## Jurnal Sistim Informasi dan Teknologi
https://jsisfotek.org/index.php 2023 Vol. 5 N o .   2 Hal:  187-192 e-ISSN: 2686-3154

## Rancang Bangun Aplikasi Arsip Berbasis Mobile Untuk Pencarian Dokumen pada Gudang Arsip di CV Santoni Sukabumi
Khadijah Kibtiyah 1 , Somantri 2
1,2 Universitas Nusa Putra
khadijah.kibtiyah_ti19@nusaputra.ac.id

## Abstrak
PKL atau praktek kerja lapangan adalah sebuah wadah bagi mahasiswa/i untuk menerapkan teori yang diterima selama proses pembelajaran di perkuliahan dan dituangkan kedalam dunia kerja yang sebenarnya. Terkait hal tersebut, maka dari ilmu yang diperoleh  di  bangku  pekuliahaan  dapat  secara  langsung  dipraktekan  pada  instansi  swasta  CV  Santoni,  Alasan  melakukan Praktek Kerja Lapangan di CV Santoni ini ialah perusahaan yang bergelut pada bidang kontraktor memerlukan aplikasi untuk mencari dokumen arsip hasil sebuah proyek yang sudah dilakukan. oleh sebab itu judul dari penelitian ini "Rancang Bangun Aplikasi Arsip Berbasis Mobile Untuk Kemudahan Dalam Pencarian Dokumen Pada Gudang Arsip Di CV Santoni Sukabumi" penulis pilih Dalam membangun aplikasi android ini metode yang digunakan ialah RAD Prototyping untuk melakukan tahap- tahap kerangka kerja membangun aplikasi ini. Hasil dari penelinitian ada beberapa poin yaitu Pengumpulan Data Observasi yang dilakukan di Kantor CV Santoni. Analisis Modeling dengan menggunakan Usecase Diagram dimana rangkaian Tindakan yang dilakukan oleh system, actor mewakili user atau system lainnya yang berinteraksi dengan sitem yang dimodelkan. Desain modelling  mempunyai  tujuan  ialah  melakukan  perancangan  sistem  berdasarkan  analisis  yang  telah  dilakukan  sebelumnya. Implementasi  antar  muka  adalah  menerjemahkan  layout  yang  sudah  dibuat.  Kesimpulan  yang  diperoleh  dari  pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Arsip Berbasis Mobile dengan nama aplikasi yaitu DocARSIP Untuk Kemudahan Dalam Pencarian Dokumen Pada Gudang Arsip Di CV Santoni Sukabumi ini adalah aplikasi ini dapat menampilkan sub bidang pekerjaan dengan acuan  dari  dokumen  NIB  perusahaan  CV  Santoni.  Aplikasi  ini  juga  memberikan  keterangan  letak  dimana  dokumen  yang diperlukan saat melakukan pencarian.
Kata kunci: Aplikasi, Mobile, Pencarian, Dokumen, Arsip.
JSISFOTEK is licensed under a Creative Commons 4.0 International License.

## 1. Pendahuluan
PKL atau praktek kerja lapangan adalah sebuah wadah bagi mahasiswa/i untuk menerapkan teori yang diterima selama proses pembelajaran di perkuliahan dan dituangkan kedalam dunia kerja yang sebenarnya [1]. Universitas Salah satu. Lembaga Pendidikan yang mempersiapkan para mahasiswa khususnya pada disiplin ilmu yang telah dipelajari selama mengikuti perkuliahan. Dalam dunia pendidikan hubungan antara teori dengan praktek adalah hal penting untuk membuktikan sesuatu yang telah dipelajari dari teori dengan keadaan sebenarnya dilapangan. Oleh sebab itu, Universitas Nusa Putra mewajibkan setiap mahasiswanya melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di instansi pemerintah atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 (S1) Teknik Informatika di Universitas Nusa Putra.
Dengan  adanya  pkl  ini,  mahasiswa  dapat  mengaplikasiakan  ilmu  yang  sudah  didapat  dibangku  perkuliahan kedalam lapangan kerja sebenarnya. Dalam kesempatan ini juga mahasiswa dapat mengembangkan cara berpikir, memcahkan  masalah,  serta  menambahkan  ide  yang  berguna  bagi  mahasiswa  tersebut  bahkan  tempat  praktek tersebut dilaksankan. Dapat diketahui teori ialah suatu ilmu pengetahuan dasar bagi terwujudnya Praktek Kerja Lapangan ini. Dalam menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan berkualitas memerlukan cara meningkatkan mutu  Pendidikan,  dan  hal  tersebut  diperlukan  sebuah  instansi  Pendidikan  atau  sebuah  universitas  dengan  cara melakukan praktek kerja lapangan ini, guna mencetak generasi yang unggul.
Terkait hal tersebut, maka dari ilmu yang diperoleh di bangku pekuliahaan dapat secara langsung dipraktekan pada instansi  swasta CV  Santoni ,  terutama  yang  berhubungan  dengan  computer.  Alasan  melakukan  Praktek  Kerja Lapangan  di CV  Santoni ini  ialah  perusahaan  yang  bergelut  pada  bidang  kontraktor  memerlukan  aplikasi  untuk mencari dokumen arsip hasil sebuah proyek yang sudah dilakukan, karena Ketika mendapat proyek dengan jenis yang  sama  namun  dari  pihak  konsumen  menginginkan  bukti  pekerjaan  sebelumnya  dapat  ditemukan  dengan mudah.
Dengan alasan tersebut penulis melakukan praktek kerja lapangan di CV Santoni untuk membuat system yang akan dijalankan  pada  perusahaan  tersebut.  Dimana  system  ini  diharapkan  penuli  membantu  dalam  pencarian  sebuah
dokumen yang ada didalam sebuah Gudang arsip. System aplikasi ini penulis buat dengan berbasis mobil, yang diharapkan dapat digunakan dengan mudah bagi para staff perusahaan untuk mencari letak atau posisi dokumen yang diperlukan. Pendahuluan.

## 2. Metode Penelitian
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah penelitian Kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang  bersifat  deskriptif  dan  cenderung  menggunakan  analisis  [2].  Proses  dan  makna  lebih  ditonjolkan  dalam penelitian kualitatif. penelitian kualitatif ini bersifat deskriptif juga dalam proses lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Metode kualitatif lebih mengutamakan pengamatan fenomena juga meneliti kepada subtansi makna dari fenomena tersebut. Analisis serta ketajaman penelitian kualitatif amat terpengaruh pada kekuatan kata dan kalimat yang digunakan.

## 2.1 Lokasi Penelitian
Perusahaan CV  Santoni ini  berlokasi  di  CISAAT  SUKABUMI,  Desa/Kelurahan  Sukamantri,  Kec.  Cisaat,  Kab. Sukabumi, Provinsi Jawa Barat. CV Santoni berfokus pada berbagai jenis bidang. Mulai dri berbagai jenis Gedung kantor, laboratorium, pengairan bahkan jalan raya dapat dilihat dari keterangan NIB 9120209171272. CV Santoni juga  sering  melakukan  pekerjaan  yang  bekerja  sama  dengan  instansi  pemeritah,  mulai  dari  wilayah  kabupaten, kota bahkan provinsi.

## 2.2 Pengumpulan Data
Pada Teknik pengumpulan data pada penelitian ini  dilakukan dua jenis pengumpulan data yaitu  Observasi dan studi Pustaka. Observasi ini dilakukan di Kantor CV Santoni yang beralamat di BCP Sukamantri, Cisaat, Sukabumi. Data  yang  digunakan  adalah  daftar  dokumen  pekerjaan  berdasarkan  tahun  pelaksanaan  dan  jenis  Sub- bidangnya.Observasi merupakan langkah  awal menuju  fokus  perhatian  lebih  luas  yaitu  observasi  partisipan, hingga  observasi hasil   praktis   sebagai   sebuah   metode   dalam   kapasitasnya   sendiri-sendiri [3].  Sedangakan Studi Pustaka pada penelitian ini adalah mempelajari referensi yang.relevan dengan penelitian mulai dari jurnal, buku, artikel, e-book, atau karya ilmiah.

## 2.3 Aplikasi
Aplikasi merupakan suatu perangkat lunak yang dibuat khusus untuk memenuhim kebutuhan berbagai aktivitas dan pekerjaan, seperti pelayanan masyarakat, aktivitas niaga, periklanan, game , dan berbagai aktivitas lainnya [4].

## 2.2 Android
Android  adalah system operasi  disematkan  pada  gatget,  entah  itu handphone ,  tablet,  hingga  jaman  sekarang merambah ke kamera dan jam digital [5].

## 2.3 Kodular
Kodular merupakan sebuah situs web dimana tersedia tools yang menyerupai MIT App Inventor untuk membuat aplikasi  Android  dengan  menggunakan  block  programming.  Kodular  juga  menyediakan  kelebihan  fitur  seperti Kodular Store dan Kodular Extension IDE yang bisa memudahkan developer melakukan unggah (upload) aplikasi Android  ke  dalam  Kodular  Store,  melakukan  dalam  pembuatan  blok  program extension IDE  sesuai  dengan kebutuhan developer [6].

## 2.4 PHP
PHP ialah bahasa pemrograman yang sering disisipkan ke dalam HTML. PHP sendiri berasal dari kata Hypertext Preprocessor . Bahasa pemrograman ini menggunakan sistem server - side . Server - side programming merupakan jenis  bahasa  pemrograman  yang  nantinya script /program  tersebut  akan  dijalankan/ diproses oleh  server  [7]. Kelebihannya  adalah  mudah  digunakan,  sederhana,  dan  mudah  untuk  dimengerti  dan  dipelajari.  Bahasa pemrograman PHP membantu penulis untuk mengembangkan aplikasi berbasis web yang cukup kompleks, handal, dan cepat [8]. Tergantung dari spesifikasi bisnis, penggunaan hosting,  tingkat  pengalaman, kebutuhan aplikasi, dan pengembangan timeframe . Selain itu ada banyak PHP frameworks yang dapat penulis pilih.

## 2.5 UML (Unified Modeling Language)
UML ( Unifed Modeling Language ) adalah salah satu standar bahasa untuk mendefinisikan requirement , membuat analisis & desain, juga menggambarkan arsitektur pada pemrograman berorientasi objek [9].
Dalam  membangun  aplikasi  android  ini  metode  yang  digunakan  ialah  RAD Prototyping tahap-tahap  kerangka kerja  yang  dibuat. Rapid  Application  Development (RAD)  menggunakan  metodeiteratif  (berulang)  dalam mengembangkan sistem working model [10]. Sistem dikonstruksikan diawal tahap   pengembangan dengan tujuan menetapkan kebutuhan (requirement) pengguna .
Pada step ini memiliki tujuan yaitu mengidentifikasi objektifitas dari system pengumpuan data yang sudah penulis lakukan sebelumnya.

## Gambar 1. Tahapan pembuatan aplikasi metode RAD
Pada  tahap  ini  dilakukan  untuk  menganalisis  seluruh  kegiatan  dalam  arsitektur  rancang  bangun  aplikasi  secara keseluruhan dengan melibatkan identifikasi juga deskripsi system software yang mendasar.
Dilakukannya desain modeling ini memiliki tujuan melakukan perancangan system berdasar dari model aplikasi yang telah dibuat sebelumnya [11].
Tujuan tahap ini dilakukan untuk melakukan rancangan system berdasarkan pada diagram model dari aplikasi [12].
Gambar 2. Kerangka Pikir

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Analisis Modeling
Gambar 3. Usecase Diagram
Pada gambar Usecase Diagram diatas adalah rangkaian Tindakan yang dilakukan oleh system , actor mewakili user atau system lainnya  yang  berinteraksi  dengan  sitem  yang  dimodelkan.  Usecase  diagram  menjelaskan  manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada di luar sistem atau actor [13].

## 3.2   Desain Modeling

## 3.2.1 Implementasi Antar Muka
Desain  modeling  mempunyai  tujuan  ialah  melakukan  perancangan  sistem  berdasarkan  analisis  yang  telah dilakukan sebelumnya.
Implementasi antar muka adalah menerjemahkan layout yang sudah dibuat pada desain perancangan antarmuka dalam bentuk tampilan implementasi sistem secara utuh [14]. Beberapa tahap berikut ini adalah implementasi antar muka aplikasi DocARSIP. Nama aplikasi DocARSIP penulis ambil karena penulis terinspirasi dari dua suku kata Doc /Document yang artinya berkas, dan Arsip.
Pada gambar berikut ini  merupakan tampilan awal yaitu halaman Login . Halaman Login ini dimaksudkan untuk mengatur proses identifikasi. Proses Login pada halaman ini terdiri dari username /akun pengguna dan password untuk mendapatkan hak akses.
Gambar 4. Story Board Login
Lalu pada gambar selanjutnya masuk pada halaman utama.

## Gambar 5. Halaman Utama

## Gambar 6. Halaman Sub-bidang Pertahun
Pada  gambar  5  menerangkan  cuplikan  dari  beberapa  sub  bidang  yang  ada  pada  CV  Santoni,  pada  halaman  ini pengguna dapat menekan menu sub bidang dan akan masuk pada halaman berikutnya.
Pada  halaman  ini  marupakan  halaman  Sub-bidang.  Halaman  ini  berisi  keterangan  sub  bidang,  tahun  pekerjaan dalam sub bidang tersebut, dan icon add untuk menambahkan folder tahun.

## Gambar 7. Halaman Dokumen
Pada gambar 7 memberikan keterangan mengenai pekerjaan pertahun dengan keterangan tahun, Adapun kolom L1  (a)  dimana  kode  ini  memberikan  keterangan  dimana  dokumen  arsip  disimpan.  L1  menerangkan  bahwa dokumen berada di lemari 1, dan (a) merupakan kode penyimpanan dalam lemari pada rak (a).
Tahap pengujian merupakan tahapan untuk memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai, pada pengujian ini bertujuan untuk menampilkan pesan kesalahan pada sistem [15]. Pada tahap ini sebelum aplikasi digunakan akan dilakukan  pengujian  (testing)  dengan . tujuan  dilakukan  yaitu,  untuk  mengecek  persyaratan  pengguna  sudah terpenuhi, juga untuk memastikan tidak terjadi error dalam aplikasi. Hasil yang didapat pada pengujian ini ialah aplikasi merespon sesuai dengan keinginan dari penulis.

## 4. Kesimpulan
Kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Arsip Berbasis Mobile Untuk Kemudahan Dalam  Pencarian  Dokumen  Pada  Gudang  Arsip  Di  CV  Santoni  Sukabumi  ini  adalah  aplikasi  ini  dapat menampilkan sub bidang pekerjaan dengan acuan dari dokumen NIB perusahaan CV Santoni. Aplikasi ini juga memberikan keterangan letak dimana dokumen yang diperlukan saat melakukan pencarian. Serta pembangunan aplikasi  menggunakan  kodular  membantu  penulis  untuk  melakukan  pekerjaan  dengan  cepat  dalam  membuat aplikasi.  Dengan  adanya  aplikasi  ini  membantu  pimpinan  perusahaan  untuk  menemukan  dokumen  yang  dicari tanpa harus memerintahkan orang lain selain staf Gudang arsip.

## Ucapan Terimakasih
Penulis mengucapkan terimakasih pada Universitas Nusa Putra dan CV Santoni yang telah membantu memberikan izin dalam melaksanakan praktik kerja lapangan serta memberi izin dalam membuat penelitian ini.  Serta dukungan dan apresiasi bahkan kontribusi sehingga penelitian ini dapat diselesaikan dengan baik.

## Daftar Rujukan
[1] Fery Sofian Efendi (2013). Aplikasi Co-Paper untuk Pembimbingan Laporan Tugas Proyek.  Jurnal Teknologi Informasi dan Multimedia Polinema. https://doi.org/10.33795/jtim.v5i1.1181
[2] Muhamad  Faqih  (2020).  Efektivitas  Penggunaan  Media  Pembelajaran  Mobile  Learning  Berbasis  Android  Dalam Pembelajaran Puisi. https://doi.org/10.26618/konfiks.v7i2.4556
[3] Hasanah, H. (2017). TEKNIK-TEKNIK OBSERVASI (Sebuah Alternatif Metode Pengumpulan Data Kualitatif Ilmu- ilmu Sosial). At-Taqaddum, 8(1), 21-46. doi: https://doi.org/10.21580/at.v8i1.1163
[4] Angelina  Puput  Giovani,  Ardiansyah  Ardiansyah,  Tuti  Haryanti,  Laela  Kurniawati,  Windu  Gata  (2020).  Analisis Sentimen Aplikasi Ruang Guru Di Twitter Menggunakan Algoritma Klasifikasi. https://doi.org/10.33365/jti.v14i2.679
[5] Atika Hendryani, Ernia Susana (2020). Pengembangan Aplikasi Mobile Health Berbasis Android untuk Monitoring dan Evaluasi Stunting. https://doi.org/10.33761/jsm.v15i1.188
[6] Ronaldo, R., & Ardoni, A. (2020). Pembuatan Aplikasi Mobile "Wonderful of Minangkabau" sebagai Gudang Informasi Pariwisata di Sumatera Barat Melalui Website Kodular. Info Bibliotheca: Jurnal Perpustakaan Dan Ilmu Informasi, 2(1), 88–94. https://doi.org/10.24036/ib.v2i1.90
[7] Pradana, M. F. P., Kharisma, A. P., & Brata, K. C. (2017). Implementasi Perlindungan Peretasan Google In App Purchase dengan  Metode  One  Time  Server  Side  Verfication,  Verification  Bypass  Detection,  dan  Obfuscator  pada  Aplikasi Informasi Cuaca Android. Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer, 1(8), 707–714. Diambil dari https://j-ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/197
[8] Hanief  Aditiawan,  Mila  Amelia,  Safru  Rozaky,  &  Thoyyibah.  T.  (2023).  Pengembangan  Perangkat  Lunak  Program Inventarisasi Asset dengan Menggunakan PHP. OKTAL : Jurnal Ilmu Komputer Dan Sains, 2(05), 1510–1514. Retrieved from https://journal.mediapublikasi.id/index.php/oktal/article/view/1392
[9] D.  W.  T.  .  Putra  and  Rahmi  Andriani,  “Unified  Modelling  Language  (UML)  dalam  Perancangan  Sistem  Informasi Permohonan Pembayaran Restitusi SPPD”, JTIF, https://doi.org/10.21063/jtif.2019.V7.1.32-39
[10] Sagala, J. R. (2018). Model Rapid Application Development (Rad) Dalam Pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan Belajar Mengajar. Jurnal Mantik Penusa, 2(1). Retrieved from https://e-
jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/mantik/article/view/454
[11] Yosua  Simaremare,  Apol  Pribadi,  Radityo  Prasetianto  Wibowo.  (2013).  Perancangan  Dan  Pembuatan  Aplikasi Manajemen Publikasi Ilmiah Berbasis Online Pada Jurnal Sisfo. DOI: https://doi.org/10.12962/j23373539.v2i3.5163
[12] Lorenzo M. Kasenda, Steven Sentinuwo, virginia tulenan. (2016). Sistem Monitoring Kognitif, Afektif dan Psikomotorik Siswa Berbasis Android. DOI: https://doi.org/10.35793/jti.9.1.2016.14808
[13] Bella  Fitriani,  Tutut  Angraini,  Yuanda  Hadi  Guna  Putra.  (2018).  Pemodelan  Use  Case  Diagram  Sistem  Informasi Inventaris Laboratorium Teknik Mesin. DOI: http://dx.doi.org/10.30700/pss.v1i1.363
[14] Kartika Sari , Cucu Suhery , Yudha Arman. (2015). Implementasi Sistem Pakan Ikan Menggunakan Buzzer Dan Aplikasi Antarmuka Berbasis Mikrokontroler. DOI: http://dx.doi.org/10.26418/coding.v3i2.10803
[15] Desy Intan Permatasari. (2020). Pengujian Aplikasi menggunakan metode Load Testing dengan Apache JMeter pada Sistem Informasi Pertanian. DOI: http://dx.doi.org/10.26418/justin.v8i1.34452