## AUDIT INFORMASI PADA UPT BAHASA UNIVERSITAS NUSA CENDANA
1 Yosefina K.I.D.D Dhae
1 Program Studi Manajemen, Universitas Nusa Cendana Kupang - Indonesia 1 yosefina.dhae@staf.undana.ac.id

## ABSTRACT
This  research aims to present the results of the study about the information management practice through conducting an Information Audit (IA). The research was conducted at Language Centre of Nusa Cendana University in Kupang – East Nusa Tenggara. The information audit was conducted to examine (1) the existing information resources available to the staf of Language Centre and (2) to find  out  the  information  problems  faced  by  the  staf  in  the  Language  Centre.Case  study  research methodology was applied with document analysis, questionnaire and interviews were used for data collection. All data were analysed manually, where data from questionnaire was generated directly to Microsft Excel to create a list of information resources. Further, Thematic analysis method was used to analyse the interview data to find general themes of information problem. Study found that documents, websites,and information system were the information resources used by the staf. While, People, Timeliness, and Technology were the main information problems faced by the staf. This study recommended that Language Centre must create an information policy, conduct a digital literacy or computer training for the employees to improve their performance in using technology and create an integrated information system. It is also important that university can also conducting information audit for whole units, faculties in Undana in order to create a general information policy for university to  have  a  better  information  management  practice  as  well  as to  help  the  university  to  achieve  its strategic goals.
Keywords: Information Management, Information Audit, Information Resources, Case Study, Information problems.

## PENDAHULUAN
Unit  Pelaksana  Teknis  (UPT)  Bahasa  Undana  merupakan  salah  satu  unit penunjang dan perangkat pendukung di bidang pengembangan pembelajaran dan layanan kebahasaan yang dapat memberikan penghasilan tambahan / pendapatan untuk Undana melalui  proses  bisnis  yang  dilaksanakan  berupa  layanan  kursus  dan  tes  bahasa  Inggris (Und-EP  test  dan  tes  TOEFL  ITP)  serta  layanan  terjemahan.  Dalam  menjalankan fungsinya,  UPT  Bahasa  mengalami  masalah  khususnya  terkait  dengan  manajemen informasi dalam unit. Hal ini membuat staf kesulitan dalam menyelesaikan tugas mereka yang berdampak pada kinerja dari para staf dan mempengaruhi kinerja unit. Untuk itu, audit  informasi  ini  menjadi  penting  yang  mana  hasilnya  dapat  memberikan  gambaran yang  lengkap  kepada  staf  terkait  manajemen  informasi  yang  dapat  membantu  mereka
mengetahui  sumber  daya  informasi  yang  mereka  butuhkan  untuk  menyelesaikan  tugas dan tanggung jawab mereka serta mengaturnya dengan baik.
Informasi  merupakan  aset  yang  berharga  dan  sangat  penting  dalam  sebuah organisasi  (Henzcel,  2001;Orna,  1999).  Informasi  digunakan  oleh  organisasi  untuk berbagi  pengetahuan,  pengambilan  keputusan  (Middleton,  2002)  dan  untuk  mencapai kesuksesan  dalam  bisnis  (Orna,  1999).  Choo  (2002)  mengatakan  kualitas  dan  nilai informasi merupakan faktor yang sangat penting dalam keberhasilan sebuah organisasi. Oleh  karena  itu,  manajemen  informasi  (Information  Management/  IM),  dibutuhkan untuk  memastikan  bahwa  organisasi  telah  mengatur  informasinya  dengan  baik  dan memperlakukan informasi sebagai salah satu aset yang penting. Menurut Detlor (2010), manajemen  informasi  adalah  “manajemen  dari  proses  dan  sistem  yaitu  membuat, mengambil, mengorganise (mengatur), menyimpan, mendistribusikan, dan menggunakan informasi”.  IM  dapat  membantu  organisasi  untuk  mengakses,  memproses  dan menggunakan informasi secara efisien dan efektif. IM juga dapat membantu staf (pegawai) dalam sebuah organisasi untuk dapat menyelesaikan tugas mereka karena mereka cukup terinformasikan ( better informed ) dengan demikian tujuan organisasi dapat tercapai. Untuk dapat  menginvestigasi  praktek  manajemen  informasi  dalam  sebuah  organisasi,  dapat dilakukan audit informasi.
Audit  informasi  adalah  proses  evaluasi  secara  sistematik  terhadap  penggunaan informasi,  sumber  daya  informasi,  dan  aliran  informasi  dalam  sebuah  organisasi (Henzcel,  2001).  Audit  informasi  dilakukan  dengan  beragam  alasan  tergantung  atau sesuai  dengan  kebutuhan  organisasi.  Salah  satu  alasannya  adalah  untuk  mengevaluasi praktek manajemen informasi dalam sebuah organisasi (Henzcel, 2001).
Untuk  alasan  yang  sama,  penelitian  ini  bertujuan  untuk  menginvestigasi  praktek manajemen  informasi  di  Universitas  Nusa  Cendana  (Undana)  khususnya  pada  Unit Pelaksana Teknis (UPT) Bahasa melalui audit informasi.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  menginvestigasi  praktek  manajemen informasi  pada  UPT  Bahasa,  Universitas  Nusa  Cendana  (Undana)  dengan  melakukan audit informasi.

## TINJAUAN PUSTAKA
Bagian ini menyajikan tinjauan pustaka yang berhubungan dengan audit informasi baik secara teori maupun prakteknya.

## Audit Informasi
Audit informasi telah dikenal sejak tahun 1982, ketika organisasi telah menyadari bahwa  aktivitas  audit  informasi  dapat  membantu  staf  pada  sebuah  organisasi  untuk menyelesaikan tugas mereka dengan baik (Orna, 1999).
Hingga  kini  belum  ada  definisi  tunggal  dari  audit  informasi,  tetapi  ada  beberapa definisi  yang  dibuat.  Definisi  pertama  yaitu  St.Clair  (1995)  menyatakan  bahwa  audit informasi  adalah  sebuah  cara  untuk  mementukan  peran  informasi  dalam  sebuah komunitas atau organisasi dan untuk menghubungkan peran itu dengan perilaku mencari informasi dari individu yang menjadi bagian dari sebuah komunitas atau organisasi. Yang kedua, Buchanan dan Gibb (1998), mendefinisikan audit informasi sebagai sebuah proses menemukan, memonitor dan mengevaluasi sumber daya informasi dan aliran informasi yang  bertujuan  untuk  mengimplementasikan,  mempertahankan  dan  meningkatkan manajemen  informasi.  Ketiga,  Orna  (1999)  meluaskan  definisi  audit  informasi  dimana audit  informasi  adalah  pemeriksaan  secara  sistematik  terhadap  penggunaan  informasi, sumber  daya  informasi  dan  aliran  informasi  dengan  mengverifikasi  individual  dan dokumen  yang  ada  dengan  tujuan  untuk  melihat  kontribusi  yang  diberikan  bagi organisasi.
Berdasarkan  definisi-definisi  diatas,  dalam  penelitian  ini  audit  informasi  adalah sebuah  cara  untuk  memeriksa  penggunaan  informasi,  sumber  daya  informasi,  aliran informasi  dan  kebutuhan  informasi  dari  sebuah  organisasi  dengan  tujuan  untuk meningkatkan  pelayanan  organisasi,  manajemen  informasi  dan  membantu  organisasi untuk mencapai tujuan strategiknya.

## Tujuan Audit Informasi
Tujuan dari audit informasi adalah untuk mengidentifikasi sumber daya informasi, penggunaan  informasi,  kebutuhan  informasi,  aliran  informasi  dan  masalah  informasi yang ada dalam organisasi (St.Clair, 1995, Buchanan & Gibb, 1998; Orna, 1999; Henzcel, 2001, Webb, 2008).  Audit informasi juga digunakan untuk mengidentifikasi biaya dan manfaat  dari  sumber  daya  informasi,  untuk  mengembangkan  kebijakan  atau  strategi informasi, dan untuk menginvestigasi apakah informasi dalam organisasi telah digunakan dan diaplikasikan berdasarkan standar informasi dan/atau pedoman (Buchanan & Gibb, 1998; Dubois, 1999; Orna, 1999; Webb, 2008).

## Sumber Daya Informasi
Salah satu peranan dari audit informasi adalah untuk mengidentifikasi sumber daya informasi  organisasi.  Ada  tiga  pendekatan  yang  berbeda  dari  definisi  sumber  daya informasi. Yang pertama adalah Burk and  Horton (1988)  mendefinisikan  sumber  daya informasi  sebagai  “a  source  of  supply,  support  or  aid,  especially  one  held  in  reserve”. Mereka kemudian mengklasifikasikan sumberdaya informasi menjadi tiga kategori yaitu sumber, layanan, dan/atau sistem.
Sebuah sumber adalah tempat penyimpanan atau orang yang mana informasi bisa di  dapatkan  (Burk  &  Horton,  1988).  sebagai  contoh  kumpulan  buku,  file,  database, individu (ahli atau spesialis) seperti pustakawan, record manager, atau manajer (computer centre managers). Middleton (2002) menambahkan bahwa sumber bisa berupa dokumen, struktur  basis  data  dan  website.  Sedangkan  service  (layanan)  adalah  sebuah  aktivitas untuk  membantu  mendapatkan,  memproses  atau  mentransmisikan  informasi  dan  data atau  dalam  menyediakan  layanan  atau  hasil  informasi.  Salah  satu  contohnya  program komputer atau  lokasi informasi atau penyedia layanan.
Sistem adalah sebuah struktur dan integrasi proses untuk menangani informasi atau karakteristik data oleh sistem dan proses pengulangan input, update file dan output (Burk &  Horton,  1988).  Contohnya  adalah  sistem  data  keuangan  atau  bibliografi  baik  dalam bentuk manual atau elektronik.
Pendekatan kedua dalam mendefinisikan sumber daya informasi oleh Orna (1999). Orna  mendefinisikan  sumber  daya  informasi  sebagai  sesuatu  yang  mana  individu  atau orang  dalam  organisasi  miliki  untuk  digunakan  dalam  menyelesaikan  tugas  pekerjaan mereka  dan  untuk  mencapai  tujuan  serta  visi  misi  organisasi.  Hal  ini  dapat  dikatakan bahwa sumber daya informasi yang sudah teridentifikasi yang dapat mendukung tujuan organisasi.
Pendekatan  yang  ketiga  adalah  dari  Buchanan  and  Gibb  (2007).  Serupa  dengan Orna (1999), Buchanan dan Gibb (2007) menegaskan bahwa sumber daya informasi harus mendukung  pencapaian  tugas  dan  kegiatan  dari  staf  sehingga  tujuan  strategik  dari organisasi  dapat  tercapai.  Buchanan  and  Gibb  (2007)  menambahkan  bahwa  organisasi harus  menyediakan  nilai  dari  sumber  daya  informasi  dengan  tujuan  untuk  membantu organisasi untuk mengidentifikasi mana sumber daya informasi yang penting dan mana
yang tidak memiliki nilai. Nilai dari sumber daya informasi adalah dari nilai 1 hingga 5 yang mana deskripsi dari tiap nilai adalah sebagai berikut:
“ 5: Sangat penting terhadap tugas,
4: menyediakan manfaat yang signifikan atau memberi nilai terhadap tugas,
3: memberi kontribusi secara langsung terhadap tugas tetapi tidak esensial,
2: menyediakan dukungan secara tidak langsung terhadap tugas
1: Tidak bermanfaat bagi tugas dan pekerjaan”
(Buchanan & Gibb, 2007).

## Praktek Manajemen Informasi
Manajemen informasi adalah kemampuan untuk mengatur informasi secara efektif dalam siklus informasi (Choo, 2002). Siklus informasi yaitu untuk “membuat, mengambil, mengatur,  menyimpan,  membagi  dan  menggunakan  informasi”  (Detlor,  2010).  Untuk memfasilitasi  dan  membuat  praktek  manajemen  informasi  yang  lebih  baik,  budaya informasi dan teknologi informasi diperlukan (Choo, 2002; Detlor, 2010; Hanson 2011; Svard, 2014).

## Budaya informasi
Budaya informasi dalam organisasi direfleksikan dalam sikap, perilaku, dan norma, dalam menghargai dan menggunakan informasi  (Choo, 2002; Svard, 2014). Lebih lanjut Joint Information Systems Committee (JISC) yang mempublikasikan ‘ Guidelines for developing an  Information  Strategy ’  pada  pendidikan  tinggi  memberikan  sekumpulan  sikap  atau perilaku yang berkaitan dengan budaya informasi yaitu antara lain:
 Semua  informasi  yang  ada  dan  tersedia  untuk  dibagikan  haruslah  dapat didefinisikan dan dapat diakses secara tepat dan cepat serta dapat diamankan atau dilindungi seperlunya.
 Kualitas  informasi  haruslah  dapat  memenuhi  tujuannya  (misalnya  ketepatan waktu, informasi terbaru (update), konsistensi dan lengkap).
 Semua staf harus mengetahui dan menjalankan tanggung jawabnya yang berkaitan dengan informasi (Hanson, 2011).
Merujuk  pada  kumpulan  perilaku  budaya  informasi  diatas,  Hanson  (2011) mengusulkan  beberapa  prinsip  manajemen  informasi  yang  dapat  dimasukkan  dalam strategi informasi universitas. Prinsip-prinsip tersebut antara lain:
 Informasi harus terintegrasi dalam berbagai sistem
 Data  organisasi  atau  data  universitas  haruslah  dimiliki  atau  dikuasai  oleh universitas  bukan  dikuasai  oleh  orang  per  orang  atau  sekelompok  orang  atau bagian tertentu saja.
 Penatagunaan dan tanggungjawab aset informasi harus jelas yang dibangun sesuai dengan mekanisme penanganan kesalahan yang mungkin timbul.
 Data tidak dapat diduplikasi sehingga hanya ada satu versi yang benar
 Informasi  haruslah  tepat  dan  sesuai  dengan  peruntukkan  dan  memenuhi kebutuhan informasi
 Informasi harus bersifat terbuka, selalu tersedia dan dapat diakses dalam bentuk- bentuk yang sesuai dengan kebutuhan dan yang paling aman dan nyaman untuk digunakan oleh staf dan mahasiswa sehingga mereka dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaan mereka sebaik mungkin
 Semua  staf  memiliki  peran  dan  tanggung  jawab  dalam  proses  manajemen informasi dan mereka  harus didukung lewat  proses yang sederhana, non-teknis, pengaturan / pemberian dukungan yang terdesain dengan baik dan ketersediaan peralatan yang memadai.

## METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metodologi  studi  kasus  ( Case  study )  dengan menggunakan beberapa metode  pengumpulan  data seperti, kuesioner, wawancara, dan analisis  dokumen  (Creswell,  2007).  Metodologi  studi  kasus  dipilih  karena  metode  ini mampu menjawab pertanyaan ekploratif seperti pada pertanyan penelitian yang berfokus pada kasus itu sendiri (Case, 2012; Creswell, 2007) dimana untuk penelitian ini kasusnya adalah UPT Bahasa Undana.

## 1. Pengumpulan data
Pengumpulan  data  dilakukan  pada  bulan  Maret  hingga  Juni  2020.  Pada  studi  ini, peneliti menggunakan beberapa metode pengumpulan data diantaranya:

## 1.1 Analisis dokumen
Analisis dokumen dipilih karena dalam audit informasi, dokumen analisis dapat digunakan  sebagai  dasar  dalam  menyusun  pertanyaan  kuesioner  ataupun wawancara (Orna, 1999). Untuk tujuan studi ini, dokumen yang akan digunakan adalah struktur organisasi dan dokumen tugas pokok atau deskripsi pekerjaan dari masing-masing staf dan merekam sumber daya informasi yang mendukung tugas dari staf tersebut.

## 1.2 Kuesioner
Kuesioner dipilih karena berguna dalam penelitian kualitatif dimana data di dapat dari  banyak  orang  dalam  waktu  yang  singkat  (Henzcel,  2001).  Pada  studi  ini kuesioner terdiri dari skala Likert (skala 1 sampai 5), pertanyaan pilihan ganda dan pertanyaan esay yang digunakan untuk menginvestigasi sumberdaya informasi.
1.3 Wawancara
Wawancara ini pun bertujuan untuk mencari tahu perspektif partisipan tentang gap informasi  atau  masalah  informasi  yang  dihadapi  oleh  UPT  Bahasa  Undana. Pertanyaan wawancara merupakan pertanyaan follow-up dari pertanyaan kuesioner yang telah diisi oleh partisipan.

## 2. Partisipan
Jumlah partisipan adalah 4 orang staf dimana keempat staf ini adalah staf pelaksana. Data partisipan dalam laporan ini dirahasiakan dan partisipan diwakili oleh P1, P2, P3, P4.  Tabel  1  menunjukkan  deskripsi  pekerjaan  atau  tugas  dari  masing-masing partisipan.

## Tabel 1 Deskripsi pekerjaan dari masing-masing partisipan
Partisipan Tugas P1 Tugas 01: Membuat laporan PNBP Tugas 02: Membuat laporan daya serap anggaran
Tugas 03: Membuat laporan pengeluaran keuangan bulanan Tugas 04 Merekap data peserta tes dan kursus
P2 Tugas 05:
Operator RBA ( Melakukan dan menginput penyusunan program kerja dan anggaran kegiatan)
Tugas 06: Melayani pengambilan sertfikat tes dan kursus Tugas 07: Mengupdate informasi di website unit
Tugas 08:
Merekap data peserta tes bahasa Inggris bagi mahasiswa baru Undana S1 dan PPs P3 Tugas 09:
Mengurus administrasi perjalanan dinas pimpinan Tugas 10:
Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
Tugas 11: Menyusun LAKIP Unit Tugas 12:
Merekap hasil tes bahasa Inggris mahasiswa baru S1 dan PPs P4 Tugas 13: Operator SAK (Membuat SPJ kegiatan dan menginput dalam aplikasi)
Tugas 14: Membuat biling pajak Tugas 15: Merekap absensi staf harian dan bulanan Tugas 16: Merekap daftar inventaris barang dan ATK

## 3. Analisa data
Tiga langkah dalam melakukan analisa data yaitu:
 Membuat  inventaris  sumber  daya  informasi  yang  dibutuhkan  staf  berdasarkan tugas  mereka.  Jawaban  terkait  sumberdaya  informasi  langsung  diambil  dari jawaban  partisipan  pada  kuesioner  dan  hasil  wawancara  dan  direkap  dalam Microsoft Excel.
 Mengidentifikasi masalah informasi yang ada Hasil data wawancara dipindahkan ke Microsoft Word . Kemudian data tersebut dianalisis dengan menggunakan metode Thematic Analysis (analisa tematik) untuk menemukan tema umum dari masalah informasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dan pembahasan  dari penelitian ini dijabarkan berdasarkan  dua  pertanyaan penelitian  yang  terdapat  pada  bagian  pendahuluan  yaitu  sumber  daya  informasi  dan masalah informasi yang dihadapi oleh staf pada UPT Bahasa Undana.

## 1. Sumberdaya informasi
Hasil penelitian ini menemukan bahwa untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka staf  UPT  Bahasa  membutuhkan  sumber  daya  informasi  berupa  dokumen  (laporan, surat  keputusan  dan  kertas  dokumen  lainnya),  website  (isi  informasi  yang  terdapat dalam  website)  dan  sistem  informasi  (sistem  aplikasi  yang  digunakan  staf  untuk mengakses informasi dan sekaligus membuat informasi). Hal ini senada dengan yang disampaikan  oleh  Orna  (1999),  bahwa  sumber  daya  informasi  adalah  sesuatu  yang dimiliki  oleh  seseorang  yang  akan  digunakan  untuk  menyelesaikan  tugasnya.  Lebih lanjut,  hasil  penelitian  ini  juga  sesuai  dengan  yang  disampaikan  Middleton  (2002) bahwa sumberdaya informasi terdiri dari (1) sumber berupa dokumen dan website, dan (2) sistem berupa sistem informasi.
Studi  ini  menemukan  bahwa  semua  sumberdaya  informasi  yang  mereka  miliki seperti  yang  disebutkan  diatas  merupakan  informasi  yang  kritikal  terhadap  tugas dimana  nilainya  =  5.  Hal  ini  senada  dengan  yang  disampaikan  oleh  Buchanan  dan Gibb (2007), bahwa sumber daya informasi yang dimiliki perlu untuk diberikan skor 1- 5,  dimana  skor  ini  menentukan  seberapa  penting  sumber  daya  yang  ada  dalam menyelesaikan tugas, dimana 1 tidak sangat penting sedangkan 5 sangat penting. Lebih lanjut, dengan mengetahui nilai dari masing-masing sumberdaya informasi, staf UPT Bahasa  dapat  mengatur  sumber  daya  informasinya  dengan  tepat  dan  lebih  baik dikarenakan  sumber  daya  informasi  tersebut  dapat  membantu  mereka  dalam penyelesaian  tugas  dan  dapat  membantu  unit  dalam  mencapai  tujuan  strategik (Buchanan dan Gibb, 2007).
Studi ini juga menemukan bahwa ada dua sumber daya informasi yang penting yang skornya 5 yang belum tersedia, yaitu dokumen rencana strategik (renstra) unit dan dokumen  aturan  pertanggungjawaban  keuangan.  Untuk  itu,  pimpinan  UPT  Bahasa harus memperhatikan hal tersebut karena hal ini dapat berdampak pada penyelesaian tugas staf dan capaian kinerja unit. Dimana, waktu untuk penyelesaian tugas menjadi lebih lama, dan hasil pekerjaan menjadi tidak maksimal dan capaian kinerja tidak fokus pada  target  yang  ingin  dicapai  unit.  Selain  itu,  dengan  tidaknya  adanya  dokumen
aturan pertanggungjawaban keuangan yang umum, maka masing-masing staf pada unit yang berbeda juga akan membuat laporan pertanggungjawaban keuangan berdasarkan persepsi  masing-masing.  Oleh  karena  itu,  pimpinan  UPT  Bahasa  dapat  segera membuat renstra unit dan juga dapat berkoordinasi dengan pimpinan universitas atau pimpinan pada bagian yang menjadi sumber dari data yang dibutuhkan, agar dokumen yang dibutuhkan bisa dibuat agar tidak terjadi beragam versi informasi terkait aturan pertanggungjawaban keuangan.
Terkait  layanan  yaitu  lokasi  informasi  atau  penyedia  layanan,  maka  layanan informasi, staf UPT Bahasa berasal  dari  lingkup internal dalam lingkungan Undana dan  juga  eskternal  dari  luar  Undana.  Layanan  internal  Undana  lokasi  informasi terdapat pada tingkat rektorat (Bagian Keuangan, Bagian Perencanaan, Bagian Rumah Tangga  dan  Sub  bagian  Hukum  Tata  Laksana,  dan  Bagian  Akademik)  dimana  staf UPT Bahasa bisa mendapatkan informasi. Layanan informasi juga dapat berasal dari penyedia  layanan  yaitu  individu  atau  staf  di  UPT  Bahasa  sendiri  atau  diluar  UPT Bahasa  dalam  lingkup  internal.  Sedagkan  untuk  eksternal,  lokasi  informasi  atau penyedia  layanan  adalah  dari  Kementerian  Keuangan  terkait  peraturan  tentang Standar Biaya Masukan dan aturan perpajakan.
Daftar sumberdaya informasi dari masing-masing partisipan dalam menyelesaikan tugas mereka terdapat pada tabel 2.

## Tabel 2

## Sumberdaya informasi berdasarkan tugas dari masing-masing partisipan
Nomor tugas Tugas Sumber daya informasi Layanan (lokasi informasi/penyedia layanan) Nilai ‘kepen- tingan’ infor- masi Tugas 01 Membuat laporan PNBP Dokumen rekening koran bulanan Internal Undana (Bagian keuangan : Bendahara penerimaan) 5 Dokumen  pendapatan unit UPT Bahasa 5 Tugas 02 Membuat laporan daya serap anggaran Dokumen realisasi anggaran dan Dokumen SPJ Kegiatan UPT Bahasa 5 Tugas 03 Membuat laporan pengeluaran keuangan bulanan Dokumen pengeluaran keuangan harian UPT Bahasa 5 Tugas 04 Membuat rekapan data peserta tes dan kursus Dokumen pendaftaran peserta tes dan kursus UPT Bahasa 5 Tugas 05 Operator RBA (Melakukan Dokumen usulan anggaran UPT Bahasa 5
penyusunan dan menginput program kerja dan anggaran kegiatan) Dokumen Pagu unit, Peraturan Rektor terkait Standar Biaya Khusus, Peraturan Rektor terkait Harga Perkiraan Sendiri Internal Undana  (Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan Undana) 5 Surat Keputusan Rektor terkait Tarif biaya kegiatan Internal Undana (Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana BAUK Undana) 5 Peraturan Menteri Keuangan terkait Standar Biaya Masukan Eskternal  Undana (Website Kementerian Keuangan) 5 Tugas 06 Melayani pengambilan sertifikat kursus dan/atau hasil tes Dokumen Hasil tes (Und- EP Test) serta Dokumen sertfikat kursus UPT Bahasa 5 Dokumen Hasil Tes TOEFL ITP Eksternal  Undanan  (IIEF Jakarta) 5 Tugas 07 Mengupdate informasi di website unit Dokumen berita dan laporan kegiatan UPT Bahasa 5 Tugas 08 Merekap data peserta tes bahasa Inggris (Und-EP Test) bagi mahasiswa baru Undana Dokumen Data mahasiswa baru S1 per jalur masuk dan mahasiswa baru PPs Internal Undana   (Bagian akademik) 5 Tugas 09 Mengurus administrasi perjalanan dinas pimpinan Dokumen Undangan kegiatan Eksternal  Undana (Pihak penyelenggara kegiatan) 5 Dokumen Surat Tugas dan Surat perintah perjalanan dinas Internal Undana (Bagian Rumah Tangga BAUK - Undana 5 Tugas 10 Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar Surat masuk Eksternal dan Internal undana 5 Surat keluar UPT Bahasa 5 Tugas 11 Menyusun LAKIP Unit Dokumen Renstra Universitas, Perjanjian Kinerja Kepala UPT dengan Rektor Undana Internal Undana (Bagian Perencanaan) 5 Realisasi Keuangan dan laporan kegiatan UPT Bahasa 5 Tugas 12 Merekap hasil tes bahasa Inggris bagi mahasiswa baru Undana Dokumen Hasil tes Mahasiswa baru UPT Bahasa 5 Tugas 13 Operator SAK (Membuat SPJ kegiatan dan menginput dalam aplikasi) Dokumen DIPA Unit, Dokumen Nota Keuangan, Dokumen biling pajak UPT Bahasa 5 Dokumen SPJ Kegiatan UPT Bahasa 5 Tugas 14 Membuat biling pajak  Dokumen Aturan Perpajakan Bagian Internal Undana (Bagian Keuangan) dan Eskternal Undana (Kantor Pajak) 5 Tugas 15 Merekap absensi staf bulanan Dokumen  absensi harian  UPT Bahasa 5 Tugas 16 Merekap daftar inventaris barang dan ATK Dokumen Daftar barang dan ATK UPT Bahasa 5

## Tabel 3 Sumberdaya informasi yang tidak tersedia
Nomor tugas Tugas Sumber daya informasi yang ideal yang tidak tersedia Layanan (lokasi informasi/penyedia layanan) Nilai ‘kepentingan ’ informasi Tugas 13 Operator SAK (Membuat SPJ kegiatan dan menginput dalam aplikasi) Dokumen aturan pertang- gungjawaban keuangan Internal Undana (Bagian Keuangan) 5

## 2. Masalah informasi yang ada pada UPT Bahasa
Masalah informasi yang ada pada UPT Bahasa terdiri dari 3 tema umum yaitu: manusia, ketepatan waktu, dan teknologi.
Tema 1: Manusia
Tema  ini  terdiri  dari  2  sub  tema  yang  berkaitan  dengan  manusia  yaitu  kepemilikan informasi dan tanggung jawab dalam membuat dan menggunakan informasi.
Sub tema 1: Kepemilikan informasi
Untuk  sub  tema  yang  pertama  ini  hasil  studi  menemukan  bahwa  salah  satu masalah  informasi  yang  ada  yaitu  kesulitan  dalam  mengakses  informasi  karena informasi  dimiliki  atau  dikuasai  oleh  satu  orang.  Kutipan  dari  partisipan  dalam menggambarkan sub tema ini antara lain:
P1:
“ ketika kita ke rektorat dan staf nya tidak ada disana, atau kita tidak menemui staf yang bersangkutan....dan ketika kita meminta data mereka mengatakan bahwa informasi yang dibutuhkan di simpan oleh staf A dan beliau tidak ada disana atau tidak masuk kantor ”. P2:
“Saya hanya meminta data di staf B, karena hanya dia yang menyimpan semua data secara lengkap ”.
Sub tema 2: Kurangnya tanggung jawab dalam membuat dan menggunakan informasi.
Kutipan dari partisipan terkait sub tema ini antara lain:
P2:
“Sering  terjadi  informasi  yang  tidak  sinkron  atau  tidak  sama  antara  misalnya  bagian Perencanaan dan bagian keuangan. Masing-masing memiliki persepsi berbeda tentang suatu aturan”.
P3:
“Informasi selalu berubah-ubah dan....iya memang informasi tersebut hanya disampaikan secara lisan”.
P4:
“Saya  sudah  bertanya  pada  misalnya  bagian  A,  tetapi  mereka  bilang  kalau  informasi tersebut dibuat oleh bagian B atau bagian C. Namun ketika ditanyakan ke bagian B atau C, mereka bilang kalau bagian A lah yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi tersebut”.
Studi  ini  menemukan  bahwa  individu  seringkali  menyimpan  informasi  secara individual  (sub  tema  pertama:  kepemilikan  informasi).  Hanya  satu  orang  yang memiliki  informasi,  yang  dapat  mengakibatkan  kesulitan  dalam  mendapatkan informasi.  Dimana  harusnya  data  atau  informasi  organisasi  (perusahaan)    harus dimiliki  oleh  organisasi  atau  perusahaan,  tidak  harus  disimpan  atau  dimiliki  secara pribadi, atau bagian tertentu (Hanson, 2011). Terkait dengan manusia, studi ini juga menemukan  kurangnya  rasa  tanggung  jawab  dalam  membuat  atau  menggunakan informasi. Hal ini  juga dapat diakibatkan oleh karena ketiadaan domain yang jelas, tentang  ‘unit  mana  mengerjakan  apa’,  sehingga  informasi  penting  menjadi  tidak tersedia. Hal ini dapat berdampak pada penggunaan informasi yang tidak sesuai atau tidak relevan dalam menyelesaikan tugas-tugas (Henzcel, 2001). Selain itu, informasi sering  disampaikan  secara  lisan  yang  mana  tidak  memiliki  kekuatan  mendasar. Harusnya  informasi  penting yang menyangkut dengan penyelesaian tugas pekerjaan dibuatkan dalam dokumen tertulis dan harus dapat diakses oleh semua orang dalam berbagai bentuk ( hardcopy dan softcopy ) sesuai kebutuhan pengguna informasi.
Tema 2: Ketepatan waktu
Pada tema ini, partisipan menggambarkan jika informasi yang mereka akses sering kali tidak terupdate atau informasi yang lama. Tema ini juga memperlihatkan bahwa unit atau  pihak-pihak  tertentu  membutuhkan  waktu  yang  lebih  banyak  untuk menyelesaikan dokumen mereka  sebelum dibagi atau diberikan kepada bagian UPT Bahasa.
Kutipan dari partisipan terkait tema ini adalah sebagai berikut:
P1:
“Terkadang  unit-unit  (internal  dan  eksternal)  meminta  informasi  dari  bagian  tertentu. Akan  tetapi  karena  mereka  belum  mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan  dari  unit internal  lainnya  atau  atau  perubahan  dalam  kebijakan  pimpinan,  maka  mereka membutuhkan waktu lebih untuk menyediakan informasi yang diminta”.
P3:
“..... yang kita butuh adalah ketepatan dan keakuratan informasi”.
P4:
“Selama  ini  kesulitan  yang  ada  adalah  tidak  terupdatenya  informasi  karena  pimpinan belum memutuskan”.
Permasalahan yang kedua adalah ketidaktepatan waktu. Staf UPT Bahasa kesulitan mendapatkan infomasi  yang baru dan  terupdate yang dapat berdampak pada proses pengambilan keputusan serta kinerja unit. Westrum (2014) mengatakan bahwa kualitas keputusan dipengaruhi oleh kualitas informasi, dimana informasi harus diberikan tepat pada  waktunya  dan  merupakan  informasi  yang  ‘baru’  ( updated ).  Keputusan  yang diambil  bisa  salah  dikarenakan  departemen  atau  unit  dalam  organisasi  tidak  dapat menyediakan  informasi  yang  berkualitas  tepat  pada  waktunya.  Hal  ini  dapat mengakibatkan, pekerjaan staf menjadi tertunda dan kalaupun harus diselesaikan maka penyelesaian pekerjaan menggunakan data atau informasi yang seadanya, yang mana nantinya akan memakan waktu untuk dilakukan perbaikan. Untuk itu, penting juga untuk membuat prosedur operasional baku tentang penyediaan informasi ( information sharing )  yang  didalamnya  memuat  ketentuan  berapa  lama  waktu  untuk  menyedikan informasi sesuai permintaan (Dhae & Smeaton, 2017).
Tema 3: Teknologi
Tema  ketiga  yang  muncul  adalah  terkait  teknologi  terkait  kemampuan  penggunaan teknologi oleh staf UPT Bahasa dan ketiadaan sistem informasi (digitalisasi data) di unit.
Kutipan partisipan untuk tema ini antara lain:
P2:
“Termasuk  untuk  update  infromasi  di  website  unit,  kita  masih  pelajari  dulu  tutorialnya baru bisa, karena belum kuasai”.
P3:
“Ketika  data  dibutuhkan  data  masih  manual,  sehingga  perlu  waktu  lagi  untuk  dibuat dalam softcopy..tidak semua staf bisa komputer”
P4:
“Kita harus menunggu dan meminta data dari staf yang lain...karena tidak ada data yang terpusat...semacam sistem infromasi belum ada, semua masih manual....”
Tema  yang  ketiga  adalah  ‘teknologi’.  Dimana  teknologi  ini  berkaitan  dengan kurangnya kemampuan staf dalam menggunakan teknologi dan juga ketiadaan sistem digitalisasi data atau sistem informasi pada unit. Padahal, teknologi merupakan alat untuk  membangun  manajemen  informasi,  mengatur  aliran  informasi,  menyediakan informasi pada waktunya, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan (Webb, 2008; Detlor, 2010; Dewett & Jones, 2001; Westrum, 2014). Ketiga kategori ini saling terkait  satu  dengan  yang  lain.  Tanpa  teknologi  yang  memadai,  staf  tidak  dapat menyelesaikan tugasnya tepat pada waktunya dan akan mengakibatkan keterlambatan dalam  penyediaan  informasi.  Akan  tetapi  perlu  juga  meningkatkan  kapabilitas  staf dalam menggunakan teknologi. Lebih lanjut, tanpa adanya digitalisasi data maka data semua masih tersimpan secara manual ataupun dalam aplikasi yang sederhana yang tidak terintegrasi sehingga akan sulit ketika akan dilakukan konsolidasi data. Dimana menurut  Hanson  (2011),  informasi  harus  terintegrasi  dalam  berbagai  sistem  dan penatagunaan  dan  tanggungjawab  aset  informasi  harus  jelas  yang  dibangun  sesuai dengan  mekanisme  penanganan  kesalahan  yang  mungkin  timbul.    Hal  ini  dapat mempengaruhi kualitas pengambilan keputusan dan kinerja unit. Dimana manajemen unit  dapat  saja  menggunakan  informasi  yang  lama  dan  informasi  yang  tidak  tepat dalam proses pengambilan keputusan.  Selain itu, dengan adanya digitalisasi informasi
maka  data  yang  disimpan  bisa  diakses  oleh  siapa  saja  dan  kapan  saja,  tanpa  harus menunggu  satu  orang  staf  yang  mengelolanya,  dimana  hal  ini  dapat  mengatasai masalah terkait kepemilikan informasi oleh individu tertentu.

## SIMPULAN DAN SARAN
Hasil  studi  ini  menemukan  bahwa  sumberdaya  informasi  yang  dibutuhkan  staf UPT  Bahasa  berupa  dokumen,  website,  dan  sistem  informasi  yang  didapat  dari lingkungan internal dan eksternal. Semua sumberdaya informasi bernilai ‘5’ yang berarti bahwa sumberdaya informasi tersebut sangat kritikal terhadap tugas. Sesuai hasil analisis tematik, didapat tiga tema permasalahan informasi yang dihadapi oleh staf UPT Bahasa yaitu manusia (individu), ketepatan waktu, dan teknologi.
Berdasarkan  hasil  penelitian,  rekomendasi  (saran)  yang  diberikan  kepada universitas adalah sebagai berikut:

## 1. Membuat kebijakan informasi pada UPT Bahasa
Studi  ini  menemukan  bahwa  UPT  Bahasa  belum  memiliki  kebijakan  informasi sehingga sangat  disarankan agar pimpinan dapat  membuat kebijakan informasi. Kebijakan informasi akan menjadi pedoman bagi UPT Bahasa untuk mengontrol serta mengelola informasi.
2. Masing-masing  staf  perlu  diwajibkan  untuk  mengetahui  sumberdaya  informasi yang digunakan dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan demikian mereka dapat proaktif  untuk  mencari  infromasi  dari  sumbernya  bukan  menunggu  untuk diberikan informasi sehingga mereka dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu.
3. Melakukan peningkatan kapasitas staf melalui pelatihan komputer atau pelatihan penggunaan teknologi informasi lainnya.
4. Membuat  sistem  informasi  yang  terintegrasi  sehingga  memudahkan  akses informasi.
5. Melakukan audit informasi pada semua bagian yang ada di universitas sehingga dapat  dibuat  kebijakan  informasi  pada  level  universitas.  Dengan  demikian diharapkan  semua  pihak  dapat  mengelola  informasi  yang  mereka  miliki  secara efektif  sehingga  mereka  dapat  melaksanakan  tugas  pekerjaan  mereka  dengan sebaik mungkin untuk mendukung universitas dalam mencapai tujuan strategiknya

## DAFTAR RUJUKAN
Buchanan,  S.,  &  Gibb,  F.  (1998).  The  information  audit:  An  integrated  strategic approach. International  Journal  of  Information  Management,  18 (1),  29-47. doi:10.1016/S0268-  4012(97)00038-8
Buchanan,  S.,  &  Gibb,  F.  (2007).  The  information  audit:  Role  and  scope. International Journal of information Management , 27 , 159-172.doi:10.1016/j.ijinfomgt.2007.01.002
Burk Jr, C.F., & Horton Jr, F.W. (1988). Infomap: A complete guide to discovering corporate information resources. Englewood Cliff, N.J: Prentice Hall. Case D.O. (2012). Looking for information a survey of research on information seeking, needs and behaviour (3rd ed.). Bingley, UK: emerald Group Publishing Limited. Choo,  C.W.  (2002). Information  management  for  the  intelligent  organization:  The  art  of scanning the environment (3rd ed.). Medford, NJ: Information Today. Creswell, J.W. (2007). Qualitative inquiry & research design: Choosing among five approaches (2nd ed.). Thousand Oaks, California: Sage Publications, Inc. Detlor,  B.  (2010).  Information  management. International  Journal  of  Information Management, 30 , 103-108. doi: 10.1016/j.ijinfomgt.2009.12.001 Dhae, Y., & Smeaton, K. (2017). Information Audit at an Indonesian Public University. Information Management and Business Review, 9(3), 27–39. https://doi.org/10.22610/imbr.v9i3.1776
Dubois, C. P. (1999). The information audit: its contribution to decision making. Library Management, 16 (7), 20-24. Retrieved from
http://dx.doi.org/10.1108/01435129510093746
Hanson, T. (2011). Making the case for the information strategy. EDUCAUSE Center for Analysis and Research (ECAR), 12 , 1-15. Retrieved from https://library.educause.edu/resources/2011/9/making-the-case-for-the- information-strategy
Henczel, S. (2001). The information audit a practical guide . Munchen: Saur.
Middleton,  M.  (2002). Information  and  organisations.  In  Information  management  a consolidation of operations, analysis, and strategies . Wagga Wagga, NSW: Centre for Information Studies, Charles Sturt University.
Orna, E. (1999). Practical information policies . Aldershoot, England: Gower St.Clair, G. (1995). Ask the customers. In Special Libraries Association (Ed.), Information audits: an SLA information kit (pp. 22-24). Washington DC, USA: Special Libraries Association.
Svard, P. (2014). Information culture in three municipalities and its impact on information management amidst e-government development. International Federation of Library Associations and Institutions, 40 (1), 48-59. doi:10.1177/0340035214526534 Webb, J. (2008). Strategic information management: A practitioner’s guide . Oxford, England: Chandos Publishing
Westrum, R. (2014). The study of information flow: A personal journey. Safety Science, 67 , 58-63.  Retrieved from http://dx.doi.org/10.1016/j.ssci.2014.01.009