## ANALISIS SISTEM MANAJEMEN SURAT TERKOMPUTERISASI UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ADMINISTRASI
Undari Sulung 1 , Muhammad Muspawi 2
1 Program Studi Magister Manajemen Pendidikan, Pascasarjana, Universitas Jambi Jl.
Raden Mattaher No.21, Ps. Jambi, Kota Jambi, Jambi 36133, Indonesia.
2 Program Studi Magister Manajemen Pendidikan, Pascasarjana, Universitas Jambi Jl.
Raden Mattaher No.21, Ps. Jambi, Kota Jambi, Jambi 36133, Indonesia.
Corresponding author: undarisulung@gmail.com

## ABSTRACT
Efficient  mail  management  is  a  crucial  factor  in  ensuring  the  smooth  operation  of university administrative processes. In the digital era, the use of information technology to  enhance  administrative  processes  has  become  a  necessity.  This  research  aims  to analyze  the  use  of  computerized  mail  management  systems  in  improving  the administrative performance of the Master of Natural Sciences (PMIPA) Program at the Faculty  of  Teacher  Training  and  Education  (FKIP)  of  Jambi  University.  The  research method employed is qualitative research. Data was collected through a series of steps, including interviews with administrative staff and direct observation related to the use of computerized  mail  management  systems.  This  research  was  conducted  in  October- November at the PMIPA Department of FKIP, Jambi University. The results of this study show that the computerized mail management system at PMIPA FKIP, Jambi University, has brought about significant positive changes in administration by improving efficiency, accessibility, and transparency. Despite some challenges that need to be addressed, such as internet connection stability, staff training, and sustainable system maintenance, the use  of  this  technology  has  helped  simplify  administration  and  minimize  paper  usage, creating a more modern and responsive administrative environment for the future.
Keywords : Management, Letter, Computerized, and Administration
Diterima: 10 September, Revisi: 29 November 2023, Dipublikasikan: 28 Desember

## Abstrak
Manajemen  surat  yang  efisien  merupakan  faktor  penting  dalam  memastikan  kelancaran proses  administrasi  universitas.  Di  era  digital,  pemanfaatan  teknologi  informasi  untuk menyempurnakan  proses  administrasi  sudah  menjadi  sebuah  kebutuhan.  Penelitian  ini bertujuan untuk menganalisis penggunaan sistem pengelolaan surat terkomputerisasi dalam meningkatkan  kinerja  administrasi  Program  Magister  Ilmu  Pengetahuan  Alam  (PMIPA) Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Jambi. Metode penelitian yang digunakan adalah  penelitian kualitatif. Pengumpulan data  dilakukan melalui  serangkaian langkah,  antara  lain  wawancara  dengan  staf  administrasi  dan  observasi  langsung  terkait penggunaan  sistem  pengelolaan  surat  terkomputerisasi.  Penelitian  ini  dilaksanakan  pada bulan Oktober-November di Departemen PMIPA FKIP Universitas Jambi. Hasil penelitian ini  menunjukkan  bahwa  sistem  pengelolaan  surat  yang  terkomputerisasi  di  PMIPA  FKIP Universitas  Jambi  telah  membawa  perubahan  positif  yang  signifikan  dalam  administrasi dengan  meningkatkan  efisiensi,  aksesibilitas,  dan  transparansi.  Meskipun  ada  beberapa tantangan  yang  perlu  diatasi,  seperti  stabilitas  koneksi  internet,  pelatihan  staf,  dan pemeliharaan  sistem  yang  berkelanjutan,  penggunaan  teknologi  ini  telah  membantu menyederhanakan  administrasi  dan  meminimalkan  penggunaan  kertas,  sehingga menciptakan lingkungan administrasi yang lebih modern dan responsif di masa depan.

## Kata kunci: manajemen, sastra, komputerisasi, dan administrasi

## PENDAHULUAN
Administrasi  adalah  serangkaian  tindakan  yang  dilakukan  untuk  merencanakan, mengorganisir, mengoordinasikan, mengarahkan, dan mengawasi sumber daya dan proses dalam  suatu  organisasi  atau  entitas  dengan  tujuan  mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan (Nurindarwati,  202;Wati  &  Despahari,  2018).  Administrasi  melibatkan  pengambilan keputusan,  alokasi  sumber  daya,  pelaksanaan  kebijakan,  dan  pemantauan  hasil  untuk memastikan bahwa organisasi beroperasi dengan efisien dan efektif (Marliani, 2018; Onsardi et  al.,  2019;  Pradana  &  Tsuraya,  2021).  Hal  ini  mencakup  berbagai  aspek,  termasuk manajemen  sumber  daya  manusia,  keuangan,  teknologi,  dan  proses  operasional,  serta berperan  penting  dalam  menciptakan  kerangka  kerja  yang  mendukung  pencapaian  tujuan organisasi (Pandeiroot et al., 2021; Rahmawati et al., 2022; Winarsih, 2022). Oleh karena itu, praktik administrasi yang baik diperlukan untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan berkelanjutan  dalam  menjalankan  operasi  organisasi.  Selain  itu,  adaptasi  terhadap perkembangan  teknologi  dan  lingkungan  bisnis  juga  menjadi  elemen  kunci  dalam mengoptimalkan peran administrasi dalam konteks modern.
Implementasi  sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi  bertujuan  utama  untuk mengatasi permasalahan yang muncul dalam konteks manajemen surat tradisional yang telah berlangsung dalam waktu yang lama (Anggraini, 2023; Aryani, 2023; Suarna, 2019). Dengan
adopsi  sistem  ini,  surat-surat  dapat  disimpan  secara  elektronik,  memfasilitasi  akses  yang lebih efisien, pencarian yang cepat, dan mengurangi risiko kehilangan data yang memiliki nilai  strategis.  Penerapan  teknologi  ini  juga  memiliki  potensi  untuk  mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia dengan mengurangi beban pekerjaan yang terkait dengan tugas administratif manual yang terkait dengan surat-menyurat (Apriana, 2018; Nasir, 2021). Selain  itu,  penggunaan  teknologi  dalam  pengelolaan  surat  dapat  meminimalkan  risiko kesalahan  manusia  yang  sering  muncul  dalam  proses  manajemen  surat  tradisional. Automatisasi dalam penyimpanan, pencarian, dan distribusi surat dapat mengurangi peluang terjadinya  kesalahan  entri  data,  pengarsipan  yang  tidak  akurat,  dan  penundaan  dalam penanganan  surat  (Agussalim  et  al.,  2018;  Emi  &  Sabar,  2015;  Sri  et  al.,  2022).  Hal  ini mengarah pada peningkatan efisiensi operasional dan integritas data, memberikan kontribusi signifikan terhadap kinerja dan keandalan sistem manajemen surat secara keseluruhan.
Berdasarkan penelitian  Putri Primawanti & Ali, (2022) mengenai sistem manajemen surat terkomputerisasi, telah terbukti bahwa implementasi teknologi dalam manajemen surat dapat  menghasilkan  manfaat  yang  signifikan  dalam  berbagai  sektor.  telah  menunjukkan bahwa sistem manajemen surat terkomputerisasi dapat meningkatkan efisiensi administrasi, mengurangi risiko kesalahan pengelolaan surat, serta memfasilitasi pencarian dan distribusi dokumen yang lebih cepat dan efektif. Penggunaan teknologi juga memungkinkan organisasi untuk  mengurangi  ketergantungan pada dokumen fisik,  mengurangi  biaya pencetakan dan pengarsipan kertas, serta mendukung inisiatif keberlanjutan. Oleh karena itu, penelitian ini akan  membangun  pada  temuan-temuan  terdahulu  ini  dan  mengeksplorasi  implementasi sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi  sebagai  solusi  yang  dapat  meningkatkan  kinerja administrasi di PMIPA FKIP Universitas Jambi.
PMIPA FKIP Universitas Jambi, merupakan lembaga yang memiliki administrasi yang kompleks  dan  memerlukan  manajemen  yang  efisien.  Salah  satu  aspek  vital  dalam administrasi  universitas  adalah  pengelolaan  surat-menyurat.  Namun,  penggunaan  metode manual dalam pengelolaan surat seringkali menghadirkan tantangan seperti kesulitan dalam pencarian,  risiko  kehilangan  data,  serta  penyalahgunaan  waktu  dan  sumber  daya  manusia yang berharga. Oleh karena itu,  analisis sistem  manajemen surat  terkomputerisasi  muncul sebagai solusi yang menjanjikan untuk meningkatkan kinerja administrasi di PMIPA FKIP Universitas Jambi.
Sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi  juga  dapat  memberikan  kontribusi  positif terhadap  keberlanjutan  lingkungan  karena  mengurangi  ketergantungan  pada  kertas  dan proses  yang  membutuhkan  lebih  sedikit  sumber  daya  (Husaein,  2020;  Kuswantoro  et  al., 2022). Dengan demikian, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam manajemen  surat  tradisional,  mengembangkan  sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi yang  sesuai,  dan  mengevaluasi  dampak  positifnya  terhadap  kinerja  administrasi.  Melalui pendekatan ini, diharapkan bahwa universitas akan mampu memodernisasi operasionalnya dan memberikan layanan administrasi yang lebih efisien kepada semua pihak yang terlibat.

## METODE
Penelitian ini dilakukan pada bulan Oktober di Jurusan PMIPA FKIP Universitas Jambi Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif. Penelitian  kualitatif  adalah  metode  penelitian  yang  digunakan  untuk  memahami  dan menjelaskan fenomena dengan cara mendalam dan holistik.  Ini  biasanya digunakan untuk menggali pemahaman tentang konteks, proses, makna, dan pandangan orang dalam situasi tertentu  (Nurhuda,  2022;  Soleh  &  Arifin,  2021).  Data  dikumpulkan  melalui  serangkaian langkah yang mencakup wawancara dengan staf administrasi dan observasi langsung  terkait dengan penggunaan sistem manajemen surat terkomputerisasi.
Wawancara  menjadi  langkah  esensial  dalam  meraih  pemahaman  mendalam  terkait Analisis Sistem Manajemen Surat Terkomputerisasi. Melalui dialog dengan para pemangku kepentingan, seperti administrator dan staf administrasi, akan terungkap proses sehari-hari pengelolaan  surat,  mengidentifikasi  tantangan  utama,  dan  memahami  dampak  sistem terhadap kinerja  administratif. Hasil wawancara ini  akan menjadi  landasan kualitatif  yang berharga dalam menyusun analisis komprehensif terkait keefektifan dan potensi peningkatan dari  sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi  tersebut.  dan  Observasi  langsung  menjadi pendekatan yang krusial untuk mendapatkan data konkret terkait analisis sistem manajemen surat  terkomputerisasi.  Melalui  pengamatan  secara  langsung  terhadap  proses  pengelolaan surat, peneliti dapat mengidentifikasi aspek praktis, hambatan, dan potensi perbaikan dalam penggunaan  sistem  tersebut.  Hasil  observasi  ini  memberikan  dimensi  real-time  pada penelitian, sehingga peneliti dapat interaksi langsung antara pengguna dan sistem, yang dapat memberikan wawasan mendalam untuk analisis kinerja administrasi dan efektivitas sistem manajemen surat terkomputerisasi.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan peneliti dalam penelitian ini meliputi:
1. Wawancara: Peneliti melakukan wawancara dengan staf administrasi yang terlibat dalam  proses  manajemen  surat  terkomputerisasi.  Wawancara  ini  bersifat  semi- struktural,  yang  artinya  peneliti  telah  menyiapkan  daftar  pertanyaan  sebelumnya, tetapi juga memberi fleksibilitas untuk mengeksplorasi isu-isu yang muncul selama wawancara.  Wawancara  dilakukan  dalam  lingkungan  kerja  staf  administrasi,  di tempat-tempat yang nyaman bagi responden.
2. Observasi  Langsung: Peneliti  melakukan  observasi  langsung  terhadap  proses manajemen surat terkomputerisasi di PMIPA FKIP Universitas Jambi. Observasi ini melibatkan  peneliti  yang  memerhatikan  dan  mencatat  bagaimana  sistem  ini digunakan  dalam  kehidupan  sehari-hari.  Observasi  dilakukan  di  berbagai  lokasi terkait manajemen surat di universitas, termasuk ruang administrasi dan area terkait.
Dengan  kombinasi  teknik  wawancara  dan  observasi  langsung  peneliti  dapat  mendapatkan data  yang  beragam  dan  mendalam  terkait  dengan  penggunaan  sistem  manajemen  surat terkomputerisasi  di  PMIPA  FKIP  Universitas  Jambi.  Data  yang  diperoleh  dari  teknik  ini digunakan untuk menganalisis efek sistem tersebut pada efisiensi dan efektivitas manajemen surat  serta  memberikan  wawasan  yang  mendalam  tentang  penggunaan  teknologi  dalam konteks administratif universitas.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada  staf  administrsi  di  Jurusan  PMIPA  FKIP Universitas  Jambi  didapatkan  beberapa  temuan  kondisi  yang  ada,  Indikator  yang  nenjadi tolak ukur adalah sarana prasarana, sumber daya, dan data surat menyurat. Berikut penjelasan aspek yang dapat dikategorikan dalam table berikut:
Tabel 1. Kategori indikator manajemen surat
Indikator Aspek Kategori Sarana Prasarana Kondisi hardware (komputer/laptop, printer,  CD  ROM,  Hardisk,  telephone), software dan database yang digunakan Baik Jumlah  komputer/laptop,  CD  ROM, Hardisk, telephone, dan buku petunjuk/prosedur pengoperasian komputer yang tersedia Baik Daya listrik yang tersedia bagi pengoperasian sistem Baik Jaringan internet yang tersedia Kurang Baik Sumber Daya Kualifikasi staf Baik Tanggung jawab staf Baik Kemampuan operator Baik Data surat menyurat Ketersediaan surat menyurat secara online Kurang Baik Kelengkapan sumber data surat menyurat Kurang Baik Kemudahan memperoleh data surat menyurat Kurang Baik
Berdasarkan  hasil  wawancara  terhadap  kondisi  sarana  prasarana,  dapat  dikonfirmasi bahwa sebagian besar aspek hardware, software, dan database yang digunakan dalam sistem ini dinilai baik. Komputer/laptop, printer, CD ROM, hardisk, dan telepon, bersama dengan buku  petunjuk/prosedur  pengoperasian  komputer,  semuanya  dalam  keadaan  baik  dan  siap digunakan. Daya listrik yang tersedia juga dianggap mencukupi untuk pengoperasian sistem. Meskipun  demikian,  terdapat  beberapa  kendala  terkait  infrastruktur  teknologi  informasi, terutama  pada  jaringan  internet  yang  dinilai  kurang  baik.  Keberlanjutan  dan  peningkatan kualitas  jaringan  internet  menjadi  suatu  kebutuhan  yang  perlu  diprioritaskan  agar  dapat mendukung efisiensi dan kinerja sistem secara keseluruhan. Dalam hal sumber daya manusia, aspek  kualifikasi  staf,  tanggung  jawab  staf,  dan  kemampuan  operator  dinilai  baik.  Tim
terlibat  dalam  tugas  dan  tanggung  jawabnya  dengan  baik,  serta  memiliki  kualifikasi  dan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan sistem. Namun, pada aspek data surat menyurat, terdapat  beberapa  hambatan.  Ketersediaan  surat  menyurat  secara  online,  kelengkapan sumber data surat menyurat, dan kemudahan memperoleh data surat menyurat masih dinilai kurang  baik.  Oleh  karena  itu,  perlu  adanya  perhatian  lebih  lanjut  terutama  dalam mengoptimalkan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan ketersediaan dan aksesibilitas data  surat  menyurat  secara  elektronik  guna  mendukung  efisiensi  operasional  secara keseluruhan.
Oleh  karena  beberapa  kendala  yang  diidentifikasi,  diperlukan  tindakan  yang  lebih lanjut  untuk  meningkatkan  kinerja  sistem.  Salah  satu  langkah  yang  perlu  diambil  adalah menyelenggarakan  pelatihan  dan  peningkatan  untuk  staf  yang  terlibat.  Pelatihan  ini  dapat difokuskan  pada  pengembangan  keterampilan  teknis  terkait  pengelolaan  jaringan  internet yang kurang baik, serta pemahaman mendalam terhadap penggunaan sistem dan database. Peningkatan  staf  dalam  hal  kualifikasi,  tanggung  jawab,  dan  kemampuan  operator  juga menjadi  aspek  penting  untuk  diperhatikan.  Dengan  demikian,  melalui  investasi  dalam pengembangan sumber daya manusia, diharapkan kinerja sistem secara keseluruhan dapat ditingkatkan,  dan  kendala-kendala  yang  teridentifikasi  dapat  diatasi  dengan  lebih  efektif, mendukung operasional yang lebih efisien dan handal.
Selanjutnya, hasil observasi langsung terkait proses manajemen surat terkomputerisasi di PMIPA FKIP Universitas Jambi menunjukkan bahwa sistem ini telah mengubah secara signifikan  cara  administrasi  surat  dan  dokumen  di  departemen  tersebut.  Beberapa  temuan utama meliputi:
1. Efisiensi  dan  Produktivitas:  Dalam  proses  observasi,  terlihat  bahwa  staf  akademik dan administratif dapat dengan cepat dan mudah mengelola surat-surat dan dokumen. Proses pengarsipan, pencarian, dan distribusi surat telah menjadi lebih efisien. Sistem ini  memungkinkan  mereka  untuk  menghemat  waktu  yang  sebelumnya  dihabiskan dalam proses manual.
2. Kemudahan  Akses:  Sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi  ini  memungkinkan akses  yang  lebih  mudah  dan  cepat  untuk  semua  pihak  yang  berwenang.  Surat  dan dokumen dapat diakses dari berbagai lokasi, sehingga memudahkan kolaborasi antara berbagai unit atau departemen.
3. Transparansi dan Akuntabilitas: Proses observasi juga mengungkapkan bahwa sistem ini telah meningkatkan tingkat transparansi dan akuntabilitas. Setiap langkah dalam proses  surat,  dari  pembuatan  hingga  distribusi,  terekam  dalam  sistem,  sehingga mudah untuk melacak dan memeriksa riwayat surat.
4. Minimasi  Penggunaan  Kertas:  Adopsi  sistem  ini  juga  membantu  mengurangi penggunaan  kertas.  Surat  dan  dokumen  yang  sebelumnya  dicetak  sekarang  dapat diakses  dalam  format  digital,  yang  merupakan  langkah  positif  dalam  mendukung lingkungan.
Meskipun hasil observasi menunjukkan banyak manfaat dari sistem manajemen surat terkomputerisasi, ada beberapa area yang dapat ditingkatkan. Dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan pelayanan, mungkin perlu memastikan ketersediaan koneksi internet yang lebih stabil,  serta  memberikan  pelatihan  yang  lebih  baik  kepada  staf  agar  mereka  dapat memaksimalkan  penggunaan  sistem  ini.  Selain  itu,  terus  melakukan  pemantauan  dan pemeliharaan sistem juga sangat penting untuk memastikan kelancaran operasi. Dengan terus meningkatkan  sistem  ini,  PMIPA  FKIP  Universitas  Jambi  dapat  terus  mengoptimalkan manajemen surat dan dokumen mereka.

## Gambar 1. Observasi langsung ke staf administrasi
Hal  ini  menunjukkan  bahwa  adopsi  sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi  telah membawa  perubahan  positif  dalam  administrasi  PMIPA  FKIP  Universitas  Jambi.  Proses yang  sebelumnya  manual  dan  memakan  waktu  telah  digantikan  oleh  metode  yang  lebih efisien  dan  efektif.  Sistem  ini  telah  memberikan  kemudahan  dalam  pengelolaan  surat  dan dokumen,  meningkatkan  aksesibilitas,  dan  meningkatkan  transparansi.  Namun,  untuk menjaga keberlanjutan manfaat ini, penting untuk terus memantau dan meningkatkan sistem serta  memberikan  pelatihan  yang  sesuai  kepada  staf.  Dengan  demikian,  PMIPA  FKIP Universitas  Jambi  dapat  terus  mengoptimalkan  proses  manajemen  surat  dan  dokumen mereka untuk masa depan.
Selanjutnya berdasarkan hasil penelitian Atmala & Ramadhani, (2020)      mengatakan bahwa Pembangunan Sistem Informasi Surat Menyurat diharapkan menjadi solusi instansi guna  membantu  petugas  pembuat  surat  dalam  melakukan  proses  pembuatan  surat  serta dikelola dengan baik sehingga meningkatkan kinerja pegawai agar lebih efektif dan efisien. Sejalan  dengan  penelitian  Faisal  &  Khairina,  (2020)  yang  mengatakan  Sistem  Informasi Administrasi  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Pada  Dinas  Pendidikan  Kota  Medan  untuk mempermudah  dan  meningkat  kinerja  pegawai  yang  mengurus  manajemen  surat. Kesimpulannya  Sistem  Informasi  Administrasi  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  sangatlah penting untuk meningkatkan kinerja dan mempermudah pencarian informasi surat. Dengan demikian,  pembuktian  efektivitas  implementasi  sistem  manajemen  surat  terkomputerisasi menegaskan bahwa manajemen surat dapat signifikan meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan  integritas  data  dalam  konteks  administrasi.  Penggunaan  teknologi  informasi  dalam mengelola surat membuka peluang untuk peningkatan kualitas layanan administratif dengan
menyederhanakan  proses  pengarsipan  dan  distribusi  surat.  Dengan  adanya  penyimpanan surat secara elektronik, akses yang lebih cepat dan pencarian yang efisien menjadi mungkin, menghasilkan peningkatan produktivitas dan responsivitas terhadap kebutuhan organisasi.
Adopsi sistem manajemen surat terkomputerisasi di PMIPA FKIP Universitas Jambi menjadi  bukti  bahwa  inovasi  teknologi  memiliki  dampak  positif  yang  signifikan  dalam meningkatkan efisiensi administrasi. Sistem ini telah mengubah paradigma tradisional dalam penanganan  surat  dan  dokumen  menjadi  proses  yang  lebih  modern  dan  efisien.  Melalui pengarsipan  elektronik,  akses  yang  lebih  mudah,  serta  pemanfaatan  teknologi  untuk mengelola  informasi,  universitas  telah  berhasil  mencapai  tujuan  utama  dalam  mengatasi permasalahan dalam manajemen surat tradisional. Dengan penghematan waktu, pengurangan penggunaan  kertas,  dan  peningkatan  dalam  pemantauan  dan  pelaporan,  PMIPA  FKIP Universitas Jambi telah memperoleh manfaat yang jelas. Proses distribusi surat menjadi lebih lancar,  dan  staf  dapat  dengan  cepat  merespons  kebutuhan  mahasiswa  dan  pihak  lain  yang memerlukan akses terhadap informasi atau dokumen tertentu. Meskipun keberhasilan telah dicapai,  penting  untuk  diingat  bahwa  pemeliharaan  dan  pengembangan  sistem  harus  terus berlanjut. Hal ini mencakup pelatihan yang berkelanjutan untuk staf dan pemantauan terus menerus terhadap performa sistem. Dengan cara ini, PMIPA FKIP Universitas Jambi dapat memastikan  bahwa  manfaat  positif  dari  implementasi  sistem  ini  akan  berkelanjutan  dan mendukung  tujuan  administratif  mereka  di  masa  depan.  Dengan  tekad  untuk  terus memperbaiki diri,  universitas  dapat  memastikan  bahwa sistem  ini menjadi  alat  yang lebih efektif dalam memenuhi kebutuhan administrasi yang semakin kompleks.

## SIMPULAN
Penelitian ini menunjukkan bahwa adopsi sistem manajemen surat terkomputerisasi di PMIPA  FKIP  Universitas  Jambi  telah  membawa  perubahan  positif  yang  signifikan  dalam administrasi  universitas.  Sistem  ini  telah  mengatasi  tantangan  yang  terkait  dengan manajemen  surat  tradisional  dengan  meningkatkan  efisiensi,  mempermudah  aksesibilitas, dan  memperkuat  transparansi  dalam  administrasi.  Penggunaan  teknologi  ini  juga  telah membantu  dalam  mengoptimalkan  penggunaan  sumber  daya  manusia,  mengurangi  risiko kesalahan manusia, serta mendukung inisiatif keberlanjutan dengan mengurangi penggunaan kertas. Hasil wawancara dan observasi langsung juga menunjukkan bahwa adopsi sistem ini telah mengubah secara signifikan cara administrasi surat dan dokumen di universitas, dengan meningkatkan  efisiensi,  produktivitas,  dan  kemudahan  akses,  serta  meminimalkan penggunaan kertas.
Namun,  untuk  mempertahankan  dan  meningkatkan  manfaat  positif  ini,  langkah- langkah selanjutnya yang harus diambil termasuk pemantauan dan pemeliharaan sistem yang berkelanjutan,  pelatihan  yang  lebih  baik  untuk  staf  dalam  memaksimalkan  penggunaan sistem,  serta  memastikan  ketersediaan  koneksi  internet  yang  lebih  stabil.  Penting  untuk diingat bahwa administrasi universitas semakin kompleks, dan dengan pendekatan yang terus ditingkatkan, PMIPA FKIP Universitas Jambi dapat terus mengoptimalkan manajemen surat dan  dokumen  mereka  untuk  masa  depan.  Ini  menciptakan  lingkungan  administratif  yang
lebih modern, responsif, dan efisien yang mendukung pencapaian tujuan universitas dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada semua pihak yang terlibat.

## DAFTAR PUSTAKA
Agussalim,  M.  A.,  Siraj,  A.,  &  Ahmad,  L.  O.  I.  (2018).  Implementasi  Budaya  Organisasi Dalam Peningkatan Pelayanan Administrasi Pendidikan Di Man I Makassar. Idaarah: Jurnal Manajemen Pendidikan , 2 (2), 180. https://doi.org/10.24252/idaarah.v2i2.5431 Anggraini, Y. (2023). Strategi Implementasi Pengarsipan Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web  Dalam  Manajemen  Operasional  (  Studi  Kasus  di  PT  Industri  Nabati  Lestari  ). Journal Of Social Science Research , 3 , 5604–5615.
Apriana,  H.  (2018).  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  Dalam  Pelaksanaan  Administrasi Perkantoran Di Kantor Camat Poleang Kabupaten Bombana. Jurnal Rez Publica . Aryani,  M.  (2023).  Implementasi  Administrasi  Tata  Usaha  Dalam  Bidang  Keuangan Pembiayaan Pendidikan Di Sman 1 Bayan. Realita : Jurnal Bimbingan Dan Konseling , 8 (1), 2025. https://doi.org/10.33394/realita.v8i1.7592
Atmala, R. A., & Ramadhani, S. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Di Kementerian Agama Kabupaten Kampar. Jurnal Intra Tech , 4 (1), 27–38.
Emi,  F.,  &  Sabar,  N.  (2015).  Pengelolaan  Evaluasi  Aspek  Sosial  Dalam  Pembelajaran Matematika Kurikulum 2013. Jurnal Manajemen Pendidikan , 10 (2), 154–161. Faisal,  A.,  &  Khairina,  N.  (2020).  Sistem  Informasi  Administrasi  Surat  Masuk  Dan  Surat Keluar Pada Dinas Pendidikan Kota Medan. REMIK (Riset Dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer) . https://doi.org/10.33395/remik.v4i2.10557
Husaein,  A.  (2020).  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  (SIMURAT)  Pada AKAKOM  Stephen  Jambi. Jurnal  Ilmiah  Media  Sisfo , 14 (2),  130–137. https://doi.org/10.33998/mediasisfo.2020.14.2.829
Kuswantoro, A., Maremitha Ungu, R. B., Rahmahwati, W. D., & Rahmawati, F. D. (2022). Manajemen Surat  Masuk Dan Surat  Keluar Di Universitas Negeri Semarang Melalui Siradi  (Sistem  Informasi  Surat  Dinas). Jurnal  Pustaka  Budaya , 9 (1),  42–49. https://doi.org/10.31849/pb.v9i1.7716
Marliani, L. (2018). Definisi Administrasi Dalam Berbagai Sudut Pandang. Jurnal Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Galuh , 5 (4), 17–18. https://jurnal.unigal.ac.id/index.php/dinamika/article/view/1743/1407
Nasir,  R.  (2021).  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  dalam  Pelaksanaan  Administrasi Perkantoran  pada  Kantor  Kelurahan  Tabaringan  Kecamatan  Ujung  Tanah  Kota Makassar. Journal Mirai Manajemen2 .
Nurhuda, H. (2022). Masalah-Masalah Pendidikan Nasional; Faktor-Faktor Dan Solusi Yang Ditawarkan. Jurnal Pemikiran Dan Pendidikan Dasar , 5 (2), 129.
Nurindarwati,  R.  (2020).  Penerapan  Supervisi  Akademik  Pengawas  Upaya  Peningkatan Kemampuan Guru Dalam Penyusunan Administrasi Pembelajaran. Al-Munqidz : Jurnal Kajian Keislaman , 8 (1), 14–34. https://doi.org/10.52802/amk.v8i1.177
Onsardi,  O.,  Wati,  D.,  &  Anjani,  R.  (2019).  Tata  Kelola  Adminitrasi  Keuangan,  Dan Pembangunan  Desa  Tepi  Laut  Kabupaten  Bengkulu  Utara. Jurnal  Pengabdian Masyarakat Bumi Raflesia , 2 (2). https://doi.org/10.36085/jpmbr.v2i2.445
Pandeiroot, E. G. E., Prayogo, P., & Gerungan, C. A. (2021). Upaya Administratif Dalam
Penyelesaian Sengketa Tata Usaha Negara Di Tinjau Dari Undang-undang Nomor 30 Tahun 2014 Tentang Administrasi Pemerintahan. Lex Administratum , IX (2), 15–25.
Pradana, Y., & Tsuraya, A. A. (2021). Pembuatan Sistem Administrasi Pendidikan Berbasis Android. Jurnal Multi Media Dan IT , 5 (1). https://doi.org/10.46961/jommit.v5i1.343 Putri  Primawanti,  E.,  &  Ali,  H.  (2022).  Pengaruh  Teknologi  Informasi,  Sistem  Informasi Berbasis  Web  Dan  Knowledge  Management  Terhadap  Kinerja  Karyawan  (Literature Review  Executive  Support  Sistem  (Ess)  for  Business). Jurnal  Ekonomi  Manajemen Sistem Informasi , 3 (3), 267–285. https://doi.org/10.31933/jemsi.v3i3.818 Rahmawati,  S.,  M,  R.,  &  Mujiati,  M.  (2022).  Kompetensi  Tenaga  Tata  Usaha  dalam Meningkatkan Kualitas Administrasi Pendidikan. Jurnal Pendidikan Dan Pengajaran (JPP) , 2 (2), 90–102. https://doi.org/10.51454/jpp.v2i2.148
Soleh,  A.  R.,  &  Arifin,  Z.  (2021).  Integrasi  Keterampilan  Abad  21  dalam  Pengembangan Perangkat  Pembelajaran  Pada  Konsep  Community  of  Inquiry. QALAMUNA:  Jurnal Pendidikan, Sosial, Dan Agama , 13 (2), 473–490.
https://doi.org/10.37680/qalamuna.v13i2.995
Sri,  M.,  Budiarto,  S.,  &  Utomo,  S.  (2022).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Proses Produksi  Dan  Distribusi  Obat  Pada  Pt.  Sanbe  Farma  Unit  III. Jurnal  Teknologi Informasi Dan Komunikasi . https://doi.org/10.56244/fiki.v12i1.500
Suarna,  N.  (2019).  Sistem  Informasi  Manajemen  Pengarsipan  Berbasis  Framework  Code Igniter  Untuk  Mentertibkan  Pelayanan  Surat  Menyurat. INTERNAL  (Information System Journal) , 2 (1), 31–46. https://doi.org/10.32627/internal.v2i1.70
Wati, M., & Despahari, E. (2018). Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Dan  Catatan  Sipil  Kelurahan  Di  Kecamatan  Marangkayu  Kutai  Kartanegara. Jurnal Rekayasa Teknologi Informasi (JURTI) , 2 (1), 47.
https://doi.org/10.30872/jurti.v2i1.1379
Winarsih, S. (2022). Kepemimpinan dalam Administrasi Pendidikan. Jurnal Kependidikan , 10 (1), 111–128. https://doi.org/10.24090/jk.v10i1.7698