Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jakarta Jl. Cempaka Putih Tengah 27 Jakarta Pusat, Indonesia 10510 T. 62 21 4256024, 4244016 ext 207 E. jurnal.justit@ftumj.ac.id H. https://jurnal.umj.ac.id

## IMPLEMENTASI  ERP SAP HCM TIME MANAGEMENT POSITIVE MENGGUNAKAN  ACCELERATED  SAP (ASAP)  METHODOLOGY

## Wuwuh  Hartiningsih
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana
wuwuh.bekti@mercubuana.ac.id

## Abstract
The SAP Activate Methodology is a modular and agile framework for implementation or migration of  SAP  solutions  that  provides  content and guidance for  project teams. ASAP 8 Standard takes a disciplined  approach  to  project  management,  organizational  change  management,  solution management,  and  other disciplines applied in the implementation of SAP solutions. The ASAP 8 is built  around  the  SAP  Advanced  Delivery  Management  model  and  supports  project  teams  with templates,  tools,  questionnaires,  and  checklists,  including  guidebooks  and  accelerators.  ASAP  8 empower  companies  to  exploit  the  power  of  the  accelerated  features  and  tools  already  built  into SAP  solutions.  SAP  HCM  Time  Management  module  is  part  of  ERP  SAP,  so  we  should  using ASAP Methodology while implementing  this project.
Keyword : ERP Implementation,  ASAP, Roadmap, SAP, SAP HCM, Time Management

## PENDAHULUAN
Implementasi   ERP SAP merupakan proyek yang  besar  dan  memiliki  resiko  yang  cukup tinggi. Keberhasilan dan kesesuaian implementasi  SAP  dengan  kebutuhan  bisnis perusahaan  merupakan  hal yang harus dipenuhi.
Banyaknya
proyek implementasi ERP(Enterprise  Resource  Planning)  yang  telah mengeluarkan biaya yang besar, waktu implementasi  yang  panjang  namun  tujuan  akhir proyek  tidak  sesuai  dengan  yang  diharapkan. Manajemen  perusahaan  sering  mengeluhkan mengenai  investasi  implementasi  ERP  yang tinggi  namun  tidak  pernah  mencapai  Return  Of Inverstment(ROI)  dari  project  tersebut,  hal  ini dikarenakan  rendahnya control terhadap proyek yang  sedang berjalan.  Untuk mengatasi masalah ini  maka  pengukuran  kinerja  dan  biaya  proyek harus dilakukan  pada setiap fase project.
Pada perusahaan yang sudah menggunakan SAP,    pengelolaan time management juga dapat dilakukan  didalam  SAP  yaitu  melalui  modul SAP  Human  Capital  Management  .  Time
Management merupakan sub modul SAP HCM. Pengelolaan  Time  Management  SAP  dapat digunakan  untuk :
 Pengaturan jadwal kerja karyawan.
 Pencatatan data kehadiran maupun ketidakhadiran  karyawan.
 Pencatatan  kuota  cuti  yang  dimiliki  oleh karyawan.
 Pencatatan  dan  perhitungan  jam  lembur karyawan.
 Proses perhitungan tunjangan-tunjangan ataupun  potongan  (variable  income)  yang didapatkan  karyawan  berdasarkan  data kehadiran  karyawan  (contoh  :  tunjangan transport,  uang  makan,  dll),  dimana  variable income ini akan dibayarkan pada saat proses penggajian.
Banyaknya  sumber  data/media  input  time management  seperti: Employee  Self  Service , Time  Recording  Terminals , Cross-application time sheet dan juga hasil inputan dari HR Admin perusahaan,  hal  ini  mengakibatkan  terjadinya
proses  secara manual dalam mengolah data dari sumber yang berbeda-beda.
Banyaknya proses tersebut dalam mengelola  time  management  karyawan,  maka diperlukan system  otomatis, agar proses berjalan efektif,  efisien,  mengurangi  human  error, sehingga  benefit/tunjangan  yang  terkait  dengan kehadiran  karyawan  dapat  dibayarkan  dengan tepat oleh Bagian Payroll.
Berdasarkan  pengamatan  tersebut  dapat didapatkan rumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana  cara  menjalankan  proyek  ERP SAP Time Management agar hasilnya sesuai dengan kebutuhan bisnis  perusahaan?
2. Bagaimana  agar  integrasi  antara  modul  time management  dengan  SAP  HCM  Module Payroll dapat berjalan secara otomatis?
3. Bagaimana  mengurangi  biaya  implementasi proyek SAP tersebut?
4. Bagaimana  cara  agar  proses  implementasi ERP SAP dapat  dikontrol  per  fase implementasi?
Tujuan  pembuatan  laporan  ini  adalah  untuk memberikan  penjelasan  bagaimana  menjalankan proyek  implementasi  ERP  SAP  HCM  Time Management  menggunakan best  practice SAP sehingga  implementasi  SAP  dapat  memberikan hasil  yang  efektif,  efisien  dan  optimal  terutama dalam  hal  waktu,  biaya,  kualitas dan kesesuaian dengan kebutuhan serta pemanfaatan sumberdaya yang ada.

## METODOLOGI
Accelerated  SAP  (ASAP)  adalah  sebuah metodologi  yang  diluncurkan  SAP  sebagai panduan  implementasi  ERP  SAP.  ASAP  yang terbaru  yaitu  ASAP  8  yang  terdiridari  6(enam) fase sebagai berikut :
Gambar 1. ASAP 8 M ethodology

## 1. Project Preparation
Merupakan  fase  persiapan  proyek  SAP yang meliputi:
 Project  Team ,  membentuk  tim  proyek, user,  IT,  konsultan  atau  tim  lain  yang dibutuhkan.
 Memberikan  training  kepada Project Team dan Decision Makers.
 Project  rooms, menyediakan  ruangan selama proyek berlangsung.
 Menyiapkan infrastruktur yang
dibutuhkan.
 Mendefinisikan dokumen standard proyek meliputi Form, template,
document conventions , dll
 Kick  Off  Meeting ,  merupakan  rapat awal  project  yang  berguna  untuk menyamakan persepsi mengenai rencana proyek yang akan dijalankan.
Fase persiapan  ini  terdengar  sangat sederhana  namun  kenyataannya  banyak  waktu yang  hilang  selama  proyek  yang  disebabkan oleh fase persiapan yang belum fix.
2. Blueprint
Fase  ini  bertujuan  untuk  menyamakan persepsi  dan  pandangan  tentang  bagaimana perusahaan  akan  mengimplementasikan  SAP untuk  mendukung  proses  bisnis.  Dalam  fase ini, tim  proyek  akan  melakukan  identifikasi  untuk mengetahui  proses  bisnis  yang  dilakukan perusahaan.  Hasil  dari  proses  ini  adalah dokumentasi  mengenai  proses  bisnis  yang dilakukan perusahaan beserta improvement yang akan  dilakukan  dengan  implementasi  SAP. Tahapan  ini  sangat  penting  karena  sangat menentukan  keberhasilan  implementasi  SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan  adalah:
 Scope Document
Tim  proyek  mengidentifikasi  keseluruhan proses bisnis yang ada denga kuesioner atau metode  lainnya  sebagai    media  komunikasi dengan bagian-bagian yang ada di perusahaan.  As Is Tim  proyek  mengerti dan memahami proses bisnis yang sedang berjalan didalam
perusahaan saat ini.
 To Be
Memetakan  proses  bisnis  kedalam  sistem SAP  serta  menentukan  kondisi  yang diharapkan (future state) setelah implementasi  SAP  berdasarkan  kondisi  As Is dan tujuan yang ditentukan di awal.
 Gap Analysis Mencari perbedaan atau jarak antara kondisi perusahaan  saat  ini  (As  Is)  dengan  kondisi perusahaan yang diharapkan setelah implementasi  SAP  (To  Be).  Jarak  atau perbedaan  yang  disebut  gap  ini  kemudian dianalisa untuk mendapatkan langkah- langkah  yang  diperlukan  untuk  mencapai kondisi  To Be.
 Sign  Off
Mendokumentasikan tahap Business Blueprint  dan  memastikan  tahap-tahap diatas  harus  disetujui  oleh  perusahaan  dan tim  proyek  sebelum  melangkah  ketahapan berikutnya.
3. Realization Fase ini bertujuan untuk mengimplementasikan  SAP  berdasarkan kebutuhan  dan  proses  bisnis  yang  terdapat di  Business  Blueprint.  Fase  ini  memiliki dua tahap yang perlu dilakukan,  yaitu:
Baseline Configuration (Major scope) Tim  konsultan  mengkonfigurasi  system dasar atau baseline system.

## Final Configuration (Remaining scope)
Tim  proyek  melakukan  penyesuaian  dan penyempurnaan (fine-tune) untuk memastikan  pemenuhan  kebutuhan  bisnis perusahaan  sesuai  perencanaan  yang  telah dilakukan.
Biasanya,    para  Functional  dan  ABAP developer yang bekerja pada fase ini.
4. Final  Preparation Fase  ini  dilakukan  sebagai  persiapan  akhir sebelum  sistem  SAP  siap  digunakan  (Go Live). Hal-hal yang perlu dilakukan  adalah: Unit Testing
Integration  Tests  and  final  tuning , testing  terintegrasi  dengan  modul-modul SAP yang lain.
Role-specific end-user training , dilakukan  testing  dari  sisi  otorisasi apakah masing-masing  user  sudah mendapatkan hak akses yang sesuai. User  Acceptance  Test ,  perlu  diadakan sign-off  UAT yang  menyatakan bahwa user  telah  melakukan  testing  dan  sudah sesuai dengan bisnis perusahaan.
Jika  terdapat  sistem  lama  yang  digunakan, maka  migrasi  data  dari  sistem  lama  ke sistem  SAP  dilakukan  pada  tahap  ini. Pengguna  juga  harus  diberi  pelatihan  untuk menggunakan sistem SAP ini.
5. Golive  and Support Fase ini ditandai  dengan  dimulainya penggunaan  SAP  di  perusahaan.  Sistem perlu  dimonitor  untuk  mengetahui  dan mengantisipasi  permasalahan-permasalahan yang  mungkin  terjadi  sehingga  bantuan (support)  dapat  dilakukan  dengan  segera. Selain  itu,  kegiatan  optimalisasi  system perlu  dilakukan  agar  system  menjadi semakin handal.
6. Operate Setelah  implementasi  selesai,  tujuan  utama dari  fase  terakhir  adalah  memastikan pengoperasian  aplikasi  SAP  dengan  mudah dapat dilakukan.

## PEMBAHASAN
Pada  implementasi  berbasis  ERP  dengan menggunakan  SAP  HCM  khususnya  sub modul Time  Management,  tahapan  yang  dilakukan adalah sebagai berikut :
Persiapan project, yang meliputi :
1. Menentukan rencana  project  yaitu implementasi ERP SAP HCM Time Management.  Langkah  pertama  yang  harus dilakukan  dalah  membuat  bisnis  model  dari proses  tersebut.  Gambar  2  menjelaskan  proses secara  umum  transaksi  time  management  dan integrasinya  ke modul  Payroll.
Gambar 2. Time M anagement Process
Proses  pada  Gambar  2  dapat  dijelaskan secara lebih rinci  adalah sebagai berikut :
Pada proses Time Management :
1. INPUT
 Employee  Master ,  data  input  in  berisi master data karyawan
 Work  Schedule ,  berisi  standard  kerja karyawan
 Time Event , berisi aktual jam masuk dan keluar karyawan.
 Absences ,  berisi  mengenai  transaksi ijin/ketidakhadiran  karyawan.
 Attendances , berisi mengenai  kehadiran karyawan yang diluar kantor.
 Overtime ,  berisi  jam  lembur  karyawan yang sudah disetujui.
2. PROCESS
Time Evaluation , merupakan proses mengolah semua data input time manajemen menjadi  komponen-komponen  benefit  time management.
3. OUTPUT
Cluster  of  Time  Management, merupakan table  yang  digunakan  untuk  menampung hasil proses time evaluation.
Pada proses payroll  :
1. INPUT
Cluster  of  Time  Management, data  ini sebagai input  pada proses payroll.
2. PROCESS
Running Payroll , memproses semua komponen  gaji  termasuk  komponen  gaji yang berasal dari kehadiran karyawan.
3. OUTPUT
Payment  of  Time  Management  Benefit , pembayaran  terhadap  semua  benefit  time management, biasanya berupa Uang Makan, Uang  Transport,  Incentif,  Lembur,  Uang Shift,  dll.
2. Menyusun struktur organisasi proyek beserta peran  dan  tugasnya  didalam  proyek,  seperti ditunjukkan  pada Gambar 3.

## Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek
3. Melakukan  Kick  Off    Meeting,  digunakan sebagai  ikrar/komitmen  bersama  terhadap proyek tersebut.
4. Menyiapkan  infrastruktur  proyek,  seperti ruang proyek, PC, Printer,dll.
Setelah  semua  infrastruktur  proyek  dan  tim sudah disusun, tahap berikutnya adalah membuat dokumen  Blueprint.

## Blueprint
Dokumen  ini  berisi  tentang  scope  project, menjelaskan  kondisi  saat  ini  yang  berjalan  di dalam  perusahaan(As  Is),  merancang  system ERP  yang  akan  dibangun(To  Be),  menganalisa gap  yaitu  perbedaan  antara  As-Is  dan  To-Be sehingga mencari pendekatan sehingga mendekati  To-Be  dan  yang  terakhir  adalah melakukan  Blueprint  Sign  Off.  Semua  anggota tim  proyek  melakukan  sign  off  pada  blueprint tersebut.

## Realization
Fase  berikutnya  adalah  fase  Realization  yaitu konfigurasi  dan  development  didalam  system SAP.
Tampilan  maintain  master data sbb :
1. Maintain  Employee Master Tcode : PA61
2. Maintain  Work Schedule
Tcode :PA61
Infotype : 0007
3. Maintain  Absences Tcode :PA61
Infotype : 2001
4. Maintain  Attendance
Tcode :PA61
Infotype : 2002
5. Maintain  Time Event Tcode :PA61 Infotype : 2011
6. Maintain  Overtime
Tcode :PA61
Infotype : 2007
Tampilan  Proses Time Evaluation   :
Tcode : PT60
Tampilan  hasil Time Evaluation: Tcode : PT_BAL00

## Final Preparation
Dalam  fase  ini  dilakukan  unit  testing  yaitu melakukan testing terhadap  system  time management    beserta  integrasi  dengan  modul payroll untuk mentransfer benefit time management.
Setelah selesai akan dilakukan User Acceptance Test,  berikut  contoh  form  yang  digunakan  pada Gambar 4.
Gambar 4. User Acceptance Test

## Golive and Support
Pada  fase  ini  system  Time  Management  siap digunakan. Sistem perlu dimonitor  untuk mengetahui  dan  mengantisipasi  permasalahan- permasalahan  yang  mungkin  terjadi  sehingga bantuan  (support)  dapat  dilakukan  dengan segera.  Selain  itu,  kegiatan  optimalisasi  system perlu  dilakukan  agar  system  menjadi  semakin handal.

## Operate
Semua  user  sudah  dapat  mengoperasikan aplikasi  SAP dengan baik.

## KESIMPULAN
Implementasi  SAP  bukan  merupakan  investasi yang    murah.  Pada  prakteknya,  banyak perusahaan  yang  berhasil  mengimplementasikan SAP  dan  mendapatkan  banyak  keuntungan. Namun juga tidak sedikit yang gagal mengimplementasikannya sehingga SAP
membuat  kondis  ibisnis  sebagian  perusahaan menurun. Keberhasilan dan kegagalan implementasi  SAP  sangat  bergantung  pada proses perencanaan, implementasi dan pengawasan terhadap sistem. Semakin maksimal proses-proses  tersebut  dilakukan,  semakin  kecil kemungkinan  untuk  gagal.  ASAP  Methodology merupakan  best  practice  yang  dibuatoleh  SAP sendiri  sehingga  sangat  disarankan  untuk diterapkan. Dengan menggunakan ASAP
Methodology  ini,  proyek  implementasi  dapat dikontrol pada setiap fase implementasi,
sehingga  waktu,  biaya,  target  proyek  dan kesesuain  proyek  dengan  bisnis  proses  dapat terukur pada setiap fase implementasi tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
Ringling,Sven.Mastering  HR Management with
SAP ERP HCM, update and revised.Boston.GalileoPress.2009
Pratama,Dwi. Penerapan Sistem Informasi Berbasis ERP Menggunakan SAP Modul  Plant Maintenance di PT. Len industry,.JurnalSisfo.  2016
Gracheva,Ekaterina. ERP Implementation  : IT
Project Management using the SAP Roadmap. JurnalSisfo. 2001 https://support.sap.com/support-programs- services/methodologies/implement- sap/asap- implementation.html#tabSelector#0_0#1 _0,SAP Marketplace,2016
Yilmaz,Yucel.  Implementing  ERP-systems with accelerated ERP more efficient and quickly  – a best practice,si-journal.org, 2011
Christopel,Stevanus.Accelerated SAP(ASAP)
Methodology.2013
Tekad Kalimantara, Made, PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING MODUL QUALITY MANAGEMENT MENGGUNAKAN SAP DENGAN METODE ASAP PADA BAGIAN PRODUKSI PT. LEN INDUSTRI,Jurnal_eproc,2013