## Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi

## Setyawan Wibisono
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang e-mail : sonny@unisbank.ac.id
ABSTRAK  : Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  adalah  sistem  informasi  terintegrasi  yang  dapat mengakomodasikan  kebutuhan  –  kebutuhan  sistem  informasi  secara  spesifik  untuk  departemen  – departemen  yang  berbeda  pada  suatu  perusahaan.  ERP  Terdiri  dari  bermacam  –  macam  modul  yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk  proses  distribusi.  Penggunaan  ERP  menjadikan  semua  sistem  di  dalam  suatu  perusahaan  menjadi satu  sistem  yang  terintegrasi  dengan  satu  database,  sehingga  beberapa  departemen  menjadi  lebih  mudah dalam  berbagi  data,    dan  lebih  mudah  pula  dalam  melakukan  komunikasi.  Perangkat  lunak  ERP  yang beredar  di  pasaran,  tidak  hanya  dalam  versi  komersial  saja,  tetapi  juga  sudah  tersedia  dalam  versi  open source.  Penerapan  ERP  dalam  suatu  perusahaan  tidak  harus  dalam  satu  sistem  yang  utuh,  tetapi  dapat diterapkan  dengan  hanya  menggunakan  satu  modul  saja  dulu  sebagai  pilot  project.  Jika  penerapan  satu modul  dinilai  berhasil,  maka  dapat  menerapkan  modul  lain  dengan  referensi  modul  yang  sudah berhasil. Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan dilakukan kustomisasi ERP dalam penerapannya.
Kata kunci : ERP, sistem terintegrasi, sistem informasi, modul, database, proses bisnis, kustomisasi, open source, pilot project.

## PENDAHULUAN
Beberapa  tahun  belakangan  ini,  dalam iklan  lowongan  pekerjaan  dalam  bidang teknologi  informasi,  muncul  beberapa  tawaran pekerjaan  dengan  kualifikasi  menguasai  SAP. SAP memang salah satu piranti lunak Enterprise Resource  Planning  (ERP) yang  banyak  dipakai oleh  perusahaan  dalam  skala  besar.  Di Indonesia,  banyak  perusahaan  besar  yang  telah mengimplementasikan  SAP,  misalnya  Astra International,  Toyota  Astra  Motor,  Bentoel Prima,  United  Tractor,  Pertamina,  Telkomsel, Auto  2000,  Blue  Bird  dan  beberapa  perusahaan lain.  Modul  yang  diimplementasikan  tiap perusahaan  pun  beragam.  Ada  yang  hanya memakai  untuk  keperluan  area  tertentu  seperti Financial  Accounting saja  atau Sales  and Distributon saja,  namun  banyak  pula  yang mengintegrasikan beberapa modul.
Enterprise  Resource  Planning ,  atau  ERP, tidak dapat diartikan hanya dengan menerjemahkan  dari  kepanjangannya  saja.  Kata planning dan  kata resource bukanlah  inti  dari ERP,  tetapi  kata Enterprise merupakan  inti
sebenarnya  dari  istilah  ERP,  yaitu  untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada  pada  sebuah  perusahaan  ke  dalam  sebuah sistem komputer terpadu yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen  yang  berbeda.  Sistem  inilah  yang harus  dapat  memenuhi  semua  kebutuhan departemen  dan  mereduksi  pekerjaan  – pekerjaan manual yang ada. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling  berdiri  sendirI  pada  departemen  – departemen  yang  ada.  Setiap  departemen  masih memiliki  sistem  sendiri,  tetapi  semua  sudah terintegrasi  satu  sama  lain,  sehingga  dapat memantau  suatu  permasalahan  yang  terjadi secara terstruktur.
Sistem  ERP  dapat  meningkatkan  kinerja perusahaan  dengan  mempercepat  semua  proses dan  akhirnya  akan  dapat  meningkatkan pendapatan  perusahaan.  Sistem  ERP  sering disebut  sebagai  suatu  sistem back-office . Sebagai  contoh  dalam  sebuah  kasus  penjualan, SISTEM ERP tidak menangani proses penjualan di  sisi  depan,  tetapi  SISTEM  ERP  lebih  pada bagaimana  menangani  suatu  order  dan
memberikan  suatu  solusi  untuk  mempermudah alur  proses  penyelesaian  suatu  order  yang melalui  berbagai  tahapan.  Semua  orang  dalam perusahaan  dapat  mengakses  informasi  yang sama  dan  juga  bisa  melakukan  perubahan terhadap  informasi  tersebut.  Jika  suatu  bagian sudah  menyelesaikan  tugasnya  dengan  baik, maka  secara  otomatis  sistem  ERP  akan melanjutkan ke bagian berikutnya. Jika sewaktu –  waktu  ingin  diketahui  status  order,  maka hanya  perlu  masuk  ke  sistem  ERP  dan  bisa melakukan  pelacakan  status  terakhir.  Dengan adanya sistem ini, maka proses order akan dapat diproses  dengan  cepat  dan  pelanggan  dapat cepat  menerima  hasilnya  dengan  resiko kesalahan yang ditimbulkan semakin kecil.
Saat  ini  berbagai  sistem  ERP  beredar  di pasaran, sistem ERP yang komersial antara lain SAP,  Baan,  Oracle,  IFS,  Peoplesoft  dan  J.D. Edwards,  sedangkan  sistem  ERP open  source yang  popular  sekarang  ini  adalah  Compiere, Adempiere, WebErp.

## MODUL - MODUL DALAM SISTEM ERP
Sedikitnya  ada  3  sumber  daya  di  dalam perusahaan  yang  perlu  dikelola  secara  benar. Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul utama sebagai berikut :
A. Financial
1. FI - Financial Accounting Digunakan  sebagai  parameter  untuk perhitungan  keuntungan,  mengukur kinerja  keuangan  dengan  berbasis  pada data transaksi. Modul FI juga menyediakan data yang dapat digunakan sebagai  alat  audit  dalam  laporan keuangan.
2. CO-Controlling
Fungsi  dari  modul  CO  adalah  untuk mendukung empat kegiatan pokok :
� Pengendalian investasi.
� Pengendalian  kegiatan  keuangan, memantau dan merencanakan
kegiatan  pembayaran  sesuai  dengan jadwal.
� Pengendalian  kegiatan  pembelian, pengadaan  dan  penggunaan  dana dalam unit – unit kerja.
� Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas
perusahaan
3. IM - Investment Management
Modul  IM  berkaitan  dengan  fungsi modul  TR,  dengan  modul  IM  lebih ditujukan untuk analisis investasi jangka panjang  dan  aset  tetap  dari  perusahaan untuk membuat keputusan.
4. EC - Enterprise Controlling
Modul  EC  adalah  untuk  memberikan akses mengenai :
� Kondisi keuangan perusahaan
� Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
� Pengembangan Investasi
� Pemeliharaan  aset  –  aset  yang dimiliki
� Pengembangan SDM perusahaan
� Kondisi  pasar  yang  berkaitan dengan pengambilan keputusan
� Faktor-faktor  struktural  dari  proses bisnis,  seperti  struktur  produksi, struktur  biaya,  neraca  dan  laporan rugi laba
5. TR - Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash
management dan cash  forecasting dengan  aktifitas  logistik  dan  transaksi keuangan.
B. Distribution dan Manufacturing
1. LE - Logistics Execution
Modul  LO  merupakan  modul  yang terkati dengan modul lain, seperti modul PP, EC, SD,  MM, PM dan QM. Modul ini  fokus  pada  pengaturan  logistik  dari pembelian hingga distribusi..
2.   SD - Sales Distribution Modul SD ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang mampu
mengantisipasi perubahan pasar.
Prioritas  utama  dari  penggunaan  modul ini  adalah  untuk  membuat  struktur  data yang  mampu  merekam,  menganalisis,
dan mengontrol aktifitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan keuntungan  yang  layak  dalam  periode akuntansi yang akan datang.
3. MM - Materials Management
Fungsi  utama  dari  modul  MM  adalah untuk  membantu  manajemen  dalam aktifitas  sehari-hari  dalam  tipe  bisnis apapun  yang  memerlukan  konsumsi material, termasuk energi dan pelayanan.
4. PP - Production Planning
Modul  PP  ini  berfungsi  dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya  material  sampai  kepada  proses pengiriman produk.
5. PM - Plant Maintenance
Modul  PM  berfungsi  untuk  mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan  dengan  aktifitas  operasional yang sedang berjalan.
6. QM - Quality Management Modul  QM  terintegrasi  dengan  modul PP- PI Production . Salah satu fungsi dari modul  QM  adalah  untuk  menyediakan master data
yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000
series .
7. PS - Project System Modul  PS  dikonsentrasikan  untuk mendukung kegiatan berikut ini:
� Perencanaan  terhadap  waktu  dan nilai
� Perencanaan detail dengan menggunakan  perencanaan cost element atau unit  cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktifitas dan penjadwalan � Koordinasi  dari  sumber  daya melalui otomasi permintaan
material,  manajemen  dan  kapasitas material, serta sumber daya manusia
� Pemantauan terhadap material, kapasitas  dan  dana  selama  proyek berjalan
� Penutupan  proyek  dengan  analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources
Berfungsi untuk:
� Memudahkan melaksanakan manajemen yang  efektif  dan  tepat  waktu  terhadap gaji, benefit dan  biaya  yang  berkaitan dengan SDM perusahaan
� Melindungi  data  personalia  dari  pihak luar
� Membangun  sistem  perekrutan  dan pembangunan  SDM  yang  efisien melalui manajemen karir

## KONSEP DASAR ERP
Sistem  ERP  adalah  sebuah  terminologi yang  diberikan  kepada  sistem  informasi  yang mendukung  transaksi  atau  operasi  sehari-hari dalam  pengelolaan  sumber  daya  perusahaan. Sumber  daya  tersebut  meliputi  dana,  manusia, mesin,  suku  cadang,  waktu,  material  dan kapasitas.  Konsep  dari  sistem  ERP  dapat diilustrasikan sebagai berikut :

## Gambar 1. Arsitektur ERP

## ARSITEKTUR ERP
Sistem  ERP  sekarang  ini  banyak menganut  sistem  arsitektur 3-tier atau  lebih. Dalam  sistem  arsitektur 3-tier , user  interface
berjalan di client .
� Presentation  Layer : Graphical  User Interface  (GUI) atau browser untuk memasukkan  data  atau  mengakses  fungsi sistem
� Application  Layer :  aturan  bisnis,  logika fungsi, dan program yang menerima/mengirim dari/ke server database
� Database Layer : Manajemen transaksi data termasuk pula metadatanya

## Gambar 2. Arsitektur ERP

## KARAKTERISTIK ERP
Karakteristik  ERP  menurut  Daniel  E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Sistem  ERP  adalah  suatu  paket  perangkat lunak  yang  didesain  untuk  lingkungan pelanggan  pengguna server ,  apakah  itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4. Sistem  ERP  menggunakan  basis  data perusahaan  yang  secara  tipikal  menyimpan setiap data sekali saja.
5. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
6. Dalam beberapa hal sistem ERP
memungkinkan  perpaduan  proses  transaksi dan kegiatan perencanaan.
7. Sistem  ERP  menunjang  sistem  multi  mata uang  dan  bahasa,  yang  sangat  diperlukan oleh perusahaan multinasional.
8. Sistem  ERP  memungkinkan  penyesuaian untuk  kebutuhan  khusus  perusahaan  tanpa melakukan pemrograman kembali.

## KEUNTUNGAN PENGGUNAAN ERP
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan  sistem  informasi  terpadu  dalam konsep  ERP  ini  antara  lain  dapat  disebutkan sebagai berikut:
1. ERP  menawarkan  sistem  terintegrasi  di dalam  perusahaan,  sehingga  proses  dan pengambilan  keputusan  dapat  dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2. ERP  juga  memungkinkan  melakukan integrasi  secara  global.  Halangan  yang tadinya berupa perbedaan  valuta, perbedaan bahasa,  dan  perbedaan  budaya,  dapat dijembatani  secara  otomatis,  sehingga  data dapat diintegrasikan.
3. ERP  tidak  hanya  memadukan  data  dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran  dan  sinkronisasi  banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP  memungkinkan  manajemen  mengelola operasi,  tidak  hanya  sekedar  memonitor saja.  Dengan  ERP,  manajemen  tidak  hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana  keadaan  kita  ?’  tetapi  lebih- lebih  mampu  menjawab  pertanyaan  ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
5. ERP  membantu  melancarkan  pelaksanaan manajemen supply chain
dengan kemampuan memadukannya.

## PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH PERANGKAT LUNAK ERP
Memilih  perangkat  lunak  ERP  tidaklah semata-mata  harga.  Tapi  ada  beberapa  faktor lain  yang  perlu  diperhitungkan.  Diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Berapa  besar  ukuran  volume  transaksi ataupun  proses  bisnis  maupun  organisasi
yang  terkait  dalam  proses  otomasi  ini. Karena  semakin  besar  dan  semakin kompleks  suatu  proses  bisnis  maka perangkat  lunak  SISTEM  ERP  yang  akan digunakan  haruslah  sanggup  memenuhi kebutuhan  tersebut  terutama  reliabilitasnya. Ini  akan  terlihat  dari  besaran platform perangkat keras yang menjadi prasyaratnya. Semakin  kompleks  proses  bisnis  biasanya konfigurasi platform perangkat  keras  akan semakin  menuntut  lebih  besar  dan  lebih kompleks  juga  agar  kinerja throughput bisa tetap terjaga.
2. Pengalaman vendor/developer dalam implementasi  dengan  perusahaan  yang pernah punya proses bisnis yang sama akan sangat penting.  Referensi  dari pihak vendor untuk  perusahaan  yang  punya  proses  bisnis yang  sama  dapat  digunakan  sebagai pembanding. Ini sangatlah penting mengingat  implementasi  ERP  adalah investasi  yang  tidak  akan  kembali  dalam waktu  cepat.  Jangan  sampai  menyesal  di kemudian hari.
3. Tidak selalu vendor/developer besar merupakan  jaminan  bahwa  produk  dan delivery pasti  bagus.  Namun  yang  paling penting adalah
kemampuan vendor/developer itu  mengenal  proses bisnis,  ketajaman  dalam  pendefinisian proyek  dan  juga  mengenal  titik-titik  kritis saat implementasi. Pada kebanyakan proyek, 50%  kontribusi  kegagalan  justru  datang pada  saat  perencanaan  yang  seringkali disebabkan oleh kegagalan untuk
mendefinisikan project scope .
4. Selain  ketiga  hal  sebelumnya,  hal  terakhir yang  perlu  dipertimbangkan  juga  adalah dukungan  teknis  dari  perangkat  lunak  itu sendiri.  Sejatinya  sebuah  perangkat  lunak haruslah  mempunyai  skalabilitas  dan kontinuitas support yang  baik.  Pada kebanyakan vendor/developer , kegagalannya  adalah  di  sisi  ini.  Untuk  itu perlu  sekali  dalam  kontrak  pemeliharaan dicantumkan  klausul  penalti  apabila  terjadi kegagalan support .  Tentunya  lingkup support itu sendiri perlu didefiniskan dengan jelas dan tegas.
Keempat  poin  di  atas  masih  merupakan sedikit  hal  saja  dibandingkan  banyak  faktor lainnya  yang  memberikan  kontribusi  dalam pemilihan  perangkat  lunak.  Tapi  paling  tidak keempat  hal  tadi  telah  memberikan  gambaran yang  mendekati  realitas  dalam  implementasi berdasarkan banyak pengalaman dalam implementasi SISTEM ERP.

## PENERAPAN  SISTEM  ERP  DALAM PERUSAHAAN
Ada  beberapa  alternatif  cara  dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya adalah :
1. Melakukan  instalasi  aplikasi  ERP  secara langsung  dan  menyeluruh.  Perusahaan mengganti sistem lama dengan sistem ERP. Cara  ini  tentu  juga  mengandung  resiko, seperti  kesiapan  perusahaan  dengan  sistem yang baru. Apakah sumber daya yang ada di dalamnya
sudah siap
untuk mengoperasionalkan  sistem  ERP  atau belum. Sering kali proses implementasi akan berjalan  lambat  karena  proses  tidak dilakukan  secara  bertahap  per  bagian dahulu.
2. Melakukan  strategi franchise ,  cara  ini dilakukan  dengan  cara  mengimplementasi beberapa  sistem  ERP  yang  berbeda  pada setiap    unit  bisnis  pada  perusahaan.  Semua sistem  ini  juga  saling  terhubung  dengan modul  –  modul  yang  umum  seperti  modul keuangan.    Implementasi  biasanya  fokus pada  satu  unit  dahulu  yang  dijadikan pilot project .  Ini  mengurangi  resiko  kegagalan sambil  menguji  sistem  ERP  di  unit  itu apakah  bisa  berjalan  dengan  baik.  Apabila hasilnya  ternyata  memuaskan,  maka  sistem ERP dapat. Diimplementasikan ke unit yang lain  secara  bertahap  berdasarkan  referensi pilot project .

## KEBERHASILAN  PENERAPAN  SISTEM ERP
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
1. Bisnis proses yang matang. Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah  perusahaan  yang  akan  melakukan
implementasi  ERP.  ERP  tidak  akan  dapat diimplementasikan  di  sebuah  perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
2. Change Management yang baik.
Tidak  dapat  dipungkiri,  implementasi sebuah  sistem  akan  selalu  diikuti  dengan perubahan  "kebiasaan"  dalam  perusahaan tersebut. Change  management sangat diperlukan  untuk  memberi  pendidikan kepada  pengguna,  operator  atau  siapapun yang  akan  bersentuhan  langsung  dengan sistem  yang  baru.  Harus  betul-betul  dapat dijelaskan  kenapa  perusahaan  ini  perlu mengganti  sistemnya,  seberapa  efektif sistem  baru  ini  buat  perusahaan,  apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
3. Komitmen Sebuah implementasi ERP dalam
perusahaan,  pasti  akan  menyita  banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan  sampai  pengguna  yang  akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
4. Kerjasama Kerjasama  harus  dilakukan  dengan  baik antara  internal  perusahaan  maupun  antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan  implementasi.  Konsultan  dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
5. Good Consultant Pengalaman  konsultan  yang  melakukan implementasi  juga  sangat  berpengaruh dalam sebuah implementasi.

## KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM ERP
Dari  berbagai  implementasi  ERP  di perusahaan-perusahaan, pada akhirnya disimpulkan  bahwa  yang  menjadi  penyebab utama  kegagalan  implementasi  dan  instalasi  ini ada beberapa faktor yaitu:
1. Ketika  tidak  ada  atau  kurangnya  dukungan dari Pimpinan
Seperti  diketahui  bahwa  instalasi  dan implementasi  ERP  adalah  suatu  keputusan yang  harus  diambil  dan  dimulai  oleh  para
Pimpinan,  artinya  keputusan  harusnya adalah Top  Down .  Apalagi  dengan implementasi  dan  instalasi  ini  akan berakibat  perubahan  terhadap  proses  bisnis. ERP  adalah crossfuction dalam  satu perusahaan.
Orang-orang  harus  mempunyai  komitmen yang  tegas  untuk  melakukan  perubahan  di bagian masing-masing. Orang yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya  sebagian  besar  untuk  proyek  ini yang  pada  awalnya  tentu  kelihatan  seperti hal  yang  tidak  berguna  sama  sekali. Disinilah dibutuhkan dukungan dari Pimpinan.
2. Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja Sudah disebutkan diawal bahwa implemntasi  dan  instalasi  ERP  adalah crossfuction ,  artinya  proyek  tidak  akan berjalan  semestinya  jika  ada  asumsi  bahwa proyek  ini  hanya  milik  satu  bagian  atau departemen saja, misalnya saat implementasi  di  Departemen  Keuangan, maka  departemen  lain  merasa  tidak berkepentingan  dan  jika  terjadi  kesalahan, dianggap  adalah  kesalahan  tersebut  hanya milik  depertemen  yang  bersangkutan. Padahal  dengan  ERP  ini  nantinya  akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi  antara  satu  bagian  dengan  bagian yang  lain.  Sebagai  contoh  misalnya  saat permintaan  produk  besar  atau  tren  sedang meningkat,  maka  otomatis  bagian  produksi akan  segera  mengetahuinya  dan  kapasitas produksi  bisa  ditingkatkan  dan  bagian gudang  bisa  menyediakan  kabutuhan  yang dibutuhkan dengan tepat dan online.
3. Ketika  tidak  ada  yang  diserahi  tugas  untuk menjadi Person In Charge (PIC)
Untuk  satu  proyek  seperti  ini  maka  sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan  untuk  menjadi  PIC  atau project manager .  Hal  ini  untuk  meningkatkan komitmen  dan  mampunya  terpenuhi  semua pekerjaan  sesuai  dengan  jadwal  yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan  biaya,  waktu  dan  sumber
daya yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang  yang  bertanggung  jawab  secara penuh.
4. Ketika  untuk  segala  proses  dan  prosedur implementasi  diserahkan  hanya  ke  tim Information Technolgy (IT) saja.
Hal  ini  sangat  umum  terjadi,  dimana  para anggota  tim  yang  terlibat  di  proyek implementasi umumnya hanya menyerahkan saja  untuk  pengambilan  keputusan  atau perubahan  prosedur  ke  pihak  IT  dengan alasan  mereka  orang  yang  secara  teknik menguasai  dengan  baik  bidang  tersebut. Padahal  yang  mengetahui  prosedur  yang benar di bagian masing-masing adalah pihak yang  terlibat  utama  di  dalamnya,  misalnya orang  keuangan  untuk  di  bagian  keuangan, orang produksi untuk di bagian produksi dan seterusnya.
5. Ketika vendor yang melakukan implementasi  kurang  atau  tidak  memiliki kemampuan  dan  kompetensi  yang  baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.
Disini  dibutuhkan  vendor  yang  akan melakukan instalasi dan implementasi sudah memiliki  jam  terbang  yang  baik  sehingga sudah  mengetahui  kira-kira  masalah  yang akan  muncul  dan  memiliki  kemampuan untuk  memecahan  masalah  sesuai  dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

## DAMPAK INTEGRASI
Dengan  mengimplementasikan  sistem ERP  di  suatu  organisasi  akan  mengintegrasikan sistem yang berakibat:
1. Perubahan  yang  dilakukan  pada  satu  modul secara otomatis akan memutakhirkan modul lainnya bila informasi yang diubah berkaitan dengan  modul  tersebut.  Data  akan termutakhirkan  secara  langsung  begitu  user menginput  data  ke  dalam  sistem.  Hal  ini yang  dikenal  dengan  istilah “real-time processing”
2. Integrasi  secara  sistem  bisa  terjadi  dengan syarat bahwa  seluruh  perusahaan  harus menggunakan  satu  sumber  data yang  sama,
baik  untuk  data  pelanggan,  data  produk maupun data vendor.
3. Transparansi  data,  semua  user  yang mempunyai  akses  ke  sistem  akan  dapat melihat  semua  informasi  yang  paling mutakhir  setiap  saat  diperlukan  walaupun informasi tersebut diinput oleh user lain pun.

## BIAYA YANG TIDAK TERLIHAT DALAM PENERAPAN SISTEM ERP
Setiap  perusahaan  memiliki  kebijakan sendiri dalam hal anggaran implementasi sistem ERP.  Tetapi  dalam  pelaksanaannya,  kadang perlu  pembiayaan  lebih  ketika  implementasi sistem  ERP.  Beberapa  pos  pembiayaan  itu adalah :
1. Pelatihan
Biaya  pelatihan  adalah  pengeluaran  yang sering  tidak  diperkirakan  sebelumnya. Dalam  melatih  staf  untuk  menggunakan sistem  ERP  tidaklah  mudah.  Mereka  tidah hanya  harus  belajar  menggunakan interface dari  aplikasi  yang  baru,  tetapi  harus  belajar proses  dan  prosedur  yang  baru.  Materi training  akan  lebih  baik,  jika  disampaikan pihak  internal  perusahaan,  karena  pihak internal  perusahaanlah  yang  dapat  dengan tepat  menjelaskan  perubahan  sistem  dan prosedur  bisnis  dengan  sistem  ERP.  Semua orang dalam perusahaan akan menggunakan sistem  yang  sama,  ini  berarti  bahwa  semua pihak  harus  mempunyai  pengetahuan  yang lebih  luas  mengenai  proses  bisnis  dalam perusahaan,  termasuk  juga  hubungan  antar departemen.
2. Integrasi dan uji coba Kegiatan  uji  coba  antara  aplikasi  ERP dengan aplikasi lain dalam perusahaan yang dibangun  dengan  solusi  kasus-per-kasus akan menimbulkan biaya yang tidak terlihat. Uji  coba  sebaiknya    dilakukan  dengan  data nyata  dan  dilakukan  oleh  orang  –  orang yang  nantinya  akan  melakukan  tugas tersebut.
3. Kustomisasi Ini  adalah  hal  yang  sebaiknya  dihindari ketika  proses  implementasi  sistem  ERP
berjalan,  karena  juga  akan  menimbulkan biaya tambahan tersendiri.
4. Konversi data Dalam  implementasi  sistem  ERP,  hal  ini akan menimbulkan biaya tersendiri. Di mana semua  data  lama  harus  dimigrasi  ke  sistem ERP. Harus dipilih data apa saja yang perlu untuk
dimigrasi dan
bagaimana menyesuaikan data lama dengan data baru.
5. Analisis data Terkadang  data  dari  sistem  ERP  harus dibandingkan  dengan  data  eksternal  dari sistem  lain  demi  kepentingan  analisis  data. Untuk  melakukannya  maka  terkadang diperlukan suatu aktifitas custom
programming ,  dan  ini  bisa  menimbukan biaya tambahan.

## IMPLEMENTASI  ERP  MENGGUNAKAN COMPIERE
1. Login User Untuk  login,  maka  perlu  login  sebagai SuperUser ( case sensitive )
dan passwordnya: System. Compiere  akan mengingat data login ini.
Gambar 3. Login compiere connection
Pada tab Defaults, kolom Role diisi : GardenWorld Admin .
Gambar 4. Login compiere default
2. Navigasi Windows
Untuk  membuka  window  Sales  Order  anda dapat  menekan Ctrl-Enter di  area  yang berwarna  kuning  pada  search  area, mekakuan  klik  dua  kali  (double-click)  pada deretan  menu  di  sebelah  kanan  atau  meng klik pda shortcut di lajur sebelah kiri.
Gambar 5. Navigasi windows
3.   Persediaan Ketersediaan  product  dan  perubahan  harga berdasarkan  pada  dasar  harga  pada Customer  atau  price  list  order.  Untuk  itu diplih  product  and  tekan  OK  –  atau  cukup dengan men klik-dua kali pada baris:

## Gambar 6. Persediaan
4.   Order Order  Line  sudah  ter-updated  dengan informasi harga. Dapat dimasukkan
keterangan  tambahan,  merubah  harga,  dan quantity.  Akan  muncul  peringatan/warning, jika memasukkan harga dibawah limit harga.
Gambar 7. Invoice
Order  akan  menjadi  abu-abu  untuk mengindikasikan bahwa sudah
menyelesaikan  order  anda.  Sekarang  dapat dicetak  invoice  (surat  tagihan)  melalui tombol Print Document. Sistem tahu bahwa ketika  mencetak  POS  Order,  sebenarnya yang  diinginkan  untuk  mencetak  invoice (atau  mencetak delivery  note untuk warehouse  order)  dan  bukan  konfirmasi standard  Order.  Karena  ini  adalah  POS Order,  invoice  akan  di  proses  secara otomatis  (demikian  juga  dengan  Shipping document).
Gambar 8. Shipping
5.   Mencari Customers dan Invoices. Pada  Business  Partner  Info,  jika  enter ditekan  akan  terlihat  semua  customer. Mohon dicatat bahwa semua Customer baru berwarna  merah  karena  belum  memiliki tagihan (credit line).
Gambar 9. Customer dan Invoice
6.   Memasukan  nilai  pembayaran  (Payment amounts) Layar  Payment  juga  ter- updated bersama Customer  dan  nilai  pembayaran.  Misalnya Customer  lupa  untuk  mengirim  75c  (dari total  tagihan  $  23.75),  maka  dicoba mengoreksi  nilai  pembayaran  menjadi $23.00.  Perbedaan  0.75  akan  muncul sebagai  write-off  (setelah  keluar  dari  field) alias  dihilangkan.  Jika  memang  ada  diskon pembayaran  yang  valid,  sistem  akan menyarankan pengurangan nilai pembayaran dengan valid discount pada hari pembayaran di field discount. Sistem membedakan antara diskon  payment  yang  telah  ditentukan dengan pembayaran singkat yang akan anda write off. Juga harus tetap dijaga balance.

## Gambar 10. Pembayaran
7.   Reporting / Pelaporan Di  Menu  search  untuk Payment  Allocation
Report  (ada  dua  masukan  –  satu  untuk Window  dan  satu  untuk  summarized Payment  Allocation  Report).  Dialog  pilihan akan  muncul.  Untuk  masuk  ke  Business Partner  merupakan  optional  (boleh  ya  atau tidak), sehingga cukup tekan OK (jika lebih suka  parameter  pilihan  tambahan  yang  lain untuk  report,  dapat  ditambahkan  dengan mudah):
Sekarang,  report  nampak  lebih  baik. Sehingga terlihat di sini  Invoice mana yang telah  di  bayar  serta  dengan  metode pembayaran(Check,  transfer,  dll)  ataupun tunai (Cash)
Gambar 11. Pelaporan

## DAFTAR PUSTAKA
1. Suryonugroho D.I., Implementasi ERP yang berhasil (sebuah ringkasan singkat ), http://www2.ukdw.ac.id/ukdwnet//pdf.php?i
d=71
2. Indrajit  E., Implementasi  ERP  Berakibat PHK , http://www.ebizzasia.com/0215-
2004/q&a,0215.html
3. Thamura  F., Compiere  Smart  ERP ,  2005, SDA Asia Magazine
4. Hossain,  Liaquat,  dkk,  2002,  “ Enterprise
Resource Planning: Global Opportunities &
Challenges ”, Idea Group Publishing
5. Sanjaya  I., mudahkah  Implementasi  ERP  di perusahaan tradisional Indonesia ?,
http://indra.sanjaya.org/html/node/10
6. Kegagalan  Dalam  Implementasi  System ERP
http://www.portalhr.com/majalah/edisisebel umnya/teknologi/1id535.html 7. Memilih Aplikasi ERP, http://www.swa.co.id/sekunder/konsultasi/s wadigital/manajementi/details.php?cid=4&i d=82
8. Susrini  N.K.,  –  detikInet, Penerapan  ERP Perlu Kemauan , http://jkt1.detikinet.com/index.php/detik.rea d/tahun/2004/bulan/07/tgl/28/time/175339/i dnews/182949/idkanal/111
9. Kurniawan  S.A.,  2005, Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Proses Bisnis dengan ERP , SDA Asia Magazine 10. Untoro U.W., Kisah ERP , http://yanuar.kutakutik.or.id/around-the- world/kisah-erp/
11. Wallace,  Thomas  F.  dan  Kremzar,  Michael H.,  2001,  “ ERP  Making  It  Happen  :  The Implementor’s Guide toSuccess with Enterprise Resource Planning ”, John Wiley and Sons Inc
12. Hidayat W., – detikInet, Banyak ERP Gagal Karena Terlalu Rumit , http://jkt1.detikinet.com/index.php/detik.rea d/tahun/2004/bulan/08/tgl/03/time/180145/i dnews/185635/idkanal/111
13. www.IlmuKomputer.com