## INTERNATIONAL JOURNAL OF COMMUNITY SERVICE LEARNING
Revised : July 12, 2022 Accepted : September 03, 2022 Published  : November 25, 2022
Publisher: Undiksha Pres s Licensed: This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License

## Pelatihan  Pengelolaan  Arsip  Bagi  Perangkat  Desa  Sinduharjo Ngaglik Sleman
Wahyu Rusdiyanto 1* , Yudit Ayu Respati 2 , Clarissa Yovianintyas 3
1,2,3 Sarjana Terapan Administrasi Perkantoran, Universitas Negeri Yogyakarta, Yogyakarta, Indonesia *Corresponding author: wahyu_rusdiyanto@uny.ac.id

## Abstrak
Pengelolaan  arsip  yang  baik  akan  mendorong  terciptanya good  governance. Transparansi  dan  akuntabilitas perangkat  pemerintahan  dicapai  melalui  arsip  yang  akurat  dan  dapat  diandalkan  sebagai  sebuah  alat  untuk memastikan perlakuan adil bagi masyarakatnya. Akan tetapi, keterampilan pengelolaan arsip menjadi salah satu keterampilan  yang  jarang  dimiliki  oleh  perangkat  pemerintah  desa,  salah  satunya  pada  Desa  Sinduharjo  yang berada  di  Kecamatan  Ngaglik,  Kabupaten  Sleman.  Pengabdian  kepada  masyarakat  ini  bertujuan  untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan melaksanakan pelatihan kearsipan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan  pengelolaan  arsip  bagi  perangkat  desa  Sinduharjo,  Kecamatan  Ngaglik,  Kabupaten  Sleman. Kegiatan  pengabdian  ini  dilaksanakan  dengan  bentuk  kegiatannya  menggunakan  metode  ceramah,  pemaparan sistem  kearsipan,  dan  pelatihan  pengelolaan  arsip  fisik.  Khalayak  sasaran  dalam  pengabdian  ini  adalah perangkat  desa  Sinduharjo  Ngaglik  Sleman.  Kegiatan  ini  menghasilkan  luaran  berupa  pengetahuan  dan keterampilan peserta  yang  semakin  baik  dibuktikan  dengan  rata-rata  hasil pre  test peserta  (sebelum pelatihan) adalah 4,3 sedangkan rata-rata hasil post test peserta (setelah pelatihan) adalah 7,35. Hasil pengabdian kepada masyarakat  ini  diharapkan  mampu  mengatasi  segala  permasalahan  kearsipan  yang  dialami  perangkat  desa Sinduharjo, Kecamatan Ngaglik, Kabupaten Sleman.
Kata Kunci: Pelatihan, Kearsipan, Perangkat desa.

## Abstract
Good records management will encourage  the creation of good governance. Transparency and accountability of government officials is achieved through accurate and reliable records as a tool to ensure fair treatment for the  people.  However,  archive  management  skills  are  skills  that  are  rarely  possessed  by  village  government officials, one of which is in Sinduharjo Village, which is in Ngaglik District, Sleman Regency. This community service aims to overcome these problems by carrying out archives training to provide knowledge and skills in archive management for Sinduharjo village officials, Ngaglik District, Sleman Regency. This service activity is carried out in the form of activities using the lecture method, presentation of the filing system, and training in managing physical archives. The target audience in this service is the village apparatus of Sinduharjo Ngaglik Sleman.  This  activity  produced  outputs  in  the  form  of  participants'  knowledge  and  skills  which  were  getting better  as  evidenced  by  the  average  participant  pre-test  result  (before  training)  was  4.3  while  the  average participant  post-test  result  (after  training)  was  7.35.  The  results  of  this  community  service  are  expected  to  be able  to  overcome  all  archival  problems  experienced  by  Sinduharjo  village  officials,  Ngaglik  District,  Sleman Regency.
Keywords: Training, Record Management, Village government.

## 1. PENDAHULUAN
Desa  merupakan  suatu  kesatuan  hukum,  dimana  terdapat  suatu  masyarakat  yang menetap  dan  berkuasa  mengadakan  pemerintahan  sendiri (Hasjimzoem,  2014;  Satriawan, 2013) . Unsur desa yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya yaitu wilayah, penduduk, tata  hidup,  dan  otonomi.  Desa  merupakan  unsur  yang  tidak  dapat  dikesampingkan  dari sebuah  negara,  pembangunan  desa-desa  dan  masyarakat  desa  tentu  akan  memberikan kontribusi pada pembangunan suatu negara secara keseluruhan. Kemajuan di sebuah negara
bergantung pada kemajuan dan pembangunan desa-desanya (Kaur & Parashar, 2021; Larasati & Adhitama, 2018) . Pembangunan baik secara fisik maupun non fisik, merupakan gabungan proses  sosial,  ekonomi,  dan  institusional  yang  mencakup  usaha-usaha  guna  mencapai kehidupan  yang  lebih  baik (Pauliuk  &  Hertwich,  2019;  Riskayanti  et  al.,  2022) . Pembangunan  desa  telah  menjadi  perhatian  utama  bagi  pemerintah,  mulai  era  kemerdekaan Indonesia  hingga  saat  ini.  Tujuan  utama  pembangunan  desa  oleh  pemerintah  adalah  untuk mengurangi  angka kemiskinan, pengangguran, dan juga ketimpangan bagi masyarakat desa. Penelitian terdahulu menyatakan bahwa pembangunan desa merupakan serangkaian kegiatan yang  berfokus  pada  pembangunan  fisik  sebagai  tujuan  utama  dan  bersamaan  dengan pembangunan  masyarakat  desa  sebagai  aspek  sumber  daya  manusia (Neumeier,  2012; Pauliuk & Hertwich, 2019; Puspitasari, 2015) . Pembangunan pedesaan seharusnya mengarah pada  peningkatan  kesejahteraan  masyarakat  pedesaan  melalui  pemberdayaan    masyarakat desa (Chotimah  et  al.,  2019;  Di  Iacovo  et  al.,  2014) .  Pembangunan  desa  membutuhkan dukungan  serta  keterlibatan  penuh  dari  seluruh  perangkat  pemerintahan  desa.  Menurut Peraturan Pemerintah No.72 Tahun 2005, pemerintah desa disebut dengan nama lain kepala desa,  dan  perangkat  desa  menjadi  unsur  penyelenggara  pemerintahan  desa.  Pembangunan desa  merupakan  bagian  integral  dari  pembangunan  nasional.  Oleh  karenanya,  pemerintah pusat  juga  dituntut  untuk  memberikan  kontribusi  dan  penyediaan  keperluan  pembangunan desa, sebagai salah satu usaha membangun negara secara keseluruhan.
Menurut UU no. 6 tahun 2014, menjelaskan bahwa tujuan pembangunan desa adalah meningkatkan  kesejahteraan  dan  kualitas  hidup  masyarakat  desa,  serta  menanggulangi kemiskinan  dengan  mengembangkan  potensi  lokal.  Pemerintah  Indonesia  sendiri  telah menunjukkan kepedulian yang luar biasa terkait usaha peningkatan pembangunan desa, salah satunya dengan memberikan sokongan dana bagi tiap-tiap desa di Indonesia. Pemberian dana desa telah diwujudkan mulai tahun 2015 hingga saat ini, dengan besaran anggaran yang terus meningkat.  Sekjen  Kemendagri  menyatakan  bahwa  setidaknya  lebih  dari  250  triliun  rupiah dana  desa  yang  telah  diturunkan,  sebagai  bentuk  kepedulian  pemerintah  terhadap pembangunan desa. Pengalokasian dana desa hingga tahun 2019 telah menjangkau lebih dari 70.000  desa  di  Indonesia,  dan  telah  berhasil  membangun  sejumlah  infrastruktur  penting seperti  jalan  desa,  irigasi,  pasar  desa,  hingga  pos  pelayanan  terpadu  (Posyandu)  sebagai fasilitas  kesehatan.  Tahun  2021  sendiri,  fokus  utama  pembangunan  desa  telah  mengalami sedikit  pergeseran,  menurut  Kementerian  Keuangan  anggaran  yang  dialokasikan  untuk pembangunan desa pada 2021 adalah lebih dari 70 triliun rupiah. Fokus pembangunan akan ditujukan pada peningkatan kinerja pelaksanaan desa, serta mendukung pemulihan ekonomi masyarakat desa. Kebijakan ini menjadi salah satu wujud penanggulangan dampak pandemi Covid-19  yang  berdampak  bagi  berbagai  lapisan  masyarakat,  terutama  masyarakat  desa sebagai unsur terkecil dari sebuah negara. Kebijakan-kebijakan serta suntikan dana beberapa tahun ini, menunjukkan kepedulian pemerintah terhadap kesuksesan pembangunan desa-desa di Indonesia.
Kebijakan-kebijakan dan suntikan anggaran dari  pemerintah pusat  ini tentunya perlu dikelola  secara  baik  dan  bijaksana  oleh  perangkat  pemerintahan  desa.  Pelaporan  dan dokumen-dokumen  lainnya  perlu  dipenuhi  oleh  perangkat  pemerintah  desa  guna mempertanggungjawabkan  anggaran  pembangunan  desa,  serta  menjadi  bukti  sahih  terkait usaha-usaha yang telah dilakukan dalam pengembangan desa tersebut. Kegiatan pengelolaan pemerintahan  tentunya  tidak  akan  pernah  lepas  dari  dokumen-dokumen  penting  dan kearsipan.  Para  perangkat  pemerintahan  desa  dituntut  untuk  memiliki  kemampuan  dalam mengelola  dokumen/arsip  desa,  baik  dalam  membuat  maupun  menyimpan  dokumen- dokumen  tersebut.  Dokumen  serta  kearsipan  menjadi  salah  satu  aspek  penting  yang  harus dipenuhi dan dikuasai oleh aparatur desa. Terlebih lagi pada era Internet of Things (IoT) saat ini,  dokumen  cetak  telah  digantikan  oleh  dokumen  elektronik  yang  dikirim  dan  diterima
melalui media surat elektronik (e-mail) . Oleh karena itu, pelatihan bagi sumber daya manusia aparatur  desa  terkait  kearsipan  menjadi  sangat  penting  untuk  dilakukan.  Perangkat pemerintahan  desa  atau  aparatur  desa  mayoritas  bukan  berasal  dari  masyarakat  perkotaan yang  berlatar  belakang  pendidikan  tinggi  dan  familiar  dengan  internet  serta  teknologi. Aparatur desa sering kali berasal dari usia dewasa produktif, berasal dari desa setempat, dan memiliki  latar  belakang  yang  bermacam-macam.  Hal  ini  sejalan  dengan  pernyataan  Bapak Faisal  Nur  Achmad  selaku  sekretaris  desa  Sinduharjo,  melalui  wawancara  mendalam  yang dilakukan oleh tim pengabdi, beliau menyatakan bahwa perangkat pemerintahan desa berasal dari masyarakat sekitar yang sangat perlu bimbingan serta pelatihan terkait kearsipan sebagai bekal  untuk  mengelola  banyaknya  dokumen  desa.  Keterampilan  kearsipan  baik  digital maupun  cetak,    menjadi  hal  yang  perlu  dikuasai  oleh  seluruh  aparatur  desa  guna  menjaga keamanan bukti sahih pengelolaan desa.
Arsip  merupakan  catatan  tertulis  yang  memuat  keterangan  atau  informasi  mengenai suatu  subjek  ataupun  peristiwa,  yang  digunakan  untuk  bantuan  pengingat (Cheng,  2018; Oktaviani  &  Nelisa,  2015;  Tough,  2012) .  Arsip  saat  ini  memiliki  berbagai  jenis  yang  jauh lebih luas daripada tulisan, yaitu dapat berupa audio, video, audio visual, dan file elektronik. Kearsipan sendiri menjadi sumber ingatan, informasi, serta alat pengawasan yang krusial bagi setiap organisasi dalam hal perencanaan, pengembangan, pertanggungjawaban, pengendalian, dan  kegiatan  lain  dalam  organisasi  tersebut.  Pengertian  mengenai  kearsipan  tersebut menunjukkan  betapa  pentingnya  pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  benar  dalam  suatu organisasi, dapat berfungsi sebagai bukti nyata atas segala kegiatan organisasi. Menurut UU No.  43  Tahun  2009,  tujuan  kearsipan  adalah  sebagai  alat  bukti  yang  sah,  bukti pertanggungjawaban,  bukti  terpercaya,  dan  lainnya.  Pengelolaan  arsip  yang  baik  akan mendorong  terciptanya good  governance. Pelayan  publik  dituntut  untuk  menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab mereka secara efisien, efektif, dan transparan (Saputro, 2015) . Transparansi dan akuntabilitas perangkat pemerintahan dicapai melalui arsip yang akurat dan dapat diandalkan sebagai sebuah alat untuk memastikan perlakuan adil bagi masyarakatnya. Ketersediaan  arsip  merupakan  aspek  penting  bagi  proses  pemerintahan  dalam  mencapai tujuan-tujuan pemerintahan (Wijayanti & Arfa, 2021; Yuliani, 2021) . Arsip menjadi elemen penting bagi akuntabilitas pemerintahan, yakni dalam hal menjaga demokrasi yang transparan dan  keterbukaan  informasi  bagi  masyarakat (Febriananingsih,  2012;  Muhlizi,  2016) . Perangkat  pemerintahan,  bahkan  aparatur  desa  sekalipun  bertujuan  untuk  menciptakan praktik good governance , yang akan dapat dicapai apabila menjadi agen pemerintahan yang transparan  dan  akuntabel.  Transparansi  dan  akuntabilitas  pemerintah  desa,  ditunjukkan dengan ketersediaan arsip sebagai bukti yang sah dan terpercaya.
Keterampilan pengelolaan arsip menjadi salah satu keterampilan yang jarang dimiliki oleh  perangkat  pemerintah  desa,  salah  satunya  pada  Desa  Sinduharjo  yang  berada  di Kecamatan  Ngaglik,  Kabupaten  Sleman.  Kurangnya  keterampilan  pengelolaan  arsip  pada perangkat desa Sinduharjo disampaikan oleh Faisal Nur Achmad selaku sekretaris desa dalam wawancara  awal  yang  dilakukan  oleh  tim  pengabdi.  Secara  geografis,  desa  Sinduharjo terletak di sebelah utara kota Yogyakarta dan terbelah oleh Jalan Kaliurang yang merupakan akses  utama  menuju  kawasan  wisata  Kaliurang.  Karakteristik  Desa  Sinduharjo,  terutama bagian selatan, terbilang kental dengan nuansa urban. Penduduknya heterogen, banyak berdiri tempat  usaha  komersial,  mulai  dari  tempat  perbelanjaan,  kafe,  hingga  salon.  Masih  banyak juga  yang  bermata  pencaharian  sebagai  petani,  terutama  di  wilayah  utara.    Di  samping kondisi  masyarakatnya  yang  cukup  padat  serta  kondisi  sosial  yang  cukup  kompleks  dengan mata  pencaharian  yang  beraneka  ragam,  perkembangan  pembangunan  Sinduharjo  terbilang cepat. Sekretaris  desa Sinduharjo atau dalam  bahasa jawa disebut  dengan carik menyatakan bahwa  masih  terdapat  kesulitan  dalam  mengelola  dokumen-dokumen  desa  dan kependudukan.  Kondisi  ini  salah  satunya  dikarenakan  belum  pernah  diadakan  pelatihan
tentang  kearsipan  bagi  para  perangkat  desa.  Akibat  pengelolaan  arsip  yang  belum  baik, terdapat  dokumen  yang  tidak  disimpan  dengan  rapi.  Kondisi  tersebut  cukup  terlihat  ketika tim  pengabdi  melakukan  observasi  ke  kantor  pemerintahan  desa.  Penyimpanan  dokumen yang  tidak  rapi  akan  menyulitkan  proses  penemuan  kembali  dokumen  jika  suatu  saat dibutuhkan.  Faktor  lain  yang  menjadi  penyebab  kurang  baiknya  pengelolaan  arsip  para perangkat  desa  yaitu  karena  latar  belakang  pendidikan.  Perangkat  desa  di  kantor  kelurahan Sinduharjo mempunyai latar belakang pendidikan yang bermacam-macam. Mulai dari sarjana teknik, sarjana pendidikan, dan sebagian besar adalah lulusan SMA sederajat.
Pelatihan pengelolaan arsip menjadi penting bagi perangkat desa Sinduharjo. Tujuan pelatihan ini yaitu agar perangkat  desa harus mampu  menyimpan surat  masuk, surat  keluar, data dan dokumen kependudukan masyarakat. Selain itu, salinan-salinan dokumen terkait izin pendirian  dan  operasional  dari  tempat  usaha  yang  ada  di  wilayah  Sinduharjo  juga dapatdisimpan  dengan  baik.  Penataan  dan  pengelolaan  dokumen  yang  baik  dan  sistematis akan  memudahkan  saat  penemuan  kembali.  Pengelolaan  arsip  yang  baik  akan  mendukung terlaksananya  prinsip-prinsip good  governance .  Oleh  karena  itu,  pelatihan  kearsipan merupakan  pelatihan  yang  penting  untuk  perangkat  desa  supaya  pekerjaan  yang  dilakukan menjadi lebih efektif dan efisien.

## 2. METODE
Kegiatan  pelatihan  dilaksanakan  di  Sinduharjo,  Ngaglik,  Sleman.  Khalayak  sasaran dalam pelatihan kali ini adalah perangkat desa Sinduharjo Ngaglik Sleman. Bentuk pelatihan secara  tatap  muka  langsung  dengan  mempertimbangkan  protokol  kesehatan  yang  ketat diantaranya  pengaturan  jarak  tempat  duduk,  peserta  dan  tim  pengabdi  sudah  melaksanakan vaksin dan wajib menggunakan masker saat pelatihan.  Pelatihan akan dilaksanakan dengan beberapa  tahapan  kegiatan  meliputi  1)  pemaparan  konsep  dan  urgensi  arsip,  2)  pemaparan sistem-sistem kearsipan, 3) pelatihan pengelolaan arsip fisik. Kegiatan pelatihan dilanjutkan dengan proses pendampingan apabila peserta pelatihan mengalami kesulitan. Pendampingan dilakukan  melalui  monitoring  dan  evaluasi  yang  dilakukan  tim  pengabdi  menggunakan aplikasi pesan singkat whatsapp.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Hasil
Kegiatan  pengabdian  pada  masyarakat  diawali  dengan  analisis  situasi  dan  pemilihan topik  pelatihan.  Setelah  itu,  tim  pelatihan  berkoordinasi  lebih  lanjut  dengan  mitra  tentang metode  pelaksanaan  kegiatan  dan  jumlah  peserta  yang  akan  diundang.  Kegiatan  pelatihan pada  awalnya  direncanakan  terlaksana  secara  daring.  Namun,  berdasarkan  masukan  dan pertimbangan  mitra  yang  merasa  kesulitan  untuk  praktikum  apabila  kegiatan  dilaksanakan secara  daring  maka  tim  pelatihan  sepakat  untuk  melaksanakan  kegiatan  secara  luring.  Tim pelatihan  dan  mitra  berkomitmen  untuk  mematuhi  protokol  protokol  kesehatan.  Tim pelatihan  meminta  pengaturan  tempat  duduk  dan  penggunaan  masker  menjadi  syarat  yang harus dipenuhi. Selain itu, tim Pelatihan dan peserta yang sudah divaksinasi membuat kedua belah pihak yakin  untuk melaksanakan kegiatan  secara luring.  Kegiatan  pelatihan kearsipan untuk perangkat desa Sinduharjo, Ngaglik Sleman dilaksanakan pada tanggal 10 dan 11 Juni 2021 di kantor kelurahan. Jumlah peserta yang diundang pada kegiatan ini adalah 25 orang. Akan tetapi, jumlah peserta yang hadir yaitu 20 orang. Terdapat lima peserta yang tidak hadir dikarenakan  mendapatkan  undangan  mendadak  dari  kantor  Pengadilan  Negeri  Sleman  pada H-1 pelaksanaan pelatihan. Namun demikian, kondisi tersebut  tidak mengurangi  kelancaran pelaksanaan kegiatan PELATIHAN.
Hari  pertama  pelaksanaan  pelatihan  berjalan  lancar  walaupun  waktu  pelaksanaan mundur    sekitar  30  menit  karena  peserta  yang  datang  terlambat.  Kegiatan  pelatihan  diawali oleh sambutan dari Kepala Desa dan sambutan oleh ketua tim pelatihan. Kegiatan dilanjutkan dengan penandatanganan dokumen kerja sama berupa Implementing Arangement oleh kepala desa dan ketua tim pelatihan. Acara dilanjutkan dengan penyampaian materi oleh Riana Isti Muslikhah,  M.  Pd.  sebagai  narasumber.  Narasumber  dipilih  berdasarkan  pengalaman  dan kepakaran  dalam  bidang  ilmu  administrasi  perkantoran  dimana  kearsipan  merupakan  salah satu  kajian  di  dalamnya.  Narasumber  juga  tergabung  dalam  Asosiasi  Sarjana  dan  Praktisi Perkantoran  Indonesia  (ASPAPI).  Materi  yang  disampaikan  adalah  konsep  dan  urgensi kearsipan  dan  kearsipan  manual.  Pelatihan  hari  pertama  juga  digunakan  untuk  mengukur tingkat  pemahaman  peserta  mengenai  kearsipan  menggunakan  soal  pre  test  pilihan  ganda. Soal  pre  test    mencakup  pertanyaan  tentang  konsep  kearsipan,  lembaga  kearsipan,  sistem kearsipan,  dan  peralatan  kearsipan.  Hasil  pre  test  peserta  menunjukkan  nilai  rata-rata  yaitu 4,3  untuk  skala  penilaian  1-10.  Hasil  ini  menunjukkan  peserta  belum  begitu  memahami tentang  kearsipan.  Hari  kedua  pelatihan  juga  berjalan  lancar.  Materi  pelatihan  pada  hari kedua  yaitu  praktikum  pengelolaan  dokumen-dokumen  fisik  di  kantor  kelurahan  desa menggunakan  sistem  kronologis.  Dengan  mempertimbangkan  hasil  pre  test  peserta,  tim pelatihan memutuskan memilih memberikan pelatihan mengelola arsip menggunakan sistem kronologis. Sistem ini dipilih mengingat sistem kronologis relatif lebih mudah dipahami dan dipraktikkan  daripada  sistem  kearsipan  yang  lain.  Para  peserta  cukup  antusias  dalam melaksanakan  praktikum  tersebut.  Sebagai  tanda  terima  kasih  dan  kenang-kenangan,  tim pelatihan menyerahkan bahan praktikum yang digunakan dalam pelatihan untuk ditinggal di kantor balai desa. Harapannya, bahan praktikum tersebut dapat menjadi media pembelajaran kearsipan.  Selain  melaksanakan  praktikum,  hari  kedua  pelatihan  juga  digunakan  untuk mengukur  tingkat  pemahaman  peserta  menggunakan  soal  post  test.  Jumlah  soal  dan pertanyaan soal post test sama dengan soal pre test. Hasil post test peserta menunjukkan rata- rata  tingkat  pemahaman  peserta  yaitu  7,35  untuk  skala  penilaian  1-10.  Hasil  tersebut mengindikasikan bahwa pelatihan kearsipan mampu meningkatkan pemahaman peserta.
Secara keseluruhan, pelaksanaan pelatihan berjalan dengan baik dan lancar. Pelatihan terbukti  dapat  meningkatkan  pemahaman  kearsipan  peserta.  Pelaksanaan  pelatihan  juga berhasil mendapatkan luaran berupa dokumen kerja sama. Di tengah suasana pandemi yang masih  belum  membaik,  keberhasilan  pelaksaan  pelatihan  ini  patut  disyukuri.  Kegiatan pelatihan  dilaksanakan  dengan  memberikan  pelatihan  kearsipan  karena  masih  banyak perangkat desa yang belum mengetahui tentang konsep dan urgensi arsip. Berdasarkan hasil wawancara  bersama  sekretaris  desa  Sinduharjo,  latar  belakang  para  perangkat  desa  kurang relevan dengan posisi pekerjaan sekarang. Ditambah lagi, para perangkat desa belum pernah mendapatkan  pelatihan  tentang  kearsipan.  Oleh  kaena  itu,  tim  pelatihan  mencoba memberikan pelatihan kearsipan dengan menentukan narasumber yang berkompeten.
Kegiatan  pelatihan  yang  dilaksanakan  selama  dua  hari  membekali  perangkat  desa tentang  konsep  dan  urgensi  kearsipan  serta  penerapan  praktik  sistem  kearsipan  secara kronologis.  Sistem  kronologis  adalah  sistem  yang  mengurutkan  dokumen  berdasarkan tanggal  atau  kejadian  peristiwa.  Dalam  sistem  kronologis,  dokumen  diurutkan  dalam  satu tahun  kalender.  Pada  pelatihan  kali  peralatan  yang  digunakan  adalah suspension  filing  tray, hanging  map ,  map  plastik  dan guide (pembatas).  Hanging  map  digunakan  sebagai  penanda bulan,  keterangan  nama  bulan  dituliskan  pada  guide  (pembatas).  Dalam  hanging  map tersebut,  terdapat  map  plastik  yang  berjumlah  30  atau  31  buah  sesuai  dengan  jumlah  hari dalam setiap bulannya. Sebagai contoh, dalam hanging map untuk bulan Januari terdapat 31 map plastik sedangkan pada bulan april terdapat 30 map plastik. Map plastik tersebutlah yang menjadi  tempat  penyimpanan  dokumen.  Agar  proses  penemuan  kembali  dokumen  dapat
dilakukan  dengan  cepat  maka  pada  map  plastik  perlu  dituliskan  angka  1-30  atau  1-31  dan diletakkan secara berurutan.

## Pembahasan
Sejak tahun 2014, pemerintah Indonesia memberikan perhatian khusus terhadap desa. Desa  dianggap  sebagai  tempat  yang  seharusnya  dapat  menjadi  basis  ekonomi,  sosial  dan budaya. Dalam rangka mewujudkan keinginan tersebut, pemerintah desa diberikan anggaran dana khusus bernama dana desa. Dana Desa didefinisikan sebagai dana yang bersumber dari APBN  yang  diperuntukkan  bagi  Desa  yang  ditransfer  melalui  APBD  Kabupaten/kota  dan digunakan  untuk  membiayai  penyelenggaraan  pemerintahan,  pelaksanaan  pembangunan, pembinaan,  kemasyarakatan  dan  pemberdayaan  masyarakat.  Bertambahnya  kegiatan  dan layanan hasil implementasi dana desa berdampak pada data dan dokumen yang harus dikelola perangkat  desa. Salah satu  dampak dari penggunaan dana desa tersebut  yaitu bertambahnya layanan  yang  ada  di  kantor  balai  desa.  Layanan-layanan  yang  dulu  mustahil  dilaksanakan oleh  perangkat  desa  menjadi  dapat  direalisasikan  dengan  bantuan  dana  desa.  Bertambahnya layanan berdampak pada data, berkas dan dokumen yang ada di kantor desa mengingat para perangkat  desa  yang  belum  menerapkan  sistem  kearsipan  digital  secara  optimal.  Perangkat desa  seyogyanya  mampu  mengelola  dokumen  tersebut  dengan  baik.  Perangkat  desa diharapkan  mampu  mengelola  dan  menata  dokumen  secara  sistematis  agar  mempermudah menemukan ketika dilaksanakan monitoring dan evaluasi.
Arsip  mempunyai  peran  penting  dalam  kehidupan  organisasi.  Namun  peran  penting ini  ternyata  belum  sepenuhnya  dipahami  oleh  organisasi  atau  lembaga  pelayan  masyarakat (Sutrisno  et  al.,  2021) .  Sebagai  contoh  arsip  belum  tertangani  dengan  baik  dalam  hal penyimpanan,  pemeliharaan  maupun  penyusutan.  Organisasi  umumnya  masih  memandang arsip sebagai lembaran kertas yang memenuhi ruangan dan tidak memiliki nilai guna. Arsip pun  tidak  disimpan  sesuai  dengan  standar  penyimpanan  yang  baik,  umumnya  arsip  hanya diletakkan  di  atas  meja  atau  dimasukkan  ke  dalam  lemari  penyimpanan  arsip.  Ditemukan juga  pandangan  dan  anggapan  bahwa  semua  arsip  penting  sehingga  tidak  melaksanakan proses  penyusutan  dan  pemusnahan.  Hal  tersebut  berakibat  pada  penumpukan  arsip  yang semakin  banyak  dan  memenuhi  ruangan  Jika  organisasi  diibaratkan  sebagai  tubuh  manusia, maka informasi dapat diibaratkan sebagai darahnya. Informasi merupakan bahan dasar untuk pemecahan  masalah  dan  pengambilan  keputusan.  Siklus  pemrosesan  informasi  sampai dengan  penyimpanannya  menjadi  sangat  penting.  Penyimpanan  informasi  yang  baik  akan memudahkan  anggota  organisasi  menemukan  kembali  ketika  informasi  tersebut  diperlukan (Putri et  al., 2020) .  Oleh karena itu, diperlukan sistem  kearsipan yang agar pegawai  mudah dalam melakukan pencarian kembali.
Kompetensi  petugas  arsip  berpengaruh  terhadap  pengelolaan  kearsipan (Pertiwi  & Ismiyati,  2021a) .  Setiap  pegawai  instansi  harus  dapat  bekerja  efektif  dan  efisien  dalam menunjang tujuan organisasi. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat  mengakibatkan  pekerjaan  tidak  selesai  tepat  pada  waktunya.  Supaya  hal  ini  tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin. Faktor sumber daya manusia memiliki peran yang cukup besar untuk kelancaran pengelolaan arsip, karena  faktor  sumber  daya  manusia  merupakan  subjek  atau  faktor  penggerak  yang menentukan  berhasil  tidaknya  pelaksanaan  pengelolaan  arsip.    Dalam  mengelola  arsip, anggota  organisasi  dapat  memilih  sistem  kearsipan  yang  ada.  Sistem  tersebut  yaitu  sistem kronologis,  sistem  geografis,  sistem  subjek,  sistem  abjad  dan  sistem  nomor.  Sistem kronologis  yaitu  mengelola  arsip  berdasarkan  kronologi  atau  tanggal  pembuatan  dokumen. Sistem  geografis  yaitu  mengelola  arsip  berdasarkan  wilayah  arsip  berasal.  Sistem  subjek berarti mengelola arsip berdasarkan pokok masalahnya, Sistem abjad berarti mengelola arsip berdasarkan kode huruf tertentu sedangkan sistem nomor berarti mengelola arsip berdasarkan
kode  nomor  tertentu.  Sudah  menjadi  rahasia  umum  bahwa  kearsipan  masih  banyak dipandang  sebelah  mata  oleh  masyarakat.  Salah  satu  indikator  yang  memperkuat  anggapan tersebut  yaitu  masih  banyak  ditemukan  petugas  pengelola  arsip  yang  latar  belakang pendidikannya  tidak  sesuai.  Pengelolaan  arsip  yang  tidak  dikerjakan  oleh  pegawai  yang memiliki pengetahuan tentang cara pengelolaan arsip dapat mengganggu proses pengelolaan arsip (Fitriyah,  2019;  Hartati,  2019;  Mintah  et  al.,  2022) .  Indikator  lain  juga  menyebutkan bahwa masih jarang ada pelatihan-pelatihan tentang kearsipan untuk para petugas pengelola arsip. Oleh karena itu, jika petugas pengelola arsip tidak memiliki latar belakang yang sesuai sudah  seyogyanya  mendapatkan  pelatihan-pelatihan  pengelolaan  arsip.  Pelatihan  kearsipan dapat berupa seminar, lokakarya dan magang (Abdulkareem et al., 2022) . Pelatihan kearsipan terbukti  mampu  meningkatkan  kemampuan  pegawai  dalam  mengelola  arsip (Hafizah  et  al., 2019;  Pertiwi  &  Ismiyati,  2021b;  Rahmaningtyas  &  Meylitasari,  2019;  Safitri  &  Rukiyah, 2017) .  Melalui  pelatihan, manajemen suatu  organisasi  akan mendapatkan masukan penting dalam  menghadapi  tantangan  di  era  persaingan  mendatang.  Para  pegawai  akan  memiliki kemampuan  dan  keterampilan  yang  unggul  untuk  dapat  menyelesaikan  pekerjaan  yang dilaksanakannya (Sari & Wendra, 2020; Wiwin et al., 2016) .

## 4. SIMPULAN DAN SARAN
Kegiatan  pelatihan  pengelolaan  arsip  dilakukan  dengan    memberikan  materi  tentang konsep dasar dan urgensi  kearsipan, memberikan pelatihan kearsipan sistem kronologis  dan melakukan  pendampingan  pasca  pelatihan.  Tingkat  pemahaman  peserta  tentang  kearsipan diukur  dalam  rentang  angka  1-10.  Rata-rata  tingkat  pemahaman  peserta  sebelum  pelatihan (pre  test)  adalah  4,3  sedangkan  rata-rata  tingkat  pemahaman  setelah  mengikuti  pelatihan (post  test)  adalah  7,35.  Hasil  tersebut  menunjukann  bahwa  pelatihan  yang  dilakukan mempunyai  dampak  pada  pengetahuan  dan  keterampilan  peserta  dalam  mengelola  arsip. Selain  itu,  60%  peserta  menyatakan  setuju  bahwa  materi  yang  disampaikan  relevan  dengan permasalahan  yang  dialami.  Sebanyak  70%  peserta  menyatakan  setuju  bahwa  pemateri menyampaikan  materi  dengan  baik.  Sebanyak  85%  peserta  setuju  bahwa  pemateri menyampaikan  materi  dengan  menarik  dan  setuju  bahwa  ruang  pertemuan  mendukung pelaksanaan  kegiatan.  Sebanyak  80%  peserta  menyatakan  setuju  bahwa  materi  pelatihan mudah untuk dipraktikkan.

## 5. DAFTAR RUJUKAN
Abdulkareem, M. Y., Mnjama, N. M., & Sebina, P. M. I. I. M. (2022). Training and resources of  e-records  readiness  at  the  Federal  Ministry  of  finance  in  Nigeria. Records Management Journal , 32 (1), 43–61. https://doi.org/10.1108/RMJ-06-2019-0028. Cheng, E. C. (2018). Managing  records  and archives in  a Hong Kong school: a case study. Records  Management  Journal , 28 (2),  204–216.  https://doi.org/10.1108/RMJ-02- 2017-0004.
Chotimah,  C.,  Widodo,  R.,  &  Handayani,  T.  (2019).  Efektivitas  Lembaga  Pemberdayaan Masyarakat  Desa  Dalam  Pelaksanaan  Pembangunan  Desa  Bululawang. Jurnal  Civic Hukum , 4 (2), 103–113. https://doi.org/10.22219/jch.v4i2.9184.
Di Iacovo, F., Moruzzo, R., Rossignoli, C., & Scarpellini, P. (2014). Transition management and  social  innovation  in  rural  areas:  Lessons  from  social  farming. The  Journal  of Agricultural Education
and Extension , 20 (3), 327–347. https://doi.org/10.1080/1389224X.2014.887761.
Febriananingsih,  N.  (2012).  Keterbukaan  informasi  publik  dalam  pemerintahan  terbuka menuju  tata  pemerintahan  yang  baik. Jurnal  Rechts  Vinding:  Media  Pembinaan
Hukum Nasional , 1 (1), 135–156. https://doi.org/10.33331/rechtsvinding.v1i1.110.
Fitriyah, R. N. (2019). Penyusutan sebagai salah satu fungsi manajemen arsip di Balai Diklat Keagamaan  Semarang. Efisiensi:  Kajian  Ilmu  Administrasi , 16 (2),  76–87. https://doi.org/10.21831/EFISIENSI.V16I2.27422.
Hafizah,  Andrian,  &  Narpati,  B.  (2019).  Pelatihan  Kearsipan  ,  Komputer  Bisnis  dan  Dasar Kewirausahaan di.
Jurnal Abdimas UBJ , 2 (1), 24–33.
https://doi.org/10.31599/jabdimas.v2i1.303.
Hartati,  S.  H.  (2019).  Pengaruh  Kompetensi  Pegawai  dan  Sarana  Prasarana  Kearsipan Terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Se-Kecamatan Gunungpati Kota  Semarang. Khazanah:  Jurnal  Pengembangan  Kearsipan , 12 (2),  171–185. https://doi.org/10.22146/khazanah.48843.
Hasjimzoem,  Y.  (2014).  Dinamika  hukum  pemerintahan  desa. Fiat  Justisia  Jurnal  Ilmu Hukum , 8 (3), 463–476. https://doi.org/10.25041/fiatjustisia.v8no3.312. Kaur, P., & Parashar, A. (2021). A systematic literature review of blockchain technology for smart  villages. Archives  of  Computational  Methods  in  Engineering , 29 (2417–2468), 1–52. https://doi.org/10.1007/s11831-021-09659-7.
Larasati,  D.  C.,  &  Adhitama,  M.  O.  (2018).  Monitoring  Dan  Evaluasi  Program  Dana  Desa (DD)  Sesuai  Dengan  UU  nomor  6  Tahun  2014  Tentang  Desa  (Studi  Di  Desa Landungsari  Kecamatan  Dau  Kabupaten  Malang  Jawa  Timur). Reformasi , 7 (2). https://doi.org/10.33366/rfr.v7i2.796.
Mintah,  C.,  Gabir,  M.,  Aloo,  F.,  &  Ofori,  E.  K.  (2022).  Do  business  records  management affect business growth? PLoS ONE , 17 (3). https://doi.org/10.1371/journal.pone.0264135.
Muhlizi,  A.  F.  (2016).  Penguatan  Akses  Informasi  Publik  Melalui  Teknologi  Informasi Sebagai Bentuk Transparansi Pengelolaan Keuangan Negara. Jurnal Rechts Vinding:
Media Pembinaan Hukum Nasional , 5 (2), 149–163. https://doi.org/10.33331/rechtsvinding.v5i2.137.
Neumeier, S. (2012). Why do social innovations in rural development matter and should they be considered more seriously in rural development research?–Proposal for a stronger focus on social innovations in rural development research. Sociologia Ruralis , 52 (1), 48–69. https://doi.org/10.1111/j.1467-9523.2011.00553.x.
Oktaviani,  A.  H.,  &  Nelisa,  M.  (2015).  Pembuatan  Pangkalan  Data  Arsip  Menggunakan Microsoft  Access  Pada  Seksi  Pemberitaan  Di  LPP  RRI  Bukittinggi. Ilmu  Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan , 4 (1), 1–8. https://doi.org/10.24036/5139-0934.
Pauliuk, S., & Hertwich, E. G. (2019). Socioeconomic metabolism as paradigm for studying the  biophysical  basis  of  human  societies. Ecological  Economics , 119 ,  83–93. https://doi.org/10.1016/j.ecolecon.2015.08.012.
Pertiwi,  A.  G.,  &  Ismiyati,  I.  (2021a).  Peran  Pengelolaan  Kearsipan  dalam  Memediasi Pengaruh  Pelatihan  Arsip,  Kompetensi  Arsip,  dan  Sarana  Prasarana  Arsip,  terhadap Efektivitas  Kerja Pegawai  Tata  Usaha. Business  and Accounting Education Journal , 2 (1), 101–114. https://doi.org/10.15294/baej.v2i1.49316.
Pertiwi,  A.  G.,  &  Ismiyati,  I.  (2021b).  Peran  Pengelolaan  Kearsipan  dalam  Memediasi Pengaruh  Pelatihan  Arsip,  Kompetensi  Arsip,  dan  Sarana  Prasarana  Arsip,  terhadap Efektivitas  Kerja Pegawai  Tata  Usaha. Business  and Accounting Education Journal , 2 (1), 101–114. https://doi.org/10.15294/baej.v2i1.49316.
Puspitasari,  D.  C.  (2015).  Wirausaha  Muda  Membangun  Desa:  Dinamika  Partisipasi Pembangunan Desa.
Jurnal
Studi Pemuda , 4 (2), 330–341. https://doi.org/10.22146/studipemudaugm.36817.
Putri, P. P., Purwanto,  P., &  Rusdiyanto,  W. (2020). Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Badan  Pertanahan  Nasional  (BPN)  Kabupaten  Klaten. Efisiensi:  Kajian  Ilmu
Administrasi , 17 (1), 42–54. https://doi.org/10.21831/efisiensi.v17i1.30439.
Rahmaningtyas, W., & Meylitasari, R. (2019). Pengaruh Pelatihan, Fasilitas, dan Kompetensi Petugas  Arsip  terhadap  Pengelolaann  Kearsipan. Economic  Education  Analysis Journal , 8 (1), 148–162. https://doi.org/10.15294/eeaj.v8i1.29766.
Riskayanti,  R.,  Setiawati,  B.,  &  Mone,  A.  (2022).  Partisipasi  Masyarakat  Dalam Pembangunan Infrastruktur Di Desa Romanglasa Kecamatan Bontonompo Kabupaten Gowa. Kajian  Ilmiah  Mahasiswa  Administrasi  Publik  (KIMAP) , 3 (3),  842–856. https://journal.unismuh.ac.id/index.php/kimap/article/view/7396.
Safitri,  D.  E.,  &  Rukiyah,  R.  (2017).  Efektivitas  Pendidikan  Dan  Pelatihan  Dalam Meningkatkan Kinerja Arsiparis Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 6 (2), 01–10.
https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/viewFile/23105/21133.
Saputro,  H.  E.  (2015).  Kualitas  Pelayanan  Publik. Professional:  Jurnal  Komunikasi  Dan Administrasi Publik , 2 (1). https://doi.org/10.37676/professional.v2i1.163.
Sari,  R.  W.,  &  Wendra,  W.  (2020).  Pengaruh  Pelatihan,  Motivasi  Dan  Lingkungan  Kerja Terhadap  Prestasi  Kerja  Pegawai  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan  Kabupaten Pasaman. Jurnal Menara Ekonomi : Penelitian Dan Kajian Ilmiah Bidang Ekonomi , 6 (2), 61–69. https://doi.org/10.31869/me.v6i2.1845. Satriawan,  M.  I.  (2013).  Politik  Hukum  Pemerintahan  Desa  Di  Indonesia. Fiat  Justisia: Jurnal Ilmu Hukum , 7 (2). https://doi.org/10.25041/fiatjustisia.v7no2.373.
Sutrisno,  N., Syafrial, H., Faridah, Estiana, R., & Purnomo, D. (2021). Pelatihan Kearsipan Bagi  Tenaga Pendidik Dan Tenaga Kependidikan di  SDN Sukaresmi 04, Kabupaten Bekasi. Jurnal Abdimas PLJ , 1 (2), 41–48. https://doi.org/10.34127/japlj.v1i2.523. Tough,  A.  G.  (2012).  Oral  culture,  written  records  and  understanding  the  twentieth-century colonial  archive.  The  significance  of  understanding  from  within. Archival  Science , 12 (3), 245–265. https://doi.org/10.1007/s10502-011-9162-1.
Wijayanti,  D.  R.,  &  Arfa,  M.  (2021).  Kegiatan  Pelestarian  Arsip  dalam  Mengantisipasi Ancaman  Bencana  di  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari. Anuva:  Jurnal Kajian Budaya,
Perpustakaan, Dan Informasi , 5 (2), 283–293.
https://doi.org/10.14710/anuva.5.2.283-293.
Wiwin, W., Rizal, S., & Ninggarwati, S. E. L. (2016). Pengaruh Pelatihan Terhadap Prestasi Kerja Karyawan Di Pt Teladan Prima Group. Epigram , 13 (1). https://doi.org/10.32722/epi.v13i1.806.
Yuliani,  I.  (2021).  Evaluasi  Penerapan  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Nomor  7  Tahun 2017  Tentang  Gerakan  Nasional  Sadar  Tertib  Arsip  Di  Lingkungan  Kementerian Perindustrian Tahun 2019. Transparansi: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi , 4 (1), 132– 139. https://doi.org/10.31334/transparansi.v4i1.1617.g821.