ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN ATK PADA PT. ANTARAN SUKSES EXPRESS DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Imam Setiawan 1) , Joko Sutrisno 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: heyimams@gmail.com 1) , joko.sutrisno@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Sistem Informasi Pengadaan ATK adalah sebuah sistem yang digunakan untuk memasukkan data-data ke dalam database  sehingga  tidak  terjadi  kesalahan  input,  output  dan  pembuatan  laporan  data  yang  diinginkan.  PT. Antaran  Sukses  Express  perlu  memiliki  sebuah  sistem  informasi  guna  mempermudah  proses  pengolahan  data, melaksanakan tugas secara tepat, dan meminimalkan kesalahan pencatatan. Untuk memenuhi kebutuhan diatas maka  perlu  dirancang  sebuah  sistem  informasi  Pengadaan  ATK.  Pada  penulisan  penelitian  ini,  jenis  metode yang  digunakan  oleh  penulis  adalah  metode  wawancara,  metode  kepustakaan,  metode  observasi  dan  analisa dokumen  kepada  pihak  yang  bersangkutan  dan  pengembangan  sistem  mengunakan  waterfall.  Dari  hasil penelitian,  penulis  ingin  memberikan  alternatif  pemecahan  masalah  berupa  rancangan  yang  telah terkomputerisasi dengan menggunakan rancangan program Visual Studio 2008 dan database Heidi SQL. Oleh karena  itu  melalui  penulisan  ini,  diharapkan  dapat  membantu  permasalahan  yang  ada  saat  ini  serta  dapat meningkatkan pelayanan secara cepat dan tepat
Kata kunci: sistem informasi, pengadaan atk, berorientasi obyek

## 1. PENDAHULUAN
PT.  Antaran  Sukses  Express  adalah  sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Jasa Pengiriman Paket/Kargo  yang  beralamat  di  jalan  Raden  Patah No.  10  Ciledug  Kota  Tangerang.  Salah  satu informasi  yang  dibutuhkan  oleh  perusahaan  yaitu informasi  mengernai  Pengadaan  ATK.  Saat  ini proses  Pengadaan  ATK  yang  dijalankan  pada  PT Antaran  Sukses  Express  masih  menggunakan penulisan  pada  kertas  dan  dilakukan  secara  manual sehingga  mempunyai  resiko  lebih  besar  dalam hilangnya  dokumen,  terjadi  penumpukan  data,  dan rawan  terjadi  kesalahan  dalam  prosesnya  karena harus  ketelitian  dalam  menjalankan  operasional perusahaan.
Dengan proses pengolahan data yang dilakukan masih  menggunakan  alat  tulis  dan  dilakukan  secara manual, menyebabkan beberapa kendala diantaranya adalah resiko kehilangan dokumen, proses pencarian data  yang  lama  karena  penumpukan  data,  sering terjadi  kesalahan  pencatatan  data,  data  stok  sering tidak  di  update,  dan  ada  beberapa  data  yang  belum tersedia. Selain  itu dalam proses pembuatan  laporan pun  memiliki  kendala,  karena  dibutuhkan  waktu yang  cukup  lama  dalam  menyajikan  sebuah  laporan dimana proses penyajian laporan tersebut berdasarkan  dokumen  yang  harus  dikumpulkan terlebih  dahulu  sehingga  bentuk  laporan  yang dihasilkan efektif dan efisien.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas  untuk  itu penulis  ingin  melakukan  penelitian  pada  sistem Pengadaan ATK di PT Antaran Sukses Express agar hasil penelitian  ini dapat  menjadi solusi  yang dirasa tepat  dari  permasalahan  tersebut.  Judul  yang diangkat terkait sistem tersebut adalah “Analisis dan
Perancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan  ATK Pada PT Antaran Sukses Express Dengan Metodologi Berorientasi Obyek”.
Pengadaan  atau    procurement  adalah  kegiatan untuk  mendapatkan  barang  atau  jasa  secara transparan,  efektif,  dan  efisien  sesuai  dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya [1].
Alat tulis kantor merupakan  benda-benda  yang dipakai  habis  dalam  pelaksanaan  dalam  pekerjaan sehari-hari  dari  pegawai-pegawai  tata  usaha.  Yang tergolong  office  supplier  (bekal  tata  usaha)  ini misalnya bolpoin, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko,  karbon,  berkas,  jepitan  kertas.  Diantara macam-macam  perlengkapan  tata  usaha  yang terpakai  habis  dalam  penggunaannya  dikantor  itu, maka  benda-benda  yang  khusus  dipakai  untuk  tulis menulis  seperti  kertas,  pensil,  tinta,  dan  lain sebagainya  itu  keseluruhan  disebut  keperluan  tulis menulis [2].
Isikawa’s Diagram atau biasa disebut diagram fishbone merupakan suatu alat untuk mengidentifikasi,  mengeksplore  dan  secara  grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Diagram ini  dapat  menunjukkan  sebuah  dampak  atau  akibat dari  sebuah  permasalahan,  dengan  berbagai penyebabnya.  Efek  atau  akibat  dituliskan  sebagai moncong  kepala,  sedangkan  tulang  ikan  diisi  oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya.
2. METODE PENELITIAN
2.1. Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, terdapat beberapa  metode yaitu:
a. Observasi
Penulis  melakukan  observasi  langsung  dengan melakukan  pengamatan  langsung  terhadap  aktivitas atau  cara  kerja  bagian-bagian  terkait  pada  proses Pengadaan  ATK  yang  dilakukan  oleh  PT.  Antaran Sukses Express.
b. Wawancara Pada  saat  wawancara  ini  penulis  akan mengajukan  pertanyaan  dengan  tipe  pertanyaan terbuka  dan  terstruktur  untuk  melengkapi  data  yang akan  diperoleh.  Wawancara  dilakukan  dengan mewawancarai Ibu Kiki selaku Kasir. c. Analisa Dokumen Kemudian dilakukan juga menganalisa dokumen  yang  terkait  dengan  proses  binsis  seperti Form  Permintaan  ATK,  Stok  ATK,  dan  Nota Pembelian ATK.
d. Studi Literatur Menurut  [3],  telah  melakukan  penelitian dengan  judul  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Permintaan ATK Berbasis Intranet”. Bahwa aplikasi permintaan  alat  tulis  kantor  secara  online  ini  dapat membantu  para  pegawai  yang  bersangkutan  dalam melakukan  kegiatan  pekerjaannya,  karena  proses yang  ada  dapat  meminimalisir  waktu  menjadi  lebih efektif dan efesien, karena pegawai dapat melakukan proses  permintaan  alat  tulis  kantor  tanpa  harus datang ke bagian perlengkapan untuk meminta form permintaan, seperti pada sistem sebelumnya.
Menurut  [4],  telah  melakukan  penelitian dengan judul  “Sistem Informasi Pencatatan Material Untuk  Pengadaan  Barang  Masuk  dan  Keluar”. Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan Material untuk Pengadaan  Barang  Masuk  dan  Keluar  merupakan perbaikan  dari  sistem  kerja  manual  yang  berada  di lapangan.  Keuntungan  bagi  perusahaan  dengan adanya aplikasi ini memudahkan dalam memanajemen  material  untuk  jangka  waktu  yang panjang. Keuntungan aplikasi ini bagi pihak  – pihak yang  terlibat  di  lapangan  yaitu  memudahkan  dalam memanajemen  material  yang  ada  di  lapangan  dan dapat  digunakan  untuk  pembelajaran  di  masa  yang akan datang.

## 2.2. Metode Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa  yang  dilakukan  pertama  adalah menganalisa  masalah  yang  terjadi.  Selanjutnya adalah  analisa  proses  bisnis  yang  sedang  berjalan menggunakan  Unified  Modeling  Language,  antara lain:
a. Activity Diagram Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja sebuah proses bisnis yang terurut pada PT Antaran Sukses Express.
b. Use Case Diagram Use Case Diagram digunakan untuk mejelaskan  sistem  yang  akan  dirancang  dari sudut pandang user yang mengunakan system . c. Class Diagram
Class Diagram
digunakan untuk memodelkan  struktur  database  yang  akan  dibuat dan  diterapkan  dalam  pembangunan  sistem informasi.
d. Sequence Diagram
Sequence Diagram digunakan untuk memodelkan  alur  kerja  sebuah  form  dan  cara kerja form tersebut.
2.3. Metode Pengembangan Sistem
Penulis  menggunakan  metode Waterfall yang mempunyai tahap-tahap sebagai berikut :
a. Communication
Sebelum  memulai  pekerjaan  yang  bersifat teknis,  sangat  diperlukan  adanya  komunikasi dengan customer demi memahami dan mencapai tujuan yang ingin dicapai.
b. Planning
Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan  yang  menjelaskan  tentang  estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resikoresiko  yang  dapat  terjadi,  sumber  daya yang  diperlukan  dalam  membuat  sistem,  produk kerja  yang  ingin  dihasilkan,  penjadwalan  kerja yang  akan  dilaksanakan,  dan  tracking  proses pengerjaan sistem.
c. Modeling
Tahapan  ini  adalah  tahap  perancangan  dan permodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan  struktur  data,  arsitektur  software, tampilan interface, dan algoritma program.
d. Construction Tahapan  Construction  ini  merupakan  proses penerjemahan  bentuk  desain  menjadi  kode  atau bentuk/bahasa yang dapat dibaca oleh mesin.
e. Deployment Tahap  ini digunakan untuk menerjemahkan desain  yang  telah  dibuat  pada tahap  sebelumnya ke  dalam  bahasa  pemrograman  yang  dapat dimengerti oleh komputer.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisa Sistem
Dalam  penelitian  ini  terdapat  beberapa  proses yang  dilakukan  pada  identifikasi  kebutuhan  di Pengadaan ATK PT Antaran Sukses Express :
a. Analisa Sistem Berjalan
1) Proses Bisnis dan Activity Diagram Berjalan Proses  Bisnis  yang  terjadi  pada  Kelurahan
Gunung adalah sebagai berikut :
a) Proses Permintaan ATK Pada gambar 1, Setiap Divisi diwakili oleh satu
Staff untuk  meminta  ATK  kepada  bagian  Gudang. Staff Divisi  Mengisi  Form  Permintaan  ATK (FPATK),  Kemudian  diserahkan  kepada  bagian Gudang.  Lalu  bagian  Gudang  akan  mengecek  stok ATK yang diminta. Jika ATK yang diminta tersedia, maka  bagian  Gudang  akan  langsung  memberikan ATK  yang  diminta  kepada Staff Divisi  tersebut  dan mencatat pengeluaran  ATK di stok ATK. Jika ATK
yang  diminta  tidak  tersedia  maka  bagian  Gudang akan  memesan  ATK  yang  diminta  tersebut  ke Supplier melalui telepon.
Gambar 1. Proses Permintaan ATK
b) Proses Penerimaan ATK
Pada  gambar  2,  Bagian  Gudang  menerima ATK  dan  Nota  dari Supplier. Kemudian  Bagian Gudang  akan  mengecek  ATK  yang  dikirim  sesuai dengan pesanan. Jika ATK yang dipesan tidak sesuai atau rusak maka Bagian Gudang akan mengembalian  ATK  yang  rusak  kepada Supplier . Jika  ATK  yang  dipesan  sesuai,  maka  Bagian Gudang  akan  memberikan  nota  dari  Supplier  dan menunjukan  FPATK  kepada  kasir  untuk  menjadi bukti  pembelian  ATK.  Kemudian  kasir  akan memberikan  uang  sejumlah  pembelian  ATK tersebut.  Lalu  bagian  gudang  akan  membayarkan ATK  yang  telah  diterima  dan  mencatat  pemasukan ATK di stok ATK.

## 2) Analisa Masalah
Pada  sistem  ini  menggunakan Fishbone Diagram untuk menganalisa  masalah,  masalah  yang ada dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini:
Gambar 3. Fishbone Diagram
3.2 Perancangan Sistem
1) Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Master Pada Use  Case  Diagram Master  dengan  aktor Bagian  Gudang,  yang  berelasi  dengan use  case Entry Data Divisi, Entry Data Staff , Entry Data ATK dan Entry Data Supplier yang terlihat pada gambar 4 dibawah ini.
Gambar 4. Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram Transaksi Pada use case diagram Transaksi dengan aktor Bagian  Gudang, Staff, dan Supplier yang  berelasi dengan Entry  Form Permintaan  ATK,  Cetak  Bukti Pengambilan  ATK,  Cetak Purchase  Order ,    dan Entry Tanda Terima ATK yang terlihat pada gambar 5 dibawah ini.
Gambar 5. Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
Pada use  case  diagram laporan  dengan  aktor Bagian  Gudang  dan  Manager  Operasional  ini berelasi  dengan  Cetak  Laporan  Stok  ATK,  Cetak Laporan Permintaan ATK, Cetak Laporan Pengambilan ATK, Cetak Laporan Pemesanan ATK, Cetak  Laporan  Tanda  Terima  ATK,  dan  Cetak Laporan  Rekapitulasi  ATK  Yang  Sering  di  Pesan yang terlihat pada gambar 6 dibawah ini.
Gambar 6. Use Case Diagram Laporan
2) Class Diagram
Class  Diagram adalah  suatu  diagram  yang memperlihatkan atau menampilkan struktur darisebuah sistem,sistem tersebut akan menampilkan system kelas,atribut dan hubungan antara kelasketika  suatu  sistem  telah  selesai  membuat diagram.
Entity class diagram merepresentasikan konsep utama  dari  sistem  yang  akan  dikembangkan  dan dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 7. Class Diagram

## 3) Struktur Menu Tampilan
Struktur menu tampilan pada rancangan sistem Pengadaan ATK  ini dibagi menjadi 4 yaitu (Master, Transaksi, Laporan, dan Keluar) struktur menu yang sesuai dengan Use Case Diagram yang terlihat pada gambar 8 dibawah .

## Gambar 8.  Struktur Tampilan Menu
4) Rancangan Layar
a. Rancangan Layar Master Form Entry Data ATK
Pada  gambar  9,  Rancangan  Layar Entry Data ATK  disini  sesuai  dengan  menu  master  yang digunakan  untuk  meng entry data  ATK  yang  di  beli dari Supplier .
Gambar 9.  Rancangan Layar Master Form Entry Data ATK
b. Rancangan Layar Transaksi Form Entry Permintaan ATK Pada  gambar  10,  Rancangan  Layar Entry Permintaan  ATK  disini  sesuai  dengan  menu transaksi yang digunakan ketika staff  ingin meminta ATK kepada Bagian Gudang.
Gambar 10.  Rancangan Layar Transaksi Form Entry Permintaan ATK
c. Rancangan  Layar  Transaksi Form Cetak  Bukti Pengambilan ATK Pada  gambar  11,  Rancangan  Layar  Cetak Transaksi  Cetak  Pengambilan  ATK  disini  sesuai dengan  menu  transaksi  yang  digunakan  Bagian Gudang untuk mencetak Bukti Pengambilan ATK.
Gambar 11.  Rancangan Layar Transaksi Form Cetak Bukti Pengambilan ATK
d. Rancangan  Layar  Laporan Form Cetak  Laporan Stok ATK Pada  gambar  12,  Rancangan  Layar  Cetak Laporan  Stok  ATK  digunakan  untuk  mengetahui laporan stok ATK yang tersedia di Bagian Gudang.
Gambar 12.  Rancangan Layar Laporan Form Cetak Laporan Stok ATK
e. Rancangan  Layar  Laporan Form Cetak  Laporan Permintaan ATK Pada  gambar  13,  Rancangan  Layar  Cetak Laporan Permintaan ATK digunakan untuk merekap hasil  dari  semua  transaksi  permintaan  ATK  yang dilakukan di perusahaan.
Gambar 13.  Rancangan Layar Laporan Form Cetak Laporan Permintaan ATK
f. Rancangan  Layar  Laporan Form Cetak  Laporan Pengambilan ATK
Pada  gambar  14,  Rancangan  Layar  Cetak Laporan  Pengambilan  ATK  digunakan  untuk merekap  hasil  dari  semua  transaksi  pengambilan ATK yang dilakukan di perusahaan.
Gambar 14.  Rancangan Layar Laporan Form Cetak

## Pengambilan ATK
5) Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Data ATK
Pada  gambar  15, Sequence  Diagram  Entry Data  ATK  ini  master  yang  menggambarkan  proses Entry Data ATK
Gambar 15.  Sequence Diagram Entry Data ATK
b. Sequence Diagram Entry Permintaan ATK Pada  gambar  16, Sequence  Diagram  Entry Permintaan  ATK  ini menggambarkan proses transaksi Permintaan ATK pada perusahaan
Gambar 16.  Sequence Diagram Entry Permintaan ATK
c. Sequence Diagram Cetak Pengambilan ATK Pada  gambar  17, Sequence  Diagram Cetak Pengambilan  ATK  ini  menggambarkan  proses transaksi pengambilan ATK pada perusahaan
Gambar 17.  Sequence Diagram Cetak Pengambilan ATK
d. Sequence Diagram Cetak Laporan Permintaan ATK Pada  gambar  18, Sequence  Diagram Cetak
Laporan Permintaan ATK digunakan untuk menggambarkan proses laporan Permintaan ATK
Gambar 18.  Sequence Diagram Cetak Laporan Permintaan ATK
e. Sequence  Diagram  Cetak Laporan  Pengambilan
ATK Pada  gambar  19, Sequence  Diagram Cetak Laporan  Pengambilan  ATK  digunakan  untuk menggambarkan proses laporan Pengambilan ATK
Gambar 19.  Sequence Diagram Cetak Laporan Pengambillan ATK
6) Rancangan Keluaran
a. Rancangan  Keluaran  Cetak  Laporan  Permintaan
ATK
Pada gambar 20 berikut adalah hasil Rancangan Keluaran dari Laporan Permintaan ATK, yang  berisi  informasi Staff ,  dan  data  ATK  yang diminta.
Gambar 20.  Rancangan Keluaran Cetak Laporan Permintaan ATK
b. Rancangan Keluaran Laporan Pengambilan ATK
Pada  gambar  21  berikut  adalah  hasil  dari Rancangan  Keluaran  Laporan  Pengambilan  ATK
yang  berisi  informasi Staff dan  data  ATK  yang  di ambil.
Gambar 21.  Rancangan Keluaran Laporan Pengambilan ATK

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang didapat dari proses analisis dan perancangan sistem adalah:
a. Mempermudah dengan membuat sistem terkomputerisasi  agar  dapat  membantu  proses pencatatan dan perhitungan menjadi lebih mudah dan akurat.
b. Mempermudah dalam proses  pencarian data  jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Mempermudah  bagian gudang dalam pembuatan laporan-laporan agar tidak mengalami keterlambatan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Novitaningrum, Badzlina Daroyani, 2014. Akuntabilitas  dan  Transparasi  Pengadaan  Barang dan Jasa Pemerintah Melalui Elektronik Procurement,  Kebijakan  dan  Manajemen  Publik,
Vol.2, No.1, Januari 2014, ISSN 2303-341X.
[2] The  Liang,  Gie.  2014.  “Administrasi  Perkantoran Modern”. Yogyakarta: Super Sukses & Nurcahaya.
[3] Eka  Wida  Fridayanthie  dan  Tias  Mahdianti  (2016) “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Permintaan ATK  Berbasis  Intranet”, Jurnal  Khatulistiwa Informatika , Vol.IV, No.2 Desember 2016.
[4]   Maksum  Tanubrata  dan  Andya  Basanta  (2014) “Sistem  Informasi  Pencatatan  Material  Untuk Pengadaan  Barang  Masuk  dan  Keluar”, Jurnal Teknik Sipil Vol.10 No.1, April 2014 : 1-91.