## Jurnal Informatika Terpadu
https://journal.nurulfikri.ac.id/index.php/JIT ISSN ONLINE : 2460-8998

## IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN MODUL RECRUITMENT PADA PT. XYZ
Erwin Gumulya 1 , Suhendi 2
1, 2 Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia 12640 erwingumulya@gmail.com , suhendi@nurulfikri.ac.id

## Abstract
Prospective  employee  data  is  an  essential  asset  in  the  recruitment  process.  However,  in  practice,  the  human  resource recruitment  process  will  be  more  difficult  for  companies  to  do  manually  without  a  Human  Resources  Information  System (HRIS).  PT.  XYZ  is  a  company  engaged  in  education  that  provides  an  information  platform  about  universities  and  holds SBMPTN  Try  Out  activities  in  various  cities.  With  the  aim  of  presenting  a  comprehensive  solution  for  high  school graduates/equivalent to the campus of their dreams. The number of prospective employees is quite a lot, and the handling of prospective  employees  is  still  manually  making  employees  of  the  Human  Resources  Department  (HRD)  department  have problems  in  data  management  of  prospective  employees.  Based  on  the  analysis  of  the  company's  needs,  the  researcher implemented a human resource management information system, namely the OrangeHRM application, to solve the company's needs. The test results show that the recruitment module of the OrangeHRM application has been running well for users and stated that the application makes it easier for HRD to work in the prospective employee data management process, which is more organized than manual recording and makes it easier for the recruitment process .
Keywords: Recruitment , Human Resources Information System (HRIS), Human Resource Development (HRD), OrangeHRM

## Abstrak
Data Calon Karyawan merupakan aset penting dalam proses recruitment . Namun, dalam praktiknya proses recruitment sumber daya manusia akan lebih sulit dilakukan oleh perusahaan secara manual tanpa Human Resources Information System (HRIS). PT. XYZ adalah perusahaaan yang bergerak dibidang pendidikan yang menyediakan platform informasi mengenai perguruan tinggi  dan  mengadakan  kegiatan Try  Out SBMPTN  di  berbagai  kota.  Dengan  bertujuan  untuk  menghadirkan  solusi komprehensif  bagi  lulusan  SMA/sederajat  menuju  kampus  impiannya.  Jumlah  calon  karyawan  yang cukup  banyak  dan penanganan  calon  karyawan  yang  masih  secara  manual  menjadikan  karyawan  departemen Human  Resources  Department (HRD) mengalami masalah dalam proses manajemen data calon karyawan. Berdasarkan analisa kebutuhan perusahaan tersebut, peneliti melakukan implementasi sistem informasi manajemen sumber daya manusia yaitu  aplikasi OrangeHRM sebagai solusi terhadap kebutuhan perusahaan. Hasil pengujian menunjukkan modul recruitment aplikasi OrangeHRM telah berjalan dengan baik pada pengguna dan menyatakan aplikasi memudahkan kerja HRD dalam  proses manajemen data calon karyawan yang lebih tertata dari pada pencatatan manual dan memudahkan untuk proses recruitment .
Kata kunci: Recruitment , Human Resources Information System (HRIS), Human Resource Development (HRD), OrangeHRM

## 1. PENDAHULUAN
PT.  XYZ  adalah  perusahaaan  yang  bergerak  di  bidang pendidikan yang menyediakan platform informasi Manager,  Human  Resource,  Graphic  Designer,  Web Developer,  Social  Media  Officer,  Marcom, dan External Relation .  Dalam  acara Try  Out SBMPTN tersebut  di beberapa  kota  sering  mengadakan recruitment calon karyawan tambahan untuk membantu karyawan inti dalam menjalankan tugasnya  dan dalam proses recruitment calon karyawan  tambahan  tersebut  masih  menggunakan  metode
manual menggunakan Microsoft Excel . Pada sisi lain, dalam penerapan  modul recruitment sumber  daya  manusia berbasis  komputer  di  PT.  XYZ  membutuhkan  biaya investasi  dan  pengelolaan,  antara  lain  biaya  pengadaan perangkat lunak, infrastruktur, perangkat keras, dan sumber daya manusia untuk pengembang, pengelola, dan pengguna. Saat  ini  telah  tersedia  beragam  perangkat  lunak  berlisensi bebas  atau  kode  terbuka  yang  dapat  digunakan  untuk mengurangi biaya pengadaan karena biaya lisensinya gratis, sehingga penerapan salah satu software aplikasi kode
terbuka yaitu OrangeHRM sebagai sistem informasi sumber daya  manusia  yang  dibutuhkan  dan  akan  mengenai perguruan  tinggi  dan  mengadakan  kegiatan Try  Out SBMPTN  di  berbagai  kota.  Dengan  bertujuan  untuk menghadirkan solusi komprehensif bagi lulusan SMA/sederajat  menuju  kampus  Impiannya.  Dalam  acara Try  Out SBMPTN  yang  diselenggarakan  oleh  PT.  XYZ terdapat  beberapa  panitia  inti  yang  terdiri  dari Founder, Project diterapkan  pada  PT.  XYZ.  Berdasarkan  pada permasalahan  tersebut,  manajemen  PT.  XYZ  perlu menerapkan  modul recruitment sumber  daya  manusia menggunakan  aplikasi  OrangeHRM.  Oleh  karena  itu, penelitian  ini  akan  dituangkan  dalam  penelitian  yang berjudul "Penerapan Sistem Informasi Recruitment Sumber Daya  Manusia  pada  PT.  XYZ  menggunakan  Aplikasi OrangeHRM.”
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat ditemukan masalah  yang  akan  diselesaikan  dalam  penerapan  sistem informasi recruitment sumber daya manusia pada PT. XYZ menggunakan  aplikasi  OrangeHRM  di  antaranya  adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana  penerapan  sistem  informasi recruitment sumber  daya  manusia  pada  PT.  XYZ  menggunakan aplikasi OrangeHRM?
2. Bagaimana  hasil  rekomendasi  dari  penerapan  sistem informasi recruitment sumber  daya  manusia padaPT. XYZ menggunakan aplikasi OrangeHRM?
1.2 Tujuan dan Manfaat
Dilihat  dari  perumusan  masalah  yang  sudah  dipaparkan, maka tujuan yang ingin di capai sebagai berikut:
Menghasilkan  rekomendasi  menerapkan  sistem  informasi recruitment  sumber  daya  manusia  pada  PT.  XYZ menggunakan aplikasi OrangeHRM.
Sedangkan  manfaat  yang  akan  diharapkan  oleh  peneliti adalah:
1. Menambah  wawasan,  ilmu  pengetahuan,  dan pengalaman  terhadap  penelitian  menerapkan  sistem informasi recruitment sumber daya manusia pada PT. XYZ.
2. Menambah  wawasan,  ilmu  pengetahuan,  dan pengalaman  terhadap  penelitian  menerapkan  sistem informasi recruitment sumber daya manusia pada PT. XYZ.
3. Memudahkan manajemen PT. XYZ dalam recruitment sumber daya manusia.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1   Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Mohapatra, sistem informasi sumber daya manusia adalah  sistem  komputerisasi  otomatis  yang  terdiri  dari sistem informasi sumber daya manusia, proses penggajian dan  manajemen  perekrutan  dimana  seluruh  data  pada departemen kepegawaian terintegrasi, menghasilkan report informasi  yang  transparan,  produktivitas  kerja meningkat, serta memenuhi persyaratan perundang-undangan pajak gaji yang  telah  ditetapkan  oleh  pemerintah. Beberapa  manfaat HRIS  diantaranya  adalah single  data  entry ,  pengurangan biaya  untuk data  entry ,  pelayanan  yang  lebih  baik  bagi karyawan, format pelaporan yang telah tersedia [1].
2.2   OrangeHRM
Menurut Sunjoto, OrangeHRM adalah aplikasi open-source berbasis web yang  digunakan  untuk  mengelola Human Resources yang didirikan pada tahun 2005, sedangkan versi beta  yang  dirilis  pertama  kali  adalah  pada  bulan  Januari tahun  2006.  Aplikasi  ini  sudah  sangat  dikenal  secara internasional  dan  digunakan  oleh  lebih  dari  500.000 pengguna.  Dengan  total  40.000  perusahaan  pengguna  di Indonesia [2].
Rusmanto  mengemukaan  berikut  ini  sejumlah  fitur  yang dimiliki  oleh  OrangeHRM  versi  Open  Source  atau  kode terbuka dengan biaya lisensi gratis yaitu:
1. Informasi Organisasi
2. Struktur  Organisasi,  Jabatan,  Uraian  Jabatan,  dan Skala Gaji
3. Administrasi Data Pegawai
4. Absensi Pegawai
5. Pengelolaan Cuti
6. Jaminan Sosial
7. Rekruitmen
8. Pembuatan Laporan dan Pencarian Data
9. Entri  Data  oleh  Masing-masing  Pegawai  dengan Sistem Otorisasi
10. OrangeHRM bersifat Modular [3]

## 3. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  tahapan metode:
1. Analisa Permasalahan
Proses  analisa  sistem  dilakukan  ketika survey di lapangan terkait bisnis proses recruitment di PT. XYZ, mulai  dari  pembuatan Google  Form untuk  proses recruitment , hingga penerimaan sumber daya manusia dengan  menyeleksi  secara  manual  melalui Microsoft Excel . Kemudian akan dianalisa bagaimana mengimplementasikan sebuah aplikasi yang mengelola  sumber  daya  manusia  yaitu  OrangeHRM untuk proses recruitment sumber daya manusia di PT. XYZ.
2. Studi Pendahuluan Terdapat 2 jenis studi yang dilakukan ada tahapan ini yaitu:
a. Studi literatur Dukungan jurnal atau paper yang terkait, teori dan bahan-  bahan  bacaan  mengenai  sistem  informasi, konsep sistem informasi manajemen sumber daya manusia,  pengenalan  OrangeHRM  dan  teori sumber  daya  manusia  yang  menunjang  dan membantu  penulis  untuk  memahami  objek penelitian.
b. Studi lapangan atau observasi Tahap  studi  lapangan  atau  observasi  dilakukan dengan  tujuan  untuk  mengetahui  dan  melihat secara langsung dan lebih mendetail permasalahan yang  akan  diteliti,  sehingga  diperoleh  data-data yang diperlukan yaitu mengenai gambaran umum perusahaan,  proses  bisnis,  tahapan  recruitment sumber  daya  manusia  dan  sistem  informasi  yang digunakan.
3. Analisa Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini dimana peneliti menganalisa kebutuhan apa  saja  kebutuhan  yang  perlu  digunakan dalam implementasi  OrangeHRM  pada  modul recruitment dan  peneliti  menemukan  satu  hal  besar  yang dibutuhkan  yaitu  data  calon  panitia  yang  sudah mendaftar di PT. XYZ.
4. Kostumisasi Sistem Kostumisasi  sistem  yaitu  OrangeHRM  dilakukan dengan implementasi langsung terhadap aplikasi yang digunakan, menentukan aplikasi apa yang dibutuhkan dan diinginkan kemudian melakukan proses pengaturan pada aplikasi. Serta merancang pengguna yang akan menjalankan sistem tersebut. Perancangan dilakukan  dengan  menyesuaikan  kebutuhan  proses bisnis  bagian human  resource  development dengan modul recruitment yang terdapat pada OrangeHRM.
5. Pegujian Sistem
Pengujian  untuk  analisis  implementasi  sistem  dari aplikasi  OrangeHRM  ini,  dilakukan  dengan  cara implementasi atau penerapan dari aplikasi OrangeHRM  untuk  proses recruitment calon  panitia di  PT.  XYZ  dan  akan  diuji  apakah  sistem  aplikasi OrangeHRM terbukti efisien dan efektif dalam proses recruitment calon panitia PT. XYZ. Fokus pengujian sistem dari aplikasi OrangeHRM adalah pada jalannya proses  bisnis  sistem recruitment calon   panitia  PT.
XYZ.
6. Evaluasi Sistem Berdasarkan hasil wawancara di departemen Human
Resource  Development,  maka  dapat  disimpulkan bahwa berdasarkan  hasil  penilaian  yaitu  menjawab dengan  pernyataan  puas/baik,  menyatakan  aplikasi OrangeHRM mempunyai  nilai  fungsionalitas  yang cukup memadai, hal ini dilakukan dengan mengukur nilai efesiensi dan optimalisasi yang terjadi pada saat recruitment calon panitia PT. XYZ. Dengan demikian sebagai  hasil evaluasi  bahwa  apa  yang  diharapkan setelah melakukan implementasi aplikasi
OrangeHRM  yang  berbasis web ,  telah  teruji  akan performa  dan  fungsionalitasnya  atas dasar  penilaian kepuasan terhadap teknologi yang dipakai dan dapat bermanfaat dengan baik.
7. Kesimpulan
Dari  keseluruhan  tahapan  penelitian  yang  sudah dilakukan  dalam  mengimplementasikan  sistem  ini sesuai dengan tujuan yang diharapkan mampu untuk memenuhi  kebutuhan  dari  proses recruitment calon panitia PT. XYZ.

## 4. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada  mendapatkan  informasi  dari  sistem  yang  akan diterapkan  berdasarkan  hasil  pengumpulan  data  yang dibutuhkan melalui observasi sistem yang telah digunakan sebelumnya  dan  wawancara  kepada  pihak  terkait  dalam Human Resource Development (HRD) PT. XYZ.
4.1   Analisis Masalah
Dalam melakukan analisis sistem recruitment sumber daya manusia Try  Out SBMPTN  yang  sedang  berjalan.  Maka ditemukan  beberapa  masalah  dalam  sistem recruitment tersebut dimana sistem yang digunakan masih menerapkan sistem recruitment secara  manual  (dengan  cara  membuat Google Form dan data hasil Google Form dimasukkan ke Microsoft  Excel ).  Dalam  hal  ini  proses  tersebut  dirasa belum efektif sehingga bisa menimbulkan beberapa masalah dan solusi perbaikan diantaranya:
Tabel 1. Analisis Masalah dan Solusi yang Dikembangkan
No. Permasalahan Proses Recruitment Solusi yang akan Dikembangkan 1 Sistem yang digunakan masih menerapkan sistem recruitment secara
manual (dengan cara membuat Google Form dan data hasil Google Form dimasukkan ke
Microsoft Excel ). Aplikasi OrangeHRM menggunakan modul recruitment. 2 Terdapat tumpukkan file data calon karyawan yang disimpan dalam folder. Menerapkan aplikasi OrangeHRM menggunakan modul recruitment untuk memudahkan menyimpan file data calon karyawan di database. 3 Memungkinkan terjadinya data rusak, hilang, dan tercecer. Menerapkan aplikasi OrangeHRM menggunakan modul
recruitment untuk memudahkan
menyimpan file data calon karyawan di database dan melakukan backup seminggu sekali. 4 Proses pencarian data calon karyawan yang lama dan rumit. Menerapkan aplikasi OrangeHRM menggunakan modul recruitment untuk memudahkan dan mempercepat
mencari data calon
karyawan.
4.2   Analisis Perancangan Sistem
Tahap  selanjutnya  adalah  perancangan  kebutuhan  sistem dimana akan menampilkan aktor-aktor yang terlibat. untuk implementasi modul recruitment di aplikasi OrangeHRM.
1. Identifikasi Aktor
Pada tahap ini akan mengidentifikasi actor-aktor yang teribat pada implementasi sistem sumber daya manusia OrangeHRM.  Dan  di  bawah  ini  adalah  aktor  yang teridentifikasi: Admininstrator HRD ( Human
Resource  Development ),  Manajer  Sumber  Daya Manusia, dan Calon Karyawan (Pelamar).
2. Use Case
Tahap  selanjutnya  adalah  mendefinisikan  masing- masing use case berdasarkan kategori kebutuhan user yang telah dibuat sebelumnya dan terdapat kode  yang nantinya  akan  digunakan  sebagai  informasi  pada pembuatan use case .

## 5. IMPLEMENTASI
Selanjutnya adalah tahap implementasi sistem sumber daya manusia  OrangeHRM  modul  recruitment  di  PT  XYZ. Berikut  adalah  tahapan  dari  mulai  input  data  perusahaan sampai dengan input lamaran.
5.1   Proses Input Data Perusahaan
1. Masuk ke dalam menu  Admin  kemudian  pilih submenu Organization .  Klik  tombol edit untuk menambahkan informasi data perusahaan.
Gambar 2. Tampilan Menu Organization
2. Proses  selanjutnya  adalah  memasukan Organization Name,Tax  ID,  Registration  Number, phone,  Email, Fax, Adress Street,City, Zip/Postal Code, State/Province, Country. Klik tombol Save .
Gambar 3. Form Input Data Organization
3. Dan  berikut  tampilan  dari  Organization  yang  telah dibuat oleh Admin.
Gambar 4. Tampilan Form Organization
5.2 Membuat Vacancies
1. Masuk  kedalam  menu Recruitment kemudian pilih submenu Vacancies . Klik tombol Add untuk membuat vacancies .
Gsmbar 5. Tampilan Menu Vacancies
2. Proses  selanjutnya  adalah  memasukan Job  Title,
Vacancy  Name,  Hiring  Manager,  Number  Positions, Description and check list active untuk dipublikasikan melalui link RSS Feed dan Web Page .
Gambar 6. Tampilan Form Vacancies
3. Dan berikut tampilan dari vacancies yang telah dibuat oleh Manager HRD.
Gambat 7. Tampilan Daftar Vacancies
5.3 Publikasi Vacancies
1. Masuk  kedalam  menu Recruitment kemudian  pilih submenu Vacancies .  Klik  tombol list  vacancy yang telah dibuat.
Gambar 8. Tampilan Daftar Vacancies Publikasi
2. Proses selajutnya klik link web karena di sini penulis menggunakan web untuk media publikasi.
Gambar 9. Tampilan Link Publikasi
3. Tampilan Vacancies yang sudah dipublikasi.
Gambar 10. Tampilan Vacancies Publikasi
5.4 Input Candidate
1. Masuk  ke  dalam  menu Recruitment kemudian  pilih submenu Candidates .  Klik  tombol Add untuk menambahkan candidate.
Gambar 11. Tampilan Menu Candidates
2. Proses  selanjutnya  adalah  memasukan Full  Name , Email , Contact  No , Job  Vacancy , Resume , Keyword , Date  of  Application ,  dan Checklist  Consent  to  keep data . Klik Save .
Gambar 12. Tampilan Form Candidates
3. Dan berikut tampilan dari candidate yang telah dibuat oleh Manager HRD .
Gambar 13. Tampilan Daftar Candidates
5.5 Input Lamaran
1. Tampilan akses link Vacancy.
Gambar 14. Tampilan Publikasi Vacancies
2. Proses  selanjutnya  adalah  memasukan Full  Name ,
Email , Contact No , Resume , Keyword , dam Consent to keep data . Klik Submit.
Gambar 15. Tampilan Form Input Lamaran
3. Dan berikut berikut tampilan dari karyawan yang  telah input vacancy .
Gambar 16. Tampilan Lamaran yang Telah di Input

## 6. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti, maka  dapat  disimpulkan  bahwa  penelitian  ini  berhasil menerapkan  sistem  sumber  daya  manusia  OrangeHRM  di PT. XYZ sebagai berikut:
1. Hasil analisis penerapan sistem informasi sumber daya manusia  OrangeHRM  modul recruitment pada  PT
XYZ  dilihat  dari  penerapan  dan  penggunaan  sistem memiliki tingkat respon baik yaitu sangat kuat  dengan hasil 92%.
2. Hasil rekomendasinya adalah agar melakukan evaluasi recruitment calon  karyawan  setiap  tahun  dan pengembangan setiap bulan terhadap sistem informasi sumber daya manusia OrangeHRM modul recruitment di PT. XYZ.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S. Mohapatra,
“ Framework for HRIS Implementation in Non - IT Sector ,” Bhubaneswar,
India, 2009. [2] Sunjoto,  Marcellina,  “Implementasi Human Resources Information System dengan OrangeHRM  pada  PT.  Oxcy  Jaya  Putra,” Surabaya, 2013. [3] Rusmanto, "Analisis Implementasi Sistem
Informasi  Manajemen  SDM OrangeHRM,  Studi Kasus Bagian  Kepegawaian STT NF," p. 16, 2015