## Perancangan Proses Bisnis
Financial Management (Fm) Berbasis Diagram Business Process Model And Notation (BPMN) Di Pt. Retgoo Sentris Informa

## M. Agus Priyono
Jurusan Teknik Informatika, FTI Universitas Widyagama, Malang Jl. Borobudur No 35 Kota Malang – Jawa Timur e-mail: shaolinagus@gmail.com

## Abstract
PT.  RetGoo  Sentris  Informa  was  established  in  Malang  in  May  2014.  Financial  Management (FM) at PT. RetGoo Sentris Informa is currently not using a well-structured special application. It is there fore  necessary  to  design  a  new  Financial  Management  (FM)  business  process  process  with  the  aim  of improving  employee  performance  in  the  Financial  Department  (FD)    division  in  terms  of  time  and efficiency.
Stages of design used include designing business process diagrams, variables, and interface design. This design has the benefit of being a reference to make Financial Management (FM) application so that more structured.  In  Designing    Business  process  FM  based  BPMN  diagram  in  PT.RetGoo  Sentris  This information is need d is BPMN diagram to design the business process.
Keywords : Financial Management, BPMN

## Abstrak
PT.  RetGoo  Sentris  Informa  di  dirikan  di  Malang  pada  bulan  Mei  2014.  Sistem  Financial Management  (FM)  di  PT.  RetGoo  Sentris  Informa  saat  ini  masih  belum  menggunakan  aplikasi  khusus yang  terstruktur  dengan  baik.  Sehingga  perlu  dilakukan  perancangan  proses  bisnis  sistem  Financial Management  (FM)  yang  baru  dengan  tujuan  untuk  meningkatkan  kinerja  pegawai  pada  divisi  Financial Department (FD) dalam hal waktu dan efisiensi.
Tahapan perancangan yang digunakan meliputi perancangan diagram proses bisnis, variable, dan desain antar muka.  Perancangan ini mempunyai manfaat yaitu sebagai acuan untuk membuat aplikasi Financial Management  (FM)  sehingga  lebih  terstruktur.  Dalam  Merancang  proses  Bisnis  FM  berbasis  diagram BPMN di PT.RetGoo Sentris Informa ini yang dibutuhkan adalah diagram BPMN untuk merancang proses bisnis tersebut.
Kata kunci : Financial Management, BPMN

## I. PENDAHULUAN
PT. RetGoo Sentris Informa
Malang  adalah  perusahaan  yang  bergerak dalam bidang IT Solution yaitu memberikan layanan  solusi  proses  bisnis  melalui tools Business  Process  Management  System (BPMS) berbasis diagram Business Process  Model  and  Notation (BPMN). Dalam  keorganisasian  PT.RetGoo  Sentris Informa memiliki bagian-bagian yang
mempunyai
fungsi masing-masing.
Terdapat  bagian  atau  divisi Financial Department (FD) yang  memiliki  kegiatan permintaan  kasbon  karyawan.  Dalam  hal ini,  tentunya  sudah  terdapat  banyak  data penting  yang  harus  disimpan  dengan  baik dan terjaga integritasnya.
PT. RetGoo Sentris
Informa didirikan  di  Malang  pada  bulan  Mei  2014. Sistem Financial  Management (FM) di  PT.
RetGoo  Sentris  Informa  saat  ini  masih belum  menggunakan  aplikasi  khusus  yang terstruktur  dengan  baik,  sehingga  perlu dilakukan perancangan proses bisnis sistem Financial  Management (FM) yang baru  dengan  tujuan  untuk  meningkatkan kinerja pegawai pada Financial Department (FD) dalam  hal  waktu  dan  efisiensi.Salah satu solusi untuk memecahkan masalah ini adalah  dengan  membuat  perancangan proses bisnis sistem Financial Management (FM) berbasis  diagram Business  Process Model  and  Notation (BPMN)  yang  lebih terstruktur  yang  nantinya  dapat  digunakan sebagai  acuan  untuk  pegawai  pada  divisi Business Process Engineer dan
Programmer  untuk  membangun  aplikasi sistem Financial  Management (FM) di  PT. RetGoo Sentris Informa Malang.Dari permasalahan yang telah dijabarkan
sebelumnya,  menghasilkan  sebuah  ide atau gagasan untuk membuat perancangan proses bisnis sistem Financial Management (FM) berbasis  diagram Business  Process Model and Notation (BPMN) di PT. RetGoo Sentris Informa Malang.

## II. LANDASAN TEORI
2.1  Perancangan Perancangan  atau  desain  diartikan sebagai proses aplikasi berbagai teknik dan prinsip  bagi  tujuan  pendefinisian  suatu perangkat, suatu proses atau sistem dalam detail  yang  memadai  untuk  memungkinkan realisasi fisiknya(Nataniel & Hatta, 2009).

## 2.2  Pemodelan Proses Bisnis
Business Process Modelling (BPM) atau  Pemodelan  Proses  Bisnis  (PPB) merupakan  diagram  yang  umum  mewakili urutan  kegiatan  secara  implisit  berfokus pada sebuah proses, tindakan dan kegiatan ( job ).  Sumber  Daya  ( Resource )  yang digambarkan  dalam  PPB  menunjukkan bagaimana mereka akan diproses. Pemodelan  Proses  Bisnis  adalah  lintas fungsional,
biasanya penggabungan
pekerjaan  dan  dokumentasi  lebih  dari  satu departemen dalam sebuah institusi, organisasi  atau  perusahaan.  Dalam  situasi lebih  rumit,  Pemodelan Proses juga dimasukan  pada  aktivitas  proses  eksternal pada organisasi dan sistem yang dimasukkan  ke  dalam  sebuah  proses primer  /  utama.  Dalam  organisasi  besar Pemodelan Proses Bisnis cenderung dianalisis  dan  direpresentasikan  secara lebih  rinci  dari  pada  di  organisasi  kecil, karena  skala  dan  kompleksitasnya  lebih besar.
Manfaat  Pemodelan  Proses  Bisnis adalah  untuk  memudahkan  pemahaman alur  proses  secara  terintegrasi,  tujuan pemodelan  proses  bisnis  adalah  untuk mendefiniskan langkah langkah yang harus diambil  untuk  mencapai  suatu  tujuan Diagram  Model  Proses  Bisnis  adalah  alat untuk  mencapai  sebuah  tujuan,  dan  bukan hasil kinerja dari suatu proses.(Ramadhani, 2015).
2.3 Financial Management
Financial management adalah penggabungan  dari  ilmu  dan  seni  yang membahas,  mengkaji  dan  menganalisis tentang bagaimana seorang manajer keuangan dengan mempergunakan seluruh sumberdaya  perusahaan  untuk  mencari
dana,  mengelola  dana  dan  membagi  dana dengan  tujuan  memberikan profit atau kemakmuran  bagi  para  pemegang  saham dan suistainability (keberlanjutan)  usaha bagi perusahaan. (Irham Fahmi, 2013).
2.4  BPMN Business Process Modeling Notation (BPMN)  menggambarkan  suatu bisnis proses diagram yang mana didasarkan  kepada  teknik  diagram  alur, dirangkai  untuk  membuat  model-model grafis  dari  operasi-operasi  bisnis  dimana terdapat  aktivitasaktivitas  dan  kontrol- kontrol  alur  yang  mendefinisikan  urutan kerja. BPMN dikembangkan oleh konsorsium  industry  (BPMN.org)  yaitu konstituen  yang  mewakili  berbagai  vendor alat  BPM  tetapi  bukan  sebagai  pembuka akhir,  mengemukakan  bahwa  “ The Business  Process  Modeling  Notation  is Emerging  as  a  standard  language  for capturing  bsiness  processes,  e-specially  at the  level  of  domain  analysis  and  high  level systems desaign” . (Ramadhani, 2015) Dalam  BPMN  terdapat  beberapa notasi  diantaranya  task  dan  sub  proses yang  merupakan  unit  aktivitas  dalam  aliran proses.Task  digunakan  jika  pekerjaan didalam  proses  tidak  dapat  diturunkan ketingkat  yang  lebih  detail.  Macam – macam task :

None
Merupakan task yang  umum  digunakan atau tidak tergambarkan.
Gambar 1. None Task  Service
Merupakan task yang  digunakan  untuk mengurutkan  beberapa service ,  yang  bisa dijadikan web service atau aplikasi otomatis tanpa ada campur tangan pengguna.

## Gambar 2. Service Task


## Send
Merupakan task yang  di  desain  untuk mengirim    pesan  kepada participant  t eks ternal.Pada  saat  pesan  telah  dikirim, task dikatakan komplit.
Gambar 3. Send Task

##  Receive
Task yang didesain untuk menunggu pesan yang  datang  dari participant  eksternal . Pada  saat  pesan  sudah  diterima, task dikatakan komplit.
Gambar 4. Receive Task
 User Adalah aliran
kerja dimana user melaksanakan tugas dengan bantuan aplikasi software dan dijadwalkan semacam daftar tugas.

## Gambar 1. User Task


## Manual
Adalah  pekerjaan  yang  dilakukan  tanpa bantuan  dari  eksekusi  proses  bisnis  atau aplikasi.
Contohnya teknisi telepon memasang telepon di lokasi pelanggan.
Gambar 2. Manual Task
 Script
Task yang  dieksekusi  oleh  mesin  proses bisnis.  Pemodel  mendefinisi  kan script dengan sebuah bahasa yang dapat dieksekusi oleh mesin. Jika task siap untuk di eksekusi, mesin bisnis akan mengeksekusi script yang telah dibuat. Jika script telah  berhasil  dieksekusi,  maka task akan dikatakan komplit.
Gambar 3. Script Task
Sub  Proses  merupakan  sebuah pekerjaan  yang  dapat  dipecah  kedalam proses  yang  lebih  detail.  Sub  proses dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu:

##  Collapsed Sub Process
Sub proses ini digambarkan seperti sebuah task,  namun  terdapat  tanda  +  dibagian bawah tengah.

## Sub process
Gambar 8.Collapsed Sub Process


## Expanded Sub Process
Sub  proses  ini  menampilkan  detail  dari proses yang terdapat didalamnya.
Sub Process
A B

## Gambar 9. Expanded Sub Process

## III. PERANCANGAN / DESAIN SISTEM
Dalam  Diagram  Blok  di  bawah  ini menjelaskan  bagian Financial  Department (FD)  memiliki  2  proses  bisnis  yaitu  proses bisnis  kasbon  karyawan  dan  proses  bisnis permintaan  klaim  karyawan  dari  proses bisnis  tersebut  akan  dibangun  aplikasi Financial Management (FM).

## Gambar 10. Diagram Blok FM

## a.  Perancangan  Permintaan  Kasbon Karyawan
Permintaan  kasbon  adalah  proses bisnis  untuk  permintaan  kasbon  karyawan. Terdapat  dua  partisipan  yang  terlibat didalam  proses  bisnis  ini,  yaitu  Bagian Financial  Department (FD)  dan  Pemohon (karyawan  di  perusahaan).  Berikut  adalah alur proses kasbon:
 Pemohon  mengisi  form  permintaan kasbon.
 Sistem menampilkan notifikasi permintaan kasbon kepada Bagian FD.
 Bagian  FD  menganalisis  permintaan kasbon.
 Jika  permintaan  kasbon  tidak  disetujui, maka sistem menampilkan form permintaan  kasbon  kepada  pemohon untuk  dapat  diisi  kembali  maupun membatalkan proses.
 Jika permintaan kasbon disetujui, maka sistem  menyimpan  data  permintaan kasbon kedalam database.
 Sistem menampilkan notifikasi permintaan  kasbon  diterima  kepada pemohon.
Diagram
P e rm in ta a n K a s b o n P e m o h o n D iv is i K e u a n g a n Mengisi form permintaan kasbon (A) Menganalisis permintaan kasbon (B) Setuju Tidak Menampilkan notifikasi permintaan diterima (C) Menyimpan data kasbon Ya

## Gambar 11. Diagram Proses Bisnis Permintaan Kasbon Karyawan
Variabel Tabel 12. Variabel Permintaan Kasbon Karyawan

## Desain Antarmuka
1) Form Permintaan Kasbon Form  permintaan  kasbon digunakan untuk mengisi permintaan  kasbon  oleh  pemohon kepada Bagian Financial Department (FD).
Gambar 13. Form Permintaan Kasbon
Keterangan : 1.  No Kasbon  : Nomor urut permintaan  kasbon  dihasilkan secara otomatis oleh sistem. 2.  Tanggal :  Tanggal permintaan kasbon 3.  Departemen : Departemen asal pemohon kasbon 4.  NIK : Nomor induk karyawan  ditampilkan  sesuai
dengan departemen yang dipilih 5.  Jumlah : Jumlah uang yang akan dikasbon 6.  Keterangan : Keterangan mengenai permintaan kasbon 7.  Persetujuan : Persetujuan permintaan kasbon 8.  Jumlah Disetujui : Jumlah uang kasbon yang disetujui 9.  Keterangan : Keterangan mengenai persetujuan permintaan kasbon 10.  Kirim : Tombol untuk  mengirimkan  notifikasi kepada Bagian Keuangan 11.  Batal : Tombol untuk membatalkan proses permintaan kasbon 2) Form Notifikasi Permintaan Kasbon Form  notifikasi  permintaan kasbon digunakan untuk menampilkan  permintaan  kasbon dari pemohon kepada Bagian Financial  Department (FD).  Pada form ini Bagian Financial Department (FD) melakukan persetujuan permintaan kasbon disertai keterangan persetujuannya.
Gambar 14. Form Notifikasi Permintaan Kasbon Keterangan : 1.  No Kasbon  : Nomor urut permintaan kasbon 2.  Tanggal :  Tanggal permintaan kasbon 3.  Departemen : Departemen asal pemohon kasbon 4.  NIK : Nomor induk karyawan 5.  Jumlah : Jumlah uang yang akan dikasbon
6.  Keterangan : Keterangan mengenai permintaan kasbon 7.  Persetujuan : Persetujuan permintaan kasbon 8.  Jumlah Disetujui : Jumlah uang kasbon yang disetujui 9.  Keterangan : Keterangan mengenai persetujuan permintaan kasbon 10.  OK : Tombol untuk  melanjutkan  ke  proses selanjutnya 3) Form Notifikasi Permintaan

## Kasbon diterima
Form  notifikasi  permintaan kasbon  diterima  digunakan  ketika permintaan  kasbon  disetujui  oleh Bagian Financial Department (FD).
Gambar 15. Form Notifikasi Permintaan Kasbon Diterima Keterangan : 1.  No Kasbon  : Nomor urut permintaan kasbon 2.  Tanggal :  Tanggal permintaan kasbon 3.  Departemen : Departemen asal pemohon kasbon 4.  NIK : Nomor induk karyawan 5.  Jumlah : Jumlah uang yang akan dikasbon 6.  Keterangan : Keterangan mengenai permintaan kasbon 7.  Persetujuan : Persetujuan permintaan kasbon 8.  Jumlah Disetujui : Jumlah uang kasbon yang disetujui 9.  Keterangan : Keterangan mengenai persetujuan permintaan kasbon 10.  OK : Tombol untuk menutup notifikasi
permintaan kasbon diterima
b.  Perancangan Permintaan Klaim Permintaan klaim merupakan proses bisnis untuk mencatat data
permintaan  klaim  karyawan.  Terdapat  dua partisipan  yang  terlibat  didalam  proses bisnis ini, yaitu Bagian
Financial Department (FD)  dan  pemohon  (karyawan di  perusahaan).  Berikut  adalah  alur  proses permintaan klaim:
 Pemohon  mengisi  form  pengajuan permintaan klaim.
 Sistem menampilkan notifikasi permintaan klaim kepada Bagian Financial Department (FD).
 Sistem  menyimpan  data  permintaan klaim kedalam database.
 Sistem  menampilkan  notifikasi  proses permintaan klaim selesai dilakukan.
Diagram
P e rm in ta a n K la im P e m o h o n D iv is i K e u a n g a n Mengisi form permintaan klaim (A) Menampilkan notifikasi permintaan klaim (B) Menampilkan notifikasi proses permintaan klaim selesai (C) Menyimpan data permintaan klaim

## Gambar 16. Diagram Proses Bisnis Permintaan Klaim Karyawan

## Variable
Tabel 1. Variabel Permintaan Klaim

## Karyawan

## Desain Antarmuka
1) Form Permintaan klaim Form permintaan klaim digunakan untuk mengisi permintaan  klaim  oleh  pemohon kepada Bagian Financial Department (FD).
Gambar 17. Form Permintaan Klaim Keterangan : 1.  No Klaim : No urut permintaan Klaim dihasilka  secara  otomatis  oleh sistem 2.  Tanggal Klaim : Tanggal Permintaan Klaim 3.  Departemen : Departemen dari pemohon klaim 4.  NIK : NIK ditampilkan sesuai dengan departemen yang dipilih 5.  Jumlah Uang : Jumlah uang yang diklaim 6.  Untuk Pembayaran  : Keterangan  digunakan  untuk pembayaran apa 7.  Kirim : Tombol untuk mengirimkan notifikasi klaim ke Bagian Keuangan 8.  Batal : Tombol  untuk  membatalkan proses klaim 2) Form Notifikasi Permintaan klaim
Form  notifikasi  permintaan klaim digunakan untuk menampilkan permintaan klaim dari pemohon  kepada  Bagian Financial Department (FD).  Pada  form  ini Bagian Financial  Department (FD) melakukan  persetujuan  permintaan klaim  disertai  dengan  keterangan persetujuannya.
Gambar 18. Form Notifikasi Permintaan Klaim Keterangan : 1.  No Klaim :  No  urut permintaan Klaim dihasilka secara otomatis oleh sistem 2.  Tanggal Klaim :  Tanggal Permintaan Klaim 3.  Departemen : Departemen dari pemohon klaim 4.  NIK : NIK yang ditampilkan sesuai dengan departemen yang dipilih 5.  Jumlah Uang : Jumlah uang yang diklaim 6.  Untuk Pembayaran: Keterangan  digunakan  untuk pembayaran apa 7.  OK : Tombol untuk  melanjutkan  ke  proses selanjutnya 3) Form Notifikasi Proses Permintaan Klaim Selesai Form notifikasi proses permintaan klaim selesai ditampilkan ketika proses permintaan klaim selesai dilakukan. Gambar 19. Form Notifikasi Proses Permintaan Klaim Selesai
Kesimpulan : Agar menarik, Sampaikan kebaruan dari penelitian anda thd penelitian sebelumnya

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil
analisis
permasalahan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.  Perancangan  proses  bisnis  FM yang  berjalan  di  PT.  RetGoo Sentris  Informa  Malang  saat  ini digunakan  sebagai  acuan  untuk pegawai pada divisi Business Process Engineer dan  Programmer untuk  membangun  aplikasi  sistem Financial  Management (FM)  di  PT. RetGoo Sentris Informa Malang.

## V. SARAN
Saran yang
dapat penulis sampaikan, perancangan ini hanya terdapat proses bisnis kasbon dan permintaan klaim karyawan. Penulis berharap semoga kedepannya perencanaan proses bisnis FM ini dapat dikembangkan lebih luas lagi yaitu dengan merencanakan diagram yang meliputi  semua  kegiatan  yang  ada  pada bagian
Financial
Department
(FD)
contohnya proses bisnis nirlaba, pendanaan dan lain-lain.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih kepada.  PT.  RetGoo  Sentris  Informa Malang  yang  telah  memberi  kesempatan untuk  merancang  proses  bisnis Financial Management (FM) berbasis BPMN.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Nataniel,  H.,  &  Hatta,  H.  R.  (2009,
Feb).  Perancangan  Sistem    Informasi Terpadu.
Jurnal
Informatika Mulawarman, 4, 48.
[2]  Ramadhani,  M  .  A.  (2015,  NOV). Pemodelan Proses Bisnis Sistem Akademik  Menggunakan  Pendektan Business  Process  Modelling  Notation (BPMN) (Studi Kasus Institut Perguruan TinggiI XYZ). Jurnal Informasi,VII, 84.
[3]  Fahmi, Irham, 2013. Pengantar Manajemen
Keuangan,
Alfabeta,
Bandung.