……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-6489 (Cetak)
Juremi: Jurnal Riset Ekonomi
ISSN 2798-6535 (Online)

## OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP DAN HAMBATAN IMPLEMENTASINYA DALAM MENYEMPURNAKAN KUALITAS PELAYANAN DI KANTOR REGIONAL X BKN DENPASAR
Oleh Ida Bagus Ngurah Wimpascima 1 , Gusti Ayu Mahanavami 2 , Debilia Kedu Wela 3 , Ni Nyoman Menuh 4 1,4 Prodi Kesekretariatan, STIMI Handayani, Denpasar
2,3 Prodi Manajemen, STIMI Handayani, Denpasar Email: 3 gustiayumahanavami@gmail.com

## Abstrak
Archive, as a collection of records and recordings of activities, plays a vital role in the smooth operation  of  an  institution.  This  research  aims  to  optimize  archive  management  and  identify implementation barriers at the Regional Office X of the National Civil Service Agency (BKN) in Denpasar, with a focus on improving service quality. The research method used is qualitative with a  descriptive  approach.  Data  were  obtained  from  Administrative  Staff  through  interviews  and documentation.  Data  analysis  involved  data  reduction,  data  presentation,  and  drawing conclusions. The results show that archive management includes creation, storage, retrieval, and disposal  of  archives.  Identified  constraints  include  lack  of  human  resources  and  inadequate facilities. The archive creation process follows predetermined formats, and archival management uses  alphabetical  and  sequential  numbering  systems.  Archive  retrieval  is  still  manual  with computer assistance, and archive disposal is done through burning for  archives that no  longer have  value.  With  the  aim  of  improving  service  quality,  this  research  suggests  establishing  a consistent timeframe for the archive disposal process, adding facilities, space, and filing cabinets, as well as increasing human resources, especially archivists. These steps are expected to optimize archive storage activities at the Regional Office X of BKN in Denpasar and support better service efficiency.
Keywords: Archive, Archive Management, Service Quality

## PENDAHULUAN
Pesatnya
perkembangan
ilmu
pengetahuan  dan  teknologi  serta  kompleksitas kegiatan  kantor  atau  organisasi,  arsip  menjadi sumber  informasi  penting  karena  merekam kegiatan organisasi dan memengaruhi pengambilan keputusan. Pengelolaan informasi yang  baik  diperlukan  untuk  tujuan  organisasi, terutama  dalam  lembaga  pemerintahan  seperti Kantor  Regional  X  Badan  Kepegawaian Negara  (BKN)  Denpasar.  Meskipun  terdapat kebutuhan  akan  aplikasi  pengelolaan  arsip, terutama  dalam  bidang  mutasi  dan  status kepegawaian,  kantor  ini  masih  menggunakan metode manual yang rentan terhadap kerusakan dan  kehilangan  arsip.  Oleh  karena  itu,
pengembangan  aplikasi  berbasis  web  untuk manajemen  arsip  bidang  tersebut  sangat penting, termasuk fitur peminjaman, duplikasi, pencarian,  dan  pelaporan  arsip.  Aplikasi  ini telah  dirancang  dengan  diagram  data  flow, diagram  entity  relationship,  konseptual  basis data, struktur tabel, dan desain antarmuka yang sesuai.
Penyimpanan arsip membutuhkan penataan  yang  efisien  agar  organisasi  dapat dengan mudah mengaksesnya saat dibutuhkan, namun  penataan  ini  seringkali  terhambat  oleh beberapa  masalah  yang  muncul.  Kantor Regional  X  BKN  Denpasar  juga  menghadapi tantangan  dalam  hal  penataan  arsip  yang
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Juremi: Jurnal Riset Ekonomi
ISSN 2798-6489 (Cetak) ISSN 2798-6535 (Online)
semakin  bertambah,  sehingga  penataan  arsip yang baik menjadi semakin penting.
Salah satu faktor penting dalam penataan arsip  adalah  keberadaan  tenaga  arsiparis  yang terampil.  Namun,  di  Kantor  Regional  X  BKN Denpasar,  sub  bagian  kepegawaian  hanya memiliki  lima  orang  arsiparis  yang  tidak memiliki keahlian khusus dalam penataan arsip sesuai  dengan  standar  yang  berlaku.  Penataan arsip dilakukan secara bergiliran oleh pegawai sub bagian kepegawaian.
Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah membangun aplikasi sistem untuk mendukung implementasi  Sistem  Aplikasi  Pelayanan Kepegawaian  (SAPK)  yang  wajib  digunakan. Namun, masalah lain muncul, seperti ketiadaan kartu  pinjam  arsip  bagi  orang  luar  instansi, menyebabkan  risiko  kehilangan  arsip  yang dipinjam. Selain itu, penataan arsip inaktif juga penting  agar  informasi  yang  terkandung  di dalamnya  dapat  terpelihara  dengan  baik. Penataan arsip tidak hanya mencakup arsip itu sendiri,  tetapi  juga  sistem  penyimpanan, fasilitas,  petugas,  lingkungan  kerja,  layanan, pemeliharaan, keamanan, dan penyusutan arsip secara menyeluruh.
Beberapa  penelitian  sebelumnya  tentang manajemen arsip menunjukkan bahwa di Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bandung, pengelolaan  arsip  telah  sesuai  dengan  UU Nomor 49 Tahun 2009 tentang kearsipan, mulai dari  penciptaan,  penyimpanan,  pemeliharaan, hingga  penyusutan.  Namun,  Dinas  tersebut masih  mengalami  kendala  seperti  kurangnya Sumber  Daya  Manusia  dan  kurangnya  ruang untuk  menampung  arsip  (Yesifa,  2023). Penelitian  lain  oleh  Jahari  dkk  (2019)  di Kabupaten Sumedang menunjukkan bahwa tata kelola penyimpanan arsip dapat meningkatkan efisiensi  penyusunan  dan  penemuan  kembali arsip,  serta  memberikan  efisiensi  ruang  saat menggunakan box  file .  Suhardo  (2022) menyimpulkan bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah DIY memberikan pelayanan sesuai  standar,  seperti  peminjaman  arsip, reproduksi, penyuluhan, dan penelusuran arsip.
Badan tersebut juga melakukan upaya peningkatan  pelayanan  dengan  mengelola sumber  daya  manusia  dan  fasilitas.  Namun, diperlukan  peningkatan  manajemen  SDM  dan fasilitas  untuk  optimalisasi  penyampaian  arsip di perpustakaan daerah dan kantor arsip DIY.
Berdasarkan  masalah  dan  penelitian- penelitian  terdahulu,  maka  penelitian  ini bertujuan  untuk  mengoptimalkan  pengelolaan arsip dan mengidentifikasi hambatan implementasinya  di  Kantor  Regional  X  BKN Denpasar, dengan fokus meningkatkan kualitas pelayanan.

## LANDASAN TEORI
Teori Manajemen Arsip adalah kumpulan  konsep,  prinsip,  dan  praktik  yang digunakan  dalam  pengelolaan  arsip  untuk memastikan  bahwa  rekaman  dan  informasi yang  dihasilkan  oleh  suatu  organisasi  atau entitas  dipertahankan,  diatur,  dan  diakses dengan  efisien  dan  efektif  selama  siklus hidupnya
Jenkinson (1937) dan
Schellenberg (1956).  Beberapa  aspek  utama dari Teori Manajemen Arsip meliputi: 1. Penciptaan  Arsip:  Proses  pembuatan dan dokumentasi rekaman untuk memastikan bahwa semua kegiatan dan transaksi yang relevan direkam dengan benar dan lengkap.
2. Penyimpanan  Arsip:  Prinsip-prinsip yang  terlibat  dalam  penyimpanan  fisik dan  digital  arsip  untuk  memastikan keamanan, ketersediaan, dan aksesibilitasnya.
3. Pengambilan  Arsip:  Cara-cara  untuk menemukan dan mengambil arsip yang diperlukan dengan cepat dan efisien saat dibutuhkan.
4. Pemeliharaan  Arsip:  Praktik  untuk merawat  arsip  secara  fisik  dan  digital agar tetap dalam kondisi yang baik dan dapat diakses dalam jangka waktu yang lama.
5. Penyusutan Arsip: Proses penghapusan atau  penghancuran  arsip  yang  sudah
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-6489 (Cetak)
Juremi: Jurnal Riset Ekonomi
ISSN 2798-6535 (Online)
tidak  diperlukan  lagi,  berdasarkan kebijakan dan regulasi yang berlaku. 6. Klasifikasi dan Penataan Arsip: Metode untuk  mengatur  dan  mengelompokkan arsip  berdasarkan  kriteria  tertentu, seperti  subjek,  tipe,  atau  tanggal, sehingga  memudahkan  pencarian  dan pengambilan informasi.
7. Kepatuhan Terhadap Regulasi: Memastikan  bahwa  pengelolaan  arsip sesuai  dengan  peraturan  dan  standar yang  berlaku,  seperti  hukum  privasi data,  regulasi  industri,  atau  kebijakan organisasi.
Teori  Manajemen  Arsip  bertujuan  untuk memastikan bahwa arsip diatur dengan baik dan dikelola secara efisien selama siklus hidupnya, mulai  dari  pembuatan  hingga  pemusnahan. Dengan menerapkan prinsip-prinsip dan praktik  yang  relevan  dari  Teori  Manajemen Arsip, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan keandalan dalam pengelolaan informasi mereka.
Untuk dapat memberikan layanan yang memuaskan kepada pengguna jasa,
penyelenggaraan  layanan  harus  mematuhi prinsip-prinsip  layanan  berikut  (Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2004):
1. Transparansi:  Berarti  layanan  harus terbuka,  mudah  diakses,  dan  tersedia bagi  semua  pihak  yang  membutuhkan, serta disajikan dengan cara yang mudah dipahami.
2. Akuntabilitas: Secara umum, akuntabilitas  layanan  dapat  diartikan sebagai kemampuan untuk dipertanggungjawabkan  sesuai  dengan ketentuan hukum yang berlaku. 3. Kondisional: Layanan harus disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan  baik  pemberi  maupun penerima layanan, sambil tetap memperhatikan  prinsip  efisiensi  dan efektivitas. 4. Partisipatif:  Layanan  harus  mendorong partisipasi masyarakat dalam
penyelenggaraannya,
dengan memperhatikan  aspirasi,  kebutuhan, dan harapan masyarakat. 5. Kesamaan hak: Layanan harus diberikan secara adil dan tidak diskriminatif, tanpa membedakan suku, ras,  agama,  golongan,  gender,  atau status ekonomi.
6. Keseimbangan  Hak  dan  Kewajiban: Baik pemberi maupun penerima layanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban  masing-masing,  sehingga tercipta  keseimbangan  dalam  interaksi tersebut.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan adalah kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Data  diperoleh  dari  staf  Tata  Usaha  melalui wawancara  dan  dokumentasi.  Analisis  data melibatkan proses reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Pengelolaan kearsipan di Kantor Regional X BKN Denpasar
Pada penyimpanan arsip peneliti mendiskripsikan hasil penelitian hal-hal menjadi perhatian dan bagian dalam pengelolaan  arsip  mulai  dari  pelaksanaan penyimpanan,  pemiliaharaan  dan  perawatan arsip, dipaparkan sebagai berikut:
a. Pelaksanaan penyimpanan arsip
1) Pelaksanaan penciptaan arsip
Penciptaan arsip di  Kantor Regional X BKN Denpasar berdasarkan format yang sudah ada  atau  yang  sudah  ditetapkan  oleh  kantor. Penciptaan  arsip  dikantor  regional  X  BKN Denpasar  yaitu  dengan  menciptakan  arsip sesuai dengan format yang sudah ada atau yang sudah ditentukan kantor. Staf hanya melanjutkan  mengisi  sesuai  format  dengan yang  ada  atau  atau  mengganti  dengan  nama data lain yang dibuat mengganti dengan nama atau data lain yang dibutuhkan tanpa mengganti format file yang sudah ditentukan oleh kantor.
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Juremi: Jurnal Riset Ekonomi
ISSN 2798-6489 (Cetak) ISSN 2798-6535 (Online)
2) Pelaksanaan penyimpanan arsip Pelaksanaan  penyimpanan  arsip  pada sub utama ialah arsip yang masuk dan sudah ditindak  lanjuti  atau  diproses  disimpan ditempat penyimpanan yang sudah disediakan seperti  arsip  disimpan  di odner , snelhecter , yang  tersedia  di  ruangan  sub  bagian  umum. Sedangkan  untuk  arsip  berkas  dibendel  dan disimpan  di  almari  yang  berada  di  ruangan arsip.
Hasil  wawancara  tersebut  menunjukkan bahwa  pelaksanaan  penyimpanan  dilakukan oleh sub bagian umum untuk arsip surat yang telah  diproses  disimpan  pada  tempat  yang telah  disediakan  seperti ordner , snelhecter dan map untuk arsip berkas disimpan di rak- rak  dan  almari  yang  berada  di  ruang  sub bagian  umum  kantor  Regional  X  BKN Denpasar.  Adapun  prosedur  penyimpanan arsip yang dilaksanakan di Kantor Regional X BKN  Denpasar  yaitu  memakai  sistem penyimpanan  abjad  dan  sistem  nomor. Alasannya sistem penyimpanan arsip berdasarkan  sistem  abjad  dan  sistem  nomor lebih mudah diterapkan dan juga memudakan staf  di  Kantor  Regional  X  BKN  Denpasar untuk  menemukan  arsip  tersebut  saat dibutuhkan.  Selain  itu,  sistem  penyimpanan berdasarkan  abjad  dan  nomor  urut  sangat sederhana dan mudah dilaksanakan oleh siapa saja.
3) Pelaksanaan pemeliharaan arsip Pelaksanaan pemeliharaan arsip yang dilaksanakan  dikantor  regional  X  BKN
Denpasar dengan cara melakukan pembersihan dan menata arsip yang disimpan.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa pelaksanaan pemeliharaan yang dilakukan  di  kantor  regional  X  BKN  yaitu dengan  cara  melakukan  pembersihan  pada arsip, tempat  arsip dan ruangan arsip sampai penataan kembali arsip yang disimpan
4) Pelaksanaan perawatan Pelaksanaan
perawatan yang
dilaksanakan di kantor regional X BKN secara umum  dengan  melakukan  perbaikan  arsip
dengan  kondisinya  yang  rusak  akan  diganti dengan yang baru.
b. Penemuan Kembali arsip Penemuan  kembali  arsip  di  kantor regional  X  BKN  Denpasar  menggunakan sistem manual mencari data yang dibutuhkan di  komputer  atau  lemari  arsip.  Namun penemuan kembali arsip dikantor regional X BKN Denpasar sudah sesuai dengan harapan karena  waktu  yang  dibutuhkan  untuk penemuan  kembali  cukup  cepat  yang walaupun  dengan  secara  manual.  Dan  staf mencari arsip tersebut di lemari penyimpanan arsip  dengan  melihat  kode  arsip  sesuai provinsi asal dan nya.
c. Penyusutan dan pemusnahan arsip Proses  penyusutan  arsip  di  Kantor Regional X  BKN  Denpasar  tidak  ada ketepatan jangka waktunya, penyusutan arsip dilakukan apa bila arsip sudah menumpuk dan penuh  dalam  lemari  arsip,  arsip  yang dimusnahkan  merupakan  arsip  yang  sudah tidak berguna lagi.
Berdasarkan paparan narasumber bahwa ketika arsip tersebut tidak berguna lagi, arsip tersebut akan dimusnahkan dengan cara dibakar.
2. Kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan untuk meningkatkan kualitas pelayanan di kantor regional X BKN . Permasalahan  yang  dialami  dalam pelaksanaan  penyimpanan  arsip  dikantor regional X BKN meliputi fasilitas (keterbatasan ruangan dan kekurangan sumberdaya manusia).
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut permasalahan yang dialami Kantor Regional X BKN dalam melaksanakan penyimpanan arsip selama  ini  ialah  keterbatasan  fasilitas  yang tersedia  yang  berupa  terbatasnya  ruangan  dan sumberdaya manusia

## PENUTUP Kesimpulan
Hasil  penelitian  di  Kantor  Regional  X BKN Denpasar menunjukkan beberapa temuan utama.  Pertama,  pengelolaan  arsip  telah
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-6489 (Cetak)
Juremi: Jurnal Riset Ekonomi
ISSN 2798-6535 (Online)
dilaksanakan dengan baik, terutama dalam hal penciptaan  dan  penyimpanan  arsip  sesuai dengan  prosedur  yang  telah  ditetapkan  oleh instansi.  Meskipun  demikian,  masih  terdapat kekurangan dalam hal sumber daya manusia.
Kedua,  pengelolaan  arsip  di  Kantor Regional  X  BKN  Denpasar  mengalami beberapa kendala, termasuk kurangnya jumlah sumber  daya  manusia  yang  dapat  mengelola arsip  dengan  efektif,  menyebabkan  hambatan dalam  penemuan  kembali  arsip  dan  proses penyusutan  arsip.  Kurangnya  sarana  dan prasarana, seperti ruang penyimpanan arsip dan lemari  penyimpanan  arsip,  juga  menjadi kendala dalam pengelolaan arsip.
Saran Penelitian selanjutnya dapat melibatkan studi  komparatif  dengan  kantor  regional  lain dalam hal pengelolaan arsip dan implementasi pelayanan. Hal ini dapat memberikan wawasan tambahan tentang praktik terbaik dan tantangan yang  dihadapi  oleh  Kantor  Regional  X  BKN Denpasar dalam konteks yang lebih luas.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009
Tentang Kearsipan.
[2] Yesifa, M. A., Sukaesih, S., & Kusnandar, K.  2023.  Analisis  Manajemen  Arsip Dinamis  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Kota  Bandung. Jurnal  Pustaka  Ilmiah , 9(2), 67-74.
[3] Jahari,  J.,  Prayoga,  A.,  &  Paramudita,  A. (2019).  Tata  Kelola  Kearsipan  Di  Kantor Pendidikan Madrasah Kementerian Agama Kabupaten  Sumedang. Kariman:  Jurnal Pendidikan Keislaman , 7(2), 171-182.
[4]  Suhardo. (2022). Analisis Pelayanan Arsip Statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta Dalam Upaya Peningkatan Kulitas
Pelayanan  Publik. Diplomatika:  Jurnal Kearsipan Terapan , 6(1), 37-56 .
[5] Jenkinson, H. (1937). A Manual of Archive Administration .   P.  Lund,  Humphries  &
Company, Limited. Britania Raya.
[6] Schellenberg, T. R. (1956). Modern Archives: Principles and Techniques .   University  of  Chicago  Press. Amerika Serikat. [7]  Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur  Negara  nomor  63  Tahun  2004 tentang  Pedoman  umum  penyelenggaraan pelayanan publik
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Juremi: Jurnal Riset Ekonomi
ISSN 2798-6489 (Cetak) ISSN 2798-6535 (Online)

## HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN