Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS

## PEMANFAATAN EXCEL UNTUK PENATAAN ADMINISTRASI KEUANGAN PKK DAWIS MELATI
Rina Candra Noor Santi [1] , Heribertus Yulianton [2] , Felix Andreas Sutanto [3] , Kristophorus Hadiono [4] [1],[2],[3] Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi
[4] Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi
[1] r_candra_ns@edu.unisbank.ac.id*, [2] heri@edu.unisbank.ac.id,
[3] felix@edu.unisbank.ac.id, [4] kristophorus.hadiono@edu.unisbank.ac.id
* Corresponding Author
Informasi Artikel:
Submitted  : 05/Januari/2022 Revised : 07/Januari/2022 Accepted : 17/Januari/2022
Published  : 10/Februari/2022

## Abstrak
Kemajuan  teknologi  yang  semakin  pesat,  menyebabkan  orang harus  belajar  kembali.  Kemampuan  belajar  kembali  yang dimiliki  oleh  setiap  orang  pasti  berbeda.  Administrasi keuangan,  terutama  pada  kegiatan  simpan-pinjam,  bagi kegiatan  PKK  merupakan  salah  satu  aktifitas  yang  harus dikelola  dengan  baik  oleh  ibu-ibu  pengurus  PKK.  Kemampuan memanfaatkan  teknologi  untuk  mendukung  kegiatan administrasi  keuangan  merupakan  hal  yang  penting.  Dalam konteks  tersebut,  pengurus  PKK  Dawis  Melati  di  Kelurahan Kembangarum,  sampai  saat  ini  masih  awam  dalam menggunakan  komputer  dan  aplikasi  yang  dibutuhkan. Kegiatan  pencatatan  simpan-pinjam  yang  dilakukan  oleh  ibu- ibu  PKK    masih  dilakukan  pencatatan  dengan  cara  manual (memanfaatkan  buku  tulis)  dan  perhitungan  manual (menggunakan  kalkulator).  Hal  ini  menimbulkan  kesulitan dalam  membuat  laporan  yang  dibutuhkan  dalam  periode tertentu.  Proses  pencatatan  dan  penghitungan  secara  manual ini  dapat  memberikan  hasil  yang  kurang  sesuai.  Inilah permasalahan  yang  akan  dicoba  untuk  dipecahkan  dalam kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat.  Kegiatan  yang dilakukan dalam  bentuk pendampingan pemanfaatan aplikasi excel/spreadsheet untuk pencatatan dan perhitungan transaksi keuangan kegiatan simpan pnjam. Tujuan dari pendampingan ini  agar  proses  administrasi  kegiatan  simpan-pinjam  menjadi lebih rapi, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kata Kunci: Microsoft Excel, Simpan pinjam, Kembangarum, Pemanfaatan

## 1. P ENDAHULUAN
Perkembangan teknologi, terutama teknologi informasi dan komunikasi (TIK), yang terjadi memberikan  dampak  pada  masyarakat.  Dampak  tersebut  adalah  masyarakat  harus  dapat  belajar kembali untuk memanfaatkan atau menggunakan teknologi TIK untuk menunjang kegiatan mereka. Salah satu kegiatan yang biasa dilakukan oleh masyarakat dalam kelompok yang kecil adalah PKK. Dalam  kegiatan  PKK,  yang  biasanya  banyak  diikuti  oleh  ibu-ibu,  salah  satu  kegiatannya  adalah simpan-pinjam.
Simpan-pinjam yang dilakukan oleh PKK merupakan lembaga keuangan yang bukan bank dengan  memiliki  kegiatan  usaha  menerima  simpanan  dan  memberikan  pinjaman  uang  kepada anggotanya  dengan  bunga  yang  disepakati  bersama.  Tujuan  dari  kegiatan  simpan-pinjam  ini tentunya untuk menyejahterakan anggota PKK.
Untuk  anggota  yang  mengikuti  simpan  pinjam  berhak  mendapat  keuntungan  yang diperoleh  dari  perputaran  uang  yang  dikelola.  Mereka  akan  mendapatkan  sisa  hasil  usaha  yang telah  dijanjikan  diawal  kontrak  sebagai  anggota.  Modal  yang  dikumpulkan  tersebut  kemudian disalurkan  atau  dipinjamkan  kembali  kepada  anggota.  Dengan  dana  pinjaman  itu  para  anggota dapat  mengembangkan  dan  memperluas  usahanya.  Selain  itu,  anggota  dapat  menggunakan  dana tersebut untuk memenuhi kebutuhan hidup keluarganya. (Tuty, 2015).
Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS e-ISSN  2798-4141 | p-ISSN 2798-4052 Vol. 2 No. 1 Februari 2022
Pengurus PKK Dawis Melati di Kelurahan Kembangarum, juga melakukan kegiatan simpan- pinjam  tersebut.  Dalam  melaksanakan  kegiatan  simpan-pinjam  tersebut,  pengurus  PKK  Dawis Melati  menggunakan  proses  administrasi  yang  manual.  Contohnya  seperti  pencatatan  masih dilakukan dengan memanfaatkan media buku, sedangkan perhitungan untuk proses penyimpanan ataupun pinjaman dilakukan dengan bantuan kalkulator biasa.
Kegiatan  pencatatan  administrasi  simpan-pinjam  yang  dilakukan  dengan  memanfaatkan media  buku  dan  bantuan  kalkulator  untuk  menghitung,  memberikan  permasalahan  yang  cukup serius. Permasalahan yang terjadi adalah kesulitan saat melakukan proses perhitungan keuntungan saat  akhir  tahun,  begitu  juga  saat  mencari  data  peminjam.  Pencarian  data  peminjam  cukup  lama karena harus membuka lembaran buku.
Hal  inilah  yang  mendorong  diadakannya  kegiatan  pendampingan  sebagai  bentuk pengabdian  kepada  masyarakat.  Kegiatan  ini  ditujukan  untuk  memberikan  pengajaran  dan pendampingan  kepada  pengurus  PKK  Dawis  Melati  di  Kelurahan  Kembangarum  agar  dapat memanfaatkan teknologi dalam mendukung kegiatan mereka.

## 2. M ETODE
Dalam  menjalankan  kegiatan  pendampingan  dan  pengajaran,  metode  yang  diterapkan pada  saat  kegiatan  diawali  dengan  penjelasan  melalui  ceramah  kemudian  diikuti  dengan  diskusi dan  praktek  secara  langsung.  Materi  secara  umum  diberikan  kepada  ibu-ibu  PKK  Dawis  Melati, tetapi khusus untuk pengurus bagian simpan pinjam, materi yang diberikan lebih detail. Terdapat beberapa  tahapan/metode  yang  dilakukan  saat  pendampingan  tersebut,  tahap  pertama  adalah pemberian  penjelasan  tentang  arti  dari  administrasi  keuangan  beserta  kelebihannya  dan  tahap berikutnya adalah penjelasan dan pendampingan untuk praktikum materi tersebut.
Sebelum masuk ke tahap pemberian materi secara detail tentang fungsi dan kelebihan dari penggunaan  microsoft  excel  dalam  pembuatan  administrasi  keuangan,  maka  akan  dijelaskan terlebih  dahulu  secara  detail  fungsi-fungsi  serta  rumus-rumus  yang  akan  digunakan  pada  saat membuat  laporan  keuangan.  Dan  kemudian  tim  pengabdi  akan  melakukan  pendampingan  dalam bentuk  praktek  secara  langsung  kepada  peserta  tersebut  agar  lebih  mengetahui  dan  memahami cara menggunakan microsoft excel untuk administrasi keuangan di PKK Dawis Melati tersebut.
Dalam  praktikum  ini  dihadiri  oleh  ibu-ibu  PKK  Dawis  Melati  tetapi  pada  saat  latihan pendampingan  yang  menggunakan  komputer  hanya  beberapa  saja,  dikarenakan  tidak  semua peserta  memiliki  komputer  atau  laptop.  Tetapi  melihat  semangat  mereka  yang  sangat  antusias, memberikan  energi  positif  bagi  tim  pengabdi  untuk  memberikan  pendampingan  dan  pelatihan, karena tanpa semangat mereka untuk belajar maka akan sulit untuk mencapai keberhasilan.

## 3. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Anggota  simpan-pinjam  PKK  Kembangarum  biasanya  merupakan  lulusan  SMA.  Mereka bekerja  secara  sukarela  untuk  membantu  pengurus  PKK  Kembangarum  dalam  mendata  dan pencatatan pemasukan serta pengeluaran keuangan. Pendataan dan pencatatan tersebut dilakukan dengan cara manual.
Hal  ini  memberikan  gambaran  yang  jelas,  bahwa  baik  anggota  dan  pengurus  PKK Kembangarum tidak memiliki pengalaman dalam memanfaatkan TIK. Mereka hanya mengandalkan pencatatan  manual  untuk  transaksi  sampai  pada  pelaporan.  Kegiatan  pencatatan  manual  baik untuk transaksi maupun pelaporan ini memberikan kesulitan untuk pengurus PKK dalam membuat laporan akhir tahun. Laporan akhir tahun ini biasanya diikuti pula dengan pembagian keuntungan bagi anggota PKK yang mengikuti kegiatan simpan-pinjam.
Melihat  permasalah  yang  terjadi,  tim  pengabdian  masyarakat  memutuskan  untuk memberikan  pelatihan  dan  sekaligus  pendampingan  untuk  para  pengurus  dan  anggota  yang membantu  dalam  proses  kegiatan  simpan-pinjam.  Tujuannya  adalah  agar  mereka  dapat  dengan mudah mengelola administrasi kegiatan simpan-pinjam dengan bantuan TIK. Diharapkan, kegiatan pendampingan dan pelatihan ini dapat memberikan manfaat bagi pengurus PKK maupun anggota PKK  agar  (1)  mampu  secara  cerdik  memanfaatkan  komputer  untuk  mendukung  kegiatan administrasi yang mereka butuhkan; (2) memiliki catatan yang tertata rapi  tentang data anggota yang  meminjam  atau  menyimpan;  (3)  mampu  mencari  data  peminjam  maupun  penyimpan;  (4) mampu  menghitung  laba  atau  rugi  dari  kegiatan  simpan-pinjam;  dan  (5)  mampu  menghitung prosentase hasil simpan-pinjam.
Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS
Kegiatan  pendampingan  dan  pelatihan  tersebutdilakukan  di  rumah  salah  satu  anggota simpan-pinjam yang berlokasi di Jl. Borobudur Selatan. Kegiatan ini juga dihadiri oleh peserta PKK Dawis  Melati  Kembangarum  sejumlah  15  orang.  Sasaran  dari  pelatihan  ini  adalah  ibu-ibu  PKK Dawis  Melati  Kembangarum  yang  mengelola  kegiatan  simpan-pinjam.  Jarak  antara  Kelurahan Kembangarum  dengan  Kampus  Universitas  Stikubank  (UNISBANK)  kurang  lebih  9  km  dan  dapat ditempuh dalam waktu kurang lebih 30 menit dengan sarana transportasi umum maupun pribadi. Dengan  sarana  handphone,  tim  pengabdian  kepada  masyarakat  dapat  dengan  mudah berkomunikasi dan berinteraksi dengan pengurus untuk menuju ke lokasi.
Sebelum  melaksanakan  ceramah,  diskusi  dan  diikuti  dengan  pelatihan,  tim  melakukan penyusunan  materi  yang  akan  diberikan  kepada  para  peserta.  Susunan  atau  urutan  materi  yang akan diberikan kepada peserta pendampingan dan pelatihan terlihat pada tabel 1.

## T

## ABEL 1. T AHAPAN KEGIATAN DAN PENJELASAN
No. Tahapan Kegiatan Penjelasan 1 Penjelasan Manfaat dari Pembukuan Keuangan. Ceramah Manfaat tentang Pembukuan Keuangan. 2 Penjelasan tampilan antar muka Microsoft Excel. Demo dan penjelasan tampilan antar muka Microsoft Excel. 3 Diskusi mengenai fungsi-fungsi Microsoft Excel yang akan digunakan. Demo, penjelasan, dan pelatihan mengenai fungsi-fungsi dari Microsoft Excel yang akan digunakan. 4 Contoh penggunaan fungsi dan penerapan rumus di Microsoft Excel. Demo, penjelasan, dan pelatihan penerapan fungsi dan rumus di Microsoft Excel.
Dari tabel 1 sebagai panduan, maka tim pengabdian masyarakat kemudian melaksanakan pendampingan dan pelatihan yang telah direncanakan. Gambar 1 dan Gambar 2 merupakan salah satu  hasil  tangkapan  kamera  dari  tim  pengabdian  masyarakat  saat  kegiatan  pendampingan  dan pelatihan dilaksanakan.

## G AMBAR 1. P ESERTA P ENDAMPINGAN DAN P ELATIHAN PKK D AWIS M ELATI .
Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS

## G AMBAR 2. P ESERTA P ENDAMPINGAN DAN P ELATIHAN PKK D AWIS M ELATI SEDANG P RAKTEK

## 3.1 P ENJELASAN M ANFAAT P EMBUKUAN K EUANGAN
Materi  ceramah  untuk  penjelasan  tentang  pembukuan  keuangan  ini  diharapkan  akan mempermudah para pemegang kas simpan pinjam dalam mencatat semua transaksi, baik transaksi keluar ataupun masuk pada PKK Dawis Melati.
Menurut  Tuty  (2015)  bahwa  Setiap  organisasi  kelompok,  wajib  mengelola  administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Sebab dengan administrasi  keuangan  yang  baik,  keuangan  kelompok  dapat  terkendali  dan  pada  waktu  tertentu akan  mudah  untuk  diketahui  sehingga  dapat  digunakan  sebagai  bahan  untuk  pengambilan keputusan.  Pendampingan  ini  memiliki  konsep  bahwa  dalam  membuat  pembukuan  keuangan mudah dan simple, dan dengan menggunakan aplikasi keuangan sebuah persoalan yang berkaitan dengan transaksi keluar dan masuk akan mudah diketahui.
Secara garis besarnya manfaat dari pembukuan adalah untuk mengetahui setiap transaksi yang dilakukan di dalam perusahaan. Dengan mengetahui transaksi apa saja yang ada pada hari itu maka akan diketahui bagaimana distribusi uang pada hari itu, kemana uang itu pergi, dan dari siapa saja uang itu keluar. Dan juga akan memberikan kemudahan dalam mencatat transaksi-transaksi dan pembuatan laporan keuangan tanpa harus mempelajari teori akutansi keuangan.
Sehingga  penjelasan  dalam  bentuk  ceramah  ini  dapat  dipastikan  jika  para  peserta  PKK Dawis  memahami  tentang  pembukuan  maka  akan  mendapatkan  banyak  kemudahan  untuk bertransaksi dibagian keuangan simpan pinjam pada PKK Dawis Melati.

## 3.2 P ENJELASAN , D EMO DAN P ELATIHAN M EMANFAATKAN M ENU M ICROSOFT E XCEL
Tujuan untuk ceramah pada penjelasan Menu Microsoft Excel adalah untuk mempermudah pada  saat  melakukan  pendampingan  dan  pelatihan.  Dikarenakan  beberapa  peserta  masih  belum paham tentang Microsoft Excel. Dan juga karena pada microsfot excel ini bukan hanya pengetikan biasa,  melainkan  membentuk  sebuah  kolom  atau  spreadsheet  untuk  manajemen  data  serta melakukan fungsi-fungsi Excel.
Untuk mengawali dalam pelatihan tersebut, perlu pengenalan aplikasi microsoft excel dan sistem  operasi  yang  akan  dipakai  selama  pelatihan.  Penjelasan  tentang  sistem  operasi  adalah perangkat  lunak  sistem  yang  mengatur  sumber  daya  dari  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak, serta  sebagai  daemon  untuk  program  komputer.  Tanpa  sistem  operasi,  pengguna  tidak  dapat menjalankan program aplikasi pada komputer mereka. Salah satu perangkat adalah microsoft excel. (Zaky, 2015)
Sedangkan Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk mengolah sebuah data dengan otomatis melalui berbagai bentuk seperti rumus, perhitungan dasar, pengolahan data, pembuatan tabel, pembuatan grafik hingga manajemen data. (Tua, 2013)
Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS e-ISSN  2798-4141 | p-ISSN 2798-4052 Vol. 2 No. 1 Februari 2022
Aplikasi Microsoft Excel merupakan bagian dari Microsoft Office. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi  dan  pembuatan  grafik  yang,  dengan  menggunakan  strategi marketing Microsoft  yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di  dalam komputer  mikro hingga  saat  ini.  Bahkan,  saat  ini  program  ini  merupakan  program spreadsheet paling banyak digunakan oleh  banyak pihak, baik di platform  PC  berbasis Windows maupun  platform Macintosh berbasis Mac  OS,  semenjak  versi  5.0  diterbitkan  pada  tahun 1993. Tampilan dari Microsoft Excel yang saat ini sudah banyak berkembang dibandingkan dengan saat awal  diluncurkan  oleh  Microsoft.  Tampilan  awal  dari  Microsoft  Excel  yang  digunakan  sebagai materi pendampingan dan pelatihan seperti Gambar 3.

## G AMBAR 3. P ENJELASAN T AMPILAN M ICROSOFT E XCEL .

## 3.3 D ISKUSI F UNGSI F ORMAT DARI M ICROSOFT E XCEL
Pada sesi ini, anggota tim pengabdian masyarakat yang bertugas, mengajak diskusi dengan peserta pelatihan tentang masing-masing fungsi dari Microsoft Excel. Tujuan dari kegiatan diskusi ini  adalah  sebagai  bentuk  pendekatan  terhadap  peserta  pendampingan  supaya  saat  memberikan penjelasan  maupun  pendampingan  anggota  tim  yang  bertugas  dapat  memahami  karakter  dari peserta agar mudah memahami penjelasan yang diberikan.
Untuk  Microsoft  Excel  terdapat  beberapa  format  yang  akan  digunakan  pada  saat menganalisa,  menghitung,  mengganti  tanggal,  dan  lain-lain.  Format  tersebut  memiliki  fungsi  dan kegunaan yang berbeda, Enterprise (2019). Contohnya format tampilan angka (Gambar 4), format tanggal, format angka, format cell, format waktu, format style,  dan lain-lain.

## G AMBAR 4. M EMANFAATKAN P EMFORMATAN A NGKA .
Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS

## 3.4 P ELATIHAN M EMANFAATKAN R UMUS
Setelah para peserta memahami fungsi dan format dari microsoft excel kemudian peserta mulai diberikan pelatihan inti yaitu penggunaan dari rumus-rumus microsft excel untuk membuat pembukuan keuangan.
Dalam penggunaan rumus dari microsoft excel, ada beberapa yang perlu dijelaskan sebagai dasar untuk memahaminya. Rumus dasar tersebut Lee (2016), antara lain:
a. SUM()
Contohmenjumlahkan nilai yang terdapat pada sel D1 sampai D10, rumus yang dituliskan adalah  “=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10”,  tetapi  akan  lebih mudah dilakukan bila memanfaatkan fungsi sum(). Fungsi sum() dituliskan seperti =sum(D1:D10)
b. AVERAGE()
Merupakan fungsi untuk mendapatkan rata-rata dari keseluruhan data numerik yang ada. Caranya  adalah  dengan  meletakan  kursor  pada  sel  yang  diinginkan  kemudian  ketikan =average(C2:C11) dan diikuti dengan penekanan tombol enter (Gambar 5).

## G AMBAR 5. C ONTOH M ENERAPKAN F UNGSI A VERAGE .
c. MAX()
Fungsi ini berguna untuk mendapatkan nilai maximum dari data yang ada di sebuah kolom. Data yang akan dicari nilai maximumnya biasanya bertipe numerik. Penulisan fungsi max() dalam excel dilakukan seperti =max(A2:A10) (Gambar 6).

## G AMBAR 6. P ENERAPAN F UNGSI M AX ().
d. MIN()
Fungsi  ini  berguna  untuk  mendapatkan  nilai  minimum  dari  kumpulan  data  yang  ada  pada sebuah kolom (Gambar 7).
Jurnal Pengabdian Masyarakat INTIMAS

## G AMBAR 7. P ENERAPAN F UNGSI MIN().
Pada  contoh  gambar  diatas,untuk  mencari  nilai  terendah  pada range (A2:A10)  adalah dengan menggunakan rumus pada Microsoft Office Excel yaitu MIN (A2:A10). Seperti yang terlihat pada contoh gambar 6. bahwa nilai terendah pada range (A2:A10) adalah 60. Sehingga harapannya yaitu para peserta mampu membuat pembukuan sederhana dengan Microsoft Excel  dan mampu menggunakan serta mengaplikasikannya.

## 4. K ESIMPULAN
Dari  kegiatan  pendampingan  yang  telah  dilakukan  oleh  tim  Pengabdian  Kepada Masyarakat UNISBANK maka dapat ditarik beberapa kesimpulan bahwa (1). Penggunaan Microsoft Excel mempermudah dalam pembukuan. (2). Dengan menggunakan Microsoft Excel mempermudah dalam  menghitung  kerugian  dan  keuntungan  dari  simpan  pinjam.  (3).  Mempermudah  pencarian prosentase dan mempermudah pencarian data.
Untuk  perbaikan  tim  pengabdian  dimasa  yang  akan  datang  adalah  (1).  Perlu  adanya pendampingan  berkelanjutan  bagi  Ibu-ibu  PKK  Dawis  Melati  agar  semakin  paham  dan  semakin optimal dalam menggunakan komputer. (2). Perlu adanya analisis paska pelatihan/pendampingan, sehingga kemanfaatannya dapat lebih terukur.

## D AFTAR P USTAKA
W, Tuty (2015). Mahir Dalam Administrasi Pencatatan Keuangan , Alex Media, Bandung.
Lee, C. (2016). Belajar Microsoft Excel - Step by step. Elex Media Komputindo.
Enterprise, J. (2019). Belajar Sendiri MS office 2019 Dan 365. Elex Media komputindo.