INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 2 Tahun 2023 Page 13422-13433 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Di Desa Pilang Sragen Berbasis Web (Studi Kasus Surat Pegantar Nikah)
Oktaviyana Dwi Hendra Jati 1 ✉ , Agustina Srirahayu 2 , Joni Maulindar 3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Duta Bangsa Surakarta
Email : oktaviyanadwi31@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Surat menyurat ialah salah satu jenis pelayanan terpenting di Kantor Desa Pilang Sragen. Terdapat beberapa jenis surat yang biasa dilayani di Kantor Desa Pilang Sragen yakni surat keterangan usaha, surat permohonan KTP, surat kelahiran, surat kematian, surat keterangan duda, surat keterangan janda dan surat pengantar nikah. Pada proses surat menyurat khususnya surat pengantar nikah ini terdapat beberapa kendala seperti sistemnya masih konvensional yakni pemohon surat harus datang ke Kantor Desa  Pilang  Sragen  untuk  mengetahui  prosedur  layanan,  tidak  jarang  pemohon  masih  belum melengkapi  syarat  dalam  pembuatan  surat,  lalu  belum  adanya  sistem  informasi  untuk  memantau progres  peyelesaian  surat pengantar  nikah.  Oleh  karenanya  perlu  adanya  rancang bangun  sistem informasi surat menyurat di Desa Pilang Sragen berbasis web khususnya surat pengantar nikah. Sistem ini dibuat menggunakan bahasa pemograman PHP dan dalam pengujiannya sistem ini menggunakan metode black box testing.
Kata Kunci: Black Box Testing, Sistem Informasi, Surat Menyurat .

## Abstract
Correspondence is one of the most important types of sevices at the Pilang Village Office, Sragen. There are several types of letters that are usually served at the Pilang Village Office Sragen, namely business certificates, KTP application letter, birth certificates, death certificates, widower certificates, widow certificates, and marriage certificate. In the process of correspondence, especially the marriage certificate, there are several obstacle such as the system is still conventional, namely the applicant for the letter must come to the Pilang Village Office Sragen to find out the service procedure, it is not uncommon for the applicant to still not complete the requirements in making the letter, then there is no  information  system  to  monitor  progress  completion  of  marriage  certificate.  Therefore,  it  is necessary to design a web-based correspondence information system in Pilang Village Office Sragen, especially  marriage  certificate.  This  system  is  made  using  the  PHP  programming  language  and  in testing this system uses the black boc testing method.
Keywords : Black Box Testing, Information System, Correspondence.

## PENDAHULUAN
Desa Pilang adalah Kelurahan yang berada di Kecamatan Masaran Kabupaten Sragen Jawa Tengah. Pilang merupakan wilayah yang dihuni sejumlah penduduk sebagai kesatuan masyarakat  dimana  desa  mempunyai  wilayah  yang  berwenang  untuk  mengatur  dan mengurus urusan pemerintahan khususnya pada lingkungan desa seperti yang tercantum di dalam UU No. 6 Tahun 2014 yakni terdapat peluang bagi desa untuk menjadi mandiri dan otonom (Hermawan, 2021).
Surat  menyurat  ialah  salah  satu  jenis  pelayanan  terpenting  di  Kantor  Desa  Pilang Sragen. Terdapat beberapa jenis surat yang biasa dilayani di Kantor Desa Pilang Sragen yakni surat keterangan usaha, surat permohonan KTP, surat kelahiran, surat kematian, surat pengantar nikah,  surat keterangan janda dan surat  keterangan duda  pada penelitian ini lebih membahas tentang surat pengantar nikah di Desa Pilang Sragen. Pada proses surat menyurat  ini  terdapat  beberapa  kendala  seperti  sistemnya  masih  konvensional  yakni pemohon harus datang langsung ke Kantor Desa Pilang Sragen untuk mengetahui prosedur layanan,  kemudian  tidak  jarang  pemohon  masih  belum  melengkapi  syarat  dalam pembuatan  surat,  lalu  belum  adanya  sistem  informasi  untuk  memantau  progres penyelesaian surat pengantar nikah tersebut sehingga berdampak pada munculnya biaya yang harus  dikeluarakan penduduk desa karena  lebih  dari  satu kali datang  langsung ke Kantor  Desa  Pilang.  Metode  fifo  merupakan  metode  yang  terkonsep  mendahulukan pelayanan  yang  masuk  dahulu  sehingga  yang  lebih  dulu  datang  akan  dilayani  duluan (Asrozy et al., 2022).
Berdasarkan  penjelasan  latar  belakang  masalah  tersebut,  perlu  adanya  rancang bangun sistem informasi surat menyurat di Desa Pilang Sragen berbasis web khususnya mengenai  surat  pengantar  nikah  agar  penduduk  desa  mengetahui  prosedur  pengajuan surat pengantar nikah dan progres penyelesaiaannya tanpa harus datang ke Kantor Desa. Dengan melakukan penelitian ini, penulis mengharapkan Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Di Desa Pilang Sragen Berbasis Web (Studi Kasus: Surat Pengantar Nikah) ini dapat menjadi teknologi yang tepat guna dan dapat membangun instansi menjadi lebih terintegritas.

## METODE PENELITIAN
Prototipe adalah awal dari sebuah sistem yang berguna untuk mendemonstrasikan konsep, desain perancangan, menemukan masalah dan solusi. Model prototipe ini berguna untuk memperoleh bayangan sistem yang akan dibuat (Nugraha & Syarif, 2018). Adapun tahapan dari metodologi prototipe adalah sebagai berikut:
1) Komunikasi dilakukan untuk mengetahui atau mengidentifikasi kebutuhan fungsional yang dibutuhkan oleh Kantor Desa Pilang Sragen. Tahap komunikasi ini akan menggali informasi dengan cara berdiskusi dengan Sekretaris Desa yakni Bapak Sugiarto. Setelah tahap  ini  dilaksanakan  diketahui  bahwa  terdapat  masalah  pada  Kantor  Desa  Pilang Sragen belum adanya pemanfaatan teknologi informasi berupa Sistem Informasi Surat Menyurat  Di  Desa  Pilang  Sragen  khususnya  surat  pengantar  nikah.  Berdasarkan  hal tersebut, dibuatlah Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Di Desa Pilang Sragen Berbasis Web (Studi Kasus : Surat Pengantar Nikah).
2) Perencanaan Secara Cepat (Quick Plan) yaitu pembuatan perancangan desain secara umum selanjutnya dikembangkan  pada tahapan  berikutnya. Kegiatan  ini membahas rancang bangun sistem informasi surat menyurat di Desa Pilang Sragen berbasis web (studi kasus : surat pengantar nikah) akan digunakan oleh 3 hak akses. Hak akses staff desa  yaitu  dapat  mengelola  data  pengurus,  dapat  mengelola  data  surat  pengantar nikah, dan dapat mengelola data prosedur pengajuan surat pengantar nikah. Kemudian hak akses Kepala Desa yaitu dapat mereview surat dan dapat memberikan tanda tangan secara  virtual.  Lalu  hak  akses  pemohon  surat  dapat  melakukan  penambahan permohonan  surat,  serta  dapat  mendownload  dan  mencetak  surat.  Kemudian  pada tahap ini menggunakan metode pieces untuk menganalisa sistem.
3) Pemodelan  Perancangan  Secara  Cepat  (Modeling  Qiuck  Design)  adalah  proses perancangan perangkat lunak sebelum melakukan pengkodean. Proses pemodelan ini
menggunakan UML yang meliputi pemodelan use case diagram, activity diagram, class diagram,  perancangan  antarmuka,  perancangan  masukan,  perancangan  proses  dan perancangan keluaran.
4) Pembentukan Prototipe Pada tahap ini, dilakukan perancangan secara keseluruhan dari awal  sampai  selesai  sistem.  Pada  tahap  implementasi  penulis  akan  menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL.
5) Penyerahan Sistem ke Pengguna dan Umpan Balik ( Deployment Delivery and Feedback) Sistem  yang  telah  selesai  dan  siap  pakai  harus  melewati  pengujian  terlebih  dahulu sebelum pemakaian. Pengujian ini dilakukan menggunakan black box testing.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Perancangan sistem
Perancangan sistem adalah sebuah proses perancangan atau membuat gambaran mengenai sistem yang akan  dibuat  sehingga dapat menjadi  solusi atas permasalahan yang telah diuraikan (Audrilia & Budiman, 2020). Berikut perancangan sistem dari rancang bangun  sistem  informasi  surat  menyurat  di  Desa  Pilang  Sragen  (studi  kasus  surat pengantar nikah).
1 Usecase Diagram
Diagram  yang  menggambarkan  antara  sistem  dengan  eksternal  sistem  dan pengguna.  Secara  grafis  menggambarkan  siapa  saja  pengguna  sistem  dan dengancara apa pengguna diharapkan berinteraksi dengan sistem.

## 2 Class Diagram
Class diagram menggambarkan struktur sistem, yang memiliki atribut dan metode. Class diagram  juga  merupakan  perancangan  statik  dari  gambaran  sistem,  class  diagram banyak memperhatikan hubungan antar kelas dan penjelasan detail pada setiap kelas dalam  pemodelan  desain  dari  suatu  sistem.  Berikut  ini  class  diagram  pada  rancang bangun sistem informasi surat menyurat di Kantor Desa Pilang Sragen.

## Gambar 2 Class Diagram
3 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel ini merupakan implementasi dari relasi tabel pada rancang bangun sistem informasi surat menyurat di Kantor Desa Pilang Sragen.
Gambar 3 Relasi Antar Tabel
Tabel 1 Tabel Persetujuan Calon Mempelai

## Tabel 2 Tabel Pendaftar

## Tabel 3 Tabel Permohonan Kehendak Perkawinan
Tabel 4 Tabel Permohonan Pencatatan Isbat

## Tabel 5 Tabel Surat Izin Orang Tua
Tabel 6 Tabel Surat Pengantar Nikah

## 4 Implementasi Program

## Gambar 4 Implementasi Login
Gambar 5 Implementasi Dashboard
Gambar 6 Implementasi Pengajuan Surat

## Gambar 7 Implementasi Data Surat

## SIMPULAN
Dengan dibuatnya rancang bangun sistem informasi surat menyurat di Desa Pilang Sragen berbasis web khususnya surat pengantar nikah ini untuk bisa menjadi teknologi yang tepat guna bagi instansi Desa Pilang Sragen dan memberikan manfaat bagi masyarakat Desa Pilang  Sragen  untuk  melakukan  pengajuan  surat  secara  mandiri  dimulai  dari  pengajuan permohona surat hingga surat tersebut telah ditanda tangani oleh kepala desa. Rancang bangun sistem informasi surat menyurat di Desa Pilang sragen ini dibuat menggunakan UML ( Unified Modeling Language) serta penyajian database dalam bentuk tabel penyimpanan dan dilengkapi rancangan user interface. Untuk sarannya rancang bangun sistem informasi surat menyurat ini masih banyak kurangnya dan jauh dari sempurna sehingga program ini dapat  dikembangkan  lebih  lanjut  sesuai  kebutuhan  yang  kedepannya  nanti  dapat diimplementasikan dengan sistem yang lebih baik sesuai dengan objek penelitiannya.
DAFTAR PUSTAKA
Ariadi,  A.  (2019).  Perencanaan  Pembangunan  Desa.  Meraja  Journal,  2(2),  135 – 147. https://merajajournal.com/index.php/mrj/article/download/54/45.
Jimi, A. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Desa Berbasis Website (Studi Kasus Desa Netpala).  Jurnal  Pendidikan  Teknologi  Informasi  (JUKANTI),  2(1),  1 – 7. https://doi.org/10.37792/jukanti.v2i1.17.
Martadala, D. A., Neneng, Susanto, E.  R., & Ahmad, I. (2021). Model Desa Cerdas  Dalam Pelayanan  Administrasi  (Studi  Kasus:  Desa  Kotabaru  Barat  Kecamatan  Martapura Kabupaten  Oku  Timur).  Jurnal  Teknologi  Dan  Sistem  Informasi  (JTSI),  2(2),  40 – 51. http://jim.teknokrat.ac.id/index.php/JTSI.
Novendri. (2019). Pengertian Web. Lentera Dumai, 10(2), 46 – 57.
Nugraha, W., & Syarif, M. (2018). Penerapan Metode Prototype Dalam Perancangan Sistem Informasi  Penghitungan  Volume  Dan  Cost  Penjualan  Minuman  Berbasis  Website.
JUSIM (Jurnal Sistem Informasi Musirawas), 3(2), 94 – 101. https://doi.org/10.32767/jusim.v3i2.331.
Putri,  J.  S.,  Priandika,  A.  T.,  &  Rahmanto,  Y.  (2023).  Sistem  Informasi  Administrasi  Surat Menyurat Pada Kantor Balai Desa Jatimulyo. CHAIN : Journal of Computer Technology, Computer Engineering and Informatics, 1(1), 1 – 6. https://doi.org/10.58602/chain.v1i1.1.
Rifai, O. S., Amrullah, F., Informasi, F. T., Malang, U. M., Informasi, F. T., & Malang, U. M. (2022). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT. 1229 – 1238.
Ronal,Yunita,  Y.  (2022).  Unified  modeling  language.  Desain  Unified  Modeling  Language (UML) Dalam Perancangan Aplikasi Hauling Trip Di Industri Tambang Batubara, 9(13), 3038 – 3050. https://doi.org/10.1007/978-3-319- 64021-1_1.
Rahman, Y. A., Wahyuni, E. D., & Pradana, D. S. (2020). Rancang Bangun Prototype Sistem Informasi  Manajemen  Program  Studi  Informatika  Menggunakan  Pendekatan  User
Centered Design. Jurnal Repositor, 2(4), 503 – 510. https://doi.org/10.22219/repositor.v2i4.43
Asrozy, M. F., Hartami Santi, I., & Fanny Hebrasianto Permadi, D. (2022). Pengkombinasian Metode Fifo Dan Metode Fefo Pada Sistem Aplikasi Pengeluaran Stok Barang. JATI (Jurnal Mahasiswa Teknik Informatika), 6(1), 59 – 66.
https://doi.org/10.36040/jati.v6i1.4282
Audrilia,  M.,  &  Budiman,  A.  (2020).  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Bengkel Berbasis  Web  (Studi  Kasus :  Bengkel  Anugrah). Jurnal  Madani :  Ilmu  Pengetahuan, Teknologi, Dan Humaniora, 3(1), 1 – 12. https://doi.org/10.33753/madani.v3i1.78
Hermawan, E. (2021). Jurnal Inovasi Penelitian. 2(1).