## RANCANG BANGUN DAN SOSIALISASI SISTEM PENGELOLAAN ARSIP SURAT BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 12 PALEMBANG
Lastri Widya Astuti 1) , Siti Muyaroah 2) , Leriza Desithama 3) , M Fadhiel Alie 4)
1) Teknik Informatika/Fasilkom/Universitas IGM
2) Teknologi Pendidikan/FKIP/Universitas Baturaja
3) Akutansi/FE/Universitas IGM
4) Sistem Informasi/Fasilkom/Universitas IGM
Jl. Jend,Sudirman No 629 Km 4 Palembang/30128
Email : lastriwidya@uigm.ac.id 1) , siti_muyaroah@fkip.unbara.ac.id 2) Leriza@uigm.ac.id 3) , Fadhiel@uigm.ac.id 4)

## ABSTRAK
Pengarsipan  surat  di  Sekolah  Menengah  Atas  (SMA)  Negeri  12  Palembang  masih  menggunakan  cara konvesional dalam mengelola sistem pengarsipan surat. Kendala yang sering dijumpai adalah  sulitnya mencari file surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Proses pencarian surat pada arsip memakan cukup banyak waktu terlebih lagi nama file surat  tidak selalu bisa di ingat. Penggunaan aplikasi bantu diharapkan  dapat  membantu  dan  memecahkan  masalah  yang  dihadapi  oleh  pihak  sekolah.  Rancang bangun  sistem  pengelolaan  surat  berbentuk  aplikasi  pengarsipan  surat  berbasis  website  di  Sekolah Menengah  Atas  (SMA)  Negeri  12  Palembang  diharapkan  dapat  membantu  pekerjaan  staf  tata  usaha dalam  mengelolah  surat-surat  agar  menjadi  lebih  terpelihara  dengan  teratur,  baik,  aman  dan  efisien serta surat tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan juga akurat.
Kata kunci : arsip, surat, website, aplikasi, pencarian

## 1. PENDAHULUAN
Era  globalisasi  sekarang  ini  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  mengalami  perkembangan  yang pesat. Pada suatu instansi, penggunaan komputer sebagai salah satu sarana penunjang dalam sistem informasi  yang  dapat  memberikan  hasil  yang  lebih  baik  bagi  suatu  instansi  merupakan  salah  satu contoh dari berkembangnya zaman[1]. Untuk memenuhi sarana penunjang pada suatu instansi, salah satu upaya yang dapat dilakukan yaitu dengan adanya pengarsipan[2].
Pengarsipan bertujuan untuk merekap surat yang masuk maupun surat keluar agar surat-surat tersebut  dapat  tersimpan  dengan  baik,  teratur  dan  dapat  cepat  ditemukan  kembali[3].  Pengarsipan surat di  Sekolah  Menengah  Atas  (SMA)  Negeri  12  Palembang  masih  menggunakan  cara  konvesional dalam mengelola sistem pengarsipan surat. Kendala yang sering dijumpai adalah sulitnya mencari file surat,  baik  surat  masuk  maupun  surat  keluar.  Proses  pencarian  surat  pada  arsip  memakan  cukup banyak  waktu  terlebih  lagi  nama  file  surat    tidak  selalu  bisa  di  ingat.  Penggunaan  aplikasi  bantu diharapkan dapat membantu dan memecahkan masalah yang dihadapi oleh pihak sekolah Penerapan  aplikasi  berbasis web  diharapkan  bisa  membantu  dan  mempermudah  pengarsipan surat  yang  ada  di  Sekolah  Menengah  Atas  (SMA)  Negeri  12  Palembang.    Rancang  bangun  sistem pengelolaan surat berbentuk  aplikasi pengarsipan surat berbasis website di Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 12 Palembang diharapkan dapat membantu pekerjaan staf tata usaha dalam mengelolah surat-surat agar menjadi lebih terpelihara dengan teratur, baik, aman dan efisien serta surat tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan juga akurat.

## 2. METODE PELAKSANAAN PENGABDIAN
Langkah  awal  dalam  merancang  dan  membangun  sistem  pengelolan  surat  dengan  melakukan analisa  terhadap  sistem  pengarsipan  surat  di  Sekolah  Menengah  Atas  Negeri  12  Palembang.  Data
didapat dari hasil observasi dan wawancara terhadap staf tata usaha dan unit terkait. Hasil observasi dan wawancara dianalisa untuk mencari dan memberikan solusi terbaik bagi pihak sekolah. Deskripsi dari hasil observasi dan wawancara di narasikan dalam point 2.1 dan point 2.2

## 2.1 Prosedur Pengarsipan Surat
Prosedur  pengarsipan  surat  masuk  yang  berjalan  di  Sekolah  Menengah  Atas  Negeri  12 Palembang melalui beberapa tahapan, yaitu dimulai pada bagian tata usaha yang menerima surat dari instansi  atau  lembaga  organisasi  lain  sehingga  menjadi  surat  masuk  untuk  Sekolah  Menengah  Atas Negeri  12  Palembang.  Bagian  tata  usaha melakukan registrasi  dan   mencatat secara  manual dengan menuliskan tanggal  masuk  surat,  asal  instansi  surat, tujuan  surat,  dan  kode  surat,  lalu  nomor  surat, dengan menggunakan agenda surat, dan akan diperiksa sesuai nomor urut surat.
Prosedur pengarsipan surat keluar yang terjadi di SMA Negeri 12 Palembang antara lain yaitu, staf  tata  usaha  memberikan  konsep  surat  keluar  kepada  kepala  sekolah  untuk  diperiksa  secara manual. Setelah diperiksa dan dilakukan perbaikan surat keluar maka kepala sekolah akan menanda tangani  surat.  Setelah  ditanda  tangani,  surat  tersebut  diberikan  lagi  kepada  staf  tata  usaha  untuk dicantumkan  penomoran  surat  keluar  berdasarkan  kode  klasifikasi  surat  yang  akan  keluar  untuk diinput,  dicatat  secara  manual  dalam  agenda  surat  keluar  dan  digandakan  menjadi  dua  salinan disimpan sebagai arsip dan surat asli akan didistribusikan kepada instansi atau lembaga yang menjadi tujuan surat tersebut dibuat.

## 2.2 Klasifikasi Surat
Hasil  obeservasi  ditemukan  bahawa  pihak  SMA  telah  memiliki  kode  klasifikasi  surat  yang digunakan  untuk  mengelompokkan  surat  yang  ada  di  SMA  Negeri  12  Palembang.  Kode  klasifikasi sebagai berikut:
Tabel 1. Klasifikasi Surat No Kode Klasifikasi Nama 1 429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri 2 428 Kepramukaan 3 427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja 4 426.3 Pesta Olah Raga PON, Porsade, Olimpiade 5 426.23 Lapangan 6 426.22 Stadion 7 426.21 Gedung Olah Raga 8 426.2 Sarana 9 426.1 Cabang Olah Raga 10 426 Keolahragaan 11 425.3 Perlengkapan Sekolah 12 425.2 Buku 13 425.13 Pusat Kegiatan Siswa 14 425.11 Gedung Sekolah 15 425 Sarana Pendidikan 16 424 Tenaga Pengajar, Guru 17 423.7 Ujian 18 423.6 Karya Tulis 19 423.5 Kurikulum 20 423.4 Studi Tur 21 423 Metode Belajar 22 422.5 Beasiswa 23 422.4 Uang Sekolah Klasifikasi Disini SPP 24 422.3 Hari Libur 25 422.2 Tahun Pelajaran 26 422.1 Persyaratan Masuk Sekolah Testing, Ujian,Pendaftaran
27 422 Administrasi Sekolah 28 421.9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf 29 421.73 421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa 30 421.73 Resimen Mahasiswa 31 421.71 Reuni Darmawisata 32 421.7 Kegiatan Pelajar 33 421.6 Kegiatan Sekolah Dies Natalis Lustrum 34 421.5 Sekolah Kejuruan 35 421.4 Sekolah Tinggi 36 421.3 Sekolah Menengah 37 421.2 Sekolah Dasar 38 421.1 Pra Sekolah 39 421 Sekolah 40 420 Pendidikan

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Rancangan  bangun  sistem  baru  merupakan  gambaran  dari  sistem  yang  telah  dikembangkan secara  komputerisasi.  Proses  yang  dikembangkan  yaitu  rancang  bangun  sistem  pengelolaan  surat berbasis website.

## 3.1.    Rancangan Apliaksi
Rancangan state transition diagram sistem pengelolaan surat berbasis website pada SMA Negeri 12 Palembang sebagai berikut:

## Gambar 1 Rancangan Aplikasi

## 3.2   Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat
Implementasi  sistem  merupakan  tahap  pembuatan  aplikasi  berdasarkan  perancangan  yang dilakukan dan juga tahap untuk memastikan desain aplikasi berjalan dengan baik

## Gambar 2 Halaman Utama Aplikasi Sistem Pengelolaan Arsip Surat
Tampilan  ini  muncul  saat  setelah  pengguna  melakukan  login,  terdapat  informasi  jumlah  surat masuk,surat keluar, disposisi, klasifikasi surat dan pengguna
Tampilan  surat  masuk  terdapat  inputan  nomor  agenda,  asal  surat,  nomor  surat,  isi  ringkasan,  kode klasifikasi, indeks berkas, tanggal surat, keterangan dan file surat.

## Gambar 4 Tampilan Halaman Arsip Surat Keluar
Tampilan surat keluar terdapat inputan nomor agenda, tujuan surat, tanggal surat, isi ringkasan, kode klasifikasi, nomor surat, keterangan dan file surat.

## 3.3   Sosialisasi Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat
Hasil coding dan testing berbentuk aplikasi kemudian diimplementasikan pada SMA Negeri 12 Palembang.    Pengimplementasi  aplikasi  dimaksudkan  untuk  mengatasi  permasalahan  yang  ada menyangkut penegarsipan surat, baik surat masuk maupun surat keluar.

## Gambar 5 Sosialisasi  Arsip Aplikasi Sistem Pengelolaan Arsip Surat
Agar  penggunaan  aplikasi  tepat  sasaran  maka  dilakukan  sosialisasi  terhadap  warga  sekolah khususnya  staf  tata  usaha  tentang  tata  cara  penggunaan  aplikasi.  Agenda  sosialisasi  menjelaskan tentang penggunaan aplikasi dan cara mengatasi jika terjadi kendala pada saat menggunakan aplikasi.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  rancang  bangun  aplikasi  sistem  Pengelolaan  arsip  surat  dapat  diambil kesimpulan  sebagai  berikut:  Aplikasi  membantu  dalam  mengelola  surat-surat  menjadi  lebih terpelihara dengan baik, teratur, aman dan efisien serta surat-surat tersebut dapat ditemukan dengan cepat  dan  akurat.  Aplikasi  juga  membantu  mempermudah  staf  tata  usaha  dalam  pengelolaan  arsip surat di SMA Negeri 12 Palembang.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terimakasih  disampaikan  bagi  pihak-pihak  yang  telah  mendukung  terlaksananya program pengabdian masyarakat ini, yaitu Univeristas IGM Palembang dan SMA Negeri 12 Palembang

## DAFTAR PUSTAKA
1. Ade Suryadi (2019) Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall, Jurnal Khatulistiwa Informatika, V OL. VII, NO. 1 JUNI 2019 p-ISSN: 2339-1928 & e-ISSN: 2579-633X
2. Sintia  Mahmudah  (2019) , Sistem  Informasi  Manajemen  Pengarsipan  Surat  Masuk  Dan  Surat Keluar (Studi Kasus : Ma Darul Ihya Bogor), Jurnal Media Informatika Budidarma, Vol 3, No 3, Juli 2019
3. Haviz  Syah  Viddyartha  (2018). Rancangan  Bangun  Aplikasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar Berbasis Web Pada Klinik Pengobatan Palembang Di Mangetan Jawa Timur
4. Andi Sunyoto (2007). Membangun Web Dengan Teknologi Java Script & XML. Andi ,Yogyakarta
5. Aji Supriyanto (2005). Perancangan Aplikasi, Surabaya : Widyastana
6. Dwi Mulyo (2018). Nomor Kode Surat Resmi
7. Indrajani (2015). Database Design (Case Study All in One) . Jakarta : PT Elex Media Komputindo
8. Jogiyanto (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis . Andi, Yogyakarta
9. Ladjamudin(2005), Analisis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
10. Muhamad  Muslihudin  dan  Oktafianto  (2016), Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi Menggunakan Model Terstruktur dan UML , CV. Andi Offset, Yogyakarta
11. Mata-Toledo, R., A. dan Cushman, P.,K. (2007). Dasar-Dasar Database Relasional . Jakarta : Erlangga 12. Pressman, Roger S (2012), Rekayasa Perangkat Lunak – Buku Satu, Pendekatan Praktisi (Edisi 7). Yogyakarta: Andi
13. Sri  Mulyani  (2016), Metode  Analisis  dan  Perancangan  Sistem ,  Ed.2,  Cet.1,  Abdi  Sistematika, Bandung
14. Syahrial Chan. (2017, Membuat Aplikasi Database dengan PowerBuilder 12.6 dan mySQL, PT Elex Media Komputindo, Jakarta
15. Sutanta Edhy (2011). Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual . Yogyakarta : Andi
16. Sutarman (2012). Pengantar Teknologi Informasi . Jakarta : PT.Bumi Aksara
17. Tata Sutabri (2012). Analisis Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta
18. Wardana S. Hut (2016), Aplikasi Website Profesional dengan PHP dan jQuery, Ed.1, PT Elex Media Komputindo, Jakarta