Vol. 2, No. 2, Juni 2022
Journal homepage https://jsdmu@ejournal.unri.ac.id

## EFEKTIVITAS PELAYANAN PEGAWAI DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PEKANBARU
Millenia 1
1 Program Studi Ilmu Administrasi Publik, Jurusan Ilmu Administrasi,
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Riau, Pekanbaru, Riau, Indonesia
email: milleniagultom@gmail.com

## Abstrak
Aplikasi Srikandi telah digunakan untuk membuat prosedur pelayanan pegawai yang efisien di Dispusip Kota  Pekanbaru.  Ada  beberapa  faktor  yang  menyebabkan  Dispusip  Kota  Pekanbaru  tidak  dapat memberikan  layanan  pegawai  yang  efektif,  antara  lain  kurangnya  notifikasi  surat  masuk  yang  dapat diterima ketika aplikasi tidak dibuka, jaringan yang terkadang tidak stabil, dan frekuensi server aplikasi yang  terus  menerus  down.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengevaluasi  kinerja  pelayanan pegawai yang diberikan oleh Dispusip Kota Pekanbaru. Teori efektivitas yang dikemukakan oleh Duncan dalam  Ismaya  dkk  2021  adalah  ide  teoretis  yang  digunakan  dalam  penelitian.  Menggunakan  metode pengumpulan  data  berbasis  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  serta  pendekatan  penelitian kualitatif  yang  bersifat  deskriptif.  Efektifitas  pelayanan  pegawai  ditentukan  dari  penelusuran  peneliti yang  mengungkapkan  beberapa  alasan  yang  terus  menjadi  tantangan  bagi  Dispusip  Kota  Pekanbaru sehingga tidak berhasil memberikan pelayanan pegawai yang efektif.
Kata kunci: Efektivitas, Pelayanan Pegawai

## Abstract
The Srikandi application has been used to create efficient employee service procedures in the Pekanbaru City  Dispusip.  There  are  several  factors  that  cause  Dispusip  Kota  Pekanbaru  to  be  unable  to  provide effective  employee  services,  including  the  lack  of  incoming  mail  notifications  that  can  be  received  when the  application  is  not  opened,  the  network  is  sometimes  unstable,  and  the  frequency  of  the  application server  that  is  constantly  down.  The  purpose  of  this  study  is  to  evaluate  the  performance  of  employee services  provided  by  the  Pekanbaru  City  Dispusip.  The  effectiveness  theory  put  forward  by  Duncan  in Ismaya  et  al  2021  is  a  theoretical  idea  used  in  research.  Using  data  collection  methods  based  on interviews,  observation,  and  documentation  as  well  as  qualitative  research  approaches  that  are descriptive.  The  effectiveness  of  employee  services  is  determined  from  the  search  of  researchers  who reveal several reasons that continue to be a challenge for the Pekanbaru City Dispusip so that it does not succeed in providing effective employee services.
Keywords: Effectiveness, Employee Service
Vol. 2, No. 2, Juni 2022
Journal homepage https://jsdmu@ejournal.unri.ac.id

## Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  saat  ini  mendukung  jalannya  Sistem Pemerintahan  Berbasis  Elektronik  (SPBE).  yang nantinya dapat membantu pelaksanaan pelayanan publik yang lebih unggul kedepannya mengikuti pekembangan teknolgi  yang  semakin  maju.  Untuk  itu  kesiapan pegawai  sebagai  pelaksana  layanan  dalam  penggunaan teknologi  digital  perlu  diperhatikan.  Yang  nantinya penerapan  layanan  berbasis  elektronik  dalam  sistem pemerintahan dapat terlaksana dengan efektif.
Dalam rangka mendukung SPBE dan meningkatkan  kualitas  kearsipan,  saat  ini  pemerintah menggunakan  program  Sistem  Informasi  Kearsipan Dinamis Terpadu (Srikandi). Pegawai dapat menggunakan program Srikandi untuk mengelola sistem pengarsipan  agar  berjalan  dengan  lancar  dan  efektif, memungkinkan penyampaian layanan publik yang cepat dan aman. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya untuk mengembangkan  dan  memperluas  arsip  agar  dapat melaksanakan  tugas  pemerintahan  secara  memadai, berfungsi  dengan  baik,  efektif,  dan  lancar.  Penetapan Srikandi  sebagai  aplikasi  umum  yang  berlaku  secara nasional  di  bidang  kearsipan  dinamis  didasarkan  pada Keputusan  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 679 Tahun 2020.
Menurut  Pasal  1  Ayat  5  Peraturan  Walikota Pekanbaru  Nomor  136  Tahun  2021,  yang  berkaitan dengan  Pedoman  Pelaksanaan  Srikandi  di  Lingkungan Pemerintah  Kota  Pekanbaru,  menyatakan  pedoman Srikandi  selanjutnya  disebut  pedoman  penerapan Srikandi  adalah  serangkaian  petunjuk  penerapan  sistem informasi  dinamis  berbasis  elektronik  dalam  sistem pemerintahan  yang  terintegrasi,  digunakan  secara  bagi pakai oleh lembaga Negara dan/ atau pemerintah daerah
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru selanjutnya disebut Dispusip, saat ini melihat kecenderungan peningkatan kearsipan yang tercatat pada tahun 2021. Temuan audit kearsipan saat ini menduduki peringkat  ke-15  dari  634  instansi/lembaga  di  Indonesia dengan  skor  sangat  baik  sebesar  71,63  persen  dengan kategori  sangat  baik.  dan  peningkatan  tahunan  menjadi 83,75 persen dalam kategori memuaskan (Pekanbaru.go.id 14 Desember 2022).
Dispusip Kota Pekanbaru mengharapkan aplikasi Srikandi  dapat  memfasilitasi  kegiatan  pelayanan
kearsipan  dalam  konteks  internalnya.  sehingga  tujuan yang telah ditetapkan di tengah pesatnya perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi  dapat  tercapai  dan efisiensi  layanan  pegawai  dapat  terwujud.  Untuk menciptakan layanan publik digital yang relevan dengan aplikasi Srikandi, diperlukan sumber daya manusia yang unggul,  dalam  hal  ini  pengarsipan  yang berkualitas  dan luar biasa.
Namun,  beberapa  pelaksana  layanan  aplikasi Srikandi,  khususnya  yang  bekerja  di  Dispusip  Kota Pekanbaru, masih belum menunjukkan kinerja terbaiknya  di  tahun  2022  dalam  mengimplementasikan kearsipan  melalui  aplikasi  Srikandi  yang  baru  karena masalah  jaringan  yang  terkadang  tidak  stabil,  serta server  Kementerian  Pusat  Komunikasi  dan  Informatika (KOMINFO),  dan  server  Balai  Sertifikasi  Elektronik (BSrE) yang masih sering mengalami gangguan. Hal ini menunjukkan bahwa pegawai Dispusip Kota Pekanbaru belum  dapat  memanfaatkan  aplikasi  Srikandi  secara maksimal. Selain itu, karena aplikasi Srikandi tergolong baru  untuk  pengarsipan,  penggunanya  masih  awam. Selain  itu,  masih  kurangnya  sarana  dan  prasarana penggunaan  aplikasi  Srikandi  dalam  penyelenggaraan layanan kearsipan, serta informasi bagaimana implementasi layanan kearsipan melaluinya.
Adapun  jenis  naskah  yang  dapat  di  arsipkan  pada aplikasi  Srikandi  berjumlah  32  (tiga  puluh  dua)  jenis naskah. Dari 32 (tiga puluh dua) jenis naskah dinas yang tersedia  pada  aplikasi  Srikandi  di  Dinas  Perpustakaan dan  Kearsipan  Kota  Pekanbaru.  Kearsipan  Surat Perintah  Tugas    (SPT)  merupakan  naskah  dinas  yang paling  banyak  di  arsipkan  pada  aplikasi  Srikandi  sejak awal  penerapan  pada  februari  2022  hingga  saat  ini. Untuk itu penelitian ini berfokus pada jenis naskah surat perintah  tugas.  Berdasarkan  fenomena  yang  peneliti uraikan,  maka  peneliti  tertarik  melakukan  penelitian  ini untuk melihat bagaimana Efektivitas Pelayanan Pegawai di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru.

## 1.Konsep Efektivitas
Menurut  Tika  dalam  Wijaya  dan  Rifa’i (2016:177)  Singkatnya,  efektivitas  mengacu  pada tingkat  keberhasilan  yang  dicapai  oleh  organisasi  dari waktu  ke  waktu.  Jadi,  seseorang  dapat  mendefinisikan efektivitas  sebagai  proses  pencapaian  tujuan  organisasi selama  periode  sibuk  dan  tidak  aktif.  Untuk  membuat klaim bahwa efektivitas adalah apa yang membuat bisnis
Vol. 2, No. 2, Juni 2022
Journal homepage https://jsdmu@ejournal.unri.ac.id
dan organisasi sukses dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sedangkan Efektivitas pelayanan menurut
Duncan  dalam  Ismaya  dkk  (2021:  42)  menyatakan adanya beberapa komponen sebagai berikut :

## 1.) Pencapaian Tujuan
Dasar  hukum,  target,  dan  jadwal  penyelesaian semuanya dapat digunakan sebagai ukuran keberhasilan suatu  tujuan.  Dalam  hal  waktu  yang  diperlukan  untuk menyelesaikan  suatu  tugas,  khususnya  waktu  yang diperlukan  untuk  mengerjakan  suatu  tugas  dengan memenuhi  standar  pelayanan  dan  SOP  yang  telah ditetapkan, apakah SOP tersebut dipatuhi atau tidak.

## 2.) Integrasi
Prosedur  dan  proses  sosial  adalah  dua  kategori kunci  yang  membentuk  integrasi.  Prosedur  adalah metode  untuk  melakukan  suatu  tindakan,  tetapi  proses sosial adalah sarana yang menghubungkan individu dan kelompok dan cara mereka berinteraksi untuk membangun sistem tertentu.
3.) Adaptasi
Infrastruktur dan fasilitas adalah dua tanda kunci dari kemampuan beradaptasi, dan peningkatan kapasitas adalah  upaya  untuk  meningkatkan  kuantitas  serta derajat,  level,  dan  kualitas.  Prasarana  dan  sarana  juga dimanfaatkan  baik  secara  langsung  maupun  tidak langsung untuk melaksanakan tugas.
2. Konsep Pelayanan
Layanan  adalah  strategi  yang  digunakan  oleh orang-orang  untuk  melakukan  perubahan  melalui tindakan  mereka.  sehingga  dapat  dikatakan  bahwa menawarkan  jasa  adalah  kegiatan  yang  melibatkan masyarakat  secara  langsung  Munir  dalam  Nurdin (2019:17).  Setiap  pekerjaan  yang  dilakukan  pemerintah atas nama populasi yang cukup besar yang menemukan kepuasan  dalam  kegiatan  ini  meskipun  hasilnya  tidak langsung  terkait  dengan  barang  berwujud  dianggap sebagai  bentuk  pelayanan  public  Sinambela  dalam Harma (2021:278).
3. Konsep Pegawai
Menurut  Widjaja  (2006:113)  pegawai  adalah  pegawai jasmaniah  maupun  rohaniah  yang  terus-menerus dibutuhkan,  menjadikannya  salah  satu  bentuk  modal
terpenting  dalam  upaya  kolaboratif  untuk  mencapai tujuan organisasi tertentu.

## Metode Penelitian
Dengan  mendeskripsikan  dan  mencirikan  lingkungan sekitar subjek penelitian saat ini berdasarkan data aktual dari lapangan, pendekatan pemecahan masalah dieksplorasi secara eksplisit dalam penelitian ini dengan menggunakan  metode  penelitian  kualitatif  yang  bersifat deskriptif. Penelitian deskriptif bertujuan untuk
menggunakan data untuk mengatasi isu-isu kontemporer,  menjadikannya  kolaboratif  dan  korelatif dalam  hal  pengumpulan,  analisis,  dan  interpretasi  data Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2017:4).

## Hasil dan Pembahasan
Efektivitas Pelayanan Pegawai di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru

## 1.) Pencapaian Tujuan
Organisasi  Perangkat  Daerah  (OPD)  tidak  lagi harus  datang  langsung  ke  Kantor  Pelayanan  yang ditunjuk  untuk  mengirim  dan  menerima  surat  perintah tugas,  berkat  pelayanan  yang  diberikan  oleh  petugas  di Dispusip  Kota  Pekanbaru  melalui  aplikasi  Srikandi. Sehingga dari segi waktu pencapaian pelayanan pegawai Dispusip Kota Pekanbaru memiliki dampak yang positif. Hal  ini  dapat  dilihat  pada  SOP  pelayanan  aplikasi Srikandi  yang  dimiliki  oleh  Dispusip  Kota  Pekanbaru yang  mana  dalam  pengiriman  dan  penerimaan  surat perintah  tugas  memerlukan  waktu  hingga  20  menit  saja namun  hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  masih  ada pegawai  yang  belum  secara  responsif  menerima  surat perintah tugas karena keterbataan notifikasi yang belum ada saat aplikasi belum di akses. Lalu ditinjau dari segi sasaran  yang  dimiliki  oleh  Dispusip  Kota  Pekanbaru masih memiliki kekurangan dan hambatan yaitu dengan masih  adanya  OPD  lainnya  yang  masih  belum menggunakan Srikandi sebagai layanan pengiriman dan penerimaan  surat  perintah  tugas,  sehingga  dilakukan secara  manual,  yang  menjadikan  proses  pengarsipan surat  perintah  tugas  harus  dilakukan  kembali  diluar aplikasi  Srikandi.  yang  berdampak  pada  rumitnya penemuan  arsip  naskah  Dinas  surat  perintah  tugas  pada aplikasi  Srikandi  di  Dispusip  Kota  Pekanbaru.  Dengan kata lain penerapan pencapaian tujuan aplikasi Srikandi oleh pegawai Dispusip Kota Pekanbaru belum efektif.
Vol. 2, No. 2, Juni 2022
Journal homepage https://jsdmu@ejournal.unri.ac.id

## 2.) Integrasi
Surat perintah tugas yang dibuat dan di inputkan kedalam  aplikasi  Srikandi  oleh  pegawai  pada  Dispusip Kota  Pekanbaru  memang  akan  langsung  ditujukan kepada penerima tugas, yang dapat langsung dijalankan sesuai dengan tugas yang telah tersampaikan, dan dapat langsung memberikan  keterangan apabila sudah menyelesaikan  tugas  yang  telah  diterima  melalui aplikasi  Srikandi.  dan  untuk  sosialisasi  yang  dilakukan oleh  Dispusip  Kota  Pekanbaru  sudah  terlaksana  di beberapa OPD yang ada di Kota Pekanbaru termasuk di Kantor  Kecamatan.  Hasil  penelitian  manyatakan  bahwa pegawai  Dispusip  Kota  Pekanbaru  dalam  pelaksanaan prosedur  dan  proses  sosial  belum  efektif,  karena  masih terdapat  OPD  yang  belum  menggunakan  aplikasi Srikandi  dalam  pengiriman  dan  penerimaan  surat perintah tugas. Dan bimbingan teknis yang belum secara menyeluruh dilakukan kepada OPD di Kota Pekanbaru.

## 3.) Adaptasi
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  upaya  Dispuisp Kota  Pekanbaru  untuk  meningkatkan  keterampilan pegawai  berhasil.  Kemampuan  Sumber  Daya  Manusia (SDM) layanan tersebut juga didapati memenuhi syarat, yang  dapat  membantu  menjaga  pelaksanaan  bimbingan teknis untuk OPD lainnya tetap pada jalurnya. Apa yang terkait  dengan  pembuatan  aplikasi  Srikandi  ini  terlihat dari  normalnya  penerapan  bimbingan  teknis  yang dilakukan oleh Dispusip Kota Pekanbaru.
Faktor  Penghambat  Pelayanan  Pegawai  di  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru
1.)  Terbatasnya  SDM  pada  Dispusip  Kota  Pekanbaru yang  mampu  melakukan  bimbingan  teknis  kepada OPD di Kota Pekanbaru,
Dikarenakan  kurangnya  SDM  di  Dispusip Kota  Pekanbaru  yang  dapat  memberikan  bimbingan teknis  kepada  Dispusip  Kota  Pekanbaru,  maka pelaksanaan  bimbingan  teknis  kepada  OPD  di  Kota Pekanbaru belum terlaksana secara utuh. Akibatnya, OPD  Kota  Pekanbaru  belum  mengimplementasikan aplikasi Srikandi dengan efektif.
2.)  Jaringan  Internet  yang  kadang  kala  tidak  stabil  dan server  aplikasi  yang  down  serta  belum  adanya notifikasi surat masuk.
Terdapat  beberapa  kelemahan  internal  dan eksternal dalam proses pelayanan perintah
penugasan  melalui  aplikasi  Srikandi,  diantaranya faktor  eksternal  seperti  gangguan  jaringan  yang sewaktu-waktu terjadi, yang menghambat pengiriman  dan  penerimaan  perintah  penugasan melalui  aplikasi  Srikandi  dimana  stabilitas  jaringan bervariasi  di  organisasi  Regional  Aparatur  di  Kota Pekanbaru.  Sedangkan  faktor  internalnya  yaitu server  aplikasi  Srikandi  yang  masih  sering  down, sehingga  sistem  yang  ada  belum  dapat  berjalan dengan efektif, dalam hal pengaksesan surat perintah tugas  melalui  aplikasi  Srikandi  yang  tidak  dapat buka,  sehingga  pelaksanaan  surat  perintah  tugas belum  dapat  langsung  dilaksanakan.  Lalu  notifikasi Surat  masuk  melalui  aplikasi  Srikandi  yang  belum ada.  Sebelumnya  untuk  dapat  mengetahui  bahwa surat perintah tugas masuk ke dalam akun pengguna aplikasi  Srikandi,  maka  OPD  harus  membuka  akun aplikasi  Srikandi  miliknya,  dimana  hal  ini  menjadi kelemahan dalam pelaksanaan aplikasi Srikandi oleh pegawai.

## Kesimpulan
Efektivitas  pelayanan  pegawai  di  Dispusip  Kota Pekanbaru  dalam pelaksanaan  pelayanan  Surat  Perintah Tugas  (SPT)  belum  dapat  dikatakan  efektif.  Hal  ini dapat dilihat dari Dispusip Kota Pekanbaru yang belum mampu memberikan pelayanan yang konsisten terhadap apa yang menjadi SOP penerapan aplikasi Srikandi, dan belum  menyeluruhnya  pelaksanaan  bimbingan  teknis yang  dilakukan  oleh  Dispusip  Kota  Pekanbaru  kepada OPD di Kota Pekanbaru.
Adapun faktor-faktor yang menghambat efektivitas pelayanan pegawai Dispusip Kota Pekanbaru dalam  pelaksanaan  pelayanan  surat  perintah  tugas adalah  terbatasnya  SDM  pelaksana  bimbingan  teknis pada  Dispusip  Kota  Pekanbaru,  serta  server  aplikasi yang  down,  notifikasi  aplikasi  yang  belum  ada,  dan jaringan internet yang kadang kala tidak stabil.

## Daftar Pustaka
Harma,  U.  (2021).  Pengantar  Manajemen  Publik.
Khalifah Mediatama.
Ismaya,  N.,  Mustafa,  L.  O.,   Jopang.  (2021).  Kualitas Pelayanan Publik. Qiara Media.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia
Vol. 2, No. 2, Juni 2022
Journal homepage https://jsdmu@ejournal.unri.ac.id
Nomor  679  Tahun  2020  Tentang  Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.
Moleong, L. J. (2017). Metodologi Penelitian Kualitatif. PT Remaja Rosdakarya.
Nurdin,  I.  (2019).  Kualitas  Pelayanan  Publik  (Perilaku Aparatur  Dan  Komunikasi  Birokrasi  Dalam Pelayanan  Publik).  In  Journal  Artikel.  Media
Sahabat Cendikia.
Pekanbaru.go.id.  (2022,  15  Desember).  Kearsipan  Kota
Pekanbaru  raih  kategori  “A”  memuaskan.
Diakses  pada  14  Desember  2022,  dari https://www.pekanbaru.go.id/p/news/kearsipan- kota-pekanbaru-raih-kategori-a-memuaskan.
Peraturan  Walikota  Pekanbaru  Nomor  136  Tahun  2021 Tentang  Pedoman  Penerapan  Sistem  Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi Di Lingkungan Pemerintah Kota Pekanbaru.
Wijaya,  C.,    Rifa’i,  M.  (2016).  Dasar  Dasar Manajemen Mengoptimalkan Pengelolaan
Organisasi  Secara  Efektif  dan  Efesien.  In  S. Syarbaini  (Ed.),  Perdana  (Tahun  2016). Perdana Publishing.