## PENERAPAN APLIKASI SURAT MENYURAT PENDATAAN PENDUDUK DESA KALEMBU KANAIKA DENGAN METODE SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE
Marselinus Lango, Stefanus Dwi Istiavan Mau, Paulus Mikku Ate Teknik Informatika, STIMIKOM Stella Maris Sumba Jln. Karya Kasih No.5 Tambolaka marsellango11@gmail.com

## ABSTRAK
Kantor Desa merupakan suatu tempat dimana digunakan oleh pemerintah desa terkait untuk melaksanakan kegiatan  administrasi.  kegiatan  administrasi  yang  diproses  antara  lain  ialah  pembuatan  surat  kematian,  surat kelahiran, surat pinda penduduk, surat keterangan datatang, surat keterangan tidak mampu. Kantor Desa Kalembu Kanaika  proses  pendataan  penduduk  melalui  suart  menyurat  yang  masuk  dan  keluar  masih  bersifat  manual. Pengolahan  data  penduduk  yang  dihasilkan  masih  banyak  kekurangan  serta  terjadi  penumpukan  data.  Hal  ini mengakibatkan masyarakat sering merasa sulit dalam proses pengurusan data penduduk yang dibutuhkan karena pada saat datang ke kantor desa, data yang di minta belum dapat di proses langsung, bahkan masyarakat harus menunggu lama. Oleh karena itu tujuan dari penelitian ini adalah bagaimana membuat suatu perancangan aplikasi dalam melakukan pembuatan surat pendataan penduduk Desa Kelmbu Kanaika. Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah System Development Life Cycle, aplikasi ini merupakan framework dengan sistem bertahapan dalam membuat perancangan aplikasi yang ingin dibangun sehingga terarah dan terstruktur. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi pendataan surat menyurat suda bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat desa untuk mengurus surat-surat kelahiran, tidak mampu/miskin, surat kematian, serta pinda penduduk.
Kata kunci: SDLC, Aplikasi, Surat, Desa, Penerapan

## 1. PENDAHULUAN
Desa  merupakan  suatu  kesatuan  yang  dibangun untuk  memiliki  batas  wilayah  administratif  yang berhak  mengatur  dan  mengurus  urusan  pemerintah, kepentingan  masyarakt  dan  lainnya  [1].  Pada  kantor desa  sendiri  dipimpin  oleh  kepala  desa  yang  dimana tugas dari pimpinan tersebut sangat dibutuhkan untuk membantu  keperluan  masyarakat  binaan  nya.  Salah satu  contoh  nya  adalah  dalam  pembuatan  surat keterangan  kartu  keluarga  (KK),  Surat  keterangan kelahiran,  surat  keterangan  tidak  mampu/miskin, kematian,  pindah  domisili,  dan  lainnya.  Oleh  karena itu  instansi  pemerintahan  terkhususnya  kantor  desa membutuhkan  suatu  aplikasi  pendataan  surat-surat yang membantu masyarakat dalam keperluan mereka. Sekaligus  mengupgrade  sistem  manajemen  yang dahulu nya masi biasa saja agar menjadi lebih modern mengikuti perkembangan zaman agar lebih efesien dan efektiv.
Kantor  desa  sendiri  adalah  suatu  tempat pelayanan  yang  dimana  berfungsi  sebagai  tempat masyarakat  bisa  mengaspirasikan  keperluan  mereka untuk  melakukan  banyak  hal  [2].  Atau  juga  Kantor desa  adalah  suatu  instansi  yang  difungsikan  oleh pemerintahan yang terletak dimasing-masing wilayah administratifnya  untuk membantu meringankan kebutuhan  masyarakat  setempat  dalam  pengurusan berkas-berkas  surat  keterangan  dan  lainnya  seperti pembuatan  surat  keterangan  kartu  keluarga  (KK), Surat  keterangan  kelahiran,  surat  keterangan  tidak mampu/miskin, kematian, pindah domisili.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan di kantor Desa  Kalembu  Kanaika  proses  pendataan  penduduk melalui suart menyurat yang masuk dan keluar masih bersifat  manual.  Pengolahan  data  penduduk  yang dihasilkan  masih  banyak  kekurangan  serta  terjadi penumpukan data. Hal ini mengakibatkan masyarakat sering  merasa  sulit  dalam  proses  pengurusan  data penduduk yang dibutuhkan karena pada saat datang ke kantor desa, data yang di minta belum dapat di proses langsung,  bahkan  masyarakat  harus  menunggu  lama (satu minggu).
Karena  disebabkan  terbatasnya  sumber  daya manusia  dan  banyaknya  data  yang  dikelola,  maka untuk  meningkatkan  pengelolahan  data  penduduk, diperlukan  adanya  pengembangan  sistem  pendataan, yang  akan  meminimalisir  kesalahan  dalam  proses pengurusan data penduduk. Dimana komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan proses yang berkaitan dengan pendataan penduduk.
Dari hasil penelitian yang dilakukan diatas maka penulis akan memanfaatkan teknologi yang ada untuk dilakukan  pengembangan  aplikasi  pendataan  surat keterangan yang membantu dalam pekerjaan aparatur desa sehingga lebih mempermudah pekerjaan tersebut. Dan  juga  bagi  masyarakat  agar  tidak  terlalu  lama menunggu  dalam  pembuatan  surat  yang  diinginkan agar menghemat waktu.
Dalam pengembangan sistem ini akan memanfaatkan  teknologi  informasi  yang  akan membantu  pendataan  penduduk  di  desa  Kalembu Kanaika terutama dalam pembuatan surat keterangan datang,  surat  keterangan  pindah  penduduk,  surat
keterangan akta kelahiran, dan surat keterangan tidak mampu/miskin  yang  akan  memerlukan  kecermatan dan  ketelitian  tinggi.  Pembuatan  laporan  pendataan penduduk  tersebut  diatas  dapat  meminimalkan kesalahan  dan  terlambatnya  mendata  penduduk  yang seharusnya  sudah  masuk  ke  kecamatan.  Teknologi informasi  sendiri  merupakan  suatu  perangkat  yang dirancang  untuk  berbagai  macam  kebutuhan,  seperti contoh  mengolah  data,  menyimpan  informasi, memeproses  suatu  informasi,  mengolah  suatu  data dengan tepat, akurat dan relevansi [3].
Konsep  yang  diterapkan  dalam  Aplikasi Pendataan  Penduduk  Berdasarkan  surat  keterangan lahir,  kematian,  surat  pindah  kependudukan,  tidak mampu,  surat  keterangan  datang  ke  Desa  Kalembu Kanaika  yaitu dengan  menggunakan  metode  System Development Life Cycle (SDLC), System Development  Life  Cycle  adalah  suatu  gambaran tahapan suatu proses pengembanagn system [4].

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Aplikasi pendataan penduduk yang digunakan di Desa  Kalembu  Kanaika  adalah  Aplikasi  berbasis desktop yang digunakan untuk mempermudah petugas dalam  pengurusan  pendataan  data  penduduk  berupa surat  surat  di  desa  Kalembu  Kanaika.  Adapun pengertian aplikasi sebagai berikut :

## a. Pengertian Aplikasi
Pada dasarnya aplikasi sendiri adalah suatu tools yang dipasangkan pada komputer sehingga membantu user/pengguna  dalam  berbagai  pemecahan  masalah yang ada. Aplikasi sendiri adalah suatu platform yang tersedia  yang  akan  digunakan  untuk  mempermudah dan mengurangi pekerjaan yang sebelumnya dilakukan  dalam  waktu  lama  menjadi  lebih  cepat. Sehingga  dalam  pengimplementasian  nya  pada  Desa Kalembu Kanaika bisa lebih mudah dalam pembuatan pendataan surat-surat keterangan yang ada.
Pada  penelitian  ini  juga  penulis  menggunakan aplikasi  berbasis  desktop  yang  dalam  proses pembuatan  nya  menggunakan  bahasa  pemrograman java  yang  mengatur  segala  tampilan  interface  yang nantinya  akan  dipakai  aparat  desa  dalam  melakukan pengurusan surat-surat data penduduk.

## b. Pengertian Penduduk
Pendataan  penduduk  adalah  kegiatan  untuk mengumpulkan data dan informasi. Seperti mengenai Program pendataan penduduk yang dilaksanakan oleh pemerintah desa dan  masyarakat. Program pendataan penduduk didesa  bertujuan untuk  mengetahui  jumlah penduduk  yang  ada  di  desa  tersebut  baik,  surat kelahiran,  surat    kematian,  surat  pindah  penduduk, pinda datang penduduk, surat tidak mampu.
Adapun  penelitian  terdahulu  yang  pernah dilakukan adalah sebagai berikut : Menurut PT dalam mendukung  Badan  pusat  statistic  Kota  Semarang Dilakukan suatu pengembangan pernagkat lunak yang berfungsi untuk memudahkan dalam proses entry data
penduduk  yang  terdaftar  dalam  program  desa  cantic. Hasil  dari  penelitian  ini  telah  berhasil  merancang prototype  aplikasi  yang  akan  digunakan  untuk melakukan pengentryan data [5].
Adapaun penelitian  yang dilakuakan  [6] dengan topik  sistem  informasi  desa  berbasis  web  pada  Desa Pandansari  Kecamatan  Panguyangan  Kabuptaen Brebess. Pada penelitian yang dilakukan oleh peneliti ini  ingin  bertujuan  membangun  suatu  sistem  aplikasi agar  bisa  memberikan  informasi  serta  menjual  hasil pangan  desa  atau  potensi  desa  seperti  tempat  wisata, sumber  alam,  dan  lainnya.  Metode  yang  digunakan dalam penelitan ini menggunakan teknik waterfall dan juga  dalam  pengembangannya  menggunakan  bahasa pemrograman PHP dan juga MySql. Adapun hasil dari penelitian  ini  adalah  Desa  mempunyai  suatu  sistem informasi  yang  berfungsi  sebagai  memberikan  berita kepada masyarakat mengenai kemajuan, potensi desa dan lainnya.
Adapun  penelitian  yang  dilakukan  [7]  Pada penelitian  ini  peneliti  mengambil  judul  mengenai sistem  informasi  desa  berbasis  web  menggunakan metode rapid  application  development  (RAD) yang ada  pada  desa  Sukatani,  Kecamatan  Cikande, Kabupaten  Serang  Banten.  Adapun  maksud  dari penelitian  ini  adalah  merancang  serta  membangun sistem informasi untuk desa dalam mewujudkan peran desa.  Metode  yang  digunakan  dalma  penelitian  ini adlaah Rapid Application Development serta pengembangan  yang  dilakukan  menggunakan  bahasa pemrogg PHP & MySql, Adapaun hasil yang diberikan adalah dibuatkannya suatu aplikasi berbasis web yang dalam penggunaan nya  bisa  menampilkan   mengenai informasi  desa,  peerintah  desa,  lembaga,  dan  juga kegiatan-kegiatan desa yang dilakukan yang diselenggarakan Desa Sukantani.
Oleh karena itu
penulis ingin mengimplementasikan  aplikasi  berupa  pendataan pencatatan surat-surat penduduk berupa surat keterangan tidak mampu/miskin, kematian, kelahiran, dan  pindah  yang  ada  dikantor  kepala  desa  Kalembu Kanaika  dengan  metode  System  Development  Life Cycle.
Gambar 1. Flowchart Penelitian Pengolahan data Conversi data ke dalam aplikasi Penerapan SDLC Pengumpulan data

## 3. METODE PENELITIAN
Pada  penelitian  ini  penulis  memiliki  alur penelitian yang dapat dijabarkan pada alur dibawah ini guna perancangan yang buat menjadi terstruktur :
Pada  gambar  1  diatas  menjelaskan  bagaimana alur  tahapan  penelitian  yang  akan  dilakukan,  yang dimana ada beberapa tahapan diantaranya :
1. Pengumpulan  data,  tahap  dilakukan  untuk mengumpulkan data penelitian  yang  menunjang keberhasilan aplikasi yang akan dibangun.
2. Pengolahan data ini dilakukan untuk melakukan olahan  data  yang  sudah  didapatkan  agar  diolah kedalam aplikasi.
3. Conversi  data  kedalam  aplikasi  ini  dilakukan untuk  memasukan  data  yang  ada  kedalam aplikasi.
4. Terakhir adalah penerapan  metode SDLC untuk tahapan selanjutnya.
Pada penulisan ini juga penulis akan menggambarkan data flow diagam  dari aplikasi  yang akan  dibuatkan  guna  memahami  alur  yang  dibuat, berikut DFD yang dibuat :
Gambar 2. Data Flow Diagram
Pada penulisan ini juga penulis akan menggambarkan  entity  relation  diagram  dari  aplikasi yang  akan  dibuatkan  guna  memahami  alur  yang dibuat, berikut ERD yang dibuat :
Gambar 3. Entity Relation Diagram
Pada  Pada  penelitian  ini  penulis  menerapkan metode  SDLC  dalam  pembuatan  aplikasi  ini,  sistem development  lifr  cycle  sendiri  adalah  suatu  teknik yang mempunyai elemen yang saling berkaitan antara yang  satu  dan  lainnya.  Dan  juga  dalam  metode  ini memiliki  tahapan-tahapan  dalam  merancang  aplikasi ini  sehingga  sesuai  dan  terarah.  Adapun  tahapan tersebut sebagai berikut:
a. Planning Adalah  suatu  tahapan  dasar  dalam  memahami mengapa  suatu  aplikasi  atau  sistem  tersebut dibuatkan.  Pada  tahapan  ini  diperlukan  analisis kelayakan  dengan  cara  mencari  suatu  data  atau pengumpulan suatu informasi yang biutuhkan.
b. Analisis Suatu  proses  yang  dilakukan  untuk  dilakukan analisis sistem terhadap sistem yang berjalan guna mengetahui  sistem  yang  sedang  berjalan,  ketika proses  ini  sudah  dilaksanakan  maka  akan didapatkan solusi yang diberikan agar memperbaiki  sistem  yang  sedang  berjalan  atau dilakukan pembeharuan.
c. Design Suatu tahapan yang dilakukan setelah ditemukannya  masalah  yang  dihadapi  dan  akan diberikan  solusi  baik  berupa  perancangan  sistem atau  lainnya,  sehingga  pada  tahapn  ini  akan dilakuakna  peracangan  interface  atau  visual  yang dilakukan sesuai keinginan perancang.
d. implementation Proses  penerpapan  dari  apa  yang  sudah  di  design agar dilakuakn eksekusi rancangan yang ada pada design.
e. Build
Proses  pembangunan  sistem  berupa  aplikasi  atau lainnya  dengan  menggunakan  berberaoa  tools pendukung  guna  terlaksananya  goals  yang diinginkan.
f. Maintenance Suatu  tahapan  yang  dilakukan  untuk  mengelola, memperbaiki  sisten  yang  ada  jika  ada  eror  dan kesalahan teknik lainnya.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  hasil  dan  pembahasan  ini  berisi  mengenai hasil  dari  rancangan  aplikasi  yang  dibuatkan  untuk pendataan  penduduk  desa  kalembu  kanaika.  Pada tahapan  ini  diharapkan  bisa  mempermudah  para perangkat  desa  dalam  melakukan  pendataan  bagi masyarakat  yang  ada  di  wilayah  administrative  desa menggunakan  aplikasi  yang  sudah  dibangun,  adapun proses-proses aplikasi yang dibangun sebagai berikut:

## 4.1. Halaman Login
Pada  tampilan  ini  jika  pengguna  atau  user mengakses  halaman  ini  maka  aplikasi  akan  meminta untuk  memasukan  username  dan  password  sebagai salah satu keamanan data yang ada pada aplikasi, dan jika  salah  memasukan  username  dan  password  maka user tidak akan bisa masuk kedalam aplikasi.

## 4.2. Halaman Dashboard
Gambar 2.   Halaman Dashboard Aplikasi
Pada  gambar  2  ini  aplikasi  akan  menampilkan tampilan  utama  aplikasi  desa  dengan  beberapa  menu yang ada didalamnya

## 4.3. Halaman Buat Surat

## Gambar 3. Halaman Buat Surat
Pada  gambar 3 ini menampilkan menu buat surat yang  difungsikan  untuk  melayani    berbagai  surat keperluan masyarakat dianatara nya Surat Keterangan Pindah  Penduduk, Surat Keterangan Pindah Datang, Surat  Keterangan  Tidak  Mampu,  Surat  Keterangan Kelahiran, Surat Kematian. Contoh ada pada gambar 3 diatas.

## 4.4. History Surat
Pada  gambar  4  ini  aplikasi  menampilkan  daftar surat atau history surat yang sudah dibuat selama ini, pada  menu  ini  juga  kita  bisa  melakukan  Delete, Download history surat dalam bentuk excel, dan juga hapus history surat.
Gambar 4. Daftar Surat Yang Dibuat Tabel 1. Pengujian No Menu Output / Ket 1 Login Responsive & Bisa Diakses 2 Halaman Dashboar Aplikasi Responsive & Bisa Melihat Seluruh Hutang dan Lunas Nasabah. 3 Menu Buat Surat Responsive & Bisa Melakukan Cetak Struk Pembayaran. 4 Menu History Surat Yang Dibuat Responsive & Bisa Cetak Seluruh Laporan Nasabah PPB Yang Masih Terhutang.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan  yang  penulis  dapat  berikan  adalah dengan adanya aplikasi ini memudahkan apparat desa dalam  melakukan  pelayanan  kepada  masyarakat terkhusus nya dalam pendataan surat desa, karena pada aplikasi  tersebut  sudah  terisi  format  yang  dibangun dan  sisanya  petugas  hanya  menginputkan  nama masyarakat yang ingin mengurus surat.
Saran  kedepannya,  diharapkan  aplikasi  ini  bisa dikembangkan lebih baik lagi dengan beberapa menu tambahan yang mendukung pekerjaan aparatur desa.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Novita  Riyanti  and  H.  Hermawan  Adinugraha,
“Optimalisasi  Peran  Badan  Usaha  Milik  Desa (Bumdes)  Singajaya  Dalam  Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat (Studi Kasus Di Desa Bodas Kecamatan Watukumpul),” Al-Idarah  J. Manaj. dan Bisnis Islam , vol. 2, no. 1, pp. 80–93, 2021, doi: 10.35316/idarah.2021.v2i1.80-93.
[2]  P.  Ropi,  A.  F.  Wijaya,  and  F.  S.  Papilaya, “Analisis  Kinerja  Pegawai  Kantor  Desa  Dalam Memberikan  Pelayanan  Administrasi  Kepada Masyarakat,” Bul. Poltanesa , vol. 22, no. 1, pp. 11–14, 2021, doi: 10.51967/tanesa.v22i1.465.
[3]  M. Rahma, E. Yulis, N. Pratiwi, R. Susanto, and H. Syofyan,  “Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Mengembangkan Kompetensi  Pedagogik  Guru,” Eduscience  J. Ilmu Pendidik. , vol. 6, no. 2, pp. 97–105, 2021, [Online].
Available:
https://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU- Journal-19913-11_1192.pdf
[4]  P.  D.  P.  Silitonga  and  D.  E.  R.  Purba, “Implementasi  Sistem  Development  Life  Cycle Pada  Rancang  Bangun  Sistem  Pendaftaran Pasien  Berbasis  Web,” J.  Sist.  Inf.  Kaputama , vol. 5, no. 2, pp. 196–203, 2021.
[5]  S. Haningsih, N. Dwi Saputro, S. Gedung Pusat Lantai,  and  J.  Sidodadi  Timur,  “Aplikasi Pendataan  Penduduk  Desa  Cantik  (Cinta Statistik) Berbasis Hybrid,” Proceeding Sci. Eng. Natl.  Semin. ,  vol.  7,  no.  1,  2022,  [Online]. Available: https://conference.upgris.ac.id/index.php/sens/ar ticle/view/3594
[6]  E. N. Fadilah, “Sistem Informasi Desa Berbasis Web (Studi  Kasus Desa Menes),” vol. 5, no. 1, pp. 45–54, 2021, [Online]. Available:
http://repository.unmabanten.ac.id/32/1/cover.p df
[7]  P.  Arundini,  R.  Ho  Purabaya,  and  A.  Zaidiah, “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Desa Berbasis  Web  Menggunakan  Metode  Rapid Application  Development  (RAD)  Pada  Desa Sukatani,  Kecamatan  Cikande,  Kabupaten Serang-Banten,” Semin. Nas. Mhs. Ilmu Komput. dan Apl. Jakarta-Indonesia , no. April, pp. 252– 259, 2021.