## MENENTUKAN SKALA PRIORITAS SISTEM INFORMASI LAYANAN OPAC STUDI KASUS DI BADAN PERPUSTAKAAN UMUM DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN TULUNGAGUNG
Ananda Dwi Lestari Maerare6@gmail.com SI Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang
ABSTRAK: Penelitian  ini  dilaksanakan  dengan  tujuan  untuk menganalisis Layanan OPAC dengan menentukan skala prioritas sistem informasi studi kasus di Badan Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kabupaten  Tulungagung.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  data analisis  secara  kualitatif.    Berdasarkan  hasil  analisis  data  tersebut, diperoleh  kesimpulan  penelitian  sebagai  berikut. Strategic  System Information (SIS) dapat  dicontohkan seperti pada sebuah perpustakaan yang menerapkan layanan OPAC sebagai media penelusuran informasi perpustakaan. Potential  Strategic  System  Information (PSIS)  dapat dicontohkan  seperti  sebuah  perpustakaan  yang  mempunyai  kegiatan pengentrian  data  katalog  pada  OPAC  yang  harus  sesuai  dengan  aturan AACR2  ( Anglo  American  Cataloguing  Rules Ed  Red.2 ). Critical Information System (CIS) dapat dicontohkan pada sebuah perpustakaan yang  memunyai  sistem  database  atau  program  untuk  mengelola perpustakaan. Dan  yang  terakhir Vital  Information  System (VIS) dapat dicontohkan pada sebuah perpustakaan memunyai admin atau pegawai yang bertugas pada layanan OPAC.
Kata Kunci : skala prioritas, sistem informasi, OPAC
Abstract : This study was conducted with the aim to analyze the Service OPAC  by  determining  the  priority  scale  case  study  of  information systems  at  the  Agency  for  Public  Library  and  Regional  Archives Tulungagung.  This  study  uses  a  qualitative  analysis  of  data.  Based  on analysis  of  these  data,  we  concluded  the  study  as  follows.  Strategic Information  System  (SIS)  can  be  exemplified  as  in  a  library  that implements  the  OPAC  services  as  information  search  media  library. Potential Strategic  Information  System  (PSIS) can be exemplified as a library  which  has  activities  in  the  OPAC  catalog  of  data  pengentrian which must conform to the rules AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules Ed Red.2). Critical Information System (CIS) can be exemplified in  a  memunyai  library  database  system  or  a  program  to  manage  the library. And the last Vital Information System (VIS) can be exemplified in  a  library  memunyai  admin  or  an  employee  on  duty  at  the  service OPAC.
Keywords : priority, information systems, OPAC
Perkembangan  teknologi  informasi  memicu  terjadinya  perubahan  pola pikir  manusia  untuk  memperoleh  berbagai  informasi  secara  tepat,  cepat  dan akurat.  Kemajuan  teknologi  informasi  yang  semakin  pesat  didukung  dengan sarana  dan  prasarana  yang  memadai,  membuktikan  bahwa  segala  informasi sekarang  telah  menjadi  kebutuhan  primer  dalam  kehidupan.  Sejalan  dengan perkembangan teknologi informasi, perpustakaan juga mengalami perubahan yang pesat.  Perpustakaan  harus  mampu  beradaptasi  dengan  perkembangan.  Menurut Fauzi  (2009:21),  “perpustakaan  merupakan  suatu  lembaga  yang  memiliki  peran aktif dalam menangani dan berhubungan langsung dengan berbagai macam bahan pustaka yang dikelola secara selektif dan mengandung informasi  kebenaran  bagi  keperluan  pengembangan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi serta memberikan jasa layanan kepada masyarakat untuk memanfaatkan sebagi  sumber  informasi”.  Berbagai  perpustakaan  seperti  halnya  perpustakaan umum juga harus mampu melakukan perubahan dan peningkatan pelayanan serta pengembangan  ilmu  pengetahuan  bagi  seluruh  lapisan  masyarakat.  Oleh  karena itu  diperlukan  sebuah  sistem  yang  dapat  mengontrol  setiap  perkembangan  dari perubahan tersebut seperti sistem informasi.
Badan  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip  Daerah  Kabupaten  Tulungagung memiliki  layanan  OPAC  yang  berfungsi  untuk  memberikan  kemudahan  bagi pengguna  dalam  mengaksesnya  maupun  menyediakan  keakuratan  dalam menghadirkan data, dapat  diakses oleh banyak orang sekaligus pada waktu  yang sama,  dan  memberikan  keleluasaan  pada  pengakses  untuk  memilih  tajuk  entri, judul,  pengarang,  subyek,  atau  penerbit  menggunakan  logika  boolean.  Sehingga dalam hal  ini peneliti akan menganalisis dengan mengukur skala prioritas sistem informasi  layanan  OPAC  di  Badan  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip  Daerah Kabupaten  Tulungagung.  Pengukuran  skala  prioritas  sistem  informasi  layanan OPAC  menggunakan  kerangka  matriks  Warren  McFarlan.  Matriks  ini  terbagi menjadi empat jenis yaitu Strategic System Information (SIS), Potential Strategic System  Information (PSIS), Critical  Information  System (CIS),  dan Vital Information  System (VIS).  Matriks  tersebut  menunjukkan  tingkat  kepentingan sistem informasi yang ada di organisasi tersebut.

## PEMBAHASAN

## A. Landasan Teori
1. Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem  informasi  merupakan  kumpulan  elemen  yang  saling  berhubungan satu  sama  lain  yang  membentuk  satuan  kesatuan  untuk  mengintegrasi  data, memproses  dan  menyimpan  serta  medistribusikan  informasi  (oetomo,  11:2002). Dari  pengertian  sistem,  informasi,  dan  sistem  informasi,  maka  kita  dapat mendefinisikan  istilah  sistem  informasi  perpustakaan.  Pada  beragam  literatur, sistem  informasi  perpustakaan  termasuk  di  dalam  kajian  sistem  informasi manajemen (SIM). Dengan demikian sistem informasi perpustakaan didefinisikan sebagai  sebuah  sistem  manusia  dan  atau  mesin  yang  terpadu/terintegrasi,  untuk menyajikan  informasi  guna  mendukung  fungsi  operasional,  manajemen,  dan pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan.

## 2. Kerangka Matrik Warren McFarlan dalam Menentukan Skala Prioritas Sistem Informasi
Penentuan  skala  prioritas  sistem  informasi  di  sebuah  organisasi  dapat menggunakan  kerangka  matriks  Warren  McFarlan.  Matriks  ini  terbagi  menjadi empat  jenis  yaitu Strategic  System  Information (SIS), Potential  Strategic  System Information (PSIS), Critical  Information  System (CIS),  dan Vital  Information System (VIS).  Matriks  tersebut  menunjukkan  tingkat  kepentingan  sistem informasi yang ada di organisasi atau perpustakaan tersebut. untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan sebagai berikut.
Bagan 1. Kerangka Matriks Warren McFarlan-Penentuan Skala Prioritas

## Sistem Informasi
Pada  bagan  diatas  dapat  dijelaskan  bahwa Strategic  System  Information (SIS) memiliki kedudukan atau peranan yang paling penting dalam sebuah sistem informasi. Selanjutnya diikuti oleh Potential Strategic System Information (PSIS) dan Critical Information System (CIS) dan yang terakhir adalah Vital Information System (VIS). Bagan tersebut menunjukkan sejauh mana perkembangan teknologi informasi  akan  menciptakan  keunggulan  yang  kompetitif  dan  sejauh  mana organisasi (perpustakaan) secara fungsional bergantung pada sistem informasi dan teknologi informasi.
Pertama, Strategic  System  Information (SIS),  yaitu  suatu  sistem memberikan keunggulan yang kompetitif bagi organisasi (perpustakaan) sehingga dapat menjadi senjata utama untuk mengalahkan pesaing atau kompetitor. Secara fungsional  sebuah  organisasi  (perpustakaan)  tidak  dapat  beroperasi  tanpa dilengkapi  dengan sistem  informasi. Namun  bagi  organisasi  (perpustakaan)  yang tidak  memiliki Strategic  System  Information (SIS)  yang  baik,  maka  yang  akan terjadi  adalah  organisasi  (perpustakaan)  tersebut  akan  kehilangan  market  share secara  signifikan.  Market  share  yang  dimaksud  yaitu  persentase  total  dari  suatu organisasi  (perpustakaan)  dengan  total  penjualan  jasa  atau  produk  dalam  sebuah
industri.
Kedua  Potential  Strategic  System  Information (PSIS),  yaitu  jenis  sistem yang  memberikan  keunggulan  kompetitif  bagi  organisasi  (perpustakaan)  tetapi memiliki  sifat  nice  to  have  ( additional ).  Sebenarnya  tanpa  sistem  ini  organisasi (perpustakaan)  dapat  beroperasi  dengan  baik,  namun  organisasi  (perpustakaan) yang bersangkutan dapat kehilangan keunggulan kompetitif terhadap organisasi-organisasi sejenis lainnya.
Ketiga, Critical  Information  System (CIS),  yaitu  spesifikasi  sistem  yang baik,  kemampuan,  dan  aktivitas  yang  penting  dibutuhkan  oleh  kompetitor  untuk dapat  merencanakan  dan  bertindak  secara  efektif  dan  dapat  menjamin  misi  dan prestasi.  Apabila  organisasi  (perpustakaan)  tidak  memiliki  sistem  ini, kemungkinan  terbesarnya  akan  menurunkan  kinerja  organisasi  (perpustakaan) ( company performance ) terutama bagi organisasi (perpustakaan) yang bergerak di bidang  jasa  yang  menyebabkan  interaksi  dengan  pemustaka  (mengecewakan pemustaka).  Sistem  informasi  ini  mutlak  diperlukan  oleh  organisasi-organisasi dalam perpustakaan.
Keempat,  Vital  Information  System (VIS),  yaitu  sebuah  sistem  yang keberadaannya  mutlak  dibutuhkan  sebuah  organisasi  (perpustakaan),  karena memiliki  karakteristik  sebagai  penunjang  kegiatan  sehari-hari.  Namun  secara prinsip  sistem  ini  tidak  memiliki  fungsi  yang  strategis  tetapi  dibutuhan  sebagai penunjang kegiatan administratif.
Strategic  System  Information (SIS), Potential  Strategic  System Information (PSIS), Critical  Information  System (CIS),  dan Vital  Information System (VIS) dibutuhkan oleh organisasi (perpustakaan) untuk menentukan skala prioritas  sistem  informasi.  Namun  tidak  semua  organisasi  (perpustakaan)  perlu menerapkan keseluruhan sistem tersebut. Hal ini disebabkan oleh masing-masing kebutuhan dan jenis organisasi yang berbeda-beda.
Kerangka matrik McFarlan yang telah dijelaskan sebelumnya diproyeksikan  dapat  membantu  tingkat  prioritas  sistem  informasi  dalam  sebuah organisasi  (perpustakaan).  Terutama  dalam  perencanaan  sebuah  proyek  yang dimana proyek tersebut harus dianalisa biaya atau keuntungannya. Selain itu perlu diperhatikan  dampak  jika  organisasi  (perpustakaan)  yang  bersangkutan  tidak
memiliki  sistem  informasi  yang  baik  karena  akan  berpengaruh  pada  operasional organisasi (perpustakaan) tersebut kedepannya.

## B. Metode Analisis
Metode  penelitian  merupakan  jenis  metode/cara  untuk  mengumpulkan data  penelitian.  Jenis  metode  penelitian  yang  digunakan  peneliti  adalah  analisis data  secara  kualitatif,  karena  bertujuan  mendeskripsikan  dan  menganalisis  skala prioritas sistem informasi pada layanan OPAC studi kasus di Badan Perpustakaan Umum  dan  Arsip  Daerah  Kabupaten  Tulungagung.  Penelitian  dengan  metode analisis data secara kualitatif digunakan untuk mengetahui secara jelas gambaran di  lapangan  mengenai  bagaimana  situasi  atau  peristiwa  yang  telah  ada.  Peneliti akan  terlibat  langsung  dengan  kejadian  yang  terjadi  di  lapangan  atau  objek penelitian.
C. Hasil Analisis
1. Contoh dan Studi Kasus Penerapan Kerangka Matriks McFarlan dalam Manajemen  Sistem  Informasi  Layanan  OPAC  di  Perpustakaan  Umum dan Arsip Daerah Kabupaten Tulungagung
Penerapan  sistem  informasi  khusunya  Layanan  OPAC  ( Online  Public Access  Catalogue )  di  perpustakaan  saat  ini  di  era  informasi  dan  digital  sangat diperlukan.  Hal  tersebut  disebabkan  karena  teknologi  informasi  semakin berkembang  dengan  pesat  dan  memengaruhi  sistem  informasi  yang  berjalan  di suatu  perpustakaan.  Pada  umumnya,  sistem  informasi  di  perpustakaan  tidak terlepas  dari  teknologi  informasi  yang  berkembang,  karena  keduanya  saling terkait  dan  mendukung.    Untuk  menentukan  skala  prioritas  sistem  informasi  di perpustakaan  dapat  menggunakan  kerangka  matriks  Wareen  McFarlan  yang terdiri  dari  empat  kategori,  yaitu Strategic  System  Information (SIS), Potential Strategic System Information (PSIS), Critical Information System (CIS), dan Vital Information System (VIS).
a. Strategic  System  Information  (SIS) Dapat  dicontohkan  seperti  pada  sebuah perpustakaan  yang  menerapkan  layanan  OPAC  sebagai  media  penelusuran informasi  perpustakaan.  Layanan  ini  digunakan  untuk  menelusur  informasi atau koleksi di perpustakaan dan dapat membantu pengguna menelusur lebih cepat  dan  efisien.  Namun,  apabila  sebuah  perpustakaan  menghentikan
operasional layanan ini, dapat dimungkinkan pengguna akan merasa kesulitan dalam menelusur informasi di perpustakaan.
Badan  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip  Daerah  Kabupaten Tulungagung  menyediakan  layanan  OPAC  sebagai  sarana  untuk  menelusur informasi  dan  koleksi  perpustakaan.  Penelusuran  melalui  OPAC  dapat dilakukan melalui PC yang disediakan di PERPUSDA. Apabila PERPUSDA Kabupaten  Tulungagung  menghentikan  layanan  OPAC  ini,  maka  dapat dimungkinkan  para  pengguna  perpustakaan  akan  kesulitan  ketika  akan mencari  informasi  atau  koleksi  perpustakaan.  Mengingat  PERPUSDA Kabupaten  Tulungagung    merupakan  perpustakaan  umum  daerah  yang mempunyai  skala  besar  termasuk  koleksi  yang  dimiliki  (beragam)  untuk kalangan masyarakat.
b. Potential  Strategic  System  Information (PSIS) Dapat  dicontohkan  seperti pada  sebuah  perpustakaan  yang  mempunyai  kegiatan  pengentrian  data katalog  pada  OPAC  yang  harus  sesuai  dengan  aturan  AACR2  ( Anglo American  Cataloguing  Rules Ed  Red.2 ).  kegiatan  ini  diperuntukkan  ketika pengguna  mengalami  kesulitan  dalam  mencari  informasi  bahan  pustaka. Namun,  apabila  perpustakaan  tersebut  dalam  pengentrian  data  katalog  pada OPAC  tidak  sesuai  dengan  aturan  AACR2  ( Anglo  American  Cataloguing Rules Ed Red.2 ), dapat dimungkinkan pengguna akan merasa kecewa, karena tidak  mengetahui  secara  jelas  informasi  bahan  pustaka  yang  dibutuhkannya atau tidak menemukan bahan pustaka yang sesuai kebutuhannya.
Badan  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip  Daerah  Kabupaten Tulungagung  yang  mempunyai  kegiatan  pengentrian  data  katalog  pada OPAC.  Namun  dalam  pengentrian  data  katalog  tidak  semua  ruas  daerah deskripsi  dientrikan  sesuai  dengan  aturan  AACR2  ( Anglo  American Cataloguing Rules Ed Red.2 ). Kegiatan ini digunakan untuk ketika pengguna mengalami  kesulitan  dalam  mencari  informasi  bahan  pustaka.  Kegiatan  ini memang  belum  berjalan  secara  optimal,  karena  tenaga  PERPUSDA kabupaten  Tulungagung  dalam  pengentrian  data  katalog  belum  sepenuhnya memahami  aturan  AACR2  ( Anglo  American  Cataloguing  Rules Ed  Red.2 ). Namun,  dengan  adanya  data  katalog  pada  OPAC  yang  lengkap  dan  sesuai
kebutuhan  pengguna  perpustakaan  paling  tidak  membantu  pengguna  dalam pencarian informasi bahan pustaka.
c. Critical  Information  System (CIS) Dapat  dicontohkan  pada  sebuah perpustakaan yang memunyai sistem database atau program untuk mengelola perpustakaan.  Sistem  tersebut  diterapkan  sesuai  dengan  jenis  dan  tingkat kebutuhan  serta  bidang  perpustakaan.  Sistem  yang  sesuai  dengan  jenis  dan kebutuhan  akan  memberikan  kepuasan  pengguna,  karena  pengguna  dapat menggunakan  sistem  dengan  baik  sekalipun  pengguna  tidak  mengetahui tentang sistem tersebut. Hal ini disebabkan karena pengguna sebagai pemakai dan pihak yang menerima layanan perpustakaan.
PERPUSDA  Kabupaten  Tulungagung  menggunakan  program INLIS lite ( Integration  Library  System )  untuk  mengelola  basis  data perpustakaan. Software atau  aplikasi  otomasi  perpustakaan  yang  dibangun dan  dikembangkan  oleh  Perpustakaan  Nasional  Republik  Indonesia (PERPUSNAS) sejak tahun 2011. Pemilihan program atau software ini tidak terlepas  dari  lembaga  induk  PERPUSDA  Kabupaten  Tulungagung  yaitu Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PERPUSNAS) yang menghimbau  agar  menggunakan software aplikasi  tersebut  dan  juga  dari kebutuhan  perpustakaan  yang  memiliki  cakupan  yang  cukup  luas,  karena pengguna  yang  dilayani  adalah  seluruh  lapisan  masyarakat.  INLIS lite juga dirasa  simple  dalam  penggunaannya  sehingga  memudahkan  pustakawan  dan pegawai PERPUSDA untuk mengoperasikannya.
d. Vital  Information  System (VIS) Dapat  dicontohkan  pada  sebuah perpustakaan  mempunyai  pegawai  yang  bertugas  pada  layanan  OPAC.  Hal ini diperuntukkan jika pengguna tidak mengetahui dan memahami bagaimana mengoprasikan layanan  OPAC. Perpustakaan dapat  menerapkan hal  tersebut walaupun  kedudukannya  tidak  mutlak  dibutuhkan.  Namun,  tetap  dibutuhkan untuk  menunjang  kegiatan  sehari-hari    terutama  perpustakaan  umum  yang memiliki skala besar.
PERPUSDA  Kabupaten  Tulungagung  mempunyai  pegawai  yang bertugas  pada  layanan  OPAC.  Hal  ini  diperuntukkan  jika  pengguna  tidak mengetahui  dan  memahami  bagaimana  mengoprasikan  layanan  OPAC.
sistem ini sebenarnya tidak begitu diperlukan, namun mengingat PERPUSDA Kabupaten  Tulungagung  merupakan  perpustakaan  yang  besar  dalam  hal ruang lingkup, pelayanan, dan sebagian besar lapisan masyarakat dengan usia anak-anak  hingga  dewasa  maka  sistem  ini  diterapkan.  Apabila  PERPUSDA Kabupaten  Tulungagung  tidak  menerapkan  sistem  ini  di  layanan  OPAC, maka  sebagian  besar  pengguna  dewasa  yang  tidak  memahami  bagaimana mengoprasikan OPAC akan kesulitan.
PERPUSDA  Kabupaten  Tulungagung  dapat  menggunakan  kerangka matriks  Wareen  McFarlan  tersebut  untuk  mengukur  skala  prioritas  sistem informasi  yang  digunakan.  Dengan  kerangka  matriks  tersebut,  PERPUSDA Kabupaten  Tulungagung  akan  mengetahui  sistem  informasi  yang  harus diprioritaskan hingga yang kurang diprioritaskan, namun tetap dibutuhkan. Selain itu,  kerangka  matriks  Wareen  McFarlan  juga  akan  membantu  PERPUSDA Kabupaten  Tulungagung  Malang  untuk  mengetahui  optimal  tidaknya  sistem informasi yang diterapkan dan dijalankan sehingga dapat menjadi bahan evaluasi ke depannya.

## PENUTUP
Berdasarkan  pembahasan  diatas  maka  dapat  diambil  kesimpulan  sebagai berikut. Pertama ,  Penentuan  skala  prioritas  sistem  informasi  di  perpustakaan dapat  menggunakan kerangka matriks Warren McFarlan  yang terdiri empat  jenis yaitu Strategic System Information (SIS) memiliki kedudukan atau peranan  yang paling penting dalam sebuah sistem informasi. Selanjutnya diikuti oleh Potential Strategic  System  Information (PSIS)  dan Critical  Information  System (CIS)  dan yang terakhir adalah Vital Information System (VIS).
Kedua, Strategic System Information (SIS) dapat dicontohkan seperti pada sebuah perpustakaan yang menerapkan layanan OPAC sebagai media penelusuran informasi  perpustakaan. Potential  Strategic  System  Information (PSIS)  dapat dicontohkan  seperti  sebuah  perpustakaan  yang  mempunyai  kegiatan  pengentrian data  katalog  pada  OPAC  yang  harus  sesuai  dengan  aturan  AACR2  ( Anglo American Cataloguing Rules Ed Red.2 ). Critical Information System (CIS) dapat
dicontohkan  pada  sebuah  perpustakaan  yang  memunyai  sistem  database  atau program  untuk  mengelola  perpustakaan.  Dan  yang  terakhir Vital  Information System (VIS) dapat dicontohkan pada sebuah perpustakaan memunyai admin atau pegawai yang bertugas pada layanan OPAC.

## DAFTAR PUSTAKA
Fauzi,  Taufik.  2009. Perpusdokinfo-Suatu  Pengantar:  dalam  Manajemen Informasi Sistem. Surabaya: Bintang.
Indrajit,  Richardus  Eko.  2012. Skala  Prioritas  Sistem  Informasi .  (Online), https://www.academia.edu/14337525/Skala_Prioritas_Sistem_Informasi, diakses pada    30 Maret 2017.
Oetomo,  Budi  Sutedjo  Dharma.  2002.  Perencanaan  dan  Pembangunan  Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Surachman,  Arif.  2008. Analisis  Penerimaan  Sistem  Informasi  Perpustakaan (sipus) Terpadu Versi 3 di Lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM). (Online), diunduh pada 30 Maret 2017.
Suharyanto.  2014. Pengolahan  E-resources  dengan  AACR2  dan  MARC  21 . Visi Pustaka , 16(3): hlm. 200, (Online), dalam ProQuest ( http://www.pnri.go.id/magazine/pengeloaan-e-resources-dengan-aacr2-dan
-marc-21-2/ ), diakses 13 maret 2016.