Abstrak — Berkembangnya  teknologi  informasi  dan  sistem informasi yang demikian pesat di era sekarang ini telah membuat hampir  semua  aspek  kehidupan  tidak  dapat  terhindar  dari penggunaan  perangkat  komputer.  Penggunaan  komputer  yang umum adalah penggunaan komputer di suatu perusahaan. Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya  adalah  arsip  atau file. PT  BCA  bergerak  dalam bidang  perbankkan,  salah  satu  kegiatan  yang  berjalan  pada  PT BCA  adalah  pengarsipan  atau filling berkas.  Salah  satu pertimbangan PT BCA dalam penggunaan komputer diantaranya  dapat  tersedianya  data  yang  dapat  memberikan informasi  yang  handal,  cepat,  akurat,  dan  tepat  waktu.  Saat  ini sistem pengarsipan atau filling berkas pada PT BCA cabang MH Thamrin  Tangerang  mulai  dari  penerimaan,  pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan  secara  konvensional  yaitu  menggunakan  media dokumen  berkas  berupa  penulisan  di  buku  dan  penyimpanan dokumen  masih hardcopy .  Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih terjadapat  beberapa  kekurangan  yaitu  pencarian  dokumen membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu  data-data  lama  dan  mencarinya  satu  persatu,    laporan yang  dihasilkan  masih  terdapat  kesalahan  karena  terjadinya human  error ,  tidak  adanya  tempat  penyimpanan  berkas  yang aman  sehingga  dokumen  transaksi  bisa  hilang  atau  rusak, membutuhkan  waktu  yang  lama  mengetahui  status  berkas  yang belum  dimonitoring.  Berdasarkan  permasalahan  yang  terjadi maka  maka  perlu  diadakan  pembangunan  sistem  informasi filling data  berkas  masuk  dan  berkas  keluar  sehingga permasalahan  tersebut  dapat  diselesaikan.  Sistem  yang  akan dibangun  dengan  menggunakan  bahasa  pemograman  PHP  dan database Mysql.
Kata Kunci : PHP, Mysql, Filling, Dokumen atau Berkas.

## I. P ENDAHULUAN
Salah  satu  kebutuhan  yang  sangat  berpengaruh  akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi.  Berkembangnya  teknologi  informasi  dan  sistem informasi  yang  demikian  pesat  di  era  sekarang  ini  telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari  penggunaan  perangkat  komputer.  Penggunaan  komputer yang umum adalah penggunaan komputer di suatu perusahaan. Salah  satu  sumber  informasi  dalam  organisasi  yang  paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip atau file.
PT  BCA  bergerak  dalam  bidang  perbankkan,  salah  satu kegiatan yang berjalan pada PT BCA adalah pengarsipan atau filling berkas.  Salah  satu  pertimbangan  PT  BCA  dalam penggunaan komputer diantaranya dapat tersedianya data yang dapat  memberikan  informasi  yang  handal,  cepat,  akurat,  dan tepat waktu.
Cara-cara  manual  mungkin  masih  saja  dapat  dipergunakan bila  data  yang  diolah  masih  sedikit.  Tetapi  bagaimana  kalau data  yang  diolah  jumlahnya  per  hari  bisa  mencapai  50  atau bahkan  100  lembar,  tentu  saja  SDM  yang  mengolahnya  akan merasakan  kejenuhan  dan  lama  kelamaan  informasi  yang dihasilkan  mungkin  menjadi  tidak  akurat  lagi.  Selain  itu, keterlambatan  informasi  yang  diperlukan  dapat  menyebabkan tertundanya  pencapaian  tujuan  perusahaan  dan  akhirnya  akan mengganggu perkembangan perusahaan.
Makin  lama  semakin  dirasakan  bahwa  pengolahan  data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Maka  dari  itu  diperlukan  suatu  pengolahan  data  yang  lebih baik dengan menggunakan komputer. Hal ini diperlukan untuk merealisasikan perolehan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Saat ini sistem pengarsipan atau filling berkas pada  PT  BCA  cabang  MH  Thamrin  Tangerang  mulai  dari penerimaan,  pembuatan,  penyimpanan,  pendokumentasian, hingga  verifikasi  surat,  semua  dilakukan  secara  konvensional yaitu  menggunakan  media  dokumen  berkas  berupa  penulisan di  buku  dan  penyimpanan  dokumen  masih  dalam  bentuk hardcopy.
Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih  terdapat  beberapa kekurangan  yaitu  pencarian  dokumen  membutuhkan  waktu yang  lama  karena  harus  membuka  terlebih  dahulu  data-data lama  dan  mencarinya  satu  persatu,    laporan  berkas  yang dihasilkan  masih  terdapat  kesalahan  karena  terjadinya human error ,  tidak  adanya  tempat  penyimpanan  berkas  yang  aman sehingga  dokumen  transaksi  bisa  hilang  atau  rusak, membutuhkan waktu yang lama mengetahui status berkas yang belum di monitoring.

## A. Pengertian Sistem
“Sistem  adalah  sekumpulan  elemen  atau  subsistem  yang saling  berhubungan  satu  dengan  yang  lain  membentuk  satu kesatuan  untuk  melaksanakan  suatu  fungsi  guna  mencapai suatu tujuan” [1] .

## B. Pengertian Subsistem
“Sistem    terbagi  atas  beberapa  faktor  atau  unsur-unsur  ke dalam  beberapa  subsistem.  Proses  menjadikan  faktor-faktor suatu  sistem  ke  dalam  subsistem-subsistem  adalah  penting guna  menyederhanakan  masalah.  Sistem  yang  sederhana adalah  sistem  yang  mempunyai  sedikit  subsistem  yang  dapat diramalkan” [2] .
Achmad Sidik 1 , Lilis Sakuroh 2 , Diana Pratiwi 3
1,2 Dosen STMIK Bina Sarana Global, 3 Mahasiswa STMIK Bina Sarana Global Email : 1 achmadsidik@stmikglobal.ac.id , 2 Lilis1476@yahoo.co.id, 3 dianapratiwi66@gmail.com

## Perancangan Sistem Infomasi Filling di PT BCA Cabang MH Thamrin Tangerang
JURNAL SISFOTEK GLOBAL                                                        ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 2, September 2017
C. Pengertian Informasi
“Menyatakan  informasi  adalah  data  yang  telah  diolah menjadi  suatu  bentuk  yang  penting  bagi  si  penerima  dan mempunyai  nilai  yang  nyata  yang  dapat    dirasakan  dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang” [3] .
D. Pengertian UML (Unified Modeling Language)
‘‘UML  ( Unified  Modeling  Languag e)  adalah  salah  satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan  requirement,  membuat  analisis  dan  desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemograman berorientasi  objek.  UML  merupakan  bahasa  visual  untuk pemodelan dan komuniukasi  mengenai sebuah  system dengan menggunakan  diagram  dan  teks-teks  pendukung.  UML  hanya berfungsi untuk pemodelan, sehingga UML tidak terbatas pada metodologi tertentu” [4] .
F. Pengertian SDLC (Sistem Development Life Cycle)
‘‘ SDLC adalah  proses  mengembangkan  atau  mengubah suatu  sistem  perangkat  lunak  dengan  menggunakan  model- model  dan  metodologi  yang  digunakan  orang  untuk mengembangkan  sistem-sistem  perangkat  lunak  sebelumnya (berdasarkan best  practice atau  cara-cara  yang  sudah  teruji baik ) ” [5] .
G. Pengertian PHP
‘‘ PHP merupakan  bahasa  pemograman  untuk  membuat website yang bersifat server-side scripting, PHP memungkinan  anda  untuk  membuat  halaman  website  yang bersifat dinamis” [6] .
H. Pengertian XAMPP
‘‘XAMPP  merupakan  sebuah  aplikasi  perangkat  lunak pemrograman  dan  database  yang  di  dalamnya  terdapat berbagai macam aplikasi pemrograman seperti: Apache HTTP Server,  MySQL  database,  bahasa  pemrograman  PHP  dan Perl” [7] .
I. Pengertian Notepad++
“Notepad++ adalah sebuah penyunting teks dan penyunting kode sumber yang berjalan di sistem operasi windows” [8] .

## J. Pengertian Filling
“Suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat  secara  sistematis  sehingga  bilamana  siperlukan lagi,  warkat-warkat  itu  dapat  ditemukan  kembali  secara cepat ” [9] .

## II. M ETODE P ENELITIAN

## A. Objek Penelitian
Penulis  melakukan  penelitian  pada  PT  Bank  Central  Asia cabang MH Thamrin Tangerang, Jl MH Thamrin no.9 Cikokol Tangerang. Adapun penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana metode Pengarsipan yang berjalan saat ini.
Pada  sistem filling yang  berjalan  saat  ini  mulai  dari penerimaan,  pembuatan,  penyimpanan,  pendokumentasian, hingga  verifikasi  surat,  semua  dilakukan  secara  konvensional
yaitu  menggunakan  media  dokumen  berkas  berupa  penulisan di  buku  dan  penyimpanan  dokumen  masih  dalam  bentuk hardcopy .  Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih  terdapat beberapa  kekurangan  yaitu  pencarian  dokumen  membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu data- data  lama  dan  mencarinya  satu  persatu,    laporan  berkas  yang dihasilkan  masih  terdapat  kesalahan  karena  terjadinya human error ,  tidak  adanya  tempat  penyimpanan  berkas  yang  aman sehingga  dokumen  transaksi  bisa  hilang  atau  rusak,  bahkan membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  mengetahui  status berkas yang belum di monitoring.
Gambar 1 Use Case  Dia gram Sistem yang Sedang Berjalan
Tabel 1. Skenario Use Case Berjalan Aktor Staff , SPV, DPC Arsip Skenario Staff menghasilkan balancing transaksi dan mengeluarkan laporannya.  Kemudian  SPV  ACC balancing transaksi,  setelah  SPV memberikan ACC kemudian Balancing transaksi  di  masukan  ke dalam  lemari  arsip. Staff dan  SPV secara  bersamaan  melakukan  rekap balancing transaksi  setiap  bulannya. SPV melakukan pengecekan
JURNAL SISFOTEK GLOBAL                                                        ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 2, September 2017
terhadap balancing transaksi,  jika SPV ACC maka balancing transaksi di  kirim,  jika  SPV  tidak  ACC  maka akan dikembalikan pada staff ( Teller ,  CSO,  dan  BO)  untuk diperbaiki.  Dan  apabila  SPV  ACC maka  rekap balancing transaksi selanjutnya  akan  dikirim,  yang kemudian  akan  diterima  oleh  DPC Arsip.
Gambar 2 Activity Dia gram Sistem yang Sedang Berjalan
Pada  gambar  2  dijelaskan  alur  activity  diagram  sistem  yang berjalan saat ini pada PT Bank Central Asia.

## B. Masalah yang Dihadapi
Di  dalam  penelitian  yang  dilakukan  penulis  dalam  sistem yang  sedang  berjalan,  penulis  menemukan  beberapa  masalah yang terjadi pada PT Bank Central  Asia cabang MH Thamrin Tangerang:
i. Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena harus  membuka  terlebih  dahulu  data-data  lama  dan mencarinya satu persatu.
j. Laporan  balancing  transaksi  yang  dihasilkan  masih terdapat kesalahan karena terjadinya human error.
k. Tidak  adanya  tempat  penyimpanan  berkas  yang  aman sehingga dokumen transaksi bisa hilang atau rusak.

## C. Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang  terjadi  pada  sistem  yang  berjalan,  penulis  mngusulkan beberapa  alternatif  pemecahan  dari  permasalahan  yang dihadapi, antara lain :
a. Merancang sistem filling berbasis web yang nantinya dapat digunakan  oleh  pegawai  cabang  dan  pegawai  pusat  untuk mendokumentasikan setiap dokumen transaksi perbankkan.
b. Membangun  sistem filling yang  dapat  memudahkan pegawai  pusat  untuk  mengunduh  dokumen  transaksi cabang jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Membangun  sitem filling yang  dapat  memudahakan pegawai  cabang  untuk  mendokumentasikan  dokumen transaksi.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Usulan Prosedur Yang Baru
Setelah  menganalisis  sistem  yang sedang berjalan saat ini, maka  penulis  merancang  sebuah  sistem  baru  yang  bertujuan untuk  memperbaiki  kelemahan  pada  sistem  yang  berjalan. Berikut ini merupakan rancangan sistem yang diusulkan untuk sistem yang dibuat. Dengan dibuatnya sistem  informasi filling pada  PT  Bank  Central  Asia  maka  memudahkan  perusahaan dan staff dalam  kegiatan  pengarsipan  dokumen  atau file agar lebih efektif dan efisien.
Untuk  pembuatan  perangkat  lunak,  penulis  membuat perancangan  sistem  informasi Filling (studi  kasus  pada  PT Bank  Central  Asia  cabang  MH  Thamrin  Tangerang)  dengan menggunakan bahasa pemrograman Codeigniter, Framewor.

## B. Diagram Rancangan Sistem
Adapun  perancangan  sistem  yang  diusulkan  ini  dibuat dengan  menggunakan Unified  Modeling  Language (UML) diagram,  sedangkan  untuk  pembuatan  perangkat  lunaknya dibuat  dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP dengan sistem database menggunakan MySQL.
Gambar 3. Use Case Diagram yang diusulkan
Pada  Gambar  3 Use  Case  Diagram ,  ada  beberapa  aktor yang  terlibat  dalam  sistem.  Diantaranya  adalah  Admin, pegawai, dan supervisior
Tabel 2. Deskripsi Aktor dalam Use Case Aktor Deskripsi Admin Admin  masuk  ke  website filling cabang_bca. Melakukan Login dengan memasukan Username, Password . Setelah Login , bisa masuk  menu supervisior ,  melihat data supervisior ,  menambah  data supervisior , bisa masuk menu cabang  BCA,  melihat  data  cabang, menambah  data  cabang,  bisa  masuk menu  jenis  dokumen,  melihat  data dokumen,  mennambah  dokumen, bisa  masuk  menu  transaksi,  bisa melihat  data  transaksi , melakukan cetak transaksi , logout.
Supervisior Supervisior masuk ke website Filling cabang_bca. Melakukan Login dengan memasukan Username, Password dan pilih level user .  Dapat  melihat  profil,  dapat melihat menu pegawai, melihat data pegawai,  tambah  data  pegawai, melihat menu laporan. Pegawai Pegawai  masuk  ke  website Filling cabang_bca. Melakukan Login dengan memasukan Username, Password dan  pilih  level user. Setelah Login , Admin dapat membuka  menu  profil,  membuka menu  transaksi,  bisa  melihat  data transaksi, tambah transaksi.
Activity  Diagram (diagram  aktivitas)  adalah  diagram  yang menggambarkan  aliran  fungsionalitas  dari  sistem.  Pada  tahap pemodelan  sistem,  diagram  aktifitas  dapat  digunakan  untuk menunjukkan  aliran  kerja  sistem.Dapat  juga  digunakan  untuk menggambarkan aliran kejadian.

## Gambar 4. Diagram Activity Login
Deskripsi gambar 4 admin melakukan aktifitas  login untuk ke  sistem  informasi  filling,  admin    harus  mengisi username dan password .  Apabila  username  dan  password  sesuai  maka admin berhasil login . Namun  jika tidak sesuai  maka akan ada keterangan gagal login . Pada  setiap sequence  diagram terdapat  aksi  aktor  yang pertama  sekali  adalah  terhadap  interface. Sequence  diagram digunakan  untuk  menggambarkan  interaksi  antar  objek  dalam waktu yang berurutan, tetapi pada dasarnya sequence diagram digunakan dalam lapisan abstraksi model objek. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antar objek, juga  interaksi  antar  objek,  dan  menunjukkan  sesuatu  yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
JURNAL SISFOTEK GLOBAL                                                        ISSN : 2088 – 1762 Vol. 7 No. 2, September 2017
Komponen  utama  squence  diagram  terdiri  atas  objek  yang dituliskan  dengan  kotak  segi  empat  bernama,  pesan  diwakili oleh  garis  dengan  tanda  panah,  dan  waktu  yang  ditunjukkan dengan proses vertikal. Berikut adalah sequence diagram.
Gambar 5. Sequence Diagram Login
Pada gambar  5 diatas dapat dilihat bahwa ada 4 kelas  yang saling berinteraksi, yaitu :
1. Form Login 2. Form Beranda
3. Proses Login
4. Pegawai Gambar  4  diatas  merupakan Sequence  Diagram  Login , proses  di  mulai  dengan  menampilkan  form login .  Kemudian akan tampil beranda pada sistem. Sistem pun akan memproses data login yang  telah  di  input  setelah  itu  sistem  akan memastikan login berhasil  atau login gagal.  Dan  apabila berhasil akan menampilkan menu pegawai.

## C. Rancangan Tampilan

## 1. Tampilan Sistem

## Gambar 6. Tampilan Menu Login
Pada gambar 6 menampilkan field username atau NIP, kata sandi, dan pilih level pengguna. Kemudian pilihan masuk.
Gambar 7. Halaman Beranda untuk Admin
Pada  gambar  7  terdapat  menu  yang  dapat  diakses  oleh admin.
IV. PENUTUP

## A. Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  dan  pengamatan  yang  telah dilakukan  maka  didapatkan  beberapa  kesimpulan,  adalah sebagai berikut:
1. Sistem  yang  berjalan  saat  ini  pada  sistem filling pada BCA  KCP  MH  Thamrin  Tangerang  masih  manual, mulai  dari  penerimaan,  pembuatan,  penyimpanan, pendokumentasian,  hingga  verifikasi  surat,  semua dilakukan  secara  konvensional  yaitu  menggunakan media  dokumen  berkas  berupa  penulisan  di  buku  dan penyimpanan dokumen masih hardcopy di lemari arsip ( drawer file cabinet ).
2. Kendala  yang  dihadapi  dalam  sistem filling yang sering  terjadi  karena human  error yaitu  kondisi seorang  seperti  terjadinya  kelelahan  karena  faktor pekerja  yang  kurang  sehat  ataupun  bekerja  terlalu berat,  Ketidaktelitian  pekerja  juga  mengakibatkan kelalaian dalam penginputan data.
3. Untuk  merancang  sistem filling di  BCA  dibutuhkan sistem  yang  dapat  membantu  staf  dan  admin  dalam mengelola  dokumen  transaksi  perbankkan  sehingga memudahkan perusahaan dalam mengirimkan dokumen transkasi  ke  pusat  tanpa  harus  mengirimkan  dokumen yang  berbentuk hardcopy .  Sistem  yang  akan  dibuat menggunakan  bahasa  pemograma  PHP  dan  database Mysql  dengan  menerapkan  3  user  yang  memiliki  hak akses yang berbeda untuk menggunakan sistem filling.

## B. Saran
1. Diperlukan  adanya  pelatihan user untuk  menggunakan sistem  sehingga  sistem  dapat  digunakan  dengan  baik  oleh user.
2. Diperlukan  pengembangan  sistem  menjadi  lebih  baik dengan  mengembangkan  sistem filling menjadi  berbasis android.
3. Diperlukan  adanya  penambahan  infrastruktur  berupa hardware dan software untuk  menunjang  sistem  yang diusulkan.
D AFTAR P USTAKA
[1]  A.  Sugiharto  dan  T.  Wahyono, Manajemen  Kearsipan  Modern  dari Konvensional  ke  basis  Komputer ,  Yogyakarta:  Penerbit  Gava  Media, 2015.
[2]  Aryanto, Pengolahan  Database  MySQL ,  Yogyakarya:  CV  Budi  Utama, 2016.
[3]  H.  Tohari, Analisis  serta  Perancangan  Sistem  Informasi  melalui Pendekatan UML , Yogyakarta: CV Andi Offset, 2014.
[4]    M.  Muslihudin  Oktafianto, Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi , Yogyakarta: CV Andi Offset, 2016.
[5]  N.  Elfi  Husda  dan  Y.  Wangdra, Pengantar  Teknologi  Informasi ,  Jakarta: Baduose Media, 2016.
[6]  Rosa,  A.  S.  dan M.Shalahuddin, Rekayasa  Perangkat  Lunak  Tersetruktur dan Berorientasi Objek , Bandung: Informatika Bandung, 2016.
[7]  Sedarmayanti, Tata Kearsipan  dengan  Memanfaatkan  Teknolohi  Modern , Bandung: CV Mandar Maju, 2015.
[8] T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi , Yogyakarta: CV Andi Offset, 2012.
[9]  Wahana  Komputer, Sistem  Informasi  Penjualan  Online  Untuk  Tugas
Akhir , Yogyakarta: CV Andi Offset, 2014.