perusahaan,  perlu  diimbangi dengan  perkembangan  sistem  pada  perusahaan  tersebut.  ERP  hadir  untuk  membantu perusahaan  mengintegrasikan  seluruh  bagian  yang  terlibat  dalam  proses  bisnis. Implementasi  ERP  pada  perusahaan  akan  memiliki  manfaat membantu  perusahaan mengintegrasikan  informasi  dari  seluruh  fungsi  bisnis  yang  berbeda,  menyediakan pengaturan  sumber  daya  yang  terpusat  demi  menyederhanakan  penyajian  data-data, sehingga  memudahkan  perusahaan  dalam  melakukan  pengambilan  keputusan.  (Verdi, 2013)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu paket sistem informasi yang mengintegrasikan  informasi  dalam  suatu  bagian  atau  antar  bagian  dalam  perusahaan, sehingga  menjadikan  perusahaan  menjadi  lebih  kompetitif,  efektif,  serta  efisien  dalam menjalankan  proses  bisnis  perusahaan.  Penggunaan  ERP  pada  organisasi  merupakan sebuah  investasi  sistem  yang  menjadi  tulang  punggung  guna  meningkatkan  efisiensi kinerja serta mengembangkan bisnis. (Verdi, 2013)
Terdapat  beberapa  aplikasi  yang  mendukung  untuk  pengimplementasian  ERP diantaranya  yaitu ORACLE  EBS,  SAP dan Microsoft  Dynamic .  Akan  tetapi  aplikasi tersebut  tidak  bisa  didapatkan  secara  gratis  dan  harganya  pun  cukup  mahal,  terutama untuk industri kecil dan menengah. Sistem ERP yang berbasis open source telah banyak diminati sebagai solusi untuk menekan biaya operasional perusahaan. Odoo merupakan salah satu aplikasi ERP open source yang telah banyak digunakan baik perusahaan besar atau  kecil.  Odoo  memiliki  lebih  dari  2000  developers,  260  modul  resmi  dan  sekitar 4.000  modul  komunitas.  Kelebihan  Odoo  dibanding  ERP  open  source  lain  adalah kesederhanaan  sistem  secara  keseluruhan,  kemudahan  penggunaan  dan  navigasi,  dan algoritma pemrograman yang jelas sehingga mudah dimodifikasi.
Implementasi dilakukan pada bisnis proses khususnya pada kegiatan pembelian dan inventaris di PT. Budi Andhika Prima Ayudia, dengan menggunakan ERP berbasis open source ,  yaitu  dengan  Odoo  14.0  menggunakan  modul Purchase dan Inventory . Implementasi  yang  dilakukan  bertujuan  untu  melakukan  integrasi  data  yang  dapat membantu proses pembelian dan inventaris agar lebih efektif, efisien, serta terintegrasi.
.

## METODE IMPLEMENTASI
Metode  implementasi  yang  digunakan  yaitu  dengan  melakukan  pengamatan  secara langsung dan tidak langsung di PT. Budi Andhika Prima Ayudia.
1. Observasi
Melakukan  pengamatan  proses  pembelian  dan  alur  persediaan  di  lapangan  secara langsung untuk dapat mengetahui jalannya proses bisnis pada bagian Purchase dan inventory pada PT. Budi Andhika Prima Ayudia.

## 2. Wawancara
Berdiskusi  dan  meminta  keterangan  langsung  dengan  pihak  terkait  yaitu  1  orang Manager  Operasional  yang  membawahi  3  orang  staff  yang  meliputi  pemasaran, administrasi dan keuangan, serta logistik dan distribusi  di lapangan serta tim Odoo yang ada pada perusahaan.
3. Studi Literatur Tinjauan pada media pembelajaran seperti buku jurnal dan lain-lain yang berkaitan dengan Enterprise  Resource  Planning (ERP), software Odoo,  bisnis  proses  pada bagian Purchase, Inventory serta metode simulasi untuk mendapatkan landasan teori dan materi mengenai ERP.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Saat  ini  PT.  Budi  Andhika  menjalankan  bisnis  prosesnya  masih  dengan  cara manual,  bahkan  ada  beberapa  yang  masih  dilakukan  dengan  cara  tradisional  seperti mencatat  pembelian  bahan  baku  menggunakan  buku.  Bisnis  proses  yang  masih dijalankan  menggunakan  cara  manual  ini  dapat  mengakibatkan  kesalahan pada  saat menjalankan  Bisnis  Proses,  salah  satu  contohnya  apabila  perusahaan  mengalami peningkatan  penjualannya,  maka  seiring  dengan  itu  akan  bertambah  pula  catatan piutang  dagang  yang  semakin  banyak.  Banyaknya  piutang  dagang  yang  masih  dicatat dengan cara manual, dapat menimbulkan resiko tidak akuratnya data perusahaan, yang mengakibatkan perusahan terlewat jatuh tempo piutang customer , tentunya hal ini akan sangat merugikan perusahaan.
Upaya  yang  dapat  dilakukan  perusahaan  dalam  menyelesaikan  masalah  tersebut adalah  dengan  Mengimplementasikan  Sistem  ERP.  Sistem  ini  digunakan  untuk merangkum  proses  bisnis  yang  sudah  ada  menjadi  satu  kolaborasi,  serta  memfasilitasi bisnis dengan informasi secara real-time dan akurat, sehingga dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan.

## Modul Purchase dan Inventory pada Software Odoo 14.0
Modul  Purchase  dan  Inventory  pada  Software  Odoo  14.0    menangani  berfungsi dalam  menangani  sistem  pembelian/pengadaan  dan  stok  persediaan    barang  pada  PT. Budi  Andhika  Prima  Ayudia.  Untuk  menjalankan  modul purchase dan inventory ini, dibutuhkan modul pendukung lain seperti accounting (bagian invoicing dan reporting ).

## 1. Instalasi Modul Purchase dan Modul Inventory
Halaman  utama  menunjukan  pilihan local  modules yang  dapat  diinstall  oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Modul-modul dapat diiisntal secara gratis. Gambar 1 merupakan tampilan dari halaman utama database.

## Gambar 1. Halaman utama aplikasi Odoo 14.0
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)

## 2. Pembuatan Master Data
Master  data  merupakan  kumpulan  data  utama  yang  berkaitan  dengan  sistem pembelian  dan  stok  persediaan.  Data  berfungsi  untuk  memudahkan  pengisian formulir yang berhubungan dengan pembelian dan stok persediaan dan mensertakan nama  yang  digunakan  pada  setiap  divisi  yang  berhubungan  dengan  pembelian  dan stok persediaan pada perusahaan.

## Pembuatan Data Vendor
Setiap perusahaan pasti memiliki vendor untuk memasok kebutuhan perusahaannya, karena  perusahaan  tidak  dapat  memenuhi  semua  kebutuhan  secara  mandiri.  Untuk memudahkan  pendataan  maka  dibuat  data  vendor  yang  akan  mendukung  transaksi pembelian  dan  stok  persediaan.  Tampilan  pembuatan  data  vendor  pada software Odoo dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Halaman pembuatan data vendor
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)

## Pembuatan Data Produk
Pembuatan  data  produk  pada  software  Odoo  dilakukan  setelah  pembuatan  data vendor. Gambar 3 menunjukkan tampilan halaman pembuatan data produk pada perusahaan.
Gambar 3. Halaman pembuatan data produk (Sumber : Pengolahan Data, 2020)

## Business Process PT. Budi Andhika Prima Ayudia
Business process merupakan suatu aktivitas yang saling terkait pada perusahaan  secara keseluruhan  mulai  dari  awal  hingga  akhir.  Ada  beberapa  tahapan  pada  penyusunan bisnis proses yaitu :
1. Mengidentifikasi adanya business process pada perusahaan.
2. Mengidentifikasi setiap bagian pada perusahaan.
3. Membuat rancangan pemetaan business process pada perusahaan.
4. Melakukan pemetaan business process pada perusahaan.
5. Melakukan Evaluasi pada business process perusahaan.
Business process PT. Budi Andhika Prima Ayudia dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Business Process PT. Budi Andhika Prima Ayudia
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)

## Business Functions PT. Budi Andhika Prima Ayudia
Dalam mengimplemantasikan ERP bagian yang terpenting selain Business Process adalah Business Functions, Business functions merupakan aktivitas spesifik pada bidang operasi  fungsional tertentu, didalam function terdiri  dari  beberapa  area  operasi  yang sudah  sistematis  ( Marketing  and  Sales,  Supply  Chain  Management,  Accounting  and Finance, Human Resources) . Business function PT. Budi Andhika Prima Ayudia dapat dilihat pada Tabel 1.

## Tabel 1. Bussiness Function PT. Budi Andhika Prima Ayudia
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)

## Implementasi Transaksi Pembelian Pada Modul Purchase Odoo
Implementasi  transaksi  pada  modul purchase odoo  14.0  diawali  dengan  PT.  Budi Andhika Prima Ayudia melakukan purchase order (PO) ke PD. Budi  Andhika  dengan membuat request for quotation (RFQ). PO yang sudah dibuat dikirim ke vendor sebagai bukti order ,  kemudian  vendor  mengirimkan  produk.  Produk  yang  diterima  dicek kesesuaian produk dan jumlahnya, dilakukan validasi penerimaan produk dan dilakukan pembayaran. Membuat Invoice dari menu PO dengan Create Bill, secara otomatis berisi produk,  jumlah  dan  harga  yang  sesuai  pada  PO.  selanjutnya  melakukan  pembayaran sesuai  Invoice,  kemudian  melakukan  validasi  pembayaran.  Gambar  5  menunjukkan tampilan halaman RFQ pada software Odoo.
Gambar 5. Request For Quotation
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)
Funcional Area of Operation Marketing & Sales Operasional Gudang Finance
B us ines s F un ct io n s Memasarkan Produk Melakukan
Purchase ke Vendor Membuat Surat Jalan Mengarsipkan Invoice Menerima Order Pembelian Membuat Invoice Menerima Barang Dari Vendor Membuat Laporan Keuangan Customer Relationship Management Melakukan input data barang Membuat Laporan Profitabilitas Melakukan Penetapan Harga Melakukan Persediaan Barang Menerima Bukti
Pembayaran

## Implementasi Pada Modul Inventory Odoo
Modul  Inventory pada odoo berguna untuk  mengatur stok  persediaan barang pada perusahaan di bagian gudang, dalam modul ini kita dapat mengetahui aliran barang dari mulai  masuk,  disimpan,  sampai  barang  didistribusikan  kepada customer ,  untuk  data produk  sudah  otomatis  tersinkronisasi  dengan  modul purchase karena  ini  adalah integrasi  ERP  dalam  mengurangi  ketidaksinkronisasian  data  pada  setiap  bagian  dalam perusahaan.
Menu  yang  digunakan  pada  modul  inventory  ini  diantaranya  menu overview, update  quantity  barang,  transfer,  replenishment .  Pada  menu overview terdapat  kolom penerimaan  dan  order  pengiriman  menu  ini  berguna  untuk  mengetahui  peneriman  dan pengiriman  barang  karena  modul inventory ini  terintegrasi  dengan  modul purchase . Ketika  data  order  masuk  maka  secara  otomatis  akan  tampil  dimodul inventory yang terlihat pada menu overview dapat diliha pada Gambar 6 .
Gambar 6. Menu utama modul inventory
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)
Menu update  quantity barang  berguna  untuk  menyesuaikan  stok  persediaan  yang ada di gudang agar tidak terjadi kesalahan data dan perbedaan jumlah barang di gudang. Menu  transfer  berfungsi  untuk  membuat  data  pengiriman  barang  yaitu  surat  jalan  dari perusahaan  sebelum  mendistribusikan  barang  ke customer .  Pada  menu  ini  juga  dapat menjadwalkan  pengiriman  barang  kepada customer, setelah  memeriksa  ketersediaan dan validasi barang.

## Gambar 7. Update quantity barang
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)
Gambar 8. Menu Transfer
(Sumber : Pengolahan Data, 2020)
Menu replenishment berfungsi  untuk  mengatur  otomatisasi  pembelian  dalam  stok persediaan. Menu ini dapat mengatur minimum dan maximum persediaan barang pada gudang,  ketika  stok  persediaan  barang  di  gudang  melewati  batas  minimum,  barang maka  akan  otomatis  dibuat order pembelian  barang,  dan order pembelian  akan diteruskan  ke  modul purchase sehingga  modul purchase akan  menjalankan  pembelian stok persediaan barang yang kurang di gudang.
Gambar 8. Menu replenisment terintegrasi dengan modul purchase (Sumber : Pengolahan Data, 2020)
Setelah melakukan Implementasi Odoo terdapat beberapa pemutakhiran proses pada bisnis proses purchasing dan inventory. Perubahan yang terjadi pada bisnis proses yaitu :
1. Pengisian form untuk pembelian lebih mudah karena semua data produk dan data customer terdata dengan baik di sistem.
2. Pengecekan  Stock  tidak  perlu  lagi  dengan  cara  menghubungi  bagian  Gudang  Barang  Jadi. Pengecekan Stock bisa dilakukan secara Real Time
3. Pembuatan Surat Jalan tidak perlu lagi dilakukan di Microsoft Word. Pembuatan Surat bisa dilakukan mengunakan Odoo dengan ouput format Surat berikut dengan Kop Suratnya.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil implementasi yang dilakukan, dapat disimpulkan:
1. Setiap  proses  bisnis  yang  ada  di  PT.  Budi  Andhika  Prima  Ayudia  saling  erat keterkaitannya satu sama lain, sehingga penerapan ERP pada perusahaan merupakan langkah  yang  tepat  untuk  mengintegrasikan  seluruh  proses  bisnis  yang  ada  pada perusahaan.
2. Penerapan  Odoo  modul purchase dan inventory pada  PT.  Budi  Andhika  Prima Ayudia  memberikan  hasil  yang  cukup  baik  bagi  sistem  administrasi  dan  informasi perusahaan yang awalnya manual menjadi lebih terkelola.

## DAFTAR PUSTAKA
Andoyo,  A.,  &  Rianto,  R.  (2015).  Program  Aplikasi  Nilai  Siswa  Pada  SMK Muhammadiyah  Pringsewu  Sebagai  Penunjang  Pengambilan  Keputusan  Siswa Berprestasi Menggunakan Visual Basic 6 . 0. Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) , Vol. 5 (2) , 58-65
Ganesh, A., Shanil, K. N., Sunitha, C., & Midhundas, A. M. (2016). OpenERP/Odoo - An  Open  Source  Concept  to  ERP  Solution. Proceedings  -  6th  International
Advanced Computing Conference, IACC 2016 .
https://doi.org/10.1109/IACC.2016.30 [ Accessed 20 Nov. 2020].
Irawan,  D.,  &  Novita,  S.  (2017).  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  Harapan Bunda Pringsewu Lampung. Jurnal TAM (Technology Acceptance Model) , Vol 2, 48 .
O’brien,  J.  A.  (2006).  Pengantar  Sistem  Informasi  -  Perspektif  Bisnis  dan  Manajerial. Journal  of  Geophysical  Research:  Oceans.is  dan  Manajerial. Journal  of Geophysical Research: Oceans , Vol. 9 (1), 118-124.
Siregar,  V.  M.  M.  (2018).  Sistem  Informasi  Pembelian  Dan  Penjualan  Pakaian  Pada Galoenk    Distro  Pematangsiantar.  Jurnal  Teknologi  Informasi, Vol.  1 (2),  E- ISSN:2615-2738,219-227.Diakses.pada https://doi.org/10.36294/jurti.v1i2.299 [Accessed 15 Nov. 2020].
Susanto, A. (2002). Pengaruh Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dan Kebutuhan Informasi  Manajemen  Program  Sarjana  Reguler  PTN  Terhadap  Informasi Manajemen Pendidikan. Jurnal Sosiohumaniora , Vol 4 (2), 66-77.
Verdi, Y. (2013). Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (Erp) Dalam Rangka Untuk  Membangun  Sumber  Daya  Pada  Suatu  Perusahaan. Manajemen Informatika , Vol. 4 - ISSN: 2086 - 1052, 1-18.
Wibisono,  S.  (2005).  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  Solusi  Sistem  Informasi Terintegrasi. Jurnal  Teknologi  Informasi  DINAMIK. Vol.  10 (3)  -  ISSN  :  0854- 9524, 150-159.

## Buku
Assauri,  S.  (2008). Manajemen  Produksi  dan  Operasi  edisi  revisi .  Jakarta:  Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Kadir,  A.  (2014). Pengenalan  Sistem  Informasi  Edisi  Revisi .  Yogyakarta:  Penerbit ANDI.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntasi edisi empat . Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

## Website
Monk, E. F., & Wagner, B. J. (2013). Concepts in enterprise resorce planning  Fourth Edition. Diakses  pada https://books.google.co.id/books?id=AWAJAAAAQBAJ&lpg=PT8&ots=tVtAkE ROYp&dq=Concepts%20in%20enterprise%20resorce%20planning&lr&hl=id&pg =PT3#v=onepage&q=Concepts%20in%20enterprise%20resorce%20planning&f=f alse
Siti Mawadah, S. K. (2010). Panduan Penggunaan ERP Modul Purchase . diakses pada https://vdokumen.net/modul-training-purchase-basic-v1.html