## Perancangan Sistem Informasi Data Kepegawaian Online Desa (Sidakod) Berbasis Website
Muhamad Ridwan Usmana 1 , Susilawati 2 , Vania Ulfiah Nurfitriany 3 , Nia Amelia 4
1,2,3,4 Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika PSDKU Karawang Jl. Banten No.1, Karangpawitan, Kec. Karawang Barat, Karawang, Jawa Barat 41351, Indonesia e-mail: : 1 mridwanusmana15@gmail.com , 2 susilawatii8134@gmail.com , 3 vaniaulfiah@gmail.com
4 niaamelia164@gmail.com ,
Artikel Info : Diterima : 11-06-2023 | Direvisi : 20-06-2023 | Disetujui : 28-06-2023
Abstrak -  Pada  unit  pelayanan  di  Desa  Bantarjaya,  Kecamatan  Pebayuran,  Kabupaten  Bekasi  dalam melaksanakan pengolahan data masih semi manual belum menerapkan sistem informasi atau semi komputerisasi untuk  memfasilitasi  dalam  memasukkan  data  pegawai,  absensi,  menghitung  gaji,  dan  melakukan  penggajian. Sehingga  hal  ini  menimbulkan  masalah  yang  besar  kemungkinan,  kesalahan  umum  pada  pengolahan  data kepegawaian yang masih dilakukan semi manual cenderung terjadi kesalahan yang rumit. Misalnya, ada data file dan  file  berkas  kertas  yang  hilang  dan  kesalahan  lainnya.  Untuk  penyelesaian  dari  masalah  ini  adalah  dengan dibangunnya  pengolahan  data  kepegawaian  berbasis online atau  secara  terkomputerisasi , kecil  kemungkinan dalam  hal  kesalahan  cenderung  hanya  terjadi  secara  kompleks.  Sehingga,  semua  proses  dapat  berjalan  secara efektif, efisien serta bersifat transparansi  dan  akuntabilitas. Rancangan sistem informasi  kepegawaian dibangun menggunakan  beberapa  teknik  dan  juga  metodologi  pengembangan  sistem  secara waterfall .  Adapun  beberapa tahap teknik yaitu Observasi, wawancara dan dokumen. Dimana observasi kita datang langsung ke tempat riset yang  kita  teliti  untuk  mengamati  proses  pengolahan  data  di  Desa  Bantarjaya,  wawancara  kita  melakukan wawancara dengan cara tanya jawab dengan kepala desa dan pegawai yang bekerja di lingkungan Desa Bantarjaya, dokumen  pengambilan  data  jika  diperlukan  sebagai  pendukung  kelengkapan  data.  Rancangan  sistem  informasi kepegawaian  dapat  digunakan  bertujuan  agar  Efisiensi  Administrasi,  Aksesibilitas  dan  kemudahan,  Keamanan data, monitoring dan Pelaporan dalam mengelola data kepegawaian. Hasil Penelitian menunjukan bahwa dengan Sistem ini memberikan kontribusi yang signifikan dalam pengelolaan data kepegawaian ditingkat desa. Dari hasil analisa kebutuhan pengguna yang dilakukan oleh peneliti yaitu dengan melakukan observasi secara langsung di Desa Bantarjaya, Kecamatan Pebayuran, Kabupaten Bekasi dibedakan menjadi 3 hak akses yaitu Pegawai, Kepala Desa, dan Staf Admin (Kasubag).

## Kata Kunci: Sistem Informasi Kepegawaian, Pengolahan Data, Perancangan Sistem
Abstracts -  In the service unit in Bantarjaya Village, Pebayuran District, Bekasi Regency in carrying out data processing  is  still  semi-manual  has  not  implemented  an  information  system  or  semi-computerized  to  facilitate entering employee data, attendance, calculating salaries, and doing payroll. So this raises a big problem, most likely, common errors in personnel data processing that are still carried out semi-manually tend to be complicated errors.  For  example,  there  are  missing  file  data  and  paper  file  files  and  other  errors.  For  the  solution  of  this problem   is to build online or computerized processing of personnel data, it is unlikely that errors tend to only occur  in  a  complex  manner.  Thus,  all  processes  can  run  effectively,  efficiently  and  are  transparent  and accountable.  The  design  of  personnel  information  systems  is  built  using  several  techniques  and  also  waterfall system  development  methodology.  There  are  several  stages  of  technique,  namely  observation,  interview  and document. Where our observations come directly to  the research place we are researching  to  observe the data processing process in Bantarjaya Village, interviews we conduct interviews by way of questions and answers with village heads and employees who work in the Bantarjaya Village environment, data collection documents if needed to  support  data  completeness.  The  design  of  staffing  information  systems  can  be  used  for  the  purpose  of administrative  efficiency,  accessibility  and  convenience,  data  security,  monitoring  and  reporting  in  managing personnel data. The results showed that this system made a significant contribution in managing personnel data at the village level. From the results of the analysis of user needs conducted by researchers, namely by making direct  observations  in  Bantarjaya  Village,  Pebayuran  District,  Bekasi  Regency  is  divided  into  3  access  rights, namely Employees, Village Heads, and Admin Staff (Kasubag).
Keywords: Staffing Information System, Data Processing, Design System

## PENDAHULUAN
Di  era  globalisasi  saat  ini,  perubahan  yang  cepat  dalam  arus  teknologi  dan  informasi  mempengaruhi perubahan sosial, ekonomi, politik dan budaya. Dalam perkembangan teknologi saat ini, masih banyak orang yang tidak mau menerima arus teknologi yang semakin cepat. Hal ini diharapkan dapat mempengaruhi kesejahteraan pegawai Indonesia mengenai teknologi media elektronik berbasis online/website . Website merupakan kumpulan informasi yang terdiri dari halaman web yang saling terhubung satu sama lain yang disediakan secara perorangan, kelompok,  atau  pun  organisasi  (Rochmawati,  2019).  Sistem  informasi  instansi  diperlukan  karena  dapat mendukung  pengelolaan  informasi  data  kepegawaian.  Menurut  Sutarman  dalam  (Abdurahman  et  al.,  2018), menyatakan “Pengolahan data merupakan sebuah proses menghitung/mengubah data yang dimasukkan menjadi sebuah data informasi guna mencapai tujuan yang diinginkan”. Perkembangan sistem informasi selalu mengalami kemajuan, kebutuhan akan informasi juga sangat diperlukan karena informasi yang dihasilkan harus memiliki nilai akurat, cepat dan tepat dalam pengambilan keputusan.
Menurut (Ula, 2021) Sistem Informasi kepegawaian merupakan sistem yang dapat memberikan informasi tentang data kepegawaian. Sistem Informasi Kepegawaian dibuat sebagai dasar penerapan manajemen informasi kepegawaian  secara  komputerisasi  sehingga  pengelolaan  informasi  kepegawaian  dapat  terencana  dan  efisien. Selain  itu,  menyimpan  informasi  dalam  bentuk  elektronik  dapat  mempermudah  dalam  mengelola  atau menyampaikan informasi dengan lebih cepat.
Permasalahan  saat  ini  pada  Instansi  desa  Bantarjaya  adalah  dalam  hal  sistem  pengolahan  data kepegawaian, yang dimana proses pengolahan datanya masih dilakukan secara semi komputerisasi yaitu misalnya pada saat memasukkan data pegawai, absensi, menghitung gaji, dan melakukan penggajian masih menggunakan manual  dan  semi  komputerisasi . Sehingga  besar  kemungkinan,  kesalahan  umum  pada  pengolahan  data kepegawaian yang masih dilakukan semi manual cenderung terjadi kesalahan yang rumit. Misalnya, ada data file dan file berkas kertas yang hilang dan kesalahan lainnya. Dengan pengolahan data kepegawaian berbasis online atau secara terkomputerisasi , kecil kemungkinan dalam hal kesalahan cenderung hanya terjadi secara kompleks. Sehingga, semua proses dapat berjalan secara efektif, efisien serta bersifat transparansi dan akuntabilitas.
Berdasarkan dari permasalahan tersebut, maka dari itu Instansi Desa Bantarjaya dan penulis melakukan sebuah kerjasama. Membuat sebuah Sistem yang bertujuan untuk mempermudah pengelolaan data kepegawaian, meningkatkan transparansi, serta mengurangi beban administratif dengan sistem komputerisasi dan internet untuk mempercepat  serta  meminimalisir  permasalahan  yang  ada,  yaitu  melalui  penggunaan  teknologi  informasi  dan komunikasi berbasis website yang kami angkat dari tema tersebut yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Data Kepegawaian Online Desa (SIDAKOD) Berbasis Website (Studi Kasus: Desa Bantarjaya, Kecamatan Pebayuran, Kabupaten Bekasi)”

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian adalah sebuah teknik pengumpulan data secara sistematis untuk memecahkan sesuatu guna memperoleh informasi secara akurat sesuai dengan permasalahan dan kebutuhan penelitian, observasi dan prediksi  (Ma’ruf  et  al.,  2022).  Metode  penelitian  yang  digunakan  di  Desa  Bantarjaya,  Kecamatan  Pebayuran, Kabupaten  Bekasi,  menggunakan  beberapa  teknik  pengumpulan  data  dan  pengembangan  sistem  agar menghasilkan sebuah data yang akurat sesuai dengan permasalahan yang terjadi.

## Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk mendapatkan informasi objek penelitian yaitu dengan cara  observasi  atau  pengamatan  langsung  di  Desa  Bantarjaya  mengenai  pengolahan  data  kepegawaian,  teknik wawancara tanya jawab langsung dengan kepala desa dan juga staff pegawai Desa Bantarjaya dan teknik dokumen bertujuan untuk pendukung kelengkapan data yang lainnya jika diperlukan.

## Model Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan  selanjutnya dalam pengembangan sistem untuk  mengumpulkan data penelitian, penulis menggunakan sebuah metode Waterfall (Sequential Linier). Metode sistematis ini dimulai dari tingkatan analisis sistem, desain, pengkodean dan pengujian. Dengan mengambil metode pendekatan berurut  (Komalasari et al., 2022).
Berikut Tahapan menggunakan metode model waterfall (sequential linier);
a. Analisis kebutuhan sistem,
merupakan  sebuah  pengumpulan  kebutuahan  untuk  menentukan  kebutuhan  sistem  sehingga  dapat dipahami oleh kebutuhan pengguna.
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024
b. Desain
merupakan sebuah desain sementara yang mencakup dalam struktur data, representasi desain antar muka dan prosedur pengkodean.
c. Pengkodean
merupakan hasil implementasi tahap dalam program dengan menggunakan desain sementara yang telah dibuat pada tahap desain.
d. Pengujian
mengamati  hasil  eksekusi  melalui  data  uji  dan  memeriksa  fungsional  dari  perangkat  lunak,  sehingga semua bagian yang sudah diuji sesuai dengan yang diharapkan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Adapun proses bisnis sistem berjalan pada pengolahan data kepegawaian di Desa Bantarjaya, Kecamatan Pebayuran, Kabupaten Bekasi adalah: Pegawai melakukan pendaftaran dengan mengisi form dan membawa bukti dokumen  seperti fotocopy KTP,  Pas  Foto sebagai  bukti  autentik  data  diri  kepada  Kasubag.  Setelah  mengisi formulir,  kasubag  menginput  data  formulir  kedalam  sebuah  sistem  untuk  pembuatan  kartu.  Jika  kartu  pegawai sudah tercetak, kasubag memberikan kartu pegawai tersebut kepada yang bersangkutan. Dokumen fotocopy KTP, fotocopy KK disimpan kedalam arsip data dalam bentuk Map folder.
Pada  proses  absensi,  setiap  pegawai  melakukan  pengisian  buku  absensi  secara  manual.  Setelah  itu, kasubag  mengecek  kembali  buku  absensi.  Jika  ada  pegawai  yang  izin  atau  sakit,  maka  pegawai  tersebut  harus melampirkan bukti surat keterangan dari dokter.
Kasubag  akan  melakukan  pengecekan  data  absensi  untuk  proses  penghitungan  gaji,  penghitungan gaji dihitung  dari  pengisian  data  absensi  para  pegawai  selama  sebulan  kerja.  Kasubag  akan  menginput  laporan perhitungan gaji menggunakan excel.
Kasubag  membuat  laporan  gaji.  Kemudian,  kasubag  melaporkan  hasil  data  penghitungan  gaji  kepada kepala desa dalam bentuk hard file , kepala desa akan mengecek dan menandatangani laporan gaji tersebut. Setelah itu Pegawai mendapatkan slip gaji dalam bentuk hard file dan pegawai menerima gaji.
Dari hasil analisa kebutuhan pengguna yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan observasi secara langsung di Desa Bantarjaya, Kecamatan Pebayuran, Kabupaten Bekasi dibedakan menjadi 3 hak akses sebagai berikut:
A. Skenario Kebutuhan Pegawai
1. Pegawai dapat melakukan login
2. Pegawai dapat melakukan absensi
3. Pegawai dapat melihat data pribadinya
4. Pegawai dapat mengetahui data gaji dan mencetak data gaji.
B. Skenario Kebutuhan Kasubag
1. Kasubag dapat melakukan login
2. Kasubag dapat menginput data pegawai dan data gaji
3. Kasubag dapat mengecek data absensi pegawai
4. Kasubag dapat dapat menghitung gaji pegawai, mencetak laporan gaji, dan mencetak hasil slip gaji Kasubag dapat mengelola data lemburan.
C. Skenario Kebutuhan Kepala Desa
1. Kepala desa dapat melakukan login
2. Kepala desa dapat melakukan absensi
3. Kepala desa dapat mengecek laporan gaji

## A. Use Case Diagram
Menurut Pratama dalam (Puturuhu, 2022), Use Case Diagram merupakan langkah awal untuk membuat sebuah pemodelan gambaran secara fungsional dari beberapa actor, use case , dan interaksi dalam sebuah sistem. Use Case Diagram secara detail tidak menjelaskan tentang cara kegunaan use case itu sendiri, akan tetapi hanya memberi gambaran singkat atau alur antara aktor dengan sistem.
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024

## 1. Use Case Diagram SIDAKOD

## Gambar III. 1 Use Case Diagram SIDAKOD

## B. Activity Diagram SIDAKOD
Activity  Diagram merupakan  sebuah  pemodelan  atau  teknik  yang  menggambarkan  aktivitas  logika, prosedural, dan proses bisnis pada suatu sistem berjalan (Kurniawan et al., 2020).
1. Activity Diagram Login
Gambar III. 2 Activity Diagram Login
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024
1. Activity Diagram Data Pegawai
Gambar III. 3 Activity Diagram Pembuatan Kartu Pegawai
2. Activity Diagram Data Pegawai
Gambar III. 4 Activity Diagram Absensi
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024
3. Activity Diagram Lemburan
Gambar III. 5 Activity Diagram Lembura
4. Activity Diagram Penghitungan gaji
Gambar III. 6 Activity Diagram Penghitungan Gaji
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024
5. Activity Diagram Laporan gaji

## Gambar III. 7 Activity Diagram Laporan Gaji

## C. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Marlinda dalam (Tabrani & Rezqy Aghniya, 2020), ERD (Entity Relationship Diagram) adalah suatu  model  yang  berisi  komponen  himpunan  entitas,  relasi,  yang  dilengkapi  dengan  atribut-atribut  untuk menjelaskan hubungan antar object-object tersebut. Adapun menurut sukamto & shalahuddin dalam (Tabrani et al., 2021), mendeskripsikan bahwa “ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional”.
Entity Relationship Diagram adalah deskripsi sistematis dari model data yang berisi sekumpulan entitas dan hubungan, masing-masing dilengkapi dengan atribut yang mewakili semua fakta(Abdurahman, 2018)
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024

## Gambar III. 8 ERD (Entity Relationship Diagram) SIDAKOD

## D. Desain Antar Muka
1. Tampilan Login (Admin/Pegawai)

## Gambar III. 9 Antar Muka Tampilan Login (Admin/Pegawai)
2. Admin
a.
Dashboard

## Gambar III. 10 Antar Muka Dashboard
b. Gaji & Bonus
Gambar III. 12 Antar Muka Gaji & Bonus

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  data,  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  Penerapan  sistem  informasi  data kepegawaian  online  desa  (Sidakod)  memberikan  sejumlah  keuntungan  yang  signifikan.  Dalam  hal  efisiensi administrasi, sistem ini memungkinkan akses online terhadap data kepegawaian, mempercepat proses pencatatan, pemrosesan, dan penyimpanan data, serta menghindari risiko kehilangan atau kerusakan data. Selain itu, sistem ini  juga  meningkatkan  aksesibilitas  dan  kemudahan  bagi  pegawai  desa,  pejabat  desa,  dan  staf  admin  dalam mengelola  data  gaji,  data  absensi,  laporan  pegawai,  dan  lainnya.  Aspek  keamanan  data  menjadi  lebih  terjamin dengan pengaturan hak akses yang tepat, sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses sistem ini. Terakhir, sistem ini juga memberikan kemampuan monitoring dan pelaporan yang lebih baik, memungkinkan staf admin untuk melacak aktivitas kepegawaian seperti absensi, izin, dan cuti, serta menghasilkan laporan yang akurat dan terperinci. Secara keseluruhan, penerapan sistem informasi data kepegawaian online desa (Sidakod) membawa manfaat yang nyata dalam meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, keamanan, serta monitoring dan pelaporan dalam administrasi kepegawaian.

## REFERENSI
Abdurahman,  M.  (2018).  Sistem  Informasi  Data  Pegawai  Berbasis  Web  Pada  Kementerian  Kelautan  Dan Perikanan  Kota  Ternate. Jurnal  Ilmiah  ILKOMINFO  -  Ilmu  Komputer  &  Informatika , 1 (2),  70–78. https://doi.org/10.47324/ilkominfo.v1i2.10
Abdurahman, M., Safi, M., & Abdullah, M. H. (2018). SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA BALITA BERBASIS  WEBSITE  PADA  KANTOR  UPT-KB  KEC.  TERNATE  SELATAN  Toddler  Data Management  Information  System  With  a  Website  in  the  Office  of  Upt-Kb  District  Ternate  South. IJIS Indonesian Journal on Information System , 3 (2), 85–92.
Komalasari, Y., Laetussa’adah, L., Mustomi, D., & Alfianti, Z. I. (2022). Sistem Informasi Akuntansi Pegawai (KOSIPA) PT ENVICON EKATAMA. Profitabilitas , 2 (1), 58–65.
Kurniawan,  H.,  Apriliah,  W.,  Kurnia,  I.,  &  Firmansyah,  D.  (2020).  Penerapan  Metode  Waterfall  Dalam Perancangan  Sistem  Informasi  Penggajian  Pada  Smk  Bina  Karya  Karawang. Jurnal  Interkom:  Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 14 (4), 159–169. https://doi.org/10.35969/interkom.v14i4.78
Ma’ruf,  A.,  Komalasari,  Y.,  &  Azizah,  A.  (2022).  Rancangan  Sistem  Akuntansi  Gudang  PT  Kao  Indonesia Chemical Karawang. Profitabilitas , 2 (2), 66–74.
Puturuhu,  V.  (2022).  Sistem  Informasi  Manajemen  Penelitian  Dan  Pengabdian  Pnpb  Pada  Politeknik  Negeri Ambon. Jurnal Simetrik , 12 (1), 553–560.
Volume 3 No. 1 Juni 2023 | E-ISSN: 2777-1024
Rochmawati, I. (2019). ANALISIS USER INTERFACE SITUS WEB IWEARUP.COM. Visualita , 7 (2), 31–44. https://doi.org/10.33375/vslt.v7i2.1459
Tabrani,  M.,  &  Rezqy  Aghniya,  I.  (2020).  IMPLEMENTASI  METODE  WATERFALL  PADA  PROGRAM SIMPAN PINJAM KOPERASI SUBUR JAYA MANDIRI SUBANG. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 14 (1), 44–53.
https://doi.org/10.35969/interkom.v14i1.65
Tabrani, M., Suhardi, & Priyandaru, H. (2021). Sistem Informasi Manajemen Berbasis Website Pada Unl Studio Dengan  Menggunakan  Framework  Codeigniter. Murnal  Ilmiah  M-Progress , 11 (1),  13–21. https://doi.org/10.35968/m-pu.v11i1.598
Ula, S. F. (2021). Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Pendidikan menggunakan metode WATERFALL. Jurnal Teknik Informatika UNIKA Santo Thomas , 05 (21), 403–411. https://doi.org/10.54367/jtiust.v6i2.1569