Volume 6 Nomor 2, Desember 2023 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## SISTEM INFORMASI ARSIP DATA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE WATERFALL PADA LKP MULTI LOGIKA BINJAI

## WEB-BASED DATA ARCHIVE INFORMATION SYSTEM USING THE WATERFALL METHOD ON LKP MULTI LOGIKA BINJAI
Muhammad Dwi Aprianda 1 *, Heri Kurniawan 2
1,2 Program Studi Sistem Komputer, Universitas Pembangunan Panca Budi apriandadwi1204@gmail.com

## ABSTRACT
Data management that uses manual storage often causes errors in data storage and letter searches. This letter archive information system is very necessary. This letter archive information system aims to change the way letters are stored by reducing the use of paper (paperless). Meanwhile, the programming language uses Laravel, XAMPP Control panel is used to run the web server, MySQL is used for database management. The research method used is waterfall. With paperless storage of letters, errors that occur during this time can be minimized. The aim of making this application is to create an information system that processes mail archive data so that it is easier to use.
Keywords: Information Systems, Websites, Data Archives

## ABSTRAK
Pengelolaan data yang menggunakan penyimpanan manual sering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data dan pencarian  surat.  Sistem  informasi  arsip  surat  ini  sangat  diperlukan.  Sistem  informasi  arsip  surat  ini  bertujuan mengubah cara penyimpanan surat  dengan cara mengurangi  penggunaan kertas (paperless). Sedangkan bahasa pemrograman  menggunakan  Laravel,  XAMPP  Control  panel  digunakan  untuk  menjalankan  web  servernya, MySQL  digunakan  untuk  pengelolaan  database.  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  waterfall.  Dengan adanya  penyimpanan  surat  secara  paperless,  kesalahan  yang  terjadi  selama  ini  dapat  diminimalisasi.  Tujuan pembuatan  aplikasi  ini  untuk  membuat  suatu  sistem  informasi  yang  mengolah  data  arsip  surat  sehingga  lebih mudah dalam penggunaannya.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Website, Arsip Data

## PENDAHULUAN
Arsip  merupakan  simpanan  surat- surat penting. Dengan demikian, penyimpanannya harus mempunyai  sistem penyinpanan  yang  baik  dan  aman.  Pada LKP  Multi  Logika  Binjai,  sampai  saat  ini masih menggunakan metode manual dalam kegiatan pengarsipan. Pengarsipan dokumen secara manual dilakukan dengan menggunakan  buku  arsip,  dan  dokumen arsip disimpan didalam lemari atau tempat pengarsipan (Reza, 2022).
Pengarsipan dokumen secara manual mungkin  masih  dapat  digunakan  bila  data yang  dimiliki  jumlahnya  masih  sedikit, akan  tetapi  dokumen  arsip  akan  terus bertambah banyak dengan seiring bertambahnya waktu. Pengarsipan dokumen seperti tersebut tidak efisien dan dapat menimbulkan banyak masalah. Selain membutuhkan  banyak  waktu,  tenaga  dan upaya  dalam  proses  pengarsipannya,  juga
membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan. Selain itu, dokumen- dokumen  yang  hanya  disimpan  didalam lemari  tanpa  adanya  data  cadangan memungkinkan  dokumen  rawan  rusak bahkan  hilang  jika  terjadi  suatu  bencana seperti  kebakaran  atau  banjir.  Agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efektif maka dibutuhkan system pengelolaan  dan  manajemen  yang  baik dalam kegiatan pengarsipan.
Berdasarkan  permasalahan  diatas,
maka  peneliti  ingin  merancang  sebuah system  informasi  pengarsipan  dokumen berbasis web yang sesuai dengen kebutuhan di LKP Multi Logika Binjai, dengan adanya sistem  informasi  pengarsipan  dokumen berbasis web ini diharapkan dapat membantu  kinerja,  mempercepat  dalam proses pengarsipan dan arsip yang dimiliki dapat tersimpan dengan baik dan aman.

## TINJAUAN PUSTAKA
Arsip  adalah  Penempatan  kertas- kertas  dalam  tempat  penyimpanan  yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih  dahulu  sedemikian  rupa  sehingga setiap  kertas  apabila  diperlukan  dapat ditemukan  kembali  dengan  mudah  dan cepat (Sulastro Mulyono).
Dalam penelitian ini terdapat 2 jurnal yang  dijadikan  referensi  yang  kemudian dikembangkan  lagi  dalam  penelitian  ini. Jurnal tersebut adalah:
1. Rusdiyanto.,  &  Karman,  J.  (2021) Aplikasi E-Arsip Berbasis Web Responsive  di  Pemerintah  Kabupaten Musirawas. Jurnal Ilmiah Betrik, 12(303),  289-298.  Bertujuan  untuk menghindari  tingkat  kehilangan  data yang tinggi dan memudahkan pencarian data  arsip  dan  menghasilkan  laporan yang cepat.
2. Mabrur,  A  &  Megayanti,  A.  (2020). Sistem  Manajemen  Arsip  Terpadu
Berbasis Mobile Android Dalam Menunjang Efesiensi Kinerja PT.
Krakatau Steel. Jurnal Sains & Teknologi, 4(1), 49-61. Bertujuan untuk memanajemen  arsip  secara  terpadun yang akan mempercepat
dan meningkatkan  efektifitas  kinerja  yang akan di lakukan oleh seluruh karyaman Krakatau steel.
Pada  kedua  penelitian  di  atas  dapat ditemukan  persamaan  dan  perbedaan dengan  penelitian  yang  dilakukan  kali  ini. Persamaannya  ada  pada  peneliti  pertama, peneliti  sebelumnya  dan  sekarang  sama- sama  membangun  sistem  informasi  arsip data.  Perbedaan  dengan  penelitian  kedua adalah  penelitian  sebelumnya membangun system  informasi  arsip  data  berbasis Android. Dari persamaan dan perbedaan di atas  dapat  disimpulkan  bahwa  walaupun sistem informasi arsip data berbasis website menggunakan  metode  waterfall  ataupun tidak, peneliti berharap penelitian ini dapat mengatasi  masalah  kelemahan  sistem pengarsipan manual yang masih menggunakan buku arsip

## METODE
Dalam  membangun  sistem  secara keseluruhan  perlu  dilakukan  beberapa tahapan/langkah. Metode pengembangan perangkat lunak dikenal  juga  dengan  istilah  Software Development Life Cycle (SDLC).  Metode Waterfall merupakan
metode pengembangan  perangkat  lunak  tertua sebab  sifatnya  yang  natural.  Metode Waterfall  merupakan  pendekatan  SDLC paling  awal  yang  digunakan  untuk pengembangan perangkat lunak (Christanto & Singgalen, 2023).

## Tahapan Penelitian
Penulis menggunakan tahapan penelitian  berdasarkan  metode  Waterfall. Ada  beberapa  langkah  yang  dilakukan dalam penelitian ini, diantaranya:
Requirement Analysis (Analisis kebutuhan) Sebelum  melakukan  pengembangan perangkat  lunak,  seorang  pengembang harus mengetahui dan memahami bagaimana informasi kebutuhan penggguna  terhadap  sebuah  perangkat lunak. Metode pengumpulan informasi ini dapat  diperoleh  dengan  berbagai  macam cara diantaranya, diskusi, observasi, survei, wawancara,  dan  sebagainya.  Informasi yang  diperoleh  kemudian  diolah  dan dianalisa  sehingga  didapatkan  data  atau informasi yang lengkap mengenai spesifikasi  kebutuhan  pengguna  akan perangkat lunak yang akan dikembangkan.
System  and  Software  Design  (Desain Sistem dan Perangkat Lunak)
Informasi mengenai spesifikasi kebutuhan dari tahap Requirement Analysis selanjutnya di analisa pada tahap ini  untuk  kemudian  diimplementasikan pada  desain  pengembangan.  Perancangan desain dilakukan dengan tujuan membantu memberikan  gambaran  lengkap  mengenai apa  yang  harus  dikerjakan. Tahap ini juga akan membantu pengembang untuk menyiapkan  kebutuhan  hardware  dalam
pembuatan  arsitektur  sistem  perangkat lunak yang akan dibuat secara keseluruhan.
Implementation and Unit Testing (Implementasi dan Pengujian Unit ) Tahap  implementation  and  unit testing  merupakan  tahap  pemrograman. Pembuatan perangkat lunak dibagi menjadi modul-modul  kecil  yang  nantinya  akan digabungkan  dalam  tahap  berikutnya. Disamping itu, pada fase ini juga dilakukan pengujian dan  pemeriksaan  terhadap fungsionalitas  modul  yang  sudah  dibuat, apakah  sudah  memenuhi  kriteria  yang diinginkan atau belum.
Integration and System
Testing (Integrasi dan Pengujian Sistem)
Setelah seluruh unit atau modul yang dikembangkan dan diuji di tahap implementasi  selanjutnya  diintegrasikan dalam sistem  secara  keseluruhan. Setelah proses integrasi selesai, selanjutnya dilakukan  pemeriksaan  dan  pengujian sistem secara keseluruhan untuk mengidentifikasi  kemungkinan  adanya kegagalan dan kesalahan sistem.

## Operation and Maintenance (Operasi dan Pemeliharaan)
Pada  tahap  terakhir  dalam  Metode Waterfall, perangkat lunak yang sudah jadi dioperasikan  pengguna  dan  dilakukan pemeliharaan.
Pemeliharaan memungkinkan pengembang untuk melakukan  perbaikan  atas  kesalahan  yang tidak terdeteksi pada tahap-tahap sebelumnya.
Pemeliharaan meliputi perbaikan kesalaha, perabikan implementasi unit sistem, dan peningkatan dan  penyesuaian  sistem  sesuai  dengan kebutuhan.

## Perencanaan Sistem
Berikut  adalah  perancangan  sistem yang digunakan dalam membangun sistem absensi di Kantor Balai Desa Paya Bakung yang  digambarkan  dalam  bentuk  use  case diagram
Gambar 1. Use case diagram
Basis data
Database yang dibangun akan digunakan untuk menyimpan data arsip di LKP  Multi  Logika  Binjai.  Perancangan database ini memiliki beberapa tabel. Setiap tabel  memiliki  struktur  data  dengan sejumlah telah ditentukan. Tabel 1 sampai 6  merupakan  tabel  yang  digunakan  dalam pembuatan aplikasi arsip data.
Tabel 1. Struktur Table Asrip Letters
No. Nama Bidang Tipe data Ukuran Bidang 1 id Int 11 2 slack varchar 32 3 No agenda varchar 32 4 pengirim varchar 191 5 notes text 6 No surat Varchar 32 7 Tanggal Surat datetime 8 Tanggal Kirim datetime 9 User_id Int 11 10 Category Varchar 5 11 Created_at datetime Tabel 2. Struktur Tabel Arsip Instruktur No.  Nama Bidang Tipe data Ukuran Bidang 1 Id Int 11 2 Nama_lengkap Varchar 191 3 Tempat_lahir Varchar 191 4 Tanggal_lahir Date 5 Sex Varchar 32 6  Bidang_Keahlian Varchar 32 7 Nomor_sk Varchar 32 8 Status Tinyint 1 Tabel 3. Struktur Tabel Arsip Student No. Nama Bidang  Tipe data Ukuran
Bidang 1 Id Int 11 2 Nama_siswa Varchar 191 3 Agama Varchar 24 4 Alamat Text 5 Tempat_lahir Varchar 191 6 Tanggal_lahir Date 7 Sex Varchar 24 8 Status Tinyint 1 9 Created_at Date Tabel 4. Struktur Tabel Arsip Users No. Nama Bidang  Tipe data  Ukuran Bidang 1 Id Int 11 2 Slack Varchar 191 3  Nama_lengkap  Varchar 191 4 Username Varchar 191 5 Email Varchar 191 6 Password Varchar 191 7 Status Tinyint 1 8 User_id Int 11 9 Role_id Int 11 10 Created_at Datetime 11 Updated_at Datetime
Tabel 5. Stuktur Tabel Arsip File_Letter
No.  Nama Bidang  Tipe data  Ukuran Bidang 1 id Int 11 2 Latter_if Int 11 3 Document Varchar 191 4 Name Varchar 191

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bagian ini akan dijelaskan hasil pembuatan  system  informasi  arsip  data  di Lkp  Multi  Logika  Binjai.  Ada  beberapa interface yang akan dijelaskan pada bagian ini  yang  merupakan  bagian  penting  dari sistem  yang  dibangun.  Aplikasi  arsip  data berbasis Web di Lkp Multi Logika Binjai ini dibuat  agar  dapat  melakukan  pengelolaan data arsip agar aman.
1. Halaman Login
Halaman  Login  digunakan  oleh admin untuk masuk ke dalam system.
2. Halaman Menu
Menu  Utama  berfungsi  sebagai tampilan awal pada saat admin bisa masuk ke dalam sistem , dalam menu ini terdapat navigasi  yang  berfungsi  untuk  membuka menu  data  siswa,  data  instruktur,  surat masuk dan surat keluar.
3. Form surat masuk
Form  surat  masuk  digunakan  untuk mengupload data surat masuk yang diinput admin. Admin dapat  merubah data menyimpan  data,  menghapus  data  dan mencetak data.
4. Form Surat Keluar
Pada Menu ini Admin dapat menyimpan  data  surat  yang  sudah  di keluarkan dari Lkp Multi Logika Binjai
5. Form surat masuk
Form  surat  masuk  digunakan  untuk mengupload data surat masuk yang diinput admin.  Admin  dapat  merubah  data menyimpan  data,  menghapus  data  dan mencetak data.
6. Form Surat Keluar
Pada Menu ini Admin dapat menyimpan  data  surat  yang  sudah  di keluarkan dari Lkp Multi Logika Binjai.

## Uji Sistem
Hasil Pengujian pada masing-masing menu :
No Menu Ket 1 Dasboard Dapat diakses 2 Data surat masuk Dapat diakses 3 Data surat keluar Dapat diakses 4 Data Siswa Dapat diakses 5 Data Instruktur Dapat diakses SIMPULAN
Sistem  kearsipan  merupakan  suatu proses kegiatan administrasi dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip secara  cepat  dan  tepat  guna  mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Oleh karena itu dari hasil pembahasan  serta  analisis  yang  telah dilakukan  maka  penulis  menarik  beberapa kesimpulan yaitu :
Peneliti  merancang  sebuah  system informasi  pengarsipan  dokumen  berbasis web yang sesuai dengan kebutuhan di LKP Multi logika binjai, dengan adanya system informasi  pengarsipan  doukmen  berbasis web ini diharapkan dapat membantu kinerja pengelolaan penyimpanan dan menemukan kembali data dengan cepat dan efekif, dan arsip yang dimiliki dapat tersimpan dengan baik dan aman.

## DAFTAR PUSTAKA
Christanto,  H.  J.,  &  Singgalen,  Y.  A. (2023).  Analysis  and  Design  of Student Guidance Information System through Software Development Life Cycle (SDLC) and Waterfall Model. Journal of Information Systems and Informatics,
5 (1), 259-270.
Eddie,  K.P.,  &  Wina,  W.  (2020).
Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan  Surat  Berbasis  Web  Di Kecamatan XYZ. Jurnal Informatika. 4 (2), 55-64
Mellinda,  E.  (2016)  Perancangan  Aplikasi Kearsipan    Surat    Menyurat      Pada
Badan  Pemerintahan   ( StudiKasus : Badan  Pemberdayaan  Perempuan Perlindungan  Anak  dan  Keluarga Berencana Pontianak). Jurnal Khatulistiwa Informatika. 4 (2) 152 Reza, M. R. (2022). Sistem Informasi Arsip Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar
Pondok Pesantren Al-Ittifaqiah Indralaya. Jurnal  Fasilkom,  12 (2), 85-91.
Riefnaldi,  A.R.,  &  Aranta.A.  (2021).
Pembuatan Sistem Informasi
Pengarsifan  Surat  pada  Kantor  Desa Sandik  Berbasis  Webside. Jurnal
Begawe  Teknologi  Informasi,  2 (2), 191-202. Suryadi, A., & Zulaikhah, Yuli siti (2019).
Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan  Metode  Waterfall. Jurnal Khatulistiwa Informatika,
7 (1), 13-21
Simangunsong.  (2018).  Sistem  Informasi
Pengarsipan Dokumen Berbasis web. Jurnal Informatika 2 (1) 11-19
Tenri,  A.,  &  Agusnaldi.  (2018).  Sistem
Informasi Arsip Digital Berbasis Web pada Pengadilan Agama Watangsoppeng. Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik
Informatika, 1 (2), 29-34