Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.309-313

## Sosialisasi Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis  Di Puskesmas Ambacang Kuranji Kota Padang

## Nurhasanah Nasution*
Program Studi Ilmu Rekam Medis Apikes Iris, Padang, Indonesia * hasanah.nasution11@gmail.com

## ABSTRAK
Setiap Puskesmas wajib  menyelenggarakan  rekam  medis karena rekam  medis merupakan jantung  sebuah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  harus  dirawat  dan  dilindungi. Pengelolaan rekam medis yang benar termasuk sistem penyimpanan berkas rekam medis di puskesmas  merupakan  salah  satu  kriteria  dalam  penilaian  akreditasi.  Pengabdian  Kepada Masyarakat  (PKM)  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan  pemahaman  petugas  rekam  medis dalam  hal  penyimpanan  rekam  medis.  PKM  ini  telah  dilakukan  pada  tanggal  23  April tahun  2019  di  Puskesmas  Kuranji  Kota  Padang.  PKM  dilakukan  dengan  cara  melakukan sosialisasi ke petugas rekam  medis tentang pengelolaan rekam  medis khusunya di  bagian penyimpanan  dan  penomoran.  Dari  Kegiatan  PKM  didapat  hasil  bahwa  penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas belum ideal. Penyimpanan berkas masih menggunakan map  plastik  dengan  sistem  penomoran  keluarga  yang  belum  sesuai  dengan  standar Huffman.
Kata Kunci : Rekam Medis, Penyimpanan, Penomoran, Puskesmas
Received: August 5, 2020 Revised: August 21, 2020 Accepted: August 30, 2020
This is an open-acces article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

## PENDAHULUAN
Instansi  kesehatan  yang  memberikan  pelayanan  optimal  dapat  memberikan kepuasan dan kepercayaan pasien untuk berobat. Dengan adanya perbaikan sistem pelayan, diharapkan  mampu  untuk  memenuhi  strategi  untuk  bersaing.  Perbaikan  sistem  dapat diwujudkan  dalam  bentuk  sistem  informasi  rekam  medis.  Salah  satu  instatansi  kesehatan yang sangat berpengaruh dalam pelayanan kesehatan adalah puskesmas.
Puskesmas merupakan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama yang berperan penting  dalam  meningkatkan  aksesibilitas,  keterjangkauan,  dan  kualitas  pelayanan  dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat serta menyukseskan program jaminan kesehatan  (Permenkes,  2011).  Setiap  Puskesmas  wajib  menyelenggarakan  rekam  medis karena  rekam  medis  merupakan  jantung  sebuah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  harus dirawat dan dilindungi. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila unit kerja rekam medis  melakukan  tugasnya  dengan  baik  sebagai  tujuan  dalam  penyediaan  berkas  rekam medis  dan  tertib  administrasi.  Salah  satu  tugas  unit  kerja  rekam  medis  adalah  bagian pengolahan  data  diruang  penyimpanan  atau filing yang  diakreditasi  oleh  Departemen
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.309-313
Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas atas dasar sistem penjajaran tertentu melalui prosedur yang sistematis (Hatta, 2008).
Sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis  sangat  penting  untuk  dilakukan  dalam suatu  institusi  pelayanan  kesehatan,  karena  sistem  penyimpanan  dapat  mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali  atau  pengambilan  berkas  rekam  medis  yang  disimpan  dalam  rak  penyimpanan, mudah  pengembaliannya,  dan  melindungi  berkas  rekam  medis  dari  bahaya  pencurian, bahaya  kerusakan  fisik,  kimiawi,  dan  biologi  (Hatta,  2008).  Sistem  penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanannya terdiri dari sentralisasi dan desentralisasi. Pengelolaan rekam medis yang benar termasuk sistem penyimpanan berkas rekam medis di puskesmas merupakan  salah  satu  kriteria  dalam  penilaian  akreditasi  puskesmas.  Berdasarkan penjelasan  di  atas  pengabdian  ini  penting  dilakukan  untuk  meningkatkan  mutu  dari Puskesmas Kuranji. Pengabdian maysarakat ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman petugas  rekam  medis  mengenai  metode  penyimpanan  rekam  medis  dan  membantu meningkatkan akreditasi Puskesmas Kuranji.

## METODE
PKM  ini  dilakukan  dimulai  dari  persiapan,  survey  lokasi,  pengumpulan  bahan  dan pembuatan  materi  sosialisasi.  Dalam  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  metode yang  digunakan  adalah  memberikan  sosialisasi  pelaksanaan  sistem  penyimpanan  berkas  . Tim  PKM  memberikan  penyuluhan  bagaimana  berkas  rekam  medis  yang  baik  dan memberikan  item-item  yang  harus  ada  pada  berkas  rekam  kepada  petugas  rekam  medis yang  bertugas  di  Puskesmas  Andalas  Kota  Padang.  Tim  PKM  juga  membawa  contoh berkas Rekam Medis yang baik dan lengkap yang diambil dari laboratorium rekam medis Apikes Iris.

## HASIL
Kegiatan  ini  dilaksanakan  pada  hari  selasa  tanggal  23  April  2019  pukul  13.30  WIB hingga  jam  15.00  WIB  dengan  pelaksanaan  dilakukan  sesuai  dengan  proposal  yang  telah dibuat.  Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dilakukan  di  Puskesmas  Ambacang Kuranji.
Pada  awal kegiatan, moderator memperkenalkan diri, kemudian setelah itu  moderator memberikan penjelasan sedikit tentang pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen Apikes  Iris.  Setelah  itu,  moderator  memberikan  waktu  dan  kesempatan  kepada  pemateri untuk menjelaskan tentang sosialisasi penyimpanan berkas rekam medis.
Penyampaian  materi  dibantu  dengan  menggunakan  infocus.  Materi  yang  diberikan yaitu tentang penyimpanan rekam medis yang ideal dan umum dilakukan di puskesmas dan bagaimana contoh berkas rekam medis yang baik dan tahan lama. Disela pemberian materi, para petugas rekam medis di puskesmas kuranji memberikan pertanyaan pertanyaan yang terkait dengan penyimpanan rekam medis.
Peserta, Lokasi serta Peralatan
a. Peserta  yang  hadir  sebanyak  11  orang  yang  terdiri  dari  kepala  puskesmas,  kepala rekam medis dan petugas rekam medis puskesmas ambacang Kuranji.
b. Lokasi PKM  dilaksanakan di puskesmas ambacang Kuranji
c. Peralatan  seperti  Laptop,  Projector,  Sound  System  dan  segala  sesuatunya  yang digunakan untuk kegiatan PKM disediakan oleh pihak puskesmas.

## Gambar 2. Penyampaian materi sosialisasi Proses
a. Secara  keseluruhan,  kegiatan  berjalan  lancar,  semua  peserta  yang  hadir  mengikuti kegiatan dari awal sampai akhir.
b. Peserta  yang  hadir  sangat  antusias  dan  aktif  selama  penyampaian  materi  dan  praktek dilakukan.
Gambar 3. Petugas rekam medis menunjukkan berkas rekam medis di puskesmas ambacang Kuranji.

## Output
a. Peserta mengetahui tentang proses penyimpanan rekam medis yang baik
b. Peserta mengetahui berkas rekam medis yang ideal
c. Peserta  dapat  melakukan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  sesuai  dengan  nomor urutannya

## PEMBAHASAN
Dari PKM yang telah dilakukan diharapkan petugas rekam medis dapat menyimpan berkas rekam  medis  dengan  baik,  diharapkan  penomoran  keluarga  yang  dipakai  di  puskesmas dapat  diperbaiki  sesuai  dengan  aturan  yang  telah  berlaku.  Dengan  sosialisasi  ini, diharapkan tempat penyimpanan berkas rekam  medis diberikan penomoran yang ideal.
Penyimpanan  rekam  medis  di  puskesmas  ambacang  menggunakan  penomoran keluarga,  namun  penomoran  ini  masih  belum  sesuai  dengan  aturan  penomoran  keluarga
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.309-313
yang semestinya, yaitu setiap anggota keluarga diberikan nomor penanda, kepala keluarga nomor 01, pasangan 02, anak  ke satu 03 dst.
Map penyimpanan berkas rekam medis masih menggunakan plastik map dan juga tidak  seragam  bentuknya,  nomor  rekam  medis  juga  tidak  disertakan  pada  map  dibagian pinggir,  tetapi  dibagian  tengah  sehingga  menyulitkan  petugas  rekam  medis  dalam pengambilan  maupun  pengembalian  rekam  medis.  Map  plastik  ini  juga  memiliki  banyak kekurangan karena tidak kuat berdiri tegak pada rak rekam medis.

## Gambar 4. Berkas rekam medis Puskesmas Ambacang Kuranji
Ruangan  penyimpanan  rekam  medis  di  puskesmas  ambacang  kuranji  tidak  terlalu luas bahkan dapat dikatakan sempit, sehingga banyak berkas rekam medis yang tidak tersusun didalam rak sehingga banyak yang tidak tersimpan dengan baik .
Dari  hasil  diskusi  saat  sosialisasi  juga  didapat  informasi  bahwa  petugas  rekam medis  sudah  cukup  banyak  mendapat  informasi  sehingga  kedepannya  akan  memperbaiki sistem penyimpanan berkas sesuai dengan standar yang telah  berlaku.
Kegiatan  pengabdian  ini  diakhiri  dengan  foto  bersama  dengan  beberapa  staf puskesamas.
Gambar 5. Foto bersama dengan ptugas rekam medis Puskesmas Ambacang
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.309-313

## KESIMPULAN
Penomoran keluarga yang diterapkan di puskesmas belum sesuai dengan standar Huffman. Berkas  rekam  medis  yang  digunakan  di  Puskesmas  Ambacang  masih  belum  ideal dikarenakan masih menggunakan map plastik biasa, hal ini mempersulit dalam penjajaran file.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Apikes  Iris  karena  telah  mendanai  kegiatan pengabdian ini dalam program PKM tahun 2019.

## REFERENSI
Departemen Kesehatan RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia . Dirjen Pelayanan Medik. Jakarta Hatta,  G.2010. Manajemen  Informasi  Kesehatan  Masyarakat  di  Sarana  Pelayanan Kesehatan . Universitas Indonesia. Jakarta
Peraturan Menteri Kesehatan R.I. Nomor 028/Menkes/PER/I/2011. Tentang Rekam Klinik.
Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis