RANCANG BANGUN SISTEM PENGARSIPAN DATA JAMINAN PESERTA (STUDI KASUS BPJS KETENAGAKERJAAN CIKOKOL TANGERANG)
Sri Rahayu 1 , Ilamsyah 2 , Riena Eka Putri 3
1 Dosen AMIK Raharja Informatika, 2 Dosen STMIK Raharja
3 Mahasiswa STMIK Raharja
Jl. Jendral Sudirman No. 40 Modern Cikokol Tangerang, Banten 15117 E-mail : srirahayu@raharja.info 1 , ilamsyah@raharja.info2, riena.eka@raharja.info 3

## ABSTRACT
Archiving data is needed for data handling, archiving will make it easier for companies to add  and  search  for  the  data  needed.  The  filing  system  that  runs  today  is  in  the  form  of archive files that  are  stored  specifically, by utilizing Microsoft  Excel as an application to support its activities. This is considered not effective, because it can trigger data confusion and reporting to  existing  records. So  it is necessary  to  design  of an archiving  system that can  support performance.  With  a  computerized filing  system,  it  will facilitate archiving in managing  archival  data,  especially  in  the  guarantee  section.  Data  collection  methods  are carried  out  by  conducting  observations,  interviews  and  literature  studies  from  various previous  studies.  While  the  system  analysis  method  uses  SWOT  (Strength,  Weakness, Opportunities,  Treathment).  To  design  a  system  using  UML  modeling  (Unified  Modeling Language) which is described by usecase diagrams, activity diagrams, sequence diagrams, and Class  Diagrams to  describe the database  relations.  The  conclusion of  this  study is to build  a  web  system  that  is  integrated  with  the  database  in  the  filing  section,  making  the archive data collection process more accurate and informative.
Key words : Archive, Database, Social Security.

## PENDAHULUAN
Seiring  dengan  meningkatnya  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi,  mengakibatkan  peranan  sistem  informasi  dalam  kegiatan  pemenuhan kebutuhan akan informasi yang akurat, efektif dan efisien juga semakin meningkat. Perkembangan tersebut menuntut adanya sistem yang dapat  menyusun perencanaan untuk  mencapai  tujuan  yang  ingin  dicapai  oleh  berbagai  pihak.  Perkembangan teknologi  informasi  sangat  mempengaruhi  sebuah  aturan  sistem  yang  dapat  di manfaatkan dalam berbagai bidang, salah satunya yaitu bidang asuransi.
Dalam perusahaan yang bergerak di bidang asuransi, fokus utama perusahaan adalah untuk meningkatkan pelayanan terhadap peserta yang tergabung di dalamnya.
Data  peserta  yang  terdaftar  pada  perusahaan  tentunya  membutuhkan  penanganan yang  tepat  guna,  agar  data  yang  sudah  tersimpan  tahunan  dapat  dengan  mudah  di akses kembali, dan  data  di  masa  mendatang  juga  bisa  dengan  mudah  di akses  oleh perusahaan. Pengarsipan  data  diperlukan untuk  penanganan  data,  pengarsipan akan memudahkan perusahaan dalam menambahkan dan mencari data yang dibutuhkan.
BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan  Sosial)  Ketenagakerjaan adalah badan hukum  publik  yang  bergerak  di  bidang  asuransi  berupa  perlindungan  bagi  tenaga kerja  untuk  mengatasi  risiko  sosial  ekonomi  tertentu  yang  penyelenggaraan  nya menggunakan  mekanisme  asuransi  sosial.  Perlindungan  yang  diberikan  antara  lain adalah  JKK  (Jaminan  Kecelakaan  Kerja),  JK  (Jaminan  Kematian),  JHT  (Jaminan Hari Tua), dan JP (Jaminan  Pensiun). Pada pengolahan arsip  saat ini  menggunakan sistem  berbasis  komputerisasi  berupa  program  aplikasi  sederhana  yang  belum terintegrasi  dengan  database,  sehingga  dirasa  masih  belum  maksimal  dalam penggunaannya maupun hasilnya.

## METODE PENELITIAN
Penulis  menggunakan  beberapa  metode  penelitian  agar  mendapatkan informasi  yang  diperlukan  dan  hasil  yang  diharapkan.  Adapun  metode  yang digunakan adalah :
a. Metode Observasi atau Pengamatan
Observasi  adalah  peninjauan  secara  langsung.  Pada  metode  ini  penulis melakukan observasi dengan mendatangi kantor BPJS ketenagakerjaan Cikokol. Dengan  metode  ini  penulis  dapat  mengamati  langsung  bagaimana  proses pengarsipan yang dilakukan pada BPJS ketenagakerjaan Cikokol.
b. Metode Wawancara atau Interview
Wawancara  adalah  tanya  jawab  dengan  narasumber  untuk  dimintai keterangan  atau  pendapatnya  mengenai  suatu  hal  terkait  yang  akan  diteliti. Penulis  mencari  informasi  dengan  cara  melakukan  wawancara  atau interview dengan stakeholder yang merupakan bagian penata madya kearsipan.
c. Metode Studi Pustaka atau Literature Review
Literature  Review dilakukan  untuk  menunjang  metode  observasi  dan wawancara.  Pengumpulan  informasi  dilakukan  dengan  cara  membaca  dan
mempelajari  buku-buku  yang  terkait  dengan  laporan  penelitian  pada perpustakaan, dan juga mengumpulkan informasi melalui internet.
d. Metode Analisa
Setelah  melakukan  proses  pengumpulan  data,  selanjutnya  dilakukan analisa.  Dalam  melakukan  analisa  terhadap  proses  pengarsipan  data  jaminan peserta  pada  BPJS  ketenagakerjaan  Cikokol,  penulis  menggunakan  metode analisa  SWOT  ( Strength,  Weakness,  Opportunities,  Treathment ) . Adapun analisis  sistem  pengarsipan  pada  BPJS  ketenagakerjaan  Cikokol  yaitu  sebagai berikut :
1. Strength
a. SDM di BPJS Ketenagakerjaan Cikokol Tangerang memiliki kompetensi dasar kualifikasi di bidang komputer dan telekomunikasi yang cukup.
b. Terdapat  sarana  dan  prasarana  penunjang  komunikasi  dan  informasi komputer jaringan, akses internet, email dan printer
c. Perusahaan  dengan  kualitas  yang  baik  di  bidang  asuransi  dan  jaminan sosial dengan pelayanan kepuasan peserta.
2. Weakness
a. Pengolahan  dan  penyimpanan  data  pengarsipan  masih  menggunakan software Ms. Excel
b. Belum terintegrasinya sistem yang dimiliki perusahaan unuk pengelolaan data kearsipan
c. Belum optimalnya penggunaan sumber daya yang ada.
3. Opportunities
a. Semakin berkembangnya perusahaan  semakin  bertambah pula arsip  dan dokumen  yang  ada,  sehingga  proses  pelaporan  arsip  dapat  diproses dengan mudah.
b. Perkembangan  di  bidang  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang cukup pesat
c. Pelayanan  terhadap  peserta  di  BPJS  Ketenagakerjaan  memiliki  nilai kepuasan yang maksimal.
4. Treathment
a. Gangguan  pada  komputer  seperti  jaringan  maupun  gangguan LAN/WAN yang tidak berfungsi
b. Ancaman virus,  spyware,  malware dan cracker yang  dapat  membuat kinerja sistem rusak.
c. Adanya  persaingan  dengan  perusaan-perusahaan  di  bidang  asuransi lainnya.

## PERMASALAHAN
Sulitnya  bagian  pengarsipan  mencari  data  terkait  jaminan  BPJS ketenagakerjaan di daerah cikokol dengan cepat. Hal ini dikarenakan pencarian data masih  menggunakan  aplikasi  sederhana  yang  tidak  terintegrasi  dengan  basis  data, sehingga  pencarian  data  tersebut  menjadi  lama.  Hal  ini  mengakibatkan  penurunan kualitas  pelayanan  oleh  BPJS  ketenagakerjaan  Selain  itu  aplikasi  yang  saat  ini digunakan belum mampu menampilkan fitur yang user friendly dalam menampilkan informasi  bukti  arsip,  bukti  klaim  jaminan,  dan  bukti  pendaftaran  kepesertaan, sehingga masih belum maksimal dalam penggunaannya maupun hasilnya oleh pihak pengelola.
Gambar 1. Use Case Diagram Pengarsipan pada BPJS Ketenagakerjaan Cikokol saat ini
Berdasarkan yang terlihat pada Gambar 1, berkas arsip yang digunakan oleh bagian  unit  akan  diterima  oleh  penata  madya  kearsipan,  selanjutnya  penata  madya kearsipan  akan  melakukan  pengecekan  terhadap  kelengkapan  berkas  arsip.  Saat bagian  unit  terkait  membutuhkan  kembali  berkas  arsip  maka  bagian  unit  harus menghubungi  kembali  bagian  penata  madya  kearsipan  dengan  mengisi  formulir peminjaman  berkas  arsip  terlebih  dahulu  ke  bagian  penata  madya  kearsipan.  Saat bagian  unit  terkait  selesai  meminjam  berkas  arsip,  selanjutnya  dilakukan pengembalian  ke  bagian  penata  madya  kearsipan  dengan  terlebih  dahulu  mengisi formulir pengembalian berkas arsip. Setiap berkas arsip harus memiliki katalog dan daftar  arsipnya,  setiap  arsip  akan  disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  sesuai ketentuan  yang  berlaku.  Dalam  sehari  cukup  banyak  rutininitas  ini  dilakukan, sehingga  setiap  proses  memakan  waktu  yang  cukup  lama.  Arsip  ini  ada  waktunya untuk dikelola kembali oleh bagian Penata Madya Kearsipan, terdapat dua tindakan yaitu arsip dimusnahkan setelah habis masanya agar berkas-berkas tidak menumpuk dan  yang  masih  dianggap  penting  akan  disimpan  kembali  di  bagian  pengarsipan agar.  Terakhir  adalah  laporan  Pengarsipan  oleh  bagian  Penata  Madya  Kearsipan kepada Bagian Pusat terkait semua kegiatan pengarsipan.

## LANDASAN TEORI

## A. Definisi Sistem
Menurut  Sophian  didalam  Jurnal  Momentum  Vol.16  No.2  (2014),  Sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait antara satu dengan yang lain yang tak dapat dipisahkan, untuk mencapai satu tujuan tertentu

## B. Definisi Data
Kanal dalam International Journal Vol 7 (2016:5) mengatakan, “ Data is an  important  driving  force  in  paving  the  way  for  an  optimized  business  approach irrespective of the size of the organization ” (Data adalah  pendorong  penting dalam membuka cara untuk pendekatan bisnis yang optimal dalam ukuran organisasi).

## C. Definisi Informasi
Menurut  Tata  Sutabri  (2014:25)  Informasi  adalah  sebuah  istilah  yang  tidak tepat  dalam  pemakaiannya  secara  umum.  Informasi  dapat  mengenai  data  mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya.

## D. Definisi Arsip
Dalam  penelitian  Hapsari  (2014:  41) Secara  etimologi  istilah  arsip  berasal dari  bahasa  yunani  “Arche”  yang  berarti  “Permulaan”  menjadi  “Ta  Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan” dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2).

## LITERATURE REVIEW
a. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Abdullah  dari  Universitas  Malikussaleh  Aceh (2014) yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Pada PDAM Tirta  Mon  Pase  Aceh  Utara”  permasalahan  yang  dihadapi  adalah  pengarsipan surat  menyurat  dan  dokumen  masih  di  agendakan  didalam  buku.  Penulis menggambarkan  solusi  dari  permasalahan  menggunakan  rancangan  diagram DFD dan ERD. [1]
b. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Khoirul  (2013)  yang  berjudul  “Aplikasi Pengelolaan  Data  Kearsipan  pada  Sekolah  Menengah  Atas  Negeri  1  Mlonggo Jepara  Berbasis  Multiuser”  permasalahan  yang  dihadapi  adalah  petugas  masih menulis  data  surat  masuk  dan  keluar  di  buku  agenda.  Aplikasi  yang  dibangun oleh  penulis  menggunakan  Visual  FoxPro  9.0  tujuannya  untuk  mempermudah petugas dalam mengelola surat masuk keluar, dan surat keputusan [2]
c. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Adam  (2014)  yang  berjudul  “Sistem  Informasi Arsip  Aktif  pada  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah” permasalahan yang dihadapi masih mengalami kendala yaitu proses pengelolaan arsip  yang  masih  manual  sehingga  tidak  efektif  dan  efisien.  Metodologi  yang dilakukan  adalah  dengan  menganalisis  proses  pengelolaan  arsip  yang  berjalan, mendesain  sistem  baru,  membuat  database  dan  program,  dan  menguji  sistem. Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  menggunakan  Visual  Basic  6.0  dan database Sql. [3]

## PEMBAHASAN

## A. Sequence Diagram Sistem Pengarsipan
Hasil  rancangan  sistem  pengarsipan  yang  digambarkan  pada  Gambar  2 dibawah  ini  menggunakan  Sequence  Diagram.  Sequence  diagram  adalah  alat
pemodelan  yang  menggambarkan  adanya  rangkaian  objek  terintegrasi  yang dibutuhkan oleh Sistem, agar relevan dengan kebutuhan user.
Adapun  objek-objek  yang  dibutuhkan  dalam  Sistem  Pengarsipan  ini antara  lain  Biodata  Peserta,  Jaminan  Hari  Tua,  Jaminan  Pensiun,  Jaminan Kecelakaan  Kerja,  Jaminan  Kematian,  objek  Pencarian  Data,  sampai  dengan Laporan.  Untuk  Objek-objek  Biodata  Peserta,  Jaminan  Hari  Tua,  Jaminan Pensiun,  Jaminan  Kecelakaan  Kerja,  Jaminan  Kematian  adalah  objek  yang digunakan  untuk  memasukkan  data  operasional  harian  yang  akan  tersimpan didalam  database,  kemudian  objek-objek  tersebut  direlasikan  dengan  objek Pencarian  Data  dan  Laporan.  Hal  ini  akan  memudahkan  user  dalam  pencarian informasi  terkait  arsip  Jaminan  Pensiun,  Jaminan  Kecelakaan  Kerja,  dan Jaminan Kematian pada BPJS ketenagakerjaan.
Gambar 2. Sequence Diagram Sistem Pengarsipan

## B. Class Diagram Sistem Pengarsipan
Gambar  3  dibawah  ini  adalah  Diagram  Class  Objek  yang  digunakan untuk  merancang  basis  data  yang  dibutuhkan  pada  Sistem  Pengarsipan  Data
Jaminan  Peserta  BPJS  Ketenagakerjaan  di  Cikokol  Tangerang,  sesuai  dengan Diagram objek yang digambarkan pada Sequence Diagram diatas.
Class  objek  yang  dibuat  antara  lain  adalah  Jaminan  Pensiun,  Jaminan Hari  Tua,  Jaminan  Kecelakaan  Kerja,  dan  Jaminan  Kematian.  Keempat  class objek  ini  digunakan  sebagai  tabel  utama  (tabel  master)  pada  basis  data. Sedangkan untuk class objek Peserta digunakan untuk kegiatan operasional dan laporan yang direlasikan dengan 4 tabel master yang ada.
Gambar 3. Class Diagram Sistem Pengarsipan

## IMPLEMENTASI
a. Tampilan Menu Login
Gambar 4  di  bawah adalah tampilan untuk user authority , digunakan user  yang diberikan ha akses untuk masuk ke halaman web system.

## Gambar 4.  Tampilan Menu Login
b. Tampilan Menu Data Master

## Gambar 5. Menu Data Master
Gambar  5  di  atas  adalah  tampilan  untuk  masuk  ke  menu  master,  antara  lain memasukkan  data  peserta  Jaminan  Hari  Tua,  peserta  Jaminan  Pensiun,  peserta Jaminan Kecelakaan Kerja, dan peserta Jaminan Kematian. Yang masing-masing data  tersebut  akan  masuk  ke  tabel-tabel  master  antara  lain  tabel  Jaminan  Hari Tua, tabel Jaminan Pensiun, tabel Jaminan Kecelakaan Kerja, dan tabel Jaminan Kematian.
c. Tampilan Menu Daftar Arsip
Gambar 6. Menu Daftar Arsip
Gambar 6 diatas adalah halaman untuk menampilkan daftar arsip yang tersedia, sekaligus  menginformasikan  posisi  letaknya  berkas.  Informasi  dapat ditampilkan  dengan  memasukkan  Nomor  kartu  masing-masing  peserta  atau kode transaksi.
d. Tampilan Menu Laporan
Gambar 8. Menu Laporan
Gambar  6  diatas  adalah  halaman  untuk  menampilkan  laporan  secara keseluruhan sesuai waktu laporan yang dibutuhkan. Laporan ini secara otomatis ditampilkan  berdasarkan  pengolahan database  system sesuai  dengan  data  yang diisi  pada  masing-masing  data  master  yang  telah  ditampilkan  pada  Gambar  5 sebelumnya.  Keakuratan  informasi  yang  dihasilkan  jika  pengolahan  database sudah diolah sesuai dengan baik.

## KESIMPULAN
Sistem  pengarsipan  merupakan  sistem  yang  digunakan  untuk  memudahkan petugas arsip dalam menginput data jaminan peserta secara terkomputerisasi karena banyaknya  data  peserta  yang  harrus  diinput  dan  diarsipkan  setiap  harinya.  Dengan adanya  sistem  pengarsipan  yang  terkomputerisasi  pekerjaan  dapat  berjalan  dengan efektif  dan  efisien.  Sehingga diperlukan inovasi  dalam hal  pengembangan  dibidang website yang memuat menu dan pilihan sehingga pencarian data arsip akan mudah di akses dan dapat menghasilkan laporan yang akurat dan real time .

## DAFTAR PUSTAKA
Adam, Surya, Aji, Sistem Informasi Arsip Aktif pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Semarang: 2014
Abdullah, Dahlan, Cut, Yusra, Novita, Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Pada  PDAM Tirta  Mon  Pase Aceh Utara. Aceh: Jurnal  Vol. 4, No. 2,  Juli 2014
Hapsari,  Rika  Dwi  (2014), Perancangan  Sistem  Informasi  Arsip  Digital  di  Bagian Program  dan  Pelaporan  Direktorat  Jendral  Imigrasi .  Skripsi.  Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
Kanal,  Abhishek  dan  Aishwarya  Raman  (2016 ).  Data  Analysis  And  Business Modelling  In  Microsoft  Excel  Using  Analysis  Tollpax.  In  International Journal Of Computer Science And Information Technologies , Vol.7 No.5.
Diambil dari: http://ijcsit.com/ijcsit/index.php/IJCSIT/article/view/6/6
Khoirul,  Muhammad,  Tri,  Irianto,  Aplikasi  Pengelolaan  Data  Kearsipan  pada Sekolah  Menengah  Atas  Negeri  1  Mlonggo  Jepara  Berbasis  Multiuser . Jepara : IJNS Accepted Paper - Juli 2013
Sutabri Tata, (2014), Sistem Informasi Manajemen . Yogyakarta: Andi.
Sophian,  Sophan  (2014),  Pengimplementasian  dan  Perancangan  Sistem  Informasi Penjualan  dan  Pengendalian  Stok  Barang  pada  Toko  Swastika  Servis  (SS) Bangunan  dengan  Menggunakan  Bahasa  Pemrograman  Visual  Basic  6.0
didukung  dengan Database MySQL . Padang: Jurnal MOMENTUM  Vol. 16,
No. 2.
Sri  Rahayu  (2017),  Optimalisasi  Kartu  Kendali  Pada  Sistem  Informasi  Pendataan Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar.  Tangerang  : Jurnal  Sensi,  Vol.3,  Hal.105- 115.
Diambil dari: http://ejournal.raharja.ac.id/index.php/sensi/article/view/657
Sudaryono (2018), Executive Information System (EIS) Kinerja Studi kasus : Cabin Base Maintanance PT.GMF AeroAsia Tbk. Vol.1, No.1.
Diambil dari: http://ejournal.lppm-unbaja.ac.id/index.php/jsii/article/view/42