## SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI PEGAWAI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PROPINSI SUMATERA BARAT
Keukeu Rohendi 1)
1 Sistem Informasi, STMIK Indonesia Padang Email: ruxcendy@gmail.com

## Abstrak
Dinas  Perhubungan  Komunikasi  dan  Informatika  Propinsi  Sumatera  Barat  adalah  suatu  lembaga pemerintah yang bertugas untuk membantu gubernur dalam menyelenggarakan pemerintah propinsi dalam urusan perhubungan komunikasi dan informatika dan terwujudnya pelayanan jasa transportasi, transformasi komunikasi dan informatika yang handal dan terpadu. Pada saat sekarang Dinas Pehubungan Komunikasi dan  Informatika  Propinsi  Sumatera  Barat  lembaga  pemerintah  yang  selalu  mengikuti  perkembangan teknologi  informasi  yang  sedang  berkembang.  Pengolahan  data  pengajuan  cuti  pegawai  di  Dinas Perhubungan  Kominfo  Prop.  Sumbar  belum  menggunakan  program  aplikasi,  sistem  pengolahan  data  cuti pegawai  masih  dilakukan  secara  manual  sehingga  memerlukan  banyak  waktu  dalam  pengerjaannya  dan juga  tidak  dapat  melakukan  pengolahan  data  dengan  proses  pencarian,  menambah  data,  menghapus  data secara  otomatis  sehingga  mengakibatkan  pembuatan  laporan  kurang  efisien.Untuk  itu  mengatasi  masalah tersebut,  maka  dirancang  sistem  informasi  pengajuan  cuti  pegawai  di  Dinas  Perhubungan  Kominfo  Prop. Sumbar menggunakan database My SQL yang terintegrasi. Menggunakan database dapat mengurangi ruang penyimpanan dan mengurangi terjadinya kehilangan  data, sehingga mempercepat proses pembuatan laporan seperti laporan data pegawai, laporan data jabatan dan laporan pengajuan cuti pegawai.

## Kata Kunci : Pengajuan Cuti Pegawai, Sistem Informasi, Dinas Perhubungan Kominfo Sumatera Barat

## Abstract
Department  of  Communication  and  Information  Technology  of  West  Sumatra  Province  is  a government agency that is tasked to assist the governor in organizing the provincial government in matters of  communication  and  informatics  transportation  and  realization  of  transportation  services,  the transformation  of  communication and  information  that  is  reliable  and  integrated.  At  the  present  time  the Transportation  Department  of  Communication  and  Information  Technology  of  West  Sumatra  Provincial government agency which always keep abreast of emerging information technologies. Leave application data processing  clerk  in  the  Department  of  Transportation  Kominfo  Prop.  Sumbar  not  using  the  application program, employee leave data processing system is still done manually so it takes a lot of time in the process and can not perform data processing with the search process, add data, delete data automatically, resulting in  less  efisien. For report  making  it  solve  the  problem,  then  the  leave  application  information  system designed employee at the Department of Transportation Kominfo Sumbar use My SQL database integrated. Using  the  database  to  reduce  storage  space  and  reduce  the  occurrence  of  data  loss,  thus  speeding  up  the process  of  preparing  reports  such  as  reports  employee  data,  position  data  reports  and  reports  employee leave application.
Keywords: Leave  filing  clerks,  Information  Systems,  Department  of  Transportation,  Communications  and Information Technology of West Sumatra

## 1. Pendahuluan
Dinas  Perhubungan  Komunikasi  dan Informatika  Propinsi  Sumatera  Barat  adalah suatu  lembaga  pemerintah  yang  bertugas untuk membantu gubernur dalam menyelenggarakan pemerintah propinsi dalam  urusan  perhubungan  komunikasi  dan informatika  dan  terwujudnya  pelayanan  jasa transportasi,  transformasi  komunikasi  dan informatika  yang  handal  dan  terpadu.  Pada saat sekarang Dinas Pehubungan Komunikasi
dan  Informatika  Propinsi  Sumatera  Barat lembaga  pemerintah  yang  selalu  mengikuti perkembangan  teknologi  informasi  yang sedang berkembang.
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang  diijinkan  dalam  jangka  waktu  tertentu. Cuti diberikan dalam rangka usaha menjamin kesegaran jasmani dan rohani.
Pada  Dinas  Perhubungan  Komunikasi dan  Informatika  Propinsi  Sumatera  Barat untuk pengajuan cuti pegawai, dan
pembuatan  laporan-laporan  cuti  pegawai masih menggunakan Microsof Excel, dimana pengolahan  seperti  ini  kurang  efektif  untuk penyimpanan  data  Cuti  Pegawai,  karena penyimpanan  data  Cuti  Pegawai  masih tersimpan  pada Microsoft  Excel, belum tersimpan di database tertentu.
Masalah  yang  timbul  yaitu  sulitnya dalam mengolah data cuti karena pengolahan data  cuti  yang  masih  manual  terkadang terjadi human error (kesalahan pada manusia),  karena  pencatatan  terkadang  di lakukan  seadanya.  Permasalahan  lain  yang muncul  adalah  dalam  penyusunan  laporan cuti  bulanan  dan  cuti  tahunan.  Data  tersebut tidak  saling  berintegrasi  satu  sama  lainnya dengan  baik  yang  mengakibatkan  setiap  kali membuat laporan atau informasi memerlukan waktu  yang  cukup  lama  untuk  menyusunnya kembali agar menjadi sebuah informasi yang berguna. Mempertimbangkan Pengarsiapan data cuti  pegawai  masih  disimpan  didalam lemari  dan  membutuhkan  lemari  yang besar.Pencarian data cuti pegawai membutuhkan  cukup  waktu  lama,  karena masih disimpan didalam lemari.
Banyak
terjadi human error (Kesalahan  Manusia)  dalam  pelaporan  data cuti  pegawai perlu  adanya  sebuah  sistem terkomputerisasi  yang  mampu  mengatasi permasalahan  yang  terjadi.  Sistem  informasi pengajuan  cuti  pegawai akan  melakukan pengolahan  data  dengan  efektif  dan  efesien dan dapat memberikan informasi yang akurat, jelas,  dan  dapat  dipercaya  untuk  dijadikan dasar  keputusan  bagi Dinas  Kominfo Sumatera  Barat.  Dengan  memiliki  sistem informasi  pengolahan  data cuti  pegawaia akan  memberikan  pengaruh  besar  terhadap Dinas  Kominfo  Sumatera  Barat,  terutama dapat  mengefektifkan  dan  mengefesienkan waktu dalam pengerjaan administrasi
Dengan adanya sistem informasi pengolahan  data cuti  pegawai pada Dinas Kominfo  Sumatera  Barat,  pencarian  data mudah  dilakukan,  karena  sistem  yang rancang memiliki kemampuan pencarian data secara  otomatis  dengan  memasukan  kode- kode  tertentu  kedalam  sistem. Sistem informasi  pengolahan  data  Pengajuan  Cuti Pegawai pada Dinas Kominfo Sumatera Barat memiliki database sebagai  penampung  data dan  dapat  menjamin  keamanan  data,  tidak bisa  diakses  oleh  pihak-pihak  yang  tidak bertanggung jawab, karena database
memiliki  kode  rahasia  untuk  melihat  data secara langsung. Sistem informasi pengolahan  data  Pengajuan  cuti  pegawai mencegah redudansi  data kedalam  sistem. Tidak  perlu  melakukan perulangan  penulisan data  saat  membuatan  laporan,  karena sistem secara  otomatis  sudah  memproses  langsung data  kedalam  bentuk  laporan.  Sistem  dapat mengefektifkan  dan  mengefesienkan  waktu dalam mengolah data cuti pegawai.
Sistem Informasi pengajuan cuti pegawai  pada  Dinas  Perhubungan  Informasi dan  Komunikasi  Provinsi  Sumatera  Barat menggunakan  program  aplikasi  yang  dapat mengolah  data  pengajuan  cuti  pegawai. Sistem  informasi  pengolahan  data  pengajuan cuti  ini  dikelola  langsung  oleh  bagian Kepegawaian  yang  menghasilkan  laporan berupa  laporan cuti  harian,  laporan cuti bulanan  dan  laporan  cuti  tahunan. Aplikasi pengolahan  data  cuti  ini  membutuhkan  entri data  pegawai,  dan    entri  data  cuti,  yang selanjutnya  akan  disimpan  pada  database. Pada  sistem  pengolahan  data  cuti  pegawai dengan menggunakan aplikasi sistem informasi, menghasilkan laporan-laporan yang  efisien,  akurat,  tepat  waktu  dan bermanfaat. Penggunaan PHP Hypertext Preprocessor” (PHP) adalah salah satu bahasa  pemrograman open  source yang cocok  atau  dikususkan  untuk  pengembangan Web  dan  dapat  di  tanamkan  pada  sebuah skrip  HTML”. Bahasa  ini  merupakan gambaran dari beberapa bahasa pemrograman seperti  C,  Java,  dan  Perl.  PHP  diciptakan untuk  mempermudah  pengembangan  web dalam  menulis  halaman  web  dinamika, bahkan  dapat  mengekplorasi  hal-hal  luar biasa  dengan  PHP.  PHP  sangat  cocok  untuk pemula, menengah maupun expert
Sedangkan  My  SQL merupakan  suatu bahasa non-prosedural yang  terstruktur  yang dapat mengakses basis data dan memanipulasi basis data. Dikatakan terstruktur karena pada penggunaannya, SQL memiliki beberapa aturan yang telah distandarkaan  oleh  asosiasi  yang  bernama ISO  (International  Standards  Organization) dan ANSI (The American National Standards Institute).

## 2. METODE
Dalam  proses  penyelesaian  penelitian ini digunakan beberapa metode yaitu: 2.1 Context Diagram (CD)

## Gambar 1. Context Diagram
Proses  dari Context  Diagram diatas ada 4 entity antara lain :
a. Pegawai Adalah bagian yang melakukan kegiatan permohonan pengajuan cuti.
b. Bagian Kepegawaian Adalah bagian yang melakukan kegiatan pemrosesan surat permohonan cuti.
c. Sekretaris Adalah  bagian  yang  mengecek  surat pengajuan cuti pegawai.
d. Kepala Dinas
e. Adalah bagian yang melakukan persetujuan  dan  menolak  permohonan pengajuan cuti dari pegawai

## 2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat  pengembangan  sistem  yang  akan mengambarkan  arus  data  dalam  sistem  yang dirancang.  Pengembangan  sistem  dimulai dari bentuk Data Flow Diagram (DFD).
Gambar 2. Data Flow Diagram
2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship  Diagram  (ERD)
merupakan  suatu  dokumentasi  data  dalam mengidentifikasi entity data dan memperlihatkan  hubungan  yang  ada  dalam entity tersebut.
Terdapat  tiga  entitas  yang  saling berhubungan.  Setiap  entitas  memiliki  atribut. Entitas  tersebut  adalah  entitas Jabatan, Pegawai,  dan Permohonan.  Entitas Jabatan memiliki  atribut id, bidang, Nm_Jabatan. Entitas Pegawai memiliki  atribut NIP,  id,
Nm_Pegawai, Pendidikan, Tmp_Lahir, Tgl_Lahir, Golongan, Agama. Entitas Permohonan  memiliki  atribut  Lampiran, Tgl_Selesai, Tgl_cuti, Jenis_Cuti, NIP, Tgl_Ajuan,  Status,  Alamat Untuk  lebih jelasnya  dapat  dilihat  pada  Gambar  berikut ini:

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Input
3.1.1 Entri Data Pegawai
Form  pegawai  merupakan  form  untuk memasukkan  data  mengenai  pegawai  yang berhubungan  dengan  sistem.  Data  pegawai diperlukan  untuk  melaporkan  pegawai  yang ada  di  Dinas  Perhubungan  Komunikasi  dan Informatika  Propinsi  Sumatera  Barat.  Untuk lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada  Gambar berikut ini:

## Gambar 4. Entri Data Pegawai

## 3.1.2 Entri Data Jabatan
Entri  Data  Jabatan  yang  dimasukkan, harus  sesuai  dengan  jabatan  pegawai, dapat dilihat pada Gambar berikut ini:

## Gambar 5. Entri Data Jabatan

## 3.1.3 Entri Surat Permohonan Cuti
Entri  Data  Cuti  yang  dimasukkan, harus  sesuai  dengan  tanggal  mulai  cuti, berakhir  cuti  dan jenis  cuti  yang  dibutuhkan, dapat dilihat pada Gambar berikut ini:

## Gambar 6. Entri Surat Permohonan Cuti

## 3.2 Proses Pengajuan Cuti Pegawai
Pada proses  pengajuan  cuti,  Kepala Dinas  dapat  memilih  data  pengajuan  cuti melalui data yang telah diinputkan pada From Entry Data  Cuti  Pegawai.  Sehingga memudahkan Kepala Dinas dalam menyetujui dan menolak data cuti pegawai, Hasil  Pengajuan  Cuti  Pegawai dapat dilihat pada Gambar berikut ini:

## Gambar 7. Hasil Proses Pengajuan Cuti Pegawai

## 3.3 Output
Output  merupakan  hasil/  keluaran  dari sebuah  sistem  informasi,  pada  sistem informasi pengajuan cuti pegawai.
Modul-modul  laporan  tersebut  adalah sebagai berikut:

## 3.3.1 Daftar Pegawai
Sebelum  laporan  dimunculkan,  maka akan  tampil form penghubung  laporan, seperti yang terlihat pada Gambar berikut ini:

## Gambar 8. Tampilan untuk menceak Daftar Pegawai
Form  ini  berfungsi  untuk  mencetak laporan  daftar  pegawai    yang  di  inginkan berdasarkan  tahun  periode.  Adapun  bentuk tampilan dari cetak laporan dimaksud sebagai berikut ini,

## Gambar 9. Daftar Pegawai
Pada  hasil  laporan  daftar  pegawai, terlihat  rincian  dari  yang  telah  di  entrikan pada  tabel  entri  data  pegawai.  Berikut uraiannya:  NIP,  nama  pegawai,  jabatan, tempat lahir, golongan, dan pendidikan

## 3.3.2 Data Jabatan
Sebelum  laporan  dimunculkan,  maka akan  tampil form penghubung laporan, seperti  yang  terlihat  pada  Gambar    berikut ini:

## Gambar 10. Tampilan Data Jabatan
Form  cetak  data  jabatan  pegawai berfungsi  untuk  mencetak  laporan  yang  di inginkan  berdasarkan  unit  kerja.  Adapun bentuk tampilan dari cetak laporan dimaksud, dapat dilihat pada Gambar berikut:

## Gambar 11. Laporan Tampilan Data Jabatan
Pada  laporan  data  jabatan  pegawai terdapat uraian seperti: ID,nama jabatan, dan unit kerja pegawai tersebut

## 3.3.3 Data Surat Permohonan Cuti
Sebelum  laporan  dimunculkan,  maka akan  tampil form penghubung,  seperti  yang terlihat pada Gambar, berikut ini:

## Gambar 12. Data Surat Permohonan Cuti
Form  cetak  pengajuan  cuti  pegawai berfungsi  untuk  mencetak  laporan  yang  di inginkan  berdasarkan  NIP.  Adapun  bentuk tampilan  dari  cetak  laporan  dimaksud, dapat dilihat pada Gambar  berikut ini,
Gambar 13. Surat Permohonan Cuti
Gambar 14. Laporan Data Cuti PerTahun
4. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah dijelaska  sebelumnya, maka  penulis  dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem Informasi Pengajuan Cuti Pegawai di Dinas Perhubungan Komunikasi  dan  Informatika  Propinsi Sumatera  Barat belum  menggunakan aplikasi  untuk  pengajuan  cuti  pegawai, sehingga  waktu  dalam  pengajuan  cuti pegawai kurang efektif. b. Rancang  bangun sebuah Pengajuan  Cuti Pegawai dengan  tujuan  agar  dapat membantu  pihak Dinas  Perhubungan
Komunikasi  dan  Informatika  Propinsi Sumatera  Barat dalam  pengolahan  data cuti pegawai.
c. Dengan  adanya  Sistem  informasi  ini dapat  mengatasi  pembuatan  pengajuan surat  permohonan  cuti  dengan  akurat dan tepat waktu.
d. Penyimpanan  dokumen  yang  lebih  baik, aman  dan  teratur  karena  tersimpan dalam database.

## DAFTAR PUSTAKA
Aji  Priyono  St,  Albertus  Bayu.  (2008), Analisis  Sistem, Yogyakarta  :  C.V Andi Offset. Alfatta, Hanif. (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : C.V Andi Offset. Hartono.  MBA.  Ph.  D,  Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : C.V Offset. http://id.shvoong.com/social-
sciences/sociology/2025013- pengertian-pegawai-negeri-sipil-pns/
http://nananghimawan.wordpress.com/2011/
09/10/cuti pegawai-negeri-sipil-pns/ Jogiyanto,  Prof.  Dr.  Ir.  H  M.  MBA.  Akt.
(2009). Sistem  Teknologi  Informasi,
Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto,  Harianto,  (2006). Konsep  dan
Perancangan  Database,  Yogyakarta:
Andi Offset.
Perangin,  Kasiman.  (2006). Aplikasi  Web dengan PHP dan MySQL, Yogyakarta: Andi Offset. Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 1967 Peraturan  Pemerintah  No.24  Tahun  1967
(Pasal 3)
Simarmata,  Janner.  (2010). Basis  Data,
Yogyakarta: C.V Andi Offset.
Sutabri, Tata. (2012). Konsep Sistem
Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Sutanta, Edy. (2011). Data Dalam Tinjauan Konseptual, Yogyakarta:  C.V  Andi Offset. Virgi.  A.M.  Hirin.  (2011:28), Cepat  Mahir Pemograman  Web  dengan  PHP  dan MySQL, Yogyakarta : Offset