ANALISIS FAKTOR KENDALA KODING: STUDI KUALITATIF PADA MAHASISWA PRODI SARJANA ADMINISTRASI RUMAH SAKIT STIKES PANTI KOSALA
Yovita Prabawati Tirta Dharma, Anastasia Lina Dwi Nursanti, Hendra Dwi Kurniawan, Risa Setia Ismandani
STIKES PANTI KOSALA, Sukoharjo, Jawa Tengah, Indonesia

## Abstrak
Latar  Belakang:  sejak diberlakukannya Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN) dalam penentuan  tarif  pasien  Jaminan  Kesehatan  Nasional  (JKN)  yang  menganut  sistem pengelompokan  diagnosis  dan  prosedur (casemix), menjadikan  sistem  pengkodingan menjadi  penting  dalam  penentuan  tarif  pasien.  Untuk  itu  diperlukan  petugas  yang kompeten  di  bidang  pengkodingan.  Sebagai  upaya  melatih  kompetensi  pengkodingan maka  Prodi  Sarjana  Administrasi  Rumah  Sakit  di  STIKES  Panti  Kosala  memberikan pembelajaran  pada  mahasiswa  melalui  praktik  klinik.  Namun  dalam  prosesnya mahasiswa mengalami hambatan dalam melakukan pengkodingan. Untuk itu perlu dikaji lebih  dalam  faktor  apa  saja  yang  menajdi  kendala  koding  pada  mahasiswa.  Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor kendala koding pada mahasiswa sehingga dapat  didentifikasi  solusi  yang  tepat  untuk  mengatasi  hambatan  tersebut.  Penelitian  ini merupakan penelitian deskriptif dengan desain kualitatif. Sampel dalam penelitian terdiri dari  5  informan  kunci,  1  informan  utama  dan  1  informan  tambahan.  Analisis  hasil penelitian  dilakukan  dengan  analisis  tematik.  Hasil  penelitian  yang  didapatkan  adalah faktor  kendala  koding  pada  mahasiswa  terdiri  dari  tulisan  dokter  yang  sulit  dibaca, diagnosis  penyakit/tindakan  tidak  lengkap  dan  tidak  spesifik,  pengetahuan  serta perbedaan  penggunaan  ICD.  Kesimpulan  faktor  kendala  koding  bagi  mahasiswa sebagian  besar  dikarenakan  karena  tulisan  dokter  sulit  dibaca,  diagnosis  penyakit/ tindakan tidak lengkap dan tidak spesifik serta perbedaan panduan ICD yang digunakan institusi rumah sakit.

## Kata kunci: koding, studi kualitatif

## ANALYSIS OF CODING CONSTRAINT FACTORS: A QUALITATIVE STUDY ON UNDERGRADUATE STUDENTS OF HOSPITAL ADMINISTRATION PROGRAM AT STIKES PANTI KOSALA
Yovita Prabawati Tirta Dharma, Anastasia Lina Dwi Nursanti, Hendra Dwi Kurniawan, Risa Setia Ismandani

## Abstract
Background: since the implementation of the National Social Security System (SJSN) in determining the tariffs for patients covered by the National Health Insurance (JKN) who adhere  to  the  diagnosis  and  procedure  grouping  system  (casemix),  the  coding  system has become crucial in tariff determination for patients. Therefore, competent personnel in the  coding  field  are  needed.  In  an  effort  to  train  coding  competence,  the  Bachelor  of Hospital Administration Program at STIKES Panti Kosala provides practical clinic learning to  students.  However,  students  encounter  obstacles  in  the  coding  process.  Hence,  it  is necessary  to  further  examine  the  factors  that  hinder  coding  among  students.  The objective of this research is to identify the coding constraint factors among students so that appropriate solutions can be identified to overcome these obstacles. This research is descriptive with a qualitative design. The research sample consists of 5 key informants, 1 main  informant,  and  1  additional  informant.  The  analysis  of  the  research  results  is conducted  through  thematic  analysis.  The  results  of  the  study  indicate  that  the  factors
hindering  coding  among  students  include  illegible  doctor's  handwriting,  incomplete  and nonspecific disease/ procedure diagnoses, knowledge, and differences in the use of ICD. The conclusion is that the main factors hindering coding for students are largely due to illegible doctor's handwriting, incomplete and nonspecific disease/ procedure diagnoses, and  differences  in  the  ICD  guidelines  used  by  hospital  institutions  (International Classification of Diseases).

## Keywords: diagnosis code, qualitative study
Korespondensi: Yovita Prabawati.  S1 Administrasi Rumah Sakit.  Sekolah  Tinggi  Ilmu Kesehatan  Panti Kosala, Indonesia. Email: lppmpankos@gmail.com
LATAR BELAKANG Pelayanan kesehatan merupakan  salah  satu  pilar  untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat.  Untuk  mewujudkan  hal tersebut diperlukan tenaga kesehatan  dan  teknologi  kesehatan yang harus selalu mengikuti perkembangan  dari  waktu  ke  waktu (Sabran & Deharja, 2021). Pemberian layanan kesehatan merupakan  aktivitas  yang  harus dilakukan  sesuai  dengan  standar profesi  dan  peraturan  perundang- undangan yang ada. Tenaga kesehatan  di  bidang  administrasi rumah  sakit  harus  mempunyai standar yang baik sehingga kompeten  dibidangnya  (Rendarti, 2019). Sejalan dengan perkembangan pelayanan kesehatan,  rekam  medis  menjadi salah satu faktor pendukung terpenting.  Permenkes  RI  Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam  medis  menyebutkan  bahwa fungsi rekam medis adalah pemeliharaan kesehatan
dan pengobatan pasien, alat bukti dalam proses  penegakan  hukum,  disiplin kedokteran  dan  kedokteran  gigi, penegakan  etika  kedokteran  dan etika  kedokteran  gigi,  keperluan pendidikan  dan  penelitian,  dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan,  serta  data  statistik kesehatan.
Sejak  diberlakukannya  Sistem Jaminan  Sosial  Nasional  (SJSN) pada tahun 2014 dalam penentuan
tarif  pasien  Jaminan  Kesehatan Nasional  (JKN)  menganut  pada sistem  pengelompokan  diagnosis dan  prosedur (casemix). Hal  ini tentunya menjadikan sistem pengkodingan menjadi penting dalam  penentuan  tarif  pasien. Ketidaksesuaian  pengkodean  dapat berdampak terhadap besarnya klaim yang  dibayarkan  karena  besarnya biaya  klaim  tergantung  dari  kode diagnosis yang dimasukkan. Ketidaktepatan koding akan membawa  dampak  besar  terhadap pendapatan  pelayanan  kesehatan yang  dapat  mengalami  kerugian (Utami, 2015).
Kode  diagnosis  merupakan kunci utama untuk menentukan tren penyakit,  sebagai  dasar  prosedur medis  yang  akan  diberikan  kepada pasien dan sebagai penentu besaran biaya kesehatan. Kesalahan koding berpotensi menurunkan  pendapatan  rumah sakit hingga 32,6% dan rumah sakit mengalami kerugian akibat ketidaksesuaian  jumlah  klaim  yang dibayar dengan biaya yang dikeluarkan  rumah  sakit  untuk pelayanan (Suryandari et al., 2023). Lebih  lanjut  Pertiwi  (2019)  dalam penelitiannya  menyatakan  bahwa ketidaktepatan kode diagnosis paling  banyak  dipengaruhi  oleh unsur sumber daya paramedis yang kaitannya  dengan  kendala  dalam proses mengkoding. Penelitian oleh Faizah, Pribadi dan Wijaya (2024) tentang ketepatan  pengkodean  diagnosis
penyakit  Diabetes  Melitus  di  rumah sakit X Malang menunjukkan bahwa 70%  berkas  rekam  medis  memiliki kode  diagnosis  yang  tidak  akurat, hal  ini  disebabkan  salah  satunya karena  kurang  teliti  dan  kurangnya pengetahuan serta pelatihan petugas  rekam  medis.  Dimana seharusnya sebagai pengkoder memiliki  keteletian  sehingga  dapat memberikan  kode  yang  tepat  untuk melengkapi  rekam  medis.  Untuk mendapatkan  data  yang  berkualitas maka  diperlukan  pengkoder  yang kompeten di bidangnya. Kompetensi ini tentunya diperoleh melalui proses pendidikan yang berkualitas. Pembelajaran  terkait  koding  di STIKES  PANTI  KOSALA  salah satunya  diterapkan  melalui  praktik klinik.  Berdasarkan  observasi  dan wawancara awal terhadap mahasiswa  yang  saat  ini  menjalani praktik  klinik  di  minggu  ke  dua menyampaikan  bahwa  tugas  yang harus  dikerjakan  terkait  koding sebagian besar belum terselesaikan dengan baik. Ada beberapa kendala yang disampaikan dalam melakukan pengkodean yaitu sulitnya membaca tulisan dokter dan adanya lebih dari satu  diagnosa  pada  pasien  yang membuat mahasiswa bingung dalam  mengkoding.  Untuk  itu peneliti  ingin  mengetahui  lebih dalam  terkait  faktor  lain  yang menyebabkan hambatan pada mahasiswa dalam melakukan koding.

## TUJUAN PENELITIAN
Mengetahui  faktor  apa  saja yang  menjadi  kendala  koding  pada mahasiswa selama praktik klinik.
METODE/DESAIN PENELITIAN Penelitian ini merupakan penelitian  deskriptif  kualitatif  yang bertujuan  untuk  menggali  informasi secara lebih mendalam dari informan terpilih. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam semi terstruktur.
Penelitian  dilakukan  pada  bulan April  2024  di  STIKES  PANTI KOSALA.    Penelitian  ini  sudah mendapatkan  kelaikan  etik  dengan nomor 132/III/AUEC/2024.

## POPULASI, SAMPEL DAN TEHNIK SAMPLING
Partisipan  penelitian  terdiri dari lima orang mahasiswa semester III dan V Prodi Sarjana Administrasi
Rumah Sakit STIKES PANTI KOSALA,  satu  orang  pembimbing klinik  dan  satu  orang  pembimbing akademik.

## HASIL PENELITIAN
Hasil  penelitian  melibatkan tujuh  informan  yang  terdiri  dari mahasiswa prodi Sarjana
Administrasi  Rumah  Sakit  Stikes Panti Kosala yang pernah menjalani praktik  klinik  di  rumah  sakit, pembimbing  klinik  dan  pembimbing akademik. Informan utama
memberikan  informasi  mengenai kendala koding selama praktik klinik, informan  tambahan  dan  informan pendukung  memberikan  informasi tambahan  yang  melengkapi  analisis penelitian.

## PEMBAHASAN
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan  huruf  atau  angka atau  kombinasi  huruf  dalam  angka yang  mewakili  komponen  data.
Kegiatan dan tindakan serta diagnosa  yang  ada  di  dalam  rekam medis  harus  diberi  kode  dan selanjutnya diindeks agar memudahkan pelayanan dan penyajian informasi untuk
menunjang  fungsi  perencanaan, manajemen  dan  riset  di  bidang kesehatan.  Pada  pelaksanaannya proses  koding  dilakukan  sesuai diagnosis  yang  ditegakkan  oleh dokter, namun seorang koder sering menghadapi  kendala  terkait  koding itu  sendiri  maupun  hubungannya dengan medis (Indawati et al. 2018).
Berdasarkan  wawancara  terhadap informan  ditemukan  faktor  kendala koding  pada  mahasiswa  yang meliputi:
1.  Tulisan Dokter Sulit Dibaca Tulisan  dokter  sampai  saat  ini masih  menjadi  kendala  bagi pengkoder  untuk  menentukan kode  diagnose  maupun  tindakan medis.  Indawati  et  al.,  (2018) menyebutkan  pencatatan  dalam rekam  medis  pasien  kadangkala tidak  dapat  dibaca  oleh  koder. Ada  dokter-dokter  tertentu  yang menulis  dalam  rekam  medis dengan tulisan yang tidak terbaca. Hal ini diungkapkan pula oleh informan berikut:
“Kalau nyari berkasnya gampang, cuma  tulisan  dokternya  yang agak sulit” (IU.1).
“Oh  ya  itu  sulit  dibaca,  dan  itu kendala  buat  anak-anak  karena kan ya baru, itu bacanya apa, itu sandi  apa…Bu  ini  hurufnya apa…Ya  ini  bacanya….emang biasanya  kehilangan  satu  huruf kalau  nulis”.  “…….Dokter  yang sepuh-sepuh itu tulisannya kayak digeret”. (IP.6) Pernyataan  informan  tersebut seturut  dengan  penelitian  oleh (Pertiwi,  2019)  bahwa  faktor Sumber  Daya  Manusia  (SDM) merupakan  faktor  utama  yang mempengaruhi ketepatan kodifikasi klinis. Unsur ini meliputi kemudahan  tulisan  dokter  untuk dibaca.  Tulisan  yang  sulit  dibaca akan  menyebabkan  kebingungan dan mungkin kesalahan pengkoder  pada  saat  proses input data. Pramono et al., (2021) menambahkan  tidak  jelas/tidak terbacanya diagnosis utama dapat  mempengaruhi  ketepatan koding. 2.  Koding Diagnosis Penyakit/Tidakan  Tidak  Lengkap dan Tidak Spesifik Ketidaklengkapan  diagnosis  juga menjadi  faktor  akurat  tidaknya suatu dokumen rekam medis. Hal
ini sejalan dengan penelitian oleh (Ulfa  et  al.,  2016)  kelengkapan diagnose  dapat  menciptakan keakuratan  kode  diagnose  selain itu  kode  yang  akurat  ditentukan oleh kelengkapan diagnose maupun  kodenya  itu  sendiri. Dalam  penelitian  ini  informan menyatakan bahwa masalah koding  diangnosis  penyakit  tidak lengkap  atau  tidak  spesifik  ini menjadi  masalah  yang  sering ditemui.  Masalah  ini  seringkali ditemukan  pada  saat  petugas melakukan  analisis  kelengkapan rekam  medis  atau  pada  saat melakukan klaim JKN. Terkait hal ini maka petugas sebelum menentukan kode perlu mengkomunikasikan kembali pada petugas medis yang
membuat diagnosis dan tindakan tersebut. Hal ini diperkuat dengan pernyataan  informan  sebagai berikut:
“ Kadang bingung aja bu diagnosa yang  utama  yang  mana,  karena kadang  ada  lebih  dari  satu diagnosanya” (IU.1)
“Jadi  kadang  mikirnya  ini  kok diagnosanya
banyak
sekali…ternyata itu salah satunya ada  yang  diagnosa  sekunder. Jadi  diagnosanya  numpuk  di diagnosa  utama  gitu.”  Kadang ada  sih  bu,  jadi  nanti  di  PR-kan lagi. Jadi kan ada yang dokumennya  kertas  jadi  nanti dikembalikan  ke  dokternya  lagi” (IU.5)
3.  Pengetahuan
Pengetahuan  pada  dasarnya merupakan pemahaman mengenai informasi atau ketrampilan yang diperoleh melalui pendidikan dan pengalaman, dimana pengetahuan  ini  akan  digunakan dalam  aktivitas  menyelesaikan atau menganalisis
sebuah permasalahan  (Swarjana,  2022). Pengetahuan  menjadi  salah  satu hambatan bagi mahasiswa dalam
melakukan koding untuk melengkapi  tugas  yang  harus dikerjakan. Pada mahasiswa semester  III  mengungkapkan bahwa  sulit  mencari  kasus  yang sesuai  dengan  meteri  yang sudah dipelajari di kampus untuk dilakukan koding. Hal ini dikarenakan pengetahuan tentang  berbagai  sistem  tubuh masih  terbatas  pada  sistem tubuh  tertentu  sehingga  pada saat  menghadapi  kasus  secara langsung  di  lahan  praktik  klinik tidak  semua  kasus  yang  ditemui dapat dimengerti. Berbeda dengan  mahasiswa  semester  V yang  sudah  mendapatkan  materi tentang  terminologis  medis  yang lebih  banyak  pada  berbagai sistem tubuh serta sudah tiga kali menjalani  praktik  di  rumah  sakit sehingga mahasiswa semester V merasa  lebih  mudah  dan  lebih familier dengan istilah-istilah medis.  Hal  ini  diperjelas  oleh pernyataan  informan  sebagai berikut:
“ Nah  itu  bu,  pas  sekali  dengan yang  mau  saya  sampaikan.  Jadi kalau  di  lapangan  kita  kan banyak  kode  Z  dan  kode  R daripada  kode  misalnya  yang neoplasma.  Nah  begitu  pas  di lapangan  apalagi  pas  tugas koding  rawat  jalan  itu  hampir 90% kode Z dulu. Nah mahasiswa  itu  bingung  di  situ” (IP.6) 4.  Perbedaan Penggunaan IC Dalam penelitian ini juga ditemukan  bahwa  masih  ada perbedaan  pengunaan  panduan ICD dalam melakukan pengkodean  antara  rumah  sakit dengan  ICD  yang  dipelajari mahasiswa  dimana  rumah  sakit masih  menggunakan  versi  2005 sedangkan  mahasiswa  sudah menggunakan versi 2010. Perbedaan panduan ini menyulitkan  mahasiswa  untuk menentukan kode diagnosis yang
tepat, sehingga terjadi perbedaan hasil  koding  yang  dilakukan petugas  koder  rumah  sakit  dan yang dikerjakan mahasiswa. Sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut: “Memang dibeberapa rumah sakit mengatakan masih menggunakan  ICD  tahun  lama, sehingga ada perbedaan persepsi  antara  petugas  rumah sakit dengan mahasiswa “ (IP.7). Indawati et al., (2018) menyebutkan  koding  merupakan kegiatan memberikan kode diagnosis  utama  dan  sekunder sesuai dengan ICD-10 ( International Statistical Classification  of  Diseases  and Related  Health  Problems )  yang diterbitkan  oleh  WHO  serta menambakan kode tindakan/prosedur sesuai dengan ICD-9 CM ( International Classification of Diseases Revision  Clinical  Modification ).
Dalam  proses  koding  penyakit  di sarana  pelayanan  kesehatan saat  ini  menggunakan  ICD-10 untuk  koding  penyakit  dan  ICD-9 CM  untuk  koding  indakan  versi 2010.  Dengan  demikian  dalam melakukan  koding,  pengkoder harus  memahami  bagaimana proses dalam pengkodean. Untuk itu seharusnya rumah sakit dapat menyesuaikan
penggunaan
panduan  ICD  sesuai  dengan ketentuan yang berlaku saat ini.

## KESIMPULAN
Faktor  kendala  koding  yang dialami
mahasiswa selama
menjalani  praktik  klinik  terdiri  dari tulisan  dokter  yang  sulit  dibaca, koding  diagnosis  penyakit/tidakan tidak  lengkap  dan  tidak  spesifik, pengetahuan dan perbedaan penggunaan ICD.
SARAN 1.  Memaksimalkan keterlibatan pembimbing klinik untuk
membantu  mahasiswa  selama praktik klinik 2.  Pihak akademik lebih memperdalam pemahaman materi pada mahasiswa mengenai koding sebelum diterjunkan dalam praktik klinik.

## DAFTAR PUSTAKA
Indawati,  L.,  Dewi,  D.  R.,  Pramono, A.  E.,  &  Maryati,  Y.  (2018). Manajemen Informasi Kesehatan  V  Sistem  Klaim dan Asuransi Pelayanan Kesehatan . Kemenkes RI. Pertiwi,  J.  (2019).  Systematic Review: Faktor Yang Mempengaruhi Akurasi Koding Diagnosis  Di  Rumah  Sakit. Smiknas , 41–50. http://ojs.udb.ac.id/index.php/s miknas/article/view/692
Pramono,  A.  E.,  Nuryati,  N., Santoso, D. B., & Salim, M. F. (2021).  Ketepatan  Kodifikasi Klinis  Berdasarkan  ICD-10  di Puskesmas  dan  Rumah  Sakit di  Indonesia:  Sebuah  Studi Literatur. Jurnal  Rekam  Medis
Dan  Informasi  Kesehatan , 4 (2), 98–106. https://doi.org/10.31983/jrmik.v 4i2.7688 Rendarti,  R.  (2019).  Faktor-Faktor yang  Mempengaruhi  Mutu Pelayanan  Rekam  Medis  di Rumah  Sakit. Surya  Medika: Jurnal Ilmiah Ilmu Keperawatan Dan Ilmu Kesehatan  Masyarakat , 14 (2),
59. https://doi.org/10.32504/sm.v1 4i2.125 Sabran, & Deharja, A. (2021). Buku Ajar  Praktik  Klinis  Rekam Medis .  CV.  Pelita  Medika. https://books.google.co.id/boo ks?hl=id&lr=&id=zHkWEAAAQ BAJ&oi=fnd&pg=PA15&dq=ef ektifitas+pembelajaran+klinik+ rekam+medis&ots=1ytVvgsNx v&sig=h3VHvyyujZX7U2NTR1
rlzDcMCRw&redir_esc=y#v=o nepage&q&f=false
Suryandari, E. S. D. H., Rahmadhani, R. N., Pitoyo, A. Z.,  Sangkot,  H.  S.,  &  Wijaya, A. (2023). Hubungan Ketepatan Penulisan Diagnosis  Penyakit  dengan Keakuratan  Kode  Diagnosis pada  Pasien  Rawat  Inap  di Rumah Sakit. Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia , 11 (3),  249–259.
https://doi.org/10.14710/jmki.1 1.3.2023.249-250 Swarjana,  I.  K.  (2022). Konsep Pengetahuan,  Sikap,  Perilaku, Persespi,  Stres,  Kecemasan, Nyeri, Dukungan Sosial, Kepatuhan, Motivasi . CV Andy Offset. Ulfa, H. M., Octaria, H., & Sari, T. P. (2016).  Analisis  Ketepatan Kode Diagnosa Penyakit
Antara  Rumah  Sakit  Dan BPJS  Menggunakan  ICD-10 Untuk  Penagihan  Klaim  di
Rumah  Sakit  Kelas  C  Sekota Pekan  Baru  Tahun  2016.
Indonesian of Health Information Management Journal , 5 (2), 119–124. Utami, Y. (2015). Hubungan Pengetahuan  Coder  dengan Keakuratan  Kode  Diagnosis Pasien  Rawat  Inap  Jaminan Kesehatan Masyarakat
Berdasarkan  ICD-10  di  RSUD Simo Boyolali. Infokes , 5 .