## DESAIN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
TRADING POLYURETHANE FOAM

## BERORIENTASI OBJEK

## STUDI KASUS: PT. TUGU MAS ABADI
Risna Maharani 1) , Hendri Irawan 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1312500570@student.budiluhur.ac.id 1) , hendri.irawan@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Tugu Mas Abadi merupakan perusahaan Trading Polyurethane Foam. Perusahaan ini merupakan distributor produksi kasur busa dan springbed. Dalam kegiatan sales order penjualannya, perusahaan membutuhkan data yang tepat, akurat serta cepat tersedia. Beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan saat ini antara lain sulit mengetahui barang yang sering dipesan, kesalahan dalam perhitungan total transaksi, serta terkadang kehilangan  dokumen  transaksi.  Peneliti  telah  melakukan  pengamatan  dengan  bagian  yang  terkait,  serta mengidentifikasi kebutuhan analisa dokumen transaksi berjalan. Dengan adanya permasalahan tersebut, solusi yang ditawarkan peneliti adalah memberikan usulan pemecahan masalah yaitu dengan adanya sistem informasi penjualan terkomputerisasi, sehingga dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat yang digunakan dalam menunjang jalannya aktivitas transaksi dan pembuatan laporan serta penyimpanan data yang lebih baik. Sehingga secara keseluruhan dapat membantu kegiatan pengolahan dan pengontrolan data serta informasi yang dihasilkan pada perusahaan tersebut.
Kata kunci: desain sistem informasi, sistem informasi penjualan, sistem berorientasi objek
1. PENDAHULUAN

## 1.1. LATAR BELAKANG
PT.  Tugu  Mas  Abadi  merupakan  perusahaan yang  berdiri  pada  tahun  2000,  Kota  Tangerang, Banten  15146.  Perusahaan  ini  bergerak  dibidang Trading  Polyurethane  Foam (Spon  atau  Busa).  PT. Tugu Mas Abadi  merupakan perusahaan  yang dapat membuat  jenis-jenis  busa  seperti  Kasur  busa, springbed, spons cuci piring, busa untuk kursi makan dan  lain-lain.  Didalam  proses  penjualan,  masih dilakukan secara manual yaitu masih dicatat didalam sebuah formulir, arsip, dan microsoft excel.
Permasalahan  yang  dihadapi  pada  PT.  Tugu Mas  Abadi  adalah  Data-data  seperti  pencatatan  dan pengelolahan  data  barang,  data  penjualan  dan pereturan  barang,  sehingga  hal  itu  menyebabkan terhambatnya  pembuatan  laporan  dan  pengambilan keputusan yang akan diambil manager perusahaan.
Seiring dengan berkembangnya teknologi dalam perusahaan  dan  meningkatnya  produk  baru  setiap tahunnya  sehingga  hal  tersebut  dapat  menjadi  suatu hambatan  dan  masalah  serius  bagi  pihak manager perusahaan, maka diperlukan suatu sistem informasi yang lebih baik, cepat serta akurat.
Sutabri  (2012:13)  mengungkapkan:  “Sistem informasi  adalah  suatu  sistem  didalam  suatu organisasi yang mempertumukan kenutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi  organisasi  yang  bersifat  manajerial  dengan kegiatan  strategi  dan  suatu  organisasi  untuk  dapat
menyediakan  laporan-laporan  yang  diperlukan  oleh pihak luar tertentu”.[1]
Apakah  sebenarnya  informasi  itu,  sehingga sangat  penting  artinya  bagi  suatu  sistem?  Tantra (2012:1)  menyatakan  bahwa  :  “Informasi  adalah pemrosesan input yang  terorganisir,  memiliki  arti, dan berguna bagi orang yang menerimanya”. [2]
Menurut  Shelly  dan  Rosenblatt  (2010:147) UML  didefinisikan  sebagai  “Unified  Modelling Language  (UML)  merupakan  metode  yang  luas digunakan untuk memvisualisasikan dan mendokumentasikan  desain  perangkat  lunak  sebuah sistem”. [3]
Menurut  Sulistiyowati  (2010:270)  penjualan adalah  :  “Pendapatan  yang  berasal  dari  penjualan produk  perusahaan,  disajikan  setelah  dikurangi potongan penjualan dan retur penjualan”. [4]
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Suprayitno  dan  Uli  Indah  Wardati  berjudul “Pembangunan  Sistem  Stok  Barang  dan  Penjualan pada  Toko  Sero  Elektronik”.  Penelitian  yang bertujuan membuat sistem informasi dalam mengelola  stok  barang  dan  penjualan.  Sistem  ini meliputi  sistem  stok  barang,  pencarian  barang, laporan  per  bulan,  dan  penjualan  pada  toko  Sero Elektronik.  Dari  sistem  yang  dirancang  diharapkan membantu dalam proses pembuatan laporan penjualan  bulanan  dan  memudahkan  penyampaian informasi  pada  pegawai  dengan  modul-modul  yang ada  didalamnya.  (Suprayitno,Uli  Indah  Wardati. 2012). [5]
Penelitian  lainnya  dengan  judul  “Analisa, Perancangan  dan  Implementasi  Sistem  Informasi
Penjualan  Pelumas  Studi  Kasus  :  Perusahaan  “PT. Pro Roll International” oleh Radiant Victor Imbar dan Eric Tirta. Bertujuan merancangkan sistem informasi penjualan  pada  perusahaan  tersebut  yang  masih berjalan manual menjadi terkomputerisasi.
Diharapkan  setelah  terkomputerisasi,  proses  sistem informasi  seperti  pengumpulan,  penyimpanan,  dan pengolahan data dilakukan secara akurat serta cepat. (Radiant Victor Imbar, Eric Tirta. 2007).[6]

## 1.2. MASALAH
Adapun  masalah-masalah  yang  timbul  dari sistem  penjualan  barang  di  perusahaan  yang  sedang berjalan antara lain:
a. Kesulitan  dalam  pencarian  data,  butuh  waktu lama  untuk  melakukan  pembuatan  dokumen seperti  sales  order  penjualan,  faktur  dan  surat jalan.  Sehingga  customer  terkadang  komplain dengan  layanan  yang  lama,  karena  terbatasnya ruang penyimpanan dan penumpukan dokumen.
b. Kesulitan  menghitung  stok  barang  dengan  skala besar, sehingga terjadinya kesalahan perhitungan stok barang dan memerlukan waktu banyak untuk proses.
c. Laporan  penjualan  yang  dihasilkan  terkadang kurang  informatif  dan  tidak  tepat  waktu,  karena kesalahan  pencatatan  data  yang  dilakukan  oleh staff yang bekerja.

## 1.3. TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan  dan  manfaat  peneliti  dalam  membuat sistem informasi penjualan kasur busa pada PT. Tugu Mas Abadi berbasis orientasi obyek adalah :
a. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini antara lain :
1) Merancang sebuah sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi untuk dapat melakukan input  data  kedalam  database,  mempermudah pencarian  seluruh  data  barang  maupun transaksi  berjalan,  pengolahan  data  dan mempermudah pembuatan laporan.
2) Merancang  sistem  informasi  penjualan  yang dapat  mempermudah  pihak  staff  dan  pihak manager  dalam  melakukan  pencatatan  dan penyimpanan dokumen  lainnya, supaya tidak hilang dan mempunyai data cadangan.
3) Membantu  perusahaan  untuk  mengetahui jumlah stok barang dan total penjualan tanpa perlu  menghitung  kembali,  karena  sudah dilakukan oleh sistem.
4) Menghasilkan  format  laporan  atau  dokumen keluaran  yang  mudah  dipahami  dan  tidak memakan waktu.

## b. Manfaat
Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian
ini adalah :
1) Bagi Perusahaan
a) Mendorong  loyalitas  pelanggan,  dengan adanya konsistensi dan kemudahan dalam mengakses  dan  menerima  informasi, Untuk  meningkatkan  kinerja  bidang penjualan pada perusahaan PT. Tugu Mas Abadi.
b) Meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi dalam hal tenaga dan waktu.
2) Bagi Manager
a) Proses laporan dapat lebih cepat diberikan kepada manager.
b) Memudahkan  dalam  mengontrol  data masukan  maupun  data  keluaran  dalam penyajian  informasi  tentang  proses  stok barang, penjualan sehingga dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
3) Bagi Staff
a. Membantu  staff  memperkecil  masalah dalam melakukan pencatatan.
b. Mempermudah proses mencetak dokumen keluar  seperti  surat order  penjualan,  surat permintaan  barang,  faktur,  kwitansi  dan surat jalan.

## 1.4. Batasan Masalah
Supaya  Tercapainya  penulisan  sistem  yang konkret,  maka  diadakan  pembatasan  masalah  yang ada  dan  agar  tidak  menyimpang  dari  pokok permasalahan  yang  sebenarnya  mengenai  sistem informasi mengenai sistem informasi penjualan kasur busa pada PT. Tugu Mas Abadi.
1. Penelitian  ini  hanya  dilakukan  pada  perusahaan PT. Tugu Mas Abadi.
2. Penelitian  ini  hanya  membahas  mengenai mengelola proses penjualan barang ke customer .
3. Penelitian ini tidak membahas mengenai produksi pada PT. Tugu Mas Abadi.
4. Penelitian  ini  tidak  membahas  retur  dari  pihak ketiga.

## 2. METODE PENELITIAN
Pengumpulan  data  yaitu  mendapatkan  data dengan cara :
1) Pengamatan (Observasi) Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara pengamatan langsung dengan hal-hal yang berkaitan dengan peoses penjualan pada  PT.  Tugu  Mas  Abadi  yang  sekaligus menjadi bahan masukan untuk penulisan ini.
2) Wawancara (Interview) Mengumpulkan  data-data  yang  dibutuhkan dengan cara wawancara  langsung  dengan pihak bagian terkait.
3) Dokumentasi
Dokumentasi merupakan himpunan atau kumpulan bahan atau dokumen yang digunakan sebagai sumber penelitian. 4) Studi Pustaka Penelitian pustaka dilakukan untuk mengumpulkan  data  dengan  infomasi  melalui buku  dan  bahan  pelengkap  lainnya  yang  sesuai dengan permasalahannya dalam penulisan ini.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1   Proses Bisnis Sistem Berjalan
Berikut  merupakan  analisa  proses  bisnis  yang sedang  berjalan  pada  PT.  Tugu  Mas  Abadi  dapat dilihat pada Gambar 1 : Activity Diagram sales order.

## a. Proses Sales Order
Gambar 1.  Activity Diagram sales order.
Customer menanyakan produk yang dijual melalui telepon/fax/email atau dengan datang langsung ke PT. Tugu  Mas  Abadi.  Lalu staff sales  order menawarkan produk yang siap untuk dijual kepada customer .

## b. Proses Pembayaran
Pada  gambar  2,  Staff  Sales  Order  Mengirimkan Konfirmasi  Pembayaran  ke  customer.  Kemudian customer melakukan pembayaran via rekening PT. Tugu Mas  Abadi.  Lalu  Staff  sales  order  membuat  faktur  dan kwitansi.
c. Proses Pengiriman
Staff sales  order membuat  surat  jalan  ketika  proses faktur sudah terselesaikan. Surat jalan diberikan kepada customer ,  lalu  supir  melakukan  pengiriman  barang  ke lokasi customer , seperti yang terlihat pada gambar 3.
Gambar 3.  Activity Diagram Pengiriman.

## d. Proses Pembuatan Laporan

## Gambar 4.  Activity Diagram Laporan
Pada  gambar  4, Staff sales  order membuat  laporan pendapatan, setiap bulannya dan diberikan kepada kepala bagian marketing .

## 3.2 ANALISA SISTEM USULAN
a. Activity Diagram Usulan Proses Sales Order.
Customer menanyakan  produk  yang  dijual melalui  telepon/fax/email  atau  dengan  datang langsung  ke  PT.  Tugu  Mas  Abadi.  Lalu staff sales order menawarkan  produk  yang  siap  untuk  dijual
kepada customer . Customer dapat  memilih  ukuran standart produk.  Untuk  harga  produk  diluar  dari ukuran standart akan  dikenakan  biaya  tambahan, terlihat pada gambar 5.
Gambar 5.  Activity Diagram Usulan Proses Sales Order
b. Activity Diagram Usulan Laporan
Gambar 6 .  Activity Diagram Usulan Laporan.
Pada  gambar  6 ,  Staff Sales  Order mencetak laporan  bulanan  seperti  laporan  barang  terkirim, laporan retur, laporan pembayaran, laporan pendapatan,  laporan  faktur  pajak  dan  laporan rekapitulasi  barang  terlaris.  Lalu  diberikan  kepada Kepala Bagian Marketing hasil laporan tersebut.
a. Fishbone Diagram
Diagram Ishikawa atau disebut juga Cause and Effect  Diagram merupakan  sebuah  diagram  yang digunakan untuk mengidentifikasi penyebab dan efek masalah (Saeger, 2015). [7]
Berikut  adalah fishbone  diagram dari  PT.  Tugu Mas  Abadi  berdasarkan  masalah-masalah  yang  ada. Dapat dilihat pada gambar 7 sebagai berikut :

## Gambar 7.  Fishbone Diagram
Berikut  merupakan  penjelasan  dari  fishbone diagram  diatas :
1) Faktor Process Tidak adanya laporan barang terkirim/pengiriman, pembuatan  dan pencarian laporan  dokumen  yang  memakan  waktu  lama, proses  perhitungan  penjualan  dan  stock  yang lama.
2) Faktor Place
Perusahaan  sulit  dalam  melakukan  evaluasi kerja  dan  sulit  mengetahui  tingkat  kepuasan pelanggan, karena staff sering lupa menangani keluhan yang masuk dan belum adanya sarana untuk menampung keluhan dan testimoni dari pelanggan.Keluhan dan testimoni hanya dapat disampaikan pelanggan secara lisan dan tidak ada  pencatatan  keluhan  ataupun  testimoni yang dapat digunakan sebagai acuan penilaian tingkat kepuasan pelanggan. 3) Faktor People
Laporan  stok  barang  dan  laporan  penjualan yang kurang informatif dan tidak akurat.

## b. Use Case Diagram
Rancangan  sistem  usulan  digambarkan  dengan menggunakan Use  Case  Diagram merupakan permodelan  untuk  menggambarkan  sistem  yang dibuat,  serta  mendeskripsikan  interaksi  antara  satu atau  lebih  aktor  dengan  sistem. Use  case  diagram digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di  dalam  sebuah  sistem  dan  siapa  saja  yang  berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut
1. Usecase Diagram Master Use  Case  Diagram ini  terdiri  dari entry barang, entry data  staff,  dan  juga entry pelanggan .Dapat dilihat pada gambar 8 dibawah ini:
Gambar 8.  Use Case Diagram Master
2. Use Case Diagram Transaksi
Use  Case  Diagram  terdiri  dari Use  Case
cetak Sales  Order ,  cetak  faktur,  cetak  kwitansi, cetak  surat  jalan,  cetak  retur . Seperti  gambar  9 dibawah ini :
Gambar 9 . Use Case Diagram Transaksi 2. Use Case Diagram Laporan
Gambar 10 . Use Case Diaram Laporan
Use Case Diagram Laporan terdiri dari Use Case Cetak  laporan  barang  terkirim,  Cetak  laporan  retur, cetak  laporan  pembayaran,  cetak  laporan  pendapatan, cetak  laporan  faktur  pajak  dan  Cetak  Laporan Rekapitulasi barang terlaris, dapat dilihat pada gambar 10 dibawah ini.

## 3.3 PEMODELAN DATA
1. Entity Relationship Diagram Peneliti menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).  ERD  adalah  teknik  pemodelan  data yang  dapat  membantu  mendefinisikan  suatu  proses
bisnis  dan  dapat  juga  digunakan  untuk  mengetahui hubungan  antara  database  seperti  pada  Gambar  11 berikut ini :
Gambar 11. Entity Relationship Diagram

## 1. Spesifikasi Basis Data
Nama Tabel : Barang Media : Harddisk Isi : Data barang Organisasi : Index Sequential Primary Key : KdBrg Panjang Record  : 299 byte Jumlah Record  : 325 record Struktur : Gambar 12. Spek Basis Data Barang Nama Tabel : SOP Media : Harddisk Isi :  Data Surat Order Penjualan Organisasi : Index Sequential Primary Key :  no_sop Panjang Record :  30 byte Jumlah Record :  12.000 record Struktur
:
Gambar 13.  Spek Basis Data SOP
2. Sequence Diagram
Digunakan untuk menggambarkan skenario
atau  rangkaian  langkah-langkah  yang  dilakukan sebagai respons dari  sebuah event untuk menghasilakan output tertentu  seperti  pada
Gambar 14 dibawah ini :
a. Sequence Diagram Master
Salah  satu  dari  diagram-diagram  yang  ada  pada UML,  yang  menggambarkan  kolaborasi  dinamis antara  sejumlah  objek.  Kegunaan  nya  untuk menunjukan rangkaian pesan yang dikirim antara objek jug interasi antar objek.
Gambar 14. Sequence Diagram Entry Barang
b. Sequence Diagram Transaksi

## Gambar 15. Sequence Diagram SOP
4. Design Tampilan Layar
a. Struktur Menu
Adapun  tampilan  layar  yang  ada  pada  struktur menu, seperti berikut :
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. TUGU MAS ABADI MASTER INPUT DATA REPORT Entry Barang Entry Pelanggan Entry  Staff Cetak Surat Order Penjualan Cetak Faktur Cetak Kwitansi Cetak Surat Jalan Cetak Retur Cetak Laporan Barang Terkirim Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Pembayaran Cetak Laporan Pendapatan Cetak Laporan Faktur Pajak Cetak Laporan Rekapitulasi Barang Terlaris Gambar 16. Struktur Menu
b. Rancangan Form
1) Rancangan Form Master
Untuk mengentry barang yang dijual seperti pada gambar 17 dibawah ini:
Gambar 17. Form Master Entry Data Barang
2) Rancangan Form Transaksi
Untuk  mengentry  data  pesanan  yang  dipilih pelanggan  seperti  gambar  18  dan  gambar  19 dibawah ini:
Gambar 18.  Form Transaksi SOP
Gambar 19.  Rancangan Keluaran SOP

## 4.  KESIMPULAN

## 4.1 KESIMPULAN
Menghadapi  pesoalan  yang  dihadapi  dan  juga solusi  pemecahan  yang  ditawarkan,  maka  peneliti dapat menarik kesimpulan seperti dibawah ini :
1. Membantu  staf  SO  dalam  membuat  laporan pendapatan menjadi efektif dan efisien.
2. Manager  dapat  mengambil  keputusan  terkait barang  terlaris  yang  sering  dipesan  oleh pelanggan  karena  sudah  ada  modul  laporan rekapitulasi barang terlaris yang dijual.
3. Direktur  dapat  mengetahui  total  retur  pelanggan karena  sudah  ada  modul  cetak  retur  dan  cetak laporan retur.
4. Membantu  staf  SO  dalam  mempermudah perhitungan  transaksi  penjualan  dengan  fasilitas yang  telah  dibuat  sehingga  perhitungan  menjadi akurat.
5. Staf SO dapat mengetahui informasi pembayaran secara  lengkap  dari  pelanggan  dengan  adanya jenis bayar didalam fasilitas yang dibuat.
6. Mempercepat  staf  SO  dalam mengetahui informasi  tentang  stok  barang  tersedia  untuk dijual karena sudah ada laporan stok barang.

## 4.2 SARAN
Dalam  rancangan  sistem  yang  diusulkan  ini, peneliti  berharap  agar  dapat  dimanfaatkan  dengan baik sebagai berikut :
a. Melakukan  pelatihan  dan  informasi  yang dibutuhkan  kepada  user  agar  dapat  menggunkan sistem dengan baik.
b. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file,  maka  dibutuhkan backup data  untuk  setiap file yang digunakan.
c. Melakukan  pemiliharaan  secara  berkala  untuk mencegah hal-hal yang tak diinginkan.
d. Mempersiapkan dukungan hardware dan software yang  sesuai  spesifikasinya  sehingga dapat mendukung sistem ini dengan baik.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,  Tata. Analisis  Sistem  Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2012.
[2] Tantra,  Rudy. Manajemen  Proyek  Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2012.
[3] Shelly  and  Rosenblatt.  System  Analysis  and Design,  Eight  Edition,  Boston.  USA  : Course  Technology, 2010.
[4] Sulistiyowati, Leni. Panduan Praktis Memahami Laporan Keuangan . Edisi Pertama. Jakarta :
Elex Media Komputindo, 2010.
[5] Suprayitno, Uli Indah Wardati. 2012.
Pembangunan  Sistem  Stok  Barang  dan Penjualan  pada  Toko  Sero  Elektronik. Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta.  Indonesian  Jurnal  on  Computer Science  Speed-FTI  UNSA  Vol  9  No  3  – Desember 2012 – ISSN:1979-9330(Print) – 2088-0154(Online) – 2088-0162(CDROM).
[6] Radiant Victor Imbar, Eric Tirta. 2007. Analisa, Perancangan  dan  Implementasi  Sistem Informasi Penjualan Pelumas Studi  Kasus : Perusahaan  “PT.  Pro  Roll  International”, Jurusan  S1  Sistem  Informasi  Fakultas Teknologi  Informasi  Universitas  Kristen Maranatha  Bandung.  Jurnal  Informatika,
Vol. 3. No 1, Juni 2007:119-149.
[7] Saeger,  A.  De.2015.  The  Ishikawa  Diagram: Identify  Problems  and  Take  Action  (First Edit): 50minutes.Com.