JURNAL ILMIAH KESEHATAN RUSTIDA| Page : 37 – 43
Vol. 06 No. 01 Januari 2019 | p-ISSN2356-2528; e-ISSN 2620-9640

## PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PERBEKALAN
FARMASI DI INSTALASI KAMAR OPERASI RSIG
Anggi Gilang Yudiansyah 1
Email: anggigilang@gmail.com
1 Program  Studi  Magister  Manajemen  Rumah  Sakit  Fakultas  Kedokteran Universitas Brawijaya, Malang Navis Yuliansyah 2 2 RSI G Achmad Zani Pitoyo 1 1 Program  Studi  Magister  Manajemen  Rumah  Sakit  Fakultas  Kedokteran Universitas Brawijaya, Malang

## ABSTRAK
Ruang operasi merupakan tempat yang memiliki peranan yang sangat krusial di  Rumah  Sakit  dan  harus  dikelola  sebaik-baiknya,  karena  kegiatan  operasi membutuhkan biaya perawatan, biaya operasi, dan biaya sumber daya yang tinggi. Ruang  operasi  menghabiskan  biaya  9%  dari  anggaran  tahunan  rumah  sakit. Pengeluaran  terbesar  di  rumah  sakit  adalah  untuk  aktifitas  ruang  operasi,  yaitu sekitar  40%  dari  70%  pengeluaran  rumah  sakit.  Besarnya  biaya  operasi  terjadi akibat  banyaknya  sumber  daya  yang  digunakan  untuk  melaksanakan  operasi meliputi  staf,  peralatan,  obat-obatan,  dan  fasilitas.  Maka  rumah  sakit  harus melakukan  efisiensi  biaya  agar  dapat  melakukan  perbaikan  terus  menerus  untuk bertahan.  Perencanaan  dan  pengadaan  perbekalan  farmasi  di  Instalasi  Kamar Operasi  RSI  G  untuk  memenuhi  kebutuhan  operasional  belum  dilakukan  secara terstruktur,  sehingga  stok  obat  masih  terkadang  kekurangan.  Masalah  lain  yang muncul adalah tidak terlayaninya beberapa obat yang diminta ke Instalasi Farmasi. Hal tersebut mendorong penulis untuk melakukan studi kasus untuk menganalisa faktor penyebab dan alternatif solusi masalah tersebut.
Prioritas  akar  masalah  diitentukan  menggunakan fishbone  diagram dengan melakukan Focus  Group  Discussion dengan  instalasi  terkait.  Alternatif  solusi dipilih  berdasarkan  hasil  prioritas  akar  masalah  dan  penyusunan  melalui  studi literatur, data rumah sakit, serta diskusi dengan unit terkait.
Prioritas akar masalah hasil analisa adalah belum adanya panduan perbekalan farmasi di Instansi Kamar Operasi (IKO). Alternatif solusinya adalah penyusunan panduan dan alur pelayanan.
Maka  butuh  adanya  sebuah  Panduan  Perbekalan  Farmasi  di  Instalasi  Kamar Operasi RSI G.
Kata kunci: kamar operasi, keselamatan, perbekalan, farmasi

## PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah salah satu sarana kesehatan  yang  sangat  penting. Rumah sakit berperan sebagai penyelenggara  pelayanan  kesehatan secara  paripurna  untuk  perorangan, yang  didalamnya  terdapat  pelayanan rawat  jalan,  rawat  inap,  dan  gawat darurat  (Undang-Undang  Republik Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009 Tentang  Rumah  Sakit  Tahun  2009). Rumah  sakit  memiliki  pelayanan yang  sangat  kompleks,  padat  karya, padat  teknologi,  padat  modal,  dan tentunya  padat  masalah.  Sehingga membutuhkan  sumber  daya  manusia dan  sarana prasarana  yang memadai. Perkembangan  industri  kesehatan terus  mengalami  peningkatan  yang pesat,  dan  salah  satu  akomodasi pelayanan  kesehatan  tersebut  adalah rumah sakit (Mulyana, 2010). Rumah sakit  sebagai  organisasi  yang  tujuan utamanya adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat, dimana  pendapatan  diperoleh  dari banyaknya  jumlah  pasien yang percaya  bahwa  rumah  sakit  adalah tempat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.  Sehingga  penting  bagi manajemen  untuk  mempertahankan kepercayaan pasien.
Untuk dapat melaksanakan tugas sesuai  Peraturan  Presiden  RI  Nomor 77  tahun  2015  tentang  Pedoman Organisasi  Rumah  Sakit  Umum, maka rumah sakit harus menjalankan beberapa fungsi, salah satunya adalah fungsi  menyelenggarakan  pelayanan medik,  pelayanan  penunjang  medik dan  non  medik.  Pelayanan  farmasi merupakan salah satu dari pelayanan penunjang  medik  yang  tidak  dapat dipisahkan  dari  pelayanan  rumah sakit  secara  keseluruhan.  Pelayanan
farmasi sebagai salah satu pelayanan penunjang  medik  terapeutik  bersama dengan  kegiatan  lain  seperti  ruang operasi,  instalasi  gawat  darurat,  dan rehabilitasi medik (TY, 2002).  Suatu rumah  sakit  harus  memberikan pelayanan  yang  optimal.  Pelayanan kesehatan membutuhkan proses yang cepat karena berkaitan dengan manusia  sehingga  semakin  cepat pelayanan  maka  akan  lebih  baik, begitu pula sebaliknya (De Vries dan Huijsman, 2011). Berdasarkan Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI nomor 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan  Kefarmasian  di  Rumah
Sakit, sistem persediaan obat,
terutama  obat-obatan  merupakan  hal krusial karena termasuk bagian tidak terpisahkan  dari  sistem  pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi  pada  pelayanan  pasien ( patient oriented ).
Ruang operasi merupakan tempat yang  memiliki  peranan  yang  sangat krusial  di  rumah  sakit  dan  harus dikelola sebaik-baiknya, karena kegiatan operasi membutuhkan biaya perawatan,  biaya  operasi,  dan  biaya sumber  daya  yang  tinggi  (Cardoen, Demeulemeester  dan  Beliën,  2010). Ruang  operasi  menghabiskan  biaya 9%  dari  anggaran  tahunan  rumah sakit (Gordon et al. , 1988).
Pengeluaran  terbesar  di  rumah  sakit adalah  untuk  aktifitas  ruang  operasi, yaitu sekitar 40% dari 70% pengeluaran  rumah  sakit  (Denton, Viapiano dan  Vogl,  2007). Besarnya biaya operasi terjadi akibat banyaknya sumber daya yang
digunakan untuk melaksanakan operasi meliputi staf, peralatan, obat- obatan,  dan  fasilitas.  Maka  rumah
sakit harus melakukan efisiensi biaya agar dapat melakukan perbaikan terus menerus untuk bertahan.
RSI  G  merupakan  rumah  sakit swasta tipe C dengan 98 tempat tidur dan memiliki 3 kamar operasi (RSIG, 2018). Pemilihan perbekalan farmasi di Instalasi Kamar Operasi (IKO) RSI G mengikuti formularium rumah sakit yang mempertimbangkan usulan dokter  pengguna  dan  dibandingkan dengan obat  yang sebelumnya sudah ada. Hal ini sudah sesuai  dengan tata cara  seleksi  obat  yang  tertera  dalam Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI
nomor 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan  Kefarmasian  di  Rumah Sakit (Permenkes, 2016). Perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi di Instalasi Kamar Operasi  RSI  G  untuk  memenuhi kebutuhan operasional belum dilakukan secara terstruktur, sehingga stok obat masih terkadang kekurangan.  Masalah  lain  yang muncul  adalah  tidak  terlayaninya beberapa  obat  yang  diminta  ke Instalasi Farmasi dikarenakan kurangnya komunikasi dan kurangnya kepatuhan proses pendokumentasian perbekalan farmasi di Instalasi Kamar Operasi.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  merupakan  studi kasus yang bertujuan untuk menggali faktor-faktor  penyebab  tidak  efektif dan efisiennya perbekalan farmasi di
IKO RSI G. Metode yang digunakan untuk  identifikasi  akar  masalah menggunakan  alat  bantu fishbone diagram berdasarkan  faktor  4  M (man,  method,  material,  machine).
Pencarian akar permasalahan dilakukan melalui observasi lapangan,  wawancara,  studi  data rumah  sakit,  studi  literatur  serta Focus  Group  Discussion (FGD) dengan instalasi terkait.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

## Hasil
Dari  pencarian  akar  masalah didapatkan  permasalahan  mendasar, yaitu belum adanya panduan dan alur perbekalan  farmasi  di  IKO  RSI  G, dan belum ada form pencatatan obat- obatan  yang  belum  terlayani  oleh Instalasi Farmasi (gambar 1). Karena akar masalah yang didapatkan adalah belum adanya panduan alur perbekalan  farmasi  dan  form  catatan sehingga  solusi  yang  diambil  adalah membuat panduan perbekalan farmasi  khusus  di  IKO  beserta  alur pelayanan  berupa flowchart (gambar 2),  dan  membuat  form  pencatatan obat-obatan  yang  belum  terlayani. Tahapan  dan  teknis  pembuatan panduan,  alur  dan  form  dibuat berdasarkan  tata  naskah  yang  sudah disahkan  oleh  rumah  sakit.  Tata naskah RSI G dibuat berdasarkan dari Panduan  KARS  (Komite  Akreditasi Rumah Sakit).
Gambar 1 Diagram fishbone masalah di IKO RSI G.
Pembahasan Masalah  kurang  efektif  dan efisiennya  perbekalan  farmasi  di Instalasi  Kamar  Operasi  kemudian dilakukan identifikasi penyebab menggunakan  alat  bantu  diagram fishbone berdasarkan  faktor  4  M ( man, method, material, dan
machine ).  Pencarian  akar  masalah dilakukan melalui observasi di lapangan,  wawancara,  data  rumah sakit,  studi  literature,  dan Focus Group  Discussion  (FGD) dengan instalasi  terkait.  Dari  pencarian  akar masalah  didapatkan  bahwa  faktor komunikasi  yang  baik  antar  instalasi adalah  salah  satu  faktor  penyebab masalah.  Selain  itu  faktor  kurang SDM  juga  turut  andil,  sehingga menyebabkan double job pada karyawan. Dengan adanya double job maka  tidak  jelas  siapa  yang  menjadi penanggung  jawab  alkes  dan  obat  di instalasi. Selain itu, Uraian Tugas dari seksi  alkes  dan  obat  yang  belum dibuat, disosialisasikan, dan disahkan oleh  rumah  sakit  menjadi  salah  satu faktor penyebab masalah tidak efektif dan efisiennya perbekalan farmasi di Instalasi  Kamar  Operasi.  Identifikasi
akar  masalah  dari  masalah  kurang efektif  dan  efisiennya  perbekalan  di
Instalasi  Kamar  Operasi  disebabkan oleh beberapa faktor. Faktor berdasarkan tinjauan dari penggunanya  ( man ),  dari  metodenya
( method ),  dan  dari  alat  dan  sistem penunjangnya ( material dan machine ). Hasil  observasi  dan  wawancara didapatkan masalah dipengguna
( man ) adalah kurangnya sumber daya manusia  di  Instalasi  Kamar  Operasi sehingga menyebabkan adanya double job . Selain itu seksi inventaris alat  kesehatan  dan  obat  belum mengetahui tugas dan wewenangnya, ini dikarenakan belum adanya uraian tugas dari seksi tersebut. Faktor yang mempengaruhi efisiensi adalah motivasi,  kemampuan  kerja,  suasana kerja, lingkungan kerja, perlengkapan serta  prosedur  kerja.  Motivasi  dan kemampuan  kerja  terkait  dengan sumber daya manusia yang memadai (Yuspita,
2012). Kurangnya komunikasi  dari  petugas  Instalasi Kamar  Operasi  dengan  instalasi  lain khususnya  Instalasi  Farmasi  juga termasuk faktor penyebab dari
masalah  tersebut.  Ini  sesuai  dengan prinsip  agar  keamanan  penggunaan obat  dapat  tercapai,  yaitu  dengan adanya  sistem  yang  berpusat  pada pasien,  adanya  kolaborasi  yang  baik antar  anggota  tim,  dan  tenaga kesehatan  dapat  bertanggung  jawab dan cepat tanggap dalam mekanisme kerja  mereka  (Hicks,  Wanzer  dan Goeckner, 2011).
Di  RSI  G  sudah  memiliki pedoman pengorganisasian dari Instalasi  Kamar  Operasi,  di  dalam pedoman  tersebut  berisi  tentang struktur  organisasi  dari  Instalasi Kamar Operasi. Selain itu juga berisi uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing  jabatan  di  struktur organisasi  tersebut.  Namun  untuk jabatan  seksi  alkes  dan  obat  belum tertulis  untuk  uraian  tugas  dan tanggung jawabnya. Sehingga belum jelas  seksi  tersebut  harus  melakukan apa  dan  harus  berkoordinasi  dengan siapa.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh Surbayati (2009) menunjukkan masalah  pada  sistem floor  stock
meliputi terjadinya kekosongan obat, sistem floor  stock yang  tidak  efektif dan  efisien,  sistem  pelaporan  dan penggunaan floor  stock yang  kurang baik juga terjadi di ICCU RSUD Dr.
Zainoel Abidin Banda Aceh. Penelitian  ini  menghasilkan  satu kesepakatan  berupa  alur  permintaan, pengurangan  item,  serta  formulir yang  digunakan  untuk  permintaan dan pemantauan floor stock di ICCU. Ini bertujuan untuk kemudahan dalam pengelolaan  suplai  (Surbayati  dan Suryawati,  2009).  Penggunaan  obat anestesi  dan  alat  kesehatan  habis pakai  di  Instalasi  Bedah  RSUD Purbalingga belum efisienpun karena terkait  dari  tidak  adanya  sistem
pencatatan  dan  pelaporan  yang  baku (Syamas, 2000).
Belum  ada  Panduan  Perbekalan Farmasi  di  Instalasi  Kamar  Operasi RSI  G  juga  menjadi  masalah mendasar tidak efektif dan efisiennya perbekalan  farmasi.  Instalasi  Kamar Operasi  belum  mempunyai  Panduan yang berisi alur pelayanan ( flowchart ), uraian tugas dan wewenang dari Seksi  Inventaris Alat Kesehatan  dan  Obat,  dan  tidak  ada pencatatan  alkes  dan  obat-obatan yang  belum  terlayani  oleh  Instalasi Farmasi.  Proses  perbekalan  obat- obatan perlu disusun dan direncanakan  dengan  baik  melalui farmasis,  begitu  juga  alur  pelayanan dari  farmasis  ke  ruang  operasi  dapat meminimalisir medical error (Rebidas,  Smith  dan  Denomme,
1999).
Budaya  yang  masih  dipakai beberapa  staf  di  Instalasi  Kamar Operasi  adalah  budaya  menunggu untuk melayani atau dilayani. Sehingga beberapa perbekalan farmasi  yang  belum  terlayani  oleh Instalasi Farmasi tidak selalu dikonfirmasi  ulang  pihak  Instalasi Kamar  Operasi,  karena  banyak menunggu untuk dilayani oleh
Instalasi  Farmasi.  Di  dalam  buku Lean  Hospitals:  Improving  Quality, Patient Safety, And Employee Satisfaction , ada 8 potential-wastes di rumah sakit yang dapat mengakibatkan  tidak  efektif  dan efisiennya  pelayanan.  Salah  satu potensi  tersebut  adalah Waiting atau menunggu  untuk  melayani  atau dilayani (Graban, 2011).

## KESIMPULAN
Dari beberapa permasalahan tersebut  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa butuh adanya sebuah Panduan Perbekalan  Farmasi  di  Instalasi Kamar Operasi RSI G sebagai solusi. Dalam  Panduan  terdapat  pula  alur pelayanan  agar  komunikasi  antar multidisplin  dapat  terjaga.  Uraian tugas wewenang dari Seksi Inventaris Alkes  dan  Obat  di  dalam  Panduan, sehingga  dapat  paham  dengan  tugas dan wewenangnya. Selain itu Instalasi Kamar Operasi RSI G butuh buku bantu atau form untuk memfasilitasi  agar  obat-obatan  dan alkes  yang  belum  terlayani  dapat terdokumentasi dengan baik, sehingga memudahkan untuk memeriksa  obat  dan  alkes  apa  saja yang belum terlayani. Seringkali pada proses prescribing di Instalasi Kamar Operasi  berkaitan  dengan  kesalahan yang  disebabkan  multidisiplin  yang memberikan obat-obatan, tidak jarang pula  komunikasi  antar  multidispliner tidak cukup baik.

## SARAN
Pentingnya  komunikasi  yang baik  antar  multidisiplin,  dilanjutkan dengan  adanya pencatatan  yang baik misal dengan rekam medis komputerisasi.

## DAFTAR PUSTAKA
Cardoen, B., Demeulemeester, E. and Beliën,  J.  2010.  Operating  room planning  and  scheduling:  A literature review, European journal  of  operational  research . Elsevier, 201(3), pp. 921–932. Denton, B., Viapiano, J. and Vogl, A. 2007.  Optimization  of  surgery sequencing and scheduling decisions under uncertainty, Health care management science . Springer, 10(1), pp. 13– 24.
Gordon, T. et al. 1988.  Surgical unit time  utilization  review:  resource utilization and management implications, Journal of Medical Systems .  Springer,  12(3),  pp. 169–179. Graban,  M.  2011. Lean  hospitals: improving quality, patient safety, and  employee  satisfaction .  CRC
Press. Hicks,  R.  W.,  Wanzer,  L.  and Goeckner, B. 2011. ‘Perioperative  pharmacology:  A framework for perioperative medication safety’, AORN Journal . AORN,  Inc., 93(1), pp. 136–145. doi: 10.1016/j.aorn.2010.08.020. Mulyana,  E.  R.  2010.  Pengaruh Kualitas  Pelayanan  Terhadap Kepuasan dan Kepercayaan Pasien Rawat  Inap Rumah Sakit Ganesha  Gianyar, Universitas Udayana, Denpasar .
Nadzam,  D.  M.  1998.  A  systems approach  to  medication  use’,
Medication  use:  A  systems approach  to  reducing  errors.
Oakbrook  Terrace  (IL):  Joint
Commission , pp. 5–17.
Permenkes. 2016. Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit . Rebidas,  D.,  Smith,  S.  T.  and Denomme, P. 1999. ‘Redesigning medication
distribution  systems  in  the  OR’,
AORN  Journal ,  69(1),  p.  184– 186, 188, 190, passim. Available at:
http://www.ncbi.nlm.nih.gov.my access.library.utoronto.ca/pubme d/9932177. RSIG.  2018. Profil  Rumah  Sakit
Islam Gondanglegi .
Surbayati, E. and Suryawati, S. 2009. Upaya  pengembangan  pedoman sistem  floor  stock  di  ICCU RSUD Dr. Zainoel Abidin Banda
Aceh. Universitas Gadjah Mada. Syamas,  R.  2000. Analisis  biaya pemakaian obat dan alat kesehatan habis pakai di instalasi bedah RSUD Purbalingga . Universitas Gadjah Mada. TY,  A.  2002.  Pelayanan  Farmasi dalam  Manajemen  Administrasi Rumah Sakit’. Jakarta: UI Press.
Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor  44  Tahun  2009  Tentang Rumah Sakit. 2009.
De Vries, J. and Huijsman, R. 2011. ‘Supply  chain  management  in health  services:  an  overview’, Supply  Chain  Management:  An International  Journal .  Emerald Group Publishing Limited, 16(3),
pp. 159–165.
Yuspita,  R.  2012. Efisiensi  dan Efektivitas dalam Birokrasi .
Universitas Jendral Soedirman.