Vol. 6 No. 2 (Oktober 2022)

## APLIKASI DISPOSISI SURAT DAN TELAAH STAF BERBASIS MOBILE (MOBILE LETTER)
Herpendi * , Fathurrahmani, Khairul Anwar Hafizd Teknologi Informasi, Politeknik Negeri Tanah Laut, Indonesia Email: herpendi@politala.ac.id
DOI: https://doi.org/10.46880/jmika.Vol6No2.pp180-187

## ABSTRACT
In facing the challenges of digitalization that is growing so rapidly, the State of Polytechnic Tanah Laut (Politala) strives to continue to adapt these developments as needed. In carrying out their duties in the field of Tri Dharma and other supporting activities, lecturers must have a clear assignment basis, as well as for educational staff. The current assignment at Politala uses a sheet of disposition paper issued by the leadership. The disposition sheet is then  submitted  to  the  General  and  Personnel  Section  as  the  basis  for  making  a  Letter  of  Assignment  for  the Lecturer or Tendik concerned in carrying out activities. This is risky in terms of data storage and effectiveness to efficiency  in  the  administration  of  correspondence.  The  development  of  technology  in  the  field  of  software  is currently a solution in conducting application-based correspondence administration to facilitate archiving and data security to be effective and efficient. This study aims to develop a mobile-based application to make it easier for leaders to dispose of incoming letters to their subordinates. The disposition will provide notification to the employee concerned and can be viewed directly through the application. In addition, with applications that are built,  employees  can  submit  staff  reviews  and  can  monitor  the  status  of  their  submissions  in  real  time.  This research was conducted using the prototype method and collecting data using observation and interview methods to produce a Mobile Letter application.
Keyword: Application, Mobile, Disposition, Letter, Review.

## ABSTRAK
Dalam menghadapi tantangan digitalisasi yang berkembang begitu pesat, Politeknik Negeri Tanah Laut (Politala) berusaha untuk terus menyesuaikan perkembangan tersebut sesuai kebutuhan. Dalam menjalankan tugasnya di bidang Tri Dharma serta kegiatan penunjang lainnya, Dosen haruslah memiliki dasar penugasan yang jelas, begitu pula untuk tenaga kependidikan. Penugasan yang sedang berjalan saat ini di Politala menggunakan lembar berupa kertas  disposisi  yang  dikeluarkan  oleh  Pimpinan.  Lembar  disposisi  tersebut  selanjutnya  diserahkan  ke  bagian Umum dan Kepegawaian sebagai dasar dibuatnya Surat Tugas untuk Dosen atau Tendik yang bersangkutan dalam melaksanakan kegiatan. Hal ini beresiko dalam hal penyimpanan data dan efektifitas hingga efisiensi dalam tata kelola administrasi persuratan. Berkembangnya teknologi di bidang perangkat lunak saat ini menjadi solusi dalam melakukan administrasi surat-menyurat berbasis aplikasi untuk memudahkan pengarsipan serta keamanan data agar  menjadi  efektif  dan  efisien.  Penelitian  ini  bertujuan  mengembangkan  aplikasi  berbasis mobile untuk memudahkan  Pimpinan  dalam  mendisposisikan  surat  masuk  kepada  bawahannya.  Disposisi  tersebut  akan memberikan notifikasi kepada pegawai yang bersangkutan dan dapat dilihat secara langsung lewat aplikasi. Selain itu dengan aplikasi yang dibangun pegawai dapat mengajukan telaah staf dan dapat memonitoring secara relatime status pengajuannya. Penelitian ini dilakukan dengan metode Prototype dan pengumpulan data dengan metode observasi dan wawancara untuk menghasilkan aplikasi Mobile Letter . Kata Kunci: Aplikasi, Mobile , Disposisi, Surat, Telaah .

## PENDAHULUAN
Politeknik  Negeri  Tanah  Laut  merupakan pendidikan vokasi, yang didirikan sejak tahun 2004 dan baru  terwujud  pada  tahun  2009.  Saat  itu  dinamakan Politeknik  Industri  Tanah  Laut  (Politri).  Tujuan didirikannya  Politri  adalah  untuk  meningkatkan kualitas  Sumber  Daya  Manusia  (SDM),  menghadapi
tumbuhnya  industri  di  Kabupaten  Tanah  Laut,  yang ditetapkan  sebagai  Kawasan  industri  khusus, perusahaan  tambang,  perusahaan  pakan  ternak, perkebunan  sawit,  perkebunan  karet,  perusahaan  air minum, perusahaan mie instan, papan partikel board , perusahaan peternakan unggas, dan masih banyak lagi
Vol. 6 No. 2 (Oktober 2022)
ISSN: 2620-4339 (media online)
usaha-usaha  menengah  yang  memerlukan  tenaga terampil.
Hingga  saat  ini  Politeknik  Negeri  Tanah  Laut menginjak usia tahun ke-13 pendirian. Banyak prestasi bergengsi  yang  telah  berhasil  diraih.  Terbaru  pada tahun 2021 Politala mendapatkan penghargaan SAKIP terbaik untuk seluruh Politeknik Se Indonesia. Prestasi yang diraih Politala tidak lepas dari manajemen yang baik  perguruan  tinggi  oleh  Pimpinan.  Dalam menghadapi  tantangan  digitalisasi  yang  berkembang begitu  pesat,  Politala  berusaha  untuk  terus menyesuaikan perkembangan tersebut sesuai kebutuhan  untuk  menunjang  visi  Politala  “Menjadi Politeknik  unggulan  dan  berdaya  saing  nasional”. Digitalisasi  telah  dilakukan  Politala  dalam  beberapa aspek,  diantaranya  dalam  hal  pembelajaran  Politala memiliki  sebuah  sistem  informasi  yang  disebut SIPADU  (Sistem  Informasi  Akademik  Terpadu). Dengan  sistem  ini  Dosen  dipermudah  dalam  hal persiapan  pembelajaran  hingga output akhir pembelajaran  yaitu  dalam  hal  penilaian  yang  dapat dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi.
Dalam  kepuasaan  penggunaan  layanan  oleh mahasiswa,  Politala  memiliki  sistem  informasi  yang disebut  dengan  Kuesioner  Politala.  Dengan  adanya sistem informasi ini mahasiswa dapat mengisi tingkat kepuasannya  secara online dan  terjamin  kerahasisaan datanya. Pengisian dikelola oleh unit penjaminan mutu di  Politala  yang  disebut  dengan  P4MP  (Pusat Pengembangan  Pembelajaran  dan  Penjaminan  Mutu). Hasil dari pengisian dapat dilihat oleh pimpinan dalam bentuk grafik sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan atau kebijakan
lainnya terkait pengembangan Politala.
Dalam hal kewajiban Dosen dalam melengkapi Beban  Kerja  Dosen  (BKD)  Politala  memiliki  sistem informasi yang disebut dengan Sister. Semua kegiatan Dosen yang terkait dengan Tri Dharma terekam dengan baik  di  dalam  Sister  ini  dan  akan  menjadi  indikator akhir  di  tiap  semester  untuk  menilai  apakah  kinerja Dosen telah terpenuhi atau belum. Dalam menjalankan tugasnya  di  bidang  Tri  Dharma  serta  kegiatan penunjang  lainnya,  Dosen  haruslah  memiliki  dasar penugasan  yang  jelas,  begitu  pula  untuk  tenaga kependidikan yang ada di Politala.
Penugasan  yang  sedang  berjalan  saat  ini  di Politala  ialah  menggunakan  lembar  berupa  kertas disposisi  yang  dikeluarkan  oleh  Pimpinan.  Lembar disposisi  tersebut  selanjutnya  diserahkan  ke  bagian Umum dan Kepegawaian sebagai dasar dibuatnya Surat Tugas  untuk  Dosen  atau  Tendik  yang  bersangkutan sebagai  dasar  dalam  melaksanakan  kegiatan  tertentu.
Namun  jika  sebuah  kegiatan  tidak  mendapatkan disposisi maka untuk mendapatkan informasinya ialah dengan  menghubungi  sekretaris  pimpinan.  Dalam melakukan  kegiatan  tertentu  dosen  maupun  tendik wajib  mengajukan  telaah  staf  agar  kegiatan  menjadi legal  dan  dapat  dibiayai  oleh  institusi.  Telaah  staf tersebut  dibuat  oleh  unit  yang  bersangkutan  dan disetujui oleh pimpinan di dalamnya untuk diajukan ke Pimpinan  Politala.  Dalam  sistem  yang  berjalan, progress akan pengajuan telaah staf dapat ditanyakan secara  langsung  kepada  sekretaris  Pimpinan.  Jika disetujui  maka  akan  dikeluargan  surat  tugas  oleh bagian Umum dan Kepegawaian.
Hal  ini  tentu  beresiko  dalam  hal  penyimpanan data dan efektifitas hingga efisiensi dalam tata kelola administrasi  persuratan.  Berkembangnya  teknologi  di bidang  perangkat  lunak  saat  ini  dapat  menjadi  solusi Politala dalam melakukan administrasi surat-menyurat berbasis aplikasi untuk memudahkan pengarsipan serta keamanan  data  agar  menjadi  efektif  dan  efisien. Penelitian  ini  bertujuan  mengembangkan  aplikasi berbasis mobile untuk  memudahkan  Pimpinan  dalam mendisposisikan  surat  masuk  kepada  bawahannya. Disposisi tersebut akan memberikan notifikasi kepada pegawai  yang  bersangkutan  dan  dapat  dilihat  secara langsung lewat aplikasi. Selain itu dengan aplikasi yang dibangun  pegawai  dapat  mengajukan  telaah  staf  dan dapat memonitoring secara relatime status pengajuannya.  Surat  Tugas  yang  dikeluarkan  dapat dilihat dan download langsung oleh dosen atau tendik di Smartphone .

## TINJAUAN PUSTAKA Surat Masuk
Surat  masuk  adalah  seluruh  surat  yang  masuk yang berasal dari instansi/lembaga/organisasi maupun dari individu yang diterima dan dikirim mamakai jasa pengiriman surat. Surat masuk juga dapat berasal dari pihak  internal  instansi/lembaga  itu  sendiri  (Diana  & Adiyasa, 2020; Yulisman, Wahyuni, & Irawan., 2020). Selanjutnya  penjelasan  dari  surat  keluar  adalah  surat yang  dilengkapi  oleh  unsur-unsur  utama  dari  surat, seperti  surat  telah  bernomor,  bertanggal,  berprihal, nama penerima surat, berstempel, dan sudah disetujui dengan bukti adanya tanda tangan dari pimpinan atau pihak yang berhak yang dibuat oleh instansi/lembaga/ organisasi yang dikhususkan kepada instansi/lembaga/ organisasi  lain  atau  perorangan  dengan  maksud memberikan  informasi/permintaan/instruksi  kepada pihak  penerima  surat  (Irawan,  2018;  Vironica  & Sukadi, 2013; Yulisman et al., 2020).
Vol. 6 No. 2 (Oktober 2022) ISSN: 2620-4339 (media online)

## Disposisi
Disposisi  surat  adalah  tata  cara  atau  prosedur pengelolaan surat dibuat dan disepakati oleh pemimpin perusahaan yang memiliki hak dalam mengurus segala persetujuan  surat  menyurat  pada  perusahaan  yang dipimpinnya.  Prosedur  ini  diketahui  oleh  pimpinan perusahaan  dan  harus  dilaksanakan  sebaik  mungkin agar  surat  yang  dikelola  sesuai  dengan  konsep  surat pada perusahaan tersebut (Parlina & Elawati, 2020).

## Smartphone
Smartphone merupakan telepon pintar layaknya seperti  komputer  kemampuannya.  Smartphone termasuk dalam high end mobile phone yang memiliki kemampuan  berupa mobile  computing .  Dengan berbekal  kemampuan  tersebut, smartphone memiliki kehebatan  diatas  ponsel  biasa. Smartphone yang  rilis tertama  ialah  hasil  kombinasi  dari  fungsi  sebuah personal  digital  assistant (PDA)  dengan  sebuah telepon genggam ataupun telepon dengan fitur kamera. Sekarang smartphone memiliki  kemampuan  sebagai media player pribadi, kamera digital pribadi, perangkat pengambil video pribadi dan GPS. Smartphone modern juga memiliki layar touchscreen dengan resolusi yang tinggi, mesin pencari yang dapat menampilkan full web layaknya pada PC, serta kemampuan akses data dengan WiFi dan kemampuan internet broadband .

## METODE PENELITIAN Tahapan Penelitian
Metode  penelitian  yang  dilakukan  dalam penelitian ini meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut.
1. Melakukan  kegiatan  analisis  kebutuhan  yang diperlukan  dalam  pengembangan Mobile  Letter . Kegiatan  ini  meliputi  identifikasi  sistem  yang berjalan terkait pengelolaan disposisi dan telaah staf di Politala.
2. Melakukan  kegiatan collecting data  yang  relevan terkait  pengembangan Mobile  Letter agar  waktu pembangunan menjadi efektif dan efisien.
3. Selanjutnya  setelah  mendapatkan  data  yang lengkap, dimulailah merancang database dan DFD perangkat  lunak Mobile  Letter .  Perangkat  lunak yang  dibangun  berupa  aplikasi  digunakan  untuk melihat  notifikasi  disposisi  dan  pengajuan  telaah staf ke pimpinan.
4. Tahap  berikutnya  melakukan  pengujian  perangkat lunak Mobile Letter , jika sesuai atau berhasil maka akan  dilanjutkan  ke  tahap  berikutnya.  Jika  belum sesuai,  maka  kembali  ke  tahap  perancangan  dan tahap pengkodean perangkat lunak untuk diperbaiki sampai berhasil.
5. Selanjutnya  perangkat  lunak  yang  sudah  duji  dan berhasil dilakukan Setup dan deployment perangkat lunak  sehingga Mobile Letter bisa  diinstal  di smartphone Android .
6. Tahapan  terakhir  yaitu  membuat  laporan  dan pembuatan paper untuk  publikasi  sesuai perencanaan yang telah dibuat.
Gambar 1. Diagram Alur Penelitian

## Rancangan Penelitian
Rancangan  penelitian  yang  dilakukan  dalam penelitian  adalah  dengan  menggunakan  model prototype .
Vol. 6 No. 2 (Oktober 2022)
ISSN: 2620-4339 (media online)
Model prototype yang  dilakukan  dengan observasi  ke  tempat  studi  kasus  dalam  penelitian  ini yaitu  Laboraotium  Komputer  A  Politeknik  Negeri Tanah  Laut.  Observasi  dilakukan  untuk  mendapatkan data yang akan diambil untuk menjadi objek penelitian dan melakukan wawancara terhadap bagian Umum dan Kepegawaian.  Kemudian  mulai  merancang  dan membangun  perangkat  lunak  sistem Mobile  Letter . Setelah  perangkat  lunak  dibangun  dipresentasikan  ke kepada calon pengguna, jika sudah sesuai dengan yang diingikan  maka  selesai  dan  jika  belum  maka  akan melakukan perbaikan dan perancangan pengembangan perangkat  lunak  kembali  hingga  tercapai  tujuan penelitian.

## Analisis Sistem
Diagram alur sistem Mobile Letter ditunjukkan pada gambar 3 berikut:
Gambar 3. Diagram Alur Sistem
Pada  sistem  terdapat  beberapa  pengguna  yaitu direktur,  administrator, admin persuratan,  wadir/KA, dosen,  mahasiswa,  dan  tendik.  Setiap  pengguna memiliki  hak  aksesnya  masing-masing  terhadap penggunaan  sistem.  Direktur  dapat  mengelola  surat masuk-keluar, disposisi masuk-keluar, galeri, dokumen dan  grafik.  Administrator  dapat  mengelola users , website ,  surat  masuk-keluar,  disposisi  masuk-keluar, galeri,  dokumen  dan  grafik. Admin persuratan  dapat mengelola surat masuk-keluar, disposisi masuk-keluar, galeri,  dokumen  dan  grafik.  Wadir/KA  dapat mengelola surat masuk-keluar, disposisi masuk-keluar,
galeri,  dokumen  dan  grafik.  Dosen  dapat  mengelola surat masuk-keluar, disposisi masuk-keluar, galeri, dan dokumen.  Mahasiswa  dapat  mengelola  surat  masuk- keluar,  disposisi  masuk-keluar,  galeri,  dan  dokumen. Tendik dapat mengelola surat masuk-keluar, disposisi masuk-keluar, galeri, dan dokumen.
HASIL DAN PEMBAHASAN Halaman Login Pada  halaman login terdapat  inputan  untuk memasukan username dan password untuk  proses autentikasi. Jika proses login berhasil, maka pengguna dapat masuk ke sistem sesuai dengan hak aksesnya.
Gambar 4. Tampilan Halaman Login
Halaman List User Pada halaman list user terdapat data mengenai pengguna atau user yang dapat menggunakan sistem. Terdapat role yang menentukan hak akses dari user .
Gambar 5. Tampilan Halaman List User
Halaman Ganti Password Pada halaman ganti password untuk mengubah password pengguna,  dilakukan  dengan  memasukan password lama dan password baru.
Vol. 6 No. 2 (Oktober 2022)
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 6. Tampilan Halaman Ganti Password
Halaman Module Pada  halaman module terdapat  data  mengenai module yang tersimpan di dalam sistem.
Gambar 7. Tampilan Halaman Module
Halaman Daftar Role Pada  halaman  daftar role terdapat  data mengenai role atau peran hak akses untuk mengelola sistem.
Gambar 8. Tampilan Halaman Daftar Role
Halaman Assign Module Role Pada halaman assign module role terdapat data mengenai assign module role yang tersimpan di dalam sistem.
Gambar 9. Tampilan Halaman Assign Module Role
Halaman Assign Menu Role Pada  halaman assign menu  role terdapat  data mengenai assign menu  role yang  tersimpan  di  dalam sistem.
Gambar 10. Tampilan Halaman Assign Menu Role
Halaman Setting Registrasi Pada halaman setting registrasi untuk mengatur registrasi akun yang dilakukan pengguna.
Gambar 11 . Tampilan Halaman Setting Registrasi
Halaman Setting Tampilan Website Pada  halaman setting tampilan website untuk mengatur tampilan dari website seperti logo, button dan lainnya pada website .
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 12. Tampilan Halaman Setting Tampilan Website
Halaman Setting Tema Website Pada  halaman setting tema website untuk mengatur tema dari website warna-warna pada website .
Gambar 13. Tampilan Halaman Setting Tema Website

## Halaman Surat Keluar
Pada  halaman  surat  keluar  terdapat  data mengenai surat yang keluar dari user .
Gambar 14. Tampilan Halaman Surat Keluar

## Halaman Surat Masuk
Pada  halaman  surat  masuk  terdapat  data mengenai surat yang masuk untuk user .
Gambar 15. Tampilan Halaman Surat Masuk

## Halaman Detail Surat Masuk Tanpa Disposisi
Pada  halaman  detail  surat  masuk  berisi  detail data dari sebuah data surat masuk. Detail data ini berisi informasi  lebih  lengkap  tentang  sebuah  surat  masuk (tanpa disposisi).
Gambar 16. Tampilan Halaman Detail Surat Masuk Tanpa Disposisi

## Halaman Detail Surat Masuk Terdapat Disposisi
Pada  halaman  detail  surat  masuk  berisi  detail data dari sebuah data surat masuk. Detail data ini berisi informasi  lebih  lengkap  tentang  sebuah  surat  masuk (terdapat disposisi).
Gambar 17. Tampilan Halaman Detail Surat Masuk Terdapat Disposisi
Vol. 6 No. 2 (Oktober 2022)
ISSN: 2620-4339 (media online)

## Halaman Disposisi Keluar
Pada  halaman  disposisi  keluar  terdapat  data mengenai disposisi yang keluar untuk user .
Gambar 18. Tampilan Halaman Disposisi Keluar

## Halaman Disposisi Masuk
Pada  halaman  disposisi  masuk  terdapat  data mengenai disposisi yang masuk untuk user .
Gambar 19. Tampilan Halaman Disposisi Masuk

## Halaman Detail Disposisi
Pada halaman detail disposisi berisi detail data dari  sebuah  data  disposisi.  Detail  data  ini  berisi informasi lebih lengkap tentang sebuah disposisi.
Gambar 20. Tampilan Halaman Detail Disposisi

## Halaman Klasifikasi
Pada  halaman  klasifikasi  terdapat  data mengenai klasifikasi yang tersimpan di dalam sistem.
Gambar 21. Tampilan Halaman Klasifikasi
Halaman Download File Pada  halaman download  file terdapat  data mengenai file-file yang  dapat  di download dalam format dokumen.
Gambar 22. Tampilan Halaman Download File
Halaman Galeri
Pada  halaman  detail  surat  masuk  berisi  detail data dari sebuah data surat masuk. Detail data ini berisi informasi  lebih  lengkap  tentang  sebuah  surat  masuk (terdapat disposisi).
Gambar 23. Tampilan Halaman Galeri
Uji  validasi  dilakukan  dengan  menyebarkan angket  terhadap  30  responden  untuk  mendapatkan respon  terhadap Mobile  Letter yang  telah  diterapkan. Pernyataan yang diajukan meliputi:
1. Menu-menu  pada Mobile  Letter mudah  dipahami dan tampilan menarik ( user friendly ).
2. Surat  menyurat  sebelumnya  dilakukan  secara manual,  adanya Mobile  Letter proses  surat menyurat lebih terbantu.
3. Mobile  Letter memudahkan  dalam  pengarsipan sehingga pencarian untuk kebutuhan agreditasi dan lainya lebih dimudahkan.
Pilihan  penilaian  angket  terdiri  dari  3  pilihan yang  terdiri  dari  Setuju,  Ragu  dan  Tidak  Setuju. Berikut ini hasil dari angket tersebut:
Gambar 24. Hasil Uji Validasi
Hasil  dari  uji  validitas  pada  gambar  diatas terlihat  bahwa  jumlah  respon  tertinggi  pada  pilihan Setuju yaitu pada pernyataan bahwa pengguna menu- menu  pada Mobile  Letter mudah  dipahami  dan tampilan menarik ( user friendly ).

## KESIMPULAN
Penelitian Mobile  Letter dilakukan  untuk memberikan dampak strategis terhadap pengembangan IPTEKS. Mobile  Letter merupakan  aplikasi  berbasis mobile yang dibutuhkan pimpinan dalam memberikan disposisi  kepada  pegawai.  Disposisi  ini  memberikan notifikasi di Smartphone pegawai dan dapat langsung dilihat pegawai. Selain itu pengajuan telaah staf dapat dilakukan  oleh  pegawai  dan  dapat  dilakukan monitoring  status  pengajuannya  secara realtime . Mobile  Letter ini  sebagai  inovasi  aplikasi  untuk diimplementasikan  seluruh  pegawai  di  Politeknik Negeri Tanah Laut.

## DAFTAR PUSTAKA
Diana, I. N., & Adiyasa, I. G. S. M. (2020). Analisis Perancangan Aplikasi Pengarsipan Dan Disposisi Surat. Jurnal Informatika Dan Sistem Informasi (JIFoSI) , 1 (2), 584–593. https://doi.org/10.33005/jifosi.v1i2.110 Irawan, D. (2018). Perancangan Aplikasi Disposisi Surat Masuk Dan Pembuatan Surat Keluar Di Stmik Musirawas Lubuklinggau Berbasis Web Mobile. Jusikom: Jurnal Sistem Komputer Musirawas , 3 (1), 51–63. Parlina, L., & Elawati, E. (2020). Penanganan Pencatatan Surat Pada Lembar Disposisi pada bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa Barat. ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis ,
6 (2), 172–179.
Vironica, A., & Sukadi. (2013). Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri
2 Nawangan. Speed-Sentra Penelitian
Engineering Dan Edukasi , 5 (4). https://doi.org/10.3112/speed.v5i4.956 Yulisman, Y., Wahyuni, R., & Irawan., Y. (2020).
Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada SMP Negeri 32
Pekanbaru. Jurnal Teknologi Sistem Informasi
Dan Aplikasi , 3 (4), 252–264.