## DIGITALISASI DOKUMEN DAN PELAYANAN UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEMERINTAH DESA
Aan Zainul Anwar 1* dan Fatchur Rohman 2
1 Program Studi Ekonomi Islam, Universitas Islam Nahdlatul Ulama, Jepara, Indonesia Jl Taman Siswa, Tahunan, Jepara, Jawa Tengah, Indonesia
2 Program Akuntansi, Universitas Islam Nahdlatul Ulama, Jepara, Indonesia Jl Taman Siswa, Tahunan, Jepara, Jawa Tengah, Indonesia
* Email: aanza@unisnu.ac.id

## Abstrak
Artikel  ini  adalah  hasil  dari  pengabdian  masyarakat  yang  bertujuan  mendigitalkan  layanan administrasi  desa  dan  sistem  serta  manajemen  layanan  administrasi.  Objek  mitra  layanan adalah  Desa  Sinanggul,  Kecamatan  Mlonggo,  Kabupaten  Jepara.  Tahap  layanan  adalah melakukan  pengamatan  dan  wawancara  di  desa-desa  mitra  yang  dilakukan  oleh  tim  yang mengusulkan kegiatan Program Kemitraan Masyarakat (PKM dalam bahasa), mengamati dan memetakan  kebutuhan  dan  penggunaan  administrasi  desa.  Hasil  pengamatan  pelaksanaan pemerintahan  desa  masih  manual  dan  ada  yang  sudah  menggunakan  kompeter.  Aparat  desa yang  dapat  mengoperasikan  peralatan  komputer  tidak  melebihi  15%  dari  jumlah  total peralatan  yang  tersedia.  Hasil  pengabdian  kepada  masyarakat  adalah  pelatihan  di  bidang teknologi informasi, pembuatan perangkat lunak digitalisasi dokumen dengan nama SI-Dokdes dan mensosialisasikan peradaban desa.
Kata Kunci : digitalisasi desa, pelayanan publik, aplikasi desa, pkm

## PENDAHULUAN
Desa  merupakan  wilayah terkecil  yang  ada  di  Indonesia, menurut  Kartohadikoesoemo S.  (1984)    mengatakan    bahwa    desa  merupakan    kesatuan    hukum    tempat  tinggal    suatu masyarakat  yang berhak  menyelenggarakan  rumah tangganya  sendiri  merupakan pemerintahan terendah    di    bawah  camat.    Tepatlah      kiranya    jika  wilayah    desa    menjadi    sasaran penyelenggaraan      aktifitas  pemerintah    dan    pembangunan,  mengingat    pemerintah    desa merupakan  basis  pemerintahan terendah  dalam    struktur pemerintahan   Indonesia yang sangat menentukan  bagi  berhasilnya  ikhtiar dalam   pembangunan  nasional  yang menyeluruh.
Kegiatan  desa  yang  sangat  penting  adalah  pengadminstrasian  desa,  hal  ini  sebagaimana Permendagri  Nomor    32    Tahun    2006  tentang    Pedoman    Administrasi    Desa.  Administrasi Pemerintahan  Desa  merupakan  kegiatan  pencatatan  data  dan  informasi  mengenai  aktivitas pemerintah  desa  dalam  kaitannya  dengan  tugas  dan  wewenang,  yaitu  menyelenggarakan  urusan- urusan  pemerintahan  desa.  Dalam  menyelenggarakan  urusan-urusan  desa,  pemerintah  desa berkewajiban  melakukan  berbagai  pencatatan  data  dan  informasi  pada  buku-buku  register/model sesuai dengan urusan dan kepentingannya.
Kondisi  yang  terjadi  di  desa-desa  pada  umumnya  dijumpai  keadaan  di  bidang  pegelolaan administrasi desa masih belum tertib dan kurang memadai, antara lain kegiatan laporan mengenai data penduduk tiap bulanya dan laporan tahunan semua buku register masih sering terlambat dari jadwal  yang  telah  ditentukan  dan  bahan  tatacara  pengisiannya  pun  belum  dapat  dikatakan sempurna. Selain itu yang terjadi desa pada umumnya kinerja pelayanan aparat desa saat ini belum memuaskan,  sehingga    seringkali  menjadi    bahan    pembicaraan  masyarakat  seperti  banyaknya kantor  desa    yang    hanya    melayani  masyarakat    setengah    hari    kerja,  lamanya    pengurusan dokumen  yang dibutuhkan masyarakat akibat kurang profesionalnya  sumber daya manusia  aparat desa. Permasalahan tersebutpenyebabnya salah satunya adalahrelatif terbatasnya kapasitas sumber daya aparat dan perangkatnya, juga sumber daya pendukung berupa pernagkat lunak dan perangkat keras.
Salah satu upaya yang harus dilakukan guna memecahkan permasalahan yang dihadapi saat ini dalam pengelohan data dan informasi desa perlu dikembangkan suatu sistem  manajemen desa yang  merupakan  salah  satu  bagian  dari  Sistem  Informasi  Manajemen  Daerah  secara  bertahap dengan  memanfaatkan  kemampuan  komputer  untuk  mengolah,  menyimpan,  menyajikan  data  dan
informasi.  Sistem  informasi  administrasi  desa  digunakan  sebagai  sarana  untuk  data  dasar  bagi penyusunan  perencanaan,  pelaksanaan  dan  pengembangan  pembangunan,  tetapi  juga  sangat bermanfaat  bagi  perencanaan  dan  pelaksanaan  pelayanan  kepada  masyarakat  seperti  bidang kesehatan, program keluarga berencana, pendidikan, ketenagakerjaan, bidang sosial ekonomi, dan sebagainya.
Kondisi yang terjadi di desa yang ada di kabupaten Jepara tidak jauh beda dengan desa-desa yang  ada  pada  umumnya  dimana  pegelolaan  administrasi  desa  masih  belum  tertib  dan  kurang memadai,  dikarenakan  infrastruktur  dan  kinerja  aparat  desa  saat  ini  belum  memuaskan,  hal  ini dikarenakan tingkat pendidikan aparat desa yang ada rata – rata berpendidikan maksimal SLTP dan umur aparat desa rata-rata diatas 50 tahun.
Di  kabupaten  Jepara  terdapat  196  desa/kelurahan  dan  16  kecamatan.  Pemilihan  Mitra kegiatan  Program  Kemitraan  Masyarakat  berdasarkan  persoalan  masing-masing  desa  yang  unik dimana  mitra  yang  pertama  adalah  Desa  Tahunan  merupakan  desa  yang  ada  di  dekat  ibukota kabupaten  dan  terletak  di  sentra  industri  mebel,  dan  tergolong  kriteria  Lembaga  Ketahanan Masyarakat  Masyarakat  Desa  (LKMD)  yang  berkriteria  maju  dan  mitra  kedua  adalah  desa Sinanggul Kecamatan Mlonggo yang merupakan desa yang ada di pinggir kabupaten Jepara yang kebanyakan  masyarakatnya  adalah  petani,  dantergolong  kriteria  Lembaga  Ketahanan  Masyarakat Masyarakat Desa (LKMD) yang berkriteria berkembang.
Desa  Sinanggul  Kecamatan  Mlonggo  Kabupaten  Jepara,  yang  memiliki  anggota  Badan Permusyawaratan Desa (BPD) sebanyak 9 orang dan memeliki perangkat desa sebanyak 15 orang ( 1 petinggi dan 14 perangkat desa lainya) dan memiliki Linmas sebanyak 87 orang.

## Grafik 1. Jumlah Perangkat Desa Sinanggul Berdasarkan Jenis pendidikan
Sumber: Data Olahan monografi desa Sinanggul (2018)
Berdasarkan  Grafik  1.  Menunjukkan  bahwa  tingkat  pendidikan  dari  perangkat  desa  yang paling banyak adalah masih pada tingkat SMP dan SLTA sehingga perlu adanya usaha yang keras bagi  pemerintah  daerah  dan  tim  Iptek  bagi  Masyarrkat  (PKM)  untuk  memberikan  pemahaman kaitanya dengan administrasi desa. Sehingga dengan pemahaman yang baik terhadap administrasi desa  diharapkan  adanya  pelayanan  yang  baik  pula  terhadap  masyarakat  atau  pihak  yang membutuhkan pelayanan dari desa.
Sedangkan  infrastruktur  yang  dimiliki  oleh  Desa  sinanggul  Kecamatan  Pakisaji  untuk mendukung pelayanan administrasi desa hanya ada 1 Set unit Komputer dan printer, dan yang bisa mengoperasikan  komputer  hanya  satu  orang  saja.  Sehingga  kalau  ada  masyarakat  yang menginginkan surat-surat di desa banyak maka tidak bisa di layani dalam waktu sehari.
Selain itu desa Sinanggul terdiri dari 45 Rukun Tetangga, 8 Rukun Warga dan jumlah kepala keluarga  sebanyak  3.183  KK  dengan  jumlah  penduduk  seluruhnya  sebanyak  12.875  jiwa,  yang dirinci  menurut  kedewasaan  dan  anak-anak  berdasarkan  jenis  kelamin  sebagai  berikut:  untuk katagori anak-anak jumlah laki-laki sebanyak 4.011 jiwa , untuk perempuan 3.925 jiwa. Sedangkan untuk  katagori  dewasa  jenis  kelamin  laki-laki  sebanyak  2.520  jiwa  dan  untuk  perempuan  2.371 jiwa. Degan luas wilayah 554 Ha (5,54 Km 2 ) dan kepadatan penduduk per Km 2 2,342 jiwa.

## Grafik 2. Penduduk Desa Sinanggul Berdasarkan Jenis pendidikan
Sumber: Data Olahan Kecamatan Dalam Angka (2018)
Berdasarkan  Grafik  2  di  atas  penduduk  dan  perangkat  desa  Sinanggul  kecamatan  Mlonggo kabupaten  Jepara  tingkat  pendidikan  yang  paling  banyak  adalah  pendidikan  dasar  dan  atas  (SD sampai  dengan  SLTA)  yaitu  dengan  Total  71,5%,  yang  paling  besar adalah lulusan  SD  sebanyak 34,1%  ini  berarti  akan  mempengaruhi  tingkat  kesadaran,  kepedulian  terhadap  sesuatu  ketaatan terhadap  peraturan  masayarakatnya  yang  kurang.  Jadi  kesimpulan  yang  dihadapi  oleh  mitra  tidak jauh beda dengan permasalahan, yaitu :
1. Adanya  ketidak  seimbangan  antara  jumlah  perangkat  dan  jumlah  penduduk  yang  ada  di  desa sinanggul  dimana  perbandingannya  adalah  1:116  sehingga  hal  ini  dibutuhkan  suatu  upaya trobosan untuk mensikapi ketidak seimbangan tersebut kaitanya dengan pelayanan administrasi terhadap masyarakat maupun pemerintah daerah kabupaten Jepara.
2. Kemampuan  sumber  daya  manusia  perangkat  desa  Sinanggul  yang  sebagian  besar berpendidian  SLTP/SMP  dan  SLTA/SMA,  dan  penduduk  Desa  Sinanggulkebanyakan berpendidikan  SLTP  ke  bawah  (SD,  dan  tidak  tamat  SD).  Hal  ini  akan  berakibat  sulitnya memberikan  pemahaman  terhadap  pentingnya  administrasi,  dan  memberikan  pelayanan  yang baik  pada  masyarakat.  Dari  sisi  masyarakat  yang  latar  pendidikan  yang  demikian mengakibatkan  pola  piker  mereka  hanya  menuntut  untuk  dilayani  dengan  baik  tidak  melihat keadaan dari perangkat desa.
3. Keterbatasan  Infastruktur  yang  menunjang  untuk  melayani  administrasi  desa,  baik  pelayanan kepada masyarakat maupun pelayanan kepada pemerintah daerah kaitannya dengan permintaan data desa.
Berdasarkan  uraian  di  atas  maka  permasalahan  yang  dihadapi  oleh  mitra  adalah  tidak  jauh beda  yaitu  jumlah  perangkat  desa  yang  ada  di  kedua  mitra  masih  sangat  terbatas  hal  ini  tidak sebanding  dengan  jumlah  penduduk  yang  ada  di  desa  mitra  kegiatan  Program  Kemitraan Masyarakat (PKM) sehingga kalau tidak di imbangi dengan kemampuan dan sarana prasarana yang memadai  maka  pelayanan  terhadap  masyarakat  akan  mengalami  persoalan,  sehingga  dalam memberikan  pelayanan  administrasi  dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi  administrasi  desa  yang dapat menunjang pelayanan kepada masyarakat agar efektif, efisien dan puas.
Selain itu juga  kemampuan  sumber  daya  manusia perangkat  desa  Sinanggul  yang  sebagian besar  berpendidian  SLTP/SMP  dan  SLTA/SMA,  dan  penduduk  Desa  Sinanggulkebanyakan berpendidikan  SLTP  ke  bawah  (SD,  dan  tidak  tamat  SD).  Hal  ini  akan  berakibat  sulitnya memberikan pemahaman terhadap pentingnya administrasi, dan memberikan pelayanan yang baik pada  masyarakat.  Dari  sisi  masyarakat  yang  latar  pendidikan  yang  demikian  mengakibatkan  pola piker  mereka  hanya  menuntut  untuk  dilayani  dengan  baik  tidak  melihat  keadaan  dari  perangkat desa.    Permasalahan  yang  lain  adalah  keterbatasan  Infastruktur  yang  menunjang  untuk  melayani administrasi desa, baik pelayanan kepada masyarakat maupun pelayanan kepada pemerintah daerah kaitannya dengan permintaan data desa.
Masalah  yang  dihadapi  oleh  mitra  berkaitan  dengan  pelayanan  administrasi  desa  adalah keterbatasan  jumlah  aparat  desa  dengan  penduduk  dan  keterbatasan  Infra  struktur  yang  berkaitan dengan  pelayanan.  Untuk  mensikapi  permasalahan  mitra  yang  berkaitan  dengan  pelayanan
administrasi  tersebut  di  atas,  solusinya  adalah  dengan  cara  memberikan  Iptek  kepada  mitra berupasistem administrasi desa yang terpadu berbasis Teknologi Informasi Komputer.
Program ini diusulkan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi desa dan pelaksanaan laporan  di  tempat  mitra  berada  dimana  administrasi  desa  akan  lebih  tertata  dengan  rapi  sehingga pimpinan  desa  dalam  memantau  administrasi  dengan  mudah  dan  dalam  pelaporan  keuangan, pelaporan perkembangan desa yang tujuan untuk pertanggung jawaban kepada pemerintah daerah pada  khususnya  dan  kepada  masyarakat  pada  umumnya.  Sehingga  pengelolaan  tata  pemerintah dapat berjalan dengan baik sesuai dengan prinsip-prinsip good governance. Masalah yang dihadapi oleh kedua mitra berkaitan dengan tatakeloladan sistem manajemen pelayanan administrasi adalah meningkatkan kemampuan SDM dan belum adanya prosedur layanan.

## METODE Pelayanan Administrasi Desa
Dengan  memberikan  bantuan Software sistem  administrasi  desa  yang  terpadu  berbasis Teknologi  Informasi  Komputer.  Adapun  tahapan  pelaksanaan  penyusunan  Software  sistem administrasi  desa  yang  terpadu  berbasis  Teknologi  Informasi  Komputer  adalah Pertama adalah mengidentifikasi  seluruh  kebutuhan  data  yang  diperlukan  dalam  penyusunan  software  di  setiap bagian yang ada di mitra. Kedua , Menyusun sistem atau software administrasi desa sesuai dengan kebutuhan  yang  diperlukan  dalam  Mitra  PKM  dalam  bentuk  modul-modul  dan  modul  tersebut disusun menjadi sebuah sistem administrasi desa.
Ketiga ,  Membuat  buku  manual  sistem  atau  software  administrasi  desa  yang  terpadu. Keempat ,  Melakukan  pelatihan  operasional  penggunaan  Software  bagi  tenaga  operator  pelaksana sistem nantinya. Kelima; Melakukan sosialisasi terhadap seluruh bagian yang  akan  menggunakan sistem  ini  termasuk  di  dalamnya  adalah  kepala  desa  dan  perangkat. Keenam ,  Penerapan  dan pendampingan dalam menggunakan Sistem administrasi desa terpadu di tempat mitra.
Dalam  penyusunan  software  ini  mitra  akan  memberikan  masukan  kebutuhan  yang diperlukan  dalam  penyusunan  software  tersebut.  Sehingga  harapannya  software  tersebut  dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan dari mitra PKM.
Adapun aplikasi Si-Dokdes yang dibangun meliputi konten 6 Aplikasi dengan 3 pilar pokok yang  melekat  padanya.  diantaranya  :  a.  Aplikasi  data  penduduk,  b.  Aplikasi  administrasi  desa,  c. Aplikasi keuangan desa, d. Aplikasi data desa, e. Aplikasi data CMS (Content management Sistem) desa dan f.  Aplikasi  SMS desa.  Dari  ke-enam  aplikasi  di  atas  mempunyai  keterkaitan antara  satu dengan yang lainnya, permisalan satu aplikasi mempunyai banyak database yang saling terhubung. Sedangkan satu database di dalam aplikasi tersebut bisa digunakan oleh lebih dari satu aplikasi.

## Aplikasi data penduduk
Aplikasi ini sebagai ujung tombak sistem informasi desa, terdapat dua kunci database yaitu berupa db keluarga dan db penduduk. Input data keluarga yang paling dasar diambilkan dari kartu keluarga  yang  telah  ada,  baru  kemudian  menambahkan  data-data  lain  yang  diperlukan.  Setelah memasukkan data ini juga digunakan untuk memproduksi KK baru.
Analisis  data  dari  tabel  penduduk  banyak  kegunaannya,  itulah  yang  mendasari  pembuatan beberapa entitas tambahan seperti 1. Pendidikan sekarang dan pendidikan yang telah ditempuh, 2. Sakit menahun, 3. Jamkesmas, 4. Akseptor KB, 5. Cacat mental dan cacat fisik, 6. penduduk suku

## Aplikasi administrasi desa
Aplikasi  ini  dapat  disebut  sebagai  pelayanan  surat-surat  desa,  bertugas  sebagai  pengelola layanan  surat.  Setiap  warga  yang  akan  mengurus  surat  tidak  perlu  lagi  menunggu  dalam  waktu yang  lama.Asalkan  data  penduduk  sudah  terekam  dalam  database,  dapat  dicetak  langsung  dari format surat yang telah ada.

## Aplikasi keuangan desa
Aliran  Kas  desa,  keuangan  desa  bersifat  searah.  Dana  sisa  dari  tahun  yang  lalu  dijadikan pokok  rencana  anggaran  untuk  bulan  berikutnya.  Setiap  akhir  bulan  akan  ada  tutup  realisasi bulanan. Dan setiap akhir tahun ada tutup realisasi tahunan. Pencatatan anggaran dana desa sudah termasuk  anggaran  pendapatan  dan  anggaran  pengeluaran.Rekam  anggaran  dan  rekam  realisasi
ditempatkan  pada  database  yang  berbeda.  Pada  akhir  bulan  laporan  aliran  kas  besar  akan disamakan dengan anggaran dan realisasi keuangan hingga diperoleh sisa bulanan.

## Aplikasi data desa
Data  statis  desa  digunakan  untuk  memasukkan  informasi  statis  yang  melekat  pada  desa, berupa data desa, data dusun, RT, RW, pamong, kabag dan lembaga yang ada didalamnya. Berikut sub kelengkapan detailnya, Seperti: wilayah luasan, keadaan geografis, dll.
Aplikasi data CMS ( Content Management Sistem ) desa
Manajemen konten pada website SID. Pada dasarnya ini digunakan untuk menampilkan data statistik  desa  berupa  data  chart,  daftar  rekam  dari  penduduk  dan  keluarga.  Sebagai  tambahan kelengkapan isi website ada konten dan kategori kontent yang melekat untuk penulisan berita desa. Sebagai pengaturan web yang lain ditambahkan galeri foto dan event.

## Aplikasi SMS desa
SMS  gateway  sistem  IOD  ( Info  on  Demand ),  menerima  sms  dari  penduduk  pada  nomor kartu  aktif  dengan  format  yang  telah  ditentukan.  Sms  tersebut  dimasukkan  kedalam  database. Dalam  database  sms  dapat  dipetakan  untuk  balasan  sms  langsung  dari  template  atau  akan diabaikan.  Pengorganisasian  SMS  desa  untuk  segala  sisi  keperluan  desa.desa  pun  dengan  mudah bisa menginformasikan pengumuman kepada warga lewat sms.

## Tatakelola Dan sistem manajemen Pelayanan Administrasi
Untuk  meningkatkan  kemampuan  SDM  metode  yang  dipakai  tim  Program  Kemitraan Masyarakat  (PKM)  adalah  dengan  memberikan  pelatihanmanajemen  tatakelola  organisasi  dan sekaligus  melaksanakan  pendampingan  dalam  pelaksanaan    manajemen  tatakelola.  Sedangkan Untuk  memeberikan  pelayanan  kepada  masyarakat  alur  pelayanan  harus  ada  dan jelas.  Dari  hasil pengamatan  dan  diskusi  yang  dilakukan  Tim  PKM  dengan  kedua  Mitra  memang  belum  ada informasi  tentang  prosedur  layanan  yang  bisa  dilihat  oleh  masyarakat.  Berkenaan  dengan  hal tersebut metode yang akan di lakukan Tim PKM akan membuat buku standar operasional prosedur (SOP).

## Gambar 1.  Tampilan dan Menu SiDokdes (sistem Informasi Dokumen Desa)

## KESIMPULAN
Berdasarkan  permasalahan  mitra  dan  metode  pelaksaan  pengabdian  kemitraan  masyarakat dapat  disimpulkan  bahwa  masyarakat  pedesaan  pada  prinsipnya  sudah  cukup  mampu  untuk mengimplementasikan  pelayanan  berbasis  teknologi  informasi  baik  perangkat  desa  maupun masyarakatnya  karena  menjadi  semakin  mudah,  efisien,  transparan,  akuntabilitas  dan  ramah lingkungan.  Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  pada  Program  Kemitraan  Masyarakat terlaksana atas pendanaan dari Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan Kementrian Riset,  Teknologi    dan  Pendidikan  Tinggi  tahun  2019  serta  dukungan  dari  Universitas  Islam Nahdlatul Ulama (Unisu) Jepara.

## DAFTAR PUSTAKA
Badan Pusat Statistik Jepara. (2018). Kabupaten Jepara Dalam Angka 2018. Jepara: Badan Pusat Statistik. Kartohadikoesoemo, S. (1984). Desa. Jakarta: Balai Pustaka.