Penerapan Fasilitas TWAIN Untuk Digitalisasi Kearsipan Pada PT. PLN Area Flores Bagian Barat Berbasis Client-Server
Meliana Oktavia Meo
Program Studi Teknik Informatika, STIKOM Uyelindo Kupang E-mail: meliana.oktavia.g@gmail.com

## ABSTRACT
Arsip  adalah  warkat,  gambar atau  dalam  bentuk  yang  lain  yang  disimpan  sebagai  bahan  informasi pada  saat  diperlukan.  Arsip  memiliki  peranan  yang  sangat  penting  bagi  suatu  instansi  atau  suatu perusahaan.  Arsip  yang  tidak  dikelola  dengan  baik  akan  menganggu  kelancaran  aktivitas  suatu organisasi karena arsip yang disimpan merupakan sumber data dan informasi yang berguna bagi suatu organisasi. Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar dengan memanfaatkan teknologi komputer. PT. PLN Area Flores Barat adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat dan kearsipan lainnya. Permasalahan yang  dialami  oleh  PT.  PLN  Area  Flores  Barat adalah proses  penyimpanan arsip  surat masih  bersifat konvensional dan belum menerapkan sistem pengindeksan serta pemanfaatan teknologi komputer. Hal ini menyebabkan pencarian arsip dalam bentuk fisik menjadi sulit dan lambat, selain itu rusaknya kertas arsip  surat  dikarenakan  penumpukan.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  membuat  sebuah  aplikasi  bantu yang  dapat  mempermudah  proses  pengarsipan  dokumen  berbasis client-server pada  PT.  PLN  area Flores bagian barat secara digital dengan menerapkan fasilitas TWAIN. Metode yang digunakan dalam penelitian  ini  adalah  metode  Waterfall  dengan  Bahasa  pemrograman  Microsoft  Visual  Basic.  Hasil penelitian ini dapat membantu dan mempermudah proses pengolahan data kearsipan pada PT. PLN Area Flores  Bagian  Barat  sehingga  diharapkan  dapat  meminimalisasi  kehilangan  dan  kerusakan  data  serta dapat memberikan informasi yang efektif dan efisien dalam pendukung pengambilan keputusan oleh pimpinan
Kata Kunci : Digitalisasi, Kearsipan, Client-Server, TWAIN

## 1. PENDAHULUAN
Seiring  dengan  berkembangnya  teknologi  yang semakin canggih di era globalisasi ini maka kegiatan administrasi  saat  ini  juga  menuntut  akan  sistem kearsipan  yang  terkomputerisasi.  Salah  satu  kegiatan yang  erat  hubungannya  dengan  administrasi  adalah pengelolaan  arsip.  Semua  lembaga  baik  swasta maupun  pemerintah  dalam  pelaksanaan  kegiatannya tidak  terlepas  dari  arsip  surat.  Ketepatan  dalam pengelolaan  arsip  akan  berpengaruh  besar  dan  dapat memberikan  nilai  tambah  bagi  suatu  kemajuan aktivitas kerja perusahaan di masa yang akan datang. Dengan  memanfaatkan  teknologi  komputer  untuk kelancaran aktivitas suatu organisasi karena arsip yang disimpan  selain  sebagai  alat  pengingat  juga merupakan  sumber  data dan informasi  yang  berguna dalam proses pengambilan keputusan dan sebagai alat bukti dari pelaksanaan kegiatan organisasi.
PT.  PLN  Area  Flores  Barat  adalah  salah  satu Badan  Usaha  Milik  Negara  (BUMN)  dengan  area
Flores bagian Barat yang  tentunya tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat dan kearsipan lainnya namun dalam  pelaksanaan  kegiatan  administrasi,  proses penyimpanan  arsip  surat  pada  PT.  PLN  Area  Flores bagian barat masih mengalami banyak kendala, seperti dalam  sistem  penyimpanan  arsipnya  saat  ini  masih bersifat  konvensional  yaitu  menggunakan  media kertas sehingga tidak menerapkan sistem pengindeksan  yang  berakibat    pencarian  arsip  dalam bentuk fisik menjadi sulit dan lambat, rusaknya kertas arsip  surat  dikarenakan  penumpukan  dan  masih besarnya  tingkat  kehilangan  arsip  surat  karena dokumen  fisik  yang  berceceran  dan  tidak  tertata dengan baik, serta kesulitan untuk memindahkan arsip surat yang berdasarkan klasifikasi kode arsip
Kendala seperti ini bukan karena pada PT. PLN Flores  Barat  tidak  tersedianya  fasilitas  listrik  dan komputer  tetapi  pemahaman  akan  pentingnya  sistem informasi  kearsipan  yang  masih  sangat  minim  dan juga kurangnya jumlah pegawai kearsipan yang benar-
benar menerapkan sistem kearsipan berbasis komputer secara optimal.
Pemanfaatan  perangkat  komputer  dalam  PT. PLN Area Flores Bagian Barat untuk kearsipan hanya digunakan untuk mengetik surat yang dilakukan pada paket aplikasi Microsoft Office yaitu Microsoft Word dan  file-file  hasil  kerjapun  tidak  tertata  dengan  baik yang akhirnya hilang maupun rusak Oleh  karena  itu,  dibutuhkan  pengembangan  dalam proses  penyimpanan  arsip  berbasis  database  dengan memanfaatkan  teknologi  komputer  dan  alat  scanner untuk  melakukan  dokumentasi  terhadap  arsip  yang kemudian  disimpan  ke  dalam database sehingga menjadi sistem informasi yang lebih baik.

## 2. LANDASAN TEORI

## 2.1 Pengertian Arsip
Arsip  berasal  dari  bahasa  asing,  orang  Yunani mengatakan “Archivum” yang  artinya  tempat  untuk menyimpan.  Sering  pula  kata  tersebut  ditulis “Archeon” yang  berarti  Balai  Kota  (tempat  untuk menyimpan dokumen) tentang masalah
pemerintahan. Menurut Bahasa  Belanda  yang  dikatakan
dengan “Archief” mempunyai arti [1].
1. Tempat  untuk  menyimpan  catatan-catatan  dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan   catatan   atau  bukti  kegiatan   yang berjudul   tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.
3. Bahan-bahan  yang  akan  disimpulkan  sebagai bahan  pengingat. Menurut  Undang  Undang  No 7 Tahun 1971, arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
dan bahan-bahan pemerintahan  dalam  bentuk  apapun,  baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok  dalam  rangka  pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima oleh  badan-badan  swasta  atau  perorangan, dalam  bentuk  corak  apapun,  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

## 2.2 Fungsi Arsip
Yang  dimaksud  dengan  arsip  adalah  warkat, gambar  atau  dalam  bentuk  yang  lain  yang  disimpan sebagai  bahan  informasi  pada  saat  diperlukan.  Jadi warkat  yang  disimpan  itu  suatu  ketika  dikeluarkan dari  tempat  penyimpanan  dan  digunakan  sebagai sumber  informasi  untuk  keperluan  kegiatan  yang sedang dilaksanakan  [ 2 ]
Arsip  dibedakan  menurut  fungsinya  menjadi dua golongan [3],  yaitu :
1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan,  pelaksanaan,  penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip  dinamis  aktif  dibedakan  menjadi  dua yaitu :
a. Arsip dinamis  aktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  masih  sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan  satuan  kerja  (unit  pengolah)  pada suatu organisasi. b. Ar sip  dinamis inaktif Adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya   oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya  dipergunakan  sebagai  referensi  bagi  satu organisasi.
2. Arsip Statis
Adalah arsip  yang tidak  dipergunakan      secara langsung  untuk  perencanaan, penyelenggaraan kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya maupun pada penyelenggaraan  sehari-hari  administrasi  negara.

## 2.3 Jenis Arsip
Sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  dan kemajuan  peralatan  data  dan  informasi  yang  sudah sampai  kepada  era  komputerisasi,  maka  arsip  masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film, dan media komputer.  Karena  itu  sekarang  terdapat  dua  jenis arsip  ditinjau  dari  sudut  hukum  dan  perundang- undangan,  yaitu  menurut  Undang  Undang  No  7 Tahun 1971 adalah :
1. Arsip Otentik Yaitu  arsip  yang  diantaranya  terdapat  tanda tangan  asli  dengan  tinta  (bukan  fotokopi  atau film)  sebagai  tanda  keabsahan  dari  isi  arsip bersangkutan.
2. Arsip Tidak Otentik Yaitu    arsip    diatasnya    tidak terdapat   tanda tangan    asli    dengan tinta.

## 2.4 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem    penyimpanan    adalah    sistem    yang dipergunakan    pada  penyimpanan  warkat  agar kemudahan  kerja  penyimpanan  dapat diciptakan dan penemuan    warkat    yang    sudah    disimpan    dapat diketemukan   dengan cepat bilamana  warkat tersebut sewaktu-waktu  diperlukan.
Penyimpanan  arsip  merupakan  aktivitas  pokok dalam bidang kearsipan [4]. Sistem penyimpanan arsip dapat di bedakan menjadi lima macam yaitu :
1. Sistem abjad Adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut  abjad  dari  nama-nama  orang/organisasi utama  yang  tertera  dalam  tiap-tiap  arsip itu.  Dengan sistem  menurut  urut-urutan  abjad  ini,  sepucuk  surat yang berhubungan  dengan  seseorang  langsung  dapat diketemukan  kembali  dengan  lebih  cepat  daripada kalau semua surat dicampur  adukkan.
2. Sistem pokok soal Adalah sistem penyimpanan arsip  yang disimpan  menurut  urutan  yang  dimuat,  dalam  tiap- tiap  arsip  bersangkutan.  Isi  arsip  sering  juga  disebut sebagai  perihal,  pokok  masalah,  permasalahan  dan pokok surat atau  subjek.  Misal,  surat  yang  mengenai iklan  dikumpulkan  menjadi  satu  dibawah  judul “iklan”.
3. Sistem  geografis Adalah  sistem  penyimpanan      arsip  ya n g didasarkan  pada  pengelompokan  menurut  nama tempat  (wilayah).  Sistem  ini  sering  disebut  juga sistem lokasi.
4. Sistem nomor
Adalah  si st em   penyimpanan  arsip  yang didasarkan  pada  kode  nomor  sebagai  pengganti  dari nama  orang/nama  badan  atau  pokok  masalah.  Pada sistem  ini  nomor  yang  diberikan  akan  selamanya tetap  sama  dan tidak pernah berubah.
5. Sistem tanggal
Adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut- urutan  tanggal  yang  tertera  pada  tiap  arsip  itu. Sistem  ini  dapat  dipakai  bagi  arsip  yang  harus memperhatikan    sesutu    jangka    waktu    tertentu, misalnya  surat- surat tagihan.
Pengklasifikasian  sistem  penyimpanan  ini dilakukan  agar  pegawai  kearsipan  dapat  dengan mudah  dan  cepat  dalam  melakukan  pekerjaan penyimpanan arsip dan juga dalam penemuan kembali arsip yang akan diperlukan.

## 2.5 Fasilitas TWAIN
TWAIN  (Technology  Without  An  Interesting Name)  adalah  sebuah  standar  API  (Application Programming  Interface)  untuk  pengambilan  gambar pada  sistem  operasi  Microsoft  Windows  dan Machintos.  Diperkenalkan  pada  1992,  dan  saat  ini diratifikasi pada versi 1.9 (per Januari 2000). Standar dikelola  oleh  TWAIN  Working  Group,  sebuah organisasi  nirlaba  yang  tidak  mewakili  industri pencitraan.
Grup  TWAIN  adalah  organisasi  nirlaba  yang mewakili industri pencitraan. Tujuan TWAIN adalah untuk  menyediakan  dan  mengembangkan  standar umum  universal  yang  menghubungkan  aplikasi  dan perangkat akuisisi citra. Misi yang sedang berlangsung dari  organisasi  ini  adalah  untuk  terus  meningkatkan
standar  untuk  mengakomodasi teknologi masa depan [5]

## 3. METODE PENELITIAN

## 3.1 Jenis Penelitian
Menurut penggunaannya, penelitian yang digunakan  saat  ini adalah  penelitian terapan (applied research).  Penelitian  terapan  ialah  setiap  penelitian yang  bertujuan  untuk  meningkatkan  pengetahuan ilmiah  dengan  suatu  tujuan  praktis.  Hasil  dari penelitian  diharapkan  dapat  segera  dipakai  untuk keperluan praktis yaitu menerapkan teknologi TWAIN dalam  bentuk  aplikasi  kearsipan  secara  digital  pada PT. PLN Area Flores Bagian Barat.

## 3.2 Antarmuka Perangkat Lunak
Dalam  penelitian  ini,  adapun  spesifikasi perangkat lunak yang digunakan:
a. Microsoft Visual Basic 6.0  sebagai  Bahasa pemrograman.
b. StarUML sebagai media perancangan system
c. Crystal  Reports sebagai  dirancang  untuk membuat laporan

## 3.3 Perancangan dan Konstruksi Sistem
Tahapan  dalam  pembuatan  perangkat  lunak  ini terdiri atas beberapa bagian utama sebagai berikut:

## 3.3.1 Usecase Diagram
Usecase  menggambarkan  interaksi  yang  terjadi dalam sistem, yang memberi gambaran user atau actor yang  berhubungan  dengan  sistem  dan  hal-hal  yang berhubungan dengan user di dalam sistem.
Gambar 1. Usecase Diagram

## 3.3.2 Activity Diagram Mengelola Data Bagian
Gambar 2. Activity Diagram Mengelola Data Bagian

## 3.3.3 Activity Diagram Mengelola Data Jabatan
Gambar 3. Activity Diagram Mengelola Data Jabatan
3.3.4 Activity Diagram Mengelola Data Instansi
Gambar 4. Activity Diagram Mengelola Data Instansi

## 3.3.5 Perancangan Antarmuka
Bagian ini akan merupakan implementasi atau kontruksi tampilan dari program yang akan dibuat a. Perancangan Form Bagian
System Mengelola Data Bagian Mengelola Data Jabatan Mengelola Data Jenis Mengelola Data Sifat Mengelola Data Arsip Mengelola Data User Mengelola Data Scan Arsip Mengelola Data Instansi Mengelola Data Pegawai Mengelola Data Pemohon Mengelola Data Pelanggan Mengelola Data Meteran Mengelola Data Migrasi Mengelola Data Surat Masuk Petugas Mencetak Laporan Pegawai Mencetak Laporan Pemohon Mencetak Laporan Pelanggan Mencetak Laporan Meteran Mencetak Laporan Migrasi Mencetak Laporan Surat Masuk Mencetak Laporan Disposisi Surat Mencetak Laporan Surat Keluar Petugas User Interface System Database Initialize User Request Sent Request Execute Request Sent Response Accept Response Tambah Pilih Jabatan Refresh Cari Data Tambah Refresh Hapus Ubah Cari Keyword Initialize ID Get ID Checking ID Sent ID Cek Validasi Data Submit Proses Execute Proses Request Data Bagian Display Data Bagian Petugas User Interface System Database Initialize User Request Sent Request Execute Request Sent Response Accept Response Tambah Refresh Cari Data Tambah Refresh Hapus Ubah Cari Keyword Initialize ID Get ID Checking ID Sent ID Cek Validasi Data Submit Proses Execute Proses Display Data Jabatan Pilih Jabatan Request Data jabatan Petugas User Interface System Database Initialize User Request Sent Request Execute Request Sent Response Accept Response Tambah Refresh Cari Data Tambah Refresh Hapus Ubah Cari Keyword Initialize ID Get ID Checking ID Sent ID Cek Validasi Data Submit Proses Execute Proses Request Data Instansi Display Data Instansi Pilih Instansi
Form Bagian 1 Kode Nama Bagian Bagian Kode Nama Tambah Ubah Hapus Refresh Cari Tutup Halaman x/x
Gambar 5. Perancangan Form Bagian
b. Perancangan Form Jabatan Form Jabatan 1 Kode Nama Kode Nama Jabatan Tambah Ubah Hapus Refresh Cari Tutup Halaman x/x
Gambar 6. Perancangan Form Jabatan
c. Perancangan Form Instansi Form Bagian Instansi 1 Kode Nama Bagian Instansi Kode Nama Tambah Ubah Hapus Refresh Cari Tutup
Halaman x/x
Gambar 7. Perancangan Form Instansi
d. Perancangan Form Jenis Form Jenis 1 Kode Nama Kode Nama Jenis Tambah Ubah Hapus Refresh Cari Tutup
Halaman x/x Gambar 8. Perancangan Form Jenis
e. Perancangan Form Scan Arsip
Form Pilih Device Scan Arsip Simpan Gambar Tutup Gambar 9. Perancangan Form Scan Arsip f. Perancangan Form Pelanggan Form Pelanggan 1 Kode Nama Pelanggan Kode Nama Tambah Ubah Hapus Refresh Cari Tutup Halaman x/x Alamat No. Telp Keterangan
Gambar 10. Perancangan Form Pelanggan

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Implementasi Sistem
Aplikasi  dapat  berjalan  dengan  baik  apabila memiliki file-file pendukung untuk menunjang proses yang akan dijalankan.
Berikut  adalah  beberapa file pendukung  dalam implementasi program ini yaitu:
Tabel 1. File pendukung implementasi program

## 4.2 Antarmuka Sistem
a. Tampilan Form Utama
Gambar 11. Tampilan form utama
b. Tampilan Data Bagian Instansi
Gambar 12. Tampilan Form Data Bagian Instansi
c. Tampilan Form Data Jenis surat
Gambar 13. Tampilan Form Data Jenis Surat
d. Tampilan Form Scan Dokumen
Gambar 14  Tampilan form Scan Dokumen
e. Tampilan Form Scan Dokumen

## Gambar 15. Tampilan form laporan pegawai

## 4.3 Deskripsi Sistem
Sistem yang ditawarkan merupakan sistem baru dimana  berbasis  komputerisasi  dalam  penanganan data  kearsipan  berbasis clint-server. Selain  itu,  di dalam sistem ini juga dilengkapi dengan tool TWAIN untuk mempermudah  proses scan dokumen  sehingga langsung  disimpan  pada database dengan  demikian demikian,  data  kearsipan  selain  disimpan dalam bentuk  dokumen  fisik  juga  dapat  disimpan  dalam bentuk data digital yaitu setiap file gambar yang discan akan  tersimpan  di  dalam database (bukan  di  dalam folder tertentu) sehingga mengurangi kehilangan atau kekurangan data data
Sistem yang dirancang juga menggunakan level otentifikasi  untuk  membedakan  pengguna  sistem berdasarkan  bagian  tertentu  dan  dengan  level  akses tertentu  sehingga  dilengkapi  dengan password administrator yang berarti hanya user yang memiliki hak  akses  yang  boleh  menggunakan  sistem  yang dibuat

## 5. KESIMPULAN
Dari penelitian yang dilakukan dapat disimpukan bahwa aplikasi yang dibuat dapat berjalan dengan baik dan  dapat  diterima  dengan  baik.  Dengan  adanya aplikasi  digitalisasi  kearsipan  pada  PT.  PLN  Area Flores  Bagian  Barat  berbasis client-server dengan menggunakan fasilitas TWAIN maka akan membantu dan  mengolah  data  kearsipan  yang  lebih  efektif  dan efisien.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]    Sedarmayanti.  2003.  Tata  Kearsipan  dengan Memanfaatkan     Teknologi  Modern.  Bandung : Mandar Maju
[2]  Mulyono, Sularso. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang. UNNES
[3]   Republik  Indonesia.  1971.  Undang-Undang Nomor  7  Tahun  1971  tentang  Ketentuan- ketentuan  Pokok  Kearsipan.  Lembaran  Negara RI  Tahun  1971  Nomor  32.  Sekretariat  Negara. Jakarta
[4]  The  Liang  Gie.  2000.  Administrasi  Perkantoran Moderen. Yogyakarta : Liberty
[5]   TWAIN. 2017. Twain Initiative. http://www.twain.org (diakses tanggal 7 Maret
2017)