http://ejournal.poltekkes-smg.ac.id/ojs/index.php/link _________________________________________________________________

## RETENSI REKAM MEDIS DALAM UPAYA EFISIENSI RAK PENYIMPANAN
Edy Susanto *)1) , Irmawati, Adhani Windari, Ivana Putri Risyanti, Yogi Teguh Prakoso, Johninda Aulia Akbar, Rizky Febri Nugroho, Agustin Ira Krisnanita, Bernadeta Riski Kristiyani
1) Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan ; Poltekkes Kemenkes Semarang Jl. Tirto Agung ; Pedalangan ; Banyumanik ; Semarang ; Jawa Tengah ; Indonesia

## Abstrak
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun tehitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan (Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008  dalam  bab  IV  pasal  8.  Berdasarkan  studi  pendahuluan  tanggal  12 desember  2016,  permasalahan  yang  terjadi  dalam  pengelolaan  rekam  medis  di  RSUD  Tugurejo Semarang  khususnya  retensi  rekam  medis  adalah  terakhir  pelaksanaan  retensi  dokumen  rekam medis pada tahun 2011 hal ini disebabkan kurangnya pengetahuan SDM dalam tata cara retensi dokumen  rekam  medis. Sehingga  tim  pengabmas  dari  jurusan  RMIK  melaksanakan pengabmas di rumah sakit tersebut dengan tujuan meningkatnya pengetahuan pegawai unit  kerja  rekam  medis  tentang  retensi  rekam  medis  dan  terlaksananya  retensi  rekam medis untuk optimalisasi pemanfaatan ruangan penyimpanan rekam medis. Metode yang dilakukan  adalah  melalui  Pendidikan  Kesehatan  :  paparan  teori  tentang  retensi  rekam  medis (kebijakan,  alur,  prosedur),  simulasi,  pendampingan  dan  konsultasi  kemudian  monitoring  dan evaluasi  dalam  retensi  tersebut  dilaksanakan  selama  20  hari  dengan  melibatkan  5  mahasiswa dengan rata-rata perhari rekam medis yang diretensi sejumlah 180 dari rekam medis in aktif 6.364. pengabdian  kepada  masyarakat  berkaitan  dengan  retensi  rekam  medis  ini  menumbuhkan pengetahuan kepada petugas filing melalui pemaparan dan pendampingan pelaksanaan retensi.
Kata kunci: Rekam Medis ; Retensi ; RSUD Tugurejo Semarang

## Abstract
[MEDICAL RECORD RETENCE FOR EFFICIENCY OF THE STORAGE RACK] Medical records of hospitalized patients must be kept at least for a period of 5 (five) years calculated from the last date the patient was treated or returned (Permenkes 269 / Menkes / Per / III / 2008 in chapter IV article 8. Based on the preliminary study date December 12, 2016, the problems that occurred in the management  of  medical  records  at  Tugurejo  Hospital  Semarang  especially  medical  record retention were the last implementation of medical record document retention in 2011 due to a lack of knowledge of HR in the procedures for retention of medical records. The service at the hospital was aimed at increasing the knowledge of employees of the medical record work unit on medical record retention and the implementation of medical record retention to optimize the utilization of medical  record  storage  space.The  method  used  was  through  Health  Education:  exposure  to theories  about  medical  record  retention  (policy,  flow,  procedure),  simulation,  support  and consultations  then  monitoring  and  evaluation  in  the  retention  was  carried  out  for  20  days involving 5 students with an average of medical records which were retained 180 days from active medical records 6,364. community service related to medical record retention fosters knowledge to filing officers through exposure and assistance in implementing retention.
Keywords: Medical Record ; Retension ; RSUD Tugurejo Semarang
*) Correspondence author (Edy Susantoi) E-mail: edy.jrr@gmail.com

## 1. Pendahuluan
Rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka  waktu  5  (lima)  tahun  tehitung  dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan(Permenkes 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008  dalam  bab  IV  pasal  8.  Permasalahan  yang terjadi dalam pengelolaan rekam medis di RSUD Tugurejo Semarang khususnya retensi dokumen rekam medis adalah terakhir pelaksanaan retensi dokumen  rekam  medis  pada  tahun  2011  hal  ini disebabkan kurangnya pengetahuan SDM dalam tata  cara  retensi  dokumen  rekam  medis. Menumpuknya berkas rekam medis baik berkas aktif  maupun  inaktif    mengakibatkan  ruangan penyimpanan  rekam  medis  penuh  dengan berkas  rekam  medis  dan  tidak  mampu  lagi menyimpan  berkas  rekam  medis  baru.  RSUD Tugurejo  Semarang  baru  satu  kali    melakukan retensi dokumen rekam medis.
Sesuai  dengan  UU  Nomor  20  Tahun  2003 tentang  Sistem  Pendidikan  Nasional,  dimana perguruan tinggi berkewajiban menyelenggarakan  Tri  Dharma  Perguruan Tinggi,  yaitu  pendidikan,  penelitian,  dan pengabdian  kepada  masyarakat.  Salah  satu  dari Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi  tersebut,  yaitu pengabdian  kepada  masyarakat  memiliki  peran yang  sangat  penting  terhadap  pembangunan nasional  di  era  globalisasi  ini.  Poltekkes Kemenkes Semarang, khususnya Jurusan Rekam Medis  dan  Informasi  Kesehatan  memberikan sumbangsihnya  kepada  masyarakat  melalui kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  yang dilakukan oleh civitas akademika di lingkungan Poltekkes  Kemenkes  Semarang  terutama  dalam bidang  kesehatan,  khususnya  di  bidang pengelolaan  rekam  medis  di  sarana  pelayanan kesehatan.
Jurusan  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan telah melaksanakan kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  dalam  bentuk memberikan sosialisasi, pendampingan, konsultansi,  dan  simulasi  dalam  retensi dokumen  rekam  medis.  Dengan  kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  ini,  diharapkan mampu  membantu  kegiatan  retensi  dokumen rekam  medis  RSUD  Tugurejo  Semarang  serta mampu memisahkan antara berkas rekam medis aktif  dan  inaktif  di  RSUD  Tugurejo  Semarang dan  dapat  menyediakan  tempat  bagi  berkas rekam  medis  aktif  sehingga  pelayanan  rekam medis dapat berjalan dengan baik dan dihasilkan informasi kesehatan yang berkualitas.

## 2. Metode
Metode  penelitian  yang  digunakan  sebagai berikut :
- Pendidikan Kesehatan Pendidikan kesehatan dilakukan melalui memberikan pendidikan kepada pegawai rekam medis di RSUD Tugurejo Semarang tentang pengetahuan dan tata cara retensi dokumen rekam medis.
- Simulasi/ Praktik Lapangan
Praktik lapangan dilakukan dengan melakukan  kegiatan  retensi  secara  langsung dokumen rekam medis
- Pendampingan dan Konsultansi
Pendampingan  dan  konsultansi  dilakukan pada saat mendampingi pegawai rekam medis dalam melaksanakan kegiatan retensi dokumen rekam medis - Monitoring dan Evaluasi
Melakukan monitoring perkembangan kegiatan  retensi  di  RSUD  Tugurejo.  Evaluasi dilaksanakan  dengan  membandingkan  sistem penyimpanan  sebelum  dan  sesudah  kegiatan pengabmas. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan setiap akhir bulan selama 3 bulan mulai September-November 2017.
- Finalisasi Finalisasi merupakan tahap penyusunan laporan dan publikasi hasil pengabdian kepada masyarakat.
. 3. Hasil dan Pembahasan
Hasil Petugas rekam medis bagian filing di RSUD Tugurejo Semarang terdapat 13 petugas di bagian filing, tugas pokok di bagian filing adalah sebagai berikut:
Tabel 1 Uraian Tugas Petugas Filing
No  Uraian Tugas Jumlah Petugas 1 Distribusi rekam medis 4 orang 2 Melacak rekam medis yang salah letak 1 orang 3 Melaksanakan retensi 4 orang 4 Menyimpan rekam medis in aktif 2 orang 5 Melaksanakan pemusnahan 2 orang Jumlah 13 orang Petugas  penyimpanan  rekam  medis  di
RSUD  Tugurejo  Semarang  tidak  semuanya berlatar  belakang  pendidikan  Rekam  Medis sehingga belum semuanya memahami mengenai retensi dan pemusnahan rekam medis.Pengabdian  kepada  masyarakat  tentang retensi  di  RSUD  Tugurejo  Semarang  ini  kami telah  melaksanakan  paparan  tentang  proses retensi agar lebih efektif dan efisien.
Pelaksanaan  retensi  di  RSUD  Tugurejo Semarang dengan cara di pisahkan dari aktif ke inaktif  berdasarkan  tanggal  terakhir  pasien datang  berobat  yaitu  jangka  waktu  5  tahun (tahun terakhir berkunjung tahun 2012) , melihat kunjungan  terakhir  pasien  pada  rekam  medis, dipilah kemudian disusun sesuai dengan system penomoran  TDF  (terminal  digit  filing),  setiap satu  bendel  rekam  medis  per  tahun, memindahkan rekam medis inaktif ke rak inaktif. Kemudian  dilakukan  pemilahan  formulir  yang harus  disimpan  selamanya  (tidak  boleh dimusnahkan), langkah terakhir adalah pemusnahan rekam medis.
Tim  pada  pengabmas  berhasil  memilah rekam  medis  tersebut  selama  20  hari  dengan rata-rata melakukan retensi sejumlah 180 rekam medis  dari  total  rekam  medis  yang  in  aktif selama 5 tahun terakhir.
Permasalahan  yang  ada  adalah  rekam medis  inaktif  sudah  sangat  menumpuk, pemilahan rekam medis hanya dilakukan oleh 2 orang  staf  retensi.Tata  cara  pemindahan  berkas rekam  medis  aktif  menjadi  berkas  rekam  medis inaktif    yang  telah  dilaksanakan  oleh  Tim Pengabmas  dan  Petugas  retensi  di  RSUD Tugurejo yaitu :
a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
b. Setelah  5  (lima)  tahun  dari  kunjungan terakhir  tersebut  berkas  dipisahkan  di ruang lain/terpisah dari berkas RM in aktif
c. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan Lembar rekam medis yang dipilah:
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Resume
c. Lembar operasi
d. Identifikasi bayi
e. Lembar persetujuan
f. Lembar kematian
Optimalisasi  pemanfaatan  ruang  penyimpanan rekam medis.
Tabel 2 Jumlah Kunjungan Rawat Inap Uraian 2014 2015 2016 Jml Kunjungan 26.364 28.512 29.265
Seiring  dengan  bertambahnya  jumlah pasien,  maka  bertambah  pula  jumlah  dokumen rekam  medis  yang  membutuhkan  tempat penyimpanan  rekam  medis.  Akhirnya  rak penyimpanan  rekam  medis  menjadi  penuh  jika tidak  setiap  hari  dilaksanakan  retensi  dokumen rekam medis.
Kegiatan pengabmas
telah melaksanakan  penyusutan  rekam  medis  yang aktif  dan  inaktif,  kemudian  memisahkannya dalam  ruangan  yang  berbeda.  Rekam  medis pasien  yang  sudah  5  tahun  (mulai  2012)  tidak berobat  kembali  ke  RSUD  Tugurejo  maka dianggap  rekam  medis  inaktif.  Berkas  inaktif disusun  secara Terminal  Digit  Filing pada  ruang khusus  rekam  medis  inaktif.  rak  penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif terpisah, sehingga rak penyimpanan rekam medis aktif tidak terlalu penuh.

## 4. Simpulan dan Saran
Kesimpulan  Tidak  seluruh  rekam  medis  di RSUD  Tugurejo  telah  dilakukan  retensi  pada rekam medis in aktif oleh tim pengabmas karena keterbatasan  waktu  sehingga  dilakukan  sampai dengan  bulan  November  2017  dengan  tetap melakukan  monitoring  dan  evaluasi  kepada petugas filing.
Retensi rekam medis mengurangi pemenuhan  rak  penyimpanan  RSUD  Tugurejo sehingga retensi perlu dilakukan secara berkala

## 5. Ucapan Terima Kasih
Terima  kasih  kepada  Direktur  Poltekkes Kemenkes Semarang, DIPA Poltekkes Kemenkes Semarang  yang  telah  mendanai  pengabmas  ini, Tim  penyusun  pengabmas  dan  semua  pihak yang terlibat dalam pengabmas ini..

## 6. Daftar Pustaka
Gemala.R.  (2012). Pedoman  Manajemen  Informasi Kesehatan  di  sarana  pelayanan  kesehatan .
Jakarta: Penerbit Universitas Jakarta Mathis  R.L  dan  Jackson  J.H.(2002). Manajemen Sumber  Daya  Manusia .Jakarta  :  Salemba Empat
National  Center  for  Health  Statistics.  2008.
International  Classification  of  Disease,  Tenth Revision  (ICD-10) .  Diunduh  :  23  Februari 2016
Internet  :http://www.cdc.gov/nchs/about /major/dvc/icd10des.htm.
Notoatmodjo,  S.  (2012). Metodologi  Penelitian Kesehatan. Jakarta :    Rineka Cipta
Peraturan    Menteri    Kesehatan    Republik Indonesia No. 269/Menkes/SK /III/2008 tentang Rekam Medis . 2008. Jakarta: Menkes RI
Peraturan  Menteri    Kesehatan    Republik  Indonesia
No. 290/Menkes
/Per/III/2008
tentang Persetujuan  Tindakan  Kedokteran .  2008. Jakarta: Menkes RI Undang-undang  Republik  Indonesia  Nomor  36 Tahun 2009 tentang Kesehatan Undang-undang  Republik  Indonesia  Nomor  36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan Wawan,  A  dan  M,  Dewi.  (2011). Teori  &
Pengukuran Pengetahuan,
Sikap,
dan
PerilakuManusia . Yogyakarta: Nuha Medika World  Health  Organization.  (2004). International Statistical Classification od Dissease and Related Health  Problems  Tenth  Revision  Volume  2 second  edition .  Geneva:  World  Health Organization www.indonesian-publichealth.com, tentang Unsur-Unsur  Managemen diakses  pada tanggal 27 Februari 2016 www.hakayuci.com  tentang Sistem  kodefikasi , diakses pada tanggal 2 Maret 2016