## PERFORMANCE EVALUTION OF PHARMACY WAREHOUSE MANAGEMENT AT
THE HEALTH OFFICE OF NORTH TORAJA REGENCY

## EVALUASI KINERJA MANAJEMEN GUDANG FARMASI DINAS KESEHATAN
KABUPATEN TORAJA UTARA
Febrylia T. Pongsitammu 1)* , Gayatri Citraningtyas 1) , Gerald E. Rundengan 1)
1) Program Studi Farmasi FMIPA UNSRAT Manado, 95115 *febryliatasya16@gmail.com

## ABSTRACT
Performance  measurement  and  inspection  in the  Pharmacy  Warehouse is important to find out and minimize errors in the Pharmacy Warehouse for better health services. This study aims to determine the  performance  of  the  pharmacy  warehouse  management  at  the  Health  Office  of  North  Toraja Regency  used  analysis  warehouse  check-up  and  to  find  out  what  needs  to  be  improved  in  the Pharmacy  Warehouse  of  the  Health  Office  of  North  Toraja  Regency  to  improve  warehouse management.  This  type  of  research  is  a  quantitative  study  with  a  descriptive  approach.  The population  in  this  study  is  administrative  data  in  the  Pharmacy  Warehouse  and  all  warehouse officers.  Retrieval  of  data  through  interviews  and  direct  observation  used  observation  worksheets. The results showed that the final score for the Pharmacy Warehouse of North Toraja Regency used a warehouse check-up was 89 and entered the status Running Properly (RP). The conclusion is that the North  Toraja  Regency  Pharmacy  Warehouse  had  been  well  managed,  but there are  still  points that need to be improved for better health services.
Keywords : Performance, Pharmacy Warehouse, Health Office, North Toraja Regency

## ABSTRAK
Pengukuran  kinerja  dan  pemeriksaan  dalam  Gudang  Farmasi  penting  untuk  mengetahui  dan meminimalkan  kesalahan  dalam  Gudang  Farmasi  demi  pelayanan  kesehatan  yang  lebih  baik. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  kinerja  manajemen  Gudang  Farmasi  Dinas  Kesehatan Kabupaten  Toraja  Utara  menggunakan  analisis warehouse  check-up dan  mengetahui  hal  yang  perlu diperbaiki  di  Gudang  Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Toraja  Utara  untuk  meningkatkan manajemen  gudangnya.  Jenis  penelitian  ini  merupakan  penelitian  kuantitatif  dengan  pendekatan deskriptif. Populasi dalam penelitian ini adalah data administrasi dalam Gudang Farmasi dan seluruh petugas gudang. Pengambilan data melalui wawancara dan observasi langsung menggunakan lembar kerja  pengamatan.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  skor  akhir  Gudang  Farmasi  Kabupaten Toraja  Utara  dengan  menggunakan warehouse  check-up adalah  89  dan  masuk  pada  status Running Properly (RP) . Kesimpulannya Gudang Farmasi Kabupaten Toraja Utara sudah dikelola dengan baik namun masih terdapat poin - poin yang perlu diperbaiki demi pelayanan kesehatan yang lebih baik.
Kata kunci : Kinerja, Gudang Farmasi, Dinas Kesehatan, Kabupaten Toraja Utara

## PENDAHULUAN
Pelayanan  kesehatan  merupakan  salah satu  upaya  yang  dapat  dilaksanakan  sendiri ataupun  secara  bersamaan  dalam  suatu organisasi  yang  bertujuan  untuk  memelihara dan  meningkatkan  kesehatan  perseorangan, keluarga, dan masyarakat. Obat dan perbekalan  kesehatan  merupakan  salah  satu komponen  yang  tidak  tergantikan  dalam pelayanan kesehatan  (Kurniawati 2017). Manajemen  pengelolaan  obat  yang  baik meliputi  tahap  seleksi,  pengadaan,  distribusi dan  penggunaan,  serta  pendukung  manajemen yang meliputi manajemen organisasi, ketersediaan  dana  pengadaan  obat  dan operasional lainnya, penanggung jawab, jumlah  SDM  dan  sistem  informasi  untuk menjamin  ketersediaan  obat,  pemerataan  dan keterjangkauan  obat  diperlukan  (Boku et  al . 2019).
Pengukuran  kinerja  perlu  dilakukan untuk monitoring implementasi strategi. Monitoring secara  sistematis  dan  terus  - menerus  penting  untuk  mengetahui  atau memastikan  kinerja  berada  pada  jalur  yang seharusnya,  untuk  meningkatkan  kinerja  dan mencapai tujuan jangka panjang (Rikmasari et al . 2014). Proses untuk  mencapai tujuan tidak dapat  di manage tanpa  pengukuran  kinerja, sehingga  tujuan  perusahaan  tidak  dapat tercapai.  Pengukuran  kinerja  juga  diperlukan untuk melaporkan kondisi perusahaan (Wibowo 2009).
Pemeriksaan  Gudang  perlu  untuk meminimalkan  kesalahan  yang  terjadi  pada proses  di  dalam  Gudang.  Menurut  Arwani dalam  (Agustina  2019),  audit  Gudang  yang dilakukan akan memastikan bahwa tujuan dan strategi pergudangan serta sistemnya disesuaikan secara optimal dengan lingkungan bisnis, baik yang sekarang maupun yang akan datang.  Metode  yang  dapat  digunakan  dalam proses  audit  adalah warehouse  check-up, dengan  metode  ini  proses  audit  secara menyeluruh yang dilakukan dalam 7 perspektif,  yaitu:  strategi (strategic), proses ( process), operasional  ( operations), biaya (costs), sistem informasi (i nformation system), fasilitas  ( infrastructure), dan  sumber  daya manusia ( people ).
Permasalahan  yang  dihadapi  Gudang Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Toraja Utara terkait pengelolaan obat seperti penyimpanan  obat  masih  ada  yang  disimpan pada  tempat  yang  kosong  bukan  bagian  dari
Gudang  dikarenakan  tempat  yang  kurang memadai  di  bagian  Gudang,  hal  tersebut tentunya  akan  mengurangi  performa  Gudang Farmasi Dinas Kesehatan.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui  kinerja  manajemen  dilihat  dari status  Gudang  Farmasi  Dinas  Kesehatan Kabupaten Toraja Utara menggunakan metode warehouse  check-up serta mengetahui  hal yang  perlu  diperbaiki  di  Gudang  Farmasi Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Toraja  Utara untuk  meningkatan  manajemen  gudangnya. Hasil  penelitian  ini  dapat  dijadikan  sebagai bahan informasi atau referensi untuk penelitian selanjutnya.  Hasil  penelitian  ini  juga  dapat menambah pengetahuan dan wawasan mahasiswa  mengenai  manajamen  Gudang Farmasi dari berbagai perspektif serta menjadi bekal nantinya saat memasuki dunia kerja.

## METODOLOGI PENELITIAN Waktu Dan Tempat Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  Gudang Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Toraja Utara, pada bulan Februari 2021 - April 2021.

## Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan jenis penelitian  kuantitatif  yang  bersifat  analisis deskriptif  dengan  pengumpulan  data  secara prospektif.

## Populasi Penelitian
Populasi  dalam  penelitian  ini  adalah data dan SDM dalam Gudang Farmasi yaitu : 1. Data  administrasi  pengelolaan  obat  publik dan perbekkes dalam Gudang Farmasi,
2. Sistem informasi Gudang Farmasi,
3. Data SDM Gudang Farmasi,
4. Anggaran  dan  laporan  keuangan  Gudang Farmasi,
5. Informan :
a. Kepala Gudang Farmasi
b. Staf tata usaha/administrasi
c. Petugas  dalam  tiap  divisi  Gudang Farmasi.

## Pengumpulan Data
Data  yang  dikumpulkan  berupa  data primer dan sekunder :
1. Data  primer  adalah  data  yang  diperoleh dari  wawancara  dengan  petugas  Gudang Farmasi  dan  hasil  pengamatan  (observasi) berupa data administrasi obat dan perbekalan  kesehatan  (LPLPO,  anggaran
dan laporan keuangan gudang, SIM gudang serta data SDM gudang). 2. Data sekunder adalah Pedoman Pengelolaan  Obat  Publik  dan  Perbekalan Kesehatan  di  Daerah  Kepulauan  Tahun 2017  dan  Materi  Pelatihan  Manajemen Kefarmasian di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota Tahun 2010 untuk dijadikan standar dalam penelitian. Data yang dikumpulkan dianalisis menggunakan  analisis warehouse  check-up untuk menentukan status Gudang Farmasi.

## Analisis Data
Menurut  Arwani  dalam  (Mauludin, 2012),  penilaian  ( scoring )  dalam warehouse check-up dilakukan  terhadap  7  perspektif dengan  melakukan  pembobotan  dan  kriteria penilaian.  Penilaian (scoring) terhadap  7 perspektif dilakukan dengan melakukan pembobotan  untuk  setiap  kriteria  seperti  pada Tabel 1. Hasil akhir dari penilaian akan tertuju pada status gudang. Total skor untuk masing – masing kondisi  tersebut adalah  seperti disampaikan pada Tabel 2.
Tabel  1. Scoring dan  Bobot  Terhadap  7
Perspektif Warehouse Check-Up Perspektif Skala Bobot Strategi ( strategic ), 10 – 100 20% Proses ( process ), 10 – 100 15% Operasional ( operations ), 10 – 100 15% Biaya ( costs ), 10 – 100 15% Sistem informasi ( information system ), 10 – 100 15% Fasilitas ( infrastructure ), 10 – 100 10% Sumber daya manusia ( people ). 10 – 100 10% TOTAL  100% (Sumber: Mauludin 2012) Tabel 2. Scoring dan Status Gudang Status Gudang Total Score Well Managed (WM) 90 – 100 Running Properly (RP) 80 – 89 Need Improvement (NI) 70 – 79 Extremely Need Improvement (ENI) 50 – 69 Need Fundamental Improvement (NFI) < 50
(Sumber: Mauludin 2012)

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Warehouse Check-Up
Tabel 3. Hasil Warehouse Check-Up Perspektif Warehouse  Check- Up Catatan Status Skor Bobot Final Score Strategi ( strategic ) Visi dan misi Gudang Farmasi sudah tercacat dengan jelas dan disosialisasikan  ke  seluruh  petugas gudang. Inline 100 20% 20 Proses ( process ) Bahan mudah terbakar seperti alkohol  gabung  dengan  Gudang induk Major 77,5 15% 11,63 Belum adanya panitia untuk melaksanakan  pemusnahan  obat  - obat  yang  sudah  kedaluwarsa/  rusak, sehingga  obat-obat  tersebut  hanya dipisahkan  di  ruangan  tersendiri khusus obat - obat yang sudah rusak. Major Operasional ( operations ) Permintaan  konsumen  kadang  tidak terpenuhi dengan tepat Major 66,67 15% 10
Masih  sering  terjadi  kekosongan barang/ stock out dalam Gudang Major Biaya ( costs ) Gudang  Farmasi  Kab.  Toraja  Utara memiliki  dan  menentukan  standar biaya  dan  tiap  pengeluaran  dalam Gudang  Farmasi  sesuai  dengan  yang anggaran yang ditetapkan. Inline 100 15% 15 Sistem informasi ( information system ) Sistem  informasi  yang  digunakan memudahkan  proses  dalam  Gudang Farmasi Inline 100 15% 15 Fasilitas ( infrastructure ) Terdapat  beberapa  sarana  yang  tidak ada dalam Gudang Farmasi, selain itu kebersihan  dan  kerapian  Gudang yang masih kurang. Minor 73,68 10% 7,37 Sumber daya manusia ( people ) Tiap  divisi  dalam  Gudang  Farmasi tahu dan memahami tugasnya masing - masing dengan baik. Inline 100 10% 10 89 (Sumber : Data Penelitian 2021) Hasil  evaluasi  untuk  setiap  perspektif di  Gudang  Farmasi  Kabupaten  Toraja  Utara disampaikan pada Tabel 3. Temuan dikategorikan  sebagai Major apabila  temuan tersebut  sangat  mengganggu  kegiatan  proses pergudangan  maupun  kegiatan  perusahaan secara  langsung,  sedangkan  temuan Minor apabila temuan tersebut sedikit mempengaruhi proses  dan  nilai  yang  terdapat  dalam pergudanga  dan Inline apabila  temuan  dalam gudang  sejalan  dengan  standar  dan  ketentuan yang  telah  ditetapkan.  Hasil  penelitian menunjukkan  dalam  Gudang  Farmasi  Dinas Kesehatan  Kabupaten  Toraja  Utara  visi  dan misi sudah tercacat secara jelas.
Proses perencaan dalam Gudang dilakukan  oleh  suatu  tim  perencanaan  obat serta  sistem  pengadaan  dilakukan  dengan  dua cara  yaitu e-catalogue dan non  e-catalogue yang  dilakukan  oleh  Pejabat  Pengadaan  di Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Toraja  Utara. Berdasarkan  observasi  yang  dilakukan  sistem penyimpanan  dalam  Gudang  menggunakan prinsip FEFO  (First  Expired  First  Out) dan FIFO (First In First Out) . Obat yang disimpan dalam  gudang  akan  didistribusikan  ke  UPK (Unit  Pelayanan  Kesehatan)  yang  dilayani dengan  cara  diantarkan  ataupun  pihak  UPK mengambil  langsung  ke  Gudang  Farmasi. Salah  satu  evaluasi  dalam  perspektif  proses yaitu proses pemusnahan/penghapusan sediaan
farmasi,  namun  dari  hasil  penelitian  Gudang Farmasi Kab. Toraja Utara belum
melaksanakan  pemusnahan  sediaan  farmasi dikarenakan belum memenuhi standar insenerasi.
Anggaran  dalam  Gudang  Farmasi menggunakan  SBU  (Standar  Biaya  Umum) yang  merupakan  standar  biaya  berupa  harga satuan, tarif dan indeks yang digunakan untuk menyusun biaya komponen masukan kegiatan. Pengeluaran dalam Gudang Farmasi disesuaiken  dengan  standar  anggaran  yang telah ditetapkan. Hasil wawancara dengan tiap informan  dalam  Gudang  menunjukkan  bahwa latar belakang petugas dalam Gudang Farmasi Kab. Toraja Utara sudah sesuai dengan jabatan yang dipegang masing-masing SDM Kefarmasian. Hasil evaluasi kinerja
manajemen  Gudang  Farmasi  Dinas  Kesehatan Kab. Toraja Utara secara keseluruhan mendapat skor akhir 89 dan masuk pada status Gudang Running  Properly ( RP) ,  yang  berarti manajemen  Gudang  Farmasi  sudah  berjalan cukup  baik  namun  masih  ada  beberapa masalah dalam Gudang Farmasi yang baiknya bisa diperhatikan dan diperbaiki agar manajemen Gudang lebih baik lagi kedepannya  dan  bisa  masuk  dalam  klasifikasi Well Managed (WM) demi pelayanan kesehatan yang lebih baik dan berkualitas bagi masyarakat Toraja Utara.

## Rekomendasi Perbaikan
Beberapa poin yang baiknya diperbaiki dan diperhatikan dalam manajemen Gudang Farmasi Kab. Toraja Utara.
Tabel 4. Rekomendasi Perbaikan Perspektif Warehouse Check-Up . Catatan Status Rekomendasi Perbaikan Proses Bahan  mudah  terbakar seperti  alkohol  gabung dengan Gudang induk Major Baiknya bahan-bahan yang mudah terbakar disimpan  dalam  ruangan  khusus  terpisah dari  Gudang  induk  sesuai  dengan  standar penyimpanan  dalam  Pedoman  Pengelolaan Obat  Publik  dan  Perbekkes  di  Daerah Kepulauan    Tahun  2007  mengenai  bahan  - bahan yang bersifat mudah terbakar seperti alkohol dan eter. Tidak terlaksananya penghapusan dalam Gudang Farmasi dikarenakan tidak memenuhi  standar  untuk melakukan penghapusan. Major Pemusnahan/penghapusan  sediaan  farmasi dalam  Gudang  Farmasi  penting  sebagai bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap sediaan farmasi/obat - obatan yang diurusinya,
menghindari biaya pemeliharaan  dan  ruangan  serta  untuk menjaga  kebersihan  dan  terhindar  dari pengotoran  lingkungan,  maka  diharapkan Gudang  Farmasi  Kab.  Toraja  Utara  dapat melaksanakan penghapusan/pemusnahan sediaan farmasi. Operasional Permintaan konsumen kadang  tidak  terpenuhi dengan  tepat  dikarenakan kekosongan stok di Gudang Farmasi Major Meningkatkan  kinerja  manajemen  dalam Gudang perihal perencanaan dan pengadaan obat  serta  lebih  efisien  dalam  penggunaan anggaran/biaya  untuk  pengadaan  obat  agar tidak  terjadi stock  out /kekosongan  stok serta  melihat  dan  memperhatikan  faktor  - faktor yang beresiko menyebabkan kekosongan  stok  agar  dapat  dihindari  dan diperbaiki sehingga kedepannya permintaan konsumen dapat terpenuhi dengan tepat. Infrastruktur Beberapa sarana tidak ada dalam Gudang Farmasi Minor Baiknya  sarana  -  sarana  dalam  Gudang Farmasi  dilengkapi  seperti  lemari  dalam pedoman  baiknya  terdapat  5-7  unit  lemari dalam  Gudang  Farmasi  serta  kartu  induk persediaan  obat  yang  digunakan  sebagai alat pembantu dalam menentukan kebutuhan  dan  cerminan/gambaran  obat  - obat yang ada di Gudang. Gudang kurang bersih dan rapi Minor Kebersihan  dan  kerapian  tentunya  perlu diperhatikan  lagi  agar  tidak  menghalangi jalannya  proses  dalam  Gudang  Farmasi terlebih  di  lantai  dua  Gudang,  ruangan penyimpanan  obat  psikotropika  dan  obat  - obat  yang  sudah  rusak  terlihat  kebersihan dan kerapiannya masih kurang diperhatikan.

## KESIMPULAN
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa skor  akhir  Gudang  Farmasi  Kabupaten  Toraja Utara dengan menggunakan warehouse check- up adalah  89  dan  masuk  pada  status Running Properly  (RP) .  Gudang  Farmasi  Kabupaten Toraja  Utara  sudah  dikelola  dengan  baik namun  masih  terdapat  poin  -  poin  yang  perlu diperbaiki  demi  pelayanan  kesehatan  yang lebih baik.

## SARAN
Diharapkan  bagi  peneliti  selanjutnya dapat  ditunjang  dengan  pedoman  wawancara yang  lebih  rinci  demi  kelancaran  jalannya penelitian serta melengkapi pengumpulan data dengan laporan keuangan Gudang Farmasi.

## DAFTAR PUSTAKA
Agustina,  B.  2019.  Penerapan  7  Perspektif
Warehouse Check-Up di PT. Primarindo  Asia  Infrastructure,  Tbk. [Skripsi]. Universitas Pasundan, Bandung. Departemen  Kesehatan  RI.  2007.  Pedoman Pengelolaan Obat Publik di Perbekalan Kesehatan di daerah Kepulauan,  Direktorat  Bina  Obat
Publik  dan  Perbekalan  Kesehatan. Jakarta.
Departemen  Kesehatan  RI.  2010.  Materi Pelatihan  Manajemen  Kefarmasian  di Instalasi  Farmasi  Kabupaten/Kota, Direktoral  Jendral  Bina  Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Jakarta.
Kurniawati,  E.  2017.  Analisis  Manajemen Logistik  bat  di  Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit  Islam  Siti  Aisyah Madiun  Tahun  2017.  [Skripsi].  Stikes Bhakti Husada Mulia Madiun, Madiun. Mauludin, R. 2012. Audit Kinerja Gudang PT. Pertamina  (Eksplorasi  dan  Produksi) Region  Jawa.  [Skripsi].  Fakultas Teknik Universitas Widyatama, Bandung. Rikmasari,  Y.,  Satibi,  dan  T.  Murti.  2014. Pengukuran  Kinerja  Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit  X  dengan  Pendekatan Balanced Scorecard . Jurnal
Manajemen  dan  Pelayanan  Farmasi . 4(2): 85-90.
Wibowo,  A.  2009.  Perancangan  Sistem Pengukuran  Kinerja  di  Apotek  XYZ dengan menggunakan Metode Integrated  Performance  Measurment Systems (IPMS) dan Pembobot
Triangular  Fuzzy  AHP.  [Skripsi].
Universitas Sebelas Maret, Surakarta