## Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP)
Vol. 6 No. 4 November 2022 e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944
DOI: 10.36312/jisip.v6i4.3663/http://ejournal.mandalanursa.org/index.php/JISIP/index

## Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus : Universitas Teknologi Sumbawa)
Fahrul Amri 1 , Suparman 2 , Indra Darmawan 3
1,2 Program Studi Manajemen Inovasi, Universitas Teknologi Sumbawa
3 Program Studi Teknik Elektro, Universitas Teknologi Sumbawa
Article Info Abstract Article history: Received 22 Juli 2022 Publish 7 November 2022 For an Institution/Agency, archiving is not new. The entry and exit of documents and other documents in an agency / institution certainly requires filing. The storage carried out at the  Directorate  of  Finance,  Sumbawa  University  of  Technology  has  not  been  effective enough for the current filing, because the filings carried out are still some done manually so that it is easy to lose archives before filing. The purpose of this study is to design a Web- based records management information system to help the filing process at the Directorate of Finance, Sumbawa University of Technology run more effectively and efficiently. The research method used in this study is a qualitative method with data collection methods used in the form of observation, interviews, documentation and literature studies. While the  method  used  for  software  development  or  system  design  uses  the  waterfall  method, where this waterfall method is a type of application development model and is included in the classic life cycle. (classical life cycle), in which this cycle emphasizes on sequential and  systematic  phases.  The  results  of  this  study  are  based  on  a  Web-based  archive management information system, and data storage is more effective, the archive process is more efficient and makes it easier to search for the desired documents.
Keywords:
Web Archives Information System Waterfall
Info Artikel ABSTRAK Article history: Received 22 Juli 2022 Publish 7 November 2022 Bagi suatu Lembaga/Instansi, pengarsipan bukanlah hal baru. Keluar masuknya dokumen dan  dokumen  lainnya  di  suatu  instansi/lembaga  tentunya  memerlukan  pengarsipan. Penyimpanan  yang  dilakukan  di  Direktorat  Keuangan  Universitas  Teknologi  Sumbawa belum cukup efektif atas pengarsipan yang ada saat ini, karena pengarsipan yang dilakukan masih  beberapa  dilakukan  secara  manual  sehingga  mudah  kehilangan  arsip  sebelum pengarsipan.Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  merancang  sistem  informasi  manajemen arsip  berbasis  Web  guna  membantu  proses  pengarsipan  di  Direktorat  Keuangan Universitas  Teknologi  Sumbawa  lebih  berjalan  efektif  dan  efisien.  Adapun  metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan metode pengumpulan data yang digunakan berupa observasi, wawancara, dokumentasi dan studi Pustaka. Sedangkan metode yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak atau perancangan  sistem  mengunakan  metode  waterfall,  dimana  metode  waterfall  ini merupakan  jenis  model  pengembangan  aplikasi  dan  termasuk  ke  dalam  classic  life cycle.(siklus  hidup  klasik), yang mana  siklus  ini  menekankan pada  fase  yang berurutan dan  sistematis.  Hasil  penelitian  ini  didasarkan  pada  sistem  informasi  manajemen  arsip berbasis  Web  ini  penyimpanan  data  lebih  efektif,  proses  arsip  lebih  efisien  serta mempermudah dalam melakukan pencarian dokumen yang di inginkan.
This is an open access article under the Lisensi Creative Commons Atribusi- BerbagiSerupa 4.0 Internasional
Corresponding Author: Fahrul Amri Universitas Teknologi Sumbawa Email: fahrulamry046@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Universitas  Teknologi  Sumbawa  (UTS)  merupakan  perguruan  tinggi  swasta  di  Kabupaten Sumbawa, Provinsi Nusa Tenggara Barat. UTS telah berdiri sejak tanggal 13 Maret 2013 yang beralokasikan  di  Jalan  Raya  Olat  Maras,  Dusun  Batu  Alang,  Desa  Leseng,  Kecamatan  Moyo Hulu,  Kabupaten  Sumbawa,  Nusa  Tenggara  Barat.  Bagi  suatu  Lembaga/Instansi,  pengarsipan bukan  hal  yang  asing  lagi.  Keluar  masuk  surat  dan  dokumen  lainnya  dalam  suatu Lembaga/Instansi tentu perlu adanya pengarsipan. Pengarsipan yang dilakukan pada Direktorat Keuangan Universitas Teknologi Sumbawa belum cukup efektif atas pengarsipan yang ada saat ini, karena pengarsipan yang dilakukan masih sebagian dengan cara manual, maka arsip mudah hilang sebelum disimpa Hal yang melatar belakangi hal tersebut adalah jumlah dokumen yang
selalu  bertambah  seiring  bertambahnya  pekerjaan  sehingga  memerlukan  ruang  penyimpanan ekstra.  Oleh  karena  hal  tersebut,  pemanfaatan  teknologi  informasi  seperti  media  computer, menjadi  alasan  mengapa  proses  pengarsipan  harus  ditata  secara  elektronik.  Kehadiran  sarana elektronik  seperti  komputer  dan  aplikasi  berbasis  web  lainnya,  membuat  proses  pengelolaan administrasi arsip menjadi lebih teratur dan tidak menghabiskan banyak waktu.

## 2. KAJIAN PUSTAKA

## 2.1. Sistem
Sistem  adalah  penataan  yang  tertib  dari  kegiatan  yang  saling  terkait  dan  pengaturan prosedur  yang  saling  berhubungan,  sinergi  dari  semua  elemen  dan  elemen  yang  ada  di dalamnya,  yang  mendukung  pelaksanaan  dan  memfasilitasi  kegiatan  utama  yang  dicapai dari  suatu  organisasi  atau  kesatuan  kerja  [1].  Sistem  adalah  serangkaian  dua  atau  lebih komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan [Romney & Steinbart, 2018]. Sistem ini didefinisikan sebagai elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu [2].
Berdasarkan pemahaman di atas, suatu sistem adalah seperangkat prosedur yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

## 2.2. Informasi
Informasi merupakan kumpulan dari beberapa fakta yang terorganisir dan telah diolah untuk memiliki nilai tambah selain nilai individu. Nilai informasi ini mencakup bagaimana membantu  pengambil  keputusan  mencapai  tujuan  organisasi  mereka.  Dapat  membantu orang-orang  dalam  organisasi  melakukan  tugas  secara  efisien  dan  efektif  [3].  Secara etimologis, informasi berasal dari informacion Prancis  yang berarti konsep, ide, atau garis besar.  Informasi sendiri merupakan kata benda yang berarti kegiatan dalam pengetahuan yang dikomunikasikan.
Informasi  adalah  sekumpulan  data  atau  fakta  yang  dikelola  menjadi  sesuatu  yang berguna bagi penerimanya.  Biasanya informasi tersebut akan diproses terlebih dahulu agar penerima  dapat  dengan  mudah  memahami  informasi  yang  diberikan.    Sederhananya, informasi telah diolah menjadi bentuk yang bernilai atau bermakna bagi [4]. Berdasarkan pemahaman di  atas, informasi  adalah sekumpulan data yang diolah menjadi  bentuk  yang lebih bermanfaat, sehingga memberikan nilai, makna dan manfaat.
2.3. Arsip
Pengarsipan merupakan hal yang paling mendasar dan penting untuk diperhatikan dalam setiap  macam  kegiatan  pengelolaan  dan  manajerial  suatu  organisasi,  ini  karena  arsip menyimpan semua data informasi yang tersimpan tentang segala sesuatu yang kita lakukan dalam  pekerjaan  sehari-hari.  Dalam  pengelolaan  dan  penatausahaan  arsip,  memegang peranan  yang  sangat  penting  seperti  perencanaan,  pelacakan  dan  pelaporan  dokumen, dokumen keputusan utama dalam suatu organisasi dan, jika tidak ada arsip, organisasi tidak dapat  beroperasi  dengan  rapi,  tertib  dan lancar.  Pengelolaan arsip yang tidak  terorganisir dengan  baik  akan  menyulitkan  kita  untuk  memulihkan  atau  menggunakan  kembali  data, terutama  saat  mencari  data,  terutama  saat  sangat  dibutuhkan  [5].  Tujuan  penyimpanan adalah sebagai memori dan pusat  informasi jika file membutuhkan informasi, menyediakan data kepada karyawan yang membutuhkan data tentang kinerja dan pekerjaan  masa lalu, memberikan informasi penting, sesuai dengan ketentuan undang-undang [6].
Adapun kelebihan pengelolaan arsip elektonik antaraylain Rifauddin, (2016) :
a. Penemuan dokumen lebih cepat tanpa meninggalkan meja Anda.
b. Arsip elektronik hanya dapat dilihat atau dicetak di layar dan tidak dapat diubah. Oleh karena itu, kemungkinan kehilangan file sangat kecil.
c. Dibandingkan  Menggunakan  Media  Penyimpanan  Elektronik  Digital.  Ini  menghemat ruang penyimpanan dan meminimalkan kerusakan pada dokumen.
d. Berbagi dokumen dengan mudah menggunakan teknologi internet.
e. Orang  lain  tidak  dapat  mengaksesnya  tanpa  izin,  karena  kerahasiaan  tetap  terjaga,
dengan proteksi atau kata sandi atas kebijaksanaan administrator, sangat mudah untuk memulihkan data, dengan menyimpannya di media penyimpanan yang kompatibel. Kelemahan pengelolaan arsip elektronik adalah [7]:
a. Membutuhkan  sumber  daya  manusia  yang  berbakat  dan  berkompeten  di  bidang pengarsipan dan teknologi informasi.
b. Dimungkinan file corrupt bisa muncul kapan saja, seperti file terhapus permanen karena kesalahan personel yang acak dan server terkena virus
c. Dibandingkan  dengan  Jika  perlindungannya  tidak  kuat,  dimungkinkan  untuk memanipulasi file .
d. Perkembangan teknologi informasi sangat pesat. Sehingga sarana/media penyimpanan file tidak nyaman/dapat ditoleransi.
2.4. Web
World Wide Web (We b) Halaman yang terhubung satu sama lain dengan hyperlink [8]. Web merupakan bagian dari layanan yang dapat berjalan diatas teknologi internet. Halaman web dapat diakses dengan adanya teknologi web server sebagai penyedia halaman web , html sebagai bahasa baku, dan http sebagai jalur pengiriman dokumen web [9].
2.5. Waterfall
Metode waterfall adalah  jenis  model  pengembangan  aplikasi  dan  merupakan  bagian dari siklus hidup klasik, di mana siklus  menekankan  fase  berkelanjutan dan sistematis. Untuk  model  pengembangan,  dapat  dianggap  sebagai  air  terjun,  di  mana  setiap  langkah dilakukan secara berurutan.. mulai dari. atas hingga ke bawah. Tahapan model waterfall adalah sebagai berikut: [10]:

## Gambar 1 Fase Waterfall

## 2.6. Blac Box Testing
Pengujian  sistem  adalah  pengujian  program  perangkat  lunak  yang  terintegrasi  dan lengkap.  Software  atau  yang  biasa  disebut  dengan  perangkat  lunak  hanyalah  salah  satu elemen dari sebuah sistem komputer yang lebih besar. Biasanya perangkat lunak  terhubung dengan perangkat lunak dan perangkat keras lainnya.
Dalam Pengujian Black Box Testing , pengujian dilakukan berdasarkan detail dari aplikasi seperti bagaimana tampilan fungsi aplikasi, apakah alur fungsionalitas sesuai dengan proses bisnis  yang  diharapkan  oleh  pelanggan,  diinginkan  atau  tidak. Blackbox  testing ini  lebih merupakan pengujian untuk menunjukkan segi dari fungsionalitas tampilan. [11].

## 3. METODE PENELITIAN

## 3.1. Alur Metode Penelitian
Dalam hal ini, penulis menggunakan penelitian kualitatif. Penelitian ini dimaksudkan untuk memahami  karakteristik  objek  yang  diteliti  atau  menggambarkan  profil  objek  tersebut. Adapun tahapan penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat pada alu lpenelitian di bawah ini.
Gambar 2 Digram Alur Penelitian.
Dalam  aliran  penelitian  diatas  menunjukkan  proses  yang  dilakukan  dalam  metode penelitian, dimana terdapat proses utama yaitu identifikasi masalah, pemrograman, metode waterfall dan uji sistem. Proses mengumpulkan data dilakukan dengan penelitian kualitatif berupa observasi, wawancara,dokumentasi, dan studi pustaka.
3.2. Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi.
Penulis melakukan survei lokasi terhadap kegiatan yang berhubungan dengan penulisan tesis  ini,  guna  untuk  mengumpulkan  data  tenang  Arsip  Direktorat  Keuangan  pada Universitas Teknologi Sumbawa.
b. Wawancara.
Di  fase  ini  penulis  akan  melakukan  wawancara  dengan  menyebarkan  kuesioner  di direktorat keuangan guna mendapatkan informasi terkait sistem yang ingin di rancang.
c. Dokumentasi.
Selanjutnya dibagian dokumentasi Peneliti memperoleh data dalam format gambar dari model  arsip  yang  diterapkan  di  Direktorat  Keuanagan  pada  Universitas  Teknologi Sumbawa.
d. Studi Pustaka.
Dibagian ini, peneliti menggali  ide dan teknik dari beberapa sumber, termasuk buku, jurnal dan internet yang berhubungan dengan sistem informasi dengan Sistem Informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web.
3.3. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan yang diterapkan untuk menghasilkan sistem ini adalah metode waterfall. Tahapan-tahapan waterfall model adalah sebagai berikut:
a. Communication.
Pada  fase  ini,  peneliti  menganalisis  kebutuhan  perangkat  keras,  perangkat  lunak, keperluan pemakai, serta data lainnya untuk membangun sistem informasi Manajemen Arsip  Direktorat  Keuangan  Berbasis Web (Studi  Kasus:  Universitas  Teknologi Sumbawa).
b. Planning.
Setelah  mengumpulkan  data  dan  mengetahui  batasan  dari  sistem  yang  akan dikembangkan,  peneliti  kemudian  menghitung  waktu  dan  risiko  yang  diperkirakan akan  timbul  selama  pengerjaan  system  informasi  Manajemen  Arsip  Direktorat Keuangan  Berbasis Web (Studi  Kasus:  Universitas  Teknologi  Sumbawa). Perhitungan waktu perencanaan dari bulan April sampai dengan Juni 2022 dan risiko yang dapat timbul selama produksi pengerjaan sistem informasi ini menghitung waktu perencanaan  pada  saat  pembuatan  system,  bisa  jadi  tidak  seperti  dengan    yang direncanakan.
c. Modeling.
Selain itu, langkah selanjutnya adalah perancangan sistem yang akan dibuat. Desain meliputi  desain  aliran,  desain  database,  dan  desain  tampilan  sistem  informasi Manajemen  Arsip  Direktorat  Keuangan  Berbasism Web (Studi  Kasus:  Universitas Teknologi Sumbawa).
Pada  tahap  ini    kode  program  ditulis  dan  diuji.  Kode  pemrograman  ditulis menggunakan  Bahasa  program  PHP,  CSS,  framework,  HTML,  dan  CodeIgniter. Kemudian  dilanjutkan  dengan  pengujian  program  untuk  melihat  bagaimana  kinerja hasil  dari  sistem  dan  kemudian  mengetahui  apakah  sistem  yang  dibancang  berjalan dengan  semestinya  seperti  yang  diinginkan.  Di  tahap  ini,  penulis  menjalankan pengujian menggunakan metode black-box testing yang menggunakan Google Chrome untuk melakukan pengujian.
d. Deployment
Langkah ini sebagai langkah terakhir dalam menyiapkan sistem informasi Manajemen Arsip  Direktorat  Keuangan  Berbasis Web (Studi  Kasus:  Universitas  Teknologi Sumbawa) Pengarsipan dilaksanakan dan harus dipelihara secara rutin sebulan sekali.

## 4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Perancangan Aplikasi
a. Use Case Diagram
Use  case diagram  menjelaskan  hubungan  antara  aktor  dan  aktivitas  dalam  sistem informasi ,
Gambar 4 m Use i Case e Diagram b. Activity diagram
Diagram aktivitas yang menggambarkan alur kerja atau aktivitas dari sistem informasi
Gambar 5 Activity o Diagram Login
Gambar 6 Activity Diagram Dashboard
Gambar 8 Activity Diagram Laporan
c. Sequence Diagram
Berikut  ini  merupakan  Sequence  diagram  menggambarkan  interaksi  objek  dalam sebuah use case dengan menggambarkan masa pakai objek dan pesan yang dikirim dan diterima antar objek dalam suatu sistem informasi,
Gambar 9 Sequence Diagram Login
Gambar 10 Sequence Diagram Dashboard
Gambar 11 Sequence Diagram Arsip
Gambar 12 Sequence 0 Diagram 0 Laporan 0
d. Diagram class
Diagram ini menunjukkan hubungan statis antara jenis objek dan berbagai jenis objek yang ditemukan dalam sistem informasi adalah sebagai berikut:
4.2. Implementasi . Sistem dan Pengujian Sistem
a. Implementasi Sistem
Tahap  ini  adalah  implementasi  sistem  dalam  pembuatan  Sistem  Informasi  Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbawa).
Gambar 14 Tampilan Login
Gambar 15 Tampilan Dashboard
Gambar 16 Tampilan Arsip Surat Masuk
Gambar 17 Tampilan Arsip Surat Keluar
Gambar 19 Tampilan Arsip Surat Keputusan
Gambar 20 Tampilan Arsip Berkas Lainnya
Gambar 22 Tampilan Laporan b. Pengujian Sistem Aksi Aktor Reaksi Sistem Hasil Pengujian Ket Memulai sistem dengan cara menuliskan url: http://localhost/arsi p Memanggil file Auth.php untuk menampilkan halaman login.
Sesuai Memilih menu dashboard Memanggil file Dashboard.php untuk  menampilkan halaman dashboard. Sesuai Memilih menu arsip,  lalu  memilih jenis  arsip  surat masuk. Memanggil file Surat_masuk.php untuk  menampilkan halaman  arsip  surat masuk. Sesuai Memilih menu arsip,  lalu  memilih jenis  arsip  surat keluar. Memanggil file Surat_keluar.php untuk  menampilkan halaman  arsip  surat keluar. Sesuai
Memilih menu arsip,  lalu  memilih jenis arsip nota pembayaran Memanggil file Nota_pembayaran.p hp untuk menampilkan halaman  arsip  nota pembayaran. sesuai Memilih menu arsip,  lalu  memilih jenis  arsip  surat keputusan. Memanggil file Surat_keputusan.ph p untuk menampilkan halaman  arsip  surat keputusan. sesuai Memilih … menu arsip, . lalu  memilih jenis  arsip  berkas lainnya. Memanggil file Berkas_lainnya.php untuk  menampilkan halaman arsip berkas lainnya. sesuai Memilih menu .. laporan Memanggil file … Laporan .. php untuk k
menampilkan halaman , laporan Sesuai

## 5. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah:
a. Proses  Precancangan  sistem  informasi  manajemen  arsip  direktorat  keuangan  berbasis web dimulai dengan merancang rancangan sistem, rancangan data base, dan rancangan antarmuka.
b. Dalam  proses  implementasi  di  dapatkan  beberapa  hasil,  ini  terlihat  dangan  hasil  pengujian yang di dapatkan berupa :
• Dari  fungsionalitas login,  dashboard, arsip  surat  masuk,  arsip  surat  keluar,  arsip  surat keputusan, arsip nota pembayaran dan arsip berkas lainnya telah sesuai
• Dari fungsionalitas form arsip surat masuk, sutat keluar,nota pembayaran, surat keputusan dan berkas lainnya telah sesuai.

## SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas,  usulan pengembangan Sistem  Informasi  Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbawa) yaitu:
a. Aplikasi ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
b. Ruang lingkup aplikasi ini dapat diperluas sehingga tidak hanya pengarsipan surat kedinasan, tetapi juga untuk dokumen dokumen lainnya.
c. Mengubah desain tampilan pada sistem informasi agar lebih menarik.

## 6. DAFTAR PUSTAKA
F. Latif and A. W. Pratama, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E- Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada PT. Hi-Test,” J. Akuntansi,Ekonomi dan Manaj. Bisnis , vol. 3, no.
1, pp. 21–31, 2015, [Online]. Available: https://jurnal.polibatam.ac.id/index.php/JAEMB/article/download/180/168
L. Ahmad and Munawir, Sistem Informasi Manajemen , Ed.1. Banda Aceh: Lembaga Komunitas
Informasi Teknologi Aceh (KITA), 2018. [Online]. Available: https://books.google.co.id/books?id=Jr2XDwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=id&sou rce=gbs_vpt_read#v=onepage&q&f=false M. Rifauddin, “Http://Journal.Uin-Alauddin.Ac.Id/Index.Php/Khizanah-Al-
Hikmah/Article/View/1753,” Khizanah al-Hikmah  J. Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan
Kearsipan , vol. 4, no. 2, pp. 168–178, 2016, doi: 10.24252/kah.v4i27.
M.  Erfan, BHC  Book  Series  Praktis  Web  Statis ,  Cetakan  Pe.  Seleman,Yogyakarta:  Diandra Kreatif, 2020. [Online].
Available:
https://books.google.co.id/books?id=l9DVDwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=id&so urce=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false
Nugraha, “Pengertian Informasi Beserta Jenis Dan Fungsinya, Perlu Diketahui,” merdeka.com , 2021. https://www.merdeka.com/jateng/pengertian-informasi-beserta-jenis-dan- fungsinya-perlu-diketahui-kln.html?page=2
Normah, “Sistem informasi pengelolaan administrasi kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi dengan efiling system,” J. Sist. Inf. STMIK Antar Bangsa , vol. 1, no. 1, pp. 22– 25, 2017.
R.  S.  Pressman, Rekayasa  perangkat  lunak  pendekatan  praktisi .  2015.  [Online].  Available: https://books.google.co.id/books?id=4N1iDwAAQBAJ&pg=PA119&dq=Presman,+Rog er+S.+(2015).+Rekayasa+Perangkat+Lunak+Pendekatan+Praktisi.+Yogyakarta:+Penerbi t+Andi.&hl=jv&sa=X&ved=2ahUKEwiXhsHljYfyAhXeH7cAHTNXDdkQ6AEwAXoE CAQQAg#v=onepage&q=Presman%2C Roger S.
Syafnidawaty, “Black_box_testing_II.pdf,” Raharja.Ac.Id , 2020.
https://raharja.ac.id/2020/10/20/black-box-testing/
Suryadharma  and  T.  Budyastuti, Sistem  Informasi  Manajemen .  Sidoarjo:  Uwais  Inspirasi Indonesia, 2019. [Online]. Available:
https://books.google.co.id/books?id=yiW2DwAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=PEN
GERTIAN+SISTEM&hl=jv&sa=X&redir esc=y#v=onepage&q=PENGERTIAN%25SISTEM&f=false
Y.  Adhawiyah,  N.  Kumaladewi,  and  M.  Caturutami,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi
Penilaian Kinerja Pegawai Menggunakan Metode Psycological Appraisal (StudiKasus :Kantor Wilayah Kementerian Agama DKI Jakarta),” J. Sist. Inf. , vol. 10, no. 2, pp. 119–126, 2017.