[Type text]

## PENGEMBANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK APLIKASI PEMBUATAN DAN MONITORING TARGET LETTER (Studi Kasus PT. ASURANSI ALLIANZ UTAMA INDONESIA)
Ayuliana 1 , Rusdianto 2 , Steven Daniel 3 , Steffen 4
Pogram Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara 1,2,3,4 E-mail: ayuliana_st@binus.ac.id 1 , gembels_89@yahoo.com 2 , calavalon@yahoo.com 3 , st3ff3n2002@yahoo.com 4

## ABSTRAK
Tujuan  penelitian  adalah  menganalisis  dan  merancang  sistem  basis  data  untuk  pembuatan  dan monitoring  target  letter  pada  PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia.  Penerapannya  untuk mempermudah karyawan dalam membuat, me-monitoring, dan melakukan perubahan target dalam membuat suatu target letter. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode penemuan fakta (fact finding) yang dilakukan dengan studi langsung ke lapangan (perusahaan yang bersangkutan), wawancara  dengan  pihak  terkait,  mempelajari  dokumentasi  perusahaan  lalu  dilanjutkan  dengan studi  kepustakaan  (mempelajari  buku  teks  yang  bersangkutan),  dan  metode  perancangan  yang digunakan  adalah  diagram  aliran  data  (Data  flow  diagram)  serta  menggambarkan  ERD  (Entity Relationship Diagram) dan juga membuat perancangan aplikasi web dengan menggunakan bahasa pemrograman  PHP  dan  basis  data  Microsoft  SQL  Server  2005.  Hasil  yang  dicapai  yaitu tersedianya sebuah aplikasi web yang dapat membantu para karyawan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia  untuk  membuat,  me-monitoring,  dan  melakukan  perubahan  target  pada  target  letter. Simpulan  yang  diperoleh  adalah  sebuah  sistem  basis  data  yang  mampu  memudahkan  para karyawan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia untuk membuat dan melakukan monitoring target letter  sehingga  para  karyawan  dan  atasan  menjadi lebih  mudah  dalam  melakukan  evaluasi target perusahaan .
Keyword : Analisis, Perancangan, Basis Data, Target Letter

## 1. Pendahuluan
Seiring  dengan  Perkembangan Teknologi  Informasi,  penggunaan  aplikasi  berbasis  web  semakin  diminati  oleh perusahaan  dalam  menjalankan  proses  bisnis  internal  maupun  external.  Keuntungan  penggunaan  web  adalah kemudahannya untuk diakses, karena Web secara umum adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, mengubah, dan menampilkan informasi melalui arsitektur client-server dan menggunakan koneksi internet atau intranet sebagai media transport-nya (Turban, Rainer dan Potter, 2005, p482). Sedangkan menurut Barry Eaglestone dan Mick Ridley (2001, p20), Web adalah sebuah aplikasi internet yang memungkinkan untuk menyimpan  dan  mengakses  informasi  dan  services  yang  berada  di  dalam  internet.  Sehingga  penggunaan  web secara  tidak  langsung  dapat  meningkatkan  layanan  perusahaan.  Hal    tersebut  dapat  terjadi  karena  dengan pemanfaatan aplikasi berbasis web dapat meningkatkan efektifitas proses kerja dan efisiensi waktu kerja.
PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia  merupakan  salah  satu  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  layanan asuransi  dan  manajemen  aset.  Pada  saat  ini  PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia  sudah  menggunakan teknologi web database yang didukung juga dengan menggunakan teknologi intranet pada beberapa aplikasinya, contohnya adalah aplikasi pengajuan cuti dan claim biaya kesahatan untuk para karyawan. Namun PT. Asuransi Allianz  Utama  Indonesia  masih  ingin  mencoba  untuk  menerapkan  teknologi  tersebut  pada  beberapa  proses bisnis lainnya, salah satunya adalah aplikasi pembuatan dan monitoring target letter.
Target  Letter  adalah  sebuah  lembaran  yang  berisikan  target-target  yang  dipunyai  oleh  setiap  karyawan  yang berisikan target perusahan dan target individual dalam jangka waktu 1 tahun. Hasil pencapaian dari target-target
[Type text]
yang ada di dalam Target Letter akan mempengaruhi bonus  yang akan  didapatkan karyawan pada akhir tahun dan juga dapat menjadi salah satu alat pertimbangan bagi atasan untuk mengontrol kinerja bawahannya. Saat ini karyawan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia masih membuat Target Letter dengan cara semi-manual dan di print pada 1 lembar kertas dan dalam melakukan perhitungan kinerja karyawan masih dilakukan secara manual, serta bentuk penulisan Target Letter masih tidak seragam.
Berdasarkan  permasalahan  yang  telah  disebutkan  diatas,  PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia  mengalami kesulitan  dalam  melakukan  perhitungan  kinerja  pada  karyawannya,  maka  perlu  dirancang  suatu  sistem  basis data  yang  terintegrasi  sehingga  PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia    mampu  mencapai  tujuan-tujuannya, sesuai  pendapat  Mcleod  (1998,  p11)  yang  mengatakan  bahwa  sistem  adalah  sekelompok  elemen  yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dengan web application diharapkan dapat mempermudah pembuatan dan perhitungan target serta melakukan monitoring kinerja karyawan.
Web application ini dirancang agar para karyawan atau staf yang bekerja di dalam perusahaan tersebut mudah untuk  menjalankan,  menyelesaikan,  dan  memantau  pekerjaan  ataupun  proses-proses  bisnis  perusahaan semaksimal mungkin sehingga target perusahaan ataupun target individu karyawan dapat tercapai.

## 2. Metode
Penelitian  ini  berdasarkan  pada  kenyataan  bahwa  semakin  berkembangnya  kebutuhan  basis  data  yang mendukung proses bisnis di  PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia. Data yang digunakan adalah data primer, yang  diperoleh  dengan  melakukan  interview  terhadap  General  Manager  Business  Architecture  PT.  Asuransi Allianz Utama Indonesia untuk mengumpulkan requirement awal dan perubahan yang terjadi pada requirement tersebut yang akan digunakan dalam perancangan database dan web application, dan observasi yang bertujuan untuk mempelajari dan menganalisis target letter yang sudah ada, yang kemudian digunakan dalam perancangan database dan interface pada web application yang akan dibuat.
Data kualitatif/data sekunder didapat dari studi kepustakaan mengenai sistem basis data, sistem monitoring, dan pengumpulan  data  sekunder  melalui  studi  kepustakaan  yang  mencakup  segala  hal  yang  berhubungan  dengan topik pembahasan yang keseluruhannya bersifat teoritis untuk menunjang pembahasan permasalahan mengenai pemanfaatan sistem basis data untuk dukungan transaksi dan monitoring.
Pengolahan  dan  analisis  data,  dilakukan  sesuai  dengan  batasan  penelitian  dengan  tujuan  dapat  menjawab permasalahan.  Setelah  data  diolah,  diharapkan  didapat  bentuk  ideal  dari  pemanfaatan  sistem  basis  data  untuk dukungan transaksi dan monitoring yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.
3. Pembahasan

## 3.1 Sistem yang Berjalan

## 3.1.1 Proses Assigning Scope Karyawan
Pada  PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia,  terdapat  2  company  scope,  yaitu  AZINDO  dan  AZLIFE.  Dalam proses  assigning  karyawan,  pimpinan  menentukan  pada  scope  perusahaan  manakah  seorang  karyawan  itu berada. Proses ini berlaku untuk semua karyawan yang bekerja di perusahaan ini. Di dalam kasus-kasus tertentu, terkadang seorang karyawan bisa berada di dalam 2 company scope secara bersamaan.
[Type text] [Type text]
Gambar 1. Flowchart Assigning Scope Karyawan

## 3.1.2 Proses Pembuatan Target letter
Dalam proses pembuatan target letter, pertama-tama karyawan memulai dengan membuat draft dari target letter tersebut, kemudian draft tersebut akan diberikan kepada pimpinan dari karyawan yang bersangkutan. Kemudian pimpinan akan memeriksa total weight dari target-target yang ada di dalam draft target letter tersebut. Apabila total weight tidak sama dengan 100%, maka draft target letter akan ditolak oleh pimpinan, kemudian draft target letter akan dikembalikan untuk diperbaiki kembali. Apabila total weight sama dengan 100%, maka draft target letter  akan  disetujui,  kemudian  draft  target  letter  akan  dikembalikan  kepada  karyawan  untuk  di  cetak  dalam format yang sudah ditentukan sebelumnya.
[Type text]

## 3.1.3 Proses Delegasi Target
Proses delegasi target adalah salah satu bagian dari proses  pembuatan target letter. Proses ini tidak selalu ada, hanya  beberapa  jenis  target  saja  yang  dapat  dilakukan  delegasi  dan  juga  proses  delegasi  target  ini  tidak  bisa dilakukan  oleh  karyawan  pada  tingkat  yang  paling  bawah. Dalam melakukan  proses  delegasi  target,  pertama- tama  pimpinan  memilih  target  apa  yang  akan  di  delegasi,  kemudian  akan  dipilih  kepada  siapa  saja  target tersebut  akan  di  delegasi.  Kemudian nilai  dari target tersebut  akan  dibagikan  sesuai  dengan  jumlah  karyawan yang  akan  menerima,  dengan  catatan  total  nilai  yang  dibagi  tersebut  harus  sama  dengan  nilai  awal  target. Kemudian  akan  dibuatkan  surat  delegasi  pembagian  target  dan  akan  dibagikan  ke  masing-masing  karyawan yang akan menerima. Berdasarkan surat delegasi yang sudah dibagikan tersebut, masing-masing karyawan akan menambahkan target hasil delegasi yang mereka terima di dalam draft target letter mereka.
Gambar 3. Flowchart Delegasi Target

## 3.1.4 Update Target Achievement
Proses  Update  Target  Achievement  ini  berfungsi  untuk  meng-update  semua  pencapaian  karyawan  terhadap target-targetnya  secara  keseluruhan.  Dalam  melakukan  proses  ini,  pertama-tama  karyawan  harus  membuat sebuah laporan mengenai pencapaiannya terhadap suatu target yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang terkait dengan  pencapaian  target  tersebut.  Laporan  berserta  bukti-bukti  tersebut  akan  diberikan  kepada  pimpinan, kemudian akan diperiksa apakah isi dan bukti yang ada sesuai dan valid. Apabila tidak sesuai atau valid, maka laporan  tersebut  akan  dikembalikan  untuk  diperbaiki  kembali.  Apabila  sudah  sesuai  dan  valid,  maka  laporan akan  disimpan  oleh  pimpinan  ke  dalam  arsip  yang  telah  disediakan  untuk  dijadikan  bahan  perhitungan pencapaian baik itu target individu per karyawan ataupun target perusahaan.
[Type text] [Type text]
Gambar 4. Flowchart Update Target Achievement

## 3.1.5 Proses Change Target
Proses  change  target  adalah  suatu  proses  yang  dilakukan  apabila  seorang  karyawan  mengalami  perubahan situasi  yang  mengharuskan  dia  merubah  dan  mengulang  sebagian  atau  semua  target  yang  sudah  dia  jalani sebelumnya, contohnya adalah pada saat seorang karyawan akan dipindahtugaskan ke luar kota, atau pada saat dipindahtugaskan antar divisi, atau pembatalan suatu proyek atau target, dan lainnya.
Dalam melakukan proses ini, pertama-tama karyawan yang bersangkutan akan memilih target-target mana saja dari target individual mereka yang akan diulang/dirubah. Dalam melakukan perubahan ini, ada 2 metode  yang digunakan,  yaitu  Discard  dan  Final  review.  Dalam  menentukan  metode  mana  yang  akan  digunakan,  setelah target dipilih, maka akan dilihan effective date (tanggal mulai) dari target tersebut. Apabila tanggal pada saat itu belum atau sama dengan effective date, maka metode yang akan digunakan adalah Discard. Sebaliknya, apabila tanggal pada saat itu telah melewati effective date, maka metode yang akan digunakan adalah Final review.
Di dalam metode Final review kemudian akan dilanjutkan dengan proses mengajukan nilai usulan, baik itu nilai weight dan nilai pencapaian yang nantinya akan dihitung. Nilai weight yang diusulkan harus kurang dari nilai weight  awal,  dan  juga  biasanya  nilai  pencapaian  yang  diusulkan  adalah  nilai  pencapaian  yang  telah disetahunkan. Pimpinan yang menerima usulan tersebut akan melakukan pertimbangan atas nilai-nilai tersebut. Apabila tidak disetujui, maka karyawan harus mengajukan ulang usulan nilai-nilai tersebut, dan dalam beberapa kasus,  bisa  terjadi  perundingan  bersama  antara  karyawan  dengan  pimpinan  dalam  menentukan  nilai-nilai tersebut.  Apabila  usulan  tersebut  disetujui,  maka  pimpinan  akan  menon-aktifkan  target  tersebut  dan menggunakan nilai pencapaian yang sudah diusulkan sebelumnya.
Di  dalam  metode  Discard  kemudian  akan  langsung  dilanjutkan  dengan  menon-aktifkan  target  tersebut  tanpa diberikan nilai pencapaian secara otomatis, hal ini dikarenakan target tersebut belum dimulai pekerjaannya sama sekali.
[Type text]
Baik  melalui  metode  Final  review  ataupun  Discard,  proses  selanjutnya  yang  akan  dilakukan  setelah  target tersebut dinon-aktifkan adalah pembuatan target baru dalam bentuk draft target letter baru. Draft tersebut akan diserahkan kepada pimpinan, kemudian apabila sudah memenuhi syarat, maka draft tersebut akan disetujui oleh pimpinan. Kemudian draft target letter baru tersebut akan dikembalikan kepada karyawan yang kemudian akan dicetak menjadi sebuah target letter yang baru.
Gambar 5. Flowchart Change Target

## 3.2 Permasalahan yang Dihadapi
Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh  PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia adalah : 1.  Banyak terjadi ketidakseragaman dalam format penulisan dan pencetakan target letter.
2.  Saat ini, data-data hanya tercetak  di dalam target letter, dan tidak disimpan di dalam database perusahaan, sehingga sulit untuk di proses lebih lanjut.
3.  Sulitnya dilakukan monitoring terhadap pencapaian seorang karyawan atas targetnya.
4.  Penggunaan kertas yang terlalu banyak dalam melakukan proses baik itu pembuatan ataupun penyimpanan target letter dan juga laporan pencapaian serta bukti-bukti yang berkaitan.

## 3.3 Rencana Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka solusi yang diusulkan adalah:
1. Merancang  dan  membuat  sebuah  sistem  aplikasi  yang  dapat  digunakan  untuk  memudahkan  proses-proses bisnis yang ada, yaitu :
a. Melakukan pembuatan dan delegasi target.
b. Melakukan update pencapaian dari suatu target.
c. Melakukan change target.
d. Melakukan assigning scope karyawan.
e. Melakukan  monitoring  terhadap  progress  dari  pencapaian  target-target  karyawan  baik  itu  dilakukan secara satuan ataupun secara menyeluruh.
f. Melakukan  penyimpanan  secara  menyeluruh  data-data  dari  target  letter  setiap  karyawan  beserta pencapaian dan bukti-buktinya.
[Type text]
2.  Melakukan  analisis  dan  perancangan  basis  data  dengan  tujuan  untuk  menyimpan  semua  data-data  yang berhubungan dengan  proses pembuatan, update, delegasi, assigning scope, change, dan monitoring baik itu untuk target individu ataupun target perusahaan.

## 3.4 Perancangan Sistem yang Diusulkan
Rancangan  sistem  yang  diusulkan  digambarkan  dengan  diagram  konteks,  diagram  nol,  dan  diagram  level  n, yang menjelaskan proses-proses bisnis dan monitoring  PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia. Berikut dengan perancangan basis data konseptual, logikal sesuai dengan tahapan siklus hidup aplikasi basis data (Connolly dan Begg, 2005).
Gambar 6. Diagram Konteks
[Type text]
Gambar 7. Diagram Level 0 Sistem Pembuatan dan Monitoring Targe Letter yang Diusulkan
[Type text]
Gambar 9. Diagram Level 1 Proses 2  Sistem Pembuatan dan Monitoring Targe Letter yang Diusulkan

## 3.5 Perancangaan Basis Data Konseptual
[Type text]

## 3.6 Perancangan Basis Data Logical
Gambar 11. E-R Diagram Model Global Logikal

## 4. Hasil
4.1 Layar Home
Gambar 12. Tampilan Layar Form Login
[Type text] [Type text]
4.2 Form Create/Edit Target
Gambar 13. Tampilan Layar Form Create/Edit Target untuk Manager
Gambar 14. Tampilan Layar 1 Form Create/Edit Target untuk Karyawan
[Type text] [Type text]
4.3 Form Delegate Target
Gambar 15.  Tampilan Layar Form Delegate Target untuk Manager
Gambar 16. Tampilan Layar Form Delegate Target untuk Karyawan
4.4 Form Review Target
Gambar 17. Tampilan Layar Form Review Target untuk Manager
[Type text]
Gambar 18. Tampilan Layar 1 Form Review Target untuk Karyawan

## 4.5 Form Change Target Manager
Gambar 19. Tampilan Layar Form Change Target untuk Manager
[Type text]

## 4.6 Form EmployeeTree Manager
Gambar 20. Tampilan Layar Form EmployeeTree untuk Manager

## 5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem basis data untuk aplikasi pembuatan dan monitoring Target Letter    PT.  Asuransi  Allianz  Utama  Indonesia  seperti  yang  telah  diuraikan  sebelumnya,  maka  dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut:
1.  Telah  dihasilkan  sebuah  aplikasi  yang  memiliki  keseragaman  format  dalam  pembuatan  target  letter  pada PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia.
2.  Telah dihasilkan sebuah database yang berisi target dan hasil pencapaian dari para karyawan PT. Asuransi Allianz Utama Indonesia.
3.  Aplikasi  yang  ada  mempermudah  karyawan  dalam  melakukan  pembuatan,  monitoring,  dan  perubahan target dalam suatu target letter.
4.  Aplikasi  yang  ada  membantu  para  atasan  untuk  menentukan  employee  scope  dan  melakukan  monitoring karyawan yang berada dibawahnya.
5.  Aplikasi  yang  ada  dapat  membantu  mengurangi  penggunaan  kertas  pada  saat  karyawan  membuat  dan mengevaluasi target letter.
6. Daftar Pustaka
[1]  Connoly, T. M., Begg, C.E. (2005). Database systems :  A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 4th  Edition. New Jersey: Addison-Wesley Publishing Company.
[2]  Eaglestone, Barry, and Mick Ridley. (2001). Web Database Systems. McGraw-Hill, England.
[3]  Hoffer, Jeffrey A., Mary B. Prescott, Fred R. McFadden. (2005). Modern Database Management, Seventh Edition. Prentice Hall, United States.
[4]    McLeod,  Jr.,  Raymond  dan  Schell,  George.  (2001).  Management  Information  System,  8th  Edition.  New Jersey: Prentice Hall.
[5]   Silberschatz, Korth, dan Sudarshan. (2006). Database System Concepts. Fifth Edition. McGraw-Hill, New York.
[6]  Turban, Efraim, Rainer, R.Kelly, Potter, Richard E. (2005). Intoduction to Information Technology, Third Edition. John Wiley & Sons,Inc.