Rancang Bangun Sistem Terdistribusi Dalam Meningkatkan Kualitas Layanan Kemahasiswaan
R. Fanry Siahaan STMIK Pelita Nusantara Jl. Iskandar Muda No. 1 Medan rfanry@gmail.com

## Abstract
The development of the world of education at this time is classified as an advanced condition where not only can be seen from how the lecturer transfers the knowledge he has but also seen how  the  students are  able  to  receive  the  knowledge  provided.  The  field  of  education  has also become  a  competition for  this matter  because  there  are  more  and  more  universities  that  are starting  to  provide  good  services  to  students  and  prospective  students,  with  the  intention  of these universities being able to win the competition. The student service system in STMIK Pelita Nusantara  is  still  manual,  so  the  student  services  are  still  unsatisfactory.  Data  collection techniques  in  this  study  using  a  questionnaire,  the  model  used  for  the  construction  of  this distributed system is the waterfall method.
Keywords : Services, Students, Distributed Systems, STMIK, Pelita Nusantara

## Abstrak
Perkembangan dunia pendidikan pada saat ini tergolong dalam keadaan maju dimana  tidak hanya  dilihat  dari  bagaimana  seorang  pengajar  tersebut  mentransfer  pengetahuan  yang dimilikinya namun dilihat juga bagaimana para peserta didik mampu menerima pengetahuan yang diberikan tersebut. Bidang pendidikan juga menjadi sebuah ajang persaingan hal ini di karenkan semakin banyaknya perguruan tinggi yang mulai memberikan pelayanan yang baik kepada  mahasiswa  maupun  calon  mahasiswa,  dengan  maksud  perguruan  tinggi  tersebut mampu  memenangkan  persaingan.  Sistem  pelayanan  kemahasiswaan  yang  ada  pada  STMIK Pelita  Nusantara  masih  bersifat  manual,  sehingga  pelayanan  kemahasiswaan  masih  kurang memuaskan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan angket, model yang digunakan  untuk  pembangunan  sistem  terdistribusi  ini  adalah  metode  waterfall.  Tujuan penelitian ini adalah merancang dan membangun sebuah sistem informasi terdistribusi mulai dari  pendaftaran  mahasiswa  mahasiswa  baru  hingga  pembayaran  angsuran  uang  kuliah sebingga  diharapkan  dapat  digunakan  untuk  meningkatkan  kualitas  layanan  kepada mahasiwa secara cepat dan tepat.
Kata kunci : Layanan, Mahasiswa, Sistem Terdistribusi, STMIK, Pelita Nusantara

## 1. PENDAHULUAN
Perguruan  tinggi  sebagai  penyelengara  pendidikan  tinggi  tentu memiliki tugas dan fungsi. Tugas dan fungsi inilah yang di  wujudkan dalam visi perguruan tinggi lewat tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran,  penelitian  dan  pengembangan  dan  pengabdian  kepada masyarakat karena setiap perguruan tinggi haruslah melahirkan orang-orang yang  memiliki  semangat  juang  yang  tinggi,  diri  yang  selimuti  pemikiran- pemikiran yang kritis, kreatif, mandiri, dan inovatif. Bidang pendidikan juga menjadi  sebuah  ajang  persaingan  hal  ini  di  karenakan  semakin  banyaknya perguruan  tinggi  yang  mulai  memberikan  pelayanan  yang  baik  kepada mahasiswa  maupun  calon  mahasiswa,  dengan  maksud  perguruan  tinggi
tersebut  mampu  memenangkan  persaingan.  Salah  satu  cara  menempatkan sebuah  perusahaan  jasa  lebih  unggul  daripada  pesaingnya  ialah  dengan memberikan  pelayanan  yang  lebih  bermutu  dibandingkan  dengan  para pesaingnya [1][2][3].
Kualitas  layanan  yang  baik  akan  berdampak  terhadap  kepuasan mahasiswa,  karena  mahasiswa  merupakan  pelanggan  utama  dalam perguruan tinggi yang mengharapkan pelayanan itu ramah, aman, cepat dan akurat [4][5][6][7]. Sistem pelayanan kemahasiswaan yang ada pada STMIK Pelita Nusantara masih bersifat manual, sehingga pelayanan kemahasiswaan masih kurang memuaskan. Metode yang dilakukan pada penelitian ini adalah explanatory  survey  dan  teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini menggunakan angket dengan sasaran responden adalah mahasiswa semester 3  jurusan  manajemen  informatika  dan  semester  7  jurusan  teknik informatika.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  peneliti  menggunakan  jenis  penelitian  kualitatif dari  sumber  data  primer  dan  data  sekunder.  Data  Primer  diperoleh  secara langsung  dari  objek  penelitian  yaitu  dari  pihak-pihak  yang  berhubungan dengan sistem pendaftaran calon mahasiswa baru, pembayaran administrasi perkuliahan di STMIK Pelita Nusantara Medan seperti data hasil wawancara dengan staf akademik, data jenis pembayaran, data jumlah pembayaran dan data  mahasiswa.  Data  Sekunder  diperoleh  dari  literatur-literatur  yang mendukung  sebagai  pelengkap  data  primer  yaitu  jurnal,  artikel  dan  buku referensi yang disajikan dalam daftar pustaka.
Dalam  proses  pembayaran  uang  kuliah  dilayani  oleh  masing-masing dua  orang  staf  keuangan  terhadap  di  dua  kampus  yang  berbeda  jaraknya yakni kampus utama STMIK Pelita Nusantara berada di Medan dan kampus kedua berada di Lubuk Pakam. Setiap mahasiswa yang telah membayar uang kuliah harus menunggu beberapa hari kwitansi pembayaran uang kuliah dari Medan,  dan  staf  keuangan  Medan  tidak  dapat  mengetahui  secara  langsung mahasiswa  yang  telah  melakukan  pembayaran  uang  kuliah  dari  mahasiswa yang berada di Lubuk Pakam. Demikian juga sebaliknya sehingga pada saat pengelolaan data keuangan mahasiswa dan penyusunan laporan yang masih dilakukan menggunakan spreadsheet membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengerjaannya.
Tabel 1. Alur Pembayaran Cicilan Uang Kuliah
Berikut tahapan penelitian yang dilakukan:
Tahap Awal Analisis Pembuatan Sistem Kesimpulan
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Metode yang digunakan dalam peneliti dalam pengembangan sistem ini adalah  metode  air  terjun  (waterfall)  ialah  pendekatan  yang  sistematis  dan juga  berurutan  pada  pengembangan  perangkat  lunak,  dimulai  dengan spesifikasi  kebutuhan  pengguna  lalu  berlanjut  melalui  tahapan-tahapan perencanaan (planning),  permodelan (modeling),  konstruksi (construction), serta  penyerahan  sistem  ke  pengguna  (deployment),  yang  diakhiri  dengan dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan [8][9].

## Gambar 2. Tahapan pengembangan sistem
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pemodelan proses sistem informasi mahasiswa dan  pembayaran uang kuliah  mahasiswa  STMIK  Pelita  Nusantara  digambarkan  pada  tabel  4.1 diatas.  Dari  hasil  wawancara  dengan  staf  akademik  dan  bagian  keuangan STMIK  Pelita  Nusantara  diperoleh  informasi  tentang  sistem  pembayaran uang  kuliah  sebagai  berikut:  mahasiswa  baru  yang  baru  pertama  kali membayar  uang  kuliah  dapat  langsung  kepada  bagian  keuangan  untuk menyetor tunai. Jika mahasiswa ingin membayar uang kuliah yang kedua dan seterusnya  dapat  langsung  menyetor  ke  account  BRIVA.  Selanjutnya mahasiswa  yang  bersangkutan  menukarkan  bukti  pembayaran  uang  kuliah yang  dari  bank  dengan  kwitansi  pembayaran  uang  kuliah  dari  bagian keuangan.  Petugas  akademik  dapat  menambah,  mengubah  dan  menghapus daftar  calon  mahasiswa  baru.  Sedangkan  admin  sistem  dapat  menambah, mengubah dan menghapus data setting tahun ajaran, manajemen data kelas, manajemen  data  mahasiswa,  manajemen  data  jurusan  atau  program  studi, manajemen  media  promosi,  membuat  laporan  tunggakan,  laporan pembayaran, mengelola transaksi pembayaran. Sedangkan petugas keuangan hanya mendaftarkan dan mengecek pembayaran uang kuliah tiap mahasiswa
System Administrator Login Input Jurusan Input Kelas Input Data Mahasiswa PembayaranUang Kuliah Keluar Laporan Mahasiwa Aktif & Non Aktif Pengguna
Gambar 3. Usecase Diagram

## Gambar 4. Enity Relationship Diagram
Dalam penelitian ini ada 3 kategori user yang dapat mengakses sistem yaitu administrator, keuangan dan receptionis. Masing-masing user memiliki menu yang berbeda dalam halaman utama. Daftar seluruh tombol menu yang tersedia  pada  sistem  yang  dirancang  ini  antara  lain:  Home,  Pendaftaran,
Mahasiswa,  Pembayaran  Uang  Kuliah,  Laporan,  User,  Jurusan,  Kelas,  Uang Kuliah  per  Tahun,  Promosi.  Pada  halaman  masing-masing  user  terdapat daftar  tombol  menu  yang  tersedia  yakni  10,  4  dan  3.  Berikut  rancangan halaman utama untuk setiap user .
a. Administrator STMIK Pelita Nusantara Nama user LOGIN Log Out HOME Utama PENDAFTARAN MAHASISWA PEMBAYRAN UANG KULIAH LAPORAN USER Setting JURUSAN KELAS UANG KULIAH PER TAHUAN PROMOSI System Terdistribusi STMIK Pelita Nusantara Jumlah Seluruh Mahasiswa Jumlah mahasiswa MIK Jumlah mahasiswa TIF Jumlah mahasiswa RPL Jumlah mahasiswa TGI Jumlah mahasiswa TKJ
Gambar 5. Rancangan Halaman Utama Administrator
b. Keuangan STMIK Pelita Nusantara Nama user LOGIN Log Out HOME Utama MAHASISWA PEMBAYRAN UANG KULIAH LAPORAN System Terdistribusi STMIK Pelita Nusantara Jumlah Seluruh Mahasiswa Jumlah mahasiswa MIK Jumlah mahasiswa TIF Jumlah mahasiswa RPL Jumlah mahasiswa TGI Jumlah mahasiswa TKJ
Gambar 6. Rancangan Halaman Utama Keuangan
c. Receptionis
Gambar 7. Rancangan Halaman Utama Receptionis
Gambar 8. Halaman Utama Administrator
Gambar 9. Halaman Utama Keuangan
STMIK Pelita Nusantara Nama user LOGIN Log Out HOME Utama PENDAFTARAN MAHASISWA System Terdistribusi STMIK Pelita Nusantara Jumlah Seluruh Mahasiswa Jumlah mahasiswa MIK Jumlah mahasiswa TIF Jumlah mahasiswa RPL Jumlah mahasiswa TGI Jumlah mahasiswa TKJ
Gambar 10. Halaman Utama Receiptionis
Gambar 11. Daftar Mahasiswa
Gambar 12. Pembayaran Uang Kuliah
Gambar 13 . Laporan

## 4.  SIMPULAN
Berdasarkan  uraian  penelitian  diatas  maka  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa  sebuah  sistem  terdistristribusi  dapat  membantu  meningkatkan layanan terhadap mahasiswa. Layanan prima yang di terima oleh mahasiswa akan  mampu  menciptakan sense  of  belong  in terhadap  diri  mahasiswa sehingga  mampu  membangkitkan  mahasiswa  menjadi  media  promosi  yang handal  dalam  merekrut  calon-calon  mahasiswa  baru  di  STMIK  Pelita Nusantara.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] V.  J.  Rahareng  and  N.  Relawan,  “PENGARUH  KUALITAS  PELAYANAN AKADEMIK  TERHADAP  KEPUASAN  MAHASISWA  (Studi  pada Mahasiswa  Administrasi  Bisnis  Universitas  Telkom),” AdBispreneur , vol. 2, no. 2, pp. 125–133, 2017.
[2] H.  Susanto,  “Program  Pascasarjana  Universitas  Terbuka  Pada  Unit Program Belajar Jarak Jauh ( UPBJJ) Mataram,” J. Pendidik. Terbuka dan Jarak Jauh , vol. 15, no. 2, pp. 1–98, 2014.
[3] A. S. Putra, S. S. Handoyo, and D. Rochadi, “Kualitas Layanan Akademik Mahasiswa  di  Program  Studi  Pendidikan  Vokasional  Konstruksi Bangunan  Universitas  Negeri  Jakarta,” J.  PenSil ,  vol.  7,  no.  2,  pp.  1–8, 2018.
[4] K.  Yousapronpaiboon,  “SERVQUAL:  Measuring  Higher  Education Service  Quality  in  Thailand,” Procedia  -  Soc.  Behav.  Sci. ,  vol.  116,  pp. 1088–1095, 2014.
[5] A.  Usman,  “The  Impact  of  Service  Quality  on  Students’  Satisfaction  in Higher  Education  Institutes  of  Punjab,” J.  Manag.  Res. ,  vol.  2,  no.  2, 2010.
[6] N.  Martasubrata  and  S.  Suwatno,  “Mutu  Layanan  Akademik  Sebagai Determinan Kepuasan Mahasiswa,” J. Pendidik. Manaj. Perkantoran , vol. 1, no. 1, p. 136, 2016.
[7] S. Sumaedi, I. Bakti, and N. Metasari, “The effect of students’ perceived service quality and perceived price on student satisfaction,” Manag. Sci.
… , vol. 5, no. 1, pp. 88–97, 2011.
[8] N.  Kadek et  al. ,  “Rancang  Bangun  Sistem  Terdistribusi  Pada  Apotek,” vol. 4, no. 1, pp. 10–21, 2016.
[9] P.  D.  Roger  S.  Pressman,  “Rekayasa  Perangkat  Lunak  -  Buku  Satu, Pendekatan  Praktisi,”  in Software  Engineering :  A  Practitioner’s Approach, Seventh Edition , 2012.