## EVALUASI SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SISWA MENGGUNAKAN METODE PROTOTYPE DI  SMK MANDALA BHAKTI SURAKARTA
Moh Muhtarom 1) , Agus Suyatno 2) , Tri Djoko S 3)
1,2,3) Universitas Duta Bangsa Surakarta Email : muhtarom@udb.ac.id 1) , agus_suyatno@udb.ac.id 2) ,tri_djoko@udb.ac.id 3)

## ABSTRAK
SMK  Mandala  Bhakti  Surakarta,  merupakan  salah  satu  sekolah  swasta  terbaik  di  Surakarta  yang memiliki program khusus di bidang kesehatan. SMK tersebut memiliki program studi farmasi dan keperawatan dengan nilai sekolah terakreditasi B, dimana siswa yang lulus dari sekolah tersebut, mendapat bekal dasar ilmu keperawatan  dan ilmu farmasi  yang  dapat  digunakan  sebagai  bekal  siswa  untuk  melanjutkan  studinya atau langsung  memasuki  dunia  kerja.  SMK  Mandala  Bhakti  dalam  pengelolaan  khususnya  di  bidang  keuangan masih  menggunakan  sistem  penulisan  di  Buku  Besar  dan  Jurnal,  tapi  ada  sebagian  yang  sudah  memakai software  Microsoft  Excel.  Di  sistem  pengelolaan  data-data  keuangan  belum  tersimpan  secara  terstruktur databasenya.
Penelitian  ini  mempunyai  tujuan  untuk  mengembangkan  sistem  informasi  pembayaran  siswa  yang dilakukan setiap bulannya dengan memakai metode prototype, serta menerapkan sistem informasi pembayaran SPP  dan  Dana  lainnya  di  SMK  Mandala  Bhakti  Surakarta.  Gambaran  dari  penelitiannya  yaitu  identifikasi masalah,  analisis  masalah,  analisis  kebutuhan,  dan  desain  sistem  pembayaran  siswanya.  Metode perancangannya memakai DFD dan membangun sistemnya dengan bahasa pemrograman Visual Basic.Net.
Hasil penelitian ini berupa prototype dari sebuah sistem informasi pembayaran siswa di SMK Mandala Bhakti Surakarta, yang terdiri dari pengolahan data-data siswa, pembayaran SPP dan dana lainnya per siswa dan per kelas dan rekap laporan keuangan yang dibutuhkan bagian keuangan sekolah atau bendahara sekolah serta yayasan.
Kata Kunci : Evaluasi, Pembayaran, DFD, Prototype, Laporan Keuangan

## ABSTRACT
SMK Mandala Bhakti Surakarta, is one of the best private schools in Surakarta which has a special program  in  the  health  sector.  The  vocational  school  has  a  pharmacy  and  nursing  study  program  with  an accredited school grade of B, where students who graduate from the school receive the basic knowledge of nursing and pharmacy that can be used as a provision for students to continue their studies or directly enter the world of work. Mandala Bhakti Vocational School in management, especially in the financial sector, still uses the writing system in Ledgers and Journals, but there are some who already use Microsoft Excel software. In the financial data management system, the database has not been stored in a structured manner.
This study aims to develop a student payment information system that is carried out every month using the prototype method, as well as implementing an information system for paying tuition fees and other funds at  SMK  Mandala  Bhakti  Surakarta.  The  description  of  the  research  is  problem  identification,  problem analysis,  needs  analysis,  and  student  payment  system  design.  The design  method  uses  DFD  and  builds the system with the Visual Basic.Net programming language.
The results of this study are in the form of a prototype of a student payment information system at SMK Mandala Bhakti Surakarta, which consists of processing student data, payment of tuition and other funds per student  and  per  class  and  a  recap  of  financial  reports  needed  by  the school  finance  department  or  school treasurer and foundations.
Keywords: Evaluation, Payment, DFD, Prototype, Financial Report.

## 1. PENDAHULUAN
Peran  penggunaan  komputer  di  SMK Mandala Bhakti Surakarta dipakai siswa untuk pembelajaran  matapelajaran  praktikum  dan kadang  dipakai  juga  untuk  membantu meringankan pekerjaan di bagian administrasi sekolah  khususnya  di  bagian  administrasi keuangan  dan  bendahara.  Kegiatan  di  bagian keuangan  digunakan  untuk  memudahkan dalam  menyelesaikan  pekerjaan  dan  dalam rangka  meningkatkan  pelayanan-pelayanan sekolah kepada orang tua dan siswa.
Dalam  hal  ini,  pengolahan  data-data pembayaran dari siswa masih dilakukan secara konvensional  yaitu  menyusun  jurnal  harian, buku  besar  dan  neraca,  serta  kadang-kadang memakai aplikasi Microsoft Excel.
Penelitian ini dalam upaya mengembangkan  proses  pengolahan  data  dan informasi  khususnya  di  bagian  administrasi sekolah  menjadi  lebih  baik  dan  terstruktur, sehingga  dapat  meminimal  kan  terjadinya kesalahan dan keterlambatan pembuatan serta pelaporan keuangan di setiap periode tertentu, maka diperlukan mengadakan evaluasi sistem yang saat ini berjalan, dan dibangunnya sebuah sistem  informasi  pem-bayaran  siswa  di sekolah  SMK  Mandala  Bhakti  Surakarta dengan  memakai  metode  pengem-bangan prototype,  agar  sistem  ini  dapat  digunakan lebih  cepat  serta  dapat  mengurangi  dan mengatasi kelemahan-kelemahan sistem pembayaran yang berjalan saat ini.
Hasil  observasi  di  SMK  Mandala  Bhakti Surakarta,  awalnya  ditemukan  sistem  proses pengolahan data-data pembayaran yang dilakukan  siswa  terdapat  kendala  seperti belum tertibnya pelaporan administrasi keuangan ke pihak yang membutuhkan. Hal ini dapat dilihat di lapangan khususnya di bagian keuangan,  seringnya  terjadi  kerusakan  buku laporan keuangan dan file laporan di computer kadang tidak bisa dibuka dan digunakan lagi, padahal  digunakan  untuk  mencatat  data-data pembayaran  yang  dilakukan  oleh  siswa  dan data  ketidaktertiban  siswa  juga  dalam melakukan kewajiban membayar dana pendidikan  dan  dana  lainnya    selama  mereka menjadi  siswa  untuk  menunjang  proses
kegiatan  pembelajaran  mereka  di  sekolah SMK Mandala Bhakti Surakarta.
Dengan  permasalahan  yang  telah  penulis paparkan,  maka  penelitian  bertujuan  untuk mengembangkan  dan  membangun  “Sistem Informasi  Pembayaran  Siswa  dengan  Metode Prototype  dan  bahasa  pemrograman  Visual Basic.Net  Pada  SMK  Mandala  Bhakti Surakarta.

## 2. METODE
Penelitian  ini  peneliti  memakai  metode pengumpulan  data-data  yang  digunakan  oleh penulis  terdiri  dari  data  primer  dan  data sekunder.

## 2.1. Metode Pengumpulan Data
Semua  informasi  yang  disajikan  dalam penelitian  ini  merupakan  hasil  dari  proses pengumpulan data yang dilakukan baik selama riset di lapangan maupun di luar, melalui:
a. Metode observasi, data diperoleh dengan melakukan  observasi  secara  langsung kegiatan  di  SMK  Mandala  Bhakti Surakarta  yang  terkait  dengan  tema penelitiannya.
b. Metode wawancara, langkah ini ditempuh  untuk  menggali,  mencari  dan memeriksa kebenaran suatu informasi di obyek penelitiannya. Pihak yang diwawancarai Ibu Ifwa Mas'udah SFarm Apt , sebagai  Kepala  Sekolah  SMK Mandala Bhakti Surakarta.
c. Studi  pustaka,  sebagai  sarana  bantuan dalam penulisan jurnal ilmiah ini melalui refrensi  daru  buku-buku  dan    karya ilmiah  yang  relevan  dengan  judul penelitiannya

## 2.2. Metode  Pengembangan Sistem
Peneliltian  ini  dilakukan  di  SMK  Mandala Bhakti  Surakarta  yang  beralamatkan  di  Jalan Ki Mangun Sarkoro No.20 Nusukan,
Kecamatan  Banjarsari  Surakarta.  Dalam penelitian ini memakai metode pengembangan sistem informasi berbasis IT, melalui pendekatan sistem yang dinamakan Prototype , menurut Rosa dan Salahudin (2019),  tahapan- tahapanya :
a. Mengumpulkan  kebutuhan  sistem,  yaitu mendefinisikan semua kebutuhan dan garis besar  sistem  yang akan  dibangun,
sebelumnya melakukan analisis kelemahan sistem  yang  berjalan  dengan  metode PIECES dan  menganalisis  kebutuhan sistem  meliputi  kebutuhan hardware ,  dan software.
b. Membangun  prototype,  adalah  membuat suatu  perancangan  sementara  yang  akan difokuskan pada penyajian-penyajian kepada user seperti bendahara sekolah, staf bagian  keuangan  dan  kepala  sekolah dengan  memakai flowchart dan  metode Data Flow Diagram.
c. Evaluasi prototype adalah  melakukan evaluasi  yang  dilakukan  oleh  user  atau pemakai apakah prototyping yang dibangun sudah sesuai atau belum dengan keinginan usernya.
d. Mengkodekan  sistem  adalah  tahapan menterjemahkan  semua  prototyping  yang sudah disepakati bersama antar semua user dengan  dibuat flowchart dan  bahasa pemrograman Visual Basic.Net .
e. Menguji  sistem  adalah  sebuah  kegiatan untuk  pengujian  sistem  atau  aplikasi terlebih dahulu sebelum digunakan admin keuangan  di  SMK  Mandala  Bhakti Surakarta.
f. Evaluasi  sistem  adalah  kegiatan-kegiatan yang  dilakukan  untuk  mengevaluasi apakah suatu  sistem aplikasi  sudah sesuai atau  belum  dengan  tujuan  dan  yang diharapkan sekolah.
g. Menggunakan sistem adalah tahap terakhir yang  dilakukan  dengan  menggunakan sistem aplikasi perangkat lunak yang sudah diuji  dan  dapat  diterima  oleh  semua usernya  dan  siap  digunakan  oleh  sekolah SMK Mandala Bhakti Surakarta.

## 3. Pembayaran Sekolah
Istilah  pembayaran  mempunyai  arti suatu kegiatan pembayaran adalah sistem yang  mencakup  seperangkat  aturan, lembaga,  dan  mekanisme  yang  dipakai untuk  melaksanakan  pemindahan  data guna  meme  nuhi  suatu  kewajiban  yang
timbul  dari  suatu  kegiatan-kegiatan ekonomi (Teguh, 2015).
Sedangkan menurut Peraturarn Pemerintah  Nomor  48  Tahun  2008, bahwa  biaya  pendidikan  meliputi:  biaya satuan pendidikan, biaya
penyelenggaraan  dan  /  atau  pengelolaan pendidikan,  dan  biaya  pribadi  peserta didik.  Biaya  pribadi  peserta  didik merupakan  personal  yang  meliputi  biaya pendidikan  yang  harus  dikeluarkan peserta  didik  untuk  dapat  mengikuti proses  pembelajaran  secara  teratur  dan berkelan-jutan  (Suharsa  Saputra,  2015). Proses  pembayaran  sekolah  dilakukan oleh  peserta  didik  sebagai  kewajiban untuk dapat mengikuti kegiatan pembayaran yang diadakan oleh sekolah.
4. Penelitian sebelumnya
Penelitian-penelitian atau jurnal ilmiah  yang  terkait  dengan  penelitian  ini diantaranya  Ardianto  Ashari  (2014), dalam penelitiannya mengolah pembayaran  siswa  dimana  pengolahan datanya  masih  memakai  buku  jurnal harian,  kemudian  merancang  sistem informasi pembayaran siswa di SMA N 2 Pacitan,  dengan  tujuan  meningkatkan efisiensi  dalam  pengolahan  pembayaran siswa  secara  komputerisasi,  sehingga dapat  mendukung  kinerja  SMA  N  2 Pacitan. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu metode observasi dan wawancara. Aplikasi yang dikembangkan memakai metode Waterfall.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Heni Dwi  E  (2012),  membangun  sistem informasi pembayaran sekolah pada SMA N 1 Rembang saat ini masih konvensional dengan mencatat pada kartu pembayaran, kemudian  pembayaran  tersebut  direkap secara manual pada buku-buku jurnal. Hal ini menyebabkan proses memakan waktu lama  dan  tingkat  kesalahannya  yang besar,  selain  itu  tingkat  kecepatan  akses datanya  menjadi  lambat.  Penelitian  ini memiliki tujuan utama agar terbangunnya sistem  informasi  pembayaran  sekolah, diharapkan  dengan  adanya  sistem  ini dapat memak-simalkan pekerjaan petugas
keuangan,  agar  target  penyampaian informasi,  ketelitian,  maupun  volume pekerjaan  dapat  ditangani  lebih  efisien dan efektif.
Penelitian Muhtarom, Fajar S (2018), penelitian  ini  berupa  mengembangkan sistem  pembayaran  yang  berjalan  saat  di SMK Mandala Bhakti Surakarta, dimana proses  pengolahan  data  administrasi sekolah dan administrasi keuangan masih menggunakan  buku  besar  dan Microsoft Excel ,  proses  pelaporan  dibuat  dengan
cara  menyalin  data  persediaan  di  dalam buku laporan buku besar. Sistem aplikasinya  dianalisis  dengan  PIECES dan dengan terbangunnya sistem informasi  pembayaran  di  SMK  Mandala Bhakti  dapat  mencapai  tujuan  utamanya meningkatkan  pelayanan  sekolah  ke masyarakat  khususnya  melayani  siswa dalam  proses  pembayaran  kewajibannya di sekolah. Hasil dari penelitian ini dapat meningkatkan  peran  admin  di  bagian keuangan  dapat  melakukan  pengawasan posisi  keuangan  di  sekolah  mulai  dari jurnal  sampai  dengan  laporan  neraca secara periode tertentu.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Tahapan Perancangan Sistem
3.1.1 Analisis kebutuhan
a. Kebutuhan pengguna
Dalam sistem
informasi
pembayaran siswa menggunakan 2 (dua)  user  yaitu:  Kepala  Sekolah,
dan Bagian Keuangan / Bendahara. Masing -masing user memiliki hak akses  yang  berbeda-beda  dan memiliki kebutuhan informasi
yang berbeda jua, misalnya :
1. Kebutuhan Bagian Keuangan
a. Memiliki hak akses
b. Melihat laporan seluruh kelas
c. Melihat  laporan  data  siswa per kelas
d. Menginputkan data-data pembayaran siswa
e. Membuat  laporan keuangan
2. Kebutuhan Kepala Sekolah
a. Memiliki hak akses
b. Melihat  laporan  seluruh kelas
c. Melihat laporan data siswa
d. Melihat  laporan  keuangan sekolah
b. Kebutuhan sistem
1. Pengguna  harus  memiliki  hak akses yang sesuai dengan peran keterlibatan di aplikasi sistemnya. 2. Pengguna  harus  melakukan login untuk mengawali memakai aplikasi sistem pembayaran siswa dengan memasukkan  data  user  dan password  yang  sudah  dimiliki sebelumnya.
3. Pengguna  harus  melakukan logout setelah selesai memakai aplikasi sistemnya. 3.1.2 Hipo Sistem Informasi Pembayaran Gambar1. Hipo Sistem Informasi
Pembayaran
Gambar  di  atas  menerangkan fasilitas  /fitur-fitur  yang  tersedia  di aplikasi  sistem  pembayaran  siswa (Indrajani, 2019).
3.2 Login Aplikasi
Tampilan ini berupa halaman menu untuk  memvalidasi  user  di  sistem
aplikasinya  agar  tidak  sembarangan orang yang memakainya.
Gambar 2. Halaman Login

## 3.3 Halaman menu aplikasi
Gambar 3. Halaman Menu
Gambar  di  atas,  merupakan  tampilan dari  menu  utama  dari  aplikasi  sistem pembayaran siswa di SMK Mandala Bhakti Surakarta,  menu  tersebut  dapat  kita  pilih dengan  meng-klik  daftar  menu  yang tersedia.
Menu  dasar  dari  form  siswa  jika  kita mengaktifkannya, tampilan seperti di bawah ini:
Gambar 4. Halaman Entry Data Siswa
Gambar 5. Halaman Form Walikelas
Menu  aplikasi  yang  dioperasikan  dalam mengelola proses pembayaran siswa, tampilannya seperti :
Gambar 6. Menu Aplikasi Pembayaran
Seluruh  menu  aplikasi  yang  dioperasikan, hasil  akhirnya  membuat  laporan-laporan keuangan  sekolah  yang  dapat  dicetak  dan dilaporkan ke Kepala Sekolah dan Yayasan.
Gambar 7. Laporan Keuangan Sekolah
3.4. Pengolahan Database Tahapan  ini  kita  harus  melakukan menentukan  dan  membuat  beberapa entitas  yang  berupa  pembuatan  tabel-
tabel yang digunakan untuk membangun sistem  aplikasinya  (Jogiyanto,  2018). Tujuannya  agar  aplikasi  dapat  berjalan dengan  baik  dan  benar  serta  sesuai kegunaan aplikasinya.
Tabel 1. Tbadmin Field name Type Option Username Password Varchar (9) Varchar (5) Table 2. Tbsiswa Field name Type Option nis nama_sis tgl_lahir agama alamat_rm h no_telp idkelas Char (12) Varchar (35) Varchar(8) Varchar(15 ) Varchar(35 ) Varchar(15 ) Varchar(5) Primary_ke y
Table 3. Tbwalikelas Field name Type Option Nopeg Nama_guru Tgl_lahir Agama Alamat_rm h No_telp Pendidikan Char (12) Varchar (35) Varchar(8) Varchar(15 ) Varchar(35 ) Varchar(15 ) Varchar(5) Primary_ke y Table 2. TbTransaksi Field name Type Option idbayar nis no_spp dana_pembangunan dana_praktik dana_seragam dana_osis muatan_lokal Char(5) Char(12) Integer Integer Integer Integer Integer Integer Primary_ key
dana_lain Integer

## 4. PENUTUP

## 4.1. K ESIMPULAN
Berdasarkan  deskripsi  data  dan  uraian yang telah disampaikan, maka penelitian ini telah  dapat  ditarik  kesimpulan  sebagai berikut :
1. Sistem informasi pembayaran siswa ini merupakan hasil pengembangan sistem dengan  metode prototype terhadap sistem pembayaran yang saat ini sudah berjalan  di  sekolah  SMK  Mandala Bhakti Surakarta.
2. Sistem  informasi  pembayaran  ini  yang dibangun  di  sekolah  SMK  Mandala Bhakti  Surakarta  sudah  mencakup pengelolaan  data  keuangan  sekolah yang  meliputi  pendataan  transaksi dengan lebih cepat, efektif dan konsisten,  sehingga  dapat  mengurangi adanya  duplikasi  dan  redudansi  data serta  penyimpanan  datanya  sudah terstruktur dengan database management. 4.2. Saran
Saran  dalam  penelitian  ini,  untuk  me- ningkatkan mutu kualitas sekolah SMK Mandala Bhakti di Surakarta :
1. Mengadakan  pelatihan  -  pelatihan untuk meningkatkan kualitas keteram-pilan  dan  skill  bagi  guru dan  tenaga  administrasi  sekolah  di SMK Mandala Bhakti Surakarta 2. Mengadakan kerjasama dengan pihak  luar  misalnya  Badan  Usaha, PT dan Masyarakat yang berhubungan dengan usaha meningkatkan skill pegawainya.
3. Mengembangkan  sistem  informasi sekolah  yang  masih  manual  ke sistem berbasis IT.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
Ardianto  Ashari.  2014. Sistem  Informasi Pembayaran SPP Pada Sekolah Menengah  Atas  Negeri  2  Pacitan ,  IJNS Vol.3 No.3. Heni  Dwi  E,  2012. Pembangunan  Sistem
Informasi  Pembayaran  Sekolah  Pada Sekolah  Menengah  Atas  (SMA)  Negeri  1 Rembang, Journal Speed (Sentra Penelitian  Engineering  dan  Edukasi) Volume 4 No.4.
Jogiyanto, 2018. Analisis  dan Desain   Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta. Indrajani,  2019. Perancangan  Basis  Data dalam All in One, PT. Elex Media Jakarta. Muhtarom,  F.Suryani.  2018. Meningkatkan Mutu  Pelayanan  Pembayaran  Di  SMK
Mandala  Bhakti  Surakarta  Dengan Metode Prototyping . SENDI_U -
Unisbank.
Rosa, Salahudin M. 2019, Rekayasa Perangkat Lunak , Informatika Bandung.