Analisis beban kerja terhadap kebutuhan sumber daya manusia pada unit rekam medis di puskesmas

## Analysis workload of human resources needs at medical record unit in health center
Herisma Putri Fandarina 1 *,Helmi Nurlaili 2
* 1 Politeknik  Dharma  Patria  Kebumen,  Jl.  Letnan  Jendral  Suprapto  No.  73  Kranggan,  Bumirejo,Kebumen, Jawa Tengah, email: rismaputri1998@gmail.com, Indonesia
2 Politeknik  Dharma  Patria  Kebumen,  Jl.  Letnan  Jendral  Suprapto  No.  73  Kranggan,  Bumirejo,Kebumen, Jawa Tengah, email: helminurlaili@gmail.com, Indonesia

## ABSTRACT
Background: Community  Health  Center  is  a  health  service  facility  that  organizes  public  health  efforts. Pejagoan  Health  Center  is  one  of  the  Health  Units  in  the  Kebumen  Regency  area,  which  coincides  in Pejagoan  District  and  houses  13  villages  that  carry  out  various  health  service  activities,  one  of  which  is medical record services. Medical Record is the activity of recording patient documents. They have 3 medical record  officers  with  various  educational  backgrounds  and  visitor  data.  In  2020,  28,652  total  visitors  were found.
Objective: The studywas aimed to find out the need for human resources at the UPTD Medical Record Unit at Pejagoan Health Center Kebumen.
Methods: The study uses quantitative descriptive and uses secondary reports from related parties as well as a calculator instrument to trade time variables, besides that this study refers to the WISN.
Results: There  are  only  3  medical  record  officers  at  the  puskesmas  with  1  person  having  medical  record education. From the results of the calculation, the Pejagoan Health Center Medical Record Unit requires 6 human resources to meet the workload standards following the job.
Conclusion: Pejagoan  Health  Center    Medical  Record  Unit  requires  6  human  resources  to  meet  the workload standards following the job descriptions.
Keywords: Human Resource, Medical Record, Workload, WISN

## PENDAHULUAN
Fasilitas pelayanan kesehatan adalah suatu alat atau tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan,  baik  promotif,  preventif,  kuratif maupun  rehabilitatif  yang  dilakukan  oleh pemerintah pusat, pemerintah,
atau
masyarakat.  Pusat  Kesehatan  Masyarakat (Puskesmas)  merupakan  salah  satu  fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat
dan upaya
kesehatan perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif
di  wilayah  kerja  yang  telah  ditentukan . 1 Puskesmas  juga  berperan  sebagai  pusat pembangunan  serta  pembinaan  masyarakat yang  menyelenggarakan  kegiatan  secara menyeluruh  terpadu  dan  berkesinambungan hingga  paripurna  guna  meningkatkan  derajat kesehatan  masyarakat  tanpa  mengabaikan mutu pelayanan kepada perorangan. 2
Puskesmas Pejagoan adalah salah  satu  unit  kesehatan    di  wilayah Kebumen,  yang  menaungi  13  desa.  Oleh karenaitu,  pemberi  pelayanan  dituntut  untuk aktif,  cepat,  dan  tepat  dalam  melakukan kinerjanya  agar  masyarakat  memperoleh
pelayanan kesehatan yang baik dan efisien.
Puskesmas menyelenggarakan berbagai  pelayanan,  salah  satunya  yaitu kegiatan  rekam  medis.  Rekam  Medis merupakan  pencacatan  dokumen  pasien yang berisi hasil pemeriksaan dan pengobatan  yang  diberikan  pusat  pelayanan kesehatan  kepada  pasien. 3 Rekam  Medis menjadi salah satu kegiatan yang yang harus ada sebagai komponen pelayanan kesehatan.  Kegiatan  rekam  medis  meliputi pendaftaran  pasien  baru,  pendaftaran  rawat jalan,  menyusun  berkas  rekam  medis ( assembling ), pengambilanberkas rekam medis,  pendistribusian  rekam  medis  sampai dengan  melakukan backup data  harian jumlah pengunjung. 4
Petugas  rekam  medis  merupakan tenaga  ahli  yang  memiliki  tanggung  jawab penuh  atas  berkas  rekam  medis  pasien.
Petugas  rekam  medis  sendiri  memiliki standar tertentu untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Selain itu petugas rekam medis juga bertanggung jawab pada berbagai pihak dalam  pengolahan  berkas  rekam  medis pasien.  Petugas  rekam  medis  merupakan salah  satu  Sumber  Daya  Manusia  yang dimiliki puskesmas. 5
Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan  salah  satu  komponen  penting sebuah  institusi  yang  berperan  sebagai, pemikir, dan perencana perkembangan suatu lembaga.  Setiap  institusi  perlu  menganalisis dan mengidentifikasi ketersediaan SDM agar dapat  mencapai  tujuannya.  Salah  satunya
dengan memetakan beban kerjanya .
Beban  Kerja  merupakan  perbandingan antara  kapasitas  kerja  dengan  kemampuan yang  dapat  di  jalankan  dalam  kurun  waktu tertentu.  Beban  kerja  yang  sesuai  standar berarti  beban  kerja  yang  tersedia  seimbang dengan  kemampuan  pekerja  dalam  satuan waktu.  Salah  satu  metode  untuk  menghitung beban  kerja  sebagai  tolak  ukur  kebutuhan SDM  di  bidang  kesehatan  yaitu Workload Indicator  Staffing  Need (WISN).  Metode
WISN  menggunakan  hari  aktif  kerja  serta laporan  kunjungan  pasien  yang  didapat  dari laporan sekunder petugas rekam medis serta perbandingan  beban  kerja  yang  dilakukan oleh petugas. 6 Beberapa penelitian menemukan  masih  kurangnya  SDM  di fasilitas  pelayanan  kesehatan.  Berdasarkan teori Workload  Indicator  Staffing  Need (WISN),  perlu  adanya  penambahan  1  orang di  unit  rekam  medis  bagian assembling
Rumah  Sakit  Tk.II  dr.Soedjono  Magelang tahun 2016. 7
Kurangnya  SDM  juga  ditemukan  di Puskesmas  Sentolo.  Meskipun  beban  kerja petugas  rekam  medis  telah  sesuai  kebijakan puskesmas namun,masih perlu penambahan 4 orang dengan latar belakang rekam medis. 8
Petugas  rekam  medis  merupakan  SDM  di Puskesmas  dengan  beban  kerja  yang  tinggi.
Oleh  karena  itu  perlu  mendapat  perhatian khusus agar pelayanan rekam medis berjalan efektif.  Peneliti  tertarik  untuk  menganalisis beban  kerja  terhadap  kebutuhan  SDM  pada unit rekam medis Puskesmas Pejagoan.

## BAHAN DAN CARA PENELITIAN
Penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif  yang  dilaksanakan  di  UPTD Puskemas  Pejagoan  Kabupaten  Kebumen pada  bulan  Desember  2020  hingga  Januari 2021  .Data  penelitian  terdiri  dari  data  primer dan  sekunder.  Data  primer  didapat  dengan mewawancarai  secara  langsung  kepada  tiga orang petugas rekam medis. Sedangkan data sekunder  berupa  jumlah  kunjungan  harian tahun 2020 diperoleh dari laporan
Puskesmas Pejagoan.
Peneliti menggunakan instrument kalkulator untuk mengkonversi variable waktu dari  satuan  jam  kemenit.  Data  dianalisis dengan perhitungan sederhana dan disajikan dalam bentuk tabel dan grafik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Kualifikasi Petugas Rekam Medis
Tabel 1. Kualifikasi Pendidikan Petugas
Rekam Medis. NO Kode Petugas Pendidikan 1. A D3 Rekam Medis 2. B S1 Ekonomi 3. C SMA Sederajat Tabel 1 menunjukkan bahwa terdapat 3
(tiga)  petugas  rekam  medis  di  Puskesmas Pejagoan.  Hanya  satu  petugas  dengan  latar belakang pendidikan rekam medis sedangkan  dua  petugas  lainnya  berlatar belakang pendidikan non rekam medis.
Kondisi  ini  belum  sesuai  aturan  yang menyebutkan  bahwa  petugas  rekam  medis adalah  seorang  yang  telah  lulus  pendidikan adalah  Perekam  Medis  dan  Informasi
Kesehatan (RMIK)
sesuai peraturan perundang-undangan. 9 Selain  itu,  setiap tenaga  kesehatan  yang  menjalankan  praktik di  bidang  pelayanan  kesehatan  wajib memiliki Surat Tanda Registrasi (STR) 5

## Kebutuhan SDM Unit Rekam Medis
Kebutuhan  SDM  pada  unit  rekam medis dihitung menggunakan metode WISN

## 1.  Waktu Kerja Tersedia
Waktu  kerja  efektif  Unit  Rekam  Medis selama  1  tahun  tersedia  periode  Januari  – Desember 2020 UPTD Puskesmas Pejagoan adalah  6  hari  dengan  3  pekerja.  Data  hari kerja diambil dari kalender masehi berdasarkan  jumlah  hari  kerja  dan  cuti  yang telah  di  tetapkan  oleh  pihak  puskesmas.  Hal ini  menyesuaikan  dengan  keadann  dan anjuran  pemerintah  karena  adanya  pandemi Covid  –  19,  puskesmas  tidak  mengurangi pelayanan  dan  tetap  mematuhi  anjuran pemerintah kota Kebumen.
Tabel 2. Hari Kerja Tersedia Tahun 2020
KODE Faktor Jumlah Keterangan A Hari Kerja 314 Hari/Tahun B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun C Pelatihan 0 Jam/Tahun D Hari Libur Nasional 24 Hari/Tahun E Ketidakhadira n 3 Hari/Tahun F Waktu Kerja 6 Jam/Hari Hari Kerja Tersedia {( A – (B+C+D+E)} 275 Hari/Tahun Waktu Kerja Tersedia {( A – (B+C+D+E)} x F 1.650 Jam/Tahun 99.000 Menit/Tahun
Media Ilmu Kesehatan Vol. 10, No. 2, Agustus 2021

## SBK    =       Waktu Kerja Tersedia
Rata – Rata Waktu Perkegiatan
Tabel  2  menunjukkan  bahwa  hari  kerja Puskesmas  Pejagoan  yang  tersedia  tahun 2020  yaitu 314 hari kerja efektif.

## Tabel 3. Waktu Kerja Tersedia
Tabel  3  menunjukkan  bahwa  waktu  kerja tersedia  tahun  2020  di  unit  rekam  medis UPTD  Puskesmas  Pejagoan  Kebumen yaitu  1.650  jam/tahun  atau  99.000 menit/tahun.

## 2.  Jumlah Kunjungan
Diagram 1 . Data Pengunjung Tahun 2020
Sumber : Laporan  Pengunjung UPTD
Puskesmas Pejagoan Kebumen
Diagram 1 menunjukkan bahwa pengunjung  Puskesmas  Pejagoan  cukup tinggi dengan total keseluruhan 28.652 orang dengan uraian 6.455 pasien baru, 555 pasien rawat  inap  dan  28.097  pasien  rawat  jalan baik baru maupun pasien lama.

## 3.  Standar Beban Kerja
Standar  Beban  Kerja  (SBK)  disusun berdasarkan  waktu  yang  diperlukan  petugas rekam  medis  dalam  menyelesaikan  setiap kegiatan  dengan  acuan  waktu  kerja  yang tersedia.  Penelitian  ini,  menghitung  beban kerja menggunakan metode Workload Indicator  Staffing  Need (WISN)  yaitu  metode yang  menggunakan  beban  kerja  yang dilaksanakan  sebagai  tolak  ukur  kebutuhan SDM  di  bidang  kesehatan.  SBK  di  susun untuk memudahkan penghitungan kebutuhan jumlah  SDM  terhadap  banyaknya  beban kerja.
Tabel  4  berikut  menunjukkan  bahwa standar  beban  kerja  petugas  rekam  medis bervariasi  antara  satu  kegiatan  dengan  yang lain,  hal  ini  dikarenakan  perbedaan  waktu yang di perlukan petugas untuk
melaksanakan kegiatan tersebut. NO Bulan Jumlah Hati Jumlah Hari Minggu Waktu Kerja Tersedia 1. Januari 31 4 27 2. Februari 29 4 25 3. Maret 31 5 26 4. April 30 4 26 5. Mei 31 5 26 6. Juni 30 4 26 7. Juli 31 4 27 8. Agustus 31 5 26 9. September 30 4 26 10.  Oktober 31 4 27 11.  November 30 5 25 12.  Desember 31 4 27
Jumlah 314 0 1000 2000 3000 4000 Jan  Mar  Mei  Juli  Sep  Nov Total Kunjungan Pasien Baru

## 4. Kebutuhan SDM Unit Rekam Medis
Rumus  untuk  perhitungan  Kebutuhan SDM (KSMD) adalah sebagai berikut :

## Tabel 5. Perhitungan Kebutuhan SDM
Kegiatan Pencapaian SBK KSDM Pendaftaran Pasien Baru 6.455 19.800 0.33 Melakukan Pendaftaran Rawat Jalan 28.097 66.000 0.42 Melakukan Pendaftaran Rawat Inap 555 19.800 0.02 Assembling Berkas Rekam Medis 28.652 66.000 0.43 Mengambil Berkas 28.652 99.000 0.3
Kegiatan Pencapaian SBK KSDM Rekam Medis Distribusi Berkas Rekam Medis 28.652 40.032 0.71 Kodifikasi 28.652 49.500 0.57 Memasukkan lembar RM pasien Rawat Inap ke DRM 555 19.800 0.02 Melakukan Penyimpanan/ Pengembalian DRM 28.652 9.900 2.89 Melakukan Backup data harian 92 19.800 0.004 Jumlah KSDM 5,694 Tabel 5 menunjukkan bahwa kebutuhan SDM di unit rekammedis Puskesmas  Pejagoan  sebanyak  5,7  atau dibulatkan  menjadi  6  orang.  Hal  ini  berbeda dengan  kondisi  di  lapangan  yang  hanya memiliki  3  petugas  rekam  medis  dengan orang  petugas  berlatar  belakang  pendidikan rekam medis.
Hal  ini  juga  terjadi  pada  beberapa fasilitas  kesehatan  mulai  dari  fasilitas kesehatan  tingkat  I  sampai  dengan  fasilitas kesehatan  rujukan  seperti  penelitian  Puput Melati  yang  menganalisa  kebutuhan  petugas rekam  medis  di  RSU  Permata  Bunda sebanyak  12,56  atau  13  orang  dengan realisasi  lapangan  hanya  9  petugas  rekam medis. 10
Ada  2  petugas  rekam  medis  telah
memiliki Surat Keputusan (SK) dari
pemerintah setempat sebagai petugas rekam medis  dengan  latar  belakang  pendidikan  S1 Ekonomi  dan  SMA  Sederajat,  hanya  saja tenaga  kesehatan  yang  menjalankan  praktik dalam  bidang  kesehatan  wajib  memiliki  STR yang  berlaku.  Kurangnya  petugas  rekam medis di Puskesmas Pejagoan juga menyebabkan  keterlambatan  pendistribusian
Tabel 4. Penyusunan Standar Beban Kerja
Nama Kegiatan Rata – Rata Waktu Kegiatan (menit) Waktu Kerja Tersedia (menit) Standar Beban Kerja Pendaftaran Pasien Baru 5 99.000 19.800 Melakukan Pendaftaran Rawat Jalan 1,5 99.000 66.000 Melakukan Pendaftaran Rawat Inap 5 99.000 19.800 Assembling Berkas Rekam Medis 1,5 99.000 66.000 Mengambil Berkas Rekam Medis 1 99.000 99.000 Distribusi Berkas Rekam Medis 2,5 99.000 40.032 Kodifikasi 2 99.000 49.500 Memasukkan lembar RM pasien Rawat Inap ke DRM 5 99.000 19.800 Melakukan Penyimpanan/ Pengembalian DRM 10 99.000 9.900 Melakuakn backup data harian 5 99.000 19.800
KSDM =     Capaian Kegiatan
Standar Beban Kerja
berkas  rekam  medis.  Akibatnya,  proses pelayanan  kesehatan  terhambat  dan  tidak efektif.

## KESIMPULAN
Ketersediaan  petugas  rekam  medis di Puskesmas Pejagoan masih belum sesuai dengan  beban  kerjanya  dan  kualifikasi pendidikan yang dipersyaratkan.  Puskesmas Pejagoan diharapkan bisa menambah jumlah petugas  rekam  medis  dengan  latar  belakang yang  sesuai.  .    Puskesmas  Pejagoan  perlu meninjau kembali untuk ketersediaan petugas rekam medis yang memiliki kualifikasi  pendidikan  sesuai  dengan  standar yang telah ditetapkan.

## TERIMA KASIH
1.  UPTD Puskesmas Pejagoan Kebumen
Email: puskesmasjagoan@gmail.com
2.  Politeknik Dharma Patria Kebumen
Email: politeknik.online@yahoo.com

## KEPUSTAKAAN
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia  Nomor  43  Tahun  2019. 2019. p. 168. 2. PP  RI.  PP  Nomor  47  Tahun  2016 Tentang Fasilitas Pelayanan Kesehatan. 2016;(101):1–2. 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008. Vol. 2008. 2008. p. 7. 4. Peraturan Bersama Menteri Kesehatan dan  Kepala  Badan  Kepegawaian Daerah  Nomor  48  dan  Nomor  22. 2014.
5. Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor  36  Tahun  2014  Tentang Tenaga Kesehatan. 2014.
6. Nur  AN,  Sri  S.  Kerja  Work  Load
Indicator Staff Need. 2010;93–9.
7. Lestyowati.  Analisis  Beban  Kerja Sumber Daya Manusia Di Unit Rekam
Medis  Bagian  Analisa  Berdasarkan Teori  Workload  Indicators  Of  Staff Need  (WISN)  Di  Rumah  Sakit  Tk.  II Dr.Soedjono Magelang. 2017;11(1):92–105. 8. Lestari  DP.  Perhitungan  Kebutuhan Tenaga Rekam Medis Dengan Analisis Beban Kerja Kesehatan ( ABK Kes ) Di Puskesmas Sentolo 1. 2018; Available from: http://repository.unjaya.ac.id/2921/
9. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam
Medis  bahwa  Perekam  Medis  dan Informasi Kesehatan. 2013;
10.   Hutauruk  PM,  Marito  Br.  Gurning  M. Analisis  Kebutuhan  Sumber  Daya Manusia  Terhadap  Beban  Kerja  Di Bagian  Rekam  Medis  Menggunakan Metode  (Work  Load  Indicator  Staffing Need)  Di  Rumah  Sakit  Umum Permatabunda  Medan  Tahun  2019 .  J Ilm  Perekam  Dan  Inf  Kesehat  Imelda [Internet].  2020;5(2):187–99.  Available from:
http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JI PIKI