Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Akses dan Pemanfaatan Arsip Statis bagi Masyarakat: Studi Kasus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta

## ABSTRACT
This paper aims to describe several factors that given impact on archival access  and  reference  services.  This  research  was  conducted  at  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta.  Archival  access  and reference  services  is  one  of  the  steps  in  managing  archival  documents which  has  been  the  main  task  of  the  regional  archival  agency.  Archival access  and  reference  services  is  one  of  significant  factors  in  successful management of archives. Therefore, it is necessary to understand several factors  that  impacted  on  successfull  of  archival  access  and  reference services, especially in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Data  was  consisted  of  primary  and  secondary  one.  Primary  data  were collected  by  participatory  observation  and  interviews  with  archivists  and persons in charge of archival access in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota  Yogyakarta.  Secondary  ones  were  collecting  from  library  materials, both  conventional  and  electronic.  The  data  was  processing  by triangulation to get description of archival access and reference services along with the impacting factors. The conclusion of this study are archival access and reference services in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta have been adapted with their policy standards. Several factors that  giving  significant  impacts  on  successfully  of  archival  access  and reference services in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta are  professionalism  of  human  resources,  especially  archivists,  availability of facilities and infrastructures, also as well as the existence of guidelines for archival access and reference services.

## INTISARI
Makalah  ini  bertujuan  untuk  mendeskripsikan  beberapa  faktor  yang mempengaruhi  prosedur  akses  dan  pemanfaatan  arsip  statis  bagi masyarakat.  Penelitian  kualitatif  deskriptif  dilakukan  di  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta.  Akses  dan  pemanfaatan arsip merupakan salah satu tahapan dalam pengelolaan arsip statis yang menjadi tugas utama lembaga kearsipan daerah. Akses dan pemanfaatan arsip menjadi ujung tombak utama keberhasilan pengelolaan arsip statis. Oleh sebab itu, perlu kiranya memahami faktor-faktor yang berpengaruh terhadap  keberhasilan  akses  dan  pemanfaatan  arsip  statis,  khususnya  di Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta.  Data  yang dikumpulkan  berupa  data  primer  dan  sekunder.  Data  primer  diperoleh melalui  observasi  partisipasi  dan  wawancara  dengan  arsiparis  dan penanggung  jawab  kegiatan  akses  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan
Kota Yogyakarta. Adapun data sekunder berasal dari bahan pustaka, baik konvensional  maupun  elektronik.  Data  kemudian  diolah  dengan pendekatan triangulasi data untuk memperoleh gambaran kegiatan akses dan  pemanfaatan  arsip  statis  beserta  faktor-faktor  yang  mempengaruhi. Kesimpulan  yang  diperoleh  dari  studi  ini  adalah  akses dan  pemanfaatan arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta  telah sesuai dengan standar kebijakan yang berlaku. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan akses dan pemanfaatan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta antara lain: profesionalisme sumber  daya  manusia  terutama  arsiparis,  ketersediaan  sarana  dan prasarana, serta keberadaan pedoman akses dan pemanfaatan arsip statis.
Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada

## Submitted: 17/05/2020
Received: 09/08/2020
*Correspondence: Silma Yudhanti silmayudhanti@mail.ugm.ac.id
KEYWORDS: access archivist archives reference service
KATA KUNCI: akses arsiparis arsip statis pemanfaatan arsip

## Silma Yudhanti
CITE THIS ARTICLE: Yudhanti, S. (2020).
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Akses dan Pemanfaatan Arsip Statis bagi Masyarakat Studi Kasus Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Yogyakarta . Jurnal Diplomatika , 3 ( 2), 98-109.

## PENDAHULUAN
Yogyakarta  telah  menjadi  destinasi  yang  semakin  dikenal  luas  oleh  masyarakat dunia.    Beragam  ikon  wisata  fenomenal  Yogyakarta  dominan  berada  di  wilayah  Kota Yogyakarta.  Jalan  Malioboro,  Titik  0  KM,  Monumen  Tugu,  Alun-Alun  Kidul,  Keraton, serta  Wisata  Air  Taman  Sari  menjadi  tempat  yang  selalu  ramai  dikunjungi  oleh wisatawan.  Dinamika  sejarah  Kota  Yogyakarta  dicatat  dalam  berbagai  sumber,  baik sumber  primer  maupun  sumber  sekunder.  Sumber  primer  yang  menjadi  rujukan utama dalam memahami Kota Yogyakarta adalah arsip.
Arsip  menjadi  bukti  eksistensi  gerak  masyarakat  dari  suatu  peradaban. “ Arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan  hasil  dari  kegiatan  suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau ” (Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, 2013, 8). Peristiwa yang terjadi pada masa lampau dapat diketahui dengan adanya arsip. Arsip tercipta  sebab  adanya  suatu  kegiatan.  Arsip  tersebut  kemudian  harus  dikelola  sesuai standar dan prosedur kearsipan sehingga dapat dimanfaatkan oleh masyarakat secara luas. Musliichah (2016, 4) menyatakan bahwa arsip menjadi pusat memori kehidupan, identitas,  serta  jati  diri  manusia  dan  peradaban  dalam  kehidupan  berbangsa  dan bertanah air yang menjadi sumber kekuatan untuk membangun dan mempertahankan kehidupan.
Pengelolaan  arsip  di  Indonesia  didasarkan  pada  pendekatan  siklus  hidup  arsip. Dalam  pendekatan  tersebut,  arsip  dikategorikan  menjadi  arsip  dinamis  (record)  dan arsip  statis  (archives)  (Amsyah,  2015,2).  Arsip  dinamis,  menurut  Soelistyo-Basuki, merupakan  informasi  yang  terekam,  baik  dibuat  maupun  diterima,  oleh  organisasi dan/atau perseorangan, dari bukti pelaksanaan transaksi atau kegiatan atau tindakan (Basuki,  2004,  13).  Arsip  dinamis  tersebut  berupa  informasi  terkait  tugas,  strategi, kebijakan,  dan  aktivitas  lainnya  yang  bersifat  operasional  maupun  manajerial  dari suatu organisasi. Adapun arsip statis adalah arsip yang dikelola dengan berbagai tujuan untuk  saat  ini  dan  masa  yang  akan  datang  karena  memiliki  nilai  kesejarahan, mendokumentasikan  identitas,  dan  kepentingan  ilmiah  secara  berkelanjutan  (Loo, Eberhard, & Bettington, 2008,12). Adapun arsip yang menjadi objek kajian makalah ini berupa arsip statis.
Arsip statis menyampaikan informasi kepada generasi mendatang tentang segala hal  yang  terjadi  pada  masa  sekarang  (Loo,  Eberhard  &  Bettington,  2008,  12). Keberadaan arsip menjadi penting sebagai pengingat atas segala yang pernah terjadi di suatu  peradaban  masyarakat.  Oleh  sebab  itu,  arsip  perlu  dikelola  sesuai  dengan standar  dan  kebijakan  yang  berlaku.  Apabila  didasarkan  perundang-undangan, kewenangan pengelolaan arsip statis ada pada lembaga kearsipan, termasuk lembaga kearsipan daerah, salah satunya, yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (selanjutnya disebut Dispusip) Kota Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan tingkat kabupaten/kota.
Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 86 Tahun 2016, Dispusip Kota Yogyakarta bertugas “ melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas  pembantuan  di  bidang  kearsipan  dan  perpustakaan ”. Salah  satu  fungsi  dari Dispusip Kota Yogyakarta adalah “ pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan urusan di bidang kearsipan dan perpustakaan ” (Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 86 Tahun 2016,  2016).  Koleksi  utama  Dispusip  Kota  Yogyakarta  berupa  khasanah  arsip  statis khususnya di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Arsip statis yang berada dalam pengelolaan  Dispusip  Kota  Yogyakarta  terdiri  dari  berbagai  jenis  dan  format diantaranya  arsip  tekstual,  arsip  rekaman  suara,  arsip  foto,  arsip  kartografi,  gambar
teknik,  dan  kearsitekturan.  Khasanah  arsip  statis  yang  menjadi  ikon  Dispusip  Kota Yogyakarta antara lain arsip mengenai Monumen Tugu dan arsip dari beberapa pasar tradisional di Kota Yogyakarta.
Pengelolaan  arsip  statis  adalah  serangkaian  aktivitas  yang  dilaksanakan  secara sistematis  sebagai  upaya  melestarikan  khasanah  arsip  bernilai  kebuktian  dan kesejarahan.  Dalam  konsep  siklus  hidup  arsip,  pengelolaan  arsip  statis  terdiri  dari empat  tahapan  utama,  yaitu  akuisisi  arsip,  pengolahan  arsip  statis,  preservasi  arsip, serta  akses  dan  layanan  arsip.  Hal  tersebut  juga  ditegaskan  dalam  perundang- undangan bahwa: “ Akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan  akses  arsip  statis  merupakan  beberapa  tahapan  dari  pengelolaan  arsip statis ” (Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009, 2009).
Makalah ini berfokus pada tahapan layanan dan akses arsip statis.  Layanan dan akses  arsip  statis  menjadi  penting  bagi  masyarakat  yang  membutuhkan  informasi seputar  sejarah  atau  peristiwa  yang  pernah  terjadi  pada  masa  lalu,  khususnya  bagi peneliti  atau  mahasiswa.  Kegiatan  layanan  itu  sendiri  merupakan  implementasi  dari konsep  ketersediaan  arsip  yang  menjadi  tanggungjawab  lembaga  kearsipan  (Holbert, 1977, 2). Selain itu, layanan arsip juga merupakan upaya agar arsip yang telah dikelola dapat  dimanfaatkan  oleh  masyarakat,  khususnya  mahasiswa  dan  peneliti.  Dispusip Kota  Yogyakarta  memfasilitasi beberapa  layanan  arsip,  diantaranya layanan  restorasi arsip tekstual, layanan penerimaan kunjungan, layanan konsultasi, layanan alih media, dan  layanan  peminjaman  arsip  statis.  Adapun  konsep  akses  arsip,  menurut  Jeremy, Woodley, & Kupke (dalam Bettington, 2008, 352), akses terhadap arsip terbagi dalam berbagai  cara  bergantung  pada  jenis  dan  kepemilikan  arsip  serta  kebijakan  atau pembatasan  yang  berlaku.  Aspek-aspek  tersebut  sudah  seharusnya  dipatuhi  oleh arsiparis sebagai pengelola arsip maupun pengguna yang mengakses arsip.
Keberhasilan  pengelolaan  arsip  statis  dapat  diamati  dari  keterjangkauan  suatu arsip untuk dilayankan kepada pengguna atau user . Arsiparis sebagai pengelola arsip haruslah  dapat  memenuhi  kebutuhan  pengguna  dalam  mengakses  arsip.  Kebutuhan tersebut  juga  berkaitan  dengan  kecepatan  penelusuran  informasi  dalam  arsip  serta keutuhan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna.
Penyelenggaraan  layanan  dan  akses  arsip  statis  oleh  lembaga  kearsipan  harus berdasarkan  standar  dan  prosedur  pelayanan  yang  ditetapkan  oleh  Arsip  Nasional Republik  Indonesia.  Selain  itu,  lembaga  kearsipan  juga  perlu  untuk  memperhatikan faktor-faktor  yang  berdampak  signifikan  terhadap  akses  dan  kegiatan  layanan  arsip statis. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengajukan pertanyaan penelitian yaitu;
1. Bagaimana prosedur akses arsip statis dan pemanfaatan arsip statis yang berjalan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta?
2. Faktor-faktor  apa  sajakah  yang  mempengaruhi  keberhasilan  akses  dan pemanfaatan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta?

## METODE PENELITIAN
Makalah  ini  didasarkan  pada  hasil  penelitian  kualitatif  deskriptif,  yaitu mendeskripsikan kebijakan akses dan prosedur layanan di Dispusip Kota Yogyakarta, serta menguraikan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan akses dan kegiatan layanan  arsip  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta.  Data  yang  berhasil  diperoleh  terdiri  dari data primer dan data sekunder. Data primer berupa transkripsi wawancara, rekaman wawancara,  catatan  lapangan,  dan  dokumentasi  kegiatan.  Adapun  data  sekunder
berwujud  referensi  bahan  pustaka  dalam  wujud  buku,  Tugas  Akhir,  peraturan perundang-undangan,  dan  jurnal.  Untuk  mengumpulkan  data  tersebut,  penulis menggunakan tiga metode, yaitu: wawancara terstruktur dan tidak terstruktur dengan narasumber arsiparis dan penanggung jawab bagian layanan arsip statis Dispusip Kota Yogyakarta;  observasi  partisipatif  dengan  mengamati  kegiatan  pemanfaatan  arsip melalui  layanan  arsip  statis  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta;  dan  studi  pustaka  dengan menelusuri  dan  membaca  bahan  pustaka  di  beberapa  perpustakaan.  Data  yang  telah terkumpul  kemudian  diolah  dengan  pendekatan  triangulasi  data  dengan  tahapan: pengklasifikasian  data  dan  pemberian  koding,  analisis  teori,  dan  penulisan  hasil analisis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Akses Arsip Statis Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta
Akses  arsip  statis  adalah  bagian  pengelolaan  arsip  statis  yang  memberikan kemudahan  masyarakat  dalam  pemanfaatan  arsip  statis.  Jeremy,  Woodley,  &  Kupke (dalam  Bettington,  2008,  351)  memaknai  akses  arsip  statis  sebagai  syarat  dan ketentuan  dari  ketersediaan  arsip  yang  dikelola  oleh  lembaga  kearsipan  untuk dimanfaatkan oleh pengguna. Selain itu, akses arsip juga diartikan sebagai wewenang atau izin untuk memanfaatkan arsip (Pugh, 1992,6). Prinsip mendasar akses menurut ketiganya  menekankan  pada  keberadaan  kebijakan  untuk  dapat  memanfaatkan  arsip statis.  Meskipun  secara  prinsip  akses  arsip  statis  terbuka  bagi  publik,  namun  tetap memperhatikan  batasan-batasan  tertentu,  diantaranya  perihal  pembatasan  akses dalam  periode  tertentu.  Menurut  Holbert  (1977,  3)  akses  harus  diberikan  kepada seluruh  lembaga  arsip  yang  dapat  berkontribusi  untuk  membantu  peneliti  atau pengguna arsip, dengan pengecualian apabila arsip dinyatakan tertutup oleh kebijakan hukum atau pembatasan lainnya.
Adapun Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menguraikan definisi  akses  sebagai “ ketersediaan  arsip  sebagai  hasil  dari  kewenangan  hukum  dan otorisasi  legal  serta  keberadaan  sarana  bantu  untuk  mempermudah  penemuan  dan pemanfaatan arsip ”. Pernyataan tersebut juga didukung oleh International Council On Archives  melalui  Committee  On  Best  Practices  and  Standards  Working  Group  On Access dalam Principles of Access to Archives bahwa akses arsip adalah ketersediaan arsip  yang  digunakan  untuk  konsultasi  sebagai  hasil  dari  kewenangan  hukum  dan adanya sarana bantu penemuan kembali arsip. Apabila merujuk pada definisi tersebut, maka  lembaga  kearsipan  harus  menyediakan  sarana  bantu  penemuan  kembali  arsip untuk  mempermudah  arsiparis  dan  pengguna  dalam  penelusuran  arsip.  Selain  itu, lembaga kearsipan juga harus mencermati status keterbukaan dan ketertutupan arsip berdasarkan  kebijakan  yang  berlaku.  Akses  arsip  dalam  makalah  ini  merujuk  pada definisi menurut Jeremy, Woodley, & Kupke (dalam Bettington, 2008, 11), yaitu syarat dan  ketentuan  dari  ketersediaan    arsip  oleh  lembaga  kearsipan  untuk  dipatuhi bersama, khususnya oleh pengguna yang akan mengakses arsip.
Akses arsip statis merupakan salah satu indikator keberhasilan pengelolaan arsip statis. Lembaga kearsipan wajib memastikan ketersediaan arsip statis sehingga dapat diakses  oleh  pengguna  dengan  cepat,  tepat,  dan  lengkap.  Pengguna  dapat  mengakses arsip statis dengan syarat dan ketentuan yang diberlakukan lembaga kearsipan. Secara umum,  akses  arsip  statis  berpedoman  pada Principles  of  Access  to  Archives yang dirumuskan oleh International Council on Archives (ICA) sebagai berikut:
1. The  public  has  the  right  of  access  to  archives  of  public  bodies.    Both  public  and private entities should open their archives to the greatest extent possible;
2. Institutions  holding  archives  make  known  the  existence  of  the  archives,  including the existence of closed materials, and disclose the existence of restrictions that affect access to the archives;
3. Institutions holding archives adopt a pro-active approach to access;
4. Institutions  holding  archives  ensure  that  restrictions  on  access  are  clear  and  of stated duration, are based on pertinent legislation, acknowledge the right of privacy and respect the rights of owners of private materials;
5. Archives are made available on equal and fair terms;
6. Institutions  holding  archives  ensure  that  victims  of  serious  crimes  under international  law  have  access  to  archives  that  provide  evidence  needed  to  assert their human rights and to document violations of them, even if those archives are closed to the general public;
7. Users have the right to appeal a denial of access;
8. Institutions  holding  archives  ensure  that  operational  constraints  do  not  prevent access to archives;
9. Archivists have access to all closed archives and perform necessary archival work on them;
10.  Archivists participate in the decision-making process on access.
Akses  arsip  statis  juga  harus  berpegang  pada  syarat  dan  ketentuan  yang diterapkan di Dispusip Kota Yogyakarta. Ketentuan akses arsip statis di Dispusip Kota Yogyakarta  adalah  Peraturan  Daerah  Nomor  3  Tahun  2017  tentang  Penyelenggaraan Kearsipan  dan  Peraturan  Walikota  Yogyakarta  Nomor  75  Tahun  2017  tentang Pedoman  Akses  dan  Layanan  Arsip  Statis.  Berdasarkan  kedua  ketentuan  tersebut, pihak yang memperoleh izin akses arsip statis yaitu pengguna yang memiliki hak dan syarat  melaksanakan  kewajiban  dalam  akses  arsip  statis.  Adapun  arsip  yang  dapat diakses, menurut kedua ketentuan tersebut antara lain: “ arsip statis mengenai putusan badan  peradilan,  arsip  statis  mengenai  ketetapan,  peraturan,  surat  edaran,  ataupun bentuk  kebijakan  lain,  baik  yang  tidak  berlaku  mengikat  maupun  mengikat  ke  dalam ataupun  keluar  serta  pertimbangan  lembaga  penegak  hukum,  arsip  statis  mengenai surat perintah penghentian penyidikan atau penuntutan, arsip statis mengenai rencana pengeluaran  tahunan  penegak  hukum,  arsip  statis  mengenai  laporan  hasil pengembalian uang hasil korupsi, dan arsip terbuka untuk umum. ”
Pada dasarnya, sifat arsip statis prinsipnya terbuka untuk publik (Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009, 2009). Hal ini karena fungsi utama arsip statis sebagai referensi utama pengetahuan kesejarahan masyarakat. Meski demikian tidak semua arsip statis dapat diakses oleh masyarakat. Hal tersebut diatur dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan  pasal  64  ayat  3  bahwa “ akses  arsip  statis  didasarkan pada  sifat  keterbukaan  dan  ketertutupan  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan perundang-undangan ”. Penutupan  akses  arsip  statis  harus  ditaati  oleh  lembaga kearsipan  sebagai  organisasi  yang  menyediakan  akses.  Pembatasan akses  arsip  statis juga  mempertimbangkan  permintaan  dari  pihak  pencipta  atau  pihak  yang  memiliki arsip (Bettington, 2008, 352). Penentuan penutupan akses arsip statis di Dispusip Kota Yogyakarta  juga  didasarkan  pada  permintaan  pencipta  arsip  sebelum  dilaksanakan penyerahan  arsip  statis.  Apabila  instansi  pencipta  mensyaratkan  suatu  arsip  statis
ditutup,  maka  Dispusip  Kota  Yogyakarta  harus  patuh  terhadap  persyaratan  tersebut. Arsiparis  Dispusip  Kota  Yogyakarta  harus  mampu  memberikan  pemahaman  kepada pengguna  ketika  pengguna  terkait  penutupan  akses  arsip  statis  tersebut.  Apabila terdapat  pengguna  yang  tetap  akan  mengakses  arsip  statis  yang  ditutup,  maka pengguna  harus  mendapatkan  izin  resmi  dari  instansi  pencipta.  Arsiparis  Dispusip Kota Yogyakarta juga dapat berkomunikasi terlebih dahulu dengan pejabat struktural.
Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta  memberikan  akses  arsip statis  ketika  ada  permintaan  dari  pengguna.  Setiap  pengguna  dapat  mengakses  arsip statis,  baik  itu  mahasiswa,  peneliti,  atau  masyarakat  umum,  disertai  dengan permohonan.  Permohonan  digunakan  sebagai  bukti  pertanggungjawaban  bagi arsiparis.
Selain  ketentuan,  akses  arsip  juga  berkaitan  erat  dengan  syarat  pemanfaatan arsip  statis.  Syarat  akses  arsip  statis  adalah  ketersediaan  fasilitas  penelusuran  arsip. Fasilitas  akses  arsip  statis  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta  tersedia  dalam  dua  bentuk, manual  dan  elektronik.  Akses  arsip  statis  bentuk  manual  tersedia  dalam  daftar  arsip statis  dan  inventaris  arsip  statis.  Kedua  sarana  tersebut  disimpan  secara  tersusun berdasarkan tahun pengolahan di lemari ruang layanan Dispusip Kota Yogyakarta.

## Gambar 1. Sarana Temu Kembali Konvensional
Sarana temu kembali arsip statis yang disusun Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota  Yogyakarta  merupakan  hasil  pengolahan  arsip  pada  tahun  2012  sampai  tahun 2019. Sarana temu kembali tersebut, yaitu daftar arsip kartografi, kearsitekturan, dan gambar  teknik,  daftar  arsip  tekstual,  inventaris  arsip  tekstual,  daftar  arsip  foto,  dan daftar arsip rekaman suara. Oleh karena perkembangan teknologi informasi, Dispusip Kota Yogyakarta juga menyediakan fasilitas sarana temu kembali arsip statis otomatis, yakni  aplikasi  Citra  Arsip  Foto  Jogja  Istimewa  (CYNTIA)  dan  aplikasi  Melacak  Arsip Melalui  Layar  Kaca  (MARISKA).  Aplikasi  CYNTIA  dan  MARISKA  masing-masing  telah memuat  khazanah  arsip  foto  sebesar  10.128  item  yang  siap  diakses  oleh  pengguna. CYNTIA  dan  MARISKA  mempunyai  fungsi  yang  berbeda.  CYNTIA  diperuntukkan sebagai  sarana  temu  kembali  arsip  foto,  sedangkan  MARISKA  diperuntukkan  sebagai sarana  temu  kembali  arsip  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  namun  masih  dalam tahap  pengembangan  sampai  saat  ini. P enambahan  konten  sedianya  dilaksanakan tahun  ini  sesuai  dengan  rencana  kerja  yang  telah  ditetapkan  pada  awal  tahun  oleh Dispusip Kota Yogyakarta.
Berdasarkan  wawancara  dengan  Sugeng  Purnomo,  A.Md.,  arsiparis  penyelia Dispusip  Kota  Yogyakarta,  menjelaskan  bahwa  CYNTIA  telah  berbasis online tetapi
belum  dapat  diakses  optimal  oleh  publik  sebab  sistem  yang  masih  menyatu  dengan OPAC  Perpustakaan  Kota  Yogyakarta.  Hal  tersebut  juga  terjadi  sebab  keterbatasan server yang  disediakan  oleh  Dinas  Komunikasi  Informatika  dan  Persandian  Kota Yogyakarta.  Adapun  MARISKA  adalah  aplikasi  internal  berbasis offline yang  hanya tersedia di komputer ruang layanan Dispusip Kota Yogyakarta.
Syarat  berikutnya  supaya  arsip  dapat  diakses  adalah  ketersediaan  arsip,  secara fisik  maupun  informasi.  Ketersediaan  arsip  merujuk  pada  format  media  rekam informasi,  tema  arsip  statis,  dan  kondisi  fisik  arsip  statis.  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kota Yogyakarta memiliki khazanah arsip statis berbagai bentuk dan media, antara lain: arsip foto, arsip kartografi, gambar teknik, dan kearsitekturan, serta arsip audio visual yang terdiri dari arsip audio/rekaman suara (kaset C60/C90), arsip audio video (kaset  mikro,  kaset  mini  DV,  kaset  Betamax,  dan  kaset  VHS),  arsip  audio  video media  baru  (CD/DVD,  mini  DVD),  dan  arsip  film  (pita  roll  film).  Arsip  bentuk  khusus yang  sudah  dapat  diakses  oleh  pengguna  adalah  arsip  foto,  arsip  kartografi, kearsitekturan, dan gambar teknik, serta arsip rekaman suara. Sebagian lainnya belum dapat  diakses  lantaran  keterbatasan  alat  pemutar  arsip  yang  dimiliki  oleh  Dispusip Kota  Yogyakarta  untuk  mengidentifikasi  arsip  tersebut.  Arsip  statis  yang  dilayankan kepada publik juga diklasifikasikan berdasarkan pencipta arsipnya diantaranya: arsip Sekretariat  DPRD  Kota  Yogyakarta,  arsip  Kantor  Pelayanan  Pajak  Daerah  Kota Yogyakarta,  arsip  Dinas  Perekonomian  Kota  Yogyakarta,  arsip  Badan  Pembinaan Pendidikan  Pelaksanaan  Pedoman  Penghayatan  dan  Pengamalan  Pancasila  (BP7) Daerah Tingkat II Yogyakarta, arsip Pasar Sentul, dan sebagainya.
Arsip statis yang dikelola oleh Dispusip Kota Yogyakarta disimpan di Depo Arsip Statis,  kecuali  arsip  kartografi,  kearsitekturan,  dan  gambar  teknik  yang  disimpan  di Depo  Arsip  Inaktif.  Seluruh  ruangan  yang  terdapat  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta mempunyai  penanggung  jawab  ruangan,  termasuk  Depo  Arsip  Statis.  Hal  tersebut dilakukan  agar  terdapat  batasan  akses  bagi  pihak  yang  tidak  berkepentingan  dalam mengakses arsip statis. Selain itu, pengamanan fisik tersebut juga sebagai upaya untuk melindungi  fisik  dan  keutuhan  informasi  arsip  statis.  Adapun  volume  khazanah  arsip statis yang terdapat di Depo Arsip Statis Dispusip Kota Yogyakarta:
Tabel 1. Volume arsip statis di Depo Arsip Statis

## Pemanfaatan Arsip Statis Melalui Layanan Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta
Layanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lembaga kearsipan untuk memenuhi  kebutuhan  pengguna  atas  informasi  yang  terekam  dalam  arsip.  Dalam konteks  administrasi  publik,  layanan  arsip  dikategorikan  sebagai  pelayanan  publik. Pelayanan  publik  dapat  diartikan  sebagai  suatu  program  pemerintah  dalam menyediakan  segala  hal  yang  dibutuhkan  masyarakat  melalui  fungsi public servant yaitu  melayani  kepentingan  masyarakat  sesuai  dengan  aturan  yang  berlaku  (Ulum,
No Jenis Arsip Jumlah Tempat Simpan Lokasi Simpan 1 Arsip tekstual 30.318 nomor arsip Roll ’ o Pack Depo Arsip Statis 2 Arsip Rekaman Suara 855 kaset Laci Arsip Rekaman Suara Depo Arsip Statis 3 Arsip foto positif 12.445 foto Roll ’ o Pack Depo Arsip Statis 4 Arsip Foto negative 6041 foto Roll ’ o Pack Depo Arsip Statis
2018, 7). Selain itu, menurut Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Pasal 1 ayat 1 mendefinisikan bahwa:
“Pelayanan  publik  adalah  kegiatan  atau  rangkaian  kegiatan  dalam  rangka pemenuhan  kebutuhan  pelayanan  sesuai  dengan  peraturan  perundang-undangan bagi  setiap  warga  negara  dan  penduduk  atas  barang,  jasa,  dan/atau  pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik”
Berdasarkan definisi tersebut, penyelenggara pelayanan publik harus menyelenggarakan  layanan  yang  dibutuhkan  oleh  publik  sesuai  dengan  tugas  pokok dan fungsinya, termasuk lembaga kearsipan.
Kebutuhan  masyarakat  yang  dilayani  oleh  lembaga  kearsipan  berupa  layanan informasi yang terekam dalam arsip, terutama arsip statis. Menurut Jeremy, Woodley, dan Kupke (dalam Bettington, 2008, 361), layanan arsip mengarah pada kegiatan yang membantu  orang  untuk  menggunakan  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  untuk kepentingan  penelitian.  Lembaga  kearsipan  harus  memberikan  fasilitas  kepada pengguna untuk menggunakan arsip secara mudah, cepat, tepat, dan lengkap. Layanan arsip juga diuraikan oleh Pugh (1992, 6) sebagai aktivitas yang dilakukan oleh arsiparis untuk  mempertemukan  antara  pengguna  dan  arsip  dalam  memenuhi  kebutuhan pengguna  yang  bersangkutan.  Peranan  arsiparis  sangat  dibutuhkan  dalam  kegiatan layanan arsip. Arsiparis merupakan orang yang secara langsung membantu pengguna dalam menyediakan arsip yang dibutuhkan.
Dalam  konteks  kebijakan,  berdasarkan  Lampiran  Peraturan  Kepala  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Akses  dan Layanan  Arsip  Statis  layanan  arsip  statis  dipahami  sebagai “ penyediaan  arsip  statis kepada  pengguna  arsip  statis  yang  sah,  termasuk  penggandaan  arsip  statis  sesuai dengan  ketentuan  peraturan  perundang-undangan ”. Berdasarkan  definisi  tersebut, layanan  arsip  statis  merupakan  fasilitas  yang  disediakan  lembaga  kearsipan  kepada masyarakat untuk memudahkan akses arsip  sesuai dengan kebutuhan. Layanan arsip statis  diberikan  kepada  pengguna  arsip  statis  yang  sah,  telah  memenuhi  syarat  dan ketentuan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Layanan  arsip  merupakan  fasilitas  penghubung  antara  pengguna  dan  lembaga kearsipan dalam mewujudkan kegiatan akses arsip. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta memfasilitasi beberapa layanan arsip statis yang dapat dimanfaatkan oleh  pengguna.  Layanan  arsip  statis  tersebut  antara  lain:  layanan  peminjaman  arsip, layanan  alih  media,  layanan  konsultasi,  layanan  penerimaan  kunjungan,  dan  layanan restorasi.  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta  menyelenggarakan layanan  arsip  statis  melalui  serangkaian  prosedur  yang  telah  ditentukan.  Prosedur tersebut harus dipatuhi oleh seluruh pihak yang terlibat, yakni arsiparis dan pengguna arsip.  Adapun  prosedur  pelaksanaan  layanan  peminjaman  arsip  statis  sebagaimana diatur dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 75 Tahun 2017 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis dapat dicermati pada bagan alur berikut:
Gambar 2. Bagan prosedur layanan arsip statis di Dispusip Kota Yogyakarta
Bagan alur tersebut merupakan gambaran umum pelaksanaan layanan arsip statis di  Dispusip  Kota  Yogyakarta.  Penjelasan  dari  bagan  prosedur  layanan  arsip  statis  di Dispusip Kota Yogyakarta:
1. Pengguna  datang  ke  Dispusip  Kota  Yogyakarta  dengan  membawa  persyaratan administratif  berupa fotocopy identitas  diri,  surat  izin  penelitian/surat rekomendasi  dari  instansi  yang  bersangkutan,  atau  surat  rekomendasi  dari instansi  berwenang  bagi  Warga  Negara  Asing.  Dalam  hal  pengguna  tidak membawa  persyaratan  tersebut  maka  pengguna  tetap  dapat  mengakses  arsip dengan mengisi formulir pendaftaran dan buku tamu.
2. Setelah  memperoleh  izin  berupa  disposisi  dari  pimpinan  Dispusip  Kota Yogyakarta, kluster layanan arsip dapat langsung melayani pengguna arsip.
3. Pengguna  bertemu  dengan  petugas  layanan  atau  arsiparis  untuk  berkonsultasi terkait arsip yang dibutuhkan.
4. Pengguna  mengembalikan  arsip  kepada  petugas  layanan  setelah  selesai digunakan.
Pengguna  dapat  menggandakan  arsip  yang  dibutuhkan  melalui  layanan reproduksi atau penggandaan arsip. Penggandaan arsip dilakukan oleh Dispusip Kota Yogyakarta  dengan  cara fotocopy atau  alih  media  arsip.  Penggandaan  arsip  dapat diminta oleh pengguna kepada arsiparis melalui tahapan berikut ini:
1. Pengguna  menyampaikan  permintaan  penggandaan  arsip  kepada  arsiparis bagian layanan untuk kemudian ditindaklanjuti.
2. Pengguna mengisi formulir permohonan penggandaan arsip.
3. Arsip yang telah digandakan dapat dimanfaatkan oleh pengguna.
Jika pengguna membutuhkan layanan penggandaan arsip maka dibebankan biaya sebesar  biaya  yang  dikeluarkan  oleh  Dispusip  Kota  Yogyakarta  untuk  melakukan penggandaan  arsip  diluar  kantor.  Penggandaan  arsip  yang  dapat  dilakukan  di  kantor Dispusip Kota Yogyakarta hanya penggandaan arsip tekstual dengan ukuran kertas A4/ F4 melalui metode scan atau alih media arsip.
Selain berpedoman kepada Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 75 Tahun 2017, pelaksanaan  layanan  arsip  statis  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta  juga  diatur  dalam Standar  Operasional  Prosedur  (SOP).  Berdasarkan  SOP  tersebut,  waktu  penyelesaian layanan peminjaman arsip dilakukan dalam kurun waktu 75 menit dengan pelaksana kegiatan layanan adalah arsiparis.
Faktor-Faktor  yang  Mempengaruhi  Keberhasilan  Akses  dan  Pemanfaatan  Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta

## 1. Arsiparis
Arsiparis  memiliki  peran  penting  dalam  kegiatan  layanan  arsip.  Namun  secara umum, layanan arsip di Dispusip Kota Yogyakarta melibatkan seluruh pegawai baik itu arsiparis  maupun  pejabat  struktural.  Layanan  konsultasi  dan  peminjaman  dapat dilakukan  oleh  kepala  bidang,  kepala  seksi,  arsiparis,  tenaga  teknis,  tenaga  bantuan, serta  analis  data  &  informasi.  Arsiparis  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta  berjumlah  13 orang, terdiri dari 2 arsiparis ahli madya, 2 arsiparis ahli muda, 1 arsiparis mahir, dan selebihnya  adalah  arsiparis  penyelia.  Setiap  arsiparis  memiliki  kesempatan  untuk meningkatkan kompetensi, terutama melalui diklat maupun workshop lainnya. Selain itu, arsiparis sudah seharusnya memiliki literasi digital dan komunikasi antar personal.
Berkaitan dengan beban kerja, waktu operasional layanan arsip di Dispusip Kota Yogyakarta  dibagi  ke  dalam  5  hari  kerja  dari  hari  Senin-Jumat.  Adapun  pembagian petugas diatur sebagai berikut: hari Senin dan Jumat terdapat 3-4 orang yang bertugas, sedangkan  hari  Selasa,  Rabu,  dan  Kamis  terdapat  6  orang  yang  bertugas.  Perbedaan jumlah  personil  yang  bertugas  tersebut  dilakukan  untuk  mengantisipasi  layanan penerimaan  kunjungan  yang  dijadwalkan  pada  hari  Selasa,  Rabu,  dan  Kamis  oleh Bagian Protokol Pemerintah Kota Yogyakarta.

## 2. Sarana dan Prasarana
Layanan  arsip  dapat  berjalan  sesuai  prosedur  apabila  tersedia  sarana  dan  prasarana yang menunjang pelaksanaannya. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta menyediakan beberapa sarana dan prasarana dalam menunjang pelaksanaan kegiatan layanan arsip. Adapun sarana dan prasarana layanan arsip meliputi:
a.  Ruang  baca  layanan,  terletak  di  bagian  depan  kantor  Kluster  Kearsipan Ngampilan, dan digunakan sebagai tempat berlangsungnya kegiatan layanan. Pengguna dapat membaca arsip dan berkonsultasi dengan petugas layanan di ruangan  tersebut.  Ruang  layanan  adalah  satu-satunya  ruangan  yang  dapat diakses  oleh  pengguna  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta  terkait  dengan  kegiatan layanan arsip.
b.  Loker  penitipan  barang,  yaitu  fasilitas  yang  dapat  digunakan  oleh  pengguna untuk  menyimpan  barang  bawaan.  Pengguna  harus  meletakkan  barang bawaannya  termasuk  tas  di  dalam  loker  penitipan  barang.  Hal  tersebut menjadi  salah  satu  tata  tertib  yang  harus  dipatuhi  oleh  pengguna  di  ruang layanan.  Pengguna  harus  dipastikan  tidak  membawa  barang  yang  dapat merusak fisik dan isi informasi dari arsip.
c.  Formulir  layanan,  terdiri  dari  formulir  layanan  peminjaman  arsip  statis, formulir surat izin penggandaan arsip, dan formulir peminjaman arsip media baru. Ketiga formulir tersebut juga menjadi syarat pengganti, khususnya bagi masyarakat  umum,  yang  tidak  memiliki  surat  pengantar  dari  institusi  resmi. Pengguna wajib mengisi formulir tersebut sebagai bukti pertanggungjawaban untuk arsiparis yang melaksanakan tugas layanan arsip.
d.  Buku  layanan,  adalah  buku  yang  harus  diisi  oleh  pengguna  yang memanfaatkan arsip, digunakan sebagai syarat minimal pengguna ketika tidak membawa persyaratan administrasi.
e.  Buku  referensi,  adalah  bahan  pustaka  yang  menjadi  koleksi  Dispusip  Kota Yogyakarta  dari  kegiatan  penelusuran  arsip,  antara  lain:  biografi  tokoh,
catatan  perjalanan  Pemerintah  Kota  Yogyakarta,  dan  buku  yang  terkait dengan makanan tradisional.

## KESIMPULAN
Akses dan pemanfaatan arsip statis di Dispusip Kota Yogyakarta diselenggarakan dengan  memperhatikan  syarat  dan  ketentuan.  Ketentuan  akses  arsip  pada  Dispusip Kota  Yogyakarta  merujuk  Peraturan  Daerah  Nomor  3  Tahun  2017  tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 75 Tahun 2017 tentang  Pedoman  Akses  dan  Layanan  Arsip  Statis.  Berdasarkan  kebijakan  tersebut, yang  diizinkan  mengakses  arsip  statis  yaitu  pengguna  yang  telah  memenuhi  syarat administratif yang diberlakukan di Dispusip Kota Yogyakarta. Adapun arsip yang dapat diakses  diantaranya  arsip  statis  mengenai  putusan  badan  peradilan,  arsip  statis mengenai  ketetapan,  peraturan,  surat  edaran,  ataupun  bentuk  kebijakan  lain,  dan sebagainya. Syarat akses arsip statis merujuk pada ketersediaan fasilitas penelusuran arsip dan ketersediaan arsip itu sendiri. Dispusip Kota Yogyakarta mempunyai fasilitas penelusuran arsip dalam bentuk manual melalui daftar arsip statis dan inventaris arsip serta bentuk elektronik melalui aplikasi Citra Arsip Foto Jogja Istimewa (CYNTIA) dan Melacak  Arsip  Melalui  Layar  Kaca  (MARISKA).  Dispusip  Kota  Yogyakarta  mengelola arsip statis dalam berbagai bentuk dan media. Selain itu, arsip statis yang dapat diakses juga dikategorikan berdasarkan pencipta arsip dari instansi di lingkungan pemerintah Kota Yogyakarta.
Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Yogyakarta  menyediakan  layanan peminjaman arsip, layanan konsultasi, dan reproduksi arsip. Penyelenggaraan layanan arsip  statis  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta  melalui  prosedur  dalam  Peraturan  Walikota Yogyakarta  Nomor  75  Tahun  2017  dengan  beberapa  tahapan  diantaranya  pengguna arsip  datang  ke  Dispusip  Kota  Yogyakarta  dengan  melengkapi  persyaratan administrasi,  setelah  didisposisi  oleh  pimpinan  Dispusip  Kota  Yogyakarta,  pengguna bertemu  dengan  petugas  layanan  untuk  konsultasi  arsip  yang  dibutuhkan,  kemudian arsip  dapat  dimanfaatkan  oleh  pengguna,  setelah  itu  pengguna  mengembalikan  arsip kepada petugas layanan. Pengguna dapat mengajukan permohonan layanan reproduksi arsip  kepada  petugas  dengan  cara fotocopy atau  alih media  arsip.  Selain berpedoman kepada  Peraturan  Walikota  Yogyakarta  Nomor  75  Tahun  2017,  pelaksanaan  layanan arsip  statis  juga  diatur  dalam  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  layanan peminjaman  arsip  dan  konsultasi  arsip.  Adapun  faktor-faktor  yang  mempengaruhi keberhasilan  akses  dan  pemanfaatan  arsip  statis  di  Dispusip  Kota  Yogyakarta  adalah terkait  arsiparis  bagian  layanan  dan  sarana  dan  prasarana  yang  tersedia  untuk memudahkan  dan memberikan kenyamanan kepada pengguna dalam mengakses dan memanfaatkan arsip statis sesuai dengan kebutuhan.

## DAFTAR PUSTAKA
Bettington,  Jackie.  (ed).  2008. Keeping  Archives .  Canberra:  Australian  Society  of Archivist
Bungin,  Burhan,  2011. Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial Lainnya . Jakarta: Prenada Media Group
Duranti,  Luciana  &  Franks,  Patricia  C.  2017. Encyclopedia of Archival Science . London: Rowman & Littlefield
Holbert,  E  Sue.  1977. Archives & Manuscripts : Reference & Access .  Chicago:  Society  of American Archivists
Moleong,  Lexy  J.  2014. Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung:  Remaja Rosdakarya
Pugh,  Mary  Jo.  1992. Providing  Reference  Service  For  Archives  and  Manuscripts . Chicago: Society of American Archivists
Schellenberg,  T.R.  1996. Modern Archives: Principles and Techniques .  Chicago:  The Soeciety of American Archivists
Semiawan,  Conny  R.  2010. Metode  Penelitian  Kualitatif  :  Jenis,  Karakteristik  dan Keunggulannya . Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia
Ulum,  M  Chazienul.  2018. Public  Service  :  Tinjauan  Teoritis  dan  Isu-isu  Strategis Pelayanan Publik . Malang : UB Press
Lampiran Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2011 Tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis
Peraturan  Walikota  Yogyakarta  Nomor  75  Tahun  2017  tentang  Pedoman  Akses  dan Layanan Arsip Statis
Peraturan  Walikota  Yogyakarta  Nomor  86  Tahun  2016  Tentang  Susunan  Organisasi, Kedudukan,  Fungsi  dan  Tugas,  Tata  Kerja  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta
Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan  Daerah  Kota  Yogyakarta  Nomor  5  Tahun  2016  tentang  Pembentukan  dan Susunan Perangkat Daerah Kota Yogyakarta
International  Council  on  Archives.  2000. General International Standar for Archival Description (ISAD(G)) . Canada: International Council on Archives
Committee  on  Best  Practices  and  Standards  Working  Group  on  Acccess.  2012.
Principles of Access to Archives . France: International Council on Archives