## PERANGKAT LUNAK BANTU PENGELOLAAN SURAT PADA DINAS PERINDAGKOP, UKM DAN PENGELOLAAN PASAR KOTA PAGAR ALAM

## Desi Puspita
Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Pagaralam Jl. Masik Siagiam No.75 Simpang Mbacang Ke.Dempo Tengah Kota Pagaralam Website: www.sttpagaralam.ac.id, email:sttp@sttpagaralam.ac.id, Telp/Fax.(0730) 621916 e-mail: desiofira1@gmail.com

## Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang dan membangun Perangkat Lunak Bantu Pengelolaan  Surat  Pada  Dinas  Perindagkop,  UKM  dan  Pengelolaan  Pasar  Kota  Pagar  Alam untuk  membantu  petugas  agendaris  mendata  surat.  Dimana  Dinas  Perindagkop,  UKM  dan Pengelolaan Pasar Kota Pagar Alam dalam pengeloaan surat masih menggunakan cara/prosedur kerja manual yaitu melakukan penulisan kedalam buku register dan juga lembar disposisi yang cukup  banyak  memakan  waktu  dan  tenaga.  Metode  pengembangan  sistem  dengan  metode  air terjun  (waterfall)  diantaranya  :  analysis,  design,  coding,  testing,  dan  maintenance.  Hasil  dari penelitian ini berupa aplikasi perangkat lunak bantu pengelolaan surat diterapkan memudahkan pengelolaan  surat  dan  dapat  mendukung  pekerjaan  petugas  pengelola  surat  di  Dinas Perindagkop, UKM dan Pengelolaan Pasar lebih efektif dan efisien.
Kata kunci : Perangkat Lunak, Surat, Waterfall.

## Abstract
The purpose of this study is to design and build Software Assistance Management Letter On  the  Office  of  Perindagkop,  SME and  Market  Management  of  Pagar  Alam  City  to  help  the officer  agendary  register  a  letter.  Where  the  Office  of  Industry  and  Trade,  SME  and  Market Management  Pagar  Alam  city  in  the  management  of  the  letter  is  still  using  the  way  /  manual working procedure is to write into the register book and also a disposition sheet that is quite a lot of time and energy. System development method with  waterfall method (waterfall) include: analysis,  design,  coding,  testing,  and  maintenance.  The  results  of  this  research  in  the  form  of application  software  assisted  the  management  of  the  letter  is  applied  to  facilitate  the management of the letter and can support the  work of letter management officers in the Office of Perindagkop, UKM and Market Management more effective and efficient.
Keywords : Software, Letter, Waterfall.

## I. PENDAHULUAN
Komputer merupakan suatu
teknologi  canggih  yang  dapat  membantu pekerjaan  manusia  diantaranya  didalam mengelola  data.  Data  yang  dikelola  secara terkomputerisasi  akan  mendapatkan  hasil yang  lebih  baik  dan  terstruktur  dari  pada data  yang  dikelola  dengan  cara  manual. Pengelolaan  data  dengan  cara  manual sering  kali  banyak  memakan  waktu  dan
tempat  sehingga  didalam  penyampaian informasinya pun menjadi tidak efektif .
Dalam  penelitian  Syaban  (2015) dengan  judul  ”Pengembangan  Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan Surat  Keluar  Berbasis Web di  Dinas  Sosial Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Kabupaten Garut  Menggunakan Framework  PHP ” dengan  tujuan  untuk  menyediakan  sistem pengelolaan  surat  berbasis  komputer  yang terdiri  dari  proses  pengelolaan  surat  masuk dan  surat  keluar  serta  pembuatan  laporan
pengelolaan  surat  secara  lebih  efisien  dan efektif.  Metode  pengembangan  sistem menggunakan USDP  (unifed  software development  process) yang  merupakan salah  satu  kerangka  kerja  pengembangan perangkat  lunak  berorientasi  objek. UML
(unifed  modelling  language) digunakan sebagai alat bantu utama dalam analisis dan perancangan perangkat lunak yang dikembangkan.  Dalam  penelitian  Saputra (2014)  dengan  judul  “Perancangan  Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan Surat  Keluar  Pada  MTs  Guppi  Jatiskidul” dengan  tujuan  penelitian  untuk  merancang sebuah  sistem  pengelolaan  surat  pada  MTs Guppi  Jatiskidul,  untuk  membantu  proses pengelola  surat  masuk  dan  surat  keluar yang  saat  ini  sistem  yang  digunakan  masih manual dengan menggunakan buku register .  Metode  pengembangan  sistem informasi  berupa survei,  analisis,  design, perancangan , implementasi. Hasil penelitian yaitu  sistem  pengelolaan  surat  yang terkomputerisasi, dapat mempermudah semua  pihak  yang  terkait  dengan  surat masuk  dan  surat  keluar  di  MTs  Guppi Jatiskidul.
Dinas  Perindustrian,  Perdagangan, Koperasi,  UKM  dan  Pengelolaan  Pasar (PP)  Kota  Pagar  Alam  didalam  pengeloaan surat  masih  menggunakan  cara/prosedur kerja  manual  yaitu  melakukan  penulisan kedalam  buku register dan  juga  lembar disposisi  yang  cukup  banyak  memakan waktu  dan  tenaga.  Dengan  cara  manual tersebut  masih  sering  timbul  permasalahan yang  membuat  data  sulit  untuk  dikelola dengan baik dan  surat  sulit untuk diketahui keberadaanya.
Rumusan  penelitian  ini  bagaimana merancang  dan  membangun  Perangkat Lunak Bantu Pengelolaan Surat Pada Dinas Perindagkop  ,UKM  dan  Pengelolaan  Pasar Kota  Pagar  Alam?.  Tujuan  penelitian adalah untuk menghasilkan perangkat lunak bantu  pengelolaan  surat  pada  Dinas Perindagkop,  UKM  dan  PP  menggunakan
PHP dan MySQL . Sistem yang terkomputerisasi dapat mendukung
pekerjaan  petugas  pengelola  surat  di  Dinas Perindagkop,  UKM  dan  PP  lebih  efektif dan efisien.
II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1 Perangkat lunak
Perangkat  lunak  atau  peranti  lunak adalah  program  komputer  yang  berfungsi sebagai  sarana  interaksi  antara  pengguna dan  perangkat  keras.  Perangkat  lunak  juga dapat dikatakan sebagai penerjemah perintah-perintah yang dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan ke atau diproses oleh perangkat keras. Perangkat lunak umumnya digunakan  untuk  mengontrol  perangkat keras (device  driver) ,  melakukan  proses penghitungan, berinteraksi dengan perangkat  lunak  yang  lebih  mendasar lainnya  seperti  sistem  operasi  dan  bahasa pemrograman.  (Janner  Simarmata,  2009  : 19-20).

## 2.2 Surat
Surat  adalah  lembar  kertas  yang memuat  bahan  komunikasi/informasi  yang disampaikan  oleh  satu  pihak  kepada  pihak yang  lainnya,  baik  atas  nama  pribadi maupun  atas  nama  organisasi  atau  kantor. (Sri Endang R., dkk, 2009 :10).

## III. METODOLOGI PENELITIAN

## 3.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam  rangka  mendapatkan  data  yang diperlukan  dalam  penelitian  ini  ada beberapa  metode  yang  diperlukan  antara lain: (M.Shahluddin, 2015)
a. Observasi/Pengamatan Observasi  adalah  teknik  pengumpulan data  dengan  melakukan  pengamatan secara  langsung  terhadap  permasalahan yang tampak pada objek penelitian.
b. Studi Pustaka
Metode  yang  dilakukan  dengan  mencari bahan yang mendukung dalam
mendefinisikan  masalah  melalui  buku- buku, informasi dari internet, dan bahan- bahan yang erat kaitannya dengan objek permasalahan.
c. Dokumentasi Penelitian  ini  dilakukan  dengan  cara menggunakan  data  yang  telah  diperoleh baik dari arsip dan yang lainnya.

## 3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  bisa diartikan  sebagai  urutan  langkah-langkah yang  terstruktur  untuk  mengembangkan sebuah sistem informasi berbasis komputer. (Rohmat Taufiq, 2013 : 173).
Metode  pengembangan  sistem  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah metode waterfall (air  terjun),  dengan tahapan sebagai berikut:
Gambar 1. Metode Waterfall
1. Analysis/ Analisa
Merupakan tahapan menganalisa hal-hal yang  diperlukan  dalam  pelaksanaan pengerjaan  suatu  proyek  pembuatan perangkat lunak.
2. Design/ Desain
Proses ini digunakan  untuk menjelaskan
hal-hal apa saja yang memang dibutuhkan  pada  aplikasi  yang  akan dibangun.
3. Coding/ Pengkodean
Tahapan penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman tertentu. 4. Testing/ Pengujian Tahap  ini  merupakan  implementasi  dari tahap  sebelumya  dan  hasilnya  harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
5. Maintenance/ Pemeliharaan Perangkat lunak disajikan kepada pelanggan yang kemudian mengevaluasi produk yang disajikan dan akan memberikan  umpan  balik  berdasarkan evaluasi tersebut. 3.3 Use Case Diagram Use Case Diagram merupakan gambaran  dari  alur  sebuah  sistem  yang akan dibangun, terdiri dari petugas agendaris,  sekretaris  dan  kepala  dinas.
Dimana petugas dapat menambah, mengubah, mencari, menghapus dan membuat laporan data  surat.  Sekretaris dan kepala  dinas  dapat  mencari  data  surat  dan melihat laporan data surat secara perperiode. Gambar 2.Use Case Diagram 3.4 Class Diagram Class Diagram paling banyak memperhatikan  hubungan  antar  kelas, penjelasan  detail  kelas  dalam  pemodelan desain  dari  suatu  sistem.  Selama  proses analisa class  diagram memperhatikan aturan-aturan  dan  tanggung  jawab  entitas yang  menentukan  perilaku  sistem  selama tahap desain, class diagram berperan dalam menangkap  struktur  dari  semua  kelas  yang membentuk arsitektur sistem yang dibuat.
PETUGAS Mengelola Surat Masuk Mengelola Surat Keluar Memasukkan Cetak Disposisi Melihat Mengubah Mencari Menghapus Memasukkan Melihat Mengubah Mencari Menghapus Validasi Login Logout Memeriksa Status Login Mengelola Laporan <<include>> <<include>> <<include>> Cetak Laporan Melihat laporan SEKRETARIS KEPALA DINAS
Gambar 3. Class Diagram 3.5 Perancangan Database 3.5.1  Tabel Users Tabel Users terdiri dari id, username, password, nama dan level yaitu untuk login kedalam  sistem  sehingga  dapat  melakukan pengelolaan data didalam sistem, berdasarkan level yang dipilih.
Tabel 1. Tabel Users N o Nama Field Tipe Uku ran Keterangan 1 Id* Int 11 Id 2 Username Varchar 35 Nama Pengguna 3 Password Varchar 35 Password 4 Nama Varchar 50 Nama pengguna 5 Level Int 11 Level * Primary key

## 3.5.2 Tabel Surat Masuk
Rancangan  tabel  yang  terdiri  dari  id surat  masuk,  tanggal  diterima,  asal  surat, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan  yang  dapat  dilihat  pada  tabel dibawah ini.
Tabel 2. Tabel Surat Masuk No Nama Field Tipe Uku ran Keterangan 1 Id_suratms* Int 10 Nomor Agenda Surat Masuk 2 Tgl_diterima Date Tanggal Diterima 3 Asal_surat Varchar 50 Asal Surat 4 Tgl_surat Date Tanggal Surat 5 No_surat Varchar 50 Nomor Surat 6 Perihal Text Perihal
7 Ket Varchar 20 Keterangan * Primary key 3.5.3 Tabel Surat Keluar Rancangan tabel yang terdiri dari id surat  keluar,  tanggal  surat,  indeks,  tujuan surat,  bidang,  perihal  yang  dapat  dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 3. Tabel Surat Keluar No Nama Field Tipe Ukur an Keterangan 1 Id_suratk* Int 10 Nomor Agenda Surat Keluar 2 Tgl_surat Date Tanggal surat 3 Indeks Int 5 Indeks 4 Tujuan_su rat Text Tujuan surat 5 Bidang Char 20 Bidang 6 Perihal Text Perihal * Primary key

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  yang  diperoleh  dari  penelitian ini berupa Perangkat Lunak Bantu Pengelolaan Surat Pada Dinas Perindagkop,
UKM  dan  Pengelolaan  Pasar  Kota  Pagar Alam.  Adanya  perangkat  lunak  bantu pengelolaan  surat  ini  dapat  membantu pekerjaan petugas agendaris dalam mengisi dan  mencari  data-data  surat  yang  masuk maupun  surat  yang  keluar  di  dinas Perindagkop,  UKM  dan  Pengelolaan  Pasar Kota  Pagar  Alam.  Adapun  hasil  dari rancangan yang dibuat sebagai berikut :

## 4.1 Perancangan Halaman
4.1.1 Rancangan Halaman Input Surat Masuk
Tampilan  halaman input surat masuk  ini  digunakan  Petugas  untuk mengisikan data surat yang masuk ke Dinas Perindagkop,  UKM  dan  PP  Kota  Pagar Alam.
Gambar 4. Rancangan Input Surat Masuk 4.1.2 Rancangan Halaman Input Surat Keluar
Halaman input surat  keluar  ini digunakan  petugas  untuk  mengisikan data surat yang dikeluarkan oleh Dinas Perindagkop,  UKM  dan  PP  Kota  Pagar Alam. Gambar 5. Rancangan Input Surat Keluar

## 4.1.3 Rancangan  Halaman  Data  Surat
Masuk Halaman  ini  menampilkan  hasil data-data surat masuk yang telah dimasukkan  sebelumnya.  Petugas  dapat melakukan  pencarian  data  surat  sesuai dengan  data  yang  dibutuhkan,  dapat melakukan perbaikan maupun pengahapusan  data  surat  dan  mencetak disposisi. Gambar 6. Rancangan Halaman Data Surat Masuk 4.1.4 Rancang Halaman Cetak Disposisi Halaman  ini  menampilkan  hasil data-data surat masuk yang telah dimasukkan  sebelumnya,  dan  merupakan lembaran  khusus  yang  diisi  oleh  sekretaris yang  ditujukan  kepada  bawahan  sebagai alat  komunikasi  tertulis  yang  berisikan intruksi atau perintah.

## Gambar 7. Rancangan Halaman Cetak Disposisi
4.1.5 Rancangan  Halaman  Data  Surat Keluar Halaman  ini  menampilkan  hasil data-data surat keluar yang telah dimasukkan  sebelumnya.  Petugas  dapat melakukan  pencarian  data  surat  sesuai dengan  data  yang  dibutuhkan,  dapat melakukan perbaikan maupun pengahapusan data surat.
Gambar 8.  Rancangan Halaman Data S urat Keluar 4.1.6 Rancangan  Halaman  Laporan Surat Masuk
Halaman  laporan  surat  masuk  ini digunakan  petugas,  sekretaris  maupun kepala dinas untuk mengetahui jumlah surat yang  masuk  ke  Dinas  Perindagkop,  UKM
& PP Kota Pagar Alam secara perperiode.
Gambar 9. Rancangan Halaman Proses
Laporan Surat Masuk
Merupakan hasil dari proses laporan  surat  masuk  Sesuai  dengan  tanggal awal dan tanggal akhir yang dibutuhkan.
Gambar 10. Rancangan Halaman Laporan Surat Masuk
Merupakan  hasil output dari  cetak laporan  surat  masuk  di  dinas  Perindagkop, UKM & PP Kota Pagar Alam. Gambar 11. Rancangan Hasil Cetak Laporan Surat Masuk

## 4.1.7 Rancangan  Halaman  Laporan Surat Keluar
Halaman  laporan  surat  keluar  ini digunakan  petugas,  sekretaris  maupun kepala dinas untuk mengetahui jumlah surat yang keluar di Dinas Perindagkop, UKM &
PP Kota Pagar Alam secara perperiode. Gambar 12. Rancangan Halaman Proses Laporan Surat Keluar Merupakan hasil dari proses laporan  surat  keluar  sesuai  dengan  tanggal awal dan tanggal akhir yang dibutuhkan.
Gambar 13. Rancangan Halaman Laporan Surat Keluar
Merupakan  hasil output dari  cetak laporan  surat  keluar  di  dinas  Perindagkop, UKM & PP Kota Pagar Alam.
Gambar 14.  Rancangan Hasil Cetak

## Laporan Surat Keluar
4.2 Halaman Input Surat Masuk
Halaman input surat  masuk  ini digunakan  Petugas  untuk  mengisikan data surat  yang  masuk  ke  Dinas  Perindagkop, UKM dan PP Kota Pagar Alam. Field yang harus  di  isi  yaitu  tanggal  diterima  yang telah dibuat otomatis sesuai dengan tanggal input , asal surat, tanggal surat, nomor surat, perihal dan keterangan.
Gambar 15. Halaman Input Surat Masuk 4.3 Halaman Input Surat Keluar Halaman input surat  keluar ini digunakan  petugas  untuk  mengisikan data surat yang dikeluarkan oleh Dinas Perindagkop,  UKM  dan  PP  Kota  Pagar Alam. Field yang harus di isi yaitu tanggal surat,  indeks,  tujuan  surat,  bidang  dan perihal.
Gambar 16. Halaman Input Surat Keluar

## 4.4 Halaman Data Surat Masuk
Halaman  ini  menampilkan  hasil  data- data  surat  masuk  yang  telah  dimasukkan sebelumnya.  Petugas  dapat  melakukan pencarian  data  surat  sesuai  dengan  data yang dibutuhkan, dapat melakukan perbaikan maupun pengahapusan data surat dan mencetak disposisi.
Gambar 17. Halaman Data Surat Masuk

## Petugas

## 4.5 Halaman Cetak Disposisi
Halaman  ini  menampilkan  hasil  data- data  surat  masuk  yang  telah  dimasukkan sebelumnya,  dan  merupakan  lembaran khusus  yang  diisi  oleh  sekretaris  yang ditujukan  kepada  bawahan  sebagai  alat komunikasi  tertulis  yang  berisikan  intruksi atau perintah.
Gambar 18. Halaman Cetak Disposisi

## 4.6 Halaman Data Surat Keluar
Halaman  ini  menampilkan  hasil  data- data  surat  keluar  yang  telah  dimasukkan sebelumnya.  Petugas  dapat  melakukan pencarian  data  surat  sesuai  dengan  data yang dibutuhkan, dapat melakukan perbaikan maupun pengahapusan data surat.
Gambar 19.Halaman Data Surat Keluar
Petugas

## 4.7 Halaman Laporan Surat Masuk
Halaman  laporan  surat  masuk  ini digunakan  petugas,  sekretaris  maupun kepala dinas untuk mengetahui jumlah surat yang  masuk  ke  Dinas  Perindagkop,  UKM & PP Kota Pagar Alam secara perperiode.

## Gambar 20. Halaman Hasil Cetak Laporan Surat Masuk

## 4.8 Halaman Laporan Surat Keluar
Halaman  laporan  surat  keluar  ini digunakan  petugas,  sekretaris  maupun kepala dinas untuk mengetahui jumlah surat yang keluar di Dinas Perindagkop, UKM & PP Kota Pagar Alam secara perperiode.
Gambar 21. Halaman Hasil cetak Laporan

## Surat Keluar

## 4.9 Pengujian Perangkat Lunak
Pengujian  yang  dilakukan  terhadap perangkat  lunak  bantu  pengeloan  surat  ini adalah  pengujian  dengan  menggunakan B lackbox .  Pengujian  dilakukan  dengan menjalankan  semua fungsi  dan  fitur  yang ada  dari  sistem  ini    kemudian  dapat  dilihat apakah  hasil  dari  fungsi-fungsi  tersebut sesuai  dengan  yang  diharapkan.  sistem  ini dijalankan  melalui  suatu web  browser dan mencoba    mengakses perangkat  lunak bantu  pengelolaan  surat. Berikut  hasil  dari pengujian  terhadap  perangkat  lunak  bantu pengelolaan surat :
Tabel 4. Pengujian Login Test Prosedur Yang Dijalanka n Hasil Yang Diharapka n Hasil Logi n Masukkan username, password dan level User berhasil masuk ke halaman home berdasarka n level Berhas il Tabel 5. Pengujian Surat Masuk Test Prosedur Yang Dijalanka n Hasil Yang Diharapk an Hasil Surat Masu k Input field-field surat masuk Data surat masuk bertambah Berhas il Pencarian data surat Data sesuai dengan yang di cari Berhas il Edit data surat Data berubah Berhas il Hapus data surat Data ter hapus Berhas il Cetak disposisi Disposisi tercetak Berhas il Laporan perperiod e Data sesuai dengan yang dibutuhkan Berhas il Tabel 6. Pengujian Surat Keluar Test Prosedur Yang Dijalanka n Hasil Yang Diharapk an Hasil Surat Kelua r Input field-field surat keluar Data surat keluar bertambah Berhas il Pencarian data surat Data sesuai dengan yang di cari Berhas il Edit data surat Data berubah Berhas il Hapus data surat Data ter hapus Berhas il Cetak disposisi Disposisi tercetak Berhas il Laporan perperiod e Data sesuai dengan yang dibutuhkan Berhas il

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  telah dilakukanmengenai Perangkat Lunak Bantu pengelolan  surat  Pada  Dinas  Perindagkop, UKM  dan  Pengelolaan  Pasar  Kota  Pagar Alam  maka  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut:
1. Dapat  memudahkan  pegawai  dalam  hal pengarsipan  surat,  sehingga  pekerjaan yang  sebelumnya  dilakukan  secara manual bisa lebih rapi.
2. Dengan adanya pengarsipan surat masuk dan  surat  keluar  yang  berbasiskan
komputerisasi sehingga dapat meningkatkan produktifitas
kerja khususnya  dari  segi  proses  pencatatan surat  masuk  dan  surat  keluar  dan pembuatan akan menjadi cepat.

## VI. SARAN
Dalam pengembangan perangkat lunak  bantu  pengelolaan  surat  ini  perlu adanya  pengembangan  didalam form data surat baik surat masuk maupun surat keluar untuk penyimpanan berbentuk fisik.

## VII. DAFTAR PUSTAKA
[1] Kurnia Adhi Saputra dan Muga Linggar Famukhit,  2014,  Perancangan  Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat    Keluar  Pada  MTs  Guppi Jetiskidul, Indonesian  Journal  on
Networking  and  Security, No.4  Vol.3, hal  59 – 62.
[2] Rizki  Maulana  Syaban    dan  H. Bunyamin, 2015, Pengembangan Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web di  Dinas  Sosial  Tenaga  Kerja  Dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework Php, Journal
Algoritma, No.1 vol. 12, hal 01-11. [3] Rosa A.S M.Shaluddin, 2015, Rekayasa Perangkat Lunak:Terstruktur Berorientasi Objek, Informatika,
Bandung.
[4] Rohmat Taufiq, 2013, Sistem Informasi Manajemen:  Konsep  Dasar  Analisis dan Metode Pengembagan, Graha Ilmu, Yogyakarta.
[5] Jannaer  Simarmata,  2009, Rekayasa Perangkat Lunak, CV. Andi, Yogyakarta. [6] Sri  Endang  DKK,  2009, Melakukan Prosedur Administrasi, PT.Gelora Aksara Pratama, Jakarta [7] Madcoms,  2008, Mahir  dalam  7  hari  :
Adobe  Dreamweaver  CS3  dan  PHP, Andi, Jogyakarta.