RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PERUM LEMBAGA KANTOR BERITA NASIONAL (LKBN) ANTARA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Ahmad Siddiq 1) , Ady Widjaja 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : shiddiq77@gmail.com 1) , ady_w168@yahoo.co.id 2)

## Abstrak
Pengadaan  barang  atau  jasa    telah  banyak  dilakukan  oleh  semua  pihak  baik  oleh  pihak  swasta  atau pemerintah.Pengadaan  suatu  barang  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam  menunjang  kinerja  pada masing-masing bagian, ketiadaan suatu barang dapat menghambat kinerja dan performa suatu perusahaan.hal yang samapun dialami oleh Lembaga Kantor Berita Nasional (LKBN) ANTARA untuk menunjang kinerja pada masing-masing bagian maka barang yang diminta oleh bagian harus tersedia.permasahalan yang timbul pada Lembaga  Kantor  Berita  Nasional  (LKBN)  ANTARA  adalah  lamanya  proses  form  permintaan  barang  yang dikirim  oleh  bagian  kepada  bagian  umum  dan  pengadaan  hal  ini  dikarenakan  proses  pengecekan  barang tersedia atau tidaknya masih dilakukan dengan cara melihat langsung kegudang permasalahan lainnya adalah laporan-laporan  yang  dibuat  bagian  pengadaan  dan  umum  seringkali  tidak  akurat,  hal  ini  disebabkan  oleh pembuatan  laporan  yang  dilakukan  dengan  melihat  dokument-dokument  pengadaan  yang  terkadang  ada dokument  yang  terselip  atau  hilang.  Sehingga  penelitian  ini  mengangkat  tema  Sistem  Informasi  Pengadaan Pada  Barang  Lembaga  Kantor  Berita  Nasional  (LKBN)  ANTARA.  Hasil  penelitian  ini  adalah  sebuah  sistem informasi pengadaan barang yang dapat mengatur semua kegiatan proses mulai dari form permintaan barang sampai dengan pembuatan laporan kepada pimpinan.
Kata Kunci : Pengadaan, Barang,  antara

## 1. PENDAHULUAN
Pengadaan  barang  atau  jasa    telah  banyak dilakukan oleh semua pihak baik oleh pihak swasta atau pemerintah.Pengadaan suatu barang merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam menunjang  kinerja  pada  masing-masing  bagian, ketiadaan  suatu  barang  dapat  menghambat  kinerja dan  performa  suatu  perusahaan.hal  yang  samapun dialami  oleh  Lembaga  Kantor  Berita  Nasional (LKBN)  ANTARA  untuk  menunjang  kinerja  pada masing-masing  bagian  maka  barang  yang  diminta oleh  bagian  harus  tersedia.permasahalan  yang timbul  pada  Lembaga  Kantor  Berita  Nasional (LKBN)  ANTARA  adalah  lamanya  proses  form permintaan barang yang dikirim oleh bagian kepada bagian  umum  dan  pengadaan  hal  ini  dikarenakan proses  pengecekan  barang  tersedia  atau  tidaknya masih  dilakukan  dengan  cara  melihat  langsung kegudang  permasalahan  lainnya  adalah  laporan- laporan  yang  dibuat  bagian  pengadaan  dan  umum seringkali  tidak  akurat,  hal  ini  disebabkan  oleh pembuatan  laporan  yang dilakukan dengan  melihat dokument-dokument  pengadaan  yang  terkadang ada  dokument  yang  terselip  atau  hilang.  Sehingga penelitian  ini  mengangkat  tema  Sistem  Informasi Pengadaan  Pada  Barang  Lembaga  Kantor  Berita Nasional  (LKBN)  ANTARA.  Hasil  penelitian  ini adalah  sebuah  sistem  informasi  pengadaan  barang yang  dapat  mengatur  semua  kegiatan  proses  mulai dari  form  permintaan  barang  sampai  dengan pembuatan laporan .

## 2 . METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  untuk  membuat sistem  informasi  pengadaan  barang  pada Lembaga Kantor Berita Nasional (LKBN) ANTARA yaitu :
a. Proses Interview Interview digunakan untuk menggali permasalahan-permasalahan  apa  saja  yang terjadi pada tempat riset.
b. Proses Observasi Observasi digunakan untuk melakukan pengamatan  secara  langsung  proses  kegiatan pengadaan barang.
c. Studi Pustaka Pada  proses  studi  pustaka  digunakan  untuk melihat dan mempelajari permasalahan pengadaan  barang    yang  terjadi  pada  tempat yang  lain,  studi  pustaka  dilakukan  dengan mempelajari  jurnal-jurnal  serta  penelitian- penelitian pengadaan barang.
d. Desain Sistem. Desian sistem digunakan untuk menggambarkan desian  atau  prototype  dari  rancangan  aplikasi yang akan dibangun.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  akhir  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah sistem pengadaan  barang  yang dapat mengatur dna menyimpan  proses  mulai  dari  form  permintaan barang  sampai  dengan  tahap  pembuatan  laporan- laporan .

## 3.1 Proses Bisnis
Pada  tahap  proses  bisnis  akan  dilakukan Analisa kegiatan yang terjadi pada Perum Lembaga Kantor  Berita  Nasional  (LKBN)  ANTARA  yaitu terkait  dengan  proses  pengadaan  barang.  Hasil analisa  digambarkan  dengan  activity  diagram sebagai berikut:
a. Permintaan Barang Kabag Umum dan Pengadaan Bagian Umum dan Pengadaan Bagian Kirim FPB (Form Permintaan Barang) Terima FPB Tanda Tangani FPB Terima FPB [Sesuai] [Tidak Sesuai] Cek FPB
Gambar 1. Activity Diagram Permintaan Barang
Bagian  yang  akan  mengajukan  barang  akan membuat form permintaan barang dan mengirimkannya  kepada  bagian  pengadaan  dan umum.  Setalah  itu  akan  dicek  form  permintaan barang  tersebut  apakah  sesuai  atau  tidak  dengan barang  yang  diminta,  jika  sesuai  maka  akan dikirimkan  kepada  kabag  umum  dan  pengadaan kemudian  jika  disetujui  akan  ditandatangani  untuk dilakukan proses selanjutnya.
b. Permintaan Surat Penawaran Harga

## Supplier
Bagian Umum dan Pengadaan Meminta kirimkan SPH by phone Buat SPH Kirim SPH Terima SPH
Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Surat Penawaran

## Harga
Bagian  umum  dan  pengadaan  menghubungi supplier untuk mengirimkan surat penawaran harga atas barang yang diminta. Kemudian bagian umum dan pengadaan menerima surat penawaran harga.
c. Pembuatan Purchase Order
Supplier Bagian Umum dan Pengadaan Buat PO Terima PO Kirim PO

## Gambar 3. Activity Diagram Purchase Order
Bagian  umum  dan  pengadaan  membuat purchase  order sesuai  dengan  harga  barang  dan jumlah barang yang sesuai dengan surat penawaran harga dan supplier menerima purchse order.
d. Pembuatan Tanda Terima Barang
Bagian Bagian Umum dan Pengadaan Periksa barang yang diminta Terima Barang Dan TTB Serahkan Barang Dan TTB [ Tersedia ] [ tidak Tersedia ] Buat PO

## Gambar 4. Activity Diagram Tanda Terima Barang
Bagian  Umum  dan  Pengadaan    memeriksa barang  yang  dikirimkan  oleh  supplier,  baik  dari jumlah  barang  serta  kondisi  barang.  Kemudian mengirimkannya  kepada  bagian  yang  meminta barang.  Bagian  yang  meminta  barang  menerima barang dan tanda terima barang.
3.2 Fishbone Diagram Laporan Pengadaan Barang Tidak Akurat Laporan Tidak Akurat Kesalahan Perhitungan Pembelian Sulit memantau Stok Barang Tidak adanya sistem Yang memantau stok barang Stop Opname barang seminggu sekali Human Error dalam menghitung harga dan jumlah barang Bagian pengadaan barang Tidak teliti menghitung Arsiip pembelian Ada yang hilang Berkas-berkas pembelian Tidak tersimpan dengan baik Sulit Inventarisasi Arsip Tanda Terima barang sering hilag Tidak adanya sistem Yang Tanda Terima barang

## Gambar 5 : Fishbone Diagram
Kesalahan  dalam  menghitung  total  pemebelian barang, hal ini disebabkan oleh Bagian Umum dan
Pengadaan  pada saat  melakukan perhitungan  harga serta  jumlah  barang,  sehingga  anggaran  pembelian barang tidak sesuai solusinya adalah dengan adanya sebuah  modul  yang  dapat  mengentry  form permintaan  barang,  serta  pada  modul  tersebut mampu  melakukan  perhitungan  otomatis  sehingga total  pembelian  mampu  ditampilkan  secara  sistem. Belum  adanya  laporan  penawaran  harga,  sehingga menyebabkan  harga  penawaran    dari  supllier  tidak terdata  dengan  baik.  Solusinya  adalah  dengan membuat  modul yang dapat mencatat setiap barang yang  di  beli,  sehingga  dapat  mempermudah mencari  harga  pengadaan  barang.  Pada  proses pembuatan  permintaan  barang  bagian  pengadaan barang  dan  umum    kesulitan  untuk  mengetahui jumlah barang atau stok, sehingga proses pelayanan permintaan  barang  terhambat  dan  lama.  Solusinya adalah  dengan  membuat  sebuah  modul  yang  dapat melihat  stok  barang  sehingga  ketersediaan  stok barang  dapat  teratasi.  Pada  proses  document tanda terima  barang  seringkali  dokument  tada  terima hilang, sehingga menjadi susah untuk menginventarisir  Adanya  modul  tanda  terima barang,  sehingga  akan  mempermudah  dalam menginventarisir  seluruh  barang  sebagai  aset perusahaan.  Laporan-laporan  kepada  pimpinan yang  tidak  akurat,  yang  disebabkan  oleh  adanya arsip  permintaan  dan  pembelian  barang  yang hilang,  karena  penyimpanan  arsip  yang  tidak  rapi. Solusinya  adalah  dengan  membuat  modul  yang menangani  semua  proses  kegiatan  permintaan barang  dan  pembelian  barang  yang  saling  terkait sehingga dihasilkan sebuah laporan yang akurat.
3.3 Sistem Usulan
a. Use Case Diagram
Sistem  usulan  yang  akan  dibuat  harus digambarkan  dalam  bentuk  use  case  diagram, yaitu  bagian-bagian  mana  saja  yang  berhak mengakses program tersebut.
Bagian Umum dan Pengadaan Entry Bagian Entry Barang Entry Supplier Gambar 6: Use Case Diagram File Transaksi Entry FPB Bagian Umum dan Pengadaan Entry SPH Cetak PO Gambar 7. Use Case Diagram Pengiriman
Bagian Umum dan Pengadaan Cetak Laporan Tanda Terima Barang Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Penawaran Harga Cetak Laporan Permintaan Barang KaBag Umum dan Pengadaan Cetak Laporan Stok Barang
Gambar 8. Use Case Diagram Cetak Laporan
b. Rancangan Basis Data Rancangan basis data pada  Lembaga Kantor Berita Nasional (LKBN)  ANTARA digambarkan dalam bentuk E.R.D .
1) Entity Relationship Diagram ( ERD ) Bagian SPH kirim Barang ISI untuk Supplier pilih PO TTB Kdbagian Namabagian Kdbrg Nama_Brg Satuan HrgBrg Stok NoFPB TglFPB StatusF NoSPH Kdbrg HrgSPH Qty Keterangan Nospl NamaSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl NoPO TglPO TglKirim Untuk StatusP NoTTB TglTTB Note 1 M M N 1 1 M 1 untuk 1 FPB dapat 1 Ajukan NoFPB Kdbrg JmlAjukan Deskripsi N M 1 NoSPH TglSPH StatusS 1 Kdbagian NoFPB NoTTB NoFPB NoFPB NoSPH NoSpl NoSPH Nopo NoSph Buat TTBS 1 Nopo NoTTBS NoTTBS TglTTBS Catatan 1 Gambar 9.  ERD

## 2) Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi  basis  data  adalah  gambaran  dari tabel-tabel  yang  digunakan  untuk  membuat aplikasi  pengadaan  barang  berikut  tabel  yang digunakan:
Tabel 1 : Tabel Spesifikasi Basis data Supplier

## Tabel 2. Tabel Spesifikasi Basisdata TTB

## 3) Struktur Tampilan
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PERUM LEMBAGA KANTOR BERITA NASIONAL (LKBN) ANTARA File Master Transaksi Pengiriman Laporan Bagian Supplier Barang Entry FPB Entry SPH Cetak PO Cetak TTB Permintaan Barang Penawaran Harga Pengadaan Barang Tanda Terima Barang Rekapitulasi Pengadaan Cetak TTBS Gambar 10. Struktur Tampilan
4) User Interface Sistem Pengadaan Barang SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PERUM LKBN ANTARA SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PERUM LKBN ANTARA File Master Transaksi Laporan Pengiriman

## Gambar 11. Rancangan Layar Menu Utama
Rancangan layar ini berfungsi untuk menampikan keseluruhan  proses  bisnis  dan  dikelompokan menjadi  empat  menu  yaitu  file  master,  transaksi, pengiriman dan laporan
Form Permintaan Barang oleh Bagian Form Permintaan Barang oleh Bagian
Nomor Transaksi No. FPB [ Tampil ] Tanggal FPB Dd/mm/yyyy
Data Barang Kode Barang [ Tampil ]
Nama Barang [ Tampil ] Satuan [ 9.999.999 ]
Descripsi [ 9999 ] Jumlah Ajukan Harga
No.
[ Tampil ] Kode Barang Nama Barang
Harga Satuan JumlahAjukan [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] Jumlah Harga [ Tampil ] Cari Tambah [ Tampil ] Total FORM PERMINTAAN BARANG Bagian Kode Bagian [ Tampil ] Nama Bagian Cari [ x – 50 – x  ] Jumlah Harga [ 9.999.999 ] [ Tampil ] Tombol Simpan Keluar Batal [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
Komputer ATK Tanggal Dibutuhkan Dd/mm/yyyy Lain-lain
Gambar 12. Rancangan Layar  Entry Form Cetak Form Permintaan Barang
Rancangan  layar  form  permintaan  barang digunakan untuk mengentry barang-barang apa saja  yang  diajukan  oleh  bagian  yang  meminta barang,  serta  tanggal  akan  diserahkan  terdapat tombol simpan yang berfungsi untuk memasukan  kedalam  tabel  form  permintaan, tombol  batal  untuk  membersihkan  layar  serta tombol  keluar  untuk  keluar  dari  form permintaan barang.

## FormTTBS
FormTTBS Data Purchase Order Nomor PO [ Tampil ] Nama Supplier Dd-mm-yyyy Nomor TTBS Tombol Simpan Keluar Batal Nomor Transaksi [ Tampil ] Tanggal TTBS Dd-mm-yyyy FORM  TANDA  TERIMA BARANG SUPPLIER [ x – 50 - x ] Catatan Kode Barang
Nama Barang Jumlah [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]

## Gambar 13 : Rancangan Layar  Entry Form Cetak Tanda Terima Barang Supplier
Rancangan layar form tanda terima barang supplier berguna  untuk  memasukan  data  barang-barang yang  diterima  dari  supplier,  terdapat  data  pesanan diajukan  kemudian  secara  otomatis  akan  tampil data  barang-barang  yang  telah  dipesan, terdapat tombol  simpan  yang  berfungsi  untuk  memasukan kedalam  tabel  penerimaan,  tombol  batal  untuk membersihkan  layar  serta  tombol  keluar  untuk keluar dari form tanda terima barang supplier.
S / D Tombol Cet ak Kel uar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN PENGADAAN BARANG

## Gambar 14 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pengadaan Barang
Rancangan  layar  laporan  pengadaan  barang berfungsi  untuk  membuat  laporan  pengadaan barang  yang  dibuat  untuk  pimpinan,  terdapat  dua tombol  yaitu  cetak  dan  keluar.  Tombol  cetak digunakan  untuk  membuat  tampilan  laporan
pengadaan  barang  serta  tombol  keluar  berguna untuk keluar dari form laporan pengadaan barang.
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN REKAPITULASI PENGADAAN BARANG Gambar 15: Rancangan Layar Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang
Rancangan  layar  laporan  rekapitulasi  pengadaan barang  berfungsi  untuk  membuat  laporan rekapitulasi  pengadaan  barang  yang  dibuat  untuk pimpinan,  terdapat  dua  tombol  yaitu  cetak  dan keluar.  Tombol  cetak  digunakan  untuk  membuat tampilan  laporan  rekapitulasi  pengadaan  barang serta tombol keluar berguna untuk keluar dari form laporan rekapitulasi pengadaan barang
a. Sequence Diagram
Berikut contoh sebagaian Sequence Diagram
: Bagian Umum dan Pengadaan : Frm_Bagian
: Ctrl_Bagian : Bagian Open Form () Open Form () Open Form () Display (Kd_bagian) Counter (Kd_bagian +1) Input Bagian () Input Bagian () Simpan Bagian () Simpan Bagian () Simpan bagian () Ubah Bagian () Ubah Bagian () Ubah bagian () Hapus Bagian () Hapus Bagian () Hapus bagian () Batal Bagian () Clear Form () Keluar () Keluar Form ()
Gambar 16. Sequence Diagram Entry Bagian
: Frm_FPB : Ctrl_FPB : FPB Open Form () Open Form () Open Form () Display FPB (No_FPB, Tgl_FPB) Counter (No_FPB +1) Input Bagian () Input Bagian () Simpan FPB () Simpan FPB () Simpan FPB () Batal FPB () Batal FPB () Keluar FPB () Keluar FPB () : Bagian : Barang : Ajukan Display Bagian () Get Bagian () Loop Input Barang () Input Barang () Get Barang () Input Ajukan () Input Ajukan () Hitung Total Harga () Simpan Ajukan () : Bagian Umum dan Pengadaan
Gambar 17. Sequence Diagram Entry FPB
: Frm_Lap Pengadaan : Ctrl_Lap Pengadaan : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Pengadaan () Keluar Laporan Pengadaan () : SPH : FPB Get SPH () Hitung Total Harga () Get FPB () : Supplier Get Supplier () Hitung Total () Cetak Laporan Pengadaan () Cetak Laporan Pengadaan () : Bagian : Barang : Isi Get Bagian () Get Barang () Get isi  () : Bagian Umum dan Pengadaan Gambar 18: Sequence Diagram Cetak Laporan Pengadaan Barang : Frm_Lap Rekpitulasi : Ctrl_Lap Rekapitulasi : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Rekapitulasi () Keluar Laporan Rekapitulasi () : SPH : Supplier Get SPH () Hitung Nominal () Get Supplier () Cetak Laporan Rekapitulasi () Cetak Laporan Rekapitulasi () : Isi : Barang Get Isi () Get Barang () : Bagian Umum dan Pengadaan Gambar 19. Sequence Diagram Cetak Laporan Rekapitulasi

## Pengadaan Barang

## 4.  KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  disajikan  setelah mengamati  permasalahan  yang  terjadi  pada Lembaga  Kantor  Berita  Nasional  (LKBN) ANTARA yaitu:
a. Kesalahan  dalam  membuat  laporan  anggaran pembelian barang dapat dihilangkan.
b. Dengan  Aplikasi  penawaran  harga  dari  supliier sangat membantu Bagian Umum dan Pengadaan untuk  mengecek  dan  atau  membuat  laporan secara periodik.
c. Untuk  melihat  ketersediaan  barang  yang  ada digudang dapat dilihat menggunakan sistem.
d. Dengan  adanya  aplikasi  penerimaan  barang maka  inventarisasi  dapat  terpantau  dengan mudah dan akurat.
e. Pembuatan laporan sudah menggunakan aplikasi  sehingga  laporan  dapat  disajikan dengan akurat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Susanto,  Azhar.  2013.  Sistem  Informasi Akuntansi,  Penerbit:  Lingga  Jaya,  Bandung: ISBN: 979-96i03-5-4.
[2] Marliana,  B.  Winanti.  2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung, ISSN: 2355-9357
[3] Ramli, Samsul. 2014, Bacaan Wajib Sertifikasi Ahli Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah,  VisiMedia  Pustaka,  Jakarta:
ISBN: 9790651732
[4] Arfani,  Nurlisa,    Jurnal  Pengadaan  LKPP, ”Efisiansi  Pengadaan  Barang/Jasa  dengan  e- Catalogue”  Oktober  2015/Volume  4,  Nomor
1, ISSN: 2089
[5] Wahana,  Agung,  Asep  Ririh  Riswayana. 2013,  "Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang Atk". Jurnal  Computech  &  Bisnis ,  Vol.7 No.2, ISSN 2442-4943
[6] Gunawan, Minarti, 2011. http://selvikusumawardani.blogspot.com/2015
/08/pengadaan-sarana-dan-prasarana.html
diakses 2 Juli 2018
[7] Rahardi, Dicky.
2010. http://e-
jurnal.lppmunsera.org/index.php/ProTekInfo, diakses 2 Juli 2018