e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019

## PEMANFAATAN SPA (SISTEM PEMBERKASAN AGENDA) DI KELURAHAN RANGKUI MENGGUNAKAN METODE OMT (OBJECT MODELLING TECHNIQUE)

## Sarwindah
Sistem Informasi, STMIK Atma Luhur,
indah_syifa@atmaluhur.ac.id

## Abstrak
Agenda suatu bentuk penyampaian berita, ide-ide atau pendapat yang disampaikan secara tertulis dari  satu  pihak  kepada  pihak  lain,  dari  penyampaian  tersebut  terjadilah  hubungan  timbal  balik sehingga  terjadilah  kegiatan  surat  menyurat  terutama  Laporan.  Disini  penulis  bertujuan  untuk mengetahui  proses  surat  masuk  dan  surat  keluar  tersebut  masih  diproses  manual  dengan menggunakan  menulis  di  buku  besar.  Oleh  karena  itu,  penulis  berinisiatif  membuat  perancangan sistem  informasi  pemberkasan  agenda  surat  keluar  dan  masuk  berdasarkan  Disposisi.  Sistem informasi Pemberkasan ini terdiri dari pendataan surat yang ada terutama surat masuk, surat keluar dan  pembuatan  laporan  yang  berhubungan  dengan  surat  menyurat.  Selain  itu, sistem  tersebut didukung dengan model UML untuk membantu analisa data dan diharapkan dapat mempermudah kelancaran  proses  pemberkasan  sehingga  menghasilkan  informasi  yang  lebih  akurat  serta mendukung untuk peningkatan proses pemberkasan di kelurahan Rangkui  kec.Kelapa dan metode yang digunakan adalah OMT(Object Modelling Technique).
K ata Kunci : Sistem, Pemberkasan Agenda, UML dan OMT

## 1. PENDAHULUAN
Pemberkasan  Agenda  yang  terdiri  dari  surat menyurat  sangatlah  penting  bagi  perusahaan  dan instansi  pemerintah  untuk  menerima  informasi  dan memberikan informasi baik internal maupun eksternal, jika infomasi itu masuk kedalam perusahaan dan instansi, baik berupa lisan (ucapan pemberitahuan), lewat telepone, dan      tulisan berupa memo  atau  surat,  maka  informasi  yang  masuk  dan keluar  tersebut  hendak  lah  diketahui  di  disposisi kepada  yang  bersangkutan.  Apabila  informasi  itu bersipat  penting  atau  segera,  maka  pimpinan  hurus bersifat  memberi  perintah  tindak  lanjutan  mengikuti batas waktu sesuai isi informasi memo dan surat. Oleh karena itu membutuhkan informasi dalam melaksanakana tanggung jawab perencanaan, pengendalian dan penyajian, sehinggan semakin cepat tersaji,  infomasi  tentang  Pemberkasan  Agenda  sura menyurat  semakin  baik  terutama  kelurahan  Rangkui kec.Kelapa.Permasalahannya  adalah,  register  dan penyusunan arsip masih manual (ditulis tangan dalam
buku agenda) tanpa adanya softcopy/ back up data dan belum  adanya  sistem  terkomputerisasi  yang  dapat membantu dengan lebih cepat dalam penangan berkas dari  semua  proses  surat  menyurat  yang  ada  di kelurahan  rangkui.  Dimana  agenda  surat  menyurat pada  instansi  kelurahan  rangkui  perlu  mendapatkan perhatian  dimana  isi  dari  surat  pada  sebuah  instansi akan  menjadi  sarana  pencapaian  tujuan  dari  instansi yang  bersangkutan,  maka  dalam  memperhatikan pemberkasan  agenda  perlu  adanya  pengurusan  dan pengendalian  atas  surat.  Hal  itu  harus  diperhatikan supaya dalam Pelaporan berjalan lancar sesuai dengan tujuan  yang  diharapakn.  adapun  batasannya  adalah: Surat  Masuk,  Surat  Keluar,  Disposisi  dan  Laporan Agenda Surat Masuk,Laporan Agenda Surat Keluar.Tujuan penulisan agar mempermudah pegawai dalam  melakukan  proses  pendataan  surat  menyurat, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik, dapat dimanfaatkan  sebagai  bahan  eferensi  dasar  untuk memperbaiki  sistem  pendataan  surat  menyurat  yang
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019
sedang  berjalan  saat  ini,  dan  mempermudah  dalam pembuatan laporan Surat Masuk dan surat Keluar.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Sistem Suatu  sistem  pada  dasarnya  adalah  sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

## B. Sistem Pemberkasan
Sistem  Pemberkasan  adalah  cara  penyimpanan arsipsecara  logis  dan  sistematis  dengan  memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataukombinasi huruf dan nomor identitas arsip yang terkait(Amsyah 2003).Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :
a) Sistem abjad Sistem  abjad  adalah  sistem  penyimpanan dokumen  yang  berdasarkan  susunan  abjad  dari kata tangkap/nama dokumen bersangkutan.Melalui sistem abjad ini dokumen disimpan  berdasarkan  urutan  abjad,  kata  demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan.
b) Sistem nomor Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode  nomor  sebagai  pengganti  dari nama-nama orang atau nama badan disebut sistem nomor.
c) Sistem geografis/wilayah Sistem  geografis  berhubungan  dengan  letak tempat  atau  lokasi  adalah  suatu  sistem penyimpanan  arsip  berdasarkan  pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
d) Sistem tanggal (choronologis) Sistem  penyimpanan  kronologi  merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu.  Waktu  disini  dapat  dijabarkan  sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade ataupun abjad. [7].
C. OMT (Object Modelling Technique) OMT adalah mengidentifikasi dan meng- organisasikan  application-domain  concept  sampai pada implementation-domain concept. Metode Object Modelling Technique terdiri dari analisis, design dan implementasi.
D. UML UMLadalah  sekumpulan  alat  yang  digunakan untuk  melakukan  abstraksi  terhadap  sebuah  sistem atau perangkat lunak berbasis objek.
UML  merupakan  singkatan  dari  Unified  Modeling Language.  UML  juga  menjadi  salah  satu  cara  untuk mempermudah pengembangan aplikasi yang
berkelanjutan,  adapun  Tools  dari  UML  yang digunakan pada penelitian ini diantaranya:
a. Activity Diagram menggambarkan  proses  bisnis  dan  urutan aktivitas  dalam  sebuah  proses,  yang  mana  dipakai pada business modelling untuk memperhatikan urutan aktifitas  proses  bisnis  karena  bermanfaat  untuk membantu  memahami  proses  secara  keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses.
a. Analisa Dokumen Keluaran
Analisa keluaran adalah bagian dari sistem yang fungsinya  menjelaskan  dokumen-dokumen  apa  saja yang  dihasilkan  sistem  berjalan.Dokumen  keluaran yang  dihasilkan  dari  sistem  berjalan  dapat  dianalisa dari activity diagram yangtelah dibuat. Caranya amati dokumen  apa yang  dibuat oleh  bagian  tempat  sistem berlangsung  dan  diberikan  kepada  bagian/ swimlane lain.
b. Analisa Dokumen Masukan
Analisa  masukan  adalah  dokumen  yang  berasal dari  bagian  lain  dan  diterima  oleh  bagian  gudang. Caranya  amati activity  diagram ,  tentukan  berada  di swimlane yang  mana  sistem  berada.    Dokumen masukan adalah dokumen yang diterima gudang dari swimlane lain.
c. Entity Relationship Diagram
ERD adalah sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data  dalam  hal  entitas  dan  relasi  yang  digambarkan oleh data tersebut.

## 3.  METODE
OMT  (Object  Modelling  Technique  )  adalah sebuah  metode  Object  Oriented  untuk  membangun software lewat koleksi  objek-objek yang didalamnya mengandung  data  dan  behavior.  Karakteristik  dari OMT  adalah  menemukan  hal  mendasar  dari  Object Oriented  berupa  Identity,  Classification  (class  dan Object),  polymorphism,  Inheritance.  Esensi  dari Object Oriented Development. OMT adalah mengidentifikasi dan mengorganisasikan application- domain concept sampai pada implementation-domain concept.Metode  Object  Modelling  Technique  terdiri dari analisis, design dan implementasi.
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019
Metode penelitian yang digunakan adalah :
a. Metode Analisa
Adapun  tahapan-tahapan  pada  analisa  sistem adalah sebagai berikut :
a) Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk memodelkan alur  kerja  sebuah  proses  bisnis  dan  urutan aktivitas dalam suatu proses.
b) Use Case Diagram
Use case diagram digunakan untuk menjelaskan  manfaat  sistem  jika  dilihat menurut pandangan orang yang berada di luar sistem.
b. Desain Sistem
Tahapan Desain sistem adalah merancang sistem secara  rinci  berdasarkan  hasil  analisa  yang  telah dilakukan, sehingga menghasilkan model sistem yang baru  sesuai  dengan  yang  telah  diusulkan  dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program.
Pada  tahapan  perancangan  sistem,  alat-alat  yang digunakan adalah :
1) Entity Relationship Diagram (ERD) ERD digunakan untuk menggambarkan
hubungan  antara  entitas-entitas  yang  ada, bukan  menggambarkan  proses-proses  yang terjadi.
2) Spesifikasi Basis Data Spesifikasi  basis  data  digunakan  untuk menjelaskan  tipe  data  yang  ada  pada  model konseptual secara detil.
3) Sequence Diagram
Sequence  diagram untuk  menggambarkan interaksi  antar  objek  di  dalam  dan  di  sekitar sistem  (termasuk  pengguna,  display,  dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Proses Bisnis
1. Surat masuk dan Disposisi Sekertaris  menerima  surat  dari  instansi  dan mencatat surat masuk tersebut kedalam agenda surat  masuk.  Kemudian  diserahkan  pada Ka.Lurah  untuk  di  disposisi.  Setelah  di disposisi  Ka.Lurah  menyerahkan  kembali  ke sekertaris lalu disimpan ke dalam agenda surat masuk sebagai arsip.
2. Surat Keluar Sekertaris  membuat  surat  keluar  Kemudian mencatat  surat  keluar  ke  dalam  agenda  surat
keluar  dan  diserahkan  ke  petugas  pengiriman surat untuk diberikan kepada Instansi.
3. Laporan  Agenda  Surat  Masuk  dan  Laporan Agenda Surat Keluar
Setiap  bulan  sekertaris  akan membuat  laporan agenda  surat  masuk  kemudian  diserahkan kepada Ka.Lurah  lalu diarsipkan.

## B. Activity Diagram
1. Activity Diagram Surat Masuk dan Disposisi

## Gambar 1. Activity Diagram Suarat Masuk dan Disposisi

## 2. Activty Diagram Surat Keluar
Gambar 2. Activity Diagram Surat Keluar Serah Surat Keluar Buat Surat Keluar Catat Surat Keluar ke Agenda Surat Keluar Terima Surat Keluar Antar Surat Keluar Terima surat Keluar Instansi Petugas Pengiriman Surat TU Kirim Surat Masuk Terima Surat Masuk Catat Surat Masuk kedalam Agenda Surat Masuk Serah Surat Masuk untuk Didisposisi Terima Surat Masuk disposisi Simpan ke dalam Agenda Surat Masuk Arsipkan Terima Surat Masuk Untuk Didisposisi Lakukan Disposisi Serah Kembali Surat Masuk disposisi Pimpinan TU Instansi
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019

## 3. Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk
Gambar 3. Activty Diagram Laporan Agenda Surat Masuk

## 4. Activty Diagram Laporan Agenda Surat Keluar
Gambar 4. Activty Diagram Laporan Agenda Surat Keluar
C. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 5. ERD (Entity Relationship Diagram)

## D. Tampilan Rancangan Layar
1. Rancangan Layar Entry Data Instansi
Entry Data Instansi Entry Data Instansi Tampil Z Tampil Kd_Instansi Tampil Z Tampil Nm_Instansi Kd_Instansi Nm_Instansi Almt_Instansi <<Input>> <<Input>> <<Input>> Entry Data Instansi Tampil Z Tampil Almt_Instansi
Simpan Ubah Hapus Batal Keluar Z Z Z Tampil Z Tampil No Z
Gambar 6. Rancangan  Layar Entry Data Instansi
2. Rancangan Layar Enty Surat Masuk
Form Entry Surat Masuk
Form Entry Surat Masuk
Entry Surat Masuk Simpan Batal Keluar Data Instansi
Kd_Instansi Nm_Instansi Almt_Instansi <<Dispaly>> Cari <<Dispaly>> <<Dispaly>> <<Input>> Tgl Surat Masuk Sifat Perihal Lampiran <<Input>> <<Input>> <<Input>> Surat Masuk No Surat Masuk <<Sysdate>>
Gambar 7. Rancangan Layar Entry Surat Masuk

## 3. Rancangan Cetak Disposisi
e-ISSN 2460-7908                                                                                                            Vol. 5, No. 2, Desember 2019

## 4. Rancangan Cetak Surat Keluar
Form Cetak Surat Keluar Form Cetak Surat Keluar Cetak Surat Keluar No SK Tgl SK Lampiran Hal <<Input>> <<Input>> <<Input>> Surat Keluar Data Instansi Kd_Instansi Nm_Instansi Almt_Instansi Keluar Batal Cetak <<Dispaly>> Cari Sysdate <<Dispaly>> <<Dispaly>>
Gambar 9. Rancangan Layar Cetak surat Keluar

## 5. Hasil Cetak Disposisi
Gambar 10. Rancangan Cetak Disposisi

## 5. KESIMPULAN
Dalam  Proses  Pemberkasan  Agenda  surat menyurat yang sedang berjalan saat ini masih manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar  atau  buku  agenda,  pembuatan  laporannya dilakukan  dengan  menggunakan microsoft  word dan microsoft excel yang terpisah-pisah, sistem pendataan saat ini belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang  sedang  berjalan  saat  ini  prosesnya  belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data- data  laporan  surat  masuk  dan  surat  keluar  tersebut proses pendataan surat yang dihasilkan belum berjalan dengan  baik,  dan  Sistem  pendataan  surat  menyurat yang  berjalan  saat  ini  perlu  dirubah  menjadi  sistem informasi komputerisasi,
Untuk  pengembangan  sistem  dan  penelitian  lebih lanjut  diharapkan    pendataan    surat  menyurat    harus lebih rapi dan perlu arsipan dalam bentuk file khusus untuk  penyimpannan  data-data  surat  yang  ada  dan Melakukan backup atau dokumentasi secara  periodik sebagai  cadangan  data  yang  ada  dokumentasi  dapat berupa  laporan  dalam  bentuk  cetakan  kertas  ataupun bentuk media lainnya.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,  Tata. Analisis  Sistem  Informasi . Yogyakarta: Andi., 2012
[2] Heryanto,  Imam. Membuat  Database  Dengan Microsof Access . Bandung: Informatika, 2009. [3] Jogiyanto. Sistem Teknologi Informas i. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2006. [4] Komputer,  Wahana.  2009. Panduan  Praktis Microsoft  Visio  2007 .  Yogyakarta:  CV  Andi Offset. [5] Munawar. Pemodelan  UML  Berorientasi Objek . Jakarta: Andy Jogyakarta, 2007.
[6] Supardi, Yuniar . Semua Bisa Menjadi Program
VB 6 Hingga VB 2008 Basic . Jakrta : Pt . Elek Media Komputindo, 2011. [7] Taufiq, Rahmat. Sistem Informasi Manajemen .
Edisi  pertama.  Yogyakarta:  penerbit  Graha Ilmu, 2013.
[8] Barsir  Barthos, Manajemen  Kearsipan:  Untuk
Lembaga  Negara,  Swasta,  dan  Perguruan Tinggi . Jakarta: Bumi Aksara, 2011