Jurnal Vokasi, Vol. 6 No.2 Juli 2022 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat

## PELATIHAN OPTIMALISASI MICROSOFT OFFICE BAGI MAHASISWA TINGKAT AKHIR IAIN LHOKSEUMAWE
Mochamad Ari Saptari 1* ,Trisna 2
1* Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh Jl. Batam Kampus Bukit Indah, Blang Pulo, Lhokseumawe
2 Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Malikussaleh Jl. Batam Kampus Bukit Indah, Blang Pulo, Lhokseumawe.
* Email :moch.ari@unimal.ac.id

## Abstrak
Kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat ini ditujukan bagi  mahasiswa tingkat akhir  lintas  jurusan,  IAIN  Lhokseumawe,  untuk  membantu  mahasiswa  dalam memahami  fungsi  dasar  yang  terdapat  dalam  perangkat  lunak MS.  Office , dengan  efek  untuk  membantu  mereka  dalam  proses  penulisan  tugas  akhir. Dikerenakan sebagian besar diantara mereka hanya sedikit mengetahui fasilitas yang tersedia, oleh karenanya  agak  menghambat proses penulisan tugas akhir mereka,  maka  demikian  kedigatan  ini  diharapkan  dapat  memberikan pengetahuan  secara  maksimal  tentang  fasilitas–fasilitas  tersebut.  Sasaran pengabdian  ini  adalah  pemahaman  dasar  yang  memenuhi  kebutuhan  pada proses  penyusunan  skripsi.  Metode  yang  dilakukan  untuk  mengatasi permasalahan  mahasiswa  tingkat  akhir  meliputi:  survey  pengetahuan  dasar fasilitas  yang  ada  pada MS.  Office ,  pembuatan  modul,  pelaksanaan  pelatihan, dan  evaluasi  kegiatan.  Materi  pelatihan  meliputi  pengantar MS.  Office 2013, penjelasan  singkat  mengenai  fasilitas  yang  dibutuhkan,  format  halaman, membuat  daftar  isi,  daftar  gambar,  daftar  tabel,  penomoran  judul,  subjudul, pembuatan  daftar  pustaka,  dan  penomoran  halaman.  Luaran  pengabdian  ini adalah publikasi di jurnal nasional dan media berita online , video interaktif dan modul pelatihan. Secara keseluruhan kegiatan ini berdampak positif bagi, tidak hanya  bagi  mahasiswa  tingkat  akhir  saja,  tetapi  juga  bagi  juniornya,  ditandai dengan banyaknya peserta yang hadir.
Kata kunci: Pelatihan, Ms. Office , Ms. Word, Ms.Excel , skripsi

## PENDAHULUAN
Seiring  waktu  berjalan,  perkembangan  teknologi  perangkat  lunak  sudah  berkembang sedemikian pesat. Banyak pengguna yang kebingungan memilih perangkat yang cocok untuk memenuhi  kebutuhannya.  Microsoft  Office  adalah  salah  satu  jenis  perangkat  lunak  yang dikembangkan  oleh  perusahaan  Amerika,  dengan  berbagai  versi  dari  era  90-an  hingga  era milennial  saat  ini.  Tercatat,  ada  sekitar  1,2  miliar  pengguna  perangkat  lunak  buatan perusahaan Bill Gates ini (Dinisari 2016). Aplikasi ini terdiri dari beberapa perangkat lunak, dengan berbagai fungsinya masing – masing.
Penguasaan  software  yang  bersifat  praktis  ini,  menjadi  nilai  tambah  bagi  siapapun  yang menguasainya.  Walau  tidak  semua  dikuasai,  penguasaan  secara  optimal  salah  satu  aplikasi yang  terdapat  dalam  paket  ms.  office  sangat  membantu  untuk  mempermudah  melakukan pekerjaan (Desiani, et al. 2021).
Bagi  mahasiswa  yang  menguasai  salah  satu  ataupun  keseluruhan  paket  perangkat  lunak menjadi  nilai  tambah  untuk  menghadapi  persaingan  dunia  kerja.  Organisasi  baik  profit maupun  non profit  memerlukan laporan-laporan kerja baik yang sederhana atau kompleks. Penguasaan  Ms.  office  dapat  mendukung  dalam  pengambilan  keputusan  yang  berdampak signifikan, bagi manajemen maupun karyawannya (Utama 2017).
History Artikel Received : November-2021; Reviewed: November-2021 Accepted: November-2021 Published:
Juli-2022 03-2022
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No.2 Juli 2022 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Lhokseumawe  merupakan  salah  satu  perguruan  tinggi negeri berbasis agama yang sebelumnya bernama STAIN Malikussaleh Lhokseumawe.  Saat ini, IAIN Lhokseumawe ini sudah memiliki 4 fakultas, 15  jurusan/program studi, dan 4702 mahasiswa.  Fakultas yang berbasis agama seperti fakultas syariah dan ushuluddin adab dan dakwah,  umumnya,  mata  kuliah  yang  ditawarkan  lebih  90  %  adalah  berhubungan  dengan agama, sehingga keterampilan mahasiswa dalam menggunakan ms. office sangat kurang.
Tujuan dari kegiatan pengabdian ini, diharapkan mahasiswa tingkat akhir tingkat akhir pada khususnya  dan  semua  tingkatan  pada  umunya  membantu  mereka  dalam  proses  penyusunan skripsi,  acap  kali  mereka  menghadapi  permasalahan  dalam  pemahaman  dasar  fasilistas  atau fungsi  yang  tersedia  dirasa  kurang  optimal,  sehingga  menghambat  produktivitas menulisnya secara  optimal,  terkait  dengan  perangkat  lunak  yang  digunakan.  Utamanya  ms.  office  yang paling  banyak  digunakan.  Akibatnya  berdampak  pada  proses  akreditasi  jurusan,  mengingat salah satu komponen akreditasi adalah lama penyelesaian studi. Maka, sedikit banyak dengan adanya pengabdian ini memberikan dapak positif pada akreditasi kampus.

## METODE PELAKSANAAN
Pelatihan  Optimalisasi  Microsoft  Office  melibatkan  beberapa  pemateri  dosen  Universitas Malikussaleh  yang  sudah  berpengalaman  dibidangnya.  Pelatihan  Optimalisasi  Microsoft Office  bertujuan  untuk  untuk  meningkatkan  pengetahuan,  kemampuan,  dan  keterampilan mahasiswan IAIN Lhokseumawe dalam mengoperasikan microsoft office. Kegiatan pelatihan keterampilan  dilakuan  dengan  pendekatan  andragogi  yang  melibatkan  peserta  secara  aktif melalui ceramah, tanya jawab dan  praktek secara langsung dan akan ditunjang dengan modul (Irmayani and Sudirman 2019).
Modul pelatihan diberikan kepada peserta sebagai alat bantu dalam kegiatan praktek. Untuk mengetahui  keterampilan  yang  dimiliki  oleh  masing  –  masing  mahasiswa  setelah  mengikuti pelatihan,  maka  dilakukan  pendampingan  dan  evaluasi  ke  beberapa  mahasiswa  yang  telah mengikuti  pelatihan. sehingga  mempermudah  mengerjakan  laporan-laporan  khususnya  tugas akhir.
Pelatihan  berlangsung  selama  1  hari  mulai  dari  jam  8.00  sampai  dengan  16.00.  Penerima manfaat kegiatan ini adalah mahasiswa yang dibatasi sebanyak tiga puluh orang karena alasan covid  19  pada  waktu  itu,  tetapi  yang  datang  lebih  daripada  jumlah  yang  telah  ditetapkan, mengingat tingginya antusiasme mahasiswa, sehingga pihak panitia memberikan kelonggaran dengan  menambah  kapasitas  peserta,  tanpa  melanggar  prtotokol  kesehetan,  seperti  tampak pada gambar 1.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pelatihan diawali dengan registrasi peserta dengan google form kemudian pada hari pelatihan  peserta  mengisi  absen,  dimana  pelatihan  dimulai  pukul  08.00-16.00.  pada  sesi pertama materi yang disampaikan meliputi pembuatan pembuatan artikel, paragraph, template surat,  table,  rumus,  setup  halaman  dan  mail  merge,  pembuatan  daftar  gambar,  daftar  isi, penomoran halaman, sitasi,  Pelatihan pada sesi kedua materi yang disampaikan pengenalan prgram excel yaitu menyisipkan kolom, baris, cell Fungsi tanggal dan waktu, Fungsii Logika IF, AND, OR, VLOOKUP, HLOOKUP serta rumus dalam membuat grafik dan filter data.
Gambar 1. Kegiatan pelatihan optimalisasi Microsoft Office
Kemudian    peserta  diberikan  modul Microsoft  Excel  2013 guna  memfasilitasi  para  peserta agar dapat membantu mereka mempelajari materi yang diberikan secara mandiri yang disertai dengan  gambar  dan  penjelasan  agar  peserta  memudahkan  dalam  melakukan  pratek.  Selama kegiatan  ini,  Mereka  memperoleh  banyak  manfaat  dan  keuntungan  dari  kegiatan  yang dilaksanakan.
Pada  pertemuan  sesi  pertama  seperti  tampak  pada  gambar  2  bagian  kiri,  materi  yang disampaikan  oleh  pemateri  kedua,  yaitu  Ibu  Dr.  Trisna,    tentang  pembuatan  rumus  dengan menggunakan  menu  equation  dan  membuat  design  kemudian  membuat  pecahan  dengan fraction  dan  membuat  rumus  kuadrat.  Pembuatan  penomoran  halaman  ,table,  sitasi,  daftar pustaka  secara  otomatis  dan  untuk  yang  terakhir  yaitu  materi  tentang  mail  merge  dan membuat surat undangan dengan mengimplementasikan menggunakan mail merge.
Pada  pertemuan  kedua  yang  tampak  pada  gambar  2  bagian  kanan,  materi  disampaikan  oleh pemateri  pertama,  yaitu  Bapak  Mochamad  Ari  Sapari,  M.Kom,  tentang  penggunaan  IF, mengenalkan  juga  penggunaan  rumus VLOOKUP dan HLOOKUP .  Fungsi VLOOKUP ini digunakan untuk membaca tabel secara vertical (tegak). Rumus yang digunakan yaitu dengan menuliskan “= VLOOKUP (nilai kunci;letak tabel;nomor kolom tabel pencarian)”. Sedangkan HLOOKUP digunakan  untuk  membaca  tabel  secara  horizontal  (mendatar).  Dengan  rumus yang  digunakan  “= HLOOKUP (nilai  kunci;letak  tabel;nomor  baris tabel  pencarian)” (Rianto and Wardana 2019).
Gambar 2. Narasumber sedang menyampaikan materi
Untuk  mengetahui  tingkat  kepuasan  dan  pemahaman  peserta  terhadap  pelatihan  Microsoft Office maka dilakukan evaluasi dengan memberi modul peruntuk diisi oleh peserta (Arif and Masdalipa  2020).  Kuesioner  berisi  pertanyaan  tentang  tingkat  kepuasan  peserta  terhadap
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No.2 Juli 2022 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
penyampaian materi pelatihan yang meliputi: alat peraga yang digunakan, cara penyampaian materi, pemahaman terhadap materi, materi yang disampaikan sesuai dengan kebutuhan, serta fasilitas yang disediakan. Ada lima skala tingkat kepuasan  pada  kuesioner dengan skala (1) sangat tidak puas, (2) tidak puas, (3) cukup, (4) puas, dan (5) sangat puas.  Dari 40 peserta ada sekitar  80%  yang  merasa  sangat  puas,  15  %  merasa  puas,  dan  5%  merasa  cukup  (moderat) seperti pada Gambar di bawah ini :
Gambar 3. Grafik tingkat pemahaman Ms. Office

## KESIMPULAN
Pelatihan  ini  merupakan  cara  yang  efektif  yang  dapat  memberi  manfaat  dan  wawasan terhadap  mahasiswa  akhir  IAIN  dibidang  teknologi  informasi  yang  menurut  evaluasi penguasaan microsfot office yang masih sangat kurang dalam pengoptimalisasi fasilitas yang seharusnya dapat mempermudah dalam meyelesaikan proses akademik.
Berdasarkan  pelatihan  yang  telah  dilaksanakan  bagi  mahasiswa  IAIN  yang  sangat  antusias dalam  mengikuti  pelatihan  meskipun  keterbatasan  waktu  dalam  menyampaikan  materi, mahasiswa masih ingin belajar banyak lagi tentang Microsoft Office . Dari pelatihan tersebut sebagian besar mahasiswa sudah dapat mengoptimalkannya, sesuai dengan arahan yang telah diberikan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Arif,  Alfis,  dan  Risnaini  Masdalipa.  “Pelatihan  Modul  Pembelajaran  Menggunakan MS.Word Bagi Guru SMP Dan Sma Di Pulau Pinang Lahat.” Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 2020: 41-52.
[2] Desiani,  Anita,  Sugandi  Yahdin,  Hermansyah,  Des  Alwine  Z,  Irmeilyana,  dan  Mutiara Savera.  “PEMANFAATAN  APLIKASI  PERKANTORAN  DIGITAL  UNTUK PENGELOLAAN  ADMINISTRASI  DESA  BETI  INDRALAYA  SELATAN.” Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat 5, no. I (2021): 119- 127.
[3] Dinisari, Mia Chitra. Berita, analisis serta navigasi bisnis dan investasi dari Harian Bisnis
Indonesia. 1 April 2016. https://teknologi.bisnis.com/read/20160401/101/533565/microsoft-office-capai-12-miliar- pengguna.
[4] Irmayani  ,  dan  Andi  Mangnguntungi  Sudirman.  “Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia Melalui  Pelatihan  Microsoft  Office  Pada  Aparat  Desa  di  Kecamatan  Lamasi  Timur
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No.2 Juli 2022 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Kabupaten Luwu Provinsi Sulawesi Selatan.” Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat 1, no. 1 (2019): 20-27.
[5] Rianto,  dan  Ari  Kusuma  Wardana.  “Pelatihan  Microsoft  Office  Sebagai  Upaya Pengembangan  dan  Peningkatan  Kemampuan  Penggunaan  Aplikasi  Pengolah  Kata  Dan Angka Bagi Guru Paud Al Muthi’in Yogyakarta.” KACANEGARA Jurnal Pengabdian pada Masyarakat , 2019: 99-104.
[6] Utama, Didit. SIstem Penunjang Keputusan Filosofi, Teori dan Implementasi. Yogyakarta: Garudhawaca, 2017.