## Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas Berbasis Web PT. Bukit Asam Tbk
Dinda Lestarini 1 , Ahmad Rifai 1 , Fransiska Prihatini Sihotang 2, Richa Pratiwi 1* 1 Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya, Palembang, Indonesia
2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Global Informatika MDP, Palembang, Indonesia Email: richapratiwi98@gmail.com
Abstrak— PT.  Bukit  Asam  Tbk  adalah  salah  satu  BUMN yang  bergerak  dalam  bidang  pertambangan  batubara. Produksi  batubara  unit  pertambangan  Tanjung  Enim  tidak hanya dipasarkan di Tanjung Enim tetapi juga ke daerah lain dan  Pasar  Internasional  melalui  Pelabuhan  Tarahan  Bandar Lampung  dan  Dermaga  Kertapati  sehingga  karyawan  sering melakukan  perjalanan  dinas.  PTBA  Unit  Dermaga  Kertapati mencatat  perjalanan  dinas  sopir  menggunakan  buku  catatan, sehingga  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  dalam mengelola  data  dan  membuat  laporan.  Pada  penelitian  ini diajukan  sebuah  Aplikasi  Pengelolaan  Surat  Perintah Perjalanan  Dinas  PT.  Bukit  Asam  Tbk  Berbasis  web  untuk membantu  mengelola  data  perjalanan  dinas  sopir  serta mencetak  surat  dinas  dan  laporan.  Metode  yang  digunakan pada  pengembangan  aplikasi  adalah  metode  waterfall, rancangan  aplikasi  di  implementasikan  ke  dalam  bahasa pemrograman  PHP  dengan  menggunakan  MySQL  sebagai DBMS.

## Kata Kunci— Perjalanan Dinas, Web, Aplikasi

## I. L ATAR B ELAKANG
PT. Bukit Asam Tbk adalah salah satu perusahaan BUMN yang  bergerak  dalam  bidang  pertambangan  batubara. Perusahaan  ini  berdiri  pada  tanggal  2  Maret  1981  yang berpusat  di  Tanjung  Enim,  Kabupaten  Muara  Enim, Sumatera  Selatan.  Produksi  batubara  unit  pertambangan Tanjung Enim tidak hanya dipasarkan di Tanjung Enim tetapi juga ke daerah lain dan Pasar Internasional melalui Pelabuhan Tarahan Bandar Lampung dan Dermaga Kertapati[1].
PT.Bukit Asam Tbk bekerja sama dengan PT. Kereta Api Indonesia  (PT  KAI)  dalam  proses  pengangkutan  batubara dari  Tanjung  Enim  ke  Pelabuhan  Tarahan  Lampung  dan Dermaga  Kertapati  Palembang.  Pelaksanaan  bongkar  muat batubara  dari gerbong kereta  api menggunakan Rotary  Car Dumper (RCD)  di  Pelabuhan  Tarahan  dan  Apron  Feeder (AF) di Dermaga Kertapati. Dari kedua dermaga tersebutlah batubara  dipasok  kepasar  domestik  maupun  internasional. Untuk tahun 2018, volume produksi batubara mencapai 26,36 juta ton dan volume penjualan batubara  mencapai 24,70 juta ton[2].
Surat  perintah  adalah  surat  yang  berisi  perintah  dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilakukan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan. Surat perintah  terdapat  berbagai  macam  jenisnya.  Salah  satunya yaitu  surat  perintah  perjalanan  dinas  (SPPD).  Menurut Sedianingsih  [3],  perjalanan  dinas  adalah  perjalanan  dinas yang  dilakukan  oleh  pegawai  suatu  perusahaan  yang
berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan  merupakan  tugas  yang  berkaitan  dengan kepentingan  lembaga  atau  perusahaan  yang  bersangkutan. Perjalanan  dinas  dilakukan  karena  berbagai  kepentingan, antara  lain  pelaksanaan  pengawasan  di  kantor  cabang  atau perusahaan  cabang,  seminar,  diklat,  tender,  janji,  temu, penjajakan  kerja  sama,  menghadiri  acara  ceremonial, kegiatan social, dan lain-lain.
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, PT. Bukit Asam Tbk  banyak  melakukan  perjalanan  dinas  ke  luar  daerah Palembang  khususnya  daerah  Tanjung  Enim  karena  di Tanjung Enim merupakan kantor pusat PT. Bukit Asam Tbk. Perjalanan  dinas  ini  di  lakukan  oleh  karyawan  yang ditugaskan  oleh  atasan  untuk  menghadiri  acara  ataupun pertemuan.  Karyawan  akan  melakukan  perjalanan  dinas bersama sopir yang ditugaskan.
PT. Bukit Asam Tbk terus berusaha untuk menciptakan, mengembangkan dan melengkapi sistem informasi berbasis teknologi  informasi.  Saat  ini  PT.  Bukit  Asam  Tbk  belum mempunyai  suatu  aplikasi  pengelolaan  surat  perintah perjalanan  dinas  sopir  yang  berbasis  teknologi  informasi. Aplikasi  diciptakan  untuk  mempermudah  manusia  dalam mengerjakan suatu tugas di dalam sebuah komputer, seperti untuk  mengolah  data  maupun  untuk  keperluan  editing[4]. Pada  sistem  yang  berjalan  sebelumnya  data-data  yang disimpan  masih  berupa  data  tertulis  atau hardcopy . Banyaknya  kegiatan  perjalanan  dinas  yang  telah  terlaksana membuat  pencarian  informasi  perjalanan  dinas  sopir membutuhkan  waktu  yang  lama.  Permasalahan  lainnya adalah adanya  surat  perintah  perjalanan dinas  yang terselip atau  hilang.  Akibatnya  jika  atasan  ingin  melihat  laporan perjalanan  dinas  akan  mengalami  kesulitan  mendapatkan surat  tersebut.  Pada  penelitian  ini  akan  dibangun  sebuah aplikasi pengelolaan surat perintah perjalanan dinas sehingga dapat mengoptimalkan dan meningkatkan kinerja perusahaan.

## II. M ETODE P ENELITIAN

## A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan metode  wawancara,  pengamatan,  dokumentasi  dan  studi pustaka.  Pengumpulan  data  dengan  wawancara  secara langsung  dilakukan  kepada  bagian  terkait  yang  mempunyai wewenang  untuk  memberikan  data  yang  tepat  dan  akurat. Petugas  yang  berwenang  menjelaskan  bagaimana  prosedur pengelolaan surat perintah perjalanan dinas yang terjadi di PT. Bukit  Asam  Tbk  Unit  Dermaga  Kertapati.  Selain  itu,
pengamatan langsung juga dilakukan terhadap kegiatan yang dilakukan PT. Bukit Asam Tbk sehingga data yang diperoleh lebih akurat. Data-data, baik berupa arsip maupun file di PT. Bukit Asam Tbk yang berkaitan dengan permasalahan yang diangkat juga dikumpulkan dan dianalisis. Informasi lainnya yang terkait dengan penelitian dari berbagai buku, jurnal, serta hasil  penelitian-penelitian  terdahulu  yang  berkaitan  dengan topik juga dikumpulkan sebagai pendukung data lainnya.

## B. Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam  pengembangan  perangkat  lunak,  penulis menggunakan model  Sekuensial Linier model Waterfall[5]. Metode  Waterfall  adalah  suatu  proses  pengembangan perangkat  lunak  berurutan,  dimana  kemajuan  dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melewati fase-fase  pengembangan  sistem.  Metode  ini  terdiri  dari beberapa tahapan, yaitu:
1. Analisis Kebutuhan
Analisis  kebutuhan  merupakan  analisa  terhadap kebutuhan yang berkaitan dengan sistem. Pada tahap ini, penulis melakukan pengumpulan data dan akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari karyawan PT. Bukit Asam  Tbk  yang  terkait  dalam  urusan  perjalanan  dinas sopir, sehingga akan tercipta sebuah perangkat yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan user.
2. Desain
Proses desain akan menerjemahkan kebutuhan ke sebuah perancangan  perangkat  lunak  yang  dapat  diperkirakan sebelum di buat kode program. Penulis mendesain sistem untuk menentukan tahapan-tahapan operasi dalam proses pengelolaan  data  SPPD  sopir.  Prosedur  yang  dilakukan untuk mendukung operasi-operasi sistem sebagai berikut:  Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)
 Membuat Data Flow Diagram (DFD)
 Membuat desain file atau desain tabel
 Membuat desain input atau desain form
 Membuat desain output
3. Implementasi
Implementasi merupakan proses menerjemahkan  desain ke dalam bahasa yang bisa diterjemahkan di dalam bahasa pemrograman  dengan  menggunakan  PHP  dan  MySQL. Tahapan  ini  akan  menghasilkan  sebuah  aplikasi pengelolaan  surat  perintah  perjalanan  dinas  PT.  Bukit Asam Tbk Unit Dermaga Kertapati.
4. Pengujian
Tahapan  ini  dapat  dilakukan  untuk  menguji  kesesuaian antara rancangan dengan perangkat lunak yang dibangun. Pada  penelitian  ini,  pengujian  sistem  dilakukan  dengan menggunakan black box .

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisis Sistem
Karena adanya kelemahan pada kegiatan sedang berjalan pada  PT.  Bukit  Asam  Tbk  Unit  Dermaga  Kertapati,  maka dibutuhkan  sebuah  perangkat  lunak  untuk  mengelola  data perjalanan  dinas  sopir.  Adapun  ruang  lingkup  aplikasi
pengelolaan  surat  perintah  perjalanan  dinaspada  PT.  Bukit Asam Tbk  Unit Dermaga Kertapati adalah sebagai berikut:
1. Pegawai  dapat  memasukkan  data  sopir  dan  transportasi pada sistem.
2. Pegawai dapat memasukkan data SPPD pada sistem.
3. Pegawai dapat mencetak laporan data SPPD dari sistem.
4. Pegawai dapat mencetak surat perintah perjalanan dinas, surat  perincian  biaya  dinas,  dan  surat  kendaraan  jalan bermotor (SKJB).

## B. Perancangan Sistem
Tahap  ini  menghasilkan  rancangan  data  dan  rancangan proses  dari  aplikasi  pengelolaan  surat  perintah  perjalanan dinas  pada  PT.  Bukit  Asam  Tbk  Unit  Dermaga  Kertapati. Gambar  1  merupakan  rancangan  data  yang  digambarkan dalam bentuk ERD. Pada aplikasi ini terdapat 4 tabel yaitu user , SPPD, transportasi dan sopir.

## Gambar 1. ERD Aplikasi Pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas
Gambar  2  merupakan  rancangan  proses  dari  aplikasi pengelolaan  surat  perintah  perjalanan  dinas  pada  PT. Pengguna sistem terdiri dari admin dan manager. Sementara itu, aplikasi pengelolaan surat perintah perjalanan dinas dapat menangani  5  proses  yaitu login ,  pengelolaan  data  sopir, pengelolaan  data  transportasi,  pengelolaan  SPPD  dan pembuatan laporan perjalanan dinas.
Gambar 2. DFD Aplikasi Pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas

## C. Implementasi
Setelah  melakukan  analisis  perancangan  sistem  dan berakhir dengan pembuatan program, maka hasil yang dicapai adalah sebuah aplikasi pengelolaan Surat Perintah Perjalanan Dinas berbasis web pada PT. Bukit Asam Tbk Unit Dermaga Kertapati.  Aplikasi  pengelolaan  Surat  Perintah  Perjalanan Dinas ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP  dan  MySQL.  Aplikasi  ini  di  harapkan  mampu memudahkan  karyawan  untuk  mengelola  perjalanan  dinas sopir PT. Bukit Asam Tbk Unit Dermaga Kertapati. Gambar 3  merupakan  halaman login dari  aplikasi  pengelolaan  surat perintah  perjalanan  dinas  pada  PT.  Buki  Asam  Tbk  Unit Dermaga Kertapati. Halaman login merupakan tampilan awal yang  muncul  ketika  aplikasi  pengelolaan  surat  perintah perjalanan  dinas  diakses  oleh  pengguna.  Pada  halaman  ini, pengguna  diminta  untuk  memasukkan username dan password sehingga dapat dilakukan validasi pengguna.

## Gambar 3. Halaman Login
Jika proses login berhasil dilakukan, maka aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman dashboard dari masing- masing  pengguna.  Pada  halaman  admin,  terdapat  beberapa menu,  antara  lain  sopir,  transportasi,  SPPD  dan  laporan. Sementara itu, pada  halaman manager hanya  terdapat menu SPPD  yang  digunakan  untuk  mencetak  SPPD  dan  laporan. Gambar 4 merupakan tampilan halaman utama pengguna.

## Gambar 4. Halaman Utama Pengguna
Menu sopir merupakan menu yang daoat dipilih saat akan melakukan  pengelolaan  data  sopir.  Ketika  menu  ini  dipilih, maka  daftar  sopir  akan  ditampilkan  ke  layar  (gambar  5). Melalui  halaman  sopir,  admin  dapat  menambah,  mengubah menghapus  dan  mencari  data  sopir.  Gambar  6  merupakan form data sopir.

## Gambar 5. Halaman Sopir
Menu  transportasi  digunakan  untuk  menampilkan halaman  transportasi  (gambar  7)  yang  berisi  data  alat transportasi  yang  adapat  digunakan  pada  saat  melakukan perjalanan  dinas.  Pada  halaman  transportasi,  admin  dapat menambah,  mengubah,  menghapus  dan  mencari  data  alat transportasi.  Gambar  8  merupakan  tampilan form data  alat transportasi.
Gambar 6. Form Data Sopir
Gambar 7. Halaman Transportasi
Menu  SPPD  merupakan  menu  yang  digunakan  untuk menghasilkan surat perintah perjalanan dinas (gambar 9) dan surat  perincian  biaya  perjalanan  dinas  (gambar  10).  Admin dapat  menambah,  mengubah,  menghapus  dan  mencari  data SPPD  melalui  halaman  SPPD  (gambar  11). Form data  SPP ditunjukkan pada gambar 12.
Gambar 9. Surat Perintah Perjalanan dan Dinas
Gambar 10. Surat Perincian Biaya Perjalanan Dinas
Gambar 12. Form Data SPPD
Gambar 13 merupakan halaman cetak laporan berdasarkan data yang di butuhkan, dengan menyaring mulai dari tanggal, bulan, atau tahun yang dibutuhkan. Setelah itu tampilkan data maka data yang dibutuhkan akan tampil, maka data tersebut dapat di cetak dengan format pdf.
Gambar 13. Cetak Laporan

## D. Pengujian
Pengujian  yang  dilakukan  dalam  Aplikasi  Surat  Perintah Perjalanan  Dinas  PT.  Bukit  Asam  Tbk  Unit  Derrmaga Kertapati  menggunakan  metode  pengujian black  box . Pengujian black  box mengutamakan  pengujian  terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program yang digunakan untuk mengetahui apakah program dapat  berfungsi dengan benar. Tabel 1 merupakan hasil pengujian halaman login .
Tabel 1. Hasil Pengujian Halaman Login Kasus dan Hasil Ujian (Benar) Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpula n Data isian username dan
password benar. Lalu menekan
button Login . Sistem akan menerima  akses Login kemudian langsung menampilkan halaman home. Sistem akan menerima  akses Login kemudian langsung menampilkan
home.
Valid
Kasus dan Hasil Uji (Salah) Data Masukan Yang diharapkan  Pengamatan Mengosongka n username atau password lalu  menekan button Login Sistem akan menolak  akses login dan menampilkan pesan “ Username atau Password anda salah”. Sistem akan menolak akses login dan menampilkan pesan “ Username atau Password anda salah” Valid Masuk kedalam website dengan menggunakan link tanpa melakukan proses login. Sistem akan menolak  akses login dan menampilkan halaman login dengan pesan “Silahkan login
terlebih dahulu”.
Sistem akan menolak login dan menampilkan halaman login dengan pesan “Silahkan login terlebih dahulu” Valid
Tabel  2  menunjukkan  hasil  pengujian  terhadap  halaman sopir. Pengujian dilakukan untuk melihat proses tambah data baru,  pembaharuan  data  yang  sudah  ada  serta  penghapusan data sopir.

## Tabel 2. Hasil Pengujian Pengelolaan Data Sopir
Kasus dan Hasil Uji (Benar) Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpula n Tambah Data Data masuk pada server database Data masuk pada server database berubah . Valid Ubah Data Data dapat diubah dan data pada server database berubah Data dalam server database berubah. Valid Hapus Data Data dapat dihapus dan data pada server database berubah Data dalam server database telah dihapus. Valid Kasus dan Hasil Uji (Salah) Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpula n Data isian tidak sesuai tipe data. Muncul data kosong pada data yang salah Data kosong muncul pada data yang salah. Valid
Tabel  3  merupakan  tabel  yang  menjelaskan  tentang pengujian  pengelolaan  data  alat  transportasi  pada  Aplikasi Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  PT.  Bukit  Asam  Tbk  Unit Dermaga  Kertapati.  Pengujian  dilakukan  untuk  melihat proses tambah data baru, pembaharuan data yang sudah ada serta penghapusan data alat transportasi.

## Tabel 3. Hasil Pengujian Pengelolaan Data Alat Transportasi
Kasus dan Hasil Uji (Benar) Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Tambah Data Data masuk pada server database Data masuk pada server database berubah . Valid Ubah Data Data dapat diubah dan data pada server database berubah Data dalam server database berubah. Valid Hapus Data Data dapat dihapus dan data pada server database berubah Data dalam server database telah dihapus. Valid
Kasus dan Hasil Uji (Salah) Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data isian tidak sesuai tipe data. Muncul data kosong pada data yang salah Data kosong muncul pada data yang salah. Valid
Tabel  4  merupakan  tabel  yang  menjelaskan  tentang pengujian  pengelolaan  data  SPPD  pada  Aplikasi  Surat Perintah  Perjalanan  Dinas  PT.  Bukit  Asam  Unit  Dermaga Kertapati. Pengujian dilakukan untuk melihat proses tambah data  baru,  pembaharuan  data  yang  sudah  ada  serta penghapusan data SPPD.

## Tabel 4. Hasil Pengujian Pengelolaan Data SPPD
Kasus dan Hasil Uji (Benar) Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Tambah Data Data masuk pada server database Data masuk pada server database berubah . Valid Ubah Data Data dapat diubah dan data pada server database berubah Data dalam server database berubah. Valid Hapus Data Data dapat dihapus dan data pada server database berubah Data dalam server database telah dihapus. Valid Kasus dan Hasil Uji (Salah) Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data isian tidak sesuai tipe data. Muncul data kosong pada data yang salah Data kosong muncul pada data yang salah. Valid
Tabel  5  merupakan  hasil  pengujian  terhadap  fungsi pembuatan  laporan.  Pembuatan  laporan  dilakukan  dengan memilih periode laporan sehingga  dihasilkan laporan dalam bentuk pdf.

## Tabel 5. Pengujian Fungsi Pembuatan Laporan
Kasus dan Hasil Uji (Benar) Data Masukan Hasil yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Cetak  laporan periode tertentu Data akan masuk ditampilkan dalam bentuk pdf Data akan masuk ditampilkan dalam bentuk pdf Valid Kasus dan Hasil Uji (Salah) Data Masukan Hasil yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Periode  yan dimasukkan salah Muncul pesan “Periode yang dimasukkan salah” Muncul pesan “Periode yang dimasukkan salah” Valid

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  yang  dilakukan  diketahui bahwa  PT.  Bukit  Asam  Tbk.  Unit  Dermaga  Kertapati membutuhkan sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola  data  perjalanan  dinas.  Pada  penelitian  telah dihasilkan  sebuah  perangkat  lunak  untuk  pengelolaan  surat perintah perjalanan dinas sopir pada PT. Bukit Asam Tbk Unit Dermaga  Kertapati.  Aplikasi  dikembangkan  dengan menggunakan  PHP  dan  MySQL.  Keberadaan  aplikasi  ini diharapkan dapat membantu organisasi dalam mengoptimalkan kinerja organisasi.

## D AFTAR P USTAKA
[1]  PTBA, “Sejarah Perusahaan.” [Online]. Available: http://www.ptba.co.id/id/tentang-kami/profil- perusahaan.
[2]  PTBA,  “Bisnis  Batubara.”  [Online].  Available: http://www.ptba.co.id/id/tentang-kami/bisnis- batubara.
[3]  S.  E.  Sedianingsih,  E.  F.  Mustikawati,  N.  P. Soetanto,  and  others, Teori  dan  Praktik Administrasi  Kesekretariatan .  Prenada  Media,
2014.
[4]  A.  Noor,  “Aplikasi  Kisah  25  Nabi  Dan  Rasul Berbasis Android,” J. Sains dan Inform. , vol. 2, no.
2, 2017.
[5]  R. S. Pressman, [M4M] Software Engineering: A
Practitioner’s Approach . 2009.