## Analisa Sistem Penerimaan Berkas Lamaran Calon Pegawai Berbasis Web Di PT XYZ
Afnan Rosyidi 1 , Siti Rihastuti 2 1,2, Program Studi Manajemen Informatika STMIK Amikom Surakarta
1 afnan@dosen.amikomsolo.ac.id, 2 siti@dosen.amikomsolo.ac.id

## Abstrak
Perekrutan karyawan dilakukan oleh PT XYZ untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kebutuhan akan sumber  daya manusia yang berkualitas merupakan kebutuhan mutlak  bagi  perusahaan  untuk  dapat  berkembang  dan  maju  di  masa  depan.  Perusahaan  harus memastikan  terlebih  dahulu  kriteria  karyawan  yang  diinginkan  dan  menjadikannya  sebagai  pedoman dalam  melakukan  rekrutmen  dan  seleksi  karyawan.  Dalam  hal  ini,  pihak  HRD  ( Human  Resource Department ) dari PT. XYZ kerap menghadapi masalah tempat atau lokasi untuk para pelamar kerja saat menunggu, dari tahapan antrian serta pemilahan berkas-berkas yang masuk sesuai posisi lowongan yang ada.  Untuk  mendukung  proses  tersebut  diperlukan  sebuah  Sistem  Penerimaan  Berkas  Lamaran  Calon Pegawai Berbasis Web di PT. XYZ. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan menganalisa  Sistem Penerimaan Berkas Lamaran Calon Pegawai Berbasis Web yang difungsikan untuk membantu pihak HRD dalam melakukan seleksi dan pemilahan berkas calon pegawai. Sistem ini bisa diterapkan di PT. XYZ dalam aktifitas perusahaan pada perekrutan karyawan di waktu mendatang.
Kata kunci: analisis, seleksi, penerimaan berkas, web.

## Abstract
Employee recruitment is carried out by PT XYZ to get employees who  are in accordance with the company’s  needs.  The  need  for  quality human  resources  is  an  absolute  necessity  for  companies  to  be able to develop and advance in the future. The company must first determine the criteria for the desired employee and use it as a guideline in conducting employee recruitment and selection. In this case, the HRD  ( ( Human  Resource  Department)  from  PT.  XYZ  often  faces  problems  of  place  or  location  for  job applicants while waiting, from the queuing stage and sorting the incoming files according to the existing vacancies. To support this process, a Web-Based Application File Admission System is needed at PT XYZ. The purpose  of this  research is  to design and analyze  a Web-Based Application File Admission System that used it to assist HRS in selecting and sorting prospective employee files. This system can be applied at PT XYZ in the company’s activities on employee recruitment in the future.
Keywords: analysis, selection, file admission, web .

## PENDAHULUAN
Dalam rangka mendapatkan calon karyawan  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  dan kualifikasi  yang  ditetapkan  oleh  sebuah perusahaan, maka pihak HRD ( Human Resource Department ) PT XYZ menyelenggarakan perekrutan  karyawan  melalui  penyebaran informasi  lowongan  pekerjaan.  Setiap  pelamar akan  mengikuti  proses  seleksi  berkas  lamaran kerja  sampai  perusahaan  memutuskan  layak atau  tidak  pelamar  tersebut  menempati  posisi yang  ditentukan.  Calon  pelamar  datang
langsung  ke  perusahaan  untuk  memberikan berkas  lamaran  kerja.  Tujuannya  adalah  untuk melakukan  verifikasi  keabsahan  berkas-berkas yang  dibawa  para  pelamar  saat  bertemu dengan  HRD  perusahaan  secara  langsung. Setelah  berkas  diterima,  pihak  HRD  masih melakukan  pengelompokan  siapa  saja  yang lolos  untuk  proses  seleksi  selanjutnya  dan  hal ini  cenderung  memiliki  kelemahan,  yaitu membuat  para  pelamar  kerja  jenuh  untuk mengantri  saat  mengumpulkan  berkas  dan menunggu  hasil  dari  verifikasi  perusahaan
setelah mereka mengajukan lamaran pekerjaan dikarenakan banyaknya pelamar dan keterbatasan ruang.
Penelitian  Tri  Hardiah  Ningrum,  dkk. dalam  judulnya  Sistem  Informasi  Penerimaan Berkas  Badan  Usaha  Jasa  Konstruksi  pada Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) Provinsi  Maluku  Utara  menuliskan  bahwa sistem  informasi  yang  dibuat  bisa  membantu kinerja user dalam mengelola dan memverifikasi  data  penerimaan  berkas  dengan lebih  cepat,  tepat  dan  akurat  sehingga menghemat waktu dan tenaga [1].
Menurut  Tika  Apriani,  dkk.  dalam judulnya Sistem Informasi Penerimaan Pegawai Di  STMIK  Pelita  Nusantara,  menuliskan  bahwa sistem  informasi  yang  diusulkan  memiliki keunggulan  diantaranya  mudah  digunakan, integritas data terjaga dan tidak akan memakan waktu  yang  lama  dalam  mengolah  data, sehingga  dapat  mengatasi  kendala  pada  saat proses  rekrutmen  pegawai  yaitu  meminimalisir penggunaan  data  fisik,  yang  dalam  proses verifikasi  berkas  lamarannya  rentan  hilang karena tercampur dengan berkas pelamar yang menumpuk [2].
Menurut  Mirza  Abdillah,  dkk.  dalam judulnya  Sistem  Informasi  Penerimaan  Berkas Usul Kenaikan Pangkat Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara  menuliskan  bahwa  pengelolaan berkas  untuk  proses  pengusulan  kenaikan pangkat pegawai dapat dilakukan menggunakan  sistem  informasi  secara online
sehingga akan meminimalisir adanya penumpukan dokumen dan mempermudah sub bidang  mutasi  untuk  melakukan  manajemen data pegawai [3].
Monica  Cinthya,  dkk.  dalam  judul Rancang  Bangun  Aplikasi  Penerimaan  Pegawai Baru  Berbasis  Website  Pada  PT.  Jamkrida Kalimantan  Tengah  menuliskan  bahwa  sistem informasi  penerimaan  pegawai  berbasis online memudahkan  pihak  HRD  PT.  Jamkrida  dalam mengelola  tahapan  rekrutmen  karyawan  mulai dari  pendaftaran,  pengiriman  berkas  lamaran, ujian  secara  online  berikut  koreksi  jawabannya sehingga  prosesnya  menjadi  lebih  efektif  dan efisien [4].
Eka  Wulansari,  dkk.  menuliskan  bahwa pendaftaran  karyawan  baru  yang  semula manual bisa dilakukan secara online dan proses
seleksi  dilaksankan  oleh  para  calon  karyawan baru  lewat  tes  online  sehingga  laporan  akan dengan  mudah  dibuat    karena  tinggal mengambil  data  yang  sudah  tersedia  didalam database [5].
Fani,  dkk.  menuliskan  rekruitmen  online berbasis  web  membantu  pihak  HRD  dalam mengurangi  banyaknya  berkas    lamaran  yang dikirim oleh pelamar, mengurangi jumlah email yang  masuk  ke  kotak  pesan  sehingga  tidak terjadi  spam    juga  mempermudah  dalam menentukan pelamar mana yang diterima [6].
Penulis  mengusulkan  untuk  membuat sebuah  sistem  berbasis  web  ( online )  untuk mengatasi  kendala  tersebut,  yaitu  dengan membuat  sebuah  web  untuk  memfasilitasi calon  pelamar  dalam  hal  mengirim  berkas lamaran  pekerjaan  sampai  pemanggilan  calon karyawan  untuk  ke  tahap  seleksi  berikutnya. Penulis  membuat  sebuah  formulir  kerja berbasis web yang akan diisi oleh para pelamar kerja.  Calon  pelamar  tidak  perlu  datang  ke lokasi  untuk  melakukan  proses  pengumpulan berkas.  Cukup  dengan  mengirimkan  syarat- syarat  melalui  fasilitas  formulir  kerja  berbasis web  ini,  selanjutnya  tinggal  mengikuti  tahap- tahap  tes  kerja  jika  sesuai  dengan  kualifikasi yang telah ditetapkan. Selain itu pihak HRD juga akan  mempunyai  data  dari  berkas-berkas  para pelamar  kerja  jika  suatu  saat  nanti  diperlukan lagi,  meningkatkan  efisiensi  waktu  serta  dapat mengatasi keterbatasan ruangan.

## METODE
Tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu :
1. Analisis Kebutuhan
Tahap ini adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan  apa  saja  yang  dibutuhkan  oleh pengguna sistem (pihak HRD dan pelamar) saat mengakses sistem.
2. Perancangan Sistem
Tahap ini menentukan model data yang akan  disimpan  dalam  database,  juga  membuat rancangan  antarmuka  tampilan  sistem  yang dibuat.
3. Implementasi Selanjutnya sistem informasi ini dibangun  menggunakan  Bahasa  pemrograman PHP,  Bootstrap  dan  Xampp  sebagai webserver sekaligus database server lokal.
4. Pengujian
Blackbox  Testing merupakan  pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa  fungsional dari software atau  metode  pengujian  diterapkan pada  semua  tingkat  untuk  menemukan kesalahan interface ,  struktur  data  atau  akses database  external .  Sistem  yang  dibuat  dalam hasil pengujian haruslah sesuai yang diharapkan serta berfungsi dengan baik.
Gambar 1. Alur Penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Kebutuhan
1) Kebutuhan fungsional HRD
Merupakan  pendeskripsian  tentang  apa saja  yang  bisa  dilakukan  HRD  dalam  Sistem
Penerimaan  Berkas  Lamaran  Calon  Pegawai
Berbasis Web.
Tabel 1. Kebutuhan Fungsional HRD Fungsional HRD No. Ketentuan 1. Login
2. Melihat data pelamar yang masuk
3. Melihat dan mengunduh lamaran
kerja
4. Membuat inforamasi lolos/tidak kepada para pelamar kerja
2) Kebutuhan Fungsional Pelamar
Merupakan  pendeskripsian  tentang  apa saja  yang  dilakukan  oleh  Pelamar  Kerja dalam  Sistem  Penerimaan  Berkas  Lamaran Calon Pegawai Berbasis Web.

## Tabel 2. Kebutuhan Fungsional Pelamar
Fungsional  Pelamar No. Ketentuan
1. Memasukkan data diri
2. Mengirim lamaran kerja berupa PDF
3. Melihat informasi lolos/tidak
B. ERD ( Entity Relationship Diagram )
ERD  digunakan  untuk  memodelkan struktur data dan hubungan antar data.
Gambar 2. Entity Relationship Diagram
C. DFD (Data Flow Diagram)
DFD  digunakan  untuk  menggambarkan arus data sistem.
Gambar 3. DFD Konteks D. DFD Level 1 Menggambarkan  proses  dan  tabel  yang digunakan.

## Gambar 4. DFD Level 1
Gambar 3 dan G a m b a r 4 menggambarkan  semua  proses  serta  aliran data  yang  terjadi  dalam  sistem  secara  garis besar.  Proses  selanjutnya  adalah  membuat relasi  tabel,  rancangan  basis  data,  desain input/ouput.
Analisis kebutuhan
Perancangan sistem
Implementasi Pengujian

## E. Rancangan Interface
Merupakan  tahapan membuat  tampilan antarmuka sistem yang dibuat, untuk memudahkan dalam implementasinya .
Gambar 6. Jendela Log in
Gambar 7. Rancangan antarmuka jendela bagi pelamar kerja
F. Implementasi Tahap selanjutnya adalah mengimplementasikan rancangan
menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP,
Bootstrap  dan  Xampp  sebagai webserver sekaligus database server lokal.
Gambar 8.Memasukkan program ke Cpannel
Kemudian  menginputkan  database  ke  dalam phpMyadmin .

## Gambar 9. Memasukkan database ke phpMyAdmin
Kemudian  sebagai  admin,  masuk  ke menu  dashboard,  untuk  melihat  daftar  CV  yg sudah masuk.

## Gambar 10. Menu Data Seleksi
Untuk  para  pelamar,  bisa  membuka  menu daftar  kerja  untuk  mengunggah  data  diri  dan berkas lamarannya.
Gambar 11.Menu daftar kerja bagi pelamar

## Gambar 12. Menu untuk memasukkan CV

## Gambar 13. menu Daftar
Tombol ‘daftar ‘ di klik jika pelamar telah yakin sudah  mengisi  data  diri  dan  berkas lamarannya.  Untuk  selanjutnya  pelamar  akan mendapat  konfirmasi  panggilan  wawancara melalui nomor kontak yang sudah dicantumkan  pada  berkas  lamaran  apabila dinyatakan lolos pemberkasan.
G. Pengujian
Hasil  pengujian blackbox sebagai berikut :
N o. Mod ul Skena rio Hasil  yang diharapka n Ha sil Uji Kesimp ulan 1 Log in Admi n Input user dan passw ord salah Muncul validasi form username dan password salah. Sesu ai Diterima
Input user dan passw ord benar Masuk kehalama n menu Admin Sesu ai Diterima 2 User Pela mar Kerja Tampil Lapor an Ouput Menampil kan Informasi Output lulus seleksi atau tidak Sesu ai Diterima Input data Menginpu Sesu Diterima
diri & Cv ke Sistem tkan  data diri dengan lengkap ai
Berdasarkan  implementasi  terhadap sistem  yang  dibuat,  dapat  diketahui  bahwa Sistem  Penerimaan  Berkas  Lamaran  Calon Pegawai  Berbasis  Web  dapat  digunakan  oleh pihak  HRD  dalam  melakukan  seleksi  dan pemilahan berkas calon pelamar sesuai dengan lowongan  pekerjaan  yang  dibutuhkan,  juga memudahkan  bagi  calon  pegawai  yang mengajukan  lamaran  dalam  mengirim  berkas nya  sehingga  lebih  efisien  tanpa  harus berdesakan  dengan  calon  pelamar  lainnya. Pengujian yang dilakukan secara blackbox juga menunjukkan bahwa sistem telah dibuat sesuai dengan  rancangan  dan  dapat  berfungsi  baik sesuai dengan harapan.

## KESIMPULAN
Sistem  Penerimaan  Berkas  Lamaran Calon  Pegawai  Berbasis  Web  ini  bisa membantu  pihak  HRD  PT  XYZ  dalam menangani  ruang  atau  tempat  dan  seleksi serta  pemilahan  dokumen  yang  pelamar  saat proses rekrutmen karyawan.

## SARAN
Sebaiknya  Sistem  Penerimaan  Berkas Lamaran Calon Pegawai Berbasis Web ini bisa terhubung  dan  mengirimkan  notif  atau pemberitahuan  melalui  sms  atau  whatsapp, sehingga  ketika  ada  pelamar  yang  berkasnya lolos  ke  tahap  selanjutnya  (wawancara), pelamar  bisa  mendapat  informasi  dengan lebih cepat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] T.  H.  Ningrum,  M.  K.  G.  Umar,  and  .  S.,
“Sistem  Informasi  Penerimaan  Berkas Badan  Usaha  Jasa  Konstruksi  pada Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) Provinsi Maluku Utara,” J. Ilm. Ilk.
- Ilmu Komput. Inform. , vol. 3, no. 1, pp.
43–51, 2020, doi: 10.47324/ilkominfo.v3i1.93. [2] K.  Tika  Apriani,  Dewinda  Rimanti,  Elisa Nur Armaini, Susilawati, “Sistem
Informasi  Penerimaan  Pegawai  Di  Stmik Pelita  Nusantara,” JIKA  (Jurnal  Inform. , vol. 5, no. 1, p. 96, 2021.
[3] M.  Abdillah  and  B.  Cahyono,  “Sistem informasi  penerimaan  berkas  usul kenaikan pangkat pada badan kepegawaian  daerah  kabupaten  kutai kartanegara,” vol. 2, no. 1, 2017. [4]
M.  Cinthya  and  A.  Lestari,  “Rancang Bangun  Aplikasi  Penerimaan  Pegawai Baru  Berbasis  Website  Pada  Pt  . Jamkrida,” vol. 14, no. 1, 2020.
[5] E.  W.  Fridayanthie,  A.  Kusumaningrum, N.  Iriadi,  A.  Sukma,  and  K.  Kunci,
“PERANCANGAN  SISTEM  PENERIMAAN PEGAWAI PADA PT . SATYAMITRA SURYA
PERKASA  (  SSP  )  PROJECT  LONTAR EXTENTION TANGERANG Diterima : Diterbitkan :,” J.  Khatulistiwa  … ,  vol.  IX, no.  1,  pp.  32–37,  2021,  [Online]. Available:
https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.p hp/khatulistiwa/article/view/9628.
[6] M. Fani and I. A. Lestari, “Sistem online recruitment  berbasis  web  pada  PT.  XYZ menggunakan  metode  Simple  Additive Weighting  (SAW),” 9th  Appl.  Bus.  Eng.
Conf. ,  vol.  9,  pp.  176–191,  2021, [Online]. Available: https://abecindonesia.org/proceeding/i ndex.php/abec/article/view/156.