## Institute of Research and Publication Indonesia
MALCOM: Indonesian Journal of Machine Learning and Computer Science
Journal Homepage: https://journal.irpi.or.id/index.php/malcom Vol. 1 Iss. 2 October 2021, pp: 155-161 P-ISSN: 2797-2313 ISSN(E): 2775-8575

## Design and Build a Document Management Digitization Information System at Awal Bros Hospital Pekanbaru

## Rancang Bangun Sistem Informasi Digitalisasi Manajemen Dokumen Pada Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru
Dimas Rifqi Ekaryanto 1 , Siti Ramadhani 2
1,2 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, Indonesia
E-Mail: 1 11850112482@students.uin-suska.ac.id, 2 siti.ramadhani@uin-suska.ac.id
Received Jul 28th 2021; Revised Aug 3rd 2021; Accepted Oct 23th 2021 Corresponding Author: Siti Ramadhani

## Abstract
Good document management plays an important role in supporting the implementation of other activities and functions in the hospital. Poorly managing documentation data in hospitals can cause problem. To overcome this, it is necessary to build  an  effective  system  that  can  support  the  document  data  archiving  process.  This  includes  saving,  modifying,  and displaying accuracy. The system created a web-based software made using the  CodeIgniter framework and MySQLI as a DBMS. This system is tested using the black box method to test how the system runs. Based on the test results, the system will be successfully built according to the design and all functions will be executed successfully. This can be seen from the User Acceptance Test (UAT) which gives a score of “Strongly Agree” with a score of 86.4%.
Keyword: Archive, Codeigniter, Document, Hospital, Storage, Pekanbaru , Web App

## Abstrak
Pengelolaan dokumen yang baik memegang peran penting dalam mendukung terselenggaranya kegiatan dan fungsi lain di rumah sakit. Mengelola data dokumentasi di rumah sakit  yang  buruk dapat menyebabkan  masalah. Untuk mengatasi hal  tersebut  perlu  dibangun  suatu  sistem  yang  efektif  yang  dapat  mendukung  proses  pengarsipan  data  dokumen.  Ini termasuk  menyimpan,  memodifikasi, dan menapilkan akurasi. Sistem  yang dibuat adalah perangkat lunak berbasis web yang dibuat menggunakan framework CodeIgniter dan MySQLI sebagai DBMS. Sistem ini diuji menggunakan  metode black box untuk menguji bagaimana sistem berjalan. Berdasarkan hasil pengujian, sistem akan berhasil dibangun sesuai dengan  desain  dan  semua  fungsi  akan  berhasil  dijalankan.  Hal  ini  terlihat  dari User  Acceptance  Test (UAT)  yang memberikan skor hasil “Sangat Setuju” dengan skor 86,4%.
Kata Kunci: Aplikasi Web, Arsip, Codeigniter, Dokumen, Penyimpanan, Pekanbaru, Rumah Sakit.

## 1. PENDAHULUAN
Arsip  memainkan  peran  penting  didalam  otoritas  dan  bisnis  untuk  menunjang  kegiatan  dan  proses administrasi yang dilaksanakan di perusahaan tersebut. Jika arsip tidak sesuai, akan sulit untuk menemukan informasi  yang  tersimpan  dan  akhirnya  mencegah  langkah  selanjutnya.  Oleh  sebab  itu,    arsip  harus  diatur dengan sistem manajemen arsip yang baik. Pembahasan ini membahas tentang konsep sistem, implementasi, serta  dokumentasi  pemeliharaan  dan  keamanan  agar  tidak  terjadi  kerusakan.  Sistem  yang  dibuat  dengan aplikasi mysql PHP yang bertujuan untuk penhggarsipan dokumen berbasis web membantu mencegah proses penyimpanan dan pengambilan dokumen yang diperlukan yang sangat lama dalam waktu yang cepat, akurat, dan detail.
Dalam pengelolaan dokumen pada Rumah Sakit Awal Bros dilakukan oleh sub bagian IT yang masih memiliki  kekurangan  berkas-berkas  belum  terorganisir  dengan  baik.  Pada  hasil  wawancara  penulis  dengan salah  satu  pegawai  IT  rumah  sakit,  pengelolaan  berkas  pada  rumah  sakit  ini  masih  manual  dengan  cara mengumpulkan berkas berkas tersebut  masih disimpan didalam  map, sehingga  membuat berkas  menumpuk dan  susah  ditemukan  jika  diperlukan  [3].  Penyimpanan  dan  pengelolaan  dokumen  yang  baik  sangat
diperlukan  oleh  rumah  sakit  dalam  upaya  memperlancar  kegiatan  manajemen  rumah  sakit  [4],  [5].  Dalam manajemen  penyimpanan  akan  dilakukan  pengelolaan  dokumen  yang  lebih  rapi  dan  teratur  sehingga  akan membantu dalam penggunaan arsip apabila diperluakan[6]–[9]. Sehingga  tujuan dari suatu manajemen pada rumah sakit dapat tercapai dengan baik dan lancar. Mengatasi permasalahan tersebut, maka rumah sakit awal bros  ini  membutuhkan  sistem  digitalisasi  manajemen  dokumen,  agar  penyimpanan  dokumen  menjadi  lebih terawat dan mudah dicari.
Tujuan  dari  penelitian  yang  dilakukan  ini  adalah  merancang  bangun  sistem  yang  diharapkan  dapat mempermudah  menyimpan  dokumen  pada  Rumah  Sakit  Awal  Bros  Pekanbaru.  Batasan  masalah  memiliki tujuan untuk menghindari suatu pembahasan yang melebar dari pokok permasalahan. Sistem yang di bangun dapat di gunakan oleh karyawan yang telah tercatat di database Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru. Sistem informasi  Penyimpanan  Dokumen  dapat  menyimpan  dokumen  PDF  yang  ada  di  rumah  sakit  Awal  Bros Pekanbaru dan hanya dapat diakses oleh beberapa user yang telah terdaftar dan divalidasi.

## 2. BAHAN DAN METODE

## 2.1 Metode Waterfall
Model  waterfall  merupakan  model  pengembangan  sekuensial,  dan  model  waterfall  bersifat  simetris dan  sekuensial    dalam  pembangunan  sistem  informasi.  Proses  manufaktur  mengikuti  alur  analisis,  desain, kode pengujian, dan pemeliharaan [10], [11]. Berikut adalah kerangka model waterfall  dari sistem informasi yang dikembangkan.
Gambar 1. Metode Waterfall

## 2.2 Sistem Informasi
Dalam  sistem  informasi  ada  beberapa  elemen  penting  dalam  sistem  informasi,  yaitu  sistem  dan informasi.  Pengertian  sistem  adalah  suatu  struktur  konseptual  yang  terdiri  dari  fungsi  saling  terkait  yang bertindak  sebagai unit  organic untuk  mencapai  hasil  yang  diingiinkan  secara  efektif  dan  efisien  [12]. Sedangkan  untuk  informasi  adalah  data  bahan  mentah,  dan  jika  tidak  diolah  maka  data  tersebut  tidak  akan berguna.  Data  akan  berguna  dan  memberikan  informasi  pada  saat  diproses  dalam  model  [13].  Kemudian untuk  sistem  informasi  sendiri  adalah  suatu  sistem  informasi  yang  terdiri  dari  sekumpulan  komponen (manusia, computer, teknologi informasi, dan proses kerja) yang diproses (data yang akan menjadi informasi) untuk mencapai tujuannya.

## 2.3 Penyimpanan dan Dokumen
Sistem  penyimpanan  adalah  suatu  sistem  yang  digunakan  untuk  menyimpan  surat-surat  yang memudahkan dalam pembuatan operasional gudang dan dengan cepat menemukan surat surat yang tersimpan kapanpun kita membutuhkannya. Sistem penyimpanan pada dasarnya adalah memori berdasarkan huruf yang disimppan dalam bentuk angka dan huruf yang disusun dalam urutan tertentu.
Menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  (KBBI),  dokumen  adalah  surat  tertulis  atau  tercetak  yang dapat digunakan sebagai bukti . oleh karena itu, dokumen juga merupakan rekaman , foto film, dan beberapa di antaranya yang dapat dijadikan sebagai barang bukti.
2.4 Unified Modeling Leanguage (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standdar bahasa yang banyak dipergunakan di dunia  industry  untuk  mendefinisikan  perekrutan,  melakukan  desain  dan  juga  analisis,  dan  juga menggambarkan  arsitektur  dalam  pemrograman  berorientasi  objek.  Pada  UML,  ada  beberapa  diagram pendukung lainnya untuk bahasa permodelan ini.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari  analisi  permasalahan  yang  telah  dilakukan,di  dapatlah  masalah  yang  dibutuhkan  untuk  sistem yaitu,  dibutuhkannya  sebuah  sistem  informasi  yang  dapat  menyimpan  dokumen  PDF  pada  Rumah  Sakit Awal Bros.Oleh karena itu dengan adanya sistem ini pegawai rumah sakit tidak lagi harus menumpuk surat di lemari atau pun map, karena sistem informasi digitalisasi dokumen ini sudah bisa di akses secara digital, dan bisa di buka kapan saja

## 3.1 Analisa Sistem Baru
Analisa  ini  dilakukan  oleh  pelaksana  penelitian  yang  menghasilkan  beberapa  permasalahan  yang diselesaikan dari bagaimana pengguna nanti akan mengupload dokumen, agar dokumen lebih aman dan tidak hilang maupun rusak. Sistem ini juga dapat melakukan pencarian dokumen yang nanti akan digunakan oleh pegawai Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru yang telah memiliki akses.
Gambar 2. Flowchart Analisa Sistem Baru

## 3.2 Usecase Diagram
Adapun tujuan dari Usecase Diagram yaitu untuk member penjelasan teentang  interaksi antara aktor dan  juga case yang ada pada sistem, dengan menggunakan usecase kita dapat memilah hak-hak pengguna.
Gambar 3. Usecase Diagram

## 3.3 Class Diagram
Class  diagram menggambarkan  suatu  keadaan  didalam  sistem. Class  diagram juga    menawarkan layanan untuk menipu daya keadaan tersebut[14], dibawah ini adalah class diagram untuk sistem yang akan di bangun pada gambar dibawah:
Gambar 4. Class Diagram

## 3.4 Implementasi
Tahapan implementasi adalah tahap mengembangkan dan membangun sebuah sistem  yang dibangun dengan  dasar  dari  perancangan  dan  analisa  yang  telah  dilakukan  sebelumnya.  Untuk  implementasi  sistem ditunjukkan pada gambar 5 sampai dengan gambar 7.
a. Implementasi Halaman Login
Gambar 5. Implementasi Halaman Login
Pengguna  memasukkan username dan password lalu  menekan  tombol  Login.  Pada  sistem, username dan password akan di cek di database. Saat data username dan password cocok,  maka pengguna kemudian masuk ke halaman dokumen.

## b. Implementasi halaman Dokumen Admin
Gambar 6. Implementasi Halaman Dokumen Admin
Aktor  bisa  mengelola  dengan  menambahkan  dokumen  dengan  klik  Tambah  Document,  lalu  isi  data dokumen  berupa  Nama  Documen,  Kode  Document,  Jenis  Document,  Tanggal  Upload,  lalu  melampirkan dokumen  dengan  klik  Upload  Document.  Lalu  pengguna  menekan  tombol  simpan.  Dan  sistem  akan menyimpan  data  kedalam  database.  jika  berhasil  muncul  notifikasi  Data  Berhasil  Ditambahkan.  Dan  juga aktor  bisa  melihat  dokumen,  edit  dokumen,  dan  menghapus  dokumen.  Dan  pada  menu  ini  aktor  juga  bisa mencari dokumen yang sudah di upload.
c. Implemnetasi halaman Upload Dokumen
Gambar 7. Implementasi Halaman Penguploadan Dokumen
Aktor  bisa  mengelola  dengan  menambahkan  dokumen  dengan  klik  Tambah  Document,  lalu  isi  data dokumen  berupa  Nama  Document,  Kode  Document,  Jenis  Document,  Tanggal  Upload,  lalu  melampirkan dokumen  dengan  klik  Upload  Document.  Lalu  pengguna  menekan  tombol  simpan.  Dan  sistem  akan menyimpan data kedalam database. jika berhasil muncul notifikasi Data Berhasil Ditambahkan.

## 3.5 Pengujia User Acceptance Test (UAT)
Pengujian  ini  dilakukan  untuk  mengetahui  apakah  system  dibangun  sudah  sesuai  dengan  keinginan dan  kebutuhan  dari  pengguna.  Pada  tahap  pengujian  ini  diakukan  pengisian  kuisioner  yang  ditunjukkan kepada  admin  dan  pegawai  yang  akan  menggunakan  sistem.  Pada  kuisioner  ada  pilihan  jawaban  yang  bisa dipilih oleh responden diantaranya Sangan Membantu (SM), Membantu (M), Cukup Membantu (CM), Tidak Membantu (TM), Sangat Layak (SL), Layak (L), Cukup Layak (CL), Tidak Layak (TL), Sangat Sesuai (SS), Sesuai  (S),  Cukup  Sesuai  (CS),  Tidak  Sesuai  (TS),  Lebih  Mudah  (LM),  Mudah  (M),  Cukup  Mudah  (CM), Tidak Mudah (TM), Lebih Cepat (LC), Cepat (C), Cukup  Cepat (CC), Tidak Cepat (TC).  dalam kuisioner terdapat 5 pertanyaan, berikut pertanyaan yang dimasukkan kedalam kuisioner:
1. Sistem membantu admin melakukan pengelolaan data dokumen.?
2. Sistem sudah layak digunakan untuk proses pengarsipan dokumen rumah sakit?
3. Fitur pada sistem bekerja sesuai dengan kebutuhan sistem?
4. Perintah-perintah yang disediakan pada sistem memudahkan dalam penggunaanya?
5. Sistem Informasi lebih cepat memproses pengarsipan dokumen?
Dari hasil pengujian dapat dianalsis dan disimpulkan sebagai berikut:
1. Untuk pertanyaan nomor 1. Jumlah nilai dari 3 orang responden untuk pertanyaan pertama adalah 14. Nilai rata-ratanya adalah  14/3 = 4,6. Persentase nilai nya adalah (4,6 / 5) * 100 = 92 %.
2. Untuk  pertanyaan  nomor  2  dapat  disimpulkan  bahwa  jumlah  nilai  dari  3  orang  responden  untuk pertanyaan kedua adalah 13. Nilai rata-ratanya adalah  13/3 = 4,3. Persentase nilai nya  adalah (4,3 / 5)*100= 86,6 %.
3. Untuk  pertanyaan  nomor  3  dapat  disimpulkan  bahwa  jumlah  nilai  dari  3  orang  responden  untuk pertanyaan  ketiga  adalah  12.  Nilai  rata-ratanya  adalah    12/3  =  4.  Persentase  nilai  nya  adalah  (4  / 5)*100= 80 %.
4. Untuk  pertanyaan  nomor  4  dapat  disimpulkan  bahwa  jumlah  nilai  dari  3  orang  responden  untuk pertanyaan keempat adalah 12. Nilai rata-ratanya adalah  12/3 = 4. Persentase nilai nya adalah (4 / 5) * 100 = 80 %.
5. Untuk  pertanyaan  nomor  5  dapat  disimpulkan  bahwa  jumlah  nilai  dari  3  orang  responden  untuk pertanyaan  kelima  adalah  12.  Nilai  rata-ratanya  adalah    12/3  =  4.  Persentase  nilai  nya  adalah  (4  / 5)*100= 80 %.
Maka  dapat  didapatkan  hasil  dengan  menjumlahkan  semua  hasil  analisa  dan  dibagi  hasil  dari pernyataan.
432 5 𝑥100% = 86,4%

## 4. KESIMPULAN
Dari  hasil  analisa,  perancangan  dan  pengujian  yang  telah  dilakukan  selama  masa  penelitian  dapat disumpulkan  bahwa  dengan  adanya  sistem  ini  pegawai  rumah  sakit  tidak  harus  menumpuk  surat  di  lemari ataupun map, karena sistem informasi digitalisasi dokumen ini sudah bisa di akses secara digital, dan bisa di buka kapan saja. Sistem ini mempunyai fitur dan fungsi yang berjalan dengan baik, dibuktikan dari pengujian Blackbox dengan hasil 100%, dan sistem ini mempermudah kinerja pegawai rumah sakit untuk mengarsipkan dokumen, terbukti dengan hasil User Aceptance Test terdapat  86,4%. Tingkat keberhasilan dan kemudahan sistem ini.

## REFERENSI
[1] M. Ridwan, Muhammad and S. Ramadhani,  “Rancangan Sistem Informasi Manajemen Aset di PT . Sentral Tukang Indonesia,” J. CoreIT , vol. 3, no. 2, pp. 47–53, 2017.
[2] A. Simangunsong, “Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web,” Mantik Penusa , 2018.
[3] M. Ihsan and S. Ramadhani, “Sistem Informasi Pemetaan Pembangunan Kabupaten Indragiri Hilir,” vol. 5, no. 1, 2021.
[4] M. R. Asyari and S. Ramadhani, “Sistem informasi arsip surat menyurat,” J. Teknol. dan Inf. Bisnis , vol. 3, no. 1, pp. 175–184, 2021.
[5] M. R. Saputra and S. Ramadhani, “Sistem Informasi Bantuan Dana Hibah Operasional Rumah Ibadah Kabupaten Bengkalis,” J. Teknol. dan Inf. Bisnis , vol. 3, no. 1, pp. 147–152, 2021.
[6] D.  Azzahra  and  S.  Ramadhani,  “Pengembangan  Aplikasi  Online  Public  Access  Catalog  (Opac) Perpustakaan Berbasis Web Pada Stai Auliaurrasyiddin Tembilahan,” J. Teknol. Dan Sist. Inf. Bisnis , vol. 2, no. 2, pp. 152–160, 2020, doi: 10.47233/jteksis.v2i2.127.
[7] S.  Ramadhani,  “A  Review  Comparative  Mammography  Image  Analysis  on  Modified  CNN  Deep Learning Method,” vol. 4, no. 1, pp. 54–61, 2021.
[8] R.  Siti,  “Sistem  Pencegahan  Plagiarisme  Tugas  Akhir  Menggunakan  Algoritma  Rabin-Karp  (Studi Kasus: Sekolah Tinggi Teknik Payakumbuh),” J. Teknol. Inf. Komun. Digit. Zo. , vol. 6, no. 1, pp. 44– 52, 2015.
[9] D.  Azzahra  and  S.  Ramadhani,  “Pengembangan  Aplikasi  Online  Public  Access  Catalog  (OPAC) Berbasis Web Pada STAI Auliaurrasyiddin Tembilanan,” J. Teknol. Dan Sist. Inf. Bisnis , vol. 2, no. 2, pp. 152–160, 2020.
[10] B. Arismanto and S. Rahmadhani, “Pengembangan Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru pada STIES Imam Asy Syafii Pekanbaru,” J. Intra-Tech , vol. 3, no. 1, pp. 57–72, 2019.
[11] N.  Ikhsan  and  S.  Ramadhani,  “Sistem  Informasi  Administrasi  Surat  Menyurat  Kantor  Wilayah
Kementrian Agama Provinsi Riau,” J. Teknol. Dan Inf. Bisnis , vol. 2, no. 2, pp. 141–151, 2020.
[12] J. M. Manama, “Desain dan Perencanaan Sistem Informasi,” 2010.
[13] K. Andri, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya . Yogyakarta: Grava Media, 2008.
[14] V. Yasin, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek . Bogor: Mitra Waca Media, 2012.