Pelatihan  Penggunaan  Aplikasi  Proses  Produksi  untuk  Pegawai Unit Produksi YPS di Desa Sorowako
Abdul Tahir* 1 , Jasman 2 , Aziz 3 , Retno N. Whidhiasih 4
1,2,3 Akademi Teknik Soroako; Luwu Timur, Sulawesi Selatan
4 Universitas Islam 45 Bekasi; Bekasi, Jawa Barat
1,2,3 Program Studi Perbaikan dan Perawatan Mesin
4 Program Studi Teknik Komputer Email: * 1 abdultahir@ats-sorowako.ac.id, 2 jasman@ats-sorowako.ac.id, 2 aziz@ats- sorowako.ac.id, 4 retno.nw@gmail.com

## Abstract
The  YPS  Production  Unit,  located  in  Sorowako  village,  East  Luwu  district,  is  a manufacturing service implementing unit that receives and works on orders from PT Vale and local companies in the surrounding area every day. To plan, control, and record the production  processes  that  occur,  the  YPS  Production  Unit  uses  a  Production  Process Application. Employees especially those who have just been accepted as new workers do not  know  and  understand  the  use  of  the  Production  Process  application  so  they  need appropriate training so that their work can run smoothly. Through this Service (PkM), the author  and  team  conducted  training  for  employees  consisting  of  supervisors,  leaders, logistics officers, and admins. The training was carried out for 4 days with a total duration of 36 hours with details of 3 days of training in the classroom and 1 day of simulation in each area. From the results of the training carried out with an explanation of the modules in the application, the employees have been able to understand and use the application well and smoothly.

## Keywords: Training, Simulation, Application, Production

## Abstrak
Unit  Produksi  YPS  yang  berada  di  desa  Sorowako  kabupaten  Luwu  Timur  merupakan sebuah  unit  pelaksana  Jasa  Manufaktur  yang  setiap  hari  menerima  dan  mengerjakan produk-produk pesanan dari PT Vale dan perusahaan lokal yang berada di wilayah sekitar. Untuk merencanakan, mengendalikan, dan mencatat proses proses produksi yang terjadi, Unit  Produksi  YPS  menggunakan  sebuah  Aplikasi  Proses  Produksi.  Para  karyawan khususnya yang baru diterima sebagai tenaga baru belum tahu dan memahami penggunaan aplikasi  Proses  Produksi  sehingga  mereka  membutuhkan  pelatihan  yang  sesuai  agar pekerjaan  dapat  berjalan  dengan  lancar.  Melalui  Pengabdian  (PkM) ini  Penulis  bersama tim melakukan pelatihan kepada para karyawan yang terdiri dari supervisor, leader, petugas logistik, dan admin. Pelatihan dilakukan selama 4 hari dengan total durasi 36 jam dengan rincian 3 hari pelatihan dalam ruang kelas dan 1 hari simulasi di masing-masing area. Dari hasil pelatihan yang dilaksankan dengan penjelasan modul-modul yang ada pada aplikasi para karyawan telah mampu memahami dan menggunakan aplikasi dengan baik dan lancar.
Kata Kunci: Pengabdian, Pelatihan, Simulasi, Produksi

## Pendahuluan
Saat ini industri-industri manufaktur nasional telah memperlihatkan kinerja yang  semakin  baik,  ditandai  dengan  adanya    upaya  peningkatan  ekspansi  dan penyerapan  tenaga  kerja  yang significant .  Keberhasilan  ini  didukung  oleh  peran pemerintah  untuk  menciptakan  iklim  investasi  yang  kondusif  serta  dapat memberikan  kemudahan  minat  bisnis  bagi  para  pelaku  usaha.  Bagi  industri khususnya  bidang  jasa  manufaktur  berbagai  upaya  optimalisasi  diusulkan  dan dilakukan untuk menekan biaya produksi dengan melakukan inovasi dan rekayasa metode yang terbaik, seperti pada metode value stream mapping untuk membantu perbaikan  keseimbangan  lintas  produksi  dalam  pembuatan  rencana  peningkatan kapasitas produksi dalam proses fabrikasi alat (Arya & Utomo, 2018) . Pada industri garment,  metode  simplex  digunakan  untuk  mengoptimalisasi  produksi  yang diharapkan  dapat  meningkatkan  keuntungan  perusahaan  (Rachman,  2017). Optimalisasi  proses  produksi  dapat  juga  dilakukan  dengan  memberbaiki  kualitas produk dan proses dalam waktu yang bersamaan, yakni menekan biaya dan sumber daya  seminimal  mungkin  dengan  menggunakan  tetode  Taguchi  (Mayasari  et  al., 2014). Dalam meningkatkan kepuasan pelanggan kualitas ketepatan waktu proses produksi  sangat  dominan  sehingga  perlu  dilakukan  proses  penjadwalan,  proses penjadwalan  ini  dapat  dilakukan  dengan    metode  analisa  network/PERT  dan metode SMED (Supriyanto, 2014).
Metode  optimalisasi  yang  banyak  dikembangkan  oleh  para  peneliti selanjutnya  diimplementasikan  dalam  aplikasi  atau  perangkat  lunak  agar  dapat dimanfaatkan  oleh  masyarakat.  Aplikasi  yang  dikembangkan  oleh  peneliti  sudah dapat  memberikan  kontribusi  yang  positif  dalam  dunia  industri  seperti  Aplikasi Pencatatan Produksi pakaian menggunakan metode Just In Time yang digunakan oleh sebuah perusahaan di Bandung (Mutiara et al., 2015) . Melalui perkembangan teknologi  informasi  berbagai  aplikasi  berbasis  web  juga  banyak  dibangun  untuk meningkatkan  produksi  khususnya  pada  unit  penjualan  produk  seperti  aplikasi sistem produksi dan pemasaran Jenang Karomah kudus berbasis web (Yhona et al., 2018)  dan  sistem  perencanaan  produksi  pada  industri  manufaktur  dengan pendekatan E-Scm dan Semantic Web (Kusumawati & Wulandari, 2016) , sistim ini dibangun  dengan  framework  PHP  yang  cukup  terkenal  saat  ini.  Terdapat  pula implementasi  sistim  informasi  atau  aplikasi  produksi  barang  yang  memudahkan dalam pencarian data dan pembuatan laporan termasuk perhitungan kesediaan stok (Rusmawan,  2020).  Semua  sistim  atau  aplikasi  yang  dibangun  membutuhkan sosialisasi yang komprehensif kepada pengguna agar penggunaanya sesuai dengan yang  diharapkan.  Pemamfaatan  teknolgi  informasi  terus  ditingkatkan  agar  diera revolusi  indistri  4.0  saat  ini  masyarakat  sudah  terbiasa  mengggunakan  aplikasi berbasis  IT (Imron  &  Indartono,  2022) .  Pelatihan  dan  workshop  terus  menerus dilakukan  untuk  memberikan  pemahaman  dan  pengetahuan  yang  tepat  untuk menghindari kesalahan penggunaan.
Unit  Produksi  YPS  yang  berada  di  desa  sorowako  kabupaten  luwu  timur merupakan sebuah unit pelaksana Jasa Manufaktur yang setiap hari menerima dan mengerjakan produk produk pesanan ( Work Order ) dari PT Vale dan perusahaan lokal  yang  berada  di  wilayah  sekitar.  Untuk  merencanakan,  mengendalikan,  dan mencatat proses proses produksi yang terjadi,  Unit Produksi YPS menggunakan sebuah Aplikasi Proses Produksi (dikenal dengan nama Aplikasi-P3) yang terdiri dari  beberapa  modul  yaitu  Penawaran  Harga  Produksi,  Pembuatan  Master  WO, Pembuatan  Bagian  WO,  Pembuatan  Kartu  Proses,  Pembuatan  Estimasi  Material, Pengisian  Waktu  Proses,  Pencatatan  MaterialWO,  Penyerahan  Material, Penyerahan WO, dan Pembuatan Laporan.
Modul-Modul  yang  terdapat  pada  Aplikasi  Proses  Produksi  belum  dapat digunakan  secara  maksimal  oleh  para  karyawan,  oleh  karena  itu  diperlukan pelatihan  yang  cukup  untuk  memeberikan  pemahaman  dan  pengetahuan  kepada setiap karyawan tentang cara penggunaan Aplikasi Proses Produksi ini. Inilai yang menjadi tujuan dilaksankannya PkM sehingga dapat memberikan manfaat kepada semuah pihak khususya para karyawan di unit Produksi YPS.

## Metode Pengabdian
Metode yang digunakan pada kegiatan pengabdian (PkM) ini adalah metode dengan  tipe  Pelatihan  Langsung  dengan  memberi  pemahaman  materi (Yaqin  & Atmoko, 2022) . Terdiri dari 3 tahap yaitu : 1). Penyampaian Flow Proses Produksi dari penerimaan pesanan sampai ke penyerahan pesanan. 2). Pelatihan penggunaan modul-modul aplikasi. 3). Simulasi penggunaan Aplikasi Proses Produksi
Flow Proses Produksi
Pada  tahap ini dilakukan penjelasan tentang proses produksi yang terjadi mulai dari penerimaan pesanan, pengerjaan pesanan, sampai penyerahan kembali pesanan ke pelanggan adapun diagram yang disampaikan seperti gambar 1 dibawah ini.

## Gambar 1. diagram alir aplikasi proses produksi
Penjelasan gambar  no. 1 – 8 :
1. Penerimaan  pesanan  dari  pelanggan,  saat  penerimaan  pesanan  wajib  diberi nomor pesanan dan dicatat dalam master WO
2. Penawaran  harga  pesanan,  harga  yang  ditawarkan  termasuk  jasa  pengerjaan, harga material dan overhead .
3. Pembagian  nomor  bagian,  yaitu  Pesanan  akan  dibagi  dalam  beberapa  proses pengerjaan atau sesuai dengan bentuk yang diinginkan dan digambarkan dalam bentuk gambar bagian.
4. Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK), SPK dibuat untuk setiap bagian
5. Bagian  Logistik  akan  menyiapkan  material  yang  dibutuhkan  dan  melakukan pembelian jika Stok tidak ada.
6. Pembuatan Kartu Proses (KPO) dan Waktu Proses (WPO). KPO berisi estimasi waktu  dan  macam-macam  proses  manukatur  yang  digunakan.  WPO  adalah formulir yang akan diisi sesuai dengan aktual pengerjaan.
7. Peyerahan material dilakukan setelah proses QC ( Quality Control )
8. Proses Selesai.

## Modul-Modul  Aplikasi  Proses Produksi
Modul-modul aplikasi berfungsi untuk mengisi tabel dalam aplikasi. Terdapat 2 tabel utama yaitu tabel master dan tabel transaksi. Dalam aplikasi proses produksi ini terdapat 2 tabel master yaitu  tabel proses dan tabel departemen. Tabel  proses berisi    jenis–jenis    proses    yang    terdapat    pada    unit    produksi  memiliki  fungsi masing-masing. Pengisian tabel proses ini dilakukan oleh Kepala Bagian Produksi. Tabel  Departemen berisi  data  nama  departemen  yang  telah  menjadi pelanggan unit  produksi.  Depertemen  dapat  berupa  departemen  Internal  atau  Esternal. Pengisian  tabel  proses  ini  dilakukan  oleh Supervisor .  Tabel  transaksi  biasa  juga disebut tabel proses adalah tabel yang datanya diimput setiap ada transaski pesanan atau Work Order (WO) masuk. Tabel transaksi ini diinput sesuai proses  pengerjaan WO secara sequensial .

## Modul Penawaran Harga Produksi
Modul penawaran  harga  produksi  atau  penawaran  pengerjaan berisi informasi transaksi antara unit produksi dengan pelanggan. Melalui modul ini seorang Leader dapat menyampaikan informasi ke pelanggan terkait biaya atau harga dari WO yang akan dikerjakan, modul penawaran harga seperti gambar 2 dibawah ini :
Gambar 2. Modul penawaran harga
• Modul Mater Pesanan
Modul mater pesanan adalah modul yang berisi data terkait dengan spesofikasi pesanan yang akan dieksekusi pada unit produksi. Pada modul ini informasi penting terkait  pesanan  disimpan    untuk  memudahkan  proses  produksi  seperti  informasi pelanggan (nama dan depertemen),  klasifikasi  pekerjaan, pengadaan material,  dan penyerahan  produk.  Melalui  modul  ini  seorang Leader harus  mencantumkan batas    waktu    pengerjaan  pesanan  dengan  mengisi  kolom  tanggal  dibutuhkan. Modul master pesanan seperti gambar 3 dibawah ini :
Gambar 3. Modul master pesanan
• Modul Material Pesanan
Modul   material  adalah modul  yang  berisi  data terkait  list  material  yang dibutuhkan  dalam  penyelesaian  WO.  Material  yang  diinput  pada  modul  ini  akan memiliki  spesifikasi  yaitu  nama  material,  ukuran,  jumlah,  dan satuan.  Material yang  diinput   diambil  dari  tabel   material  Stok  Vale  dan juga material yang dibeli  langsung  dari  toko.  Pengisian  tabel  Material  WO  dilakukan  oleh  seorang Leader dengan  melihat  kebutuhan  sesuai  dengan  pesanan  yang  akan  dikerjakan. Material   yang  diinput  nantinya  akan dilanjutkan  oleh  admin  untuk  membuat proposal  pengadaan material yang diserahkan ke bagian procurement. Tampilam modul material seperti gambar 4 dibawah ini :
Gambar 4. Modul material
• Modul Task dan Jadwal Pengerjaan
Modul  daftar  task  dan  jadwal  pengerjaan  berisi  data  terkait  daftar  pekerjaan yang  akan    dilakukan  untuk  mengerjakan  atau  menyelesaikan  sebuah  pesanan. Dalam  tabel  ini  juga  berisi  data  terkait  jadwal  pengerjaan  dan  penyelesaiannya. Dalam menyusun daftar task dan jadwal  penyelesaian tahap-tahap  penyelesaian, harus  memperhatikan  tanggal  diminta  oleh pelanggan. Gambar modul task dan jadwal pengerjaan sebagai berikut.
Gambar 5.  Modul jadwal pengerjaan
• Modul Update Material dan Modul Waktu Proses Modul  update  material  adalah  modul  dimana  bagian  penyediaan  material ( Material  Handler )  akan  meng-update  status  kedatangan  material  yang  telah dipesan dari procurement baik yang melalui Logistik PT Vale maupun pembelian di  toko.  Dengan  dilakukannya  update  status  material  maka  Suverpisor  dapat mengetahui keadaan terakhir material tersebut melalui aplikasi.
Modul waktu proses adalah modul yang berisi data terkait dengan data waktu pengerjaan WO. Dengan modul ini para karyawan dapat mengisi data yang  terdiri dari  Nama  karyawan, Tanggal  dikerjakan, Lama  dikerjakan, dan Tipe Pekerjaan (Reguler/Lembur).  Setelah semua proses    selesai diinput, maka supervisor dapat menutup WO tersebut sebagai informasi bahwa pekerjaan  telah  selesai  dilakukan. Melalui    modul   ini  karyawan dapat  mencetak laporan   pengerjaan  WO  untuk diselanjutnya  diserahkan  ke Supervisor sebagai  laporan validasi Pengerjaan WO. Tampilan modul update material dan waktu proses diperlihatkan seperti gambar 6 dan 7 dibawah ini :
Gambar 6. Modul update material
Gambar 7.  Modul waktu proses
• Modul Penyerahan
Modul  penyerahan  adalah  modul  untuk  mengisi  data  pada  tabel  penyerahan WO. Bukti  penyerahan   dapat   dicetak  untuk   diserahkan  ke pelanggan sesuai dengan  spesifikasi  dan  jumlah WO  yang dipesan. Hasil cetak penyerahan seperti gambar 8 berikut ini.
Gambar 8. Bukti Penyerahan Pesanan (WO)

## Simulasi Aplikasi
Tahap terakhir yang digunakan dalam metode ini adalah Simulasi Aplikasi. Para peserta diberikan kesempatan untuk menggunakan semua modul yang tersedia
dengan input data riil. Dengan proses simulasi ini maka akan terlihat bagian atau proses mana yang belum optimal dilakukan, sehingga dapat dilakukan perbaikan.

## Hasil dan Pembahasan
Dari  hasil  pelaksanaan  pelatihan  yang  dilakukan  selama  36    jam,  dapat diikuti  oleh  12  karyawan  unit  produksi  dengan  jabatan    berbeda  sebagaimana ditunjukkan pada tabel 1 dibawah ini :
Tabel 1 Daftar Peserta Pelatihan
No Jabatan Jumlah (orang) 1 Kepala Produksi 1 2 Supervisor 2 3 Leader 6 4 Kepala Logistik 1 5 Bagian Procurement 1 6 Admin 1 Total peserta 12
Dalam  pelatihan  ini,  diawali  dengan  penyampian  target  atau  sasaran pelatihan yang disampikan lansung oleh Kepala Produksi YPS, dimana ditekankan agar  semua  peserta  harus  memahami  dan  mampu  menggunakan  aplikasi  proses produksi  dengan  baik  dan  lancar.  Gambar  9  berikut  ini  adalah  suasan  saat penyampaian target pelatihan.
Gambar 9. Sambutan kepala produksi
Kegiatan  pelatihan  dilakukan  mulai  dari  pukul  8.00  sampai  16.00  atau  dengan durasi 8 jam/hari selama 4 hari dengan rincian seperti tabel berikut ini :
Tabel 2. Hasil pelatihan dan simulasi
hari modul yang di jelaskan ket. capaian Ke-1 Penjelasan penggunaan modul master WO dan penawaran harga produksi Sukses Ke-2 Penjelasan  modul pembuatan kartu proses dan pembuatan estimasi material Sukses Ke-3 Penjelasan pengisian waktu proses, pencatatan material WO, penyerahan material, penyerahan WO, dan pembuatan Laporan Sukses Ke-4 Simulasi dengan data riil di area kerja Beberapa peserta belum lancar, memahami  flow proses produksi
Pada  kegiatan  simulasi  sebagian  besar  modul  aplikasi  sudah  dapat digunakan dengan baik.  Khusus pada modul estimasi material sedikit mengalami kendala. Modul pembuatan sstimasi material terkait dengan database logistik yang memiliki  beberapa  tabel  seperti  harga,  dimensi,  lokasi  dll.  Aktiftas  kegiatan pelatihan dapat dilihat pada gambar 10 dibawah ini.
Gambar 10. Kegiatan pelatihan  aplikasi.
Berikut adalah gambar simulasi program dengan data riil dilapangan, simulasi ini dilakukan selama satu hari pada masing-masing area.

## Gambar 11. Simulasi aplikasi dengan data riil

## Simpulan
Dari hasil pelaksanaan PkM dengan judul Pelatihan Penggunaan Aplikasi Proses  Produksi  untuk  Pegawai    Unit  Produksi  YPS  di  desa  Sorowako,  dapat disimpulkan bahwa peserta pelatihan dengan jumlah 12 orang sangat membutuhkan pendampingan  dan  pelatihan  yang  memadai  untuk  dapat  menggunakan  aplikasi Proses  Produksi  dengan  baik.  Pelatihan  yang  telah  dilaksanakan  selama  4  hari cukup memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada seluruh  peserta  tentang penggunaan Aplikasi Proses Produksi. Penggunaan aplikasi sangat membantu unit Produksi YPS dalam merencanakan, mengontrol dan meloporkan seluruh kegitan produksi  agar  kegiatan  produksi  dapat  berjalan  dengan  baik,  transparan  dan akuntabel,  dan  pada  akhirnya  akan  meningkatkan  kepercayaan  dan  kepuasan pelanggan.

## Daftar Pustaka
Arya,  E.  D.,  &  Utomo,  K.  (2018).  Perancangan  Proses  Fabrikasi  Untuk Meningkatkan  Kapasitas  Produksi  Hd  Lv  785  #2  Menggunakan  Metode Value   Stream  Mapping  Di  Pt  United  Tractors  Pandu  Engineering. Technologic , 9 (2), 1–7.
Imron,  M.,  &  Indartono,  K.  (2022).  Pelatihan  Perakitan  Komputer  dan  Instalasi Software  Dalam  Meningkatkan  Kemandirian  Remaja  di  Desa  Karangturi Banyumas. Dinamisia : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 6 (3), 633– 641. https://doi.org/10.31849/dinamisia.v6i3.8442
Kusumawati, T. I. J., & Wulandari. (2016). Prototipe Sistem Perencanaan Produksi Pada  Industri  Manufaktur  Dengan  Pendekatan  E-Scm   Dan  Semantic  Web, Berbasis  Code  Igniter  Dan  Responsive  Design  . Jurnal  Ilmiah  Teknologi Informasi Terapan , 2 (2), 138–149.
Mayasari,  A.  I.,  Wuryandari,  T.,  &  Hoyyi,  A.  (2014).  Optimalisasi  Proses Produksi   Yang  Melibatkan  Beberapa  Faktor  Dengan  Level  Yang  Berbeda Menggunakan Metode  Taguchi. Jurnal Gaussian , 3 (3), 303–312.
Mutiara, D., Widayanti, A., & Kusnadi, C. R. (2015). Aplikasi Pencatatan Produksi Pakaian  Menggunakan  Metode  Just  In  Time. E-Proceeding  of  Applied Science , 956–968.
Rachman,  R.  (2017).  Optimalisasi  Produksi  Di  Industri  Garment  Dengan Menggunakan Metode Simpleks. Jurnal Informatika , 4 (1), 12–20.
Rusmawan, U. (2020). Sistem Informasi Produksi Barang Pada PT ABC . Jurnal Jaring SainTek , 2 (1), 41–48.
Supriyanto.  (2014).  Otimasi  Waktu/Proses  Produksi  Di  Pt.  Sumiden  Sintered Component  Indonesia  Dengan  Teknik  Analisa  Network/Pert  Dan   Metode Smed. Jurnal Pasti , 8 (3), 362–398.
Yaqin, A., & Atmoko, A. D. (2022). Pemanfaatan Office 365 Dan Teknologi Cloud Bagi Guru TK ABA Kadipolo di Masa Pandemi Covid-19. Dinamisia : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 6 (3), 698–703.
https://doi.org/10.31849/dinamisia.v6i3.5394
Yhona,  E.,  Supriyono,  &  Utomo,  A.  P.  (2018).  Aplikasi  Sistem  Produksi  Dan Pemasaran  Jenang  Karomah  Kudus  Berbasis  Web. Jurnal  Sistem  Informasi Dan Tenologi , 1 (2).