## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS AIRLANGGA
Aulia Nurul Kholifah 1 , Novita Nuraini 2 , Andri Permana Wicaksono 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: aulianurul112@gmail.com

## Abstrak
Rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan  berkas mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lainnya  yang  telah  diberikan  kepada  pasien.  Pengelolaan  rekam  medis merupakan  salah  satu  bentuk  dari  pelayanan  penunjang  medis.  Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  yang dilakukan di Rumah Sakit Universitas Airlangga Surabaya diketahui bahwa pada Bulan Februari 2020 sebanyak 104  berkas  mengalami  kerusakan  sehingga  formulir  yang  ada  di  dalamnya  bisa  robek.  Penelitian  ini  bertujuan untuk  menganalisis  faktor  penyebab  kerusakan  berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga Surabaya. Jenis penelitian ini menggunakan kualitatif dan pengumpulan data  dengan wawancara dan observasi dengan  menggunakan  analisis  unsur  manajemen  5M  yaitu Man,  Machine,  Method,  Material,  Money. Populasi dalam penelitian ini adalah petugas rekam medis bagian ruang filing berjumlah 5 petugas. Hasil yang didapatkan bahwa  masih  banyak  petugas  rekam  medis  yang  memiliki  latar  belakang  bukan  DIII  rekam  medis,  kurangnya sosialiasi SOP terkait pemeliharaan berkas rekam medis, rak filing yang jumlahnya terbatas, serta bahan material map yang digunakan kurang tebal. Sehingga saran yang dilakukan oleh pihak peneliti yaitu dengan redesain map berkas rekam medis dengan menggunakan kode warna, dan menghitung kebutuhan rak filing.
Kata Kunci: Berkas Rekam Medis, Pemeliharaan, Rumah Sakit.

## Abstract
Medical  records  are  files  that  contain  records  and  documents  regarding  patient  identity,  examination  results, treatment, actions and other services that have been provided to patients. Management of medical records is one of  medical  support  services.  Based  on  the  results  of  a  preliminary  study  conducted  at  Airlangga  University Hospital Surabaya it is known that in February 2020 amount 104 files were damaged so that the forms contained in them could be torn. This research was aimed to analyze the factors that cause damage to medical record files at  Airlangga  University  Hospital  Surabaya.  This  type  of  research  uses  qualitative  and  data  collection  with interviews  and  observations  by  using  the  analysis  of  5M  management  elements  is  Man,  Machine,  Method, Material, Money. The population in this study is the medical records officer filing room section of 5 officers. The results  obtained  are  that  there  are  still  many  medical  records  officers  who  have  a  background  not  DIII  medical records,  the  lack  of  socialization  of  SOPs  related  to  the  maintenance  of  medical  record  files,  limited  number  of rack  filing,  and  the  less  used  folder  material.  So  the  suggestion  made  by  the  researchers  is  to  redesign  the medical record file folder by using a color code, and calculate the rack filing needs.
Keywords:Medical Record File, Maintenance, Hospital.

## 1. Pendahuluan
Bagian  pengelolaan  berkas  rekam  medis  merupakan  salah  satu  bentuk  dari  pelayanan penunjang  medis.  Pelayanan  kesehatan  perlu  ditingkatkan  dari  waktu  ke  waktu.  Sistem  pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu dimulai dari tempat penerimaan pasien (membuat atau  menyiapkan  berkas  rekam  medis),  dilanjutkan  dengan  assembling,  coding,  indexing,  dan  filing. Dibagian  filing  penyimpanan  dan  pengembalian  kembali  rekam  medis  dilakukan  (Valentina  dkk., 2018)  Penyimpanan  dan  pengambilan  kembali  rekam  medis  dilakukan  pada  filing,  yang  bertujuan untuk  mempermudah  dan  mempercepat  pengambilan  dan  pengembalian  kembali  berkas  rekam medis  yang  tersimpan,  juga  melindungi  berkas  rekam  medis  dari  berbagai  faktor,  yang  diantaranya adalah  bahaya  pencurian,  faktor  intrinsik  dan  faktor  ekstrinsik.  Faktor  intrinsik  yaitu  penyebab kerusakan yang berasal dari berkas rekam medis itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh perekat, dan sebagainya. Faktor ekstrinsik yaitu penyebab kerusakan yang berasal dari luar berkas  rekam  medis,  seperti  faktor  lingkungan  fisik,  faktor  biologis  berupa  serangga  atau  hewan perusak berkas seperti jamur, kutu, kecoa, tikus, dan rayap, dan faktor kimiawi (Yuliani, 2016)
Rumah Sakit Universitas Airlangga diresmikan pada tanggal 14 Juni 2011 dengan tipe C. Pada tahun  2016  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  memperoleh  pengakuan  sebagai  rumah  sakit  yang mampu  memberikan  pelayanan  kesehatan  setingkat  rumah  sakit  tipe  B  umum  oleh  Pemerintah Provinsi Jawa Timur, dengan menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dan sistem penomoran
seri  unit  numbering  sistem,  serta  sistem  penjajaran  menggunakan Terminal  Digit  Filing (TDF). Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  kepada  salah  satu  petugas  filing,  menyatakan  bahwa berkas  rekam  medis  di  RS  UNAIR  mudah  rusak/robek  dikarenakan  tempat  penyimpanan  yang  tidak memadai,  warna  map  yang  mudah  luntur,  serta  penggunaan  staples  yang  terlalu  banyak  pada  map berkas rekam medis. Keamanan merupakan keadaan bebas dari bahaya. Untuk menjaga keamanan isi dari  berkas perlu adanya tempat atau alat yang digunakan untuk menaruh, meletakkan, meyimpan arsip  harus  aman  dan  menjaga  informasi  yang  terkandung  di  dalamnya.  Pada  Rumah  Sakit Universitas Airlangga penyimpanan berkas IGD dan Rawat Inap masih menggunakan kertas dimana penyimpananannya  secara  sentralisasi,  untuk  rawat  jalan  telah  menggunakan  elektronik.  Berikut merupakan  keadaan  berkas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  dapat  dilihat  pada Gambar 1.
Gambar 1: Berkas Rekam Medis Yang Rusak
(Studi Pendahuluan, 2020)
Gambar  1  menunjukkan  bahwa  kondisi  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  rusak  dimana sampul  map  berkas  rekam  medis  yang  mudak  robek  akan  menyebabkan  formulir  yang  ada didalamnnya  terlipat  dan  semakin  lama  akan  robek.  Pada  bagian  ujung  map  berkas  rekam  medis terdapat  nomor  rekam  medis  pasien  dan  bagian  ini  rentan  sekali  robek  karena  berkas  rekam  medis yang  berada  di  rak  penyimpanan  tidak  tertata  rapi,  sehingga  petugas  dalam  mengambil  berkas tersebut  agak  kesulitan.  Apabila  bagian  ujung  rekam  medis  /  lidah  rekam  medis  hilang  maka  akan kesulitan  dalam  mencari  berkas  rekam  medis  di  rak  penyimpanan  jika  dibutuhkan  (Syah,  2015). Kerusakan  berkas  rekam  medis  juga  di  sebabkan  karena  tidak  adanya  kamfer  (kapur  barus)  untuk melindungi berkas rekam medis dari serangga (Sahfitri, 2017). Adapun pada Gambar 1 penyimpanan berkas rekam medis tidak sesuai dengan SOP yang berlaku dimana yang menyatakan bahwa berkas rekam  medis  yang  telah  kembali  disimpan  sesuai  dengan  system  yang  telah  diterapkan  di  Rumah Sakit Universitas Airlangga yaitu menggunakan sistem penjajaran terminal digit filing,
Berikut hasil survei pendahuluan pada tanggal 13 – 18 Februari 2020 dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1: Jumlah kerusakan berkas rekam medis di RS UNAIR No Tahun Jumlah Map Robek Jumlah Map Luntur 1 2015 2 1 2 2016 30 4 3 2017 32 7 4 2018 18 10 5 2019 15 5 6 2020 7 3 Jumlah 104 30 Sumber: Sub Bagian Filing, 2020
Berdasarkan Tabel 1 pada tahun 2015 – 2020 terdapat 134 berkas dimana terdapat 104 berkas yang mapnya robek dan 30 berkas yang warna mapnya luntur. Ruang penyimpanan rekam medis di RS  UNAIR  terdapat  banyak  berkas  yang  tidak  tertata  rapi,  setiap  ada  berkas  kembali  langsung  di tumpuk  diatasnya  tidak  diurutkan  sehingga  dapat  menyebabkan  berkas  rekam  medis  yang  bagian bawah menjadi rusak.
Tujuan dalam penelitian ini yaitu untuk menganalisis faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis  di  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  Surabaya.  Berdasarkan  permasalahan  diatas  peneliti mengambil judul faktor apa saja yang menjadi penyebab dari kerusakan berkas rekam medis tersebut dan  bagaimana  upaya  yang  akan  dilakukan  dalam  perbaikan  dan  pemeliharan  berkas  rekam  medis agar terhindar dari kerusakan.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu jenis penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif yang  digunakan  untuk  menganalisis  factor-faktor  apa  saja  yang  menjadi  penyebab  dari  kerusakan berkas  rekam  medis  tersebut  dan  bagaimana  upaya  yang  akan  dilakukan  dalam  perbaikan  dan pemeliharan  berkas  rekam  medis  agar  terhindar  dari  kerusakan  dengan  menggunakan  unsur manajemen 5M yang terdiri dari man, money, material, machines , dan method.

## 2.2 Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini yaitu seluruh petugas Filing di Rumah Sakit Universitas airlangga yang berjumlah 5 petugas.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  yaitu  dengan  menggunkaan  observasi  dan wawancara  mendalam  yang  dilakukan  dengan  pertanyaan-pertanyaan  yang  telah  disediakan  untuk disajikan  kepada  responden.  Pengambilan  data  dilakukan  selama  melakukan  PKL  di  Rumah  Sakit Universitas Airlangga Surabaya.

## 2.4 Metode Analisis Data
Metode  analisis  data  dalam  menelitian  ini  yaitu  menggunkaan  teknik  analisis  kualitatif  yang menjelaskan  dari  hasil  observasi  dan  wawancara,  kemudian  dilakukan  pemecahan  masalah  pada setiap masalah yang terjadi.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Identifikasi Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis  berdasarkan Faktor Man di Rumah Sakit Universitas Airlangga
Man yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk pada sumber daya manusia yaitu terlibat atau berperan  secara  langsung  dalam  kegiatan  sistem  penyimpanan  atau  filing,  dimana  sumber  daya mnusia yang berpengaruh terhadap penyimpanan berkas rekam medis adalah petugas rekam medis. Variabel  yang  digunakan  dalam  mengidentifikasi  faktor  penyebab  berkas  rekam  medis  berdasarkan faktor man terdiri dari pengetahuan petugas, disiplin kerja dan pelatihan petugas.
a. Pengetahuan Petugas
Tingkat pendidikan petugas, berpengaruh besar dalam tingkat pengetahuan tentang pentingnya menjaga  rekam  medis.  Petugas  rekam  medis  yang  baik  harus  memiliki  kompetensi  yang  baik  pula yaitu  dengan  lulusan  perekam  medis.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dari  5  petugas  filing  di  Rumah Sakit  Universitas  Airlangga  Surabaya  pendidikan  petugas  filing  diketahui  bahwa  3  petugas merupakan  lulusan    D-3  Rekam  Medis  dan  2  petugas  merupakan  lulusan  Sekolah  Menengah  Atas (SMA). Hal tersebut dapat dilihat pada Tabel 2 :
Tabel 2: Kualifikasi Pendidikan Petugas Filing No Nama Petugas Pendidikan Petugas Jabatan 1. Narasumber 1 SMA Koordinator Filing 2. Narasumber 2 D-III Rekam Medis Petugas Filing 3 Narasumber 3 SMA Petugas Filing 4. Narasumber 4 D-III Rekam Medis Petugas Filing 5. Narasumber 5 D-III Rekam Medis Petugas Filing
Sumber : Data Sekunder di RS UNAIR Surabaya, 2020
Tabel  2  menjelaskan  bahwa  dari  5  petugas  filing  terdapat  2  patugas  berpendidikan  terakhir Sekolah Menengah Atas (SMA), yang artinya unit rekam medis khususnya di bagian filing di Rumah Sakit  Universitas  Airlangga  Surabaya  masih  belum  sesuai  standart  yang  telah  ditetapkan,  dimana Pegawai  rekam  medis  harus  memiliki  kualifikasi  pendidikan  formal  minimal  DIII  Rekam  Medis (Kepmenkes,  2007).  Hal  ini  juga  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh    Mubarok  (2007) menyatakan  bahwa  faktor-faktor  yang  mempengaruhi  pengetahuan  rendah  salah  satunya  dari  segi pendidikan.
b. Disiplin Kerja
Disiplin  kerja  adalah  sikap  petugas  terhadap  peraturan  yang  tercermin  dalam  bentuk  tingkah laku dalam melakukan suatu pekerjaan. Disiplin kerja dalam penelitian ini yaitu disiplin petugas dalam melaksanakan tata cara pada kegiatan dibagian filing terkait  pengelolaan berkas rekam medis. Hasil wawancara  tentang  disiplin  kerja  petugas  terkait  kegiatan  bagian  pemeliharaan  berkas  rekam  medis didapatkan  sebagai  berikut  : “ Tidak  mesti,  dikerjakan  kalau  ada  waktu  senggang  saja “ . Hal  ini  di dukung oleh hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti, sebagai beriku:
Tabel 3: Observasi Disiplin Kerja Petugas Filing Terkait Pemeliharaan Berkas Rekam Medis No Kategori Disiplin Kerja Iya Tidak Keterangan 1 Petugas langsung memberikan sampul pada berkas rekam medis yang belum tersampul √ Pemberian sampul dilakukan diawal pendaftaran jika pasien baru 2 Petugas melakukan penggantian map tiap hari jika ada map yang rusak √ Petugas memilah berkas rekam medis yang rusak, setelah berkas menumpuk baru dilakukan pergantian map berkas rekam medis 3 Petugas langsung memasukkan berkas rekam medis apabila terdapat berkas rekam medis yang ada di luar rak √ Petugas langsung memasukkan berkas rekam medis apabila berkas rekm medis telah kembali
Sumber : Hasil Observasi disiplin kerja petugas filing, 2020
Berdasarkan  Tabel  3  dapat  disimpulkan  bahwa  petugas  filing  tidak  langsung  mengganti  map yang  rusak  melainkan  masih  menumpuk  berkas  rekam  medis  yang  rusak,  jika  berkas  telah menumpuk  baru  map  diganti.  Hal  ini  dapat  dismpulkan  bahwa  disiplin  kerja  petugas  filing  dalam pemeliharaan berkas rekam medis tergolong kurang. Pranata (2012) menyatakan bahwa disiplin kerja adalah sikap ketaatan dan kesetiaan petugas terhadap peraturan tertulis/ tidak tertulis yang tercermin dalam bentuk tingkah laku dan  perbuatan pada instansi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. c. Pelatihan Petugas
Pelatihan  petugas  dalam  penelitian  ini  adalah  suatu  proses  yang  dilakukan  dalam mengembangkan  kemampuan  petugas  terkait  pelatihan  kegiatan  dibagian  filing,  penyimpanan, pengembalian, serta peminjaman berkas rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada  petugas  filing  yaitu  itu  bahwa  petugas  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan  terkait  kegiatan dibagian  filing.  Hal  ini  sesuai  dengan  ungkapan  oleh  5  petugas  filling sebagai  berikut:  “ Semua petugas  filling  belum  pernah  mengikuti  pelatihan,  hanya  mengikuti  seminar  saja “.  Hal  ini  didukung oleh observasi yang dilakukan oleh peneliti :
Tabel 4: Observasi Pelatihan Petugas Rekam Medis dibagian Filing
No Kategori Pelatihan Iya Tidak Keterangan 1 Sertifikat yang didapatkan selama pelatihan terkait kegiatan berkas rekam medis. √ Tidak adanya sertifikat pelatihan karena petugas belum mengikuti pelatihan
Sumber : Hasil Observasi pelatihan petugas filing, 2020
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa di Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  Surabaya  belum  pernah  diadakan  pelatihan  untuk  petugas tentang  rekam  medis  yang  berkaitan  dengan  pemeliharaan  berkas  rekam  medis.  Pelatihan  yang dilakukan  secara  internal  antara  petugas  yang  lama  mengajarkan  ke  petugas  yang  baru  akan  tetapi petugas yang lama sebelumnya belum mengikuti kegiatan pelatihan. Hal ini sejalan dengan penelitian yang  dilakukan  oleh  Anggraeni  (2013) dalam Ganjari  (2019)  yang  menyatakan  bahwa  apabila petugas  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  tentang  rekam  medis  maka  wawasan  mereka  tidak berkembang tentang rekam medis, sehingga petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang rekam  medis.  Pelatihan  rekam  medis  penting  untuk  meningkatkan  keterampilan  dan  pengetahuan petugas  dalam  penyelenggaraan  pelayanan  rekam  medis  sesuai  dengan  Undang-Undang  No.13 tahun  2003  Tentang  Ketenagakerjaan  Tahun  2003  Pelatihan  kerja  diselenggarakan  dan  diarahkan untuk  membekali,  meningkatkan  dan  mengembangkan  kompetensi  kerja  guna  meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan.

## 3.2 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Kerusakan  Berkas  Rekam  Medis  berdasarkan  Faktor Machine di Rumah Sakit Universitas Airlangga
Machine atau  mesin  merupakan  suatu  alat  yang  digunakan  untuk  memberikan  kemudahan atau  menghasilkan  keuntungan  yang  lebih  besar  sera  menciptakan  efisiensi  kerja  (Syah,  2015). Machine sangat  diperlukan  untuk  mendukung  pekerjaan  agar  lebih  mudah  dalam  proses  pelayanan kesehatan yaitu peralatan untuk pelayanan (Gaspersz, 2007). Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam  medis yang  berfungsi  menyimpan  berkas rekam medis, penyediaan  berkas rekam medis  untuk  berbagai  keperluan,  perlindungan  arsip-arsip  berkas  rekam  medis  terhadap  kerhasiaan isi  data  rekam  medis,  perlindungan  arsip-arsip  berkas  rekam  medis  terhadap  bahaya  rusak  fisik, kimiawi  dan  biologi  (Ashim,  M.  dan  Setyowati,  2016).  Alat  yang  digunakan  sebagai  pelindung  juga mempermudah  petugas  dalam  pengambilan  maupun  pengembalian  berkas  kembali  adalah  rak penyimpanan  berkas.  Dalam  wawancara  yang  dilakukan  terhadap  responden  didapatkan  sebagai berikut  : “Kalau melindungi sih iya, tapi kayaknya kalau bisa di ganti ya harus di ganti, dikarenakan masih ada beberapa rak yang terbuat dari besi“
Berdasarkan hasil wawancara didapatkan bahwa kepadatan rak yang menyebabkan kerusakan berkas,  karena  padat  saat  dilakukan  pengambilan  maupun  pengembalian,  berkas  akan  ditarik maupun  dimasukkan  dengan  paksa,  sehingga  posisi  berkas  yang  saling  berhimpitan  yang menyebabkan  kerusakan  pada  map,  karena  saat  melakukan  pengambilan  berkas,  bagian  lidah  map berkas rekam medis ditarik sehingga banyak yang robek.
Gambar 2: Berkas Rekam Medis yg Robek
(Studi Pendahuluan, 2020)
Pada  gambar  2  bahwa  dapat  disimpulkan  terdapat  berkas  rekam  medis  yang  robek  pada bagian  lidah,  dikarenakan  penataan  berkas  rekam  medis  yang  tertata  terlalu  rapat,  dan  jumlah  rak rekam  medis  yang  terbatas.  Hairani  (2012)  dalam  penelitiannya  menjelaskan  bahwa lemari  atau  rak penyimpanan  yang  terlalu  rapat  juga  dapat  merusak  kertas  sepert  kertas  menjadi  robek  dan  lusuh karena  harus  ditarik  paksa  untuk  keluar  masuk.  Di  RS  Unair  belom  dilaksanakannya  retensi  hal  ini dibuktikan pada wawancara berikut : “ Disini belom melaksanakan retensi “ . Dapat disimpulkan bahwa berkas rekam medis menjadi robek salah satunya dapat disebabkan karna rak yang terlalu padat dan belum dilaksanakannya retensi. Satrio (2018) menuliskan bahwa penyusutan atau retensi merupakan
salah  satu  sarana  penting  untuk  mengatasi  masalah  menumpuknya  berkas  rekam  medis  yang  tidak lagi memiliki  nilai guna. Berkas tersebut sebaiknya dimusnahkan  agar tersedia tempat penyimpanan dan  fasilitas  pemeliharaan  yang  lebih  baik  terhadap  berkas  rekam  medis  yang  masih  memiliki  nilai kegunaan.

## 3.3 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Kerusakan  Berkas  Rekam  Medis  berdasarkan  Faktor Method di Rumah Sakit Universitas Airlangga
Method merupakan  suatu  tata  cara  kerja  atau  metode  yang  baik  dan  akan  memperlancar jalannya  pekerjaan. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara  pelaksan kerja suatu tugas  dengan  memberikan  berbagai  pertimbangan  pada  sasaran,  fasilitas  yang  tersedia  dan penggunaan  waktu,  serta  uang  dan  kegiatan  usaha.  Meskipun  metode  baik,  jika  orang  yang melaksankannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman hasilnya tidak akan  memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manjemen tetap manusia (Syah, 2015).
Gabriele (2018) menjelaskan bahwa standar prosedur operasional (SPO) adalah pedoman atau acuan  untuk  melaksanakan  tugas  dan  pekerjaaan  sesuai  dengan  fungsi  dari  pekerjaan  tersebut, dengan  adanya  SPO  semua  kegiatan  di  suatu  perusahaan  dapat  terancang  dengan  baik  dan  dapat berjalan  sesuai  kemauan  perusahaan.  SPO  dapat  didefinisikan  sebagai  berkas  yang  menjabarkan aktivitas  operasional  yang  dilakukan  sehari-hari,  dengan  tujuan  agar  pekerjaan  tersebut  dilakukan secara benar, tepat, dan konsisten, untuk menghasilkan produk sesuai standart yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pada  Rumah  Sakit  Universitas  Airlangga  Surabaya  sudah  memiliki  beberapa  SOP  yang berlaku,  misalnya  SOP  tentang  perlindungan  berkas  rekam  medis  dari  kerusakan  dan  pengrusakan. Hal  ini  dapat di  dukung  dalam  wawancara  berikut : “Kalau SOP saya tidak tau, kayaknya tidak ada.

## Tida k pernah dilakukan sosialisasi “
Berdasarkan  hasil  wawancara  dapat  disimpulkan  bahwa  pengetahuan  petugas  akan pemeliharaan berkas dinilai kurang, karena belum pernah dilakukan sosialisasi terkain pemeliharaan berkas  maupun  SPO  yang  berkaitan.  Sehingga  petugas  tidak  yakin  bahkan  tidak  tahu  apakah terdapat  SPO  yang  mengatur  pemeliharaan  berkas  itu  sendiri.  Sosialisasi  merupakan  salah  satu kebijakan  strategi  yang  dilakukan  untuk  meningkatkan  pemahaman  dan  kejelasan  terhadap  SPO yang  akan  dilaksanakan  (Sari,  2014).  Untuk  menjaga  mutu  pelayanannya  rumah  sakit  juga menetapkan standar pelayanan yang harus dilaksanakan oleh seluruh karyawan, salah satu standar pelayanannya tersebut tertuang didalam SPO (Bangkeling, 2017).

## 3.4 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Kerusakan  Berkas  Rekam  Medis  berdasarkan  Faktor Material di Rumah Sakit Universitas Airlangga
Material terdiri  atas  bahan  setengah  jadi  dan  bahan  jadi.  Dalam  dunia  usaha  untuk  mencapai hasil  yang  lebih  baik,  selain  manusia  yang  ahli  dalam  bidangnya,  juga  harus  dapat  menggunakan bahan/materi-materi  sebagai  salah  satu  sarana.  Hal  ini  disebabkan  materi  dan  manusia  tidak  dapat dipisahkan.  Tanpa  materi,  hasil  Tanpa  materi,  hasil  yang  dikehendaki  tidak  akan  (Syah,  2015).  Map berkas medis di RS UNAIR sudah melindungi. Hal ini dibuktikan pada wawancara berikut ini :
“Iya dapat melindungi formulirnya yang ada didalamnya jarang sekali robek, tapi ada beberapa map  yang  robek  kalau  raknya  sudah  padat,  jadi  waktu  mengeluarkan  berkas  agak  sulit.  Dari  bahan map sudah cukup melindun gi, akan tetapi yang sering robek pada bagian ujung map“.
Dapat  disimpulkan  bahwa  bahan  map  yang  digunakan  sudah  cukup  tebal  tetapi  desain  map yang  kurang  memenuhi  yaitu  pada  ujung  berkas  rekam  medis,  sehingga  jika  bagian  ujung  robek petugas  sulit  mencari  berkas  rekam  medis.  Dampak  dari  kerusakan  berkas  yaitu  pada  keamanan, kerapian  dan  keteraturan  berkas  rekam  medis  yang  ada  di  ruang  penyimpanan.  Penyebab ketidakrapian  penataan  berkas  yaitu  kurangnya  rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis  pasien (Sahfitri, 2017)
3.5 Identifikasi Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis berdasarkan Faktor Money di Rumah Sakit Universitas Airlangga
Money atau  uang  merupakan  salah  satu  unsur  yang  tidak  dapat  diabaikan,  uang  merupakan alat  tukar  dan  alat  pengukur  nilai.  Besar  kecilnya  hasil  kegiatan  dapat diukur  dari  jumlah  uang  yang beredar  dalam  perusahaan.  Oleh  karena  itu,  uang  merupakan  alat  yang  penting  untuk  mencapai tujuan  karena  segala  sesuatu  harus  diperhitungkan  secara  rasional.  Hal  ini  akan  berhubungan dengan  jumlah  uang  yang  harus  disediakan  untuk  membiayai  gaji  tenaga  kerja,  alat-alat  yang dibutuhkan  dan  harus  dibeli,  serta  hasil  yang  akan  dicapai  dari  suatu  organisasi  (Syah,  2015). Anggaran  merupakan  faktor  yang  sangat  menentukan  bagi  rumah  sakit,  tanpa  anggaran  tentunya rumah  sakit  tidak  dapat  menjalankan  pelayanan,  dan  melaksanakan  operasionalisasi  secara menyeluruh.  Sasaran  anggaran  dapat  dicapai  melalui  pelaksanaan  serangkaian  aktifitas  yang  telah ditetapkan  sebelumnya  dalam  bantuk  angggaran  (Agusalim,  2013).  Hasil  wawancara  dari  petugas yaitu  : “Terkait  anggaran  dana  saya  kurang  tau,  dikarenakan  yang  mengurus  adalah  pihak pengadaan, tapi pasti ada. Dulu, kita sempat kehabisan map waktu mau akreditasi ” .
Dapat  disimpulkan  bahwa  faktor money menyebabkan  kerusakan  map  berkas  rekam  medis, karena anggaran diberikan oleh pihak pengadaan yang berupa penyediaan map berkas rekam medis dan  map  tentunya  tidak  dapat  tersedia  dengan  cepat  saat  persediaan  telah  habis.  Proses penganggaran di rumah sakit merupakan salah satu proses yang manajemen keuangan yang sangat penting.  Kepentingan  dari  proses  ini  dapat  dilihat  dari  fungi  suatu  anggaran  bagi  rumah  sakit,  yaitu sebagai  alat  perencanaan  dan  pengendalian  kegiatan  operasional  rumah  sakit.  Terpenuhinya  fungsi dari  anggaran  tersebut  akan  membantu  pengelola  rumah  sakit  dalam  mencapai  efisiensi  dan efektifitas pengelolaan secara keseluruhan (Andini, 2007).

## 3.6 Merumuskan  Upaya  Perbaikan  Penyebab  Kerusakan  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah Sakit Universitas Airlangga Surabaya
Pembahasan  yang  sebelumnya  telah  didapatkan  faktor  penyebab  berdasarkan  5M  (man, machine,  method,  material,  money)  dari  kerusakan  berkas  rekam  rekam  medis,  sehingga  dapat dirumuskan upaya perbaikan sebagai berikut:

## Tabel 5: Masalah Dan Upaya Perbaikan Yang Diberikan
No Masalah Upaya Perbaikan 1 Man Pengetahuan  petugas  terkait  pemeliharaan berkas rekam medis terbilang kurang, dikarenakan  masih  ada  petugas  yang  lulusan SMA Dilakukan  sosialisai  terkait  pemeliharaan berkas  rekam  medis  yaitu  dengan  waktu minimal  1  bulan  sekali  yaitu  dengan  cara menyampaikan isi SOP terkait pemeliharaan berkas rekam medis Kedisiplinan  petugas  kurang  karena  petugas malas  dalam  melakukan  penggantian  map berkas Dilakukannya  evaluasi  yang  terjadwal  yaitu minimal  1  bulan  sekali,  untuk  melihat berapa banyak  berkas yang mapnya  rusak. Sehingga dapat dilakukan pemberian Reward dan Punisment. Petugas  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan khusus terkait rekam medis.
Pihak  RS  mengadakan  pelatihan  khusus terkait  pemeliharaan  berkas  rekam  medis bagi  seluruh  petugas  rekam  medis,  guna meningkatkan kinerja petugas. 2 Machine Rak  rekam  medis  yang  jumlahnya  terbatas, dan masih ada sebagian yang terbuat dari besi Menambah  jumlah  rak  sesuai  kebutuhan, dan  sebaiknya  mengganti  rak  yang  besi dengan rol l’o pack semua Belum dilaksanakan retensi Memilah  berkas  rekam  medis  yang  akan  di retensi,  agar  rak  rekam  medis  sedikit longgar 3 Method Belom adanya sosialisasi terkait SOP pemeliharaan berkas rekam medis Diadakan sosialisasi minimal 1  bulan  sekali terkait  pemeliharaan  berkas  rekam  medis dimana  semua  petugas  rekam  medis  wajib menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas  rekam  medis  yang  telah  tercantum pada SOP 4 Material Banyaknya  berkas  rekam  medis  yang  robek pada bagian ujung rekam medis Dilakukan redesain pada map berkas rekam medis 5 Money Tidak  terdapat  masalah  dikarenakan  telah terdapat  anggaran  dana  serta  Penyediaan map disediakan oleh pihak pengadaan Bagian  logistik  lebih  mengatur  dalam pengajuan map berkas rekam medis Sumber : Hasil Observasi pelatihan petugas filing, 2020
4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
1. Faktor man
a. Pengetahuan petugas kurang terkait pemeliharaan berkas rekam medis, serta masih ada petugas yang lulusan SMA
b. Kedisiplinan petugas yang kurang karena petugas tidak langsung mengganti map berkas rekam medis yang rusak
c. Petugas tidak pernah mengikuti pelatihan
2. Faktor machine
Rak berkas rekam medis yang jumlahnya terbatas, serta belum dilaksanakannya retensi
3. Faktor method
Petugas  Tidak  mengetahui  adanya  SOP  terkait  pemeliharaan  berkas  rekam  medis,  SPO mengenai  retensi  yang  tidak  dijalankan  dengan  baik  oleh  petugas,  sehingga  berkas  terus menumpuk dan akan diretensi saat rak benar-benar padat atau penuh

## 4. Faktor material
Bahan  yang  digunakan  memang  sudah  ketentuan  dari  rumah  sakit  dan  sudah  cukup  tebal, karena menggunakan bahan Art Paper 120Gram 5. Faktor money
Tidak  terdapat  masalah  dikarenakan  telah  terdapat  anggaran  dana  serta  Penyediaan  map disediakan oleh pihak pengadaan.

## 4.2 Saran
1. Faktor Man
a. Dilakukan  sosialisai  terkait  pemeliharaan  berkas  rekam  medis  yaitu  dengan  waktu minimal  1  bulan  sekali  yaitu  dengan  cara  menyampaikan  isi  SOP  terkait  pemeliharaan berkas rekam medis
b. Dilakukannya evaluasi yang terjadwal yaitu minimal 1 bulan sekali, untuk melihat berapa banyak  berkas  yang  mapnya  rusak.  Sehingga  dapat  dilakukan  pemberian Reward dan Punisment. .
c. Pihak RS mengadakan pelatihan khusus terkait pemeliharaan berkas rekam medis bagi seluruh petugas rekam medis, guna meningkatkan kinerja petugas.
2. Faktor Machine
a. Menambah  jumlah  rak  sesuai  kebutuhan,  dan  sebaiknya  mengganti  rak  yang  besi dengan roll’o pack semua
b. Memilah berkas rekam medis yang akan di retensi, agar rak rekam medis sedikit longgar
3. Faktor Method
Diadakan  sosialisasi  minimal  1  bulan  sekali  terkait  pemeliharaan  berkas  rekam  medis  dimana semua  petugas  rekam  medis  wajib  menjaga  keamanan  dan  kerahasiaan  berkas  rekam  medis yang telah tercantum pada SOP
4. Faktor Material
Dilakukan redesign pada map berkas rekam medis, dengan menggunakan kode warna 5. Faktor Money

## Bagian logistik lebih mengatur dalam pengajuan map berkas rekam medis

## Daftar Pustaka
Agusalim, D. (2013). A nalisis Mekanisme Penganggaran Sebagai Alat Pengendalian Keuangan Studi Kasus  Rumah  Sakit  Umum  Anutapura  Palu  Tahun  2011. Program  Studi  Magister  Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanudin : Makassar. Jurnal AKK , 2(1), pp. 8 –17.
Andini,  P.  (2007). Evaluasi  Penganggaran  Biaya  Rumah  Sakit  (Studi  Kasus  Rumah  Sakit  Umum Palang Merah Indonesia (RSU PMI) Bogor).
Available
at:
https://repository.ipb.ac.id/jspui/bitstream/123456789/15284/3/H07pan.pdf.
Ashim, M. dan Setyowati, M. (2016). Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis  Di  Ruang  Filing  RSUD  Bendan  Kota  Pekalongan  Tahun  2016. Available  at: http://eprints.dinus.ac.id/20261/2/jurnal_18431.pdf.
Bangkeling,  Y.  R.  C.  (2017). Rancangan  Manajemen  Implementasi  Standar  Prosedur  Operasional (SPO) Keperawatan Dalam Upaya  Peningkatan Mutu Pelayanan Keperawatan  Di Rsia Limijati Bandung. Available at: http://repository.unpas.ac.id/27994/1/Artikel Jurnal an Yulia Reviani.docx.
Gabriele. (2018). Analisis Penerapan Standar Operasional Prosedur (SPO) di Departemen Marketing
dan HRD PT Cahaya Indo Persada. Available at:
http://publication.petra.ac.id/index.php/manajemenbisnis/article/download/6499/5915.
Ganjar,  Try  dan  Nuraini,  N.  (2019). Analisis  Kejadian  Missfile  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Di Puskesmas Bangsalsari. Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan , 1(1), pp. 23 –30.
Gaspersz, V. (2007). Modal Strategic Menuju World Class Quality Company. , Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Umum. Available at: https://books.google.co.id/books?id=k3oUfQluE- EC&pg=PR1&lpg=PR1&dq=Model+Strategic+Menuju+World+Class+Quality+Company&source =bl&ots=GA5obLD11u&sig=ACfU3U3dd7189Cu7amdIDIfr_7kX3zeg0A&hl=en&sa=X&ved=2ah UKEwjWuLjM6Z_jAhVvIbcAHYF6AlcQ6AEwC3oECAkQAQ#v=onepage&.
Hairani,  N.  (2012). Upaya  Pencegahan  Bahaya  Kerusakan  dan  Pemeliharaan  Rekam  Medis  Rumas Sakit  Umum  Daerah  Tarakan  Jakarta. Available  at:  http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20312563- S43564-Upaya pencegahan.pdf.
Kepmenkes.
(2007). Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan.
Mubarok. (2007). Promosi Kesehatan Sebuah Pengantar Proses Belajar Mengajar Dalam Pendidikan.
Yogyakarta : GrahaIlmu.
Pranata,  A.  (2012). Implementasi  Kepemimpinan  Guru  dalam  Membina  Kedisiplinan  dan  Mentaati Tata  Tertib  Siswa  di  SD  Negeri  01  Dukuh  Ngargoyoso  Karanganyar  Tahun  2011/2012. Available at: http://eprints.ums.ac.id/17229/.
Sahfitri,  Y.  (2017).  Ti njauan  Aspek  Keamanan  Berkas  Rekam  Medis  Di  Ruang  Penyimpanan  RST. DR. Soetarjo Yogyakarta . Jurnal Perekam Dan Informasi Kesehatan.
Sari, R.  Y,  D. (2014). Pengaruh Sosialisasi  SPO Apd Dengan  Perilaku Perawat  Dalam  Penggunaan APD (Handscoon, Masker, Gown) Di Rsud Dr. H. Soewondo. Available at: http://ejournal.stikestelogorejo.ac.id/index.php/ilmukeperawatan/article/download/280/305.
Satrio, D. (2018). Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Re kam Medis : Studi Kasus Pada Rumah Sakit Dr. Sutoyo. Available at:
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS SATRIO-FAH.pdf .
Syah, M. Z. S. (2015). Manajemen Citra Kampung Jetis sebagai Sentra Batik di Sidoarjo. Available at: http://digilib.uinsby.ac.id/4126.
Valentina  &  Sebayang,  Sb.  (2018). Faktor  Penyebab  Kerusakan  Dokumen  Rekam  Medis  di  Ruang Penyimpanan RSU Mitra Sejati Medan. Jurnal Ilmiah Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Imelda.
Yuliani, N. (2016). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keamanan Berkas Rekam Medis berdasarkan Peraturan  Perundang-Undangan  (Studi  Kasus  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Sukoharjo) . Available
at: https://www.ejurnalinfokes.apikescm.ac.id/index.php/infokes/article/download/146/136.