iversitas Airlangga: nikasi Kepustakawanan ir.ac.id/JPERPUS
Volume 12 No 2 2022, 102-107
ACTIVE  PRESERVATION  AT  THE  RECORD  CENTER  OF PADJADJARAN UNIVERSITY AS A STEPS TO  EXTEND THE

## LIFE OF THE ARCHIVES

## PRESERVASI  AKTIF  UPT  KEARSIPAN  UNIVERSITAS PADJADJARAN  SEBAGAI  LANGKAH  MEMPERPANJANG
UMUR ARSIP

## Research Report
Laporan Penelitian

## Windyani Aprilia, Dr. Ute Lies Siti Khadijah, Samson CMS, Lutfi Khoerunnisa
Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Padjadjaran
A B S T R A C T I N F O  A R T I C L E
Archives are important documents that function in administrative, legal, financial,  organizational,  historical,  directive,  and  information  functions in  the  realm  of  government.  The  importance  of  archives  to  be  stored, preserved, and maintained is one of the reasons for writing this article. This paper describes the types of archives and the active preservation actions taken against conventional archives in the form of image sheet archives and  photo  archives  carried  out  by  the  UPT  Arsip  (Record  Center) Universitas Padjadjaran. This active preservation action is carried out as an  effort  to  extend  the  life  of  archives  or  collections  from  archival institutions.  The  location  of  this  research  is  at  UPT  Archives  (Recording Center)  Universitas  Padjadjaran.  This  research  was  conducted  by conducting  direct  observations  at  the  UPT  Archives  (Record  Center) Universitas Padjadjaran and conducting interviews. The research method was  carried  out  using  a  qualitative  descriptive  method,  namely  by explaining the active preservation actions carried out by the  UPT Archives (Recording Center) Universitas Padjadjaran. The  actions taken by the UPT Arsip  (Record  Center)  Universitas  Padjadjaran  are  to  maintain  the temperature  of  the  archives  by  coating  the  photos  with  tissue  on  each sheet  and  also  cleaning  the  archives  from  dust.  Files  are  also  stored according to file type in roll o'packs, racks, or boxes to avoid damage to records  due  to  dust.  This  article  also  discusses  the  lack  of  preservation efforts made by the UPT Archives (Record Center)  Universitas Padjadjaran such  as  the  amount  of  ventilation  in  the  room  which  increases  dust capacity .
Received: 10  September 2022
Accepted: 14  November 2022
Published: 12 De c ember 2022
Corespondece:
Windyani Aprilia windyani22001@ mail.unpad.ac.id
Keywords: Preservation; Archives; Record center .
Jurnal Perpustakaan Universitas Airlangga: Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan p-ISSN: 2356–1408; e-ISSN: 2723–0554 Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence (CC-BY-NC-SA)

## A B S T R A K
Arsip  merupakan  dokumen  penting yang berfungsi  secara  administratif, hukum,  keuangan,  organisasi,  sejarah,  haluan,  dan  penerangan  dalam ranah pemerintahan. Pentingnya arsip  untuk disimpan, dilestarikan, dan dijaga  menjadi  salah  satu  alasan  penulisan  artikel  ini.  Tulisan  ini menjelaskan  mengenai  jenis  arsip  serta  tindakan  preservasi  aktif  yang dilakukan terhadap arsip konvensional berupa arsip lembaran gambar dan arsip  foto  yang  dilakukan  UPT  Kearsipan  (Record  Center)  Universitas Padjadjaran.  Tindakan  preservasi  aktif  ini  dilakukan  sebagai  cara  untuk memperpanjang  usia  arsip  atau  koleksi  dari  lembaga  kearsipan.  Lokasi penelitian  ini  dilakukan  di  UPT  Kearsipan  (Record  Center)  Universitas Padjadjaran.  Penelitian  ini  dilakukan  dengan  melakukan  observasi langsung di UPT Kearsipan (Record Center) Universitas Padjadjaran serta melakukan  wawancara.  Metode  penelitian  dilakukan  dengan  metode kualitatif  deskriptif  yakni  dengan  menjelaskan  tindakan  preservasi  aktif yang  dilakukan  UPT  Kearsipan  (Record  Center)  Universitas  Padjadjaran. Tindakan  yang  dilakukan  UPT  Kearsipan  (Record  Center)  Universitas Padjadjaran  ialah  dengan  menjaga  suhu  arsip  dengan  melapisi  foto dengan tisu pada tiap lembarannya dan juga pembersihan arsip terhadap debu. Arsip juga disimpan sesuai dengan jenis arsip di dalam roll o’pack, rak, ataupun box untuk menghindari kerusakan arsip akibat debu. Artikel ini  juga  membahas  mengenai  kekurangan  tindakan  preservasi  yang dilakukan UPT Kearsipan (Record Center) Universitas Padjadjaran seperti banyaknya  ventilasi  yang  ada  di  ruangan  membuat  kapasitas  debu menjadi meningkat.
Kata Kunci: Preservasi; Arsip; Kearsipan.

## PENDAHULUAN
UPT Kearsipan (Record Center)
merupakan suatu lembaga yang berfungsi untuk menyimpan arsip. Arsip sangatlah penting. Arsip dapat  menunjang  proses  kegiatan  baik  dalam administrasi  maupun  dalam  birokrasi,  seperti rekaman  informasi  dari  seluruh  aktivitas organisasi, pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan,  bukti  eksistensi  organisasi,  dan kepentingan lainnya ( Fathurrahman, M. 2018).
Arsip  memiliki  bentuk  yang  beragam, tidak  hanya  dalam  bentuk  lembaran  kertas  dan tulisan.  Namun  pada  umumnya,  arsip  pada lembaga  kearsipan  berbentuk  lembaran  kertas dan  tulisan,  termasuk  arsip  yang  disimpan  di record  center  Universitas  Padjadjaran.  Arsip dalam bentuk ini rentan rusak dan hilang. Hal ini dikarenakan  kertas  mengandung  senyawa  asam yang  akan  mempercepat  reaksi  hidrolisis, semakin cepat hidrolisis terjadi, maka semakin cepat terjadi pelapukan pada kertas (Zelinan, G. et. all 2021). Dengan demikian, perlu adanya
tindakan  preservasi  guna  memperpanjang  umur arsip.
Berdasarkan  paparan  di  atas,  dirumuskan beberapa  pertanyaan  yang  menjadi  fokus penelitian sebagai berikut.
1. Apa definisi arsip?
2. Apa itu preservasi aktif?
3. Apa saja arsip yang ada di record center Universitas Padjadjaran?
4. Bagaimana tindakan preservasi aktif terhadap koleksi?
Setelah  dirumuskan,  maka  tujuan  dari penelitian ini adalah:
1. Mengetahui definisi arsip.
2. Mengetahui definisi preservasi aktif.
3. Mengetahui bentuk arsip yang ada di record center Universitas Padjadjaran.
4. Mengetahui tindakan preservasi yang dilakukan record center Universitas
Padjadjaran terhadap koleksinya.

## TINJAUAN PUSTAKA
Arsip  merupakan  media  dokumentasi yang menjadi bukti resmi yang dapat dipertanggungjawabkan dalam kegiatan pemerintahan dan kewajiban unit  kearsipan  agar pelayanan  menjadi  lebih  efektif  dan  efisien (Sanjuli,  2015).  Sedangkan  menurut  Undang- Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintahan, swasta dan perseorangan  dengan  mengikuti  perkembangan teknologi dalam bentuk media untuk pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.
Menurut  Nuraida  (2014)  dalam  Susanti (2020),  arsip  memiliki  jenis  yang beragam,  tidak hanya sebagai sebuah bukti yang tertulis di atas kertas atau sebuah dokumen, namun jenis arsip dapat berupa arsip dinamis yang terdiri atas arsip aktif dan arsip in-aktif, serta arsip statis.
Lembaga  kearsipan  merupakan  lembaga tempat  penyimpanan  arsip.  Lembaga  ini berfungsi  sebagai  alat  penyimpanan  dan perangkat bagi pimpinan dan manajamen untuk menyelesaikan  masalah  dengan  memperoleh keputusan yang mampu mengefektifkan pekerjaan  dan  memberikan  keterangan  serta sumber informasi aktivitas yang terjadi di kantor (Priansa et.  all, 2020).  Dari  pengertian  tersebut, terlihat  jelas  bahwa  arsip  sangatlah  penting, sehingga  perlu disimpan  dengan baik  agar  tidak hilang  dan  rusak.  Tindakan  menjaga  arsip  dari kerusakan ini disebut dengan kegiatan preservasi.
Menurut  Helen  Forde  (2007)  dikutip dalam  Mardiyanto  (2017),  preservasi  arsip merupakan  kegiatan  penyimpanan  arsip  sesuai dengan  standar  penyimpanan  arsip,  baik peralatan,  kondisi  ruang  penyimpanan,  serta suhu dan kelembaban ruang  penyimpanan untuk memperpanjang akses arsip.
Persepsi  ini  kemudian  berkembang sehingga  kegiatan    preservasi  tidak  hanya dilakukan  kearsipan,  namun  juga  pada  lembaga perpustakaan  dan  museum.  Sehingga,  kegiatan preservasi merupakan sebuah langkah pencegahan  kerusakan  pada  koleksi  dengan tujuan  memperpanjang  usia  koleksi  dari  arsip, bahan pustaka, dan sebagainya.
Kegiatan  preservasi  terbagi  atas  preservasi aktif,  preservasi  preventif,  dan  preservasi  kuratif. Preservasi aktif fokus terhadap kondisi lingkungan koleksi,  preservasi  preventif  fokus  terhadap tindakan pengoptimalan lingkungan serta kebijakannya,  seperti  alih  media,  sedangkan preservasi  kuratif  fokus  terhadap  pemulihan  fisik arsip  agar  tidak  terjadi  kerusakan  lebih  lanjut, seperti laminasi dan enkapsulasi.
Penelitian  mengenai  preservasi  arsip  telah banyak  diteliti  sebelumnya.  Jurnal  dan penelitian yang membahas kemiripan dari segi teori ataupun subjek  penelitian  sebelumnya   dijadikan  sebagai acuan dalam penelitian ini.
Mardiyanto,  V.  (2017)  dalam  tulisannya, “Strategi  Kegiatan  Preservasi  Arsip  Terdampak Bencana  Lokasi  Kasus  di  Arsip  Nasional  Republik Indonesia” menjelaskan mengenai kegiatan preservasi  arsip  konvensional  dan  berfokus  pada preservasi  preventif,  kuratif,  maupun  tindakan restorasi  terhadap  arsip  nasional  Indonesia  yang terdampak bencana.
Permana,  R.,  &  Rohmiyati,  Y.  (2019)  juga melakukan  penelitian  terhadap  arsip  di  lembaga kearsipan  dengan  tulisannya  “Analisis  Preservasi Arsip  Statis  Tekstual  Sebagai  Upaya  Pelestarian Arsip  Di  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan Kabupaten  Pati”.
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan untuk  mengetahui  bagaimana  kegiatan  preservasi terhadap  arsip  statis  tekstual  yang  telah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati,  serta  kendala-  kendala  yang  menghambat jalannya  proses  preservasi  terhadap  arsip  statis tekstual  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Kabupaten  Pati.  Dengan  kedua  penelitian  di  atas, penulis  melakukan  penelitian  dengan  topik  yang sama,  kegiatan  preservasi  aktif  dengan  objek  UPT Kearsipan (Record Center) Universitas Padjadjaran.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  dilakukan  dengan  metode penelitian kualitatif deskriptif.  Tujuan  dari penelitian  kualitatif  ini  adalah  untuk  memahami kondisi  suatu  konteks  dengan  mengarahkan  pada pendeskripsian  secara  rinci  dan  mendalam mengenai potret kondisi dalam suatu konteks yang alami  (natural  setting),  tentang  apa  yang sebenarnya  terjadi  menurut  apa  adanya  di
lapangan  studi  (Gunawan,  2022).  Sedangkan penelitian deskriptif menurut Sujana  dan Ibrahim (1989)  dalam  Soendari  (2012)  adalah  penelitian yang  berusaha  mendeskripsikan  suatu  gejala, peristiwa,  kejadian  yang  terjadi  pada  saat sekarang.
Penelitian ini dilakukan di UPT Kearsipan (Record Center) Universitas Padjadjaran pada hari Kamis, 29 September 2022. Penelitian dilakukan dengan  melakukan  observasi  secara  langsung dengan  mengelilingi  tempat  penyimpanan  arsip yang  dipimpin  dan  dijelaskan  lebih  detail  oleh ibu Untin, serta melakukan kegiatan wawancara bersama  bapak  Upe  Destrian  selaku  arsiparis  di UPT  Kearsipan  (Record  Center)  Universitas Padjadjaran.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
UPT Kearsipan (Record Center) Universitas Padjadjaran  merupakan  pusat  arsip  Universitas Padjadjaran yang memiliki 3 (tiga) arsiparis dalam penyimpanan  dan  pengelolaan  arsipnya.  Arsip yang  tersimpan  pada  UPT  Kearsipan  (Record Center) Universitas Padjadjaran merupakan arsip statis dan arsip dinamis yang masih konvensional berupa  lembaran  kertas,  dokumen,  grafik, gambar,  dan  foto.  Arsip-arsip  ini  disimpan tergantung pada bentuk arsip sebagai berikut.

## Tabel 1. Media penyimpanan arsip
Gambar 1. Penyimpanan arsip dalam roll o’pack
Gambar 2. Penyimpanan arsip dalam box
Gambar 3. Penyimpanan arsip dalam tabung
Gambar 4. Penyimpanan arsip dalam laci
Gambar 5. Penyimpanan arsip dalam album
Kebersihan  ruangan  penyimpanan  arsip, suhu ruangan, maupun penggunaan AC berpegaruh terhadap  kondisi  arsip.  Ruangan  penyimpanan arsip  pada  UPT  Kearsipan  (Record  Center) Universitas  Padjadjaran  tidak  menggunakan  AC dalam mengatur dan menstabilkan suhu ruangannya. Menurut bapak Upe  Deprian,  tidak  digunakannya  AC  ini dikarenakan  penggunaan  AC  mempengaruhi kelembaban  ruangan  sehingga  berpengaruh terhadap arsip. Penggunaan
AC juga mengakibatkan  kuman  meningkat.  Akan  tetapi, ruangan dibuat dengan banyak  ventilasi sehingga udara  dari  luar  masuk.  Ventilasi  udara  ini  juga mengakibatkan  ruangan  mendapat  cahaya  yang
Media Penyimpanan Bentuk Arsip Roll o’pack Buku Box Buku dan Foto Tabung Lembaran Laci Lembaran Album Foto
cukup.
Kegiatan  preservasi  aktif  yang  dilakukan UPT  Kearsipan  (Record  Center)  Universitas Padjadjaran  dengan  membersihkan  debu  pada tempat penyimpanan arsip. Kegiatan pembersihan dari debu ini dilakukan  setiap sekali seminggu atau dua kali dalam sebulan tergantung kapasitas  debu  yang  ada.  Untuk  menjaga  suhu dari  koleksi  berupa  foto, UPT  Kearsipan (Record Center) Universitas Padjadjaran menyimpan foto dalam  amplop yang tiap fotonya dilapisi dengan tisu.  Hal  ini dilakukan  selain  menjaga  suhu,  juga menjaga agar kualitas gambar tidak menurun.
Kondisi ruangan  UPT  Kearsipan  (Record Center)  Universitas  Padjadjaran  tidak besar  dan tempat  penyimpanan  sepatu  berada  di  dalam ruangan.  Hal  ini  tentunya  memicu  banyaknya debu.  Pada  ruangan  penyimpanan  pula  masih terdapat jaring laba-laba, dan di dalam roll o’pack masih  terdapat  debu  pada  box penyimpanan arsip.  Selain  itu,  banyaknya  ventilasi  pada ruangan  tentunya  mengakibatkan  banyaknya debu dan kuman yang  dapat merusak arsip. Hal ini mengakibatkan perlunya pembersihan secara rutin.  Selain  itu,  suhu  pada  ruangan  juga  tidak stabil. Ruangan hanya mengandalkan udara dari ventilasi.  Apabila  suhu  di  luar  panas,  maka ruangan  akan  panas,  begitu  pula  sebaliknya, apabila  suhu  di  luar  ruangan dingin,  maka  ruang penyimpanan  akan  dingin.  Ketidakstabilan  pada suhu  ruangan  ini  tentu  tidak  baik  dan  justru mengakibatkan rentannya kerusakan pada arsip.
Langkah  yang  tepat  adalah  dengan menggunakan  AC  untuk  menstabilkan  dan mengontrol  suhu  ruangan,  melakukan  kegiatan pembersihan  secara  rutin  paling  sedikit sekali dalam seminggu, menutup  ventilasi udara, serta meletakkan rak sepatu di luar ruangan, sehingga tindakan  ini  dapat  meminimalisir  debu  yang masuk  ke  dalam  ruangan.  Apabila  tindakan- tindakan  ini  dapat  dilakukan  dan  dilaksanakan dengan  baik,  maka  hal  ini  dapat  meminimalisir arsip  dari  kerusakan  dan  memperpanjang  usia arsip.
Tindakan preservasi lainnya yang dilakukan  UPT  Kearsipan  (Record  Center) Universitas  Padjadjaran  adalah  restorasi  arsip. Restorasi  arsip  dilakukan  dengan  merekatkan kembali  lembaran  yang  rusak.  Namun  apabila kerusakan pada  arsip  tergolong parah dan  tidak
dapat  diperbaiki,  arsip  akan  dibuang.  Selain restorasi, tindakan preservasi yang dilakukan ialah alih  media.  Arsip-arsip  yang  dialih  mediakan  ini diinput ke dalam SIKN JIKN Universitas Padjadjaran untuk dapat  diakses oleh pengguna.

## PENUTUP
Kegiatan  preservasi  pada  UPT  Kearsipan (Record  Center)  Universitas  Padjadjaran  dilakukan dengan  menjaga  suhu  ruangan  dan  suhu  dari koleksi  dengan  memperbanyak  ventilasi  dan melapisi  setiap  arsip  foto  dengan  tisu.  UPT Kearsipan  (Record  Center)  Universitas  Padjadjaran juga melakukan restorasi arsip. Dengan merekatkan kembali lembaran yang rusak dan alih media ke dalam SIKN JIKN Universitas Padjadjaran untuk dapat  diakses oleh pengguna. Selain itu juga dilakukan pembersihan rutin setiap seminggu sekali ataupun  dua  kali  sebulan  tergantung  pada kapasitas debu yang ada.
Realitanya UPT  Kearsipan  (Record  Center) Universitas  Padjadjaran  tidak  menggunakan  AC untuk  menjaga  kestabilan  dari  suhu ruangannya. Ventilasi  yang  banyak  tentu  akan  menghasilkan debu  lebih  banyak  lagi,  sehingga  pembersihan harus lebih sering dilakukan.
Saran  bagi  penelitian  selanjutnya  adalah melakukan  penelitian  atau  kajian  dengan  dengan tema  serupa  namun,  menggunakan  metode penelitian kuantitatif  dengan  uji evaluasi, pendekatan  ini  mampu  menggambarkan  secara lebih  rinci  mengenai  record  center  dari  tahun pertahun sehingga nantinya bisa digunakan sebagai langkah strategis pengambilan kebijakan.

## DAFTAR PUSTAKA
Fathurrahman,  M.  (2018).  Pentingnya  arsip sebagai sumber informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan  Dan  Informasi),  3(2),  215- 225.
Gunawan,  I.  (2022).  Metode  Penelitian Kualitatif: teori dan praktik.  Bumi Aksara.
Mardiyanto,  V.  (2017).  Strategi  Kegiatan Preservasi  Arsip  Terdampak  Bencana: Lokasi  Kasus  di  Arsip  Nasional  Republik Indonesia.
Khazanah:
Jurnal
Pengembangan Kearsipan, 10(2), 92-106. Permana,  R.,  &  Rohmiyati,  Y.  (2019).  Analisis
Preservasi  Arsip  Statis  Tekstual  Sebagai Upaya  Pelestarian  Arsip  Di  Dinas Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Kabupaten Pati.  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan,  6(3),71- 80.
Sanjuli,  R.  F.,  &  Ranu,  M.  E.  (2015).  Sistem Pengelolaan  Arsip  di  Dinas  Pekerjaan Umum  Bina  Marga  dan  Pematusan  Kota Surabaya. Administrasi Perkantoran, 8.
Soendari,  T.  (2012).  Metode  Penelitian Deskriptif. Bandung, UPI. Stuss, Magdalena & Herdan, Agnieszka, 17.
Susanti,  M.  R.,  &  Puspasari, D.  (2020).  Analisis
Sistem Penyimpanan Dan  Prosedur Temu Kembali  Arsip  Dinamis  di  PT  Artojoyo Langgeng  Jaya  Abadi  (JH  Tech  Sidoarjo).
Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 241-251. Zelinan,  G.  M.,  Boham,  A.,  &  Lotulung,  L.  J.
(2021). Faktor-Faktor
Penyebab
Kerusakan  Bahan  Pustaka  Di  Dinas Perpustakaan  Dan  Kearsipan  Daerah Provinsi  Sulawesi  Utara.  Acta  Diurna Komunikasi, 3(2).