## ANALISIS PERENCANAAN PENGADAAN OBAT ANTIBIOTIK BERDASARKAN ANALISIS ABC INDEKS KRITIS DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LUWUK
Fiske Wilma Excella Malota 1) . Widya Astuty Lolo 1) . Gayatri Citraningtyas 1)
1) Program Studi Farmasi FMIPA UNSRAT Manado, 95115

## ABSTRACT
Pharmaceutical supply services in hospitals should be performed on the basis of the functions of logistics management, one of which is planning and procurement. Too little procurement can lead to out of stock outs, that is, the situation in which the required pharmaceutical supply is empty so that demand cannot be met, in which case it causes a loss to the hospital. To avoid the occurrence of stock out it must be done ABC Analysis Critical Index so it can be known which drug becomes a priority. This study aims to analyze the planning and procurement of antibiotic drugs based on ABC analysis of Critical Index at Pharmacy  Installation  of  Luwuk  Regional  Public  Hospital  by  using  qualitative  and  quantitative descriptive  method.  The  results  showed  that  of  the  40  types  of  antibiotics  in  which  3  types  of  drugs (7.50%) were group A, 19 types of drugs (47.50%) were group B, and 18 types of drugs (45.00%) were included  in  group  C.  Using  of  this  ABC  Analysis  Critical  Index  can  help  the  hospital  in  planning  the procurement  of  medicines  by  taking  into  account  the  value  of  usage,  investment  value,  and  drug criticality.
Keywords : Planning, Procurement, ABC Analysis Critical Index, Antibiotic.

## ABSTRAK
Pelayanan  persediaan  farmasi  di  rumah  sakit  harus  dilakukan  berdasarkan  fungsi-fungsi  dari manajemen  logistik,  salah  satunya  perencanaan  dan  pengadaan.  Pengadaan  yang  terlalu  sedikit  dapat menyebabkan  terjadinya stock  out, yaitu  keadaan  dimana  persediaan  farmasi  yang  dibutuhkan  kosong sehingga  permintaan  tidak  dapat  dipenuhi,  pada  keadaan  ini  menyebabkan  kerugian  bagi  rumah  sakit. Untuk menghindari terjadinya stock out maka harus dilakukan Analisis ABC Indeks Kritis sehingga dapat diketahui obat mana yang menjadi prioritas. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis perencanaan dan pengadaan  obat  antibiotik  berdasarkan  analisis  ABC  Indeks  Kritis  di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit Umum Daerah Luwuk dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif dan kuantitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dari 40 jenis obat antibiotik terdapat, 3 jenis obat (7.50%) merupakan kelompok A, 19 jenis obat (47.50%) merupakan kelompok B, dan 18 jenis obat (45.00%)  termasuk dalam kelompok C. Penggunaan Analisis ABC Indeks Kritis ini dapat membantu pihak rumah sakit dalam merencanakan pengadaan obat dengan memperhatikan nilai pemakaian, nilai investasi, dan nilai kekritisan obat.
Kata Kunci : Perencanaan, Pengadaan, Analisis ABC Indeks Kritis, Antibiotik.

## PENDAHULUAN
Pelayanan  farmasi  merupakan pelayanan penunjang sekaligus merupakan revenue  center utama.  Lebih  dari  90% pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit menggunakan  perbekalan  farmasi  (obat- obatan,  bahan  kimia,  bahan  radiologi, bahan  habis  pakai  alat  kesehatan,  alat kedokteran  dan  gas  medik)  dan  50%  dari seluruh  pemasukan  rumah  sakit  berasal dari  pengelolaan  perbekalan  farmasi, apabila  perbekalan  farmasi  tidak  dikelola secara  cermat  dan  penuh  tanggung  jawab maka  dapat  diprediksi  bahwa  pendapatan rumah  sakit  akan  mengalami  penurunan (Febriawati, 2013).
Pengelolaan  persediaan  farmasi  di rumah  sakit  harus  dilakukan  berdasarkan fungsi-fungsi  dari  manajemen  logistik. Fungsi-fungsi  manajemen  merupakan  suatu proses  yang  terdiri  dari  fungsi  perencanaan dan  penentuan  kebutuhan,  penganggaran, pengadaan,  penyimpanan  dan  penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, serta pengendalian. Tersedianya persediaan farmasi dengan jenis dan jumlah yang tepat, pada  waktu  yang  tepat,  dalam  kondisi  yang baik  dan  dengan  biaya  serendah  mungkin menjadi pokok perhatian yang harus diingat dalam mengelolanya (Febriawati, 2013).
Pengadaan  yang  terlalu  sedikit dapat  menyebabkan  terjadinya stock  out, yaitu  keadaan  dimana  persediaan  farmasi yang dibutuhkan kosong sehingga permintaan tidak dapat dipenuhi keadaan ini menyebabkan  kerugian  bagi  rumah  sakit. Selain itu, stock out juga dapat menyebabkan back  order, yang  merupakan pesanan  dari  pembeli  yang  tidak  dapat dipenuhi  penjual  pada  waktu  yang  diminta
oleh  pembeli.  Terjadinya back  order ini disebabkan  oleh  jumlah  barang  yang tersedia  lebih  sedikit  dari  jumlah  pesanan yang  diminta  oleh  pembeli  sehingga terjadinya  kekurangan  barang  (Yunarto, 2005).
Berdasarkan  latar  belakang  diatas maka  peneliti  tertarik  untuk  mengetahui proses  perencanaan  dan  pengadaan  serta klasifikasi  obat  terkhususnya  antibiotik berdasarkan  analisis  ABC  indeks  kritis, dengan analisis ABC maka dapat membantu menentukan  pengendalian  yang  tepat  untuk masing-masing kelompok obat.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  akan  dilakukan  di Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Luwuk  pada bulan  Desember  2017-April  2018.  Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan data primer yang  diperoleh  melalui  wawancara  kepada responden  dan  membagikan  kuesioner kepada  para  dokter  yang  terlibat  dalam peresepan obat antibiotik dan data  sekunder dalam penelitian ini berupa laporan dan data mengenai  obat  antibiotik  pada  periode Januari  2017 sampai Desember 2017.
Analisis  data  dilakukan  dengan membuat  rekapitulasi mengenai  daftar obat- obatan  yang  dipakai  selama  satu  tahun. Kemudian menghitung nilai pemakaian  dari tiap-tiap  obat,  selanjutnya  menghitung  nilai investasi dengan mengalikan jumlah pemakaian  dengan  harga  obat.  kemudian menghitung nilai indeks kritis dan mengelompokkan  berdasarkan  nilai  indeks kritis.  Kelompok  A  memiliki  nilai    9,5-12, kelompok  B  memiliki  nilai  6,5-9,4  dan kelompok C memiliki nilai 4-6,4.
HASIL DAN PEMBAHASAN Perencanaan dan Pengadaan Obat Antibiotik Kegiatan perencanaan dan
pengadaan  obat  berdasarkan  wawancara yang  dilakukan  pada  Kepala  Instalasi Farmasi  tentang  dapat  diketahui  bahwa proses  perencanaan  dan  pengadaan  obat dilakukan berdasarkan metode konsumsi dan dengan  melihat  jumlah  pemakaian  periode sebelumnya.  Dalam  hal  perencanaan  dan pengadaan  obat  ditangani  oleh  Kepala Instalasi  Farmasi  bersama  dengan  bagian Swakelola  berdasarkan  kebutuhan  obat. Sistem  perencanaan  dan  pengadaan  obat yang tidak tepat berpengaruh pada pengelolaan anggaran. Dalam
pelaksanaannya, tidak dilakukan perencanaan  untuk  penentuan  anggaran, karena  penentuan  obat  yang  akan  dibeli setiap  bulan  hanya  berdasarkan  pada kebutuhan,  yaitu obat  yang dibutuhkan oleh tiap  unit  dan  obat  dengan  stok  sedikit  atau telah habis.
Proses  perencanaan  obat  dilakukan pada  saat  stok  obat  berkurang  atau  telah habis  sehingga  segera  dilakukan  proses pemesanan.  Penentuan  jumlah  obat  yang
akan  dipesan  digunakan  data  pemakaian obat  sebelumnya  dan  dikalikan  dengan  tiga bulan  dan  ditambah  satu  bulan  untuk safety stock serta  melihat  sisa  stok  yang  ada. Pemesanan  obat  dilakukan  secara  tender dengan  memilih  penyedia  obat  yaitu  PBF yang  bekerjasama  dengan  rumah  sakit  dan Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Luwuk menggunakan  e-katalog  dalam  pemesanan obat.  Pengadaan  setiap  jenis  obat  berbeda sesuai dengan PBF pemenang harga pada e- katalog dan juga untuk pengadaan dilakukan penyusunan  Rencana  Kebutuhan  Obat (RKO)  oleh  Swakelola  yang  ditandatangani oleh  Kepala  Instalasi  Farmasi  kemudian harus  diketahui  Pejabat  Pembuat  Komitmen (PPK)  dan  harus  mendapat  persetujuan  dari direktur  rumah  sakit.  Setelah  mendapat persetujuan maka dilakukan pemesanan.

## Analisis ABC Indeks Kritis
Peneliti memperoleh data pencatatan jumlah  pemakaian  dan  harga  pembelian pada  periode  Januari  –  Desember  tahun 2017  dari  antibiotik  sebanyak  40  jenis  obat yang  akan  dianalisis  dengan  menentukan nilai  pemakaian,  nilai  investasi,  dan  indeks kritis.

## Nilai Pemakaian
Tabel 1.  Pengelompokkan Obat Antibiotik Dengan Analisis ABC Berdasarkan Nilai Pemakaian
Kelompok Jenis Obat Pemakaian Jumlah % Jumlah % A 6 15.00 154833 70.85 B 6 15.00 50892 23.29 C 28 70.00 12809 5.86 Jumlah 40 100 218534 100 Hasil penelitian menunjukkan bahwa kelompok  A  dengan  pemakaian  paling banyak  di  antara  kelompok  B  dan  C  yaitu
sebesar 154833 (70.85%) yang terdiri dari 6 jenis obat. Hal ini berarti kelompok A perlu perhatian  khusus  dan  dapat  dipastikan
ketersediaan stok yang cukup untuk
menghindari terjadinya kekosongan stok dan
pemesanan di luar perencanaan.

## Nilai Investasi
Tabel 2.  Pengelompokkan Obat Antibiotik Dengan Analisis ABC Berdasarkan Nilai Investasi Kelompok Jenis Obat Nilai Investasi Jumlah % Jumlah % A 7 17.50 724,355,654 72.61 B 10 25.00 214,860,802 21.54 C 23 57.50 58,411,634 5.86 Jumlah 40 100 997,628,090 100 Data yang diperoleh
menunjukkan kelompok  A  dan  Kelompok  B  menyerap biaya  investasi  sebesar  94.14%  dari  seluruh total  investasi,  sehingga  pada  kelompok  A dan  kelompok  B  diperlukan  perhatian
khusus  dalam  pengendalian  persediaan  agar biaya  investasi  selalu  terkontrol.  Persediaan untuk  kelompok  A  dan  kelompok  B  ini hendaknya lebih diperhatikan lagi agar tidak menyebabkan kerugian bagi rumah sakit.

## Nilai Kritis
Tabel 3. Pengelompokkan Obat Antibiotik Dengan Analisis ABC Berdasarkan Nilai Kritis Obat Kelompok Jumlah jenis Obat % X 1 2.50 Y 16 40.00 Z 23 57.50 Jumlah 40 100 Dari  pengelompokkan  ini  berarti  efek  dan pengaruh  obat  tersebut  terhadap  pasien sangatlah  bergantung  kepada  30  dokter spesialis  yang  melakukan  pengelompokkan
obat tersebut dengan cara mengisi kuesioner untuk  memberikan  penilaian  terhadap  nilai kritis suatu jenis obat.

## Nilai Indeks Kritis
Tabel 4. Pengelompokkan Obat Antibiotik Dengan Analisis ABC
Berdasarkan Nilai Indeks Kritis Obat kelompok Jumlah jenis Obat % A 3 7.50 B 19 47.50 C 18 45.00 Jumlah 40 100 Berdasarkan analisis ABC indeks kritis, obat kelompok  A  merupakan  obat-obatan  yang
memiliki  kekritisan  yang  tinggi  sehingga menurut  Heizer  dan  Render  (2010),  obat harus  memiliki  kontrol  persediaan  yang lebih  ketat,  akurasi  pencatatan  yang  lebih sering  diverifikasi.  Selain  itu  kelompok  ini juga memerlukan pencatatan serta pemantauan  yang  akurat  dan  lengkap. Dalam  pemesanannya  harus  dilakukan dalam  jumlah  yang  sedikit  dengan  waktu pemesanan  yang  lebih  sering  karena  nilai investasi pada kelompok ini sangatlah besar dan dapat memberi dampak menguntungkan apabila dikelola dengan baik.
Kelompok  B  merupakan  kelompok dengan jenis sebanyak 19 jenis obat. Dalam pengadaannya  proses  pemesanan  harus dilakukan  dengan  frekuensi  yang  sedikit lebih  jarang  sekitar  1  –  2  minggu  karena obat  ini  boleh  mengalami  kekosongan  tapi kekosongannya tersebut tidak boleh melebihi 48 jam. Kelompok ini tidak terlalu ketat dalam pengawasannya bila dibandingkan dengan kelompok A, pengawasan  dilakukan  sekitar  6  bulan sekali.  Kelompok  B  merupakan  kelompok yang  berperan  penting  dalam  pengobatan namun  tidak  sekritis  pada  kelompok  A sehingga  tidak  perlu  dilakukan  pemantauan untuk semua jenis obat.
Kelompok C terdiri dari 18 jenis obat atau  45.00  %  dari  total  jenis.  Biaya  dalam kelompok  ini  tidak  terlalu  besar  sehingga pengendaliannya  tidak  telalu  ketat.  Dalam kelompok  obat  ini  kekosongan  dapat  terjadi melebihi  48  jam  sehingga  dalam  frekuensi pemesanannya  dilakukan  lebih  jarang  dari kedua kelompok di atas. Untuk pengawasannyapun  lebih  longgar  terhadap kelompok  ini,  sekitar  setahun  sekali  dan juga  pada  kelompok  ini  dapat  digunakan
perkiraan  kasar  sebagai  dasar  perencanaan untuk  pengadaan  berikutnya.  Menurut  Seto (2004), seorang pengelola seharusnya memonitor  kelompok  C  untuk  menentukan obat  tersebut  semestinya  dikurangi  dari persediaan.
Mengurangi persediaan kelompok C yang lambat lakunya merupakan metode praktis dalam mengurangi biaya investasi dalam persediaan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang telah  dilakukan  dapat  disimpulkan  bahwa terdapat  3  jenis obat  (7.50%)  yang merupakan  kelompok  A,  19  jenis obat (47.50%) kelompok B dan terdapat  18 jenis obat (45.00%) termasuk dalam kelompok C.

## SARAN
Perlu  dilakukan  penelitian  lebih lanjut  tentang  perencanaan  dan  pengadaan obat berdasarkan ABC Indeks Kritis dengan menggunakan  metode  seperti Economic Order  Quantity (EOQ)  dan Re  Order  Point (ROP).

## DAFTAR PUSTAKA
Aditama, T.Y.2002. Manajemen Administrasi  Rumah  Sakit  (Edisi Ke-2) . UI Press, Jakarta. Anonim. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan No.1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit . Departemen Kesehatan RI, Jakarta
.  2009. Undang-undang  Republik Indonesia  No.44  tahun  2009
tentang  Rumah  Sakit .  MenKes RI, Jakarta. . 2016. Peraturan Menteri Kesehatan  Republik  Indonesia
Nomor  72  tahun  2016  tentang Standar  Pelayanan  Kefarmasian
Di  Rumah  Sakit .  MenKes  RI,
Jakarta
Depkes  RI.  2002. Pedoman  Supervisi  dan
Evaluasi Obat Publik dan Perbekalan Farmasi . Depkes RI, Jakarta.
Febriawati,  H.  2013. Manajemen  Logistik Farmasi  Rumah  Sakit .  Gosyen
Publishing, Yogyakarta.
Heizer,  J.,  Render,  B.  2010. Manajemen Operasi Edisi 7 . Salemba Empat, Jakarta.
Heizer,  J.,  Render,  B.  2011. Manajemen Operasi Edisi 9 . Salemba Empat, Jakarta.
Holloway,  K.  2003. Drug  and  Therapeutics Committee . World Health Organization,  Departement  of Essential  Drugs  and  Medicines Policy, Geneva. Mashuda, A. 2011. Pedoman Cara Pelayanan  Kefarmasian  yang Baik . Kerjasama Direktorat Jendral  Bina  Kefarmasian  dan Alat Kesehatan Kementrian Kesehatan  Republik  Indonesia dengan  Pengurus  Pusat  Ikatan
Apoteker Indonesia, Jakarta.
Notoatmodjo,  Soekidjo.  2003. Pendidikan dan  Perilaku  Kesehatan .  Rikena Cipta, Jakarta.
Peterson,  A.M.  2004. Managing  Pharmacy Practice:Principles, Strategies, and Systems . CRC Press,
Danvers.
Quick,  J.P.,  Rankin,  J.R.,  Laing,  R.O., O’Cornor, R.W. 2012. Managing Drug  Supply,  The  Selection, Procurement,  Distribution  and Use  of  Pharmaceutical  third edition . Kumarin Press, USA.
Rumah  Sakit  Umum  Luwuk.  2015.  Profil Rumah  Sakit  Umum  Daerah Luwuk  Tahun  2015.  RSUD, Luwuk.
Reddy,  V.V.  2008. Hospital  Material
Management In  A.  V.  Srinivasan
(Ed) Managing a Modern
Hospital .  Sage  Publication,  New Delhi.
Satibi.  2017. Manajemen  Obat  di  Rumah Sakit . UGM Press, Yogyakarta. Siregar,  C.J.P.  2004. Farmasi  Rumah  Sakit Teori  dan  Penerapan .  EGC,
Jakarta.
Seto,  S.  2004. Manajemen  Farmasi . Airlangga University Press, Surabaya.
Setyosari,  P.  2010. Metode  Penelitian
Pendidikan  dan  Pengembangan Edisi  Keempat .  Prenadamedia Group, Jakarta.
Yunarto.,  S.  2005. Business  Concepts Implementation Series In Inventory  Management .  PT  Elex Media Komputindo, Jakarta.