## Penerapan Enterprise Resource Planning Pada Sistem Procurement Dan Inventory Toko Loumo Education Yogyakarta

## Sepriandi Parningotan
Universitas Bina Sarana Informatika sepriandi.spg@bsi.ac.id
Abstrak -  Loumo  Eucation  adalah  sebuah  toko ATK  atau  Alat  Tulis  Kantor  yang  berdiri  di  Yogyakarta  sejak bulan Januari 2020. Dari wawancara yang diperoleh penulis, terdapat beberapa kendala yang dialami yakni dalam proses  persediaan  barang  atau  i nventory dan  pembelian  atau procurement .  Dalam  proses  inventory  serta procurement sistem yang berjalan masih sangat sederhana sehingga banyak permasalahan yang dihadapi, seperti kesalahan  perhitungan  stok  sehingga  mengakibat  stok  habis  namun  tidak  terdata  serta  dapat  mengakibatkan keterlambatan dalam pembelian barang, selain itu permasalahan yang terjadi adalah penerimaan jumlah produk pembelian  tidak  sesuai  dengan  jumlah  pesanan.  Terdapat  pula  kendala  yang  lain  yaitu  kehilangan  dokumen persediaan  dan  pembelian,  terjadi  pencatatan  yang  berulang-ulang,  serta  sulitya  dalam  pencarian  data  yang diinginkan. Untuk itu perlu adanya sebuah software open source , yaitu dapat menggunakan software Odoo. Dalam penelitian  ini  penulis  menggunakan  modul-modul  yang  terdapat  pada  Odoo  yaitu  modul procurement dan inventory .  Metode  penelitian  yang  penulis  gunakan  dalam  penelitian  ini  ada  beberapa  tahap  yaitu  wawancara, identifikasi masalah, tinjauan pustaka, analisa perancangan sistem, dan penerapan atau implementasi. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam pengelolaan data pembelian dan persediaan  di  toko  Loumo  Education.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  penerapan  modul-modul  Odoo  yaitu procurement dan inventory sangat cocok dan mendukung dalam proses bisnis pembelian dan persediaan di toko Loumo Education.
Kata Kunci: ERP, Procurement, Inventory, Loumo Education
Abstract - Loumo Education is a stationery shop or office stationery that has been established in Yogyakarta since January  2020.  From  the  interviews  obtained  by  the  author,  there  are  several  obstacles  that  are  experienced, namely in the process of stocking goods or inventory and purchasing or procurement. In the process of inventory and procurement, the running  system is still very simple so that there are many problems faced, such as stock calculation errors that result in out of stock but not recorded and can result in delays in purchasing goods, besides that the problem that occurs is the receipt of the number of purchased products does not match the quantity order. There are also other obstacles, namely the loss of inventory and purchase documents, repeated records, and the difficulty in finding the desired data. For that we need an open source software, which can use the Odoo software. In this study, the authors used modules contained in Odoo, namely the procurement and inventory modules. The research method that I use in this research has several stages, namely interviews, problem identification, literature review, system design analysis, and application or implementation. The purpose of this study is to produce a system that can assist in managing data on purchases and supplies at Loumo Education stores. The result of this research is  that  the  application  of  Odoo  modules,  namely procurement  and  inventory,  is  very  suitable  and supports  the business process of purchasing and supplies at Loumo Education stores.
Keywords: ERP, Procurement, Inventory, Loumo Education

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  yang  semakin  pesat dizaman modern ini, tentu kebutuhan akan informasi yang  tepat,  akurat,  sera  terpercaya  akan  semakin meningkat.  Teknologi  informasi  memiliki  peranan yang  penting  dalam  berbagai  bidang,  seperti  halnya dalam  sebuah  toko,  sehingga  Teknologi  informasi merupakan  salah  satu  aspek  yang  penting  dalam pemenuhan kebutuhan sebuah toko. Dikarena dengan adanya sebuah Teknologi informasu dapat
memberikan  solusi  dari  setiap  permasalahan  yang dihadapi.
Salah satu proses bisnis yang berlangsung dalam sebuah  toko  adalah  proses  pembelian  barang  dan proses  persediaan  barang.  Kedua  hal  ini  sangat penting  untuk  dikelola  dengan  baik,  karena menyangkut  keuangan  dalam  toko.  Sehingga diperlukan  adanya  dukungan  peran  dari  Teknologi Informasi  dalam  proses procurement dan inventory , disebabkan jika tanpa adanya teknologi informasi yan
mendukung maka proses procurement dan inventory akan semakin terhambat dan kurang efisien.
Loumo  education  adalah  sebuah  mikro  usaha yang  didirikan  pada  bulan  Januari  2020,  tepatnya apada tanggal 10 Januari 2020 dengan focus penjulan perlengkapan  alat  tulis  kantor  atau  yang  sering disebut  dengan  ATK.  Loumo  education  termasuk kedalam  usaha  mikro.  Usaha  mikro  adalah  sebuah usaha  produktif  yang  dimiliki  oleh  perorangan maupun  badan  usaha  yang  memenuhi  kriteria  usaha mikro  yakni  memiliki  kekayaan  bersih  sebanyak Rp.50.000.000,00 paling banyak dan tidak termasuk dalam  tanah  serta  bangunan  tampat  usaha  berdiri (Suci, 2017).
Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola toko loumo education yang sekaligus sebagai pemilik toko banyak kendala yang sering terjadi dan dialami, yaitu  seperti  kesalahan  perhitungan  stok  sehingga mengakibat stok habis namun tidak terdata serta dapat mengakibatkan  keterlambatan  dalam  pembelian barang,  selain  itu  permasalahan  yang  terjadi  adalah penerimaan  produk  pembelian  tidak  sesuai  dengan pesanan.  Terdapat  pula  kendala  yang  lain  yaitu kehilangan  dokumen  persediaan  dan  pembelian, terjadi pencatatan yang berulang-ulang, serta sulitya dalam pencarian data yang diinginkan.
Sebuah  penelitian  dalam  jurnal  yang  berjudul Implementasi  Odoo  Pada  Industri  Rumah  Tangga Studi Kasus Pada “Kopi Karir” dengan menggunakan metode identifikasi masalah, tahap analisis kebutuhan modul, dan tahap instalasi, serta menggunakan modul CRM  (Customer  Relationship  Management) , POS (Point  of  Sale ),  modul purchase ,  modul inventory , dan modul accountin, menghasilkan dan mengetahui bahwa penerapan modul-modul Odoo tersebut sangat sesuai  dan  membantu  dalam  kegiatan  operasional pada Kopi Karir (Lesmana, 2020).
Penelitian  dengan  judul  Pemodelan  Enterprise Resource  Planning  Pada  Z-Tech  Komputer  dengan menggunakan metode penentuan kebutuhan, pemodelan,  dan  implementasi,  serta  menggunakan modul  penjualan,  modul  persediaan,  dan  modul pembelian,  menghasilkan  dan  mengetahui  bahwa penerapan  atau  implementasi  modul-modul  Odoo sangat  cocok  untuk  diaplikasikan  dan  dapat memenuhi kebutuhan dalam perusahaan (Purwaningtias, 2019).
Dari  beberapa  literasi  penelitian  tersebut, maka peneliti bermaksud untuk melakukan penelitian dengan  mengambil  beberapa  kriteria  literasi  diatas. Penulis tertarik untuk menerapkan atau mengimplementasikan  modul procurement dan inventory pada  sebuah  toko  yang  bernama  Loumo education.

## 1. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan  latar  belakang  masalah,  maka penulis  mengindentifikasi  permasalahan  pada Loumo education, yaitu sebagai berikut:
a. Terjadi kesalahan dalam perhitungan persediaan  atau  stok  barang,  sehingga mengakibatkan  stok  habis  namun  tidak terdata,  serta  mengakibatkan  keterlambatan dalam pembelian barang.
b. Penerimaan  jumlah  produk  pembelian  tidak sesuai dengan jumlah pesanan.
Terdapat tumpukan file-file procurement dan inventory dalam  bentuk hard  cover yang  tidak tertata  yang  dapat  mengakibatkan  pencatatan yang  berulang  ulang  serta  kehilangan  data-data, dan  yang  membutuhkan  tempat  penyimpanan yang  banyak,  dan  memerlukan  waktu  yang  lama dalam mencarinya.

## 2. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan identifikasi permasalahan tersebut,  maka  penulis  merumuskan  beberapa masalah  yang  terdapat  pada  Loumo  education, yaitu sebagai berikut:
a. Bagaimana  membangun  sistem  yang open source dengan  menerapkan  sistem ERP yang dapat  mempermudah  dalam  perhitungan persediaan atau stok barang.
b. Bagaimana  membangun  sistem  yang open source dengen  menerapkan ERP yang  dapat memudahkan  Loumo  education  memvalidasi penerimaan produk jika jumlah yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan.
c. Bagaimana  membuat  sebuah  sistem open source yang  dapat  menyimpan  data  dengan tepat waktu dan dalam ruang yang efisien

## 3. Maksud dan Tujuan
Maksut  penulisan  penelitian  ini  adalah sebagai berikut:
a. Membangun  sistem  yang  open  source  untuk memudahkan  dalam  mengelola  proses  bisnis di  toko  Loumo  education  yakni  dalam  hal procurement dan inventory.
b. Untuk memudahkan dalam proses perhitungan persediaan atau stok barang.
d. Memudahkan  Loumo  education  dalam memvalidasi  penerimaan  produk  jika  jumlah yang  diterima  tidak  sesuai  dengan  yang dipesan.

## METODE PENELITIAN

## 1. Enterprise Reseource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning atau yang sering disebut  dengan ERP terdiri  dari  tiga  kata  yaitu Enterprise atau  organisasi, Resource atau  sumber daya, dan Planning atau perencanaan, sehingga ERP memiliki  makna  sebuah  konsep  yang  digunakan untuk mengelola sumber daya suatu perusahaan atau organisasi  yang berupa paket  aplikasi program yang saling terhubung serta multi modul (Rahayu, 2019).

## 2. Odoo
Odoo merupakan salah satu software termudah yang  digunakan  untuk  pengelolaan all-in-one ,  serta terdapat  banyak  modul  yang  saling  terintegrasi  di dalamnya,  seperti Inventory,  Procurement,  CRM, Accounting, dan lain sebagainya (Alkhalil, 2016).
Kelebihan  dalam  menggunakan Odoo yaitu (Rahayu, 2019)] :
a. Odoo mudah dalam pengembangannya.
b. Tampailan  yang  ada  di Odoo mudah  untuk dipelajari oleh pemula.
c. Tampilan  yang  ada  di Odoo menarik,  dan sederhana.
d. Odoo mudah diakses kapan saja dan dimana saja. e. Odoo bisa diakses di PC , tablet serta smartphone .
f. Tidak  perlu  menginstall  beberapa  aplikasi  rumit didalam penerapannya serta pengoperasiannya.
g. Odoo dapat  berinteraksi  dengan perusahaan atau organisasi lain yang menggunakan Odoo.
h. Odoo Dapat  diterapkan  di  skala  kecil  hingga besar, karena bersifat open source .
i. Odoo menggunakan  bahasa  pemograman HTML dan PHP , sehingga mudah untuk dimodifikasi.

## 3. Modul Procurement dan Inventory
Procurement merupakan  suatu  aktivitas  atau kegiatan  yang  dilaksanakan  oleh  suatu  perusahaan atau organisasi untuk membeli suatu barang, dan juga jasa  yang  dibutuhkan  oleh  perusahaan  tersebut (Daryaatmaka,  2019).  Namun  procurement  tidak berfokus  hanya  pada  pembelian  saja  namun  juga dalam  permintaan (requisition), meminta  suatu penawaran,  menerima  serta  menyeleksi  surat penawaran,  dan  juga  menganalisa  pemasok  supaya memperoleh  pemasok  yang  baik  dalam  proses pembelian barang (Rahmadano, 2016).
Didalam purchasing atau procurement process terdapat beberapa proses yang berjalan, yaitu sebagai berikut (Magal, 2012) :
a. Purchase Requisition
Purchase  requisition  merupakan  sebuah  sarana yang digunakan untuk membuat suatu permintaan pembelian, supaya pihak purchasing dapat  melakukan  pengadaan  barang  yang diinginkan.
b. Request For Quotation Request  for  quotation  merupakan  suatu dokumen  yang  berupa  permintaan  penawaran kepada pihak supplier.
c. Quotation Order Quotation  order merupakan  sebuah  surat penawaran  suatu  barang  yang  diberikan  oleh pihak supplier , yang berisi tentang detail suatu barang.  Pihak purchasing akan  melakukan analisa quotation yang  diperoleh  dari  pihak supplier untuk  menentukan  apakah  akan menerima  atau  akan  menolak  penawaran tersebut.
d. Supplier Analysis
Supplier  analysis  merupakan  suatu  analisa dalam menentukan rekomendasi supplier untuk melakukan pembelian suatu barang berdasarkan dari  penerimaan  serta  pembelian  barang  yang pernah dilakukan sebelumnya.
e. Purchase Order Purchase order atau yang sering disebut dengan PO adalah salah satu surat bisnis, dimana pihak purchasing  wajib  mengirimkan  via  fax,  email, maupun pos saat melakukan pemesanan. Sedangkan untuk inventory merupakan sekumpulan  barang  yang  disimpan  yang  nantinya dijual atau digunakan pada periode yang akan dating, dan yang berfungsi untuk mengelola persediaan suatu barang yang selalu terjadi perubahan nilai dan jumlah melalui  suatu  proses  transaksi-transaksi  pembelian dan juga transaksi penjualan (Hengki, 2017).

## 4. Use Case Diagram
Use  case  diagram merupakan  salah  satu diagram pada UML, dimana use case diagram adalah sebuah  deskripsi  pada  sebuah  sistem  perspektif pengguna  yang  bekerja  dengan  mendeskripsikan interaksi user dengan sistem (Munawar, 2018).
Tujuan  dari  diagaram use  case adalah  sebagai berikut (Munawar, 2018) :
a. Untuk  mengumpulkan  semua  kebutuhan  pada suatu sistem.
b. Untuk  memperoleh  suatu  pandangan  luar sistem.
c. Untuk  mengindentifikasi  suatu  factor  internal maupun  eksternal  yang  mempengaruhi  sebuah sistem.
d. Untuk  menunjukkan  hubungan  para  actor  dari sistem.
5. Metode Adapun urutan langkah-langkah yang
digunakan  penulis  dalam  menyelesaikan  penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Wawancara
Penulis  melakukan  wawancara  kepada  pemilik toko  Loumo  education  yang  sekaligus  sebagai pengelola  toko  untuk  mendapatkan  keterangan dan  penjelasan  mengenai  proses procurement dan inventory yang berlangsung di toko Loumo education.
b. Identifikasi Masalah Proses procurement dan inventory pada  toko Loumo  education  masih  terdapat  beberapa kesalahan yang sering terjadi, untuk itu penulis melakukan analisa terhadap proses berjalannya procurement dan inventory.
c. Tinjauan Pustaka
Dalam  tinjuaun  pustkan  penulis  menggunakan dua cara yaitu:
Pada proses telaah dokumen bisnis penulis meninjuau  perusahaan  sebagai  objek  yang nantinya akan diteliti.
2) Studi Literatur Pada  proses  studi  literature  yang  penulis gunakan  adalah  mereview  penelitian  yang sebelumnya telah dilakukan.
d. Analisa Perancangan sistem
Pada  tahap  ini  penulis  melakukan  analisa terhadap perancangan sistem
proses procurement dan inventory pada  toko  Loumo education  dengan  menggunakan  diagram use case.
e. Penerapan Pada  tahap  penerapan  penulis  melakukan instalasi  terhadap  modul-modul  yang  sesuai dengan  kebutuhan  yakni  modul procurement atau purchase dan  modul inventory ,  yang kemudian  penulis  melakukan  pengelolaan terhadap modul-modul tersebut. .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Analisa Perancangan Sistem Analisa perancangan sistem ERP procurement dan inventory pada  toko  Loumo education  dapat  dijelaskan  melalui  diagram use case berikut ini:
Gambar 1. Use Case Diagram Procurement dan Inventory Pada Toko Loumo Education
2. Penerapan
Modul  yang  digunakan  dalam  penerapan Enterprise  Resource  Planning bagi  toko  Loumo education  terdapat  dua  modul  yaitu  modul procurement atau purchase dan  modul inventory . Kedua modul tersebut berjalan secara terpisah, akan tetapi  kedua  modul  yakni  modul procurement dan modul inventory saling  terkoneksi  dalam  suatu database yang sama.
a. Instalasi
Tahapan-tahapan  dalam  instalasi  modul procurement  atau  purchase  dan  inventory  adalah sebagai berikut :
Gambar 2. Membuat database

## 1) Membuat Database
Langkah  pertama  sebelum  menginstal  modul procurement/purchase dan modul inventory maka harus membuat database terlebih dahulu.
2) Instalasi Modul Procurement/Purchase
Setelah  membuat  database  maka  akan  diarahkan pada  halaman  modul-modul  Odoo,  Pilih  modul purchase  dan  klik  install  serta tunggu  sampai instalasi selesai.
Gambar 3. Instalasi Modul Purchase
Selanjutnya  adalah  instalasi  modul  inventory, pilih modul inventory dan klik install serta tunggu samapi proses instalasi selesai.
Gambar 4. Instalasi Modul Inventory

## 2. Pengelolaan Modul Procurement (Purchase) dan
Inventory
Setelah modul procurement atau purchase dan inventory selesai  di  install, maka selanjutnya adalah mengelola  modul-modul  tersebut  sesuai  dengan kebutuhan pada toko Loumo education.
a. Modul Procurement (Purchase)
Setelah  modul procurement atau purchase berhasil  di  install  maka  selanjutya  adalah mengelolanya.  Dimana  admin  dapat  mengolah data  vendor,  membuat  permintaan  penawaran, membuat  pesanan  pembelian,  memvalidasi pembelian, dan melakukan pembayaran.
Tampilan dari implementasi modul
procurement atau purchase pada  toko  Loumo education dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Implementasi Modul Procurement (Purchase)
b. Modul Inventory
Dalam modul inventory admin dapat melakukan mengolahan data persediaan barang.
Gambar 6. Implementasi Modul Inventory
Kesimpulan  yang  bisa  diambil  dari  penelitian yang telah penulis lakukan adalah sebagai berikut:
1. Penerepan ERP modul procurement atau purchase dan inventory mempermudah  dan membantu  dalam  proses  bisnis  pembelian  dan persediaan.
2. Meminimalisir kesalahan pada stok barang dan penerimaan barang.
Memberikan  kemudahan  dalam  pencarian  data pembelian dan persediaan.

## REFERENSI
Alkhalil,  Ibrahim  Hanif,  Rd.  Rohmat  Saedudin,  dan
R. Wahjoe Witjaksono (2016). Pengembangan  Modul  Sales  Management Berbasis  Odoo  dengan  Metode  Accelerated SAP  pada  Inglorious  Industries.  Bandung: Telkom University.
F.  Purwaningtias  and  C.  Mukmin,  “Pemodelan Enterprise Resource Planning Menggunakan Odoo  Pada  Z-Tech  Komputer,” Klik  - Kumpul.  J.  Ilmu  Komput. ,  vol.  6,  no.  3,  p. 275, 2019, doi:10.20527/klik.v6i3.259.
G.  Daryaatmaka,  “Procurement  Adalah ? -
Pembahasan  Terlengkap  Di  Internet,”  2019.
https://promise.co.id/en/procurement-adalah- e-procurement-adalah-pembahasan- terlengkap-di-internet/ .
Hengki and S. Suprawiro, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi  Inventory Sparepart  Kapal Berbasis  Web :  Studi  Kasus  Asia  Group Pangkalpinang,” J. SISFOKOM , vol. 06, no. September,  pp.  121–129,  2017,  [Online].
Available: http://jurnal.atmaluhur.ac.id/index.php/sisfo kom/article/viewFile/258/209. M.  N.  Rahmadano,  R.  Sarno,  and  S.  Sarwosri, “Rancang Bangun Sistem Enterprise Resource Planning pada Modul Procurement Process (Purchasing) Berorientasikan Multi- Tenancy dengan Sistem Basis Data Terdistribusi,” J. Tek. ITS , vol. 5, no. 2, 2016, doi: 10.12962/j23373539.v5i2.19877.
M. Y. Lesmana, A. Sansprayada, A. C. Setiawan, and R.  A.  Aziz,  “Implementasi  Odoo  Pada
Industri  Rumah  Tangga  Studi  Kasus  Pada
‘Kopi Karir,’” Indones. J. Netw. Secur. , vol. 9,  no.  2,  pp.  59–64,  2020,  [Online]. Available:
http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/downloa d/1632/1554
Munawar, Analisis Perancangan Sistem Berorientasi Objek  dengan  UML .  Bandung:  Informatika Bandung, 2018.
S.  Aziza  and  G.  H.  N.  N.  Rahayu,  “Implementasi
Sistem Enterprise Resource Planning Berbasis Odoo Modul Sales Dengan Metode
Rad Pada Pt Xyz,” J. Ind. Serv. , vol. 5, no. 1, pp. 49–58, 2019, doi: 10.36055/jiss.v5i1.6503. S.  R.  Magal  and  J.  Word,  Integrated  Business Processes  with  ERP  Systems,  New  Jersey:
Wiley and Sons, Inc., 2012
Y.  R.  Suci,  S.  Tinggi,  and  I.  Ekonomi, “Perkembangan UMKM (Usaha Mikro Kecil Menengah) di Indonesia,” J. Ilm. Fak. Ekon. , vol.  6,  no.  1,  pp.  51–58,  2017,  [Online]. Available: https://media.neliti.com/media/publications/ 58432-ID-none.pdf.