Majalah Farmaseutik Vol. 17 No. 1: 77-81
ISSN-p : 1410-590x ISSN-e : 2614-0063

## Analisis  Perencanaan  Obat  di  RSUD  Kelas  C  Kabupaten Banyuwangi

## Analisys of Drug Planning in Class C Hospital Banyuwangi Regency
Ida Rosita Musyarofah NS 1* , Satibi 2 , Tri Murti Andayani 2 1 Magister Manajemen Farmasi, Program Pascasarjana, Program Sudi Ilmu Farmasi, Fakulltas Famasi, Universitas Gadjah Mada
2 Fakulltas Famasi, Universitas Gadjah Mada Corresponding author: Ida Rosita Musyarofah NS: Email: idarosita1874@gmail.com
Submitted: 20-12-2019 Revised: 30-12-2019 Accepted: 30-12-2019

## ABSTRAK
Perencanaan merupakan tahap yang penting dalam pengadaan obat di instalasi farmasi rumah sakit. Tujuan penelitian adalah mengetahui efisiensi  tahap perencanaan di Instalasi Farmasi RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi. Rancangan penelitian termasuk penelitian deskriptif, pengumpulan data  kuantitatif  diambil  secara  retrospektif    untuk  menganalisis  efisiensi  pengelolaan  obat  tahap perencanaan tahun 2018 dengan mengambil data Rencana Kebutuhan Obat tahun 2018. Pengelolaan obat tahap perencanaan diukur efisiensi dengan menggunakan indikator standar pengelolaan obat tahap  perencanaan.    Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  persentase  kesesuaian  dengan  10 penyakit terbesar 100%, persentase item dan jumlah obat yang diminta dengan yang diterima 100%, ketepatan perencanaan 70,43%±65,19%, kesesuaian item yang diminta dengan yang direncanakan 121,5 %, kesesuaian jumlah yang diminta dengan yang direncanakan 270 %±1027,29%. Kesimpulan dari penelitian ini  bahwa di RSUD Kelas C Kabupaten  Banyuwangi tahap  perencanaan  dikaitkan dengan indikator kesesuaian dengan 10 penyakit terbesar dan kesesuain penerimaan sudah efisien, dikaitkan dengan indikator ketepatan perencanaan dan kesesuaian item dan jumlah permintaan di RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi  belum  efisien,
Kata kunci: Efisiensi; Perencanaan; Rumah Sakit
ABSTRACT
Planning  is  an  important  stage  in  the  procurement  of  drugs  in  hospital  pharmaceutical departement. The purpose of this study was to determine the efficiency  of the planning stage in the Pharmacy  Departement  of  Class  C  Hospital  Banyuwangi  Regency.  The  study  design  included descriptive research, quantitative data collection was taken retrospectively to analyze the efficiency of drug management in the planning stages in 2018 by taking data on the Drug Needs Plan for 2018. Drug management in the planning stages were measured for efficiency using standard indicators of drug management in the  planning stages. The results showed that the percentage of suitability with the 10 largest diseases 100%, the percentage of items and the number of drugs requested by those received 100%, the accuracy of planning 70.43%±65,19%, the suitability of the requested items with the planned 121.5%, the suitability of the quantities requested with planned 270%±1027,29%. The conclusion is that in the Class C Hospital of Banyuwangi Regency the planning stage is associated with indicators of suitability with the 10 biggest diseases and suitability of acceptance is efficient, associated with indicators of planning accuracy and  suitability item and  number of requests in the Class C Hospital of Banyuwangi Regency is not efficient Keywords : Efficiency; Planning; Hospital

## PENDAHULUAN
Pada  pengelolaan  obat,    proses perencanaan dan pengadaan
sangat berpengaruh  pada  ketersediaan  obat  maupun segi  ekonomi  rumah  sakit.  Terjaminnya  item dan jumlah obat yang mencukupi menjadi salah satu  aspek  terpenting  dari  rumah  sakit  untuk
dapat  memberikan  pelayanan    yang  terbaik. Disamping  itu,  karena  biaya  yang  besar dikeluarkan oleh rumah  sakit pada pengelolaan obat  terutama  pada  tahap  perencanaan  dan pengadaan,  maka  perlu  diadakan  evaluasi terhadap  tahap  tersebut.  (Ulfah et  al., 2018) Hasil  penelitian  sebelumnya  menyampaikan
bahwa  tidak  terdapat  anggaran  khusus  untuk perencanaan kebutuhan obat.
Standar operasional  prosedur  yang  belum  tersedia karena  masih  dalam  proses  penyusunan. Seluruh  kegiatan  kefarmasian  yang  berjalan tidak  didasarkan  pada  standar  prosedur, sehingga  masih  terdapat  kendala  yang ditemukan  dalam  kegiatan  perencanaan maupun pengendalian obat. Salah satu informan mengatakan  bahwa  perencanaan  dibuat  setiap hari  senin  satu  minggu  sekali.  Untuk menentukan  jumlah  obat  yang  dibutuhkan dengan  menggunakan  metode    konsumsi  satu minggu  yang  lalu.  (Mendrofa et  al., 2016) Penelitian  lainnya  ketepatan  perencanaan  di Instalasi Farmasi Kota Banda Aceh 18,68% dan Kabupaten  Aceh  Besar  17,14%.  (Ubit et  al., 2009)  Di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit Muhammadiyah Gresik, hasil pada jumlah item obat yang direncanakan dengan item obat yang digunakan  sebesar  102,91%.  (Madania et  al., 2009)  Pengelolaan  obat  di  Instalasi  Farmasi RSUD  Kelas  C  Kabupaten  Banyuwangi  saat  ini mengalami  beberapa  masalah  yaitu  belum adanya  perencanaan  obat  yang  tetap,  masih adanya  kekosongan  obat  pada  waktu  tertentu dan  juga  kelebihan  stok  obat.  Berdasarkan permasalahan yang berkaitan dengan perencanaan  seperti  diatas  maka  dirumuskan masalah  bagaimana  efisiensi  pengelolaan  obat tahap  perencanaan  di  Instalasi  Farmasi  RSUD Kelas  C  Kabupaten  Banyuwangi?.  Tujuan penelitian  ini  untuk  mengetahui  efisiensi pengelolaan  obat  tahap  perencanaan  di Instalasi  Farmasi  RSUD  Kelas  C  Kabupaten Banyuwangi
METODE Rancangan penelitian
termasuk penelitian  deskriptif,  pengumpulan  data kuantitatif  diambil  secara  retrospektif    untuk menganalisis  efisiensi  pengelolaan  obat  tahap
perencanaan  tahun  2018  dengan  mengambil data  Rencana  Kebutuhan  Obat  tahun  2018. Pengelolaan  obat  tahap  perencanaan  diukur efisiensinya  dengan  menggunakan  indikator standar  pengelolaan  obat  tahap  perencanaan. (Satibi et al., 2019)

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  penelitian  tahap  perencanaan dilakukan  menggunakan  indikator  kesesuaian terhadap  10  penyakit  terbesar  dan  ketepatan perencanaan. Hasil penelitian ditunjukkan pada tabel I.
Tahap  perencanaan  dianalisis  dengan menggunakan  indkator  kesesuaian  dengan  10 penyakit  terbesar  dan  ketepatan  perencanaan. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa persentase  kesesuaian  dengan  10  penyakit terbesar  di  RSUD  Kelas  C  Kabupaten Banyuwangi adalah 100 %, ini berarti dari  10 pola penyakit  terbesar yang ada di RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi  ketersediaan obatnya 100  %  terpenuhi.  Tetapi  dari  sisi  ketepatan perencanaan  di  RSUD  Kelas  C  Kabupaten Banyuwangi  nilainya  70,43%  dengan  standar deviasi  65,19%.  Hal  ini  bisa  terjadi  karena adanya layanan kesehatan baru yang membutuhkan  obat  baru  yang  belum  ada perencanaannya  dan  adanya  pola  peresepan dokter  yang  berubah.  Dalam  penelitian sebelumnya  disampaikan  bahwa user atau dokter  yang  membuat  resep  obat  diluar  dari daftar yang ada dalam formularium rumah sakit mengakibatkan  pengadaan  obat  dan  barang farmasi tidak dapat direncanakan dan diadakan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. (Suciati et al., 2006) Maka diperlukan perhitungan safety stock obat  dan  menentukan lead  time dalam perhitungan usulan perencanaan obat sehingga bisa didapatkan perhitungan perencanaan obat yang  lebih  akurat.  (Rosmania, 2015)  Rencana Kebutuhan Obat juga dibuat hanya berdasarkan
Tabel I.  Hasil Penelitian Kesesuaian item obat dengan 10 penyakit terbesar dan ketepatan perencanaan di RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi Tahapan Indikator Nilai Standar RSUD Kelas C Kab Banyuwangi Perencanaan %  kesesuaian  obat  dengan  10  penyakit terbesar 100 % 100 % Rata rata persentase ketepatan perencanaan (perencanaan dengan kenyataan pakai)±SD 100 % 70,43%±65.19%
metode  konsumsi  tahun  yang  lalu  tanpa memperhatikan  faktor  yang  lain.  Seharusnya perencanaan obat di puskesmas atau pelayanan kesehatan lainnya
mempertimbangkan standarisasi  obat  atau  formularium,  anggaran, pemakaian  periode  sebelumnya,  stok  akhir, kapasitas gudang, lead time , stok pengaman dan jumlah  kunjungan  dan  pola  penyakit. (Purwaningsih et al., 2019)
Analisis tahap
permintaan dan penerimaan  dilakukan  dengan  menggunakan indikator  kesesuaian  item  permintaan  dengan perencanaan.  Hasil  penelitiannya  ditunjukkan pada tabel II.
Hasil  penelitian  persentase  kesesuaian item  permintaan  di  RSUD  kelas  C  Kabupaten Banyuwangi  adalah  121,5%.  Nilai  ini  bisa disebabkan karena adanya item obat yang tidak direncanakan  tetapi  dipesan  pada  tahun  2018, sehingga  terjadi  penyimpangan  perencanaan. Idealnya  nilai  persentase  penyimpangan perencanaan  sebesar  0%.  (Kemenkes,  2010) dari penelitian sebelumnya disampaikan bahwa ketidaktepatan  perencanaan  diakibatkan  oleh proses  peresepan  oleh  dokter  selalu  berubah- ubah,  pola  penyakit  yang  berubah-ubah,  serta adanya  ketidaksesuaian  proses  perencanaan obat. Dari hasil penelitian sebelumnya, menurut hasil  wawancara  dengan  pegawai  Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Muna, penyimpangan ini  tidak  begitu  mempengaruhi  proses pelayanan  kesehatan  khususnya  pelayanan kefarmasian. Adanya kesenjangan rencana dan realisasi  obat  yang  terpakai  mengurangi kelancaran  pelayanan  kesehatan  di  Rumah Sakit.  (Ihsan et  al., 2015)  Jika  dibandingkan dengan  indikator  maka  di  RSUD  Kelas  C Kabupaten  Banyuwangi  belum  efisien.  Terkait kesesuaian  jumlah  yang  diminta  dengan  yang direncanakan hasil penelitiannya 270% dengan standar deviasi yang sangat besar yaitu 1027,29 %. untuk RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi. Nilai ini sangat jauh dari nilai standar 100%, hal ini terjadi karena peningkatan kunjungan pasien terutama  JKN  karena  aturan  BPJS  tentang
rujukan  berjenjang  sehingga  obat  yang  harus disediakan  juga  meningkat,  adanya  layanan kesehatan  baru  (pelayanan  hemodialisa)  yang sebelumnya  tidak  ada  dan  belum  dilakukan perencanaan terkait kebutuhan obatnya. Proses pemesanan obat yang dilakukan di RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi dengan mendasarkan pada  jumlah  persediaan  obat  digudang  yang hampir habis tanpa memperhitungkan komponen biaya yang akan mempengaruhi total biaya  persediaan,  juga  proses  pembayaran faktur  pembelian  yang  tidak  memiliki  periode yang  tetap  yang  bisa  berdampak  terjadinya overdue sehingga  distributor  akan  menolak pesanan,  ketika  distributor  membuka  peluang bisa repeat order rumah sakit akan melakukan pemesanan yang jumlahnya berlebih. Dalam  penelitian  sebelumnya,  rumah sakit  AMC  belum  melakukan  penetapan prioritas  penanganan terhadap obat-obat yang ada  di  instalasi  farmasi  dan  penentuan  jumlah cadangan  pengaman  yang  harus  disediakan pada lead  time yang  telah  ditentukan supplie r. Ketidakmampuan  merencanakan  dengan  baik persediaan ini membuat rumah sakit mengalami terjadinya persediaan yang berlebih ( over stock ) sehingga  berpengaruh  terhadap  total  biaya persediaan  obat.  Kelebihan  obat  tersebut dikarenakan jumlah permintaan dan persediaan yang  tidak  seimbang  akibat  dari  kurang tepatnya  dalam  penentuan  jumlah  persediaan sehingga menyebabkan biaya yang dikeluarkan rumah  sakit  cukup  besar.  Untuk  mengatasi permasalahan tersebut, rumah sakit AMC perlu melakukan  pengendalian  persediaan.  Tujuan dari  pengendalian  persediaan  tersebut  untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat optimal  agar  produksi  dapat  berjalan  dengan lancar  dengan  biaya  persediaan  yang  minimal. (Verawaty et al., 2015) Dalam penelitian lainnya disampaikan  bahwa  pelaksanaan  permintaan atau  pemesanan  obat  yang  menggunakan e  -  purchasing yang  mengalami  beberapa kendala  juga  berpengaruh  pada  masalah ketersediaan obat. (Kusmini et al., 2016)
Tabel II. Kesesuaian item dan jumlah obat yang diminta dengan perencanaan
Tahapan Indikator Nilai Standar RSUD Kelas C Kab Banyuwangi Perencanaan % kesesuaian item permintaan 100 % 121,5 % Rata rata persentase jumlah yang diminta dengan perencanaan±SD 100 % 270,77%±1027.29%
Aspek  perencanaan  di  RSUD  Kelas  C Kabupaten  Banyuwangi  memang  harus  dikaji ulang,  tidak  hanya  menggunakan  metode konsumsi  saja  tetapi  mengkombinasi  dengan metode  epidemiologi,  mempertimbangkan anggaran  yang  tersedia,  penetapan  prioritas, sisa  persediaan,  data  pemakaian  periode  yang lalu,  waktu  tunggu  pemesanan  dan  rencana pengembangan.  (Kemenkes,  2016)  Harus ditekankan  pengendalian  persediaan  dengan analisa  ABC.  Berdasarkan  analisa  ABC,  maka aktivitas  pengadaan  persediaan  obat  dapat dikendalikan  dengan  menentukan  pesanan, yaitu A dipesan harus hati hati, lebih sering dan jumlah yang lebih sedikit untuk meminimalkan biaya  pengadaan,  persediaan  pengaman  yang rendah.  Item  B  dikendalikan  dengan  frekuensi dan jumlah pengadaan yang optimal dan item C usaha  pengendaliannya  minimum.  (Satibi, 2014)  Persediaan  yang  efektif  harus  dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan,  berapa  banyak  yang  harus dipesan  dan  kapan  seharusnya  dilakukan pemesanan kembali. Dengan
demikian kekosongan  obat  dapat  dihindari  apabila dilakukan koordinasi yang baik dan tepat antar faskes  pada  bagian  perencanaan/penentuan kebutuhan obat publik yang dituangkan dalam RKO sehingga industri farmasi dapat membuat perencanaan  produksi  yang  akurat  dan menghasilkan  obat  publik  yang  tepat  jumlah, tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan. (Kemenkes, 2010)
Hasil  penelitian  tahap  perencanaan dengan  indikator    kesesuaian  item  dan  jumlah yang  diminta  dengan  yang  diterima  disajikan dalam tabel III.
Persentase  kesesuaian  item  dan  jumlah permintaan  dengan  yang  diterima  di  RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi nilainya 100%. Ini  berarti  sudah  efisien  karena  pihak distributor sudah berupaya memenuhi permintaan  rumah  sakit.  Koordinasi  yang  baik
antara  rumah  sakit  dengan  penyedia  obat sangat  dibutuhkan  agar  tercapai  tujuan perencanaan obat yaitu mendapatkan jenis dan jumlah obat tepat sesuai kebutuhan, menghindari  kekosongan  obat,  meningkatkan penggunaan  obat  secara  rasional  dan meningkatkan  efisiensi  penggunaan  obat. (Satibi, 2014)

## KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  dilakukan  di RSUD Kelas C Kabupaten Banyuwangi  diperoleh kesimpulan  bahwa  pada  tahap  perencanaan dikaitkan  dengan  indikator  kesesuaian  dengan 10 penyakit terbesar dan kesesuaian penerimaan  sudah  efisien,  dikaitkan  dengan indikator
ketepatan perencanaan
dan kesesuaian  item  dan  jumlah  permintaan  di RSUD  Kelas  C  Kabupaten  Banyuwangi    belum efisien.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Disampaikan  ucapan  terimakasih  kepada PPSDMK atas bantuan dana yang telah diberikan untuk penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Ulfah  M,  Wiedyaningsih  C,  Endarti  D.  Evaluasi Pengelolaan  Obat  Tahap  Perencanaan dan  Pengadaan  di  RSUD  Muntilan Kabupaten  Magelang  Tahun  2015- 2016. Jmpf .2018;8(1):24-31. Mendrofa DE, Suryawati C. Analisis Pengelolaan Obat  Pasien  BPJS  di  Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit  Panti  Wilasa  Citarum Semarang. J  Manaj  Kesehat  Indones . 2016;4(3).
Ubit  TMU.  Analisis  pengelolaan  obat  pada  era JKN  di  Instalasi  Farmasi  Kota  Banda
Aceh  dan  Instalasi  Farmasi  Kabupaten Aceh Besar tahun 2008,. 2009. Madania, Hamik L. Analisis Pengelolaan Obat di Instalasi Farmasi Ruma Sakit Muhammadiyah  Gresik  Tahun  2008. Tabel III. Kesesuaian item dan jumlah obat yang diminta dengan yang diterima Tahapan Indikator Nilai Standar RSUD Kelas C Kab Banyuwangi Perencanaan %  kesesuaian  item  yang  diminta  dan diterima 100 % 100 % %  kesesuaian  jumlah  yang  diminta  dan diterima 100 % 100 %
2009.
Satibi  S,  Rifqi  Rokhman  M,  Aditama  H.
Developing  consensus  indicators  to assess  pharmacy  service  quality  at primary  health  centres  in  Yogyakarta, Indonesia. Malaysian  J  Med  Sci . 2019;26(4):110-121.
Suciati  S,  Adisasmito  W.  Analisis  Perencanaan
Obat  Berdasarkan  ABC  Indeks  Kritis  Di Instalai  Farmasi. J  Manaj  Pelayanan Kesehat . 2006;9.
Rosmania F. Analisis Pengelolaan Obat Sebagai Dasar  Pengendalian  Safety  Stock  pada Stagnant  dan  Stock  Out  Obat. J  Adm Kesehat Indones . 2015;3 no 1:1-10.
Purwaningsih  E  dan  S.  Alternatif  kebijakan
Perencanaan  Kebutuhan  Obat  Dengan Menggunakan  Metode  Arima  Box- Jenkins untuk Mengatasi Kelbihan Stok. J Kebijak Kesehat Indones . 2019;8:10-17. Kemenkes. Materi  Pelatihan  Manajemen Kefarmasian d Instalasi Farmasi Kabupaten / Kota .; 2010. Ihsan S, Amir SA, Sahid M. Evaluasi Pengelolaan
Obat  di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit Umum  Daerah  Kabupaten  Muna  Tahun 2014. Pharmauho  Maj  Farm  Sains,  dan
Kesehat . 2015;1(2):23-28.
Verawaty    DM,    Damayanti     DD,    Santoso    B.
Menggunakan     Metode       Probabilistik
Continous  Perencanaan      Persediaan Obat   dengan Review(s,S) system pada Bagian  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit AMC. e-Proceeding Eng . 2015;2(1):966. Kusmini  K,  Satibi  S,  Suryawati  S.  Evaluasi Pelaksanaan  E-Purchasing  Obat  Pada Dinas  Kesehatan  Kabupaten/Kota  Di Jawa Tengah Tahun 2015. J Manaj DAN PELAYANAN  Farm  (Journal  Manag Pharm Pract . 2016;6(4):277. Kemenkes  P  no  72  tahun  2016. Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit .;
2016.
Satibi. Manajemen Obat Di Rumah Sakit .; 2014. Kemenkes. Peraturan Menteri Kesehatan Tahun 2010  Tentang  Kewajiban  Menggunakan Obat  Generik  Di  Fasilitas  Kesehatan Pemerintah. Indonesia .; 2010. Rachmawati,  E.,  2018.  'Evaluasi  Peran  Tenaga
Kefarmasian  Dalam  Pelayanan  dan Pengelolaan  Obat,  BMHP  dan  Alkes Program  PONED  di  Puskesmas  Kota Semarang', Tesis ,  .  Universitas  Gadjah Mada, Yogyakarta.
Rahma,  A.,  Arso,  S.P.,  dan  Suparwati,  A.,  2015. Implementasi  Fungsi  Pokok  Pelayanan Primer  Puskesmas  Sebagai  Gatekeeper Dalam Program JKN (Studi Di Puskesmas Juwana Kabupaten Pati). Jurnal Kesehatan Masyarakat , 3 : 11.