Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd.
Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi : Joko Kumoro, M.Si.
Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Yogyakarta
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281 Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi  menerima  tulisan  masalah  ilmu  administrasi.  Redaksi  berhak  menyingkat  dan mengedit tulisan yang akan dimuat tanpa mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)

## PEMETAAN KOMPETENSI, TUGAS,  DAN PEKERJAAN SEKRETARIS DI DUNIA KERJA
Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro suranto@uny.ac.id, ros_adp@yahoo.co.id, jokokum@uny.ac.id

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mendapatkan  gambaran  mengenai:  (1) kompetensi  kerja; (2)  bidang  tugas;  dan  (3)  jenis-jenis  pekerjaan  profesi sekretaris  di  dunia  kerja.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian  deskriptif, memfokuskan  pada  usaha  melacak  informasi  dari  para  praktisi administrasi perkantoran atau sekretaris, dan memetakan hasil pelacakan tersebut secara sistematis. Subjek penelitian ini adalah praktisi sekretaris di berbagai instansi pemerintah maupun swasta. Teknik analisis data yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  analisis  data  secara  deskriptif dengan  menggunakan  tabel  distribusi  frekuensi  dan  histogram,  serta dilengkapi  penjelasan  secara  naratif.  Hasil  penelitian  menunjukkan:  (1) Terdapat  tiga  kategori  kompetensi  sekretaris  yaitu:  kompetensi  umum, kompetensi  inti,  dan  kompetensi  khusus  (tambahan);  (2)  Bidang  tugas sekretaris  mencakup:  komunikasi,  administrasi  perkantoran,  mengelola keuangan,  dan  legal  (hukum);  dan  (3)  Jenis-jenis  pekerjaan  yang  secara rutin dikerjakan seorang sekretaris mencakup: bertelepon, berkomunikasi secara  interpersonal,  menggunakan  media  komunikasi,  menerima  tamu, mengelola  keluhan  pelanggan,  mengoperasikan  komputer,  mengatur otomatisasi pekerjaan kantor, mencari informasi lewat internet, mengurus surat,  mengelola  arsip,  mengatur  perjalanan  dinan  pimpinan,  mengatur penggunaan  perlengkapan  kantor,  mengatur  pertemuan/rapat,  membuat laporan,  mengelola  kas  kecil,  dan  mengurus  pekerjaan  di  bidang  legal (hukum).
Kata kunci: Pemetaan, Tugas, Pekerjaan, Sekretaris
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)

## Pendahuluan
Kemajuan perekonomian dan  teknologi  dalam  era  global- isasi  semakin  me-nuntut  ter- sedianya  Sumber  Daya  Manusia (SDM)  yang  berkualitas  dan kompeten  di  segala  sektor  usaha. Penyediaan SDM berkualitas tersebut,  terkait  dengan  upaya agar  sebuah  institusi  mampu menghadapi persaingan yang
semakin tajam. Dengan demikian setiap  institusi  perlu  menempuh upaya nyata dalam rangka peningkatan  kemampuan  SDM sehingga  memiliki  kompetensi pada  bidangnya  masing-masing. Apabila  sebuah  institusi  gagal dalam  membekali  kemampuan tenaga  kerjanya,  maka  diduga akan mengalami penurunan kinerja,  kalah  dalam  kompetisi, dan mengalami marginalisasi tenaga  kerja  lokal  oleh  tenaga kerja eksternal.
Untuk  menyiapkan  SDM yang  bermutu  sesuai  dengan tuntutan  kebutuhan  pasar  kerja atau  dunia  usaha  dan  industri  di era  globalisasi  ini,  perlu  adanya hubungan  timbal  balik  antara dunia usaha/industri dengan lembaga  pendidikan  dan  pe- latihan. Salah satu bentuk
hubungan  timbal  balik  tersebut adalah pihak dunia usaha/industri diharapkan  dapat  merumuskan standar kualifikasi SDM yang di- inginkan,  untuk  menjamin  ke- sinambungan usaha  atau industri tersebut. Sedangkan lembaga pendidikan  dan  pelatihan  akan meng-gunakan  standar  tersebut sebagai  acuan  dalam  mengem- bangkan program pendidikan dan kurikulum. Dengan demikian capaian  pembelajaran  para  lulus- an  yang  dihasilkan  oleh  lembaga pendidikan  memiliki  relevansi dengan  tuntutan  kompetensi  di pasar  kerja.  Selanjutnya  di- perlukan sinergi dengan birokrasi dengan  harapan  pihak  birokrat akan  menggunakannya  sebagai acuan  dalam  merumuskan  ke- bijakan  dalam  pengembangan SDM secara makro.
Kompetisi global telah banyak menuntut tersedianya tenaga  yang  memiliki  kecakapan dan  keterampilan  melaksanakan tugas  dan  pekerjaan  di  dunia kerja. Seiring dengan per-
kembangan  teknologi  informasi dan komunikasi, dunia kerja juga membutuhkan  tersedianya  ang- katan kerja yang memiliki kualifikasi  keterampilan  kerja
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
berbasis  pengetahuan  teknologi. Secara rasional apabila seseorang tidak  memiliki  kualifikasi  ke- terampilan  sesuai  dengan  ke- butuhan  dunia  kerja,  maka  akan dengan mudah tersisih dari
kompetisi. Perkembangan tuntutan kompetensi dan kualifikasi
tersebut  sangat  terasa  pula  dalam bidang  kesekretariatan.  Tugas seorang  sekretaris  tidak  lagi dibatasi  dalam  bidang  tatausaha saja,  namun  dewasa  ini  men- jadikan  tugas  sekretaris  menjadi lebih  luas  serta  beragam.  Jika dahulunya  sekretaris  lebih  di- kenal  sebagai  juru  tulis  atau  juru ketik,  saat  ini  kemajuan  berbagai aspek  menuntut  profesi  seorang sekretaris  didukung  kemampuan bekerja  secara  profesional,  yaitu memiliki pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang memadai sesuai dengan tuntutan kualifikasi dan kompetensi bidang pe- kerjaannya.
Secara umum,  masyarakat meng-artikan  sekretaris  sebagai sebuah profesi administratif  yang bersifat  asisten  atau  mendukung. Pendapat  ini  merujuk  kepada sebuah  pekerja  kantor  yang tugasnya ialah melaksanakan
perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif,  atau  tugas-tugas pribadi  dari  atasannya. Dari  segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari  kata secretum dalam  bahasa Latin yang berarti rahasia. Dengan  demikian  sesuai  asal katanya,  istilah  sekretaris  adalah orang,  pegawai,  atau  karyawan yang  diberi  tugas  dan  pekerjaan berhubungan  dengan  masalah rahasia perusahaan/kantor. Sekre- taris  adalah  orang,  pegawai,  atau karyawan  yang  diberi  tugas  dan pekerjaan yang berhubungan dengan  masalah  rahasia  negara atau perusahaan. Menurut Kamus Umum  Bahasa  Indonesia,  sekre- taris  adalah  orang  atau  pegawai yang  diserahi  pekerjaan  tulis- menulis. Ignatius Wursanto
(2006:  2)  menerangkan,  sekre- taris  adalah  pembantu  pimpinan. Sutarto  (1997:  4)  mengatakan sekretaris adalah pegawai kantor.
Sosok  seorang  sekretaris kurang  lebih  sebagai  petugas yang diharapkan dapat membantu pimpinan dalam penanganan administrasi kantor. Sebagai
pembantu  pimpinan,  sekretaris harus memiliki kemampuan  yang memadai,  sehingga  semua  tugas dan  tanggung  jawab  sekretaris
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
dapat  terorganisir  dengan  baik, dan  pada  gilirannya  kegiatan menajemen  organisasi  perusaha- an  atau  perkantoran  dapat  ber- jalan dengan lancar.
Dengan mencermati  per- kembangan  teknologi  maupun perkembangan  kegiatan  organi- sasi saat ini, maka menjadi calon sekretaris  yang  profesional  me- rupakan  suatu  tantangan  se- kaligus  peluang  yang  strategis. Seorang  calon  sekretaris  harus memiliki  kemampuan  dan  ka- pasitas  yang  memadai.  Sekretaris memegang  peran  penting  dalam menentukan  atau  mempengaruhi berhasil  tidaknya  tujuan  dalam kegiatan perkantoran, per- usahaan,  atau  organisasi.  Oleh karena  itu  sekretaris  diharuskan untuk  dapat  menjalankan  tugas- tugas  secara  efektif  dan  efisien mulai  dari  tugas  ringan  hingga tugas  yang  bersifat  penting  dan mendesak.
Untuk  dapat  menghasilkan lulusan  yang  mampu  mengisi formasi  sekretaris  profesional dengan  kualifikasi  keterampil-an sesuai  dengan  kebutuhan  dunia kerja,  maka  diperlukan  informasi faktual  karakteristik  kompetensi, tugas, dan pekerjaan sekretaris di
dunia  kerja.  Sampai  saat  ini,  di dunia  kerja  baik  di  instansi pemerintah maupun swasta belum  ada  kesamaan  dan  belum dilakukan  standardisasi  deskripsi tugas dan pekerjaan  untuk sekre- taris.    Namun  demikian,  sesuai dengan kewajiban organisasi untuk  memberikan  pelayanan terbaik  kepada  publik, kebutuhan akan  pelayanan  sekretaris  bukan- nya  tidak  ada,  meskipun  tentu saja  berbeda  dari  ekspektasi  para pimpinan atau manajemen
organisasi, perusahaan, dan perkantoran. Pemetaan  adalah  proses penggambaran objek
kajian tertentu  dengan  menggunakan cara  dan/atau  metode  tertentu sehingga  didapatkan  hasil  berupa sebuah  gambaran  baik  secara naratif  maupun  visual.  Dalam kamus  bahasa  Indonesia  pe- metaan  atau  visualisasi  adalah pengungkapan suatu gagasan atau perasaan  dengan  menggunakan gambar,  tulisan,  peta,  dan  grafik. Sementara  itu  Kitty  O.  Locker (2004:27),  mengatakan  bahwa “peta adalah alat relasi ( relational tools) yang menyediakan informasi  antar hubungan  entitas yang dipetakan.”
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
Definisi  pemetaan  yang  di- rumuskan  dalam  kamus bahasa
Indonesia menekankan pada pengungkapan  perasaan  dalam bentuk  gambar, tulisan,  peta, dan grafik.  Definisi  ini  menekankan produk  atau  output  dari  peta. Sedangkan  Locker  lebih  me- nekankan  proses  kegiatan  pe- metaan. Kedua pendapat ini tidak berbeda  melainkan  saling  me- lengkapi,  karena  sebuah  produk atau  output  pemetaan  dihasilkan melalui  proses.  Berdasarkan  dua pengertian tersebut dapat dinyata- kan  bahwa  pemetaan  merupakan sebuah  proses  yang  memungkin- kan  seseorang  mengenali  elemen pengetahuan  serta  konfigurasi, dinamika,  ketergantungan  timbal balik dan interaksinya.
Dalam penelitian ini penge- tahuan  yang  dipetakan  adalah tugas  dan  pekerjaan  administrasi perkantoran  (sekretaris)  di  dunia kerja.  Pemetaan  tugas  dan  pe- kerjaan sekretaris digunakan
untuk keperluan manajemen pembelajaran sekretaris itu sendiri,
mencakup definisi sekretaris, keputusan menyangkut aktivitas  yang  berkaitan  dengan teknologi,  kinerja,  etika,  tugas, pekerjaan  berbasis  pengetahuan
serta  pemrograman  pendidikan dan pelatihan. Output dari kegiatan  pemetaan  ini  adalah naskah  deskriptif  naratif  dan tabulasi  informasi  yang  me- nunjukkan hubungan antar elemen  tugas  dan  pekerjaan sekretaris. Dengan demikian dalam  penelitian  ini  pemetaan tugas  dan  pekerjaan  sekretaris diwujudkan  dalam  bentuk  narasi dan  tabulasi,  sehingga  terealisir pemataan  ilmu  pengetahuan  atau knowledge  mapping,  yaitu  untuk bidang keahlian administrasi perkantoran  (sekretari).  Dalam penelitian  ini  pemetaan  ditentu- kan  berdasarkan  hasil  analisis data  yang  diperoleh  dari  data primer  bersifat  empiris  di  dunia kerja  dan  data  sekunder  dari kajian pustaka yang relevan.
Tugas  seorang  sekretaris bukan  hanya  sebagai  pembantu pimpinan dalam penanganan korespondensi  (surat  me-nyurat), menerima  tamu,  tata  warkat (kearsipan), mempersipkan
jadwal kerja pimpinan, dan menyelenggarakan  rapat.  Sektre- taris  juga  mengemban  tugas- tugas  kreatif  yang  dari  waktu  ke waktu  selalu  mengalami  per- ubahan  dalam  hal  ragam  dan
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
karakteristiknya.  Oleh  karena  itu aktivitas  penelitian  untuk  meng- identifikasi  dan  mendeskripsikan tugas  dan  pekerjaan  sekretaris  di dunia  kerja  merupakan  langkah penting, sehingga dapat diperoleh indikator yang jelas tentang tugas dan  pekerjaan  yang  secara  riil diperlukan oleh dunia kerja.
Masalah yang melatar- belakangi  pentingnya  dilakukan penelitian  ini  adalah  bahwa kompetensi  lulusan  Prodi  D3 Administrasi Perkantoran (Sekre- tari)  belum  sepenuhnya  sinkron dengan kompetensi yang dibutuh- kan  oleh  dunia  kerja,  baik  di lembaga pemerintah maupun swasta. Hal  ini  disebabkan  oleh terjadinya  perkembangan  yang cepat dalam bidang informasi dan teknologi,  sehingga  dunia  kerja menuntut tersedianya tenaga
profesional yang mampu
melaksana-kan  berbagai  tugas dan  pekerjaan.  Perkembangan tuntutan  kompetensi  di  dunia kerja tersebut, belum sepenuhnya direspon  oleh  lembaga  pen- didikan  yang  menyiapkan  calon- calon tenaga kerja.
Dalam penanganan ke- giatan  kesekretariatan  telah  ter- jadi pergeseran karakteristik
tugas  dan  pekerjaan  sekterais, sehingga hal ini harus diantisipasi oleh  kampus.  Seiring  dengan dilaksanakannya  penyusunan  dan pengembangan  kurikulum  baru, maka  diperlukan  informasi  dari para  praktisi  sekretaris,  maupun para  pengguna  lulusan  sekretari yaitu  para  pimpinan  kantor  dan perusahaan.  Informasi  tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pe-ngelola  program  studi  untuk melakukan  pemetaan  tugas  dan pekerjaan  sekretaris  dan  pada giliran  berikutnya  untuk  ke- perluan  sinkronisasi  kurikulum dengan  kebutuhan  dunia  kerja. Dengan  sinkron-isasi  kurikulum akan  dapat  dikondisikan  lulusan yang  mampu  menyiapkan  pe- rangkat  tugas  dan  pekerjaan sesuai dengan kebutuhan di dunia kerja.
Banyak  faktor  yang me- nyebabkan  kurangnya  kecakapan melaksanakan  pekerjaan  tertentu, antara  lain  karena  kompetensi lulusan  belum  sesuai  dengan kebutuhan user (dunia  kerja). Jika  kondisi  ini dibiarkan  terus berlangsung, maka harapan untuk menghasilkan lulusan yang mempunyai  kompetensi  unggul dalam  menangani  tugas  dan
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
pekerjaan  sekretaris  tidak  akan berhasil seperti yang di-harapkan.

## Metode
Penelitian  ini  merupakan penelitian deskriptif,
mem-
fokuskan  pada  usaha  melacak informasi dari para praktisi administrasi  perkantoran  (sekre- taris),  pelaku  pendidikan  di bidang  administrasi  perkantoran (sekretari),  serta  studi  pustaka selanjutnya mendeskripsikan hasil  pelacakan,  dan  memetakan hasil  pelacakan  tersebut  secara sistematis.
Subjek penelitian ini adalah praktisi  sekretaris  di  berbagai instansi pemerintah maupun swasta  dan  para  pelaku  pen- didikan  di  bidang  kesekretarisan (administrasi
perkantoran).
Penentuan subjek penelitian sebagai responden adalah dengan teknik
insidental dipadukan
teknik
snow ball.
Teknik insidental  dimaksudkan  untuk mendapatkan seorang sampel starter  yang  secara  kebetulan ditemui  saat  penelitian. Diawali dari seorang sekretaris dan pelaku pendidikan sekretari sebagai sampel  starter,  kemudian  di- peroleh  informasi  tentang  alamat
dan nomor kontak para sekretaris dan  pelaku  pendidikan  berikut- nya.
Intrumen  yang  digunakan dalam penelitian ini adalah kuesioner yang diisi oleh responden.  Kuesioner  terdiri  dari beberapa  pertanyaan  yang  ber- sifat  tertutup,  dan  ada  pula  yang terbuka.  Untuk  kuesioner  ter- tutup,  dari  setiap  pertanyaan sudah disediakan alternatif jawaban sehingga responden tinggal memberikan tanda contreng  pada jawaban yang ter- sedia. Sedangkan kesioner terbuka,  memberi  kesempatan kepada responden untuk mengemukakan  jawaban  secara terperinci.
Teknik  analisis  data  yang digunakan  dalam  penelitian  ini adalah analisis data secara deskriptif.  Jalaluddin  Rakhmat (1998: 22) mengemukakan, analisis  deskriptif    bertujuan untuk melukiskan secara sistematis fakta atau karakteristik populasi  tertentu  atau  bidang tertentu secara faktual dan cermat.  Analisis  deskriptif  dalam penelitian  ini  ditempuh  dengan menggunakan teknik tabulasi distribusi frekuensi dan
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
histogram, serta dilengkapi dengan  penjelasan  secara  naratif.
Adapun  langkah-langkah  analisis data  adalah  sebagai  berikut:  (1) Instrumen  yang  telah  terisi  oleh responden diperiksa keleng- kapannya.  Instrumen  yang  tidak lengkap  dianggap  tidak  me- menuhi  syarat  untuk  dianalisis; (2)  Dibuat buku  kode  sebagai upaya  untuk  memandu  peneliti mengkonversi data kualitatif menjadi  kuantitaif  (numerik);  (3) Menyusun Data view
dan Variable  view sebagai  aturan main  sistem  data  numerik  dari semua  variabel;  (4)  Melakukan input  data,  dari  instrumen  ke tabel  induk  data  penelitian;  (5) Analisis  data  secara  deskriptif dengan bantuan program SPSS 11 for  Windows; dan  (6)  Membuat tabel  distribusi  frekuensi,    dan narasi seperlunya.

## Hasil dan Pembahasan
Hasil Kompetensi  kerja  ialah  ke- mampuan  kerja  setiap  individu yang mencakup aspek pengetahu- an,  keterampilan  dan  sikap  kerja yang  sesuai  dengan  standar  yang ditetapkan. Berdasarkan data hasil  studi  pustaka  menunjukkan
adanya  berbagai  pola  dalam membuat  klasifikasi  kompeten-si dalam  bidang  administrasi  per- kantoran  (kesekretarisan).  Pada penelitian  ini  disusun  empat klasifikasi  untuk  memperoleh tanggapan  responden,  yaitu  men- cakup:  (1)  Umum,  Inti,  Khusus;
(2) Pokok, Tambahan; (3) Instruktif, Kreatif; dan (4) Lainnya  dengan  maksud  untuk menampung  pendapat  responden yang  tidak  sejalan  dengan  salah satu opsi klasifikasi di atas. Hasil analisis  terhadap  pola  klasifikasi kompetensi  sekretaris  disajikan pada tabel 1 sebagai berikut.
Tabel 1. Kompetensi Kerja Sekretaris Kompetensi Frekuensi Persentase Persentase Kumulatif Umum, Inti, Khusus 27 77,1 77,1
Pokok, Tambahan 5 14,3 91,4
Instruksi, Kreatif 2 5,7 97,1 Lainnya 1 2,9 100,0 Total 35 100,0
Tabel  1  tersebut  men- jelaskan  bahwa  responden  ter- banyak berpendapat peng- klasifikasian kompetensi di bidang  administrasi  perkantoran (kesekretarisan)  mengikuti  opsi
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
pertama (umum, inti, dan khusus), yaitu mencapai 27 orang (77,1%). Hal ini mengindikasikan pendeskripsian kompetensi administrasi  perkantoran  dalam penelitian ini menggunakan pola: kompetensi  umum,  kompetensi inti, dan  kompetensi  khusus.
Dengan  demikian  dalam  pe- nelitian  ini  unit-unit  kompetensi dalam bidang pekerjaan
administrasi  perkantoran  dapat dikelompokkan  kedalam  3  (tiga) kategori,  yaitu  :    kelompok umum, kelompok inti, dan kelompok khusus.
Kelompok umum men- cakup  unit-unit  kompetensi  yang berlaku  dan  d-butuhkan  pada hampir  semua  sub-sub  bidang keahlian,  misal  yang  berkait dengan  berkomunikasi  di  tempat kerja dan menggunakan komputer.  Kelompok  utama/inti, mencakup  unit-unit  kompetensi yang  berlaku  dan  dibutuhkan hanya  untuk  spesifik  sub  bidang keahlian (stream) administrasi perkantoran  (kesekretarisan)  dan merupakan  unit yang  wajib
(compulsary) sub bidang keahlian administrasi perkantoran.
Kelompok  khusus/pilihan  men- cakup  unit-unit  kompetensi  yang
dapat  ditambahkan  kedalam  sub bidang keahlian administrasi perkantoran,  sebagai  pelengkap, pendukung, dan bersifat pilihan.
Dari berbagai literatur, tugas seorang sekretaris (administrasi  perkantoran)  dapat diklasifikasikan  ke  dalam  dua kategori,  yaitu  tugas  rutin  dan insidental. Tugas  rutin  adalah tugas yang dijumpai dan dikerjakan  setiap  hari,  tanpa mencari  atau  menunggu  waktu khusus  dan  tanpa  me-nunggu perintah dari pimpinan untuk me- lakukannya.  Sedangkan  tugas insidental, merupakan tugas spontan  yang disesuaikan dengan kebutuhan  dan  tuntutan  situasi dan  kondisi  faktual.  Berdasarkan kajian literatur, telah dapat diidentifikasi  berbagai  tugas  di bidang  layanan  kesekretarisan atau  administrasi  perkantoran. Berbagai  bidang  tugas  tersebut mencakup:  (1)    komunikasi  dan kehumasan; (2) pelayanan prima; (3)  otomatisasi  dan  teknologi informasi; (4) administrasi perkantoran  atau  kesekretaris-an; (5)  pengelolaan  keuangan;  (6) etika dan pengembangan diri; (7) K3  perkantoran;  (8)  hukum;  dan
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
(9) administrasi sarana dan prasarana. Masing-masing bidang tugas tersebut dimintakan penilaian kepada responden mengenai  relevansinya  dengan
kebutuhan  dan  tuntutan  di  dunia
kerja. Hasil  analisis  terhadap
jabaran  bidang  tugas  dalam bidang  administrasi  perkantoran (kesekre-tarisan) selengkapnya dapat  disimak  dalam  tabel  2 berikut ini.
Tabel 2. BidangTugas Sekretaris
No Bidang Tugas Sekretaris Tanggapan Resonden Relevan Tidak Relevan Jumlah Persentase Jumlah Persentase 1 Komunikasi dan kehumasan 33 94,28 2 5,72 2 Pelayanan prima 24 68,57 11 31,43 3 Otomatisasi dan teknologi informasi 33 94,28 2 5,72 4 Administrasi perkantoran atau kesekretarisan 29 82,85 6 17,15 5 Pengelolaan keuangan 32 91,42 3 8,58 6 Etika dan pengembangan diri 33 94,28 2 5,72 7 K3 perkantoran 25 71,42 10 28,58 8 Hukum 15 42,86 20 57,14 9 Administrasi sarana dan prasarana 22 62,85 13 37,15 Komunikasi merupakan
salah  tugas  yang  dituntut  pada hampir  semua  bidang  pekerjaan. Tugas  komunikasi  pada  hakikat- nya adalah untuk menjalin interaksi  guna  menyelesaikan pekerjaan,  seperti  mengaplikasi- kan  keterampilan  dasar  komuni- kasi  dan  berkomunikasi  melalui media  tertentu.  Sedangkan  ke- humasan  adalah  tugas  kelem-
bagaan  guna  menjalin  hubungan baik  dengan  publik,  baik  internal maupun eksternal. Sebagian besar responden  (94,28%)  menyatakan bidang  tugas  komunikasi  relevan dengan  kebutuhan  dunia  kerja. Melalui analisis data hasil wawancara,  diperoleh  simpulan bahwa menurut responden,
bidang  tugas  komunikasi  dan  ke- humasan  termasuk  dalam  kom-
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
petensi  kelompok  umum.  Pada dasarnya  kompetensi  kelompok
umum
mencakup unit-unit kompetensi  yang  berlaku dan dibutuhkan  pada  hampir  semua sub-sub  bidang  keahlian,  dan semua  sub  bagian  ketugasan  di sebuah organisasi. Dengan demikian  tugas  komunikasi  dan kehumasan merupakan salah satu tugas yang  bersifat  umum  dan terjadi  di  semua  bagian  atau  sub bagian  dalam  sebuah  organisasi kerja.
Pelayanan prima me- rupakan  kompetensi  dasar  yang harus dimiliki untuk memberikan pelayanan  yang  terbaik  kepada pelanggan/kolega  dalam  seluruh proses  kegiatan  pekerjaan  yaitu bekerj-asama dengan kolega/ pelanggan  dan  memberikan  pe- layanan kepada pelanggan.
Penelitian ini mencoba menjaring pendapat  responden  mengenai relevansi  bidang  tugas  pelayanan prima  bagi  tuntutan  dunia  kerja dewasa ini. Tabel di atas
menjelaskan bahwa sebagian besar responden (68,57%) menyatakan relevan dengan
tuntutan dunia kerja.
Otomatisasi  kantor merupakan peng-gunaan mesin  atau  teknologi
berbasis komputer untuk memudahkan penyelesaian berbagai bidang tugas dan pekerjaan  kantor. Pada  saat ini, perangkat  teknologi    sudah  men- jadi  kebutuhan  penting  guna mendukung  pencapaian  kinerja kantor  secara  lebih  optimal. Penggunaan  teknologi  di  per- kantoran  semakin  dibutuhkan mengingat  bahwa  setiap  kantor senantiasa
ingin
mencapai peningkatan  kinerja  dan  produk- tivitas.  Pekerjaan  perkantoran yang  semula  dikerjakan  secara manual, sebagian besar sudah di- gantikan dengan melibatkan penggunaan  mesin-mesin  kantor berbasis  komputer.  Oleh  karena itu,  tanggapan  sebagian  besar responden  (94,28%)  menyatakan relevan  dengan  tuntutan  dunia kerja.
Bidang tugas kesekretarisan (administrasi  perkantoran)  terdiri dari  unit-unit  kompetensi  bidang administrasi,  yang  berhubungan dengan  tugas  administrasi  per- kantoran  mulai  dari  proses  pem- buatan,  penerimaan,  pengum- pulan,  pendataan  dan  peng- gandaan  serta  pendokumentasian data/ informasi  dan  lainnya  yang diperoleh  unit  kerja  untuk  suatu tindak  lanjut  kebijakan.  Bidang
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
tugas  ini  merupakan  kompetensi inti yang menjadi indikator
profesionalisme  seorang  praksisi administrasi pekantoran (ke-
sekretarisan).  Distribusi  tang- gapan  responden  menunjukkan mayoritas menyetujui bidang tugas  administrasi  perkantoran relevan  dengan  tuntutan  dunia kerja,  sebagaimana  dinyatakan oleh 82,85% responden.
Etika  dan  pengembangan diri merupakan  komitmen  untuk bertugas  secara  professional  dan berkaitan  dengan  kemampuan pengelolaan pekerjaan secara
efektif dan efisien. Dalam melaksanakan  setiap  pekerjaan/ tugas    sesuai  dengan  jabatan  dan jenjang  klasifikasi  dalam  pen- capaian  kompetensinya,  perlu dipandu  norma  etika  meliputi: sikap,  disiplin,  loyalitas,  ke- jujuran,  kesetiaan,  dan  tanggung jawab  terhadap  setiap  pekerjaan yang dikerjakannya dengan memiliki    pengetahuan,  ke- terampilan  yang  sesuai  dengan materi  bidang  kegiatannya.  Hasil analisis terhadap tanggapan
responden,  menunjukkan  adanya kecenderungan  sebagian  besar responden (94,28%) setuju bidang tugas etika
dan
pengembangan  diri  ini  relevan dengan tuntutan dunia kerja.
Tugas  mengelola  keuangan adalah  unit  tugas  yang  bersifat sebagai pelengkap dari
kompetensi  inti  yang diperlukan untuk  melaksanakan pekerjaan administrasi  perkantoran.  Untuk mengemban  tugas  mengelola  ke- uangan  ini,  setidaknya  praktisi administrasi  perkantoran  dituntut memiliki  kemampuan  menyusun laporan  kas  kecil.  Laporan  kas kecil terdiri dari unit-unit kompetensi  untuk  mendukung pekerjaan  pengelolaan  keuangan pada  lingkup  pengelolaan  ke- uangan  berskala  kecil  dan  hanya digunakan  untuk  unit  kerja  yang bersangkutan  sesuai  dengan  per- aturan  yang  diterapkan  pada  unit kerja  dan  atau  perusahaan yang bersangkutan.  Sebaran  pendapat responden menunjukkan ke- cenderungan  bahwa  bidang  tugas mengelola keuangan relevan dengan  tuntutan  dunia  kerja,
sebagaimana dinyatakan oleh
91,42% responden. Bidang tugas K3 Pe-
rkantoran adalah unit kompetensi pelengkap yang  di-perlukan  bagi tenaga  kerja  bidang  Administrasi Perkantoran  untuk  melaksanakan
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
pekerjaan  dengan  memperhati- kan prosedur Keselamatan, Keamanan,  dan  Kesehatan  (K3) kerja di kantor. Hasil analisis data menunjukkan sebagian besar responden (71,42%)
setuju bidang  tugas  K3  ini  relevan dengan tuntutan dunia kerja.
Bagi  praktisi  administrasi perkantoran  (sekretaris),  bidang tugas  legal adalah  unit  kom- petensi  pelengkap  dari  kom- petensi  inti  yang  diperlukan untuk  melaksanakan    pekerjaan yang  berhubungan  dengan  pe- nanganan  pekerjaan  di  bidang hukum.  Bidang  tugas  ini  terkait dengan  kemampuan  dan  pe- mahaman  fungsi  legal  (hukum) bagi  setiap  dokumen  adminis- trasi.
Distribusi
tanggapan
responden  menunjukkan  tugas legal  relevan  dengan  tuntutan dunia kerja, yakni 42,86%, sisanya 57,14% menyatakan tidak relevan.
Pekerjaan seorang  praktisi administrasi  perkantoran  (sekre- taris)  merupakan  aktivitas  yang dominan  dilaksanakan  dalam  ke-
sibukan  sehari-hari. Berdasarkan hasil  penelitian  jenis-jenis  pe- kerjaan  sekretaris  atau  adminis- trasi  perkantoran  yang  relevan dengan  kebutuhan  dunia  kerja mencakup:  (1)  bertelepon;  (2) berkomunikasi secara inter-
personal;
(3) menggunakan
media  komunikasi;  (4)  menerima tamu;  (5)  mengelola  keluhan  pe- langgan;  (6)  mengatur  pekerjaan kantor;  (7)  mencari  informasi lewat  internet;  (8)  mengurus surat;  (9)  mengelola  arsip;  (10) mengatur  perjalanan  pimpinan; (11)  mengatur  pertemuan;  (12) membuat laporan; (13) mengelola kas  kecil;  dan  (14)  mengurus dokumen legal.
Pembahasan Pada pembahasan  ini,  pe- metaan  mengenai  kompetensi, tugas,  dan  pekerjaan  administrasi perkantoran (sekretaris)
di- kemukakan  dalam  suatu  pola pemetaan  yang  sederhana.  Hasil pemetaan tersebut secara lengkap dipaparkan  melalaui    tabel  3 sebagai berikut
.
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)

## Tabel 3. Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris
Kompetensi Tugas Pekerjaan Umum Komunikasi Bertelepon Berkomunikasi secara interpersonal Menggunakan media komunikasi Pelayanan Prima Menerima tamu Mengelola  keluhan  dan  komplain pelanggan Otomatisasi dan teknologi informasi Mengoperasikan komputer Mengatur otomatisasi pekerjaan kantor Inti Administrasi perkantoran (kesekretarisan) Etika, pengembangan diri, dan K3 Mencari informasi lewat internet Mengurus surat (mail handling) Mengelola arsip Mengatur perjalanan dinas pimpinan. Mengatur penggunaan perlengkapan dan peralatan kantor Mengatur pertemuan/rapat Membuat laporan Khusus (pelengkap) Mengelola Keuangan Mengelola kas kecil Legal (Hukum) Mengurus  domuken  di  bidang  legal (hukum) Berdasarkan  pemetaan  dari hasil analisis data pada penelitian ini,  kompetensi  untuk  bidang administrasi  perkantoran  (sekre- taris)  dapat  dibagi  menjadi  3 (tiga)  kategori,  yaitu  kompetensi umum,  kompetensi  inti  (utama), dan kompetensi tambahan.
Kompetensi  umum  mencakup unit-unit  kompetensi  yang  be-
rlaku secara umum, dalam arti di- butuhkan  pada  hampir  semua sub-sub bidang keahlian,  dan di- butuhkan  pula  pada  hampir semua  instansi  atau  perusahaan. Kompetensi yang termasuk kategori  umum,  misalnya  yang berkait  dengan  berkomunikasi  di tempat  kerja  dan  menggunakan
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
computer, sudah tentu dibutuhkan oleh semua lembaga.
Kompetensi pada kelompok inti atau utama, merupakan kompetensi
yang bersifat dominan  dan  menjadi  ciri  utama kompetensi  di  bidang  layanan administrasi  perkantoran  (sekre- taris).  Kompetensi  inti mencakup unit-unit  kompetensi  yang  ber- laku dan dibutuhkan hanya untuk spesifik  sub  bidang  keahlian (stream) administrasi perkantoran dan  merupakan  unit  yang  wajib dikuasai (compulsary) para praktisi  administrasi  perkantoran. Kompetensi  pelengkap    men- cakup  unit-unit  kompetensi  yang dapat ditambahkan kedalam usaha  memperkuat  layanan  di bidang  administrasi  perkantoran, dan sifatnya sebagai pelengkap.
Berdasarkan  pemetaan  dari hasil analisis data pada penelitian ini,  tugas  di  bidang  administrasi perkantoran  (sekre-taris)  dapat dibagi menjadi 6 (enam) kategori sebagai  berikut:  1) Komunikasi merupakan  tugas  dasar  yang harus  dimiliki  dalam  berinteraksi untuk  menyelesaikan  pekerjaan, seperti mengaplikasikan ke- terampilan  dasar  komunikasi  dan
berkomunikasi  melalui  media lainya;  2) Pelayanan  prima merupakan  tugas  yang  harus  di- kerjakan  untuk  memberikan  pe- layanan  yang  terbaik  kepada pelanggan/kolega  dalam  seluruh proses  kegiatan  pekerjaan  yaitu bekerjasama dengan kolega/
pelanggan  dan  memberikan  pe- layanan  kepada  pelanggan;  3) Otomatisasi dan teknologi informasi merupakan  tugas  yang harus  dikerjakan  oleh  karena setiap kegiatan Administrasi Perkantoran  berdasarkan  pada teknologi informasi seperti meng- operasikan komputer/perangkat keras dan menggunakan peralatan kantor;  4) Administrasi  per- kantoran, tugas inti pada bidang keahlian/pekerjaan  Administrasi Perkantoran/Kesekretarisan  dan merupakan  unit-unit  yang  wajib (compulsary) dari  sub  bidang keahlian/pekerjaan administrasi perkantoran/kesekretarisan dengan  tingkat  pengetahuan  dan keterampilan  tertentu.  Bidang tugas  ini  dalam  pelaksanaannya tidak  dapat  dilepaskan  dari  tugas menjaga  etika,  pengembangan diri,  dan  K3  kesekretarisan;  5) Mengelola  kas  kecil, terdiri
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
dari unit-unit  kompetensi  untuk mendukung  pekerjaan  penge- lolaan  keuangan  pada  lingkup pengelolaan  keuangan  berskala kecil  dan  hanya  digunakan  untuk unit  kerja  yang  bersangkutan sesuai  dengan  peraturan  yang diterapkan  pada  unit  kerja  dan atau perusahaan yang ber- sangkutan;  6) Legal (hukum), adalah unit kompetensi pe- lengkap dari kompetensi inti yang diperlukan  untuk  melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan  dan  atau  di  bidang penanganan  pekerjaan  di  bidang hukum.
Profesi  sekretaris  meng- abdikan  tugasnya  pada  sekor- sektor  organisasional,  korporat, maupun  publik.  Setiap  organisasi itu    pasti  memberlakukan  adanya standar  baik  berupa  tuntutan unjuk  kerja,  nilai-nilai,  norma, maupun  etika.  Dengan  demikian pola  perilaku    dan  cara  bertugas melaksanakan  profesi  sekretaris akan diwarnai oleh segala macam standar  yang  terjelma  ke  dalam kebiasaan  yang  berlaku  di  dalam sistem  organisasi.  Selain  itu, setiap  organisasi  pastilah  mem- punyai harapan, kepentingan,
tujuan,  keinginan,  cita-cita.  Jadi dapat dikatakan bahwa aturan dan harapan  menjadi  input  yang menggerakkan    perkembangan kompetensi,  tugas,  dan  pekerjaan sekretaris.    Kalau  dibahas  lebih tajam,  adanya  harapan  perlu dipandu  dengan  aturan.  Harapan saja  tanpa  ada  aturan,  cenderung mendorong  organisasi  korporat serakah,  melakukan  berbagai  hal untuk mengejar keuntungan sendiri  dan  mengabaikan  hak orang  lain.  Kitty  O.  Locker  ( 2004:  297)  mengatakan  bahwa sekretaris  sebagai  profesi,  dalam operasionalnya  dipengaruhi  oleh norma  sosial,  budaya,  politik, hukum, dan ekonomi yang bersumber  dari national  culture,
organizational culture, dan personal culture.

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil yang diperoleh  dari  analisa  data  dan pembahasan  dapat  disimpulkan sebagai  berikut:  1) Pemetaan
kompetensi administrasi per- kantoran (sekretaris) menjadi tiga kategori, yaitu: kompetensi umum,  kompetensi  inti,  dan kompetensi  khusus  (tambahan);
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)
2)  Pe-metaan  tugas  di  bidang layanan  administrasi  perkantoran (sekretaris)  mencakup:  komuni- kasi, pelayanan prima, oto- matisasi  dan  teknologi  informasi, administrasi  perkantoran,  menge- lola keuangan, dan legal (hukum);  3) Pemetaan  pekerjaan di  bidang  layanan  administrasi perkantoran  (sekretaris)  men- cakup: bertelepon, berkomunikasi secara  interpersonal,  mengguna- kan media komunikasi, menerima tamu,  mengelola  keluhan  pelang- gan,  mengoperasikan  komputer, mengatur  otomatisasi  pekerjaan kantor,  mencari  informasi  lewat internet,  mengurus  surat,  menge- lola  arsip,  mengatur  perjalanan dinan  pimpinan,  mengatur  peng- gunaan perlengkapan kantor, mengatur pertemuan/ rapat, mem- buat  laporan,  mengelola  kas kecil, dan mengurus pekerjaan di bidang legal (hukum).

## Daftar Pustaka
Ignatius Wursanto. (2006). Kompetensi sekretaris profesional. Yogyakarta: Andi
offset.
Kitty O. Locker. (2004). Business
and administrative
communication. Ohio:
McGraw Hill Irwin. MG.  Hartiti  Hendrato  &  FX. Tulusharyono. (2003). Menjadi sekretaris profesional. Jakarta : PPM Rosidah  &  Ambar  Teguh  S. (2005). Menjadi  sekretaris professional  di  kantor  yang efektif. Yogyakarta: Gava media. Rumsari  Hadi  Sumarto &  Lukas Dwiantara.  (2000). Sekretaris
professional.
Yogyakarta: Kanisius. Said Saggaf. (2014) Pelayanan Fungsi Administrasi Perkantoran  Modern.  Jurnal Administrare.  Vol  1  No  1 Tahun 2014. Saiman. (2002). Manajemen sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia. Soemadi Surjabrata, 1980, Psikologi Pendidikan, Yogyakarta: Raka Press Sutarto.  (1997). Sekretaris  dan tata warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Pemetaan Kompetensi, Tugas, dan Pekerjaan Sekretaris di Dunia Kerja (Suranto Aw, Rosidah, Joko Kumoro)

## Biodata
Dr.  Suranto,  Aw,  M.Pd.,  M.Si. merupakan  Ketua  Jurusan  Prodi.
Ilmu  Komunikasi  Fakultas  Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta.  Riwayat  pendidikan
S1 ditempuh di UGM tahun 1986 pada  bidang  Ilmu  Komunikasi, pendidikan  S2 diselesaikan  di IKIP  Yogyakarta  pada bidang ilmu PEP  pada  tahun  1996,  dan pendidikan  S2  diselesaikan  di UNPAD pada bidang Ilmu Komuniasi  pada  tahun  2000. Studi  S3  diselesaikan  di  PPs UNY  pada  bidang  ilmu  PEP tahun 2013.
Dra.  Rosidah,  M.Si.,  merupakan Dosen
Tetap di Juruasn Pendidikan Administrasi FE UNY dan saat ini terpilih kembali menjadi  Ketua  Program  Studi Administrasi Perkantoarn D3 Periode 2015-2019. Menyelesaikan S1 di IKIP Yogyakarta  tahun  1987  dan menempuh  studi  S2  di  UGM bidang Ilmu Administrasi Negara tahun 2000.
Drs. Joko Kumoro, M.Si. merupakan dosen tetap di Jurusan Pendidikan Administrasi
Perkantoran FE UNY dan saat ini aktif  menjabat  sebagai  Ketua Jurusan  Pendidikan  Administrasi Perkantoran FE UNY.

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

## FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI

## 1. Tulisan  merupakan  suatu kajian  ilmiah  tentang  masalah  administrasi  dan  belum  pernah
dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur-unsur  :  (a)  judul,  (b)  abstrak  (c) pendahuluan  tentang  masalah  yang  dibahas,  (d)  tinjauan  secara  teoritis dan  pembahasan,  (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March,  J.G.  dan  J.P.Olsen  (ed).  1990. Ambiguity  and  Choice  in  Organization.  Oslo Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang  tulisan 10  sampai 15 halaman  kuarto  ketik  spasi  ganda  (MS  Word,  Arial  10),  diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.