## PERAN KOMUNIKASI  SEBAGAI PENDUKUNG PERUEAfIAN ORGANISASI

## Benedicta  Evienia Prabawanti
Magister  Manajemen  Universitas  Parahyangan

## Abstract
Every changing in organizatiotn potentiatty produces  some conflicts because  it make  unpredictable situation  for every elements and members of organization. The changing  causes a problem if it is not communicated effectively to them. They accept the organizational changing only if they know and realize that changing is important for organizational  development  and surviving in its environment. They must be informed  that they are not be worsen but advantaged because it. The communication must be done befop, during, and after  the changing of organization  to make  the changing move smoothly.This article  describes the communication role in the changing of organization. lt emptoys cases of two companies as examples of the communication role in smooth and effective  change  in organization  that make them go to the better situation.
Keywords: The changing of organization , Communication

## Pendahuluan
Lingkungan organisasi selalu mengalami perubahan, baik perubahan  yang drastis maupun  perubahan yang berlangsung perlahan secara terus menerus.  Dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan serba cepat  tersebut,  keputusan untuk  melakukan perubahan bukan lagi menjadi pilihan yang dapat dihindari organisasi.  Perubahan  dilakukan supaya organisasi dapat bertahan  dan terus berkembang, oleh karena itu organisasi dan  seluruh individu  yang terlibat di dalamnya  harus dapat menyesuaikan diri dan menanggapi  secara  positif perubahan tersebut.
Upaya  organisasi untuk menanggapi perubahan lingkungan membutuhkan penyesuaian dan perubahan dalam organisasi. Organisasi menyadari bahwa mengelola perubahan merupakan suatu hal yang rumit dan tidak mudah.  Banyak dan begitu  panjang tahapan-tahapan yang harus dilalui  untuk  sampai  pada perubahan dengan  hasil yang baik bagi semua anggota organisasi.  Ketika  suatu organisasi  memutuskan untuk membuat perubahan maka serangkaian proses menuju perubahan harus dijalani seluruh  anggota organisasi. Saat proses  perubahan itu terjadi anggota organisasi sering menganggap bahwa  proses perubahan membawa kepada situasi yang kurang menyenangkan, situasi yang biasa terjadi  ketika  seseorang  diminta  untuk berpindah dari tempat lama menuju  ke tempat baru.
78
Volume 12, Nomor 1, Januari  2008
Setiap proses yang berjalan  pada  saat  perubahan  mulai  dilakukan biasanya akan memunculkan konflik,  konflik tersebut dapat bersifat positif dan negatif.  Konflik  akan  menuju ke arah  negatif jika tidak ada komunikasi yang baik antara pihak manajemen dengan anggota organisasi, tetapi akan terjadi sebaliknya apabila terjadi komunikasi  yang baik.  Komunikasi yang baik antara anggota organisasi merupakan aspek penting dalam mendukung  perubahan di dalam organisasi. Dengan komunikasi  yang baik maka pihak-pihak  yang terlibat  dalam perubahan dapat  menerima  perubahan dan memahami bahwa perubahan memang perlu dilakukan untuk kebaikan  organisasi.

## Perubahan Organisasi
Proses perubahan  merupakan  refleksi  tentang cara untuk mencapai visi perubahan. Kejelasan proses perubahan akan membangun optimisme dan rasa percaya diri anggota  organisasi  tentang perubahan yang terjadi serta meperjelas  kontribusi yang diharapkan anggota organisasi.  Perubahan yang bersifat transisi umumnya merupakan  tanggapan dari perubahan di lingkungan eksternal, sedangkan perubahan yang siftanya  transformasional merupakan perubahan yang  masih dipandang  kompleks dan sulit dipahami. Transformasi  merupakan  perubahan  radikal  yang mengubah organisasi menjadi  sangat  berbeda.  Perubahan transformasi  ini kebanyakan dipicu oleh pilihan kenyataan:  mati  atau  berubah  sama  sekali.
Model manajemen perubahan menurut John P. Kotter (Kotter:1996) dengan delapan  lanEkah manajemen perubahan , yaitu:
1). Membangun  situasi  perlunya  perubahan
2). Membangun  koalisi atau kelompok  kerja  untuk  perubahan 3). Membangun  visi dan strategik untuk  perubahan
4). Mengkomunikasikan visi perubahan ke semua pihak di dalam organisasi ataupun di luar organisasi. 5). Melakukan  perubahan  melalui  pemberdayaan 6). Menciptakan  kemenangan atau hasil baik jangka pendek 7). Melakukan  konsolidasi dan melanjutkan  perubahan yang diPerlukan 8). Menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam budaya  kerja
Disamping  delapan langkah manajemen  perubahan  Kotter  juga mengemukakan bahwa setidaknya ada tiga kemampuan yang dibutuhkan oleh pemimpin  perubahan,  yaitu:
1),Kemampuan mendiagnosa kemungkinan-kemungkinan penolakan  Perubahan
2). Kemampuan menangani  semua  bentuk  penolakan  yang  ada 3). Kemampuan  memilih strategi untuk  melakukan  perubahan
Bina  Ekonomi  Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
19
Pendapat lain yang dikemukakan oleh Dela Rosa  mengenai 3 kemampuan  penting yang harus dimilikioleh pemimpin  perubahan  yaitu:
1). Communicating the strategic  direction, yaitu membantu  pekerja mengerti perubahan yang  diinginkan.
2). franstatting strategis into pertormance  obiectives, yaitu menyediakan umpan  balik yang merupakan harapan  dan  keinginan. 3\. Reshape an organizational  culture, mengerti perubahan yang diminta, evaluasi, penerimaan akan perubahan  dan tindakannya.

## Pentingnya  Komunikasi
Pada bagian ini akan dibahas  pengertian  komunikasi, perannya dalam  organisasi  khususnya dalam  proses perubahan dalam organisasi. Komunikasi  menurut  Courtland L. Boove dan John V. Thill (2000:a) adalah sebuah  proses  menerima dan mengirim  sebuah pesan. Dalam organisasi,  komunikasi tidak sekedar  proses  menerima dan mengirim sebuah  pesan dari  satu individu ke individu  yang  lain, komunikasi  juga mencakup berbagai hal, yaitu pentransferan maupun pemahaman makna.  Komunikasi yang  efektif akan tercapaijika  suatu pikiran atau ide yang disampaikan  menghasilkan  interpretasi atau pemahaman yang sama antara pengirim dan penerima pesan.
Robbins QA07:325) menyatakan, ada 8 elemen  penting dalam proses komunikasi, yaitu:
1. Pengirim Pesan 5. Proses  decoding
2. Proses encoding 6. Penerima  pesan
3, Pesan 7. Noise
4. Channel/media 8. Feedback
Untuk  lebih jelasnya,  hubungan antara  elemen-elemen  tersebut  dapat dilihat pada bagan  2 berikut:
Bagan 1.
Proses  komunikasi
SENOER
Message Encoding ..-.--.-t
to be sent ' Message 80 Sumber: Robbins 2OO7 :326 Volume 12, Nomor 1, Januari  2008
Dalam bagan 1 dapat dilihat bahwa  pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan diubah (encoding)  menjadi suara (atau bentuk lain: seperti  tulisan, gerak badan, mimik  wajah, dll) dan melalui perantara/media/channel pesan tersebut diterima  oleh penerima pesan dan diubah  menjadi  informasi yang bisa dimengerti  olehnya (decoding). Selanjutnya  penerima pesan memberikan  feedback  kepada pengirim pesan juga menggunakan suara (atau bentuk lain: misal  tulisan, gerak badan, mimik wajah, dll) sehingga pengirm pesan tahu  apakah pesan tersebut telah sampai, atau telah dimengerti. Dalam suatu  dialog / interpersonal  communication  (komunikasi dua  arah)  setiap pihak secara bergantian menjadi  pengirim  dan  penerima  pesan.

## Peran Komunikasi  dalam Perubahan
Perubahan apapun bentuknya hampir dapat flipastikan membuat individu atau  anggota organisasi  merasa tidak nyaman. Hal ini karena perubahan membawa ketidakpastian masa depan bagi anggota organisasi,  karena  esesnsi dari perubahan  adalah  bergerak dari satu kondisi yang nyaman ke kondisi yang tidak pasti. Ketika perubahan terjadi  maka  muncul  communication  gap  apabila karyawan  tidak dapat dengan  mudah menerima perubahan tersebut.  Gap ini merupakan suatu hasil dari perbedaan  sudut pandang,  dimana  pekerja  tidak sepenuhnya mengerti mengenai visi, misi, nilai  dan objektif yang  diinginkan oleh pihak manajemen,  sebaliknya  pihak manajemen juga tidak mengerti apa yang dipikirkan dan  diinginkan  oleh  pekerja.
Dalam proses transisi, ada suatu  bagian yang  disebut sebagai area  hitam, yaitu area yang  membawa ketidakjelasan arah bagi anggota organisasi. Ketidakjelasan  dalam pandangan  mereka  (karyawan) dapat mengakibatkan munculnya beragam reaksi  sebagai  upaya  melindungi  diri dari berbagai konsekuensi  negatif  yang mungkin  diterima  oleh mereka. Pada  kondisi ini, kbmunikasi diyakini menjadi bagian penting untuk memperlancar proses perubahan di dalam organisasi. Melalui komunikasi, berbagai  informasi yang berhubungan  dengan perubahan disebarkan  pada s-eluruh anggota organisasi.  Tujuan utamanya adalah untuk membuat  area  hitam  berubah menjadi area  putih yang membawa kejelasan bagi  seluruh anggota organisasi.
- Komunikasi oleh beberapa ahli strategi  diyakini  sebagai kunci keberhasilan bagi  program perubahan.  Menurut mereka, komunikasi yang efektif mengenai  perubahan dapat mengurangi  spekulasi  dan merigninngXan klcemasan. Pendapat lain. mengatakan bahwa komlnikasT yang disampaikan melalui pendekatan  pendidikan perlu dilakukan  apiUita  terdapat kekurangan dalam analisis dan informasi  atau ketidakakuratan informasi.
Bina Ekonomi Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
8l

## Tiga Komponen  Penting  Komunikasi  dalam Perubahan
Terdapat tiga komponen penting komunikasi yaitu, komponen sikap (affitudes)  terhadap  respon  (outcomes).  Komponen sikap yang terdiri  dari  afektif (affection),  kognitif  (cognitionl  dan  perilaku  (behavioul akan  mempengaruhi  outcome  Seseorang dalam menghadapi  suatu hal atau objek. Komponen afektif  akan mempengaruhi emosi seseorang yang berkaitan dengan perasaan suka atau tidak suka. Komponen kognitit  berpengaruh  pada  perseptual  seseorang  yang  berkaitan dengan keyakinannya.  sedangkan  komponen  perilaku akan  berpengaruh pada tindakannya (actionl yang akan menentukan  apakah  seseorang akan melakukan suatu tindakan atau tidak didasarkan pada perasaan dan keyakinannya.
Penjelasan tentang hubungan komponen sikap terhadap respon ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Bagan  2
Hubungan Komponen  Sikap terhadap Respon Stimuli Attitudes Outcomes Component
Alfact cognition Behaviour
Sumber: Gibson, lvancevich, Donelly Jr, Kono paske, 2003
Hubungan  komponen sikap  dengan respon yang muncul dari seorang individu dapat melandasi adanya komponen penting dalam komunikasi di masa perubahan. Tuiuan  dasar strategi  komunikasi dalam masa perubahan adalah untuk mengajak  anggota organisasi berpartisipasi dalam upaya perubahan. Supaya respon anggota organisasi yang berupa tindakan  muncul, maka apa yang  terkandung 'daiam  komunikasi  setidaknya  harus dapat  menyentuh  ketiga komponen sikap seseorang. Jika respon  yang diharapkan  muncul  adalah  tindakan posiiit untuk mendukung program  perubahan, maka  aspek afektif, kognitif dan perilaku harus  distimuli secara positif.
Job  design Manager  Style
Company  Policies Technology Salary Fringe  Benefits about  liking Perceptual: Statement about  belief Action: Statement
about  behaviour
82 Volume 12, Nomor 1, Januari  2008

## Contoh  Kasus peran Komunikasi  sebagai Pendukung  Perubahan
1. Kasus dua perusahaan.
Contoh berikut didmbildari kasus  yang  disampaikan W. Chan  Kim dan Renee  Mauborgne dalam  buku  B/ue Ocean Strategy (2005). Kasus berikut membahas  pengalaman sebuah pabrik sistem elevator  yang disebut Elco pada tahun 1980-an saat penjualan  menurun. Penurunan  permintaan domestik membuat Elco bertekad memberikan  lompatan nilai kepada  pembeli  dengan  menurunkan biaya demi merangsang  permintaan baru dan menjauh dari kompetisi. Perusahaan  menyadari perlu adanya perubahan dengan mengganti sistim pabrikan-tumpukan  (batch-manufacturing systeml melalui pendekatan seluler  yang memungkinkan tim mandiri meraih kinerja prima. Tim manajemen di perusahaan  mengadopsi cara yang  terlihat paling cepat dan cerdas untuk  melangkah  maju.
Tim pertama akan memasang sistim  baru pada  pabrik Elco, Chester, dan kemudian  lanjut ke pabrik keduanya,  High Park. Dengan logika yang sederhana, maka rencana strategis ini dijalankan. Pabrik Chester memiliki relasi pegawai  yang sangat baik, sedemikian baiknya sehingga para  pekerja harus membubarkan  serikat buruh. Manajemen yakin bisa mendapatkan  kerja sama  dari pegawai  untuk mengeksekusi perubahan  strategis  dalam  pabrikan.  Kemudian,  Elco akan melanjutkan proses tersebut  kepada pabriknya di High Park, di pabrik ini memiliki serikat yang  kuat yang diperkirakan akan menentang perubahan itu. Dalam  kondisi  yang seperti  ini manajemen  berharap  bisa mendapatkan persetujuan  dari  Chester  yang bisa berfungsi  sebagai  momentum bagi eksekusiyang lebih berhasildi High  Park.
Namun yang di pabrik Chester rencana  tersebut dengan cepat menghasilkan  kekacauan dan pembangkangan.  Dalam beberapa bulan, baik biaya maupun kinerja kualitas  menurun drastis. Pegawai mulai membicarakan  kemungkinan  menghidupkan kembali serikat pekeria. Kejadian sebaliknya justru  terjadi  pada pabrik  High Park, hal ini terlepas dari reputasinya yang  suka menentang,  menerima perubahan dalam proses  pabrikan. Terdapat tiga masalah penting yang tidak dilakukan pabrik Chester  selama perubahan  terjadi. Pertama  Elco mendatangkan konsultan-konsultan untuk merancang perubahan dan mencapai implementasi yang cepat dan mulus.  Mereka berbisik-bisik sesama mereka dan tidak  melakukan  kontak  apapun  dengan  pegawai Chester' Sebaliknya mereka menyelinap ke luar pabrik untuk membuat  catatan' catatan.
Pada periode itu manajer  pabrik semakin  jarang  datang karena menghadiri  rapat-rapat  dengan  konsultan yang  sengaia  dilakukan diluar pabrik. Pegawai dalam kegelisahan merasa akan kehilangan pekerjaannya. Pekerja beranggapan manajer pabrik berusaha menghindari  bawahannya yang diartikan mereka bahwa manajemen
Bina  Ekonomi  Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
berusaha menyingkirkannya.  Kepercayaan dan .komitmen di pabrik
Chester memudar dengan cePat.
Sebenarnya mlnaier Elco tidak berniat  melakukan pemecatan'
Mereka  mengingink"n ,ingrrangi pemborosan,  sehingga. orang bisa remproOuksi-el6vator berkrialitaJtiggi dengan cepat dan lebih murah demi memenangkan  kompetisi.  Tetapi  pegawai  pabrik  tidak mengetahui hal tersebut. Para manajer  lupa (mengabaikan)  menjelaskan  apa yang diharapkan dari pegawai sehingga yang muncul adalah kesalahpahaman yang sangat serius' tkomunikasikan
Sebatit<nya manajer di pabrik High Park meng rencana perubihan. Xetit<a konsultan datang ke pabrik manajer memperkena|kanmerekakapadasemuapegawai.Manajerjuga melibatkan  beberapa pegawai dalam rapat dan secara terbuka membahas  kondisi bisniJ yang menurun dan perlunya berusaha mengadakan  perubahan untut<- menjauh dari kompetisi' Meraka r.nit otunikasikan bahwa sistem pabrikan yang baru. merupakan faktor penting dan menyampaikan bahwa perusahaan tidak berniat untuk melakukan peme.it"n. Ketika ukuran kinerja lama. berubah,  manajer bekerjasama  dengan pegawai menentukan  ukuran baru  dan  tanggung lawan  baru  bagi s-etiap sel tim.  Tujuan  dan  harapan g3t]  pegawai  dibuat 'drng"n t"ng"i ielas. Pegawai  kemudian  bersimpati kepada manajer mer6ka dan henyampaikin perubahan  adalah  pengalaman  yang perlu,
pantas  dan Positif.
2. Naik  Gorong-gorong listrik
Contoh berikut luga diambil dari kasus yang disampaikan W.
Chan Kim dan Renee- Mauborgne dalam buku B/ue Ocean  Strategy
tZOOSl. Cerita  dimulai  saat Bill Blotton diangkat  sebagai  komisaris polisi i"O" i,ot" New York. Bretton dalam masa kepemimpinannya antara 1994 lampai 1996  berhasil  mengubah New York  dari berada  pada  tingkat kriminalitas yang  sangat  tinggi menjadi  salah satu kota yang  teraman di
Amerika Seii*atlCeritl  neriful tentang  kejahatan di kereta  bawah tanah kota.
Pada tahun  1990-an kereta  bawah tanah  New York sangat
menakutkan  sehingga dijuluki "gorong-gorong listrik"' Masyarakat memboikot sistem le-rseOui sehingga  pemasukan drastis turun tajam'
Narnun  anggota  departemen polisi-transportas! [t'lew York membantah kenyataan  le-rsebut ka rena  hanya ti ga. perSen kejahatan-keiahatan utama [ot" y"ng terjadi di kereta bawah tanah' Kemudian  Bretton mengarnbil alih kendili, dan hanya  dalam hitungan  minggu  berhasil  merubah cara berpikir pikiran poliii kota tersebut. Bagaimana? . Bukan deqgal berargumen  menggunakan  angka-angka , melainkan 'dengan me-mbuat perso-net tingkat lias Oan menengah dimulai dari dirinya  sendiri-naik gorong-gorong tistrik itu siang dan malam'
84
Volume 12, Nomor 1, Januari  2008
Sekalipun statistik  memberitahukan  bahwa kereta bawah aman tetapi kini mereka  mengalami  apa  yang  dialami warga New York setiap hari. Geng-geng remaja hilir mudik, orang melompati portal keluar masuk, dan penumpang harus menghadapi grafity, pengemis yang memaksa, dan para pemabuk  yang  bergelimpangan di bangku kereta. Tidak  ada lagi yang  membantah bahwa strategi  kepolisisn harus segera berubah.
Cerita lain adalah  ketika Brotton  memimpin  divisi kepolisian dari Massachussets Bay Transportation Outhority  (MBTA).  Dewan direksi MBTA memutuskan untuk membeli mobil skuad kecil dengan harga murah untuk sarana operasional. Ini bertentangan dengan strategi kepolisian baru dari Bratton.  Namun  daripada  menentang keputusan tersebut, atau minta  anggaran lebih besar yang  bisa  memakan waktu berbulan-bulan,  dan hasilnyapun belum tentu  ada, Brotton mengundang general manajer MBTA untuk mengikuti  unitnya  keliling  distrik. Supaya general  manajer melihat kebobrokan yang berusaha diperbaiki, Brotton menjemputnya  menggunakan mobil kecil sebagaimana yang dipesan. la tahu betapa sempitnya ruang selonjor kaki untuk  seorang  polisi berpostur enam kaki. Kemudian Brotton berusaha  membawa manajer ke semua titik rawan. Brotton juga membawa sabuk, borgol, dan pistolnya selama perjalanan supaya manajer tahu betapa sempit  ruang untuk peralatan  polisi. Setelah dua jam manajer tersebut minta  keluar mobil sambil berkata bagaimana Brotton  bisa bertahan  dengan  kondisi tersebut,  belum lagi jika ditambah ada seorang  penjahat di kursi belakang.  Brotton  akhirnya mendapat mobil  lebih  besar.

## Kesimpulan
Dari kedua kasus  yang dipaparkan diatas terlihat bahwa komunikasi  menjadi  bagian yang penting yang harus dilakukan oleh perusahaan  ketika  melakukan  perubahan.  Komunikasi  yang  baik akan meminimalkan konflik yang terjadi  akibat adanya  perubahan. Dalam kondisi ketidakpastian komunikasi  membantu pihak manajemen mensosialisasikan perubahan dan memberi kesempatan kepada karyawan untuk  belajar dan mengetahui tujuan  dari perubahan tersebut, sehingga  mereka tidak  serta  merta menolak ketika perubahan diusulkan sebagai kepentingan  organisasi.
Komunikasi yang  paling sering  dianggap  penting oleh banyak orang dalam rangka  pencapaian  tujuan  organisasi adalah komunikasi dengan  bentuk  penyebaran informasi. Artinya, tujuan  komunikasi adalah penyebaran  informasi  mengenai  perubahafr  sehingga  perubahan dapat diterima  oleh  anggota  organisasi.  Tidak  sekedar  diterima, tetapi mereka juga dapat memahami alasan yang melatarbelakangi dilakukannya program perubahan.
Bina Ekonomi Majalah llmiah Fakultas  Ekonomi  Unpar
Komunikasi  perlu  dilakukan untuk membangun  atmosfer positif dalam berbagai area  utama dalam perubahan. Lebih dari itu, komunikasi akan menjadi  efektif apabila  anggota  organisasi  mau berperilaku  positif dalam masa perubahan.  Perilaku  positif ini dapat  didorong  oleh adanya komponen  komunikasi perilaku. Komponen ini ada dalam diri agen perubahan. Artinya, perilaku mereka  akan  menjadi  contoh keteladanan bagi anggota organisasi.

## Daftar Pustaka
Blair, Gerard M, (2007), Communication  Skills,  Conversation as

## Communication
Chrristin, Komunikasi Bukan Sekedar Diseminasi  Informasi dalam Mendukung Keberhasilan Perubahan Organisasi, Proceeding Seminar Nasional "Smart Membaca Jaman dalam Perspektif Manajemen",  Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 3 November  2007. Franksiska, Rosaly. (2006), Communication  Style,. Bina Ekonomi  Volume
10, No.1., Fakultas Ekonomi  UnPar Kim, W. Chan dan Renee Mauborgne, Blue Ocean Strategy, Harvard Business School Publishing Corporation, 2005. Kotter, J.P.1996. Leading Change. Haruard Bustness Boston dan Schlengsinger, L.A. 1979. "Choosing Change", Haruard Business Review, pp. 18'2. O'hEocha, Mary, A study of the influence, of company culture, communications and employee  attitudes on the use of 5Ss for environmental management at Cooke Brothers Ltd Prabawanti,  Benedicta,  Chandra Utama, dan Rosaly Franksiska,
Komunikasi dalam Organisasi (Pentingya.Peran Komunikasi untuk Memefihara  Konflik),  Proceeding The 1" National  Conference - Facuity of Economics widya Mandala catholic university,
SurabaYa, 4 SePtember 2007 Robbins,  Stephen P. and Timothy A. Judge. (2OO7l. Twelfth Edition. organizational Behavior.  New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Rue, Leslie w. and Lloyd  L. Byars. (2003). Tenth Edition.  Management: Skills and Application New York: McGraw Hill- lrwin
(1996). Essentials of Organizational Behaviour, New
York: Prentice  Hall
. (1996). Edisi Bahasa  Indonesia.  Perilaku Organisasi,
KonseP, Kontroversi, dan APlikasi. sweeney, Paul D. and Dean B. McFarlin.  (2002). organizational
Behaviour, Solutions For  Managemen.  McGraw-Hill.
Press School,
Strategis For 86
Volume 12, Nomor 1, Januari  2008