## EVALUASI KINERJA PETUGAS DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG
Najla Kamil 1* , Dony Setiawan Hendyca Putra 2 , Feby Erawantini 3 , Niyalatul Muna 4
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1, 2,3,4 *e-mail: najlakamil09@gmail.com 1

## Abstrak
Puskesmas  Patrang  telah  melaksanakam  manajemen  rekam  medis,  namun  terdapat  masalah dalam  pelaksanaan  manajemen  rekam  medis  yakni  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis  di Puskesmas Patrang sebanyak 70 berkas dalam waktu 6 minggu. Duplikasi di Puskesmas Patrang berdampak  menurunnya  mutu  kualitas  rekam  medis.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  menganalisis faktor penyebab dan menentukan prioritas penyebab duplikasi nomor rekam medis di Puskesmas Patrang.  Jenis  penelitian  ini  yaitu  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  yaitu observasi  data  duplikasi  nomor  rekam  medis  dan  wawancara  kepada  responden  berdasarkan indikator  7M.  Pengolahan  data  dengan  kriteria  CARL.  Hasil  dari  penelitian  ini  ditemukan  bahwa prioritas  utama  penyebab  duplikasi  kurang  tepatnya  penulisan  nomor  rekam  medis  pada  map berkas rekam medis dengan skor 144. Permasalahan selanjutnya kurangnya petugas, ruang filing kurang  luas,  rak  filing  kurang  cukup  dan  pasien  tidak  membawa  KIB  dengan  skor  108.  Dengan ditemukannya  prioritas  penyebab  duplikasi  maka  peneliti  memberikan  solusi  yang  utama  yakni penulisan  nomor  rekam  medis  dituliskan  pada  bagian  depan  dan  samping  beerkas  serta  solusi lainnya  untuk  mengatasi  masalah  dan  dibuatkan    draft  kebijakan  mengurangi  kejadian  duplikasi nomor rekam medis yang telah disepakati.
Kata kunci : duplikasi nomor rekam medis, CARL, puskesmas patrang

## Abstract
Patrang Health Center has implemented medical records management, but there are problems in the  implementation  of  medical  record  management.  when  duplicating  medical  record  numbers  at Patrang Health Center. Duplication in the Patrang Community Health Center results in a decrease in the quality of medical records. The purpose of this study was to analyze the causal factors and determine the priority causes of duplicate medical record numbers at Patrang Health Center. This type of research is qualitative. The technique of collecting data in this study is observation of data duplication  of  medical  records  and  interviews  with  respondents  based  on  7M  indicators.  Data processing with CARL criteria. The results of this study were found in studies that found the main priority of less useful duplication of the medical record number on the medical record data map with a score of 144. Further problems were officers, filing space was less extensive, filing shelves were inadequate and patients did not carry KIB with a score 108. With the discovery of priorities leading to  duplication,  the  study  provides  the  main  solution  that  discusses  the  medical  record  number written  on  the  front  and  sides  of  the  file  as  well  as  other  solutions  to  overcome  the  problem  and made  a  draft  policy  to  reduce  the  incidence  of  duplicate  medical  record  numbers  that  have  been approved.

## Keywords: duplication of medical record number, CARL, patrang puskesmas

## 1. Pendahuluan
Fasilitas pelayanan kesehatan adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya  pelayanan  kesehatan,  baik  promotif,  preventif,  kuratif  maupun  rehabilitatif  yang  dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah dan atau masyarakat  (Kemenkes, 2014). Fasilitas pelayanan kesehatan sendiri dibagi menjadi tiga yaitu fasilitas kesehatan tingkat pertama, fasilitas kesehatan tingkat  kedua  dan  fasilitas  kesehatan  tingkat  ketiga.  Salah  satu  fasilitas  pelayanan  kesehatan tingkat pertama yaitu puskesmas.
Puskesmas  adalah  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan masyarakat  dan  upaya  kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih  mengutamakan upaya  promotif  dan  preventif,  untuk  mencapai  derajat  kesehatan  masyarakat  yang  setinggi-
tingginya  di  wilayah  kerjanya  (Kemenkes,  2014).  Dalam mencapai  derajat  kesehatan  masyarakat yang  tinggi  setiap  pelayanan  kesehatan  harus  mengupayakan  pelayanan  kesehatan  yang maksimal salah satunya melakukan manajemen rekam medis yang baik.
Manajemen  rekam  medis  yang  baik  yaitu  apabila  memiliki  data  rekam  medis  yang berkesinambungan. Kesinambungan data rekam medis merupakan suatu hal yang mutlak dipenuhi karena  rekam  medis  berupa  rekaman  segala  informasi  pasien  terkait  pelayanan  yang  telah diberikan  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan  dalam  menjaga  manajemen  rekam  medis  untuk mendukung  pelayanan  kesehatan  yang  maksimal.  Salah  satu  kegiatan  yang  dilaksanakan  dalam manajemen rekam medis yaitu sistem penyimpanan dan sistem penomoran.
Sistem  penyimpanan  adalah  d imana  dokumen rekam  medis rawat  jalan,  rawat  inap  maupun gawat darurat disimpan Sentralisasi ini diartikan penyimpanan berkas rekam medis seorang pasien dalam  satu  kesatuan  baik  catatan-catatan  kunjungan  poliklinik  maupun  catatan  selama  seorang pasien dirawat Sistem penomoran adalah sistem pemberian nomor rekam medis untuk pasien saat berobat  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan.  Berdasarkan  survei  awal  di  Puskesmas  Patrang menggunakan  sistem  penomoran Unit  Numbering  System .  Sistem  ini  memberikan  satu  nomor untuk satu pasien sehingga apabila pasien itu berkali – kali  ke puskesmas nomor rekam medisnya tetap  satu  yaitu  nomor  yang  didapatkan  saat  pasien  tersebut  petama  kali  mendaftar,  nomor  ini digunakan  baik  untuk  rekam  medis  rawat  inap,  rawat  jalan,  maupun  darurat.  Jadi  rekam  medis pasien  ini  tersimpan  dalam satu  berkas  (Depkes,  2006).  Akan  tetapi  pada  kenyataannya terdapat duplikasi nomor rekam medis.
Duplikasi rekam medis sendiri memiliki pengertian satu nomor rekam medis dimiliki beberapa pasien  atau  satu  pasien  memiliki  beberapa  nomor  rekam  medis.  Setelah  melakukan  wawancara dengan  penanggung  jawab  pelayanan  pasien  Puskesmas  Patrang  dapat  diperoleh  informasi bahwa  sering  terjadi  bahkan  hampir  setiap  hari  duplikasi  nomor  rekam  medis  yang  disebabkan oleh  beberapa  faktor  salah  satunya misfile berkas  rekam  medis.  Berdasarkan  studi  pendahuluan pada Maret  2019 dengan petugas pendaftaran data duplikasi nomor rekam medis yang diperoleh di  Puskesmas  Patrang  menggambarkan  bahwa  duplikasi  nomor  rekam  medis  terjadi  diakibatkan oleh beberapa faktor masalah diantaranya :
a)  Kondisi  rak  berkas  rekam  medis  yang  tidak  tertata  rapi  sehingga  memungkinkan  tidak ditemukannya rekam medis pasien
b)  Kurangnya  data  pencatatan  dari  petugas  pendaftaran seperti  tidak  adanya  buku  pengendalian nomor sehingga nomor rekam medis tidak dapat dikendalikan
c)  Belum  adanya  SIMPUS  dari  dinas  kesehatan  sehingga  memperlambat  kinerja  petugas pendaftaran.
Hasil  pengamatan  awal  dengan  permasalahan  yang  ada  maka  terdapat  dampak  yang ditimbulkan dari adanya duplikasi nomor rekam medis diantaranya yaitu :
a)  Rak rekam medis akan cepat penuh
b)  Penggunaan map dan berkas rekam medis semakin banyak
c)  Tidak dapat melihat riwayat pasien sebelumnya apabila dibuatkan nomor rekam medis baru
d)  Dampak yang  paling  penting  yaitu  terkait  legalitas  berkas  rekam medis  yang  dibutuhkan  pada proses hukum akan menjadi masalah karena salah satu kegunaan berkas rekam medis adalah sebagai alat bukti hukum.
e)  Mutu rekam medis kurang baik
Hasil studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Februari selama enam minggu didapatkan data duplikasi nomor rekam medis di Puskesmas Patrang.
Tabel 1: Data Jumlah Duplikasi Dokumen Rekam Medis Di Puskesmas Patrang Jember
Minggu Ke- Jumlah Duplikasi 1 Bulan Feberuari 2019 14 2 Bulan Maret 2019 10 3 Bulan Maret 2019 13 4 Bulan Maret 2019 11 5 Bulan Maret 2019 13 6 Bulan Maret 2019 9 Jumlah 70
Sumber : Unit Rekam Medik Di Puskesmas Patrang 2019
Tabel 1 menjelaskan bahwa duplikasi nomor rekam medis sebanyak 143 berkas rekam medis dan nomor rekam medis sebanyak 70 dari data yang diambil pada kurun waktu 6 minggu tepatnya pada bulan Februari hingga bulan Maret 2019.
Kondisi  tersebut  apabila  terus  berlanjut  akan  menurukan  mutu  pelayanan  kesehatan  di Puskesmas Patrang khususnya mutu rekam medis, maka yang harus dilakukan yaitu mencari akar faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis dengan cara melakukan analisis menggunakan 7M ( Man,  Money,  Method,  Material,  Machine,  Media dan Motivation )  dan  didapatkan  prioritas penyebab duplikasi nomor rekam medis dengan metode CARL. Analisis 7M ( Man, Money, Method, Material,  Machine,  Media dan Motivation )  dipilih  karena  merupakan  analisis  yang  secara  rinci membedakan setiap indikator yang menjadi permasalahan dan merupakan indikator yang lengkap membahas  segala  aspek,  sedangkan  metode  CARL  dipilih  karena  metode  ini  dapat  digunakan meskipun  faktor  masalah  yang  telah  dianalisis  berjumlah  banyak  serta  dapat  mencari  ranking prioritas  masalah  dari  yang  paling menjadi  penyebab maslah  terbesar  hingga  penyebab  masalah yang terkecil (Suprapti, 2018)
Menurut (Muldiana, 2016) Dampak duplikasi penomoran berkas rekam medis dapat berakibat pada  sulitnya  pencarian  berkas  rekam  medis  apabila  pasien  datang  kembali  berobat. Permasalahan  duplikasi  nomor  rekam  medis  sering  kali  dianggap  bukan  masalah  besar  oleh sebagian  pihak  akan  tetapi  masalah  duplikasi  nomor  rekam  medis  akan  menimbulkan  dampak negatif dalam pelayanan kesehatan  terhadap pasien. Sejatinya rekam medis mengandung segala informasi  yang  dapat  dijadikan  sebagai  dasar  untuk  menentukan  tindakan  dalam  rangka memberikan  pelayanan  kepada  pasien,  oleh  karena  itu  masalah  duplikasi  nomor  rekam  medis perlu di selesaikan.
Berdasarkan  uraian  diatas  maka  peneliti  tertarik  untuk  mencari  prioritas  penyebab  duplikasi nomor  rekam  medis  di  Puskesmas  Patrang  agar  duplikasi  nomor  rekam  medis  di  Puskesmas Patrang tidak terjadi lagi dan segala dampak negatif yang ditimbulkan dari duplikasi nomor rekam medis dapat teratasi.

## 2.  Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  ialah  penelitian  kualitatif  dengan  mendeskripsikan  keadaan pada  saat  penelitian  dengan  tujuan  memberikan  gambaran  yang  jelas  tentang  duplikasi  nomor rekam medis di Puskesmas Patrang.

## 2.1  Jenis/desain Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  kualitatif,  dengan  cara  menganalisis  dan  mengevalusi menggunakan  teori  manajemen  7M  ( Man,  Money,  Method,  Material,  Machine,  Media dan Motivation )  dan  prioritas  penyebab  masalah  dengan  metode  CARL  ( Capability,  Accesibility, Readness, dan Leverage).

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  2  petugas  pendaftaran  sebagai petugas yang melayani pendaftaran pasien,  1 kepala tata usaha yang memegang tanggung jawab terhadap  unit  pendaftaran,  dan  1  kepala  sistem  informasi  yang memilki  tanggung jawab  terhadap sistem yang ada di unit pendaftaran.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  untuk  menganalisis  duplikasi  nomor  rekam  medis  yaitu  dengan observasi pelaksanaan pelayanan pasien, dokumentasi nomor rekam medis yang terduplikasi dan wawancara kepada subjek penelitian.

## 2.4  Metode Analisis Data
Penelitan ini menggunakan  teknik  analisis  data  7M  ( Man,  Money,  Method, Material, Machine, Media dan Motivation )  lalu  dicari  prioritas  penyebab  masalah  dengan  metode  CARL  ( Capability, Accesibility, Readness, dan Leverage).

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Man  yang  menyebabkan  Duplikasi  Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Motivasi merupakan  indikator  yang membuat  seorang  pekerja lebih  puas  dalam menjalankan aktivitasnya.  Motivasi  kerja  dapat  menjadi  pendorong  yang  ada  dalam  diri  manusia  dan  dapat mengarahkan  perilakunya  untuk  melaksanakan  tugas  dan  tanggung  jawabnya  (Panggalih  & Zulaicha,  2012).  Penelitian  Raharjo,  dkk  (2014)  menyatakan  adanya  pengaruh  signifikan  antara variabel  motivasi  kerja  terhadap  kinerja  pegawai.  Motivasi  kerja  berpengaruh  positif  terhadap kinerja pegawai yang berarti upaya meningkatkan motivasi kerja yang baik harus ditingkatkan demi meningkatkan kinerja pegawai. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi motivasi kerja menurut J.  Ravianto  dalam  Martoyo  adalah  atasan,  rekan,  sarana  fisik,  kebijaksanaan  dan  peraturan, imbalan  jasa  uang  dan  non  uang,  jenis  pekerjaan  dan  tantangan.  Sangat  penting  untuk membangun landasan yang kokoh bagi peningkatan motivasi karyawan. Motivasi kerja yang tinggi meningkatkan  tata  kelola  perusahaan  yang  baik,  dan  juga  menciptakan  rutinitas  yang  terfokus pada  pencapaian  prestasi  dan  kinerja.  Disamping  itu,  karyawan  yang  termotivasi  selalu  memiliki gairah  dan  semangat  yang  tinggi  untuk  mempengaruhi  suasana  kantor  menjadi  lebih  proaktif dalam menuntaskan  tanggung  jawab,  dan  menemukan  solusi  untuk  setiap masalah  yang muncul (Djajendra, 2018).
a. Reward
Reward yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  berkaitan  dengan  pujian  dan  penghargaan  yang pernah  diberikan  pimpinan  kepada  petugas  atas  kinerja  yang  dicapai  sesuai  dengan  standar  dan prosedur yang diterapkan di rumah sakit. Hasil wawancara terhadap 2 informan didapatkan bahwa petugas  distribusi  tidak  pernah  mendapatkan  reward  dari  pimpinan  apalagi  mendapat  pujian  dan penghargaan  atas  kinerja  yang  mereka  capai  telah  sesuai  dengan  prosedur  yang  ada. Reward atau penghargaan merupakan suatu bentuk apresiasi yang diberikan pimpinan atas apa yang kita kerjakan  dapat  memberi  kepuasan  tersendiri  bagi  yang  mendapatkan  pelayanan  dari  kita. Penghargaan  yang  diberikan  dapat  berupa  ucapan  terimakasih  telah  melaksanakan  pekerjaan dengan baik, tepat waktu dan konsisten dalam bekerja. Penghargaan dapat berupa pujian, bahkan pengharagaan  dapat  berupa  sertifikat  dan  ungkapan  yang  tidak  ternilai  dengan  uang  seperti diumumkan  dalam  rapat  atau  apel  karena  telah  melakukan  pekerjaan  dengan  baik  (Hartinah, 2017).  Yasmeen  (2013)  dalam  indikator  pengharagaan  menyatakan  apresiasi  dan  pengakuan ucapan  terima  kasih  dan  pengkauan  dari  perusahaan  terhadap  hasil  kerja  karyawan  untuk  lebih termotivasi  dalam  melakukan  suatu  pekerjaannya.  Hasil  penelitian  Wijayanti  dan  Nuraini  (2018) menunjukkan  dimana  dampak  dari  pemberian  penghargaan  dapat  meningkatkan  motivasi  kerja. Sebaiknya pimpinan lebih memperhatikan  tentang pentingnya pemberian reward terhadap kinerja petugas  dan  dampak  yang  timbul  akibat  tidak  adanya  reward  yang  diberikan  kepada  petugas. Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  dapat  disimpukan  bahwa  solusi  dari  permasalah  tersebut yaitu  perlu  adanya  pendekatan  seorang  pemimpin  kepada  petugas  agar  lebih  meningkatkan kinerja dari petugas.
b. Sanksi
Sanksi  adalah  suatu  bentuk  hukuman  yang  diberikan  kepada  petugas  yang  tidak mengembalikan berkas rekam medis tepat waktu. Dalam suatu pekerjaan sanksi berperan sebagai upaya dalam membangun kedisiplinan petugas dan memberikan efek jera terhadap petugas yang melakukan  pelanggaran  disiplin  atau  aturan  kerja.  Sama  halnya  dengan  reward,  keberadaan sanksi di instalasi rekam medis rawat jalan juga masih kurang. Semua petugas mengatakan bahwa bentuk sanksi yang mereka terima hanya sebatas mengingatkan dan teguran saja.
Menurut  Sugihen  (2017), punishment atau  sanksi  merupakan  pemberian  hukuman  sebagai efek jera yang sengaja diberikan apabila terjadi suatu pelanggaran disiplin atau aturan kerja yang berlaku.  Adanya  sanksi  atau punishment memiliki  peran  yang  sama  dengan  penghargaan  yaitu untuk  memelihara  dan  menghasilkan  kinerja  yang  baik.  Hal  ini  sesuai  dengan  pernyataan Suryadilaga,  dkk  (2016)  yang  menyatakan  bahwa reward  dan  punishment adalah  suatu  bentuk reaksi dan dorongan untuk menghasilkan kinerja yang lebih berkualitas sehingga kinerja karyawan dapat meningkat. Tujuan dari penerapan sanksi atau punishment itu sendiri adalah sebagai wadah untuk  menjaga  peraturan  yang  berlaku  sehingga  pelaksanaan  tugas  dan  tanggung  jawab  dapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian,  sama  halnya  dengan reward penerapan  sanksi  juga  masih belum  optimal.  Hal  ini  dikarenakan  bentuk  sanksi  yang  terima  petugas  juga  dalam  bentuk  lisan
berupa  teguran  dan  peringatan  saja.  Padahal  untuk  menghasilkan  kinerja  yang  optimal  adanya sanksi  dalam  suatu  pekerjaan  perlu  dilakukan  untuk  mencegah  terjadinya  pelanggaran  disiplin yang berakibat tidak tercapainya tujuan dari suatu pekerjaan. Oleh karenanya keberadaan sanksi dalam suatu pekerjaan sangatlah penting yaitu sebagai alat pengendali yang mampu mengontrol kinerja organisasi agar berjalan dengan baik (Nugroho, 2015).
Pemberian  sanksi  secara  lisan  berupa  teguran  dan  peringatan  merupakan  pemberian  sanksi yang  tergolong  dalam  kelompok  ringan  (Suryadilaga,  dkk,  2016).  Bentuk  sanksi  seperti  ini menyebabkan tujuan pemberian sanksi untuk memberi efek jera pada petugas belum bisa dicapai dengan  maksimal.  Hal  ini  dikarenakan  kekhawatiran  petugas  untuk  melakukan  kesalahan  dalam pekerjaan  masih  lemah  sehingga  menyebabkan  keterlambatan  pendistibusian  berkas  rekam medis  dapat  terus  terjadi.  Berkaitan  dengan  itu  maka  aturan  mengenai  pemberian  sanksi  perlu untuk  dipertimbangkan.  Hal  ini  dimaksudkan  untuk  memberikan  efek  jera  kepada  petugas sehingga  diharapkan  kesalahan  dalam  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  tidak terulang kembali.
Man  yang  dimaksud  dalam  penelitian ini  adalah  sumber  daya manusia  atau  petugas  pendaftaran yang  terlibat  dalam  pelaksanaan  pelayanan  penerimaan  pasien  berkas  rekam  medis  di penerimaan pasien Puskesmas Patrang. Indikator dalam variabel man antara lain :

## a.  Pendidikan
Latar  belakang  pendidikan  dinilai  penting  dalam  melaksanakan  pekerjaanya  karena  dengan pendidikan yang tinggi maka akan memiliki  pengetahuan yang luas. Dari hasil penelitian petugas di Puskesmas  Patrang  kuantitas  pendidikan  petugas  dinilai  kurang  karena  terdapat  petugas  yang hanya lulusan SMP. Pendidikan rekam medis sangat kurang karena tidak terdapat petugas dengan latar  belakang  pendidikan  rekam  medis  dengan  demikian  maka  dapat  menjadi  faktor  terjadinya duplikasi nomor rekam medis, hal ini dikarenakan petugas kurang memahami dan memperhatikan pengetahuan tentang rekam medis.
Pendidikan formal di dalam suatu organisasi adalah suatu proses pengembangan kemampuan ke arah yang diinginkan oleh organisasi yang bersangkutan (Notoatmodjo, 2009). Petugas rekam medis  adalah  tenaga  kesehatan  yang  mengabdikan  dirinya  dibidang  kesehatan  dengan  memiliki latar  belakang  dan  keterampilan  dibidang  rekam  medis  dengan  pendidikan  minimal  D  III  Rekam Medis.  Latar  pendidikan  petugas  juga  mempengaruhi  kinerja  dalam  melakukan  pelayanan terhadap penerimaan pasien. Pendidikan yang sesuai akan menghasilkan kinerja yang baik namun kenyataannya  di  Puskesmas  Patrang  tidak  terdapat  petugas  dengan  latar  belakang  pendidikan rekam medis dapat disimpulkan bahwa latar pendidikan petugas di Puskesmas Patrang  sehingga kinerja petugas tidak maksimal.
b.  Pengetahuan Pengetahuan merupakan ilmu yang dimiliki oleh seseorang sehingga memudahkan seseorang melaksanakan  pekerjaannya.  Berdasarkan    hasil  penelitian  pengetahuan  yang  dimiliki  petugas  di Puskesmas  Patrang  dinilai  kurang  karena  dari  hasil  wawancara  petugas  yang  berkerja melaksanakan pekerjaannya dengan cara belajar sendiri tanpa ilmu rekam medis yang mendasari.
Pengetahuan  seseorang  tentang  suatu  objek  tertentu.  Semakin  banyak  aspek  positif  dari objek yang diketahui, akan menimbulkan sikap positif terhadap objek tertentu (Notoatmodjo, 2009). Untuk ilmu terkait sistem penyimpanan, sistem penjajaran dan  ilmu mendasar terkait rekam medis tidak  diketahui  oleh  petugas,  petugas  hanya  mengetahui  sebatas  penerimaan  pasien  secara umum.  Dengan  minimnya  ilmu  rekam  medis  maka  dipastikan  terjadinya  kesalahan  kerja  petugas dalam melayani pasien.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan terhadap 4 responden dapat diketahui bahwa petugas pendaftaran  mengetahui  tugas-tugas  yang  perlu  dilakukan  pada  saat  penerimaan  pasien  seperti menanyakan KTP, KIB dan kartu BPJS, namun responden hanya mengetahui bahwa untuk nomor rekam  medis  pasien  hanya  boleh  satu    nomor  untuk  satu    pasien  dan  tidak  mengetahui  istilah sistem  penomoran  Unit  Numbering  System  hal  ini  dikarenakan  tidak  ada  petugas  yang  lulusan rekam  medis.  Menurut  (Malayu,  2003),  seseorang  ditentukan  oleh  ilmu  pengetahuan    dan keterampilannya dengan pengetahuan yang tinggi terkait ilmu rekam medis makan kinerja petugas akan  lebih  baik  karena  telah  memahami  segala  bidang  yang  harus  dikerjakan.  Dengan  adanya fakta bahwa petugas hanya mengetahui  satu nomor rekam medis pasien hanya dimiliki oleh satu pasien  tanpa  mengetahui  alasanya  maka  peneliti  berpendapat  bahwa  perlu  adanya  sosialisasi terhadap petugas khususnya pada petugas pendafaran di Puskesmas Patrang.
c.  Pengalaman
Pengalaman  bekerja  merupakan  salah  satu  faktor  yang  penting  karena  dengan  pengalaman kerja yang cukup maka seseorang yang kurang memiliki pengetahuan tentang pekerjaannya dapat membangun keterampilannya dengan lamanya seseorang tersebut bekerja. Petugas yang bekerja di  Puskesmas  Patrang  memiliki  pengalaman  yang  kurang  terkait  pekerjaan  dibidangnya,  hal  ini sesuai dengan pernyataan petugas yang menyatakan bahwa mereka baru bekerja sebagai rekam medis  di  Puskesmas  Patrang  dan  lama  kerjanya  kurang  dari  3  tahun  da  nada  yang  masih  11 bulan.
Kurangnya pengalaman kerja dapat mempengaruhi kualitas kinerja seseorang sesuai dengan (Lewa et al. , 2005) yang menyatakan bahwa salah satu faktor internal yang mempengaruhi kinerja karyawan adalah pengalaman kerja. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengalaman yang kurang dari petugas Puskesmas Patrang dapat berdampak pada kinerja pelayanan pasien karena kurangnya  pengetahuan  dan  keterampilan  dalam  bekerja  mengingat  pendidikan  petugas Puskesmas Patrang kurang sebagai perekam medis.
d.  Pelatihan
Pelatihan  merupakan  suatu  kegiatan  yang  harus  dilakukan  kepada  setiap  petugas  yang berkeja  khususnya  pada  pelayanan  rekam  medis  karena  dengan  berkembangannya  sistem informasi  maka  akan  selalu  ada  pembaruan  dalam  informasi  rekam  medis  hal  tersebut  sesuai dengan  pernyataan  Hikmah  dkk.  (2013)  dimana  keikutsertaan  seseorang  dalam  suatu  pelatihan dapat menambah pengetahuan sehingga akan sangat mendukung kualitas kinerja yang dihasilkan. Kenyataannya  di  Puskesmas  Patrang  tidak  pernah  dilakukan  pelatihan  khusus  terkait  informasi rekam  medis  padahal  ilmu  terkait  rekam  medis  di  Puskesmas  Patrang  sangat  minim  mengingat tidak  ada  satupun  petugas  yang  memiliki  latar  belakang  rekam  medis.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan dari responden bahwa pernah diadakan pelatihan tetapi informasi yang didapat hanya secara umum mengenai pelayanan pasien.
Sejatinya pelatihan dapat membantu karyawan dalam memahami suatu pengetahuan praktis dan penerapannya, guna meningkatkan keterampilan, kecakapan, dan sikap yang diperlukan oleh organisasi  dalam  uasaha  mencapai  tujuan  (Edi,  2009).  Seharusnya  petugas  penyimpanan  sering diberikan  pelatihan  agar  petugas  lebih  memahami  dan  mengerti  tentang  informasi  rekam  medis serta dapat mencegah terjadinya duplikasi duplikasi nomor rekam medis di Puskesmas Patrang.
e.  Ketersediaan
Banyaknya  SDM  yang  bekerja  pada  suatu  unit  kerja harus  sesuai  dengan  beban  kerja  yang ada  pada  unit  kerja  tersebut,  kenyataanya  di  Puskesmas  Patrang  banyaknya  SDM  tidak  sesuai dengan  beban  kerja  yang  ada  karena  petugas  rekam  medis  hanya  berjumlah  dua  orang  yang merangkap  sebagai  petugas  pendaftaran,  petugas filing  dan  petugas  assembling.  Dengan jumlah pasien setiap harinya tidak sedikit maka petugas merasa kelelahan dalam mengerjakan tugas yang mereka harus kerjakan.
Sejatinya  ketepatan  jumlah  karyawan  yang  dipekerjakan  dalam  suatu  sistem  produksi, merupakan  kondisi  dasar  yang  harus  diperhatikan  dalam  menyusun  perancangan  kerja.  Proses perancangan  kerja  pada  akhirnya  bertujuan  untuk  menyeimbangkan  aspek  fisik  dan  mental manusia dalam menyelesaikan tugas tertentu sehingga ketepatan jumlah karyawan dengan beban kerja  yang  ada  akan  mendukung  kondisi  mental  maupun  fisik  saat  bekerja  (Rizqiansyah, Hanurawan  and  Setiyowati,  2017).  Dengan  demikian  maka  sangat  mungkin  petugas  mengalami kelelahan dan stress kerja sehingga dalam melaksankan tugasnya tidak maksimal sehingga terjadi kessalahan dalam bekerja.
3.2  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Money    yang  menyebabkan  Duplikasi  Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Money  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  sumber  dana  yang  dibutuhkan  dalam melaksanakan pelayanan penerimaan pasien di Puskesmas Patrang. Indikator dalam Money yakni biaya  anggaran  recruitment  SDM  rekam  medis.  Sementara  untuk  penambahan  SDM  dengan kualifikasi  lulusan  D3  Rekam  Medis  agar  dapat  memenuhi  tenaga  rekam  medis  yang  sesuai dengan kompetensi yang butuhkan, maka diperlukan  dana untuk recruitment. Kenyataanya dana untuk  recruitmen  SDM  rekam  medis  tidaklah  sedikit  petugas  harus  digaji  setiap  bulannya  oleh karena  itu  pihak  Puskesmas  kemungkinan  tidak  akan  melakukan  recruitmen  SDM  rekam  medis melainkan mengajukan kepada dinas untuk diberi SDM rekam medis. Sebenarnya apabila terdapat petugas yang memiliki kompetensi dan kualifikasi yang mumpuni, maka permasalahan yang sering terjadi di unit rekam medis seperti misfile dan duplikasi berkas rekam medis dapat mulai teratasi.
3.3  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Method    yang  menyebabkan  Duplikasi  Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Method  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  yang  digunakan    dalam melaksanakan  pelayanan  penerimaan  pasien  di  Puskesmas  Patrang.  Indikator  dalam  Method yakni SOP, KIB, KIUP dan Tracer.
a.  SOP Berdasarkan Permenkes RI Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas, pada Pasal 37 ayat 2, dijelaskan  bahwa  upaya  kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama  dilaksanakan  sesuai  dengan standar  prosedur  operasional  dan  standar  pelayanan.  Sehingga  perlu  sekali  adanya  SOP  dalam pelaksanaan  kinerja  di  bagian  pendaftaran  dan  rekam  medis.  Berdasarkan  hasil  wawancara petugas  mengatakan  bahwa  terdapat  SOP  yang  mengatur  pelayanan  penerimaan  pasien  saja tetapi untuk ketentuan terkait rekam medis tidak ada.
Sejatinya  SOP  harus  ada  pada  setiap  unit  pelayanan  pasien  sesuai  dengan  ketetapan  dari (PMK RI no 269/MENKES/PER /III/2008, 2008) tentang Rekam Medis, yang menyatakan bahwa di setiap unit pelayanan rekam medis harus memiliki standar operasional prosedur (SOP), akan tetapi di Puskesmas Patrang SOP yang ada dinilai kurang rinci pada setiap unit sehingga kurang adanya panduan kinerja petugas. Menurut (Ulfa, 2015), SPO adalah pedoman tertulis yang dipergunakan untuk  mendorong  dan  menggerakan  suatu  kelompok  untuk  mencapai  tujuan  organisasi.  Dengan adanya  SPO  tentu  lebih  memudahkan  dalam  pencapaian  tujuan  organisasi  dan  tentu  tidak  akan mengubah  tata  laksana  pengelolaan  rekam  medis  meskipun  dilaksanakan  oleh  petugas  baru. Dengan  tidak  adanya  standar  baku  yang  ditetapkan  pada  setiap  unit,  akan  mempersulit  petugas dalam  pelaksanaan  pengelolaan  rekam  medis,  karena  petugas  akan  kebingungan  terhadap pekerjaan yang harus dilakukan.
Kesimpulannya berdasarkan hasil wawancara semua petugas telah mengetahui panduan apa saja  yang  ada  di  SOP  dan  mengatakan  bahwa  telah  melakukan  pelayanan  sesuai  dengan  SOP, tetapi setelah melakukan observasi dan melihat SOP pendaftaran secara langsung SOP yang ada menurut  peneliti  dibuat  tidak  terlalu  rinci  tedak  tertulis  sistem  penomoran  yang  digunakan melainkan  hanya  prosedur  dalam  melayani  pasien.  Sehingga  dapat  dikatakan  bahwa  memang petugas  yang  bekerja  tidak  mengetahui  terkait  sistem  penomoran,  penamaan,  penjajaran  dan penyimpanan  yang  mereka  tahu  hanya  secara  umum  hal  ini  juga  memungkinkan  terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
b.  KIB KIB  adalah  kartu  identitas  yang  diberikan  kepada  pasien  baru  saat  datang  di  fasilitas pelayanan  kesehatan,  berisi  nomor  rekam  medis  pasien,  nama  pasien,  nama  keluarga  pasien, jenis  kelamin  pasien  dan  tempat  tanggal  lahir  pasien.  KIB  harus  selalu  dibawa  pasien  ketika berobat  kembali  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan  karena  sangat  membantu  dalam  pencarian berkas rekam medis. Di Puskesmas Patrang telah tersedia KIB untuk membantu dalam pencarian berkas  rekam  medis  dan  setiap  petugasnya  telah  mengingatkan  kepada  pasien  untuk  selalu membawa KIB jika berobat di Puskesmas Patrang Kartu  Identitas  Berobat  (KIB)  merupakan  alat  bantu  petugas  pendaftaran  dalam  melakukan penyediaan berkas rekam medis dan memperlancar jalannya pendaftaran pasien saat melakukan pengobatan  (Haviva,  Rumpiati  and  Nurjayanti,  2018).  Berdasarkan  hasil  observasi  telah menunjukan bahwa petugas mengingatkan pasien untuk tidak lupa membawa KIB apabila berobat kembali  di  Puskesmas  Patrang  akan  tetapi  pada  kenyataannya  terdapat  pasien  yang  tidak membawa  KIB  apabila  berobat  kembali  di  Puskesmas  Patrang,  hal  tersebut  akan  berdampak menimbulkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
c.  KIUP
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa di Puskesmas Patrang tidak menggunakan KIUP  sebagai  sarana  pelayanan  penerimaan  pasien  bahkan  petugas  Puskesmas  Patrang  tidak mengetahui  fungsi  dan  kegunaan  KIUP.  KIUP  tidak  digunakan  di  Puskesmas  Patrang  karena dalam  panduan  SOP  tidak  terdapat  prosedur  penggunaan  KIUP  hal  ini  didukung  dari  hasil wawancara kepada empat responden yang menyatakan Menuriut (Ramadani and Syafitri, 2017) dalam mempermudah pencarian berkas rekam medis maka  diperlukan  suatu  alat  yang  dapat  membantu  petugas  untuk  penghematan  waktu  dalam pencarian  berkas.  Alat  tersebut  adalah  KIUP  atau  kartu  indeks  utama  pasien, KIUP  adalah  suatu kartu katalog yang berisikan nama semua penderita yang pernah berobat kerumah sakit. Informasi yang  terkandung  dalam  KIUP  merupakan  kunci  untuk  menemukan  berkas  rekam  medis  pasien.
Dengan  tidak  adanya  KIUP  ini  maka  petugas  akan  kesulitan  dalam  melayani  pasien  yang  tidak membawa  kartu  berobat,  dan  petugas  memberi  nomor  baru  kepada  pasien,  maka  dari  itu terjadinya duplikasi berkas rekam medis.
Dapat disumpulkan bahwa pihak Puskesmas Patrang belum mengetahui fungsi dan kegunaan KIUP  oleh  karena  itu  pihak  Puskesmas  merasa  KIUP  tidak  perlu  digunakan  dalam  melayani penerimaan  pasien  khususnya  kepada  pasien  lama  yang  tidak  membawa  KIB.  Apabila  menurut pihak Puskesmas fungsi KIUP dapat digantikan oleh buku register kurang efektif karena pada buku register  penulisan  data  pasien  tidak  diurutkan  berdasarkan  nama melainkan  berdasarkan  tanggal kunjungan  pasien  dan  sebagian  pasien  tentu  tidak mengingat  tanggal  kunjungan  terkahir mereka berobat.  KIUP  sendiri  sangat  penting  digunakan  dalam  unit  rekam medis mengingat  bahwa  KIUP merupakan  salah  satu  kartu  yang tidak  boleh  dimusnahkan  atau  bersifat  permanen  hal  ini  sesuai dengan  (Nuraini  and  Rohmiyati,  2018)  bahwa  KIUP,  register  dan  indek  disimpan  permanen  dan abadi.
d.  Tracer
Tracer merupakah salah satu sarana dan prasarana penting dalam melaksanakan penerimaan pasien khususnya pelayanan pasien lama yang berobat kembali di fasilitas pelayanan kesehatan. Tracer dinilai penting karena dapat membantu petugas dalam mengembalikan berkas rekam medis pada  arak  filing  dengan  tepat  yang  dipinjam  dari  rak  filing,  serta  dapat  mengetahui  keberdaan berkas  rekam  medis  apabila  tidak  ditemukan  pad  arak  filing  karena  pada  tracer  tertulis  nama pemincam berkas sehingga berkas dapat ditelusuri keberadaanya. Akan tetapi pada kenyataannya di Puskesmas Patrang tidak menggunakan tracer sebagai sarana dan prasarana dalam membantu pelayanan  penerimaan  pasien  bahkan  petugas  tidak  mengetahui  fungsi  dan  kegunaan  tracer  hal ini sesuai dengan pernyataan responden dari hasil wawancara Petunjuk  keluar  ( Tracer )  merupakan  sarana  penting  dalam  mengontrol  penggunaan  rekam medis  biasanya  digunakan  untuk  menggantikan  rekam  medis  yang  keluar  dari  penyimpanan. petunjuk  keluar  ( Tracer )  juga  meningkatkan  eisien  dan  keakuratan  dalam  peminjaman  dengan menunjukkan  dimana  sebuah  rekam  medis  untuk  disimpan  saat  kembali  (Djohar,  Oktavia  and Damayanti,  2018).  Pentingnya  penggunaan  tracer  juga  dapat  meminimalisir  terjadinya misfile karena  apabila  berkas  rekam  medis  dikembalikan  tidak  sesuai  pada  urutannya  maka  apabila berkas  rekam  medis  tersebut  dibutuhkan  kembali  sulit  untuk  ditemukan  sehingga  dapat  terjadi kemungkinan duplikasi nomor rekam medis.
Menurut  International  Federation  of  Health  Information  Management  Associations  (Djohar, Oktavia  and  Damayanti,  2018)  tracer  (outguide)  yaitu  pengganti  rekam  medis  yang  akan dikeluarkan  dari  penyimpanan  untuk  tujuan  apapun.    Tracer  digunakan  untuk  menelusur keberadaan  rekam  medis  (Budi,  2016),  sehingga  dalam  proses  retrival  (mengabil  kembali)  akan lebih  cepat  jika  menggunakan  tracer.  Kendala  dalam  sistem  penyimpan  berkas  rekam  medis diantaranya  adalah  rekam  medis  sering  terselip  atau  salah  letak  (misfile)  dan  hilang.  Penyebab utamanya  adalah  pada  bagian  penyimpanan  masih  belum  menggunakan  tracer  (outguide)  untuk rekam  medis  yang  keluar  atau  dipinjam  (Djohar,  Oktavia  and  Damayanti,  2018). Dengan  tidak adanya tracer maka sangat dimungkinkan terjadinya duplikasi berkas rekam medis mengingat data hasil observasi ditemukan beberapa nomor rekam medis yang terduplikasi.
3.4  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Material    yang  menyebabkan  Duplikasi  Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Material  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  bahan    yang  digunakan    dalam melaksanakan pelayanan penerimaan pasien di Puskesmas Patrang. Indikator dalam bahan yakni berkas rekam medis.
e.  Berkas Rekam Medis Map berkas medis merupakan kesatuan dari dokumen rekam medis karena pada map berkas rekam  medis  berisi  informasi  nomor  rekam  medis,  nama  pasien,  nama  keluarga  dan  tempat tanggal  lahir  pasien.  Pada  saat  observasi,  map  yang  digunakan  di  Puskesmas  Patrang  tidak didesain  khusus  sebagai  map  rekam  medis  melainkan  menggunakan  map  kertas  yang  tipis  dan mudah sobek.
Dengan  adanya  map  kertas  baru  yang  lebih  tebal  pihak  petugas  Puskesmas  Patrang mengatakan  bahwa  tidak  akan  mengganti  berkas  rekam  medis  yang  lama  dengan  map  rekam medis  yang  baru  padahal  berkas  rekam  medis  yang  menggunakan  map  kertas  lama  jauh  lebih banyak dibandingkan berkas rekam medis yang menggunakan map kertas baru alasannya bahwa
dengan petugas yang hanya berjumah dua orang maka akan kesulitan karena masih banyak tugas lainnya.
Padahal  terdapat  berkas  rekam  medis  yang  map  berkasnya  sudah  rusak  dan  sobek,  dengan kondisi  map  yang  rusak  maka  isi  formulir  didalamnya  juga  memungkinkan  menjadi  rusak.  Untuk melindungi  halaman  formulir  selama  masa  pemeliharaan,  berkas  rekam  medis  seharusnya dilindungi  dengan  cover  seperti  chart  cover,  file  folders,  atau  large  envelopes  (Huffman,  1999). Map  yang  lembek  dan  rak  penyimpanan  berkas  yang  tidak  sesuai  dengan  kebutuhan menyebabkan  berkas  rekam medis mudah terselip  dibagian  yang  sulit  diambil,  atau  bahkan tidak terlihat.  Pada  saat  kondisi  petugas  mengalami  kelelahan  kerja  karena  beban  kerja  yang  tidak sesuai,  motivasi  kerja  menurun  dan  berpotensi  berkas  tidak  dapat  dijangkau  oleh  petugas kemudian berkas dinyatakan misfile.
Kondisi penempatan penulisan nomor rekam medis hanya berda pada bagian depan map saja tidak di tuliskan pada bagian samping hal ini juga memungkinkan terselipnya berkas rekam medis sehingga  pada  saat  pencarian  berkas  dengan  nomor  rekam  medis  akan  sulit  terlihat  mengingat tidak adanya tracer.
3.5  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Machine  yang  menyebabkan  Duplikasi  Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Machine  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  alat  yang  digunakan    dalam melaksanakan  pelayanan  penerimaan  pasien  di  Puskesmas  Patrang.  Indikator  dalam  Machine yakni SIMPUS. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diketahui bahwa Puskesmas Patrang masih  belum  menggunakan  SIMPUS  jadi  pelayanan  pasien  dilakukan  secara  manual  yang  ada hanya  aplikasi P-Care untuk  pasien  BPJS.  Pihak  Puskesmas  juga  mengatakan  bahwa  masih menunggu  SIMPUS  dari  Dinas  dan  tidak  membuat  SIMPUS  sendiri  karena  telah  dijanjikan  oleh Dinas.
Menurut  (PERMENKES,  2014),  bahwa  Sistem  Informasi  Kesehatan  wajib  dikelola  oleh Fasilitas  Pelayanan  Kesehatan  untuk  pengelolaan  Sistem  Informasi  Kesehatan  skala  Fasilitas Pelayanan  Kesehatan.  Dengan  adanya  peraturan  diatas  maka  Puskesmas  harus  menggunakan SIMPUS.  Puskesmas  Patrang  nyatanya  tidak  menggunakan  SIMPUS  hal  ini  mengakibatkan proses  kegiatan  pelayanan  penerimaan  membutuhkan  waktu  yang  lama.  Terutama  pada  saat proses  pencarian  nomor  rekam  medis  pasien  yang  tidak  membawa  KIB.  SIMPUS  juga meningkatkan  akreditas  fasilitas  pelayanan  kesehatan  sesuai  dengan  (PERMENKES,  2015), SIMPUS merupakan salah satu “Penilaian Kinerja Puskesmas” dalam penilaian Akreditasi.
3.6  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Motivation    yang  menyebabkan  Duplikasi Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Motivation yang dimaksud dalam penelitian ini adalah dorongan atau teeguran yang diberikan kepada  petugas  dalam  melaksanakan  pelayanan  penerimaan  pasien  di  Puskesmas  Patrang. Indikator dalam Motivation motivasi dan sanksi.
a.  Motivasi
Dukungan positif yang diberikan baik dari atasan maupun dari rekan kerja dapat memberikan motivasi  seseorang  dalam  bekerja  agar  lebih  giat  lagi.  Motivasi  yang  diberikan  kepada  petugas Puskesmas  Patrang  biasanya  diberikan  dari  rekan  sesama  profesi  pada  saat  pekerjaan berlangsung. Untuk dukungan positif dari atasan sesekali diberikan kepada petugas dalam bentuk lisan saja apabila petugas mengalami kelelahan atsan memberikan dukungan semangat agar lebih semangar dalam bekerja melayani pasien
Menurut (Malayu, 2003) menyatakan bahwa motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan  kegairahan  kerja  seseorang  agar  mereka  mau  bekerja  sama,  bekerja  efektif  dan terintegrasi  dengan  segala  daya  upayanya  untuk  mencapai  pelayanan  yang  maksimal. Menurut penelitian  Nuraini  dkk.  (2019)  motivasi  yang  baik  akan  memunculkan  komunikasi  efektif  yang mampu  memberikan  timbal  balik  sehingga  meminimalkan  terjadinya miss  communicaion antar petugas. Dengan  motivasi  yang  kurang  maka  dapat  menimbulkan  kinerja  yang  kurang  maksimal dalam pelayanan pasien sehingga memungkinkan terjadinya kelalaian dalam bekerja.

## b.  Sanksi
Sanksi  merupakan  teguran  atau  hukuman  yang  ditetapkan  kepada  seseorang  apabila melakukan  kelalaian  dalam  melaksanakan  pekerjaannya.  Di  Puskesmas  Patrang  tidak  terdapat peraturan  secara  tertulis  terkait  hukuman  yang  diberikan  kepada  pasien  apabila  melakukan
kelalaian dalam bekerja, pihak atasan mengatakan sanksi akan diberikan kepada petugas berupa lisan  atau  peringatan  dan  apabila  kesalahan  tetap  dilakukan  maka  akan  diberi  teguran  secara tertulis.
Menurut (Djohar, Oktavia and Damayanti, 2018) guna pengawasan dalam manajemen adalah proses  untuk  mendeterminan  siapa  yang  akan  dilakukan,  mengevaluasi  pelaksanaan  dan bilamana perlu menerapkan tindakan koreksi hingga pelaksanaan sesuai dengan rencana. Dengan tidak  adanya  peraturan  yang  jelas  terkait  sanksi  yang  diberikan  kepada  petugas  maka  tidak menimbulkan  efek  jera  kepada  petugas  sehingga  apabila  terjadi  kesalahan  maka  tidak  ada perasaan takut mendapat sanksi.
3.7  Mengidentifikasi  Variabel  dan  Indikator  Media  yang  menyebabkan  Duplikasi  Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember.
Media  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  prasarana  yang  digunakan    dalam melaksanakan pelayanan penerimaan pasien di Puskesmas Patrang. Indikator dalam Media yakni ruang rekam medis dan rak filing.
a.  Ruang Rekam Medis
Ruang  rekam  medis  merupakan  sarana  dan  prasaran  yang  harus  dimiliki  pada  setiap  unit rekam medis untuk melakukan penyimpanan berkas rekam medis pasien. Di Puskesmas Patrang telah  tersedia  ruang  rekam  medis  atau  disebut  ruang  filing  akan  tetapi  terdapat  beberapa kekuranan  yaitu  kurang luas,  pencahayaan  kurang  dan  tidak  adanya  kipas  angin  sehingga  dapat mengurangi  kinerja  petugas  saat  berada  di  ruang  filing.  Ruang  filing  juga  dianggap  kurang  aman karena  ruangan  tidak  tertutup  dan  langsung  terhubung  dengan  tempat  pendaftaran  Menurut (Depkes, 2006) tentang persyaratan ruang penyimpanan berkas rekam medis yaitu :
1)  Ruangan  letaknya  harus  strategis,  sehingga  mudah  dan  cepat  dalam  pengambilan, penyimpanan dan distribusi.
2)  Harus ada pemisahan ruangan rekam medis aktif dan in aktif.
3) Hanya petugas penyimpanan yang boleh berada di ruang penyimpanan
Dengan keaadaan ruang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Patrang yang saat ini maka dapat dikatakan kurang maksimal, dengan keaadan ruangan filing sangat terbatas dengan kondisi pasien yang banyak untuk melaksanakan kegiatan pelayanan pasien secara maksimal jadi sedikit terhambat. Untuk pencarian rekam medis juga mengalami kesulitan karena ruangan yang sempit, biasanya yang dapat masuk ke ruang filing hanya cukup maksimal 2 orang.
b.  Rak Rekam Medis
Rak  file  merupakan  tempat  penyimpanan  arsip  atau  dokumen  rekam  medis  yang  bertujuan untuk  memudahkan  penyimpanan  dan  pengambilan  kembali  dokumen  rekam  medis  di  ruang penyimpanan  serta  menjaga  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis.  Berdasarkan  hasil  wawancara kepada responden dapat diketahui bahwa rak penyimpanan rekam medis dikatakan kurang karena pasien  setiap  harinya  bertambah  dan  juga  sudah  terdapat  beberapa  berkas  rekam  medis  yang disimpan tidak pada rak filing karena sudah tidak muat lagi.
Sejatinya  dalam  unit    rekam  medis  perlu  adanya  perencanaan  atau  pengadaan  rak penyimpanan  berdasarkan  jumlah  dokumen  rekam  medis  yang  disimpan,  bentuk  rak  dan  ukuran rak  penyimpanan  yang  sesuai  standar  ergonomi  yaitu  rak  penyimpanan  dapat  berbentuk  rak  roll o’pack  serta  memperhatikan  luas  suatu  ruangan  yang  tersedia  (Depkes,  1997).  Tanpa  adanya perencanaan  maka  kebutuhan  rak  rekam  medis  dapat  diketahui  sehingga  tidak  terjadi penumpukan berkas rekam medis seperti yang terjadi di Puskesmas Patrang. Penumpukan berkas juga menimbulkan masalah seperti misfile yang nantinya dapat berdampak duplikasi nomor rekam medis.  Kondisi  rak  yang  ada  di  Puskesmas  Patrang  juga  bukan  rak  untuk  penyimpanan  berkas rekam  medis  karena  rak  yang  ada  bersifat  tertutup  seperti  loker  karena  seharusnya  rak  rekam medis bersifat terbuka agar mudah dalam pencarian berkas rekam medis yang dibutuhkan.

## 3.8  Faktor Faktor yang Menyebabkan Duplikasi Nomor Rekam Medis di Puskesmas Patrang Jember
Berdasarkan  hasil  kegiatan  wawancara  dan  observasi  yang  telah  dilaksanakan  oleh  peniliti, diperoleh  beberapa faktor  yang menyebabkan  duplikasi  pada  berkas  rekam medis  di  Puskesmas Patrang diantaranya :

## Gambar  1 Penyebab Masaalah Duplikasi
Tabel 2 Skoring kriteria CARL Masalah C A R L Jumlah Rangking 1. Kurangnya  petugas  di  tempat pendaftaran 3 3 4 3 108 2 2. Tidak adanya lulusan rekam medis 3 3 3 2 54 4 3. Kurangnya pelatihan petugas terkait informasi rekam medis 3 3 3 3 81 3 4. Kurangnya dana recruitment SDM untuk kompetensi rekam medis 2 2 2 3 24 8 5. Puskesmas belum menggunakan KIUP 2 2 2 2 16 9 6.  Puskesmas belum menggunakan Tracer 2 3 3 2 36 5 7. SOP pendaftaran tidak dituliskan secara rinci 3 3 3 2 54 4 8. Kondisi map rekam medis yang lama kurang baik 3 2 3 2 36 5 9. Kondisi nomor rekam medis kurang tepat 4 3 4 3 144 1 10. Belum adanya SIMPUS dari Dinas 2 3 2 3 36 5 11. Motivasi yang diberikan atasan kurang 2 3 3 2 36 5 12. Tidak terdapat peraturan sanksi 3 3 2 2 36 5 13. Kondisi ruang pendaftaran dan filling kurang baik 3 3 4 3 108 2 14. Kondisi rak filing kurang baik 3 3 4 3 108 2 15. Pasien tidak membawa KIB 3 3 3 4 108 2
Berdasarkan  hasil  perhitungan  skoring  yang  telah  dilakukan  dari  14  permasalahan  dengan kriteria  Capability,  Accesability,  Readness  dan  Leverage  di  dapatkan  hasil  dengan  skor  tertinggi sebesar  86.63  yaitu  kondisi  nomor  rekam  medis  kurang  tepat  dimana  penulisan  nomor  rekam medis  hanya  dituliskan  pada map  bagian  depan  dan tidak  dituliskan  pada  bagian  samping  hal ini membuat  pencarian  nomor  rekam  medis  mengalami  kesulitan  didukung  dengan  kondisi  ruangan dan rak filing kurang luas dan pencahayaan kurang.
Dari hasil brainstorming yang telah dilakukan bahwa penyebab duplikasi nomor rekam medis yaitu  kondisi  nomor  rekam  medis  kurang  tepat  sehingga  mengalami  kesulitan  dalam  pencarian berkas  rekam  medis.  Solusi  yang  diberikan  dari  hasil  brainstorming  adalah  pemberian  nomor
rekam  medis  pada  bagian  samping  map  berkas  rekam  medis  sehingga  memudahkan  dalam pencarian berkas rekam medis yang dibutuhkan. Untuk mewujudkan hal ini maka akan dibuatkan draft  kebijakan  yang  berisi  tentang  kebijakan  dalam  pemberian  pelayanan  pasien  sehingga terdapat peraturan yang jelas dan petugas dapat menerapkannya.

## 4.  Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
a.  Pendidikan  dan  pelatihan  petugas  yang  kurang  mengenai  ilmu  rekam  medis mengakibatkan petugas yang ada tidak memahami ilmu terkait rekam medis. Kekurangan ketersediaan  petugas  juga  mrngakibatkan  kinerja  petugas  kurang  maksimal  diakibatkan faktor kelelahan dalam mengerjakan tugas yang hanya dilakukan 2 petugas.
b.  Pembiayaan untuk recruitmen petugas rekam medis juga dianggap terlalu besar sehingga pihak  puskesmas  tidak  dapat  melaksaakannya  sehingga  hanya  dapat  menunggu recruitmen dari dinas yang sampai sekarang belum ada hasil.
c.  Prosedur  yang  telah  ditetapkan  dalam  pelayanan  pasien  telah  diatur  akan  tetapi  tidak tertulis  secara  rinci  apabila  terjadi  hambatan  dalam  pelayanan  seperti  pasien  tidak membawa  KIB  sehingga  membuat  duplikasi  nomor  rekam  medis  karena  tidak  adanya KIUP dan tracer di Puskesmas Patrang
d.  Map  berkas  yang  digunakan  terbuat  dari  kertas  yang mudah  sobek  dan  penulisan  nomor rekam  medis  hanya  dituliskan  pada  bagian  depan  berkas  sehingga  mengalami  kesulitan dalam pencarian berkas
e.  Tidak  tersedianya  SIMPUS  atau  penomoran  rekam  medis  secara  otomatis  juga menimbulkan peluang terjadinya duplikasi nomor rekam medis
f. Tidak adanya peraturan mengenai kesalahan yang dilakukan petugas sehingga kurangnya kewaspadaan petugas apabila melakukan kesalahan
g.  Ruangan dan rak filing tidak dapat menyimpan berkas rekam medis dengan baik
h.  Hasil  perhitungan  dengan  metode  CARL  dengan  skor  144  masalah  yang  harus diselesaikan  terlebih  dahulu  yaitu  penulisan  nomor  rekam  medis  yang  diberikan  pada halaman dan bagian samping sehingga memudahkan dalam pencarian berkas.
4.2  Saran
a.  Melakukan pelatihan dan sosialisasi terhadap petugas terkait ilmu rekam medis khususnya ilmu pelayanan pendaftaran agar mempermudah proses pendaftaran
b.  Pemberian  sosialisasi  terus  menerus  dan  membuat  pengumuman  berupa  banner  atau poster  terkait  kewajiban membawa  KIB  sebagai  syarat  pendaftaran  pasien  di  Puskesmas Patrang
c.  Perlu pengadaan KIUP dan Tracer sebagai sarana membantu proses pelayanan pasien d.  Perlu  adanya  perluasan  atau  penambahan  ruang  filing  sehingga  berkas  rekam  medis dapat tersusun dengan rapi
e.  Perlu  penambahan  petugas  rekam  medis  dalam  membantu  pelayanan  di  Puskesmas Patrang
f. Perlu mengadakan Sistem Informasi Puskesmas untuk mempermudah pelayanan pasien g.  Bagi  peneliti  selanjutnya  diharapkan  dapat  melakukan  penelitian  lanjutan  terkait perhitungan kebutuhan petugas sehingga dapat diketahui jumlah tenaga yang dibutuhkan.

## Daftar Pustaka
Budi,  S.  (2016). Kejadian  Misfile  dan  Duplikasi  Berkas  Rekam  Medis  Sebagai  Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis . Yogyakarta: Jurnal Kesehatan Vokasional.
Chang, J. and Octavia, T. (2017). Upaya Penurunan Produk Cacat Departemen Blow Molding Pt . X Surabaya . Surabaya: Jurnal Tirta.
Departemen Kesehatan. (1997). Sistem Kearsipan Rekam Medis .Jakarta. Depkes.
Departemen  Kesehatan.  (2006). Pedoman  Penyelenggaraan  Dan  Prosedur  Rekam  Medis  Di Rumah  Sakit , Pedoman  Penyelenggaraan  Dan  Prosedur  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit . Jakarta. Depkes.
Departemen  Kesehatan  RI  Dirjen  YanMed.  (2006). Pedoman  Pengelolaan  Rekam  Medis  Rumah Sakit di Indonesia . Jakarta: Depkes.
Djohar,  D.,  Oktavia,  N.  and  Damayanti,  F.  T.  (2018). Analisis  Penyebab  Terjadinya  Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Ruang Penyimpanan(Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017 . Bengkulu: Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia.
Edi,  S.  (2009). Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  Edisi  pertama .  Jakarta:  Kencana  Prenada Media Group.
Haviva,  D.  N.,  Rumpiati  and  Nurjayanti,  D.  (2018). Penggunaan  Kartu  Identitas  Berobat  (KIB) dalam  penyediaan  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  jalan  di  UPT  Puskesmas  Siman Kabupaten Ponorogo . Ponorogo: Global Health Science.
Hikmah, F; Damayanti, D; Fitrianigsih, L. (2013) ‘Analisis Faktor-Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis Dirumah Sakit Daerah Balung Jember Periode 2012’, Jurnal Kesehatan , 1(1).
Hikmah,  F;  Wijayanti,  R.A;  Rahmadtullah,  Y.  .  (2019)  ‘Penentu  Prioritas  dan  Perbaikan  Masalah Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  Rumah  Sakit  Daerah Kalisat’, Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia ,  7(1).  Available  at: https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/download/52/165.
Huffman,  E.  (1999) Health  Information  Management .  USA:  Phisician  Record  Company  Berwin Lilianis.
Lewa,  K. et  al. (2005). Pengaruh  Kepemimpinan,  Lingkungan  Kerja  Fisik  dan  Kompensasi Terhadap Kinerja Karyawan di PT. Pertamina (Persero) Daerah Operasi Hulu Jawa Bagian Barat  Cirebon .  Cirebon: Jurnal  SINERGI :  Kajian  Bisnis  dan  Manajemen  Edisi  Khusus  on Human Resources
Malayu, H. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia . Jakarta: Bumi Aksara.
Muldiana,  I.  and  Widjaja,  L.  (2016). Analisis  Faktor-Faktor  yang  Mempengaruhi  Duplikasi
Penomoran  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Atma  Jaya  2016 .  Jakarta:  Universitas  Esa Unggul.
Notoatmodjo, S. (2009) Pengembangan Sumber Daya Manusia . Jakarta: Rineka Cipta.
Nuraini,  Y.  A.  and  Rohmiyati,  Y.  (2018). Analisis  Penyusutan  Arsip  Rekam  Medis  dalam  Rangka Penyelamatan Arsip di Rumah Sakit Islam Sultan Agung Semarang . Semarang: Jurnla Ilmu Kepustakaan.
Nuraini, N. et al. (2019) ‘Optimalisasi Manajemen Penanganan Klaim Pending Pasien BPJS Rawat Inap  di  Rumah  Sakit  Citra  Husada  Jember’, Kesmas  Indonesia ,  11(1),  pp.  24 –35.  doi: 10.20884/1.ki.2019.11.1.1314.
Permenkes.  (2014). Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  46  tahun  2014  tentang Sistem Informasi Kesehatan . Jakrta: Depkes.
Permenkes.  (2015). Permenkes  RI  Nomor  46  Tahun  2015  Tentang  Akreditasi  Puskesmas,  Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri  Dokter,  dan  Tempat  Praktik Mandiri  Dokter  Gigi .  Jakarta. Depkes.
Permenkes RI no 269/MENKES/PER /III/2008. (2008). Rekam Medis . Jakarta: Depkes.
Ramadani,  N.  and  Syafitri,  S.  (2017). Analisis  Faktor-Faktor  Penyebab  Duplikasi  Nomor  Rekam
Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Tais . Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan.
Rizqiansyah,  M.  Z.  A.,  Hanurawan,  F.  and  Setiyowati,  N.  (2017).  H ubungan  Antara  Beban  Kerja Fisik Dan Beban Kerja Mental Berbasis Ergonomi Terhadap Tingkat Kejenuhan Kerja Pada Karyawan Pt Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Surabaya Gempo . Surabaya: Jurnal Sains Psikologi.
Suprapti,  S.  dkk  (2018). Sistem  Evaluasi  Pasca  Pelatihan  di  Rumah  Sakit  X  Malang. Malang: Jurnal Dinamika Manajemen Dan Bisnis.
Ulfa, H. M. (2015). Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru . Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia.
Wijayanti,  R.  A.  and  Nuraini,  N.  (2018)  ‘Analisis  Faktor  Motivasi,  Opportunity,  Ability  Dan  Kinerja Petugas Program Kesehatan Ibu Di Puskesmas  (Analysis of Motivation, Opportunity, Ability and  Performance  Maternal Health  Programs  in  Puskesmas)’, Jurnal  Manajemen  Informasi
Kesehatan Indonesia (JMIKI) , 6(1), pp. 7 –13. Available at:
http://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/259.