pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293
Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 15 - 32
SISTEM INFORMASI MONITORING ADMINISTRASI SURAT BERBASIS WEBSITE PADA BADAN AMIL ZAKAT NASIONAL PROVINSI JAWA TIMUR
Reantika Rili Widyani 1 , Tjatursari Widiartin 2 1,2 Program Studi Informatika-Universitas Wijaya Kusuma Surabaya, *widiartin@uwks.ac.id

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengembangkan  sistem  informasi  monitoring  administrasi  surat  berbasis  website pada Badan Amil Zakat Nasional Provinsi Jawa Timur. Website ini untuk melacak pendistribusian surat ke lembaga- lembaga tersebut sehingga dapat dikontrol dengan baik dengan bantuan sistem tracking. Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) Provinsi Jawa Timur mengikuti proses penelitian yang sistematis yang mencakup identifikasi masalah dan  kebutuhan  pengguna  melalui  pengumpulan  data,  analisis  sistem,  desain  sistem,  membangun  sistem menggunakan  pemrograman  PHP  dan  database  MySQL,  pengujian  sistem  menggunakan  Blackbox,  dan dokumentasi dan laporan.
Kata Kunci: Blackbox, MySQL, PhP, Sistem Monitoring, Tracking

## Abstract
This study aims to develop a website-based mail administration monitoring information system at the National Amil Zakat Board of East Java Province. This website is to track the distribution of letters to these institutions so that they can be controlled properly with the help of a tracking system. The National Amil Zakat Agency (BAZNAS) of East  Java  Province  follows  a  systematic  research  process  which  includes  identifying  problems  and  user  needs through  data  collection,  system analysis,  system design,  building  systems  using  PHP programming and  MySQL databases, system testing using Blackbox, and documentation and reports .
Keywords: Blackbox, MySQL, PhP, Monitoring System, Tracking

## I. PENDAHULUAN
Badan Amil Zakat Nasional (Baznas) memiliki tugas dan fungsi menghimpun dan menyalurkan zakat, infaq,  dan  sedekah  (ZIS)  pada  tingkat  nasional  yang dibentuk  oleh  pemerintah  berdasarkan  Keputusan Presiden RI No. 8 Tahun 2001.  Adapun satu dari misi Baznas  adalah  memaksimalkan  pendistribusian  dan pendayagunaan  ZIS-DSKL  untuk  mengentaskan kemiskinan,  meningkatkan  kesejahteraan  umat,  dan mengurangi kesenjangan sosial [1] .
Baznas  Provinsi  Jawa  Timur  (Baznas  Jatim) merupakan sebuah lembaga penghimpun dan penyalur zakat  yang  besar  serta  memiliki  relasi  yang  banyak. Karena memiliki relasi yang banyak maka traffic surat menyurat  menjadi  relatif  tinggi.  Namun  sistem monitoring administrasi surat pada Baznas Jatim masih belum  terkontrol  dengan  baik.  Akibatnya  para masyarakat dan pegawai seringkali menanyakan posisi surat  antar  unit  dengan  unit  lainnya,  dan  juga  sering terjadi  keluhan  dari  relasi  perihal  surat  yang  terlalu lama di proses atau bahkan hilang.
Beberapa penelitian berkaitan dengan Baznas telah  dilakukan.  Di  Baznas  cabang  bengkulu,  telah dibuat  sebuah  sistem  informasi  distribusi  dana zakat [2] .  Di  Baznas  cabang  Tangerang  telah  dibuat
sistem informasi unit pengumpul zakat terintegrasi [3] . Dan  Baznas  sendiri  telah  memiliki  portal  sistem informasi resmi [4] . Akan tetapi dari keseluruhan yang ada  hanya  menyediakan  fitur  seputar  perolehan  dan distribusi zakat.
Sistem  pengelolaan  zakat  harus  direncanakan,  diatur, dan diawasi secara cepat dan tepat dengan sistem yang efektif dan  efesien [5] .  Segala  bentuk  surat  pengajuan program  dari  relasi  merupakan  salah  satu  dasar pertimbangan  yang dapat  dijadikan  sebagai  parameter perencanaan, pengaturan dan pengawasan pada sistem pengelolaan zakat. Akan tetapi dengan banyaknya surat pengajuan  program dari relasi  yang  masuk  ke  Baznas Jatim,  menyebabkan  lambatnya  proses  pengambilan keputusan  dalam  perencanaan,  pengaturan,  dan pengawasan  dari  sistem  pengelolaan  zakat  tersebut. Hasil  penelitian  ini  akan  dapat  membantu  proses tracking  secara  otomatis  setiap  pengajuan  program yang dilakukan oleh para relasi Baznas Jatim. Sehingga dampaknya  akan  dapat  digunakan  untuk  membantu Baznas  Jatim  dalam  merencanakan,  mengatur,  dan mengawasi  pengelolaan  zakat  secara  efektif  dan efesien.

## Melek IT

## II. METODE
Untuk  membangun  sistem monitoring  pada penelitian di  Badan  Amil  Zakat  Nasional  (BAZNAS)  Provinsi Jawa Timur dapat dilhat pada Gambar 1.
Gambar 1. Alur Tahapan Penelitian
Pada  Gambar  1,  dijelaskan  alur  atau  tahapan penelitiannya  dalam  membuat  Sistem  Monitoring Administrasi Surat (SIMONADSU) Pada Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) Propinsi Jawa Timur.

## 2.1 Identifikasi  Masalah  SIMONADSU  BAZNAS Jawa Timur
Tahap  ini  merupakan  tahap  identifikasi  masalah  dari sistem monitoring administrasi surat pada Badan Amil Zakat  Nasional  (BAZNAS)  Provinsi  Jawa  Timur. Proses  awal  yang  dilakukan  pada  tahap  ini  adalah dengan mengetahui Penelitian terdahulu dan mengumpulkan data.

## 2.1.1 Penelitian Terdahulu
Pada  Tabel  1  dituliskan  state  of  art  dari  Penelitian. Dimana  sebelumnya  sudah terdapat  penelitian mengenai  sistem  auto  tracking  untuk  surat  elektronis pada  sebuah  perusahaan  dan  perguruan  tinggi  untuk membantu  manajemen  surat.    Selain  itu  terdapat penelitian mengenai  sistem  tracking pada  rumah  sakit untuk  membantu  menentukan  prioritas  penanganan pasien berdasarkan sumber data elektronis. Akan tetapi belum terdapat penelitian yang menggabungkan antara sistem  auto  tracking  untuk  pengelolaan  data  sumber elektronis dalam membantu manajemen dengan sistem penentuan prioritas pelayanan berdasarkan sumber data elektronis. Untuk itu akan diusulkan sebuah penelitian sistem  auto  tracking  pengajuan  program  yang menggabungkan  antara  manajemen  ajuan  surat  dan penentuan  prioritas  disposisi  ajuan  surat  di  Baznas Jatim.
Penelitian  mengembangkan  sebuah  sistem  auto tracking  untuk  pengajuan  program  di  Baznas  Jatim yang terintegrasi dengan menggunakan teknologi web.
Sistem  yang  dibangun dapat  membantu  dan memudahkan  Masyarakat  sebagai  relasi  Baznas  Jatim yang ingin melakukan proses pengajuan dana program
ke  Baznas  Jatim  sekaligus  dapat  memantau  status pengajuan.
Tabel 1. State of Art Penelitian
Penelitian Sebelumnya Desripsi Media & Lingkup Development  of Mail Tracking System[6] Penelitian untuk mengembangkan sistem tracking surat-menyurat secara terkomputerisasi
Sistem Tracking, Teknologi LAN Development  Of An  Automated  Mail Management And Tracking  System  For Tertiary  Institutions, A  Case  Study  Of University Of Uyo[7] Penelitian yang membangun sistem manajenen surat menyurat pada sebuah perguruan tinggi Sistem managemen surat,  Teknologi Web
Lessons  learned from implementing the HIV Infant Tracking System (HITSystem): A web- based  intervention  to improve  early  infant diagnosis in Kenya[8] Penelitian mengenai  sistem auto tracking berbasis web yang  diterapkan pada sebuah Rumah Sakit Sistem  Auto Tracking, Teknologi Web Sistem yang dibangun akan membantu dan memudahkan pihak Baznas Jatim akan dapat mengelola data-data ajuan dari relasi secara terintegrasi, sehingga memudahkan unit-unit terkait yang ada di Baznas Jatim dalam menentukan disposisi dan rekomendasi realisasi ajuan yang dilakukan relasi.
Sistem yang dibangun akan membantu dan memudahkan  pihak  Baznas  Jatim  dalam  menentukan skala prioritas disposisi dan rekomendasi realisasi ajuan yang dilakukan relasi.

## 2.1.2 Sistem Auto Tracking Berbasis Web
Sistem  auto  tracking  adalah  sistem  pelacakan  sebuah sumber  tertentu  yang  dilakukan  secara  otomatis. Contoh manfaat dari sistem auto tracking adalah dapat membantu proses pengelolaan manajemen administrasi pada  sebuah  perusahaan,  dengan  mengubah  bentuk surat  menyurat  kedalam  sumber  elektronis  atau digital[9].  Berdasarkan  permasalahan  yang  dialami oleh  Baznas  Jatim,  maka  diperlukan  penelitian  untuk membangun sistem auto tracking ajuan program yang dikelola oleh Baznas Jatim. Sistem auto tracking dapat dibangun  dengan  bermacam  teknologi  misalkan dibangun  dengan  menggunakan  teknologi  web[10]. Teknologi  web  dapat  digunakan  untuk  membangun sistem  terintegrasi[11]  yang  dibangun  menggunakan Bahasa  pemrograman  HTLM[12]    dan  Bahasa pemrograman PHP [13].

## 2.1.3 Sistem Terintegrasi
Sistem terintegrasi adalah sebuah sistem yang mampu mengintegrasikan  data  dari  berbagai  unit,  sehingga
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 17 - 32
seluruh  data  dapat  diolah  dan  digunakan  secara Bersama-sama.  Dengan  memanfaatkan  model  data relasi,  maka  hal  tersebut  akan  mudah  untuk diwujudkan[14].  Oleh  sebab  itu,  sistem  terintegrasi telah banyak dimanfaatkan untuk membantu pengelolaan data pada berbagai bidang, misalkan pada perguruan  tinggi[15],  bidang  Kesehatan[16],  Bidang agrikultural[17],  bidang geografi[18],  dan  sebagainya. Berdasarkan  hal  tersebut,  maka  sangat  perlu  sekali dilakukan  penelitian  untuk  mengembangkan  sistem terintegrasi pada Baznas Jatim yang memiliki beberapa unit  bagian  dengan  alokasi  tugas  dan  kewenangan masing-masing unit.

## 2.1.4 Program Baznas Jatim
Beberapa  contoh  program  yang  bisa  diajukan  di Baznas  Jatim  adalah  program  dana  dhuafa,  program beasiswa  sekolah,  program  beasiswa  SKSS,  program magang/penelitian Mahasiswa, program Jatim Makmur,  program  Jatim  cerdas,  program  Jatim  sehat, program  Jatim  takwa,  program  Jatim  peduli,  dan sebagainya  [19].  Dari  beberapa  program  yang  ada  di Baznas Jatim, tentunya akan banyak sekali ajuan yang datang  dari  relasi,  dimana  ajuan  tersebut  minimal berupa  surat  permohonan  beserta  lampiran  berkas- berkas  pendukung.  Tentunya  surat  dan  berkas  yang masuk akan sangat banyak dan beragam. Untuk itu pada penelitian ini akan dibangun sistem yang memudahkan Baznas  Jatim  dalam  menentukan  skala  prioritas disposisi  dan  rekomendasi  dana  ajuan  untuk  relasi berdasarkan berkas ajuan yang masuk.

## 2.2 Analisa  Sistem  SIMONADSU  BAZNAS  Jawa Timur
Tahapan  analisa  sistem  adalah  sebuah  tahapan dimana  didalam  Penelitian  ini  menentukan  seluruh kebutuhan  sistem  sesuai  dengan  kebutuhan  yang diinginkan pengguna yang telah dilakukan pada tahap identifikasi  masalah.  Didalam  Penelitian  ini  tahapan analisa sistem menggunakan metode terstruktur. Hasil dari  tahapan  analisa  sistem  menggunakan  metode terstruktur  ini  dapat  direpresentasikan  menggunakan Data Flow Diagram [20][21][22][23].

## 2.2.1 Data  Flow  Diagram  Level  0  SIMONADSU BAZNAS Jawa Timur
Menurut  DFD  pada  Gambar  2  terdapat  11  entitas, antara  lain  Hubungan,  Ketua,  Wakil  Ketua  I,  Wakil Ketua II, Wakil Ketua III, dan Wakil Ketua IV. Selain itu, Kepala Pelaksana, Seksi Pengumpulan Penagihan, Seksi  Perencanaan,  Keuangan  dan  Pelaporan,  serta Distribusi.  Seseorang  atau  kelompok  yang  ingin berkirim  surat  kepada  Badan  Amil  Zakat  Nasional (BAZNAS)  Provinsi  Jawa  Timur  dalam  sistem  ini disebut sebagai entitas relasi.  Ada juga 8 proses secara total,  termasuk  merekam  persyaratan  kelayakan, menampilkan  formulir  pengajuan,  jalur  surat,  surat lamaran,  pembaruan  pelacakan  surat,  merekam keputusan  proposal,  dan  menampilkan  dan  mencetak disposisi.  Pada  DFD  Level  0  terdapat  enam penyimpanan data yaitu surat undangan, surat dhuafa, surat beasiswa SMA/SMK, surat beasiswa SKSS, surat magang/penelitian, dan surat lainnya.

## Melek IT

## Information Technology Journal. Vol 9 No 1 Jan - Jun 2023, 18 - 32

## Gambar 2. Data Flow Diagram Level 0
Jika ada proses lanjutan terkait proses pada DFD Level 0, maka proses selanjutnya dalam analisis sistem adalah membuat  DFD  Level  1  berdasarkan  DFD  Level  0
tersebut.  Ilustrasi  berikut  mencakup  penjelasan  rinci tentang DFD Level 1.
Gambar 3. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2
Sebuah  Relasi  adalah  satu-satunya  entitas  yang diidentifikasi  oleh  DFD  pada  Gambar  3.  Selain  itu, terdapat  enam  proses  yaitu  menampilkan  aplikasi
dhuafa,  menampilkan  aplikasi  beasiswa  SMA/SMK, menampilkan  aplikasi  beasiswa  SKSS,  menampilkan aplikasi  magang/penelitian,  menampilkan  permintaan undangan,  dan  menampilkan  pengajuan  lainnya.  Data
data tracking baru keputusan baru record keputusan form disposisi disposisi baru disposisi jenis 1 disposisi jenis 2 disposisi jenis 3 disposisi jenis 4 realisasi dispo jenis 2 realisasi dispo jenis 3 realisasi dispo jenis 1 statistik surat statistik surat statistik surat statistik surat statistik surat statistik surat statistik surat keputusan 5 Update Tracking Surat 6 Rekam Keputusan Ajuan 7 Menampilkan Surat Keputusan 8 Cetak disposisi Ketua Waka 1 Waka 2 Waka 3 Waka 4 Bidang Pengumpulan Bidang Pendistribusian dan Pendayagunaan Bidang Perencanaan Keuangan Pelaporan 8 Track Surat 9 Surat Keputusan syarat layak dhuafa syarat layak beasiswa SMA/SMK syarat layak beasiswa SKSS syarat layak magang/penelitian syarat layak undangan syarat layak pengajuan lainnya record dhuafa record  beasiswa
SMA/SMK
record beasiswa
SKSS
record Magang/ Penelitian record undangan record lainnya Relasi Baznas 2 Surat Dhuafa 3 Surat Beasiswa SMA/ SMK 4 Surat Beasiswa SKSS 5 Surat Magang/ Penelitian 6 Surat Undangan 7 Surat Lainnya 2.1 menampilkan pengajuan dhuafa 2.2
menampilkan pengajuan beasiswa sma/smk 2.3 menampilkan pengajuan beasiswa SKSS 2.4 menampilkan pengajuan magang / penelitian 2.5 menampilkan pengajuan undangan
2.6
menampilkan pengajuan lainnya
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 19 - 32
lamaran  akan  disimpan  sesuai  tujuh  simpanan  data, antara  lain  surat  dhuafa,  surat  beasiswa  SMA/SMK, surat  beasiswa  SKSS,  surat  magang/penelitian,  surat undangan, surat lainnya, dan persyaratan kelayakan.
Hanya  ada  satu  entitas,  yang  disebut  Administrasi Umum, menurut DFD pada Gambar 3 point 6. Ada juga enam proses  tambahan,  yaitu penyajian orang miskin, menampilkan  beasiswa  SMA/SMK,  menampilkan beasiswa  SKSS,  menampilkan  magang/penelitian, menampilkan  undangan,  dan  tampilan  lainnya.  Enam
sumber  data,  antara  lain  surat  dhuafa,  surat  beasiswa SMA/SMK, surat beasiswa SKSS, surat magang/penelitian,  surat  undangan, dan  surat  lainnya, digunakan untuk menyusun data lamaran.
Jika ada proses lanjutan yang terhubung dengan proses di  DFD  Level  1,  langkah  selanjutnya  dalam  analisis sistem  adalah  membuat  DFD  Level  0.  Gambar  4 memberikan  gambaran  rinci  tentang  DFD  Level  2 proses 4.1.
Gambar 4. Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.1
Menurut  DFD  pada  Gambar  4  hanya  ada  satu  entitas yaitu Administrasi  Umum.  Selain  itu,  ada 2 prosedur: mempresentasikan  proposal  dhuafa  dan  menentukan apakah dhuafa memenuhi syarat. Informasi pemberkasan  diambil  dari  tempat  penyimpanan  data, Surat Dhuafa. Entitas Administrasi Umum adalah satu-
satunya yang diidentifikasi oleh DFD pada Gambar 5. Kemudian ada dua proses tambahan yaitu menampilkan aplikasi  beasiswa  SMA/SMK  dan  mengevaluasi kelayakan  beasiswa  SMA/SMK.  SMA/SMK  surat beasiswa,  tempat  penyimpanan  data,  dari  mana informasi aplikasi diambil.
Gambar 5. Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.2
Menurut  DFD  pada  Gambar  6  hanya  ada  satu  entitas yaitu  Administrasi  Umum.  Selain  itu,  ada  2  proses: menunjukkan aplikasi beasiswa SKSS dan menentukan
apakah  beasiswa  SKSS  layak.  Surat  beasiswa  SKSS berfungsi sebagai gudang data untuk informasi aplikasi.
Gambar 6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.3
Hanya  ada  satu  entitas  yang  dikenal  sebagai Administrasi  Umum,  menurut  DFD  pada  Gambar  7. Tampilan  aplikasi  magang/penelitian  dan  penilaian
kelayakan  aplikasi  tersebut  adalah  proses  tambahan. Penyimpanan  data,  surat  magang/penelitian,  dan
2 Surat Dhuafa surat l ayak aj uan dhuafa kel ayakan rel asi  dhuafa aj uan baru dhuafa 4.1.1
menampi l kan aj uan dhuafa 4.1.2 anal i sa kel ayakan dhuafa Admi ni strasi Umum 3 Surat Beasiswa SMA/ SMK ajuan beasiswa SMA/SMK surat layak kelayakan relasi beasiswa SMA/SMK ajuan baru beasiswa SMA/SMK
4.2.1 menampilkan ajuan beasiswa SMA/SMK 4.2.2 analisa kelayakan beasiswa SMA/SMK Administrasi Umum ajuan beasiswa SKSS kelayakan relasi beasiswa SKSS surat layak ajuan baru beasiswa SKSS 4.3.1 menampilkan ajuan beasiswa SKSS 4.3.2 analisa kelayakan beasiswa SKSS Administrasi Umum
4 Surat Beasiswa SKSS

## Melek IT
sumber lain digunakan untuk mengumpulkan informasi pengajuan.
Gambar 7. Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.3
Menurut  DFD  pada  Gambar  8,  Administrasi  Umum adalah satu-satunya entitas. Lalu ada 2 proses tambahan yaitu menampilkan kiriman undangan dan menentukan
layak  tidaknya  undangan.  Data  untuk  pengarsipan diperoleh dari penyimpanan data surat undangan.
Gambar 8. Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.4
Menurut  DFD  pada  Gambar  9  hanya  ada  satu  entitas yaitu Administrasi  Umum.  Selain  itu,  ada dua proses: satu  untuk  menunjukkan  proposal  alternatif  dan  yang
lainnya untuk melakukan studi kelayakan lainnya. Data untuk  pengarsipan  diambil  dari  gudang  data  bersama dengan surat-surat lainnya.
Gambar 9. Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.1

## 2.2.2 Desain Basis Data
Pada  tahapan  ini  desain  basis  data  dibuat  menjadi  2 bagian  yaitu  Conceptual  Data  Model  (CDM)  dan Physical  Data  Model  (PDM).  Pada  gambar  10 ditunjukkan    desain  dari  CDM.  Pada  gambar  10 ditunjukkan  terdapat  sebanyak  27  entitas,  dimana entitas utama yang diperlukana adalah:
1. Entitas  Surat,  Entitas  Jenis  Surat,  Entitas disposisi
2. Entitas Jabatan, Entitas Pegawai
3. Entitas Kabupaten, Entitas Kecamatan, Entitas Kelurahan
4. Entitas  Pengaju,  Entitas  Pekerjaan,  Entitas gaji
dan  pada  gambar  11  ditunjukkan  desain  PDM, dimana  dimana  desain  PDM  adalah  hasil transformasi dari CDM yang didalamnya menghasilkan beberapa tabel dan referesial.
ajuan beasiswa SKSS kelayakan relasi beasiswa SKSS surat layak ajuan baru beasiswa SKSS 4.3.1 menampilkan ajuan beasiswa SKSS 4.3.2 analisa kelayakan beasiswa SKSS Administrasi Umum 4 Surat Beasiswa SKSS kelayakan relasi magang/penelitian surat layak ajuan magang/penelitian ajuan baru magang/
penelitian
4.4.1
menampilkan ajuan magang/penelitian
4.4.2
analisa kelayakan magang/penelitian
Administrasi Umum
5 Surat Magang/ Penelitian surat layak ajuan undangan kelayakan relasi undangan ajuan baru undangan Administrasi Umum 6 Surat Undangan
4.5.1
menampilkan ajuan undangan 4.5.2 analisa kelayakan undangan
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293
Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 21 - 32

## Gambar 10. Desain CDM
Gambar 11. Desain PDM

## 2.2.3 Desain Antarmuka
Terdaapt  berbagai  desain  user  interface  untuk mebangun website sistem monitoring.  Berikut adalah desain antarmuka atau user interface untuk menu lagin.
Relationship_4 Relationship_3 Relationship_6 Relationship_7 Relationship_8 Relationship_10 Relationship_11 Relationship_12 Relationship_13 Relationship_14 Relationship_15 Relationship_16 Relationship_17 Relationship_18 Relationship_19 Relationship_20 Relationship_21 Relationship_22 Relationship_23 Relationship_24 Relationship_25 Relationship_26 Relationship_27 Relationship_28 Relationship_29 Relationship_30 Relationship_31 Jenis Surat id jenis surat nama jenis surat <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> surat id_surat jenis_pengajuan status_surat tgl_masuk posisi <pi> Integer Variable characters (40) Variable characters (40)
Date & Time Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> Akun id user nama user username user password user level user <pi> Integer Variable characters (40)
Variable characters (40) Text Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> pegawai nama pegawai nik id pegawai <pi> Variable characters (100) Variable characters (20) Integer <M> Identifier_1 <pi> pengaju nama pengaju nik id pengaju <pi> Variable characters (100)
Variable characters (20) Integer <M> Identifier_1 <pi> jabatan id jabatan nama jabatan <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> Data Diri nama tanggal_lahir tempat_lahir kk jk nik no_telp email alamat_lengkap id_data_diri <pi> Integer Date Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (40) Variable characters (20) Variable characters (16) Variable characters (40) Variable characters (100)
Integer
<M> Identifier_1 <pi>
Kabupaten id kabupaten nama kabupaten <pi> Integer Variable characters (40)
<M> Identifier_1 <pi> Kecamatan id kecamatan nama kecamatan <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> kelurahan id kelurahan nama kelurahan <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi>
Instansi id instansi nama instansi <pi> Integer Variable characters (100) <M> Identifier_1 <pi> Verifikasi id verifikasi verifikasi <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> Jenis Bantuan id jenis bantuan nama jenis bantuan <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> Pekerjaan id pekerjaan nama pekerjaan <pi> Integer Variable characters (40)
<M> Identifier_1 <pi>
Gaji id gaji jumlah gaji <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> Tanggungan
id tanggungan jumlah tanggungan <pi> Integer Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> tagihan id_tagihan tagihan <pi> Integer Variable characters (50) <M> Identifier_1 <pi> b_lainnya id_b_lainnya b_lainnya <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> b_undangan id_b_undangan b_undangan <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> perihal id_perihal perihal <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> c_kondisi id_c_kondisi c_kondisi <pi> Integer Text <M>
Identifier_1 <pi> b_rumah_dalam
id_b_rumah_dalam b_rumah_depan <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> b_rumah_depan id_b_rumah_depan b_rumah_depan <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> b_sktm_gakin id_b_sktm_gakin b_sktm_gakin <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> b_kk id_b_kk b_kk <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> b_ktp id_b_ktp b_ktp <pi> Integer Text <M> Identifier_1 <pi> disposisi id_disposisi waktu disposisi status disposisi <pi> Integer Date & Time Variable characters (40) <M> Identifier_1 <pi> Jenis Surat id jenis surat id_surat nama jenis surat int int varchar(40) <pk> <fk> surat id_surat id_disposisi id pengaju id verifikasi jenis_pengajuan status_surat tgl_masuk posisi int int int int varchar(40) varchar(40) datetime varchar(40) <pk> <fk3> <fk1> <fk2> Akun id user id pegawai id pengaju nama user username user password user level user int int int varchar(40) varchar(40) text varchar(40) <pk> <fk1> <fk2> pegawai nama pegawai nik id pegawai id jabatan id user varchar(100) varchar(20) int int int <pk> <fk2> <fk1> pengaju nama pengaju nik id pengaju id instansi id_tagihan id gaji id_b_rumah_depan id_b_sktm_gakin id user id_b_ktp id_perihal id_b_rumah_dalam id_b_kk id tanggungan id_c_kondisi id kelurahan id_data_diri varchar(100)
varchar(20) int int int int int int int int int int int int int int int <pk>
<fk6> <fk12> <fk3> <fk11> <fk7> <fk1> <fk14> <fk9> <fk10> <fk13> <fk4> <fk8> <fk2> <fk5> jabatan id jabatan nama jabatan int varchar(40) <pk> Data Diri nama tanggal_lahir tempat_lahir kk jk nik no_telp email alamat_lengkap id_data_diri id pengaju int date varchar(30) varchar(30) varchar(40) varchar(20) varchar(16) varchar(40) varchar(100) int int <pk> <fk>
Kabupaten id kabupaten id kecamatan nama kabupaten int int varchar(40) <pk> <fk> Kecamatan id kecamatan id kelurahan id kabupaten nama kecamatan int int int varchar(40) <pk> <fk2> <fk1> kelurahan id kelurahan id kecamatan id pengaju nama kelurahan int int int varchar(40) <pk> <fk1> <fk2> Instansi id instansi id pengaju nama instansi int int varchar(100) <pk> <fk> Verifikasi id verifikasi id_surat verifikasi int int varchar(40) <pk> <fk> Jenis Bantuan id jenis bantuan id tanggungan nama jenis bantuan int int varchar(40) <pk> <fk> Pekerjaan id pekerjaan id gaji nama pekerjaan int int varchar(40) <pk> <fk>
Gaji id gaji id pengaju id pekerjaan jumlah gaji int int int varchar(40) <pk> <fk2> <fk1> Tanggungan id tanggungan id pengaju jumlah tanggungan int int varchar(40) <pk> <fk> tagihan id_tagihan id pengaju tagihan int int varchar(50) <pk> <fk> b_lainnya id_b_lainnya id_surat b_lainnya int int text <pk> <fk> b_undangan
id_b_undangan id_surat b_undangan int int text <pk> <fk> perihal id_perihal id pengaju perihal int int text <pk> <fk> c_kondisi id_c_kondisi id pengaju c_kondisi int int text <pk> <fk> b_rumah_dalam id_b_rumah_dalam id pengaju b_rumah_depan int int text <pk> <fk> b_rumah_depan id_b_rumah_depan id pengaju b_rumah_depan int int text <pk> <fk> b_sktm_gakin id_b_sktm_gakin id pengaju b_sktm_gakin int int text <pk> <fk> b_kk id_b_kk id pengaju b_kk int int text <pk> <fk> b_ktp id_b_ktp id pengaju b_ktp int int text <pk> <fk> disposisi id_disposisi id_surat id pegawai waktu disposisi status disposisi int int int datetime varchar(40) <pk> <fk1> <fk2>

## Melek IT

## Information Technology Journal. Vol 9 No 1 Jan - Jun 2023, 22 - 32

## Gambar 12. Desain Login
Antarmuka  menu  login  didesain  sederhana  supaya website  terlihat  efektif.  Terdapat  username  dan password  untuk  login  ke  website  kemudian  terdapat juga logo dari BAZNAS.
Terdapat  juga  antarmuka  menu  Dashboard  yang merupakan  menu  utama  dari  sistem  monitoring  ini. Berikut adlaah tampilannya.
Gambar 13. Desain Dashboard
Pada  gambar  tersebut  dapat  dijelaskan  bahwa  desain dashboard  dirancang  dengan  tambahan  menu  yang berupa  list  di  samping.  Kemudian  terdapat  tulisan Selamat Datang layaknya Dashboard secara umum.
Selanjutnya,  terdapat  desain  antarmuka  menu  User. Berikut  adalah  tampilan  dari  desain  antarmuka  menu User.

## Gambar 14. Desain Menu User
Pada  menu  user  terdapat  informasi  mengenai  2  user. Kedua  user  tersebut  yaitu  user  Internal  dan  User Externa.  User  Internal  maksudnya  adlaah  user  yang ebrasal  dari  BAZNAS.  Kemudian  user  Eksternal artinya user yang bukan merupakan anggota BAZNAS.
Kemudian,  terdapat  juga  antarmuka  dari  menu Transaksi Surat. Menu ini digunakan untuk memonitoring  informasi  transaksi  surat  yang  terjadi. Berikut adalah tampilannya.
Gambar 15. Desain Menu User
Pada  gambar  tersebut  terlihat  menu  Transaksi  Surat memunculkan table dan informasi. Table dan informasi tersebut berisi tentang Nomor Agenda, Kode Transaksi, Asal,  Lampiran,  dan  Lama  Pengerjaan.  Kemudian terdpaat  tombol  untuk  melakukan  penerimaan  surat, penolakan dan print surat.
Terdapat desain antarmuka menu Disposisi Ketua yang dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 16. Desain Menu Disposisi Ketua
Pada  gambar  tersebut  dapat  dijelaskan  bahwa antarmuka  Disposisi  Ketua  didesain  hamper  sama dengan  Menu  Transaksi  Surat.  Akan  tetapi  isinya berbeda,  dimana  menu  Disposisi  ketua  ini  memiliki isian Tahapan Disposisi, Isi Disposisi, Sifat Disposisi, Batas Waktu, serta tombol penerimaan dan penolakan Disposisi.
Selanjutnya  terdapat  menu  Disposisi  Waka  sama dengan  antarmuka  menu  Disposisi  Ketua.  Berikut adalah desain dri menu Disposisi Waka.
Gambar 17. Desain Menu Disposisi Waka
Pada  gambar  tersebut  dapat  dijelaskan,  dimana  menu Disposisi  waka  ini  memiliki  isian  Tahapan  Disposisi,
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 23 - 32
Isi Disposisi, Sifat Disposisi, Batas Waktu, serta tombol penerimaan dan penolakan Disposisi.
Selanjutnya  terdapat  menu  Disposisi  bagian  sama dengan  antarmuka  menu  Disposisi  Ketua.  Berikut adalah desain dari menu Disposisi bagian.
Gambar 18. Desain Menu Disposisi Bagian
Pada  gambar  tersebut  dapat  dijelaskan,  dimana  menu Disposisi bagian ini memiliki isian Tahapan Disposisi, Isi Disposisi, Sifat Disposisi, Batas Waktu, serta tombol penerimaan dan penolakan Disposisi.

## 2.2.4 Desain Proses
Selain  desain  antarmuka  terdapat  beberapa  desain proses yang digambarkan melalui beberapa algoritma. Desian proses ini dipecah menjadi Analisa Kelayakan Dhuafa dan Analisa Kelayakan SKSS.
Pada  Analisa  kelayakan  Dhuafa  beirkut  adalah algoritmanya.
Pada Gambar 19 memiliki contoh misalkan Pak Amir jika  ingin  mengajukan  surat  pengajuan  dhuafa,  maka dia  akan  memasukkan  data  form  berupa  pemilikan STNK  dan  Tidak  Bekerja.  Kemudian,  pengajuan tersebut  akan  dicek  apakah  memiliki  SKTM. Selanjutnya  pada  sistem  akan  melakukan  penerimaan atau  penolakan  pengajuan  tersebut.  Sedangkan,  untuk algoritma  Analisa kelayakan SKSS  dapat  dilihat  pada gambar 20. Pada Gambar 20 memiliki contoh misalkan Pak Amir jika ingin mengajukan surat pengajuan SKS, maka  dia  akan  memasukkan  data  form  berupa pemilikan  STNK  dan  memiliki  Tagihan  UKT. Kemudian,  pengajuan  tersebut  akan  dicek  apakah memiliki  SKTM.  Selanjutnya  pada  sistem  akan melakukan  penerimaan  atau  penolakan  pengajuan tersebut.
Gambar 19. Flowchart Analisa Kelayakan Dhuafa

## Melek IT

## Gambar 20. Flowchart Analisa Kelayakan SKSS

## 2.3 Pembangunan Sistem
Pada proses pembangunan sistem, dikarenakan sistem monitoring  ini  berbasis  website,  maka  peneliti menggunakan  Bahasa  pemrograman  PhP.  Bahasa pemrograman  PHP  ini  peneliti  gunakan  supaya  lebih mudah  untuk  melakukan  penerimaan  dan  penolakan pengajuan  berdasarkan  algoritma  serta  desain  yang telah dijelaskan. [20]
Kemudian  aplikasi  yang  peneliti  gunakan  untuk membangun website dengan Bahasa pemrograman PhP yaitu  Sublim Text. Peneliti menggunakan aplikasi ini karena  Sublim  Text  memiliki  fitur  code  otomatis  jika kita  mengetikkan  sepenggal  codenya  dan  dana melakukan pengecekan error terhadap code yang sudah dibuat.

## 2.4 Pengujian Sistem
Pada tahap ini pengujian dilakukan dengan menggunakan  blackbox  testing.  Blackbox  testing digunakan  karena  pengujian  dapat  dilakukan  melalui scenario  berdasarkan  input  atau  output  yang  akan diperoleh. Input atau output tersebut dapat dilihat secara langsung dengan menggunakan sistem.
Pengujian  blackbox  testing  ini  juga  lebih  efektif digunakan karena  setiap kesalahan  yang  muncul akan terlihat  lebih  jelas  karena  berbasis  antarmuka. Pengujian  blackbox  dibahas  lebih  lanjut  pada  Bab Berikutnya.

## 2.5 Dokumentasi dan Laporan Penelitian
Pada tahap ini akan dilakukan  beberapa dokumentasi. Dokumentasi  yang  dimaksud  adalah  dokumentasi mengenai  keseluruhan  proses  penelitian  yang  telah dilakukan mulai dari Analisa sistem sampai Pengujian sistem. Dokumentasi dilakukan bersifat pribadi karena
diambil  dari  beberapa  proses  pembangunan  sistem monitoring.
Selain  itu,  penyusunan  laporan  juga  dilakukan  guna membuat  dokumentasi  berupa  text  yang  menyatakan bahwa  peneliti  sudah  benar  benar  melakukan penelitian. Keseluruhan dokumentasi ini dibahas pada laporan  skripsi  yang  telah  disusun  sebelum  artikel  ini diterbitkan.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Pengujian Sistem

## 3.1.1 Uji  Coba  Fitur  Pengisian  Form  Pengajuan Surat Online
Pada berikut ini akan dilakukan uji coba pengisian form pengajuan surat online. Dimana contoh pengisian form pengajuan surat adalah sebagai berikut:
Wakiman ingin mengajukan pengajuan surat dhuafa ke BAZNAS  Jatim.  Maka  Langkah-langkah  yang  harus dilakukan adalah Sebelum melakukan pengisian Form Pengajuan,  pengaju  harus  dibuatkan  akun  terlebih dahulu oleh admin dengan menggunakan NIK pengaju sebagai username untuk mendapatkan akun pengajuan. Adapun  tampilan  User  Interface  halaman  data pengguna yang ditunjukkan pada Gambar 21.
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 25 - 32
Gambar 21. Halaman Tambah Pengguna
Setelah admin berhasil membuatkan akun, maka akan muncul  nama,  username,  dan  role  pengaju  pada tampilan  User  Interface  halaman  data  pengguna  yang ditunjukkan pada Gambar 22.
Gambar 22. Halaman Data Pengguna
Setelah  mendapatkan  akun,  pengaju  login  ke  dalam sistem  dengan  memasukkan  username  dan  password. Adapun  tampilan  User  Interface  halaman  login ditunjukkan pada Gambar 23. Gambar 23. Halaman Login
Setelah  berhasil  login  dan  masuk  ke  dalam  sistem, pengaju diwajibkan mengisi form pengajuan surat yang berisi  data  diri  terlebih  dahulu  sebagai  syarat  awal pengajukan  surat.  Adapun  tampilan  User  Interface halaman  Form  pengajuan  surat  berupa  pengisian  data diri ditunjukkan pada Gambar 24.
Selanjutnya  pada  data  surat  yang  diajukan  pada  akun pengaju,  maka  akan  muncul  data  surat  pengajuan dengan jenis surat dhuafa dengan status belum diproses. Adapun  tampilan  User  Interface  halaman  data  surat pengaju ditunjukkan pada Gambar 25.

## Melek IT
Information Technology Journal. Vol 1 No 1 Jan - Jun 2022, 26 - 18
Gambar 24. Halaman Form Pengajuan
Gambar 25. Halaman Data Surat Pengajuan 3.1.2 Uji Coba Fitur Tracking Surat Untuk Melacak

## Posisi Surat
Pada berikut ini akan dilakukan uji coba pengisian form pengajuan  surat  online.  sebelum  surat  dapat  di Tracking,  Surat  dari  pengaju  harus  diproses  terlebih dahulu masuk pada data surat admin. Adapun tampilan User  Interface  halaman  data  surat  yang  ditunjukkan pada Gambar 26.
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293
Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 27 - 32
Gambar 26. Halaman Data Surat
Selanjutnya  oleh  admin  surat  dari  pengaju  di disposisikan  ke  ketua  untuk  di  cek  dengan  disertai lampiran  yang  diinputkan  oleh  pengaju  sebelumnya. Adapun  tampilan  User  Interface  data  surat  yang ditunjukkan pada Gambar 27.

## Gambar 27. Halaman Data Surat
Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh admin  ke  ketua,  maka  status  pada  tampilan  di  akun admin akan berubah dari belum diproses menjadi dalam proses.  Adapun  tampilan  User  Interface halaman data surat admin ditunjukkan pada Gambar 28 dan Gambar 29.
Gambar 28. Halaman Data Surat Pengajuan
Gambar 29. Halaman Data Surat Admin
Selanjutnya untuk menTracking posisi surat masuk ke detail disposisi, maka akan muncul posisi surat. Adapun tampilan  User  Interface  halaman  detail  disposisi  pada akun admin ditunjukkan pada Gambar 30.
Gambar 30. Halaman Detail Disposisi Akun Admin Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh admin  ke  ketua,  maka  status  pada  tampilan  di  akun pengaju  akan  berubah  dari  belum  diproses  menjadi dalam proses. Adapun tampilan User Interface halaman data surat pengaju ditunjukkan pada Gambar 31.
Gambar 31. Halaman Detail Disposisi Akun Admin Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh admin  ke  ketua,  maka  surat  pengaju  akan  masuk  ke akun  ketua.  Adapun  tampilan  User  Interface  halaman data surat ketua ditunjukkan pada Gambar 32.

## Melek IT

## Information Technology Journal. Vol 9 No 1 Jan - Jun 2023, 28 - 32
Gambar 32. Halaman Data Surat Ketua
Selanjutnyan  oleh  ketua  surat  dari  admin  di disposisikan  ke  waka  2  untuk  ditindaklanjuti  dengan disertai  lampiran  yang  diinputkan  oleh  pengaju sebelumnya. Adapun tampilan User Interface data surat ketua yang ditunjukkan pada Gambar 33.
Gambar 33. Halaman Data Surat Waka 2
Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh ketua  ke  waka  2,  maka  posisi  pada  tampilan  di  akun ketua akan berubah dari ketua menjadi waka 2. Adapun tampilan  User  Interface  halaman  data  surat  ketua ditunjukkan pada Gambar 34.
Gambar 34. Halaman Data Surat Waka
Selanjutnya untuk menTracking posisi surat masuk ke detail disposisi, maka akan muncul posisi surat. Adapun tampilan  User  Interface  halaman  detail  disposisi  pada akun ketua ditunjukkan pada Gambar 35.
Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh ketua  ke  waka  2,  maka  surat  pengaju  akan  masuk  ke akun waka 2. Adapun tampilan User Interface halaman data surat waka 2 ditunjukkan pada Gambar 36.
Gambar 36. Halaman Data Surat Waka 2
Selanjutnyan  oleh  waka  2  surat  dari  ketua  di disposisikan ke bagian 2 untuk disurvey dengan disertai lampiran  yang  diinputkan  oleh  pengaju  sebelumnya. Adapun tampilan User Interface data surat waka 2 yang ditunjukkan pada Gambar 37.
Gambar 37. Halaman Data Surat Waka 2
Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh waka 2 ke bagian 2, maka posisi pada tampilan di akun waka  2  akan  berubah  dari  waka  2  menjadi  bagian  2. Adapun  tampilan  User  Interface  halaman  data  surat waka 2 ditunjukkan pada Gambar 38.
Gambar 38. Halaman Data Surat Waka 2
Selanjutnya untuk menTracking posisi surat masuk ke detail disposisi, maka akan muncul posisi surat. Adapun tampilan  User  Interface  halaman  detail  disposisi  pada akun waka 2 ditunjukkan pada Gambar 39.
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 9 No 1 Jan
– Jun  2023, 29 - 32
Gambar 39. Halaman Disposisi Akun Waka 2
Selanjutnya  setelah  surat  telah  di  disposisikan  oleh waka 2 ke bagian 2, maka surat pengaju akan masuk ke akun  bagian  2.  Adapun  tampilan  User  Interface halaman data surat bagian 2 ditunjukkan pada Gambar 40.

## Gambar 40. Halaman Data Surat Bagian 2
Selanjutnyan  oleh  bagian  2  surat  dari  waka  2  akan diputuskan  untuk  diterima  atau  ditolak  oleh  bagian  2 hasil  dari  kegiatan  survey  lapangan  dan  tetap  disertai dengan  lampiran  yang  diinputkan  oleh  pengaju sebelumnya. Adapun tampilan User Interface data surat bagian 2 yang ditunjukkan pada Gambar 41.
Gambar 41. Halaman Data Surat bagian 2
Selanjutnya  setelah  disposisi  surat  telah  diselesaikan oleh bagian 2 dengan catatan dibantu, maka posisi pada tampilan di akun bidang 2 akan berubah dari bidang 2 menjadi  diterima  dengan  posisi  menunjukkan  bahwa surat  telah  selesai  di  proses.  Adapun  tampilan  User Interface halaman data surat bagian 2 ditunjukkan pada Gambar 42.
Gambar 42. Halaman Data Surat bagian 2
Selanjutnya untuk menTracking posisi surat masuk ke detail disposisi, maka akan muncul posisi surat. Adapun tampilan  User  Interface  halaman  detail  disposisi  pada akun bagian 2 ditunjukkan pada Gambar 43.
Gambar 43. Halaman Disposisi Akun Bagian 2
Selanjutnya  setelah  surat  telah  selesai  di  disposisikan oleh  bidang  2,  maka  status  pada  tampilan  di  akun pengaju  akan  berubah  dari  dalam  proses  menjadi diterima. Adapun tampilan User Interface halaman data surat pengaju ditunjukkan pada Gambar 44.
Gambar 44. Halaman Data Surat Pengajuan
3.1.3 Uji  Coba  menampilkan  informasi  statistik surat  untuk  melihat  jumlah  surat  yang  telah diterima atau ditolak
Pada berikut ini akan dilakukan uji coba menampilkan informasi  statistik  surat  untuk  melihat  jumlah  surat yang telah diterima atau ditolak. Sebelum menampilkan informasi  statistik  surat  untuk  melihat  jumlah  surat yang  telah  diterima  atau  ditolak,  informasi  tersebut secara  detail  data  surat  diterima  atau  ditolak  muncul pada tampilan data surat.

## Melek IT

## Information Technology Journal. Vol 9 No 1 Jan - Jun 2023, 30 - 32
Gambar 45. Halaman Data Surat Diterima
Gambar 46. Halaman Data Surat Ditolak
Selanjutnya  setelah  mengetahui  detail  data  surat diterima atau ditolak muncul pada tampilan data surat, maka dapat ditampilkan secara sederhana pada halaman depan  dengan  menampilkan  informasi  statistik  surat dalam sebuah diagram pie sederhana. Adapun tampilan User Interface halaman Statistik surat yang ditunjukkan pada Gambar 47.
Gambar 47. Halaman Data Statistik Surat
3.1.4 Uji  coba  fitur  cetak  disposisi  surat  untuk diproses oleh masing-masing bidang
Pada  berikut  ini  akan  dilakukan  uji  coba  fitur  cetak disposisi  surat  untuk  diproses  oleh  masing-masing bidang yang akan di tunjukkan pada gambar 37.
Berikut ini adalah halaman dimana menyediakan fitur disposisi  untuk  diproses  oleh  masing-masing  bidang sebagai bukti fisik untuk nantinya dijadikan arsip fisik. Adapun  tampilan  User  Interface  halaman  cetak disposisi surat yang ditunjukkan pada Gambar 48.

## Gambar 48. Halaman Cetak Surat
3.1.5 Uji  coba  menampilkan  informasi  surat  yang masih dalam proses disposisi.
Pada berikut ini akan dilakukan uji coba menampikan informasi surat yang masih dalam proses disposisi yang akan di tunjukkan pada gambar 49.
Berikut  ini  adalah  halaman  menampikan  informasi surat  yang  masih  dalam  proses  disposisi.  Adapun tampilan  User  Interface  halaman  data  surat  yang ditunjukkan pada Gambar 49.

## Gambar 49. Halaman Data Surat
3.1.6 Uji  coba  mnampilkan  informasi  klasifikasi surat sesuai dengan jenis surat.
Pada berikut ini akan dilakukan uji coba menampikan informasi  klasifikasi  surat  sesuai  dengan  jenis  surat yang akan di tunjukkan pada gambar 50 sampai gambar 51.
Sebelum  menampilkan  informasi  klasifikasi  surat sesuai  dengan  jenis  surat  harus  masuk  ke  menu  jenis surat  terlebih  dahulu  untuk  melihat  klasifikasi  surat secara umum. Adapun tampilan User Interface halaman data pengguna yang ditunjukkan pada Gambar 50.
Gambar 50. Halaman Data Pengguna
Selanjutnya  masuk  pada  detail  untuk  melihat  jumlah jenis  surat  yang  telah  diajukan  oleh  pengaju.  Adapun tampilan  User  Interface  halaman  jenis  surat  dhuafa ditunjukkan pada Gambar 51.
pISSN: 2442-3386  eISSN: 2442-4293

## Vol 9 No 1 Jan – Jun  2023, 31 - 32

## Gambar 51. Halaman Jenis Surat Dhuafa

## 3.2 Analisa Hasil Uji Coba
Berdasarkan uji coba yang telah dilakukan pada subbab 3.1,  maka  selanjutnya  akan  dilakukan  analisa hasil/ouput yang diperoleh berikut.

## 3.2.1 Analisa  Hasil  Uji  Pengisian  Form  Pengajuan Surat Online
Berdasarkan uji coba diketahui bahwa  sistem berhasil menampilkan  fitur  pengisian  form  pengajuan  surat online  seperti  ditunjukkan  pada  gambar  21  sampai dengan 25

## 3.2.2 Analisa  Hasil  Uji  Coba  Fitur  Tracking  Surat Untuk Melacak Posisi Surat
Berdasarkan uji coba diketahui bahwa  sistem berhasil menampilkan  pengisian  form  pengajuan  surat  online. yang akan di tunjukkan pada gambar 26 sampai gambar 44.
3.2.3 Analisa Hasil Uji Coba menampilkan informasi statistik surat untuk melihat jumlah surat yang telah diterima atau ditolak
Berdasarkan uji coba  diketahui bahwa sistem berhasil menampilkan  informasi  statistik  surat  untuk  melihat jumlah surat yang telah diterima atau ditolak yang akan di tunjukkan pada gambar 45 sampai gambar 47.
3.2.4 Analisa  Hasil  Uji  Coba  fitur  cetak  disposisi surat  untuk  diproses  oleh  masing-masing bidang
Berdasarkan uji coba  diketahui bahwa sistem berhasil mencetak  disposisi  surat  untuk  diproses  oleh  masing- masing bidang yang akan di tunjukkan pada gambar 48
3.2.5 Analisa Hasil Uji Coba menampilkan informasi  surat  yang  masih  dalam  proses disposisi
Berdasarkan uji coba diketahui bahwa  sistem berhasil menampikan informasi surat yang masih dalam proses disposisi yang akan di tunjukkan pada gambar 49.
3.2.6 Analisa Hasil Uji coba mnampilkan informasi klasifikasi surat sesuai dengan jenis surat.
Berdasarkan uji coba  diketahui bahwa sistem berhasil menampikan informasi klasifikasi surat sesuai dengan
jenis  surat  yang  akan  di  tunjukkan  pada  gambar  50 sampai gambar 51.

## IV. PENUTUP

## 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan  dari  hasil  dan  analisis  terhadap  Sistem Informasi  Monitoring  Administrasi  Surat  Berbasis Website Pada Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) Provinsi  Jawa  Timur  telah  dibuat,  kesimpulannya sebagai berikut :
1 Surat yang masuk bisa dikontrol dan tidak ada kemungkinan untuk hilang.
2 Memudahkan  para  relasi  dan  pegawai  dalam mengetahui posisi surat.
3 Dapat  dengan  mudah  memperoleh  informasi mengenai  jumlah  surat  yang  telah  diterima atau ditolak.
4 Memudahkan  pegawai  dalam  mencetak disposisi surat.
5 Memudahkan  pegawai  dalam  mendapatkan informasi  surat  yang  masih  dalam  proses disposisi

## 4.2. Saran
Saran dari hasil dan analisis terhadap Sistem Informasi Monitoring Administrasi Surat Berbasis Website Pada Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) Provinsi Jawa Timur  yaitu  pengembangan  terhadap  sistem  ini ditambahkan  beberapa  fitur  agar  sistem  lebih  baik, seperti  sistem  bisa  berjalan  secara  maksimal  agar pengaju  agar  dapat  dengan  mudah  melakukan pengajuan surat secara online.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Baznas,  “Badan  Amil  Zakat  Nasional,”  2019. https://baznas.go.id/profil
[2]  V.  Anggraini  and  F.  Yenila,  “Sistem  Informasi Distribusian  Dana  Zakat  Nasional  pada  Baznas Mukomuko Bengkulu Berbasis Web,” J. Inf. Dan Teknol. , pp. 62–67, Jun. 2020, doi: 10.37034/jidt.v2i2.60.
[3]  A.  I.  Gufroni,  I.  Wisandani,  and  H.  Sukmawati, “Sistem  Informasi  Unit  Pengumpul  Zakat Terintegrasi  (Studi  Kasus:  BAZNAS  Kota Tasikmalaya),” vol. 3, no. 4, p. 6, 2014.
[4]  Bri  Syariah  Baznas,  “Portal  Sistem  Informasi,” 2022.
https://simba.baznas.go.id/login?site=simba.bazn as.go.id/ (accessed Feb. 22, 2022).
[5]  A.  R.  M.  Wahyu  and  W.  A.  Anwar,  “Sistem Pengelolaan  Zakat  Pada  Baznas,” Al-Azhar  J.

## Melek IT
Information Technology Journal. Vol 9 No 1 Jan - Jun 2023, 32 - 32
Islam. Econ. , vol. 2, no. 1, pp. 12–24, Jan. 2020, doi: 10.37146/ajie.v2i1.31.
[6]  M.Ravi  and  A.S  Syed  Navaz,  “Development  of Mail  Tracking  System,” Int.  J.  Innov.  Res. Comput. Commun. Eng. , vol. 3, no. 10, pp. 9757– 9762, 2015.
[7]  Akpasam Joseph Ekanem and Obinna Chukwuma,  “Development  Of  An  Automated Mail  Management  And  Tracking  System  For Tertiary Institutions, A Case Study Of University Of Uyo,” 2019, doi: 10.13140/RG.2.2.30844.28809.
[8]  S.  Finocchario-Kessler et  al. ,  “Lessons  learned from  implementing  the  HIV  infant  tracking system  (HITSystem):  A  web-based  intervention to  improve  early  infant  diagnosis  in  Kenya,” Healthcare , vol. 3, no. 4, pp. 190–195, Dec. 2015, doi: 10.1016/j.hjdsi.2015.07.004.
[9]  Computer  Science  Program,  Faculty  of  Science and  Technology,  Suan  Sunandha  Rajabhat University,  Thailand,  K.  Kularbphettong,  S.
Chalowattana, and S. Janpla, “The Effect of Using e-Tracking  System  for  Small  Enterprise,” Int.  J. Inf. Educ. Technol. , vol. 8, no. 11, pp. 826–829, 2018, doi: 10.18178/ijiet.2018.8.11.1147.
[10] T.  Ermakova,  B.  Fabian,  B.  Bender,  and  K. Klimek, “Web Tracking – A Literature Review on the State of Research,” p. 10.
[11] G.  Jakus,  M.  Jekovec,  and  S.  Tomaži,  “New technologies for web development,” p. 9.
[12] J.  M.  Gustafson, HTML5  Web  Application Development  By  Example  Beginner’s  guide . BIRMINGHAM  -  MUMBAI:  Packt  Publishing, 2015.
[13] P. DuBois, P. Evitts, P. Clements, D. Beazley, U. Thiem,  and  E.  Harlow, Web  Application Development  with  PHP  4.0 .  United  States  of America: David Dwyer, 2000.
[14] R.  Elmasri  and  S.  Navathe, Fundamentals  of database systems , Seventh edition. Hoboken, NJ: Pearson, 2016.
[15] T.  Holm,  T.  Vuorisalo,  and  K.  Sammalisto, “Integrated  management  systems  for  enhancing
education  for  sustainable  development  in universities:  a  memetic  approach,” J.  Clean. Prod. ,  vol.  106,  pp.  155–163,  Nov.  2015,  doi: 10.1016/j.jclepro.2014.03.048.
[16] A.  Sharma et  al. , “POS-426 CLINICAL TRIAL DATABASE
(CTD):
INTEGRATED DATABASE  MANAGEMENT  SYSTEM  FOR CLINICAL  TRIALS,” Kidney  Int.  Rep. ,  vol.  7, no.  2,  pp.  S190–S191,  Feb.  2022,  doi: 10.1016/j.ekir.2022.01.452.
[17] S.  Janssen,  E.  Andersen, I.  N.  Athanasiadis,  and M.  K.  van  Ittersum,  “A  database  for  integrated assessment  of  European  agricultural  systems,” Environ. Sci. Policy , vol. 12, no. 5, pp. 573–587, Aug. 2009, doi: 10.1016/j.envsci.2009.01.007.
[18] I.  Filis,  “GEDAS:  an  integrated  geographical expert database system,” Expert Syst. Appl. , vol. 24,  no.  1,  pp.  25–34,  Jan.  2003,  doi: 10.1016/S0957-4174(02)00080-5.
[19] “Baznas  Jatim,”  2021.  https://baznasjatim.com/ (accessed Feb. 23, 2022).
[20] J.  Kresentya  and  T.  Widiartin,  “Membangun Aplikasi  Pengenalan  Hewan  Gecko  Berbasis Web,” p. 9.
[21] T. Widiartin and E. Noerhartati, “Build sorghum database  for  developing  SEU  digital  network  on sorghum  website  of  Wijaya  Kusuma  Surabaya University,” IOP Conf. Ser. Mater. Sci. Eng. , vol. 434,  p.  012253,  Dec.  2018,  doi:  10.1088/1757- 899X/434/1/012253.
[22] T.  Widiartin  and  A.  M.  I.  Correia,  “Sistem Penjualan Produk Berbahan Tais Berbasis Online Di Toko Market Dili,” Melek IT Inf. Technol. J. , vol.  8,  no.  1,  pp.  9–18,  Oct.  2022,  doi: 10.30742/melekitjournal.v8i1.200.
[23] M.  Y.  Rinaldy  and  T.  Widiartin,  “SISTEM PENJADWALAN KEHADIRAN SATPAM BERBASIS  WEB  DI  PERUSAHAAN  MOTOR JAKARTA,” Melek IT Inf. Technol. J. , vol. 8, no.
2, pp. 201–212, Jan.
2023, doi: 10.30742/melekitjournal.v8i2.255.