Wulandari,  S.,  Febrianti,  F.,  &  Herfiyanti,  L.  (2021).  Analisis  Penggunaan  Tracer  Di  Puskesmas Ariodillah Palembang, Syntax Idea, 3 (8) , https://doi.org/10.36418/syntax-idea.v3i8.1452 E-ISSN: 2684-883X Published by: Ridwan Institute
Syntax Idea: p–ISSN: 2684-6853 e-ISSN: 2684-883X
Vol. 3, No. 8, Agustus 2021

## ANALISIS PENGGUNAAN TRACER DI PUSKESMAS ARIODILLAH PALEMBANG

## Siska Wulandari, Febrianti, Leni Herfiyanti
Politeknik Piksi Ganesha Bandung Jawa Barat, Indonesia Email: siskawulan1993@gmail.com, antyfebri15@gmail.com, leniherfiyanti@gmail.com

## Abstrak
Tracer merupakan  Salah  satu  sarana  di  dalam  ruangan  filing  rekam  medis  yang dapat  dipakai  sebagai  tanda  pengganti  berkas  rekam  medis  di  rak filing yang berfungsi  untuk  mendeteksi  keberadaan  rekam  medis.  Berdasarkan  hasil pengamatan di puskesmas  Ariodillah Palembang penggunaan tracer belum efektif sehingga masih ditemukan terjadinya misfile yang menyebabkan rekam medis sulit terlacak.    Tujuan  dari  penelitian  ini  untuk  menganalisis  penggunaan tracer di Puskesmas  Ariodillah  Palembang.  Metode  penelitian  ini  adalah  deskriftif  dengan pendekatan  studi  kasus.  Penelitian  deskriftif  dengan  pendekatan  studi  kasus berfungsi menggambarkan keadaan sistem penyimpanan dalam penggunaan tracer yang terjadi di Puskesmas Ariodillah Palembang. Teknik pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara. Subjek penelitian pada penelitian ini yaitu petugas penyimpanan.  Objek  yang  diteliti  yaitu  rekam  medis  dan  fasilitas  sistem penyimpanan  dalam  penggunaan Tracer . Hasil  penelitian  di  puskesmas  Ariodillah palembang  yaitu  sudah  memiliki  Standar  Operasional  Prosedur  tentang tracer khusus di ruang penyimpanan rekam medis. Standar Operasional Prosedur tersebut sudah  ada,  namun  tanggal,  nama  pasien,  tempat  tujuan  dicatat  di  buku  ekspedisi bukan pada tracer yang diselipkan pada saat  rekam medis keluar, bentuk tracer di Puskesmas  Ariodillah  Palembang  hanya  berupa  tulisan  berbentuk  panah  yang terbuat dari mika dengan dibedakan menjadi 3 warna yaitu biru, kuning dan merah.
Kata Kunci : tracer ; penyimpanan; rekam medis

## Abstract
Tracer is one of the facilities in the medical record filing room that can be used as a substitute for medical record files on the filing shelf which functions to detect the presence of medical records. Based on observations at the Ariodillah Health Center in  Palembang,  the  use  of  Tracer  has  not  been  effective,  so  there  are  still  misfiles that  make  medical  records  difficult  to  trace.  The  purpose  of  this  study  was  to analyze  the  use  of  Tracer  in  Ariodillah  Health  Center  Palembang.  This  research method  is  descriptive  with  a  case  study  approach.  Descriptive  research  serves  to describe  the  state  of  the  storage  system  in  the  use  of  Tracer  that  occurred  at  the Ariodillah  Health  Center  Palembang.  Data  collection  techniques  by  means  of observation  and  interviews.  The  research  subjects  in  this  study  were  medical records, storage officers. The object under study is the storage system facility in the use  of  Tracer.  The  results  of  the  research  at  the  Ariodillah  Health  Center  in Palembang,  namely  that  they  already  have  Standard  Operating  Procedures  on
special  Tracers  in  the  medical  record  storage  room.  The  Standard  Operating Procedure  already  exists,  but  the  date,  patient  name,  place  of  destination  are recorded  in  the  expedition  book  not  on  the  Tracer  which  is  inserted  when  the medical  record  comes  out,  the  Tracer  form  at  the  Ariodillah  Health  Center Palembang is only in the form of arrow-shaped writing made of mica divided into 3 colors are blue, yellow and red.

## Keywords: tracer; filing; medical records

## Pendahuluan
Pelayanan kesehatan tingkat pertama di Indonesia dalam pengobatan dasar adalah puskesmas,  puskesmas  merupakan  suatu  institusi  kesehatan  fungsional  dalam peningkatan  kesehatan  yang  berperan  pada  masyarakat  di  daerah  kerjanya  dan memberikan  pelayanan  secara  merata  serta  terpadu.  Tugas  puskesmas  adalah  sebagai titik pembangunan dalam upaya memberikan pelayanan dan pengobatan masyarakat di wilayah  kerjanya (Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  No  43  tahun  2019). Dalam memberikan pelayanan kesehatan ada faktor yang membantu untuk melancarkan dalam proses pelayanan pasien yaitu rekam medis.
Rekam  medis  merupakan  salah  satu  tenaga  pelayanan  kesehatan  non  medik  di suatu  pelayanan  kesehatan  baik  dirumah  sakit  ataupun  dipelayanan  kesehatan  lainnya, yang  selalu  menjadi  peran  utama  dalam  peningkatan  mutu  pelayanan  medis.  Rekam medis  adalah  catatan  atau  dokumen  informasi  data  pasien  berupa  identitas  pasien, pengobatan, pemeriksaan dan tindakan yang sudah dilakukan  oleh tenaga kesehatan  di suatu  pelayanan  kesehatan  yang  telah  diberikan  kepada  pasien (Depkes,  2006). Keakuratan informasi yang baik dan lengkap dapat juga berguna saat menolong pasien dalam  keadaan  apapun,  sehingga informasi  yang lengkap  dapat juga  membantu  pasien dalam  melakukan  instruksi  klinis  dan  dapat  mempebaharui  hasil  pelayanan  kesehatan pasien (Hatta, 2008).
Rekam  medis  yang  baik  ialah  selalu  memberikan  pelayanan  yang  baik  kepada pasien  serta  fasilitas  pelayanan  kesehatan  lainnya.  Pengelolahan  data  pasien  dimulai dari pengregistrasian pasien hingga pengarsipan rekam medis di ruangan filing. Rekam medis  juga  berperan  penting  dalam  pengelolahan  data  dan  informasi  pasien,  supaya kualitas informasi data kesehatan tetap terjaga (Maryati, 2017). Berkesinambungan data dan menjaga nilai rekam medis yang baik merupakan sesuatu yang mutlak dan baik agar nilai rekam medis dapat mendukung pelayanan kesehatan menjadi maksimal (Kinanty, 2016).
Penyediaan  berkas  rekam  medis  yang  cepat  dan  tepat  sangat  membantu  dalam kualitas  pelayanan  kesehatan  kepada  pasien.  Oleh  karena  itu,  permasalahan  di  dalam filing merupakan hal penting agar diperhatikan. Jika dalam sistem filing yang digunakan kurang  baik,  akan  muncul  masalah  yang  dapat  mengganggu  dalam  penyediaan  berkas rekam medis secara tepat dan cepat (Anhar et al., 2018). Penyediaan rekam medis yang cepat  dan  tepat  waktu  dapat  mempengaruhi  dalam  pelayanan  pengobatan  pasien,  oleh
karena  itu  agar  meminimalisir  kesalahan  dalam  penyediaan  rekam  medis  yang  cepat, salah satunya ialah dengan menggunakan tracer (Purwanto, 2020).
Tracer merupakan  Salah  satu  sarana  di  dalam  ruangan  filing  rekam  medis  yang dapat dipakai sebagai tanda pengganti berkas rekam medis di rak filing yang berfungsi untuk  mendeteksi  keberadaan  rekam  medis (Budi,  2015). Pentingnya tracer sebagai pendeteksi  berkas  rekam  medis  saat  keluar  dari  rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis sangat perlu untuk di informasikan kepada tenaga kesehatan rekam medis dalam hal ini puskesmas. informasi ini diharapkan dapat membuat dalam upaya pemanfaatan Tracer sebagai  kartu  pelacak  atau  mendeteksi  keberadaan  berkas  rekam  medis  ketika  keluar dari rak penyimpanan (Musfika, 2020). Dengan adanya fasilitas tracer diruangan filing, supaya  rekam  medis  menjadi  lebih  mudah  dalam  menemukan  kembali  berkas  rekam medis pada saat dibutuhkan (Valentina, 2019).
Tujuan  dari  penelitian  ini  untuk  menganalisis  penggunaan tracer di  Puskesmas Ariodillah  Palembang,  sedangkan  manfaat  penelitian  ini  yaitu  sebagai  bahan  masukan dan pertimbangan mengenai penggunaan tracer sehingga dapat memaksimalkan kinerja petugas rekam medis dalam melakukan pelacakan rekam medis di Puskesmas Ariodillah Palembang.

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah  deskriptif  dengan pendekatan  studi  kasus.  Penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan  studi  kasus  berfungsi menggambarkan keadaan sistem penyimpanan dalam penggunaan Tracer yang terjadi di Puskesmas Ariodillah Palembang. Teknik pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara.  Subjek  penelitian  pada  penelitian  ini  yaitu  petugas  penyimpanan.  Objek yang  diteliti  yaitu  rekam  medis  dan  fasilitas  sistem  penyimpanan  dalam  penggunaan tracer .  Penelitian  ini  dilakukan  pada  bulan  Juni  2021  di  Puskesmas  Ariodillah Palembang.

## Hasil dan Pembahasan
Standar Operasional Prosedur Penggunaan Tracer
Di bawah ini Standar Operasional Prosedur dengan nomor 440/034/UKP/SOP/VII/2019  penggunaan tracer di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang yang berlaku sejak 2019:
a. Petugas meregister pasien di buku register
b. Petugas membawa KIB ke bagian penyimpanan
c. Petugas menyiapkan trecer dan bon peminjaman
d. Petugas mencatatat di bon peminjaman dengan kelengkapan sebagai berikut:
1) Mengisi tanggal peminjaman
2) Mengisi nomor rekam medis
3) Mengisi nama pasien
4) Mengisi tujuan peminjaman
e. Petugas menyisipkan bon peminjaman di tracer
f. Petugas memasukan tracer ke bagian rekam medis yang dikeluarkan
g. Petugas mengisi buku ekspedisi
h. Setelah  rekam  medis  di  kembalikan  ke  ruang  penyimpanan  petugas  mencocokan nomor rekam medis dengan tracer
i. Petugas memasukan rekam medis dan mencabut tracer .

## Gambar 1 Buku Ekspedisi Puskesmas Ariodillah Palembang
Berdasarkan hasil penelitian pada bulan Juni tahun 2021 di Puskesmas Ariodillah Palembang  sudah  memiliki  Standar  Operasional  Prosedur  tentangt tracer khusus  di ruang  penyimpanan  rekam  medis.  Standar  Operasional  Prosedur  tersebut  sudah  ada. namun  semua  (tanggal,  nama  pasien,  tempat  tujuan)  dicatat  di  buku  ekspedisi  seperti pada Gambar 1 bukan pada tracer yang diselipkan pada saat rekam medis keluar.
Standar  Prosedur  Operasional  (SOP)  adalah  sistem  yang  disusun  untuk memudahkan,  dan  merapikan  pekerjaan.  Sistem  ini  berisi  urutan  proses  melakukan pekerjaan  dari  awal  sampai  akhir (Suhartina,  2019) .  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian yang  dilakukan  oleh (Masyfufah  &  Yayasan  Rumah  Sakit  Soetomo,  2017) yang menyatakan  bahwa  prosedur  atau  tahap-tahap  dalam  Standar  Operasional  Prosedur harus dibaca dan dilaksanakan sehingga dapat diimplementasikan dengan maksimal.
Tabel 1 Karakteristik Responden Informan Umur Jenis Kelamin Pendidikan Informan 1 24 Perempuan SMA Informan 2 25 Perempuan SMA Infprman 3 26 Perempuan DIII Kebidanan Informan 4 27 Perempuan DIII Rekam Medis Informan 5 29 Perempuan DIII Kebidanan
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang  karakteristik petugas  berdasarkan  pendidikan  sebagian  besar  petugas  penyimpanan  rekam  medis
memiliki  pendidikan  non  rekam  medis  yaitu  berjumlah  4  orang  sedangkan  yang memiliki pendidikan rekam medis hanya 1 orang. Pendidikan memberikan pengetahuan yang di butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Semakin tinggi pendidikan, semakin banyak  pengetahuan  yang  di  miliki  untuk  melakukan  pekerjaan  itu,  semakin  tinggi tingkat pendidikan maka produktivitas tenaga kerja semakin tinggi, tapi semakin rendah tingkat pendidikan maka produktivitas tenaga kerja semakin rendah (Ukkas, 2017).
Berdasarkan Karakteristik pendidikan bahwa pengetahuan petugas dalam sistem penyimpanan  rekam  medis  belum  sesuai  dengan  Standar  Operasional  Prosedur penyimpanan  di  puskesmas  Ariodillah  Palembang  sehingga  mempengarui  pekerjaan petugas. Pengetahuan petugas menentukan berhasil atau tidaknya tugas yang diberikan padanya,  petugas  pengetahuannya  cukup  akan  meningkatkan  efisien  perusahaan.    Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh (Masyfufah & Yayasan Rumah Sakit Soetomo,  2017) yang  menyatakan  bahwa  pengetahuan  responden  di  kategorikan  baik itu perlu penguasaan pengetahuan, perilaku dan keterampilan yang profesional.
Sistem Penyimpanan

## Gambar 2 Ruang Penyimpanan Puskesmas Ariodillah Palembang
Berdasarkan  Hasil  penelitian  di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang  menggunakan rak  penyimpanan  terbuka  dengan  memakai box  file untuk  penyimpanan  rekam  medis dengan sistem penyimpanan menggunakan desentralisasi yaitu rekam medis rawat jalan dan  rawat  inap  dipisahkan  karena  di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang  belum  ada pelayanan rawat inap. Sistem penomoran di Puskesmas Ariodillah menggunakan family folder yaitu  satu  nomor  rekam  medis  digunakan  untuk  satu  keluarga  serta  sistem penjajaran  di  puskesmas  Ariodillah  menggunakan  ( Straight  Numerical  fIling) yaitu menjajarkan  rekam  medis  berdasarkan  urutan  langsung  nomor  rekam  medis.  Adapun sarana dan prasarana yang ada di Puskesmas Ariodillah Palembang seperti pada tabel 2 di bawah ini:
Tabel 2 Sarana Prasarana di Puskesmas Ariodillah Palembang No Nama Barang Jumlah 1 Buku Register 1 2 Staples 2 3 Boxfile 100 4 ATK 2 5 Tracer 120 6 Buku Ekspedisi 1 7 Alat Pelubang Kertas 2 8 Meja dan Kursi 1 19 Rak Terbuka 5 10 Telepon 1 11 Komputer 1 12 Lemari 1 13 Printer 1 14 Map (Folder) 200 15 KIB 150 16 KIUP 100
Sarana yang di butuhkan di ruang penyimpanan rekam medis yaitu Rak terbuka, Lemari lima laci,  Rak statis dan dinamis, Lemari arsip, Penyekat, Map, Penunjuk, Kata tangkap, Alat Kearsipan, dan Tangga.

## Penggunaan Tracer
Gambar 3 Tracer Puskesmas Ariodillah Palembang
Tracer merupakan alat penting untuk memantau penggunaan rekam medis dan di tempatkan  sebagai  pengganti  rekam  medis  yang  diambil  dari  rak  penyimpanan.  Kartu
yang  dipinjam  atau  petunjuk  keluar  akan  tetap  berada  dalam  rak  sampai  rekam  medis yang di ambil (di pinjam) dikembalikan ke tempat asalnya. Tracer biasanya digunakan dalam  bentuk  kartu  yang  keras  dan  tahan  lama  (kertas)  dengan  kantong  perekat  untuk menyimpan surat pinjaman (Wardani, Dyah Ayu., Lestari, Tri., 2012).
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang  sudah menggunakan tracer dalam  pengambilan  saat  rekam  medis  keluar  dari  rak penyimpanan.  Di  Puskesmas  Ariodillah Palembang tracer dibedakan menjadi  3 warna seperti pada gambar 3 yaitu warna kuning, biru dan merah. tracer warna biru digunakan pada  hari  Senin  dan  Kamis, tracer kuning  digunakan  pada  hari  selasa  dan  jumat sedangkan tracer merah digunakan pada hari Rabu dan Sabtu. Hal tersebut dibuat agar petugas mengetahui apabila ada rekam medis yang belum kembali sesuai dengan warna hari pengambilan.
Bentuk tracer di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang  hanya  berupa  tulisan berbentuk panah  yang terbuat dari mika yang  dibedakan warna sesuai hari. Sedangkan di  Standar  Operasional  Prosedur  yang  dibuat  puskesmas  Ariodillah  Palembang tracer itu  harus  memuat  nama,  tanggal  dan  tujuan  penggunaan  namun  catatan  yang  berupa nama, tanggal dan tujuan penggunaan hanya di tulis di buku ekspedisi.
Dari  temuan  penelitian  di  lapangan  belum  sejalan  dengan (Nurarif  &  Kusuma, 2013) yang menyatakan tracer dibuat dari karton atau plastik tebal yang awet agar tidak mudah  kusut  atau  robek  yang  di  lengkapi  plastik  tebal  dengan  kantung    untuk meletakkan  slip  peminjaman  rekam  medis  dan  lembar  kertas  yang  bisa  di  lepas  untuk mencatat  Nomor  rekam  medis,  Nama  Pasien,  tanggal  pinjam  dan  keperluan peminjaman.
Berdasarkan hasil wawancara  terhadap salah satu informan penggunaan Tracer di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang  belum  berjalan  efektif  sehingga  masih  ditemukan terjadinya missfile yang menyebabkan rekam medis sulit terlacak. Dikarenakan jumlah tracer tersedia  hanya  120 tracer (40  warna  biru,  40  warna  kuning,  40  warna  merah) sedangkan pasien yang datang ke Puskesmas Ariodillah Palembang perhari bisa sampai 70 atau 80 pasien sehingga dirasa kurang.
Menurut (Budi,  2015) terjadinya misfile atau  kesalahan  penyimpanan membuat pelayanan menjadi kurang efisien dan efektif sehingga petugas kesulitan mencari rekam medis  dan tracer merupakan  faktor  pendukung  untuk  memudahkan  petugas  dalam pencarian rekam medis.

## Kesimpulan
Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  pada  bulan  Juni  2021  di  Puskesmas Ariodillah  Palembang  diambil  kesimpulan  bahwa  di  Puskesmas  Ariodillah  Palembang sudah  ada  Standar  Operasional  Prosedur  khusus  penggunaan tracer di  ruang  rekam medis dan sudah dijalankan namun tanggal, nama pasien, tempat tujuan dicatat di buku ekspedisi  bukan  pada tracer yang  diselipkan  pada  saat  rekam  medis  keluar. Tracer tersebut  dibedakan  menjadi  3  warna  yaitu  warna  biru,  kuning,  merah  dan  kurangnya
jumlah tracer menyebabkan  terjadinya misfile .  Sehingga  penggunaan Tracer di Puskesmas Ariodillah Palembang perlu dilakukan evaluasi kembali

## BIBLIOGRAFI
Nurarif & Kusuma, (2013). Daftar Isi Buku Pedoman Rekam Medis Daftar. Journal of Chemical Information and Modeling , 53 (9), 1689–1699. Google Scholar
Anhar,  A.  Al,  Ningsih,  E.  R.,  &  Rosada,  A.  (2018).  Perancangan  Dan  Prosedur Penggunaan  Tracer  (  Petunjuk  Keluar  )  Pada  Penyimpanan  Dokumen  Rekam Medis  Di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Tk III  Hoegeng  Iman  Santoso  Banjarmasin. Penguatan  Pendidikan  Tenaga  Kesehatan  Di  Era  Industri  4.0 ,  23–30. Google Scholar
Budi,  S.  C.  (2015).  Pentingnya  Tracer  Sebagai  Kartu  Pelacak  Berkas  Rekam  Medis Keluar  dari  Rak  Penyimpanan. Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat (Indonesian Journal of Community Engagement) , 1 (1), 121. Google Scholar
Depkes. (2006). Pedoman Manajemen Sumber Daya Manusia (Sdm) Kesehatan Dalam Penanggulangan Bencana. Jurnal Kesehatan , 13. Google Scholar
Hatta,  G.  R.  (2008).  Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  sarana  pelayanan kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia . Google Scholar
Kinanty,  A.  A.  (2016). Faktor-Faktor  Yang  Memengaruhi  Faktor-Faktor  Yang Memengaruhi . 19 (1), 38–46.
Maryati,  Y.  (2017).  Manajemen  Mutu  Informasi  Kesehatan  II. Akreditasi  Dan Manajemen Risiko .
Masyfufah,  L.  A.,  &  YayasanRumahSakit  Soetomo,  S.  (2017).  Factors  Affecting Implementation  of  Standard  Operating  Procedures  Tracer  of  Medical  Record  of Islamic  Hospital  Surabaya. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia ,
5 (2), 2337–2585. Google Scholar
Musfika,  M.  (2020).  Tinjauan  Faktor-Faktor  Penghambat  Pelaksanaan  Tracer    Di Rumah Sakit Griya Husada Madiun. Jurnal Delima Harapan , 7 (1), 58–64. Google Scholar
Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  No  43  tahun  2019.  (2019).  Peraturan  Menteri Kesehatan RI No 43 tahun 2019 tentang Puskesmas. Peraturan Menteri Kesehatan RI No 43 Tahun 2019 Tentang Puskesmas , Nomor 65 (879), 2004–2006.
Purwanto,  M.  (2020). Literature  Review  Gambaran  Penggunaan  Tracer  Terhadap Literature Review .
Suhartina, I. (2019). Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam
Medis Di Puskesmas Lawang. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 7 (2), 128. Google Scholar
Ukkas,  I.  (2017).  Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Produktivitas  Tenaga  Kerja Industri  Kecil  Kota  Palopo. Kelola:  Journal  of  Islamic  Education  Management ,
2 (2). Google Scholar
Valentina.  (2019).  Tinjauan  Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis  Menurut  Standar Akreditasi  Puskesmas  Di  Puskesmas  Sukaramai  Tahun  2019. Jurnal  Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda , 4 (1), 554–559. Google Scholar
Wardani,  Dyah  Ayu.,  Lestari,  Tri.,    dan  H.  (2012).  Tinjaun  Pelaksaan  Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis Di Unit Filing Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali Tahun 2012. Stikes , VI , 59–71. Google Scholar

## Copyright holder:
Siska Wulandari, Febrianti, Leni Herfiyanti (2021)
First publication right:

## Syntax Idea
This article is licensed under: