Volume 5 Nomor 2, Desember 2022 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN SECARA ELEKTRONIK UNTUK MENDUKUNG PELAKSANAAN RETENSI DI RSJ PROF HB SAANIN PADANG

## DESIGN OF MEDICAL RECORD ARCHIVING INFORMATION SYSTEM ELECTRONIC OUTPATIENT TO SUPPORT THE IMPLEMENTATION OF RETENTION AT RSJ PROF. HB SAANIN PADANG
Alfauzain 1 , Cendra Wadisman 2 , Andra Fransdika 3 , Ronaldo Syahputra 4
1 STIKES Dharma Landbouw Padang, 2 Universitas Putra Indonesia YPTK Padang
3 STIKES Dharma Landbouw Padang, 4 Universitas Putra Indonesia YPTK Padang alfauzain@gmail.com

## ABSTRAK
Kegiatan  retensi  atau  pencabutan  adalah  pengurangan  berkas  rekam  medis  aktif  menjadi  berkas  rekam  medis inaktif.  Pengamatan  menunjukkan  bahwa  retensi  tidak  optimal  karena  retensi  di  ruang  pengisian.  Tujuan  dari penelitian ini adalah untuk mengetahui komponen-komponen yang diperlukan dalam proses perancangan sistem pengarsipan rekam medis rawat jalan  elektronik untuk mendukung pelaksanaan retensi di Rumah Sakit Hb Saanin Profesor Padang. Jenis penelitian yang digunakan adalah research and development (R and D) , dan penelitian ini dilakukan  dengan  menggunakan  pedoman  wawancara  berupa  alat  perekam  suara  seperti handphone .  Teknik analisis  dimulai  dengan  probabilitas  dan  masalah,  pengumpulan  informasi,  desain  produk,  verifikasi  desain, perbaikan desain, dan pengujian produk. Penelitian mengungkapkan bahwa komponen input dan output  terdiri dari data sosial pasien berupa rekam medis pasien. Proses sistem yang masih digunakan hingga saat ini dilakukan oleh petugas  medis yang menampilkan data sosial pasien dalam buku ekspedisi. Hasil pengujian menunjukkan bahwa  komponen-komponen  dalam  aplikasi  mengikuti  format  rumah  sakit,  dan  penerapan  proses  preservasi elektronik  lebih cepat  dan efisien dibandingkan  sebelum  aplikasi. Perancangan sistem  informasi  pengarsipan rekam  medis  rawat  jalan    elektronik  ini  untuk  memenuhi  kebutuhan  rumah  sakit.  Diharapkan  desain  aplikasi retensi akan tersedia untuk digunakan di rumah sakit dan penelitian ini akan berlanjut melalui studi lebih lanjut.
Kata kunci : Retensi, Perancangan Sistem Informasi, Elektronik

## ABSTRACT
The asset preservation or return activity is the reduction of active medical record files to inactive files. Based on the observations, it was found that the materialization of retention due to accumulation in the filling room was not optimally achieved. The aim of this study was to explore the various components that make up a successful work  environment  in  the  process  of  developing  an  electronic  filing  system  for  outpatient  medical  records  to support storage at Hospital Prof. H.B. Saanin, Padang. The research category used is research and development (R&D). This study is carried out using interview rules in the form of voice recording devices such as cell phones. Analysis methods performed from the moment of the problem, mobilization of information, creation of diagrams, verification of creations, project adjustment, after assembly tests. The results showed that the input and output components consisted of patient social data in patient book form. The system, which is still in use, is managed by the  person  responsible  for  the  medical  record,  who  consults  the  patient's  social  data  in  the  record  book.  Test results  showed  that  the  application's  components  matched  the  hospital  format,  and  the  implementation  of  the computerized  data  storage  process  was  faster  and  more  efficient  than  before  the  application  came  out. Conclusion:  The  design  of  coordination  statements  for  electronic  archiving  of  outpatient  medical  records  is suitable  for  hospitals.  It  is  hoped  that  the  containment  application  design  can  be  used  in  hospitals  and  this research can be continued through further studies.
Keywords : Retention, Information System Design, Electronics

## PENDAHULUAN
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan transaksi  harian  yang  mendukung  fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi untuk dapat  menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar  tertentu  (Wadisman,  2018).  Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan pelayanan  lain  kepada  pasien  pada  sarana pelayanan kesehatan (Putranto et al., 2017). Rekam medik elektronik adalah menggunakan  alat  teknologi  informasi dalam    menyimpan,  mengolah  dan mengakses informasi yang tersimpan dalam database  yang  berisi  berbagai  data  medis pasien (Handiwidjojo, 2009). Arsip merupakan  dokumen  dari  waktu  yang lampau disimpan untuk digunakan diwaktu akan dating atau jika dibutuhkan (Simangunsong & Informatika, 2018).
Kegiatan  retensi  atau  penyusutan merupakan  pengurangan  berkas  rekam medis  pasien  aktif  ke  in-aktif,  kegiatan retensi dilakukan dilakukan agar terjadinya pegosongan  tempat  untuk  berkas  rekam medis baru (Permenkes 2008).
Berkas  rekam  medis  dikatakan  aktif jika tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir  masih  dalam  jangka  waktu  tiga sampai lima tahun sejak tanggal terhitung, keterlambatan  penyusutan  berkas  rekam medis  pada  instalasi  rekam  medis  sering menyebabkan  penumpukan  berkas  dan peletakkan  rekam  medis  yang  tidak  sesuai dengan  rak  penyimpanannya,  sedangkan rekam  medis  yang  memiliki  nilai  guna harus  disimpan  dengan  baik  dan  tetap dijaga  kerahasiannya  (Rizka  &  Masriani, 2020).
Penelitian  lain  yang  dilakukan  oleh
(Taryanto  &  Nur  Handayani,  2019)  yang berjudul  Pengembangan  Sistem  Informasi Retensi  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit Dustira Cimahi diketahui proses pendokumentasian data rekam medis masih
menggunakan  cara  manual,  yaitu  dengan mempersiapkannya  kedalam  buku  yang disebut  buku  retensi.  Hal  ini  jelas  sangat tidak efektif dan efisien apabila diperlukan dikemudian  hari.  Metode  pengembangan aplikasi terdiri dari berbagai macam, ntara lain  namanya  waterfall  (air  terjun).  Satria dalam pengembangan aplikasi zakat berbasis  android  menggunakan  metode pengembangan sistem informasi prototype, metode  ini  juga  bisa  digunakan  dalam metode pengembanagan aplikasi pengarsipan sistem informasi rekam medis rawat jalan untuk mendukung pelaksanaan retensi.
Penelitian  lainnya  yang  terkait  rekam medis  menggunakan  bahasa  pemrograman PHP pada klinik Risa Rafana sangat sesuai karena  dalam  penerapannya  komunikasi antara  pengembang  dan client sangat berperan  penting  untuk  pengembangan system  tersebut  (  et  al.,  2021).  Sistem informasi  rekam  medis  Risa  Rafana  dapat mengelola informasi pasien, dokter, dokter, laboratorium,  rontgen,  obat-obatan  dan menghasilkan  informasi  rekam  medis  dan laporan  perawatan  untuk  tes  diagnostik, rontgen,  laporan  resep,  pembelian  obat. laporan  diberikan  kepada  pasien  untuk memudahkan  diagnosis  penyakit  pasien.
Untuk pengembangan lebih lanjut, pengembangan  penggunaan  pembayaran dapat  dilakukan  dan  terintegrasi  dengan program BPJS.
Peneliti  melakukan  survey  awal  pada tanggal  20  februari  2022  di  RSJ  Prof  Hb Saanin  Padang,  retensi  atau  pemusnahan akan segera dilakukan dalam waktu dekat, dan petugas sudah mulai memisahkan letak dari  rekam  medis  aktif  ke  rak  in-aktif, setelah dipisahkan lembaran-lembaran atau berkas  yang  telah  dipiahkan  sudah  mulai mengalami penumpukan dan ada juga yang sudah  usang.  Berdasarkan  pengamatan yang  dilakukan  di  RSJ  Prof  Hb  Saanin Padang,  proses  retensi  atau  penyusutan dilakukan  secara  manual  dengan  cara memisahkan lembaran-lembaran yang bernilai  guna,  sehingga  menimbulkan penumpukan  berkas,  dan  kemingkinan
dibutuhkan  kembali  sangatlah  besar,  jika suatu  saat  lembaran  tersebut  kembali dibutuhkan petugas akan kesulitan mencarinya  sebab  sudah  tertimpa  oleh lembaran yang baru.

## METODE
Penelitian  ini  menggunakan  metode research and development (R and D) , yaitu kegiatan penelitian dasar untuk memperoleh informasi kebutuhan pengguna ( needs analysis ) dan dilanjutkan ke  kegiatan  pengembangan  ( development ) untuk memproduksi produk dan mengevaluasi pengaruhnya (Rakhman et al., 2021).  Penelitian  ini  terlibat  dalam pengembangan    sistem  pengarsipan  rekam medis  rawat  jalan  untuk  mendukung pelaksanaan penyimpanan di RS Hb Saanin Padang tahun 2022.
Potensi dan masalah Pengumpulan data Desain produk Validasi desain Revisi produk Ujicoba pemakain Uji coba produk Revisi desain Ujicoba pemakain Produksi masal Ket: = Tidak
Gambar 1
Tahapan pendayagunaan   researh & development (R&D)
Model konseptual yang digunakan dalam perancangan penelitian ini terdiri dari input, proses, dan output.
Gambar 2
Alur Pikir Pada Perancangan Aplikasi Retensi

## HASIL DAN PEMBAHASAN (12pt,
bold) A. Potensi dan Masalah Potensi dan masalah yang dikemukakan  dalam  penelitian  pada  tahap pertama dilakukan wawancara dan observasi  dengan  petugas  penyimpanan  di RSJ  Prof.  HB.Saanin  Padang  tentang  apa yang menjadi permasalahan dan kebutuhan dalam  retensi  berkas  rekam  medis  untuk kegiatan  pembuatan  perancangan  aplikasi retensi  berkas  rekam  medis. adapun beberapa  permasalahan  yang  ditemukan sebagai berikut :
1. Permasalahan  dari  pencatatan  data yang  ada  pada  buku  retensi  secara manual, sehingga menyulitkan petugas dalam  mengelola  data  retensi  rekam medis
2. Dokumen  Rekam  Medis  menumpuk karena retensi manual hanya memisahkan dokumen ke tempat lain.
3. Pencarian  dokumen  retensi  apabila dibutuhkan  kembali  sulit  dilakukan karena masih manual

## B. Pengumpulan Data
Tabel 1 Identifikasi Komponen Data Sesudah Dan Sebelum Perancangan Aplikasi Retensi
Berdasarkan  tabel  diatas,  data  retensi manual didapatkan melalui buku pencatatan secara manual terdiri dari buku pencatatan  secara  manual,  data  sosial pasien, status rekam medis, dan pemberian nomor  box.  Sedangkan  untuk  data  retensi secara  komputerisasi  terdiri  dari  sistem informasi pengarsipan retensi secara elektronik,  data  sosial  pasien,  nomor  rak, baris  rak,  status  dokumen,  tanggal  retensi, pilih file, dan upload file.

## C. Perancangan Prototype
Perancangan  Prototype  ditampilkan menggunakan  UML  ( Unified  Modeling Language ). UML merupakan teknik
pemodelan visual untuk merancang sistem berorientasi objek, atau definisi UML, yaitu sebagai bahasa
standar
untuk memvisualisasikan, merancang,
dan
mendokumentasikan sistem perangkat lunak (Mariance, 2018)
1. Use Case Diagram
Pada penelitian ini yang menjadi aktor adalah  petugas  penyimpanan  dan  kepala rekam medis  yang  berperan  menggunakan aplikasi  retensi  rekam  medis  dengan pemograman PHP pada unit penyimpanan
ADMIN USER LOGIN DATA USER DATA PASIEN DATA RETENSI LAPORAN ADMIN RETENSI KEPALA REKAM MEDIS Gambar 3 Use Case Diagram Aplikasi Retensi
2. Disain Antar Muka Aplikasi Sistem
a. Tampilan Login
Gambar 4 Tampilan Login Aplikasi
b. Input Data User
Gambar 5 Tampilan Input Data User c. Input Data Pasien Gambar 6 Tampilan Input Data Pasien d. Input Data Retensi Gambar 7
Tampilan Input Retensi
e. Cari dan Tampil Data Retensi

## f. Laporan Retensi Rekam Medis
Gambar 9

## Tampilan Laporan Retensi

## D. Uji Coba Aplikasi
Uji coba atau pengujian adalah tahapan setelah    disain,  dan  pengujian  dilakukan untuk  menemukan  kelemahan  dalam perangkat lunak. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk memastikan bahwa perangkat lunak  yang  dihasilkan  memiliki  kualitas yang handal. Pemeriksaan didasarkan pada metode black box yang tidak
mengharuskan  penguji  mengetahui  apa yang  sebenarnya  terjadi  di  sistem  atau perangkat lunak dengan bermacam masukan
Tabel 1. Skenario dan hasil pengujian aplikasi No. Skenario Reaksi Sistem Hasil 1. Login Memasukkan ID User Username, dan Password 1.Memeriksa valid atau tidaknya data masuk  dengan memeriksa  ke tabel user √ 2.Memasukkan ke apliaksi pengelolaan data pasien √ 2. Input Data Pasien Memasukkan data pasien sesuai  kolom yang ada. Memeriksa valid atau tidaknya  data yang dimasukkan √ Menampilkan data sukses disimpan. Menyimpan data  pasien  ke basis data. √
3. Input data Retensi Memasukkan data retensi sesuai  kolom yang  ada  dan upload file Memeriksa valid  atau tidak data yang diinput  dan file yang diupload √ Menampilkan data sukses disimpan. Menyimpan data  retensi  ke basis data. √ 4. Mencari  Data Retensi Memasukkan kata kunci pada kolom data yang dicari Menampilkan hasil  pencarian dalam bentul list data √ Menampilkan detail data retensi hasil cari √
5. Laporan  Data Retensi Memilih Periode Data Menampilkan laporan data retensi berdasarkan periode √ Mencetak Laporan Retensi per
periode √
6. Logout Memilih menu Logout Melakukan Logout √

## E. Uji Coba Implementasi
Berdasarkan  hasil  observasi  penulis terkait dengan efisiensi dan efektifitas yaitu aplikasi  memudahkan  dan  mempercepat pekerjaan  petugas  dan  ini  dibuktikan dengan  hasil  uji  implementasi  pada  tabel waktu  rata  rata  sebelum  dan  sesudah rancangan
Tabel 2 Efisiensi dan Efektifitas Aplikasi dalam Uji Coba Implementasi No. Responden Waktu rata-rata Retensi Manual (detik) Aplikasi Retensi (detik) 1 A 312 67 2 B 307 65 3 C 310 64 4 D 312 63 Rata-rata waktu 310,25 64,75

## SIMPULAN
Berdasarkan  pengujian  dan  uji  coba implementasi  yang  dilakukan  di  RSJ  Prof Hb  Saanin  Padang  dapat  disimpulkan bahwa:
1. Aplikasi  yang  dikembangkan  dapat mempermudah  petugas  rekam  medis dalam  mengelola  data  retensi  rekam medis pasien secara elektronik
2. Aplikasi  yang  dikembangkan  dapat mempermudah  unit  rekam  medis  untuk menyimpan  data  retensi  dalam  bentuk digital  sehingga  akan  mempermudah pencarian  data-data  retensi  Rekam Medis pasien.
3. Aplikasi  yang  dikembangkan  dapat meminimalisir  penumpukan  dokumen fisik retensi rekam medis.
4. Aplikasi  yang  dikembangkan  dapat mempermudah kepala unit rekam medis dalam  mengontrol  kegiatan  retensi rekam  medis  serta  mempermudah pembuatan  laporan  data  retensi  rekam medis.

## DAFTAR PUSTAKA
Akbar,  J.,  &  Yaqin,  A.  (2021).  Sistem Informasi  Rekam  Medis  Berbasis Web  Pada  Klinik  Risa  Rafana Menggunakan  Metodologi  Extreme
Programming.
Infotek : Jurnal Informatika  Dan  Teknologi , 4 (2), 270–279.
https://doi.org/10.29408/jit.v4i2.368
0
Handiwidjojo,  W.  (2009).  Penelitian Hubungan Obesitas dengan DM Type II. Universitas Kristen Duta Wacana Yogyakarta , 2 (1), 36–41.
https://ti.ukdw.ac.id/ojs/index.php/ek sis/article/view/383 Mariance,  U.  C.  (2018).  Analisa  dan Perancangan  Media  Promosi  dan Pemasaran Berbasis Web Menggunakan Work System Framework  (Studi  Kasus  di  Toko Mandiri Prabot Kota Medan). Jurnal
Ilmiah Core IT: Community Research
… ,
6 (1). http://ijcoreit.org/index.php/coreit/art icle/view/5 PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008.
Putranto, Y. Y., Adi Putra, T. W., & Hakim, F.  N.  (2017).  Rancang  Bangun Sistem  Informasi  Rekam  Medis Klinik  Berbasis  Web  (Studi  Kasus: Klinik  Utama  Meditama  Semarang). Jurnal  Informatika  Upgris , 3 (2),
105–115.
https://doi.org/10.26877/jiu.v3i2.182 5
Rakhman, A., Umriaty, U., & Bakti, V. K. (2021).  Sistem  Informasi  Rekam Medik  Pasien  Sebagai  Implementasi Big  Data  Dengan  NIK  di  Pelayanan
Kesehatan Kota Tegal. Jurnal Transformatika , 18 (2), 143. https://doi.org/10.26623/transformati ka.v18i2.2765
Rizka,    utamy  aninisa,  &  Masriani,  S.
(2020).  Studi  Literatur  Retensi
Berkas  Rekam  Medis  Tahun  2020. Jurusan Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan , 1–9. http://ojs.stikesawalbrosbatam.ac.id/i ndex.php/MJSABB/article/download /74/35 Simangunsong,  A.,  &  Informatika,  M. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis
Web. Jurnal  Mantik  Penusa , 2 (1),
11–19.
http://e-
jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.ph p/mantik/article/view/317
Taryanto, A., & Nur Handayani, L. (2019).
Pengembangan  Sistem  Informasi Retensi  Rekam  Medis  Di  Rumah Sakit  Dustira  Cimahi. Jurnal  E- Komtek  (Elektro-Komputer-Teknik) , 3 (2),
62–70. https://doi.org/10.37339/e-
komtek.v3i2.131 Wadisman,  C.  (2018).  PERANCANGAN
APLIKASI  PENGOLAHAN  DATA LOGISTIK PADA KANTOR CABANG BRI SOLOK. INTECOMS:  Journal  of  Information
Technology  and  Computer  Science . https://doi.org/10.31539/intecoms.v1 i2.290