Roza  Falinda 1 ,  Helen  Andriani 2 ,  Amal  Chalik  Sjaaf 2 (2022)  Evaluasi  Tahap  Seleksi,  Perencanaan  Dan Pengadaan Obat Di RSUD Kembangan, (7) 11,
E-ISSN: 2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541- 0849 e-ISSN: 2548-1398
Vol. 7, No. 11, November 2022

## EVALUASI TAHAP SELEKSI, PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RSUD KEMBANGAN
Roza Falinda 1 , Helen Andriani 2 , Amal Chalik Sjaaf 2
1 Program  Studi  Kajian  Administrasi  Rumah  Sakit,  Fakultas  Kesehatan  Masyarakat Universitas  Indonesia, 2 Departemen  Administrasi  dan  Kebijakan  Kesehatan,  Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia Email: roza.falinda@ui.ac.id

## Abstrak
Komponen  penting  dalam  menjamin  mutu  pelayanan  pada  ketersediaan  obat  di Instalasi  Farmasi  adalah  pada  tahap  seleksi,  perencanaan  dan  pengadaan  Rumah Sakit. Penelitian ini merupakan studi kasus yang bertujuan untuk melihat gambaran pada tahapan seleksi, perencanaan dan pengadaan obat di RSUD Kembangan tahun 2021.  Evaluasi  dilakukan  dengan  mengukur  nilai  indikator  terhadap  standar  yang berlaku.  Penelitian  ini  bersifat  deskriptif  dengan  data-data  logistik  farmasi  pada tahap  seleksi,  perencanaan  dan  pengadaan  Tahun  2021  yang  dikumpulkan  secara retrospektif. Daftar obat tersedia yang sesuai dengan DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional) 60%. Jumlah item obat tersedia terhadap jumlah item obat pada kenyataan pemakaian  87%.  Jumlah  obat  yang  diterima  secara  riil  terhadap  jumlah  yang direncanakan pada periode yang sama 98%. Ada beberapa nilai indikator dari hasil penelitian ini yang belum sesuai standar.
Kata Kunci: Instalasi farmasi, seleksi obat, perencanaan obat, pengadaan obat

## Abstract
An  important  component  in  ensuring  the  quality  of  service  on  the  availability  of drugs at the Pharmacy Installation is at the selection, planning and procurement stages of the Hospital. This research is a case study that aims to see an overview of the  stages  of  selection,  planning  and  procurement  of  drugs  at  the  Kembangan Hospital  in  2021.  The  evaluation  is  carried  out  by  measuring  indicator  values against  applicable  standards.  This  research  is  descriptive  in  nature  with pharmaceutical logistics data at the selection, planning and procurement stages in 2021 which were collected retrospectively. List of available drugs that comply with DOEN  (National  List  of  Essential  Medicines)  60%.  The  number  of  drug  items available to the number of drug items in actual use is 87%. The number of drugs received in real terms against the planned amount in the same period is 98%. There are several indicator values from the results of this study that are not up to standard.
Keywords: Pharmacy installation, drug selection, drug planning, drug procurement

## Pendahuluan
Instalasi Farmasi merupakan bagian yang terintegrasi pada Rumah Sakit sebagai fasilitas  kesehatan  tingkat  lanjut  yang  mempunyai  orientasi  pelayanan  kepada  pasien. Tugas utamanya adalah menyediakan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis  pakai  yang  berkualitas  dan  terjangkau  kepada  semua  pihak  dan  masyarakat. Ketersediaan obat merupakan salah satu bagian penting dari pelayanan kefarmasian pada Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit.  Untuk  menjaga  ketersediaan  obat  maka  perlu  dikelola dengan perencanaan dan pengadaan yang baik dan sesuai standar. (Helia, 2011; Rikomah, 2017; Rusmin, 2020)
Sediaan  obat,  alat  kesehatan,  dan  bahan  medis  habis  pakai  (BMHP)  dikelola dengan ketentuan yang terkoordinir, multidisiplin, dan proses yang efektif agar kendali mutu dan  biaya dapat terjaga.(Husain, 2017) Pada Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009  tentang  Rumah  Sakit,  Pasal  15  ayat  (3)  menyatakan  bahwa  pengelolaan  alat kesehatan, sediaan farmasi, dan bahan habis pakai di Rumah Sakit harus dilakukan oleh Instalasi farmasi sistem satu pintu. (Presiden Republik Indonesia, 2009)
Berdasarkan  wawancara  kepada  tim  farmasi  di  RSUD  Kembangan  didapatkan kendala pada tahap perencanaan dan pengadaan obat di RSUD Kembangan yaitu masih banyaknya  jumlah  pemusnahan  obat expired 2  tahun  terakhir,  tahun  2020  senilai Rp.39.124.920,-  dan  tahun  2021  senilai  Rp.22.841.141,-.  Berdasarkan  informasi  yang diterima bahwa ada beberapa dokter spesialis yang resign dan berganti dokter spesialis baru.  Setiap  dokter  spesialis  meresepkan  obat  yang  berbeda-beda,  sehingga  obat  yang tersedia diawal perencanaan tidak terpakai. Seleksi, perencanaan dan pengadaan obat di RSUD  Kembangan  dilakukan  dengan  menggunakan  metode  konsumsi  yang menyesuaikan  data  perencanaan  yang  disusun  berdasarkan  pemakaian  di  tahun sebelumnya dan anggaran yang tersedia. Metode ini sesuai dengan PMK no. 72 Tahun 2016  bahwa  perencanaan  obat  dilakukan  dengan  metode  yang  dapat dipertanggungjawabkan dan berlandaskan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi serta penyesuaian  terhadap  anggaran  yang  tersedia.(Permenkes,  2016)  Evaluasi  terhadap pengelolaan obat pada tahapan seleksi, perencanaan dan pengadaan obat perlu dilakukan untuk  mengetahui  sejauh  mana  keberhasilan  tim  Instalasi  Farmasi  RSUD  Kembangan dalam melakukan pengelolaan logistik obat.
Ketersediaan  obat  merupakan  kebutuhan  utama  yang  penting  dan  berintegrasi pada pelayanan kesehatan masyarakat. Item dan jumlah obat yang tersedia harus sesuai dengan kebutuhan sehingga kekurangan atau kelebihan obat dapat dihindari pada proses pengelolaan  obat  yang  efektif.  (Rikomah,  2017)  Ketidaklancaran  pengelolaan  obat menberikan  dampak  negatif  terhadap  Rumah  Sakit.  Evaluasi  terhadap  gambaran pengelolaan obat pada tahap seleksi, perencanaan dan pengadaan perlu dilakukan agar penyebab  permasalahan  dapat  segera  diketahui  dan  perbaikan  untuk  meningkatkan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dapat segera dilakukan. (Fakhriadi et al., 2011)

## Metode Penelitian Tempat dan Waktu
Penelitian  dilakukan  di  Instalasi  Farmasi  RSUD  Kembangan  pada  bulan  Mei 2022.

## Jenis dan Rancangan
Penelitian  merupakan  studi  kasus  yang  bersifat  deskriptif.  Data  primer  dan sekunder diambil secara retrospektif pada periode tahun 2021. Selanjutnya capaian nilai indikator  pengelolaan  obat  pada  tahap  seleksi,  perencanaan  dan  pengadaan  di  RSUD Kembangan di analisis terhadap indikator standar.

## Alat dan Bahan
Penelitian  ini  menggunakan  alat  tulis,  kamera  dokumentasi  dan  beberapa dokumen  terkait  seperti  data  perencanaan,  pengadaan,  pemakaian  obat,  dan  dana anggaran yang tersedia.

## Hasil dan Pembahasan Hasil Penelitian
Nilai  kesesuaian  daftar  obat  tersedia  dengan  DOEN  (Daftar  Obat  Esensial Nasional) di RSUD Kembangan tahun 2021 menunjukkan hasil sebesar 60%. Hal tersebut berarti Instalasi Farmasi RSUD Kembangan belum efisien dalam penyusunan daftar obat yang termasuk dalam DOEN. Indikator standar berdasarkan Kemenkes RI adalah 100%. Selain  menggunakan  pedoman  DOEN,  Instalasi  Farmasi  RSUD  Kembangan  juga menggunakan pedoman Formularium Nasional (Fornas). Proses perencanaan pengadaan persediaan farmasi di RSUD Kembangan, tidak hanya terpusat atau direncanakan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Berdasarkan wawancara didapatkan hasil bahwa untuk perencanaan bahan medis habis pakai laboratorium dan radiologi diajukan dari masing- masing unit yang selanjutnya dipusatkan di Instalasi Farmasi. Perencanaan alat kesehatan juga direncanakan oleh setiap user penanggung jawab dari tiap unit. Perencanaan pada Instalasi  Farmasi  RSUD  Kembangan  sebenarnya  tidak  terpusat  pada  satu  tempat walaupun pada pelaksanaannya semua terlapor satu pintu.
Sistem dalam proses pengadaan obat di RSUD Kembangan dimulai dengan tahap perencanaan  awal  yaitu  menyusun  RKO  (Rencana  Kebutuhan  Obat),  kemudian ditandatangani  oleh  kepala  Instalasi  Farmasi  dengan  persetujuan  PPTK  (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) yaitu seorang pejabat pada Rumah Sakit yang melaksanakan satu  atau  beberapa  kegiatan  dari  suatu  program  sesuai  dengan  bidang  tugasnya. PPTK merupakan  pegawai  ASN  (Aparatur  Sipil  Negara)  yang  menduduki  jabatan struktural yang ditunjuk oleh PA/KPA (Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran) untuk  melaksanakan  atau  membantu  tugas-tugas  PA/KPA  dalam  rangka  pengambilan keputusan terkait dengan pengeluaran beban BLUD. Selanjutnya RKO diajukan ke KPA yaitu  direktur  Rumah  Sakit  yang  kemudian  diteruskan  ke  tim  pengadaan  yaitu  PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan PPBJ (Pejabat Pengadaan Barang Jasa) untuk proses pembelian. Proses pembelian pada tahap pengadaan obat di RSUD Kembangan dilakukan melalui e-purchasing dengan sistem e-katalog .
Tabel 1. Gambaran Pencapaian Pengelolaan Obat Tahap Seleksi Tahun 2021.
(Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor Hk.01.07/Menkes/6477/2021 Tentang Daftar Obat Esensial Nasional, 2021) Tahap Pengukuran Indikator Output Indikator Standar Pencapaian (Tahun 2021) Seleksi Daftar  obat  tersedia yang  sesuai  dengan DOEN  (Daftar  Obat Esensial Nasional) Untuk  mengetahui item  obat  yang sesuai dengan DOEN 100% 8 60 %
Tabel 2. Gambaran Pencapaian Pengelolaan Obat Tahap Perencanaan Tahun
2021. (Hudyono, 1990; Pudjaningsih, 2006) Tahap Pengukuran Indikator Output Indikator Standar Pencapaian (Tahun 2021) Perencanaan  Modal atau dana yang tersedia dengan dana yang dibutuhkan Untuk mengetahui jumlah dana yang tersedia terhadap kebutuhan yang riil. 100% 100% Alokasi dana pengadaan farmasi Untuk mengetahui seberapa jauh persediaan dana Rumah Sakit memberikan dana kepada  farmasi. 30%-40% 33% Jumlah item obat tersedia terhadap jumlah item obat pada kenyataan pemakaian Untuk mengetahui ketepatan perencanaan obat 100% 87% Tabel 3. Gambaran Pencapaian Pengelolaan Obat Tahap Pengadaan Tahun 2021 (Pudjaningsih, 2006) Tahap Pengukuran Indikator Output Indikator Standar Pencapaian (Tahun 2021) Pengadaan  Jumlah obat yang diterima secara riil terhadap jumlah yang direncanakan pada periode yang sama Untuk menilai berapa persen jumlah yang diterima secara riil sesuai dengan jumlah yang direncanakan 100% 98%

## Pembahasan
Nilai kesesuaian daftar obat tersedia dengan DOEN di Instalasi Farmasi RSUD Kembangan  tahun  2021  menunjukkan  nilai  capaian  sebesar  60  %.  Dapat  disimpulkan bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kembangan dalam pemakaian obat yang termasuk dalam DOEN belum efisien. Berdasarkan data analisis obat yang tidak termasuk dalam DOEN sebesar 40% adalah obat-obat yang di usulkan oleh dokter spesialis menurut urgensi, pola penyakit  dan  tingkat  kepentingan.  Oleh  karena  itu,  obat-obat  yang  disimpan  dalam Instalasi Farmasi RSUD Kembangan terdapat juga obat-obat non esensial yang termasuk dalam daftar FORNAS.
Modal atau dana yang tersedia dengan dana yang dibutuhkan Instalasi Farmasi RSUD  Kembangan  yaitu  sebesar  100%.  Hal  berarti  jumlah  dana  tersedia  sangat mencukupi kebutuhan yang diajukan pada anggaran belanja Rumah Sakit. Berdasarkan wawancara kepada Kepala Satuan  Pelaksana   Keuangan  bahwa  kebutuhan  riil  farmasi yaitu Rp.7.397.615.793,- dari total dana dalam perencanaan anggaran tahun 2021 sebesar Rp.7.765.647.267,-. Standar indikator ini 100% menurut penelitian Pudjaningsih (2006), dengan  begitu proses pengelolaan obat dapat berjalan dengan baik.(Pudjaningsih, 2006)
Alokasi  dana  anggaran  pengadaan  farmasi  dari  keseluruhan dana  anggaran    di RSUD Kembangan tahun 2021 sebesar 33%. Jika dibandingkan dengan indikator standar untuk alokasi dana pengadaan farmasi adalah 30- 40% dari total seluruh anggaran rumah sakit.  Hasil  penelitian  untuk  indikator  alokasi  dana  anggaran  farmasi  di  RSUD Kembangan  cukup  baik  walaupun  belum  mencapai  40%.  Sumber  dana anggaran untuk Instalasi Farmasi RSUD Kembangan yaitu dana BLUD Rumah Sakit.
Perbandingan indikator menganalisis jumlah obat dalam rencana dengan jumlah pemakaian  riil  yang  digunakan  tahun  2021,  diperoleh  hasil  untuk  tahun  2021  sebesar 87%. Hasil berpengaruh terhadap nilai indikator standar yang ditentukan sebesar 100%, sehingga  dapat  dikatakan  perencanaaan  farmasi  belum  tepat.  Perencanaan  dengan pendekatan konsumsi kurang optimal, artinya obat tersedia belum sepenuhnya memenuhi kebutuhan obat yang sebenarnya.
Indikator dibawah standar 100% berarti jumlah produk yang diterima tidak sesuai dengan perencanaan, menurut WHO pada tahun 2011. Analisis indikator diperoleh nilai sebesar  98%,  hal  ini  menunjukkan  bahwa  jumlah  produk  yang  diterima  tahun  2021
Pengadaan tiap item obat pertahun Untuk melihat efisiensi berapa kali pengadaan obat yang dipesan dalam setahun Rendah <12x/tahun Sedang 12- 24x/tahun Tinggi > 24x/tahun 4x Rendah <12x/tahun Tertundanya pembayaran terhadap waktu yang disepakati Untuk mengetahui kualitas pada tahap pengadaan obat 0-25 kali 0 kali
hampir terealisasi sepenuhnya, ini juga berpengaruh pada kebutuhan obat pasien yang ada di RSUD Kembangan tahun 2021 terpenuhi. Berdasarkan informasi data obat yang masuk pada tahun 2021, hanya terdapat 7 item yang tidak sesuai perencanaan. Penilaian Indikator menunjukan bahwa tim pengadaan sudah baik dalam proses pengadaan obat di Rumah Sakit.
Indikator  Frekuensi  pengadaan  obat  tiap  item  obat  per  tahun  bertujuan  untuk mengetahui berapa kali pemesaanan obat dilakukan dalam setahun. Frekuensi pengadaan tiap  item  obat  pada  tahun 2021  sebanyak  4x  (rendah  0-12x/tahun).  Pengadaan  obat dilakukan  per  triwulan,  hal  ini  untuk  mencegah  obat  berlebihan  dan expired sehingga diadakan dengan volume pemesanan yang tidak  terlalu besar dari rencana yang sudah dibuat untuk satu tahun.
Jumlah  Frekuensi  tertundanya  pembayaran  oleh  RSUD  Kembangan  terhadap waktu yang disepakati pada tahun 2021 adalah 0 kali. Hal ini dikarenakan pengadaan obat pada RSUD Kembangan di proses melalui sistem e-catalog dimana tahapannya sudah tertata  secara  sistem  dan  lebih  ringkas  untuk  dokumen  pengadaannya.  Hanya  sedikit tambahan dari pengadaan langsung untuk obat-obat yang kosong di e-catalog .

## Kesimpulan
Evaluasi dengan mengukur nilai indikator capaian pengelolaan obat pada tahap seleksi di RSUD Kembangan masih belum semuanya sesuai dengan DOEN, ini berarti masih banyak obat non esensial yang tersedia di Instalasi Farmasi RSUD Kembangan. Perencanaan  di  Instalasi  Farmasi  RSUD  Kembangan  tahun  2021  sudah  cukup  baik hampir semua indikator mendekati standar. Nilai indikator capaian pengelolaan obat pada tahap pengadaan tahun 2021 juga sudah baik terutama pada indikator pengadaan tiap item obat  per  tahun  dan  indikator  pembayaran  pada  pembelian  obat  yang  tertunda  telah memenuhi indikator standar.

## BIBLIOGRAFI
Fakhriadi, A., Marchaban, M., & Pudjaningsih, D. (2011). Drug Management Analysis in Pharmacy Departement of Pku Muhammadiyah Temanggung Hospital in Period 2006,  2007,  and  2008. Jurnal  Manajemen  Dan  Pelayanan  Farmasi  (Journal  of Management and Pharmacy Practice) , 1 (2), 94–102. Google Scholar .
Helia,  V.  N.  (2011). Perancangan  dan  Pengukuran  Kinerja  Rantai  Pasok  di  Instalasi Farmasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Temanggung . Google Scholar .
Hudyono, J. (1990). Andayaningsih. Studi Pengelolaan Obat & Sumber Daya Manusia . Google Scholar .
Husain,  N.  I.  (2017). Gambaran  Pengelolaan  Persediaan  Obat  di  Gudang  Farmasi RSUD  Syekh  Yusuf  Gowa  Tahun  2017 .  Universitas  Islam  Negeri  Alauddin Makassar. Google Scholar . Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/6477/2021  Tentang  Daftar  Obat  Esensial  Nasional,  253 (2021). Google Scholar .
Permenkes,  R.  I.  (2016).  Standar  Pelayanan  Kefarmasian  di  Rumah  Sakit. Jakarta: Kemeterian Kesehatan RI . Google Scholar .
Presiden  Republik  Indonesia.  (2009).  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Presiden Republik Indonesia , 21 (1), 1–9. Google Scholar .
Pudjaningsih, D. (2006). Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit. Jurnal Logika , 3 (1). Google Scholar .
Rikomah, S. E. (2017). Farmasi Rumah Sakit . Deepublish. Google Scholar .
Rusmin, R. (2020). Manajemen Strategi Marketing Rumah Sakit Islam . Google Scholar .
Copyright holder:
Roza Falinda 1 , Helen Andriani 2 , Amal Chalik Sjaaf 2 (2022)
First publication right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: