## RANCANG BANGUN SYSTEM APLIKASI INSPECTION BEFORE SHIPPING (IBS) UNTUK PROSES EXPORT IMPORT PADA DEPARTEMENT QUALITY CONTROL (QC) di PT. KINGJIM INDONESIA
Aalima Taufik 1) M. Noval Riswandha, M. Kom 2)
1) Strata-1 Program Studi Teknik Informatika, STMIK YadikaBangil
1) Email : aalimataufik@gmail.com
2) Email : mriswandha@stmik-yadika.ac.id
Abstract: PT . KINGJIM INDONESIA is a company holder / folder thatal ready produce a goodway . This is inaccor dance withthelabor standards set by the Supervisory Board Company ( BPP ) which is where the  final result of the production is controlled by the Quality Control ( QC ) .Quality Control (QC) conduct check sandreporting on production result spriorto export import process, this activity is called Inspection Before Shipping (IBS) Presentation of IBS report is still done manually using MS- Excel In a way that has beendone often have difficul ties in obtaining the data and report it. Because the data is not di documentary well and systematis . There fore, it should be re recording . It become sin efficient and tend to belessrigorous . And al so sometimes because of doing this activity for help, soo ther deskjobs thatare not resolved.
Keyword:IBS proccess

## 1. Pendahuluan
PT.KINGJIM INDONESIA merupakan perusahaan  holder  /  map  yang  sudah  menerapkan cara berproduksi yang baik. Hal ini sesuai dengan standart  kerja  yang  ditetapkan  oleh  Badan Pengawas  Perusahaan  (BPP)  yang  dimana  hasil akhir dari produksi dikontrol oleh Quality Control (QC).
Quality  Control  (QC)  melakukan  kegiatan pengecekan  dan  pelaporan  pada  hasil  produksi sebelum  dilakukan  proses  export  import,  kegiatan ini  disebut  dengan  Inspection  Before  Shipping (IBS).  Penyajian  laporan  IBS  ini  masih  dilakukan dengan  manual  menggunakan  MS.  Excel.  Dengan cara  yang  selama  ini  dilakukan  seringkali mendapat  kesulitan  dalam  memperoleh  data  dan melaporkannya.  Karena  data  tersebut  tidak  di dokumemtasikan dengan baik dan systematis. Oleh karena  itu  harus  dilakukan  pencatatan  ulang.  Hal ini  menjadi  tidak  efisien  dan  cenderung  kurang teliti.  Dan  juga  terkadang  karena  mengerjakan kegiatan  ini  yang  terlalu  lama,  sehingga  job  desk yang lain tidak terselesaikan.
System  Informasi  adalah  suatu  system didalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung  operasi  dan  menyediakan  pihak  luar tertentu  dengan  laporan-laporan  yang  di  perlukan (Robert  A.  Leitch  dan  K.  Roscoe  Davis) . Juga dikatakan  suatu  system  yang  menghubungkan pengguna  (individu  dan  organisasi)  dengan komputer  yang  dirancang  secara  integrasi  guna menyediakan  informasi  yang  mendukung  fungsi
operasional,  manajemen,  analisis  serta  fungsi pengambilan  keputusan  dalam  suatu  organisasi (Gordon B Davis)
Dari  definisi  di  atas,  maka  dapat disimpulkan  bahwa  system  informasi  adalah suatusystem  yang  berintegrasi  dengan user atau pemakai untuk melengkapi atau memberi informasi  yang  akan  mendukung  kelancaran  kerja dari  suatu  fungsi  manajemen,  analisa  dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  ini  dilaksanakan  dalam beberapa  tahapan  di  mana  beberapa  metode digunakan untuk mendekati domain permasalahannya  guna  mencari  pemecahannya. Tahapan-tahapan ini menggunakan metode kuantitatif. Diharapkan dengan penggunaan metodelogi  ini,  sistem  yang  dibuat  dapat dikembangkan  lagi  menjadi  sistem  –  sistem  yang lain denganmenggunakandesain yang telah ada.

## 2.1.2  FokusPenelitian
a. Data  yang  digunakan  dalam  pemaparan  ini sesuai dengan observasi penulis secara langsung dengan melihat objek yang diteliti
b. Penyimpanan  data  –  data  IBS  menggunakan Ms. Access
c. Desain aplikasi menggunakan Visual Basic 6.0 yang  merupakan  bahasa  pemrograman  yang berbasis GUI (GraphicalUserInterface) , dengan mengetikan kode program.

## 2.1.3  Sumber Data
Dalam  penelitian  ini,  peneliti  memperoleh  data dari dua sumber jenis data yaitu:
a. Data  primer  merupakan  data  yang  diperoleh secara  langsung  dari  sumber  yang  berkaitan dengan  obyek  penelitian.  Data  primer  pada penelitian ini diperoleh dari hasil observasi dan wawancara  dengan  pihak  QC  yang  terkait dengan  pengisian  form  IBS  di  perusahaan antara  lain  operator  QC,  admin  QC  dan manager QC.
b. Data  sekunder  merupakan  data  yang  diperoleh peniliti  secara  tidak  langsung  (melalui  media perantara), data sekunder dapat berupa dokumen  –  dokumen  seperti  :  form  IBS  dan laporan IBS.

## 2.1.4  TeknikPengumpulan Data
Adapun tehnik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain :
1. Action research Dengan mengumpulkan data-data melalui form
IBS  yang  ada  dan  tersimpan  secara  manual dalam rak file
2. Observasi
Teknik pengamatan langsung di obyek penelitian yang bertujuan memperoleh gambaran  langsung  tentang  cara  input  IBS secara  manual  yang  dilakukan  sehari-hari  oleh admin QC 3. Studi kepustakaan
Mengumpulkan  berbagai  macam  literatur  – literatur,  buku  referensi  maupun  sumber  dari internet  yang  menyangkut  teori  –  teori pendukung untuk melengkapi penulis ini

## 2.1.5  MetodeAnalisa Data danSistem
Metode  yang  digunakan  dalam  menganalisa data  pada  penelitian  adalah  metode  kuantitatif yaitu  prosedur  pemecahan  yang  diselidiki dengan  mendeskripsikan  keadaan  suatu  obyek penelitian  berdasarkan  fakta  –  fakta  yang  ada kemudian  dianalisa.  Untuk  mencapai  tujuan analisa, dengan adanya analisa peneliti menyederhanakan  data  yang  diperoleh  melalui tahapan – tahapan sebagai berikut :
1. Tahap Analisa Sistem Tahap ini peneliti melakukan identifikasi masalah, melakukan  pemahaman  terhadap  sistem  yang telah  ada.  Melakukan  analisa  sistem  dengan cara  menganalisa  kelemahan  dan  menganalisa teknologi.  Dengan  tujuan  menjadikan  sistem yang efektif dan efisien.
2. Tahap Desain Sistem
Tahap  desain  sistem  ini  dipergunakan  untuk melakukan  desain  sistem  informasi  yang  baru. Desain sistem yang dilakukan meliputi :
a. Desain model interface
b. Desain Basis Data
c. Desain Input
d. Desain Output
e. Desain Teknologi

## 2.1.6  MetodeKegiatan
Metode  kegiatan  yang  dilakukan  dalam  penelitian ini  adalah  mengolah  data,  mendesain  dan membuat  program  IBS  dengan  langkah  – langkah sebagai berikut :
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Mengumpulkan data – data yang diperlukan
3. Membuat flowchat atau diagram alir program
4. Membuat data flow diagram
5. Membuat diagaram entitas
6. Mengubah  dan  menterjemahkanflow  diagram kedalam tata bahasa  pemrograman  Ms. visual basic 6.0 dengan database Ms. Access
7. Membuat program

## 3.1Analisis System Yang Lama
3.1.1  Form IBS
Form  IBS adalah form  untuk  mencatat shipping yang berjalan pada hari itu.

## Gambar 5.1 Form IBS

## 3.1.2  Folder IBS
System penginputanhasil IBS saatinimasihsecara manual yaknidenganmenggunakan MS. Excel. Cara pengimputandanpenyimpanan  file  daritiap-tiap type  IBS  masihdisimpanpada  folder  sesuaidengan shipping tujuan.

## 3.1.3  Inputan IBS Excel
Setelah  folder  dipilihsesuaidengan  type  IBS ,  form  IBS  diketiksecara  manual  pada  sheet  excel sebagaiberikut :

## Gambar 5.3 Inputan IBS Excel

## 3.2 Perancangan Pengembangan System
3.2.1 DFD Level 0 Laporan IBS Laporan IBS Laporan IBS Data IBS 0 System IBS + Admin QC Leader QC Manager QC

## Gambar 3.4DFD Level 0
Keterangan DFD Level 0:
1. Admin QC menginput data IBS ke system IBS yang telah dibuat
2. Dari seluruh proses kegiatan pengolahan data IBS yang diinput admin maka data akan dilaporkan ke pimpinan QC yakni Leader QC dan Manager QC
3.

## 3.2.2 DFD Level 1
Data  Flow  Diagram  seperti  gambar  5.4 menggambarkan  proses  yang  lebih  rinci  dari seluruh kegiatan pengolahan data IBS.
data_operator trans aksi_barang data ins peks i data_trans aksi_barang hasil trans aksi data_barang _ins peks i barang  inspeksi item_code data_barang data_mas ter input data Laporan IBS Laporan IBS Data IBS Laporan IBS Admin QC Leader QC Manag er QC Admin QC 1 Prosess_inspek si + Master Master Inspeksi Operator Master Inspeksi Detail Trans aksi Trans aksi Detail Gambar 5.5 DFD Level 1
Keterangan DFD Level 1 :
1. Admin QC menginput data IBS
2. Database master menghasilkan keluaran item code
3. Data master dan data barang masuk pada database master inspeksi detail
4. Data barang inspeksi di input pada database master inspeksi kemudian menghasilkan barang inspeksi 5. Data inspeksi di input pada database transaksi menghasilkan transaksi barang
6. Data transaksi barang masuk pada database transaksi detail menghasilkan hasil transaksi 7. Kesemua itu diolah pada proses inspeksi menghasilkan laporan IBS yang dilaporkan ke Leader QC dan Manager QC
3.3 Relasi Antar Tabel
Gambar  5.6  menunjukkan  hubungan antar tabel didalam database yang menyimpan seluruh data IBS.
Gambar 5.6 Relasi Antar Tabel

## 3.4 Struktur Tabel
1. Tabel master Field Name Data Type Field Size Item_code Text 10 Item_name Text 40 Tabel 3.1 Master 2. Tabel Master Inspeksi Field Name Data Type Field Size No_cek Text 20 Nama_cek Text 25 Dis_urut Number Integer Tabel 3.2 Master Inspeksi 3. Tabel Master Inspeksi Detail Field Name Data Type Field Size No_cek Text 20 No_cek_urut Text 20 Nama_sub_cek Text 40 Klasifikasi Text 5 Tabel 5.3 Master Inspeksi Detail 4. Tabel Operator Field Name Data Type Field Size Username Text 30 Nama Text 50 Password Text 30 Tabel 5.4 Operator 5. Tabel Transaksi Field Name Data Type Field Size No_inspeksi Text 15 Tgl_inspeksi Date/Time Medium Date Item_code Text 10 Shift Text 10 Prod_qty Number Integer Inspksi_qty Number Integer Ship_no Text 20 Mayor Number Long Integer Minor Number Long Integer Judgement Text 25 Action Text 20
Concession Text 40 Tabel 5.5 Transaksi 6. Tabel Transaksi Detail Field Name Data Type Field Size No_inspeksi Text 15 No_cek Text 15 No_cek_urut Text 20 Nama_sub_cek Text 20 Qty_n Number Integer Qty_R Number Integer Qty_ac Number Integer Keterangan Text 40

## Tabel 5.6 Transaksi Detail
4.1Analisa Prosess
4.1.1Form Login

## Gambar 6.1 Form Login
Untuk  dapat  mengakses  seluruh  menu yang  ada  di  menu  utama,  maka  user diharuskan  mengisikan  form  login  terlebih dahulu.  Jika  benar  maka  tampilan  seperti berikut

## Gambar 6.2 Form Login Sukses
Jika salah maka tampilan login selanjutnya seperti berikut
Gambar 6.1 Form Login Salah

## 6.1.1 Form Menu Utama
Form  menu  utama  adalah  suatu  form  yang digunakan  untuk  menampilkan  semua  menu  yang ada pada program aplikasi.

## Gambar 6.4 Form Menu Utama IBS

## 4.1.2Form Master Product
Item  code  adalah  identitas  untuk  tiap  finish product. 1 finish product memiliki 1 item code dan tidak akan mungkin ada yang sama.
Contoh :   858030 Fp.687TSP Blue 858031 Fp.687TSP Clear

## Gambar 6.5 Form Master Product
6.1.2 Form Master Inspeksi
Gambar 6.6 Form Master Inspeksi Form ini digunakan untuk menginputkan jenis pemeriksaan yang ada
pada  data  IBS.  Ada  sebanyak  76  jenis pemeriksaan  yang  didapat  dari  19  sheet form IBS yang ada.
Berikut macam-macam jenis pemeriksaan IBS :
1. Cover 2. Spine Cover 3. Spine Paper 4. Index paper 5. Leaflet 6. Cover Pocket 7. Mechani sm 8. Pressure PK 17. Paper Pressure 18. Spring 19. Pressure 20. Lever 21. Base 22. Stiching 23. Base Holder 24. Stick 25. Welding 26. Chompa 27. Pocket Holder 28. Binder 29. Rivet 30. Clear Holder 31. Packing Back 32. PE Bag 33. Individu al Bag 34. Sticker Label 35. Paper Layer 36. No Lot/Cod e 37. Stamp Code 38. Finish Product 39. Inner 40. Outer 41. Pop Spine Paper 67. Index Label 9. Rivet 10. Slide 11. Inset Paper 12. Title Label 13. Barcode 14. POP Label 15. Partitio n Label 16. Pocket 42. Toserpa ck 43. Stick 44. A4  Size Pocket 45. Mini Pocket 46. Packing Bag 47. Item Label 48. Stampin g 49. Handle 50. Schew 51. Washer 52. Buckle 53. Coulkin g One 54. Coulkin g Both 55. Rubber Cord 56. Cover Film 57. Seal  for Cover Film 58. Ring 59. D-Ring 60. O-Ring 61. Lever (Z) 62. Back Side 63. Protecto
r 64. Eyelet 65. Ruber Band 66. JAN Label 72. CPP
68. Handle Stopper 69. Layer (PP) 70. Mini Pocket 71. MachiTu ki Pocket Jacket 73. Sakuhin Pocket 74. CD Pocket 75. Color Sticker 76. Cover/P
P Sheet
Tabel 6.1 Jenis Pemeriksaan IBS Form Master Operator

## Gambar 6.7 Form Master Operator
Penambahan  operator  bisa  dilakukan  pada form  ini,  dengan  mengklik  add  kemudian mengisi  user  name  ,  nama  dan  password. Kemudian save.
6.1.3 Transaksi Inspeksi
Gambar 6.8 Form Transaksi Inspeksi Form Transaksi Inspeksi ini digunakan untuk menginput data IBS yang sudah dicek oleh operator QC.
1. No Inspeksi akan terisi secara otomatis
2. Pilih  tanggal  yang  sesuai  pada  form yang akan diinput
3. Pilih  shift  .  Shift  di  PT.  KINGJIM Indonesia hanya ada 2 shift saja.
4. Ketik  Item  code  kemudian  Item  name akan muncul secara otomatis
5. Isi  Product  qty  dan  lanjut  ke Inspection qty
6. Shipping  tujuan  diketik  secara  detail dan harus sama dengan form yang ada agar  tidak  terjadi  kekeliruan  saat searching data
7. Isi  Mayor  dan  Minor  setelah  itu  pilih jenis  inspeksi  sesuai  yang  ada  pada form IBS
8. Isi  qty  dan  keterangan  jangan  lupa diketik bila ada
9. Klik  simpan  dan  data  akan  tersimpan secara otomatis
4.1.4Form Search Data Transaksi Inspeksi
Gambar 6.9 Form Search Data Transaksi Inspeksi

## Gambar 6.10 Lanjutan dari Form Search Data Transaksi Inspeksi
Pencarian  data  dilakukan  pada  form  ini. Pencarian data bisa disearch berdasarkan :
1. Tanggal,  bisa  juga  dari  tanggal  berapa  sampai tanggal berapa
2. Berdasarkan shift,  Shift 1 atau shift 2
3. Berdasarkan Item code
4. Berdasarkan Item name
Kemudian  klik  tombol  cari.  Dan  tampilan yang muncul akan sesuai dengan permintaan yang diinginkan

## 4.1.5Exit
Klik Exit untuk mengakhiri.

## 5.1Kesimpulan
Berdasarkan  uraian  diatas,  maka  dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan  adanya  system  IBS  ini  dapat mempermudah  input  IBS  yang  sebelumnya menggunakn MS.Excel
2. Dengan  aplikasi  ini  data  IBS  dapat tersimpan  dengan  baik  dan  datanya  mudah untuk ditemukan lagi
3. Dengan  program  ini  bisa  digunakan  untuk pembuatan  laporan  sehingga  menjadi  lebih efisien

## 5.2 Saran
System Aplikasi IBS yang penulis buat ini diharapkan bisa membantu kegiatan yang ada pada unit QC agar dapat menyajikan laporan yang lebih mudah,  cepat  dan  akurat  bagi  bagian  QC  maupun bagi bagian lain yang membutuhkan data ini.
Dari laporan ini, penulis menyadari dalam pembuatan  system  aplikasi  ini  masih  banyak ditemukan  kekurangan.  Dan  melalui  laporan  ini diharapkan  sekiranya  menjadi  acuan  untuk dilakukan pengembangan lebih lanjut agar menjadi sytem aplikasi IBS yang lebih baik lagi.

## 6. DaftarPustaka
1. Amrullah,
M.A. 2013. PanduanMenyusun  Proposal  Skripsi, Tesis dan Disertasi . Smart Pustaka.
2. Kadir,  A.  2002. Pengenalan  System Informasi . Yogyakarta: Andi Offset.
3. Stmik Yadika, 2012. Pedoman
Penyusunan  Proposal  Penelitian  dan
Ketentuan Tugas Akhir.
4. Sabari,  Yuswanto,  2008. Panduan Lengkap  Pemrograman  Visual  Basic
6.0. Jakarta : Cerdas Pustaka Publisher.
5. Iskandaria, “Contoh Pengujian Blackbox”, Seputar Blogging- Teknologi  Informasi-Info-info  Ringan, http://kafegue.com/Contoh-Pengujian-
Black-Box (diakses 11 Mei 2013)
6. Lentera Kecil,  “Penulisan  Daftar Pustaka dari Internet”, Lentera Informasi Pendidikan dan Pengetahuan Indonesia,
http://lenterakecil.com/penulisan- daftar-pustaka-dari-internet (diakses
06 Juni 2013).
7. Wahyuni Kustya Lestari [elib.unikom.ac.id/download.php?id=1 95739]
8. Rezia  Tri  Krisnawati  -  Undergraduate Theses dari STIKOM Surabaya
9. [digilib.stikom.edu/detil.php?id=882]