## Rancang Bangun Sistem Pengolahan Data Cuti Karyawan Berbasis Web Pada PT Care Spunbond
Indri Handayani 1 , Irfan Hidayat 2 , Ghina Amaliyah 3 1,2,3 Program Studi Sistem Informasi Universitas Raharja Email : *1 indri@raharja.info , 2 irfanhidayat@raharja.info, 3 ghina.amaliyah

## Abstrak
Pengolahan data pada PT Care Spunbond sudah menggunakan semi komputerisasi, akan namun dalam  pecatatan  pengolahan  data  cuti  masih  menggunakan  formulir  cuti  berupa  kertas  HVS sebagai  medianya  dan  diolah  atau  di input kedalam microsoft excel ,  sehingga  menimbulkan beberapa  permasalahan  (kendala)  diantaranya  waktu  yang  cukup  lama  dalam  hal  pembuatan laporan karena (harus rekap data hasil satu per satu permohonan cuti) harus merekap hasil data pengajuan cuti (permohonan cuti) satu persatu. Melihat dari permasalahan yang dihadapi, maka sangat diperlukan  sistem  yang  memudahkan  dalam membuat laporan sehingga tidak memakan waktu  yang  lama,  proses  pengajuan  cuti  dan  hasil  penginputan  menjadi  lebih  mudah,  dan penyediaan informasi mengenai laporan yang up to date , agar kesalahan dalam pelaporan dapat diminimalisir.
Kata kunci : pengolahan data, laporan, pengajuan cuti

## Abstract
Data  processing  at  PT  Care  Spunbond  already  uses  semi-computerization,  but  in  recording leave  data  processing  still  uses  a  leave  form  in  the  form  of  HVS  paper  as  the  medium  and  is processed or inputted into Microsoft Excel, causing several problems (constraints) including a long time in terms of making reports because (must recap the data on the results of one leave application) one by one must recap the results of the data for submitting leave (applications for leave). Looking at the problems faced, it is very necessary to have a system that makes it easier to make reports so that it doesn't take a long time, the process of submitting leave and inputting results  becomes  easier,  and  providing  up-to-date  report  information,  as  well  as  minimizing errors in reporting..
Keywords: data processing, reports, leave application

## 1. PENDAHULUAN
Saat  ini,  informasi  sudah  menjadi  kebutuhan  dikehidupan  kita  sehari-hari  yang  terus meningkat serta diikuti oleh teknologi yang terus berkembang. Salah satunya adalah Teknologi informasi yang  merupakan  suatu  teknologi  yang  mampu  memberikan  informasi  kepada  orang lain  secara  cepat  dan  dapat  diakses  secara  luas,  sehingga  dengan  informasi  tersebut  mampu menambah pengetahuan dan pemahaman masyarakat. (Simarmata  et al., 2020) Dengan  adanya teknologi  informasi,  tanpa  kita  sadari  telah  meningkatkan  standar  efisiensi  dalam  kehidupan sehari-hari.  Salah  satu  bukti  perkembangan  teknologi  informasi  adalah  semakin  banyaknya perusahaan  yang  menerapkan  sistem  informasi  di  dalam  perusahaan  untuk  meningkatkan efisiensi  dalam  kegiatan  operasional  di  berbagai  bidang.  Dengan  adanya  sistem  informasi  di perusahaan  dapat  mempermudah  dalam  mendapatkan  informasi,  mengolah  data  menjadi informasi, mengajukan cuti dan lain-lain.
Sistem  pengolahan  data  cuti  karyawan  yang  ada  saat  ini  kurang  efektif  karena  proses pengajuan cuti harus bertemu atau menghadap atasan dan manajer untuk menyetujui cuti. Proses
ini memakan waktu lama dan kurang efisien karena formulir cuti masih menggunakan kertas A4 dan karyawan perlu mengisi formulir jika ingin mengajukan cuti. Tata cara pengolahan data cuti karyawan yaitu karyawan meminta formulir cuti, kemudian HRD mengecek data cuti karyawan, kemudian  HRD  memberikan  formulir  cuti  dan  menuliskan  sisa  cuti  yang  bisa  diambil. Selanjutnya karyawan mengisi formulir cuti  kemudian karyawan tersebut meminta persetujuan dari supervisor dan manager, selanjutnya supervisor dan manager akan memberikan persetujuan apakah  cuti  tersebut  dapat  disetujui  atau  ditolak.  dan  jika  sudah  disetujui  oleh  supervisor  dan manager maka formulir cuti dikembalikan ke HRD, setelah itu HRD mencatat cuti tersebut dan membuat  laporan  ke  dalam Microsoft Excel untuk  membuat  rekap  laporan  cuti  tersebut.  Yang dapat  mengakibatkan  proses  cuti  menjadi  lama  sehingga  berdampak  pada  lambatnya penyampaian informasi.

## LITERATURE REVIEW
Upaya  penyempurnaan  penelitian,  harus  didukung  dari  beberapa  studi  literatur  yang  mengacu pada judul penelitian yang dibahas antara lain:
1. “Perancangan  Sistem  Informasi  Cuti  Karyawan  Pada  PT.  Aneka  Gas  Industri  Tbk Pekanbaru”  merupakan  hasil  dari  penelitian  Muhammad  dan  Vinnuri  Oktaviani  (2019). Dalam  penelitian  ini  menghasilkan  sebuah  rancangan  sistem  yang    mempercepat  dan mempermudah  proses    pengajuan    cuti,  yang  tidak    membutuhkan    waktu  lama  dalam memproses pengajuan.
2. Handayani  dan  Dicky  Suprapto  (2019),  Melakukan  penelitian  dengan  judul  “Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Kekaryawanan  Cuti  Karyawan  di  PT.  Colorpak  Indonesia,  Tbk Berbasis Web ”,  penelitian  ini  menghasilkan  rancangan  sistem  cuti  yang  dapat  mengatasi masalah yang ada pada sistem yang berjalan menjadi lebih maksimal dalam pengajuan dan persetujuan cuti karyawan, pelaporan  karyawan laporan cuti  karyawan dan pencarian data cuti karyawan karyawan menjadi lebih mudah.
3. Penelitian  yang  ditulis  oleh  Ubaidillah dan Fatmawati dalam  Jurnal Teknologi Informasi dan  Multimedia  dengan  judul  “Aplikasi  Sistem  Informasi  Pengajuan  Cuti  Karyawan Berbasis Web Pada PT. Gomeds Network” (2021), Menghasilkan aplikasi sistem informasi pengajuan  cuti untuk  karyawan  yang dapat  membantu  pengajuan cuti  bagi  karyawan dan perusahaan  menjadi  lebih  mudah  dalam  memproses  serta  mengola  data  cuti,  data  pun tersimpan aman di database .
4. Purnomo, Ali dan Pratimi melakukan penelitian dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem E-Cuti Pegawai  Bank  Berbasis Web ”,  yang  menghasilkan  sistem E-Cuti Kepegawaian  yang  dapat  memudahkan  kinerja  admin  serta  pegawai  dalam  mendapatkan data  aplikasi  pengajuan  yang  lebih  tepat,  cepat  dan  akurat.  Dalam E-Cuti ini,  ketika pengajuan  cuti  resiko  kehilangan  akan  berkurang  karena  data  tersimpan  aman  dalam database .

## 2. METODE PENELITIAN

## 1. Pengumpulan Data
Bagian  dari  kegiatan  penelitian  yang  berupa  kegiatan  mengumpulkan  semua  data yang dibutuhkan merupakan pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan oleh seorang peneliti,  setelah  menentukan  populasi  dan  sampel  serta  menentukan  metode  apa  yang digunakan  dalam  pengumpulan  data  tersebut.  Metode  yang  digunakan  peneliti  untuk memperoleh data dalam suatu penelitian disebut metode pengumpulan data, yang meliputi metode  observasi,  metode  wawancara,  dan  studi  kepustakaan.  (Herdiawanto  & Hamdayama, 2021)
a. Pengamatan Langsung
Melakukan pengamatan langsung pada lokasi penelitian guna untuk mendapatkan data  yang  berkaitan  dengan  penelitian,  yang  nantinya  data  tersebut  akan  digunakan untuk membantu dalam pembangunan sistem tersebut.
b. Wawancara Untuk  mendapatkan  informasi  tambahan  dan  memperjelas  informasi  yang  telah diperoleh  dengan  melakukan  wawancara  langsung  kepada stakeholder yaitu  kepada beberapa  karyawan  di  departemen  HRD  dan  beberapa  keryawan  terkait  dalam perusahaan
c. Studi Pustaka
Dalam hal ini memperoleh data dari berbagai sumber yakni buku-buku literature, jurnal yang berkaitan mengenai penelitian yang sedang dibahas..

## 2. Metode Pengembangan
Model waterfall digunakan  dalam  pengembangan  perangkat  lunak  dalam  penelitian ini  yang  bersifat  rekursif  pada  setiap  fasenya  yang  dapat  diulang  tanpa  henti  hingga disempurnakan  mulai  dari  identifikasi  masalah,  desain  sistem,  implementasi,  testing,  uji coba dan maintenance. (Solehatin & Anam, 2020) sebagai berikut :
1. Desain  sistem, tampilan dan antarmuka  adalah langkah  awal yang digunakan untuk mengetahui  kebutuhan  aplikasi  yang  dibuat  yang  harus  disesuaikan  dengan kebutuhan merupakan kebutuhan sistem
2. Perancangan  sistem  adalah  tahapan  bagaimana  aplikasi  disajikan  dalam  setiap bentuk berupa tampilan aplikasi yang nantinya akan dioperasikan oleh pengguna
3. Implementasi  adalah  tahapan  pembuatan  aplikasi  atau  pengkodean  sesuai  dengan kebutuhan sistem dan perancangan sistem yang dibuat
4. Testing  adalah  tahap  dimana  aplikasi  yang  telah  melengkapi  kebutuhan  sistem  dan perancangan  sistem  kemudian  diinput  datanya  dan  untuk  menguji  running  dari aplikasi.
5. Uji  coba  adalah  tahap  menyelesaikan  pengujian  aplikasi  secara  keseluruhan  apakah aplikasi sudah sesuai dengan kebutuhan aplikasi
6. Maintenance adalah  tahapan  pemeliharaan  sistem  secara  keseluruhan,  dengan maintenance jika ada perubahan baik dari segi software maupun hardware

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## a. Rancangan Sistem Usulan
Untuk merancang sistem yang diusulkan dituangkan menggunakan  UML ( Unified Modeling  Language) .  UML  adalah  seperangkat  alat  berupa  diagram  untuk  merancang atau  memodelkan  cara  kerja  suatu  sistem  seperti  memodelkan  prosedur  kerja  dan  fitur- fitur yang akan diimplementasikan dalam suatu sistem. (Putra et all, 2020)

## Use Case Diagram

## Gambar 1 Use Case Diagram
Gambar 1 terdiri dari beberapa actor , use case , extend , dan include yang saling berkaitan dengan sistem

## Activity Diagram
Gambar 2 Activity Diagram
Gambar  2  menerangkan  sistem  yang  dipergunakan  untuk  karyawan  dalam megajuakan form cuti
Halaman Login

## Gambar 3 Halaman Login
Gambar  diatas  merupakan  tampilan login pengolahan  data  cuti.  Dalam  sistem ini pengguna harus login dengan memasukkan NIP dan Password untuk masuk kedalam dashboard sistem

## Pengajuan Cuti Karyawan

## Gambar 4 Pengajuan Cuti
Gambar di atas adalah halaman formulir permohonan cuti karyawan yang berisi tanggal mulai dan berakhirnya cuti, jenis cuti, dan alasan cuti.

## Report Cuti Karyawan
Gambar 5 Halaman Report Cuti Karyawan
Gambar diatas merupakan tampilan halaman Report Cuti Karyawan yang berisi daftar pengajuan cuti karyawan.

## Dashboard HRD

## Gambar 6 Halaman Dashboard HRD
Gambar di atas menunjukkan Dashboard HRD yang berisi jumlah aplikasi cuti, cuti yang disetujui ( approve) , cuti yang tertunda, dan pengguna yang telah cuti.

## 4. KESIMPULAN
Sistem pengajuan dan pengolahan data cuti  yang berjalan masih manual yaitu karyawan yang  ingin  mengajukan  cuti  harus  mengambil  formulir  cuti  dan  mengisi  formulir  permohonan cuti.  Kemudian  karyawan  tersebut  harus  bertemu  dengan  kepala  departemen  untuk  meminta persetujuan cuti. Setelah mendapat persetujuan dari atasan, langkah selanjutnya adalah bertemu dengan  HRD  untuk  konfirmasi  cuti  sekaligus  mengembalikan  formulir  cuti.  Kemudian  HRD melakukan input dan rekap data cuti menggunakan microsoft excel . Dengan sistem yang masih manual  membuat  kurang  efektif  dan  efisien  dalam  mengolah  data  cuti  dan  menimbulkan beberapa  kendala  bagi  karyawan  yang  ingin  mengajukan  cuti,  dengan  itu  dibuatlah  sistem pengajuan  cuti  berbasis web yang  memudahkan  karyawan,  Supervisor,  HRD  dan  manager dalam mengelola data cuti.

## 5. SARAN
Saran  yang  dapat  diberikan  dengan  tujuan  untuk  mengembangkan  sistem  informasi pengolahan data cuti kedepannya meliputi: sistem agar dapat terintegrasi dengan sistem absensi dan penggajian; dan Melakukan sosialisasi dan memberikan pelatihan kepada pengguna sistem informasi pengolahan data cuti agar pengguna dapat menggunakan sistem tersebut

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Handayani, N., & Suprapto, D. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Kekaryawanan Cuti Karyawan di PT. Colorpak Indonesia, Tbk Berbasis Web. JIKA (Jurnal Informatika), 2(2).  https://doi.org/10.31000/.v2i2.1517
[2] Herdiawanto,  H.,  &  Hamdayama,  J.  2021.  “Dasar-Dasar  Penelitian  Sosial”,  1st  ed, Jakarta : KENCANA
[3] M.  Gilvy  Langgawan  Putra;  Sri  Rahayu  Natasia;  Yuyun  Tri  Wiranti;  Hemy  Octantia Sadriansyah.  (2020).  Media  Pembelajaran  Dengan  Metode  Gamification:  Untuk Meningkatkan  Motivasi  Pembelajaran  Pada  Perguruan  Tinggi  di  Masa  Covid-19.  Media Nusa Creative (MNC Publishing).
[4] Muhammad, M., & Oktaviani, V. (2019). Perancangan Sistem  Informasi Cuti Karyawan Pada  PT.  Aneka  Gas  Industri  Tbk  Pekanbaru.  IT  Journal  Research  and  Development, 3(2), 54–65
[5] Simarmata,  J.,  Chaerul,  M.,  Mukti,  R.  C.,  Purba,  D.  W.,  Tamrin,  A.  F.,  Jamaludin,  J., Suhelayanti,  S.,  Watrianthos,  R.,  Sahabuddin,  A.  A.,  &  Meganingratna,  A.  (2020). Teknologi Informasi: Aplikasi dan Penerapannya. Yayasan Kita Menulis
[6] Solehatin,  S.,  &  Anam,  C.  2020.  E-Deteksi  Kematangan  Buah  Jeruk  Banyuwangi Menggunakan Metode KKN Berbasis Android. Yogyakarta: Deepublish
[7] Ubaidillah,  U,  and  Fatmawati,  F.  “Aplikasi  Sistem  Informasi  Pengajuan  Cuti  Karyawan Berbasis  Web  Pada  PT.  Gomeds  Network”.  JTIM  :  Jurnal  Teknologi  Informasi  Dan Multimedia, vol.3, no. 1, pp. 1-7, 2021
[8] W.  A.  Purnomo,  G.  Ali,  and  D.  N.  Pratami,  “ANALISIS  DAN  PERANCANGAN SISTEM E-CUTI PEGAWAI BANK BERBASIS WEB”, simtika, vol. 3, no. 3, pp. 9–18, Sep. 2020