## Pembangunan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi
di PT Tri Dharma Wisesa
Radix Rascalia, Rahma Dwi Handayani, Roberd Wilson, dan Setyaningsih
Politeknik Manufaktur Astra Email: radix.rascalia@polman.astra.ac.id, rdh_yanie@yahoo.co.id, roberd@tdw.co.id, ni2ng_ni2ng@yahoo.com

## ABSTRAK
Makalah  ini  merupakan  hasil  ekstraksi  dari  tugas akhir  mahasiswa  diploma  tiga  yang  bertema pembangunan sistem informasi permintaan pembelian investasi di sebuah perusahaan manufakturing [1] .  Investment  merupakan  kegiatan dimana tiap-tiap departemen mengajukan pembelian  investasi  perusahaan  yang  nilainya diatas 1 juta rupiah. Pada PT Tri Dharma  Wisesa, proses  ini  masih  dikerjakan  secara  manual, sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan data akibat  human  error,  dan  memungkinkan  kesalahan perhitungan dalam membuat laporan-laporan yang dihasilkan.  Selain  itu,  format  investment  yang diajukan  oleh  tiap  departemen  tidak  seragam sehingga menimbulkan kerancuan. Oleh karena itu, dibuatkanlah  sebuah  sistem  informasi  permintaan pembelian  investasi.  Sistem  informasi  permintaan pembelian  investasi  ini  dapat  digunakan  sebagai ‘alat bantu’ untuk mempermudah dalam melakukan pendataan  permintaan  investment  tiap  tahunnya, memudahkan  perhitungan  investment  agar  lebih cepat dan akurat, memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap tahunnya, serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi kerancuan dan mendapatkan data yang akurat,  yang  dibangun  dengan  menggunakan  tools Oracle Developer 6.0 dan database Oracle 10g.
Kata  Kunci  :  Sistem  informasi  permintaan pembelian, investment, investasi

## 1.    PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Perusahaan tempat penelitian ini dilakukan adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang  pembuatan  rem  kendaraan  bermotor. Perusahaan  ini  merupakan  salah  satu  industri otomotif  nasional  terbaik  yang  mampu  menguasai pasar otomotif tidak  hanya di Indonesia  saja, tetapi hingga  ke  mancanegara,  baik  itu  kawasan  Asia bahkan  kawasan  Eropa  dan  Timur  Tengah.  Untuk mencapai  titik  ini,  sebuah  perusahaan  harus mengatur  pembagian  tugas  perusahaan  sedemikian rupa  sehingga  perusahaan  tetap  eksis  dan  berjalan
dengan baik. Salah satu tugas penting yang menjadi tolak  ukur  berhasilnya  sebuah  perusahaaan  adalah pengelolaan  keuangan  yang  dilakukan  oleh  sebuah perusahaan  dalam  menunjang  proses  bisnis    agar tetap  berjalan  di  perusahaan  tersebut.  Tentu pengelolaan  keuangan  perusahaan  bukan  pekerjaan yang mudah, oleh karena itu bagian Finance selaku pelaku  pengelolaan  keuangan  di  perusahaan  ini harus sangat berhati-hati dalam mengatur keuangan perusahaan,  baik  untuk  investasi  maupun  untuk melakukan  pengeluaran,  apalagi  ditengah  krisis global yang kini melanda dunia.
Namun pada kenyataannya, sistem permintaan pembelian investasi pada perusahaan ini masih  dikerjakan  secara  manual  sehingga  dapat menyebabkan  kehilangan  data  akibat human  error, dan  memungkinkan  kesalahan  perhitungan  dalam membuat  laporan-laporan  yang  dihasilkan.  Selain itu,  format investment yang  diajukan  oleh  tiap departemen  tidak  seragam  sehingga  menimbulkan kerancuan.
Oleh  karena  itu  diperlukan  sebuah  alat bantu  berupa  aplikasi  yang  dapat  mempermudah kegiatan  bisnis  di  perusahaan  tempat  penelitian  ini dilakukan,  khususnya  dalam  proses  permintaan pembelian investasi.
1.2 Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat  Sistem  Informasi  Permintaan  Pembelian Investasi  di  PT  Tri  Dharma  Wisesa  dengan menerapkan konsep pemodelan terstruktur sehingga dapat  membantu  dalam  melakukan  pendataan permintaan investment tiap  tahunnya,  memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, memudahkan pembuatan laporan pemakaian budget tiap  tahunnya,  serta  menyeragamkan  format investment sehingga  mengurangi  kerancuan  dan mendapatkan data yang akurat.
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang  lingkup  penelitian  ini  meliputi proses  pengelolaan user ,  pengelolaan budget ,
pengelolaan  kurs  dan  pengelolaan investment serta pengelolaan realisasi PO ( purchase order ).
1.4 Tahapan Pengembangan Sistem Informasi
Tahapan yang dilakukan dalam melakukan pembuatan Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi  di  PT  Tri  Dharma  Wisesa sesuai  dengan System Development Life Cycle (SDLC) [2] yaitu :
1. Analysis meliputi user  requirement yaitu bertanya  langsung  kepada user tentang sistem  dan  mengumpulkan  data-data  yang diperlukan , membuat textual  analysis dan proses  bisnis  untuk  mengetahui  proses  apa saja yang akan dilakukan dan diperlukan .
2 .  Design, pada  tahap  ini  dilakukan  rancang sistem  berupa  DFD  dan  ERD  serta melakukan pembuatan PDM yang mendiskripsikan  tabel  dan  tipe  data  yang akan  digunakan.  Pada  tahap  ini  juga  akan dilakukan  rancangan  tampilan/ form serta rancangan  laporan/ report. Rancangan  ini akan membantu dalam pembuatan spesifikasi proses dan algoritma pembuatan aplikasi.
3.  Coding, merupakan realisasi dari perancangan dan analisis yang terdapat pada tahap sebelumnya ke bentuk yang dimengerti mesin.
4.  Testing, melakukan tes program yang sudah jadi untuk mencari segala kemungkinan kasalahan pada program tersebut dan segera diperbaiki.

## 2.  TINJAUAN PUSTAKA
2.1 DFD
Ide  dari  suatu  bagan  untuk  mewakili  arus data  dalam  suatu  sistem  bukanlah  hal  yang  baru. Pada tahun 1967, E. Yourdan dan L. L. Constantine memperkenalkan  suatu  algorima  program  dengan menggunakan  simbol  lingkaran  dan  panah  untuk mewakili arus data.
DFD
sering digunakan untuk menggambarkan  suatu  sistem  yang  telah  ada  atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa  mempertimbangkan  lingkungan  fisik  dimana data  tersebut  mengalir[3].  Berikut  ini  notasi  yang digunakan untuk menggambarkan DFD [4]:
Proses    Entity luar       Data Store Alur Data
2.2 ERD
Entity  relationalship  diagram (ERD) adalah  model  data  yang  menggunakan  beberapa notasi  untuk  menggambarkan  data  dalam  konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut [ 5 ].

## 2.3 PDM
Physical data  model  (PDM)  menjelaskan atau  menjabarkan  bagaimana  data  disimpan  di komputer  dengan  menyajikan  informasi  seperti record  formats,  record  orderings ,  dan access path. [6]

## 3. ARSITEKTUR APLIKASI
Aplikasi  ini  dibuat  dengan  menggunakan bahasa pemrograman Oracle , dengan menggunakan tools Oracle  Developer 6.0  dan database Oracle
10g.  Aplikasi  ini  dapat  dijalankan  dengan menggunakan arsitektur client-server . Server menggunakan  sistem operasi Windows Server 2000 yang  didalamnya  terdapat database  server  Oracle 10g. Untuk  c lient minimal  menggunakan  sistem operasi Microsoft Windows 1998 agar aplikasi dapat berjalan  dengan  baik.  Disisi client terdapat Oracle Form  Runtime  6.0 dan Oracle  Report  Runtime  6.0 agar  dapat  menjalankan  aplikasi  permintaan investasi  di  pembelian  PT  Tri  Dharma  Wisesa . Berikut ini gambar dari arsitektur client-server
Client Application Oracle Runtime 6.0 Client Application Oracle Runtime 6.0 Client Application Oracle Runtime 6.0 Client Application Oracle Runtime 6.0 Database Server Oracle 10g File Executable (.fmx & .rep) R eq ue st R es po ns R e q u e s t R e s p o n s R e q u e s t R e s p o n s R eq ue st R es po ns
Gambar 1: Arsitektur Client-server

## 4. SISTEM PERMINTAAN PEMBELIAN INVESTASI PERUSAHAAN
Sistem  Informasi  Permintaan  Pembelian Investasi  di  PT  Tri  Dharma  Wisesa  adalah  sistem yang dibuat untuk mempermudah pengontrolan dan pengelolaan dana/ budget yang telah tersedia di tiap departemen  dalam  pembelian  investasi  perusahaan. Sistem ini juga dapat melakukan proses perhitungan pemakaian budget berdasarkan investment yang diajukan dan berdasarkan PO (purchase order) yang telah dibayar sehingga didapat data yang akurat dan tepat.  Adapun  proses  permintaan  pembelian investasi perusahaan seperti terlihat pada gambar 2.
Departement Head
Division Director Supplier $ $ $ Purchasing Kasir 5. Pengajuan Pembelian Investasi 1. Rancangan Budget 2. Rancangan Budget 3. Rancangan Budget Approved 4. Rancangan Budget Approved 6. Proposal Form 7. Proposal Form Approved by Division 8. Proposal Form Approved by Division dan Director 10. Permintaan Pembelian 9. Investment Approved 11. Purchase Order 12. Barang 13. Laporan Penerimaan Barang 14. PO Closed 15. Purchase Order dan LPB 16. Bukti Pembayaran 17. Investment Closed Finance
Gambar 2: Deskripsi Umum Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT Tri Dharma Wisesa
Keterangan Gambar :
1. Pengajuan  rancangan budget yang  diajukan oleh  Departemen  Head kepada  bagian Finance.
2. Finance  akan  memberikan  rancangan budget tersebut kepada Director untuk mendapatkan persetujuan.
3. Rancangan budget yang  telah  disetujui  oleh pihak Director akan  dikembalikan  kepada pihak Finance untuk diarsipkan.
4. Departement Head akan menerima rancangan budget yang telah disetujui.
5. Dokumen  pengajuan  pembelian  investasi  ini diberikan  oleh  Departement  Head kepada Finance  bila  ingin  melakukan  permintaan pembelian investasi.
6. Proposal  Form inilah  yang  nantinya  akan diberikan  persetujuan  dari  pihak Division (tahap approved I)  dan Director (tahap approved II).
7. Setelah  pihak Division menyetujui proposal form tersebut,  maka  proses  persetujuan permintaan pembelian investasi akan berlanjut ke persetujuan tahap II.
8. Proposal  Form  Approved  by  Division  and Director diserahkan kepada finance.
9. Proposal  Form  Approved  by  Division  and Director akan dijadikan Investment Approved untuk diserahkan kepada Purchasing.
10. Departement Head selanjutnya akan membuat  dokumen  Permintaan  Pembelian dan diserahkan kepada pihak Purchasing.
11. Purchase Order , adalah pemesanan pembelian barang yang dibuatkan oleh pihak
Purchasing untuk  selanjutnya  diserahkan kepada Supplier. 12. Pihak Supplier selanjutnya akan mengirimkan  barang  yang  diminta  oleh Purchasing ke user (Departemen Head) .
13. Departemen  Head setelah  menerima  barang akan  membuat  LPB  (Laporan  Penerimaan Barang)  sebagai  tanda  bukti  bahwa  barang telah  diterima  dari  pihak supplier dan diserahkan kepada purchasing dan supplier .
14. PO  Closed ,  pihak  purchasing  akan  menutup status  PO  yang  awalnya open menjadi closed.
15. Purchase Order dan LPB yang diterima oleh Supplier  selanjutnya  akan  diberikan  kepada Kasir untuk proses pembayaran.
16. Selanjutnya  pihak  Kasir  akan  membuatkan bukti  pembayaran  untuk  diserahkan  kepada Finance.
17. Setelah  menerima  bukti  pembayaran  dari Kasir,  pihak  Finance  akan  mengubah  status Investment menjadi Investment  Closed yang menandakan  bahwa  permintaan  pembelian investasi tersebut telah selesai dilakukan.
Pengajuan  pembelian  investasi  tiap-tiap departemen  menggunakan  salah  satu form dari sistem  permintaan  pembelian  investasi  yang bernama proposal  form ,  adapun  tampilan proposal form seperti terlihat pada gambar 3.
Gambar 3: Propsal Form dari Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi

## 3.   PERANCANGAN SISTEM
Desain Document  Flow  Diagram (DFD) sistem  informasi  permintaan  pembelian  investasi yang  dapat  dilihat  pada  gambar  4.  Dimana  sistem informasi  permintaan  pembelian  investasi  akan menerima input data dari departemen head, IT, dan finance.  Kemudian  sistem  akan  mengolah  data tersebut  menjadi  informasi  yang  kemudian  akan diberikan kepada departemen  head, IT dan finance. Output  yang  dihasilkan  dari  proses  ini  adalah rancangan  sistem,  proposal form , budget ,  laporan user ,  laporan  kurs,  laporan budget dan  laporan
investment .  Untuk  lebih  detail  lagi  DFD  level  1 dapat dilihat pada gambar 5.
Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi di PT. Tri Dharma WIsesa Departement Head Finance Rancangan budget Laporan budget tiap departemen Pengajuan Pembelian Investasi Budget Proposal form Investment approved Rancangan budget No budget Investment closed Laporan IA/EA Laporan penggunaan budget Laporan IA/EA berstatus cancel Laporan non budget Sistem Informasi Kepegawaian Karyawan Departemen Sistem Informasi Pembelian Departemen Karyawan Pembelian Sistem Informasi Pembayaran Pembayaran Pembayaran Pembayaran PO Karyawan Departemen PO Laporan Budget Approve Periode Laporan Periode Laporan Kurs IT User Laporan IA/EA Payment Projection Periode Laporan Laporan User Laporan Kurs Laporan budget per Dept
Gambar 4: DFD level 0 Sistem Permintaan Pembelian Investasi 2. Mengelola Budget 4. Transaksi investment 3. Mengelola Kurs 5. * Realisasi PO Budget Kurs Pembelian Pembayaran Realisasi PO Departemen Karyawan Investment Rancangan Budget PO PO Kurs Karyawan Departemen Pembayaran Rancangan Budget No Budget Laporan Budget Laporan Non Budget Rancangan Budget 1. Mengelola User Karyawan Departemen Login User User Pengajuan Pembelian Investasi Budget Kurs Proposal Form Investment Approved Investment Closed Laporan IA/EA Laporan IA Berstatus Cancel Investment User No Investment No Investment, PO Pembayaran Budget Laporan Budget per departemen Periode Laporan Periode Laporan Periode Laporan User Periode laporan Laporan IA/EA Payment Projection Laporan User Laporan Kurs Periode Laporan Laporan Budget per Dept Account Tipe Akun Kurs Kurs Budget User
Gambar 5: DFD level 1 Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi
Adapun  desain  dari Entity  Relational  Diagram (ERD) dan Physical Data Model (PDM) dari Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi ini dapat dilihat pada gambar 6 dan 7.
Departement Memiliki Karyawan Investment Budget Kurs Pembelian Pembayaran Memiliki Dipakai Membuat Memakai Memiliki Membayar Login User Menggunakan Account Menggunakan Realisasi Memiliki
Gambar 6: ERD Sistem Informasi Permintaan Pembelian Investasi.
T_Kurs PK Periode            Varchar2(5) PK Kurs                 Varchar2(6) Amount_Kurs    Number T_Budget PK No_Budget  Varchar2(10) Kd_dep        Varchar2(6) Deskripsi       Varchar2(300) Amount         Number Status           Number Tgl_Status    Date T_Mas_Karyawan
PK NPK          Varchar2(8) Kd_Dep    Varchar2(6) Nama        Varchar2(100) Kode_Gol  Varchar2(10) Kode_PT   Varchar2(3) T_Departement PK Kd_Dep      Varchar2(6) Desc_Dep   Varchar2(20) T_Kasir2 PK Tkasir2_NBR           Varchar2(20) Tkasir2_DPP            Number Tkassir2_Curr           Varchar2(3) Tkasir2_Transfer1    Date T_Po_Mstr PK PO_NBR              Varchar2(8) PO_Ord_date      Date PO_Curr              Varchar2(3) PO_Stat               Varchar2(2) T_Po_det PK PO_NBR            Varchar2(8) PK PO_LINE            Number Tkasir2_NBR     Varchar2(20) PO_Due_Date    Date PO_Pur_Cost     Number
PO_Qty_Ord      Number T_Investment_det
PK No_Investment  Varchar2(20)
PK No_sequence     Varchar2(4) Kurs                   Varchar2(6) Periode              Varchar2(5) Deskripsi             Varchar2(50) Harga_Satuan     Number QTY                     Number Total_Det             Number UM                       Varchar2(50) T_Investment_HD PK No_Investment    Varchar2(20) No_Budget           Varchar2(10) NPK                       Varchar2(8)
KD_Dep                Varchar2(6) Investment_Type   Varchar2(5) Investment_Date    Date Attachment             Varchar2(200) Title                        Varchar2(200) Deskripsi                Varchar2(10) Objective                Varchar2(200) Purpose                  Varchar2(200) Reason                   Varchar2(550) Delivery_Date         Date Explanation             Varchar2(100) Status                      Varchar2(1) Tgl_Status               Date APPV_1                   Varchar2(35) APPV_2                   Varchar2(35) APPV_3                   Varchar2(35) APPV_4                   Varchar2(35) Status_PO               Varchar2(1) No_Ref                    Varchar2(500) T_Realisasi PK No_Investment  Varchar2(20) PK PO_NBR             Varchar2(10) T_Login PK NPK                     Varchar2(8) Kode_Akun        Number
UsrPwd               Varchar2(30) Nm_Comp           Varchar2(20) Periode                Varchar2(4) Aktif                     Varchar2(1)
Created_Date      Date Last_Login           Date T_Account PK Kode_Akun     Number Keterangan      varchar2(30) FK FK FK FK FK FK FK FK

## Gambar 7: PDM Sistem Informasi Permintaan Pembelian investasi

## 4.   KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  di  dapat  dari  pembuatan aplikasi  Sistem  Informasi  Permintaan  Pembelian Investasi  meliputi  :  (1)  Sistem  ini  dapat  membantu bagian  Finance  dalam  memudahkan  pembuatan laporan  pemakaian budget tiap  tahunnya,  serta menyeragamkan format investment sehingga mengurangi  kerancuan  dan  mendapatkan  data  yang akurat,  (2)  Sistem  ini  dapat  membantu  bagian Finance  dalam  melakukan  pendataan  permintaan investment tiap tahunnya dan memudahkan perhitungan investment agar lebih cepat dan akurat, dengan  cara:  a)  melakukan  pengotomatisasi penomoran investment sesuai dengan tipe investment nya,  dalam  hal  ini  IA  atau  EA,  b) melakukan  pengotomatisasi  perhitungan investment sesuai jumlah permintaan pembelian investasi  yang diajukan, budget yang  digunakan,  dan  mata  uang yang digunakan dalam pembelian investasi tersebut.

## REFERENSI
[1] Rahma  D.H.,  Roberd  Wilson,  Setyaningsih, “Pembangunan  Sistem  Informasi  Permintaan Pembelian  Investasi  di  PT.  Tri  Dharma Wisesa”, Politeknik Manufaktur Astra, 2009.
[2] Yuhilda.STMIK ‘AMIKOM’ Yogyakarta.
dosen.amikom.ac.id/.../PROSES-
PROSES%20PERANGKAT20LUNAK.ppt %
[3] Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988.
[4] http://www.yourdon.com/strucanalysis/wiki/ index.php?title=Chapter_9.
[5] Whitten, Jeffery L. Lonnie D. Bentley & Kevin C.  Dittman.2004.Metode  Desain  dan  Analisis Sistem.Penerbit Andi.Yogyakarta.hal 281.
[6] adiprtm.dikti.net/data_integration/Data%20Int egration%20sess1.ppt