PERANCANGAN STANDART OPERATIONAL PROCEDURE PRODUKSI PADA PERUSAHAAN COFFEEIN

## Chesley Tanujaya
International Business Management, Universitas Ciputra E-mail: Shavvley@hotmail.com
Abstract: Recently, the industry of coffee beverage is developing in Surabaya. Coffeein is one of the companies that is developing, therefore there is a design of SOP to make the company have working instruction policy. The purpose of this research is to design the SOP of Coffeein production to be the company production guidance. This research type is qualitative research. The  sample  and  population  that  are  used  in  this  research  is  the  similar  entrepreneur,  the leader of Coffeein company, and the expert of SOP. The validity test data in this research yet triangulation source. Data analysis technique user template that filled with flowchart and be a draft.  This  research  result  shows  that  SOP  can  be  the  basic  working  instructionof  the employees even the owner of the company and help the evaluation of employees performance.
Keywords: Standard Operational Procedure, draft, and the coffee industry
Abstrak: Industri  minuman  kopi  saat  ini  sedang  berkembang  di  Surabaya.  Coffeein merupakan  salah  satunya  perusahaan  yang  sedang  berkembang,  oleh  karena  itu  adanya perancangan  standart  operational  procedure  membuat  sebuah  perusahaan  mempunyai ketetapan  instruksi  pekerjaan.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  standart  operational procedure produksi Coffeein untuk menjadi pedoman produksi perusahaan. Jenis penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif. Sampel dan populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah  pelaku  usaha  sejenis,  pimpinan  perusahaan  Coffeein,  dan  pakar  standart  operational procedure. Uji keabsahan data dalam penelitian ini  menggunakan triangulasi sumber. Teknik analisis  data  menggunakan  template  yang  diisi  dengan  flowchart  dan  menjadi  draft.  Hasil penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  standart  operational  procedure  dapat  dijadikan  dasar instruksi  kerja  karyawan  maupun  pemilik  perusahaan  dan  membantu  penilaian  kinerja karyawan.gunakan.
Kata kunci: Standard Operational Procedure, draft, dan industri kopi.

## PENDAHULUAN
Bisnis  kopi  siap  saji  merupakan  salah  satu  bisnis  yang  sedang trend dalam  beberapa  tahun terakhir dan jumlah pecinta kopi di Indonesia pun telah bertambah, berdasarkan Asosiasi Eksportir dan Industri Kopi  Indonesia (AEKI-AICE). Hasil produksi kopi di Indonesia selama periode 2012- 2015 mengalami pertumbuhan sebesar 8% dari total tahun tersebut. Berdasarkan tabel tersebut kopi merupakan trend yang berkembang di Indonesia tidak terkecuali di Surabaya.
Selama  berdiri,  Coffeein  menerima  komplain  yang  didominasi  mengenai  rasa  yang  berubah- ubah  dan  kualitas  produk.  Menurut  Kotler  P.  (2011),  keluhan  pelanggan  ( customer  complaints ) adalah  umpan  balik  ( feedback )  dari  pelanggan  yang  ditujukan  kepada  perusahaan  yang  cenderung bersifat negatif.
Coffeein perlu mendapatkan standar operasi yang selama ini tidak ada untuk mendapatkan rasa yang  sesuai  dan  tidak  berubah-ubah,  dengan  adanya  SOP  juga  akan  bisa  menghemat  pengeluaran produksi  dan  menjadi  pedoman  karyawan  dalam  melakukan  aktivitas.  Penelitian  yang  dilakukan oleh  Hadiwiyono,  Panjaitan  (2013) Standart  Operational  Procedure (SOP)  pada  dasarnya  adalah pedoman  yang  berisi  prosedur-prosedur  operasional  standar  yang  ada  dalam  suatu  organisasi  yang digunakan  untuk  memastikan  bahwa  setiap  keputusan,  langkah  atau  tindakan,  dan  penggunaan fasilitas  pemrosesan  yang  dilaksanakan  oleh  orang-orang  di  dalam  suatu  organisasi  telah  berjalan secara  efektif,  konsisten,  standar,  dan  sistematis.  Perancangan Standart  Operational  Procedure (SOP) diharapkan akan mengurangi komplain pelanggan terhadap Coffeein.

## LANDASAN TEORI

## Standard Operational Procedure

## Kualitas Produk
Kualitas  produk  adalah  “ the  ability  of  a  product  to  perform  its  functions,  it  includes  the product’s  overall  durability,  reliability,  precision,  ease  of  operation  and  repair,  and  other  valued attributes ”  yang  artinya  kemampuan  sebuah  produk  dalam  memperagakan  fungsinya,  hal  itu termasuk  keseluruhan  durabilitas,  reliabilitas,  ketepatan,  kemudahan  pengoperasian  dan  reparasi produk juga atribut produk lainnya ( Kotler & Armstrong, 2012:283).

## Perancangan Standard Operational Procedure
Penyusunan  SOP  memiliki  standar  desain template dan  peraturan  penyusunan  yang  harus diterapkan,  sehingga  terdapat  keseragaman  isi  dan  bentuk  SOP  dalam  satu  departemen.  Format penyusunan  SOP  yang  digunakan  adalah flowchart yang  akan  digambarkan  melalui template kemudian menjadi draft. Draft SOP dibuat untuk dijadikan panduan pembuatan SOP yang standar di Coffeein.
Daftar Isi

## SOP PRODUKSI
Versi SOP PIC Tanggal berlaku
A Gambar 1 Template SOP & Flowchart SOP
Sumber : Hadiwiyono, P. S. 2013. Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Departemen Human Resources (HR) Di PT. X. Keterangan halaman template adalah sebagai berikut :
A. Header dokumen  SOP  yang  terus  digunakan  pada  setiap  dokumen  sebagai  identitas SOP.
B. Bagian  isi  yaitu  langkah-langkah  yang  diisi  dengan  menggunakan flowchart harus dilakukan  sebagai  manager  produksi  supaya  mendapatkan  hasil  yang  sama  dan berkualitas.
Menurut  Hadiwiyono  (2013),  penyusunan  SOP  memiliki  standar  desain template dan peraturan  penyusunan  yang  harus  diterapkan,  sehingga  terdapat  keseragaman  isi  dan  bentuk  SOP dalam  satu  departemen.  Format  penyusunan  SOP  yang  digunakan  adalah flowchart yang  akan digambarkan melalui template kemudian menjadi draft. Draft SOP dibuat untuk dijadikan panduan pembuatan SOP yang standar di Coffeein.

## METODOLOGI PENELITIAN

## Deskripsi Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  pada  perusahaan  Coffeein  yang  bergerak  pada  bidang food  and beverage .  Metode  yang  digunakan  penelitian  ini  adalah  metode  kualitatif.  Menurut  Denzin  dan Lincoln  dalam  Moleong  (2011),  penelitian  kualitatif  adalah  penelitian  yang  bermaksud  untuk memahami  fenomena  yang  dialami  oleh  subjek  penelitian  dari  segi  perilaku,  persepsi,  motivasi,
92
1. Dipakai untuk memulai /mengakhiri flowchart . 2. Menunjukkan alur perjalanan suatu kejadian . 3. Dipakai jika sebuah aktivitas memiliki pilihan/cabang 4. Simbol yang menyatakan proses input/output data 5. Simbol yang dipakai jika melaksanakan suatu tindakan operasi secara manual 6. Simbol untuk memasukkan data secara manual ke online keyboard N o
. Simbol
Keterangan
Mulai pili han
tindakan, dan lain-lain, dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu keadaan yang alamiah. Tujuan penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif adalah untuk  mendapatkan hasil yang tidak dibuat-buat/asli untuk mendapatkan SOP produksi yang sesuai untuk Coffeein.

## Jenis Data
Jenis  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  data  primer  dan  sekunder. Menurut  Sugiyono  (2013),  data  primer  adalah  pengumpulan  data  dapat  dilakukan  dengan  cara wawancara  langsung,  komunikasi  melalui  telefon,  atau komunikasi  tidak  langsung  seperti  surat, e- mail , dan lain-lain. Data sekunder adalah pengumpulan data melalui cara tidak langsung atau harus melakukan  pencarian  mendalam  dahulu  seperti  melalui  internet,  literatur,  statistik,  buku,  dan  lain- lain.  Data  sekunder  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  data  internal  perusahaan yang  sudah  diolah  terlebih  dahulu  periode  Agustus  2015  hingga  Januari  2016,  buku,  dan  artikel jurnal.

## Subjek & Objek Penelitian
Pengertian subjek &  objek penelitian menurut Sugiyono (2013:32) adalah sebagai berikut: “subjek penelitian merupakan suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek atau kegiatan yang mempunyai  variabel  tertentu  yang  ditetapkan  untuk  dipelajari  dan  ditarik  kesimpulan.”  Subjek Penelitian ini adalah perusahaan sejenis, CEO Coffeein, dan pakar SOP. Objek penelitian ini adalah data internal perusahaan yang sebelumnya sudah dirangkum.

## Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  penelitian  ini  adalah  dengan  metode  observasi dan  wawancara  langsung. Metode  pengumpulan  data Menurut Riduwan  (2010:51),  pengertian  dari teknik pengumpulan data adalah “Metode pengumpulan data ialah teknik atau cara-cara yang dapat digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data.”
Menggunakan metode observasi lapangan langsung, penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai jalannya bisnis kopi tempat penulis melakukan penelitian dan mencatat  semua informasi  yang  mendukung  dalam  penyusunan  laporan  penelitian.  Pengertian  metode  wawancara adalah  metode  pengumpulan  data  dengan  mengajukan  pertanyaan-  pertanyaan  secara  bebas  baik terstruktur  maupun  tidak  terstruktur  dengan  tujuan  untuk  memperoleh  informasi  secara  luas mengenai objek penelitian.

## Validitas & Realibilitas
Validitas  memiliki  arti  sejauh  mana  ketepatan  dan  kecermatan  suatu  instrumen/alat  ukur dapat digunakan untuk mengukur variabel/objek penelitian, dengan kata lain validitas adalah suatu ukuran  yang  menunjukkan  tingkat  kevalidan  atau  kesahan  suatu  instrumen.  Instrumen  harus  dapat mengukur  apa  yang  seharusnya  diukur.  Oleh  karena  itu,  validitas  lebih  menekankan  pada  alat pengukuran  atau  pengamatan.  Menurut  Sugiyono  (2013:121)  “hasil  penelitian  yang  valid  bila terdapat  kesamaan  antara  data  yang  terkumpul  dengan  data  yang  sesungguhnya  terjadi  pada  objek yang  diteliti”.  Menurut  Sugiyono  (2010),  triangulasi  sumber  berarti  peneliti  menggunakan  teknik pengumpulan data yang sama untuk mendapatkan data dari sumber yang berbeda.
Reliabilitas  adalah  kesamaan  (kekonsistenan  dan  stabilitas  nilai)  hasil  pengukuran  atau pengamatan bila fakta atau kenyataan hidup tadi diukur atau diamati berkali–kali dalam waktu yang berlainan.  Hasil  pengukuran  dikatakan  reliabel  apabila  hasilnya  konsisten/stabil,  dapat  dipercaya apabila pengukuran terhadap suatu subyek dilakukan beberapa kali walau pengukurnya berbeda.

## Metode Analisis Data
Sebuah penelitian memerlukan sebuah metode yang tepat agar peneliti memperoleh jawaban penelitian.  Setidaknya  terdapat  dua  istilah  yang  digunakan  untuk  merujuk  sebuah  metode,  yakni metode penelitian dan metodologi penelitian.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif. Pemilihan metode penelitian kualitatif karena data yang akan diperoleh adalah data deskriptif atau deskripsi verbal dari informan. Langkah-langkah penulis dalam menganalisis data adalah dengan cara sebagai berikut :
1. Reduksi Data
Data yang diperoleh dari sumber sangat banyak karena itu perlu untuk difokuskan lagi pada  hal-hal  yang  penting  untuk  dicari.  Data  yang  sudah  direduksi  tersebut  akan mempermudahkan penulis dalam melakukan penelitian selanjutnya.
2. Penyajian Data
Setelah  data  direduksi,  maka  langkah  selanjutnya  adalah  menyajikan  data.  Penyajian dilakukan dalam bentuk kategori yang akan memudahkan penulis untuk memahami data tersebut.
3. Kesimpulan
Data  tersebut  akan  dilihat  factor-faktor  apa  saja  yang  berpengaruh  untuk  perancangan standart operational procedure dan akan diimplementasikan sesuai dengan kemampuan Coffeein.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

## Perancangan Standard Operational Procedure
Tahap  pertama  yang  dilakukan  adalah  dengan  membuat  SOP  mendapatkan  bahan  baku  dari supplier untuk kepentingan pemenuhan bahan yang akan dipakai pada saat produksi. SOP tersebut mempunyai hubungan erat dengan SOP produksi.

## Standart Operational Procedure Bahan Baku
Instruksi  kerja  yang  terdapat  pada  draft  SOP  bahan  baku  akan  menjelaskan  secara  tertulis bagaimana mengoperasikan SOP tersebut agar dapat berjalan lancar dan lebih jelas. Intruksi kerja ini akan menjadi dasar dalam pengerjaan bahan baku oleh maupun owner dari Coffeein :
1. Menentukan    supplier  dengan  harga  murah  dan  kualitas  yang  cocok  dengan  resep Coffeein.
2. Coffeein  memesan  bahan-bahan  yang  dibutuhkan  untuk  memproduksi  produk  kepada supplier.
3. Setelah invoice dikirim  oleh  supplier  ke  Coffeein,  Coffeein  akan  membayar  tagihan tersebut.
4. Bahan yang dipesan akan dikirim paling lambat 3 hari jam kerja oleh supplier.
Bahan  yang  diterima  akan  dicatat  dan  dimasukkan  ke  tempat  penyimpanan  Coffeein  dan selanjutnya dibuat untuk memproduksi.

## Standard Operational Procedure Produksi
Draft  produksi  dapat  disimpulkan  9  langkah  instruksi  kerja  dari  konsumen  yang  memesan produk  sampai  produk  tersebut  sampai  ke  tangan  pelanggan  dan  melakukan  pembersihan  terhadap mesin, meja, dan alat produksi. Langkah-langkah tersebut adalah :
1. Konsumen yang memesan produk ke Coffeein.
2. Mencatat pesanan dan memanasi mesin espresso hingga 125 o C.
3. Memasukkan biji kopi secukupnya ke grinder dengan proses penggilingan skala 0,7.
4. Hasil penggilingan biji kopi tersebut dimasukkan portafilter kemudian di stamp selama 2 detik dengan kekuatan badan lalu dimasukkan ke mesin espresso.
5. Espresso yang telah jadi berupa cairan 30ml akan dipindahkan ke gelas kopi yang telah disiapkan.
6. Steam susu 350ml sehingga menghasilkan foam selama 25 detik setelah itu campurkan dengan sirup atau saus.
7. Jika diminum ditempat maka bisa langsung dihidangkan ke konsumen disertai 2 lembar tissue dan 1 buah sedotan.
8. Input data yang  diberikan konsumen ke mesin kasir.
9. Melakukan  pembersihan  wajib  terhadap  mesin  espresso,  pipa  grinder,  meja  konsumen maupun meja produksi, dan pembersihan alat-alat produksi.

## KESIMPULAN DAN SARAN

## Simpulan
Perancangan  pada  penelitian  ini  menemui  sebuah  konklusi,  yaitu  dibuatnya  2  SOP  yang akan  menjadi  dasar  kerja  para  karyawan  di  perusahaan  Coffeein.  SOP  tersebut  adalah  SOP  bahan baku dan SOP produksi yang keduanya saling berhubungan.
SOP bahan baku membantu untuk menjaga aroma dan rasa baik itu dari biji kopi maupun dari sirup serta saus. SOP bahan baku juga bisa membantu sebanyak apa bahan yang dipakai selama jangka  waktu  yang  bisa  ditetapkan  sendiri.  SOP  produksi  adalah  poin  utama  penelitian  ini  dan membantu  keberlangsungan  dari  produk  Coffeein,  dengan  adanya  SOP  produksi,  Coffeein  dapat mempertahankan  rasa  dan  aroma  produk  sehingga  komplain  konsumen  pun  akan  berkurang.  SOP produksi  juga  terbukti  dapat  dijadikan  dasar  instruksi  kerja  karyawan  maupun  pemilik  perusahaan dan membantu penilaian kinerja dari karyawan tersebut.

## Keterbatasan dan Saran
Sampel  penelitian  hanya  menggunakan  perusahaan  pada  industri  minuman  kopi  dengan menggunakan metoda purposive sampling , sehingga hasil penelitian tidak dapat digeneralisasi secara luas  untuk  setiap  perusahaan  di  Indonesia.  Penelitian  selanjutnya  diharapkan  bisa  menggunakan semua sektor dan menambah tahun pengamatan.

## DAFTAR PUSTAKA
Budiharjo, M. 2014 . Panduan Praktis Menyusun SOP . Jakarta. Raih Asa Sukses (Penebar Swadaya Group).
Evans  B.  A,  Bedson  E,  Bell  P,  Hutchings  H,  Lowes  L,  Rea  D,  Seagrove  A,  Siebert  S,  Smith  G, Snooks  H,  Thomas  M,  Thorne  K,  Russell  I.  2013. Involving  Service  Users  In  Trials: Developing a Standard Operating Procedure. Biomed Central Ltd 2013.
Ghanimata,  Fifyanita.  2012. Analisis  Pengaruh  Harga,  Kualitas  Produk,  dan  Lokasi  Terhadap Keputusan Pembelian. Semarang. Hadiwiyono,  P.  S.  2013. Perancangan  Standard  Operating  Procedure  (SOP)  Departemen  Human Resources (HR) Di PT. X. Jurnal Tirta, Vol. 1 No. 2, 227-232.
Kotler, Philip. 2011. Marketing Insight From A to Z. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Kotler, Philip and Garry Amstrong. 2012. Principles of Marketing . New Jersey: Pearson Education Limited Moleong, Lexy. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Rosdakarya. Rapport  F,  Storey  M,  Porter  A,  Snooks  H,  Jones  K,  Peconi  J,  Sánchez  A,  Siebert  S,  Thorne  K, Clement  C,  Russell  I.  2013. Qualitative  Research  Within  Trials:  Developing  a  Standard Operating Procedure For a Clinical Trials Unit. Biomed Central Ltd 2013. Riduwan, 2010. Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitian . Bandung: Alfabeta. Santosa, Joko D. 2014. Lebih Memahami S.O.P.(STANDARD OPERATING PROCEDURE) . Jakarta: Kata Pena. Setiawati, Wiwien. 2015. Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Pada PT. Sketsa Cipta Graha di Surabaya . Agora, Vol. 3, No. 1, 514-522. Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif, kualitatif dan R & D . Bandung: Alfabeta. Sugiyono, 2013, Metode Penelitian Bisnis . Bandung: Alfabeta . www.aeki-aice.org . Konsumsi Kopi Indonesia. 2016. Januari 2016 . (diakses 26 Februari 2016). www.bps.go.id . Produksi Hasil Kopi Indonesia. 2015. September 2015. (diakses 4 Maret 2016) www.bisniskeuangan.kompas.com . Saatnya  Bangga  Dengan  Kopi  Negeri  Sendiri. Februari  2016. (diakses 4 Maret 2016)