## SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KLASIFIKASI ARSIP BERBASIS WEB PADA BMKG STASIUN KLIMATOLOGI BOGOR
Asep Ramdan Sopyan Nurdin 1 , Yuggo Afrianto 2

## Universitas Ibn Khaldun Bogor
E-Mail: asepramdan@gmai.com 1

## Abstrak
Prosedur  yang  diterapkan  pada  pengelolaan  klasifikasi  arsip  di  BMKG  Stasiun klimatologi Bogor dimulai dari pengeloaan, pencarian hingga penyimpanan arsip masih secara manual. Penyimpanan atau pengelolaan klasifikasi arsip hanya berupa dokumentasi pada buku besar  dan  penyimpanan  dokumen  masih  dalam  bentuk  hardcopy.  Selain  itu  pada  pencarian klasifikasi arsip memakan waktu yang lama karena harus mencari kode yang sesuai dengan yang dibutuhkan  sehingga  mengalami  kesulitan  karena  harus  membuka  terlebih  dahulu  data-data pada buku besar dan mencarinya satu persatu. Pada penelititian ini dilakukan dalam 3 tahap terdiri  dari  tahap  analisis  sistem,  tahap  perancanga  sistem  dan  database,  dan  yang  terakhir tahap implementasi sistem. Tujuan penelitian untuk memberikan solusi sekaligus memudahkan dalam  pengelolaan  klasifikasi  arsip  kepada  staff  TU  BMKG  Stasiun  Klimatologi  Bogor. Sehingga  dengan  adanya  sistem  ini  pengelolaan klasifikasi arsip  dapat  dikelola secara  lebih efektif  dan  memudahkan  dalam  pengelolaannya.  Serta  secara  langsung   terhubung  dengan database yang dapat tersimpan dengan baik dan dapat melakukan pencarian arsip dengan cepat dan tepat, sehingga tidak perlu lagi melakukan pengelolaan klasifikasi arsip secara manual.
Kata Kunci : Arsip, BMKG, staff

## Abstract
The procedure applied to the management of archive classification at the BMKG Bogor Climatology Station starts from managing, searching to storing archives still manually. Storage or management of archive classification is only in the form of documentation in the ledger and document storage is still in hardcopy form. In addition, the search for archive classification takes a long time because they have to find the code that matches what is needed so they have difficulty because they have to open the data in the ledger first and look for them one by one. This research was carried out in 3 stages consisting of the system analysis stage, the system and database design stage, and the last stage was the system implementation stage. The purpose of this research is to
provide solutions and at the same time facilitate the management of archive classification for TU BMKG staff at Bogor Climatology Station. So that with this system the management of archive classification can be managed more effectively and make it easier to manage. And it is directly connected  to  a  database  that  can  be  stored  properly  and  can  search  archives  quickly  and precisely, so there is no need to manually manage archive classifications.
Keywords: Archives, BMKG, staff

## 1. PENDAHULUAN
Arsip merupakan rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat.  Berbagai informasi yang berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu organisasi akan senantiasa terjaga seiring  dengan  pengelolaan  arsip  yang baik  pada  suatu  organisasi.  Keberadaan arsip  bagi  suatu  organisasi  memiliki berbagai fungsi  dan  nilai  guna.  Secara fungsional, suatu arsip akan dibutuhkan oleh pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan  organisasi  [1].  Menurut Peraturan Badan Meteorologi, klimatologi,  dan  Geofisika  Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2019 Tentang Klasifikasi  Arsip,  Klasifikasi  arsip
adalah pola pengaturan atau
pengelompokan  Arsip  menurut  urusan atau  masalah  secara  logis,  kronologis, dan sistematis berdasarkan tugas, fungsi,
dan  kewenangan  Badan  Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika [2]. Klasifikasi  Arsip  digunakan  sebagai pedoman  dalam  penyimpanan  Arsip dan/atau  penemuan  kembali  Arsip dengan cepat dan tepat.
Prosedur  yang  diterapkan  pada pengelolaan  klasifikasi  arsip  di  BMKG Stasiun  klimatologi  Bogor  dimulai  dari pengeloaan, pencarian hingga penyimpanan arsip masih secara manual. Penyimpanan atau pengelolaan klasifikasi arsip hanya berupa dokumentasi  pada  buku  besar  dan penyimpanan  dokumen  masih  dalam bentuk  hardcopy.  Selain  itu  pada pencarian  klasifikasi  arsip  memakan waktu  yang  lama karena  harus  mencari kode yang sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mengalami kesulitan karena harus membuka terlebih dahulu  data-data  pada  buku  besar  dan mencarinya satu persatu.
Untuk  menyelesaikan  masalah
tersebut dengan memanfaatkan teknologi berbasis website memungkinkan  untuk  membuat  suatu
sistem yang dapat melakukan pengelolaan klasifikasi arsip bisa dilakukan  dengan  mudah,  akurat  dan tidak  hilang.  Penyimpanan  klasifikasi arsip  tersebut  bisa  berupa  file  atau softcopy sehingga memungkinkan kemudahan  dan  kenyamanan  dalam  hal pencarian  dan  tidak  rusak  dimakan waktu.
Adapun  tujuan  penelitian  untuk memberikan solusi sekaligus memudahkan dalam pengelolaan klasifikasi  arsip  kepada  staff  TU BMKG  Stasiun  Klimatologi  Bogor. Sehingga  dengan  adanya  sistem  ini pengelolaan  klasifikasi  arsip  dapat dikelola  secara  lebih  efektif  dan memudahkan  dalam  pengelolaannya. Serta  secara  langsung    terhubung dengan  database  yang  dapat  tersimpan dengan  baik  dan  dapat  melakukan pencarian arsip dengan cepat dan tepat, sehingga  tidak  perlu  lagi  melakukan pengelolaan  klasifikasi  arsip  secara manual.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu: (1) tahap
analisis kebutuhan, (2)
tahap perancangan sistem dan database, dilakukan  dengan  cara    membuat
diagram  dan  tabel,  dan  (3)  tahap implementasi sistem.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisis Kebutuhan
1. Analisis Proses Bisnis
 Proses bisnis lama
Pengelolaan data Klasifikasi arsip belum
menggunakan  sistem  pengarsipan secara  digital.  Dalam  Pengelolaan klasifikasi arsip yang dikelola untuk disimpan dan dicari masih dilakukan secara manual book. Proses pengarsipan  bisnis  lama  dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1.  Proses Bisnis Lama
 Proses bisnis baru
Sistem yang dibuat diharapkan dapat mengatasi
permasalahan  dari sistem  lama  dan
memudahkan  dalam  pengelolaan klasifikasi arsip. Proses pengarsipan  bisnis  baru  dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Proses Bisnis Baru Perancangan Sistem
 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram  yang  mennggambarkan  proses bisnis terhadap suatu sistem yang dibuat. Diagram konnteks pada kerja praktik ini ditunjukan pada Gambar 3.

## Gambar 3 Diagram Konteks
 Pelaku Sistem ( List Actor ) Pelaku sistem ( List Actor )
merupakan  gambaran  dari  keseluruhan aktor  yang berinteraksi  dalam  sistem, dari  diagram konteks diatas  dapat diidentifikasi  beberapa  aktor  atau pelaku yang terkait. List Actor ditunjukkan pada Tabel 1. Tabel 1. List Actor Aktor Deskripsi Kasubbag  Staff Tata Usaha Unit yang bertugas membuat user, membatasi hak  akses  pada  user  serta menginputkan data pengarsipan klasifikasi arsip berdasarkan data dari buku klasifikasi arsip BMKG stasiun Bogor Anggota Staff Tata  Usaha  1  & 2 Unit yang mengakses serta klasifikasi arsip Staff DATIN Melihat  data  klasifikasi arsip untuk pengarsipan. Kepala  Stasiun BMKG Bogor Melihat  data  klasifikasi arsip  Use Case Diagram
Use  case  diagram adalah  suatu diagram yang
menggambarkan fungsionalitas  yang  diharapkan  dari sebuah  sistem  dan  dapat  menampilkan hubungan  antara  list use  case  diagram dengan list  actor.  Use  case  diagram
ditunjukkan pada Gambar 4.
Gambar 4. Use Case Diagram
 Activity Diagram
1. Manajemen Pencipta arsip
Manajemen  pencipta  arsip merupakan aktivitas yang dilakukan oleh admin untuk menambahkan,  melihat,  mengubah menghapus  dan  menyimpan  nama pencipta arsip. Manajemen Pencipta arsip ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Manajemen Pencipta arsip

## 2. Manajemen unit pengolahan
Manajemen  unit  pengolahan merupakan aktivitas yang dilakukan oleh  admin  untuk  menambahkan, melihat, mengubah, menghapus dan menyimpan  nama  unit  pengolahan. Manajemen unit pengolahan ditunjukkan pada Gambar 6.

## Gambar 6. Manajemen unit pengolahan

## 3. Manajemen Lokasi
Manajemen lokasi merupakan aktivitas yang dilakukan oleh admin untuk menambahkan, melihat, mengubah dan menghapus, menyimpan nama lokasi pengolahan arsip manajemen lokasi ditunjukkan
pada Gambar 7.
Gambar 7. Manajemen Lokasi

## 4. Manajemen Media
Manajemen media merupakan aktivitas yang dilakukan oleh admin untuk  menambahkan  jenis  media arsip manajemen media ditunjukkan pada Gambar 8

## Gambar 8. Manajemen Media
 Sequence Diagram
Sequence  Diagram digunakan
untuk  menggambarkan  scenario  atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan  sebagai  sebuah  respon  dari suatu  kejadian  untuk  menghasilkan output  tertentu. Sequence  Diagram
diawali  dari  apa  yang  me- trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan
output apa yang dihasilkan.
1. Sequence  Diagram  input unit pengolahan
Sequence  Diagram  input unit pengolahan merupakan tambah data unit pengolahan yang menggambarkan
proses  tambah  data  unit  pengolahan.
Sequence Diagram klasifikasi ditunjukkan pada Gambar 9. Gambar 9. Sequence Diagram input
unit pengolahan 2. Sequence Diagram input Lokasi
Sequence  Diagram  input Lokasi merupakan  tambah  data  klasifikasi yang  menggambarkan  proses  tambah lokasi. Sequence  Diagram lokasi ditunjukkan pada Gambar 10.
Gambar 10. Sequence Diagram input
Lokasi
3. Sequence Diagram input Media
Sequence  Diagram  input Media merupakan tambah data klasifikasi yang menggambarkan  proses  tambah  data Media. Sequence  Diagram media ditunjukkan pada Gambar 11.
Gambar 11. Sequence Diagram input

## Media
 Class Diagram
Class Diagram merupakan sebuah spesifikasi yang jika
diinstansikan akan  menghasilkan  objek dan merupakan inti dari pengembangan dan  desain  berorientasi  objek. Class Diagram menggambarkan atribut suatu sistem, sekaligus  menawarkan  layanan untuk  memanipulasi  keadaan  tersebut (metode  atau  fungsi). Class  Diagram ditunjukkan pada Gambar 12.
Gambar 12. Class Diagram

## Implementasi Sistem
 Implementasi Interface
1. Halaman Data Klasifikasi
Pada  halaman  ini  menampilkan halaman  data  klasifikasi.  Halaman data
klasifikasi  ditunjukkan  pada  Gambar 13.
Gambar 13. Halaman Data Klasifikasi
2. Halaman Data Pencipta Arsip
Pada  halaman  ini  menampilkan halaman  data  pencipta  arsip. halaman data  pencipta  arsip  ditunjukkan  pada Gambar 14.
Gambar 14. Halaman Data Pencipta Arsip
3. Halaman Data Unit Pengolahan
Pada  halaman  ini  menampilkan halaman data unit pengolahan. data unit pengolahan  ditunjukkan  pada  Gambar 15.

## Gambar 15. Data Unit Pengolahan

## 4. Halaman Data Media Arsip
Pada  halaman  ini  menampilkan Halaman  Data  Media  Arsip.
Halaman  data  media  arsip  ditunjukkan pada Gambar 16.
Gambar 16. Halaman Data Media

## 5. Halaman Data User
Pada  halaman  ini  menampilkan halaman  data  user.  Halaman  data menambahkan  user  ditunjukkan  pada Gambar 17.
Gambar 17. Halaman Data user

## Pengujian Sistem
Pengujian sistem dimaksudkan untuk menguji berbagai
proses
penggunaan  sistem, apakah sudah berjalan sesuai dengan harapan
1. Rencana Pengujian
Metode  yang  digunakan  untuk mengetahui  apakah  sistem  berfungsi dengan   benar.   Pengujian   pengujian black box merupakan metode perancangan  data  uji  yang  didasarkan pada sistem yang telah dibuat. Adapun beberapa  hal  yang  akan  diujikan menggunakan  metode black  box ini adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Penjelasan Pengujian Sistem Kelas Uji Butir Uji Jenis Pengujian Login Login Black Box Manajemen Informasi Manajemen User .

## Manajemen
Entry
Data Baru Arsip. Manajemen Klasifikasi Arsip. Manajemen Pencipta Arsip. Manajemen Unit Pengolahan.
Manajemen Lokasi Arsip. Manajemen Media Arsip. Black Box

## 2. Hasil Pengujian Fungsional Sistem
Pengujian fungsional mencangkup pengecekan sistem apakah  sudah  berjalan  dengan  yang dibutuhkan atau tidak. Sistem
ditujukkan  pada  Tabel  10.  Hasil Pengujian Fungsional.
Tabel 3. Hasil Pengujian Fungsional
No  Skenari o Uji Skema Hasil Keterangan 1 Login User dan Admin Berhasil Login Username mengiput kan dan
user
Usernam e dan password Password yang benar
benar 2 Login User dan Admin Gagal Login  Username
mengiput
kan Usernam
e
dan
Passwor
d yang salah dan user password salah 3 Manaje men
User . Admin menamb ahkan, mengedi t dan menghap us data
User
Berhasil menambah kan, mengedit dan menghapus data User
Data Diinputkan lengkap 4 Manaje men Entry Data Arsip Admin menamb ahkan, mengedi t dan
menghap us Entry
Data Arsip Berhasil menambah kan, mengedit dan menghapus Entry
Data
Arsip Data Diinputkan lengkap 5 Ma naje me n Kla sifi kasi Ars Admin menamb ahkan, mengedi t dan
menghap
Berhasil menambah kan, mengedit dan
menghapus Klasifikasi
Arsip. Data Diinputkan lengkap
ip. us
Klasifika si Arsip. 6 Manaje men
Pencipt
a Arsip.
Admin
menamb ahkan, mengedi t dan menghap us pencipta arsip. Berhasil menambah kan, mengedit dan menghapus pencipta
arsip.
Data diinputkan lengkap
7 Ma naje
men
Unit
Pen
gola han. Admin menamb ahkan, mengedi t
dan
menghap us unit Berhasil menambah kan, mengedit
dan menghapus
Data diinputkan lengkap
Pengolah
an. unit
pengolahan.
8 Mana jeme n Loka si Arsip . Admin menamb ahkan, mengedi t dan menghap us  lokasi arsip Berhasil menambah kan, mengedit dan menghapus lokasi arsip Data diinputkan lengkap 9 Man ajem en Medi a Arsi p. Admin menamb ahkan, mengedi t dan menghap
us media
arsip.
Berhasil menambah kan, mengedit
dan menghapus media arsip.
Data diinputkan lengkap

## 4. KESIMPULAN
Mengacu pada hasil dan
pembahasan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pembangunan website sistem informasi  klasifikasi  arsip  untuk pegawai  internal  BMKG  Stasiun
Bogor telah dilakukan dan diimplementasikan dari hasil rancangan yang telah dibuat dalam
Diagram  Konteks ,  Pelaku  Sistem ( List  Actor ), Use  Case  Diagram ,
Activity Diagram , Sequence
Diagram dan Class Diagram.
2. Rancangan  sistem  informasi  yang baru  dapat  berjalan  dengan  baik sesuai dengan  keinginan  pegawai internal BMKG Stasiun Bogor.
3. Sistem  informasi  klasifikasi  arsip dapat  digunakan  sebagai  jawaban atas  permasalahan  yang  terjadi pada  pengelolaan  klasifikasi  arsip, dengan sistem ini pengelolaan arsip dapat lebih mudah dilakukan serta jauh  lebih  cepat  dan  kualitas informasi  lebih  terkelola  dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Alem  Maulana  Wulida  Finnahar
dan  R.  Fatmawati,  “Sistem Klasifikasi Arsip Di Biro Akademik  Dan  Kemahasiswaan Universitas  Negeri  Padang,” J. Pustaka Budaya , vol.8, no.1,pp.31–47,2021,  doi: 10.31849/pb.v8i1.5632. 2021,
doi: 10.31849/pb.v8i1.5632.
[2] Wikipedia, “Sistem informasi,” id.wikipedia.org ,
2021.
https://id.wikipedia.org/wiki/Sist
em_informasi  (diakses  Jun.  08, 2021).
[3] Wikipedia,“Informasi,” id.wikipe dia.org ,2021https://id.wikipedia. org/wiki/Informai(diakses Juni 08, 2021).
[4] PT  Cipta  Piranti  Sejahtera, “Arsip: Pengertian, Fungsi, Sifat, dan Jenis- jenisnya,” accurate.id, 2021.
[5] Perpustakaan  Kita,  “Klasifikasi Arsip:  Pengertian,  Kegunaan, Tujuan,  Teknik,  Skema  dan Tahap  Penyusunan  Klasifikasi Arsip,” wawasankoe.blogspot.com, 2020.
http://wawasankoe.blogspot.com
/2020/05/klasifikasi-arsip- pengertian-
kegunaan.html
(diakses Juni 08, 2021).
[6] H. Riyadli, A. Arliyana, dan F. E. Saputra, “Rancang Bangun
Sistem Informasi Keuangan Berbasis WEB,” J. Sains Komput. dan Teknol. Inf., vol. 3, no. 1, pp. 98–103, 2020, doi: 10.33084/jsakti.v3i1.1770.
[7] R. Safitri, “Simple Crud Buku
Tamu Perpustakaan Berbasis Php Dan Mysql :Langkah-
Langkah Pembuatan,”
Tibanndaru J. Ilmu Perpust. dan Inf., vol. 2, no. 2, p. 40, 2018, doi: 10.30742/tb.v2i2.553.
[8] Afuan Lasmedi, “Pemanfaatan Framework Codeigniter Dalam Pengembangan Sistem Informasi Pendataan Laporan Kerja Praktek Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Unsoed (Codeigniter Framework Used in Information System Development for Student’s Report Data Collection Prac,” Juita, vol. I, pp. 39–44, 2010.
[9] Nurmalasari, Anna, dan R.
Arissusandi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Laporan Laba Rugi Berbasis Web,” J. Sains dan Manaj., vol. 7, no. 2, pp. 6–14, 2019.
[10] M. Husni, N. P. Jatmiko, dan A.
Prasetyo, “Database Sql Server
Berbasis Web,” Ranc. Bangun
Perangkat Lunak Manaj. Database Sql Serv. Berbas. Web, vol. 4, no. 1, pp. 40–45, 2005.
[11] B. Muslim dan L. Dayana,
“Sistem Informasi Peraturan Daerah (Perda) Kota Pagar Alam Berbasis Web,” J. Ilm. Betrik, vol. 7, no. 01, pp. 36–49, 2016, doi: 10.36050/betrik.v7i01.11.
[12] W. Jannah, I. F. Astuti, dan S. Maharani, “Rancang Bangun Sistem Informasi Bimbingan Belajar Berbasis Web (Studi Kasus: Lembaga Bimbingan Belajar Tadica),” Inform. Mulawarman J. Ilm. Ilmu Komput., vol. 10, no. 1, p. 47, 2016, doi:
10.30872/jim.v10i1.20.
[13] Syahrul dkk, “Teknologi informasi dan pendidikan,” Al-
Manar (Edisi 1), vol. 11, no. 2, pp. 1–7, 2004.