## RANCANG BANGUN SISTEM PENGARSIPAN PENDUKUNG AKREDITASI E-BORANG STMIK SAMARINDA DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK LARAVEL
Ambo Asse 1) , Abdul Rahim 2)
1, 2) Sistem Informasi, STMIK SAMARINDA Jalan Banggeris No 75 Samarinda Kalimantan Timur e-mail: amboasse94@gmail.com 1) , rahim@stmik-samarinda.ac.id 2)

## ABSTRAK
Kemajuan Teknologi dan informasi menjadikan perguruan tinggi saat ini dituntut untuk memiliki standar kurikulum atau akreditasi yang menjanjikan untuk mencetak generasi yang optimal. Generasi yang memiliki kualitas sumber daya manusia (SDM) yang  mampu  bersaing  di  dunia  kerja  moderen  saat  ini. Maka  dalam  rangka  meningkatkan  kualitas  SDM tersebut dibutuhkan  sebuah  rancangan  bangun  sistem  yang  dapat  memudahkan  proses  akreditasi  terhadap  suatu  institusi  atau perguruan tinggi  sehingga  daam  proses pelayanannya  kepada  mahasiswa  dan  pihak-pihak  yang terkait  dapat   terpenuhi secara optimal. Penelitian ini membahas mengenai cara pengisian instrumen atau persyaratan E-Borang dalam memenuhi standar  akreditasi  yang  memuaskan  dari  segi  kemahasiswaan  dan  mutu  pelayanan  tenaga  didik  perguruan  tinggi. Kesimpulan  yang  didapat  dari  penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  proses  pengumpulan  instrument  atau  persyaratan akreditasi  sudah  berjalan  dengan  baik,  namun  belum  maksimal.  Hal  ini  terlihat dari  terhambatnya  sarana  informasi dan pelayanan menyangkut pengumpulan berkas yang masih tersedia dalam bentuk hardcopy, dan dihawatirkan adanya kera- wanan pada penyimpanan berkas yang dapat hilang atau rusak karna masih berupa bentuk fisik hardcopy.
Kata Kunci : E-Borang, Data, Akreditasi

## ABSTRACT
Technological and information progress makes universities currently required to have curriculum standards or accredita- tion that promises to print the optimal generation. The generation that has the quality of human resources (HR) that is able to compete in today's modern workforce. So, in order to improve the quality of human resources, a system design is needed that can facilitate the accreditation process of an institution or university so that the process of service to students and related parties can be optimally fulfilled. This study discusses how to fill instruments or E-Form requirements in meeting satisfying accreditation standards in terms of student affairs and the quality of service of college educators. The conclusions obtained from this study indicate that the process of collecting instruments or accreditation requirements has been going well, but not maximally. This can be seen from the obstruction of information and service facilities regarding the collection of files that are still available in hardcopy form, and there are concerns that there will be vulnerability to file storage that can be lost or damaged because it is still in the form of hardcopy.
Keywords : E-Form, Data, Accreditation

## I. P ENDAHULUAN
ari  situs  resmi pangkalan  data  PD-DIKTI  tercatat  bahwa  jumlah  perguruan  tinggi  yang  kini  beroperasi membuka  program  studi  sebanyak  2.454  perguruan  tinggi  dan  25  dintaranya  beroperasi  pada  daerah Kalimantan  Timur.  Oleh  karena  itu,  perguruan  tinggi  dituntut  untuk  memiliki  standar  kurikulum  atau akreditasi yang menjanjikan untuk mencetak generasi yang optimal. Sekolah Tinggi Ilmu Managemen Informatika (STMIK) Samarinda adalah salah satu perguruan tinggi yang bergerak dibidang informatika dan mencerdaskan Sumber Daya Manusia (SDM) di provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) khususnya kota Samarinda dan sekitarnya. Salah  satu  proses  yang  harus  dilalui  STMIK  SAMARINDA  dalam  peningkatan  akreditasinya  ialah  dengan mengelola informasi menegenai program studi yang didapatkan dari pengisian penilaian akreditasi terlebih dahulu dengan membuat dokumen evaluasi diri menggunakan sarana program studi dokumen borang (formulir) akrediasi secara  cepat  dan  tepat.  Namun  hingga  saat  ini  status  akreditasi  pada  STMIK  SAMARINDA  dilakukan  secara manual, khususnya tabel prestasi mahasiswa, dan tabel profil mahasiswa dan lulusan ini masih dalam pengumpulan informasinya  menggunakan  hardcopy  dari  masing-masing  dokumen  yang  diperlukan,  sehingga  waktu  yang digunakan untuk mengelola dan membaca dokumen-dokumen tersebut kurang efisien dalam hal penggunaan waktu dan  ketepatan.  Untuk  persiapan  dan  pengumpulan  data  yang  dibutuhkan  pengelolahan  akreditasi  yang  belum dilakukan dengan menggunakan sistem khusus. Sehingga untuk menangani data yang dibutuhkan dalam pegisian borang akreditasi serta data-data yang diperlukan untuk akreditasi masih tersimpan dalam berbagai sumber, yang membutuhkan waktu yang lama untuk mengumpulkan data-data persyaratan dalam melakukan akreditasi tersebut. Untuk  itu  diperlukan  suatu  sistem  informasi  yang  dapat  mendukung  pengisian  Borang  3A  dan  mengelola,
D
menyimpan data borang akreditasi serta menampilkan informasi mengenai program studi. Sistem tersebut juga bisa dijadikan  template  untuk  menggambarkan  kinerja  program  studi  dan  dapat  dimanfaatkan  oleh  masing-masing program  studi  itu  sendiri  untuk  mendokumentasikan  kondisi  internal.  Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah diuraikan  di  atas  maka  dapat  dirumuskan,  yaitu  “Bagaimana  Implementasi  Rancang  bangun  Sistem  Standar Pengarsipan  E-borang  3A  Prestasi  profil  mahasiswa  dan  lulusan  STMIK  SAMARINDA  secara  Online  pada STMIK Samarinda dengan memanfaatkan aplikasi berbasis Web.?”

## A. Sistem Informasi
Menurut  Jeperson  Hutahaen  (2012),  Sistem  informasi  adalah  sustu  sistem  didalam  organisasi  yang mempertemukan  kebutuhan  pengelola  transaksi  harian,  pendukung  operasi,  bersifat  manejerial,  dan  kegiatan strategidari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

## B. Akreditasi
Dari  website  lldikti12.ristekdikti.go.id  dalam  Proses  akreditasi  program  studi  dimulai  dengan  pelaksanaan evaluasi diri di program studi yang bersangkutan. Evaluasi diri tersebut mengacu pada pedoman evaluasi diri yang telah  diterbitkan BAN-PT,  namun,  jika  dianggap  perlu,  pihak  pengelola studi  dapat  menambahkan  unsur-unsur yang  akan  dievaluasi  sesuai  dengan  kepentingan  program  studi  maupun  institusi  perguruan  tinggi  yang bersangkutan. Dari hasil pelaksanaan evaluasi tersebut, dibuat sebuah rangkaian eksekutif (executive summary) yang  selanjutnya  rangkuman  eksekutif  tersebut  dilampirkan  dalam  surat  permohonan  untuk  diakreditasi  yang dikirimkan  ke  sekretariat  BAN-PT.  Sekretariat  BAN-PT  selanjutnya  akan  mengkaji  ringkasan  eksekutif  dari program  studi  tersebut, dan  jika  telah  memenuhi  semua  komponen  yang  diminta  dalam  pedoman  evaluasi diri, sekretariat  BAN-PT  akan  mengirimkan  instrumen  akreditasi  yang  sesuai  dengan  tingkat  program studi, setelah instrumen akreditasi diisi, program studi mengirimkan seluruh berkas (instrumen akreditasi yang telah diisi dan lampirannya,  beserta  copy-nya)  ke  sekretariat  BAN-PT.  Jumlah  copy  yang  harus  disertakan  untuk  program studitingkat  DIPLOMA  DAN  Sarjana  sebanyak  3  Copy.  Sementara  untuk  program  studi  tingkat  Magister  dan Dokter sebanyak 4 Copy.  Penilaian dilakukan setelah seluruh berkas diterima secara lengkap oleh sekretariat BAN- PT.

## C. Standar Akreditasi
Standar  akreditasi  adalah  tolok  ukur  yang  harus  dipenuhi  oleh  institusi  program  studi sarjana.  Suatu  standar akreditasi terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan  10  menetapkan  mutu  dan  kelayakan  program  studi  sarjana  untuk menyelenggarakan  program-programnya. Standar akreditasi program studi sarjana mencakup komitmen program studi sarjana untuk memberikan layanan prima dan efektivitas pendidikan yang terdiri atas sembilan standar seperti berikut.
STANDAR 1 : VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN STANDAR 2 : TATA PAMONG DAN KERJASAMA STANDAR 3 : MAHASISWA STANDAR 4 : SUMBER DAYA MANUSIA STANDAR 5 : KEUANGAN, SARANA, DAN PRASARANA STANDAR 6 : PENDIDIKAN STANDAR 7 : PENELITIAN STANDAR 8 : PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT STANDAR 9 : LUARAN DAN CAPAIAN

## D. Framework Laravel
Menurut  Yudho  Yudanto  &  Helmi  Adi  Prasetyo  (2018),  Framework  Laravel merupakan  framework  berbasis PHP dan bisa dikatakan masih relatif baru, namun demikian peminat developer akan framework ini semakin hari semakin meningkat, karena memang framework ini berbeda dengan framework PHP pada umumnya.
Pada awalnya Taylor Outwell (2011) mengembangkan laravel dikarenakan Outwell sendiri tidak menemukan framework yang up-to-date dengan versi PHP. Karna pada saat itu menegmbangkan mengembangakan framework yang sudah ada membutuhkan sumber daya lebih. Oleh sebab itu Outwell lebih memilih membual framwork sendiri dengan nama Laravel.
Dalam setiap versinya, Laravel dirilis dibawah lisensi MIT dengan kode sumber yang sudah disediakan oleh Github, sama seperti framework-framework yang lain, Laravel dibangun dengan konsep MVC (Model-Controller- View), kemudian Laravel dilengkapi juga command line tool yang bernama “Artisan” yang bisa digunakan untuk packaging bundle dan instalasi bundle melalui command prompt.

## Gambar 1. prototype sistem informasi borang

## E. Metode Prototype
Menurut Rosa A.S & M. Shalahuddin (2018), dalam bukunya Rekayasa Perangkat Lunak menjelaskan bahwa metode prototype cocok digunakan untuk menggali spesifikasi kebutuhan pelanggan secara lebih detail tetapi ber- esiko tinggi terhadap pembengkakan biaya dan waktu proyek. Model prototype dapat digunakan untuk menyam- bungkan ketida sepahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak.

## II. METODE PENELITIAN

## A. Teknik Pengumpulan Data
Proses  pengumpulan  data  ditentukan  oleh  variabel-variabel  yang  ada  dalam  hipotesis.  teknik  atau  cara  yang dilakukan oleh peneliti untuk mengumpulkan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian.
1. Wawancara: melakukan persiapan wawancara  dengan menetapkan Ibu Arita S.Sos selaku Kabag. Administrasi Umum  pada  STMIK  SAMARINDA  selaku  narasumber  yang  akan  dijadikan  sebagai  sumber  informasi. Membuat jadwal pertemuan atau agenda.. Menyiapkan berbagai daftar pertanyaan baik yang bersifat strategis ataupun  teknis  untuk  mengetahui  kebutuhan  pengguna  pada  aplikasi.  Melakukan  wawancara  dan  sekaligus mencatat  semua  hasil  yang  didapatkan.  Tersebut  direkam  dengan  tape  recoder  dibantu  alat  tulis  lainya. Kemudian  dibuatkan  traskipnya  dengan  mengubah  hasil  wawancara  dari  bentuk  rekaman  menjadi  bentuk tertulis. Data yang telah didapatkan dibaca berulang-ulang supaya dimengerti benar data atau hasil yang telah didapatkan
2. Observasi: Melakukan pengamatan langsung terhadap proses pembuatan e-Borang di STMIK SAMARINDA

## B. Teknik Pengembangan Sistem
Dalam  pengembangan  sistem  metode  yang  dimanfaatkan  adalah  menggunakan  metode  Prototype,  dalam
langkah-langkah  yang  telah  diobservasi  sementara  yang  terjadi  pada  lapangan  ialah  dimana  langkah-langkah prototype sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai. Dalam tahap ini, Peneliti menganalisis sistem yang tengah berjalan pada lingkungan STMIK SAMARINDA dalam proses pengumpulan  E-Borang akreditasi. Dan menemukan sistem yang tengah berjalan masih menggunakan manualisasi dimana berkas di kumpulkan dalam bentuk hard copy, sehingga menyebabkan ketidak efektifan pada kecepatan proses yang dikehendaki dalam akreditasi yang akan dilakukan.
2. Mengembangkan  Prototype.  Pada  tahap  kedua  ini,  Peneliti  mencoba  menggambarkan  sistem  yang  akan  di ajukan nantinya dalam proses pengembangan sistem yang akan berjalan. Hal ini berkenaan dengan program yang  diusulkan.  Sesuai  dengan  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan  pada  narasumber  STMIK SAMARINDA.
3. Menentukan kelayakan prototype. Dan pada tahap ini Peneliti akan mengajukan sistem yang akan di saksikan oleh pemilik program. Dan apakah sistem yang di ajukan dapat diseujui atau tidak oleh pemilik sistem. Dan jika sistem yang di ajukan sesuai dengan permintaan client (pemilik), maka akan dilanjutkan pengembangan sistemnya untuk tahap selanjutnya
4. Mengadakan  sistem  operasional.  Pada  tahap  ini  Peneliti  memulai  merancang  sistem  yang  telah  disetejui sebelumnya  dengan  menggunakan  metode  yang  telah  diajukan  sebelumnya.  Gambaran  dari  sistem  sendiri dilampirkan dalam bentuk digaram-diagram seperti UML, Use Case, Sequnce Diagram, dan Activity Diagram. Untuk memetakan jalur informasi pada sistem yang dibangun.
5. Menguji sistem operasional. Pada tahap ini Peneliti melakukan a uji coba baik menggunakan data sekunder maupun data primer dengan metode black box untuk memastikan bahwa sistem dapat berlangsung dengan baik dan benar.
6. Menentukan sistem operasional. Pada tahap ini Peneliti akan mendemonstrasikan kepada pemilik atau pemesan sistem. Diaman Peneliti akan memastikan apakah prototype dapat diterima oleh pemesan atau  masih perlu dilakukan beberapa perbaikan lagi.
7. Implentasi system Ini adalah tahap akhir jika sistem yang telah dirancang disetujui oleh pemesan.

## III. ANALISA DAN PEMBAHASAN

## A. Analisis Sistem Berjalan
Untuk dapat mencapai keinginan yang dimaksud dalam perancangan sistem ini, maka perlu dilakukan rancangan sistem untuk menghasilkan model atau gambaran dari entity yang nantinya akan dibuat rangkaian aktifitas pengum- pulan dan pendataan borang akeditasi berlangsung pada kampus STMIK SAMARINDA yang masih hingga kini tergolong  menggunakan cara konvensional. Adapun penjelasan dari sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Dalam penyediaan datanya yang akan dituangkan dalam pelaporan borang akreditasi nantinya, bersumber dari berbagai arsip kampus yang telah ada sejak berdirinya kampus STMIK SAMARINDA.
2. Data yang telah dikumpulkan selanjutnya akan di rekap dalam sebuah file yang telah di siapkan oleh pangkalan BAN-PT.
3. Setelah data dikumpulkan oleh setiap seksi penyelenggara yang terlibat dalam penyediaan persyaratan borang maka akan di lakukan pengiriman (pelaporan) data berupa soft copy dan hard copy kepada BAN-PT.
4. Setelah data diterima oleh BAN-PT maka dalam waktu yang telah ditentukan, team perwakilan BAN-PT akan melakukan survey ke lapangan langsung di kampus STMIK SAMARINDA.
5. Dalam pemeriksaan tersebut, setiap element yang bersangkutan akan memberikan penjelasan setiap pertanyaan yang diberikan oleh team asesor BAN-PT terhadap laporan borang yang telah di kirimkan sebelumnya.
6. Setelah hasil pemeriksaan sesuai dengan yang di laporkan maka akan dilakukan penandatanganan berita acara terhadap borang yang telah disetujui.

## B. Perancangan Sistem
Pada tahap ini pengembangan sistem dengan menampilkan berbagai aliran data yang berlangsung menggunakan metode OOP dimana perancangan sistem yang dibangun akan menggunakan Unified Modelling Language (UML), yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram hingga pada perancangan databasenya

## Gambar 2. Usecase diagram Admin

## Gambar 3.  Activity Diagram pada Admin

## C. Hasil Perancangan
Tampilan ini merupakan tampilan awal pada saat awal membuka aplikasi e-borang. Pada tampilan halaman ini akan menampilkan menu untuk login agar dapat melanjutkan ke menu utama seperti pada Gambar 4.
Gambar 4.  Activity Diagram pada Admin
Gambar 5.  Menu Login
Gambar 6.  Melihat data borang 3A yang telah di upload
Pada Gambar 5 menunjukkan Tampilan menu login menampilkan bar login dengan sempurna. Pada menu ini user diharapkan mengisi user id dan password secara benar dan tepat sesuai dengan status yang telah terdaftar.. Pada Gambar 6 memperlihatkan berbagai tampilan menu yang akan memperlihatkan file-file dokumen E-Borang yang telah di pilih sebelumnya. Pada tampilan ini setelah masing-masing priodi melakukan login. Maka user prodi dapat melakukan Crud dan upload dokumen file excel pada aplikasi E-Borang
Gambar 7.  Download file e-borang pada user prodi
Gambar 8.  Tampilan awal pada user pimpinan
Gambar  7  menunjukkan  tampilan  setelah  masing-masing  priodi  atau  pemimpin  melakukan  login. Maka  user prodi  dapat  melakukan  download  file  yang  di  butuhkan  pada  aplikasi  E-Borang  dengan  menekan  tombol  fitur download yang telah disediakan.
Pada Gambar 8 setelah pemimpin melakukan login, maka user pemimpin dapat melihat data yang telah di upload prodi (operator) sekaligus mendownload file yang di butuhkan pada aplikasi E-Borang dengan menekan tombol fitur download yang telah disediakan.

## D. Pengujian Sistem
Tahapan yang ke 6 dalam metode prototyping adalah Menguji sistem operasional, ditahap pengujian ini sendiri dilakukan dengan metode Black Box dan menggunakan pengujian alpha yang dilakukan oleh Peneliti sendiri Dari hasil penelitian didapatkan bahwa perancangan sistem yang diambil sesuai dengan ilustrasi fase ke fase yang lain sesuai dengan metode protyping. Adapun tahapan-tahapan yang dilalui dimulai dari tahapan mengiden- tifikasi kebutuhan pemakai, mengembangkan prototype, menentukan kelayakan prototype kepada pemakai, men- gadakan  sistem  operasional  (perancangan),  menguji  sistem  operasional,  hingga  nantinya  akan  menentukan  ke- layakan operasional, yaitu ditahap dimana penulis melakukan demonstrasi kepada pengguna sistem nantinya di STMIK SAMARINDA. sampai pada akhirnya dinyatakan layak untuk digunakan oleh pihak managemen kampus. Sehingga mampu diimplementasikan sistem yang dibangun dan digunakan dengan pengoprasisan dengan semesti- nya.

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan :
1. Terbentuknya  rancangan  sistem  aplikasi  pengolahan  data  eborang  akreditasi  yang  dibangun  menggunakan program  PHP  Hypertext  Preprocessor  dan  framework  Laravel  5.8,  Dapat  meningkatkan  pelayanan  dan pendataan sejumlah dokumen akreditasi perguruan tinggi yang dibutuhkan pada Sekolah Tinggi Mangemen dan Informasi STMIK SAMARINDA untuk meningkatkan kualitas Akademik .
2. Semua  dokumen  yang  telah  disusun  dalam  rangka  akreditasi  perguruan  tinggi  dapat  didokumentasi  atau divisualisasikan  secara  sistematis  sehingga  memudahkan  untuk  ditindak  lanjuti  oleh  tim  penyelenggara akreditasi, baik oleh akdemik maupun tim dari PD-DIKTI.
3. Sistem  aplikasi  eborang  dapat  membantu  dan  mempermudah  proses  persiapan  untuk  mendokumentasikan standar akreditasi 1-9 dalam buku borang 3A sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

## U CAPAN T ERIMA K ASIH
Ucapan terima kasih Peneliti sampaikan kepada seluruh pihak yang terlibat didalam penelitian ini  dan terima kasih juga kami sampaikan kepada STMIK SAMARINDA.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Abdurohman, M (2014). Organisasi dan Arsitektur Komputer. Informatika, Bandung
[2] Dantes, N N (2012) Metode Penelitian, Andi Publisher, Yogyakarta
[3] Salahuddin, R. A (2018) Rekayasa Perangkat Lunak, Penerbit Informatika Bandung, Bandung
[4] Purnomo, D (2017) Model Prototyping Pada Pengembangan Sistem Informasi 2(2).1-2 diakses 27 Juni 2019
[5] Sutarbi, Tata (2012), Konsep Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta
[6] Yudhanto, Y Prasetyo HA (2018), Panduan Mudah Belajar Framework Laravel, PT Elx Media Komputindo, Jakarta
[7] Suprapto, Falalah (2018) Analisis Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta