## ANALISIS DAN DESAIN SISTEM PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA PT. SURYA TOTO INDONESIA
Rohmat Taufiq 1 , Nida Maelani 2 dan Liesnaningsih 3
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Tangerang E-mail: 1 rohmat.taufiq@umt.ac.id ; 2 maelanida 22@gmail.com; 3 liesnaningsih@gmail.com ;

## ABSTRAK
Penerimaan  Karyawan  baru  dalam  suatu  perusahaan  merupakan  suatu  hal  yang  sangat penting karena menentukan kualitas perusahaan tersebut, Dengan semakin berkembangnya teknologi dan ilmu pengetahuan, semakin berkembang pula proses pendidikan di Indonesia ini. Begitu pula kualitas tenaga kerja semakin bertambah baik yang dari dalam negeri maupun yang dari luar negeri dan jumlahnya semakin meningkat dengan pesat. Menyebabkan banyak perusahaan  atau  instansi-instansi  sulit  memilih  pegawai  karyawan/karyawati  yang  sesuai dengan  kebutuhan  dan  ahli  pada  bidangnya  masing-masing.  Metode  penelitian  yang digunakan  ada  dua  tipe  yaitu  metode  penarian  data  (wawancara,  observasi  dan  studi literature) sedangkan metode analisis dan desain yaitu dengan cara analisis,  perencanaan dan desain dengan menggunakan UML. Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebuah analisis dan  desain  yang  nantinya  bisa  digunakan  untuk  mempermudah  proses  pengembangan sistem inforasi berbasis web di PT. Surya Toto Indonesia.
Kata  Kunci:  Analisis  Sistem,  Rancangan  Sistem,  Sistem  Informasi  Penerimaan  Karyawan Baru .

## ABSTRACT
Acceptance  of  new  employees  in  a  company  is  very  important  because  it  determines  the quality  of  the  company,  with  the  development  of  technology  and  science,  the  growing education  process  in  Indonesia.  Similarly,  the  quality  of  manpower  is  increasing  both  from domestic and overseas and the number is increasing rapidly. Causing many companies or agencies to be difficult to choose employees/workers who meet the needs and experts in their respective  fields.  The  methods  of  study  used  are  two  types  of  data  Penarian  methods (interviews, observations and literature studies) while the method of analysis and design is by means of analysis, planning and design by using UML. The conclusion of this research is an analysis and design that can be used to facilitate the process of development of web-based information system at PT. Surya Toto Indonesia.
Keywords: System analysis, System design, new employee acceptance information System.

## I.PENDAHULUAN
Karyawan  atau  sumber  daya  manusia (SDM)  merupakan  aset  yang  sangat penting dan unik dalam sebuah perusahaan. Diantara aset-aset lain seperti modal, bangunan, mesin, peralatan kantor, persediaan  barang,  dan  lainnya  hanya karyawanlah yang dapat bernapas, berpikir, merasa, dan berperilaku.
Keunikan ini jika memiliki kualitas yang baik dan  dilibatkan  dalam  aktivitas  usaha  akan memberikan  sumbangan  yang  besar  bagi kemajuan perusahaan..
Seiring dengan perkembangan zaman, tuntutan atas kulitas karyawan di perusahaan semakin  tinggi tersebut  dapat bertahan  dan  bergerak  maju  di  tengah
persaingan  global.  Perusahaan  semakin selektif  dalam  memilih  karyawan.  Pada umunya  perusahaan  tidak  memiliki  cukup waktu  untuk  melakukan  seleksi  langsung atas  setiap  calon  karyawannya,  sehingga perusahaan lebih memilih untuk menunjuk pihak  lain  yang  melakukan  penyebaran informasi dan sistem seleksi yang kemudian  akan  menimbulkan  biaya cost . Biaya tersebut tentunya menambah beban pada  perusahaan  dalam  hal  anggaran. Namun,  seiring  perkembangan  sistem penyaluran
informasi dengan menggunakan teknologi, perusahaan dapat  mengurangu  pengeluaran  biaya anggaran  untuk  suatu  proses  perekrutan karyawan baru. Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi informasi
khususnya  penyebaran  informasi  melalui internet  dan  media  komunikasi  seperti handphone dalam tahap perekrutan karyawan baru, sehingga perusahaan lebih mudah  melakukan  penyebaran  informasi kepada calon pelamar.
PT.  Surya  Toto  Indonesia  dalah perusahaan  yang  berdiri  pada  tanggal  11 Juli  1997  di  Jakarta,  Yang  bergerak dibidang sanitary dan fitting , tentu saja PT. Surya Toto Indonesia membutuhkan manusia untuk mengelola sistem tersebut. Sumber  Daya  manusia  merupakan  faktor yang  sangat  penting  dalam  perusahaan. Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  adalah bagian  dari  sistem  yang  terintegrasi dengan  baik,  Dalam  hal  ini  sistem rekrutmen atau penerimaan karyawan baru pada PT. Surya Toto belum adanya aplikasi khusus, masih menggunakan sistem Microsoft Office, membutuhkan sistem atau aplikasi  pengolah  data  untuk  menentukan calon karyawan baru secara efektif.

## II.  LANDASAN TEORI
a. Pengertian Analisis Analisis Sistem adalah pembelajaran sebuah sistem dan komponen-komponennya sebagai prasyarat sistem desain sistem, spesifikasi sebuah  sistem  yang  baru  dan  diperbaiki. Berpindah  dari  definisi  klasik  analisis sistem  ini  ke  sesuatu  sedikit  lebih kontemporer, analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan  langkah-langkah  awal pengembangan  sistem.  Jeffery  (2004).
Sedangkan  menurut  Yogiyanto  (2005) Analisis  Sistem  ( systems  analysis )  dapat didefinisikan  segabagai  penguraian  dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian mengevaluasi permasalahan- permasalahan,  kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan  yang  terjadi  dan kebutuhan-kebutuhan  yang  diharapkan sehingga  dapat  diusulkan  perbaikan- perbaikannya.
b.  Pengertian Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah kumpulan  dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah  tertentu  dengan  cara  mengolah data dengan alat yang namanya komputer sehingga  memiliki  nilai  tambah  dan bermanfaat bagi pengguna. Taufiq (2013). Adapun komponen-komponen sistem informasi  berbasis  computer  menurut O’Brien  (2005)  tediri  dari  Manusia, Hardware, Software, Data dan Jaringa.
c.  Peneriman Karyawan Baru Menurut  Qodri  Z  (2014)  Rekrutmen merupakan  awal  dari  segala  kebutuhan tenaga  kerja.  Tujuannya,  mendapatkan hasil  rekrutmen  yang  ideal.  Ideal  yang dimaksud  disini  adalah  dapat  memenuhi kebutuhan divisi kerja, baik secara kualitas tenaga kerja maupun imbalan.
d.  Pengertian UML
Menurut  Nugroho  (2010) , UML  (Unified Modeling  Language)  adalah  ‘bahasa’ pemodelan  untuk  sistem  atau  perangkat lunak  yang  berparadigma  ‘berorientasi objek”.
Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan
permasalahan- permasalahan  yang  kompleks  sedemikian rupa  sehingga  lebih  mudah  dipelajari  dan dipahami.

## III.  METODE PENELITIAN

## 1.  Metode Pengumpulan Data
Metode –  metode  yang  digunakan  untuk mendapatkan  informasi  dan  data –  data yang diperlukan adalah sebagai berikut:
a.  Metode Interview atau wawancara Metode  wawancara  yaitu  pengumpulan data dengan jalan tanya jawab lisan secara sepihak yang dikerjakan secara sistematis dan berlandaskan pada tujuan penelitian. b.  Metode Kepustakaan Yaitu  dengan  mengumpulkan  berbagai sumber  -  sumber  referensi  baik  berupa
buku,  artikel  dan  sumber –  sumber  lainya sebagai acuan analisis. c.  Metode Observasi Disamping  wawancara,  penelitian  ini  juga melakukan  metode  observasi.  Observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara  sistimatik  terhadap  unsur-unsur yang  tampak  dalam  suatu  gejala  atau gejala-gejala dalam objek penelitian. d.  Metode Kearsipan Yaitu menggunakan arsip-arsip yang ada di PT. Surya Toto Indonesi, Tbk Data-data ini meliputi:
1.  Profil,  struktur  organisasi,  visi,  dan  misi PT. Surya Toto Indonesi, Tbk.
2.  Data penerimaan karyawan baru.
2. Metode Analisa dan Desain
Langkah
yang dilakukan
dalam menganalisis dan
medesain
yaitu
melakukan analisis dengan tepat, melakukan perencanaan dan yang terakhir yaitu membuat desain. Desain yang dibuat dibagi dua yang pertama desain fisik yang digambarkan  dengan Unified  Modeling Language (UML)  dan  yang  kedua  Desain Fisik yaitu tampilan-tampilan yang diusulkan.

## IV. ANALISA DAN PEMBAHASAN
1.  Sistem yang berjalan.
Dari  hasil  wawancara  dan  observasi yang  telah  di  lakukan  di  PT.  Surya  toto, sesuai pembahasan yang di ambil tentang Sistem  penerimaan  karyawan,  adapun kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang  sedang  berjalan  di  PT.  Surya  toto yaitu  sistem  yang  digunakan  selama  ini masih manual dalam hal waktu, penyimpanan  file  yang  kurang  terjamin keamanannya dan kurang efisien, dikarenakan sistem penerimaan karyawan belum maksimal. Pada sistem yang sedang berjalan di PT. Surya toto pengolahan data belum terkomputerisasi Penyimpanan karyawan  baru  yang  masih  dalam  bentuk kumpulan  berkas-berkas  sehingga  data- data karyawan bisa hilang atau rusak dan terjadi redudansi data.
Gambar 1.a. Prosedur yang berjalan
Gambar 1.b. Prosedur yang berjalan

## 2 Perancangan Sistem
Gambar 2. Usecase Diagram Usulan
Pada Gambar 2 . Usecase Diagram Sistem yang diusulkan, ada beberapa aktor yang terlibat dalam sistem, diantaranya :
Tabel 1. Penjelasan aktor Usecase
Diagram
No  Aktor Penjelasan 1 HRD (Recrutment) HRD yaitu orang yang melakukan pengololahan data, kelola data calon karyawan  baru  dan kelola  tes  seleksi, kelola laporan. 2  Direktur Direktur. Menerima laporan  HRD.  Untuk review laporan  yang selanjutnya untuk diarsipkan  oleh  SDM div. 3 Calon Karyawan Baru Calon Karyawan Baru yaitu orang yang melakukan pendaftaran  dan  tes seleksi
Pada Gambar dibawah ini yaitu Statechart Diagram  dan  Activity  Diagram  yang digunakan  untuk  menggambarkan  proses alur  sistem  yang  di  usulkan  untuk  PT. Surya  Toto  Indonesia  Tbk,  Diagram  ini mengandung  aktifitas  dari  masing-masing
usecase  pada  Usecase  Diagram  yang diusulkan. Gambar Statechart Diagram dan Activity Diagram.
Gambar 3. StateChart Diagram Login
Deskripsi  Gambar  3.  Tampilan  login  akan muncul jika user masuk ke website terlebih dahulu  dan ingin melakukan login sistem.
Gambar 4 . Activity Diagram Login
Deskripsi  Gambar  4.  Sama  dengan deskripsi gambar 3.
uc UseCaseDiagram HRD (Recrutment) Pendaftaran Kelola data calon karyawan baru Tes seleksi Kelola laporan Direktur Login Calon Karyawan Baru «extend» «extend» «extend» «extend» stm StatechartLogin Tampil form login Validasi Tampil menu utama Finish Validasi Gagal Input username dan password Validasi berhasil Start act Activ ity Login Sistem HRD Memulai aplikasi Input username & passw ord Menampilkan form login Validasi Tampil menu utama Validasi gagal Validasi berhasil Start Finish
Gambar 5. StateChart Diagram Pendaftaran
Deskripsi  Gambar  5.  Tampilan  menu pendaftar untuk calon karyawan baru akan muncul  jika  calon  karyawan  baru  berhasil masuk.  Dalam  menu  ini  calon  karyawan baru  menginput  data-data  lamaran  yang perlukan perusahaan
Gambar 6 . Activity Diagram Pendaftaran Deskripsi Gambar 6. Sama dengan deskripsi gambar 5.
Gambar 7. StateChart Diagram Kelola
Data Calon Karyawan baru
Deskripsi  Gambar  7.  Tampilan  ini  akan menampilkan  Data  Calon  karyawan  baru dan di kelola oleh HRD, dimana pada menu ini  HRD  bisa  menambah,  mengedit, menginput,  dan  menghapus  data  calon karyawan baru.
stm StatechartPendaftaran Tampil menu utama Tampil form pendaftaran Input daftar Simpan data Fi ni sh Pilih input pendaftaran Data lengkap Start Data tidak lengkap Login Pilih form pendaftaran act Activ ityPendaftaran Sistem Calon karyawan baru Buka aplikasi Tampil menu utama Pilih menu pendaftaran Tampil menu pendaftaran Tampil form pendaftaran Simpan Input data pendaftaran Start Finish
stm StatechartDatacalonkaryaw anbaru Tampil menu utama Tampil menu kelola data calon karyaw an baru Form data calon karyaw an baru Verifikasi data Verifikasi hapus Hapus Simpan Input / edit data Tidak Pilih hapus Pilih menu kelola data calon karyawan baru Finish Pilih input data calon karyawan baru Data lengkap Ya Start Login
Gambar 8 . Activity Diagram Pendaftaran
Deskripsi Gambar 8. Sama dengan deskripsi gambar 7. Pada Statechart Diagram Pendaftaran
Gambar 9. StateChart Diagram Tes Seleksi Deskripsi Gambar 9. Tampilan ini menampilakan soal tes seleksi untuk calon karyawan  baru,  jika  calon  karyawan  baru telah  selesai  menjawab  semua  soal  yang ada  pada  tes  seleksi  maka  nilai  akan otomasi muncul pada menu tes seleksi.
Gambar 10 . Activity Diagram Tes Seleksi
Deskripsi Gambar 10. sama dengan deskripsi gambar 9. Pada Statechart Diagram tes seleksi.
act Activ ityKeloladatacalonkaryawanbaru sistem PKB Login Tampilan menu utama Pilih menu kelola data calon karyawan baru Tampilkan kelola data calon karyawan baru Pilih menu tambah data Tampilkan form tambah data Input data Periksa kelengkapan data Tidak Lengkap Data disimpan Lengkap Cari data Pencarian Data tidak ditemukan pilih menu edit data Data ditemukan Tampilkan form edit data Edit data Periksa kelengkapan data Data diubah pilih menu hapus data konfirmasi hapus data telah di hapus Batal Ya Start Finish s tm Sta te c ha rtTe s s e le k s i Ta mpil me nu uta ma Ta mpil me nu te s s e le k s i Ta mpil form te s s e le k s i Simpa n Ta mpil nila i te s s e le k s i Start Finish Login Pilih menu tes seleksi Pilih input tes seleksi Data lengkap Tampilkan nilai act ActivityTesseleksi Sistem Calon karyawan baru Login Tampil menu utama Pilih menu tes seleksi Tampil menu tes seleksi Tampil form isi soal tes seleksi Simpan Tampil nilai tes Start Finish
Gambar 11. StateChart Diagram Laporan
Deskripsi  Gambar  11.  Tampilan  ini  akan menampilkan  laporan  kelola  data  calon karyawan baru dan laporan tes seleksi, dan laporan  bisa  di  cetak  sesuai  kebutuhan user
Gambar 12 . Activity Diagram Laporan
Deskripsi gambar 12. Sama dengan deskripsi gambar 11. Pada Statechart Diagram Laporan
3. Tampilan Sistem Yang Diusulkan
Pada  rancangan  desain  tampilan  ini akan  menampilkan  apa  yang  sesuai  dan statechart  dan  activity  diagram  diatas, menampilkan
beberapa
menu,
Pendaftaran,  Kelola  data  calon  karyawan baru, Tes seleksi dan Laporan, yang berisi laporan  data  calon  karyawan  baru  dan laporan tes seleksi.
Gambar 13. Tampilan login
Gambar 14. Tampilan Menu utama
s tm Us e  Ca s e  M ode l Ta mpil me nu uta ma Pilih me nu k e lola la pora n Ta mpil me nu la pora n Pilih c e ta k  la pora n Pilih e x c e l / PDF Start Pilih menu kelola laporan Pros e s  c e ta k Fi n i sh Pilih cetak laporan Pilih excel / PDF Cetak Pilih data laporan Login act Activ ityKelolalaporan sistem PKB Login Tampil menu utama Pilih menu kelola laporan Tampil menu kelola laporan Laporan data calon karyawan baru Laporan tes seleksi Tampil data laporan Pilih cetak Pilih excel / PDF Proses cetak Start Finish
Gambar 15. Tampilan Menu Pendaftaran
Gambar 17. Tampilan Menu Tes Seleksi
Gambar 18. Tampilan Menu Laporan

## IV. PENUTUP
Berdasarkan  uraian  pada  pokok  bahasan diatas,  maka  dapat  disimpulkan  sebagai berikut:
1.  Diperlukannya  sebuah  sistem  yang dapat membantu Penerimaan karyawan baru  dalam  mengelola,  mendata,  dan meminimalisir kesalahan
dalam pembuatan laporan karyawan baru
2.  Hasil  analisis  dan  desain  ini  bisa digunakan  sebagai  masukan  untuk merancang  sebuah  sistem  informasi penerimaan karyawan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Whitten L. Jeffery.2004. System
Analysis  and  Design  Methods, 6 th Edition. Mc Graw Hill.
[2]  Jogiyanto  HM  (2005).  Analisis  & Desain. Penerbit Andi. Yogyakarta
[3] Rohmat Taufiq. 2013. Sistem Informsi Manajemen;  Konsep  Dasar,  Analisis dan  Metode  Pengembangan.  Graha Ilmu. Yogyakarta
[4] James A. O’Brien. (2005). Introduction to  Information  System,  12 th ed.
McGraw-Hill, USA.
[5] Qodri,  Z.  M.  L.  2014,  Panduan Lengkap  Human  Resources  Division (HRD) & General Affair (GA), Jaminan
Kesehatan  Nasional  (JKN),  Penebar Swadaya Grup, Jakarta. [6] Adi Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat  Lunak  Berbasis  Objek dengan Metode USDP. Andi. Yogyakarta