Volume XIII Nomor 2 Halaman 1 - 139 EDISI Agustus 2015 ISSN 1412-1131 JURNAL PRODI P. ADP

## EFISIENSI
Peran Typer Shark Deluxe sebagai Media Pembelajaran Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris ( Daimatun Naﬁah) . Halaman 1-13.
Sekretaris sebagai Praktisi Public Relations dalam Organisasi ( Rumsari Hadi Sumarto ). Halaman 14-30.
Unjuk Kerja Sistem Kearsipan Elektronik PSPAP ( Purwanto, Arwan Nur Ramadhan ). Halaman 31-65.
Pentingnya  Guru  dalam  Pengembangan  Minat  Belajar  Bahasa  Inggris ( Chusnu Syarifa Diah Kusuma ). Halaman 66-84.
Manajemen  Kearsipan  dalam  Meningkatkan  Kualitas  Pelayanan  (Iin Kristiyanti). Halaman 85-97.
Model  Elektronik  Arsip  (E  Arsip)  Pembelajaran  Berbasis  Virtual  dan Microsoft Access Pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro). Halaman 98-110.
Penguasaan  Keterampilan  Mengajar  Mahasiswa  Prodi  Pendidikan Administrasi Perkantoran Pada Mata Kuliah Pembelajaran Mikro Tahun 2015. (Siti Umi Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan). Halaman 111-139.

## Kajian Ilmu Administrasi

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## REDAKSI
Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd. Sekretaris Redaksi
: Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi
: Joko Kumoro, M.Si. Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,  Jurusan  Pendidikan  Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta.
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281.
Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website :
http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi  menerima  tulisan  masalah  ilmu  administrasi.  Redaksi  berhak menyingkat  dan  mengedit  tulisan  yang  akan  dimuat  tanpa  mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.

## KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt, Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan kekuatan sehingga Jurnal Efisiensi volume XIII Nomor 2 Edisi Bulan Agustus 2015  ini dapat diterbitkan. Jurnal ini berisi tujuh artikel yang relevan dengan bidang studi administrasi perkantoran.
Pada jurnal edisi ini membahas teknologi yang diterapkan dalam perkantoran  yaitu  peran  Typer  Shark  Deluxe  sebagai  media pembelajaran  yang  ditulis  oleh  Daimatun  Nafiah.  Kajian  pada teknologi  yang  lain  disampaikan  oleh  Purwanto  dan  Arwan  Nur Ramadhan  terkait  dengan  unjuk  kerja  sistem  kearsipan  elektornik yang  dikembangkan  untuk  mendukung  dalam  perkuliahan.  Agung Kuswantoro  juga  menyampaikan  hal  yang  tidak  jauh  berbeda  yaitu model elektornik arsip guna mengembangkan pembelajaran berbasis vitual.  Dari  sisi  pendidikan,  Siti  Umi  Khayatun  Mardiyah,  dkk melakukan  kajian  tentang  penguasaan  ketermapilan  mengajar mahasiswa. Tema yang sama disampaikan oleh Chusnu Syarifa Diah Kusuma tentang pentingnya guru dalam pengembangan minat belajar bahasa  Inggris.  Dari  sudut  pandang  lain,  Rumsari  Hadi  S menyampaikan  tentang  peran  sekretaris  sebagai  praktisi public relations dalam organisasi.
Demikian  sekapur  siri  pengantar  penerbitan  edisi  Agustus  2016 ini. Bagi pembaca, Selamat membaca.
Pimpinan Redaksi
Djihad Hisyam.

## DAFTAR ISI
Halaman Judul ...............................................................................  i Redaksi ..........................................................................................  ii Kata Pengantar ............................................................................... iii Daftar Isi ........................................................................................ iv
1. Peran  Typer  Shark  Deluxe  sebagai  Media  Pembelajaran
Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris (Daimatun Nafiah) 1 2. Sekretaris  sebagai  Praktisi  Public  Relations  dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto). 14 3. Unjuk  Kerja  Sistem  Kearsipan  Elektronik  PSPAP (Purwanto, Arwan Nur Ramadhan) 31 4. Pentingnya  Guru  dalam  Pengembangan  Minat  Belajar Bahasa Inggris (Chusnu Syarifa Diah Kusuma) 66 5. Manajemen  Kearsipan  dalam  Meningkatkan  Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti) 85
6. Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual  dan  Microsoft  Access  Pada  SMK  Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro) 98
7. Penguasaan  Keterampilan  Mengajar  Mahasiswa  Prodi Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  Pada  Mata  Kuliah Pembelajaran  Mikro  Tahun  2015  (Siti  Umi  Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan) 111 8. Rambu-rambu Teknis Penulisan untuk Efisiensi 140
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)

## SEKRETARIS SEBAGAI PRAKTISI PUBLIC RELATIONS DALAM ORGANISASI

## Rumsari Hadi Sumarto
hrumsari@yahoo.com

## ABSTRAK
Keberadaan  sekretaris  sebagai  seseorang  yang  membantu  pimpinan menjadikan sekretaris harus harus banyak berinteraksi dengan orang lain  baik  internal  organisasi  maupun  orang  di  luar  organisasi.  Oleh karena itu, sekretaris harus mampu merepresentasikan dirinya sebagai praktisi Public Relations pada suatu organisasi. Hal tersebut dilakukan agar sekretaris dapat mendukung organisasi mendapat pengakuan dan kepercayaan  publik.  Penting  dipahami  oleh  sekretaris  bahwa  citra organisasi harus dimaknai dengan benar oleh sekretaris agar pihak lain tidak berpersepsi negatif terhadap suatu organisasi. Public Relations sangat  berkaitan  dengan  citra  mengingat  ranah Public  Relations berkisar pada usaha untuk mendapat pengakuan yang baik dari publik. Public  Relations berkaitan  dengan  suatu  karya  untuk  menciptakan pengertian  publik  yang  lebih  baik,  yang  dapat  memperdalam kepercayaan  publik  terhadap  suatu  organisasi.  Oleh  karena    itu, apabila  sekretaris  dapat  mempresentasikan  dirinya  dengan  baik, otomatis persepsi pihak lain terhadap organisasi menjadi positif dan pada akhirnya dapat meningkatkan citra organisasi.

## Kata Kunci: Sekretaris, Praktisi Public Relations, Citra Organisasi
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)

## Pendahuluan
Sekretaris  merupakan  se- seorang  yang  membantu  pim- pinan  dalam  suatu  organisasi. Sebagai konsekuensinya, sekretaris  harus  banyak  ber- interaksi  dengan  orang  lain baik
internal organisasi maupun  orang  di  luar  organi- sasi. Hal tersebut tidak mengherankan  karena  pim- pinan  merupakan  sosok  yang sering dicari dan ingin ditemui terutama  oleh  pihak  eskternal mengingat  salah  satu  fungsi pimpinan adalah sebagai decision  maker . Namun demikian,  mengingat  tugas pimpinan  tidak  hanya  me- nerima tamu saja tetapi banyak tugas  lain  yang  harus  di- kerjakan pimpinan, maka sosok  sekretaris  berperan  se- bagai mediator antar tamu atau rekan  kerja  dengan  pimpinan. Bahkan sekretaris harus mampu  membuat  keputusan apakah  tamu  tersebut  dapat dialihkan  ke  pejabat  lain,  atau ditangani  sendiri. Tidak  hanya bertemu  secara  tatap  muka, percakapan  melalui  telepon juga menjadi konsumsi sehari- hari  sekretaris  dengan  pihak
lain  yang  ingin  berbicara dengan  pimpinan.  Dalam  me- lakukan kegiatan tersebut,
perfoma sekretaris dalam menangani  tamu  dan  telepon sering  dijadikan  salah  satu indikator penilaian citra organisasi  secara  keseluruhan. Tidak  jarang  citra  organisasi menjadi negatif karena perilaku  dan  sikap  sekretaris yang kurang bersahabat dengan orang  lain.  Citra  organisasi biasanya dikaitkan dengan Public  Relations .  Sekretaris dalam  hal  ini  sebagai  praktisi Public  Relations bagi  organi- sasi seyogyanya mampu mem- presentasikan diri sebaik- baiknya  agar  citra  organisasi tetap  baik  atau  tetap  positif  di mata publik . Public Relations Public  Relations biasanya berhubungan  dengan  pencitra- an.  Dengan  demikian,  fokus perhatiannya  pada  bagaimana seseorang atau organisasi mempresentasikan  dirinya  se- hingga  pihak  lain  dapat  ber- persepsi  negatif  atau  positif atas kesan yang diberikan. Bill Canton (Soemirat dan Elvinaro
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
Ardianto  2012:  111  -  112), mengemukakan  bahwa  citra adalah kesan, perasaan, gambaran  diri  publik  terhadap perusahaan, kesan yang dengan sengaja  diciptakan  dari  suatu obyek, orang atau organisasi.
Dengan demikian, penting dipahami  bahwa  citra  organi- sasi  harus  dimaknai  dengan benar  oleh  sekretaris  agar pihak  lain  tidak  berpersepsi negatif terhadap suatu
organisasi. Public  Relations sangat  berkaitan  dengan  citra mengingat
ranah Public
Relations berkisar  pada  usaha untuk  mendapat  pengakuan yang baik dari publik.
Menurut Howard Bonham
(Soemirat dan Elvinaro Ardianto  2012:  13), Public
Relations adalah  suatu  seni untuk  menciptakan  pengertian publik  yang  lebih  baik,  yang dapat  memperdalam  keper- cayaan  publik  terhadap  suatu individu atau organisasi/
perusahaan. Denny Griswold (Soemirat dan Elvinaro Ardianto  2012:  12)  menge- mukakan bahwa Public
Relations adalah fungsi
manajemen yang mengevaluasi publik,  memperkenalkan  ber- bagai  kebijakan  dan  prosedur dari suatu individu atau organisasi  berdasar  kepen- tingan  publik,  dan  membuat perencanaan  dan  melaksana- kan suatu program kerja dalam upaya  memperoleh  pengertian dan pengakuan publik.
Public Relations pada dasarnya  berhubungan  dengan penciptaan  pengertian  yang lebih baik tentang suatu organisasi dalam rangka untuk memperoleh  kepercayaan  dan pengakuan publik. Suatu organisasi  akan  mendapat  ke- percayaan dan pengakuan
publik  bila  individu  dalam organisasi  turut  berkontribusi untuk meraih kepercayaan publik dan
memperoleh
pengakuan tersebut. Definisi  tersebut  tentunya juga relevan kaitannya dengan sekretaris  di  mana  sekretaris adalah orang yang bekerja pada suatu  organisasi  dan  posisinya sebagai  orang  yang  dekat dengan pimpinan serta menjadi ‘pintu gerbang’ bagi tamu atau pegawai lain yang akan menemui pimpinan. Tidak
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
hanya  sekedar  menjadi  pintu gerbang,  tetapi  sekretaris  ber- peran  sebagai  ‘filter’  bagi pihak  lain  yang  ingin  bertemu dengan  pimpinan.  Sebelum mereka  menemui  pimpinan, mereka  pasti  akan  berhadapan dengan  sekretaris.  Bagaimana agar pihak  lain memberi pengakuan terhadap suatu organisasi,  salah  satu  kunci utamanya  adalah  bagaimana cara  sekretaris  berkomunikasi dan  berperilaku  saat  menjadi filter  bagi  pihak  lain.  Tidak menutup kemungkinan hubungan  kerja  menjadi  retak karena  ‘sikap’  sekretaris  yang over protektif terhadap pimpinan  sehingga  tamu  ke- sulitan  untuk  melakukan  kerja sama dengan pimpinan.
Dengan  demikian,  sekretaris harus  mampu  menampilkan perfomanya sebagai orang yang memiliki kapasitas dalam menjalin  hubungan  dengan orang  lain.  Pengakuan  publik terhadap  organisasi  akan  ter- deskripsi  melalui  segala  per- kataan  dan  sikap  yang  di- lakukan sekretaris.
Sekretaris  perlu  memper- hatikan segala hal yang
dilakukan  seperti  cara  ber- bicara, cara memandang orang lain,  cara  merespon,  cara bersikap  dan  berperilaku  dan hal  tersebut  menjadi  kunci bahwa  seorang  akan  merasa nyaman  berada  dekat  dengan sekretaris dan menghargai
pelayanan yang diberikan sekretaris.  Dengan  demikian,
sekretaris  pada  dasarnya  juga berkontribusi dalam mem-
berikan pelayanan yang optimal  dan  mampu  men- ciptakan hubungan yang harmonis  dengan  seseorang atau  organisasi  lain.  Secara tidak langsung juga, se- benarnya  sekretaris  turut  andil dalam meningkatkan citra suatu organisasi.
Fungsi,  Peran  dan  Tugas Public  Relations  bagi  Sekre- taris  sebagai  Praktisi  Publik Relations Fungsi Public  Relations secara  umum  adalah  me- numbuhkan  hubungan  yang baik  antara  organisasi  dengan publiknya  dalam  rangka  men- ciptakan  opini  publik  yang menguntungkan organisasi.
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
Menurut  Mukarom  dan Muhibudin  Wijaya  Laksana (2015:  55  -  56)  fungsi Public Relations adalah  mengabdi kepada  kepentingan  umum, memelihara  komunikasi  yang baik dan menitikberatkan pada moral  dan  tingkah  laku  yang baik Ditambahkan oleh Mukarom dan Muhibudin Wijaya  Laksana  (2015:  46), Public Relations
memiliki posisi  yang  sangat  penting dalam  sebuah  organisasi,  ter- utama  jika  organisasi  tersebut sering berinteraksi dengan masyarakat  luas.  Hal  tersebut dikarenakan Public  Relations merupakan  salah  satu front liner penting dalam ber- komunikasi  dengan  masyara- kat.
Fungsi  humas  ke  luar menurut Wursanto (2006: 316) adalah:
1. Membina  hubungan  yang harmonis  antara  organisasi dengan  masyarakat  yang ada di luar organisasi
2. Menciptakan  opini  publik yang baik tentang organisasi di mata masyarakat.
3. Mendorong  publisitas  yang obyektif,  di  mana  humas harus  menyebarkan  infor-
masi tentang organisasi kepada pihak di luar organi- sasi  secara  sistematis  se- hingga  masyarakat  menge- tahui organisasi tersebut.
Berkaitan  dengan  opini, menurut Wursanto (2006: 316) opini publik adalah pandangan, pendapat,  pikiran  atau  pen- dirian  masyarakat  terhadap citra  organisasi.  Ditambahkan juga  oleh  Wursanto  (2006: 318)  bahwa  pekerjaan  sekre-
taris sering berhubungan dengan tugas pekerjaan hubungan masyarakat.
Menurut  Soemirat  dan Elvinaro Ardianto (2012: 104), opini  publik  adalah  kumpulan pendapat  individu    terhadap masalah  tertentu  yang  mem- pengaruhi suatu kelompok orang.  Ditambahkan  juga  oleh Soemirat dan Elvinaro
Ardianto  (2012:  109),  bahwa akar dari opini adalah persepsi. Persepsi ditentukan oleh faktor seperti  latar  belakang  budaya, pengalaman  masa  lalu,  nilai yang  dianut  dan    berita  yang berkembang.
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
Dengan  demikian,  fungsi secara  umum  dari Public Relations adalah  penciptaan opini publik melalui sikap dan perilaku  yang  baik  dari  insan organisasi sehingga dapat tere- presentasi  dengan  baik  dan dapat  memberi  manfaat  bagi organisasi  demi  keberlang- sungan suatu organisasi.
Sekretaris selayaknya dapat membina hubungan yang harmonis  dengan  publiknya baik  dengan  pegawai  dalam organisasi ataupun dengan publik  eksternal  guna  men- ciptakan  opini  publik  yang dapat meningkatkan citra organisasi. Bila pihak eksternal menginginkan  informasi  ten- tang  suatu  organisasi,  sekre- taris  dapat  menjadi  media infomasi untuk memberi penjelasan  tentang  keberadaan organisasinya.  Tidak  menutup kemungkinan  juga  bila  suatu organisasi dilanda issue negatif,  sekretaris  dapat  turut membantu  meluruskan  berita ‘miring’ tersebut sesuai dengan kapasitasnya sebagai pembantu pimpinan.
Bila berkaitan dengan fungsi  sekretaris,  maka  fungsi
sekretaris  secara  umum  pada dasarnya  adalah  membantu pimpinan  dan  menjaga  kera- hasiaan  organisasi.  Dengan posisi  sekretaris  sebagai  pem- bantu  pimpinan,  maka  kon- sekuensinya  adalah  sekretaris banyak  bersinggungan  dengan tugas-tugas  yang  mayoritas berinteraksi dengan pihak lain. Berbagai  macam  karakter  dari setiap  individu  sangat  perlu dipahami  sekretaris  sehingga sekretaris  tidak  salah  langkah dalam  menangani  suatu  per- masalahan. Bila sekretaris tidak  jeli  dan  peka  untuk memahami  karakter  seseorang serta tidak mampu me- nampilkan perfomanya dengan baik,  maka  dampaknya  adalah terjadi  kebuntuan  dalam  ber- komunikasi dan pada akhirnya menimbulkan  kesan  negatif dari  seseorang  terhadap  sekre- taris.  Sekretaris  harus  mampu menerima  keberadaan  pihak lain  baik  dengan  seseorang yang  angkuh,  seseorang  yang bersikap  sebagai  raja  atau seseorang
yang sering memaksakan keinginannya.
Sekretaris  tetap  tidak  boleh terbawa  emosi  dengan  sikap
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
mereka  yang  kurang  menye- nangkan. Terhadap publik intern  sesama  pegawai,  sekre- taris  harus  tetap  ramah  dan tidak  merasa  lebih  tinggi  dari mereka karena posisi sekretaris dekat  dengan  pimpinan.  Oleh karena  itu,  bila  rekan  kerja ingin menemui pimpinan tetapi tidak dapat bertemu, sekretaris dapat memberikan solusi kapan waktu  yang  tepat  untuk  me- nemui pimpinan. Dengan demikian, sekretaris perlu memahami  berbagai  macam karakter dari seseorang.
Dengan  pemahaman    yang benar,  maka  tidak  ada  kesan negatif dari pihak lain terhadap sekretaris dan organisasi. Sekretaris  harus  mampu  men- jalankan perannya sebagai praktisi Public  Relations bagi organisasinya.  Hal  ini  sejalan dengan  apa  yang  dikatakan oleh Mukarom dan Muhibudin Wijaya  Laksana bahwa Publik Relations menentukan  kesan positif  sebuah  organisasi  di mata masyarakat dan hubungan dengan  masyarakat  akan  me- nentukan cara organisasi tersebut bersosialisasi di
tengah-tengah masyarakat (2015: 46).
Tidak  jarang  pula  pihak lain  ingin  mengetahui  rahasia organisasi ataupun rahasia pimpinan. Mereka sering memancing  sekretaris  untuk berkata  apa  adanya  tentang organisasinya.  Bila  sekretaris kurang  piawai  berbicara  dan kurang mampu menjawab secara diplomatis, maka secara tidak  sadar  sekretaris  akan terbawa  arus  komunikasi  dan membuka  rahasia  yang  tidak seharusnya  pihak  lain  menge- tahuinya. Apabila rahasia tersebut merupakan sesuatu hal yang  tidak  layak  untuk  di- konsumsi publik namun sudah terekspos  di  khalayak  umum, maka  secara  tidak  langsung akan  mencederai  citra  organi- sasi. Oleh karena itu, sekretaris harus  mampu  berkomunikasi dengan  baik  dan  mampu menjawab  secara  diplomatis segala hal yang ingin diketahui pihak lain tentang suatu organisasi. Berkaitan  dengan  peran Public Relations , menurut
Hubeis, dkk (2012: 146 – 148), peran Public Relations adalah:
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
1. Communication Technician ,
dalam hal ini Public
Relations diarahkan  untuk berperan  menulis.  Peran lebih  diarahkan  ke  pe- nulisan tools dan  meng- implementasikan program.
2. Expert  Presciber ,  Praktisi sebagai pendefinisi problem , pengembang program dan memiliki tanggung jawab penuh untuk  mengimplementasi- kannya.
3. Communication Facilitator , Public  Relations sebagai pendengar setia  dan  broker informasi.  Mereka  sebagai penghubung, interpreter dan mediator  antara  organisasi dan publiknya. Mereka mengelola
two way communication dengan cara membuka rintangan komunikasi  yang  ada  atau yang  terjadi.  Para  pelaku menempatkan dirinya
sebagai  sumber  informasi dan  sebagai  kontak  antara organisasi dan publiknya 4. Problem Solving Facilitator , Praktisi Public Relations berkolaborasi dengan  manajer  lain  untuk
mendefinisikan  dan  me- mecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dalam manajemen strategis perusahaan.  Melalui  peran ini, praktisi Public Relations
menjadi paham spirit setiap program baik motivasi maupun  tujuan  mengapa program dilaksanakan.
Menurut  Rosady  Ruslan
(Mukarom  dan  Muhibudin Wijaya  Laksana  2015:  56), peran Public  Relations adalah sebagai communicator atau penghubung  antara  organisasi dengan publik, membina relationship yaitu  berupaya membina hubungan positif dan saling  menguntungkan  dengan pihak publik, back up pariwisata yaitu  sebagai  pen- dukung dalam pariwisata organisasi  dan  membentuk corporation image
yaitu berupaya  menciptakan  citra bagi organisasi.
Sedang  peran  sekretaris menurut  Hendarto  dan  FX. Tulusharyono (2003: 6) adalah sebagai  penjaga/beranda  pe- rusahaan,  filter  atau  pengelola informasi, asisten pribadi pimpinan,  pemegang  rahasia,
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
penghubung/humas  dan  pe- rawat.
Peran tersebut sangat berkaitan dengan peran Public
Relations yaitu sekretaris dapat berperan  sebagai  komunikator atau communication facilitator pada  suatu  organisasi  saat berinteraksi dengan orang lain. Sekretaris  diharapkan  dapat memecah gap komunikasi saat kontak  dengan  pihak  lain. Sekretaris  juga  dapat  menjadi sumber informasi apabila pihak eksternal  membutuhkan  infor- masi yang diinginkannya. Peran  ini  berkaitan  dengan posisi sekretaris sebagai penge- lola informasi. Pihak eksternal sering meminta informasi kepada sekretaris karena meng- anggap  sekretaris  mengetahui hampir  semua  informasi  yang ada  dalam  organisasi  karena posisinya dekat dengan pimpinan.  Dengan  demikian, sekretaris  dapat  memberikan informasi  yang  benar  tentang suatu  organisasi  dan  melurus- kan  informasi  yang  beredar  di masyarakat  yang  tidak  sejalan dengan realita yang ada dalam organisasi.
Adapun tugas Public
Relations secara  umum  yang dapat  dikaitkan  dengan  tugas sekretaris pada suatu organisasi menurut  Rumanti  (2002:  39  – 42) adalah: 1. Menyelenggarakan dan ber- tanggung  jawab  atas  pe- nyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui
gambar kepada publik, supaya  publik  mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi dan perusahaan,  tujuan  serta kegiatan yang dilakukan.
2. Memonitor  dan  merekam dan  mengevaluasi  tanggap- an  serta  pendapat  umum atau masyarakat.
3. Memperbaiki  citra  organi- sasi.
4. Tanggung jawab sosial.
5. Komunikasi.
Informasi  yang  harus  di- sampaikan  kepada  orang  lain atas  perintah  pimpinan  se- yogyanya  juga  disampaikan kepada  orang  tersebut.  Tidak jarang  pimpinan  melimpahkan beberapa informasi untuk
disampaikan  kepada  relasinya di  saat  pimpinan  tidak  dapat
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
bertemu  langsung.  Dengan demikian, sekretaris dapat
menjadi media penyampai informasi dari pimpinan kepada  pihak  lain.  Sekretaris juga  harus  sering  memonitor informasi  dari  publik  atau masyarakat  tentang  organisasi dan  menyampaikan  kepada pimpinan. Misalnya ketika ada komplain dari seseorang kepada  organisasi  yang  di- tuangkan dalam surat pembaca di  harian  surat  kabar  tertentu, maka  sekretaris  tidak  dapat mengabaikan komplain
tersebut dan sesegera mungkin menyampaikan kepada pimpinan  kemudian  berkoor- dinasi  dengan  rekan  kerja untuk  menanggapi  komplain tersebut. Bagaimanapun pimpinan  sangat  mengharap- kan  informasi  yang  berkaitan dengan organisasinya baik berita  negatif  atau  positif sehingga dapat dijadikan umpan  balik  antara  organisasi dengan publiknya.
Menurut Sumarto dan Lukas  Dwiantara,  tugas  atau pekerjaan sekretaris pada umumnya  berkisar  pada  tugas rutin,  khusus  dan  bersifat
kreatif  (2008:  6).  Tugas  rutin antara  antara  lain  menerima tamu,  bertelepon,  membuat surat, mengelola surat, menge- lola arsip, mengelola kas kecil, mengatur jadwal kegiatan pimpinan dan penyusunan
laporan.  Tugas  atau  pekerjaan sekretaris yang bersifat khusus diantaranya mempersiapkan rapat, dan mempersiapkan perjalanan  dinas  pimpinan.
Sedang  tugas  bersifat  kreatif dilakukan sekretaris untuk meningkatkan  kualitas  dirinya seperti peningkatan
ke-
pribadian,  atau  peningkatan pengetahuan  dan  kecakapan lainnya. Tugas yang dilakukan sekretaris mayoritas ber- hubungan  dengan  pihak  lain yang  membutuhkan  strategi komunikasi  yang  baik.  Sosok yang dihadapi sekretaris adalah sosok yang hidup dan memiliki karakter dan bukan benda mati yang  dapat  direkayasa  atau bahkan  dimanipluasi  sesuai keinginan  sekretaris  sehingga perlu  keahlian  dalam  ber- komunikasi.
Bila dikaitkan dengan antara  tugas Public  Relations dan  tugas  sekretaris,  maka
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
dapat  ditarik  suatu  benang merah  bahwa  tugas Public Relations secara  umum  dapat langsung  dikaitkan  dengan tugas sekretaris terutama dalam menerima  telepon  dan  tamu, menjalin  hubungan  dengan relasi  pimpinan,  konsumen, korespondensi  dan  lain-lain. Tugas  tersebut  membutuhkan keahlian dan kepiawaian dalam berkomunikasi. Sekretaris
harus mampu meyakinkan
publik tentang sesuatu hal dan membuat  pihak  lain  yakin dengan  apa  yang  dikatakan sekretaris. Saat menerima tamu,  tidak  hanya  komunikasi verbal  yang  mendukung  ke- berhasilan  komunikasi  tetapi juga dilengkapi dengan komunikasi non verbal. Sedang pada  saat  bertelepon,  ke- mampuan  berbicara  sekretaris mutlak  dibutuhkan  terutama saat menjawab pertanyaan dari publik yang menyudutkan organisasi.  Untuk  berkomuni- kasi  melalui  korespondensi, sangat dibutuhkan kemampuan sekretaris  menuangkan  gagas- an  tertulis  dengan  sopan, singkat tetapi jelas dan lengkap serta tidak menyinggung
perasaan pihak lain. Sekalipun sekretaris menyusun surat penolakan,  tetapi  penolakan tersebut  disampaikan  secara halus dan sopan.
Syarat  Sekretaris  sebagai

## Praktisi Publik Relations
Sebagai seorang yang menjadi  “pintu  gerbang”  atau filter bagi pihak lain yang akan menemui  pimpinan,  tentunya dibutuhkan  sosok  sekretaris yang handal dan mampu men- jaga  citra  organisasi  melalui perilaku  dan  ucapan  saat menjalin interaksi dengan orang  lain  atau  dengan  relasi kerja. Hal ini penting dipahami oleh sekretaris
sehingga sekretaris setidaknya perlu me- miliki  kriteria  tertentu  yang signifikan  mendukung  tugas sekretaris pada suatu organisaasi  terutama  perannya sebagai praktisi Public Relations . Ada  lima  kompetensi  dan kredibilitas Public  Relations Officer menurut  Hubeis,  dkk (2012: 153 – 154), yaitu: 1. Seni  berkomunikasi,  yaitu kemampuan  menjadi  pen- dengar  dan  menyampaikan
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
pendapat  atau  pandangan- nya secara tertulis dan lisan dialogis 2. Kemampuan  mengorgani- sir.  Kemampuan  ini  tidak hanya  menjadwalkan  per- temuan, memprogram acara pertemuan tetapi justru
mengantisipasi  komunikasi dua arah yang subur
sekalipun dengan kritik yang tajam tetapi bersahabat 3. Kemampuan bergaul dengan publik, yaitu ketrampilan  tukar  pikiran dialogis  dengan  berbagai publik dari segala lapisan 4. Integritas pribadi. Integritas mencuat  karena  dapat  di- andalkan  dan  tidak  me- mihak  dalam  menyajikan informasi, membangun respek karena profesionalis- menya
5. Memiliki  kualifikasi  se- orang manusia yang kreatif,
mampu
memecahkan masalah, dan imajinasi untuk membuat komunikasi dwi  arah  dengan  berbagai publik Sedang  menurut  Soemirat dan  Elvinaro  Ardianto  (2012:
159  –  160),  kualifikasi  profesi Public Relations adalah:
1. Ability to communicate (kemampuan berkomuni- kasi),  berarti  mampu  dan berusaha  memahami  dan bersikap  toleran  kepada setiap orang yang dihadapinya. 2. Ability  to  organize (ke- mampuan mengorgani-
sasi), dalam arti ke-
mampuan  manajerial  yang dapat  mengelola  program Public Relations mulai  dari
fact finding, planning, communicating dan evaluating. 3. Ability to get on with people
(kemampuan bergaul), yaitu kemampuan menciptakan net working (jaringan) dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan organisasi atau kegiatan Public Relations itu sendiri. Dalam membina  relasi  tentunya terjalin take and give antara keduanya dan terjadi hubungan yang sinergi antara Public Relations dan berbagai  unsur  publik  yang tetap berlandaskan integritas profesi.
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
4. Personal integrity (ber- kepribadian  jujur).  Kejujur- an  tetap  melandasi  seorang yang menjadi profesi Public Relations  Offficer karena aspek  ini  dapat  membentuk kredibilitas  (kepercayaan) orang  lain  terhadap Public Relations maupun perusaha- an.
5. Imagination
(memiliki imajinasi yang kuat). Profesi Public  Relations harus  orang  yang  penuh gagasan atau ide-ide,
mampu memecahkan problem  yang  dihadapi,
mampu  menyusun  rencana yang  orisinal  dan  dapat mengembangkan  imajinasi untuk melahirkan kreativitas kerjanya
Sekretaris  sebagai  praktisi Public  Relations harus  me-
miliki kemampuan ber-
komunikasi yang handal.
Kemampuan berkomunikasi di sini  tidak  hanya  kemampuan sekretaris berbicara, tetapi juga kemampuan  sekretaris  untuk mendengar. Bila ada seseorang yang  ingin  berbicara  dengan sekretaris, sekretaris harus siap mendengarkan sekalipun
sekretaris sedang sibuk
melakukan  tugas.  Sekretaris juga diharapkan tidak menyela pembicaraannya saat orang lain berbicara. Sekretaris dapat berbicara dengan antusias baik saat  mendengarkan  dan  saat berbicara. Sekretaris dapat mengekspresikan  kepedulian untuk mendengarkan pada saat seseorang menyatakan ke- kecewaannya.  Sekretaris  juga dapat  memanfaatkan  komuni- kasi nonverbal saat ber- komunikasi dengan pihak lain. Misal  dengan  mata  yang  ber- binar,  senyum  yang  menarik, dan mimik muka yang sungguh-sungguh  mendengar- kan  lawan  bicara.  Dengan kemampuan berkomunikasi
yang  baik,  orang  lain  akan bersikap positif terhadap respon    yang  diberikan  sekre- taris.
Pada  kemampuan  meng- organisir,  sekretaris  sebagai praktisi Public Relations harus memiliki  kemampuan  dalam menyusun  rencana  kegiatan, melaksanakan dan memonitor- nya  sampai event tersebut selesai.
Sekretaris sering
ditugaskan  pimpinan  untuk
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
mengelola suatu kegiatan, misalnya  sekretaris  ditugaskan pimpinan  mengorganisir  per- temuan  yang  diselenggarakan di  luar  organisasi,  atau  meng- organisir special  event organi- sasi yang berkolaborasi dengan praktisi Public Relations lainnya.  Bila  pimpinan  akan mengadakan  perjalanan  dinas, sekretaris mampu mempersiap- kan segalanya sehingga pimpinan  tinggal  melaksana- kan  perjalanan  dinas  tanpa harus  berpikir  lagi  masalah akomodasi,  transportasi  dan lainnya.  Salah  satu  kunci sukses  kemampuan  mengor- ganisir adalah sekretaris mampu  melakukan  koordinasi dengan  pihak  lain  sehingga tanpa  ada  yang  merasa  di- perlakukan  tidak  adil  atau dijadikan  obyek  bagi  sekre- taris. Tidaklah mudah berkoor- dinasi dengan rekan kerja atau siapapun karena setiap individu memiliki  karakter  yang  be- ragam. Oleh karena itu, menjadi  tantangan  bagi  sekre- taris  untuk  mampu  bersinergi dengan  pihak  lain  baik  saat menyampaikan  kritik  yang membangun atau adu
argumentasi  pada  saat  men- diskusikan sesuatu hal. Dengan demikian, kemampuan mengorganisir  sekretaris  dapat ditelaah dari
bagaimana sekretaris mampu bekerja sama dalam  tim  sehingga  kegiatan dapat terlaksana dengan baik.
Pada kemampuan bergaul, sekretaris  tidak  mempersoal- kan perbedaan yang ada seperti status  sosial,  usia,  pendidikan, suku  dan  lain-lain,  dapat menjadi  pendengar  yang  baik, dan  memiliki  wawasan  luas. Tidak terbantahkan bahwa pihak  yang  akan  bertemu dengan  pimpinan  berasal  dari berbagai macam latar belakang sosial,  ekonomi,  budaya  dan lain  sebagainya.  Pada  saat sekretaris berkomunikasi dengan mereka, tidak menutup kemungkinan  terbentuk  ber- bagai  macam  persepsi  tentang keberadaan seseorang dan judgment dari
sekretaris biasanya  sering dilakukan saat berinteraksi dengan pihak lain. Misal  suku  tertentu  akan dipersepsi  halus  dan  sopan, sedang  suku  yang  lain  tegas. Tentu  saja  hal  tersebut  tidak boleh  dilakukan  pembiaran
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
oleh  sekretaris  sehingga  akan mencederai proses komunikasi dengan pihak lain. Di samping itu,  sekretaris  juga  harus mampu  berinteraksi  dengan siapapun  dan  interaksi  di- lakukan berdasar simbiose
mutualisme atau saling menguntungkan  kedua  belah pihak. Dengan demikian, sekretaris  tidak  hanya  meng- ambil  manfaat  untuk  ke- pentingan
pribadi dan organisasinya, tetapi juga berbagi  manfaat  bagi  pihak lain.
Pada  kemampuan  ber- imajinasi dan kreatif, sekretaris harus  memiliki  gagasan  atau ide-ide  yang  mungkin  belum pernah  dipikirkan  orang  lain. Hal  ini  penting  dilakukan mengingat  kreativitas  sangat perlu  dikembangkan  terutama untuk  organisasi  yang  ber- kembang di era global saat ini. Organisasi perlu mencari terobosan  baru  agar  mampu bertahan di era global saat ini.
Namun kreativitas yang diciptakan tentu saja tetap pada tatanan  norma  yang  berlaku dalam masyarakat.
Pada  kriteria  kejujuran, sangat  penting  bagi  sekretaris memiliki  kepribadian  yang jujur.  Stigma  bahwa  profesi sekretaris  lekat  dengan  ke- tidakjujuran  kerap  dikemuka- kan publik. Sekretaris memang sering mengatakan sesuatu hal dengan  kemasan  bahasa  yang dipersepsi  orang  lain  sebagai informasi yang tidak jujur. Hal tersebut sebenarnya bukan berarti sekretaris selalu berkata tidak  jujur,  tetapi  sekretaris memang  selalu  dihadapkan pada  suatu  situasi  dan  kondisi yang  mengharuskan  sekretaris memberi  makna  ganda  pada informasi  yang  disampaikan. Misalnya  pimpinan  sedang tidak ingin ditemui tamu, maka informasi  yang  disampaikan sekretaris  adalah  pimpinan sedang  memimpin  pertemuan atau sedang melakukan kegiatan  lain  yang  tidak  bisa ditinggalkan  atau  dialihkan kepada  pihak  lain.  Sangatlah tidak  mungkin  bagi  sekretaris untuk berkata jujur atas situasi dan kondisi yang terjadi sebenarnya. Walaupun demikian, bila infomasi kepada pihak  lain  harus  dikatakan
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
dengan  benar,  maka  sekretaris tidak perlu menutupi informasi yang  memang  harus  diketahui publik.
Selain  kriteris  di  atas, menurut Afdhal,
untuk mendukung  tugas  sekretaris, maka  teknologi  internet  harus dimanfaatkan
oleh para profesional Public  Relations untuk melancarkan komunikasi antara perusahaan dengan para stake holdernya. Bahkan internet  pun  harus  dipakai untuk  meningkatkan  reputasi perusahaan.  Namun  demikian, para
profesional Public
Relations harus  tetap  terbuka dan  jujur  sebagaimana  biasa-
nya (2004: 252).
Para profesional Public  Relations juga  harus  membuka  akses kepada  para  pengambil  ke- putusan dan tetap mengadakan pendekatan  pribadi  (Afdhal 2004:  253).  Para  profesional Public  Relations harus  men- dorong manajemen perusahaan dan rekan kerja menjadi paham akan manfaat Public Relations . Pada  era  modern  saat  ini, organisasi harus bertindak cepat  dalam  berkomunikasi dan bereaksi.
Strategi
komunikasi  harus  mencakup- nya  dalam  suatu  tatanan  yang terintegrasi.  Oleh  karena  itu bagi  organisasi  yang  tumbuh saat  ini,  pendekatannya  pun harus  global.  Hal  ini  berarti harus didukung oleh profesional Public  Relations yang  siap  dalam  semua  aspek tidak terkecuali sekretaris. Sekretaris harus mampu memanfaatkan teknologi komunikasi yang ada sehingga dapat  mendukung  perannya sebagai praktisi Public Relations di era global saat ini.

## Kesimpulan
Keberadaan sekretaris pada  suatu  organisasi  sebagai sosok yang membantu pimpinan berdampak pada banyaknya pihak yang bertemu dengan sekretaris sebelum pihak  lain  bertemu  dengan pimpinan.  Tidak  jarang  sekre- taris  menjadi  pusat  informasi bagi  pihak-pihak  yang  ingin mengetahui  tentang  keberada- an  suatu  organisasi.  Dengan demikian, sekretaris harus
mampu berkomunikasi dengan baik  terutama  dengan  pihak eksternal. Dengan adanya
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)
komunikasi  yang  baik,  secara tidak langsung sekretaris dapat menjadi representasi organisasi dalam berinteraksi dengan pihak  lain.  Apabila  sekretaris dapat  mempresentasikan  diri- nya  dengan  baik  sebagai praktisi Public Relations, otomatis  persepsi  pihak  lain terhadap  organisasi  menjadi positif dan pada akhirnya dapat meningkatkan  citra  organisasi. Semua  yang  dilakukan  sekre- taris pada dasarnya bermanfaat bagi organisasi untuk memper- oleh kepercayaan publik.
Oleh karena itu, sekretaris harus  mampu  membawakan dirinya  dengan  baik  baik melalui  sikap  dan  perkataan dan  mampu  menjadi  jembatan penghubung  yang  baik  antara organisasi dengan pihak lain.

## Daftar Pustaka
Afdhal,  Ahmad  Fuad,  2004,
Tips  dan  Trik  Public Relations , Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Hendarto,  MG. Hartiti dan FX. Tulusharyono, 2003, Menjadi Sekretaris Profesional , PPM Jakarta
Hubeis,  Musa,  dkk,  2012,
Komunikasi  Profesional,
Perangkat Pengembangan Diri ,  IPB Press, Bogor Mukarom, Zainal dan Muhibudin Wijaya Laksana, 2015, Manajemen Public Relations, Panduan Efektif Pengelolaan Hubungan Masyarakat , Pustaka Setia, Bandung Rumanti,  Maria  Assumpta, 2002, Dasar-dasar  Public Relations , Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Soemirat,  Soleh  dan  Elvinaro Ardianto,  2012, Dasar- dasar  Public  Relations , Remaja Rosdakarya, Bandung Sumarto dan Lukas Dwiantara, 2008, Sekretaris Profesional , Kanisius, Yogyakarta Wursanto, Ig., 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional , Penerbit
ANDI, Yogyakarta.
Sekretaris Sebagai Praktisi Public Relations Dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto)

## Biodata
Rumsari  Hadi  Sumarto,  SIP, MPA, merupakan staf pengajar di ASMI DESANTA, Jl. Wates 99, Kawasan Bayeman Permai, Yogyakarta. Menyelesaikan studi S1 dan S2 di Universitas Gajah Mada pada bidang ilmu Ilmu Administrasi Negara.

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

## FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI
1. Tulisan  merupakan  suatu  kajian  ilmiah  tentang  masalah  administrasi  dan  belum  pernah dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur-unsur  :  (a)  judul,  (b)  abstrak  (c) pendahuluan  tentang  masalah  yang  dibahas,  (d)  tinjauan  secara  teoritis  dan  pembahasan,  (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi . Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March,  J.G.  dan  J.P.Olsen  (ed).  1990. Ambiguity  and  Choice  in  Organization .  Oslo
Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang  tulisan  10 sampai  15  halaman  kuarto  ketik  spasi  ganda  (MS  Word,  Arial  10),  diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.

## Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website Prodi : http://journal.uny.ac.id/index.php/eﬁsiensi  | E-mail Prodi: eﬁsiensi@uny.ac.id

## Volume XIII, Nomor 2, Agustus 2015
ISSN: 1412-1131

## EFISIENSI Kajian Ilmu Administrasi